[pic] | KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN |

Brüssel, den 21.6.2007

KOM(2007) 343 endgültig

MITTEILUNG DER KOMMISSION

BERICHT ÜBER DIE FORTSCHRITTE BEI DER MODERNISIERUNG DES RECHNUNGSFÜHRUNGSSYSTEMS DER EUROPÄISCHEN KOMMISSION STAND: 31. MÄRZ 2007

INHALTSVERZEICHNIS

MITTEILUNG DER KOMMISSION BERICHT ÜBER DIE FORTSCHRITTE BEI DER MODERNISIERUNG DES RECHNUNGSFÜHRUNGSSYSTEMS DER EUROPÄISCHEN KOMMISSION STAND: 31. MÄRZ 2007 Error! Bookmark not defined.

1. Einführung 3

2. Projektdurchführung 1. April 2006 bis 31. März 2007 3

3. Einführung der modernisierten Rechnungsführung in der Kommission 4

3.1. Jahresabschlussrechnungen 4

3.2. Schulungen 5

4. Kontrollumgebung und Validierung der lokalen Systeme 5

4.1. Qualität der Rechnungsführung 5

4.2. Validierung der lokalen Systeme 6

5. IT-Entwicklungen für den Gesamthaushalt 7

6. ABAC Delegations 9

7. Europäischer Entwicklungsfonds (EEF) 9

8. Einführung von ABAC durch die übrigen Organe und Agenturen 10

9. Künftige Entwicklungen 11

10. Schlussfolgerung 11

ANHANG I: Oberste Planungsebene 13

ANHANG II: Systemsicherheit und –abgleich 14

1. ABAC Rechnungsführung 14

2. ABAC Workflow 14

1. EINFÜHRUNG

Die Kommission hat am 17. Dezember 2002 ihre Mitteilung über die Modernisierung des Rechnungswesens der Europäischen Gemeinschaften[1] vorgelegt. Im Januar 2005 wurde das periodengerechte Rechnungsführungssystem eingeführt und die Abschlussrechnung 2005 wurde im Einklang mit international anerkannten Rechnungsführungsnormen erstellt; die in der Haushaltsordnung vorgegebenen Fristen wurden also eingehalten.

Das neue Rechnungsführungssystem ermöglicht der Europäischen Kommission eine bessere laufende Kontrolle über ihre Finanzen und stellt ihr bessere Finanzdaten zur Verfügung.

Der Rechnungshof hat den Jahresabschluss 2005 abgesehen von 2 Vorbehalten positiv bewertet, die Entlastungsbehörde hat insbesondere begrüßt, dass es der Kommission gelungen ist, diesen Jahresabschluss innerhalb der für die Vorlage der Rechnungen geltenden kürzeren Fristen der Haushaltsordnung anzunehmen.

Die Modernisierung des Rechnungsführungssystems ist allerdings noch nicht abgeschlossen. Der Abschluss der zur vollständigen Einhaltung sämtlicher Rechnungsführungsnormen erforderlichen Verfahren und die Fertigstellung eines stärker integrierten IT-Systems erfordern mehr Zeit. Das periodengerechte Rechnungsführungssystem wurde während des Jahres 2006 weiterentwickelt, und auch 2007 und 2008 werden diese Arbeiten weitergehen.

Die Kommission hat über die Fortschritte, die sie bei der Modernisierung des Rechnungsführungssystems seit 2002 erzielt hat, regelmäßig Bericht erstattet[2]. Mit der vorliegenden Mitteilung werden die im Zeitraum 1. April 2006 bis 31. März 2007 erzielten Fortschritte zusammenfassend dargestellt. Sie wird, wie die vorhergehenden Berichte auch, den einschlägigen Ausschüssen der Entlastungsbehörde und dem Rechnungshof vorgelegt.

2. PROJEKTDURCHFÜHRUNG 1. APRIL 2006 BIS 31. MÄRZ 2007

Die Projektdurchführung im Jahr 2006 und im ersten Quartal 2007 entsprach weitgehend der dem Fortschrittsbericht vom 31. März 2006 als Anhang 1 beigefügten Projektplanung 2006-2007. Die diesem Bericht als Anhang beigefügte Planung für die Entwicklung und Verbesserung der IT-Systeme wurde aktualisiert und auf 2008 ausgedehnt. Sie umfasst die Einbindung des Europäischen Entwicklungsfonds und der Agenturen in das ABAC-System, die Entwicklung eines zentralen Data-Warehouse, die stärkere Integration der IT-Systeme und die Verbesserung der Kontrollumgebung und der Berichterstattungsfunktionen.

In Bezug auf die Qualität der Rechnungsführungsdaten wurden bei der Verbesserung der Kontrollumgebung bereits Fortschritte erzielt. Die Kontrollen wurden verstärkt und alle Generaldirektionen und Dienste haben beträchtliche Anstrengungen unternommen, um den Jahresabschluss für 2006 zu erstellen, die Daten zu prüfen und die erforderlichen Korrekturen vorzunehmen sowie die Rechnungsabgrenzungsposten am Ende des Haushaltsjahrs nach einer kohärenten und konsistenten Methode zu ermitteln. Der Rechnungsführer hat in seinem Bericht über die Validierung der lokalen Systeme 2006 angemerkt, dass die Dienststellen im Allgemeinen angemessene Maßnahmen getroffen haben, um die in seinem Bericht aus dem Vorjahr bemängelten wichtigen aber nicht grundlegenden Probleme anzugehen, und betont, dass die beiden Generaldirektionen, für die die Validierung 2005 ausgesetzt worden war, inzwischen bedeutende Fortschritte erzielt haben. Die Kommissionsdienststellen haben außerdem der Behebung der im Jahresbericht 2005 des Rechnungshofes festgestellten Mängel höchste Priorität eingeräumt. Der vorläufige Jahresabschluss 2006 ist dem Europäischen Rechnungshof und der Haushaltsbehörde vorschriftsgemäß zum 31. März 2007 übermittelt worden.

Die Entwicklung des ABAC-IT-Systems ist erheblich vorangekommen. Die Zahlstellen der Delegationen wurden wie geplant im Januar 2007 vollständig in das ABAC-System integriert. Im Laufe des Jahres sind außerdem 2 Organe und 6 Agenturen auf das ABAC-System umgestiegen. Für die Migration der Rechnungsführung des EEF auf ABAC liegt eine aktualisierte Projektplanung vor und die Dienststellen der Kommission bereiten sich darauf vor, die Umstellung im Januar 2008 zu vollziehen. Die Arbeiten am zentralen Data-Warehouse sind ausreichend vorangekommen, so dass es als Grundlage für die Finanzberichterstattung 2006 der Kommission sowie für einige Finanzberichte dienen kann, die für die Erstellung der Schätzungen zum Jahresende erforderlich sind. Im Rahmen der Projekte Budget Control System (BCS) und Assets II arbeiten die Kommissionsdienststellen weiter an der umfassenden Integration der IT-Systeme.

3. EINFÜHRUNG DER MODERNISIERTEN RECHNUNGSFÜHRUNG IN DER KOMMISSION

3.1. Jahresabschlussrechnungen

Jahresabschluss 2005 der EG

Der erste vollständig nach dem Periodenrechnungssystem erstellte vorläufige Jahresabschluss der EG wurde dem Rechnungshof am 31. März 2006 – dem in der Haushaltsordnung vorgesehenen Termin – vorgelegt. Der Rechnungshof hat die Rechnungen daraufhin kontrolliert und geprüft. Den endgültigen Jahresabschluss hat die Kommission am 20. Juli 2006 angenommen. Der Rechnungshof beurteilte die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung positiv und stellte fest, dass sie – unter Vorbehalten – in allen wesentlichen Aspekten ein zuverlässiges Bild der Finanzlage und der Ergebnisse der Haushalts- und Kassenvorgänge der Gemeinschaften für 2005 vermitteln. Die Vorbehalte betrafen die Überbewertung der Aktiva um einen geschätzten Betrag von 314 Mio. EUR netto (0,5 % des Nettovermögens) und die fehlende Gewähr für die Richtigkeit der Zahlen der GD EAC (wie vom Generaldirektor in seinem Tätigkeitsbericht angemerkt).

In seiner Entlastungsempfehlung würdigte der Rat die Tatsache, dass es der Kommission gelungen war, den Jahresabschluss innerhalb der gesetzten, kurzen Frist fertig zu stellen, und dass die Umstellung auf ein periodengerechtes Rechnungssystem erfolgreich verlaufen war; dieselbe Einschätzung vertrat auch das Parlament in seinem Entlastungsbericht.

Jahresabschluss 2006 der EG

Der vorläufige Jahresabschluss der EG für 2006 wurde dem Rechnungshof am 30. März 2007 übermittelt. Er muss nun geprüft werden, bevor ihn die Kommission im Juli 2007 annehmen kann. Aufgrund der Erfahrungen, die die Kommission aus den Problemen und Verzögerungen der ersten beiden Jahre mit periodengerechter Rechnungsführung gewonnen hat, dürfte sie in der Lage sein, Finanzinformationen in angemessener Qualität zu gewährleisten. In ihren Tätigkeitsberichten 2006 haben die Generaldirektoren oder Dienstleiter keinerlei Vorbehalte hinsichtlich der Rechnungslegung formuliert.

Die Kommission ist bestrebt, die Qualität der in die Abschlussrechnungen einfließenden Daten sowie die Darstellung und Übersichtlichkeit der Abschlussdokumente kontinuierlich zu verbessern. Der Jahresabschluss 2006 enthält mehr Informationen zu den vorgenommenen Wiedereinziehungen und Finanzkorrekturen, was seine Aussagekraft für die Beteiligten und sonstige interessierte Leser erhöht.

3.2. Schulungen

Im Jahr 2006 wurden erneut einschlägige Schulungsmaßnahmen für das Personal durchgeführt, insbesondere

- wurden für die Kommissionsbediensteten in Brüssel und Luxemburg knapp 4 000 Mann/Schulungstage zum Thema ABAC veranstaltet;

- ist die Zufriedenheit der Kursteilnehmer mit der Qualität der angebotenen Schulungen von 91 % im Jahr 2005 auf 94 % im Jahr 2006 gestiegen und die Zahl derjenigen, die die Kurse mit „sehr gut“ bewertet haben, von 32 % (2005) auf 38 % angewachsen;

- wurden zur Vorbereitung auf die Einführung des ABAC-Systems in den Delegationen für die dort arbeitenden Kommissionsbediensteten über 2 300 Mann/Schulungstage zum Thema ABAC Delegations veranstaltet;

- wurden zur Unterstützung der Einführung des ABAC-Systems auch für die Bediensteten in anderen Organen und in den Agenturen 1 000 Mann/Schulungstage zum Thema ABAC veranstaltet.

Für 2007 besteht das Hauptziel darin, weiterhin hochwertige Schulungskurse für die Bediensteten in den geografischen Dienststellen und in den Organen und Agenturen anzubieten. 2007 und 2008 sollen insbesondere Schulungen zu Rechnungsführungsfragen durchgeführt werden.

4. KONTROLLUMGEBUNG UND VALIDIERUNG DER LOKALEN SYSTEME

4.1. Qualität der Rechnungsführung

Mit der Annahme des neuen Rechnungsführungsrahmens sind alle Generaldirektionen und Dienste gehalten, dafür Sorge zu tragen, dass die Konzeption ihrer Rechnungsführungsverfahren Rechnungsführungsdaten von hoher Qualität gewährleistet.

Das Personal der Dienststelle des Rechnungsführers prüfte die Qualität der Rechnungsdaten des Jahresabschlusses 2006 und hielt Sitzungen mit den Rechnungsführungskorrespondenten sämtlicher Generaldirektionen ab, auf denen die durchzuführenden Kontrollen und die für den Abschluss und die Periodenabgrenzung anzuwendenden Verfahren erörtert wurden. Sämtliche Generaldirektionen erhielten Prüflisten für die von ihnen durchzuführenden Kontrollen mit entsprechenden Erläuterungen.

Um die Rechnungsführungsumgebung in den Generaldirektionen mittelfristig zu verbessern, wurde 2006 das Projekt „Qualität der Rechnungsführung“ entwickelt, im Rahmen dessen die anweisungsbefugten Dienststellen darüber aufgeklärt werden sollen, welche Tools ihnen zur Verfügung gestellt werden und mithilfe welcher Kontrollen sie die Qualität der Konten, in die sie die von ihnen verwalteten Vorgänge verbuchen, sicherstellen können. Es wurden die Aufgaben und Zuständigkeiten der Finanzakteure und insbesondere des Rechnungsführungskorrespondenten festgelegt. Das Projekt wurde in den Generaldirektionen auf oberster Führungsebene vorgestellt, und inzwischen ist das Amt des Rechnungsführungskorrespondenten in die internen Organisationsstrukturen sämtlicher Generaldirektionen eingegliedert worden. Die GD BUDG hat verschiedene Leitlinien und praktische Leitfäden erstellt und diese den Generaldirektionen vorgestellt. Die für den Jahresabschluss 2006 verwendeten Prüflisten und Kontrollen wurden in diese praktischen Leitfäden aufgenommen.

Nach einer Pilotphase in einzelnen Generaldirektionen wurde das Projekt „Qualität der Rechnungsführung“ im März 2007 auf alle übrigen Generaldirektionen ausgeweitet; die erforderlichen Maßnahmen sollen noch 2007 durchgeführt werden. Der Erfolg des Projekts wird durch die unzureichende Zahl von in Rechnungsführung qualifizierten Bediensteten erheblich behindert. Um dieses Problem zu beheben, führt die Kommission einschlägige Auswahlverfahren durch.

4.2. Validierung der lokalen Systeme

Die Qualität der Daten, die die Bediensteten entweder direkt oder über lokale IT-Systeme in das Rechnungsführungssystem eingeben, hängt davon ab, welche Kontrollumgebung die bevollmächtigten Anweisungsbefugten eingeführt haben. Das Validierungsteam der GD BUDG überwacht die Kontrollen sämtlicher Generaldirektionen und Dienste, um sicherzustellen, dass die geltenden Qualitätskriterien eingehalten werden.

Im Laufe des Jahres 2006 hat das Team 9 der Systeme, die die Anweisungsbefugten gemäß Artikel 61 Absatz 1 Buchstabe e der Haushaltsordnung zur Produktion oder Begründung von Rechnungsführungsdaten entwickelt haben, im Rahmen eines Prüfungsprogramms eingehend geprüft. Somit wurden im Zeitraum 2005/2006 insgesamt 22 Dienststellen solchen Prüfungen unterzogen, wodurch der größte Teil der Ausgaben der Kommission abgedeckt ist.

Ferner wurde die Qualität der (für die Erstellung periodengerechter Rechnungsabschlüsse wesentlichen) Abgrenzungsdaten geprüft, die in einigen Schlüsseldienststellen erstellt wurden, um die Zuverlässigkeit und Richtigkeit dieser Daten zu gewährleisten. Und schließlich wurde am 1. Juni 2006 ein Verfahren der Vorabinformation über Änderungsvorhaben an den lokalen (IT- und Verwaltungs-)Systemen eingeführt, das es dem Rechnungsführer ermöglichte, vor der Umsetzung der Vorhaben eingehend zu prüfen, ob sie den Validierungskriterien entsprechen.

Das Validierungsteam hat sämtliche in den Generaldirektionen für 2006 geplanten Arbeiten abgeschlossen. Im Fortschrittsbericht, der den Zeitraum bis Ende Juni 2006 abdeckt, ist angemerkt, dass die Dienststellen im Allgemeinen angemessene Maßnahmen getroffen haben, um die im Vorjahr bemängelten wichtigen aber nicht grundlegenden Probleme anzugehen. In dem am 20. März 2007 angenommenen Abschlussbericht wurde dies bestätigt und darauf hingewiesen, dass in den beiden Generaldirektionen, für die die Validierung 2005 ausgesetzt worden war (GD AIDCO und GD EAC), inzwischen bedeutende Fortschritte erzielt wurden. Da die Änderungen an den lokalen Systemen notwendigerweise längere Zeit in Anspruch nehmen, war eine Validierung dieser Systeme für das Haushaltsjahr 2006 nicht mehr möglich, jedoch dürfte der Rechnungsführer beide Systeme im Laufe des Jahres 2007 validieren. Das IT-Modul „ABAC Delegations“ der GD RELEX, mit dem die im Jahr 2005 festgestellten Mängel behoben werden sollten, wurde 2007 in Betrieb genommen.

5. IT-ENTWICKLUNGEN FÜR DEN GESAMTHAUSHALT

Ziel der Entwicklung der IT-Systeme ist die Schaffung sämtlicher für die Verbesserung der Finanzbuchführung und der Kontrollen erforderlichen Funktionen sowie die stärkere Integration der verschiedenen Module.

- ABAC-Upgrades

Die ABAC-Module wurden durch die Installation neuer Versionen zunächst im Juni und November 2006 und dann im Januar und März 2007 kontinuierlich verbessert. Mit dem Upgrade vom Juni erhielt die Java-Version von ABAC Workflow zwei neue Module: ein Modul für Verpflichtungen und eine Inbox-Funktion. Mit der Version vom November wurde eine neue Funktion für die Verfolgung der Prüfungen zu Rechtspersonen installiert.

Anfang 2007 wurde für die Anbindung des Moduls ABAC Delegations, mit dem die lokalen Relex-Systeme ersetzt wurden, ein weiteres Upgrade vorgenommen. Die Entwicklung dieses Moduls nahm im Berichtszeitraum einen großen Teil der verfügbaren Ressourcen in Anspruch. Mit dem Upgrade vom März 2007 wurden die Inbetriebnahme der neuen Asset-Module für die Delegationen und die Anbindung dieser Module an das Fakturierungsmodul realisiert.

Mitte 2006 wurde ein Upgrade für das SAP-System (Version 5.0) installiert. Dies war ein komplexer Prozess, der insbesondere zum Jahresende (Jahresabschlussverfahren) ein beachtliches Maß an Mehrarbeit verursachte, da zahlreiche Programme aus diesem Bereich zum ersten Mal in der Kommissionsumgebung zum Einsatz kamen. Dieses Upgrade war für die ECFIN-Tätigkeiten wichtig, weil die Rechnungen mit den internationalen Normen in Einklang gebracht werden mussten, aber auch für die anstehende Umstellung auf SAP-BCS.

- BCS (Budget Control System)

Die neue Version des SAP-FM-Moduls (BCS) soll die derzeit für die zentrale Mittelverwaltung benutzte Version (FBS) ersetzen, denn es unterstützt die lokalen Haushaltslinien, die für eine detaillierte Verwaltung der Projekte in den Dienststellen erforderlich sind.

Im Jahr 2006 liefen im Rahmen der Umstellung auf BCS zwei Projekte: in der Phase I sollte das für die zentrale Haushaltsführung benutzte SAP-Modul durch die neue BCS-Version ersetzt werden und in der Phase II sollten die „lokalen Haushaltslinien“, d.h. die lokalen Mittelverwaltungsfunktionen, die bisher in ABAC Workflow zur Verfügung stehen und in SAP nicht erfasst werden, auf BCS migriert werden.

In der Phase I wurde BCS für die wichtigsten in der Kommission verwendeten Funktionen konfiguriert und in der Exekutivagentur für das Gesundheitsprogramm erfolgreich in Betrieb genommen. Da BCS an ABAC Workflow angebunden werden muss, wurde die Inbetriebnahme für den Gesamthaushalt von April 2007 auf Oktober 2007 verschoben. Aus technischen Gründen ist eine Migration zum Jahreswechsel (Anfang 2008) nicht möglich. Für die Migration auf BCS werden entsprechende Tools entwickelt, und die mit lokalen Systemen arbeitenden Bediensteten werden rechtzeitig über etwaige Änderungen der mit ABAC Workflow zu übermittelnden Daten informiert.

Ab 2008 soll SAP-BCS auch für die Rechnungsführung des Europäischen Entwicklungsfonds (siehe Abschnitt 7) eingesetzt werden.

Mit der Planung der Phase II des BCS-Vorhabens wurde 2006 begonnen; sie ist noch nicht abgeschlossen. Da die lokalen Mittelverwaltungsfunktionen die ABAC-Architektur möglicherweise stark beeinflussen, sind sämtliche Aspekte eingehend zu prüfen, bevor ein realistischer Maßnahmenplan und ein Terminplan für die Inbetriebnahme ausgearbeitet werden können.

- ABAC Assets II (oder „SAM“)

Die GD BUDG prüft derzeit die Möglichkeit, ein „Supply and Assets Management“-Modul komplett in das ABAC-System der Kommission zu integrieren und so das auf dem separaten Syslog-System laufende ABAC Assets zu ersetzen. Die Arbeiten kommen voran; das OIB fungiert dabei als Testumgebung, um zu prüfen, ob eine solche Lösung zweckmäßig, durchführbar und kosteneffizient wäre. Am 13. März 2007 wurde der GD BUDG und dem OIB eine erste Demoversion des „Supply and Asset Management“-Moduls vorgestellt; daraufhin wurde entschieden, zur nächsten Stufe, der eingehenden Konzeptionsanalyse und Validierung überzugehen. Sollte im weiteren Jahresverlauf beschlossen werden, dass das neue System allgemein eingeführt wird, so muss es zunächst auf die Bedürfnisse sämtlicher potenziellen Benutzer abgestimmt werden. 2008 soll es zunächst im OIB in Betrieb genommen werden.

- ABAC Assets I und ABAC Contracts

Die Kommission führt die laufende Verbesserung und Wartung des Systems ABAC Assets I weiter, bis Schlussfolgerungen zum Projekt ABAC Assets II vorliegen; ebenso führt sie die laufende Verbesserung und Wartung des Systems ABAC Contracts weiter, bis auf der Grundlage der Erfahrungen der GD JLS mit dem Modul SAP-„Grantor“ eine langfristige Entwicklungsstrategie aufgestellt werden kann.

- Zentrales Data-Warehouse

Mit der Entwicklungsarbeit zu diesem Projekt wurde im Juni 2006 begonnen; für jeden Aufgabenbereich wurden verschiedene Phasen geplant. Zunächst wurden der Aufgabenbereich Haushaltsausführung (Mittel – Verpflichtungen – Zahlungen – SAP/FM) und die dazugehörigen allgemeinen Aspekte der Rechnungsführung (Fakturierung – SAP/FI) analysiert.

Ende 2006 waren die Arbeiten bereits so weit gediehen, dass das zentrale Data-Warehouse den Generaldirektionen und Diensten eine erste Fassung von Aufstellungen liefern konnte, die ihnen die Vorbereitung ihrer Abgrenzungsdaten für den Jahresabschluss erleichterten. Das zentrale Data-Warehouse wurde außerdem herangezogen, um den im Jahresabschluss 2006 enthaltenen Finanzbericht und die den Tätigkeitsberichten der Generaldirektionen und Dienste der Kommission beizufügenden einzelnen Finanzberichte zu erstellen.

Im Juni 2007 soll das zentrale Data-Warehouse allen Generaldirektionen zugänglich gemacht werden. Nach und nach soll das System um weitere Funktionen und Verbesserungen ergänzt werden, um es bis zum Ende des Jahres 2008 voll einsatzfähig zu machen. Bis dahin muss die bisherige Data-Warehouse-Infrastruktur weiter gepflegt werden.

- Verfahren in der IT-Entwicklung

Die IT-Entwicklungsverfahren werden verbessert, indem Datenmodellierungstechniken angewandt und ein Data Dictionary erstellt werden. Damit soll gewährleistet werden, dass laufende und zukünftige Entwicklungsarbeiten vollständig dokumentiert, die Softwaresysteme möglichst effizient und Sinn und Zweck einer ordnungsgemäßen Datenarchivierung verstanden werden. Für die erste Phase dieser Arbeiten wurde der Aufgabenbereich Einnahmen ausgewählt; am 31. März 2007 waren bereits beachtliche Fortschritte zu verzeichnen gewesen. Anhang II zu diesem Bericht zeigt die Fortschritte in den Bereichen Sicherung des Systemzugriffs und Gewährleistung der Datenkohärenz im ABAC-System.

6. ABAC DELEGATIONS

2006 haben sich die Generaldirektionen BUDG, RELEX und DIGIT gemeinsam darum bemüht, die über die Zahlstellen der Delegationen laufenden Transaktionen ab 2007 in ABAC zu integrieren. Das lokale System der Delegationen der GD RELEX konnte nicht validiert werden, da es keine periodengerechte Rechnungsführung ermöglicht.

Die ABAC-Module wurden internettüchtig gemacht und angepasst, damit auch über Zahlstellen in den Delegationen laufende Zahlungen und kleinere Ausgaben erfasst werden können.

Auch das Modul ABAC Assets wurde angepasst und auf Internet-Technik umgestellt, damit die Delegationen der GD RELEX und die Vertretungsbüros der GD COMM ihre Anlagewerte verwalten und im zentralen System verbuchen können. Das Modul ABAC Workflow wurde am 8. Januar 2007 und das Modul ABAC Assets am 26. März 2007 in allen Delegationen allgemein in Betrieb genommen. Die mit Schlüsselaufgaben im Bereich der Finanzverwaltung betrauten Mitarbeiter jeder Delegation wurden in der Verwendung dieser Module unterwiesen.

Damit wird eine der wichtigsten der in diesem Bereich verbleibenden Herausforderungen angegangen: die große Zahl kleiner externer Dienststellen (Delegationen und Vertretungsbüros), die Gemeinschaftsmittel dezentral verwalten, sollen an das zentrale System angebunden werden und nach den geltenden Rechnungsführungsregeln und -methoden verfahren können.

7. EUROPÄISCHER ENTWICKLUNGSFONDS (EEF)

Die IT-Plattform für die Rechnungsführung des Europäischen Entwicklungsfonds, für die nicht die gleichen Regeln gelten wie für den Gesamthaushaltsplan, wird ebenfalls modernisiert.

Die für den EEF geltenden Rechnungsführungsregeln wurden 2005 aktualisiert; das bestehende IT-System „OLAS“ soll durch eine Kombination des ABAC-Systems und des lokalen IT-Systems „CRIS“, das die GD AIDCO für den Gesamthaushalt verwendet, ersetzt werden. Beide Systeme werden derzeit an die Besonderheiten des EEF angepasst.

Die Entwicklungen der zentralen ABAC-Komponente für den EEF sind im Wesentlichen abgeschlossen und wurden Mitte 2006 getestet. Die Einführung des neuen IT - Systems ABAC FED ist derzeit für Januar 2008 geplant. Für die Entwicklungen zur Anpassung des Systems CRIS an die für den Gesamthaushalt geltenden Rechnungsführungsregeln hat die GD AIDCO ein weiteres Jahr benötigt. Sie hat fest zugesagt, diesem Vorhaben im Jahr 2007 Vorrang vor allem anderen einzuräumen. Die Projektplanung wurde aktualisiert; der Qualität des Migrationsprozesses und der Migrationsdaten wird besonders hohe Bedeutung zugemessen. Die Schulung der künftigen Nutzer in den 46 AKP-Delegationen stellt allerdings nach wie vor eine Herausforderung dar.

Obwohl sich die neuen IT-Systeme noch in der Entwicklung befinden, wurden die Jahresabschlüsse des EEF für 2005 und 2006 dennoch nach den Grundsätzen einer periodengerechten Rechnungsführung erstellt. Hierfür wurden die vom derzeitigen Rechnungsführungssystem (OLAS) gelieferten Daten je nach Bedarf angepasst, um periodengerechte Rechnungsdaten zu erhalten. Ferner hat der Rechnungsführer des EEF anhand zusätzlicher Informationen des Anweisungsbefugten die kassenbasierten Rechnungsdaten angepasst.

8. EINFÜHRUNG VON ABAC DURCH DIE ÜBRIGEN ORGANE UND AGENTUREN

3 Exekutivagenturen („Intelligente Energie“, „Bildung, Audiovisuelles und Kultur“, „Gesundheitsprogramm“), 3 Regulierungsagenturen (EMSA (Sicherheit des Seeverkehrs), Galileo, Frontex), und 2 Ausschüsse (Wirtschafts- und Sozialausschuss, Ausschuss der Regionen)[3] wurden im Laufe des Jahres 2006 an das ABAC-System angeschlossen. 9 weitere Agenturen werden das ABAC-System ab 2007 nutzen und 6 Regulierungsagenturen dürften 2008 angeschlossen werden.

Für die Rechnungsführung der einzelnen Agenturen und Ausschüsse, für die deren Rechnungsführer wie auch für die Ausführung der Zahlungen allein verantwortlich bleiben, wird in ABAC eine spezifische Finanz- und Rechnungsführungsumgebung eingerichtet.

Da verschiedene Regulierungsagenturen für ihre Haushaltsführung immer noch eine Version des Kommissionssystems Si2 verwenden, hat sich die Kommission bereit erklärt, dieses System so lange weiterzupflegen, bis alle Nutzer in das ABAC-System integriert werden können.

9. KÜNFTIGE ENTWICKLUNGEN

Der Maßnahmenplan für das Modernisierungsprojekt wurde für 2007 aktualisiert und auf 2008 ausgeweitet. Die wichtigsten IT-Entwicklungsarbeiten der kommenden Monate werden die Einbindung der Rechnungen des EEF, die Einführung des BCS-Moduls, die Fertigstellung des zentralen Data-Warehouse, die Entwicklung eines verbesserten, internetgestützten Moduls für die Einnahmen, die Verbesserung der Sicherheit sowie möglicherweise die Einführung des SAP-Moduls „Supply and Asset Management“ (SAM) für das OIB umfassen.

Weitere IT-Entwicklungen betreffen vor allem die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und der Finanzberichterstattungsfunktionen und auf lange Sicht die bessere Interoperabilität und stärkere Integration der lokalen Systeme sowie die Bereitstellung zusätzlicher Tools für die Benutzerunterstützung und für das Finanzmanagement. In Bezug auf den Rechnungsführungsrahmen werden die Arbeiten folgende Schwerpunkte haben: Definition der Aufgaben und Zuständigkeiten der Finanzakteure in den einschlägigen Verfahren, Verbesserung der Qualität der Rechnungsführungsdaten und der Berichterstattung sowie Überwachung der Einhaltung der Kriterien für die Validierung der lokalen Systeme durch alle bevollmächtigten Anweisungsbefugten.

10. SCHLUSSFOLGERUNG

Bei ihrem Übergang zu einem neuen Rechnungsführungssystem hat die Europäische Kommission für die Vorbereitung periodengerechter Abschlussrechnungen, die in allen wesentlichen Punkten den international anerkannten Rechnungsführungsnormen entsprechen, erneut die in der Haushaltsordnung vorgeschriebenen Fristen eingehalten. Der externe Rechnungsprüfer der Kommission und die Entlastungsbehörde zeigten sich mit den erzielten Fortschritten sehr zufrieden.

Jedoch sollte das Vorhaben nicht hier stehenbleiben. Die Rechnungsführungsverfahren müssen laufend verbessert und weiterentwickelt werden. Es sind u.a. folgende Herausforderungen noch zu meistern:

- In allen Generaldirektionen und Diensten müssen Verfahren und Kontrollen eingeführt werden, die jederzeit die hohe Qualität der Rechnungsdaten gewährleisten. Zu diesem Zweck haben die Generaldirektionen und Dienste insbesondere dafür zu sorgen, dass der Rechnungsführungskorrespondent in ihrer hierarchischen Struktur auf einem Niveau angesiedelt wird, das es ihm erlaubt, die Wirksamkeit der Haushaltsabläufe zu steuern und auf sämtliche für die Jahresabschlüsse erforderlichen Informationen zuzugreifen.

- Die Erfassung von und die Berichterstattung über Beträge, die die Kommission oder die Mitgliedstaaten wieder einziehen, müssen verbessert werden.

- Die Validierung der in der GD AIDCO und in der GD EAC bestehenden Systeme muss fertig gestellt werden und die neuen IT-Systeme, die die GD RELEX eingeführt hat und die die GD EAC und andere Generaldirektionen einführen wollen, müssen validiert werden.

- Die Rechnungsführung des EEF muss in ABAC eingebunden werden und die Bediensteten der 46 betroffenen Delegationen müssen entsprechend geschult werden.

- Eine große Zahl externer Einrichtungen, wie Agenturen und Ausschüsse, muss in ABAC eingebunden werden; der entsprechende Schulungs- und Unterstützungsbedarf muss gedeckt werden.

- Die Integration der IT-Systeme muss verbessert werden, und den Nutzern müssen Instrumente an die Hand gegeben werden, mit denen sie die Kontrolle und die Berichterstattung über die von ihnen verwalteten Finanzmitteln verbessern können.

Mit der Projektplanung für die kommenden zwei Jahre werden diese Ziele angegangen, und die Kommission steht nach wie vor zu ihrem Engagement, ein beispielhaftes, auf modernen Rechnungsführungsnormen basierendes System öffentlicher Rechnungsführung zu schaffen.

ANHANG I: Oberste Planungsebene

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ANHANG II: SYSTEMSICHERHEIT UND –ABGLEICH

1. ABAC Rechnungsführung

Im Laufe des Jahres 2006 haben 2 Exekutivagenturen, 3 Regulierungsagenturen und 2 Ausschüsse das ABAC-System eingeführt. Die hierfür erforderlichen Entwicklungen und Sicherheitsvorkehrungen wurden rechtzeitig fertig gestellt, so dass die Trennung der Vorgänge für jeden einzelnen Rechnungsführer gewährleistet ist (Zahlungsläufe, Kontenabgleich, Validierung der Vorgänge und Verwaltung der Buchungszeiträume).

Im Juli 2006 wurde ein Upgrade des Systems SAP von der Version 4.7 auf die Version 5.0 vorgenommen. Daraufhin mussten sämtliche bestehenden Zugriffsrechte überprüft werden, damit die Version 5.0 mindestens das gleiche Sicherheitsniveau gewährleistet wie die Vorgängerversion. Diese vorrangigen Überprüfungsarbeiten wurden erfolgreich abgeschlossen und der Umstieg auf die Version 5.0 verlief reibungslos.

In der zweiten Jahreshälfte 2006 wurden spezielle Entwicklungen fertig gestellt und Sicherheitsregeln eingerichtet, die den mit der Rechnungsführung betrauten Bediensteten in den Generaldirektionen den Rechnungsabschluss zum Jahresende erleichtern. Alle Direktionen haben die Abgrenzungsdaten für das Haushaltsjahr 2006 erstmals gleich zu Anfang des Jahres 2007 erfasst.

Mit der Überprüfung der Zugriffsrechte der GD BUDG zum ABAC-Rechnungsführungssystem (SAP) war 2005 begonnen worden. Die Arbeiten wurden 2006 fortgeführt und sollen 2007 abgeschlossen werden. Die vordringlichste Aufgabe in diesem Zusammenhang war die Überprüfung der Zugriffsrechte der IT-Experten; sie wurde im Februar 2006 abgeschlossen.

2. ABAC Workflow

Die Einrichtung neuer Sicherheitsstrukturen in ABAC Workflow wurde in Angriff genommen und hat in mehreren Punkten (Überprüfung der technischen Nutzer, Übertragung von Rechten, Rückverfolgung von Prüfungen) gute Fortschritte gemacht.

Es wurden vorrangig die Sicherheitsvorkehrungen, die für die Einbindung der Delegationen in ABAC Workflow erforderlich sind, getroffen. Für die Zahlstellenverwalter wurde ein neues Modul entwickelt und es wurden zusätzliche Entwicklungen vorgenommen, um die strikte Trennung der Vorgänge der über 100 Delegationen zu gewährleisten. Diese Arbeiten beanspruchten im Jahr 2006 beträchtliche Ressourcen. Seit Januar 2007 arbeiten die Delegationen nunmehr mit dem Modul ABAC Workflow.

[1] KOM(2002) 755.

[2] Berichte vom 30. Juni 2003 (SEK(2003) 790), vom 31. Dezember 2003 (SEK(2004) 118), vom 30. Juni 2004 (KOM(2004) 565), vom 31. Januar 2005 (KOM(2005) 90) und vom 31. März 2006 (KOM(2006) 358.

[3] Nach Artikel 1 der Haushaltsordnung gelten diese Ausschüsse als Organe.