[pic] | KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN |

Brüssel, den 7.6.2006

KOM(2006) 277 endgültig

MITTEILUNG DER KOMMISSION AN DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT, DEN RAT UND DEN EUROPÄISCHEN RECHNUNGSHOF

Managementbilanz der Kommission 2005 – Synthesebericht

INHALTSVERZEICHNIS

1. Einführung 4

2. Gewähr auf der Grundlage der jährlichen Tätigkeitsberichte 5

2.1. Gesamtsicht: eine verlässlichere und umfassendere Gewähr … 5

2.2. Mit einer besseren Methodik 7

2.3. Wiederholte Vorbehalte 8

3. In den Tätigkeitsberichten und Empfehlungen angeführte schwerwiegende horizontale Probleme 10

3.1. Leistungsmanagement und interne Kontrolle 10

3.1.1. Wirksamkeit der internen Kontrolle in der Kommission 10

3.1.2. Risikomanagement zur Einbindung der internen Kontrolle in die Verwaltungskultur 11

3.1.3. Leistungsmanagement 12

3.2. Governance 12

3.2.1. Umsetzung von Prüfungsberichten 12

3.2.2. Auslagerung und Agenturen 13

3.2.3. Gemeinsame Dienste 14

3.2.4. Vereinfachung 14

3.3. Finanzverwaltung und Rechnungslegung 15

3.3.1. Finanzvorschriften 15

3.3.2. Fahrplan zur Schaffung eines integrierten Kontrollrahmens 16

3.3.3. Ex-ante- und and Ex-post-Kontrollen 17

3.3.4. Buchführung und Rechnungslegung 18

3.4. IT-Systeme und Betriebskontinuität 20

3.4.1. IT-Systeme 20

3.4.2. Krisenbewältigung und Betriebskontinuität 21

3.5. Humanressourcen 21

3.5.1. Angemessenheit der Fachkompetenzen 21

3.5.2. Einstellung 22

3.5.3. Mobilität 22

3.5.4. Personalberichtssystem der Kommission 23

4. Schlussfolgerungen 23

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1. Einführung

In dieser Jahresbilanz berichtet die Kommission über Ergebnisse ihrer Politik und darüber, wie sie das zur Umsetzung der Gemeinschaftspolitik zur Verfügung stehende Personal und die Finanzmittel verwaltet hat. Erstmals wurde mit der Mitteilung „ Politische Erfolge“ [ KOM(2006) 124] ein Dokument vorgelegt, das speziell die Fortschritte der Kommission bei der Umsetzung ihrer strategischen Ziele behandelt und in dem die politischen Erfolge des Vorjahres Punkt für Punkt aufgeführt werden. Die vorliegende Managementbilanz der Kommission 2005 – Synthesebericht ergänzt die Mitteilung über die politischen Erfolge und legt dar, wie die Kommission ihre Managementaufgaben wahrgenommen hat und welche Gewähr das interne Kontrollsystem für die Recht- und Ordnungsmäßigkeit bietet. Gemäß Artikel 60 Absatz 7 der Haushaltsordnung übermittelt die Kommission der Haushaltsbehörde spätestens am 15. Juni eines jeden Jahres eine Zusammenfassung der Jahresberichte.

Mit der Annahme des vorliegenden Syntheseberichts übernimmt die Kommission die politische Verantwortung für die Managementtätigkeit ihrer Generaldirektoren und Dienststellenleiter, wobei sie deren Zuverlässigkeitserklärungen und Vorbehalte in den jährlichen Tätigkeitsberichten zugrunde legt und einräumt, dass weitere Anstrengungen unternommen werden müssen, um eine Reihe von Schwachstellen zu beseitigen. Im vorliegenden Synthesebericht bezieht die Kommission auch zu horizontalen Fragen Stellung, die der Interne Prüfer, der Europäische Rechnungshof, die Entlastungsbehörde oder der Auditbegleitausschuss und der für den Haushalt zuständige Generaldirektor in seinem Bericht „Überblick über die Interne Kontrolle in den Generaldirektionen und Dienststellen der Kommission” [SEK(2006) 567] nach Auswertung der Tätigkeitsberichte aufgeworfen haben.

Die Kommission ist gemäß Artikel 274 EG-Vertrag für die Ausführung des Haushaltsplans verantwortlich. Im vorliegenden Synthesebericht legt sie ihre Schlussfolgerungen zu jedem Hauptmanagementbereich und horizontalen Systemproblemen dar. Er steht an der Spitze der Rechenschaftspyramide der Kommission, deren Basis die Tätigkeitsberichte der bevollmächtigten Anweisungsbefugten bilden. Der Synthesebericht fasst darüber hinaus allgemein die 2005 erzielten Fortschritte im Hinblick auf das Ziel zusammen, das Potenzial der Management - und Kontrollsysteme der Kommission voll und ganz zu entfalten , und zwar in folgenden Bereichen:

- Bessere Rechenschaftslegung durch die Kommission : die Tätigkeitsberichte 2005 wurden mit einer besseren Methodik und einem kohärenteren Konzept für die Behandlung von Problemen, die mehrere Bereiche betreffen, ausgearbeitet (Teil 2.2); erstmals wurde der EU-Haushalt vollständig auf die Periodenabgrenzung umgestellt, wobei einige Übergangsprobleme noch zu lösen waren (Teil 3.3.4).

- Verbesserung des wirksamen Leistungsmanagements : auf die Wirksamkeit der internen Kontrolle wird immer mehr Wert gelegt, sie wird noch weiter integriert, indem der Schwerpunkt verstärkt auf die Verhältnismäßigkeit und Kostenwirksamkeit der Kontrollen gelegt wird (Teil 3.1.1); 2005 wurde die neue Risikomanagementmethodik, die für die gesamte Kommission gilt, eingeführt (Teil 3.1.2); eine Maßnahme zur Verbesserung der Qualität der Zielsetzungen und Indikatoren (Teil 3.1.3) wurde eingeleitet.

- Stärkung der Verantwortung und Überwachungskapazität der Kommission : Verbesserungen im Hinblick auf eine Vereinfachung wurden vorgeschlagen bzw. vorgenommen (Teil 3.2.4); ein Aktionsplan zur Schaffung eines integrierten internen Kontrollrahmens wurde vorgelegt (Teil 3.3.2); die Kontrolle der Durchführung der Aktionspläne (Teil 3.2.1) und die Zuverlässigkeit und Solidität der Strategien der internen Kontrolle (Teil 3.3.3) wurden verbessert.

Im Jahr 2005, auf das sich die Bilanz bezieht, wird der erstmals ganz von der Kommission Barroso erstellte Haushaltsplan das Entlastungsverfahren durchlaufen.

2. Gewähr auf der Grundlage der jährlichen Tätigkeitsberichte

2.1. Gesamtsicht: eine verlässlichere und umfassendere Gewähr …

Die Kommission stellt mit Genugtuung fest, dass die Grundsätze der Reform nun einen festen Platz in den täglichen Verwaltungsabläufen in den Generaldirektion und Dienststellen haben. Sie begrüßt, dass die Tätigkeitsberichte 2005 die Zusicherungen , die in den von den bevollmächtigten Anweisungsbefugten unterzeichneten Erklärungen in den Anhängen dazu gemacht werden, jetzt allgemein besser untermauern . Vorbehalte (siehe Liste in Anhang 3) werden genauer präzisiert und begründet als in den Vorjahren. Zudem wird angegeben, wie sich diese insgesamt auf die hinreichende Gewähr der Recht- und Ordnungsmäßigkeit auswirken.

Die Berichte selbst hatten allgemein klarere Schwerpunkte und waren expliziter. Daher können sie zunehmend als Rechenschafts- und Kommunikationsgrundlage herangezogen werden. Nach Prüfung der Tätigkeitsberichte und insbesondere der von jedem Generaldirektor und Dienststellenleiter unterzeichneten Zuverlässigkeitserklärung stellt die Kommission fest, dass sämtliche bevollmächtigten Anweisungsbefugten Zusicherungen abgegeben haben. Verschiedene allgemeine Aspekte, die sich aus dieser Analyse ergeben, sollten hervorgehoben werden:

Mit den Mitgliedstaaten geteilte Verwaltung. Die Kommission stellt fest, dass die Vorbehalte in diesem Bereich präziser waren als in vorhergehenden Berichten. Beispielsweise werden in den Berichten von 2005 das Programm und das geografische Gebiet genannt, in denen die Probleme aufgetreten sind. Nach Meinung der Kommission wird nur durch eine uneingeschränkte Zusammenarbeit und Anstrengungen der nationalen Behörden, wie sie im Aktionsplan für einen integrierten Kontrollrahmen vorgesehen sind (siehe nachstehend), ein Durchbruch erzielt und eine hinreichende Gewähr für die Recht- und Ordnungsmäßigkeit in den Bereichen geleistet werden können, zu denen Vorbehalte geäußert wurden. Auch ist im Aktionsplan für einen integrierten Kontrollrahmen vorgesehen (siehe nachstehend), die Prüfstrategien, die Planung und das Risikomanagement besser mit den Mitgliedstaaten abzustimmen, die Ergebnisse anderer Kontrolleure heranzuziehen und Managementberichte von Stellen der Mitgliedstaaten systematisch zu verwenden. Dies wird auch vom Internen Prüfer empfohlen. Die Kommission wird sich weiterhin darum bemühen, dass die Gewähr, die sie von den an der Verwaltung von EU-Mitteln beteiligten nationalen Behörden erhält, noch zuverlässiger wird. Dadurch wird die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge insgesamt besser gewährleistet. Externe Maßnahmen durch eine zentrale, dezentrale und gemeinsame Verwaltung. Das mit Maßnahmen in Drittländern zwangsläufig verbundene hohe Risiko ist anscheinend eingedämmt, und der einzige in diesem Bereich angebrachte Vorbehalt betrifft die Zuständigkeiten, die die Kommission mit den Vereinten Nationen bei der Leistung des EU-Beitrags zur vierten Säule der UNMIK im Kosovo teilt. Die Kommission wird zusammen mit Vertretern der Vereinten Nationen versuchen, im Laufe dieses Jahres das Problem zu lösen. Interne Maßnahmen, zentrale Verwaltung. Besonders in der Forschung, aber auch allgemeiner in anderen EU-internen Politikbereichen stellt die Kommission systeminhärente Kontrollprobleme im Zusammenhang mit der Kostenerstattung fest. Es treten wiederholt Fehler auf, besonders bei den Personalkosten. Die Kommission verspricht sich spürbare Fortschritte von den Vereinfachungsmaßnahmen und den verstärkten Kontrollmechanismen des Sechsten Rahmenprogramms, da die Programme ausgereifter werden und die Ausgabenerklärungen nun von unabhängigen Rechnungsprüfern bescheinigt werden müssen. Das Problem lässt sich auf Dauer allerdings nur durch eine gründliche Vereinfachung der Finanzierungsregelung angehen. Auch sollten die nationalen Behörden bei einer indirekten zentralen Verwaltung zuverlässigere Gewähr für die Recht- und Ordnungsmäßigkeit übernehmen. Die Kommission wird sich weiter um eine Vereinfachung der Durchführungsverfahren für Gemeinschaftsprogramme bemühen und die systeminhärenten Kontrollprobleme im Zusammenhang mit der Erstattung von Kosten untersuchen. Die von der Kommission vorgeschlagenen Beteiligungsregeln für das Siebte Forschungsrahmenprogramm sehen vereinfachte Finanzierungsmechanismen vor, wie den verstärkten Einsatz von Pauschal-, Stückkosten- und Durchschnittssätzen, die auf dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und der Kostenwirksamkeit der Kontrollen beruhen, ohne dabei die finanziellen Interessen der EU außer Acht zu lassen. Im Rahmen des Aktionsplans für einen integrierten Kontrollrahmen (siehe Teil 3.3.2) wird sich die Kommission weiterhin für eine Vereinfachung der Rechtsvorschriften einsetzen und dabei gestützt auf ein besser koordiniertes Vorgehen der einzelnen Dienststellen in diesem Bereich die Verwendung von Prüfungsbescheinigungen optimieren. Dadurch und gegebenenfalls durch Sanktionen werden die Kontrollen der Kostenabrechnungen effizienter und wirksamer. Verwaltungsausgaben. Durch Maßnahmen des Amts für die Abwicklung finanzieller Ansprüche konnten Mängel im Informationssystem für die Berechnung der Dienst- und Versorgungsbezüge behoben werden und der Vorbehalt, den der Leiter des Referats für Ressourcen in seiner Erklärung von 2004 angemeldet hatte, konnte im Bericht für 2005 aufgehoben werden. Das Amt für Gebäude, Anlagen und Logistik (OIB) hat über Schwierigkeiten bei der Abwicklung der Verträge und der Planung der Auftragsvergabe berichtet, die voraussichtlich 2006 beseitigt werden können. Die Kommission ist der Meinung, dass die jährlichen Tätigkeitsberichte im Bereich der Verwaltungsausgaben eine hinreichende Gewähr für die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge bieten. Zwar stellen die Vorbehalte bezüglich der Planung der Auftragsvergabe und des Verwaltungshaushalts in den Delegationen die Zusicherung der Ordnungsmäßigkeit des Generaldirektors nicht in Frage, doch wird die Kommission dafür sorgen, dass diese Dienststelle wirksame Abhilfemaßnahmen ergreift, um möglichst zu verhindern, dass es künftig zu ähnlichen Vorkommnissen kommt. |

- Schlussfolgerung

Insgesamt ist die Kommission der Meinung, dass die vorhandenen internen Kontrollsysteme innerhalb der in den jährlichen Tätigkeitsberichten 2005 beschriebenen Grenzen die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge, für die die Kommission nach Artikel 274 EG-Vertrag verantwortlich ist, hinreichend gewährleisten. Allerdings räumt sie ein, dass noch verschiedene Mängel zu beheben sind, insbesondere jene, auf die die bevollmächtigten Anweisungsbefugten in ihren Vorbehalten hingewiesen haben.

Die Kommission wird dafür sorgen, dass die bevollmächtigten Anweisungsbefugten weitere Anstrengungen unternehmen, um zu garantieren, dass die Zusicherung der Ordnungsmäßigkeit in den Erklärungen im Anhang zu den Jahresberichten durch geeignete interne Kontrollsysteme belegt wird.

2.2. … mit einer besseren Methodik

Im Bestreben nach einer kontinuierlichen Verbesserung und Vereinfachung wurden die Leitlinien für Tätigkeitsberichte 2005 folgendermaßen weiter ausgefeilt:

- Die Berichterstattung für 2005 wurde vereinfacht, sie konzentriert sich jetzt auf die Auswirkungen der wichtigsten Maßnahmen. Dadurch wurde in den Tätigkeitsberichten ein besseres Gleichgewicht zwischen den Ergebnissen der Politik und Fragen der internen Kontrolle sowie der finanziellen Abwicklung hergestellt, wodurch für die Entscheidungsfindung eine klarere und zuverlässigere Grundlage zur Verfügung steht und die Ergebnisse einfacher vermittelt werden können.

- Im Hinblick auf eine umfassendere Rechenschaftslegung wurden explizite Erklärungen und eine Beurteilung der Eigenschaften und Merkmale des Management-, Risiko- and Kontrollumfelds in den Generaldirektionen sowie der Bestandteile und Ergebnisse des Verwaltungs- und Kontrollsystems, die die Zusicherungen in der Erklärung belegen, eingeführt.

- 2005 wurden Maßnahmen in Angriff genommen, die 2006 vor der Genehmigung der Jahresberichte fortgesetzt wurden, um Anleitungen zur Bewertung der Wesentlichkeit von Mängeln (einschließlich der systeminhärenten Mängel) zu geben und für jede „verwandte“ Gruppe von Generaldirektionen gemeinsame Methoden und Signifikanzschwellen einzuführen, die auf die jeweilige Situation zugeschnitten sind. Für die Gruppe der von der geteilten Verwaltung betroffenen Dienststellen wurde eine gemeinsame Methodik vereinbart, für die Gruppe Forschung wurde eine vorgeschlagen. Auch in der Gruppe interne Politik wurden Fortschritte erzielt.

- Alle Generaldirektionen wurden zudem aufgefordert, die von ihnen verwendeten Signifikanzkriterien anzugeben und in der Erklärung ihre Einschätzung zu den Auswirkungen der Vorbehalte insgesamt zu geben.

Die Peer Review zu den möglichen Vorbehalten trug durch die zahlreichen Besprechungen zwischen verwandten Dienststellengruppen und durch die bilateralen Besprechungen maßgeblich zur Präzisierung des Gegenstands der Vorbehalte und zu einer stimmigen Behandlung ähnlicher Probleme bei. Auch stellte sie insofern einen Meilenstein dar, da zur Gewährleistung der Qualität Signifikanzkriterien verwendet und die Auswirkungen der Vorbehalte quantifiziert wurden. Im Bestreben, den Vorbehalten mehr Gewicht zu geben, und nicht sie zahlenmäßig zu reduzieren, trafen die bevollmächtigten Anweisungsbefugten die Auswahl der Methodik nach folgenden Grundsätzen:

- das Vorhandenseins eines Risikos rechtfertigt nicht unbedingt einen Vorbehalt, es sei denn, im Berichtszeitraum trat tatsächlich ein Problem auf oder mit dem Kontrollsystem konnte das Auftreten solcher Probleme mit erheblicher Auswirkung nicht abgewendet werden;

- eine kritische Auditempfehlung rechtfertigt einen Vorbehalt nur dann, wenn (1) der Mangel den Bereich betrifft, der unter die Zuverlässigkeitserklärung fällt, (2) der bevollmächtigte Anweisungsbefugte anerkennt, dass das jeweilige interne Kontrollsystem die ermittelten Mängel nicht angemessen erfasst, und (3) er/sie der Meinung ist, dass die Signifikanzschwelle überschritten ist.

Schlussfolgerung

2005 wurden spürbare Fortschritte bei der Verbesserung der Rechenschaftslegung und der Gewährleistung eines kohärenteren Vorgehens für die einzelnen Gruppen von Generaldirektionen, die ähnliche Tätigkeitsbereiche haben, erzielt. In den einzelnen Dienststellengruppen werden weitere Maßnahmen durchgeführt, so dass jedem Bereich, auch denen, für die bisher keine einheitliche Methodik festgelegt werden konnte, eine spezifische, kohärente Methodik zur Verfügung stehen wird. Auch die Arbeit an Indikatoren für die Kontrolle und den Zuverlässigkeitsgrad der Gewähr wird für jede einzelne Gruppe weitergehen (siehe Teil 3.1.1).

2.3. Wiederholte Vorbehalte

Mit den Vorbehalten sollen Problembereiche herausgestellt werden, in denen verstärkt Maßnahmen ergriffen werden sollen, um die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge und eine ordnungsgemäße Mittelverwendung sicherzustellen. Ein wiederholt angemeldeter Vorbehalt kann bereits ein Problem sein. Die Kommission weist allerdings darauf hin, dass es verschiedene Arten von wiederholten Vorbehalten gibt:

Vorbehalte, die Jahr für Jahr weiter eingeschränkt werden oder für die erfolgreich ein Aktionsplan durchgeführt wird (Vorbehalte der Generaldirektion Regionalpolitik zum EFRE bzw. Kohäsionsfonds in bestimmten Mitgliedstaaten und Kandidatenländern; Vorbehalt der Generaldirektion Landwirtschaft und ländliche Entwicklung hinsichtlich des InVeKoS in Griechenland; Vorbehalte der Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit hinsichtlich des Erfassungsbereichs der Ex-post-Kontrollen und hinsichtlich des Europäischen Flüchtlingsfonds; Vorbehalt der Generaldirektion Haushalt bezüglich der Periodenabgrenzung beim Europäischen Entwicklungsfonds). Die Kommission nimmt zur Kenntnis, dass zur Lösung des grundlegenden Problems in manchen Fällen weitere Anstrengungen von anderer Seite notwendig sind (im Falle der geteilten Verwaltung von Seiten der Mitgliedstaaten). Vorbehalte, die Strukturprobleme betreffen, die eine endgültige Lösung des im Vorbehalt angegebenen Problems auf der Grundlage des geltenden Rechts behindern (von verschiedenen Generaldirektionen vorgebrachte Probleme mit dem Fünften Forschungsrahmenprogramm; Vorbehalt der Generaldirektion Unternehmen und Industrie hinsichtlich der europäischen Normenorganisationen; Vorbehalt der Generaldirektion Landwirtschaft und ländliche Entwicklung hinsichtlich des präferenziellen Imports von Fleisch hoher Qualität). Die Kommission wird durch innovative Maßnahmen, die bei der Finanzierungsregelung ansetzen, weitere Abhilfemaßnahmen ergreifen (beispielsweise ist bei den Forschungsrahmenprogrammen die verstärkte Gewährung von Zuschüssen auf der Grundlage von Pauschal- und Stückkostensätzen vorgesehen). Vorbehalte hinsichtlich von Mängeln bei Vorgängen, die fern vom Sitz der Kommission erfolgen und außerhalb des Kommissionssitzes durchgeführte Tätigkeiten betreffen, die sich aufgrund der geografischen Entfernung und der geringen Größe der betroffenen Einrichtung nur schwer beheben lassen (Vorbehalt der Generaldirektion Kommunikation aufgrund fehlender strukturierter und systematischer Ex-post-Kontrollen bei Zuschüssen; zwei Vorbehalte der Generaldirektion Außenbeziehungen hinsichtlich des Verwaltungshaushalts). Die Kommission ist angesichts der Höhe der betroffenen Mittel der Ansicht, dass diese Vorbehalte nur geringfügige Auswirkungen haben, wenn man die gesamte Kommission betrachtet. Sie wird dafür Sorge tragen, dass die betreffenden Generaldirektoren 2006 das Erforderliche veranlassen, um die Probleme zu lösen. Mängel/Unfähigkeit zur Erreichung der Ziele einer Generaldirektion oder einer Dienststelle, die nicht Gegenstand der Zuverlässigkeitserklärung sind (Vorbehalt des internen Auditdienstes hinsichtlich der Unfähigkeit, Stellen der Gemeinschaft dem jährlichen Audit zu unterziehen; Vorbehalt der Generaldirektion Energie und Verkehr hinsichtlich der nuklearen Sicherheit; Vorbehalt des Amts für die Abwicklung finanzieller Ansprüche hinsichtlich des Krankenkassenbüros des Rats. Mit der Zuverlässigkeitserklärung soll sichergestellt werden, dass einerseits die Mittel gemäß den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung für die beabsichtigten Zwecke verwendet werden und dass andererseits die vorgesehenen Kontrollverfahren die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge hinreichend gewährleisten. Die Kommission ist der Ansicht, dass diese Aspekte in Zukunft in den Tätigkeitsberichten selbst behandelt werden könnten, da es von der Sache her angemessen ist und diese Aspekte nicht ganz unter die Zuverlässigkeitserklärung fallen. |

- Auch wurden zu horizontalen Aspekten der Buchungssysteme und Rechnungslegung und zu den strukturellen Mängeln des Datenzentrums, die sich auf die Kontinuität der IT-Systeme auswirken, ein paar neue Vorbehalte angemeldet. Diese werden in den Teilen 3.3.4 und 3.4.1 behandelt.

3. In den Tätigkeitsberichten und Empfehlungen angeführte schwerwiegende horizontale Probleme

3.1. Leistungsmanagement und interne Kontrolle

3.1.1. Wirksamkeit der internen Kontrolle in der Kommission

Wie der Interne Prüfer und der Übersichtsbericht herausstreichen, haben die Generaldirektionen und Dienststellen der Kommission bei der internen Kontrolle erhebliche Fortschritte erzielt : so zeigen die Tätigkeitsberichte, dass die meisten Generaldirektionen und Dienststellen ihre Haushaltsabläufe unter Berücksichtigung der ermittelten Risiken diversifiziert und an die unterschiedlichen Bedürfnisse angepasst haben; bestimmte Generaldirektionen kontrollieren zunehmend, ob sich die Verpflichtungen und Zahlungen gleichmäßig auf das Jahr verteilen, und versuchen dadurch gegen die Ballung von Haushaltsvorgängen am Jahresende vorzugehen; das Risikomanagement wird noch enger in die Verwaltung eingebunden und die Ergebnisse von Kontrollen und die entsprechenden Folgemaßnahmen werden immer strenger überwacht. Dennoch haben sowohl der Interne Prüfer als auch der Rechnungshof die Generaldirektionen und Dienststellen der Kommission mit dem Hinweis auf noch vorhandene Mängel aufgefordert, noch mehr für einen wirksamen Einsatz neuer Instrumente und Kontrollen zu tun. Über das Netz der Koordinatoren für die interne Kontrolle sollen unter den Generaldirektionen verstärkt Erfahrungen und Instrumente ausgetauscht werden.

Durch die Konzentration auf klar definierte und erreichbare Kontrollziele mit Zielindikatoren, mit denen die gewünschte Entwicklung gemessen und die Verhältnismäßigkeit und Kostenwirksamkeit der Kontrollen sichergestellt werden können, wird für effiziente und wirksame interne Kontrollsysteme gesorgt. Insbesondere :

- Die Effizienz und Wirksamkeit interner Kontrollsysteme wird anhand von qualitativen und quantitativen Indikatoren überwacht; das gilt auch für die Art und Weise, wie die Systeme die Risiken für die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Haushaltsausführung bewältigen. Anzeiger (Scoreboards) sollen verstärkt eingesetzt und die Verwendbarkeit und Relevanz der Indikatoren für jede Zielgruppe dabei regelmäßig überprüft werden.

- Die Verhältnismäßigkeit und Kostenwirksamkeit der Kontrollen wird durch geeignete Managementmethoden und eine Vereinfachung dieser Methoden sichergestellt; Endziel ist die Abstimmung von Kontrollbedarf und vorhandenen Kontrollressourcen. Von den Zuverlässigkeitserklärungen Dritter, die mit Aufgaben zur Ausführung des Haushalts betraut sind und Prüfungsbescheinigungen ausstellen, wird durch den verstärkten Rückgriff auf Pauschalzahlungen bei Zuschüssen erhofft, dass die von der Kommission direkt durchgeführten Kontrollen weniger komplex werden. Es sind jedoch auch neue Konzepte für die Schaffung der rechtlichen und technischen Voraussetzungen erforderlich, beispielsweise für Pauschalzahlungen.

Schließlich bedarf es gemäß der derzeitigen internationalen Praxis eines gemeinsamen Rahmens für die interne Kontrolle und das Risikomanagement, den es auf der Grundlage der Erfahrung mit 24 gültigen Normen für die interne Kontrolle und der im letzten Jahr eingeführten gemeinsamen Risikomanagementmethodik festzulegen gilt.

Schlussfolgerung

Die Kommission wird Indikatoren für Kontrollziele entwickeln, die sich insbesondere auf die Art und Weise beziehen, wie die internen Kontrollsysteme die Risiken für die Recht- und Ordnungsmäßigkeit von Vorgängen bewältigen. Gegebenenfalls werden die jährlichen Tätigkeitsberichte noch stärker auf die Wirksamkeit der internen Kontrolle eingehen. Die Kommission fordert zudem das Europäische Parlament und den Rat auf, die Bemühungen zur Anpassung des Rechtsrahmens zu unterstützen, damit die Anwendung der Grundsätze der Verhältnismäßigkeit und Kostenwirksamkeit der Kontrollen gewährleistet ist.

3.1.2. Risikomanagement zur Einbindung der internen Kontrolle in die Verwaltungskultur

Die Kommission legte gemäß der Empfehlung im Synthesebericht von 2004 im Jahr 2005 einen kommissionsweiten Rahmen für das Risikomanagement fest und führte damit ein gemeines Konzept für das Risikomanagement ein. Danach begannen die Generaldirektionen und Dienststellen damit, diese gemeinsame Methodik in ihre Programmplanung zu integrieren, indem sie in ihren jährlichen Managementplan 2006 kritische Risiken und die im Hinblick darauf zu ergreifenden Maßnahmen ermittelten. Das erste Pilotprojekt gab den Generaldirektionen mehr Eigenverantwortung, es trug dazu bei, dass in der gesamten Kommission das Bewusstsein für Risiken geschärft wurde und hatte auch Einfluss auf die Kontrollstrategie der Generaldirektionen und den Schwerpunkt der Kontrollen.

Die größten Risiken wurden bei der Strategie, bei der Planung und den Systemen (unwirksame Kontrollstrategien, unzureichende IT-Unterstützung, Wartung und Sicherheit), beim Personal und der Organisation (fehlende Sachkenntnisse in bestimmten Bereichen, langwierige Einstellungsverfahren, zu große Abhängigkeit von Vertragspersonal, unklare Aufgaben- und Zuständigkeitszuteilung und Sicherheitsprobleme bei Gebäuden und Personal) und bei externen Faktoren (mangelnde politische Unterstützung außerhalb der Kommission, Pandemien, Missverständnis und falsche Anwendung der Regeln und Vorschriften durch externe Partner) festgestellt .

Der Überblick über die interne Kontrolle hat ergeben, dass die Verwendung und der Nutzen des Risikomanagements weiter verbessert werden müssen, damit es zum festen Bestandteil nicht nur der Planung, sondern auch der routinemäßigen fortlaufenden Managementtätigkeiten wird. Die obere und mittlere Managementebene sollen enger eingebunden werden. Unter den Abteilungen sollen Erfahrungen ausgetauscht werden und es soll ein weiterer Gedankenaustausch darüber stattfinden, wie innerhalb von Gruppen verwandter Generaldirektionen Risiken bewältigt werden können.

Schlussfolgerung

Die Kommission wird das Risikomanagement stärker in ihren üblichen Managementprozess einbinden und die Risikobewertung zum Bestandteil ihrer internen Kontrollsysteme machen. Sie wird weiter an einer Verbesserung des Risikomanagements arbeiten und es gezielt auf Gruppen von („verwandten“) Generaldirektionen zuschneiden. |

3.1.3. Leistungsmanagement

Die erste Phase der durch den Synthesebericht von 2004 veranlassten Leistungsüberprüfung ist abgeschlossen. Aus ihr ging eine erste Gruppe von Standardzielen und – indikatoren hervor, die für zwei horizontale Aktivitäten verwendet werden können, die allen Generaldirektionen gemein sind („Strategieplanung und Koordinierung der Politik” sowie „Administrative Unterstützung”). In der zweiten Phase , die 2006 eingeläutet wurde, geht es speziell um die Festlegung von Zielen und Indikatoren für Ausgabenprogramme . Wie vom Rechnungshof und vom Europäischen Parlament vorgeschlagen wurde (siehe auch Teil 3.1.1) wird es in dieser Phase erstmals auch um Indikatoren gehen, die die Recht- und Ordnungsmäßigkeit direkt betreffen.

Was das Leistungsmanagement betrifft, fordert die Kommission Generaldirektionen mit ähnlichen Tätigkeitsbereichen auf, im Hinblick auf verstärkte konzeptuelle Kohärenz und Wirksamkeit enger zusammenzuarbeiten und ihre Erfahrungen auszutauschen. Auch werden die vorhandenen Instrumente, wie Managementpläne und Tätigkeitsberichte, weiter optimiert, damit diese als wirksame Managementinstrumente , die auf allen Ebenen einen Mehrwert bringen und eine zuverlässige Kontrolle und schnelle Abhilfemaßnahmen ermöglichen, genutzt werden können.

Schlussfolgerung

Die Kommission wird die Überprüfung der Ziele und Indikatoren fortsetzen und sich dabei 2006 besonders den Ausgabenprogrammen und 2007 anderen Aufgaben der Kommission zuwenden.

3.2. Governance

3.2.1. Umsetzung von Prüfungsberichten

Bei der Überwachung der Umsetzung von Prüfungs- oder prüfungsrelevanten Empfehlungen und der umfassenden Information der Kommission über die wichtigsten Ergebnisse und Abhilfemaßnahmen kommt dem Auditbegleitausschuss eine zentrale Rolle zu. Im März 2005 hat die Kommission beschlossen, das Mandat des Ausschusses zu erweitern und auch die Umsetzung der Empfehlungen des Rechnungshofs und der Entlastungsbehörde in seine Überwachungstätigkeit einzubeziehen. Durch Einrichtung einer Datenbank, mit der die Empfehlungen des Rechungshofs und der Entlastungsbehörde nachverfolgt werden, konnte die Berichterstattung des Auditbegleitausschuss an die Kommission weiter verbessert werden.

Wie dem Überblick über die interne Kontrolle zu entnehmen ist, berichten fast alle Generaldirektionen, dass angemessene Aktionspläne aufgestellt wurden, um die vom Internen Prüfer oder von den internen Auditstellen ermittelten Schwachstellen zu beheben, und dass die Umsetzung dieser Pläne regelmäßig überwacht wird. Allerdings stellt der Interne Prüfer fest, dass seine Empfehlungen zwar von den Generaldirektionen der Kommission sehr gut aufgenommen werden , bei der Umsetzung der Aktionspläne jedoch häufig beträchtliche Verzögerungen auftreten. Der Interne Prüfer schlägt vor, dass die Umsetzung von Prüfungsempfehlungen regelmäßig auf oberer Managementebene überprüft und in vollem Umfang in die normale Managementplanung einbezogen wird. Der Auditbegleitausschuss wird hierbei ebenfalls eine Rolle spielen: ausgehend von den entsprechenden Arbeiten des internen Auditdienstes wird er die betroffenen Kommissionsmitglieder und Dienststellen alarmieren, wenn bei der Umsetzung der Aktionspläne erhebliche Verzögerungen auftreten. Die Kommission nimmt außerdem zur Kenntnis, dass der Interne Prüfer künftig weniger und gezieltere Empfehlungen aussprechen will und damit auch entsprechende Wünsche der Generaldirektionen berücksichtigt hat.

Schlussfolgerung

Die Kommission wird sicherstellen, dass ihre Generaldirektionen präzise Aktionspläne aufstellen, die den zugewiesenen Prioritäten und den beschränkten Mitteln Rechnung tragen, und Prüfungsempfehlungen auf dieser Grundlage zügig umsetzen.

3.2.2. Auslagerung und Agenturen

Im Jahr 2005 wurden die ersten drei Exekutivagenturen auf den Weg gebracht; eine davon nahm bereits in der zweiten Jahreshälfte 2005 ihrem Betrieb auf. In der Anfangsphase bestand das Hauptproblem in der Einstellung von Personal. Aufgrund von Schwierigkeiten in diesem Bereich konnte eine der Agenturen ihren Betrieb bislang noch nicht in vollem Umfang aufnehmen. Die bestehenden Exekutivagenturen werden erstmals für das Haushaltsjahr 2006 umfassende Tätigkeitsberichte vorlegen, die dann in künftige Syntheseberichte einfließen werden.

In der Übergangsphase haben die Exekutivagenturen eng mit den zuständigen Generaldirektionen zusammengearbeitet, um die Übergabe der Aufgabenbereiche vorzubereiten. Um die Einrichtung von Agenturen im neuen Programmplanungszeitraum zu erleichtern und die bisherigen Erkenntnisse umzusetzen, hat die Kommission eine Überarbeitung ihrer internen Leitlinien eingeleitet und werden künftige Agenturen auch standardmäßige Dienstleistungsvereinbarungen mit den horizontalen Abteilungen der Kommission verwenden. Der Übergang zum neuen Programmplanungszeitraum, die Einrichtung neuer und die Bewertung der bestehenden Agenturen werden genauestens überwacht werden müssen, um sicherzustellen, dass gewonnene Erkenntnisse umgesetzt und bewährte Verfahren übernommen werden.

Wie schon im letzten Synthesebericht erwähnt, hat die Kommission 2005 einen Entwurf für eine interinstitutionelle Vereinbarung zur Festlegung von Rahmenbedingungen für die europäischen Regulierungsagenturen vorgelegt, mit der Mindeststandards und „Good Governance“-Regeln für die Errichtung, Arbeitsweise und Kontrolle von Regulierungsagenturen eingeführt werden sollen. Die von der Kommission vorgeschlagene interinstitutionelle Vereinbarung wurde zwar vom Europäischen Parlament begrüßt, fand jedoch keine ausreichende Zustimmung im Rat.

Nach den derzeitigen Regelungen muss der Interne Prüfer der Kommission bei jeder Regulierungsagentur alljährlich eine Prüfung durchführen. Im jährlichen Tätigkeitsbericht des Internen Prüfers heißt es, dass dies nicht in vollem Umfang möglich gewesen sei. Die von der Kommission vorgeschlagene Änderung der Haushaltsordnung sieht vor, dass jede Regulierungsagentur eine eigene interne Auditstelle einrichtet, womit das Problem ab 2007 gelöst sein dürfte.

Schlussfolgerungen

Die Kommission hat ihre Leitlinien für die Errichtung und Arbeitsweise von Exekutivagenturen vor kurzem überarbeitet, so dass sich bestehende ebenso wie neue Exekutivagenturen in einem stabilen und umfassenden Rahmen entwickeln können, der insbesondere die reibungslose Befugnisübertragung und Berichterstattung zwischen den Agenturen und den zuständigen Generaldirektionen der Kommission regelt. Sämtliche Organe müssen dazu beitragen, dass ein umfassender Rahmen ausgehandelt und die jeweiligen Zuständigkeiten der Organe und Regulierungsagenturen geklärt werden können. Der Rahmen würde für künftige und später auch für bestehende Agenturen gelten. Die Kommission fordert den Rat auf, die vorgeschlagenen Rahmenbedingungen für Regulierungsagenturen anzunehmen oder Änderungen bzw. Alternativen vorzuschlagen. |

3.2.3. Gemeinsame Dienste

Der Interne Prüfer empfiehlt, die Möglichkeiten für die Nutzung „gemeinsamer Dienste“ zu prüfen, um Effizienz und Wirksamkeit des Managements zu erhöhen. Als Beispiel verweist er auf die Bereiche IT-Dienstleistungen, Kommunikation und Verwaltung der finanziellen und personellen Ressourcen.

Der Überblick über die interne Kontrolle macht deutlich, dass kleine Abteilungen und insbesondere Ämter Schwierigkeiten mit der Betriebskontinuität sowie der Fachkompetenz und Mobilität ihrer Mitarbeiter haben, und zeigt Alternativen wie die gemeinsame Nutzung von Diensten durch verschiedene Generaldirektionen oder Ad-hoc-Helpdesks auf, die von zentralen Abteilungen betrieben werden und operationelle Abteilungen bei spezifischen Aufgaben unterstützen.

Schlussfolgerung

Die Kommission erkennt den potenziellen Mehrwert dienststellenübergreifender Regelungen für kleine Abteilungen an, sofern sie auf einer Kosten-Nutzen-Analyse beruhen und den geltenden Vorschriften entsprechen, wobei die Verantwortlichkeit der einzelnen bevollmächtigten Anweisungsbefugten erhalten bleiben muss. Ihre zentralen Dienststellen werden verschiedene praktische Lösungen ausarbeiten und dabei für eine ausgewogene Verteilung von Befugnissen und Rechenschaftspflichten zwischen den Generaldirektionen und Dienststellen sorgen. |

3.2.4. Vereinfachung

Im Bericht über die Umsetzung der Kommissionsreform vom 21. Dezember 2005 wurde die Vereinfachung zur wichtigen Priorität der Kommission quer durch alle Bereiche des internen Managements erklärt. Dabei geht es um viererlei: die Vereinfachung der Rechtsvorschriften , die Vereinfachung der planmäßigen Kontrollen , die Vereinfachung künftiger Ausgabenprogramme und die Vereinfachung der internen Verfahren und Arbeitsmethoden.

Im Bereich der Vereinfachung der Rechtsvorschriften hat die Kommission im September 2005 die Ergebnisse einer Prüfung noch anhängiger Rechtsvorschläge vorgelegt und angekündigt, dass sie 68 davon zurückziehen wolle. Im Oktober wurde die nächste Stufe des Rechtsvereinfachungsprogramms vorgestellt, nachdem zuvor die betroffenen Akteure konsultiert worden waren. Außerdem nahm die Kommission zu einer gemeinsamen Methodik für die Messung des Verwaltungsaufwands Stellung, die die EU-Organe und Mitgliedstaaten bei Folgenabschätzungen für EU-Rechtsetzungsinitiativen anzuwenden haben.

Bei den Verhandlungen über die Finanzielle Vorausschau 2007-2013 waren die Vorschläge der Kommission auf das Ziel der Vereinfachung der Rechts- und Verwaltungsvorschriften sowie der Ausgabenprogramme ausgerichtet. Ein Bespiel ist der Vorschlag der Kommission, die einschlägigen Verordnungen zu vereinfachen, um Kohärenz und Wirksamkeit der EU-Außenpolitik zu erhöhen. Insgesamt wird systematisch nach Synergien zwischen den Programmen gesucht, um deren Wirkung zu steigern und mit den verfügbaren Mitteln auf europäischer Ebene den bestmöglichen Nutzen zu erzielen.

Wie die von den Generaldirektionen im Zusammenhang mit den jährlichen Managementplänen 2006 angestellten Risikoanalysen immer wieder zeigen, liegt ein maßgebliches Risiko darin, dass Intermediäre und Begünstigte die Gemeinschaftsregeln und -verordnungen nicht richtig verstehen und anwenden; eine Vereinfachung dieser Regeln würde sicherlich dazu beitragen, dieses Risiko in den Griff zu bekommen. Es ist wichtig, dass die Legislativbehörde die Durchführbarkeit der vorgeschlagenen Kontrollen und deren Kosten/Nutzen berücksichtigt. So sehen beispielsweise die von der Kommission vorgeschlagenen Regeln für die Beteiligung am Siebten Rahmenprogramm vor, dass im Rahmen der Haushaltsordnung stärker auf Pauschalsätze (u.a. Stückkostensätze) und Pauschalzahlungen zurückgegriffen werden soll. Die Alternative, lediglich die Förderfähigkeit der realen Kosten zu überprüfen, hat sich als sehr schwierig erwiesen, da sie für die Kommission mit hohem Kontroll- und Verwaltungsaufwand verbunden ist.

Verschiedene interne Verfahren wurden 2005 vereinfacht. Im Bereich der Finanzverwaltung wurden die Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung geändert, um die Vorschriften für die Vergabe von Aufträgen und Zuschüssen insbesondere bei kleineren Beträgen zu vereinfachen. Außerdem hat die Kommission eine Initiative zur Vereinfachung der Personalverwaltung und der Verwaltungsverfahren gestartet. Es wurde eine Task Force eingesetzt, die das Personal konsultieren und Maßnahmen vorschlagen soll, um unnötig komplizierte und schwerfällige Verfahren zu vereinfachen.

Schlussfolgerung

Die Kommission wird die Vereinfachung der Rechts- und Verwaltungsvorschriften bei sämtlichen Verhandlungen über Legislativvorschläge und Programme im Rahmen der Finanziellen Vorausschau 2007-2013 im Blick behalten. Die Kommission wird ihre internen Verfahren weiter vereinfachen und ruft die Legislativbehörde auf, derlei Aspekten die nötige Aufmerksamkeit zu widmen. |

3.3. Finanzverwaltung und Rechnungslegung

3.3.1. Finanzvorschriften

Die Kommission hat 2005 eine Änderung der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung beschlossen und damit die Vorschriften für die Vergabe von Aufträgen und Zuschüssen vereinfacht, was Bietern, Antragstellern und Empfängern ebenso zugute kommt wie den Dienststellen der Organe. Außerdem hat die Kommission 2005 weitere Änderungen der Finanzvorschriften vorgeschlagen: erstens eine Änderung der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung, unter anderem zwecks Einführung von Vereinfachungsmaßnahmen, die Mitte 2006 in Kraft treten soll; zweitens die planmäßige, alle drei Jahre anstehende Überarbeitung der Haushaltsordnung und ihrer Durchführungsbestimmungen, die ab 1. Januar 2007 gelten soll.

Im Zuge dieser Überarbeitung hat die Kommission vorgeschlagen, eine effiziente und wirksame interne Kontrolle als neuen Grundsatz in der Haushaltsordnung festzuschreiben, um Effizienz und Wirksamkeit der Maßnahmen, die Verlässlichkeit der Rechnungslegung, den Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft und die Steuerung von Risiken in Bezug auf die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der betreffenden Vorgänge zu verbessern. Die bei der Umsetzung des Basisrechtsakts bestehende Gefahr der Unregelmäßigkeit oder Unrechtmäßigkeit der Vorgänge wird auf geeigneter Kontrollebene angesprochen werden, um ein hinnehmbares Risikoniveau zu erreichen, wobei die Mehrjährigkeit der Programme und die Beschaffenheit der betreffenden Zahlungen zu berücksichtigen sind.

Schlussfolgerung

Die Kommission fordert die Legislativbehörde auf, die Basisrechtsakte bis Ende 2006 und die Haushaltsordnung bis Mitte 2006 zu verabschieden, damit die Kommission die Durchführungsbestimmungen so früh wie möglich im Herbst 2006 beschließen und die Umsetzung damit rechtzeitig mit dem neuen Programmplanungszeitraum anlaufen kann. Die Kommission wird mit der Vorbereitung beginnen und ihre Management- und Kontrollstrategie sowie deren Organisation und die zugehörigen Instrumente im vorhinein festlegen.

3.3.2. Fahrplan zur Schaffung eines integrierten Kontrollrahmens

Die Kommission hat 2005 einen Fahrplan zur Schaffung eines integrierten internen Kontrollrahmens verabschiedet und geprüft, welche Defizite der interne Kontrollrahmen der Kommission gegenüber der Stellungnahme des Rechnungshofs zum Modell der „Einzigen Prüfung“ aufweist. In diesem Zusammenhang hat sie außerdem im Januar 2006 einen Aktionsplan für einen integrierten internen Kontrollrahmen mit sechzehn Maßnahmen (in den Bereichen Vereinfachung und gemeinsame Kontrollverfahren, Erklärungen zur Mittelverwaltung und Zuverlässigkeit der Rechnungsprüfung, Austausch von Ergebnissen und Kosten-Nutzen-Analyse sowie Behebung sektorspezifischer Defizite) vorgelegt. Alle diese Maßnahmen zielen letztlich darauf ab, eine effizientere und wirksamere interne Kontrolle von EU-Mitteln zu gewährleisten und dem Rechnungshof eine solide Grundlage für eine positivere Zuverlässigkeitserklärung zu bieten.

Der Erfolg des integrierten internen Kontrollrahmens hängt nach Auffassung der Kommission entscheidend von der Zusammenarbeit der Mitgliedstaaten und anderer Dritter ab, denen die Kommission Haushaltsvollzugsaufgaben überträgt, da diese Zusammenarbeit die Gewähr für eine korrekte Verwaltung der EU-Mittel durch Dritte bieten dürfte. In diesem Zusammenhang sieht die unlängst verabschiedete interinstitutionelle Vereinbarung über die Haushaltsdisziplin und die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung entsprechend dem Aktionsplan vor, dass die zuständigen Kontrollbehörden der Mitgliedstaaten eine Bewertung in Bezug auf die Übereinstimmung der Management- und Kontrollsysteme mit den einschlägigen Gemeinschaftsvorschriften durchführen und die Mitgliedstaaten zu diesem Zweck auf der jeweils maßgeblichen nationalen Ebene eine jährliche Zusammenfassung der Kontrollen und Erklärungen erstellen.

Schlussfolgerung

Die Kommission verpflichtet sich, einen integrierten internen Kontrollrahmen einzurichten. Sie stellt fest, dass sein Erfolg in hohem Maße auch von der Zusammenarbeit anderer abhängen wird, etwa des Rates und des Europäischen Parlaments sowie der für die Verwaltung und Kontrolle von EU-Mitteln zuständigen Stellen und obersten Rechnungsprüfungsbehörden der Mitgliedstaaten.

3.3.3. Ex-ante- und and Ex-post-Kontrollen

Die jährlichen Tätigkeitsberichte 2005 weisen auf Verbesserungen sowohl bei den Ex-ante- als auch bei den Ex-post-Kontrollen hin und zeigen beispielsweise, dass inzwischen stärker auf Checklisten zur Harmonisierung und Dokumentierung von Prüfungen zurückgegriffen wird, dass die Ergebnisse der Ex-ante- und Ex-post-Kontrollen und die entsprechenden Schlussfolgerungen für die Zuverlässigkeitserklärung treffsicherer geworden sind und wie sich solche Kontrollen in die Strategie und den Rahmen für die interne Kontrolle einfügen und als Kontroll- und Managementinstrumente eingesetzt werden.

Die obligatorischen Prüfungsbescheinigungen (beispielsweise beim Sechsten Forschungsrahmenprogramm) wurden eingeführt, um die Ordnungsmäßigkeit der bei Ex-ante-Kontrollen vorgelegten Erstattungsanträge in Bezug auf das direkte Management zu verbessern. Fortschritte erhofft man sich in diesem Bereich auch durch die 2005 ausgegebenen Leitlinien des Ex-post-Kontrollnetzes , das eine gemeinsame Terminologie für Ex-post-Kontrollen, ein Standardmodell für Ex-post-Kontrollberichte und eine Typologie der Fehler und ihrer Auswirkungen auf die Zuverlässigkeit ausgearbeitet hat.

Zu bedenken ist auch, dass Ex-ante-Kontrollen durch ihren aktiven präventiven Charakter unter anderem dazu beitragen, unnötige Kosten durch spätere Rückforderungen zu vermeiden. Zu Beginn eines neuen Programmplanungszeitraums – wie beispielsweise 2007 – können sich Ex-ante-Kontrollen stärker auf Kostenkategorien oder Empfängerarten konzentrieren und so Aufschluss darüber geben, in welchen Bereichen die Gefahr von Fehlern und Schwachstellen am größten ist. Anschließend sollte darüber nachgedacht werden, ob die Tiefe der Ex-ante-Kontrollen nicht den ermittelten Risikobereichen angepasst werden kann.

Verbesserungsbedarf besteht noch beim Nachweis der Verlässlichkeit und Solidität der internen Kontrollstrategie und -strukturen , beispielsweise durch ein besseres Gleichgewicht zwischen Ex-ante- und Ex-post-Kontrollen; bei der Erhöhung der Wirksamkeit von Ex-ante- und Ex-post-Aktenprüfungen (insbesondere durch Wahl eines Prüfungszeitpunkts, der Abhilfemaßnahmen noch ermöglicht, durch Konzentration auf das Wesentliche sowie auf fehler- oder risikoträchtige Kostenkategorien bzw. Empfängergruppen und durch Gewährleistung eines hinreichenden Prüfungsumfangs); bei der Nutzung des Ergebnisfeedbacks zur Verbesserung aktueller Kontrollen; bei der Verstärkung der Aufsicht und der Erhöhung der Wirksamkeit der Kontrollen, indem dafür gesorgt wird, dass Prüfungsbescheinigungen und Erklärungen zur Mittelverwaltung wirksamer eingesetzt werden können; und bei der Förderung von mehr Kohärenz und Synergien bei Generaldirektionen mit ähnlichen Aufgaben.

Auf der Grundlage des Berichts in Anhang 4 muss das Augenmerk insbesondere auf die Voraussetzungen für den Einsatz von Verhandlungsverfahren gerichtet werden, da die Zahl der nach solchen Verfahren vergebenen Aufträge und deren Wert zugenommen hat.

Schlussfolgerung

Die Kommission wird ihre internen Verfahren weiterentwickeln, insbesondere durch einen Austausch bewährter Verfahren innerhalb des Ex-post-Kontrollnetzes, wobei unter anderem gemeinsame Leitlinien für Stichprobenmethoden und deren Konfindenzniveau förmlich festgelegt werden, und durch eine adäquate Kontrollstrategie, die ein angemessenes Verhältnis zwischen Ex-ante- und Ex-post-Kontrollen gewährleistet.

3.3.4. Buchführung und Rechnungslegung

Am 1. Januar 2005 hat die Kommission die Buchführung der EU auf Periodenabgrenzung umgestellt und entspricht damit nun internationalen Standards für die öffentliche Rechnungslegung ebenso wie ihrer rechtlichen Pflicht gemäß der Haushaltsordnung. Die Generaldirektionen der Kommission sind unter erheblichen Druck geraten, zumal sie erstmals Eröffnungssalden und Cut-off-Schätzwerte liefern mussten.

Am 31. März 2006 übermittelte der Rechnungsführer der Kommission dem Europäischen Rechnungshof den ersten nach internationalen Standards erstellten Abschluss der Europäischen Gemeinschaften. Dieser Abschluss war das Ergebnis dreijähriger intensiver Arbeit sämtlicher Kommissionsdienststellen sowie der anderen Organe und Agenturen:

- Buchungsregeln, die auf die Gemeinschaftstätigkeiten anwendbar waren und internationalen Standards entsprachen, wurden ausgearbeitet und Handbücher für die praktische Anwendung erstellt.

- IT-Systeme wurden entwickelt, um die neuen Buchungsanforderungen zu unterstützen.

- Die Verwaltungsverfahren sämtlicher Kommissionsdienststellen wurden angepasst, um Vorgänge entsprechend dem Grundsatz der Periodenabgrenzung bei deren Eintritt und nicht erst bei Ein- oder Ausgang der Zahlung oder erst zum Jahresende zu verbuchen.

- Die für die Eröffnungsbilanzen notwendigen Salden wurden ermittelt.

Diese Arbeit wurde bis Januar 2005 abgeschlossen und damit so rechtzeitig, dass das Haushaltsjahr 2005 auf der richtigen Grundlage beginnen konnte. Seit Januar 2005

- sind die Eröffnungssalden überprüft und von den anweisungsbefugten Dienststellen bestätigt worden;

- haben sämtliche Dienststellen die antizipativen Passiva zum Jahresbeginn und zum Jahresende geschätzt;

- wurden die Systeme aller Dienststellen vom Rechnungsführer der Kommission daraufhin überprüft, ob sie die vorgeschriebenen Buchungsinformationen erfassen und übermitteln können;

- wurde der Abschluss der Kommission erstellt und mit den Abschlüssen der anderen Organe und Agenturen konsolidiert.

Die Kommission hat somit die in der Haushaltsordnung festgelegten Fristen für die Erstellung der Rechnungsabschlüsse eingehalten, die in allen wesentlichen Aspekten nun internationalen Standards entsprechen, und ist ihrer Verpflichtung nachgekommen, dem Europäischen Parlament und dem Rat über ihre Fortschritte in Richtung auf dieses Ziel, das diese als besonders ehrgeizig betrachtet hatten, zu berichten[1].

Allerdings ist die Arbeit noch nicht abgeschlossen, denn die Zahlstellen und Europäischen Entwicklungsfonds müssen verlegt werden, um die IT-Systeme auf den neuesten Stand zu bringen. Diese Verzögerungen ergeben sich durch die Schwierigkeiten bei der Einführung neuer Systeme und die erforderlichen Schulungen, die in geografisch weit entfernten Dienststellen durchgeführt werden müssen, und haben keine wesentlichen Auswirkungen auf den Abschluss.

Obgleich die Umstellung erfolgreich bewerkstelligt wurde und umfassende Tests durchgeführt wurden, stellte sich bei der Überprüfung zum Jahresende 2005 doch heraus, dass drei lokale Systeme aufgrund gewisser Bedenken nicht bestätigt werden konnten. Erhebliche Fehler wurden bei den Zahlenangaben mindestens einer Generaldirektion festgestellt, die daraufhin zur Vorlage berichtigter Zahlen aufgefordert wurde.

Zwei Generaldirektionen haben Vorbehalte aufgrund von Unsicherheiten hinsichtlich der Verbuchung bestimmter Vorgänge nach den neuen Periodenabgrenzungsregeln angemeldet, die Qualität der am 31. März 2006 in das System eingegebenen Daten jedoch bestätigt. Aus diesem Grund und auch weil der vorläufige Abschluss derzeit vom Rechungshof geprüft wird und vor der Feststellung des endgültigen konsolidierten Abschlusses spätestens am 31. Juli 2006 noch Korrekturen erforderlich werden könnten, hat die Generaldirektion Haushalt in ihrem jährlichen Tätigkeitsbericht 2005 einen systembezogenen vorläufigen und befristeten Vorbehalt angemeldet. Sie führt nun gemeinsam mit den anderen Generaldirektionen eine Überprüfung durch, um die Qualität der Buchführung zu verbessern und gegebenenfalls nötige Korrekturen vorzunehmen.

Obgleich die Eröffnungssalden und antizipativen Passiva von den Kommissionsdienststellen sorgfältig geprüft und überprüft wurden, könnte der Rechnungshof weitere Fehler feststellen, die in dem zum 31. Juli 2006 vorzulegenden endgültigen Abschluss behoben werden müssen. Erhöht wird das Fehlerrisiko dadurch, dass es der Kommission im Verhältnis an qualifizierten Mitarbeitern im Bereich Buchführung fehlt, aufgrund der Verspätungen einiger Dienststellen unter großem Zeitdruck gearbeitet werden musste und sich die Entwicklung einiger Buchungs- und Rechnungslegungsanwendungen im IT-System verzögert hat. Für die Zukunft stehen unter anderem die Integration der in Drittlandsdelegationen der Kommission geführten Kostenstellen in das zentrale Buchungssystem und die Einbindung der Europäischen Entwicklungsfonds in das Periodenabgrenzungssystem an. Außerdem wird der endgültige Abschluss nach Inkrafttreten des geänderten Finanzrahmens vom Rechnungsführer unterzeichnet werden , der damit die Übereinstimmung des Abschlusses mit den Vorschriften für dessen Erstellung sowie mit den einschlägigen Buchungsgrundsätzen, -vorschriften und -methoden bestätigt.

Auf Aufforderung des Internen Prüfers hat die Kommission eine Bestandsaufnahme der Bankkonten durchgeführt, die von Kommissionsmitarbeitern mitverwaltet werden, aber nicht vom Rechnungsführer der Kommission eröffnet worden sind. Als operationelle Schlussfolgerung wurde festgehalten, dass ein förmliches Verzeichnis der Konten geführt werden soll, die von Mitarbeitern von Kommissionsdelegationen verwaltet werden, wenn diese gleichzeitig als Zweitunterzeichner bei Konten auftreten, die auf eine Behörde im Empfängerland lauten. Dieses Verzeichnis soll regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass unbewegte Konten geschlossen werden.

Schlussfolgerung

Die Kommission erkennt die außerordentliche Leistung ihrer Dienststellen an, die die Umstellung auf die Periodenabgrenzung ermöglicht hat. Trotz der erheblichen Anstrengungen aller Dienststellen kann aufgrund der Größenordnung des Unterfangens und der mangelnden Vertrautheit der Dienststellen mit den neuen Buchungsverfahren jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass der vorläufige Abschluss noch Fehler und Auslassungen aufweist. Die Kommission wird alle Anstrengungen unternehmen, um sicherzustellen, dass substanzielle Fehler, die von ihren Prüfern festgestellt werden, in dem bis spätestens 31. Juli 2006 zu verabschiedenden endgültigen Abschluss berichtigt werden. Die Kommission wird die Erkenntnisse aus den im ersten Jahr der Periodenabgrenzung aufgetretenen Problemen und Verzögerungen nutzen, um ihre Buchungsverfahren und –systeme weiter zu verbessern, damit die Qualität der Finanzdaten steigt und die Fristen bei den Abschlüssen der kommenden Jahre eingehalten werden.

3.4. IT-Systeme und Betriebskontinuität

3.4.1. IT-Systeme

Die Informationstechnologie (IT) ist zu einer zentralen Größe geworden, die die Kommission bei ihrer Verwaltungstätigkeit und bei den meisten, wenn nicht gar allen operationellen und politischen Tätigkeiten unmittelbar unterstützt. Im November 2005 hat die Kommission eine überarbeitete e-Kommission-Strategie beschlossen, um sowohl ihren Mitarbeitern als auch Kommissionsexternen qualitativ bessere und transparentere IT-Dienste anzubieten. Auch für den internen Kontrollrahmen der Kommission wurden neue IT-Grundanforderungen eingeführt.

In Bezug auf die IT-abhängige Betriebskontinuität hat der Generaldirektor für Informatik in seinem jährlichen Tätigkeitsbericht einen bereichsübergreifenden Vorbehalt hinsichtlich der unzulänglichen Infrastruktur des Datenzentrums (Mängel bei der physischen Sicherheit und Unterbringung der Datenräume) angemeldet, der sich auch auf alle darin untergebrachten kritischen IT-Systeme bezieht. Der Interne Prüfer betont, dass die Funktionen und Zuständigkeiten der horizontalen und operationellen Dienststellen im IT-Bereich besser geklärt werden müssen, namentlich in Bezug auf Sicherheit, Planung, Betriebskontinuität sowie Entwicklung und Verwaltung von IT-Systemen.

Schlussfolgerung

Die Frage der Angemessenheit der Infrastruktur des Datenzentrums, das IT-Systeme beherbergt, wird prioritär in Angriff genommen. Die aktuellen Überlegungen zu optimalen IT-Governance-Regeln dürften 2006 in praktischen Schlussfolgerungen münden, die die Effizienz und Wirksamkeit des Managements sowie die Wirtschaftlichkeit der Mittelverwendung verbessern dürften.

3.4.2. Krisenbewältigung und Betriebskontinuität

2005 fand der Grundsatz der Betriebskontinuität erstmals Eingang in die Geschäftsordnung der Kommission. Die Frage der Betriebskontinuität wurde in mehreren jährlichen Tätigkeitsberichten angesprochen, und zwei operationelle Generaldirektionen haben diesbezüglich einen Vorbehalt angemeldet, da sie Betriebsunterbrechungen bei IT-Diensten fürchten, die den Mitgliedstaaten für gemeinschaftsweite Programme und für den Informationsaustausch zur Verfügung gestellt werden.

Auf der Grundlage der bereits durchgeführten Arbeiten zur Vorbereitung auf Pandemien steckt das Generalsekretariat derzeit mit Unterstützung der betreffenden Generaldirektionen einen Politikrahmen ab, der die Kontinuität der Geschäftsabläufe der Kommission auch im Falle von Betriebsunterbrechungen sicherstellen würde. Außerdem hat die Kommission im Dezember 2005 auf die Forderung des Europäischen Rates, Fähigkeiten zur Notfallreaktion sowohl auf der Ebene der Mitgliedstaaten als auch auf EU-Ebene zu entwickeln, reagiert und speziell für diesen Zweck ein neues Koordinierungsverfahren eingeführt, damit die Kommission bei ernsten Krisen, die eine Reaktion auf europäischer Ebene erfordern, kohärenter und konsequenter reagieren kann.

Schlussfolgerung

Die Kommission wird kommissionsweite Politikleitlinien festlegen und die Ausarbeitung von Notfallplänen zur Gewährleistung der Betriebskontinuität fortsetzen.

3.5. Humanressourcen

Die EU-Erweiterung und die Umsetzung des neuen Statuts (neue Laufbahnstruktur, moderne Arbeitsbedingungen und Chancengleichheit, Sicherung professioneller und ethischer Standards usw.) hatten auch 2005 Priorität. Dabei ging es vor allem darum, die Kommissionsdienststellen bei der Anwendung der neuen Regeln anzuleiten, um eine korrekte und einheitliche Umsetzung zu gewährleisten. Außerdem wurden neue Initiativen auf den Weg gebracht, u.a. die Vereinfachung der Verwaltungsverfahren und die „Professionalisierung“ der Personalverwaltung.

3.5.1. Angemessenheit der Fachkompetenzen

In den jährlichen Tätigkeitsberichten einiger Generaldirektionen und im Überblick über die interne Kontrolle wird ein Mangel an qualifizierten Mitarbeitern in der Finanzverwaltung und anderen Fachbereichen (z.B. Übersetzen und Dolmetschen, Informatik, Zoll, Steuern, Forschung und Nuklearinspektion) festgestellt. Dies ist vor dem Hintergrund zu sehen, dass die Kommission in verschiedenen Bereichen hochspezialisierte Mitarbeiter einstellen und ihre Einstellungspolitik entsprechend anpassen muss.

Schlussfolgerung

Die Kommission wird Defizite ermitteln und ihren spezifischen Bedarf anmelden, damit er umgehend berücksichtigt und in das Arbeitsprogramm des Amts für Personalauswahl der Europäischen Gemeinschaften (EPSO) aufgenommen wird. Der Aktionsplan zur Einstellung von Experten und Fortbildung des Personals wird fortgeführt.

3.5.2. Einstellung

Bei der Einstellung von Angehörigen der neuen Mitgliedstaaten wurden insgesamt durchaus zufrieden stellende Ergebnisse erzielt. Auf der mittleren Führungsebene, in der Laufbahngruppe AST/B* und bei bestimmten Stellenprofilen wie bei AD-Linguisten bestehen allerdings noch gewisse Defizite. Die für den Zeitraum 2004-2006 festgelegten Ziele werden voraussichtlich kaum bis Ende 2006 erreicht werden können, so dass die Anstrengungen 2007 und danach fortgesetzt werden müssen.

Seit 1995 hat die Kommission jährliche Ziele für die Einstellung und Ernennung von Frauen bei Managementposten und anderen Stellen der Laufbahngruppe A*/AD festgelegt. Seither sind bemerkenswerte Fortschritte erzielt worden. Gleichwohl müssen die Anstrengungen in diesem Bereich fortgeführt werden. Auf der oberen Managementebene wurde der Zielwert von 20 % mit 32,8 % erheblich übertroffen. Das Gesamtziel von 50 % für A*/AD-Posten wurde mit 51,4 % leicht überschritten. Beim mittleren Management konnte das Ziel von 30 % mit einem Frauenanteil von lediglich 24,4 % an den Ernennungen jedoch nicht erreicht werden.

Der Anteil der unbesetzten Stellen ist 2005 kommissionsweit erheblich gesunken; Einstellungsprobleme gab es jedoch bei der Errichtung von Exekutivagenturen.

3.5.3. Mobilität

2005 war ein etwa ebenso großer Anteil des Personals von Mobilität innerhalb von und zwischen Generaldirektionen und Dienststellen betroffen wie 2004 (rund 15 % der festen Mitarbeiter). Diese Angabe schließt Mobilität im Anschluss an Stellenausschreibungen ebenso ein wie Mobilität bei sensiblen Posten und Referatsleitern. Im Jahr 2005 wurden 12,5 % aller Stellen bei der Kommission als ‚sensibel’ eingestuft, doch wuchs der Anteil in den mittelbewirtschaftenden Generaldirektionen auf über 40 % an.

Der Überblick über die interne Kontrolle deutet darauf hin, dass sich die vorgeschriebene Mobilität in gewissem Maße störend auf die Dienststellen und das Personal auswirkt (Kontinuität, Mitarbeiterfähigkeiten, Ausrichtung des Personals auf die strategischen Ziele sowie Verwaltung der HR-Mittel). Dies gilt insbesondere für die vorgeschriebene Mobilität bei sensiblen Posten und die hohe Personalfluktuation in bestimmten Dienststellen sowie die kurzfristigen Verträge für qualifizierte Zeitbedienstete.

Angesichts der wachsenden Bedeutung der Mobilität hat die Kommission 2005 die Laufbahnberatung ausgebaut, dem Personal diverse Kurse zur Vorbereitung auf die Mobilität angeboten, bewährte Verfahren zusammengetragen und verbreitet und eine Laufbahnentwicklungsstrategie für ihr Personal ausgearbeitet. Sie hat eine Arbeitsgruppe eingesetzt, die sich mit der Frage befassen soll, wie Mobilität besser gehandhabt werden kann, um letztlich das Ziel der ‚richtigen Person an der richtigen Stelle’ zu erreichen. In der Arbeitsgruppe geht es um Themen wie Vor- und Nachteile obligatorischer und freiwilliger Mobilität sowie Mobilität beim mittleren Management. Die Pflicht zur Mobilität ist eine besondere Herausforderung für kleine Dienststellen mit einem hohen Anteil an sensiblen Posten.

Schlussfolgerung

Die Kommission wird ihr Mobilitätsmanagement gegebenenfalls anpassen, um letztlich das Ziel der ‚richtigen Person an der richtigen Stelle’ insbesondere im Hinblick auf sensible Posten zu erreichen. Im Laufe von 2006 werden Vorschläge unterbreitet, wie die Auswirkungen der Mobilität abgefedert werden können, wobei das Augenmerk vor allem auf spezialisierten Dienststellen sowie kleinen Generaldirektionen und Außenstellen liegen wird.

3.5.4. Personalberichtssystem der Kommission

Die Kommission hat 2005 eine Aufstellung des an der externen Kommunikation beteiligten Personals und eine Aufstellung des an der internen Kontrolle und der Finanzverwaltung beteiligten Personals durchgeführt. Das derzeitige Arbeitsplatz-Informationssystem JIS (Job Information System) liefert keine verlässlichen Personalbestandsdaten nach Geschäftsprozessen (z.B. Kommunikation, Finanzverwaltung, Überwachung der Anwendung des EU-Rechts). Das System muss weiterentwickelt werden, damit es eine eingehende Analyse der Humanressourcenverwendung der Kommission ermöglicht.

Schlussfolgerung

Die Kommission wird Maßnahmen ergreifen, um ihre IT-Systeme für die Personalverwaltung und insbesondere ihr Arbeitsplatz-Informationssystem dahingehend zu verbessern, dass die Organisation einen verlässlichen Gesamtüberblick über ihre aktuellen Humanressourcen erhält und eine eingehende Analyse nach Geschäftsprozessen ermöglicht wird.

4. SCHLUSSFOLGERUNGEN

Mit der Annahme des vorliegenden Syntheseberichts übernimmt die Kommission die politische Verantwortung für die Managementtätigkeit ihrer Generaldirektoren und Dienststellenleiter. Sie legt dabei die in deren jährlichen Tätigkeitsberichten ausgesprochenen Zuverlässigkeitserklärungen und Vorbehalte zugrunde und räumt ein, dass weitere Anstrengungen unternommen werden müssen, um eine Reihe von Schwachstellen zu beseitigen. In diesem Synthesebericht bezieht die Kommission auch zu horizontalen Fragen Stellung, die der Interne Prüfer, der Europäische Rechnungshof, die Entlastungsbehörde oder der Auditbegleitausschuss und der für den Haushalt zuständige Generaldirektor in seinem Bericht „Überblick über die Interne Kontrolle in den Generaldirektionen und Dienststellen der Kommission” [SEK(2006) 567] nach Auswertung der Tätigkeitsberichte aufgeworfen haben.

Insgesamt ist die Kommission der Meinung, dass die vorhandenen internen Kontrollsysteme innerhalb der in den jährlichen Tätigkeitsberichten 2005 beschriebenen Grenzen die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge, für die die Kommission nach Artikel 274 EG-Vertrag verantwortlich ist, hinreichend gewährleisten. Allerdings räumt sie ein, dass noch verschiedene Mängel zu beheben sind, insbesondere jene, auf die die bevollmächtigten Anweisungsbefugten in ihren Vorbehalten hingewiesen haben.

Die Kommission wird dafür sorgen, dass die bevollmächtigten Anweisungsbefugten weitere Anstrengungen unternehmen, um sicherzustellen, dass die Zusicherung der Ordnungsmäßigkeit in den Erklärungen im Anhang zu den Jahresberichten durch geeignete interne Kontrollsysteme belegt wird.

Annex 1

2005 Synthesis’ multiannual objectives

This Annex summarises and updates the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues. To meet these objectives, a series of initiatives have and will be launched, some of which were already identified in 2004 synthesis.

Performance management and internal control |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. The Commission will for the first time look to develop the indicators for legality and regularity of transactions. The Commission will continue its efforts to adapt the legal framework to ensure the effective application of the principles of proportionality and cost-effectiveness of controls. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. All services, continuous action by ‘families’ with the support of BUDG and SG. All services, continuous action in their legislative proposals. |

Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | All services in the 2006 annual reporting exercise. Services concerned, SG and DG BUDG before completion of the 2006 annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | All services, with the assistance of DG BUDG, continuous action as specified in SEC(2005) 1327. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. |

Governance |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning. | All services, continuous action. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | Ongoing action. All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. |

Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG and SG, by the end of 2006. |

Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | The Commission will integrate the follow-up of action plans related to the expressed reservations in the regular follow-up procedures by senior management and for the deadlines foreseen in 2006 will report on, progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. | Concerned DGs. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan adopted towards an Integrated Internal Framework. | DG BUDG together with the services and external partners concerned. Progressively up to the end of 2008. |

Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that are being introduced by the basic acts proposed under the next generation of programmes (2007-2013) and the amendments to the financial rules. In order to ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. Legislative authority for the basic acts and Financial Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2006. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN by the end of 2006 DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG. DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2006. |

IT systems and continuity of operations |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Ensuring the suitability of the data centre hosting IT systems and business continuity. | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and continue to develop corresponding business continuity plans. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 All services with the support of SG and ADMIN, by the end of 2006. |

Annex 2

State of play of the 2004 Synthesis’ multiannual objectives

This Annex reports on the progress realised in 2005 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. The culture of effectiveness of internal control continued to gather pace, as results from the annual activity reports (see in particular Part 2 thereof) and as the 2005 Synthesis summarises under Part 3.1.1. Exchanges of experiences and good practices took place regularly within the Internal Control Coordinators’ Network and training, tools and support have continued to be provided with the assistance of DG BUDG. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. | Continuous action. By adopting the 2005 synthesis, the Commission assumed its political responsibility for management by its Directors-General and Heads of services, on basis of the assurances and reservations issued by them in their annual activity reports, acknowledging that further efforts are needed to solve a number of weaknesses. The Commission has also adopted conclusions on each main management area and on systemic crosscutting issues. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In a medium term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. | Action finished, objective continuous. The Commission established the Commission-wide methodology for risk management by adopting the Communication "Towards an effective and coherent risk management in the Commission services" [SEC(2005) 1327] in October 2005. As a result, risk management has started to be included in the decision making process on priorities and resources allocation through the annual management plan 2006. It contributed to broader awareness raising of risk management and to defining and monitoring action plans to manage critical risks. To be launched in 2007, as foreseen |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. | Ongoing. Inter-institutional work is progressing. The EP has designated a “rapporteur” and adopted a resolution in 2005, whereas the Council was not able to adopt the draft interinstitutional agreement. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. | Ongoing. The peer review exercise has been launched in 2005. Three different phases are foreseen. The first phase aiming at establishing a repository of standard objectives and indicators for the two horizontal ABB activities has been completed in 2005. The second phase, started in 2006, will aim at producing more focussed and far-reaching objectives and indicators for spending programmes, including indicators that have a direct link to legality and regularity. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. | Continuous action. Guidelines on the annual activity reports for 2005 indicate that reports should always disclose the materiality criteria used and include overall conclusions on the combined impact of the reservations on the declaration as a whole. The 2005 annual activity reports better underpin the assurance contained in the attached declarations signed by the delegated authorising officers. Reservations are more precise and reasoned than in previous years and explanations are also often given on the overall impact on the reasonable assurance. Action completed. Guidelines for 2005 AARs introduced several simplifications and consolidation in order to strike for a better balance between policy results and management issues. For the first time, a synthesis of the policy achievements in 2005 has been established and presented to Parliament in March with the annual policy strategy for 2007. Action completed. Guidelines for 2005 AARs have been reinforced and stabilised, and contain all relevant instruction stemming from other sources (e.g. Commissioners’ Code of Conduct). Action ongoing. Work was undertaken in 2005, and pursued in 2006 prior to the adoption of the annual activity reports on assessing materiality of weaknesses (including systemic one) and encouraging a common methodology and materiality thresholds by ‘families’ of services adapted to their specific situation. Preliminary conclusions on materiality and on determination of reservations impact were introduced into the guidelines for 2005 AARs. A common methodology has been agreed for shared management family and proposed for the research family. Progress was also made by the internal policies family. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. | Action completed, objective ongoing. Following the adoption by the Commission of the roadmap towards an integrated internal control framework in June 2005, the Commission services have assessed the gap between the existing control framework and the internal control principles set out by the Court of Auditors in its opinion 2/2004. Based on the work carried out by its service and the synthesis established by the Commission, a panel of Member States’ experts, the ECOFIN Council, the Court of Auditors and the Commission services have validated the Commission analysis and proposed practical solutions to the weaknesses observed. The action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49], summarises the conclusions of this work and identifies the main actions to be undertaken. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Continuous action. Guidelines were issued in 2005 by the ex-post control network on a common terminology for ex-post controls, a template for ex-post control reports and on the classification of errors and their impact on the reasonable assurance. Efforts were also made in the services to reinforce strategy and methodology for ex-post controls. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Ongoing. The proposed revision of the Financial Regulation, due to enter into force by 1 January 2007, contains a provision in this respect. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. | Ongoing. Simplification measures contained in the amendments already adopted are being implemented, in particular by services managing grants and contracts of a limited amount. The basic acts proposed under the next generation of programmes (2007-2013) and the further amendments to the financial rules foresee principles (e.g. proportionality) and measures (e.g. concerning lump sum payments and scales of unit costs) that should allow further simplification. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). | DG ADMIN by the end of 2005. | Ongoing. First simplification measures to the Commission’s staff appraisal system were put in place for the 2006 staff appraisal exercise. In the longer term, the system could be upgraded in order to better align two objectives, namely the search for optimum performance and career development for staff while retaining the positive components of the current system. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO, ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. | Ongoing. As a result of the evaluation on the strategic alignment of Human Resources (HR) Management, DG ADMIN launched an initiative to improve the HR Management in the Commission. Concrete results are plans for an HR professional training programme or modules as well as ideas for certification in this area. One of the groups also identified HR good initiatives and best practices (Induction, Knowledge management, staff surveys, communication, flexi-time arrangements, etc). Other concrete results were further improvements to the HR database system for staff (Sysper2) and the establishment of the e-CV system, which is a data-base development containing the professional profiles of Commission staff. Ongoing. On the basis of the specific requests by services DG ADMIN coordinates and regularly updates the input of the Commission to the planning of selection procedures by EPSO. As regards specialised training DG ADMIN is constantly adjusting its training planning to the identified needs. In 2005, the area “e- Commission” was maintained, while training courses in the finance, budget and audit field were added to the priority training domains. Ongoing. The Job Study finalised in June 2005 showed that the data in the Job Information System (JIS) needed restructuring in order to permit data searches that would give the required results. Therefore, work continued in to develop an approach which would allow the institution to conduct better analysis of the allocation of human resources. This approach foresees that the updating of data in JIS starting with the job descriptions of staff involved in management and control issues will be pursued through the Heads of Human Resources network. The first results will be available in 2006. |

Annex 3

Trends in services’ reservations

This Annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services’ 2005 annual activity reports, 31 reservations were expressed (after 32 in 2004 and 49 in 2003).

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2003, 2004 and 2005 by ‘families’ of services.

DG | Reservations 2005 | Reservations 2004 | Reservations 2003 |

AGRI | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA |

EMPL | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en Angleterre (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities |

RTD | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of reserach contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme |

TREN | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty |

EAC | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules |

ENV | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs |

SANCO | 1 | 1. Health crisis management (crisis management tools and systems, in particular IT systems, not adapted to support highly critical activities in case of a Public Health crisis). | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place | 0 | 0 |

ESTAT | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association |

ELARG | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Roumania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

RELEX | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion ; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers (1) Les réserves exprimées par la DG RELEX s'inscrivent dans la continuité des réserves émises lors des deux exercices précédents ; leur formulation a été affinée. | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

TAXUD | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax: availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMM | 1 | 1. Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DIGIT | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | - |

PMO | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation |

OIB | 1 | 1. Deficiency in OIB’s contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BEPA | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Au