Bericht

über den Jahresabschluss 2001 des Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung, zusammen mit den Antworten des Zentrums

(2002/C 326/06)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Rat und dem Europäischen Parlament gemäß Artikel 12 der Verordnung (EWG) Nr. 337/75 des Rates(1), geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1946/93 des Rates(2), vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss des Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 18 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates(3), geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates(4), wurde der Haushaltsplan des Zentrums unter der Verantwortung des Verwaltungsrats ausgeführt, der gemäß den in Artikel 65, 67 und 68 der Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(5) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Der Hof kann aufgrund dieser Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN

Haushaltsvollzug

5. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2001 und der aus dem vorangegangenen Haushaltsjahr übertragenen Mittel ist aus Tabelle 1(6) zu ersehen.

6. Die endgültigen Mittel des Haushaltsjahres betrugen 13,5 Millionen Euro und wurden nahezu vollständig gebunden. Zulasten der Mittel des Haushaltsjahres wurden Zahlungen in Höhe von 10,6 Millionen Euro geleistet. Ein Betrag in Höhe von 2,8 Millionen Euro wurde auf das folgende Haushaltsjahr übertragen. Die auf das Haushaltsjahr 2002 übertragenen Mittel betreffen mit 2,2 Millionen Euro (über 40 % der gebundenen Mittel) in erster Linie die operationellen Mittel (Titel III). Das Zentrum muss seine Bemühungen fortsetzen und bei der Planung seiner Tätigkeiten mehr auf Qualität und Überwachung achten.

7. Insgesamt wurden 2,5 Millionen Euro vom Haushaltsjahr 2000 auf das Haushaltsjahr 2001 übertragen. Sie führten zu Zahlungen in Höhe von 2,3 Millionen Euro.

8. Die Möglichkeiten des Rechnungsführungssystems in Bezug auf die elektronische Unterschrift (elektronische Sichtvermerke sollten nicht nur vom Rechnungsführer und von Bediensteten aus dem Verwaltungsbereich, sondern auch von den Anweisungsbefugten angebracht werden) sollten voll ausgeschöpft werden, um den Grundsatz der Aufgabentrennung zu wahren.

Jahresabschluss

9. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der vom Zentrum in seinem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2001 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht.

10. Das Zentrum nimmt keine Abschreibungen seiner Anlagewerte vor; es sollte die von der Kommission(7) erlassenen Bewertungs- und Abschreibungsregeln anwenden, damit seine Vermögensübersicht ein getreues Bild seiner Vermögensgegenstände wiedergibt.

Anwendung der Finanzvorschriften

11. Die Zahlstelle des Zentrums kann mit bis zu maximal 2000000 Euro ausgestattet werden; dieser Betrag ist nach wie vor zu hoch. Außerdem wurden für die einzelnen Zahlungen keine Hoechstbeträge festgelegt.

12. Das Zentrum muss sich weiterhin um eine striktere Anwendung der Beschaffungsverfahren bemühen, wie der Hof bereits in früheren Berichten wiederholt hervorgehoben hat(8). So wurden zwei Verträge(9) (über insgesamt 64600 Euro) direkt mit den Dienstleistungserbringern ohne Einhaltung der einschlägigen Regeln abgeschlossen.

Aufgaben und Mittel des Zentrums

13. Die Übereinstimmung zwischen den dem Zentrum übertragenen Aufgaben und der Handhabung seiner finanziellen und personellen Mittel sowie seiner Tätigkeiten wurde analysiert, soweit dies aus dem Haushaltsplan, dem Tätigkeitsprogramm und dem Organisationsplan ersichtlich ist. Überprüft werden sollte, ob die Übereinstimmung in angemessener und transparenter Weise gegeben war. In Artikel 2 der Verordnung (EWG) Nr. 337/75 werden dem Zentrum fünf Aufgaben übertragen: Erstellung einer Dokumentation über die Systeme und die Entwicklung im Bereich der Berufsbildung, Beitrag zur Weiterentwicklung und Koordinierung der Forschung in diesem Bereich, Gewährleistung der Verbreitung zweckdienlicher Informationen auf diesem Gebiet, Förderung einer konzertierten Lösung der Probleme der Berufsbildung, insbesondere gegenseitige Anerkennung der Nachweise über den Abschluss einer Berufsausbildung und Bildung eines Treffpunkts für die beteiligten Parteien. In Tabelle 4 werden die Ergebnisse dieser Analyse zusammenfassend dargestellt.

14. Für die Verwirklichung seiner Aufgaben erhält das Zentrum einen Zuschuss der Kommission, der den Hauptanteil seiner Haushaltseinnahmen ausmacht. Dieser Zuschuss dient zur Deckung der Verwaltungsausgaben und der operationellen Ausgaben gemäß Tätigkeitsprogramm. Die Bezeichnung der Haushaltsposten bei den operationellen Ausgaben stimmt mit der Bezeichnung der dem Zentrum übertragenen Aufgaben allerdings nicht überein. Außerdem ist im Tätigkeitsbericht der Bezug zwischen den beschriebenen operativen Tätigkeiten und den Aufgaben des Zentrums nicht klar ersichtlich. Dieser fehlende Bezug zu den Aufgaben ist auch im Organisationsplan bei den mit operativen Tätigkeiten betrauten Bediensteten erkennbar.

15. Diese Diskrepanz zwischen den in der Gründungsverordnung des Zentrums festgelegten Aufgaben und der Verteilung seiner Finanzmittel, der Abwicklung seiner Tätigkeiten und der Zuweisung seiner Mitarbeiter bewirkt, dass das System FIBUS keine Verbindung herzustellen vermag zwischen den Aufgaben des Zentrums und der Umsetzung seines Tätigkeitsprogramms wie es sich aus der Ausführung des Haushaltsplans entnehmen lässt.

16. Das Zentrum sollte auf eine bessere Abstimmung der ihm in der Grundverordnung übertragenen Aufgaben mit den bewilligten finanziellen und personellen Mitteln achten. Auch die konkrete Umsetzung der Tätigkeiten sollte die Zielsetzungen des Zentrums besser widerspiegeln. Damit seine Tätigkeit transparenter wird und die Effizienz seiner Verwaltung kontrolliert werden kann, sollte ein unmittelbar erkennbarer Bezug zwischen den Zielsetzungen des Zentrums und der Umsetzung seiner Tätigkeiten hergestellt werden.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 10. Oktober 2002 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 39 vom 13.2.1975, S. 1.

(2) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 11.

(3) ABl. L 164 vom 24.6.1976, S. 1.

(4) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 15.

(5) In Anwendung von Artikel 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Zentrums für das Haushaltsjahr 2001 am 29. März 2002 erstellt und anschließend der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 4. April 2002 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(6) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was bei den Summen mitunter zu kleinen Divergenzen führt. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist, und 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(7) Verordnung (EG) Nr. 2909/2000 der Kommission vom 29. Dezember 2000, ABl. L 336 vom 30.12.2000, S. 75.

(8) Siehe Ziffer 11 des Jahresberichts zum Haushaltsjahr 2000, ABl. C 372 vom 28. Dezember 2001.

(9) Verträge 2001/055 (43000 Euro) und 2000/300 (21600 Euro).

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten des Zentrums - In diesen Tabellen sind die vom Zentrum in seinem Jahrsabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2001 und 2000

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Europäisches Zentrum für die Förderung der Berufsbildung.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2001 und 31. Dezember 2000NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten des Zentrums - In diesen Tabellen sind die vom Zentrum in seinem Jahrsabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 4

Zielsetzungen

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Antworten des zentrums

4. Wir nehmen zur Kenntnis, dass der Hof mit angemessener Sicherheit feststellt, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

6. Das Zentrum wird sich an die Vorschläge des Hofes halten, bei der Planung seiner Tätigkeiten mehr auf Qualität und Überwachung zu achten.

8. Was die elektronischen Unterschriften anbelangt, so führt die EDV-Abteilung des Zentrums derzeit die notwendigen Schulungen für die betroffenen Bediensteten durch.

Was die Aufgabentrennung angeht, so ist diese derzeit gewährleistet, da gegenwärtig das gedruckte Dokument (auf Papier) letztlich gültig ist. Während 2001 noch nicht alle anweisungsbefugten Personen im FIBUS-System unterzeichneten, ist dies mittlerweile gängige Praxis.

10. Im Rahmen der Ausarbeitung seiner neuen Finanzvorschriften entsprechend der neuen, derzeit zur Genehmigung anstehenden Rahmenfinanzregelung für die dezentralen Einrichtungen wird das Zentrum seine diesbezüglichen Bestimmungen anpassen.

11. Auf der Sitzung des Verwaltungsrates vom 14. und 15. November 2002 wird das Zentrum den Entwurf eines neuen Beschlusses zur Einrichtung einer Zahlstelle und zur Beschränkung der über sie abgewickelten Zahlungen auf eine Obergrenze von 100000 EUR vorlegen, was der Höhe der 2001 getätigten Zahlungen entspricht.

12. Was den Vertrag 2001/0055 (43000 EUR) anbelangt, so wurde ein beschränktes Auswahlverfahren - wenngleich elektronisch (per E-Mail) - durchgeführt. Von den fünf potenziellen Bietern, die wir angesprochen hatten, legte nur einer ein Angebot vor, das dann auch angenommen wurde.

Die Abteilung Vertragsverwaltung des Zentrums hat bereits die betreffende horizontale Dienststelle darüber informiert, dass derartige Verfahren (Marktsondierung per E-Mail) den bestehenden Regelungen widersprechen und nicht wiederholt werden dürfen. Das Zentrum wird - unter Einhaltung der diesbezüglichen Finanzvorschriften - die Möglichkeiten für den Einsatz elektronischer Tools bei Ausschreibungsverfahren prüfen.

Was den Vertrag 2001/0063 (21600 EUR) betrifft, so entspricht es der Wahrheit, dass keine Marktsondierung stattfand.

Dieses Vorgehen und die Gründe dafür wurden im ersten Ad-hoc-Vermerk an die Finanzkontrolle mit der Bitte um Genehmigung der Mittelbindung und des Vertragsentwurfs ausdrücklich erwähnt. In der Folge war eine weitere Erklärung angefordert und auch geliefert worden. Das Zentrum kam zu dem Schluss, dass eine bessere Arbeitsplanung dazu beitragen würde, Zeitdruck zu vermeiden und die Vorschriften einzuhalten.

13-16. Die Einschätzung des Hofes deckt sich weitgehend mit den im Jahresbericht des Zentrums beschriebenen Tätigkeiten.

Gemäß dem von unserem Verwaltungsrat angenommenen Aktionsplan als Folgemaßnahme zur externen Bewertung hat das Zentrum Anfang 2002 eine neue Organisationsstruktur eingeführt, die auf unseren Haupttätigkeiten basiert. Außerdem hat das Zentrum eine Arbeitsgruppe zur tätigkeitsbezogenen Budgetierung eingerichtet, die unseren Ansatz bei der Aufstellung eines tätigkeitsbezogenen Haushaltsplans 2003 weiterentwickeln wird.

Das Arbeitsprogramm 2003 ist das erste, das in den Rahmen den neuen mittelfristigen Prioritäten für 2003-2006 eingebettet sein wird. Dieses Arbeitsprogramm wird auf der Grundlage unserer Hauptaufgaben klare Angaben zu den Tätigkeiten und den erwarteten Ergebnissen der Arbeitsbereiche enthalten.

Ferner wird das Zentrum im Jahr 2003 mithilfe des Actitrack-Systems für eine möglichst große Transparenz der auf spezifische Tätigkeiten verwendeten Zeit sorgen.

Das Zentrum ist für die proaktive Unterstützung des Hofes bei diesem Ansatz dankbar.