Bericht

über die Finanzausweise des Gemeinschaftlichen Sortenamts für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten des Amts

(2001/C 372/10)

INHALT

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat des Gemeinschaftlichen Sortenamts gemäß Artikel 111 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise des Gemeinschaftlichen Sortenamts für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 110 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Präsidenten des Sortenamts ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 112 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates(2) vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(3) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepasst. Der Hof nahm Prüfungen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES GEMEINSCHAFTLICHEN SORTENAMTS (ANGERS) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 2000 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Ausführung des Haushaltsplans und Haushaltskonten

5. Die Ausführung des Haushaltsplans für das Haushaltsjahr 2000 ist in Tabelle 1(4) dargestellt.

6. Am auffallendsten sind dabei die umfangreichen Annullierungen von aus dem Haushaltsjahr 1999 übertragenen Mitteln (36 %), insbesondere bei den Mitteln für operationelle Ausgaben (Titel III), von denen im Haushaltsjahr 2000 0,9 Millionen Euro (63 %) annulliert werden mussten. Dieses Phänomen verstärkt sich von Jahr zu Jahr (0,5 bzw. 0,2 Millionen Euro in den Jahren 1999 bzw. 1998), was u. a. zur Folge hat, dass die Einnahmen- und Ausgabenrechnung kein vollständiges Bild der sich über mehr als zwei Jahre erstreckenden rechtlichen Verpflichtungen vermittelt.

7. Die von einem Haushaltsjahr auf das nächste zu übertragenden Mittel werden vom Amt nicht auf der Grundlage der tatsächlich noch abzuwickelnden Beträge berechnet, sondern auf der Grundlage des nicht verwendeten Saldos der zusammengefassten Mittelbindungen.

8. Der Hof(5) empfiehlt dem Amt, mit der Kommission abgestimmte Überlegungen darüber anzustellen, inwieweit die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan - insbesondere auch mit Blick auf den von der Kommission vorgelegten Vorschlag zur Regelung der Haushaltsordnung(6) und der diesbezüglichen Stellungnahme des Rechnungshofs(7) - sich seiner besonderen Funktionsweise anpassen lässt.

Finanzausweise und Rechnungsführung

9. Die Tabellen 2 und 3 enthalten jeweils die Einnahmen- und Ausgabenrechnung für das Haushaltsjahr 2000 und die Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000.

10. Bisher berücksichtigte das Amt in seiner Vermögensübersicht keine Abschreibungen. Ab dem Haushaltsjahr 2001 werden diese nunmehr in die Vermögensübersicht aufgenommen. In Bezug auf das Bestandsverzeichnis sollte ein Verfahren zur Wertminderung von veraltetem Material, insbesondere Büroausstattung, vorgesehen werden, und die Gegenstände mit geringem Wert (unter 400 Euro(8) sollten nicht mehr im Verzeichnis erscheinen.

11. Die vom Amt ausgestellten Schecks werden nicht in der Rechnungsführung erfasst, und es gibt kein System, um den ausstehenden Gesamtbetrag der ausgestellten, aber nicht eingelösten Schecks festzustellen. Das Amt schätzte die Höhe der Anfang März 2001 ausstehenden Zahlungen auf 12000 Euro. Das Amt sollte sein Rechnungsführungssystem dahin gehend ändern, dass die ausgestellten Schecks berücksichtigt und die Höhe der noch ausstehenden Zahlungen festgestellt werden können. Darüber hinaus sollte die Sicherheit der Scheckbücher des Amts besser gewährleistet werden (physische Sicherheit, Registrierung der Nummern nicht verwendeter Schecks).

12. Alle Anträge auf Sortenschutz sowie die entsprechenden Zahlungen werden in einem elektronischen Register erfasst, in dem die Antrags- und Prüfungsgebühren sowie die Jahresgebühren verzeichnet werden. Sind Zahlungen nicht korrekt oder sind Zuschlagsgebühren zu erheben, werden die anfallenden Rückzahlungen bzw. die zu beantragenden, zusätzlichen Überweisungen in gesonderten Konten erfasst. Das Register sollte dahin gehend angepasst werden, dass es die Überwachung sämtlicher, ein Dossier betreffender Vorgänge ermöglicht.

Verwaltung

13. Die für das Amt geltenden verordnungsrechtlichen Bestimmungen sehen die Schaffung eines Reservefonds vor (Artikel 6 Buchstabe d) der Finanzvorschriften des Amts), der die finanzielle Unabhängigkeit des Amts gegenüber der Kommission gewährleisten soll. Aufgrund der umsichtigen Vorgehensweise entstand in den vergangenen Jahren ein sehr umfangreicher Reservefonds, der sich im Jahr 2000 auf 8,6 Millionen Euro beläuft, d. h. sein Umfang ist größer als der für 2001 vorgesehene Finanzrahmen (8,2 Millionen Euro).

14. Die ersten Schlussfolgerungen einer noch laufenden Untersuchung zu den tatsächlichen Kosten der Prüfungen veranlassten das Amt, die den Prüfungsämtern überwiesenen Vergütungen vorläufig um 20 bis 50 % zu erhöhen. Aus kommerziellen Erwägungen und angesichts der erheblichen Höhe seines Reservefonds beschloss das Amt jedoch, die Gebührensätze für Prüfungen unverändert zu lassen und die Gebühr für Anträge auf Eintragung in die Register zu senken. Es wurde eine Methode zur Kostenanalyse angenommen, und nach Erhebung der benötigten Daten soll eine Neubewertung der an die Prüfungsämter gezahlten Vergütungen stattfinden. Das Amt sollte seine Analyse der für Prüfungen durch die nationalen Prüfungsämter anfallenden tatsächlichen Kosten vollenden; anschließend sollte es im Hinblick auf die Anpassung seiner Gebühren regelmäßig eine Analyse dieser Art durchführen.

Personalmanagement

Personalpolitik

15. Im Bereich der Personalverwaltung ist es wichtig, dass man sich auf Dokumente zur allgemeinen Personalpolitik und zu deren verschiedenen Aspekten (Beurteilung, Beförderung, berufliche Fortbildung) stützen kann. Basis der Personalpolitik sollten Aufgabenbeschreibungen auf der Grundlage der vom Amt zu erfuellenden Aufgaben und Zielsetzungen sein, da dies den Aufbau eines rationellen Verwaltungssystems ermöglicht. Die Ende 2000 verfügbaren Dokumente betrafen Einzelaspekte oder waren vorläufiger Natur.

16. Für die Verwaltungs- und Finanzabteilung existiert ein Entwurf der Aufgabenbeschreibungen auf der Grundlage einer Tätigkeitsbeschreibung der Bediensteten und den entsprechend dem Bedarf der Dienststellen erforderlichen Anpassungen. Für die anderen Abteilungen sind Überlegungen im Gange, die aber noch nicht zur Ausarbeitung von Dokumenten geführt haben. Auch für die Stellenplanung gibt es derzeit kein Dokument.

Führung der Personalakten

17. Die Finanzansprüche der Mitarbeiter ändern sich entsprechend ihrer Laufbahnentwicklung und anderer Aspekte, wie beispielsweise der familiären Situation. Sie werden festgestellt auf der Grundlage der zum Zeitpunkt ihrer Einstellung erbrachten Nachweise und der Erklärungen, die sie abzugeben haben, wenn Ereignisse eintreten, welche sich auf die Höhe dieser Ansprüche auswirken können. Das Amt verfügt nicht über ein System zur Überwachung der Finanzansprüche seiner Mitarbeiter und sollte darauf achten, dass diese regelmäßig überprüft werden.

Entwicklung des Personals und der Tätigkeit des Amts

18. Vor dem Jahr 2000 sah der Stellenplan des Amts nur Stellen für Zeitbedienstete vor. Im Jahr 2000 sah er die Schaffung von 14 Stellen für Dauerpersonal vor, von denen Anfang 2001 acht besetzt wurden. Hierzu kommen Hilfskräfte mit einer maximalen Beschäftigungsdauer von einem Jahr. Tabelle 4 gibt einen Überblick über die Entwicklung des Personals des Amts und seine Aufteilung. Aus dieser Tabelle ist ersichtlich, dass die freien Stellen (Dauerpersonal und Zeitbedienstete) durch die Einstellung von Hilfskräften und Leiharbeitskräften nur teilweise besetzt werden konnten. Die Ausgaben für Leiharbeitskräfte haben sich zwischen 1996 und 2000 mehr als verdreifacht und beliefen sich im abgelaufenen Haushaltsjahr auf 0,23 Millionen Euro.

19. In Bezug auf die Personaleinstellung des Amts ist ein spezifisches Modell erkennbar. Von den 35 Einstellungen seit Gründung des Amts handelte es sich in 18 Fällen um Zeitbedienstete und in 17 Fällen um Hilfskräfte. Berücksichtigt man die Weggänge, so gab es Ende 2000 28 Bedienstete im aktiven Dienst, davon 26 Zeitbedienstete und 2 Hilfskräfte. Diese veränderte Aufteilung zwischen Zeitbediensteten und Hilfskräften ergab sich durch eine Reihe interner Verfahren.

20. Zunächst als Hilfskräfte (bei den niedrigeren Laufbahngruppen häufig im Anschluss an einen Vertrag als Leiharbeitskraft) eingestellte Bedienstete wurden nach im Wesentlichen auf die Institutionen begrenzte Verfahren zur Veröffentlichung der zu besetzenden Stellen zu Zeitbediensteten ernannt.

21. Der im Wesentlichen interne Charakter dieses Modells zur Personalverwaltung zeigt sich daran, dass keine Einstellung (siehe Tabelle 5) durch ein Verfahren von der Art einer externen Ausschreibung erfolgt ist, wie es für die Gemeinschaftsorgane empfohlen wird. Ende 2000 hat das Amt interne Ausschreibungsverfahren organisiert, die zur Ernennung von acht Bediensteten zu Beamten zum 1. Januar 2001 geführt haben. Durchschnittlich beliefen sich die Kosten für die Einstellung auf 2160 Euro je eingestelltem Bediensteten.

22. Für die Zwecke der Prüfung wurden die Bediensteten in zwei Kategorien unterteilt:

- Bedienstete, die mit Unterstützungsaufgaben betraut sind, d. h. Aufgaben, welche die Kontinuität des Betriebs des Amts sicherstellen (z. B. Verwaltung, Buchhaltung, Sekretariat usw.);

- Bedienstete mit operativen Aufgaben, die einen direkten Beitrag zur Verwirklichung der Ziele des Amts leisten.

23. Im Durchschnitt sind 80 % der A-Bediensteten mit operativen Aufgaben betraut. Hinsichtlich der übrigen Bediensteten, die ungeachtet ihrer Laufbahngruppe Aufgaben wahrnehmen, die weder rein ausführender noch rein unterstützender Natur sind, wurde für die Bestimmung, ob es sich bei ihren Aufgaben um operative Aufgaben handelt oder nicht, eine Stichprobe gezogen. Die Prüfung dieser Stichprobe hat ergeben, dass (alle Laufbahngruppen zusammengenommen) 33 % der Bediensteten des Amts als Bedienstete mit operativen Aufgaben betrachtet werden können.

24. Aus Tabelle 6 ist die Entwicklung der Personalkosten sowie der Sachausgaben im Zeitraum 1995 bis 2000 ersichtlich. Die Entwicklung der Gehaltskosten entsprach der Entwicklung des Personalbestands unter Berücksichtigung der automatischen Gehaltsanpassungen.

25. Von den anderen Kosten im Zusammenhang mit dem Personal wurden besonders die Ausgaben für Fortbildungsmaßnahmen und die Sachausgaben, vor allem im Bereich der EDV, betrachtet. Die Ausgaben für berufliche Fortbildung sind rascher gestiegen als der Personalbestand. Die Sachausgaben sind rasch gestiegen, was jedoch auf die Ausgaben für das neue Gebäude zurückzuführen und daher als außergewöhnlich zu betrachten ist.

26. Um die Tätigkeit des Amts und die Entwicklung seines Personals sowie der damit verbundenen Kosten in Beziehung zu setzen, wurde letztere den vom Amt vereinnahmten Beträgen gegenübergestellt. De facto spiegeln die Einnahmen sowohl die Anzahl der beim Amt eingegangenen Anträge wider als auch die jeweilige Bearbeitungsschwierigkeit, die an den Differenzen bei den berechneten Gebühren ablesbar ist.

27. Aus diesem Vergleich geht hervor, dass das Amt das Anwachsen seines Personalbestands überwachen sollte. Im Zeitraum 1997 bis 2000 entwickelte sich der Personalbestand nahezu parallel zum Arbeitsvolumen des Amts. Diese Tendenz wird auch bestätigt, wenn man die Wachstumsrate der Ausgaben im Zusammenhang mit der Verwirklichung der Ziele des Amts (Titel III) mit den Personal- und Sachausgaben (Titel I und II) vergleicht. Obwohl der Anstieg der Sachausgaben insgesamt geringer war als der Anstieg der operationellen Ausgaben, beschleunigt sich ersterer in den letzten Jahren tendenziell.

Schlussfolgerung

28. Alles in allem scheint sich die Tatsache, dass das Amt seit seiner Errichtung nie alle der im Rahmen des Haushaltsverfahrens beantragten Stellen besetzen konnte, auf die Entwicklung seiner Tätigkeiten nicht merklich ausgewirkt zu haben, insbesondere dank der Einstellung von Hilfskräften.

29. Bei der Einstellung seiner Bediensteten wendet das Amt Methoden der auf die Institutionen beschränkten öffentlichen Bekanntmachung der zu besetzenden Stellen an. Hilfskräfte, oft zunächst als Leiharbeitskräfte eingestellt, werden häufig über interne Verfahren zu Zeitbediensteten und in bestimmten Fällen, nach einem internen Auswahlverfahren, zu Dauerpersonal ernannt. Durch diesen Ansatz werden die Fristen verkürzt und die Einstellungskosten verringert, außerdem können die eingestellten Beamten über einen langen Zeitraum beurteilt werden (siehe Ziffer 21).

30. Angesichts der zu erwartenden Entwicklung der Tätigkeit des Amts und seines Personalbestands empfiehlt es sich, dass es sich in Bezug auf Planstellen für Unterstützungsaufgaben und operative Aufgaben, die administrative Sachkenntnis erfordern, mit den Organen und den anderen dezentralen Einrichtungen zusammenschließt, um seine Einstellungen auf einer möglichst breiten Basis durchzuführen. Darüber hinaus sollte das Amt generell sein Verwaltungs- und Informationssystem im Zusammenhang mit Personalfragen verbessern.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 10. Oktober 2001 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 227 vom 1.9.1994, S. 27.

(2) In Anwendung von Artikel 111 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amts für das Haushaltsjahr 2000 am 16. März 2001 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Amts, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 26. März 2001 eingegangen ist. Die Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1999 und 31. Dezember 2000 sowie die Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 1999 und 2000 sind in den Tabellen im Anhang zu diesem Bericht in verkürzter Form dargestellt.

(3) ABl. L 227 vom 1.9.1994, S. 28.

(4) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was den Eindruck von Berechnungsfehlern vermitteln könnte. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist, und 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(5) Am 5. Oktober 2000 vom Rechnungshof angenommene Stellungnahme Nr. 2/2000 zu einem Vorschlag zur Änderung der Finanzvorschriften des Gemeinschaftlichen Sortenamts.

(6) KOM(2000) 461 endg. vom 17.10.2000.

(7) Stellungnahme Nr. 2/2001 des Rechnungshofs der Europäischen Gemeinschaften vom 8. März 2001.

(8) Artikel 119 der Durchführungsvorschriften auf der Grundlage von Artikel 54 der Finanzvorschriften des Amts vom 7. April 1998.

TABELLEN 1-6

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2000 und 1999

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NB:Etwaige Abweichungen bei den Gesamtbeträgen sind auf Auf- bzw. Abrundungen zurückzuführen.

Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten des Amts.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000 und zum 31. Dezember 1999

NB:Etwaige Abweichungen bei den Gesamtbeträgen sind auf Auf- bzw. Abrundungen zurückzuführen.

Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten des Amts.

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Tabelle 4

Personalentwicklung

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DP: Dauerpersonal.

ZB: Zeitbedienstete.

HK: Hilfskräfte.

Tabelle 5

Analyse der Personalfluktuation

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Tabelle 6

Entwicklung des Personals und damit verbundene Ausgaben

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Antworten des rechnungshofs

6., 7. und 8. Das Amt wird die vom Hof in Ziffer 8 ausgesprochene Empfehlung befolgen.

10. Das Amt hat ein Verfahren zur Ausmusterung von nicht mehr benötigtem Material entwickelt und bemüht sich um die Einführung einer angemessenen Abschreibungspolitik, die bereits im Haushaltsjahr 2001 zur Anwendung kommen soll.

11. Das Amt wird die vom Hof in Ziffer 11 ausgesprochene Empfehlung befolgen.

12. Das Amt ist mit der vom Hof in diesem Punkt gemachten Bemerkung einverstanden. Das Amt hat bereits begonnen, sein Datenverarbeitungssystem, PVR, entsprechend anzupassen, damit alle mit einem Antrag zusammenhängenden Finanzvorgänge verfolgt werden können.

16. Es existieren beim Amt Aufgabenbeschreibungen für sämtliche Stellen, außer für eine oder zwei Stellen des technischen Referats. An diesen Stellenbeschreibungen wird zurzeit gearbeitet.

17. Es wurde ein System zur Überprüfung der den Mitarbeitern gewährten Rechte eingeführt.

20. und 29. Das Amt veröffentlicht alle durch Bedienstete auf Zeit zu besetzenden freien Stellen im Internet sowie in den Stellenausschreibungen der Organe. Feste Planstellen werden durch ein internes Auswahlverfahren besetzt.