KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN
Brüssel, 17.12.2002
KOM(2002) 755 endgültig
.
MITTEILUNG DER KOMMISSION
Modernisierung des Rechnungswesens der Europäischen Gemeinschaften
2Inhaltsverzeichnis
EINLEITUNG ..................................................................................................................... ....... 4
Es besteht Handlungsbedarf ..................................................................................................... .. 4
Rechtlicher Rahmen ............................................................................................................. ...... 4
Änderungen im internationalen öffentlichen Rechnungswesen................................................. 5
Änderungen im Rechnungsführungsrahmen be i der Europäischen Gemeinschaften ................ 5
Derzeitiges Informationssystem ................................................................................................. 6
Zweck dieser Mitteilung........................................................................................................ ..... 6
I TEIL I: DER RECHNUNGSFÜHRUNGSRAHMEN ................................................ 8I.1 Derzeitiger Stand.......................................................................................................... 8I.2 Weiterentwicklung  erforderlich ................................................................................... 8
I.3 Stand der Entwicklung in  den Mitgliedstaaten .......................................................... 10
I.4 Zukünftiges System.................................................................................................... 11I.4.1 Duales System............................................................................................................ 1 1
I.4.2 Anwendung bestehender Standards: IPSAS .............................................................. 12I.5 Erforderliche Maßnahmen.......................................................................................... 13I.5.1 Gestaltung des neuen Re chnungsführungsrahmens ................................................... 13
I.5.2 Integration der Rec hnungsführungsdaten................................................................... 19
I.5.3 Organisation der internen Kont rolle von Rechnungsführungsdaten .......................... 24
I.5.4 Schulung/Sensibilisierung der Beteiligten ................................................................. 28II TEIL II : IT-SYSTEM................................................................................................ 30II.1 Derzeitig e Lage .......................................................................................................... 30
II.1.1 Beschreibung des derzeitigen Systems ...................................................................... 30II.1.2 Notwendigkeit der Schaffung eine r Funktion für die Periodenrechnung .................. 31
II.1.3 Die Frage der Stetigkeit („consis tency“) zwischen den Teilsystemen....................... 31
II.1.4 Managementfunktionen.............................................................................................. 32II.1.5 Kosten des derzeitigen Systems ................................................................................. 32II.2 Die Lage in de n Mitgliedstaaten ................................................................................ 33
II.3 Betrachtung der Optionen für das zukünftige System ............................................... 33II.3.1 Option 1 : Weiterverwendung des derzeitigen Systems............................................. 36
3II.3.2 Option 2: Ein einz elnes Standa rdpaket ...................................................................... 37
II.3.3 Option 3: Ein neues integriertes System .................................................................... 38II.3.4 Interoperabilität der Systeme ..................................................................................... 40II.3.5 Evaluierung der Systemoptionen ............................................................................... 41II.4 Erforderliche Massnahmen ........................................................................................ 43II.4.1 Verbesserungen am  derzeitigen System..................................................................... 43
II.4.2 Entwicklung des neuen Systems ................................................................................ 44II.4.3 Zeitplan................................................................................................................. ...... 46
III Teil III: PROJ EKTMANAGEMENT ........................................................................ 46
III.1 Projektorganisation..................................................................................................... 47III.2 Projektressourcen ....................................................................................................... 48III.3 Zeitplan.................................................................................................................. ..... 49
SCHLUSSFOLGERUNGEN................................................................................................... 54ANHANG A: INTERNATIONALE STANDARDS FÜR DAS ÖFFENTLICHE
RECHNUNGSWESEN (IPSAS) ............................................................................... 55
ANHANG B: INVENTAR....................................................................................................... 59ANHANG C: Wie die Kommission in ihrer Mitteilung auf die vom Rechnungshof
vorgetragenen P unkte reagiert.................................................................................... 60
ANHANG D: Notwendige Massnahmen zur Modernisierung des
Rechnungsführungsrahmens (im Detail).................................................................... 65
FINANZBOGEN ZU RECHTSAKTEN ................................................................................. 70
4EINLEITUNG
Es besteht Handlungsbedarf
Die Kommission hat seit Annahme ih res Reform-Weißbuchs im März 2000
umfangreiche Verbesserungen an ihre m Finanzmanagement- und Kontrollsystem
vorgenommen. Um die Ziele der Reform  zu erreichen, sind jedoch weitere
Anstrengungen erforderlich, insbesondere  im Bereich der Rechnungsführung, die
entsprechend der überarbeite ten Haushaltsordnung bis zum Jahre 2005 auf den Grundsatz
der Periodenrechnung („accrual accounting“) um zustellen ist – ein Ziel, das seinerseits
die Kommission verpflichtet, grundleg ende Veränderungen an ihren
Informationssystemen vorzunehmen sowi e die Entwicklung eines integrierten
Computersystems für die vorgesehenen zusätzlichen Funktionen bedingt. Die
Kommission erkennt die großen Herausford erungen dieses aussergewöhnlichen und
komplexen Projektes an. Deshalb ist das Proj ektmanagement ein integraler Bestandteil
dieses Prozesses.
Vorausschauende Planung ist grundlegend fü r ein erfolgreiches Projektmanagement.
Diese Mitteilung erläutert klar und ei nvernehmlich die Grundlagen der Ziele und
Objektive. Wo immer möglich wird erklärt, auf welche Weise das Projekt diese Zieleerreichen soll, gibt Resultate , Endleistungen und Zeitpläne an, sowie die Elemente des
Projektmanagements und Meldestandslinien.
Der Rechnungshof äußert in seinem Jahres bericht zum Haushaltsjahr 2001 die Ansicht,
dass - ungeachtet der Tatsache, dass die Konten die Einnahmen und Ausgaben ebenso
wie die Finanzlage der Gemeinschaften wa hrheitsgetreu widerspiegelten - „in den
Dienststellen der Kommission dringend tiefgreifende Maßna hmen zur Beseitigung der
mit den Unzulänglichkeiten des Rechnungsführungssyst ems verbundenen Risiken
geboten (siehe Ziffern 9.6-9.8)“ sind. Dazu ist anzumerken, dass sich die Kritik des
Rechnungshofs im Wesentlichen auf die allg emeine Buchführung und nur in einem
geringeren Maße auf die Haushaltsbuchführung bezieht.
Die Kommission hat sich ihrerseits verpflic htet, das Rechnungswesen der Gemeinschaft
zu verbessern und zu modernisieren. In ih rer Antwort auf die Punkte 9.7-9.8 .."erkennt
die Kommission die vom Rechnungshof her vorgehobenen Buchhaltungsprobleme an"...
und erklärt, sie werde unverzüglich „eine grundlegende Reform ihres Rechnungswesens
veranlassen. Die Kommission hat den festen Willen, das Buchhaltungssystem zumodernisieren. Bis Ende 2002 wird di e Kommission über die Optionen für die
Entwicklung, den vorgeschlagenen Zeitplan für die Durchführung, die veranschlagten
Kosten sowie die Mittelzuteilung besch ließen. Da die neue Haushaltsordnung ab 2005
die Vorlage der Jahresabschlüsse nach de m Prinzip der Periode nrechnung vorschreibt,
sind außerdem weitreichende Maßnahmen zu  ergreifen, um der Kommission den hierfür
erforderlichen Vorschrifts- und Verfa hrensrahmen an die Hand zu geben.“
Rechtlicher Rahmen
Die Verpflichtungen der Kommission im Bere ich der Rechnungsführung ergeben sich
direkt aus dem EU-Vertrag, dessen Artikel  275 lautet: „Die Ko mmission legt dem Rat
und dem Europäischen Parlament jähr lich die Rechnung des abgelaufenen
Haushaltsjahres für die Rechnungsvorgän ge des Haushaltsplan s vor. Sie übermittelt
5ihnen ferner eine Übersicht über das Ve rmögen und die Schulden der Gemeinschaft.“
Diese Bestimmungen sind deshalb von bes onderer Bedeutung, weil im Kontext des
Entlastungsverfahrens nach Artikel 276 der Rat und das Europäische Parlament die in
Artikel 275 genannte Rechnung und Übersi cht sowie den Jahresbericht des
Rechnungshofs zu prüfen haben.
Die Grundlage für das neue Rechnungsführun gssystem ist in Artikel 125 der neuen
Haushaltsordnung festgelegt: „Entsprech end dem Grundsatz der Periodenrechnung
erfassen die Jahresabschlüsse den Aufw and und den Ertrag des Haushaltsjahres ohne
Berücksichtigung des Zeitpunktes der Aus- oder Einzahlungen.“ Gemäß Artikel 181werden diese „Bestimmungen ... schrittweise  ... angewandt, damit sie im Haushaltsjahr
2005 ihre volle Wirkung entfalten.“
Änderungen im internationalen öffentlichen Rechnungswesen
Wie die meisten anderen Rec hnungsführungssysteme im öffe ntlichen Sektor auch, war
das System der Gemeinschaft von seiner K onzeption her nicht nach den Grundsätzen der
Periodenrechnung konzipiert word en. Mit den neuen Vorschriften schließt sich die
Gemeinschaft der Gruppe der Staaten und öffentlichen Einheiten an, die große
Anstrengungen unternommen haben, um ihre Rechnungsführungspraxis zu verbessern.
In den letzten Jahren hat sich die Mode rnisierung der öffen tlichen Verwaltungen zu
einem Anliegen von besonderem Intere sse entwickelt. Die Praxis der
Rechnungsführung der öffentlichen Hausha lte, die zumeist auf die Buchung der
Ausgaben und Einnahmen gerichtet ist, mu ss auf der einen Seite zu einem echten
Management-Tool werden und auf der andere n Seite die Finanzlage des Staates oder
einer einzelnen öffentlichen Einheit vers tändlicher und zuverl ässiger darstellen.
Die Kommission ist auf dem Weg zur Befolgung allgemein akzeptierter
Rechnungsführungsgrundsätze nicht allein. Za hlreiche entwickelte Länder sind im selben
Prozess begriffen und haben - ermuntert durch internationale  Organisationen und
Gremien wie die OECD und die IFAC
1 - in den letzten Ja hren damit begonnen, ihre
Buchhaltungssysteme zu m odernisieren und von einem kass enbasierten („cash-based
accounting“) zu einem periodengerechten („ accrual accounting“) System überzugehen.
Die Erfahrungen der Mitgliedstaaten zeigen, dass eine Reform der öffentlichen
Buchhaltungssysteme eine völlige Neugestaltung - sowohl im Hinblick auf dieEinführung neuer Verfahren als auch auf den Einsatz von Human-Ressourcen, ganz zu
schweigen von den erforderlichen finanz iellen Mitteln – e rforderlich macht.
Änderungen im Rechnungsführungsrahmen bei der Europäischen Gemeinschaften
Auch die Kommission hat es als notwendig an gesehen, sich dieser  internationalen
Reform des Systems der Rechnungsführung an zuschließen. Sie hat bereits vor einigen
Jahren beschlossen, ihr Buchungssy stem von einer bloßen Verbuchung der
Haushaltsausgaben und -einnahmen auf ei n auf dem Grundsatz der Periodenrechnung
basierendes System umzustellen, um so ne ben den Ausgaben und Einnahmen auch die
Finanzlage der Gemeinschaft en vollständiger zu erfassen und alle ihre Vermögenswerte
und Verbindlichkeiten für das Haushaltsjahr auszuweisen.
                                                
1 IFAC: International Federation of Accountants.
6Im Jahre 2000 hat die Kommission einen mehrjä hrigen Plan zur Modernisierung ihres
Rechnungsführungsrahmens gestartet,  der folgende Aktivitäten umfasst:
– Erstellung einer Studie zur Einricht ung und Darstellung der Rechnungen der
EU, erstellt Mitte 2000 von hochrangige n Experten auf dem Gebiet der
öffentlichen Rechnungsführung;
– Vorlage eines Aktionsplans (Juni 2001) zur Modernisierung  mit anschließender
Diskussion dieses Plans mit dem Rechnung shof. Dabei hat der Hof die in dem
genannten Dokument gegebenen Orientierungen begrüßt;
– Einführung von Elementen der Peri odenrechnung bei der Vorlage der
Jahresabschlüsse und seit 2000 Berechnun g des wirtschaf tlichen Ergebnisses,
was „einen Schritt nach vorn bedeutet [ und] im allgemeinen Trend [liegt,] wie er
international im öffentlichen Sektor erkennbar ist“ 2, sowie Bestätigung eines für
alle Institutionen be stimmten Leitfadens zur Rechnungsführung und
Konsolidierung;
– Analyse der Erfahrungen mehrerer Mitgliedstaaten (Vereinigtes Königreich,
Frankreich, Schweden, Spanien, Niederlande);
– Annahme der neuen Haus haltsordnung und Einführung
Rechnungsführungsnormen nach de n Grundsätzen der Periodenrechnung;
– Vorlage eines Memorandums (SEK(2002)853 vom 24. Juli 2002) in der
Kommission durch das für den Haushalt zuständige Kommissionsmitglied, dasdie breit angelegten Arbeiten zur Modernisierung desRechnungsführungsrahmens und des In formationssystems beschreibt.
Derzeitiges Informationssystem
Die Architektur des zentralen Finanzmana gement- und Rechnungsführungssystems ist
komplexer Natur und setzt sich praktisch au s drei verschiedenen Systemen zusammen,
die sowohl untereinander als auch mit den sektoralen Systemen dermittelbewirtschaftenden Dienstst ellen verbunden sind, die in erster Linie den Bedarf des
sektoralen Managements decken sollen. Das System erfüllt nicht die Anforderungen derneuen Haushaltsordnung, da es nicht für die über die Periodenr echnung ermittelten Daten
konzipiert ist, wie sie nach den Bestimm ungen ab dem Haushaltsjahr 2005 benötigt
werden.
An dieser Stelle sei dara uf hingewiesen, dass zunächst  die Vorschriften für die
Rechnungsführung festzulegen sind, an dene n sich das anschließend zu konzipierende
Informationssystem orientieren muss.
Zweck dieser Mitteilung
Die im Memorandum vom 24. Juli 2002 genannten  Schritte sind die Bausteine für den
Übergang von einem kassenbasierten zu ei nem integrierten, auf dem Grundsatz der
                                                
2 Rechnungshof – Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2000 (2001/C 359/01)-9.36
7Periodenrechnung beruhenden Re chnungsführungssystem, wie es die Haushaltsordnung
für das Haushaltsjahr 2005 fordert.
Die Kommission ist sich bewusst, dass, im Rahmen des normalen Projektmanagements,
noch weitere Analysen und Bewertungen ausgeführt werden müssen.
Die vorliegende Mitteilung dient einem doppelten Zweck:
– Annahme eines detaillierten Vorschlags, der es der Kommission erlaubt, in der
Frage des Rechnungsführungsrahmens eine Entscheidung zu treffen,insbesondere darüber, wie die allg emein anerkannten Grundsätze des
periodengerechten Systems implementiert werden können;
– Beschreibung der Maßnahmen, die in Bezu g auf die Organisation des Projekts,
die Ressourcen und den Zeitpunkt der Arbeiten zur Entwicklung eines
integrierten Computersystems erforderlich sind. Dabei werden dieSystemoptionen detailliert gewürdigt und eine Präferenz für eine bestimmte
Lösung genannt.
Ziel ist es, mit den Arbeiten an der detaillierten Entwicklung sowohl des
Rechnungsführungsrahmens als auch des In formationssystems Anfang 2003 zu beginnen
und die zugehörige Prüfungs- und Implemen tierungsphase im Jahre 2004 einzuleiten.
8I TEIL I: DER RECHNUNGSFÜHRUNGSRAHMEN
I.1 Derzeitiger Stand
Die Rechnung der Kommission wird ents prechend der Haushaltsordnung vom 21.
Dezember 19773 geführt.
Die Rechnungen umfassen die Haushalts - und die allgemeinen Rechnungen. Die
Haushaltsrechnungen vermitteln ein detailliertes Bild vom Vollzug des Jahreshaushalts.Sie beruhen auf einer modifizierten Form  der kassenbasierten Rechnungsführung
(Überträge eingeschlossen). Der Ertrag für das jeweilige Jahr wird auf der Grundlage der
tatsächlich ausgegebenen und eingenommene n Beträge berechne t (einschließlich
Überträge).
Einzelne Elemente der Periodenrechnun g sind von der Kommission bereits für die
Vorlage der Jahresabschlüsse durch jähr liche Anpassungen eingeführt worden. Diese
beziehen sich im Wesentlichen auf An lagegüter (Erwerbungen, Veräußerungen,
Entnahmen), Betriebswerte, Schulden, Darlehen, Beteiligungen, vollständige undteilweise Abschreibungen sowie Rückstellungen.
Das wirtschaftliche Ergebnis soll die Ve rbindung zwischen den kassenbasierten
Haushaltsrechnungen und den allgemeine n Rechnungen herstellen, die auf die
periodengerechte Rechnungsführung umgeste llt werden. Es zeigt die Auswirkungen der
Ausgaben und Einnahmen, die ihren Ursprung nicht in der Haushaltsbuchführung haben,
auf die Bilanz.
Allerdings beruhen nicht alle Daten, die zur Erstellung des einer periodengerechten
Vermögensübersicht verwendet werden, dire kt auf diesen Buchungen, sondern stammen
auch aus außerbilanziellen Transaktionen, die auf den Bestimmungen des Leitfadens zur
Rechnungsführung und Konsolidierung ber uhen und der GD Haushalt von den anderen
GDs der Kommission übermittelt werden. Um Vollständigke it und Zuverlässigkeit zu
gewährleisten, kommt der Erfassung dieser An gaben an der Quelle – d.h. in den GDs –
Priorität zu.
In seinen jüngsten Jahresberichten hat de r Rechnungshof die Anstrengungen gewürdigt,
die die Kommission bisher zur Verbesserung  ihres Rechnungswese ns unternommen hat,
gleichzeitig aber darauf gedrängt, weitere Fortschritte zu machen und einen integrierten
Rahmen für die Rechnungsführung en tsprechend den internationalen
Rechnungsführungsstandards zu errichten.
I.2 Weiterentwicklung erforderlich
Das Hauptziel des neuen Re chnungsführungsrahmens und des zugehörigen Systems
besteht darin, Finanzdaten zu erzeugen, die für die Nutzer von Interesse sind, und bessere
Management-Tools zu entwickeln.
Die Hauptnutzer der Finanzberichte de r Europäischen Gemeinschaften sind:
                                                
3 sowie der zugehörigen Durchführungsbestimmungen, der Verordnung über nichtfinanzielle Anlagewerte
und des Leitfadens zur Rechnungsführung und Konsolidierung.
9– Interne Nutzer:  Die obere Führungsebene und die anweisungsbefugten Dienststellen
brauchen Zugang zu detaillierten internen Finanzberichten zur Unterstützung ihrerEntscheidungsfindungsprozesse und zur Verbe sserung des Projektmanagements sowie
zur Durchführung interner Kontrollen.
– Externe Nutzer:  Das Europäische Parlament, der Rat, der Rechnungshof, öffentliche
und andere Nutzer wie z. B. Regierungen, Rating-Agenturen, Analysten ausWirtschaft, Politik und Finanz en, darunter die Medien.
Als kollektive Gruppe erwarten die Nutz er, dass in den Finanzberichten die
Verantwortlichkeit der Europäischen Gemeinschaften für die finanziellenAngelegenheiten und die ihnen anvertraut en Ressourcen deutlich wird, und dass sie
daraus nützliche Informationen für Entschei dungsprozesse in der Wirtschaft beziehen
können.
Die Qualität der in den Finanzberichten vermittelten Informationen bestimmt den Nutzen
dieser Berichte für die Nutzer. Dabei sind Grundvoraussetzunge n: Verständlichkeit,
Relevanz, Substanz, Zuverlä ssigkeit, wirklichkeitsgetreue Darstellung, Vorrang des
Inhalts über die Form, Neutralität, Vorsicht, Vollständigkeit, Vergleichbarkeit undAktualität.
Die kassenbasierte Buchführung („cash accountin g“) liefert Informationen, die einige der
Ziele der Finanzberichterstattung erfüllen. Sie ist jedoch nicht der informativste Weg fürdie Darstellung von Finanzdaten. Die kasse nbasierte Buchführung verlangt keinen
Abgleich zwischen Ausgaben und Einnahmen  für den Berichtszeitraum, und Ausgaben
für Investitionen werden zu 100 % in dem Ja hr verbucht, in dem die Anschaffung oder
die Veräußerung erfolgt. Für kassenbasierte Rechnungen existiert kein Rahmen für die
Aufrechnung von Vermögenswerten  gegen Verbindlichkeiten.
Die auf dem Grundsatz der Periodenrechnung
4 basierende Rec hnungsführung soll die
Nutzer mit Finanzdaten z. B. über die unter der Kontrolle der Einheit stehendenRessourcen, deren Betriebs kosten (Kosten für Waren und Dienstleistungen), mit
substanzielleren Informati onen über den Mittelfluss („ cash flow“) und anderen
Finanzdaten versorgen, die sowohl für die Bewertung der Finanzlage und deren
Entwicklung als auch für ein Urteil dar über von Nutzen sind, ob die meldende Einheit
wirtschaftlich und effizient arbe itet. Die Nutzer können Fina nzberichte dazu verwenden,
den verantwortungsvollen Umgang der Kommission für den mit den Ressourcen, dieBefolgung der einschlägigen Rechtsvorschriften und die Finanzlage der EUeinzuschätzen.
Die Periodenrechnung verlangt von de n Einrichtungen, jeweils vollständige
Aufzeichnungen für Vermögenswerte und Ve rbindlichkeiten vorzuhalten, sowie die
Identifizierung und Aufzeichnung außerbilanz mäßiger Elemente. Um es der Kommission
                                                
4 „Periodenrechnung" bezeichnet eine Basis der Rechnungsführung, bei der Transaktionen und andere
„Tatbestände” im Zeitpunkt ihres Auftretens (und nicht nur im Zeitpunkt des tatsächlichen Zu-
oder Abflusses von Geld oder Geldäquivalent) bewertet werden. Deshalb werden dieTransaktionen und anderen „Tatbestände“ in den Rechnungsführungskonten registriert und in den
Jahresabschlüssen der jeweiligen Bezugszeiträume bewertet. Nach dem Verfahren des „accrual
accounting“ werden bewertet: Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Einnahmen und Ausgaben
(IPSAS 1).
10zu ermöglichen ihre Verpflichtungen im Ra hmen der periodengerechten Buchhaltung zu
erfüllen, ist es nötig alle entsprechenden  Vermögenswerte und Verbindlichkeiten, die in
die Bilanz aufgenommen werden sollen, nachzuweisen.
Um diese Ziele der Bereitstellung zuverlässige r Finanzdaten zu erreichen, wird sich der
Rechnungsführungsrahmen in mehreren Punkt en ändern. Diese Änderungen betreffen:
– die Übernahme allgemein anerka nnter Periodenrechnungsgrundsätze;
– den Übergang zu einem integriert en Rechnungsführungssystem, das
sämtliche für die Darstellung de r Periodenrechnungen erforderlichen
Informationen enthält (siehe Teil II dieser Mitteilung);
– Entwicklung eines auf dem Grundsat z der Periodenrechnung beruhenden
allgemeinen Rechnungsführungssystems und Beibehaltung einerkassenbasierten Ha ushaltsbuchführung;
– Einführung von Rechnungsführungsverfahren und
Bewertungsvorschriften, die di e übernommenen Grundsätze der
Rechnungsführung konkret umsetzen;
– bessere Darstellung der Jahresabsc hlüsse dahingehend, dass diese ein
genaues Bild der Finanzsituation im Hinblick auf Vermögenswerte und
Verbindlichkeiten, de n Haushaltsvollzug, das Ergebnis und den
Mittelfluss ausweisen;
– Erweiterung des Konsolidierungskreises.
I.3 Stand der Entwicklung in den Mitgliedstaaten
Die Rechnungsführung im öffe ntlichen Sektor ist trad itionell kassenbasiert. Eine
Änderung dieser Praxis wurde erst vor ku rzem ins Auge gefasst, als die Forderungen
nach „Good Governance“ und einem „New Public Management“ auch in den OECD-Ländern gestellt wurden.
Die neue Bewegung hat zu einer breiten Palette von Veränderungen wie z. B. der
Ablösung der Input- durch die Output -Kontrolle, die Messung der Leistung,
Dezentralisierung, Outsourcing, Partizipati on sowie auch „accrual accounting“ geführt.
Dieser Ansatz wird von internationalen Gr emien wie der International Federation of
Accountants (IFAC), der Weltbank und der OECD unterstützt.
Vor diesem Hintergrund haben mehrere EU-Mitgliedstaaten damit begonnen, ihre
Finanzberichterstattung auf den Grundsat z der Periodenrechnung umzustellen. Sie
kommen dabei allerdings mit unterschiedlichem Tempo voran. So legen z. B.Deutschland oder Dänemark noch kassenbasierte Finanzbe richte vor. Die meisten
Mitgliedstaaten haben keine konsolidierten Jahresabschlüsse für den Sektor Staat
insgesamt. Selbst das Vereinigte Königreich als eines der hier am weitestenvorangeschrittenen Länder, hat das Ve rfahren der Periodenrechnung für die
Rechnungsführung erst im Haushaltsjahr  2000/2001 eingeführt und wird konsolidierte
Abschlüsse nicht vor 2005/2006 vorlegen.
11Darüber hinaus gibt es für den Übergang  zur Periodenrechnung unterschiedliche Wege.
Einige Staaten, wie z. B. das Vereinigte  Königreich, die Niederlande und Schweden,
haben das neue Verfahren zunächst für ihre  Jahresabschlüsse eingeführt, um dann in
einem zweiten Schritt ih re Haushalte nach dem gleich en Grundsatz zu organisieren.
Andere Mitgliedstaaten, wie z. B. Frankrei ch und Spanien, haben sich dafür entschieden,
das periodengerechte Verfahren nur für die Jahresabschlüsse einzusetzen, den Haushalt
jedoch auf Kassenbasis zu belassen.
Nach einer Erhebung des IFAC5 ist der Zeitraum, über den sich die Reform erstreckt,
unterschiedlich lang und dabei sowohl von de n verfügbaren Ressourcen als auch von der
Stärke des politischen Wille ns abhängig. Er schwankt  von einem bis drei Jahren
(kurzfristig), vier bis sechs Jahren (mittelfristig) bis zu mehr als sechs Jahren(langfristig). So brauchte z. B. das Verein igte Königreich, in dem die Ressourcen ebenso
vorhanden waren wie ein starker politische Wille zur Reform, sechs Jahre, bis dieMehrheit der Konten des Sektors Staat auf da s neue Verfahren umgestellt war. Nach dem
Bericht des UK National Audit Office vom Mä rz 2002 bestehen für einige Konten auch
heute noch gewisse Probleme.
Eine vom Public Manage ment Committee der OECD im Jahre 2002 durchgeführte
Erhebung
6 ergab, dass nur drei EU-Mitgliedstaaten sämtliche Jahresabschlüsse des
Sektors Staat vollständig auf die Periodenr echnung umgestellt haben. Auf der Ebene der
Ministerien/Agenturen kommen drei weitere M itgliedstaaten hinzu, so dass bisher nur 6
von 15 Mitgliedstaaten auf mindestens einer Ebene das periodische System in vollem
Umfang anwenden.
I.4 Zukünftiges System
Für das zukünftige System wurden die Anwendung eines dualen Systems und die
Verwendung der Rechnungsführung sstandards IPSAS festgelegt.
I.4.1 Duales System
Für den Übergang zur periodengerechten Bu chführung („accrual accounting“) gibt es
zwei Hauptoptionen:
– Entweder wird das Prinzip der Periodenrechnung sowohl für die
Haushalts- als auch für die allgemeine n Konten angewendet, in denen der
Haushaltssaldo die Differenz zwischen den im Verlauf des
Haushaltsjahres festgest ellten Forderungen und Verb indlichkeiten bildet -
unabhängig davon, ob die Ausgaben bzw.  die Einnahmen bereits geflossen
sind. Dies ist nicht die Struktur , die die Haushaltsordnung vorsieht;
– oder der Grundsatz der Periodenrechnun g wird nur auf die allgemeinen
Konten angewendet, während der Haushaltsvollzug weiterhin der
Kassenbuchführung unterliegt, so dass sich ein „ duales “ System ergibt.
                                                
5 IFAC Public Sector Committee Study, 14. April 2002
6 PUMA/SBO (2001) 3/ ANN2. OECD Public Management Service. The OECD budgeting management
database
12Die neue Haushaltsordnung legt einen Rec hnungsführungsrahmen fest, der auf solch
einem „dualen“ System beruht. Das duale System gründet die Haushaltsbuchführung auf
unterschiedliche Grundsätze (Verbrauch im Zeitpunkt der Ausgabe bzw. der Einnahme)
als die allgemeine Buchführung (Anwe ndung des Grundsatzes der Periodenrechnung).
Dieses System verlangt,
– den Moment zu definieren, in dem eine Buchung in den verschiedenen
Finanzberichten bewertet werden muss;
– einen Abgleich zwischen der Implementierung des Haushalts und dem
Ergebnis vorzunehmen;
– einen Vergleich zwischen den nach  dem Grundsatz der Periodenrechnung
und den nach dem kassenbasierten „Cash-flow“-Prinzip erstellten
Finanzberichten anzustellen.
I.4.2 Anwendung bestehender Standards: IPSAS
Die neue Haushaltsordnung legt in ihrem Ar tikel 133 fest, dass sich der Rechnungsführer
der Kommission bei der Einführung de r Vorschriften und Methoden des
Rechnungswesens von interna tionalen Rechnungsführungsnor men für den öffentlichen
Sektor leiten lässt, je doch in begründeten Fällen wegen der Spezifik der Aktivitäten der
Gemeinschaften von diesen Normen abweichen kann.
Der Rechnungsführer der Kommission beabsi chtigt daher, die Jahresabschlüsse in
Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für das ÖffentlicheRechnungswesen (IPSAS – Intern ational Public Sector Acc ounting Standards) – siehe
Anhang A -, die sich aus den Inte rnational Accounting Standards (IAS)
7 ableiten und
vom Public Sector Committee (PSC) der Intern ational Federation of Accountants (IFAC
– einer Vereinigung nationaler Wirtschaftsp rüferorganisationen in 114 Ländern, die 2
Millionen Wirtschaftsprüfer vertreten) herausgegeben werden, zu gestalten und zu
veröffentlichen.
Der PSC ist der ständige Ausschuss, der die in den Bereichen Fina nzberichterstattung,
Rechnungswesen und Auditing besc häftigten Personen vertritt und es sich zur Aufgabe
gemacht hat, weltweit koordiniert, - vertr itt, um einen Kernsatz von Rechnungsführungss
für den öffentlichen Sektor zu  entwickeln. Die IPSAS-Sta ndards gelten als von zentraler
Bedeutung für Initiativen, die auf eine Verbesserung der Transparenz und der
Verantwortlichkeit der Regierun gen ausgerichtet sind. Den Agenturen und Einrichtungen
des öffentlichen Sektors ist vom PSC dringend empfohlen worden, die IPSAS-Standardszu übernehmen und an ihrer Weiterentwicklu ng im Rahmen eines riesigen weltweiten
Prozesses für Konvergenz und Harm onisierung aktiv teilzunehmen.
                                                
7 Die IAS werden vom International Accounting Standards Board (IASB)  herausgegeben. Das IASB  ist ein
unabhängiges, mit privaten Mitteln finanziertes Komitee zur Festlegung von Normen für dasRechnungswesen, das im Interesse des Gemeinwohls eine einheitliche Reihe hochwertiger,verständlicher und direkt anwendbarer, allgemeiner Standards für das Rechnungswesenentwickelt, mit dem Ziel, die Transparenz und Vergleichbarkeit der in allgemeinen
Finanzausweisen enthaltenen Informationen zu gewährleisten. Das Komitee arbeitet zudem mit
nationalen Normungsinstituten zusammen, um die Rechnungsführungsstandards möglichstweltumfassend zu harmonisieren. Sämtliche Mitglieder des IFAC  sind auch Mitglieder im IASB .
13Die Bedeutung der IAS ist durch die Verordnung (EG) Nr. 1606/2002 des Europäischen
Parlaments und des Rates vom 19. Juli 2002 be treffend die Anwendung internationaler
Rechnungsführungsstandards anerkannt worde n. Nach dieser Verordnung müssen in der
EU kapitalmarktorientierte Unternehme n ab dem Jahr 2005 konsolidierte und IAS-
kompatible Ausweise aufstellen.
Die Kommission stellt aber auch fest, dass die IPSAS-Standards in einigen Punkten
angeglichen und ergänzt werden  müssen, um einen Rahmen von
Rechnungsführungsgrundsätzen zu erhalten, de r für die Europäischen Gemeinschaften
geeignet ist. Die noch nicht durch IPSAS- Standards abgedeckten „Tatbestände“ werden
nach Maßgabe der IAS-Standards offengelegt.
I.5 Erforderliche Maßnahmen
I.5.1 Gestaltung des neuen Rechnungsführungsrahmens
I.5.1.1  Festlegung der Rechnungsführungsstandards, die von den Europäischen
Gemeinschaften anzuwenden sind
Die IPSAS-Standards spezifizieren die An forderungen an die Rechnungsführung und die
Finanzberichterstattung durch die Staaten  und andere Instituti onen des öffentlichen
Sektors. Allerdings sind nicht alle IPSAS- Standards auf die spezifische Situation der
Gemeinschaften anwendbar. Bish er liegen 20 IPSAS-Standards8 vor, zwei weitere sollen
in Kürze veröffentlicht werden, so dass be reits eine breite Pa lette von Fragen der
Rechnungsführung und Finanzberichterstattung abgedeckt ist. Der erste IPSAS-Standard
wurde im Mai 2000, der letzte  im Oktober 2002 angenommen.
Sowohl die IPSAS- als auch die IAS-Standard s nehmen häufig Bezug auf sehr technische
Termini und Begriffe. Sie sind kein Leitfad en für die Rechnungsführung mit Regeln und
Erläuterungen für jede einzelne Transak tion und jeden einzelnen Umstand einer GD,
sondern eine Quelle allgemein gehaltene r Ratschläge und ein konzeptioneller Rahmen.
Auf der Grundlage dieser Standards werden  die Strategien für die verschiedenen
Transaktionsarten entwickelt. Dabei wird es erforderlich sein,
/g183 die für die Entwicklung und Überprüfung der Strategien - vor deren endgültiger
Bestätigung - verantwortlichen Stellen (d ie Dienststellen de s Rechnungsführers
mit Anhörung der anderen Institutionen und Agenturen) zu bestimmen - Dabei
kommt dem Ausschuss für die Entwicklun g der Standards (Punkt I.5.1.2.) eine
wichtige Rolle zu;
/g183 Zeitrahmen für Entwicklung und Genehmigung festzulegen;
/g183 die maßgeblichen Rechnungs führungsstandards zu ermitteln. Wenn es zu einem
bestimmten Punkt keinen IPSA S-Standard gibt, müssen andere Quellen gesucht
werden;
/g183 eine ganzen Satz von strategische n Konzepten der Rechnungsführung zur
internen Verwendung zu entwickeln:
                                                
8 IPSAS-Standards: siehe Anhang
14– zur Ermittlung der Transaktionen und Sald en, für die Maßnahmen sowohl für
die in Konsolidierung befindlichen al s auch für die bereits konsolidierten
Einheiten getroffen werden müssen;
– um das Maß an Anleitung zu bestimmen, das zur Erläuterung der Maßnahmen
erforderlich ist. Ein Mindestmaß an Anleitung ist dann angezeigt, wenn dieBeteiligten mit der Periodenrechnung und den verwendeten Standards bereits
vertraut sind. Eine detaillie rte Anleitung umfasst eine Zusammenfassung der
Hauptanforderungen an einen Rechnungsfü hrungsstandard sowie Beispiele für
die Anwendung dieses Standard s auf konkrete Transaktionen;
– um die bestehenden Rechnungsführungs konzepte auf ihre Eignung im Rahmen
des neuen Konzepts der Rechnungsführung zu prüfen;
– um die einschlägigen Standards oder  andere Quellen einer maßgeblichen
Orientierung für spezielle Transa ktionen und Tatbestände anzuwenden;
/g183 um einen Leitfaden sowie Schulungs-/We iterbildungskurse über die Anwendung der
Strategien zu konzipieren.
Auswirkungen für die GDs
Die Dienststellen des Rechnungsführers le gen die einzuführenden Standards fest und
formulieren sie aus.
Die GDs werden sich selbst umfassend mit den Rechnungsführung sstandards gründlich
vertraut machen müssen, um sicherzust ellen, dass sie ordnungsgemäß angewendet
werden.
I.5.1.2  Einsetzung eines Ausschusses „Rechnungsführungsstandards“
Die Haushaltsordnung vom 25. Juni 2002 enthä lt die Grundsätze der Rechnungsführung,
die als Grundlage für die Erstellung der Jahr esabschlüsse dienen. In der Praxis müssen
diese Grundsätze jedoch auf eine Weise zu  detaillierten Rechnungsführungsstandards
und –vorschriften ausgestalte t werden, dass sie auf die Tätigkeitsbereiche der
Europäischen Gemeinschaften anwendbar si nd. In diesem Zusammenhang heißt es in
Artikel 133 der Haushaltsordnung, dass di e Vorschriften und Methoden sowie der
harmonisierte Kontenplan, di e für alle Institutionen gelte n sollen, vom Rechnungsführer
der Kommission festgelegt werden.
Es wäre unbillig, den Verantwortlichen für die Erstellung der Jahresabschlüsse die
alleinige Verantwortung für Entscheidungen zu den Standards, an denen sich diese
Ausweise orientieren sollen, aufzubürde n. Der Rechnungsführer sollte bei der
Entwicklung der Rechnungsführungsstandards eine wichtige Rolle spielen. Doch sollten
auch andere Benutzer der Konten Anteil an der Festlegung der einschlägigen
Anforderungen haben.
Zu diesem Zweck wird ein Beratender Au sschuss für Rechnungsführungsstandards mit
folgender Aufgabenstellung eingesetzt werden:
15– ein unabhängiges fachliches Urteil über die vom Rechnungsführer der
Kommission vorgeschlagenen Rechnungsführungsstandards und -vorschriften abzugeben;
– den Rechnungsführer in der Anwendung der Grundsätze und Normen der
Finanzberichterstattung zu beraten.
Der Ausschuss wird bei der De finition und Harmonisierung der
Rechnungsführungsstandards und -vorschr iften sowie bei der Festlegung des
entsprechenden konzeptionellen Rahmens eine wichtige Rolle spielen. Der
Rechnungsführer der Kommission wird die Rechnungsführungsstandards und -
vorschriften nach Anhörung der Rechnungs führer der anderen Institutionen und Organe
sowie des Ausschusses genehmigen.
Dem Beratenden Ausschuss sollten zumindest folgende Vertretern angehören:
– dem Rechnungsführer der Kommission;
– dem Rechnungsführer ei nes anderen Organs;
– dem Rechnungsführer einer Agentur innerhalb des
Konsolidierungskreises
9;
– einem Vertreter des Zentralen Finanzdienstes, Experte in
Haushaltsordnungemit Ausbildung im Rechnungswesen;
– einem Vertreter des Referats F3 der GD Markt ("Finanzinformationen und
Gesellschaftsrecht“;
– einem Vertreter des Internen Audit Service;
– zwei externe Personen, die anerkannte Experten im öffentlichen
Rechnungswesen sind.
Der Juristische Dienst kann konsultiert werd en. Das Netz der für das Rechnungswesen
zuständigen Personen innerhalb der GDs wi rd konsultiert, bevor die Standards dem
Ausschuss zur Billigung vorgelegt werden.
Dem Rechnungshof soll – ungeachtet der Bede utung, die der Unabhängigkeit, die die
Auditoren auch weiterhin haben müssen – eine Beteiligung an diesem Ausschuss
vorgeschlagen werden, da die Herstellung  einer kooperativen Arbeitsbeziehung mit den
Auditoren zu Beginn des Übergangsprozesses in mancherlei Beziehung von Nutzen sein
kann. Es ist unwahrscheinlich, dass ein Auditor eine absolute Zusicherung gibt, dass ein
konkretes System oder ein konkreter Prozess die Anforderungen des Audits erfüllen
würde. Der Auditor kann aber mit Blick auf die Kriterien, die bei der Bewertung desSystems oder des Prozesses herangezogen werden
10, ein hilfreicher Ratgeber sein.
                                                
9 Art.185 Haushaltsordnung (1605/2002 vom 25. Juni 2002)
10 Kapitel 2 Punkt 2.30 der IFAC-Studie Nr. 14
16I.5.1.3  Anpassung des Kontenplans
Ein Kontenplan ist ein systematisches Codi ersystem zur Klassifi zierung und Codierung
der Transaktionen und der diese „aus lösenden Tatbestände“ innerhalb des
Rechnungsführungssystems.
Der Kontenplan liefert Informationen dar über, welche Anpassungen erforderlich sind,
um all die „auslösenden Tatbestände“ unterz ubringen, und reflektiert auf diese Weise alle
neuen Eintragungen wie Vermögensbesta ndteile und Verbindlichkeiten, Kosten und
Einkommen sowie Eventualforderungen und Eventualverbindlichkeiten.
– Der neue zentrale Kontenplan muss dem Bedarf sowohl individueller als
auch zentraler Einheiten zu entsprechen;
– eine einheitliche Codierstruktur zur Codierung finanzieller Transaktionen
bieten;
– flexibel sein, damit individuelle Einheiten ihn auf ihre speziellen
Bedürfnisse anpassen können;
– alle notwendigen Elemente zur Berechnung des wirtschaftlichen
Ergebnisses enthalten.
Auswirkungen für die GDs
Die innerhalb der operationellen GDs ermittelten unterschiedlichen „auslösenden
Tatbestände“ werden die Anpassung der Struktur des Kontenplans bestimmen.
Der Rechnungsführer wird den neuen K ontenplan, der für alle GDs, Organe und
Einrichtungen sowie Agenturen verwendbar ist, annehmen.
I.5.1.4  Definition des Geschäftsvorfalls
Der Geschäftsvorfall ist da s Schlüsselelement beim Üb ergang zu der auf der
Periodenrechnung beruhende n Rechnungsführung..
Transaktionen müssen in dem Zeitpunkt bewertet werden, in dem sie stattfinden, und
nicht schlechthin an dem Tag, an dem ein Geldbetrag gutgeschrieben oder abgebuchtwird. Im System der Rechnungsführung we rden die Buchungsoperationen gegen das
Haushaltsjahr aufgetragen, das als Bezugs grundlage gilt. Auf diese Weise bewertete
Positionen sind Vermögensbestandteile  und Verbindlichkeiten, Ausgaben und
Einnahmen sowie Eventualforderungen und -verbindlichkeiten.
Was das Transaktionsvolumen anbelangt, so ist die Bewertung des Geschäftsvorfalls und
damit dessen Definition bei de n Ausgaben von besonderer Bedeutung. Ziel ist die
Harmonisierung der einschlägigen Bestimmungen.
Eine erste Analyse hat für den öffentlichen Sektor unterschiedliche Praktiken ergeben,
die allerdings auch einige gemeinsame Zü ge haben. Solche gemeinsamen Züge sind die
Autorisierung der Transfers, die Erfüllung der Kriterien und nach Möglichkeit einevernünftige Schätzung der Beträge.
17Die Antworten auf den den GDs übermittelte n Fragebogen (siehe Punkt I.5.2.1.) wird
eine Definition des Geschäftsvorfalls er leichtern. Erste Gespräche zwischen den
mittelbewirtschaffenden und den anweisungsbefu gten Dienststellen haben gezeigt, dass
die Interpretation der Standards je nach be troffener Abteilung, Tätigkeitsgebiet und Art
des Managements (direkt oder verteilt) sehr unterschiedlich ist.
Um es zusammenzufassen:  Definiert werden soll der die Registrierung von
Außenständen und Einnahmen sowie von Schulden und Belastungen auslösende
Geschäftsvorfall.
Die Verbindung zwischen dem Ausgaben  auslösenden Geschäftsvorfall und den
Kontenrechnungen wird in Punkt I.5.2.5. weiter diskutiert.
Auswirkungen für die GDs
Wenn dem Begriff für die Ausgaben eine besondere Bedeutung zukommt, heißt dies für
die GD Haushalt – wie auch für die anderen GDs –, dass sie den Inhalt der Standards für
alle Positionen der Rechnungs führung, die Vermögensbest andteile, Verb indlichkeiten,
Kosten und Einnahmen oder Eventualfo rderungen und –verbindlichweiten, sind,
übernehmen.
Wenn die verschiedenen Geschäftsvorfälle einmal vorliegen, müssen die GDs nicht nur
den Begriff definieren, sondern auch a lle einschlägigen Daten in das Zentrale
Buchungssystem, direkt oder über ein lokales Informationssystem eingeben, sobald einer
der Geschäftsvorfälle eintritt.
I.5.1.5  Erweiterung des Konsolidierungskreises
Der Konsolidierungskreis wird definiert als Gesamtheit aller in den Konzernabschluss
einzubeziehenden Gesellschaf ten bzw. Einrichtungen.
Die Konsolidierung ist der Prozess der Vorlag e der Jahresabschlüsse aller Strukturen, die
die meldende Einheit ausmachen, als ob es si ch dabei um die Ausweise einer einzigen
Einheit handelte. Dazu sind alle Positionen Zeile für Zeile zu addieren und mögliche
Transaktionen oder Salden zwischen de n Mitgliedern der meldenden Einheiten
auszusondern. Die Einheiten müssen sich be i der Abgabe von Finanzdaten für die
Konsolidierung an die Standardstrate gien und –Klassifizierungen halten. Die
konsolidierten Jahresabschlüsse umfa ssen gegenwärtig die Rechnungen des
Europäischen Parlaments, des Bürgerbeau ftragten, des Rates, der Kommission, des
Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Wi rtschafts- und Sozialausschusses und des
Ausschusses der Regionen. Das für den Konso lidierungskreis maßgebliche Kriterium ist
die Existenz eines einzigen Haushaltspl ans, d. h. die Einnahmen und Ausgaben der
genannten Institutionen werden in einem einzigen Haushaltsplan - dem Haushaltsplan derEuropäischen Union - zusammengefa sst. Die aktuelle Definition des
Konsolidierungskreises steht jedoch nicht im Einklang mit internationalen Standards. ZurAusführung einiger der dem Tätigkeitsbereic h der EU zugewachsenen Aufgaben sind
Agenturen gegründet worden, die vollständi g oder teilweise aus dem allgemeinen
Haushalt der Gemeinschaft fina nziert werden. Es ist deshal b nur logisch festzustellen,
dass es die Europäische Union ist, die aus den Aktivitäten dieser Agenturen Nutzen zieht,und dass diese Agenturen gemäß Artikel 121 der neuen Haushaltsordnung konsolidiert
18sein sollten. Dieser Artikel legt fest , dass die konsolidierten Rechnungen die
Jahresabschlüsse der Instituti onen und Agenturen umfassen sollten.
Artikel 185 fordert darüber hinaus, dass die Kommission eine Rahmenfinanzregelung für
die von den Gemeinschaften geschaffenen Einrichtungen, die mit Rechtspersönlichkeit
ausgestattet sind und wirklich Zuschüsse zula sten des Haushalts erhalten, erlässt. Die
genannten Einrichtungen der Union wenden dieselben Buchungsregeln an, um ihre
Rechnungen mit denen der Kommission zu vereinen.
Auswirkungen für die GD Haushalt sowie für die Institutionen und Agenturen
Alle Institutionen und Agenturen müssen die vom Rechnungsführer der Kommission
aufgestellten Regeln und Verfahren anwenden. Nach dem Beispiel der Sitzungen derRechnungsführer der Kommission und der ande ren Institutionen ist mit den Agenturen
ein Diskussionsforum eingerichtet worden. Es sollte sichergestellt werden, dass dieAnweisungen für die Erstellung und Vorlage de r Jahresabschlüsse dieser Gremien denen
ähnlich sind, die von der konsolidierend en Institution verwendet werden.
Dies bedeutet für die Kommission und in sbesondere für deren GD Haushalt ein
gerütteltes Maß an Arbeit im Zusammenha ng mit Erläuterungen, der Gewinnung von
Unterstützung für den neuen Rechnungsf ührungsrahmen und dessen Harmonisierung
sowie die Standards und Vorsch riften. Eine Grundvoraussetzung für den Erfolg ist die
Abstimmung zwischen allen Beteiligten.
Der größte Teil des zusätzlichen Au fwandes bei der Festlegung der
Rechnungsführungsverfahren und bei der Kons olidierung der Konten wird auf die GD
Haushalt entfallen.
Die Arbeit, die von den anderen Institutionen und Agenturen zu leisten ist, ähnelt zwar
der der Kommission, hat aber einen geringeren Umfang.
I.5.1.6  Jahresabschlüsse
Die Jahresabschlüsse sind ein wichtiges Element im Rechnungsführungssystem. Sie
sollen ein wirklichkeitsgetreues Abbild der Fi nanzlage (in den Kategorien Vermögen und
Verbindlichkeiten, Haushaltsvo llzug, Saldo der Einheit und jä hrlicher Mittelfluss) sein.
Um diese Ziele zu erreichen und die Ausw eise in Einklang mit den IFAC-Empfehlungen
zu bringen, werden sich die Jahresabschlüsse der Europäischen Gemeinschaften wie folgtgliedern:
(1) Haushaltserfolgskonten
(2) Bilanz
(3) Wirtschaftliches Erfolgskonto (neu)
(4) „Cash-flow“-Tabelle
(5) Bewegungen im Kapitalstock (neu)
(6) Erläuterungen.
19I.5.2 Integration der Rechnungsführungsdaten
I.5.2.1  Analyse der Geschäftsvorfälle und Er stellung der Eröffnungsbilanzen
Derzeit werden außerbilanzielle Buchhalt ungsdaten, die gemäß den Erläuterungen im
Leitfaden der Rechnungsführung und Konsolid ierung geführt werden, zum Ende des
Jahres zur Vorlage der Konten an die zentrale Buchhaltung geschickt.
Um eine vollständige Liste aller zu eine r Transaktion führenden (bilanziellen wie
außerbilanziellen) Um stände für die gesamte Kommi ssion zu erhalten, hat die GD
Haushalt am 17. September 2002 einen Fragebog en an die anderen GDs geschickt, mit
dem die verschiedenen Transaktionen identifiziert werden sollen, von denen
Auswirkungen auf die Konten möglich sind. Auf der Grundlage dieser Umfrage wird
eine Liste aller Vermögenswerte, Verbi ndlichkeiten und außerbila nziellen Positionen
aufgestellt. Die Verwendung der von den Dien ststellen bereitgeste llten Daten wird eine
Aufnahme dieser Daten in die Konten ermöglichen.
Diese Datensammlung ist der erste Schritt zur Erstellung der Eröffnungsbilanz. Dies ist
eine der grundlegenden Voraussetzungen zu r Integration von Buchungsbewegungen für
Vermögenswerte. Die Erstellung der Erö ffnungsbilanz erfordert eine kompletten
Jahresabschluss.
Auswirkungen für die GDs
Die Erstellung einer konkreten Eröffnungsb ilanz bringt für die GD ein beträchtliches
Maß an Arbeit mit sich, da die internen Kontrollverfahren – die in jeder GD installiertsind – die Genauigkeit und Vollständigk eit der Daten gewä hrleisten müssen.
Vor einer Registrierung der verschiede nen Buchungsbelegungen entsprechend den
Prinzipien des neuen integr ierten Rechnungsführungssystems müssen die Konten am 31.
Dezember abgeschlossen sein, um die Eröff nungsbilanzen in die Konten zu überführen.
I.5.2.2  Verbindung der allgemeinen Buchführ ung mit den Haushaltsbuchführung über
„Objektcodes“
Um einen neuen integrierten Rechnungs führungsrahmen zu erhalten, wird den
Haushaltstransaktionen ein neue r Code zugeordnet, so dass die Informationen direkt auf
die allgemeinen Konten transferiert werd en können. Dies wird durch „Objektcodes”
erreicht, die mit den Haus haltslinien verknüpft sind und damit eine korrekte und
automatische Eingabe von Einnahmen und Ausgaben möglich machen.
Durch diesen Datentransfer von den Hausha ltskonten auf die allgemeinen Konten wird
der Bedarf an außerbilanz iellen Daten und an einer Reklassifizierung sowie von
Anpassungen der eingetragenen Buchungen verringert.
Klassifizierung von Haushaltsausgaben und –einnahmen erforderlich
Für die Ausgaben wird diese Klassifizierun g auf verschiedenen Kriterien beruhen, die
entweder organischer (Wer tätigt die Ausgaben?), finanzieller (Wofür werden siegeleistet?) oder auch funktioneller Art (Zweck der Ausgaben). Auch die Einnahmenmüssen auf der Grundlage von finanziellen und organischen Kriterien klassifiziert
werden. Die finanzielle Klassi fizierung ist ein neues Element, die organische und die
funktionelle Klassifizierung bestehen bereits.
20Die finanzielle Klassifizierung der Ausgaben und Einnahmen unterscheidet zwischen
wirtschaftsbezogenen und laufenden Ausg aben und Einnahmen und Kapitalausgaben und
–einnahmen. Diese Klassifizi erung wird die Verbindung zwischen den Haushaltskonten
und den allgemeinen Konten verdeutlichen, da die laufenden Ausgaben und Einnahmen
mit den Belastungen bzw. Einnahmen fü r das jeweilige Jahr verbunden sind, die
Kapitalausgaben dagegen mit der Bilanzposition.
Die organische Klassifizierung erlaubt die Zuweisung von Haushaltsmitteln an die
Anweisungsbefugten und ermöglicht den GDs die Erstellung ihrer jährlichen
Tätigkeitsberichte (Reform-Maßnahme 82) . Der Detailgrad in der organischen
Klassifizierung könnte jedoch lä ngerfristig ausgebaut werden.
Die funktionelle Klassifizierung  dient zur Messung des Grades der Realisierung von
Einsparungen sowie der Effizienz und der Wi rksamkeit bei der Erreichung der Ziele der
Institution. Die auf dem Activity Based Budgeting (ABB) beruhende Budgetstrukturkönnte für die Zwecke der funktionellen Klassifizierung genutzt werden.
Auswirkungen für die GDs
Die GD Haushalt bereitet eine Grafik „Objek tcodes” vor, die die anderen GDs in ihr
System integrieren. Die Codierung aller Transaktionen wird von Verwaltungsbeamten
vorgenommen und geprüft werden müssen.
I.5.2.3  Integration von Eventualforderungen und -verbindlichkeite n (außerbilanzielle
Bilanzposten)
Eine Eventualforderung oder eine Eventualve rbindlichkeit ist eine mögliche Forderung
oder Verbindlichkeit, deren Existenz erst durch das Auftreten eines ungewissen
künftigen Umstandes, den die Einheit nicht voll unter ihrer Kontrolle hat, bestätigt
werden kann
11.
Diese Positionen müssen den Positionen zur Bilanz und zum in die Konten und in die
Jahresabschlüsse eingetragen werden.
Gegenwärtig werden die meisten Daten zu  bedingten oder Eventualforderungen und -
verbindlichkeiten von den GDs zum Jahrese nde für die Abschlu ssbilanz übermittelt und
dann unter dem Posten "außerbilanz ielle Mittelbindungen" verbucht.
Eine besondere Erwähnung verdienen (erh altene, gegebenenfa lls auch erteilte)
Bankbürgschaften, weil sie besondere Probleme aufwerfen. Neben demVerbuchungsproblem stellt sich die Frage nach ihrer Beobachtung. Hier dürfte eincomputerisiertes System eine effektiv e Verwaltung gewährleisten und ein Link mit
laufenden Verträgen, der Best ellung der Bürgschaften und deren Streichung aus den
Konten bei Auslaufen oder Kündigung schaffen.
Die dafür zu treffende Maßnahme beinhaltet:– die Analyse der Eventualforderungen und –verbindlichkeiten, die gemäß den
internationalen Rechnungs führungsstandards einbezogen werden müssen;
                                                
11 Siehe vollständige Definition in IAS 37.
21– die Registrierung dieser Transaktione n in das Rechnungsführungssystem direkt
in das Kontensystem oder über ein l okales Informationssystem, durch die
anweisungsbefugten Dienststellen unter Verwendung „außerbilanzieller
Bilanzkonten“.
– Anpassung dieser Registrierungen, für die keine Haushaltslinie existiert, durch
Änderungen des Systems und des Rechnungsführungsrahmens. Diesen„außerbilanziellen Bilanzkonten“ wird di e neue Kategorie „0“ zugewiesen.
Auswirkungen für die GDs
Die GDs werden in Zukunft für die Ermittlung, Verwaltung und regelmäßige Eingabe
der Eventualforderungen und –verbindlichkeite n in das Kontensystem verantwortlich
sein.
Die Verwaltung der Bankbürgschaften wird  regelmäßig zusätzlic he Arbeiten mit sich
bringen, gleichzeitig aber auch eine syst ematischere Anwendung dieses Verfahrens zur
Rückforderung von Mitteln aus Vo rfinanzierungen ermöglichen.
I.5.2.4  Verwaltung und Eintragung von Vorfinanzierung, Abschlags- und
Abschlusszahlungen
Im Verlauf ihrer Aktivitäten gewähren die Europäischen Gemeinschaften Dritten eine
Vorfinanzierung, um diese mit Liquidität auszustatten. Das Clearing erfolgt entwederdurch Zwischenzahlungen, Abschlusszahlungen oder durch Rückforderung
12.
Um ein solides Management der auf diese Weise gewährten Finanzmittel sicherzustellen
und ein klares und vollständiges Bild von der finanziellen Lage, wie sie sich in den
Konten darstellt, zu erhalten, müssen die Daten in das computerisierteRechnungsführungssystem übertragen werden. An  dieser Stelle sei dabei daran erinnert,
dass eventuell gewährte Vorfinanzierungen  in den Haushaltskonten einem Clearing zu
unterwerfen sind. Bei Übernahme der R echnungsführungsstandards legt der
Rechnungsführer die Vorfinanzierung fe st, die auf der Haben-Seite der Bilanz
ausgewiesen werden muss.
Ist die Vorfinanzierung durch erfolgreiche Rückforderung zurückgezahlt, muss zwischen
Ausgaben- und Einnahmenumfeld ein Link hergestellt werden.
Um ein vollständiges Bild von der Lage bezü glich Vorfinanzierung zu erhalten, müssen
neue Verträge eine Bestimmung enthalten, die den Auftragnehmer verpflichtet, derKommission regelmäßig Berichte über die In anspruchnahme einer Vorfinanzierung zu
übermitteln. Ziel ist es, Änderungen in der Vorfinanzierung aus den Konten heraussichtbar zu machen.
Auswirkungen für die GDs
Um sicherzustellen, dass die Vorfinanzieru ng in den Konten korrekt verbucht und
verrechnet wird (“clearing”), muss bei jeder Abschlags- und/ oder Abschlusszahlung der
Anteil angegeben werden, den diese Za hlung an der Vorfinanzierung hat.
                                                
12 Artikel 81 der Haushaltordnung und Artikel 102 der entsprechenden Durchführungsverordnung
22Ein detailliertes Verfahren für das „Cleari ng“ einer Vorfinanzierung wird von der GD
sobald wie möglich in die Praxis umge setzt. Die GD haben jedoch bis spätestens
1. Januar 2005 eine Frist zur Aufstellung der Er öffnungsbilanz für a lle derzeit laufenden
Vorfinanzierungen. Dadurch wird es möglich, auf den Konten ein vollständiges Bild zum
Stand der Vorfinanzierung von 2005 zu geben.
I.5.2.5  Herstellung eines Link zwischen dem Zentralen Rechnungsregister und den
Konten
In Rahmen des derzeitigen Systems ist ei n Zentrales Rechnungsregister geschaffen
worden. Jeder Zahlungsauftrag wird aus de r eingegebenen Rechnung generiert. Diese
Möglichkeit, die die Überwachung der Zahl ungsfristen erleichtert, wird bei dem
Übergang zum Grundsatz der Periodenr echnung für Belastungen und Schulden eine
wichtige Rolle spielen.
Das Zentrale Rechnungsregister ist in die allgemeinen Konten zu  integrieren, damit die
Schulden auf den Konten ersche inen, sobald sie entstehen.
In diesem Zusammenhang ist festzustelle n, dass der Begriff „Rechnung” in der
Kommission in einem weiteren Sinne an gewendet wird und nicht schlechthin
Rechnungen von Dritten meint. Er bezieht sich auf jede Zahlungsanforderung, die
schließlich zur Auszahl ung von Finanzmitteln führt.
Ganz allgemein lässt sich sagen, dass alle  Ausgaben im Zentralen Rechnungsregister
verzeichnet sein müssen. Es wird keine Zahl ung autorisiert, wenn dafür nicht vorher eine
Forderung registriert worden ist. Ausnahmen von dieser Regel werden für spezielle Fälle,wie z. B. bei Gehältern für das Personal, festgelegt
13.
Die Registrierung der Zahlungsaufforde rungen im Zentralen Rechnungsregister
ermöglicht es, dass hier vollständige Anga ben zu dem Gesamtbetrag vorliegen, den die
Kommission Dritten schuldet. Gleichzeitig wird es dadurch möglich, dass Forderungen,die in den allgemeinen Konten re gistriert sind, im Zeitpunkt der Zahlung
(Geschäftsvorfall) aus dem Haushalt ausgeglichen werden.
Der Saldo der Zuliefererkonten schließt daher die noch offe nen Zahlungsforderungen ein.
In diesem Zusammenhang sollte auch erwähnt werden, dass das derzeitige, auf
Bankkonten basierende „third-party file” in ei n "supplier file” (Zuliefererdatei), die sich
auf rechtliche Einheiten gründ et, umgewandelt werden muss (siehe Punkt I.5.2.6).
Auswirkungen für die GDs
Es gilt als allgemein akzeptierte Regel, dass der Kommission eine offizielle
Zahlungsaufforderung übersandt werden muss.  Dabei ist die Registrierung im Zentralen
Rechnungsregisters obligatorisch.
Zu der Frage, was in speziellen Bereichen als Äquivalent einer „Zahlungsaufforderung”
Verwendung finden kann, müssen noch Regeln festgelegt werden.
                                                
13 Ob die Anwendung des "Zentralen Rechnungsregisters" bei Zahlungen von Delegationen möglich ist, ist
noch zu überprüfen.
23Die GDs haben sicherzustellen, dass die in das Rechnungsregister eingetragenen Daten
genau mit den zugehörigen unterstütze nden Dokumenten übereinstimmen. Sie können
die Daten entweder direkt in das Zentrale Rechnungsregister oder mittels eines Interface
in ihren lokalen Systemen eingeben.
Die GD Haushalt wird den Link zwischen dem Zentralen Rechnungsregister und den
Konten herstellen. Sie wird die anderen GDs mit den notwendigen Programmen zumAbgleich zwischen Haushaltsvollzug (k assenbasiert) und den allgemeinen Konten
(periodengerecht) und zur Ermittlung der noc h nicht an die einzelnen Zulieferer
gezahlten Rechnungsbeträge ausstatten .
Die Benutzung des Zentralen Rechnungsregi sters wird für Ausgaben obligatorisch
werden. Ausgenommen davon si nd nur bestimmte spezielle Fälle, in denen zwischen
dem Eintreten des Geschäfts vorfalls und dem Ausgleich der Schuld nur ein sehr geringer
Zeitraum liegt.
I.5.2.6  Außenstände („receivables“) sowi e Kunden- und Zulieferer-Files
Jeder Zahlungsanspruch („am ount receivable”), der als unstrittig ermittelt wird, ein fester
Betrag ist und die Fälligkeit erreicht hat,  muss geltend gemacht und realisiert werden.
Zur Zeit wird der entsprechende Eintrag über „recovery orders“ (RO) hergestellt.
Daher wird es notwendig sein, zwis chen den verschiedenen Arten von
Zahlungsansprüchen und den in Frag e kommenden Dritten zu unterscheiden.
Dazu ist eine kritische Analyse erforderlic h, da das derzeitige Rechnungsführungssystem
zu Doppeleinträgen führt, die im Zeitpunkt  des Kontenabschlusses wieder beseitigt
werden müssen.
Analysiert werden die Rechnungsführungsvorgänge für Zahlungsansprüche analysieren.
Dabei werden verschiedene Arten von RO da raufhin untersucht, ob sie einen Anspruch
an Eigenmittel, einen Anspruch in Form eines im Rahmen des freien Wettbewerbsverhängten Bußgeldes, einen Anspruch au f Rückforderung eines Betrages von einem
Dritten (z. B. von eigenen Bediensteten) ode r einen Anspruch auf Rückzahlung eines
Darlehens konstituieren.
Eine Unterscheidung ist auch zwischen den verschiedenen Arten von Kunden
erforderlich. Dabei könnte es sich um ei nen echten „Kunden“ handeln, der einen
Geldbetrag an die Kommission zahlt (wie im Fa lle des Bußgeldes) oder auch um einen
„Zulieferer“, dem die Kommission einen Be trag für die Implementierung eines
Programms gezahlt hat und der ungenutzte M ittel an die Kommission zurück überweisen
muss.
Die Behandlung dieser verschiedenen Arten von Dritten ist in die Analyse
einzubeziehen. Dabei werden die Zulieferer und die Kunden in einer oder mehreren Files
enthalten sein. Innerhalb dieses Rahmens werden Dritte durch ihre Rechtspersönlichkeitcharakterisiert. Derzeit basiert das entspr echende File auf den Bankkonten der Partner.
Auswirkungen für die GDs
Die GDs müssen den Typ von „receivabl es” und den Typ von Dritten, die bei der
Einbringung eines Rückforderungsantrags involviert sind, angeben.
24Das derzeitige “third party file” muss auf eine Weise angepasst werden, dass die Partner
der Kommission, die den Charakter einer Rechtspersönlichke it haben, einbezogen
werden können. Die derzeitige Datenbank de r Vertragsnehmer (Icon-DB) ist ebenfalls
anzupassen, um eine Dublizier ung der Daten zu vermeiden.
I.5.3 Organisation der internen Kontrolle von Rechnungsführungsdaten
I.5.3.1  Ausweitung der internen Kontrolle in  den einzelnen GDs auf Aspekte der
Rechnungsführung
Ein wichtiges Instrument zur Gewährleistung  der Finanzdaten ist die Integration der
Transaktionen in den Rahmen der internen Kontrollen. Im Kontext mit der Reform wirddie interne Kontrolle im weiteren Sinne als die Globalität der Strategien und Verfahren
definiert, die von dem Management der Ei nrichtung konzipiert und implementiert wird,
um insbesondere den Schutz von Vermögensw erten und Informationen, die Qualität der
Buchungen und die fristgemäße Erze ugung von zuverlässigen Finanz- und
Managementdaten sicherzustellen.
Diese Qualität der Aufzeichnungen für die Rechnungsführung wird nicht nur auf die
jährlich konsolidierten Konten zurückgeführt, sondern auch auf die Jahreserklärung und
den jährlichen Tätigkeitsberich t. Damit haben die Generaldirektoren und die Leiter der
Dienste mit hinreichender Begründung zu ve rsichern, dass die Ressourcen für den
vorgesehenen Zweck und entsprechend den Grundsätzen eines solidenFinanzmanagement (Wirksamkeit, Effizien z, sparsames Vorgehen) verwendet worden
sind und dass die internen Kontrollsysteme di e Legalität und den regu lären Charakter der
zu Grunde liegenden Tran saktionen garantieren.
Hier eine nicht erschöpfende Liste von Maßnahmen, in die die
Rechnungsführungsdimension einzubeziehen ist:
– Der Prozess-Leitfaden, entwickelt vom Zentralen Finanzdi enst und betreffend
die Rechnungsführung und die Finanzbe richterstattung, wird Fragen im
Zusammenhang mit der Modernisierung  des Rechnungsführungsrahmens in
diese Risiken und in entsprechende Maßnahmen zu deren Abschwächung
berücksichtigen müssen.
– Die Vertretungspläne des Anweisungsbefugten durch Delegierung unter
Unterdelegierung müssen an das m odernisierte Rechnungsführungssystem
angepasst werden.
– Das künftige System muss eine max imale Qualität der in das System
eingegebenen Daten garantieren und somit die interne Kontrolle verstärken;
– Die Selbsteinschätzung im Kontext der internen Kontrolle und Risikobewertung
muss diese geänderten Leitlinien, di e Prozess-Handbüche r und alle damit
zusammenhängenden Verfahren einschließen;
– Die von den GDs durchgeführten Ex-ant e-Kontrollen müssen den durch die
Modernisierung des Rechnungsführun gsrahmens erneuerten Kontext mit
einschließen.
25I.5.3.2  Unterstützende Materialien für Bilanzsalden durch Inventarlisten
Mit Blick auf die internen Kontrollen zur Si cherstellung der Rechnungsführungsdaten ist
es außerordentlich wichtig, dass die Salden aller Konten durch Inventarlisten unterstütztwerden.
Im Kreise der Wirtschaftsprüfer herrscht allgemeiner Konsens darüber, dass jede Einheit
mindestens einmal im Jahr ein Listing, Checking, eine Untersuchung und Bewertung
vornehmen muss, um zu de m gewählten Termin eine vollständige Inventarliste all ihrer
Vermögenswerte und Titel jedweder Art, Schulden, Obligationen und Zusagen aller Art,
die im Zusammenhang mit ihren Aktivitäten sowie der ihnen zugewiesenen Eigenmittelstehen, aufstellen kann. Diese Liste sollte dahe r nicht allein auf physische Lagerbestände
beschränkt bleiben.
Zusammen mit dem Journal und de m Hauptbuch ist das Lageri nventarverzeichnis eines
der Bücher, die laut der einschlägigen Ri chtlinien und der nationalen Gesetzgebung zur
obligatorischen Ausstattung des heutigen Rechnungswesens gehört.
Das Lagerinventarverzeichnis schließt die Inventarlisten und die Bewertungsregeln ein.
Inventarbezogene Operationen haben zwei Aspekte.
– Physischer Aspekt: Nachweis de r Existenz von Aktiva und Passiva;
– Qualitativer Aspekt: der den verschiedenen Positionen zugeordnete Wert,
Abschreibungen oder Wertberichtigungen sind aufzuzeichnen usw.;
Die Daten zu den Vermögensgütern und Verbindlichkeiten der Institution werden in der
Regel in drei verschiedenen Dimensionen dargestellt: Realität, Management-Datenbank
und Konten.
– Realität : physische Güter und die Eigentumstitel, Verträge und
Vereinbarungen, Entscheidungen der Kommission, Urteile des Gerichtshofs
usw;
– die Datenbank: muss alle für die Zwecke de s Finanzmanagements und der
Rechnungsführung erforderlichen Date n wie Termine, Inventarnummern,
Zulieferer, Beschreibungen, unterstütze nde Dokumente, Auftragsscheine usw.
enthalten;
– die Rechnungen: tägliche Buchung von Transa ktionen und Kontensalden.
Ein konkretes Beispiel ist in Anhang B dargestellt.Der zur Zusammenstellung der I nventarliste erforderliche An satz schließt den Abgleich
dieser drei Dimensionen ein. Eine brauchba re Inventarliste ist dann gegeben, wenn die
Transaktionen regelmäßig in den oben angegebenen drei Dimensionen miteinanderverglichen werden und wenn sie als Grundlage für die Buchung von Anpassungen zurKorrektur eventuell festgestellter Diskrepanzen verwendet wird
14.
                                                
14 Die Durchführungsbestimmungen zur neuen Haushaltsordnung sehen ein dreijähriges
Überprüfungsprogramm für die Inventarprüfungen vor. Artikel 224 - Inventarprüfungen - (Artikel
26Derzeit haben weder die anweisungsbefugte n Dienststellen noch die Rechnungsführer
gleichzeitigen Zugang zu allen drei Dimensionen. Die anweisungsbefugten Dienststellenhaben Zugang nur zu „Realität“ und zur Datenbank (Bewertungen werden in den
Datenbanken nur selten abgespeichert. Die Rechnungsführer haben Zugang nur zu den
Bilanzen und Transaktionen im Hauptbuch und im Journal und müsse n mitunter Daten in
den Konten buchen, die mit dem Rechnun gswesen zu tun haben und aus den
Inventarlisten des Manageme nt kommen. Die gemeinsame Nutzung und das Überprüfen
von Daten ist einer der Schlüsselfaktore n für zuverlässige Kontenabschlüsse.
Was dies für die GDs bedeutet
Die Grundlage zur Festlegung von Regeln zur Bewertung der verschiedenen Aktiva und
Passiva ist in Punkt I.5.1.1. „Festlegung de r Rechnungsführungsstandards, die von den
Europäischen Gemeinschaften anzuwenden  sind“ beschrieben: Die GD Haushalt wird
einen Mindeststandard für interne Kontro llen einrichten: vorz ubereitende Dokumente,
autorisierte Personen, Doppe lerfassung, Stopp von Ein- und Ausgabe von Bestandsdaten
während der Inventur usw.
Die anweisungsbefugten Dienststellen br auchen den Zugang zum Hauptbuch, um die
Salden und Transaktionen für die von ihne n verwalteten Vermögensgüter jederzeit
prüfen zu können. Konkreter  gefasst, müssen die GDs:
– die Inventarliste der physischen Güter bestimmen, die sie für die zur Aufstellung
der Eröffnungsbilanz für die versch iedenen Forderungen und Verbindlichkeiten
sowie Eventualforderungen und –verbindlichkeiten brauchen;
– innerhalb der GD nach vorheriger Selbsteinschätzung der mit der Bewertung
ihrer Aktiva und Passiva verbundenen Ri siken spezielle Inventurverfahren
einrichten;
– im Kontext der für die internen Kontro llen geltenden Standa rds die Aufteilung
der Pflichten zwischen denen, di e Transaktionen genehmigen, die
Verantwortlichen für den Schutz der Ak tiva und die Verantwortlichen für die
Inventarlisten zu untersuchen.
I.5.3.3  Zertifizierung lokaler Systeme
Artikel 61 der neuen Haushaltsordnun g bestimmt, dass der Rechnungsführer
verantwortlich ist für die Festlegung und Validierung der Rechnungsführungssysteme
und gegebenenfalls die Validierung der vom  Anweisungsbefugten definierten Systeme,
die zur Produktion oder Begründung von Rec hnungsführungsdaten verwendet werden.
Wenn Finanzmanagement-Systeme, die vom Anweisungsbefugten entwickelt worden
sind, Daten für das Rechnungswesen der Kommission liefern oder wenn sie Daten
begründen sollen, muss der Rec hnungsführer seine Zustimmung zu diesen Daten sowie
auch zu entsprechenden Änderungen geben.
                                                                                                                                                
138 der Haushaltsordnung): Die von den Institutionen vorgenommenen Inventarprüfungen haben
auf eine Art und Weise zu erfolgen, dass sichergestellt ist, dass jeder Posten physisch existiert und
dem entsprechenden Eintrag im Inventar entspricht. Derartige Überprüfungen sind im Rahmeneines dreijährigen Überprüfungsprogramms vorzunehmen.
27Der Rechnungsführer ist auch bei der Fe stlegung und Änderung der Systeme für
Inventuren und für die Bewertung von Aktiva und Passiva und Verbindlichkeiten durchdie Anweisungsbefugten zu konsultieren.
Derzeit erfolgt die Validierung durch die Validierung der Schnittstellen zwischen den
lokalen Systemen und das zentrale System. Im Jahr 2005 wird der Rechnungsführer die
Kapazität der von den lokalen Systemen für da s zentrale System be reitgestellten Daten
zu überprüfen haben. Danach wird das zentra le System keine Daten von nicht validierten
lokalen Systemen mehr akzeptieren.
Für den Umgang mit den Daten zeichnet der Anweisungsbefugte verantwortlich. Der
Rechnungsführer benötigt Daten, die vollstä ndig, zuverlässig und erforderlich sind, um
die Jahresabschlüsse nach den neuen St andards, die auf den Prinzipien der
Datenintegration und des "accrual a ccounting" beruhen, zu erstellen.
Auswirkungen für die GDs
Die GD Haushalt muss innerhalb der Kommission die verwendeten lokalen Systeme, die
durch den Rechnungsführer zu  validieren sind, ermitteln. Zu diesem Zweck sollte die GD
Haushalt über die zur Zertifizierung dieser  Systeme erforderlichen Audit-Ressourcen
verfügen. Die Zertifizierung von lokalen Systemen wird grundsätzlich von externen
Audit-Firmen vorgenommen.
Die GDs haben sicherzustellen, dass ihr jeweiliges lokales System rechtzeitig so
angepasst wird, dass es die für den neue n Rechnungsführungsrahmen erforderlichen
Daten liefert, der vorab und mit genügendem  Zeitabstand von der GD Budget definiert
wurde.
I.5.3.4  Bereitstellung von Rechnungsführungsdaten durch die GDs
Die anweisungsbefugten GDs sollen für ihre Buchungsvorgänge voll verantwortlich sein.
Die Dienststellen müssen Zugang zu Mana gement-Informationen hoher Qualität haben,
die genau, eindeutig, nützlich, leicht zugänglich, vollständig und aktuell sind.
Der Jahresbericht jeder GD muss sowohl  deren jährliche Jahresrechnung und eine
Erklärung des Generaldirektors enthalten, nach der angemessene interne Kontrollenvorgenommen werden und die Mittel für de n vorgesehenen Zweck verwendet worden
sind.
Neben den Managementda ten wird zur Begründung aller Bilanzkonten durch
Inventarliste eine Aufgliederung de r Kontensalden durch die zuständige
anweisungsbefugte Abteilung benötigt. Das zu installierende System wird deshalb
zulassen müssen, dass die Saldier- und Rec hnungsführungstransaktionen durch den
Anweisungsbefugten aufgeschlüsselt werden.
Auswirkungen für die GDs
Die GDs müssen die erforderlichen Ressour cen für die Analyse und die Leistung von
Unterstützung der Rechnungs führungskosten umschließen.
28Die GD Haushalt stellt den operationellen GDs ein nutze rfreundliches System zur
Verwertung der Rechnungsführungsdaten durch die GDs zur Verfügung. DieAnforderungen der GDs Bereich der Manage ment-Informationen werden berücksichtigt.
I.5.4 Schulung/Sensibilisier ung der Beteiligten
Ein wesentlicher Faktor für das glatte Funktionieren des künftigen Systems ist die
Implementierung geeigneter Weiterbildun gsmaßnahmen und zur Sensibilisierung der
Betroffenen.
Sensibilisierung
Die Arbeiten werden sich nicht nur auf di e technischen Aspekte konzentrieren müssen,
sondern auch auf die Notwendigkeit eine s Rechnungsführungskonzepts in jeder GD.
Wenn der neue Rechnungsführungsrahmen di e gewünschte Wirkung haben soll, kommt
es entscheidend darauf an, dass sich jeder Beteiligte in den operationellen Dienststellender Bedeutung der Erzeugung zuverlässige r und vollständiger Rechnungsführungsdaten
und seiner jeweiligen Zust ändigkeiten in diesem Bereich bewusst wird.
Maßnahmen zur Schärfung des Problembe wusstseins in den Dienststellen der
Kommission sind bereits über das Netz der Verantwortlichen für die finanziellenEinheiten (RUF) und durch die Bildung von Arbeitsgruppen getroffen worden, die dasJuli-Memorandum und die vorliegende M itteilung erstellt ha ben. Die anderen
Institutionen, die Agenturen und die Kommissions dienststellen selbst werden über die
Fortschritte bei diesem Projekt angemessen auf dem Laufenden gehalten.
Schulung
Die erforderliche Schulung deckt verschiedene Bereiche ab.In der Phase des Übergangs zu dem neuen Rechnungsführungsrahmen werden
Zielgruppen von Mitarbeitern mit ähnlichen Qualifikationsanforderungen benannt. Damit
die Teilnehmer ihren Schulungsbedarf selbst ermitteln können, wird eine Übersicht der in
den operationellen Dienstste llen vorhandenen Qualifika tionen aufgestellt und mit der
Liste der im Rahmen der Reform erforder lichen Qualifikatione n verglichen. Diese
können nach Produktion und zu treffenden Maßn ahmen oder auf einer Skala angegeben
werden.
Auf alle Fälle werden zwei Arten von Sc hulungen angeboten: allg emeine Kurse sowie
Aufbaumodule, die auf die sp eziellen Erfordernisse von so lchen GDs zugeschnitten sind,
die mit besonderen Buchungsvorgängen befasst  sind. Durch die Bewertung der Effizienz
der durchgeführten Schulungsmaßnahmen wird  es möglich sein, weitere geeignete
Weiterbildungsmaßnahmen zu ermitteln.
Es wird einer kontinuierlichen Schulung mit gleichbleibendem Tempo bedürfen, um den
durch die Veränderungen bei Methode n und Systemen, Mitarbeitermobilität und
Rekrutierung neuer Mitarbe iter eintretenden Erfordernissen Rechnung zu tragen.
Einstellungen
Der Bedarf an externen Kräften mit Qua lifikationen im Rechnun gswesen muss wegen
der mit der Durchführung von Auswahlverfa hren verbundenen zeitlichen Verzögerung
29rechtzeitig ermittelt werden; die Arbeitsplatzprofile müssen daher unter
Berücksichtigung der im Gange befindlichen Reformen aktualisiert werden.
Netzwerk
Die Bemühungen um eine Sensibilisierung de r Mitarbeiter in den anweisungsbefugten
Dienststellen könnte auch durch eine Reihe neuer Regelungen intensiviert werden. So
könnte in jeder GD ein Rechnungsführungsko rrespondent ernannt und ein Netzwerk von
für die Rechnungsführung verantwortlichen Personen entsprechend dem Vorbild des
Netzwerkes der Finanzdienststellen aufgebaut werden. Eine einfache Art zurBeantwortung der praktischen Fragen, mit denen die leitenden Beamten in ihremArbeitsalltag konfrontiert würden, könnte du rch die Einrichtung eines Help-Desk
„Rechnungsführung” erleichtert werden.
Schließlich wären er hebliche Anstrengungen hins ichtlich der Dokumentation der
Verfahren und des neuen Systems erforderlich.
Auswirkungen für die GDs
Es wird Sache der GDs und anderer betroffe ner Einheiten sein, eine Bestandsaufnahme
der bei ihnen vorhandenen Qu alifikationen zu machen, um ihren Schulungsbedarf zu
ermitteln und über die optimale Art der Dec kung dieses Bedarfs zu entscheiden. In
diesem Zusammenhang sollten folgen de Punkte angeschnitten werden:
– Es ist günstiger, die Fluktuation der Mita rbeiter in der Phase der Umsetzung der
Reform von vornherein einzukalkulieren, da dieser Faktor Auswirkungen auf
die Schulung hat und zu Verzögerungen bei der Einführung des Systems führen
könnte.
– Es sollte versucht werden, ein integr iertes Schulungskonzept zu wählen, das
Teilnehmer aus verschiedenen Sektor en zusammenführt und ihnen damit die
Möglichkeit eröffnet, ihre Erfahr ungen und Kenntnisse auszutauschen.
30II TEIL II : IT-SYSTEM
II.1 Derzeitige Lage
II.1.1  Beschreibung des derzeitigen Systems
Der zentrale Bedarf der Kommission an Finanzmanagement- und
Rechnungsführungsleistungen wird von eine m zentralen Computersystem (SINCOM2)
bedient, das erstmals 1997 eingerichtet und 1999 auf alle Dienststellen der Kommission
ausgedehnt worden ist. Die Architektur di eses Systems ist komplexer Natur und umfasst
praktisch drei verschiedene Systeme, die sowohl untereinander als auch mit densektoralen Systemen der mittelbewirtschaf tenden Dienststellen verbunden sind und deren
Funktion vor allem darin besteht, für de n Managementbedarf i nnerhalb des Sektors
aufzukommen. Diese Systeme können zur In itiierung von Finanzgeschäften genutzt
werden.
SINCOM 2 umfaßt zwei über eine Schnittstelle angeschlossene zentrale Systeme, mit
denen den Anforderungen unterschied licher Nutzer entsprochen wird:
– SAP R/3 wird von den Dienstste llen des Rechnungsführers und vom
Finanzkontrolleur benutzt. Es ist das amtliche Rechnungsführ ungssystem der
Kommission, in dem die Haushalts- und di e allgemeine Buchführung sowie
auch das „Treasury-Management“, die Validierung Dritter, Rückflüsse und der
Zahlungsverkehr über das SWIFT-Netz untergebracht sind; und
– Si2 ist das Tool des Ha ushaltsmanagements für die anweisungsbefugten
Dienststellen. Die Generaldirektionen ge ben die Transaktionen entweder direkt
oder indirekt – durch Transfer von den sektoralen Computersystemen über eine
Standardschnittstelle - in das Si2-System ein. Sämtliche Transaktionen -unabhängig von ihrer Herkunft - müsse n vom Anweisungsbefugten vor dem
Transfer in das SAP-System  in Si2 validiert werden.
Die derzeitige Systemarchitektur wird ergä nzt durch die Berichterstattungs-Funktionen,
die das „Data Warehouse“ bereit stellt. Dazu  ist ein „Warehouse“ für Haushaltsdaten
geschaffen worden, das Daten aus dem Si2-System enthält und von den
anweisungsbefugten Dienststellen verwe ndet wird. Die gesetzlich vorgeschriebene
Berichterstattung durch den Rechnungsführ er erfolgt auf der Grundlage von SAP-Daten,
die in das „Warehouse“ für Rechnungsführungsdaten kopiert werden.
Offizielles Rechnungsführungssystem de r Kommission ist das Standard Accounting
Package (SAP). Mit Hilfe dieses Systems generiert die Kommission ihreJahresabschlüsse. Die Kommission hat im Hinblick auf das Projekt SINCOM2
entschieden, ein System (Si2) zu entwickel n, in das die betreffenden Dienststellen ihre
Transaktionen ohne weitere de taillierte Buchführungseingaben vor deren Genehmigung
eingeben und an das zentrale Rechnun gsführungssystem übermitteln können. Da
unterschiedliche mittelbewirtschaftende Dienststellen nach unterschiedlichen sektoralen
31Vorschriften operieren, gibt die derzeitige  Systemarchitektur den Dienststellen die
Möglichkeit, ihre eigenen sektoralen In formationssysteme zu entwickeln und ihre
Transaktionen (über eine Standardschnittstelle unter Befolgung strikter Vorschriften) vondiesen Systemen auf Si2 zu transferieren, wo die Anweisungsbefugten ihre Zustimmunggeben müssen. Nach den Festlegungen der neuen Haushaltsordnung sind diese sektoralen
Systeme vom Rechnungsführer in Zukunft zu validieren.
II.1.2  Notwendigkeit der Schaffung eine r Funktion für die Periodenrechnung
SINCOM 2 wurde entwickelt, um die Erst ellung von Abschlüssen auf Kassengrundlage
in Übereinstimmung mit den Standardpraktiken des öffentlichen Bereichs zur damaligenZeit zur ermöglichen. Folglich können mit dem System keine Periodenrechnungen
erstellt werden, so wie dies von der Haus haltsordnung ab 2005 verlangt wird. Deshalb
muss sowohl ein Rechnungsführungsrahmen - wie in Teil 1 der Mitteilung dargelegt -
ausgearbeitet, als auch eine Funktion in  das EDV-Rechnungsführungssystem zur
Unterstützung dieses Rahmens eingeführt werden.
Auch wenn viele erforderliche Rechnungsf ührungsinstrumente in SAP vorhanden sind,
bilden sie derzeit nicht Bestandteil der Umsetzung der SAP durch die Kommission. Die
Instrumente, die zur Unterstützung der Pe riodenrechnung einzuführen sind, umfassen ein
Inventarsystem und Hauptbücher für Kunden und Lieferer. Die Umsetzung wird von den
Regeln abhängen, die der Rechnungsführer  im Rechnungsführungsrahmen festlegt.
II.1.3  Die Frage der Stetigkeit („consistency“) zwischen den Teilsystemen
Im Rahmen der derzeitigen Systemarchitekt ur werden die Daten zwischen Si2 und SAP
mit festen Datenflussraten übertragen. Wenn an einer Transaktion in einem SystemVeränderungen vorgenommen werden, läuft dieser Prozess synchron auch im anderen
System. Die Ausstattung mit einer Schnittstelle macht allerdings das Auftreten vonInkonsistenzen zwischen den Systemen mög lich, da in beiden Systemen die gleichen
zentralen Daten für die Haushaltsbuchführung  vorhanden sind und auch verarbeitet
werden – dies hat Auswirkungen z. B. dort,  wo die automatische Synchronisation nicht
richtig funktioniert oder wo bestimmte Berechnungen (z. B. für die Neubewertung
gebundener Mittel) in beiden Systemen getrennt voneinander vorgenommen werden.
Seit der Lancierung von SINCOM 2 und insb esondere im Lichte der Dezentralisierung
der Verantwortung als Teil des Finanzreform prozesses haben sich die Nutzer besorgt
über die Konsistenz der Daten von Si2, zu denen sie Zugang haben, und den zentralen
Rechnungsführungsdaten in SA P geäußert, zu denen sie keinen Zugang haben. Zur
Prüfung dieser Frage hat die Kommission ein Qualitätssicherungsprojekt lanciert. Dieerste Phase besteht darin, die Date n von Si2 und von SAP für das Jahr 2001
abzustimmen. Dabei hat sich ge zeigt, dass die beiden Systeme konsistent sind, d.h. die
Systeme waren bei den Verpflichtun gen, Zahlungen und Einnahmen vollständig
aufeinander abgestimmt. Das Projekt hat zu einer Verbesserung der Synchronisierung derbeiden Systeme geführt.
32Nach dem Erfolg des Qualitätssicherungspr ojekts für das Haushaltsjahr 2001 hat die
Kommission Tools entwickelt, die ihr ei nen Vergleich mit de m Haushaltsjahr 2002
ermöglichen werden. Diese Arbeiten laufen zur Zeit. Wenn das zuletzt genannte Projekt
abgeschlossen ist, wird die Kommission eine  reguläre Qualitäts kontrolle vornehmen, mit
der sicher gestellt werden soll, dass Unterschiede sofort nach ihrem Auftretenidentifiziert, untersucht und korrigiert werden. Die genannten Arbeiten und die
Verbesserung des Systems werden weiterg eführt, bis dieses System von der neuen
Systemarchitektur abgelöst wird.
II.1.4  Managementfunktionen
Die Kommission hat als Teil der Finanzreform mit der Entwicklung von
Managementfunktionen begonnen, die neben den reinen Buchungsfunktionen in das
SINCOM2-System integriert werden. Bisher ist ein zentrales Rechnungsregister (das es
den Dienststellen erlaubt, eingegangen e Rechnungen zu registrieren und die
Zahlungstermine zu überwachen) in Betrie b genommen worden. Darüber hinaus ist eine
zentrale Datenbank mit Daten zu Verträgen und Vertra gnehmern (ICON) entwickelt
worden, die zur Zeit auf Pilotbasis in zwei speziell dafür ausgesuchten Bereichenimplementiert wird. Beide Tools sind in SI NCOM2 integriert, und beide verwenden die
Web-Technologie. Die von diesen beiden Sy stemen gestellten Funktionen sind in die
neue Systemarchitektur zu in tegrieren, da Aspekte beider Systeme zur Unterstützung der
Periodenrechnung verwendet werden könne n. Diese Integration muss sowohl auf
funktioneller als auch auf technischer Ebene erfolgen.
Schließlich hat die Kommission selbst auch separate Module entwic kelt, die mit dem Si2
eine Verbindung eingehen. Davon ist vor allem ein Workflow-M otor zu nennen, der das
Sicherheitsmanagement in de n neuen und komplexeren Finanz kreisläufen innerhalb der
mittelbewirtschaftenden Dienstst ellen ermöglicht, die nach  der neuen Haushaltsordnung
erforderlich sind. Dieser Workflow-Motor tr ägt den spezifischen Erfordernissen des
Finanzmanagements in der Kommission R echnung und ist auch in ein jegliches
revidiertes System einzubauen.
II.1.5  Kosten des derzeitigen Systems
Die Entwicklung des Systems SINCOM2 kostete zwischen 1994 und 1997 etwa
10,4 Mio. €; darin eingeschlossen sind die Kost en für die Erprobung, die Erstellung der
Dokumentation und die Schulung bzw. Weiterbil dung der Nutzer. Im Vergleich zu den
Summen, die andere Einrichtunge n in ihre Computersysteme investieren, sind dies relativ
niedrige Beträge. Dieses Budgetvolumen ist durchaus auch mit dem einiger Systemevergleichbar, die zur Zeit von einzelnen Mittel bewirtschaftenden Dienststellen für ihren
eigenen sektoralen Bedarf entwickelt we rden. Die Wartungskosten des Systems
(Neuentwicklungen, Schulung neuer Nutzer usw.) liegen bei etwa 2,6 Mio. € pro Jahr.
33II.2 Die Lage in den Mitgliedstaaten
Wie in Abschnitt I.3 erwähnt betreibt die Kommission diese Umstellung auf die
Periodenrechnung („accrual accounting“) nicht allein; in den meis ten Staaten Europas
wird ein solcher Übergang zumindest erwogen.
Um den Übergang zur Periodenrechnung ab zustützen, führen die Verwaltungen der
Mitgliedstaaten neue rechnerg estützte Finanzmanagement- und
Rechnungsführungssysteme auf nationaler und lokaler Ebene ein. Di ese Systeme basieren
stets auf externer Software, da die In-hous e-Entwicklung von Systemen nicht mehr als
Lösung betrachtet wird. Hauptgründe für die Anschaffung externer Software:
– Sie bieten mehr Flexibilität als bisher und können bedarfsrgerechtr angepasst werden;
– Die Gesamtkosten für ein externes Softwarepaket werden niedriger eingeschätzt als
In-house-Entwicklungen;
– Die Verwendung von Standardsoftware er leichtert die Harmonisierung mit den
Systemen der einzelnen Mi nisterien oder Abteilungen.
Diese Software wird stets durch zusätzlic he spezielle Funktionen ergänzt, die im
Durchschnitt ein Viertel der Systemf unktionen ausmachen. Die verbleibenden
erforderlichen Funktionen werden durch sp ezielle Sonderentwicklungen oder Software
oder durch sogenannte "legacy systems" gest ellt, d.h. bestehende Systeme, die bereits
überprüft wurden und bei denen sich die Or ganisation entscheidet, sie beizubehalten und
in die neue Systemarchitektur zu integriere n. Da großer Wert darauf gelegt wird, einen
bedeutenden Teil der Systemf unktionen außerhalb der Software zu stellen, wird darauf
geachtet, dass die Systeme leicht vernet z- und intergrierbar sind. Die webbasierte
Technologie wird nunmehr zum Sta ndard für diese Entwicklungen.
Projekte zur Umstellung auf Periodenrec hnung können zeitaufwändig sein und erhebliche
Ressourcen erforderlich machen - Projektg ruppen umfassen in der Regel 20 bis 50
Personen, mitunter sogar bis zu 200 Pers onen. Ein DV-System kann innerhalb von 18
Monaten einsatzbereit sein; die vollständige Verwirklichung des Gesamtprojekts,einschließlich der Anwendung der Rechnun gsführungsregeln, nimmt im allgemeinen
sechs bis zehn Jahre in Anspruch.
II.3 Betrachtung der Optionen für das zukünftige System
Welches System letzten Endes auch immer gewählt wird, sind bei dieser Wahl einige
wesentliche Grundsätze zu beachten. Die Erfahrungen mit SINCOM2 zeigen, dass das
zukünftige Rechnungsführungssystem volls tändig integriert sein muss (d.h.alle
Rechnungsführungsdaten müssen direkt über das System abrufbar sein), unabhängig
davon, ob die Wahl auf ein einzelnes Standa rdpaket oder auf ei n Paket fällt, das von
anderen kompatiblen (entweder auf dem Mark t eingekauften oder für den speziellen Fall
entwickelten) Modulen umgeben wir d. Die Einzelpaket-Lösung ist von essenzieller
Bedeutung für die Kernfunktionen de s Rechnungswesens. Wenn das zentrale
Standardpaket den Bedarf der Nutzer an Management-Funktionen  nicht deckt oder
34wenn die Nutzung der dafür entwickelten F unktionen nicht kostengünstig ist, könnte die
Kommission überlegen, ob sie nicht im Hi nblick auf die besagten Erfordernisse
zusätzliche Software erwerben oder ihre Systeme selbst entwickeln sollte, stets unterBeachtung der Grundsätze der Integration und Interoperabilität. Wenn die Bedürfnisse
eher sektoraler als allg emeiner Natur sind, könnten si e durch die Entwicklung oder
Beibehaltung sektoraler Systeme gedeck t werden, wiederum unter Beachtung der
Grundsätze der Integration und Interoperabilität.
Das neue System muss die „accrua l accounting”-Funktionen, wie sie vom
Rechnungsführer festgelegt wi rd, bereitstellen. Es muss dar über hinaus die Sicherheit und
Zuverlässigkeit der Daten sowie die Einhaltung des gesamten Prüfungspfades
garantieren. Die Anforderungen an das neue  System sind der nachstehenden Tabelle zu
entnehmen.
35Tabelle 1: Hauptanforderungen an das zukünftige Rechnungsführungs-
system
Gewährleistung sämtlicher für die Periodenrechnung („accrual
accounting“) benötigten Funktionen
/g183 Sämtliche für die Periodenrechnung erfo rderlichen Funktionen werden von dem
zentralen Standardsystem abgesichert
/g183 Volle Einhaltung der allgemein aner kannten Rechnungsführungsgrundsätze
Gewährleistung der Datenkonsistenz
/g183 Keine doppelte Verarbeitung der Daten in  den verschiedenen Teilen des Systems
/g183 Beseitigung redundanter Daten und Gewähr leistung der Stetigkeit (Konsistenz)
/g183 Die sektoralen Systeme sind in die Arch itektur des Gesamtsystems einzubeziehen
/g183 Das System muss nahtlos konzipiert sein  – wo spezielle Managementfunktionen
geschaffen werden, müssen diese die Regeln zur Darstellung der Daten beachten undso konzipiert sein, dass die vo lle Kohärenz gesichert ist
/g183 Einhaltung der von der Initiative „e-Kommi ssion“ festgelegten Grundsätze der
Interoperabilität
/g183 Alle Dienststellen sollten Zugang zu den gleichen zuverlässigen Berichtsdaten haben
– das System muss die einzige Que lle für Rechnungsführungsdaten sein.
Gewährleistung einer tatsächlichen Sicherheit
/g183 Der Sicherheitsstandard muss voll gewährleistet sein.
Sonstige Anforderungen
/g183 Die mit dem Übergang zum neuen System verbundenen Risiken sind zu minimieren.
/g183 Vorrang für von einem Standa rdpaket bereitgest ellte zentrale St andardfunktionen
(einschließlich Management -Tools). Andere Lösungen sollen nur dann verfolgt
werden, wenn die Standardpake t-Lösung nicht kostengünstig ist oder dem Bedarf der
Nutzer nicht entspricht.
/g183 Das System ist einfach zu warte n, transportabel und benutzerfreundlich.
Möglichst niedrige Kosten werden nicht als eine Hauptforderung für die neue System-
Architektur angesehen. Das Erge bnis des Projekts muss ein in tegriertes und verlässliches
System sein, d.h. auch wenn das Preis-Leistung s-Verhältnis natürlic h zu gewährleisten
36ist, spielen Kosten bei der Auswahl von Op tionen eine zweitran gige Rolle. Das neue
System muss den Nutzerbedarf decken und so lche Elemente wie „Accrual accounting“-
Funktionen, integrierten Betrie b und strenge Sicherheitsmaßnahmen in sich vereinen. Die
Implementierung eines solchen Systems bei gleichzeitiger Erreichung eines für dieKommission günstigen Preis-Leistungs-Verhältnisses ist Ziel dieses Projekts.
Im Juli-Memorandum sind drei Hauptopti onen für das zukünftige System genannt
worden:
– Weiterverwendung des derzeitigen SI NCOM2-Systems bei gleichzeitiger
weiterer Verbesserung seiner Leistungsfähigkeit;
– Verwendung eines einzelnen Standa rdpakets für alle Funktionen;
– Verwendung von Elementen des derzeitigen Systems, die in einen Prozess der
Entwicklung einer neuen Architektur ei ngehen, die auf dem in der Kommission
bereits verwendeten Standard-Einzelpak et basiert und in der die Daten nur
einmal hochgeladen werden  und die Ursachen für eine Inkohärenz beseitigt sind.
In diesem Teil der Mitteilung wird jede Op tion bewertet und eine Schlussfolgerung zu
ihrer Wünschbarkeit und R ealisierbarkeit gezogen.
II.3.1  Option 1 : Weiterverwendung des derzeitigen Systems
Diese Option würde in der Praxis bedeut en, dass es keine Veränderungen an der
derzeitigen Systemarchitektur gibt – Si2 und SAP würden wie bisher verwendet und es
werden Maßnahmen zur Verbesserung der Synchronisierung der Daten und zurVerstärkung der Sicherheit ergriffen. Natürlich müssten zusätzliche Funktionengeschaffen werden, um den Anforderungen der Periodenrechnung zu entsprechen.Während diese zusätzlichen Funktionen im SAP-System wa hrscheinlich bis zu einem
hohen Grade durch Verwendung bestehender Systemmodule geschaffen werden könnten,
müsste Si2 stark modifiziert werden, um  sicherzustellen, da ss alle nach der
Periodenrechnung ermittelten Da ten auch tatsächlich in das System eingehen.
Dies wäre wahrscheinlich die mit dem geringsten Kostenaufwand zu realisierende
Version, die aber aus zwei Hauptgründen de nnoch nicht empfohlen wird. Zum einen ist
die Architektur des Systems nicht optimal, da  sie sich auf zwei gesonderte durch ein
Interface verbundene Systeme stützt, und zum anderen integriert die Option nicht die
sektoralen Systeme in die Gesamtarchitektur.
Dies sind die Gründe, warum diese Option abgelehnt wird. Dabei versteht es sich jedoch
von selbst, dass weiter an einer Verbesserung  der derzeitigen Architektur gearbeitet
werden muss, bis eine neue Architektur installiert ist. Dies betrifft vor allem dieKonsistenz der Daten und die Sicherheit de s Systems (s. nachfolgend Abschnitt II.4.1).
37II.3.2  Option 2: Ein einzelnes Standardpaket
Die Verwendung eines einzelnen Standardpake ts würde bedeuten, dass die bestehenden
sektoralen Systeme keine Finanzdaten mehr an  das zentrale System weiterleiten dürften.
Alle Ausgabentätigkeiten wären an die Verwendung der Standardfunktionen im Paket
gebunden, d.h. sowohl bei Management- als auch bei Rechnungsführungsfragen. Diese
Option würde das Risiko einer Inkohärenz au sschalten, da alle Nu tzer dasselbe System
auf dieselbe Art und Weise verwenden würden  und ihre eigenen bestehenden sektoralen
Finanzmanagementsysteme wirksam einges tellt würden, da die Funktionen dann vom
zentralen System übernommen würden.
Allerdings ist unklar, bis zu welchem Grade di ese Lösung in der Praxis eingesetzt werden
könnte; dazu sind weitere Untersuchungen e rforderlich. Verschiedene Tätigkeitsbereiche
der Kommission arbeiten nämlich nach spezifischen sektoralen Vorschriften, die vomGesetzgeber erlassen worden sind. Selbst die Haushaltsordnung enthält spezielle und
unterschiedliche Bestimmungen für die einz elnen Sektoren. Ohne diese weiteren
Untersuchungen bleibt unklar, ob dieser unt erschiedliche sektorale Bedarf durch ein
einzelnes Standardpaket gedeckt werden kann.
Daraus ergibt sich, dass die Entwicklun g eines gemeinsamen Verfahrens, das alle
einschlägigen sektoralen Vorschriften berü cksichtigt, geprüft werden müsste. Der Grad
der notwendigen Anpassung würde natü rlich die Durchführbarkeit und die
Kosteneffizienz beeinflussen. Diese Option erscheint zwar auf dem Papier recht attraktiv,doch gibt es eine Anzahl praktischer Aspe kte, die berücksichtigt werden müssen, bevor
entschieden werden kann, ob die Arbeiten in diese Richtung gehen sollen.
Gemäß den Bedingungen der offenen Bescha ffung des SAP-Pakets, das in SINCOM 2
zugrunde gelegt wird, sollte dieses Paket ohne einen weiteren Rückgriff auf den Markt
beibehalten werden, sofern es nur für Rechnungsführungszwecke verwendet wird.
Wenn der Lösungsansatz jedoch auch andere  (Management- und sektorale) Funktionen
abdecken soll, ist es wahrscheinlich, dass ein öffentliches Beschaffungsverfahreneingeleitet werden muss. Dieses Verfahren wäre für jegliches System erforderlich, das andie Stelle von aktuellen Systems treten soll.  Dies wäre der Startschuss für ein neues
Beschaffungsverfahren, das die Einführung eines neuen Periodenrechnungssystems weit
nach 2005 hinauszögern dürfte.
Die ausschließliche Verwendung eines einzel nen Standardpakets würde bedeuten, dass
die unterschiedlichen sektoralen  Vorschriften und Praktiken in die vom Paket geforderten
Standardverfahren integriert werden müsst en. Die Diskussion über diese Option ist noch
nicht abgeschlossen, da es  weiterer Untersuchungen be darf um festzustellen, ob es
möglich ist, alle erforderlichen sektoralen Funktionen in einem einzigen Standardpaket
unterzubringen. Sollten die Untersuchun gen ergeben, dass diese Option nicht
durchführbar oder kostengünstig ist, muss eine  weitere Option in Betracht gezogen
werden.
38II.3.3  Option 3: Ein neues integriertes System
Diese Option unterscheidet sich von Option 2 insofern, als sie davon ausgeht, dass alle
Rechnungsführungsfunktionen vom  zentralen Rechnungsführungspaket erbracht werden,
gleichzeitig aber zulässt, dass spezifische zusätzliche Manageme ntfunktionen nicht im
zentralen Paket vorhanden se in können, und diese dadurch be reitgestellt werden, dass die
sektoralen Systeme in der Gesamtarchitekt ur beibehalten oder we iterentwickelt werden
können. Die Durchführbarkeit dieser Arch itektur und die erforderlichen Maßnahmen
werden im ersten Quartal 2003 analysiert werden. Diese Option sieht vor, dass das
aktuelle Paket für die Zwecke des ursprünglichen Angebots verwendet wird
(Bereitstellung der Rechnungsführ ungsfunktionen. Eine zusätzliche
Rechnungsführungsfunktion könnte durch Ausde hnung des bestehenden Vertrags erzielt
werden. Jede neue Manageme ntfunktion, die in das System zu integrieren ist, könnte
dazu führen, dass man sich an den Markt wenden muss (in Absprache mit der DirektionDatenverarbeitung). Je nach dem Umfang der zusätzlich erworbenen Funktionen könnte
die Option 3 der Option 2 im Endeffekt sehr nahe kommen (was die technischen Aspekte,
den Rückgriff auf den Markt und die Zeit fü r die vollständige Umsetzung anbelangt).
Die in die Gesamtarchitektur aufzune hmenden sektoralen Systeme wären vom
Rechnungsführer gemäß Artikel 61 Absatz 2 der Haushaltsordnung zu genehmigen und
müssten die Grundsätze der Interoperabilität und der Interaktion strikt einhalten, um die
Sicherheit und die Konsistenz der Daten zu  gewährleisten. Diese Option würde Artikel
206 der Durchführungsbestimmungen zur Haus haltsordnung insofern einhalten, als dass
die Rechnungsführung im Rahmen eines integriert en Systems erfolgt, in dem alle für das
Rechnungswesen benötigten Funktionen werden durch das zentrale Sy stem bereit gestellt
würden. Für die Funktionen des Finanzma nagements würde der folgende Ansatz
angewendet:
– Erstens wäre zu prüfen, inwieweit di es innerhalb des aktuellen Paketes
geschehen kann. Wo dies entsprechend dem Nutzerbedarf und zu akzeptablen
Kosten geschehen kann, würden die Funktionen im SAP-Kernsystem
bereitgestellt;
– Zweitens: Wo es nicht möglich ist, den Nutzerbedarf mit dem aktuellen System
ohne zusätzliche Entwicklungen abzude cken, würde die Option der Verwendung
eines Standardpakets geprüft, das voll in das aktuelle System zu integrieren wäre
Erweist sich diese Lösung als kostengünstig, würde sie gewählt.
– Drittens: Wo eine Paketlösung nicht möglich ist, müsste eine Entscheidung
darüber getroffen werden, ob diese Fo rderung von allen Se ktoren geteilt wird
oder ob sie von Natur aus sektoral ist. Unterstützen alle Sektoren diese
Forderung, wird eine eigene Lösung  entwickelt und in di e Gesamtarchitektur
integriert; damit soll vermieden werden, dass einzel ne Dienste in gesonderte
Lösungen investieren müßten;
– Schließlich: Wenn der Bedarf von Natur au s sektoraler Art ist, würden die
verantwortlichen Dienststellen aufgefordert, ihre eigene Lösung zu entwickeln,
39die jedoch die Grundsätze der Inter operabilität voll beachten muss. Diese
Systeme bedürfen der Validierung durch den Rechnungsführer und müsstenaußerordentlich strengen Spezifikationen genügen, um die Kohärenz mit demZentralsystem sicherzustellen.
Bei dieser Option müssen alle Funktionen (unabhängig davon, ob sie vom Kernsystem
oder durch in die Gesamtarchitektur integrie rte sektorale Systeme bereit gestellt werden)
vollständig integriert werden, um die Konsistenz der Daten jederzeit gewährleisten zukönnen. Die Rechnungsführungsfunktionen würden  mittels des aktuelle n Pakets erbracht,
aber unter Rückgriff auf ein "web front end"; Daten aus anderen Systemen, die vom
Rechnungsführer validiert wurden, könnt en auf dem Bildschirm erscheinen.
Der oben genannte Ansatz würde bedeuten, dass ein gemeinsames Zentrales Finanz- und
Rechnungsführungssystem entwickelt werden  soll, das voll integriert und voll kohärent
ist. Es wäre die einzige Quelle  für Rechnungsführungsdaten, die allen Nutzern
zugänglich wären. Um diesen zentralen Kern  herum werden die Systeme arbeiten, die
Managementfunktionen für die sektorale Ebene bieten, die dort einen spezifischen Bedarf
decken, der aber nicht für alle Dienstste llen der Kommission relevant ist. Der zentrale
Kern seinerseits wird geeignete Managementfunktionen für diejenigen Dienststellenbereit halten, die keinen spezifischen  sektoralen Bedarf haben. Um die
Nutzeranforderungen der Mittel bewirtschaftenden Dienststellen zu bewerten, wird mitdiesen eine Prozessanalyse  als Teil der Entwurfsphase  des Systems durchgeführt.
Eine volle Kohärenz wird dadurch gewährleistet, da ss die Daten von den
unterschiedlichen System-Modulen unter Beac htung der Grundsätze der Interoperabilität
benutzt werden. So werden z. B. alle Daten über Mittelzuweisungen und Zahlungen - ob
sie nun aus dem Blickwinkel der sektoralen  Systeme oder aus dem des Kernsystems
betrachtet werden – gleich sein. Alle Nutzer würden tatsächlich dieselben Daten aus densektoralen Systemen oder aus dem Kernsy stem sehen. Zur Gewährleistung der
Datenzuverlässigkeit werden Regeln bezüg lich der Quelle definitiver Daten über die
verschiedenen Phasen des Lebenszyklus einer Transaktion hinweg festgelegt. So ist z. B.
– bevor eine in einem sektoralen Sy stem gestartete Transaktion von dem
Anweisungsbefugten genehmigt wird – die einzige Quelle für zuverlässige Daten zu
dieser Transaktion das sektor ale System (weil diese Transa ktion zu diesem Zeitpunkt im
Kernsystem noch nicht vorhanden ist) . Sobald jedoch die Transaktion vom
Anweisungsbefugten genehmigt und in den Kont en gebucht ist, wird das Kernsystem zur
einzigen Quelle für Finanzinformationen zu  dieser Transaktion. Die Vorgeschichte der
Transaktion im sektoralen System wird fü r Auditzwecke aufbewahrt, doch sieht der
Nutzer – sobald eine Transaktion abgeschlo ssen ist – die Finanzelemente der Transaktion
nur aus einer Position innerhalb des Rechnungsführungs- oder Kernsystems.
Die Vorteile dieser Lösung liegen darin be gründet, dass sie die höchstmögliche Nutzung
eines einzelnen Standardpakets für die Re chnungsführung erlaubt und dabei anerkennt,
dass einige Managementaufg aben von anderen Lösungen effektiver bedient werden
können. Diese Option garantiert kohärente Date n dadurch, dass sie auf jeder Stufe des
Lebenszyklus einer Transaktion definiert, welc hes das Mastersystem ist. Die Nutzer aller
anderen angeschlossenen Systeme können nu r die Masterdaten sehen. Entscheidungen
40darüber, wie diese zusätzlichen Funktione n bereitgestellt werden können, werden von
Fall zu Fall getroffen und hängen von solc hen Faktoren wie Kosteneffektivität und
operationellen Fragen ab. In keinem Falle würde es zugelassen, dass eine Lösung von
außerhalb des zentralen Pakets  die Kohärenz beeinträchtigt. Alle Entscheidungen werden
voll dokumentiert.
II.3.4  Interoperabilität der Systeme
Das Projekt „e-Kommission“ wurde 2001 gest artet, um zu untersuchen, wie die
Informations- und Kommunikationstechnol ogien (IT) zur Verbesserung der
Verwaltungsarbeiten eingesetzt werden könn en. Ein Zwischenbericht zu dem Projekt
stellte 2002 fest, dass der Mangel an In teroperabilität der zentral und sektoral
eingesetzten Management-Informationssyst eme ein Bremsfaktor auf dem Wege zu
höherer Effizienz ist. Der Bericht räumt ei n, dass zur Erreichung einer hohen Qualität in
der Verwaltung eine bessere Zusammenarbe it zwischen den einzelnen Dienststellen
erforderlich ist, spricht aber auch davon, da ss es gegenwärtig nur wenige Anreize für
einzelne Dienststellen gibt, sich in das Ge samtkonzept einzubringen. Der Bericht, der auf
alle Kernsysteme eingeht, nennt die Risiken, die ein Mangel an Interoperabilitätimplizieren kann:
– Dateninkonsistenzen zwischen den ve rschiedenen Informationssystemen;
– Die Daten sind häufig in einem Info rmationssystem gebunden und können nicht
mit anderen Nutzern geteilt werden;
– Die Informationssysteme sind so konzip iert, dass sie eine bestimmte Funktion
erfüllen – ungeachtet des Kontinuums an  Aufgaben, die dem Nutzer gestellt
sind.
Im Juli 2002 erarbeitete die Kommission einen Aktionsplan, der sich auf die Jährlichen
Tätigkeitsberichte und Erklärungen der Ge neraldirektoren und Dienstleiter stützt
(KOM(2002) 426). Aus einigen dieser Erklärungen war klar geworden, dass der Mangelan Interoperabilität der Systeme bei einigen Dienststellen zu Schwierigkeiten mitbestimmten Managementaufgaben führt. In  diesem Zusammenhang und im Hinblick auf
die Absicherung der Datenqualität ist es na türlich von entscheidender Bedeutung, dass
die neue Systemarchitektur, die zur Unte rstützung der Reform des Rechnungswesens
entwickelt wird, die Inter operabilitätsgrundsätze erfüllt.
Das künftige Rechnungsführungssystem muss also Folgendes gewährleisten:
– Der Nutzer sollte einen einzigen Zugang zu den Daten haben, die auf seinen
eigenen Bedarf abgestimmt sind;
– Die Daten werden nur einmal gelade n und stehen den Nutzern dann (unter
Beachtung der Sicherheitsvorschriften) über alle Systemgrenzen hinweg zur
Verfügung;
41– Es wird einheitliche und unverwechselba re Definitionen für jedes Datenfile
geben und diese Definitionen werden von den Systemen geteilt.
Das Erreichen von Interoperab ilität ist sowohl eine techni sche (es muss sichergestellt
sein, dass die für das System verwendete Technologie diesem den Datenaustausch mit
anderen Systemen ermöglicht) als auch eine funktionelle Frage (es muss sichergestelltsein, dass der Nutzerbedarf auch tatsächlich gedeckt wird). Interoperabilität bedeutetauch, dass klare zentrale te chnische und funktiona le Regeln festgelegt werden, die
festschreiben, wie die System e funktionieren und weiterent wickelt werden. Um diese
letztere Forderung zu erfü llen, muss das System so konzipiert sein, dass es die
Arbeitsprozesse aller Nutzer unterstützt. Die Verfahren müsse n so gestaltet werden, dass
alle Rechnungsführungs- und fi nanzdaten, die in anderen Systemen dargestellt werden,
soweit nötig, direkt aus dem Kernsystem kommen.
Daneben sind auch andere Maßnahmen zur Gewährleistung der Interoperabilität zu
beachten – insbesondere die Aufstellung gemeinsamer Grundsätze für dasDatenmanagement (um sicherzustellen, dass de rselbe Begriff seine Bedeutung über die
Systemgrenzen hinaus behält, unabhäng ig davon, ob das jeweilige System eine
allgemeine oder sektorale Ausrichtung hat). Im Einklang mit den Entwicklungen imKontext des generellen Fortschritts bei der Interoperabilität muss das System in der Lagesein, mit einem einzigen Portal auszukommen, durch das die Nutzer in das Kernsystem
gelangen können.
II.3.5  Evaluierung der Systemoptionen
Die nachstehend eingefügte Tabelle enthält eine erste zusammenfassende Einschätzung
der drei diskutierten System optionen. Die verwendeten Krite rien wurden aus Tabelle 1
übernommen.
Tabelle 2: Evaluierung der Systemoptionen hinsichtlich der Hauptanforde-
rungen an das zukünftige Rechnungsführungssystem
Option 1 Option 2 Option 3
Gewährleistung sämtlicher für die Periodenrechnung
(„accrual accounting“) benötigten Funktionen
Sämtliche für die Periodenrechnung erforderlichen Funktionen
werden von dem zentralen Standardsystem abgesichertNein Ja Ja
Volle Einhaltung der allgemein anerkannten Rechnungs-
führungsgrundsätzeNein Ja Ja
Gewährleistung der Datenkonsistenz
Keine doppelte Verarbeit ung der Daten in den verschiedenen
Teilen des SystemsNein Ja Ja
Beseitigung redundanter Daten und Gewährleistung der Stetigkeit Nein Ja Ja
42(Konsistenz) der Daten
Die sektoralen Funktionen sind in die Architektur des
Gesamtsystems einzubeziehenNein Ja Ja
Das System muss nahtlos konzipiert sein – wo spezielle
Managementfunktionen geschaffen werden, müssen diese die
Regeln zur Darstellung der Daten beachten und so konzipiertsein, dass die volle Kohärenz gesichert istNein Je nach Fall Ja
Einhaltung der von der Initiative „e-Kommission“ festgelegten
Grundsätze der InteroperabilitätNein Je nach Fall Ja
alle Dienststellen sollten Zugang zu den gleichen zuverlässigen
Berichtsdaten haben – das System muss die einzige Quelle fürRechnungsführungsdaten sein.Ja bis Ende
2003Ja Ja
Gewährleistung einer tatsächlichen Sicherheit
Der Sicherheitsstandard muss voll gewährleistet sein. Nur
gemeinsame
SystemeJe nach Fall Ja
Sonstige Anforderungen
Die mit dem Übergang zum neuen System verbundenen Risiken
sind zu minimieren.Keine
AntwortNein Ja
Vorrang für von einem Standardpaket bereitgestellte zentrale
Standard-Funktionen (einschließlich Management-Tools).Andere Lösungen sollen nur dann verfolgt werden, wenn die
Standardpaket-Lösung nicht kostengünstig ist oder dem Bedarf
der Nutzer nicht entspricht.Nein Nein Ja
Das System ist einfach zu warten, leicht zu transportieren und
benutzerfreundlich.Nein Je nach Fall Ja
Aus Tabelle 2 ist ersichtlich, dass die Verbesserung des derz eitigen Systems bezüglich
Konsistenz und Sicherheit der Daten – ei ne Maßnahme mit hoher Priorität für das
kommende Jahr - die Grundsätze der Reform  des Rechnungswesens 2005 nicht fördert.
Diese Option kann deshalb als längerfristige Lösung entfallen.
Die Tabelle zeigt auch, dass die Wahl zwis chen den Optionen 2 und 3 schwieriger ist.
Diese Optionen bieten viele ähnliche Vorte ile – der Hauptunterschi ed besteht darin, dass
in Option 2 sämtliche Funktionen innerhal b des Kernsystems untergebracht werden
müssten und es deshalb unsicher ist, ob bestimmte Kriterien von dieser Option
eingehalten werden. Option 2 würde ganz allgemein größere Veränderungen mit sichbringen, die in einem einzigen Schritt zu  implementieren wäre n, d.h. die Daten der
bestehenden sektoralen Systeme müßten  konvertiert und in die neuen Systeme
eingespeist werden, wobei die sektoralen Systeme gleichzeitig zu eliminieren wären. Dies
43würde das mit dem Übergang auf das neue  System verbundene Risiko noch weiter
vergrößern und die Kosten steigern.
Der Vorteil von Option 3 ist, dass ein Höch stmaß an Funktionen (insbesondere sämtliche
für das Rechnungswesen erforderliche F unktionen) vom gemeinsamen Kernsystem
gestellt werden, es aber gleichzeitig möglich ist, dass nicht vom Kernsystembereitgestellte Managementf unktionen anderweitig oder ei nige dieser Funktionen durch
andere integrierte Lösungen eventuell s ogar kostengünstiger bereitgestellt werden.
Option 3 akzeptiert auch die bereits bestehenden sektoralen Systeme, die an den Bedarfder sie benutzenden Dienste an Manageme ntfunktionen angepasst sind. Diese Option
würde eine perfekte Kohärenz ergebe n, da die wichtigsten Buchhaltungsdaten
ausschließlich aus dem ge meinsamen Rechnungsführun gssystem kämen. Strikte
Vorschriften würden sicherstellen, dass alle Systeme, die über eine Schnittstelle mit demKernsystem verbunden sind, die Grundsätze de r Interoperabilität vo ll erfüllen [einschl.
der Verwendung von Standard-Datendefin itionen mit einer Beschreibung sämtlicher
Datenpositionen (Namen, deta illierte Beschreibung/Bedeutung, Format, geltende
Vorschriften) im Verbund mit einem integrierten Data Model].
Die Entwicklung dieser neuen Systemarchite ktur ist für die Kommission ein ehrgeiziges
Unterfangen, so sie dies für jede andere Einrichtung auch wäre. Es kommt entscheidend
darauf, dass die Entwicklung ein Erfolg wi rd. Das Risiko muss daher auf das absolute
Minimum reduziert werden. Die Lösung wird  sich demzufolge auf praxiserprobte und
geprüfte Lösungen stützen, unabhängig davon, ob diese zugekauft oder im eigenen Hauseentwickelt werden. Die Hauptprinzipien, die hierbei respektiert werden müssen, sind die
Integration der Systeme (und damit die Kohä renz der Daten) und eine bleibende und
effektive Sicherheit. An diesen beiden Be griffen wird das Projekt gemessen werden.
Sowohl die zentralen als auch  die sektoralen Systeme müssen interoperabel sein. Daher
muss eine Untersuchung durchgeführt werden, die feststellen soll, wie die für einen
sektoralen Bedarf entwickelten Systeme in das gemeinsame Kernsystem für Management
und Rechnungsführung integriert werden können. Dazu wird insbesondere eine Gruppe
anerkannter externer Experten auf diesem Gebiet sobald wie möglich mit einer Studie zurPrüfung der Optionen 2 und 3 beauftragt werd en (vor allem aber der letzteren Option,
d.h. wie die sektoralen Systeme in die Kernarchitektur integriert werden können). Die
Studie, deren Ergebnisse auch der Direktion Informatik zur Stellungnahme übermitteltwerden, soll die Optionen sowohl aus technischer als auch aus praktischer Sichtbewerten. Im zweiten Quartal 2003 soll da nn ein "Fahrplan" für die Einführung und
Umsetzung der neuen Architektur auf der Grundlage dieser Studie erfolgen und von den
Sachverständigen gutgeheißen werden.
II.4 Erforderliche Massnahmen
II.4.1  Verbesserungen am derzeitigen System
Um sicherzustellen, dass ihr Personal Zugang zu hochqualitativen Finanz- und
Rechnungsführungsdaten hat, muss die Ko mmission die bisherige Funktionsweise des
Systems SINCOM2 parallel zur Entwicklung der neuen Architektur verbessern. Diese
44Verbesserung war 2002 eine Priorität und wird dies auch 2003 sein. Für 2003 sind in
Zusammenarbeit mit externen Experten fo lgende konkreten Maßnahmen vorgesehen:
– die Entwicklung und Implementierung eine r Web-basierten Version des Systems
Si2 zur Verbesserung der Interoperabililtät (auch hier geht die Entwicklungparallel zur neuen Managementf unktion, die innerhalb von SINCOM2
entwickelt wird, nämlich zur ICON-Zu liefererdatenbank und zum zentralen
Rechnungsregister);
– die Beseitigung redundanter Daten durch Schaffung der Möglichkeit,
Buchhaltungsdaten von SAP in der Web-Version des SI2-Systems einsehen zukönnen;
– der Abgleich der SI2- und SAP-Daten für 2002 und die Einrichtung einer
regelmäßigen Datenqualitätskontrolle im System;
– die Entwicklung einer schriftlich zu fixierenden Sicherheitsstrategie für das
Sicherheitsmanagement im System, dessen Forderungen strikt zu beachten sindund das sich auf die besten in ternationalen Normen stützt
15;
– die Festlegung von Regeln für den Einbau von Sicherheitselementen im Stadium
der Entwicklung der neuen Funktionen. Damit soll sichergestellt werden, dassalle künftigen Entwicklungen die Si cherheitsanforderungen voll erfüllen;
– die Entwicklung eines Tools zur Erleic hterung des Manage ments und des Audits
von Zugriffsrechten innerhalb des Systems.
II.4.2  Entwicklung des neuen Systems
Entsprechend der getroffenen Systemwahl wird eine detaillierte Planung erforderlich
sein. Dennoch lassen sich be stimmte gemeinsame Schritte ausmachen, wie sie in Tabelle
3 angegeben werden. Der Zeitplan für die En twicklung des Systems hängt ganz klar von
den Fortschritten in der Ge samtreform des Rechnungswe sens und der Übermittlung von
Nutzerspezifikationen an das Projektteam  ab. Während die Ar beiten zum besseren
Funktionieren des gegenwärtigen Systems fo rtgesetzt werden, bis die neue Architektur
installiert ist, können die neuen Funkti onen erst entwicke lt werden, wenn der
Nutzerbedarf feststeht (wobei es keinen Unterschied macht, ob es sich dabei umBuchführungsvorschriften des Rechnungsführ ers oder um einen Management-Bedarf bei
anderen Nutzern handelt).
Parallel zur Weiterentwicklung des web- basierten Si2 wird die Kommission die
Migration von der gegenwärtigen SAP-Version zu dem neuen Modul – SAP Enterprise –
vornehmen. Der Übergang von der derzeitigen Version SAP 4.0 auf dieses Modul istunabhängig von den Systemänderungen der Kommission auch deshalb erforderlich, weil
                                                
15 U.a. der britische Standard 7799 - Informationssicherheitsmanagementsysteme, Spezifizierung mit
Anleitung für die Benutzung.
45SAP die 4.0-Version Ende 2004 aufgeben wir d. Die SAP Enterprise Version 4.7 bietet
die gleichen Funktionen und ermöglicht zusä tzlich den Zugang zum System mittels eines
web-basierten Ansatzes, wodur ch mehr Flexibilität entste ht. Die ohnehin unvermeidliche
Migration wird letztlich die Implementieru ng eines nahtlos angeschlossen und voll in
web-basierte Management-Syste me integrierten Ansatzes erlauben, wodurch spezifische,
mit dem Einsatz des gegenwärtigen Moduls ve rbundene technische Zwänge wegfallen
werden. Ziel ist es, mit der Vorbereitung dieser Umstellung im Jahre 2003 zu beginnen
und diese im August 2004 abzuschließen - in Vo rbereitung auf die Implementierung der
neuen Systemarchitektur. Es se i allerdings darauf hingewiesen, dass ein voll integriertes
System erst dann installiert wird, wenn die neue Architektur vollständig implementiertist, auch wenn Probleme der Kohärenz und de r Sicherheit in einer früheren Projektphase
gelöst werden.
Im Jahre 2004 werden - abgesehen von der dann abgeschlossenen Umstellung - die
Fertigstellung der künftigen Architektur (die sicherstellen muss, dass die vomRechnungsführer geforderten Funktionen installiert werden können) und dienachfolgenden Probeläufe, Schulungen und Dokumentationen Vorrang haben. Unter der
Voraussetzung, dass die Probeläufe erfo lgreich verlaufen und das neue System
angenommen wird, soll die neue  Architektur ab Januar 2005 für alle Transaktionen im
Rahmen des Haushalts 2005 implementiert werden.
Die aus SINCOM2 bereits vorliegenden Daten müssen natürlich in die neue Architektur
eingebracht werden. Dies bedeutet, dass a lle vorhandenen Datenpositionen an die neuen
Datenstrukturen und -Inhalte angepasst werd en müssen. Bei Option 3 wäre dies ein
evolutionärer Prozess, der ab er natürlich auch nicht ohne den Vorgang der Umstellung
selbst denkbar ist. Zeit und Ress ourcen werden erforderlich se in, um sicherzustellen, dass
dieser Prozess auf ordentliche und effizien te Weise durchgeführt werden kann. So wird
insbesondere vor Inbetriebnah me des vollständigen Systems ein sehr großer Zeitaufwand
notwendig sein. Dies muss in dem allgemei nen Zeitplan berücksichtigt werden. Auch
kann auf jede Dienststelle der Kommission di e Forderung zukommen, ihre Transaktionen
auf die Umstellung vorzubereiten.
Tabelle 3: Maßnahmen zur Implementierung der neuen Systemarchitektur
Maßnahmen/Ergebnis
Vorlage einer ersten Analyse der An forderungen an die Rechnungsführung
durch den Rechnungsführer, basiere nd auf der Entscheidung der Kommission
Durchführbarkeitsstudie zur neuen Architektur - insbesondere eine
Untersuchung der Frage, wie die sektor alen Systeme integriert werden können
(Option 3)
Detaillierter "Fahrplan"für die Einführung des nächsten DV-Systems
Bestandsaufnahme und Analyse der be stehenden sektoralen Systeme und
Analyse der Managementbedürfnisse der Benutzer
46Konzept der vorgeschlagenen Lösunge n – der Prozess der funktionellen und
technischen Definition des Systems
Start der Umstellung auf SAP Enterprise
Beseitigung von Datenredundanz
Nutzer-Workshops und Feedback
Schrittweise Implementierung der ne uen Funktionen – sobald zusätzliche
Funktionen zur Deckung des Nutzerbeda rfs zur Verfügung stehen, sollen sie
implementiert werden (und nich t erst zum Termin Januar 2005)
Umstellung auf SAP Ente rprise abgeschlossen
Neue Funktionen zur Berücksichti gung der Testergebnisse angepasst
Schulung/Weiterbildung für Hauptnutzer
Freigabe des neuen Systems
II.4.3  Zeitplan
Die zur Verfügung stehende Zeit für die e rforderlichen Änderungen ist kurz, wenn das
System die Erstellung der Periodenrechnunge n ab 2005 unterstützen soll. Viel hängt von
der jeweils gewählten Lösung ab: Option 2 dürfte länger dauern als Option 3. Auch
müssten bei Option 2 Infrastrukturen eing eführt werden, um die Migration der
Funktionen und Daten von den sektoralen Syst emen auf das Kernsystem zu überwachen.
Bei Option 3 wären Infrastrukturen für die technische und funktione lle Integration der
genehmigten sektoralen Systeme in die neue Systemarchitektur notwendig.
Gleich welche Option gewählt wird, 2005 dürft en nicht alle Daten der Periodenrechnung
vom zentralen Rechnungsführungssystem ko mmen. Dies spiegelt die Situation in den
Mitgliedstaaten wider, in denen die Peri odenrechnung eingeführt wurde, die DV-Systeme
aber noch zu entwickeln sind. In diesen  Fällen kommen die einschlägigen Daten von
Quellen außerhalb des Systems. Es müssen vordringend die Funktionen ermittelt werden,die bis 2005 nicht umgesetzt werden könne n, so dass der Rechnungsführer andere
Verfahren einführen kann, um die Rec hnungsführungsdaten zu sammeln und ihre
Qualität zu gewährleisten.
III TEIL III: PROJEKTMANAGEMENT
Zweifellos ist diese Reform des Rechnungswe sens ein ehrgeiziges Projekt. Mit der
Annahme dieser Mitteilung erteilt die Kommission ein klares Mandat für die Reformenund den erwarteten Zeitablauf und ermä chtigt die GDs, mit den notwendigen
Umstellungen zu beginnen. Jede einzelne Di enststelle wird in dieses Großprojekt voll
47einbezogen werden, so dass die Anforderungen aller Nutzer erfüllt werden können und
die Kommission ein qualitativ hochwertiges System erhält, das ihrem eigenenManagementbedarf entspricht und sie in die Lage versetzt, sachdi enliche, aktuelle und
zuverlässige Daten an die GD Haushalt und a ndere interessierte St ellen zu geben. Der
äußerste Termin für die Fertigstellung ergibt sich aus den Festlegungen der neuenHaushaltsordnung: das neue System mu ss bis Anfang 2005 installiert sein.
Dieser Abschnitt beschreibt die Struktur, die für das Projektmanagement gegeben sein
muss, dazu die erforderlichen Ressourcen – Human- und finanzie lle Ressourcen – und
den Zeitplan für die Implementierung.
III.1 Projektorganisation
Die Struktur des Projektmanagements ist so  angelegt, dass sie dazu beiträgt, einen
angemessenen Grad an Identifizierung mit dem Projekt zu erzielen, die Zuständigkeitenund die Zuweisung der einzelnen Aufgaben kl ar zu definieren und einen hohen Grad an
Beteiligung bei allen interessierten Stellen sowie eine  reibungslose Kooperation zwischen
Teilprojekten zu gewährleisten.
Dieses entscheidende Projekt erhält die volle Unterstützung und Leitung der GD
Haushalt. Ein Projektaufsichtsrat wird vom Generaldirektor der GD Haushalt geleitet undsetzt sich aus Vertretern der Querschnitts-Dienststellen (Generalsekretariat,Personalwesen und Verwaltung) sowie au s jedem Bereich de r Kommissionstätigkeit
zusammen.
16 Der Rechnungshof und der Interne A udit-Dienst werden als Beobachter
eingeladen.
Der Rechnungsführer übernimmt die zentrale Verantwortung bei der Durchführung des
Projekts. Er erstellt Buchführungsstandard s und validiert Informationssysteme. Alle
Mittel und Kompetenzen, einschließlich Datenve rarbeitung, werden, sowohl innerhalb
der GD Haushalt als auch innerhalb der Ko mmission oder auch aus externen Quellen, im
Dienst des Rechnungsführers zusammengezog en um die Erreichung von Projektzielen
sicherstellen zu können.
Die Entwicklung und Umsetzung der neuen Sy stemarchitektur wird durch ein dreiseitig
besetzten Projektteam ausgeführt, dem ne ben Domain-Experten (aus der Rechnungs-
führung und den mittelbewirtschaf tenden Diensten) der Nutze r-Servicemanager (der die
Interessen der Nutzer vertritt) und der Systemlieferer angehören. Die Direktion
Datenverarbeitung wird ebenfalls eng in das Projektteam eingebunden. Alle Aspekte des
Projekts gehen mit geeigneter externer Unterstützung einher.
Über die Netzwerke der Rechnungsführun gskorrespondenten und Finanzdienststellen
werden auch die Vertreter der Nutzer aus verschiedenen Generaldirektionen regelmäßigkonsultiert.
                                                
16 Gemeinsame Agrarpolitik, Strukturfonds, Innenpolitik (Forschung auf entsprechender Basis inbegriffen),
Außenbeziehungen.
48III.2 Projektressourcen
Die hier vorgeschlagene Entwicklung stellt eine bedeutende Anstrengung für die
Kommission dar, und es müssen beträc htliche Ressourcen – Human- und
Finanzressourcen – mobilisiert werden, damit das Projekt ein Erfolg wird.
Dieses Kapitel enthält gesc hätzte Bewertungen der benötig ten Mittel und wird im Verlauf
des Projektes aktualisiert.
Das Projekt sollte dem nachstehend aufgeführten spezifischen Bedarf entsprechen:– Planstellen für die Leitung des Projekts  durch die GD Haushalt und die künftigen
Operationen auf der Basis der Periodenrec hnung in der GD Haushalt sowie in allen
anderen GDs;
– technische Unterstützung für die Entwicklung der IT-Systeme, das
Projektmanagement und di e Schulungsmaßnahmen;
– Beschaffung der Software, Lizenzen und technische Studien.
Der geschätzte Bedarf der GD Haushalt für 2003 liegt bei 15 Planstellen (4 A, 8 B, 3 C)
für Aufgaben im Zusammenhang mit der Mode rnisierung der Rechnungsführung sowie
22,5 Planstellen für die Aufrüstung des derze itigen IT-Systems (8 A, 14,5 B). Es soll
geprüft werden, inwieweit dieser Bedarf durch interne Umsetzungen gedeckt werden
kann. Der Nettobedarf wird im Rahmen  des 2003-Zuweisungsverfahrens
„Humanressourcen“ ermittelt. Die Anwe ndung der künftigen periodengerechten
Rechnungsführung innerhalb der GDs wird - entweder zusätzliche  oder im Rahmen des
Schulungs- oder Weiterbildungsprogramms ausgebildete - Mitarbeiter erfordern,
allerdings erst ab 2004 (1 bis 3 Stellen je GD, abhängig von der Komplexität der
Finanztransaktionen und ihrer Auswirkung auf die Periodenrechnung). Die Ressourcen
werden im Haushaltsvorentwurf 2004 für diesen Zweck veranschlagt und im Zuge desZuweisungsverfahrens auf die GDs verteilt.
Geschätzter Bedarf an externen Ressour cen für die Entwicklung von IT-Systemen:
2003 2004 2005 Gesamt
Betrieb und Wartung des
derzeitigen Systems1.040.600 1.051.600 1.051.600 3.143.800
Funktionen gemäß neuer
Haushaltsordnung und ABB-
Implementierung528.000 0 0 528.000
Periodenrechnung (mit ICON-DB) 1.149.200 1.897.200 1.897.200 4.943.600
Neue Architektur: technische und
webbasierte Verbesserung1.336.200 822.600 484.000 2.642.800
49Qualitätssicherung – Daten-
kohärenz – Tests660.000 759.000 479.600 1.898.600
Betrieb – Produktion 588.500 748.000 748.000 2.084.500
Schulung 600.000 700.000 800.000 2.100.000
Supportleistungen
Projektmanagement107.800 107.800 53.900 269.500
Softwarelizenzen 260.000 260.000 510.000 1.030.000
Insgesamt (€) 6.270.300 6.346.200 6.024.300 18.640.800
Die im Zeitraum 2003-2005 für das Teilprojekt „Rechnungsführungsrahmen“ für externe
Ressourcen aufzuwendenden Mittel werd en mit 1.900.000 € veranschlagt. Im gleichen
Zeitraum werden weitere 400.000 € für die Anfertigung spezifischer Studien zumöffentlichen Rechnun gswesen benötigt.
Dieser Haushalt umfasst den Betrieb und di e Verbesserung des derzeitigen SINCOM2-
Systems, die Kosten fü r die Umstellung auf SAP Enterprise und die
Schulung/Weiterbildung für das neue System . Darüber hinaus sind Ressourcen für die
Entwicklung lokaler Finanzmanagement-Funk tionen, die Kosten für neue SAP-Lizenzen
und für die Anpassung der sektoralen Systeme an die neue Systemarchitektur vorzusehen.
Dieser Haushalt betrifft Opti on 3. Die Kosten für Option 2 be laufen sich grob auf diesen
Betrag plus die Kosten der neuen Lizenzen  von SAP (oder einem anderen Lieferer) für
die heutigen Nutzer der lokalen Systeme, di e durch das einzelne Standardpaket ersetzt
werden würden.
Mehrere GDs werden möglicherweise im Ja hr 2004 für die Anpassung ihrer sektoralen
Systeme, die unter der neuen Systemar chitektur weiter verwendet werden können
(Option 3), externes Personal benötigen. Die entsprechenden Mittel sind imHaushaltsvorentwurf 2004 vorzusehen.
III.3 Zeitplan
Die in den Teilen 1 und 2 der vorliegenden  Mitteilung beschr iebenen Maßnahmen
werden nach folgendem Zeitplan implementiert:
50Zeitplan für das Teilprojekt "Rechnungsführungsrahmen"
2003 20042 005Maßnahme
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1Q Q2 Q3 Q4 Q1
Konzipierung des neuen
Rechnungsführungsrahmens
Vorlage einer ersten Analyse der
Rechnungsführungsanforderungen nach
Maßgabe des Kommissionsbeschlusses
Erarbeitung der von den Europäischen
Gemeinschaften anzuwendenden
RechnungsführungsnormenEntwurf prioritäre St. andere St.
Einsetzung eines Ausschusses
„Rechnungsführungsstandards“
Anpassung des KontenplansEntwurf
Definition der „auslösenden Geschäftsvorfälle“Entwurf
Erweiterung des Konsolidierungskreises
Jahresausweise
Integration der Rechnungsführungsdaten
Festlegung der Eröffnungsbilanzen
vorläufig endgültig
Verknüpfung der allgemeinen Buchführung mit
der Hauhaltsbuchführung über „Objektcodes" Plan Verbindung
Aufnahme von Eventualforderungen und
bedingten Verpflichtungen (nicht in der Bilanz
ausgewiesene Positionen)Bestands-
aufnahmeBürgschaften Integration in
SAP
51Management und Aufnahme von
Vorfinanzierungen, Zwischenzahlungen undAbschlusszahlungen
Schaffung einer Verbindung zwischen dem
Zentralen Rechnungsregister und den Konten Einsatz des
ZRRobligatorischVerbindung
mit der Fin.-Buchführung
Receivables und files von Kunden undLieferanten
Organisation der internen Kontrolle derRechnungsführungsdaten
Ausweitung der internen Kontrolle in jeder GDauf Aspekte der Rechnungsführung Entwurf endgültig
Ausweitung der internen Kontrolle in jeder GD
auf Aspekte der Rechnungsführung
Unterstützende Belege für Bilanzen durch
Inventar
Zertifizierung lokaler Systeme
Schulung und Sensibilisierung
Schulung
Einstellungen
Rechnungsführungskorrespondent (Netzwerk)
52Verbesserung der derzeitigen Systemarchitektur
2003 20042 005Maßnahme
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1
Abgleich von Si2- und R/3-Daten für 2002
Entwicklung einer schriftlich fixierten
Sicherheitsstrategie
Vergleich der Grundsätze desSicherheitsmanagements
Festlegung von Regeln für den Einbau vonSicherheitselementen
Entwicklung von Tools zur Erleichterung desManagements und des Audits derZugriffsrechte
Entwicklung und Implementierung einerwebbasierten Version von Si2
Beseitigung redundanter Daten
53Entwicklung der neuen Systemarchitektur
2003 20042 005Maßnahme
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1
Durchführbarkeitsstudie zur neuen Architektur
- und insbesondere eine Untersuchung der
Frage, wie die sektoralen Systeme integriert
werden können
Detaillierter Plan für die Einführung des neuenDV-Systems
Analyse des Nutzerbedarfs anManagementfunktionen
Konzept der vorgeschlagenen Lösungen - derProzess der funktionellen und technischen
Definition des Systems
Umstellung auf SAP Enterprise
Nutzer-Workshops und Feedback
Schrittweise Implementierung der neuenFunktion - sobald eine zusätzliche Funktion zur
Deckung des Nutzerbedarfs zur Verfügungsteht, soll sie implementiert werden (und nicht
erst zum Termin Januar 2005)
Neue Funktionen unter Berücksichtigung der
Testergebnisse angepasst
Schulung der Hauptnutzer
Freigabe des neuen Systems
54SCHLUSSFOLGERUNGEN
Die Grundlage für die vorliegende ausführliche  Mitteilung bildeten die verschiedenen
Schritte zur Modernisierung des Rechnungsführungssystems,  die im Rahmen des im Jahr
2000 gestarteten Mehrjahresprogramms unt ernommen wurden und den Übergang zu
einem integrierten Computersystem fü r Finanzmanagement und Rechnungsführung
beschreiben, das auf allgemein anerkannten internationalen Rechnun gsführungsstandards
beruht.
Die neue, am 1. Januar 2003 in Kraft trete nde Haushaltsordnung bietet das geeignete
rechtliche Instrumentarium für diesen Übergang, denn sie sieht vor, dass das obenbeschriebene Rechnungsführungssystem im Haushaltsjahr 2005 zum Einsatz kommen
soll.
Es wird daher angestrebt, sowohl den Rec hnungsführungsrahmen als auch – soweit wie
möglich – das entsprechende Computersy stem bis Ende 2004 fertig zu stellen.
Das zukünftige System soll ein duales System sein, das in der allgemeinen Buchführung
den Grundsätzen der Periodenrechnung ( accrual accounting ) folgt und bei dem der
Haushaltsvollzug weiterhin über die Ei nzahlungen/Auszahlungen überwacht wird.
In dem neuen System sollen Funktionen angelegt werden, die die Richtigkeit und
Sicherheit der Daten gewährleisten. In der Zwischenzeit werden Maßnahmen zur
Verbesserung des derzeitigen Systems SINCOM2 getroffen. Fortbildungs– undSensibilisierungsmaßnahmen sowie effizien te Projektverwaltung und Organisation sind
wesentliche Erfolgsfaktoren für die Reform.
In der vorliegenden Mitteilung werden die verschiedenen Maßnahmen dieser breit
angelegten Reformen dargestellt und im Hinb lick auf deren erfolgreiche Durchführung
entsprechend terminiert.
Die Kommission hat der Reform der Rechnungs führung sowie der Einführung des neuen
Systems oberste Priorität eingeräumt und ist zuversichtlich, dass diese das
Finanzmanagement der Europäischen Geme inschaften verbessern werden. Diese
Maßnahmen bilden die Fortsetzung de r von der Kommission im Jahr 2000 begonnenen
Finanzreform und bringen sie ein bedeutendes Stück voran.
55ANHANG A: INTERNATIONALE STANDARDS FÜR DAS ÖFFENTLICHE
RECHNUNGSWESEN (IPSAS)
IPSAS 1 Darstellung des Abschlusses (IAS1): beschreibt die allgemeinen
Anforderungen an die Darstellung des Jahr esabschlusses und enthält Anweisungen für
die Struktur dieses Abschlu sses sowie Mindestanforderungen an dessen Inhalt für ein auf
dem Grundsatz der Periodenrechnung ( accrual accounting ) beruhendes Rechnungs-
wesen.
IPSAS 2 Mittelflussrechnung (IAS7): verlangt die Bereitstellung von Informationen
über historische Veränderungen bei Geld  bzw. Geldäquivalenten während der
Betrachtungsperiode in den Bereichen Betriebs-, Investitions- undFinanzierungsaktivitäten.
IPSAS 3 Netto-Überschüsse oder -Verluste in ei ner Periode, grundlegende Fehler und
Änderungen in den Richtlinien des Rechnungswesens (IAS8):  regelt die Behandlung
von Änderungen in den Rechnungsführ ungsdaten und in den Richtlinien des
Rechnungswesens sowie die Korrektur grundl egender Fehler, definiert außerordentliche
Posten und erfordert die gesonderte Offenlegung bestimmter Posten in denJahresabschlüssen.
IPSAS 4 Fremdwährungsumrechnung (IAS21):  behandelt die Buchung von
Fremdwährungstransaktionen und Tätigkeite n im Ausland. IPSAS 4 legt fest, welche
Wechselkurse für die Bewertung bestimmter Fremdwährungstransaktionen undÜberschüsse anzuwenden und wie di e finanziellen Auswirkungen von
Wechselkursveränderungen im Jahresabschluss aufzuführen sind.
IPSAS 5 Kreditkosten (IAS23): beschreibt die Behandlung der Kreditkosten ( borrowing
costs ) in der Rechnungsführung und fordert die sofortige Erfassung dieser Kosten als
Aufwand oder alternativ die Aktivierung de rjenigen Kosten, die der Anschaffung, dem
Bau oder der Produktion von Vermögensgegenständen direkt zugeordnet werden können.
IPSAS 6: Konzernabschluss und Rechnungswesen über kontrollierte Einheiten
(IAS27):  fordert von allen kontrollierenden Einhe iten die Vorlage eines konsolidierten
Konzernabschlusses, der alle kontro llierten Einheiten zeilenweise ( line-by-line )
zusammenführt. Der Standard enthält ferner eine detaillierte Diskussion des englischenBegriffs control , wie er im öffentlichen Sektor angewendet wird, sowie Anweisungen
darüber, wie festzust ellen ist, ob eine control  existiert, die einen Konzernabschluss
begründen würde.
IPSAS 7 Rechnungswesen bei Investitionen in Beteiligungsgesellschaften (IAS28):
fordert, dass alle Investitionen in Beteiligungsgesellschaften im Konzernabschluss nach
der Equity -Methode aufzuführen sind. Dies gilt jedoch nicht, wenn die Investitionen
ausschließlich zum Zweck der kurzfristigen Wiederveräußerung erworben bzw. gehalten
werden; in diesem Fall ist die Kostenmethode anzuwenden.
56IPSAS 8 Rechnungswesen von Beteiligungen an Gemeinschaftsunternehmen (IAS31):
verlangt die Anwendung einer anteiligen Kons olidierung als Benchmark-Behandlung für
die Rechnungsführung von Joint Ventures, an  denen Einheiten des öffentlichen Sektors
beteiligt sind. Allerdings lässt IPSAS 8 alternativ  auch zu, dass bei der
Rechnungsführung für Joint Ventures die Equity -Methode angewendet wird.
IPSAS 9 Erträge aus Tauschgeschäften (IAS18):  regelt die Bedingungen für die
Bewertung der Erträge aus Tauschgeschäften und verlangt, dass diese Erträge zumMarktwert ( fair value ) der erhaltenen oder zu er haltenden Veräußerungsgewinne
bewertet werden. Dazu enthält der St andard die Offenlegungsbedingungen.
IPSAS 10 Rechnungswesen in Volkswirtschaften mit Hyperinflation (IAS29):
beschreibt die Merkmale einer Volkswirts chaft mit Hyperinflation und verlangt, dass die
Jahresabschlüsse von Einheiten, die in solc hen Volkswirtschaften tätig sind, erneut
geprüft werden müssen (Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit).
IPSAS 11 Fertigungsaufträge (IAS11): definiert Fertigungsverträge, legt die
Bedingungen für die Bewertung der mit diesen Verträgen verbundenen Einkünfte undAufwände fest und benennt bestimmte Offenlegungsbedingungen.
IPSAS 12 Warenlager (IAS2): definiert Lagerbestände, legt Bedingungen für die
Bewertung von Warenlagern nach dem System der historischen Kosten fest (darunter
solcher Warenbestände, die zur Abgabe zu  keinem oder einem symbolischen Preis
gehalten werden) und benennt die Offenlegungsbedingungen.
IPSAS 13 Leasing ( Leases ) (IAS17): definiert die Rechnungsführungsbedingungen für
Finanzierungsleasing- und Operating-Leasing -Transaktionen durch Leasingnehmer und
Leasinggeber.
IPSAS 14 Geschäftsvorfälle nach  dem Stichtag (IAS10): legt die Anforderungen an die
Behandlung bestimmter Geschäftsvorfälle fest, die nach dem Bilanzstichtag auftreten,und unterscheidet zwischen Geschäfts vorfällen mit und ohne A npassungscharakter.
IPSAS 15 Finanzinstrumente - Offenlegung und Darstellung (IAS32):  legt die Regeln
zur Darstellung der in der Bilanz ausgewie senen Finanzinstrumente fest und führt die
Informationen auf, die sowohl über die in der Bilanz ausgewiesenen als auch über die
dort nicht ausgewiesenen Finanzinstrumente offen gelegt werden sollten.
IPSAS 16 Renditeliegenschaften (IAS40): legt die Regeln für die Bilanzierung und
Offenlegung bestimmter Angaben zu Renditeliegenschaften fest. Die Norm sieht sowohldie Anwendung des Verkehrswertsatzes ( fair value model ) oder eines historischen
Anschaffungskostenmodells ( cost model ) vor.
IPSAS 17 Sachanlagen (IAS16): legt die Regeln für die Bilanzierung von Sachanlagen ,
einschließlich der Basis und des Zeitpunktes  ihrer erstmaligen Bewertung, und die
Bestimmung ihrer kumulierten Abschreibun gen und Wertverluste fest. Diese Norm
fordert weder die Bewertung von Erbschaften noch untersagt sie sie.
57IPSAS 18 Segmentberichterstattung (IAS14): legt die Bedingungen für die Offenlegung
von Jahresabschlussdaten zu unterscheidbare n Aktivitäten der meld enden Einheiten fest.
IPSAS 19 Rückstellungen, bedingte Verpflichtungen und Eventualforderungen
(IAS37):  schlägt Bedingungen für die Be wertung von Rückstellungen und die
Offenlegung von bedingten Verpflichtungen und Eventualforderungen vor.
IPSAS 20 Offenlegung von Transaktionen mit nahe stehenden Parteien: schlägt
Bedingungen für die Offenlegung von Transak tionen mit Parteien vor, die der meldenden
Einheit nahe stehen: einschließlich Mi nister, obere Managementebene und nahe
Familienangehörige.
IPSAS, die nach Ablauf des Jahres 2002 zu erwarten sind:
– Finanzberichterstattung nach dem Verfahren der Kassenbuchführung:
schlägt die Anforderungen an die Erarbeitung und Darstellung der
Kapitalflussrechnung ( cash flow statement ) und unterstützende
Rechnungsführungsleitlinien nach dem ka ssenbasierten Buchungsverfahren vor.
Die Norm enthält Anforderungen im Zusammenhang mit der Identifizierung dermeldenden Einheit sowie für die St ruktur und den Mi ndestinhalt der
Kapitalflussrechnung.
– Wertminderung von Vermögenswerten  (aus der IAS36 entwickelt)
– Leistungen an Arbeitnehmer (aus der IAS19 entwickelt)
– Rechnungsführung für Entwicklungshilfe
IPSAS-Standards, die wahrsc heinlich auf die spezifische Situation der Gemeinschaften
anwendbar sind:
IFAC
IPSAS-Standards
IPSAS 1 – Darstellung  des Abschlusses
IPSAS 2 – Mittelflussrechnung
IPSAS 3 – Nettoüberschüsse oder -verluste in  einer Periode, grundlegende Fehler und
Änderungen in den Richtlinien des Rechnungswesens
IPSAS 4 – Fremdwährungsumrechnung
IPSAS 5 – Kreditkosten ( Borrowing costs )
IPSAS 6 – Konzernabschluss und Rechnun gswesen über kontrollierte Einheiten
58IPSAS 7 – Rechnungswesen bei Investiti onen in Beteiligungsgesellschaften
IPSAS 8 – Rechnungswesen von Beteiligun gen an Gemeinschaftsunternehmen
IPSAS 9 – Erträge aus Tauschgeschäften
IPSAS 10 – Rechnungsführung in Vo lkswirtschaften mit Hyperinflation
IPSAS 11 –Fertigungsverträge
IPSAS 12 – Warenlager
IPSAS 13 – Leasing
IPSAS 14 – Geschäftsvorfälle nach dem Stichtag
IPSAS 15 – Finanzinstrumente: Offenlegung und Darstellung
IPSAS 16 – Rendite liegenschaften
IPSAS 17 – Sachanlagen
IPSAS 18 – Segmentberichterstattung
IPSAS 19 – Rückstellungen, bedingte Ve rpflichtungen und Eventualforderungen
IPSAS 20 – Offenlegung von Transak tionen mit nahe stehenden Parteien
Benötigte IAS (zur Ergänzung):
Für Bereiche, zu denen IPSAS noch keine ei genen Standards hat, könnten folgede IAS-
Standards benutzt werden:
(1) IAS 19 – Leistungen an Arbeitnehmer (bis zum Erscheinen des
entsprechenden IPSAS-Standards)
(2) IAS 36 – Gefährdung von Anlagevermög en (bis zum Erscheinen des
entsprechenden IPSAS –Standards)
(3) IAS 38 – Immaterielle Vermögensgüter
59ANHANG B: INVENTAR
Die Daten zu Vermögenswerten und Verbind lichkeiten liegen normale rweise in einer
dreidimensionalen Struktur  vor: Realität, Manageme ntdatenbanken und Konten.
So werden z. B. die Daten zu verfügbaren Werten, Krediten ( borrowing ) und Hardware
wie folgt dargestellt:
Realität Managementdaten-
bankKonten
Verfügbare
WerteVon der Bank
erhaltene
Kontoauszüge,
Verträge zur
Kontoeröffnungusw.Datenbank, in der
Kontoauszüge und
Daten zu Verträgen
mit der Bank
registriert sind.Bilanzen und
Transaktionen,
die im Journal
und im
Hauptbuchregistriert
sind.
Kredite(Borrowing )Verträge, Bankauszüge,
Rechtsgutachten usw.Datenbank, in der
Details zu Darlehen,
Terminen, Beträgen,
fälligen Raten, usw.
registriert sindBilanzen und
Transaktionen,
die im Journal
und im
Hauptbuchregistriert
sind.
Hardware PC-Ausrüstung,
Versicherungsvertrag,
Auftragsschein,
Rechnung usw.Datenbank, in der
Details, Kaufdaten,
Abschreibungszeitraum,
Inventar-Nummer usw.
registriert sind.Bilanzen und
Transaktionen,
die im Journal
und im
Hauptbuchregistriert
sind.
60ANHANG C: Wie die Kommission in ihrer Mitteilung auf die vom Rechnungsh of vorgetragenen Punkte reagiert
BEMERKUNGEN DES RECHNUNGSHOFS ZU DEN
RECHNUNGSFÜHRUNGSSYSTEMEN DER GEMEINSCHAFT IM
KONTEXT DER ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNGEN (DAS) FÜR DENZEITRAUM 1994-2000
17IN DIESER MITTEILUNG GENANNTE MASSNAHMEN ALS ANTWORT
AUF DIE BEMERKUNGEN DES RECHNUNGSHOFS
Der Rechnungsführungsrahmen
Harmonisierung der Rechnungsführungsverfahren
Bis zum Jahre 1998 traten bei der Konsolidier ung der Konten der verschiedenen
Institutionen aufgrund der Unterschiede in den verwendeten
Rechnungsführungsverfahren und Evaluierungsregeln Schwierigkeiten bei der
Konsolidierung der Konten auf. Seit 1999 sind diese Schwierigkeiten nur nochgelegentlich zu beobachten, da die von den verschiedenen Institutionenverwendeten Verfahren immer stärker harmonisiert worden sind.
Standards und Strategien für die Rechnungsführung
Zwischen 1996 und 2000 hat der Rechnungshof auf der Notwendigkeit insistiert,
klare Standards und Strategien für die Rechnungsführung festzulegen, die mit denallgemein anerkannten internationalen Standards ( International Accounting
Standards/IAS ) konform gehen und auf die Besonderheiten des öffentlichen Sektors
zugeschnitten sind. Tatsächlich haben sich die Rechtsvorschriften der Gemeinschaftallzu häufig als Hindernis für eine vollständige und korrekte Erfassung der Aktiva
und Passiva der Gemeinschaft erwiesen, insbesondere aufgrund der Tatsache, dass
der Begriff „Ausgaben“ mit dem Begriff „Zahlungen“ verwechselt wurde. Mit derAnnahme der neuen Haushaltsordnung vom 25. Juni 2002 dürfte sich die Situationab 1. Januar 2003 allmählich verbessern.Die Mitteilung sieht folgende Maßnahmen zur Erweiterung des
Konsolidierungskreises und zur Verbesserung des Konsolidierungsverfahrens vor.
/g183 Sensibilisierung und Schulung der Rechnungsführer der Institutionen
und Agenturen.
/g183 Analyse der Konten der Agenturen, Erläuterungen zum Leitfaden der
Konsolidierung und zu den anzuwendenden einheitlichenRechnungsführungsverfahren.
/g183 Festlegung des Konsolidierungsverfahrens.
/g183 Konzipierung und Weiterentwicklung eines Systems zur
automatischen Konsolidierung.
In Bezug auf die Festlegung der Grundsätze und Strategien für die
Rechnungsführung sind in der Mitteilung folgende Maßnahmen vorgesehen:
/g183 Bildung des Ausschusses für Rechnungsführungsstandards.
/g183 Bestimmung der zu definierenden und dem Ausschuss vorzulegenden
prioritären Rechnungsführungsstandards.
/g183 Vorbereitung der Standards und Vorlage beim Ausschuss zwecks
Stellungnahme.
/g183 Festlegung des Rechnungsführungsverfahrens für jeden Umstand.
/g183 Vorschlag zum Kontenplan.
/g183 Festlegung des „auslösenden Geschäftsvorfalls“ für jeden
Transaktionstyp.
                                                
17 Notiz des Sektors DAS des Europäischen Rechnungshofs vom 17. Oktober 2002 an Herrn Casaca, Berichterstatter für das nächste En tlastungsverfahren, zu den
Bemerkungen des Hofs zu den Rechnungsführungssystemen der Gemeinschaft im Kontext seiner Zuverlässigkeitserklärungen für den Ze itraum
1994-2000.
61Rechnungsführungsverfahren
Die kassenbasierte Rechnungsführung, die bis heute für die Erfassung der
Transaktionen der Gemeinschaft angewendet wird, eignet sich nicht für dieDarstellung einer Vermögenssituation, die zudem eine Erfassung der Forderungenund Verbindlichkeiten notwendig macht. Außerdem bildet die Zäsur zwischen derHaushaltsbuchführung und der allgemeinen Buchführung per se  ein Hindernis für
eine korrekte und vollständige Erfassung der Aktiva und Passiva. Die Kommission
hat im Juni 2001einen Entwurf für einen Aktionsplan ausgearbeitet, mit dem den
Unzulänglichkeiten ihrer Rechnungsführungssysteme abgeholfen werden sollte, hataber noch keine konkreten Schritte in Bezug auf dieses Projekt unternommen.
Wirtschaftliches Ergebnis
Seit 1999 muss die Kommission außer dem Rechnungsführungsergebnis im
strengen Sinne ein erweitertes wirtschaftliches Ergebnis vorlegen, in dem die
Elemente berücksichtigt werden, die die Vermögenssituation am Ende desHaushaltsjahres beeinflussen. Die Berechnung dieses Ergebnisses wirdbeeinträchtigt zum einen durch die Nichteignung bestimmterRechnungsführungsverfahren und zum anderen durch dasRechnungsführungssystem selbst, das für die notwendigen Erfassungsvorgänge
ungeeignet ist. Es scheint keine konkrete und präzise Maßnahme getroffen worden
zu sein, um sowohl die Bedeutung dieses erweiterten Ergebnisses als auch diepraktischen Modalitäten für seine Berechnung zu klären.Neben der Annahme der im voraufgehenden Punkt genannten internationalen
Grundsätze für die Rechnungsführung sind folgende Maßnahmen vorgesehen, um diekassenbasierte Haushaltsbuchführung und die allgemeine Buchführung auf der Basisder Rechnungsführung des Haushaltsjahres zusammen zu legen:
/g183 Erfassung der Rechnungsführungstatbestände in allen GDs und Ermittlung der
betreffenden Haushaltslinien.
/g183 Errichtung der Struktur der „Objektcodes“ und Erweiterung des Kontenplanes
zur Aufnahme dieser Codes.
/g183 Schaffung von Verbindungen zwischen den verschiedenen „Objektcodes“ und
den Konten der allgemeinen Buchführung und laufende Aktualisierung dieserNomenklatur im Verlauf jedes Haushaltsjahres.
/g183 Abgleich der kassenbasierten Haushaltsdurchführung mit der Buchführung auf
der Basis der Rechnungsführung des Haushaltsjahres.
/g183Zum Abschluss des Haushaltsjahres 2003 muss die vollständige
Bestandsaufnahme der bedingten Aktiva und Passiva verfügbar sein. Deren
Integration in die Buchführung wird ein längerfristiger Prozess sein.
Die Vorbehalte und Bemerkungen im Hinblick auf die Konten der
Gemeinschaft
Vorschuss- und Abschlagzahlungen
Die Angleichung der Zahlungen an die Ausgaben wirft die Frage nach den
Vorauszahlungen oder Interimszahlungen auf, die de facto nur einen Transfer von
Geldleistungen ohne tatsächliche Gegenleistung darstellen. Der Rechnungshof istbereits seit 1994 der Ansicht, dass für diese Frage eine Lösung gefunden werdenmuss, zunächst um zwischen den verschiedenen Zahlungsweisen unterscheiden zukönnen, dann aber auch um für diese eine eindeutige Übertragung in die KontenDie Mitteilung sieht die Buchung der Vorfinanzierungen und ihrer Bereinigung auf
Haushaltsebene sowie ihre Integration in die allgemeine Buchführung und dieErstellung der Eröffnungsbilanz vor.
Vorgesehen sind ferner die Begründung der Kontensalden durch Bestandsaufnahmen
und die Erstellung der Eröffnungsbilanz.
62und Jahresabschlüsse zum Ende des Haushaltsjahres zu garantieren. Auf diese
Fragen sind partielle Lösungen gefunden worden. De facto  werden bestimmte
vorläufige Zahlungen weiterhin als Ausgaben angesehen, was nicht mit denallgemein anerkannten internationalen Grundsätzen der Rechnungsführungvereinbar ist, denen sich die Gemeinschaft jetzt anschließen will.
Geldmittel
Die Fragen nach der Erfassung der Geldmittel stehen in engem Zusammenhang mit
den Vorauszahlungen an Finanzintermediäre oder zugunsten von Projekten im
Rahmen von externen Maßnahmen. Die Kommission hat noch kein Follow-up-System installiert, das ihr die Sicherheit der Vermittlung eines realen Bildes und derVerfügbarkeit der noch nicht ausbezahlten Beträge gibt, die sie am Ende desHaushaltsjahres erfassen will.
Immobilienwerte
Da es hier um Immobilien geht, standen zwischen 1994 und 1997 weitgehendFragen der Erfassung der Forderungen aus Immobilienvermögen und ausLeasingverträgen im Vordergrund, ab 1998 waren dies vor allemBuchungsverfahren im Zusammenhang mit Fragen der Amortisierung der Aktiva.Da die Anzahl der entsprechenden Transaktionen beschränkt war, betreffen dieSchwierigkeiten, die nach wie vor bestehen, den Wert bestimmter Immobilien. Für
Ausrüstungen und mobile Güter stellt sich regelmäßig erneut die Frage nach der
physischen Existenz der Güter und der Annäherung der administrativenBestandsverzeichnisse an die Realität.Neben der Aufnahme der in den voraufgegangenen Punkten beschriebenen
Immobilienwerte in das Rechnungsführungssystem sieht die Mitteilung dieBegründung der Kontensalden durch Bestandsaufnahmen und die Eröffnungsbilanzvor.
Drittschuldner
Die Erfassung der Drittschuldner ist ein immer wiederkehrendes Problem, für dasbisher noch keine Lösung gefunden worden ist. Diese Frage ist eng verknüpft mitder der Beitreibung), denen die Kommission eine spezielle Maßnahme ihres
Weißbuches (Maßnahme 96) gewidmet hat. Der Termin für diese Maßnahme ist
wegen unvorhergesehener Schwierigkeiten verschoben worden. Eine zweite Fragebetrifft die Evaluierung der Forderungen, die entweder als traditionelle Eigenmittel(getrennte Buchführung) oder unter EAGFL-Garantie fällig sind. In beiden Fällenverfügt die Kommission nur über ungenaue Angaben seitens der Mitgliedstaaten,In der Mitteilung sind folgende Maßnahmen zur Reaktion auf dieses Thema
vorgesehen:
/g183 Unterscheidung der verschiedenen Arten der betreffenden Außenstände und
Dritten.
/g183 Identifizierung des RO-Typs, je nachdem, ob es sich um eine Forderung
betreffend Eigenmittel, Bußgelder, den Rückfluss eines bestimmten Betrags voneinem Dritten oder eine Forderung, die die Rückfinanzierung eines
63inwieweit diese Forderungen effektiv beitreibbar sind. Vermögensgutes betrifft, handelt.
/g183 Unterscheidung nach Kundentyp. Es kann sich um einen echten „Kunden“
handeln, der der Kommission Geld zahlt (wie im Falle der Bußgelder), oder umeinen „Zulieferer", an den die Kommission einen bestimmten Betrag für dieImplementierung eines Programms gezahlt hat und der jetzt Geld an dieKommission zurückzahlt.
/g183 Identifizierung von Dritten als Rechtspersönlichkeit .
Verpflichtungen unter dem Strich
Die Verpflichtungen unter dem Strich bilden sind noch zu gering als dass sie nach
den Buchungsgrundsätzen in den Konten (Bilanzen, Einnahmen oder Ausgaben)dargestellt werden müssten, die aber entsprechend den Gemeinschaftsregeln außerAcht gelassen oder nicht in der Bilanz erscheinen müssen. Somit fallen bestimmte
rechtliche Verbindlichkeiten unter die Verpflichtungen unter dem Strich, während
andere in den Konten erfasst werden. Bei der Rationalisierung der Buchhaltungsollten die Erfassung und die Präsentation der Verpflichtungen unter dem Strichgeklärt werden.Die vorliegende Mitteilung sieht eine vollständige Bestandsaufnahme der bedingten
Passiva und Aktiva, deren Aufnahme in die Buchhaltung und die Einführung einesTools, das den Anweisungsbefugten zur Verwendung in ihrer Bürgschaftsverwaltungzur Verfügung gestellt wird.
Noch abzuwickelnde Mittelbindungen
Seit 1994 weist der Rechnungshof immer wieder darauf hin, dass die noch
abzuwickelnden Mittelbindungen ein Problem darstellen, das nicht ausreichend
weiterverfolgt wird, und dass in den Konten als in Abwicklung dargestelltenTransaktionen in Wirklichkeit nicht mehr gerechtfertigt sind. Die in Fragestehenden Beträge sind hoch. Die Kommission hat kürzlich eine systematischeAnalyse der noch abzuwickelnden Mittelbindungen vorgenommen und geht davonaus, dass sie ihre Arbeiten an der Kontenbereinigung im Jahre 2003 abschließen
wird. Dennoch muss betont werden, dass solche Kontenbereinigungen nicht
sporadisch stattfinden sollen, sondern als ständige und notwendige Aufgabeanzusehen sind.Obgleich in der Mitteilung keine spezielle Maßnahme vorgesehen ist, können doch
die Verbesserung der Qualität der Finanzberichterstattung und des
Rechnungsführungssystems die laufenden Arbeiten an der Analyse der nochabzuwickelnden Mittelbindungen eindeutig befördern.
64Das System SINCOM-2
Das SINCOM-2-System ist 1999 installiert worden. In das System sind nach und
nach historische Daten eingegangen, die das Funktionieren gestört haben. Seinkomplizierter Aufbau ist das Ergebnis eines Entwicklungsprozesses. Es besteht ausdrei Teilsystemen
18, die quasi unabhängig voneinander funktionieren, ohne dass die
Verbindungen zwischen ihnen sind relativ stark sind. Annäherungen der Datenzwischen den Teilsystemen als Gewähr für die Kohärenz des Gesamtsystems sind
aufwändig und bringen nur sehr unbefriedigende Ergebnisse, vor allem was die
vollständige Erfassung der Daten angeht, auf die sich die Ermittlung derVermögenslage am Ende des Haushaltsjahres stützt (siehe Punkt 4).
Die Verfahren zur Aktualisierung werden nicht hinreichend kontrolliert. Zu viele
Personen haben Zugriff zu den realen Daten. Die am System vorgenommenen
Anpassungen werden nicht ausreichend dokumentiert. Der Plan zur
Wiederingangsetzung des Systems nach der Neutralisierung des Hauptsystems istim Jahre 2000 unter Bedingungen erprobt worden, die den vollständigen Ausfall desHauptsystems simulieren.
Die Anzahl der Nutzer, die als Systemadministratoren fungieren, ist nach wie vor zu
hoch.
Die Kommission hat sich zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen verpflichtet.Die Kommission wird eine neue Architektur für ihr DXC-Management- und
Rechnungsführungssystem entwickeln. Hauptcharakteristika sind die Integration der
Systeme (und damit die Datenkohärenz) sowie die Erhaltung der effektivenSicherheit.
Das neue System muss dem gegenwärtigen in Funktionalität und Leistungsfähigkeit
deutlich überlegen sein – und dies nicht zuletzt durch die Einbeziehung der Funktionfür das accrual accounting .
Sämtliche Funktionen der Rechnungsführung werden mit einem einzigen
Standardpaket (SAP Enterprise) bereitgestellt. Entscheidungen über andereFunktionen (für Managementzwecke) werden mit folgenden Präferenzen getroffen –
1. Verwendung der Funktionen von SAP Enterprise, 2. Zukauf eines nicht von SAP
kommenden Standardpakets, das die Integrationskriterien erfüllt, 3. Entwicklung derFunktionen im eigenen Hause unter denselben Bedingungen.
                                                
18 SI2: Haushaltsbuchführung; R3/SAP: allgemeine Buchführung; DWH: Entwicklung der Konten.
65ANHANG D: Notwendige Massnahmen zur Modernisierung des
Rechnungsführungsrahmens (im Detail)
Horizontale Massnahmen
– Annahme einer Mitteilung der Kommission (Herbst 2002)
– Regelmäßige Information des Netzes der Vertreter der Finanzreferate (eine erste
Präsentation erfolgte auf der Sitzung des Netzes im Oktober). Auf der Sitzung
im Januar 2003 wird der Rechnungsführer die Konsequenzen vorstellen, die sich
aus dieser Mitteilung ergeben. Ständige Aufgabe.
– Regelmäßige Gespräche mit dem Internen Audit-Dienst (IAS). Die GD Haushalt
wird den IAS regelmäßig über den Fortgang des Projekts zur Diskussion undStellungnahme informieren. Geplant ist fern er eine Präsentation für das Netz der
internen Auditoren. Ständige Aufgabe.
– Bildung des Projektteams Rechnungsführung.
Termin: Dezember 2002. Für die Leiter und Teams der Teilprojekte: Februar
2003.
– Aufbau eines Netzes der Leiter der Referate Rechnungswesen der GDs. Dieses
Netz wird regelmäßig unter dem Vors itz des Rechnungsführers der Kommission
zusammenkommen, um Informationen zu m Fortgang des Projekts sowie
spezielle Aspekte zu erörtern.
Termin: Januar 2003
– Einsetzung eines Ausschusses „Rechnungsführungsstandards“.
Termin: Februar 2003. Die erste Sitzung ist für März 2003 anberaumt. Zweck
dieser Sitzung ist neben der Präsenta tion des Projekts die Prüfung eines
Entwurfs einer Liste von Standards, mit de r die Prioritäten in diesem Bereich
und die Struktur festgelegt werden sollen.
Sitzungstermine: je nach Fort gang der Arbeiten an den Standards.
– Regelmäßige Informationen über die R echnungsführungsnetze der Institutionen
und Agenturen.
Termin: Eine erste Sitzung hat 2002 st attgefunden. Weitere Sitzungen sollen
2003 folgen, um die vorlie gende Mitteilung vorzustelle n, einen Zeitplan für die
Sitzungen zu erstellen und den von den Rechnungsführ ern der Institutionen und
Agenturen erwarteten Beitrag festzulegen
66– Regelmäßige Kontaktgespräche mit dem Rechnungshof.
Die Kommission wird den Rechnungshof regelmäßig über den Fortgang des
Projekts informieren und dessen Meinung einholen.
MASSNAHMEN ZUM RECHNUNGSFÜHRUNGSRAHMEN
– Definition des „auslösende n Geschäftsvorfalls” für jede Art von Transaktion.
Termin: Oktober 2003
– Festlegung der zu definierenden und dem Ausschuss vorzule genden prioritären
Rechnungsführungsstandards.
Termin: Februar 2003
– Vorbereitung der Standards und Vorlage beim Ausschuss
„Rechnungsführungsstandards“ zur Stellungnahme.
Termin: gestaffelter Zeitplan, wobei das Ziel darin besteht, die prioritären
Rechnungsführungsstandards auszuarbeiten und dem Ausschuss„Rechnungsführungsstandards“ bis Ende 2003 vorzulegen. Standards, die nichtals prioritär bewertet werden, sollte n bis Juni 2004 fe rtiggestellt sein.
– Definition des Rechnungsführungsverfahre ns für jede Art von Geschäftsvorfall.
Termin: gleicher Zeitplan wie bei der voraufgehenden Maßnahme.
– Vorschlag für einen Kontenplan.
Termin: ein erster Entwurf sollte bis Oktober 2003 vorliegen; dieser Entwurf
wird nach Maßgabe der angenommenen Standards und Verfahren verbessert
werden.
– Organisation der Bereitstellung von Re chnungsführungsdaten an die GDs.
M
ASSNAHME ZUR ENTWICKLUNG INTEGRIERTER KONTEN
– Erhebung zu den den Buchungsvorgäng en zugrundeliegende n Tatbeständen in
allen GDs und Ermittlung der en tsprechenden Haushaltslinien.
Termin: Juli 2003
– Errichtung der Struktur der Objekt codes und Erweiterung des Kontenplans
zwecks Aufnahme dieser Codes.
Termin: Plan der Objektcodes: Oktober 2003
67– Herstellung von Verbindungen zwischen den verschiedenen Objektcodes und
den Konten der allgemeinen Buchf ührung sowie Aktualisierung der
Nomenklatur im Verlauf jedes Haushaltsjahres.
– Eintragung in die Vorfinanzie rungskonten und entsprechende Clearance  auf
Haushaltsebene.
Termin: Januar 2004 zwecks Clearance  auf Haushaltsebene; Dezember 2004 für
deren Aufnahme in die allgemeine  Buchführung; 31. Dezember 2004 zur
Eröffnungsbilanz .
– Abgleich zwischen kassenbasierter Haushaltsdurchführung und
periodengerechter Rechnungsführung.
Termin: Schlussbilanz für das H aushaltsjahr 2005. Tests für Juni 2005
– Der gesamte Bestand an Eventualford erungen und bedingten Verpflichtungen
sollte zur Schlussbilanz des Haushaltsjahres 2003 vor liegen. Ihre Aufnahme in
die Rechnungsführung wird eine längerfristige Aufgabe sein.
Termin: Anfang 2004 Einführung eines Tool s, das den Anweisungsbefugten für
die Verwaltung der Bürgschaften zur Verfügung gestellt wird. Haushaltsjahr
2005 für die Aufnahme der Eventualforderungen und -verpflichtungen in dieRechnungsführung.
I
NTERNE KONTROLLE DER RECHNUNGSFÜHRUNGSDATEN
– Unterstützendes Material für Rechnungs führungsbilanzen durch Inventarlisten
und Eröffnungsbilanz.Termin: 31. August 2004 (vorläufige Eröffnungsbilanz), 31. Dezember 2004(endgültige Eröffnungsbilanz).
– Ausdehnung der internen Kontrolle in jeder GD auf Aspekte der
Rechnungsführung..
Termin: ein Vorschlag zur Organisation der internen Kontrolle in den GDs wird
bis Dezember 2003 vorliegen; er wird im Jahre 2004 schrittwei se umgesetzt, um
die notwendigen Korrekturen vor de r endgültigen Einführung im Jahre 2005
vornehmen zu können.
– Zertifizierung der lokalen Systeme. Der Rechnungsführer wird die lokalen
Systeme nach Maßgabe der Daten, die von diesen Systemen bereit gestelltwerden können, zertifizieren.
Termin: Juni 2005
68SCHULUNG UND SENSIBILISIERUNG
– Analyse des Bedarfs, gemessen an de m in den GDs vorhandenen Know-how
– Konzipierung von Begleitmaterial fü r allgemeine und spezielle Kurse.
Termin: für allgemeine Kurse: Juni  2003; für spezielle Kurse: März 2004.
– Organisation der allgemeinen und spezie llen Kurse. Vorbereitung wirksamer,
interaktiver Schulungskurse, basiere nd auf neuen Informationstechnologien.
Termin: von Oktober 2003 für allgemei ne und Mai 2004 für spezielle Kurse.
– Organisation von Rechnungsführungswettbewerben.
Termin: Juli 2003
JAHRESABSCHLÜSSE (VOR KONSOLIDIERUNG )
– Verbesserung der vorhandenen Jahres abschlüsse. Die Kommission wird nach
und nach Verbesserungen bei den Jahres abschlüssen einführen, wie bereits in
den letzten Jahren geschehen. Die Verb esserungen werden die Qualität und die
Vollständigkeit der Daten betreffen.
Termin: längerfristige Aufgabe
– Entwicklung der neuen Jahresabschlüsse : Cash-Flow-Tabelle (entsprechend dem
Standardmuster), wirtsc haftliches Ergebnis und Ve rmögensänderungen. Die
neuen Abschlüsse werden erstmali g in den Jahresabschlüssen für 2005
erscheinen, da dafür die in den Objekt codes enthaltenen Da ten benötigt werden.
Termin: Januar 2005. Die zwei neuen J ahresabschlüsse werden im Zeitraum
1.9.2004 bis 31.12.2004 getestet (Versuchs- und Startphase für dieObjektcodes).
M
ASSNAHME ZUM GRAD DER KONSOLIDIERUNG
– Sensibilisierung und Schulung für die Rechnungsführer der Institutionen und
Agenturen
– Analyse der Rechnungsführungskonten der Agenturen, Erläuterung des
Leitfadens zur Konsolidierung und anzuwendendeRechnungsführungsverfahren.
– Festlegung des Konsolidierungsverfahrens.
Termin: Juni 2004. Tools verfügbar für die Rechnungsführer: Januar 2005.
69– Entwicklung und Einrichtung eines auto matisierten Konso lidierungssystems.
70FINANZBOGEN ZU RECHTSAKTEN
Politikbereich(e): HAUSHALT
Tätigkeit(en):  Rechnungswesen
Bezeichnung der Maßnahme:  Modernisierung des EG-Rechnungswesens
1. HAUSHALTSLINIE(N) (Nummer und Bezeichnung)
A7 und A2420
2. ALLGEMEINE  ZAHLENANGABEN
2.1 Gesamtmittelausstattung der Maßnahme (Teil B): Mio. € (VE)
2.2 Laufzeit  (Jahr des Beginns und des Abschlusses der Maßnahme)
2.3 Mehrjährige Gesamtvorau sschätzung der Ausgaben
a) Fälligkeitsplan für Verpflichtungsermächtigungen/Zahlungsermächtigungen
(finanzielle Intervention) (vgl. Ziffer 6.1.1)
in Mio. € (bis zur 3. Dezimalstelle)
2003 2004 2005 Ins-
gesamt
Verpflichtungs-ermächtigungen
Zahlungs-ermächtigungen
b)  Technische und administrativ e Hilfe und Unterstützungsausgaben (vgl. Ziffer 6.1.2)
VE
ZE
Zwischensumme a+b
VE
ZE
c)  Gesamtausgaben für Humanressourcen und Verwaltung (vgl. Ziffern 7.2 und 7.3)
VE/ZE 11,614 11,390 10,668 33,673
71
72a+b+c insgesamt
VE 11,614 11,390 10,668 33,673
ZE 11,614 11,390 10,668 33,673
2.4 Vereinbarkeit mit der Finanzplanung und der Finanziellen Vorausschau
[X] Der Vorschlag ist mit der derzeitigen Finanzplanung vereinbar.
[   ] Der Vorschlag macht eine A npassung der betreffenden Rubrik der
Finanziellen Vorausschau
[...] sowie gegebenenfalls eine Anwendung der Interinstitutionellen
Vereinbarung erforderlich.
2.5 Finanzielle Auswirkungen auf die Einnahmen19
[X] Keinerlei finanzielle Auswirkungen (betrifft die techni schen Aspekte der
Durchführung einer Maßnahme)
ODER[…] Folgende finanzielle Auswirkungen auf die Einnahmen sind zu erwarten:
- N.B.: Einzelangaben und Anmerkun gen zur Berechnungsmethode sind
diesem Finanzbogen auf einem getrennten Blatt beizufügen.
in Mio. €  (bis zur 1.Dezimalstelle)
Stand nach der Maßnahme
Haushalts-
linieEinnahmenStand vor
der
Maßnahme
(Jahr n-1)Jahr n n+1 n+2 n+3 n+4 N+5
a) Einnahmen nominal
b)Veränderung bei den
Einnahmen /g68
(Beschreibung für jede einzelne Haushaltslinie; die Tabelle ist um die ent-
sprechende Zeilenzahl zu verlängern, wenn die Wirkung der Maßnahme sich
über mehrere Haushaltslinien erstreckt).
                                                
19 Weitere Informationen sind den beigefügten Leitlinien zu entnehmen.
733. HAUSHALTSTECHNISCHE MERKMALE
Art der Ausgaben Neu EFTA-
BeteiligungBeteiligung von
BeitrittsländernRubrik der
Finanziellen
Vorausschau
NOA NGM NEIN NEIN NEIN Nr° 5
4. RECHTSGRUNDLAGE
(Anzugeben ist nur die hauptsächliche Rechtsgrundlage)
5. BESCHREIBUNG UND BEGRÜNDUNG
5.1 Notwendigkeit einer Maßnahme der Gemeinschaft20
5.1.1 Ziele
Handlungsbedarf
Die Kommission hat seit Annahme ih res Reform-Weißbuchs im März 2000
umfangreiche Verbesserungen an ihre m Finanzmanagement- und Kontrollsystem
vorgenommen. Um die Reformziele zu erreic hen, sind jedoch weitere Anstrengungen
notwendig, insbesondere im Bereich der Rechnungsführung, die entsprechend derüberarbeiteten Haushalts ordnung bis zum Jahre 2005 auf den Grundsatz der
Periodenrechnung („accrual accounting“) umzust ellen ist – ein Ziel, das seinerseits die
Entwicklung eines integrierten Computer systems für die vorgesehenen zusätzlichen
Funktionen erfordert.
Der Rechnungshof äußert in seinem Jahres bericht zum Haushaltsjahr 2001 die Ansicht,
dass – ungeachtet der Tatsache, dass die K onten die Einnahmen und Ausgaben ebenso
wie die Finanzlage der Gemeinschaften wa hrheitsgetreu widerspiegelten – „in den
Dienststellen der Kommission dringend tiefgreifende Maßna hmen zur Beseitigung der
mit den Unzulänglichkeiten des Rechnungsführungssyst ems verbundenen Risiken
geboten (siehe Punkte 9.6 - 9.8)“ sind. Dazu ist anzumerken, dass sich die Kritik des
Rechnungshofs im Wesentlichen auf die allg emeine Buchführung und nur in einem
geringeren Maße auf die Haushaltsbuchführung bezieht.
Die Kommission hat sich ihrerseits verpflic htet, das Rechnungswesen der Gemeinschaft
zu verbessern und zu modernis ieren. So erkennt sie in ihrer Antwort auf die Punkte 9.7 -
9.8 die vom Rechnungshof herausgestellten Bu chhaltungsprobleme an und erklärt, sie
werde unverzüglich „eine grundlegende Reform  ihres Rechnungswesens veranlassen. Die
Kommission hat sich fest verp flichtet, das Buchhaltungssys tem zu modernisieren. Bis
Ende 2002 wird sie über die Optionen für die Entwicklung, den vorgeschlagenen Zeitplan
                                                
20Weitere Informationen sind den beigefügten Leitlinien zu entnehmen.
74für die Durchführung, die veranschlagten Kosten sowie die Mittelzuteilung beschließen.
Da die neue Haushaltsordnung ab 2005 die Vo rlage der Jahresabschlüsse nach dem
Prinzip der Periodenrechnung vorschreibt, si nd außerdem weitreichende Maßnahmen zu
ergreifen, um der Kommission den hie rfür erforderlichen Vorschrifts- und
Verfahrensrahmen an die Hand zu geben.“
Rechtlicher Rahmen
Die Verpflichtungen der Kommission im Bere ich der Rechnungsführung ergeben sich
direkt aus dem Vertrag, dessen Artikel 275 lautet: „Die Kommi ssion legt dem Rat und
dem Europäischen Parlament jährlich die R echnung des abgelaufenen Haushaltsjahres für
die Rechnungsvorgänge des Haushaltsplan s vor. Sie übermittelt ihnen ferner eine
Übersicht über das Vermögen und die Schulden der Gemeinschaft.“ Diese
Bestimmungen sind deshalb von besonderer  Bedeutung, weil im Kontext des
Entlastungsverfahrens nach Artikel 276 der Rat und das Europäische Parlament die in
Artikel 275 genannte Rechnung und Übersi cht sowie den Jahresbericht des
Rechnungshofs zu prüfen haben.
Die Grundlage für das neue Rechnungsführun gssystem ist in Artikel 125 der neuen
Haushaltsordnung festgelegt: „Entsprech end dem Grundsatz der Periodenrechnung
erfassen die Jahresabschlüsse den Aufw and und den Ertrag des Haushaltsjahres ohne
Berücksichtigung des Zeitpunktes der Aus- und Einzahlungen.“ Gemäß Artikel 181werden diese „Bestimmungen ... schrittweise  ... angewandt, damit sie im Haushaltsjahr
2005 ihre volle Wirkung entfalten.“
5.1.2 Maßnahmen im Zusammenhang mit der Ex-ante- Bewertung
(Hier geht es darum,a) zu erläutern, wie und wann die Ex-ante-Bewertung stattgefunden hat
(ausführende Dienststelle, Zeitplan, Verfügbarkeit des Berichts) oder wie die
entsprechenden Informationen gesammelt wurden
21;
b) die im Zuge der Ex-ante-Bewert ung getroffenen Feststellungen und daraus
gezogenen Schlussfolger ungen kurz zu beschreiben.)
5.1.3 Maßnahmen infolge der Ex-post- Bewertung
(Im Falle einer Programmverlängerung ist außerdem kurz anzugeben, welche
Folgerungen aus einer Zwischen- oder Ex-post- Bewertung abgeleitet werden können).
5.2 Geplante Einzelmaßnahmen und Modalitäten der Intervention zu Lasten
des Gemeinschaftshaushalts
(Unter diesem Punkt ist die praktische Ums etzung der vorgeschlagenen Intervention zu
erläutern. Anzugeben sind die wichtig sten, zur Erreichung des Gesamtziels
                                                
21Zu den Mindestangaben, die für neue Initiativen zwingend vorgeschrieben sind, siehe Dokument
SEK(2000) 1051.
75erforderlichen Einzelmaßnahmen. Für jede dieser Maßnahmen sind ein oder mehrere
spezielle Ziele vorzugeben, die als Gradme sser für die während der vorgeschlagenen
Laufzeit erwarteten Fortschritte dienen. Sie sollten über das Niveau der unmittelbarenTeilergebnisse (Outputs) hinau sreichen, zugleich aber so pr äzise formuliert sein, dass
sich entsprechende konkrete Resultate er mitteln lassen. Zu je der Einzelmaßnahme ist
folgendes anzugeben:
– Zielgruppe(n) - (nach Möglichkeit Angabe der Zahl der Empfänger),
– spezielle Ziele für den Planungsze itraum (in messbaren Größen),
– konkrete Schritte zur Durchführung der Maßnahme,
– unmittelbare Teilergebnisse,
– erwartete FolgenAuswirkungen in Bez ug auf die Erreichung des Gesamtziels.
Des Weiteren sind Angaben zu den Modalitäte n der haushaltswirksamen Intervention zu
machen (Form und Prozentsatz der erforderlichen Finanzhilfe).
5.3 Durchführungsmodalitäten
(Hier ist zu erläutern, wie die geplant en Maßnahmen durchgeführt werden sollen:
Direktverwaltung durch die Ko mmission, entweder ausschließlich mit Statutspersonal
oder externem Personal oder aber im Wege de r Externalisierung. Im  letzteren Fall ist
anzugeben, welche Form diese Externalis ierung annehmen soll (über BAT, Agenturen,
Ämter oder dezentrale E xekutivstellen, in gemein samer Verwaltung mit den
Mitgliedstaaten - nationale, re gionale oder lokale Einrichtungen.
Des Weiteren ist zu erläutern, wie sich das  gewählte Externalis ierungsmodell auf die
Ressourcen für finanzielle Interventione n, Verwaltungs- und Unterstützungsausgaben
und auf die entsprechenden Humanressourcen (abgeordnete Beamte usw.) auswirkt).
6. FINANZIELLE  AUSWIRKUNGEN
6.1 Finanzielle Gesamtbelastung für Teil B des Haushalts (während des
gesamten Planungszeitraums)
(Die Berechnung der Gesamtbe träge in der nachstehenden Tabelle ist durch die
Aufschlüsselung in Tabelle 6.2 zu erläutern).
6.1.1 Finanzielle Intervention
VE in Mio. € (bis zur 3. Dezimalstelle)
AufschlüsselungJahr n n + 1  n + 2 n + 3 n+ 4 N + 5
und
folgende
Haushalts
jahreGesamt
Maßnahme 1
Maßnahme 2
76usw.
INSGESAMT
6.1.2 Technische und administrative Hilfe , Unterstützungsausgaben und IT-Ausgaben
(Verpflichtungsermächtigungen)
Jahr n n + 1  n + 2 n + 3 n + 4 n + 5 und
Folge-
jahreGesamt
1) Technische und admini-
strative Hilfe
a) Büros für technische Hilfe(BTH)
b) Sonstige Formen der tech-
nischen und administrativenHilfe:- intra-muros- extra-murosdavon für Aufbau und
Wartung rechnergestützter
Verwaltungssysteme
Zwischensumme 1
2) Unterstützungsausgaben
a) Studien
b) Sachverständigensitzungen
c) Information und Veröffent-lichungen
Zwischensumme 2
INSGESAMT
6.2. Berechnung der Kosten für jede zu Lasten von Teil B vorgesehene
Einzelaktion (während des gesamten Planungszeitraums)22
(Werden mehrere Maßnahmen durchgeführt, so sind zu den hierfür erforderlichen
Einzelaktionen  hinreichend detaillierte A ngaben zu machen, um eine Schätzung von
Umfang und Kosten der verschiedenen Teile rgebnisse (Outputs) zu gestatten.)
VE in Mio. € (bis zur 3. Dezimalstelle)
Aufschlüsselung Art der Teil-
ergebnisse/
Outputs
(Projekte,
Dossiers usw.)Zahl der Teil-
ergebnisse/
Outputs
(für die Jahre
1…n insgesamt)Durchschnitts-
kosten pro EinheitGesamtkosten
(für die Jahre
1…n insgesamt)
                                                
22Weitere Informationen sind den beigefügten Leitlinien zu entnehmen
771 2 3 4=(2X3)
Maßnahme 1
- Einzelaktion 1
- Einzelaktion 2
Maßnahme 2
- Einzelaktion 1
- Einzelaktion 2- Einzelaktion 3usw.
GESAMTKOSTEN
Erforderlichenfalls ist die Berechnungsweise  zu erläutern.
787. AUSWIRKUNGEN AUF PERSONAL- UND VERWALTUNGSAUSGABEN
7.1. Auswirkungen im Bereich der Humanressourcen
Zur Durchführung der Maßnahme
einzusetzendes Personal: vorhandene
und/oder zusätzliche MitarbeiterBeschreibung der Aufgaben, die im
Zuge der Durchführung der Maßnahme
anfallen Art der
Mitarbeiter
Zahl der
DauerplanstellenZahl der Planstellen
auf ZeitGesamt
Beamte oder Be-
dienstete auf ZeitA
BC11 A
22,5 B3 C1 A Einsatzgebiete der Humanressourcen:
- Betrieb und Wartung des derzeitigenSystems- neue Entwicklungen (NRF, ABB)
- technische Verbesserung, Umstellung
auf Web-Technologie- Periodenrechnung
Sonstige 2 A, 2 B
Insgesamt
7.2 Finanzielle Gesamtbelastung durch die Humanressourcen
Art der HumanressourcenBeträge
2003 (in €)Beträge
2004 (in €)Beträge
2005 (in €)Berechnungsweise
Beamte
Bedienstete auf Zeit3.942.000 3.942.000 3.942.000 (11 A + 22,5 B +
3 C) * 108.000
Sonstige Humanressourcen
(A-7000)107.800
302.000107.800
302.00053.900
302.000Unterstützung
Projektmanagement(2 A * 95.000)+(2 B* 56.000)
Insgesamt 4.351.800 4.351.800 4.297.900
Anzugeben sind jeweils die Beträge, die den Gesamtausgaben für 12 Monate
entsprechen.
7.3 Sonstige Verwaltungsausgaben im Zusammenhang mit der Maßnahme
Haushaltslinie
(Nummer und Bezeichnung) Beträge 2003 (in €) Beträge 2004 (in €) Beträge 2005 (in €)
Gesamtmittelausstattung (Titel A-7)
A-701 – Dienstreisen
A-7030 – Sitzungen
A-7031 – Obligatorische Ausschüsse (1)
A-7032 – Nichtobligatorische Ausschüsse (1)
A-7040 – KonferenzenA-705 – Untersuchungen und Konsultationen
Sonstige Ausgaben (im Einzelnen anzugeben)
A-7060 - Weiterbild ung und Managementschulung   300.000
   349.000
   600.000   100.000
   149.600
   700.000    800.000
79Informationssysteme (A-7070)4.953.300 5.128.800 4.660.400
A-7002 - Technische Unterstützung
A-242 - EDV-Infrastruktur   800.000
   260.000   700.000
   260.000   400.000
   510.000
Insgesamt 7.262.500 6.888.400 6.520.400
Anzugeben sind jeweils die Beträge, die den Gesamtausgaben für 12 Monate
entsprechen.
_______________________________________________________
(1) Angabe von Kategorie und Gruppe des Ausschusses.
80I. Jährlicher Gesamtbetrag (7.2 + 7.3)
II. Dauer der Maßnahme
III. Gesamtkosten der Maßnahme (I x II)2003: 11.614.300 €
2004: 11.390.200 €2005: 10.668.300 €
3  Jahre33.672.800 €
(Bei Abschätzung der für die Maßnahme erforderlichen Humanressourcen undVerwaltungsmittel müssen sich die GD/Dien ste an die Beschlüsse halten, die die
Kommission bei der Grundsatzdebatte/APS und der Annahme des Haushaltsvorentwurfs
(HVE) gefasst hat, d.h. sie müssen erkläre n, dass die für die Maßnahme erforderlichen
Humanressourcen im Rahmen der vorläu figen Vorabzuweisung, die bei Annahme des
HVE festgelegt wurde, auf gebracht werden können.
Wenn geplante Maßnahmen bei Aufstellung de s HVE noch nicht vorhersehbar waren,
muss ausnahmsweise die Kommission eingescha ltet werden, um zu entscheiden, ob und
auf welche Weise (durch Anpassung der vo rläufigen Vorabzuweisung, durch eine Ad-
hoc-Umschichtung, durch einen Berichti gungs- und Nachtragshaushaltsplan oder ein
Berichtigungsschreiben zum HVE) die vorges chlagene Maßnahme trotzdem durchgeführt
werden kann.)
8. ÜBERWACHUNG UND BEWERTUNG
8.1 Überwachung
Siehe Mitteilung der Kommission: Mode rnisierung des Rechnungswesens der
Europäischen Gemeinschaften.
8.2 Modalitäten und Periodizität der vorgesehenen Bewertung
Siehe Mitteilung der Kommission: Mode rnisierung des Rechnungswesens der
Europäischen Gemeinschaften.
9. BETRUGSBEKÄMPFUNGSMASSNAHMEN
(In Artikel 3 Absatz 4 der Haushaltsordnung heißt es: „Um der Gefahr betrügerischer
Handlungen und Unregelmäßigkeiten vo rzubeugen, macht die Kommission im
Finanzbogen Angaben über die bestehenden od er in Aussicht genommenen Präventiv-
und Schutzmaßnahmen“.)