Zusammenfassung der Stellungnahme des Europäischen Datenschutzbeauftragten zur Überarbeitung der EU-Verordnungen über die Zustellung von Schriftstücken und die Beweisaufnahme in Zivil- und Handelssachen

(Der vollständige Text dieser Stellungnahme ist in englischer, französischer und deutscher Sprache auf der Internetpräsenz des EDSB unter www.edps.europa.eu erhältlich)

(2019/C 370/07)

Am 31. Mai 2018 legte die Europäische Kommission zwei Vorschläge vor; zum einen für eine Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates zur Änderung von Verordnung (EG) Nr. 1206/2001 des Rates vom 28. Mai 2001 über die Zusammenarbeit zwischen den Gerichten der Mitgliedstaaten auf dem Gebiet der Beweisaufnahme in Zivil- oder Handelssachen (1) und zum anderen für eine Verordnung zur Änderung von Verordnung (EG) Nr. 1393/2007 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. November 2007 über die Zustellung gerichtlicher und außergerichtlicher Schriftstücke in Zivil- oder Handelssachen in den Mitgliedstaaten (2). Die Vorschläge zielen hauptsächlich darauf ab, das reibungslose Funktionieren der justiziellen Zusammenarbeit in diesen Bereichen zu verbessern, indem unter anderem die Zustellung von Schriftstücken und die Beweisaufnahme über ein dezentrales IT-System vorgesehen sind.

Der EDSB ist der Auffassung, dass der Austausch personenbezogener Daten für die Schaffung eines Raums der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts unerlässlich ist. Daher begrüßt er die allgemeinen Ziele der Vorschläge zur Verbesserung der Effizienz der justiziellen Zusammenarbeit in Zivil- oder Handelssachen in Bezug auf die Beweisaufnahme und die Zustellung von Schriftstücken, insbesondere durch Digitalisierung und den Einsatz von IT-Technologie. Er teilt die Auffassung, dass die vorgeschlagenen Verordnungen spürbare Auswirkungen auf das tägliche Leben der EU-Bürger haben könnten.

Diese Stellungnahme enthält drei wesentliche Empfehlungen, um den Gesetzgeber bei der Erreichung dieses sehr wichtigen Ziels konstruktiv zu unterstützen und gleichzeitig die Einhaltung der Charta und der DSGVO zu gewährleisten:

— Die Schaffung einer klaren Rechtsgrundlage für das IT-System, das für die Zustellung von Schriftstücken, Anträgen und Mitteilungen im Sinne dieser Verordnungen verwendet werden soll. Insbesondere für den Fall, dass das IT-System von einem Organ, einer Einrichtung, einer Agentur oder einem Amt der EU verwendet wird, sollte diese Rechtsgrundlage grundsätzlich in einem EU-Rechtsetzungsakt festgelegt werden. Auch für den Fall, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines bereits vorhandenen IT-Systems erfolgen soll, empfiehlt der EDSB, die Verwendung eines solchen Systems im Rechtsetzungsakt selbst festzulegen. Das bereits vorhandene System, das zur Nutzung vorgesehen ist, sollte jedoch selbst ordnungsgemäß auf der Grundlage eines auf EU-Ebene erlassenen Rechtsakts eingerichtet werden, was bei e-CODEX derzeit nicht der Fall ist. Falls sich der EU-Gesetzgeber für die e-CODEX-Lösung entscheidet, sollte unverzüglich Abhilfe für das Fehlen eines Rechtsinstruments auf EU-Ebene zur Einrichtung und Regulierung des Systems geschaffen werden.

— Die Aufnahme einer allgemeinen Beschreibung der Merkmale des IT-Systems in die Rechtsetzungsakte selbst, beispielsweise der Verantwortlichkeiten im Bereich des Datenschutzes oder der einschlägigen geltenden Garantien. Die genauere Festlegung erfolgt in den Durchführungsrechtsakten. Insbesondere dann, wenn die Kommission oder ein anderes Organ, eine andere Einrichtung, eine andere Agentur oder ein anderes Amt der EU an der Nutzung des neuen Systems beteiligt wäre, sollten die Zuständigkeiten des (gemeinsam) für die Verarbeitung Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters im Idealfall im Rechtsakt festgelegt werden.

— Die Durchführung einer Folgenabschätzung zum Datenschutz bei der Ausarbeitung der Durchführungsrechtsakte.

Der EDSB gibt in dieser Stellungnahme weitere detaillierte Empfehlungen.

Der EDSB steht den Organen während des Gesetzgebungsverfahrens und während der Umsetzungsphase der Verordnungen nach deren Verabschiedung zur weiteren Konsultation zur Verfügung.

1. Einleitung und Hintergrund

1. Am 31. Mai 2018 hat die Kommission zwei Vorschläge ( 3 ) für eine Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates zur Änderung folgender Verordnungen angenommen: — Verordnung (EG) Nr. 1206/2001 des Rates vom 28. Mai 2001 über die Zusammenarbeit zwischen den Gerichten der Mitgliedstaaten auf dem Gebiet der Beweisaufnahme in Zivil- oder Handelssachen (nachstehend „Verordnung zur Beweisaufnahme“); — Verordnung (EG) Nr. 1393/2007 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Zustellung gerichtlicher und außergerichtlicher Schriftstücke in Zivil- oder Handelssachen in den Mitgliedstaaten (nachstehend „Verordnung zur Zustellung von Schriftstücken“).

2. Die seit 2004 geltende Verordnung zur Beweisaufnahme sieht zwei Möglichkeiten der Beweisaufnahme zwischen den Mitgliedstaaten vor: die Beweisaufnahme durch das ersuchte Gericht und die unmittelbare Beweisaufnahme durch das ersuchende Gericht.

3. In der seit 2008 geltenden Verordnung zur Zustellung von Schriftstücken sind unterschiedliche Arten der Übermittlung von Schriftstücken von einem Mitgliedstaat in einen anderen vorgesehen. Sie können beispielsweise über Übermittlungs- oder Empfangsstellen oder durch Übermittlung auf konsularischem oder diplomatischem Weg zugestellt werden. Sie legt ferner einheitliche rechtliche Bedingungen für die unmittelbare grenzüberschreitende Zustellung von Schriftstücken per Post fest und sieht eine unmittelbare Zustellung durch die zuständige Person des betreffenden Mitgliedstaats vor, sofern dies nach dem Recht dieses Mitgliedstaats zulässig ist. Sie enthält gewisse Mindeststandards für den Schutz der Verteidigungsrechte. Die Anwendung der Verordnung „ist nicht auf Verfahren vor Zivilgerichten beschränkt, da ihr Anwendungsbereich auch „außergerichtliche“ Schriftstücke umfasst, deren Zustellung in verschiedenen außergerichtlichen Verfahren (z. B. in Erbsachen vor einem Notar oder in Familiensachen vor einer Behörde) oder auch außerhalb eines Verfahrens notwendig sein kann“ ( 4 )

4. Die Vorschläge sind im Arbeitsprogramm der Kommission für 2018 enthalten, und zwar unter REFIT-Initiativen — Ein auf gegenseitigem Vertrauen basierender Raum des Rechts und der Grundrechte ( 5 ) . Als Begleitdokument zu den Vorschlägen ist eine Folgenabschätzung beigefügt ( 6 )

5. Beide Vorschläge sehen die Übermittlung von Schriftstücken, Anträgen und Mitteilungen über ein verbindliches dezentrales IT-System vor, das aus nationalen IT-Systemen besteht, die durch eine Kommunikationsinfrastruktur miteinander verbunden sind und den sicheren und zuverlässigen grenzüberschreitenden Informationsaustausch zwischen den nationalen IT-Systemen ermöglichen. Ferner sehen sie die Anwendung von Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt vor ( 7 )

6. Am 13. Februar 2019 verabschiedete das Europäische Parlament seine legislativen Entschließungen zu beiden Vorschlägen in erster Lesung ( 8 ) , wobei es sich unter anderem auf die Einrichtung eines dezentralen IT-Systems einigte, sofern dieses System auf e-CODEX basiert und die Umsetzung eines solchen Systems durch delegierte Rechtsakte sichergestellt wird.

7. Am 6. Juni 2019 fand im Rat eine Orientierungsaussprache statt. Der Vorsitz kam zu dem Schluss, dass „der Rat die Notwendigkeit einer Modernisierung unserer Prozesse im Bereich der justiziellen Zusammenarbeit in Zivil- und Handelssachen bekräftigt hat. Der Vorsitz stellte fest, dass ein dezentrales und gesichertes IT‑System bevorzugt wird. Er fügte hinzu, dass die Minister die obligatorische Nutzung des Systems nur unter bestimmten Bedingungen akzeptieren könnten, einschließlich einer längeren Übergangsfrist und eines von der Kommission zur Verfügung zu stellenden Back-End-Referenzsystems. Eine Liste der notwendigen Ausnahmen ist ebenfalls zu berücksichtigen. Schließlich stellte der Vorsitz fest, dass e-CODEX die zu diesem Zweck zu verwendende Softwarelösung sein könnte. Auf technischer Ebene müssen weitere Arbeiten durchgeführt werden“ ( 9 )

8. Am 23. April 2019 hat die Kommission beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (nachstehend „EDSB“) einen Antrag auf Anhörung eingereicht, um die Konformität beider Vorschläge mit der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) zu bewerten. Der EDSB begrüßt die Anhörung seitens der Kommission.

3. Schlussfolgerungen

24. Der EDSB begrüßt die allgemeinen Ziele der Vorschläge zur Verbesserung der Effizienz der justiziellen Zusammenarbeit, insbesondere durch die Digitalisierung und den Einsatz von IT-Technologie in Bezug auf die Beweisaufnahme und die Zustellung von Schriftstücken in Zivil- oder Handelssachen. Daher sollen die Organe der EU mit dieser Stellungnahme konstruktiv und objektiv beraten werden.

25. Der EDSB begrüßt die Festlegung einer allgemeinen Systemarchitektur im Rechtsetzungsakt selbst und die Verpflichtung zu einem zuverlässigen Informationsaustausch sowie die Notwendigkeit, Vertrauensdienste im Sinne von Verordnung (EU) Nr. 910/2014 zu verwenden.

26. Der EDSB spricht drei wichtige Empfehlungen aus, um die Einhaltung der Charta und der DSGVO zu gewährleisten: — Die Schaffung einer klaren Rechtsgrundlage für das IT-System, das für die Zustellung von Schriftstücken, Anträgen und Mitteilungen im Sinne dieser Verordnungen verwendet wird. Insbesondere für den Fall, dass das IT-System von einem Organ, einer Einrichtung, einer Agentur oder einem Amt der EU verwendet wird, sollte diese Rechtsgrundlage grundsätzlich in einem EU-Rechtsetzungsakt festgelegt werden. Auch für den Fall, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines bereits vorhandenen IT-Systems erfolgen soll, empfiehlt der EDSB, die Verwendung eines solchen Systems im Rechtsetzungsakt selbst festzulegen. Das bereits vorhandene System, das zur Nutzung vorgesehen ist, sollte jedoch selbst ordnungsgemäß auf der Grundlage eines auf EU-Ebene erlassenen Rechtsakts eingerichtet werden, was bei e-CODEX derzeit nicht der Fall ist. Falls sich der EU-Gesetzgeber für die e-CODEX-Lösung entscheidet, sollte unverzüglich Abhilfe für das Fehlen eines Rechtsinstruments auf EU-Ebene zur Einrichtung und Regulierung des Systems geschaffen werden. — In die Rechtsetzungsakte selbst wird eine allgemeine Beschreibung der Merkmale des IT-Systems aufgenommen, beispielsweise der Verantwortlichkeiten im Bereich des Datenschutzes oder der einschlägigen geltenden Garantien. Die genauere Festlegung erfolgt in den Durchführungsrechtsakten. Für den Fall, dass die Kommission oder ein anderes Organ, eine andere Einrichtung, eine andere Agentur oder ein anderes Amt der EU an der Nutzung des Systems beteiligt wäre, sollten die Zuständigkeiten des (gemeinsam) für die Verarbeitung Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters im Idealfall im Rechtsakt festgelegt werden. — Die Durchführung einer Folgenabschätzung zum Datenschutz bei der Ausarbeitung der Durchführungsrechtsakte.

27. Der EDSB empfiehlt ferner, — in beiden Rechtsetzungsakten einen Durchführungsrechtsakt vorzusehen, um das IT-System weiter zu präzisieren, sodass die neuen Bestimmungen zur elektronischen Zustellung und zur unmittelbaren Beweisaufnahme per Videokonferenz in den Durchführungsrechtsakten berücksichtigt werden und somit auch bei diesen Verarbeitungsvorgängen spezifische Garantien enthalten sind. — für den Fall, dass gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche vorhanden sind, das Verhältnis zwischen den gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen und den Inhalt der verbindlichen Vereinbarungen, die zwischen ihnen gelten, in den Durchführungsrechtsakten festzulegen. — in den Durchführungsrechtsakten Garantien festzulegen, die einer begrenzten Anzahl von zugelassenen Nutzern den Zugriff gewähren. — die zu erhebenden statistischen Angaben in den Durchführungsrechtsakten so genau wie möglich festzulegen.

28. Abschließend weist der EDSB darauf hin, dass er der Kommission, dem Rat und dem Europäischen Parlament in den weiteren Phasen dieses Prozesses zur Konsultation zur Verfügung steht. Die in dieser Stellungnahme abgegebenen Empfehlungen erfolgen unbeschadet etwaiger zusätzlicher Anmerkungen, die der EDSB unter Umständen bei weiteren Fragen machen könnte. Er weist darauf hin, dass die Kommission gemäß Artikel 42 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725 verpflichtet ist, bei der Ausarbeitung von Durchführungsrechtsakten und delegierten Rechtsakten, die Auswirkungen auf den Schutz der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten haben, den Europäischen Datenschutzbeauftragten zu konsultieren. Der EDSB geht daher davon aus, dass er diesbezüglich zu den Bestimmungen der Entwürfe für die Durchführungsrechtsakte oder delegierten Rechtsakte zu einem späteren Zeitpunkt konsultiert wird.

Brüssel, den 13. September 2019 Wojciech Rafał WIEWIÓROWSKI Europäischer Datenschutzbeauftragter

(1) ABl. L 174 vom 27.6.2001, S. 1.

(2) ABl. L 324 vom 10.12.2007, S. 79.

(3) Vorschlag COM (2018)378 final (nachstehend „Vorschlag zur Beweisaufnahme“) und Vorschlag COM (2018)379 final (nachstehend „Vorschlag zur Zustellung von Schriftstücken“).

(4) Begründung, Seite 2.

(5) Arbeitsprogramm der Kommission für 2018: Agenda für ein enger vereintes, stärkeres und demokratischeres Europa (COM(2017)650 final vom 24.10.2017), Anhang II, Punkte 10 und 11.

(6) Arbeitspapier der Kommissionsdienststellen SWD(2018)285 und SWD(2018)287.

(7) Begründung zum Vorschlag zur Beweisaufnahme, S. 3 und zum Vorschlag zur Zustellung von Schriftstücken, S. 4: „[z]war sind die Mitgliedstaaten grundsätzlich nicht daran gehindert, ihre Kommunikation zu digitalisieren, die bisherigen Erfahrungen und Prognosen dessen, was ohne Maßnahmen auf EU-Ebene geschehen würde, zeigen jedoch, dass nur sehr langsam Fortschritte erzielt würden und dass, selbst wenn die Mitgliedstaaten tätig werden, die Interoperabilität ohne unionsrechtlichen Rahmen nicht sichergestellt werden kann. Das Ziel des Vorschlags kann von den Mitgliedstaaten selbst nicht ausreichend verwirklicht werden, sondern nur auf Unionsebene.“

(8) P8_TA(2019)0103 und P8_TA(2019)0104.

(9) Ergebnisse der Ratstagung (9970/19), S. 7, vorläufige Fassung verfügbar unter: https://www.consilium.europa.eu/media/39709/st09970-en19.pdf

Nach dem Papier des Vorsitzes (9566/19), Abs. 8 und 13 „wird e-CODEX in den Folgenabschätzungen der Kommission, die beiden Vorschlägen beigefügt sind, als das geeignetste und einzige ohne weiteres zur Verfügung stehende IT-System erachtet. Die Entwicklung eines anderen dezentralen Systems würde bedeuten, dass sich dabei wieder dieselben Herausforderungen stellen würden wie bereits bei der Entwicklung von e-CODEX.“„Eine der bestehenden Lösungen ist e-CODEX, ein System, das mit finanzieller Unterstützung der EU von einem Konsortium von Mitgliedstaaten über einen Zeitraum von fast zehn Jahren entwickelt wurde. E-CODEX wird derzeit für folgende Zwecke genutzt: für das System zur Verknüpfung von Unternehmensregistern (Business Registers Interconnection System — BRIS); für die Vernetzung der nationalen Insolvenzregister; für das System für den digitalen Austausch von elektronischen Beweismitteln. Allerdings wird e-CODEX, soweit Anwendungsfälle auf der Grundlage der freiwilligen Zusammenarbeit betroffen sind, noch nicht von allen Mitgliedstaaten umgesetzt und verwendet. In diesem Zusammenhang könnte die Kommission bei den Beratungen auf Gruppenebene für diejenigen Mitgliedstaaten, in denen es derzeit keine IT-Systeme zur Unterstützung elektronischer Verfahren gibt, die Entwicklung einer Referenzlösung für die Implementierung eines Back-End-Systems auf nationaler Ebene in Betracht ziehen, sofern eine ausreichend starke und breite Unterstützung der Delegationen für eine obligatorische elektronische Kommunikation vorhanden ist. Alle Systeme müssten technisch interoperabel und mit den gleichen technischen Spezifikationen (Protokolle, Normen, XML-Schemata und Abläufe) kompatibel sein.“