DE    DE  KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN 
Brüssel, den 26.10.2004 
KOM(2004) 740 endgültig 
  
MITTEILUNG DER KOMMISSION 
Jahresbericht  
an die für die Entlastung zuständige 
Behörde über die im Jahre 2003 
durchgeführten internen Prüfungen  
 
  
(Artikel 86(4) der Haushaltsordnung)  
 
    
{SEK(2004) 1351} 
 
DE 2   DE INHALT 
1. Einleitung.................................................................................................................. ....3 
2. Übersicht über IAS Audit Tätigkeit 2003.....................................................................3 
3. Übersicht über Systembezogene Feststell ungen und Empfehlungen .. ................ .........5 
3.1. Rechnungsführungs- und Managementinformatio nssysteme...... ............. .............. ......6 
3.2. Delegationsrisiko ......................................................................................................... .7 
3.3. “Activity Based Management” – ABM-Instru mentarium............................................7 
3.4. Altrisiken, Ressourcenzuteilung und Risikom anagement ............................................8 
3.5. Management-Gewährleistung und Kontrolltätig keiten ............ .............. ............. .........9 
 
DE 3   DE 1. EINLEITUNG  
Dieser zusammenfassende Jahresbericht der Ko mmission an die für die Entlastung zuständige 
Behörde berichtet gemäß Artikel 86(4) der Haushaltsordnung über die Anzahl und Art der im 
Jahre 2003 durchgeführten internen Prüfungen und die vom IAS abgegebenen Empfehlungen 
sowie über die aufgrund dieser in den jeweiligen Dienstst ellen getroffenen Maßnahmen. 
Dieser Bericht konzentriert sich auf die Anzahl und Art der Feststellungen und 
Empfehlungen, die sich aus den vom IAS in 2003 durchgeführten Audits ergeben. Das 
Arbeitsdokument der Dienstste llen der Kommission, das gleich zeitig mit diesem Bericht 
vorgelegt wird, ist nach Haup ttätigkeitsfeldern gegliedert und enthält kurze Beschreibungen 
der in 2003 fertiggestellten Audits. Der Beri cht enthält ferner A ngaben über die follow-up 
Maßnahmen, die die geprüften Dien ststellen in Folge früherer A udits ergriffen haben; Basis 
hierfür sind im allgemeinen die Anga ben der betroffenen Dienststellen. 
2. ÜBERSICHT ÜBER DIE VOM IAS  2003  DURCHGEFÜHRTEN PRÜFUNGEN  
Auf der Grundlage der Maßnahme 87 des Refo rmweißbuchs hatte der IAS für 2003 die 
Durchführung einer vollständigen Reihe vertiefter  Audits aller GDn geplant. Ziel war, 
genügend Ressourcen bereit zu  stellen um bei allen GD n, mit hohem Risikoprofil 
Systemanalysen und vertiefte Prüfungen durch zuführen zu können und in den übrigen GDn 
den Umfang der Prüfungen in 2003 auf die Erm ittlung der hauptsächlichen Risikoberiechen 
zu beschränken. 
Einige Audits des Prüfprogramms 2003 wurden  in das Jahr 2004 verschoben, da der IAS den 
Auftrag erhalten hatte die von ESTAT unmittelb ar oder mittelbar verwalteten Verträge und 
Finanzhilfen zu prüfen. In seiner Entsch ließung zu dem Beschluss zur Entlastung der 
Kommission des 8 April 2003 für die Au sführung des Gesamthaushaltsplans der 
Europäischen Gemeinschaften für das Haus haltsjahr 2001 forder te das Europäische 
Parlament, dass  „der Interne Auditdienst der Kommission bis zum Sommer 2003 die 
Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit aller von Eurostat seit 1999 abgeschlossenen 
Verträge prüft und in die Überprüfung auch diej enigen Verträge einbezieht, die von anderen 
Kommissionsdienststellen abgeschlossen wurden.“  Daraufhin beschloss die Kommission am 
11. Juni 2003, den IAS zu beauftragen, die von ESTAT und von anderen GD auf Empfehlung 
von ESTAT in den Jahren 1999 bis 2002 geschlo ssenen Verträge und vergebenen Beihilfen 
auf Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit nach einem vereinbarten Verfahren ("agreed 
upon procedures") zu prüfen. 
Der IAS konnte in 2003 neun GD spezifische Audits aufgrund der Maßnahme 87 
durchführen, zwei thematische Audits, zwei follow-up Prüfungen, sowie die von der 
Kommission geforderte Überprüfung der ES TAT Verträge und Finanzhilfen. In dem 
vorliegenden Bericht ist auch ei ne weitere Prüfung aufgrund der Maßnahme 87 enthalten, für 
die der Bericht Anfang 2004 vorgelegt wurde. 
Die folgende Tabelle ist eine Übersicht, m it den vom IAS in 2003 fertiggestellten Audits: 
 
DE 4   DE Übersicht mit vom IAS in 2003 fertiggestellten Audits: 
Audit Prüfungsplan Berichtsentwurf Abschlussbericht 
(Übermittlungsdatum)Erörterung im Audit 
Begleitausschuss 
Bereichsübergreifende Fragen der Haushaltsführung, Rechnungswesen und Systeme für Interne Kontrolle 
BUDG – 
Rechnungsführungs-
system 05-Apr-01 15-Okt-02 15-Apr-03 15-Sep-03 
BUDG – SINCOM2 23-Sep-02 10-Feb-03 21-Mai-03 15-Sep-03 
BUDG – 
Kassenmittel-
verwaltung 30-Sep-02 10-Apr-03 22-Maiy-03 15-Sep-03 
Interne Politikbereiche einschl. Forschung 
RTD 21-Mai-03 31-Okt-03 02-Dez-03 16-Feb-04 
ESTAT Verträge und 
Beihilfen 11-Jun-03 10-Okt-03 22-Okt-03 durch Kommission
(APC 7-Mai-04) 
Strukturmaßnahmen und gemeinsame Agrarpolitik 
REGIO 30-Sep-02 24-Jan-03 26-Feb-03 28-Apr-03 
AGRI 20-Nov-02 06-Jun-03 13-Okt-03 10-Nov-03 
8-Dez-03 
19-Jan-04 
Externe Politikbereiche einsch ließlich Heranführungshilfe 
ELARG 18-Mar-03 13-Nov-03 22-Dez-03 15-Mar-04 
DEV 14-Feb-03 21-Nov-03 02-Feb-04 10-Mai-04 
EDF Gegenwertmittel 
(Follow-up) 23-Mar-03 23-Mai-03 12-Jun-03 13-Okt-03 
RELEX 28-Feb-03 08-Sep-03 16-Okt-03 16-Feb-04 
Governance Prüfung 
im Relex Bereich 
(Follow-up) 18-Mar-03 08-Apr-03 15-Apr-03 16-Jun-03 
Administrative und andere Support Systeme 
IT Governance 15-Mar-02 21-Jan-03 23-Mai-03 15-Sep-03 
Training Update 24-Feb-03 19-Mar-03 22-Jul-03 13-Okt-03 
PRESS 17-Feb-03 08-Jul-03 12-Sep-03 13-Okt-03 
Die Mehrheit der Empfehlungen des IAS sind  von den geprüften Stellen angenommen 
worden. Den Angaben der geprüften Stellen zufolge ist die Mehrzahl der Empfehlungen 
umgesetzt oder in der Umsetzung begriffen. 
Die nachstehende Tabelle gibt einen Überblick über die Akzepta nz der Empfehlungen der in 
diesem Bericht zusammengefassten Prüfungen: 
 
DE 5   DE Akzeptanz der Audi t Empfehlungen: 
 Akzeptiert Akzeptiert mit 
Kommentaren Teilweise 
abgelehnt Abgelehnt Veraltet Gesamt % 
Kritisch 33 27 11 3 3 77 12,16% 
Sehr 
wichtig 152 70 16 23 1 262 41,39% 
Wichtig 161 42 12 17 0 232 36,65% 
Wünschens
wert 31 16 4 11 0 62 9,79% 
Summe 377 155 43 54 4 633 100,0% 
% 59,6% 24,5% 6,8% 8,5% 0,6% 100,0%  
Nach Abschluss des Prüfungszyklus der GDn im Jahre 2004 wird der IAS gegen Ende des 
Jahres in der Lage sein einen konsolidie rten Überblick über die Feststellungen und 
Empfehlungen zu geben, um die relative Wi chtigkeit der Festste llungen und Empfehlungen 
beurteilen zu können.  
Durch Artikel 185 der Haushaltsordnung und den dazugehörigen Durchführungs-
bestimmungen hat der IAS als neue Aufgab e die 14 Agenturen zu prüfen. Über eine 
allgemeine Planung hinaus konnten nur wenige Fortschritte erzielt werden. Dies hat im 
jährlichen Tätigkeitsberich t von 2003 zu einem Vorbehalt (Einschränkung der 
Zuerlässigkeitserklärung) geführt. 
Der IAS übernimmt auch gelegentlich spezifis che Beratungsaufträge und wird auch häufig 
um Stellungnahmen zur Fragen der internen Kontrolle, des Ressourcenmanagements und der Finanzvorgänge gebeten. Der IAS gibt auch vo n sich aus Stellungnahmen ab zu Fragen der 
internen Kontrolle, des Ressourcenmana gements und der Finanzvorgänge. Diese 
Beratungstätigkeit findet im Rahmen der üblic hen Praxis des intern en Audits und nach 
Maßgabe des dem IAS nach der Haushaltsordnun g und der IAS-Charta übertragenen Mandats 
statt. 
3. Ü
BERSICHT ÜBER BEREICHSÜBERGREIFENDEN FESTSTELLUNGEN UND 
EMPFEHLUNGEN  
Die folgenden fünf Kapitel beschreiben die Em pfehlungen des IAS zu bereichsübergreifenden 
Problemen, die sich aus den Fe ststellungen der Audits ergebe n, die in dem Arbeitsdokument 
der Dienststellen der Kommissi on enthalten sind. In vielen Fä llen handelt es sich um 
Feststellungen, die in ähnlicher Form schon in den vorgehenden Jahresberichten des IAS 
getroffen wurden. 
Übertragung von Verantwortung, Rechenschaftsv erpflichtung und Aufsichtsbefugnis zählen 
zu den wesentlichen Zielen der Reform und di ese drei Ziele stehen daher im Mittelpunkt 
zahlreicher Feststellungen und Empfehlungen der IAS Berichte. Diese drei wichtigen Ziele 
der Reform liegen auch den meisten den system ischen Befunden in den Audit Berichten des 
IAS zugrunde. 
 
DE 6   DE 3.1. Rechnungsführungs- und Managementinformationssysteme 
Nach Auffassung des IAS sollte parallel zu  dem Ausbau der Reform des Financial 
Management und der Reform der Rechnungsf ührung, die Rechnungsführungsfunktion in den 
Generaldirektionen ausgebaut und professi oneller gestaltet werden. Somit kann die 
Managementebene der Kommission sich GD-in tern wie auch GD-übergreifend Gewissheit 
von der Vollständigkeit, Richtigkeit und Stichh altigkeit der Rechungsführung verschaffen. 
Die zu diesem Zweck eingerichteten Systeme müssen gewährleisten, dass alle relevanten 
Informationen enthalten sind und die zuständigen Mitarbeiter müssen sich der Gefahren einer 
unvollständigen Erfassung der Informationen be wusst sein. Das Management und externe 
Beteiligte müssen sich darauf verlassen können, dass die Zahlenangaben der Realität 
entsprechen, da anderenfalls keine wohlf undierten Beschlüsse gefasst werden können. Aus 
diesem Grunde scheint es dem IAS wichti g, dass die für die Monitoring-/Datenerfassung 
zuständigen Stellen nicht nur hi nlängliche Fachkenntnis zu besi tzen, sondern dass sie sich 
nicht alleine auf die Arbeit der an weisungsbefugten Stellen stützt. 
Auf diesen Überlegungen aufbauend schlägt der IAS vor die funk tionelle (funktionale) 
Berichterstattung zwischen der auf der DG Ebene zuständigen Stelle für Monitoring-
/Rechnungsführung und dem Rechnungsführer zu formalisieren. Die Kommission ist der 
Ansicht dass die bestehenden Kontakte im Netzwerk der Finanzabteilungen (RUF), der 
Gruppe der Direktoren für Ressourcen, der Gru ppe der Koordinatoren für Interne Kontrolle 
der Generaldirektionen und die Einricht ung von Rechnungsführungskorrespondenten und des 
Netzwerks der Nutzer des Rechnungsführungssy stems, zusammen mit der Notwendigkeit 
klare und eindeutige Berichtslini en zum Generaldirektor aufrech t zu erhalten bedeutet, dass 
sie keine weitere Formalisierung der Bezi ehungen zwischen den Rechnungsführungs- und 
Monitoringfunktionen auf GD- und auf zentraler Ebene wünscht. 
Um den Bestimmungen der Haushaltsordnung über Aufgaben und Funktion des 
Rechnungsführers (Artikel 61) zu entspreche n, hält der IAS es für notwendig, dass der 
Rechungsführer nicht nur eine Konsolidierungsf unktion ausübt, wobei er  sich ausschließlich 
auf Zuverlässigkeitsbestätigung seitens der bevol lmächtigten Anweisungsbefugten stützt (vgl. 
Artikel 61 Absatz 2), sondern gleichzeitig  auch volle system- und ergebnisbezogene 
Gesamtverantwortung für die globale Integrität der Bücher des Organs übernimmt. Der IAS 
schlägt vor diesen Aspekt ausdrücklich zu best ätigen bzw. klarzustellen, erforderlichenfalls 
im Wege einer Änderung der Haushaltsor dnung. Auf Grundlage der Bestimmungen der 
Haushaltsordnung, nach der bevollmächtigte Anweisungsbefugte und nicht der Rechnungsführer für die zugrunde liege nde Garantie der Rechtsmäßigkeit und 
Ordnungsmäßigkeit der Transaktionen und der Verlässlichkeit der entsprechenden Daten 
verantwortlich ist, bestätigte die Kommi ssion die systemische Verantwortlichkeit des 
Rechnungsführers. Unter Anwendung von Artikel  61(1e) der Haushaltsordnung lancierte der 
Rechungsführer 2004 eine Umfrage zur Validierung der Informationssysteme und Buchführungsprozeduren der GDn. 
Aufgrund der Unmöglichkeit wesentliche Ge meinkostenkategorien einzelnen Aktivitäten 
zuzuordnen, schlägt der IAS vor, eine Be wertung des zur weiteren Umsetzung des ABM 
erforderlichen Instrumentariums vorzune hmen, wobei besonderes Gewicht auf die 
Notwendigkeit einer Kostenrec hnung für die wichtigsten Geme inkosten zu legen ist. Die 
Kommission wird diese Empfehl ung erwägen falls eine Weiter entwicklung der existierenden 
SPP/ABM Struktur, eingeführt durch die Verwa ltungsreform der derzeitigen Kommission, als 
notwendig erachtet wird. 
 
DE 7   DE 3.2. Delegationsrisiko 
Fortschritte sind in Anerkennung der Delegations risiken zu verzeichne n, wo die Kommission 
uneingeschränkte Verantwortung für den Haushalts vollzug trägt, diese Verantwortung jedoch 
auch trägt falls die Ausführung der entspreche nden Ausgaben in geteilter Verwaltung den 
Mitgliedstaaten übertragen ist. Der IAS schläg t erneut vor, dieses Kernproblem im Wege 
eines Protokolls zu regeln, in dem die jeweiligen Verantwortlichkeiten der Mitgliedstaat einerseits und der Kommission andererseits genau geregelt sind, und dies durch eine 
Offenlegungs- sowie eine Zuve rlässigkeitserklärung des be treffenden Mitgliedstaates 
untermauert wird. 
Dementsprechend schlägt der IAS vor konkr ete Schritte zu unternehmen, um zu 
gewährleisten, dass im Strukt urfonds-Rechtsrahmen für de n kommenden Planungszeitraum 
‘ex-ante’ abzugebende Offenl egungserklärungen der Verw altungsbehörden verbindlich 
vorgeschrieben werden. Parallel dazu müssen der Kommission für den Fall von Verletzungen 
dieser Offenlegungspflicht entsprechende Sa nktionsmöglichkeiten eingeräumt werden, die 
sich in einer Kürzung oder sogar Streichung der Fördermittel für den betreffenden Mitgliedstaat niederschlagen. In ihrem kürzlich vorgelegten Vorschlag für einen 
Rechtsrahmen der nächsten Planungsperiode führte die Kommission die Verpflichtung ein, 
Audit-Zuverlässigkeitserklär ungen durch Audit-Stellen der Mitgliedstaaten vorzulegen, 
verstärkt durch Bestimmungen über Finanzko rrekturen. Für den Bereich Landwirtschaft 
beinhaltet der Rechtsrahmen für die nächste Planungsperiode eine Zu verlässigkeitserklärung 
der Zahlstellen die für Verwaltung und Kontrolle  in den Mitgliedstaaten  verantwortlich sind. 
Dieser Vorschlag betrifft alle Ausgaben im Bereich Landwirtschaft (2 Fonds: FEAGA und FEADER). 
Der IAS schlägt vor dass gemeinsam mit de m Europäischen Rec hnungshof (ERH) ein Weg 
hin zu vereinbarter, mit Vorbehalt, hinlän glicher Zuverlässigkeit (“agreed acceptably 
qualified assurance”) entwickeltet werden so llte. Die Kommission be grüßt den neuen DAS-
Ansatz des Hofes und sieht darin die Grundlag e einer vereinbarten Erklärung, gegründet auf 
solider Information über Finanzmanagement in den jährlichen Tätigkeitsberichten der Generaldirektoren and im Synt hesebericht der Kommission. 
3.3. “Activity Based Management” – ABM-Instrumentarium 
Auditfeststellungen führten den IAS zu einer Reihen von Anmerkungen in diesem Bereich: 
Als erstes wäre grundsätzlich anzumerken, dass die Definition der Ziele teilweise zu global 
gefasst ist, was sich in prak tischen Problemen bei der Zute ilung der Ressourcen und bei der 
Risikoanalyse niederschlägt. Sodann sind vers tändlicherweise gewisse Schwierigkeiten bei 
der Entwicklung aussagekräftiger  Leistungsindikatoren zu ve rzeichnen. Zu diesem Punkt 
sollen allerdings im gege nwärtigen Verfahrensstadiu m noch keine Empfehlungen 
ausgesprochen werden, da es sich hierbei m öglicherweise lediglich um Anlaufprobleme des 
neuen ABM-Mechanismus handelt. Und schließ lich fehlt in einigen Fällen eine klare 
Verknüpfung zwischen dem jährlic hen Managementplan (AMP) einer Generaldirektion und 
den entsprechenden Plänen auf Ebene ihrer ei nzelnen Direktionen und Referate. Dies würde 
gleichwohl zu einer klaren und integriert en einheitlichen Planungsstruktur für eine 
Generaldirektion führen, der Gesamt-AMP de r GD hätte mehr Chancen auf erfolgreiche 
Umsetzung, wenn ihm konkrete Teilpläne auf dem Niveau jedes Referats zugrunde gelegt 
wären. Der IAS rät daher die Anweisungen an GDn bezüglich der notwendigen Kohärenz von AMPs auf allen Ebenen der Institution zu klären. 
 
DE 8   DE Die Kommission erkennt den Bedarf an einem jä hrlichen Management Plan auf Referatsebene 
an, möchte aber keine verpflichtenden Standa rds einführen da die Aufgaben von Referaten 
sich erheblich voneinander unterscheiden  können und da die Dezentralisierung von 
Management-Verantwortung hin zu den GDn bedeut et, dass diese am Besten in der Lage sind 
ihr internes Management zu organisieren, mit lokaler Berichterstattung und entsprechend ihrer 
spezifischen Umstände. 
3.4. Altrisiken, Ressourcenzuteilung und Risikomanagement 
Die Kommission hat ein ganzes Paket schwerwieg ender Altrisiken “geerbt”, teilweise bedingt 
durch frühere Personaldefizite, deren Tragwe ite nach Ansicht des IAS zumeist nicht 
hinlänglich anerkannt werden und deren Bewältigung häufig auf Kosten der ordnungsgemäßen Durchführung der laufenden Program me geht. Der IAS ist der Ansicht dass 
diese Sachverhalte klar anerkannt und unbedi ngt bei einer kommissionsweiten Management 
geführten Risikoanalyse mit eingebracht werd en sollten. Die Ergebnisse dieser Analyse 
könnten dann bei der Zuteilung der Ressourcen zugrunde gelegt werden, ggf. einschließlich 
von Exekutivagenturen; nicht ausreichend abged eckte Risiken sollten der Haushaltsbehörde 
zur Kenntnis gebracht werden. 
Der IAS empfiehlt der Kommission und ihren Dien ststellen dafür sorgen, dass rechtzeitig im 
Verlauf der Programmabwickl ung entsprechende Ressourcen für die Durchführung der 
erforderlichen Prüfarbeiten bereit gestellt werden, um somit die Bildung späterer Altlasten zu 
vermeiden. Das Zustandekommen neuer Risiken ließe sich noch effizienter verhüten, wenn 
solche Prüfungen mit den angesprochenen Offenlegungserklärungen gekoppelt würden. Der 
IAS empfiehlt ebenso dass frühere Fehler und Mängel stets sofort im Zeitpunkt ihrer 
Feststellung behoben und dass die ergri ffenen Abhilfemaßnahmen ordnungsgemäß 
dokumentiert und aufgezeichnet werden. Die Kommission stimmt den Empfehlungen des IAS 
zu und wird sie, im Rahmen des Möglichen,  in Ressourcenplanung und –zuteilung sorgfältig 
in Erwägung ziehen. Insbesondere in den Strukt urfonds, in der derzei tigen Programmperiode, 
gibt es verstärkte Zusammenarbeit mit Behörden der Mitgliedstaaten bezüglich Systemaudits und Ex-post Kontrollen. Das neue Netzwerk Ex -post Kontrollen, eine Untergruppe des 
Netzwerkes der Koordinatoren für Interne Kontrolle der GDs, bietet ein Forum zum 
Austausch von Best Practice und für die Ha rmonisierung von Methoden und Strategien. Es 
wird in diesem Herbst mit einer Inventarisierung der Ex -Post Kontrollaktivitäten und 
Methoden in den GDn se ine Arbeit aufnehmen. 
Der IAS wiederholt seine – von der Kommissi on akzeptierte – Anregung vom vergangenen 
Jahr, auf Organebene ein einheitliches Risikom anagement zu entwickeln und insbesondere die 
Management Risiko-Selbstbewertungen der GDn allgemeiner zugänglich zu machen und 
zentral zu analysieren, um damit den Bericht des Zentraler Finanzdienstes (ZFD) über den 
Sachstand der internen Kontro lle zu untermauern. Dieser konsolidierte Gesamtüberblick 
könnte sinnvoll ergänzt werden durch Material  wie Prüfergebnisse, Be richte des ERH und 
Entlastungsentschließungen, um so ein reales  Bild der Risikosituation auf Ebene der 
Kommission als Ganzes zu vermitteln, wobei generell auf die Einrichtung einer managementgesteuerten Zentralfunktion abge stellt wird. Wachstum und Potenzial der 
Exekutivagenturen, als Mittel zur Deckung von Personaldefiziten bei der Programmverwaltung, könnten nützlicherweise mithilfe Letzterer gelenkt und überwacht 
werden. 
Die Kommission akzeptierte diese Empfehlung bereits in ihrem Synthesebericht für 2002 und 
bestätigte in ihrem Synthesebericht 2003 dass Risikoanalysen mithelfen sollte 
 
DE 9   DE Ressourcenzuteilung zu steuern, zusammen m it anderen Elementen, wie etwa politische 
Prioritäten1. 
3.5. Management-Gewährleistung  und Kontrolltätigkeiten 
Die von den einzelnen GDs abzugebende Zuverl ässigkeitserklärung, im nunmehr zweiten Jahr 
ihrer Existenz, wird zunehmend als wichtiges Instrument für die Verantwortlichkeit und vor 
allem für die Gewährleistung hinlänglicher Transparenz anerkannt.  Nach Maßgabe der 
jüngsten diesbezüglichen Beschlüsse vom Februar 20042 koordinieren di e Direktoren für 
“Ressourcen” der betreffenden Generaldirektione n Fragen bezüglich Interner Kontrolle und 
unterzeichnen die betreffenden Anhänge zum jähr lichen Tätigkeitsbericht, was die "checks 
and balances" auf GD-Ebene verstärkt. Es hande lt sich hierbei eindeu tig um das zentrale 
Veränderungsinstrument der Reform und, nach An sicht des IAS, sollte die Synthese der 
Kommission der Jährlichen Tätigkeitsberichte  und der Übersichtsbericht des Zentralen 
Finanzdienstes (ZFD) übe r die Interne Kontrolle weiter verstärkt werden. 
Der IAS empfiehlt dass in künftigen Synthesebe richten die Erklärunge n der Beauftragten 
Anweisungsbefugten (BAB) zur Wirksamkeit de r Kontrollen in den Mittelpunkt gestellt 
werden sollten und dass die Stellungnahme des ZFD nach und nach der Bewertung der Wirksamkeit Vorrang gegenüber dem Grad der formellen Übereinstimmung mit den Normen 
für interne Kontrolle einräumen. Die Kommission stimmt dem zu und betont in 
ihrem 2003 ynthesebericht die Notwendigke it für "verstärktes Augenmerk der 
Generaldirektionen/Dienste auf die Wirksamkeit  der Systeme der internen Kontrolle , auch mit 
Blick darauf, dass sich die bevollmächtigen An weisungsbefugten für ihre jährliche Erklärung 
angemessen darauf stützen können".
3 
Vor-Ort-Kontrollen finden, nach Ansicht des IAS, nicht häufig genug statt, um von der 
Einreichung überhöhter Ausgabenmeldungen abz uhalten, und/oder. sind nicht einmal Teil der 
Kontroll- und Auditstrategie an sich. Im Fa lle einer vollständigen Dezentralisierung des 
internen Managements müsste das zuständige Verwaltungsreferat in eigener Verantwortung 
alle erforderlichen Kontrollen  vornehmen, einschließlich solc her an Ort und Stelle, die bei 
unmittelbar von den effektiven Ausgaben abhängig en Finanzhilfen vermeiden sollen, dass in 
den Meldungen höhere als die tatsächlich vera usgabten Beträge ausgewiesen werden. Diese 
dezentralisierten Referate verfügen allerd ings häufig nicht über die notwendigen 
Fachkenntnisse, so dass Kontrollen – wenn überhaupt – von den zentralen 
Kontrolldienststellen der jeweil igen GDn durchgeführt werden.  
Hier muss vom Konzept her klargestellt werden, dass diese Fachdienste den dezentralen 
Verwaltungsreferaten Hilfestellung leisten, nicht jedoch deren Verantwortung übernehmen 
können; die Mitarbeiter der Verw altungsreferate sollten daher aktiv an der Festlegung der 
Auditstrategie, den Risikoanalysen sowie den entsprechenden Kontrollen vor Ort teilnehmen. 
Es muss eine unmissverständliche Abgrenzung vollzogen werden zwischen diesen Tätigkeiten 
einerseits und der internen Audittätigkeit (d er IACs) andererseits, die die Wirksamkeit und 
Funktionsfähigkeit der Managementsysteme insgesamt zu prüfen hat. Vor diesem Hintergrund schlägt der IAS vor, der ZFD so lle Hilfestellung leisten bei der klaren 
konzeptuellen Abgrenzung der Aktivität "Kontrollen vor Ort" im Zusammenhang mit den 
                                                
 
1 "Synthese der jährlichen Tätigkeitsberichte 2003", Punkt 4. 
2 Erfüllung des reformauftrags, KOM(2004) 93 endg. vom 10. Februar 2004. 
3 "Synthese der jährlichen Tätigkeitsberichte 2003", Punkt 7. 
 
DE 10   DE Kompetenzen der BABs und NBABs und entspr echende Anweisungen erteilen bzw. die 
Normen für interne Kontrolle dahingehend anzupassen, dass ein ordnungsgemäßes Handeln 
gewährleistet werden kann. Das oben genannte Netzwerk Ex-post Kontrollen, gegründet im 
Rahmen des Netzwerkes der Koordinatoren für Interne Kontrolle in den GDs und geleitet 
vom ZFD, hat unter anderem den Auft rag "Best Practices" auszutauschen und 
Kontrollaktivitäten und Methode n, unter Berücksichtigung inte rnationaler Standards, zu 
harmonisieren.