DE Amtsblatt der Europäischen Union C 148/1

SONDERBERICHT Nr. 2/2007

über die Gebäudeausgaben der Organe, zusammen mit den Antworten der Organe

(gemäß Artikel 248 Absatz 4 Unterabsatz 2 des EG-Vertrags)

(2007/C 148/01)

INHALT

ABKÜRZUNGEN

GLOSSAR

I-X ZUSAMMENFASSUNG

1-3 EINLEITUNG

1 Prüfungsgebiet

2-3 Prüfungsumfang und Prüfungsziele

4-49 BEMERKUNGEN

4-19 Planung

9-12 Immobilienpolitik

13-15 Auswahl und Standort von Gebäuden

16-19 Managementinformationen

20-38 Finanzierung und Kosten

21-23 Ausschreibungsverfahren

24-31 Festlegung der Vertragsbedingungen, Kaufpreise und Mieten

32-38 Finanzierungsformen für Bauprojekte

39-49 Interinstitutionelle Zusammenarbeit

50-58 SCHLUSSFOLGERUNGEN UND EMPFEHLUNGEN

51-55 Planung

56-57 Finanzierung und Kosten

58 Interinstitutionelle Zusammenarbeit

Anhang I: Ausführung der Haushaltspläne 2003-2005

Anhang II: Liste der in diesem Bericht berücksichtigten Gebäude

Antworten des Europäischen Parlaments

Antworten des Rates

Antworten der Kommission

Antworten des Gerichtshofs

Antworten des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses

ABKÜRZUNGEN

EIB Europäische Investitionsbank EU Europäische Union Euribor Euro Interbank Offered Rate GD Generaldirektion MwSt. Mehrwertsteuer S.A. Société Anonyme (Aktiengesellschaft)

GLOSSAR (1)

Dingliches Recht: Recht (Verkauf, Nießbrauch, Erbpacht) an einer unbeweglichen Sache (Gebäude oder Land). Es sei darauf hingewiesen, dass ein Mietvertrag nicht als dingliches Recht, sondern als Dienstleistung gilt. Häufig werden Immobiliensteuern (Grundsteuer, Regionalsteuern) vom Inhaber des dinglichen Rechts und nicht vom Mieter erhoben.

Erbpacht: Recht, ein Grundstück oder ein Gebäude als Gegenleistung für eine Pachtzahlung und über einen bestimmten Zeitraum zu nutzen (nach belgischem Recht mindestens 27 Jahre und höchstens 99 Jahre). Theoretisch ist der Eigentümer zu keinerlei Reparaturen oder Instandhaltungsarbeiten am Gebäude verpflichtet. Der Vertrag kann mit einer Kaufoption (akquisitorische Erbpacht) ergänzt werden, bei deren Wahrnehmung das Eigentum vollständig übergeht.

Grundsteuer: In der Region Brüssel auf Grundbesitz erhobene Steuer. Sie wird vom Eigentümer des dinglichen Rechts (also Eigentümer, Nießbraucher, Erbpächter) erhoben.

Grunderwerbsteuer: Von der Regierung auf Bundesebene erhobene Steuer auf notariell beurkundete Verträge nach deren Eintragung in das Grundbuch. Sie wird vom Eigentümer des dinglichen Rechts (also Eigentümer, Nießbraucher, Erbpächter) erhoben.

Hauptsitz-Vereinbarungen: Vereinbarungen, in denen die jeweiligen Aufgaben und Pflichten der Organe und der Gastgebermitgliedstaaten enthalten sind.

Herrichtungsarbeiten: Arbeiten an ansonsten fertigen Gebäuden zu deren Anpassung an die Vorschriften und Bedürfnisse der Organe.

JMO2, Cube, CCAB, SDME, MO75, VM-2, Beaulieu x, Genève y, Covent Garden, Colonel Bourg, SPA2, Infopoint, Dailly: Interne Kodes für Kommissionsgebäude.

Kaufoption: Der Kommission vom letzten Eigentümer eingeräumtes Kaufrecht zu einem Festpreis. Wird die Option wahrgenommen, übernimmt die Kommission vollständig das Eigentum. Einige Kaufoptionen können jederzeit wahrgenommen werden, andere erst nach 27 Jahren.

Nießbrauch: Recht auf Nutzung eines Gebäudes (in diesem Fall) ohne Änderung an der Bausubstanz und sein Gebrauch (d. h. Anmietung). Der Nutzer (Nießbraucher) hat mehr Rechte als ein Mieter, gleichzeitig aber auch mehr Verpflichtungen in Zusammenhang mit Reparaturen.

OIB: Amt für Gebäude, Anlagen und Logistik in Brüssel.

OIL: Amt für Gebäude, Anlagen und Logistik in Luxemburg.

Verwaltungsabteilung der Kommission, die für Gebäude, Lieferungen und andere soziale Dienstleistungen zuständig ist. Diese 2003 eingerichteten und der Generaldirektion Personal und Verwaltung unterstellten Ämter haben einen eigenen Funktionsbereich und unterliegen besonderen Vorschriften.

Organe: Bei den im vorliegenden Bericht berücksichtigten Organen handelt es sich um die Organe im Sinne von Artikel 1 der Haushaltsordnung. Betroffen waren in diesem Fall: die Kommission, das Parlament, der Rat, der Gerichtshof, der Europäische Wirtschafts- und Sozialausschuss sowie der Ausschuss der Regionen.

PPI: Protokoll über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Gemeinschaften, 1965 als Anlage zum EG-Vertrag unterzeichnet; wurde von allen Mitgliedstaaten unterzeichnet. Es gewährt den Europäischen Gemeinschaften für amtliche Zwecke gewisse Vorrechte, darunter Steuerbefreiungen.

Verborgener Mangel: (Üblicherweise) größerer Mangel, der erst nach der endgültigen Abnahme des Gebäudes sichtbar wird. Wird er innerhalb von zehn Jahren nach der Abnahme sichtbar, sind die Reparaturen durch eine besondere Garantie (Zehnjahresgarantie genannt) gedeckt.

ZUSAMMENFASSUNG

I. Ausgaben für den Kauf und die Anmietung von Gebäuden bilden einen der Hauptbestandteile der Verwaltungsausgaben der Organe der Europäischen Union. Im Jahr 2005 belief sich die von den Organen in Brüssel, Luxemburg und Straßburg belegte Gesamtfläche auf etwa 2 Millionen m2. Die jährlichen Belegungskosten für diese Fläche betrugen schätzungsweise 345 Millionen Euro.

II. Der Prüfung lagen die folgenden drei Fragen zugrunde: — Gewährleistet die Planung eine angemessene Unterbringung? — Werden Finanzierung und Kosten wirtschaftlich verwaltet? — Machen die Organe bestmöglich von der interinstitutionellen Zusammenarbeit (einschließlich einer gemeinsamen Evaluierung ihrer Immobilienpolitik) Gebrauch?

III. Die Prüfung machte deutlich, dass es den EU-Organen unter den gegebenen politischen und budgetären Sachzwängen gelungen ist, ihre Mitarbeiter unter angemessenen Bedingungen unterzubringen, und sie in den letzten Jahren ihre Gebäudeausgaben besser verwaltet haben. Dennoch weist die Verwaltung der Organe in den geprüften Bereichen nach wie vor eine Reihe von Schwachstellen auf.

IV. Der Hof stellte fest, dass die Organe aufgrund politischer und praktischer Sachzwänge Schwierigkeiten bei der Festlegung einer langfristigen Politik und bei der langfristigen Planung hatten. Die Probleme bei der langfristigen Planung erklären, weshalb endgültige Unterbringungsmöglichkeiten verspätet bereitgestellt werden, so dass häufig Überbrückungsmaßnahmen sowie kostspielige kurzfristige Lösungen erforderlich sind. Die langfristige Planung ließe sich nach Ansicht des Hofes verbessern.

V. Die Organe räumten dem Kauf gegenüber der Anmietung von Gebäuden Vorrang ein, ohne allerdings ihre Pläne abzustimmen oder konsequent umzusetzen. Entgegen früheren Empfehlungen des Hofes mieteten sie Gebäude ohne Kaufoption langfristig an, wodurch sich ein späterer Erwerb verteuert.

VI. Die Organe konzentrierten nahezu alle ihre Gebäude weiterhin im Europa-Viertel in Brüssel. Diese Konzentration führt zu größenbedingten Einsparungen (etwa bei Dienstleistungen, Kommunikation und Instandhaltung), trug wegen der verstärkten Gebäudenachfrage und Verknappung der in diesem Gebiet verfügbaren Unterbringungsmöglichkeiten aber auch zu einem Preisanstieg bei.

VII. Die vom Hof vorgenommene Bewertung der Verwaltung von Finanzierung und Kosten seitens der Organe hat ergeben, dass durch die verbreitete Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens (anstelle von Ausschreibungen) nicht gewährleistet war, dass die günstigsten Preise erzielt wurden.

VIII. Da die Aufnahme von Darlehen aus rechtlichen Gründen nicht möglich ist, griffen die Organe auf mehrere alternative Finanzierungsformen für ihren Immobilienerwerb zurück, die zumeist kostenintensiver und weniger transparent waren als eine direkte Darlehensaufnahme.

IX. Abgesehen von einigen konkreten Fällen erwies sich die interinstitutionelle Zusammenarbeit als bedingt effizient. Der mit der Errichtung der Ämter für Gebäude, Anlagen und Logistik in Brüssel und Luxemburg potenziell verbundene Vorteil kam nicht vollauf zum Tragen. Es wurden wenige „Service Level Agreements“ (Dienstleistungsvereinbarungen) mit anderen Organen abgeschlossen; OIB und OIL tauschten sich untereinander bzw. mit den Organen außerhalb der Kommission kaum über Erfahrungen und bewährte Methoden aus. Die Organe haben ihre Immobilienpolitik weder gemeinsam noch einzeln einer Evaluierung unterzogen.

X. Auf der Grundlage seiner Prüfung spricht der Hof zur Immobilienpolitik der Organe die folgenden Empfehlungen aus: Festlegung einer gemeinsamen Immobilienpolitik, bessere interinstitutionelle Zusammenarbeit mit stärkerer Koordinierung der Planung, Neubewertung der Gebäudekonzentration in bestimmten Gebieten, weitestgehende Anwendung von Ausschreibungen, Verbesserung der Arbeitsweise von OIB und OIL.

EINLEITUNG

Prüfungsgebiet

1. Die Haushaltsausgaben für den Kauf und die Anmietung von Gebäuden machen etwa 8 % der Verwaltungsausgaben der EU-Organe aus. Im Zeitraum 2003-2005 stiegen diese Ausgaben von jährlich 397 auf 532 Millionen Euro (siehe Anhang I). Von 1978 bis 2005 erhöhte sich die Gesamtfläche der von den Organen in Brüssel, Luxemburg und Straßburg genutzten Gebäude um 260 % auf rund 2 Millionen m2. Die von den Organen genutzten Flächen lassen sich in zwei Hauptkategorien unterteilen: Flächen für zweckgebundene Nutzungen (z. B. Sitzungen) mit offiziellen Plenarsälen (die dem Zweck entsprechend gebaut werden müssen und daher einen ungewissen Marktwert haben) und Standardbüroflächen für Verwaltungspersonal (die auf dem freien Markt gemietet oder gekauft werden können). Zwischen 1978 und 2005 stieg die Anzahl der Beamten und sonstigen Bediensteten um 240 % auf insgesamt 36 131 Personen. Im Jahr 2005 schätzten die Organe die durchschnittlichen jährlichen Kosten für die von ihnen genutzten Flächen auf 173 Euro/m2 und die jährlichen Kosten für Büroflächen auf 6 040 Euro/Person. Die jährlichen Kosten für die von den Organen belegte Gesamtfläche wurden auf 345 Millionen Euro, die Büroflächen (ohne nicht als Büros genutzte Flächen wie etwa Konferenzräume) auf 1 535 000 m2 geschätzt (2). Am 31. Dezember 2005 betrug der Wert des Immobilieneigentums der Organe nach Abschreibung 3 886 Millionen Euro — dies entspricht einem Anstieg um 791 Millionen Euro über einen Fünfjahreszeitraum (3).

Prüfungsumfang und Prüfungsziele

2. Im Rahmen der Prüfung sollte untersucht werden, inwieweit die Organe der Europäischen Union ihre Gebäudeausgaben effizient und wirksam verwaltet haben. Dazu wurden die folgenden drei Aspekte bewertet: — Gewährleistet die Planung eine angemessene Unterbringung? — Werden Finanzierung und Kosten wirtschaftlich verwaltet? — Machen die Organe bestmöglich von der interinstitutionellen Zusammenarbeit (einschließlich einer gemeinsamen Evaluierung ihrer Immobilienpolitik) Gebrauch?

3. Die Prüfung bezog sich schwerpunktmäßig auf die Gebäudeausgaben der Organe an ihren Hauptstandorten (Brüssel, Luxemburg und Straßburg) im Zeitraum 2003-2005. Ausgaben für Delegationen, Büros und Forschungszentren außerhalb dieser Standorte wurden folglich im Rahmen dieser Prüfung nicht untersucht. Bei den von der Prüfung betroffenen Organen handelte es sich um die Kommission, das Parlament, den Rat, den Gerichtshof, den Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschuss und den Ausschuss der Regionen. Der Rechnungshof, der Bürgerbeauftragte und der Europäische Datenschutzbeauftragte waren wegen ihrer geringen Ausgaben für Gebäude im untersuchten Zeitraum von der Prüfung nicht betroffen.

BEMERKUNGEN

Planung

4. Die Planung sollte gewährleisten, dass Gebäude — bei umfassender Berücksichtigung politischer und budgetärer Sachzwänge — am richtigen Ort zur richtigen Zeit zu den geringstmöglichen Kosten bereitgestellt werden. Der Hof bewertete die Planung der Organe anhand der folgenden drei Fragestellungen: — Beruhte die Planung auf einer gebilligten Immobilienpolitik und wurde ein kohärenter Ansatz für Kauf oder Anmietung von Gebäuden verfolgt? — Führten Auswahl und Standort der Gebäude zu einer optimalen Bereitstellung von Büroflächen? — Lagen ausreichende und geeignete Managementinformationen für eine korrekte Bedarfsbewertung vor?

5. Planung bedarf dreier Voraussetzungen: Erstens einer gebilligten Immobilienpolitik mit Grundkonzepten und Normvorgaben sowie eines genau definierten Ansatzes für den Erwerb von Gebäuden. Zweitens Kriterien für die Auswahl und die Standorte der Gebäude. Drittens zuverlässiger und zweckmäßiger Informationen über den aktuellen und den künftigen Bedarf. Die Planung des Gebäudebedarfs der EU-Organe muss politischen und budgetären Gegebenheiten Rechnung tragen. Insbesondere Erweiterungen sind mit einem starken Personalzuwachs (und damit Gebäudebedarf) verbunden. Wegen der politischen Natur von Erweiterungen können entsprechende Entscheidungen vor Billigung des Beitritts nicht förmlich geplant werden, wodurch häufig wenig Zeit bis zur tatsächlichen Erweiterung bleibt. Haushaltstechnisch gesehen dürfen die Organe keine Darlehen aufnehmen, sondern die Gebäude werden über die jährlichen Haushaltspläne finanziert. Bei der Planung muss diesen Sachzwängen entsprechend Rechnung getragen werden.

6. Auswahl und Errichtung von Gebäuden, die dem Unterbringungsbedarf eines Organs voll und ganz gerecht werden, erfordern die angemessene und koordinierte Umsetzung langfristiger Pläne (4). Die langfristige Planung und Haushaltsprognosen sind allerdings besonders schwierig, weil über Mittel und Planstellen auf jährlicher Basis im Haushaltsverfahren entschieden wird und wichtige politische Entscheidungen mit erheblichen Auswirkungen auf den Bürobedarf — wie etwa künftige Erweiterungen — nicht genau vorhersehbar sind.

7. Dies erklärt zum Teil, weshalb die Organe ihren aus der Erweiterung 2004 resultierenden endgültigen Bedarf im September 2006 noch nicht gedeckt hatten. Zwischenzeitlich schlossen die Organe kurzfristige Mietvereinbarungen zur Deckung ihres Unterbringungsbedarfs bis zur Fertigstellung ihrer Hauptprojekte ab. Der Rat und das Parlament unterzeichneten für Unterbringungszwecke in Brüssel im März 2003 und im Oktober 2004 Verträge über neue Gebäude (Lex für den Rat und D4-D5 für das Parlament), die im Dezember 2006 bzw. im Januar 2008 fertiggestellt sein sollen. Mit den im Lauf des Jahres 2004 übergebenen Gebäuden — etwa dem Komplex Belliard 99-101 (Ausschüsse) und dem Berlaymont-Gebäude (Kommission) — wurde Bedarf gedeckt, der bereits vor der Erweiterung bestand.

8. Darüber hinaus erfordern Bauprojekte — und dabei insbesondere die Errichtung und die Beschlussfassungsverfahren — eine beträchtliche Vorlaufzeit. Die Organe haben verschiedene Anstrengungen unternommen, um diese Probleme zu lösen: — Die Organe haben ihre Unterbringungsplanung für die Erweiterungsrunde 2004 zwar unabhängig voneinander vorgenommen, sie haben aber koordinierte Schätzungen der Verwaltungsausgaben und des Personalzuwachses vorgelegt. — Seit 2003 erarbeitet die Kommission „Politische Mehrjahresrahmen“, mit denen Prognosen für den Gebäudebedarf in Brüssel über einen Zehnjahreszeitraum erstellt werden, die als Grundlage für eine koordinierte langfristige Planung dienen könnten.

Immobilienpolitik

9. Ungeachtet der unternommenen Anstrengungen haben die Organe keine gemeinsame Immobilienpolitik der Gemeinschaft eingeführt und ihre eigene Politik jeweils eigenständig festgelegt (5). Zwei Grundsätze sind jedoch allen Organen gemeinsam: langfristig Vorrang für den Kauf von Gebäuden und Vorzug für die Zusammenführung von Diensten mit ähnlich gelagerten Aufgabenbereichen.

10. Seit 1996 räumen alle Organe dem Kauf von Gebäuden Vorrang vor einer langfristigen Anmietung ein. Von den Organen auf der Grundlage ihrer Erfahrungen durchgeführte Studien haben gezeigt, dass der Kauf von Büroflächen 40-50 % kostengünstiger ist als deren Anmietung (6). Außerdem ermöglicht der Erwerb von Gebäuden den Organen, die durch das Protokoll über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Gemeinschaften (PPI) vom 8. April 1965 gewährten Steuerbefreiungen in vollem Umfang zu nutzen. Zum 1. Januar 2005 hatten die Organe 38 % der genutzten Gesamtflächen gemietet (7).

11. Die Umsetzung der Politik, dem Kauf von Gebäuden Vorrang einzuräumen, hat in letzter Zeit dazu geführt, dass bestimmte Gebäude, die über viele Jahre gemietet worden waren, gekauft wurden. Ungeachtet der vom Hof bereits 1979 ausgesprochenen Empfehlungen (8) unterzeichneten die Organe Mietvertäge, die keine verminderten Mieten nach Abschreibung der Investition vorsehen oder keine Kaufoption zu einem Preis umfassen, in dem die bereits gezahlte Miete berücksichtigt ist. Die Organe hatten somit keine Möglichkeit, einen Kaufpreis unter dem Marktwert auszuhandeln. Dank einer politischen Übereinkunft mit dem Eigentümer (der luxemburgischen Regierung) war es dem Parlament allerdings möglich, den Preis des KAD-Gebäudes etwas zu mindern.

Kasten 1Im September 2006 entschloss sich das Parlament zum Kauf der in Straßburg genutzten Gebäude (IPE 1, 2 und 3) zu einem Preis von 143,125 Millionen Euro. Bei der Ermittlung des Kaufpreises blieben die zuvor geleisteten Mietzahlungen unberücksichtigt.

12. Die Politik der Kommission besteht darin, große Gebäude oder Komplexe zu kaufen und lediglich kleinere und strategisch weniger wichtige Gebäude zu mieten (9). Bei einigen großen Gebäuden (ein Beispiel ist Kasten 2 zu entnehmen) haben die Eigentümer langfristigen Mietvereinbarungen mit Kaufoption allerdings nicht zugestimmt.

Kasten 2Im Mai 2004 unterzeichnete die Kommission für das Mondrian-Gebäude einen Nießbrauchvertrag mit einer Laufzeit von 15 Jahren und der Möglichkeit einer Verlängerung auf höchstens 30 Jahre. Der Vertrag enthielt keine Kaufoption und sah die jährliche Zahlung (indexgebunden) von 4,8 Millionen Euro vor. Der Marktwert des Mondrian-Gebäudes wurde von den Sachverständigen der Kommission auf rund 61,7 Millionen Euro geschätzt. Wäre es der Kommission möglich gewesen, den Erwerb eines vergleichbaren Gebäudes mit diesem Wert beispielsweise als „akquisitorische Erbpacht“ (eine Art langfristiger Miete mit Kaufoption, die von den Organen häufig verwendet wird) zu verhandeln, wäre die Festsetzung der jährlichen Tranchen auf weniger als 3,25 Millionen Euro möglich gewesen (10).

Auswahl und Standort von Gebäuden

13. Sämtliche Organe versuchen nach Möglichkeit, verwandte Dienste möglichst nahe beieinander unterzubringen, hauptsächlich in großen Gebäuden, um größenbedingte Einsparungen zu erzielen (etwa bei Dienstleistungen, Kommunikation, Instandhaltung). Unterschiedliche Dienste können jedoch an verschiedenen Standorten untergebracht werden. Die meisten Projekte werden deshalb am Standort oder in der Nähe des Standorts der Hauptgebäude der Organe durchgeführt. Dieser Ansatz hatte praktische Vorteile, allerdings auch finanzielle Nachteile: Die Organe hatten kaum Alternativen zur Auswahl, für den Markt waren die Entscheidungen der Organe leicht vorhersehbar, und die verfügbaren Standorte verteuerten sich aufgrund der starken Gebäudenachfrage in dem Gebiet. Dies führte dazu, dass sich nahezu sämtliche Büroflächen der Organe in Brüssel im so genannten Europa-Viertel befinden, in dem die Organe rund 50 % der gesamten Büroflächen belegen (11).

14. Im Jahr 1996 erkannte die Kommission, dass die Konzentration auf das Europa-Viertel in Brüssel die Marktpreise in die Höhe trieb, und beschloss, nach preiswerteren Standorten zu suchen. Im Jahr 2003 analysierte die Kommission, inwieweit ihre Generaldirektionen und Dienste in diesem Viertel untergebracht sein mussten, und gelangte zu dem Schluss, dass dies für bestimmte Generaldirektionen und Dienste (mit rund 40 % der Beschäftigten) nicht zwingend notwendig war. Dennoch siedelte die Kommission — wie die anderen Organe auch — weiterhin die meisten ihrer Büros in diesem Viertel an. Sie reduzierte den Anteil ihrer dortigen Büroflächen im Jahr 2006 allerdings von 90 % auf 82 %.

15. Ein weiteres Ziel der Immobilienpolitik der Organe war die enge Zusammenarbeit mit den nationalen Behörden. Die Situation gestaltet sich in Brüssel anders als in Luxemburg. In Brüssel wurden die jüngsten Verträge von den einzelnen Organen mit privaten Bauträgern ausgehandelt. In Luxemburg haben bis auf die Kommission alle Organe von den nationalen Behörden Unterstützung erhalten — beispielsweise in Form der kostenlosen Bereitstellung von Grundstücken für ihre Hauptgebäude auf dem Kirchberg. Die Kommission in Luxemburg hat ihre Immobilienpolitik noch nicht festgelegt und nicht klargestellt, wo und wann ein endgültiger Standort für ihr Hauptgebäude bestimmt werden soll. Die Gespräche mit den luxemburgischen Behörden sind noch im Gange.

Managementinformationen

16. Vollständige und detaillierte Angaben über die Zahl der unterzubringenden Mitarbeiter und die erforderlichen Flächen sind eine unabdingbare Planungsgrundlage.

17. Zur Veranschlagung der benötigten Haushaltsmittel und zur Planung des Unterbringungsbedarfs muss den Organen bekannt sein, wie viele Personen derzeit untergebracht sind und wie viel Bürofläche folglich verfügbar ist. Da keine förmlicheren Aufzeichnungen über die Gebäudeauslastung vorhanden sind, zieht die Kommission das E-Mail- und Telefonverzeichnis heran, um die tatsächliche Belegung zu berechnen, da diese Datenbank als die zuverlässigste Quelle angesehen wird. Die Schätzung des kurzfristigen Unterbringungsbedarfs gestaltet sich ebenfalls schwierig und kann im Ergebnis zu hoch oder zu niedrig ausfallen. So nahmen beispielsweise die Verfahren zur Einstellung neuer Bediensteter aufgrund der Erweiterungsrunde 2004 mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich vorgesehen. Die Kommission in Luxemburg hatte ihren Bedarf überschätzt, was zu einer verfrühten Anmietung des Hitec-Gebäudes führte (das bei einem Mietpreis von 1,14 Millionen Euro rund ein Jahr leer stand). Beim Parlament hingegen erwies sich wegen des 2001 etwas unterschätzten Bedarfs und der Einstellung neuer Mitarbeiter in den Folgejahren die dringliche Anmietung von rund 30 000 m2 Bürofläche (12) in den Jahren 2004 und 2005 als notwendig.

18. Wirksame wirtschaftliche Planungsprozesse beruhen auf Vergleichen zwischen verschiedenen Lösungen. Ein Vergleich der Gebäudekosten der Organe hat ergeben, dass die Organe für die Berechnung von Büroflächen und Kosten unterschiedliche Kriterien heranziehen, wodurch die Verwendung gemeinsamer Indikatoren für Benchmarking und den internen Gebrauch schwierig wird (13). Da die Flächen- und Kostenangaben nicht einheitlich sind, lassen sich die Mietkosten/m2 zwischen den Organen bzw. bezogen auf die Marktpreise kaum vergleichen.

19. Bei dem zur Bewertung des Bürobedarfs und der Flächenzuteilung von den Organen am häufigsten herangezogenen Berechnungsmodus wird ein Richtwert von 35 m2 Fläche/Person zugrunde gelegt, wobei besondere Gebäudemerkmale (tatsächlich verfügbare Bürofläche, Bürogröße oder gemeinsam genutzte Flächen) unberücksichtigt bleiben. Im Wissen um diese Schwachpunkte in den Managementinformationen haben die Organe diverse Initiativen ergriffen: — Die Kommission stellt zurzeit ein „Handbuch der Unterbringungsbedingungen“ fertig, das rationalere Kriterien für die Flächenzuteilung an ihre Generaldirektionen und Dienste festlegen soll; eine Bestandsaufnahme von deren Büroflächen wurde 2006 abgeschlossen. — Die Organe in Brüssel beschlossen im März 2006 die Einsetzung einer Arbeitsgruppe, deren erste Aufgabe darin bestehen wird, sich auf einen gemeinsamen Ansatz und eine gemeinsame Definition für die unterschiedlichen Arten von Flächen und Kosten zu verständigen.

Finanzierung und Kosten

20. Gebäude sollten nach Maßgabe des Bedarfs angemietet oder gekauft werden, und zwar mit möglichst geringen Kosten für den EU-Steuerzahler. Der Hof beleuchtete die folgenden drei Aspekte: — Wurden geeignete Ausschreibungsverfahren durchgeführt und waren sie effizient? — Wurden die Vertragsbedingungen — Kaufpreis eingeschlossen — für die Gebäude ordnungsgemäß festgelegt? — War der für die Gebäudefinanzierung gewählte Ansatz unter Berücksichtigung der Haushaltszwänge wirtschaftlich?

Ausschreibungsverfahren

21. Gemäß Artikel 89 Absatz 2 der Haushaltsordnung werden „Vergabeverfahren auf der Grundlage eines möglichst breiten Wettbewerbs durchgeführt, außer wenn das (…) Verhandlungsverfahren angewandt wird“. Das Verhandlungsverfahren darf nach Erkundung des lokalen Marktes zum Kauf oder zur Anmietung bestehender Gebäude eingesetzt werden („Immobilientransaktionen“) (14). Bei den geprüften Projekten wurde das Verhandlungsverfahren auch bei Aufträgen über die Errichtung oder Renovierung von Gebäuden oder umfangreiche Herrichtungsarbeiten verwendet, bei denen es sich um „Bauaufträge“ handelt, die nicht unter die vorstehend angeführte Ausnahme für „Immobilientransaktionen“ fallen. Die öffentlichen Verwaltungen können mit offenen, wettbewerbsorientierten Vergabeverfahren eine größere Zahl potenzieller Bieter ansprechen und damit interessantere Angebote erhalten (15).

22. Nur in sehr wenigen Fällen machten die Organe ihre Bauprojekte im Amtsblatt bekannt, wodurch die größtmögliche Zahl an potenziellen Bietern hätte Interesse bekunden können (16). Das einzige Projekt, für das die Bauleistungen offen ausgeschrieben wurden, ist das Erweiterungsgebäude des Gerichtshofs, das im Einvernehmen mit der luxemburgischen Regierung durchgeführt wird, die als Bauherr fungiert und nach luxemburgischem Recht verfährt.

23. Die Organe nahmen anstelle der in der Haushaltsordnung und den Vergaberichtlinien eigentlich vorgesehenen Ausschreibungen häufig das Verhandlungsverfahren (ohne Bekanntmachung) in Anspruch. Dies führte dazu, dass die von den Organen für die Errichtung von Gebäuden und für Bauleistungen im Zusammenhang mit den genutzten Gebäuden gezahlten Preise nicht zu Wettbewerbsbedingungen ermittelt wurden.

Festlegung der Vertragsbedingungen, Kaufpreise und Mieten

24. In Ermangelung von Ausschreibungen werden die Kauf- und Mietpreise hauptsächlich im Wege von Verhandlungen mit den Bauträgern festgelegt. Bei Gebäuden, die für den spezifischen Bedarf der Organe errichtet werden, sollten die Preise oder langfristigen Mieten die Baukosten (einschließlich eines angemessenen Gewinns für private Bauträger) nicht übersteigen (17).

25. Der Gerichtshof, das Parlament und der Rat handelten die wichtigsten Aufträge auf der Grundlage der Baukosten aus (Erweiterung des Palais-Gebäudes, D4-D5 und Lex).

26. Bei der derzeit im Bau befindlichen Erweiterung des Hauptgebäudes des Gerichtshofs wird der Kaufpreis den tatsächlichen Baukosten entsprechen. Laut Rahmenvertrag wird ein unabhängiger Sachverständiger im Hinblick auf die Festsetzung des Gebäudepreises die Rechnung und die Ausgaben prüfen. Mehr als zwei Jahre nach Beginn der Bauarbeiten war der Sachverständige noch nicht bestellt. Dadurch erhöht sich das Risiko, dass früh auftretende Probleme und Kostenüberschreitungen nicht festgestellt werden. Dieses Risiko verschärft sich durch die Tatsache, dass im ursprünglichen Rahmenvertrag nur allgemeine Grundsätze, jedoch keine präzisen Vorgaben für Kontrolle, Fristen, Strafen und Haushaltsgrenzen festgelegt wurden (18).

27. Die Kommission und die Ausschüsse handelten die Kaufpreise und langfristigen Mieten nicht auf der Grundlage der Baukosten, sondern auf der Grundlage der Marktbedingungen aus, da die Organe in Konkurrenz zu anderen Käufern standen. Nach der branchenüblichen Praxis werden die Gebäude auf der Grundlage der Kapitalisierung des tatsächlichen oder erwarteten Mietwertes bewertet. Dieser Wert ist unter Berücksichtigung der den Organen aus den Steuerbefreiungen gemäß dem Protokoll über die Vorrechte und Befreiungen erwachsenden Vorteile (19) anzupassen (die Kästen 3 und 4 enthalten konkrete Beispiele für die Ermittlung des Wertes einiger Gebäude).

Kasten 3Der Marktwert des SPA3-Gebäudes wurde unter Berücksichtigung bestimmter Steuerbefreiungen von einem Berater geschätzt. Die Berechnung beinhaltete aber keinen Abzug der der Kommission gewährten MwSt.-Befreiung. Außerdem beruhte die Berechnung auf sofortigen Mieteinkünften, wodurch der Wert sich im Vergleich zur üblichen Vorgehensweise, bei der von einer anfänglichen Leerstandsphase ausgegangen wird, erhöhte.Um in den Genuss der im Rahmen des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen gewährten Steuervorteile zu gelangen, wurde das Mondrian-Gebäude über einen Nießbrauchvertrag gemietet. Die Nießbrauch-„Miete“ wurde entsprechend den Marktmieten festgelegt, d. h., der Vorteil der MwSt.-Befreiung kam im Mietpreis nicht zum Ausdruck, und die Kommission muss für zusätzliche Kosten für Instandhaltungs- und kleinere Renovierungsarbeiten (die üblicherweise dem Eigentümer obliegen) aufkommen. Außerdem hätte dieser Vertrag wegen des langfristigen Mietverhältnisses (15 Jahre) sowie der Bonität der Kommission zu einem geringeren Mietpreis führen müssen.Aufgrund dieser beiden Gegebenheiten zahlt die Kommission mehr als nötig.

28. In 18 langfristigen (27 Jahre) Erbpachtverträgen mit Kaufoption, die von der Kommission in Brüssel zwischen 1997 und 2001 in Form einer „akquisitorischen Erbpacht“ erstellt wurden, war der Kaufpreis nicht angegeben. In den Verträgen war lediglich die erste Entgeltrate festgelegt; außerdem enthielten sie automatische Indexklauseln wie sonst bei Mietverträgen üblich. Die Kommission stellte diese Praxis für künftige Verträge ein und folgte den Schlussfolgerungen ihres internen Auditdienstes, wonach diese Vorgehensweise nicht angemessen ist. Diese Feststellung wurde aber nicht an die übrigen Organe weitergegeben, und die Ausschüsse stützen ihre Kaufpreise nach wie vor auf indexierte Mieten und nicht auf den Wert der Gebäude (20).

Kasten 4Im Fall des Gebäudes Belliard 99-101 ist in dem im Dezember 2000 unterzeichneten Vertrag (akquisitorische Erbpacht auf 27 Jahre) der Kaufpreis nicht enthalten. Im Vertrag wird lediglich eine erste Jahresrate in Höhe von 8,28 Millionen Euro, zahlbar ab dem Jahr der Übergabe des Gebäudes, festgesetzt. Dieser Betrag wurde auf der Grundlage der Marktmieten berechnet und unterliegt der inflationsgebundenen Indexierung. Diese Methode der Preisfestsetzung ist bei langfristigen Mieten nicht die zweckmäßigste. Der Marktwert des Gebäudes hätte sich bei einer Schätzung nach der Methode der Berater der Kommission (siehe Kasten 3) auf rund 127 Millionen Euro belaufen. Bezogen auf diesen Betrag hätte die erste Jahresrate 6,83 Millionen Euro betragen.

29. In einigen Fällen waren die Preise Ergebnis politischer Übereinkünfte. In einer am 8. Juli 1997 zwischen der Europäischen Kommission, dem belgischen Staat und der S.A. Berlaymont 2000 unterzeichneten Vereinbarung bekundete die Kommission ihre Absicht, das Berlaymont-Gebäude wieder zu beziehen. In dieser Vereinbarung wurde aber weder ein Preis noch Fristen oder die Zuständigkeiten für die Renovierung des Berlaymont-Gebäudes festgelegt. Nach einer neuen Vereinbarung von Juli 2001 akzeptierte die Kommission im Oktober 2002 das Angebot der belgischen Regierung, obwohl es über dem geschätzten Marktpreis lag (21).

30. Von den Auftragnehmern sollten angemessene Sicherheiten verlangt werden, um die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufträge bis zur endgültigen Abnahme und die Zahlung von Strafen bei Nichteinhaltung der Fristen sicherzustellen (22). Die Organe haben auf diesem Gebiet aber keine klare Politik festgelegt, und die geleisteten Sicherheiten waren nicht immer hoch genug. Bewährte Praktiken wie etwa die Auflage, von einer zugelassenen technischen Kontrollfirma ausgestellte Bescheinigungen über die Qualität der Bauleistungen sowie obligatorische Versicherungspolicen zur Abdeckung der rechtlichen Verpflichtungen des Bauunternehmens vorzulegen, wurden nicht konsequent angewandt (23).

Kasten 5Im Fall des Euroforum befand sich die Kommission in einer schwierigen Lage, denn gemäß Vertrag waren 95 % der Erfüllungsgarantie (2 500 000 Euro) unmittelbar nach Bezug des Gebäudes freizugeben, wodurch lediglich 125 000 Euro zur Deckung etwaiger Mängel in einem mit über 100 Millionen Euro bewerteten Gebäude übrig blieben. Für das D4-D5-Gebäude verfolgte das Parlament einen anderen Ansatz, der sinnvoller erscheint: Im Vertrag ist festgelegt, dass bei Bezug des Gebäudes — unter Berücksichtigung der festgestellten Mängel — eine ausreichende Erfüllungsgarantie hinterlegt wird.Im ursprünglichen Vertrag vom 26. März 2003 über das Lex-Gebäude (Rat) waren keinerlei Bankgarantien zur Gewährleistung seiner vollständigen Erfüllung vorgesehen. In dem am 20. Dezember 2006 unterzeichneten endgültigen Vertrag war eine angemessene Bankgarantie vorgesehen.

31. In den jeweiligen Verträgen ist ein Zeitraum festgelegt (beispielsweise 15 Tage für das SPA3-Gebäude, 25 für das Euroforum und 30 für das Berlaymont-Gebäude), in dem die Organe vor Bezug des Gebäudes anhand von Kontrollen überprüfen können, ob die Arbeiten wie vereinbart durchgeführt wurden und die gebäudetechnischen Anlagen ordnungsgemäß funktionieren. Dieser Zeitraum ist jedoch zu kurz, um alle für komplexe Projekte erforderlichen Kontrollen und Tests angemessen durchzuführen.

Finanzierungsformen für Bauprojekte

32. Gemäß Artikel 282 des Vertrags kann die Europäische Gemeinschaft bewegliches und unbewegliches Vermögen erwerben und veräußern. Zu diesem Zweck wird sie von der Kommission vertreten. Nach dem geltenden Rechtsrahmen (24) ist die Gemeinschaft jedoch nicht befugt, Kredite aufzunehmen. Die Organe mussten daher für ihren Immobilienerwerb verschiedene alternative Finanzierungsmethoden einsetzen. Die Verbindlichkeiten der Gemeinschaft aus Mietfinanzierungen für den Erwerb von Grundstücken und Gebäuden beliefen sich zum 31. Dezember 2005 auf 1 803 Millionen Euro (25).

33. Die kostengünstigste Option für die Errichtung eines Gebäudes ist die Direktvergabe durch ein Organ, sie ist allerdings auch eine komplexe, langwierige und technisch anspruchsvolle Aufgabe. Bauprojekte sind im Rahmen der rechtlichen und budgetären Sachzwänge außerdem schwer durchzuführen. Angesichts dieser Sachzwänge haben die Organe die Errichtung ihrer Gebäude privaten Bauträgern und in einigen Fällen den nationalen Behörden übertragen.

34. Die von den Organen angewandten Methoden waren kostenintensiver und weniger transparent als eine direkte Darlehensaufnahme. Bei den jüngsten Großprojekten handelt es sich in der Regel um einen langfristigen Kauf mit indirekter Darlehensaufnahme. Im vertraglich festgelegten Preis sind die Finanzierungskosten — indirekt oder direkt — enthalten. Die Bauträger stellen den Organen die von ihnen für die Finanzierung der Gebäudeerrichtung gezahlten Zinsen in Rechnung; diese Zinsen sind stets höher (26) als die Sätze, die die Organe durch Ausschreibungen direkt oder über Vermittlung des Gastgeberlandes oder der Europäischen Investitionsbank (EIB) erzielt hätten.

35. Für die Finanzierung seines Erweiterungsprojekts zieht der Gerichtshof ein komplexes System heran, an dem die luxemburgische Regierung, eine Privatbank, eine Projektgesellschaft und die EIB beteiligt sind. Die Projektgesellschaft erhielt von der EIB günstige Finanzierungskonditionen (Euribor +0,01) für 49 % des Projekts. Dieses System birgt aber auch Risiken, denn der Gerichtshof war an der Ausschreibung und Aushandlung des detaillierten Auftrags (dessen Bestimmungen und Optionen er nicht vorab vereinbart hatte) nicht beteiligt und hat die Finanzierungsverträge nicht unterzeichnet, obwohl er die Finanzierungskosten (etwa Zinsen, Verwaltungskosten) zu tragen hat. Die Dienste des Gerichtshofs untersuchten die Verfahren der Regierung für die Vergabe des Auftrags über die Projektfinanzierung und wiesen darauf hin, dass kein angemessener Wettbewerb stattgefunden habe. Obwohl die EIB gute Finanzierungskonditionen bietet, griff kein anderes Organ oder einer seiner Partner für die Finanzierung von Bauprojekten auf die Bank zurück.

36. Die Kommission führte 2002 eine Methode ein, mit der die Finanzierungskosten gesenkt werden sollten. Bei einigen Vorgängen war in den Aufträgen vorgesehen, dass vor Unterzeichnung des Vertrags der Zinssatz im Wege einer Ausschreibung auf den Finanzmärkten zu ermitteln war. Der Rat wandte diese Methode beim Auftrag über das Lex-Gebäude an, nicht so jedoch die Kommission im nachstehend beschriebenen Fall.

Kasten 6Der von der Kommission im Januar 2003 implizit vereinbarte Zinssatz zur Finanzierung des auf 30 Jahre angelegten Erwerbs des Euroforum betrug 5,65 %. Zur Finanzierung des SPA3-Gebäudes veröffentlichte die Kommission im Februar 2003 eine Ausschreibung und erzielte einen Zinssatz von 5,01 %. Wäre auch für das Euroforum eine entsprechende Ausschreibung durchgeführt worden, hätten bei den Zinsen rund 7,7 Millionen Euro eingespart werden können.

37. Verfügen die Organe zum Jahresende über Restmittel (infolge der Nichtausschöpfung in anderen Verwaltungsbereichen), werden diese Gelder häufig für außerplanmäßige Zahlungen für Bauprojekte verwendet (siehe Anhang I). Dadurch lagen die endgültigen Ausgaben allerdings deutlich über den ursprünglich veranschlagten Ausgaben. Im Jahr 2005 beispielsweise verwendeten das Parlament und der Rat jeweils 89 Millionen Euro an zusätzlichen Mitteln aus Übertragungen.

38. Im Lauf der vergangenen zwei Jahrzehnte hat der Hof wiederholt darauf hingewiesen, dass ein strikt jährlicher Ansatz bei den Unterbringungskosten in der Praxis der Festlegung und Umsetzung einer angemessenen Investitionspolitik hinderlich ist. Der Hof wiederholte im Dezember 2005 seine Empfehlung, für Vorgänge in Bezug auf den Erwerb oder die Errichtung von Gebäuden getrennte Mittel zu verwenden, wodurch mehr Flexibilität möglich wäre (27).

Interinstitutionelle Zusammenarbeit

39. Der Bedarf an Gebäuden und deren Verwaltung ist bei allen EU-Organen gegeben. Eine wirksame Zusammenarbeit sollte die Leistungserbringung verbessern und kann durch Bündelung von Fachwissen und Kaufkraft die Kosten verringern. Der Hof bewertete, ob die Organe relevante Bereiche für die Zusammenarbeit ermittelt haben, einschließlich gemeinsamer Evaluierungen ihrer Immobilienpolitik, und ob diese Zusammenarbeit wirksam war.

40. Als Reaktion auf die wiederholten Empfehlungen des Hofes für verstärkte interinstitutionelle Zusammenarbeit setzten die Generalsekretäre der Organe eine Arbeitsgruppe „Immobilienpolitik“ ein und unterstützten im Juni 2001 die von der Gruppe vorgelegten Vorschläge zur Verbesserung der interinstitutionellen Zusammenarbeit (28). Konkret vorgeschlagen wurde der verstärkte Informationsaustausch, die Entwicklung einer gemeinsamen Strategie für die Beziehungen mit den Behörden des Gastgebermitgliedstaates, einschließlich des Abschlusses von „Hauptsitz-Vereinbarungen“, in denen die jeweiligen Aufgaben und Pflichten der Organe und der Gastgebermitgliedstaaten festgelegt sind, die gegenseitige Unterstützung sowie eine Umweltverträglichkeitsprüfung der Gebäude, die zu interinstitutionellen Initiativen bezüglich der Herrichtung und Verwaltung der Gebäude führen sollte.

41. Es wurden interinstitutionelle Arbeitsgruppen für Gebäudefragen eingerichtet, die regelmäßig in Brüssel und Luxemburg zusammenkommen, ohne dass allerdings bislang nennenswerte gemeinsame Initiativen zustande kamen oder erhebliche Einsparungen erzielt wurden (29). In einigen konkreten Fällen wurden aber einem Organ von einem anderen Organ Büroflächen untervermietet. Die Zusammenarbeit der Kommission und des Parlaments in Bezug auf gemeinsame Vertretungsbüros in den Mitgliedstaaten sowie die Zusammenarbeit der Kommission mit dem Rat in Bezug auf den Infopoint in Brüssel und gemietete Büros in New York und Genf hat sich bewährt. Die beiden Ausschüsse richteten gemeinsame Dienste ein, die Bereiche von gemeinsamem Interesse verwalten. Diese interinstitutionelle Zusammenarbeit ermöglichte die gemeinsame Planung der Immobilienpolitik und die gemeinsame Bewertung des Bedarfs der Ausschüsse. In anderen Bereichen von gemeinsamem Interesse kam allerdings keine interinstitutionelle Zusammenarbeit zustande. Die Prüfung des Hofes ergab, dass die Organe ihre Immobilienpolitik weder gemeinsam noch einzeln einer Evaluierung unterzogen haben.

Kasten 7Ein Teil der Erweiterung des Hauptgebäudes des Gerichtshofs in Luxemburg (deren Fertigstellung für 2008 geplant ist) wird auf einem Grundstück errichtet, auf dem sich zuvor das Cube-Gebäude der Kommission befand, in dem das Rechenzentrum der Kommission untergebracht war. Der Kommission war zwar bereits 1999 bekannt, dass das Cube-Gebäude geräumt werden musste, es gelang ihr aber erst 2004, Ersatz zu finden, wodurch sie zur Verzögerung des Projekts des Gerichtshofs beitrug.Der Komplex Belliard 99-101 wurde 1998 geräumt, dennoch zahlten die Organe für ein leerstehendes Gebäude bis 2004 eine jährliche Miete in Höhe von rund 6 Millionen Euro (zunächst das Parlament, dann die Ausschüsse, denen das Parlament die Übernahme seines Vertrags zur Auflage machte (30)).

42. Der Hof vertritt die Auffassung, dass die Organe, insbesondere die Kommission, mit den Behörden der Gastgeberländer „Hauptsitz-Vereinbarungen“ abschließen sollten. Bislang wurden allerdings für keinen der Hauptstandorte der Organe entsprechende Vereinbarungen abgeschlossen. Die einzelnen Organe handelten ihre Bauprojekte weiterhin gesondert mit den Gastgeberländern aus und erzielten unterschiedliche Konditionen.

43. Die Organe nahmen trotz entsprechender Empfehlung der Generalsekretäre keine interinstitutionelle Umweltverträglichkeitsprüfung der Gebäude vor. Die Kommission hat aber im Rahmen des Gemeinschaftssystems für das Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung (31), das von anderen Organen inzwischen angewandt wird, diverse Initiativen ergriffen und einige ihrer eigenen Gebäude Umweltbetriebsprüfungen unterzogen. Energieverbrauch und Energieeffizienz waren den Organen bei der Planung ihrer Gebäude ein Anliegen, dennoch waren die untersuchten Bauprojekte nicht auf die technische, ökologische und wirtschaftliche Einsetzbarkeit alternativer Systeme und Techniken zur Verbesserung der Energieeffizienz der Gebäude geprüft worden, wie in der Richtlinie über die Gesamtenergieeffizienz von Gebäuden (32) vorgeschrieben. Ferner wurde keine Kosten-Nutzen-Analyse unterschiedlicher Optionen für Heizung, Belüftung und Klimatisierung unter Berücksichtigung der geschätzten langfristigen Wartungskosten und des geschätzten langfristigen Energieverbrauchs vorgenommen. Die Kommission nahm allerdings 2004 die Notwendigkeit der Durchführung einer entsprechenden Kosten-Nutzen-Analyse in ihre Verfahren auf und beginnt derzeit mit der Ausarbeitung einer Methodik für die Berechnung der während der Lebensdauer eines Gebäudes anfallenden Kosten (Lebenszykluskosten). In dieser Frage wäre ein interinstitutioneller Ansatz angezeigt.

44. Bei der Umsetzung der Immobilienpolitik kommen Bereiche ins Spiel, in denen alle Organe gleichartige Hilfestellung benötigen (technische Unterstützung bei der Architekturplanung; Bauwesen; Gesundheit, Sicherheit und Ergonomie; Umweltmanagement und -sicherheit; Planungs- und Bauvorschriften; Eigentumsrecht; Finanzplanung). Die meisten Organe beschäftigen eigens Mitarbeiter oder beauftragen Experten für einige oder alle diese Gebiete. Eine operative Zusammenarbeit würde demnach eine gemeinsame und bessere Nutzung des Fachwissens sowie größenbedingte Kosteneinsparungen beim Zukauf von Dienstleistungen ermöglichen. Bislang gibt es allerdings keine entsprechende Zusammenarbeit.

45. Entsprechend einer früheren Empfehlung des Hofes sollten die Organe über vollständige administrative, technische und finanzielle Gestaltungsbefugnisse für ihre Immobilienvorhaben verfügen. Sie sollten entweder hoch qualifizierte Berater einsetzen, oder das erforderliche Fachwissen müsste im interinstitutionellen Rahmen aufgebaut werden (33). Durch interinstitutionelle Zusammenarbeit hätten Bereiche wie die Überwachung der Bauleistungen und die Kontrolle ihrer Qualität verbessert werden können. Aus der Art der Vorbehalte in den Abnahmeberichten zu den Gebäuden, den von den Organen nach Bezug der Gebäude festgestellten Mängeln und den Ergebnissen der von den verschiedenen Organen angewandten Ansätze hätten Lehren gezogen werden können. Ein Ansatz besteht in der engen Überwachung der Projektdurchführung durch die eigenen Dienste des Organs oder durch externe Berater. Der kombinierte Einsatz internen und externen Fachwissens, wie vom Parlament und vom Gerichtshof praktiziert, hat sich bewährt. Bei einem anderen Ansatz, den hauptsächlich die Kommission verfolgt, liegt der Schwerpunkt auf der Kontrolle der Endergebnisse gemessen an den vereinbarten Standards und Spezifikationen.

46. Die juristischen Dienste und Berater der Organe haben verschiedene ausführliche Berichte zu konkreten Verträgen und Gebäuden vorgelegt, in denen die Vor- und Nachteile verschiedener Modelle für den Erwerb von Gebäuden untersucht wurden. Darin haben sie spezifische Risiken ermittelt, die von allen Organen gemeinsam erörtert hätten werden müssen. Die Organe verständigten sich für die am häufigsten verwendeten Verträge nicht auf einen Standardwortlaut. Da die Organe ihre Verträge jeweils eigenständig ausarbeiten, wurden vorherige Erfahrungen und juristisches Fachwissen nicht gemeinsam genutzt. Das Parlament berücksichtigte bei früheren Projekten festgestellte Mängel und arbeitete genaue Vorschriften im Bereich der Überwachung von Bauleistungen und Garantien aus, die für andere Organe vielleicht nützlich gewesen wären.

47. Die Einrichtung von zwei Ämtern für „Infrastruktur, Anlagen und Logistik“ in Brüssel und Luxemburg (OIB bzw. OIL) im Jahr 2002 durch die Kommission zur Unterstützung der Kommissionsdienststellen und eventuell anderer Gemeinschaftsorgane blieb hinter den Erwartungen in Bezug auf die Verbesserung der interinstitutionellen Zusammenarbeit zurück. Lediglich das OIL unterzeichnete „Service Level Agreements“ (Dienstleistungsvereinbarungen) (Rechnungshof und Übersetzungszentrum).

48. Darüber hinaus stellte der Hof fest, dass OIB und OIL sich lediglich untereinander oder — in einigen konkreten Fällen — mit anderen Organen über das Fachwissen und bewährte Methoden (z. B. auf dem Gebiet der Verfahren, der Software für die Verwaltung von Büroflächen oder der Analyse der mit langfristigen Mietverträgen verbundenen Risiken) austauschten.

49. Jedes Organ mietet gelegentlich Gebäude zur Deckung des vorübergehenden Unterbringungsbedarfs bis zur Fertigstellung seiner Hauptbauprojekte an. Gleichzeitig halten andere Organe häufig eine „Reserve“ an Büroflächen für unvorhergesehene Ereignisse, Umzüge und die regelmäßige Renovierung von Gebäuden vor, was bedeutet, dass sie zeitweilig über mehr Büroflächen als benötigt verfügen. Mehrere interinstitutionelle Initiativen im Hinblick auf die gemeinsame Nutzung von Büroflächen sind in letzter Zeit gescheitert, weil für ein Organ akzeptable Gebäude nicht den Standards eines anderen Organs entsprachen (34).

SCHLUSSFOLGERUNGEN UND EMPFEHLUNGEN

50. Obwohl die Organe mit einer Reihe politischer und budgetärer Sachzwänge konfrontiert sind, ist es ihnen gelungen, ihr Personal unter angemessenen Bedingungen unterzubringen. In den letzten Jahren haben die Organe die Verwaltung ihrer Immobilienpolitik verbessert, dennoch bestehen eine Reihe von Schwachstellen bei Planung, Finanzierung und Kosten sowie interinstitutioneller Zusammenarbeit fort.

Planung

51. Die Organe haben keine gemeinsame Immobilienpolitik der Gemeinschaft festgelegt, sondern bestimmen unabhängig ihre eigene Politik. Bei der Planung waren viele verschiedene Sachzwänge zu berücksichtigen, etwa die Tatsache, dass es sich bei den Organen der EU um öffentliche Einrichtungen handelt, die Aufteilung des Personals auf Brüssel, Luxemburg und Straßburg, die Größe der Dienststellen und Organe, das Fehlen getrennter Mittel, die verschiedenen Arten von Gebäuden sowie die Notwendigkeit, mit Dritteigentümern und Grundstücksinvestoren zu verhandeln. Die Organe hatten zudem mit dem Problem zu kämpfen, dass die endgültigen Erweiterungsbeschlüsse nicht vorhersehbar waren (siehe Ziffern 4 bis 6 und Ziffer 9).

Empfehlung: Es sollte ein koordinierter Mehrjahresrahmen für die Immobilienpolitik festgelegt werden. Die Haushaltsbehörde sollte angemessen und regelmäßig über die globalen haushaltstechnischen Auswirkungen der Immobilienpolitik der einzelnen Organe unterrichtet werden.

52. Die vorstehend dargelegten Sachzwänge erklären, weshalb die endgültige Unterbringung verspätet erfolgt und häufig Überbrückungsmaßnahmen und kostspielige kurzfristige Lösungen erforderlich sind. Die langfristige Planung ließe sich nach Ansicht des Hofes verbessern (siehe Ziffern 7 und 8).

53. Die Organe räumten dem Kauf gegenüber der Anmietung von Gebäuden Vorrang ein. Sie wandten diese Politik nicht konsequent an und mieteten entgegen früheren Empfehlungen des Hofes Gebäude ohne Kaufoption langfristig an. Dadurch verteuert sich der spätere Erwerb (siehe Ziffern 9 bis 12).

Empfehlung: Die Organe sollten Zeitpläne und Mittel zur Ermittlung ihres Bedarfs weiterhin koordinieren, um die kurzfristige Anmietung möglichst zu vermeiden. Die EU-Organe sollten sich stets um langfristige Mietverträge mit Kaufoption bemühen.

54. Die Organe konzentrierten nahezu alle ihre Gebäude weiterhin im Europa-Viertel in Brüssel, obwohl die Kommission eine Politik verfolgte, die auf die Suche nach Unterbringungsmöglichkeiten in anderen Stadtteilen ausgerichtet war. Diese Konzentration führt zu größenbedingten Einsparungen, trug wegen der verstärkten Gebäudenachfrage und Verknappung der in diesem Gebiet verfügbaren Unterbringungsmöglichkeiten aber auch zu einem Preisanstieg bei (siehe Ziffern 13 bis 15).

Empfehlung: Aktuelle Initiativen zur Diversifizierung der Büroflächen in Brüssel sollten fortgeführt werden.

55. Die verfügbaren Informationen für die Entscheidungsfindung und die Verwaltung von Büroflächen (etwa Angaben über Büroflächen, Gebäudekosten und unterzubringendes Personal) sind ungenau, was die Bedarfsbewertung und vorausschauende Planung erschwert (siehe Ziffern 16 bis 19).

Empfehlung: Die Organe sollten geeignete Methoden zur Bewertung ihres aktuellen und kurzfristigen Bedarfs entwickeln. Die Managementinformationen sollten durch die Festlegung gemeinsamer und klarer Indikatoren verbessert werden. Die von den einzelnen Organen und den interinstitutionellen Arbeitsgruppen bereits ergriffenen Initiativen sollten unterstützt, konsolidiert und ausgeweitet werden.

Finanzierung und Kosten

56. Die von den Organen für die Errichtung und sonstige Bauleistungen im Zusammenhang mit ihren Gebäuden gezahlten Preise wurden nicht unter freien Wettbewerbsbedingungen ermittelt. Bei nahezu allen geprüften Projekten wurden die Aufträge freihändig vergeben. Die unzureichende Anwendung der Ausschreibungsverfahren bedeutet, dass keine Gewähr dafür besteht, dass die Gebäude zum günstigsten Preis erworben wurden (siehe Ziffern 21 bis 23). Der Hof ermittelte Fälle, in denen bei Verhandlungsverfahren nicht die bestmöglichen Preise erzielt wurden (siehe Ziffern 24 bis 29).

Empfehlung: Sämtliche Aufträge im Zusammenhang mit der Errichtung von Gebäuden und Herrichtungsarbeiten sollten auf der breitestmöglichen Basis ausgeschrieben werden. Sollte ausnahmsweise das Verhandlungsverfahren zur Anwendung kommen, müssten die Preise (einschließlich angemessener Margen für die Wirtschaftsteilnehmer) auf den Baukosten beruhen. Im Vorfeld der Anmietung oder des Kaufs vorhandener Gebäude sollte der Markt so umfassend wie möglich erkundet werden. Die Organe sollten sicherstellen, dass sie die Steuerbefreiungen gemäß dem Protokoll über die Vorrechte und Befreiungen in vollem Umfang in Anspruch nehmen.

57. Nach geltender Rechtslage dürfen die Organe keine Kredite aufnehmen. In Anbetracht dieser Auflage zogen sie mehrere komplexe Methoden zur Finanzierung ihres Immobilienerwerbs heran, die teurer als die direkte Kreditaufnahme und weniger transparent sind (siehe Ziffern 32 bis 38).

Empfehlung: Eine verbesserte Haushaltsplanung und erhöhte Flexibilität durch die Verwendung getrennter Mittel würden einen rationelleren Einsatz der Haushaltsmittel und eine bessere Verwaltung der Verbindlichkeiten und langfristigen Verpflichtungen der Organe ermöglichen.

Interinstitutionelle Zusammenarbeit

58. Die Errichtung des OIB und des OIL erbrachte im Bereich der interinstitutionellen Zusammenarbeit nicht die erhofften Resultate. Es wurden wenige „Service Level Agreements“ abgeschlossen, und die Organe tauschten sich untereinander kaum über Erfahrungen und bewährte Methoden aus. Dennoch ermittelte der Hof einige konkrete Fälle interinstitutioneller Zusammenarbeit und neue gute Initiativen für ihre Verbesserung. Da bisher keine globalen „Hauptsitz-Vereinbarungen“ mit den Gastgebermitgliedstaaten geschlossen wurden, erzielen die Organe bei ihren Ad-hoc-Verhandlungen unterschiedliche Konditionen und Mietpreise. In der Vergangenheit haben die Organe Umweltaspekte nicht ausreichend berücksichtigt, Initiativen aus der letzten Zeit belegen jedoch, dass auf diesen Bereich stärker geachtet wird. Die Organe haben ihre Immobilienpolitik weder gemeinsam noch einzeln einer Evaluierung unterzogen (siehe Ziffern 39 bis 49).

Empfehlung: Bewährte Vorgehensweisen und Initiativen eines oder mehrerer Organe sollten auf alle Organe ausgeweitet werden, insbesondere bei Fachfragen wie der Vertragsgestaltung oder der Projektüberwachung und auf Gebieten wie dem Umweltschutz. Die Ergebnisse der Immobilienpolitik der Organe sollten gemeinsam evaluiert werden, und es sollten neue Wege zur Verbesserung der interinstitutionellen Zusammenarbeit gefunden werden. Die Organe sollten weiterhin Arbeitsgruppen zu Fragen einsetzen, die interinstitutionell von Interesse sind, etwa die Entwicklung einer „Lebenszykluskosten“-Methodik. Auch die enge Zusammenarbeit mit den Behörden der Gastgeberländer sollte ein wesentliches Ziel der Immobilienpolitik der Organe sein.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 21. März 2007 in Luxemburg angenommen. Für den Rechnungshof Hubert WEBER Präsident

(1) Die Erklärungen beziehen sich auf die Situation in Belgien, und die Begriffsbestimmungen sind etwas einfacher gehalten als die streng rechtlichen Definitionen.

(2) Die jährlichen Kosten wurden errechnet auf der Grundlage der jährlichen Zahlungen im Rahmen langfristiger Erbpacht- und Mietverträge bei Anwendung eines Abschreibungssatzes von 4 % auf das Immobilieneigentum. Diese Büroflächen standen 44 006 Personen zur Verfügung (Mitarbeitern und sonstigen Personen, etwa Sachverständigen oder externen Angestellten, die Büros benötigten). Quelle: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier. Comité de préparation pour les questions budgétaires et financières (Vergleich der Aufwendungen der Organe für Gebäude. Interinstitutioneller Vorbereitungsausschuss für Haushalts- und Finanzfragen), Juni 2005.

(3) Endgültige Jahresrechnung der Europäischen Gemeinschaften, Band I. Genauere Angaben zu den Ausgaben für Gebäude und deren Wert werden jährlich in einem Anhang zum Gesamthaushaltsplan der Europäischen Union vorgelegt (Tabelle D „Immobilienbestand der Europäischen Union“).

(4) Der Hof hat sich zu dieser Frage bereits in seinem Sonderbericht über die Unterbringungspolitik der Organe der Europäischen Gemeinschaften geäußert, Absatz 7.2.2 (ABl. C 221 vom 3.9.1979).

(5) Siehe beispielsweise: Immobilienpolitik der Kommission 1996-2005, SEK(96) 1095 endg. vom 18. Juni 1996, aktualisiert für Brüssel im Dezember 2003, KOM(2003) 755 endg. vom 10. Dezember 2003.

(6) Bericht der interinstitutionellen Fachgruppe für Immobilienprogramme und Finanzierungskonditionen von Februar 1996.

(7) Quelle: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier. Comité de préparation pour les questions budgétaires et financières (Vergleich der Aufwendungen der Organe für Gebäude. Interinstitutioneller Vorbereitungsausschuss für Haushalts- und Finanzfragen), Juni 2005.

(8) Sonderbericht über die Unterbringungspolitik der Organe der Europäischen Gemeinschaften, Abschnitt 7.5. Jahresbericht zum Haushaltsjahr 1987, Ziffer 10.51 (ABl. C 316 vom 12.12.1988).

(9) Immobilienpolitik der Kommission 1996-2005, SEK(96) 1095 endg. vom 18. Juni 1996, S. 10.

(10) Simulation einer akquisitorischen Erbpacht, bei einer Laufzeit von 27 Jahren (jährliche Steigerungsrate: 2 %, Zinssatz: 5 %).

(11) Quellen: Workshop „Understanding the Brussels Office Market“ (Den Brüsseler Bürogebäudemarkt verstehen), Februar 2005, und „Programmes pluriannuels de politique immobilière de la Commission à Bruxelles“ (Mehrjahresprogramme der Kommission für Immobilienpolitik in Brüssel), OIB.

(12) Die Gebäude Remard (8 256 m2), Wiertz 50 (2 837 m2) Montoyer 63 (9 681 m2) und Montoyer 75 (9 935 m2).

(13) Quelle: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier. Comité de préparation pour les questions budgétaires et financières (Vergleich der Aufwendungen der Organe für Gebäude. Interinstitutioneller Vorbereitungsausschuss für Haushalts- und Finanzfragen), Juni 2005.

(14) Artikel 116 Absatz 1 und Artikel 126 Absatz 1 Buchstabe h der Durchführungsbestimmungen.

(15) Mitteilung der Kommission zu Auslegungsfragen in Bezug auf das Gemeinschaftsrecht, das für die Vergabe öffentlicher Aufträge gilt, die nicht oder nur teilweise unter die Vergaberichtlinien fallen (ABl. C 179 vom 1.8.2006, S. 2).

(16) Vorabinformationen wurden im Zuge der Markterkundung lediglich zu vier Projekten veröffentlicht (drei Projekte des Rates und eines des Parlaments).

(17) Jahresbericht zum Haushaltsjahr 1987, Ziffern 10.51-10.55; Sonderbericht über die Unterbringungspolitik der Organe der Europäischen Gemeinschaften, Abschnitt 7.5.

(18) Gemäß Artikel 4 Absatz 3 des Rahmenvertrags muss der Staat zu jeder Durchführungsphase des Projekts die Zustimmung des Gerichtshofs einholen, es wird aber nicht genau geregelt, wie und auf Grundlage welcher Unterlagen der Gerichtshof seine Zustimmung erteilt bzw. — was wichtiger ist — was bei Nichtvorliegen der Zustimmung geschieht. Siehe auch Sonderbericht Nr. 5/2000 über die Ausgaben für Gebäude des Europäischen Gerichtshofs, insbesondere Ziffer 16 (ABl. C 109 vom 14.4.2000).

(19) In Brüssel beträgt die MwSt. auf Bauten 21 %, die Grundsteuer liegt bei rund 10-15 %, die Grunderwerbsteuer beträgt 12,5 %.

(20) Trèves 74, Belliard 93, Belliard 68.

(21) Laut einer von einem Berater aufgrund von Marktbedingungen erstellten Bewertungsanalyse läge der Bruttomarktwert des Berlaymont-Gebäudes bei rund 451 Millionen Euro. Bei Berücksichtigung der Steuerbefreiungen der Kommission beliefe sich der Wert auf rund 379 Millionen Euro. Der Preis wurde auf 553 Millionen Euro festgesetzt, Herrichtungsarbeiten (Konferenzzentrum, Pressezentrum, Räume der Kommissare und Multimedia-Ausstattung) im Wert von 35 Millionen Euro eingeschlossen.

(22) Artikel 102 der Haushaltsordnung.

(23) Die Vorlage obligatorischer Versicherungspolicen zur Deckung der rechtlichen Verpflichtungen des Bauunternehmens — wie im nationalen Recht festgelegt — ist für den zehnjährigen Zeitraum (Zehnjahresgarantie), in dem das Bauunternehmen haftet, unverzichtbar. Die Organe haben in den Verträgen häufig akzeptiert, die aus der Zehnjahresgarantie resultierenden Rechte vom Bauträger zu übernehmen, um dem Bauträger die Abtretung seiner Rechte auf die Zahlungen der Organe an Banken zu erleichtern. In mehreren Fällen wurden von den Bauträgern aber keine Versicherungspolicen verlangt (die Kommission verlangte sie lediglich für das Euroforum, die Ausschüsse für keines ihrer Gebäude). Die Organe haben im Fall von Problemen nur begrenzte Möglichkeiten, sich Recht zu verschaffen. In diesen Fällen müssen etwaige Ansprüche gegenüber den Unterauftragnehmern geltend gemacht werden. Die Verpflichtung, von einer zugelassenen technischen Kontrollfirma ausgestellte Bescheinigungen über die Qualität der Bauleistungen vorzulegen, war in den meisten Verträgen enthalten. Diese bewährte Praxis liefert eine zusätzliche Sicherheit für die ordnungsgemäße Ausführung der Bauleistungen.

(24) Gemäß Artikel 14 der Haushaltsordnung sind die Gemeinschaften und die von den Gemeinschaften geschaffenen Einrichtungen nicht befugt, Kredite aufzunehmen.

(25) Endgültige Jahresrechnung der Europäischen Gemeinschaften 2005, Tabelle Mietfinanzierungen und ähnliche Rechte, S. 35.

(26) Zur Veranschaulichung: Die endgültigen Investitionskosten für das Lex-Gebäude werden bezogen auf den Euribor-Zinssatz +1,125 ermittelt. Für das D4-D5-Gebäude betrug der vereinbarte Zinssatz Euribor + 0,650 (später gesenkt auf Euribor +0,375). Für die Finanzierung der spezifischen Herrichtungsarbeiten in den vom Rat gemieteten Gebäuden (Rolin und Woluwe-Heights) — es handelte sich um eine kurzfristige Finanzierung mit der Möglichkeit vorzeitiger Tilgung — wurden mit dem Bauträger hohe Zinssätze (7 % – 6 %) vereinbart.

(27) Stellungnahme Nr. 10/2005 zu dem Entwurf einer Verordnung des Rates zur Änderung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, Ziffer 21 (ABl. C 13 vom 18.1.2006, S. 1). Siehe ferner: Jahresbericht zum Haushaltsjahr 1987, Ziffer 10.77; Sonderbericht Nr. 5/2000 über die Ausgaben für Gebäude des Europäischen Gerichtshofs; Stellungnahme Nr. 4/97 zu einem Vorschlag für eine Verordnung (Euratom, EGKS, EG) des Rates zur Änderung der Haushaltsordnung vom 21. Dezember 1977 für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, Ziffer 2.13 (ABl. C 57 vom 23.2.1998).

(28) Siehe die Antworten der Kommission zu Ziffer 7.66 des Jahresberichts zum Haushaltsjahr 2000 (ABl. C 359 vom 15.12.2001).

(29) Siehe „Report to the budgetary authority on benefits from interinstitutional cooperation“ von Oktober 2005.

(30) Siehe Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2000, Ziffer 7.68.

(31) Verordnung (EG) Nr. 761/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 19. März 2001 (ABl. L 114 vom 24.4.2001, S. 1) und Empfehlung der Kommission vom 10. Juli 2003 zum Gemeinschaftssystem für das Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung (ABl. L 184 vom 23.7.2003, S. 19).

(32) Richtlinie 2002/91/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. Dezember 2002 über die Gesamtenergieeffizienz von Gebäuden (ABl. L 1 vom 4.1.2003, S. 65).

(33) Jahresbericht zum Haushaltsjahr 1999, Ziffer 6.30 (ABl. C 342 vom 1.12.2000).

(34) Beispielsweise die Gebäude Goldbell und J. Monnet in Luxemburg.

ANHANG I AUSFÜHRUNG DER HAUSHALTSPLÄNE 2003-2005 Beschreibung 2003 2004 2005 Haushaltsmittel Übertragungen Endgültige Mittel Ausführung Haushaltsmittel Übertragungen Endgültige Mittel Ausführung Haushaltsmittel Übertragungen Endgültige Mittel Ausführung KOMMISSION Mieten und Erbpachtzahlungen 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 Erwerb von Immobilien 0 0 0 0 n.a n.a 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 EUROPÄISCHES PARLAMENT Mieten und Erbpachtzahlungen 56 219 900 –13 142 943 43 076 957 43 076 839 67 391 000 142 734 931 210 125 931 209 987 082 34 761 956 45 979 590 80 741 546 80 734 779 Erwerb von Immobilien 5 600 000 134 686 103 140 286 103 140 286 103 2 327 500 –23 000 2 304 500 2 304 085 0 98 059 966 98 059 966 97 876 424 Vorläufig eingesetzte Mittel zur Deckung der Immobilieninvestitionen des Organs 58 152 272 –58 152 272 0 44 942 471 –44 942 471 0 54 793 389 –54 793 389 0 119 972 172 63 390 888 183 363 060 183 362 942 114 660 971 97 769 460 212 430 431 212 291 167 89 555 345 89 246 167 178 801 512 178 611 203 RAT Mieten und Erbpachtzahlungen 9 100 000 – 495 000 8 605 000 8 594 092 14 634 000 –1 554 000 13 080 000 13 073 791 17 200 000 –1 238 000 15 962 000 15 958 948 Erwerb von Immobilien 0 15 909 000 15 909 000 15 909 000 13 500 000 44 949 000 58 449 000 58 449 000 14 420 000 89 950 000 104 370 000 104 370 000 9 100 000 15 414 000 24 514 000 24 503 092 28 134 000 43 395 000 71 529 000 71 522 791 31 620 000 88 712 000 120 332 000 120 328 948 GERICHTSHOF Mieten und Erbpachtzahlungen 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 Erwerb von Immobilien 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 EUROPÄISCHER WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSS Mieten und Erbpachtzahlungen 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 Erwerb von Immobilien 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 AUSSCHUSS DER REGIONEN Mieten und Erbpachtzahlungen 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 Erwerb von Immobilien 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 RECHNUNGSHOF Mieten und Erbpachtzahlungen 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 427 000 – 290 000 2 137 000 1 920 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 Erwerb von Immobilien 0 0 0 0 500 000 150 000 650 000 650 000 0 0 0 0 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 927 000 – 140 000 2 787 000 2 570 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 Insgesamt 311 555 576 85 863 134 397 418 710 397 319 778 362 780 311 166 021 353 508 981 744 507 715 105 354 965 544 194 445 897 532 995 675 532 345 840

ANHANG II LISTE DER IN DIESEM BERICHT BERÜCKSICHTIGTEN GEBÄUDE Kommission Brüssel Berlaymont SPA3 Mondrian Kommission Luxemburg Euroforum Hitec Parlament Brüssel D4-D5 Atrium II Remard Wiertz 50 Montoyer 63 Parlament Luxemburg Türme A und B Goldbell KAD Parlament Straßburg IPE1, 2 und 3 Ausschüsse Brüssel Belliard 99-101 Trèves 74 Belliard 93 Belliard 68 Rat Brüssel Lex Woluwe-Heights Rolin Gerichtshof Luxemburg Erweiterung des Palais Geos Tbis Allegro

ANTWORTEN DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS 11. Kasten 1. Der Preis, den das Europäische Parlament für den Erwerb der Gebäude IPE 0, 1, 2 und 3 gezahlt hat, war das Ergebnis komplexer Verhandlungen, an denen mehrere Parteien, insbesondere die Stadt Straßburg und der französische Staat als Gastland des Organs, beteiligt waren. Bei der Festlegung dieses Preises wurden alle Aspekte des Vorgangs berücksichtigt: die juristischen Sachzwänge, die sich aus dem für den Bau der Gebäude gewählten Finanzierungsmodell ergaben, der Grundstückspreis, die Präsenz von privaten Investoren als Eigentümer der Gebäude bei den Verhandlungen, die Festsetzung des Wertes der Gebäude, die haushaltspolitischen Sachzwänge der Stadt Straßburg und die Beteiligung des französischen Staates. Auch wenn in den im Jahre 1979 unterzeichneten Verträgen keine Klausel über die Berücksichtigung der vom Parlament gezahlten Mieten im Falle eines etwaigen Ankaufs der Gebäude vorgesehen war — ein solcher Ankauf war zum damaligen Zeitpunkt nicht geplant —, waren die gezahlten Mieten einer der Parameter der Verhandlungen über die endgültige Festsetzung des Kaufpreises der Gebäude. 17. Der Bedarf an neuen Räumlichkeiten wurde im Jahr 2001 nach einer Analyse der verfügbaren Daten geschätzt und bei der langfristigen Planung berücksichtigt. Schätzungen und Planung wurden dann in der Zeit von 2001 bis 2005 ständig aktualisiert, um die in Bezug auf den bekannten Bedarf an Büroraum eingetretenen Veränderungen zu berücksichtigen, die auf eine Reihe von Gründen zurückzuführen waren: a) Fassung der Beschlüsse über die Schaffung von Stellen auf jährlicher und nicht auf mehrjähriger Grundlage; b) spezifischer Bedarf infolge der Erhöhung der Zahl der Amtssprachen, Mitglieder und Bediensteten (die Zahlen wurden nach einer detaillierten Bewertung präziser veranschlagt); c) Zunahme der Befugnisse des Parlaments aufgrund des Vertrags von Nizza. Das Generalsekretariat erfuhr eine bedeutende Umgestaltung, um die Unterstützung für die Mitglieder zu erweitern (Politik des „Raising the Game“). Trotz erhöhter Produktivität nahm die Gesamtzahl der Bediensteten zu, und die Personalverteilung zwischen Luxemburg und Brüssel änderte sich. Außerdem sah das Szenario von 2001 die Übergabe der Gebäude D4/D5 im Jahr 2004/2005 vor. Es wurde in der Folge aus mehreren Gründen revidiert: wegen der Notwendigkeit, den europäischen Rechtsvorschriften über die Vergabe öffentlicher Aufträge voll und ganz zu entsprechen, der mit der Aushandlung eines derartig komplexen Vertrags einhergehenden Schwierigkeiten; der Zeit, die benötigt wird, um sicherzustellen, dass sich ein solch riesiger Komplex in einer Weise in die Umgebung einfügt, die den Anliegen der Nachbarschaft Rechnung trägt. 43. Das Fehlen einer Studie zur Verbesserung der Energieeffizienz hängt mit den vom Hof untersuchten Projekten zusammen (Anhang II seiner Bemerkungen): Dabei handelte es sich um Gebäude, die vom Parlament gemietet sind (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, Türme A und B, Goldbell), um Gebäude, die vom Parlament ursprünglich gemietet waren und erst später gekauft wurden (KAD, IPE 0, 1, 2 und 3) oder schließlich um Gebäude, die das Ergebnis einer öffentlichen Konsultation waren und Gegenstand von Kauf- oder Erbpachtverträgen sind (D4–D5 und Atrium). Das Parlament war nicht an der Planung des Atrium-Gebäudes beteiligt, konnte aber die Installation von Solar- und Energierückgewinnungssystemen in den Gebäuden D4–D5 erwirken. Auch andere Projekte wurden detaillierten Umweltprüfungen unterzogen. Das jüngste Beispiel ist die Erweiterung des KAD-Gebäudes in Luxemburg, aber bereits 1992 hatte das Parlament beantragt, die Möglichkeiten der Nutzung „umweltfreundlicher Klimaanlagen“ im LOW-Gebäude zu untersuchen. 51 und 58. Der Hof empfiehlt die Intensivierung der interinstitutionellen Zusammenarbeit, insbesondere in Bezug auf die langfristige Bedarfsplanung der Organe, die Festlegung einer gemeinsamen Immobilienpolitik und einen generellen Informationsaustausch über die Vorgehensweisen der einzelnen Organe im Immobilienbereich. Das Europäische Parlament teilt dieses Anliegen. In diesem Zusammenhang sei daran erinnert, dass das Parlament in seiner Entschließung vom 26. September 2006 betreffend die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans 2004 „seine Verwaltung in Absprache mit den anderen Organen der Union mit der Ausarbeitung eines Berichts [betraut hat], in dem geprüft wird, ob es praktikabel wäre, ein Europäisches Bauamt zu schaffen, dem die Verantwortung für den Bau und den Unterhalt der Gebäude der Organe und Einrichtungen der Europäischen Union übertragen wird“. Dieser Bericht muss dem Haushaltskontrollausschuss des Parlaments bis spätestens zum 1. Oktober 2007 vorgelegt werden. 58. Siehe die Antwort zu Ziffer 51.

ANTWORTEN DES RATES Fußnote 25. Die Zinssätze für die Inneneinrichtung der Gebäude „Rolin“ und „Woluwe Heights“ sollten unter dem Aspekt einer kurzfristigen Finanzierung mit der Möglichkeit einer vorzeitigen Tilgung verglichen werden. In beiden Fällen hat der Rat diese Möglichkeit genutzt und die Gesamtkosten der Inneneinrichtung dieser Gebäude im Jahr der Abnahme der Arbeiten bzw. im Folgejahr beglichen. In Anbetracht dessen sollten die Zinssätze nicht als hoch bezeichnet werden. 43. Das Generalsekretariat des Rates empfiehlt, dass der Rechnungshof in der Passage über die Umweltverträglichkeitsprüfungen für die Gebäude die Maßnahmen des Generalsekretariats auf diesem Gebiet berücksichtigt. Diese Maßnahmen umfassen insbesondere Folgendes: a) Für das Justus-Lipsius-Gebäude wurde 2006 unter Aufsicht des Institut Bruxellois de la Gestion de l'Environnement eine umfassende Prüfung des Energieverbrauchs durchgeführt. Beispielhaft sollte angeführt werden, dass das Gebäude die größte photovoltaische Stromerzeugungsanlage der Region Brüssel besitzt. b) Das Lex-Gebäude war Gegenstand einer eingehenden Studie, um seine Effizienz im Hinblick auf die nachhaltige Entwicklung zu verbessern. Verschiedene Elemente (Wärme-Kraft-Kopplung, Wärmepumpen, automatisches Ausschalten des Lichts usw.) haben zu einer starken Reduzierung der CO2-Erzeugung durch dieses Gebäude geführt.

ANTWORTEN DER KOMMISSION ZUSAMMENFASSUNG I.-III. Die Kommission überdenkt derzeit ihre Immobilienpolitik in Brüssel und Luxemburg und wird noch vor der Sommerpause 2007 die neue Mitteilung zu diesem Thema verabschieden. Nach Auffassung der Kommission sind in Zukunft strukturelle Veränderungen erforderlich, um die Wirksamkeit und Effizienz ihrer Immobilienpolitik und die Lebensqualität von Bediensteten und Anwohnern nachhaltig zu verbessern. Bei der Überarbeitung ihrer Immobilienpolitik, die auch eine Strategie für die Unterbringung der Bediensteten in weniger, aber größeren Gebäuden umfasst, wird die Kommission verschiedenen Aspekten Rechnung tragen, wie Kosten-Nutzen-Verhältnis, Entwicklung des durchschnittlichen Marktpreises pro m2 für Bürogebäude, Rate der leerstehenden Bürogebäude, Entwicklung der genutzten Fläche, Standort der Gebäude, Art der Nutzung und künftiger Bedarf. Die Kommission wird das Ergebnis ihrer intensiveren Ankaufpolitik sowie die daraus zu ziehenden Konsequenzen analysieren. Sie muss nunmehr eine Politik für die Instandhaltung und Renovierung der Gebäude planen, um den Immobilienbestand in gutem Zustand zu erhalten, und für die Fälle, in denen das Ende des Lebenszyklus einer Immobilie erreicht ist, eine Abriss- und Wiederaufbaustrategie entwickeln. In den letzten Jahren rückte auch das Thema Sicherheit zunehmend in den Mittelpunkt, so dass die Kommission nicht, wie eigentlich geplant, für ihre Gebäude eine Mischnutzung vorsehen kann. Schließlich wird die Kommission ihre Zusammenarbeit mit den örtlichen Behörden bewerten. IV. Einen solchen langfristigen Rahmen für ihre Immobilienpolitik hat die Kommission mit dem politischen Mehrjahresrahmen ausgearbeitet; dieser gleitende Plan wird alljährlich mit Blick auf die folgenden fünf bis zehn Jahre diskutiert. Die Kommission ist bereit zu prüfen, inwieweit der Mehrjahresrahmen als Grundlage für einen interinstitutionellen Rahmen dienen kann, und dies über ihre Mitwirkung an den beiden interinstitutionellen Arbeitsgruppen in Brüssel und Luxemburg hinaus (1). V. Die Kommission räumt dem Kauf und der langfristigen Anmietung absoluten Vorrang ein und hat nur im Ausnahmefall kurzfristige Verträge abgeschlossen. Die Strategie zum Abschluss langfristiger Verträge mit Blick auf den Erwerb von Gebäuden muss in einer klaren Entscheidung darüber gründen, in welchen Stadtteilen die Präsenz der Kommission ausgebaut werden soll. In Brüssel werden langfristige Verträge unterzeichnet, wenn das Gebäude nach der Zahlungsaufschubsregelung erworben werden soll. Kürzerfristige Verträge für eine Dauer von rund 15 Jahren werden für Gebäude unterzeichnet, die in Nießbrauch genutzt werden sollen; dies ist eine wirtschaftliche Lösung. In Luxemburg sind kurzfristige Verträge nur bis zum Bau des JMO2 vorgesehen. Ansonsten werden langfristige Verträge mit Kaufoption abgeschlossen. VI. Die Kommission ist dafür, ihre Diversifizierungspolitik, die im Rahmen einer langfristigen Strategie zu sehen ist, bei der Faktoren wie künftiger Bedarf, Mobilität und Beitrag des Gastgeberlandes zu berücksichtigen sind, fortzusetzen und auszubauen. VII. Die Kommissionsdienststellen erarbeiten derzeit eine Mitteilung zur Immobilienpolitik, in der ein neues Verfahren zur Ermittlung von Gebäuden, die für die Anmietung und den Erwerb geeignet sind, und eine umfassende Konsultation des Marktes behandelt werden. Ungeachtet dessen ist die Kommission in der Lage, Verhandlungen zu führen und abzuschließen, bei denen die durchschnittlichen Marktpreise oder auch niedrigere Preise erzielt werden, auch wenn man sie mit denen anderer privater oder institutioneller Akteure an den gleichen Standorten vergleicht. VIII. Über die durch ihre Erwerbspolitik gewonnene Stabilität hinaus hat die Kommission eine neue Möglichkeit zur Kauffinanzierung eingeführt. Rechtlich und finanziell ist ein Erwerb mit Zahlungsaufschub einfacher durchzuführen als die früheren Erbpachtverträge. IX. Die Kommission fühlt sich der interinstitutionellen Zusammenarbeit in allen Bereichen verpflichtet (wie z. B. Umwelt- und Energiefragen, Planung, Methode für die Bedarfsschätzung, bewährte Praktiken). X. Wie in den Ziffern 50 bis 58 dargelegt, beabsichtigt die Kommission, sich an die Empfehlungen des Rechnungshofes bezüglich der Neubaupolitik zu halten, die in diesem Jahr vom Kollegium der Kommissare gebilligt werden soll. BEMERKUNGEN 6. Die Kommission hat zwei Mitteilungen (2) über den Personalbedarf nach der Erweiterung der EU um zehn bzw. zwei Staaten herausgegeben. Diese Mitteilungen dienten als Grundlage für die jährlichen Anträge und damit auch für die Prognosen über den Büroraumbedarf. 8. Erster Spiegelstrich — Siehe Antwort zu Ziffer 6. 8. Zweiter Spiegelstrich — In enger Zusammenarbeit mit den Ämtern für Gebäude, Anlagen und Logistik erarbeitet die GD ADMIN derzeit eine langfristige Strategie zur Deckung ihres Gebäudebedarfs (bis 2025) sowohl in Brüssel als auch in Luxemburg und denkt dabei auch über alternative Standorte und Ergänzungslösungen zu den bestehenden Standorten für die Kommission in Brüssel nach. 9. Die Kommission wird sich auch weiterhin dafür einsetzen, dass die Organe ihre Immobilienpolitik gemeinsam oder zumindest integriert festlegen. Eine solche Zusammenarbeit ist jedoch nicht immer möglich, da jedes Organ seine eigenen spezifischen Bedürfnisse und Prioritäten hat, doch konnten bereits gewisse Fortschritte erzielt werden. In Brüssel sind alle Organe Mitglieder einer Arbeitsgruppe (ILISWG — Inter-institutional Logistics and Internal Services Working Group), zu deren Aufgabenbereich auch der Austausch von Informationen über die Entwicklung des Immobilienmarktes und den Bedarf der Organe gehört. In Luxemburg arbeiten alle Organe mit Hilfe eines Ausschusses der Leiter der Verwaltungsreferate und einer interinstitutionellen Arbeitsgruppe „Gebäude“ zusammen. 10. Die Politik, Gebäude eher zu kaufen als zu mieten, ist noch relativ neu, so dass wegen der in der Vergangenheit eingegangenen langfristigen Verpflichtungen 38 % der Fläche noch immer angemietet werden. Darüber hinaus ist der Kauf eines Gebäudes nicht immer die optimale Lösung (beispielsweise das Gebäude, in dem die Infrastruktur für Informations- und Kommunikationstechnologien untergebracht ist, da diese Art von Gebäuden technisch rasch veraltet); eine Anmietung kann hier vorteilhafter sein. In Ausnahmefällen ist ein Kauf vielleicht gar nicht möglich (siehe Antwort auf Ziffer 27, Kasten 3). Schließlich bietet das Protokoll über die Vorrechte und Befreiungen Steuerbefreiungen auch in anderen Fällen als Volleigentum, wenn nämlich für ein Gebäude ein Nießbrauchvertrag abgeschlossen wird. 11. Ein früher angemietetes Gebäude (das Konferenzzentrum CCAB) hat die Kommission gekauft. Bei einem gemieteten Gebäude ist der Eigentümer, selbst wenn es abgeschrieben ist, gesetzlich dazu verpflichtet, es auf seine Kosten und während des gesamten Mietzeitraums in einem guten Gebrauchszustand zu halten. Daher besteht nur sehr wenig Spielraum für die Aushandlung einer Mietsenkung während der Vertragslaufzeit. Zudem wird bei langfristigen Mietverträgen ohnehin schon eine niedrigere Miete als bei kurzfristigen Verträgen vereinbart. Schließlich unterliegt die Miethöhe den Marktbedingungen, und selbst wenn im Vertrag eine Überprüfung des Mietpreises vorgesehen ist, muss die Miete daher immer im Vergleich zu den aktuellen Mieten und nicht nur mit Blick auf die Abschreibung gesehen werden. Wo immer möglich, handelt die Kommission jedoch Mieten neu aus. 2005 wurde beispielsweise der Vertrag für das SC15 vor seinem Ablauf neu ausgehandelt und verlängert. Dabei konnte eine Senkung des Mietpreises um rund 40 % erzielt werden. 12. Kasten 2 — Eigentümer des Mondrian-Gebäudes ist ein deutscher Fonds, der hauptsächlich an einem stabilen und langfristigen Cashflow interessiert ist. Trotz entsprechender Versuche der Kommission hatte er daher kein Interesse an einem Verkauf. Dessen ungeachtet hat die Kommission für das Gebäude einen Nießbrauchvertrag abgeschlossen, weil es seinerzeit das einzige Gebäude in dem Stadtteil war, das den Anforderungen der Kommission an Größe, Qualität und Standort entsprach und in unmittelbarer Nähe zum SDME lag, in dem andere Teile derselben Generaldirektion untergebracht waren. Allerdings lassen sich die Bedingungen eines Nießbrauchs nur schwer mit denen einer Erbpacht vergleichen. 13.-14. Die Kommission hat immer wieder offiziell bekräftigt, dass sie ihre Dienststellen teils zentral und teils am Stadtrand unterbringen will, um das Europa-Viertel zu entlasten. Im Rahmen ihrer bestehenden Politik hat die Kommission ihre Gebäude diversifiziert. In Brüssel, wo sie 82,5 % ihrer Bürofläche hat, befinden sich 82 % im Europa-Viertel und 18 % an anderen Standorten, wobei das Madou-Gebäude als nicht zum Europa-Viertel gehörig gezählt wird, da es an dessen äußerstem Rand liegt. In Luxemburg, wo sich 17,5 % der Bürofläche befinden, liegen 72 % auf dem Kirchberg und 28 % an anderen Standorten. Obwohl die Gebäudestrategie der Kommission im Europa-Viertel ziemlich vorhersehbar ist, befindet sie sich häufig bei Flächen, für die es nur wenige Bewerber gibt, in einer vorteilhaften Verhandlungsposition. Die Kommission hat nicht nur die Komplexe Beaulieu und Genève in Brüssel ausgebaut, sondern prüft in Zusammenhang mit der neuen Politik auch noch andere Optionen. Nach Festlegung ihrer Politik für die Standorte von Agenturen hat die Kommission ein Gebäude für die Exekutivagentur der GD EAC angemietet. Dieses Gebäude liegt in Evere, also weitab vom Europa-Viertel. Außerdem hat die Kommission für die Bewertungsarbeiten des Siebten Forschungsrahmenprogramms vor kurzem das Covent Garden (14 000 m2) in der Nähe des Nordbahnhofs gemietet. 15. Die Kommission bemüht sich weiterhin um eine engere Zusammenarbeit mit dem Gastgeberland. In Belgien wurde 2003 der Direktor des OIB beauftragt, die Kommission bei den Gesprächen mit den zuständigen Behörden über die Entwicklung des Europa-Viertels zu vertreten; außerdem nimmt er an den Sitzungen des „Fonds Quartier européen“ teil. Seit 2005 trifft sich alle zwei Monate eine interinstitutionelle Ad-hoc-Task-Force EU-Belgien mit Vertretern der föderalen, regionalen und lokalen Ebene zu Gesprächen über Fragen der Gebäudepolitik. In Luxemburg verhandelt die Kommission derzeit (Februar 2007) über eine Vereinbarung mit dem luxemburgischen Staat über ihr Hauptgebäude. Gegenstand dieser Vereinbarung ist die kostenlose Bereitstellung eines Grundstücks für den Bau des JMO2. Sobald die Vereinbarung unterzeichnet ist, wird die Kommission ihre Immobilienpolitik für Luxemburg festlegen. 17. Einer der Grundsätze der neuen Gebäudepolitik lautet, die Dienststellen der Kommission in weniger, dafür größeren Gebäuden unterzubringen, womit die Auswirkungen der alljährlichen schrittweisen Aufstockungen der Mitarbeiterzahlen der GD sowie der internen Umorganisationen abgemildert würden. Die betroffenen Kommissionsdienststellen (GD ADMIN, OIB und OIL) erarbeiten gerade ein auf Comref (Personal-Datenbank) gestütztes Verfahren zur Ermittlung der Zahl der Mitarbeiter, die in ihren Räumlichkeiten unterzubringen sind. Dass HITEC (5 000 m2) fast ein Jahr leer stand, war eher eine Folge von Verzögerungen im Auswahlverfahren für Übersetzer der Erweiterungssprachen als einer Überschätzung des Bedarfs durch die Kommission. 18. Zu den Aufgaben der interinstitutionellen Arbeitsgruppen in Brüssel und Luxemburg gehört die Festlegung gemeinsamer Indikatoren und Kriterien, und die Vertreter der Kommission tragen dazu aktiv bei. 19. Der Richtwert von 35 m2 wird für die gesamte Gebäudeplanung verwendet. Erster Spiegelstrich — Der Teil des „Handbuchs der Unterbringungsbedingungen“ mit Kriterien für die Flächenzuteilung an die Generaldirektionen wurde vom Verwaltungsrat des OIB am 16. Januar 2007 gebilligt. Sobald die Stellungnahme des Luxemburger Ausschusses für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz vorliegt (erwartet wird sie für das Frühjahr 2007), wird auch der Verwaltungsrat des OIL dieses Dokument billigen. Es gilt dann sowohl für das OIB als auch für das OIL. Zweiter Spiegelstrich — Ein ähnliches Konzept soll in Luxemburg verfolgt werden. 21.-23. Nach Auffassung der Kommission sind Herrichtungsarbeiten Bestandteil des Verhandlungsverfahrens bei der Suche nach einem Gebäude, das voll und ganz dem Manuel des normes applicables à l'immeuble type (MIT) (Normenhandbuch für Mustergebäude) entspricht. Werden die Arbeiten von einem anderen Auftragnehmer unter Verantwortung der Kommission durchgeführt, könnte dies dazu führen, dass die Kommission während des gesamten Renovierungszeitraums Miete für ein nicht den Vorschriften entsprechendes Gebäude zahlt. Wenn darüber hinaus der Auftragnehmer diese Arbeiten nicht ordnungsgemäß und pünktlich durchführt, könnte ein größerer Schaden für die finanziellen Interessen der EU entstehen. Beim vollständigen Bau eines Gebäudes, dessen Grundstück ihr gehört, oder bei der Renovierung eines ihr gehörenden Gebäudes — beides könnte relativ bald eintreten, nämlich in Luxemburg mit dem JMO2 und in Brüssel mit dem Cornet-Leman — wird die Kommission eine Ausschreibung für die Bauarbeiten durchführen. Bei einigen Bauprojekten mit rein technischem Zweck (Zentralküchen, Archivraum, Datenzentrum, Konferenzgebäude, Logistikgebäude) fand eine offene Ausschreibung statt. In der neuen Gebäudepolitik ist zur Förderung des Wettbewerbs und zur Wahrung der Transparenz eine intensivere Erkundung des Immobilienmarktes vorgesehen. 24. Bei der Anmietung eines Gebäudes gelten die Marktbedingungen, also das Verhältnis von Angebot und Nachfrage, insbesondere im Hinblick auf den Standort und seinen entsprechenden Wert, ausgedrückt im Preis für Grund und Boden. Wie der Rechnungshof zu Recht feststellt, gilt die Definition eines „angemessenen Gewinns für Bauträger“ nur bei einem für einen spezifischen Bedarf errichteten Gebäude. Bei einem Gebäude, das auf dem einem Organ gehörenden Grund und Boden errichtet wurde, sollte der gezahlte Preis weitgehend den Kosten (einschließlich eines angemessenen Gewinns) des Bauunternehmers entsprechen. Der Preis sollte das Ergebnis verschiedener Ausschreibungen für die für den Bau des Gebäudes erforderlichen Bauarbeiten, Lieferungen und Dienstleistungen sein. 27. 2003 entschied sich die Kommission dafür, entweder zu kaufen oder zu mieten und nicht extra zu bauen; folglich entschied sich die Kommission dafür, den Marktbedingungen entsprechend zu zahlen, und nicht, Baukosten zu decken. Der tatsächliche Preis hängt letztendlich von objektiven (Standort, Größe, Qualität, Marktbedingungen) wie subjektiven Faktoren ab, wie den Prioritäten von Verkäufer und Käufer und finanziellen Sachzwängen, denen beide unterliegen. Gelegentlich kann die Kommission ihre Verhandlungsposition (z. B. bei großen Gebäuden wie dem Madou) dahingehend nutzen, dass sie zu den wenigen Beteiligten gehört, die überhaupt das ganze Gebäude mieten oder kaufen können. Kasten 3 — Bezüglich des SPA3-Gebäudes ist die Schätzung des Beraters nur ein vorläufiges Element in den Verhandlungen. Der endgültige Preis ist, was er ist, nämlich das Ergebnis von Verhandlungen. Selbst wenn die Berechnung des Sachverständigen einige Fehler enthalten sollte, haben sie die Schätzung in beide Richtungen beeinflusst; der Unterschied zum bezahlten Preis lag bei 4 %, was noch innerhalb einer annehmbaren Spanne liegen dürfte. Wie bereits in der Antwort auf Ziffer 12 (Kasten 2) dargelegt, war die Verhandlungsposition der Kommission eingeschränkt, da das Mondrian das einzige annehmbare Gebäude war, das dem Bedarf der Generaldirektion Forschung entsprach, die in zwei großen Gebäuden untergebracht werden wollte. Zuvor war diese Generaldirektion nämlich auf fünf Gebäude verteilt. In Anbetracht der Größe dieses Gebäudes (rund 20 000 m2) konnten darüber hinaus Betriebskosten (Instandhaltung, Sicherheit) eingespart werden, und aufgrund seiner Qualität war die Kommission der Auffassung, ein gutes Geschäft gemacht zu haben. Mit diesem Gebäude konnte die Kommission die in der Mitteilung über die Immobilienpolitik (KOM(2003) 755) niedergelegten Ziele erreichen, nämlich eine Zusammenfassung der Dienststellen in weniger, dafür größeren Gebäuden und das Angebot eines optimalen Arbeitsumfelds für die Bediensteten. 29. In der Vereinbarung zwischen Belgien und der Kommission wurden die allgemeinen Grundsätze für die Renovierung des Berlaymont-Gebäudes festgelegt. Am 17. Juli 2001 wurde eine zweite, detailliertere Vereinbarung zwischen der Kommission, Belgien und S.A. Berlaymont 2000 unterzeichnet, in der der Preis, die Fristen und die Qualitätsnormen genau festgelegt wurden. Wäre der Preis anhand der Bau- und Renovierungskosten ausgehandelt worden, wäre er sehr viel höher ausgefallen. Nach Angaben der S.A. Berlaymont 2000 belaufen sich die Gesamtkosten für das Gebäude auf 670 Mio. EUR (ohne die 125 Mio. EUR für die Entfernung des Asbests). Die Raten für den Erbpachtvertrag wurden hingegen auf der Grundlage eines Wertes von 553 Mio. EUR festgelegt. 30. Die Kommission verlangt bei Beginn der Prüfung eines Gebäudes eine Reihe von vorgeschriebenen Bescheinigungen und Versicherungspolicen. Seit 2004 ist für die von der Kommission erworbenen Gebäude (Berlaymont, Madou und Beaulieu 25) systematisch eine Zehnjahresgarantie vorgesehen. Größere Mängel blockieren die vorläufige Abnahme des Gebäudes und die entsprechenden Zahlungen. Geringfügige Mängel, die zwischen der vorläufigen und der endgültigen Abnahme beseitigt werden können, sind durch einen Prozentsatz der vom Auftragnehmer geleisteten Sicherheit gedeckt (im Allgemeinen rund 5 % der Erfüllungsgarantie). Tritt nach der endgültigen Abnahme ein größerer Mangel auf, greift entweder die obligatorische Zehnjahresgarantie oder die entsprechende Ausstattungsgarantie. Kasten 5 — Beim Euroforum kamen die für den Standort Luxemburg angemessenen Verfahren für die Abnahme der Bauarbeiten und die Freigabe der Garantien zum Einsatz. Eine erste Garantie für pünktliche Lieferung (in diesem Fall 500 000 EUR) wurde drei Monate nach dem Bezug des Gebäudes und auch dann erst freigegeben, nachdem Euroforum S.A. eine Strafe von 93 000 EUR für die verspätete Lieferung des Gebäudes gezahlt hatte. 95 % einer zweiten Garantie, einer Erfüllungsgarantie für Bauarbeiten und Anlagen (in diesem Fall 2 500 000 EUR), wurde 17 Monate nach der Abnahme (3) und dem Bezug des Gebäudes freigegeben, nachdem Euroforum S.A. alle größeren Mängel beseitigt hatte. Schließlich wurden die verbleibenden 5 % der Garantie (125 000 EUR) für die Behebung einiger geringfügiger Mängel einbehalten. Zwar wurde dieser Betrag als ausreichend und das Konzept daher als annehmbar erachtet, doch ist die Kommission bereit, die bewährten Praktiken des Parlaments zu übernehmen. Über die genannten Garantien hinaus deckt eine im Vertrag über das Euroforum-Gebäude vorgeschriebene Versicherungspolice die Haftung des Bauunternehmens in den zwei bzw. zehn Jahren nach Lieferung des Gebäudes ab. 31. Die Länge dieses Zeitraums ist ein Kompromiss zwischen der Vollständigkeit der Überprüfungen und dem Wunsch des Organs, das Gebäude zu beziehen, und hängt von der Komplexität der Bauvorhaben und den verfügbaren Ressourcen ab. Nach Ansicht der Kommission genügt ein Zeitraum von wenigen Wochen, um größere Mängel festzustellen; die verbleibenden geringfügigen Mängel fallen unter die Finanzgarantie und die größeren, aber noch verborgenen Mängel unter die Zehnjahresgarantie. In allen Fällen wurden alle wichtigen Kontrollen in den Bereichen Sicherheit und Gesundheitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz durchgeführt und vor dem Bezug der Gebäude von zertifizierten Gesellschaften überprüft. 33. Bisher hat die Kommission aus den vom Rechnungshof zu Recht genannten Gründen niemals selber gebaut, aber auch, weil kein Grund und Boden zur Verfügung gestellt wurde. Bei zwei anstehenden Vorhaben (dem JMO2 in Luxemburg und der Krippe Cornet-Leman in Brüssel) wird die Kommission im Wissen um den finanziellen Vorteil beim Bau bzw. der Renovierung mit den nationalen Behörden zusammenarbeiten. 34. Selbst wenn die neue Finanzkonstruktion ein paar Basispunkte kosten würde, sind dessen ungeachtet die erzielten Spannen nach Ansicht der Kommission im Vergleich zu anderen Konstruktionen wettbewerbsfähig. 36. Aufgrund der neuen Praxis (Zahlungsaufschub) wurde 2006 der Zinssatz für das Madou-Gebäude mit einer negativen Spanne von –0,01 % festgesetzt. Diese Spanne wird mit Blick auf die Entwicklung der Zinskurve für Festzinsswaps festgesetzt. Beim Erwerb des Gebäudes Beaulieu 25 betrug 2006 die Marge gegenüber der Zinskurve für Festzinsswaps +0,008 %. Kasten 6 — Dieser Fall muss vor seinem historischen Hintergrund gesehen werden. Nach langwierigen Verhandlungen in den Jahren 2001/2002 war eine Gesamteinigung erzielt und dem Vergabebeirat (ACPC) (4) am 28. August 2002 vorgelegt worden. Am 4. Dezember 2002 gab der Vergabebeirat eine befürwortende Stellungnahme ab. Wirtschaftlich und betrieblich (erhebliche Zusammenfassung von Dienststellen) waren diese Bedingungen für die Kommission in der Tat günstig. Eine Wiedereröffnung der Verhandlungen nach sechs Monaten wäre für die Kommission schwierig gewesen, da sie gedrängt wurde, das CUBE-Gebäude aufzugeben (siehe Antwort auf Ziffer 41, Kasten 7), weil die Herrichtungsarbeiten weit länger als 12 Monate dauern sollten. Seit damals handelt daher die Kommission, sofern sich das Gebäudevorhaben dafür anbietet, die technischen und funktionellen Aspekte stets getrennt von seiner Finanzierung aus. Im Hinblick auf diese Finanzierung veranstaltet die Kommission Ausschreibungen auf den Finanzmärkten für die bestmögliche Lösung. 37. Standen solche Restmittel zur Verfügung, nutzte sie die Kommission in der Tat für planmäßige und außerplanmäßige Zahlungen. Bei außerplanmäßigen Zahlungen bot sich der Kommission die Möglichkeit, entweder Erbpachtverträge neu auszuhandeln oder schneller Bauaufträge zurückzuzahlen, dies allerdings erst nach sorgfältiger Prüfung des Verhältnisses zwischen Einsparungen und Strafen, oder auch ein Gebäude zu erwerben und damit Einsparungen für künftige EU-Haushalte zu erzielen. 38. Die Kommission wendet die Haushaltsordnung an. 41. Insbesondere zur Bewältigung kurzfristigen Bedarfs besteht schon ein gewisses Maß an Koordinierung. In Brüssel traf die Kommission Sondervereinbarungen mit dem Ausschuss der Regionen (VM-2), dem Europäischen Parlament (MO75) und dem Rat (Infopoint und Krippe Dailly). In Luxemburg wurden ähnliche Vereinbarungen zwischen der Kommission und den anderen Organen getroffen. Die neue Immobilienpolitik wird das Ergebnis sorgfältiger Überlegungen sein und gegebenenfalls den Prüfbemerkungen des Rechnungshofes sowie der laufenden IAS-Prüfung und Mitarbeitererhebungen Rechnung tragen. Kasten 7 — Nach Auffassung der Kommission ist das CUBE-Gebäude ein Fall, in dem die Interessen der beiden beteiligten Organe auseinander gingen. Positiv ist dabei zu bewerten, dass die EU-Organe in Luxemburg nach dieser Erfahrung ihre Zusammenarbeit zwecks besserer Abstimmung ihrer Immobilienpolitik intensiviert haben. 42. Globalvereinbarungen für einen Standort sind komplex und heikel, weil das Thema so breit gefächert ist, und die Kommission gibt zu, dass derartige Vereinbarungen weder mit den belgischen noch mit den luxemburgischen Behörden abgeschlossen wurden. In Ermangelung solcher Vereinbarungen hat das Protokoll über die Vorrechte und Befreiungen (PPI) in den meisten Bereichen die Lücken gefüllt, und in einigen Bereichen (z. B. Sicherheit in Verbindung mit Gebäuden) wurden Kooperationsvereinbarungen getroffen. 43. Das OIB hat damit begonnen, eine „Lebenszykluskosten“-Methode anzuwenden, um die während der Lebensdauer eines Gebäudes anfallenden Gesamtkosten einschließlich Energie- und Umweltaspekten zu ermitteln. Hauptziel dieses Konzepts ist es, alle mit der Nutzung eines Gebäudes zusammenhängenden Kosten zu erfassen, zu überwachen und zu managen. Diese Methode soll 2007 festgelegt werden; ein erster Entwurf ist den anderen Organen (Europäisches Parlament, Rat und Ausschüsse) im September 2006 zugegangen. Seit 2006 fordert die Kommission beim Eigentümer einen Bericht über die Gesamtenergieeffizienz des Gebäudes an (derartige Berichte liegen für das Beaulieu 25 und das SPA2 vor). 44. Wenn die Kommission eine Ausschreibung für gebäudebezogene Dienstleistungen (z. B. Versicherung, Instandhaltung, Schulungskurse in Gebäudetechnik, Reinigung) plant, teilt sie dies den anderen Organen mit, damit diese sich eventuell anschließen können. In Luxemburg besteht diesbezüglich nunmehr eine sehr enge Zusammenarbeit zwischen der Kommission, dem Übersetzungszentrum und dem Rechnungshof. Die Kommission ist jedoch ebenfalls der Auffassung, dass die Zusammenarbeit noch intensiver ausfallen könnte. 45. Seit dem zweiten Halbjahr 2006 lässt die Kommission bei Gebäuden, über die sie in Verhandlungen steht, stets von einer externen Rechtsanwaltskanzlei eine umfassende „Sorgfaltsprüfung“ vornehmen. Dabei werden alle rechtlichen Aspekte, die Verträge mit Architekten und Versicherungen, die amtlichen Abmessungen des Gebäudes, Umwelt und Stadtplanungsgenehmigungen sowie Steuerfragen geprüft. Bei der Bewertung der Gebäude hat die Kommission einen Vertrag mit einem einschlägigen Experten sowie bei technischen Aspekten mit einem Ingenieurbüro abgeschlossen. Damit ist die Kommission der Ansicht, dass ihre eigenen qualifizierten Mitarbeiter zusammen mit den oben genannten externen Beratern alle (rechtlichen, finanziellen und technischen) Bereiche abdecken können, die für einen umfassenden Überblick über ihre Gebäudeprojekte erforderlich sind. 46. Im Oktober 2006 stellte die Kommission anderen Organen (dem Europäischen Parlament, dem Rat und den beiden Ausschüssen) in einer Präsentation die rechtlichen Aspekte ihrer Gebäudeverträge und insbesondere die Absicht vor, ein Handbuch für die Akteure auf dem Immobilienmarkt zu verfassen. Dieses Handbuch wird die wichtigsten Bedingungen für Verträge mit der Kommission enthalten. Sollte die Kommission Bauvorhaben in Angriff nehmen, die denen von Rat, Gerichtshof oder Rechnungshof ähnlich sind, würde sie natürlich deren Erfahrungen berücksichtigen. 47. Eine Einbettung der interinstitutionellen Zusammenarbeit in geeignete Strukturen ist nur bei ausgeprägtem Engagement seitens aller Organe möglich. Den Antworten auf die Ziffern 41 bis 46 sei noch hinzugefügt, dass die Kommission Sondervereinbarungen mit dem Ausschuss der Regionen (VM2), dem Europäischen Parlament (MO75) und dem Rat (Infopoint und Krippe Dailly) in Brüssel getroffen hat. Das OIL hat wichtige Schritte unternommen, und es wurde das Fundament für weitere Maßnahmen und Ergebnisse gelegt. 48. Die beiden Ämter der Kommission arbeiten sehr eng zusammen und tauschen ihre Erfahrungen zu zahlreichen Themen aus: technische Normen für Datenzentren, Handbuch der Unterbringungsbedingungen, Haushaltsverfahren, Konzept für die Schaffung von Unterbringungsmöglichkeiten („housing building“ approach) für IKT, spezielle Ausschreibungen usw. Wie bereits an anderer Stelle ausgeführt, planen sie auch eine standardisierte Software für die Verwaltung von Bürofläche. Ein Austausch mit anderen Organen findet zwar statt, ist aber eher informell und bedarf der Strukturierung. SCHLUSSFOLGERUNGEN UND EMPFEHLUNGEN 50. Die Kommission hat Bemerkungen und Verpflichtungen zu den einzelnen Empfehlungen vorzutragen und tut dies im Folgenden auch, doch wurden im allgemeinen einführenden Kommentar zur Antwort der Kommission (siehe Ziffern I bis X) bereits die wichtigsten Sachzwänge aufgeführt, mit denen die Kommission in den vier vom Rechnungshof erwähnten Bereichen konfrontiert ist. 51. Die Kommission stimmt dieser Empfehlung zu. Vorau