BERICHT DER KOMMISSION AN DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT UND DEN RAT Jahresbericht an die Entlastungsbehörde über die im Jahr 2011 durchgeführte Prüfungen (Artikel 86 Absatz 4 der Haushaltsordnung) /* COM/2012/0563 final */





BERICHT DER KOMMISSION AN DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT UND DEN RAT Jahresbericht an die Entlastungsbehörde über die im Jahr 2011 durchgeführte Prüfungen (Artikel 86 Absatz 4 der Haushaltsordnung) INHALTSVERZEICHNIS 1........... Einleitung........................................................................................................................ 4 2........... Aufgaben des IAS.......................................................................................................... 4 3........... Umsetzung des IAS-Prüfplans......................................................................................... 5 3.1........ Auditstatistiken............................................................................................................... 5 3.2........ Wichtigste Feststellungen und Empfehlungen, ihre Auswirkungen und Folgemaßnahmen.... 7 3.2.1..... Governance.................................................................................................................... 7 3.2.2..... Leistungsprüfungen......................................................................................................... 8 3.2.3..... Kontrollstrategien........................................................................................................... 9 3.2.4..... Die Programme zu den globalen Satelliten-Navigationssystemen (GNSS)....................... 10 3.2.5..... Finanzverwaltungsverfahren........................................................................................... 11 3.2.6..... Informationstechnologien............................................................................................... 12 4........... Anhörung des Fachgremiums für finanzielle Unregelmäßigkeiten der Kommission............ 12 5........... Schlussfolgerungen........................................................................................................ 12 5.1........ Leistungsprüfungen....................................................................................................... 13 5.2........ Die Kontrollstrategien der Kommissionsdienststellen...................................................... 13 5.3........ Die Verwaltung industrieller Großprogramme durch die Kommission.............................. 14 5.4........ Die Finanzverwaltungsverfahren der Kommission........................................................... 14 5.5........ Die IT-Governance der Kommission............................................................................. 14 1. Einleitung Mit dem vorliegenden Bericht wird die Entlastungsbehörde gemäß Artikel 86 Absatz 4 der Haushaltsordnung (HO) über die Tätigkeit des Internen Auditdienstes (IAS) der Kommission unterrichtet. Der Bericht stützt sich auf den Prüfungsbericht des IAS nach Artikel 86 Absatz 3 der Haushaltsordnung, der die wichtigsten Feststellungen enthält und auf die wesentlichen Risikofaktoren, verschiedene Kontrollaspekte und Fragen der Corporate Governance eingeht. Er basiert auf der Prüfungs- und Beratungsleistung, die der IAS 2011[1] für die Generaldirektionen und Exekutivagenturen der Kommission erbracht hat. Nicht Gegenstand des Berichts sind Audittätigkeiten in dezentralisierten EU-Agenturen, im Europäischen Auswärtigen Dienst oder in anderen vom IAS geprüften Agenturen oder Stellen, für die separate Jahresberichte erstellt werden. Die Reaktion der Kommission auf die Feststellungen und Schlussfolgerungen des internen Prüfers ist dem Synthesebericht[2] zu entnehmen, in dem die Kommission zu den vom IAS, dem Europäischen Rechnungshof und der Entlastungsbehörde angesprochenen Querschnittsthemen sowie zu den vom Auditbegleitausschuss festgestellten Problemen Stellung nimmt. 2011 feierte der IAS sein zehnjähriges Bestehen. Auf der Jahreskonferenz wurden die maßgeblichen Erfolge gewürdigt, die die Kommission mit ihren Bemühungen um eine effizientere Verwaltung erzielen konnte. Zu den wesentlichen Ergebnissen zählt auch die Gründung des IAS und die Einrichtung von Auditstellen in den einzelnen GD. Unter anderem wurde hervorgehoben, dass die Kommission mit ihrer Auditstruktur[3] nicht nur eine der größten öffentlichen Auditstellen sondern auch eine mit den meisten Erfahrungen ist. Laut einer Umfrage des IAS bei den geprüften Stellen („IAS stakeholder survey“) vertraten 87 % der Befragten die Ansicht, der IAS verfolge und vermittle eine überzeugende Vision bezüglich Governance und interner Kontrolle; 87 % waren auch davon überzeugt, dass die Empfehlungen des IAS in der Kommission und den Exekutivagenturen zu einer besseren Risikokontrolle führen. 2. Aufgaben des IAS Der IAS prüft die in der Kommission und den EU-Agenturen eingesetzten Verwaltungs- und Kontrollsysteme und gibt ein unabhängiges und objektives Urteil über deren Angemessenheit und Wirksamkeit ab. Darüber hinaus kann er vom Management mit Beratungsleistungen beauftragt werden. Der IAS ist dem für Audit zuständigen Mitglied der Kommission unterstellt und gegenüber dem Auditbegleitausschuss rechenschaftspflichtig. Die Unabhängigkeit des IAS ist in seiner Charta verbrieft, die von der Kommission angenommen wurde. Gemäß dieser Charta erfüllt der IAS seine Aufgaben im Einklang mit der Haushaltsordnung und den internationalen Normen und berufsethischen Grundsätzen des Institute of Internal Auditors (IIA). Allgemeine Stellungnahme zum Finanzmanagement der Kommission Gemäß seiner Charta gab der IAS 2011 eine allgemeine Stellungnahme zum Finanzmanagement der Kommission im Vorjahr ab. Hierfür erteilte er eine positive Zuverlässigkeitserklärung. Die Bewertung stützt sich auf die Arbeiten des IAS und der internen Prüfstellen der Kommission in den vergangenen drei Jahren. Der Kommission (d. h. dem „Kollegium“) wird zugesichert, dass die von den Generaldirektoren erteilten Zuverlässigkeitserklärungen - als Ganzes betrachtet - fundiert sind und außer den im IAS-Bericht gemäß Artikel 86 Absatz 3 HO genannten Punkten keine signifikanten Schwachstellen bestehen. Beitrag des IAS zu einer positiveren Zuverlässigkeitserklärung (DAS) In seiner Zuverlässigkeitserklärung nimmt der Europäische Rechnungshof Stellung zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung der EU und zur Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Transaktionen. Auch wenn die Rechnungsführung in den vergangenen Jahren als zuverlässig eingestuft wurde, hat der Europäische Rechnungshof für einige Tätigkeitsbereiche ein negatives Prüfungsurteil abgegeben. Die meisten Fehler treten außerhalb der Kommission auf, insbesondere bei den Strukturfonds, die der geteilten Mittelverwaltung unterliegen, sowie im Bereich der Entwicklung des ländlichen Raums (geteilte Mittelverwaltung), der Forschung (direkte Mittelverwaltung) und Außenhilfe (dezentrale Mittelverwaltung). Bei vielen der im Bereich der Kohäsionspolitik festgestellten Fehler handelte es sich um schwere Verstöße gegen die nationalen und die EU-Vergabevorschriften. Um eine durchgängige Kontrollstrategie für alle zentralen Ausgabenbereiche sicherzustellen umfasst der IAS-Prüfplan Audits in Schwerpunktbereichen, u a. in den für Strukturfonds zuständigen GDs, da solche Kontrollstrategien darauf abzielen, das Fehlerrisiko bei den zugrunde liegenden Transaktionen zu vermindern. 3. Umsetzung des IAS-Prüfplans 3.1. Auditstatistiken 2011 führte der IAS 88 % seiner vorrangigen Prüfungsaufträge durch (C1-Aufträge waren im Laufe des Jahres abzuschließen). Weitere Aufträge waren weit fortgeschritten – dies war bei 69 % der nicht vorrangigen Auditaufträge (C2-Aufträge können aus planungstechnischen Erwägungen im Folgejahr abgeschlossen werden) der Fall. 29 C1- und 36 C2-Aufträge (die Prüfungen, Follow-ups und Beratungsleistungen umfassen) wurden abgeschlossen. Hierzu wurden folgende 77 Berichte verfasst: Art des Auftrags || || 2011 insgesamt || 2010 insgesamt || 2009 insgesamt AUDIT || Zahl der Aufträge || 20 || 24 || 26 Zahl der Berichte || 23 || 28 || 31 VORLÄUFIGE PRÜFUNGEN || Zahl der Aufträge || 3 || 0 || 0 Zahl der Berichte || 3 || 0 || 0 BERATUNG || Zahl der Aufträge || 1 || 6 || 5 Zahl der Berichte[4] || 1 || 6 || 5 FOLLOW-UP || Zahl der Aufträge || 41 || 44 || 31 Zahl der Berichte || 50 || 50 || 34 Aufträge insgesamt || 65 || 74 || 62 Berichte insgesamt || || 77 || 84 || 70 Der IAS gab folgende Anzahl von Empfehlungen ab: || Stand der Annahme || Angenommen || Nicht angenommen Priorität || Anzahl || Anzahl || % || Anzahl || % Kritisch || 0 || 0 || 100 % || 0 || 0 % Sehr wichtig || 57 || 56 || 98 % || 1 || 2 % Wichtig || 102 || 101 || 99 % || 1 || 1 % Wünschenswert || 1 || 1 || 100 % || 0 || 0 % Insgesamt || 160 || 158 || 99 % || 2 || 1 % Eine vollständige Liste der Prüfberichte findet sich im beigefügten Arbeitsdokument der Kommission. Dieses enthält ferner die jeweiligen Zusammenfassungen, den prozentualen Anteil der angenommenen Empfehlungen je Bericht, den Stand der Umsetzung der für 2007-2011 abgegebenen Empfehlungen sowie Zusammenfassungen der endgültigen Schlussfolgerungen von Follow-up-Aufträgen. Die geprüften Dienststellen haben für alle angenommenen Empfehlungen Maßnahmenpläne erarbeitet, die dem IAS übermittelt und mit diesem abgestimmt wurden. Nach Angaben der geprüften Stellen wurden 80 % aller im Zeitraum 2007-2011 angenommenen Empfehlungen bis Anfang 2012 umgesetzt. Nur 25[5] Empfehlungen hätten seit mehr als sechs Monaten umgesetzt sein müssen. Die Gesamtzahl der von den geprüften Stellen im Zeitraum 2007-2011 angenommenen Empfehlungen, zu denen der IAS bis Ende 2011 Follow-up-Prüfungen durchgeführt hatte, beläuft sich auf 1 097. Der IAS kam zu dem Schluss, dass die Empfehlungen umgesetzt worden waren und sah 98 % der Empfehlungen, die während dieses Zeitraums Gegenstand eines Follow-ups waren, als erledigt an. Das Follow-up des IAS bestätigte, dass die Empfehlungen zufriedenstellend umgesetzt werden. Der Audit-Folgeausschuss wurde über alle kritischen oder sehr wichtigen Empfehlungen informiert, bei denen sich erhebliche Verzögerungen ergeben hatten. 3.2. Wichtigste Feststellungen und Empfehlungen, ihre Auswirkungen und Folgemaßnahmen Im beiliegenden Arbeitsdokument der Kommissionsdienststellen findet sich eine Zusammenfassung der Ziele und des Umfangs der unten aufgeführten Prüfungsaufträge sowie die Zahl der abgegebenen und angenommenen Empfehlungen. 3.2.1. Governance 2011 führte der IAS eine Reihe von Prüfungen und Follow-up-Maßnahmen zur Governance in der Europäischen Kommission durch. · Betrug Der IAS setzt sich weiterhin für die Verhütung und Aufdeckung von Betrug ein und hat 2011 hierzu in der GD AGRI eine Prüfung durchgeführt. Das Thema der Betrugsvermeidung und ‑aufdeckung war auch Gegenstand[6] zwei weiterer Prüfungen, bei denen die Kontrollstrategien der GD INFSO und der GD RTD überprüft wurden. Darüber hinaus wurde 2011 in der GD OLAF eine Follow-up-Prüfung der Informationssysteme zur Betrugsbekämpfung durchgeführt. Bei der Prüfung in der GD AGRI wurden die Angemessenheit und die effiziente Anwendung des Governance-, Risikomanagement- und internen Kontrollprozesses für die Verhütung, die Aufdeckung und das Follow-up von Betrugsfällen bewertet. Der IAS empfahl die Zuweisung klarer Rollen und Zuständigkeiten im Bereich der Betrugsbekämpfung, die Sensibilisierung für das Betrugsrisiko in gefährdeten Bereichen, die Entwicklung einer Betrugsbekämpfungsstrategie, die Verschärfung der Anti-Betrugskontrollen auf Ebene der Mitgliedstaaten im Bereich der geteilten Mittelverwaltung, ein besseres Follow-up der festgestellten Betrugsfälle und eine wirksamere Berichterstattung darüber sowie eine bessere Zusammenarbeit mit dem OLAF. Gemäß dem Aktionsplan wird die GD AGRI im Laufe des Jahres 2012 einen Betrugsbekämpfungsbeauftragten (Vollzeit) benennen, ihre Betrugsbekämpfungsstrategie im Einklang mit der einschlägigen Kommissionsstrategie annehmen und Arbeitsvereinbarungen mit dem OLAF treffen. In Bezug auf INFSO und RTD kam der IAS zu dem Schluss, dass insbesondere die GD INFSO bahnbrechende Anti-Betrugsinitiativen entwickelt hatte, auf deren Grundlage eine gemeinsame Betrugsbekämpfungsstrategie für den gesamten Forschungsbereich entwickelt werden sollte. Bezüglich der GD RTD befand der IAS, dass es u.a. in folgenden Bereichen noch weiterer Maßnahmen bedarf: Sensibilisierung, Ermittlung von Schwachstellen („rote Flaggen“), Einbettung von Anti-Betrugskontrollen in die Kontrollsysteme, Zusammenarbeit mit anderen GD bei besonderen Risiken wie Plagiaten und Doppelfinanzierungen, Sicherstellen einer korrekten Datenerfassung und Nutzung leistungsfähiger Suchmaschinen. Die RTD-Betrugsbekämpfungsstrategie wurde mittlerweile überarbeitet, um sicherzustellen, dass den allgemeinen Belangen angemessen Rechnung getragen wird. Ferner wurden Schulungen zur Sensibilisierung für Betrugsrisiken organisiert. Bei der regelmäßigen Risikobewertung werden Betrugsrisiken berücksichtigt (insbesondere Doppelfinanzierungen); das von INFSO entwickelte IT-Tool zur Aufdeckung von Plagiatsfällen wird näher in Betracht gezogen, sobald die Feldversuche abgeschlossen sind. · Betriebskontinuitätsmanagement 2011 führte der IAS eine eingehende Follow-up-Prüfung zu seinem Audit von 2009 zum Betriebskontinuitätsmanagement (BCM) im Generalsekretariat (als koordinierender Stelle) sowie in den operativen GDs JLS[7], TAXUD und HR durch. Nach seinem Audit aus dem Jahr 2009 war der IAS nicht in der Lage, ein Prüfurteil abzugeben. Bei diesem Follow-up bewertete der IAS nicht nur den Fortschritt, den die geprüften Stellen bei der Umsetzung ihrer jeweiligen Aktionspläne erzielt hatten, sondern auch die Zweckmäßigkeit der Kontrollen insgesamt. Es wurde ein eingeschränkter Bestätigungsvermerk erteilt: Nach Auffassung des IAS waren die Ziele mit hinreichender Sicherheit erreicht worden, außer in einem Fall, bei dem es um die BCM-Überwachung ging. Die Kommission prüft, mit welchen Maßnahmen dieses Thema am besten angegangen werden kann. 3.2.2. Leistungsprüfungen In seiner Entschließung vom 10. Mai 2011 über die Entlastung für 2009 forderte das Europäische Parlament den „Internen Auditdienst auf, einen Teil seiner Ressourcen darauf zu verwenden zu prüfen, ob die Ausgaben der wichtigsten GD effizient, wirtschaftlich und mit Erfolg getätigt werden, und auf diesem Weg die laufenden Finanz- und Konformitätsprüfungen zu ergänzen“ (Punkt 59). In der Folge nahm der IAS eine Reihe von Leistungsprüfungen in seinen strategischen Prüfplan 2010-2012 auf. 2011 wurden die ersten Leistungsprüfungen zum Programm für unternehmerische Initiative und Innovation (EIP) in der GD ENTR und zu den operativen Tätigkeiten der GD ECHO durchgeführt. Die EIP-Prüfung ergab, dass die GD ENTR eine geringere Zahl an sinnvollen und stabilen Indikatoren für eine ähnliche Maßnahme im Rahmen des EIP-Nachfolgeprogramms entwickeln, die Leistungsmessung bei Bewertungen verbessern und der Exekutivagentur für Wettbewerbsfähigkeit und Innovation, an die mehr Projekte ausgelagert werden könnten, genauere Anweisungen in Bezug auf Leistungsaspekte erteilen müsse. Der Vorschlag der Kommission für das Programm für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen und für KMU (COSME) im Rahmen des nächsten mehrjährigen Finanzrahmens 2014-2020 berücksichtigt die Prüfungsergebnisse entsprechend. Die Prüfung der operativen Tätigkeiten von ECHO ergab, dass die GD zwar rasch auf Ereignisse reagiert, jedoch Schwächen beim Übergang von Rettungsmaßnahmen zu Entwicklungshilfe und bei der durchgängigen Berücksichtigung der Verminderung des Katastrophenrisikos sowie des Katastrophenschutzes in Projekten bestehen. Gemäß dem Aktionsplan soll eine endgültige Methode und ein entsprechendes Instrumentarium für die Berücksichtigung der Verminderung des Katastrophenrisikos bei den Notfallmaßnahmen bis Ende 2012 verfügbar sein. Der IAS hat den GD ECHO und DEVCO auch empfohlen, eine gemeinsame Strategie zur Verknüpfung von Soforthilfe, Wiederaufbau und Entwicklung (LRRD, Link between Relief, Rehabilitation and Development) zu entwickeln. Außerdem soll die LRRD-Thematik bei der Aktualisierung der Rechtsinstrumente, insbesondere dem Europäischen Entwicklungsfonds und dem Instrument für Entwicklungszusammenarbeit, angemessen berücksichtigt werden. Die interinstitutionellen Erörterungen über die Kommissionsvorschläge für die neuen Rechtsinstrumente im Rahmen des neuen MFR laufen derzeit. Es wird eine gemeinsame LRRD-Strategie zwischen ECHO, DEVCO und EEAS mit dem Ziel formuliert, die Wirksamkeit sowohl der humanitären als auch der Entwicklungshilfe durch bessere Koordinierung zu verbessern, Doppelstrukturen zu vermeiden und Synergien zu schaffen. Die gemeinsame Methode soll bis Ende 2012 verabschiedet werden. 2011 hat der IAS geprüft, wie wirksam und effizient die GD MARKT die Anwendung der öffentlichen Vergaberegeln durch die DG MARKT in den Mitgliedstaaten überwacht. Die Prüfung ergab, dass die GD gemeinsam mit den Mitgliedstaaten einen proaktiveren und präventiveren Ansatz wählen sollte. Insbesondere sollte die Sammlung, Analyse und Zusammenstellung der Informationen verstärkt und Durchsetzungsmaßnahmen auf der Grundlage der Arbeiten des ERH, des OLAF und der Ex-post-Kontrolle stärker zielgerichtet und mit besserer Prioritätensetzung erfolgen. Die GD MARKT sollte die federführende Rolle beim Austausch von Informationen, Erfahrungen und bewährten Verfahren sowie beim Leistungsvergleich der nationalen Vergabesysteme spielen. Die Kommission hat die Prüfungsempfehlungen des IAS bei ihren Vorschlägen für überarbeitete Rechtsvorschriften zum öffentlichen Vergabewesen berücksichtigt, insbesondere im Hinblick auf die Anforderungen an die Mitgliedstaaten, Jahresberichte vorzulegen und eigene Stellen auf nationaler Ebene zu schaffen, die für die allgemeine Koordinierung und Überwachung sorgen. 3.2.3. Kontrollstrategien Nach den Prüfungen der Strukturfonds im Jahr 2010 untersuchte der IAS im Jahr 2011 die Kontrollstrategien in den Bereichen Forschung (GD RTD und INFSO) und Außenhilfe (GD DEVCO), in den Programmen für Heranführungshilfe (IPARD) und im TEN-V-Programm. Bei den Prüfungen in den GD RTD und INFSO war die Einführung einer gemeinsamen repräsentativen Audit-Stichprobe ab 2012 für den gesamten Bereich der Forschungspolitik eine der Haupterrungenschaften. Sie soll Effizienzmängel beheben und die Prüfungslast sowie Koordinationsprobleme verringern, die auftreten, wenn dieselben Empfänger von bis zu acht verschiedenen Kommissionsdienststellen im Bereich Forschung geprüft werden. Um dem Rechenschafts- und Zuverlässigkeitsbedarf zu entsprechen, kann jede Dienststelle ihren Anteil an der Einzelstichprobe wenn nötig erhöhen, und sie sollten auch weiterhin ihre eigenen risikobasierten Stichproben ziehen. Im Bereich der Außenhilfe hat der IAS der GD DEVCO empfohlen, ihre Aufsicht und Kontrollen sowohl über die dezentral als auch die zentral verwalteten Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und insbesondere ihre Überwachungsmechanismen und Kontrollen zu verstärken oder solche einzurichten, um eine Zuverlässigkeitsgewähr hinsichtlich der Wirksamkeit und Transparenz der Finanzhilfevergabe sowie deren Übereinstimmung mit bestehenden Regeln zu erlangen. Andere Empfehlungen des IAS beziehen sich auf die Fortbildung des Personals, vermehrte Kontrolle der Dateneingabe in CRIS durch bessere Fortbildung und ein strengeres Datenprüfverfahren sowohl in der DEVCO-Zentrale als auch in den EU-Delegationen. Die GD DEVCO hat ihre Aufsicht und Kontrolle über die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen durch Verbesserung der Anleitungen im Handbuch für Vergabeverfahren im Rahmen von EU-Außenmaßnahmen („PRAG“), durch die Überarbeitung geltender Leitlinien und konstante Bemühungen im Fortbildungsbereich gestärkt. Es wird eine Studie über Datenqualität in Auftrag gegeben, um die verschiedenen Fehler zu klassifizieren, die Hauptgründe für fehlerhafte Eingabe zu eruieren und Verbesserungs- und Präventionsmaßnahmen vorzuschlagen. Ein umfassender Aktionsplan zur Verbesserung der Datenqualität in CRIS wird als Teil der vom ERH durchgeführten speziellen Prüfung zu CRIS erstellt. Die Prüfung des Heranführungsinstruments IPARD für die Entwicklung des ländlichen Raums, das von der GD AGRI verwaltet wird, hat Verzögerungen bei der Umsetzung der IPARD-Programme ergeben, die zu einer schlechten Mittelausführung und einem möglichen Mittelverlust im Rahmen der Aufhebung der Mittelbindung („N+3-Regel“) geführt haben. Der IAS hat der GD AGRI empfohlen, mehr zu tun, um die Schritte und die zeitliche Abfolge des der Zulassung vorausgehenden Verfahrens bis zum Übertragungsbeschluss festzulegen und den Kandidatenländern und ihren mit der Prüfung der Zulassungsanträge betrauten Einrichtungen mehr Hilfestellung zu geben und mehr mit ihnen zu kommunizieren. Die GD AGRI war der Meinung, dass die Übertragung der Verwaltung des IPARD-Programms an Kroatien der beste Weg sei, Kroatien auf die Verwaltung des Fonds für die Entwicklung des ländlichen Raums vorzubereiten (dies wurde vom ERH bestätigt) – sie wird jedoch bessere Hilfestellungen bieten, das Übertragungsverfahren überarbeiten und eine regelmäßige Bewertung der Engpässe bis Ende 2012 durchführen. Die Exekutivagentur für das transeuropäische Verkehrsnetz wurde 2006 eingerichtet, um die technische und finanzielle Umsetzung des TEN-V-Programms (1,2 Mrd. EUR im Jahr 2011) zu verwalten. Die Prüfung der Kontrollstrategie in der TEN-V-Exekutivagentur ergab ein zufriedenstellendes Prüfungsurteil, in dem bestätigt wird, dass Exekutivagenturen ein durchführbares und wirksames Verwaltungsmodell darstellen können, das im nächsten mehrjährigen Finanzrahmen weiterentwickelt werden soll. 3.2.4. Die Programme zu den globalen Satelliten-Navigationssystemen (GNSS) Die Kommission beteiligt sich immer mehr in die Verwaltung und Durchführung industrieller Großprogramme wie ITER, Galileo oder EU-weiter IT-Systeme, die besondere Herausforderungen und Risiken enthalten. Um die Verwaltungsaktivitäten der Kommission in diesem Bereich zu unterstützen, hat der IAS 2011 eine Serie von drei Prüfungen über die zum globalen Satelliten-Navigationssystem (GNSS) gehörenden Programme EGNOS und Galileo abgeschlossen. Aufgrund umfangreicher Verzögerungen, zusätzlicher Kosten und des Rückzugs privater Investoren wurden diese Programme 2007-2008 neu organisiert und mit einem geänderten Plan, einem neuen Finanzierungsschema und einem neuen Managementmodell ausgestattet. Die Kommission fungiert dabei als Programm-Manager, die Europäische Weltraumagentur (ESA) als Projektmanager, und die Mitgliedstaaten sind durch verschiedene Gremien vertreten. Die Kommission hat vorgeschlagen, 7 Mrd. EUR als Garantie für den Abschluss der EU-Satelliten-Navigations-Infrastruktur zu reservieren und die Systeme bis 2020 zu betreiben. Die erste IAS-Prüfung zu Leitungsstruktur, Risikomanagement und Projektmanagement ergab ein negatives Prüfungsurteil. Es wurde mehr Stabilität in den Weltraumprogrammen und ihrer Leitungsstruktur gefordert. Weitere Empfehlungen: Die Führungsrolle des Programm-Managers der Kommission sollte gestärkt werden, die Kommission und die ESA sollten sich mehr auf ihre jeweilige Rolle konzentrieren, die Rolle der GNSS-Agentur muss präzisiert und stabilisiert werden, und die HR-Strategie muss im Hinblick auf Zeitarbeitskräfte verbessert werden, um die Personalkontinuität zu wahren. Die zweite IAS-Prüfung über Maßnahmen, Finanzhilfen und Vergabemanagement ergab ein eingeschränktes Prüfungsurteil. Der IAS hat empfohlen, gemäß den Anforderungen der Haushaltsordnung für indirekte zentrale Mittelverwaltung das interne Kontrollsystem der ESA zu überarbeiten. Die Bedingungen für offene wettbewerbliche Ausschreibungen sollten gestärkt und der Rückgriff auf Verhandlungsverfahren auf Ausnahmefälle beschränkt werden. Der IAS empfahl schließlich auch eine Straffung der Berichtspflichten der ESA, um eine bessere Verknüpfung zwischen Zahlungen und Leistungen herzustellen und die Planung, Aufsicht und Überwachung der ESA zu verbessern. Die GD ENTR hat zugesagt, die Sechs-Säulen-Bewertung der Systeme und Verfahren der ESA erneut durchzuführen (durchführen zu lassen). Die dritte Prüfung über die Verbuchung von Anlagevermögen, Finanzkreisläufe und Finanzverwaltung ergab ein negatives Prüfungsurteil in Bezug auf die Vollständigkeit und Bewertung des Anlagevermögens. Der IAS empfahl der GD ENTR, ihre Aufsicht über die Verwaltung des Anlagevermögens zu stärken und eine geeignete Buchführungsstrategie zu entwickeln. Die GD ENTR sollte mit der GD BUDG und dem Rechnungsführer zusammenarbeiten, um eine geeignete Bewertung und ebensolche Buchführungsmethoden für die verschiedenen Anlagevermögensströme festzulegen. Zusätzlich zu der neuen Bewertung des internen Kontrollsystems der ESA sollten die Ex-post-Prüfungen der GD ENTR alle verfügbaren Informationen berücksichtigen, insbesondere die Urteile des Gremiums der Rechnungsprüfer der ESA über die Jahresabschlüsse der Agentur. Die Kommission hat sofort Maßnahmen ergriffen, um die oben beschriebenen Probleme zu beheben. Es wurde ein neuer stellvertretender Generaldirektor ernannt, der das gesamte Programm überwachen soll. Die Verwaltungsverfahren wurden verbessert, externe Berater wurden zur Unterstützung bei der Bewertung und der Buchführung hinzugezogen. Im Oktober 2011 wurden die ersten beiden Satelliten erfolgreich gestartet. Die Kommission hat im November einen Vorschlag für eine neue Verordnung betreffend den Aufbau und den Betrieb der europäischen Satellitennavigationssysteme angenommen. 3.2.5. Finanzverwaltungsverfahren 2011 hat sich der IAS hauptsächlich auf zwei Verfahren auf Kommissionsebene (Verwaltung von Garantien und Wiedereinziehungen) und auf die Auftragsverwaltung in den drei operativen Dienststellen (OIB, GD HR und JRC) konzentriert. Zusätzlich umfasste die Serie von GNSS-Programmprüfungen auch einige finanzielle Aktivitäten, insbesondere die Verwaltung von Finanzhilfen und Aufträgen, Finanzkreisläufe und Finanzverwaltung (siehe Absatz 3.2.4 für weitere Einzelheiten). Die mehrere GD umfassende Prüfung im Jahr 2011 ergab verbesserungswürdige Bereiche bei der Verwaltung von finanziellen Garantien. Die Nachfolgeprüfung von Wiedereinziehungsverfahren ergab eine angemessene Umsetzung der Empfehlungen, was zu strafferen Verfahren in den geprüften GD beiträgt. Die Nachfolgeprüfungen zu den Vergabeverfahren ergaben, dass die Systeme und Verfahren in den geprüften Dienststellen bedeutend verbessert wurden. Generell hat der IAS die Finanzverwaltungsverfahren in der Kommission als positiv beurteilt. 3.2.6. Informationstechnologien Die Informationstechnologien (IT) haben immer größere Auswirkungen auf die Tätigkeiten der Kommission, und es wird immer mehr Geld und Personal für IT-Aktivitäten eingesetzt (Ausgaben von 500 Mio. EUR jährlich und 3 800 Beschäftigte im IT-Bereich). Aufgrund von Empfehlungen des IAS hat die Kommission 2010 mehrere Initiativen gestartet, um sicherzustellen, dass ihre IT-Investitionen im Bezug auf die Ausgaben und die Dienstleistungseffizienz den größten Ertrag bringen. Dazu hat sie auch einen IT-Lenkungsausschuss eingerichtet. Die Aufmerksamkeit der Kommission ist nunmehr auf die Entwicklung einer umfassenden IT-Strategie und eines strategischeren Ansatzes bei IT-Investitionen gerichtet, indem die IT-Ausgaben stärker überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie mit den Kernaufgaben übereinstimmen und wirksamkeitssteigernde Synergien genutzt werden. Die im Jahr 2011 durchgeführten Prüfungen[8] hatten IT-Governance, IT-Projektmanagement und IT-Sicherheit zum Thema. Es wurde insbesondere die Verwaltung von weitervergebenen Tätigkeiten geprüft, bei denen die nach außen vergebenen Dienstleistungen die Gefahr der Verfehlung wirtschaftlicher Ziele, Haushaltsüberschreitungen und Probleme mit der Systemsicherheit verstärken könnten. Die Prüfungen ergaben, dass die Leitungsstruktur und das IT-Risikomanagement in den Verwaltungsabteilungen und für IT-Projekte gestärkt werden müssen. Insbesondere sollte die Rolle der höheren Führungsebene bei der Überwachung der IT-Ausgaben aufgewertet werden. Andere Verbesserungsbereiche beziehen sich auf die IT-Sicherheit. 4. Anhörung des Fachgremiums für finanzielle Unregelmässigkeiten der Kommission 2011 wurden vom Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten keine systemischen Probleme gemäß Artikel 66 Absatz 4 der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften festgestellt. 5. Schlussfolgerungen Die Kommission dankt sowohl dem Internen Prüfer als auch den geprüften GD und Dienststellen für ihre konstruktive Zusammenarbeit und ihre Aktionspläne auf die Empfehlungen des IAS hin. Durch die Umsetzung der Aktionspläne für dieses Jahr und die vergangenen Jahre baut die Kommission ihren internen Kontrollrahmen ständig weiter aus. Auf der Grundlage der im Jahr 2011 durchgeführten Prüfungen lassen sich folgende Schlussfolgerungen ziehen: 5.1. Leistungsprüfungen Die zwei ersten Leistungsprüfungen des IAS hatten eher zum Ziel, die Verfahren wirksamer und effizienter zu gestalten, als ihre Übereinstimmung mit Verfahren und Regeln zu beurteilen. Diese Art von Prüfung ist gegenwärtig besonders relevant: Während gut funktionierende Innenrevisionssysteme die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten, muss die Kommission im derzeitigen wirtschaftlichen Kontext weitere Anstrengungen unternehmen, um mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen und Effizienzsteigerung nachzuweisen. Der IAS hat auch Anstrengungen unternommen, um den Rahmen für Leistungsprüfungen festzulegen und ein internes Fortbildungsprogramm für Prüfer zu entwickeln. Diese ersten Leistungsprüfungen führten zu positiven Ergebnissen, haben aber folgenden Bedarf aufgezeigt: · bessere Verknüpfung der Tätigkeiten der GD untereinander, · relevantere Leistungsindikatoren für bestimmte Programme, · bessere Leistungsmessung bei Bewertungen. Im mehrjährigen Finanzrahmen 2014-2020 hat die Kommission radikale Vereinfachungen vorgeschlagen und in alle sektorbezogenen Programme allgemeine und spezielle Ziele und zentrale Leistungsindikatoren eingebaut, um die Leistungsberichterstattung zu verbessern. Außerdem ist eine Standardklausel enthalten, in der ein abschließender Bewertungsbericht dahingehend gefordert wird, ob die Ziele der einzelnen Programme erreicht wurden. 5.2. Die Kontrollstrategien der Kommissionsdienststellen Der IAS unterstützt die Kommission weiterhin dabei, eine positivere Zuverlässigkeitserklärung zu erhalten, indem er einen wirksamen und angemessenen Ansatz hinsichtlich des Fehlerrisikos in den zugrundeliegenden Vorgängen verfolgt. Um die Kontrollen der Art und Weise, wie die EU-Forschungspolitik durchgeführt wird, zu verstärken, hat die IAS-Prüfung in zwei Forschungs-Dienststellen im Jahr 2011 ergeben, dass der Forschungsbereich mit insgesamt acht Kommissionsdienststellen eine gemeinsame Prüfungsstrategie benötigt. Die Verbindungen der Forschungsbereiche untereinander bedeuten, dass es auch gemeinsame Begünstigte gibt, was einen koordinierten Prüfungsansatz erfordert. Im Außenhilfebereich hat der IAS stärkere Aufsicht und Kontrolle bei der Verwaltung der EEF-Finanzhilfen empfohlen, sowohl in den zentralen Dienststellen der Kommission als auch in den EU-Delegationen. Die Aktionspläne sollen die Aufsicht über dezentralisierte Ausgaben verbessern, indem insbesondere die Tätigkeiten der Delegationen im Bereich Berichterstattung, Rationalisierung der Kontrollprogramme und Überwachung der Kontrollen verbessert werden. Die Maßnahmen wurden als angemessen angesehen, müssen sich jedoch erst bewähren. Die Aufgabentrennung zwischen Kommission und EAD birgt neue Risiken, die bewältigt werden müssen. Der IAS hat die Kontrollstrategien der Strukturfonds-GD im Jahr 2010 geprüft und kam zu dem Schluss, dass sie richtig angelegt sind. Die Arbeit soll 2012 mit Prüfungen im Kohäsionsbereich fortgesetzt werden, die den Abschluss des vorigen Programmplanungszeitraums für den EFRE, KF und ESF und die Durchführung der Kontrollen im Programmplanungszeitraum 2007-2013 umfassen, um die Gewähr zu erlangen, dass die GD das Problem der weiterhin hohen Fehlerrate wirksam bekämpfen. 5.3. Die Verwaltung industrieller Großprogramme durch die Kommission Aufgrund der Prüfung der Programme zu globalen Satelliten-Navigationssystemen (GNSS) hat der IAS der Kommission empfohlen, sicherzustellen, dass sie die Kapazitäten für solch komplexe Programme hat, da sie Fähigkeiten zum Management von Großprojekten erfordern, die intern nicht so häufig verfügbar sind. Es ist auch notwendig, die Managementverantwortung auf einem angemessen hohen Niveau anzusiedeln sowie über eine stabile Leitungsstruktur zu verfügen. Die Kommission hat auf die angesprochenen Punkte sofort reagiert und einen Vorschlag für eine neue Verordnung betreffend den Aufbau und den Betrieb der europäischen Satellitennavigationssysteme angenommen. Damit wird ein neuer Rahmen für die Finanzierung und Leitung der Programme EGNOS und Galileo für den Zeitraum 2014-2020 zur Verfügung gestellt. 5.4. Die Finanzverwaltungsverfahren der Kommission Die Nachfolgeprüfungen der Finanzverwaltungsverfahren haben große Verbesserungen in den letzten Jahren ergeben, sodass die Schlussfolgerungen des IAS in diesem Bereich positiv sind. Es sind noch Anstrengungen nötig um sicherzustellen, dass der Kontrollrahmen trotz Druck auf die Ressourcen stabil bleibt. 5.5. Die IT-Governance der Kommission Aufgrund der Empfehlungen des IAS im IT-Bereich hat die Kommission eine Reihe von Initiativen ergriffen, wie z.B. die Einsetzung von ABM- und IT-Lenkungsausschüssen, der hochrangigen IT-Expertengruppe, des IT-Projektmanagementgremiums und der IT-Sonderarbeitsgruppe zu Büroautomatisierung, und alle haben die IT-Governance verbessert. Im Jahr 2010/2011 wurde der IT-Rationalisierungsprozess gestartet[9]. Dazu wurden zahlreiche IT-Systeme der Kommission im Jahr 2011 überprüft und bewertet, mit dem Ziel, die Anzahl der lokalen IT-Systeme und lokalen IT-Personals zu beschränken und bestehende Systeme zu straffen. Diese Arbeit läuft weiter. Es ist unabdingbar, dass alle Rationalisierungsbeschlüsse aufgrund einer gründlichen und objektiven Kosten-/Nutzenanalyse der einzelnen in Frage kommenden Optionen getroffen werden. [1] Auf die Prüfungs- und Beratungsberichte vom 1. Februar 2011 und das Managementschreiben über die Aufteilung der GD vom März 2011 wird nicht eingegangen, da diese bereits in den Bericht 2010 eingeflossen sind. Berichte aus dem Jahr 2011, die erst zum 31. Januar 2012 fertiggestellt wurden, sind demnach Gegenstand des Berichts 2011. [2] KOM(2011) 0281 vom 6. Juni 2012. [3] IAS und interne Prüfstellen. [4] Einschließlich Managementschreiben. [5] Eine dieser 25 Empfehlungen stammt aus dem Jahr 2006 (siehe dazu beiliegendes Arbeitsdokument der Kommission). [6] Nährere Details siehe Abschnitt 3.2.3. [7] 2010 wurde die GD JLS in die DG HOME und DG JUST geteilt. [8] Verwaltung der lokalen IT-Umgebung in der GD EMPL, Sicherheit der IT-Umgebung bei weitervergebenen Projekten in der GD REGIO, Verwaltung der Telekommunikationsinfrastruktur und ‑dienstleistungen sTESTA in der GD DIGIT, IT-Tools des Enterprise Europe-Network in der EACI. [9] Mit der Mitteilung von Kommissar Šefčovič „Getting the best from IT in the Commission” vom 7.10.2010 an die Kommission wurden das ABM und die IT-Lenkungsausschüsse geschaffen. Mit der Mitteilung von Kommissar Šefčovič „Weiterverfolgung der Mitteilung ‚Getting the best from IT in the Commission’” vom 30.11.2011 an die Kommission wurden der IT-Rationalisierungsprozess in der Kommission vorgeschlagen.