MITTEILUNG DER KOMMISSION - EXTERNALISIERUNG der Verwaltung der Gemeinschaftsprogramme und Vorlage einer Rahmenverordnung für eine neuartige Exekutivagentur

(von der Kommission vorgelegt)

INHALTSVERZEICHNIS

1. Einleitung

2. Instrumente für eine kontrollierte Externalisierung

2.1. Anwendungsbereich der Externalisierung

2.2. Die vorgeschlagenen Instrumente

2.2.1. Die Exekutivagentur

2.2.2. Verbundverwaltung über ein Netz nationaler Agenturen

2.2.3. Weitervergabe von Verträgen

2.2.3.1. Zu Rationalisierungszwecken

2.2.3.2. Ein überarbeiteter Leitfaden

3. Zeitplan und Durchführungsmodalitäten

3.1. Exekutivagentur: Errichtung eines Rechtsrahmens

3.2. Zukunft der BAT und Übergangsbestimmungen

4. Externalisierung anderer Aufgaben als der Programmverwaltung

5. Schluss

Anhang : Leitlinien für die Standardfassung der Haushaltsordnung der Exekutivagenturen

Externalisierung der Verwaltung der Gemeinschaftsprogramme und Vorlage einer Rahmenverordnung für eine neuartige Exekutivagentur

Einleitung

Im Dezember 1999 [1] hat sich die Kommission verpflichtet, eine Politik für eine kohärente und kontrollierte Externalisierung zu entwickeln, um die Fehlentwicklungen zu beheben, die sich infolge des unzureichend kontrollierten Einsatzes einiger Büros für technische Hilfe (BAT) ergeben hatten.

[1] « Leitlinien für die Externalisierungspolitik », Mitteilung von Frau Schreyer und Vizepräsident Kinnock, SEC (2000) 2051/7 vom 14. Dezember 1999

Die Kommission hat sich dabei das Ziel einer Verwaltung gesetzt, die sich auf ihre vorrangigen Tätigkeiten und Aufgaben konzentriert [2]. Der erste Anwendungsbereich befasst sich mit der Verwaltung der Gemeinschaftsprogramme.

[2] « Weißbuch über die Verwaltungsreform » : KOM (2000) 200 endg./2 vom 5. April 2000

Diese Politik erlaubt es, die Bediensteten der Institutionen ihren wesentlichen Aufgaben zuzuweisen. Damit können zahlreiche BAT übernommen werden, ohne die Belastung des Teils A des Haushaltsplans weiter zu erhöhen, und die Exekutiv- und Unterstützungsaufgaben lassen sich effizient mit Strukturen wahrnehmen, die besser kontrolliert werden und über das unerlässliche Fachpersonal verfügen. Die damit errichtete Organisation kann die ihr zugewiesenen Ressourcen insgesamt effizienter einsetzen.

Die Durchführung dieser Politik setzt den Einsatz neuer Externalisierungsinstrumente voraus. Mit dieser Mitteilung sollen diese Instrumente vorgestellt, der allgemeine Rahmen ihres Einsatzes abgesteckt und ein Entwurf für eine Rahmenverordnung für das neueste Instrument dabei, die Exekutivagentur, vorgelegt werden. Damit erfuellt die Kommission fristgerecht die gegenüber dem europäischen Parlament eingegangenen Verpflichtungen.

Allerdings ist die Annahme und Umsetzung der entsprechenden Rechtsinstrumente ein relativ langwieriger Prozess. Die Kommission hat beschlossen, in der Zwischenzeit unverzüglich Maßnahmen zu ergreifen, um im Hinblick auf die Aufgaben einiger BAT möglichst rasch und effizient eine Lösung zu finden. Diese Maßnahmen bestehen in der Bewilligung der Finanzierung des externen Personals der Kommission und der Verwaltungsausgaben aus den operationellen Mitteln der jeweiligen Programme. Ein Antrag dafür wurde in dem Berichtigungsschreiben zum Haushaltsvorentwurf 2001 an die Haushaltsbehörde gerichtet [3].

[3] SEK (2000)1363 endg. vom 4. September 2000

Instrumente für eine kontrollierte Externalisierung

Anwendungsbereich der Externalisierung

Externalisierung kann in verschiedenen Formen je nach Sektoren oder Aufgaben, für die sie eingesetzt werden soll, ablaufen [4]. Der erste Sektor betrifft die Verwaltung der Gemeinschaftsprogramme [5], wofür die nachstehenden Instrumente vorgeschlagen wurden (Kapitel 2 und 3). Externalisierung kann auch auf andere Arten von Aufgaben angewendet werden. Die Überlegungen der Kommission dazu sind in Kapitel 4 enthalten.

[4] Diese Vorstellungen wurden in dem Bericht der Planungs- und Koordinierungsgruppe für Externalisierung ausgearbeitet (Dokument CG3(2000), das Vizepräsident Kinnock und Frau Schreyer am 18. Mai 2000 an die Legislativ- und Haushaltsbehörden übermittelt haben.

[5] Als "Gemeinschaftsprogramm" wird jede Maßnahme, jedes Maßnahmenbündel oder jede andere Initiative, die ausgehend von der jeweiligen Rechtsgrundlage oder der Haushaltsbewilligung von der Kommission zugunsten einer oder mehrerer Kategorien von Empfängern mit der Vornahme von Mittelbindungen durchgeführt wird.

Bei der Externalisierung von Aufgaben müssen bestimmte Grenzen und Zwänge beachtet werden. So kann die Kommission nicht die ihr aufgrund der Verträge auferlegten Aufgaben, wie die ihr vom Rat übertragenen Ausführungsbefugnisse (Artikel 202) oder die Befugnisse zur Ausführung des Haushaltsplans (Artikel 274), weitervergeben. So können insbesondere hoheitliche Befugnisse nicht auf private Einrichtungen übertragen werden.

Die Instrumente müssen so konzipiert werden, dass die Kontinuität in der Verantwortungskette zwischen der Kommission und ihren Bevollmächtigten gewahrt wird und die ausreichende Überwachung durch die Kommission bei den Aufgaben, die sie an externe Einrichtungen vergibt, gewährleistet ist. Außerdem muss eine Entscheidung zur Externalisierung in jedem Fall den Kriterien der guten Verwaltungspraxis genügen und gegebenenfalls zu einer Vereinfachung oder eindeutigeren Formulierung der Verwaltungsregeln und Vorschriften bei gleichzeitigem günstigen Kosten/Nutzenverhältnis gegenüber der direkten Verwaltung führen.

Die in dieser Mitteilung angeführten Beispiele greifen demnach den Ergebnissen dieser Analysen und etwaigen künftigen Beschlüssen nicht vor.

Die vorgeschlagenen Instrumente

Externalisierung kann in verschiedenen Formen erfolgen.

Bei öffentlichen Exekutivaufgaben oder bei Aufgaben, bei denen kein wirklicher Wettbewerb besteht, können folgende Maßnahmen ergriffen werden:

i) Übertragung von Exekutivaufgaben an öffentliche Einrichtungen in der Gemeinschaft (Exekutivagenturen), die in eine erweiterte Verwaltungsstruktur der Gemeinschaft integriert werden könnten.

ii) Dezentralisierung der Exekutivaufgaben auf nationale Einrichtungen, die gemeinwirtschaftliche Aufgaben mit staatlicher Garantie wahrnehmen und bei der Durchführung bestimmter Gemeinschaftspolitiken als Partner dienen.

Bei bestimmten fachspezifischen Aufgaben und bei vorbereitenden oder begleitenden Verwaltungsaufgaben, die weder hoheitliche Befugnisse noch die Ausübung einer Ermessensbefugnis implizieren, kann zu folgender Maßnahme gegriffen werden:

iii) Weitergabe von Unteraufträgen an den privaten Sektor über eine vertraglich festgelegte Beziehung.

Für jeden dieser Fälle wird ein spezifisches Instrument vorgeschlagen:

Die Exekutivagentur

Die Durchführung und Verwaltung von Vorhaben ist eine professionelle Aufgabe. Um sie einwandfrei zu bewältigen, sind besondere Fachkräfte und Methoden erforderlich. Um diesen Grad an Professionalität zu erreichen, wurde das Prinzip der Exekutivagentur ins Leben gerufen. Als spezialisierte Verwaltungsorgane sind die künftigen Exekutivagenturen so weit von der Kommission abgetrennt, dass sie autonom und flexibel bei der täglichen Ausführung ihrer Funktionen sind, dass aber die Einhaltung der strategischen Ziele der Kommission ausreichend überwacht werden kann.

Damit kann die Kommission ihre Ressourcen eher zur Planung der Politiken und zur Gesamtprogrammplanung als zur Verwaltung von Einzelprojekten einsetzen.

Das steigert auch die Sichtbarkeit und Lesbarkeit der Gemeinschaftsaktion erheblich, da sich jede einzelne Agentur mit einer besonderen Aufgabe identifizieren kann, die erhöhtes Fachwissen in einem bestimmten Bereich erfordert.

Die Exekutivagentur ist vor allem für die Verwaltung von Gemeinschaftsprogrammen mit folgenden Merkmalen geeignet:

Ø hochentwickeltes technisches und finanzielles Fachwissen während des gesamten Projektzyklus,

Ø klare Trennung zwischen den Phasen der Programmplanung und der Ausführung der Vorhaben,

Ø Vorhaben mit technischem Charakter, deren Ausführung keine politischen Entscheidungen erfordert,

Ø Möglichkeit umfangreicher Einsparungen durch erhöhte Spezialisierung oder Zusammenlegung vergleichbarer Programme innerhalb der gleichen Agentur,

Ø regelmäßige Überarbeitung der Ziele und Vorgehensweisen der Programme.

Die Kommission könnte beispielsweise die Exekutivagenturen zur Ausführung von Programmen für Erziehung und Fortbildung einsetzen. Außerdem könnte den Exekutivagenturen die Sammlung von Daten und die Ausarbeitung der zur Durchführung sämtlicher Gemeinschaftsprogramme erforderlichen Statistiken übertragen werden. Ferner ist für 2002 [6] eine spezifische Bewertung für den Bereich der Außenhilfe vorgesehen. Im Anschluss daran könnten Exekutivagenturen mit der Durchführung bestimmter Vorhaben in diesem Bereich [7] beauftragt werden.

[6] Beschluss der Kommission vom 16. Mai 2000: vgl. SEK (2000) 814 bis /5; SEK (2000) 823 und/2.

[7] Diese Bewertung könnte ebenfalls zur Empfehlung einer stärkeren Integration des Kooperationszyklus bei bestimmten Vorhaben führen.

Die Grundsätze für die Einsetzung des Instruments der Exekutivagentur wurden in einem Vorschlag für eine Rahmenverordnung niedergelegt, der ergänzend zu diesem Dokument vorgelegt wird.

Diese Rahmenverordnung des Rates, die gemäß Artikel 308 EU-Vertrag anzunehmen ist, legt die institutionellen Bedingungen und Modalitäten für die Einsetzung von Exekutivagenturen fest (beispielsweise: Beziehung zur Kommission und Formen der Übertragung von Aufgaben, Finanzierung, Zusammensetzung und Befugnisse des Lenkungsausschusses, Direktor, Personalstruktur, möglicherweise übertragbare Aufgaben, Grundsätze der Finanzverwaltung [8] usw.).

[8] Siehe dazu im Anhang das Muster für eine Haushaltsordnung der Exekutivagentur.

Die Verordnungen zur Durchführung der jeweiligen Programme sollten die Möglichkeit vorsehen, auf technische Hilfe zurückzugreifen. Jede Exekutivagentur wird je nach Bedarf auf Beschluss der Kommission nach Hinzuziehung eines Ausschusses aus Vertretern der Mitgliedstaaten, der die jeweiligen Programme festlegt, eingesetzt.

Verbundverwaltung über ein Netz nationaler Agenturen [9]

[9] Bei diesem Verwaltungsverfahren überträgt die Kommission die Aufgaben zur Ausführung des Haushaltsplans an externe einzelstaatliche Einrichtungen des öffentlichen Rechts oder an Einrichtungen, die mit einer gemeinwirtschaftlichen Aufgabe unter staatlicher Garantie beauftragt sind (= den "nationalen Agenturen").

Diese Verwaltungsform beruht auf den Überlegungen bei der Ausarbeitung des für den Sommer 2001 angekündigten Weißbuches für "Governance" und stützt sich auf ein Netz nationaler Agenturen [10] (NA), die in den Mitgliedstaaten bzw. in bestimmten Fällen in Drittländern errichtet wurden und denen die Kommission die Ausführung von Gemeinschaftsprogrammen überträgt.

[10] Als nationale Agentur wird nicht notwendigerweise eine Einrichtung bezeichnet, die ex nihilo für die Erfordernisse der Dezentralisierung eines Programms eingesetzt wird. Als nationale Agenturen können Einrichtungen bezeichnet werden, die unabhängig von dieser Aufgabe bestehen; dabei kann es sich auch um regionale, grenzüberschreitende oder transnationale Körperschaften handeln, sofern sie die erforderlichen Garantien erfuellen.

Sie beruht auf dem Grundsatz der Komplementarität der Aufgaben und Funktionen verschiedener Akteure. Damit wird eine enge Beziehung zwischen den Begünstigten sichergestellt und die kontinuierliche und langfristige Interaktion und Zusammenarbeit der Partneragenturen mit der Kommission und untereinander über ein Netz gefördert.

Damit erfuellt die Verbundverwaltung zwei Arten von Anforderungen:

Ø Durchführung sehr umfangreicher Programme,

-die die Kommission allein mit ihren Dienststellen oder über eine Exekutivagentur nicht verwalten kann (beispielsweise Maßnahmen zur Mobilität im Rahmen der Aus- und Fortbildungsprogramme),

-die nicht zu zentral verwaltet werden sollten, sondern ausreichende Interventionsmöglichkeiten auf zentraler Ebene bewahren sollten (beispielsweise mit der Befugnis der endgültigen Auswahl der Vorhaben, deren Verwaltung anschließend dezentralisiert werden kann).

In diesen Fällen basiert der Rückgriff auf die Verbundverwaltung vor allem auf dem Effekt der "vertikalen Vervielfältigung" oder "Relaiseffekt", der engere Beziehungen zu den Begünstigten ermöglicht.

Ø Zusammenarbeit mit den nationalen Partnern, um die lokalen Merkmale zu berücksichtigen.

Davon können die gemeinschaftlichen Interventionsbereiche mit weitreichenden territorialen Auswirkungen betroffen sein, wie beispielsweise die regionalen Maßnahmen, die direkt verwaltet werden, Umweltschutz, Verkehr, Energie oder die Bereiche, in denen auf die nationale Erfahrung nicht verzichtet werden kann (beispielsweise Statistiken).

Bei jedem Programm wird von folgenden Rechtsinstrumenten ausgegangen (für die ein Standardmodell ausgehend von der mit den Programmen für Erziehung und Kultur erzielten Erfahrung entwickelt wird):

Ø Verordnung zur Aufstellung des Programms und für eine Programmverwaltung über ein Netz nationaler Agenturen ausgehend von Rechtsakten, die später ausgearbeitet werden.

Ø Beschluss der Kommission mit den "Bestimmungen über die Aufgaben der Mitgliedstaaten und der Kommission im Hinblick auf die nationalen Agenturen im Rahmen der allgemeinen Leitlinien zur Durchführung des Programms". Dieser Beschluss wird (gemäß Artikel 254 EG-Vertrag) jedem Mitgliedstaat notifiziert [11]. Diese Bestimmungen setzen insbesondere folgendes fest:

[11] Diese Bestimmungen können gegebenenfalls für Programme, an denen Drittländer beteiligt sind, angepasst werden.

-Bedingungen für die Errichtung einer nationalen Agentur;

-Bedingungen für die Überwachung und die Leitung der nationalen Agentur;

-Aufgaben des Mitgliedstaats und der Kommission bei den Verfahren zur Auswahl der Vorhaben;

-Aufgaben des Mitgliedstaats und der Kommission im Hinblick auf die Kontrolle und das Audit der nationalen Agentur und der Vorhaben;

-finanzielle Haftung der nationalen Agentur, insbesondere im Hinblick auf die Vereinbarungen mit den Endbegünstigten.

Ø Eine "operationelle Vereinbarung" zwischen der Kommission und jeder einzelnen nationalen Agentur.

Diese Vereinbarung wird für ein Jahr (oder je nach Dauer des Vorhabens/der Maßnahme für mehrere Jahre) abgeschlossen, kann verlängert werden und bedingt über ein jährliches Arbeitsprogramm die Höhe der Gemeinschaftsbeihilfe für die nationale Agentur.

Ø Die erforderlichen "Vereinbarungen über dezentralisierte Maßnahmen" zwischen der Kommission und jeder nationalen Agentur zur Gewährung der Gemeinschaftsbeihilfen, die diese für ihre Staatsangehörigen verwaltet.

Eine andere Einsatzform der nationalen Agenturen sollte zu einem früheren Zeitpunkt geprüft werden. Sobald einige dieser nationalen Agenturen anerkannte Sachkenntnis in einem Bereich erworben haben, in dem die Europäische Union Vorhaben finanziert, könnte die Kommission ihnen auf der Grundlage von Verträgen oder Mandaten Verwaltungsaufgaben übertragen, die eventuell allen Empfängern des jeweiligen Programms zugute kommen. Dabei dürfte natürlich der Gemeinschaftscharakter der Maßnahme nicht in Frage gestellt werden. Dies könnte der Fall sein für die Verwaltung von bestimmten Modalitäten bei der Umsetzung der Forschungsprogramme.

Weitervergabe von Verträgen

1.1.1.1. zu Rationalisierungszwecken

Die Vergabe von Unteraufträgen im Rahmen der technischen und/oder der Verwaltungsunterstützung ist weiterhin erforderlich, um Ressourcen oder Fachkenntnisse zu mobilisieren, die in den Dienststellen der Kommission nicht vorhanden sind und die zweckmäßigerweise auch nicht auf ständiger Basis in einer Agentur verfügbar zu sein bräuchten. Diese Form der Externalisierung wird ausgehend von einer vorherigen Bewertung ihrer Zweckmäßigkeit und Kostenwirksamkeit beschlossen.

Die Unterauftragnehmer haben keinerlei Befugnisse eines öffentlichen Dienstes noch einen Ermessensspielraum, könnten aber klar umrissene technische und Exekutivaufgaben ausführen.

Der Einsatz von Verträgen zur technischen und administrativen Unterstützung basiert auf eindeutigen Regelungen anhand einheitlicher Kriterien sowie auf der Ergebniskontrolle. Dabei ist insbesondere zu beachten:

Ø Die Dienstleistungen, die übertragen werden, müssen eher im Hinblick auf die Ergebnisse (outputs) als auf die Ressourcen (input) definiert werden;

Ø die Arbeiten des Unterauftragnehmers sind regelmäßig und offiziell zu überwachen;

Ø wenn Dienstleistungen Gegenstand von Unteraufträgen sein sollen, muss ein Markt mit wettbewerbsfähigen Angeboten vorhanden sein;

Ø der Auftraggeber muss genügend technische Kapazität bewahren, um die erforderliche Dienstleistung vorschreiben und die Ergebnisse kontrollieren zu können;

Ø die Vergabe von Unteraufträgen mindert nicht die Haftung des Auftraggebers;

Ø die Finanzierung dieser Art von Ausgaben aus den Mitteln des Programms oder der Maßnahme muss von der Legislativ- und der Haushaltsbehörde genehmigt werden.

Der Rückgriff auf Unteraufträge wird damit gegenüber den bisher üblichen Praktiken besser kontrolliert und wesentlich eingeschränkt.

1.1.1.2. Ein überarbeiteter Leitfaden

Anfang 2001 werden in einem überarbeiteten, einfachen und operationellen Leitfaden (Vademekum) Minimalvorschriften für die Qualifizierung und Überwachung von Unterverträgen für sämtliche Aufträge der technischen und administrativen Unterstützung zusammengestellt, die im Rahmen der Durchführung von Gemeinschaftsprogrammen oder -maßnahmen weitervergeben werden.

Dazu gehören insbesondere die eindeutige Festlegung der Aufgaben, die Gegenstand von Unteraufträgen sein können, sowie die Verfahren für eine regelmäßige Bewertung der Arbeiten der Unterauftragnehmer durch die Kommission. In diesem Rahmen werden neue Standardverträge vorgelegt.

Diese einzelnen Maßnahmen hängen im übrigen mit anderen Aktionen zusammen, die noch ausgearbeitet werden, wie beispielsweise die Harmonisierung der Standardverträge der Kommission und die Errichtung einer zentralen Datenbank für Verträge und Vertragsnehmer. Sie alle verfolgen das gleiche Ziel: die Rationalisierung der Vertragspolitik der Kommission.

Zeitplan und Durchführungsmodalitäten

Exekutivagentur: Errichtung eines Rechtsrahmens

Die Errichtung einer neuen Form der Exekutivagenturen erfordert relativ langwierige Legislativverfahren. Da die außergewöhnlichen Umstände, die zur Errichtung der Europäischen Agentur für den Wiederaufbau (des Kosovo) geführt haben, hier nicht zutrafen und die Einstimmigkeit des Rates (gemäß Artikel 308 des Vertrages) erforderlich war, könnte die tatsächliche Errichtung der ersten Agentur über 18 Monate in Anspruch nehmen.

Außerdem macht die Aufstellung eines neuen Einstellungsvertrages eine Änderung des Statuts erforderlich, die die Kommission noch vor der allgemeinen Revision des Statuts, die für Ende 2001 anvisiert wird, vorlegen möchte. Außerdem werden die Modalitäten der Abordnung von Bediensteten in diese Agenturen überarbeitet. Auch wenn diese Änderungen für die Errichtung der Exekutivagentur nicht dringend erforderlich sind, könnten damit doch Bedienstete zu Bedingungen eingestellt werden, die besser mit ihren Aufgaben übereinstimmen.

Zukunft der BAT und Übergangsbestimmungen

Nach einer systematischen Analyse der Situation hat die Kommission einen Plan zur Übernahme der meisten BAT vorgelegt.

Der vorgeschlagene Zeitplan ist sicher ehrgeizig, aber er wird den Anforderungen der Haushaltsbehörde und den Verpflichtungen der Kommission gerecht. Demnach sollen bis Ende 2002 zahlreiche BAT aufgelöst werden. Ihre Tätigkeiten sollen entweder direkt von der Kommission übernommen oder anderweitig dezentralisiert werden. Konkrete und detaillierte Vorschläge dafür wurden in einem Berichtigungsschreiben zum Haushaltsvorentwurf 2001 im vergangenen September vorgelegt, ohne die Einsetzung neuer Externalisierungsinstrumente abzuwarten.

Daher ist eine Übergangsregelung unerlässlich, um den Plan zur Übernahme in geordneter Weise zu begleiten und die Kontinuität der Verwaltung der betroffenen Gemeinschaftsprogramme zu gewährleisten. Mit diesen Maßnahmen soll die Finanzierung des externen Personals, das die Aufgaben der BAT übernehmen soll, aus den jeweiligen Programmmitteln genehmigt werden.

Externalisierung anderer Aufgaben als der Programmverwaltung

In ihrer Mitteilung über die Übereinstimmung zwischen Humanressourcen und Aufgaben (SEC 2000/2000) hat die Kommission eine Reihe von Aufgaben genannt, die neben denen der Verwaltung der Gemeinschaftsprogramme externalisiert werden können.

Dabei handelt es sich um:

A. Aufgaben im Zusammenhang mit den internen Arbeitsabläufen der Kommission einschließlich der Arbeiten zur Datensammlung und -analyse;

B. Interinstitutionelle, spezialisierte Verwaltungstätigkeiten (Einstellung, möglicherweise Rechnungsführung);

C. Technische Tätigkeiten zur Kontrolle und Überwachung um der Kommission bei der Einhaltung der Gemeinschaftsregelungen zu assistieren.

Bei diesen letztgenannten Tätigkeiten muss die Gemeinschaft in steigenden Maße mit der Entwicklung neuer Vorschriften für hochtechnische Fachbereiche Schritt halten, die eine erhebliche Spezialisierung, über die die Kommission nicht immer verfügt, sowie die Fähigkeit erfordern, sich rasch den technischen Entwicklungen anzupassen.

Die Externalisierung wird mit dem Einsatz einer Agentur, die unter anderem mit ihrem technischen Fachwissen die korrekte Anwendung der geltenden Rechtsvorschriften gewährleisten soll, die in Europa vorhandenen Spitzenkapazitäten der Wissenschaft nutzen und die Entscheidungsfindung oder die Reaktionen der Europäischen Union beschleunigen.

Das Statut einer Agentur dieser Art untersteht den Legislativbefugnissen der Gemeinschaftsorgane (daher werden diese Agenturen nicht legislativ tätig). Es muss ebenfalls die Befugnisse der Kommission sowohl betreffend ihre Rolle als Hüterin der Verträge als auch bei der Haushaltsverwaltung und dem Initiativrecht (daher muss die Kommission ihre Zustimmung zu dem Arbeitsprogramm einer solchen Agentur vor dessen Annahme erteilen) und die Ausführungsbefugnisse, die der Gesetzgeber der Kommission mit seinen Regelungen überträgt, wahren.

Die Überlegungen werden mit einer Reihe von Studien zur Durchführbarkeit und Kostenwirksamkeit fortgesetzt, um die Debatte vorzubereiten, die die Kommission mit dem Weißbuch über die europäische "Governance", das derzeit ausgearbeitet wird, einleiten will.

Schluss

Die Kommission schlägt der Legislativbehörde vor, dem dieser Mitteilung beigefügten Entwurf einer Rahmenverordnung zur Errichtung von Exekutivagenturen zur Ausführung von Gemeinschaftsprogrammen im Rahmen der oben ausgeführten Externalisierungsstrategie zuzustimmen.

ANHANG Leitlinien für die Standardfassung der Haushaltsordnung der Exekutivagenturen

Leitlinien für die Standardfassung der Haushaltsordnung der Exekutivagenturen

Die Standardfassung der Haushaltsordnung der Exekutivagentur beruht auf der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (Artikel 142 der jetzigen Haushaltsordnung). Sie wird demnach den Bestimmungen dieser letztgenannten Haushaltsordnung angepasst und weicht davon ab, wenn es die spezifischen Anforderungen des Betriebs der Agentur erfordern.

Nachstehend werden die wichtigsten Elemente und der Aufbau der Standardfassung der Haushaltsordnung der Exekutivagentur sowie die Abweichungen gegenüber der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften aufgeführt.

Titel I :Allgemeine Bestimmungen // * Die Haushaltsordnung der Agenturen befasst sich ausschließlich mit dem Haushaltsplan der Agenturen, d.h. mit einem reinen Verwaltungshaushalt.

*Die Grundsätze [12] der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan werden mutatis mutandis in die Haushaltsordnung der Agenturen übernommen.

[12] Einheit, Jährlichkeit, Ausgleich, Rechnungseinheit, Gesamtdeckung, Spezialität, effizientes Finanzmanagement, Transparenz.

*Die Haushaltsordnung der Agentur wird von der Kommission angenommen.

Titel II : Aufstellung und Struktur des Haushaltsplans // * Der Verwaltungshaushaltsplan wird vom Lenkungsausschuss der Agentur auf Vorschlag des Direktors angenommen.

*Eine vorherige Genehmigung der Kommission ist nicht vorgesehen. Da für diesen Haushaltsplan aber ein Zuschuss der Kommission gewährt wird, der anteilig aus den operationellen Mitteln berechnet wird, nimmt der Lenkungsausschuss den Betrag des festgesetzten Zuschusses an.

*Die Agentur verfügt über einen Stellenplan, in dem zumindest das ihr als Bedienstete auf Zeit zugewiesene Personal, das von der Kommission abgeordnet wurde, ausgewiesen ist. Diese Übersicht wird gegebenenfalls so global abgefasst, dass die Flexibilität der Verwaltung nicht beeinträchtigt ist. In dieser Übersicht erscheint nicht das vertraglich gebundene ausführende Personal [13].

[13] Das Statut dieser Bediensteten muss, (falls es von dem der Kommission abweicht), sorgfältig ausgearbeitet werden, um zu vermeiden, dass anschließend eine automatische Übernahme in das Beamtenverhältnis vor dem Gerichtshof eingeklagt werden kann.

*Im Rahmen der derzeitigen Revision der Haushaltsordnung wird diese Übersicht, wie bei allen Agenturen, der Haushaltsbehörde vorgelegt.

*Da die von der Agentur verwalteten operationellen Mittel im EU-Gesamthaushaltsplan eingesetzt bleiben, gilt dafür uneingeschränkt die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan.

*Allerdings kann die Agentur die ihr von externen Körperschaften (Staaten, internationale Organisationen) anvertrauten operationellen Mittel verwalten.

Titel III : Ausführung des Haushaltsplans // * Für die Ausführung ihres Haushaltsplan, (der damit lediglich ein Verwaltungshaushaltsplan ist), verfügt die Agentur über einen Anweisungsbefugten und einen Rechnungsführer. Anweisungsbefugter ist der Direktor. Der Rechnungsführer wird vom Lenkungsausschuss ernannt.

*Der Direktor der Agentur ist beim Einsatz des Verwaltungshaushaltsplans weitgehend autonom.

*Für die in den EU-Gesamthaushaltsplan eingesetzten operationellen Mittel überträgt die Kommission die Ausführungsbefugnisse an die Agentur. Der Direktor ist bevollmächtigter Anweisungsbefugter der Agentur für die Ausführung der Mittel. Bei der Erfuellung dieser Aufgaben unterliegt er den Auflagen der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan.

*Der interne Prüfer der Kommission nimmt gegenüber der Agentur die gleichen Befugnisse wahr, die ihm gegenüber den Dienststellen der Kommission zugewiesen sind. Darüber hinaus verfügt die Agentur über ihre eigene "audit capability".

*Die Mittel der Agentur werden aus dem Zuschuss der Kommission und gegebenenfalls aus eigenen Mitteln und Finanzbeiträgen Dritter gestellt.

*Bei den Ausgaben gelten die gleichen Grundsätze wie die der Haushaltsordnung des Gesamthaushaltsplans. Bei der Regelung der Mittelübertragungen kann allerdings dem Direktor völlige Freiheit eingeräumt werden, sofern der Lenkungsausschuss benachrichtigt wird, der innerhalb einer kurzen Frist [beispielsweise eine oder zwei Wochen] Einspruch einlegen kann.

*Die Einnahmen sind zweckgebunden.

Titel IV : Öffentliche Auftragsvergabe // * Die Agentur wendet bei ihren Aufträgen (d.h. für ihren Verwaltungshaushalt) die gleichen Regeln wie die der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan an.

*Sie kann die Rahmenverträge der Kommission verwenden.

Titel V : Zuschüsse // * Es ist nicht vorgesehen, dass eine Exekutivagentur Zuschüsse aus ihrem Verwaltungshaushalt gewährt.

Titel VI : Rechnungsführung und Rechnungslegung // * Es wird eine doppelte Buchführung den Regeln und Methoden geführt, die mit denen der Kommission vereinbar sind, um das Reporting-System zu vereinfachen.

Titel VII : Externe Kontrolle und Entlastung // * Für den Verwaltungshaushalt stellt der Rechnungsführer den Rechnungsabschluss auf, der vom Direktor und dem Lenkungsausschuss genehmigt wird. Er wird dem Europäischen Parlament vorgelegt, das der Agentur Entlastung erteilt. Dieser kann wiederum den Rechnungsführer entlasten.

*Außerdem muss sich die Haushaltsbehörde bei der Entlastung der Kommission zu dem Zuschuss äußern, den die Kommission dem Verwaltungshaushalt der Agentur gewährt. Dazu können die Abschlüsse der Agentur den Jahresabschlüssen, die vom Rechnungsführer der Kommission vorgelegt werden, beigefügt werden.

*Für die operationellen Mittel gelten grundsätzlich die Regeln der Rechnungslegung und der Entlastung der Haushaltsordnung des Gesamthaushaltsplans.

*Der Rechnungshof hat die gleichen Kontrollbefugnisse wie gegenüber der Kommission.