Bericht

über den Jahresabschluss 2001 des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union, zusammen mit den Antworten des Zentrums

(2002/C 326/05)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union gemäß Artikel 14 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 15 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Der Hof kann aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN

Haushaltsvollzug

5. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2001 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1(3) dargestellt. Es sei darauf hingewiesen, dass die Ausgaben für Personal (Titel I) sowohl die Ausgaben für Bedienstete, als auch die Ausgaben für externe Übersetzer umfassen. Die verfügbaren Mittel beliefen sich auf 27,2 Millionen Euro; davon entfielen 24,8 Millionen auf das laufende Haushaltsjahr und 2,4 Millionen auf Mittelübertragungen aus dem Vorjahr. Die Mittel des Haushaltsjahres 2001 wurden in Höhe von 16,8 Millionen Euro gebunden und waren Gegenstand von Zahlungen in Höhe von 15,0 Millionen. Die restlichen Mittel wurden entweder übertragen (1,8 Millionen Euro) oder annulliert. Der hohe Annullierungsbetrag (8,1 Millionen Euro) beruht auf der Nichtverwendung der Rückstellung in Höhe von 3,9 Millionen Euro. Von den aus dem Vorjahr übertragenen Mitteln in Höhe von 2,4 Millionen Euro wurden 2,2 Millionen ausgezahlt, der Restbetrag wurde annulliert.

Jahresabschluss

6. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der vom Zentrum in seinem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2001 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht.

7. Das Zentrum ist seit April 1997 in Räumlichkeiten untergebracht, die von den luxemburgischen Behörden zur Verfügung gestellt werden, ohne dass dafür ein ordnungsgemäßer Vertrag(4) abgeschlossen worden wäre. Der Verwaltungsrat des Zentrums hat in seiner Sitzung vom 14. März 2002 beschlossen, ab 2002 eine Rückstellung für etwaige Forderungen der luxemburgischen Behörden in Bezug auf die Mietkosten für diese Räumlichkeiten zu bilden.

Beschaffung von Waren und Dienstleistungen

Bedarfsvorausschätzung

8. Das Zentrum sollte sein Bedarfsvorausschätzungssystem und sein Planungssystem für die gesamten Anschaffungen verbessern und sein jetziges Planungssystem, das überwiegend jahresbezogen ist, über ein Jahr hinaus ausweiten. Mit einem stärker formalisierten und dokumentierten Verfahren könnten auch leichter Vergleiche zwischen Vorausschätzung und tatsächlicher Durchführung angestellt werden.

Zusammenarbeit mit den Organen und sonstigen Einrichtungen der Gemeinschaft

9. Das Zentrum beteiligt sich an den Arbeiten der interinstitutionellen Gruppe für die Harmonisierung der Beschaffungsverfahren, an interinstitutionellen Ausschreibungen sowie am Informationsaustausch über laufende Beschaffungsverfahren. Bei der Durchführung von Ausschreibungen für Übersetzungsarbeiten könnte die Koordinierung zwischen den Gemeinschaftseinrichtungen verbessert werden. Die Unterschiede in den Ansätzen der Organe und des Übersetzungszentrums bei der Bewertung und Verwendung der Kriterien für die Qualität der Übersetzungen sollten ausgeräumt werden, um im Hinblick auf bessere Konditionen gemeinsame Ausschreibungen zuzulassen.

Angebotsauswertung

10. Das Zentrum legt insbesondere bei externen Übersetzungsarbeiten und bei DV-Anlagen für die Auswahl der Bieter sehr oft ein Preis-/Leistungsverhältnis zugrunde. Das Zentrum begründet diesen Ansatz mit den Grundsätzen der Vorsicht und der Sparsamkeit: je besser die Qualität des Produkts, umso größer die Wahrscheinlichkeit, dass seine Benutzungs- oder Wartungskosten gering sind (z. B. Kosten für die Revision der Übersetzungen oder für die Wartung der DV- Anlagen).

11. Bei der Anschaffung anderer Waren und Dienstleistungen als externer Übersetzungsleistungen variieren die Kriterien für die Qualitätsbewertung von Auftrag zu Auftrag, auch wenn die Anschaffungen gleicher Art sind. Die Angebote werden im Allgemeinen von einem aus drei Mitgliedern bestehenden Bewertungsausschuss ausgewertet. Diese geben auf der Grundlage der von den Bietern eingereichten Unterlagen ihr Urteil über die verschiedenen Aspekte der Qualität des Produkts ab. In einigen Fällen werden die Standpunkte einzeln angeführt, in anderen Fällen werden die Standpunkte als Ergebnis zusammengefasst.

12. Die Bewertungskriterien sollten:

- für Anschaffungen gleicher Art stärker vereinheitlicht werden,

- verstärkt auf objektiven und möglichst quantifizierbaren Indikatoren beruhen,

- verstärkt im Rahmen eines festgelegten Verfahrens angewandt werden, um die Unabhängigkeit und Unvoreingenommenheit der Mitglieder des Bewertungsausschusses zu gewährleisten.

13. Im Hinblick auf eine genauere Darstellung des Inhalts und eine bessere Vergleichbarkeit der Angebote sollten den Bietern präzisere formale Auflagen für die von ihnen einzureichenden Antworten vorgegeben werden.

Bewertung der externen Übersetzungsdienste

14. Die Bestimmungen in den Verträgen mit Übersetzungsbüros sind im Laufe der Zeit, insbesondere in Bezug auf die Qualitätskontrolle, präziser und strikter geworden.

15. Jede Arbeit von externen Übersetzern wird von einem Revisor des Zentrums auf seine Qualität geprüft. Die Kunden des Zentrums werden ebenfalls gebeten, sich über die Qualität der Arbeiten zu äußern. Da jedoch der Schwierigkeitsgrad der zu übersetzenden Texte nicht für alle Übersetzungsbüros gleich ist, lässt sich das Preis-/Leistungsverhältnis ihrer Arbeiten nur schwer vergleichen. Das Zentrum sollte sich mit anderen Gemeinschaftsorganen, die externe Übersetzungsdienste in Anspruch nehmen, abstimmen und gemeinsame Qualitätskriterien für die Übersetzungen festlegen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung in Luxemburg vom 25. und 26. September 2002 angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 314 vom 7.12.1994, S. 1.

(2) In Anwendung von Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Übersetzungszentrums für das Haushaltsjahr 2001 am 14. März 2002 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Übersetzungszentrums, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 21. Juni 2002 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(3) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was bei den Summen mitunter zu kleinen Divergenzen führt. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist, und 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(4) Siehe Ziffer 13 des Berichts für das Haushaltsjahr 2000 (ABl. C 372 vom 28.12.2001, S. 29).

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans für das Haushaltsjahr 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten des Zentrums - In diesenTabellen sind die vom Zentrum in seinem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2001 und 2000

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten des Zentrums - In diesen Tabellen sind die vom Zentrum in seinem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2001 und 31. Dezember 2000NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten des Zentrums - In diesen Tabellen sind die vom Zentrum in seinem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Antworten des Zentrums

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN

Finanzausweise

7. Die luxemburgischen Behörden haben wiederholt ihre Absicht kundgetan, diesen Vorgang sowie das Sitz- und das Sicherheitsabkommen zu bearbeiten, sobald der Finanzierungsplan des endgültigen Sitzes des Zentrums ausgearbeitet ist. In seiner Sitzung vom 14. März 2002 hat der Verwaltungsrat im Vorentwurf des Haushaltsplans 2003 die Linie 10 0 0 3 "Rückstellung für mögliche Verpflichtungen hinsichtlich der Mietzahlung für Gebäude" geschaffen, um so die Unsicherheit bezüglich eventueller Verpflichtungen im Zusammenhang mit den dem Zentrum zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten zu berücksichtigen. Der Verwaltungsrat wird in seiner nächsten Sitzung am 24. Oktober 2002 den Stand dieses Vorgangs untersuchen.

Beschaffung von Waren und Leistungen

Bedarfsvorausschätzung

8. Das Übersetzungszentrum nimmt die Bemerkungen des Hofes aufmerksam zur Kenntnis.

Zusammenarbeit mit den Organen und sonstigen Gemeinschaftseinrichtungen

9. Das Übersetzungszentrum teilt voll und ganz die Ansicht des Hofes. Im Hinblick auf die Organisation von Ausschreibungen ist das Zentrum bereits jetzt bemüht, so weit wie möglich eine intensive interinstitutionelle Zusammenarbeit zu verfolgen, und in Bezug auf die Harmonisierung der Ausschreibungsunterlagen wurde eine besondere Anstrengung unternommen, so dass mehr Einsparungen möglich sind.

Gleichwohl darf nicht vergessen werden, dass bestimmte verordnungsrechtliche, haushaltsbezogene oder politische Zwänge (geltende Vorschriften, Unterschiede bei der Auslegung der Vorschriften aufgrund des Bestehens unterschiedlicher Finanzkontrollen und Vergabebeiräte, unterschiedliche Spielräume der Einrichtungen zur Sicherstellung der ihnen übertragenen Aufgaben) weiterhin bestehen.

Angebotsauswertung

10. Was die externen Übersetzungsdienstleistungen angeht, so erfolgt der Zuschlag aufgrund verschiedener Kriterien, die die Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots ermöglichen. Auch wenn es ein Preis-Qualitäts-Verhältnis anwendet, ist das Übersetzungszentrum aufgrund seiner Erfahrung beim Kauf externer Übersetzungsdienstleistungen von der Bedeutung der Qualität überzeugt, die es u. a. ermöglicht, die Kosten für Überprüfungen zu senken. Aus diesem Grund ist bei den letzten sprachlichen Ausschreibungen das Qualitätskriterium verschärft worden (damit ein Angebot in qualitativer Hinsicht als ausreichend angesehen und für das weitere Verfahren berücksichtigt wird, müssen mindestens 60 % in Bezug auf Qualität erreicht werden).

Bei anderen als Übersetzungsdiensten kann es vorkommen, dass sich die anweisungsbefugte Dienststelle im Hinblick auf den Zuschlag ausschließlich auf das Kriterium des niedrigsten Preises stützt.

11-13. Das Übersetzungszentrum erkennt die Bedeutung einer vollständigen Klarheit der Verfahren in Bezug auf die Arbeit der Bewertungsausschüsse an. In dieser Hinsicht werden fortlaufend Anstrengungen unternommen.

Für andere als Übersetzungsdienstleistungen sind die Verfahren klar festgelegt. Die Ausschüsse setzen sich immer aus drei Mitgliedern zusammen, von denen zumindest eines nicht der betreffenden Abteilung angehört. Die Zusammensetzung der Ausschüsse hängt vom jeweiligen Fachgebiet ab. Deshalb wird, obwohl die Entscheidung der Ausschüsse immer gemeinsam getroffen wird, die Meinung des Experten deutlich herausgestellt.

Bewertung der externen Übersetzungsdienste

15. Zur Abstimmung der externen Übersetzungsdienste im Bereich Qualität läuft gegenwärtig ein Projekt für ein interinstitutionelles Bewertungssystem. Dabei ist unter anderem auch die Schwierigkeit der zu übersetzenden Texte zu berücksichtigen. Die vom Hof empfohlene Abstimmung erfolgt bereits jetzt im Rahmen des interinstitutionellen Ausschusses zur Bewertung der Qualität der externen Übersetzungen (CIEQ), dem die Dokumente zur Stellungnahme übermittelt werden, sobald intern ein Qualitätsproblem auftaucht.