Bericht

über den Jahresabschluss 2001 des Gemeinschaftlichen Sortenamts, zusammen mit den Antworten des Amtes

(2002/C 326/11)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat des Gemeinschaftlichen Sortenamts (nachstehend Amt) gemäß Artikel 111 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss des Amtes für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 110 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates wurde der Haushaltsplan des Amtes unter der Verantwortung des Präsidenten ausgeführt, der gemäß den in Artikel 112 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Der Hof kann aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN

Haushaltsvollzug

5. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2001 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1(3) dargestellt.

6. Die endgültigen Mittel des Haushaltsjahres beliefen sich auf 8,6 Millionen Euro, wovon 8 Millionen Euro gebunden wurden. Von den operationellen Mitteln (Titel III) (4,1 Millionen Euro) wurden 3,8 Millionen Euro gebunden. Zulasten des Haushaltsjahres wurden Zahlungen in Höhe von 4,4 Millionen geleistet. Ein Betrag von 3 Millionen wurde auf das folgende Haushaltsjahr übertragen und 1,1 Millionen mussten annulliert werden. Nur 26 % der gebundenen operationellen Mittel wurden im Laufe des Haushaltsjahres ausgezahlt.

7. Die Mittelübertragungen auf das Haushaltsjahr 2002 beliefen sich auf 3 Millionen Euro und betrafen größtenteils die operationellen Mittel (2,9 Millionen). Die Mittelübertragungsrate erhöht sich von Jahr zu Jahr(4), und der Hof wiederholt die Empfehlung aus seinem Jahresbericht 2000(5), die Finanzregelung mit der besonderen Funktionsweise des Amtes in Einklang zu bringen.

Jahresabschluss

8. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der vom Amt in seinem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2001 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht. In der Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2001 ist ein Saldo des Haushaltsjahres in Höhe von 11028828 Euro ausgewiesen. Es handelt sich dabei um den in Artikel 6 Absatz d.2 der Finanzregelung des Amtes vorgesehenen Reservefonds. In der Finanzbuchführung sind die Mittel des Reservefonds ordnungsgemäß beim Konto "gesetzliche Reserve" verbucht worden; auch in der Vermögensübersicht sollten sie an dieser Stelle ausgewiesen werden.

9. Das vom Amt bis Ende 2001 angewandte Finanzbuchführungssystem enthielt Schwachstellen und entsprach nicht mehr den Verwaltungsanforderungen des Amtes. Anfang 2002 wurde ein neues System eingeführt, und bei der Eröffnung der Konten wurden ausschließlich die Salden der Hauptkonten verbucht, da es nicht möglich war Nebenkonten einzurichten. Im Zwischenabschluss der Konten "Kunden" und "Lieferanten" sind die Einzeleintragungen aus den Salden in der Vermögensübersicht nicht erkennbar. Besondere Aufmerksamkeit sollte der Identifizierung der Salden der Konten "Kunden" und "Lieferanten" gelten, da bereits im alten System hier bedeutende Lücken festgestellt wurden.

10. In seinem Jahresbericht über den Jahresabschluss des Amtes für das Haushaltsjahr 2000(6) hat der Hof auf die Schwachstellen in seinem Bestandsverwaltungssystem hingewiesen. Das Amt sollte die Arbeiten der für das Bestandsverzeichnis und der für die Rechnungsführung zuständigen Dienststellen besser koordinieren, um Abweichungen zwischen den in der Vermögensübersicht und den in den Bestandsverzeichnissen angegebenen Werten zu vermeiden. Das Amt hat im Jahr 2001 die von der Kommission im Dezember 2000(7) erlassenen Abschreibungsregeln angewandt.

11. Die meisten Transaktionen (Gebührenerhebung und Leistung der Zahlungen) laufen über ein Bankkonto, auf dem ebenfalls der Reservefonds verbucht wird. Dieses Girokonto wird mit dem um 0,25 % verminderten Refinanzierungssatz der Europäischen Zentralbank verzinst. Die durchschnittlichen Monatssalden auf diesem Konto beliefen sich 2001 auf mehr als 11 Millionen Euro und das Amt sollte seine Kassenführung überprüfen, und versuchen, eine höhere Verzinsung für seine Guthaben zu erzielen. Darüber hinaus sollte es die Auflösung eines anderen, fast ungenutzten Kontos in Erwägung ziehen(8).

12. Das Amt verfügt über eine in Artikel 45 seiner Finanzregelung sowie in Artikel 71 der Durchführungsbestimmungen zu dieser Finanzregelung vorgesehenen Zahlstelle. Bei einer Prüfung dieser Zahlstelle(9) wurde festgestellt, dass sie einen Betrag verwaltet, der den im Beschluss vom 10. Mai 2001 zur Errichtung der Zahlstelle festgelegten Hoechstbetrag vom 75000 Euro übersteigt, und dass die Ausgaben nicht immer ordnungsgemäß belegt waren. Gemäß Artikel 79 der Durchführungsbestimmungen zur Finanzregelung des Amtes sollte der Rechnungsführer regelmäßige Ad-hoc-Überprüfungen der Zahlstelle durchführen.

Anwendung der Finanzvorschriften

13. Seit 1999 werden am Sitz des Amtes Sanierungs- und Umbauarbeiten durchgeführt, die im September 2000 abgeschlossen waren. Für einen Teil der Arbeiten für die Stromanlagen war keine Mittelbindung(10) vorgenommen worden und die verfügbaren Mittel der entsprechenden Haushaltslinie(11) reichten zur Erfuellung dieser Verpflichtung nicht aus.

14. Am 20. und 21. September 2001 fand eine Sitzung des Verwaltungsrates in Lissabon statt. Die Mittelbindung(12) für die Erstattung der Dienstreise- und Aufenthaltskosten der Mitglieder des Verwaltungsrates wurde am 23. Oktober 2001 auf der Grundlage der bereits verauslagten Kosten vorgenommen. Dieses Vorgehen verstößt gegen die Finanzregelung und kann insbesondere am Jahresende zu einer kritischen Situation führen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung in Luxemburg vom 25. und 26. September 2002 angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 227 vom 1.9.1994, S. 27.

(2) In Anwendung von Artikel 111 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amts für das Haushaltsjahr 2001 am 5. April 2002 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Amts, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 10. April 2002 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(3) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was bei den Summen mitunter zu kleinen Divergenzen führt. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist; 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(4) 1,7 Millionen Euro im Jahr 2000 und 1,5 Millionen Euro im Jahr 1999.

(5) ABl. C 372 vom 28.12.2001, Ziffer 8.

(6) ABl. C 372 vom 28.12.2001, Ziffer 10.

(7) Verordnung (EG) Nr. 2909 der Kommission vom 29. Dezember 2000 (ABl. L 336 vom 30.12.2000, S. 75).

(8) Das Konto weist einen durchschnittlichen Saldo von 970000 Euro aus. Im Jahr 2001 wurden nur 12 Transaktionen abgewickelt.

(9) Im Oktober 2001 durchgeführte Prüfung.

(10) Nicht gedeckter Betrag von 11933 Euro.

(11) Haushaltslinie 2040.

(12) Mittelbindung Nr. CPV 3157.

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten des Amts - In diesen Tabellen sind die vom Amt in seinem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 2

Einnahmen und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2001 und 2000

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten des Amts - In diesen Tabellen sind die vom Amt in seinem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2001 und 31. Dezember 2000NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten des Amts - In diesen Tabellen sind die vom Amt in seinem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Antworten des Amtes

5. und 6. Keine Bemerkungen.

7. Die Finanzvorschriften des Amtes sind im Hinblick auf ihre Anpassung an die Änderungen, die an der neuen Verordnung der Kommission vorgenommen und gerade vom Rat angenommen wurden, zu ändern. Das Amt nutzt die Gelegenheit, um die Möglichkeit der Verwendung getrennter Mittel einzuführen, um eine bessere Verwaltung der Übertragungen der operationellen Mittel zu ermöglichen.

8. Das Amt nimmt diese Bemerkung aufmerksam zur Kenntnis. Sie wird von der nächsten Fassung des Jahresabschlusses an berücksichtigt werden.

9. Das alte System der allgemeinen Rechnungsführung ist seit Beginn des neuen Haushaltsjahres 2002 durch ein sehr viel zuverlässigeres Produkt, nämlich die Software EXACT ersetzt worden, die auch von anderen dezentralen Einrichtungen eingesetzt wird. Für die Kontobewegungen der letzten drei Jahre ist eine genaue Untersuchung der Auftraggeber- und Auftragnehmerkonten durchgeführt worden. Die entsprechenden Ergebnisse werden später dem Hof übermittelt.

10. Das Amt nimmt die Bemerkung des Hofes aufmerksam zur Kenntnis und wird seine Arbeitsmethoden entsprechend anpassen.

11. Das Amt spielt mit dem Gedanken, das Konto, dessen eventuelle Schließung der Hof zu prüfen vorschlägt, erneut zu verwenden, da es gegenwärtig günstigere Konditionen als das vom Hof genannte Konto bietet.

12. Nach dem Beschluss vom 10. Mai 2001 zur Änderung des Hoechstsatzes der Zahlstelle bedurfte es einiger Monate, um den Betrag zu zahlen, da es bei den verwaltungstechnischen Verfahren zu Verzögerungen gekommen war.

13. Das Amt stimmt mit den in diesem Absatz gemachten Bemerkungen des Hofes überein.

14. Was die Sachverständigen oder Mitglieder des Verwaltungsrates angeht, so erweist es sich als sehr schwierig, vor der Sitzung die Anzahl der Teilnehmer und ihre Fahrtkosten genau zu beziffern. Folglich wird das Amt ab sofort - aufgrund bisher gesammelter Daten (Schätzung der Teilnehmerzahl, Berechnung der Tagegelder und Schätzung der Reisekosten) - ein Pauschal- oder vorläufiges Verfahren zur Kostenübernahme mit einem Sicherheitsspielraum von 5 bis 10 % einführen.

Die erforderlichen Anpassungen werden bei Erstellung der endgültigen Abrechnungen nach den Sitzungen vorgenommen.