SCHRIFTLICHE ANFRAGE E-1618/02

von Gabriele Stauner (PPE-DE) an die Kommission

(6. Juni 2002)

Betrifft: Schwächen des Rechnungsführungssystems der Kommission

Ende Mai hat die Kommission ihre neue Rechnungsführerin nach nicht einmal fünf Monaten im Amt von ihren Aufgaben entbunden. Die Rechnungsführerin wurde kaltgestellt, weil sie es gewagt hatte zu kritisieren, dass die gegenwärtig von der Kommission betriebene Änderung der Haushaltsordnung das Risiko von Betrügereien und Unregelmäßigkeiten erhöhen wird.

Die Rechnungsführerin hatte auch auf die mit dem derzeitigen Rechnungsführungssystem Sincom 2 der Kommission verbundenen Schwächen und Risiken hingewiesen, die der Kommission offenbar seit Jahren bekannt sind, ohne dass eine Änderung in Angriff genommen worden wäre.

Kann die Kommission im Zusammenhang mit Sincom 2 bestätigen, dass

1. nach Übergang zu diesem System Informationen verloren gegangen sind, so dass es zum Beispiel bei den Ausgaben der Kommission im Forschungsbereich in vielen Fällen nicht mehr möglich ist festzustellen, was für bestimmte Projekte bezahlt worden ist?

2. das System so unsicher ist, dass auch für bereits abgeschlossene Haushaltsjahre die Angaben im nachhinein noch manipuliert werden können, zum Beispiel um Fehler und Ungereimtheiten zu vertuschen?

3. die für den Haushalt zuständige Kommissarin eine Prüfung des Buchhaltungssystems durch den Internen Audit-Dienst der Kommission gezielt verzögert hat?

Kann die Kommission mitteilen, ob der für den Haushalt zuständige Generaldirektor die bei Sincom 2 bestehenden Probleme und Risiken in der jährlichen Zuverlässigkeitserklärung für seine Generaldirektion korrekt beschrieben hat, und mir gegebenenfalls eine Kopie der entsprechenden Passagen übermitteln?

Antwort von Frau Schreyer im Namen der Kommission

(23. September 2002)

Die Kommission begrüßt es, dass die neugefasste Haushaltsordnung am vergangenen 25. Juni 2002 nunmehr vom Rat endgültig angenommen werden konnte, nachdem das Parlament und der Rechnungshof zahlreiche nützliche Änderungsvorschläge unterbreitet hatten.

Diese Neufassung stand insgesamt zwölfmal auf der Tagesordnung des Ausschusses für Haushaltskontrolle des Europäischen Parlaments und wurde auf fünfzehn Sitzungen des Haushaltsausschusses des Parlaments erörtert. Im Plenum wurde dreimal darüber beraten und abgestimmt. Die diesbezüglichen Standpunkte des Parlaments sind in den Sitzungsprotokollen vom 31. Mai 2001, 29. November 2001 und 12. Juni 2002 dokumentiert.

Die neue Haushaltsordnung ist das Kernelement eines verbesserten Finanzmanagements in den Gemeinschaftsorganen; sie legt verbindliche Haushaltsgrundsätze und klare Vorschriften für den Haushaltsvollzug fest und definiert unmissverständlich die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten der Finanzakteure, einschließlich des Rechnungsführers. Titel VII regelt die Rechnungsführung und Rechnungslegung nach Maßgabe moderner Verfahrenspraktiken. Zu diesem Zweck ist eine neuerliche Reform des Rechnungsführungssystems der Kommission erforderlich, die bereits in Angriff genommen wurde.

1. Die Kommission hat ihr Rechnungsführungssystem erstmals 1997 für die Gemeinsame Forschungsstelle (GFS) und sodann 1998 für den restlichen Forschungssektor geändert. In das neue System wurden ausschließlich noch nicht abgeschlossene Vorgänge übernommen.

Zur Vermeidung jeglicher Verluste von Finanzdaten wurde wie folgt verfahren:

- Die gesamten historischen Daten für den Forschungssektor (mit Ausnahme der GFS), d.h. alle Zahlungen zur Abwicklung aller Mittelbindungen, wurden in das Data Warehouse von SINCOM 2 (das neuen Rechnungsführungssystem) eingespeichert und können über diese Datenbank abgerufen und konsultiert werden.

- Für die Gemeinsame Forschungsstelle wurden die historischen Daten nicht in vollem Umfang in das Data Warehouse von SINCOM 2 integriert; transferiert wurden nur die für die Erstellung der Jahresabschlüsse erforderlichen Informationen. Die gesamten historischen Daten der GFS sind jedoch über die Datenbank DATA POOL abrufbar.

Damit sind alle Zahlungen, die im Rahmen jeder Mittelbindung geleistet wurden, im einzelnen nachvollziehbar.

2. Die Kommission weist darauf hin, dass das System spezifische Sicherungsvorkehrungen umfasst, die eine nachträgliche Manipulation von Rechnungsführungsdaten abgeschlossener Haushaltsjahre verhindern. Jeglicher aktive Zugriff auf Daten bereits abgeschlossener Haushaltsjahre ist blockiert.

Muss nachträglich eine geänderte endgültige Version der Jahresrechnungen erstellt werden, um zusätzliche (nicht-budgetäre) Finanzinformationen zu integrieren, die erst nach erfolgtem Rechnungsabschluss bekannt werden, so veranlasst der Rechnungsführer die entsprechenden Buchungseinträge im offiziellen Rechnungsführungssystem. Damit ist die Vollständigkeit der Rechnungen, wie sie in den geltenden Rechnungsführungsstandards vorgesehen und vom Rechnungshof ausdrücklich gefordert wird, stets gewährleistet.

3. In der Entwurfsfassung des Arbeitsprogramms des Internen Auditdienstes (IAD) war eine Prüfung vorgesehen, die gezielt darauf abstellte, sich einen Gesamtüberblick über die funktionale Wirksamkeit des Zentralsystems SINCOM und der einzelnen lokalen Systeme zu verschaffen. Der Auditbegleitausschuss (ABA) wies auf seiner Sitzung vom Dezember 2000 ausdrücklich auf das Risiko einer Überschneidung mit geplanten oder laufenden Prüfungen des Rechnungshofes hin. In seinem aktualisierten Arbeitsprogramm schlug der IAD vor, die Prüfung des SINCOM-Systems und der verbundenen lokalen IT-Systeme solle vorzugsweise in die anstehende Prüfung der Management- und Kontrollsysteme mit einbezogen werden, die in der Maßnahme 87 (Phase 2) des Weißbuchs zur Reform vorgeschrieben ist. Im April 2001 leitete der IAD eine getrennte Prüfung der Rechnungsführungspraktiken und -verfahren ein. Des weiteren war im Arbeitsprogramm des IAD für 2002 eine Prüfung des elektronischen Finanzmanagement- und Rechnungsführungssystems SINCOM 2 vorgesehen. Diese Prüfung wurde im März 2002 in einem Schreiben des IAD an alle Generaldirektoren und Dienstleiter förmlich angekündigt und nunmehr plangemäß in Angriff genommen.

4. Zur Wahrnehmung der laufenden Finanzmanagement- und Rechnungsführungsfunktionen in der Kommission wurde ein zentrales rechnergestütztes System, SINCOM 2, entwickelt. Dieses System wurde 1997 probeweise in Betrieb genommen und 1999 generell für sämtliche Kommissionsdienststellen eingeführt. Es wird kontinuierlich überprüft, um eventuell auftretende Mängel zu ermitteln und möglichst umgehend zu beheben. Auf dabei festgestellte Probleme geht auch ein Arbeitspapier der GD Haushalt vom Juni 2001 ein, das auf der Internetseite dieser Generaldirektion veröffentlicht wurde.

Auf dieses Arbeitspapier stützte sich der der neuen Rechnungsführerin erteilte Auftrag, der Kommission bis März 2002 einen Vermerk über die Modernisierung des Rechnungsführungssystems zu unterbreiten. Da diese bis zu dahin kein entsprechendes Dokument ausgearbeitet hatte, wurde die Vorlagefrist bis Ende Juli 2002 verlängert.

Der Generaldirektor der GD Haushalt ist in seiner jährlichen Zuverlässigkeitserklärung auf die Probleme und Risiken im Zusammenhang mit SINCOM 2 eingegangen und hat darin einen ausdrücklichen Vorbehalt bezüglich SINCOM 2 geäußert. Die Kommission wird die jährlichen Tätigkeitsberichte aller einzelnen Generaldirektionen zusammen mit einem entsprechenden Synthesebericht den übrigen Gemeinschaftsorganen zusenden.