SCHRIFTLICHE ANFRAGE E-2894/02

von Jens-Peter Bonde (EDD) an die Kommission

(14. Oktober 2002)

Betrifft: Buchführung in der Kommission

1. Welche Generaldirektionen haben ihren Rechnungsabschluss vorbehaltlos unterschrieben und welche Generaldirektionen haben Vorbehalte gegen den Rechnungsabschluss geltend gemacht?

2. Welche Generaldirektionen bedienen sich für alle ihre Rechnungsvorgänge der doppelten Buchführung?

3. Welche Generaldirektionen verwenden für ihre Buchführung Excel-Spreadsheets?

4. Bis wann wird nach Ansicht der Kommission die doppelte Buchführung in den verschiedenen Generaldirektionen und Agenturen eingeführt sein?

5. Wann wird es ein zentral geführtes Buchführungssystem geben, das die Rechnungsvorgänge aller Generaldirektionen und der dezentralisierten Agenturen und Einrichtungen umfasst?

Antwort von Frau Schreyer im Namen der Kommission

(2. Dezember 2002)

1. Jede Generaldirektion (GD) gibt in ihrem jährlichen Tätigkeitsbericht eine Erklärung zur Zuverlässigkeit des Finanzmanagements der verfügbaren Ressourcen sowie zur Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Haushaltsvorgänge, und nicht nur zum Rechnungsabschluss als solchem ab. Die GD Haushalt meldete in ihrer diesbezüglichen Erklärung zweierlei Vorbehalte an: zum einen hinsichtlich der zeitlichen Abstimmung, Kohärenz und Sicherheit der finanziellen Informationsdaten, und zum anderen hinsichtlich der unvollständigen Ausweisung der Forderungen und Verbindlichkeiten in der Vermögensübersicht. Beide Aspekte waren bereits in einer Arbeitsunterlage aus dem Jahr 2001 als verbesserungsbedürftig bemängelt worden. Zwischenzeitlich kam es zu einer Reihe von Modernisierungsansätzen, wie beispielsweise Einbeziehung zusätzlicher Elemente in die Rechnungsabschlüsse (Registrierung und Abschreibung von Anlagewerten, Wertberichtigung von Forderungen, Versorgungsansprüche, Ausweisung von Übertragungen aus dem Vorjahr als Aufwendungen und Schulden des Haushaltsjahrs), Verbesserungen des Rechnungsführungsinformationssystems (präzisere zeitliche Abstimmung der Daten und Qualitätssicherung, System-Interface, Überprüfung und Aktualisierung der Datenzugangssicherung, Systemausfalltests, Rechnungsregister, usw).

2. Alle von den GDs in ihren individuellen Haushaltsführungssystemen verbuchten Rechnungsvorgänge werden nach der Methode der doppelten Buchführung im zentralen Rechnungsführungssystem (SAP R/3) erfasst:

- Si2 ist das Haushaltsbuchführungsinstrument der anweisungsbefugten Dienststellen (GDs). Die Generaldirektionen geben die Vorgänge entweder direkt oder indirekt über Standardschnittstellen mit den lokalen Rechnersystemen in Si2 ein. Alle Vorgänge müssen vor ihrem Transfer nach R/3 vom Anweisungsbefugten in Si2 bestätigt werden.

- SAP R/3 ist das vom Rechnungsführer und vom Finanzkontrolleur benutzte System. Es handelt sich dabei um das offizielle Rechnungsführungssystem der Kommission, das die Funktionen der Buchführung über die Haushaltsvorgänge, der allgemeinen oder Finanzbuchführung (nach der Methode der doppelten Buchführung), der Kassenmittelverwaltung, der Validierung der Transaktionen mit Dritten, der Einziehung von Forderungen sowie der Ausstellung von Zahlungsanordnungen über das SWIFT-Netz(1) umfasst.

Der Buchungsplan und das Rechnungsführungssystem der Kommission wurden zu einer Zeit entwickelt, als die Kassenbuchführung die im öffentlichen Rechnungswesen generell übliche Methode war und in der Hauptsache zur Buchführung über die Haushaltsvorgänge benutzt wurde. Die Verfahren mussten außerdem dergestalt angelegt werden, dass den Vorschriften der Haushaltsordnung(2) Rechnung getragen werden konnte.

Die Kommission erstellt voll automatisierte Jahresrechnungsabschlüsse nach der Kassenmethode, wozu keine zusätzlichen Rechnungsführungsinformationen erforderlich sind.

3. und 4. In den letzten Jahren hat die Kommission bei der Aufmachung ihrer Jahresabschlüsse verschiedene Elemente der Periodenrechnung mit einbezogen. Einige dieser periodenbezogenen Informationsdaten für die Vermögensübersicht und die Anhänge zur Haushaltsrechnung stammen aus Quellen außerhalb des offiziellen Rechnungsführungssystems, beispielsweise die Zahlenangaben zu den Verbindlichkeiten im Rahmen der Versorgungsordnung oder in den Rechnungen des Parlaments die Gebäudewerte.

Diese Art von Informationen, welche die verschiedenen GDs dem Rechnungsführer der Kommission übermitteln, müssen nach Maßgabe der geltenden Vorschriften für die Inventarisierung und die Bewertung der Anlagen zusammengestellt werden. Um die Kontrolle, Harmonisierung und Aggregation der Daten zu erleichtern, wird von den GDs verlangt, dass sie ihre jeweiligen Informationen mittels vorformatierter Excel-Tabellen übermitteln. Dies bedeutet selbstverständlich keineswegs, dass die GDs ihre Kassen- und allgemeinen Rechnungen im Excel-Format führen.

Die Kommission verfügt seit einiger Zeit über ein zentrales Rechnungsführungssystem, Sincom2, das sämtliche Transaktionen aller GDs integriert. Bei der Einführung dieses Systems handelt sich um eine ganz wesentliche Reformmaßnahme.

Die Rechnungen der Agenturen sind nicht in dieses Zentralsystem integriert, da deren Jahresabschlüsse nicht mit denen der Gemeinschaftsorgane konsolidiert, sondern getrennt vorgelegt werden.

5. Die Kommission hat bereits ein solches zentral geführtes System, das bei der Erstellung der jährlichen Rechnungsabschlüsse herangezogen wird.

Die jährlichen Rechnungsabschlüsse der Agenturen sollen ab dem Haushaltsjahr 2005 in die Konsolidierung mit einbezogen werden(3). Bis dahin müssen die Agenturen die gleichen Rechnungsführungsregeln und -grundsätze eingeführt haben, die auch von der Kommission angewandt werden. Es bleibt allerdings den einzelnen Agenturen überlassen, ob sie das Rechnungsführungssystem der Kommission als solches übernehmen oder sich für ein anderes, spezifisch auf ihre Größe und ihren Bedarf zugeschnittenes System entscheiden.

(1) Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (elektronisches Interbank-Clearingnetz).

(2) Verordnung des Rates (EG, Euratom, EGKS) Nr. 2335/95 vom 18. September 1995 zur Änderung der Haushaltsordnung vom 21. Dezember 1977 für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, insbesondere die Vorschriften betreffend die Mittel für Forschung und technologische Entwicklung (ABl. L 240 vom 7.10.1995).

(3) Artikel 121 der Verordnung des Rates (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (ABl. L 248 vom 16.9.2002).