GEMEINSAMER BESCHLUSS DER KOMMISSION UND DER HOHEN VERTRETERIN DER UNION FÜR AUSSEN- UND SICHERHEITSPOLITIK vom 28.03.2012 über Verfahren der Zusammenarbeit bei der Verwaltung der Delegationen der Europäischen Union /* JOIN/2012/0008 endg. */





|| EUROPÄISCHE KOMMISSION || HOHE VERTRETERIN DER EUROPÄISCHEN UNION FÜR AUSSEN- UND SICHERHEITSPOLITIK Brüssel, 28.03.2012 JOIN (2012) 8 final GEMEINSAMER BESCHLUSS DER KOMMISSION UND DER HOHEN VERTRETERIN DER UNION FÜR AUSSEN- UND SICHERHEITSPOLITIK vom 28.03.2012 über Verfahren der Zusammenarbeit bei der Verwaltung der Delegationen der Europäischen Union GEMEINSAMER BESCHLUSS DER KOMMISSION UND DER HOHEN VERTRETERIN DER UNION FÜR AUSSEN- UND SICHERHEITSPOLITIK vom 28.03.2012 über Verfahren der Zusammenarbeit bei der Verwaltung der Delegationen der Europäischen Union DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION UND DIE HOHE VERTRETERIN DER UNION FÜR AUSSEN- UND SICHERHEITSPOLITIK – gestützt auf den Vertrag über die Europäische Union, gestützt auf den Beschluss 2010/427/EU des Rates vom 26. Juli 2010 über die Organisation und die Arbeitsweise des Europäischen Auswärtigen Dienstes[1] (nachfolgend „Beschluss über die Errichtung des EAD“), insbesondere auf Artikel 13 Absatz 4, in Erwägung nachstehender Gründe: (1) Der neue institutionelle Rahmen der EU im Bereich der Außenbeziehungen, der mit dem Vertrag von Lissabon geschaffen wurde, macht eine enge Zusammenarbeit der Dienststellen der Kommission und des Europäischen Auswärtigen Dienstes („EAD“) notwendig. (2) Mit der Einrichtung des EAD wurden die ehemalige Generaldirektion Außenbeziehungen und der ehemalige einheitliche Außendienst mit seinem Netz von Delegationen abgeschafft. Die Delegationen der Kommission wurden gemäß Artikel 221 AEUV zu Delegationen der Union („Delegationen“) und unterstehen der Leitung des Hohen Vertreters der Union für Außen- und Sicherheitspolitik („Hoher Vertreter“). (3) Die Delegationen sind Bestandteil des EAD (Artikel 1 Absatz 4 des Beschlusses über die Errichtung des EAD). (4) Jede Delegation wird einem Delegationsleiter unterstellt. Das gesamte Personal untersteht gemäß Artikel 5 Absatz 2 des Beschlusses über die Errichtung des EAD unabhängig von seiner Rechtsstellung und hinsichtlich aller seiner Tätigkeiten dem Delegationsleiter. (5) Das Personal der Delegationen umfasst Bedienstete des EAD und, soweit dies für die Ausführung des Haushaltsplans der Union und für die Durchführung der Politik der Union in Bereichen, die nicht in die Zuständigkeit des EAD fallen, zweckmäßig ist, Bedienstete der Kommission. Die Anwesenheit von Kommissionsbediensteten in den Delegationen macht besondere Vereinbarungen zwischen dem EAD und den Dienststellen der Kommission erforderlich. Diese Vereinbarungen sollen eine kohärente Verwaltung des gesamten Personals in den Delegationen gewährleisten. (6) Der EAD unterstützt gemäß Artikel 3 Absatz 1 des Beschlusses über die Errichtung des EAD die Dienststellen der Kommission und arbeitet mit ihnen zusammen, um die Kohärenz zwischen den einzelnen Bereichen des auswärtigen Handelns der Union sowie zwischen diesen und den übrigen Politikbereichen der Union sicherzustellen. (7) Zweck dieses Beschlusses ist die Erstellung von Kooperationsvereinbarungen zwischen dem EAD und den Dienststellen der Kommission in Bezug auf die Verwaltung der Delegationen – BESCHLIESSEN: Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen Artikel 1 1. Der EAD und die Dienststellen der Kommission arbeiten gemäß Artikel 3 des Beschlusses über die Errichtung des EAD bei der Verwaltung der Delegationen und insbesondere bei allen Fragen, die in den Geltungsbereich des vorliegenden Beschlusses fallen, zusammen, um die reibungslose Arbeit der Delegationen zu gewährleisten. 2. Von dieser Entscheidung unberührt bleiben – die Gesamtleitung der Delegationen durch die Delegationsleiter gemäß Artikel 5 des Beschlusses über die Errichtung des EAD, – die Ausübung der Befugnisse über das jeweilige Personal in den Delegationen durch den Hohen Vertreter oder die Kommission, die der Anstellungsbehörde durch das Beamtenstatut und der zum Abschluss von Dienstverträgen ermächtigten Behörde („AHCC“) durch die BSB übertragen wurden, – die Ausübung der Befugnisse, die dem bevollmächtigten Anweisungsbefugten („BAB“) übertragen wurden, – die anwendbaren Haushalts-, Finanzmanagement-, Schutz- und Sicherheitsvorschriften, einschließlich der Berichtspflichten. 3. Für die Zwecke dieses Beschlusses, und sofern nichts anderes festgelegt ist, gelten folgende Begriffsbestimmungen: – Der Begriff „Humanressourcen in den Delegationen“ oder „Delegationspersonal“ umfasst Humanressourcen oder Bedienstete sowohl des EAD als auch der Kommission in den Delegationen. – Der Begriff „Generaldirektionen für Außenbeziehungen“ umfasst die Generaldirektionen TRADE, ELARG, DEVCO, ECHO sowie das FPI. – Der Begriff „Herkunftsgeneraldirektion“ bezieht sich auf die Generaldirektion, der ein in einer Delegation tätiger Bediensteter der Kommission angehört. – Der Begriff „COMDEL-GDs“ umfasst die Generaldirektionen für Außenbeziehungen, das Generalsekretariat, die GD Haushalt und die GD HR. Lenkungsausschuss für die Delegationen Artikel 2 1. Hiermit wird ein Lenkungsausschuss für die Delegationen („EUDEL“) eingerichtet. 2. Der EUDEL gewährleistet die Zusammenarbeit und gegenseitige Konsultation zwischen dem EAD und den entsprechenden Dienststellen der Kommission bei allen Fragen in Bezug auf die Verwaltung der Delegationen. Er stellt ein Forum des Informationsaustauschs zu Fragen gegenseitigen Interesses dar, insbesondere in Bezug auf das Ressourcenmanagement in den Delegationen, um sicherzustellen, dass die Delegationen rasch auf die außenpolitischen Prioritäten der EU, auf sich ändernde Prioritäten der Kommission und auf unvorhergesehene Krisen- oder Notsituationen reagieren können. 3. Der EUDEL ist ein beratendes Gremium, das unter Einhaltung der Vorschriften und Berücksichtigung der verfügbaren Mittel Empfehlungen an den EAD und die jeweiligen Dienststellen der Kommission in Bezug auf jedes im Geltungsbereich dieses Beschlusses liegende Thema aussprechen kann. Artikel 3 1. Der EUDEL besteht aus einem Vertreter des EAD, der GD DEVCO, des Generalsekretariats, der GD Haushalt und der GD HR. Der EAD führt den Vorsitz. 2. Vertreter einer der COMDEL-GDs und gegebenenfalls anderer Generaldirektionen mit Personal in den Delegationen können von der GD DEVCO oder dem Generalsekretariat zu den EUDEL-Sitzungen eingeladen werden. 3. Der EAD stellt das Sekretariat des EUDEL. 4. Die Sitzungen des EUDEL finden wie folgt statt: a. auf höherer Führungsebene (Direktor für operative Angelegenheiten/Generaldirektor) mindestens einmal alle sechs Monate; die Mitglieder können ein Ersatzmitglied der höheren Führungsebene für eine bestimmte Sitzung ernennen. b. auf der Arbeitsebene regelmäßig. Auf Antrag von mindestens zwei Mitgliedern oder auf Initiative des Vorsitzes wird eine Sitzung auf Führungsebene oder Arbeitsebene einberufen. 5. Jedes Mitglied des EUDEL kann Punkte für die Tagesordnung vorschlagen. Das Sekretariat verschickt die Tagesordnung sowie die Sitzungsunterlagen mindestens fünf Arbeitstage vor der betreffenden Sitzung. 6. Der EUDEL nimmt seine Empfehlungen durch einstimmige Entscheidung seiner Mitglieder an. Der EAD und die Dienststellen der Kommission unternehmen die erforderlichen Schritte zur Umsetzung der Empfehlungen des EUDEL. Hat der EAD oder eine Dienststelle der Kommission Schwierigkeiten bei der Umsetzung einer Empfehlung, ist der EUDEL zu informieren. 7. Empfehlungen des EUDEL können auf Vorschlag einer seiner Mitglieder entweder bei den Sitzungen oder auf schriftlichem Wege angenommen werden, vorbehaltlich interner Koordinationsvereinbarungen zwischen den Dienststellen der Kommission. 8. Schriftliche Verfahren werden vom Sekretariat in Umlauf gebraucht, wobei mindestens fünf Arbeitstage für Einwände vorzusehen sind. In Ausnahmefällen können kürzere Fristen zur Anwendung kommen, sofern nicht ein Mitglied innerhalb der kürzeren Frist dagegen Einspruch erhebt. Einwände sind zu erklären und sollten gegebenenfalls von Änderungsentwürfen begleitet werden. Ist die Frist abgelaufen und wurden keine Einwände erhoben, gilt die Empfehlung als angenommen. Wird vor Ablauf der Frist ein Einwand erhoben, ist so bald wie möglich eine Sitzung des EUDEL einzuberufen, um das Thema zu erörtern und Einstimmigkeit herbeizuführen, außer das Mitglied, das die Empfehlung initiiert hat, beantragt den neuerlichen Start des schriftlichen Verfahrens mit einem geänderten Text. 9. Kann auf Arbeitsebene keine Einstimmigkeit erzielt werden, wird das Thema auf die Tagesordnung einer Sitzung der höheren Führungsebene gesetzt. Die Mitglieder des EUDEL streben danach, ihre Vorschläge anzupassen, um das Erreichen der Einstimmigkeit in einer Angelegenheit zu erleichtern. Wird trotz dieser Bemühungen binnen eines Monats nach Ende des schriftlichen oder mündlichen Verfahrens keine Einigung erzielt, so wird keine Empfehlung ausgesprochen. In solchen Fällen kann die Angelegenheit auf Initiative eines Mitglieds des EUDEL an das Kollegium übermittelt werden. 10. Wenn notwendig, kann der EUDEL weitere Verfahrensvorschriften festlegen. Geltungsbereich Artikel 4 1. Im Allgemeinen unterrichten sich der EAD und die Dienststellen der Kommission gegenseitig über den EUDEL von allen Verwaltungsentscheidungen, die sie in Bezug auf die Delegationen zu treffen gedenken und die für die jeweils andere Seite von Bedeutung sind, soweit in diesem Beschluss keine besonderen Verfahren der Zusammenarbeit vorgesehen sind. 2. Der EAD und die entsprechenden Dienststellen der Kommission erarbeiten gemeinsam die endgültigen Entwürfe für folgende Dokumente und bestätigen diese durch den EUDEL: a. Leitlinien für die jährlichen Managementpläne der Delegationen, b. Leitlinien für die jährlichen Tätigkeitsberichte der Delegationen, c. Grundsätze für Kontrollmissionen und Leitlinien für Kontrollberichte der Delegationen, d. genaue Anweisungen zur Durchführung von Artikel 96 des Statuts. Die Leitlinien unter Punkt b) und c) werden gemäß dem Rahmen erstellt, der von der Kommission und den jeweiligen BAB/NBAB ausgearbeitet wurde. 3. Der EAD konsultiert die Kommissionsdienststellen über den EUDEL zu folgenden die Delegationen betreffenden Beschlüssen: a. zu Beschlüssen des Hohen Vertreters im Einvernehmen mit dem Rat und der Kommission zur Eröffnung oder Schließung einer Delegation, b. zum „Mandat“, das den Delegationsleitern vom Hohen Vertreter erteilt wurde, c. zum Niveau der Delegation und die sich daraus ergebende Rangfolge, d. zu den Fristen für die Bewertungen der Delegationen im Sinne von Artikel 5 Absatz 5 des Beschlusses zur Errichtung des EAD, e. zu den Anweisungen an die Delegationsleiter zur Akkreditierung von Delegationspersonal beim Gastland, f. zu Beschlüssen zur Einstufung der Delegationen nach den Lebensbedingungen vor Ort, g. zu Beschlüssen im Hinblick auf die Fürsorgepflicht gegenüber dem Delegationspersonal insbesondere in den Bereichen der Normen für Gesundheit und Sicherheit und Sicherheitsmaßnahmen, h. zu Beschlüssen zur Infrastruktur und anderen Einrichtungen in den Delegationen unbeschadet der Regeln für Immobilienvorhaben, bei denen die finanzielle Beteiligung der Kommission im Jahresdurchschnitt mehr als 500 000 EUR beträgt. 4. Die zuständigen Dienststellen der Kommission und des EAD konsultieren einander über den EUDEL, bevor sie die Delegationen betreffende Beschlüsse in folgenden Bereichen fassen: a. Einschätzung der Arbeitsbelastung der Delegationen; b. (Neu-)Aufteilung von Ressourcen einschließlich Aufstockung, Umsetzung oder Wegnahme von Planstellen und/oder aus Haushaltsmitteln finanziertem externen Delegationspersonal; c. Ernennung, Versetzung und Rotation von Delegationspersonal. 5. Unbeschadet ihrer jeweiligen Befugnisse als Anstellungsbehörde und ihrer unterschiedlichen Personalpolitik bemühen sich der EAD und die zuständigen Kommissionsdienststellen gemeinsam um eine Vermeidung unnötiger Unterschiede in der Behandlung von EAD-Bediensteten und Kommissionsbediensteten; hierzu erstellen sie gemeinsame oder gleichwertige Regeln, die vom EUDEL zu befürworten sind und folgende Bereiche betreffen: a. für Delegationsposten geltende Grundsätze, b. Verfahren für die jährliche Rotation, c. Schulungen für und Anforderungen an Delegationspersonal. Aufgaben des Delegationspersonals Artikel 5 1. Sämtlichen Delegationsmitarbeitern wird in ihrer Arbeitsplatzbeschreibung als Ziel vorgegeben, Politik und Werte der EU nach außen zu vertreten und zu fördern. Die Arbeitsplatzbeschreibung der Kommissionsbediensteten in den Delegationen beschreibt ihre zentrale und überwiegende Aufgabe, enthält aber auch einen Verweis auf die Flexibilitätsvorschriften nach Artikel 6. 2. Die Arbeitsplatzbeschreibung des Delegationspersonals, das dem EAD angehört, wird vom EAD festgelegt. 3. Die Arbeitsplatzbeschreibung der Kommissionsbediensteten wird von der Kommission nach Absprache mit dem Delegationsleiter, der insbesondere die Aspekte im Zusammenhang mit den besonderen Gegebenheiten vor Ort beiträgt, endgültig festgelegt. Die Arbeitsplatzbeschreibung des Delegationspersonals, das der Kommission angehört, wird von der jeweiligen Herkunftsgeneraldirektion unter Einbeziehung von Beiträgen anderer Kommissionsdienststellen beschlossen, falls die mit dem Delegationsposten verbundenen Aufgaben über die Zuständigkeit der Herkunftsgeneraldirektion hinausreichen. Artikel 6 1. Der Kommission angehöriges Delegationspersonal, das aus dem Verwaltungshaushalt (Haushaltslinie 5) finanziert wird, nimmt grundsätzlich keine unter die Zuständigkeit des EAD fallenden Aufgaben der GASP oder der GSVP wahr. Allerdings können Kommissionsbedienstete für einen begrenzten Zeitraum auf Aufforderung des Delegationsleiters, und ohne zuvor die Zustimmung der Herkunftsgeneraldirektion einholen zu müssen, zu den außerhalb ihrer normalen Pflichten liegenden Delegationstätigkeiten beitragen, sofern a) sie über die für die wahrzunehmende Aufgabe erforderlichen Kenntnisse verfügen, b) diese Regelung die Wahrnehmung ihrer zentralen und überwiegenden Aufgabe im Sinne ihrer Arbeitsplatzbeschreibung nicht gefährdet und c) die übernommenen Aufgaben keinen übermäßigen Teil ihrer Arbeitszeit (nicht mehr als ungefähr 20 %) in Anspruch nehmen. Sollte der oben genannte begrenzte Zeitraum mehr als zwei Monate betragen, ersucht der Delegationsleiter zuvor die Herkunftsgeneraldirektion um Zustimmung. 2. Der Kommission angehöriges Delegationspersonal, das aus dem Progammhaushalt (Haushaltslinie 4) finanziert wird, nimmt grundsätzlich keine anderen Aufgaben als die der Vorbereitung, Durchführung und Evaluierung von Programmen wahr. Folgende Aufgaben fallen in den Zuständigkeitsbereich dieser Mitarbeiterkategorie: a. Mitarbeit bei der Abfassung nationaler und regionaler Programmunterlagen, b. Unterstützung und inhaltliche Beiträge für die sektorpolitischen Dialoge mit dem Gastland in den unter die Zuständigkeit der Kommission fallenden Bereichen, auf der Grundlage der mit der Durchführung von einschlägigen Entwicklungshilfetätigkeiten gewonnenen Expertise. Im Falle der von der Kommission verwalteten Budgethilfeprogramme profitiert die Delegation beispielsweise von den makroökonomischen und sektorpolitischen Analysen der Kommissionsbediensteten, c. Beitrag zur Berichterstattung der Delegation in den unter die Zuständigkeit der Kommission fallenden Politikbereichen; dazu zählt im Falle der auf diesem Gebiet tätigen Bediensteten auch die Beobachtung und Berichterstattung auf dem Gebiet der Menschenrechte, d. Beitrag zur Informations- und Nachrichtensammlung der Delegation in diesen Bereichen, e. Mitwirkung an und/oder Ausrichtung von öffentlichen Veranstaltungen der Delegation zu Themen, die in die Zuständigkeit der Kommission fallen. 3. Meinungsverschiedenheiten zwischen den der Delegation angehörigen Kommissionsbediensteten und dem Delegationsleiter bei der Durchführung der Flexibilitätsvorschriften werden je nach Sachlage an die Zentrale (gleichzeitig an den Direktor für operative Angelegenheiten des EAD und den Generaldirektor der Herkunftsgeneraldirektion) oder den EUDEL verwiesen. Organisationsplan der Delegationen Artikel 7 1. Für den Organisationsplan und seine Abänderung (Erstellung, Abschaffung, Verschiebung oder Umbenennung von Dienststellen oder Leitungsfunktionen) ist der Direktor für operative Angelegenheiten des EAD zuständig, der hierzu vom Hohen Vertreter bevollmächtigt wird. 2. Vor der Annahme des vollständigen Organisationsplans einer Delegation mit Kommissionsposten ersucht der EAD die Kommission um Zustimmung. 3. Ferner ersucht der EAD die Kommission um Zustimmung, wenn die geplante Abänderung des Organisationsplans Kommissionsposten oder die Dienststelle, der sie angehören, betrifft. 4. Sämtliche Organisationsplanänderungen, die Dienststellen oder Posten der Kommission in den Delegationen betreffen, bedürfen neben der Zustimmung des EAD einer Annahme gemäß den internen Regeln der Kommission. Die vorgeschlagenen Änderungen werden dem EUDEL übermittelt. 5. Der EAD unterrichtet den EUDEL von sämtlichen vorgeschlagenen Änderungen im Hinblick auf Delegationen oder Delegationsdienststellen, die keine Kommissionsposten betreffen. Laufbahn von Beamten und anderen Bediensteten in den Delegationen Artikel 8 1. Frei werdende Planstellen des EAD und der Kommission werden grundsätzlich im Zuge einer jährlichen Rotation besetzt. 2. Der EAD und die Kommissionsdienststellen veröffentlichen ihre Rotationslisten zum gleichen Zeitpunkt. Der EUDEL erörtert die Regeln für die jeweiligen Mobilitätsverfahren mit dem Ziel, eine größtmögliche Konvergenz der Rotationsverfahren zu erwirken. 3. Der EAD lädt zu seinen Auswahlgremien zur Auslese der Kandidaten für einen Delegationsposten einen Kommissionsvertreter hinzu; die Kommission lädt ihrerseits zu ihren Auswahlgremien einen EAD-Vertreter hinzu. 4. Der EUDEL wird zu den erstellten Kandidatenlisten konsultiert. Artikel 9 Für die Beurteilung und Beförderung des Delegationspersonals gelten die jeweiligen einschlägigen Verfahren des EAD und der Kommission. Die Delegationsleiter tragen zum Inhalt der Beurteilung von ihnen während ihres Delegationsaufenthaltes unterstellten Kommissionsbediensteten gemäß den von jedem Organ vorgegebenen Verfahren und Fristen bei. Artikel 10 1. Für sämtliche Bediensteten, die für einen Delegationsposten ausgewählt wurden, ist zuvor eine obligatorische Schulung vorzusehen. Der EAD und die Kommission bemühen sich um eine Koordinierung der jeweiligen Termine. 2. Der EAD und die Kommissionsdienststellen ergreifen die erforderlichen Vorkehrungen, um zu gewährleisten, dass die Bediensteten an der obligatorischen Schulung für ihren Posten und ihren Einsatzort teilnehmen; das gilt auch für die Schulung der Delegationsleiter im Bereich der Finanzverwaltung. 3. Der EUDEL überprüft die Schulungsmaßnahmen alljährlich auf ihre Qualität, um ein hohes Niveau der Schulungen zu gewährleisten. Er überprüft auch die Inhalte des gemeinsamen Schulungsplans und unterbreitet Empfehlungen, die gewährleisten sollen, dass der Plan den strategischen Bedürfnissen des EAD und der Kommission gerecht wird. Er wertet alljährlich die gesammelten Erfahrungen aus und schlägt für das kommende Jahr operative Verbesserungen vor. Schlussbestimmungen Artikel 11 Dieser Beschluss tritt am Tag seines Erlasses in Kraft. Brüssel, den Die Hohe Vertreterin der Union für Für die Kommission Außen- und Sicherheitspolitik Der Präsident Catherine Ashton José Manuel BARROSO [1] ABl. L 201 vom 3.8.2010, S. 38.