Bericht

über den Jahresabschluss 2001 der Europäischen Stiftung für Berufsbildung, zusammen mit den Antworten der Stiftung

(2002/C 326/07)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Vorstand der Europäischen Stiftung für Berufsbildung gemäß Artikel 11 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss der Europäischen Stiftung für Berufsbildung für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der gemäß der in Artikel 12 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Der Hof kann aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN

Haushaltsvollzug

5. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2001 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1(3) dargestellt.

6. Die verfügbaren Mittel beliefen sich auf 19,4 Millionen Euro, wovon 16,8 Millionen zulasten des laufenden Haushaltsjahres gehen und 2,6 Millionen aus dem Vorjahr übertragen wurden. Die Mittel des Haushaltsjahres 2001 wurden fast vollständig gebunden und waren Gegenstand von Zahlungen in Höhe von 13,2 Millionen Euro (79 % der Mittelbindungen). Die nicht verwendeten Mittel wurden entweder übertragen (3,5 Millionen Euro) oder aber annulliert (0,5 Millionen Euro). Die operationellen Mittel (Titel III) (5,2 Millionen Euro) wurden fast vollständig gebunden, wovon 2,6 Millionen übertragen wurden. Eine solche Übertragungsrate (50 % der Mittelbindungen) zeigt, dass die Stiftung bei der Planung ihrer Tätigkeiten mehr auf Qualität und Überwachung achten muss. Von den aus dem Vorjahr übertragenen Mitteln in Höhe von 2,6 Millionen Euro wurden am Ende des Haushaltsjahres 0,2 Millionen annulliert. Die Stiftung sollte alles daran setzen, um die Verzögerungen bei der Durchführung ihrer Jahresplanung aufzuholen und damit den Grundsatz der Jährlichkeit des Haushaltsplans besser einzuhalten.

Jahresabschluss

7. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der von der Stiftung in ihrem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2001 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht.

8. In seinen vorherigen Berichten(4) hatte der Hof auf die Verwaltung der Mittel im Rahmen der Programme PHARE und TACIS hingewiesen. Im Jahr 2001 belief sich der Gesamtbetrag dieser Mittel auf 232,8 Millionen Euro, wovon 210,0 Millionen gebunden wurden, die wiederum Gegenstand von Zahlungen in Höhe von 185,9 Millionen waren. Für diese Programme, die außerhalb des Haushaltsplans verwaltet werden, verfügt die Stiftung über Bankkonten, deren Saldo - 37,8 Millionen Euro am 31. Dezember 2001 - nicht in ihrem Jahresabschluss ausgewiesen ist. Die Finanzdaten zu diesen Programmen werden von der Stiftung in einem Anhang zu ihrem Jahresabschluss dargestellt.

9. Die Stiftung nimmt keine Abschreibungen ihrer Anlagewerte vor; sie sollte die von der Kommission(5) erlassenen Bewertungs- und Abschreibungsregeln anwenden, damit ihre Vermögensübersicht ein getreues Bild ihrer tatsächlichen Vermögensgegenstände wiedergibt.

10. Das Bestandsverzeichnis ist nicht zuverlässig, denn die Stiftung hat seit 1999 keine Bestandsaufnahme mehr durchgeführt. Die Listen enthalten Werte, die entweder abhanden gekommen oder veraltet sind und nicht einmal ausgesondert werden können. Die Stiftung sollte ihr Bestandsverzeichnis dringend auf den neuesten Stand bringen.

Anwendung der Finanzvorschriften

11. Die Stiftung nimmt oft Rahmenverträge in Anspruch, in denen ein Hoechstbetrag für Anschaffungen festgelegt ist. Es besteht jedoch kein Kontrollsystem, mit dem überprüft werden kann, dass dieser Hoechstbetrag nicht überschritten wird.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung in Luxemburg vom 25. und 26. September 2002 angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 131 vom 23.5.1990, S. 4.

(2) In Anwendung von Artikel 11 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates wurde die detaillierte Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Stiftung für das Haushaltsjahr 2001 am 27. März 2002 erstellt und anschließend dem Vorstand der Stiftung, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 8. April 2002 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(3) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was bei den Summen mitunter zu kleinen Divergenzen führt. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist; 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(4) Siehe Ziffer 11 des Berichts zum Haushaltsjahr 1999 (ABl. C 373 vom 27.12.2000, S. 34).

(5) Verordnung (EG) Nr. 2909/2000 der Kommission vom 29. Dezember 2000 (ABl. L 336 vom 30.12.2000, S. 75).

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans 2001((Die Mittelausstattung der Kommission für die von der Stiftung verwalteten Programme ist nicht im Haushaltsplan ausgewiesen.))NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Stiftung - In diesen Tabellen sind die von der Stiftung in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2001 und 2000((In der Einnahmen- und Ausgabenrechnung und der Vermögensübersicht sind nur die spezifischen Tätigkeiten der Stiftung ausgewiesen, nicht aber die von ihr verwalteten Programme.))

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Stiftung - In diesen Tabellen sind die von der Stiftung in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2001 und 31. Dezember 2000((In der Einnahmen- und Ausgabenrechnung und der Vermögensübersicht sind nur die spezifischen Tätigkeiten der Stiftung ausgewiesen, nicht aber die von ihr verwalteten Programme.))NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Stiftung - In diesen Tabellen sind die von der Stiftung in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Antworten der Stiftung

Finanzausweise

Zu 8 - Verwaltung der Mittel im Rahmen der Programme Phare und Tacis

Die Stiftung arbeitet an der Einbindung von Tempus-Abkommen in das Rechnungsführungssystem (SI2), beginnend mit den Technische-Hilfe-Abkommen. Die Tempus-Mittel wurden bisher auf ausdrücklichen Wunsch der GD Bildung und Kultur (EAC) "außerhalb des Haushaltsplans" verwaltet.

Die ESB evaluiert zur Zeit das Kosten-Nutzen-Verhältnis einer Übertragung auch anderer Phare-, Tacis- und Cards-Abkommen in SI2, da die für die Kommission erbrachten Projektleitungsdienste gemäß der vereinbarten mittelfristigen Strategie der Stiftung schrittweise auslaufen.

Zu 9 und 10 - Abschreibungen und Bestandsverzeichnis

Die Stiftung beabsichtigt, vom diesjährigen Jahresabschluss an eine Abschreibung ihrer nicht finanziellen Anlagewerte vorzunehmen. Die Abschreibung wird rückwirkend und en bloc vorgenommen, um den Beträgen Rechnung zu tragen, die in den vorangegangenen Jahren hätten abgezogen werden müssen. Die Abschreibungssätze und das Verfahren werden sich nach der Verordnung (EG) Nr. 2909/2000 richten.

Die hausinterne Entwicklung eines elektronischen Vermögensverwaltungssystems (Bestandsverzeichnisses) ist gerade abgeschlossen worden. Das System befindet sich derzeit in der Testphase, und vor seiner Umsetzung werden noch einige geringfügige Änderungen vorgenommen.

Die Stiftung plant, die Datensätze der Vermögenswerte bis Ende November vollständig in das neue Bestandsverzeichnissystem einzugeben, um die alten Systeme und Datensätze vollständig zu ersetzen. Die Eingabe der Datensätze erfolgt auf der Grundlage einer vorher durchzuführenden realen Bestandsaufnahme.

In diesem Zusammenhang hat die Stiftung Leitlinien formuliert, die auch Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten für die Bestimmung, Eintragung, Verwaltung, Verfügung und Abschreibung von Vermögenswerten beinhalten, die den geltenden EU-Regelungen genügen. Diese Leitlinien werden auf Wunsch zur Verfügung gestellt.

"Anwendung der Finanzvorschriften"

Zu 11 - Rahmenverträge

Rahmenverträge enthalten naturgemäß keine Angabe eines Hoechstbetrags, sondern nur eine Liste der Preise für die verschiedenen Artikel/Dienstleistungen, die im Rahmen des Vertrags erworben werden könnten. In den Ausschreibungsunterlagen für die Auswahl von Auftragnehmern im Zusammenhang mit Rahmenverträgen wird oft der geschätzte Umfang/Betrag der im Rahmen des Vertrags angeforderten Leistungen genannt.

Das Referat Finanzen und der Juristische Dienst arbeiten zur Zeit an einem Mechanismus, mit dem die Höhe der Ausgaben im Rahmen jedes laufenden Rahmenvertrags kontrolliert werden soll.