Entschliessung des Europäischen Parlaments

vom 7. Oktober 2010

mit den Bemerkungen, die integraler Bestandteil seines Beschlusses betreffend die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans der Europäischen Polizeiakademie für das Haushaltsjahr 2008 sind

DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT,

in Kenntnis der endgültigen Rechnungsabschlüsse der Europäischen Polizeiakademie für das Haushaltsjahr 2008,

in Kenntnis des Berichts des Rechnungshofs über den Jahresabschluss 2008 der Europäischen Polizeiakademie zusammen mit den Antworten der Akademie [1],

in Kenntnis der Empfehlung des Rates vom 16. Februar 2010 (5827/2010 – C7-0061/2010),

unter Hinweis auf seinen Beschluss vom 5. Mai 2010 [2] betreffend den Aufschub des Entlastungsbeschlusses für das Haushaltsjahr 2008 und die Antworten des Direktors der Europäischen Polizeiakademie,

gestützt auf Artikel 276 des EG-Vertrags und Artikel 319 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union,

gestützt auf die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften [3], insbesondere auf Artikel 185,

gestützt auf den Beschluss 2005/681/JI des Rates vom 20. September 2005 zur Errichtung der Europäischen Polizeiakademie (CEPOL) [4], insbesondere auf Artikel 16,

gestützt auf die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 der Kommission vom 19. November 2002 betreffend die Rahmenfinanzregelung für Einrichtungen gemäß Artikel 185 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 [5], insbesondere auf Artikel 94,

gestützt auf Artikel 77 und Anlage VI seiner Geschäftsordnung,

in Kenntnis des zweiten Berichts des Haushaltskontrollausschusses (A7-0253/2010),

A. in der Erwägung, dass die Akademie 2001 errichtet wurde und mit Wirkung vom 1. Januar 2006 in eine Gemeinschaftseinrichtung im Sinne von Artikel 185 der Haushaltsordnung umgewandelt wurde, für die die Rahmenfinanzregelung für Agenturen gilt,

B. in der Erwägung, dass der Rechnungshof in seinem Bericht über den Jahresabschluss 2006 der Akademie sein Prüfungsurteil in Bezug auf die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge mit der Begründung eingeschränkt hat, dass die Auftragsvergabeverfahren nicht im Einklang mit den Vorschriften der Haushaltsordnung standen,

C. in der Erwägung, dass der Rechnungshof in seinem Bericht über den Jahresabschluss 2007 der Akademie sein Prüfungsurteil in Bezug auf die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung und in Bezug auf die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge eingeschränkt hat,

D. in der Erwägung, dass der Rechnungshof in seinem Bericht über den Jahresabschluss 2008 der Akademie sein Prüfungsurteil in Bezug auf die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung durch die Hervorhebung eines Sachverhalts ergänzt hat, ohne es ausdrücklich einzuschränken, und ein eingeschränktes Prüfungsurteil in Bezug auf die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge abgegeben hat,

E. in der Erwägung, dass das Parlament am 5. Mai 2010 beschlossen hat, die Erteilung der Entlastung für das Haushaltsjahr 2008 zu verschieben,

Allgemeine Bemerkungen

Wiederholte Feststellung von erheblichen Mängeln bei der Tätigkeit der Akademie

1. hält es für nicht hinnehmbar, dass die Akademie seit ihrer Errichtung als Agentur im Jahre 2006 Mühe hat, die Normen einer verantwortungsvollen Verwaltung zu erfüllen, wie dies von einer Regulierungsagentur erwartet wird; hebt hervor, dass seit 2006 bei Prüfungen wiederholt auf die Probleme der Akademie bei der Einhaltung der Haushaltsordnung und des Personalstatuts der Europäischen Union sowie auf Mängel beim Rechnungsführungssystem, bei der Haushaltsführung, bei den Humanressourcen, bei den Ausschreibungsverfahren und bei der Einhaltung der Bestimmungen über Ausgaben für Schulungen hingewiesen wurde; ist sich der Tatsache bewusst, dass die Verbesserungen der Akademie voraussichtlich erst ab 2014 abgeschlossen werden, wenn der (vom Verwaltungsrat im Mai 2010 genehmigte) Mehrjahresplan der Akademie voll umgesetzt worden sein muss; ist daher nicht bereit zu akzeptieren, dass die Akademie mindestens neun Jahre (2006-2014) braucht, um im Hinblick auf eine verantwortungsvolle Verwaltungspraxis ein annehmbares Niveau zu erreichen, wie es von einer Regulierungsagentur erwartet wird;

Das Management der Akademie in den Jahren 2006-2009

2. hält den Mangel an Verantwortlichkeit und Professionalität des früheren Direktors, der dem Parlament gegenüber für die Ausführung des Haushalts 2008 verantwortlich ist, für nicht hinnehmbar; hebt die folgenden Feststellungen hervor, die vom tschechischen Ratsvorsitz am 18. Mai 2009 mitgeteilt wurden:

- Missmanagement in der Akademie: Im Zusammenhang mit den Feststellungen des internen Auditdiensts bot die Kommission der Akademie ihre Unterstützung an; der Direktor der Akademie hat sich jedoch zu keinem Zeitpunkt an die GD Justiz, Freiheit und Sicherheit oder an die GD Haushalt gewandt;

- Kommunikation innerhalb des Sekretariats: Der Mangel an Kommunikation und Vertrauen zwischen dem Direktor und dem Personal hat zu langwierigen Auseinandersetzungen geführt;

- mangelnde Transparenz: Anstatt die Probleme zu identifizieren und den Verwaltungsrat oder die Kommission um Rat zu bitten, hat der Direktor die Informationen, die später zufällig ans Licht kamen, für sich behalten;

- Rechenschaftspflicht des Direktors gegenüber dem Verwaltungsrates der Akademie: Der Direktor hat sich nicht an die Beschlüsse des Verwaltungsrats gehalten;

3. bedauert, dass der Verwaltungsrat der Akademie auf die Managementfehler des ehemaligen Direktors seinen Aufgaben nicht in geeignetem Maße reagiert hat, um dem Ansehen der Akademie nicht zu schaden;

4. hält es für nicht hinnehmbar, dass der Verwaltungsrat insbesondere deswegen keine disziplinarischen Maßnahmen ergriffen hat, weil der ehemalige Direktor die Möglichkeit gehabt hätte, rechtlich dagegen vorzugehen;

5. besteht folglich auf der Verantwortung des Verwaltungsrats der Akademie und regt an, Änderungen vorzunehmen, damit sich diese Situation in Zukunft nicht wiederholen kann; fordert eine Überprüfung der Position der Kommission in dem Sinne, dass ihr ein Stimmrecht und eine Sperrminorität bei den Beschlüssen bezüglich der Bewirtschaftung in den Bereichen Haushalt, Finanzen und Verwaltung der Agentur im Verwaltungsrat der Akademie und bei den übrigen Agenturen der Union eingeräumt wird;

Strukturelle Mängel

6. hat ferner Zweifel an der Fähigkeit der Akademie, ihre strukturellen Probleme voll in den Griff zu bekommen, und weist darauf hin, dass diese Probleme durch folgende Faktoren bedingt sind:

- die geringe Größe der Akademie, durch die ihre Fähigkeit in Frage gestellt wird, die komplexen Finanz- und Personalvorschriften der Europäischen Union wirksam anzuwenden;

- den Standort des Sekretariats der Akademie in Bramshill rund 70 km von London entfernt, der unter anderem mit Blick auf die Personaleinstellung und die öffentlichen Verkehrsverbindungen Nachteile mit sich bringt;

- die nicht unerheblichen Fixkosten für die Leitungsstruktur der Akademie, deren Verwaltungsrat sich aus 27 Mitgliedern zusammensetzt, während der Personalbestand lediglich 24 Mitarbeiter umfasst (Zahlen vom Beginn des Haushaltsjahres 2008);

7. empfiehlt deshalb, die Möglichkeit der Angliederung der Akademie an Europol zu prüfen, um die strukturellen und chronischen Probleme der Akademie einer konkreten Lösung zuzuführen; schlägt ebenfalls vor, dass der Rechnungshof eine umfassende Überprüfung der Regulierungsagenturen vornimmt, um unter anderem den Anteil der Betriebs- und Verwaltungskosten zu prüfen und zu beurteilen, auf welche Weise strukturelle oder sonstige Probleme angegangen werden können, so dass auf diese Weise die von der Kommission selbst vorgenommene Bewertung der Regulierungsagenturen vervollständigt wird;

Standpunkt des Rechnungshofes

8. stellt fest, dass der Rechnungshof nicht bereit ist, zügig eine Stellungnahme in Form eines Schreibens mit einer Bewertung des von der Akademie erstellten Aktionsplans vorzulegen, wie dies vom Parlament in Ziffer 23 seiner Entschließung vom 5. Mai 2010 [6], die integraler Bestandteil seines Beschlusses vom 5. Mai 2010 über die Entlastung für das Haushaltsjahr 2008 ist, gefordert wurde; nimmt jedoch die Erklärung des Rechnungshofes zur Kenntnis, wonach dieser bereits in seinen besonderen Jahresberichten zu den Haushaltsjahren 2006 bis 2008 ausführlich zu den bei der Akademie festgestellten Problemen Stellung genommen hat;

Der Aktionsplan der Akademie für den Zeitraum 2010-2014

9. stellt fest, dass der neue Direktor der Akademie rechtzeitig den Aktionsplan vorgelegt hat, wie er in Ziffer 22 der oben genannten Entschließung des Parlaments vom 5. Mai 2010 gefordert worden war; bedauert jedoch die mangelnde Genauigkeit bei der Beschreibung der spezifischen Maßnahmen, die von der Akademie ergriffen werden sollen; bedauert ferner, dass die meisten von der Akademie vorgeschlagenen Indikatoren vage sind und nicht immer klar die Bewertung der Verwirklichung der Ziele erleichtern;

10. stellt fest, dass im Zuge der Forderung des Parlaments, einen Aktionsplan zu verabschieden, der Direktor der Akademie und ihr Verwaltungsrat einen Vierjahres-Zeitraum (d.h. von 2010 bis 2014) als realistischen Zeitrahmen angegeben haben, um die in der Anlage zur oben genannten Entschließung des Parlaments vom 5. Mai 2010 aufgeführten Ziele zu erreichen; ist daher nicht bereit zu akzeptieren, dass die Akademie weitere vier Jahre benötigt, um im Hinblick auf eine verantwortungsvolle Verwaltungspraxis ein annehmbares Niveau zu erreichen, wie es von einer Regulierungsagentur zu erwarten ist;

11. fordert den Direktor der Akademie auf, die Entlastungsbehörde alle sechs Monate über den Stand der Umsetzung des Aktionsplans zu unterrichten;

Besondere Bemerkungen

Validierung der finanziellen Verfahren und des neuen Rechnungsführungssystems (Artikel 43 der Rahmenfinanzregelung)

12. ist besorgt darüber, dass die 2008 aufgetretenen Schwierigkeiten bei der Umstellung vom alten Rechnungsführungssystem auf ABAC und die verspätete Umsetzung eines angemessenen Rechnungsführungssystems die Qualität der Finanzinformationen zu den Mittelübertragungen aus dem vorangegangenen Jahr, die Verwendung der zweckgebundenen Einnahmen und die Verbindung mit bestimmten Beträgen in der Bilanz für 2007 immer noch gefährden; ist äußerst besorgt darüber, dass aufgrund des Ausscheidens von zwei für den Finanzkreislauf wichtigen Akteuren aus dem Dienst, nämlich des Rechnungsführers und des Finanz- und Haushaltsreferenten, die Maßnahmen der Akademie nunmehr auf 2011 verschoben wurden;

13. hebt hervor, dass die Prüfung einer Stichprobe von Mittelbindungen (siehe Ziffer 15 des Berichts des Rechnungshofs über den Jahresabschluss der Europäischen Polizeiakademie) ergab, dass es in drei Fällen keinen Prüfpfad gab, um die finanzielle Abwicklung zurückzuverfolgen, weswegen eine Abstimmung der entsprechenden Abschlusssalden im Jahresabschluss zum 31. Dezember 2008 nicht möglich war;

14. betont, dass der Rechnungshof bereits in seinem besonderen Jahresbericht über den Jahrsabschluss 2006 darauf hingewiesen hatte, dass die Akademie nicht die erforderlichen Systeme und Verfahren eingeführt hatte, um den in der Rahmenfinanzregelung für die Agenturen vorgesehenen Finanzbericht erstellen zu können;

Haushaltsplanung und -kontrolle

15. ist besorgt über die Unzulänglichkeiten der Akademie bei der Planung und Überwachung des Haushaltsvollzugs; stellt insbesondere fest, dass 2008 insgesamt 31 % aller Haushaltsmittel der Akademie auf das nächste Haushaltsjahr übertragen werden mussten; vertritt die Auffassung, dass die von der Akademie diesbezüglich vorgeschlagenen Maßnahmen unangemessen und vage sind;

16. weist darauf hin, dass bereits im Haushaltsjahr 2007 mehr als 20 % (0,5 Mio. EUR) der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel der Akademie in Abgang gestellt wurden;

Finanzielle Verwaltung der Tätigkeiten der Akademie

17. ist besorgt über die finanzielle Verwaltung der Tätigkeiten der Akademie; stellt insbesondere fest, dass der Rechnungshof in Bezug auf 2008 darauf hingewiesen hat, dass

- in drei Fällen (Gesamtwert von 39500 EUR) rechtliche Verpflichtungen fehlten;

- in neun Fällen (Gesamtwert von 244200 EUR) vor der rechtlichen Verpflichtung keine Mittelbindung vorgenommen wurde;

und vertritt die Auffassung, dass die von der Akademie diesbezüglich vorgeschlagenen Maßnahmen unangemessen und vage sind;

Kontrollumfeld für Vergabeverfahren

18. ist besorgt darüber, dass die Akademie laufend gegen die vergaberechtlichen Bestimmungen der Haushaltsordnung verstößt; verweist insbesondere auf die Verfahrensmängel bei der Vergabe eines öffentlichen Lieferauftrags im Wert von ungefähr 2 % der operativen Ausgaben des Jahres 2008;

19. hebt hervor, dass der Rechnungshof bereits in seinen besonderen Jahresberichten zu den Haushaltsjahren 2006 und 2007 kritisiert hatte, dass die Akademie keine Belege dafür vorlegen konnte, dass bestimmte Anschaffungen erforderlich waren, und nicht schlüssig angeben konnte, weshalb auf einen bestimmten Bieter zurückgegriffen wurde;

System der Ausgabenkontrolle

20. hebt hervor, dass der Rechnungshof im Jahr 2008 eine große Zahl von Verstößen gegen die geltenden Verwaltungs- und Finanzvorschriften bei den Ausgaben für die Veranstaltung von Schulungen und Seminaren festgestellt hat, die einen bedeutenden Anteil (64 %) der operativen Ausgaben der Akademie ausmachen; stellt fest, dass es sich dabei im Wesentlichen um folgende Unregelmäßigkeiten handelte: Fehlen von Belegen für die angefallenen Kosten, von Teilnahmebestätigungen, Originalrechnungen und der für die Erstattung von Unterbringungskosten benötigten Unterlagen, keine Einforderung von Informationen hinsichtlich der Reisekosten für Berater; fordert die Akademie auf, Maßnahmen zu ergreifen, um ausreichende Kapazitäten für die Durchführung von Vorabkontrollen und von nachträglichen Kontrollen zu gewährleisten;

21. äußert sich besorgt darüber, dass der Rechnungshof bereits in seinen besonderen Jahresberichten zu den Haushaltsjahren 2006 und 2007 darauf hingewiesen hatte, dass die Haushaltsmittel nicht nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung (Artikel 25 der Haushaltsordnung der Akademie) verwendet wurden;

Zur Finanzierung von Privatausgaben verwendete Mittel

22. bedauert, dass die von der Akademie angekündigte und von einem externen Unternehmen durchzuführende externe Prüfung über die Verwendung von Haushaltsmitteln zur Finanzierung von Privatausgaben noch nicht begonnen hat; ist daher besorgt über diese Verzögerung, die die Arbeit des externen Unternehmens sicherlich nicht erleichtern wird;

23. weist darauf hin, dass der Direktor der Akademie im Anschluss an seine Anhörung vom 25. Januar 2010 den Mitgliedern des Haushaltskontrollausschusses gegenüber erklärte, dass die Mittel wieder eingezogen worden seien; stellt jedoch fest, dass für 2007 Beförderungs- und Taxikosten in Höhe von 2320,77 GBP noch nicht wieder eingezogen worden sind;

24. weist ferner darauf hin, dass die Höhe der Ausgaben für die Nutzung von Mobiltelefonen und Fahrzeugen durch die Mitarbeiter immer noch nicht geklärt ist;

25. hebt hervor, dass der Rechnungshof bereits in seinem besonderen Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2007 darauf hingewiesen hatte, dass die Prüfer nicht imstande waren, alle im Jahre 2007 getätigten Zahlungen zu überprüfen, da es nicht möglich war, die Höhe der vorschriftswidrig für Privatzwecke verausgabten Mittel zu bestimmen oder alle unterschiedlichen Arten von Privatausgaben zu ermitteln;

Personalverwaltung: Vertrauen auf Zeitarbeitskräfte für sensible Stellen

26. äußert sich besorgt darüber, dass bis jetzt Zeitarbeitskräfte für Arbeiten im Bereich Finanzen eingesetzt werden; stellt fest, dass die Akademie erst 2009 eine Stellenausschreibung zur Einstellung eines Koordinators für die internen Kontrollnormen veröffentlicht hat, und dass die Vorstellungsgespräche für diese Stelle damals für Anfang 2010 angesetzt wurden; ist besorgt darüber, dass zwei für den Finanzkreislauf wichtige Mitarbeiter, nämlich der Rechnungsführer und der Finanz- und Haushaltsreferent, vor Kurzem aus dem Dienst ausgeschieden sind;

27. verweist, was weitere horizontale Bemerkungen zum Entlastungsbeschluss betrifft, auf seine Entschließung vom 5. Mai 2010 [7] zur Leistung, zum Finanzmanagement und zur Finanzkontrolle der Agenturen.

[1] ABl. C 304 vom 15.12.2009, S. 124.

[2] ABl. L 252 vom 25.9.2010, S. 232.

[3] ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1.

[4] ABl. L 256 vom 1.10.2005, S. 63.

[5] ABl. L 357 vom 31.12.2002, S. 72.

[6] ABl. L 252 vom 25.9.2010, S. 233.

[7] ABl. L 252 vom 25.9.2010, S. 241.

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