Sozialorientierte Beschaffung — Ein Leitfaden für die Berücksichtigung sozialer Belange bei der Vergabe öffentlicher Aufträge — 2. Ausgabe

(2021/C 237/01)

INHALT

Einleitung 4

Kapitel 1 — Definition, Zweck und Nutzen der sozial verantwortlichen Vergabe öffentlicher Aufträge 4

1.1 Die sozial verantwortliche Vergabe öffentlicher Aufträge (Definition) 4

1.2 Ermittlung und Anwendung sozialer Ziele bei der Vergabe öffentlicher Aufträge 6

1.3 Zweck und Nutzen der SRPP 9

1.4 Zusammenhang mit politischen Maßnahmen und Rechtsvorschriften auf europäischer und internationaler Ebene 11

Kapitel 2 — Eine Organisationsstrategie für die sozialorientierte Beschaffung 16

2.1 SRPP auf die Tagesordnung setzen 16

2.2 Zieldefinition 17

2.3 Konsultation der Interessenträger 17

2.4 Risiken bewerten, Aufträge priorisieren und Zielvorgaben festlegen 20

2.5 Integration der SRPP in Vergabeverfahren und -strategien 22

2.6 Überwachung und Überprüfung der Fortschritte 23

Kapitel 3 — Bedarfsermittlung und Beschaffungsplanung 25

3.1 Die Rolle der Bedarfsermittlung in der SRPP 25

3.2 Marktdialog 27

3.3 Welche Auftragsart? 31

3.4 Wahl des Verfahrens 33

3.5 Spezifikationen festlegen und hinterfragen 35

3.6 Verwendung fakultativer Felder in den Standardformularen 35

Kapitel 4 — Das Vergabeverfahren 36

4.1 Definition des Auftragsgegenstands und Bestimmung der einschlägigen Vorschriften 36

4.2 Die Sonderregelung 38

4.3 Vorbehalte 41

4.4 Technische Spezifikationen 43

4.5 Einhaltung von sozial- und arbeitsrechtlichen Vorschriften und Tarifverträgen 46

4.6 Ausschluss- und Auswahlkriterien 48

4.7 Zuschlagskriterien 51

4.8 Bewertung der Angebote und Überprüfung der Verpflichtungen 54

4.9 Ungewöhnlich niedrige Angebote 57

Kapitel 5 — Festlegung und Durchsetzung von Vertragsbedingungen 58

5.1 Umsetzung der Verpflichtungen im Rahmen der SRPP 58

5.2 Bedingungen für die Auftragsausführung 59

5.3 An sozialen Ergebnissen orientierte Auftragsvergabe 63

5.4 Überwachung der Einhaltung 64

5.5 Vergabe von Unteraufträgen 65

5.6 Problembehandlung 67

5.7 Erkenntnisse für künftige Aufträge 68

Die zweite Ausgabe des Leitfadens wurde im Rahmen des Vertrags Nr. SI2.801176 – 728/PP/GRO/SME/18/D/021a zwischen der Europäischen Kommission und ICLEI – Lokale Gebietskörperschaften für Nachhaltigkeit auf der Grundlage einer Analyse der öffentlichen Auftragsvergabe erstellt. Weder die Europäische Kommission noch in ihrem Namen handelnde Personen können für die Verwendung der in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen verantwortlich gemacht werden. Wichtiger Hinweis Zweck dieses Leitfadens ist es, öffentlichen Auftraggebern eine Hilfestellung an die Hand zu geben und zur Förderung bewährter Verfahren beizutragen. Es handelt sich um ein Dokument ohne bindende Wirkung, das die in der EU-Gesetzgebung verankerten Rechte und Pflichten unberührt lässt. Es unterliegt den Entwicklungen in der Vergabepraxis sowie der Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union (im Folgenden „Gerichtshof“), der als einziges Organ für die Auslegung des Unionsrechts zuständig ist. Die in diesem Dokument vorgeschlagenen Konzepte, Ideen und Lösungen berühren nicht die nationalen Rechtsvorschriften und müssen gegebenenfalls angepasst werden, um dem nationalen Rechtsrahmen Rechnung zu tragen. Auch wenn die Informationen in diesem Leitfaden sorgfältig geprüft wurden, übernimmt die Europäische Kommission keinerlei Verantwortung hinsichtlich der hier angeführten Fallbeispiele. Weitere Informationen über die Europäische Union sind im Internet verfügbar ( http://europa.eu ).

EINLEITUNG

Ziel der sozial verantwortlichen Vergabe öffentlicher Aufträge (socially responsible public procurement, SRPP) sind öffentliche Beschaffungsaufträge mit positiven sozialen Auswirkungen. Die Auftragsvergabe betrifft eine große Zahl von Menschen: Nutzer öffentlicher Dienstleistungen, Personen, die an Produktion und Lieferung beteiligt sind, oder Mitarbeiter der beschaffenden Organisation. Über die unmittelbar Betroffenen hinaus verfügt die SRPP über das Potenzial, den breiteren Markt sowohl auf der Nachfrage- als auch auf der Angebotsseite zu beeinflussen.

Öffentliche Auftraggeber können mittels kluger Vergabestrategien Beschäftigungschancen, Fortbildungs- und Umschulungsmaßnahmen für Arbeitskräfte, menschenwürdige Arbeit, soziale Inklusion, Geschlechtergleichstellung und Nichtdiskriminierung, Zugänglichkeit, Design für alle, ethischen Handel und die umfassendere Einhaltung von sozialen Standards fördern. Bei einigen Produkten, Bauleistungen und Dienstleistungen können die Auswirkungen besonders groß sein, da öffentliche Auftraggeber in Sektoren wie Hoch- und Tiefbau sowie Gesundheitsversorgung und Verkehr einen erheblichen Teil des Markts beeinflussen.

Um gesellschaftlichen Herausforderungen zu begegnen, müssen die Behörden ihre Anstrengungen verstärken, um in Bezug auf sämtliche Aspekte der Nachhaltigkeit (soziale/ethische, ökologische und wirtschaftliche Aspekte) Ergebnisse zu erzielen. Öffentliche Auftraggeber gehören zu den größten Investoren in Europa. Ihre Investitionen belaufen sich derzeit auf mehr als 14 % des Bruttoinlandsprodukts der EU. Indem sie ihre Kaufkraft für Waren und Dienstleistungen mit positiven sozialen Auswirkungen aufwenden, können sie einen wichtigen Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung leisten. Dieser Leitfaden bietet ihnen Unterstützung bei der Berücksichtigung der sozialen Dimension der nachhaltigen öffentlichen Auftragsvergabe.

Es ist damit zu rechnen, dass die derzeitige COVID-19-Pandemie sich nachteilig auf die Beschäftigung auswirken, Ungleichheiten verstärken, weltweit die Arbeitsunsicherheit erhöhen und die Arbeitsbedingungen verschlechtern, die Erbringung bestimmter Dienstleistungen für die Menschen weiter unter Druck setzen und negative Folgen für kleinere Unternehmen haben wird. In ihren Aufbaustrategien müssen die EU-Mitgliedstaaten die soziale Inklusion und Gerechtigkeit durch Bildung und Qualifikationen, Beschäftigung sowie sozialen und territorialen Zusammenhalt verbessern und sicherstellen, dass durch den ökologischen und digitalen Wandel Arbeitsplätze, nachhaltiges Wachstum und sozioökonomische Resilienz geschaffen werden. Wenn es um die Verwirklichung dieser Ziele geht, sind sozial verantwortliche Vergabepraktiken ein wirksames Instrument im Werkzeugkasten der nationalen Verwaltungen der EU.

Zweck dieses Dokuments ist es, das Bewusstsein der öffentlichen Auftraggeber für die potenziellen Vorteile der SRPP zu schärfen und die Möglichkeiten, die der EU-Rechtsrahmen bietet, auf praktische Weise zu erläutern. Bei der Erstellung dieses Leitfadens nahm die Kommission umfassende Konsultationen mit öffentlichen Auftraggebern auf, um bewährte Verfahren sowie Beispiele dafür zu ermitteln, was erreicht werden kann. Diese Beispiele sind im vorliegenden Dokument aufgeführt.

Der vorliegende Leitfaden richtet sich zwar vornehmlich an öffentliche Auftraggeber, allerdings in der Hoffnung, gleichermaßen anderen als Anregung zu dienen, die an der Auftragsvergabe beteiligt sind, sei es als Warenlieferanten oder Dienstleister, private Auftraggeber, sozialwirtschaftliche Akteure, einschließlich sozialer Unternehmen, oder Nichtregierungsorganisationen (NRO).

In den einzelnen Kapiteln dieses Leitfadens werden alle Aspekte des Vergabeprozesses über das Ausschreibungsverfahren hinaus behandelt. Es wird dargelegt, wie soziale Gesichtspunkte in den gesamten Prozess eingebracht werden können, und es werden zahlreiche Beispiele aus der Praxis öffentlicher Auftraggeber in der gesamten EU angeführt. In den Kapiteln 2 bis 5 folgt den meisten Abschnitten eine Liste „bewährter Verfahren“. Diese sollen das Verständnis des Textes weiter erleichtern, indem die wesentlichen Punkte, die in den einzelnen Abschnitten behandelt werden, konkret zusammengefasst werden und aufgezeigt wird, was öffentliche Auftraggeber in der Praxis tun können, wenn sie im Vergabeprozess einen sozial verantwortlichen Ansatz verfolgen wollen.

KAPITEL 1

Definition, Zweck und Nutzen der sozial verantwortlichen Vergabe öffentlicher Aufträge

1.1 Die sozial verantwortliche Vergabe öffentlicher Aufträge (Definition)

Das Ziel der sozial verantwortlichen Vergabe öffentlicher Aufträge Auftragsvergabe besteht in der Bewältigung der Auswirkungen der vom öffentlichen Sektor erworbenen Waren, Dienstleistungen und Bauleistungen auf die Gesellschaft. Dabei wird anerkannt, dass öffentliche Auftraggeber nicht nur an einer Vergabe von Aufträgen zum niedrigsten Preis oder zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis interessiert sind, sondern auch daran, dass die Auftragsvergabe einen sozialen Nutzen erzielt (1) und dass negative soziale Auswirkungen während der Auftragsausführung verhindert oder abgemildert werden. Als öffentlicher Auftraggeber können Sie soziale Ziele in den gesamten Vergabeprozess einbringen, sofern diese nicht diskriminierend sind und mit dem Auftragsgegenstand in Zusammenhang stehen (2). In der Europäischen Union muss die SRPP in Übereinstimmung mit den Vergaberichtlinien von 2014 (3), den im EU-Vertrag (4) und der Charta der Grundrechte verankerten Grundsätzen, internationalen Vereinbarungen wie dem Übereinkommen der Welthandelsorganisation (World Trade Organisation, WTO) über das öffentliche Beschaffungswesen (WTO-Beschaffungsübereinkommen), den bilateralen Freihandelsabkommen mit Kapiteln über die Auftragsvergabe (5) sowie dem Übereinkommen der Vereinten Nationen (VN) über die Rechte von Menschen mit Behinderungen (VN-Behindertenrechtskonvention) (6) erfolgen.

Die SRPP kann ein leistungsfähiges Medium sowohl für die Förderung der nachhaltigen Entwicklung als auch für die Erreichung sozialer Ziele auf internationaler, nationaler, regionaler oder lokaler Ebene darstellen. Im Kontext der SRPP wird die öffentliche Auftragsvergabe als strategisches Instrument für die effiziente und nachhaltige Verwendung öffentlicher Gelder betrachtet. Für ein umfassenderes Konzept für eine nachhaltige öffentliche Auftragsvergabe können soziale Belange mit grünen (7) und kreislauforientierten (8) Kriterien und der innovationsfördernden öffentlichen Beschaffung (9) kombiniert werden (10). Durch die Verbesserung der Professionalität und Unterstützung öffentlicher Auftraggeber kann die erfolgreiche Einbeziehung sozialer Belange und deren Integration mit anderen Belangen im Zusammenhang mit Nachhaltigkeit und Qualität erheblich erleichtert werden (11).

Eine sozial verantwortliche Vergabe öffentlicher Aufträge hilft den Behörden, hochwertige Dienstleistungen und Produkte für ihre Gemeinschaften bereitzustellen, um zusätzliche soziale und ethische Vorteile zu erzielen, selbst wenn die Haushaltsmittel begrenzt sind, und kann daher dazu beitragen, den negativen Auswirkungen der COVID-19-Krise entgegenzuwirken. Für eine Erholung von der Pandemie müssen die Behörden in der EU alle verfügbaren Instrumente nutzen, um die negativen sozioökonomische Auswirkungen zu bewältigen. Die beispiellosen Finanzmittel, die im Rahmen der Aufbau- und Resilienzfazilität bereitgestellt werden, kommen häufig durch die öffentliche Auftragsvergabe zum Einsatz. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass öffentliche Auftraggeber die Flexibilität der Vergabevorschriften voll ausschöpfen können, um dafür zu sorgen, dass die Mittel so eingesetzt werden, dass die größtmögliche positive soziale und wirtschaftliche Wirkung für ihre Gemeinden erzielt wird. Die Abkehr von einer Logik der niedrigsten Preise und die Berücksichtigung von Belangen im Zusammenhang mit sozialer Integration, Gleichstellung, fairer und inklusiver Beschäftigung und ethischen Angeboten ist der Schlüssel zur Maximierung des Erholungseffekts der Mittel.

Der vorliegende Leitfaden enthält eine Reihe von praktischen Beispielen für die SRPP aus der gesamten EU, in denen verschiedene Ansätze und tatsächliche Auswirkungen vorgestellt werden und die als Inspirationsquelle dienen können. Weitere Beispiele für bewährte Verfahren aus der EU und aus Drittländern finden Sie in den beiden Berichten Making Social Responsible Procurement Work: 71 Good Practice Cases (12) (Sozial verantwortliche Auftragsvergabe in der Praxis: 71 bewährte Verfahren) und Buying for social impact – Good Practice from around the EU (13) (Sozial verantwortliche Auftragsvergabe – Bewährte Verfahren aus der EU), verfügbar auf der Website der Kommission „Instrumente zur Unterstützung öffentlicher Auftraggeber“ (14).

1.2 Ermittlung und Anwendung sozialer Ziele bei der Vergabe öffentlicher Aufträge

Öffentliche Auftraggeber haben viele Möglichkeiten, spezifische soziale Belange bei Beschaffungsentscheidungen zu berücksichtigen. Nachstehend findet sich eine nicht erschöpfende Liste mit Beispielen für soziale Ziele, die Sie im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge verfolgen können. Bedenken Sie jedoch, dass die Einhaltung verbindlicher sozialer und arbeitsrechtlicher Vorschriften bei der Ausführung des Auftrags nicht freiwillig ist, sondern gemäß den Vergaberichtlinien (15) eine Verpflichtung darstellt. In den Kapiteln 4 und 5 dieses Leitfadens wird untersucht, wie Sie diese Fragen in den verschiedenen Phasen des Vergabeprozesses angehen können. Je nach Ihren Zielen und dem Auftragsgegenstand sollten Sie entscheiden, welche der nachstehenden sozialen Belange für Ihre Auftragsvergabe relevant sind.

Förderung fairer Beschäftigungsmöglichkeiten und sozialer Inklusion

Die SRPP kann eine treibende Kraft in Bezug auf Folgendes sein:

— Beschäftigungsmöglichkeiten für junge Menschen und ältere Arbeitnehmer,

— Gleichstellung der Geschlechter (z. B. Förderung der Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, Verringerung der sektoralen und beruflichen Segregation (16), Gewährleistung der Gleichbehandlung am Arbeitsplatz),

— Beschäftigungsmöglichkeiten für Menschen, die aufgrund von Langzeitarbeitslosigkeit, Obdachlosigkeit, Diskriminierung oder anderen Benachteiligungen von sozialer Ausgrenzung betroffen sind,

— gesellschaftliche Teilhabe und Beschäftigungsmöglichkeiten von Menschen mit Behinderungen, unter anderem durch ein inklusives und barrierefreies Arbeitsumfeld,

— Verbesserung der Diversitätspolitik, der sozialen Inklusion und der Beschäftigungsmöglichkeiten für Menschen aus benachteiligten Gruppen (z. B. Wanderarbeitnehmer, Menschen nicht-weißer Hautfarbe, Angehörige einer ethnischen oder religiösen Minderheit, Menschen mit niedrigem Bildungsniveau und Personen, die von Armut und sozialer Ausgrenzung bedroht sind),

— Fortbildungs- und Umschulungsmöglichkeiten für alle Arbeitnehmer.

Schaffung von Möglichkeiten für die Sozialwirtschaft und soziale Unternehmen

Sozialwirtschaftliche Organisationen und soziale Unternehmen (17) können durch das Erzielen von sozialen Erträgen aus Ihren Ausgaben zur Schaffung von Beschäftigungsmöglichkeiten und sozialer Inklusion, wie vorstehend erwähnt, beitragen. So sehen die Vergaberichtlinien im Hinblick auf die Förderung der sozialen Eingliederung beispielsweise die Möglichkeit vor, Aufträge sozialen Unternehmen, deren Hauptzweck die berufliche Integration ist, oder Wirtschaftsteilnehmern vorzubehalten, die mindestens 30 % Menschen mit Behinderungen oder benachteiligte Arbeitnehmer beschäftigen (18). Öffentliche Auftraggeber werden zudem zur Prüfung der Frage aufgefordert, ob die Aufteilung von Aufträgen in Lose sinnvoll ist, wodurch die Zugänglichkeit für sozialwirtschaftliche Organisationen und soziale Unternehmen erhöht werden kann (19).

Förderung menschenwürdiger Arbeit

Die Internationale Arbeitsorganisation (IAO) definiert menschenwürdige Arbeit wie folgt (20):

Arbeit, die produktiv ist und ein faires Einkommen sichert, mit Sicherheit am Arbeitsplatz und Sozialschutz für Familien einhergeht, bessere Perspektiven für die persönliche Entwicklung bietet und die gesellschaftliche Integration fördert sowie Menschen die Freiheit bietet, ihre Anliegen zum Ausdruck zu bringen, sich zu organisieren und an Entscheidungen teilzuhaben, die ihr Leben beeinflussen, und die Chancengleichheit und Gleichbehandlung für alle Männer und Frauen garantiert.

Im Rahmen dieser Definition und im Einklang mit der Agenda 2030 für nachhaltige Entwicklung (21) fördert die EU innerhalb der EU und in globalen Lieferketten (22)

— sichere Beschäftigung,

— gerechte Löhne,

— sichere Arbeitsbedingungen,

— den Sozialschutz,

— die Chancengleichheit und Gleichbehandlung für alle Frauen und Männer,

— die Geschlechtergleichstellung und Nichtdiskriminierung beim Zugang zu Beschäftigung,

— den sozialen Dialog,

— die Wahrung der Rechte am Arbeitsplatz.

Gewährleistung der Einhaltung der sozial- und arbeitsrechtlichen Vorschriften

Die EU hat sich zum Ziel gesetzt, sozialen Fortschritt zu fördern und die Lebens- und Beschäftigungsbedingungen der Bürger Europas zu verbessern (23). Das öffentliche Beschaffungswesen trägt zu diesen Zielen bei, indem sichergestellt wird, dass die Anbieter

— die geltenden sozial- und arbeitsrechtlichen Verpflichtungen, die durch Unionsrecht, nationales Recht oder Tarifverträge im Einklang mit dem EU-Recht festgelegt sind, einhalten,

— sich an die grundlegenden Übereinkommen der IAO halten,

— den Grundsatz der Gleichbehandlung von Frauen und Männern, einschließlich des Grundsatzes des gleichen Entgelts für gleichwertige Arbeit (24), beachten und die Gleichstellung der Geschlechter (25) fördern,

— die Rechtsvorschriften über Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz einhalten,

— Diskriminierung beispielsweise aufgrund des Geschlechts, des Alters, einer Behinderung, der Rasse oder der ethnischen Herkunft, der Religion oder der Weltanschauung oder der sexuellen Ausrichtung bekämpfen und Chancengleichheit schaffen.

Zugänglichkeit und Design für alle

Die Beschaffung von Waren, Dienstleistungen und Bauleistungen, die für alle, einschließlich Menschen mit Behinderungen, zugänglich sind, ist ein grundlegender Aspekt der SRPP und für öffentliche Aufträge zwingend vorgeschrieben. Nach Artikel 42 der Richtlinie 2014/24/EU und Artikel 60 Absatz 1 der Richtlinie 2014/25/EU gilt: „[D]iese technischen Spezifikationen [werden] außer in ordnungsgemäß begründeten Fällen so erstellt, dass die Zugänglichkeitskriterien für Menschen mit Behinderungen oder das Konzept des ‚Design für alle‘ berücksichtigt werden.“

Diese Bestimmung unterstützt die nationalen Behörden bei der Einhaltung der VN-Behindertenrechtskonvention (26), der die EU und alle ihre Mitgliedstaaten beigetreten sind. In der VN-Behindertenrechtskonvention sind Verpflichtungen in Bezug auf die Zugänglichkeit festgelegt, und der VN-Ausschuss für die Rechte von Menschen mit Behinderungen hat die Beschaffung von barrierefreien Waren, Dienstleistungen und Bauleistungen als ein zentrales Thema für Regierungen identifiziert (27).

In der VN-Behindertenrechtskonvention (28) wird zudem anerkannt, „wie wichtig die individuelle Autonomie und Unabhängigkeit für Menschen mit Behinderungen ist, einschließlich der Freiheit, eigene Entscheidungen zu treffen“, und dass „Menschen mit Behinderungen die Möglichkeit haben sollen, aktiv an Entscheidungsprozessen über politische Konzepte und über Programme mitzuwirken, insbesondere wenn diese sie unmittelbar betreffen“. Mit anderen Worten:

— Öffentliche Auftraggeber sollten sich bemühen, die Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen bei der Beschaffung zu berücksichtigen und diese in den Beschaffungsprozess einzubeziehen. Die Bedarfsermittlung und die Einbindung von Anbietern zur Sicherstellung wirksamer öffentlicher Dienstleistungen, die den Zielen der sozialen und beruflichen Inklusion sowie den spezifischen Bedürfnissen Ihrer Nutzer Rechnung tragen, werden in Kapitel 3 dieses Leitfadens behandelt.

— Öffentliche Auftraggeber müssen in den technischen Spezifikationen (29) das Thema Zugänglichkeit berücksichtigen, um den Zugang für Menschen mit Behinderungen zu sichern, z. B. zu öffentlichen Dienstleistungen, öffentlichen Gebäuden, öffentlichen Verkehrsmitteln, öffentlichen Informationen sowie zu Waren und Dienstleistungen im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT), einschließlich webbasierter Anwendungen.

— Öffentliche Auftraggeber können Zuschlagskriterien verwenden, um Angebote mit höheren Standards für Zugänglichkeit als die in den technischen Spezifikationen festgelegten zu belohnen.

— Öffentliche Auftraggeber können auch Ausführungsklauseln festlegen, um sicherzustellen, dass die beschafften Dienstleistungen in einer Weise ausgeführt werden, die gewährleistet, dass das Ergebnis auf der Grundlage des Konzepts des „Design für alle“ zugänglich ist.

Achtung der Menschenrechte und Behandlung von Fragen im Zusammenhang mit ethischem Handel

Das öffentliche Beschaffungswesen kann genutzt werden, um soziale Belange innerhalb der Lieferketten, etwa die Einhaltung der Menschenrechte (30) oder der Grundsätze des fairen Handels, anzugehen. Gemäß den Leitprinzipien der Vereinten Nationen für Wirtschaft und Menschenrechte (31) ist die Achtung der grundlegenden Menschenrechte ein wesentliches Element jeder von einem Staat eingegangenen Geschäftsbeziehung. Darüber hinaus hat der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) im Jahr 2012 entschieden, dass Überlegungen zum fairen Handel Teil von Beschaffungsentscheidungen sein können (32), und die Vergaberichtlinien spiegeln dies wider (33).

Der große Umfang öffentlicher Beschaffungsaufträge (34) sowie der globale Charakter bestimmter Lieferketten bergen die Gefahr, dass Menschenrechtsverletzungen mit Ihrer Auftragsvergabe in Verbindung gebracht werden könnten. Fälle wie der Brand des Fabrikgebäudes Rana Plaza in Bangladesch sind bekannt, aber auch in Europa bestehen gefährliche und unmenschliche Arbeitsbedingungen. Die Vergaberichtlinien schreiben vor, dass Wirtschaftsteilnehmer, die wegen Kinderarbeit und anderer Formen des Menschenhandels rechtskräftig verurteilt wurden, von dem Vergabeverfahren auszuschließend sind. Zudem sollte von allen öffentlichen Auftraggebern überprüft werden, ob die grundlegenden IAO-Übereinkommen (35) eingehalten werden. Dieser Leitfaden befasst sich auch damit, wie die Menschenrechte bei der Beschaffung durch folgende Maßnahmen gewahrt werden können:

— Erhöhung der Transparenz in den Lieferketten, unter anderem durch Überwachung von Unterauftragnehmern und deren Unterauftragnehmern,

— Analyse spezifischer Risiken innerhalb der Lieferketten,

— Verpflichtung von Auftragnehmern und Unterauftragnehmern, Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen in der Lieferkette zu ergreifen und gegen potenzielle oder festgestellte Menschenrechtsverletzungen im Produktionsprozess vorzugehen,

— Förderung strenger Verhaltenskodizes für Anbieter im Bereich der sozialen Verantwortung.

Bereitstellung von hochwertigen Dienstleistungen in den Bereichen Soziales, Gesundheit, Bildung und Kultur

Die Vergaberichtlinien sehen eine „Sonderregelung“ für bestimmte Dienstleistungen unter anderem in den Bereichen Soziales, Gesundheit, Bildung und Kultur vor (36). Öffentliche Auftraggeber werden aufgefordert, der „Qualität, Kontinuität, Zugänglichkeit, Bezahlbarkeit, Verfügbarkeit und Vollständigkeit der Dienstleistungen … sowie den spezifischen Bedürfnissen verschiedener Nutzerkategorien, einschließlich benachteiligter und schutzbedürftiger Gruppen, der Einbeziehung und Ermächtigung der Nutzer und dem Aspekt der Innovation“ (37) Rechnung zu tragen. Bei der Beschaffung von Sozialdienstleistungen können zudem Qualitätsstandards wie der freiwillige europäische Qualitätsrahmen für Sozialdienstleistungen von 2010 (38) angewandt werden. Abschnitt 4.2 befasst sich mit der Frage, wie öffentliche Auftraggeber die Sonderregelung anwenden, um einen sozialen Nutzen zu erzielen.

Festlegung und Verwirklichung intelligenter SRPP-Ziele in Nantes (Frankreich) Beschaffungsziel Im Stadtkreis Nantes wurde die verantwortungsvolle Auftragsvergabe 2001 eingeführt. Im Jahr 2017 wurde ein Programm zur Förderung der verantwortungsvollen Beschaffung (responsible purchasing promotion scheme, SPAR) angenommen, um die Kohärenz der zahlreichen Initiativen, die in den vorangegangenen 15 Jahren entwickelt wurden, zu erhöhen und die Verbindungen zwischen den Beschaffungsaktivitäten und den Initiativen zur Unterstützung von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zu stärken. Ansatz Im Rahmen des SPAR wurde ein interner Leitfaden für die verantwortungsvolle Auftragsvergabe erarbeitet, in dem praktische Methoden und die im lokalen Bereich verfügbare Unterstützung beleuchtet werden, und es wurde eine SPAR-Governance-Struktur zur Beaufsichtigung der Entwicklung, Durchführung und Überwachung verantwortungsvoller Beschaffungsmaßnahmen aufgestellt: — Auf politischer Ebene werden alle relevanten gewählten Mitglieder des Stadtrates über die anstehenden Investitionen informiert, um gemeinsam über die jeweiligen Sozial- und Umweltklauseln zu entscheiden. Ferner führen die Stadtratmitglieder regelmäßig eine Bewertung der Auswirkungen des SPAR durch. — Auf technischer Ebene arbeitet das Team für die öffentliche Auftragsvergabe mit einem Netz von Botschaftern für die soziale Verantwortung von Unternehmen in jeder Direktion zusammen. Die Auftraggeber unterstützen die operativen Direktionen bei der Integration von Sozial- und Umweltklauseln in ihre Vergabepraxis und bei der qualitativen Bewertung der eingegangenen Angebote. Ergebnisse Zu den wichtigsten Ergebnissen, die in den letzten zwei Jahren in Bezug auf die SRPP in Nantes erzielt wurden, gehört Folgendes: — Inklusionsklauseln in 143 Bauleistungsverträgen und 1 918 Dienstleistungsverträgen mit 326 448 Arbeitsstunden für Menschen mit erschwertem Zugang zum Arbeitsmarkt — Ausrichtung auf Diversifizierung der Verträge mit einer Inklusionsklausel, um den Kreis der Betroffenen zu erweitern (z. B. erreichen Bauaufträge mehr männliche als weibliche Arbeitslose), — Klauseln im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Diskriminierung in mehreren Probeverträgen, die durch die Verleihung eines Diversitätssiegels an die Stadt Nantes anerkannt wurden, — Vorbehalt von Aufträgen, wodurch die Stadt Nantes, eine Ausschreibung gegebenenfalls auf geschützte Werkstätten beschränken kann. Erkenntnisse Die Definition, Überwachung und Aktualisierung der sozialen und ökologischen Kriterien im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe in Partnerschaft mit allen Beteiligten ist von zentraler Bedeutung für den Erfolg der verantwortungsvollen Auftragsvergabe. Es bedarf der Ermittlung zweckgebundener Ressourcen und der Einführung geeigneter Überprüfungsinstrumente.

1.3 Zweck und Nutzen der SRPP

Grundsätzlich soll mit der SRPP die Einhaltung der rechtlichen Verpflichtungen im sozialen Bereich sichergestellt werden. Gemäß den Vergaberichtlinien müssen die EU-Mitgliedstaaten „geeignete Maßnahmen“ treffen, um sicherzustellen, dass Wirtschaftsteilnehmer bei der Durchführung öffentlicher Beschaffungsaufträge die geltenden Rechtsvorschriften der Europäischen Union, nationale Rechtsvorschriften, Tarifverträge und internationale umwelt-, sozial- und arbeitsrechtliche Vorschriften einhalten (39). Die Mitgliedstaaten haben diese Bestimmung zwar auf unterschiedliche Weise umgesetzt, doch ist klar, dass soziale Verpflichtungen bei der Auftragsvergabe nicht außer Acht gelassen werden dürfen, nicht zuletzt zum Schutz vor unlauterem Wettbewerb von Wirtschaftsteilnehmern, die sich nicht an die genannten Vorschriften halten.

In der Erklärung 22 zum Vertrag von Amsterdam wurde betreffend Menschen mit einer Behinderung bereits darauf hingewiesen, dass die Organe der Gemeinschaft bei der Ausarbeitung von Maßnahmen zur schrittweisen Verwirklichung des Binnenmarkts die Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen berücksichtigen müssen (40). Im Vertrag von Lissabon wird Europa dazu verpflichtet, eine „in hohem Maße wettbewerbsfähige soziale Marktwirtschaft [anzustreben], die auf Vollbeschäftigung und sozialen Fortschritt abzielt“, und „soziale Ausgrenzung und Diskriminierungen [zu bekämpfen] und … soziale Gerechtigkeit und sozialen Schutz, die Gleichstellung von Frauen und Männern, die Solidarität zwischen den Generationen und den Schutz der Rechte des Kindes [zu fördern]“ (41). Der Umfang des öffentlichen Beschaffungswesens und seine Bedeutung für den Binnenmarkt machen es zu einem wertvollen Instrument zur Erreichung dieser Ziele. Die SRPP kann auch zu internationalen Verpflichtungen wie den Zielen der Vereinten Nationen für nachhaltige Entwicklung (Nachhaltigkeitsziele) (42) beitragen. Nachhaltige Entwicklung setzt voraus, dass die Wirtschaftsteilnehmer die Ansichten und Rechte von Einzelpersonen, Gemeinschaften und zivilgesellschaftlichen Gruppen kennen und auch berücksichtigen (43) – ein Thema, das in den Kapiteln 2 und 3 näher untersucht wird.

Zusätzlich zu den in den Vergaberichtlinien und anderen Rechtsvorschriften festgelegten Verpflichtungen unterstützt die SRPP öffentliche Auftraggeber bei Folgendem:

Ermittlung von Risiken in Bezug auf die Einhaltung des Sozial- und Arbeitsrechts

Bei Organisationen, welche die SRPP aktiv umsetzen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie Risiken in Bezug auf die Einhaltung von Rechtsvorschriften ermitteln, die für sie selbst oder für Anbieter bestehen. Keine öffentliche Einrichtung möchte wegen unrechtmäßiger oder unethischer Arbeitspraktiken in irgendeiner Phase ihrer Lieferkette in die Schlagzeilen geraten. Strategien und Maßnahmen im Rahmen der SRPP helfen Ihnen, Risiken in der Lieferkette während der Auftragsvergabe und dem Auftragsmanagement zu erkennen und zu minimieren.

Förderung sozialbewusster Märkte

Durch die SRPP können Nachfrage und Anreize für eine verantwortungsvollere und nachhaltigere Produktion geschaffen werden. Öffentliche Auftraggeber können Innovationen und mehr Wettbewerb fördern, indem sie den Markt herausfordern, neue und sozial nachhaltigere Lösungen zu entwickeln. Ferner kann die Entwicklung von Unternehmen, z. B. sozialen Unternehmen, gefördert werden, die über die Wirtschaftsleistung hinaus positive Auswirkungen auf die Gesellschaft als Ganzes anstreben. Zum Beispiel kann die Spezifikation von IKT-Produkten, die für Menschen mit Behinderungen zugänglich sind, dazu beitragen, bessere und besser bezahlbare Produkte auf den Markt zu bringen.

Nachweis von Governance, die auf soziale Erfordernisse reagiert

Sie können die SRPP nutzen, um sicherzustellen, dass Sie auf die Werte und Bedürfnisse der Gemeinschaft reagieren, und um der immer stärker werdenden öffentlichen Forderung nachzukommen, dass Regierungen soziale Verantwortung für ihr Handeln übernehmen. Die SRPP kann somit dazu beitragen, das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Regierung zu stärken. Sie kann sich auch positiv auf die Mitarbeiter auswirken, die den Auftrag ausführen und einen zusätzlichen Nutzen für ihre Gemeinschaften schaffen.

Unterstützung von Integration und Inklusion

Die SRPP fördert die Integration und Inklusion in das Marktgeschehen von Gruppen, die gesellschaftlich oft ausgegrenzt sind (z. B. Menschen mit Behinderungen, von Armut und sozialer Ausgrenzung bedrohte Personen, Minderheiten). Sie kann Chancen für Unternehmen, deren Eigentümer diesen Gruppen angehören, sowie Ausbildungs- und Beschäftigungsmöglichkeiten schaffen. Die SRPP veranschaulicht auch, wie sich soziale und wirtschaftliche Erwägungen gegenseitig verstärken können, z. B. wenn Sozialunternehmen öffentliche Dienstleistungen in einer Weise erbringen, dass durch soziale Ergebnisse und Auswirkungen ein Mehrwert geschaffen wird.

Gewährleistung wirksamer öffentlicher Ausgaben

Der Umfang der öffentlichen Auftragsvergabe und die Grenzen, die der direkten sozialen Intervention aufgrund von Budgetbeschränkungen gesetzt sind, können die Beschaffung zu einem attraktiven Bereich für die Förderung sozialer Ziele machen. Die strategische Vergabe öffentlicher Aufträge bietet Möglichkeiten, bestehende, geplante Haushaltsmittel zu nutzen, um positive und innovative Beiträge zu gesellschaftlichen Herausforderungen zu leisten.

1.4 Zusammenhang mit politischen Maßnahmen und Rechtsvorschriften auf europäischer und internationaler Ebene

Der Fokus des vorliegenden Leitfadens liegt auf den Anforderungen und Möglichkeiten für die SRPP, die sich aus den Vergaberichtlinien ergeben. Allerdings sind viele andere Instrumente auf und nationaler und EU-Ebene relevant und beeinflussen die Umsetzung der SRPP. In diesem Abschnitt werden einige der wichtigsten Gesetze und politischen Maßnahmen hervorgehoben, die sich auf die SRPP auswirken.

Die arbeitsrechtlichen Vorschriften und Antidiskriminierungsvorschriften der EU wurden erarbeitet, um Arbeitnehmer in ganz Europa zu schützen. Diese Rechtsvorschriften verleihen den Arbeitnehmern Rechte in Bezug auf Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung (44), Informationen über ihre Arbeitsbedingungen, Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben (45), atypische Arbeitsverträge (46), Arbeitszeitregelung, Gesundheitsschutz und Sicherheit sowie Unterrichtung und Anhörung der Arbeitnehmer (47).

Diese Rechtsvorschriften sind für Auftragnehmer und Unterauftragnehmer in der EU bindend, und öffentliche Auftraggeber müssen dafür sorgen, dass sie an allen Arbeitsplätzen umgesetzt werden. Ausführlichere Informationen zu den einschlägigen Rechtsvorschriften finden Sie unten und in den Kapiteln 4 und 5.

In Bezug auf die Vergabe öffentlicher Aufträge führt die Europäische Kommission mit verschiedenen Interessenträgern in den EU-Mitgliedsstaaten Gespräche darüber, wie hochwertige und menschenwürdige Arbeitsbedingungen gefördert werden können, und arbeitet in diesem Bereich mit ihnen zusammen. In den vergangenen Jahren haben die europäischen Sozialpartner, namentlich Gewerkschaften und Arbeitgeberverbände, mehrere branchenspezifische Leitfäden zur Auswahl des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses bei der Beschaffung erstellt, häufig mit finanzieller Unterstützung der Kommission. Diese Leitfäden betreffen Cateringdienste (48), private Sicherheitsdienste (49) und Reinigungsdienste (50). Sie unterstreichen die Vorteile der Beschaffung von Dienstleistungen auf der Grundlage von Qualitätskriterien und des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Ferner enthalten sie konkrete Beispiele für Verträge über Sicherheits-, Reinigungs- und Cateringdienste, die zeigen, dass ein qualitätsorientierter Ansatz faire Arbeitsbedingungen für die Arbeitnehmer erfordert. Es gibt auch einen Leitfaden zur Vergabe öffentlicher Aufträge im Bereich Ingenieurdienstleistungen, der Hinweise zur Berücksichtigung sozialer Belange enthält (51).

Europäische Säule sozialer Rechte

Im Jahr 2017 proklamierten das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission die europäische Säule sozialer Rechte, die Grundsätze für eine gerechtere, inklusivere europäische Union enthält und mit den sozialen Prioritäten in den Mittelpunkt der europäischen Agenda gestellt werden (52).

Im Januar 2020 legte die Europäische Kommission die Mitteilung „Ein starkes soziales Europa für einen gerechten Übergang“ (53) vor, in der die ersten Überlegungen für einen Aktionsplan zur Umsetzung der europäischen Säule sozialer Rechte dargelegt werden. Darin wird die sozial verantwortliche Vergabe öffentlicher Aufträge als Instrument genannt, um vorhandene Mittel so einzusetzen, dass Inklusion und Beschäftigungsmöglichkeiten gefördert werden.

Auch auf EU-Ebene wurden konkrete Rechtsvorschriften verabschiedet, mit denen dieses Bestreben nach einer gerechteren, inklusiveren Europäischen Union in die Praxis umgesetzt wird und die sich auf die Vergabeverfahren auswirken. Mit der Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen soll sichergestellt werden, dass alle Arbeitnehmer, auch solche in atypischen Arbeitsverhältnissen, Zugang zu Informationen über ihre Arbeitsbedingungen haben und keinen missbräuchlichen Klauseln unterliegen. Insbesondere ist in der Richtlinie festgelegt, dass alle Arbeitnehmer in der EU spätestens ab 2022

— Zugang zu schriftlichen Informationen über die wesentlichen Aspekte ihrer Arbeit haben, und zwar ab Beginn des Arbeitsverhältnisses,

— keinen Probezeiten unterliegen, die länger als sechs Monate dauern, es sei denn, es liegen außergewöhnliche Umstände vor,

— sich um eine zusätzliche Beschäftigung bemühen können, mit einem Verbot von Ausschließlichkeitsklauseln und ohne Benachteiligung sowie mit Beschränkungen für Unvereinbarkeitsklauseln,

— eine angemessene Zeit im Voraus wissen, wann die Arbeiten stattfinden werden,

— eine schriftliche Antwort auf einen Antrag auf Versetzung an einen anderen, sichereren Arbeitsplatz erhalten,

— kostenlose Fortbildungen erhalten, wenn der Arbeitgeber verpflichtet ist, eine solche anzubieten.

Darüber hinaus müssen die Mitgliedstaaten Vorschriften erlassen, um den Missbrauch von Abrufverträgen zu verhindern, wie z. B. Vereinbarungen, bei denen den Arbeitnehmern von ihren Arbeitgebern keine Arbeit garantiert wird (oft als „Null-Stunden-Verträge“ bezeichnet). Den Arbeitnehmern steht auch eine Reihe von Durchsetzungsbestimmungen zur Verfügung, falls ihr Arbeitgeber die Vorschriften nicht einhält.

Öffentliche Beschaffungsaufträge können Klauseln enthalten, mit denen sichergestellt wird, dass die Arbeitgeber (sowohl Auftragnehmer als auch Unterauftragnehmer) diese Bedingungen einhalten, und die angemessene Sanktionen bei einem Verstoß vorsehen.

Mit der Richtlinie (EU) 2019/1158 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Juni 2019 zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für Eltern und pflegende Angehörige und zur Aufhebung der Richtlinie 2010/18/EU des Rates, die die Mitgliedstaaten bis zum 2. August 2022 umsetzen müssen, werden mehrere neue Mindestansprüche im Bereich Urlaub aus familiären Gründen und flexible Arbeitsregelungen eingeführt, darunter:

— Vaterschaftsurlaub: Väter bzw. gleichgestellte zweite Elternteile können um den Zeitpunkt der Geburt des Kindes herum mindestens zehn Arbeitstage Vaterschaftsurlaub in Anspruch nehmen, die mindestens in Höhe des Krankengelds vergütet werden,

— Stärkung des bestehenden Anspruchs auf vier Monate Elternurlaub, indem zwei der vier Monate nicht von einem Elternteil auf einen anderen übertragbar sind und in angemessener Höhe vergütet werden. Eltern haben ferner das Recht auf Beantragung der flexiblen Inanspruchnahme des Urlaubs,

— Einführung von Urlaub für pflegende Angehörige, d. h. der Arbeitsfreistellung von Arbeitnehmern, um einen Angehörigen oder eine im gleichen Haushalt wie der Arbeitnehmer lebende Person zu pflegen oder zu unterstützen. Berufstätige pflegende Angehörige haben Anspruch auf fünf Arbeitstage Urlaub pro Jahr,

— Ausweitung des bestehenden Rechts auf Beantragung flexibler Arbeitsregelungen (reduzierte Arbeitszeiten, flexible Arbeitszeiten und Flexibilität am Arbeitsplatz) auf alle berufstätigen Eltern von Kindern bis zu einem bestimmten Alter, mindestens jedoch bis zum Alter von acht Jahren, und auf alle pflegenden Angehörigen.

Auch hier können öffentliche Beschaffungsaufträge Klauseln enthalten, mit denen sichergestellt wird, dass diese Bedingungen von den Arbeitgebern, einschließlich Auftragnehmern und Unterauftragnehmern, eingehalten werden.

Weitere anstehende Initiativen der Kommission im Bereich Nachhaltigkeit und Arbeitnehmerrechte (z. B. der Vorschlag für eine Richtlinie über angemessene Mindestlöhne in der Europäischen Union (54)) könnten in naher Zukunft ebenfalls Auswirkungen darauf haben, wie öffentliche Beschaffungsaufträge auszuführen sind.

Europäischer Rechtsakt zur Barrierefreiheit

Die Richtlinie (EU) 2019/882 über die Barrierefreiheitsanforderungen für Produkte und Dienstleistungen (55) – bekannt als der europäische Rechtsakt zur Barrierefreiheit (European Accessibility Act, EAA) – enthält gemeinsame Normen und Verpflichtungen zur Harmonisierung der Barrierefreiheitsanforderungen für bestimmte Produkte und Dienstleistungen. Dadurch wird sichergestellt, dass Menschen mit Behinderungen und ältere Erwachsene Zugang zu Produkten und Dienstleistungen haben. Der EAA spiegelt auch die Verpflichtung aus der VN-Behindertenrechtskonvention wider, den Vertragsstaaten die Einhaltung der Verpflichtungen zur Barrierefreiheit zu erleichtern. Er erleichtert auch die Sicherstellung, dass Menschen mit Behinderungen die Möglichkeit haben, aktiv an Entscheidungsprozessen über politische Konzepte und über Programme mitzuwirken, insbesondere wenn diese sie unmittelbar betreffen. Die Richtlinie gilt für folgende Produkte und Dienstleistungen (56):

— Computer und Betriebssysteme,

— Zahlungsterminals und Geldautomaten,

— Fahrausweisautomaten und Check-in-Automaten,

— interaktive Selbstbedienungsterminals zur Bereitstellung von Informationen,

— Smartphones,

— Fernsehgeräte für digitale Fernsehdienste,

— Telefondienste und dazugehörige Geräte,

— Zugang zu audiovisuellen Mediendiensten wie Fernsehsendungen und damit verbundenen Verbrauchergeräten,

— bestimmte Personenverkehrsdienste im Luft-, Bus-, Schienen- und Schiffsverkehr,

— Bankdienstleistungen für Verbraucher,

— E-Books,

— elektronischer Geschäftsverkehr (e-Commerce),

— Beantwortung von an die einheitliche europäische Notrufnummer 112 gerichteten Notrufen.

Die verpflichtenden Barrierefreiheitsanforderungen für diese Produkte und Dienstleistungen gelten ab 2025 (57).

Verbesserung der Zugänglichkeit von Wasserspendern im Baskenland (Spanien) Einleitung/Beschaffungsziel Um das Problem des Plastikmülls anzugehen und die Ausgaben für in Flaschen abgefülltes Wasser zu senken, hatte Mutualia, ein Anbieter von sozialen und medizinischen Dienstleistungen mit 17 Dienstleistungszentren im Baskenland, die Idee, Wasserspender zu installieren, die an das öffentliche Wassernetz angeschlossen sind, damit seine Mitarbeiter, Patienten und Besucher mit Trinkwasser versorgt werden, ohne Wasser in Flaschen kaufen zu müssen. Ziel war es, hochwertiges Trinkwasser bei unterschiedlichen Temperaturen bereitzustellen. Ansatz Der Auftrag, der unter dem EU-Schwellenwert lag, wurde an den Anbieter mit dem wirtschaftlich günstigsten Angebot vergeben, gewichtet nach Preis (50 %) und Qualität (50 %). Zu den Qualitätskriterien zählten auch Aspekte der Zugänglichkeit, wie z. B. die Höhe der Wasserspender und die Benutzerfreundlichkeit für Personen mit eingeschränkter Mobilität. Mutualia vergab mehr Punkte an das Unternehmen, das Wasserspender anbot, die für Menschen mit Sehschwierigkeiten oder mit eingeschränkter Beweglichkeit der Hände oder Arme leicht zu bedienen sind. Ergebnisse Im Januar 2019 führte Mutualia 40 neue Wasserspender in seinen 17 Dienstleistungszentren ein und stellte seinen Mitarbeitern wiederverwendbare Wasserflaschen zur Verfügung. Auf diese Weise erzielt Mutualia für seine Patienten, Mitarbeiter und Besucher pro Jahr geschätzt 17 000 EUR an Einsparungen bei den Ausgaben für Wasser. Um den Barrierefreiheitsanforderungen gerecht zu werden, verfügen die Wasserspender des Gewinners der Vergabe über größere Schaltflächen für die Identifizierung der Art des Wassers. Darüber hinaus erleichtert die Position der Gläser Menschen im Rollstuhl die Entnahme und das Befüllen. Neben der Position der Gläser berücksichtigte Mutualia auch die Höhe des Bereichs zur Befüllung der Gläser und vergab mehr Punkte für die Wasserspender, bei der dieser Bereich niedriger gelegen war. Erkenntnisse Durch die Einbeziehung von Zugänglichkeitskriterien konnte Mutualia sicherstellen, dass die beschafften Wasserspender für alle Mitarbeiter, Patienten und Besucher des Gesundheitszentrums geeignet sind. Aufgrund ihrer Barrierefreiheit unterstützen die Wasserspender die Mitarbeiter, Patienten und Besucher von Mutualia dabei, genügend Wasser zu sich zu nehmen und gesund zu bleiben. Zudem tragen sie zur Senkung der Ausgaben für Wasser (Einsparungen von geschätzt 17 000 EUR) sowie zur Verringerung des Plastikmülls bei. Quelle: https://ec.europa.eu/environment/gpp/pdf/news_alert/Issue_91_Case_Study_173_Mutualia.pdf

Gemäß Artikel 42 Absatz 1 der Richtlinie 2014/24/EU und Artikel 60 Absatz 1 der Richtlinie 2014/25/EU müssen die Zugänglichkeitserfordernisse, die in Rechtsakten der EU festgelegt sind, in die technischen Spezifikationen aufgenommen werden, wenn der Gegenstand der Auftragsvergabe von natürlichen Personen – ganz gleich, ob durch die Allgemeinheit oder das Personal des öffentlichen Auftraggebers – genutzt werden soll. Ferner ist in den Richtlinien 2014/24/EU und 2014/25/EU vorgesehen, dass — sofern verpflichtende Zugänglichkeitserfordernisse mit einem Rechtsakt der Union erlassen werden — die technischen Spezifikationen, soweit die Kriterien der Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen oder die Konzeption für alle Nutzer betroffen sind, darauf Bezug nehmen müssen. Mit dem EAA werden verpflichtende Barrierefreiheitsanforderungen für Produkte und Dienstleistungen festgelegt, die in seinen Geltungsbereich fallen. Mit diesen verbindlichen Barrierefreiheitsanforderungen wird sichergestellt, dass Produkte und Dienstleistungen so gestaltet und hergestellt bzw. erbracht werden, dass Menschen mit Behinderungen sie voraussichtlich maximal nutzen. Außerdem sind sie möglichst in oder auf dem Produkt selbst mit barrierefrei zugänglichen Informationen zu ihrer Funktionsweise und ihren Barrierefreiheitsfunktionen auszustatten. In den Auftragsunterlagen können Sie auf harmonisierte Normen oder technische Spezifikationen für Barrierefreiheitsanforderungen für Produkte oder Dienstleistungen verweisen, die von europäischen Normungsorganisationen entwickelt wurden, z. B. auf die Norm DIN EN 17161:2019-11 „Design für alle – Barrierefreiheit von Produkten, Waren und Dienstleistungen nach einem ‚Design für alle‘-Ansatz“.

Für Produkte und Dienstleistungen, die nicht in den Geltungsbereich des EAA fallen, sind die Barrierefreiheitsanforderungen des EAA nicht verpflichtend. Erfüllen die Merkmale, Bestandteile oder Funktionen von Produkten oder Dienstleistungen die Barrierefreiheitsanforderungen gemäß dem EAA, so wird vermutet, dass sie die einschlägigen Verpflichtungen gemäß anderen Rechtsakten der Union als dem EAA hinsichtlich der Barrierefreiheit dieser Merkmale, Bestandteile oder Funktionen erfüllen, sofern in diesen anderen Rechtsakten nichts anderes festgelegt ist. Öffentliche Auftraggeber können in jedem Fall beschließen, Barrierefreiheitsanforderungen anzuwenden, die über die im EU-Recht festgelegten Barrierefreiheitsanforderungen hinausgehen. Der EAA umfasst auch freiwillige Barrierefreiheitsanforderungen an die bauliche Umwelt, die von Kunden von durch den EAA abgedeckten Dienstleistungen genutzt wird. Die Mitgliedstaaten können beschließen, die Einhaltung dieser Anforderungen zu verlangen (58).

Überarbeitete Richtlinie über die Entsendung von Arbeitnehmern

Als entsandter Arbeitnehmer gilt jeder Arbeitnehmer, der während eines begrenzten Zeitraums seine Arbeitsleistung im Hoheitsgebiet eines anderen EU-Mitgliedstaats als demjenigen erbringt, in dessen Hoheitsgebiet er normalerweise arbeitet (59). In der EU gibt es rund drei Millionen entsandte Arbeitnehmer (60), von denen viele an der Erbringung öffentlicher Dienstleistungen oder Bauleistungen beteiligt sind. Die Richtlinie über die Entsendung von Arbeitnehmern (61) wurde erstmals 1996 verabschiedet und 2018 erheblich geändert. Sie zielt darauf ab, die Freiheit der grenzüberschreitenden Erbringung von Dienstleistungen mit dem Schutz der Arbeitnehmer in Einklang zu bringen. Mit der Überarbeitung von 2018 wurde der Grundsatz der Gleichheit zwischen entsandten Arbeitnehmern und Arbeitnehmern im Gastland, einschließlich der Gleichheit des Entgelts, gestärkt. Gemäß der überarbeiteten Richtlinie über die Entsendung von Arbeitnehmern (62) haben entsandte Arbeitnehmer bezüglich der nachstehenden Aspekte Anspruch auf alle verbindlichen (63) Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen im Gastland:

a) Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten,

b) bezahlter Mindestjahresurlaub,

c) Entlohnung, einschließlich der Überstundensätze (dies gilt nicht für die zusätzlichen betrieblichen Altersversorgungssysteme),

d) Bedingungen für die Überlassung von Arbeitskräften, insbesondere durch Leiharbeitsunternehmen,

e) Sicherheit, Gesundheitsschutz und Hygiene am Arbeitsplatz,

f) Schutzmaßnahmen im Zusammenhang mit den Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen von Schwangeren und Wöchnerinnen, Kindern und Jugendlichen,

g) Gleichbehandlung von Männern und Frauen sowie andere Nichtdiskriminierungsbestimmungen,

h) Bedingungen für die Unterkünfte von Arbeitnehmern, wenn sie vom Arbeitgeber für Arbeitnehmer, die von ihrem regelmäßigen Arbeitsplatz entfernt sind, zur Verfügung gestellt werden,

i) Zulagen oder Kostenerstattungen zur Deckung von Reise-, Unterbringungs- und Verpflegungskosten für Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen nicht zu Hause wohnen.

Nach 12 Monaten – oder sofern vom Arbeitgeber gerechtfertigt nach 18 Monaten – gelten für den entsandten Arbeitnehmer alle nach dem Arbeitsrecht des Gastlands verbindlichen Bedingungen, mit Ausnahme der folgenden Aspekte: a) bestimmte Bedingungen für den Abschluss und die Beendigung des Arbeitsvertrags, einschließlich Wettbewerbsverboten, und b) zusätzliche betriebliche Altersversorgungssysteme.

Für die Angebotsbewertung und die Überwachung der Einhaltung des Arbeitsrechts sollten öffentliche Auftraggeber sich dieser Anforderungen bewusst sein.

Übereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation

Die grundlegenden Übereinkommen der IAO werden in den Vergaberichtlinien (64) ausdrücklich erwähnt, und auch nationale Gesetze und Vorschriften über die Vergabe öffentlicher Aufträge schreiben häufig die Einhaltung der IAO-Übereinkommen vor. Folgende Punkte sind Gegenstand der acht grundlegenden Übereinkommen:

1. Vereinigungsfreiheit und Schutz des Vereinigungsrechts,

2. Vereinigungsrecht und Recht zu Kollektivverhandlungen,

3. Zwangsarbeit,

4. Abschaffung der Zwangsarbeit,

5. Mindestalter,

6. schlimmste Formen der Kinderarbeit,

7. Gleichheit des Entgelts,

8. Diskriminierung (Beschäftigung und Beruf). Einrichtung einer Taskforce zur Überwachung der bei den Anbietern herrschenden Arbeitsbedingungen in der Stadt Kopenhagen (Dänemark) Beschaffungsziel Die Stadt Kopenhagen geht gegen Sozialdumping vor, indem sie Arbeitsklauseln in die Verträge aufnimmt, um gerechte Arbeitsbedingungen für alle Mitarbeiter der für sie tätigen Anbieter und Zulieferer zu gewährleisten. Ansatz 1) Gerechte Entlohnung und Arbeitsbedingungen, 2) fairer Wettbewerb für alle Unternehmen, 3) mehr Ausbildungs- und Praktikumsplätze für junge Menschen. In Übereinstimmung mit der Arbeitsklausel und der Richtlinie haben die Mitarbeiter der für die Stadt Kopenhagen tätigen Anbieter und Zulieferer, die in Dänemark arbeiten, Anspruch auf einen Mindestlohn, einschließlich Überstundensätzen, Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten, sowie auf bezahlten Mindestjahresurlaub. Ergebnisse Die Stadt Kopenhagen hat eine neunköpfige Taskforce eingerichtet, die mit der Überwachung der Einhaltung der Arbeitsklauseln durch die für sie tätigen Anbieter und Zulieferer beauftragt wurde. Die Taskforce ist berechtigt, bei allen Arten von Arbeitsplätzen in Dänemark jeder Zeit Kontrollen vor Ort durchzuführen. Die Lohn- und Arbeitsbedingungen bei Anbietern, die in verschiedenen Bereichen wie Bau, Reinigung und Transport tätig sind, werden genau überwacht. Jährlich werden rund 600 Prüfungen auf Einhaltung vorgenommen. Etwa ein Drittel sind Vor-Ort-Kontrollen, bei den restlichen handelt es sich um Untersuchungen der Arbeitsbedingungen bestimmter Arbeitnehmer auf der Grundlage von Lohnunterlagen, Arbeitszeiten, Steuerunterlagen usw. Die Taskforce verfolgt bei ihren Kontrollen einen risikobasierten Ansatz und konzentriert ihre Anstrengungen vorwiegend auf die Bereiche, in denen das Risiko eines Verstoßes als am höchsten eingeschätzt wird. Bei Verstößen wird ein Dialog mit dem Arbeitgeber aufgenommen. Bleibt eine Verbesserung aus, muss der Arbeitgeber eine Vertragsstrafe zahlen und die Stadt hat letztlich das Recht, den Vertrag zu kündigen. Erkenntnisse Es hat sich herausgestellt, dass ein Ansatz auf der Grundlage von Vor-Ort-Kontrollen durch interne Bedienstete effektiver ist, als die Überwachung der Arbeitsbedingungen auszulagern. In der Regel wird der Hauptauftragnehmer für alle Verstöße entlang der Lieferkette verantwortlich gemacht. Die meisten Verstöße ereignen sich entlang der nachgeschalteten Lieferkette bei Lieferanten und Unterlieferanten. Im Falle eines mutmaßlichen Vertragsverstoßes ist es entscheidend, Informationen über die Identität der beschäftigten Arbeitnehmer und ihre genauen Arbeitszeiten einzuholen. Dies kann bisweilen ein schwieriges Unterfangen sein. Die Stadt Kopenhagen hat ein Pilotprojekt gestartet, bei dem sich die Arbeitnehmer beim Betreten und Verlassen des Arbeitsplatzes mit einem Ausweis registrieren müssen. Dieses System macht es einfacher, Verträge mit einem erhöhten Risiko in Bezug auf Sozialdumping ins Visier zu nehmen, da es Informationen über die Anzahl der beschäftigten Arbeitnehmer, die Art der Arbeit, die Beschäftigungsform, die Arbeitszeiten usw. liefert.

Die Zahlungsverzugsrichtlinie (65)

Weniger als 40 % der Unternehmen in der EU werden innerhalb der vertraglich vereinbarten Fristen bezahlt. Die Auswirkungen des Zahlungsverzugs gehen über die spezifischen Vertragsbeziehungen hinaus, da sie sich auf die gesamte Wirtschaft auswirken. Werden Unternehmen zu spät bezahlt, werden Arbeitsplätze abgebaut, Zahlungen an Anbieter verzögern sich und Investitionspläne werden verschoben. Die gesamte Lieferkette wird gefährdet und verliert an Resilienz.

Die fristgerechte Zahlung ist eine Verpflichtung nach der Zahlungsverzugsrichtlinie (66). Diese Verpflichtung gilt für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen oder auch zwischen Unternehmen. Öffentliche Auftraggeber müssen dafür sorgen, dass ihre Auftragnehmer pünktlich bezahlt werden, indem sie Zahlungen innerhalb der in der Richtlinie festgelegten Frist von 30 Tagen leisten (diese Frist darf nur für öffentliche Einrichtungen der nationalen Gesundheitsfürsorge gegebenenfalls 60 Tage betragen) (67). Darüber hinaus gibt es Maßnahmen, die öffentliche Auftraggeber während des Vergabeprozesses ergreifen können, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Unterauftragnehmer während der Ausführung des Auftrags pünktlich bezahlt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Abschnitt 5.5.

KAPITEL 2

Eine Organisationsstrategie für die sozialorientierte Beschaffung

2.1 SRPP auf die Tagesordnung setzen

Die SRPP erfordert Führung und Engagement in allen Managementstrukturen, von der politischen Ebene bis hin zu wichtigen Entscheidungsträgern und Budgetverantwortlichen. In diesem Kapitel wird untersucht, wie dieses Engagement gesichert werden kann, und es werden Beispiele für organisatorische Strategien für die SRPP vorgestellt.

Vorteile und Chancen hervorheben

Sowohl in kleineren als auch größeren Gemeinschaften kann die SRPP dazu beitragen, messbare Fortschritte im Hinblick auf soziale Ziele wie den Schutz der Menschenrechte, die Förderung der Gleichstellung und die Schaffung hochwertiger Arbeitsplätze und Inklusion zu erzielen. Grundsätzlich sollte die Sicherung von Unterstützung auf höchster Ebene für die Umsetzung dementsprechend einfach sein.

Die SRPP kann auch zu globalen Zielen beitragen. Beispielsweise werden die Regierungen mit dem VN-Nachhaltigkeitsziel 12 (Nachhaltige Konsum- und Produktionsmuster sicherstellen) aufgefordert, die Nutzung öffentlicher Beschaffungspraktiken zu fördern, um die Agenda für nachhaltige Entwicklung voranzutreiben (Zielvorgabe 12.7) (68).

Herausforderungen bewältigen und auf Bedenken eingehen

Die Annahme einer SRPP-Strategie erfordert, dass Sie auf mögliche Bedenken von Führungskräften, Managern und Budgetverantwortlichen eingehen, einschließlich Bedenken in Bezug auf die vermeintlich zusätzlichen Kosten und Ressourcen, die für die sozialorientierte Beschaffung erforderlich sind.

Die Darstellung der praktischen Umsetzung der SRPP, sei es anhand von Beispielen Ihrer Organisation oder anderer öffentlicher Auftraggeber, ist ein wirksames Mittel, um ihre Vorteile aufzuzeigen. Dieser Leitfaden enthält zahlreiche Fallstudien für eine kosteneffiziente, sozial verantwortliche Auftragsvergabe.

Darüber hinaus sollten die Kosten hervorgehoben werden, die aufgrund des Nichtergreifens von Maßnahmen (z. B. Reputationsrisiken), der Nichteinhaltung von Rechtsvorschriften oder dem Verfehlen von Zielen entstehen, ebenso wie indirekte Kosten, die dem öffentlichen Sektor durch soziale Probleme entstehen.

Bewährte Verfahren

— Sichern Sie sich Unterstützung auf höchster Ebene für die Umsetzung der SRPP durch Hervorhebung der Verpflichtungen und Möglichkeiten sowie der Risiken des Nichthandelns. Untermauern Sie Ihren Fall mit realen Beispielen für die sozialorientierte Beschaffung aus Ihrer Organisation oder von anderen öffentlichen Auftraggebern.

2.2 Zieldefinition

Wie in Kapitel 1 erörtert, können sich bei der Auftragsvergabe viele unterschiedliche soziale Erwägungen ergeben. Die Erarbeitung einer SRPP-Strategie kann bei der sozialorientierten Beschaffung helfen, zu bestimmen, wo der Schwerpunkt liegen soll.

Vorhandene Ziele identifizieren

Ziehen Sie in Erwägung, SRPP-Ziele auf bestehende europäische, nationale, regionale oder lokale Prioritäten zu stützen, darunter z. B. soziale Inklusion oder die Schaffung von Beschäftigungsmöglichkeiten für benachteiligte Gruppen. Identifizieren Sie diese Prioritäten und prüfen Sie den Beitrag, den die Auftragsvergabe potenziell dazu leistet.

Beschaffungsstrategien und -tätigkeiten abbilden

Als öffentlicher Auftraggeber verfügen Sie möglicherweise bereits über Beschaffungsstrategien, z. B. eine grüne oder nachhaltige Beschaffungspolitik oder Innovations- oder Industriestrategien, die auf bestimmte Sektoren ausgerichtet sind. Bilden Sie bestehende Beschaffungsziele und -tätigkeiten ab und ermitteln Sie Möglichkeiten, wie die SRPP auf diese Ziele abgestimmt werden kann.

Indem Sie bestehende Prioritäten ermitteln und aktuelle Beschaffungsstrategien und -tätigkeiten abbilden, können Sie die sozialen Ziele mit höchster Relevanz bestimmen. Die Verankerung der SRPP-Ziele in bestehende Strategien und Prioritäten kann dazu beitragen, die sozialorientierte Beschaffung zu legitimieren und die Aufmerksamkeit und die verfügbaren Ressourcen für die SRPP zu erhöhen.

Bewährte Verfahren

— Werden Sie sich über die bestehenden sozialen Ziele Ihrer Organisation bewusst und prüfen Sie, wie diese mit der derzeitigen Beschaffungspolitik und -praxis übereinstimmen. Ermitteln Sie potenzielle Synergien, Lücken oder Hindernisse bei der Verwirklichung sozialer Ziele durch die Beschaffung.

2.3 Konsultation der Interessenträger

Für eine effektive SRPP sollten zahlreiche Interessenträger eingebunden werden. Die Konsultation ist ein wichtiger Schritt bei der Entwicklung einer Organisationsstrategie für die sozialorientierte Beschaffung.

Konsultation der Interessenträger zur Entwicklung einer SRPP-Strategie im Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern, Deutschland Beschaffungsziel Die Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (KNB) beim Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern arbeitete gemeinsam mit dem Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) an einer gemeinsamen Strategie für die Beschaffung nachhaltiger IKT-Produkte und -Dienstleistungen. Hauptziel der gemeinsamen Initiative ist es, dass öffentliche Auftraggeber und Anbieter zusammenarbeiten, um soziale Standards und faire Arbeitsbedingungen in der globalen Lieferkette der IKT-Produktion zu gewährleisten. Ansatz Eine Delegation von Bitkom, die sich aus Anbietern unterschiedlicher Größe und mit unterschiedlichen Produktportfolios aus dem IKT-Sektor zusammensetzt, und die KNB verhandelten zwischen 2017 und 2019 die dritte Version der Erklärung. Öffentliche Auftragnehmer in Bund, Ländern und Kommunen können demnach künftig prüfen, ob Großaufträge bis zur dritten Stufe der Lieferkette transparent sind und ob bei der Produktion des Beschaffungsgegenstandes soziale Arbeitsstandards eingehalten wurden. Die Erklärung bezieht sich auf die Einhaltung der Kernübereinkommen und Übereinkommen Nr. 1, 102, 131, 155 und 170 der IAO. Nach der Einigung über den Entwurf fand eine Konsultation der Interessenträger statt. Die Sachverständigen von Bitkom und der KNB luden mehr als 20 Vertreter der Zivilgesellschaft, der Kirchen und anderer öffentlicher Auftraggeber dazu ein, sich zu der Erklärung zu äußern und an einem Folgetreffen teilzunehmen. Die KNB und Bitkom setzten einige Vorschläge direkt um, während einige zur weiteren Bewertung vorgemerkt oder abgelehnt wurden. Im Anschluss an die Veröffentlichung der neuen Erklärung im Mai 2019 luden die KNB und Bitkom die Interessenträger zu einem weiteren Treffen ein, um die in Bezug auf die eingebrachten Vorschläge und Beiträge getroffenen Entscheidungen zu erläutern. Ergebnisse Das Ergebnis der Konsultation der Interessenträger war eine aktualisierte Fassung der Verpflichtungserklärung. Viele der von den Interessenträgern gemachten Vorschläge wurden berücksichtigt und trugen zur Klärung bestimmter Aspekte der Erklärung bei. Der Prozess half der KNB und Bitkom zudem dabei, die Erklärung mit den zivilgesellschaftlichen Überwachungstätigkeiten zu verknüpfen. Die aktualisierte Erklärung, die strengere Prüfanforderungen für Unternehmen als bisher enthält, dient als Vorlage für die Beschaffung von IKT-Produkten und -Dienstleistungen durch öffentliche Auftraggeber in Deutschland, die die Erklärung nutzen können, um sicherzustellen, dass die Anbieter die Verträge auf transparente Weise und im Einklang mit den sozialen Arbeitsstandards erfüllen. Bei Großaufträgen kann diese Transparenz bis zur dritten Stufe der Lieferkette reichen. Erkenntnisse Der Prozess der Einbeziehung der Interessenträger, insbesondere die Auswertung der übermittelten Kommentare, war arbeitsintensiv. Er war jedoch in vielerlei Hinsicht hilfreich, insbesondere das Feedback zur Verständlichkeit und Klarheit des Standards. Dieser Prozess verhalf den Parteien zu einem Verständnis der Ansichten und Bedürfnisse aller Interessenträger.

Die Konsultation der Interessenträger kann Umfragen bzw. Befragungen umfassen oder auch die Veranstaltung von Workshops, Seminaren und Konferenzen, die relevante interne und externe Interessenträger zusammenbringen und durch partizipativen Dialog zur Förderung eines kooperativen Konzepts für die soziale Verantwortung beitragen. Die Konsultationen sollten barrierefrei sein, damit auch Menschen mit Behinderungen teilnehmen können.

Die Ausgangsbasis für die sozialorientierte Beschaffung

Die Konsultation der Interessenträger kann eine Ausgangsbasis für die derzeitige Praxis der sozialorientierten Beschaffung bilden, etwa in Bezug auf Fragen wie: Sind soziale Anforderungen in einigen Ausschreibungen bereits enthalten? Ist der Markt in der Lage, diese Anforderungen zu erfüllen? Inwieweit spiegeln die aktuellen Erwartungen die auf dem Markt angewandten bewährten Verfahren wider?

Feedback und Expertenwissen einholen

Durch die Einbeziehung der Interessenträger in den Prozess der Strategieentwicklung können Informationen gewonnen, ein Beitrag zur inhaltlichen Verbesserung der Strategien geleistet und die Verpflichtung zur Zielerreichung gestärkt werden.

Zu den verschiedenen Interessenträgern, die konsultiert werden sollten, gehören:

— Öffentliche Auftraggeber – Beschaffungsexperten, deren Fähigkeiten zur Vorbereitung und Auswertung von Ausschreibungen benötigt werden,

— Nutzer – darunter Arbeitnehmer, Bürger und die Zivilgesellschaft (z. B. Menschen mit Behinderungen und deren Organisationen), die die Nachfrage nach Waren und Dienstleistungen bestimmen und die gesellschaftlichen Erwartungen beeinflussen,

— Sozialpartner – Arbeitgeberverbände und Gewerkschaften, die dazu beitragen können, optimale Arbeitsbedingungen für die Arbeitnehmer sowie die Einhaltung der nationalen Rechtsvorschriften und Tarifverträge vor und während der Vertragsausführung zu gewährleisten,

— Unternehmen (einschließlich sozialwirtschaftlicher Organisationen und sozialer Unternehmen) – potenzielle Auftragnehmer und Unterauftragnehmer, die Einblicke in die derzeitige Praxis, Lieferketten und Verbesserungsmöglichkeiten geben,

— sonstige Stellen, die Einblicke in arbeitsrechtliche Fragen geben können,

— internationale Organisationen wie die Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (Organisation for Economic Cooperation and Development, OECD) und die IAO, die Leitfäden zur Verfügung stellen und für weitere Informationen konsultiert werden können,

— Handels- oder Wirtschaftsverbände, die in der Lage sein könnten, Informationen zu verbreiten und Meinungen von Marktteilnehmern einzuholen,

— andere einschlägige externe Organisationen – darunter NRO und Bürgergruppen (die bei der Förderung der sozialen Verantwortung eine Rolle spielen) sowie Sachverständige (z. B. für Barrierefreiheit), deren Beteiligung die Transparenz und Rechenschaftspflicht der SRPP-Strategie erhöhen kann.

Ermittlung von Möglichkeiten zur Unterstützung von Sozialunternehmen in der Stadt Söderhamn (Schweden) Beschaffungsziel Auf formellen Vorschlag des Stadtrates begann die Stadt Söderhamn einen Prozess zur Untersuchung der Möglichkeiten, mindestens zwei Vergabeverfahren so zu gestalten, dass soziale Kriterien berücksichtigt werden und der Schwerpunkt auf der Förderung der sozialen Inklusion und der Unterstützung von Sozialunternehmen liegt. Ansatz Es wurde eine Bedarfsermittlung vorgenommen und ein Dialog mit Sozialunternehmen aufgenommen, um die Bedürfnisse des Auftraggebers mit den von Sozialunternehmen angebotenen Dienstleistungen in Einklang zu bringen. Das Ergebnis der Bedarfsermittlung und des Dialogs mit Sozialunternehmen war eine Ausschreibung für die Lieferung von Körben mit frischem Obst für die Mitarbeiter der Gemeinde ein- bis zweimal pro Woche. Nur Sozialunternehmen durften an dieser Ausschreibung teilnehmen und Angebote für diesen Auftrag einreichen, der unter dem Schwellenwert für die Anwendung der Vergaberichtlinien lag. Ergebnisse Die Ausschreibung gewann ein arbeitsintegriertes Sozialunternehmen, das Lieferungen von Körben mit ökologisch und lokal erzeugtem Obst anbot. Das Unternehmen hatte die Möglichkeit, für die Lieferung der Obstkörbe eine langzeitarbeitslose Person einzustellen. Die Kosten der Obstkörbe waren in Gänze vergleichbar mit einem gewerblichen Unternehmen, das an den privaten Sektor liefert. Darüber hinaus hatte das Unternehmen zuvor von der Gemeinde eine Geldleistung in Höhe von jährlich 60 000 EUR erhalten, die nicht länger benötigt wird. Das Unternehmen konnte seine Mitarbeiterzahl von vier im Jahr 2016 auf neun im Jahr 2019 erhöhen. Seitdem das Unternehmen bei dieser ersten Ausschreibung den Zuschlag erhalten hat, hat es ferner ein Zentrum eingerichtet, mit dem Ziel, die Gemeinde dabei zu unterstützen, die Gründung von mehr Sozialunternehmen zu fördern, mit der Vergabe öffentlicher Aufträge als eine der Strategien für Wachstum. Zusammen mit neun weiteren Sozialunternehmen hat es überdies einen nationalen Verband gegründet, um alle arbeitsintegrierten Sozialunternehmen in Schweden auf einer einzigen Website zusammenzuführen. Erkenntnisse Eine klein angelegte öffentliche Auftragsvergabe kann sehr wirksam sein. In diesem Fall wirkte sie sich positiv auf den wirtschaftlichen und sozialen Erfolg des Anbieters aus. Auch wenn es sich um einen kleinen Auftrag handelt, erfordert er dennoch Zeit und Engagement des Auftragnehmers sowie unterstützendes Management und unterstützende Leitlinien.

Die Konsultation der Interessenträger ist in allen Phasen der Strategieentwicklung, von der anfänglichen Vereinbarung der Ziele bis zur Zieldefinition und zur Umsetzung und Überwachung der SRPP, von großem Nutzen. Ein organisatorischer Ansatz für die SRPP ist nur dann überzeugend, wenn die Interessenträger die Art der Herausforderung, ihre Rolle bei der Lösung und die möglichen positiven Auswirkungen ihrer Maßnahmen verstehen.

Bewährte Verfahren

— Konsultieren Sie einschlägige interne und externe Interessenträger, um Ihr Verständnis für Hindernisse und Möglichkeiten für die sozialorientierte Beschaffung zu verbessern und die Beteiligung der Interessenträger an SRPP-Aktivitäten zu erhöhen.

2.4 Risiken bewerten, Aufträge priorisieren und Zielvorgaben festlegen

Aufgrund der begrenzten Ressourcen der meisten öffentlichen Auftraggeber ist es nicht möglich, alle sozialen Probleme bei allen Produkten und Dienstleistungen gleichzeitig anzugehen. Darüber hinaus haben nicht alle Produkte und Dienstleistungen das gleiche Maß an sozialen Auswirkungen und Risiken. Es kann daher sinnvoll sein, eine kleinere Gruppe von Produkten und Dienstleistungen zu priorisieren, bei denen die SRPP den größten Einfluss auf Ihre identifizierten sozialen Ziele haben kann.

Risiken bewerten

Im Rahmen einer Risikobewertung der Auftragsvergabe Ihrer Organisation können die sozialen Auswirkungen ermittelt werden, die mit den verschiedenen Beschaffungskategorien verbunden sind. So weisen einige Branchen einen höheren Anteil schutzbedürftiger Arbeitnehmer oder ein höheres Maß an Geschlechterungleichheit auf. Bestimmte Produkte können Rohstoffe oder Inhaltstoffe enthalten, die aus Konfliktgebieten oder Regionen mit niedrigen Arbeitsstandards stammen.

Bei einer Risikobewertung werden Ereignisse oder Bedingungen ermittelt, die verhindern können, dass Ihre Beschaffung sozialen Zielen entspricht. Die Risikobewertung erfolgt anhand von zwei Faktoren: Wie wahrscheinlich ist es, dass diese Ereignisse oder Bedingungen eintreten? Und wenn sie eintreten, in welchem Ausmaß werden sie sich auf die sozialen Ziele auswirken?

Bei der Risikobewertung von Produkten und Dienstleistungen sind unter anderem folgende Aspekte zu berücksichtigen:

— grundlegende Arbeitsbedingungen – Besteht das Risiko, dass die IAO-Übereinkommen oder einschlägige nationale oder EU-Standards in einer Branche nicht eingehalten werden? Sind schlechte Bedingungen ein bekanntes Problem im Produktionsprozess (z. B. Textilien, Elektronik, Pflastersteine) oder bei der Erbringung von Dienstleistungen (z. B. Sozialdumping in den Bereichen Catering, Reinigung und Bau)?

— Arbeitskräfte – Welche Art der Arbeit wird bei der Produktion oder Dienstleistungserbringung eingesetzt und welche Risiken sind damit verbunden? Zum Beispiel: Kommt in eine Branche in der Regel atypische Arbeit zum Einsatz, z. B. Null-Stunden-Verträge, Arbeitnehmer ohne Ausweispapiere oder Wanderarbeitnehmer, oder gibt es Unterschiede in der Behandlung von Arbeitnehmern aufgrund von Geschlecht, Rasse oder anderen Faktoren?

— Kontinuität der Dienstleistungen – Besteht das Risiko, dass sich ein Wechsel des Anbieters oder der Bedingungen eines bestehenden Vertrags nachteilig auf die Dienstleistungsnutzer auswirken? Die Nutzen- und Risikoanalysen sollten die potenziellen Auswirkungen auf die Sicherheit und das Wohlbefinden der Menschen, die Dienstleistungen in Anspruch nehmen, und deren Betreuungspersonen abdecken. Dies gilt insbesondere für soziale Dienste zur Unterstützung von Menschen in prekären Situationen, älteren Menschen oder Menschen mit Behinderungen.

— Verbindung mit dem Auftragsgegenstand – Soziale Anforderungen müssen in hinreichendem Maße mit den spezifischen Produkten oder Dienstleistungen verknüpft sein, die beschafft werden (siehe Kapitel 4). Dieser Bezug kann für lange und komplexe Lieferketten, z. B. im IKT-Sektor, schwieriger herzustellen sein. Sie sollten prüfen, wie weit entlang der Lieferkette eine Risikobewertung möglich ist.

Ein Modell für die Risikobewertung ist die Einstufung - unter Verwendung einer numerischen Skala - der Wahrscheinlichkeit des Auftretens der Risiken und der Folgen, wenn sie auftreten. Diese Einstufung könnte auch Teil einer Konsultation der Interessenträger sein. Produkte und Dienstleistungen, die in Bezug auf Wahrscheinlichkeit und Folgen hoch eingestuft werden und bei denen eine klare Verbindung mit dem Auftragsgegenstand hergestellt werden kann, sollten als prioritär angesehen werden.

Die Risikobewertung ist auch für einzelne Ausschreibungen wichtig. Sie hilft Ihnen, Punkte in der Lieferkette oder bei der Leistungserbringung zu identifizieren, bei denen die Risiken hoch sind, und leistet einen Beitrag zur Sicherstellung, dass der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit eingehalten wird (d. h. die in der Ausschreibung enthaltenen Anforderungen sind geeignet, um bestimmte soziale Ziele zu erreichen, und gehen nicht über das erforderliche Maß hinaus).

Langen und komplexen globalen Lieferketten mangelt es an Transparenz, und es kann für öffentliche Auftraggeber schwierig sein, an Informationen zu gelangen. Viele NRO arbeiten jedoch daran, diese Informationen leichter zugänglich zu machen, z. B. Electronics Watch (69) oder Swedwatch (70). Auch wenn sich einige dieser Informationen möglicherweise auf den Einzelhandel und den öffentlichen Verbrauch konzentrieren, sind sie dennoch für ähnliche Produkte, die vom öffentlichen Sektor beschafft werden, äußerst relevant. Sie können dazu beitragen, soziale Risiken zu ermitteln, für die Überprüfungsinstrumente und -programme vorhanden sind, um so unangemessene Wettbewerbsbeschränkungen zu vermeiden.

Risikobewertung für die Vergabe öffentlicher Aufträge bei der Agentur für öffentliche Verwaltung und elektronische Behördendienste (Difi), Norwegen Beschaffungsziel Die norwegische Agentur für öffentliche Verwaltung und elektronische Behördendienste (Difi) hat öffentlichen Auftraggebern eine Liste von Produkten mit hohem Risiko zur Verfügung gestellt, um ihnen dabei zu helfen, das Bewusstsein für die Notwendigkeit der Erfüllung der Sorgfaltspflicht bei der Einhaltung der Menschenrechte zu schärfen. Diese Liste unterstützt öffentliche Auftraggeber bei der Zuweisung angemessener Ressourcen für die Bewertung von Angeboten und die Weiterverfolgung der Einhaltung der SRPP-Kriterien während der Vertragsphase. Die Liste gilt für verschiedene Sektoren, z. B. Baustoffe, Elektronik und IKT, Möbel, Bürobedarf, Textilien und Lebensmittel, sowie alle Stufen des Produktionsprozesses, von der Rohstoffgewinnung bis zur Endmontage. Ansatz Difi bezieht Daten für die Risikobewertungen aus Berichten, Artikeln, Filmen und wissenschaftlichen Forschungsarbeiten. Als Beitrag zum Verständnis der Lieferketten wurden Anbieter und in gewissem Maße auch Vertreter von Industrieverbänden/-initiativen befragt. Für die Abbildung der Lieferketten wurden Handelsdaten herangezogen, da Transparenz und Rückverfolgbarkeit häufig begrenzt sind. Ergebnisse Die Difi-Liste von Waren mit hohem Risiko liefert nützliche Informationen über das Risiko innerhalb der Produktgruppen und insbesondere in den ausgewählten Produktkategorien. Sie kann als Leitfaden für die Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit dienen, wenn es darum geht, welche Produktgruppen und spezifischen Produktkategorien bei der Verwendung von SRPP-Instrumenten bei der Planung der Beschaffungsaktivität zu wählen sind. Sie kann auch Anbietern von Produkten mit hohem Risiko dabei helfen, der Sorgfaltspflicht im Bereich der Menschenrechte in ihren globalen Lieferketten Vorrang einzuräumen. Weitere Informationen zur Liste von Waren mit hohem Risiko finden Sie unter: https://www.anskaffelser.no/public-procurement/socially-responsible-public-procurement/information-about-high-risk-products. Erkenntnisse Der Zugang zu Informationen über die Lieferkette ist mit mehreren Schwierigkeiten verbunden. In den meisten Fällen mangelt es an Transparenz aufgrund eines komplexen und dynamischen Geflechts von Waren, von der Rohstoffgewinnung über die Produktion bis hin zur Ankunft in Europa, oder von Dienstleistungen, die von in- und ausländischen Akteuren erbracht werden. Die Difi-Liste von Waren mit hohem Risiko ist ein nützliches Instrument für öffentliche Auftraggeber bei der Entscheidung, welche Produkte für die SRPP ausgewählt werden sollen. Durch die Verwendung der Liste kann das Risiko gemindert werden, dass es in der Lieferkette von Produkten mit hohem Risiko zu Menschenrechtsverletzungen kommt. Allerdings ist die Liste nicht erschöpfend. Produkte, die derzeit nicht auf der Liste stehen, könnten nach wie vor mit einem hohen Risiko behaftet sein, und in diesen Fällen sollten die öffentlichen Auftraggeber das mit diesen Produkten und Dienstleistungen verbundene Risiko in Bezug auf die Menschenrechte weiter untersuchen.

Aufträge priorisieren

Nicht alle Aufträge bieten die gleichen Möglichkeiten, soziale Ziele zu erreichen. Prioritäten zu setzen kann dazu beitragen, Aufträge mit den größten potenziellen Auswirkungen zu ermitteln. Bei der Priorisierung von Aufträgen sind folgende Fragen zu berücksichtigen:

— Welche sozialen Risiken oder potenziellen Sozialleistungen sind mit dem Auftrag verbunden und wie wichtig sind sie?

— Ist der Auftrag von ausreichender Größe und Laufzeit, um Einfluss auf die Praktiken des Anbieters zu haben? Falls nein, können Sie mit anderen öffentlichen Stellen zusammenarbeiten, um die Nachfrage in der Kategorie zu bündeln?

— Sind sozial verträgliche Alternativen verfügbar und sind sie bezahlbar? Würde die Einbeziehung sozialer Erwägungen zu einer übermäßigen Einschränkung des Wettbewerbs führen?

— Wie lang ist die Lieferkette eines Produkts? Wie kann die Beschaffung wirksam auf den Punkt in der Lieferkette ausgerichtet werden, an dem Risiken auftreten bzw. Vorteile erzielt werden können?

— Können soziale Ziele unmittelbar mithilfe überprüfbarer Beschaffungskriterien erreicht werden? Oder gibt es eine wirksamere Möglichkeit, die Politik anhand anderer Instrumente, die dem öffentlichen Auftraggeber zur Verfügung stehen, umzusetzen?

— Wie sichtbar werden die sozialen Maßnahmen sein? Können sie dazu beitragen, das Bewusstsein der Mitarbeiter, Anbieter und vielleicht sogar der breiten Öffentlichkeit für soziale Fragen in den Lieferketten zu schärfen? Besteht ein Reputationsrisiko, wenn in diesem Bereich nicht gehandelt wird?

— Gibt es Möglichkeiten, sozialen Organisationen einen Auftrag vorzubehalten, wenn sie die Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen oder benachteiligten Personen direkt unterstützen?

Ein weiterer Aspekt bei der Priorisierung von Aufträgen, insbesondere wenn es darum geht, die SRPP verbindlich vorzuschreiben, ist der Schwellenwert für die Auftragsvergabe, ab dem Sie soziale Anforderungen einführen. Die Vergaberichtlinien gelten nur für Angebote, deren Wert aufgrund der Art des Auftrags und der Beschaffungsstelle die festgelegten Schwellenwerte überschreitet (71). Die SRPP ist auch für Aufträge möglich, die unterhalb dieser Schwellenwerte liegen oder nicht in den Anwendungsbereich der Richtlinien fallen.

Zielvorgaben festlegen

Die Festlegung von Zielvorgaben demonstriert das Engagement für soziale Ziele, steigert die Motivation und bietet einen Rahmen für die Messung der Fortschritte.

Legen Sie in jeder relevanten Produkt- oder Dienstleistungskategorie für jedes soziale Ziel eine spezifische Zielvorgabe fest. Wirksame Zielvorgaben sind messbar (d. h. quantifizierbar), erreichbar (d. h. entsprechen der aktuellen Ausgangsbasis) und enthalten das Datum, bis wann die Zielvorgabe umgesetzt werden muss.

Bewährte Verfahren

— Gewinnen Sie ein Verständnis für die sozialen Auswirkungen Ihrer Beschaffung, indem sie eine Risikobewertung vornehmen. Konsultieren Sie gegebenenfalls Sachverständige aus anderen Abteilungen Ihrer Organisation (z. B. der Arbeitsabteilung) bzw. Gewerkschaften, Anbieter oder unabhängige NRO, um die Lieferketten und Arbeitsbedingungen für die von Ihnen beschafften Produkte und Dienstleistungen besser zu verstehen.

— Stellen Sie eine SRPP-Strategie auf, in der die Beschaffungskategorien oder Einzelverträge aufgeführt sind, bei denen der SRPP Vorrang eingeräumt wird. Legen Sie für jede Priorität eine messbare und erreichbare Zielvorgabe fest, die bis zu einem bestimmten Datum umzusetzen ist.

2.5 Integration der SRPP in Vergabeverfahren und -strategien

Bei der Umsetzung der SRPP in Vergabeverfahren und -strategien sollte Folgendes berücksichtigt werden:

— der rechtliche und regulatorische Rahmen – einschließlich der Frage, wie die SRPP mit den Beschaffungsbestimmungen der EU und der Mitgliedstaaten und mit den internationalen Verpflichtungen der EU im Einklang steht,

— der institutionelle Rahmen – einschließlich der Frage, ob die Beschaffung zentral oder dezentral erfolgt und was dies für die Verwaltung und Überwachung der SRPP bedeutet,

— die Managementstruktur – einschließlich der Schaffung neuer Strukturen zur Steuerung der Integration der SRPP, z. B. Einrichtung einer Arbeitsgruppe, an der die wichtigsten Interessenträger beteiligt sind, oder Benennung von „SRPP-Champions“ innerhalb der einschlägigen Abteilungen,

— die Zuweisung von Verantwortlichkeiten – einschließlich der Ermittlung von Führungskräften, Experten und Auftragnehmern in geeigneten Positionen, die Maßnahmen vorantreiben und die Zielerreichung sicherstellen können,

— Zugang zu Fachwissen – einschließlich der Einbindung von Experten innerhalb Ihrer Organisation zu für die SRPP relevanten Fragen, der internen oder externen Zusammenarbeit mit einschlägigen Abteilungen oder Organisationen sowie der Kontaktaufnahme mit anderen Organisationen, die möglicherweise in der Lage sind, zur Umsetzung von SRPP-Maßnahmen zu beraten oder diese zu steuern,

— die Verfügbarkeit beruflicher Kapazitäten und Ressourcen – Prüfung, ob Maßnahmen zum Kapazitätsaufbau oder die Bereitstellung klarer Leitlinien und Kriterien erforderlich sind.

Förderung der Integration durch Kommunikation

Um die SRPP in die Organisation zu integrieren, sollten Sie ihre Ziele umfassend kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass die Aufgaben und Zuständigkeiten der Mitarbeiter in Ihrer gesamten Organisation eindeutig festgelegt sind. Interne Kommunikationsmaßnahmen können Seminare, Newsletter oder die Aufnahme in das Intranet Ihrer Organisation umfassen.

Auch die externe Kommunikation ist wesentlich. Die Kommunikation sozialer Ziele an den Markt vor der Veröffentlichung von Ausschreibungen gibt den Anbietern Zeit zu reagieren. Die Kommunikation von Zielen an die Öffentlichkeit erhöht Ihre Rechenschaftspflicht und stellt ein Vorbild dar, das als Anregung für weitergehende Maßnahmen dienen kann. Zudem kann ein Konsens über Praktiken erzielt werden, bei denen soziale Erwägungen berücksichtigt werden.

Schließlich kann der Austausch von Wissen mit anderen öffentlichen Auftraggebern über bewährte Verfahren (oder vermeidbare Risiken) dazu beitragen, das Lernen über die SRPP zu beschleunigen. Dieser Wissensaustausch kann auf lokaler, regionaler, nationaler oder sogar internationaler Ebene stattfinden. Insbesondere der Wissensaustausch innerhalb der EU kann einen Beitrag dazu leisten, die von öffentlichen Auftraggebern in ganz Europa geforderten Standards anzuheben und so eine größere soziale Verantwortung als Norm zu stärken.

Arbeitsgruppe des Netzwerks Procura+ für die sozial verantwortliche Beschaffung von IKT Beschaffungsziel Über das Netzwerk Procura+ wurde die Interessengruppe für die sozial verantwortliche Vergabe öffentlicher Aufträge eingerichtet, um den Austausch über Beschaffungstätigkeiten zu fördern und öffentliche Auftraggeber bei der Beschaffung von IKT-Hardwareprodukten zu unterstützen. Der Gruppe gehören öffentliche Auftraggeber aus ganz Europa an, darunter die Londoner Stadtregierung (Greater London Authority), die Stadt Stockholm, der Stadtrat von Barcelona, das schottische Kompetenzzentrum Advanced Procurement for Universities and Colleges (moderne Beschaffung für Universitäten und Colleges in Schottland, APUC) und die Stadt Haarlem. Ansatz Die Kommunikation und der Wissensaustausch über die SRPP zwischen den Mitgliedern der Interessengruppe erfolgt in regelmäßig stattfindenden persönlichen und virtuellen Sitzungen. Mit Unterstützung von Electronics Watch und ICLEI Europe entwickelt die Gruppe Kriterien, Spezifikationen und Klauseln zur Berücksichtigung der sozialen Verantwortung in der gesamten Lieferkette von IKT-Produkten. Ergebnisse Durch den Austausch von Erfahrungen und Beispielen für bewährte Verfahren können die teilnehmenden öffentlichen Auftraggeber ihr Wissen und ihre Fachkenntnisse über die SRPP ausbauen. Die Gruppe dient zudem als Plattform, um bevorstehende Ausschreibungen vorzustellen und den Austausch zwischen öffentlichen Auftraggebern und potenziellen Anbietern und Vertriebspartnern im Hinblick auf ihre jeweiligen Bedürfnisse und Fähigkeiten zu erleichtern. In gemeinsamer Arbeit hat die Gruppe ein spezifisches Kriteriendokument ausgearbeitet: How to procure fair ICT hardware – criteria set for socially responsible public procurement (Beschaffung fairer IKT-Hardware – Kriterien für die sozial verantwortliche Vergabe öffentlicher Aufträge). Das Dokument umfasst Auswahlkriterien, technische Spezifikationen, Zuschlagskriterien und Auftragsausführungsklauseln. Die festgelegten Kriterien sind ehrgeizig, da sie über die Ebene der Schmelzerei hinausgehen und auch Fragen auf der Stufe des Abbaus betreffen. Erkenntnisse Die Zusammenarbeit mit anderen Auftraggebern aus dem öffentlichen Sektor und der Austausch von Marktkenntnissen zahlt sich aus: Öffentliche Auftraggeber können gemeinsame Bedürfnisse ermitteln und Strategien entwickeln, wie sie sozial verantwortlich hergestellte Produkte beschaffen können, die den Bedürfnissen am besten entsprechen.

Bewährte Verfahren

— Integrieren Sie Ihre SRPP-Strategie in Ihre Beschaffungstätigkeiten. Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu, erwägen Sie die Einrichtung einer Managementgruppe und kommunizieren Sie die Ziele der sozialorientierten Beschaffung auf breiter Ebene, damit Mitarbeiter und Anbieter die Erwartungen kennen und andere öffentliche Auftraggeber ermutigt werden, ähnliche Maßnahmen zu ergreifen.

2.6 Überwachung und Überprüfung der Fortschritte

Erhebung von Daten über die Leistung der SRPP

Die wirksame Umsetzung der SRPP setzt die Einrichtung eines Überwachungssystems voraus, mit dem die Fortschritte bei der Erreichung der Ziele gemessen werden. Die Überwachungssysteme reichen von einfachen Datenbanken zur Erfassung der Anwendung sozialer Kriterien bis hin zu spezialisierten Systemen, die in Plattformen für die elektronische Auftragsvergabe integriert sind.

Integration der SPP-Überwachung in bestehende Berichterstattungssysteme in Flandern (Belgien) Beschaffungsziel Die Regierung von Flandern arbeitet seit 2008 an einer nachhaltigen öffentlichen Beschaffung (sustainable public procurement, SPP), als sie das Ziel von 100 % SPP bis 2020 für ihre öffentliche Beschaffung festlegte. Im Zeitraum 2009-2015 wurden als Richtschnur für die Erreichung dieses Ziels zwei Aktionspläne angenommen; danach wurde die SPP Teil einer integrierten Strategie für das öffentliche Auftragswesen. Für neun Produktgruppen wurden Mindestkriterien für die Nachhaltigkeit festgelegt plus Leitlinien und Kriterienvorschläge für weitere 17 Produktgruppen. Die beschafften Produkte müssen diesen Kriterien entsprechen, damit die Beschaffung in Flandern als nachhaltig bezeichnet werden kann. Ansatz Im Jahr 2017 wurde die Überwachung der SPP in das Vertragsverwaltungssystem der Regierung von Flandern integriert. Alle Beschaffungen im Wert von mindestens 30 000 EUR müssen im Vertragsverwaltungssystem erfasst werden, und es gilt, die folgenden neun obligatorischen SPP-Fragen zu beantworten: 1. Verwendung wesentlicher Nachhaltigkeitskriterien: vollständig in die Ausschreibungsunterlage aufgenommen/nicht oder teilweise in die Ausschreibungsunterlage aufgenommen/Die Beschaffung betrifft keine Produktgruppe, für die wesentliche Kriterien festgelegt wurden, 2. Verwendung anderer Nachhaltigkeitskriterien: ein oder mehrere andere Nachhaltigkeitskriterien in der Ausschreibungsunterlage/keine anderen Nachhaltigkeitskriterien in der Ausschreibungsunterlage, 3. Umweltmanagement-Zertifikate erforderlich: relevant und in der Ausschreibungsunterlage/relevant, aber aus bestimmten Gründen nicht in der Ausschreibungsunterlage/nicht relevant, 4. Zugang auf soziale Unternehmen beschränkt: Ja/Nein 5. Ein Teil der Vertragserfüllung ist sozialen Unternehmen vorbehalten: Ja/Nein 6. Verwendung einer Nichtdiskriminierungsklausel: Ja/Nein 7. Verwendung einer Sozialklausel in Bezug auf Beschäftigung, Bildung und Ausbildung in der Ausschreibungsunterlage: Ja/Nein 8. Verwendung einer ethischen Klausel: relevant und in der Ausschreibungsunterlage/relevant, aber aus bestimmten Gründen nicht in der Ausschreibungsunterlage/nicht relevant – Die Beschaffung betrifft keine Waren mit hohem Risiko, 9. innovationsfördernde Beschaffung: Die Innovation befindet sich in einer vorkommerziellen Phase der Forschung und Entwicklung/Die Innovation befindet sich sowohl in der vorkommerziellen als auch in der kommerziellen Phase/Die Innovation befindet sich in der kommerziellen Phase (innovationsfördernde öffentliche Beschaffung)/Es gibt keinen innovativen Aspekt. Erkenntnisse Zur Gewährleistung ihrer Wirksamkeit bedarf es einer Überwachung der SPP. Nachdem in Flandern zwischen 2015 und 2016 ein Rückgang bei der Anwendung der SPP verzeichnet wurde, konnten wichtige Hindernisse für die Erreichung des Ziels bis 2020 angegangen werden, unter anderem durch die Aufnahme von Nachhaltigkeitsklauseln in die Ausschreibungsvorlagen oder die Identifizierung von Rahmenvereinbarungen mit zukünftigem Handlungsbedarf. Quellen: http://www.procuraplus.org/fileadmin/user_upload/Procura__case_studies/Procuraplus_case_study_Flanders.pdfhttps://overheid.vlaanderen.be/monitoring-duurzame-overheidsopdrachten%20.

Die Verknüpfung der Überwachung der SRPP mit bestehenden Berichterstattungssystemen und Prüfverfahren ist am wirksamsten. Wahrscheinlich werden Sie Anpassungen an Ihren Systemen vorzunehmen haben. Es kann zum Beispiel sein, dass Sie neue Datenfelder in die Überwachungssoftware einfügen müssen. Darüber hinaus sollte eine externe, unabhängige Prüfung der Leistung der SRPP in Betracht gezogen werden, einschließlich einer vergleichenden Leistungsbewertung des öffentlichen Auftraggebers gegenüber der bisherigen Leistung oder der Leistung anderer Organisationen.

Überprüfung und Verbesserung der SRPP

Überprüfen Sie regelmäßig die Ergebnisse der Überwachung, um sicherzustellen, dass bei der Zielerreichung Fortschritte gemacht werden und dass die Maßnahmen den gewünschten Beitrag zu den Zielen leisten.

Teilen Sie Kollegen und Außenstehenden mit, wenn die Organisation ihre Ziele erreicht hat. Der Prozess der Konsultation und Zielsetzung beginnt dann von Neuem – so wird eine kontinuierliche Verbesserung der sozialen Ziele sichergestellt.

Systemische Marktveränderungen sind nicht möglich, wenn gute Ergebnisse isoliert auftreten. Die SRPP kann dabei helfen, die Fähigkeit des Markts zur Erfüllung höherer Standards unter Beweis zu stellen, und die entsprechende Kommunikation kann dazu beitragen, dass die Interessenträger höhere Erwartungen stellen.

Bewährte Verfahren

— Überwachen Sie die Umsetzung der SRPP und überprüfen Sie regelmäßig die Ergebnisse, um den Fortschritt sicherzustellen und notwendige Anpassungen an der Strategie oder den Beschaffungspraktiken vorzunehmen.

KAPITEL 3

Bedarfsermittlung und Beschaffungsplanung

3.1 Die Rolle der Bedarfsermittlung in der SRPP

Die Bedarfsermittlung kann noch vor der Veröffentlichung der Ausschreibung die erste Phase der SRPP darstellen. Mit der Bedarfsermittlung soll sichergestellt werden, dass eine wirkliche Nachfrage nach den jeweiligen Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen besteht, und es soll ermittelt werden, wie dieser Bedarf auf möglichst sozial verantwortliche Weise gedeckt werden kann. Die Bewertung des tatsächlichen Bedarfs in Bezug auf die Ergebnisse dient der Festlegung von Umfang und Art der Anforderungen und ermöglicht eine flexiblere und potenziell kosteneffektive Reaktion des Markts. Im Kontext der SRPP geht es bei der Bedarfsermittlung um Folgendes:

— Sicherstellung, dass der Beschaffungsgegenstand sozialen Anforderungen entspricht,

— Gestaltung von Beschaffung und Verträgen auf eine Art und Weise, dass zeitliche Flexibilität ermöglicht und sichergestellt wird, dass ein breites Spektrum von Organisationen, einschließlich sozialwirtschaftlicher Organisationen und sozialer Unternehmen sowie gemeinnütziger oder ehrenamtlicher Einrichtungen, an den Vergabeverfahren teilnehmen kann,

— Verbesserung der sozialen Auswirkungen und Ergebnisse: Prüfung, ob die Beschaffung Möglichkeiten zur Förderung relevanter sozialer und ethischer Ergebnisse bietet.

Beispiele dafür, wie die Bedarfsermittlung soziale Auswirkungen und Ergebnisse bei der Beschaffung beeinflussen kann:

— Eine Gemeinde entscheidet sich für flexiblere und vielfältigere Mobilitätsangebote, um älteren Bürgern und Menschen mit Behinderungen mehr Fortbewegungsfreiheit zu bieten.

— Eine Gemeinde erbringt Sozial- und Pflegedienste, die auf die Bedürfnisse des Einzelnen zugeschnitten sind, wobei geschlechtsspezifischen Aspekten besondere Aufmerksamkeit gewidmet wird (72).

— Eine Regierungsbehörde nimmt in einen Bauvertrag eine Klausel über Beschäftigungs- und Ausbildungsmöglichkeiten für Arbeitslose und benachteiligte Personen auf.

— Ein Krankenhaus bittet einen Anbieter medizinischer Ausrüstung um Transparenz in seiner Lieferkette, um in Zusammenarbeit mit Organisationen der Zivilgesellschaft die Arbeitsbedingungen der Arbeitnehmer zu überwachen und zu überprüfen.

Die Bedarfsermittlung birgt das Potenzial, Geld zu sparen und soziale Erträge zu generieren, was sie zu einem wesentlichen Bestandteil der Beschaffungsvorbereitung macht. Dabei kann ein kultureller Wandel innerhalb der Organisation erforderlich sein – weg von der Fokussierung auf die Anzahl der beschafften Einheiten hin zu Überlegungen, wie sich der Bedarf nachhaltig und mit Blick auf soziale Ergebnisse decken lässt.

Konsultation der Nutzer

Oft entspricht der Nutzer eines Produkts, einer Dienstleistung oder einer Bauleistung nicht dem Beschaffer des Produkts bzw. der Dienst- oder Bauleistung. Es kann sich um andere Einzelpersonen innerhalb derselben Organisation, um Angestellte einer anderen öffentlichen Einrichtung oder um Bürger (z. B. Krankenhauspatienten, Einwohner, Schüler oder Studenten) handeln. Durch die Konsultation können soziale Fragen ermittelt werden und es kann sichergestellt werden, dass die Ausschreibung so gestaltet wird, dass alle Möglichkeiten für positive soziale Auswirkungen optimal genutzt werden. Für die Konsultation der Nutzer im Vorfeld der Veröffentlichung der Ausschreibung stehen folgende Techniken zur Verfügung:

— Verwendung von Fragebögen oder Online-Umfragen zur Ermittlung der Bedürfnisse und Präferenzen der Nutzer,

— Beobachtung und Analyse bestehender Nutzungsmuster,

— Einladung aller einschlägigen Interessenträger zur Teilnahme an einem Treffen, um die derzeitigen Verfahren zu überprüfen und gemeinsam zu planen, wie bei der nächsten Beschaffung bessere soziale Ergebnisse erzielt werden können und/oder

— Einladung aller Nutzer zur Teilnahme an Demonstrationsveranstaltungen im Rahmen einer vorherigen Marktkonsultation (siehe Abschnitt 3.2),

— Verwendung von Fragebögen, die für Menschen mit Behinderungen zugänglich sind.

Konsultation von Nutzern mit besonderen Mobilitätsbedürfnissen in der Stadt Rotterdam (Niederlande) Beschaffungsziel In Rotterdam nehmen 30 000 Bürger mit besonderen Bedürfnissen Verkehrsdienste in Anspruch. Es gibt unterschiedliche Angebote für unterschiedliche Zielgruppen, was in der Vergangenheit zu fragmentierten und bisweilen unzureichenden Diensten geführt hat. Die Stadt Rotterdam beschloss, alle Mobilitätsdienste zu integrieren, ihre Flotten effizienter zu betreiben und somit Verkehrsdienste anzubieten, die den Bedürfnissen ihrer Kunden am besten gerecht werden. Ansatz Rotterdam führte umfassende kundenorientierte Recherchen durch, um den ungedeckten Bedarf zu ermitteln und die Kundenfahrten zu bestimmen, die multidisziplinäre Lösungen erforderten. Die Stadt nutzte ein innovatives „Forward Commitment Procurement“-Verfahren, bei dem sie die sozialen Bedürfnisse und gewünschten Ergebnisse vor der Veröffentlichung der Ausschreibung an den Markt kommunizierte und sich zur Beschaffung des neu geschaffenen Dienstes bereit erklärte, sofern dieser die Spezifikationen erfüllt. Im Rahmen des Marktdialogs gaben auch Vertreter von Endnutzergruppen direktes Feedback. Ergebnisse Bei dem Gewinner der Ausschreibung handelt es sich um ein Konsortium aus verschiedenen Marktteilnehmern, einschließlich KMU, das einen nutzerzentrierten Verkehrsdienst mit Mechanismen zur ständigen Verbesserung betreibt. Der Dienst umfasst kundenspezifische Lösungen für die Mobilität (einschließlich eines persönlichen Mobilitätsbudgets), sodass den persönlichen Präferenzen und Eigenschaften der Nutzer in Rotterdam tagtäglich Rechnung getragen werden kann. Darüber hinaus bietet der Dienst persönliche Unterstützung und Coaching, um Kunden dabei zu helfen, sich selbstständiger fortzubewegen und so ihre Autonomie zu erhöhen. Zusätzlich stehen die Fahrer in direktem Kontakt zu Wohlfahrtsorganisationen, um die Bedürfnisse der Kunden zu überwachen und darauf einzugehen. Bei fast allen beschafften Fahrzeugen handelt es sich um emissionsfreie Fahrzeuge, also um Elektrofahrzeuge, und die jährlichen Investitionen erzielen eine soziale Rendite von mehr als 2 Mio. EUR. Erkenntnisse Die Komplexität eines sinnvollen Dialogs und die dafür erforderlichen Ressourcen sind nicht zu unterschätzen. Der Prozess sollte frühzeitig eingeleitet werden, damit alle erforderlichen Informationen im Detail von Nutzern und Anbietern eingeholt und die rechtlichen Aspekte des Ansatzes bewertet werden können und damit sichergestellt werden kann, dass die individuelle Lösung den Bedürfnissen der Nutzer bestmöglich entspricht.

Erstellung einer Bedarfserklärung

Auf der Grundlage der während der Nutzerkonsultation gesammelten Informationen sollte es möglich sein, eine einfache Bedarfserklärung zu formulieren, in der der Grund für die Beschaffung beschrieben wird und mögliche Beschaffungsalternativen dargelegt werden.

Die Bedarfserklärung kann sowohl zur Entwicklung des Geschäftsszenarios für die Beschaffung als auch zur Information der Anbieter während der vorherigen Marktkonsultation und der Ausschreibung verwendet werden. Wichtige Interessenträger wie Dienstleistungsnutzer, Bürger oder NRO können aufgefordert werden, die Bedarfserklärung unter sozialen Gesichtspunkten zu prüfen, zu hinterfragen und zu billigen.

Bewährte Verfahren

— Machen Sie die Bedarfsermittlung zu einer der ersten Aktivitäten in Ihrem Beschaffungsprozess. Die Konsultation mit Kollegen und Endnutzern hilft sicherzustellen, dass Sie das richtige Produkt oder die richtige Dienstleistung beschaffen, und zwar in einer Art und Weise, die positive soziale Auswirkungen haben kann.

Beispiel für eine Bedarfserklärung im Kontext der SRPP Ein öffentlicher Auftraggeber plant eine Ausschreibung für einen Vertrag über Reinigungsdienste für die tägliche Reinigung aller kommunalen Gebäude. Zur Erfüllung seiner sozialpolitischen Verpflichtungen schreibt er nach Konsultation mit den derzeitigen Mitarbeitern und anderen Interessenträgern vor, dass der Auftrag unter Berücksichtigung der folgenden sozialen Gesichtspunkte auszuführen ist: — faire Entlohnung der Mitarbeiter, auch für geleistete Überstunden, — Laufbahnentwicklung, einschließlich Schulungen und Anpassung der Dienstpläne, um die Teilnahme an den entsprechenden Kursen zu ermöglichen, — Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch Voll- und Teilzeitverträge mit familienfreundlichen Dienstplänen und Schichten, — Gesundheit am Arbeitsplatz durch Verwendung nicht schädlicher Reinigungsmittel.

3.2 Marktdialog

Vor der Aussc