SCHRIFTLICHE ANFRAGE E-3003/02

von Erik Meijer (GUE/NGL) an die Kommission

(23. Oktober 2002)

Betrifft: Qualität, Effizienz und Kosten der von der Europäischen Kommission benutzten Buchführungssysteme

1. Hat die Kommission noch einen Vertrag mit dem deutschen Softwareunternehmen SAP für die Bereitstellung der Software für das Buchführungssystem?

2. Wurde Ihr Buchführungssystem von zwei unterschiedlichen Firmen auf der Grundlage von unterschiedlichen nichtkompatiblen Prinzipien entwickelt, insbesondere was die doppelte Buchführung anbelangt? Warum?

3. Hat SAP für die Wartung und die Schulung gesorgt, und tut es dies immer noch?

Gibt es neben SAP einen anderen Lieferanten der benötigten Software?

5. Verwenden Sie ein einheitliches System für Rechnungen oder verschiedene Systeme?

6. Wurde das System SI 2 von Buchprüfern oder anderen entwickelt?

7. Wer wird entscheiden, welches Computersystem eingesetzt wird?

8. Werden Systeme entwickelt, die zu den Computern passen, oder umgekehrt?

9. Welche Kosten fielen dadurch an, dass SI 2 entwickelt wurde, statt das originale SAP/R 3 für alle Aufgaben einzusetzen, das speziell für Sie entwickelt wurde?

10. Wie viele SAP-Lizenzen werden von der Kommission in der nahen Zukunft benutzt? Ist das mehr oder weniger, als Sie heute benutzen?

11. Wie viele Lizenzen wären erforderlich, um das SAP/R 3-System für die gesamte Europäische Kommission für alle Aufgaben nutzbar zu machen, wenn Sie es als einziges und alleiniges System verwenden würden?

12. Wie hoch wäre die erforderliche Investition für diese Lizenzen, wenn die Kommission das täte, was in Frage 11 gemeint ist?

13. Wie versuchen Sie, die laufenden Kosten zu beschränken, die durch den Einkauf und die Erneuerung von Systemen anfallen?

14. Wie versuchen Sie, die transparentesten und integriertesten Ergebnisse für ihr derzeitiges Buchführungssystem zu erreichen?

Antwort von Frau Schreyer im Namen der Kommission

(31. Januar 2003)

1 und 3. Im Anschluss an eine im Amtsblatt veröffentlichte Ausschreibung(1) (Offenes Verfahren) war mit der Firma SAP ein Rahmenvertrag geschlossen worden.

Im Juli 2000 wurde im Verhandlungsverfahren ein neuer Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von sechs Jahren geschlossen, der folgende Leistungen umfasst:

- Erwerb von Software-Lizenzen,

- Softwarepflege und Unterstützung

- Leistungen im Bereich der Bedarfsanalyse und Berücksichtigung dieses Bedarfs in den Anwendungen, Schulung und technische Unterstützung bei der Installierung neuer Versionen sowie Überwachung des Funktionierens des Systems.

2. Die Architektur des Finanzsystem der Kommission basiert auf zwei Schnittstellen:- SAP R/3 (das offizielle Rechnungsführungssystem) und Si2 (das von den anweisungsbefugten Dienststellen eingesetzte Instrument zur Erfassung ihrer Finanzvorgänge). Die von der Kommission verwendete Version von SAP R/3 war von der Firma SAP für sie entwickelt worden, während Si2 in-house von der Kommission speziell zwecks Integration in SAP R/3 entwickelt wurde. Beide Systeme folgen den für die Tätigkeiten der Kommission maßgeblichen Regeln und Grundsätzen.

Si2 war als Standardinstrument entwickelt worden, das es den anweisungsbefugten Dienststellen ermöglichte, ihre Finanzvorgänge zu erfassen und zu genehmigen, bevor sie zwecks buchmäßiger Behandlung in das offizielle Rechnungsführungssystem R/3 transferiert werden. In SAP R/3 erfolgt die Haushaltsbuchführung nach dem Konzept der einfachen Buchführung, während bei der allgemeinen oder Finanzbuchführung nach dem System der doppelten Buchführung verfahren wird.

4. Die Kommission bezieht IT-Dienstleistungen (Softwareentwicklung, Systemverwaltung, Benutzerunterstützung) im SAP-Bereich und für ihre sonstigen Technologien auch über andere Rahmenverträge der Generaldirektion Haushalt und der Generaldirektion Datenverarbeitung.

Die Kommission verwendet außerdem SWIFT-Software (SWIFT-Alliance) ergänzend zu SAP für Zahlungen über das SWIFT-Interbankennetz.

5. Sämtliche Zahlungen (einschließlich von Rechnungen) erfolgen über Sincom2.

6. Der Sincom2-Projektleiter war gleichzeitig Leiter des Referats Rechnungsführung. Das System Si2 wurde also unter Berücksichtigung der Anforderungen der Rechnungsführer entwickelt.

7. Zunächst legt der Rechnungsführer die künftigen Rechnungsführungsregeln fest. Anhand dieser Regeln und der von den anderen Systemnutzern mitgeteilten Anforderungen schlägt das Projektteam der Kommission ein auf diese Regeln und Anforderungen zugeschnittenes System vor.

8. Die Finanz- und Rechnungsführungsvorschriften der Kommission sind in der Haushaltsordnung und deren Durchführungsbestimmungen festgeschrieben. Sie müssen in den eingesetzten Systemen eingehalten werden. Die Rechnungsführungsnormen und -grundsätze werden vom Rechnungsführer festgelegt und bilden die Grundlage für die Konzeption der Systeme.

9. Die Entwicklungskosten für Si2 lassen sich wie folgt aufschlüsseln:

- Erstentwicklungskosten (1994-97): 1 500 000 EUR;

- Jährliche Entwicklungskosten: 250 000 EUR;

- Jährliche Wartungskosten: 370 000 EUR.

Die Zahl der Nutzer (derzeit 4 000) hat keinen Einfluss auf die Kosten.

10. Die Zahl der Nutzer dürfte künftig stark schwanken, je nachdem, welche Ergebnisse im Rahmen des Projekts zur Modernisierung des Rechnungsführungssystems erzielt und welche Entscheidungen über die Architektur des Finanzinformationssystems getroffen werden.

11. Theoretisch wäre wären Lizenzen für das gesamte Kommissionspersonal erforderlich, wenn für alle Aufgaben bedeutet, dass alle bestehenden IT-Anwendungen ersetzt werden. Für Finanz- und Rechnungsführungszwecke würden etwa 4 000 Lizenzen benötigt.

12. Der Preis für SAP-Lizenzen (Rahmenvertrag BUDG/2000/01) bewegt sich je nach Nutzer und Nutzerprofil zwischen 1 400 EUR (nur Konsultation) und 2 500 EUR.

Dieser Betrag fällt im ersten Jahr an; danach sind jährlich Wartungskosten in Höhe von 17 % des Betrags zu entrichten.

Je nach Auftragsvolumen wird ein Rabatt gewährt.

Zu den Lizenzkosten kommen noch folgende Kosten hinzu:

- Reorganisation und Umstrukturierung zwecks Anpassung aller Verfahren an die Möglichkeiten der Standardsoftware;

- Datenumstellung für alle Systeme;

- Schulung, Dokumentation und Anwendersupport;

- Technische Infrastruktur und Server des Rechenzentrums.

13. Die Kommission ist stets bestrebt, bei der Beschaffung neuer Systeme das beste Preis/Leistungs-Verhältnis zu erhalten. Dieses Element ist Teil der Preisverhandlungen und der Spezifikation der neuen Systeme. Sie sind außerdem so konzipiert, dass sie ohne übermäßige Kosten an neue Anforderungen angepasst werden können. Die Behauptung, es fielen laufende Kosten durch den Einkauf und die Erneuerung von Systemen an. Sincom1 musste ersetzt werden, da es nicht Jahr-2000-tauglich war, der Hersteller keinen Support für eine der Anwendungen (Millennium)mehr bot, das Einnahmekonto nicht über Sincom1 verwaltet wurde und das System aus fünf technisch unterschiedlichen Moduln verschiedener Hersteller bestand. Sincom1 wurde 1997 durch Sincom2 ersetzt.

Die Kommission erwägt nunmehr, bis 2005 ein integriertes Rechnungsführungssystem im Hinblick auf den Übergang zur Periodenrechnung zu entwickeln.

14. Die Haushaltsbuchführung vermittelt der Haushaltsbehörde einen transparenten Überblick, der wöchentlich einen Vergleich der bewilligten Haushaltsmittel mit den tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen ermöglicht. Auch dies wird künftig ein wichtiges Informationsinstrument sein. Das integrierte periodengerechte Rechnungsführungssystem wird zur Zeit installiert und eine bessere Finanzberichterstattung ermöglichen. Die Maßnahmen und Beschlüsse im Zusammenhang mit dieser Reform sind in der unlängst ergangenen Mitteilung der Kommission dargelegt, die dem Parlament übermittelt wurde.

(1) ABl. C 54 vom 22.2.1994.