Sonderbericht Die Gebäudeverwaltung 
durch den Europäischen 
Auswärtigen Dienst 
weltweitDE 2016  Nr. 07
EUROPÄISCHER
RECHNUNGSHOF

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Luxemburg: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, 2016
Print ISBN 978-92-872-4546-5 ISSN 1831-080X doi:10.2865/14390 QJ-AB-16-007-DE-C
PDF ISBN 978-92-872-4563-2 ISSN 1977-5644 doi:10.2865/231184 QJ-AB-16-007-DE-N
EPUB ISBN 978-92-872-4557-1 ISSN 1977-5644 doi:10.2865/282349 QJ-AB-16-007-DE-E
© Europäische Union, 2016
Nachdruck mit Quellenangabe gestattet.
Die Gebäudeverwaltung 
durch den Europäischen 
Auswärtigen Dienst 
weltweit
(gemäß Artikel 287 Absatz 4 Unterabsatz 2 AEUV)SonderberichtDE 2016  Nr. 07
02
 Prüferteam
Die Sonderberichte des Hofes enthalten die Ergebnisse seiner Wirtschaftlichkeits- und Compliance-Prüfungen zu spezifischen 
Haushaltsbereichen oder Managementthemen. Bei der Auswahl und Gestaltung dieser Prüfungsaufgaben ist der Hof darauf 
bedacht, maximale Wirkung dadurch zu erzielen, dass er die Risiken für die Wirtschaftlichkeit oder Compliance, die Höhe der 
betreffenden Einnahmen oder Ausgaben, künftige Entwicklungen sowie das politische und öffentliche Interesse abwägt.
Zuständig für die Durchführung dieser Wirtschaftlichkeitsprüfung war Prüfungskammer IV (spezialisiert auf die Prüfung der Ein -
nahmen, der Forschung und der internen Politikbereiche, der finanz- und wirtschaftspolitischen Steuerung sowie der Organe 
und Einrichtungen der Europäischen Union) unter Vorsitz von Milan Martin Cvikl, Mitglied des Hofes. Die Prüfung stand unter 
der Leitung von Pietro Russo, Mitglied des Hofes. Herr Russo wurde unterstützt von François Gautier, Attaché im Kabinett, Mark 
Crisp, Direktor; Paul Stafford, Leitender Manager; Mark Marshall, Aufgabenleiter, und Pascale Pucheux-Lallemand, Prüferin.
Von links nach rechts:  M. Marshall, P . Russo, F. Gautier, P . Pucheux-Lallemand, 
P . Stafford.

03
 Inhalt
Ziffer
 Glossar
I – VIII Zusammenfassung
01 – 04 Einleitung
05 – 06 Prüfungsumfang und Prüfungsansatz
05 Prüfungsumfang
06 Prüfungsansatz
07 – 66 Bemerkungen
07 – 27 Abschnitt I – Die Gebäude entsprechen im Allgemeinen den Anforderungen der Delegationen, 
bieten jedoch in einigen Fällen kein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis aufgrund von 
überschüssiger Fläche, nicht genutzten Immobilien und den Mietern in Rechnung gestellten 
Kosten, welche den tatsächlichen Aufwand nicht vollständig decken
08 – 19 Die Gebäude werden im Allgemeinen den Anforderungen der Delegationen gerecht
20 – 22 Die verfügbare Fläche in den meisten Bürogebäuden und in einigen Residenzen überschreitet die laut 
Gebäudepolitik festgelegten Obergrenzen
23 – 25 Der EAD besitzt Gebäude, die er nicht länger nutzt
26 – 27 Die für die gemeinsame Nutzung von Bürogebäuden in Rechnung gestellten Kosten decken mitunter nicht 
vollständig den tatsächlichen Aufwand
28 – 47 Abschnitt II – Es liegt ein strukturiertes Verfahren für die Auswahl von Delegationsgebäuden vor, 
bei der praktischen Umsetzung bestehen jedoch in allen Hauptphasen des Verfahrens gewisse 
Schwachstellen
30 – 31 Das Verfahren der Gebäudeakte bietet eine strukturierte Grundlage für die Auswahl von 
Delegationsgebäuden
32 – 35 Für die Ermittlung geeigneter Immobilien fehlt es den Delegationen an der nötigen Sachkenntnis, und eine 
ausreichende Unterstützung seitens der EAD-Zentrale erfolgt nicht
36 – 43 Die Art und Weise, wie die Delegationen der EAD-Zentrale Alternativen vorstellen, weist gewisse 
Schwachstellen auf
44 – 47 Die Stellungnahmen des Gebäudeausschusses der EAD-Zentrale erfolgen bisweilen verspätet oder sind 
nicht überzeugend
04 Inhalt 
48 – 66 Abschnitt III – Die Angaben zur Eignung der Gebäude sind nicht zuverlässig und gehen nicht 
in die Planung ein, die zu kurzfristig angelegt ist und insbesondere bei eigenen Immobilien 
Schwachstellen aufweist
49 – 59 Die zentralen Überwachungssysteme liefern keine zuverlässigen grundlegenden Angaben zur Eignung aller 
Delegationsgebäude
60 – 62 Die Planung stützt sich nicht ausreichend auf verfügbare Informationen und ist kurzfristig angelegt
63 – 66 Die Planungssysteme für den eigenen Immobilienbestand weisen besonders viele Schwachstellen auf
67 – 72 Schlussfolgerungen und Empfehlungen 
 Anhang I  –  Gemeinsame Nutzung von Räumlichkeiten mit EU-Mitgliedstaaten in 
EU-Delegationen 
 Anhang II  – Einzelheiten zur prüferischen Durchsicht von 30 Gebäudeakten
 Anhang III  –  Gründe dafür, warum Delegationsgebäude kein optimales Preis-Leistungs-
Verhältnis bieten
 Antworten des EAD
05
 Glossar
Delegation : Weltweit sind rund 140 EU-Delegationen tätig, um die Interessen und Werte der EU zu fördern und den 
Handel und die Entwicklungszusammenarbeit voranzutreiben. Die meisten Delegationen sind für die EU-Beziehungen 
mit einem Land zuständig. Andere pflegen die Beziehungen zu multilateralen oder internationalen Organisationen 
wie der Afrikanischen Union oder den Vereinten Nationen. Ein Drittel des Delegationspersonals ist für den EAD tätig, 
wobei die anderen Bediensteten für die Europäische Kommission arbeiten, und zwar in Generaldirektionen wie der 
GD Internationale Zusammenarbeit und Entwicklung, der GD Nachbarschaftspolitik und Erweiterungsverhandlungen und 
der GD Handel.
Delegationsleiter : Die Delegationsleiter unterstützen die Hohe Vertreterin und die Kommission bei der Wahrnehmung 
ihrer Mandate im Bereich der auswärtigen Beziehungen. Der Delegationsleiter ist für die Personalführung in allen 
Delegationen und die Verwaltung der finanziellen Ressourcen verantwortlich.
Europäischer Auswärtiger Dienst (EAD) : Der Europäische Auswärtige Dienst (EAD) ist der diplomatische Dienst 
der Europäischen Union. Er ist mit der Koordinierung der Außen- und Sicherheitspolitik der EU betraut. Der EAD 
untersteht der Leitung der Hohen Vertreterin der Union für Außen- und Sicherheitspolitik, die gleichzeitig das Amt der 
Vizepräsidentin der Europäischen Kommission innehat. Der EAD, der seine Tätigkeit offiziell am 1. Januar 2011 aufnahm, 
wurde durch den Vertrag von Lissabon errichtet. Das Personal des EAD setzt sich zusammen aus Mitarbeitern der 
einschlägigen Dienststellen des Generalsekretariats des Rates und der Europäischen Kommission sowie diplomatischem 
Personal aus den EU-Mitgliedstaaten. Der EAD hat seine Zentrale in Brüssel und ist für die Leitung der rund 140 EU-  
Delegationen weltweit verantwortlich.
Gebäudeakte : Delegationen müssen eine Gebäudeakte erstellen, bevor Bürogebäude oder eine Residenz für den 
Delegationsleiter angemietet (bzw. der Mietvertrag verlängert), erworben, saniert oder gebaut werden können. Sofern 
der Gesamtwert der Gebäudeakten 60 000 Euro überschreitet, sind sie der EAD-Zentrale (Gebäudeausschuss) zur 
Genehmigung zu unterbreiten. Die Delegationen müssen für die Anmietung von Dienstwohnungen keine Gebäudeakten 
vorlegen, wenn die Miete die für das betreffende Land festgelegte Mietobergrenze nicht überschreitet.
Gebäudeausschuss : Vorsitzender des Gebäudeausschusses ist der Leiter der Abteilung Infrastruktur der EAD-Zentrale. 
Dem Ausschuss gehören mindestens vier weitere Mitarbeiter der Abteilung und ein Mitarbeiter der Abteilung Sicherheit 
der Außendienststellen an. Der Ausschuss untersucht Gebäudeakten und nimmt dazu Stellung.
Gebäudepolitik : Von der EAD-Zentrale für die Delegationen festgelegte Leitlinien, um sicherzustellen, dass die 
Gebäude effizient verwaltet und die finanziellen Auflagen erfüllt werden. Die Gebäudepolitik dient auch dazu, die den 
Delegationen bereitgestellten Ressourcen auf eine einheitliche Grundlage zu stellen und Transparenz sicherzustellen.
Gemeinsame Nutzung von Räumlichkeiten : Die gemeinsame Nutzung von Büroraum durch Delegationen und 
EU-Mitgliedstaaten oder andere Organe oder Einrichtungen der EU (z. B. die Europäische Investitionsbank).
Verwaltungsleiter : Der Verwaltungsleiter unterstützt den Delegationsleiter bei der laufenden Leitung der Delegation. 
Er bzw. sie koordiniert die Arbeit der Verwaltungsabteilung und ist zuständig für Personal- und Sicherheitsmanagement, 
Mittelverwaltung und die Ausführung des Haushalts der Delegation sowie für die Verwaltung der Logistik, der 
Beschaffungen und der Räumlichkeiten.
Zustand der Bürogebäude und Residenzen : Die EAD-Zentrale kontrolliert den Zustand der Bürogebäude und 
Residenzen der Delegationsleiter durch Ortsbesichtigungen. Die Bewertung des Gebäudezustands stützt sich auf 
drei Kriterien, die jeweils auf einer Skala von „0“ (nicht nutzbar) bis „5“ (ausgezeichnet) bewertet werden. Bei den Kriterien 
handelt es sich um Gesundheitsschutz und Sicherheit, Gefahrenabwehr und allgemeiner Zustand (Funktionalität/Image/
Standort).
06
 Zusammenfassung
I
Mit seiner Errichtung im Januar 2011 wurde dem Europäischen Auswärtigen Dienst (EAD) von der Europäischen Kom -
mission weltweit die Leitung der EU-Delegationen übertragen. Der EAD stellt Bürofläche für die 5 300 Bediensteten in 
rund 140 Delegationen bereit. Der EAD ist zudem für die Residenzen der Delegationsleiter zuständig und übernimmt 
oder erstattet die Kosten für die Unterbringung der 2 400 Mitarbeiter. Mit der wirksamen Verwaltung der EU-Delegati -
onsgebäude wird dazu beigetragen, die Ziele der EU in den Bereichen Außenpolitik, Handel und Entwicklungszusam -
menarbeit umzusetzen. Die Ausgaben des EAD für Delegationsgebäude beliefen sich im Jahr 2014 auf 165 Millionen Euro 
(siehe Ziffern 1-4).
II
Der Hof prüfte, ob die Delegationsgebäude den Anforderungen des EAD entsprechen und ein gutes Preis-Leistungs-Ver -
hältnis bieten. Der Hof prüfte außerdem, ob der EAD über wirksame Verfahren verfügt, um geeignete Gebäude auszu -
wählen, die Eignung von Gebäuden zu kontrollieren und notwendige Änderungen zu planen (siehe Ziffern 5 und 6).
III
Die Prüfung ergab, dass die Delegationsgebäude, bei denen es sich um Bürogebäude, Residenzen für Delegationsleiter 
oder Dienstwohnungen handeln kann, im Allgemeinen den Anforderungen der Delegationen gerecht werden (siehe 
Ziffern 8-19). In einigen Fällen bieten die Gebäude jedoch kein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis, da
a) in den meisten Bürogebäuden und in einigen Residenzen die genutzte Fläche die laut Gebäudepolitik festgesetzten 
Obergrenzen überschreitet (siehe Ziffern 20-22);
b) der EAD Gebäude besitzt, die er nicht länger nutzt (siehe Ziffern 23-25);
c) im Falle der gemeinsamen Nutzung von Büroräumlichkeiten mit EU-Mitgliedstaaten oder Organen oder Einrichtun -
gen der EU die den beherbergten Organisationen in Rechnung gestellten Kosten den tatsächlichen Aufwand nicht 
vollständig decken (siehe Ziffern 26 und 27).
IV
Die Eignung von Delegationsgebäuden hängt in erster Linie von der Vorauswahl ab. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, auf 
welche Weise der EAD sicherstellt, dass die Gebäude den Anforderungen auch weiterhin entsprechen und ein optima -
les Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Die Vorauswahl von anzumietenden oder zu erwerbenden Gebäuden basiert auf 
dem Verfahren der Gebäudeakte. Vor der Anmietung (bzw. Verlängerung eines Mietvertrags) oder vor dem Erwerb legt 
die betreffende Delegation der EAD-Zentrale eine Gebäudeakte zur Prüfung und Genehmigung vor. Das Verfahren der 
Gebäudeakte bietet eine strukturierte und dokumentierte Grundlage für die Entscheidungsfindung und stellt daher ein 
bewährtes Verfahren dar (siehe Ziffern 30 und 31). Unter Umständen wählt der EAD jedoch nicht die geeigneten Gebäude 
aus, da die Hauptphasen des Auswahlverfahrens in der Praxis Schwachstellen aufweisen:
a) Bei der Sondierung des örtlichen Marktes fehlt es einigen Delegationen an der nötigen Sachkenntnis, um geeignete 
Alternativen zu ermitteln. Zudem werden sie von der EAD-Zentrale nicht genügend unterstützt (siehe Ziffern 32-35).
b) Die Delegationen präsentieren der EAD-Zentrale Alternativen, dem Lösungsvorschlag liegt jedoch zuweilen keine 
fundierte technische und finanzielle Analyse zugrunde (siehe Ziffern 36-43).
c) Die endgültige Entscheidung des Gebäudeausschusses der EAD-Zentrale erfolgt bisweilen zu spät, sodass eine Ver -
tragsunterzeichnung nicht mehr möglich ist. Zudem wird nicht immer nachgewiesen, dass durch die Auswahl auch 
ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis sichergestellt ist (siehe Ziffern 44-47).
Zusammenfassung 07
V
Nach der Gebäudeauswahl beurteilt der EAD in regelmäßigen Abständen im Wege von Ortsbesichtigungen, ob die 
Gebäude weiterhin den Anforderungen der Delegationen genügen. In diesem Rahmen werden jedoch nicht alle Mängel 
ermittelt (siehe Ziffern 49 und 50). Bei der Kontrolle der Bürofläche pro Person trägt der EAD nicht allen relevanten Fak -
toren Rechnung (siehe Ziffern 51 und 52). Außerdem wird nicht geprüft, ob die Mieten für Bürogebäude und Residenzen 
dem marktüblichen Mietzins entsprechen und ob die den Organisationen, welche die Gebäude mitnutzen, in Rechnung 
gestellten Kosten den tatsächlichen Aufwand vollständig decken (siehe Ziffer 53). Der EAD gibt seine Kontrollergebnisse 
zudem nicht durchgängig in seine Informationssysteme ein (siehe Ziffern 54-59).
VI
Das Fehlen von zuverlässigen grundlegenden Angaben zu den Delegationsgebäuden behindert die wirksame Planung. 
Außerdem nutzt die EAD-Zentrale die vorliegenden Informationen nicht wirksam, um erforderliche Korrekturmaßnahmen 
zu planen (siehe Ziffer 60). Die Planung ist vorwiegend auf die Deckung des kurzfristigen Bedarfs ausgerichtet (siehe 
Ziffern 61 und 62).
VII
Der EAD verfolgt langfristig das Ziel, verstärkt Bürogebäude für Delegationen zu erwerben. In diesem Sinne hat der 
EAD 2015 unter den neuen Vorschriften der Haushaltsordnung Regelungen vereinbart, um ein Darlehen in Höhe von 
bis zu 200 Millionen Euro für den Immobilienankauf aufzunehmen. Es fehlt dem EAD jedoch an genügend Erfahrung 
mit Gebäudeeigentum und an der nötigen Sachkenntnis, um die Immobilien kompetent verwalten zu können. Der EAD 
hat folglich keine wirksamen Systeme zur Verwaltung des Immobilienbestands eingerichtet, um etwa die Immobilien in 
gutem Zustand zu halten oder nicht genutzte Gebäude zu veräußern (siehe Ziffern 63-66).
VIII
Auf der Grundlage seiner Bemerkungen in diesem Bericht empfiehlt der Hof, dass der EAD
a) Umweltfaktoren, behindertengerechten Zugang und Flexibilität als Ziele in die Gebäudepolitik für Bürogebäude 
einbeziehen sollte;
b) sicherstellen sollte, dass die EU-Mitgliedstaaten oder anderen Organen oder Einrichtungen der EU für die gemeinsa -
me Nutzung von Räumlichkeiten in Delegationsgebäuden in Rechnung gestellten Kosten vereinheitlicht sind und den 
tatsächlichen Aufwand vollständig decken;
c) bei der Gebäudeauswahl das Verfahren der Gebäudeakte verstärkt anwenden sollte;
d) eine zentrale Informationsquelle nutzen sollte, um den marktüblichen Mietzins für Bürogebäude zu überprüfen und 
um regelmäßig zu kontrollieren, dass der Mietzins den Marktpreisen entspricht;
e) sein Informationssystem zur Immobilienverwaltung verbessern sollte, sodass er zuverlässigere und relevantere Infor -
mationen bereitstellen kann, die in den Planungsprozess einfließen;
f) auf der Ebene der EAD-Zentrale die Sachkenntnis auf dem Gebiet der Immobilienverwaltung erweitern sollte, um 
einen strategischeren Ansatz zu entwickeln, die Planung zu verbessern und die Unterstützung für Delegationen zu 
verstärken;
g) Prioritäten für Anmietung, Ankauf, Verkauf, Änderungen und Instandhaltung in fortlaufenden mittelfristigen Plänen 
festlegen sollte; hierbei sollten die verfügbaren Angaben zur Nutzungsfläche und zum Gebäudezustand herangezo -
gen werden, damit die Übereinstimmung mit der Gebäudepolitik sichergestellt ist;
h) Systeme zur wirksamen Verwaltung des Immobilienbestands einführen sollte.
08
 Einleitung
01 
Der Europäische Auswärtige Dienst (EAD) koordiniert die Außen- und Sicherheitspo -
litik der EU. Der EAD hat seine Zentrale in Brüssel und ist für die Leitung der EU-  
Delegationen weltweit verantwortlich. Der EAD ist in struktureller und finanzieller 
Hinsicht von der Europäischen Kommission unabhängig, kooperiert jedoch in vielen 
Bereichen mit ihr.
02 
Mit seiner Errichtung im Januar 2011 wurde dem EAD von der Europäischen Kommis -
sion weltweit die Leitung der EU-Delegationen übertragen. Die derzeit genutzten 
Delegationsgebäude sind folglich weitgehend auf frühere Entscheidungen der Euro -
päischen Kommission zurückzuführen. Der EAD stellt Büroraum für 5 300 Bedienstete 
in rund 140 Delegationen bereit. Der EAD ist zudem für die Residenzen der Delegati -
onsleiter zuständig und übernimmt oder erstattet die Kosten für die Unterbringung 
von 2 400 Mitarbeitern.
03 
Mit der wirksamen Verwaltung der EU-Delegationsgebäude wird dazu beigetragen, 
die Ziele der EU in den Bereichen Außenpolitik, Handel und Entwicklungszusammen -
arbeit umzusetzen. Die Delegationsbüros sollen eine stabile, sichtbare, funktionelle 
und sichere Arbeits- und Konferenzumgebung für Bedienstete und Besucher be -
reitstellen. Die Gebäude sollten ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Die 
gemeinsame Nutzung von Büroräumen mit Mitgliedstaaten oder anderen Organen 
oder Einrichtungen der EU wird aktiv gefördert.
04 
Rund 80  % der Bürogebäude der Delegationen und Residenzen der Delegationsleiter 
sind angemietet, der Rest ist Teil des eigenen Immobilienbestands. Die Ausgaben 
des EAD für Delegationsgebäude beliefen sich im Jahr 2014 auf 165 Millionen Euro 
(siehe  Abbildung 1 ).
09 Einleitung 
Ausgaben 2014 für Delegationsgebäude in Höhe von 165 Millionen Euro
Quelle: EAD.Abbildung 1 Sicherheitskosten: 26 Millionen Euro - 16/uni00A0%
Wasser, Gas, Strom, Versicherung - 3 %
Reinigung und Instandhaltung - 2 %
Wesentliche Reparaturen/Einrichtungen - 2 %
Ankauf/Bau von Gebäuden - 1 %
Büros
53 Millionen Euro
Residenzen: 11 Millionen Euro
Dienstwohnungen
62 Millionen EuroMieten oder 
Mieterstattung
126 Millionen Euro -
76/uni00A0%
10
 Prüfungsumfang 
und Prüfungsansatz
Prüfungsumfang
05 
Übergreifendes Ziel der Prüfung war zu untersuchen, ob der EAD die Delegations -
gebäude gut verwaltet. In der Prüfung wurde auf die folgenden Unterfragen einge -
gangen:
a) Entsprechen die Delegationsgebäude den Anforderungen des EAD und bieten 
sie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis?
b) Verfügt der EAD über wirksame Verfahren, um geeignete Gebäude auszuwählen?
c) Verfügt der EAD über wirksame Systeme, um die fortlaufende Eignung von Ge -
bäuden zu kontrollieren und erforderliche Änderungen einzuplanen?
Prüfungsansatz
06 
Die Prüfungsbemerkungen stützen sich auf vier Hauptquellen von Prüfungsnach -
weisen (siehe Abbildung 2 ):
a) Den Verwaltungsleitern von 133 Delegationen wurde eine Umfrage zugesandt1. 
112 Verwaltungsleiter antworteten auf die Umfrage, was einer Rücklaufquote von 
84 % entspricht.
b) Eine Stichprobe von in den Jahren 2013 und 2014 bei der EAD-Zentrale einge -
reichten 30 Gebäudeakten wurde einer prüferischen Durchsicht unterzogen2. 
Die Entscheidung zur Anmietung oder zum Ankauf eines bestimmten Gebäudes 
oder zur etwaigen Verlängerung des Mietvertrags wird auf der Grundlage einer 
Gebäudeakte getroffen, die die betreffende Delegation bei der EAD-Zentrale 
einreicht.
c) Es fanden Prüfbesuche in vier Delegationen (Nepal, Tansania, Türkei und Ver -
einigte Staaten – Washington DC) statt, um die Gebäudeverwaltungsverfahren 
in Delegationen zu untersuchen, die sich hinsichtlich Größe, Kontinent, Fläche 
pro Person, Eigentumsverhältnisse (drei der Bürogebäude waren angemietet), 
Gebäudezustand, personeller Zusammensetzung und Erfahrung mit der ge -
meinsamen Nutzung von Räumlichkeiten unterschieden. Bei den Prüfbesuchen 
in diesen Delegationen wurden zudem Gebäudeverwaltungsverfahren mit den 
Verwaltungsleitern in den Botschaften der Mitgliedstaaten erörtert. Im Verlauf 
der Prüfbesuche fanden Treffen mit Vertretern der Botschaften Belgiens, Däne -
marks, Finnlands, Deutschlands, der Niederlande, Schwedens und des Vereinig -
ten Königreichs statt. Ferner fand eine Besprechung im Außenministerium der 
Niederlande statt mit dem Ziel, Informationen zu dessen innovativen Strategien 
und Verfahren zur Verwaltung von Botschaftsgebäuden zu erlangen.
d) Außerdem wurden Strategien, Verfahren und Instrumente anhand von Unterla -
gen überprüft, Befragungen in der EAD-Zentrale durchgeführt und quantitative 
Informationen in Bezug auf Delegationsgebäude analysiert.1 Die Umfrage ging an alle 
Delegationen mit Ausnahme 
derjenigen, die ihren Standort 
innerhalb der EU haben (z. B. 
Delegation der Europäischen 
Union bei der OECD und 
UNESCO in Paris), und 
derjenigen, die einer anderen 
Delegation unterstellt sind.
2 Die Stichprobe von 
30 Gebäude  akten wurde 
anhand des wertbezogenen 
Stichprobenverfahrens 
(Monetary Unit Sampling ) aus 
den 148 Gebäudeakten 
ausgewählt, die zwischen 
Januar 2013 und September 
2014 eingereicht worden 
waren.
11 Prüfungsumfang und Prüfungsansatz 
Quellen der PrüfungsnachweiseAbbildung 2
Quelle:  Europäischer Rechnungshof.Prüferische Durchsicht 
von Statistiken und 
VerfahrenPrüferische 
Durchsicht von
30/uni00A0GebäudeaktenPrüfbesuche
in vier/uni00A0Delegationen: 
Nepal, Tansania, 
Türkei und Vereinigte 
Staaten
Im Rahmen der 
Prüfung 
durchgeführte 
UmfragePrüfungsbemerkungen
12
 Bemerkungen
Abschnitt I – Die Gebäude entsprechen im Allgemeinen 
den Anforderungen der Delegationen, bieten jedoch 
in einigen Fällen kein optimales Preis-Leistungs-
Verhältnis aufgrund von überschüssiger Fläche, nicht 
genutzten Immobilien und den Mietern in Rechnung 
gestellten Kosten, welche den tatsächlichen Aufwand 
nicht vollständig decken
07 
Im Rahmen der Prüfung wurde untersucht, ob die Gebäude den Anforderungen der 
Delegationen entsprechen und ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.
Die Gebäude werden im Allgemeinen den Anforderungen der 
Delegationen gerecht
Bürogebäude
08 
Die Gebäudepolitik des EAD verfolgt für Delegationsgebäude die nachstehenden 
Ziele: Stabilität, Sichtbarkeit, Funktionalität, Sicherheit und optimales Preis-Leis -
tungs-Verhältnis. Durch die vom Hof im Rahmen der Prüfung vorgenommene Um -
frage bei Verwaltungsleitern von Delegationen konnte die Relevanz all dieser Ziele 
bestätigt werden (siehe Fettgedrucktes in Abbildung 3 ).
Bedeutung der Ziele für Delegationsgebäude
Quelle: Im Rahmen der Prüfung unter Verwaltungsleitern von EU-Delegationen durchgeführte Umfrage.Abbildung 3Sicherheit – 22 %
Funktionalität – 18 %
Stabilität – 14 % Sichtbarkeit – 12 %Preis-Leistungs-
Verhältnis – 12 %Flexibilität  – 9 %Auswirkungen
auf die Umwelt – 7 %Behindertengerechter Zugang – 6 %
13 Bemerkungen 
09 
Für die Teilnehmer an der Umfrage kam der Sicherheit und Funktionalität der größte 
Stellenwert zu, gleichzeitig räumten sie aber auch anderen Faktoren, die derzeit nicht 
zu den Zielen der Gebäudepolitik gehören, Bedeutung ein:
a) Flexibilität: Im Arbeitsdokument 2014 zur EAD-Gebäudepolitik wird festgestellt, 
dass durch eine Anmietung flexibel auf sich ändernde Anforderungen reagiert 
werden kann. Die Anforderungen an Gebäude können sich beispielsweise infolge 
eines Anstiegs oder einer Verringerung der Mitarbeiterzahl verändern. Der EAD 
hat möglicherweise keine direkte Kontrolle über die Anzahl der Bediensteten, da 
er Büroraum für das Personal der Europäischen Kommission und anderer Organi -
sationen bereitstellt.
b) Umweltauswirkungen: Obwohl der EAD entschlossen ist, einen umweltfreundli -
chen Arbeitsplatz in der EAD-Zentrale und in Delegationen zu schaffen3, kommt 
dieses Anliegen in seiner Gebäudepolitik nicht zum Ausdruck. Der EAD hat sich 
beispielsweise noch nicht zur Annahme des EMAS (System für Umweltmanage -
ment und Umweltbetriebsprüfung)4 verpflichtet. Die aktive Unterstützung des 
EMAS könnte für Delegationen die Gelegenheit bieten, mit gutem Beispiel voran -
zugehen und zu zeigen, dass das EMAS auch für kleine Organisationen von Nutzen 
sein kann5. Die Delegationen in Washington DC und Tansania waren indessen 
Beispiele für bewährte Verfahren (siehe Kasten 1 ).
c) Behindertengerechter Zugang: Örtliche Anforderungen müssen zuweilen erfüllt 
werden. Dies galt für die Renovierung von Büros in der Türkei und in Washington 
DC. Darüber hinaus wird im Rahmen der EAD-Inspektionen zum Gesundheits -
schutz und zur Sicherheit (siehe Ziffer 49 b) die Zugänglichkeit von Gebäuden für 
Menschen mit Behinderungen geprüft.Kasten 1Verbesserung von Umweltauswirkungen in Washington DC und Tansania
Im Jahr 2012 schloss sich die Delegation in Washington DC anderen diplomatischen Vertretungen in Washington 
DC mit dem Ziel an, Strategien zur Verbesserung der Umweltqualität zu verfolgen. Die Delegation war bereits mit 
gutem Beispiel vorangegangen und hatte für ihre neuen angemieteten Bürostandorte in Washington DC eine gol -
dene Auszeichnung der Leadership in Energy and Environmental Design  (LEED – Führerschaft in energie- und umwelt -
gerechter Planung) erhalten. Diesem Beispiel folgte der Eigentümer des Gebäudes und erhielt 2013 die goldene 
Zertifizierung der LEED für das restliche Gebäude.
In Tansania gehört dem EAD zusammen mit Deutschland, den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich ein 
Teil eines Bürogebäudes. Das Gebäude wir von einem gemeinsamen Verwaltungsausschuss verwaltet, der einen 
jährlichen Verwaltungsbericht erstellt. Der jährliche Verwaltungsbericht enthält eine Vergleichsanalyse zum monat -
lichen Strom-, Diesel- und Wasserverbrauch für die drei zurückliegenden Jahre, um Bereiche für mögliche zukünfti -
ge Einsparungen zu ermitteln.3 EAD 2013 Entlastung – 
Antworten des EAD auf die 
schriftlichen Fragen.
4 Sonderbericht Nr. 14/2014 des 
Hofes „Wie berechnen, 
verringern und kompensieren 
die Organe und Einrichtungen 
der EU ihre Treibhausgas -
emissionen?“ ( http://eca.
europa.eu ).
5 Die Europäische Kommission 
hat einen Leitfaden mit dem 
Titel „ EMAS toolkit for small 
organisations “ (EMAS-Toolkit 
für KMU) herausgegeben und 
fördert eine standardisierte 
Methode namens „EMAS 
Easy“.
14 Bemerkungen 
10 
Die Abteilung Infrastruktur der EAD-Zentrale kontrolliert den Gesundheitsschutz, 
die Sicherheit und den allgemeinen Zustand der Bürogebäude der einzelnen Dele -
gationen6. Der Zustand der Bürogebäude wurde 2014 im Durchschnitt als zufrieden -
stellend eingestuft (bewertet mit 3,7 von 5), in einigen Delegationen wurden jedoch 
Mängel festgestellt7 (siehe Abbildung 4 ).
Zustand von Bürogebäuden der Delegationen (5 = ausgezeichnet)
Quelle:  Europäischer Rechnungshof auf der Grundlage von EAD-Daten.Abbildung 4
00,51,01,52,02,53,03,54,04,5Zustand von BürogebäudenAngemietet Vor 2000 erworben Nach 2000 erworben
Bürogebäude von Delegationen5,06 Die Bewertung des Gebäude -
zustands umfasst drei Kriterien, 
die jeweils auf einer Skala von 
„0“ (nicht nutzbar) bis „5“ (aus -
gezeichnet) bewertet werden. 
Bei den Kriterien handelt es 
sich um: Gesund  heitsschutz 
und Sicherheit (einschließlich 
Struktur, technische Ausstat -
tung usw.), Gefahrenabwehr 
und allgemeiner Zustand 
(Funktionalität/Image/Stand -
ort).
7 Der Gebäudezustand der vier 
Delegationen in Indien, 
Ägypten, Senegal und Sri 
Lanka erhielt 2014 die 
schlechteste Bewertung.
15 Bemerkungen 
11 
Die Bewertung durch die EAD-Zentrale wurde durch die Feststellungen aufgrund 
der Umfrage des Hofes bestätigt. Die meisten Teilnehmer der Umfrage waren der 
Ansicht, dass die Delegationsbüros die Anforderungen in Bezug auf Standort, Verein -
fachung der Arbeitsbeziehungen zwischen Partnern, Arbeitsbedingungen, Image, 
Sicherheit und genutzte Bürofläche erfüllten (siehe Abbildung 5 ). Über 90 % hielten 
den gewählten Standort für geeignet. Ein Viertel der Teilnehmer befand jedoch, 
dass die Aspekte Sicherheit, Image und Arbeitsbedingungen unzulänglich seien. 
Ein Drittel der Teilnehmer vertrat die Ansicht, dass in Delegationsbüros Platzmangel 
herrsche.
Eignung von Bürogebäuden der Delegationen
Quelle: Im Rahmen der Prüfung unter Verwaltungsleitern der EU-Delegationen durchgeführte Umfrage.Abbildung 5
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Teilnehmer
Standort Image SicherheitNicht zufriedenstellend
Zufriedenstellend
Ausreichend 
Büro/f_lächeArbeitsbe-
dingungenVereinfachung 
der Arbeits-
beziehungen
16 Bemerkungen 
Residenzen
12 
Die Residenz des Delegationsleiters wird vom EAD bereitgestellt. Der Residenz 
kommt eine doppelte Funktion zu: Sie dient einerseits als Privatwohnung und ande -
rerseits als Veranstaltungsort für offizielle Empfänge. Die Residenz sollte in der Regel 
nach der Neubesetzung des Delegationsleiters beibehalten werden. Im Rahmen der 
Gebäudepolitik ist festgelegt, dass die Residenz repräsentativ, aber nicht pompös 
sein und ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis bieten sollte. Bei der Standortaus -
wahl der Residenz und den zu treffenden Sicherheitsmaßnahmen sollte der Sicher -
heitslage im Gastgeberland Rechnung getragen werden.
13 
Die meisten Teilnehmer der Umfrage waren der Ansicht, dass die Residenzen der 
Delegationsleiter die Anforderungen in Bezug auf Sicherheit, Standort, Image, 
Vereinfachung der Arbeitsbeziehungen mit Partnern, Zustand und Fläche erfüllten 
(siehe  Abbildung 6 ). Ein Viertel der Teilnehmer wies jedoch auf Platzmangel in der 
Residenz des Delegationsleiters hin und stuften den Zustand der Residenz als nicht 
zufriedenstellend ein.
Eignung der Residenzen der Delegationsleiter
Quelle: Im Rahmen der Prüfung unter Verwaltungsleitern der EU-Delegationen durchgeführte Umfrage.Abbildung 6
TeilnehmerNicht zufriedenstellend
Zufriedenstellend100 %
90 %
80 %70 %60 %50 %40 %30 %20 %10 %
0 %
Standort Image Sicherheit Ausreichend 
Büro/f_lächeGebäude-
zustandVerein-
fachung der 
Arbeits-
beziehungen
17 Bemerkungen 
14 
Die Nutzungsfläche der Residenz sollte höchstens 600 m² betragen (siehe Ziffer 22). 
Die Grundfläche der Residenz und des umliegenden Grundstücks sollte der Größe 
der Residenzen entsprechen, die von den Botschaftern der Mitgliedstaaten in dem 
betreffenden Land genutzt werden8. Über 40 % der Teilnehmer der Umfrage waren 
der Ansicht, dass die Residenz des Delegationsleiters eine geringere Grundfläche 
als die der meisten Botschafterresidenzen aufweise. Im Jahr 2014 betrug die durch -
schnittliche Grundfläche der Residenzen von EU-Delegationen 488 m² (siehe Abbil -
dung 7 ). Die Grundfläche von rund 40 Residenzen (30 %) lag unter 400 m².
Grundfläche (m²) von Residenzen
Quelle:  Europäischer Rechnungshof auf der Grundlage von EAD-Daten.Abbildung 7
02004006008001 0001 2001 400
Residenzen der Delegationenm/two.superior
Durchschnitt (488 m/two.superior)Empfohlene Obergrenze (600 m/two.superior)8 EAD-Gebäudepolitik: 
Residenzen – Grundsätze und 
Auswahl.
18 Bemerkungen 
15 
Die Abteilung Infrastruktur der EAD-Zentrale überwacht den Zustand9 der Residen -
zen der Delegationen (siehe Abbildung 8 ). Der Zustand der Residenzen im Jahr 2014 
wurde im Durchschnitt mit 4,6 von 5 bewertet. Diese Bewertung liegt über dem 
durchschnittlichen Zustand von Büroräumlichkeiten, die mit 3,7 von 5 bewertet wur -
den (siehe Ziffer 10).
Zustand der Residenzen (5 = ausgezeichnet)
Quelle:  Europäischer Rechnungshof auf der Grundlage von EAD-Daten.Abbildung 8
0,00,51,01,52,02,53,03,54,55,0Angemietet Vor 2000 erworben Nach 2000 erworben
4,0
Residenzen der DelegationenZustand von Residenzen9 Die Bewertung des Zustands 
der Residenz eines Delegati -
onsleiters umfasst drei Kriteri -
en, die jeweils auf einer Skala 
von „0“ (nicht nutzbar) bis „5“ 
(ausgezeichnet) bewertet wer -
den. Bei den Kriterien handelt 
es sich um: Gesundheitsschutz 
(einschließlich Struktur, techni -
sche Ausstattung usw.), Sicher -
heit und allgemeiner Zustand 
(Funktionalität/Image/Stand -
ort). Zu 53 Residenzen liegen 
dem EAD keine Zustandsda -
ten vor (siehe Ziffer 57 b).
19 Bemerkungen 
Dienstwohnungen
16 
Der EAD stellt die Unterbringung von rund 2 400 Delegationsbediensteten10 anhand 
von zwei Methoden sicher, die im Statut festgelegt sind:
a) EU-Delegationen stellen die kostenlose Unterbringung von rund 1 400 Bediens -
teten sicher. Abgesehen von einigen Ausnahmen werden die Dienstwohnungen 
angemietet und nicht angekauft. Seit Januar 2014 können die EU-Delegationen 
auf dieser Basis hauptsächlich in Ländern mit hohen Risiken oder in Ländern, in 
denen es aufgrund der Marktlage schwierig ist, geeignete Unterbringungsmög -
lichkeiten zu finden, Wohnungen bereitstellen11.
b) Die EU-Delegationen erstatten die Unterbringungskosten für rund 
1 000 Mitarbeiter.
17 
Die von der Delegation entrichtete oder erstattete Miete ist in beiden Fällen auf eine 
Mietobergrenze beschränkt, die für jeden Einsatzort außerhalb der EU festgelegt 
wird. Die Obergrenze trägt der Familienzusammensetzung des Bediensteten und 
dem örtlichen Wohnungsmarkt Rechnung.
18 
Laut der Gebäudepolitik des EAD sollten die Unterkünfte für ausländisches Personal 
den EAD-Sicherheitsnormen entsprechen. Die Wohnungen sollten beispielsweise 
ausschließlich in autorisierten Wohngegenden liegen. Zudem sollten sie ein der Euro -
päischen Union entsprechendes Image bieten12.
19 
Die Teilnehmer der Umfrage des Hofes waren mit den Dienstwohnungen sehr zufrie -
den. Rund 90 % der Teilnehmer waren der Ansicht, dass die Sicherheit, der verfügbare 
Raum, der Standort und die Wohnverhältnisse von Dienstwohnungen angemessen 
seien (siehe Abbildung 9 ).10 Delegationsbedienstete mit 
Ausnahme der örtlichen 
Mitarbeiter.
11 Decision of the High 
Representative of the Union for 
Foreign Affairs and Security 
Policy of 17.12.2013 regarding 
the rules for the implementation 
of housing policy in EU 
delegations (HR DEC(2013) 01 1)  
(Beschluss der Hohen 
Vertreterin der Union für 
Außen- und Sicherheitspolitik 
vom 17.12.2013 zu den 
Vorschriften für die Umset -
zung Wohnungspolitik in 
EU-Delegationen).
12 EAD-Gebäudepolitik: 
Grundsätze zur Unterbringung 
von Bediensteten, die in 
Drittländern eingesetzt 
werden.
20 Bemerkungen 
Eignung der Dienstwohnungen von Delegationspersonal
Quelle: Im Rahmen der Prüfung unter Verwaltungsleitern der EU-Delegationen durchgeführte Umfrage.Abbildung 9
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Teilnehmer
Standort Lebensbedingungen Sicherheit FlächeNicht zufriedenstellend
Zufriedenstellend
21 Bemerkungen 
Die verfügbare Fläche in den meisten Bürogebäuden und in 
einigen Residenzen überschreitet die laut Gebäudepolitik 
festgelegten Obergrenzen
Die durchschnittliche Fläche pro Person in Delegationsbüros 
überschreitet die laut Gebäudepolitik festgelegte Obergrenze
20 
Im Rahmen der EAD-Gebäudepolitik wird empfohlen, dass Delegationsbüros eine 
Fläche von maximal 35 m² pro Person aufweisen sollten (vor 2013 lag die maxima -
le Fläche laut Gebäudepolitik bei 42 m2 pro Person)13. Der Berechnung liegen alle 
Flächen (nicht nur von Büros, sondern auch von Gemeinschaftsbereichen) zugrunde, 
die durch die Anzahl der Dauerplanstellen geteilt werden. Ausgenommen davon sind 
Stellen, die nicht auf Büroraum angewiesen sind (z. B. Fahrer). Die Gebäudepolitik 
sieht den Ausschluss bestimmter Bereiche aus der Berechnung vor, wie zusätzliche 
Konferenzräume, die den Erfordernissen der Funktion des Vorsitzes gemäß dem Ver -
trag von Lissabon entsprechen. Neue Delegationsbüros sollten aus einer Mischung 
von Einzelbüros, gemeinsamen Büros für zwei bis vier Personen und Großraumbüros 
bestehen. Einzelbüros sollten einer kleinen Anzahl von Bediensteten vorbehalten 
sein, deren Funktion diese Art von Büroräumlichkeiten erforderlich macht.
21 
Im Jahr 2014 überschritten rund 85 Delegationen die maximale Fläche von 35 m2 pro 
Person14 mit durchschnittlich 41 m2 pro Person (siehe Abbildung 10 )15. Die Verringe -
rung der durchschnittlichen Bürofläche pro Person würde zu Einsparungen bei der 
Miete16 und den Betriebskosten führen.
Einige Residenzen liegen über der laut Gebäudepolitik 
festgelegten Obergrenze
22 
Gemäß der EAD-Gebäudepolitik sollte sich die gesamte Grundfläche der Residenz 
des Delegationsleiters auf höchstens 600 m² belaufen. Im Jahr 2014 lag die Grund -
fläche der Residenzen von EU-Delegationen im Schnitt unter dieser Obergrenze 
(siehe Ziffer 14), wobei 34 Residenzen (24 %) die Obergrenze überschritten (siehe 
Abbildung 7 )17.13 Neu erworbene Gebäude 
sollten groß genug sein, um 
einem 10%igen Personal -
zuwachs gewachsen zu sein.
14 Die Delegationen mit der 
größten Bürofläche pro Person 
waren die Delegation bei den 
Vereinten Nationen in New 
York (90 m2 pro Person) und die 
Delegation bei den Vereinten 
Nationen in Genf (104 m2 pro 
Person).
15 In dieser Analyse ist die Büro -
fläche, die an andere Organi -
sationen vermietet wird, nicht 
enthalten. Nicht berücksichtigt 
werden zudem Delegationen 
mit weniger als zehn Mitarbei -
tern, die jeweils über mehr als 
35 m2 pro Person verfügen. Die 
Analyse basiert auf Dauer -
planstellen. Die Einbeziehung 
der rund 200 vorübergehend 
beschäftigten Praktikanten und 
nationalen Sachverständigen 
hätte zur Folge, dass sich die 
durchschnittliche Fläche pro 
Person auf 40 m2 verringert.
16 Die gesamte Jahresmiete für 
Delegationsbüros belief sich 
2014 auf 53 Millionen Euro 
(siehe Abbildung 1 ), was 
Kosten in Höhe von 1,3 Millio -
nen Euro pro m2 der durch -
schnittlichen Fläche pro Person 
entspricht.
17 Die Residenz in Indonesien 
gehörte mit 1 200 m² zu einer 
der größten Residenzen. In der 
Zwischenzeit wurde ein 
Mietvertrag für eine neue 
Residenz mit einer Fläche von 
580 m² ab September 2015 
abgeschlossen.
22 Bemerkungen 
Bürofläche pro Person in Delegationen
Anmerkung:  Nicht berücksichtigt sind Delegationen mit weniger als zehn Bediensteten.
Quelle:  Europäischer Rechnungshof auf der Grundlage von EAD-Daten.Abbildung 10
020406080100120
Bürogebäude von Delegationenm2 pro Person
Empfohlene Obergrenze (35 m/two.superior)Durchschnitt (41 m/two.superior)
23 Bemerkungen 
Der EAD besitzt Gebäude, die er nicht länger nutzt
23 
Die Bürogebäude der EU-Delegationen, die vor dem Jahr 2000 erworben wurden und 
weiterhin vom EAD genutzt werden, weisen den schlechtesten Gebäudezustand auf 
(siehe Abbildung 4 ). Das Delegationspersonal in Gabun ist vorübergehend in kleine -
re Räumlichkeiten umgezogen, da die Gebäudestruktur des im Jahr 1996 erworbenen 
Büros nun große Schäden aufweist.
24 
Eigene Residenzen sind kleiner und können einfacher instand gehalten werden. Der 
Zustand der Residenzen, die vor 2000 erworben wurden und weiterhin vom EAD 
genutzt werden, wird im Durchschnitt mit 4,6 von 5 bewertet (siehe Abbildung 8 ). 
Diese Bewertung liegt weit über der durchschnittlichen Bewertung von 3,4 bei Dele -
gationsbüros, die vor dem Jahr 2000 erworben wurden.
25 
20 % der im Besitz der EAD befindlichen Delegationsgebäude werden, obwohl un -
genutzt (7 von 33 Bürogebäuden und 6 von 30 Residenzen), nicht abgestoßen. Die 
nicht genutzten Bürogebäude im Tschad, in der Zentralafrikanischen Republik und 
in Ruanda sind an andere Organisationen vermietet, wie die GD Humanitäre Hilfe 
und Katastrophenschutz oder eine Botschaft eines Mitgliedstaates. Andere Gebäude 
werden jedoch ungenutzt weiter aufrechterhalten. Einige Beispiele:
a) Eigene Bürogebäude in Botsuana und Gambia sind seit 2004 unbelegt.
b) Die Residenzen in Südafrika und Kap Verde sind seit 2012 unbewohnt.
c) In Tansania stehen die ehemalige Residenz des Delegationsleiters (siehe Abbil -
dung 11 ) und eine Dienstwohnung seit 2009 leer, was jährliche Kosten für Sicher -
heit, Versorgung und Gartenpflege in Höhe von 25 000 Euro verursacht. Die 
Gebäude befinden sich außerhalb des vom Regionalen Sicherheitsbeauftragten 
empfohlenen Perimeters. Eine weitere Unterkunft, die zum Immobilienbestand 
der Delegation gehört, befindet sich zwar im empfohlenen Sicherheitsperimeter, 
wird jedoch seit April 2014 nicht mehr genutzt.
24 Bemerkungen 
Die für die gemeinsame Nutzung von Bürogebäuden 
in Rechnung gestellten Kosten decken mintunter nicht 
vollständig den tatsächlichen Aufwand
26 
Der EAD fördert Lösungen, in deren Rahmen Bürogebäude gemeinsam mit Mit -
gliedstaaten oder anderen Organen oder Einrichtungen der EU, einschließlich der 
GD Humanitäre Hilfe und Katastrophenschutz, genutzt werden. Die gemeinsame 
Nutzung von Räumlichkeiten hat zum Ziel, die Sichtbarkeit der EU zu verbessern, die 
Zusammenarbeit mit Mitgliedstaaten zu erleichtern und Kosten einzusparen18. Im 
Jahr 2015 gab es 45 Delegationen, die ihre Büroräumlichkeiten entweder mit EU-Mit -
gliedstaaten oder mit Organen oder Einrichtungen der EU gemeinsam nutzten. Die 
Anzahl von Delegationen, die Botschaften der Mitgliedstaaten beherbergten oder 
von diesen beherbergt wurden, stieg zwischen Mai 2014 und Mai 2015 von 14 auf 1719. 
Aus Anhang I  sind die 17 Delegationen ersichtlich, die im Jahr 2015 Räumlichkeiten 
gemeinsam mit einem oder mehreren Mitgliedstaaten nutzten.Ehemalige Residenz in Tansania, leer stehend seit 2009, jedoch weiterhin 
im Bestand des EAD
Quelle:  Europäischer Rechnungshof.Abbildung 11
18 EAD-Gebäudepolitik: 
Delegationsbüros – 
Grundsätze und Auswahl.  
EAD-Gebäudepolitik: 
Gemeinsame Nutzung von 
Delegationsbüros oder 
gemeinsame Nutzung von 
Räumlichkeiten mit Dritten.
19 Arbeitsdokumente zur 
EAD-Gebäudepolitik von 2014 
und 2015.
25 Bemerkungen 
27 
Mitgliedstaaten und Organe oder Einrichtungen der EU sollten einen angemesse -
nen Teil der Kosten tragen, die mit der gemeinsamen Nutzung von Räumlichkeiten 
verbunden sind20. In der Praxis gibt es unterschiedliche Methoden für die Berech -
nung der Kosten, die Organisationen für die gemeinschaftliche Nutzung in Rechnung 
gestellt werden. Bisweilen decken diese den tatsächlichen Aufwand nicht vollständig 
ab. Einige Beispiele:
a) Die Delegation in Washington DC hat mit fünf verschiedenen Organisationen 
die gemeinsame Nutzung von Räumlichkeiten vereinbart. Lediglich in die zwei 
zuletzt (mit Europol und der Europäischen Investitionsbank) geschlossenen Ver -
träge wurde ein Beitrag zu den allgemeinen Verwaltungskosten aufgenommen.
b) Die GD Humanitäre Hilfe und Katastrophenschutz beteiligt sich in Nepal an den 
Kosten für die Reinigung, die Instandhaltung, die Versorgungsdienste und den 
Wachdienst. Die Generaldirektion leistet jedoch keinen Beitrag zur Büromiete, 
der sich auf weitere 8 000 Euro jährlich belaufen würde. Gleiches gilt für das 
Gebäude der Delegation in Tansania, wo die Delegation EUCAP Nestor21 lediglich 
die Betriebskosten (Instandhaltung, Versorgungsdienste, Sicherheit sowie Reini -
gung) berechnet.
c) Gemäß den Leitlinien zur Berechnung der anderen Organisationen aufzuerle -
genden Mietkosten, die den Delegationen 2013 an die Hand gegeben wurden, 
sind in allen neuen Verträgen und in allen bestehenden Verträgen, die verlängert 
werden, die Kosten für Gemeinschaftsräume in Rechnung zu stellen. Die vor 2013 
festgelegten Kosten berücksichtigen lediglich die Nettobürofläche des Mieters. 
Der Mieter nutzt die Gemeinschaftsräume somit unentgeltlich und trägt weniger 
als einen angemessenen Anteil an den Miet- und Betriebskosten.
Abschnitt II – Es liegt ein strukturiertes Verfahren für 
die Auswahl von Delegationsgebäuden vor, bei der 
praktischen Umsetzung bestehen jedoch in allen 
Hauptphasen des Verfahrens gewisse Schwachstellen
28 
In Abschnitt I wurde die Eignung der Delegationsgebäude auf die Frage hin unter -
sucht, ob sie den Anforderungen der Delegationen genügen und ein optimales 
Preis-Leistungs-Verhältnis aufweisen. Die Art der Auswahl von Delegationsgebäuden 
entscheidet in erster Linie darüber, ob die Gebäude geeignet sind oder nicht. Es wur -
de daher geprüft, ob der EAD über wirksame Verfahren zur Auswahl der geeigneten 
Gebäude verfügt.20 Beschluss des Europäisches 
Parlaments vom 3. April 2014 
betreffend die Entlastung für 
das Haushaltsjahr 2012.
21 EUCAP Nestor ist eine zivile 
Mission der EU, die über 
militärisches Fachwissen in 
bestimmten Bereichen 
verfügt. Die Organisation 
unterstützt die Entwicklung 
der maritimen Sicherheits -
systeme der Staaten am Horn 
von Afrika und im westlichen 
Indischen Ozean, damit diese 
die Piraterie und andere 
Straftaten auf See effizienter 
bekämpfen können.
26 Bemerkungen 
29 
Das Verfahren der Gebäudeakte bietet eine strukturierte Grundlage für die Auswahl 
von Delegationsgebäuden. Das Verfahren weist bei der praktischen Umsetzung 
jedoch einige Schwachstellen auf. Der EAD wählt daher unter Umständen nicht das 
geeignete Gebäude aus. Die Schwachstellen traten in allen Hauptphasen des Verfah -
rens der Gebäudeakte auf:
a) bei der Suche der Delegation nach geeigneten Gebäuden;
b) beim Vergleich von Alternativen und bei der Präsentation der Alternativen vor 
dem Gebäudeausschuss der EAD-Zentrale durch die Delegation;
c) bei der Entscheidung des Gebäudeausschusses und ihrer diesbezüglichen 
Erläuterung.
Das Verfahren der Gebäudeakte bietet eine strukturierte 
Grundlage für die Auswahl von Delegationsgebäuden
30 
Die Auswahl der anzumietenden oder zu erwerbenden Gebäude erfolgt auf der 
Grundlage des beim EAD üblichen Verfahrens der Gebäudeakte.
a) Die Delegationen müssen für Büros und Residenzen vor der Anmietung, dem 
Erwerb oder Neubau oder vor der Verlängerung eines Mietvertrags eine Ge -
bäudeakte anlegen. Diese Gebäudeakten müssen dem Gebäudeausschuss der 
EAD-Zentrale zur Prüfung und Genehmigung vorgelegt werden, sofern sie einen 
Gesamtwert von 60 000 Euro und mehr aufweisen.
b) Die Delegationen müssen dem Gebäudeausschuss eine Gebäudeakte auch vor 
einem Grundstückskauf vorlegen.
c) Bei der Anmietung von Dienstwohnungen müssen die Delegationen dann eine 
Gebäudeakte einreichen, wenn die Miete die vom EAD für das betreffende Land 
festgelegte Obergrenze überschreitet sowie bei Ländern, für die keine Obergren -
zen festgesetzt wurden.
31 
Das Verfahren der Gebäudeakte bietet eine strukturierte und dokumentierte Grund -
lage für die Entscheidungsfindung auf Basis der Leitlinien der EAD-Zentrale und stellt 
daher eine vorbildliche Vorgehensweise dar. Gebäudeakten orientieren sich an den 
Zielen, die in der Gebäudepolitik des EAD als Grundlage für die Auswahlkriterien fest -
gelegt sind. Die Gebäudeakte sollte eine Auswahlliste mit geeigneten Alternativen 
bereitstellen, die im Zuge der Sondierung des örtlichen Immobilienmarktes durch 
die Delegation ermittelt wurden. In der Akte sollte zudem die Miet- oder Kaufoption 
erörtert werden, und sie sollte eine von der Delegation vorgenommene Bewertung 
geeigneter Alternativen sowie ihren Vorschlag an den Gebäudeausschuss enthalten. 
Mit dem Verfahren der Gebäudeakte kann sichergestellt werden, dass die ausgewähl -
ten Gebäude den Anforderungen der Delegationen gerecht werden und ein optima -
les Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.
27 Bemerkungen 
Für die Ermittlung geeigneter Immobilien fehlt es den 
Delegationen an der nötigen Sachkenntnis, und eine 
ausreichende Unterstützung seitens der EAD-Zentrale erfolgt 
nicht
32 
Die prüferische Durchsicht von 30 Gebäudeakten durch den Hof (siehe Anhang II ) 
ergab, dass die Delegation in den meisten Fällen (26 von 30) den örtlichen Markt son -
diert hatte. Lediglich 15 der 30 Gebäudeakten enthielten indessen eine Auswahlliste 
mit geeigneten, realistischen Alternativen (siehe  Abbildung 12 ).
Gesamtergebnisse der prüferischen Durchsicht von 30 Gebäudeakten
Quelle: Europäischer Rechnungshof auf der Grundlage der Prüfung von 30 Gebäudeakten.Abbildung 12
26
51522 234
25158 7Anzahl von GebäudeaktenJaNein
5. Überzeugender 
Grund für die 
Entscheidung des 
Gebäudeausschusses 
der EAD- Zentrale4. Lösungsvorschlag 
der Delegation 
basierend auf 
fundierter 
technischer und 
/f_inanzieller Analyse3. Auswahlliste mit 
mehr als einer 
geeigneten, 
realistischen 
Alternative2. Erörterung der 
Miet- und 
Kaufoptionen1. Sondierung des 
örtlichen Marktes
28 Bemerkungen 
33 
Bei der Umfrage des Hofes gab die Hälfte der Verwaltungsleiter an, dass ihre Dele -
gation weder über ausreichendes Personal noch die nötige Sachkenntnis verfügt, 
um ihre Gebäude verwalten zu können. Die Verwaltungsleiter sind keine Experten in 
Sachen Gebäudeverwaltung und erhalten diesbezüglich keine spezifische Schulung. 
Für die Verwaltung von Gebäudeprojekten (z. B. Umzug in ein neues Bürogebäude 
oder Durchführung von Bauarbeiten) bedürfen sie daher unter Umständen einer 
Genehmigung, um das erforderliche Fachwissen einzubringen (z. B. zur Sondierung 
des Marktes, Analyse von Kauf-/Mietoptionen, Verhandlung mit Vermietern oder 
Gestaltung und Überwachung von Bauarbeiten). Die Delegation in Washington DC 
engagiert beispielsweise vor Ort einen Makler, um den Markt zu sondieren und in 
ihrem Auftrag mit den Vermietern zu verhandeln. In Ländern, in denen kein solches 
Fachwissen zur Verfügung steht, sind eine größere Beteiligung und Unterstützung 
durch die EAD-Zentrale erforderlich.
34 
Aus der Umfrage des Hofes ging hervor, dass 85 % der Verwaltungsleiter die Unter -
stützung, die die EAD-Zentrale bei der Verlängerung von Büromietverträgen lieferte, 
als zufriedenstellend bewerteten. Der Zufriedenheitsgrad fiel hinsichtlich der Unter -
stützung, die bei der Auswahl neuer Büroobjekte geleistet wurde, geringer aus (76 %) 
(siehe Abbildung 13 ).
Unterstützung der Delegationen bei der Gebäudeverwaltung
Quelle: Im Rahmen der Prüfung unter Verwaltungsleitern der EU-Delegationen durchgeführte Umfrage.Abbildung 13
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %
Unzureichende Unterstützung
durch die EAD-Zentrale
Ausreichende Unterstützungdurch die EAD-ZentraleTeilnehmer
Instandhaltung und 
RenovierungAuswahl neuer 
BüroräumlichkeitenVerlängerung des 
Mietvertrags für 
Büros
29 Bemerkungen 
35 
Aus zahlreichen Antworten zur Umfrage des Hofes ging hervor, dass eine intensivere 
Unterstützung der EAD-Zentrale insbesondere dann erforderlich ist, wenn es am 
örtlichen Markt an geeigneten Gebäuden fehlt22. Einige der besuchten Delegationen 
wie beispielsweise in Nepal (siehe Kasten 2 ) betonten zudem, dass Ortsbesichtigun -
gen erforderlich seien, vor allem wenn Bedarf an neuen Räumlichkeiten bestehe. Im 
Jahr 2014 besuchte die Abteilung Infrastruktur der EAD-Zentrale 36 Delegationen, um 
vor Ort Unterstützung zu leisten. Als Beispiel für ein bewährtes Verfahren sei der Fall 
der deutschen Botschaften bei ihrer Suche nach neuen Räumlichkeiten angeführt: 
Nachdem der Verwaltungsleiter mögliche Standorte ermittelt hat, begeben sich 
Bedienstete des Hauptsitzes an Ort und Stelle, um die Eignung der Räumlichkeiten zu 
prüfen und Unterstützung bei den Verhandlungen zu leisten. Kasten 2Erforderliche Unterstützung durch die EAD-Zentrale bei der Suche nach einem 
Bürogebäude in Nepal
In Nepal ist der Platzmangel im Hauptgebäude seit 2007 so groß, dass ein Drittel der Bediensteten ihren Aufgaben 
nunmehr in umgebauten Garagen nachgeht. Seit 2009 arbeitet ein weiteres Drittel des Personals in Fertigkabinen 
aus zweiter Hand, die im Garten aufgebaut sind, was dem Image der Delegation schadet (siehe  Abbildung 14 ). Im 
Rahmen der im Juni 2011 erfolgten Bewertung der Delegation in Nepal wurde empfohlen, einen Umzug in ange -
messenere und moderne Bürogebäude nach dem Auslaufen des Mietvertrags Ende 2014 ins Auge zu fassen.
Der Delegation fehlte es an Zeit und Sachkenntnis, um eine hochwertige Gebäudeakte zu erstellen. Die Delegation 
war der Ansicht, dass der Besuch eines von der EAD-Zentrale entsandten Expertenteams für Immobilienverwaltung 
(z. B. ein Verhandlungsführer, ein Architekt und ein Sicherheitsbeauftragter) hilfreich sein könne, um neue Räum -
lichkeiten zu finden, die besten Vertragsbedingungen auszuhandeln sowie geeignete Lösungen zu ermitteln und 
zu vergleichen. Der EAD-Zentrale war es trotz schriftlicher Anfragen der Delegation in den Jahren 2011 und 2012 
nicht möglich, einen solchen Besuch durchzuführen. In einem Schreiben forderte die EAD-Zentrale die Delegation 
auf, ihren Vorschlag für den Kauf eines Grundstückes der französischen Botschaft und den Bau von Bürogebäuden 
und einer Residenz auszuarbeiten, lehnte dann aber den Vorschlag aufgrund fehlender Mittel ab. Die Delegation 
war nicht in der Lage, eine geeignete Alternative zu finden, und reichte daher eine Gebäudeakte ein, um den 
laufenden Mietvertrag bis zum Jahr 2024 zu verlängern, was im November 2013 von der EAD-Zentrale genehmigt 
wurde.22 Die Teilnehmer der Umfrage 
nannten dies als eines der 
Haupthindernisse bei der 
Suche nach besseren Räum -
lichkeiten.
30 Bemerkungen 
Die Art und Weise, wie die Delegationen der EAD-Zentrale 
Alternativen vorstellen, weist gewisse Schwachstellen auf
36 
Gemäß der Gebäudepolitik sind die Delegationen angehalten, der EAD-Zentrale die 
Ergebnisse ihrer Sondierung des örtlichen Immobilienmarkts anhand von Gebäude -
akten vorzulegen. Die Akten sollten eine Erörterung der möglichen Miet- oder Kauf -
optionen, die Bewertung geeigneter Alternativen seitens der Delegation und ihren 
Vorschlag an den Gebäudeausschuss enthalten. Es ist jedoch darauf hinzuweisen, 
dass
a) die Delegationen nicht für alle neuen Verträge Gebäudeakten erstellen;
b) Gebäudeakten unnötig ausführlich sind, wenn Delegationen keinen Umzug 
beabsichtigen;
c) in Gebäudeakten nur selten die Möglichkeit eines Ankaufs erörtert und kein Ver -
gleich zu den Kosten einer Anmietung angestellt wird;
d) die Delegationen in einigen Gebäudeakten die Alternativen nicht vergleichend 
gegenüberstellen;
e) die Leitlinien zur Erstellung von Gebäudeakten der an andere Organisationen 
vermieteten Bürofläche und den Einnahmen, die durch die gemeinsame Nutzung 
von Räumlichkeiten geschaffen werden, nicht Rechnung tragen.Fertigkabinen, die in Nepal als Büroräume genutzt werden
Quelle:  Europäischer Rechnungshof.Abbildung 14

31 Bemerkungen 
Die Delegationen erstellen nicht für alle neuen Verträge 
Gebäudeakten
37 
Die Delegationen unterzeichnen zuweilen einen Vertrag für ein Gebäude, ohne die 
erforderliche Gebäudeakte zu erstellen und dem Gebäudeausschuss vorzulegen. So 
lag etwa für den Vertrag in Höhe von 230 000 Euro, der 2013 für Bürogebäude in Ve -
nezuela abgeschlossen wurde, keine Gebäudeakte vor. Dies gilt auch für den Vertrag 
in Höhe von 240 000 Euro, der 2011 für die Residenz in Nepal unterzeichnet wurde.
Gebäudeakten sind unnötig ausführlich, wenn Delegationen 
keinen Umzug beabsichtigen
38 
Die Gebäudepolitik gibt Stabilität als ein Ziel vor. Daher gibt es gute Gründe dafür, 
den Mietvertrag für ein bestehendes Gebäude weiterzuführen, wenn das Gebäude 
den Anforderungen der Delegation entspricht und ein optimales Preis-Leistungs-Ver -
hältnis bietet. Auf diese Weise werden zudem die mit einem Umzug verbundenen 
Kosten und Störungen des Betriebsablaufs vermieden23. Der Standardmietvertrag 
enthält in jedem Fall eine Klausel, wonach die Delegation den Vertrag mit einer Frist 
von drei Monaten jederzeit kündigen kann.
39 
Derzeit besteht jedoch kein Unterschied zwischen den Leitlinien für die Erstellung 
von Gebäudeakten, deren Ziel die Weiterführung eines bestehenden Mietvertrags ist, 
und den Leitlinien zur Erstellung von Gebäudeakten, die – sofern ein Umzug erfor -
derlich ist – die Auswahl des besten Gebäudes aus einer Anzahl von Alternativen zum 
Ziel haben. Im ersten Fall ist ein Vergleich von Alternativen künstlich und weniger 
aussagekräftig als der Nachweis, dass das Gebäude den Anforderungen der Dele -
gation gemäß der Gebäudepolitik und den aktuellen Marktpreisen auch weiterhin 
gerecht wird (siehe Kasten 3 ). Im zweiten Fall benötigen die Delegationen ggf. mehr 
Unterstützung von der EAD-Zentrale, um eine umfassendere Bewertung durchzufüh -
ren, die einen Vergleich zwischen geeigneten und realistischen Auswahlmöglichkei -
ten umfasst. Kasten 3Wenn Delegationen ihren Standort nicht verlassen wollen, kann die Untersuchung 
von Alternativen künstlich und von geringem Wert sein
Mit der Gebäudeakte, die 2013 für Bürogebäude in Ruanda erstellt wurde (siehe Anhang II ), sollte die Weiterfüh -
rung des bestehenden Mietvertrags gerechtfertigt werden. Dies ging aus dem der Gebäudeakte beigefügten Be -
richt eines Arbeitsbesuchs der EAD-Zentrale ganz klar hervor. In diesem Bericht wurde die Delegation aufgefordert, 
eine Verlängerung des Mietvertrags für die Bürogebäude direkt nach der Marktsondierung auszuhandeln, wie dies 
für die Zwecke des dem Gebäudeausschuss vorzulegenden Berichts nötig war. In der Gebäudeakte wurde zwar eine 
Auswahlliste mit geeigneten, realistischen Alternativen bereitgestellt; die Untersuchung hatte jedoch nur einen 
begrenzten Wert, da ein Standortwechsel nicht beabsichtigt war.23 Bei deutschen Botschaften 
wird beispielsweise davon 
ausgegangen, dass die 
Botschaften den Standort 
nicht wechseln, sofern nicht 
ein besonders zwingender 
Grund für einen Umzug 
vorliegt.
32 Bemerkungen 
In Gebäudeakten wird nur selten die Möglichkeit eines Ankaufs 
erörtert und kein Vergleich zu den Kosten einer Anmietung 
angestellt
40 
Von den 30 geprüften Gebäudeakten wurde in lediglich fünf die Möglichkeit eines 
Ankaufs erörtert (siehe Abbildung 12 ). Die Ankaufoption wurde zudem in allen Fällen 
abgelehnt. In keiner der geprüften Gebäudeakten wurden ein Vergleich zwischen 
Anmietung und Ankauf angestellt und die geschätzten künftigen Kosten gegen -
übergestellt. Die EAD-Zentrale teilte den Delegationsleitern im März 2015 mit, dass 
die Abteilung Infrastruktur der EAD-Zentrale künftig die Berechnungen durchführen 
wird, um einen Vergleich zwischen Miet- und Kaufoption anzustellen24. Die ange -
wandte Methode wird jedoch in der Gebäudepolitik des EAD nicht offengelegt. In 
der vorherigen Gebäudepolitik wurde erläutert, wie die Rentabilität einer Investition 
als Vergleichsgrundlage für einen Ankauf versus einer Anmietung über einen ange -
nommenen Zeitraum von 20 Jahren berechnet werden kann25. In der Praxis wird in 
den Erörterungen von Miet- oder Kaufoption nicht nachgewiesen, dass die vorge -
schlagene Lösung ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bietet (siehe Kasten 4 ).
Die Delegationen stellen in einigen Gebäudeakten Alternativen 
nicht vergleichend gegenüber
41 
Ein bewährtes Verfahren, das in einigen Gebäudeakten angewandt wurde, stellt die 
Gegenüberstellung von Wahlmöglichkeiten und Auswahlkriterien im Tabellenformat 
dar. Als Beispiel ist in Abbildung 15  eine Tabelle aufgeführt, welche die Angaben der 
in den Gebäudeakten für die Büros in Ruanda, Guatemala und Laos enthaltenen Ta -
bellen zusammenfasst. Die Punktezuweisung und die Kommentare dienen lediglich 
der Veranschaulichung. Anhand einer solchen Tabelle kann ein einfacher Vergleich 
zwischen den verschiedenen Alternativen angestellt werden, um eine ausgewogene 
Gesamtbewertung zu erzielen. Die Tabelle ist zudem erweiterbar, um beispielsweise 
die mit dem Umzug verbundenen Einmalkosten (z. B. Einrichtung und Sicherungsar -
beiten), die Betriebskosten oder die Einnahmen aus der gemeinsamen Nutzung von 
Räumlichkeiten miteinzubeziehen. Kasten 4Die Delegationen weisen nicht nach, dass der Ankauf ein besseres Preis-Leistungs-
Verhältnis als die Anmietung bietet
Die Delegation in Nepal brachte im Zeitraum 2010-2011 den Vorschlag ein, ein Grundstück der französischen Bot -
schaft zu kaufen und Bürogebäude und eine Residenz zu bauen. Die EAD-Zentrale hielt die Delegation in diesem 
Kontext nicht an nachzuweisen, dass Ankauf und Neubau ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis als eine Anmie -
tung bieten.
Dies war auch 2010 in Washington DC der Fall, als die Delegation das Bürogebäude käuflich erwerben konnte. Der 
Ankauf wurde ohne Sondierung der finanziellen Optionen und Steuervorteile ausgeschlossen. Dabei hätte das 
Eigentum an dem Gebäude die Präsenz der Delegation aufwerten und die zusätzliche Fläche gemeinsam mit einer 
anderen Botschaft genutzt werden können.24 Vermerk des Exekutivdirektors 
Verwaltung und Finanzen an 
die Delegationsleiter vom 
30. März 2015.
25 Der Restwert von erworbenen 
Immobilien stellt einen 
wichtigen Faktor für diese 
Berechnung dar, der jedoch 
schwer exakt zu schätzen ist. 
Der Wert der Residenz in 
Washington DC beispielswei -
se, die im Jahr 1971 zu einem 
Gegenwert von 2,4 Millionen 
Euro erworben wurde, hat sich 
verdreifacht. Demgegenüber 
wird der Wert des Bürogebäu -
des in Argentinien, das 1992 
für einen Gegenwert von 
1,5 Millionen Euro erworben 
wurde, heute mit 1,6 Millionen 
Euro veranschlagt.
33 Bemerkungen 
42 
Dieser Ansatz unterschied sich von dem Vorgehen in anderen Gebäudeakten, in 
denen die Alternativen auf weniger gut vergleichbare Weise dargestellt wurden. 
Beispielsweise wurden lediglich stichprobenweise besondere Vorteile und Nachteile 
dargelegt. In Gebäudeakten von Delegationen fehlen zum Teil wichtige Informatio -
nen wie die Kosten pro m2 und die Bürofläche pro Person für Bürogebäude oder das 
Überschreiten der Flächenobergrenze. Bei acht der 30 geprüften Gebäudeakten 
lag der Lösung, die dem Gebäudeausschuss vorgeschlagen wurde, keine fundierte 
Analyse durch die Delegation zugrunde (siehe Abbildung 12 ). Während aus den 
Gebäudeakten häufig die Kosten für den Lösungsvorschlag nach Verhandlungen 
hervorgehen, werden diese den Kosten für alternative Gebäude vor Verhandlungen 
gegenübergestellt.Beispiel für bewährtes Verfahren in Form einer Tabelle zum Vergleich von 
Alternativen
GebäudeQualitätskriterien Preiskriterien Größenkriterien
Sicherheit 
und Gefahren -
abwehr  
(max. 50)Funktionalität  
(max. 30)Standort und 
Image  
(max. 20)Gesamtquali -
tätspunkte  
(max. 100)Gesamtjahres -
miete  
EuroPreis pro 
m² 
Eurom² 
insgesamtm² pro Person 
(für Büros)
Alternative 1Einige 
Bedenken  
20Modernes Gebäude  
24Gutes Image  
1660 25 000 16,67 1 500 38
Alternative 2Ausgezeichnet  
38Neues Gebäude  
28Im 
Diplomatenviertel  
1884 22 000 15,71 1 400 35
Alternative 3Anpassbar  
25Einige Bedenken  
14Außerhalb des 
Diplomatenviertels  
1049 20 000 12,5 1 600 40
Quelle: Europäischer Rechnungshof auf der Grundlage von Gebäudeakten für Büros in Ruanda, Guatemala und Laos.Abbildung 15
34 Bemerkungen 
Die Leitlinien zur Erstellung von Gebäudeakten tragen der 
an andere Organisationen vermieteten Bürofläche und 
den Einnahmen, die durch die gemeinsame Nutzung von 
Räumlichkeiten geschaffen werden, nicht Rechnung
43 
Im Bericht zur gemeinsamen Nutzung von Räumlichkeiten 201426 wird erklärt, dass 
der EAD nicht über das erforderliche Personal verfügt, um gemeinsame Standards zu 
entwickeln und Referenzdokumente für die gemeinsame Nutzung zu erstellen. In den 
Leitlinien zur Erstellung von Gebäudeakten (siehe Ziffer 31) wird daher nicht dargelegt, 
wie der an Botschaften von Mitgliedstaaten oder an andere Organe und Einrichtungen 
der EU vermietete Büroraum bei der Berechnung der Fläche pro Person zu berücksich -
tigen ist. Zudem wird nicht erläutert, wie die damit zusammenhängenden Einnahmen 
in die Berechnung der Kosten pro m2 einfließen sollen.
Die Stellungnahmen des Gebäudeausschusses der EAD-
Zentrale erfolgen bisweilen verspätet oder sind nicht 
überzeugend
44 
In der letzten Phase des Verfahrens der Gebäudeakte prüft der Gebäudeausschuss 
der EAD-Zentrale den Vorschlag der Delegation und nimmt diesbezüglich Stellung. 
Die Zustimmung des Gebäudeausschusses muss vor einer Vertragsunterzeichnung 
eingegangen sein27. Es ist jedoch darauf hinzuweisen, dass
a) langwierige Verfahren den Abschluss von Verträgen zum Teil verhindern;
b) in einigen Entscheidungen nicht überzeugend nachgewiesen wird, dass die aus -
gewählte Lösung den Marktpreisen entspricht;
c) in einigen Entscheidungen der Nutzungsfläche nicht genügend Bedeutung bei -
gemessen wird.
Langwierige Verfahren verhindern zum Teil den Abschluss von 
Verträgen
45 
Der Gebäudeausschuss gibt Stellungnahmen zu den Gebäudeakten ab, die er geprüft 
hat. Aus verschiedenen Bemerkungen in Gebäudeakten wird deutlich, dass Vermieter 
die Gebäude eher an andere Mieter vermieten, als die langwierigen EAD-Verfahren 
abzuwarten. Dieser Gesichtspunkt kam auch in Kommentaren zur Umfrage des Hofes 
zur Sprache. Ein Umfrageteilnehmer schrieb: „Die Zeit ab der Ermittlung eines Gebäu -
des bis zur Genehmigung durch die EAD-Zentrale ist viel zu lang. In der Zwischenzeit 
vermieten die Eigentümer die Gebäude an andere Organisationen.“ Die Genehmi -
gung einer Gebäudeakte führt dementsprechend nicht unbedingt zu einem Vertrags -
abschluss. Obwohl beispielsweise die Gebäudeakten für die Residenzen in Israel und 
Sri Lanka genehmigt wurden, konnten die Verträge im Folgenden nicht abgeschlos -
sen werden (siehe Anhang II ).26 Bericht zur gemeinsamen 
Nutzung von Räumlichkeiten, 
11. Juli 2014, EAD.
27 Bei Immobilienprojekten, die 
voraussichtlich erhebliche 
Auswirkungen auf den 
EU- Haushalt haben (z. B. 
Erwerb von Grundstücken und 
Ankauf von Gebäuden mit 
Kosten von über 3 000 000 
Euro oder neue Immobilien -
verträge mit jährlichen Kosten 
von mindestens 750 000 Euro), 
ist außerdem die Zustimmung 
der Haushaltsbehörde (Rat 
und Europäisches Parlament) 
erforderlich (Haushaltsord -
nung, Artikel 203 Absatz 7). Ein 
Vorhaben zum Ankauf einer 
Immobilie, der mit einem 
Darlehen finanziert wird, 
bedarf auch der vorherigen 
Zustimmung der Haushalts-
behörde (Haushaltsordnung, 
Artikel 203 Absatz 8).
35 Bemerkungen 
In einigen Entscheidungen wird nicht überzeugend nachgewiesen, 
dass die ausgewählte Lösung den Marktpreisen entspricht
46 
Von den 30 geprüften Gebäudeakten enthielten sieben keine überzeugenden Grün -
de für die Entscheidung des Gebäudeausschusses (siehe Abbildung 12 ). In vier dieser 
Fälle war dies auf den fehlenden Nachweis zurückzuführen, dass die ausgewählte Lö -
sung den Marktpreisen entspricht. In keiner der 30 geprüften Gebäudeakten verglich 
der Gebäudeausschuss die Kosten pro m2, die von der Delegation in der vorgeschla -
genen Lösung angegeben wurden, mit einer unabhängigen Quelle für Marktpreise. 
Dies bedeutete, dass in den Fällen, in denen die Delegation nicht nachgewiesen 
hat, dass der Lösungsvorschlag den Marktpreisen entspricht, der Gebäudeausschuss 
diesen Mangel nicht behoben hat. Dies galt für die Büros in Togo, die Residenzen in 
Mauretanien und Sri Lanka und die Dienstwohnungen in Kenia (siehe Anhang II ).
In einigen Entscheidungen wird der Nutzungsfläche nicht 
genügend Bedeutung beigemessen
47 
Drei der sieben Gebäudeakten enthielten keine überzeugende Begründung für die 
Entscheidung des Gebäudeausschusses, da die Bürofläche pro Person und die laut 
Gebäudepolitik empfohlenen Obergrenzen nicht genügend Berücksichtigung fanden 
(siehe Anhang II ):
a) Der Gebäudeausschuss genehmigte 2013 den Lösungsvorschlag in der Gebäude -
akte der Delegation in Jordanien, Büros mit einer Fläche von 43 m2 pro Person 
anzumieten (23 % über der empfohlenen Obergrenze). Ein Alternativvorschlag 
wurde abgelehnt, da die Fläche als zu gering erachtet wurde. Dabei entsprach sie 
mit 35 m2 pro Person exakt der Obergrenze und war mehr als 20 % günstiger (ein 
Differenzbetrag von 110 000 Euro jährlich) als die vorgeschlagene Lösung.
b) Im Jahr 2014 genehmigte der Gebäudeausschuss den Lösungsvorschlag in der 
Gebäudeakte der Delegation in Washington DC zur Aufstockung der Bürofläche. 
Den Berechnungen der EAD-Zentrale zufolge betrug die Bürofläche pro Person 
40 m2 (14 % über der Obergrenze). Allerdings wurden in diese Berechnung 20 zu -
sätzliche Bedienstete einbezogen, obwohl es dafür keine klare Grundlage gab. 
Zu diesem Personalanstieg war es zum Zeitpunkt des Prüfbesuchs im Mai 2015 
noch nicht gekommen. Außerdem wurde der Pressesaal im Erdgeschoss nicht in 
die Berechnung einbezogen, obwohl die Gebäudepolitik hierfür keinerlei Anlass 
bot28. Die Fläche pro Person betrug de facto 56 m2 und lag damit 60 % über der 
Obergrenze. Die Delegation in Washington DC vertrat die Ansicht, dass die Ge -
bäudepolitik der gestärkten Rolle des EAD bei der Koordinierung in bestimmten 
Ländern wie den Vereinigten Staaten nicht ausreichend Rechnung trage. Jedoch 
führte weder die Delegation noch der Gebäudeausschuss an, dass bezüglich der 
Obergrenze eine Ausnahmeregelung erforderlich wäre.28 Ferner blieb ein zusätzlicher 
Konferenzsaal in der 
Berechnung unberücksichtigt, 
der jedoch in der Gebäude -
politik vorgesehen war (siehe 
Ziffer 20).
36 Bemerkungen 
c) Als Auswahlkriterium wurde in der Gebäudeakte 2014 für eine neue Residenz in 
Sri Lanka ein Gebäude mit einer Fläche von mindestens 600 m2 genannt. Dies 
widersprach der Gebäudepolitik, wonach eine Fläche von 600 m2 die maximal – 
und nicht die mindestens – zulässige Größe darstellt. Die von der Delegation 
vorgeschlagene Lösung für ein Gebäude mit einer Fläche von 930 m2 wurde vom 
Gebäudeausschuss genehmigt. Die EAD-Zentrale erwähnte nicht, dass damit die 
Obergrenze von 600 m2 um 55 % überschritten wurde und eine Ausnahmerege -
lung notwendig war.
Abschnitt III – Die Angaben zur Eignung der Gebäude 
sind nicht zuverlässig und gehen nicht in die Planung 
ein, die zu kurzfristig angelegt ist und insbesondere 
bei eigenen Immobilien Schwachstellen aufweist
48 
Die Eignung von Delegationsgebäuden hängt nicht nur von der Vorauswahl ab, 
sondern auch davon, wie der EAD sicherstellt, dass sie weiterhin den Anforderungen 
entsprechen und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Im Rahmen der Prüfung 
wurde daher untersucht, ob der EAD die Eignung von Gebäuden nach deren Auswahl 
kontrolliert und erforderliche Änderungen und Instandhaltungsmaßnahmen ein -
plant, um sicherzustellen, dass die Gebäude weiterhin bedarfsgerecht sind und ein 
gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.
Die zentralen Überwachungssysteme liefern keine 
zuverlässigen grundlegenden Angaben zur Eignung aller 
Delegationsgebäude
Im Zuge von Ortsbesichtigungen wird beurteilt, ob die Gebäude 
den Anforderungen der Delegationen entsprechen, doch werden 
nicht alle Mängel aufgedeckt
49 
Die EAD-Zentrale stellt eine Bewertung der Delegationsgebäude anhand der folgen -
den Mechanismen an, um sicherzustellen, dass diese auch weiterhin den Anforderun -
gen der Delegationen entsprechen:
a) Der Dienst zur Unterstützung und Bewertung der Delegationen führt im Schnitt 
alle vier Jahre Bewertungen  der Delegationen durch, die eine Beurteilung von 
Bürogebäuden und Residenzen umfassen.
b) Ein externer Dienstleister nahm zwischen 2010 und 2015 im Auftrag des EAD 
Untersuchungen zum Gesundheitsschutz und zur Gefahrenabwehr  für fast 
alle Büroimmobilien und Residenzen der Delegationen vor.
c) Der Regionale Sicherheitsbeauftragte führt mindestens einmal jährlich 
Sicherheitsbewertungen  der Delegationsgebäude durch.
37 Bemerkungen 
50 
In diesen Bewertungen der Immobilien werden Korrekturmaßnahmen empfohlen 
(z. B. Einrichtung von Sicherheitssystemen, Durchführung von Arbeiten oder Stand -
ortwechsel), um ermittelte Mängel zu beseitigen. In diesen Bewertungen werden 
jedoch nicht alle Mängel aufgedeckt. Im Bericht des Regionalen Sicherheitsbeauf -
tragten in Nepal von November 2013 wurde beispielsweise nicht auf die grundlegen -
de Frage eingegangen, wie ein dem Hauptgebäude entsprechender Sicherheitsgrad 
für die Garagen und Fertigkabinen gewährleistet werden kann (siehe Kasten 2 ).
Bei der Kontrolle der Bürofläche pro Person finden nicht alle 
relevanten Faktoren Berücksichtigung
51 
Laut EAD-Gebäudepolitik sollten Delegationsbüros eine Größe von maximal 35 m² 
pro Person aufweisen (siehe Ziffer 20). Im Rahmen der Gebäudepolitik ist vorgese -
hen, dass bestimmte Bereiche bei der Berechnung unberücksichtigt bleiben. Die 
EAD-Zentrale kann jedoch nicht für alle Bürogebäude genau ermitteln, ob diese zu 
groß oder zu klein sind. Grund hierfür ist, dass bei der Kontrolle der Fläche pro Person 
keine separate Ermittlung der folgenden Flächen vorgenommen wird:
a) Büroraum, der an andere Organisationen vermietet ist;
b) ggf. ein zusätzlicher Konferenzraum, um den Anforderungen der Funktion des 
Vorsitzes gemäß dem Vertrag von Lissabon Rechnung zu tragen;
c) Flächen, die von vorübergehend beschäftigten Praktikanten und abgeordneten 
nationalen Sachverständigen genutzt werden, sofern eine Delegation dieses 
Personal regelmäßig beschäftigt.
52 
Im Überwachungssystem sind die Gebäude, für die Ausnahmen zu den Obergrenzen 
hinsichtlich der Grundfläche gewährt wurden, nicht erfasst. Demzufolge wird nicht 
kontrolliert, ob die Ausnahmeregelungen weiterhin gerechtfertigt sind.
38 Bemerkungen 
Der EAD kontrolliert nicht, ob der Mietzins von Bürogebäuden und 
Residenzen weiterhin den Marktpreisen entspricht
53 
Die EAD-Zentrale verfügt über die erforderlichen Angaben, um für jedes Bürogebäu -
de und jede Residenz die Kosten pro m2 zu berechnen. Die Kosten pro m2 werden 
jedoch nicht regelmäßig mit den Marktpreisen abgeglichen, damit Unterschiede 
erheblichen Ausmaßes ermittelt werden. Ein solcher Abgleich wurde 2014 für 
Dienstwohnungen vorgenommen. Dabei wurden deutliche Unterschiede zwischen 
den Mietobergrenzen und den Marktpreisen festgestellt. Die EAD-Zentrale kont -
rolliert zudem nicht den Teil der Kosten, der Organisationen für die gemeinsame 
Nutzung von Räumlichkeiten berechnet wird, um eine Abdeckung der Gesamtkosten 
sicherzustellen.
Die Ergebnisse seiner Kontrollen werden vom EAD nicht 
durchgängig in seinen Informationssystemen erfasst
54 
Vor der Errichtung des EAD hatte die Europäische Kommission ein Informations -
system zur Immobilienverwaltung von Delegationen entwickelt: ImmoGest. Dieses 
Gebäudeinformationssystem, das seit 2008 in Anwendung ist, kann Informationen 
bereitstellen, die gemäß den bewährten Verfahren in die Planungsprozesse ein -
fließen. Im Rahmen der Umfrage des Hofes war jedoch mehr als die Hälfte der 
Teilnehmer der Ansicht, dass sich ImmoGest nicht zur Gebäudeverwaltung eigne 
(siehe  Abbildung 16 ).
Stellungnahmen zu ImmoGest
Quelle: Im Rahmen der Prüfung unter Verwaltungsleitern der EU-Delegationen durchgeführte Umfrage.Abbildung 16
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Teilnehmer
Benutzerfreundlich Vollständig ZuverlässigStimme nicht zu
Stimme zu
Nützlich für
Gebäudeverwaltung
39 Bemerkungen 
55 
Jede Delegation ist für die Eingabe von Informationen zu ihren Bürogebäuden, ihrer 
Residenz und den Dienstwohnungen in ImmoGest verantwortlich. Rund 35  % der 
Bürogebäude und Residenzen waren 2014 jedoch nicht in ImmoGest erfasst. Über 
die Hälfte der Umfrageteilnehmer war der Ansicht, dass das System nicht benutzer -
freundlich ist, und mehr als 30 % der Teilnehmer hielten die Daten für unvollständig 
oder nicht zuverlässig (siehe Abbildung 16 ).
56 
Durch die folgenden Feststellungen aufgrund der Prüfbesuche bei Delegationen 
können die Umfrageergebnisse bekräftigt werden:
a) Das ImmoGest-System ist nicht benutzerfreundlich und weist Programmfehler 
auf, die bisher nicht behoben wurden. In Nepal beispielsweise ist das System sehr 
langsam und zuweilen nicht zugänglich.
b) Die Informationen sind nicht an Geschäftsprozesse geknüpft. Das ImmoGest-  
System sieht beispielsweise keine automatischen Erinnerungen vor, wenn Miet -
zahlungen fällig werden oder ein Mietvertrag in Kürze ausläuft.
c) Die EAD-Zentrale nutzt die von den Delegationen eingegebenen Informationen 
nicht wirksam. Obwohl ImmoGest beispielsweise Informationen über Gebäude -
mieten enthält, nutzt die EAD-Zentrale diese Angaben nicht bei der Aufstellung 
des Haushaltsplans.
d) Die meisten Informationen, die sich auf Dienstwohnungen beziehen und bei 
denen die Kosten erstattet werden, dienen keinem bestimmten Zweck.
e) Da das System nicht zur Durchführung von praktischen Funktionen genutzt wird, 
nehmen die Delegationen keine regelmäßige Datenaktualisierung im System vor. 
Darüber hinaus sind viele der Daten fehlerhaft. So sind einige Gebäude in Immo -
Gest, obwohl angemietet, als Eigentum erfasst.
40 Bemerkungen 
57 
Anstatt ImmoGest zu nutzen, führt die Abteilung Infrastruktur des EAD eine zentrale 
Excel-Tabelle, die Angaben über alle Bürogebäude und Residenzen der Delegationen 
sowie Informationen enthält, die bei Ortsbesichtigungen erfasst wurden. Die in der 
Tabelle enthaltenen Informationen sind jedoch zum Teil unvollständig oder unzutref -
fend. Einige Beispiele:
a) Der Zustand ungenutzter Gebäude wird nicht erfasst.
b) Zu 53 Residenzen (38 %) liegen keine Zustandsdaten vor.
c) Die Angaben zur Bürofläche einiger Bürogebäude sind unzutreffend. Beispiels -
weise wurde in der Tabelle eine Bürofläche von 1 225 m2 für das Bürogebäude in 
Nepal erfasst, die Delegation bestätigte aber, dass es sich lediglich um 947 m2 
handelt.
d) Der Zustand einiger Bürogebäude und Residenzen stimmt nicht mit der Be -
wertung überein. Im Bericht zum Gesundheitsschutz und zur Sicherheit wurde 
das Bürogebäude in Nepal beispielsweise mit 4 von 5 bewertet, während in der 
Excel-Tabelle eine Bewertung von 3 von 5 angegeben war. Der Zustand der Resi -
denz in Washington DC wurde mit 5 von 5 bewertet, obwohl erhebliche Instand -
haltungsmaßnahmen erforderlich sind.
58 
Die Abteilung Infrastruktur des EAD führt ein gesondertes Verzeichnis über eigene 
Immobilien. Die enthaltenen Informationen sind jedoch zum Teil ebenfalls unzutref -
fend oder unvollständig. So wurde 2014 die Residenz in Simbabwe als Bürogebäude 
erfasst, während die frühere Residenz in Tansania nicht im Verzeichnis enthalten war. 
Außerdem wurden keine Angaben darüber gemacht, welche Gebäude weiter genutzt 
werden.
59 
Die EAD-Zentrale verfügt daher nicht zu allen Bürogebäuden und Residenzen über 
zuverlässige Grundinformationen. Es ist jedoch wichtig, dass derartige Informationen 
in den Planungsprozess einfließen und festgestellt werden kann, wo Änderungen 
erforderlich sind. Zum Jahresende 2015 traf der EAD Maßnahmen, um ImmoGest 
sachgerechter und benutzerfreundlicher zu gestalten.
41 Bemerkungen 
Die Planung stützt sich nicht ausreichend auf verfügbare 
Informationen und ist kurzfristig angelegt
Die verfügbaren einschlägigen Informationen werden bei der 
Ausarbeitung von Plänen nicht herangezogen
60 
Der Mangel an zuverlässigen Grundinformationen über Delegationsgebäude und die 
Schwachstellen in zentralen Überwachungssystemen (siehe Ziffern 50-59) behindern 
die wirksame Planung der EAD-Zentrale. Die EAD-Zentrale nutzt zudem die verfügba -
ren Informationen nicht in einer wirksamen Weise, um Pläne für die Instandhaltung 
oder den Wechsel von Gebäuden zu erstellen. Einige Beispiele:
a) In Bezug auf die Empfehlungen aufgrund der Vor-Ort-Bewertungen, für deren 
Umsetzung den Delegationen keine Ressourcen zur Verfügung stehen, nimmt 
die EAD-Zentrale keine Priorisierung oder Mittelzuweisung im Haushaltsplan vor, 
auch finden sie keine Berücksichtigung in den Instandhaltungsplänen29. Einige 
der im Rahmen der Bewertungen ermittelten Empfehlungen werden von den 
Delegationen zur Mängelbehebung in ihren Gebäuden umgesetzt30. Dies betrifft 
jedoch nicht alle Empfehlungen. Teilnehmer der Umfrage des Hofes erklärten, 
dass die Delegationen aufgrund fehlender personeller und finanzieller Ressour -
cen und lokaler Sachzwänge nur einen geringen Teil der Empfehlungen aus den 
Bewertungen umsetzen können. Empfehlungen zum Gesundheitsschutz und zur 
Gefahrenabwehr beispielsweise gründen auf europäischen Rechtsvorschriften, 
lassen lokale Gegebenheiten jedoch unberücksichtigt. Ein Teilnehmer fasste die 
Schwierigkeiten wie folgt zusammen: „Fehlende personelle Ressourcen, fehlende 
Mittel und allgemeine lokale Bedingungen und Fragen der Beschaffung unter -
graben die geplante Umsetzung in erheblichem Maße.“ Der Delegation in Nepal 
standen keine Ressourcen zur Verfügung, um bestimmte Mängel zu beheben, die 
wiederholt in den Berichten des Regionalen Sicherheitsbeauftragten hervorge -
hoben wurden.
b) Die EAD-Zentrale ist über Gebäude unterrichtet, die in einem schlechten Zustand 
sind oder eine zu geringe oder zu große Fläche aufweisen. Sie nutzt diese Infor -
mationen jedoch nicht vollständig, um die Vornahme von Änderungen nach ihrer 
Dringlichkeit festzulegen und um entsprechende Instandhaltungsmaßnahmen, 
eine gemeinsame Nutzung von Räumlichkeiten oder Umzüge zu planen. Dies 
führt beispielsweise zu einer Verschlechterung des Zustands von Bürogebäuden 
insbesondere dann, wenn sie vor dem Jahr 2000 erworben wurden (siehe Abbil -
dung 4  und Ziffer 23). Die im Rahmen der Prüfung durchgeführte Umfrage ergab, 
dass sich 42 % der Teilnehmer darüber bewusst waren, dass ihre Bürofläche pro 
Person die empfohlene maximale Größe überschreitet. 47 % dieser Teilnehmer 
trafen jedoch keinerlei Maßnahmen, um die Bürofläche auf die festgesetzte 
Obergrenze zu verringern. In der Türkei stand aufgrund einer unpraktischen 
Raumeinteilung unzureichend Fläche zur Verfügung, während gleichzeitig die 
Bürofläche pro Person die empfohlene Obergrenze überschritt (siehe Kasten 5 ).29 Die EAD-Zentrale priorisierte 
oder veranschlagte beispiels -
weise nicht die Kosten für 
Empfehlungen, die für Nepal 
infolge der Untersuchung 
zum Gesundheitsschutz 
und zur Gefahrenabwehr im 
November 2012 formuliert 
wurden. Die EAD-Zentrale 
verfolgte die Empfehlungen in 
Bezug auf die Residenz (die die 
Delegation nicht umsetzte) in 
keiner Weise weiter.
30 Die Bewertung 2012 der 
Delegation in Tansania ergab 
beispielsweise, dass die 
Büroräume von zu geringer 
Größe und ihre Kapazitäten 
ausgeschöpft waren. In der 
Folge mietete die Delegation 
ab April 2013 einen Teil des 
vierten Stockwerks der 
niederländischen Botschaft an.
42 Bemerkungen 
Die Planung ist vorwiegend auf die Deckung des kurzfristigen 
Bedarfs ausgerichtet
61 
Die Abteilung Infrastruktur des EAD erstellt Planungsunterlagen, die Elemente einer 
sinnvollen Vorgehensweise beinhalten. Die Planungsdokumente sind jedoch auf den 
kurzfristigen Bedarf (rund zwei Jahre) und auf Bauprojekte ausgerichtet, die sich der -
zeit in der Vorbereitungs- oder Sondierungsphase befinden. Einige Beispiele:
a) Die jährlichen Arbeitsdokumente zur EAD-Gebäudepolitik der Jahre 2014 und 
2015, in denen Projekte erläutert werden, die sich in der Vorbereitungs- oder 
Sondierungsphase befinden, enthalten keinerlei geplante Änderungen der Büro -
raumfläche nach 2015. Es wird lediglich darauf hingewiesen, dass sich Änderun -
gen der Grundflächen und des Standorts nach politischen Entscheidungen und 
verfügbaren Ressourcen richten werden.c) Die EAD-Zentrale macht keine Angaben dazu, wie Immobilien abgestoßen wer -
den sollen, die nicht länger von Delegationen belegt sind. Für einen Großteil der 
20 % Immobilien, die von den Delegationen nicht länger genutzt werden, liegen 
keinerlei Pläne vor (siehe Ziffer 25). Die deutschen Botschaften bieten diesbezüg -
lich ein bewährtes Verfahren. Steht nämlich ein Umzug in ein neues Gebäude an, 
so müssen die deutschen Botschaften die Veräußerung des ehemaligen Immo -
bilieneigentums einplanen, bevor ein Neukauf oder eine Anmietung getätigt 
werden kann.
d) Die EAD-Zentrale plant keine Überprüfung der Beiträge, die von Organisationen 
im Rahmen der gemeinsamen Nutzung von Räumlichkeiten entrichtet werden. 
Im Jahr 2013 forderte der EAD die Delegationen auf, die Nutzung von Gemein -
schaftsbereichen in Rechnung zu stellen (siehe Ziffer 27 c). Außerdem erkannte 
der EAD an, dass sich beherbergte Organisationen am Verwaltungsaufwand be -
teiligen sollten. Der EAD legte jedoch keine Pläne dafür vor, welche bestehenden 
Verträge vorrangig zu prüfen sind.Kasten 5Verwaltung der Bürofläche in der Delegation in der Türkei
Die verfügbare Fläche der Delegationsbüros in der Türkei betrug 5 500 m² für 150 Bedienstete, was 37 m2 pro Per -
son entspricht. Obwohl dies über die Obergrenze von 35 m2 pro Person hinausgeht, ergab der Bewertungsbericht 
von Oktober 2008, dass aufgrund der unpraktischen Raumaufteilung des Gebäudes nur unzureichend Bürofläche 
für das Personal bereitstand.
Im Rahmen der 2015 durchgeführten Neugestaltung der Bürofläche im aktuellen Gebäude und einer Zunahme an 
gemeinsamen Büros wurde ein Teil der verfügbaren Fläche freigesetzt, wodurch die Fläche pro Person auf 34 m2 
verringert werden konnte.
43 Bemerkungen 
b) In einem Vermerk aus dem Jahr 2014 an die Delegationsleiter zur Entwicklung der 
Gebäudepolitik für die Jahre 2015 und 2016 wurden geplante Gebäudeprojekte 
für die folgenden zwei Jahre aufgezeigt. Ferner wurden die Delegationsleiter auf -
gefordert, Gelegenheiten für einen Immobilienankauf aufmerksam zu verfolgen 
für den Fall, dass der EAD zum Jahresende einen Haushaltsüberschuss aufweisen 
sollte, da dieser in kürzester Zeit zu verwenden ist.
c) Es besteht eine mittelfristige Planung zur Ermittlung der Kaufoptionen, Arbeiten 
und Mietvertragsverlängerungen für den Zeitraum 2014 bis 2020. Jedoch sind 
darin lediglich geplante Immobilienankäufe und Bauprojekte aufgeführt, die 
den dringendsten Bedarf decken. Der EAD legt nur unzureichend Prioritäten für 
Standortwechsel, Schließung von Delegationen, Zusammenlegung von Dele -
gationen, Eröffnung neuer Delegationen oder Änderungen der Größe einer 
Delegation bis 2020 fest31. Zum Teil ist dies darauf zurückzuführen, dass der EAD 
die verfügbaren Informationen unzureichend nutzt (siehe Ziffer 60). Ein weiterer 
Grund ist aber auch, dass die Europäische Kommission dem EAD lediglich für 
die nächsten zwei Jahre Vorschläge zur Personalplanung in den Delegationen32 
bereitgestellt hat33.
62 
Aufgrund der eher reaktiven Natur des EAD-Planungsverfahrens und der Ausrichtung 
auf Projekte, die den aktuellen Bedarf decken sollen, besteht die Gefahr, dass wichti -
ge Projekte erst in die Planung integriert werden, wenn ihre Umsetzung dringend er -
forderlich wird. Eine mittelfristige Planung (rund sieben Jahre) für Delegationsgebäu -
de würde die bewährten Verfahren in anderen Mitgliedstaaten widerspiegeln und 
der Abteilung Infrastruktur des EAD die Möglichkeit geben, eine stärker strategisch 
ausgerichtete Rolle zu spielen. Unvorhergesehene politische Entwicklungen können 
dazu führen, dass sich der Grad der EU-Präsenz in bestimmten Ländern ändert und 
ein reaktiver Planungsansatz für bestimmte Bauprojekte erforderlich wird. Anhand 
einer mittelfristigen Planung könnte die Abteilung Infrastruktur des EAD jedoch stra -
tegischen Entscheidungsträgern die Auswirkungen dieser unerwarteten Änderungen 
durch Plananpassungen ganz klar aufzeigen.31 Aus dem EAD-Bericht 2014 zur 
gemeinsamen Nutzung von 
Räumlichkeiten geht hervor, 
dass die mittelfristige Planung 
diese Angaben enthalten 
sollte.
32 Seit der Errichtung des EAD 
sind in den EU-Delegationen 
zwei Arten von Mitarbeitern 
beschäftigt: 1 900 EAD-Be -
dienstete und 3 400 Bediens -
tete der Europäischen 
Kommission. Um den Plänen 
der Europäischen Kommission 
hinsichtlich der Anzahl ihrer in 
Delegationen beschäftigten 
Mitarbeiter Rechnung zu 
tragen, berät sich der EAD 
mit der Kommission über Ent -
scheidungen der Ressourcen -
zuweisung in Delegationen 
durch den „EUDEL-Mechanis -
mus“.
33 Ein derzeit von der GD Interna -
tionale Zusammenarbeit und 
Entwicklung in Betracht ge -
zogener „Regionalisierungs -
ansatz“ kann mittelfristig zu 
erhöhtem Flächenbedarf in 
Delegationen führen, denen 
eine Rolle als Regionalzentren 
zukommt, während in 
ande ren Delegationen die 
Mitarbei  terzahl sinken kann.
44 Bemerkungen 
Die Planungssysteme für den eigenen Immobilienbestand 
weisen besonders viele Schwachstellen auf
Der EAD verfolgt langfristig das Ziel, verstärkt Büroräumlichkeiten 
für Delegationen zu erwerben, und vereinbarte Regelungen, um 
ein Darlehen in Höhe von bis zu 200 Millionen Euro aufzunehmen, 
...
63 
Derzeit sind weniger als 20  % der Bürogebäude und Residenzen der Delegationen 
in eigenem Besitz. In den Arbeitsdokumenten der Jahre 2014 und 2015 zur EAD-  
Gebäudepolitik wird jedoch darauf hingewiesen, dass der Immobilienankauf häufig 
wirtschaftlicher ist als die Anmietung. Mehr als 80 % der Umfrageteilnehmer waren 
der Meinung, dass der Ankauf von Delegationsgebäuden ein besseres Preis-Leis -
tungs-Verhältnis als die Anmietung bietet.
64 
Der EAD verfolgt langfristig das Ziel, eine größere Anzahl von Büroräumlichkeiten für 
Delegationen zu erwerben. Ein Hindernis bei der Erreichung dieses Ziels waren die 
begrenzten Mittel, die dem EAD für den Erwerb oder den Bau neuer Delegationsge -
bäude zur Verfügung standen (in der Größenordnung von 5 Millionen Euro jährlich34). 
Die im Rahmen der Prüfung durchgeführte Umfrage ergab, dass der Ankauf von 
Büros oder der Residenz durch eine Delegation in 50 % der Fälle an fehlenden Mitteln 
scheiterte. Der EAD hat jedoch 2015 unter den neuen Vorschriften der Haushaltsord -
nung35 Regelungen vereinbart, um ein über vier Jahre laufendes Darlehen in Höhe 
von bis zu 200 Millionen Euro für den Immobilienankauf aufzunehmen.
… doch wurden keine Systeme eingerichtet, um die Immobilien 
wirksam zu verwalten
65 
Gemäß den Leitlinien und Verfahren für den Immobilienankauf in Drittländern 2015 
sollten einem Ankauf eher bei Bürogebäuden als bei Residenzen der Vorzug gegeben 
werden. Der Immobilienbesitz bietet jedoch weniger Flexibilität als das Anmieten 
von Gebäuden (siehe Ziffer 9 a). Die mit dem Immobilienbesitz verbundene einge -
schränkte Flexibilität ist weniger bei Residenzen als bei Büroräumen von Bedeutung, 
da Letztere den Änderungen der Mitarbeiterzahlen angepasst werden müssen. Auf -
grund ihrer geringeren Größe gestalten sich zudem bei Residenzen Ankauf, Instand -
haltung (siehe Ziffern 15 und 24) und Verkauf einfacher als bei Bürogebäuden.34 Arbeitsdokument 2014 zur 
EAD-Gebäudepolitik.
35 Gemäß der geänderten 
Haushaltsordnung des Jahres 
2012 (Artikel 203 Absatz 8) ist 
es den Organen gestattet, ein 
Darlehen für den Ankauf einer 
Immobilie aufzunehmen.
45 Bemerkungen 
66 
Der EAD nimmt bei der Anmietung von Gebäuden externes Fachwissen zur Immobi -
lienverwaltung in Anspruch. Auch wenn fehlende Mittel für den EAD nicht länger ein 
Hindernis darstellen, um sein langfristiges Ziel der Erweiterung seines Immobilienbe -
stands zu erreichen, so verfügt er aber über nur wenig Erfahrung als Eigentümer von 
Gebäuden, außerdem mangelt es ihm an der nötigen Sachkenntnis im Bereich der 
Immobilienverwaltung. Ferner hat der EAD keine wirksamen Systeme für den Ankauf, 
die Instandhaltung und den Verkauf von Gebäuden eingerichtet. Einige Beispiele:
a) Das System, auf dessen Grundlage zwischen Ankauf oder Anmietung entschie -
den wird, sollte verbessert werden (siehe Ziffer 40).
b) Es liegen weder eine Strategie noch wirksame Systeme zur Instandhaltung von 
eigenen Immobilien vor. Dies führt zu einer Verschlechterung des Gebäudezu -
stands (siehe Ziffer 23). In der Umfrage des Hofes war jedoch mehr als ein Drittel 
der Teilnehmer der Ansicht, dass die EAD-Zentrale die Gebäudeinstandhaltung 
nur unzureichend unterstützt (siehe Abbildung 13 ). Die Botschaften von Mit -
gliedstaaten (z. B. Dänemark, Deutschland, die Niederlande, Schweden und 
das Vereinigte Königreich) weisen auf die Bedeutung hin, die einer geplanten 
Instandhaltung eigener Gebäude und diesbezüglichen Investitionen zukommt. 
Das Bürogebäude der Delegation in Tansania, das sich im gemeinsamen Besitz 
Deutschlands, der Niederlande und des Vereinigten Königreichs befindet, wird 
beispielsweise in gutem Zustand gehalten.
c) Da kein Mechanismus für den Umgang mit Wechselkursschwankungen existiert, 
können Delegationen unter Umständen geplante Projekte über Bauarbeiten 
nicht ausführen36. Die niederländische Botschaft erläuterte dagegen, wie ihr 
Wechselkurs für ein Jahr zentral festgelegt wird, um Arbeiten wie geplante 
Instandhaltungsmaßnahmen gegen Wechselkursschwankungen abzusichern. Et -
waige Wechselkursgewinne oder -verluste werden von ihrem Hauptsitz getragen.
d) Aufgrund von Fehlanreizen und Hindernissen bei der Veräußerung von über -
schüssigen Immobilien werden Gebäude im Bestand gehalten, die nicht länger 
genutzt werden (siehe Ziffern 25 und 60 c). Beispielsweise kann die Abteilung 
Infrastruktur des EAD die Mittel aus dem Verkauf von Immobilienbesitz nicht für 
den Erwerb eines Ersatzgebäudes verwenden. Verschiedene Räumlichkeiten sind 
zudem nicht Eigentum des EAD, sondern ihm wurde diesbezüglich von nationa -
len Behörden lediglich ein Nutzungsrecht eingeräumt.
e) Die EAD-Leitlinien, wonach Mietern für die gemeinsame Nutzung von Räum -
lichkeiten Kosten in Rechnung zu stellen sind, beziehen den Immobilienbestand 
des EAD nicht mit ein. Dies hat zur Folge, dass die in Rechnung gestellten Kosten 
den tatsächlichen Aufwand nicht vollständig decken, da diese den Mietwert des 
Gebäudes nicht widerspiegeln (siehe Ziffer 27 b).36 Note from EEAS Headquarters 
to Heads of Delegation, 
20 January 2015: Budget 
2015 – Impact of the 
falling value of the euro for 
expenditure in Delegations  
(Vermerk der EAD-Zentrale 
an die Delegationsleiter, 
20. Januar 2015: 
Haushaltsplanung 2015 – 
Auswirkungen des Wert -
verlusts des Euros auf die 
Ausgaben in Delegationen).
46
 Schlussfolgerungen 
und Empfehlungen
67 
Um einen wirksamen Beitrag zur Erreichung der Ziele der EU in den Bereichen Außen -
politik, Handel und Entwicklungszusammenarbeit zu leisten, müssen die vom EAD be -
reitgestellten Gebäude den Anforderungen der Delegationen gerecht werden. Zudem 
sollten sie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Im Folgenden sind die wichtigs -
ten Schlussfolgerungen der Prüfung des Hofes dargelegt, gefolgt von einschlägigen 
Empfehlungen. Mit der Umsetzung der Empfehlungen, die bis Ende 2017 abzuschlie -
ßen ist, sollte umgehend begonnen werden.
68 
Die Delegationsgebäude, bei denen es sich um Bürogebäude, Residenzen für Delega -
tionsleiter oder Dienstwohnungen handeln kann, werden im Allgemeinen den Anfor -
derungen der Delegationen gerecht, auch wenn die Gebäudepolitik einige Ziele für 
Bürogebäude außer Acht lässt (siehe Ziffern 8-19). Die Gebäude bieten jedoch kein 
optimales Preis-Leistungs-Verhältnis, da
a) in den meisten Bürogebäuden und in einigen Residenzen die genutzte Flä -
che die laut Gebäudepolitik festgelegten Obergrenzen überschreitet (siehe 
Ziffern 20-22);
b) der EAD Gebäude besitzt, die er nicht länger nutzt (siehe Ziffern 23-25);
c) im Falle der gemeinsamen Nutzung von Büroräumlichkeiten mit EU-Mitgliedstaa -
ten oder Organen oder Einrichtungen der EU die den beherbergten Organisatio -
nen in Rechnung gestellten Kosten den tatsächlichen Aufwand nicht vollständig 
decken (siehe Ziffern 26 und 27).
Empfehlung 1  – Zielsetzungen für Bürogebäude 
vervollständigen
Der EAD sollte Umweltfaktoren, behindertengerechten Zugang und Flexibilität als 
Ziele in die Gebäudepolitik für Bürogebäude einbeziehen.
Empfehlung 2 – Sicherstellen, dass die Organisationen für 
die gemeinsame Nutzung von Räumlichkeiten in Rechnung 
gestellten Kosten den tatsächlichen Aufwand vollständig 
decken
Der EAD sollte sicherstellen, dass die den in Delegationsgebäuden beherbergten 
EU-Mitgliedstaaten oder anderen Organen oder Einrichtungen der EU in Rechnung 
gestellten Kosten vereinheitlicht sind und den tatsächlichen Aufwand vollständig de -
cken. Beispielsweise sollten allen Mietern die Nutzung von Gemeinschaftsbereichen 
und der Verwaltungsaufwand in Rechnung gestellt werden. Soweit sich die Gebäude 
im eigenen Besitz befinden, sollte ein Beitrag einberechnet werden, um den Miet -
wert des Gebäudes widerzuspiegeln.
Die Berechnungsmethode für diese Beiträge sollte auch auf Gebäude Anwendung 
finden, die zum Immobilienbestand des EAD gehören, jedoch nicht mehr von einer 
Delegation genutzt werden und an andere Organisationen vermietet sind.
47 Schlussfolgerungen und Empfehlungen 
69 
Die Eignung von Delegationsgebäuden hängt in erster Linie von der Vorauswahl ab. 
Ein weiterer Faktor sind die Systeme des EAD, um sicherzustellen, dass die Gebäude 
auch weiterhin den Anforderungen entsprechen, und um Korrekturmaßnahmen 
einzuleiten, soweit sich dies als erforderlich erweist. In Anhang III  sind die Schwach -
stellen in den Systemen zur Gebäudeauswahl, zur Kontrolle der Eignung der Gebäude 
und zur Planung künftiger Änderungen zusammengefasst.
70 
Vor der Anmietung (bzw. Verlängerung eines Mietvertrags) oder vor dem Erwerb legt 
die betreffende Delegation der EAD-Zentrale eine Gebäudeakte zur Prüfung und 
Genehmigung vor. Dies ist ein Beispiel für ein bewährtes Verfahren (siehe Ziffern 30 
und 31). Der EAD trifft jedoch unter Umständen nicht die richtige Gebäudeauswahl. 
Grund dafür sind verschiedene Schwachstellen, die bei der praktischen Anwendung 
des Verfahrens der Gebäudeakte auftreten:
a) Die Delegationen verfügen nicht über die nötige Sachkenntnis, um geeignete 
Lösungen zu ermitteln (siehe Ziffern 32-35).
b) Die technische und finanzielle Analyse, die von den Delegationen zum Ver -
gleich von Alternativen durchgeführt wird, weist Schwachstellen auf (siehe 
Ziffern 36-43).
c) Die endgültigen Entscheidungen des Gebäudeausschusses der EAD-Zentrale sind 
zum Teil nicht zeitnah oder wenig überzeugend (siehe Ziffern 44-47).
Empfehlung 3 – Verstärkte Anwendung des Verfahrens zur 
Gebäudeauswahl
Der EAD sollte das Verfahren der Gebäudeakte zur Gebäudeauswahl verstärkt anwen -
den, indem er
 ο für alle neuen Verträge eine Gebäudeakte anlegt;
 ο bei der Verlängerung von Mietverträgen die Gebäudeakte strafft; die Gebäude -
akte könnte in diesen Fällen darauf beschränkt sein nachzuweisen, dass die vor -
geschlagene Lösung weiterhin den Anforderungen gemäß der Gebäudepolitik 
gerecht wird und den Marktpreisen entspricht;
 ο Alternativen im Tabellenformat gegenüberstellt, um eine fundierte und aus -
gewogene technische und finanzielle Gesamtbewertung vorzunehmen, in der 
aufgezeigt wird, dass die ausgewählte Lösung den Marktpreisen entspricht, und 
in der die Nutzungsfläche ausreichend berücksichtigt wird;
 ο Leitlinien darüber erstellt, wie an andere Organisationen vermieteter Büroraum 
und die Einnahmen, die durch die gemeinsame Nutzung von Räumlichkeiten 
geschaffen werden, zu berücksichtigen sind;
 ο Entscheidungen zeitnah trifft, um das Risiko, dass Gebäude nicht mehr zur Verfü -
gung stehen, auf ein Mindestmaß zu reduzieren.
48 Schlussfolgerungen und Empfehlungen 
71 
Nach der Gebäudeauswahl beurteilt der EAD in regelmäßigen Abständen im Wege 
von Ortsbesichtigungen, ob die Gebäude weiterhin den Anforderungen der Delega -
tionen genügen. In diesem Rahmen werden jedoch nicht alle Mängel ermittelt (siehe 
Ziffern 49 und 50). Der EAD kontrolliert nicht die Fläche pro Person in Bürogebäuden 
anhand der in der Gebäudepolitik festgelegten Kriterien (siehe Ziffern 51 und 52). 
Außerdem prüft er nicht, ob die Mieten für die Bürogebäude und Residenzen dem gän -
gigen Mietzins entsprechen und ob die Organisationen, welche die Gebäude mitbe -
nutzten, in Rechnung gestellten Kosten den tatsächlichen Aufwand vollständig decken 
(siehe Ziffer 53). Der EAD gibt seine Kontrollergebnisse zudem nicht durchgängig in 
seine Informationssysteme ein (siehe Ziffern 54-59).
Empfehlung 4  – Überprüfen der Marktpreise
Die EAD-Zentrale sollte eine unabhängige Informationsquelle nutzen, um die gängi -
gen Marktpreise für Bürogebäude und Residenzen zu überprüfen und regelmäßig die 
Übereinstimmung der Mieten mit dem auf dem Markt üblichen Mietzins zu kontrol -
lieren. Diese Kontrolle kann zu einer Neuverhandlung eines Mietvertrags oder zur 
Suche nach neuen Gebäuden führen, die angemietet oder erworben werden können.
Empfehlung 5  – Verbesserung des Informationssystems für 
die Immobilienverwaltung
Der EAD sollte sein Informationssystem zur Immobilienverwaltung verbessern, 
sodass er zuverlässigere und relevantere Informationen bereitstellen kann, die in das 
Planungsverfahren einfließen. Diese Informationen sollten Bürogebäude, Residen -
zen, Dienstwohnungen, die von der Delegation bereitgestellt werden, und eigene 
Immobilien, die nicht länger von Delegationen genutzt werden, zum Schwerpunkt 
haben. Es sollten nähere Angaben zur Bürofläche pro Person gemacht werden, indem 
an andere Organisationen vermietete Büroflächen, die zur Erfüllung der Funktion des 
Vorsitzes erforderlichen Konferenzräume und Räume, die von Praktikanten und abge -
ordneten Sachverständigen genutzt werden, gesondert kenntlich gemacht werden.
72 
Das Fehlen von zuverlässigen grundlegenden Angaben zu den Delegationsgebäuden 
behindert eine wirksame Planung erforderlicher Änderungen durch die EAD-Zentra -
le. Darüber hinaus gilt Folgendes:
a) Die EAD-Zentrale nutzt die vorliegenden Informationen nicht wirksam, um erfor -
derliche Korrekturmaßnahmen zu planen (siehe Ziffer 60).
b) Die Planung ist vorwiegend auf die Deckung des kurzfristigen Bedarfs ausge -
richtet (siehe Ziffern 61 und 62).
c) Obwohl der EAD langfristig bestrebt ist, verstärkt Bürogebäude für Delega -
tionen zu erwerben, und diesbezüglich Regelungen für die Aufnahme eines 
Darlehens in Höhe von bis zu 200 Millionen Euro vereinbart hat, wurden keine 
Systeme eingerichtet, um den eigenen Immobilienbestand wirksam zu verwal -
ten (siehe Ziffern 63-66).
49 Schlussfolgerungen und Empfehlungen 
Empfehlung 6 – Erweiterung der Sachkenntnis auf dem 
Gebiet der Immobilienverwaltung
Der EAD sollte die Sachkenntnis auf dem Gebiet der Immobilienverwaltung auf der 
Ebene der EAD-Zentrale (z. B. durch Schulungen oder Einstellung von Personal mit 
den entsprechenden Kenntnissen) erweitern, um einen verstärkt strategisch ausge -
richteten Ansatz zu entwickeln, die Planung zu verbessern, die Delegationen stärker 
zu unterstützen und deutliche Einsparungen durch eine verbesserte Verwaltung der 
Büroflächen zu erzielen.
Empfehlung 7  – Aufstellung von mittelfristigen Plänen
Der EAD sollte fortlaufende mittelfristige Pläne für seine Delegationsgebäude aufstel -
len, die einen Zeitraum von rund sieben Jahren abdecken. Die Pläne sollten Prioritäten 
für Anmietungen, Ankäufe, Verkäufe, Änderungen und Instandhaltungsmaßnahmen 
enthalten. Hierbei sollten die verfügbaren Informationen zur Nutzungsfläche und zum 
Gebäudezustand herangezogen werden, um auf mittlere Sicht vorzusehen, wie die Kri -
terien der Gebäudepolitik erfüllt werden können. Beispielsweise sollte angestrebt wer -
den, die Bürofläche stärker auf die Anzahl der Mitarbeiter abzustimmen und überschüs -
sige Flächen zur gemeinsamen Nutzung mit Dritten, soweit angemessen, freizustellen.
Empfehlung 8  – Ermittlung von Kaufangeboten, die ein 
besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, und wirksamere 
Verwaltung des Immobilienbestands
Der EAD sollte die Systeme dahin gehend stärken, dass festgestellt werden kann, 
wann Kaufangebote ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, und der eigene 
Immobilienbestand wirksamer verwaltet werden kann. Zu diesem Zweck sollte er
 ο ein Instrument entwickeln (etwa zur Verwendung bei der Erörterung der Kauf- oder 
Mietoption in Gebäudeakten) und Gebäude nur dann ankaufen, wenn dies ein bes -
seres Preis-Leistungs-Verhältnis bietet als eine Anmietung; der EAD sollte die Kosten 
und Einnahmen für die gesamte Lebensdauer des Gebäudes, einschließlich Finan -
zierungs- und Instandhaltungskosten, veranschlagen; bei der Gegenüberstellung 
der Kauf- und Mietoption sollte der EAD den Restwert des Gebäudes, den Zinssatz, 
die Risikofaktoren wie die politische oder wirtschaftliche Instabilität des Landes 
und die Schwankungen der Mitarbeiterzahl für Bürogebäude berücksichtigen;
 ο größere Projekte für den Immobilienerwerb planen, wobei den Gebäuden (Büros 
oder Residenzen) Priorität eingeräumt werden sollte, deren Ankauf ein optimales 
Preis-Leistungs-Verhältnis bietet;
 ο eine Strategie zur Instandhaltung eigener Immobilien entwickeln, die sich an den 
Empfehlungen aus den Kontrollen zum Gesundheitsschutz und zur Gefahrenab -
wehr orientiert;
 ο die Mittel für die Gebäudeinstandhaltung gegen Wechselkursschwankungen 
absichern;
 ο planen, wie überschüssiges Immobilieneigentum abgestoßen werden kann, be -
vor andere Lösungen für den Erwerb oder die Anmietung getroffen werden.
50 Schlussfolgerungen und Empfehlungen 
Dieser Bericht wurde von Kammer IV unter Vorsitz von Herrn Milan Martin CVIKL, 
Mitglied des Rechnungshofs, in ihrer Sitzung vom 16. Februar 2016 in Luxemburg 
angenommen.
 Für den Rechnungshof
 Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
 Präsident

51
 Anhänge
Gemeinsame Nutzung von Räumlichkeiten mit EU-Mitgliedstaaten in 
EU-Delegationen
Delegation EU-Mitgliedstaaten
Afghanistan Litauen
Aserbaidschan Spanien, Kroatien
Belarus Österreich
Kolumbien Finnland, Tschechische Republik
Timor-Leste Frankreich
Äthiopien Luxemburg
Georgien Slowakei
Honduras Frankreich
Irak Vereinigtes Königreich
Mauretanien Vereinigtes Königreich
Birma/Myanmar Spanien
NigeriaItalien, Niederlande, Griechenland, Frankreich, Deutschland, Österreich, 
Slowakei
SüdsudanDänemark, Frankreich, Deutschland, Italien, Niederlande, Spanien, 
Vereinigtes Königreich
Tansania Finnland, Deutschland, Niederlande, Vereinigtes Königreich (Miteigentum)
Türkei (Gaziantep) Frankreich, Dänemark, Deutschland
Vietnam Finnland
Jemen Spanien
Quelle: Arbeitsdokument 2015 zur EAD-Gebäudepolitik.Anhang I
52 Anhänge 
Einzelheiten zur prüferischen Durchsicht von 30 Gebäudeakten
Aktennr. Delegation Gebäude Lösungs -
vorschlag 
umfasst 
Gebäude -
wechsel1. Markt -
sondierung2. Erörterung 
der Miet- und 
Kaufoptionen3. Auswahl-
liste mit mehr 
als einer 
geeigneten, 
realistischen 
Alternative4. Lösungsvor -
schlag der Dele -
gation basierend 
auf fundierter 
technischer 
und finanzieller 
Analyse5. Über -
zeugender 
Grund für die 
Entscheidung 
des Gebäude -
ausschusses 
der Zentrale
2013.01 Pakistan Residenz Nein Ja Nein Nein Ja Ja
2013.11 Angola Büros Ja Ja Nein Nein Ja Ja
2013.18 Indien Residenz Ja Ja Nein Ja Nein Ja
2013.19 Uganda Büros Nein Ja Nein Ja Ja Ja
2013.20 Ruanda Büros Nein Ja Nein Ja Ja Ja
2013.27 Jordanien Büros Nein Ja Nein Ja Nein Nein
2013.36 Hongkong Büros Nein Ja Nein Ja Ja Ja
2013.42 Guatemala Büros Nein Ja Nein Ja Ja Ja
2013.46 Mauretanien Residenz Nein Ja Nein Nein Nein Nein
2013.48 Libyen Büros Ja Ja Nein Ja Ja Ja
2013.52 Kenia Büros Nein Nein Nein Nein Ja Ja
2013.56 KeniaDienst -
wohnungenJa Ja Nein Ja Nein Nein
2013.70Birma/
MyanmarBüros Ja Ja Nein Ja Ja Ja
2013.73 Peru Residenz Ja Ja Nein Nein Ja Ja
2013.75 Angola Residenz Ja Ja Nein Ja Ja Ja
2013.90 China Büros Nein Ja Ja Nein Ja Ja
2013.93 Gabun Büros Ja Ja Nein Nein Ja Ja
2014.01 Pakistan Büros Nein Ja Ja Nein Nein Ja
2014.07 Laos Büros Ja Ja Ja Ja Ja Ja
2014.10 Côte d’IvoireDienst -
wohnungenJa Ja Nein Ja Ja Ja
2014.15 Kolumbien Büros Nein Nein Ja Nein Ja Ja
2014.16 Fidschi Büros Ja Ja Ja Nein Ja Ja
2014.26 Indien Büros Ja Ja Nein Nein Ja Ja
2014.27 Israel Residenz Ja Ja Nein Ja Ja Ja
2014.31 Vietnam Büros Ja Ja Nein Ja Ja Ja
2014.35 USA Büros Nein Nein Nein Nein Nein Nein
2014.45 Togo Büros Nein Ja Nein Nein Nein Nein
2014.48 Sri Lanka Büros Ja Ja Nein Ja Ja Ja
2014.55 Sri Lanka Residenz Ja Ja Nein Nein Nein Nein
2014.61 Timor-LesteDienst -
wohnungenJa Nein Nein Nein Ja Nein
Quelle: Europäischer Rechnungshof auf der Grundlage der Prüfung von 30 Gebäudeakten.Anhang II
53 Anhänge 
Gründe dafür, warum Delegationsgebäude kein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis 
bieten
Quelle:  Europäischer Rechnungshof.Anhang III
 
 Auswahlverfahren
Keine Strategie zur Immobilieninstandhaltung
Eignungskontrolle Planung erforderlicher ÄnderungenHauptursachen Auswirkungen
EignungskontrolleAuswahlverfahren
Planung erforderlicher
ÄnderungenGebäudeakten 
 Mangel an geeigneten Gebäuden am örtlichen Markt
Fehlende Sachkenntnis in Delegationen
 Auswahlverfahren
Eignungskontrolle Planung erforderlicher ÄnderungenBis 2013 höhere Obergrenze für Büroﬂäche
Gebäudeakten und Entscheidungen berücksichtigen nicht 
ausreichend die Nutzungsﬂäche
Ausnahmeregelungen zur Obergrenze werden ohne ausdrückliche
Begründung gewährt
Keine mittelfristige Personalplanung für DelegationenKeine Kontrollen zu den Ausnahmeregelungen zu 
Obergrenzen (Sind sie nochgerechtfertigt?)Einige Flächen bleiben nicht wie vorgesehen in der 
Berechnung unberücksichtigtMangel an geeigneten Optionen
bei der Suche nach neuen Gebäuden
Die verfügbaren Informationen zur überschüssigen Nutzungsﬂäche gehen nicht vollständig in die Planung von Korrekturmaßnahmen (gemeinsame Nutzung
von Räumlichkeiten, Umzug ...) einUnvollständige und unzutreﬀende Angaben
zur Nutzungsﬂäche
Unzutreﬀende Ermittlung von Bürogebäuden mit zu viel oderzu wenig FlächeDie Nutzungsﬂäche liegt häuﬁg 
über der Obergrenze.
Keine Zustandskontrolle bei nicht genutzten Gebäuden
Fehlende Kontrolle des 
Zustands von Residenzen20 % der Immobilien des EAD 
sind ungenutzt
Keine Verkaufspläne für die meisten nicht genutzten GebäudeKeine Anreize/Anforderungen, um ungeeignete Gebäude zu verkaufenFehlen von mittelfristigen Instandhaltungsplänen
Einige Gebäude werden unter besonderen Bedingungen 
erworben, weshalb sich ihre Veräußerung schwierig gestaltetUnvollständiges und unzuverlässiges Immobilienverzeichnis Das System zum Vergleich von Kauf- und Mietoptionen weist 
Schwachstellen auf.
Wechselkursschwankungen verhindern Umsetzung von Projekten über geplante Bauarbeiten
Keine Leitlinien dazu, wie der ﬁnanzielle Beitrag zu berechnen ist, wenn sich das Gebäude im Eigentum der Delegation beﬁndet
Fehlende Kontrolle der Verträge mitbeherbergten  OrganisationenDie Organisationen, die in 
Delegationsgebäuden  untergebracht  
sind, sind zum Teil nicht angemessen
an den Kosten beteiligt.
Keine Leditlinien dazu, wie der Beitrag zu den Verwaltungskosten zu berechnen istKeine Leitlinien dazu, wie Flächen, die an andere Organisationen vermietet sind, und Einnahmen aus der gemeinschaftlichen Nutzung von Räumlichkeiten zu berücksichtigen sind
Es liegen keine Pläne vor, welche bestehenden Verträge vorrangig geändert werden sollten
54 Antworten  
des EAD
Zusammenfassung
I
Der EAD stimmt zu, dass es bei seinem Management der Infrastruktur der EU-Delegationen einige Mängel gibt; in einigen 
Bereichen wurden bereits Maßnahmen eingeleitet, um diese Mängel zu beseitigen. In diesem Zusammenhang sei jedoch 
auch daran erinnert, dass die Verwaltung von 180 Bürogebäuden und 140 Residenzen in 138 Ländern weltweit, von denen 
jedes ein eigenes, spezifisches Rechtssystem und einen eigenen, spezifischen Immobilienmarkt hat, eine komplexe und 
politisch sensible Aufgabe ist.
Vor dem Hintergrund der bekannten drastischen Haushaltsbeschränkungen und der Verpflichtung zu Stelleneinsparun -
gen wird dieses umfangreiche Portfolio in der Zentrale des EAD von einem aus nur 13 Mitarbeitern bestehenden Team 
verantwortet, das in Verwaltungsangelegenheiten auf lokaler Ebene von den Delegationen unterstützt wird. Leider ist es 
nicht möglich gewesen, die Zahl der Mitarbeiter, die für diese Aufgabe zuständig sind, der in den letzten Jahren erfolg -
ten erheblichen Ausweitung des Netzes der Delegationen anzupassen, was für die Verwaltung eine Herausforderung 
bedeutet.
Wir schließen uns der Auffassung an, dass die gegenwärtig für die Verwaltung des Immobilienbestands eingesetzte 
Anwendung erneuert werden sollte. Ein neues System soll zum Jahresende 2016 vollständig implementiert sein. Damit 
wird der EAD dann über die Voraussetzungen für die Entwicklung eines wirkungsvolleren Systems für die Vorausplanung 
der Ausgaben verfügen.
III
Was die Flächen der von den Delegationen genutzten Gebäude betrifft, ist auf Folgendes hinzuweisen: Im 
Jahr 2013 wurde in den Leitlinien die Vorgabe  für die maximale Bürofläche pro Person grundsätzlich von 42 m² auf 35 m² 
herabgesetzt, vorbehaltlich der Möglichkeit zur Bereitstellung zusätzlicher Flächen für spezifischen Bedarf, wie z. B. 
Besprechungsräume für Besprechungen mit den Mitgliedstaaten. Die neuen Leitlinien gelten für alle Neuerwerbungen, 
doch wird es eine gewisse Zeit dauern, bis sich der Durchschnittswert der neuen Zielvorgabe angenähert hat. In Fällen, in 
denen bei den Delegationen Flächen vorhanden sind, die nicht genutzt werden, suchen wir aktiv nach Möglichkeiten für 
eine gemeinsame Nutzung mit den Botschaften der Mitgliedstaaten oder anderen Einrichtungen der EU.
Es trifft auch zu, dass bei einigen Residenzen, die von Leitern der EU-Delegationen genutzt werden, die reguläre Ober -
grenze von 600 m² nicht eingehalten wird, allerdings liegt die durchschnittliche Gesamtnutzfläche bei 461 m². In fünf 
dieser Fälle befinden sich die Residenzen im Eigentum der EU; in den übrigen Fällen werden wir die Delegationen auffor -
dern, bei Auslaufen der derzeitigen Mietverträge Alternativen zu prüfen.
Was Immobilien anbelangt, die sich im Eigentum der EAD befinden,  so ist der EAD in der Tat Eigentümer einiger Immo -
bilien, die wegen des Sicherheitsumfelds oder anderer örtlicher Gegebenheiten nicht mehr genutzt werden. Die betref -
fenden Delegationen wurden bereits aufgefordert, diese Immobilien zu veräußern, doch kann dies aus verschiedenen 
Gründen, auf die der EAD in seiner Antwort eingeht, ein langwieriger und politisch heikler Prozess sein.
Antworten des EAD 55
Bemerkungen
09 b) Umweltverträglichkeit
Der EAD fördert und unterstützt umweltfreundliche Projekte in erster Linie bei Objekten, die er als Eigentümer nutzt. Bei 
Mietobjekten müssen sich die erforderlichen Investitionen während der voraussichtlichen – in der Regel kurzen – Miet -
dauer amortisieren.
Beispielsweise genehmigte der EAD im Jahr 2014 die Installation einer Solaranlage auf dem Dach des neu erworbenen 
Bürogebäudes in Cabo Verde. Auch bei der für das Jahr 2016 geplanten Renovierung unserer Büros in Mexiko sind Maß -
nahmen vorgesehen, die dem Umweltschutz Rechnung tragen.
EMAS wurde in Anbetracht der damit verbundenen Arbeitsbelastung noch nicht eingeführt. Der EAD wird sich jedoch 
darum bemühen, verstärkt auf die Umweltverträglichkeit der von den Delegationen genutzten Immobilien zu achten.
09 c) Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen
Der EAD räumt ein, dass nur einige wenige EU-Delegationen für Menschen mit Behinderungen uneingeschränkt zugäng -
lich sind. Einer im September 2014 durchgeführten Umfrage zum Arbeitsschutz zufolge erfüllten lediglich sieben Dele -
gationen alle Auflagen, weitere 16 Delegationen könnten mit relativ geringem Aufwand für Menschen mit Mobilitätsein -
schränkungen zugänglich gemacht werden.
Darüber hinaus werden Maßnahmen, mit denen die Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen verbessert wird, in 
Fällen, in denen dies technisch und finanziell machbar und nach den lokalen Rechtsvorschriften vorgeschrieben ist, sys -
tematisch berücksichtigt. Nicht zuletzt wird bei neuen Immobilien die Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen 
systematisch als Kriterium herangezogen.
10
Die Delegationen in Indien und Ägypten sind 2014/2015 umgezogen, die Delegation in Sri Lanka im Januar 2016. Für 
Senegal wurden bereits mögliche Optionen geprüft, es wurde jedoch noch keine geeignete Alternative gefunden.
11
Die Umfrage bietet aufschlussreiche qualitative Einblicke dazu, wie die Auskunftspersonen das Arbeitsumfeld in den 
Büros der Delegationen beurteilen. Allerdings kann es durchaus sein, dass die Ergebnisse die unterschiedlichen individu -
ellen Sichtweisen der einzelnen Auskunftspersonen widerspiegeln.
14
Grundsätzliche Bemerkungen:
– Der Leitfaden für die Delegationen geht davon aus, dass die Obergrenze von 600 m² aufgrund der „lokalen baulichen 
Traditionen“ nicht immer eingehalten werden kann
– Der EAD gewährt eine gewisse Flexibilität bei der Berechnung der Gebäudegrundflächen, mit welcher der Praxis vor 
Ort Rechnung getragen werden soll.
– Wenn weniger Grundfläche zur Verfügung steht als bei den meisten Botschaftsresidenzen, so kann dies positiv ge -
wertet werden. Zudem lässt sich dieser Unterschied historisch begründen.
Die durchschnittliche Nutzfläche der Residenzen beträgt derzeit 461 m².
Antworten des EAD 56
20
1. Der EAD gewährt bei der Berechnung der Grundflächen der vom EAD angemieteten oder erworbenen Immobilien eine 
gewisse Flexibilität, mit welcher der Praxis vor Ort Rechnung getragen werden soll. Dies kann bei der Interpretation der 
Gesamtzahlen Schwierigkeiten hervorrufen.
2. Die Delegationen haben Anweisung, auf die Bürofläche pro Mitarbeiter zu achten. Abweichungen von der Immobilienpo -
litik müssen in jedem Fall begründet werden. Es wird allerdings eine gewisse Zeit dauern, bis sich der Durchschnittswert 
der neuen Zielvorgabe angenähert hat.
 In Fällen, in denen Flächen nicht genutzt werden, wird aktiv nach Möglichkeiten für eine gemeinsame Nutzung mit den 
Botschaften der Mitgliedstaaten oder mit anderen Einrichtungen der EU gesucht. Eine gemeinsame Nutzung lässt sich 
jedoch nicht immer kurzfristig realisieren.
3. Wenn die Zahl der Mitarbeiter verringert wird, ist der sofortige Umzug in kleinere Räumlichkeiten nicht immer möglich 
und unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten auch nicht immer zweckmäßig. Im Einzelfall können die Umzugskosten oder 
die Kosten für die Sicherung der neuen Gebäude höher ausfallen als die von der Flächenreduzierung zu erwartende 
Einsparung.
4. Zuweilen ist es auch nicht möglich, nur Teilflächen einer Büroetage anzumieten.
5. Wenn die Flächen nicht voll genutzt werden, ist es wirtschaftlich nicht sinnvoll, einen bestehenden Mietvertrag zu kün -
digen, wenn zu aktuellen Marktpreisen die Miete für kleinere Räumlichkeiten genauso hoch oder höher ausfallen würde.
6. In manchen Fällen erhöht sich durch die Zahl oder die Größe der Besprechungs-/Konferenzräume, die für die Wahr -
nehmung von Rolle und Aufgaben der EU-Delegationen nach dem Vertrag von Lissabon benötigt werden, die Quadrat -
meterzahl pro Person ganz beträchtlich. Dies trifft u. a. in folgenden Fällen zu:
 – USA (Washington): 5 458 m² Nutzfläche, 89 Mitarbeiter, 55 m²/Mitarbeiter (ohne gemeinsam genutzte Flächen);
 – USA (New York): 4 217 m² Nutzfläche, 57 Mitarbeiter, 74 m²/Mitarbeiter;
 – Schweiz (Delegation bei den VN in Genf): 2 500 m² Nutzfläche, 25 Mitarbeiter, 100 m²/Mitarbeiter.
21
Dies ist zwar rechnerisch richtig, doch kann der Quadratmeterpreis für über die Vorgabe hinausgehende Flächen in Fuß -
note 16 erheblichen Schwankungen unterliegen, je nachdem, in welchem Land die Flächenreduzierungen erfolgen, da 
zwischen den Ländern beträchtliche Preisunterschiede bestehen.
Zudem müssen die Investitionen (Sicherheits- und Infrastrukturmaßnahmen), die in die Immobilien getätigt werden, mit 
den vorgenannten potenziellen Einsparungen verrechnet werden.
22
Es trifft zu, dass bei einigen Residenzen die Obergrenze von 600 m² überschritten wird. Zu Jahresbeginn 2016 wird die 
Obergrenze von 600 m² bei 26 Residenzen (18 %) überschritten. In fünf dieser Fälle befinden sich die Residenzen in Eigen -
tum der EU. Die übrigen Delegationen werden aufgefordert, bei Auslaufen ihrer gegenwärtigen Mietverträge Alternati -
ven zu prüfen.
Antworten des EAD 57
25
Im Eigentum des EAD befinden sich in der Tat einige Immobilien, die wegen des Sicherheitsumfelds oder anderer ört -
licher Gegebenheiten nicht mehr genutzt werden. Die betreffenden Delegationen wurden bereits aufgefordert, diese 
Immobilien zu veräußern, doch kann dies ein langwieriger und politisch heikler Prozess sein.
Die angesprochenen Fälle im Einzelnen:
– Gambia: Die EU-Delegation musste die Räumlichkeiten Ende des Jahres 2003 nach 18 Jahren wegen Asbestver -
seuchung aufgeben. Für die Räumlichkeiten besteht ein langfristiger Mietvertrag über 99 Jahre mit der Regierung 
Gambias, der eine Bestimmung enthält, wonach die Räumlichkeiten in renoviertem Zustand zu übergeben sind. An -
gesichts dieser Gegebenheiten war es finanziell günstiger, die Räumlichkeiten weiter zu behalten. Im Mai 2014 wurde 
entschieden, erneut mit den Behörden des Landes in Verhandlungen zu treten, mit dem Ziel, die Räumlichkeiten 
vor Ende des Langzeit-Mietvertrags im gegenwärtigen Zustand abzustoßen. Diese Verhandlungen sollen nach dem 
Eintreffen des neuen Delegationsleiters wieder aufgenommen werden.
– Botswana: Die Immobilie wurde 1987 erworben. Im Jahr 2003 erwies sie sich als zu klein, so dass die Delegation um -
ziehen musste. Damals wurde jedoch entschieden, die Immobilie zu behalten, da sie sich in bevorzugter Lage befin -
det, und die Machbarkeit verschiedener Bauprojekte zu prüfen, wie z. B. die Errichtung neuer Büros oder Wohnungen 
auf dem Grundstück. Hauptsächlich aus haushaltstechnischen Gründen wurde bisher keines dieser Projekte realisiert. 
Erst vor Kurzem wurde die Delegation erneut aufgefordert, eine Machbarkeitsuntersuchung für den Bau neuer Büros 
auf dem vorhandenen Grundstück einzuleiten.
– Südafrika: Die Residenz stand zur Versteigerung, doch fielen die Gebote deutlich zu niedrig aus. Die Delegation wur -
de angewiesen, die Möglichkeiten für einen Verkauf erneut zu prüfen.
– Tansania: Die Delegation besitzt keinen Eigentumstitel für die Gebäude, darunter die ehemalige Residenz, die nicht in 
einem der von dem für die Region zuständigen Sicherheitsbeauftragten empfohlenen Gebiete liegen. Entsprechend 
der im Jahr 2013 von der Zentrale des EAD erteilten Anweisung prüft die Delegation derzeit gemeinsam mit den 
tansanischen Behörden die Optionen für eine Rückgabe der Gebäude. Der Wert der Gebäude wurde von der tansani -
schen Baubehörde auf rund 1,8 Mio. EUR geschätzt. Das tansanische Außenministerium willigte grundsätzlich in eine 
Ausgleichszahlung ein.
27
Über eine Überarbeitung der Vereinbarungen über die gemeinsame Nutzung mit ECHO und EIB wird derzeit beraten. Es 
ist beabsichtigt, die Berechnungsmethode für die gemeinsame Nutzung mit ECHO und EIB durchgängig zu vereinheitli -
chen. Die neuen Rahmenvereinbarungen sollen 2016 unterzeichnet werden.
Alte Vereinbarungen sollen ebenfalls komplett überarbeitet und an die Politik der vollständigen Kostendeckung ange -
passt werden.
32
Diskussionen darüber, ob Immobilien angemietet oder käuflich erworben werden sollten, waren zum damaligen Zeit -
punkt nicht zielführend, da es aufgrund der angespannten Haushaltssituation bis zum Jahr 2015 schwierig war, Immobi -
lien zu erwerben.
Ob eine Auswahlliste erstellt werden kann, hängt vom jeweiligen lokalen Markt ab. Es gibt nicht in jedem Fall mehr als 
eine realistische Option.
Antworten des EAD 58
33
Der EAD räumt ein, dass nicht in allen Delegationen das nötige Fachwissen für Immobilienprojekte vorhanden ist.
Der EAD teilt auch die Auffassung, dass im Idealfall bei der zuständigen Abteilung der Zentrale mehr Kapazitäten vorhan -
den sein sollten, um die Delegationen bei Infrastrukturprojekten zu unterstützen, einschließlich zusätzlicher Besuche vor 
Ort.
Aufgrund der bekannten drastischen Haushaltsbeschränkungen und der Unumgänglichkeit weiterer Stellenstreichungen 
wird dieses umfangreiche Portfolio in der Zentrale des EAD von einem aus nur 13 Mitarbeitern bestehenden Team ver -
antwortet, das in Verwaltungsangelegenheiten auf lokaler Ebene von den Delegationen unterstützt wird. Leider ist es 
nicht möglich gewesen, die Zahl der Mitarbeiter, die für diese Aufgabe zuständig sind, der in den letzten Jahren erfolgten 
erheblichen Ausweitung des Netzes der Delegationen anzupassen.
Die Bündelung der Verwaltungsaufgaben für die Delegationen auf regionaler Ebene ist auch als Reaktion auf dieses 
Problem zu verstehen, da spezialisierte Mitarbeiter im Regionalzentrum in der Lage sein werden, sich mit den Immobilien 
mehrerer Delegationen gleichzeitig zu befassen.
35
Es fanden drei Besuche in Nepal statt: im April 2014, im Mai 2015 und im November 2015. Leider kann der EAD hinsichtlich 
der in der Zentrale für die Unterstützung der Delegationen bei Immobilienprojekten verfügbaren Ressourcen nicht mit 
allen Mitgliedstaaten mithalten.
36
Siehe ausführliche Bemerkungen zu den Ziffern 39 und 40.
37
Hierbei handelt es sich um Ausnahmefälle, die auf Fehlinterpretation der geltenden Regeln durch den Verwaltungslei -
ter oder den Delegationsleiter zurückzuführen sind. Im neuen Leitfaden für die Delegationen sind die Leitlinien klarer/
anwenderfreundlicher formuliert.
39
Dass ein Gebäude nach wie vor den Erfordernissen einer Delegation gemäß der Immobilienpolitik gerecht wird und die 
Miete den Marktpreisen entspricht, lässt sich nur durch eine Marktanalyse feststellen.
Das Ergebnis der Marktanalyse liefert den Delegationen gegebenenfalls auch gute Argumente für die Aushandlung bes -
serer Konditionen mit den Vermietern der von den Delegationen angemieteten Gebäude.
Die Verfahrensweise für Immobilienverträge ist in der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen 
Union geregelt.
Über Immobilientransaktionen, die die Verlängerung eines bestehenden Mietvertrags beinhalten, ist erst nach Sondie -
rung des örtlichen Immobilienmarktes zu entscheiden.
Der EAD ist bereit, im Rahmen der Vorgaben der Haushaltsordnung bei Mietvertragsverlängerungen die Möglichkeiten 
für eine vereinfachte Version der Immobiliendossiers zu prüfen.
Antworten des EAD 59
40
Noch bis vor Kurzem bedeutete die Verwendung der für Infrastrukturausgaben der Delegationen zur Verfügung stehen -
den begrenzten Mittel ein beträchtliches Hindernis für den Erwerb von Immobilien. Der EAD ist ebenfalls der Ansicht, 
dass nunmehr – mit der Bereitstellung der Fazilität über 200 Mio. EUR – der Kauf von Immobilien zu einer realistischen 
Alternative zur Anmietung geworden ist. Die Abwägung der relativen Kosten/Vorteile von Kauf und Miete werden ab jetzt 
als Standardaspekt in den Immobiliendossiers berücksichtigt. Entsprechende Leitlinien sind den Delegationen bereits 
zugegangen.
Die Zentrale wird künftig die finanziellen Vorteile des Kaufs gegenüber der Anmietung nach den Standardtheorien der 
Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung bzw. Unternehmensführung (z. B. Kapitalwertmethode) berechnen.
Der Leitfaden für die Delegationen enthält hierzu keine Angaben, da die Berechnung durch die Zentrale erfolgt.
Wenn der Kauf durch einen Kredit finanziert wird, ist der Haushaltsbehörde auch eine angemessene finanzielle Begrün -
dung vorzulegen.
Im Fall Nepals standen zum damaligen Zeitpunkt keine Haushaltsmittel zur Verfügung.
Im Fall Washingtons war die zum Verkauf stehende Immobilie für den Bedarf der Delegation zu groß. Außerdem war die 
Immobilie mit weiteren Mietparteien belegt. Hätte der EAD die Immobilie erworben, dann hätte dies zur Folge gehabt, 
dass die Delegation die Verwaltung der Mietverträge mit den übrigen Mietern des Gebäudes hätte übernehmen müssen. 
Zudem reichte das Zeitfenster für den Erwerb des Gebäudes nicht aus, um die Haushaltsbehörde zu konsultieren. Nicht 
zuletzt war die Option einer gemeinsamen Nutzung nicht ohne Weiteres zu realisieren, da alle in Washington vertretenen 
Mitgliedstaaten bereits über eigene Räumlichkeiten verfügten.
42
Der Leitfaden für die Delegationen wurde im Jahr 2015 aktualisiert; er enthält u. a. Anweisungen, wie die Optionen in 
vergleichbarer Form darzustellen sind, sowie ein Beispiel einer für diesen Fall bewährten Verfahrensweise.
43
Der EAD räumt ein, dass bei den Leitlinien insofern Verbesserungsbedarf besteht, als u a. detailliertere Angaben dazu 
aufgenommen werden sollten, wie Büroflächen, die an die Botschaften der Mitgliedstaaten und andere Organe und 
Einrichtungen der EU vermietet sind, bei der Berechnung der Fläche pro Person und der Berechnung der Kosten pro Qua -
dratmeter zu berücksichtigen sind.
44
Siehe Antworten des EAD zu den Ziffern 45 und 47.
Bei Entscheidungen über Immobiliendossiers, für die eine Genehmigung der Haushaltsbehörde erforderlich ist, kann die 
Bearbeitungszeit 6 bis 8 Wochen betragen.
Antworten des EAD 60
45
Die Verfahren für Immobilienverträge sind in der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen 
Union geregelt. Der EAD schließt sich der Auffassung an, dass nach Möglichkeit beschleunigte Verfahren angewendet 
werden sollten. Allerdings ist der Ermessensspielraum hierfür leider recht begrenzt.
Der EAD kann Vermieter nicht dazu zwingen, abzuwarten, bis die verbindlich vorgeschriebenen rechtlichen und verwal -
tungstechnischen Verfahren abgeschlossen sind.
Eine lange Verfahrensdauer ist manchmal auch auf die Komplexität des Projekts zurückzuführen.
Im Fall Sri Lankas war nicht die lange Verfahrensdauer der Grund dafür, dass der Vertrag nicht unterzeichnet wurde, son -
dern die Tatsache, dass der Vermieter sich anders entschieden hatte.
46
Der Vergleich mit Daten aus einer unabhängigen Quelle ist im Fall von Bürogebäuden schwieriger als bei Wohnungen, da 
der Wert einer Immobilie von deren baulicher Qualität, der Lage und den zu einem bestimmten Zeitpunkt herrschenden 
allgemeinen Bedingungen am Immobilienmarkt abhängt.
Im Fall Mauretaniens bot die vorgeschlagene Option die einzige Lösung.
Im Fall Togos gab es keine konkurrenzfähige Alternative zum derzeitigen Bürogebäude, in das kurz zuvor 200 000 EUR 
investiert worden waren.
47
Die Delegationen wurden im Jahr 2015 angewiesen, auf die Bürofläche pro Mitarbeiter zu achten; ferner wurden sie 
darauf hingewiesen, dass ab sofort jede Abweichung von der Immobilienpolitik begründet, genehmigt und dokumentiert 
werden muss.
Dieser Aspekt wird darüber hinaus bei jeder Sitzung des Immobilienausschusses erörtert.
Grundsätzlich wird eine Ausnahme von der festgelegten maximalen Fläche automatisch gewährt, wenn der Immo -
bilienausschuss eine befürwortende Stellungnahme abgibt (siehe auch die unter Ziffer 20 aufgeführten Gründe für 
Ausnahmen).
Jordanien: Der Lösungsvorschlag sah vor, den bestehenden Mietvertrag zu einem niedrigeren Mietpreis zu verlängern. 
Aufgrund der bereits getätigten Investitionen in das Gebäude, der vorteilhaften Lage, des Sicherheitsstandards und der 
geringeren Miete gab der Immobilienausschuss trotz Überschreitung der Obergrenze für die Bürofläche eine befürwor -
tende Stellungnahme ab. Allerdings wies der Immobilienausschuss auch darauf hin, dass bei einer weiteren Reduzierung 
der Zahl der Mitarbeiter die Delegation aufgefordert würde, Alternativen zu prüfen.
Der EAD räumt ein, dass die Residenz in Sri Lanka zu groß ist. Allerdings ist es sehr schwierig, in Sri Lanka eine Residenz 
mit weniger als 600 m² zu finden.
Washington: Hauptgrund für die Erweiterung war vor dem Hintergrund der Enthüllungen von Edward Snowden die 
Notwendigkeit, sichere Besprechungseinrichtungen für Besprechungen mit den Mitgliedstaaten und für transatlantische 
Verhandlungen zu schaffen. Der vorhandene Besprechungsraum im Erdgeschoss mit Fenstern zur Straße kann nicht gesi -
chert werden.
Antworten des EAD 61
Außerdem wurden mit Blick auf die geplante Aufstockung des Delegationspersonals und auf die im Leitfaden für die 
Delegationen vorgesehenen Ausnahmen für Bedienstete auf Zeit (z. B. ANS, Praktikanten usw.) Büroflächen für 20 weitere 
Mitarbeiter benötigt.
Zu Jahresbeginn 2016 wurde die Gesamtzahl der Mitarbeiter der EU-Delegation um drei Planstellen aufgestockt; nach 
neuesten Informationen ist in den Jahren 2016 und 2017 von einer weiteren Aufstockung um nochmals 6 oder 7 Plan -
stellen auszugehen.
Insbesondere bestand zur Deckung des zusätzlichen Flächenbedarfs für die genannten Anforderungen keine andere 
Wahl als eine gesamte Etage anzumieten, deren Größe den derzeitigen Flächenbedarf übersteigt.
49
Das Bewertungsteam verfügt nicht über die fachlichen Kapazitäten, die Immobilien zu bewerten. In den Berichten wird 
jedoch auf spezifische Probleme, die sich aus der Qualität der Immobilien ergeben, hingewiesen.
51
Die neue Anwendung ImmoGest wird eine genauere Berechnung der unterschiedlichen Arten von Flächen (gemeinsam 
genutzte Flächen, spezielle Besprechungsräume usw.) ermöglichen und den EAD damit in die Lage versetzen, die durch -
schnittliche Fläche pro Delegationsmitarbeiter genauer zu berechnen; außerdem wird ImmoGest die Überwachung der 
Flächenwerte erleichtern.
52
Die Delegationen wurden angewiesen, auf die Bürofläche pro Mitarbeiter zu achten; ferner wurden sie darauf hingewie -
sen, dass ab sofort jede Abweichung von der Immobilienpolitik begründet, genehmigt und dokumentiert werden muss.
53
Der EAD ist bereit, die Einführung einer Methodik zur Beobachtung der Marktpreise für Büroräume und Residenzen zu 
prüfen. Bislang ist allerdings die Entwicklung und Einführung einer solchen Methodik aufgrund der allseits bekannten 
Mittelbeschränkungen und der Verpflichtung zu Stellenstreichungen (nähere Ausführungen hierzu siehe Bemerkung zu 
Ziffer 31.1) nicht möglich.
Der Vergleich mit Daten aus einer unabhängigen Quelle ist im Fall von Bürogebäuden in der Tat schwieriger als bei Woh -
nungen, da der Wert einer Immobilie wesentlich von deren baulicher Qualität, der Lage und dem Zustand des Immobili -
enmarkts des jeweiligen Landes abhängt.
Bei dem im Jahr 2014 durchgeführten Vergleich wurden Daten miteinander verglichen, die von einem Privatunterneh -
men erhoben worden waren, das mehr oder minder das gleiche System für die Berechnung der Unterbringungsnormen 
einsetzte wie die Delegationen. Die von diesem Privatunternehmen erhobenen Daten können vor allem insofern von den 
Unterbringungsnormen abweichen, als dafür Daten von Standorten herangezogen werden, für die keine Freigabe des für 
die Region zuständigen Sicherheitsbeauftragten vorliegt.
Antworten des EAD 62
54
Die Bemerkungen des Hofs bezüglich ImmoGest sind bekannt und wurden in das Arbeitsprogramm des EAD aufge -
nommen.
Der EAD stimmt zu, dass die derzeit für die Verwaltung des Immobilienbestands eingesetzte IT-Anwendung (ImmoGest) 
veraltet ist und ersetzt werden sollte.
Diese Tatsache sowie die begrenzten für die Infrastrukturentwicklung für die Delegationen zur Verfügung stehenden Mit -
tel stellen ein erhebliches Hindernis für eine über einen Zeitraum von zwei bis drei Jahren hinausgehende wirkungsvolle 
Planung dar.
Ein neues System befindet sich derzeit in der Entwicklung und soll bis Jahresende 2016 vollständig implementiert sein. 
Vor allem wird das neue ImmoGest benutzerfreundlicher sein, außerdem wird es auch die Berichterstattung, Analyse und 
Budgetierung und die Projektplanung im weiteren Sinne unterstützen. Das neue ImmoGest wird die Voraussetzungen 
dafür bieten, die Eignung der Delegationsimmobilien besser als bisher zu überwachen bzw. zu verfolgen.
59
Die EAD-Zentrale ist der Auffassung, dass sie über hinreichend zuverlässige grundlegende Informationen über sämtliche 
Bürogebäude und Residenzen verfügt, um Planungsdokumente erstellen zu können, bei denen sie sich auf einen – ihrer 
Meinung nach angemessenen – Zeitrahmen von zwei bis drei Jahren konzentriert.
60
Siehe auch die Antworten des EAD zu den Ziffern 59 und 61.
Die Zentrale erarbeitet jährlich
– seit 2015 einen Fünfjahresplan mit dem Ziel, größere potenzielle Projekte für Bürogebäude und Residenzen – Kauf, 
Bau, Umzug und Mietverlängerungen – zu ermitteln;
– ein Arbeitsprogramm für Bürogebäude und Residenzen für die nächsten zwei Jahre. Dieses Programm geht allen 
Delegationen zu und wird anhand der in den zentralen Monitoringsystemen verfügbaren Informationen weiterent -
wickelt. Im Arbeitsprogramm sind für jede Delegation die wichtigsten Maßnahmen beschrieben, die entsprechend 
den von der Zentrale festgesetzten Prioritäten, welche sich u. a. aus unterschiedlichen Berichten (Inspektionsberich -
ten, Bewertungsberichten) und der Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln ergeben, zu ergreifen sind.
Darüber hinaus erstattet die Zentrale der Leitung des EAD vierteljährlich Bericht über sensible Dossiers und/oder Dossiers 
mit hoher Priorität.
Was speziell die Umsetzung der Empfehlungen von Vor-Ort-Prüfungen betrifft, so muss unterschieden werden zwischen 
Empfehlungen, die beispielsweise den Umzug in neue Räumlichkeiten oder Pläne für eine gemeinsame Nutzung betref -
fen, und Empfehlungen, die geringfügige Sicherheitsmaßnahmen sowie kleinere Renovierungs- und Instandhaltungsar -
beiten betreffen, die in die Zuständigkeit der Delegationen vor Ort fallen und die nicht unbedingt Eingang in das Zwei -
jahres-Arbeitsprogramm finden.
Der EAD stimmt zu, dass die Weiterverfolgung der genannten Empfehlungen sowie die Planung im Allgemeinen weiter 
verbessert werden kann, vorausgesetzt, dass entsprechende Mittel zur Verfügung stehen.
Die erforderlichen Maßnahmen zur Behebung der Probleme in Tschad, Ägypten, Sri Lanka und Indien wurden von der 
Zentrale eingeleitet. Im Fall Senegals wurde noch keine geeignete Lösung gefunden.
Antworten des EAD 63
61
Wie bereits die Außenministerien der Mitgliedstaaten hat auch der EAD die Erfahrung gemacht, dass eine aussagekräftige 
mittel- bis langfristige Planung für Delegationsimmobilien extrem schwierig ist.
Hierfür gibt es eine Reihe von Gründen. Erstens spielen politische Überlegungen häufig eine entscheidende Rolle. Die 
neuen Delegationen in Libyen, Myanmar, Iran und Südsudan sind Beispiele aus jüngerer Zeit, bei denen sich durch die 
politische Entwicklung die Notwendigkeit/Gelegenheit zur Eröffnung einer neuen Delegation ergab, die nicht schon seit 
Jahren absehbar gewesen war.
Zweitens wird eine längerfristige Planung durch schwerwiegende Haushaltsengpässe beeinträchtigt, denn oftmals galt 
es, kurzfristigen, dringenderen Erfordernissen nachzukommen. Durch die Einrichtung einer Investitionsfazilität (ab dem 
Jahr 2015) erhält die Finanzierung mittelfristiger Immobilienprojekte ein stabilisierendes Element. Unabhängig hiervon 
muss auf den nicht vorhersehbaren, sich dynamisch entwickelnden politischen Kontext und Sicherheitskontext hingewie -
sen werden.
Gleichwohl prüft der EAD Optionen für eine Verbesserung der Vorausplanung des Immobilienmanagements und der 
Ausgabenplanung. Angesichts der Unwägbarkeiten in Politik und Praxis ist – mit Ausnahme von Bauvorhaben – ein Pla -
nungshorizont von zwei bis drei Jahren realistischer als eine längerfristige Planung über sechs bis sieben Jahre.
Der EAD ist daher der Überzeugung, dass er die zu Verfügung stehenden Informationen ausreichend nutzt. Wenn Immo -
Gest voll funktionsfähig ist, wird sich die Lage verbessern.
Die Mitgliedstaaten liefern mit ihrer Praxis das beste Beispiel. Bei Besprechungen zur gemeinsamen Nutzung von Räum -
lichkeiten wurden die Mitgliedstaaten gebeten, sich zu ihrer Fünfjahresplanung zu äußern, doch standen entsprechende 
Informationen nicht zur Verfügung.
Die Abteilung Infrastruktur des EAD trifft sich jedes Jahr im September, um die Arbeitsprogramme für die nächsten zwei 
Jahre zu besprechen. Bei diesen Besprechungen wird auch über eine längerfristige Planung beraten, die jedoch nicht in 
das Arbeitsprogramm aufgenommen wird, das den Delegationen übermittelt wird.
62
Der EAD stimmt zu, dass bei der mittelfristigen Planung Verbesserungspotenzial besteht. Verbesserungen werden ein -
treten, wenn ImmoGest und das Verwaltungssystem für EAD-eigene Immobilien voll funktionsfähig sind, da dann mehr 
Informationen zur Verfügung stehen.
Siehe auch die Antwort des EAD zu Ziffer 61.
63
Nach Überzeugung des EAD ist langfristig gesehen der Erwerb von Immobilien grundsätzlich gegenüber der Anmietung 
zu bevorzugen. In der Vergangenheit war dies aufgrund von Haushaltsengpässen nicht möglich. Nachdem dem EAD nun 
eine Kreditfazilität zur Verfügung steht, wird es einfacher, Gespräche über Kauf oder Miete zu führen, da nun konkret die 
Möglichkeit besteht, Immobilien zu erwerben. Doch ist der Erwerb von Immobilien sicherlich nicht in jedem Fall die beste 
Option (hauptsächlich aus finanziellen Gründen) und wird auch aus rechtlichen Gründen nicht immer möglich sein.
Antworten des EAD 64
65
Der Kauf einer Residenz wird nur dann in Betracht gezogen, wenn ein günstiges finanzielles Angebot vorliegt und wenn 
vor allem die Größe der Immobilie ausreicht, um alle Eventualitäten abzudecken.
66 a)
Die relativen Kosten/Vorteile des Kaufs bzw. der Anmietung sind ab jetzt standardmäßiger Bestandteil aller Immobilien -
dossiers. Entsprechende Leitlinien sind den Delegationen bereits zugegangen.
In dem Vermerk vom März 2015 an die Delegationsleiter über die 200 Mio. EUR umfassende Kreditlinienfazilität ist festge -
halten, dass die Berechnungen über den Vergleich Kauf/Miete von MDRA4 vorgenommen werden.
66 b)
Der EAD stimmt zu, dass eine bessere Strategie für die Immobilieninstandhaltung notwendig ist. Mit Blick hierauf werden 
in den Jahren 2015 und 2016 folgende Schritte eingeleitet:
1. Allen Delegationen, bei denen der EAD Eigentümer der Immobilien ist, wurde ein Fragebogen übermittelt. Der Frage -
bogen enthält Fragen zur Qualität der Infrastruktur, zu den technischen Anlagen, zu den in der Vergangenheit durchge -
führten baulichen und Instandhaltungsmaßnahmen sowie Möglichkeiten für Rückmeldungen und Bemerkungen zum 
allgemeinen betriebstechnischen Zustand der Gebäude.
2. Es wird ein „Instandhaltungsplan“ mit einem Zeitplan für umfangreichere geplante Renovierungsarbeiten erstellt. Dieser 
mehrjährige Plan, der jährlich aktualisiert wird, bildet die Grundlage für die Budgetplanung.
3. Parallel zur Aufstellung des „Instandhaltungsplans“ werden Leitlinien mit eindeutig festgelegten Standards für die 
Instandhaltung von Immobilien, die sich im Eigentum des EAD befinden, herausgegeben.
Der neue Rahmenvertrag über Gesundheits- und Betriebshygienekontrollen ermöglicht die Hinzuziehung externer Fach -
kräfte bei der Umsetzung dieser Strategie für die Immobilieninstandhaltung
66 c)
Der EAD stimmt zu, dass Wechselkursschwankungen ein erhebliches Hindernis für die Programmierung von Infrastruk -
turprojekten sind. Der Dienst bemüht sich darum, Verträge in Euro abzuschließen, doch ist dies nicht immer möglich. 
Der EAD ist für Gespräche über Lösungen auf diesem Gebiet (nicht nur Infrastrukturausgaben) mit der Haushaltsbehörde 
offen.
Antworten des EAD 65
Empfehlung 1– Ziele für Bürogebäude vervollständigen
Der EAD stimmt der Empfehlung zu.
Der EAD wird die Bedeutung von Flexibilität, Umweltfaktoren und des Zugangs von Menschen mit Behinderungen in 
seiner Immobilienpolitik verstärkt in den Mittelpunkt stellen. Aufgrund der örtlichen Gegebenheiten ist dies jedoch nicht 
immer möglich.
Empfehlung 2 – Gebühren für im Gebäude mit untergebrachte Organisationen voll 
kostendeckend gestalten
Der EAD stimmt der Empfehlung zu.
Empfehlung 3 – Anwendung des Verfahrens zur Gebäudeauswahl verbessern
Der EAD stimmt dieser Empfehlung vorbehaltlich der in der Haushaltsordnung festgelegten Einschränkungen zu.
Der EAD hat alle genannten Themen weiterverfolgt, und es wurden bereits verschiedene Schritte eingeleitet, um bei den 
Immobiliendossiers eine Verbesserung der Verfahrensweise herbeizuführen
Empfehlung 4 – Marktpreise prüfen
Der EAD stimmt der Empfehlung zu.
Der EAD ist bereit, Effizienz und Machbarkeit einer verbesserten Methodik zur Ermittlung und Beobachtung der Markt -
preise für Büroräume und Residenzen zu untersuchen, falls die Mittel dies zulassen.
Bislang ist allerdings die Entwicklung und Einführung einer solchen Methodik aufgrund der allseits bekannten Mittelbe -
schränkungen und der Verpflichtung zu Stellenstreichungen nicht möglich gewesen.
Empfehlung 5 – Das Immobilienmanagement-Informationssystem verbessern
Der EAD stimmt der Empfehlung zu.
Der EAD schließt sich der Auffassung an, dass die gegenwärtig für die Verwaltung des Immobilienbestands eingesetzte 
IT-Anwendung (ImmoGest) veraltet ist und ersetzt werden sollte. Ein neues System soll bis Jahresende 2016 vollständig 
implementiert sein.
Empfehlung 6 – Fachwissen im Bereich Immobilienmanagement stärken
Der EAD stimmt der Empfehlung zu.
Der EAD fördert mit seiner Personalpolitik die Mobilität der Mitarbeiter, mit Ausnahme von Positionen, die spezifisches 
Fachwissen erfordern. Bei einzelnen Stellen für Sachverständige wird der EAD auf flexiblere Mobilitätskriterien achten. 
Durch die Regionalisierung der Delegationsverwaltung werden auch die Voraussetzungen dafür geschaffen, Fachwissen 
aufzubauen und zu erhalten.
Antworten des EAD 66
Empfehlung 7 – Mittelfristige Pläne erstellen
Der EAD stimmt dieser Empfehlung teilweise zu.
Nach Auffassung des EAD kann ein Planungshorizont von mehr als zwei bis drei Jahren nur zur groben Orientierung die -
nen, da die Angaben, die für die Ausarbeitung derartiger Pläne benötigt werden, Unwägbarkeiten politischer und prak -
tischer Art unterliegen (z. B. Entwicklung des Personalbestands, Sicherheitskontext, Pläne der Mitgliedstaaten), die sich 
über einen solchen Zeitrahmen hinaus nur schwer vorhersagen lassen. Zudem kommt eine derartige vorausschauende 
Planung, speziell im Hinblick auf Umbau- und Instandhaltungsmaßnahmen, nur für größere Projekte in Betracht.
Empfehlung 8 – Ermitteln, ob der Kauf von Immobilien kostengünstiger ist, und für eine 
effiziente Verwaltung im Besitz des EAD befindlicher Gebäude sorgen
Der EAD stimmt dieser Empfehlung vorbehaltlich der Verfügbarkeit der benötigten Mittel zu.
Die neue IT-Anwendung für die Verwaltung des Immobilienbestands, die derzeit entwickelt wird, wird u. a. die Analyse, 
Budgetierung und die Projektplanung im weiteren Sinne unterstützen.
Bei einem Team von nur 13 Mitarbeitern sind allerdings den Möglichkeiten für die wirkungsvolle Verwaltung eines so 
umfangreichen Portfolios Grenzen gesetzt.
Kostenlose Veröﬀentlichungen:
  Einzelexemplar:  
über EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu);
  mehrere Exemplare/Poster/Karten:  
bei den Vertretungen der Europäischen Union (http://ec.europa.eu/represent_de.htm),  
bei den Delegationen in Ländern außerhalb der Europäischen Union  
(http://eeas.europa.eu/delegations/index_de.htm),  
über den Dienst Europe Direct (http://europa.eu/europedirect/index_de.htm)  
oder unter der gebührenfreien Rufnummer 00 800 6 7 8 9 10 11 (*).
(*)  Sie erhalten die bereitgestellten Informationen kostenlos, und in den meisten Fällen entstehen auch keine  
Gesprächsgebühren (außer bei bestimmten Telefonanbietern sowie für Gespräche aus Telefonzellen oder Hotels).
Kostenp/f_lichtige Veröﬀentlichungen: über EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).WO ERHALTE ICH EU-VERÖFFENTLICHUNGEN?
Der Europäische Auswärtige Dienst (EAD) stellt 
Bürogebäude f ür EU-Bedienstete und Residenzen f ür 
Delegationsleiter in rund 140 EU-Delegationen weltweit 
zur Verf ügung. Der Hof untersucht in diesem Bericht, ob 
die Gebäude den Anforderungen des EAD entsprechen 
und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Er kommt 
zu dem Schluss, dass die Gebäude im Allgemeinen den 
Anforderungen der Delegationen gerecht werden, jedoch 
in einigen Fällen nicht das beste Preis-Leistungs-Verhältnis 
bieten: Die meisten B üros sind zu groß, der EAD hat 
Gebäude in seinem Bestand, die nicht länger genutzt 
werden, und die Kosten, die manchen Organisationen f ür 
die Anmietung von B üroraum in Delegationen in 
Rechnung gestellt werden, decken nicht vollständig den 
tatsächlichen Aufwand. Im Rahmen der Pr üfung werden 
die Gr ünde f ür diese Mängel untersucht und 
Empfehlungen zur Stärkung des Systems ausgesprochen, 
insbesondere mit Blick auf die Pläne des EAD, eher in den 
Ankauf als in die Anmietung von Gebäuden zu investieren.
EUROPÄISCHER
RECHNUNGSHOF