Entschließung

des Europäischen Parlaments mit den Bemerkungen zu dem Beschluss über die Entlastung des Verwaltungsrates der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen für die Ausführung ihres Haushaltsplans für das Haushaltsjahr 2001

DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT -

in Kenntnis des Berichts des Rechnungshofes über den Jahresabschluss der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen für das Haushaltsjahr 2001, zusammen mit den Antworten der Stiftung (C5-0597/2002)(1),

in Kenntnis der Empfehlung des Rates vom 7. März 2003 (C5-0089/2003),

gestützt auf den EG-Vertrag, insbesondere Artikel 276,

gestützt auf Artikel 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates(2), geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 des Rates(3), sowie Artikel 185 der Haushaltsordnung vom 25. Juni 2002(4),

gestützt auf Artikel 93a und Anlage V seiner Geschäftsordnung,

in Kenntnis des Berichts des Ausschusses für Haushaltskontrolle und der Stellungnahme des Ausschusses für Beschäftigung und soziale Angelegenheiten (A5-0079/2003),

A. in der Erwägung, dass sich die Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Dubliner Stiftung) in ihrem Arbeitsprogramm 2001 zum Ziel setzte, weniger und substanziellere Forschungsprogramme aufzulegen und durchzuführen, die Rolle der Stiftung als Diskussionsforum zu stärken, eine kohärente und konsequente Kommunikationsstrategie zu entwickeln, Rechenschaftspflicht, Transparenz und Kostenwirksamkeit zu verbessern und den wichtigen Veränderungen in der Europäischen Union Rechnung zu tragen,

B. unter Hinweis darauf, dass es dem Verwaltungsrat der Stiftung am 10. April 2002 Entlastung für die Ausführung ihres Haushaltsplans für das Haushaltsjahr 2000 erteilte(5) und gleichzeitig

- Besorgnis äußerte über den Umfang der von 2000 auf 2001 übertragenen Mittel und die Stiftung dringend aufforderte, Schritte einzuleiten, um eine bessere Aufsicht über die Ausführung ihres Haushaltsplans sicherzustellen, um die Übertragungen und Annullierungen von Mitteln auf ein Mindestmaß zu beschränken,

- die Stiftung aufforderte, dafür zu sorgen, dass sämtliche Unzulänglichkeiten im verwendeten Rechnungsführungssystem bis zur Entlastung 2001 beseitigt werden,

- bedauerte, dass die Stiftung weiterhin im Übermaß die Zahlstelle in Anspruch nahm,

C. in der Erwägung, dass der Rechnungshof mit angemessener Sicherheit feststellen konnte, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind,

1. nimmt die folgenden in der Haushaltsrechnung der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen ausgewiesenen Zahlen zur Kenntnis:

Einnahmen und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2001 und 2000

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

Quelle:

Daten der Stiftung - In diesen Tabellen sind die von der Stiftung in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

Finanzkontrolle

2. stellt fest, dass der Rechnungshof die Auffassung vertritt, dass die Übertragungsrate der operationellen Mittel weiterhin zu hoch ist (3,5 Mio. EUR) und dass die Stiftung alles daran setzen sollte, die Mittelübertragungsrate zu verringern; stellt fest, dass die neue Rahmenfinanzregelung eine bessere Rechtsgrundlage für Übertragungen bieten wird; begrüßt allerdings die Initiativen, die die Stiftung eingeleitet hat, um den Umfang der Mittelübertragungen zu verringern;

3. stellt fest, dass die Stiftung das SI2-EDV-Rechnungsführungssystem für äußerst komplex und mit vielen Fehlern, Schwachstellen und Instabilitäten behaftet hält; bedauert, dass die Kommission der Stiftung das System SI2 aufgezwungen hat, das viel zu schwerfällig ist und etwas "über das Ziel hinaus zu schießen" scheint; fordert die Kommission auf sicherzustellen, dass die Einrichtung über die erforderliche personelle und technische Unterstützung verfügt, um das System betreiben zu können;

4. bedauert, dass der Rechnungshof mehrere Fälle feststellte, in denen ein und dieselbe Person den elektronischen Sichtvermerk für die Mittelbindungen und Auszahlungen anstelle des Mittelverwalters, des Anweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs und des Rechnungsführers erteilen konnte; konstatiert, dass der Rechnungshof die Praxis der "Super-User"-Rechte als unvereinbar mit dem Grundsatz der Aufgabentrennung bedauert; begrüßt die Zusicherung der Stiftung, dass dieses Verfahren nicht mehr angewandt wird;

5. bedauert, dass die Stiftung nicht umfassend die Ausschreibungsverfahren bei all ihren Dienstleistungsverträgen eingehalten hat; weist darauf hin, dass dies nicht nur ein Verstoß gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung ist, sondern auch rechtliche Maßnahmen gegen die Stiftung seitens der Bieter nach sich ziehen könnte, die benachteiligt wurden; fordert die Stiftung dringend auf, dafür zu sorgen, dass für alle Verträge ordnungsgemäße Ausschreibungsverfahren durchgeführt werden;

6. erkennt an, dass die Stiftung flexiblere Finanzverfahren benötigt; fordert die Stiftung auf, die neue Rahmenfinanzregelung möglichst rasch umzusetzen und für ein angemessenes Gleichgewicht zwischen Flexibilität und Rechenschaftspflicht zu sorgen;

Externe Bewertung

7. begrüßt die externe Bewertung und den Entwurf eines Aktionsplans als Reaktion auf die Empfehlungen in der Bewertung; beglückwünscht die Stiftung zu der insgesamt sehr positiven Einschätzung; fordert die Stiftung auf, in den Folgejahren eine Wirkungsanalyse der getroffenen Maßnahmen durchzuführen;

8. stellt fest, dass die Stiftung die meisten der im Aktionsplan gesetzten Fristen einhält; verweist auf folgende Punkte der Bewertung:

- die Zusammenarbeit zwischen der Stiftung und der Kommission sowie dem Europäischen Parlament muss überprüft und verbessert werden;

- es muss ein System eingerichtet werden, um die Nutzung der Leistungen der Stiftung zu verfolgen;

- es müssen mehr interne Qualitätskontrollverfahren eingeführt werden;

Gesamtbewertung

9. beglückwünscht die Stiftung zu der von hochqualifiziertem Personal geleisteten guten Arbeit; würde allerdings wünschen, dass ihre gute Arbeit einen größeren Bekanntheitsgrad findet; begrüßt die vermehrten Informationsmaßnahmen; erkennt an, dass die Hauptrolle der Organisation darin besteht, zu der Diskussion auf europäischer Ebene beizutragen, und begrüßt die Schritte, die das Brüsseler Verbindungsbüro eingeleitet hat, um den Kontakt zu den europäischen Institutionen zu verbessern;

10. stellt fest, dass die Stiftung einen hohen Anteil an Verwaltungsausgaben (Titel 1 und 2 des Haushaltsplans) aufweist; diese belaufen sich im Haushalt 2003 auf ca. 10 Mio. EUR, während die operationellen Ausgaben (Titel 3) ca. 7 Mio. EUR betragen; vermerkt, dass viele der operationellen Systeme, die in der Kommission verwendet werden, der Stiftung aufgezwungen werden, obwohl sie eher den Erfordernissen einer sehr großen Verwaltung statt einer kleineren Organisation wie der Stiftung entsprechen;

11. fordert die Kommission auf, das Fachwissen der Stiftung zu nutzen und die Kostenwirksamkeit einer Auslagerung von mehr Aufgaben ihrerseits an die Stiftung zu prüfen; fordert die Kommission auf, die Einrichtung von mehr Exekutivagenturen zu überdenken, wenn Aufgaben den bestehenden Agenturen übertragen werden könnten;

Allgemeine Punkte betreffend die Einrichtungen, auf die in Artikel 185 der Haushaltsordnung verwiesen wird

12. stellt fest, dass in vielen Einrichtungen ein Ungleichgewicht zwischen administrativen und operationellen Ausgaben besteht, wobei die Verwaltungsausgaben die operationellen Ausgaben übersteigen;

13. vertritt die Auffassung, dass diese Einrichtungen mehr operationelle Aufgaben übernehmen sollten; so könnte ihnen z. B. die Durchführung der Gemeinschaftsprogramme in den Bereichen Bildung und Gesundheit übertragen werden, womit sich die Einrichtung weiterer Exekutivagenturen durch die Kommission vermeiden ließe; fordert die Kommission auf, spätestens bis 30. Juni 2003 und vor Einrichtung weiterer Exekutivagenturen entsprechende Vorschläge zu unterbreiten;

14. weist darauf hin, dass eine unabhängige ex-ante-Kontrolle der Einrichtungen durch den Finanzkontrolleur der Kommission nicht mehr existiert;

15. ist besorgt, dass das Fehlen externer ex-ante-Überprüfungen der finanziellen Transaktionen die Gefahr von Unregelmäßigkeiten und Misswirtschaft erhöhen könnte; ersucht daher

- den Rechnungshof, die Zahl der von seinen Rechnungsprüfern vorgenommenen Prüfungen zu erhöhen,

- die Einrichtungen, ihre Verfahren zur Ausführung ihres Haushaltsplans gründlich zu überprüfen und zu ändern, um dieser Gefahr entgegenzuwirken;

16. fordert die Einrichtungen auf, ihre Verfahren zur Ausführung des Haushaltsplans möglichst rasch, spätestens aber bis 1. Juli 2003 mit den Erfordernissen der neuen Rahmenfinanzregelung(6) in Einklang zu bringen;

17. weist darauf hin, dass die Einrichtungen ihrer jeweiligen Finanzregelungen beschließen sollen, die nur aufgrund der besonderen Merkmale der Verwaltung dieser Einrichtungen von der Rahmenfinanzregelung abweichen dürfen, sofern die Kommission dem zustimmt; fordert den Rechnungshof auf, eine Stellungnahme zu allen von den Einrichtungen beschlossenen Finanzregelungen abzugeben, die von der Rahmenfinanzregelung abweichen;

18. unterstreicht im Besonderen die strikte Trennung der Aufgaben der Anweisungsbefugten und der Rechnungsführer und die besondere Rolle der Rechnungsführer bei

a) der Anwendung und Konsolidierung der Rechnungsführungsregeln,

b) der Rechnungslegung,

c) der Überprüfung der vom Anweisungsbefugten festgelegten Regeln zur Übermittlung der Informationen über die Rechnungsführung,

d) der Zusammenarbeit mit dem Rechnungsführer der Kommission,

e) der Erstellung und Vorlage der Finanzausweise und der Berichte über die Ausführung des Haushaltsplans;

19. betont, dass die Rechnungsführer von den Verwaltungsräten der Einrichtungen aufgrund besonderer Kompetenz zu ernennen sind, die durch Diplome oder gleichwertige Befähigungsnachweise belegt ist; weist darauf hin, dass sie den Anweisungsbefugten nicht untergeordnet sein dürfen;

20. fordert die Einrichtungen auf, die Vorschriften für die Beschaffungsverfahren gemäß der Haushaltsordnung umfassend einzuhalten; betont, dass soweit möglich öffentliche Ausschreibungsverfahren genutzt werden müssen, um die Transparenz zu erhöhen und die Gleichbehandlung potentieller Bieter zu gewährleisten;

21. fordert die Einrichtungen auf, die Gewährung von Urlaub aus persönlichen Gründen genau zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Transparenz und die Trennung der Interessen gewahrt bleiben;

22. weist darauf hin, dass eine Nichteinhaltung der Regeln für die öffentliche Auftragsvergabe nicht nur möglicherweise die finanziellen Interessen der Einrichtungen schädigt, sondern auch eine strafbare Handlung nach dem Strafrecht der Mitgliedstaaten sein kann;

23. bittet den Rechnungshof, bei nächster Gelegenheit darüber zu berichten, ob alle Gemeinschaftseinrichtungen ordnungsgemäß mit dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) zusammenarbeiten und die entsprechende interinstitutionelle Vereinbarung vom 25. Mai 1999 über die internen Untersuchungen von OLAF(7) ohne Einschränkung anwenden; bittet den Rechnungshof weiter darum, die Wirksamkeit dieser Zusammenarbeit anhand der bisher bearbeiteten Fälle zu evaluieren;

24. stellt fest, dass der Rechnungshof die Praxis der "Super-User"-Rechte bei EDV-Systemen bedauert (dass nämlich ein und dieselbe Person in der Lage ist, die Pflichten des Mittelverwalters, Anweisungsbefugten, Finanzkontrolleurs und Rechnungsführers zu erfuellen), da er sie als unvereinbar mit dem Grundsatz der Aufgabentrennung erachtet; fordert alle Einrichtungen auf sicherzustellen, dass derartige "Super-User"-Rechte nicht mehr vergeben werden;

25. betont, dass EDV-Systeme die Existenz eines vollständigen Prüfpfads für jede Transaktion und jede am System vorgenommene Änderung gewährleisten müssen, damit es jederzeit möglich ist, die Art der Änderung und die Person, die sie vorgenommen hat, zu ermitteln;

26. ersucht die Kommission, im Hinblick auf eine Beschleunigung der Maßnahmen zur Vorbereitung der Aufnahme der künftigen Mitgliedstaaten Vorschläge zu unterbreiten, die auf die Förderung einer besseren Funktionsweise dieser Gemeinschaftseinrichtungen abzielen, ein besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis durch eine entsprechende Analyse sicherstellen und jegliche überfluessige Vervielfältigung von Einrichtungen vermeiden; für Einrichtungen mit ähnlichen Aufgaben könnten derartige Vorschläge zur Einsetzung gemeinsamer Verwaltungsräte führen;

27. hält es aus Effizienz- und Kostengründen für ausgeschlossen, dass die Verwaltungsräte der Gemeinschaftseinrichtungen im Zuge der anstehenden Erweiterung der Europäischen Union weiter vergrößert werden; ist der Meinung, dass die Erweiterung eine gute Gelegenheit bietet, die Zusammensetzung und Arbeitsweise dieser in der Regel bereits heute sehr schwerfällig arbeitenden Verwaltungsräte grundlegend zu überdenken; fordert die Kommission auf, bis spätestens 31. Juli 2003 geeignete Vorschläge zu einer entsprechenden Änderung der Gründungsverordnungen der Gemeinschaftseinrichtungen zu machen und dabei auch die Frage zu prüfen, ob nicht für Einrichtungen mit ähnlichen Aufgaben gemeinsame Verwaltungsräte vorgesehen werden könnten;

28. erinnert an die Feststellung des Rechnungshofes(8), dass die Gefahr besteht, dass die Direktoren der Gemeinschaftseinrichtungen in zu große Abhängigkeit von der Kommission geraten; fordert die Kommission daher auf, bis spätestens 31. Juli 2003 eine Änderung der Gründungsverordnung der Agenturen vorzuschlagen, die vorsieht, dass die Direktoren der Gemeinschaftseinrichtungen künftig nur mit Zustimmung des Parlaments ernannt werden können;

29. fordert die Kommission auf, die derzeit von den verschiedenen Gemeinschaftseinrichtungen wahrgenommenen Tätigkeiten, die sich möglicherweise überschneiden oder den gleichen Zielen dienen, einer allgemeinen Untersuchung zu unterziehen, um geeignete Lösungen einschließlich einer etwaigen Zusammenlegung von Einrichtungen vorzuschlagen; stellt fest, dass die Kommission auf mögliche Überschneidungen zwischen dem Cedefop und der Europäischen Stiftung für Berufsbildung und zwischen der Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen und der Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz verwiesen hat(9);

30. ersucht die Kommission ferner im Einklang mit ihrem Vorschlag über europäisches Regieren, der darauf abzielt, ihre Tätigkeit auf die Kernaufgaben zu konzentrieren, in ihr Aktionsprogramm die geeigneten Vorschläge aufzunehmen, um sicherzustellen, dass eine Überschneidung zwischen den Tätigkeiten ihrer Dienststellen und denjenigen der Einrichtungen vermieden wird.

(1) ABl. C 326 vom 27.12.2002, S. 57.

(2) ABl. L 139 vom 30.5.1975, S. 1.

(3) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 13.

(4) ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1.

(5) ABl. L 158 vom 17.6.2002, S. 55.

(6) ABl. L 357 vom 31.12.2002, S. 72.

(7) ABl. L 136 vom 31.5.1999, S. 15.

(8) Stellungnahme 10/2002 des Rechnungshofes zu einem Vorschlag der Kommission zur Änderung der Gründungsrechtsakte der Gemeinschaftseinrichtungen infolge der Annahme der neuen Haushaltsordnung (ABl. C 285 vom 21.11.2002, S. 4).

(9) Siehe Arbeitsdokument der GD Haushalt über die Verwaltungskosten und die analytische Buchführung der dezentralen Einrichtungen.