Bericht

über den Jahresabschluss 2001 der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln, zusammen mit den Antworten der Agentur

(2002/C 326/04)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln gemäß Artikel 57 Absatz 10 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 57 Absatz 7 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors der Agentur ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 57 Absatz 11 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Der Hof kann aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN

Haushaltsvollzug

5. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2001 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1(3) dargestellt.

6. Seit 1998 ist der Zuschuss der Kommission an die Agentur Gegenstand von nicht unerheblichen Mittelübertragungen: Ende 1998 5,6 Millionen Euro, Ende 1999 8 Millionen Euro und Ende 2000 7,2 Millionen Euro. Auch im Haushaltsjahr 2001 wurden von dem im Haushaltsplan mit 14,7 Millionen Euro veranschlagten Zuschuss Mittel in Höhe von 7,9 Millionen Euro übertragen, wovon am 17. Dezember 2001 ein Gesamtbetrag von 6,8 Millionen ausgezahlt wurde. Angesichts dieser fortbestehenden Situation sollten die Kommission und die Agentur gemeinsam überlegen, wie die Höhe dieses Zuschusses genauer bewertet werden kann.

7. Die endgültigen Mittel des Haushaltsjahres beliefen sich auf 65,9 Millionen Euro, wovon 58,0 Millionen gebunden wurden. Die operationellen Mittel (Titel III - 28,6 Millionen Euro) wurden in Höhe von 24,3 Millionen gebunden. Die Zahlungen zulasten der operationellen Mittel des Haushaltsjahres beliefen sich auf 17,7 Millionen Euro, wovon 8,1 Millionen Euro auf das folgende Haushaltsjahr übertragen wurden (4,3 Millionen in Form von automatischen Übertragungen und 3,8 Millionen als nicht automatische Übertragungen) 2,8 Millionen wurden annulliert. Die Annullierungen sind zum Teil auf einen Rückgang bei den Tätigkeiten der Agentur aufgrund einer geringeren Inanspruchnahme ihrer Dienste zurückzuführen, was darin zum Ausdruck kam, dass die tatsächlichen Einnahmen geringer waren als die veranschlagten Einnahmen.

8. Die auf 2002 übertragenen Verpflichtungsermächtigungen entfielen im Wesentlichen auf die operationellen Mittel, die in Höhe von 13,5 Millionen Euro übertragen wurden, was eine Steigerung gegenüber dem Vorjahr bedeutet und zeigt, dass die Agentur bei der Planung ihrer Tätigkeiten mehr auf Qualität und Überwachung achten muss.

9. Die Mittelübertragungen aus dem Haushaltsjahr 2000 beliefen sich auf 11,8 Millionen Euro und wurden in Höhe von 10,6 Millionen Euro ausgezahlt. Der Restbetrag wurde annulliert.

Jahresabschluss

10. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der von der Agentur in ihrem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2001 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht. Die Agentur weist bei ihren Einnahmen 10,7 Millionen Euro aus, die im Haushaltsjahr 2001 fällig gewesen wären; dies verstößt gegen die geltenden Bestimmungen(4). Durch diese Darstellung wird jedoch die Zuverlässigkeit des Jahresabschlusses nicht beeinträchtigt.

11. Die Agentur nimmt keine Abschreibungen ihrer Anlagewerte vor; sie sollte die von der Kommission(5) erlassenen Bewertungs- und Abschreibungsregeln anwenden, damit ihre Vermögensübersicht ein getreues Bild ihrer tatsächlichen Vermögensgegenstände wiedergibt.

12. Die Kunden der Agentur überweisen sehr oft im Voraus Gesamtbeträge für Untersuchungen, die sie zu beantragen gedenken. Die Bestimmungen für die Festlegung der fälligen Gebühren sind sehr komplex und können zu unterschiedlichen Auslegungen führen. Es ist daher oft nicht leicht, einen Bezug zwischen den Zahlungen der Kunden und den tatsächlich anfallenden Gebühren herzustellen, was zu Verzögerungen bei der Ausstellung der entsprechenden Einziehungsanordnungen führt. Am 31. Dezember 2001 waren bei der Agentur Einziehungsanordnungen über einen Betrag von 2,6 Millionen Euro noch nicht ausgestellt worden. Die Agentur sollte ihren Kunden die Möglichkeit einräumen, bei ihr Depotkonten zu eröffnen.

Anwendung der Finanzvorschriften

13. Gemäß Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 2743/98 des Rates vom 14. Dezember 1998(6) muss der Verwaltungsdirektor jede Gebührenermäßigung ausreichend begründen. Bei 28 Akten (Gebührenermäßigung pro Akte 10000 Euro - Gesamtbetrag 280000 Euro) lag eine solche Begründung jedoch nicht vor.

14. Bei 25 von 28 Akten betraf dieser Beschluss Gebühren, die bereits im Jahr 2000 eingenommen worden waren. Es war schwierig, diesen Beschluss in das Rechnungsführungssystem zu übertragen, denn das SI2 - System ist für derartige Eingaben nicht ausgelegt. Deshalb wurde eine "negative" Einziehungsanordnung in Höhe von 280000 Euro (wovon 250000 Euro auf ein außerhalb des Haushaltsplans geführtes Konto verbucht wurden) ausgestellt.

15. Die Agentur verwaltet die Jahresgebühren manuell. Im Dezember 2001 betrafen diese Gebühren 195 Erzeugnisse (80 % für Human- und 20 % für Tierarzneimittel). Aufgrund eines Vermerks des Direktors der Agentur sollen die Einziehungsanordnungen zum 15. des Monats n für die Erzeugnisse ausgestellt werden, für die eine Erneuerungsgebühr im Monat n+2 fällig wird. Wie bereits bei früheren Prüfungen festgestellt, ist diese Frist bei den meisten der im Zusammenhang mit den Jahresgebühren geprüften Akten nicht eingehalten worden.

16. Im Haushaltsjahr 2000 beliefen sich die noch offenen Rechnungen für Inspektionsgebühren auf 330000 Euro (26 % der Solleinnahmen). Im Haushaltsjahr 2001 belief sich dieser Betrag (für vor dem 1. November 2001 ausgestellte Rechnungen) auf 270000 Euro (38 % der Solleinnahmen). Die in der Verfahrensregelung für Inspektionen vorgesehene Koordinierung zwischen Rechnungsführungs- und Verwaltungsdienststellen sollte verbessert werden.

17. Am 31. Dezember 2001 wurde ein Vertrag in Höhe von 236640 Euro zwischen einem Berater und der Agentur(7) unterzeichnet. Aus dem Ablauf der Verfahrensschritte bis zur Unterzeichnung dieses Vertrags ist eindeutig zu schließen, dass Mittel des Haushaltsplans 2001 verwendet werden sollten, bevor sie verfallen(8), und dass aus 2001 übertragene Mittel zur Finanzierung von Tätigkeiten herangezogen werden sollten, die ganz offensichtlich erst im Haushaltsjahr 2002 durchgeführt werden konnten. Dieses Vorgehen steht im Widerspruch zum Jährlichkeitsprinzip des Haushaltsplans.

18. Außerdem sind einige rechtliche Aspekte im Vertrag nicht zufriedenstellend geregelt: Nach der technischen Spezifikation müsste eine Bedingung folgen, mit der die Zahlung der Rechnungen an die tatsächliche Durchführung des Vertrags gebunden wird; vorgesehen ist aber lediglich ein Fälligkeitsplan für die Zahlungen.

Beschaffung von Waren und Dienstleistungen

System der Bedarfsvorausschätzung

19. Die Vorausschätzung des Arbeitsumfangs wird alljährlich im Rahmen der Erstellung des Haushaltsplans und des Arbeitsprogramms vorgenommen und ermöglicht die Festlegung folgender Parameter:

- Solleinnahmen

- Bedarf an Personal und Räumlichkeiten sowie Anschaffungen für den laufenden Bedarf

- Liste der durchzuführenden IT-Vorhaben.

20. Vorbereitung und Planung für die Anschaffungen obliegen den zuständigen Bereichsleitern der Agentur. Das vorgeschlagene Verfahren wird vom Vergabebeirat geprüft.

21. Wegen der Schwankungen bei den Einnahmen und der unzureichenden Berücksichtigung der mit den Vergabeverfahren verbundenen Sachzwänge, können diese Vorausschätzungen nur Richtschnur sein. Die Bereichsleiter neigen dazu, aufgrund der nicht abschätzbaren Einnahmen(9), ihre Kaufanträge erst Ende des Jahres einzureichen. Für den Zeitraum 2000-2001 wurden 65 % der Verträge erst im zweiten Halbjahr unterzeichnet, davon 26 % sogar erst in den beiden letzten Monaten des Jahres. Diese Vertragsbündelung am Ende des Haushaltsjahres kann nicht mit der Schwankung bei den Einnahmen begründet werden; diese bestehen nämlich zu einem nicht unerheblichen Teil aus einem Zuschuss der Kommission(10). Die Agentur sollte ihr System der Bedarfsvorausschätzung verbessern.

22. Die Notwendigkeit eines verbesserten Systems der Bedarfsvorausschätzung lässt sich anhand eines Projekts in Höhe von 236000 USD verdeutlichen, das eine gemeinsam mit der Weltgesundheitsorganisation durchgeführte IT-Entwicklung vorsah. Die erste Phase des IT-Projekts lief Anfang 2000 an und war im Juni 2001 abgeschlossen. Der Antrag auf Ausweitung des Projekts - von Juli 2001 bis Juni 2002 - erhielt am 19. Juli 2001 eine befürwortende Stellungnahme des Vergabebeirats. Für den am 13. November 2001 ausgestellten Mittelbindungsantrag(11) erteilte der Finanzkontrolleur seinen Sichtvermerk schließlich am 20. Dezember 2001, nachdem ein Nachtragshaushaltsplan angenommen und einige seiner Beanstandungen berücksichtigt worden waren. Am 23. Januar 2002 wurde eine Absichtserklärung (Memorandum of Understanding) anstelle eines Vertrages unterzeichnet. Während des zweiten Halbjahres 2001 erbrachte der Auftragnehmer seine Leistungen weiterhin, obwohl er keinen gültigen Vertrag hatte und ausreichende Mittel zur Finanzierung seiner Arbeiten nicht zur Verfügung standen.

Beschaffungsplanung

23. Da die Agentur über keine Beschaffungsplanung verfügt, wurden 51 % der Aufträge in den Bereichen "Verwaltung" und "Informationstechnologie" in den Jahren 2000 und 2001 im Wege des freihändigen Verfahrens vergeben, das oft mit einer besonderen Dringlichkeit begründet wurde.

24. Die Einführung eines Zeitplans für die Auftragsvergabe - vom Zeitpunkt der Einreichung der Dossiers beim Vergabebeirat bis zu dem gewünschten Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung - würde es ermöglichen, weniger oft auf die freihändige Vergabe zurückzugreifen und das Beschaffungssystem zu verbessern.

Verfahrensauswahl

25. Die fehlende Planung im Hinblick auf die Beschaffung wirkt sich noch zu stark auf die Auswahl des Vergabeverfahrens aus, die vielmehr durch das Bemühen um wirtschaftlich optimale Lösungen geprägt sein sollte.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung in Luxemburg vom 25. und 26. September 2002 angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 214 vom 24.8.1993, S. 18.

(2) In Anwendung von Artikel 57 Absatz 9 der Verordnung (EG) Nr. 2309/93 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 2001 am 27. März 2002 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Agentur, dem Europäischen Parlament, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 5. April 2002 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(3) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was bei den Summen mitunter zu kleinen Divergenzen führt. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist; 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(4) Artikel 15 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1150/2000 des Rates vom 22. Mai 2000 (ABl. L 130 vom 30.5.2000, S. 8).

(5) Verordnung (EG) Nr. 2909/2000 der Kommission vom 29. Dezember 2000 (ABl. L 336 vom 30.12.2000, S. 75).

(6) ABl. L 345 vom 19.12.1998, S. 7.

(7) Referenz C/01/2001.3.

(8) Die Mittelbindung SI2.8418 in Höhe von 203508 Euro, die 85 % der Vertragskosten abdeckt, wurde am 19.12.2001 unterzeichnet.

(9) Die Agentur kann Einnahmen lediglich für neue Medikamente zuverlässig veranschlagen, d. h. bei 10 % der eingereichten Anträge.

(10) Grundsätzlich 30 %.

(11) Referenz SI2.8217.

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Agentur - In diesen Tabellen sind die von der Agentur in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2001 und 2000

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Agentur - In diesen Tabellen sind die von der Agentur in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2001 und 31. Dezember 2000NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Agentur - In diesen Tabellen sind die von der Agentur in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Antworten der Agentur

4. Die Agentur begrüßt die abschließende Feststellung des Hofs, dass die Prüfung der Rechnung der Agentur für das Haushaltsjahr 2001 bestätige, dass der Jahresabschluss zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

Die Agentur erkennt außerdem an, dass der Hof nicht nur eine gründliche Bewertung der gesamten Bandbreite der finanziellen Aktivitäten der Agentur, sondern auch der Haushalts- und Rechnungsstruktur und -verfahren vorgenommen hat.

6. Es ist darauf hinzuweisen, dass die Aktivitäten der Agentur durch die von den Antragstellern für Genehmigungen für das Inverkehrbringen zu entrichtenden Gebühren (ca. 75 % der Einnahmen) und einen Gemeinschaftsbeitrag (ca. 25 %) finanziert werden.

Der Großteil dieser Gebühren wird vor der Einreichung der Anträge entrichtet, was bedeutet, dass die Agentur stets einen positiven Cashflow beibehält.

Die Agentur und die Kommission erörterten diese Frage im Jahr 2002 und sind übereingekommen, dass die Salden der vergangenen Jahre übertragen werden und ab 2002 der jährliche Beitrag in drei Teilzahlungen entrichtet wird (März, Juli und Oktober). Im Oktober jeden Jahres wird eine Sitzung der Agentur und der Kommission stattfinden, um den tatsächlichen Bedarf der Agentur bis zum Ende des Haushaltsjahrs festzustellen.

7. Es ist zu berücksichtigen, dass die Agentur nicht mit absoluter Genauigkeit die in einem Jahr letztlich als Gebühreneinnahmen eingegangenen Beträge vorhersehen kann, insbesondere da die Gebühreneinnahmen am Ende des Jahres n-2 veranschlagt und am Ende des Jahres n-1 überprüft werden müssen. Die veranschlagten Gebühreneinnahmen für das Haushaltsjahr 2001 betrugen 45,7 Millionen Euro, und die tatsächlichen Gebühreneinnahmen beliefen sich auf 42,7 Millionen Euro.

8. Der Betrag der Übertragungen ergibt sich in erheblichem Maße aus der Tatsache, dass das Jahresende häufig eine besonders arbeitsreiche Zeit für die Pharmaunternehmen ist, was folglich zu einer größeren Anzahl von Einreichungen und einem höheren Betrag von an die Agentur entrichteten Gebühren führt. Die Beurteilungsaktivitäten in Bezug auf die Anträge und die Gebühren werden im Laufe des Folgejahres durchgeführt.

Ein Großteil der Übertragungen ermöglicht Zahlungen an die zuständigen nationalen Behörden für die von den Berichterstattern und Mitberichterstattern geleistete Beurteilungsarbeit (in der Regel 50 % der Antragsgebühren). Diese Beträge werden nach Abschluss der Beurteilungsarbeit des Berichterstatters/Mitberichterstatters und nach dem Eingang der entsprechenden Berichte 70 bis 90 Tage nach dem Erhalt der Gebühr durch die Agentur gezahlt.

9. Diese Feststellung kann bestätigt werden. Es sei hier jedoch angemerkt, dass die Übertragungen hinsichtlich der endgültigen Beträge eine geschätzte Komponente enthalten, wie dies z. B. bei der die Ausstattung der Räumlichkeiten usw. der Fall ist. Die Agentur wird weiterhin bestrebt sein sicherzustellen, dass die Rückstellungen innerhalb eines annehmbaren materiellen Rahmens genau sind.

10. Die Frage der Berechnung der Einnahmen durch die Agentur wird im Zusammenhang mit der Neugestaltung der Finanzvorschriften überprüft werden. Derzeit geht die Leitung der Agentur jedoch davon aus, dass die verwendeten Verfahren der Haushaltsführung die finanziellen Ergebnisse der Agentur korrekt wiedergeben. Ergänzende Informationen zu eingenommenen Geldern und erfolgten Zahlungen finden sich gemäß den Finanzvorschriften in der Übersicht über die Haushaltseinnahmen und -ausgaben.

11. Im Laufe des Jahres 2002 wird eine Rahmenfinanzregelung für alle Einrichtungen der EU, einschließlich der Agentur, erlassen. Es ist vorgesehen, gemäß den vom Rechnungsführer der Kommission zu erlassenden Vorschriften im Jahr 2003 eine Abschreibung einzuführen.

12. Der fragliche Betrag von 2,6 Millionen Euro betrifft vor dem offiziellen Beginn des Beurteilungsverfahrens, wenn die Einziehungsanordnung ausgestellt wird, eingegangene Gebühren. Für Routinevorgänge, für die die Gebühren im Voraus zu entrichten sind, wird die Agentur gemeinsam mit den Kunden untersuchen, inwieweit die Eröffnung eines Depotkontos machbar wäre.

13. Bei dieser Angelegenheit handelte es sich um eine sehr spezifische und außergewöhnliche Situation, die auf zwingenden Gründen der öffentlichen Gesundheit beruhte. Das Fehlen finanzieller Anreize zur Erleichterung der Umsetzung von Gemeinschaftsmaßnahmen hätte dazu führen können, dass eine Reihe von Produkten vom Markt genommen wird, und zwar mit unannehmbaren Folgen im Hinblick auf die öffentliche Gesundheit, insbesondere eine Therapieunterbrechung bei Patienten.

In diesem besonderen Fall hat der zuständige Ausschuss den gewählten Ansatz unterstützt, und der Verwaltungsrat wurde informiert und erhob keine Einwände. Die Agentur wird jedoch alle Anstrengungen unternehmen, damit die Finanzvorschriften künftig vollauf eingehalten werden.

14. Angesichts der Einschränkungen des Rechnungsführungssystems SI2 ist es, wie der Hof unterstreicht, schwierig, die Kategorie des Gegenstands der Transaktion in das System einzugeben. Die Lösung, die die Agentur diesbezüglich gewählt hat, entstand aus der Dringlichkeit der Angelegenheit. Die Agentur wird jedoch angemessenere Lösungswege prüfen, falls eine derartige Situation erneut auftritt.

15. Es wurden entsprechende Schritte unternommen, um sicherzustellen, dass Einziehungsanordnungen für Jahresgebühren rechtzeitig ausgestellt werden.

16. Die Einziehung von Rechnungsbeträgen für Inspektionen ist in bestimmten Fällen eine komplexe Angelegenheit, da die Antragsteller häufig versuchen, die Zahlung so lange hinauszuzögern, bis die Inspektion stattgefunden hat, obwohl sie gesetzlich dazu verpflichtet sind, innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum zu zahlen. Es wurden verbesserte Verfahren zur Überwachung der Einziehung von Inspektionsgebühren eingeführt.

17. Der betreffende Vertrag war für das reibungslose Funktionieren des EudraVigilance-Systems von wesentlicher Bedeutung. Man war davon ausgegangen, dass sowohl der Vertrag als auch große Teile der Arbeit noch vor Dezember 2001 von einer von EudraVigilance getrennten Arbeitsgruppe abgeschlossen sein würden, aber aufgrund unvorhergesehener Verzögerungen, und um das Projekt so bald wie möglich in Gang zu bringen, erfolgten die Vertragsunterzeichnung und die Ausführung der Arbeiten in verschiedenen Haushaltsjahren. Die Agentur wird bestrebt sein, einen solchen zeitlichen Ablauf künftig zu vermeiden.

18. Die Arbeit des Auftragnehmers wird wöchentlich überprüft. Die Arbeitszeitnachweise des Auftragnehmers, die nicht nur zum Nachweis über die Anwesenheit bei der Agentur gemäß den Vertragsbestimmungen, sondern auch über den zufrieden stellenden Fortschritt unterzeichnet werden, begründen die regelmäßigen Zahlungen, die in Übereinstimmung mit dem Zahlungsplan getätigt wurden.

Die Agentur wird ein Verfahren einrichten, um sicherzustellen, dass Verträge nicht nur einen Zeitplan für die Zahlungen, sondern auch einen Zeitplan für die Durchführung vereinbarter Maßnahmen enthalten werden, und es wird gewährleistet werden, dass die letzte Zahlung erst nach der endgültigen Lieferung der Waren und/oder Bereitstellung der Dienstleistungen getätigt wird.

19. Der Bedarf an zusätzlichem Büroraum, Renovierungen usw. wird im Einzelnen in einem internen Haushaltsdokument dargelegt, in dem jede Ausgabe gegebenenfalls in Verbindung mit Vertragsangaben aufgeführt wird.

20. Eine Liste mit vorgesehenen Ausschreibungen wird zu Jahresbeginn innerhalb des jeweiligen Bereichs aufgestellt, und vorherige Bekanntgaben werden erstellt und im Amtsblatt der Serie S veröffentlicht. Alle Ausschreibungen werden vor der Veröffentlichung dem Vergabebeirat zur Stellungnahme vorgelegt.

21. Der Grund dafür, dass viele Verträge erst im weiteren Verlauf des Jahres unterzeichnet werden, liegt darin, dass ein Projekt mehrere Monate Vorbereitung in Anpruch nehmen kann. Das anschließende Ausschreibungsverfahren kann ebenfalls mehrere Monate dauern. Daher laufen die Projekte zu Jahresbeginn an, die Verträge können jedoch häufig erst im September oder Oktober unterzeichnet werden. Da zumindest der Gemeinschaftsbeitrag in Zukunft eine zuverlässige Einkommensquelle in Form von drei mit der Kommission vereinbarten Teilzahlungen sichern wird (siehe Punkt 6 oben), sollte es möglich sein, die Ausgaben gleichmäßiger über das Jahr zu verteilen.

22. Die Verhandlungen zwischen der Agentur und der Weltgesundheitsorganisation (WHO) über eine Ausweitung der Zusammenarbeit in Bezug auf SIAMED hatten das Datum überschritten, an dem der ursprüngliche Vertrag auslief. Dies war in erster Linie der Tatsache zuzuschreiben, dass die WHO auf einer anderen Formel der Kostenteilung bestand, d. h. die Agentur hatte ca. zwei Drittel der Kosten zu tragen.

Das Verfahren im Zusammenhang mit diesem Projekt hat seitdem zur Schaffung der Stelle eines Vertragsmanagers zur genaueren Überwachung der vertraglichen Beziehungen mit Dritten geführt.

23-24. Der Grund dafür, dass eine Reihe von Aufträgen in den Bereichen "Verwaltung" und "Informationstechnologie" freihändig vergeben wurde, liegt darin, dass bestimmte Unternehmen, z. B. die Anbieter von Telekommunikationssystemen, ausschließlich die Installation ihrer besonderen Hardware- oder Softwaremarke gestatten. Die Nichteinhaltung kann zur Nichtigkeit des Wartungsvertrags führen.

25. Es stimmt, dass die Auswahl der Vergabeverfahren häufig von Notfällen bestimmt wird. Diese Situation ist zum Teil auf die Schwierigkeiten zurückzuführen, denen die Agentur bei der Vorausschätzung der Nachfrage in einem bestimmten Haushaltsjahr gegenübersteht. Die Agentur wird sich bemühen, ihre Prognose- und Haushaltsplanungsverfahren zu vervollkommnen.