ENTSCHLIESSUNG (EU) 2020/1884 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS

vom 14. Mai 2020

mit den Bemerkungen, die fester Bestandteil des Beschlusses über die Entlastung für die Ausführung des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union für das Haushaltsjahr 2018, Einzelplan VIII — Europäischer Bürgerbeauftragter, sind

DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT,

— unter Hinweis auf seinen Beschluss über die Entlastung für die Ausführung des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union für das Haushaltsjahr 2018, Einzelplan VIII — Europäischer Bürgerbeauftragter,

— gestützt auf Artikel 100 und Anlage V seiner Geschäftsordnung,

— unter Hinweis auf den Bericht des Haushaltskontrollausschusses (A9-0028/2020),

A. in der Erwägung, dass es die Entlastungsbehörde im Zusammenhang mit dem Entlastungsverfahren als besonders wichtig erachtet, die demokratische Legitimität der Einrichtungen der Union weiter zu stärken, und zwar durch mehr Transparenz, eine größere Rechenschaftspflicht, die Umsetzung des Konzepts der ergebnisorientierten Haushaltsplanung und eine verantwortungsvolle Personalverwaltung;

1. stellt mit Zufriedenheit fest, dass der Rechnungshof in seinem Bericht über den Jahresabschluss des Haushaltsjahres 2018 der Europäischen Bürgerbeauftragten („die Bürgerbeauftragte“) keine erheblichen Mängel bezüglich der geprüften Themenbereiche im Zusammenhang mit Personal und Auftragsvergabe festgestellt hat;

2. nimmt die Schlussfolgerung des Rechnungshofs zur Kenntnis, wonach die Zahlungen für das am 31. Dezember 2018 zu Ende gegangene Haushaltsjahr im Bereich der Verwaltungsausgaben der Bürgerbeauftragten insgesamt nicht mit wesentlichen Fehlern behaftet und die überprüften Überwachungs- und Kontrollsysteme wirksam waren;

3. bedauert generell, dass der Prüfungsumfang und die Schlussfolgerungen in Kapitel 10 „Verwaltung“ des Jahresberichts des Rechnungshofs relativ begrenzt sind, auch wenn Rubrik 5 „Verwaltung“ des mehrjährigen Finanzrahmens als ein Bereich mit geringem Risiko gilt;

4. stellt fest, dass der Rechnungshof bei allen Organen und Einrichtungen der Union eine Stichprobe von 45 Vorgängen aus der Rubrik 5 „Verwaltung“ des Mehrjährigen Finanzrahmens ausgewählt hat; stellt fest, dass die Stichprobe so ausgewählt wurde, dass sie für das Spektrum der Ausgaben innerhalb von Rubrik 5, die 6,3 % des Haushaltsplans der Union ausmacht, repräsentativ ist; stellt fest, dass aus der Arbeit des Rechnungshofs hervorgeht, dass Verwaltungsausgaben mit einem geringen Risiko behaftet sind; erachtet die Anzahl der bei den „sonstigen Einrichtungen“ ausgewählten Vorgänge jedoch als nicht ausreichend und fordert den Rechnungshof auf, die Anzahl der zu prüfenden Vorgänge um mindestens 10 % zu erhöhen;

5. begrüßt, dass sich die Bürgerbeauftragte an die gute Praxis hält und die Frist für die Einreichung der jährlichen Tätigkeitsberichte auf den 31. März des dem Haushaltsjahr folgenden Jahres festgelegt hat; begrüßt daher, dass die Bürgerbeauftragte ihren jährlichen Tätigkeitsbericht bis zum 28. März vorgelegt hat, wodurch der Entlastungsbehörde mehr Zeit eingeräumt wird, um sich vertieft mit dem Bericht zu befassen und das Entlastungsverfahren besser durchzuführen;

6. hebt hervor, dass der Haushalt der Bürgerbeauftragten ein reiner Verwaltungshaushalt ist und sich im Jahr 2018 auf 10 837 545 EUR belief (gegenüber 10 905 441 EUR im Jahr 2017), was einer Verringerung um 67 896 EUR (0,62 %) entspricht; begrüßt die insgesamt umsichtige und wirtschaftliche Haushaltsführung der Bürgerbeauftragten im Haushaltsjahr 2018; stellt fest, dass von den insgesamt zur Verfügung gestellten Haushaltsmitteln 95,33 % gebunden waren (2017: 93,91 %) und 91,33 % ausgezahlt wurden (2017: 86,20 %);

7. nimmt die Verbesserungen im Zusammenhang mit den von 2018 auf 2019 übertragenen Mitteln zur Kenntnis, die sich auf 433 865,17 EUR (4 % der Haushaltsmittel für das Jahr 2018) beliefen, wohingegen von 2017 auf 2018 noch 841 340,68 EUR übertragen wurden (7,71 % der Haushaltsmittel für das Jahr 2017);

8. stellt jedoch fest, dass bei mehreren Haushaltslinien ein Teil der Mittel nicht in Anspruch genommen wurde, wie etwa bei der Haushaltslinie „externe Sitzungen“ (Haushaltslinie B3-030) mit einem nicht in Anspruch genommenen Betrag in Höhe von 13 514,61 EUR von 45 000 EUR, und bei der Haushaltslinie „Veröffentlichungen“ (Haushaltslinie B3-210) mit einem nicht in Anspruch genommenen Betrag in Höhe von 47 530,48 EUR von 161 100 EUR usw.; bekräftigt, dass Maßnahmen getroffen werden müssen, um die zu hohe Veranschlagung von Haushaltsmitteln zu minimieren;

9. nimmt zur Kenntnis, dass die Bürgerbeauftragte nur über begrenzte Ressourcen verfügt, um die ständig zunehmende Arbeitsbelastung bewältigen zu können; unterstützt die Forderung der Bürgerbeauftragten, den Stellenplan an den tatsächlichen Bedarf und die tatsächliche Arbeitsbelastung anzupassen, indem ermittelt wird, welche Aufgaben von dauerhafter Natur sind und daher von festen Mitarbeitern wahrgenommen werden sollten; nimmt zur Kenntnis, dass im Jahr 2018 im Stellenplan 82 Stellen ausgewiesen waren (gegenüber 77 Stellen im Jahr 2013); fordert die Bürgerbeauftragte auf, über mögliche Effizienzgewinne Bericht zu erstatten, die ausschließlich auf die Umstrukturierung und Neuzuweisung von Aufgaben zurückzuführen sind;

10. fordert die Dienststelle der Bürgerbeauftragten auf, mit anderen Einrichtungen der Union zusammenzuarbeiten, um die Ausgaben zu begrenzen; nimmt zur Kenntnis, dass die Bürgerbeauftragte über keine internen Übersetzer verfügt und sich daher auf das Parlament und das Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union stützt; nimmt jedoch zur Kenntnis, dass die Übersetzungskosten im Jahr 2018 gestiegen sind, da die Bürgerbeauftragte 343 771 EUR für Übersetzungen ausgegeben hat (gegenüber 262 631 EUR im Jahr 2017);

11. begrüßt das mit 4 Frauen und 4 Männern beispielhaft ausgewogene Geschlechterverhältnis in Führungspositionen; stellt jedoch fest, dass insgesamt 65 % der Bediensteten Frauen und nur 35 % Männer sind; spricht sich für ein ausgewogeneres Geschlechterverhältnis in der Dienststelle der Bürgerbeauftragten aus;

12. stellt in Bezug auf die geografische Ausgewogenheit auf der Führungsebene fest, dass im Jahr 2018 unter den Bediensteten der Bürgerbeauftragten sechs verschiedene Nationalitäten vertreten waren (Deutsche, Griechen, Iren, Italiener, Polen und Schweden), verglichen mit acht im Jahr 2013 (Österreicher, Deutsche, Dänen, Griechen, Iren, Polen, Portugiesen und Briten); nimmt zur Kenntnis, dass die Gesamtzahl der Führungskräfte im Zeitraum 2013 bis 2018 von elf auf acht verringert wurde; fordert die Bürgerbeauftragte auf, ihre Bemühungen um Sicherstellung der geografischen Ausgewogenheit fortzusetzen, ist sich jedoch der geringen Größe und des besonderen Charakters der Haupttätigkeiten der Dienststelle der Bürgerbeauftragten bewusst;

13. begrüßt die Bemühungen der Bürgerbeauftragten im Bereich der Gleichstellung, bedauert jedoch den Unterschied zwischen Männern und Frauen bei der durchschnittlichen Anzahl der Schulungstage: 6,80 Tage für Männer gegenüber 5,90 Tagen für Frauen;

14. stellt fest, dass der 2017 verabschiedete Rahmen für die Personalpolitik noch umgesetzt wird, indem eine neue Regelung für die Einstellung von Zeitbediensteten, ein Beschluss über Teilzeitarbeit und Zeitgutschriften sowie eine Antidiskriminierungs- und Gleichbehandlungsstrategie angenommen werden; verweist auf weitere Initiativen zur Verbesserung der Einstellungsverfahren und Maßnahmen wie Studienbesuche für Bedienstete und Programme zum Personalaustausch;

15. fordert die Bürgerbeauftragte auf, weiterhin einen langfristigen Rahmen für die Personalpolitik zu entwickeln, der auf die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben der Bediensteten, lebenslange Anleitung und Laufbahnentwicklung, Geschlechtergleichstellung, Nichtdiskriminierung, Telearbeit, geografische Ausgewogenheit, Einstellung von Bediensteten und Eingliederung von Menschen mit Behinderungen in die Belegschaft abzielt;

16. nimmt mit Interesse zur Kenntnis, dass die Bürgerbeauftragte im Hinblick auf ihre internen Tätigkeiten das Europäische Behindertenforum ersucht hat, ihre Praktikumsaufforderung über seine eigenen Kanäle bekannt zu machen, um Menschen mit Behinderungen zu ermutigen, sich zu bewerben; nimmt zur Kenntnis, dass das Bewerbungsformular überarbeitet wurde, um eine Frage zu angemessenen Vorkehrungen einzufügen, die während der Auswahlverfahren zu treffen sind;

17. begrüßt, dass im Rahmen der Standards für interne Kontrollen in der Dienststelle der Bürgerbeauftragten Maßnahmen zur Umsetzung des Beschlusses über die Prävention von Mobbing und Belästigung ergriffen wurden, darunter die Ernennung von Ethikbeauftragten (einer in Brüssel und einer in Straßburg) sowie von Mitgliedern des Schlichtungsausschusses; nimmt zur Kenntnis, dass alle Bediensteten im September 2018 an einer verpflichtenden Schulung zu ethischem Verhalten, auch in Bezug auf die Prävention von Mobbing und Belästigung, teilgenommen haben und dass im November 2018 eine spezielle Sitzung für die Referatsleiter abgehalten wurde;

18. begrüßt, dass 2017 ein Ethik- und Verhaltensleitfaden für die Mitarbeiter der Bürgerbeauftragten eingeführt wurde, der neue Bedienstete verpflichtet, ein Formular zur Interessenerklärung auszufüllen, und ausscheidende Bedienstete über ihre Pflichten informiert;

19. bedauert, dass die Bürgerbeauftragte in ihren Folgemaßnahmen zur Entlastungsentschließung 2017 die meisten vom Parlament vorgebrachten Bemerkungen zwar anerkennt, aber keine weiteren Details nennt; betont, dass der Folgebericht für den Haushaltskontrollausschuss des Parlaments von wesentlicher Bedeutung ist, und fordert die Bürgerbeauftragte auf, die erforderlichen Antworten und Erläuterungen zu den vorgebrachten Bemerkungen in ihren nächsten Folgebericht aufzunehmen;

20. stellt fest, dass der für die Bürgerbeauftragte geltende wesentliche Leistungsindikator, der für die generelle Einhaltung der Vorschriften eine ehrgeizige Zielmarke von 90 % vorsah, im Jahr 2018 nicht erreicht werden konnte; stellt fest, dass eine Quote von 81 % erreicht wurde (gegenüber 85 % im Jahr 2017), wohingegen in Bezug auf Untersuchungen im öffentlichen Interesse eine Einhaltungsquote von 85 % erreicht wurde (gegenüber 79 % im Jahr 2017); erkennt an, dass die letztgenannte Quote bedeutend ist, da die Auswirkungen der Einhaltung wahrscheinlich einem breiteren Publikum zugutekommen werden;

21. unterstützt die Absicht der Bürgerbeauftragten, noch enger mit dem Parlament zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass es auf Unzulänglichkeiten aufmerksam gemacht wird, insbesondere im Hinblick auf die bei den Untersuchungen festgestellten Missstände in der Verwaltungstätigkeit oder wenn die Organe den Empfehlungen der Bürgerbeauftragten nicht nachkommen; ist der Ansicht, dass solche zusammengefassten und organisierten Informationen für den Haushaltskontrollausschuss des Parlaments äußerst wertvoll wären; nimmt jedoch zur Kenntnis, dass die Bürgerbeauftragte bestätigt hat, dass die Organe insgesamt dazu tendieren, konstruktiv mit ihr zusammenzuarbeiten;

22. betont, dass die Ergebnisse für alle drei Komponenten des zentralen Leistungsindikators Nr.7 (Effizienz: zusammengesetzter Indikator für die Bearbeitung von Beschwerden und Untersuchungen) der Zielvorgabe entsprechen oder diese übertreffen; stellt fest, dass der Anteil der innerhalb von sechs bzw. achtzehn Monaten abgeschlossenen Untersuchungen bei 57 % bzw. 88 % lag (Zielvorgaben: 50 % bzw. 80 %) und dass die dritte Komponente, der „Anteil Zulässigkeitsentscheidungen“, die innerhalb eines Monats getroffenen wurden, deutlich gestiegen ist, und zwar von 69 % im Jahr 2016 auf 86 % im Jahr 2017, und im Jahr 2018 den Zielwert von 90 % erreicht hat;

23. stellt fest, dass die durchschnittliche Bearbeitungszeit für alle Kategorien von Beschwerden im Jahr 2018 auf 79 Tage gestiegen ist (gegenüber 64 Tagen im Jahr 2017), während die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Untersuchungen im Jahr 2018 auf 255 Tage zurückgegangen ist (gegenüber 266 Tagen im Jahr 2017 und 369 Tagen im Jahr 2013); stellt jedoch fest, dass die Zahl der auf der Grundlage von Beschwerden durchgeführten Untersuchungen, die abgeschlossen wurden, um 53 % gestiegen ist, was den Anstieg der durchschnittlichen Bearbeitungszeit für alle Kategorien von Beschwerden erklärt;

24. stellt fest, dass im Jahr 2018 die Zahl der in den Zuständigkeitsbereich fallenden Beschwerden (880 gegenüber 751 im Jahr 2017) weiter deutlich zugenommen hat (+ 17 %), nachdem bereits 2017 ein Anstieg um 5,5 % verzeichnet worden war; stellt fest, dass sich die Zahl der aufgrund von Beschwerden eingeleiteten Untersuchungen auf 482 belief gegenüber 433 im Jahr 2017 (+ 11 %) und die Zahl der aufgrund von Beschwerden abgeschlossenen Untersuchungen auf 534 im Vergleich zu 348 im Jahr 2017 (+ 53 %); weist darauf hin, dass die Zunahme bei den eingeleiteten und abgeschlossenen Untersuchungen zum Teil darauf zurückzuführen ist, dass aufgrund einer Neueinstufung eine Reihe von Fällen, die zuvor als „kein Grund für eine Untersuchung“ eingestuft worden wären, nun als „Untersuchungen, bei denen kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt wurde“ abgeschlossen werden;

25. nimmt zur Kenntnis, dass die Untersuchungen, die die Bürgerbeauftragte im Jahr 2018 abgeschlossen hat, zu folgenden Ergebnissen führten: in 254 Fällen (46,6 %) wurden „keine Missstände in der Verwaltungstätigkeit“ festgestellt, b) „von den betroffenen Organen oder Einrichtungen beigelegt — Vorschläge angenommen — Lösungen“ für 221 Fälle (40,6 %), c) „keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt“ in 56 Fällen (10,3 %), d) „Missstände in der Verwaltungstätigkeit festgestellt“ in 29 Fällen (5,3 %) und e) „sonstige Fälle“ (1,8 %); erkennt an, dass die grundlegende Aufgabe der Bürgerbeauftragten darin besteht, dafür zu sorgen, dass die Verwaltung der Union dem öffentlichen Interesse dient, und all diejenigen zu unterstützen, die im Umgang mit den Organen oder Einrichtungen der Union mit Problemen konfrontiert sind;

26. nimmt zur Kenntnis, dass seit 2013 detaillierte Angaben zu den Dienstreisen des Bürgerbeauftragten, auch in Bezug auf Kosten, Zweck und Dauer, auf der Website des Bürgerbeauftragten veröffentlicht werden; stellt fest, dass sich die Ausgaben für Dienstreisen im Jahr 2018 auf 27 206,79 EUR beliefen (gegenüber 30 592 EUR im Jahr 2017); bekräftigt, dass aus Gründen der Transparenz eine Aufstellung bezüglich der jährlichen Dienstreisen in den jährlichen Tätigkeitsbericht aufgenommen werden sollte;

27. würdigt die Initiative zur Verleihung eines „Preises für gute Verwaltung“, da dadurch gute Arbeit förmlich anerkannt und der Austausch bewährter Verfahren zwischen den Institutionen gefördert werden und er als Inspiration für künftige Projekte dienen kann; begrüßt die Zusammenarbeit mit dem Europäischen Verbindungsnetz der Bürgerbeauftragten, anderen Einrichtungen der Mitgliedstaaten und internationalen Netzen und Organisationen, um die höchsten Standards zu ermitteln und zu fördern;

28. begrüßt die Maßnahmen, die die Bürgerbeauftragte zur Verbesserung der Cybersicherheit und des Datenschutzes ergriffen hat, wie Schulungen zur Sicherheit der Informations- und Kommunikationstechnologie, die Ausarbeitung von Verfahren für den Umgang mit Datenschutzverstößen, die rechtzeitige Konsultation des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten, um bei der Konzeption von Projekten einen integrierten Datenschutz zu gewährleisten; fordert die Bürgerbeauftragte auf, weiter über die Fortschritte bei der Umsetzung der Einzelmaßnahmen Bericht zu erstatten, einschließlich der Erstellung eines Musters für die Datenschutz-Folgenabschätzung und eines zentralen Registers der Aufzeichnungen über Verarbeitungsvorgänge;

29. erkennt den Mehrwert an, den eine freie und quelloffene Software für die Bürgerbeauftragte mit sich bringen kann; unterstreicht insbesondere ihre Rolle bei der Verbesserung der Transparenz und zur Verhinderung der Bindung an einen einzigen Anbieter; erkennt zudem an, dass sie zur Verbesserung der Sicherheit beitragen kann, da sie es ermöglicht, Schwachstellen zu ermitteln und zu beheben; empfiehlt nachdrücklich, dass jede für die Datenschutzbeauftragte entwickelte Software im Rahmen einer kostenlosen und quelloffenen Software-Lizenz öffentlich zugänglich gemacht wird;

30. betont, wie wichtig es ist, die Unionsbürger dafür zu sensibilisieren, dass sie sich im Falle von Verwaltungsmissständen an die Bürgerbeauftragte wenden können; nimmt die laufenden Bemühungen der Dienststelle der Bürgerbeauftragten zur Kenntnis, ihre Sichtbarkeit durch Instrumente wie die im Jahr 2018 eingerichtete neue Website zu verbessern, die eine überarbeitete Schnittstelle für mögliche Beschwerden und eine benutzerfreundliche Suchfunktion umfasst; nimmt das neue Video zur Kenntnis, in dem Themen wie Zugang zu Informationen, Probleme im Zusammenhang mit EU-Finanzierungen und Transparenz bei der Lobbyarbeit hervorgehoben werden; stellt fest, dass die Zahl der Follower auf Plattformen wie dem Twitter-Konto der Bürgerbeauftragten um 17 %, auf LinkedIn um 13 % und auf Instagram deutlich um 61 % gestiegen ist; spricht sich ferner dafür aus, auf kostenlose, quelloffene und selbst gehostete soziale Netzplattformen zurückzugreifen und dabei besonderes Augenmerk auf den Schutz der Nutzerdaten zu richten;

31. fordert die Bürgerbeauftragte auf, eine kohärente Politik der Digitalisierung ihrer Dienste voranzutreiben;

32. begrüßt die Entwicklung von Leitlinien für die sozialen Medien, die in Zusammenarbeit mit anderen Organen und Einrichtungen der EU entwickelt wurden, sowie den Austausch bewährter Verfahren zur Bewältigung der Herausforderungen, mit denen die Organe und Einrichtungen der EU im Hinblick auf die zunehmende Nutzung der und Exposition gegenüber den sozialen Medien konfrontiert sind;

33. fordert die Dienststelle der Bürgerbeauftragten auf, ihre Bemühungen um eine Verringerung des ökologischen Fußabdrucks fortzusetzen, wie etwa die Förderung der Digitalisierung zur Verringerung des Papierverbrauchs, die Beschränkung der Zahl der Dienstreisen der Bediensteten durch verstärkte Nutzung von Videokonferenzen sowie die Förderung der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln; fordert, dass im Rahmen der Entlastung für das Jahr 2019 weitere Informationen über die Umsetzung derartiger Tätigkeiten bereitgestellt werden;

34. unterstreicht die wiederholte Forderung des Parlaments, das Statut des Europäischen Bürgerbeauftragten im Hinblick auf die veränderten Umstände und Herausforderungen zu überarbeiten; nimmt zur Kenntnis, dass die letzte Überarbeitung 2008 vorgenommen wurde und dass im Februar 2019 schließlich eine Entschließung zu einem Entwurf einer Verordnung des Parlaments zur Festlegung der Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten (Statut des Europäischen Bürgerbeauftragten) angenommen wurde; weist darauf hin, dass es Aufgabe der Bürgerbeauftragten ist, die Durchführungsbestimmungen zu dieser Verordnung zu erlassen; fordert die Dienststelle der Bürgerbeauftragten auf, in ihrem nächsten jährlichen Tätigkeitsbericht darüber Bericht zu erstatten;

35. begrüßt, dass die Bürgerbeauftragte eine Untersuchung zum Umgang mit dem „Drehtüreffekt“ durchgeführt und geprüft hat‚ wie 15 Organe und Einrichtungen der Union (darunter das Parlament, der Rat und der Rechnungshof) Informationen veröffentlichen, wenn leitende Bedienstete ihres Personals die Genehmigung zur Aufnahme einer externen Beschäftigung beantragen (einschließlich einer Untersuchung der Häufigkeit solcher Veröffentlichungen sowie des Umfangs und des Inhalts der Angaben); stellt fest, dass die Bürgerbeauftragte diesbezüglich ein hohes Bewusstsein für die Bedeutung strenger Durchführungsbestimmungen festgestellt hat, dass trotzdem einige Vorschläge für Verbesserungen unterbreitet wurden; begrüßt die Absicht der Bürgerbeauftragten, im Jahr 2020 eine Folgeuntersuchung durchzuführen;

36. beglückwünscht die Bürgerbeauftragte zur Einführung eines neuen internen beschleunigten Verfahrens für die Bearbeitung von Beschwerden im Zusammenhang mit dem Zugang zu Dokumenten; nimmt zur Kenntnis, dass nach dem neuen Verfahren Entscheidungen über Beschwerden dreimal schneller getroffen werden als nach dem Standardverfahren; fordert die Bürgerbeauftragte auf, die anderen Organe und Einrichtungen der Union über das Ergebnis ihrer Bewertung der Wirksamkeit dieses neuen Verfahrens zu unterrichten;

37. begrüßt die Zusammenarbeit der Bürgerbeauftragten mit dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung, was Fälle betrifft, die beiden Einrichtungen vorgelegt werden; nimmt zur Kenntnis, dass beide Einrichtungen in direktem Kontakt miteinander stehen, um doppelte Ermittlungen zu vermeiden, und dass sich dieser direkte Kontakt im Jahr 2018 zum ersten Mal bewährt hat;