DE Amtsblatt der Europäischen Union C 295/1

Tätigkeitsbericht des OLAF-Überwachungsausschusses

Juni 2007-Mai 2008

(2008/C 295/01)

Mitglieder des OLAF-ÜberwachungsausschussesLuis LÓPEZ SANZ-ARÁNGUEZVorsitzenderStaatsanwalt am Obersten Gerichtshof, SpanienKálmán GYÖRGYIHauptberater des Ministers für Justiz und Polizeiwesen, Generalstaatsanwalt a. D., UngarnPeter STRÖMBERGLeiter der Aufsichtsbehörde für öffentliche Wirtschaftsprüfer, SchwedenDiemut R. THEATOEhemaliges Mitglied des Europäischen Parlaments und ehemalige Vorsitzende des Haushaltskontrollausschusses, DeutschlandRosalind WRIGHTVorsitzende des Fraud Advisory Panel, Vereinigtes Königreich

INHALT

VORWORT DES VORSITZENDEN ZUM TÄTIGKEITSBERICHT DES ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES

EINLEITUNG

I. DIE ARBEITSMETHODEN DES ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES

I — 1. Sitzungen

I — 2. Das Sekretariat

II. DIE UNTERSUCHUNGSTÄTIGKEIT DES OLAF

II — 1. Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF: Verstärkung der Unabhängigkeit des OLAF

II — 1.1. Regelmäßige Überwachung auf Initiative des Überwachungsausschusses gemäß Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999

II — 1.2. Regelmäßige Überwachung anhand der Informationen, die der Generaldirektor des OLAF dem Überwachungsausschuss übermittelt (Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999)

II — 1.2.1. Untersuchungen, die seit mehr als neun Monaten andauern

II — 1.2.2. Empfehlungen an die Organe

II — 1.2.3. Fälle, in denen den nationalen Justizbehörden Informationen übermittelt werden mussten

II — 1.3. „Prima facie non-cases“: Informationen, die klar und eindeutig nicht der Zuständigkeit des OLAF unterliegen

II — 1.4. „De minimis“-Politik des OLAF: minder schwere Verstöße, die in zufrieden stellender Weise von anderen Dienststellen behandelt werden können

II — 1.5. Aktivitäten des OLAF auf dem Gebiet der Betrugsprävention

II — 2. Verwaltung der Untersuchungstätigkeit des OLAF

II — 2.1. Regeln des OLAF für Untersuchungsverfahren

II — 2.2. Verwaltung der Untersuchungen

II — 2.3. Organisation der Verwaltung und Personalpolitik für die Untersuchungstätigkeit des OLAF

III. BEZIEHUNGEN ZUM OLAF, ZU DEN ORGANEN DER EU, ZU DEN PARTNERN DES OLAF UND ZU SONSTIGEN BETEILIGTEN

III — 1. Beziehungen zum OLAF

III — 2. Beziehungen zu den Gemeinschaftsorganen, zu den Partnern des OLAF und zu sonstigen Beteiligten

SCHLUSSFOLGERUNGEN UND EMPFEHLUNGEN

ANHANG 1 Zeitplan der Sitzungen des OLAF-Überwachungsausschusses

ANHANG 2 Liste der Stellungnahmen, angenommen beim Überwachungsausschuss zwischen dem 1. Dezember 2006 und dem 31. Mai 2008

ANHANG 3 Stellungnahme Nr. 1/2008 „Prima facie non-cases“

ANHANG 4 Stellungnahme Nr. 2/2008, Jährlicher Managementplan 2008 des OLAF

ANHANG 5 Stellungnahme Nr. 3/2008 zum Haushaltsvorentwurf 2009 des OLAF

VORWORT DES VORSITZENDEN ZUM TÄTIGKEITSBERICHT DES ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES

Ich freue mich, den zweiten Tätigkeitsbericht des amtierenden Überwachungsausschusses des OLAF für den Zeitraum Juni 2007 bis Mai 2008 vorlegen zu können.

Der Überwachungsausschuss unterstützt das OLAF nach Kräften bei seiner überaus wichtigen Aufgabe, Betrug, Korruption und sonstige gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaft gerichtete Unregelmäßigkeiten zu bekämpfen, und setzt sich entschieden für die Verstärkung der Unabhängigkeit des OLAF durch die regelmäßige Überwachung der Untersuchungen des Amtes ein. Bei der Wahrnehmung dieser Aufgaben sind wir an einem entscheidenden Punkt unserer Amtszeit angelangt, und wir verfügen nunmehr über gute und umfassende Kenntnisse über das OLAF und über Art und Umfang seiner Tätigkeit.

Auf der Grundlage dieser konkreten Erfahrungen haben wir die Überwachung der Untersuchungen des OLAF intensiviert und eine beträchtliche Anzahl Fälle mit dem Ziel überprüft, die Unabhängigkeit des OLAF bei der Durchführung der Untersuchungen und die Qualität seiner Arbeit sicherzustellen. Der Überwachungsausschuss steht vor dem Abschluss einer Reihe von Stellungnahmen, die folgende Themen behandeln: Fälle minder schwerer Verstöße („De minimis“-Fälle); detaillierte Analyse der Gründe bei Untersuchungen, die seit mehr als neun Monaten andauern, und Prüfung einer Reihe von Fällen, die vier Jahre nach ihrer Einleitung immer noch nicht abgeschlossen sind. Die regelmäßige Überwachung der Untersuchungen ist von grundlegender Bedeutung für die umfassende Wahrung der Unabhängigkeit des Amts bei der Einleitung und Durchführung von Untersuchungen und bei der Erstellung von Fallberichten. Als unabhängiger Ausschuss verfügen wir über einmalige Voraussetzungen für die Wahrnehmung dieser Aufgabe, und wir haben all unsere Kräfte und unser gesamtes Fachwissen bei der Erfüllung dieser Aufgabe eingesetzt und werden dies auch in Zukunft tun.

Wir nehmen zur Kenntnis, dass das OLAF ein neues Handbuch für die operative Tätigkeit erstellt hat; wir werden dieses Handbuch aufmerksam prüfen und ein konstruktives Feedback geben. In seinem vorherigen Tätigkeitsbericht wies der Überwachungsausschuss darauf hin, dass ein Großteil der Probleme im Zusammenhang mit den Untersuchungen des OLAF durch klare Verfahrensvorschriften, die alle Bediensteten des OLAF einhalten müssen, gelöst werden könne. Dies gilt insbesondere für die übermäßig lange Dauer einiger Untersuchungen. Das neue Handbuch sollte unseres Erachtens klare Verfahrensvorschriften für die operativen Maßnahmen und angemessene Fristen für die einzelnen Phasen der Untersuchungen enthalten.

Der Überwachungsausschuss nimmt erfreut zur Kenntnis, dass das OLAF Initiativen zur Verbesserung der Effizienz der Untersuchungen ergriffen hat, die allerdings noch nicht ausreichen. Wir erwarten, dass das OLAF seine Verwaltungs- und Personalpolitik überprüft, und hoffen, dass die Ressourcen generell rationeller eingesetzt werden, um die Untersuchungstätigkeit des OLAF zu stärken.

Der Überwachungsausschuss hat auch im Berichtszeitraum engen Kontakt zur Verwaltung des OLAF, zum Generaldirektor, zu den Direktoren und Referatsleitern sowie zu Bediensteten aus allen Bereichen des OLAF gepflegt. Die Zusammenarbeit mit dem OLAF war gut, und wir sind davon überzeugt, dass diese gute Zusammenarbeit in der Zukunft fortgeführt und verstärkt wird. Ferner sind wir zuversichtlich, dass auch die engen Arbeitsbeziehungen zwischen dem Überwachungsausschuss und den Organen der EU fortgesetzt werden.

Unser vorrangiges Ziel als unabhängiger Ausschuss ist es, das OLAF dabei zu unterstützen, seine Wirksamkeit zu steigern und seine Unabhängigkeit zu stärken, und dieses Ziel wird auch künftig unsere Arbeit bestimmen.

Mein besonderer Dank gilt dem Sekretariat des Überwachungsausschusses für seine unschätzbare Unterstützung.

EINLEITUNG

Der Überwachungsausschuss des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF) wurde eingesetzt, um die Unabhängigkeit des OLAF durch regelmäßige Überwachung der Untersuchungstätigkeit des Amtes zu stärken und zu wahren. Der Ausschuss legt dem Generaldirektor des OLAF Stellungnahmen vor und hat den EU-Organen jährlich über seine Tätigkeit Bericht zu erstatten. Der vorliegende Tätigkeitsbericht ist der zweite des amtierenden Überwachungsausschusses und deckt den Zeitraum 1. Juni 2007 bis 31. Mai 2008 ab.

In seinem ersten, im Oktober 2007 angenommenen Tätigkeitsbericht (1) betonte der Überwachungsausschuss die Notwendigkeit einer starken und wirksamen Führung des OLAF, einer klaren Untersuchungspolitik und klarer Verwaltungsverfahren, interner Kontrollmechanismen zur Vermeidung von Interessenkonflikten während der Untersuchungen und einer soliden Personalpolitik; all diese Aspekte wirken sich direkt auf die Unabhängigkeit der Durchführung der Untersuchungen und auf ihre Wirksamkeit aus. Der Überwachungsausschuss empfahl außerdem Änderungen in Bezug auf die Unterrichtung des Ausschusses über Fälle, deren Untersuchung schon seit mehr als neun Monaten andauert, durch das OLAF. Der Bericht war Gegenstand von Diskussionen mit dem Vizepräsidenten der Kommission Siim Kallas, der Generalsekretärin der Kommission Catherine Day, dem Ausschuss für Haushaltskontrolle des Europäischen Parlaments und der Arbeitsgruppe des Rates zur Betrugsbekämpfung während der slowenischen Ratspräsidentschaft. Der Überwachungsausschuss nimmt die positiven Rückmeldungen und die zum Ausdruck gebrachte Unterstützung erfreut zur Kenntnis. Franz-Hermann Brüner, Generaldirektor des OLAF, erklärte, dass er in diesem Bericht ein positives Instrument für die Verwirklichung gemeinsamer Ziele sehe.

Bis Dezember 2007 hatte Rosalind Wright den Vorsitz des Untersuchungsausschusses inne; anschließend wurde Luis López Sanz-Aránguez für ein Jahr in dieses Amt gewählt.

I. DIE ARBEITSMETHODEN DES ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES

I — 1. Sitzungen

Der Überwachungsausschuss kam monatlich zusammen und hielt elf Plenarsitzungen unter Ausschluss der Öffentlichkeit ab, bei denen alle Mitglieder anwesend waren (2). Die Sitzungen des Ausschusses sind nicht öffentlich, und sämtliche zugehörigen Dokumente unterliegen der Vertraulichkeit. Die Protokolle der Sitzungen werden jedoch dem OLAF und den Sekretariaten von Europäischem Parlament, Rat und Kommission aus Gründen der Transparenz und zur regelmäßigen Unterrichtung über die Tätigkeit des Ausschusses zur Verfügung gestellt. Die Stellungnahmen des Überwachungsausschusses für den Generaldirektor des OLAF wurden einstimmig angenommen, und es wurden auch im vergangenen Zeitraum Berichterstatter (3) ernannt, um die Effizienz der Vorbereitung und Weiterverfolgung bestimmter Aspekte, denen der Ausschuss besondere Bedeutung bemisst, zu steigern.

Wie im vorangegangenen Berichtszeitraum hat der Überwachungsausschuss den Generaldirektor des OLAF und einige Mitarbeiter des Amts zur Teilnahme an seinen Sitzungen eingeladen, um Themen im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Ausschusses zu erörtern und um Informationen, die für die Tätigkeit des Ausschusses relevant sind, mit dem OLAF auszutauschen.

I — 2. Das Sekretariat

Die Aufgaben des Sekretariats des Überwachungsausschusses sind in der Geschäftsordnung des Überwachungsausschusses (4) festgelegt; hiernach spielt das Sekretariat eine entscheidende Rolle dabei, den Ausschuss bei der Wahrnehmung aller ihm übertragenen Aufgaben zu unterstützen und sicherzustellen, dass der Ausschuss sein rechtliches Mandat in voller Unabhängigkeit ausüben kann.

In Anbetracht der Schwierigkeiten, die es in den ersten beiden Jahren seiner Amtszeit bei der Einstellung und Ernennung von Mitarbeitern für das Sekretariat gegeben hatte (5), empfahl der Überwachungsausschuss (6), im Haushaltsplan, in einer Fußnote zum Stellenplan des OLAF, acht adäquat qualifizierte Mitarbeiter vorzusehen, um zu verhindern, dass die Arbeit des Überwachungsausschusses zum Erliegen kommt, um die Kontinuität der Tätigkeit des Ausschusses zu wahren und die Unabhängigkeit des Ausschusses zu stärken.

II. DIE UNTERSUCHUNGSTÄTIGKEIT DES OLAF

II — 1. Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF: Verstärkung der Unabhängigkeit des OLAF

Die unabhängige Einleitung und Durchführung von Untersuchungen und die Erstellung von Fallberichten über diese Untersuchungen sind die Kernaufgaben des OLAF. Seit Beginn seiner Amtszeit ist der Überwachungsausschuss bestrebt, die ihm vom Gesetzgeber gegebenen rechtlichen Möglichkeiten in Bezug auf die regelmäßige Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF voll auszuschöpfen.

Seit seinem letzten Bericht hat der Ausschuss seine Überwachungstätigkeit in Bezug auf Untersuchungen, die seit mehr als neun Monaten andauern, verstärkt und erstmals auch Untersuchungen einbezogen, die nach über vier Jahren noch nicht abgeschlossen sind, sowie Fälle, die an die nationalen Justizbehörden verwiesen wurden. Des Weiteren hat der Überwachungsausschuss monatliche Statistiken über die operativen Maßnahmen geprüft.

II — 1.1. Regelmäßige Überwachung auf Initiative des Überwachungsausschusses gemäß Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999

Der Überwachungsausschuss zeigte Besorgnis über die übermäßig lange Dauer bestimmter Untersuchungen des OLAF. Auch das OLAF erachtet die Verkürzung der Dauer älterer Fälle als eine vorrangige Aufgabe (7).

In Anbetracht der führenden Rolle, die das OLAF in bestimmten Untersuchungsbereichen spielt, in denen es auch klare Verfahrenskompetenzen hat, beschloss der Überwachungsausschuss, alle Fälle der Direktion A „Untersuchungen und operative Maßnahmen“ des OLAF zu prüfen, die nach mehr als vierjähriger Untersuchung noch nicht abgeschlossen waren bzw. 2004 eingeleitet wurden. Die Berichterstatter prüften Informationen zu 26 OLAF-Untersuchungsakten, die alle Referate der Direktion A wie folgt abdeckten: 13 Akten aus dem Referat „Interne Untersuchungen, Organe der EU“, fünf aus dem Referat „Interne/externe Untersuchungen: Außenstellen und Agenturen der EU“, sechs aus dem Referat „Direkte Ausgaben und Außenhilfe“ und zwei aus dem Referat „Außenhilfe“.

Bei dieser Prüfung sollte sichergestellt werden, dass potenzielle unangemessene Verzögerungen nicht durch einen Grund verursacht wurden, der die unabhängige Durchführung der Untersuchungen beeinträchtigt hätte bzw. die Untersuchungsergebnisse in Frage gestellt hätte.

Der Überwachungsausschuss prüfte die Fälle unter angemessener Würdigung der folgenden Aspekte: Einhaltung der im OLAF-Handbuch festgelegten Vorschriften; Einstufung der Fälle als Straftat, Disziplinarvergehen oder gegen die finanziellen Interessen der Gemeinschaft gerichtete strafbare Handlung; unangemessene Verzögerungen; Zeiten der Untätigkeit und Verjährungsfristen; Interessenkonflikte während der Untersuchungen; Achtung der Menschenrechte und der Grundfreiheiten; potenzielle Risiken für die unabhängige Durchführung der Untersuchungen. Zudem wurde die allgemeine Qualität der Akten bewertet und die Übereinstimmung zwischen dem Fallverwaltungssystem (CMS) und der Papierfassung der Akte kontrolliert.

Trotz der individuellen Unterschiede der einzelnen Fälle zeigte sich, dass sie als gemeinsame Merkmale unangemessene Verzögerungen und unbegründete Zeiten der Untätigkeit in der Untersuchungsphase aufwiesen. Bei einigen der als „interne Untersuchungen“ eingestuften Fälle handelte es sich eigentlich um „strafrechtliche Unterstützung“. Diese und andere korrekt als interne Untersuchungen eingestufte Fälle wurden nicht abgeschlossen, obwohl zurzeit keinerlei Untersuchungsaktivität stattfindet.

Mit Ausnahme der Zeiträume für die Prüfung und Bewertung enthält das OLAF-Handbuch keine klaren Angaben zu den Fristen für die Dauer von Untersuchungen. Dieses Versäumnis schafft rechtliche Unsicherheit und könnte dazu führen, dass Verjährungsfristen und sonstige Faktoren, die den Interessen der Rechtspflege zuwiderlaufen, nicht beachtet werden.

Der Überwachungsausschuss sieht mit Besorgnis, dass es keine wirksamen Regelungen für die Überwachung der Fälle gibt, die das OLAF bei der Vermeidung derartiger Risiken unterstützen könnten. Der Überwachungsausschuss nimmt die Ernennung von zwei Beratern für die mit Untersuchungen und operativen Maßnahmen befassten Direktionen des OLAF zur Kenntnis und begrüßt sie; allerdings gibt es keine klare Beschreibung ihrer Aufgaben, so dass der Überwachungsausschuss aufgrund fehlender klarer Verfahrensvorschriften befürchtet, dass die den erfolgreichen Abschluss einer Untersuchung gefährdenden Faktoren fortbestehen.

Die Berichterstatter prüfen zurzeit alle Untersuchungen des OLAF, die nach mehr als vier Jahren noch offen sind. In den kommenden Monaten werden allgemeine und detaillierte Schlussfolgerungen gezogen und in einer Stellungnahme dem Generaldirektor des OLAF übermittelt.

Im Zuge der Überwachung der Fälle des OLAF durch den Überwachungsausschuss werden sowohl Papierfassungen als auch elektronische Dateien aus der Datenbank des Fallverwaltungssystems (CMS) geprüft. Der Überwachungsausschuss stellte fest, dass es generell an einer strikten und systematischen Organisation sowohl der Indexierung als auch der Archivierung von OLAF-Dokumenten mangelt. Der Ausschuss ist der Meinung, dass sorgfältiges und genaues Arbeiten unerlässlich ist, um Verwechslungen und den Verlust an Kontinuität der Fälle zu verhindern. Ferner hält der Überwachungsausschuss es für sinnvoll, wenn der Untersuchungsbeauftragte, der die Unterlagen in der Originalsprache lesen kann, zur Zeitersparnis Aktennotizen mit einer kurzen Darstellung des Sachverhalts eines Falles in einer der Arbeitssprachen der Kommission verfassen würde.

II — 1.2. Regelmäßige Überwachung anhand der Informationen, die der Generaldirektor des OLAF dem Überwachungsausschuss übermittelt (Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999)

II — 1.2.1. Untersuchungen, die seit mehr als neun Monaten andauern

Der Überwachungsausschuss hat die Prüfung der Berichte von Untersuchungsbeauftragten des OLAF über Untersuchungen fortgesetzt, die bereits über neun Monate andauern. Es handelte sich um insgesamt 141 Berichte über Untersuchungen zwischen Januar und Dezember 2007 (78 % der vom OLAF seinerzeit eingeleiteten Untersuchungen dauerten bereits seit über neun Monaten an), die der Ausschuss nach Monaten und nach Bereichen sortiert prüfte und dabei besondere Aufmerksamkeit den Gründen widmete, die erklären sollten, weshalb die Fälle nach neun Monaten immer noch offen waren. Der Ausschuss stellte fest, dass das OLAF bei der Hälfte dieser Berichte folgenden Grund angab: „Umfangreiche Ressourcen wurden eingesetzt, doch war die Untersuchungsarbeit so umfangreich, dass mehr Zeit benötigt wird“.

In seinem Tätigkeitsbericht für den Zeitraum 2005-2007 hatte der Überwachungsausschuss umfassende Änderungen in Bezug auf die in den OLAF-Berichten enthaltenen Informationen empfohlen und angeregt, erhebliche Verzögerungen der Untersuchung ausführlich zu begründen und auf etwaige Verjährungsfristen hinzuweisen (8).

Konkret unterbreitete der Überwachungsausschuss dem Generaldirektor des OLAF folgende Empfehlung: „Das Format der Zusammenfassung der ‚Neunmonatsberichte‘ sollte dahingehend geändert werden, dass es um zusätzliche Informationen ergänzt wird, die eine effiziente Auswertung des Untersuchungsfortschritts erlauben. Dazu gehören sollten: die rechtliche Würdigung der Unregelmäßigkeit, Zeitpunkt oder Zeitraum, zu denen die zu untersuchenden Handlungen vollzogen wurden, die Dauer der ‚Bewertungsphase‘ vor der Entscheidung über eine Eröffnung des Untersuchungsverfahrens, die potenziellen Sanktionen oder rechtlichen Konsequenzen für die zu untersuchenden Handlungen sowie die Verjährungsfristen für die zu untersuchenden Handlungen“.

Der Generaldirektor des OLAF kam dieser Empfehlung des Überwachungsausschusses formell nach. Während jedoch die für Untersuchungen und operative Maßnahmen zuständigen Referate der Direktion B „Untersuchungen und operationelle Aktivitäten II“ ihre Berichte anpassten und die vom Ausschuss erbetenen Informationen aufnahmen, entsprachen die für Untersuchungen und operative Maßnahmen zuständigen Referate der Direktion A „Untersuchungen und operative Maßnahmen“ der Empfehlung nicht (9). Daher stieß der Ausschuss auf dieselben Probleme wie im vorangegangenen Berichtszeitraum. „Taktische Aussetzung der Untersuchung“ wurde häufig als Grund für eine noch offene Untersuchung angegeben. Der Überwachungsausschuss hatte zuvor empfohlen, auf diese Formulierung als Begründung dafür, dass ein Fall noch nicht abgeschlossen wird, zu verzichten, weil sie kein klares Bild der Gründe für Verzögerungen liefert. Ferner wurde festgestellt, dass bei einem Drittel der Fälle die für den Abschluss der Untersuchungen voraussichtlich notwendige Zeit nicht angegeben wurde.

Der Überwachungsausschuss wies den Generaldirektor des OLAF auf dieses unterschiedliche Vorgehen der beiden Direktionen hin. Erst im Januar 2008 passte die Direktion A ihre Zusammenfassungen den Ersuchen des Ausschusses entsprechend an. Der Ausschuss prüft die betreffenden Berichte ebenfalls (54 aus der Zeit von Januar bis Mai 2008) und berücksichtigt sie zusammen mit den vorgenannten 141 Berichten in einer Stellungnahme für den Generaldirektor des OLAF.

II — 1.2.2. Empfehlungen an die Organe

Der Generaldirektor des OLAF ist verpflichtet, den Überwachungsausschuss von Fällen in Kenntnis zu setzen, in denen ein Organ, eine Einrichtung, ein Amt oder eine Agentur den vom OLAF abgegebenen Empfehlungen nicht Folge geleistet hat (10). Im Berichtszeitraum wurden dem Ausschuss lediglich zwei derartige Fälle mitgeteilt, die er prüfte und erörterte. Auf der Grundlage einer solch geringen Zahl gemeldeter Fälle ist es dem Ausschuss nicht möglich, allgemeine Schlussfolgerungen zu ziehen bzw. Empfehlungen abzugeben. Diese Fälle rufen jedoch die Besorgnis hervor, dass das OLAF kein wirksames Follow-up gewährleistete und Verjährungsfristen verstreichen ließ, obwohl das Amt andererseits umfangreiche unnötige Verwaltungsarbeit leistete. Die Tatsache, dass dem Überwachungsausschuss im Berichtszeitraum nur zwei Fälle gemeldet wurden, deuten nach Auffassung des Ausschusses darauf hin, dass kein systematisches Berichtswesen vorhanden ist.

Der Überwachungsausschuss empfiehlt dem OLAF, ein systematisches Berichtswesen für die Fälle einzuführen, in denen ein Organ, eine Einrichtung, ein Amt oder eine Agentur den vom OLAF abgegebenen Empfehlungen entgegen der diesbezüglichen rechtlichen Verpflichtung nicht Folge geleistet hat.

II — 1.2.3. Fälle, in denen den nationalen Justizbehörden Informationen übermittelt werden mussten

Ziel des Überwachungsausschusses ist es, die Qualität der Untersuchungsberichte des OLAF und ihren Nutzen für die nationalen Justizbehörden zu bewerten sowie zu prüfen, ob sich die aus den Untersuchungen gezogenen Schlussfolgerungen ausschließlich auf Tatsachen gründen, die in den Gerichtsverfahren des Mitgliedstaats, in denen sie Verwendung finden sollen, Beweiskraft haben (11).

Der Generaldirektor des OLAF übermittelt dem Überwachungsausschuss regelmäßig Kopien der Akten, die Justizbehörden von Mitgliedstaaten zur Verfügung gestellt wurden. Im Berichtszeitraum prüfte der Überwachungsausschuss 43 derartige Fälle. Sie wurden von Mitarbeitern des OLAF-Referats „Justizielle Angelegenheiten und Rechtsberatung“, die die Fallakten übermittelt hatten, auf den Sitzungen des Ausschusses erläutert. Auf der Grundlage einer ersten Analyse diskutieren der Ausschuss und die Vertreter dieses Referats offen über inhaltliche und verfahrenstechnische Aspekte der Untersuchungen.

Der Überwachungsausschuss hat sein besonderes Augenmerk auf die Einstufung der strafbaren Handlungen und auf die Verjährungsfrist für diese Handlungen gerichtet. Der Ausschuss achtet ebenfalls darauf, dass die Beschreibung des Sachverhalts für die Adressaten klar und verständlich ist. Schließlich sind die Ausschussmitglieder bemüht sicherzustellen, dass die Untersuchungsberichte in den Gerichtsverfahren des betreffenden Mitgliedstaats als zulässige Beweismittel anerkannt werden. Im Falle einer strafbaren Handlungen mit Straftatbeständen, die in verschiedenen Mitgliedstaaten begangen wurden, ist der Überwachungsausschuss auch bestrebt festzustellen, nach welchen objektiven Kriterien das OLAF den jeweiligen Mitgliedstaat, an den es den Fall weitergeleitet hat, ausgewählt hat.

Der Überwachungsausschuss hat festgestellt, dass den nationalen Justizbehörden die Abschlussberichte in einigen Fällen nach Ablauf der Verjährungsfrist übermittelt wurden; in anderen Fällen haben diese Behörden aufgrund der mangelnden Relevanz des Falles kein Verfahren eröffnet. Nach Auffassung des Überwachungsausschusses ließe sich dies durch eine frühzeitigere Einbeziehung der Mitarbeiter des Referats „Justizielle Angelegenheiten und Rechtsberatung“ in die Untersuchung vermeiden. In allen Fällen, in denen sich die Beratung dieser Mitarbeiter als wesentlich erweist, lassen Umfang und Zeitpunkt ihrer Hinzuziehung keine systematische Vorgehensweise erkennen.

Festzuhalten ist, dass die Justizbehörden des Mitgliedstaats, der die Berichte des OLAF erhält, nicht verpflichtet sind, Gerichtsverfahren zu eröffnen (12). Diese Behörden entscheiden hierüber nach dem in ihrem Zuständigkeitsgebiet anwendbaren Recht und gegebenenfalls nach den Prioritäten ihrer Strafverfolgungspolitik.

Unter Berücksichtigung dieser Umstände und zur Verbesserung der Klarheit der übermittelten Berichte wäre es ratsam, dafür Sorge zu tragen, dass alle Berichte stets nach einem einheitlichen Muster erstellt werden, um sicherzustellen, dass es keine Auslassungen gibt, dass alle relevanten Angaben gemacht werden und die Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats wie auch die nationalen Regelungen für die Bewertung berücksichtigt werden.

Der Überwachungsausschuss wird ferner regelmäßig vom OLAF über Fälle unterrichtet, in denen die nationalen Behörden, einschließlich der Strafverfolgungsbehörden, nach Erhalt der Akten des OLAF keine Verfahren eröffnen. 2007 wurden zwei Fälle gemeldet und 2008 ein Fall, in dem die Justizbehörden, an die die Akten weitergeleitet wurden, beschlossen, keine weiteren Maßnahmen zu ergreifen.

II — 1.3. „Prima facie non-cases“: Informationen, die klar und eindeutig nicht der Zuständigkeit des OLAF unterliegen

Der Überwachungsausschuss prüfte eine repräsentative Stichprobe von 212 „Prima facie non-cases“ (24 % aller Fälle im Zeitraum 2003-2007), in denen dem OLAF Informationen übermittelt wurden, die nicht in die Zuständigkeit des Amtes fielen, und das Amt daher keine umfassende Bewertung vorzunehmen bzw. keine förmliche Untersuchung einzuleiten brauchte (13). Bei der Prüfung ging es schwerpunktmäßig darum nachzuprüfen, dass das OLAF die im Handbuch enthaltenen Vorschriften korrekt anwendet, und zu untersuchen, welche Verfahren für die Behandlung derartiger Fälle zurzeit vorgesehen sind.

Der Überwachungsausschuss kam zu dem Schluss, dass das OLAF die bestehenden Vorschriften adäquat befolgt und Verfahren anwendet, die es dem Amt erlauben, derartige Fälle ohne übermäßigen Ressourceneinsatz rasch abzuschließen. Der Ausschuss entdeckte in der Stichprobe keinen Fall, bei dem es angemessener gewesen wäre, ein anderes Verfahren anzuwenden bzw. eine umfassende Untersuchung durchzuführen. Der Ausschuss macht jedoch darauf aufmerksam, dass es eine Diskrepanz zwischen dem derzeitigen Verfahren, bei dem die Untersuchungsbeauftragten die eingehenden Informationen bewerten, und dem Handbuch gibt, in dem darauf hingewiesen wird, dass die Prüfung der eingehenden Informationen in die Zuständigkeit des Referatsleiters fällt. Der Ausschuss empfiehlt dem OLAF, dies bei der Überarbeitung des OLAF-Handbuchs: Operative Verfahren zu berichtigen.

II — 1.4. „De minimis“-Politik des OLAF: minder schwere Verstöße, die in zufrieden stellender Weise von anderen Dienststellen behandelt werden können

Der Überwachungsausschuss ist sich bewusst, dass die finanziellen Folgen nicht immer das wichtigste Kriterium bei einer Entscheidung über die Eröffnung eines Verfahrens sind. Das OLAF ist auch verpflichtet, andere Kriterien wie die politische Bedeutung der Information und das Ansehen der Gemeinschaften zu berücksichtigen und zudem die Null-Toleranz-Politik gegenüber Betrug und Korruption zu befolgen. Dies sollte jedoch nicht bedeuten, dass das OLAF allen Anfangsinformationen nachgehen und alle Fälle untersuchen muss, unabhängig von der Größenordnung der finanziellen Auswirkungen.

Der Überwachungsausschuss hat einige minder schwere Fälle festgestellt (z. B. falsche Spesenabrechnungen von Bediensteten, bei denen es um sehr geringe Beträge geht), die direkt an das für die Untersuchung von derartigen internen Fällen wie auch von Fällen beruflichen Fehlverhaltens zuständige Untersuchungs- und Disziplinaramt der Kommission (IDOC) hätten weitergeleitet werden können. Aufgrund seiner Erfahrung ist der Ausschuss der Meinung, dass das OLAF von einer verstärkten Zusammenarbeit mit dem IDOC profitieren würde. Es ist daher wichtig, dass das OLAF die mit dem IDOC geschlossene Gemeinsame Absichtserklärung so bald wie möglich umsetzt, um klare Regeln dafür aufzustellen, welche Fälle das OLAF untersuchen sollte und welche an das IDOC verwiesen werden sollten, und um praktische Fragen, wie den Zugang zu Akten, zu klären.

Der Überwachungsausschuss ist der Meinung, dass es sich positiv auf das OLAF auswirken würde, wenn das Amt in Übereinstimmung mit seiner Politik und seinen Prioritäten für die Untersuchungen eine interne „De minimis“-Politik entwickeln würde. Der Ausschuss vertritt die Auffassung, dass sich das OLAF bemühen sollte, die Ressourcen nach Möglichkeit für die Untersuchung schwererer Fälle einzusetzen, und das OLAF zu diesem Zweck eine Untersuchungsstrategie erarbeiten sollte, um die Arbeitsbelastung neu zu verteilen und das Personal nicht mit Fällen mit geringen finanziellen Auswirkungen zu befassen.

II — 1.5. Aktivitäten des OLAF auf dem Gebiet der Betrugsprävention

Im Berichtszeitraum stellte das OLAF dem Überwachungsausschuss regelmäßig neue Initiativen zur Prävention von Betrug und Korruption vor. Der Ausschuss begrüßt die Bemühungen des OLAF auf dem Gebiet der Prävention von Betrug und Korruption grundsätzlich, glaubt jedoch, dass diese Aktivitäten in einer engen Beziehung zu den Untersuchungen und operativen Maßnahmen des OLAF stehen sollten. Der Überwachungsausschuss möchte insbesondere wissen, inwiefern das OLAF seine Erfahrungen und die hieraus resultierenden Fachkenntnisse anhand von konkreten Ergebnissen der Untersuchungen für die Behandlung strategischer Probleme im Bereich Betrug und Korruption gemäß Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 (14) nutzen könnte.

In Anbetracht der begrenzten Ressourcen sowohl für Untersuchungen als auch für vorbeugende Maßnahmen empfiehlt der Ausschuss, dass das OLAF hinsichtlich der Prävention von Betrug und Korruption dringend klare Prioritäten setzen sollte, damit die Ressourcen nicht von der Untersuchungstätigkeit abgezogen werden. Der Ausschuss unterstreicht die Notwendigkeit, den Informationsfluss, die Zusammenarbeit und die Koordinierung zwischen den Direktionen des OLAF und den für die Betrugsprävention zuständigen und den mit den Untersuchungen befassten Direktionen und Referaten deutlich zu optimieren, damit die bei den Untersuchungen gewonnenen Erfahrungen in einen echten Nutzen für die diesbezüglichen Initiativen des OLAF umgemünzt werden können. Eine solche Neuausrichtung ist eine entscheidende Voraussetzung für den nützlichen Beitrag, den die Dienststellen der Kommission vom OLAF in dieser Hinsicht erwarten.

II — 2. Verwaltung der Untersuchungstätigkeit des OLAF

II — 2.1. Regeln des OLAF für Untersuchungsverfahren

Im April 2007 übermittelte das OLAF dem Überwachungsausschuss den Entwurf des OLAF-Handbuchs: Operative Verfahren (Kurzfassung). Der Überwachungsausschuss ist der Meinung, dass das OLAF einen klaren und praxisbezogenen Leitfaden für seine Untersuchungsbeauftragten benötigt. Er sollte so formuliert sein, dass er als nützliches Hilfsmittel bei der Durchführung von Untersuchungen dienen kann, und er sollte Auskunft geben über die Verfahren, Vorschriften und Fristen für die einzelnen Phasen einer Untersuchung. Die Entwurfsfassung des OLAF-Handbuchs entsprach nicht den Erwartungen des Ausschusses.

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Berichts arbeitete das OLAF an der Fertigstellung des neuen Entwurfs des OLAF-Handbuchs: Operative Verfahren; der Überwachungsausschuss wird unter Berücksichtigung der vorgenannten Aspekte Stellung zu diesem Entwurf nehmen.

II — 2.2. Verwaltung der Untersuchungen

Seit Beginn seiner Amtszeit hat sich der Überwachungsausschuss mit den direkten Auswirkungen der Verwaltung, Führung und Organisation des OLAF auf die Durchführung der Untersuchungen des Amts befasst (15). Der Überwachungsausschuss ist davon überzeugt, dass Verbesserungen in diesen Bereichen die Effizienz und Wirksamkeit der Untersuchungen des OLAF steigern und insbesondere Verzögerungen eindämmen sowie die Qualität und Effizienz der Untersuchungen optimieren werden. Nach Auffassung des Ausschusses liegt die Entscheidungsbefugnis bei Aspekten in Zusammenhang mit der Organisation und Verwaltung der Tätigkeit des OLAF nach dem derzeit geltenden rechtlichen Rahmen (16) in der Regel beim Generaldirektor des OLAF als dem Leiter der Dienststelle.

Der Ausschuss stellt fest, dass zurzeit bereits einige Verbesserungen der Verwaltung der Untersuchungen vorgenommen werden. Er begrüßt die Ernennung der Direktoren der Direktion B „Untersuchungen und operationelle Aktivitäten II“ und der Direktion C „Operationelle und politische Unterstützung“ sowie von Beratern für die Direktionen A und B.

Am Ende des Berichtszeitraums traf der Überwachungsausschuss mit den Direktoren der Direktionen A und B (17) zusammen, um die neuesten Entwicklungen in ihren jeweiligen Tätigkeitsfeldern und ihre Vorstellungen für die Zukunft zu erörtern. Der Ausschuss strebt eine engere und offenere Beziehung zur Verwaltung des OLAF an. Er unterstützt die Direktoren des OLAF voll und ganz bei ihren Bemühungen, die Kontrolle und Überwachung der Untersuchungen zu verbessern, und ist bereit, OLAF, falls und wenn angebracht, zu unterstützen und zu beraten.

Der Überwachungsausschuss empfiehlt der Verwaltung des OLAF, eine klarere Untersuchungspolitik und die strategische Planung der Untersuchungen festzulegen, was nach Auffassung des Ausschusses auch die Transparenz verbessern und die optimale Bewältigung des hohen Untersuchungsaufkommens und die entsprechende Einteilung der verfügbaren Ressourcen erleichtern würde.

Der Überwachungsausschuss ermutigt die Verwaltung des OLAF zudem, den Schwerpunkt bei der Verwaltung präziser zu setzen und ein klareres Leitbild für die grundlegende Aufgabe des OLAF vorzugeben. Nach Auffassung des Ausschusses könnte der Mangel an Transparenz zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Fallakten führen und entsprechend nachteilige Auswirkungen auf die Beachtung der Empfehlungen des OLAF durch die Mitgliedstaaten haben. Den Meldungen von Fällen, die das OLAF an nationale Justizbehörden weiterleitete, ist zu entnehmen, dass die nationalen Justizbehörden in einigen Fällen Akten nicht bearbeiteten, weil die Verjährungsfrist überschritten war, bevor ihnen der Fall zugeleitet wurde. Ferner ergibt die Prüfung der Neunmonatsberichte (18) durch den Überwachungsausschuss, dass die zahlreichen Verzögerungen (aufgrund geringer Priorität, Mangel an Ressourcen, taktischer Aussetzung) bei der Bearbeitung von Fallakten durch bessere Verwaltung und Planung hätten vermieden werden können.

Des Weiteren unterstreicht der Überwachungsausschuss die Bedeutung von Mechanismen für eine adäquate Qualitätskontrolle und die Vermeidung von Verzögerungen sowie eines voll funktionsfähigen Rückmeldesystems und einer Evaluierung von Untersuchungen. Das Follow-up der Tätigkeit sowie die Feststellung von Problemfeldern durch die Verwaltung des OLAF würden durch ein fundiertes Kontrollsystem und vorgegebene Standards (Benchmarks) erleichtert. Andererseits sollte das System die Einleitung von Berichtigungsmaßnahmen auf der Grundlage von Lehren und entsprechenden Empfehlungen ermöglichen. Wichtige Hilfsmittel für die Verbesserung der Kontroll- und Rückmeldesysteme sind interne Transparenz und Kommunikation.

Der Ausschuss legte eine Stellungnahme zum Jährlichen Managementplan (JMP) (19) des OLAF für 2008 mit Anregungen für Verwaltungsziele und Leistungsindikatoren vor (20).

II — 2.3. Organisation der Verwaltung und Personalpolitik für die Untersuchungstätigkeit des OLAF

Der Überwachungsausschuss ist der Auffassung, dass der Generaldirektor des OLAF für die Einführung einer wirksamen Personalpolitik innerhalb des Rahmens, den das Beamtenstatut der Gemeinschaften vorgibt, in Übereinstimmung mit der Kommissionsentscheidung aus dem Jahr 1999 (21) zuständig sein sollte. Darüber hinaus sollte der Generaldirektor des OLAF die umfassende Flexibilität, über die er als Leiter einer Anstellungsbehörde verfügt, nutzen, um reibungslose Einstellungen und interne Versetzungen sowie die Zuweisung der Stellen und Mittel, die das OLAF für eine effiziente Arbeit benötigt, sicherzustellen.

Der Überwachungsausschuss hat den Haushaltsvorentwurf 2009 des OLAF geprüft und eine Stellungnahme (22) abgegeben, in der er insbesondere die Bedeutung einer engen Anpassung der Personalpolitik an die Anforderungen der für Untersuchungen zuständigen Referate betont.

Nach Auffassung des Überwachungsausschusses lässt sich dies durch die Weiterentwicklung einer Personalstrategie, die eine effiziente Personaleinteilung nach dem tatsächlichen Bedarf und nach ausgewählten Prioritäten ermöglicht, und durch die Zuweisung neuer Ressourcen für die zentrale Untersuchungstätigkeit erreichen. Gegenwärtig besteht ein Ungleichgewicht zwischen den zugeteilten Ressourcen für die operative und die nicht operative Tätigkeit, und das OLAF sollte sich vorrangig um eine bessere Nutzung bereits vorhandener interner Ressourcen anstatt um eine Aufstockung der Gesamtzahl der Mitarbeiter bemühen.

Der Überwachungsausschuss unterstreicht die Bedeutung eines spezialisierten Weiterbildungsprogramms für Untersuchungsbeauftragte zur Verbesserung ihres Wissensstands und ihrer Fähigkeiten in Bezug auf die Umsetzung der Gemeinschaftsvorschriften unter finanziellen Gesichtspunkten.

Die Unabhängigkeit der Untersuchungsbeauftragten des OLAF ist von entscheidender Bedeutung. In dieser Hinsicht ist das Problem der Beschäftigung von Zeitbediensteten beim OLAF unter dem Gesichtspunkt der Beständigkeit, Kontinuität und Unabhängigkeit sehr wichtig, denn ein Großteil des Untersuchungspersonals hat zurzeit befristete Arbeitsverträge. Der Überwachungsausschuss begrüßt die unbefristete Verlängerung der Verträge von Zeitbediensteten und die Bekanntmachung allgemeiner Auswahlverfahren in den Jahren 2007 und 2008 als positive Entwicklungen. Darüber hinaus ermutigt der Überwachungsausschuss das OLAF, die im Amt tätigen Zeitbediensteten in Übereinstimmung mit dem Beamtenstatut und dem Beschluss des Generaldirektors aus dem Jahr 2005 (23) zu befördern, um ihre Mobilität zu verbessern, und gleichzeitig die Einstellungspolitik des Amts nach Beendigung der laufenden und der geplanten Auswahlverfahren sorgfältig zu planen.

III. BEZIEHUNGEN ZUM OLAF, ZU DEN ORGANEN DER EU, ZU DEN PARTNERN DES OLAF UND ZU SONSTIGEN BETEILIGTEN

III — 1. Beziehungen zum OLAF

Seit Beginn seiner Amtszeit hat der Überwachungsausschuss acht Stellungnahmen verabschiedet (24): drei zu Haushaltsvorentwürfen des OLAF, eine zu Neunmonatsberichten, eine zu „Prima facie non-cases“, eine zum Vorschlag zur Reform des OLAF (einschließlich einer ergänzenden Stellungnahme) und zwei zu Themen im Zusammenhang mit der Verwaltung der Untersuchungstätigkeit des OLAF. Der Überwachungsausschuss nimmt erfreut zur Kenntnis, dass das OLAF in den meisten Fällen erklärt hat, den Ansichten des Ausschusses zuzustimmen, und das Amt beabsichtigt, sie in vollem Umfang umzusetzen.

Der Ausschuss ermutigt das OLAF, ausführlicher und regelmäßig Informationen darüber mitzuteilen, wie es den Empfehlungen des Ausschusses Folge zu leisten gedenkt, damit der Ausschuss die Auswirkungen seiner Tätigkeit beurteilen kann. Der Überwachungsausschuss ist generell davon überzeugt, dass seine Empfehlungen das OLAF dabei unterstützen werden, die Wirksamkeit seiner Tätigkeit und insbesondere bestimmte Aspekte zu verbessern, die für die operative Unabhängigkeit des Amts und für die gute Verwaltung der Untersuchungstätigkeit von zentraler Bedeutung sind.

Im Berichtszeitraum traf der Überwachungsausschuss regelmäßig mit dem Generaldirektor des OLAF, mit allen Direktoren sowie mit Mitarbeitern des Referats „Justizielle Angelegenheiten und Rechtsberatung“ und anderer Referate zur Erörterung ihrer Arbeit mit dem Überwachungsausschuss zusammen. Der Ausschuss kam bei diesen Gesprächen zu dem Schluss, dass die Verwaltung und die Mitarbeiter des OLAF die im Bericht bereits erwähnten Probleme in Bezug auf das Wesen der Untersuchungen des OLAF und insbesondere auf die Verwaltung und Personalpolitik ebenfalls mit Besorgnis sehen. Das OLAF ist sich der dringenden Notwendigkeit bewusst, dass die Planung und die strategische Verwaltung seiner Untersuchungen verbessert, operative Prioritäten gesetzt und Vorschriften und Verfahren für die Untersuchungen festgelegt und umgesetzt werden müssen.

Der Überwachungsausschuss hat hervorgehoben, dass es wichtig ist, Kriterien für die Untersuchungen aufzustellen und Prioritäten zu setzen, damit die vorhandenen Ressourcen optimal genutzt werden können. Der Ausschuss schließt sich der Meinung der Leitung des OLAF an, dass es zurzeit vorrangig nicht um die Aufstockung des Mitarbeiterstabs bei OLAF geht, sondern um die Umverteilung und die adäquate Schulung vorhandener interner Kräfte mit dem Ziel, den Schwerpunkt neu zu bestimmen. Für alle diese Maßnahmen und Initiativen ist jedoch ein größeres Engagement und eine stärkere Führung von Seiten der Verwaltung des OLAF erforderlich.

Im Berichtszeitraum hat das OLAF den Vorsitzenden des Überwachungsausschusses und die Berichterstatter zu drei Konferenzen des OLAF eingeladen: der Betrugsbekämpfer-Konferenz in Brüssel, der von Eurojust und OLAF zusammen in Brüssel ausgerichteten Konferenz zu Korruption und der von ISCTE/ANU/OLAF (25) gemeinsam veranstalteten Antikorruptionskonferenz in Portugal.

III — 2. Beziehungen zu den Gemeinschaftsorganen, zu den Partnern des OLAF und zu sonstigen Beteiligten

Der Überwachungsausschuss unterhielt enge Kontakte zu den Organen der Gemeinschaft, den Partnern des OLAF und zu sonstigen Beteiligten und hat sich im Dienste des gemeinsamen Interesses, Betrug, Korruption und gegen die finanziellen Interessen der Gemeinschaft gerichtete strafbare Handlungen zu bekämpfen, zu einem regelmäßigen Meinungsaustausch mit den Organen verpflichtet.

In diesem Sinne kam der Ausschuss im Berichtszeitraum zu Sitzungen zusammen mit: dem Kommissionsvizepräsidenten Siim Kallas, der Generalsekretärin der Kommission Catherine Day, dem Haushaltskontrollausschuss des Europäischen Parlaments (COCOBU) und seinem Vorsitzenden Herbert Bösch, den Koordinatoren und der Berichterstatterin des COCOBU für das OLAF und den Überwachungsausschuss Ingeborg Gräßle, dem Direktor für Justiz und innere Angelegenheiten im Sekretariat des Europäischen Rates Gilles de Kerchove, der Arbeitsgruppe des Europäischen Rates zur Betrugsbekämpfung während der slowenischen Ratspräsidentschaft, dem Stellvertretenden Europäischen Datenschutzbeauftragten Joaquín Bayo Delgado und dem Europäischen Bürgerbeauftragten Nikiforos Diamandouros.

Aus diesen Gesprächen folgerte der Überwachungsausschuss, dass ein besseres Verständnis des OLAF und engere Arbeitsbeziehungen zum OLAF in der gesamten Kommission erreicht wurden; dass die Auswirkungen der Verzögerungen bei der Durchführung und beim Abschluss interner Untersuchungen allen gleichermaßen Anlass zur Besorgnis gaben; dass die operative Leistungsfähigkeit des OLAF im Bereich Justiz und innere Angelegenheiten sehr geschätzt würde und das Arbeitsfeld des OLAF in die Überlegungen im Zusammenhang mit dem Vertrag von Lissabon und der Europäischen Staatsanwaltschaft einbezogen werden sollte. Auf Einladung des Generalstaatsanwalts von Spanien und in Zusammenarbeit mit ihm nahm der Überwachungsausschuss an dem internationalen Seminar zu diesem Thema teil, bei dem die auf dem Gebiet der Justiz tätigen Stellen zusammengeführt werden sollten und über den künftigen Rahmen für die Bekämpfung strafbarer Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union diskutiert und über die Rolle des OLAF innerhalb dieser neuen Struktur nachgedacht werden sollte.

Der Überwachungsausschuss traf außerdem mit den Generalstaatsanwälten Spaniens Candido Conde-Pumpido und Belgiens Johan Delmulle zusammen, um die Qualität und den Nutzen der Untersuchungsberichte, die das OLAF den nationalen Justizbehörden übermittelt, zu bewerten, einen guten Informationsfluss zwischen dem OLAF und den Mitgliedstaaten zu fördern sowie die proaktive Erfüllung der Informationspflicht der nationalen Behörden gegenüber dem OLAF (26) zu bewirken. Es ist auch die Aufgabe des Ausschusses, das OLAF bei der Verbesserung seiner Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten, die eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg der Untersuchungen des OLAF ist, zu unterstützen. Während der Gespräche wurde betont, dass die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch zwischen den Strafverfolgungs- und den Justizbehörden und dem OLAF zurzeit gut sind. Die Mitarbeiter des OLAF-Referats „Justizielle Angelegenheiten und Rechtsberatung“ spielen für die regelmäßigen Kontakte und die Zusammenarbeit mit den nationalen Justizbehörden weiterhin eine entscheidende Rolle.

Der Generalstaatsanwalt Spaniens und das OLAF haben im Anschluss an das genannte internationale Seminar im Januar 2008 ein Abkommen über Zusammenarbeit unterzeichnet. Der Überwachungsausschuss ermutigt das OLAF, seine allgemeinen Beziehungen zu nationalen Behörden weiter zu intensivieren, da die greifbaren Ergebnisse der Tätigkeit des OLAF auch vom Beitrag der Mitgliedstaaten in den Phasen der Untersuchung und des Follow-up abhängen.

Bei seinen Gesprächen mit dem Stellvertretenden Europäischen Datenschutzbeauftragten Joaquín Bayo Delgado betonte der Überwachungsausschuss, dass der ständige Zugang zu Daten des OLAF elementarer Bestandteil seiner Tätigkeit sei und Voraussetzung dafür, dass der Ausschuss seiner rechtlichen Überwachungsaufgabe nachkommen könne, wobei die Einhaltung der Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten und zur Vertraulichkeit umfassend gewährleistet werde. Im Juli 2007 legte der Stellvertretende Europäische Datenschutzbeauftragte eine Stellungnahme (27) vor, in der er zu dem Schluss kam, dass „es keinen Grund zu der Annahme gibt, dass ein Verstoß gegen die Bestimmungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (28) vorliegt, wonach die in der Stellungnahme enthaltenen Erwägungen voll und ganz zu berücksichtigen sind“. Der Überwachungsausschuss stimmte den Empfehlungen des Europäischen Datenschutzbeauftragten zu und verpflichtet sich, ihnen in vollem Umfang zu entsprechen.

SCHLUSSFOLGERUNGEN UND EMPFEHLUNGEN

I. Hauptaufgabe des Überwachungsausschusses ist die regelmäßige Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF, um die Unabhängigkeit des Amtes bei der Einleitung und Durchführung von Untersuchungen und bei der Erstellung von Untersuchungsberichten zu wahren. Diese Aufgabe ist von entscheidender Bedeutung für die Stärkung der Unabhängigkeit der Untersuchungen des OLAF vom ersten Schritt an, und der Überwachungsausschuss bleibt ihr weiterhin verpflichtet.

II. Der Überwachungsausschuss ist besorgt über die übermäßig lange Dauer einiger Untersuchungen und hat alle Fälle der Direktion A „Untersuchungen und operative Maßnahmen“ des OLAF, die nach über vier Jahren noch nicht abgeschlossen waren, einer Prüfung unterzogen. Der Ausschuss hat 26 Untersuchungen geprüft, ohne die Abläufe zu behindern, und dabei Zeiträume der Untätigkeit festgestellt, für die es keine Begründung gibt, sowie falsche Einstufungen von Fällen. Der Ausschuss fordert das OLAF dringend zur Einführung strenger Kontrollen auf, um potenzielle Interessenkonflikte während der Untersuchungen auszuschalten.

III. Der Überwachungsausschuss hat alle (insgesamt 195) Berichte über Untersuchungen geprüft, die bereits seit mehr als neun Monaten andauern. Prüfungen, die Auskunft über die Gründe für die Verzögerungen und den erwarteten Zeitpunkt des Abschlusses geben sollen, sind zurzeit im Gange. Der Ausschuss wird die Klärung dieser Fragen beim OLAF weiterverfolgen.

IV. Der Überwachungsausschuss empfiehlt, die Mitarbeiter des OLAF-Referats „Justizielle Angelegenheiten und Rechtsberatung“ sehr viel frühzeitiger umfassend in die Untersuchungen einzubinden, damit die Verjährungsfristen nicht überschritten werden und sichergestellt ist, dass die Untersuchungen, die an die nationalen Justizbehörden weitergeleitet werden, in den jeweiligen Mitgliedstaaten als Beweismittel zugelassen werden könnten.

V. Der Überwachungsausschuss ist zufrieden mit der Stichprobe der 212 überprüften „Prima facie non-cases“ und kommt zu dem Schluss, dass das OLAF Fälle von Informationen, die nicht seiner Zuständigkeit unterliegen, mithilfe des derzeitigen Verfahrens rasch und effizient abschließen konnte. Der Überwachungsausschuss empfiehlt jedoch sicherzustellen, dass der diesbezügliche Passus im OLAF-Handbuch mit der tatsächlichen Vorgehensweise des OLAF übereinstimmt.

VI. Der Überwachungsausschuss ist der Meinung, dass das OLAF nicht verpflichtet ist, unabhängig von den finanziellen Auswirkungen allen Informationen nachzugehen und alle Fälle zu untersuchen, und rät dringend zur Einführung einer „De minimis“-Politik für Fälle minder schwerer Verstöße mit sehr geringen finanziellen Auswirkungen und zu einer kritischen Prüfung, wann derartige Fälle an das IDOC verwiesen werden könnten. Des Weiteren fordert der Überwachungsausschuss das OLAF dringend auf, die mit dem IDOC eingegangene Gemeinsame Absichtserklärung umzusetzen und die Arbeitsaufteilung in Bezug auf diese Fälle zu klären.

VII. Der Überwachungsausschuss erhielt vom OLAF Meldung über zwei Fälle, in denen ein Organ den Empfehlungen des OLAF nicht Folge geleistet hat, und prüfte sie. Der Ausschuss empfiehlt dem OLAF dringend, alle derartigen Fälle regelmäßig zu überwachen und dem Ausschuss systematisch zu melden, um auf diese Weise die Wirksamkeit des Follow-up des OLAF zu verbessern.

VIII. Der Überwachungsausschuss empfiehlt dem OLAF, Inhalt und Form der monatlichen statistischen Berichte zu überarbeiten, da die Daten zurzeit weder interpretiert noch mit einer Bestimmung der Qualität verbunden sind und vom Ausschuss nicht überprüft werden können.

IX. Der Überwachungsausschuss hat sich mit den Auswirkungen der Verwaltung der Untersuchungstätigkeit durch das OLAF auseinandergesetzt und unterstützt voll und ganz die Maßnahmen, die zur Verbesserung der Verwaltung von Untersuchungen und insbesondere zur Planung, Kontrolle und Überwachung der Untersuchungen eingeleitet wurden. Der Ausschuss empfiehlt dem OLAF dringend, der Verwaltung, strategischen Planung und Kontrolle sowie den Systemen für Rückmeldungen in Bezug auf die operative Tätigkeit größere Bedeutung beizumessen. Insbesondere empfiehlt der Ausschuss dem OLAF, seine Untersuchungspolitik besser zu definieren, den Schwerpunkt und das Leitbild für die Verwaltung hinsichtlich des Zwecks und der allgemeinen Erfolgsfaktoren deutlicher zu machen. Großes Engagement von Seiten der Führung und der Leitung des OLAF ist eine Voraussetzung für ein harmonisches und produktives Arbeitsklima.

X. Der Überwachungsausschuss empfiehlt dem OLAF, eine Personalstrategie zu entwickeln und vorrangig mehr und optimal qualifizierte Mitarbeiter für die operativen Maßnahmen, die Kerntätigkeit des OLAF, einzusetzen. Es ist nicht klar, ob es eine fundierte Rechtsgrundlage dafür gibt, dass das OLAF einige der nicht zu seiner Kerntätigkeit gehörenden Arbeiten, wie Follow-up und Verwaltung der Ausgabenprogramme der Gemeinschaft, ausführt. Der Ausschuss empfiehlt der Verwaltung des OLAF, Schritte zur Korrektur des derzeitigen Ungleichgewichts zwischen den für operative und für nicht operative Maßnahmen zugeteilten Ressourcen und zur Weiterbildung seiner Untersuchungsbeauftragten einzuleiten.

XI. Der Überwachungsausschuss empfiehlt dem OLAF, zur Optimierung der Umsetzung der eigenen Personalpolitik mit der Verwaltung der Kommission zusammenzuarbeiten. Der Ausschuss begrüßt positive Entwicklungen in der Situation der Zeitbediensteten des OLAF und empfiehlt dem OLAF, Zeitbedienstete in Übereinstimmung mit dem Beamtenstatut zu befördern.

XII. Der Überwachungsausschuss empfiehlt, die Bemühungen des OLAF auf dem Gebiet der Prävention von Betrug und Korruption so zu konzentrieren, dass die aus den Untersuchungen gewonnenen Fachkenntnisse allen Dienststellen der Kommission praktisch zugute kommen können. Der Überwachungsausschuss empfiehlt, dass das OLAF die interne Koordinierung verbessert und den regelmäßigen Informationsfluss zwischen seinen Direktionen auf diesem Gebiet sicherstellt.

XIII. Der Überwachungsausschuss ist der Meinung, dass alle vorgenannten Empfehlungen adäquat in das neue Verfahrenshandbuch, das ein wesentliches Hilfsmittel bei der Durchführung von Untersuchungen ist, einfließen sollten. Der Ausschuss ist der festen Überzeugung, dass mit der Annahme eines Handbuchs mit klaren operativen Verfahren und Fristen ein einheitlicher Rahmen für die Untersuchungen des OLAF vorgegeben und die unabhängige Durchführung der Untersuchungen gestärkt wird. Der Ausschuss erklärt sich zur konstruktiven Mitarbeit am Entwurf des Handbuchs bereit.

XIV. Um Problemen bei der Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen im Sekretariat des Überwachungsausschusses zu vermeiden empfiehlt der Ausschuss, Stellen für sein Sekretariat im Stellenplan des OLAF vorzusehen. Die Ernennung von Mitarbeitern für das Ausschusssekretariat sollte mit ausdrücklicher Zustimmung des Ausschusses geschehen, um die vollständige Unabhängigkeit des Überwachungsausschusses bei der Erfüllung seiner Pflichten zu gewährleisten.

(1) Erster Tätigkeitsbericht für den Zeitraum Dezember 2005 bis Mai 2007 (ABl. C 123 vom 20.5.2008, S. 1).

(2) Siehe Anhang 1.

(3) Artikel 8 der Geschäftsordnung des Überwachungsausschusses des OLAF (ABl. L 33 vom 2.2.2007, S. 1).

(4) Der Überwachungsausschuss nahm die Geschäftsordnung im August 2006 an; im Februar 2007 wurde sie veröffentlicht (Geschäftsordnung des Überwachungsausschusses des OLAF, ABl. L 33 vom 7.2.2007, S. 7).

(5) Im Juni 2006 schrieb das OLAF intern zwei Stellen aus. Ein Mitarbeiter für das Sekretariat wurde im Januar 2007 ernannt und ein weiterer im Juli 2007.

(6) Siehe Anhang 5.

(7) Siebter Tätigkeitsbericht des OLAF für das Jahr 2006.

(8) Empfehlung III im Tätigkeitsbericht des OLAF-Überwachungsausschusses, Dezember 2005-Mai 2007, und Stellungnahme Nr. 1/2007 des Überwachungsausschusses (Anhang 4).

(9) Direktion B (vier Referate): Landwirtschaft; Zölle I.; Zölle II; Strukturpolitische Maßnahmen. Direktion A (vier Referate): Interne Untersuchungen: Organe der EU; Interne/Externe Untersuchungen: Außenstellen und Agenturen der EU; Direkte Ausgaben und Außenhilfe; Außenhilfe.

(10) Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999.

(11) Erwägungsgrund 10 und Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999.

(12) Siehe auch Urteil vom 4.10.2006, Rechtssache T-193/04, Hans-Martin Tillack gegen Kommission der Europäischen Gemeinschaften (Ziffer 69).

(13) Teil 3.3.3.1, S. 76 des OLAF-Handbuchs vom 25. Februar 2005.

(14) Artikel 1 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999.

(15) Siehe Schlussfolgerungen des ersten Tätigkeitsberichts vom 17. Oktober 2007 (ABl. C 123 vom 20.5.2008, S. 1) und Stellungnahme Nr. 1/2007 des Überwachungsausschusses „Berichte des OLAF über Untersuchungen, die seit mehr als neun Monaten andauern“ in diesem Bericht.

(16) Artikel 12 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 und Artikel 5 des Beschlusses 1999/352/EG, EGKS, Euratom der Kommission.

(17) Direktion A (vier Referate): Interne Untersuchungen, Organe der EU; Interne/Externe Untersuchungen: Außenstellen und Agenturen der EU; Direkte Ausgaben und Außenhilfe; Außenhilfe. Direktion B (vier Referate): Landwirtschaft; Zölle I.; Zölle II; Strukturpolitische Maßnahmen.

(18) Stellungnahme Nr. 1/2007 des Überwachungsausschusses „Berichte des OLAF über Untersuchungen, die seit mehr als neun Monaten andauern“.

(19) Siehe Anhang 4.

(20) Siehe Anhang 4.

(21) Artikel 6 des Beschlusses 1999/352/EG, EGKS, Euratom der Kommission vom 28. April 1999 (ABl. L 136 vom 31.5.1999, S. 20).

(22) Siehe Anhang 5.

(23) Gemäß Artikel 1 des Beschlusses des Generaldirektors des OLAF über eine neue Politik für die Beschäftigung und den Einsatz von Zeitbediensteten des OLAF können Zeitbedienstete auf Beschluss des Generaldirektors und nach Konsultation eines paritätischen Ausschusses einmal in die nächst höhere Laufbahn-/Funktionsgruppe befördert werden.

(24) Siehe Anhang 2 mit einem Verzeichnis der Stellungnahmen, die der Überwachungsausschuss zwischen dem 1. Dezember 2006 und dem 31. Mai 2008 verabschiedet hat.

(25) Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa/Australian National University/OLAF.

(26) Artikel 7 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999.

(27) Stellungnahme des Europäischen Datenschutzbeauftragten zu einer Meldung einer Vorabkontrolle des Datenschutzbeauftragten des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF) im Zusammenhang mit der regelmäßigen Überwachung der Durchführung der Untersuchungstätigkeit. Fall 2007-0073 vom 19. Juli 2007.

(28) ABl. L 8 vom 12.1.2001, S. 1.

ANHANG 1 ZEITPLAN DER SITZUNGEN DES OLAF-ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES 2007 Monat Sitzungstermin JUNI Dienstag, den 19. Juni bis Mittwoch, den 20. Juni JULI Montag, den 9. Juli bis Dienstag, den 10. Juli SEPTEMBER Dienstag, den 18. September bis Mittwoch, den 19. September OKTOBER Dienstag, den 16. Oktober bis Mittwoch, den 17. Oktober NOVEMBER Montag, den 26. November bis Dienstag, den 27. November DEZEMBER Dienstag, den 11. Dezember bis Mittwoch, den 12. Dezember 2008 Monat Sitzungstermin JANUAR Mittwoch, den 23. Januar FEBRUAR Dienstag, den 26. Februar bis Mittwoch, den 27. Februar APRIL Dienstag, den 1. April bis Mittwoch, den 2. April Montag, den 28. April bis Dienstag, den 29. April MAI Dienstag, den 27. Mai bis Mittwoch, den 28. Mai

ANHANG 2 LISTE DER STELLUNGNAHMEN, ANGENOMMEN BEIM ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSS ZWISCHEN DEM 1. DEZEMBER 2006 UND DEM 31. MAI 2008 2006 Stellungnahme Nr. 1/2006, Haushaltsvorentwurf 2007 für OLAF Stellungnahme Nr. 2/2006 zur Reform der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) Ergänzende Stellungnahme zur Reform der Verordnung (EG) Nr. 1073/99 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) Stellungnahme Nr. 3/2006 des Überwachungsausschusses, Leistungsindikatoren für das OLAF 2007 Stellungnahme Nr. 1/2007, Berichte des OLAF über Untersuchungen, die seit mehr als neun Monaten andauern Stellungnahme Nr. 2/2007 zum Haushaltsvorentwurf 2008 des OLAF 2008 Stellungnahme Nr. 1/2008 „Prima facie non-cases“ Stellungnahme Nr. 2/2008, Jährlicher Managementplan 2008 des OLAF Stellungnahme Nr. 3/2008 zum Haushaltsvorentwurf 2009 des OLAF

ANHANG 3 Brüssel, den 28. März 2008 Betr.: Entschließung des Europäischen Parlaments zum Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaften und die Betrugsbekämpfung/Jahresbericht. 1. Auf seiner Sitzung vom 18./19. September 2007 hat der OLAF-Überwachungsausschuss beschlossen zu analysieren, wie OLAF offensichtlich unbegründete Anschuldigungen (Prima facie non-cases) behandelt. 2. Um sich mehr auf wichtigere Fälle konzentrieren zu können, hat das OLAF 2004 ein vereinfachtes Verfahren für die sog. Prima facie non-cases (nachfolgend: PFNC) eingeführt. Dieses Verfahren betrifft alle Fälle, in denen alle verfügbaren Informationen darauf hinweisen, dass OLAF eindeutig und unter keinen Umständen zuständig ist (1) (Beispiel: die Beschwerde des Bürgers eines Drittstaats, dass die lokalen Finanzbehören ihn falsch besteuern). Dieses Verfahren erspart OLAF, förmlich ein Verfahren zu eröffnen, eine Bewertung durchzuführen und kurze Zeit danach wieder das Verfahren einzustellen. 3. OLAF hat in den Jahren 2003-2007 894 Fälle als Prima facie non-cases behandelt. Der OLAF-Überwachungsausschuss hat in einer repräsentativen Stichprobe 212 Prima facie non-cases nach dem Zufallsprinzip ausgewählt, aber dabei darauf geachtet, dass diese Fälle alle Operationellen Direktionen und Ermittlungsabteilungen berücksichtigen. In diesem Zusammenhang ist anzumerken, dass in den Bereichen Zoll, Zigaretten und Mehrwertsteuer nur wenige PFNC anfallen. Nach Klärung einer Reihe Fragen zum Schutz persönlicher Daten hat OLAF dem Überwachungsausschuss uneingeschränkt Zugang zu allen Stichproben gegeben. 4. Die Ergebnisse der Untersuchung lassen sich wie folgt zusammenfassen. 4.1. OLAF wendet die Regeln für das PFNC bis Verfahren grundsätzlich zutreffend an. Das gilt insbesondere auch für die folgenden Fallgruppen, mit denen OLAF häufig konfrontiert wird: — anonyme Anzeigen, — Anzeigen von Querulanten, — Anzeigen, die sich auf Rechtsstreitigkeiten zwischen Privaten beziehen, — Anzeigen, die sich auf nationale Programme ohne jeden Bezug zu den Finanzen der Union beziehen, — Anzeigen, die sich auf die Durchführung einer gemeinschaftlichen Politik oder eines gemeinschaftlichen Programm beziehen. Derartige Fälle kommen häufig in der gemeinsamen Agrar- und Strukturpolitik vor. In diesen Fällen ist OLAF gezwungen, das betroffene Projekt zu identifizieren und mit Hilfe der zuständigen nationalen Behörden oder etwa der DG AGRI oder der DG REGIO den Sachverhalt weiter zu ermitteln. Wenn sich am Ende kein hinreichender Verdacht ergibt, werden auch diese Verfahren als PFNC eingestellt. OLAF könnte diese Fälle auch als non-cases einstellen. Das PFNC-Verfahren hat jedoch den Vorteil, dass weder eine Evaluierung noch eine Befassung des OLAF-Boards erforderlich sind. Es vereinfacht also bei dem gleichen Ergebnis (Einstellung des Verfahrens) die Verwaltung in vertretbarer Weise. — Die Disziplinarbehörde der Kommission (IDOC) informiert OLAF über den Verdacht auf Dienstvergehen und fragt OLAF, ob sie den Fall an sich ziehen wolle. Nimmt OLAF davon Abstand, wird der Fall als PFNC eingestellt. Das PFNC Verfahren erlaubt es somit dem OLAF, Fälle außerhalb seiner gesetzlichen Zuständigkeit ohne großen Verwaltungsaufwand und in kürzerer Zeit abzuschließen. 4.2. In einigen Fällen wird das Prima-facie-Verfahren auch außerhalb der im OLAF-Manual gegebenen Definition angewendet Hierfür zwei Beispiele: — Ein anonymer Anrufer ruft OLAF auf dem Freephone an, informiert über angebliche Unregelmäßigkeiten bei der Verwendung europäischer Gelder und hinterlässt eine Telefonnummer. OLAF unternimmt eine Reihe Versuche, vom Anrufer nähere Informationen zu erhalten. Dies erweist sich als unmöglich: Die Rufnummer existiert nicht oder der Anrufer ist nie erreichbar. Hier können die nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes zur Einleitung einer Untersuchung erforderlichen „hinreichenden ernsthaften Verdachtsmomente“ nicht festgestellt werden. OLAF stellt deshalb mit Recht das Verfahren ein. — In einigen Verfahren führt OLAF zunächst Ermittlungen und stellt dann im Licht der Ermittlungsergebnisse das Verfahren als Prima facie non-case ein. Hier ist es zu begrüßen, dass OLAF nicht vorschnell Fälle als Prima facie non-cases einstellt, sondern sich zunächst durch Ermittlungen Gewissheit über den Hintergrund verschafft und erst dann das Verfahren einstellt. — In keinem der geprüften Fälle hat OLAF das PFNC-Verfahren dazu genutzt, um Fälle, die eine volle Ermittlung verdient hätten, „zu beerdigen“. Zusammenfassung Die repräsentative Stichprobe hat gezeigt, dass das Prima-facie-non-cases-Verfahren es OLAF erlaubt, Fälle auβerhalb seine gesetzliche Zuständigkeit ohne groβen Verwaltungsaufwand und in kürzerer Zeit abzuschließen. OLAF wendet dieses Verfahren mit der gebotenen Umsicht an. Der Überwachungsausschuss hat in seiner Stichprobe keinen Fall gefunden, wo ein anderes Verfahren und insbesondere eine volle Ermittlung angezeigt gewesen wäre. (1) OLAF, Operational Manual, S. 76: „Prima facie non-cases“: „Where information is received which clearly and unequivocally does not fall within the competence of OLAF, then the responsible Head of Unit may propose not to refer the information for assessment. The Head of Unit must complete a Prima Facie Non-Case form (Annex 2, Form 19), which must be countersigned by Director B and returned to the Archives for registration, together with the initial information. A CMS record will be opened, but the case will appear on the CMS as closed.“

ANHANG 4 Brüssel, 26. Februar 2008 Der jährliche Managementplan 2008 des OLAF ist dem Sekretariat des Überwachungsausschusses im Januar übermittelt und in den Sitzungen des Überwachungsausschusses im Januar und im Februar 2008 erörtert worden, wobei den sich auf die Untersuchungsfunktion des OLAF beziehenden Teilen besondere Aufmerksamkeit geschenkt wurde. Der Überwachungsausschuss begrüßt, dass klare Ziele und messbare Leistungsindikatoren (Ergebnisindikatoren und Ziele) angenommen worden sind, und er hofft, dass diese zu größerer Effizienz, Transparenz und Verantwortlichkeit bei allen Maßnahmen des OLAF beitragen werden. Der Überwachungsausschuss stellt fest, dass das allgemeine und operative strategische Ziel des OLAF gegenüber 2007 von einer „Nulltoleranz“ zu einer „Betrugsminimierung“ geändert wurde. Da es sich hierbei um eine erhebliche strategische Änderung handelt, sollte der Begriff „Mindestbetrugsquote“ näher ausgeführt werden, damit Zwischenziele festgelegt werden können und ermittelt werden kann, ob die ergriffenen Maßnahmen zur Erreichung des allgemeinen Ziels beitragen. Da die Ressourcen des OLAF sehr begrenzt sind, sollte nach dem Dafürhalten des Überwachungsausschusses das allgemeine Managementziel darin bestehen, sich gezielt mit schweren Betrugsdelikten (d. h. mit Betrugsdelikten mit großen finanziellen Auswirkungen) zu befassen, deren Aufklärung dem Ruf des OLAF förderlich wäre und zugleich gewährleisten würde, dass die betreffenden Gemeinschaftsmittel optimal genutzt werden. Auf diesen Punkt wird im jährlichen Managementplan nicht besonders verwiesen. Bezüglich der Ergebnisindikatoren und Ziele für die vier spezifischen Ziele hegt der Überwachungsausschuss Zweifel, ob die Zahl der mit Empfehlungen für disziplinarrechtliche Folgemaßnahmen abgeschlossenen Untersuchungen angesichts der Schwierigkeit, das Ergebnis der Untersuchung frühzeitig vorherzusagen, ein realistisches Ziel darstellt. Auch ist nur schwer ersichtlich, wie dieses Ziel für die Erhöhung der Amtshilfe-, Überwachungs- und Koordinierungsfälle gelten soll, bei denen das OLAF ja keine führende Rolle hat. Des Weiteren bezweifelt der Überwachungsausschuss den Nutzen des Indikators „Erhöhung der Zahl der straf- und disziplinarrechtlichen Verfahren aufgrund der Empfehlungen des OLAF“, da die Verwirklichung dieses Zieles außerhalb der Befugnisse des OLAF liegt. Außerdem hat die Halbzeitprüfung des jährlichen Managementplans 2006 ergeben, dass das OLAF derzeit von den Justizbehörden der Mitgliedstaaten weder kontinuierliche noch zuverlässige Informationen über deren gerichtliche Folgemaßnahmen zu den Empfehlungen des OLAF erhält. Als sinnvolleres Ziel schlägt der Überwachungsausschuss vor, den Informationsfluss zwischen dem OLAF und den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten zu verstärken. In diesem Zusammenhang würde sich der Überwachungsausschuss dringend wünschen, dass die Rechtsgrundlage sowie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der verschiedenen Follow-up-Bereiche geklärt werden und dass sich diese Klärung auch im jährlichen Managementplan niederschlägt. Bei der Zusammenkunft mit den Vertretern des OLAF im Juni 2007 hat der Überwachungsausschuss unter anderem darauf hingewiesen, dass das OLAF keine rechtliche Grundlage für finanzielle Folgemaßnahmen im Namen der Kommission besitzt. Was die finanziellen Auswirkungen anbelangt, so sollte(n) eine kohärente Politik oder einschlägige Leitlinien für die Schätzung der finanziellen Auswirkungen der verschiedenen Fallarten festgelegt werden, bevor ein entsprechendes Ziel in den jährlichen Managementplan aufgenommen wird. Der Überwachungsausschuss glaubt, dass die beiden mit Untersuchungen befassten OLAF-Direktionen und auch ihre verschiedenen Referate gegenwärtig unterschiedliche Berechnungsmethoden zur Schätzung der finanziellen Auswirkungen verwenden. Sobald die genannten Leitlinien eingeführt wären, müssten sie mit der Strategie für die Umsetzung der „De minimis“-Politik verknüpft und auf die Erreichung einer optimalen Kosteneffizienz mit den vorhandenen Ressourcen ausgerichtet werden. Im jährlichen Managementplan ist vorgesehen, dass das OLAF seine Untersuchungen binnen eines „angemessenen“ Zeitraums zum Abschluss bringt. Dieser beträgt durchschnittlich 24 Monate (Ergebnisindikator 2.1). Der Überwachungsausschuss stellt fest, dass dieses Ziel laut den letzten jährlichen Tätigkeitsberichten des OLAF in den vergangenen drei Jahren nicht erreicht worden ist. Zwischen 2005 und 2007 betrug die durchschnittliche Untersuchungsdauer zwischen 24 und 28 Monaten. Gleichwohl wird dieses Ziel im diesjährigen Managementplan unverändert beibehalten. Daher fragt sich der Überwachungsausschuss, ob dieses Ziel wirklich erreichbar und realistisch ist, oder ob nicht wirksamere Verwaltungsmaßnahmen ergriffen werden sollten, um es zu erfüllen. Außerdem sollte die Fallabschlussquote (Ergebnisindikator 2.2) bei dem Wert 1 liegen, was in der Vergangenheit erreicht worden ist, wenn man den Wert auf der Grundlage der neuen Fälle eines Kalenderjahrs berechnet. Trotzdem würde der Überwachungsausschuss gerne wissen, welche Maßnahmen die OLAF-Führung zu ergreifen gedenkt, um die bestehende Arbeitsbelastung (rund 400 Fälle im Dezember 2007) zu verringern, denn die Verwirklichung des vorgenannten Ziels trägt ja keineswegs zu einer solchen Verringerung bei. Bezüglich der anderen unterstützenden Tätigkeiten (Ziele 3 und 4) ist der Überwachungsausschuss der Auffassung, dass einige Ziele zu allgemein gefasst und folglich schwer zu messen sind. Dies gilt insbesondere für die Punkte „Engere Beziehungen zu bzw. Zusammenarbeit mit Europol und Eurojust“, „Netz von Ansprechpartnern des OLAF bei allen wichtigen operativen Partnern“, „Die Ratschläge und die Unterstützung des OLAF werden sehr geschätzt“ und „Effiziente Nutzung der operativen Erfahrungen des OLAF und der Ergebnisse seiner Untersuchungen zur Abschreckung von Betrug und Unregelmäßigkeiten“. Schließlich würde es der Überwachungsausschuss begrüßen, wenn im jährlichen Managementplan auf die Umsetzung seiner Empfehlungen eingegangen werden würde.