Bericht

über den Jahresabschluss 2002 der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht, zusammen mit den Antworten der Beobachtungsstelle

(2003/C 319/10)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Europäischen Parlament und dem Rat gemäß Artikel 185 Absatz 2 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002(1) des Rates vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss der Beobachtungsstelle für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 8 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates(2) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 11 Absatz 12 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates (geändert durch Artikel 1 der Verordnung (EG) Nr. 3294/94 des Rates(3)) vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(4) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung der Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Der Hof kann aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

5. Ohne seinen Bestätigungsvermerk infrage stellen zu wollen, möchte der Hof jedoch die Aufmerksamkeit der Entlastungsbehörde auf die in den Ziffern 8, 9, 12 und insbesondere in Ziffer 13 beschriebenen Sachverhalte lenken.

BEMERKUNGEN

Einleitung

6. Die Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht wurde durch die Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates vom 8. Februar 1993 geschaffen. Hauptaufgabe der Beobachtungsstelle ist die Sammlung von objektiven, zuverlässigen und vergleichbaren Informationen über das Phänomen der Drogen und Drogensucht in Europa. Zu diesem Zweck hat die Beobachtungsstelle ein Netz von nationalen Stellen eingerichtet und arbeitet darüber hinaus mit vergleichbaren internationalen Organisationen zusammen.

Haushaltsvollzug

7. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2002 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist aus Tabelle 1(5) zu ersehen.

8. Die Beobachtungsstelle hat die Bestimmungen ihrer Finanzregelung in Bezug auf die Mittelübertragungen(6) nicht eingehalten. Die im Dezember 2001 vorgelegten Mittelbindungsanträge in Höhe von 308300 Euro wurden erst im Laufe des folgenden Haushaltsjahres begründet.

9. Der vom Verwaltungsrat am Ende des Haushaltsjahres getroffene Beschluss über nicht automatische Mittelübertragungen in Höhe von 212400 Euro ist nicht ordnungsgemäß(7). Diese Übertragungen betrafen nicht gebundene Mittel von Titel I und Titel II, die vorschriftswidrig im Rahmen einer Mittelübertragung auf das folgende Haushaltsjahr(8) auf Titel III übertragen wurden.

Jahresabschluss

10. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der von der Beobachtungsstelle zum Haushaltsjahr 2002 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht.

11. Die Beobachtungsstelle sollte ihr Bestandsverzeichnis sorgfältiger führen. In den letzten Jahren wurde überhaupt keine Bestandsaufnahme vorgenommen, und die im Bestandsverzeichnis - das im Übrigen nicht vollständig ist - aufgeführten Gegenstände sind weder identifiziert noch lokalisiert. Zudem wurden überalterte Gegenstände nicht ausgemustert.

Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge

12. Aufgrund eines Beschlusses vom 18. April 2002 übertrug der Direktor drei für das Phare-Programm zuständigen Anweisungsbefugten die Zeichnungsbefugnis für Bankschecks und Banküberweisungen. Eine solche Befugnisübertragung vom Rechnungsführer auf den Anweisungsbefugten verstößt gegen den Grundsatz der Aufgabentrennung(9).

Personalverwaltung

13. Der Hof hatte die Beobachtungsstelle bereits auf die Notwendigkeit hingewiesen, ihr Personalverwaltungssystem zu straffen(10). Bei den im Jahr 2002 durchgeführten Prüfungen wurde deutlich, dass hier weiterhin Anomalien bestehen. So gibt es z. B. Personalakten, in denen wichtige Belege für die Anspruchsberechtigung für finanzielle Leistungen zugunsten der betreffenden Bediensteten fehlen. Ähnliches gilt für Auswahlverfahren: ungenaue Stellenausschreibungen, unvollständige Berichte der Ausleseausschüsse, fehlende vorherige Festlegung der auf die Bewerber anzuwendenden Bewertungskriterien. Bei der Organisation und der Durchführung eines internen Auswahlverfahrens zur Verbeamtung von einigen Bediensten der Beobachtungsstelle traten verschiedene Unregelmäßigkeiten insbesondere in Bezug auf die Zulassung einiger Bewerber oder die Zusammensetzung des Prüfungsausschusses auf. Wegen des Umfangs der festgestellten Anomalien sah sich die Kommission veranlasst, gegenüber der Beobachtungsstelle Einwände gegen bestimmte Aspekte der angewandten Verfahren zu erheben.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 23. Oktober 2003 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1.

(2) ABl. L 36 vom 12.2.1993.

(3) ABl. L 341 vom 30.12.1994, S. 7.

(4) In Anwendung von Artikel 82 der Verordnung (EG) Nr. 2343/2002 der Kommission wurde die endgültige Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 2002 am 15. September 2003 erstellt und anschließend dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 19. September 2003 einging. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(5) Wegen der gerundeten Zahlen können sich bei den Summen geringe Divergenzen ergeben.

(6) Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) der Finanzregelung der Beobachtungsstelle.

(7) Artikel 6 Absatz 2 der Finanzregelung der Beobachtungsstelle.

(8) Die Finanzregelung der Beobachtungsstelle (Artikel 21) lässt lediglich Mittelübertragung von Kapitel zu Kapitel zu.

(9) Artikel 16 der Finanzregelung der Beobachtungsstelle.

(10) Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2000, Ziffern 16-34, ABl. C 372 vom 28.12.2001, S. 64.

Tabelle 1

Europäische Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht - Ausführung des Haushaltsplans für das Haushaltsjahr 2002NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Beobachtungsstelle - Diese Tabellen geben eine zusammenfassende Darstellung der von der Beobachtungsstelle in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben.

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Tabelle 2

Europäische Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht - Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2002 und 2001((Die Beobachtungsstelle hat in ihrer Rechnung die Verwendung der im Jahr 2001 nicht verwendeten zweckgebundenen Einnahmen bei den Einnahmen und Ausgaben ausgewiesen.))

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Beobachtungsstelle.

Tabelle 3

Europäische Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht - Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2002 und zum 31. Dezember 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Beobachtungsstelle - Diese Tabellen geben eine zusammenfassende Darstellung der von der Beobachtungsstelle in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben.

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Antworten der Beobachtungsstelle

8. Die Beobachtungsstelle erkennt die Notwendigkeit an, die automatischen Mittelübertragungen auf ein Minimum zu beschränken, um den Grundsatz der Jährlichkeit des Haushaltsplans besser einhalten zu können. Die EBDD hat Ende 2002 Bemühungen in dieser Hinsicht unternommen und damit die automatischen Mittelübertragungen im Vergleich zum Vorjahr reduziert.

9. Die Entscheidung des Verwaltungsrats zielte darauf ab, der am Ende des Haushaltsjahres aufgetretenen Notwendigkeit Rechnung zu tragen, die Finanzierung einer vorläufigen Lösung der Gebäudefrage sicherzustellen, solange die Genehmigung einer definitiven Lösung noch aussteht.

11. Es wurden bereits bedeutende Bemühungen zur Verbesserung des Systems zur Bestandsverwaltung unternommen. Seit 2003 stimmt das Bestandsverwaltungssystem (ELS) mit dem Wert der auf der Aktivseite der Vermögensübersicht erfassten Anlagenwerte der Beobachtungsstelle überein. In Zukunft werden diese Bemühungen weiter fortgesetzt, um das System zu perfektionieren. Bis Ende 2003 wird einphysisches Inventar erstellt.

Am 12. Mai 2003 hat die Beobachtungsstelle die Aussonderung überalterten EDV-Materials im Gesamtwert (Anschaffungswert) von 226959 Euro beschlossen.

12. Dieses Vorgehen wurde ausnahmsweise für dieses spezifische Projekt angenommen. Es wurden Maßnahmen zur Berichtigung der Situation getroffen.

13. Die EBDD wird die vom Rechnungshof identifizierten punktuellen Probleme im Einzelnen prüfen, und - wo nötig - werden geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung der Vollständigkeit der Personalakten ergriffen. Hinsichtlich der Einstellung von Bediensteten auf Zeit entsprechen die Auswahlverfahren der Beobachtungsstelle den Bestimmungen des Anhangs III des Personalstatuts ("Auswahlverfahren"). Was die Auswahlverfahren zur Verbeamtung angeht, so sind angesichts der Komplexität der auf derartige Auswahlprüfungen anzuwendenden Verfahren sowie des Mangels an auf diese Themen spezialisiertem Personal in einer Einrichtung von der Größe der Beobachtungsstelle trotz der getroffenen Vorsichtsmaßnahmen Defekte aufgetreten, unter anderem dank der Beteiligung der Kommission an der Definition und der Umsetzung des Verfahrens. In der Zwischenzeit wurden besonders durch die spezialisierten Dienststellen der Kommission gründliche Überprüfungen durchgeführt. Die Beobachtungsstelle betont, dass die dabei aufgedeckten Defekte schließlich nicht von der Art waren, dass sie die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens und seine Ergebnisse in Frage gestellt hätten. Die Beobachtungsstelle wird ihre Bemühungen im Hinblick auf die rigorose Einhaltung der Einstellungsverfahren fortsetzen und dabei nach Möglichkeit systematisch auf die Dienste des Amts für Personalauswahl (EAP) zurückgreifen.