Bericht

über die Finanzausweise des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten des Zentrums

(2001/C 372/04)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union gemäß Artikel 14 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der nach Maßgabe der Artikel 15 der internen Finanzvorschriften (Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates) auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES ÜBERSETZUNGSZENTRUMS FÜR DIE EINRICHTUNGEN DER EUROPÄISCHEN UNION (LUXEMBURG) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 2000 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Ausführung des Haushaltsplans und Haushaltskonten

5. Die Ausführung des Haushaltsplans 2000 ist in Tabelle 1(3) dargestellt. Das Zentrum musste rund zwei Drittel der während des Haushaltsjahres 2000 (Titel II) für Sachausgaben gebundenen Mittel übertragen. Das Zentrum sollte auf eine genauere Vorausschätzung der Ausgaben achten, um den Umfang dieser Mittelübertragungen zu verringern.

Finanzausweise und Rechnungsführung

6. Die Tabellen 2 und 3 enthalten jeweils die Einnahmen- und Ausgabenrechnung für das Haushaltsjahr 2000 und die Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000.

7. Das Zentrum nimmt für die in seinem Bestandsverzeichnis aufgeführten Gegenstände keine Abschreibung vor. Um zu gewährleisten, dass die Vermögensübersicht die wirtschaftliche Realität des Zentrums möglichst genau wiedergibt, und um bei den vom Zentrum angewandten Tarifen seine Produktionskosten besser darzustellen, sollte das Zentrum - wie die Kommission und andere Einrichtungen - die Höhe seiner Abschreibungen in Ansatz bringen.

8. Im Verlauf des Jahres 2000 hat das Zentrum erhebliche Bemühungen zur Verbesserung seines Inventarsystems und zur Aktualisierung des Bestandsverzeichnisses unternommen. Dennoch sind weiterhin Lücken festzustellen:

- Bei der EDV-Ausstattung ist die Identifizierung der Software und der Hardware nicht einzeln vorgesehen. Das Zentrum sollte prüfen, welche Lösungen für dieses Problem möglich sind.

- Die Zahl der in das Bestandsverzeichnis aufgenommenen Ausstattungen unterscheidet sich von einem Jahr zum nächsten, wofür aber keine Begründung gegeben wird.

Finanz- und verordnungsrechtliche Bestimmungen

9. Das Zentrum sollte genaue interne Zuständigkeiten für die Überwachung der von Vertragsnehmern durchzuführenden EDV-Projekte festlegen. So wurden im Rahmen eines Projekts im Wert von 1,6 Millionen Euro 1 Million Euro im Jahr 1999 gebunden und auf 2000 übertragen: Die Modalitäten für die Verwaltung und Überwachung dieses großen Projekts wurden nicht im Voraus festgelegt.

10. Für den Ankauf von Software wurde im Februar 1999 auf der Grundlage eines 1996 abgeschlossenen Rahmenvertrags der Kommission eine Mittelbindung vorgenommen, der Ankauf aber auf 2000 verschoben: Der betreffende Betrag in Höhe von 56945 Euro wurde nicht, wie laut Artikel 48 der Finanzregelung des Zentrums vorgesehen, dem Vergabebeirat vorgelegt. Eine ähnliche Bemerkung wurde für das Haushaltsjahr 1999 vorgebracht(4). Überdies wurde die Auszahlungsanordnung im Jahr 2000 auf der Grundlage eines später abgeschlossenen Rahmenvertrags ausgestellt, dem neue Erzeugnisse und neue Preise zugrunde lagen.

11. Im Jahr 2000 wurde ein Vertrag für den Austausch und die Pflege von EDV-Material ohne den vorherigen Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs abgeschlossen; dieser genehmigte die Mittelbindung dann nachträglich. Ein ähnlicher Fall wurde bei einer Mittelbindung aus Mitteln festgestellt, die 1999 gebunden und auf 2000 übertragen wurden.

Verwaltung des Zentrums

12. Im Februar 2000 hat das Zentrum gemeinsam mit einem anderen Organ eine Ausschreibung durchgeführt(5). Letztlich hat das Zentrum - der Stellungnahme seines Vergabebeirats folgend - keinem der Bieter den Zuschlag erteilt, weil zwischen dem Zentrum und dem beteiligten Partnerorgan unterschiedliche Auffassungen über die Anforderungen an die Qualität der Übersetzung bestanden. Wie diese Situation zeigt, muss sich das Zentrum mit den beteiligten Partnern vorab über nicht nur Kriterien sondern auch Schwellen für die Zulassung der Bieter einigen.

13. Das Zentrum verfügt nicht über einen spezifischen Vertrag für seine Bankkonten, in dem genaue Konditionen (Zinssatz, Bankgebühren) festgelegt sind.

Weiterverfolgung früherer Bemerkungen des Hofes

14. Der Hof wiederholt seine früheren Beanstandungen(6), das Zentrum möge ein Kostenrechnungssystem einrichten, um die Realkosten der erbrachten Dienstleistungen nach auftraggebender Einrichtung und Art der Leistung aufschlüsseln zu können.

15. An der in den Jahren 1997(7), 1998(8) et 1999(9) vom Hof festgestellten Situation hat sich auch im Jahr 2000 nichts geändert: Das ÜZEU belegt weiterhin Räumlichkeiten, die ihm von den luxemburgischen Behörden zur Verfügung gestellt werden, ohne dass die Bedingungen für die Belegung zwischen den Parteien förmlich vereinbart worden wären.

Personalmanagement

Personalpolitik

16. Das Personal des Zentrums unterliegt den Verordnungen und Regelungen für die Beamten und sonstigen Bediensteten der Gemeinschaft. Gemäß Artikel 17 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 erlässt der Verwaltungsrat im Einvernehmen mit der Kommission die entsprechenden Durchführungsbestimmungen. Für die Personalpolitik des Zentrums gibt es noch kein einheitliches Regelwerk. Allgemeine Durchführungsbestimmungen für das Statut und die sonstigen Bediensteten wurden vom Verwaltungsrat für einige Aspekte dieser Politik erlassen (Beurteilung, Beförderung, Fortbildung).

Einstellungsverfahren

17. Die Auswahl der Bewerber wird normalerweise in zwei Phasen durchgeführt: Auswertung anhand der Akten und Einstellungsgespräch. Seit Errichtung des Zentrums wurden 37 Ausleseverfahren abgeschlossen. Ein einziges Ausleseverfahren, das die Einstellung von 22 Bediensteten ermöglichte und anhand schriftlicher Prüfungen durchgeführt wurde, fand 1998 statt.

18. Der Ausleseausschuss sollte zuvor Auswahlkriterien und deren Gewichtung festlegen. Beispielsweise wurden folgende Punkte festgestellt:

- In einem der Ausleseverfahren war die für das Erreichen der nächsten Phase erforderliche Gesamtpunktzahl vom Ausleseausschuss nicht zuvor festgelegt worden.

- In einem anderen Verfahren ist die für die Aufnahme in die Reserveliste erforderliche Mindestpunktzahl nicht im Abschlussprotokoll des Ausleseausschusses aufgeführt, das zum gleichen Zeitpunkt wie die Reserveliste erstellt wurde.

19. Geprüft wurden dreizehn Ausleseverfahren, die zwischen 1996 und 2000 speziell für die Einstellung von Informatikern stattfanden. Zwanzig auf den Reservelisten geführte Personen wurden vom Zentrum eingestellt. Die für das Erreichen der nächsten Phase erforderliche Gesamtpunktzahl war aber vom Ausleseausschuss nicht zuvor festgelegt worden. In fünf Fällen wurde der Bewerber mit der niedrigsten Punktzahl eingestellt.

Aufgabenbeschreibung

20. Gemäß Artikel 44 Absatz 1 Buchstabe a) der Finanzregelung des Zentrums muss für jede Planstelle der Laufbahnen A und LA eine Aufgabenbeschreibung vorliegen. Mit Ausnahme von sechs B- und C-Bediensteten liegen für die übrigen Bediensteten noch keine Aufgabenbeschreibungen vor.

Entwicklung des Personals und der Tätigkeiten des Zentrums

21. Der Stellenplan des Zentrums umfasst lediglich Zeitbedienstete. Die Zahl der zu besetzenden Stellen wird von der Haushaltsbehörde jährlich gleichzeitig mit dem Haushaltsplan genehmigt. Außerdem können im Haushaltsplan Mittel für die Einstellung von Hilfskräften (maximale Beschäftigungsdauer: ein Jahr) bewilligt werden.

22. Tabelle 4 gibt einen Überblick über die Entwicklung des Personals des Zentrums und seine Aufteilung für den Zeitraum 1995 bis 2000. Im Laufe der Zeit nimmt der Personalzuwachs tendenziell in dem Maße ab, in dem das Zentrum seinen höchsten Personalbestand erreicht. Parallel dazu nimmt auch der Anteil der Hilfskräfte ab.

23. Von den 185 seit Errichtung des Zentrums eingestellten Bediensteten waren 106 Zeitbedienstete und 79 Hilfskräfte. Unter Berücksichtigung der ausgeschiedenen Bediensteten entfielen Ende 2000 auf die 130 im aktiven Dienst befindlichen Bediensteten 125 Zeitbedienstete und 5 Hilfskräfte. Die meisten Zeitbediensteten wurden aufgrund von Einstellungsmitteilungen eingestellt, die innerhalb der Organe und den sonstigen dezentralen Einrichtungen, der Presse oder der Webseite des Zentrums veröffentlicht worden waren. Von den 79 beim Zentrum eingestellten Hilfskräften wurden 40 zu Zeitbediensteten, 19 davon aufgrund eines internen Auswahlverfahrens.

24. Aus Tabelle 5, in der die Entwicklung der Einstellungen nach dem Verfahrenstyp aufgeschlüsselt dargestellt ist, geht hervor, dass bei keiner dieser Einstellungsmaßnahmen Verfahren vom Typ eines externen Auswahlverfahrens im Sinne des in den Organen verwendeten Verfahrens Anwendung fanden, die weitestgehend Gewähr für die Qualität und Transparenz dieser Verfahren bietet. Die Einstellungskosten pro eingestellten Bediensteten beliefen sich im Durchschnitt auf rund 470 Euro.

25. Das Ausscheiden von Bediensteten führt zu einer Personalfluktuation (Zeitbedienstete und Hilfskräfte) von 13 % im Jahresdurchschnitt (siehe Tabelle 5). Dieser Prozentsatz war bei 40 % der Fälle auf eine Vertragskündigung der betreffenden Bediensteten zurückzuführen und in den anderen Fällen auf das Auslaufen der Verträge.

26. Die Prüfung einer Stichprobe von 14 Bediensteten ergab keinerlei Diskrepanzen zwischen Eignungsprofil und Aufgabenbereich dieser Bediensteten.

27. Für die Zwecke der Prüfung wurden diese Bediensteten in zwei Kategorien unterteilt:

- Bedienstete, die mit Unterstützungsaufgaben betraut sind, d. h. Aufgaben, welche die Kontinuität des Betriebs des Zentrums sicherstellen (z. B. Verwaltung, Buchhaltung, Sekretariat usw.);

- Bedienstete, die mit operationellen Aufgaben betraut sind und einen direkten Beitrag zur Verwirklichung der Ziele des Zentrums leisten.

28. Wie festzustellen war, sind praktisch alle A-Bediensteten mit operationellen Aufgaben betraut. Auf die operationellen Aufgaben entfallen - alle Personalkategorien zusammengenommen - 60 % des Personalbestands.

29. Aus Tabelle 6 ist die Entwicklung der Personalkosten sowie der Sachausgaben ersichtlich. Die Entwicklung der Gehälter im Zeitraum 1997 - 2000 zeigt eine stärkere Beschleunigung als die Personalentwicklung. Diese Divergenz der Entwicklungen kann teilweise auf den Wechsel von der dienstrechtlichen Stellung als Hilfskraft zur Stellung als Zeitbediensteter zurückgeführt werden.

30. Von den anderen Kosten im Zusammenhang mit dem Personal wurden besonders die Ausgaben für Fortbildungsmaßnahmen und die Sachausgaben, vor allem im Bereich der EDV, betrachtet. Die Ausgaben für Fortbildungsmaßnahmen stiegen wegen der Beschlusslage des Zentrums für diesen Bereich rascher an als der Personalbestand. Auch bei den Sachausgaben war eine erhebliche Zunahme zu verzeichnen, da das Zentrum umfangreiche Investitionen im EDV-Bereich vornahm. Im Jahr 2000 waren 24 Personen (einschließlich externer Berater) - bezogen auf den gesamten Personalbestand ein Verhältnis von 1 zu 5 - ausschließlich im EDV-Bereich beschäftigt.

31. Um die Tätigkeit des Zentrums und die Entwicklung ihres Personalbestands sowie der damit verbundenen Kosten in Beziehung zu setzen, wurde diese Entwicklung dem Betrag der im Laufe eines Jahres tatsächlich erzielten Einnahmen gegenübergestellt. Da die Einnahmen auch die Entwicklung der vom Zentrum angewandten Tarifgestaltung widerspiegeln, wurde auch die Zahl der vom Zentrum übersetzten Seiten als Tätigkeitsindikator herangezogen. Das Übersetzungsvolumen ist relativ homogen und kann daher als für die Tätigkeit repräsentativ angesehen werden.

32. Der Vergleich zwischen der Einnahmenentwicklung beim Zentrum und der damit verbundenen Personal- und Kostenentwicklung deutet darauf hin, dass es dem Zentrum gelingt, seine Einnahmen rascher zu erhöhen als sein Personal und die Personalkosten. Bei der Gegenüberstellung der Veränderungen des Tätigkeitsvolumens des Zentrums mit seinem Peronalbestand und den zugehörigen Personalkosten ergibt sich ein differenzierteres Bild. Insgesamt verläuft die Entwicklung beim Arbeitsvolumen und beim Personalbestand parallel. Dagegen steigen offenbar die Lohnkosten wegen der vertragsbedingten automatischen Gehaltsanpassungen etwas schneller. Das Zentrum sollte seine Bemühungen um die Verbesserung seiner Gesamtproduktivität fortsetzen.

33. Ein Vergleich der im Jahr 2000 übersetzten/überprüften Seiten und dem Personalbestand der einzelnen Sprachsektionen ergab Abweichungen in der Produktion der einzelnen Sektionen. Vor allem vier Sektionen(10) wiesen eine gegenüber dem Durchschnitt mengenmäßig weitaus niedrigere Produktion auf. Das Zentrum sollte diese Situation aufmerksam verfolgen und die notwendigen Anpassungen vornehmen, falls der Zustand andauert.

Schlussfolgerung

34. Auch wenn das Zentrum seit seiner Gründung nicht die Stellen besetzen konnte, die in seinem lt. Haushaltsplan bewilligten Stellenplan vorgesehen sind, hat sich dieser Umstand nicht nennenswert auf die Entwicklung seiner Tätigkeiten ausgewirkt. Zur Erklärung dieser Situation lassen sich verschiedene Gründe anführen:

- Gewisse Ungenauigkeiten in der Vorausschätzung des Bedarfs.

- Eine gewisse Vorsicht für den Fall einer womöglich verlangsamten Nachfrage nach Übersetzungen.

35. Das Verfahren des Zentrums zur Einstellung seiner Bediensteten beschränkte sich meist auf in den Organen und den sonstigen dezentralen Einrichtungen, der Presse oder der Webseite des Zentrums veröffentlichte Ausschreibungen freier Stellen. Rund 20 % der derzeit im Dienst befindlichen Zeitbediensteten wurden ursprünglich als Hilfskräfte eingestellt. Der Großteil der Mitarbeiter hat nunmehr den Status von Zeitbediensteten.

36. Angesichts der erwarteten Entwicklung seiner Tätigkeiten und seines Personalbestands erscheint es durchaus wünschenswert, dass sich das Zentrum für die Planstellen insbesondere im Bereich der Unterstützungstätigkeiten mit den Organen und anderen dezentralen Einrichtungen zusammenschließt, um seine Einstellungen auf einer möglichst breiten und stringenten Grundlage durchzuführen. Diese Koordinierung im Bereich der Einstellungsverfahren erscheint umso notwendiger, als das Zentrum beabsichtigt, einen Teil seines Personals in das Beamtenverhältnis zu übernehmen.

37. Das Zentrum sollte auf die Verbesserung seiner Gesamtproduktivität achten. Insbesondere sollte es die Bemühungen um die Erfassung der Produktivität der Bediensteten fortsetzen und darauf achten, dass die Fortbildungsmaßnahmen sowie die Maßnahmen im EDV-Bereich zur Erhöhung der Produktivität beitragen. Das Zentrum sollte generell sein Verwaltungs- und Informationssystem im Zusammenhang mit Personalfragen verbessern.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 10. Oktober 2001 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 314 vom 7.12.1994, S. 1.

(2) In Anwendung von Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Zentrums für das Haushaltsjahr 2000 am 30 März 2001 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Zentrums, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 24. April 2001 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) Die Werte sämtlicher Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was den Eindruck von Berechnungsfehlern vermitteln könnte. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist, und 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(4) ABl. C 373 vom 27.12.2000, Ziffer 14.

(5) Europäisches Parlament.

(6) ABl. C 373 vom 27.12.2000, S. 21, Ziffer 10, ABl. C 393 vom 29.12.1997, S. 47, Ziffer 1.6 und ABl. C 406 vom 28.12.1998, S. 33, Ziffer 1.6.

(7) ABl. C 406 vom 28.12.1998, Ziffer 1.13, S. 33.

(8) ABl. C 372 vom 22.12.1999, Ziffer 18, S. 20.

(9) ABl. C 373 vom 27.12.2000, Ziffer 15, S. 22.

(10) Bei der deutschen, englischen, spanischen und niederländischen Sektion lag die Produktion um 18 % bzw. 13 %, 9 % und 8 % unter dem Durchschnitt der elf Sektionen.

TABELLEN 1-6

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2000 und 1999

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NB:Etwaige Abweichungen bei den Gesamtbeträgen sind auf Auf- bzw. Abrundungen zurückzuführen.

Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten des Zentrums.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000 und zum 31. Dezember 1999

NB:Etwaige Abweichungen bei den Gesamtbeträgen sind auf Auf- bzw. Abrundungen zurückzuführen.

Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten des Zentrums.

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Tabelle 4

Personalentwicklung

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ZB: Zeitbedienstete.

HK: Hilfskräfte.

Tabelle 5

Analyse der Personalfluktuation

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Tabelle 6

Entwicklung des Personals und damit verbundene Kosten

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Antworten des Zentrums

Ausführung des Haushaltsplans und Haushaltskonten

5. Der Betrag der für den Titel 2 übertragenen Zahlungsermächtigungen entspricht hauptsächlich den die Entwicklung der DV-Systeme betreffenden, am Ende des Jahres noch nicht abgeschlossenen Verträgen. Das Zentrum beabsichtigt, seine Bemühungen fortzuführen, um seine Haushaltsansätze sowie die Ausführung des Haushaltsplans zu verbessern.

Finanzausweise und Rechnungsführung

7. Das Zentrum teilt die Ansicht des Rechnungshofes hinsichtlich der buchmäßigen Erfassung der Mittel in den Abschreibungsfonds. Genau genommen und gemäß seiner Gründungsverordnung muss sich das Zentrum selbst tragen, indem es seine gesamten Kosten als Gegenleistung für die erbrachten Dienstleistungen auf seine Kunden umlegt.

Das Zentrum wird zusammen mit den Konten für 2001 die Berechnungen der Abschreibungen sowie Vorschläge über deren Einbeziehung in die Preiskalkulation vorlegen.

8. Das Zentrum setzt die Verbesserung seines Verfahrens zur buchmäßigen Inventur fort, insbesondere durch die Festlegung von Kriterien zur Bewertung der vom Zentrum entwickelten DV-Anwendungen. Einige der vom Rechnungshof vorgefundenen Widersprüche in Bezug auf die vorherigen Haushaltspläne sind auf Fehler bei der anfänglichen Kodierung zurückzuführen, die, nachdem die Aktualisierung abgeschlossen war, ins Auge fielen.

Finanz- und verordnungsrechtliche Bestimmungen

9. Das Zentrum nimmt die Bemerkungen des Rechnungshofes aufmerksam zur Kenntnis und wird die Zuständigkeiten für die Verfolgung der DV-Projekte für den Fall offiziell festlegen, dass mehrere Abteilungen betroffen sind.

10. Als Folge der Stellungnahme des Rechnungshofes in seinem Bericht über die Ausführung des Haushaltsplans für das Jahr 1999 (ABl. C 373 vom 27.12.2000) werden nun alle Fälle, in denen Rahmenverträge mit anderen Einrichtungen verwendet werden, dem Vergabebeirat zur Stellungnahme vorgelegt, was im Februar 1999 nicht der Fall war.

11. In dem vom Rechnungshof angesprochenen Fall war die verspätete offizielle Genehmigung der Mittelbindung auf Gründe zurückzuführen, die dem Finanzkontrolleur des Zentrums bekannt und von diesem akzeptiert worden waren, auch wenn - in Erwartung günstigerer Preise - die Genehmigung vorher erteilt worden war. Diese Erwartung wurde dann auch durch Fakten bestätigt.

Verwaltung des Zentrums

13. Das Zentrum hat sich seit seiner Errichtung sowie aus Gründen der Effizienz den Vertragsbedingungen der Kommission für die Bankdienstleistungen angeschlossen. In seinem Arbeitsprogramm 2001 sieht das Zentrum eine Ausschreibung für Finanzdienstleistungen (Banken) vor.

Weiterverfolgung früherer Bemerkungen

14. Im Jahr 2000 hat das Zentrum mit dem Einsatz eines Kostenrechnungssystems begonnen, das in das Rechnungsführungssystem für die Haushaltsvorgänge SI2 integriert ist. Die Ergebnisse werden es möglich machen, die Kosten der Aktivitäten zu ermitteln, wie es von unser Aufsichtsbehörde in Absprache mit den übrigen Einrichtungen gefordert wird.

15. Die luxemburgischen Behörden haben am 27. April 2001 ihre Absicht bekundet, diesen Vorgang ebenso wie die Vereinbarung über den Sitz und die Sicherheit zu bearbeiten, sobald der Finanzierungsplan für das endgültige Gebäude des Zentrums erstellt ist.

Personalverwaltung

Einstellungsverfahren

18. Das Zentrum zieht es vor, den Schwerpunkt auf die Übereinstimmung zwischen dem gesuchten Profil und dem Bewerber zu legen, anstelle im Vorhinein eine Mindestpunktzahl für das Erreichen der nächsten Etappe des Verfahrens festzulegen; eine derartige Regel könnte zur Folge haben, dass brauchbare Bewerber nicht eingestellt werden und die Auswahlverfahren mehrmals wiederholt werden müssen, was den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung zuwiderläuft.

19. In den fünf vom Rechnungshof angesprochenen Fällen haben die Bewerber nach Ansicht des Auswahlausschusses während des gesamten Auswahlverfahrens Kenntnisse vorweisen können, die der Besetzung der Stelle angemessen sind.

Personalentwicklung und Umfang der Tätigkeit des Zentrums

23. Das einzige intern veröffentlichte Auswahlverfahren stand auch externen Bewerbern offen. Die ausnahmsweise getroffene Entscheidung, die Veröffentlichung des Auswahlverfahrens restriktiver zu gestalten, war darauf zurückzuführen, das eines der Auswahlkriterien Kenntnisse der "Translator's Workbench" waren.

24. Die Einstellung von Bediensteten auf Zeit unterscheidet sich von derjenigen der Beamten dadurch, dass das Statut keinerlei spezifische Regelungen für die Einstellung von Bediensteten auf Zeit enthält.

Darüber hinaus und kraft der Gemeinsamen Erklärung des Rates und der Kommission Nr. 3, die der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates vom 28. November 1994 zur Errichtung eines Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union als Anhang beigefügt ist, bestätigen Rat und Kommission, dass "das Übersetzungszentrum in Anbetracht seiner Aufgaben und seiner Haushaltsstruktur bei der Verwaltung seines Personals so flexibel wie möglich vorgehen muss, ohne dabei die Erfuellung seines Auftrags zu gefährden."

26. Das Zentrum freut sich über die Feststellung des Rechnungshofes, dass die eingestellten Bediensteten ein den vorgeschlagenen Aufgaben angemessenes Profil aufwiesen.

30. Das Zentrum legt auf die Weiterbildung seiner Mitarbeiter großen Wert, da die berufliche Weiterbildung die anerkannteste Methode zur Entwicklung von Kompetenzen darstellt, wie auch aus Artikel 24 Absatz 3 des Statuts ersichtlich wird.

Der Anteil der Gehaltsempfänger, die an beruflichen Weiterbildungsmaßnahmen teilnehmen, beträgt für das Jahr 2001 0,74 %. Vergleicht man diese Zahl mit denen der übrigen dezentralen Einrichtungen, so stellt man fest, dass das Zentrum ebenso darunter liegt wie unter dem von der Kommission empfohlenen Wert von 1,4 %. Insgesamt hat das Zentrum pro Bedienstetem 216 Euro ausgegeben. Dies entspricht 0,10 Euro pro übersetzter Seite.

Die Verteilung der Aufgaben und Ressourcen zwischen den Abteilungen Informatik und Übersetzung erfuellt die Anforderungen des Zentrums im Hinblick auf die Übersetzungsaufträge seiner Kunden, seine Strategie der Rationalisierung der Arbeit und die fortlaufende Suche nach modernen Übersetzungshilfen. Die vom Zentrum im Bereich Informatik beschäftigten Mitarbeiter erfuellen diese Anforderungen.

32-33. Das Zentrum ist der Auffassung, dass die individuelle Leistung mit gewissen Vorbehalten betrachtet werden muss, da sie Faktoren unterliegt, die schwer vorhersehbar sind (Krankheit, unterschiedliche Arten von Dokumenten, terminologische Schwierigkeiten usw.). Daher ist dieses Kriterium für die übergreifende Leitung der Übersetzungsabteilungen nicht geeignet, sondern muss eher ausschließlich zur Entwicklung der beruflichen Laufbahn der Mitarbeiter herangezogen werden.

Hingegen hat das Zentrum zum Zwecke des Leistungsmanagements seit 1995 in seinen Jahresberichten Gesamtproduktivitätsstatistiken erstellt und veröffentlicht.

Außerdem beruht die Analyse in den dem Zentrum bekannten Benchmarking-Studien über die Übersetzungsdienste der Europäischen Union (z. B.: "Statistiques sur la traduction - Comité interinstitutionnel de la traduction" und "Report on compared productivity of translations services- PriceWaterhouseCoopers 2000") auf der Vergleichbarkeit der Gesamtproduktivität und der durchschnittlichen Produktivität einer jeden Einrichtung. Das Ergebnis dieser Studien ist selbst bei unterschiedlichen Berechnungsmethoden immer gleich: Die Produktivität des Übersetzungszentrum stellt sich beim Vergleich mit den übrigen untersuchten Übersetzungsdiensten, d. h. denjenigen aller anderen europäischen Organe, positiv dar.

Schlussfolgerung

35. Das Übersetzungszentrum führt die Einstellung der Bediensteten auf Zeit auf der breitestmöglichen und strengstmöglichen Basis durch, um Mitarbeiter einstellen zu können, die höchste Anforderungen an Kompetenz, Leistung und Integrität erfuellen - und dies unter strikter Einhaltung der Bestimmungen der Artikel 8 bis 15 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften.

37. Seit seiner Gründung hat das Zentrum immer darauf geachtet, seine Gesamtproduktivität zu steigern - mit Ergebnissen, die sowohl vom Verwaltungsrat als auch den Kunden bisher als zufrieden stellend bewertet worden sind (siehe Antwort des Zentrums unter Punkt 33).