Bericht

über den Jahresabschluss 2002 der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz, zusammen mit den Antworten der Agentur

(2003/C 319/02)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Europäischen Parlament und dem Rat gemäß Artikel 185 Absatz 2 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 15 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

BEMERKUNGEN

Einleitung

5. Die Agentur wurde durch die Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates vom 18. Juli 1994(3) errichtet. Zwecks Förderung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes am Arbeitsplatz ist die Agentur mit der Sammlung und Verbreitung von technischen, wissenschaftlichen und wirtschaftlichen Informationen in den Mitgliedstaaten beauftragt, die sie den Gemeinschaftseinrichtungen, den Mitgliedstaaten und den betroffenen Kreisen zur Verfügung stellt. Ihr Aktionsprogramm erstreckt sich auch auf die Länder der Europäischen Freihandelszone und auf 13 Beitrittsländer. Zur Erreichung ihrer Ziele hat die Agentur ein Netzwerk mit einzelstaatlichen Informationsnetzen und themenspezifischen Ansprechstellen aufgebaut. Sie arbeitet mit zahlreichen gemeinschaftlichen und einzelstaatlichen Stellen zusammen, insbesondere mit den wichtigsten Einrichtungen der Mitgliedstaaten für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz.

Haushaltsvollzug

6. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2002 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1 dargestellt.

7. Die für das Haushaltsjahr verfügbaren Mittel beliefen sich auf 20 Millionen Euro. Davon entfielen 13,2 Millionen auf das laufende Haushaltsjahr; 6,8 Millionen wurden aus dem Vorjahr übertragen. Von den Mitteln des Haushaltsjahres 2002 wurden 12,5 Millionen Euro gebunden; die Zahlungen beliefen sich auf 6,2 Millionen. Die restlichen Mittel wurden entweder übertragen (6 Millionen) oder annulliert. Die Mittelübertragungen betreffen im Wesentlichen Titel III des Haushaltsplans und entsprechen mehr als 70 % der eingegangenen Verpflichtungen. Der Hof lenkt erneut die Aufmerksamkeit der Agentur(4) auf die Notwendigkeit, bei der Planung ihrer Tätigkeiten mehr auf den Grundsatz der Jährlichkeit und auf eine bessere Überwachung zu achten.

8. Nach Artikel 6 Absatz 4 der Finanzvorschriften der Agentur muss der Betrag der Mittelübertragungen vor Ende des Haushaltsjahres festgestellt werden. Noch im März 2003 wurde jedoch ein Betrag in Höhe von 202500 Euro aus dem Haushaltsjahr 2002 auf das Haushaltsjahr 2003 übertragen.

9. Die Prüfung der Haushaltsrechnung ließ ganz allgemein Schwachstellen bei der Koordinierung zwischen dem Anweisungsbefugten und der mit der Prüfung der Rechnungsführung beauftragten Dienststelle erkennen. Darüber hinaus besteht im Hinblick auf Mittelübertragungen kein formelles Verfahren für den Ausgleich der vom Anweisungsbefugten veranschlagten Schätzbeträge mit den Beträgen, die auf der Grundlage der von der Finanzdienststelle geführten Konten berechnet wurden. Die Agentur sollte die erforderlichen Maßnahmen zur Verbesserung der Effizienz ihres internen Kontrollsystems ergreifen.

Jahresabschluss

10. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der von der Agentur in ihrem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2002 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht.

11. Die Agentur hat seit 1997 keine körperliche Bestandsaufnahme mehr durchgeführt. Das Bestandsverzeichnis ist nicht zuverlässig, denn es enthält Ungenauigkeiten, ist nicht vollständig, und die Ausmusterung, die hätte vorgenommen werden müssen, ist nicht berücksichtigt. Darüber hinaus nimmt die Agentur trotz früherer Empfehlungen des Hofes(5), die von der Kommission(6) erlassenen Regeln anzuwenden, noch immer keine Abschreibung ihrer Anlagewerte vor.

Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge

12. Die Agentur hat im Rahmen eines Programms zugunsten der kleinen und mittleren Unternehmen 51 Vorhaben im Wert von 4 Millionen Euro finanziert. Die Stichprobenprüfung von sieben Vorhaben zeigte einige Schwachstellen auf. Es wurde kein formelles Verfahren angewandt, um bei den Empfängern die Richtigkeit der von ihnen gemeldeten Ausgaben zu prüfen. In vier Fällen(7) wurden im endgültigen Auswertungsbericht der Agentur erhebliche Unterschiede zwischen dem vom Empfänger zugesagten Erzeugnis und dem Enderzeugnis hervorgehoben, aber dennoch wurde der Gesamtbetrag in voller oder annähernd voller Höhe der Hilfe gezahlt. Der Hof lenkt die Aufmerksamkeit auf die Verantwortlichkeit der zuständigen Dienststellen und empfiehlt die Einführung von angemessenen Maßnahmen.

13. Die Agentur hat mehrere technische und administrative Dienstleistungsverträge abgeschlossen. Die Überwachung dieser Verträge ist unzulänglich. In fünf Fällen wurden diese Verträge faktisch ohne Rechtsgrundlage verlängert.

14. Der Beschluss zur Einsetzung einer Zahlstelle müsste geändert und der vorgesehene Hoechstbetrag (60000 Euro) aufgrundlage der tatsächlichen Inanspruchnahme und Funktionsweise dieser Zahlstelle nach unten korrigiert werden.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 2003 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1

(2) In Anwendung von Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 2002 am 27. Juni 2003 erstellt und anschließend dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 12. September 2003 einging. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. L 216 vom 20.7.1994.

(4) Siehe Bericht über den Jahresabschluss 2001 der Agentur, Ziffer 7 (ABl. C 326 vom 27.12.2002).

(5) Siehe Bericht über den Jahresabschluss 2001 der Agentur, Ziffer 10 (ABl. C 326 vom 27.12.2002).

(6) Verordnung (EG) Nr. 2909/2000 der Kommission vom 29. Dezember 2000 (ABl. L 336 vom 30.12.2002).

(7) Gesamtbetrag von 353000 Euro.

Tabelle 1

Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz - Ausführung des Haushaltsplans 2002NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Agentur. In dieser Tabelle sind die von der Agentur in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 2

Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz - Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2002 und 2001

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz.

Tabelle 3

Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz - Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2002 und zum 31. Dezember 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz.

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Antworten der Agentur

7. Die Agentur nimmt die Bemerkung des Hofes zur Kenntnis. Die Agentur möchte darauf aufmerksam machen, dass 60 % aller Übertragungen das KMU-Programm betreffen, das streng im Zweijahreszyklus abgewickelt wird.

Die Agentur sucht im Rahmen der neuen Finanzregelung nach Optionen für eine korrekte Umsetzung der Programme unter gleichzeitiger Einhaltung des Grundsatzes der Jährlichkeit.

8. Die Agentur nimmt die Bemerkung des Rechnungshofes zur Kenntnis und wird zur Vermeidung dieser Art von Vorgängen angemessene Mechanismen einführen.

10. Die Agentur nimmt die Bemerkung zur Kenntnis. Ende 2002 hat die Agentur die neue Funktion eines Kontrolleurs eingeführt, um ihre internen Kontrollsysteme zu verbessern. Sobald die zurzeit laufende Umstrukturierung der Agentur abgeschlossen ist, werden weitere wesentliche Verbesserungen erwartet.

12. Anfang 2003 hat die Agentur eine Buchhaltungsfirma unter Vertrag genommen, die in Übereinstimmung mit den Finanzvorschriften der EU eine komplette Aktualisierung aller Aspekte des Managements ihrer Anlagewerte vornehmen soll. Die Arbeit wird voraussichtlich dieses Jahr fertig gestellt werden, so dass der neue Wert der Anlagewerte der Agentur im Jahresabschluss 2003 wiedergegeben werden kann.

13. Die Agentur macht den Hof darauf aufmerksam, dass sämtliche verfügbaren Ressourcen für die Durchführung einer gründlichen Bewertung der von den 51 Projektinhabern vorgelegten abschließenden Tätigkeitsberichte und abschließenden Finanzberichte aufgewendet wurden.

Aufgrund dieser Überprüfungen hat die Agentur an die Hälfte der Projektinhaber nicht den vollen Zuschuss ausgezahlt. In den vier vom Hof angeführten Einzelfällen war die Agentur der Ansicht, dass die Ziele des Projekts angemessen erreicht waren und dass die Projektinhaber deshalb die volle Auszahlung des Zuschusses verdienten. Die Agentur wird für das Programm 2003 die Möglichkeit von Kontrollen der Projektinhaber während der Umsetzungsphase überprüfen.

14. Um die Art von Problemen zu eliminieren, die vom Hof genannt wird, hat die Agentur eine Datenbank für die Vertragsverwaltung entwickelt und ist im Begriff, einen Mitarbeiter für die Verwaltung von Dienstleistungsverträgen ("general services officer") einzustellen.

15. Die Zahlstelle wurde durch eine neue auf weit niedrigerem Stand ersetzt, was dem gegenwärtigen Bedarf der Agentur besser entspricht.