BERICHT

betreffend die Prüfung der Effizienz der Verwaltung der Europäischen Zentralbank im Haushaltsjahr 2009: Die Verwaltung der Personalressourcen bei der EZB, zusammen mit den Antworten der Europäischen Zentralbank

2011/C 31/01

INHALT

EINLEITUNG

Die Europäische Zentralbank (EZB bzw. „die Bank“) und die nationalen Zentralbanken der Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) bilden zusammen das Europäische System der Zentralbanken (ESZB). Vorrangiges Ziel des ESZB ist es, die Preisstabilität zu gewährleisten. Das ESZB unterstützt ferner die allgemeine Wirtschaftspolitik in der Union, um zur Verwirklichung der Ziele der Union beizutragen (1) . Zu diesem Zweck nimmt die EZB die in ihrer Satzung (2) festgelegten Aufgaben wahr, wobei sie für die Verwaltung ihrer Tätigkeiten und Finanzen verantwortlich ist.

Der EZB-Rat legt auf Vorschlag des Direktoriums die Beschäftigungsbedingungen für das Personal der EZB fest (4) . Die wichtigsten Dokumente für die Verwaltung der Personalressourcen der EZB sind die Beschäftigungsbedingungen, die Dienstvorschriften und andere Rundverfügungen sowie Leitlinien zu spezifischen Themen wie Einstellung, Beförderung, Mobilität und Verhaltenskodex. Der Personalbestand insgesamt der EZB setzt sich zusammen aus im Stellenplan erfassten Mitarbeitern (Ende 2009: 1 386) und nicht im Stellenplan erfassten Mitarbeitern (Ende 2009: 278). Zu den nicht im Stellenplan erfassten Mitarbeitern gehören Bedienstete des ESZB bzw. internationaler Organisationen (127), Teilnehmer am Graduiertenprogramm (24), Studenten und Doktoranden (PhD), die ein Praktikum absolvieren (72), Teilnehmer am Forschungsprogramm (Research visitors) (9) und Mitarbeiter von Agenturen (46). Darüber hinaus schließt die EZB Verträge mit Beratern im Hinblick auf die Erfüllung spezifischer Aufgaben.

PRÜFUNGSUMFANG UND PRÜFUNGSANSATZ

PRÜFUNGSFESTSTELLUNGEN

Hat die EZB umfassende Beschäftigungsbedingungen und Dienstvorschriften festgelegt?

Die EZB hat einen spezifischen Leistungsvergleich mit den EU-Organen sowie mit anderen vergleichbaren Finanzorganisationen in Bezug auf ihren Pensionsplan (7) vorgenommen, außerdem fand eine begrenzte Anzahl thematischer Vergleiche statt. Diese Vergleiche führten nicht zu wesentlichen Änderungen der Beschäftigungsbedingungen der EZB. Nach Auffassung der EZB sind ihre Beschäftigungsbedingungen insgesamt gesehen angemessen, was durch die geringe Personalfluktuation (8) und die Tatsache, dass nur sehr wenige erfolgreiche Bewerber Stellenangebote ausgeschlagen haben, bestätigt wird.

Hat die EZB transparente Vorschriften und Verfahren für die Personalauswahl angenommen und angewendet?

Vorschriften und Verfahren der EZB für die Personalauswahl

Anwendung der Vorschriften und Verfahren für die Personalauswahl

Die Personaleinstellung sollte im Einklang mit den einschlägigen Vorschriften und Verfahren erfolgen. Ziel der Personalauswahlverfahren sollte es sein, zeitgerecht und in einem transparenten Verfahren Mitarbeiter einzustellen, die dem Anforderungsprofil am besten entsprechen.

Der Hof prüfte sowohl Einstellungsverfahren als auch direkte Einstellungen. Die geprüften direkten Einstellungen wurden angemessen dokumentiert und standen mit den einschlägigen Vorschriften der EZB in Einklang. Die Einstellungsverfahren sind mit einem komplexeren Prozess verbunden. In diesem Zusammenhang bewertete der Hof Aspekte wie Stellenausschreibungen und Auswahlverfahren.

Stellenausschreibungen

Bei allen Einstellungsverfahren sollte eine Stellenausschreibung ausgearbeitet werden, in der die wichtigsten mit der Stelle verbundenen Aufgaben klar aufgeführt und die erforderlichen und/oder erwünschten Befähigungsnachweise und sonstigen Qualifikationen, Kenntnisse und Erfahrungen allgemein beschrieben werden. In der Stellenausschreibung sollten zudem Art und Dauer des Vertrags sowie die Auswahlkriterien dargelegt werden. Alle Stellenausschreibungen sollten im elektronischen Einstellungssystem (electronic recruitment system) der EZB verfügbar sein; außerdem können sie — sofern erforderlich — über andere Wege bekannt gemacht werden.

Auswahlverfahren

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens muss der Auswahlausschuss seine Schlussfolgerungen zu den in die engere Wahl gezogenen und entsprechend ihrer Eignung in eine Rangfolge gebrachten Bewerbern ziehen. Anschließend holt der Auswahlausschuss die Zustimmung des Leiters des Geschäftsbereichs, in dem die Stelle zu besetzen ist — bzw. im Falle einer oberhalb einer bestimmten Führungsebene angesiedelten Stelle — die Zustimmung des Direktoriums ein.

Die geprüften Einstellungsverfahren wurden fristgerecht durchgeführt. Die in den einzelnen Etappen getroffenen Entscheidungen wurden im Protokoll zum Auswahlverfahren (selection memorandum) begründet. Allerdings enthielten die geprüften Protokolle zumeist nur eine beschreibende Beurteilung, während ausdrückliche Hinweise auf die erreichten Punktzahlen häufig fehlten. Obwohl die ausgewählten Bewerber über die erforderlichen Erfahrungen und Befähigungsnachweise verfügten, ließ sich in den meisten Fällen nur schwer nachvollziehen, aus welchen Gründen genau die Bewerber in die engere Wahl gezogen und ausgewählt worden waren. Die Beurteilungen der schriftlichen und mündlichen Prüfungen waren zumeist beschreibend, und häufig wurden keine Tabellen mit Punktzahlen erstellt, die einen Vergleich der Beurteilungen für die einzelnen Bewerber erlaubt hätten.

Hat die EZB angemessene Strategien und Verfahren für die Leistungsbeurteilung, Laufbahnentwicklung und Fortbildung des Personals angewendet?

Verfahren für die Leistungsbeurteilung des Personals

Im EZB-Leitfaden für die Beurteilung (Guide to the ECB appraisal) werden die wichtigsten Aspekte des Beurteilungssystems der Bank beschrieben. Der verwendete Beurteilungsbogen enthält folgende Felder: i) eine Bewertung der Leistung des Beurteilten anhand der in der vorhergehenden Beurteilung festgelegten Aufgaben und Ziele; ii) eine Gesamtbeurteilung der Leistung vor dem Hintergrund der Werte der EZB; iii) eine Analyse des Kenntnisstands gemessen an den in der EZB verlangten Kenntnissen; iv) eine Festlegung der Aufgaben und Ziele für den nächsten Beurteilungszeitraum; v) einen Abschnitt über Fortbildung und Entwicklung; vi) einen Abschnitt mit Zusammenfassungen der Kommentare der beiden Beurteilenden und vii) einen Abschnitt für die Kommentare des Beurteilten.

Individuelle Personalbeurteilungen

Laufbahnentwicklung

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Möglichkeiten gibt es die jährliche Gehalts- und Bonusüberprüfung (Annual Salary and Bonus Review, ASBR). Die Politik der EZB zur Belohnung der Leistungen ihrer Mitarbeiter wurde mit dem Ziel entwickelt, die Leistungen und Erfolge der einzelnen Mitarbeiter zu belohnen, indem die Höhe ihres Gehalts an ihren Beitrag zum Erreichen der EZB-Ziele geknüpft wird. Die Leistungen der Mitarbeiter können auf zwei Arten belohnt werden, nämlich durch Gehaltserhöhungen und Boni.

Was die im Jahr 2009 gewährten zusätzlichen Gehaltserhöhungen anbelangt, so wurden 11 der 17 von den Geschäftsbereichen vorgelegten Vorschläge angenommen. Die vier vom Hof geprüften Fälle zeigten, dass die Gründe für die Gewährung einer zusätzlichen Gehaltserhöhung gut dokumentiert wurden (15) .

Fortbildung

Im Bereich der dezentralen Fortbildungsmaßnahmen gibt es nur wenig Informationsaustausch. Die nach der Teilnahme an diesen Maßnahmen verfassten Berichte (back to office reports) werden dem betreffenden Geschäftsbereich vorgelegt und dort aufbewahrt, aber nicht an die anderen Geschäftsbereiche weitergegeben.

Hat die EZB Instrumente für die Personalverwaltung geschaffen und den Informationsbedarf sowohl des Managements als auch des übrigen Personals gedeckt?

Für die Personalverwaltung verwendete Informationssysteme

Personalinformationssysteme bei der EZB

Ein Teil der Personaldaten (z. B. die Anstellungsverträge) wird in Papierform in den Personalakten bearbeitet und aufbewahrt. Die EZB ist dabei, digitale Personalakten anzulegen. Die GD Personal, Budget und Organisation benutzt hauptsächlich zwei IT-Systeme, nämlich ISIS und e-recruitment, das voraussichtlich 2011 auslaufen soll. Bei ISIS handelt es sich um eine SAP-gestützte Software, die im Januar 2008 bei der EZB eingeführt wurde. Diese Einführung war mit erheblichen Folgen für bestimmte Tätigkeiten im Bereich der Personalverwaltung verbunden. Mehrere Module werden bereits verwendet oder werden zurzeit implementiert.

Implementierung der ISIS-Personalverwaltungsmodule

Nach erfolgreicher Testphase sollte das System in den Echtbetrieb eintreten können. In diesem Stadium sollten die Benutzer bereits Verfahren entwickelt und umfassende Schulungen im Hinblick auf die Benutzung des neuen Systems erhalten haben. Nach Implementierung des neuen Systems sollte eine Überprüfung stattfinden, um festzustellen, ob Konzeption und Entwicklung des Systems angemessen sind und geeignete Kontrollen eingebaut wurden.

Verwaltung der Personaldaten

Das Meldeverfahren der EZB sieht Folgendes vor: Vor der Einführung neuer Verarbeitungen in Bezug auf personenbezogene Daten muss der für die Verarbeitung Verantwortliche dies dem Datenschutzbeauftragten über die Online-Schnittstelle der Website des Datenschutzbeauftragten im Intranet der EZB melden. Personenbezogene Daten der EZB-Mitarbeiter werden u. a. mithilfe der ISIS-Personalverwaltungsmodule verarbeitet. Die Meldung an den Datenschutzbeauftragten wurde im September 2008 übermittelt, obwohl das ISIS-System seit Januar 2008 in Betrieb ist.

Der Hof beschaffte sich eine Liste aller Mitarbeiter, deren ISIS-Profil umfassende Leserechte („read all“ profile) für Personaldaten vorsieht, um festzustellen, ob nur entsprechend befugtes Personal über ein solches Profil verfügte. In drei Fällen verfügten externe Mitarbeiter (Mitarbeiter von Agenturen und Berater) und in drei weiteren Fällen vorübergehend Beschäftigte über Leserechte für Personaldaten („read human resources“). Obwohl diese sechs Mitarbeiter fest zu den jeweiligen Teams im Bereich Personalressourcen gehören, erhöht sich durch die Tatsache, dass externen und vorübergehend beschäftigten Mitarbeitern Zugang zu personenbezogenen Daten gewährt wird, das Risiko, dass die Vertraulichkeit sensibler personenbezogener Daten nicht gewährleistet ist. In vier Fällen verfügten ehemalige Mitarbeiter, nachdem sie die EZB verlassen hatten, weiterhin über die ihnen im ISIS-System eingeräumten Zugangsrechte.

Informationsbedarf

Managementinformationen

Im Einklang mit der dezentralen Personalverwaltung bei der EZB sind in erster Linie die Leiter der einzelnen Geschäftsbereiche für die Überwachung der die Personaldaten betreffenden Aspekte in ihren Geschäftsbereichen zuständig. Aus den Rückmeldungen, die der Hof von den Vertretern der einzelnen Geschäftsbereiche erhalten hat, geht hervor, dass genügend Informationen für die laufende Personalverwaltung zur Verfügung stehen und dass die im ISIS-System verfügbaren Daten von angemessener Qualität sind. Allerdings werden die Einstellungen und die dezentralen Fortbildungsmaßnahmen noch außerhalb des ISIS-Systems verwaltet. Standardberichte sind ebenfalls im ISIS-System verfügbar. Auf der Grundlage von Business-Intelligence-Berichten können außerdem Berichte über Betriebsprozesse und deren Ergebnisse erstellt und Daten analysiert und interpretiert werden.

Im April 2008 wurde dem oberen Management eine Präsentation zum Thema Krankheitsurlaub bei der EZB (in den Jahren 2006 und 2007) vorgelegt, und innerhalb der GD-H fand eine interne Präsentation zum Krankheitsurlaub im Jahr 2008 statt. In den Jahren 2006 bis 2008 war ein Anstieg der Krankheitsurlaube zu verzeichnen. Zu den auffallendsten Entwicklungen im Zeitraum 2007-2008 gehörte ein Anstieg der durch Krankheitsurlaube insgesamt verloren gegangenen Arbeitstage um 13,3 % und der durch langfristigen Krankheitsurlaub insgesamt verloren gegangenen Arbeitstage um 37 %. Im Jahr 2009 sank die Gesamtzahl der durch Krankheitsurlaube verloren gegangenen Arbeitstage um 9,9 % und die Anzahl der durch langfristige Krankheitsurlaube verloren gegangenen Arbeitstage um 42,3 %. Es gab keine förmliche Berichterstattung an das Direktorium über Statistiken zum Krankheitsurlaub.

In den letzten Jahren hat die EZB Politiken mit strategischer Bedeutung für die Organisation umgesetzt. Dazu gehören die Politik der Diversität und eine Reihe von Maßnahmen, mit denen der problematischen Altersstruktur begegnet werden soll. Im Jahr 2007 wurde dem Direktorium ein Weiterverfolgungsbericht zur Diversität des EZB-Personals vorgelegt; allerdings gibt es keine regelmäßige förmliche Berichterstattung über die Umsetzung dieser Politiken und damit verbundene Fragen. Desgleichen erhält das Direktorium keine regelmäßigen oder förmlichen Berichte über die meisten von der GD-H umgesetzten Politiken. Allerdings wurde festgestellt, dass ein Verwaltungsausschuss eingesetzt wurde, in dem u. a. Personalfragen erörtert werden sollen.

Allgemeine Information des Personals

Die GD-H hat zudem operationelle Leitlinien im Intranet bereitgestellt, in denen dargelegt wird, wie sie die Dienstvorschriften auslegt und anwendet. Auf diese Weise sollen die Transparenz in der gesamten Organisation verbessert und die Verfahren im Zusammenhang mit der Personalverwaltung klargestellt werden. Die operationellen Leitlinien sind in einer annotierten Fassung der Dienstvorschriften in Form von Informationskästen verfügbar.

Im Jahr 2007 trat ein Handbuch für die Praxis (Business Practice Handbook, BPH) in Kraft, in dem einige für das Personal der EZB verbindliche organisatorische Vorschriften (Rundverfügungen) zusammengestellt wurden. Informationen zu ethischen Empfehlungen, Beschäftigungsbedingungen, Dienstvorschriften (wie Vorschriften über Abordnungen, Beförderungen, Einstellungen usw.) wurden bislang noch nicht in einem Handbuch für das Personal, welches das Handbuch für die Praxis ergänzt, zusammengestellt.

SCHLUSSFOLGERUNGEN UND EMPFEHLUNGEN

Hat die EZB umfassende Beschäftigungsbedingungen und Dienstvorschriften festgelegt?

Hat die EZB transparente Vorschriften und Verfahren für die Personalauswahl angenommen und angewendet?

Die in den verschiedenen Etappen des Verfahrens getroffenen Entscheidungen wurden nicht immer ausreichend dokumentiert, sodass sich nur schwer feststellen ließ, auf welcher Grundlage die Bewerber in die engere Auswahl gezogen und im Anschluss an die vergleichende Bewertung in eine Rangfolge gebracht wurden.

Ungeachtet der Bemühungen der EZB, die Mobilität des Personals zu fördern, waren die Stellenausschreibungen nicht so konzipiert, dass Bewerber angesprochen wurden, deren Profil es erlauben würde, sie in mehreren Geschäftsbereichen einzusetzen.

Hat die EZB angemessene Strategien und Verfahren für die Leistungsbeurteilung, Laufbahnentwicklung und Fortbildung des Personals angewendet?

Empfehlung

Hat die EZB Instrumente für die Personalverwaltung geschaffen und den Informationsbedarf sowohl des Managements als auch des übrigen Personals gedeckt?

Empfehlung

Dieser Bericht wurde von Kammer IV unter Vorsitz von Herrn Igors LUDBORŽS, Mitglied des Rechnungshofs, in ihrer Sitzung vom 23. November 2010 in Luxemburg angenommen.

(1) Artikel 127 Absatz 1 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union.

(2) Die Satzung des ESZB und der EZB ist in einem Protokoll zum Vertrag festgelegt.

(3) In Artikel 27.2 heißt es: „Artikel 287 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union ist nur auf eine Prüfung der Effizienz der Verwaltung der EZB anwendbar.“

(4) Artikel 36.1 des Protokolls über die Satzung des Europäischen Systems der Zentralbanken und der Europäischen Zentralbank.

(5) ABl. C 119 vom 19.5.2006, S. 17.

(6) Siehe Empfehlung im Bericht des Hofes betreffend die Prüfung der Effizienz der Verwaltung der Europäischen Zentralbank im Haushaltsjahr 2004 (ABl. C 119 vom 19.5.2006, S. 17).

(7) Der Pensionsplan der EZB war nicht Gegenstand der Prüfung des Hofes.

(8) Die jährliche Personalfluktuation lag im Zeitraum 2004-2008 zwischen 2,0 % und 2,6 %.

(9) Artikel 20 Absätze 1 und 2 des Beschlusses der EZB vom 19. Februar 2004 zur Verabschiedung der Geschäftsordnung der Europäischen Zentralbank (EZB/2004/2) (2004/257/EG) (ABl. L 80 vom 18.3.2004, S. 33).

(10) Beispielsweise Beitrag zur Aufrechterhaltung guter Beziehungen zu den Kunden in anderen Geschäftsbereichen; Beitrag zum Erbringen hochwertiger Dienstleistungen durch Coaching von Kollegen; Arbeit an den zentralen Leistungsindikatoren; Ausarbeitung von Verträgen mit komplizierter Rechtsstruktur; Mitarbeit an den Beschaffungsverfahren im Zusammenhang mit einem Auftrag.

(11) Im jährlichen Schreiben des Präsidenten werden die strategischen Ziele der EZB für das folgende Jahr vorgegeben.

(12) Mehr als die Hälfte der Mitarbeiter der EZB sind zwischen 35 und 45 Jahre alt, und die große Mehrheit der Manager und Berater ist jünger als 54 Jahre. Dementsprechend liegt eine große Gruppe von Mitarbeitern altersmäßig relativ nah beieinander und hat somit ähnliche Erwartungen hinsichtlich der Laufbahnentwicklung.

(13) Es gibt zwei Arten von Mobilität, nämlich interne und externe Mobilität. Die interne Mobilität kann sowohl dauerhaft als auch vorübergehend sein, außerdem kann sie ohne Gehaltserhöhung erfolgen oder mit einer Beförderung verbunden sein. Bei der externen Mobilität können die Kosten entweder voll von der Bank getragen werden, oder der Beschäftigungsvertrag mit der Bank kann vorübergehend ausgesetzt werden.

(14) Für jeden Fall wurde ein Antragsformular ausgefüllt, in dem die betrieblichen Gründe, die strategischen Anpassungen sowie die organisatorischen Folgen und/oder die Folgen auf der Managementebene dargestellt wurden.

(15) Für jeden Fall wurde eine Zusammenfassung der langfristigen Leistung, eine klare Erläuterung der Gründe für den Vorschlag und eine Zusammenfassung der Beurteilungen vorgelegt.

(16) Im Falle der zentralen Fortbildungsmaßnahmen gibt es eine gemeinsame Anlaufstelle, bei der z. B. Informationen darüber eingeholt werden können, welche Fortbildungsmaßnahmen es gibt, wie die Teilnahme zu beantragen ist, welche organisatorischen Einzelheiten zu beachten sind usw.

(17) Präsidentenschreiben für das Jahr 2008.

(18) SMART steht für specific, measurable, achievable, realistic and timely (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert).

ANTWORTEN DER EUROPÄISCHEN ZENTRALBANK

Die Europäische Zentralbank (EZB) begrüßt den Bericht des Europäischen Rechnungshofs für das Haushaltsjahr 2009 und dankt ihm für seine Feststellungen und Verbesserungsvorschläge.

In Bezug auf einzelne Ziffern sowie die drei Empfehlungen möchte die EZB Folgendes anmerken:

Ziffer 13:

Das Dokumentenmanagementsystem verfügt über einen speziellen Ordner für jedes Einstellungsverfahren. Das System wird durch automatisierte Arbeitsabläufe und Vorlagen unterstützt, um sicherzustellen, dass alle Etappen des Einstellungsverfahrens einheitlich und effizient abgewickelt werden.

Ziffer 19:

Ein Kompetenz-Rahmenwerk unterstützt das Einstellungsverfahren der EZB. Dieses Rahmenwerk umfasst sowohl technische (d. h. stellenbezogene und generische) als auch verhaltensbezogene Kompetenzen. Auf diese Weise trägt es dazu bei, ein Gleichgewicht zwischen den zur Erfüllung der operationalen Anforderungen des Geschäftsbereichs erforderlichen spezifischen technischen Kompetenzen und den von der Organisation benötigten funktionsübergreifenden Kompetenzen (generische technische Kompetenzen wie auch verhaltensbezogene Kompetenzen), welche die Mobilität fördern, herzustellen.

Entsprechend den Feststellungen des Europäischen Rechnungshofs hat die EZB in den vergangenen Jahren in ihren Stellenausschreibungen verhaltensbezogenen und generischen technischen Kompetenzen verstärkt Bedeutung beigemessen und prüft, inwieweit Bewerber diese Kompetenzen aufweisen.

Ziffer 23:

Die EZB hat sich dafür entschieden, die qualitative Bewertung von Bewerbern, sowohl in absoluter Betrachtung als auch im Verhältnis zu anderen Bewerbern, herauszuarbeiten. Anstatt eine Kultur zu entwickeln, bei der die Bewerberauswahl anhand der Anwendung von Punktzahlen erfolgt, fördert die EZB einen Prozess, bei dem der Auswahlausschuss die Bewertungsunterlagen mit den Punktzahlen als Mittel verwendet, um die Diskussion innerhalb des Ausschusses anzuregen und auf diesem Wege zu einem besser begründeten Gesamturteil zu gelangen.

Ziffer 24:

Bei den Einstellungsverfahren der EZB werden Referenzen inzwischen regelmäßiger überprüft. In den meisten Fällen werden die Referenzen der Bewerber, die in die engere Wahl gekommen sind, einer Prüfung unterzogen. Bestätigen die Referenzen den Eindruck des Auswahlausschusses, so wird ein diesbezüglicher Meinungsaustausch innerhalb des Ausschusses nicht für notwendig erachtet. Werden Referenzen herangezogen, um die Erstellung eines Rankings zu erleichtern, dann werden diese selbstverständlich innerhalb des Auswahlausschusses erörtert. In jedem Fall werden alle Ausschussmitglieder bei der Fertigstellung des Protokolls zum Auswahlverfahren einbezogen und können zu allen Teilen des Dokuments Kommentare abgeben.

Ziffer 28c:

Die EZB misst den Werten große Bedeutung bei und erläutert den Mitarbeitern und Managern deren Anwendung in ihrem Leitfaden für die Beurteilung. Sie hält die Beurteilenden an, zu beschreiben, wie der/die Beurteilte die Werte der EZB im Lauf des Jahres in seinem/ihrem Arbeitsalltag umgesetzt hat, wobei der Schwerpunkt auf bestimmte Verhaltensweisen gelegt wird; somit ergeben sich aus den Werten Informationen, die für die Weiterbildung des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin von Nutzen sind.

Ziffern 37c und 37d:

Die EZB nimmt die Feststellungen des Europäischen Rechnungshofs zur Kenntnis, möchte allerdings anführen, dass sie die Entscheidung getroffen hat, die jährliche Leistungsbeurteilung nicht mechanistisch mit der jährlichen Gehalts- und Bonusüberprüfung (Annual Salary and Bonus Review, ASBR) zu verknüpfen. Sie hat sich dafür entschieden, bei den beiden Verfahren unterschiedliche Parameter anzuwenden. Der Zweck der Leistungsbeurteilung, die auch als Instrument für die berufliche Weiterentwicklung dient, besteht darin, die Fähigkeiten sowie die Effizienz der Mitarbeiter im Verhältnis zu den festgelegten Zielen zu beurteilen und das Verhalten der betreffenden Person bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zu bewerten. Dies bedeutet, dass gemäß der Ausgestaltung des Verfahrens die jährliche Leistungsbeurteilung für jeden Mitarbeiter individuell erfolgt. Es findet also kein Vergleich zwischen zwei oder mehr Personen statt. Im Gegensatz dazu wird bei der ASBR ein Vergleich angestellt: Es wird untersucht, wie sich der von einem Mitarbeiter zu den Aufgaben der EZB geleistete Beitrag im Verhältnis zu den Beiträgen anderer Mitarbeiter aus demselben Geschäftsbereich entwickelt hat. Das Ergebnis dieser vergleichenden Beurteilung wird für die operative Umsetzung dokumentiert und auf Konsistenz überprüft; der zuständige Manager teilt seinen Mitarbeitern das Ergebnis jeweils persönlich mit und erläutert es ihnen.

Ziffer 42:

Die EZB möchte hierzu anmerken, dass das gegenwärtige elektronische Einstellungssystem auslaufen wird, sobald das elektronische Einstellungsmodul in ISIS integriert ist (dies dürfte frühestens 2011 der Fall sein).

Ziffern 44 und 51:

Die EZB möchte darauf hinweisen, dass seit dem Abschluss des Projekts Mitte 2010 eine Dienstgütevereinbarung erarbeitet wird, die Ende 2010 fertiggestellt sein dürfte. Seit dem Projektabschluss sind die Standardprozesse für das Änderungsmanagement in Bezug auf die operative Phase eines Systems eingehalten worden.

Ziffer 48:

Dem Risikosteuerungsrahmen der EZB zufolge war keines der im Rahmen der Sicherheitsbeurteilung ermittelten Risiken hoch: das eine Risiko war mittelhoch, das andere gering. Gemäß den Vorgaben der EZB zu operationellen Risiken muss lediglich das mittelhohe Risiko in Angriff genommen werden. Nichtsdestotrotz beabsichtigt die EZB, die Auswirkungen beider Risiken einer erneuten Bewertung zu unterziehen.

Ziffer 55:

In Bezug auf den letzten Satz unter dieser Ziffer teilt die EZB mit, dass in den angeführten Fällen die Zugangsrechte zu den Gebäuden entzogen und – was in diesem Zusammenhang noch wichtiger ist – der Zugriff auf alle IT-Systeme gesperrt wurde, sobald die betroffenen Personen aus dem Dienst der EZB austraten. Mittlerweile wurde ein automatisierter Arbeitsablauf geschaffen, mit dem darüber hinaus die Zugriffsrechte ehemaliger Mitarbeiter in ISIS gesperrt werden (wodurch jeglicher Zugriff auf Aktivitäten in ISIS verhindert wird). Die EZB möchte ferner darauf hinweisen, dass externe Mitarbeiter dazu verpflichtet sind, die EZB-Vertraulichkeitserklärung zu unterzeichnen.

Ziffer 71:

Die EZB möchte klarstellen, dass (wie der Europäische Rechnungshof in Ziffer 44 anführt) die ISIS-Projektlenkungsgruppe während des ISIS-Projekts (vorübergehend) Systemeigentümerin war. Dieser Gruppe gehörte Führungspersonal aus dem oberen Management aller betroffenen Geschäftsbereiche an. Seit Abschluss des Projekts wurde das Eigentum an einzelnen Prozessen auf verschiedene Geschäftsbereiche übertragen.

Ziffer 72:

Die EZB nimmt die Feststellung des Europäischen Rechnungshofs zur Kenntnis und teilt mit, dass die regelmäßige Berichterstattung an das Direktorium bereits im Jahr 2010 mittels eines umfassenden Berichts (der auf Daten von 2009 beruht) weiter ausgebaut wurde. Der Bericht deckt alle Aspekte des Bereichs Personalwesen wie Einstellung, Weiterbildung, Mobilität, Gehälter und Zulagen, Arbeitszeit und Urlaub, Abwesenheiten, soziale Integration der Mitarbeiter und deren Familien sowie Austritte/Pensionierung von Mitarbeitern ab. Darüber hinaus wurden dem Management-Ausschuss der EZB detaillierte Informationen über die Verwaltung von Abwesenheiten vorgelegt. Beide Formen der Berichterstattung erfolgen auch in Zukunft regelmäßig.

Empfehlung 1:

Die EZB nimmt die Empfehlung an. Im Hinblick auf die Dokumentation möchte sie anmerken, dass neben den bestehenden Publikationen ein umfassendes Handbuch zum Einstellungsverfahren noch vor Ende 2011 fertiggestellt und veröffentlicht wird. Was die Dokumentation des Ergebnisses der Überprüfung von Referenzen im Rahmen des Auswahlverfahrens betrifft, so arbeitet die EZB darauf hin, dass diese Ergebnisse systematisch in die Protokolle zum Auswahlverfahren einfließen. Im Handbuch zum Einstellungsverfahren wird diesem Aspekt weitere Bedeutung beigemessen werden.

Empfehlung 2:

Die EZB nimmt die drei Elemente der Empfehlung hinsichtlich der Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter, der Laufbahnentwicklung und der Fortbildungspolitik zur Kenntnis und möchte hierzu Folgendes anmerken: Was den Fortschritt beim Abschluss der Beurteilungsbogen anbelangt, so stellt sie fest, dass im Hinblick auf den kommenden Beurteilungszyklus der Zeitplan, insbesondere der Zeitrahmen für die Fertigstellung des Beurteilungsbogens, eindeutig mitgeteilt wurde. Zudem wurden die Aktivitäten zur Stärkung des diesbezüglichen Bewusstseins intensiviert und eine Anlaufstelle für technische Fragen geschaffen. Was den zweiten und dritten Aspekt der Empfehlung anbelangt, so werden für die Beurteilenden wie auch die Beurteilten entsprechende Fortbildungen und Informationsveranstaltungen durchgeführt, in denen u. a. behandelt wird, wie man SMART-Ziele festlegt und wie die Bewertung individueller Kompetenzprofile mit Schulungsbedarf und bestimmten Vorschlägen für Schulungsmaßnahmen verknüpft werden kann. Im Hinblick auf den dritten Aspekt der Empfehlung weist die EZB darauf hin, dass es ihrem Ansatz zufolge keinen direkten Zusammenhang zwischen dem Abschluss einer Schulungsmaßnahme und der Laufbahnentwicklung gibt, obgleich der erfolgreiche Abschluss einer relevanten Schulungsmaßnahme natürlich als förderlich für das berufliche Vorankommen angesehen wird. Die Umsetzung der Empfehlung wurde im Zuge der Leistungsbeurteilung 2010 begonnen und wird mit dem nächsten Leistungsbewertungszyklus Ende 2011 abgeschlossen.

Empfehlung 3:

Die EZB nimmt die Empfehlung an und möchte hervorheben, dass entsprechend dem Bericht zum Abschluss des Projekts vor Ende 2011 eine Beurteilung des Nutzens vorgenommen wird.