BEMERKUNGEN DES HOFES

EINLEITUNG

10.1. Dieses Kapitel behandelt: — die Verwaltungsausgaben der Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft (1), — die Agenturen und andere dezentralisierte Einrichtungen, — die Europäischen Schulen.

VERWALTUNGSAUSGABEN DER ORGANE UND EINRICHTUNGEN DER GEMEINSCHAFT

10.2. Die Prüfung der Verwaltungsausgaben der Organe umfasst zwei Teile. Der erste Teil betrifft die spezifische Beurteilung im Rahmen der Zuverlässigkeitserklärung. Der zweite Teil besteht aus den spezifischen Bemerkungen für jedes Organ gemäß Artikel 143 Absatz 4 der Haushaltsordnung. Diese Bemerkungen stützen sich auf Prüfungen von Bereichen, die auf der Grundlage von Risiken ausgewählt wurden, die im Zuge früherer Prüfungsfeststellungen ermittelt wurden.

10.3. Die Mittel für diese Ausgaben werden unmittelbar von jedem Organ verwaltet und dienen zur Zahlung der Gehälter, Zulagen und Versorgungsbezüge für Personal im aktiven Dienst der Organe sowie zur Deckung von Mieten, Anschaffungen und sonstigen Ausgaben. Wie aus Tabelle 10.1 zu ersehen ist, beliefen sich die Verwaltungsausgaben der Organe der Europäischen Union im Jahr 2006 auf 6 699 Millionen Euro.

Tabelle 10.1 — Zahlungen nach Organ/Einrichtung (Millionen Euro) 2005 2006 Europäisches Parlament 1 235 1 440 Rat 533 585 Kommission 3 952 4 150 Gerichtshof 211 238 Rechnungshof 92 99 Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss 96 108 Ausschuss der Regionen 64 69 Europäischer Bürgerbeauftragter 6 7 Europäischer Datenschutzbeauftragter 2 3 Insgesamt 6 191 6 699

10.4. Frühere Prüfungen des Hofes zeigten, dass die festgestellten Fehler nicht wesentlich waren. Die Weiterverfolgung von Bemerkungen aus früheren Jahresberichten ist Tabelle 10.2 zu entnehmen.

Tabelle 10.2 — Weiterverfolgung von Bemerkungen aus früheren Jahresberichten Bemerkungen Getroffene Maßnahmen Weitere Maßnahmen erforderlich? Erstattung der Kosten für die Unterbringung bei Dienstreisen Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2004, Ziffer 9.6 und Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2005, Ziffer 10.7: Das geänderte und am 1. Mai 2004 in Kraft getretene Beamtenstatut besagt, dass Kosten für die Unterbringung bei Dienstreisen bis zu einem für jedes Land einzeln festgelegten Höchstbetrag gegen Vorlage der Belege erstattet werden (Beamtenstatut Anhang VII Artikel 13). Im Gegensatz zu dieser Regelung sahen alle Organe, mit Ausnahme des Gerichtshofs, des Rechnungshofs und des Bürgerbeauftragten, in internen Regelungen für Personal, das keine Belege für die Zahlung von Unterbringungskosten vorlegt, die Zahlung eines Pauschalbetrags von 30 % bis 60 % des zulässigen Höchstbetrags vor. Der Europäische Wirtschafts- und Sozialausschuss und der Ausschuss der Regionen haben ihre interne Regelung im Dezember 2005 dahin gehend geändert, dass eine Übereinstimmung mit dem Beamtenstatut gewährleistet wird. Parlament, Kommission und Rat sollten ihre interne Regelung ändern, damit sichergestellt wird, dass die Kosten für die Unterbringung bei Dienstreisen gemäß den Statutsbestimmungen erstattet werden. Antworten des Europäischen Parlaments Wie das Parlament in seinen früheren Antworten auf die Bemerkungen des Rechnungshofs bereits ausgeführt hat, ist es aufgrund der Art seiner Tätigkeiten und der Tatsache, dass diese an drei Arbeitsorte wahrgenommen werden, mit besonderen Problemen in Bezug auf Dienstreisen konfrontiert. Die Anwendung einer Pauschalregelung berücksichtigt das Rechtsgutachten, das dem Präsidium des Parlaments zu diesem Thema vorgelegt wurde, und hat zum Ziel, ein vernünftiges Gleichgewicht zwischen den Anforderungen des einschlägigen Regelungsrahmens und den durch das spezielle Arbeitsumfeld des Parlaments bedingten Erfordernissen zu erreichen. Darüber hinaus ist es aufgrund der inzwischen eingeführten vereinfachten Bestimmungen möglich, die bei der Abwicklung einer besonders hohen Zahl von Dienstreisen entstehenden Verwaltungskosten zu verringern. Siehe auch Ziffer 12 der Entschließung des Parlaments vom 24.4.2007 (2) zur Erteilung der Entlastung für das Haushaltsjahr 2005. Antworten des Rates Die neuen internen Vorschriften des Generalsekretariats für Dienstreisen sehen keine 30 %ige Pauschalzahlung mehr vor. Bevor sie in Kraft treten (was für Oktober 2007 vorgesehen ist), müssen diese Regeln noch Gegenstand einer formellen Konsultation der Personalvertreter sein. Antworten der Kommission Der Leitfaden für Dienstreisen — die interne Regelung der Kommission für Dienstreisen ihrer Mitarbeiter — wird derzeit überarbeitet, um den Bemerkungen des Rechnungshofes Rechnung zu tragen. Die Annahme der neuen Regelung ist für Anfang 2008 geplant. Zusätzliche Ruhegehaltsregelung für die Mitglieder des Europäischen Parlaments Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2002, Ziffern 9.17 bis 9.20 und Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2005, Tabelle 10.2: Falls die zusätzliche Ruhegehaltsregelung für die Mitglieder des Europäischen Parlaments fortgesetzt werden soll, müsste baldmöglichst eine ausreichende Rechtsgrundlage dafür geschaffen werden. Es sollten eindeutige Regeln in Bezug auf die Haftung und die Zuständigkeiten des Europäischen Parlaments und der dem System angeschlossenen Mitglieder für den Fall eines Defizits festgelegt werden. Die zusätzliche Ruhegehaltsregelung ist in Artikel 27 des am 28. September 2005 vom Parlament angenommenen Abgeordnetenstatuts des Europäischen Parlaments enthalten. Dieses Statut tritt am ersten Tag der im Jahr 2009 beginnenden Wahlperiode des Europäischen Parlaments in Kraft. Es wurden keine Regeln in Bezug auf die Haftung und die Zuständigkeiten des Europäischen Parlaments und der dem System angeschlossenen Mitglieder für den Fall eines Defizits festgelegt. Bis zum ersten Tag der im Jahr 2009 beginnenden Wahlperiode des Europäischen Parlaments hat dieses Statut keine rechtliche Wirkung und kann daher auch keine rechtliche Grundlage für die Beiträge der Abgeordneten zum Pensionsfonds bilden. Es sollten eindeutige Regeln in Bezug auf die Haftung und die Zuständigkeiten des Europäischen Parlaments und der dem System angeschlossenen Mitglieder für den Fall eines Defizits festgelegt werden. Antworten des Europäischen Parlaments Wie das Parlament in seinen Antworten auf die Bemerkungen des Hofes zum Haushaltsjahr 2005 ausgeführt hat, sieht Artikel 27 des Abgeordnetenstatuts vor, dass der Pensionsfonds „nach Inkrafttreten dieses Statuts für die Abgeordneten oder ehemaligen Abgeordneten, die in diesem Fonds bereits Rechte oder Anwartschaften erworben haben …, weitergeführt [wird]“. Hiermit wird implizit eine Rechtsgrundlage für den Pensionsfonds auch für den Zeitraum vor Inkrafttreten des Statuts anerkannt. Die für die Festlegung von Durchführungsmaßnahmen zum Abgeordnetenstatut zuständige Arbeitsgruppe setzt ihre Arbeiten fort, die u. a. darauf abzielen, Regeln für die Haftung und die Zuständigkeiten des Parlaments und der dem System angeschlossenen Mitglieder für den Fall eines Defizits festzulegen. Die Ergebnisse der im Amtsblatt veröffentlichten Ausschreibung für eine unabhängige versicherungsmathematische Studie zur Bewertung des Pensionsfonds liegen inzwischen vor und wurden dem Präsidium des Parlaments übermittelt. Auf der Grundlage der Studie, mit der in Kürze begonnen wird, kann das Präsidium anschließend entsprechende Maßnahmen erlassen, um die Zahlung der zusätzlichen Ruhegehälter nach dem Inkrafttreten des Statuts 2009 sicherzustellen, und eine Vereinbarung zur Regelung der Beziehungen zwischen dem Fonds und dem Parlament und zur Regelung ihrer jeweiligen Zuständigkeiten ausarbeiten Zahlung durch den Rat für nicht angetretenen zusätzlichen Jahresurlaub Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2004, Ziffer 9.18 und Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2005, Tabelle 10.2: Beim Rat wird der vor dem 31. Dezember 1997 als Überstundenausgleich gewährte zusätzliche Jahresurlaub beim Antritt des Ruhestands ausgezahlt, wenn der Beamte den Zusatzurlaub nicht angetreten hat. Da Beamte der Laufbahngruppen A und B keinen Überstundenausgleich erhalten, stehen derartige Zahlungen nicht in Einklang mit Artikel 56 des Beamtenstatuts. Das Generalsekretariat hat zwar geeignete Maßnahmen ergriffen, um den Bestand an vor dem 31. Dezember 1997 als Überstundenausgleich gewährtem Zusatzurlaub für Beamte der Laufbahngruppen A und B schrittweise abzubauen, es wurden dennoch 2006 Zahlungen für nicht angetretenen Zusatzurlaub geleistet. Die Auszahlung von nicht angetretenem zusätzlichem Jahresurlaub sollte eingestellt werden. Antworten des Rates Das Generalsekretariat des Rates weiß um die Haltung des Rechungshofes zur Auszahlung von Altbeständen an nicht in Anspruch genommenen Ausgleichsruhezeiten und pflichtet in vollem Umfang den Bemerkungen des Rechnungshofes bei, dass der laufende Regularisierungs-Prozess so rasch wie möglich zu Ende gebracht werden muss. Wie der Rechnungshof bemerkt hat, wurde zu diesem Zweck eine verbindliche Anweisung gegeben, die Restbestände bis 2009 zu beseitigen. Zudem wurden seit 1997 Maßnahmen unternommen, damit sichergestellt ist, dass sich diese Situation in Zukunft nicht wiederholt. Das Generalsekretariat ist jedoch der Auffassung, dass die Verpflichtung der Anstellungsbehörde zur Beachtung der erworbenen Rechte der Betroffenen und der Grundsätze des europäischen Rechts in Bezug auf Vertrauensschutz und Gleichbehandlung bewirkt, dass ein System für den Abbau von Ruhezeit-Beständen sowohl durch Gewährung von Freizeit als auch für einen kurzen Übergangszeitraum durch Bezahlung aufrechterhalten werden muss. Das Generalsekretariat prüft derzeit alle Optionen zur noch stärkeren Beschleunigung des Prozesses zum Abbau der Bestände, einschließlich einer Reduzierung des gegenwärtig gestatteten Zeitraums zu ihrer Inanspruchnahme. Erstattung der Reisekosten der Delegierten der Mitglieder des Rates Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2005, Ziffer 10.11: Der Rat hat mit Verfügung Nr. 190/2003, die am 1. Januar 2004 in Kraft getreten ist, sein System für die Erstattung der Reisekosten der Delegierten der Mitglieder des Rates geändert. Die Erstattung erfolgt im Rahmen eines Pauschalbetrags pro Mitgliedstaat. Der Hof stellte fest, dass mit dem neuen System der Verwaltungsaufwand des Rates für die Erstattung der Reisekosten der Delegierten wesentlich verringert wurde, die Überprüfungen der Stichhaltigkeit der Abrechnungen der Mitgliedstaaten, die vor der Auszahlung der Tranche im Juli 2005 durchgeführt wurden, jedoch unzulänglich waren. In den Berichten von Februar und November 2006 des internen Revisionsdienstes wurden Probleme im Zusammenhang mit nicht klar festgelegten Regeln für die Erstattungsfähigkeit und unangemessenen Belegen für die Teilnahme an Sitzungen festgestellt. Im Jahr 2006 hat sich die Situation nicht wesentlich gegenüber 2005 verändert. Das Generalsekretariat plant eine Verbesserung des Systems zur Erfassung der Teilnahmen an den Sitzungen. Weitere Überprüfungen und Kontrollen sollten zur Gewährleistung der Stichhaltigkeit der Erklärungen der Mitglieder eingeführt werden. Antworten des Rates Seit der Einführung des neuen Systems für die Rückerstattung der Reisekosten der Delegierten der Ratsmitglieder hat das Ratssekretariat nach und nach strikte Kontrollen der von den Mitgliedstaaten abgegebenen Erklärungen eingeführt. Treten dabei Anomalien oder Irrtümer zutage, so werden die Mitgliedstaaten gebeten, die erforderlichen Korrekturen vorzunehmen und ihre Erklärungen erneut vorzulegen. Derzeit arbeitet das Generalsekretariat an — einer Überarbeitung des betreffenden Beschlusses, bei der insbesondere eine Klärung der Erstattungsregeln ins Auge gefasst wird, — einer Ersetzung der Teilnahmeformulare durch ein elektronisches Erfassungssystem. Weiterverfolgung der von der Kommission gezahlten Familienzulagen Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2005, Ziffer 10.12: Personalmitglieder, die eine Haushaltszulage beziehen, aber keine unterhaltsberechtigten Kinder haben, werden nicht regelmäßig aufgefordert, ihre Angaben zu aktualisieren. Es konnte in der Tat nicht belegt werden, dass 676 von insgesamt 1 605 Mitarbeitern der Kommission in Brüssel jemals aufgefordert worden waren, ihre ursprünglichen Angaben zu bestätigen oder zu aktualisieren. Ferner wurden unzulängliche Überprüfungen in den Fällen durchgeführt, in denen eventuell Kindergeld von nationalen Behörden gezahlt wurde, das von den gemäß dem Statut gewährten Zulagen hätte abgezogen werden müssen. Die Weiterverfolgung der Zahlung der verschiedenen Arten von Zulagen stützt sich weiterhin hauptsächlich auf die freiwillige Übermittlung der diesbezüglichen Angaben durch die Personalmitglieder. Die Kommission hat jedoch 231 der 676 Fälle im Jahr 2006 überprüft und plant die restlichen Fälle in den nächsten zwei Jahren zu überprüfen. Die Kommission muss weitere Maßnahmen ergreifen, um die Familienzulagen einer regelmäßigen Kontrolle zu unterziehen. Antworten der Kommission Die Kommission plant, die Weiterverfolgung der restlichen Fälle Anfang 2008 abzuschließen. Das PMO ist zurzeit dabei, ein neues Informationssystem (IRIS) aufzubauen. Dieses System ermöglicht die vollelektronische Erfassung der Verfahren und die Kontrolle ihrer Einhaltung. Das neue System wird schrittweise von Mitte 2007 bis 2009 eingeführt werden. Interner Auditdienst des Gerichtshofs Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2004, Ziffer 9.21 und Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2005, Ziffern 10.13 und 10.14: Der Hof bemerkte, dass der Leiter des internen Auditdienstes für die Ex-ante-Überprüfungen der Vorgänge der Anweisungsbefugten verantwortlich war. Dieselbe Situation wurde für das Haushaltsjahr 2005 festgestellt. Eine solche Einbindung in die Ausführung von Finanzvorgängen ist nicht vereinbar mit der uneingeschränkten Unabhängigkeit, mit der der Interne Prüfer seine Prüfungsaufgaben gemäß Artikel 86 der Haushaltsordnung durchzuführen hat. Im zweiten Halbjahr 2005 führte der Interne Prüfer einige spezifische Prüfungen durch und übermittelte den betreffenden Dienststellen seine Empfehlungen. Zum Zeitpunkt der Prüfung des Hofes waren jedoch keine Berichte des Internen Prüfers verfügbar. Der Leiter des internen Auditdienstes war auch 2006 weiterhin für die Ex-ante-Überprüfung der Vorgänge des Anweisungsbefugten verantwortlich. Der interne Auditdienst erstellte zwei Prüfberichte und machte mehrere Empfehlungen, die zu erheblichen Einsparungen führten. Die Organisation des Überwachungs- und Kontrollsystems sollte dahin gehend geändert werden, dass eine uneingeschränkte Unabhängigkeit des internen Auditdienstes gewährleistet ist.

Spezifische Beurteilung im Rahmen der Zuverlässigkeitserklärung

10.5. Prüfungsziel der Untersuchung der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss der Verwaltungsausgaben der Organe zugrunde liegenden Vorgänge war, zu einer spezifischen Beurteilung im Rahmen der Zuverlässigkeitserklärung zu gelangen. Der Hof bewertete die Überwachungs- und Kontrollsysteme und unterzog eine repräsentative Stichprobe von 61 Vorgängen aus dem gesamten Bereich der Verwaltungsausgaben einer Prüfung.

Schlussfolgerungen im Rahmen der Zuverlässigkeitserklärung

10.6. Vorbehaltlich der Bemerkungen in den Ziffern 10.9-10.12 hatten alle Organe im Jahr 2006, wie in der Haushaltsordnung gefordert, ein zufrieden stellendes Rahmenwerk von Überwachungs- und Kontrollsystemen umgesetzt, und die geprüfte Stichprobe ergab keine wesentliche Fehlerquote. Der Hof weist jedoch auf die Schwachstellen in den Überwachungs- und Kontrollsystemen der Organe hin, die wie Ziffer 10.25 dargelegt, behoben werden müssen.

Spezifische Bemerkungen zu den einzelnen Organen und Einrichtungen

Prüfungsumfang

10.7. Die Prüfung der in Ziffer 10.2 genannten spezifischen Risikobereiche umfasste eine Bewertung der einschlägigen Überwachungs- und Kontrollsysteme und mehrere Stichproben, die in folgenden Bereichen gezogen wurden: i) Auftragsvergabe im Verhandlungsverfahren (OIB und OIL der Kommission, Parlament, Rat, Gerichtshof, Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss und Ausschuss der Regionen), ii) Leistung von Zahlungen und Vergütungen an die Mitglieder der Organe (Parlament, Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss und Ausschuss der Regionen), iii) Kontrolle der Delegationen der Kommission durch die zentralen Dienststellen (GD RELEX der Kommission), iv) Verfahren zur Gewährleistung, dass die Mindestnormen für die interne Kontrolle umgesetzt werden (Rat), v) Interner Auditdienst (Gerichtshof).

10.8. Die festgestellten Schwachstellen werden im folgenden Text zusammengefasst, und Ziffer 10.25 enthält eine diesbezügliche Schlussfolgerung. Die Fehler und Schwachstellen können nicht auf den gesamten Bereich der Verwaltungsausgaben extrapoliert werden, da die spezifischen Prüfbereiche für jedes Organ auf der Grundlage von bekannten Risiken ausgewählt wurden.

Parlament

10.9. Seit 1998 hat der Hof mehrfach (3) auf Schwachstellen des vom Präsidium (Gremium, das sich aus dem Präsidenten und 14 Vize-Präsidenten des Parlaments zusammensetzt) eingeführten Regelwerks für die Zahlung der Sekretariatszulagen an die Mitglieder des Europäischen Parlaments hingewiesen. Im Jahr 2006 beliefen sich die Ausgaben für die Sekretariatszulagen der EP-Mitglieder auf 132 Millionen Euro.

10.10. Im Jahr 2004 wurden die Bestimmungen in Bezug auf die Vorlage von Belegen durch die EP-Mitglieder geändert und die daraus erwachsenden Verpflichtungen in einer Mitteilung der Quästoren vom Juli 2005 erläutert. In diesem Zusammenhang wurden die EP-Mitglieder aufgefordert, bis zum 1. November 2005 Belege über die Nutzung ihrer Vergütung für den Zeitraum Juli 2004 bis Juni 2005 vorzulegen. Diese Einreichungsfrist wurde in der Folge mehrmals verlängert, und nach dem Hof vorliegenden Informationen decken die von den EP-Mitgliedern eingereichten und von der zuständigen Verwaltungsstelle als angemessener Nachweis anerkannten Belege lediglich 27,2 % (11,9 Millionen Euro) für 2004 (Juli-Dezember) und 22,5 % (27,1 Millionen Euro) für 2005 (vollständiges Jahr) der betreffenden Ausgaben. 10.11. Am 23. März 2007 wurde die Einreichungsfrist für die Belege in Bezug auf das Jahr 2006 in einer Mitteilung der Quästoren bis zum 30. April 2007 verlängert. Es wurde jedoch nicht darauf hingewiesen, dass die fehlenden Belege für 2004 und 2005 noch vorgelegt werden müssen. Zum 1. Mai 2007 waren vom Präsidium noch keine Maßnahmen ergriffen worden, um sicherzustellen, dass der Pflicht, angemessene Belege vorzulegen, nachgekommen worden war. 10.10-10.11. ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS Aufgrund der mangelnden Klarheit des ursprünglichen Textes und der Auswirkungen der Erweiterung der Union 2004 sahen sich die Quästoren nach eingehenden politischen und fachlichen Konsultationen veranlasst, Durchführungsmaßnahmen auszuarbeiten und zu erlassen. Das Präsidium ist daraufhin übereingekommen, die Frist zu verlängern, und hat die Quästoren angewiesen zu prüfen, wie die für die Abrechnung der Ausgaben einzureichenden Sachunterlagen vereinfacht werden könnten. Aufgrund der sehr unterschiedlichen Gegebenheiten in den Mitgliedstaaten und der zur Erfüllung der neuen Anforderungen erforderlichen Zeit wurde es nicht für angebracht gehalten, eine letzte Frist für die Erfüllung von Verpflichtungen zu setzen, die sich aus einer Bestimmung ergaben, die einer Überprüfung unterzogen wurde. Zudem hat das Präsidium am 25. September 2006 eine neue Regelung angenommen, den so genannten „Codex“ (Rechte und Pflichten der Assistenten und ihrer Mitglieder), der Auswirkungen auf die Bestimmungen über die Zulage für parlamentarische Assistenz hatte (die geänderte neue Fassung wurde am 13. Dezember 2006 vom Präsidium angenommen). Daraufhin haben die Quästoren alle Mitglieder davon in Kenntnis gesetzt, dass die Unterlagen bis zum 30. April 2007 eingereicht werden müssen. Inzwischen sind sehr viele Unterlagen eingegangen, die nun geprüft werden

10.12. Der Hof stellt deshalb fest, dass das Präsidium nicht sichergestellt hat, dass die Regelung in Bezug auf die Vorlage von angemessenen Belegen wirksam umgesetzt wurde. Da in der Folge der größte Teil des Betrags für die Sekretariatszulagen der EP-Mitglieder nicht mit angemessenen Unterlagen für die im Namen der EP-Mitglieder getätigten Ausgaben belegt wurde, ist der Hof der Auffassung, dass die vorliegenden Unterlagen nicht ausreichen, um zu belegen, dass die EP-Mitglieder tatsächlich die Dienste von einem oder mehreren Assistenten in Anspruch genommen haben und dass die in den von den EP-Mitgliedern gezeichneten Verträgen genannten Pflichten bzw. Dienstleistungen tatsächlich erfüllt bzw. erbracht wurden. Das Präsidium sollte Maßnahmen ergreifen, um die Dokumente zu erhalten, die für den Nachweis der Begründetheit der Ausgaben unerlässlich sind. Sollten diese Belege nicht innerhalb einer angemessenen Frist vorgelegt werden, müssten geeignete Maßnahmen wie beispielsweise die Aussetzung von Zahlungen und/oder die Ausstellung von Einziehungsanordnungen für die nicht belegten Beträge in die Wege geleitet werden. 10.12. ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS Es sei daran erinnert, dass vor der Leistung einer Zahlung im Rahmen der Zulage für parlamentarische Assistenz eine Reihe von Mindestunterlagen vorgelegt werden müssen, z.B. Antragsformulare und Verträge zwischen dem Mitglied und dem/den Assistenten, dem Dienstleistungserbringer oder der Zahlstelle. Weitere Unterlagen wie der Nachweis über die Sozialversicherung, wenn der Assistent als nicht selbständiger Arbeitnehmer tätig ist, müssen ebenfalls innerhalb von drei Monaten vorgelegt werden. Alle Mitglieder halten diese Bestimmungen ein. Die zusätzlichen Unterlagen, die verlangt werden, seit die Regelung 2004 und jüngst am 13. Dezember 2006 geändert wurde, betreffen in erster Linie Verträge mit Dienstleistungserbringern (rund die Hälfte der Assistenten) und die Vorschrift, dass den Mitgliedern Rechnungen oder Gebührenaufstellungen vorzulegen sind und die Mitglieder den Dienststellen des Parlaments eine Kopie der „Aufstellung der [vom Dienstleistungserbringer] in Rechnung gestellten Beträge mit einer Erklärung, dass alle sich aus den anwendbaren nationalen Rechtsvorschriften ergebenden steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen eingehalten wurden“, übermitteln müssen. Die Einreichung all dieser Unterlagen hat mehr Zeit in Anspruch genommen als erwartet. Wie bereits erwähnt, ist eine sehr große Anzahl von Unterlagen eingegangen, die jetzt geprüft werden. Nach der Prüfung werden die Mitglieder, die der Pflicht zur Vorlage der geforderten Nachweise für die Zahlungen nicht nachgekommen sind, ein persönliches Schreiben erhalten, in dem ihnen mitgeteilt wird, welche Unterlagen noch fehlen. Sollte ein Mitglied der Aufforderung, die fehlenden Unterlagen einzureichen, nicht nachkommen, kann der bevollmächtigte Anweisungsbefugte die Zahlungen aussetzen, und der Generalsekretär kann beschließen, zu Unrecht gezahlte Beträge wieder einzuziehen. Diese Beschlüsse werden in Absprache mit den Quästoren gefasst.

10.13. Der Interne Prüfer hat eine umfassende Prüfung der Auftragsvergabeverfahren des Parlaments im Jahr 2006 abgeschlossen. Anlässlich der Prüfung wurden zahlreiche Schwachstellen im Ablauf der internen und verwaltungstechnischen Kontrollen der Vergabeverfahren festgestellt, insbesondere in Bezug auf die Planung, die Einhaltung der geltenden Verordnungen und Regelungen, die Zuverlässigkeit der Managementinformationen und die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung. Es wurde ein detaillierter Aktionsplan mit 144 Einzelaktionen aufgestellt. Davon sind einige konkrete Maßnahmen bereits 2006 vom Generalsekretär ergriffen worden, wie beispielsweise die Einsetzung eines Beratenden Ausschusses (das Auftragsvergabeforum) sowie die Einführung eines zentralen Archivs für die Verträge. Die Prüfung des Hofes einer Stichprobe von im Verhandlungsverfahren vergebenen Aufträgen beim Parlament bestätigte die Feststellungen seines Internen Prüfers. 10.13. ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS Es ist wichtig, darauf hinzuweisen. dass die Prüfung der Auftragsvergabeverfahren durch den Internen Prüfer, die im Jahr 2006 abgeschlossen wurde, 2003 durchgeführt wurde. Dies war das erste Jahr, in der die neue Haushaltsordnung angewandt wurde. 2003 und in den darauf folgenden Jahren wurden somit bereits Maßnahmen umgesetzt. Was insbesondere das Jahr 2006 und die vom Hof erwähnten Maßnahmen betrifft, so sei darauf hingewiesen, dass das neue beratende Gremium — das Auftragsvergabeforum — an die Stelle der früheren dienstübergreifenden Gruppe „Öffentliche Aufträge“ getreten ist, die bereits 2003 eingesetzt wurde, um die Arbeit der Anweisungsbefugten zu unterstützen, und dass das 2006 eingeführte zentrale Auftragsregister das Ergebnis der in den beiden Vorjahren durchgeführten Arbeiten ist.

Rat

10.14. Bei der Prüfung einer Stichprobe von im Verhandlungsverfahren vergebenen Aufträgen beim Rat wurde festgestellt, dass ein Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen im Bereich Telekommunikation für Sitzungen des Europäischen Rates, der für die Höchstdauer von vier Jahren abgeschlossen worden war, um ein weiteres Jahr verlängert wurde. Die Vertragsverlängerung (voraussichtliche Kosten: 900 000 Euro) wurde von der Verwaltung des Rates nicht ordnungsgemäß unter Zugrundelegung von Artikel 126 Absatz 1 Buchstabe e der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung (nachstehend: DB) (4) begründet, der sich auf „zusätzliche Dienstleistungen oder Bauarbeiten, die weder (…) noch im zuerst geschlossenen Vertrag vorgesehen sind, die aber wegen eines unvorhergesehenen Ereignisses (…) erforderlich sind“ stützt. Nach Auffassung des Hofes hätte vor Ablauf des Vertrags ein offenes Vergabeverfahren durchgeführt werden müssen. 10.14. ANTWORT DES RATES Der betreffende Vertrag deckt die Bereitstellung der Telekommunikations-Infrastruktur (Telefonanschlüsse und ISDN-Anschlüsse) für die Journalisten während der EU-Gipfeltreffen (durchschnittlich dreimal jährlich). Die Notwendigkeit einer Ausschreibung zur Abdeckung dieses Bedarfs wurde von der Dienststelle des Anweisungsbefugten mehrere Monate vor Ablauf des Vertrags erkannt. Jedoch hatten zu diesem Zeitpunkt alle Dienststellen des Sekretariats ihre Aufmerksamkeit auf die Projekte zu richten, die mit der Belegung des LEX-Gebäudes (1 300 Personen) Anfang 2007 in Zusammenhang standen. Daher wurde entschieden, den bestehenden Vertrag für neun Monate zu verlängern. Dem Generalsekretariat des Rates ist durchaus bewusst, dass — wie vom Rechnungshof in seinem Bericht dargelegt wird — vor Ablauf des Vertrags eine neue Ausschreibung hätte durchgeführt werden müssen. Angesichts der außergewöhnlichen Umstände sah es jedoch keine Alternative zu einer Verlängerung des Vertrags, die indessen so kurz wie möglich gehalten wurde. Es sei hinzugefügt, dass das Generalsekretariat kürzlich eine Ausschreibung zur Deckung des genannten Bedarfs eingeleitet hat.

10.15. Aus dem Jährlichen Tätigkeitsbericht der GD RELEX für 2006 wird ersichtlich, dass im Jahr 2006 Verbesserungen an den Überwachungs- und Kontrollsystemen der Delegationen vorgenommen wurden, insbesondere durch die Einsetzung eines Referats „Ex-post-Kontrolle“ in der Direktion Außendienst. Der Vorbehalt in der Erklärung des Generaldirektors der früheren Jahre wurde aufgehoben. Obwohl im Jahr 2006 Verbesserungen erzielt wurden, stellte der Hof bei seiner Prüfung fest, dass dem Risiko der Doppelzahlung nicht angemessen Rechnung getragen worden war. 10.15. ANTWORT DER KOMMISSION Nach Auffassung des Generaldirektors hat das für Ex-post-Überprüfungen zuständige Referat durch die große Zahl seiner Ex-post-Überprüfungen einen wirksamen Beitrag geleistet, die Zuverlässigkeit des Finanzmanagements in den Delegationen zu gewährleisten. Die Direktion des Außendienstes baut ihre Stichprobenmethoden und Prüftechniken ständig aus, und der Feststellung von Doppelzahlungen wird dabei Rechnung getragen werden.

10.16. Im Jahr 2006 wurden Verbesserungen im Verwaltungssystem der Auftragsvergabeverfahren des OIB vorgenommen, und der Vorbehalt in der Erklärung des Direktors für das Haushaltsjahr 2005 wurde aufgehoben. Auch wenn in den Jahren 2005 und 2006 keine Vorbehalte in Bezug auf das OIL geltend gemacht wurden, berichtete der Interne Auditdienst im April 2007 über Schwachstellen im Hinblick auf die Verwaltung und Kontrolle der OIL-Vergabeverfahren. Die Prüfung des Hofes einer Stichprobe von im Verhandlungsverfahren vergebenen Aufträgen beim OIB und OIL ergab, dass in einer Reihe von Fällen eine unzureichende Planung und eine zu oberflächliche Analyse der Marktbedingungen durchgeführt wurden, die statt zu einer Ausschreibung zu einem Verhandlungsverfahren mit nur einem Bieter führten. 10.16. ANTWORT DER KOMMISSION Verbesserungen im Verwaltungssystem der Auftragsvergabeverfahren sind bereits 2006 entsprechend dem 2005 aufgestellten Aktionsplan vorgenommen worden. Diese Verbesserungen umfassen für das OIB Folgendes: interne Umstrukturierung, Schulung der Mitarbeiter (obligatorisch), effizientere Abwicklung eines fortlaufenden Vierjahres-Einsatzplans mithilfe eines IT-Programms, Stärkung der internen Verfahren, Selbstbewertung der größten Stärken und Schwächen in den Auftragsvergabeverfahren durch das Management und anschließende Aufstellung eines Aktionsplans, Stärkung der internen Netzwerke und Verbreitung von Informationen und bewährter Vorgehensweisen. Auch 2007 wurden Verbesserungen vorgenommen, insbesondere die Stärkung der Personalressourcen und ihrer Qualifikationen, die Verbesserung des Planungsprozesses und eine sorgfältigere Analyse der Marktbedingungen bei den komplexesten und wichtigsten Ausschreibungen. Artikel 126 Absatz 1 Buchstabe b der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung (nachstehend DB) ermöglicht die Vergabe von Aufträgen im Verhandlungsverfahren, wenn der Auftrag aus bestimmten Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden kann („supplier captivity“).

Was das OIL betrifft, so hat der Interne Auditdienst (IAS) in seinem Bericht zwar Schwachstellen festgestellt, allerdings keine Empfehlung ausgesprochen, die als Kritik zu werten wäre. Dies rechtfertigt die Tatsache, dass kein Vorbehalt erhoben wurde. Trotzdem hat das OIL einen Aktionsplan aufgestellt, der sich mit den Schwachstellen befasst, die sowohl der Rechnungshof als auch der IAS aufgedeckt haben. Mit der Umsetzung des Aktionsplans entsprechend den Empfehlungen des IAS wurde unlängst begonnen, so dass er bald die ersten Wirkungen zeitigen wird.

Gerichtshof

10.17. Mit Ausnahme der Feststellung in Tabelle 10.2 in Bezug auf den Internen Auditdienst gab die Prüfung keinen Anlass zu weiteren Bemerkungen. 10.17. ANTWORT DES GERICHTSHOFES Die einzige Bemerkung des Rechnungshofs betrifft den Internen Auditdienst. Zu diesem Punkt unterstreicht der Gerichtshof, dass die verwaltungsmäßige Organisation des Prüfungs- und Auditsystems geändert worden ist, um den zuvor vom Rechnungshof in dessen Jahresberichten formulierten Bemerkungen Folge zu leisten. Es wurden zwei Verwaltungseinheiten ohne hierarchische oder funktionelle Verbindung untereinander geschaffen: ein von dem internen Prüfer geleitetes Referat für den internen Audit und ein mit Prüfungsmaßnahmen betrautes Referat. Diese neue Organisation wird ab dem 1. Oktober 2007 funktionsfähig sein, dem Tag, an dem der interne Prüfer und der Leiter des Prüfungsreferats, die vor kurzem vom Verwaltungsausschuss des Gerichtshofs ernannt worden sind, ihren Dienst antreten werden.

Rechnungshof

10.18. Der Rechnungshof wird von einer unabhängigen externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft, die zusammen mit einem „Bericht über die Verwaltungs- und Rechnungsführungsverfahren, die Wirtschaftlichkeit des Finanzmanagements und das reibungslose Funktionieren des internen Kontrollsystems“ einen „Bestätigungsvermerk betreffend die Ordnungsmäßigkeit sowie die sachliche und rechnerische Richtigkeit des Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2006“ erteilt hat. Laut Bericht ergaben die Prüfungsaufgaben des externen Prüfers keinen Anlass, die Angemessenheit der Verwaltungs- und Rechnungsführungsverfahren sowie der internen Kontrolle und die Übereinstimmung der Haushaltsführung mit den geltenden Rechtsvorschriften infrage zu stellen. Bericht und Bestätigungsvermerk werden im Amtsblatt veröffentlicht.

Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss

10.19. Die Prüfung einer Stichprobe von im Verhandlungsverfahren vergebenen Aufträgen, die von den „Gemeinsamen Dienststellen“ beim Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschuss und beim Ausschuss der Regionen verwaltet werden, ergab Schwachstellen hinsichtlich Verwaltung und Kontrolle. Im Jahr 2006 machten die Ausgaben für Verträge, die aufgrund von Verhandlungsverfahren anstelle von Ausschreibungen geschlossen wurden, einen hohen Anteil der Gesamtausgaben für die Auftragsvergabe aus. Für die Haushaltslinien 2 0 1 0 (Versicherungskosten), 2 0 2 0 (Wasser, Gas, Strom und Heizung), 2 0 3 0 (Reinigung und Instandhaltung) und 2 2 0 0 (Erstausstattung mit Material und technischen Anlagen) lag dieser Anteil über 50 % der gesamten Mittelbindungen, die sich auf 6,4 Millionen Euro beliefen. Diese Vorgehensweise steht nicht im Einklang mit Artikel 89 der Haushaltsordnung, in dem es heißt, „Vergabeverfahren werden auf der Grundlage eines möglichst breiten Wettbewerbs durchgeführt“. Das Verhandlungsverfahren ist eine Ausnahme, die nur unter den in Artikel 126, 127 und 129 der DB genau festgelegten Bedingungen gestattet ist. 10.19. ANTWORT DES WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES Der Gesamtbetrag entspricht tatsächlich mehr oder weniger 50 %. Allerdings entfällt nahezu die Hälfte dieses Betrages auf den Strom- und Gasverbrauch. Dieser Markt wurde erst kürzlich für den Wettbewerb geöffnet. 2004 fand ein interinstitutionelles Ausschreibungsverfahren statt, das kein Ergebnis erbrachte. Zurzeit nimmt der EWSA an einem neuen interinstitutionellen Verfahren teil, das aber noch nicht abgeschlossen ist. Ein Auftrag zur Ausstattung der neuen Sitzungssäle mit Dolmetscheinrichtungen wurde aus Gründen der technischen Kompatibilität an das Unternehmen vergeben, das die in allen anderen Sitzungsräumen vorhandenen Einrichtungen geliefert und installiert hatte. Für mehrere Aufträge, die früher im Verhandlungsverfahren vergeben wurden, wurden mittlerweile Ausschreibungen veröffentlicht (Gebäudewartungsvertrag, Gebäudeinspektion, Aufzugsinspektion, Aufzugswartung, Hygieneartikel und Abfallentsorgung), und in einigen Fällen sind neue Verträge unterzeichnet worden. Was die Versicherungsverträge anbelangt, ist eine Initiative aus dem Jahre 2003 im Hinblick auf eine interinstitutionelle Ausschreibung erfolglos geblieben. Der EWSA arbeitet momentan daran, entweder eine eigene Ausschreibung zu veröffentlichen oder interinstitutionellen Verträgen beizutreten, wobei das Ziel verfolgt wird, 2008 einen neuen Rechtsrahmen aufzustellen.

Der EWSA ist der Überzeugung, dass in allen Fällen, in denen Aufträge ohne öffentliche Ausschreibung vergeben wurden, die jeweiligen Umstände dies rechtfertigten (z.B. erfolglose frühere Ausschreibung, technische Kompatibilität usw.). Dies erklärt den Umfang der Auftragsvergabe, die ohne Ausschreibung erfolgte.

10.20. Nach Artikel 123 Absatz 2 der DB muss bei Verhandlungsverfahren die Zahl der zur Teilnahme an den Verhandlungen oder zur Abgabe eines Angebots aufgeforderten Bewerber mindestens drei betragen, vorausgesetzt, genügend Bewerber erfüllen die Auswahlkriterien. Außerdem muss die Zahl der zur Angebotsabgabe zugelassenen Bewerber auf jeden Fall ausreichend sein, um einen echten Wettbewerb zu gewährleisten. Bei 70 % der während der Prüfung untersuchten Verträge wurde nur ein potenzieller Bieter aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Der Hof ist der Auffassung, dass es bei den meisten dieser Verträge (im Gesamtwert von 1,8 Millionen Euro) möglich gewesen wäre, Angebotsabgaben von mehr als einem Bieter zu fordern. 10.20. ANTWORT DES WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES Der Rechnungshof hat 10 Aufträge herausgegriffen, von denen 7 im Anschluss an Verhandlungen mit einem potenziellen Auftragnehmer vergeben wurden. Bei drei Fällen (Ausstattung der neuen Säle mit Dolmetscheinrichtungen, Erweiterung des Gebäudewartungsvertrages, Versicherungsverträge) verweist der Ausschuss auf die Bemerkungen zu Ziffer 10.19. Ein Fall betrifft eine Ausgabe, die aus den eigenen, also nicht mit dem EWSA geteilten Mitteln des AdR getätigt wurde und für die der Anweisungsbefugte des EWSA keine Mitverantwortung trägt. In zwei Fällen hätte theoretisch eine Ausschreibung stattfinden können, doch diese Option wurde als unwirtschaftlich verworfen (Banner und Plakate: kleine Beträge und ein in der Zwischenzeit unterzeichneter neuer Rahmenvertrag; direkte Bestellung der Zugangsausweise beim Lieferanten, also ohne Zwischenhändler). In einem Fall (einem Auftrag zur Durchführung einer Konformitätsstudie für das JDE-Gebäude „Belliard I & II“) blieb den Ausschüssen keine andere Wahl als die Umsetzung der EP-Entschließung P6_TA(2005)0410 vom 15.12.2005, in der eine Überprüfung durch die Firma SICABEL gefordert wurde. Dieser Auftrag wurde daher im Verhandlungsverfahren an SICABEL vergeben und der Rechnungshof wurde lückenlos über dieses Verfahren informiert.

10.21. Der Anteil der Verhandlungsverfahren an der Anzahl der Aufträge, die vom bevollmächtigten Anweisungsbefugten für die Kapitel 2 0 (Grundstücksinvestitionen, Miete von Gebäuden und Nebenkosten) und 2 2 (bewegliche Sachen und Nebenkosten) des Haushaltsplans vergeben wurden, ist im Vergleich zu früheren Jahren wesentlich gestiegen und lag weit über dem für das Organ festgestellten Durchschnitt. Bis März 2007 hatte der Anweisungsbefugte dem Organ noch nicht über irgendwelche Maßnahmen berichtet, die gemäß Artikel 54 der DB zur Änderung dieser Situation ergriffen wurden. 10.21. ANTWORT DES WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES Der EWSA hat nicht den Eindruck, dass bei der Zahl der Verhandlungsverfahren für Ausgaben unter den Kapiteln 20 und 22 eine negative Entwicklung zu beobachten ist. Dennoch wurden die Maßnahmen zur Verringerung der Zahl der Verhandlungsverfahren in die endgültige Fassung des Jahresberichts des bevollmächtigten Anweisungsbefugten über das Haushaltsjahr 2006 aufgenommen. Weitere Einzelheiten sind den Bemerkungen zu Ziffer 10.19 zu entnehmen.

Ausschuss der Regionen

10.22. Die Bemerkungen in den Ziffern 10.19-10.21 treffen auch auf den Ausschuss der Regionen zu, da sie sich auf die Verwaltung von Verträgen durch die „Gemeinsamen Dienste“ des Ausschusses beziehen. 10.22. ANTWORT DES AUCHUSSES DER REGIONEN Der Ausschuss der Regionen hat die Bemerkungen des Hofes in Bezug auf die von den Gemeinsamen Diensten mit dem EWSA verwalteten Verträge zur Kenntnis genommen und verpflichtet sich, die Arbeitsweisen und Verfahren der Haushaltsführung in den Gemeinsamen Diensten zu verbessern. Dazu hat der Generalsekretär des AdR in einem Schreiben an den Generalsekretär des EWSA die Einleitung einer Reihe von Korrekturmaßnahmen vorgeschlagen, insbesondere im Bereich der Finanzwege und läufe und der Vergabeverfahren. Es steht zu hoffen, dass diese Maßnahmen durch eine sobald wie möglich zu schließende Übereinkunft zwischen den beiden Ausschüssen umgesetzt werden können.

10.23. Nach der beim Ausschuss geltenden Regelung können seinen Mitgliedern Reisekosten in Höhe der tatsächlich gezahlten Flugtickets erstattet werden. Bei Beschaffung dieser Tickets werden angefallene Verwaltungskosten auf Vorlage der Rechnung des Reisebüros erstattet. In verschiedenen Fällen wurden Reisekosten auf der Grundlage von handschriftlichen Rechnungen des Reisebüros erstattet, die immer denselben Betrag auswiesen. Im Zuge einer Ex-post-Überprüfung stellte die Verwaltung des Ausschusses fest, dass dieser Betrag im Schnitt 83 % über dem Ticketpreis der Fluggesellschaft lag. Es gab keinen Beleg über die tatsächlich für die Beschaffung dieser Tickets in Rechnung gestellten Verwaltungskosten. Die Verwaltung des Ausschusses führte diesbezüglich eine eingehende Untersuchung durch, die im Juli 2007 abgeschlossen war. Nach Ansicht des Hofes konnte mit dieser Prüfung nicht nachgewiesen werden, dass die für Verwaltungskosten gezahlten Beträge gerechtfertigt waren. 10.23. ANTWORT DES AUCHUSSES DER REGIONEN Gemäß den Vorschriften des Ausschusses können seinen Mitgliedern Beförderungskosten für Flugscheine und damit verbundene Verwaltungskosten auf Vorlage der Rechnung eines Reisebüros zusammen mit dem Original des Flugscheins und dem Original der Einsteigekarte erstattet werden. Die Vorschriften des AdR erlauben den Mitgliedern, mit beliebig umbuchbaren Flugscheinen zu reisen. Der Ausschuss hat ermittelt, dass die Mitglieder tatsächlichen die von dem Reisebüro in Rechnung gestellten Beträge gezahlt haben, wenngleich die eigentlichen Kosten für die benutzten Flugscheine niedriger waren. Die Differenz zwischen den von dem Reisebüro in Rechnung gestellten Beträgen und den tatsächlichen Preisen der Flugscheine erklärt sich der Erklärung des Reisebüros vom 9.2.2007 zufolge daraus, dass das Reisebüro für die Flugscheine ein beliebiges Umbuchen gewährleistet hat, so dass die Mitglieder mit voller Flexibilität zu einem Preis reisen konnten, der dem Preis für beliebig umbuchbare Flugscheine entspricht.

Um volle Transparenz zu gewährleisten, hat der Ausschuss weitere Erstattungen von der Einhaltung einer Reihe von Bedingungen abhängig gemacht. Er hat die betroffenen Mitglieder zudem aufgefordert, nicht mehr mit den früheren Arrangements zu reisen sondern sicherzustellen, dass auf ihren Erstattungsanträgen die tatsächlichen Preise der ausgestellten Flugscheine angegeben werden.

Europäischer Bürgerbeauftragter und Europäischer Datenschutzbeauftragter

10.24. Die Prüfung gab keinen Anlass zu wesentlichen Bemerkungen.

Schlussfolgerung zur Prüfung spezifischer Risikobereiche

10.25. Die Prüfung der spezifischen Risikobereiche in einigen Organen ergab Schwachstellen in den Überwachungs- und Kontrollsystemen in Bezug auf die Zahlung der Zulagen an die Mitglieder einiger Organe. Beim Europäischen Parlament sollte das Präsidium geeignete Maßnahmen ergreifen, wenn wichtige Dokumente nicht innerhalb einer angemessenen Frist vorgelegt werden (siehe Ziffern 10.9-10.12). In Bezug auf die Auftragsvergabe im Verhandlungsverfahren stellte der Hof in vielen Fällen fest, dass die Kommission und andere Organe den allgemeinen Grundsatz des Wettbewerbs bei der Auftragsvergabe nicht befolgten (siehe Ziffern 10.13, 10.14, 10.16 und 10.19-10.21). Insbesondere beim Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschuss und beim Ausschuss der Regionen wird der begrenzte Rahmen, innerhalb dessen gemäß der Haushaltsordnung ein Verhandlungsverfahren eingesetzt werden kann, weitgehend missachtet, was zu einem zunehmenden Risiko für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Ausgaben führen kann. 10.25. ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS Siehe Antwort auf Ziffer 10.12. 10.25. ANTWORT DER KOMMISSION Die Kommission setzt ihre Bemühungen um eine Verbesserung der Auftragsvergabeverfahren durch eine sorgfältigere Analyse der Marktbedingungen und eine bessere Planung fort. Die Haushaltsordnung (6) erlaubt in einer Reihe von Fällen die Vergabe von Aufträgen im Verhandlungsverfahren, unter anderem auch im Falle der „supplier captivity“ (siehe Ziffer 10.16). 10.25. ANTWORT DES WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES Der Ausschuss verweist auf die Bemerkungen zu den Ziffern 10.19, 10.20 und 10.21.

Seit dem letzten Jahresbericht verabschiedete Sonderberichte

10.26. Sonderbericht Nr. 2/2007 über die Gebäudeausgaben der Organe.

AGENTUREN DER EUROPÄISCHEN UNION

10.27. Die Agenturen sind von der Kommission getrennte Einrichtungen und verfügen über eine eigene Rechtspersönlichkeit. Die Kommission ist maßgeblich an der Kontrolle der Einrichtungen beteiligt: Sie ist in ihren Verwaltungsräten vertreten und kann die Exekutivdirektoren vorschlagen oder ernennen. Der Kommissionshaushalt ist darüber hinaus die Hauptfinanzierungsquelle der Agenturen mit Ausnahme der beiden Agenturen, die aus Eigenmitteln finanziert werden (7). Die Kommission muss die von den Agenturen ergriffenen Maßnahmen zur Anwendung der Finanzregelung und des Beamtenstatuts genehmigen. Die nachfolgenden Informationen und Bemerkungen betreffen die Rolle der Kommission gegenüber den Agenturen.

10.28. Die Prüfung der Agenturen und anderen dezentralisierten Einrichtungen (8) ist Gegenstand besonderer Jahresberichte. Für das Haushaltsjahr 2006 prüfte der Europäische Rechnungshof 24 Agenturen, fünf mehr (9) als im Jahr 2005. Der Haushalt der Agenturen belief sich im Jahr 2006 insgesamt auf 1 080,5 Millionen Euro gegenüber 928,4 Millionen Euro im Jahr 2005. Die für alle Agenturen bewilligten Planstellen stiegen von 2 588 im Jahr 2005 auf 3 212 im Jahr 2006. Siehe Tabelle 10.3 .

Tabelle 10.3 — EU-Agenturen — Wichtigste Daten Agenturen und sonstige dezentrale Einrichtungen der Europäischen Union Sitz Erstes Jahr der finanziellen Autonomie Haushaltsplan (10) (Millionen Euro) Bewilligte Planstellen 2006 2005 2006 2005 Agenturen Europäisches Zentrum für die Förderung der Berufsbildung Thessaloniki 1977 16,8 16,6 95 91 Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen Dublin 1977 19,8 18,8 94 94 Europäische Umweltagentur Kopenhagen 1994 37,1 32,1 115 115 Europäische Stiftung für Berufsbildung Turin 1994 27 26,7 105 104 Europäische Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht Lissabon 1995 13 13 77 77 Europäische Arzneimittel-Agentur London 1994 139 110,1 424 379 Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union Luxemburg 1995 40,9 28,4 189 181 Gemeinschaftliches Sortenamt Angers 1995 11,2 12,1 41 38 Harmonisierungsamt für den Binnenmarkt Alicante 1995 211,7 218,4 675 675 Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz Bilbao 1996 14,1 13,4 40 40 Agentur der Europäischen Union für Grundrechte (11) Wien 1998 9,4 8,2 37 37 Europäische Agentur für Wiederaufbau Thessaloniki 2000 271 276,5 108 114 Europäische Polizeiakademie (12) Bramshill 2006 5 — 22 — Eurojust Den Haag 2002 14,7 13 112 87 Europäische Agentur für Flugsicherheit Köln 2003 65,7 57,5 328 200 Europäische Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs Lissabon 2003 44,6 35,3 132 95 Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit Parma 2003 40,2 36,7 250 194 Europäische Agentur für Netz- und Informationssicherheit Heraklion 2005 6,8 6,8 44 38 Europäische Eisenbahnagentur (12) Valenciennes 2006 14,4 — 95 — Europäisches Zentrum für die Prävention und die Kontrolle von Krankheiten Stockholm 2005 17,1 4,8 50 29 Europäische Agentur für die operative Zusammenarbeit an den Außengrenzen (12) Warschau 2006 19,2 — 28 — Europäische GNSS-Aufsichtsbehörde (12) Brüssel (13) 2006 7 — 30 — Exekutivagenturen Exekutivagentur für intelligente Energie (12) Brüssel 2006 5,6 — 46 — Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (12) Brüssel 2006 29,2 — 75 — Insgesamt 1 080,5 928,4 3 212 2 588

10.29. Die Zahlung der von der Kommission gewährten Zuschüsse zulasten des Gesamthaushaltsplans stützt sich nicht auf hinreichend begründete Vorausschätzungen des Kassenmittelbedarfs der Agenturen. Dies zusammen mit dem Betrag der Mittelübertragungen führt dazu, dass die Agenturen hohe Kassenmittelbeträge bereithalten (14). Der Hof empfiehlt, die Höhe der den Agenturen gezahlten Zuschüsse auf ihren tatsächlichen Kassenmittelbedarf abzustimmen. 10.29. ANTWORT DER KOMMISSION Die Agenturen müssen bei der Kommission die Auszahlung der gesamten oder eines Teils der Zuschüsse der Gemeinschaft beantragen, unter Bedingungen und in Intervallen, die mit der Kommission abgestimmt sind. Die entsprechenden Anträge beruhen auf einer Vorausschätzung des Kassenmittelbedarfs der Agenturen. Grundsätzlich erfolgen die Zahlungen der Kommission in Tranchen; Beträge, die nicht ausgegeben werden, müssen von der Kommission zurückgefordert werden. Die Kommissionsdienststellen prüfen derzeit, inwieweit im maßgeblichen Rechtsakt (15) Bestimmungen vorgesehen werden können, die es der Kommission ermöglichen würden, den tatsächlichen Bedarf, der den Agenturen im Laufe des Jahres entsteht, zu berücksichtigen. Dies sollte zu einer präziseren Planung und zu größerer Transparenz führen.

10.30. Die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan vom Juni 2002 wurde im Jahr 2006 geändert (16). Die Änderungen betreffen insbesondere die Haushaltsgrundsätze, die internen Kontrollsysteme und die Rechnungslegung. Diese Änderungen wurden noch nicht in die Rahmenfinanzregelung und in die einzelnen spezifischen Finanzregelungen der Agenturen aufgenommen. 10.30. ANTWORT DER KOMMISSION Die vom Rat angenommenen Änderungen der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan werden bei der Änderung der beiden Rahmenfinanzregelungen für Agenturen (17) berücksichtigt werden. Diese Änderung konnte daher erst in Angriff genommen werden, nachdem die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan und ihre Durchführungsbestimmungen verabschiedet waren. Der Verordnungsentwurf für Regulierungsagenturen wurde im Juli 2007 von der Kommission angenommen und den anderen Organen und Einrichtungen zur Stellungnahme vorgelegt (18).

10.31. Die Einführung des neuen periodengerechten Rechnungsführungssystems (ABAC) wird mehrere Jahre in Anspruch nehmen (19). Bis zur Umsetzung des neuen Systems muss die Kommission während dieser Zeit dafür Sorge tragen, dass das in den Agenturen derzeit vorhandene Sl2-System angemessen weiterentwickelt wird. 10.31. ANTWORT DER KOMMISSION Das bisherige Rechnungsführungssystem SI2 wird derzeit schrittweise eingestellt, allerdings wird es noch bis zum 31. Dezember 2008 weiter gepflegt werden. Die Agenturen haben die Möglichkeit, zwischen dem neuen periodengerechten Rechnungsführungssystem ABAC oder einem anderen System zu wählen. Für die Umsetzung des neuen Systems wurde ein spezielles Projektteam eingesetzt, das direkt dem Rechnungsprüfer der Kommission Bericht erstattet und alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einführung von ABAC in den Agenturen plant, analysiert und koordiniert, und zwar sowohl, was den zeitlichen Ablauf als auch, was die erforderlichen Mittel betrifft.

10.32. Im Jahr 2006 beschlossen zwei Agenturen, das gesamte Schulgeld für die Kinder ihrer Personalmitglieder ohne Anwendung von Artikel 3 des Anhangs VII des Beamtenstatuts zu übernehmen, und führten somit zu einer nicht gerechtfertigten Disparität innerhalb des Gemeinschaftspersonal. Dies zeigt, dass die Kommission die Anwendung des Beamtenstatuts durch die Agenturen strenger überwachen muss. 10.32. ANTWORT DER KOMMISSION Die Leitlinien enthalten zwei wichtige Empfehlungen: i) die Verabschiedung von Regeln zur Umsetzung des Beamtenstatuts im Einklang mit den Durchführungsbestimmungen der Kommission. Dabei sind begrenzte Änderungen möglich, die durch die spezifischen Besonderheiten des Agenturpersonals bedingt sind; ii) die Definition einer konsistenteren Personalpolitik, die den Aufgaben und Anforderungen der jeweiligen Agentur gerecht wird. Da Regulierungsagenturen unabhängige Gemeinschaftsorgane sind, obliegt ihnen die Annahme solcher Regeln. Die Kommission kann ihre Zustimmung sowohl zu Durchführungsbestimmungen geben, die mit ihren eigenen übereinstimmen, als auch zu Vorschriften, die davon abweichen, wenn dies durch besondere Merkmale der Agenturen gerechtfertigt ist (Größe, Personalstruktur, Mandat usw.). Die Kommission arbeitet eng mit den Agenturen zusammen, mit dem Ziel, eine weitgehende Übernahme der DB der Kommission zu erreichen. Die Kommission hat auch in Zusammenarbeit mit den Agenturen Muster für die Durchführungsbestimmungen entwickelt, die auf den DB der Kommission beruhen und darauf abzielen, einen gemeinsamen Kern von Grundsätzen und Regeln zu erhalten. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter, die dem Beamtenstatut unterliegen, gleich behandelt werden. Was die Frage des Schulunterrichts für die Kinder von Agenturmitarbeitern betrifft, so hat die Kommission in den Leitlinien zwei Lösungen vorgeschlagen: i) in Zusammenarbeit mit dem System der Europäischen Schulen Einrichtung eines europäischen Zweigs in lokalen nationalen oder internationalen Schulen einzurichten („Europäischer Unterricht“) oder ii) Abschluss von Dienstleistungsverträgen zwischen der Agentur und den internationalen Schulen in deren näherer Umgebung. Was einen „Europäischen Unterricht“ betrifft, so haben nationale Behörden bereits die Möglichkeit, lokale Schulen auszuwählen und in vollem Umfang zu finanzieren, die einen „Europäischen Unterricht“ nach einem harmonisierten Lehrplan auf der Grundlage des Prinzips des Unterrichts in der Muttersprache anbieten. In Zukunft wird diese Möglichkeit im Zuge der Reform des Systems der Europäischen Schulen weiter ausgebaut und konsolidiert werden. Die Mitgliedstaaten würden die Gesamtkosten dieser Schulform tragen. Die Kommission prüft zurzeit im Rahmen der Reform einen Ansatz für einen EU-Beitrag im Verhältnis zur Zahl der Kinder des Agenturpersonals, die eine solche Schule besuchen würden. Was die Dienstleistungsverträge betrifft, so würde die Agentur das Schulgeld direkt an die Schule überweisen. Die Schule würde dann als schulgeldfrei angesehen werden, und die betreffenden Mitarbeiter würden keine Erziehungszulage erhalten, die ihnen normalerweise gemäß Anhang VII Artikel 3 des Beamtenstatuts zusteht. In Übereinstimmung mit dieser Haltung hat die Kommission die beiden betreffenden Agenturen wiederholt daran erinnert, dass ihre Vorgehensweise in den Leitlinien nicht vorgesehen ist und auch nicht mit dem Beamtenstatut in Einklang steht. Dies hat sie auch zuletzt in ihrer jüngsten Stellungnahme zu der Mehrjahrespersonalplanung der Agenturen getan, die der Haushaltsbehörde im Rahmen des Haushaltsverfahrens für 2008 übermittelt wurde.

EUROPÄISCHE SCHULEN

10.33. Der besondere Jahresbericht des Hofes über die Europäischen Schulen (nicht im Amtsblatt veröffentlicht) ist an den Obersten Rat und die Direktoren der Europäischen Schulen gerichtet. Die Mittelausstattung der Schulen für 2006 belief sich auf 231,1 Millionen Euro und wurde hauptsächlich über den Zuschuss der Kommission (127,1 Millionen Euro) und durch die Beiträge der Mitgliedstaaten (50,7 Millionen Euro) (20) finanziert. Die wichtigsten Daten zu den Europäischen Schulen sind Tabelle 10.4 zu entnehmen.

Tabelle 10.4 — Europäische Schulen — Wichtigste Daten Europäische Schule Land Haushaltsplan (21) (22) (Millionen Euro) Zuschuss der Kommission (23) (Millionen Euro) Schulbevölkerung (24) 2006 2005 2006 2005 2006 2005 Büro Belgien 8,8 8,5 7,5 6,6 — — Luxemburg I Luxemburg 34,1 33,3 21,5 19,4 3 285 3 190 Luxemburg II Luxemburg 6,9 6,6 3,7 3,7 922 891 Brüssel I Uccle Belgien 27,8 27,1 19,0 16,0 2 954 2 617 Brüssel II (Woluwé) Belgien 27,6 27,3 18,0 17,1 2 919 3 014 Brüssel III (Ixelles) Belgien 25,8 25,6 17,0 16,9 2 646 2 781 Mol Belgien 10,9 10,7 6,1 6,0 654 622 Varese Italien 16,5 16,4 8,4 8,4 1 317 1 318 Karlsruhe Deutschland 11,7 11,8 3,4 4,3 964 1 044 München Deutschland 18,5 18,7 1,0 0,9 1 599 1 557 Frankfurt Deutschland 10,7 9,4 4,7 3,5 937 876 Alicante Spanien 11,1 10,4 6,0 3,2 990 987 Bergen Niederlande 10,0 10,8 5,4 5,0 563 626 Culham Vereinigtes Königreich 10,8 11,2 5,4 5,4 832 856 Insgesamt 231,1 227,8 127,1 116,4 20 582 20 379 NB: Abweichungen bei den Gesamtsummen erklären sich durch Auf- oder Abrundung.