SCHRIFTLICHE ANFRAGE E-1161/02

von Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) an die Kommission

(23. April 2002)

Betrifft: Zuverlässigkeitserklärungen der Generaldirektionen

Die Kommission hat ihre Absicht bekannt gegeben, die Generaldirektoren und -direktorinnen für ihre Abteilungen eine Zuverlässigkeitserklärung abgeben zu lassen.

Welche konkreten Informationen sollen im Rahmen dieser Zuverlässigkeitserklärungen übermittelt werden?

Wie kann die Kommission wissen, dass jede dieser Personen über die Kenntnisse und Fertigkeiten verfügt, die für eine unvoreingenommene Beurteilung erforderlich und angemessen sind?

Welche Kontrollinstrumente stehen zur Verfügung, um faire, gerechte und unvoreingenommene Erklärungen zu gewährleisten?

Wie kann die Kommission die Verlässlichkeit der Zuverlässigkeitserklärungen sicherstellen?

Antwort von Herrn Prodi im Namen der Kommission

(17. Juni 2002)

Nach Maßgabe der Charta der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der bevollmächtigten Anweisungsbefugten sind die Generaldirektoren und Dienstleiter gehalten, über die Tätigkeiten ihrer jeweiligen GDs/Dienste und die Verwaltung der ihnen zugeteilten Ressourcen Bericht zu erstatten. Dies geschieht in Form eines Jahresberichts mit einer dazugehörigen Zuverlässigkeitserklärung. Die Einführung dieses Berichtverfahrens mit Erklärung trägt einem Grundanliegen der Reform Rechnung, nämlich dem Anspruch, die Managementkompetenzen im Bereich der Finanz- und Humanressourcen genau festzulegen, wobei die angestrebte zunehmende Dezentralisierung zwangsläufig mit mehr Verantwortung einhergeht.

Für die Kommission ist die Einführung dieses Schlüsselelements ihres neuen Management- und Kontrollrahmens von wesentlicher Bedeutung. Dank der Konsolidierungs-, Überwachungs- und Prüfungstätigkeit ihrer zentralen Dienststellen kann sich die Kommission aus verschiedenen, verlässlichen Quellen die Informationsdaten beschaffen, die sie benötigt, um ihre kollektive Verantwortlichkeit effektiv wahrzunehmen bzw. umgehend etwaige Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Dieser neue Reporting-Rahmen ist gleichzeitig auch als ein Managementmechanismus und -instrument zu sehen, das es den bevollmächtigten Anweisungsbefugten gestattet, die Tätigkeiten ihrer Generaldirektion oder ihres Dienstes laufend zu überprüfen und so verbesserungsbedürftige oder entwicklungsfähige Bereiche zu ermitteln. Als Begleitmaßnahme zur Einführung dieses neuen Verfahrens wurde den bevollmächtigten Anweisungsbefugten technische Beratung bei der strukturellen und inhaltlichen Gestaltung ihres jährlichen Tätigkeitsberichts und der Abfassung ihrer Zuverlässigkeitserklärung bzw. der Formulierung eventueller Vorbehalte angeboten.

Die Erklärung ist enger gefasst als der Jahresbericht, da sie die im letzteren enthaltene Beurteilung der Ergebnisse, die bei der Umsetzung der spezifischen Gemeinschaftspolitiken erzielt wurden, ausklammert. In der Zuverlässigkeitserklärung kommt die Verantwortlichkeit des bevollmächtigten Anweisungsbefugten für die rationelle Bewirtschaftung der ihm zur Verfügung gestellten Ressourcen und die Einleitung eventuell erforderlicher Maßnahmen zur effizienteren Gestaltung seines Managements zum Ausdruck.

Inhalt der Erklärung

Nach Maßgabe des Standardmodells hat der bevollmächtigte Anweisungsbefugte in der seinem Jahresbericht beigefügten Erklärung auf der Grundlage der ihm zur Verfügung stehenden Informationen

- zu bestätigen, dass die in dem Bericht enthaltenen Informationsdaten ein wirklichkeitsgetreues Bild vermitteln;

- zu bescheinigen, dass seinem persönlichen Urteil zufolge hinlängliche Gewähr gegeben ist, dass die für die verschiedenen, in dem Bericht beschriebenen Tätigkeiten bereitgestellten Ressourcen zweckentsprechend und gemäß den Grundsätzen einer wirtschaftlichen Haushaltsführung verwendet wurden, und dass die angewandten Kontrollverfahren die erforderlichen Garantien für die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge bieten;

- erforderlichenfalls Vorbehalte anzumelden, um auf etwaige, mit den durchgeführten Aktionen und Maßnahmen verbundene Risiken hinzuweisen, die

schwerwiegende negative Auswirkungen auf die vorgenannten Rechnungsabschlüsse zeitigen könnten. Derartige Vorbehalte haben im allgemeinen funktionelle Mängel in der Konzeption oder Anwendung der Management- und internen Kontrollsysteme zum Gegenstand; es sollte daher ein Aktionsplan beigefügt werden, in dem entsprechende, bereits ergriffene oder geplante Abhilfemaßnahmen erläutert werden;

- zu bestätigen, dass ihm keinerlei in seinem Bericht nicht erwähnte Sachverhalte bekannt sind, welche den Interessen des Organs schaden könnten.

Verfahrensprozess

Um seinen vorstehend beschriebenen Verpflichtungen nachzukommen, muss der bevollmächtigte Anweisungsbefugte einen sachdienlichen, hinreichend dokumentierten Prozess definieren, der die organisatorische Gestaltung der Abläufe und die Verteilung der Zuständigkeiten auf die verschiedenen mitwirkenden Instanzen genau festlegt. Des weiteren muss er Berichterstattungssysteme einführen, die gewährleisten, dass ihm von den nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten, wie in deren Charta festgeschrieben, alle erforderlichen Informationen übermittelt werden. Ergänzend ist für angemessenes internes Reporting und Feedback seitens aller beteiligten Dienststellen zu sorgen, um eine zuverlässige Grundlage für die Abfassung des Jahresberichts und der dazugehörigen Erklärung zu schaffen. Die Mitteilung vom Dezember 2001(1) über den Mindeststand der Umsetzung der Normen für die interne Kontrolle, den die Dienststellen der Kommission erreichen müssen, gibt den bevollmächtigten Anweisungsbefugten einen Bezugsrahmen für die Einrichtung ihrer Management- und Kontrollsysteme an die Hand.

Sie werden dabei unterstützt:

- von einer Methodologiegruppe unter dem Vorsitz des Generalsekretariats, die Leitlinien für den gesamten Verfahrensablauf im Vorfeld der Zuverlässigkeitserklärung sowie den Inhalt der vom bevollmächtigten Anweisungsbefugten anzumeldenden Vorbehalte und den Umfang der von ihm wahrzunehmenden Zuständigkeiten festgelegt hat;

- von der Generaldirektion Haushalt, welche ihnen die erforderlichen Rechnungsführungsinformationen nach Maßgabe der derzeitigen Gliederung des Haushaltsplans zu sämtlichen von den Dienststellen in das rechnergestützte Haushaltsbuchführungssystem eingegebenen und darin validierten Vorgängen übermittelt;

- von ihren finanziellen und operativen Referaten im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten, die bei der Abfassung der Jahresberichte Hilfestellung leisten und regelmäßig über Anwendung und Funktionsweise der internen Kontrollsysteme berichten;

- von den nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten, die über die Durchführung der Programme, Operationen und Maßnahmen im Rahmen der ihnen übertragenen Befugnisse berichten;

- von den Internen Auditstellen, die sich mit dem Qualitätsniveau der Management- und internen Kontrollsysteme befassen und diejenigen Bereiche ermitteln, die besonders anfällig für Funktionsstörungen, illegale Praktiken oder Unregelmäßigkeiten sind; die einschlägigen Information werden nach Maßgabe eines einvernehmlich mit dem Generaldirektor festgelegten Arbeitsplans zur Verfügung gestellt;

- vom Internen Auditdienst der Kommission, der ihnen bei den Vorbereitungsarbeiten behilflich ist;

- sowie durch Informationen, die ihnen vom Rechnungshof, der Finanzkontrolle und allen sonstigen maßgeblichen Quellen übermittelt werden.

Zuverlässigkeit

Die Erklärung bietet den Anweisungsbefugten die Gelegenheit, sich im einzelnen dazu zu äußern, in welchem Maße sie die Vorgänge effektiv kontrollieren und somit für ihre ordnungsgemäße Abwicklung verantwortlich gemacht werden können. Einerseits veranlasst sie dies möglicherweise zu einer übertrieben dramatischen Darstellung bestehender Probleme, ein Risiko, das jedoch durch die übliche Tendenz von Managern, etwaige Funktionsmängel ihres Dienstes eher herunterzuspielen, wieder aufgewogen wird.

Für dieses erste Jahr der praktischen Anwendung des neuen Berichterstattungsrahmens hat der Interne Auditdienst der Kommission in den Monaten Mai und Juni 2002 auf Ebene der verschiedenen GDs und Dienste eine umfangmäßig reduzierte Prüfung der Abläufe im Vorfeld der Jahresberichte und Zuverlässigkeitserklärungen durchgeführt. Ausgehend davon will der IAD in konsolidierter Form und auf den Bedarf der Kommission abgestimmt ermitteln, inwieweit diese Abläufe den Vorgaben und Anforderungen entsprechen.

Der Interne Auditdienst wird der Kommission einen konsolidierten Bericht über die Ergebnisse dieser Prüfung vorlegen.

Synthesebericht

Auf der Grundlage der verschiedenen jährlichen Tätigkeitsberichte sowie des konsolidierten Berichts des IAD über die Ordnungsmäßigkeit und Zweckdienlichkeit des gesamten Verfahrens der von den bevollmächtigten Anweisungsbefugten vorzulegenden

Jahresberichte mit Zuverlässigkeitserklärung wird die Kommission einen Synthesebericht verabschieden, der vom Generalsekretariat und der GD Haushalt gemeinsam abgefasst wird. Des weiteren wird die Kommission auf konsolidierter Ebene von allen eingelegten Vorbehalten Kenntnis nehmen und sich zu den vorgeschlagenen Lösungsansätzen und Zeitplänen äußern; anschließend soll eine Liste von Abhilfemaßnahmen angenommen werden, die allen ermittelten Problemen, einschließlich der Feststellungen des Internen Auditdienstes, Rechnung tragen. Im Falle von Unstimmigkeiten oder Unvereinbarkeit der von den verschiedenen bevollmächtigten Anweisungsbefugten vorgeschlagenen Korrekturansätze untereinander greift die Kommission vermittelnd ein.

(1) SEK(2001) 2037-4.