AKTIONSPLAN - Aktionsplan der Kommission mit Folgemaßnahmen zu den Empfehlungen des Rechnungshofs in seinem Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2002

EINLEITUNG

Im Weißbuch über die Reform [1] der Kommission wurde darauf verwiesen, dass es im Hinblick auf eine stärkere Wirksamkeit der Maßnahmen der Kommission erforderlich ist, Verbesserungen bezüglich der Rechenschaftspflicht und der Verantwortlichkeit der Finanzakteure zu erzielen.

[1] KOM(2000)200 vom 1. März 2000.

Die Kommission hat die Vorlage dieses Aktionsplans im Zusammenhang mit dem Entlastungsverfahren für das Haushaltsjahr 2001 angekündigt. In diesem Dokument sollen die gemäß den Empfehlungen des Rechnungshofs zu treffenden Korrekturmaßnahmen sowie deren voraussichtliche Auswirkungen aufgezeigt werden.

Der Aktionsplan beruht auf den Antworten der Kommission zum Jahresbericht des Rechnungshofs zum Haushaltsjahr 2002, die durch Aktualisierungen und ergänzende Präzisierungen der Kommissionsdienststellen erweitert wurden. In dem Plan werden die Maßnahmen geprüft, die in den einzelnen Sektoren zu treffen sind, um das Finanzmanagement der Kommission zu verbessern und auf diese Weise zu einer zufrieden stellenden Erklärung über die Zuverlässigkeit (ZVE) zu gelangen.

Der Jahresbericht ist die erste Etappe des Entlastungsverfahrens. Daher sind die Antworten der Kommission zu den Bemerkungen des Rechnungshofs für das Entlastungsverfahren von maßgeblicher Bedeutung. Sämtliche eingegangenen und angekündigten Verpflichtungen, die im vorliegenden Aktionsplan nach Ausgabenbereichen gegliedert sind, betreffen die Verbesserung des Finanzmanagements.

Im Hinblick auf die Verbesserung der Zuverlässigkeit der Rechnungsführung hat die Kommission einen Ausschuss für Rechnungsführungsstandards eingesetzt, der unter anderem prüft, wie der auslösende Tatbestand der Buchhaltungseinträge festzulegen ist, damit die Kontrolle über das Verfahren erhalten bleibt und eine eindeutige Erfassungsgrundlage gegeben ist, die von einem Jahr zum anderen vergleichbar ist. Die Kommission arbeitet ebenfalls an der Verbesserung ihres Systems zur Feststellung und Einziehung von Forderungen. Sie hat eine Überprüfung sämtlicher seit langem offenen Salden aus Verpflichtungen vorgenommen, um überfällige Rückzahlungen zu ermitteln. Sie wird für Buchhaltungskontrollen bei Vorfinanzierungen sorgen, die den anweisungsbefugten Dienststellen bei der Ermittlung von Posten helfen sollen, deren Regelung überfällig ist. Sie hat ein System zur regelmäßigen Unterrichtung der anweisungsbefugten Dienststellen über Einnahmenvorausschätzungen und überfällige Einziehungs anordnungen eingerichtet. Dieses System soll weiter verbessert werden. Im Zusammenhang mit den Forderungen bei den externen Politikbereichen wird derzeit ein Rechnungsführungsstandard für Vorfinanzierungszahlungen ausgearbeitet. Die Kommission beobachtet die Durchführung der von ihr eingeleiteten Reformen sehr genau ; dies gilt insbesondere für die Einführung der Normen für interne Kontrolle.

Im Rahmen des Haushaltsvollzugs misst die Kommission einer realistischen Budgetierung der Zahlungsermächtigungen große Bedeutung bei. Die weitere gezielte Anwendung des Haushalts ausführungsplans im jeweils laufenden Haushaltsjahr, einschließlich Monitoring, Berichterstattung und Anpassungen im Zuge der Entscheidungsverfahren, dürfte ebenfalls Früchte tragen, so dass die Kommission mit einer allmählichen Verfeinerung der Bedarfsschätzungen für den HVE rechnet. Dazu gehört auch eine Evaluierung, inwieweit eine niedrige Ausschöpfungsquote in einem gegebenen Haushaltsjahr entsprechend niedrigere Mittelansätze im Folgejahr (und umgekehrt) erforderlich macht.

Die Kommission teilt voll und ganz das Anliegen des Hofes, dass die von den Mitgliedstaaten eingereichten Schätzungen unbedingt qualitativ verbessert werden müssen, und erstellt alljährlich einen Bericht über die Qualität der Bedarfsschätzungen, der umfassend verbreitet wird. Sie wird weiterhin eng mit den Mitgliedstaaten zusammenarbeiten, um deren Prognosen stetig zu verbessern.

Die Kommission verpflichtet sich, bei den Eigenmitteln alle Unregelmäßigkeiten zu behandeln, auf die der Rechnungshof hingewiesen hat. Der Übergang zur elektronischen Übermittlung der Übersichten und der zugehörigen Daten und Unterlagen seit 2001 sowie die regelmäßige Erörterung der Methoden im BAEM haben eine stärkere Standardisierung und Transparenz bewirkt. Die Kommission wird weiter prüfen, inwieweit sich eine noch umfassendere Standardisierung und Transparenz erreichen lässt.

Was das BSP betrifft, so beruhen die Kontrollen der Kommission auf einer gründlichen Analyse der Verfahren, die die Mitgliedstaaten zur Ermittlung ihres BSP anwenden. Herangezogen werden dazu Aufstellungen von Quellen und Methoden, die die Kommission gründlich durchleuchtet und bei Kontrollmissionen in den betreffenden Ländern erörtert. Die Kommission ist bereit, die Möglichkeit direkterer Kontrollen zu prüfen.

Im Rahmen der GAP-Reformvorschläge 2003 wird auf viele der Empfehlungen des Rechnungshofes eingegangen. Hinsichtlich der Ausfuhrerstattungen ist die Kommission bereits mehrfach tätig geworden. Beispielsweise hat sie fünf Verordnungen erlassen, um die hauptsächlichen Schwachstellen der Vorfinanzierungsregelung, vor allem bezüglich der materiellen Kontrollen, zu beheben. Was die Festsetzung der Höhe der Erstattungen anbelangt, so hat die Kommission einen umfassenden Aktionsplan eingeleitet, der alle horizontalen Aspekte abdeckt. Verbessert wurden auch die Beschlussfassungsverfahren der Kommission.

Darüber hinaus wird die Kommission 2004/2005 eine Evaluierung der GMO Rindfleisch durchführen und die Auswirkungen der verschiedenen Instrumente dieses Sektors prüfen

Von maßgeblicher Bedeutung für die Gewährleistung einer effizienten Überwachung und Kontrolle des gemeinschaftlichen Haushaltsvollzugs auf dem Gebiet der Strukturmaßnahmen sind die Systeme für die Bereiche, in denen die Mittel gemeinsam mit den Mitgliedstaaten verwaltet werden. Beim endgültigen Abschluss der Strukturfondsinterventionen des Zeitraums 1994-99 vergewissert sich die Kommission auf zweifachem Wege von der Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Ausgaben: zum einen auf der Grundlage der Ergebnisse bereits erfolgter Prüftätigkeiten, zum anderen mittels Aktenkontrollen der Programmabschlussunterlagen. Sie wird die Zuverlässigkeit des Abschlussprozesses in den Mitgliedstaaten anhand einer Stichprobe von Programmen überprüfen und ggf. im Wege von Wiedereinziehungen bei den jeweiligen Mitgliedstaaten die nötigen finanziellen Konsequenzen ziehen. Was den laufenden Programmplanungszeitraum 2000-2006 angeht, so ist die Kommission im Zuge ihrer diesbezüglichen Prüfarbeiten zu dem Schluss gelangt, dass die Mitgliedstaaten bei der Verbesserung ihrer Systeme beträchtliche Fortschritte erzielt haben. Gleichwohl sind diese nach wie vor verbesserungsbedürftig und sollten regelmäßig auf ihr effektives Funktionieren geprüft werden. Die Kommission wird daher weiterhin mittels geeigneter Auditstrategien darauf hinwirken, eine solide Basis für die Bescheinigung der Ordnungsmäßigkeit der Zahlungen zu Lasten der Strukturfonds zu schaffen. Die Empfehlungen, die der Hof aufgrund von Feststellungen im Rahmen früherer Zuverlässigkeitserklärungen ausgesprochen hat, werden von den Dienststellen der Kommission weiter gezielt umgesetzt, wobei sie den Antworten der Mitgliedstaaten sowie in einzelnen Fällen den Ergebnissen ergänzender eigener Prüfungen angemessen Rechnung tragen; erforderlichenfalls werden entsprechende Korrekturmaßnahmen veranlasst. Ein vergleichbares Follow-up ist auch auf die Bemerkungen des Hofes im Rahmen der DAS 2002 hin vorgesehen. Die Kommission bemüht sich außerdem um eine Verbesserung des Kohäsionsfondsmanagements und hat zu diesem Zweck ihre Prüftätigkeit in diesem Bereich intensiviert. Sie beabsichtigt, bei der Festlegung des Vorschriftrahmens für die Zeit nach 2006 den Anregungen des Hofes bestmöglich nachzukommen

Die Kommission begrüßt die Empfehlungen des Rechnungshofes zu den internen Politikbereichen im Allgemeinen und speziell zum Forschungsbereich, insbesondere angesichts der Tatsache, dass ihre eigenen Prüffeststellungen in diesem Bereich sie bereits zur Festlegung einschlägiger Aktionspläne veranlasst hatten. Schwerpunktmäßig wird dabei die Einrichtung der im Zuge der Reform definierten Systeme der internen Kontrolle vorangetrieben; die Intensivierung der Kontrollen bei den Empfängern ist Gegenstand eines koordinierten Aktionsplans für die Forschung mit Blick auf die Abhilfemaßnahme 1 in der Synthese der Jährlichen Tätigkeitsberichte 2001.

Bei den externen Politikbereichen wird die Definition eines methodologischen Rahmens und einer sachdienlichen Prüfstrategie im Zuge des jährlichen Prüfplans 2004 fortgeführt. Prioritäten sind dabei die Präzisierung der Einzelheiten eines Risikobewertungsmodells, die Festlegung klarer organisatorischer Rahmenbedingungen für die Wahrnehmung von Prüftätigkeiten in den Zentraldienststellen und den Delegationen, die Fertigstellung eines auditbezogenen Informationssystems sowie entsprechende Schulungsmaßnahmen. Des Weiteren werden derzeit Anweisungen für die Delegationen und Direktionen verfasst, die zur qualitativen und inhaltlichen Verbesserung ihrer Berichte über die Verwaltung der Außenhilfen beitragen sollen. Was die Erweiterung betrifft, so befassten sich die Prüfungen, die vom Rechnungshof im Jahresverlauf 2002 im Außenbereich durchgeführt wurden, schwerpunktmäßig mit der Bewertung der von der Kommission eingeführten Überwachungs- und Kontrollsysteme. Die Kommission hat 2003 bereits erste Schritte zur Umsetzung der Empfehlungen des Hofes eingeleitet und wird gezielt weitere einschlägige Maßnahmen durchführen.

Bezüglich der Verwaltungsausgaben hat die Kommission im Anschluss an ihre Selbstbewertung in den Bereichen Interne Kontrolle und Risikomanagement die dabei ermittelten Mängel und Schwachstellen der internen Kontrollsysteme eingehend analysiert und einen Aktionsplan für deren weitere Verbesserung angenommen. Im Laufe des Jahres 2003 wird das "VAP"-System durch ein neues System ("NAP") mit einer unmittelbaren Schnittstelle zu "SYSPER" ersetzt. Die Kommission erkennt die Stichhaltigheit der Bemerkungen des Hofes zum Überwachungssystem an. Ein bereits vorliegender Evaluierungsbericht über die Urlaubsverwaltung soll von den zuständigen Verwaltungsinstanzen mit Blick auf etwaige Abhilfemaßnahmen erörtert werden.

Bezüglich der Finanzierungsinstrumente hat die Kommission im Bereich der Bankgeschäfte ein internes Kontroll- und Managementsystem eingeführt, das den besonderen Fragestellungen in diesem Bereich Rechnung trägt. Die Daten zu den von der Garantie der Europäischen Gemeinschaften abgedeckten Darlehensgeschäften der EIB werden der Kommission von der Rechnungsabteilung der EIB geliefert, die selbst einem Audit unterworfen ist. Die Kommission wird gleichwohl zusammen mit der EIB prüfen, ob und wie die Zuverlässigkeit der Daten weiter erhöht werden kann. Bei anderen Dritten wie der EBWE und der Entwicklungsbank des Europarats (CEB) sieht die Kommission das Risiko bezüglich Qualität und Vollständigkeit der Informationen als verhältnismäßig gering an.

Das bevorstehende interne Audit zu den Bankgeschäften unter unmittelbarer Verantwortung der Kommission wird auch die Notwendigkeit einer Veränderung des Kontrollumfelds z.B. durch nachgängige Kontrollen zum Thema haben. Die Kommission wird sich gemeinsam mit der EIB bemühen, den Bemerkungen des Rechnungshofs zum EWR-Finanzierungsmechanismus Rechnung zu tragen.

Was den EEF angeht, ist die Kommission weiterhin bemüht, den Empfehlungen des Rechnungshofes zur Verstärkung der internen Kontrollvorkehrungen und die verschiedenen im Jahresbericht des Hofes beschriebenen Aspekte des EEF-Finanzmanagements wie das Tempo der Abwicklung ruhender Mittelbindungen, die erkennbarere Ausweisung der Zuschüsse aus dem Unionshaushalt in den EEF-Rechnungen oder die buchmäßige Integration des EEF im Zuge der Modernisierung des Rechnungsführungssystems der Kommission Folge zu leisten. Im Oktober 2003 wurde eine Mitteilung zur Einbeziehung des EEF in den Unionshaushalt vorgelegt.

Bezüglich der EGKS wird die Kommission die Zweckmäßigkeit eines Systems zur Erfassung der Patente prüfen, die von EGKS-finanzierten Unternehmen und Forschungseinrichtungen angemeldet wurden.

INHALTSVERZEICHNIS

MASSNAHMEN AUFGRUND DER ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG ZUM HAUSHALTSJAHR 2001 (19 Empfehlungen)

HAUSHALTSVOLLZUG (6 Empfehlungen)

EIGENMITTEL (6 Empfehlungen)

GEMEINSAME AGRARPOLITIK (15 Empfehlungen)

STRUKTURMASSNAHMEN (23 Empfehlungen)

INTERNE POLITIKBEREICHE (13 Empfehlungen)

EXTERNE POLITIKBEREICHE (16 Empfehlungen)

ERWEITERUNG (21 Empfehlungen)

VERWALTUNGSAUSGABEN (6 Empfehlungen)

FINANZINSTRUMENTE (11 Empfehlungen)

EUROPÄISCHER ENTWICKLUNGSFONDS (EEF) (8 Empfehlungen)

EUROPÄISCHE GEMEINSCHAFT FÜR KOHLE UND STAHL:(EGKS) (2 Empfehlungen)

INSGESAMT (147 Empfehlungen)

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