Bericht

über den Jahresabschluss 2001 der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz, zusammen mit den Antworten der Agentur

(2002/C 326/02)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz gemäß Artikel 14 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 15 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Der Hof kann aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN

Haushaltsvollzug

5. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2001 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1(3) dargestellt.

6. Die für das Haushaltsjahr verfügbaren Mittel(4) beliefen sich auf 14,0 Millionen Euro. Davon entfallen 12,0 Millionen auf das laufende Haushaltsjahr; 2,0 Millionen wurden aus dem Vorjahr übertragen. Des Weiteren hat die Agentur einen Zuschuss der Kommission in Höhe von 624000 Euro für ein Mehrjahres-Aktionsprogramm zur Vorbereitung der Beitrittsländer erhalten. Im Haushaltsjahr 2001 wurden von diesen Mitteln 126959 Euro gebunden, 17048 Euro ausgezahlt und der Restbetrag übertragen.

7. Die Mittel des Haushaltsjahres 2001 wurden in Höhe von 11,3 Millionen Euro gebunden, wovon 5,0 Millionen (44 % der Mittelbindungen) ausgezahlt wurden. Der Restbetrag wurde entweder übertragen (6,2 Millionen Euro) oder annulliert (0,8 Millionen Euro). Bei den operationellen Mitteln (Titel III) (7,6 Millionen Euro) wurden Mittelbindungen in Höhe von 7,3 Millionen Euro vorgenommen, wovon 1,5 Millionen ausgezahlt und 5,8 Millionen auf das folgende Haushaltsjahr übertragen wurden. Der Restbetrag wurde annulliert. Die sehr hohen Übertragungen bei den operationellen Mitteln sind darauf zurückzuführen, dass die Kommission die Agentur im Laufe des Haushaltsjahres 2001 mit einer umfangreichen Maßnahme (4,5 Millionen Euro) beauftragt hat. Die für die Vorbereitung dieser Maßnahme erforderliche Zeit ließ aber eine Umsetzung im Jahr 2001 nicht mehr zu, die veranschlagten Mittel mussten folglich zur Gänze auf das Haushaltsjahr 2002 übertragen werden. Aber auch abgesehen von dieser Sachlage ist die Übertragungsrate der operationellen Mittel weiterhin sehr hoch. Die Agentur muss bei der Planung ihrer Tätigkeiten weiterhin mehr auf Qualität und Überwachung achten.

8. Die Mittelübertragungen aus dem Vorjahr beliefen sich auf 2,0 Millionen Euro, wovon 1,7 Millionen auf Titel III entfielen. Von den Zahlungen in Höhe von 1,7 Millionen Euro gingen 1,5 Millionen zulasten von Titel III, die restlichen Mittel wurden annulliert.

Jahresabschluss

9. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der von der Agentur in ihrem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2001 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht.

10. Die Agentur nimmt keine Abschreibung ihrer Anlagewerte vor; sie sollte die von der Kommission erlassenen Bewertungs- und Abschreibungsregeln(5) anwenden, damit ihre Vermögensübersicht ein getreues Bild ihrer tatsächlichen Vermögensgegenstände wiedergibt.

11. Die Agentur sollte ihre Maßnahmen zur Vermeidung von Doppelerstattungen ausbauen und die Dienstreisekosten auf der Grundlage von Originalbelegen und nicht von Kopien erstatten.

12. Das Rechnungsführungssystem SI2 der Agentur dürfte ihr nicht die Möglichkeit einräumen, nach Abschluss eines Haushaltsjahres (15. Januar des darauffolgenden Jahres) noch Änderungen an ihren Rechnungsvorgängen vorzunehmen, es sei denn, es handelt sich um in den Vorschriften vorgesehene Ausnahmefälle.

Anwendung der Finanzvorschriften

13. Die Agentur hat am 23. Februar im Rahmen der Haushaltslinie "Forschung - Arbeit und Gesundheit" einen Vertrag in Höhe von 225000 Euro unterzeichnet, obwohl die verfügbaren Mittel sich lediglich auf 185000 Euro beliefen. Zur Deckung dieses Fehlbetrages von 40000 Euro zwischen den verfügbaren Mitteln und den Vertragskosten, hat die Agentur Mittel einer anderen Haushaltslinie (Programm für kleine und mittlere Unternehmen) ohne Begründung eingesetzt. Dieses Vorgehen verstößt gegen den Grundsatz der Haushaltsspezialität.

14. Die Agentur überträgt regelmäßig den gesamten Restbetrag der vorläufigen Mittelbindungen auf das folgende Haushaltsjahr, ohne dies mit ausgefuellten Auftragsformularen zu belegen. So wurden 114134 Euro für Dienstreisekosten auf das Haushaltsjahr 2002 übertragen, obwohl die noch zu tätigenden Zahlungen sich nicht einmal auf 50000 Euro beliefen. Derart hohe Mittelübertragungen sind nicht begründet.

15. Für wiedereinziehbare Beträge in Höhe von 82500 Euro lagen entsprechende Einziehungsanordnungen vor, die nicht bis zum Jahresabschluss 2001 bearbeitet wurden. Die Agentur sollte hier die notwendigen Maßnahmen treffen.

16. Ein nationales Zentrum beantragte im Januar 2001, d. h. nach der vom Direktor der Agentur festgelegten Frist vom 31. Dezember 2000, einen Zuschuss zur Durchführung von Tätigkeiten in einem Gesamtbetrag von 184768 Euro. Das Programm wurde schließlich im September 2001 mit einem Betrag von 27781 Euro von der Agentur verabschiedet und vollständig mit ihrem Zuschuss finanziert. Als Begründung führte die Agentur an, dieses Zentrum habe im Vorjahr einen geringeren, als den veranschlagten Zuschuss erhalten, da die geplanten Tätigkeiten nicht in vollem Umfang durchgeführt wurden. Eine solche Schwankung in der Arbeitsplanung und das schleppende Entscheidungsfindungsverfahren zeigen, dass die Agentur bei der Planung ihrer Tätigkeiten mehr auf Qualität und Überwachung achten muss.

17. Die Agentur führte erst im zweiten Quartal 2001 ein funktionsfähiges Planungsprogramm für die Übersetzungsaufträge an das Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union ein. Die Agentur sollte dieses System im Rahmen ihrer Arbeitsplanung weiter entwickeln, damit sie nicht in Dringlichkeitsfällen auf örtliche Übersetzungsbüros zurückgreifen muss.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung in Luxemburg vom 25. und 26. September 2002 angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 216 vom 20.8.1994, S. 5.

(2) In Anwendung von Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 2001 am 9. April 2002 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Agentur, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 15. April 2002 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(3) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was bei den Summen mitunter zu kleinen Divergenzen führt. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist; 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(4) Nicht getrennte Mittel.

(5) Verordnung (EG) Nr. 2909/2000 der Kommission vom 29. Dezember 2000 (ABl. L 336 vom 30.12.2000, S. 75).

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Agentur - In diesen Tabellen sind die von der Agentur in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2001 und 2000

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Agentur - In diesen Tabellen sind die von der Agentur in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2001 und 31. Dezember 2000NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Agentur - In diesen Tabellen sind die von der Agentur in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Antworten der Agentur

Die Antwort der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz auf die Bemerkungen des Rechnungshofs über die Finanzausweise der Agentur für das Haushaltsjahr 2001 lautet wie folgt:

Ausführung des haushaltsplans

Zu ziffer 7 und 8

Wie der Hof angemerkt hat, war die Übertragungsrate der operationellen Mittel des Haushaltsjahres 2001 auf das Folgejahr hoch. Dies ist insbesondere auf die Tatsache zurückzuführen, dass 4,5 Mio. EUR des vom Rechnungshof genannten Betrags von 5,8 Mio. EUR unmittelbar den Beihilfeplan 2001-2002 für KMU (kleine und mittlere Unternehmen) betrafen. Es handelte sich dabei um eine neue Tätigkeit, die vom Europäischen Parlament gewünscht und der Agentur von der Europäischen Kommission übertragen wurde.

Im Übrigen hat die Agentur nach Maßgabe der ihr innerhalb ihres verordnungsrechtlichen Rahmens zur Verfügung stehenden Mittel alles daran gesetzt, um ihre Mittelübertragungsrate zu begrenzen. Deshalb werden die themenspezifischen Ansprechstellen künftig im Verlauf des Haushaltsjahres bezahlt, für das Mittel zugewiesen wurden.

Schließlich wird die Agentur in dem Bemühen, die Qualität und die Überwachung der Planung ihrer Tätigkeiten nachhaltig zu verbessern, fortwährend dafür Sorge tragen, dass geeignete Hilfsmittel verwendet bzw. die bestehenden Hilfsmittel verbessert werden.

Finanzausweise

Zu Ziffer 10

Auf die Bemerkungen des Rechnungshofes hin beabsichtigte die Agentur zunächst, die von der Kommission erlassenen Bewertungs- und Abschreibungsregeln durch die Aufnahme in ihre eigene Regelung umzusetzen. In Anbetracht der Tatsache, dass die derzeit laufende allgemeine Umgestaltung der Haushaltsordnung kurz vor dem Abschluss steht, beabsichtigt die Agentur, vor Umsetzung der Regeln und dem Kauf einer geeigneten Verwaltungssoftware die endgültige Annahme der Haushaltsordnung abzuwarten.

Zu Ziffer 11

Um Doppelerstattungen zu vermeiden und den Empfehlungen des Rechnungshofes zu entsprechen, wird die Agentur die Originalbelege (Tickets) für Reisekosten zu den Sachverständigensitzungen mit dem Vermerk "paid by EU-Agency" versehen und die Zahlung der Rückerstattungen grundsätzlich per Banküberweisung auf die offiziellen Konten der Begünstigten tätigen, deren Angaben auf einem Formular der Agentur festgehalten worden sind.

Zu Ziffer 12

Der vom Hof genannte Vorgang stellt eine absolute Ausnahme dar und betraf einen Rechnungsausgleich für einen begrenzten Betrag, wodurch ein Buchungsfehler in einer Haushaltslinie für Personalausgaben, die nicht auf das folgende Haushaltsjahr übertragen werden konnten, korrigiert werden sollte.

Die Agentur wird darauf achten, dass diese Art vorzugehen sich nicht wiederholen wird.

Anwendung der Finanzvorschriften

Zu Ziffer 13

Der Vertrag, auf den der Rechnungshof Bezug nimmt (225000 EUR), umfasste zwei unterschiedliche Aufgaben im Bereich "Forschung - Arbeit und Gesundheit": eine Aufgabe betraf speziell diesen Bereich (Posten 3 0 2 2: 185000 EUR); die andere Aufgabe betraf ebenfalls diesen Bereich, kann aber auch in den Bereich "Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)" (Posten 3 0 7 1: 40000 Euro) eingeordnet werden. Aus diesem Grund und um das Anlaufen dieser Maßnahme nicht aus haushaltstechnischen Gründen zu verzögern, hat sich die Agentur entschlossen, die Ausgabe zu finanzieren und im Rahmen der verfügbaren Mittel unter diesen beiden Haushaltslinien zu verbuchen.

Zu Ziffer 14

In den meisten Fällen beziehen sich diese Mittelübertragungen auf noch geschuldete Restbeträge im Zusammenhang mit Verträgen oder Auftragsscheinen des laufenden Haushaltsjahres. In einigen Fällen sind diese Beträge nicht eindeutig festgelegt (exakt), da sie sich auf Rechnungen beziehen, die je nach der Art des Verbrauchs bzw. der erbrachten Dienstleistung (z. B. Strom, Telefon, Instandhaltung) unterschiedlich hoch sind.

Was die Dienstreisekosten betrifft, so hat sich die Agentur für die Übertragung aller gebundenen Mittel (vorläufige Mittelbindungen) entschieden, um die noch auszuzahlenden Rückerstattungen von Dienstreisen bewältigen zu können.

Die Agentur wird den Empfehlungen des Rechnungshofes in Bezug auf die Berechnung der noch geschuldeten Restbeträge nachkommen, um die Mittelübertragungen entsprechend diesen Beträgen vorzunehmen.

Zu Ziffer 15

Die Agentur wird den Empfehlungen des Hofes nachkommen und ein System zur monatlichen Überwachung ausstehender Einziehungsanordnungen errichten.

Diese Einziehungsanordnungen betrafen im Wesentlichen Projekte, für die die Abschlussberichte nicht innerhalb der vorgegebenen Fristen übermittelt wurden. Die Sachlagen wurden nun geklärt bzw. sind noch in Klärung begriffen, wodurch eine Annulierung der entsprechenden Einziehungsordnungen möglich ist. In anderen Fällen wurden im Jahr 2001 Beträge aufgrund von Schwierigkeiten im Zusammenhang mit nicht fristgemäß eingegangenen Bankunterlagen nicht eingezogen.

Zu Ziffer 16

Die Agentur wird entsprechend den Empfehlungen des Rechnungshofes und nach Maßgabe der jeweiligen Umstände und Verfahren auf eine verbesserte Durchführung ihrer Jahresplanung achten, und zwar in Bezug auf eine Begrenzung der Schwankungen im Tätigkeitsvolumen, die Verringerung der Verzögerungen bei der Durchführung der Programme, die Verringerung der Fristen für die Beschlussfassung und die Einhaltung des Grundsatzes der Jährlichkeit des Haushaltsplans (siehe vorstehend unter "Ausführung des Haushaltsplans").

Zu Ziffer 17

Die Agentur hat dank ihrer im Haushaltsjahr 2001 gewonnenen Erfahrung im Dezember 2001 ein erstes Planungsprogramm für die Übersetzungsaufträge für das Jahr 2002 erstellt. Ein monatlicher Vergleich zwischen den vorhergesehenen und den ausgeführten Übersetzungsaufträgen sowie eine regelmäßige Überprüfung des Planungsprogramms dürfte die ordnungsgemäße Überwachung der zugewiesenen Mittel in Zukunft erleichtern.