Bericht

über den Jahresabschluss 2001 der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen, zusammen mit den Antworten der Stiftung

(2002/C 326/08)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK

1. Dieser Bericht wird dem Rat und dem Europäischen Parlament gemäß Artikel 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1365/75(1) des Rates, geändert durch Artikel 1 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 1947/93(2) des Rates, vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 1 Absatz 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93(3) des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76(4) des Rates wurde der Haushaltsplan der Stiftung unter der Verantwortung des Verwaltungsrats ausgeführt, der gemäß den in Artikel 1 Absätze 52 bis 55 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates zur Änderung der in Artikel 65 bis 68 der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(5) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Der Hof kann aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN

Haushaltsvollzug

5. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2001 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1(6) dargestellt.

6. Für das Haushaltsjahr 2001 standen Mittel(7) in Höhe von 18,9 Millionen Euro zur Verfügung, 15,3 Millionen aus dem laufenden Haushaltsjahr, 3,5 Millionen wurden aus dem Vorjahr übertragen.

7. Die Mittel des Haushaltsjahres 2001 wurden in Höhe von 15,2 Millionen Euro gebunden. Davon wurden 11,6 Millionen ausgezahlt, und der Restbetrag wurde entweder übertragen (3,5 Millionen) oder annulliert (0,2 Millionen). Von den operationellen Mitteln (Titel III) (6,4 Millionen Euro) wurden 6,3 Millionen gebunden und von diesem Betrag 3,1 Millionen ausgezahlt und 3,1 Millionen auf das folgende Haushaltsjahr übertragen. Der Restbetrag wurde annulliert. Die Übertragungsrate der operationellen Mittel bleibt weiterhin sehr hoch und zeigt, dass die Stiftung bei der Planung ihrer Tätigkeiten mehr auf Qualität und Überwachung achten muss. Die Stiftung sollte alles daran setzen, die Mittelübertragungsrate zu verringern und damit den Grundsatz der Jährlichkeit des Haushaltsplans besser einzuhalten.

8. Die aus dem Vorjahr übertragenen Mittel beliefen sich auf 3,5 Millionen Euro und entfielen mit 3,2 Millionen auf Titel III. Von den Zahlungen in Höhe von 3,4 Millionen gingen 3,1 Millionen zulasten von Titel III und die restlichen Mittel wurden annulliert.

Jahresabschluss

9. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der von der Stiftung in ihrem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2001 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht. Bei der Darstellung des Jahresabschlusses in ihrem Tätigkeitsbericht hat die Stiftung sich nicht an ihre Finanzvorschriften(8) gehalten. Obwohl dadurch die Zuverlässigkeit des Jahresabschlusses nicht in Frage gestellt wird, sollte sich die Stiftung doch an die gängigen Verfahren halten.

10. Die Stiftung nimmt keine Abschreibungen ihrer Anlagewerte vor; sie sollte die Abschreibungen bei der Bewertung ihrer in der Vermögensübersicht ausgewiesenen Anlagewerte berücksichtigen und die Bestimmungen der Verordnung der Kommission in Bezug auf das Bestandsverzeichnis(9) befolgen. Sie sollte ihr Bestandsverwaltungssystem durch die Entwicklung eines Identifizierungssystems für die Vermögenswerte und die Festlegung der jeweiligen Verantwortung der betreffenden Dienststellen verbessern.

Anwendung der Finanzvorschriften

11. Bei der Prüfung einer Stichprobe von 34 Zahlungen an die Stiftung, die zulasten des Haushaltsjahres 2001 geleistet wurden oder noch zu leisten sind, wurde festgestellt, dass diese Zahlungen für das Haushaltsjahr 2001 verbucht, die Einziehungsanordnungen aber erst im Februar und März 2002 ausgestellt wurden. Nur zehn dieser Einziehungsanordnungen waren mit dem Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs versehen und acht (eine mit einem Gesamtbetrag von 1231286 Euro) waren am 31. Januar 2002 noch nicht abgewickelt worden. Ein derartiges Vorgehen steht in Widerspruch zu Artikel 5 der Finanzregelung der Stiftung.

12. In mehreren Fällen und insbesondere bei der Anschaffung eines Kraftfahrzeugs, konnte ein und dieselbe Person den elektronischen Sichtvermerk für die Mittelbindungen und Auszahlungen anstelle des Mittelverwalters, des Anweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs und des Rechnungsführers erteilen. Ein derartiges Vorgehen steht in Widerspruch zum Grundsatz der Aufgabentrennung und sollte unbedingt unterbunden werden.

13. Die Stiftung hat im November 1997 einen Vertrag mit einem Reisebüro unterzeichnet. Dieser Vertrag war zwar nur für eine Übergangszeit von einem Jahr vorgesehen, er wurde aber stillschweigend bis heute verlängert. Zur Erlangung von günstigeren Bedingungen wäre hier eine Marktanalyse wünschenswert.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung in Luxemburg vom 25. und 26. September 2002 angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 139 vom 30.5.1975, S. 1.

(2) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 13.

(3) ABl. L 164 vom 24.6.1976, S. 16.

(4) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 26.

(5) In Anwendung von Artikel 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates, geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1947/93, wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Stiftung für das Haushaltsjahr 2001 am 26. März 2002 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Stiftung, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 8. April 2002 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(6) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was bei den Summen mitunter zu kleinen Divergenzen führt. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist; 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(7) Nicht getrennte Mittel.

(8) Der von der Stiftung in ihrem Tätigkeitsbericht dargestellte Jahresabschluss enthält im Jahr 2001 einen Verrechnungsbetrag (außerhalb der Einnahmen- und Ausgabenrechnung) für den im Jahr 2000 festgestellten Negativsaldo (1210000 Euro). Außerdem enthält die von der Stiftung veröffentlichte Vermögensübersicht aufgrund der Nichtberücksichtigung eines Gehaltsvorschusses sowie von Einziehungsanordnungen eine um 26047 Euro zu niedrige Bewertung.

(9) Verordnung (EG) Nr. 2909/2000 der Kommission vom 29. Dezember 2000 (ABl. L 336 vom 30.12.2000, S. 75).

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Stiftung - In diesen Tabellen sind die von der Stiftung in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 2

Einnahmen und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2001 und 2000

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Stiftung - In diesen Tabellen sind die von der Stiftung in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt (siehe Ziffer 9).

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2001 und 31. Dezember 2000NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Stiftung - In diesen Tabellen sind die von der Stiftung in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt (siehe Ziffer 9).

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Antworten der Stiftung

7. In der Regel erfolgt eine umfassende und wirksame Überwachung; die kürzlich erfolgte Einführung eines IT-gestützten Überwachungssystems wird jedoch dazu beitragen, eine Reduzierung des Umfangs der Mittelübertragungen sicherzustellen.

Mit Blick auf den Umfang der Mittelübertragungen sollte Folgendes berücksichtigt werden:

- Die Art der operativen Stiftungstätigkeiten ist im Wesentlichen innovativer bzw. forschender Art, es handelt sich nicht um Wiederholungstätigkeiten. Dies erfordert relativ komplexe und zeitaufwändige Verfahren für eine eingehende Vorbereitung vor Beginn der Forschungsarbeiten auf Vertragsbasis. Diese Verfahren sind ein wichtiger Faktor für die Projektdauer, die im Allgemeinen zwei Jahre beträgt.

- Der Umfang der Mittelübertragungen in Titel 3 (Operationelle Ausgaben) wird durch den Zusammenhang zwischen dem jährlichen Haushaltsrhythmus der Stiftung und seinem Arbeitsrhythmus (der Programmerstellung, Programmeinleitung, Entwurf der Projektgestaltung, Ausschreibungsverfahren, detaillierte Projektgestaltung und Durchführung umfasst) beeinflusst.

Insbesondere in den Fällen jedoch, bei denen es sich um Wiederholungsverträge handelt, wurde die Zeitplanung der Vertragsvergabeverfahren, soweit möglich, vorgezogen. Diese Maßnahme wird eine Reduzierung der Mittelübertragungen erleichtern.

9. Die Stiftung nimmt die Bemerkung des Hofs zur Kenntnis und wird künftig entsprechend handeln.

10. Die Stiftung hat inzwischen Vorkehrungen getroffen, um ihre Bestandsverwaltungsverfahren an die überarbeiteten Verfahren der Kommission gemäß der Verordnung (EG) Nr. 2909/2000 anzupassen, die eine Abschreibung der Gegenstände im Bestandsverzeichnis vorsieht. Die Verantwortung wird dementsprechend für alle Gegenstände im Bestandsverzeichnis zugewiesen.

11. Dem Standpunkt des Hofs wird zugestimmt. Die betreffenden Einziehungsanordnungen waren vom Finanzkontrolleur versehentlich ohne Sichtvermerk an die Stiftung zurückgesandt worden. Der Finanzkontrolleur wurde hierauf aufmerksam gemacht, woraufhin er die Angelegenheit richtig stellte.

12. Zum Zeitpunkt der Einführung des SI2-Systems und um eine schnelle Übertragung der Daten vom alten System der Stiftung auf SI2 zu ermöglichen, wurden nur für eine begrenzte Zeit zu Eingabezwecken "Super-User" - Rechte vergeben. Dies entspricht der üblichen Praxis bei der Einführung eines neuen Systems. Alle betreffenden Unterlagen waren bereits ordnungsgemäß von den zuständigen Dienststellen genehmigt worden, auch vom Finanzkontrolleur.

13. Der bestehende Vertrag mit einem Reisebüro war jährlich verlängerbar und ist nun seit fünf Jahren in Kraft. Die Stiftung hat bereits Schritte in Bezug auf ein Ausschreibungsverfahren und die Einführung eines neuen Vertrags unternommen.