Bericht

über den Jahresabschluss 2001 der Europäischen Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit, zusammen mit den Antworten der Beobachtungsstelle

(2002/C 326/10)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit (nachstehend Beobachtungsstelle) gemäß Artikel 12 Absatz 11 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss der Beobachtungsstelle für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 12 Absatz 8 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 12 Absatz 12 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrages zur Gründung der Europäischen Gemeinschaften zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem besonderen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof nahm Prüfungen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Der Hof kann aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

5. Ohne den Bestätigungsvermerk in Ziffer 4 infrage stellen zu wollen, möchte der Hof die Aufmerksamkeit der Beobachtungsstelle besonders auf Ziffer 8 und auf die Ziffern 18 ff. dieses Berichts lenken.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN

Haushaltsvollzug

6. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2001 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1(3) dargestellt.

7. Die endgültigen Mittel des Haushaltsjahres beliefen sich auf 5,3 Millionen Euro, die in Höhe von 5,1 Millionen gebunden wurden. Die mit 2,2 Millionen Euro veranschlagten operationellen Mittel (Titel III) wurden fast vollständig gebunden. Die Zahlungen zulasten der Mittel des Haushaltsjahres beliefen sich auf 3,8 Millionen; 1,4 Millionen wurden auf das folgende Haushaltsjahr übertragen und 0,1 Millionen mussten annulliert werden. Rund 50 % der Zahlungen zulasten der operationellen Mittel wurden im Laufe des letzten Quartals des Jahres getätigt.

8. Die auf das Haushaltsjahr 2002 übertragenen Mittel belaufen sich auf 1,2 Millionen Euro (dieser Betrag hat sich gegenüber dem Vorjahr verdoppelt) und entfallen im Wesentlichen auf die operationellen Mittel. Dieser hohe Betrag ist in erster Linie auf die verspätete Festlegung des Arbeitsprogramms durch den Verwaltungsrat der Beobachtungsstelle sowie auf die Verzögerung beim Aufbau des Raxen-Netzes(4) zurückzuführen, obwohl dieses Informationsnetz zu den Hauptaufgaben der Beobachtungsstelle zählt. Somit wird deutlich, dass die Beobachtungsstelle bei der Planung ihrer Tätigkeiten mehr auf Qualität und Überwachung achten muss.

9. Die aus dem Haushaltsjahr 2000 auf das Haushaltsjahr 2001 übertragenen Mittel beliefen sich auf 0,8 Millionen Euro; sie wurden fast vollständig ausgezahlt. Mehr als 40 % der Zahlungen zulasten der operationellen Mittel wurden im Verlauf des letzten Quartals 2001 getätigt, was auf eine unzureichende Überwachung der im Verlauf des Vorjahres finanzierten Vorhaben hinweist.

Jahresabschluss

10. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der von der Beobachtungsstelle in ihrem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2001 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht.

11. Die Beobachtungsstelle nimmt keine Abschreibung ihrer immateriellen Anlagewerte vor; sie sollte die von der Kommission(5) erlassenen Bewertungs- und Abschreibungsregeln anwenden, damit ihre Vermögensübersicht ein getreues Bild ihrer tatsächlichen Vermögensgegenstände wiedergibt.

Anwendung der Finanzvorschriften

12. Die Beobachtungsstelle hat ihren Haushaltsplan 2001 nicht im Amtsblatt veröffentlicht und somit gegen Artikel 13 ihrer Finanzregelung verstoßen.

13. In seinen Jahresberichten 1999 und 2000 hatte der Hof die Beobachtungsstelle(6) aufgefordert, die in die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften in Bezug auf die MwSt. aufgenommenen Änderungen in ihre eigene Finanzregelung zu übertragen. Die Änderung ist bislang noch nicht vorgenommen worden.

14. Nach den Ereignissen vom 11. September 2001 hat die Beobachtungsstelle 15 Zusatzverträge zu den Vertragsabschlüssen zwischen der Beobachtungsstelle und den nationalen Zentren, die sich am Raxen-Netz beteiligen, unterzeichnet. Obwohl dafür eine spezifische Haushaltslinie vorgesehen ist, hat die Beobachtungsstelle zur Finanzierung dieser Zusatzverträge eine Mittelbindung vorgenommen, diese zulasten einer anderen Haushaltslinie verbucht und damit gegen den Grundsatz der Haushaltsspezialität verstoßen. Die Beobachtungsstelle hätte für die fehlenden Mittel eine ordnungsgemäße Mittelübertragung vornehmen müssen.

15. Am 8. Oktober 2001 wurde diese vorläufige Mittelbindung vorgenommen, am 21. Oktober 2001 wurden die Verträge unterzeichnet. Die Frist für die Vorlage der ersten Berichte war für den 19. Oktober 2001, also bereits vor Vertragsunterzeichnung, festgelegt worden.

16. Im Anhang zur Mittelbindung war darauf hingewiesen worden, dass die Verträge am Jahresende 2001 auslaufen würden; am 31. Dezember 2001 waren jedoch nur 16 % der entsprechenden Zahlungen getätigt worden.

17. Ende 2001 wurden gemäß Artikel 40 der Finanzregelung der Beobachtungsstelle Zahlungen in einem Gesamtbetrag von 297546 Euro ausgesetzt, da die tatsächliche Erbringung von Leistungen bzw. das MwSt.-Verfahren der Vertragsparteien nicht ausreichend belegt waren.

18. Die ausgesetzten Zahlungen umfassten eine Zahlung in Höhe von 70961 Euro, die sich auf einen Finanzbeitrag von 100000 Euro für ein vom Europarat mitfinanziertes Vorhaben bezog. Hinter dieser Finanzierung verbirgt sich eigentlich ein Zuschuss für Arbeiten, die zu einem früheren Zeitpunkt von Sachverständigen durchgeführt worden waren. Der zuständige Anweisungsbefugte konnte weder eine genaue Beschreibung des Vorhabens noch Belege für die beantragte Zahlung vorlegen. Nach Artikel 32, 35 und 39 der Finanzregelung der Beobachtungsstelle ist die Vorlage von Belegen für alle Phasen der Ausführung einer Ausgabe erforderlich.

19. Im Hinblick auf eine wirtschaftliche Haushaltsführung ist es wenig angebracht, Finanzierungen rückwirkend zu gewähren, da die Rückwirkung für die Tätigkeiten der Beobachtungsstelle keinerlei Wertzuwachs bedeutet.

20. Der Direktor der Beobachtungsstelle sollte die Bestimmungen von Artikel 61 der Finanzregelung in bezug auf die Verantwortung der Anweisungsbefugten anwenden. Da die Zahlung nach Artikel 40 der Finanzregelung der Beobachtungsstelle ausgesetzt wurde, sollte die entsprechende Mittelbindung annulliert werden. Der Verwaltungsrat der Beobachtungsstelle kann dann gemäß Artikel 41 der Finanzregelung und in eigener Verantwortung die Tätigung der ausgesetzten Zahlung veranlassen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung in Luxemburg vom 25. und 26. September 2002 angenommen

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 151 vom 10.6.1997, S. 6.

(2) In Anwendung von Artikel 12 Absatz 10 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 2001 am 6. Februar 2002 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Beobachtungsstelle, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 8. Februar 2002 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(3) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was bei den Summen mitunter zu kleinen Divergenzen führt. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist; 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(4) Informationsnetz über Rassismus und Fremdenfeindlichkeit.

(5) Verordnung (EG) Nr. 2909/2000 der Kommission vom 29. Dezember 2000, ABl. L 336 vom 30.12.2000, S. 75.

(6) ABl. C 373 vom 27.12.2000, Ziffer 7 und ABl. C 372 vom 28.12.2001, Ziffer 16.

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Beobachtungsstelle - In diesen Tabellen sind die von der Beobachtungsstelle in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 2

Einnahmen und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2001 und 2000

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Europäische Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2001 und 31. Dezember 2000NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Europäische Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit - In diesen Tabellen sind die von der Beobachtungsstelle in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Antworten der Beobachtungsstelle

4. Die Beobachtungsstelle begrüßt die Feststellung des Hofes, dass der Jahresabschluss 2001 zuverlässig ist.

8 und 9. Die Beobachtungsstelle hat bereits eine Reihe von Verfahren umgesetzt, die der Verbesserung des Planungssystems und der Nachbereitung der operationellen Aktivitäten diesen, um eine ordnungsgemäße Ausführung ihres Haushaltplans sicherzustellen. Im Jahr 2002 wurde der Entwurf des Arbeitsprogramms für 2003 ab April fertig gestellt und vom Verwaltungsrat in der Sitzung am 19. Juni 2002 erörtert.

11. Im ersten Halbjahr 2002 hat die Beobachtungsstelle ihre gegenwärtig genutzte Finanzbuchhaltungssoftware, die die Bezeichnung "EXACT" trägt, um das Modul "Anlagewerte" ergänzt. Die Tests sind abgeschlossen, und die Vorschriften der Kommission werden eingehalten. (Verordnung (EG) Nr. 2909/2000 der Kommission vom 29. Dezember 2000 über die rechnungsmäßige Verwaltung der nicht finanziellen Anlagewerte der Europäischen Gemeinschaft(1). Von nun an wird von einer für die Anlagewerte der EUMC zuständigen Person eine physische Kontrolle (in Form von Stichproben) ausgeübt. Ein internes Verfahren hinsichtlich der Behandlung dieses Punktes wurde eingeführt.

12. Die Beobachtungsstelle hat ihren Haushaltsplan 2002 im Amtsblatt L 178 vom 9. Juli 2002 veröffentlicht.

13. Am 4. Juli 2001 hatte die Beobachtungsstelle mit der Erstellung des Entwurfs eines Vorschlags zur Aktualisierung ihrer Finanzvorschriften begonnen. Das Vorhaben wurde verschoben, um zu vermeiden, dass Bestimmungen eingeführt werden, die sich von denjenigen unterscheiden, die mit der neuen, umgestalteten Haushaltsordnung eingeführt werden, die am 1. Januar 2003 in Kraft tritt.

In Bezug auf das Mehrwertsteuersystem, das auf die Ausgaben der Beobachtungsstelle anzuwenden ist, wurde beschlossen, durch die Umsetzung des Verfahrens in der Geschäftsordnung den neuen Bestimmungen ab dem 1. Januar 2002 vorzugreifen.

14. Nach den Ereignissen vom 11. September 2001 musste die Beobachtungsstelle sehr kurzfristig ein rasches Reaktionssystem entwickeln, um schnellstens Daten zu sammeln und damit den Erwartungen der Gemeinschaften und der Mitgliedstaaten gerecht zu werden. Die Beobachtungsstelle stimmt zu, dass ein getrennter Vertrag hätte aufgestellt werden sollen. Der einzige Grund dafür, dass dies nicht geschah, lag in der Notwendigkeit einer Reaktion der Beobachtungsstelle auf diese sehr spezielle Situation.

15. Die Dringlichkeit, der sich die Beobachtungsstelle bei der Umsetzung der Verfahren gegenübersah, ließ es nicht zu, die im Vertragsentwurf genannte Frist für die Vorlage der Berichte zu ändern. Infolgedessen entstand Verwirrung hinsichtlich der Fristen.

16. Die Beobachtungsstelle stimmt dahin gehend überein, dass es bei den Fristen der Mittelbindungen und Zahlungen zu einer gewissen Inkonsistenz gekommen ist.

18 bis 20. Um Schwierigkeiten zu vermeiden, beschloss die Beobachtungsstelle, der Empfehlung des Hofes Folge zu leisten und die Mittelbindung in Bezug auf das gemeinsame Vorhaben mit dem Europarat zu annullieren.

Die Beobachtungsstelle möchte darüber hinaus betonen, dass diese Initiative auf dem in der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 über die Zusammenarbeit zwischen der Beobachtungsstelle und dem Europarat genannten allgemeinen Kooperationsabkommen zwischen der EUMC und dem Europarat beruhte.

Die Beobachtungsstelle ist bereit, die Haushaltsführung in Bezug auf operationelle Aktivitäten kontinuierlich zu verbessern.

Nach der gegenwärtigen Bewertung der Situation ist vorgesehen, die erforderlichen Berichtigungen in der Geschäftsordnung vorzunehmen und dies durch besondere Ausbildungsveranstaltungen zu ergänzen.

(1) ABl. L 336 vom 30.12.2000, S. 75.