DE Amtsblatt der Europäischen Union CE 84/326

(2004/C 84 E/0386)

SCHRIFTLICHE ANFRAGE E-0177/04

von Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) an die Kommission

(29. Januar 2004)

Betrifft: Rechnungsführungssysteme der Kommission

Meines Wissens hat der Interne Auditdienst (IAS) in einem Bericht vom 15. April 2003 betreffend die Überprüfung des Rechnungsführungsrahmens der Kommission durch den IAS (Abschlussbericht) der Kommission eine Reihe von Empfehlungen bezüglich der Rechnungsführungssysteme gegeben.

Welche Maßnahmen hat die Kommission getroffen, um das Handbuch für Rechnungsführung und Konsolidierung zu überarbeiten und die Terminologie zu vereinfachen?

Gemeinsame Antwort

von Frau Schreyer im Namen der Kommission

auf die Schriftlichen Anfragen P-0156/04, E-0161/04,

E-0162/04, E-0163/04, E-0164/04, E-0165/04,

E-0166/04, E-0167/04, E-0168/04, E-0169/04,

E-0170/04, E-0171/04, E-0172/04, E-0173/04,

E-0174/04, E-0175/04, E-0176/04 und E-0177/04

(10. März 2004)

Eine der ersten Maßnahmen, die von der Kommission im Zuge des Projekts zur Modernisierung ihrer Rechnungsführungssysteme (ABAC) getroffen wurden, war eine Bestandsaufnahme sämtlicher Geschäfts-abläufe in jeder einzelnen Generaldirektion (GD). Anschließend wurden entsprechende Rechnungsführungsnormen festgelegt, deren konkrete Umsetzung in verbindliche Rechnungsführungsverfahren derzeit betrieben wird. Hierbei handelt es sich um eines der Basiselemente der Neukonfiguration der einschlägigen Prozesse.

Die Kommission hat eine unabhängige Studie zur Durchführbarkeit ihres Modernisierungsprojekts in Auftrag gegeben, deren Schlussfolgerungen dem Ausschuss für Haushaltskontrolle am 8. Juli 2003 mitgeteilt wurden. Die Kommission benutzt bereits eine Reihe von handelsüblichen Softwareprodukten für ihre derzeitige Rechnungsführung und beabsichtigt, derartige Produkte auch zur Unterstützung ihrer künftigen, nach der Periodenrechnungsmethode funktionierenden Systeme heranzuziehen. Nach erfolgter Umstellung auf ein periodengerechtes Rechnungsführungskonzept will die Kommission Möglichkeiten der Integration verschiedener, über interne Systeme laufender Finanzmanagementfunktionen in geeignete zentrale SAP („Standard Administrative Provisions“) — Module prüfen.

Für die Leitung des ABAC-Projekts verantwortlich ist der Rechnungsführer der Kommission, unterstützt von einem vollzeitlich als Projektmanager tätigen externen Berater. Außerdem wird ein Projektmanagementteam eingerichtet, dem Vertreter der Sektoren Rechnungswesen und Informationstechnologie (IT) sowie der Benutzerdienststellen angehören; zur Verstärkung des für dieses Projekt abgestellten Kommissionspersonals werden externe Sachverständige herangezogen.

Das derzeit in Benutzung befindliche System Sincom2 wurde überarbeitet und angepasst, um es mit den Anforderungen der seit Anfang 2003 geltenden neuen Haushaltsordnung (1) in Einklang zu bringen. Ziel des ABAC-Projekts ist es, eine Vielzahl von Funktionalitäten in einem einzigen integrierten System zusammenzuführen, das ab 2005 — wie in der neuen Haushaltsordnung vorgeschrieben — die Erstellung der Jahresabschlüsse nach dem Prinzip der Periodenrechnung gestattet.

Gegenwärtig ist der Rechnungsführer der Kommission ein der GD BUDG angehörender Beamter der Laufbahngruppe A1, der jedoch keinerlei operative haushaltsmäßige Aufgaben wahrnimmt. Eine eigene Direktion (BUDG C) befasst sich mit allen Aspekten der Rechnungsführung, einschließlich dieses Modernisierungsprojekts.

Jede GD hat ihren internen Kontrollkoordinator; im Allgemeinen handelt es sich dabei um den Direktor für Ressourcen. Außerdem wurde in jeder GD ein Rechnungsführungskorrespondent benannt, der über das RUF-Netz Kontakt zur zentralen Rechnungsführungsdirektion hält, und ein spezifisch für Fragen der Modernisierung der Rechnungsführung zuständiges Team eingerichtet; die Beibehaltung der sog. Rechnungsführungsstellen („accounting cells“) ist nicht vorgesehen.

In den letzten Jahren wurde die Finanzberichterstattung qualitativ erheblich verbessert.

Eine Reihe weiterer geplanter Maßnahmen dürfte dazu beitragen, die Finanzinformationen und Rechnungsführungspraktiken künftig noch effizienter zu gestalten:

— Die Kontrollrahmenbedingungen in den einzelnen GDs sollen verstärkt und die Rechnungsführungs-dienste ausgebaut werden; ein diesbezügliches Grundlagedokument wurde im Entwurf erstellt;

— ein neues Rechnungsführungshandbuch befindet sich in Vorbereitung;

— künftig ist jeder Posten der Vermögensübersicht durch entsprechende Auszüge (Inventare/Listings) aus den Rechnungen zu dokumentieren;

— die lokalen IT-Systeme müssen vom Rechnungsführer validiert werden;

— für die verschiedenen GDs wurde ein Schulungsplan für mit Rechnungsführungsaufgaben betrautes Personal vorgestellt;

— die Rechnungsführungsnormen werden derzeit in ihre endgültig verbindliche Form gebracht.

Bei diesem Modernisienmgsprojekt handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess mit folgenden Etappen:

— Im September 2002 wurde jeder Generaldirektion ein Fragebogen zugesandt, anhand dessen die Dienststellen die Rechnungsführungselemente ihrer jeweiligen Tätigkeiten ermitteln sollten;

— im Laufe der Monate Mai und Juni 2003 wurden den einzelnen GDs Workshops zu diesem Thema veranstaltet;

— bis Ende des Jahres 2003 wurden alle Haushalts- und Finanzabläufe von den GDs beschrieben und dokumentiert und vom Rechnungsführungskorrespondenten validiert;

— anschließend musste jeder Generaldirektor diese Abläufe nochmals bestätigen; außerdem wurde ihm zur Auflage gemacht, die zentralen Rechnungsführungsdienste unverzüglich von allen auf GD-Ebene geplanten Neuerungen in Kenntnis zu setzen;

— im Jahresverlauf 2003 wurden für die gesamte Kommission standardisierte Betriebsprozesse definiert;

— ausgehend davon wurde ein Wegeplan für die Umstellung der Rechnungsführungsverfahren auf das Periodenrechnungssystem angefertigt.

Die Qualität der Finanzinformationen soll auch weiterhin gezielt verbessert werden. So fertigt die Kommission vorläufige Abschlüsse an, die sie dem Rechnungshof zur Prüfung übermittelt, was es ihr gestattet, bei der Erstellung der endgültigen aktualisierten Fassung ihrer Jahresrechnungen die Empfehlungen des Hofes einfließen zu lassen. In Zukunft dürfte sich die Qualitätskontrolle insofern vereinfachen, als sämtliche Informationsdaten im Rechnungsführungssystem selbst zusammengefasst sind und sonstige systemexterne Daten wegfallen werden.

Auch die formale Darstellung der Daten konnte in den letzten Jahren anhand entsprechender Empfehlungen des ERH sowie externer Sachverständiger erheblich verbessert werden. Die Kommission wird ihre diesbezüglichen Bemühungen bei der Erstellung der Jahresabschlüsse 2003 fortsetzen.

Wie bereits im Zuge der Rechnungslegung für 2002 hat die Kommission die Darstellungsweise der Informationen über Sachanlagen und immaterielle Anlagewerte weiter vereinfacht und gestrafft.

Gezielte Bemühungen wurden auch hinsichtlich der qualitativen Kontrolle der Finanzdaten in den Jahresrechnungen 2002 unternommen, wobei zwei externe Sachverständige herangezogen wurden. Bei den Rechnungen 2003 soll in ähnlicher Weise verfahren werden.

Verbessert wurde auch die Darstellung der Informationen über Risikokapitaltransaktionen. Die Kommission hat die entsprechenden Übersichtstabellen in den Abschlüssen 2002 gegenüber denen der Jahre 2001 und 2000 formal deutlich vereinfacht.

Die für das ECIP verantwortliche GD führt derzeit eine Bestandsaufnahme aller Sachanlagen und immateriellen Anlagewerte durch. Angesichts des enormen Umfangs dieses Programms, in dessen Rahmen die Kommission in der Zeit zwischen 1988 und 1999 insgesamt 1365 Vorschüsse im Betrag von 139,3 Mio. EUR gewährt hat, dürften die endgültigen Ergebnisse allerdings nicht vor Ende 2005 vorliegen. Die Jahresabschlüsse für 2003 werden jedoch nach Maßgabe der bereits verfügbaren Informationen aktualisiert.

Die vorläufigen Daten für die JOP (KMU-Förderprogramme) zum Jahresende 2003 zeigen, dass noch 12 Dossiers in einem Gesamtvolumen von 7 Mio. EUR offen sind, deren Fälligkeitstermine zwischen 2006 und 2011 liegen. Die Abwicklung dieser Vorgänge wird von der zuständigen GD laufend kontrolliert, u.a. anhand von Fortschrittsberichten der Begünstigten; die der Kommission geschuldeten Beträge werden strikt überwacht.

Bevor er seine Informationsdaten über derartige Risikokapitaltransaktionen zwecks Erstellung der Jahresabschlüsse einreicht, nimmt der Anweisungsbefugte zunächst eine Schätzung der Abschreibungen und Wertberichtigungen vor, die nach Maßgabe des Vorsichtsprinzips voraussichtlich erforderlich sein werden, und unterbreitet die entsprechenden Zahlen dem Rechnungsführungsdienst zur Überprüfung. In den Abschlüssen für die beiden Jahre 2002 und 2001 wurden so Bruttobeträge, Wertberichtigungen und Nettobeträge klar getrennt in Erläuterungen zur Vermögensübersicht aufgeführt, zusammen mit Informationen über die Veränderungen gegenüber dem Sachstand zum Vorjahresende.

Aus Gründen der Kohärenz wurde die formale Darstellung der Garantiefondsdaten in der Vermögensübersicht im Rahmen der Jahresabschlüsse 2001 und 2002 unverändert übernommen. Wie eine Reihe weiterer Rubriken der Vermögensübersicht wird jedoch auch diese im Zuge der Modernisierung der Rechnungsführungssysteme einer eingehenden Prüfung unterzogen, die erforderlichenfalls in entsprechende Anpassungen münden wird, um bis zum Rechnungsabschluss für 2005 die vorgeschriebene Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für das öffentliche Rechnungswesen (IPSAS) herbeizuführen.

Die Kommission erkennt die Notwendigkeit einer einheitlichen Anwendung verbindlicher Rechnungsführungsvorschriften und -verfahren an und bemüht sich, diesem Anspruch bei der Erstellung ihrer jährlichen Rechnungsabschlüsse gerecht zu werden. Die derzeit in Ausarbeitung befindlichen neuen Rechnungsführungsnormen und das entsprechende Handbuch dürften sich hierbei künftig als äußerst hilfreich erweisen.

Die Jahresabschlüsse für 2001 und 2002 enthalten jeweils eine anhand einer versicherungsmathematischen Studie berechnete Rückstellung für Versorgungsansprüche des Personals. Beim Rechnungsabschluss 2002 wurde die Kommission diesbezüglich außerdem von einem externen Rechnungsführungssachverständigen beraten. Eine einschlägige Rechnungsführungsnorm, die im Entwurf erstmals auf der Sitzung des zuständigen Ausschusses im Dezember 2003 erörtert wurde, befindet sich in Vorbereitung. Gegenwärtig läuft überdies eine neuerliche versicherungsmathematische Bewertung, deren Ergebnisse frühzeitig genug vorliegen dürften, um sie bei der Berechnung der Rückstellung für die Versorgungsansprüche zum 31. Dezember 2003 einzubringen.

Für die Bewertung von Lagerbeständen existieren klar formulierte Vorschriften, die außerdem im derzeit benutzten Rechnungsführungshandbuch ausführlich erläutert werden. Der Rechnungsführer sorgt für die strikte Anwendung dieser Vorschriften. Auch für den Bereich der Bestandsbewertung wurde eine neue Rechnungsführungsnorm entwickelt und im zuständigen Ausschuss erörtert.

Änderungen und Anpassungen der Bewertungsregeln werden in den jährlichen Rechnungsabschlüssen im Einzelnen erläutert. Die Kommission setzt sich für eine stetige weitere formale und inhaltliche Verbesserung der Anhänge mit diesen Erläuterungen ein.

Im Haushaltsjahr 2003 wurden für die GD BUDG zusätzliche Planstellen bewilligt, die es ihr — zusammen mit den aufgrund von zwei Rahmenverträgen zur Verfügung gestellten externen Ressourcen — ermöglicht haben, die Modernisierungsarbeiten und die damit verbundene Umstellung der IT-Strukturen personell zu bewältigen. Innerhalb der GD BUDG wurde ein Projektteam unter Leitung des Rechnungsführers eingerichtet. Derzeit läuft eine Bedarfsbewertungsstudie, die Aufschluss darüber geben soll, welche zusätzlichen Ressourcen in den anderen GDs und Dienst 2004 im Rahmen des Modernisierungsprojekts erforderlich sind. Jeder Dienst sorgt für die Einrichtung eines Managementteams, das mit der Wahrnehmung der projektbedingten Aufgaben beauftragt wird.

Gegenwärtig führt die Kommission mit Blick auf die Rechnungslegung 2003 eine umfassende Überprüfung der buchmäßigen Handhabung ihres Krankenversicherungssystems durch, wie ihr dies vom Rechnungshof und verschiedenen externen Rechnungsführungssachverständigen nahe gelegt wurde.

Die Kommission hat ihre Finanzberichterstattung qualitativ bereits erheblich effizienter gestaltet und wird auch weiterhin in diesem Sinne tätig werden. Es handelt es sich hier um einen längerfristig angelegten Prozess, bei dem die Kommission alljährlich die Darstellung ihrer Finanzinformationen auf mögliche Verbesserungsansätze prüft; in den letzten beiden Jahren wurden zu diesem Zweck auch externe Sachverständige mit hinzugezogen.

Das derzeit benutzte Rechnungsführungshandbuch wird stets aktualisiert, sobald umfangreichere Veränderungen der Tätigkeiten der Kommission zu verzeichnen sind. Derzeit läuft eine Neufassung, um der Einführung der neuen Rechnungsführungsstandards und der Umstellung auf ein integriertes Rechnungsführungssystem im Zuge des Modernisierungsprojekts gerecht zu werden.

(1) Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 der Kommission vom 23. Dezember 2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (ABl. L 357 vom 31.12.2002).