Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Beobachtungsstelle

(2001/C 372/08)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht gemäß Artikel 11 Absatz 11 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 8 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 11 Absatz 12 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates (geändert durch Artikel 1 der Verordnung (EG) Nr. 3294/94 des Rates(2) vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(3) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN BEOBACHTUNGSSTELLE FÜR DROGEN UND DROGENSUCHT (LISSABON) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 2000 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Ausführung des Haushaltsplans und Haushaltskonten

5. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2000 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist aus Tabelle 1 zu ersehen(4).

6. Die endgültigen Mittel des Haushaltsjahres beliefen sich auf 8,3 Millionen Euro, die in Höhe von 8 Millionen Euro (97 %) gebunden wurden.

7. Die hohe Nichtverwendungsrate bei den Zahlungsermächtigungen des Titels III (weniger als 50 %) betrifft die Ausführung der Verträge mit den nationalen Zentren oder Anlaufstellen, die mit der Beobachtungsstelle zusammenarbeiten, deren Dauer das Jahr des Vertragsabschlusses überschreitet. Die Analyse der Zahlungen des Titels III ergibt, dass 44 % der Zahlungen im letzten Quartal erfolgt sind. Eine Unterzeichnung der Verträge zu Beginn des Haushaltsjahres würde eine sachgerechtere Mittelbewirtschaftung ermöglichen.

8. Die auf 2001 übertragenen Mittel belaufen sich auf 2,2 Millionen Euro (27 % der Mittelbindungen) und betreffen im Wesentlichen die operationellen Mittel, die in Höhe von 1,6 Millionen Euro (54 % der Mittelbindungen) übertragen wurden. Von den insgesamt aus 1999 übertragenen Mitteln wurden 0,2 Millionen Euro oder rund 9 % Ende 2000 annulliert.

9. Das Rechnungsführungssystem über die Haushaltsvorgänge SI2 enthält noch nicht das Modul, um die wiedereinzuziehenden Beträge zu erfassen, und sollte daher ergänzt werden.

Finanzausweise und Rechnungsführung

Rechnungsführung

10. Die Tabellen 2 und 3 enthalten jeweils die Einnahmen- und Ausgabenrechnung für das Haushaltsjahr 2000 und die Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000.

Rechnungsführungssysteme

11. Die Beobachtungsstelle verfügt über kein Instrument, um die tatsächlichen Gesamtkosten der von ihr unternommenen Aktionen festzustellen. Ein derartiges Instrument ist zur Verbesserung der Verwaltung aber unverzichtbar.

Buchmäßige Behandlung der Anlagewerte und Bestandsverzeichnis

12. Die Vermögensgegenstände werden in der Vermögensübersicht zu ihrem Anschaffungswert ausgewiesen, und ihre Wertminderung wird nicht berücksichtigt. Seit Dezember 2000 sind die Rechnungsführungsvorschriften in Bezug auf die Sachanlagen und immateriellen Anlagewerte durch eine Kommissionsverordnung(5) festgelegt. Die Beobachtungsstelle sollte diese Vorschriften in ihre Regelung aufnehmen, damit u. a. Probleme mit der Bewertung der in das Bestandsverzeichnis aufzunehmenden Vermögensteile vermieden werden.

13. Gemäß ihrer Finanzregelung (Artikel 52) muss die Beobachtungsstelle ein laufendes Bestandsverzeichnis über alle zu ihrem Vermögen gehörenden beweglichen und unbeweglichen Gegenstände führen. Im Jahre 2000 sind im Anschluss an eine interne Umstrukturierung die Zuständigkeiten im Zusammenhang mit der Führung des Bestandsverzeichnisses nicht zugewiesen worden. Infolgedessen wurde kein Bestandsverzeichnis erstellt.

Weiterverfolgung früherer Bemerkungen des Hofes

14. In seinem Jahresbericht zum Haushaltsjahr 1999(6) stellte der Hof fest, dass die mitgliedstaatliche Kofinanzierung der von den Anlaufstellen ausgeführten ständigen Aufgaben durch Nachweise bestätigt wird, die von diesen selbst erstellt werden und deren Begründetheit von der Beobachtungsstelle nicht überprüft werden kann. In dieser Hinsicht sind keine Fortschritte zu verzeichnen.

15. Im Gegensatz zu den anderen dezentralen Einrichtungen hat die Beobachtungsstelle ihre Finanzregelung in Bezug auf die Mehrwertsteuer noch nicht in Einklang mit den Bestimmungen der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan gebracht.

Personalmanagement

Personalpolitik

16. Das Personal der Beobachtungsstelle unterliegt den Verordnungen und Regelungen für die Beamten und sonstigen Bediensteten der Gemeinschaft. Gemäß Artikel 15 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 vom 8. Februar 1993 erlässt der Verwaltungsrat im Einvernehmen mit der Kommission die erforderlichen Durchführungsbestimmungen. Bis 2000 basierte die Personalverwaltung auf den allgemeinen Durchführungsbestimmungen der Kommission oder in bestimmten Bereichen auf spezifischen Beschlüssen. Im Anschluss an eine Gesamtbewertung stellte die Beobachtungsstelle einen internen Reformplan auf. In diesem Zusammenhang ist 2000 eine allgemeine Unterlage zur Personalpolitik ausgearbeitet worden.

Einstellungsverfahren und Einstufung

17. Im Jahre 1995 billigte der Verwaltungsrat eine Unterlage, in der die Einstellungsverfahren dargelegt werden. Zur Einstellung ihrer Zeitbediensteten wendet die Beobachtungsstelle im Allgemeinen externe Verfahren an, wobei die entsprechenden Stellenausschreibungen bei den anderen Agenturen, den Organen, im Amtsblatt und auf ihrer Website einer breiten Öffentlichkeit bekannt gegeben werden.

Beurteilung der Leistung des Personals

18. Erst 2000 führte die Beobachtungsstelle ein allgemeines Beurteilungsverfahren durch, obgleich gemäß Artikel 43 des Statuts über die Befähigung, Leistung und dienstliche Führung aller Beamten regelmäßig mindestens alle zwei Jahre eine Beurteilung erstellt wird.

Aufgabenbeschreibung

19. Wie in Artikel 44 der Finanzregelung der Beobachtungsstelle vorgesehen(7), ist eine Kartei zur Erfassung der Planstellen mit einer Beschreibung der Aufgaben für jede Planstelle erstellt worden. Diese Kartei wird im Jahre 2001 im Rahmen der internen Reform der Beobachtungsstelle aktualisiert werden.

20. Die Aufgabenbeschreibung sollte den Bediensteten leicht zugänglich gemacht werden und Bestandteil ihrer Personalakten sein. Von den 12 untersuchten Personalakten enthielt keine eine Aufgabenbeschreibung.

Führung der Personalakten

21. Anhand der Prüfung von 12 Akten konnte festgestellt werden, dass Akten in einigen Fällen unvollständig waren und die Angaben zur Laufbahnentwicklung nicht regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht waren. Alle Akten müssten überarbeitet werden, um sicherzustellen, dass sie alle wesentlichen Teile enthalten.

Entwicklung des Personals und der Tätigkeit der Beobachtungsstelle

22. Das Personal der Beobachtungsstelle umfasst dem Statut unterliegendes Dauer- und Zeitpersonal. Die Zahl der mit Statutspersonal zu besetzenden Stellen wird von der Haushaltsbehörde jährlich gleichzeitig mit dem Haushaltsplan genehmigt. Außerdem können im Haushaltsplan Mittel für die Einstellung von Hilfskräften (maximale Beschäftigungsdauer: 1 Jahr) und örtlichen Bediensteten sowie abgeordneten nationalen Sachverständigen (ANS) bewilligt werden.

23. Tabelle 4 gibt einen Überblick über die Entwicklung des Personals der Beobachtungsstelle und seine Aufteilung. Der Personalzuwachs ist in den letzten Jahren tendenziell stabil. Der Gesamtpersonalbestand (Dauerpersonal, Zeitbedienstete und sonstige Bedienstete) liegt konstant über dem lt. Haushaltsplan bewilligten Stellenplan.

24. Aus Tabelle 5, in der die Entwicklung der Einstellungen nach dem Verfahrenstyp aufgeschlüsselt dargestellt ist, geht hervor, dass bei 57 % Verfahren vom Typ eines externen Auswahlverfahrens im Sinne des Statuts Anwendung fanden. Die Einstellungskosten pro eingestellten Bediensteten beliefen sich auf rund 2780 Euro.

25. Das Ausscheiden von Bediensteten führt zu einer Personalfluktuationsrate (in Bezug auf Dauer- und Zeitpersonal, Hilfskräfte und örtliche Bedienstete) von 7 % im Jahresdurchschnitt, wobei diese Rate im Wesentlichen durch das Auslaufen der jeweiligen Arbeitsverträge verursacht war.

26. Für die Zwecke der Prüfung wurden die Bediensteten in zwei Kategorien unterteilt:

- Bedienstete, die mit Unterstützungsaufgaben betraut sind, d. h. Aufgaben, welche die Kontinuität des Betriebs der Beobachtungsstelle sicherstellen (z. B. Verwaltung, Buchhaltung, Sekretariat usw.);

- Bedienstete mit operativen Aufgaben, die einen direkten Beitrag zur Verwirklichung der Ziele der Beobachtungsstelle leisten.

27. Im Durchschnitt sind 83 % der A-Bediensteten - 35 % des gesamten Personalbestands - mit operativen Aufgaben betraut. Alle anderen Bediensteten sind als Bedienstete mit Unterstützungsaufgaben zu betrachten.

28. Aus Tabelle 6 ist die Entwicklung der Personalkosten sowie der Sachausgaben ersichtlich. Die Ausgaben für Gehälter stiegen deutlich rascher an als das Personal. Dieser Unterschied ist durch den Wechsel der dienstrechtlichen Stellung von einer Leiharbeitskraft auf einen Zeitbediensteten bedingt.

29. Von den anderen Kosten im Zusammenhang mit dem Personal wurden insbesondere die Ausgaben für Fortbildungsmaßnahmen und die Sachausgaben, vor allem im EDV-Bereich, näher analysiert. Die Ausgaben für Fortbildungsmaßnahmen stiegen rascher an als die Zahl der Bediensteten. Die Sachausgaben einschließlich der Ausgaben im EDV-Bereich verzeichneten einen leichten Anstieg, allerdings in deutlich geringerem Maße als die Personalkosten, nachdem die Anfangsinvestitionen einmal getätigt waren.

30. Um die Tätigkeit der Beobachtungsstelle und die Entwicklung ihres Personalbestands sowie der damit verbundenen Kosten in Beziehung zu setzen, wurde diese Entwicklung dem Betrag der operationellen Mittel (Titel III), die im Laufe eines Jahres tatsächlich zu Ausgaben geführt haben (Mittel des Jahres und übertragene Mittel) gegenübergestellt. Dieser Vergleich deutet darauf hin, dass das Personal der Beobachtungsstelle und die damit verbundenen Kosten rascher ansteigen als der Umfang ihrer Tätigkeiten. Dieses Phänomen wird durch den Umstand erhärtet, dass die Ausgaben für Unterstützungsaufgaben (Titel I und II) im Durchschnitt rascher ansteigen als die operationellen Ausgaben (Titel III). Diese Lage müsste für die Beobachtungsstelle Anlass sein, über Mittel und Wege zur Verbesserung der Produktivität ihrer personellen und materiellen Ressourcen nachzudenken.

31. Diese Feststellungen sind insofern zu mildern, als die Beobachtungsstelle noch keinen festen Arbeitsrhythmus gefunden hat und in Anbetracht ihrer Größe nicht von wesentlichen skalenbedingten Kostenvorteilen für ihre materielle und verwaltungstechnische Infrastruktur profitieren kann. In dieser Hinsicht hat sich das Verhältnis zwischen Personalzuwachsrate und Ausgabenvolumen in jüngster Zeit als tendenziell zufriedenstellend erwiesen.

Schlussfolgerung

32. Auch wenn die Beobachtungsstelle seit ihrer Gründung nicht die Stellen besetzen konnte, die in ihrem lt. Haushaltsplan bewilligten Stellenplan vorgesehen sind, konnte sie diesem Mangel durch die Einstellung von Hilfskräften und vor allem örtlichen Bediensteten abhelfen.

33. Zur Einstellung ihrer Bediensteten folgt die Beobachtungsstelle in zunehmendem Maße einem externen Einstellungsmodell, vergleichbar dem Verfahren in den anderen Organen. Angesichts der zu erwartenden Entwicklung der Tätigkeiten der Beobachtungsstelle und folglich ihres Personalbestands empfiehlt es sich, dass sie sich in Bezug auf Planstellen verwaltungstechnischer Natur mit den anderen dezentralen Einrichtungen zusammenschließt, um ihre Einstellungen auf einer möglichst breiten Basis durchzuführen.

34. Die Beobachtungsstelle sollte die Entwicklung ihres Personalbestands und der damit verbundenen Kosten äußerst aufmerksam verfolgen und ihre Bemühungen zur Verbesserung der Produktivität ihrer personellen und materiellen Ressourcen fortsetzen. Die Beobachtungsstelle sollte generell ihr Verwaltungs- und Informationssystem im Zusammenhang mit Personalfragen verbessern.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 10. Oktober 2001 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 36 vom 12.2.1993, S. 6.

(2) ABl. L 341 vom 30.12.1994, S. 7.

(3) In Anwendung von Artikel 11 Absatz 10 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 2000 am 30. März 2001 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Beobachtungsstelle, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 9. April 2001 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(4) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was den Eindruck von Berechnungsfehlern vermitteln könnte. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist, und 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(5) Verordnung (EG) Nr. 2909/2000 der Kommission vom 29. Dezember 2000 (ABl. L 336 vom 30.12.2000, S.75).

(6) ABl. C 373 vom 27.12.2000 (Ziffer 18).

(7) Verordnung des Verwaltungsrates der Beobachtungsstelle vom 29. Juni 1995.

TABELLEN 1-6

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2000 und 1999

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Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten der Beobachtungsstelle.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000 und zum 31. Dezember 1999

Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten der Beobachtungsstelle.

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Tabelle 4

Personalentwicklung

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DP: Dauerpersonal.

ZB: Zeitbedienstete.

HK: Hilfskräfte.

ÖB: Örtliche Bedienstete.

ANS: Abgeordnete nationale Sachverständige.

Tabelle 5

Analyse der personalfluktuation

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Tabelle 6

Entwicklung des Personals und der damit verbundenen Kosten

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Antworten der beobachtungsstelle

1. bis 4. Die EBDD begrüßt die Feststellung des Rechnungshofes, dass die Finanzausweise für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig sind und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

7. Die EBDD bemüht sich im Rahmen des Möglichen darum, die Dauer der Reitox-Verträge für ein Kalenderjahr abzuschließen, um den Grundsatz der Jährlichkeit bei der Rechnungsführung bestmöglich zu berücksichtigen; dies unter Einhaltung der zeitlichen Vorgaben für die Annahme des jährlichen Haushaltsplans und des Jahresarbeitsprogramms sowie für die nationalen Verfahren zur Gewährung der Kofinanzierung der Knotenpunkte.

9. Das Modul für die Einnahmenerfassung befindet sich derzeit bei der Kommission in der Entwicklungsphase und sollte in Kürze in allen dezentralen Einrichtungen installiert werden.

Die Ausstellung der Einziehungsanordnungen wird elektronisch in SI2 erfasst, und die einzuziehenden Beträge werden zur Überwachung der eingezogenen und einzuziehenden Einnahmen unter den besonderen Verbuchungsstellen der Allgemeinen Rechnungsführung (CUBIC) verbucht.

11. Die EBDD ist sich durchaus darüber im Klaren, dass dieses Hilfsmittel zu einem unverzichtbaren Element zur Verbesserung der analytischen Verwaltung der Einrichtung geworden ist. Daher hat die Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 2001 die Projekte im SI2-System kodifiziert, wodurch die realen Kosten der einzelnen Maßnahmen im Rahmen des neues Haushaltsansatzes auf der Grundlage der jeweiligen Aktivität festgestellt werden können.

12. Die EBDD berücksichtigt die Bemerkung des Hofes und schlägt vor, die Rechnungslegungsvorschriften der neuen Regelung über das Bestandsverzeichnis der Kommission anzunehmen und in ihr Regelwerk aufzunehmen.

13. Die EBDD hat beschlossen, im Jahr 2000 das alte System RAI durch das Programm ELS zur Verwaltung des Bestandsverzeichnisses zu ersetzen. Wegen der Lieferfristen und der Einrichtung durch den Lieferanten konnte das ELS-System nicht im Haushaltsjahr 2000 in Betrieb genommen werden. Die EBDD hat daher alle im Jahr 2000 erworbenen Güter am Ende des Haushaltsjahres im alten RAI-System verbucht.

14. Die Bescheinigung über die mitgliedstaatliche Kofinanzierung (Anhang 2 des Reitox-Vertrags) wurde von einem von diesem Mitgliedstaat hierzu ermächtigten Vertreter unterzeichnet. In den meisten Fällen handelt es sich um den Vertreter des Mitgliedstaates im Verwaltungsrat der EBDD.

15. Im Allgemeinen teilt die EBDD die Bemühungen des Hofes um eine Umsetzung der Grundsätze der Haushaltsordnung des Gesamthaushaltes der Europäischen Union sowie der jüngsten Änderungen in Bezug auf die Verbuchung der Mehrwertsteuer in ihren Finanzvorschriften.

Angesichts der durch die Mehrwertsteuererstattungsverfahren der Steuerbehörde des Gastlandes auferlegten Zwänge prüft sie jedoch die Vor- und Nachteile einer solchen Umsetzung, bevor sie sich für einen endgültigen Standpunkt entscheidet.

16. und 17. Die EBDD bestätigt die Feststellungen des Hofes.

18. Alle von der EBD eingestellten Bediensteten werden am Ende ihrer Probezeit systematisch einer Beurteilung unterzogen. Die Beobachtungsstelle hat ein Verfahren zur Erstellung eines regelmäßigen Beurteilungsberichts zur kontinuierlichen Beurteilung jedes bei der Einrichtung tätigen Bediensteten eingeführt. Dieses regelmäßige Beurteilungssystem betraf im Laufe des Jahres 2000 die Gesamtheit der Bediensteten.

19. und 20. Die EBDD hat die Anmerkungen des Hofes zur Kenntnis genommen und wird künftig für jede Planstelle eine Beschreibung der Aufgaben in die Personalakte des Bediensteten, der diese Planstelle inne hat, aufnehmen.

21. Die EBDD hat die Anmerkungen des Hofes in Bezug auf einige unvollständige Akten zur Kenntnis genommen und die erforderlichen Schritte zu ihrer Vervollständigung eingeleitet.

22. bis 31. Die EBDD hat die erste Analyse des Personalstands, wie sie vom Rechnungshof erstellt wurde, zur Kenntnis genommen, möchte jedoch darauf hinweisen, dass die beschriebene Situation infolge der im März 2001 beschlossenen internen Reformen der Einrichtung nicht mehr den Tatsachen entspricht. Durch diese Reformen konnte das Personalmanagement neu festgelegt werden, und Humanressourcen konnten von Verwaltungsaufgaben auf operationelle Aufgaben umverteilt werden. Diese Reformen hatten entsprechend der Vorgabe, die Aktivitäten vorzugsweise intern durchzuführen, außerdem zur Folge, dass zuvor unter Titel III zur Finanzierung externer Aktivitäten (Studien) bestimmte Finanzmittel auf Titel I und II (Personal und Sachausgaben) umgeschichtet wurden.

32. bis 35. Die EBDD hat die Anmerkungen des Hofes zur Kenntnis genommen.