SCHRIFTLICHE ANFRAGE E-1562/99

von Lucio Manisco (GUE/NGL) an die Kommission

(1. September 1999)

Betrifft: Bewertungen der Projekte des Fünften F&TE-Rahmenprogramms

Die Kommission hat an die Firma Wang die Bewertung der Vorschläge für das F&TE-Rahmenprogramm vergeben, hat aber den Vertrag mit Verspätung unterzeichnet, so daß tatsächlich ihre Beamten, um diese Aufgabe zu Ende führen zu können, zu Arbeiten verpflichtet waren, die nicht ihrem Aufgabenbereich entsprechen, wie z.B. die Montage der Tische, der Transport von Stühlen von einem Gebäude zum anderen, der Erwerb von zusätzlichen Tischen und Stühlen von IKEA.

1. Wieviel hat diese Auftragsvergabe gekostet?

2. Entspricht es der Wahrheit, daß der Submittent Räumlichkeiten der Kommission kostenlos nutzen sollte, und wieviel kostet die Kommission das Anmieten dieser Räumlichkeiten?

3. Weshalb hat die Kommission nicht rechtzeitig den Vertrag mit der Firma Wang unterzeichnet und so ihre Direktionen gezwungen, die Bewertungen unter ziemlich unangemessenen Bedingungen durchzuführen?

4. Nachdem die Beamten der Kommission die Bewertungen selbst durchgeführt haben, wie gedenkt die Kommission den Beitrag an die Firma Wang für die Bewertungen 1999 zurückzuverlangen, da diese Firma nicht in der Lage war, die Dienstleistung für die der Bewertungen des laufenden Jahres zu gewährleisten?

5. Welche Dienststelle und insbesondere welcher Beamte ist für die Verzögerung der Unterzeichnung des Vertrags mit der Firma Wang verantwortlich, und welche Maßnahmen gedenkt die Kommission wegen der aufgetretenen Unannehmlichkeiten zu treffen?

6. Wieviel hätte die Bewertung gekostet, wenn sie, wie in all den anderen Jahren, direkt von der Kommission durchgeführt worden wäre?

7. Entspricht es der Wahrheit, daß das für die Organisation der Bewertungen eingerichtete Informationssystem ungeeignet sein soll?

Antwort von Herrn Liikanen im Namen der Kommission

(16. November 1999)

Die Bewertung von Projektvorschlägen durch die Kommission erfolgt auf der Grundlage von Empfehlungen unabhängiger Sachverständiger. Jeder Vorschlag wird von mehreren Sachverständigen geprüft, zuerst erfolgt eine Prüfung durch einen einzelnen Sachverständigen, anschließend durch ein Sachverständigenteam. Aus Gründen der Effizienz und der Vertraulichkeit, werden die Sachverständigen aufgefordert, in einem Team in Brüssel oder in Luxemburg am Bewertungsverfahren teilzunehmen. Die Kommission stellt die entsprechende Infrastruktur bereit (Sitzungsräume, DV-Ausrüstung, administrative Unterstützung) und bereitet die Unterlagen vor, in denen die Ergebnisse der Einzel- und der Teambewertung und die Sachverständigenberichte festgehalten werden sollen.

Auf der Grundlage der Mittelausstattung für das gesamte Rahmenprogramm, aber auch angesichts der positiven Erfahrungen mit dem Esprit-Programm unter dem Vierten Rahmenprogramm (4. RP), hat man sich dafür entschieden, beim Fünften Rahmenprogramm (5. RP) alle die Bewertung betreffenden Arbeiten, die nicht die Verantwortlichkeit der Kommission für das Bewertungsverfahren berühren, an ein externes Unternehmen zu vergeben. Dabei handelt es sich um: Entgegennahme der Vorschläge, Kodierung der Formulare, Spreicherung der Vorschläge, Anlegen elektronischer Dateien für die weitere Bearbeitung im Informationssystem der Kommission, Berichterstattung.

Die Auswahl des Subunternehmers und die Anmietung des Gebäudes mit den Räumlichkeiten für die Bewertungsrunden (Sitzungsräume, Büroräume für Kommissionsmitarbeiter, Räume für den Dienstleister) erfolgte im Rahmen eines normalen offenen Ausschreibungsverfahrens, das den Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge entsprach.

1. Unter finanziellen Gesichtspunkten gliedert sich dieser Vertrag in drei Teile: zunächst einen Festpreis für die Infrastruktur (z.B. 1,6 Mio. für das Jahr 2000); sodann einen Preis je bearbeiteten Vorschlag, der je nach Art des Vorschlags schwankt (z.B. 54 für einen elektronisch eingereichten Vorschlag einer einzelnen Einrichtung; 107 für dieselbe Art von Vorschlag auf Papier; 354 für den Vorschlag eines Konsortiums mit mehr als 20 Seiten Freitext auf Papier); ferner einen variablen Preis je geleisteten Arbeitstag eines Sachverständigen in den o.a. Räumlichkeiten (5,4).

2. Etwa 10 % der Gesamtfläche (13 000 m2) des für die Bewertung angemieteten Gebäudes nutzt der Dienstleister für seine eigene Tätigkeit. Der größte Teil des Gebäudes (fast 12 000 m2) entfällt mithin auf die Sitzungsräume, in denen während der Bewertungsrunden in der Regel bis zu 700 Sachverständige untergebracht werden, und die Büroräume der Kommission. Diese Gebäudeaufteilung war in der Spezifikation der Ausschreibung klar angegeben.

3. Es liegt auf der Hand, dass der Vertrag mit dem Dienstleister gleichzeitig mit oder nach dem Mietvertrag für das Gebäude geschlossen werden muss. Bei dem Vertrag für das Gebäude war es zu Verzögerungen gekommen, weil nach dem Rücktritt der Kommission eine zweite Abstimmung zwischen den Dienststellen der Kommission für notwendig erachtet wurde, um sicherzustellen, dass die Vorgabe der zurückgetretenen Kommission, sich streng auf die Führung der laufenden Geschäfte zu beschränken, umsichtig angewandt würde.

4. Wie bereits unter Punkt 1 erläutert, werden dem Dienstleister, soweit die variablen Kosten betroffen sind, nur tatsächlich erbrachte und abgenommene Leistungen vergütet (auf der Grundlage der Zahl der Vorschläge oder der Sachverständigen-Arbeitstage, für die Unterstützung geleistet wurde).

Alle Beteiligten räumen ein, dass die Rahmenbedingungen, unter denen die ersten Vorschläge entgegengenommen, kodiert und an die Kommission weitergeleitet und die ersten Bewertungsrunden veranstaltet wurden, nicht optimal waren (aufgrund des verspätet geschlossenen Mietvertrags und der Auflagen für die Ausführung des Haushaltes für 1999). Teile des Gebäudes waren nicht ganz fertig für die Beherbergung des Dienstleisters und der Bewerter, und einige Teile der DV-Infrastruktur befanden sich noch in der Installierungsphase.

Nur gemeinsame Anstrengungen der Firma Wang und der Kommission machten es unter diesen außergewöhnlichen Umständen möglich, das Bewertungsverfahren durchzuführen und somit die wichtigen Arbeiten auszuführen und die wichtigsten Termine einzuhalten.

5. Der Hauptteil der Frage ist unter Punkt 3 beantwortet worden. Die durch diese unvorhersehbaren Umstände eingetretenen Verzögerungen können nicht einer einzelnen Person oder Dienstelle angelastet werden.

6. Unter dem 4. RP wurden die Bewertungen im Allgemeinen in Büro- und Hotelräumen durchgeführt, die für drei bis sechs Monate angemietet wurden. Das erforderte einen Auf- und Abbau von Infrastruktur, Netzen und Mobiliar. Zudem wurden (sowohl für Leitungs- als auch für die Verwaltungsaufgaben) vorübergehend Mitarbeiter verpflichtet. Die Gesamtkosten sind schwer schätzbar, da das Abrechnungssystem keine konsolidierte Kostenaufstellung einschließlich der zahlreichen Gemeinkostenpositionen ermöglichte. Was die Kosten anbelangt, so vertritt die Kommission die Auffassung, dass diese sich bei einer Inhouse-Abwicklung in der gleichen Größenordnung bewegen würden wie bei der hier gewählten Vorgehensweise.

7. Die für die ersten Bewertungen benutzten Computersysteme waren voll und ganz geeignet und haben planmäßig gearbeitet. Die mangelnde Infrastruktur schränkte ihre tatsächliche Benutzbarkeit jedoch ein. Inzwischen sind Netz-Infrastruktur und Computerräume im Gebäude vorhanden, so dass die Rechner in dem sicheren Computerraum aufgestellt werden konnten; jetzt dienen sie von dort allen Benutzern im Gebäude.