Bericht

über den Jahresabschluss 2002 der Europäischen Umweltagentur, zusammen mit den Antworten der Agentur

(2003/C 319/03)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Europäischen Parlament und dem Rat gemäß Artikel 185 Absatz 2 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss der Europäischen Umweltagentur für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 14 der Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates, Artikel 14). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Vorbehaltlich seiner Bemerkungen in den Ziffern 12 und 13 kann der Hof aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

BEMERKUNGEN

Einleitung

5. Die Agentur wurde durch die Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates vom 7. Mai 1990(3) errichtet. Hauptaufgabe der Agentur ist die Erfassung, Zusammenstellung und rechtzeitige Verbreitung von zielorientierten, fundierten und zuverlässigen Informationen über den Zustand der Umwelt auf europäischer Ebene im weitesten Sinne. Seit ihrer Errichtung sind auch Drittländer an den Arbeiten der Agentur beteiligt(4). Diese Aufgabe wird über ein Netz von spezialisierten Einrichtungen erfuellt, deren Aktivitäten von der Agentur finanziert werden. Die Agentur veröffentlicht regelmäßig Berichte über den Zustand der Umwelt.

Haushaltsvollzug

6. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2002 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1 dargestellt.

7. Von den Mitteln des Haushaltsjahres in Höhe von 25,2 Millionen Euro wurden 24,6 Millionen gebunden und 18 Millionen ausgezahlt. Obwohl weniger Mittelübertragungen vorgenommen wurden, bleibt der Betrag mit 7,2 Millionen Euro weiterhin hoch. Davon entfallen 5,8 Millionen auf operative Tätigkeiten, was fast 50 % der für diese Tätigkeiten zweckgebundenen Mittel entspricht (12,1 Millionen). Wie der Hof bereits in seinem Bericht zum Haushaltsjahr 2001(5) bemerkte, müsste die Agentur ihre Bemühungen fortsetzen und die Begründetheit der von ihr vorgenommenen Mittelübertragungen in weitaus stärkerem Maße evaluieren.

8. Seit Januar 2002 hat die Agentur die finanziellen Aufgaben an die operativen Dienststellen übertragen. Mit dieser Dezentralisierung sollten die Managementkapazitäten in den operativen Dienststellen verstärkt, die Fristen verkürzt und die Streuung der Belege verringert werden. Allerdings hätten Maßnahmen getroffen werden müssen, die der Finanzdienststelle die Überwachung der Tätigkeiten und Programme der Agentur, deren Durchführung oft in den Verantwortungsbereich mehrerer Dienststellen fällt, ermöglichen.

Jahresabschluss

9. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der von der Agentur in ihrem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2002 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht.

Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge

10. Der Direktor der Agentur hat am 4. März 2002 beschlossen, eine mit einem Betrag von 200000 DKK ausgestattete Zahlstelle für die Ausgaben der Agentur im Zusammenhang mit ihren Dienstreisen und Sitzungen einzurichten. Die Verwaltungsverfahren für diese Zahlstelle sollten genauer festgelegt werden, und laut Finanzregelung müsste für diese Zahlstelle auch eine getrennte Buchführung bestehen. Darüber hinaus sollten Maßnahmen zur Verringerung der mit dieser Zahlstelle verbundenen Kosten und Risiken getroffen werden (Beförderung von hohen Bargeldbeträgen).

11. Der Hof hatte bereits in seinen Jahresberichten zu den Haushaltsjahren 1999, 2000 und 2001(6) auf die Unzulänglichkeiten bei der Bearbeitung der Belege für Zahlungsanträge hingewiesen. Die im Jahr 2002 durchgeführte Analyse der Zahlungsvorgänge hat gezeigt, dass diese Situation fortbesteht.

12. Am 5. Februar 2002 schloss die Agentur einen Vertrag mit einer Einrichtung der Vereinten Nationen über einen "Hoechstbetrag" von 345000 Euro ab, in dem nach Vertragsunterzeichnung die Zahlung des vollen Betrags vorgesehen war. Die Auszahlungsanordnung wurde wegen der Verweigerung des Sichtvermerks durch den Finanzkontrolleur, der einen derartigen Vorschuss als überhöht betrachtete, nicht ausgeführt. Der Vertrag wurde annulliert und durch fünf neue Verträge ersetzt, die im Dezember 2002 unterzeichnet wurden. Die neuen Verträge sehen nach Vertragsunterzeichnung die Zahlung eines Vorschusses in Höhe von 95 % vor. Die von der Agentur gewählte Lösung der Probleme im Zusammenhang mit der Verweigerung des Sichtvermerks durch den Finanzkontrolleur ist ebenso zu beanstanden wie das Verfahren, gegen das dieser sich verwahrt hatte.

13. Die Royal Awards Foundation, deren Ziel die Förderung von Tätigkeiten zugunsten der Umwelt ist, wurde 1997 von der Agentur und drei anderen Einrichtungen gegründet. Für ihre Tätigkeiten stellt die Agentur dieser Stiftung Räumlichkeiten und Ausstattungsgegenstände unentgeltlich zur Verfügung. Weder die Verordnung zur Errichtung der Agentur noch ihre Finanzregelung enthalten Bestimmungen über die Gründung derartiger Stiftungen oder über die Gewährung irgendwelcher Zuschüsse. Die Beteiligung der Agentur an den Kosten für die Gründung der Stiftung kann mit rund 30000 Euro und darüber hinaus an den Verwaltungskosten der Stiftung mit 34000 Euro pro Jahr veranschlagt werden.

Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung

14. Die Tageshonorare für die Berater sind sehr hoch. So hat die Agentur im Jahr 2002 einer EDV-Beraterfirma insgesamt 1,4 Millionen Euro (116000 Euro monatlich) gezahlt, was in etwa der Vollzeitbeschäftigung von acht bis neun Beratern entspricht. Die Analyse der Akten hat gezeigt, dass einige dieser Berater seit mehreren Jahren bei der Agentur beschäftigt sind und auf Dauer angelegte Aufgaben wahrnehmen. Im Hinblick auf eine wirtschaftlichere Haushaltsführung sollte die Agentur für die Berater, die sie fast ständig in Anspruch nimmt, eine feste Einstellung in Betracht ziehen.

Auftrag und Mittel der Agentur

15. Gemäß der Verordnung zur Errichtung der Agentur soll diese der Kommission und den Mitgliedstaaten Informationen über die Umwelt in einigen prioritären Bereichen liefern. Zu diesem Zweck muss sie im Wesentlichen folgende Aufgaben wahrnehmen: Sammlung und Bewertung von Daten, Verbreitung der erforderlichen Informationen für die Ausarbeitung und die Durchführung von Umweltmaßnahmen sowie die Veröffentlichung von Berichten über den Zustand der Umwelt. Die Durchführung dieser Aufgaben erfolgt anhand eines Arbeitsprogramms. Das Programm und der Haushaltsplan sollten genauer auf ihre Ziele und Aufgaben abgestimmt werden, damit die Tätigkeit der Agentur transparenter wird und die Effizienz ihrer Verwaltung überwacht und evaluiert werden kann.

16. Die den spezialisierten Einrichtungen übertragenen Programme werden über mehrere Haushaltslinien finanziert, deren Verwaltung und Überwachung in den Zuständigkeitsbereich verschiedener Anweisungsbefugter fallen. In Verbindung mit der Vielfalt der für ihre Aufgaben angewandten Finanzierungsmethoden (Mittel des Haushaltsjahres, Mittelübertragungen, Wiederverwendungen und zweckgebundene Einnahmen) führt dieses Verfahren dazu, dass weder die verschiedenen Akteure noch die Finanzdienststelle selbst (siehe auch Ziffer 8) einen Gesamtüberblick über die Tätigkeiten der Agentur erhalten. Folglich ist die Übereinstimmung der jeweils finanzierten Programme mit den Zielen der Agentur nicht erkennbar.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 2003 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1.

(2) In Anwendung von Artikel 13 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates wurde die endgültige Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amts für das Haushaltsjahr 2002 am 20. August 2003 erstellt und anschließend dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 6. Oktober 2003 einging. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. L 120 vom 11.5.1990.

(4) Im Jahr 2002 haben sich außer Island, Norwegen und Liechtenstein fast alle Beitrittsländer an der Agentur beteiligt.

(5) ABl. C 326 vom 27.12.2002, S. 18.

(6) ABl. C 373 vom 27.12.2000, S. 7.

ABl. C 372 vom 28.12.2001, S. 9.

ABl. C 326 vom 27.12.2002, S. 17.

Tabelle 1

Europäische Umweltagentur - Ausführung des Haushaltsplans 2002NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Agentur. In diesen Tabellen sind die von der Agentur in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 2

Europäische Umweltagentur - Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2002 und 2001

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Agentur.

Tabelle 3

Europäische Umweltagentur - Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2002 und 31. Dezember 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Agentur.

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Antworten der Agentur

7. Die Höhe der Mittelübertragungen ist sowohl absolut als auch relativ gesehen im Vergleich zum Vorjahr zurückgegangen. Die EUA wird weitere Anstrengungen unternehmen, um die Übertragung von Mitteln auf das nächste Jahr zu reduzieren.

Es ist zu beachten, dass von den genannten übertragenen 7,2 Mio. EUR 2,2 Mio. EUR mit EUA-Projekten zusammenhängen, die über Zuschussvereinbarungen zwischen der EUA und der Kommission finanziert werden. Die Laufzeit dieser Projekte ist in der Zuschussvereinbarung festgelegt und erstreckt sich in den meisten Fällen auf mehrere Jahre.

Aufgrund der Qualitätssicherungsverfahren erfolgen die endgültigen Zahlungen im Rahmen von ETC-Verträgen zumeist erst im Jahr nach erfolgter Zuschussgewährung, und somit ist die Übertragung der hierfür vorgesehenen Mittel begründet.

8. Die EUA ist dabei, strengere Anforderungen an das dezentrale Archivierungssystem zu stellen und hat bereits einheitliche Normen eingeführt. Die Entwicklungen zur Unterstützung dieses Vorgehens sind noch nicht vollständig umgesetzt, haben aber weiterhin Priorität: dazu zählen u. a. Rubriken für Ausnahmen, Risiken und Beschaffung.

10. Angesichts der Erweiterung der EUA seit 2002 und einer Reihe von Projekten, an denen Experten aus Nicht-EU-Ländern beteiligt sind, müssen Sitzungsteilnehmer aus Nicht-EU-Ländern im Voraus bezahlt werden. Die EUA hat Maßnahmen getroffen, um die Risiken von Vorauszahlungen in bar zu verringern, und die Möglichkeiten hierfür werden weiter ausgelotet. Seit dem 1. Januar 2003 wurde die Rechnungsführung in Bezug auf den Zahlstellenverwalter umgestellt, um den Bemerkungen des Hofes Rechnung zu tragen.

11. Die EEA bemüht sich weiterhin um eine gewissenhafte Dokumentierung und Registrierung von Rechnungsbelegen und wird die Möglichkeiten hierfür auch in Zusammenhang mit dem Dokumentations-, Archivierungs- und Postregistrierungssystem prüfen.

12. Der Anteil der Vorauszahlungen wird in Zukunft begrenzt. Zuschussvereinbarungen mit internationalen Einrichtungen werden unter Berücksichtigung der neuen Finanzregelung auslaufen.

13. Seit 2003 hat die EUA alle Kosten für diese Tätigkeit in Rechnung gestellt. Die fortdauernde Belegung von Büros in den Räumlichkeiten der EUA wird gegenwärtig vom Vorstand der Stiftung überprüft.

14. Die Berater werden von der EUA nach einem offenen Ausschreibungsverfahren und unter Berücksichtigung der Marktpreise unter Vertrag genommen. Der Rückgriff auf Berater innerhalb der Agentur wird gerade überprüft und wird die Art der Arbeit sowie die langfristigen Bedürfnisse und Erfordernisse berücksichtigen.

15 und 16. Die EUA ist sich darüber im Klaren, dass die Programmstrukturen, so wie sie sich im Laufe der Jahre entwickelt haben, nicht mehr uneingeschränkt geeignet sind. Ab dem 1. Januar 2004 werden ein neues Arbeitsprogramm und eine entsprechende Haushaltsstruktur geschaffen. Das neue Programm wird den Schwerpunkt auf die klare Zielfestlegung und die Verknüpfung dieser Ziele mit aktivitätsbezogener Haushaltsführung legen. Dieses Verfahren wird sowohl für die Tätigkeiten der EUA insgesamt als auch für die Arbeit der Themenzentren einen klareren und einheitlicheren Finanzrahmen schaffen.