Bericht

über die Finanzausweise des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten des Amts

(2001/C 372/11)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Haushaltsausschuss des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt gemäß Artikel 137 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 119 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates(2) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Präsidenten des Amts ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 138 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(3) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES HARMONISIERUNGSAMTS FÜR DEN BINNENMARKT (ALICANTE) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 2000 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Ausführung des Haushaltsplans und Haushaltskonten

5. Die Ausführung des Haushaltsplans 2000 ist in Tabelle 1(4) dargestellt. Das Amt hat die ursprünglichen Haushaltsansätze wegen des im Laufe des Jahres zu verzeichnenden Anstiegs bei den Anträgen auf Eintragung einer Marke um 23 % angehoben. Der Zuwachs bei den Anträgen auf Eintragung einer Marke hat längerfristige Auswirkungen auf die Entwicklung der personellen und materiellen Ressourcen des Amts (Widerspruchs- und Berufungsverfahren gegen die Entscheidungen des Amts können ein bis zwei Jahre nach der Anmeldung der Marke eingeleitet werden).

6. Von den Mitteln des Haushaltsjahres 2000 mussten 51,4 Millionen Euro (33 % der gesamten Mittelausstattung) annulliert werden. In dem annullierten Betrag ist eine nicht in Anspruch genommene Rücklage in Höhe von 37,9 Millionen Euro enthalten.

7. Von den aus dem Haushaltsjahr 1999 auf das Haushaltsjahr 2000 übertragenen Mitteln wurden 5,0 Millionen Euro (22 % der insgesamt übertragenen Mittel) nicht verwendet.

Das Amt sollte sich um genauere Schätzungen der zu übertragenden Mittel bemühen, um nicht benötigte Mittel so bald wie möglich zu annullieren.

Finanzausweise und Rechnungsführung

8. Die Tabellen 2 und 3 enthalten jeweils die Einnahmen- und Ausgabenrechnung für das Haushaltsjahr 2000 und die Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000.

9. Im Einklang mit seinen Regelungen nimmt das Amt die zu seinem Vermögen gehörenden Gegenstände zum Zeitpunkt der Zahlung in die Vermögensübersicht auf. Aufgrund dieser Vorgehensweise wurde ein Betrag in Höhe von 1,7 Millionen Euro für noch nicht bezahltes EDV-Material weder in der Vermögensübersicht ausgewiesen noch in einer Erläuterung erwähnt.

Finanzvorschriften

10. Die Zahlungen an die Mitgliedstaaten für von ihnen durchgeführte Recherchen erfolgen ohne Belege. Dies steht im Widerspruch zu den Bestimmungen der Haushaltsordnung.

Verwaltung

11. Seit 1995 erledigt die Kommission gegen Zahlung eines jährlichen Beitrags von 500 Euro je Bedienstetem die Gehaltsabrechnung für das Amt. Dieser Ansatz war angesichts der geringen Zahl der in der Anfangsphase beim Amt tätigen Bediensteten gerechtfertigt. Aufgrund der Erhöhung des Personalbestandes des Amts (siehe Tabelle 4) wäre zu überprüfen, ob dieser Betrag immer noch gerechtfertigt ist.

12. In einem früheren Bericht(5) wurde dem Amt empfohlen, zur genauen Ermittlung und Analyse der Kosten seiner verschiedenen Tätigkeiten ein Kostenrechnungssystem einzurichten. Im Jahr 2000 hat das Amt eine Methode zur genaueren Feststellung der Kosten der verschiedenen Dienstleistungen entwickelt. Diese Bemühungen müssen fortgesetzt werden, damit die vom Amt erhobenen Gebühren genauer berechnet werden können.

Entwicklung des Personals und der Tätigkeit des Amts

13. Das Personal des Amts umfasst dem Statut unterliegendes Dauer- und Zeitpersonal. Die Zahl der mit Statutspersonal zu besetzenden Posten wird von der Haushaltsbehörde jährlich gleichzeitig mit dem Haushaltsplan bewilligt. Außerdem können im Haushaltsplan Mittel für die Einstellung von Hilfskräften (maximale Beschäftigungsdauer: 1 Jahr) und örtlichen Bediensteten vorgesehen werden.

14. Tabelle 4 gibt einen Überblick über die Entwicklung des Personals des Amts und seine Aufteilung. Dieser Tabelle ist zu entnehmen, dass sich der Zuwachs beim Personal verlangsamt hat, und der Anteil des Dauerpersonals allmählich steigt.

15. Der Personalmangel wurde teilweise durch Leiharbeitskräfte ausgeglichen: Die Ausgaben für diese Mitarbeiter sind zwischen 1996 und 2000 um das Dreißigfache gestiegen (die Zahlungen für Leiharbeitskräfte beliefen sich im Jahr 2000 auf 0,9 Millionen Euro).

16. Im Durchschnitt ändert sich jedes Jahr die dienstrechtliche Stellung von mehr als einem Viertel der Bediensteten des Amts (Wechsel der dienstrechtlichen Stellung von einer Hilfskraft auf einen Zeitbediensteten oder von einem Zeitbediensteten auf einen dauerhaft beschäftigten Bediensteten) und dieser Trend verstärkt sich. Außerdem entspricht die dienstrechtliche Stellung der neu eingestellten Bediensteten (das Amt hat - alle dienstrechtlichen Stellungen zusammengenommen - seit seiner Errichtung 634 Bedienstete eingestellt) in 65 % der Fälle der eines Zeitbediensteten und in 35 % der Fälle der einer Hilfskraft oder in seltenen Fällen der eines örtlichen Bediensteten. Bis 31. Dezember 2000 hat das Amt - seit seiner Errichtung - einen einzigen Bediensteten von Anfang an als dauerhaft beschäftigten Bediensteten eingestellt.

17. Die Bediensteten werden zunächst als Hilfskräfte eingestellt (in vielen Fällen hatten sie davor einen Vertrag als Leiharbeitskraft für die unteren Laufbahngruppen), dann werden sie im Anschluss an interne Verfahren zu Zeitbediensteten ernannt; schließlich werden sie im Wege interner Auswahlverfahren aufgrund schriftlicher und mündlicher Prüfungen zu Dauerpersonal.

18. Der interne Charakter dieses Modells der Personalverwaltung ist in Tabelle 5 dargestellt, in der die Einstellungen nach dem jeweils angewandten Verfahren analysiert werden. Ferner ist ihr zu entnehmen, dass lediglich 12 % der Einstellungen im Wege eines Ausleseverfahrens anhand externer Bewerbungen vorgenommen wurden.

19. Im Durchschnitt beliefen sich die Einstellungskosten auf rund 1410 Euro pro eingestelltem Bediensteten. Bei der Prüfung einer Stichprobe von 30 Bediensteten waren keine nennenswerten Diskrepanzen zwischen Eignungsprofil und Aufgabenbereich festzustellen.

20. Das Ausscheiden von Bediensteten (Dauerpersonal, Zeitbedienstete, Hilfskräfte, örtliche Bedienstete) führt zu einer Personalfluktuationsrate von 3 % im Jahresdurchschnitt. Diese Fluktuation ist zum Teil auf das Auslaufen der Verträge und zum Teil auf die Kündigung der Verträge - in erster Linie durch die betroffenen Bediensteten - zurückzuführen.

21. Für die Zwecke der Prüfung wurden die Bediensteten in zwei Kategorien unterteilt:

- Bedienstete, die mit Unterstützungsaufgaben betraut sind, d. h. Aufgaben, welche die Kontinuität des Betriebs des Amts sicherstellen (z. B. Verwaltung, Buchhaltung, Sekretariat usw.);

- Bedienstete mit operativen Aufgaben, die einen direkten Beitrag zur Verwirklichung der Ziele des Amts leisten.

22. Im Durchschnitt sind 66 % der A-Bediensteten mit operativen Aufgaben betraut. Hinsichtlich der übrigen Bediensteten, die ungeachtet ihrer Laufbahngruppe Aufgaben wahrnehmen, die weder rein ausführender noch rein unterstützender Natur sind, wurde für die Bestimmung, ob es sich bei ihren Aufgaben um operative Aufgaben handelt oder nicht, eine Stichprobe von 31 Bediensteten herangezogen. Die Prüfung dieser Stichprobe hat ergeben, dass (alle Laufbahngruppen zusammengenommen) 58 % der Bediensteten des Amts als Bedienstete mit operativen Aufgaben betrachtet werden können.

23. Das Verhältnis zwischen Bediensteten mit operativen Aufgaben und Bediensteten mit Unterstützungsaufgaben entwickelt sich allem Anschein nach normal, ja sogar eher positiv: Der in den ersten zwei Jahren des Bestehens des Amts gegebene Überhang bei den Bediensteten mit Unterstützungsaufgaben ist in der Folge stark zurückgegangen; der Anteil der mit Unterstützungsaufgaben betrauten A-Bediensteten beträgt derzeit 32 % und liegt somit knapp unter dem Durchschnittswert im untersuchten Zeitraum (34 %).

24. Aus Tabelle 6 ist die Entwicklung der Personalkosten sowie der Sachausgaben ersichtlich. Die Ausgaben für Gehälter haben zwar beträchtlich zugenommen, blieben aber hinter dem Zuwachs beim Personal zurück. Dies kann mit der Einstellungspolitik des Amts erklärt werden: Die Bediensteten werden zunächst als Aushilfskräfte eingestuft und erst in weiterer Folge als Dauerpersonal, wodurch sich der Einstieg in die eigentliche Laufbahn verzögert und das Gehaltsaufkommen sich entsprechend langsamer entwickelt.

25. Von den anderen Kosten im Zusammenhang mit dem Personal wurden besonders die Ausgaben für Fortbildungsmaßnahmen und die Sachausgaben, vor allem im Bereich der EDV, betrachtet. Die Ausgaben für Fortbildungsmaßnahmen stiegen parallel zur Zahl der Bediensteten. Dies entspricht einer Erhöhung von 23 % pro Jahr/Kopf. Auch bei den Sachausgaben, einschließlich den Ausgaben im Bereich der EDV, war mit 54 % bzw. 36 % im Jahresdurchschnitt ein beträchtlicher Anstieg zu verzeichnen, dennoch sind sie deutlich langsamer gewachsen als der Personalbestand. Daraus ergibt sich eine geringfügige sogar rückläufige Entwicklung pro Kopf, da die Sachausgaben auch die umfangreichen Anfangsinvestitionen des Amts enthalten.

26. Um die Tätigkeit des Amts und die Entwicklung seines Personalbestands sowie der damit verbundenen Kosten in Beziehung zu setzen, wurde letztere den vom Amt im Laufe eines Jahres vereinnahmten Beträgen gegenübergestellt. De facto spiegeln die Einnahmen sowohl die Anzahl der beim Amt eingegangenen Anträge wider als auch die jeweilige Bearbeitungsschwierigkeit, die an den Differenzen bei den berechneten Gebühren ablesbar sind. Dieser Vergleich deutet darauf hin, dass die Verwaltung des Amts effizient funktioniert, da im Durchschnitt der Einsatz von Personal und die damit verbundenen Kosten in geringerem Umfang steigen als das Arbeitsvolumen des Amts. Diese Feststellung wird durch den Umstand erhärtet, dass auch die Ausgaben für Unterstützungsaufgaben (Titel I und II) im Durchschnitt weniger rasch ansteigen als die operationellen Ausgaben (zulasten der Mittel des Haushaltsjahres tatsächlich getätigte Ausgaben und bei Titel III übertragene Mittel).

Schlussfolgerung

27. Alles in allem konnte das Amt offenbar seit seiner Errichtung nie alle der im Rahmen des Haushaltsverfahrens beantragten Stellen besetzen. Dafür kommen zwei Erklärungen infrage:

- die Schwierigkeit, den Personalbedarf genau vorauszuschätzen;

- eine gewisse Vorsicht für den Fall, dass die Anträge auf Eintragung einer Marke zurückgehen sollten.

28. Bei der Einstellung seiner Bediensteten verfährt das Amt nicht nach dem Modell der Auswahl im Wege externer Auswahlverfahren nach breit angelegter Bekanntmachung. Durch diesen Ansatz werden die Einstellungskosten minimiert, und die eingestellten Beamten können über einen langen Zeitraum beurteilt werden, außerdem werden die Gehaltskosten gering gehalten. Dieser Ansatz birgt aber auch folgende Nachteile:

- Bei genauer Betrachtung der Laufbahnentwicklung beim Amt ist hier der Selektivitätscharakter schwach ausgeprägt.

- Die im Hinblick auf die Sicherstellung der Bekanntmachung der Stellen und auf die Auswahl der Bediensteten getroffenen Maßnahmen reichen nicht aus, auch wenn die Qualifikation der eingestellten Bediensteten außer Frage zu stehen scheint.

29. Angesichts der zu erwartenden Entwicklung der Tätigkeit des Amts und seines Personalbestands empfiehlt es sich, dass es sich in Bezug auf Planstellen für Unterstützungsaufgaben und operative Aufgaben, die administrative Sachkenntnis erfordern, mit den Organen und den anderen dezentralen Einrichtungen zusammenschließt, um seine Einstellungen auf einer möglichst breiten Basis durchzuführen.

30. Die Situation ist was die Gesamtproduktivität des Personals anbelangt zwar recht zufriedenstellend, doch sollte das Amt, insbesondere im Hinblick auf die Situation bei den Gehaltskosten, sorgfältig darauf achten, die Kontrolle über die Situation zu behalten. Außerdem sollte die Wirkung der Ausgaben für Fortbildungsmaßnahmen und der Sachausgaben gemessen an der Produktivität des einzelnen Bediensteten genauer ermittelt und verbessert werden. Darüber hinaus sollte das Amt generell sein Verwaltungs- und Informationssystem im Zusammenhang mit Personalfragen verbessern.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 25. Oktober 2001 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 11 vom 14.1.1994, S. 33.

(2) ABl. L 11 vom 14.1.1994, S. 30.

(3) In Anwendung von Artikel 137 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amts für das Haushaltsjahr 2000 am 28. Februar 2001 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Amts, dem Europäischen Parlament, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 28. März 2001 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(4) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was den Eindruck von Berechnungsfehlern vermitteln könnte. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist, und 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(5) ABl. C 373 vom 27.12.2000, Ziffer 6, siehe auch ABl. C 372 vom 22.12.1999, Ziffer 6 und ABl. C 406 vom 28.12.1998, Ziffer 1.5.

TABELLEN 1-6

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung der Haushaltsjahre 2000 und 1999

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NB:Etwaige Abweichungen bei den Gesamtbeträgen sind auf Auf- bzw. Abrundungen zurückzuführen.

Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten des Amts.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000 und 31. Dezember 1999

NB:Etwaige Abweichungen bei den Gesamtbeträgen sind auf Auf- bzw. Abrundungen zurückzuführen.

Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten des Amts.

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Tabelle 4

Personalentwicklung

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DP: Dauerpersonal.

ZB: Zeitbedienstete.

HK: Hilfskräfte.

ÖB: Örtliche Bedienstete.

Tabelle 5

Analyse der Personalfluktuation

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Tabelle 6

Entwicklung des Personals und damit verbundene Ausgaben

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Antworten des harmonisierungsamts

Ausführung des Haushaltsplans und Haushaltskonten

7. Das Amt nimmt die Bemerkung des Rechnungshofs zur Kenntnis und wird sich weiterhin bemühen, seine Haushaltsansätze zu verbessern.

Finanzausweise und Rechnungsführung

9. Das Amt wird in Befolgung der Bemerkung des Rechnungshofs künftig die gewünschten Informationen in Form einer Erläuterung in seine Jahresabschlüsse aufnehmen.

Finanzvorschriften

10. Im Nachgang zum Besuch des Rechnungshofs hat das Amt den nationalen Ämtern bereits den Entwurf eines Abrechnungsscheins vorgelegt. Dieser Schein wird nach Erhalt der Recherchenberichte vom Amt ausgestellt und an die Ämter zur Genehmigung und Unterschrift übermittelt, welche ihn dann zur Bezahlung ans HABM zurückschicken.

Verwaltung

11. Im März 2001 hat das Amt bei der Kommission wegen des jährlichen Beitrags von 500 Euro je Mitarbeiter für die Gehaltsabrechnung angefragt. Die Kommission hat dem Amt geantwortet, die Frage werde gerade geprüft.

12. Die Finanzdienststelle hat die Arbeiten für das Haushaltsjahr 2000 abgeschlossen. Da das Kostenrechnungssystem noch im Anfangsstadium steht, sind die Ziffern für dieses Haushaltsjahr nur approximativ.

Der Bericht über das Haushaltsjahr 2000 enthält folgende Informationen: die Kosten und das Ergebnis der Kostenrechnung, die Aufschlüsselung der Arbeitstage nach Tätigkeit und Dienststelle und die Aufschlüsselung der Kosten je Einheit und Produkt. Es wurde außerdem ein zweiter Bericht über die Personalkosten erstellt.

Gewisse Arbeiten, die erforderlich sind, um die Einführung des Systems abzuschließen, stehen noch aus, wie beispielsweise die Einrichtung bestimmter Informationsströme oder die Integration von bereits verfügbaren statistischen Daten über die Verwaltung der Marken und der in den Produktivitätsblättern enthaltenen Informationen in das Kostenrechnungssystem.

Entwicklung des Personals und der Tätigkeit des Amts

16. und 17. Es ist anzumerken, dass die Verfahren und Bedingungen für den Wechsel der dienstrechtlichen Stellung bei der typischen Laufbahnentwicklung (Leiharbeitskraft Hilfskraft Bediensteter auf Zeit Beamter) nicht bei jedem Übergang dieselben sind. Der Werdegang ist also nicht automatisch, und dank der internen Auswahlverfahren zum Zweck der Übernahme ins Beamtenverhältnis konnte eine Kerngruppe von Beamten gebildet werden, die - nachdem sie ihre Kompetenzen und Fähigkeiten im Durchschnitt 18 Monate lang in einer befristeten Anstellung unter Beweis gestellt hatten - nach dem Prinzip der Gleichbehandlung für die gesamte Belegschaft des Amtes schriftliche und mündliche Prüfungen zu bestehen hatten. Ferner erfolgt die Einstellung im Anfangsstadium (Leiharbeitskraft oder Hilfskraft für die Laufbahngruppen C und D und Bediensteter auf Zeit für die Laufbahngruppen A und B) soweit machbar unter Sicherstellung einer möglichst großen Konkurrenz zwischen den Bewerbern. Zu diesem Zweck wird zur Besetzung von Stellen der Laufbahngruppen C und D auf die Datenbank der aus allen Staaten der EU eingehenden unaufgeforderten Bewerbungen sowie auf die Datenbanken der Leiharbeitsfirmen zurückgegriffen.

Was nun die oben erwähnte typische Laufbahn betrifft, so hat sie dem Amt ermöglicht (wie übrigens vom Hof unter Ziffer 19 vermerkt), einen erheblichen Betrag an Einstellungs- und Lohnkosten einzusparen und das Personal vor seiner Übernahme in den Beamtenstatus einer Probezeit von durchschnittlich 24 Monaten zu unterziehen.

21., 22. und 23. Seit Anbeginn haben sich der Hof und das Amt zur Unterscheidung zwischen Bediensteten mit operativen Aufgaben und Bediensteten mit Unterstützungsaufgaben anderer Kriterien bedient (der Hof nimmt diese Unterscheidung nur bei Bediensteten der Laufbahngruppe A vor und ordnet sämtliche Bediensteten der Gruppen B, C und D den Unterstützungsaufgaben zu, während das Amt für alle Bediensteten als Kriterium heranzieht, ob sie einer Dienststelle zugeordnet sind, die Aufgaben in direktem Zusammenhang mit dem Eintragungsverfahren der Gemeinschaftsmarken erfuellen, oder nicht). Entsprechend der vom Hof durchgeführten Stichprobenanalyse sind 58 % des Personalbestands mit der Ausführung operativer Aufgaben betraut. Das Amt hingegen ist der Ansicht, dass die Analyse, sofern sie auf den gesamten Personalbestand ausgeweitet wird, einen Prozentsatz von insgesamt 66 % ergeben würde.

25. Was die Auswirkungen der Ausbildungsmaßnahmen auf die Produktivität je Bedienstetem betrifft, ist anzumerken, dass trotz der Erhöhung der Pro-Kopf-Ausgaben für Ausbildungszwecke diese immer noch auf einem niedrigen Stand sind (weniger als 1 % der Ausgaben von Titel I für das Jahr 2001) und sich auf die Ausbildung in Bezug auf Sprachen und Datenverarbeitung konzentrieren. Es steht zu hoffen, dass mit dem ehrgeizigen Ausbildungsplan, der in den kommenden Jahren in Angriff genommen werden soll (etwa 5 % der Ausgaben von Titel I für das Jahr 2002), eine bedeutendere Erhöhung der Produktivität der Bediensteten erzielt wird.

29. und 30. Die Empfehlungen des Hofes werden gebührend berücksichtigt werden.