Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Beobachtungsstelle

(2001/C 372/09)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit (nachstehend Beobachtungsstelle) gemäß Artikel 12 Absatz 11 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Beobachtungsstelle für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 12 Absatz 8 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 12 Absatz 12 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN STELLE ZUR BEOBACHTUNG VON RASSISMUS UND FREMDENFEINDLICHKEIT (WIEN) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 2000 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Ausführung des Haushaltsplans und Haushaltskonten

5. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2000 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1(3) dargestellt.

6. Die endgültigen Mittel des Haushaltsjahres beliefen sich auf 4,9 Millionen Euro, die in Höhe von 4,6 Millionen Euro (94 %) gebunden wurden. Von den mit 1,7 Millionen Euro veranschlagten operationellen Mitteln (Titel III) wurden 1,5 Millionen Euro (88 %) gebunden.

7. Die hohe Nichtverwendungsrate bei den Mitteln unter Titel III (59 %) ist in erster Linie auf den Verzug bei der Einrichtung des RAXEN-Netzes(4) zurückzuführen. Die ersten Verträge mit den Partnerorganisationen in sieben Mitgliedstaaten, den Anlaufstellen, wurden erst im November 2000 unterzeichnet, zum Jahresende war noch keine Zahlung erfolgt. Die Analyse der Zahlungen bei Titel III zeigt, dass im ersten Quartal nicht eine Zahlung zulasten der Mittel des Haushaltsjahres vorgenommen wurde, und dass 36 % der Zahlungen in den letzten drei Monaten des Jahres getätigt wurden.

8. Die auf 2001 übertragenen Mittel belaufen sich auf 0,8 Millionen Euro (18 % der Mittelbindungen) und entfallen in erster Linie auf die operationellen Mittel, die in Höhe von 0,6 Millionen Euro (42,5 % der Mittelbindungen) übertragen wurden. Von den insgesamt aus 1999 übertragenen Mitteln wurden 0,4 Millionen Euro (rund 23 %) Ende 2000 annulliert. Die Beobachtungsstelle sollte sich weiterhin darum bemühen, die finanzierten Maßnahmen im Laufe des Jahres durchzuführen und zu zahlen, damit die Mittelübertragungen möglichst gering gehalten werden.

9. Die Beobachtungsstelle erstellt einen einzigen Mittelbindungsantrag für die Bindung von Mitteln bei verschiedenen Haushaltslinien. Dieser vom Finanzkontrolleur unterzeichnete und mit seinem Sichtvermerk versehene Mittelbindungsantrag enthält weder Angaben zu den entsprechenden Posten noch zu den gebundenen Beträgen. Die Anlage zu diesem Mittelbindungsantrag, die diese Angaben enthält, ist weder unterzeichnet noch mit einem Sichtvermerk versehen. Die Beobachtungsstelle sollte spezifische Mittelbindungen vornehmen, damit eine bessere Transparenz gewährleistet ist.

10. Die Rechnung über die Haushaltsvorgänge wurde im Jahr 2000 (wie auch 1999) anhand eines Tabellenkalkulationsprogramms - mit allen dabei gegebenen Risiken - geführt. Das Rechnungsführungssystem SI2 wurde 2001 eingerichtet, es enthält aber kein Modul für die Erfassung der wiedereinzuziehenden Beträge und müsste vervollständigt werden.

Finanzausweise und Rechnungsführung

Rechnungsführung

11. Die Tabellen 2 und 3 enthalten jeweils die Einnahmen- und Ausgabenrechnung für das Haushaltsjahr 2000 und die Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000.

Buchmäßige Behandlung der Anlagewerte

12. Die Finanzregelung der Beobachtungsstelle enthält keine Bestimmungen für die buchmäßige Behandlung der Anlagewerte. Seit Dezember 2000 sind die Rechnungsführungsvorschriften in Bezug auf die Sachanlagen und immateriellen Anlagewerte durch eine Kommissionsverordnung(5) festgelegt. Die Beobachtungsstelle sollte diese Vorschriften in ihre Regelung aufnehmen, damit insbesondere Probleme mit der Bewertung der in das Bestandsverzeichnis aufzunehmenden Vermögensteile vermieden werden.

Bestandsverzeichnis

13. Gemäß ihrer Finanzregelung muss die Beobachtungsstelle alle zu ihrem Vermögen gehörenden beweglichen und unbeweglichen Gegenstände in einem laufenden Bestandsverzeichnis erfassen. Im Laufe des Haushaltsjahres 2000 wurde das Bestandsverzeichnis nicht sachgerecht geführt, so dass im Zuge des Rechnungsabschlusses Berichtigungen vorgenommen werden mussten. Im April 2001 hat die Beobachtungsstelle ein System für die Bestandsführung eingerichtet, das die kontinuierliche Überwachung der Sachanlagen ermöglichen sollte. In jedem Fall sollten die Zuständigkeiten in Bezug auf die Führung des Bestandsverzeichnisses klar festgelegt werden.

Einziehungsanordnungen

14. Entgegen den Bestimmungen ihrer Finanzregelung(6) erstellt die Beobachtungsstelle Einziehungsanordnungen nicht immer bei der Feststellung der Forderung, Forderungsvorausschätzungen werden gar nicht erstellt. Daher hat sie keinen vollständigen Überblick über die vorzunehmenden Wiedereinziehungen. Da zum 31. Dezember 2000 keine Forderungsvorausschätzung vorlag, war auch der Beitrag der österreichischen Behörden zu den Ausgaben für die Unterbringung für den Zeitraum September - Dezember 2000 (58026 Euro) buchmäßig nicht erfasst.

15. Die Beobachtungsstelle übermittelt bei Erstellung einer Einziehungsanordnung dem Schuldner nicht systematisch eine Belastungsanzeige, um die Einziehung des ausstehenden Betrages sicherzustellen. So wurden beispielsweise zu drei von elf geprüften Einziehungsanordnungen keine Belastungsanzeigen ausgestellt, die Schuldner hatten daher auch nicht gezahlt.

Weiterverfolgung früherer Bemerkungen des Hofes

16. In seinem Jahresbericht 1999(7) hatte der Hof die Beobachtungsstelle aufgefordert, die in die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan in Bezug auf die MwSt. aufgenommenen Änderungen in ihre eigene Finanzregelung zu übertragen. Diese Änderung wurde noch nicht vorgenommen.

17. Der Hof hatte in seinem Jahresbericht 1999(8) auch festgestellt, dass zahlreiche Fehler in den Konten unmittelbar vor deren Abschluss berichtigt werden mussten. Im Jahr 2000 waren diesbezüglich Fortschritte festzustellen, doch das interne Kontrollsystem ist durchaus noch verbesserungsfähig. Die Beobachtungsstelle sollte die Rechnung über die Haushaltsvorgänge und die allgemeine Rechnung systematisch abgleichen, um die Berichtigungen am Jahresende zu verringern und vor allem die Mittelbewirtschaftung im Laufe des Jahres besser zu überwachen.

Personal der Beobachtungsstelle

18. Das Personal der Beobachtungsstelle setzt sich ausschließlich aus Zeitbediensteten zusammen. Die Zahl der zu besetzenden Stellen wird von der Haushaltsbehörde jährlich gleichzeitig mit dem Haushaltsplan genehmigt. Außerdem können im Haushaltsplan Mittel für die Einstellung von Hilfskräften (maximale Beschäftigungsdauer: 1 Jahr) sowie für abgeordnete nationale Sachverständige (ANS) bewilligt werden. Tabelle 4 gibt einen Überblick über die Entwicklung des Personals der Beobachtungsstelle und seine Aufteilung.

19. Die Beobachtungsstelle stellt Bedienstete seit ihrer Einrichtung auf der Grundlage von Stellenausschreibungen ein, die in erster Linie in den Organen und anderen Einrichtungen bekannt gegeben wurden. Im Durchschnitt beliefen sich die Einstellungskosten auf rund 6610 Euro pro eingestelltem Bediensteten. Das Ausscheiden von Bediensteten aufgrund des Auslaufens ihrer Verträge (Zeitbedienstete, Hilfskräfte und abgeordnete nationale Sachverständige) führt zu einer Personalfluktuation von 6 % im Jahresdurchschnitt.

20. Für die Zwecke der Prüfung wurden die Bediensteten in zwei Kategorien unterteilt:

- Bedienstete, die mit Unterstützungsaufgaben betraut sind, d. h. Aufgaben, welche die Kontinuität des Betriebs der Beobachtungsstelle sicherstellen (z. B. Verwaltung, Buchhaltung, Sekretariat usw.);

- Bedienstete mit operativen Aufgaben, die einen direkten Beitrag zur Verwirklichung der Ziele der Beobachtungsstelle leisten.

21. Praktisch drei Viertel der A-Bediensteten sind mit operativen Aufgaben betraut. Insgesamt können 55 % der Bediensteten der Beobachtungsstelle (alle Laufbahngruppen zusammengenommen) als mit operativen Aufgaben betraut betrachtet werden.

Schlussfolgerung

22. Da die Beobachtungsstelle erst seit kurzem besteht, erweist sich eine endgültige Beurteilung der Entwicklung des Personalbestands im Verhältnis zu ihrer Tätigkeit als schwierig. Die erkennbaren Trends deuten jedenfalls nicht auf signifikante Probleme hin.

23. Im Fall der Beobachtungsstelle wäre es empfehlenswert, wenn sie sich in Bezug auf Planstellen für Unterstützungsaufgaben und operative Aufgaben, die administrative Sachkenntnis erfordern, mit den Organen und anderen dezentralen Einrichtungen zusammenschließt, um Einstellungen auf einer möglichst breiten Basis durchzuführen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 10. Oktober 2001 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 151 vom 10.6.1997, S. 6.

(2) In Anwendung von Artikel 12 Absatz 10 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 2000 am 30. März 2001 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Beobachtungsstelle, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 10. Mai 2001 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was den Eindruck von Berechnungsfehlern vermitteln könnte. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist, und 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(4) Informationsnetz über Rassismus und Fremdenfeindlichkeit.

(5) Verordnung (EG) Nr. 2909/2000 der Kommission vom 29. Dezember 2000 (ABl. L 336 vom 30.12.2000, S. 75).

(6) Artikel 23 und 24 der Finanzregelung der Beobachtungsstelle.

(7) ABl. C 373 vom 27.12.2000, Ziffer 7.

(8) ABl. C 373 vom 27.12.2000, Ziffer 6.

TABELLEN 1-4

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung der Haushaltsjahre 2000 und 1999

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Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten der Beobachtungsstelle.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000 und zum 31. Dezember 1999

Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten der Beobachtungsstelle.

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Tabelle 4

Personalentwicklung

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ZB: Zeitbedienstete.

HK: Hilfkräfte.

ANS: Abgeordnete nationale Sachverständige.

Antworten der beobachtungsstelle

4. Die Beobachtungsstelle begrüßt die Feststellung des Rechnungshofes, dass der Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2000 zuverlässig ist und die Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

8. Die Beobachtungsstelle hat in ihr Planungssystem bereits einen monatlichen Bericht sowie Koordinierungsmaßnahmen eingeführt, um sicherzustellen, dass die Mittelübertragungen auf ein absolutes Minimum reduziert werden.

9. Um die vom Hof erwähnten Versäumnisse zu vermeiden, werden seit 2001 die vorläufigen Mittelbindungen für jede Haushaltslinie getrennt beantragt.

10. Im Jahr 2001 wurde das SI2-Modul für Einziehungsanordnungen eingerichtet und getestet; dieses Modul ist nun im Rahmen von SI2 vollständig einsatzbereit.

12. Neue Vorschriften in Bezug auf Fragen des Bestandsverzeichnisses und des Vermögens wurden in den neuen Entwurf der Finanzregelung der Beobachtungsstelle aufgenommen, dessen Annahme durch den Verwaltungsrat noch aussteht. Ein Bestandsverzeichnis ist vorhanden und wird geführt.

13. Im Februar 2001 wurde das System für die Bestandsführung geändert. Im neuen Entwurf der Finanzregelung der Beobachtungsstelle und den vom Direktor am 5. Juni 2001 erlassenen Anweisungen sind die Zuständigkeiten des Rechnungsführers in Bezug auf die Führung des Bestandsverzeichnisses klar festgelegt.

14. Das Inkrafttreten der Sitzvereinbarung mit Österreich im Mai 2001 trug zur Klärung bei. Nach diesem Datum könnte die Beobachtungsstelle über andere als aus dem EU-Haushalt stammende Mittel verfügen.

15. Belastungsanzeigen wurden eingeführt, um die Schuldner über geschuldete Beträge und die Zahlungsbedingungen zu informieren.

16. Das Mehrwertsteuersystem wurde in den neuen Entwurf der Finanzregelung aufgenommen, dessen Annahme durch den Verwaltungsrat noch aussteht.

17. Für das Haushaltsjahr 2001 erfolgten im August 2001 Kontenabstimmungen bis Juni 2001, die Rechnungsvorgänge werden wöchentlich im Hauptbuch verbucht.

22-23. Die Beobachtungsstelle hat die Bemerkungen des Rechnungshofs zur Kenntnisgenommen.