4. Der Entwurf der Tagesordnung für jede Tagung wird im Einvernehmen zwischen dem Vorsitz und dem stellvertretenden Vorsitz erstellt. Der Entwurf der Tagesordnung und alle damit zusammenhängenden Unterlagen werden den Vertragsparteien und Beobachtern mindestens zwei Monate vor der betreffenden Tagung übermittelt. Die Vertragsparteien können Anmerkungen anbringen und neue Punkte für die Aufnahme in die Tagesordnung vorschlagen. Unterlagen, die für sie von Interesse sind, werden an die gemäß Abschnitt II Nummer 2 eingeladenen Vertreter verteilt.

3. Sollte der Vorsitz nicht in der Lage sein, seine Aufgaben auf einer bestimmten Tagung wahrzunehmen, wird der Vorsitz in dieser Tagung vom Vertreter der Europäischen Union als stellvertretender Vorsitz geführt.

2. Unbeschadet der Stellung der Beobachter nach Artikel 22 Satz 2 des Vertrags können der Vorsitz und der stellvertretende Vorsitz gemäß Abschnitt III Nummer 2 gegebenenfalls vereinbaren, Vertreter anderer Staaten, internationaler Organisationen oder sonstiger Gremien, einschließlich Vertretern der Zivilgesellschaft‚ ad hoc zur Teilnahme an bestimmten Tagungen des Ministerrats oder an einem oder mehreren Teilen davon einzuladen.

3. Die allgemeinen politischen Leitlinien und Maßnahmen treten am Tag ihrer Annahme in Kraft, sofern sie nichts anderes vorsehen.

8. Die Schlussfolgerungen zu jeder Tagung werden mithilfe des Sekretariats erstellt. Sie werden vom Vorsitz unterzeichnet und an die Vertragsparteien und Beobachter verteilt. Ist es nicht möglich, den Entwurf der Schlussfolgerungen bis zum Ende der betreffenden Tagung fertigzustellen, so sorgt der Vorsitz dafür, dass er innerhalb von sieben Kalendertagen nach der Tagung erstellt und verteilt wird. Jede Vertragspartei kann innerhalb von sieben Kalendertagen nach Erhalt des Entwurfs der Schlussfolgerungen um Korrekturen ersuchen. Der Vorsitz sorgt dafür, dass die endgültige Fassung innerhalb von sieben Tagen nach Ablauf der Frist für Anmerkungen verteilt wird.

7. Die gemäß Abschnitt II Nummer 2 eingeladenen Personen können sich an den Beratungen, nicht jedoch am sonstigen Handeln des Ministerrats beteiligen.

5. Die Tagesordnung wird zu Beginn der Tagung angenommen. Während der Tagung können in dringenden Fällen mit Zustimmung des Vorsitzes und des stellvertretenden Vorsitzes neue Punkte in die Tagesordnung aufgenommen werden.

6. Der Vorsitz veranlasst in Absprache und Einvernehmen mit dem stellvertretenden Vorsitz die Vorbereitung eines Entwurfs für einen Standpunkt des Ministerrates, der auf der jeweils nächsten Tagung des Ministerrats zur Erörterung vorgelegt wird. Der Standpunktentwurf wird den Vertragsparteien spätestens 30 Kalendertage vor der Tagung übermittelt.

7. In hinreichend begründeten Fällen können allgemeine politische Leitlinien angenommen oder geändert werden, ohne dass die in den Nummern 4 bis 6 dieses Abschnitts genannten Formalitäten und Verfahren eingehalten werden.

Maßnahmen

9. Sofern in dieser Geschäftsordnung oder in anderen vom Ministerrat für spezifische Fälle festgelegten Regeln nichts anderes bestimmt ist, erfolgt die Annahme oder Änderung von Maßnahmen nach demselben Verfahren.

10. Anträge einer Vertragspartei oder des Sekretariats auf Annahme oder Änderung einer Maßnahme sind mindestens 60 Kalendertage vor der Tagung des Ministerrats, auf der sie erörtert werden sollen, schriftlich zu stellen.

11. Der Antrag wird dem Vorsitz mit Kopie an alle Vertragsparteien und das Sekretariat übermittelt. Er wird mit entsprechenden Erläuterungen versehen. Gegebenenfalls ersucht die antragstellende Vertragspartei bzw. das Sekretariat den regionalen Lenkungsausschusses um Stellungnahme.

12. In hinreichend begründeten Fällen können Maßnahmen angenommen oder geändert werden, ohne dass die in den Nummern 10 bis 11 dieses Abschnitts genannten Formalitäten und Verfahren eingehalten werden.

Annahme von allgemeinen politischen Leitlinien und Maßnahmen im schriftlichen Verfahren

13. Der Ministerrat kann in der Zeit zwischen seinen Tagungen allgemeine politische Leitlinien oder Maßnahmen im schriftlichen Verfahren annehmen oder ändern. Nach Erhalt eines Antrags einer Vertragspartei oder des Sekretariats auf Annahme von allgemeinen politische Leitlinien oder einer Maßnahme im schriftlichen Verfahren oder auf eigener Initiative entscheidet der Vorsitz in Absprache und Einvernehmen mit dem stellvertretenden Vorsitz, ob die betreffende Angelegenheit für eine Behandlung im schriftlichen Verfahren in Frage kommt.

14. Entscheidet sich der Vorsitz für ein schriftliches Verfahren, so weist er das Sekretariat an, jeder Vertragspartei den Antrag und alle von ihm in Absprache und Einvernehmen mit dem stellvertretenden Vorsitz für notwendig erachteten Informationen zu übermitteln. Außerdem gibt der Vorsitz in Absprache und Einvernehmen mit dem stellvertretenden Vorsitz an, ob und gegebenenfalls unter welchen Bedingungen die Vertragsparteien Änderungen an dem Antrag vornehmen können.

15. Der Vorsitz legt in Absprache und Einvernehmen mit dem stellvertretenden Vorsitz das Datum und die Uhrzeit fest, bis zu denen die Antworten eingehen müssen; diese Frist beträgt in keinem Fall weniger als 10 Kalendertage nach Übermittlung der in Nummer 14 dieses Abschnitts genannten Informationen. In Ausnahmefällen kann der Vorsitz auf Ersuchen oder nach eigenem Ermessen in Absprache und Einvernehmen mit dem stellvertretenden Vorsitz die Frist für den Eingang der Antworten verlängern. Versäumt es eine Vertragspartei, innerhalb der vorgegebenen Frist schriftlich (auch per E-Mail) zu antworten, so gilt dies als Stimmenthaltung.

VII. OFFENLEGUNG VON INFORMATIONEN

1. Sofern nichts anderes beschlossen wird, werden die Sitzungsunterlagen (Tagesordnung, Schlussfolgerungen usw.) in ihrer endgültigen Fassung auf der Website des Sekretariats veröffentlicht.

2. Das Recht auf Zugang zu Dokumenten des Ministerrats wird vom regionalen Lenkungsausschuss gemäß Artikel 38 Absätze 2 und 3 des Vertrags festgelegt.

VIII. SCHLUSSBESTIMMUNGEN

1. Die Beobachter und die gemäß Abschnitt II Nummer 2 eingeladenen Personen befolgen alle für die Vertragsparteien geltenden Geheimhaltungsanforderungen. Diesen Anforderungen wird in den Schlussfolgerungen der betreffenden Tagung Rechnung getragen.

2. Die gemäß Abschnitt II Nummer 2 eingeladenen Personen werden vor der Teilnahme an den betreffenden Erörterungen aufgefordert, eine Vertraulichkeitserklärung zu unterzeichnen. Diese Vertraulichkeitserklärung enthält eine Verpflichtung zur Einhaltung der Vertraulichkeitsregeln gemäß Nummer 1 dieses Abschnitts. Sie werden von diesen Beratungen ausgeschlossen, wenn sie die Unterzeichnung einer solchen Erklärung ablehnen.

3. Alle Akte des Ministerrats werden vom Vorsitz unterzeichnet.

4. Änderungen dieser Geschäftsordnung werden durch einen Beschluss des Ministerrates angenommen.

5. Ergeben sich bei der Anwendung dieser Geschäftsordnung in einem bestimmten Fall Auslegungsschwierigkeiten, so gibt der Vorsitz in Absprache und Einvernehmen mit dem stellvertretenden Vorsitz Leitlinien zu ihrer Lösung vor.