BERICHT DER KOMMISSION AN DEN RAT ZUSAMMENFASSUNG EUROPÄISCHE ARCHIVGRUPPE DIE ARCHIVE IN EUROPA UND DIE HERAUSFORDERUNGEN DES DIGITALEN ZEITALTERS 2. Fortschrittsbericht an den Rat /* COM/2012/0513 final */





BERICHT DER KOMMISSION AN DEN RAT ZUSAMMENFASSUNG EUROPÄISCHE ARCHIVGRUPPE DIE ARCHIVE IN EUROPA UND DIE HERAUSFORDERUNGEN DES DIGITALEN ZEITALTERS 2. Fortschrittsbericht an den Rat Hintergrund Im November 2005 nahm der Ministerrat eine Empfehlung zur Intensivierung der Zusammenarbeit im europäischen Archivwesen[1] an. Hierin wurde die Einrichtung einer Europäischen Archivgruppe aus von den Mitgliedstaaten und den EU-Organen zu benennenden Experten gefordert, um die Zusammenarbeit und Koordinierung in allgemeinen Archivangelegenheiten zu gewährleisten. Zudem empfahl der Rat eine Reihe vorrangiger Maßnahmen, um deren Umsetzung sich die Europäische Archivgruppe kümmern sollte. Im Jahr 2008 legte die Gruppe dem Rat einen Fortschrittsbericht über die Umsetzung der Empfehlung von 2005[2] vor. Hierin stellte sie fest, dass die digitale Bewahrung und Archivierung das Verhältnis zwischen Archivdiensten und Urhebern von Dokumenten sowie die Aufgabe, die Archive und Archivare in der öffentlichen Verwaltung und in der Gesellschaft wahrnehmen, verändern. Der Bericht kam zu dem Schluss, dass Archivdienste ihre Rolle eingehender prüfen und die Bedeutung der bestehenden Archivkonzepte, -verfahren und -abläufe bewerten sollten. Vier Jahre nach ihrem ersten Fortschrittsbericht legt die Europäische Archivgruppe nun einen Folgebericht vor, der von der Europäischen Archivgruppe am 30. Mai 2012 auf ihrer Tagung in Kopenhagen angenommen wurde. Zusammenarbeit im europäischen Archivwesen Die Anfang 2006 eingerichtete Europäische Archivgruppe hat die Zusammenarbeit zwischen Archiven auf europäischer Ebene weiter gefördert und koordiniert, insbesondere in Fällen, in denen dies einen wirklichen Mehrwert erbringen kann. Die Gruppe kommt zweimal jährlich zusammen. Seit dem zweiten Halbjahr 2009 werden die Sitzungen gemeinsam mit den Sitzungen der European Board of National Archivists (EBNA) organisiert. Als Veranstalter fungiert der jeweilige EU-Ratsvorsitz. Die Europäische Archivgruppe hat weiterhin allgemeine Orientierungshilfen und Leitlinien zur Umsetzung der vorrangigen Maßnahmen der Empfehlung herausgegeben, insbesondere in folgenden Bereichen: Bewahrung und Schadensverhütung Interdisziplinäre Zusammenarbeit bei elektronischen Dokumenten und Archiven in Europa Einrichtung und Betreuung eines Internet-Portals für Archive in Europa Zudem hat die Europäische Archivgruppe die Herausforderungen untersucht, vor denen die Archive laut dem Bericht von 2008 im digitalen Zeitalter stehen. Die Feststellungen und Empfehlungen der Gruppe sind in dem beigefügten Bericht dargelegt und nachstehend zusammengefasst. Archive im digitalen Zeitalter Die umfassende IT-Nutzung verändert die Rolle der Archive für die Gesellschaft. Die Europäische Archivgruppe hat die Herausforderungen untersucht, die diese Änderungen für die Archive bedeuten, insbesondere in folgenden Bereichen: · Die sich wandelnde Rolle der Archive Die Nationalarchive analysieren aktiv ihre gegenwärtigen und künftigen Aufgaben in der digitalen Welt. Sie werden sich bemühen, ihre Aufgaben und Zuständigkeiten mit anderen Interessen in Einklang zu bringen. Zu diesem Zweck streben sie eine engere Zusammenarbeit mit anderen Netzen und Stellen im Bereich Informationsmanagement einschließlich der mit netzgestützten Behördendiensten (E-Government) befassten Agenturen an. · Einsichtnahme vor Ort und Online-Zugang zu Archiven Der Zugang zu den Archiven in ganz Europa wandelt sich, da Internet-Technologien immer weiter verbreitet werden, und die Archive mehr Material online verfügbar machen. Es stellt sich die Frage, welchen Vorrang die Nationalarchive den verschiedenen Zugangsarten einräumen sollten. Die Archive müssen den Bedarf ihrer Nutzer ermitteln, um das Verhältnis zwischen Einsichtnahme vor Ort und Online-Diensten festzulegen und um zu entscheiden, welche Dienstleistungen ausgebaut werden sollten. · Archive und die Richtlinie über die Weiterverwendung von Informationen des öffentlichen Sektors[3] Ein Teil des Auftrags der nationalen Archiv-Einrichtungen besteht darin, die Verwendung von in Archiven enthaltenen Informationen zu fördern. Die Weiterverwendung von Archiven[4] durch den Privatsektor wirft jedoch verschiedene Fragen auf, u. a. in Bezug auf Authentizität, Rechte an geistigem Eigentum, Datenschutz, Gebührenpolitik und das Gleichgewicht zwischen öffentlichen und privaten Dienstleistungen. · Digitalisierung Dank der Digitalisierung und der Möglichkeit, online zu veröffentlichen, können Archive sowohl der Wissenschaft als auch einer breiteren Öffentlichkeit mehr Material zur Verfügung stellen. Auch die Weiterverwendung von Informationen aus den Archiven wird dadurch erleichtert. Informationen online zur Verfügung stellen, ist jedoch keine kostenfreie Tätigkeit, und die Fähigkeit von Nationalarchiven, ihre Sammlungen zu digitalisieren, kann teilweise auch von den jeweiligen Finanzierungsmöglichkeiten abhängig sein. · Kosten und Finanzierung Die Suche nach geeigneten Formen einer Finanzierung der Digitalisierung ist von entscheidender Bedeutung für eine Öffnung des Online-Zugangs zu Europas Archiverbe. Archiv-Einrichtungen halten es deshalb für wichtig, neben einem europäischen Digitalisierungsprogramm auch einen gemeinsamen europäischen Finanzierungsplan zu entwickeln. Fazit Die Rolle der Archive wandelt sich aufgrund ihrer Beteiligung an der modernen Informationsgesellschaft und der digitalen Informationskette. Dies ist nicht nur technisch bedingt, sondern hängt auch eng mit der Einbeziehung der Archive im Rahmen der netzgestützten Behördendienste zusammen. Gleichzeitig nehmen die Archive weiterhin viele ihrer traditionellen Aufgaben als Hüter, Informationsanbieter und Authentizitätsgaranten wahr. Archive werden als authentische und zuverlässige Quellen für eine Rückschau auf die Rechenschaftspflicht von Verwaltungen herangezogen. Damit sie ihre Aufgaben erfüllen können, müssen die Nationalarchive bereits in den frühen Phasen des Lebenszyklus von Dokumenten an der Festlegung der Vorschriften für die digitale Schriftgutverwaltung beteiligt werden. Die Archive sollten sich stärker darum bemühen, in die Steuerung der Geschäftsabläufe von Regierungen einbezogen zu werden, und zwar nicht nur in technologischer Hinsicht, sondern auch durch die Schaffung neuer Sichtweisen der Archiv-Einrichtungen selbst und ihrer Verbindung zur Regierung. Die digitale Bewahrung und die Ermöglichung des Zugriffs auf digital erstelltes Material sind Kernaufgaben der Nationalarchive. Da eine immer größere Menge an digital erstelltem Material übertragen werden muss, ist eine dauerhafte Technik-, Organisations- und Wissensinfrastruktur erforderlich, die dafür sorgt, dass das digitale Material ständig verfügbar ist, und die seine Zuverlässigkeit gewährleistet. Dies erfordert von den Archiven eine erhebliche Anstrengung, wobei Erfahrungsaustausch und die Entwicklung gemeinsamer Strategien von besonderer Bedeutung sind. Die Nationalarchive räumen die Notwendigkeit ein, dass die Bürger in der EU über einen Online-Zugriff auf das reiche Archiverbe in Europa verfügen müssen. Die Brüsseler Erklärung zum digitalen Zugang zu Archivgut von 2010[5] unterstreicht ihre Absicht, die digitalen Technologien möglichst umfassend zu nutzen, um den offenen Zugang zum europäischen Archivgut zu unterstützen. Damit werden allerdings bestimmte qualitative Anforderungen an die beschreibenden Informationen und die Fähigkeit der Archive, die Authentizität digitaler Aufzeichnungen zu gewährleisten, gestellt. Die Archive in Europa wollen die Herausforderungen der modernen Informationsgesellschaft gemeinsam bewältigen und bemühen sich gleichzeitig darum, ihre traditionellen Aufgaben gegenüber den Regierungen und Bürgern auch weiterhin wahrzunehmen. Die Archive blicken bereits auf zwei Jahrzehnte der Zusammenarbeit in Europa zurück. Sie werden auch weiterhin voneinander lernen und, soweit möglich, bei der Entwicklung neuer Normen, Verfahrensweisen und Lösungen zusammenarbeiten, um den nächsten Schritt auf ihrem Weg zu einem vollwertigen Partner in der modernen Informationsgesellschaft zu tun. Die Nationalarchive werden prüfen, wie sie enger zusammenarbeiten können, um die anstehenden Herausforderungen zu bewältigen und ein neues Konzept für die Zusammenarbeit in den nächsten Jahren zu erarbeiten. Die Koordinierung untereinander und mit den EU-Organen erfolgt über das European Board of National Archivists und die Europäische Archivgruppe. Darüber hinaus werden sich die Nationalarchive um eine engere Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen in den Bereichen Informationsmanagement und elektronische Behördendienste bemühen. Eines ihrer Ziele besteht darin, bei der Gestaltung der EU-Politik zum Thema offener Datenzugang und Online-Zugang zu Informationen zu einem vollwertigen Partner zu werden. Beschlüsse und Empfehlungen Beschlüsse (1) Die Nationalarchive werden zusammen an der Erstellung einer gemeinsamen digitalen Agenda für Archive arbeiten, die europäische Ziele mit nationalen Zielen und Initiativen verbindet. Sie werden untersuchen, wie die Archive nach 2015 zu einer zukunftsfähigen Stiftung „Archivportal Europa“ beitragen können. Die Europäische Archivgruppe wird eine gemeinsame Strategie für die Archive im wachsenden europäischen Informationsraum unterstützen und prüfen, wie die Grundwerte des Archivwesens ihren Platz in den neuen digitalen Entwicklungen finden können. Besonderes Augenmerk liegt hierbei auf der Interoperabilität, der langfristigen Zugänglichkeit von Daten, dauerhaften Kennungen, offenen Daten und der Bewertung. (2) Im Zuge der Zusammenarbeit der Nationalarchive sollen folgen Inhalte bis 2015 online verfügbar sein: – Die wichtigsten Quellen, die den Bürgern ein besseres Verständnis der Beziehungen zwischen den Ländern und den Verwaltungen in der Geschichte und dem Aufbau Europas sowie der Vielfalt der nationalen Kulturen, Traditionen und Identitäten ermöglichen; – die „Prunkstücke“ der Archive jedes Mitgliedstaats; – Sammlungen zu bedeutenden historischen Ereignissen und Jubiläen. (3) Die Nationalarchive werden enger mit anderen Einrichtungen zusammenarbeiten, um zu gewährleisten, dass sowohl Archivinteressen wie Bewahrung und Zugang als auch andere Interessen wie der Datenschutz angemessen berücksichtigt werden. So verpflichten sie sich beispielsweise, im Rahmen des Vorschlags für eine EU-Datenschutzverordnung einen Verhaltenskodex für Archive zu erstellen, der mit anderen Interessenträgern erörtert wird. Empfehlungen (4) Die Nationalarchive sollten in Partnerschaft mit den Regierungen Normen für die Verwaltung von elektronischem Schriftgut festlegen. Sie werden im DLM-Forum weiter mit anderen öffentlichen und privatwirtschaftlichen Organisationen zusammenarbeiten, um die Weiterentwicklung von Leitlinien und Normen wie MoReq2010 zu fördern. (5) Gängige Normen für Online-Dienstleistungen sollten von allen angewandt werden. Die sich entwickelnde Rolle sozialer Netzwerke und ihr potentieller Einfluss auf die Bereitstellung von Archivdienstleistungen sind zu untersuchen. (6) Archivorganisationen sollten gemeinsam daran arbeiten, Hindernisse zu überwinden und eine umfangreichere Weiterverwendung von Informationen aus Archiven zu fördern. Hierbei muss anhand der bestehenden bewährten Verfahren in Europa ein gemeinsames Modell entwickelt werden, das den Archiven, die noch nicht über eine Weiterverwendungsstrategie verfügen, als Rahmen dienen kann. In diesem Modell sollte festgelegt sein, wie Lizenzen für die Weiterverwendung von Inhalten erteilt werden und wie Authentizität gewährleistet wird. Ferner sollte es Optionen für gebührenpflichtigen und kostenlosen Zugang umfassen. Archive sollten ihre Erfahrungen mit Bibliotheken und Museen austauschen und versuchen herauszufinden, was genau potentielle und tatsächliche Kunden suchen. Die Europäische Archivgruppe sollte die bewährten Verfahren in diesem Bereich fördern und als Fürsprecher des Sektors fungieren, indem sie darauf aufmerksam macht, dass Archive über umfangreiche Informationen mit Weiterverwendungspotenzial verfügen. (7) Die Nationalarchive sollten ihr Wissen und ihre Erfahrungen teilen und Informationen über Herangehensweisen bei der Digitalisierung von Archivmaterial austauschen. Die Entwicklung einer europaweiten Strategie einschließlich Modellen und gemeinsamer Normen für die Digitalisierung würde den einzelnen Archiven helfen, Digitalisierungsprogramme in Gang zu bringen, und zu einer größeren Interoperabilität zwischen den Ländern beitragen. Ferner ist eine Prüfung der Finanzierung von Digitalisierungsprogrammen erforderlich. Sollten Archive für zusätzliche Dienste wie den Online-Zugang Gebühren erheben, und wenn ja, in welchen Fällen? Die Europäische Archivgruppe sollte Empfehlungen zur Digitalisierung für den Online-Zugang aussprechen und die Entwicklung geeigneter Strategien unterstützen. (8) Die Übertragung und Bewahrung wachsender Mengen von digital erstelltem Material erfordert eine intensivere Zusammenarbeit und den Austausch von bewährten Verfahren und Lösungen zwischen den Nationalarchiven. Wo es möglich ist, sollten sie gemeinsame Konzepte und Lösungen erarbeiten und dabei bereits vorhandene Projekte in diesem Bereich[6] berücksichtigen. Eine bessere Quantifizierung der für digital erstelltes Archivmaterial erforderlichen Finanzmittel ist notwendig, damit die Archive genauer wissen, wie hoch die Kosten sind, und wie begrenzte Budgets zwischen traditionellen und digitalen Medien verteilt werden müssen. Die Kosten für die Bewahrung von digital erstelltem Material sollten genauer bestimmt werden, z. B. durch verbesserte Kostenmodelle, damit die Nationalarchive die im Laufe der Zeit erforderlichen Finanzmittel besser vorhersehen können. [1] ABl. L 312 vom 29.11.2005, S. 55. [2] Fortschrittsbericht an den Rat, SEK(2008) 2364; KOM(2008) 500. [3] ABl. L 345 vom 31.12.2003, S. 90. [4] Im Dezember 2011 hat die Europäische Kommission eine Überarbeitung der Richtlinie über Informationen des öffentlichen Sektors vorgeschlagen, der zufolge Archive, Museen und Bibliotheken unter die Richtlinie fallen sollen, wobei die ihnen auferlegten Verpflichtungen weniger umfangreich sind als die anderer Stellen des öffentlichen Sektors. [5] Die Brüsseler Erklärung wurde am 19. November 2010 in Brüssel vom European Board of National Archivists verabschiedet. [6] Projekte wie z. B. Planets, PrestoSpace und Digital Preservation Europe.