Bericht

über den Jahresabschluss 2002 der Europäischen Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit, zusammen mit den Antworten der Beobachtungsstelle

(2003/C 319/11)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Europäischen Parlament und dem Rat gemäß Artikel 185 Absatz 2 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss der Beobachtungsstelle für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 12 Absatz 8 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates(2) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 12 Absatz 12 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(3) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaften zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem besonderen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof nahm Prüfungen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsmäßig sind.

BEMERKUNGEN

Einleitung

5. Die Beobachtungsstelle wurde durch die Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates vom 2. Juni 1997 errichtet. Aufgabe der Beobachtungsstelle ist die Erfassung und Analyse objektiver, zuverlässiger und vergleichbarer Informationen über die Phänomene des Rassismus, der Fremdenfeindlichkeit und des Antisemitismus, damit die Union bei der Ausarbeitung und Durchführung ihrer politischen Strategien ihrer Verpflichtung, die Grundrechte zu achten, nachkommen kann. Zu diesem Zweck muss die Beobachtungsstelle ein Netz von nationalen Zentren für die Sammlung von Informationen über Rassismus und Fremdenfeindlichkeit (RAXEN) errichten und koordinieren und Forschungsarbeiten zu diesen Themen durchführen.

Haushaltsvollzug

6. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2002 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1(4) dargestellt.

7. Von den Mitteln des Haushaltsjahres 2002 wurden 6 Millionen Euro gebunden, die Zahlungen beliefen sich auf 4,5 Millionen. Die restlichen Mittel wurden entweder übertragen (1,5 Millionen) oder annulliert (0,2 Millionen). Von den Mitteln für die operativen Tätigkeiten (3,0 Millionen Euro) wurden 1,2 Millionen (40 % der bewilligten Mittel) übertragen, und damit bleibt das Volumen der Mittelübertragungen weiterhin hoch. Die Beobachtungsstelle sollte ihre Bemühungen fortsetzen, damit die Mittelübertragungsrate, deren Höhe von Jahr zu Jahr fast unverändert bleibt, deutlicher abnimmt.

8. Viele vorläufige Mittelbindungen wurden entgegen den Bestimmungen von Artikel 6 der Finanzregelung der Beobachtungsstelle automatisch übertragen.

9. Die Einziehungsanordnungen werden oft erst nach Eingang der Mittel ausgestellt, was im Widerspruch zu Artikel 23 der Finanzregelung der Beobachtungsstelle steht und keine wirksame Überwachung der einzuziehenden Einnahmen ermöglicht (so wurde z. B. für eine Forderung von 60000 Euro an die Regierung Österreichs betreffend die Erstattung von Mietkosten noch immer keine Einziehungsanordnung ausgestellt).

Jahresabschluss

10. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der von der Beobachtungsstelle in ihrem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2002 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht.

11. In der Einnahmen- und Ausgabenrechnung ist die auffälligste Entwicklung beim Saldo des Haushaltsjahres zu beobachten. Ein fast ausgeglichener Saldo im Vorjahr hat sich zu einem Defizit von 1,6 Millionen Euro entwickelt. Die Beobachtungsstelle erhielt zwar einen Zuschuss in Höhe von 6,1 Millionen Euro, der als Verpflichtungsermächtigung der Kommission ausgewiesen ist, aber die entsprechenden Zahlungsermächtigungen betrugen lediglich 4,3 Millionen Euro. Diese Situation beeinträchtigt die Durchführung des Arbeitsprogramms der Beobachtungsstelle. Darüber hinaus wurde die erste im März 2002 beantragte Mitteltranche erst im Juni 2002 überwiesen, was wiederum zu Problemen bei den Kassenmitteln führte. Die Beobachtungsstelle und die Kommission sollten ihre Finanztätigkeiten besser koordinieren und damit eine Wiederholung derartiger Situationen vermeiden.

Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge

12. Ein nicht zeichnungsbefugter Bediensteter unterzeichnete einen Vertrag, obwohl keine ordnungsgemäße, mit dem Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs versehene Mittelbindung vorlag. Der Hof hat bereits in früheren Jahren, insbesondere im Bericht des Hofes zum Haushaltsjahr 2001(5), die Aufmerksamkeit der Beobachtungsstelle auf derartige Probleme gelenkt. Es handelt sich dabei um ein Problem der internen Kontrolle, das trotz der - bislang leider nicht wirksamen - Bemühungen der Beobachtungsstelle fortbesteht.

Vertragsverwaltung

13. Die Verträge mit den spezialisierten Einrichtungen des RAXEN-Netzes (siehe Ziffer 5) wurden im April für das Jahr 2002 erneuert; dafür waren Verpflichtungsermächtigungen in Höhe von 1,6 Millionen Euro vorgesehen. Die Vertragsverlängerung erfolgte ohne vorherige Bewertung der Ergebnisse der Vorjahresaufträge, in einem Fall sogar, bevor die Ergebnisse überhaupt vorlagen. Darüber hinaus wurde kein Bewertungsverfahren im Hinblick auf die Validierung der Anträge auf Zwischenzahlungen eingeführt.

14. Die anderen Vertragsarten werden in den einzelnen Einheiten unterschiedlich verwaltet, und hier sollte im Hinblick auf eine effizientere und sparsamere Verwaltung rationalisiert werden. Für die Organisation von Sitzungen und Seminaren wurden z. B. nicht weniger als vier Verträge mit verschiedenen Firmen, Reisebüros oder spezialisierten Gesellschaften abgeschlossen. Für den Druck ihrer Veröffentlichungen nimmt die Beobachtungsstelle zwei verschiedene Druckereien in Anspruch. In einigen Fällen wurde überhaupt kein Vertrag mit den Leistungserbringern abgeschlossen, was gegen die Finanzregelung verstößt.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 2003 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1.

(2) ABl. L 151 vom 10.6.1997, S. 6.

(3) In Anwendung von Artikel 12 Absatz 10 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 2002 am 27. Februar 2003 erstellt und anschließend dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 3. März 2003 einging. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(4) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Für die Zwecke der Darstellung wurden die Zahlen abgerundet, was bei den Summen mitunter zu kleinen Divergenzen führt. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich null ist; 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(5) Ähnliche Probleme wurden bereits bei Prüfungen in früheren Haushaltsjahren festgestellt; siehe insbesondere den Bericht zum Haushaltsjahr 2001, Ziffern 18-20 (ABl. C 326 vom 27.12.2002, S. 74).

Tabelle 1

Europäische Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit - Ausführung des Haushaltsplans 2002NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Beobachtungsstelle. Diese Tabellen ergeben eine zusammenfassende Darstellung der von der Beobachtungsstelle in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben.

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Tabelle 2

Europäische Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit - Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2002 und 2001

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Beobachtungsstelle.

Tabelle 3

Europäische Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit - Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2002 und zum 31. Dezember 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Beobachtungsstelle. Diese Tabellen ergeben eine zusammenfassende Darstellung der von der Beobachtungsstelle in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben.

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Antworten der Beobachtungsstelle (EUMC)

7. i) Ein großer Teil der operativen Tätigkeiten der EUMC konzentriert sich auf das Ende des Haushaltsjahres. Die mit dem RAXEN-Netzwerk zusammenhängenden Endabrechnungen, die etwa 50 % der übertragenen operativen Mittel ausmachen (die sich ihrerseits auf etwa 80 % aller übertragenen Mittel belaufen), gehen in der Regel im November oder Dezember eines jeden Jahres ein. Bevor diese Rechnungen beglichen werden können, müssen die gleichzeitig übermittelten RAXEN-Daten genehmigt werden, was dazu führen kann, dass diese Rechnungen zu Beginn des folgenden Jahres bezahlt werden.

ii) Die Ausführung des Haushaltsplans und die Umsetzung des Arbeitsprogramms im Jahr 2002 wurden durch die langsame Auszahlung des Zuschusses und die geringe Höhe der der EUMC zugewiesenen Mittel im Laufe des Jahres in Mitleidenschaft gezogen. Gleichwohl setzt die EUMC ihre Anstrengungen für eine weitere Verbesserung ihrer Haushaltsausführung fort.

8. Die EUMC stimmt der vom Hof gemachten Bemerkung zu. Sie wird die notwendigen Maßnahmen ergreifen, damit die entsprechenden Rechtsvorschriften in Zukunft eingehalten werden.

9. Die EUMC stimmt der Bemerkung des Hofes zu und hat die erforderlichen Maßnahmen ergriffen, damit Gelder rechzeitig eingezogen werden können.

11. Die EUMC begrüßt die Bemerkungen des Hofes bezüglich der geringen Höhe der erhaltenen Zahlungsermächtigungen und der verspäteten Auszahlung des Zuschusses.

Die EUMC hat bereits Maßnahmen ergriffen, um ähnliche Probleme in der Zukunft zu vermeiden, und zwar durch Umsetzung des neuen förmlichen Verfahrens, das die Kommission für den Erhalt des jährlichen Zuschusses im Jahr 2003 vorgeschrieben hat. Der Zuschuss wird der EUMC von der Kommission nun in vier Raten ausgezahlt, wobei jede Rate ungefähr sechs Wochen nach Vorlage eines schriftlichen Antrags durch die EUMC ausgezahlt wird.

12. Durch die Umsetzung der neuen Finanzregelung im Jahr 2003 wurde das interne Kontrollsystem so angepasst, dass die neuen Anforderungen erfuellt und bereits bekannte Schwächen und Unzulänglichkeiten in Angriff genommen werden können.

Zur Umsetzung der neuen Finanzregelung hat die EUMC im Jahr 2003 alle Anweisungsbefugten geschult und den Unterschied zwischen der Übertragung der Anweisungsbefugnis zur Begründung von Mittelbindungen und der Übertragung der Anweisungsbefugnis zur Begründung rechtlicher Verpflichtungen genau erklärt.

13. Darüber hinaus wurde im Januar und Februar 2003 eine externe Evaluierung aller Leistungen durchgeführt, und in Wien fand eine Sitzung mit den Evaluatoren statt. Um die Qualität der Berichte zu verbessern, wurden die Ergebnisse den nationalen Anlaufstellen übermittelt. Um im Jahr 2003 eine weitere Verbesserung der Situation zu erreichen, wird die Evaluierung fortlaufend durchgeführt.

14. Die EUMC stimmt den vom Hof gemachten Bemerkungen zu und hat bereits Maßnahmen getroffen, um derartige Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Beispielsweise ist die EUMC im Jahr 2003 den Rahmenverträgen der Kommission für IT-Lieferungen und für Veröffentlichungen beigetreten. Die EUMC ist ebenso Vertragspartei des neuen Rahmenvertrags über Unterkunfts- und Reiseregelungen, der gerade von der Kommission entworfen wird.