Bericht

über den Jahresabschluss 2002 der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen, zusammen mit den Antworten der Stiftung

(2003/C 319/09)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Europäischen Parlament und dem Rat gemäß Artikel 185 Absatz 2 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (nachfolgend Stiftung genannt) für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 1 Absatz 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates(2) zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates(3) wurde der Haushaltsplan der Stiftung unter der Verantwortung des Verwaltungsrats ausgeführt, der gemäß den in Artikel 1 Absätze 52-55 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates zur Änderung der in Artikel 65-68 der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(4) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

BEMERKUNGEN

Einleitung

5. Die Stiftung wurde 1975 gegründet und hat die Aufgabe, zur Konzipierung und Schaffung besserer Lebens- und Arbeitsbedingungen im gesamten Gebiet der Europäischen Union(5) beizutragen. Die Stiftung hat begonnen, ihr Aktionsprogramm auf die Beitrittsländer auszudehnen, und sie verfügt über ein Netz von Sachverständigen in ganz Europa, die sie mit Forschungsarbeiten (Bewertung der aktuellen Lage in den einzelnen Ländern, Ausarbeitung von Fallstudien und nationalen Berichten sowie Durchführung von Erhebungen) beauftragt.

Haushaltsvollzug

6. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2002 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1 dargestellt.

7. Von den Mitteln des Haushaltsjahres 2002 wurden 17,3 Millionen Euro gebunden, 13,3 Millionen gezahlt und 4 Millionen übertragen. Der Betrag der Mittelübertragungen entspricht fast 50 % der Mittelbindungen des Haushaltsjahres für die operativen Tätigkeiten (Titel III) und zeigt, dass die Stiftung bei der Planung ihrer Tätigkeiten mehr auf Qualität und Überwachung achten muss.

Jahresabschluss

8. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der von der Stiftung in ihrem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2002 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht.

9. Für das Rechnungsführungssystem der Stiftung werden viele verschiedene Verfahren angewandt, was zahlreiche Neuerfassungen und Neubearbeitungen zur Folge hat und ein hohes potenzielles Fehlerrisiko in sich birgt. Der Stiftung fehlt ein integriertes Verwaltungssystem für die Überwachung der Anlagewerte und die Berechnung der Abschreibungen. Sie verwendet zwei unterschiedliche Datenbanken, die von verschiedenen Dienststellen verwaltet werden.

Zugrunde liegende Vorgänge

10. Artikel 46 Buchstabe c) der Finanzregelung der Stiftung sieht die Möglichkeit einer freihändigen Vergabe an einen Lieferanten vor, wenn die Ausschreibung ergebnislos geblieben ist. Im Rahmen einer Ausschreibung für zwei Lose erstreckte sich die vorgesehene Preisspanne von 25 bis 35000 Euro. Da die Ausschreibung für beide Lose ergebnislos blieb, wurden beide zu Preisen von 53500 Euro bzw. 86000 Euro freihändig vergeben. Im Hinblick auf eine größere Transparenz ihrer Verfahren fordert der Hof die Stiftung auf, genauere Angaben zu den Bedingungen zu machen, die sie für ihre Ausschreibungen zugrunde gelegt hat.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 2003 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1.

(2) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 26.

(3) ABl. L 164 vom 24.6.1976, S. 16.

(4) In Anwendung von Artikel 16 der Verordnung (EG) Nr. 1365/75 des Rates, geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1947/93, wurde die Rechnung über die Einnahmen und Ausgaben der Stiftung für das Haushaltsjahr 2002 am 23. September 2003 erstellt und anschließend dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 29. September 2003 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(5) Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates vom 26. Mai 1975.

Tabelle 1

Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen - Ausführung des Haushaltsplans 2002NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Stiftung - In diesen Tabellen sind die von der Stiftung in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 2

Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen - Einnahmen und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2002 und 2001

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Stiftung. In diesen Tabellen sind die von der Stiftung in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben zusammenfassend dargestellt.

Tabelle 3

Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen - Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2002 und 2001((In der Vermögensübersicht fehlt ein Betrag von einer Million Euro betreffend ein mit der Kommission unterzeichnetes Abkommen vom 15. Dezember 2002 über in den Jahren 2003 und 2004 einzuziehende zugewiesene Einnahmen.))NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Stiftung. In diesen Tabellen sind die von der Stiftung in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben zusammenfassend dargestellt.

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Antworten der Stiftung

7. In den Fällen, bei denen es sich um Wiederholungsverträge handelt, wurde die Zeitplanung der Vertragsvergabeverfahren, soweit möglich, vorgezogen. In den anderen Fällen, in denen die Maßnahmen innovativer und komplexer sind, wird die Stiftung weiterhin nach Möglichkeiten für eine beschleunigte Umsetzung suchen; dies erstreckt sich von ihrer Initiierung bis zu ihrer vertraglichen Ausführung. Durch diese Bemühungen ebenso wie durch die Anwendung der neuen Finanzregelung wird sich der Umfang der Mittelübertragungen aller Voraussicht nach verringern.

9. Die Stiftung setzt zurzeit Maßnahmen zur Verbesserung der Integration ihres Rechnungsführungssystems um. Darüber hinaus werden derzeit computergestützte Systeme zur Überwachung der Anlagewerte evaluiert.

10. Die Umstände waren für die Stiftung in diesem Fall außergewöhnlich. Das Thema wurde von der Stiftung im Verwaltungsrat zur Sprache gebracht, bevor der Auftrag vergeben wurde. Die Stiftung hat die klare Absicht sicherzustellen, dass bei künftigen Fällen dieser Art die für die ursprüngliche Ausschreibung festgelegten Grenzen in der Regel auch auf die ausgehandelten Verfahren ("freihändige Vergabe") Anwendung finden. In den Fällen, in denen die vorgesehene Finanzierung als unzureichend erachtet wird, wird künftig die Möglichkeit einer erneuten Ausschreibung mit geänderten Finanzierungsbeträgen in Betracht gezogen. Jegliche Abweichung von diesem Verfahren wird künftig nur nach ausdrücklicher Genehmigung durch den Anweisungsbefugten umgesetzt.