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Brüssel, den 30.5.2007

KOM(2007) 274 endgültig

MITTEILUNG DER KOMMISSION

AN DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT, DEN RAT UND DEN EUROPÄISCHEN RECHNUNGSHOF

Managementbilanz der Kommission 2006 - Synthesebericht

MITTEILUNG DER KOMMISSION

AN DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT, DEN RAT UND DEN EUROPÄISCHEN RECHNUNGSHOF

Managementbilanz der Kommission 2006 - Synthesebericht

1. Einführung

Jeder Generaldirektor und jeder Dienststellenleiter legt dem Kollegium der Kommissionsmitglieder einen jährlichen Tätigkeitsbericht über die Ausübung seines Amtes vor.

Mit der Annahme des vorliegenden Syntheseberichts übernimmt die Kommission die politische Verantwortung für die Managementtätigkeit ihrer Generaldirektoren und Dienststellenleiter. Sie stützt sich dabei auf die in den Tätigkeitsberichten gegebene Zuverlässigkeitsgewähr und formulierten Vorbehalte. Gleichzeitig räumt sie ein, dass weitere Anstrengungen unternommen werden müssen, um eine Reihe von Schwachstellen zu beseitigen. Dieser Bericht komplettiert den Überblick über die wichtigsten politischen Erfolge 2006, der von der Kommission am 28. Februar 2007 angenommen wurde [1].

In dieser Mitteilung wird dargelegt, wie die Kommission ihre Managementaufgaben wahrgenommen hat und welche Gewähr die internen Kontrollsysteme bieten; außerdem enthält die Mitteilung eine Zusammenfassung der Schlussfolgerungen der jährlichen Tätigkeitsberichte. Die Mitteilung untersucht, wo Generaldirektoren oder Dienststellenleiter Vorbehalte angemeldet haben und enthält eine erste Analyse wie die zugrunde liegenden Schwachstellen beseitigt werden können. Schließlich werden Fragen untersucht, die nicht mit den jährlichen Tätigkeitsberichten in Zusammenhang stehen, und eine Reihe wichtiger horizontaler Themen behandelt, die der Generaldirektor für Haushalt, der Interne Prüfer, der Europäische Rechnungshof, die Entlastungsbehörde oder der Auditbegleitausschuss aufgeworfen haben.

2. Gewähr auf der Grundlage der jährlichen Tätigkeitsberichte

Nach Prüfung der jährlichen Tätigkeitsberichte, insbesondere der von jedem Generaldirektor und Dienststellenleiter unterzeichneten Erklärung, stellt die Kommission fest, dass sämtliche bevollmächtigten Anweisungsbefugten Zusicherungen für eine ordnungsgemäße Mittelverwendung und für die Tatsache, dass die Kontrollverfahren die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge hinreichend gewährleisten, abgegeben haben (wenn auch in manchen Fällen in eingeschränkter Form). Damit sind die zwei wichtigsten Voraussetzungen für die Rechtfertigung ihrer Zuverlässigkeitsgewähr gegeben.

Gleichzeitig haben die bevollmächtigten Anweisungsbefugten auch eine Reihe an verbleibenden Schwächen offen gelegt und gegebenenfalls Vorbehalte angemeldet. In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Kontrollprobleme einschließlich der Vorbehalte unter Berücksichtigung des Haushaltsvollzugsmodus untersucht.

In einigen Bereichen weicht die vom Europäischen Rechnungshof vorgenommene Bewertung der Zuverlässigkeit auf der Grundlage der Kontrollsysteme von der von den zuständigen Generaldirektoren gegebenen Zuverlässigkeitsgewähr ab. Dies ist zum Teil auf Meinungsverschiedenheiten betreffend die Typologie und die Auswirkungen von Fehlern sowie die Evaluierung von Systemschwächen zurückzuführen, und zum Teil auf Auffassungsunterschiede betreffend die Funktionsweise von Finanzkorrekturverfahren, insbesondere auf den Umstand, dass die zuständigen Kommissionsdienststellen ein auf mehrere Jahre angelegtes System verwenden, bei dem Fehler in einem Jahr aufgedeckt und in den folgenden Jahren korrigiert werden können, während der Vertrag eine jährliche Stellungnahme des Rechnungshofs vorsieht.

Allfällig bestehende Divergenzen zwischen der Stellungnahme des Europäischen Rechnungshofs und jener des Generaldirektors werden in dessen nächstjährigem Tätigkeitsbericht zu erläutern sein.

2.1. Direkte zentrale Mittelverwaltung: Ein vielschichtiger Rahmen, bei dem die Verantwortung der Kommission gefordert ist

Eine Mehrzahl der internen Politikbereiche wird - entsprechend dem betreffenden Gründungsakt oder Programm - unmittelbar von der Kommission verwaltet. Obwohl bei den Rechtsvorschriften für die Programme des Zeitraums 2007-2013 Fortschritte zu verzeichnen sind, findet auf die meisten Programme ein komplexer rechtlicher Rahmen Anwendung, der die Erstattung der tatsächlich förderfähigen Ausgaben, die von den Begünstigten gefordert werden, vorsieht, wobei jeweils eine große Anzahl an Begünstigten pro Programm zu berücksichtigen ist. Diese Besonderheiten stellen eine Herausforderung für die Kommission dar, da sie die Notwendigkeit eines ausreichenden Kontrollumfangs und die Kosten dieser Kontrollen in Einklang bringen muss.

In mehreren jährlichen Tätigkeitsberichten wurden Fehler bzw. Unstimmigkeiten im Zusammenhang mit den Empfängern gemeinschaftlicher Finanzhilfen signalisiert; es ging dabei um die Berechnung und Verbuchung von erstattungsfähigen Personalkosten als direkte Kosten. Darüber hinaus berichten einige Generaldirektoren von erheblichen Schwierigkeiten einiger Finanzhilfeempfänger, angemessene Bestätigungen für diese Personalkosten beizubringen. Es handelt sich um ein ständig auftauchendes Problem, dem die Kommission durch einen verstärkten Rückgriff auf Pauschalbeträge und -sätze beizukommen sucht.

Im Jahr 2006 haben die Generaldirektoren für Forschung, Informationsgesellschaft und Medien, Unternehmen und Energie und Verkehr Vorbehalte in Bezug auf die Ordnungsmäßigkeit der Erstattungsanträge im Rahmen des Fünften Rahmenprogramms für Forschung und technologische Entwicklung (FP5) angemeldet. Die Kommission stellt aber fest, dass die finanziellen Auswirkungen der aufgedeckten Fehler insgesamt begrenzt sind hinsichtlich der festgelegten Signifikanzkrierien sowie Zahlungen betreffend FP5 in einer Auslaufphase sind

Was das Sechste Rahmenprogramm für Forschung und technologische Entwicklung (FP6) angeht, haben sowohl der Generaldirektor für Forschung als auch jener für Informationsgesellschaft berichtet, dass die 2006 durchgeführten Ex-Post-Kontrollen keine ausreichenden Beweise erbracht haben. Dies ist im Wesentlichen darauf zurückzuführen, dass es während des ersten Teils der Programmlaufzeit keinen Rahmenvertrag für derartige Kontrollen gab. Die Kommission reagierte unverzüglich und entschieden auf diese zwei Vorbehalte und nahm einen Aktionsplan an zur:

– Verstärkung des mit Ex-Post-Kontrollen und damit zusammenhängenden Tätigkeiten betrauten Personals. In der jährlichen Strategieplanung für 2008 ist die Umschichtung von 38 Forschungsstellen im Jahr 2007 zur Stärkung der Ex-Post-Kontrollfunktion in den mit Forschung befassten Generaldirektionen festgelegt; 2008 könnten zwölf weitere neue Stellen dazu kommen.

– Umsetzung einer gemeinsamen Ex-Post-Kontrollstrategie und –Methodik in den mit Forschung befassten Diensten, einschließlich eines neuen harmonisierten Stichprobenansatzes, der auf mehrjähriger Basis im Wege einer statistisch verlässlichen Auswahlmethodologie eine umfassende Erfassung gewährleistet. Mit dieser Strategie soll insbesondere gewährleistet werden, dass systematische Fehler der Hauptbegünstigten mittels einer angemessenen und repräsentativen Stichprobe aufgedeckt und korrigiert werden.

– Verstärkten Koordination und Integration der Ex-Post-Kontrollen in die mit Forschung befassten Generaldirektionen und Dienststellen, einschließlich gemeinsamer Audits.

– Einführung von mehr Ex-Post-Kontrollen und Schaffung eines besseren Gleichgewichts zwischen der intern durchgeführten und der nach außen vergebenen Arbeit. Im Rahmen des Sechsten Forschungsrahmenprogramms wird die Kommission 300 Ex-Post-Kontrollen im Jahr 2007 durchführen (gegenüber 45 im Jahr 2006).

– Einführung einer systematischeren Überwachung und eines Follow-up von Ex-Post-Kontrollergebnissen durch die Führungsebene.

Der Auditbegleitausschuss hat darüber hinaus die mit Forschung befassten Generaldirektionen zur Fortsetzung der Vereinfachungsmaßnahmen aufgefordert und ihnen nahe gelegt, die im Siebten Rahmenprogramm für Forschung und technologische Entwicklung (FP7) eingeführten Möglichkeiten der Verwendung von Pauschalbeträgen und -sätzen umfassend zu nutzen.

Die Kommission erinnert daran, dass Fehler im Zusammenhang mit Kostenerstattungen meistens auf die Vielschichtigkeit des rechtlichen Rahmens und insbesondere auf den Tatbestand, dass die Begünstigten die tatsächlichen Personalkosten einfordern müssen, zurückzuführen sind. Dieser Tatbestand wird bei Zahlungen im Rahmen des Sechsten Forschungsprogramms auch weiterhin Probleme verursachen – selbst wenn dank verstärkter Ex-Post-Kontrollen schrittweise die Durchführung von mehr Korrekturverfahren ermöglicht wird, insbesondere für systeminhärente Fehler durch die Anwendung von Audit-Ergebnissen auf nicht überprüfte Projekte und die Verhängung von Vertragsstrafen, wenn ein Geprüfter solche systeminhärenten Fehler nicht auf angemessene Weise beseitigt.

Die vereinbarten neuen Verfahren sollten auf Zahlungen im Rahmen des FP7 Anwendung finden. Soweit angemessen und jedenfalls im Einklang mit dem Grundsatz der wirtschaftlichen Haushaltsführung werden Vorabprüfungen der Kostenabrechnungsmethoden von Begünstigten mit Mehrfachbeteiligungen und die Verwendung von durchschnittlichen Personalkosten eingeführt werden. Darüber hinaus werden "vereinbarte Prüfungshandlungen" mit von FP7 Finanzhilfeempfängern verpflichteten Rechnungsprüfern verwendet werden, um eine einheitliche Rechnungsprüfung zu gewährleisten und der Kommission eine Grundlage zur Beurteilung der Förderfähigkeit der Ausgaben sowie der Einhaltung der Regeln zu bieten; Zertifizierer werden nicht mehr zur Beurteilung der Förderfähigkeit von Kosten aufgefordert werden, sondern zur Bereitstellung faktischer Informationen, auf deren Basis die Kommission über die Förderfähigkeit der Ausgaben entscheiden wird.

2.2. Geteilte und indirekte zentrale Mittelverwaltung: Stärkung der Rolle der Mitgliedstaaten

In den Bereichen, die unter die geteilte Mittelverwaltung oder die indirekte zentrale Mittelverwaltung fallen, kommen verschiedene Management- und Kontrollebenen zum Tragen. Die Kommission erhält die Gewähr für die Zuverlässigkeit aus verschiedenen Quellen: Prüfbescheinigungen der nationalen Behörden, jährliche Umsetzungs- und Kontrollberichte, Ergebnisse von Prüfungen durch die Mitgliedstaaten oder den Europäischen Rechnungshof, und natürlich Prüfungen durch die Kommission selbst.

Die Generaldirektoren für Regionalpolitik, Beschäftigung, Soziale Angelegenheiten und Chancengleichheit sowie Landwirtschaft und ländliche Entwicklung haben Vorbehalte aufgrund des Fehlens hinreichender Zuverlässigkeitsgewähr in Bezug auf Management- und Kontrollsystemschwächen, vor allem in Programmen und Maßnahmen im Vereinigten Königreich, in Spanien, Schweden, der Slowakei, Slowenien, Lettland, Italien und Griechenland sowie in Programmen im Rahmen der INTERREG Gemeinschaftsinitiative angemeldet. Für alle drei Generaldirektionen ist die Höhe der auf dem Spiel stehenden Mittel geringfügig. Es geht vielmehr um das Fehlen der Zuverlässigkeitsgewähr betreffend die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit bestimmter zugrundelegender Vorgänge. Die Generaldirektoren haben aufgrund systeminhärenter Mängel an wichtigen Bestandteilen der Management- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten beschlossen, Vorbehalte anzumelden. Sie stellten fest, dass diese Probleme bereits seit einigen Jahren existieren und die zuständigen Behörden nicht die von der Kommission geforderten Sanierungsmaßnahmen ergriffen haben, woraus sich negative Auswirkungen auf das Reputationsrisiko der Kommission ergeben.

Um das finanzielle Risiko für den EU-Haushalt zu decken, wurden präzise Aktionspläne zur Beseitigung der Probleme aufgestellt, die erforderliche Korrekturmaßnahmen seitens der zuständigen nationalen Behörden vorsehen. Soweit angemessen, insbesondere wenn die Mitgliedstaaten nicht selbst die Korrekturen zur Bereinigung des Risikos für Gemeinschaftszahlungen vornehmen, werden finanzielle Korrekturen angewandt. Diese Korrekturen können in einigen Fällen vorgenommen werden, indem quantifizierbare Unregelmäßigkeiten aus einzelnen Dossiers hochgerechnet werden, bei denen die Wahrscheinlichkeit besteht, dass sie in zahlreichen ähnlichen Fällen auftreten, oder in Form von Pauschalsatzkorrekturen bei Systemschwächen. In einigen Fällen wurde die Suspendierung von Zahlungen bereits im Rahmen der Haushaltsvollzugs 2006 erwogen, eingeleitet oder angewandt.

Für die Kommission hat die Bewältigung des Problems der unzureichenden Umsetzung des Integrierten Verwaltungs- und Kontrollsystems (IACS) in Griechenland, die bereits seit 2002 Gegenstand früherer Vorbehalte war, hohe Priorität. Im Zeitraum 1999-2006 wurden diesem Mitgliedstaat Finanzkorrekturen in Höhe von insgesamt 479 Mio. EUR [2] zur Deckung des durch die gefundenen Unzulänglichkeiten entstandenen finanziellen Risikos auferlegt. Diese Korrekturen werden so lange beibehalten werden wie dies nötig erscheint. Die Kommission schlug im März 2007 vor, die Verordnung über die Finanzierung der gemeinsamen Agrarpolitik [3] so abzuändern, dass sie Zahlungen an einen Mitgliedstaat im Falle ernsthafter und fortdauernder Mängel verringern oder aussetzen kann. Die für diesen Fall zuständigen nationalen Behörden haben einen detaillierten Aktionsplan aufgestellt, dessen Umsetzung die Kommission streng kontrollieren wird.

Dem Fortschrittsbericht über den Aktionsplan der Kommission für einen Integrierten Internen Kontrollrahmen [4] und den jährlichen Tätigkeitsberichten zu Folge hat die Kommission ihre Bemühungen zur Umsetzung des Ansatzes der „Einzigen Prüfung“ im Rahmen der geteilten Mittelverwaltung fortgesetzt. Sie hat beispielsweise die Festlegung von Kontrollzuständigkeiten verbessert und eine strengere Überwachung der Zahlstellen und bescheinigenden Stellen eingeführt. Im Bereich der Strukturfonds hat die Kommission Maßnahmen zur Förderung der Koordinierung von Prüfungsstandards und der Verbreitung bewährter Verfahren ergriffen. Dem Beispiel der ersten nationalen Erklärung über die Verwendung von EU Mitteln in den Niederlanden folgend, wird die Kommission ferner weiterhin die verschiedenen nationalen Initiativen betreffend nationale Erklärungen über die Verwendung von EU Mitteln unterstützen. Die geänderte Haushaltsordnung verpflichtet die Mitgliedstaaten in dieser Hinsicht, alljährlich auf angemessener nationaler Ebene vorhandene Prüfberichte und Erklärungen vorzulegen. Diese Anforderung wurde schon in der sektorspezifischen Gesetzgebung für die Landwirtschaft 2006 eingeführt [5].

Aufgrund der mehrjährigen Ausrichtung der Strukturfonds erfolgt die Überwachung durch die Kommission den gesamten Programmplanungszeitraum hindurch – von der Planung der Programme bis zu ihrem Abschluss. Die Kontrollregelungen sind daher für mehrere Jahre angelegt, wobei Schwachstellen während des gesamten Programmplanungszeitraums identifiziert und angegangen werden und auf dieser Grundlage die Bewertung einer angemessenen Zuverlässigkeitsgewähr hinsichtlich der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Ausgaben erfolgt. Im Rahmen des Aktionsplans für einen Integrierten Internen Kontrollrahmen wird im Jahr 2007 die Wirksamkeit mehrjähriger Korrektursysteme geprüft.

Der Generaldirektor für Justiz, Freiheit und Sicherheit hat Schwachstellen bei einigen Management- und Kontrollsystemen in Italien aufgedeckt, während der Generaldirektor für Bildung und Kultur Mängel bei einigen nationalen Stellen ermittelt hat, die unter die indirekte zentrale Mittelverwaltung fallen,. Die Kommission verstärkt derzeit ihre Kontrollen. Im ersten Fall wurden sämtliche Zahlungen für 2006 ausgesetzt. Im zweiten Fall hat die Kommission auf die Bestimmungen der Programme Lebenslanges Lernen und Jugend in Aktion zurückgegriffen um neue Regeln [6] für die Bestimmung und Abberufung neuer Agenturen zu erlassen, auf die ex-ante und jährliche Erklärung über die Zuverlässigkeitsgewähr durch die nationalen Behörden und die Kontrolle und Prüfungen auf der Basis eines Modells der "einzigen Prüfung". Darüber hinaus werden die nationalen Stellen präzisere Anweisungen und spezifische Ausbildungsmaßnahmen erhalten. Es wird erwartet, dass Vereinfachungen wie der verstärkte Rückgriff auf Pauschalsätze das Fehlerrisiko vermindern wird.

Die Kommission wird die Aufsicht über die nationalen Agenturen verstärken, basierend auf einer verstärkten Verantwortung nationaler Behörden, die EU Mittel unter indirekter zentrale Mittelverwaltung und unter dem Ansatz der „Einzigen Prüfung“ für Kontrollen und Prüfungen, um die Unzulänglichkeiten zu bewältigen.

2.3. Gemeinsame Mittelverwaltung mit internationalen Organisationen

Für bestimmte Managementaufgaben, die internationalen Organisationen übertragen wurden, bilden strukturierte Abkommen mit diesen internationalen Organisationen, insbesondere das von der Kommission und dem Sekretariat der Vereinten Nationen im April 2003 unterzeichnete Rahmenabkommen über die Zusammenarbeit im Finanz- und Verwaltungsbereich (FAFA), dem in den folgenden Jahren auch eine Reihe von Spezialorganisationen beigetreten sind, einen festen Bezugsrahmen für die gemeinsame Mittelverwaltung. Arbeiten zur weiteren Klarstellung bestimmter Klauseln werden weiter geführt.

Nachdem das Volumen der durch diesen Mechanismus abgewickelten Finanzmittel ansteigt, wird das Volumen der von der Kommission durchgeführten Kontrollen der gemeinsam mit den VN-Organisationen verwalteten Mittel nun verschärft. Dies entspricht den vom Internen Prüfer der Kommission hinsichtlich der Umsetzung des Abkommens geäußerten Ansichten.

Die geänderten Finanzbestimmungen haben einen klareren Rahmen geschaffen, der eine bessere Überwachung und Garantien bei der Umsetzung von internationalen Organisationen im Rahmen der gemeinsamen Mittelverwaltung übertragenen Aufgaben ermöglicht.

Ein vormals geäußerter Vorbehalt in Bezug auf den EU-Beitrag zur vierten Säule der UNMIK im Kosovo konnte durch Wiedereinziehungen im Jahr 2006 und eine neue Vertragsvereinbarung mit den VN, in der die jeweiligen Zuständigkeiten eindeutig festgelegt sind, aufgehoben werden.

Das FAFA hat einen dringend gebrauchten Referenzrahmen für die Zusammenarbeit zwischen sehr unterschiedlichen Partnern auf beiden Seiten der EG/VN Partnerschaft bereitgestellt. Nachdem es sich um ein relativ neues Instrument handelt, haben die Parteien des Abkommens gemeinsame Arbeitsgruppen eingesetzt, um sich mit Umsetzungsfragen zu beschäftigen. Gleichzeitig werden Weiterbildung Initiativen und gemeinsame Richtlinien über Rechnungslegung, Prüfung und Sichtbarkeit augenblicklich zwischen der Kommission und den VN diskutiert.

2.4. Schlussfolgerung

Die Kommission stellt fest, dass 15 Generaldirektoren im Jahr 2006 insgesamt 20 Vorbehalte angemeldet haben (gegenüber 31 im Jahr 2005). Nach ihrer Auffassung bedeutet dies, dass in der Vergangenheit festgestellte Schwachstellen bei den Kontrollsystemen angemessen beseitigt werden konnten und dass die Kommission 2006 weitere Fortschritte bei der Optimierung ihres Managements gemacht hat.

Die bevollmächtigten Anweisungsbefugten haben sich verpflichtet, in Bezug auf sämtliche Vorbehalte Aktionspläne zur Behebung der aufgedeckten Schwachstellen aufzustellen. Das Kollegium wird die Umsetzung dieser Abhilfemaßnahmen kontrollieren.

Es ist unbedingt erforderlich, von den zwischengeschalteten Stellen, die EU-Mittel im Namen der Kommission oder gemeinsam mit ihr verwalten, eine angemessene Zuverlässigkeitsgewähr zu erhalten. Ebenso ist es wichtig, systematisch Rechtsvorschriften für Abhilfemaßnahmen wie Einziehungen, Aussetzung von Zahlungen und Finanzkorrekturen zu verhängen, wenn schwerwiegende Schwachstellen bei der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit von Vorgängen aufgedeckt werden.

3. Horizontale Themen

3.1. Governance

· Erklärung zur Governance

Der Interne Prüfer vertrat die Auffassung, dass die Entscheidungsstrukturen (Governance) der Kommission auf soliden Grundlagen beruhen. Allerdings schlug er vor, sie transparenter zu gestalten. Die Kommission unterstützt diesen Vorschlag und wird eine kurze Erklärung zur Governance formulieren, um Interessensgruppen und Bürgern darzulegen, welche Akteure, Zuständigkeiten und Mechanismen der Rechenschaftslegung es innerhalb der Kommission gibt. Sie wird diese Erklärung auf der Europa-Website veröffentlichen.

· Auslagerung und Agenturen

Im Anhang 3 zu dieser Zusammenfassung werden die Exekutivagenturen behandelt.

Seit 1970 sind dreißig Regulierungsagenturen errichtet worden. Die Kommission legte im Februar 2005 [7] einen Entwurf für eine Interinstitutionelle Vereinbarung vor, um umfassende Rahmenbedingungen für die Errichtung, Struktur, Arbeitsweise, Bewertung und Kontrolle der europäischen Regulierungsagenturen zu schaffen. Die Verhandlungen hatten sich festgefahren, aber Ende 2006 wurden im Rat die Erörterungen über die wesentlichen Aspekte wieder aufgenommen.

· Vereinfachung

Im Anschluss an ihren Bericht über die Umsetzung der Kommissionsreform vom Dezember 2005 [8] ermittelte die Kommission einige für eine Vereinfachung und Straffung in Frage kommende Bereiche, wobei insbesondere die Zuweisung der Humanressourcen, die interne Koordination, die Normen für die interne Kontrolle, das Finanzmanagement sowie Instrumente und Prioritäten im IT-Bereich zu nennen sind. Im Mai nahm die Kommission die Mitteilung "Management der Humanressourcen: Vereinfachung der Verfahren für das Personal" an; sie richtete eine Task Force ein, die mit der Konsultation des Personals betraut wurde und Maßnahmen zur Vereinfachung der Verwaltungsverfahren und zur Verbesserung der für das Personal bestimmten Dienstleistungen vorschlagen sollte. Im Rahmen eines Pilotprojekts haben einige zentrale Dienststellen damit begonnen, Folgenabschätzungen auf interner Ebene durchzuführen. Dieses Vorgehen könnte auf alle neuen oder geänderten Arbeitsabläufe, die alle Dienststellen betreffen, ausgedehnt werden, um sicherzustellen, dass sie einfach und wirksam sind und keinen unnötigen Verwaltungsaufwand mit sich bringen.

Im Bereich des Finanzmanagements wurden mit der geänderten Haushaltsordnung (Änderung der Haushaltsordnung und ihrer Durchführungsbestimmungen) Vereinfachungen eingeführt; nachstehend werden einige Vereinfachungen genannt: weniger strikte Anforderungen an die Vorlage von Unterlagen für kleine Finanzhilfen und Verträge; Erleichterung von Kofinanzierung im Wege von Sachleistungen (zum Beispiel durch Arbeit, die externe Partner des Begünstigten kostenlos leistet); Möglichkeit, von der Notwendigkeit der Leistung einer finanziellen Sicherheit abzusehen, wobei dies in jedem einzelnen Fall auf der Grundlage einer Risikoeinschätzung zu entscheiden ist; Heraufsetzung des Schwellenwerts, bei dessen Überschreitung begünstigte Organisationen ein Audit-Zertifikat durch einen externen Prüfer vorlegen müssen; Ausdehnung des Transparenzprinzips im Wege der Publikation sämtlicher Begünstigter von Gemeinschaftszuwendungen, unabhängig von der mit dem Haushaltsvollzug betrauten Stelle oder Behörde.

Allerdings fielen die Vereinfachungen der Rechtsvorschriften nicht so umfangreich aus wie möglicherweise erhofft wurde. Obwohl die nächste Programmplanungsperiode noch in einiger Entfernung liegt, wird es für die Dienststellen daher eine wichtige Aufgabe sein, das Terrain für künftige weitere Vereinfachungen vorzubereiten.

· Europäische Transparenzinitiative

Entsprechend der Europäischen Transparenzinitiative werden die Daten über Empfänger veröffentlicht, die Gelder im Rahmen der geteilten Mittelverwaltung erhalten. Die Kommission vertritt die Auffassung, dass Transparenz in finanziellen Fragen sehr wichtig ist, damit eine verantwortungsvolle Verwendung der EU-Mittel gewährleistet wird.

· Betriebskontinuität

Ein Arbeitsdokument über die Gewährleistung der Betriebskontinuität in der Kommission [9] wurde 2006 angenommen, damit im Falle von Störungen der Arbeitsabläufe die Betriebskontinuität der wichtigsten Dienststellen aufrechterhalten werden kann.

· Ethik

Im Rahmen eines breiteren Ansatzes zur Sensibilisierung über Ethik- und Integritätsfragen veranstaltete die Kommission einen Ethiktag für ihr Personal.

· Innenrevision

Der Interne Prüfer legte im März 2006 den ersten Überblicksbericht über das Follow-up der Prüfempfehlungen vor; diesem Bericht ist zu entnehmen, dass zwar einige Fortschritte erzielt worden sind, aber die Hälfte der entscheidenden und sehr wichtigen Empfehlungen innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens nicht umgesetzt wurde. Der Auditbegleitausschuss, dessen Hauptaufgabe darin besteht, dem Kollegium alljährlich über die Folgemaßnahmen zu berichten, die von den Kommissionsdienststellen getroffen werden, um den Empfehlungen des Internen Prüfers nachzukommen, informierte die Kabinette über den Umstand, dass bei einigen Diensten Umsetzungsverzögerungen zu verzeichnen waren und forderte sie auf, das Follow-up durch ihre Dienststellen zu überwachen. Der Auditbegleitausschuss wird im Jahr 2007 diese Überwachung intensivieren.

Unter Bemerkung, dass von allen geprüften Dienststellen für alle angenommenen IAS Empfehlungen Aktionspläne erstellt wurden und ein hohes Umsetzungsniveau dieser Aktionspläne erreicht wurde, wird die Kommission den 2006 erzielten Fortschritt weiterführen um eine zeitgerechte Umsetzung aller Auditempfehlungen sicherzustellen. Sie wird einen intensiveren Dialog zwischen den Prüfern und den geprüften Dienststellen fördern. Dies wird das gemeinsame Verständnis fördern, garantieren, dass der Prüfer konzentrierte Empfehlungen abgibt sowie die Dienststellen anleiten, der zeitgerechten Umsetzung dieser Empfehlungen als Priorität zu betrachten.

In seinem Jahresbericht 2006 hob der Interne Prüfer die Notwendigkeit einer besser koordinierten Planung der Prüfungen hervor und befürwortete die gegenwärtigen Bemühungen um eine Steigerung der Professionalität der internen Auditstellen der Kommissionsdienste. Die interne Auditstruktur der Kommission wird weiterhin ausgebaut und zu einer besseren Zuverlässigkeitsgewähr beitragen.

Schlussfolgerung

Die Kommission hält ihre Entscheidungsstrukturen (governance) nunmehr für angemessen stabil und ausgereift und wird diese Strukturen in einer Erklärung zur Governance beschreiben. Gleichzeitig ist sie entschlossen, sich nach wie vor für mehr Transparenz und Effizienz sowie für weitere Vereinfachungen einzusetzen. Die von der Kommission engmaschig überwachten Exekutivagenturen sind in dieses System der Governance voll einbezogen. Dennoch ist die Kommission der Auffassung, dass es von größter politischer Bedeutung ist, einen einzigen Rahmen für die Governance der Regulierungsagenturen zu errichten. Sie unterstützt die Anstrengungen, die der Interne Prüfer unternimmt, um am Ende des Planungszyklus 2007-2009 seine erste umfassende Stellungnahme zu den internen Kontrollsystemen der Kommission abzugeben und setzt sich für eine hochrangige Zusammenarbeit zwischen den internen Auditstellen und den Internen Prüfern ein.

3.2. Interne Kontrollsysteme und Leistungsmanagement

· Der interne Kontrollrahmen in der Kommission

Im Jahr 2006 setzte die Kommission ihre Maßnahmen zur Verbesserung ihres Kontrollumfelds fort. Mit der gegenwärtigen Überarbeitung der Normen für die interne Kontrolle wird das Ziel verfolgt, künftig klarere und einfachere Normen zu haben, die an die Rahmenbedingungen in den einzelnen Dienststellen leichter angepasst werden können, um eine Steigerung der Effizienz zu erreichen.

Dem Überblick über den Stand der internen Kontrolle in den Generaldirektionen und Dienststellen der Kommission ist zu entnehmen, dass im Jahr 2006 signifikante Fortschritte bei der Anwendung der internen Kontrollstrukturen und -verfahren erzielt wurden. Der Interne Prüfer empfahl weitere Verbesserungen bei den Ex-post-Kontrollen und IT-Systemen und der Anwendung der neuen Rechnungsführungsregeln sowie des Vertragsmanagements.

· Risikomanagement

Die Kommission erzielte im Jahr 2006 wesentliche Fortschritte bei der weiteren Einbeziehung des Risikomanagements in die strategische Planung. Die jährlichen Managementpläne enthalten die Ergebnisse der Risikoanalyse, und den jährlichen Tätigkeitsberichten ist zu entnehmen, ob solche Risiken im Jahresverlauf auftraten, wie sie bekämpft wurden und welche Risiken aus welchem Grund immer noch bestehen. Die Anstrengungen in Richtung einer kohärenten Darstellung von Risiken und zur Sicherstellung der Festlegung und unverzüglichen Umsetzung von Risikomanagement-Aktionsplänen werden fortgesetzt werden. Auf der Grundlage der in der Mitteilung "Ein wirksames und kohärentes Risikomanagement in den Dienststellen der Kommission" [10] entwickelten Methodologie zum Risikomanagement und eines im Jahr 2006 durchgeführten Pilotprojekts hat die Kommission ein Verfahren zur Identifikation, Analyse und Verwaltung von übergreifenden Risiken eingerichtet, die auf der Ebene einer Gruppe von Dienststellen wirksamer bekämpft werden können als auf der Ebene einzelner Dienststellen.

· Leistungsmanagement

Gemäß den Leitlinien, die den Dienststellen für die Ausarbeitung ihrer jährlichen Managementpläne und Tätigkeitsberichte zur Verfügung stehen, sollten die Ergebnisse für Begünstigte und andere betroffene Akteure und die Auswirkungen von Kommissionsmaßnahmen auf die gesamte Gesellschaft der EU stärker hervorgehoben werden.

Ein präzises Standardmodell ist für die jährlichen Tätigkeitsberichte 2006 entwickelt worden, um eine einheitliche Darstellung der Kontrollstrukturen und der Grundlagen für die Zuverlässigkeitserklärung zu ermöglichen, dieses Modell ist jedoch noch nicht von allen Generaldirektionen und Dienststellen angenommen worden. Es wird jedoch davon ausgegangen, dass das Format das Bewusstsein für Kontrollstrukturen und Grundlagen für die Zuverlässigkeitserklärung mit der Zeit erhöhen und dazu beitragen wird, Schwächen aufzuzeigen und Verbesserungen festzulegen.

Obwohl eine steigende Anzahl an Dienststellen in ihren jährlichen Tätigkeitsberichten 2006 Indikatoren zur Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Leistung vorgelegt hat, werden weitere Anstrengungen zur Entwicklung solcher Indikatoren notwendig sein, wobei ein kohärenter Ansatz durch Gruppen verwandter Dienststellen sichergestellt sein muss.

Die Qualität der Jährlichen Tätigkeitsberichte sollte weiter verbessert werden: insbesondere müssen Kontrollstrategien und Ergebnisse klar und einfach erklärt und Aktionspläne und ihre erwartete Auswirkung im Einzelnen dargelegt werden.

· Aktionsplan für einen Integrierten Internen Kontrollrahmen

Die bisherigen Ergebnisse der Umsetzung des Aktionsplans sind weitgehend positiv. Obwohl es bei einigen Maßnahmen zu Verzögerungen kam, ist die Kommission der Ansicht, dass sie das gesetzte Ziel erreichen kann, nämlich bis Ende 2007 die Grundlagen für ein ordentliches Management des Fehlerrisikos und eine erhöhte Zuverlässigkeitsgewähr zu schaffen, wie im Aktionsplan angestrebt. Die Ergebnisse der Maßnahmen werden allmählich sichtbarer und nachweisbar, zunächst in Form eines transparenteren und klareren Kontrollkonzepts. Damit dürfte bewirkt werden, dass die Fehlerquote dank verbesserter Korrektur- und Präventionsmaßnahmen sinkt.

Angesichts der gesammelten Erfahrungen wurden einige Maßnahmen verfeinert, damit eine neue Dynamik zu einer weiteren Erhöhung der Zuverlässigkeitsgewähr führt; diese Maßnahmen konzentrieren sich auf die direkte zentrale Mittelverwaltung und schließen eine gründliche Prüfung der Angemessenheit des Kosten-Nutzen-Risiko-Verhältnisses bei Kontrollen ein. Die Grundlagen werden bis Ende 2007 gelegt sein und die erwarteten Auswirkungen des Integrierten Internen Kontrollrahmens auf die Zuverlässigkeit werden allmählich sichtbar werden. Allerdings geht aus dem Fortschrittsbericht über den Aktionsplan der Kommission für einen Integrierten Internen Kontrollrahmen auch hervor, wo immer noch große Herausforderungen bestehen.

Maßnahmen zur Erhöhung der Intensität von Ex-post Kontrollen werden in vielen Bereichen bereits ausgearbeitet; so werden Aktionspläne mit Abhilfemaßnahmen erstellt, und die Fortschritte in diesem Bereich werden jetzt sorgfältig überprüft. Allerdings machte der Generaldirektor für Kommunikation einen Vorbehalt betreffend das Fehlen eines strukturierten systematischen Ex-post Kontrollsystems geltend. Die Einrichtung eines solchen Systems wird 2007 von der Kommission geprüft.

Die verstärkte Überprüfung sollte mit der Vorlage eines besser koordinierten Konzepts in jeder Gruppe verwandter Dienststellen einhergehen – wie es bereits für den Forschungsbereich und die Strukturfonds der Fall ist.

Eine bessere Koordinierung wird im Bereich der Strukturfonds schrittweise eingeführt, einschließlich der Harmonisierung von Stichprobenverfahren, die von den Mitgliedstaaten im Programmplanungszeitraum 2007-2013 einzusetzen sind.

Das Netzwerk der Ex-post-Kontrollen bewies im Jahr 2006 erneut seine Nützlichkeit beim Austausch bewährter Praktiken zwischen den einzelnen Kontrollreferaten. Folgende Schlüsselelemente wurden unter anderem erörtert: Ausarbeitung von Stichprobenstrategien mit dem Ziel, eine angemessene Zuverlässigkeitsgewähr zu erreichen; Folgemaßnahmen im Anschluss an Kontrollen sowie mögliche Konzepte für die Anwendung von Sanktionen.

Schlussfolgerung

Die Kommission vertritt die Auffassung, dass für jede Aktivität eine übergreifende, die verschiedenen Kontrollebenen integrierende Sicht betreffend interne Kontrollmaßnahmen entwickelt werden sollte. Es muss ein kosteneffektives Gleichgewicht zwischen verschiedenen Kontrollmaßnahmen sichergestellt werden, die Kontrollergebnisse sollten genau überwacht und konzertierte Maßnahmen getroffen werden um die erkannten Schwächen in Angriff zu nehmen.

Sie wird die Anwendung übergreifender Kontrollstrategien und –methodologien sorgfältig überwachen und für kohärente Konzepte bei Ex-post-Kontrollen, aufgegliedert nach Gruppen verwandter Dienststellen, sorgen, damit (1) Kontrollstrategien förmlich festgelegt werden und präzise Ziele enthalten; (2) eine klare, die Ergebnisse von Kontrollen auf allen Ebenen vereinende Überwachung und Berichterstattung besteht; (3) die Verantwortungen der Akteure, einschließlich dienststellenübergreifender Synergien, eindeutig festgelegt werden und zur Anwendung kommen.

Die Kommission wird sicherstellen, dass die bevollmächtigten Anweisungsbefugten die Anforderung erfüllen das Standardmodell zu verwenden, und dadurch eine klare Verbindung zwischen den Kontrollsystemen und der Gewähr in den Tätigkeitsberichten von 2007, und wird wie vorgesehen, Indikatoren für die Rechtmäβigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge zu gewährleisten.

Die Kommission wird das strukturierte Ex-post Kontrollsystem, welches durch den Generaldirektor für Kommunikation eingerichtet wurde, sowie den für Ex-post Kontrollen festgelegten Aktionsplan für die Gruppe der Dienststellen, die mit Forschung befasst sind, weiter unter Beobachtung halten.

3.3. Finanzmanagement

· Rechnungsführung

Die Kommission begrüßt die positive Zuverlässigkeitserklärung mit Vorbehalten des Rechnungshofs zum Abschluss 2005, der erstmals im Rahmen des neuen Periodenabgrenzungssystems erstellt wurde.

Bei der Anwendung der neuen Periodenabgrenzungsregeln für die Erstellung der Jahresabschlüsse 2006 werden weiterhin Fortschritte erzielt. Was die Qualitätssicherung der Rechnungsdaten betrifft, wurden Fortschritte bei der Verbesserung des Kontrollumfelds erzielt. Der Rechnungsführer hat hinsichtlich der Genehmigung lokaler Systeme im Jahr 2006 festgestellt, dass die Dienststellen im Allgemeinen angemessene Maßnahmen zur Bereinigung der im Vorjahresreport aufgeworfenen Probleme ergriffen haben, und den erheblichen Fortschritt derjenigen zwei Generaldirektionen hervorgehoben, deren Genehmigung 2005 suspendiert worden waren.

Die Einführung des Periodenabgrenzungssystems in den Delegationen im Januar 2007 und die Verbesserung der internen Kontrolle machte es möglich die in den Vorjahren angemeldeten Vorbehalte betreffend die Verwaltungsausgaben in den EU-Delegationen aufzuheben.

Erstmals wird der Rechnungsführer den endgültigen Abschluss für das Jahr 2006 unterzeichnen und dabei bescheinigen, dass er eine angemessene Gewähr dafür hat, dass die Rechnungen ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Finanzlage des Organs vermitteln.

· Vertragsmanagement

Bei den im Jahr 2006 durchgeführten Prüfungen ermittelte der Interne Prüfer einige Bereiche, in denen das Vertragsmanagement verbesserungsbedürftig ist. Für Beschaffungsaufträge im Gebäudebereich in Brüssel schlug eine im Dezember 2006 eingesetzte dienststellenübergreifende Arbeitsgruppe eine neue Methode vor. Mit der überarbeiteten Haushaltsordnung werden auch die Verfahrensregeln und Dokumentationspflichten für Aufträge von geringem Wert vereinfacht.

Schlussfolgerung

Die Kommission begrüßt die Fortschritte, die seit der Einführung des Periodenabgrenzungssystems in den Bereichen Transparenz und Rechenschaftspflicht erreicht wurden. Sie gibt einige konkrete Maßnahmen an, die zur Vereinfachung der Vorschriften für Finanzhilfeempfänger und Auftragnehmer ergriffen werden müssen.

3.4. Humanressourcen

· Integrierte Strategie im Bereich der Humanressourcen

Der Interne Prüfer hebt hervor, dass für eine wirksame Zuweisung von Humanressourcen eine langfristige Strategie für deren Verwaltung ausgearbeitet werden muss.

Die Kommission wird die Zuweisung ihrer Humanressourcen verbessern; dazu wird sie die Kompetenzen der Bediensteten im aktiven Dienst und die erwünschten Kompetenzen des künftigen Personals sowie den Bedarf der Dienste ermitteln. Sie hat ein Programm zur ständigen beruflichen Weiterbildung für sämtliche Humanressourcen in der Kommission lanciert, mit dem Ziel, Bedienstete mit den erforderlichen Kompetenzen zu gewinnen, weiterzubilden und auch zu behalten.

Sowohl die Sammlung als auch die Bewertung der Daten über Humanressourcen sind weitere wichtige Elemente der Strategie der Humanressourcenverwaltung, und die Kommission entwickelt die Systeme, die notwendig sind, um auf externe Ersuchen hinsichtlich des Einsatzes ihrer Humanressourcen antworten zu können.

Die Kommission kam der vom Parlament im Jahr 2006 formulierten Bitte nach und legte einen Bericht vor (SEK(2007) 530), in dem eine Analyse des voraussichtlichen Bedarfs an Humanressourcen bis 2013 enthalten ist und die Schlussfolgerung gezogen wird, dass die ermittelten nicht erweiterungsbedingten prioritären Gesamtbedürfnisse über interne und dienststellenübergreifende Umsetzungen gedeckt wird.

· Einstellung von neuen Beamten aus den EU-10-Mitgliedstaaten

Die ehrgeizigen Einstellungsziele 2004-2006 für die EU-10-Mitgliedstaaten wurden 2006 für das Verwaltungspersonal voll und für das mittlere Management weitgehend (77 % des Ziels) erfüllt. Bei der Einstellung der höheren Führungskräfte sind zufrieden stellende Fortschritte zu verzeichnen. Für einige Profile oder Nationalitäten wurde jedoch festgestellt, dass es nicht genügend Einstellungen gab, was vor allem auf eine niedrige Zahl an Kandidaten an den Einstellungsverfahren zurückzuführen ist. Das Amt für Personalauswahl der Europäischen Gemeinschaft arbeitet gegenwärtig an einer verbesserten Informations- und Kommunikationsstrategie. Die Kommission hat einen Überwachungsmechanismus eingerichtet um sicherzustellen, dass die EU-12-Einstellungsziele im Jahr 2007 erfüllt werden.

Schlussfolgerung

Die Kommission ist entschlossen, ihr Ziel für die Einstellung von Bediensteten aus den EU-12-Mitgliedstaaten zu erfüllen. Sie hat ihren künftigen Bedarf definiert und wird ihre Anstrengungen fortsetzen, um in der Lage zu sein, sich den künftigen Herausforderungen für eine moderne und effiziente Verwaltung zu stellen.

3.5. IT System Angelegenheiten

Bereits zum zweiten Mal wurde ein Vorbehalt in Bezug auf die unzulängliche Infrastruktur der Gebäude, in denen die Datenzentren untergebracht sind, angemeldet, was aber eher Auswirkungen auf die Kontinuität der Vorgänge als auf die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Haushaltsführung hat. Hinzu kommt, dass auch der Interne Prüfer auf Verbesserungen bei den Gebäuden, der Datensicherheit, der Wiederherstellungsmaßnahmen nach Katastrophen und der Betriebskontinuität hingewiesen hat. Ein weiteres Thema war die Planung von IT-Projekten; in diesem Zusammenhang wurde die Optimierung der Mittelverwendung durch die Festlegung von Prioritäten für Projekte, in die auch Unternehmen einbezogen werden, beschlossen.

Die Kommission ist fest entschlossen, die Mehrjahresstrategie zur Gewährleistung der sicheren Unterbringung der Daten- und Telekommunikationszentren der Kommission in Brüssel und in Luxemburg umzusetzen. Im Jahr 2007 umzusetzende Maßnahmen zur Risikominderung wurden identifiziert.

4. Schlussfolgerungen

Die Kommission ist der Meinung, dass die vorhandenen internen Kontrollsysteme innerhalb der in den jährlichen Tätigkeitsberichten 2006 vorgegebenen Grenzen die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge, für welche die Kommission nach Artikel 274 EG-Vertrag die Gesamtverantwortung übernimmt, angemessen gewährleisten. Allerdings räumt sie ein, dass noch verschiedene Mängel zu beheben sind, insbesondere jene, auf welche die bevollmächtigten Anweisungsbefugten in ihren Vorbehalten hingewiesen haben.

Die Kommission wird dafür sorgen, dass ihre bevollmächtigten Anweisungsbefugten weitere Anstrengungen unternehmen, um sicherzustellen, dass die in den Erklärungen im Anhang zu den Jahresberichten gegebene angemessene Zuverlässigkeitsgewähr auch wirklich durch geeignete interne Kontrollsysteme belegt wird.

Annex 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This Annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic.

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action.On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

| | Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

| | Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing.A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing.Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

| | With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action.Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

| | The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed.Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed.A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action.Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis.The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing.The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action.Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services).Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action.For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing.2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86).Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

| | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing.Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

| | DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied.Article 61(2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

| | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action.The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

| | To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed.Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing.In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

| | In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing.During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing.Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

| | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing.DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States.Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

| | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing.DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

| | The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing.The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing.In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits.All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

| | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing.A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room.The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

Annex 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

DG | | Réserves 2006 | | Réserves 2005 | | Réserves 2004 | | Réserves 2003 | | Réserves 2002 |

AGRI | 1 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. Export refunds |

REGIO | 2 | 1, Reservation concerning the management and control systems for ERDF in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland) 2. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidtate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA | 4 | 1. ERDF post-2000; 2. Cohesion Fund post-2000; 3. Community Initiatives 2000-2006; 4. Cohesion Fund pre-2000 |

EMPL | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT) | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 0 | 0 | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities | 1 | 1. Sound financial management: income and cash management |

RTD | 2 | 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 2 | 1. COST secretariat; 2. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 3 | 1. Allocation of research personnel 2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5 3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of reserach contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme | 1 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area |

TREN | 1 | 1. Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty | 5 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. EURATOM security control Office; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety |

EAC | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules | 0 | 0 |

ENV | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs | 5 | 1. Shortcomings in the development of financial circuits; 2. Excessive potential abnormal RAL; 3. Excessive payment delays; 4. Declaration of eligible costs in relation to grants; 5. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty |

SANCO | 1 | 1. Insufficient assurance of business continuity of a critical activity | 1 | 1. Health crisis management | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004 | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place | 0 | 0 | 3 | 1. Internal control standard 16: Separation of tasks 2. Internal control standard 17: Supervision 3. European Refugee Fund |

ESTAT | 1 | 1. Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006 | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 2 | 1. Project management; 2. Ex-post control |

ECFIN | 1 | 1. Possibility that additionality requirements are not sufficiently met | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Macro-financial assistance to 3rd countries; 2. Internal financial management |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association | 0 | 0 |

ELARG | 0 | 0 | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Roumania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries | 3 | 1. System audits in candidate countries; 2. Closure audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Financial operations and procedures |

RELEX | 0 | 0 | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

TAXUD | 0 | 0 | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments | 0 | 0 |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Late payment of expenses for experts |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Macro-financial assistance to 3rd countries; 2. Internal financial management |

COMM | 1 | 1. Ex-post control system | 1 | 1. Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts | 2 | 1. Relays and networks; 2. Representations |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Charlemagne |

DIGIT | 1 | 1.Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | | - | | - |

PMO | 0 | 0 | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation | | - |

OIB | 0 | | 1 | 1. Deficiency in OIB's contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. | | - |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | | - |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | | - |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Secondary legislation project; 2. Consolidation project |

BUDG | 0 | 0 | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund | 2 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BEPA | 0 | 0 | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. | 0 | 0 |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Freelance interpreters |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of community bodies (regulatory agencies) | 1 | 1. Audit of community bodies (traditional agencies) | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies | 0 | 0 |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 20 | | 31 | | 32 | | 49 | | 51 | |

Annex 3

Summary of the Annual Activity Reports of executive agencies

With the support of the legislative authority, the Commission has undertaken as part of its financial and administrative reform a major readjustment of its externalisation policy. This has involved the introduction of clear rules for the devolution of responsibilities to private bodies and for their transparency as well as the gradual dismantling of all former technical assistance offices. Following the recast of the Financial Regulation in 2002, externalisation has been rationalised in particular with the use of executive agencies to implement specific programmes under indirect centralised management.

Four executive agencies have so far been created: the Intelligent Energy Executive Agency (IEEA) (which later became the Executive Agency for Competitiveness and Innovation), the Public Health Executive Agency (PHEA), the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA) and the Trans-European Transport Network Executive Agency. Three of these executive agencies were or became operational in 2006.

The Commission carried out a cost-benefit analysis prior to their creation and will draw up an evaluation report on the first three years of operation.

The Annual Activity Reports show that the breakdown of staff employed by the executive agencies in 2006 was as follows:

| Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

IEEA | 16 | 25 | | 41 |

PHEA | 8 | 17 | | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

· The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies [11]; it is further set out in the act of delegation itself.

· Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

· The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-General.

· The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

· Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

· Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards. In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

Annex 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. Base légale

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. Méthodologie

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. Résultats globaux du recensement final

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. Analyse des justifications et mesures correctives

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires, lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires, conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

Annex 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006

(Art. 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2 121 285,63 | 2 |

AIDCO | 6 800 808,94 | 32 |

COMP | 2 450 000,00 | 2 |

EACEA | 100 000,00 | 1 |

ELARG | 1 372 283,00 | 1 |

EMPL | 124 066,40 | 1 |

ENV | 127 146,80 | 1 |

FISH | 713 429,00 | 1 |

INFSO | 6 860 395,32 | 16 |

RTD | 851 067,11 | 4 |

TREN | 1 518 302,24 | 3 |

| 23 038 784,44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6 549 996,00 | 2 |

[1] KOM(2007) 67.

[2] Die im jährlichen Tätigkeitsbericht 2006 genannte Summe von 451 Mio. EUR wurde aktualisiert, namentlich zur Berücksichtigung der jüngsten gegen Griechenland durch die Kommissionsentscheidung 2007/243/EG vom 18. April 2007 (ABl. L 106 vom 24.4.2007, S. 55) verhängten Korrekturen.

[3] Verordnung (EG) Nr. 1290/2005 des Rates.

[4] KOM(2007) 86 und SEK(2007) 311.

[5] Verordnung des Rates (EG) Nr. 1290/2005 und Artikel 7 Absatz 5 der Verordnung der Kommission (EG) Nr. 885/2006.

[6] Entscheidung K(2007) 1807 vom 26. April 2007.

[7] KOM(2005) 59.

[8] KOM(2005) 668.

[9] SEK(2006) 899.

[10] SEK(2005) 1327.

[11] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 13.1.2003).

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