DE Amtsblatt der Europäischen Union C 312/60

BERICHT

über den Jahresabschluss 2005 des Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung, zusammen mit den Antworten des Zentrums

(2006/312/11)

INHALT

1-2 EINLEITUNG

3-6 ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG

7-14 BEMERKUNGEN

Tabellen 1-4

Antworten des Zentrums

EINLEITUNG

1. Das Europäische Zentrum für die Förderung der Berufsbildung (nachstehend „Zentrum“) wurde durch die Verordnung (EWG) Nr. 337/75 des Rates (1) errichtet. Hauptaufgabe des Zentrums ist die Förderung und Weiterentwicklung der Berufsbildung auf Gemeinschaftsebene. Zu diesem Zweck erstellt und verbreitet das Zentrum eine Dokumentation über die Berufsbildungssysteme.

2. In Tabelle 1 sind die Zuständigkeiten und Tätigkeiten des Zentrums zusammengefasst. Die Tabellen 2, 3 und 4 enthalten wesentliche Angaben aus dem Jahresabschluss des Zentrums für das Haushaltsjahr 2005.

ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG

3. Diese Zuverlässigkeitserklärung wird dem Europäischen Parlament und dem Rat gemäß Artikel 185 Absatz 2 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (2) vorgelegt. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung der Rechnung des Zentrums verpflichtet.

4. Der Jahresabschluss des Zentrums für das zum 31. Dezember 2005 abgeschlossene Haushaltsjahr (3) wurde gemäß Artikel 12a der Verordnung (EWG) Nr. 337/75 von seinem Direktor erstellt und dem Hof übermittelt. Der Rechnungshof hat eine Erklärung über die Zuverlässigkeit des Jahresabschlusses sowie die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge abzugeben.

5. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof kann aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

6. Der Hof verfügt über eine angemessene Grundlage für die nachstehende Zuverlässigkeitserklärung.

Zuverlässigkeit der RechnungsführungDer Jahresabschluss des Zentrums für das zum 31. Dezember 2005 abgeschlossene Haushaltsjahr ist in allen wesentlichen Punkten zuverlässig.Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden VorgängeMit Ausnahme der Bemerkungen in Ziffer 13 sind die dem Jahresabschluss des Zentrums zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß.Der Hof verweist darüber hinaus auf die Bemerkung in Ziffer 11.

BEMERKUNGEN

7. Die Ausschöpfungsquote der im Haushaltsplan des Zentrums ausgewiesenen Mittel belief sich im Haushaltsjahr 2005 bei den Verpflichtungsermächtigungen auf 90 % und bei den Zahlungsermächtigungen auf etwa 85 %. Nicht voll ausgeschöpft wurden im Anschluss an eine Umstrukturierung der Auftragsvergabeverfahren die Mittel für die operationellen Ausgaben (fast 15 % der Verpflichtungsermächtigungen, 20 % der Zahlungsermächtigungen und 15 % der übertragenen Mittel wurden annulliert). Das Zentrum muss die Programmierung seiner Arbeiten weiter verfeinern und eine strengere Überwachung dieser Programmierung gewährleisten. In diesem Zusammenhang stellt der Hof fest, dass das tätigkeitsbezogene Management bislang nicht eingeführt wurde, obwohl die Finanzregelung des Zentrums dies im Hinblick auf eine bessere Überwachung der Leistung vorsieht.

8. Die Rechnungsführungssoftware des Zentrums (FIBUS) ermöglicht es nicht, Mittelbindungen, deren Gültigkeitsdauer überschritten wurde, zu blockieren, und das elektronische Zeichnungsverfahren für die Zahlungsanordnungen entspricht nicht den geltenden Vorschriften. Ferner wird die Rückverfolgbarkeit von Operationen innerhalb von FIBUS nicht ausreichend gewährleistet. Das Zentrum sollte die festgestellten Schwachstellen ausräumen und überlegen, ob es seine aktuelle Rechnungsführungssoftware nicht möglichst rasch durch die den Agenturen von der Kommission vorgeschlagene neue Software ersetzt.

9. Einige Aufgaben des Rechnungsführers werden von den anweisungsbefugten Stellen ausgeführt. So wurden in der Rechnung auf Initiative der anweisungsbefugten Stellen mit dem Abschluss verbundene Anpassungen im Betrag von rund 700 000 Euro vorgenommen, ohne dass dies von den betreffenden Stellen dokumentiert wurde. Zu dieser Situation wäre es nicht gekommen, wenn der Grundsatz der Trennung der Aufgaben des Anweisungsbefugten und des Rechnungsführers beachtet worden wäre.

10. Das Zentrum hat bislang weder eine Risikoanalyse vorgenommen noch Art und Häufigkeit der Ex-post-Kontrollen definiert und auch keine Beschreibungen der Verwaltungsverfahren und der internen Kontrollsysteme ausgearbeitet. Im Jahr 2005 hatte der Rechnungsführer die Finanzinformationssysteme noch immer nicht validiert.

11. Das Zentrum hat im Jahr 2000 einen Berufungsausschuss für Beschwerden des Personals eingesetzt. In einem Fall hat der Ausschuss seine Kompetenzen überschritten und in den geltenden Vorschriften nicht vorgesehene Zulagen gewährt. Um in Zukunft derartige Fälle zu vermeiden, muss sich der Direktor das Recht vorbehalten, diese Entscheidungen zu ändern und ggf. zu annullieren.

12. Im Jahr 2005 wurde eine wichtige Führungsposition im Wege eines internen Ausleseverfahrens besetzt, wohingegen ein externes Verfahren eine größere Bewerberauswahl ermöglicht hätte. Es hat in der Tat nur ein einziger Bewerber am Ausleseverfahren teilgenommen, der dann auch auf den Posten ernannt wurde. Darüber hinaus sind zwei Bewertungskriterien für die Bewerbungen (4) nicht mit der erforderlichen Schärfe angewandt worden, um die Qualität dieses Ausleseverfahrens zu gewährleisten. Der Hof wiederholt seine bereits im letzten Jahresbericht geäußerte Bemerkung, wonach das Zentrum strengere Einstellungsverfahren anwenden muss.

13. Der Hof hat sechs im Haushaltsjahr 2005 vergebene Aufträge überprüft. Außer bei einem Auftrag wurden in allen Fällen Unregelmäßigkeiten festgestellt (5). In zwei der geprüften Fälle wurden die Wettbewerbsregeln nicht eingehalten (6). Der Hof nimmt die Maßnahmen zur Kenntnis, die vom Zentrum im letzten Quartal 2005 zur Behebung der in der Organisation der Ausschreibungsverfahren festgestellten Mängel getroffen wurden.

14. Das Zentrum hat 17 Internet- bzw. Intranetseiten erstellt, wobei verschiedene Technologien zum Einsatz kamen. Die Verwaltung dieser Seiten und der betreffenden EDV-Systeme ist auf zahlreiche Stellen verteilt. Einige Systeme werden von der IT-Abteilung verwaltet, andere von den operationellen Diensten und wieder andere von Beratern. Diese Aufsplitterung ist mit technischen Risiken und überhöhten Kosten verbunden.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 28. September 2006 in Luxemburg angenommen. Für den Rechnungshof Hubert WEBER Präsident

(1) ABl. L 39 vom 13.2.1975, S. 1.

(2) ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1.

(3) Der Jahresabschluss wurde am 30. Juni 2006 erstellt und ging beim Hof am 4. Juli 2006 ein.

(4) Befähigungsnachweise (Philosophie und internationale Beziehungen), die nicht in Zusammenhang mit der auszuübenden Tätigkeit stehen, und Berufserfahrung, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der zu besetzenden Planstelle steht (weniger als 50 % der in der Stellenausschreibung geforderten Berufserfahrung); die Berufserfahrung des ernannten Bediensteten bezieht sich lediglich teilweise auf die auszuübenden Tätigkeiten.

(5) Das gewählte Verfahren wurde nicht begründet, und es wurde nicht mitgeteilt, auf welcher Grundlage die Bieter ausgewählt wurden, die zur Abgabe von Angeboten aufgefordert wurden. Ferner wurden die Entscheidungen nicht ausreichend dokumentiert.

(6) Übersetzungsleistungen (376 000 Euro) und EDV-Dienste (146 000 Euro).

Tabelle 1 Europäisches Zentrum für die Förderung der Berufsbildung (Thessaloniki) Gemeinschaftliche Zuständigkeitsbereiche aufgrund des Vertrags Zuständigkeiten des Zentrums (Artikel 2 und 3 der Verordnung (EWG) Nr. 337/75 des Rates vom 10. Februar 1975) Lenkungsstruktur (Governance) Dem Zentrum zur Verfügung gestellte Mittel 2005 (2004) Produkte und Dienstleistungen 2005 (2004) Die Gemeinschaft führt eine Politik der beruflichen Bildung, welche die Maßnahmen der Mitgliedstaaten für Inhalt und Gestaltung der beruflichen Bildung unterstützt und ergänzt. Die Tätigkeit hat folgende Ziele: — Erleichterung der Anpassung an die industriellen Wandlungsprozesse, insbesondere durch berufliche Bildung und Umschulung; — Verbesserung der beruflichen Erstausbildung und Weiterbildung zur Erleichterung der beruflichen Eingliederung und Wiedereingliederung in den Arbeitsmarkt; — Erleichterung der Aufnahme einer beruflichen Bildung sowie Förderung der Mobilität der Ausbilder und der in beruflicher Bildung befindlichen Personen, insbesondere der Jugendlichen; — Förderung der Zusammenarbeit in Fragen der beruflichen Bildung zwischen Unterrichtsanstalten und Unternehmen; — Ausbau des Informations- und Erfahrungsaustauschs über gemeinsame Probleme im Rahmen der Berufsbildungssysteme der Mitgliedstaaten. (Auszüge aus Artikel 150 des Vertrags) Ziele des Zentrums Als Referenzzentrum der Europäischen Union für die Förderung der Berufsbildung liefert das Cedefop den politischen Entscheidungsträgern, Berufsbildungsforschern und -praktikern Informationen zur Förderung eines besseren Verständnisses des Bildungswandels, um angemessenere Entscheidungen im Hinblick auf künftige Maßnahmen zu ermöglichen. Das Zentrum unterstützt die Europäische Kommission, um die Berufsbildung und die ständige Weiterbildung auf Gemeinschaftsebene zu fördern und weiterzuentwickeln. Aufgaben — Erstellung einer ausgewählten Dokumentation und Auswertung von Daten; — Beitrag zur Entwicklung und Koordinierung der Forschung; — Gewährleistung der Verbreitung zweckdienlicher Informationen; — Förderung und Unterstützung von Initiativen, durch die eine konzertierte Lösung der Probleme der Berufsbildung erleichtert werden kann; — Bildung eines Treffpunkts für ein breites und gemischtes Publikum. 1. Verwaltungsrat Pro Mitgliedstaat: — ein Vertreter des Staates, — ein Vertreter der Arbeitgeberverbände, — ein Vertreter der Arbeitnehmerorganisationen, drei Vertreter der Kommission und die Beobachter der assoziierten Länder (Norwegen und Island). 2. Direktor Von der Kommission anhand einer vom Verwaltungsrat vorgelegten Kandidatenliste ernannt; er führt die Beschlüsse des Verwaltungsrats aus und ihm obliegt die tägliche Geschäftsführung des Zentrums. 3. Interne Prüfung Interner Auditdienst der Kommission 4. Externe Kontrolle Rechnungshof 5. Entlastungsbehörde Parlament auf Empfehlung des Rates Endgültiger Haushaltsplan: 17,1 Millionen Euro (16,6 Millionen Euro) Gemeinschaftszuschuss: 96 % (99 %) Personalbestand am 31. Dezember: 91 (88) im Stellenplan vorgesehene Planstellen, davon besetzt: 85 (81) sonstige Dienstposten (Vertragsbedienstete, abgeordnete nationale Sachverständige) Personalbestand insgesamt: 123 davon: operative Tätigkeiten: 85 administrative Tätigkeiten: 33 gemischte Tätigkeiten: 5 Konferenzen und Seminare: 90 (90) mit durchschnittlich 24 Teilnehmern. Studien: 26 (2004: 55 (nicht vergleichbar)). Studien zu demselben Projekt mit verschiedenen Beteiligten (mit unterschiedlichen Verträgen) wurden als eine einzige Studie verbucht. Projekte: 29 (davon 2 administrative Projekte) plus 20 virtuelle Gemeinschaften (davon 1 administrative) (2004: 38 (nicht vergleichbar)). Beteiligungen: Weiterverfolgung Maastricht, Programm Erziehung und Bildung 2010, Programm Leonardo da Vinci, gemeinsamer Aktionsrahmen der Sozialpartner, Beratender Ausschuss für berufliche Bildung, Generaldirektoren für berufliche Bildung, Koordinierungsgruppe Erziehung und Bildung 2010. Veröffentlichungen: 60 (62). 3 Ausgaben von Cedefop-Info (3). 1. 4 Ausgaben der Europäischen Revue „Berufliche Bildung“ (3). 2. Verbreitung von Dokumenten: 8 582 (10 293) auf Anfrage, 2 462 (2 034) Abonnements der Europäischen Revue, 7 493 (8 460) Cedefop-Info-Abonnements. Elektronische Veröffentlichungen: — 3 160 (2 427) Abonnements des Newsletter ETV, — 60 440 (53 167) registrierte Benutzer von ETV, — 3 366 490 (3 306 920) Seitenaufrufe ETV, 3. 7 553 registrierte Mitglieder der virtuellen Gemeinschaften. 762 (730) Teilnehmer am Studienbesuchsprogramm. Quelle: Vom Zentrum übermittelte Angaben. EUROPÄISCHES ZENTRUM FÜR DIE FÖRDERUNG DER BERUFSBILDUNG Quelle: Angaben des Zentrums — In diesen Tabellen sind die von dem Zentrum in seinem Jahreabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt. Tabelle 2 Ausführung des Haushaltsplans für das Haushaltsjahr 2005 (1000 Euro) Einnahmen Ausgaben Herkunft der Einnahmen Im endgültigen Haushaltsplan ausgewiesene Einnahmen Eingezogene Einnahmen Zuweisung der Ausgaben Mittel des endgültigen Haushaltsplans Aus dem Vorjahr übertragene Mittel Verfügbare Mittel (des Haushaltsjahres und des Vorjahres) ausge-wiesen gebunden ausgezahlt übertragen annulliert verfügbar ausgezahlt annulliert verfügbar gebunden ausgezahlt übertragen annulliert Zuschüsse der Gemeinschaft 16 418 16 418 Titel I Personal (NGM) 9 468 9 075 8 862 213 393 466 395 72 9 934 9 541 9 257 213 465 Titel II Sachausgaben (NGM) 1 372 1 158 865 334 214 542 503 39 1 914 1 700 1 368 334 253 Sonstige Einnahmen 140 36 Titel III Operationelle Ausgaben (GM) — VE 5 578 4 774 0 71 804 0 0 0 5 578 4 774 0 71 804 — ZE 5 718 4 585 0 1 133 0 0 0 5 718 0 4 585 0 1 133 Zweckgebundene Einnahmen (Phare) 535 535 Zweckgebundene Einnahmen (Phare und andere) 535 283 68 467 0 312 175 93 847 596 243 467 93 Insgesamt 17 093 16 989 Insgesamt VE 16 953 15 290 0 1 085 1 411 1 320 0 204 18 273 16 611 0 1 085 1 615 Insgesamt ZE 17 093 0 14 381 1 014 1 740 1 320 1 073 204 18 413 0 15 543 1 014 1 944 NGM : nichtgetrennte Mittel (die Verpflichtungsermächtigungen entsprechen den Zahlungsermächtigungen). GM : getrennte Mittel (die Verpflichtungsermächtigungen müssen nicht den Zahlungsermächtigungen entsprechen). VE : Verpflichtungsermächtigungen im Rahmen von getrennten Mitteln. ZE : Zahlungsermächtigungen im Rahmen von getrennten Mitteln.

Tabelle 3 Übersicht über das wirtschaftliche Ergebnis für das Haushaltsjahr 2005 (1) (1000 Euro) 2005 Betriebseinnahmen Zuschüsse der Gemeinschaft 15 020 Sonstige Zuschüsse/Einnahmen 290 Insgesamt (a) 15 310 Betriebsausgaben Personalausgaben 9 091 Sachausgaben 1 962 Operationelle Ausgaben 5 021 Insgesamt (b) 16 074 Betriebsergebnis (c = a – b) – 764 Sonstige Erträge (d) 0 Sonstige Aufwendungen (e) 4 Wirtschaftliches Ergebnis (f = c + d – e) – 768

Tabelle 4 Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2005 und 31. Dezember 2004 (2) (1000 Euro) 2005 2004 Aktiva Anlagewerte 5 359 5 702 Kurzfristige Forderungen 369 182 Kassenmittel 3 344 1 948 Insgesamt 9 072 7 832 Passiva Kumulierter(s) Überschuss/Defizit 5 856 5 856 Ergebnis des Haushaltsjahres – 768 0 Kurzfristige Verbindlichkeiten 3 984 1 976 Insgesamt 9 072 7 832 (1) Die Angaben für das Haushaltjahr 2004 sind nicht ausgewiesen, da sie wegen der geänderten Rechnungsführungsmethoden nicht mit denen des Haushaltsjahres 2005 vergleichbar sind. (2) Die Daten für das Haushaltsjahr 2004 wurden bearbeitet, um die Vergleichbarkeit mit dem Haushaltsjahr 2005 zu ermöglichen.