Vorschlag für eine VERORDNUNG DES RATES zur Änderung der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 im Hinblick auf die Bestimmung des Europäischen Hochschulinstituts in Florenz zum Standort der historischen Archive der Europäischen Organe /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





BEGRÜNDUNG 1. HINTERGRUND DES VORSCHLAGS 1.1. Allgemeiner Kontext Gemäß einer im Februar 1983 erlassenen Verordnung[1] sind die Organe im Sinne von Artikel 1 der Verordnung verpflichtet, historische Archive zu erstellen und sie der Öffentlichkeit nach Ablauf einer Frist von dreißig Jahren zugänglich zu machen. Jedes Organ kann seine historischen Archive an dem seiner Ansicht nach geeignetsten Ort unterbringen 1984 vereinbarten das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission, ihre historischen Archive beim Europäischen Hochschulinstitut (EHI) in Florenz zu hinterlegen, wo sie der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Seither haben auch der Europäische Rechnungshof, der Europäische Wirtschafts- und Sozialausschuss und die Europäische Investitionsbank beschlossen, ihre Archive beim EHI zu hinterlegen. Die Bedingungen für die Aufbewahrung wurden am 17. Dezember 1984 in einem Vertrag zwischen den Europäischen Gemeinschaften, vertreten durch die Kommission, und dem EHI vereinbart. Der italienische Staat stellt dem EHI unbefristet und kostenlos geeignete Räumlichkeiten für die Aufbewahrung der Archive zur Verfügung. Dadurch werden Aufbewahrung und Schutz des Archivmaterials entsprechend den anerkannten internationalen Normen gewährleistet. Mit der Aufbewahrung der Archive der EU-Organe beim EHI sollen der Archivzugang an einem einzigen, zentralen Standort gewährleistet und die Konsultation der Archive und die Erforschung der Geschichte der europäischen Integration und der europäischen Institutionen gefördert werden. 1.2 Ziel des Vorschlags Mit dem Vorschlag soll der Auftrag des EHI zur Verwaltung der historischen Archive der Organe bestätigt werden. Er soll eine solide rechtliche und finanzielle Grundlage für die Partnerschaft zwischen der EU und dem EHI legen. 1.3 Wesentliche Bestandteile des Vorschlags Mit dem Vorschlag soll das EHI zum Standort der historischen Archive der Organe bestimmt werden. Sämtliche Organe mit Ausnahme des Europäischen Gerichtshofs und der Europäischen Zentralbank werden künftig ihre archivierten Unterlagen beim EHI hinterlegen, sobald sie gemäß der bestehenden Verordnung für die Öffentlichkeit freigegeben wurden. Der Vorschlag bewirkt keine Änderung der Eigentumsverhältnisse: die archivierten Unterlagen bleiben Eigentum der hinterlegenden Organe. Ebenso wenig hat er Auswirkungen auf die bestehenden Regeln, nach denen die Organe darüber befinden, welche Dokumente sie nach 30 Jahren für die Öffentlichkeit freigeben. Die Betriebs- und Personalkosten des EHI für die Verwaltung der Archive werden aus dem Gesamthaushalt der EU finanziert; davon ausgenommen sind Kosten für die Bereitstellung und Ausstattung der Gebäude und Anlagen, in denen die Archive und die Mitarbeiter untergebracht sind. Das EHI wird die historischen Archive der EU der Öffentlichkeit zugänglich machen. Die Organe sind jedoch hierdurch nicht daran gehindert, ihrerseits der Öffentlichkeit Zugang zu ihrem eigenen Archiv zu gewähren. Im Vorschlag wird zwischen der Hinterlegung von Schriftgut in Papierform und in digitaler Form unterschieden. Archivalien in Papierform werden wie bisher beim EHI hinterlegt und aufbewahrt. Das EHI wird jedoch nicht verpflichtet, der Öffentlichkeit ein digitales Archiv zur Verfügung zu stellen. Für die langfristige Aufbewahrung ihres digitalen Archivs sind weiterhin die jeweiligen Organe zuständig. Im Vorschlag wird präzisiert, wie das EHI in den historischen Archiven der Organe enthaltene personenbezogene Daten zu schützen hat. Ferner wird festgelegt, dass jedes Organ Durchführungsbestimmungen zur Verordnung Nr. 354/83 mit Regeln für die Erhaltung, die Freigabe und den Schutz der in den historischen Archiven enthaltenen personenbezogenen Daten erlässt. 2. ERGEBNISSE DER KONSULTATION INTERESSIERTER KREISE Für diesen Vorschlag ist keine Folgenabschätzung erforderlich. Eine Konsultation hat stattgefunden. Das EHI als die aufbewahrende Einrichtung und Italien als Land des Archivsitzes befürworten den Vorschlag. Die Verwaltungsdienststellen der EU-Organe und der EU-Agenturen unterstützen ebenfalls das Ziel des Vorschlags. Der Europäische Gerichtshof und die Europäische Zentralbank haben darum gebeten, von der Verpflichtung zur Hinterlegung ihrer historischen Archive beim EHI ausgenommen zu werden. Sie schließen allerdings eine freiwillige Hinterlegung ihrer Archive beim EHI für die Zukunft nicht aus. Diese Haltung trägt der besonderen Natur der betreffenden Archive und der aktuellen Praxis in vielen Mitgliedstaaten in Bezug auf die Archive gleichartiger Einrichtungen Rechnung. 3. RECHTLICHE ASPEKTE DES VORSCHLAGS 3.1 Kernbestimmung des Vorschlags Im Vorschlag wird bestimmt, dass die historischen Archive der Organe beim Europäischen Hochschulinstitut (EHI) in Florenz (Italien) hinterlegt werden, wo sie der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. 3.2 Rechtsgrundlage Rechtsgrundlage für diesen Vorschlag ist Artikel 352 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV). Die Ratsverordnung Nr. 354/83 und der Änderungsrechtsakt im Jahr 2003 waren auf der Grundlage von Artikel 308 EGV, dem Vorläufer des Artikels 352 AEUV, erlassen worden. Das zentrale Anliegen der Verordnung Nr. 354/83, die Freigabe der Archive der Organe nach 30 Jahren, wird durch diesen Vorschlag nicht berührt. Durch diesen Änderungsvorschlag wird lediglich festgelegt, dass die Organe ihr Archivmaterial nach seiner Freigabe gemäß der bestehenden Verordnung beim EHI zu hinterlegen haben. Damit wird die bestehende Situation förmlich bestätigt, da die meisten Organe ihr freigegebenes Archivmaterial bereits beim EHI hinterlegen. Gemäß Artikel 3 Absatz 3 EUV wahrt die EU den Reichtum ihrer kulturellen und sprachlichen Vielfalt und sorgt für den Schutz und die Entwicklung des kulturellen Erbes Europas Die historischen Archive der Organe sind Teil des kulturellen Erbes Europas, und ihre Freigabe für die Öffentlichkeit dient somit in erster Linie wissenschaftlichen, bildungspolitischen und kulturellen Zielen. Die Union kann entsprechende Maßnahmen der Mitgliedstaaten unterstützen, koordinieren oder ergänzen, aber der Vertrag sieht nicht die erforderlichen Befugnisse in Bezug auf die historischen Archive der Organe vor. Die Verwendung einer anderen Rechtsgrundlage würde dazu führen, dass eine neue Verordnung vorgeschlagen werden müsste, und damit würden sämtliche Bestimmungen der Ratsverordnung 354/83 einschließlich ihrer Grundsätze einer möglichen Neuverhandlung ausgesetzt. Das würde weit über das mit diesem Vorschlag angestrebte Ziel hinausgehen. Die Möglichkeit eines Vorschlags auf der Grundlage von Artikel 15 Absatz 3 AEUV wurde geprüft, aber aus folgenden Gründen verworfen: Mit der Einrichtung der historischen Archive wird vorrangig das Ziel verfolgt, Dokumente nach ihrem dauerhaften administrativen, historischen oder dokumentarischen Wert für die Wahrung und Weitergabe des historischen Erbes der Organe auszuwählen. Jedes Organ öffnet von sich aus seine historischen Archive nach 30 Jahren für die Öffentlichkeit und informiert darüber hinaus über den organisatorischen und operativen Kontext der Dokumente. Damit gehen sie weit über das öffentliche Recht auf Zugang zu Dokumenten nach Artikel 15 Absatz 3 AEUV hinaus, das vornehmlich die gute Verwaltungspraxis fördern und die Mitwirkung der Öffentlichkeit an den Entscheidungsprozessen der Organe gewährleisten soll. Der Rückgriff auf Artikel 15 Absatz 3 AEUV würde den Geltungsbereich der Regeln für die Freigabe historischer Archive reduzieren, da die Europäische Zentralbank, die Europäische Investitionsbank und der Europäische Gerichtshof, für die die Verordnung Nr. 354/83 gilt, nur unter eine auf dieser Grundlage erlassene Verordnung fallen würden, soweit ihre Verwaltungstätigkeit betroffen ist. 3.3 Grundsatz der Verhältnismäßigkeit Der Vorschlag beschränkt sich auf die Regelung der Aufbewahrung der historischen Archive der Organe beim EHI. 3.4 Wahl des Instruments Eine Verordnung ist die einzige taugliche solide rechtliche und finanzielle Grundlage für die Partnerschaft zwischen der EU und dem EHI. Vorgeschlagen wird die geringfügige Änderung einer bestehenden Verordnung. 4. AUSWIRKUNGEN AUF DEN HAUSHALT Der Vorschlag, die Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim EHI verbindlich vorzuschreiben, wird kurz- und mittelfristig keine Auswirkungen auf den Haushalt haben. Die langfristigen Haushaltsfolgen sind voraussichtlich unbedeutend. Die drei größten Organe, das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission, sowie der Europäische Wirtschafts- und Sozialausschuss, der Europäische Rechnungshof und die Europäische Investitionsbank lassen ihre historischen Archive bereits vom EHI aufbewahren. Die Verwaltung dieser Archive in Florenz wird bereits seit der erstmaligen Hinterlegung von Archivmaterial beim EHI vor mehr als einem Vierteljahrhundert aus dem EU-Haushalt finanziert. Im Finanzbogen ist vorgesehen, dass diese Finanzierung fortgesetzt wird. Die Kosten tragen die hinterlegenden Organe anteilig zum Arbeitsaufwand des EHI für ihre jeweiligen Archive. Die Räumlichkeiten für die Unterbringung der Archive und die Büroräume für die Archivverwaltung beim EHI stellt der italienische Staat zur Verfügung. Die vorgeschlagene Änderung der Verordnung wird dazu führen, dass mehr Organe als bisher ihr Archiv beim EHI hinterlegen werden. Da die Freigabefrist für die historischen Archive 30 Jahre beträgt, wird noch beträchtliche Zeit vergehen, bevor andere Organe als die, die bereits jetzt ihre Archive vom EHI aufbewahren lassen, von dem Vorschlag betroffen sein werden. Außerdem wird die zunehmende Digitalisierung des Archivmaterials Größenvorteile bei seiner Aufbereitung und der Verbreitung durch das EHI ermöglichen. 2012/0221 (APP) Vorschlag für eine VERORDNUNG DES RATES zur Änderung der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 im Hinblick auf die Bestimmung des Europäischen Hochschulinstituts in Florenz zum Standort der historischen Archive der Europäischen Organe DER RAT DER EUROPÄISCHEN UNION — gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 352, auf Vorschlag der Europäischen Kommission, nach Zuleitung des Entwurfs des Gesetzgebungsakts an die nationalen Parlamente, nach Zustimmung des Europäischen Parlaments, nach Konsultation des Europäischen Datenschutzbeauftragten, gemäß einem besonderen Gesetzgebungsverfahren, in Erwägung nachstehender Gründe: (1) Gemäß Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates vom 1. Februar 1983 über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft[2] erstellen die Organe historische Archive und machen sie der Öffentlichkeit möglichst nach Ablauf einer Frist von dreißig Jahren zugänglich. (2) Diese Verpflichtung zur Erstellung eines historischen Archivs und zu seiner Freigabe gilt für alle in Artikel 1 der Verordnung Nr. 354/83 genannten Organe. (3) Jedes Organ kann sein historisches Archiv der Verordnung Nr. 354/83 zufolge an dem seiner Ansicht nach geeignetsten Ort unterbringen. (4) 1984 beschlossen das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission, ihre historischen Archive beim Europäischen Hochschulinstitut (EHI) in Florenz zu hinterlegen, wo sie der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Zu diesem Zweck wurde am 17. Dezember 1984 ein Vertrag zwischen den Europäischen Gemeinschaften, vertreten durch die Kommission, und dem Europäischen Hochschulinstitut in Florenz unterzeichnet. (5) Der Europäische Wirtschafts- und Sozialausschuss und der Europäische Rechnungshof sind diesem Vertrag vom 17. Dezember 1984 später beigetreten. Die Europäische Investitionsbank hinterlegt ihr historisches Archiv beim EHI auf der Grundlage einer separaten Vereinbarung mit dem EHI vom 1. Juli 2005 und ihrer „Bestimmungen über historische Archive“, die vom Direktorium der EIB am 7. Oktober 2005 genehmigt wurden[3]. (6) Der italienische Staat stellt dem EHI unbefristet und kostenlos geeignete Räumlichkeiten zur Verfügung, um zu gewährleisten, dass die hinterlegten Archive nach anerkannten internationalen Standards geschützt und vor Ort gesichtet werden können. (7) Mit der Aufbewahrung der Archive der EU-Organe beim EHI sollen der Archivzugang an einem einzigen, zentralen Standort gewährleistet und die Konsultation der Archive sowie die Erforschung der Geschichte der europäischen Integration und der europäischen Organe gefördert werden. Das EHI ist eine renommierte Einrichtung der Forschung und Lehre mit dem Schwerpunkt Europa und Europäische Integration. Es verwaltet die historischen Archive der Organe seit über 30 Jahren, bietet hochmoderne Magazine und Forschungsanlagen, die eigens für die Aufbewahrung und Sichtung der Archivbestände errichtet wurden, und verfügt über einen internationalen Ruf als Standort der historischen Archive der EU. (8) Für die fortgesetzte Aufbewahrung der historischen Archive der Organe beim EHI ist eine solide Rechtsgrundlage erforderlich, die die Rolle des EHI als Partner der Organe für die Verwaltung ihrer historischen Archive widerspiegelt. (9) Wegen der besonderen Art ihrer Tätigkeit ist es gerechtfertigt, den Europäischen Gerichtshof und die Europäische Zentralbank von der Verpflichtung zur Hinterlegung ihrer historischen Archive beim EHI gemäß dieser Verordnung auszunehmen. Es steht dem Europäischen Gerichtshof und der Europäischen Zentralbank frei, ihr historisches Archiv freiwillig beim EHI zu hinterlegen. (10) Die Verordnung sollte für sämtliche übrigen Organe gelten. Die Verpflichtung der Organe, ihre historischen Archive für die Öffentlichkeit freizugeben, und ihre Eigentumsrechte an ihren historischen Archiven bleiben von dieser Verordnung unberührt. (11) Die in den beim EHI aufbewahrten historischen Archiven enthaltenen personenbezogenen Daten werden gemäß der Verordnung Nr. 45/2001[4] behandelt. (12) Die Verwaltung der Archive der Organe durch das EHI kann durch Finanzhilfen unterstützt werden. (13) Daher ist die Verordnung (EG) Nr. 354/83 entsprechend zu ändern — HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN: Artikel 1 Die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 wird wie folgt geändert: 1. Artikel 8 Absatz 1 erhält folgende Fassung: „1. Jedes Organ mit Ausnahme des Europäischen Gerichtshofs und der Europäischen Zentralbank hinterlegt die Dokumente, die Bestandteil seines historischen Archivs sind und gemäß dieser Verordnung für die Öffentlichkeit freigegeben wurden, beim Europäischen Hochschulinstitut in Florenz. Die Hinterlegung erfolgt nach Maßgabe des Anhangs.“ 2. In Artikel 8 werden folgende Absätze angefügt: „3. Der Europäische Gerichtshof und die Europäische Zentralbank können ihr historisches Archiv beim EHI hinterlegen. 4. Die Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim EHI beeinträchtigt weder das Eigentum an den Archiven noch ihre Unverletzlichkeit gemäß Artikel 2 des dem Vertrag beigefügten Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union. 5. Das EHI gewährleistet die Aufbewahrung und den Schutz der hinterlegten Archive. Aufbewahrung und Schutz der Archivbestände müssen den anerkannten internationalen Normen für den Schutz von Archivmaterial und mindestens den technischen und Sicherheitsbestimmungen genügen, die in Italien für die Aufbewahrung und den Schutz öffentlicher Archive gelten. Zu diesem Zweck werden die hinterlegten Dokumente in einem eigens errichteten Archivmagazin aufbewahrt. 6. Jedes hinterlegende Organ kann Informationen zur Verwaltung seines Archivs anfordern und vor Ort Inspektionen vornehmen. 7. Das EHI gewährt der Öffentlichkeit Zugang zu den historischen Archiven, die bei ihm gemäß den Absätzen 1 und 3 hinterlegt werden. Die Organe können der Öffentlichkeit ihrerseits eine Fassung der gleichen Archivbestände zugänglich machen. 8. Zur Unterstützung der Verwaltung der historischen Archive können dem EHI Finanzhilfen gemäß dieser Verordnung und im Einklang mit der Verordnung Nr. 1605/2002 des Rates gewährt werden, sofern die Haushaltsbehörde die erforderlichen Mittel in der betreffenden Haushaltslinie bereitstellt. Die hinterlegenden Organe tragen anteilig die Kosten für die Archivverwaltung. Die Kosten für die Bereitstellung und Ausstattung der Räumlichkeiten und Magazine zur Beherbergung der Archive und seiner Mitarbeiter sind nicht erstattungsfähig. 9. Das EHI behandelt die in den historischen Archiven der Organe enthaltenen personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung Nr. 45/2001. Das EHI handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 2 der Verordnung auf Anweisung der hinterlegenden Organe. 10. Der Europäische Datenschutzbeauftragte überwacht die Verarbeitung der in den historischen Archiven der Organe enthaltenen personenbezogenen Daten durch das EHI.“ 3. Artikel 9 Absatz 1 erhält folgende Fassung: „Jedes Organ erlässt interne Durchführungsbestimmungen für diese Verordnung. Diese enthalten Regeln über die Aufbewahrung, die Freigabe für die Öffentlichkeit und den Schutz der in den historischen Archiven enthaltenen personenbezogenen Daten. Die Organe machen ihre Archive soweit wie möglich der Öffentlichkeit elektronisch zugänglich. Dokumente, die in einer Form vorliegen, die einem besonderen Bedarf entspricht (Blindenschrift, Großbuchstaben oder Tonaufzeichnungen), bewahren sie ebenfalls auf.“ 4. Der Verordnung wird entsprechend dem Anhang dieser Änderungsverordnung ein Anhang beigefügt. Artikel 2 Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat. Geschehen zu Brüssel am Im Namen des Rates Der Präsident ANHANG Folgender Anhang wird angefügt: „Anhang Bestimmungen über die Hinterlegung der historischen Archive der Europäischen Organe beim Europäischen Hochschulinstitut in Florenz 1. Im Falle eines nicht digitalisierten Archivs werden die Originaldokumente beim EHI zur ständigen Aufbewahrung zusammen mit einem Mikroträger und/oder einer digitalen Kopie hinterlegt. Im Falle eines digitalisierten Archivs wird dem EHI ein dauerhafter Zugang zu den Dokumenten gewährt, damit es seiner Aufgabe einer Aufbereitung und Bereitstellung für die Öffentlichkeit an einem einzigen Standort und zur Förderung ihrer Nutzung nachkommen kann. Die Herkunftsorgane bleiben für die langfristige Aufbewahrung ihres digitalen Archivs zuständig. 2. Die Bestände werden jährlich und möglichst im Rahmen der normalen Archivierungsverfahren der Organe beim EHI hinterlegt. 3. Die hinterlegenden Organe können bestimmte Originaldokumente aus rechtlichen oder administrativen Gründen von der Hinterlegung ausnehmen. In diesem Fall hinterlegen Sie einen Mikroträger oder eine digitale Kopie. 4. Die hinterlegenden Organe bleiben Eigentümer ihres Archivs und behalten die ausschließliche Zuständigkeit für die Zusammenstellung der Dokumente und Akten, die beim EHI hinterlegt oder dem Institut auf andere Weise zugänglich gemacht werden. Das EHI nimmt keine Änderung an der von den hinterlegenden Organen vorgenommenen Klassifizierung des Archivguts vor und vernichtet und verändert keine Dokumente oder Akten. 5. Das EHI gibt hinterlegte Originaldokumente und -akten den betreffenden Organen auf Aufforderung zurück. Die Organe hinterlegen die Originale erneut beim EHI, sobald sie nicht mehr benötigt werden. 6. Das EHI unterrichtet die hinterlegenden Organe unverzüglich von sämtlichen Umständen, die die Unverletzlichkeit des hinterlegten Archivguts gefährden könnten.“ FINANZBOGEN ZU RECHTSAKTEN 1. RAHMEN DES VORSCHLAGS/DER INITIATIVE 1.1. Titel des Vorschlags/der Initiative 1.2. Politikbereich(e) in der ABM/ABB-Struktur 1.3. Art des Vorschlags/der Initiative 1.4. Ziel(e) 1.5. Begründung(en) für den Vorschlag/die Initiative 1.6. Dauer und finanzielle Auswirkungen 1.7. Vorgeschlagene Methode(n) der Mittelverwaltung 2. VERWALTUNGSMASSNAHMEN 2.1. Monitoring und Berichterstattung 2.2. Verwaltungs- und Kontrollsystem 2.3. Prävention von Betrug und Unregelmäßigkeiten 3. GESCHÄTZTE FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN DES VORSCHLAGS/DER INITIATIVE 3.1. Betroffene Rubrik(en) des mehrjährigen Finanzrahmens und Ausgabenlinie(n) 3.2. Geschätzte Auswirkungen auf die Ausgaben 3.2.1. Übersicht 3.2.2. Geschätzte Auswirkungen auf die operativen Mittel 3.2.3. Geschätzte Auswirkungen auf die Verwaltungsmittel 3.2.4. Vereinbarkeit mit dem aktuellen mehrjährigen Finanzrahmen 3.2.5. Finanzierungsbeteiligung Dritter 3.3. Geschätzte Auswirkungen auf die Einnahmen FINANZBOGEN ZU RECHTSAKTEN 1. RAHMEN DES VORSCHLAGS/DER INITIATIVE 1.1. Titel des Vorschlags/der Initiative Verordnung des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 im Hinblick auf die Bestimmung des Europäischen Hochschulinstituts in Florenz zum Standort der historischen Archive der Europäischen Organe 1.2. Politikbereiche in der ABM/ABB-Struktur[5] Beziehungen zur Zivilgesellschaft, Transparenz und Information 1.3. Art des Vorschlags/der Initiative Der Vorschlag betrifft die Ergänzung einer bestehenden Maßnahme. 1.4. Ziele 1.4.1. Mit dem Vorschlag/der Initiative verfolgte(s) mehrjährige(s) strategische(s) Ziel(e) der Kommission Mit dem Vorschlag soll die bestehende Partnerschaft mit dem EHI bei der Verwaltung der historischen Archive der Organe und seiner Öffnung auf eine geregelte und solide Grundlage gestellt werden. Mit der Aufbewahrung beim EHI sollen der Archivzugang an einem einzigen, zentralen Standort gewährleistet und die Konsultation der Archive und die Erforschung der Geschichte der europäischen Integration und der europäischen Institutionen gefördert werden. 1.4.2. Einzelziele und ABM/ABB-Tätigkeiten Einzelziel Nr. 25.02.01.01 ABM/ABB-Tätigkeiten: Beziehungen zur Zivilgesellschaft, Transparenz und Information Institutionen von europäischem Interesse/Historische Archive der Europäischen Union 1.4.3. Erwartete(s) Ergebnis(se) und Auswirkung(en) Die Partnerschaft mit dem EHI führt zu einer Aufwertung der historischen Archive der EU-Organe und erleichtert die Verbreitung des Archivmaterials und den Zugang der Öffentlichkeit. 1.4.4. Leistungs- und Erfolgsindikatoren (1) Hinterlegung des Archivmaterials beim EHI in Florenz durch die Organe (2) Sammlung und Aufbereitung privater Archive und persönlicher Schriftstücke von Einzelpersonen sowie öffentlichen und privaten Organisationen, die zum Aufbau Europas beigetragen haben, durch das EHI (3) Erstellung und Veröffentlichung von Bestandsführern, Inventaren, Quellenpublikationen und anderen Hilfsmitteln für Forscher (4) Bereitstellung eines vollausgestatteten Lesesaals durch das EHI (5) Online-Zugang zum Inventar und zum Archiv (6) Zahl der Nutzer des Lesesaals (7) Werbung für die Nutzung der historischen Archive der Organe 1.5. Begründung(en) für den Vorschlag/die Initiative 1.5.1. Kurz- oder längerfristig zu deckender Bedarf Verwaltung der von den Organen beim Europäischen Hochschulinstitut in Florenz hinterlegten historischen Archive und Aufbereitung des Archivmaterials für den öffentlichen Zugang. 1.5.2. Mehrwert durch die Intervention der EU Die Partnerschaft mit dem EHI erleichtert die Verbreitung des Archivmaterials und den Zugang der Öffentlichkeit. Schon die Zusammenlegung der Archive der Organe an einem einzigen Standort steigert ihren Nutzen. Außerdem kann das EHI die Archive durch die Verknüpfung des Archivmaterials aus unterschiedlichen Quellen, die Erstellung von Suchhilfen und anderen Forschungsinstrumenten und die Bereitstellung eines Zugangs sowohl vor Ort als auch über das Internet weiter aufwerten. 1.5.3. Aus früheren ähnlichen Maßnahme gewonnene wesentliche Erkenntnisse Sechs Organe hinterlegen ihr historisches Archiv beim Europäischen Hochschulinstitut in Florenz (EHI) auf der Grundlage eines Vertrags vom 17. Dezember 1984 zwischen den Europäischen Gemeinschaften und dem EHI. Dieser Aufbewahrungsvertrag ist jedoch inzwischen überholt und sollte durch eine solidere rechtliche und finanzielle Grundlage für die Partnerschaft mit dem EHI ersetzt werden. 1.5.4. Kohärenz mit anderen Finanzierungsinstrumenten sowie mögliche Synergieeffekte entfällt 1.6. Dauer und finanzielle Auswirkungen Vorschlag/Initiative mit unbefristeter Geltungsdauer 1.7. Vorgeschlagene Methode(n) der Mittelverwaltung[6] Direkte zentrale Verwaltung durch die Kommission 2. VERWALTUNGSMASSNAHMEN 2.1. Monitoring und Berichterstattung Das EHI legt der Kommission zu jedem Kalenderjahr einen Arbeitsprogramm-Entwurf zur gemeinsamen Besprechung vor; der Entwurf enthält auch einen Stellenplan mit Stand vom 31. Dezember des Jahres, für das das Arbeitsprogramm gelten soll, sowie des vorausgehenden und des darauffolgenden Jahres. Der Entwurf ist im Februar des vorausgehenden Jahres vorzulegen. Nach der Erörterung mit den anderen hinterlegenden Organen wird das Arbeitsprogramm von der Kommission und dem EHI gemeinsam beschlossen und der jährlichen Finanzhilfevereinbarung als Anlage beigefügt. Die Kommission kontrolliert die Durchführung des Arbeitsprogramms. Jeweils nach Ablauf des Kalenderjahres legt das EHI einen Tätigkeitsbericht für das historische Archiv vor. 2.2. Verwaltungs- und Kontrollsystem 2.2.1. Ermittelte Risiken Die Risiken für den Erhalt der hinterlegten Papierarchive der Organe sind äußerst gering. Der italienische Staat stellt ein eigens errichtetes Archivmagazin zur Verfügung, das den höchsten internationalen Ansprüchen an die langfristige Aufbewahrung von Archivmaterial genügt. 2.2.2. Vorgesehene Kontrollen Partnerschaftsverträge mit dem EHI werden die Grundlage für die laufende Erörterung, Prüfung und Evaluierung der Haushaltsmittel und des Arbeitsprogramms bilden. Jedes hinterlegende Organ kann Informationen zur Verwaltung seines Archivs anfordern und vor Ort Inspektionen vornehmen. 2.3. Prävention von Betrug und Unregelmäßigkeiten Gemäß Artikel 287 Abs. 3 AEUV ist der Rechnungshof befugt, sämtliche natürlichen und juristischen Personen, die Zahlungen aus dem EU-Haushalt erhalten, einer Rechnungsprüfung zu unterziehen. Die Befugnisse der Kommission und des OLAF bei der Bekämpfung von Betrug zum Schaden der finanziellen Interessen der EU werden durch einschlägige Rechtsakte (Verordnung Nr. 2185/96 des Rates und Verordnung Nr. 1073/1999 des Rates und des Europäischen Parlaments) und durch Verordnung Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften festgelegt. Gemäß Artikel 120 Absatz 3 der Haushaltsordnung müssen sämtliche Finanzhilfeentscheidungen oder Finanzhilfevereinbarungen ausdrücklich die Befugnis der Kommission und des Rechnungshofs vorsehen, Vor-Ort-Kontrollen und Belegkontrollen bei allen Auftragnehmern und Unterauftragnehmern durchzuführen, die EU-Mittel erhalten haben. 3. GESCHÄTZTE FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN DES VORSCHLAGS/DER INITIATIVE 3.1. Betroffene Rubrik(en) des mehrjährigen Finanzrahmens und Ausgabenlinie(n) · Bestehende Haushaltslinien In der Reihenfolge der Rubriken des mehrjährigen Finanzrahmens und der Haushaltslinien. Rubrik des mehrjährigen Finanzrahmens || Haushaltslinie || Art der Ausgaben || Beteiligung Historische Archive der Europäischen Union || GM/NGM ([7]) || von EFTA-Ländern[8] || von Kandidatenländern[9] || von Drittstaaten || nach Artikel 18 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung 5 Verwaltung || 25.02.01.01 || Nummer || nein || nein || nein || nein 3.2. Geschätzte Auswirkungen auf die Ausgaben 3.2.1. Übersicht in Mio. EUR (3 Dezimalstellen) Rubrik des mehrjährigen Finanzrahmens: || 5 || Verwaltungsausgaben || || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || GESAMT 2013-2019 GD: SG ||  Personalausgaben || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.266 Dienstreisen || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.028  25.020101 Historische Archive || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 15.876 SG INSGESAMT: || || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 Mittel INSGESAMT unter RUBRIK 5 des mehrjährigen Finanzrahmens || (Verpflichtungen insges. = Zahlungen insges.) || || || || || || || || Mittel INSGESAMT unter RUBRIKEN 1 bis 5 des mehrjährigen Finanzrahmens || Zahlungsverpflichtungen || || || || || || || || Zahlungen || || || || || || || || 3.2.2. Geschätzte Auswirkungen auf die operativen Mittel Für den Vorschlag werden keine operativen Mittel benötigt. 3.2.3. Geschätzte Auswirkungen auf die Verwaltungsmittel 3.2.3.1. Übersicht Für den Vorschlag werden die folgenden Verwaltungsmittel benötigt: in Mio. EUR (3 Dezimalstellen) || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || GESAMT RUBRIK 5 des mehrjährigen Finanzrahmens || || || || || || || || Personalausgaben || || || || || || || || Sonstige Verwaltungs-ausgaben || || || || || || || || Zwischensumme RUBRIK 5 des mehrjährigen Finanzrahmens || || || || || || || || Außerhalb der RUBRIK 5[11] des mehrjährigen Finanzrahmens || || || || || || || || Personalausgaben || || || || || || || || Sonstige Verwaltungs- ausgaben || || || || || || || || Zwischensumme der Mittel außerhalb der RUBRIK 5 des mehrjährigen Finanzrahmens || || || || || || || || GESAMT || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 Der Bedarf an Verwaltungsmitteln und Humanressourcen wird aus den Mitteln gedeckt, die der für die Verwaltung der Maßnahme zuständigen GD nach Maßgabe der verfügbaren Mittel im Rahmen der jährlichen Mittelzuweisung zugeteilt werden. 3.2.3.2. Geschätzter Personalbedarf Für den Vorschlag wird das folgende Personal benötigt: Schätzung in ganzzahligen Werten (oder mit höchstens einer Dezimalstelle) || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018  Im Stellenplan vorgesehene Planstellen (Beamte und Bedienstete auf Zeit) 25 01 01 01 (am Sitz und in den Vertretungen der Kommission) || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 XX 01 01 02 (in den Delegationen) || || || || || || || XX 01 05 01 (indirekte Forschung) || || || || || || || 10 01 05 01 (direkte Forschung) || || || || || || ||  Externes Personal (in Vollzeitäquivalenten =FTE)[12] XX 01 02 01 (AC, ANS, INT der Gesamtdotation) || || || || || || || XX 01 02 02 (CA, AL, ANS, INT und JED in den Delegationen) || || || || || || || XX 01 04 yy[13] || am Sitz[14] || || || || || || || - in den Delegationen || || || || || || || XX 01 05 02 (CA, INT, ANS – Indirekte Forschung) || || || || || || || 10 01 05 02 (CA, INT, ANS – Direkte Forschung) || || || || || || || Sonstige Haushaltslinien (bitte angeben) || || || || || || || GESAMT || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 XX steht für den jeweiligen Politikbereich bzw. Haushaltstitel. Der Personalbedarf wird durch der Verwaltung der Maßnahme zugeordnetes Personal der GD oder GD-interne Personalumsetzung gedeckt. Hinzu kommen etwaige zusätzliche Mittel für Personal, die der für die Verwaltung der Maßnahme zuständigen GD nach Maßgabe der verfügbaren Mittel im Rahmen der jährlichen Mittelzuweisung zugeteilt werden. Beschreibung der auszuführenden Aufgaben: Beamte und Bedienstete auf Zeit || Ausarbeitung von Partnerschaftsverträgen und Finanzhilfevereinbarungen. Vorbereitung des Finanzierungsantrags. Kontrolle des Arbeitsprogramms und der Ausgaben. Gegebenenfalls nachträgliche Evaluierungen. Externes Personal || ------ 3.2.4. Vereinbarkeit mit dem aktuellen mehrjährigen Finanzrahmen Der Vorschlag ist mit dem derzeitigen mehrjährigen Finanzrahmen vereinbar. 3.2.5. Finanzierungsbeteiligung Dritter Der Vorschlag sieht keine Kofinanzierung durch Dritte vor. 3.3. Geschätzte Auswirkungen auf die Einnahmen Der Vorschlag hat keine finanziellen Auswirkungen auf die Einnahmen. [1] Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates, geändert durch Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1700/2003 des Rates vom 22. September 2003. Siehe: ABl. L 43 vom 15.2.1983, S. 1. ABl. L 243 vom 27.9.2003, S. 1. [2] ABl. L 43 vom 15.2.1983, S. 1. [3] ABl. C 289 vom 22.11.2005, S. 12-13. [4] ABl. L 8 vom 12.1.2001, S. 1. [5] ABM: Activity Based Management: maßnahmenbezogenes Management ABB: Activity-Based Budgeting: maßnahmenbezogene Budgetierung. [6] Erläuterungen zu den Methoden der Mittelverwaltung und Verweise auf die Haushaltsordnung sind auf der Webseite BudgWeb (in französischer und englischer Sprache) erhältlich: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html. [7] GM=Getrennte Mittel / NGM=Nicht getrennte Mittel. [8] EFTA: Europäische Freihandelsassoziation. [9] Kandidatenländer und gegebenenfalls potenzielle Kandidaten des Westbalkans. [10] Es wird damit gerechnet, dass sich die einschlägigen Ausgaben auch nach 2019 in der gleichen Höhe weiterentwickeln. [11] Ausgaben für technische und/oder administrative Unterstützung und Ausgaben zur Unterstützung der Umsetzung von Programmen und/oder Maßnahmen der EU (vormalige BA-Linien), indirekte Forschung, direkte Forschung. [12] CA = Vertragsbediensteter; INT = Leiharbeitskräfte; JED = Junge Sachverständige in Delegationen; LA = Ortskraft; ANS = Abgeordneter nationaler Sacherverständiger. . [13] Teilobergrenze für aus den operativen Mitteln finanziertes externes Personal (vormalige BA-Linien). [14] Insbesondere Strukturfonds, Europäischer Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums (ELER) und Europäischer Fischereifonds (EFF).