BEMERKUNGEN DES HOFES ANTWORT DER KOMMISSION

EINLEITUNG

1. Dieser Jahresbericht enthält die Beurteilung des Hofes zu den Europäischen Entwicklungsfonds (EEF). Die Kerndaten zu den abgedeckten Tätigkeiten und den Ausgaben im Haushaltsjahr 2012 sind Tabelle 1 zu entnehmen.

Tabelle 1 — Europäische Entwicklungsfonds — Kerndaten 2012 (Millionen Euro) Haushaltstitel Politikbereich Beschreibung Zahlungen 2012 Art der Mittelverwaltung Europäische Entwicklungsfonds Achter EEF Operative Ausgaben Projekte 22 dezentral Projekte 5 zentral direkt Projekte 2 zentral indirekt Projekte 0 gemeinsam Budgethilfen 0 zentral direkt Verwaltungsausgaben 0 29 Neunter EEF Operative Ausgaben Projekte 383 dezentral Projekte 95 gemeinsam Projekte 90 zentral direkt Budgethilfen 16 zentral direkt Projekte 15 zentral indirekt Verwaltungsausgaben 0 599 Zehnter EEF Operative Ausgaben Budgethilfen 824 zentral direkt Projekte 775 gemeinsam Projekte 624 dezentral Projekte 299 zentral direkt Projekte 45 zentral indirekt Verwaltungsausgaben 97 2 664 Operative Ausgaben insgesamt (Projekte) 2 355 Operative Ausgaben insgesamt (Budgethilfen) 840 Verwaltungsausgaben insgesamt 97 Zahlungen insgesamt 3 292 – Vorschüsse 1 738 + abgerechnete Vorschüsse 1 369 Geprüfte Grundgesamtheit 2 923 Einzelmittelbindungen insgesamt (37) 3 226 Globale Mittelbindungen insgesamt (37) 3 163

Besondere Merkmale der Europäischen Entwicklungsfonds

2. Die Europäischen Entwicklungsfonds (EEF) sind das wichtigste Hilfeinstrument der Europäischen Union im Rahmen der Entwicklungszusammenarbeit mit den Staaten in Afrika, im Karibischen Raum und im Pazifischen Ozean (AKP-Staaten) und den überseeischen Ländern und Gebieten (ÜLG). Das am 23. Juni 2000 in Cotonou für einen Zeitraum von 20 Jahren unterzeichnete Partnerschaftsabkommen („Abkommen von Cotonou“) bildet den aktuellen Rahmen für die Beziehungen zwischen der Europäischen Union und den AKP-Staaten sowie den ÜLG. Hauptziel dieses Abkommens ist es, die Armut einzudämmen und schließlich zu besiegen.

3. Die EEF werden von den Mitgliedstaaten finanziert. Sie unterliegen einer eigenen Finanzregelung und werden von der Europäischen Kommission außerhalb des Gesamthaushaltsplans der EU verwaltet. Die Europäische Investitionsbank (EIB) verwaltet die Investitionsfazilität, die bei der Zuverlässigkeitserklärung des Hofes und beim Entlastungsverfahren des Europäischen Parlaments unberücksichtigt bleibt (1) (2).

4. Die EEF werden fast vollständig von der Generaldirektion Entwicklung und Zusammenarbeit (EuropeAid) der Kommission verwaltet, die auch ein breites Spektrum von aus dem EU-Haushalt finanzierten Ausgaben verwaltet (3) (4).

5. Die EEF-Interventionen werden in Form von Projekten und von Budgethilfen (5) durchgeführt. Bei der Verwaltung der EEF kommen hauptsächlich drei Arten der Mittelverwaltung zur Anwendung. Im Jahr 2012 wurden 43 % der Zahlungen im Rahmen der zentralen Mittelverwaltung geleistet, 30 % im Rahmen der dezentralen Mittelverwaltung und 27 % im Rahmen der gemeinsamen Mittelverwaltung (6) (siehe Tabelle 1 ).

6. Die in diesem Bericht behandelten Ausgaben werden über eine große Bandbreite von Durchführungsmethoden ausgeführt, die in 79 Ländern zum Einsatz kommen. Die damit verbundenen Regelungen und Verfahren, einschließlich derjenigen für Ausschreibungen und Auftragsvergabe, sind häufig komplex. Daher stuft der Hof das inhärente Risiko als hoch ein.

7. In zwei Bereichen — Budgethilfe (7) und EU-Beiträge zu von internationalen Organisationen wie den Vereinten Nationen durchgeführten und von mehreren Gebern finanzierten Projekten (8) — begrenzt das Wesen der Instrumente und der betreffenden Zahlungsbedingungen das Ausmaß, in dem die Vorgänge anfällig sind für Fehler wie sie im Rahmen der Ordnungsmäßigkeitsprüfung des Hofes definiert sind.

8. Budgethilfe wird gewährt, um den Gesamthaushalt eines Landes zu unterstützen oder die vom betreffenden Land für eine spezifische Politik oder ein spezifisches Ziel bereitgestellten Mittel zu ergänzen. Der Hof prüft, ob die Kommission die spezifischen Bedingungen für die Gewährung von Budgethilfezahlungen für das jeweilige Partnerland beachtet und nachgewiesen hat, dass die allgemeinen Fördervoraussetzungen (wie Fortschritte bei der Verwaltung der öffentlichen Finanzmittel) beachtet wurden.

9. Allerdings verfügt die Kommission bei der Entscheidung darüber, ob diese Bedingungen erfüllt wurden, über ein hohes Maß an Flexibilität. Die Ordnungsmäßigkeitsprüfung des Hofes kann sich nur bis zu dem Punkt erstrecken, an dem die Mittel an das jeweilige Partnerland gezahlt werden. Die überwiesenen Mittel verschmelzen dann mit den Haushaltsmitteln des Empfängerlandes. Mögliche Schwachstellen bei der Verwaltung der öffentlichen Finanzen durch das Empfängerland werden bei der Ordnungsmäßigkeitsprüfung des Hofes nicht als Fehler in Erscheinung treten.

10. Die Beiträge der Kommission zu von mehreren Gebern finanzierten Projekten verschmelzen mit den Beiträgen anderer Geber und werden nicht für spezifische identifizierbare Ausgaben zugewiesen.

KAPITEL I — AUSFÜHRUNG DES ACHTEN, NEUNTEN UND ZEHNTEN EEF

Ausführung

11. Die Abkommen über die einzelnen EEF werden in der Regel für einen Mittelbindungszeitraum von rund fünf Jahren geschlossen, Zahlungen können aber über einen längeren Zeitraum geleistet werden. Im Jahr 2012 wurden Zahlungen aus dem achten, neunten und zehnten EEF geleistet. Der achte EEF (1995-2000) beläuft sich auf 14 625 Millionen Euro und der neunte EEF (2000-2007) auf 15 200 Millionen Euro.

12. Der zehnte EEF (2008-2013) beläuft sich auf 22 682 Millionen Euro. Davon entfallen 21 967 Millionen Euro auf die AKP-Staaten und 285 Millionen Euro auf die ÜLG. In diese Beträge eingerechnet sind 1 500 Millionen Euro bzw. 30 Millionen Euro für die von der EIB verwaltete Investitionsfazilität für die AKP-Staaten bzw. die ÜLG. Weitere 430 Millionen Euro sind für die Ausgaben der Kommission im Zusammenhang mit der Programmierung und Ausführung der EEF vorgesehen.

13. Die Beiträge der Mitgliedstaaten beliefen sich im Jahr 2012 auf insgesamt 2 600 Millionen Euro.

14. Tabelle 2 ist die Verwendung der EEF-Mittel im Jahr 2012 sowie die kumulierte Verwendung zu entnehmen. Die Einzelmittelbindungen lagen 27 % über dem ursprünglichen Ansatz, was hauptsächlich daran lag, dass für die Initiative „Nachhaltige Energie für alle“ eine ursprünglich nicht geplante EU-Unterstützung von 400 Millionen Euro genehmigt wurde. Die Zahlungen lagen 8 % über dem ursprünglichen Ansatz, was in erster Linie darauf zurückzuführen war, dass die Mittelbindungen höher waren als ursprünglich erwartet. Der Stand der noch abzuwickelnden Mittelbindungen blieb gegenüber 2011 unverändert.

Jährlicher Bericht der Kommission über die Mittelverwaltung des achten bis zehnten Europäischen Entwicklungsfonds

15. Gemäß der Finanzregelung für den zehnten EEF muss die Kommission jährlich einen Bericht über die Mittelverwaltung der EEF vorlegen (9). Nach Beurteilung des Hofes gibt dieser Bericht die relevanten Finanzinformationen korrekt wider.

Tabelle 2 — Verwendung der EEF-Mittel zum 31. Dezember 2012 (Millionen Euro) Stand Ende 2011 Haushaltsvollzug im Haushaltsjahr 2012 (Nettobeträge) (43) Stand Ende 2012 Gesamtbetrag Ausführungsrate (39) achter EEF (40) neunter EEF (40) zehnter EEF Gesamtbetrag achter EEF neunter EEF zehnter EEF Gesamtbetrag Ausführungsrate (39) A — MITTEL ( 38 ) 48 854 –79 – 102 246 66 10 584 16 450 21 885 48 920 B — VERWENDUNG 1. Globale Mittelbindungen ( 41 ) 40 827 83,6 % –64 – 297 3 524 3 163 10 576 16 157 17 258 43 991 89,9 % 2. Einzelmittelbindungen ( 42 ) 34 833 71,3 % –46 – 187 3 460 3 226 10 448 15 504 12 107 38 059 77,8 % 3. Zahlungen 29 208 59,8 % 15 539 2 655 3 209 10 345 14 566 7 507 32 417 66,3 % C — Noch abzuwickelnde Mittelbindungen (B1 – B3) 11 619 23,8 % 231 1 591 9 751 11 574 23,7 % D — Noch verfügbare Mittel (A – B1) 8 027 16,4 % 8 293 4 627 4 929 10,1 % Quelle: Rechnungshof auf der Grundlage der EEF-Übersichten über die finanzielle Ausführung und der Jahresabschlüsse zum 31. Dezember 2012.

KAPITEL II — ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG DES HOFES ZU DEN EEF

Dem Europäischen Parlament und dem Rat vorgelegte Zuverlässigkeitserklärung des Hofes zum achten, neunten und zehnten Europäischen Entwicklungsfonds (EEF) — Vermerk des unabhängigen Abschlussprüfers

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Zuverlässigkeit der Rechnungsführung

Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der den Jahresabschlüssen zugrunde liegenden Vorgänge

Einnahmen

Mittelbindungen

Zahlungen

5. September 2013

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Präsident

Europäischer Rechnungshof 12, rue Alcide De Gasperi, 1615 Luxemburg, LUXEMBURG

Ausführungen zur Zuverlässigkeitserklärung

Prüfungsumfang und Prüfungsansatz

16. Die in Ziffer VI der Zuverlässigkeitserklärung vorgebrachten Bemerkungen zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung der EEF stützen sich auf eine Prüfung der Jahresabschlüsse (12) sowie der Übersichten über die finanzielle Ausführung des achten, neunten und zehnten EEF (13). Im Zuge dieser Prüfung wurden Wertansätze und sonstige Angaben untersucht. Ferner beinhaltete sie eine Bewertung der angewandten Rechnungslegungsgrundsätze und signifikanter Schätzungen des Managements sowie der Gesamtdarstellung der Abschlüsse.

17. Der übergreifende Prüfungsansatz des Hofes sowie seine Prüfungsmethodik sind in Teil 2 von Anhang 1.1 (Kapitel 1) des Jahresberichts des Rechnungshofs über die Ausführung des Haushaltsplans zum Haushaltsjahr 2012 beschrieben. Die in den Ziffern VII-X der Zuverlässigkeitserklärung enthaltenen Bemerkungen zur Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge der EEF stützen sich auf folgende Elemente: a) die Prüfung sämtlicher Beiträge der Mitgliedstaaten und einer Stichprobe anderer Arten von Einnahmenvorgängen; b) die Prüfung einer Stichprobe von 30 Mittelbindungen (14); c) die Prüfung einer Stichprobe von 167 Vorgängen im Zusammenhang mit Zwischen- und Abschlusszahlungen, die von sieben EU-Delegationen oder den zentralen Kommissionsdienststellen genehmigt wurden (15). Gegebenenfalls wurden Durchführungseinrichtungen und Endbegünstigte vor Ort geprüft, um die in den Finanzberichten oder Kostenaufstellungen gemeldeten zugrunde liegenden Vorgänge zu überprüfen; d) eine Bewertung der Wirksamkeit der Überwachungs- und Kontrollsysteme bei den zentralen Dienststellen von EuropeAid und in den EU-Delegationen, die folgende Aspekte abdeckte: i) Ex-ante-Kontrollen durch die Anweisungsbefugten und externe Überwachungsbeauftragte (bei Bauaufträgen) oder externe Prüfer (bei Leistungsprogrammen (16), Finanzhilfen und Dienstleistungsaufträgen auf Honorarbasis). Der Hof untersuchte, aus welchen Gründen die von ihm aufgedeckten Fehler auftraten; ii) Monitoring und Überwachung; dies umfasste eine Überprüfung der von EuropeAid vorgenommenen Analyse der Restfehlerquote für 2012, die teilweise auf der vom Internen Auditdienst der Kommission (IAS) (17) durchgeführten Arbeit beruhte; iii) Interne Revision; e) eine Analyse des Jährlichen Tätigkeitsberichts des Generaldirektors von EuropeAid.

18. Wie in Ziffer 4 erwähnt, ist EuropeAid für die Ausführung der meisten aus dem Gesamthaushaltsplan und den EEF finanzierten Außenhilfeinstrumente zuständig. Die Bemerkungen des Hofes zur Wirksamkeit der Überwachungs- und Kontrollsysteme sowie zur Zuverlässigkeit des Jährlichen Tätigkeitsberichts und der Erklärung des Generaldirektors für 2012 beziehen sich auf den gesamten Zuständigkeitsbereich von EuropeAid.

Zuverlässigkeit der Rechnungsführung

19. In der Übersicht über das wirtschaftliche Ergebnis sind Zinserträge auf an die Begünstigten geleistete Vorfinanzierungszahlungen in Höhe von mehr als 250 000 Euro als Einnahmen aufgeführt. Was die Wiedereinziehung von Zinsen auf darüber liegende Vorfinanzierungsbeträge (d. h. in Höhe von mehr als 750 000 Euro) bei den Begünstigten anbelangt, so ist die Kommission gehalten, jährlich Einziehungsanordnungen auszustellen (18). Allerdings werden nur selten entsprechende Wiedereinziehungen vorgenommen. Außerdem werden die im Zusammenhang mit Vorfinanzierungszahlungen erwirtschafteten Zinsen zuweilen mit den Anträgen auf Erstattung der entstandenen Kosten verrechnet. Diese Zinsen werden in den Rechnungsabschlüssen nicht als Einnahmen erfasst. 19. Die Kommission räumt ein, dass trotz einer Erinnerung an die nachgeordneten bevollmächtigten Anweisungsbefugten im jährlichen Ankündigungsschreiben die Einziehung von Zinsen auf Vorfinanzierungszahlungen in Höhe von mehr als 750 000 EUR nicht immer jährlich erfolgt. Allerdings möchte die GD DEVCO betonen, dass Zinsen auf Vorfinanzierungen stets bei der Feststellung der Finanzlage vor dem endgültigen Abschluss der Verträge berücksichtigt werden. Im Jahr 2013 wird die GD DEVCO und Zusammenarbeit konkrete Maßnahmen in dieser Angelegenheit ergreifen: — Vermerk an die bevollmächtigten Anweisungsbeauftragten über die diesbezüglichen Vorschriften der HO; — eingehende Prüfung aller Verträge mit offenen Vorfinanzierungen von mehr als 750 000 EUR zum Jahresende 2012. Bei Vorfinanzierungen, die sich auf mehr als 250 000 EUR, aber unter 750 000 EUR belaufen, können im lokalen CRIS-FED-System Einziehungsanordnungen derzeit nur in der ursprünglichen Zeile für die Ausgabe eingegeben werden, so dass die Zinsen nicht ersichtlich sind. Die GD DEVCO hat eine Weiterentwicklung des CRIS-Systems geplant, um die Anzeige zu ermöglichen, diese wird aber nicht vor Oktober 2013 verfügbar sein.

20. Wie in den Vorjahren stellte der Hof fest, dass viele Vorgänge falsch verbucht wurden (19). Bei einer im Jahr 2012 von EuropeAid durchgeführten Untersuchung wurde ebenfalls festgestellt, dass die Vorgänge häufig falsch im gemeinsamen RELEX-Informationssystem (CRIS) verbucht wurden. Obwohl der Hof in dieser Hinsicht keine, die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung beeinträchtigenden wesentlichen Fehler feststellte, dürfen solche Kodierungsfehler nicht außer Acht gelassen werden, da sie die Genauigkeit der für die Aufstellung der Jahresabschlüsse verwendeten Daten beeinflussen, und zwar insbesondere in Bezug auf die Periodenabgrenzung am Jahresende (20). 20. Wie der Hof feststellte, hat die Kommission im Jahr 2012 erhebliche Anstrengungen unternommen, die zu einer deutlichen Verbesserung der Datenqualität geführt haben. Die Kommission betont ihre Absicht, ihre Bemühungen für eine Verbesserung der Datenqualität fortzusetzen. Nach einer umfassenden Studie im Jahr 2012 wurde ein Aktionsplan erarbeitet, der kurz vor dem Abschluss steht (seine Annahme ist für Mitte Juli 2013 geplant) und mehrere Elemente umfasst, die bereits untersucht und/oder umgesetzt wurden. Mithilfe dieses Aktionsplans arbeitet die Kommission jetzt an einer weiteren Verbesserung der Datenqualität, wobei verschiedene Aspekte berücksichtigt werden: a) Verbesserung des CRIS, um sicherzustellen, dass von den Benutzern weniger Fehler begangen werden (z. B. die Maßnahme 4.0 im „Masterplan“, die auf eine verbesserte Benutzeroberfläche des CRIS zielt, die Überarbeitung der Dokumentation zum CRIS sowie die Einrichtung eines Data Dictionary); b) kontinuierliche Überwachung der Daten in CRIS durch die zentralen Dienststellen im Wege automatisierter Kontrollen, gezielte Prüfungen der Buchführungsqualität sowie die Erstellung von Studien zu konkreten Punkten nach einer Risikobewertung; c) Verbesserungen bei den Informationen, die den Benutzern über die CRIS-Wissensdatenbank sowie spezielle Schulungen bereitgestellt werden; d) Festlegung gezielterer zentraler Leistungsindikatoren zur Steigerung des Bewusstseins für die Bedeutung einer guten und vollständigen Datenqualität.

Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge

21. Die Ergebnisse der Prüfung von Vorgängen sind in Anhang 1 zusammengefasst.

Einnahmen

22. Die vom Hof durchgeführte Prüfung von Einnahmenvorgängen ergab, dass diese nicht in wesentlichem Ausmaß mit Fehlern behaftet waren.

Mittelbindungen

23. Die vom Hof durchgeführte Prüfung von Mittelbindungen ergab, dass diese nicht in wesentlichem Ausmaß mit Fehlern behaftet waren.

Ausgabenvorgänge

24. Von den 167 vom Hof geprüften Vorgängen waren 44 (26 %) mit Fehlern behaftet. Der Hof schätzt die wahrscheinlichste Fehlerquote auf 3,0 % (21).

Projekte

25. Von den 127 zur Stichprobe gehörenden Ausgabenvorgängen waren 41 (32 %) mit Fehlern behaftet, darunter 28 (68 %) mit quantifizierbaren Fehlern. Bei den 28 mit quantifizierbaren Fehlern behafteten Vorgängen handelte es sich in 20 Fällen um endgültige Vorgänge, die von der Kommission bereits kontrolliert worden waren.

26. Es wurden häufiger Fehler in Vorgängen gefunden, die Leistungsprogramme, Finanzhilfen und Beitragsvereinbarungen zwischen der Kommission und internationalen Organisationen betrafen als in Vorgängen, die andere Formen der Unterstützung betrafen: Von den 71 geprüften Vorgängen dieser Art waren 31 (44 %) mit Fehlern behaftet.

27. Die bei Vorgängen im Zusammenhang mit Projekten aufgedeckten quantifizierbaren Fehler betrafen insbesondere folgende Aspekte (siehe Kasten 1): a) Förderfähigkeit: Ausgaben für im Auftrag nicht vorgesehene Tätigkeiten (12 Vorgänge), Nichtbeachtung der Vergabeverfahren durch den Begünstigten (vier Vorgänge) und Ausgaben, die außerhalb des Durchführungszeitraums entstanden waren (zwei Vorgänge) oder über den festgelegten Finanzrahmen hinausgehende Ausgaben (zwei Vorgänge); b) tatsächliches Vorhandsein: Fehlen von Rechnungen oder sonstiger Belege zur Untermauerung der Ausgaben (zwei Vorgänge), nicht erbrachte Dienstleistungen oder Bauleistungen (zwei Vorgänge) und durch die Begünstigten nicht getätigte Ausgaben (ein Vorgang); c) Genauigkeit: falsche Berechnung der geltend gemachten Ausgaben (drei Vorgänge).

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Nicht durchgeführte Bauarbeiten Der Hof prüfte eine Zwischenzahlung über 464 640 Euro für einen Auftrag über Straßeninstandhaltungsarbeiten in Senegal. Arbeiten zur Befestigung des unteren Teils einer Böschung, die vom Auftragnehmer in Rechnung gestellt, vom Überwachungsbeauftragten bescheinigt und von der Kommission bezahlt worden waren, waren nicht durchgeführt worden. In der Folge leitete die Kommission eine umfassende technische Überprüfung des Auftrags ein. Nicht durchgeführte Bauarbeiten Dem technischen Prüfungsbericht von April 2013 ist zu entnehmen, dass Bauarbeiten im Wert von insgesamt 39 095 EUR (0,94 % des Gesamtvertragswertes), die für die Befestigung von Straßenböschungen in Rechnung gestellt wurden, nicht realisiert worden waren. Zwischenzeitlich führte der Bauunternehmer die in Rechnung gestellte Befestigung von Straßenböschungen aus. Der dezentrale öffentliche Auftraggeber wird zum Zeitpunkt der Endabrechnung über die mögliche Ausstellung von Einziehungsanordnungen und die Auferlegung von Vertragsstrafen für den Bauunternehmer und den Dienstleistungsnehmer, der dessen Arbeiten beaufsichtigte, entscheiden.

Erhöhung des Auftragswerts über den zulässigen Umfang hinaus Der Hof prüfte einen abgerechneten Vorschuss über 305 738 Euro im Zusammenhang mit einem Unterstützungsprogramm im Gesundheitssektor in der Demokratischen Republik Kongo. Bei zwei Aufträgen war der Wert um 58 % bzw. 68 % erhöht worden, da zusätzliche Arbeiten zur Erfüllung des ursprünglichen Auftrags notwendig wurden. Die für die Projektdurchführung zuständige nationale Regierungsstelle war nicht darüber im Bilde, dass der Wert der zusätzlichen Arbeiten 50 % des ursprünglichen Auftragswertes nicht überschreiten durfte. Erhöhung des Auftragswerts über den zulässigen Umfang hinaus Eine ergänzende Prüfung zur Ermittlung möglicher weiterer nicht förderfähiger Beträge wird derzeit durchgeführt. Die EU-Delegation erinnerte den nationalen Anweisungsbefugten an die geltenden Vorschriften. Der nationale Anweisungsbefugte versandte ein Rundschreiben, dessen Inhalt zuvor mit der EU-Delegation abgestimmt worden war.

28. Die nicht quantifizierbaren Fehler betrafen hauptsächlich unzulängliche Belegdokumente (fünf Vorgänge) und Mängel bei den Vergabeverfahren (fünf Vorgänge).

Budgethilfe

29. Von den 40 geprüften Budgethilfezahlungen waren drei (8 %) mit Fehlern behaftet, von denen zwei 67 % quantifizierbar waren. 29. Die Kommission stimmt der Analyse bezüglich eines quantifizierbaren Fehlers seitens des Hofs nicht zu.

30. Die vom Hof aufgedeckten quantifizierbaren Fehler in Vorgängen im Zusammenhang mit Budgethilfen betrafen die fehlerhafte Anwendung der Methode, mit der bewertet wird, ob die Empfänger die an die leistungsbezogenen Zahlungen geknüpften Bedingungen erfüllt haben, oder die fehlende Überprüfung der Übereinstimmung mit spezifischen Zahlungsvoraussetzungen (zwei Vorgänge) (siehe Kasten 2). Außerdem stellte der Hof nicht quantifizierbare Fehler fest. Die Kommission hat nicht zufriedenstellend nachgewiesen, dass die Empfänger die allgemeinen Voraussetzungen für den Erhalt von Budgethilfezahlungen (22) erfüllten. Sie verglich die Fortschritte der Empfängerländer bei der Umsetzung spezifischer Politiken oder der Reform des öffentlichen Finanzmanagements nicht mit den für den geprüften Zeitraum vorgegebenen Zielen (zwei Vorgänge). 30. Bei der Budgethilfe handelt es sich um ein politisches Instrument, das auf einem langfristigen Vertrauensverhältnis zwischen der Kommission und den Partnerländern beruht. Bei ihrer Entscheidung über die Freigabe einer Zahlung berücksichtigt die Kommission die Fortschritte, die bei den einzelnen Indikatoren und Bedingungen erzielt wurden. Die Kommission nimmt erfreut zur Kenntnis, dass die Zahl der nicht quantifizierbaren Fehler in den vergangenen Jahren erheblich gesunken ist. Nach Auffassung der Kommission sollte das Erreichen der Werte der Indikatoren, die gemeinsam mit der Partnerregierung vereinbart worden waren, nicht zu streng bewertet werden. Zwar spielen die Bedingungen für leistungsbezogene Zahlungen eine wichtige Rolle beim Prozess, die Länder zu Fortschritten bei wesentlichen politischen Zielen zu motivieren, doch nach Auffassung der Kommission müssen die Indikatoren unter Berücksichtigung der Ziele, die mit ihnen gemessen werden, und des Hintergrunds, vor dem sich die Entwicklung des Landes vollzieht, bewertet werden.

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Fehlende Festsetzung einer spezifischen Zahlungsvoraussetzung Der Hof prüfte eine Zahlung in Höhe von 600 000 Euro im Zusammenhang mit der Unterstützung des Programms zur Reform der Wirtschaft in Vanuatu im Zeitraum 2007-2010, die mit einer leistungsbezogenen variablen Tranche über 200 000 Euro verbunden war. Gemäß der Finanzierungsvereinbarung war die Kommission gehalten, im jährlichen Entwicklungsbericht festgelegte spezifische Leistungsindikatoren für das öffentliche Finanzmanagement auszuwählen, was sie jedoch nicht tat. Die Kommission hielt es für ausreichend, sich bei der Auszahlung der variablen Tranche auf eine Bewertung der allgemeinen Fortschritte Vanuatus bei der Reform des öffentlichen Finanzmanagements (eine allgemeine Fördervoraussetzung) zu stützen. Dies stand im Widerspruch zur Finanzierungsvereinbarung, die vorsieht, dass die Kommission erst dann Zahlungen leistet, wenn sowohl die spezifischen als auch die allgemeinen Bedingungen erfüllt sind. Versäumnis, eine spezifische Zahlungsbedingung festzulegen Entsprechend der Entscheidung der Kommission sind die allgemeinen und die spezifischen PFM-Bedingungen in der Finanzierungsvereinbarung im Wesentlichen gleich und beziehen sich auf die Fortschritte bei der Reform der öffentlichen Finanzverwaltung insgesamt. Die Kommission bewertete die allgemeinen Fortschritte Vanuatus bei der Reform der öffentlichen Finanzverwaltung bis zum Jahr 2010 positiv. Die einschlägigen Indikatoren zur öffentlichen Finanzverwaltung im jährlichen Entwicklungsbericht der Regierung bestätigen diesen positiven Trend. Des Weiteren bestätigte die Delegation, dass dieser positive Trend und die Bemühungen während des politisch schwierigen Jahres 2011 in Einklang mit der Reformstrategie für die öffentliche Finanzverwaltung aufrechterhalten wurden.

Wirksamkeit der Systeme

31. Die Ergebnisse der Prüfung von Überwachungs- und Kontrollsystemen durch den Hof sind in Anhang 2 zusammengefasst.

Ex-ante-Kontrollen

32. Da das Umfeld mit einem hohen Risiko behaftet ist (siehe Ziffer 6), stützt sich EuropeAid in erster Linie auf Ex-ante-Kontrollen (durch Kommissionsbedienstete, externe Überwachungsbeauftragte oder externe Prüfer vor den Zahlungen für die Projekte durchgeführte Kontrollen), die vorschriftswidrige Zahlungen verhindern oder aufdecken und berichtigen sollen. Wie in den Vorjahren ist die Häufigkeit der vom Hof festgestellten Fehler, auch bei endgültigen Ausgabenerklärungen, die externen Prüfungen und Ausgabenüberprüfungen unterzogen worden waren, ein Zeichen für Schwachstellen in diesen Ex-ante-Kontrollen. Im Zuge einer von EuropeAid im Jahr 2012 durchgeführten Analyse wurde zudem festgestellt, dass bei einer erheblichen Zahl (ein Drittel) der im Jahr 2011 eingegangenen Prüfungsberichte die Qualität unzulänglich war. 32. Die Kommission legt größten Wert auf die Qualität der Prüfungen und entwickelt Instrumente, um die Prüfungsleiter in der Kommission bei einer besseren Bewertung der Qualität der Prüfberichte zu unterstützen.

33. Zwei vom Hof besuchte EU-Delegationen stellten keine angemessene Weiterverfolgung der Prüfungsberichte sicher. Im Jährlichen Tätigkeitsbericht wird eingeräumt, dass eine Hauptursache für Fehler die nicht erfolgte Wiedereinziehung nicht förderfähiger Beträge ist bzw. die Tatsache, dass keine Erklärungen für die fehlende Wiedereinziehung im Anschluss an Prüfungsberichte oder Berichte über die Ausgabenüberprüfung gegeben werden (23). 33. In dem in der Antwort der Kommission zu Ziffer 38 erwähnten Arbeitsplan ist vorgesehen, über das CRIS-Auditmodul ein spezifisches Instrument zu entwickeln, das der Kommission eine angemessenere Weiterverfolgung der Prüfberichte ermöglichen wird.

34. Die Prüfung des Hofes hat gezeigt, dass die späte endgültige Abrechnung der Zahlungen und Verträge die Qualität der Ex-ante-Kontrollen beeinträchtigt und das Risiko eines lückenhaften Prüfpfads oder fehlender Belegunterlagen erheblich erhöht (24). Sowohl bei den Vorgängen im Zusammenhang mit dem EEF als auch bei denen im Zusammenhang mit dem EU-Haushaltsplan ermittelte der Hof alte Verträge, bei denen die Ausgaben verspätet abgerechnet wurden. Folglich wurden die betreffenden Einzelmittelbindungen entweder noch gar nicht abgewickelt oder erst lange nach Ende des Durchführungszeitraums des jeweiligen Vertrags. 34. Im Rahmen einer im Jahr 2012 durchgeführten externen Studie hat die Kommission ein Verfahren zur Prüfung aller Verträge eingeführt, deren Durchführungszeitraum seit mehr als 18 Monaten abgelaufen ist. Die Dienststellen werden gebeten, die Gründe anzugeben, aus denen die Verträge noch offen sind, sowie Informationen zu ihren Plänen zu übermitteln, mit denen gewährleistet werden soll, dass die Verträge so bald wie möglich abgeschlossen werden können. Diese führte beim EEF zu einer Verringerung der offenen Verträge zum Jahresende um 1 038 Verträge (von 7 470 Verträgen zum Jahresende 2011 auf 6 432 Verträge zum Jahresende 2012). Im April 2013 wurde eine ähnliche Prüfung in die Wege geleitet, um diese Bemühungen fortzusetzen.

Monitoring und Überwachung

Managementinformationssystem

35. Wie bereits in früheren Jahresberichten erwähnt (25), weist das Managementinformationssystem von EuropeAid Schwachstellen bezüglich der Ergebnisse und der Weiterverfolgung von externen Prüfungen, Ausgabenüberprüfungen und Monitoringbesuchen auf. Dies macht es für den Generaldirektor schwierig, die Referatsleiter oder Leiter der EU-Delegationen im Hinblick auf die zügige Weiterverfolgung und Berichtigung ermittelter Systemmängel und Fehler in die Pflicht zu nehmen. 35. Das Auditmodul des Verwaltungsinformationssystems für die Außenhilfe (CRIS) ist nicht dafür ausgelegt, die von der Kommission nach externen Prüfungen ergriffenen Folgemaßnahmen festzuhalten, sondern dient vielmehr der Planung dieser Prüfungen und der Dokumentation ihrer Ergebnisse. Die Kommission beabsichtigt jedoch mittelfristig, diese Funktion zu entwickeln, sofern die erforderlichen Ressourcen verfügbar sind. Sie hat ein Instrument zur Arbeitsplanung für die Planung von Kontrollbesuchen entwickelt. Darüber hinaus plant die Kommission eine Reform im Bereich Monitoring und Berichterstattung, die Anfang 2014 umgesetzt werden soll.

Monitoringbesuche

36. Alle sieben vom Hof besuchten EU-Delegationen hatten einen guten Überblick über die operative Durchführung der Projekte, hauptsächlich aufgrund von Monitoringbesuchen. Allerdings erfolgte die Auswahl und Planung dieser Besuche nur bei einer der sieben EU-Delegationen auf der Grundlage einer Risikobewertung. EuropeAid ist dabei, ein Instrument zu entwickeln, das den EU-Delegationen dabei helfen soll, ihr Projektportfolio besser zu sichten, um die Kontrollbesuche auf der Grundlage einer Risikobewertung prioritär auf die Projekte auszurichten, bei denen dies am notwendigsten erscheint. Zudem ermittelte der Hof bei zwei der sieben EU-Delegationen Schwachstellen in der Art und Weise, wie die Projektumsetzung überwacht oder die Ergebnisse dieser Besuche weiterverfolgt wurden. 36. In einem Fall hat die EU-Delegation die wichtigste Feststellung des Prüfungsberichts weiterverfolgt. Hauptgrund für die im Kontrollbericht festgestellten Probleme bei der Ausführung der Straßenbauarbeiten war die schwierige Sicherheitslage. Im zweiten Fall hat die Delegation Maßnahmen ergriffen, um die Durchführung der zweiten Phase des Projekts genauer zu überwachen.

Analyse der Restfehlerquote für 2012

37. Wie vom Hof in früheren Berichten empfohlen (26), hat EuropeAid zum ersten Mal eine Analyse der Restfehlerquote durchgeführt, um die Quote der Fehler zu schätzen, die trotz aller auf die Verhinderung, Aufdeckung und Berichtigung von Fehlern abzielenden Verwaltungskontrollen aufgetreten sind. Die Analyse umfasste die Untersuchung einer repräsentativen Stichprobe von Vorgängen, die abgerechnete Verträge betrafen, um festzustellen, ob die Ausgaben für die angestrebten Ziele getätigt worden waren, mit den einschlägigen Bestimmungen in Einklang standen und richtig berechnet wurden. Anhand der aufgedeckten Fehler wurde die wahrscheinlichste Fehlerquote in der Grundgesamtheit der abgerechneten Verträge geschätzt.

38. Die Ergebnisse der Analyse der Restfehlerquote für 2012 werden im Jährlichen Tätigkeitsbericht (27) dargelegt. Auf der Grundlage dieser Analyse wird die Restfehlerquote auf 3,63 % geschätzt, d. h. sie liegt über der vom Generaldirektor von EuropeAid festgelegten Wesentlichkeitsschwelle von 2 %. In der Analyse wurden hauptsächlich folgende Arten von Fehlern ermittelt: a) Fehler in Vorgängen im Zusammenhang mit internationalen Organisationen (38,0 % der Restfehlerquote); b) nach aufgrund von Prüfungen oder Überprüfungsbesuchen erstellten Berichten nicht wieder eingezogene Beträge (oder Beträge, bei denen keine Erklärung für die nicht erfolgte Wiedereinziehung gegeben wurde und die nicht internationale Organisationen betreffen) (26,7 % der Restfehlerquote); c) Fehler im Zusammenhang mit Mitteln, die indirekt von anderen Begünstigen, bei denen es sich nicht um internationale Organisationen handelt, verwaltet wurden (20,1 % der Restfehlerquote); d) unzureichende Dokumentation der Vergabeverfahren (15,2 % der Restfehlerquote). 38. Entsprechend den Verfahren der Kommission wurde ein Aktionsplan erstellt, um das interne Kontrollsystem weiter zu verbessern. Dieser beinhaltet unter anderem Sensibilisierungsmaßnahmen, Ausbildung und Beratung, Stärkung der Rechenschaftspflicht der Delegationen, eine engere Zusammenarbeit mit internationalen Organisationen und eine Straffung des Kontrollsystems.

39. Die Methode zur Analyse der Restfehlerquote war grundsätzlich gut konzipiert, und die Analyse hat interessante und potenziell nützliche Ergebnisse erbracht. Allerdings könnte die Methode in folgenden Punkten verfeinert werden: 39. Die Ergebnisse der Analyse der Restfehlerquote für 2012 flossen direkt in den Prozess der Zuverlässigkeitserklärung im jährlichen Tätigkeitsbericht ein und waren somit für die Kommission äußerst hilfreich. Die Analyse der Restfehlerquote wurde 2012 erstmals durchgeführt und anhand der in dieser ersten Prüfung gewonnenen Erfahrungen kann die Methodik weiter verbessert werden.

a) Ausmaß der aus früheren Prüfungs- oder Überprüfungsberichten gezogenen Zuverlässigkeitsgewähr, a) Die Kommission wird dieses Thema mit dem Auftragnehmer erörtern.

b) Methode zur Berechnung der Fehlerquoten bei einzelnen Vorgängen, b) Die Kommission wird dieses Thema mit dem Auftragnehmer erörtern.

c) Behandlung von Vorgängen in den Fällen, in denen nicht ohne Weiteres Unterlagen verfügbar waren. c) Die für die Ermittlung der Schätzwerte einzuleitenden Schritte werden in dem überarbeiteten Handbuch mit Anweisungen zur Restfehlerquote, das ab 2013 für die Analyse der Restfehlerquote zugrunde gelegt wird, detailliert dargelegt.

Interne Revision

40. In seinem Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2011 wies der Hof darauf hin (28), dass die Umstrukturierung der Kommissionsdienststellen im Jahr 2011 erhebliche Auswirkungen auf die Tätigkeit der internen Auditstelle (IAC) (29) hatte. In ihrer Antwort auf den Jahresbericht des Hofes zum Haushaltsjahr 2011 verpflichtete sich die Kommission, die Kapazität der internen Auditstelle zu bewerten und gegebenenfalls die Möglichkeit einer Verstärkung zu prüfen (30). Dies ist nicht geschehen. Im Jahr 2012 hat sich die Situation nicht verbessert, was sich erneut äußerst nachteilig auf die Durchführung des jährlichen Arbeitsprogramms der IAC auswirkte (31). 40. Seit 2013 ist bei der Funktionsweise der internen Auditstelle (IAC) aufgrund mehrerer diesbezüglich eingeleiteter Maßnahmen eine Verbesserung festzustellen.

Analyse des Jährlichen Tätigkeitsberichts

41. Der Generaldirektor macht in seiner Zuverlässigkeitserklärung einen Vorbehalt hinsichtlich der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge geltend, da sich der ermittelte Risikobetrag (259,5 Millionen Euro) auf mehr als 2 % der im Berichterstattungszeitraum genehmigten Zahlungen beläuft.

42. Allerdings führt der Generaldirektor in seiner Erklärung auch aus, dass mit den existierenden Kontrollverfahren die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge (32) gewährleistet werde. Im Jährlichen Tätigkeitsbericht heißt es ferner, die Restfehlerquote von 3,63 % sei eine Schätzung des „maximalen Risikobetrags“ (33), stelle das Kontrollsystem als Ganzes nicht infrage und mache deutlich, dass die Mehrzahl der Fehler auf eine begrenzte, hauptsächlich die Anwendung der Kontrollen betreffende Zahl von Schwachstellen zurückzuführen sei, die im Laufe des Jahres 2013 noch von der GD DEVCO behoben werden können und voraussichtlich auch behoben würden (34).

43. Nach Ansicht des Hofes ist diese Darstellung der Ergebnisse der Analyse der Restfehlerquote irreführend: 43.

a) Die Restfehlerquote stellt keinen „Höchstbetrag“ dar, sondern eine bestmögliche (oder wahrscheinlichste) Schätzung. Die tatsächliche Fehlerquote kann unter Umständen höher sein. a) Die Kommission teilt die Auffassung, dass es sich bei dem im Jährlichen Tätigkeitsbericht für 2012 der GD DEVCO erwähnten Risikobetrag entsprechend den ständigen Anweisungen für die jährlichen Tätigkeitsberichte für 2012 um den wahrscheinlichsten Schätzwert handelt. Die tatsächliche Fehlerquote kann unter Umständen höher, aber auch niedriger sein.

b) Bei der Restfehlerquote handelt es sich nicht um eine Schätzung des „Risikobetrags“, sondern um eine Schätzung der Fehler, die — nachdem der gesamte Managementzyklus durchlaufen wurde — nicht aufgedeckt und berichtigt wurden und somit endgültig sind (35). b) Das Konzept des Risikobetrags wird im Jährlichen Tätigkeitsbericht in voller Übereinstimmung mit den ständigen Anweisungen der Kommission für die Erstellung der jährlichen Tätigkeitsberichte angewandt. In diesen Anweisungen wird der Risikobetrag als die finanziellen Auswirkungen der Fehler in Bezug auf das tatsächliche finanzielle Risiko für den Haushalt während des Kalenderjahres definiert. Die Kommission teilt die Auffassung, dass die Ergebnisse der Analyse der Restfehlerquote keine Schätzung des Risikobetrags darstellen.

c) Die Überwachungs- und Kontrollsysteme sind nicht wirksam, wenn sie nicht dazu führen, dass wesentliche Fehler aufgedeckt und berichtigt werden. c) Die meisten Fehler sind mit einer begrenzten Zahl von Mängeln verknüpft, die hauptsächlich die Durchführung von Kontrollen betreffen. Die Konzeption des Kontrollsystems ist somit offenbar solide und muss nicht geändert werden.

d) Im Jährlichen Tätigkeitsbericht werden die wichtigsten Fehlerarten bei den Ausgaben von EuropeAid beschrieben (36); allerdings wird darin, außer bei den Schwachstellen im Zusammenhang mit dem Wiedereinziehungsprozess, nicht untersucht, warum diese Fehler auftraten und welche Aspekte der Überwachungs- und Kontrollsysteme von EuropeAid versagt haben. d) Die Kommission wird für den nächsten Jährlichen Tätigkeitsbericht die nach den ständigen Anweisungen erforderliche Analyse durchführen. Der in Ziffer 38 erwähnte Aktionsplan bezieht sich auf alle durch das Kontrollsystem und vom Rechnungshof ermittelten Fehlerarten. Dem Aktionsplan ging eine eingehende Analyse der Gründe für diese Fehler voraus. Zusätzlich enthält er Angaben über die Methodik, mit der die im Aktionsplan dargelegten Fehler angegangen werden. Die Analyse führte zu dem Schluss, dass die Konzeption der Kontrollen solide war und die aufgetretenen Fehler hauptsächlich auf Umsetzungsfragen zurückzuführen waren.

44. Im Jahr 2012 führte der Interne Auditdienst eine begrenzte Prüfung des mit der Erstellung des Jährlichen Tätigkeitsberichts von EuropeAid verbundenen Prozesses durch. Dabei stellte er fest, dass der Jährliche Tätigkeitsbericht nicht genügend Informationen darüber enthält, wie die Generaldirektion angemessene Gewähr für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Ausgaben unter Berücksichtigung des Aspekts der Mehrjährigkeit erlangt. Diese Einschätzung deckt sich mit den Feststellungen des Hofes.

Schlussfolgerungen und Empfehlungen

Schlussfolgerungen

45. Auf der Grundlage seiner Prüfungen gelangt der Hof zu der Schlussfolgerung, dass die Jahresabschlüsse der EEF für das am 31. Dezember 2012 endende Haushaltsjahr ihre Vermögens- und Finanzlage sowie die Ergebnisse ihrer Vorgänge und Cashflows für das an diesem Stichtag endende Haushaltsjahr in Übereinstimmung mit ihrer Finanzregelung und den vom Rechnungsführer erlassenen Rechnungsführungsvorschriften in allen wesentlichen Belangen insgesamt sachgerecht darstellen.

46. Auf der Grundlage seiner Prüfungen gelangt der Hof zu der Schlussfolgerung, dass für das am 31. Dezember 2012 endende Haushaltsjahr a) die im Rahmen der EEF erhobenen Einnahmen nicht in wesentlichem Ausmaß mit Fehlern behaftet sind; b) die im Rahmen der EEF vorgenommenen Mittelbindungen nicht in wesentlichem Ausmaß mit Fehlern behaftet sind; c) die Ausgabenvorgänge im Rahmen der EEF in wesentlichem Ausmaß mit Fehlern behaftet sind (siehe Ziffern 24-30).

47. Auf der Grundlage seiner Prüfungen gelangt der Hof zu der Schlussfolgerung, dass die geprüften Überwachungs- und Kontrollsysteme von EuropeAid bedingt wirksam sind (siehe Ziffern 18 und 31-44). 47. Die Kommission teilt die Auffassung, dass die Konzeption des Kontrollsystems zwar weitgehend kohärent und solide ist, aber dennoch weitere Fortschritte bei der Anwendung der Kontrollmechanismen erzielt werden müssen.

Empfehlungen

48. Anhang 3 zeigt das Ergebnis der vom Hof durchgeführten Analyse der Fortschritte, die bei der Umsetzung seiner in früheren Jahresberichten ausgesprochenen Empfehlungen erzielt wurden. In seinen Jahresberichten zu den Haushaltsjahren 2009 und 2010 legte der Hof 16 Empfehlungen vor. EuropeAid hat fünf Empfehlungen vollständig umgesetzt, während drei Empfehlungen weitgehend und acht teilweise umgesetzt wurden.

49. In Bezug auf die nur teilweise umgesetzten Empfehlungen ist festzuhalten, dass EuropeAid bereits Maßnahmen eingeleitet hat, aber mehr Zeit benötigt, um die Empfehlungen zufriedenstellend umzusetzen: a) EuropeAid ist einer Arbeitsgruppe unter Federführung der GD Haushalt beigetreten, um die Kostenwirksamkeit seiner Kontrollarchitektur insgesamt zu überprüfen. b) EuropeAid ist dabei, Instrumente und Anleitungen für die EU-Delegationen auszuarbeiten, die es ihnen erlauben sollen, ihre Kontrollbesuche bei Projekten besser zu priorisieren und die Qualität der Prüfungsberichte besser zu bewerten. c) EuropeAid ist dabei, innerhalb des Prüfungsmoduls seines Informationssystems CRIS neue Funktionen zu entwickeln, die eine bessere Weiterverfolgung der Prüfungsberichte erlauben.

50. Hinsichtlich der Qualität der im Informationssystem CRIS erfassten Daten wurden nicht genügend Fortschritte erzielt. Ungeachtet der Anstrengungen, die EuropeAid unternommen hat, um in den EU-Delegationen ein stärkeres Bewusstsein für diese Frage zu schaffen, bleibt dieser Punkt problematisch (siehe Ziffer 20). 50. Die Kommission hat einen „Masterplan“ für die Datenqualität erstellt, der verschiedene Aktionspläne umfasst, unter anderem für die Weiterbildung des Personals und die Kommunikation mit den Delegationen. Dadurch wird gewährleistet, dass die Bediensteten der Kommission für die Kodierung von Daten in CRIS besser ausgebildet und mit bewährten Verfahren und Leitlinien stärker vertraut sind. Des Weiteren wurde ein umfassendes Projekt zur Verbesserung der Benutzeroberfläche in CRIS in die Wege geleitet, um die Zahl der Kodierungsfehler zu verringern.

51. Aufgrund dieser Analyse und der Feststellungen und Schlussfolgerungen für 2012 unterbreitet der Hof EuropeAid die folgenden Empfehlungen:

— Empfehlung 1: Überarbeitung seiner Methode zur Ermittlung der Restfehlerquote; Die Kommission stimmt einer Verbesserung der Methodik zur Ermittlung der Restfehlerquote auf Grundlage der aus dieser Prüfung gewonnenen Erfahrungen zu. Die Kommission hat in diesem Zusammenhang bereits Maßnahmen ergriffen. Zu Beginn der Prüfung im Jahr 2013 wurde der Auftragnehmer gebeten, die Methodik zu überarbeiten sowie ein Handbuch zu erstellen, wobei die während der ersten Analyse der Restfehlerquote gewonnen Erfahrungen zu berücksichtigen sind. Diese verbesserte Methodik wird bei der Analyse der Restfehlerquote im Jahr 2013 angewandt.

— Empfehlung 2: korrekte Beschreibung der Ergebnisse, die im Zusammenhang mit den Analysen der Restfehlerquote ermittelt wurden, im Jährlichen Tätigkeitsbericht; Der Jährliche Tätigkeitsbericht für 2012 enthielt eine Beschreibung der Analyse der Restfehlerquote, die so detailliert wie möglich war und sich an dem Entwurf der Anweisungen orientierte. Die Kommission teilt die Auffassung, dass im Jährlichen Tätigkeitsbericht für 2013 eine klare Unterscheidung zwischen den Ergebnissen der Analyse der Restfehlerquote und ihrer Verwendung zum Zweck der Zuverlässigkeitserklärung zu treffen ist.

— Empfehlung 3: Gewährleistung einer zügigen Abrechnung der Ausgaben; Die Kommission stimmt dieser Empfehlung zu und vor kurzem wurden Maßnahmen ergriffen, um die zeitnahe Abrechnung der Ausgaben sicherzustellen.

— Empfehlung 4: Förderung eines besseren Dokumentenmanagements durch die für die Durchführung zuständigen Partner und die Begünstigten; Die Kommission stimmt dieser Empfehlung zu.

— Empfehlung 5: Durchführung wirksamer Maßnahmen, um die Qualität der Ausgabenüberprüfungen durch externe Prüfer zu verbessern; Die Kommission stimmt dieser Empfehlung zu und im Rahmen des in Ziffer 38 erwähnten Aktionsplans hat sie geplant, im Jahr 2013 die Möglichkeiten für eine Verbesserung der Qualität und Wirksamkeit von Prüfungen und Kontrollen zu überprüfen. Dabei werden insbesondere Prüfungen und Kontrollen berücksichtigt, die von lokalen Prüfungsgesellschaften, die im Auftrag der Empfänger tätig sind, durchgeführt werden.

— Empfehlung 6: Gewährleistung der ordnungsgemäßen Anwendung der spezifischen Bedingungen für Budgethilfezahlungen; Die Kommission wird weiterhin die ordnungsgemäße Anwendung der spezifischen Bedingungen für Budgethilfezahlungen gewährleisten. Es wurde eine Arbeitsgruppe für Budgethilfen eingesetzt, die sich mit den spezifischen Prüfungsfeststellungen des Hofes befasst.