Bericht

über den Jahresabschluss 2002 des Gemeinschaftlichen Sortenamts, zusammen mit den Antworten des Amts

(2003/C 319/12)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat des Gemeinschaftlichen Sortenamts (nachstehend Amt) gemäß Artikel 111 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss des Amts für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 110 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates wurde der Haushaltsplan des Amts unter der Verantwortung seines Direktors ausgeführt, der gemäß den in Artikel 112 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

BEMERKUNGEN

Einleitung

5. Das Amt wurde durch die Verordnung (EG) Nr. 2100/94 vom 27. Juli 1994 errichtet, um die Erteilung von unionsweit geltenden gewerblichen Schutzrechten für Pflanzensorten zu erlauben. Zur Erteilung der Schutzrechte prüft das Amt zunächst die ihm eingereichten Anträge. Die als zulässig eingestuften Anträge werden den nationalen Prüfungsämtern übermittelt, die gegen Entgelt den neuartigen Charakter der Sorten prüfen, für die ein Antrag auf Sortenschutz eingereicht wird.

Haushaltsvollzug

6. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2002 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1 dargestellt.

7. Von den Mitteln des Haushaltsjahres 2002 wurden 8,9 Millionen Euro gebunden; die Zahlungen beliefen sich auf 4,3 Millionen Euro und die Mittelübertragungen auf 3,9 Millionen Euro. Bei den Mitteln für operative Tätigkeiten bleibt der Betrag der Mittelübertragungen weiterhin hoch.

8. Überwachung und Einziehung der nicht regelmäßig anfallenden Einnahmen könnten verbessert werden. Den Schuldnern werden keine Lastschriften zugesandt, und wenn welche ausgestellt werden, ist ihre buchmäßige Überwachung nicht hinreichend sichergestellt. So hat das Amt es z. B. seit 1999 versäumt, beim Amt für amtliche Veröffentlichungen Einnahmen in Höhe von 0,1 Millionen Euro einzufordern.

Jahresabschluss

9. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der vom Amt in seinem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2002 veröffentlichen Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht.

10. In der Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2002 wird eine Reserve in Höhe von 11029000 Euro ausgewiesen. Es handelt sich dabei um den in Artikel 6 Buchstabe d) Absatz 2 der Finanzregelung des Amts vorgesehenen Reservefonds. Da das Amt über eigene Einnahmen verfügt, kann es einen Reservefonds zur Erhaltung seiner Selbstfinanzierungsfähigkeit schaffen. Der Hof fordert das Amt jedoch auf, im Sinne der Grundverordnung dafür Sorge zu tragen, dass diese Reserve den vorgesehenen Mittelbedarf nicht über Gebühr überschreitet.

11. Das Amt prüft die von seinen Finanzinstituten mitgeteilten Zinsbeträge und sonstigen Aufwendungen (615000 Euro im Jahr 2002) nicht auf ihre Richtigkeit.

12. Beim Rechnungsabschluss des Haushaltsjahres 2002 musste das Amt aufgrund von Buchungsfehlern, die auf Änderungen der Rechnungsführungsmethoden zurückzuführen sind, Berichtigungen bei der Verbuchung von MwSt.-Beträgen vornehmen. Das Amt sollte seine Bemühungen im Hinblick auf eine korrekte Verbuchung der MwSt.-Beträge fortsetzen und darüber hinaus seine Anträge auf MwSt.-Erstattung rascher einreichen.

Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge

13. Gegenstand des gemeinschaftlichen Sortenschutzes kann eine neue Pflanzensorte sein, wenn sie bestimmte technische Merkmale aufweist. Die Prüfung dieser Merkmale wird von Prüfungsämtern anhand eines Musterprotokolls auf Antrag und für Rechnung des Amtes durchgeführt. Diese Prüfungsämter stellen dem Amt Pauschalbeträge in Rechnung, die über Verträge festgelegt werden.

14. In einigen Fällen kann eines der Merkmale einer Pflanzensorte nicht anhand des Musterprotokolls geprüft werden; das Prüfungsamt muss ergänzende Arbeiten durchführen. Die Kosten für diese ergänzenden Arbeiten werden entweder dem Antragsteller direkt oder aber dem Amt in Rechnung gestellt, das sie dann seinerseits an den Antragsteller weitergibt.

15. Die zwischen dem Amt und den Prüfungsämtern geschlossenen Verträge sollten wenigstens Bestimmungen für derartige ergänzende Tests sowie für die Gewährleistung ihrer tatsächlichen Zahlung enthalten.

16. Für die Inrechnungstellung der Leistungen von Aushilfskräften hat das Amt erst nach Eingang der einzelnen Rechnungen Mittelbindungen vorgenommen. Dieses Verfahren verstößt gegen Artikel 29 Absatz 1 der Finanzregelung des Amts.

17. Das Amt leistet Abschlagszahlungen ohne Vorlage von Rechnungen. Derartige Zahlungen sollten - gemäß der einschlägigen Rechtsvorschrift - ausschließlich nach Vorlage ordnungsgemäßer Rechnungen erfolgen(3) in denen die MwSt. ausdrücklich ausgewiesen ist.

18. Die Verfahren für die Auftragsvergabe wiesen insbesondere Schwachstellen bei der Schätzung des Umfangs der zu erbringenden Leistungen sowie bei dem Verfahren für die Bewertung der Angebote auf. Das führte dazu, dass Unternehmen zusätzliche Verträge erhielten, deren Wert 50 % über dem Wert des Anfangsvertrags lag.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 2003 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 227 vom 1.9.1994, S. 27.

(2) In Anwendung von Artikel 111 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amts für das Haushaltsjahr 2002 am 16. September 2003 erstellt und anschließend dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 25. September 2003 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben den Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(3) Pflicht gemäß Artikel 289. I der französischen Abgabenordnung und Sammlung der Steuergesetze: "Tout assujetti doit délivrer une facture ou un document en tenant lieu pour les biens livrés ou les services rendus à un autre assujetti ou à une personne morale non assujettie, ainsi que pour les acomptes perçus au titre de ces opérations lorsqu'ils donnent lieu à exigibilité de la taxe."

Tabelle 1

Gemeinschaftliches Sortenamt - Ausführung des Haushaltsplans 2002NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben des Amts. In diesen Tabellen sind die vom Amt in seinem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 2

Gemeinschaftliches Sortenamt - Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2002 und 2001

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben des Amts.

Tabelle 3

Gemeinschaftliches Sortenamt - Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2002 und 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben des Amts.

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Antworten des Sortenamts

8. In Bezug auf die Überwachung von außergewöhnlichen Tätigkeiten wird das Amt Maßnahmen zur Verbesserung der Überwachung von außergewöhnlichen Einnahmen ergreifen.

10. Die Gebührenordnung wurde überarbeitet, damit künftig die Reserve an den Mittelbedarf des Amtes angepasst werden kann.

11. Das Amt prüft derzeit verschiedene Möglichkeiten für die Überwachung der von den Finanzinstituten ausgewiesenen Bankgebühren und Zinsbeträgen.

12. Das Amt nimmt die Bemerkungen des Rechnungshofs zur Kenntnis. Es wird untersuchen, inwiefern die Verwaltung und die Überwachung der Mehrwertsteuerkonten verbessert werden können.

15. Anlässlich einer künftigen Änderung der mit den Prüfungsämtern geschlossenen Verträge soll ausdrücklicher auf die Vertragsbedingungen für die Durchführung von zusätzlichen Tests sowie deren Bezahlung hingewiesen werden.

16. Das vom Rechnungshof beschriebene Verfahren wurde in der Praxis nicht mehr angewandt. Seit Anfang 2003 wurden vorläufige Mittelbindungen als solche erfasst und nicht mehr als so genannte "pre-commitments" (Vorabmittelbindungen).

17. Das Amt wird dafür Sorge tragen, dass die eingehenden Rechnungen uneingeschränkt mit den geltenden Rechtsvorschriften in Einklang stehen.

18. In Zukunft wird das Amt Maßnahmen ergreifen, damit die in den Verträgen vorgesehenen Werte möglichst genau evaluiert werden können.