BERICHT

über den Jahresabschluss des Europäischen gemeinsamen Unternehmens für den ITER und die Entwicklung der Fusionsenergie für das zum 31. Dezember 2008 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten des gemeinsamen Unternehmens

2009/C 310/01

INHALT

EINLEITUNG

Das gemeinsame Unternehmen arbeitet seit dem 18. März 2008 autonom. Die Fusionsanlagen sollen in Cadarache (Frankreich) entstehen, seinen Sitz hat das gemeinsame Unternehmen in Barcelona.

ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG

Verantwortung des Direktors

In seiner Funktion als Anweisungsbefugter führt der Direktor den Haushaltsplan in Einnahmen und Ausgaben nach Maßgabe der Finanzordnung des gemeinsamen Unternehmens ( 8 ) eigenverantwortlich und im Rahmen der bewilligten Mittel ( 9 ) aus. In den Verantwortungsbereich des Direktors fällt außerdem die Einrichtung der entsprechenden Organisationsstruktur sowie der internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme und -verfahren, um endgültige Jahresabschlüsse ( 10 ) zu erstellen, die frei von wesentlichen falschen Angaben aufgrund von Betrug oder Fehlern sind, und sicherzustellen, dass die diesen Abschlüssen zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

Verantwortung des Hofes

Prüfungsurteil zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung

Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss zugrunde liegenden Vorgänge

BEMERKUNGEN ZUR HAUSHALTSFÜHRUNG UND ZUM FINANZMANAGEMENT

Haushaltsvollzug

Für das Jahr 2008 war in der Haushaltsergebnisrechnung ein Überschuss von 57,6 Millionen Euro ausgewiesen, der sich auf 38 % der antizipativen Aktiva von 149,7 Millionen Euro beläuft. Von diesem Überschuss wurden 32,2 Millionen Euro auf das Jahr 2009 übertragen, und 25,4 Millionen Euro sind gemäß Artikel 16 der Finanzordnung des gemeinsamen Unternehmens an die Kommission zurückzuzahlen. Die unzulängliche Mittelausschöpfung ist hauptsächlich auf Verzögerungen beim Euratom-Fusionsprogramm zurückzuführen.

SONSTIGE BEMERKUNGEN

Interne Kontrollsysteme

Das gemeinsame Unternehmen befindet sich in der Anfangsphase und hatte im Lauf des Jahres 2008 seine internen Kontrollen und sein Finanzinformationssystem noch nicht vollständig eingerichtet. Am Jahresende waren die zugrunde liegenden Verfahrensabläufe entgegen den Vorgaben der Finanzordnung des gemeinsamen Unternehmens vom Rechnungsführer noch nicht förmlich festgelegt und validiert worden.

Die Prüfung einer Stichprobe von 40 Vorgängen durch den Hof ergab, dass die internen Kontrollen in mehreren Fällen nicht ordnungsgemäß funktioniert hatten. In sechs Fällen etwa nahm das gemeinsame Unternehmen Mittelbindungen erst vor, nachdem es bereits rechtliche Verpflichtungen eingegangen war. Dies steht im Widerspruch zu den Bestimmungen der Finanzordnung. In einem Fall vergab das gemeinsame Unternehmen einen Auftrag im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne die vorgeschriebene Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung.

Finanzordnung des gemeinsamen Unternehmens

Die Finanzordnung des gemeinsamen Unternehmens wurde am 22. Oktober 2007 durch Beschluss des Vorstands angenommen. Am 28. Februar 2008 ersuchte der Direktor des gemeinsamen Unternehmens den Hof um eine Stellungnahme zur Finanzordnung. Der Hof legte seine Stellungnahme Nr. 4/2008 im Oktober 2008 vor.

Verspätete Entrichtung der Mitgliedsbeiträge

Jährlicher Tätigkeitsbericht

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 22. Oktober 2009 in Luxemburg angenommen.

ANTWORTEN DES GEMEINSAMEN UNTERNEHMENS

Haushaltsvollzug

Ziffer 16

F4E vertritt die Auffassung, dass die vom Hof angesprochene unzulängliche Mittelausschöpfung unmittelbar damit zusammenhängt, dass sich F4E im ersten Jahr der finanziellen Unabhängigkeit von der Kommission befindet, und dass sie außerdem auf Verzögerungen beim Anlauf der internen Organisation des ITER und des Euratom-Fusionsprogramms insgesamt zurückzuführen ist. Mechanismen für die periodische Berichtserstellung werden derzeit aufgebaut. Im Rahmen des Aktionsplans für die internen Kontrollstandards werden zusätzliche Überwachungs- und Berichtserstellungsprozesse festgelegt, mit denen eine noch genauere Kontrolle des Haushaltsvollzugs ermöglicht werden soll.

Interne Kontrollsysteme

Ziffern 17-19

F4E stimmt den Bemerkungen des Hofes hinsichtlich des Entwicklungsstands seiner internen Kontrollabläufe im ersten Jahr seiner Tätigkeit zu. Mittlerweile kann F4E jedoch bestätigen, dass der Innenrevisor seine Tätigkeit zum 1. Juli 2009 aufgenommen hat. Es wurde ein Aktionsplan für die Einführung interner Kontrollstandards entwickelt, in dem auch die im Bereich der IT angesprochenen Aspekte behandelt werden; außerdem wird eine Arbeitsgruppe eingerichtet, welche die Umsetzung koordinieren, überwachen und hierüber einen Bericht vorlegen wird. Darüber hinaus wurde ein Datenschutzbeauftragter ernannt und es wurden die erforderlichen Maßnahmen für die Weiterentwicklung des Notfallplans und Datenwiederherstellungsplans (Business Continuity and Data Recovery Plan) eingeleitet.

In diesem Zusammenhang hat F4E im Jahr 2008 ein Qualitätssicherungssystem eingerichtet. Die Darstellung aller zugrunde liegenden Verfahrensabläufe wird derzeit erstellt.

Ziffer 20

F4E nimmt die Bemerkung des Hofes zur Kenntnis, wonach in sechs Fällen, die sich aus den Verpflichtungen von Euratom im Rahmen des internationalen ITER-Übereinkommens sowie des Übereinkommens mit Japan ergaben, Mittelbindungen fehlten, bevor rechtliche Verpflichtungen eingegangen wurden.

Bei diesen sechs Fällen handelt es sich um mehrjährige internationale Übereinkommen zwischen F4E und der ITER-Organisation bzw. der japanischen Mitgliedsstelle, mit denen die vorstehend beschriebenen internationalen Verpflichtungen von Euratom umgesetzt werden.

Um den Bemerkungen des Hofes zu dieser Angelegenheit Rechnung zu tragen, wird sich F4E mit seinen Mitgliedern im Vorstand beraten, insbesondere mit Euratom. Bei diesen besonderen Vereinbarungen würde sich die Vornahme von Mittelbindungen vor dem Abschluss der Übereinkommen in erheblichem Maße auf die Fähigkeit von F4E auswirken, die internationalen Verpflichtungen von Euratom umzusetzen, da der erforderliche Betrag der Mittelbindungen die verfügbaren Haushaltsmittel innerhalb des laufenden Rahmenprogramms überschreiten könnte.

F4E pflichtet den Bemerkungen des Hofes zu dem einzelnen Fall bei, in dem ein Auftrag im Wege eines Verhandlungsverfahrens vergeben wurde, ohne dass die Auftragsbekanntmachung zuvor veröffentlicht worden war. Allerdings ist dazu festzustellen, dass diese Maßnahme aufgrund außergewöhnlicher Umstände getroffen wurde. F4E dokumentierte seine Entscheidung, von dem üblichen Verfahren abzuweichen, und stellte gleichzeitig einen Risikobegrenzungsplan vor, um etwaige negative Auswirkungen zu minimieren. Dieser Risikobegrenzungsplan wurde erfolgreich umgesetzt und die Situation wurde in der Zwischenzeit bereinigt.

Finanzordnung von F4E

Ziffern 21-23

Es wurde eine interne F4E-Arbeitsgruppe eingerichtet, die regelmäßig die Notwendigkeit einer Überarbeitung der Finanzordnung von F4E und ihrer Durchführungsvorschriften analysieren soll, um die finanziellen Rahmenbedingungen zu festigen, wobei gleichzeitig das besondere industrielle und institutionelle Umfeld von F4E berücksichtigt wird. Die Arbeitsgruppe wird die Bemerkungen des Hofes auswerten und auf dieser Grundlage der Kommission und dem Vorstand Änderungsvorschläge unterbreiten.

Verspätete Entrichtung der Mitgliedsbeiträge

Ziffer 24

F4E stimmt den Bemerkungen des Hofes zu. Die verzögerte Zahlungsaufforderung für die Jahresbeiträge für 2008 ist jedoch durch den Übergangszeitraum bedingt, bevor F4E am 18. März 2008 seine finanzielle Unabhängigkeit von der Kommission erlangte.

Ziffer 25

F4E stimmt den Bemerkungen des Hofes zu. Da 2008 jedoch das erste Jahr war, in dem die Mitglieder von F4E zur Zahlung jährlicher Mitgliedsbeiträge aufgefordert wurden, benötigten die meisten Mitglieder eine gewisse Zeit für die Einrichtung interner Verfahrensabläufe, die für die Genehmigung der Zahlung dieser spezifischen Beiträge erforderlich sind.

Alle Mitglieder von F4E haben mittlerweile ihre Jahresmitgliedsbeiträge 2008 entrichtet.

Bei seiner neunten Sitzung im März 2009 erinnerte der Vorstand von F4E sämtliche Mitglieder an die Notwendigkeit, die Mitgliedsbeiträge fristgerecht zu bezahlen.

Jährlicher Tätigkeitsbericht

Ziffern 26-27

F4E stimmt den vorläufigen Feststellungen des Hofes zu, die sich auf die verspätete Vorlage des jährlichen Tätigkeitsberichts und das Fehlen einer Beurteilung der Wirksamkeit und Effizienz des internen Kontrollsystems sowie einer detaillierten Bewertung der Ergebnisse anhand der festgelegten Ziele und des Zeitplans beziehen.

Diese Verzögerung ist in erster Linie darauf zurückzuführen, dass vor dem Ablauf der in der Finanzordnung von F4E festgesetzten Frist keine Sitzung des Vorstands von F4E stattfand. Außerdem genehmigte der Vorstand den jährlichen Tätigkeitsbericht nicht in seiner Sitzung vom 9. Juli, sondern erst am 14. September.

Um künftig eine fristgerechte Genehmigung des jährlichen Tätigkeitsberichts zu gewährleisten, wird F4E eine Sitzung des Vorstands Anfang Juni beantragen und mit dem Vorstand und dessen untergeordneten Gremien ein Verfahren erarbeiten, nach dem bereits im Voraus die Entscheidung über die Genehmigung des jährlichen Tätigkeitsberichts sowie die zugehörige Analyse und Bewertung vorbereitet werden können.

Da F4E im Berichtszeitraum personell unzureichend ausgestattet war und damit seine Tätigkeit nicht in vollem Umfang ausüben konnte, lagen nur rudimentäre Managementindikatoren für die Umsetzung des Arbeitsprogramms vor und es waren noch keine Risikobewertungen durchgeführt worden. Diese Schwächen werden von F4E im nächsten jährlichen Tätigkeitsbericht aufgegriffen, wobei berücksichtigt wird, dass gegenwärtig interne Berichtserstellungsverfahren entwickelt und Risikobewertungen für alle Hauptbereiche der operativen Tätigkeit von F4E vorbereitet werden.

Es wurde ein Aktionsplan für die Einführung interner Kontrollstandards entwickelt, in dessen Folge unter anderem eine Risikobewertung sowie eine jährliche Überprüfung der Wirksamkeit und Effizienz der internen Kontrollen durchgeführt werden sollen. Mittlerweile wurde der Innenrevisor eingestellt; dieser wird durch seine Revisions- und Beratungstätigkeit dazu beitragen, dass sich der Anweisungsbefugte von der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems und der Leistungsfähigkeit der Abteilungen bei dessen Umsetzung überzeugen kann.