Art. 26 des Statuts verbietet es dem Organ, einem Beamten Schriftstücke, die in seiner Personalakte enthalten sein müssen, darin aber nicht erwähnt werden, entgegenzuhalten oder gegen ihn zu verwerten, so dass eine auf solche Schriftstücke gestützte Entscheidung der Verwaltung aufgehoben werden kann. Dieser Artikel regelt jedoch in keiner Weise die Zulässigkeit der Schriftstücke im Rahmen eines gerichtlichen Verfahrens.

Art. 26 Abs. 1 Buchst. a des Statuts verpflichtet die Verwaltung an sich nicht, jedes beliebige Dokument in Bezug auf einen Beamten in die Personalakte aufzunehmen. So wird darin unterschieden zwischen zum einen den „Schriftstücken“, die in der Personalakte nur dann enthalten sein müssen, wenn sie das Dienstverhältnis des Beamten betreffen, und den „Beurteilungen“, die dort nur dann abgelegt werden müssen, wenn sie seine Befähigung, seine Leistung oder seine Führung betreffen, und zum anderen jedem anderen Dokument in Bezug auf den betreffenden Beamten.

Mit der Bezugnahme auf die oben genannten Beurteilungen in Art. 26 Abs. 1 Buchst. a des Statuts sind formelle Dokumente mit einer offiziellen Konnotation gemeint, die die Befähigung, die Leistung oder die Führung der Beamten zum Gegenstand haben. Nichtsdestoweniger müssen in der Personalakte auch die Schriftstücke enthalten sein, die Tatsachen oder tatsächliche Gesichtspunkte festhalten, die das Verhalten des Beamten betreffen und die sodann für den Erlass einer sein Dienstverhältnis und seine Laufbahn berührenden Entscheidung verwendet werden, wie z. B. eine Stellungnahme in Form einer Notiz, die eine Beurteilung seiner Befähigung und seines Verhaltens enthält, oder bereits vorhandene Schriftstücke, die Angaben zu ihm zur Last gelegten Umständen enthalten, oder alle Dokumente, die das Dienstverhältnis des Beamten und seine Laufbahn berühren können. Jedoch verbietet es Art. 26 des Statuts einem Organ keineswegs, eine Untersuchung einzuleiten und zu diesem Zweck eine Akte anzulegen, und die einzigen Schriftstücke bezüglich dieser Untersuchung, die in die Akte des Beamten aufgenommen werden müssen, sind die etwaigen auf der Grundlage dieser Untersuchungsakte getroffenen Sanktionsentscheidungen.

Zudem können einfache E-Mails grundsätzlich nicht als Beurteilungen im Sinne von Art. 26 Abs. 1 Buchst. a des Statuts angesehen werden. Ebenso wenig kann eine Notiz, deren Urheber keine Verwaltungsbehörde ist, als eine Beurteilung im Sinne von Art. 26 Abs. 1 Buchst. a des Statuts angesehen werden.

Ein Schriftstück, das das Dienstverhältnis eines Beamten betrifft und eine entscheidende Auswirkung auf die Entscheidung haben kann, muss dem betroffenen Beamten grundsätzlich mitgeteilt und dann in seiner Personalakte abgeheftet worden sein. Was insbesondere eine Entscheidung über die Umsetzung eines Beamten betrifft, ist es trotz der Tatsache, dass es sich nicht um eine die Befähigung, die Leistung oder das Verhalten des betreffenden Beamten betreffende Beurteilung im Sinne von Art. 26 des Statuts handelt, von vornherein geboten, E‑Mails oder eine von Beamten und Bediensteten unterzeichnete Notiz, mit der das Verhalten des fraglichen Beamten bemängelt wird, mitzuteilen und in der Personalakte abzuheften, da sie einen entscheidenden Einfluss auf die Entscheidung, ihn umzusetzen oder nicht umzusetzen, haben können.

(vgl. Rn. 42, 43, 46 und 48)

Gerichtshof: Urteil Ojha/Kommission, C‑294/95 P, EU:C:1996:434, Rn. 67

Gericht erster Instanz: Urteile Rozand-Lambiotte/Kommission, EU:T:1997:25, Rn. 42; Apostolidis/Gerichtshof, T‑86/97, EU:T:1998:71, Rn. 36; Ojha/Kommission, T‑77/99, EU:T:2001:71, Rn. 57; Recalde Langarica/Kommission, T‑344/99, EU:T:2001:237, Rn. 60; Cwik/Kommission, T‑155/03, T‑157/03 und T‑331/03, EU:T:2005:447, Rn. 52, und de Brito Sequeira Carvalho/Kommission und Kommission/de Brito Sequeira Carvalho, EU:T:2009:382, Rn. 96

Gericht für den öffentlichen Dienst: Urteile Bianchi/ETF, F‑38/06, EU:F:2007:117, Rn. 45 und 48, und Talvela/Kommission, F‑43/06, EU:F:2007:162, Rn. 59 bis 62