2. In der Ernennung eines Mitglieds ist der Nachweis zu erbringen, dass das Mitglied bevollmächtigt ist, den Standpunkt der jeweiligen Vertragspartei in einer für diese Vertragspartei bindenden Weise darzulegen.

7. Die gemäß Abschnitt II Nummer 3 eingeladenen Vertreter anderer Staaten, internationaler Organisationen oder sonstiger Gremien können sich an den Beratungen beteiligen, wenn der Vorsitz dies gestattet oder sie dazu auffordert, nicht jedoch am sonstigen Handeln des Lenkungsausschusses.

5. Die Tagesordnung wird zu Beginn der Sitzung angenommen. Während der Sitzung können in dringenden Fällen mit Zustimmung des Vorsitzes und des stellvertretenden Vorsitzes neue Punkte in die Tagesordnung aufgenommen werden.

2. Jedes Mitglied des Lenkungsausschusses, jeder Beobachter und jeder sonstige Sitzungsteilnehmer kann von Beamten begleitet werden, die sie unterstützen. Name und Dienststellung dieser Beamten werden dem Sekretariat zuvor mitgeteilt. Grundsätzlich dürfen maximal drei Beamte den Vertreter eines Mitglieds und maximal zwei Beamte jeden Beobachter in der Sitzung begleiten. Der Vorsitz kann jedoch weitere Leitlinien zur Höchstzahl der Delegationsmitglieder erlassen.

4. Der Entwurf der Tagesordnung für jede Sitzung wird im Einvernehmen zwischen dem Vorsitz und dem stellvertretenden Vorsitz erstellt. Der Entwurf der Tagesordnung und alle damit zusammenhängenden Unterlagen werden den Mitgliedern und Beobachtern mindestens sechs Wochen vor der betreffenden Sitzung übermittelt. Die Mitglieder können Anmerkungen anbringen und neue Punkte für die Aufnahme in die Tagesordnung vorschlagen. Unterlagen, die für sie von Interesse sind, werden auch an die gemäß Abschnitt II Nummer 3 eingeladenen anderen Staaten, internationalen Organisationen oder sonstigen Gremien verteilt.

1. Die Sitzungen des Lenkungsausschusses finden am Sitz des Sekretariats statt. Der Vorsitz kann jedoch nach Konsultationen mit dem stellvertretenden Vorsitz und dem Sekretariat und unter Berücksichtigung der relevanten finanziellen, administrativen und organisatorischen Aspekte entscheiden, eine Sitzung des Lenkungsausschusses an einem anderen Ort abzuhalten. Diese Entscheidung wird, außer in hinreichend begründeten Fällen, mindestens zwei Monate vor der Sitzung getroffen.

3. Sollte der Vorsitz nicht in der Lage sein, seine Aufgaben in einer bestimmten Sitzung wahrzunehmen, so führt den Vorsitz in dieser Sitzung der Vertreter der Europäischen Union, der den stellvertretenden Vorsitz innehat.

3. Unbeschadet der Stellung der Beobachter nach Artikel 24 Absatz 2 Satz 2 des Vertrags können der Vorsitz und der stellvertretende Vorsitz gemäß Abschnitt III Nummer 2 gegebenenfalls vereinbaren, Vertreter anderer Staaten, internationaler Organisationen oder sonstiger Gremien, einschließlich Vertretern der Zivilgesellschaft‚ ad hoc zur Teilnahme an bestimmten Sitzungen des regionalen Lenkungsausschusses oder an einem oder mehreren Teilen davon einzuladen.

8. Die Schlussfolgerungen zu jeder Sitzung werden mithilfe des Sekretariats erstellt.

9. Alle in der Sitzung beschlossenen Maßnahmen sowie die Standpunkte der Mitglieder und jegliche Stellungnahmen der Beobachter in Bezug auf vorgeschlagene Handlungen des Lenkungsausschusses sind in den Schlussfolgerungen festzuhalten.

10. Die Schlussfolgerungen werden vom Vorsitz unterzeichnet und an die Mitglieder und Beobachter verteilt. Ist die Erstellung des Entwurfs der Schlussfolgerungen bis zum Ende der betreffenden Sitzung nicht möglich, so sorgt der Vorsitz dafür, dass er innerhalb von sieben Kalendertagen nach der Sitzung erstellt und verteilt wird. Jedes Mitglied kann innerhalb von sieben Kalendertagen nach Erhalt des Entwurfs der Schlussfolgerungen um Korrekturen ersuchen. Der Vorsitz sorgt dafür, dass die endgültige Fassung innerhalb von sieben Tagen nach Ablauf der Frist für Anmerkungen verteilt wird.

11. Die Schlussfolgerungen dürfen in keiner Weise den Geltungsbereich oder die Wirkung von Rechtsakten oder des Vertrags einschränken. Es dürfen keine Erklärungen oder Schlussfolgerungen angenommen werden, die im Widerspruch zu bindenden Rechtsvorschriften stehen. Die Schlussfolgerungen sind weder Teil von Rechtsakten, noch haben sie normative Wirkung.

VI. HANDLUNGEN UND VERFAHREN DES LENKUNGSAUSSCHUSSES

Allgemeines

1. Der Lenkungsausschuss wird tätig, indem er je nach Fall Empfehlungen und Beschlüsse (zusammen als „Maßnahmen“ bezeichnet) annimmt.

Die Annahme von Verfahrensregeln, die die Funktionsfähigkeit des Lenkungsausschusses gewährleisten, gilt als Annahme eines Beschlusses.

2. Die Maßnahmen werden nach Annahme oder Änderung umgehend vom Vorsitz unterzeichnet und anschließend vom Sekretariat an alle Vertragsparteien übermittelt.

3. Die Maßnahmen treten am Tag ihrer Annahme in Kraft, sofern sie nichts anderes vorsehen.

4. Sofern in dieser Geschäftsordnung nichts anderes bestimmt ist, erfolgt die Annahme oder Änderung von Maßnahmen nach demselben Verfahren.

5. Anträge eines Mitglieds oder des Sekretariats auf Annahme oder Änderung einer Maßnahme sind mindestens 30 Kalendertage vor der Sitzung des Lenkungsausschusses, in der sie erörtert werden sollen, schriftlich zu stellen.

6. Der Antrag wird dem Vorsitz mit Kopie an alle Mitglieder und das Sekretariat übermittelt. Er wird mit entsprechenden Erläuterungen versehen.

7. In hinreichend begründeten Fällen können Maßnahmen angenommen oder geändert werden, ohne dass die in den Nummern 4 bis 6 dieses Abschnitts genannten Formalitäten und Verfahren eingehalten werden.

Annahme von Maßnahmen im schriftlichen Verfahren

8. Der Lenkungsausschuss kann in der Zeit zwischen seinen Sitzungen Maßnahmen im schriftlichen Verfahren annehmen oder ändern. Nach Erhalt eines Antrags eines Mitglieds oder des Sekretariats auf Annahme einer Maßnahme im schriftlichen Verfahren oder auf eigene Initiative entscheidet der Vorsitz in Absprache und Einvernehmen mit dem stellvertretenden Vorsitz, ob die betreffende Angelegenheit für eine Behandlung im schriftlichen Verfahren in Frage kommt.

9. Entscheidet sich der Vorsitz für ein schriftliches Verfahren, so weist er das Sekretariat an, den Mitgliedern den Antrag und alle von ihm in Absprache und Einvernehmen mit dem stellvertretenden Vorsitz für notwendig erachteten Informationen zu übermitteln. Außerdem gibt der Vorsitz in Absprache und Einvernehmen mit dem stellvertretenden Vorsitz an, ob und gegebenenfalls unter welchen Bedingungen die Mitglieder Änderungen an dem Antrag vornehmen können.

10. Der Vorsitz legt in Absprache und Einvernehmen mit dem stellvertretenden Vorsitz das Datum und die Uhrzeit fest, bis zu denen die Antworten eingehen müssen; diese Frist beträgt in keinem Fall weniger als 10 Kalendertage nach Übermittlung der in Nummer 9 dieses Abschnitts genannten Informationen. In Ausnahmefällen kann der Vorsitz auf Ersuchen oder nach eigenem Ermessen in Absprache und Einvernehmen mit dem stellvertretenden Vorsitz die Frist für den Eingang der Antworten verlängern. Versäumt es ein Mitglied, innerhalb der vorgegebenen Frist schriftlich, auch per E-Mail, zu antworten, so gilt dies als Stimmenthaltung.

11. Der Lenkungsausschuss beschließt einstimmig. Die Einstimmigkeit gilt als erreicht, wenn sich mindestens vier südosteuropäische Parteien und die Europäische Union für die betreffende Maßnahme ausgesprochen haben und keine Partei sich dagegen ausgesprochen hat.

VII. OFFENLEGUNG VON INFORMATIONEN