SCHRIFTLICHE ANFRAGE E-2393/00

von Richard Howitt (PSE) an die Kommission

(13. Juli 2000)

Betrifft: Rechnungsprüfungsreferat der Gemeinsamen Dienststelle Relex (SCR)

Kann die Kommission den Untersuchungsgegenstand und die Verfahrensabläufe für das Rechnungsprüfungsreferat bei der Gemeinsamen Dienststelle Relex (Außenbeziehungen) erläutern und insbesondere folgendes klarstellen:

1. Wie ist die Ansicht der Kommission über den Wert einer klaren Trennung der Kontroll-, Strategie- und Exekutivaufgaben innerhalb der Dienststellen?

2. Gilt das Referat als unabhängige Kontrollstelle, und wenn ja, welche Maßnahmen werden ergriffen, um dafür zu sorgen, daß dies in der Praxis auch der Fall ist?

3. Welche Verfahren dienen dazu, die Tätigkeit der Kontrollstelle zu überwachen und sicherzustellen, daß sie ihre Aufgaben angemessen und unter strikter Einhaltung ihres Untersuchungsgegenstands und der Verfahrensabläufe durchführt?

4. Welche Maßnahmen werden getroffen, um die Rechte von Empfängern von Kommissionszuschüssen während einer vom Rechnungsprüfungsreferat der Gemeinsamen Dienststelle Relex durchgeführten Kontrolle sicherzustellen?

5. Entspricht es der Politik der Kommission, die Geprüften vor Beginn des Prüfvorgangs schriftlich über die Untersuchungsgegenstände im Rahmen des Kontrollverfahrens und eindeutig über ihre Rechte im Hinblick auf das Kontrollverfahren sowie nach Abschluß anhand einer Kopie des Prüfungsberichts zu unterrichten, und falls nein, aus welchen Gründen? Welches Einspruchsrecht besitzen die Geprüften in bezug auf die Befunde der Kontrolle und die Schlußfolgerungen, die die Kommission aus ihren Ergebnissen zieht?

6. Mit welchen Schritten wird sichergestellt, daß die Geprüften angemessen unterrichtet werden und Zeit erhalten, auf die Befunde einer derartigen Kontrolle zu reagieren, diese Befunde mit der Kommission zu erörtern und sich mit ihnen über alle erforderlichen Abhilfemaßnahmen zu verständigen?

7. Unterscheidet die Kommission in bezug auf die Maßnahmen im Anschluß an ein derartiges Kontrollverfahren zwischen Fällen in denen sie eine Politik des sofortigen und einseitigen Eingreifens in bezug auf einen Geprüften verfolgen möchte, und Fällen, in denen sie zunächst die Einigung mit dem Geprüften über Abhilfemaßnahmen abwarten möchte, bevor sich die Befunde auf die Gewährung von Zuschüssen für den Geprüften durch die Kommission auswirken? Falls ja, welche Kriterien dienen dieser Unterscheidung, und welche Schritte erfolgen, um ihre strikte Einhaltung zu sichern?

Antwort von Herrn Patten im Namen der Kommission

(28. September 2000)

Dem Herrn Abgeordneten ist vielleicht bekannt, dass die Kommission ihre Verwaltung und ihr Finanzmanagement zur Zeit von Grund auf reformiert. Zwei Schlüsselelemente dieser Reform bestehen darin, den bevollmächtigten Anweisungsbefugten in den Generaldirektionen und Dienststellen größere Unabhängigkeit einzuräumen, wobei sie jedoch gleichzeitig verpflichtet werden, geeignete interne Kontrollen durchzuführen und einen internen Rechnungsprüfungsdienst einzurichten, der die Wirksamkeit dieser internen Kontrollen überprüft und darüber Bericht erstattet.

Die Reform umfasst ferner die Einrichtung einer Rechnungsprüfungsabteilung in allen Generaldirektionen und Dienststellen. Diese berät einerseits den Generaldirektor oder den Dienststellenleiter im Hinblick auf Verbesserungen des internen Kontrollsystems und führt zum anderen Rechnungsprüfungen bei von der Kommission finanzierten Projekten und Transaktionen durch. In manchen Dienststellen, wie der Gemeinsamen Dienststelle für Außenbeziehungen, nehmen bestehende Abteilungen bereits einen Teil dieser Tätigkeit wahr.

Rechnungsprüfungen im Zusammenhang mit gewährten Zuschüssen bzw. finanzierten Projekten werden entsprechend den Bedingungen durchgeführt, die in den Verträgen über Zuschüsse aus Gemeinschaftsmitteln festgelegt sind. Der Empfänger wird immer mit einem Schreiben darüber unterrichtet, dass eine Rechnungsprüfung vorgeschrieben ist.

Sollten die Rechnungsprüfer der Kommission feststellen, dass Gemeinschaftsmittel aufgrund unzutreffender Informationen seitens des Empfängers vergeben oder nicht entsprechend den vertraglichen Bedingungen und Bestimmungen verwendet wurden, so würde dies dem bevollmächtigten Anweisungsbefugten mitgeteilt, der darüber zu entscheiden hätte, welche weiteren Schritte zu unternehmen wären.

Der Rechnungsprüfungsbericht ist ein internes vertrauliches Dokument, das von den zuständigen Dienststellen der Kommission weiterbearbeitet wird. In manchen Fällen, wo dies angebracht ist, kann die sachbearbeitende Dienststelle den Bericht teilweise oder ganz an den Empfänger und Vertragspartner weitergeben, um eine Reaktion bzw. Erklärung von ihm zu veranlassen.