Der Verhaltenskodex für die Durchführung von Beihilfeverfahren (ABl. 2009, C 136, S. 13, im Folgenden: Verhaltenskodex) enthält u. a. einen Titel 3 („Vorabkontakte“), in dem sich die Nrn. 10 bis 18 dieses Kodex befinden. Die Nrn. 10 bis 16 lauten wie folgt:

„10. Die Erfahrung der Kommission zeigt, dass Vorabkontakte selbst in vermeintlichen Routinefällen nützlich sind. Vorabkontakte geben den Kommissionsdienststellen und dem anmeldenden Mitgliedstaat die Möglichkeit, die rechtlichen und wirtschaftlichen Aspekte eines geplanten Beihilfevorhabens im Vorfeld der Anmeldung auf vertrauensvoller Grundlage informell zu erörtern, was sich auf Qualität und Vollständigkeit der förmlichen Anmeldungen positiv auswirkt. In diesem Rahmen können der betreffende Mitgliedstaat und die Kommissionsdienststellen auch gemeinsam konstruktive Vorschläge zur Änderung problematischer Aspekte einer geplanten Beihilfemaßnahme ausarbeiten. Die Voranmeldephase schafft somit die Voraussetzungen für eine beschleunigte Prüfung der Anmeldungen nach ihrer förmlichen Übermittlung an die Kommission. Wird die Möglichkeit der Voranmeldung erfolgreich genutzt, dürfte die Kommission in der Lage sein, Entscheidungen nach Artikel 4 Absatz 2, 3 bzw. 4 der Verordnung … Nr. 659/1999 innerhalb von zwei Monaten nach der Anmeldung zu erlassen …

11. Ausdrücklich empfohlen werden Vorabkontakte, wenn eine Beihilfesache aufgrund bestimmter Neuerungen oder anderer Besonderheiten informelle Erörterungen mit den Kommissionsdienststellen im Vorfeld der Anmeldung gerechtfertigt erscheinen lassen. Die Kommission wird generell aber, wenn gewünscht, den Mitgliedstaaten informell Erläuterungen zur Verfügung stellen.

3.1. Gegenstand

12. Die Voranmeldephase bietet Gelegenheit zu erörtern und zu erläutern, welche Angaben auf dem Anmeldeformular gemacht werden müssen, damit die Anmeldung von Anfang an vollständig ist. Im Rahmen der Voranmeldephase können auch die wichtigsten Probleme, die eine geplante Maßnahme aufwirft, in offener und konstruktiver Weise erörtert werden. Dies ist besonders wichtig, wenn Beihilfevorhaben in der ursprünglich beabsichtigten Form nicht genehmigt werden könnten und daher zurückgezogen oder in wesentlichen Punkten geändert werden sollten. Während der Voranmeldephase kann ferner geprüft werden, ob für das Vorhaben andere Rechtsgrundlagen herangezogen werden können bzw. ob es einschlägige frühere Fälle gibt. Darüber hinaus können die Kommissionsdienststellen und der betreffende Mitgliedstaat in dieser Phase wesentliche wettbewerbsrechtliche Bedenken erörtern und prüfen, welche ökonomischen Analysen und ggf. Beiträge externer Sachverständiger erforderlich sind, um die Vereinbarkeit eines Beihilfevorhabens mit dem Gemeinsamen Markt nachzuweisen. Der anmeldende Mitgliedstaat kann in der Voranmeldephase auch beantragen, dass die Kommissionsdienststellen auf bestimmte Angaben im Anmeldeformular verzichten, die für die Prüfung des konkreten Beihilfevorhabens irrelevant sind. Die Voranmeldephase ist darüber hinaus entscheidend, um zu ermitteln, ob eine Beihilfesache prima facie für das vereinfachte Verfahren … in Betracht kommt.

3.2. Umfang und zeitlicher Ablauf

13. Damit die Voranmeldephase konstruktiv und effizient genutzt werden kann, liegt es im Interesse des betreffenden Mitgliedstaats, der Kommission auf einem Anmeldungsentwurf alle Angaben zu übermitteln, die für die Prüfung des Beihilfevorhabens notwendig sind. Mit Blick auf eine zügige Bearbeitung der Beihilfesache werden Vorabkontakte (per E‑Mail oder Telefonkonferenz) gegenüber Treffen grundsätzlich bevorzugt. Die Kommissionsdienststellen organisieren in der Regel innerhalb von zwei Wochen nach Empfang des Anmeldungsentwurfs einen ersten Vorabkontakt her.

14. Vorabkontakte sollten im Allgemeinen nicht länger als 2 Monate dauern und die Übermittlung einer vollständigen Anmeldung zur Folge haben. Führen die Vorabkontakte nicht zu den gewünschten Ergebnissen, so können die Kommissionsdienststellen die Voranmeldephase für abgeschlossen erklären. Da der zeitliche Ablauf und die Form der Vorabkontakte jedoch von der Komplexität des Einzelfalls abhängen, können sich Vorabkontakte unter Umständen auch über mehrere Monate erstrecken. In besonders schwierigen Fällen (z. B. Rettungsbeihilfen, hohe Forschungs- und Entwicklungsbeihilfen, hohe Einzelbeihilfen oder besonders umfassende oder komplexe Beihilferegelungen) empfiehlt die Kommission daher, dass der Mitgliedstaat die Vorabkontakte so früh wie möglich aufnimmt, um konstruktive Gespräche zu ermöglichen.

15. Nach den Erfahrungen der Kommission ist es äußerst nützlich, den Beihilfeempfänger in die Vorabkontakte einzubinden, zumal wenn die Beihilfemaßnahme erhebliche technische, finanzielle und vorhabenbezogene Auswirkungen hat. Daher empfiehlt die Kommission, die Empfänger von Einzelbeihilfen an den Vorabkontakten zu beteiligen.

16. Außer in Fällen, die wesentliche Neuerungen beinhalten oder besonders komplex sind, ist die Kommission bestrebt, dem betreffenden Mitgliedstaat am Ende der Voranmeldephase informell ihre erste Einschätzung des Vorhabens mitzuteilen. Diese Einschätzung bindet die Kommission nicht und ist nicht als deren offizieller Standpunkt zu werten; vielmehr erläutern die Kommissionsdienststellen mündlich und informell die Vollständigkeit des Anmeldungsentwurfs und auf Prima-facie-Grundlage die Vereinbarkeit des geplanten Vorhabens mit dem Gemeinsamen Markt. In besonders komplexen Fällen können die Kommissionsdienststellen auf Antrag des Mitgliedstaats auch schriftliche Erläuterungen zu den noch fehlenden Angaben geben.“