Bericht

über den Jahresabschluss 2002 der Europäischen Agentur für Wiederaufbau, zusammen mit den Antworten der Agentur

(2003/C 319/01)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Europäischen Parlament und dem Rat gemäß Artikel 185 Absatz 2 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss der Europäischen Agentur für Wiederaufbau (nachstehend Agentur) für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 8 der Verordnung (EG) Nr. 2667/2000 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der nach Maßgabe der auf der Grundlage von Artikel 9 der genannten Verordnung erlassenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Der Hof kann aufgrund dieser Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

5. Ohne seinen Bestätigungsvermerk infrage stellen zu wollen, möchte der Hof jedoch die Aufmerksamkeit der Entlastungsbehörde auf die in den Ziffern 13 bis 15 beschriebenen Sachverhalte lenken.

BEMERKUNGEN

Einleitung

6. Die Europäische Agentur für Wiederaufbau wurde durch die Verordnung (EG) Nr. 2454/99 des Rates vom 15. November 1999(3) geschaffen. Die Agentur verwaltet die Hilfsprogramme im Kosovo und in Serbien-Montenegro sowie in der Ehemaligen Jugoslawischen Republik Mazedonien. Ihr Hauptsitz befindet sich in Thessaloniki; sie verfügt über weitere Einsatzzentralen in Pristina, Belgrad, Podgorica und Skopje. Die Ziele der von der Agentur verwalteten Programme sind Aufbau von Institutionen und Förderung einer effizienten Verwaltung, Unterstützung der Entwicklung einer Marktwirtschaft und Aufbau der Basisinfrastrukturen sowie Stärkung der Bürgergesellschaft.

Haushaltsvollzug

7. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2002 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1 dargestellt.

8. Ende 2002 stellte die Agentur fest, dass sie Zahlungen in Höhe von 2,7 Millionen Euro getätigt hatte, für die keine Mittelbindungen vorgenommen worden waren. Die Zahlungen betrafen Projekte, deren Durchführung die Kommission der Agentur im Laufe des Jahres übertragen hatte.

9. Den Haushaltsansätzen für Titel II (Verwaltungsausgaben) sollte besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden, damit nicht ein übermäßig hoher Anteil der Haushaltsmittel annulliert oder übertragen werden muss (50 % im Haushaltsjahr 2002).

Jahresabschluss

10. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der von der Agentur in ihrem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2002 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht. Es ist festzustellen, dass das interne Kontrollsystem der Agentur im Jahr 2002 durch die Einführung des Rechnungsführungssystems SI2 gestärkt wurde.

11. Auch im Jahr 2002 verwendete die Agentur für die Finanzbuchführung - trotz früherer Bemerkungen des Hofes(4) - weiterhin ein Tabellenkalkulationsprogramm. Besondere Aufmerksamkeit sollte der Einführung eines zuverlässigen Systems für die Finanzbuchführung in allen Einsatzzentralen gelten.

12. Die Agentur stellt spezialisierten Einrichtungen Mittel zur Finanzierung von Programmen für die Gewährung von Darlehen in bestimmten Bereichen (Entwicklung der KMU, agroindustrielle Unternehmen) zur Verfügung. Diese Mittel bleiben entweder im Besitz der Agentur und werden auf Bankkonten, die auf ihren Namen eröffnet werden, hinterlegt, oder, falls die Agentur diese Mittel nach der Durchführung des Programms den betreffenden Behörden transferieren möchte, in Form von Zuschüssen ausgezahlt und als Ausgabe der Agentur verbucht.

13. In einem Fall wurde ein Konto auf den Namen der Agentur eröffnet, aber der Rechnungsführer nicht davon in Kenntnis gesetzt. Ende des Haushaltsjahres belief sich der Saldo dieses Kontos auf 205000 Euro. Seit der Gründung der Agentur wurden für derartige Projekte Mittel in Höhe von 13,3 Millionen Euro zugewiesen; am 31. Dezember 2002 beliefen sich die Salden der betreffenden Bankkonten (einschließlich des Saldos von 205000 Euro über den der Rechnungsführer nicht informiert war) auf insgesamt 3,7 Millionen Euro, die in der Vermögensübersicht in der Rubrik "Banken" ausgewiesen wurden.

14. In einem Fall sollten die Mittel zugunsten der Entwicklung der KMU in Serbien in Form eines Zuschusses (5 Millionen Euro) einer öffentlichen Bank überwiesen werden, laut Vertragsbestimmungen aber im Besitz der Agentur verbleiben. Der Hof ist der Ansicht, dass die Agentur eine geeignete Form der Darstellung dieser Mittel in ihrer Vermögensübersicht oder deren Anlagen finden muss(5).

Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge

15. Am Ende des Haushaltsjahres 2002 hatte der Direktor nicht weniger als 67 Befugnisübertragungen für die Ausführung des Haushaltsplans erteilt(6). Selbst unter Berücksichtigung der Streuung der Einsatzzentralen der Agentur wirkt sich diese hohe Anzahl an Befugnisübertragungen als Schwächung des internen Kontrollsystems aus, denn in mehreren Fällen wurden Mittelbindungen und Zahlungen von nicht ordnungsgemäß befugten Bediensteten unterzeichnet.

16. Jede Einsatzzentrale verfügt über eine Handkasse/Zahlstelle, die manchmal mit sehr hohen Mittelbeträgen ausgestattet ist(7) und deren Verfahren laut Finanzregelung Gegenstand eines Beschlusses des Direktors sein müssten.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 2003 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1.

(2) In Anwendung von Artikel 8 der Verordnung (EG) Nr. 2667/2000 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 2002 am 29. September 2003 erstellt und anschließend dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 29. September 2003 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. L 299 vom 20.11.1999.

(4) Bericht zum Haushaltsjahr 2001, Ziffer 12 (ABl. C 326 vom 27.12.2002, S. 3).

(5) Seit der Gründung der Agentur wurden Mittel in Höhe von insgesamt 17,1 Millionen Euro für derartige Zuschüsse gebunden, wovon 12,5 Millionen Euro tatsächlich ausgezahlt und als Ausgabe verbucht wurden.

(6) Die Befugnisübertragungen betrafen 45 Bedienstete, d. h. fast die Hälfte der Bediensteten der Laufbahngruppe A.

(7) 50000 Euro.

Tabelle 1

Europäische Agentur für Wiederaufbau - Ausführung des Haushaltsplans 2002NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Agentur. In diesen Tabellen sind die von der Agentur in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 2

Europäische Agentur für Wiederaufbau - Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2002 und 2001

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Agentur.

Tabelle 3

Europäische Agentur für Wiederaufbau - Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2002 und 31. Dezember 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Agentur.

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Antworten der Agentur

Haushaltsvollzug

8. Die Zahlungen erfolgten auf der Grundlage der Zahlenangaben in einem formellen Beschluss der Kommission. Bei der Rechnungsführung der Kommission wurde die Mittelbindung erst verspätet vorgenommen. Die Situation wird voraussichtlich 2003 geregelt.

9. Da die Agentur ihre Arbeit in der ehemaligen Jugoslawischen Republik Mazedonien erst vor kurzem aufgenommen und die Veranschlagung der Kosten für die Projekte Schwierigkeiten bereitet hat, wurde ein Teil der für Titel II im Haushaltsjahr 2002 ausgewiesenen Mittel nicht verwendet.

Jahresabschluss

11. Die Agentur wird voraussichtlich die Haushaltsrechnung für das Jahr 2003 mit dem bereits neu installierten Rechnungsführungssystem abschließen.

13. In diesem Fall handelte es sich um ein Missverständnis zwischen dem am Hauptsitz der Agentur beschäftigten Rechnungsführer und seinem in einer Einsatzzentrale arbeitenden Stellvertreter.

Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge

15. Die Agentur verfügt über fünf Einsatzzentralen und verwaltet für drei verschiedene Titel ausgewiesene Haushaltsmittel. Im Rahmen der Hilfsprogramme arbeitet jede der vier Einsatzzentralen in sechs bis acht verschiedenen Tätigkeitsbereichen. Daher wurde in jeder Einsatzzentrale für jeden relevanten Sektor einer Mindestanzahl von Mitarbeitern eine Zeichnungsermächtigung übertragen. Die Agentur hat ihre Verfahren vereinfacht, um künftig sicherzustellen, dass die Zeichnungsermächtigungen auch wirklich vergeben werden.

16. Zusätzlich zu der Anweisung des Rechnungshofes hat die Europäische Agentur für Wiederaufbau in ihrem Büro in Belgrad die Höhe der bar ausgezahlten Beträge von 50000 EUR auf 20000 EUR reduziert. Alle sonstigen Zahlungen werden per Scheck oder Banküberweisung getätigt. Im Hinblick auf die Formalisierung der Zahlung von kleineren Beträgen werden die Empfehlungen des Rechnungshofes berücksichtigt.