Bericht

über den Jahresabschluss 2001 der Europäischen Umweltagentur, zusammen mit den Antworten der Agentur

(2002/C 326/03)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Umweltagentur gemäß Artikel 13 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss der Europäischen Umweltagentur für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates, Artikel 14). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Der Hof kann aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

5. Ohne den in Ziffer 4 erteilten Bestätigungsvermerk infrage stellen zu wollen, möchte der Hof die Aufmerksamkeit des Verwaltungsrates besonders auf die Situationen in den Ziffern 8 und 9 dieses Berichts lenken.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN

Haushaltsvollzug

6. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2001 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1(3) dargestellt.

7. Die endgültigen Mittel des Haushaltsjahres beliefen sich auf 21,7 Millionen Euro, wovon 20,9 Millionen Euro (96 %) gebunden wurden. Von den mit 10,6 Millionen Euro veranschlagten operationellen Mitteln (Titel III) wurden 10,3 Millionen Euro (97 %) gebunden. Zulasten des Haushaltsjahres wurden Zahlungen in Höhe von 13,2 Millionen Euro, also 63 % der gebundenen Mittel, geleistet. Ein Betrag in Höhe von 8,1 Millionen Euro musste auf das folgende Haushaltsjahr übertragen und 0,4 Millionen Euro mussten annulliert werden.

8. Die Mittelübertragungen auf das Haushaltsjahr 2002 entfallen größtenteils auf die operationellen Mittel und belaufen sich auf 6,9 Millionen Euro. Die Erhöhung gegenüber dem Vorjahr beläuft sich auf 2,5 Millionen Euro. Eine solche Übertragungsrate zeigt, dass die Agentur bei der Planung ihrer Tätigkeiten mehr auf Qualität und Überwachung achten muss.

9. Die Mittelübertragungen vom Haushaltsjahr 2000 auf das Haushaltsjahr 2001 beliefen sich auf 5,4 Millionen Euro, wovon 4,4 Millionen Euro verausgabt wurden. Eine Million Euro musste also annulliert werden. Der absolute wie auch der relative Wert dieser Annullierungen ist gegenüber dem Vorjahr gestiegen und sollte die Agentur veranlassen, die Begründetheit der von ihr vorgenommenen Übertragungen in weitaus stärkerem Maße zu evaluieren.

10. Der Gesamtbetrag der Mittel des Haushaltsjahres für die Übersetzungs- und Terminologiedienste in Höhe von 337000 Euro war Gegenstand einer einzigen Mittelbindung im Dezember 2001. Aus dieser Mittelbindung wurde keinerlei Zahlung getätigt. Aus den entsprechenden Arbeitsformblättern (Arbeitsaufträge für das Übersetzungszentrum) ergab sich ein Betrag von 18408 Euro. Der Restbetrag in Höhe von 318592 Euro wurde im Widerspruch zu Artikel 6 der Finanzregelung der Agentur ohne Begründung übertragen und hätte annulliert werden müssen.

11. In seinem Bericht zum Haushaltsjahr 2000(4) hatte der Hof auf eine nicht begründete Übertragung von Mitteln für Übersetzungs- und Terminologiearbeiten aus dem Jahr 2000 hingewiesen. Aufgrund der Prüfungen ergibt sich, dass die im Jahr 2001 aus Mitteln des Haushaltsjahres 2000 getätigten Zahlungen aus Mitteln des Haushaltsjahres 2001 hätten getätigt werden müssen.

Jahresabschluss

Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht

12. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der von der Agentur in ihrem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2001 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht.

13. In der Vermögensübersicht hat die Agentur im Jahr 2001 gemäß der Verordnung (EG) Nr. 2909/2000 der Kommission vom 29. Dezember 2001(5) ihre Anlagewerte abgeschrieben. Der Bruttobetrag der Anlagewerte beläuft sich zum 31. Dezember 2001 auf 3523000 Euro. Unter Berücksichtigung der Abschreibungsaufwendungen des Haushaltsjahres 2001 und der davor liegenden Haushaltsjahre in Höhe von 2536000 Euro beläuft sich der Nettobetrag der Anlagewerte auf 987000 Euro.

14. In seinem Jahresbericht über den Jahresabschluss der Umweltagentur für das Haushaltsjahr 2000(6) hatte der Hof auf Schwachstellen im Bereich des Bestandsverzeichnisses aufmerksam gemacht. Im Jahr 2001 hat die Agentur die von der Kommission im Dezember 2000(7) erlassenen Bewertungs- und Abschreibungsregeln angewandt und ein DV-gestütztes Bestandsverwaltungssystem eingeführt. Die Agentur sollte ihre Bemühungen im Hinblick darauf fortsetzen, Abweichungen zwischen den Bewertungen der Vermögensgegenstände bei Aufnahme der Gegenstände in das Bestandsverzeichnis und bei Aufnahme des Anschaffungswerts in die Buchführung zu vermeiden. Zwischen der für die Führung des Bestandsverzeichnisses zuständigen Dienststelle und der für Buchhaltung zuständigen Dienststelle ist eine bessere Koordinierung erforderlich, um eine korrekte Anwendung der in der Regelung vorgesehenen Abschreibungssätze gewährleisten zu können.

Kassenmittelverwaltung

15. Die Agentur verfügt über vier Bankkonten. Die Banktransaktionen werden mit erheblicher Verspätung in die Buchführung aufgenommen(8). Diese Verspätung erschwert den Abgleich der Banksalden mit den Kontensalden der Hauptbuchhaltung.

16. Zur Stärkung der internen Kontrollverfahren müsste eine Saldenabstimmung der Bankkonten mit der Hauptbuchhaltung an jedem Monatsende durchgeführt und dem Verwaltungsverantwortlichen zur Erteilung seines Sichtvermerks vorgelegt werden. Vorgänge, für die ein Abgleich nach zwei aufeinander folgenden Monaten nicht möglich war, sollten einer besonderen Überprüfung unterzogen werden.

17. Die Zahlungen der Agentur werden in der Regel über Bankkonten getätigt. Allerdings werden drei Unterkonten "Kleinbeträge" geführt, über die Barzahlungen geleistet werden. Mit der Rechnungsführung für diese Konten ist der Rechnungsführer der Agentur beauftragt.

18. Zur Gewährleistung der Aufgabentrennung zwischen Rechnungsführung und Kassenmittelverwaltung sollte der Rechnungsführer dem Direktor der Agentur den Entwurf eines Beschlusses über die Einrichtung und Funktion dieser Konten zur Genehmigung vorlegen. Festzulegen wären in diesem Beschluss auch ein Hoechstbetrag und die Art der Ausgaben, die über diese Konten getätigt werden können, sowie die zu ihrer Verwaltung ermächtigte Person.

Anwendung der Finanzvorschriften

19. Die Mittelbindungen zur Finanzierung der Ausgaben für Sitzungen der Sachverständigen beliefen sich auf 390000 Euro. Zu Jahresbeginn wurde vom zuständigen Anweisungsbefugten eine erste Mittelbindung in Höhe von 265000 Euro vorgenommen. Zwei weitere Mittelbindungen (100000 bzw. 25000 Euro) waren von Bediensteten unterzeichnet, denen die erforderliche Zeichnungsbefugnis für diese Haushaltslinie nicht übertragen worden war.

20. Diese vorschriftswidrigen Mittelbindungen waren möglich geworden, weil sich der Bedienstete, der für die Sicherheit des DV-Buchführungssystems und die Vergabe des elektronischen Sichtvermerks für die Anweisung von Mitteln zuständig war, bei der Vergabe der Zugangsrechte geirrt hatte. Die Liste der in der EDV-Anwendung als zeichnungsberechtigt geführten Personen sollte regelmäßig mit den ordnungsgemäß vergebenen Zeichnungsbefugnissen abgeglichen werden.

21. In seinem Jahresbericht über den Jahresabschluss der Umweltagentur für das Haushaltsjahr 1999 und 2000(9) hatte der Hof auf Schwachstellen bei der finanziellen Abwicklung der Verträge hingewiesen, insbesondere im Zusammenhang mit der Bearbeitung der Zahlungsanträge. Im Zuge der Analyse der im Jahr 2001 getätigten Zahlungen konnte einmal mehr festgestellt werden, dass die Finanzakten nicht immer Belegunterlagen enthalten, sondern lediglich eine Bescheinigung über die tatsächliche und ordnungsgemäße Durchführung der Arbeiten.

Beschaffung von Waren und Dienstleistungen

System der Bedarfsvorausschätzung

22. Der Umfang der Anschaffungen hängt vom Inhalt des jährlichen Arbeitsprogramms der Agentur ab, in dem festgelegt ist, welche Arbeiten zur Erreichung der im Rahmen des Mehrjahresprogramms festgelegten Ziele durchgeführt werden sollen.

23. Die Bemühungen der Agentur um die Verbesserung ihres Planungssystems für Anschaffungen und um Einbindung dieser Planung in die Mehrjahresplanung sollten fortgesetzt und ausgebaut werden. Mit einer stärkeren Formalisierung könnten leichter Vergleiche zwischen Vorausschätzung und tatsächlicher Durchführung angestellt und weitere Vorausschätzungen genauer auf den Bedarf abgestimmt werden.

Zusammenarbeit mit den Organen und sonstigen Einrichtungen der Gemeinschaft

24. Die Agentur beteiligt sich nicht an den Arbeiten der interinstitutionellen Arbeitsgruppe für die Harmonisierung der Beschaffungsverfahren. Daher ist sie weder an den interinstitutionellen Ausschreibungen noch am Informationsaustausch über den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen beteiligt. Für die laufenden Anschaffungen versucht die Agentur, Formen der Zusammenarbeit mit den Außenbüros der Gemeinschaftseinrichtungen in Kopenhagen zu entwickeln.

25. Bei der Durchführung von Projekten, die eine Zusammenstellung von spezifischen Datenbeständen erfordern, bemüht sich die Agentur um Zusammenarbeit mit dem Statistischen Amt der Europäischen Gemeinschaften oder mit dem gemeinsamen Forschungszentrum Ispra. Für die Dauer von einem Jahr wurde ein Berater(10) eingestellt, der für die Verfügbarkeit und die Qualität der sozioökonomischen Statistiken sorgen soll, die für die Ausarbeitung von Basisindikatoren benötigt werden. Das Problem, wie diese Datenbestände in den kommenden Jahren aktualisiert werden sollen, ist nicht gelöst.

Verfahrensauswahl

26. In der Regel gibt die Agentur öffentlichen Ausschreibungen den Vorzug. In einem Fall(11) wurde das Verfahren der beschränkten Ausschreibung gewählt, obschon der Auftrag wegen seiner Art und seines Umfangs im Amtsblatt hätte veröffentlicht werden müssen.

Angebotsauswertung

27. Die Kriterien für die Auswertung der Angebote sind allgemein definiert; eine quantifizierte Bewertung der Angebote ist daher schwierig.

28. Die Angebote werden von einem Bewertungsausschuss ausgewertet. Diesem gehören drei Mitglieder an, die auf der Grundlage der von den Bietern eingereichten Unterlagen ihr Urteil abgeben. Die Arbeitsweise der Bewertungsausschüsse sollte durch spezifische Anweisungen geregelt werden, um die Unabhängigkeit der mit der Auswertung beauftragten Personen sicherzustellen.

29. Zur Gewährleistung einer besseren Auswertungsqualität sollten den Bietern im Hinblick auf eine genauere Darstellung des Inhalts und eine bessere Vergleichbarkeit der Angebote präzisere formale Auflagen für die von ihnen einzureichenden Antworten vorgegeben werden.

Rahmenverträge

30. Für laufende Anschaffungen nutzt die Agentur Rahmenverträge mit einer Laufzeit von drei Jahren, die um zwei aufeinander folgende Jahre verlängert werden können. Diese Rahmenverträge enthalten eine Klausel, wonach die Preise - entsprechend der Preisentwicklung auf dem jeweiligen Markt - angepasst werden können.

31. In den Rahmenverträgen ist häufig ein Hoechstbetrag für den abzuschließenden Kaufvertrag festgesetzt. Die Sinnhaftigkeit einer solchen Klausel in einem Rahmenvertrag, mit dem ja eben eine gewisse Flexibilität geboten und die Wiederholung von Auftragsverfahren vermieden werden soll, ist fraglich(12).

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung in Luxemburg vom 25. und 26. September 2002 angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 120 vom 11.5.1990, S. 4.

(2) In Anwendung von Artikel 13 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 1210/90 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amts für das Haushaltsjahr 2001 am 15. März 2002 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Amts, dem Europäischen Parlament, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 2. April 2002 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(3) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was bei den Summen mitunter zu kleinen Divergenzen führt. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist; 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(4) ABl. C 372 vom 28.12.2001.

(5) ABl. L 336 vom 30.12.2000, S. 75.

(6) ABl. C 372 vom 28.12.2001.

(7) Verordnung (EG) Nr. 2909/2000 der Kommission vom 29. Dezember 2000 (ABl. L 336 vom 30.12.2000, S. 75).

(8) Im November 2001 machte die Verzögerung zwischen 1,5 und 4 Monaten aus.

(9) ABl. C 373 vom 27.12.2000 und ABl. C 372 vom 28.12.2001.

(10) Mittelbindung EEA.50995 in Höhe von 118000 Euro.

(11) Projekt EEA-ACPC-00-0026.

(12) Im letzten Jahr der Laufzeit des Vertrags über die Lieferung von Papier und Büromaterial ergab sich aufgrund einer unerwarteten Personalaufstockung im Zeitpunkt der Vertragsvergabe ein um mehr als 70000 Euro höherer Bedarf. Der Vertrag musste daraufhin dem Vergabebeirat erneut vorgelegt werden, was das übliche schwerfällige Verwaltungsverfahren nach sich zog.

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Agentur - In diesen Tabellen sind die von der Agentur in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammefassend dargestellt.

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2001 und 2000

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Agentur - In diesen Tabellen sind die von der Agentur in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammefassend dargestellt.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2001 und 31. Dezember 2000NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Agentur - In diesen Tabellen sind die von der Agentur in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammefassend dargestellt.

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Antworten der Agentur

Ausführung des Haushaltsplans

8. Die Europäische Umweltagentur (EUA) anerkennt einen Anstieg bei den Mittelübertragungen und verstärkt ihre Anstrengungen für eine genauere Planung ihrer Tätigkeiten. Es sei jedoch angemerkt, dass sich die EUA in einer Wachstumsphase mit steigenden Haushaltsmitteln befindet und dass sich ein Teil der auf das Haushaltsjahr 2002 übertragenen Mittel auf zweckgebundene mehrjährige Ausgaben bezieht.

9. Im Haushaltsjahr 2001 hat die EUA besonderen Wert auf die Wahrung des Jährlichkeitsprinzips für die Verwaltungstitel gelegt und sah sich daher veranlasst, die Begründetheit der von ihr vorgenommenen Übertragungen in weitaus stärkerem Maße zu evaluieren. Damit wurde die Entscheidung getroffen, einen Teil der Mittelübertragungen für ausstehende Zahlungen nicht zu verwenden und eine bessere Grundlage für die Ausführung der Haushaltspläne der kommenden Jahre herzustellen.

10. Die Agentur berücksichtigt ihren Übersetzungsbedarf im Rahmen der jährlichen Planung der Veröffentlichungen, die parallel zur Erstellung des Arbeitsprogramms vorgenommen wird. Das Übersetzungszentrum stellt seine Leistungen jährlich in Rechnung, so dass selbst dann, wenn eine gewisse Vorauszahlung im Lauf des Jahres getätigt werden kann, das Gesamtvolumen der vom Übersetzungszentrum für die Agentur im laufenden Jahr ausgeführten Arbeiten erst nach Ablauf des Jahres festgestellt werden kann. Folglich wurde der Großteil der Zahlungen für die an das Übersetzungszentrum im Zeitraum vom 1. Januar 2001 bis 31. Dezember 2001 vergebenen Arbeiten endgültig im März 2002 getätigt, dank der für diesen Zweck von 2001 auf 2002 vorgenommenen Übertragungen.

11. Die Agentur wird künftig und zum Ende eines jeden Jahres eine Konsolidierung der ausstehenden, an das Übersetzungszentrum vergebenen Übersetzungsaufträge vornehmen, die daher in das folgende Jahr übertragen werden müssen.

Finanzausweise

14. Das EUA-Bestandsverzeichnis liegt jetzt in der vom Hof genehmigten Form vor. Der Abgleich zwischen Buchführung und Bestandsverzeichnis, insbesondere hinsichtlich der Abschreibungssätze und Wechselkurse, wird durch regelmäßige Abstimmungen und eine jährliche Bestandsaufnahme weiterentwickelt.

Kassenmittelverwaltung

15-16. Ein neues Hauptbuchsystem ("BOB") wurde im April 2002 eingeführt; es enthält eine Verknüpfung zum Haushaltsführungssystem SI2. Diese Verknüpfung wird eine Abstimmung zwischen dem Haushaltssystem und dem Hauptbuch sowie die monatlichen Abstimmungen in der gegenwärtig durchgeführten Art und Weise ermöglichen. Auch wird eine Verknüpfung zum Direktbanking eingeführt, die die Überprüfung der Kontoauszüge ermöglichen und beschleunigen wird.

Ein interner Prüfer wurde eingestellt, der eine Bewertung der Effizienz des Rechnungsführungssystems und insbesondere der Prüfungsverfahren vornehmen wird.

17-18. Die drei Unterkonten "Kleinbeträge" wurden geschlossen, und die Verwaltung der Barmittel wird gegenwärtig von einem Zahlstellenverwalter vorgenommen. In dem Beschluss des Exekutivdirektors über die Ernennung eines Zahlstellenverwalters werden auch die Grundsätze für die Arbeitsweise festgelegt.

Anwendung der Finanzvorschriften

19-20. Die Agentur anerkennt die Diskrepanz zwischen den vom Exekutivdirektor genehmigten Befugnisübertragungen und der Einführung von SI2. Das Verfahren zur Sicherstellung der Folgerichtigkeit wurde verbessert, und die Aufgabe des Sicherheitsbeauftragten wurde ausdrücklich in den Aufgabenbereich des Koordinators der Finanzgruppe aufgenommen.

21. Die EUA entwickelt derzeit ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem, das in das Finanzsystem SI2 integriert wird. Dieses System wird Verknüpfungen zu und Verweise auf einschlägige Dokumente, einschließlich wichtiger Belegdokumente, enthalten. Die Pflege dieses Bestands wird Teil der Aufgabe der Agenturprogramme sein, in deren Rahmen die Programmmanager Zuständigkeiten als Anweisungsbefugte delegiert haben.

System der Bedarfsvorausschätzung

22-23. Die Agentur stimmt der Bemerkung des Rechnungshofs zu und wird die Verbesserung der Genauigkeit der Vorausschätzungen sicherstellen.

Beschaffung, Zusammenarbeit mit den Organen und sonstigen Einrichtungen der Gemeinschaft

25. Die Agentur hat mit Eurostat und dem Gemeinsamen Forschungszentrum eine Absichtserklärung unterzeichnet; außerdem ist anzumerken, dass jährlich umfangreiche Beratungen zu den gemeinsamen Arbeitsprogrammen stattfinden. Jedoch wird anerkannt, dass sich die EUA um die weitere Integration und Zusammenarbeit mit den Organen und sonstigen Einrichtungen der Gemeinschaft bemühen muss, um Ressourcen und Kapazitäten gemeinsam nutzen zu können. Im Hinblick auf die erwähnte Beratungstätigkeit erachtete es die EUA für notwendig, diese Aufgaben auszugliedern, da weder bei der EUA noch bei Eurostat intern Personalmittel zur Verfügung stehen, die die Umsetzung dieses spezifischen Teils des Arbeitsprogramms ermöglichen könnten.

Angebotsauswertung

27-29. Die Agentur anerkennt die Notwendigkeit, spezifischere Leitlinien zu entwickeln, um eine quantifiziertere Bewertung durch die Bewertungsausschüsse zu ermöglichen; es ist damit zu rechnen, dass diese Leitlinien bis zum Herbst 2002 vorliegen werden.

Rahmenverträge

30-31. Die Agentur stimmt zu, dass die in einigen Rahmenverträgen festgelegten Preisobergrenzen interner Natur sind und nicht Teil von Verträgen mit Auftragnehmern sein sollten.