Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Stiftung für Berufsbildung für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Stiftung

(2001/C 372/06)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Vorstand der Europäischen Stiftung für Berufsbildung gemäß Artikel 11 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Stiftung für Berufsbildung für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der gemäß der in Artikel 12 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG FÜR BERUFSBILDUNG (TURIN) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 2000 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Ausführung des Haushaltsplans und Haushaltskonten

5. Die Ausführung des Haushaltsplans für das Jahr 2000 ist aus Tabelle 1(3) zu ersehen.

6. Die Stiftung hat nahezu alle für das Jahr 2000 vorgesehenen Mittelbindungen (16,2 Millionen Euro) vorgenommen; davon wurden 13,4 Millionen Euro (83 %) während des Haushaltsjahres ausgezahlt, 2,7 Millionen Euro (16 %) wurden auf das nächste Haushaltsjahr übertragen, praktisch in der gleichen Höhe wie im Vorjahr.

7. Die auf das nächste Haushaltsjahr übertragenen 2,7 Millionen Euro betreffen die Haushaltslinie "Prioritäre Aktionen" (1,4 Millionen Euro) unter Titel III (operationelle Ausgaben). Der Hauptgrund für diese erhebliche Mittelübertragung ist die späte Beschlussfassung durch den Vorstand im Hinblick auf das Jahresarbeitsprogramm. Die Stiftung sollte Maßnahmen für eine rechtzeitige Annahme ihres Jahresprogramms treffen, damit ihr Haushaltsplan nach dem Jährlichkeitsprinzip ausgeführt werden kann.

8. Die aus dem Haushaltsjahr 1999 automatisch übertragenen Mittel beliefen sich auf 2,9 Millionen Euro; davon sind lediglich 0,2 Millionen Euro im Jahr 2000 nicht verwendet und daher annulliert worden. Die nicht automatischen Mittelübertragungen (Titel III) beliefen sich auf 0,2 Millionen Euro und betreffen die Zusammenarbeit mit anderen dezentralen Einrichtungen im Rahmen des SI2-Projekts.

Finanzausweise und Rechnungsführung

9. Die Tabellen 2 und 3 enthalten jeweils die Einnahmen- und Ausgabenrechnung für das Haushaltsjahr 2000 und die Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000.

10. Die Stiftung unterhält getrennte Rechnungsführungssysteme für ihre Haushaltskonten und für die Konten der allgemeinen Rechnung. Außerdem enthalten die für die Geschäftsvorgänge relevanten Dokumente (Mittelbindungen und Auszahlungsanordnungen) keine Querverweise, und selbst für bestimmte Vorgänge (z. B. Einnahmen) wurde kein spezifisches Format vorgegeben. Dies erhöht den Verwaltungsaufwand und erschwert die Rückverfolgung des Prüfungspfades.

11. In den ersten sieben Monaten des Jahres wurden die Hauptbuchkonten und ein neues System, SI2x, parallel geführt. Zusätzlich gab die Stiftung im September wegen Personalmangels ihre Bemühungen auf, SI2 und SI2x zu integrieren. Die Stiftung verwendet weiterhin ihr altes System und sollte unverzüglich eine Lösung für die Zusammenlegung ihrer Haushalts- und allgemeinen Konten finden.

Interne Kontrollen

12. Die Stiftung sollte ihr internes Kontrollsystem stärken, um rechtzeitig einen vorherigen Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs zu erhalten und die dem Rechnungsführer übertragenen Befugnisse zu beschränken, damit der Grundsatz der Aufgabentrennung besser berücksichtigt wird.

Personalmanagement

Personalpolitik

13. Die Stiftung wurde durch die Verordnung (EWG) Nr. 1360/90, zuletzt geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 1572/98 vom 17. Juli 1998(4), geschaffen. Das Personal der Stiftung unterliegt den für die Beamten und sonstigen Bediensteten der Europäischen Union geltenden Verordnungen und Regelungen. Die Stiftung nimmt im Einvernehmen mit der Kommission die erforderlichen Durchführungsbestimmungen an. Der Direktor ist für alle Personalfragen zuständig.

14. Die Personalpolitik der Stiftung wurde noch in keinem Gesamtdokument formell geregelt. Hinsichtlich einiger besonderer Aspekte der Personalverwaltung bestehen verschiedene Beschlüsse. Bis 1999 erfolgte die Personalverwaltung in Zusammenarbeit mit den Dienststellen der Kommission. Seit 2000 obliegt der Personalabteilung der Stiftung die gesamte Zuständigkeit in Personalfragen.

Einstellung und Beförderung

15. Aus der Prüfung von 31 Personalakten geht hervor, dass es Schwierigkeiten im Zusammenhang mit der Bekanntmachung von freien Stellen, der Beurteilung und den endgültigen Einstellungsverfahren gegeben hat. Die Stiftung sollte in Zukunft die Vorschriftsmäßigkeit und Transparenz ihrer Einstellungsmethoden verbessern.

Entwicklung des Personals und der Tätigkeit der Stiftung

16. Der Stellenplan der Stiftung umfasst ausschließlich Zeitbedienstete. Die Zahl der zu besetzenden Stellen wird von der Haushaltsbehörde jährlich zusammen mit dem Haushaltsplan genehmigt. Außerdem können im Haushaltsplan Mittel für die Einstellung von Hilfskräften und örtlichen Bediensteten bewilligt werden.

17. Tabelle 4 gibt einen Überblick über die Entwicklung des Personals der Stiftung und seine Aufteilung. Im Durchschnitt wurden die im Stellenplan vorgesehenen Stellen zu 90 % besetzt. Die verbleibenden Stellen wurden durch Einstellung von Hilfskräften und insbesondere von örtlichen Bediensteten besetzt.

18. Seit ihrer Gründung hat die Stiftung 243 Bedienstete eingestellt, 115 Bedienstete haben die Stiftung verlassen. In 65 % der Fälle waren die neu eingestellten Zeitbedienstete, 35 % wurden als Hilfskräfte oder örtliche Bedienstete eingestellt. Ende 2000 waren 90 % der Mitarbeiter Zeitbedienstete. Im Durchschnitt beliefen sich die Einstellungskosten seit 1995 auf 2600 Euro je eingestellten Bediensteten.

19. Aufgrund der Änderungen im Arbeitsprogramm der Stiftung einigte sich der Vorstand in seiner Sitzung am 14. April 2000 darauf, dass die Stiftung und die Kommission über den mittelfristigen Einsatz von Ressourcen (2000 - 2004) befinden sollten: Ein Teil des Personals wird anderweitig zu verwenden sein, einen anderen Teil wird man entlassen müssen. Infolgedessen ist eine Nettoverringerung der Anzahl der Zeitbediensteten in den nächsten vier Jahren geplant: von 115 Mitarbeitern zum Jahresende 2000 auf 99 Mitarbeiter zum Jahresende 2003.

20. AusTabelle 5, in der die Entwicklung der Einstellungen nach dem Verfahrenstyp aufgeschlüsselt dargestellt ist, geht hervor, dass 71 % der Einstellungen durch Verfahren vom Typ externer Auswahlverfahren im Sinne des Statuts erfolgt sind, jedoch wurden die für diese Verfahren geltenden Vorschriften nicht immer strikt genug eingehalten (siehe Ziffer 15).

21. Das Ausscheiden von Bediensteten führt zu einer Personalfluktuationsrate (Zeitbedienstete, Hilfskräfte und örtliche Bedienstete) von 14 % im Jahresdurchschnitt; diese ergibt sich zur Hälfte durch das Auslaufen der Verträge und zur anderen Hälfte im Wesentlichen durch Kündigung vonseiten der jeweiligen Bediensteten.

22. Für die Zwecke der Prüfung wurden die Bediensteten in zwei Kategorien unterteilt:

- Bedienstete, die mit Unterstützungsaufgaben betraut sind, d. h. Aufgaben, welche die Kontinuität des Betriebs der Stiftung sicherstellen (z. B. Verwaltung, Buchhaltung, Sekretariat usw.);

- Bedienstete mit operativen Aufgaben, die einen direkten Beitrag zur Verwirklichung der Ziele der Stiftung leisten.

23. Im Durchschnitt sind 70 % der A-Bediensteten mit operativen Aufgaben betraut. Insgesamt könnten 60 % aller Bediensteten der Stiftung als mit operativen Aufgaben betraut betrachtet werden.

24. Tabelle 6 stellt die Entwicklung der mit dem Personal verbundenen Kosten und der Sachausgaben dar. Die Entwicklung der Ausgaben für Gehälter im Zeitraum 1997 - 2000 ist durchschnittlich um 9,7 % pro Mitarbeiter gestiegen, während der Personalbestand um 2,7 % gesunken ist. Die Diskrepanz zwischen den beiden Raten ist zum Teil durch die Entwicklung der Gehälter aufgrund unumgänglicher Steigerungen der Dienstbezüge wie Anpassung an die Lebenshaltungskosten, Gehaltserhöhungen aufgrund des Dienstalters usw. bedingt.

25. Um die Tätigkeit der Stiftung und die Entwicklung ihres Personalbestands sowie der damit verbundenen Kosten in Beziehung zu setzen, wurde diese Entwicklung dem Betrag der operationellen Mittel (Titel III), die im Laufe eines Jahres tatsächlich zu Ausgaben geführt haben (Mittel des Jahres und übertragene Mittel) gegenübergestellt.

26. Aus diesem Vergleich geht hervor, dass die Stiftung seit 1997 ihre Produktivität gesteigert hat. Diese Feststellung wird durch die Tatsache bekräftigt, dass die Ausgaben unter Titel III, unter den die Ausgaben im Zusammenhang mit der Umsetzung der Zielvorgaben der Stiftung fallen, rascher ansteigen als die Ausgaben unter Titel I und II, Personal und Sachausgaben.

Schlussfolgerung

27. Auch wenn die Stiftung seit ihrer Gründung nicht die Stellen besetzen konnte, die in ihrem lt. Haushaltsplan bewilligten Stellenplan vorgesehen sind, konnte sie diesem Mangel durch die Einstellung von Hilfskräften und örtlichen Bediensteten sowie durch Rückgriff auf Leiharbeitskräfte abhelfen.

28. Zur Einstellung ihrer Zeitbediensteten folgt die Stiftung in der Mehrzahl der Fälle einem externen Verfahrensmodell, dass dem in den Organen verwendeten ähnlich ist, jedoch sollten die entsprechenden Vorschriften strenger eingehalten werden (siehe Ziffer 15).

29. Betrachtet man die Gesamtproduktivität der Mitarbeiter, ist die Situation der Stiftung eher zufriedenstellend. Es empfiehlt sich, dass sie sich in Bezug auf Stellen mit Unterstützungsaufgaben und solchen mit operativen Aufgaben, für die Verwaltungsqualifikationen erforderlich sind, mit den Organen und anderen dezentralen Einrichtungen zusammenschließt, um ihre Einstellungen auf einer möglichst breiten Basis vorzunehmen. Im Übrigen sollte die Stiftung generell ihr Verwaltungs- und Informationssystem im Zusammenhang mit Personalfragen verbessern.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 10. Oktober 2001 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 131 vom 23.5.1990, S. 4.

(2) In Anwendung von Artikel 11 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates wurde die detaillierte Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Stiftung für das Haushaltsjahr 2000 am 9. April 2001 erstellt und anschließend dem Vorstand der Stiftung, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 17. April 2001 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was den Eindruck von Berechnungsfehlern vermitteln könnte. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist; 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(4) ABl. L 206 vom 23.7.1998, S. 1.

TABELLEN 1-6

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2000 und 1999

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Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten der Stiftung.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000 und zum 31. Dezember 1999

Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten der Stiftung.

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Tabelle 4

Personalentwicklung

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ZB: Zeitbedienstete.

HK: Hilfskräfte.

ÖB: Örtliche Bedienstete.

Tabelle 5

Analyse der personalfluktuation

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Tabelle 6

Entwicklung des personals und der damit verbundenen kosten

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Antworten der stiftung

Ausführung des Haushaltsplans und Haushaltskonten

7. Der Vorstand der Stiftung konnte das Arbeitsprogramm und den Haushaltsplan für das Jahr 2000 erst am 15. Februar 2000 verabschieden; dadurch verzögerte sich der Abschluss zahlreicher Verträge bis später im Jahr. Um Produktivitätssteigerungen zu erzielen, und entsprechend dem Rat des Hofes, wurde der Vorstand im November 2000 zu einer außerordentlichen dritten Sitzung einberufen, um das Arbeitsprogramm und den Haushaltsplan für 2001 vor Beginn des Haushaltsjahres zu genehmigen. Diese Praxis hat sich positiv auf die Ausführung des Haushaltsplans 2001 ausgewirkt und wird künftig befolgt werden.

8. Die unter Ziffer 9 genannten nicht automatischen Mittelübertragungen aus dem Jahr 2002 betreffen keine Mittel unter Titel II, sondern Mittel unter Titel IV, "Zweckgebundene Ausgaben", und entstanden durch die Übertragung des Vorsitzes und der finanziellen und technischen Verwaltung des Gemeinsamen SI2-Unterstützungsdienstes auf EFILWC in Dublin.

Finanzausweise und Haushaltsführung

10-11. Aufgrund des Mangels an Humanressouren hat sich die Stiftung entschlossen, die Entwicklung des Hauptbuchsystems aufzugeben, und war somit gezwungen, mit dem "alten" Hauptbuchsystem CUBIC weiterzuarbeiten, bis ein funktionsfähiger Ersatz gefunden werden konnte.

Die Stiftung hat nun einen Projektplan verabschiedet, um CUBIC mit einem handelsüblichen System namens BOB zu ersetzen, das über eine Softwarebrücke mit SI2 vollständig in die Haushalts- und allgemeinen Konten integriert werden kann, und einen Link mit der Banksoftware bereitzustellen. Dieses System ist von zwei anderen Mitgliedern des Gemeinsamen Unterstützungsdienstes bereits erfolgreich implementiert worden.

Interne Überprüfungen

12. In Einklang mit ihrem Personalentwicklungsplan beabsichtigt die Stiftung, im Haushaltsjahr 2002 einen internen Finanzkontrolleur einzustellen. Um die Unabhängigkeit des internen Finanzkontrolleurs zu gewährleisten, wird dieser getrennt von der Abteilung Finanzen und Rechtsfragen arbeiten und nur dem Direktor rechenschaftspflichtig sein. Diese Maßnahme wird es der Stiftung ermöglichen, die Anforderungen des Hofes sowohl in Bezug auf die Verstärkung ihres internen Prüfungssystems als auch auf die Beschränkung der Befugnisse des Rechnungsführers zu erfuellen.

Personalverwaltung

14. Seit ihrer Einrichtung im Jahr 1994 hat die Stiftung ihr Personal selbst verwaltet, wobei die Kommission insbesondere die erste Einstellungsrunde, die in Brüssel stattfand, mit unterstützt und überwacht hat. Im Laufe der Jahre wurde in Absprache mit den einschlägigen Kommissionsdiensten und der Personalvertretung der Stiftung ein vollständiges und konsequentes System von Beschlüssen und Regelungen erarbeitet, das den gesamten Bereich der Personalverwaltung für die bei der Stiftung tätigen Laufbahngruppen umfasst. Da dieses Regelwerk regelmäßig aktualisiert, ordnungsgemäß angewandt und über unser internes Netz allen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird, ist es nie notwendig geworden, es "in einem einheitlichen Dokument" zu formalisieren.

15. Die Art und Weise, wie Einstellungsverfahren eingehalten werden, steht vollkommen mit den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften und den eigenen Bestimmungen der Stiftung in Einklang. Dort, wo dies möglich und nötig ist, wird die Stiftung sicherlich weiterhin Verbesserungen vornehmen, und deshalb wurde das Personalwesen durch die Stiftung mit der Ernennung eines speziell für die administrative Verwaltung der Einstellungsverfahren zuständigen Bediensteten verstärkt. Ein Vergleich mit den Einstellungspraktiken für Beamte auf Lebenszeit innerhalb der Organe wie der Kommission ist für eine Einrichtung, die keine Beamten auf Lebenszeit beschäftigt, fragwürdig (Punkt 28).

Schlussfolgerung

29. In der Vergangenheit hat das Fehlen eines integrierten Computerinformationssystems für die Personalverwaltung die Fehlergrenze bei der Umsetzung von Verfahren im Personalbereich vergrößert. Die Stiftung hat sich daher zur Übernahme der SIC-Personaldatenbank entschlossen, d. h. der Standardsoftware, die von der Kommission zur Verwaltung ihrer Personaldaten einschließlich Dienstreisen und Urlaub verwendet wird. Die Einführung von SIC wird außerdem den Übergang vom heutigen papiergestützten System auf einen neuen elektronischen Arbeitsfluss für Dienstreisen ("SIC-mission", Ende 2001 einsatzfähig) und Urlaubstage ("SIC Congés", Anfang 2002 einsatzfähig) nach sich ziehen, wodurch sich die Effizienz der Personalverwaltung weiter erhöhen wird.