BEMERKUNGEN DES HOFES

VERWALTUNGSAUSGABEN DER ORGANE UND EINRICHTUNGEN DER GEMEINSCHAFT

Einleitung

9.1. Die Verwaltungsmittel der Organe sind in der Rubrik 5 „Verwaltungsausgaben“ der Finanziellen Vorausschau zusammengefasst (im Falle der Kommission Teil A des Haushaltsplans). Diese Mittel werden unmittelbar von den Organen verwaltet und dienen hauptsächlich zur Zahlung der Gehälter, Zulagen und Ruhegehälter ihrer Mitglieder und ihres Personals sowie zur Deckung der Mieten, des Erwerbs von Immobilien und verschiedener Verwaltungsausgaben. Wie in Tabelle 9.1 zu ersehen ist, beliefen sich die Ausgaben des Jahres 2003 auf 5 305 Millionen Euro. Die Gesamtzahl der den einzelnen Organen und Einrichtungen zugewiesenen Planstellen ist der Tabelle 9.2 zu entnehmen.

Tabelle 9.1 — Zahlungen der Organe Zahlungen aus Mittelübertragungen und Mitteln des Haushaltsjahres (Millionen Euro) 2002 2003 Europäisches Parlament 1 035 986 Rat 394 410 Kommission 3 438 3 546 Gerichtshof 145 148 Rechnungshof 76 84 Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss 76 81 Ausschuss der Regionen 44 46 Europäischer Bürgerbeauftragter 4 4 Insgesamt 5 212 5 305 Quelle: Jahresabschluss der Europäischen Gemeinschaften.

Tabelle 9.2 — Pro Organ bewilligte Planstellen Bewilligte Planstellen (Dauerplanstellen und Zeitstellen, ursprüngliche Haushaltsansätze) 2002 2003 Europäisches Parlament 4 338 4 960 Rat 2 701 2 919 Kommission 22 453 22 534 Gerichtshof 1 129 1 140 Rechnungshof 575 605 Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss 514 525 Ausschuss der Regionen 250 252 Europäischer Bürgerbeauftragter 27 31 Insgesamt 31 987 32 966 Quelle: Gesamthaushaltsplan der Europäischen Union.

Spezifische Beurteilung im Rahmen der Zuverlässigkeitserklärung

Einleitung

Prüfungsziele

9.2. Die DAS-Prüfung 2003 in Bezug auf die Verwaltungsausgaben sollte dem Hof ermöglichen, Folgendes festzustellen: a) die Zuverlässigkeit des konsolidierten Jahresabschlusses zu dem am 31. Dezember 2003 endenden Haushaltsjahr (Kapitel 1); b) die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge.

9.3. Mit der Prüfung des Hofes sollte auch beurteilt werden, wie die Organe die wichtigsten Bestimmungen der neuen Haushaltsordnung angewandt haben.

Angewandte Prüfungsmethoden

9.4. Bei der Prüfung wurde die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss der Verwaltungsausgaben zugunde liegenden Vorgänge der Organe beurteilt. Sie umfasste folgende Tätigkeiten: a) Evaluierung des Funktionierens der Überwachungssysteme und Kontrollen, die von den Organen aufgrund der neuen Haushaltsordnung einzurichten waren, d. h. die Einsetzung angemessener Kontrollstrukturen und Verfahren, die mit den von den einzelnen Organen angenommenen Mindestnormen für die interne Kontrolle in Einklang stehen, sowie der Einrichtung einer Funktion der Internen Revision; b) vertiefte Prüfung einer Reihe von Transaktionen aus dem gesamten Bereich der Verwaltungsausgaben und eine zusätzliche Anzahl von Vorgängen für die kleineren Organe; c) Berücksichtigung der von den beauftragten Anweisungsbefugten erstellten jährlichen Berichte; d) Weiterverfolgung der Bemerkungen der früheren Jahresberichte ( Tabelle 9.3 ).

Tabelle 9.3 — Weiterverfolgung von Bemerkungen aus früheren Jahresberichten Bemerkungen Getroffene Maßnahmen Weitere Maßnahmen erforderlich? Beförderungen ohne Auswahlverfahren Jahresbericht betreffend das Haushaltsjahr 2001, Ziffer 7.17: Den Fußnoten im Stellenplan des Parlaments und des Rechnungshofs zufolge sind einige Planstellen einer bestimmten Laufbahngruppe einer höheren Laufbahngruppe zuzuordnen. Aus diesen Fußnoten lässt sich schließen, dass die beiden Organe dem Personal einer bestimmten Laufbahngruppe das Gehalt einer höheren Laufbahngruppe zahlen, was mit dem Statut nicht vereinbar ist. Dort steht in Artikel 45 Absatz 2: „Der Übergang eines Beamten von einer … Laufbahngruppe in eine … höhere Laufbahngruppe ist nur aufgrund eines Auswahlverfahrens zulässig“. Im Stellenplan des Parlaments 2003, aber nicht in dem des Rechnungshofs, war eine Reserve für die Beförderung einer zusätzlichen Person in eine höhere Laufbahngruppe ohne Auswahlverfahren eingestellt („ad personam“-Beförderung). So konnte das Parlament aufgrund seines Stellenplans auch 2003 wieder Personen ohne Auswahlverfahren befördern, obwohl dies mit dem Statut nicht vereinbar ist. Nein, denn mit dem neuen Statut wurde die Struktur der Laufbahngruppen für das Personal vollkommen geändert. Infolgedessen ist die Frage der Beförderung ohne Auswahlverfahren nicht mehr relevant. Berichtigungskoeffizienten für die Mitglieder des Hofes Jahresbericht betreffend das Haushaltsjahr 2001, Ziffer 7.18: Die Verfügbarkeit der Mittel zur Deckung der Berichtigungskoeffizienten, die auf die Überweisung der Gehaltsanteile von Mitgliedern des Organs in ein anderes als das Land des Dienstorts anzuwenden sind, wird bestätigt. Laut den Verordnungen (EG) Nr. 1292/2004 und (EG) 1203/2004 des Rates sind die Bestimmungen zur Überweisung der Gehaltsanteile auch auf die Mitglieder des Organs anwendbar. Nein, denn die neue Rechtslage löst das Problem. Unterschiedliche Höhe der Dienstreisekosten Jahresbericht betreffend das Haushaltsjahr 2001, Ziffer 7.20: Das Parlament hatte damals geantwortet, das Personal der Laufbahngruppen C und D erhalte dieselbe Erstattung. An der Praxis des Parlaments hat sich 2003 nichts geändert. Dem am 1.5.2004 in Kraft getretenen Statut zufolge werden die Kosten für das gesamte Personal in gleicher Höhe erstattet. Nein, denn die neue Rechtslage löst das Problem. Zusätzliche Ruhegehaltsregelung für die Mitglieder des Europäischen Parlaments Jahresbericht betreffend das Haushaltsjahr 2002, Ziffern 9.17 und 9.20: Falls die zusätzliche Ruhegehaltsregelung für die Mitglieder des Europäischen Parlaments fortgesetzt werden soll, müsste baldmöglichst eine ausreichende Rechtsgrundlage dafür geschaffen werden. Der Hof stellt erneut in Bezug auf die Haftung und die Zuständigkeiten des Europäischen Parlaments und der dem System angeschlossenen Mitglieder fest, dass eindeutige Regeln für den Fall eines Defizits festgelegt werden müssen. Die zusätzliche Regelung ist weiterhin in Kraft; eine ausreichende Rechtsgrundlage wurde nicht geschaffen. Regeln dieser Art wurden nicht eingeführt. Ja, eine Rechtsgrundlage sollte geschaffen werden. Ja, geeignete Regeln sollten eingeführt werden.

ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS Bemerkungen Getroffene Maßnahmen Zusätzliche Ruhegehaltsregelung für die Mitglieder des Europäischen Parlaments In den letzten Jahren haben sich die Dienststellen der Verwaltung aktiv an der Ausarbeitung eines einheitlichen Statuts beteiligt, das u.a. für die Mitglieder des Europäischen Parlaments eine einheitliche Ruhegehaltsregelung und infolgedessen die Abschaffung der derzeitigen zusätzlichen Ruhegehaltsregelung vorsah. Seit bekannt ist, dass dieses Statut zur neuen Wahlperiode nicht in Kraft tritt, wurde die Stellungnahme Nr. 5/99 des Rechnungshofes wieder aufgegriffen, und dem neuen Präsidium werden Vorschläge unterbreitet, um die jeweiligen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten des Parlaments sowie des von einem gewählten Vorstandsvorsitzenden geleiteten Vereins nach luxemburgischem Recht (ASBL) zu definieren. Auf der Grundlage der Ergebnisse einer versicherungsmathematischen Studie, die Anfang 2005, nach Ablauf der Frist für den Beitritt zur Ruhegehaltsregelung, durchgeführt werden dürfte, wird das finanzielle Volumen des Fonds bekannt sein, und entsprechend den Ergebnissen können Maßnahmen ins Auge gefasst werden, um wieder eine ausgewogene Finanzierung des Fonds zu erreichen.

9.5. Die allgemeine Schlussfolgerung zur DAS für den Bereich der Verwaltungsausgaben ist aus Ziffer 9.68 zu ersehen. Die Prüfungsergebnisse zu den einzelnen Organen sind den entsprechenden Abschnitten in diesem Kapitel zu entnehmen. Die Reihenfolge der Organe in den jeweiligen Abschnitten entspricht der Abfolge im Gesamthaushaltsplan 2003.

Risiken

9.6. Im Bereich der Verwaltungsausgaben besteht ein nur geringes inhärentes Risiko. Dies ist zunächst darauf zurückzuführen, dass das „Delegationsrisiko“ entfällt, da die Verwaltungsausgaben unmittelbar von den Organen selbst verwaltet werden — im Gegensatz zum Großteil der Ausgaben für Programme, die im Auftrag der Kommission durch nationale Dienststellen oder Gemeinschaftseinrichtungen verwaltet werden. Zweitens entfällt das „Subventionsrisiko“, denn Verwaltungsausgaben betreffen überwiegend Transaktionen für Gehaltszahlungen an das Personal und die Vergabe von Aufträgen zur Beschaffung von Gütern, Bauleistungen oder Dienstleistungen, nicht so sehr Zuschüsse/Projektfinanzierungen. Hinsichtlich des Kontrollrisikos zeigen frühere Prüfungen des Hofes, dass die festgestellten Fehler meist formaler Art und nicht auf schwerwiegende Mängel in der Kontrollumgebung zurückzuführen waren.

Parlament

Überwachungssysteme und Kontrollen

9.7. Im Dezember 2002 nahm das Parlament die für die Anwendung der neuen Haushaltsordnung (nachstehend „Haushaltsordnung“ (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12)) erforderlichen Grundlagendokumente an. Dazu zählten die neuen internen Vorschriften für die Ausführung des Haushaltsplans, die Chartas für die internen Auditdienste, die Anweisungsbefugten und den Rechnungsführer, die Mindestvorschriften für die interne Kontrolle und den Kodex mit den speziellen Standesregeln. Das EDV-System für die Verwaltung der Haushaltseinnahmen und -ausgaben (FINORD) wurde an die neuen Regeln angepasst. Den Anweisungsbefugten gelang es jedoch seit dem Inkrafttreten der Haushaltsordnung (1. Januar 2003) noch nicht, voll einsatzfähige Überwachungssysteme einzuführen. 9.8. Die Dezentralisierung der Kontrollen erwies sich rasch als besonders schwierige Aufgabe, weil früher die Finanz- und internen Kontrollverfahren in hohem Maße zentralisiert waren und von der Arbeit des Finanzkontrolleurs abhingen. Im Verlauf des Jahres 2003 war das Parlament dann in der Lage, neue Kontrollmethoden einzuführen, die auf dezentralen Rahmenregeln für die interne Kontrolle („Internal Control Frameworks“), einschließlich der Mindestvorschriften für die interne Kontrolle (Interne Kontrollnormen — IKN), einem Zentralen Finanzdienst und einer Internen Revision basieren. Die Anweisungsbefugten konnten jedoch nicht alle Mindestvorschriften in vollem Umfang anwenden. Dies wurde von den Anweisungsbefugten im Rahmen ihrer Selbstbewertung in Bezug auf den Grad der Anwendung der Mindestvorschriften bei Erstellung ihrer Tätigkeitsberichte Anfang 2004 selbst eingeräumt. Tatsächlich wurde keine der Mindestvorschriften von allen Anweisungsbefugten in vollem Umfang erfüllt. Mit der Anwendung bestimmter Mindestvorschriften, beispielsweise Kontrollnorm 5 (sensible Aufgaben), Kontrollnorm 7 (Festlegung von Zielen), Kontrollnorm 14 (Meldung von Unregelmäßigkeiten) und Kontrollnorm 20 (Ermittlung und Korrektur der Mängel der internen Kontrolle) waren erst begonnen worden. Die Anwendung von Kontrollnorm 9 (Jahresarbeitsprogramm), Kontrollnorm 15 (Dokumentation zu den Verfahren), Kontrollnorm 17 (Überwachung), Kontrollnorm 11 (Risikoanalyse und Risikomanagement), und Kontrollnorm 19 (Kontinuität der Handlungen) müssen die Systeme verstärkt werden. Mit einem Aktionsplan sollen die festgestellten Mängel behoben werden (Ziffer 9.11). 9.7 und 9.8. ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS 2003 wurden aus den Finanz- und internen Kontrollverfahren der Institution, die vom Rechnungshof als „in hohem Maße zentralisiert“ beschrieben wurden, aufgrund der neuen Haushaltsordnung äußerst dezentralisierte Verfahren, wobei es keine Vorlaufzeit zwischen der Annahme der einschlägigen Texte und ihrem Inkrafttreten gab. Infolgedessen hatte die Institution große Schwierigkeiten, die erforderliche Zahl an zusätzlichem, in Finanzfragen qualifiziertem Personal zu finden, alle Beteiligten in geeigneter Weise zu schulen und die notwendige zentrale Unterstützung zu organisieren. Die vom Rechnungshof festgestellten Mängel sind auf diese Umstände zurückzuführen, die die „Kinderkrankheiten“ darstellen, die bei jeder größeren Umstrukturierung, die kurzfristig durchgeführt werden muss, auftreten. Im März 2004 zog der bevollmächtigte Hauptanweisungsbefugte Schlussfolgerungen aus den 2003 gewonnenen Erfahrungen in Form einer Erklärung und eines dazugehörigen Aktionsplans. Mit dem Aktionsplan sollen die institutionsweiten Probleme behoben werden, auf die der Rechnungshof in seinen Bemerkungen ebenfalls hingewiesen hat. Der Aktionsplan, der vom Rechnungshof zu Recht als „ehrgeizig“ bezeichnet wird (siehe Ziffer 9.11), soll so weit wie möglich während des Jahres 2004 umgesetzt werden. Darüber hinaus wurden, wie der Rechnungshof erwähnt, vom Internen Prüfer in Absprache mit den zuständigen bevollmächtigten Anweisungsbefugten bereichsbezogene Aktionspläne erstellt.

9.9. Das zuvor unter der Verantwortung des Finanzkontrolleurs angewandte Standard-Kontroll-System wurde durch zehn Rahmenregeln für die interne Kontrolle ersetzt, die auf der Ex-ante-Überprüfung jeder einzelnen Transaktion beruhen und einige Elemente des früheren Systems beibehalten, beispielsweise die Möglichkeit, den Sichtvermerk zu verweigern und die Möglichkeit, sich über die Verweigerung des Sichtvermerks hinwegzusetzen. Aus Mangel an einheitlichen Definitionen für Fehler, in Ermanglung einer gemeinsamen Vorgehensweise bei der Dokumentation und Klassifizierung von Fehlern sowie angesichts der unterschiedlichen Art der Berichterstattung über die Ergebnisse der Kontrollen wird es schwer, allgemeine Schlussfolgerungen über die Wesentlichkeit der von den Ex-ante-Überprüfern festgestellten Fehler zu ziehen. Die Anweisungsbefugten führten keine Ex-post-Überprüfungen ein. Angesichts der unvollständigen Anwendung der dezentralen Rahmenregeln für die interne Kontrolle sind Ex-post-Überprüfungen notwendig. 9.9. ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS Im Rahmen des Plans zur Revision der Internen Vorschriften, der gegenwärtig geprüft wird, ist die Streichung der Bezeichnungen „Sichtvermerksverweigerung“ und „Hinwegsetzung“ vorgesehen. Diesem Plan zufolge wird der Ex-ante-Überprüfer die Übereinstimmung oder fehlende Übereinstimmung der kontrollierten Vorgänge mit den geltenden Bestimmungen überprüfen. Was die Frage der Fehler anbelangt, so hat der frühere Finanzkontrolleur den Anweisungsbefugten Ende 2002 die von ihm verwendete Fehlertypologie zur Verfügung gestellt. Die Anweisungsbefugten waren jedoch nicht verpflichtet, diese Typologie zu verwenden, und mehrere von ihnen versuchten, ihre eigenen Definitionen zu entwickeln. Infolgedessen kam es später zu Problemen, als die Daten auf Fehler hin abgeglichen und zusammengefasst wurden. Diese Frage ist daher in den oben erwähnten Aktionsplan des bevollmächtigten Hauptanweisungsbefugten aufgenommen worden. Was die Bemerkung zum Fehlen von Ex-post-Kontrollen anbelangt, so haben sich die Anweisungsbefugten in erster Linie auf die Einführung einer wirksamen Ex-ante-Überprüfung konzentriert. Angesichts der Art der Vorgänge, mit denen das Parlament zu tun hatte, und der Tatsache, dass es weder ein „Delegationsrisiko“ noch ein „Subventionsrisiko“ gibt, wird dies auch in den nächsten zwei Jahren der Fall sein, bis der Grad der Ex-ante-Überprüfung auf Institutionsebene harmonisiert und stabilisiert ist. Unterdessen wird die Notwendigkeit einer vollständig entwickelten Ex-post-Überprüfung auf der Grundlage einer weiterentwickelten Risiko- und Kontrollselbstbewertung durch die jeweiligen Anweisungsbefugten beurteilt. Diejenigen Anweisungsbefugten, deren Dienststellen in großem Umfang mit ähnlichen, immer wiederkehrenden Verwaltungsvorgängen zu tun haben, haben jedoch damit begonnen, eine Ex-post-Überprüfung einzuführen.

9.10. Bei der Prüfung des Hofes wurden ferner Mängel im Bereich der Ex-ante-Überprüfungen bei den Gehaltszahlungen an das Personal festgestellt. Früher wurden vom Finanzkontrolleur im Bereich der Gehaltszahlungen an das Personal Schlüsselkontrollen durchgeführt, die nicht durch ähnlich wirksame Checks ersetzt wurden, weil ein neues EDV-Werkzeug nicht rechtzeitig verfügbar war. 9.10. ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS Die GD Personal stieß auf technische Schwierigkeiten bei der Übertragung der von den Dienststellen des früheren Finanzkontrolleurs verwendeten IT-Ressourcen für Ex-ante-Überprüfungen auf die Prüfung der Gehaltszahlungen. Dadurch wurde während eines erheblichen Zeitraums in der ersten Jahreshälfte 2003 ihre Möglichkeit eingeschränkt, wirksame Kontrollen durchzuführen. Die auf diese Schwierigkeiten zurückzuführenden Mängel im Bereich der Überprüfungen bei den Gehaltszahlungen wurden von den beteiligten Ex-ante-Prüfern festgehalten und in den vom Anweisungsbefugten unterbreiteten Jahres- und Zwischenberichten vermerkt. In Zukunft werden jedoch wirksame Überprüfungen bei den Gehaltszahlungen zunehmend als nachhaltige und kumulative Anstrengung über Monate hinweg gesehen werden müssen, mit Ex-post-Kontrollen als Ergänzung zu einem integrierten System operationeller Ex-ante-Kontrollen, was die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der monatlichen Zahlungsanweisungen gewährleisten soll.

9.11. Bezüglich der vorstehenden Schwierigkeiten konnte das Parlament mithilfe der Tätigkeitsberichte und internen Prüfungen (Ziffer 9.8) die wichtigsten Mängel der neuen Systeme ermitteln und im Hinblick auf ihre Behebung Aktionspläne ausarbeiten. Insbesondere wurden bereichsbezogene und zentrale Aktionspläne erstellt, um die Mängel anzugehen, die vom internen Prüfer aufgedeckt worden waren. In seiner jährlichen Erklärung räumte der Generalsekretär ein, dass Mängel bestehen, und verabschiedete einen ehrgeizigen Aktionsplan, der die umgehende und umfassende Anwendung der Mindestvorschriften vorsieht. 9.11. ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS Siehe Antwort auf die Ziffern 9.7 und 9.8.

9.12. Einige Bestimmungen von Artikel 81 der Haushaltsordnung und von Artikel 104 der Kommissionsverordnung mit Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung (nachstehend: „Durchführungsbestimmungen“) (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) waren von den Anweisungsbefugten nicht in vollem Umfang angewandt worden. Sie betreffen die Unterscheidung zwischen verschiedenen Zahlungsarten in der Rechnungslegung, die Festlegung der Art der für jede Zahlungsart erforderlichen Belege sowie der Aufbewahrung dieser Unterlagen. Der Jahresabschluss des Parlaments ermöglicht keine Unterscheidung der verschiedenen Zahlungsarten (Zahlung des vollen geschuldeten Betrags, Vorauszahlung, Teilzahlung oder Restzahlung). Die Art der für die einzelnen Zahlungsarten erforderlichen Belege wurde nicht festgelegt. Werden die Belege nicht in angemessener Weise abgelegt und archiviert, erschwert dies jede interne oder externe Überprüfung erheblich und unterbricht den Prüfungspfad. In den meisten Fällen konnten die Prüfer des Hofes die zur Feststellung der Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Zahlungen benötigten Belegunterlagen erhalten. Sie konnten aber nicht feststellen, ob diese Unterlagen von den Ex-ante-Überprüfern geprüft wurden. 9.12. ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS Was die „Unterscheidung zwischen verschiedenen Zahlungsarten“ anbelangt, so handelt es sich bei den meisten Zahlungen angesichts des ausschließlich administrativen Charakters der vom Parlament verwalteten Ausgaben um eine „Zahlung des vollen geschuldeten Betrags“ zu dem Zeitpunkt, zu dem sie vorgenommen wurden. Dennoch wird die Möglichkeit geprüft, Veränderungen an den Rechnungsführungssystemen vorzunehmen, um die Unterscheidung zwischen den verschiedenen Zahlungsarten deutlich zu machen. Was die Belege anbelangt, so hat der Generalsekretär am 1. April 2003 Leitlinien für die Aufbewahrung von Originalbelegen durch die Anweisungsbefugten erlassen. Die Leitlinien sehen vor, dass jeder bevollmächtigte Anweisungsbefugte einen begründeten Beschluss zur Benennung von „Archivbediensteten“ fassen sollte. Weitere Arbeiten im Zusammenhang mit diesem Aspekt der Haushaltsführung sind im Rahmen des Aktionsplans des bevollmächtigten Hauptanweisungsbefugten vorgesehen, und im Laufe der letzten Monate wurden in mehreren Generaldirektionen Vorkehrungen getroffen, um die notwendigen Verbesserungen zu erreichen.

9.13. Nach Artikel 67 Absatz 1 Buchstabe f) der Durchführungsbestimmungen werden Transaktionen der Zahlstellen vom Anweisungsbefugten am Ende des folgenden Monats abgerechnet, um die Abstimmung zwischen dem Kontensaldo und dem Banksaldo zu gewährleisten. Im Verlauf des Jahres 2003 wurde diese Frist hinsichtlich der Dienstreisevergütungen und Tagegelder der Mitglieder in der Regel nicht eingehalten. Am Jahresende waren rund 11 Millionen Euro, die im September, Oktober und November über ein Zahlstellenkonto an die Mitglieder des Parlaments ausgezahlt worden waren, noch nicht in der Haushaltsrechnung verbucht. 9.13. ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS 2003 betrugen die Fristen für die Abrechnung der Vorauszahlungen bis zum 1. Juli zwischen 8 und 10 Wochen. Die zeitweilige Verringerung der Zahl der für diese Arbeiten zuständigen Bediensteten führte zu einer Verlängerung der Fristen. Durch die 2004 erreichte Aufstockung des Personals konnte man wieder zu den früheren Fristen zurückkehren. Diese Fristen lassen sich aufgrund der internen Organisation der Arbeiten nur schwer auf weniger als zwei Monate verkürzen, selbst wenn das Kontrollpersonal der Zahlstelle erheblich aufgestockt würde. Wenn man die Fristen verkürzen wollte, so müsste man jede Transaktion zum Zeitpunkt der Auszahlung durch die Zahlstelle auf der Grundlage der erhaltenen Belege abrechnen und systematisch Einziehungen vornehmen, sobald auch nur das geringste Dokument fehlt. Jedes unvollständige Dossier müsste dann nach Erhalt des fehlenden Belegs ein zweites Mal bearbeitet werden. Derzeit wird der Abgeordnete ersucht, das fehlende Dokument vor der endgültigen Abrechnung einzureichen, wodurch sich die entsprechende Frist zwar verlängert, die für die Bearbeitung des Dossiers insgesamt notwendige Zeit jedoch verkürzt.

9.14. Nach Artikel 11 der internen Vorschriften des Parlaments für die Ausführung des Haushaltsplans sind Zahlungen in Form eines Dauerauftrags zulässig. In diesem Fall werden Ausgaben vom Anweisungsbefugten ohne vorherige Feststellung und Genehmigung getätigt. Nach Auszahlung des Betrags stellt der Anweisungsbefugte eine Abrechnungsanordnung im Hinblick auf die Verbuchung des Betrags zulasten des Haushaltsplans (Artikel 11, Absatz 4 der internen Vorschriften) aus. Um der Haushaltsordnung zu entsprechen, müssen Ausgaben vor der Auszahlung festgestellt und genehmigt werden. 9.14. ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS Bei einigen Ausgabenarten (z.B. Mieten, Gebrauchsgüter) besteht der Lieferant auf Zahlung durch Dauerauftrag oder Abbuchung aufgrund einer Einzugsermächtigung. Die internen Verfahren des Parlaments erlauben solche Zahlungen nur dann, wenn der zuständige Anweisungsbefugte keine andere Zahlungsvereinbarung aushandeln kann. Diese Beschränkung ist in dem Entwurf einer Revision der Internen Vorschriften vorgesehen. Darüber hinaus wird die Verwaltung mögliche alternative Zahlungskonditionen prüfen, um ihre Internen Vorschriften und ihre Verfahren stärker mit der Haushaltsordnung in Einklang bringen zu können.

Bemerkungen zu den Vorgängen

9.15. Die geprüften Transaktionen waren im Wesentlichen rechtmäßig und ordnungsgemäß. In einigen Fällen wurden Nichtübereinstimmungen festgestellt, die aber nicht bedeuten, dass falsche Beträge ausgezahlt wurden. 9.15. ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS Das Parlament nimmt die Schlussfolgerungen des Rechnungshofes zur Kenntnis.

Jährliche Tätigkeitsberichte und Erklärungen der bevollmächtigten Anweisungsbefugten

9.16. Laut Artikel 60 Absatz 7 der Haushaltsordnung „… legen die bevollmächtigten Anweisungsbefugten jedes Jahr dem jeweiligen Organ einen Bericht über ihre Tätigkeiten vor“. Alle zehn bevollmächtigten Anweisungsbefugten legten für das Jahr 2003 drei Tätigkeitsberichte vor (zwei für das erste und zweite Quartal und einen Jahresbericht zusammen mit einer Erklärung). Die Berichte umfassen ein Kapitel über Fragen des Managements und die interne Kontrolle, eine Zusammenfassung der Selbstbewertung zur Umsetzung der Normen für interne Kontrolle sowie Bemerkungen über die festgestellten Mängel. Die Berichte sind nützliche Instrumente, um die Verantwortlichkeit der Anweisungsbefugten im Hinblick auf die Verwaltung der ihnen anvertrauten Finanzmittel zu stärken; sie sind aber außerordentlich heterogen. Form und Inhalt dieser Berichte sollten vereinheitlicht werden. Verbesserungsbedürftig sind ferner die Informations- und Berichtssysteme, die den Inhalt der Berichte untermauern und gewährleisten sollten, dass eine Risikoanalyse durchgeführt wird, ein Verzeichnis der Verträge geführt wird und dokumentierte Verfahren eingeführt werden. Über die Ergebnisse der durchgeführten Kontrollen sollte auch ausführlicher berichtet werden. 9.16. ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS Die gemäß den Internen Vorschriften des Parlaments zu einem frühen Zeitpunkt vorzulegenden regelmäßigen Tätigkeitsberichte wurden ohne konkrete Leitlinien bezüglich ihrer Struktur und ihres Inhalts erstellt. Für die gemäß der Haushaltsordnung erforderlichen jährlichen Tätigkeitsberichte unternahmen jedoch die zentralen Finanzdienste, in Absprache mit den betroffenen Dienststellen, Anstrengungen, um ein großes Maß an Harmonisierung zu erreichen. Diese Anstrengungen werden derzeit fortgesetzt, wie aus dem Aktionsplan des bevollmächtigten Hauptanweisungsbefugten hervorgeht, der mehrere vom Rechnungshof erwähnte Punkte behandelt.

9.17. Die in den Berichten enthaltene Information ist hilfreich für das Verständnis der Art und Weise, in der die Überwachungssysteme und Kontrollen im Hinblick auf die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Transaktionen funktionierten. Die Informationen, die diesen Berichten zugrunde liegen, sollten dahin gehend verbessert werden, dass sie für den Hof im Hinblick auf die Zuverlässigkeitserklärung über die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge eine aussagekräftige Quelle darstellen. Von einer Ausnahme abgesehen, bescheinigten alle bevollmächtigten Anweisungsbefugten, sie verfügten über die angemessene Sicherheit, dass die eingerichteten Kontrollverfahren im Hinblick auf die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge die erforderliche Gewähr bieten. Ein Anweisungsbefugter legte keine Erklärung vor, formulierte auch keinen Vorbehalt. Im Übrigen meldete keiner der Anweisungsbefugten Vorbehalte an, drei bemerkten aber in ihren Erklärungen, es fehle qualifiziertes Personal und es sei notwendig, die Vorschriften im Bereich der Ausgaben der Mitglieder des Parlaments und der Fraktionen mit der neuen Haushaltsordnung in Einklang zu bringen. In diesem Zusammenhang solle den Bemerkungen der Kontrollorgane, einschließlich denen des Rechnungshofs Beachtung geschenkt werden. Die Tätigkeitsberichte von anderen Anweisungsbefugten enthielten auch Ausführungen zu den Schwierigkeiten, die im Hinblick auf die vollständige Umsetzung der neuen Haushaltsordnung und der Rahmenregelungen für die interne Kontrolle festgestellt wurden. 9.17. ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS Was die Frage des Personals für die Stellen im Finanzwesen anbelangt, so wird diese in dem Aktionsplan des bevollmächtigten Hauptanweisungsbefugten behandelt.

Rat

Überwachungssysteme und Kontrollen

9.18. Die Haushaltsordnung wurde im ersten Halbjahr 2003 schrittweise umgesetzt. Die bevollmächtigten Anweisungsbefugten führten interne Management- und Kontrollverfahren ein. Diese Kontrollverfahren stützen sich auf Ex-ante-Überprüfungen und gewährleisten die erforderliche Aufgabentrennung bei der Einleitung und Überprüfung jeder einzelnen Transaktion. Die Verfahren sind nicht für alle Tätigkeiten schriftlich dokumentiert, insbesondere nicht im Bereich der Gehaltszahlungen an das Personal. 9.19. Gemäß den internen Vorschriften des Rates zur Ausführung seines eigenen Einzelplans hatte jeder bevollmächtigte Anweisungsbefugte für die Vorlage eines Schriftstücks zu sorgen, in dem die im jeweiligen Dienst angewandten Management- und Kontrollverfahren beschrieben sind und das dem gesamten Personal bekannt gegeben wird. Ende 2003 lagen diesbezüglich lediglich Beschreibungen für die Verfahren beim Dienst für Informationstechnologie sowie für die Verfahren beim Juristischen Dienst vor. 9.18 und 9.19. ANTWORT DES RATES Der Rechnungshof hat festgestellt, dass nicht alle Kontrollverfahren schriftlich dokumentiert sind. Diese Feststellung wird auch in dem internen Bewertungsbericht über die von den Anweisungsbefugten für das Jahr 2003 erstellten Jahresberichte getroffen. Dementsprechend wurden die Anweisungsbefugten, die bisher noch keine Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollverfahren erstellt haben, aufgefordert, dies bis zum 1. Dezember 2004 nachzuholen. Um diese Aufgabe zu erleichtern und für Kohärenz zwischen den einzelnen Anweisungsbefugten zu sorgen, wurde ein Standard-Formblatt ausgearbeitet.

9.20. Obwohl die Charta für das Überprüfungspersonal die Möglichkeit von Ex-post-Überprüfungen vorsieht, wurden solche Überprüfungen nicht durchgeführt. Ex-post-Überprüfungen gemäß Artikel 47 Absatz 4 der Durchführungsbestimmungen würden den Anweisungsbefugten eine zusätzliche Gewähr für die ordnungsgemäße Abwicklung der aus dem Gemeinschaftshaushalt finanzierten Maßnahmen bieten. 9.20. ANTWORT DES RATES Ex-post-Überprüfungen (Überprüfung nach Zahlung) wurden zwar durchgeführt, von einer systematischen Anwendung dieses Instruments kann für das Jahr 2003 jedoch keine Rede sein. Obwohl das Generalsekretariat des Rates der Auffassung ist, dass Ex-post-Überprüfungen insbesondere für operative Ausgaben sehr nützlich sind, plant es dennoch, ein Verfahren auszuarbeiten, das künftig von seinen Prüfern für Ex-post-Analysen angewendet werden könnte.

9.21. Folgende Maßnahmen, die in der Haushaltsordnung oder in den Durchführungsbestimmungen vorgegeben sind, waren am 31. Dezember 2003 noch nicht durchgeführt: a) Festlegung der Mindestvorschriften (Artikel 60 Absatz 4 der Haushaltsordnung); b) Festlegung eines Kodex der Standesregeln für den Rechnungsführer und den Zahlstellenverwalter (Artikel 60 Absatz 5 der Haushaltsordnung); c) Vorlage einer Charta, in der die Aufgaben, Rechte und Pflichten des Rechnungsführers und des Zahlstellenverwalters im Einzelnen beschrieben sind (Artikel 44 der Durchführungsbestimmungen). 9.21. ANTWORT DES RATES Das Generalsekretariat des Rates wird die laut Rechnungshof durchzuführenden Maßnahmen noch vor Ende 2004 verabschieden.

9.22. Der interne Prüfer nahm im Jahr 2003 mehrere Wirtschaftlichkeitsprüfungen sowie eine Prüfung am Jahresabschluss zum Haushaltsjahr 2002 vor. Da diese Prüfungen sich nicht auf die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss 2003 zugrunde liegenden Vorgänge beziehen, sind die Ergebnisse für die Zuverlässigkeitserklärung des Hofes nicht unmittelbar relevant.

Bemerkungen zu den Vorgängen

9.23. Juristische Dienstleistungsverträge wurden ohne Vergabeverfahren abgeschlossen, obwohl der Wert der Leistungen über dem Schwellenwert lag, bei dessen Überschreitung ein Vergabeverfahren vorgeschrieben ist. 9.23. ANTWORT DES RATES Das Generalsekretariat akzeptiert die Bemerkung des Rechnungshofs bezüglich einer Mittelbindung für juristische Dienstleistungen. Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass der Juristische Dienst des Generalsekretariats des Rates ein Ausschreibungsverfahren eröffnet hat, um einen Rahmenvertrag für die genannte Art von juristischen Dienstleistungen (juristische Unterstützung im Bereich des Antidumpings) schließen zu können.

Jährliche Tätigkeitsberichte und Erklärungen der bevollmächtigten Anweisungsbefugten

9.24. Die bevollmächtigten Anweisungsbefugten stützen ihre Erklärungen u. a. auf die Ex-post-Überprüfungen. Allerdings war ein schriftlicher Nachweis für die Durchführung von Ex-post-Überprüfungen nicht vorhanden.

Gerichtshof

Überwachungssysteme und Kontrollen

9.25. Beim Gerichtshof wurden einige der wichtigsten Anforderungen der Haushaltsordnung oder ihrer Durchführungsbestimmungen nicht in vollem Umfang umgesetzt. Die Abweichungen von der Haushaltsordnung betrafen folgende Punkte: a) Festlegung von Mindestvorschriften für die interne Kontrolle durch das Organ und Analyse der Risiken, die mit dem Verwaltungsumfeld und der Art der finanzierten Maßnahmen verbunden sind (Artikel 60 Absatz 4 der Haushaltsordnung); b) Erstellung der Chartas, in der die Aufgaben, Rechte und Pflichten jedes Finanzakteurs beschrieben sind (Artikel 44 der Durchführungsbestimmungen); c) Festlegung des Mandats des Internen Prüfers sowie der Ziele und Verfahren für die Ausübung der Funktion der internen Prüfung (Artikel 109 Absatz 2 der Durchführungsbestimmungen). 9.25. ANTWORT DES GERICHTSHOFES Um die Umsetzung der vom Rat am 25. Juni 2002 erlassenen neuen Haushaltsordnung und der von der Kommission am 23. Dezember 2002 erlassenen Durchführungsbestimmungen innerhalb des Gerichtshofes zu gewährleisten, hat er am 22. Januar 2003 eine neue interne Haushaltsordnung verabschiedet. Dieser rechtliche Grundrahmen war durch die Regeln zu vervollständigen, die in die verschiedenen vom Rechnungshof angesprochenen Vorschriften und Chartas einzufügen waren. Vor der Aufstellung dieser Regeln wurde es jedoch als opportun angesehen, die praktische Funktionsweise des neuen Systems zu prüfen, zumal der Gerichtshof für die Anwendung der neuen Vorschriften aufgrund seiner Größe und seiner speziellen Aufgabe nur über eine sehr begrenzte Zahl von Personen mit eingehenden Kenntnissen im Bereich von Finanzsystemen und -rahmen verfügte. Mittlerweile wurden alle vom Rechnungshof genannten Dokumente erlassen. So wurden die innerhalb des Organs geltenden internen Mindestvorschriften vom Verwaltungsausschuss des Gerichtshofes am 31. März 2004 gebilligt. In Nr. 7 dieser Vorschriften wird auf die in Artikel 60 Absatz 4 der Haushaltsordnung angesprochene Risikoanalyse Bezug genommen. Die in Artikel 44 der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung beschriebenen Chartas der Finanzakteure sowie die Charta des Internen Prüfers wurden ebenfalls am 31. März 2004 vom Verwaltungsausschuss gebilligt. In der letztgenannten Charta werden in Einklang mit Artikel 109 Absatz 2 der Durchführungsbestimmungen das Mandat des Internen Prüfers sowie die Ziele und Verfahren für die Ausübung dieser Funktion festgelegt.

9.26. Unter der Aufsicht des Internen Prüfers war eine Überprüfungseinheit beauftragt, alle Vorgänge des Anweisungsbefugten ex ante zu prüfen. Der Interne Prüfer übernahm auch die früher vom Finanzkontrolleur wahrgenommene Aufgabe, jede Transaktion im EDV-gestützten Buchhaltungssystem festzustellen. Diese Aufgabe ist nicht vereinbar mit der völligen Unabhängigkeit, die der Interne Prüfer bei der Wahrnehmung seines Prüfungsmandats zu wahren hat und widerspricht dem Geist der Finanzreform. 9.26. ANTWORT DES GERICHTSHOFES Innerhalb der neuen Verwaltungseinheit, die gemäß den spezifischen Bedürfnissen des Gerichtshofes geschaffen wurde, besteht eine klare Trennung zwischen den Funktionen der Ex-ante-Überprüfung der Finanzvorgänge und des internen Audits. Die Ex-ante-Überprüfung der Finanzvorgänge wird von Prüfern vorgenommen, deren Tätigkeit dem „Kodex der Berufsnormen für die mit der Überprüfung der Finanzvorgänge betrauten Bediensteten“ unterliegt. Diese Bediensteten haben u. a. die Aufgabe, jedem ihnen unterbreiteten Vorgang die Zustimmung zu erteilen oder zu versagen und dies durch einen Stempel zu dokumentieren. Der Umstand, dass die Prüfer (oder gegebenenfalls sogar das Sekretariat der Dienststelle) im Fall der Zustimmung den Vorgang im elektronischen System der Mittelüberwachung abzeichnen, hängt nur damit zusammen, dass dieses System aus technischen Gründen bei Inkrafttreten der neuen Vorschriften der Haushaltsordnung in diesem Punkt nicht geändert werden konnte. Der Papierkreislauf bei den Finanzvorgängen — in dessen Verlauf die Schriftstücke von den verschiedenen Beteiligten abgezeichnet oder unterzeichnet werden und der allein den Vorgängen Rechtsgültigkeit zu verleihen vermag — entspricht dagegen voll und ganz der neuen Haushaltsordnung und überträgt die Letztverantwortung dem bevollmächtigten oder dem nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten. Die Rolle und die Verantwortlichkeiten des Prüfdienstes dürfen daher nicht mit denen des früheren Finanzkontrolleurs verwechselt werden. Die soeben beschriebenen Verfahren, an denen der Interne Prüfer nicht als solcher mitwirkt, beeinflussen dessen Unabhängigkeit in keiner Weise; seine Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten sind in der „Charta des Internen Prüfers“ festgelegt, die, wie in der Antwort zu Ziffer 9.25 dargelegt, vom Verwaltungsausschuss des Gerichtshofes erlassen wurde.

9.27. Der Interne Prüfer konnte sein Arbeitsprogramm für 2003 nicht ausführen, offenbar wegen Personalmangels und des Zeitaufwands für die Ex-ante-Überprüfung. 9.27. ANTWORT DES GERICHTSHOFES Der Interne Prüfer hat sich im fraglichen Jahr mit der Eingliederung der neuen Verwaltungseinheit in den Aufbau des Gerichtshofes befasst. Ein Audit in Bezug auf die Verwaltung der für Besucher bewilligten Mittel, die auf mehrere Haushaltslinien verteilt sind, war geplant, konnte aber 2003 nicht abgeschlossen werden.

Bemerkungen zu den Vorgängen

9.28. Ein Vertrag über den Kauf von Web-Lizenzen zur Nutzung von Software war ohne vorherige Bekanntgabe im Amtsblatt im Wege eines beschränkten Vergabeverfahrens abgewickelt worden. Gemäß Artikel 15 Absätze 2 und 17 der Richtlinie 92/50/EWG des Rates vom 18. Juni 1992 über die Koordinierung der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Lieferaufträge (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) hätte dem Amt für Veröffentlichungen eine Auftragsbekanntmachung übermittelt und diese im Amtsblatt veröffentlicht werden müssen. 9.28. ANTWORT DES GERICHTSHOFES Beim Kauf von Lizenzen für Betriebsprogramme der Informatikserver und für den E-Mail-Bereich wurde das beste unter den Angeboten ausgewählt, die bei den von der Hauptgesellschaft für den Verkauf ihrer Produkte auf dem belgischen und dem luxemburgischen Markt zugelassenen Vertriebshändlern eingeholt worden waren. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die dabei erzielten Preise konkurrenzfähig waren. Bei künftigen Aufträgen dieser Art, d. h. für ein einziges Produkt, das über ein Netz zugelassener Vertriebshändler verkauft wird, wird nunmehr besonders darauf geachtet, die nach Maßgabe der Schwellenwerte der Aufträge geltenden Verfahren einzuhalten.

Jährliche Tätigkeitsberichte und Erklärungen der bevollmächtigten Anweisungsbefugten

9.29. Anfang Juni 2004 waren die gemäß Artikel 60 Absatz 7 der Haushaltsordnung fälligen Tätigkeitsberichte noch nicht vorgelegt worden. 9.29. ANTWORT DES GERICHTSHOFES Der jährliche Tätigkeitsbericht des bevollmächtigten Anweisungsbefugten wurde den zuständigen Stellen des Organs am 2. Juli 2004 übermittelt. Es ist darauf hinzuweisen, dass die Haushaltsordnung keinen Endtermin für die Vorlage des jährlichen Tätigkeitsberichts anderer Organe als der Kommission vorschreibt; der in Artikel 60 vorgesehene Fristablauf am 15. Juni betrifft nur die Kommission.

Rechnungshof

Überwachungssysteme und Kontrollen

9.30. Gemäß Artikel 44 der Durchführungsbestimmungen gibt jedes Organ jedem Finanzakteur „eine Charta an die Hand, in der seine Aufgaben, Rechte und Pflichten im Einzelnen beschrieben sind“. Die Chartas wurden ausgearbeitet und am 18. Dezember 2003 vom Hof beschlossen. Dies gilt auch für die vom Hof gemäß Artikel 60 Absatz 4 der Haushaltsordnung angenommenen Mindestnormen.

9.31. Der Interne Prüfer des Hofes prüfte die Einführung und Funktionsweise der Ex-ante-Überprüfung, ferner das Finanzierungssystem für die Durchführung der Gebäudepolitik des Hofes. Diese Überprüfungen durch den Internen Prüfer des Hofes gaben keinen Anlass zu spezifischen Empfehlungen.

9.32. Der Rechnungshof wird von einer unabhängigen externen Wirtschaftsprüfungesellschaft geprüft, die zusammen mit einem Bericht einen Bestätigungsvermerk betreffend die Ordnungsmäßigkeit sowie die sachliche und rechnerische Richtigkeit des Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2003 erteilt hat. Im Bericht wird festgestellt: „Die Anwendung der internen Kontrollvorschriften gewährleistet unseres Erachtens die Verwirklichung der operationellen Ziele, die Erstellung eines den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Jahresabschlusses und die Übereinstimmung mit den einschlägigen Rechtsvorschriften.“ Der Bericht und der Bestätigungsvermerk werden im Amtsblatt veröffentlicht.

Bemerkungen zu den Vorgängen

9.33. Die dem Jahresabschluss 2003 zugrunde liegenden Vorgänge gaben keinen Anlass zu Bemerkungen.

Jährliche Tätigkeitsberichte und Erklärungen der bevollmächtigten Anweisungsbefugten

9.34. Über die wichtigsten Haushaltsbereiche wurde vom Generalsekretär ein Tätigkeitsbericht gemäß Artikel 60 Absatz 7 vorgelegt.

Wirtschafts- und Sozialausschuss und Ausschuss der Regionen

9.35. Die folgenden Bemerkungen betreffen Probleme, die sowohl beim Wirtschafts- und Sozialausschuss als auch beim Ausschuss der Regionen festgestellt wurden. Um Wiederholungen im jeweiligen Abschnitt zu vermeiden, werden die Bemerkungen in diesem Abschnitt behandelt, der beiden Ausschüssen gewidmet ist.

Überwachungssysteme und Kontrollen

9.36. Die Abweichungen von der Haushaltsordnung bei den Überwachungssystemen und Kontrollen betrafen folgende Punkte: 9.36.

a) Dem Rechnungsführer lag keine Charta vor, in der gemäß Artikel 44 der Durchführungsbestimmungen seine Aufgaben, Rechte und Pflichten im Einzelnen beschrieben sind. a) ANTWORT DES WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES Die Charta mit den Aufgaben des Rechnungsführers wurde 2004 angenommen. ANTWORT DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN Am 3. Mai 2004 nahm der bevollmächtigte Anweisungsbefugte den Beschluss Nr. 088/04 über die Charta mit den Aufgaben und Zuständigkeiten des AdR-Rechnungsführers und der nachgeordnet bevollmächtigten Rechnungsführer an. Die Vorschriften der Charta betreffen auch die Frage des Kodex mit Standesregeln für den Rechnungsführer. Die Verzögerung bei der Annahme dieses Beschlusses war darauf zurückzuführen, dass einige der im Zeitplan für die Umsetzung der neuen Haushaltsordnung vorgesehenen Maßnahmen im Jahr 2003 wegen anderer Prioritäten zurückgestellt werden mussten.

b) Die Mindestvorschriften waren nicht angenommen worden. b) ANTWORT DES WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES Die Mindestnormen für die interne Kontrolle wurden 2004 angenommen. ANTWORT DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN Richtig ist, dass es bislang kein umfassendes Dokument gibt, in dem das System der Mindestnormen für die im Ausschuss der Regionen durchgeführten Kontrollen im Einzelnen beschrieben ist. Es wurden jedoch verschiedene Vorschriften für die Kontrollen angenommen: Checklisten; Beschreibungen der Verfahren; Leistungsindikatoren; Verfahren für die Ernennung der für die Bewirtschaftung der Haushaltslinien zuständigen Bediensteten; Überwachung finanzieller Angelegenheiten durch die Kommission für Finanz- und Verwaltungsfragen; Entwurf eines Leitfadens für Aufgaben, Funktionen und Verfahren; Vorschriften über die Erstattungen für die Mitglieder; Vorschriften über Repräsentationskosten; Beschlüsse über die Meldung von Missständen („whistleblower“) und über die Beziehungen zum OLAF; Dienstanweisungen; Schulungsprogramme für Finanzakteure; schriftlich fest gehaltene Finanzabläufe usw. Im Dezember 2003 hat der bevollmächtigte Anweisungsbefugte den Internen Prüfer gebeten, eine Prüfung des Kontrollumfelds im Ausschuss der Regionen vorzunehmen.

9.37. Im Bereich der Befugnisübertragung waren mehrere Anforderungen der Haushaltsordnung und der Durchführungsbestimmungen nicht erfüllt. Der Haushaltsbehörde wurde kein Bericht über die Verhandlungsverfahren (Artikel 54 der Durchführungsbestimmungen) vorgelegt. Das jährliche Verzeichnis der Auftragnehmer mit Aufträgen im Wert unter 50 000 Euro war nicht im Internet veröffentlicht worden (Artikel 119 der Durchführungsbestimmungen). Eine Datenbank mit Bietern oder Bewerbern, die von der Teilnahme an Vergabeverfahren ausgeschlossen sind (Artikel 95 der Haushaltsordnung), wurde beim Ausschuss der Regionen nicht eingerichtet. 9.37. ANTWORT DES WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES Es trifft zu, dass der Haushaltsbehörde kein Bericht über die Verhandlungsverfahren übermittelt und im Internet kein Verzeichnis der Auftragnehmer mit Aufträgen im Wert unter 50 000 Euro veröffentlicht wurde. Es wurden jedoch regelmäßig Berichte über den aktuellen Stand in der Gebäudefrage erstellt und der Haushaltsbehörde übermittelt. Die sich aus der neuen Haushaltsordnung ergebenden Verfahren betreffend die Vorabinformationen über größere Aufträge wurden ebenfalls eingehalten. Hinzuweisen ist auch darauf, dass eine interne Prüfung der Verfahren für den Erwerb des Gebäudes „Belliard 68“ im Jahr 2003 begann und 2004 abgeschlossen wurde. Die Verpflichtungen, der Haushaltsbehörde einen Bericht über alle Verhandlungsverfahren zu übermitteln und ein Verzeichnis der Auftragnehmer mit Aufträgen im Wert unter 50 000 Euro im Internet zu veröffentlichen, waren Teil der jährlichen internen Haushaltsabschlussverfahren des EWSA. 9.37. ANTWORT DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN Der Bericht über die Verhandlungsverfahren sollte der Haushaltsbehörde bis 30. September 2004 vorgelegt werden. Das Verzeichnis der Auftragnehmer mit Aufträgen im Wert unter 50 000 EUR wird auf den Internetseiten des AdR bis 15. Oktober veröffentlicht. Datenbanken mit Angaben über die Bieter (Art. 95 der Haushaltsordnung): die neue Version der DV-Anwendung SI2 wurde schließlich am 18. September 2004 implementiert; sie wird den Ausschluss Dritter ermöglichen (dies war bisher nicht möglich).

9.38. Im Gehaltssystem für das Personal waren personenbezogene Daten sowohl in der Personaldatenbank als auch im Gehaltszahlungssystem manuell und getrennt eingegeben worden. Da eine elektronische Verknüpfung zwischen beiden Datenbanken nicht besteht, war eine automatische Abstimmung der Daten nicht möglich. Andererseits wurde aber auch keine systematische und regelmäßige manuelle Abstimmung vorgenommen. Die Verwaltung fand eine Reihe von Abweichungen zwischen den Daten im Gehaltszahlungssystem, das im Jahr 2003 verwendet wurde, und dem neuen, im Mai 2004 eingeführten System. 9.38. ANTWORT DES WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES 2003 und in den Vorjahren wurden keine Finanzdaten im Personalverwaltungssystem gespeichert, das ausschließlich für betriebliche Zwecke verwendet wurde. Die das Personal betreffenden Finanzdaten wurden immer nur in einem separaten Gehaltszahlungssystem gespeichert. Es bestand keine Notwendigkeit zu einer Abstimmung zwischen diesen beiden Systemen. Anfang 2004 wurden ein neues Personalverwaltungssystem und ein neues Gehaltszahlungssystem (NAP, das in der Kommission verwendet wird) eingeführt. Im Gegensatz zum früheren verwendet das neue Gehaltszahlungssystem Finanzdaten aus dem (neuen) Personalverwaltungssystem. Anfangs gab es eine ganze Reihe von Unstimmigkeiten zwischen dem alten und dem neuen Gehaltszahlungssystem. Die meisten davon waren auf einen zeitlichen Versatz zwischen dem früheren und dem neuen Gehaltszahlungsverfahren zurückzuführen. Diese Unstimmigkeiten konnten 2004 in Gänze aufgeklärt und gelöst werden. 9.38. ANTWORT DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN Verfahren im Zusammenhang mit dem Gehaltssystem: Es ist festzuhalten, dass personenbezogene Daten manuell in eine neue Datenbank eingegeben wurden (die DV-Anwendung Centurio wurde vom Dienst IT der gemeinsamen Dienste des AdR mit dem Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschuss entwickelt, sie wird auch vom Gerichtshof genutzt); damit wurde ein Beschluss der Verwaltung zur Einführung dieses neuen Systems umgesetzt. Der Beschluss wurde gefasst, um den Übergang zu dem neuen Gehaltszahlungssystem (NAP) zu erleichtern. Allerdings ist richtig, dass vor der Einführung von NAP im April 2004 keine Möglichkeit bestand, das alte Gehaltszahlungssystem mit der Personal-Datenbank zu verknüpfen. Beide waren nämlich technisch nicht miteinander kompatibel (ein System ist 30 Jahre älter als das andere) und die personenbezogenen Daten mussten manuell eingegeben werden. Die Situation wurde in diesem Jahr noch durch das Inkrafttreten des neuen Personalstatuts erschwert, wobei eine neues Set an Parametern in beide Systeme integriert werden musste. Sobald NAP voll betriebsfähig ist, wird die Verwaltung prüfen, ob gegebenenfalls Differenzen fortbestehen.

Wirtschafts- und Sozialausschuss

9.39. Die im Folgenden beschriebenen Schwierigkeiten betreffen nur den Wirtschafts- und Sozialausschuss.

Überwachungssysteme und Kontrollen

9.40. Folgende die Überwachungssysteme und Kontrollen allgemein betreffenden Regeln wurden nicht eingehalten: 9.40. ANTWORT DES WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES

a) Dem Zahlstellenverwalter lag keine Charta vor, in der gemäß Artikel 44 der Durchführungsbestimmungen seine Aufgaben, Rechte und Pflichten im Einzelnen beschrieben sind. a) Die Charta für den Zahlstellenbeamten wurde 2004 angenommen.

b) Die angewandten spezifischen Kontrollverfahren für die verschiedenen Ausgabenbereiche waren nicht schriftlich dokumentiert. b) Der EWSA beschloss seine internen Finanzvorschriften, die in Übereinstimmung mit der neuen Haushaltsordnung stehen, am 8. Januar 2003. Diese Regeln umfassen formale Verfahrensweisen für die Bestellung der mit Finanzangelegenheiten Betrauten, die Überprüfungsverfahren sowie detaillierte interne Anweisungen für alle wesentlichen Finanzvorgänge. Es ist hervorzuheben, dass der EWSA ein lückenloses Prüfwesen aufgestellt und eingeführt hat, das eine Richtigkeitsüberprüfung von Vorgängen durch einen unabhängigen Prüfer vorsieht. Ein solches System wäre eigentlich nur für Vorgänge mit hohem Risikopotenzial üblich. Der EWSA hat sich jedoch entschlossen, auf Nummer Sicher zu gehen und dieses Modell auf alle Finanzvorgänge anzuwenden (eine umfassende Liste enthält Artikel 19 der internen Finanzvorschriften des EWSA), also auch auf Vorgänge mit niedrigem Risikopotenzial. Der EWSA hat seine Einstellungsverfahren in einem Vademekum dokumentiert. Einzelheiten und strikte Verfahrensweisen für die Inventarverwaltung wurden im Oktober 2003 beschlossen. 2004 wurde ein Beschluss zur Anerkennung der elektronischen Unterschrift im Haushaltsverwaltungsinformationssystem SI2 gefasst. Darin werden auch alle zugehörigen Betriebsabläufe (Benutzeranmeldung, Datenpflege, Berichterstellung usw.) beschrieben. Bei der internen Prüfung betreffend die Einhaltung der neuen Haushaltsordnung wurde die Einführung bzw. Verbesserung mehrerer interner Kontrollverfahren empfohlen. Eine umfassendere Dokumentierung der internen Kontrollverfahren ist Teil der Umsetzung der Empfehlungen des Internen Prüfers. Die Einrichtung schriftlicher Verfahren ist als solche kein Erfordernis der Haushaltsordnung, sondern erfolgte im Zuge der am 1. Juli 2004 verabschiedeten Mindestnormen des EWSA für die interne Kontrolle (Norm Nr. 15).

9.41. Die Prüfung des Hofes anhand einer Stichprobe von Auszahlungen der Zahlstelle ergaben, dass die Frist für die Abwicklung der Transaktionen der Zahlstellen durch den Anweisungsbefugten (laut Artikel 67 Absatz 1 Buchstabe f) der Durchführungsbestimmungen — am Ende des folgenden Monats) in der Regel nicht eingehalten wurden. 9.41 und 9.44. ANTWORT DES WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES 2003 gab es ernsthafte Probleme mit der Stellenbesetzung in der Prüfstelle, weswegen Prioritäten gesetzt werden mussten. Infolgedessen musste die Abstimmung von Zahlstellentransaktionen aufgeschoben werden. Um die Bücher noch Ende 2003 abschließen zu können, wurde eine gründliche Überprüfung auf 2004 verschoben. Eine detaillierte Ex-post-Überprüfung wurde im ersten Quartal 2004 durchgeführt. Die dadurch notwendig gewordenen Korrekturen werden noch 2004 vorgenommen. 9.41 und 9.43-9.45. ANTWORT DES WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES Auf frühere Empfehlungen des Rechnungshofs hin hat der EWSA die Zahlung von Vergütungen für die Mitglieder aus der Zahlstelle seit Anfang 2004 aufgegeben.

9.42. Der Interne Prüfer führte eine breit angelegte Prüfung zur Umsetzung der neuen Haushaltsordnung durch und stellte bei den meisten Haushaltslinien Mängel in den Überwachungssystemen fest. Der Prüfungsbericht wurde im November 2003 vorgelegt, und die vom Internen Prüfer festgestellten Mängel wurden am Jahresende 2003 von der Verwaltung bearbeitet.

Bemerkungen zu den Vorgängen

9.43. Die gegen Ende 2002 aus den Mitteln der Zahlstelle geleisteten Zahlungen für Dienstreisen zu Sitzungen, die im Jahr 2002 stattgefunden hatten, wurden den Mitteln des folgenden Haushaltsjahres angelastet, was gegen das Jährlichkeitsprinzip verstößt. In ähnlicher Weise wurden 2003 getätigte Ausgaben zulasten des Haushaltsjahres 2004 verbucht. 9.43. ANTWORT DES WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES Gemäß Artikel 6 Absatz 6 der Durchführungsbestimmungen vom 23. Dezember 2002 können Verpflichtungsermächtigungen für Vergütungen für die Mitglieder nicht übertragen werden. Daher war der EWSA der Auffassung, dass Auszahlungen, die noch kurz vor Ende 2002 (für 2002 abgehaltene Sitzungen) vom Zahlstellenbeamten vorgenommen worden waren und Anfang 2003 abgewickelt wurden, in den Haushaltsplan 2003 einzutragen seien.

9.44. Alle Auszahlungsanordnungen, die zur Regulierung von Zahlungen der Zahlstelle zwischen Mitte Oktober und Jahresende 2003 ausgestellt wurden, waren nur oberflächlich überprüft worden.

9.45. In drei Fällen wurden Mitgliedern des Wirtschafts- und Sozialausschusses doppelt so hohe Dienstreisevergütungen ausgezahlt, als in der eigenen Regelung vorgesehen ist. Dabei ging es um Flüge von Berlin nach Brüssel, deren planmäßige Dauer weniger oder gleich anderthalb Stunden betrug. Nach der Regelung des Ausschusses darf der doppelte Betrag bei Flugreisen erstattet werden, die länger als anderthalb Stunden dauern. Bei der Prüfung ergab sich, dass die Regeln generell nicht eingehalten wurden, wenn die Flüge von Berlin oder auch von einigen anderen Städten ausgingen. 9.45. ANTWORT DES WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES Bei den genannten Städten betrug die Flugdauer normalerweise mehr als eineinhalb Stunden, ist neuerdings jedoch etwas kürzer. In einigen wenigen Fällen wurden diese Änderungen nicht berücksichtigt. Unmittelbar nach Erhalt der Bemerkungen des Rechnungshofs wurden Abhilfemaßnahmen ergriffen: Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte hat alle an diesen Finanzangelegenheiten Beteiligten in aller Form zur striktesten Anwendung der Regelung angewiesen. Alle Mitglieder, die eventuell davon berührt sind, wurden von dieser Maßnahme in Kenntnis gesetzt. Der EWSA kann somit die Ordnungsmäßigkeit der gegenwärtigen Situation bekräftigen.

Jährliche Tätigkeitsberichte und Erklärungen der bevollmächtigten Anweisungsbefugten

9.46. Der jährliche Tätigkeitsbericht gemäß Artikel 60 Absatz 7 der Haushaltsordnung wurde Ende Juli 2004 vorgelegt. Der Bericht enthält auch eine Erklärung zu den Verfahren, mit denen die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss zugrunde liegenden Vorgänge gewährleistet wird.

Ausschuss der Regionen

9.47. Die folgenden Bemerkungen beziehen sich auf weitere Probleme, die lediglich den Ausschuss der Regionen betreffen.

Überwachungssysteme und Kontrollen

9.48. Folgende die Überwachungssysteme und Kontrollen betreffenden Regeln wurden nicht eingehalten: 9.48. ANTWORT DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN

a) Die Risikoermittlung zur Einführung von für die Ausführung des Organs möglichst geeigneten Kontrollsystemen wurde nicht durchgeführt (Artikel 60 Absatz 4 der Haushaltsordnung). a) Dieser Frage widmet sich der AdR nunmehr umfassend. Der Interne Prüfer hat im Jahr 2004 bereits zwei Prüfungen zu dieser Frage durchgeführt.

b) Mit Ausnahme eines Vademekums für die Zahlstelle wurden die spezifischen Kontrollverfahren zur Abwicklung der Ausgaben nicht schriftlich dokumentiert. b) Neben dem Leitfaden für die Zahlstelle gibt es zahlreiche weitere, schriftlich festgelegte Regeln für die spezifischen Kontrollen von Ausgaben wie etwa den Leitfaden für Dienstreisen, in dem sehr ausführlich diese Art von Kontrollverfahren in Bezug auf die von den Beamten bei Dienstreisen verauslagten Kosten beschrieben ist. Gleiches gilt für die Vorschriften betreffend die Rechnungsstellung zwischen den beiden Ausschüssen bei Ausgaben ihrer gemeinsamen Dienste (AdR und Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss), für die Vorschriften über die Einstellung neuer Beamter usw. Die 2003 für jede Haushaltslinie festgelegten Leistungsindikatoren und die Anweisungen zu deren Erarbeitung erlauben es, den Weg einer Ausgabe besser zu verfolgen. Im Laufe des Jahres 2003 hat der Ausschuss der Regionen Finanzabläufe festgelegt (und schriftlich festgehalten), in denen sich die Grundsätze der neuen Haushaltsordnung widerspiegeln, wobei die Funktionen der Einleitung und der Ex-ante-Prüfung eines Vorgangs getrennt wurden. Um die Einhaltung der neuen Haushaltsordnung zu gewährleisten, wurden für die Abwicklung von Ausgaben durch die gemeinsamen Dienste beider Ausschüsse Checklisten erstellt und veröffentlicht. Der AdR plant, bis zum Ende des Jahres die Anpassung der Mindestnormen für die Kontrolle an die Besonderheiten solcher Ausgaben abzuschließen.

9.49. Die statutsgemäß gewährten Ansprüche der Beamten und sonstigen Bediensteten auf die verschiedenen Zulagen und Vergütungen wurden unzureichend überwacht. Die jährlich durch die Verwaltung beim Personal erhobenen Daten hätten sorgfältiger überprüft werden müssen. Die Zahlung von Vergütungen sowie die über die Höhe der Expatriierungszulage hinausgehenden Überweisungen in andere Länder als das Land des Arbeitsortes hätte eingestellt werden müssen, wenn der Erhebungsbogen, der dazu auszufüllen war, nicht innerhalb einer angemessen Frist vom Personal zurückgeschickt wurde. 9.49. ANTWORT DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN Zur Überwachung der Ansprüche der Beamten und Bediensteten auf verschiedene Zulagen und Vergütungen wird den Beamten und Bediensteten in jedem Jahr ein Formblatt zugesandt, auf dem sie ihre personenbezogenen Daten aktualisieren müssen. Das Formblatt wird von allen Beamten und Bediensteten ausgefüllt, selbst wenn sich die familiäre Situation nicht verändert hat. Beamten und Bediensteten, die nicht geantwortet haben, wird eine Mahnung zugeschickt. Gehen die Informationen innerhalb einer angemessenen Frist nicht beim Referat Personal ein, so überprüft der zuständige Bedienstete jeden einzelnen Fall und insbesondere die Fälle, in denen kein Anspruch auf Zahlung einer solchen Zulage bestehen könnte. Danach fordert der zuständige Bedienstete den Beamten oder Bediensteten erneut auf, das angeforderte Formblatt auszufüllen. Allerdings haben es einige Beamte und Bedienstete wie in dem vom Rechnungshof angeführten Fall unterlassen, die geforderten Informationen zu aktualisieren. Künftig werden systematische Kontrollen der Überwachung der besonderen Bedingungen für jeden einzelnen Beamten bzw. Bediensteten stattfinden, insbesondere wenn Beträge, die höher als die Auslandszulage sind, in Drittstaaten transferiert werden. Zudem werden Zulagen bzw. Transferzahlungen ausgesetzt, solange der Beamte bzw. Bedienstete nicht die geforderten Unterlagen eingereicht hat. Die notwendigen Änderungen werden bereits ab September diesen Jahres eingeführt, um die Überwachung der genannten Ansprüche zu verbessern.

9.50. Der Interne Prüfer führte den Großteil seines jährlichen Arbeitsprogramms 2003 nicht aus. Insbesondere wurde die Überprüfung der Anwendung der neuen Haushaltsordnung einschließlich des Arbeitsprogramms nicht abgeschlossen.

Bemerkungen zu den Vorgängen

9.51. Die gegen Ende 2002 aus den Mitteln der Zahlstelle geleisteten Zahlungen für Dienstreisen zu Sitzungen, die im Jahr 2002 stattgefunden hatten, wurden zulasten des folgenden Haushaltsjahres verbucht, was gegen das Jährlichkeitsprinzip verstößt. 9.51. ANTWORT DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN Aufgrund der verspäteten Vorlage von Nachweisen über die Teilnahme dreier Stellvertreter an einer Fachkommissionssitzung konnte die entsprechende Zahlungsanweisung nicht dem Haushaltsplan 2002 zugeordnet werden. Da die Zahlungen von der Zahlstelle letztlich im Jahr 2003 akzeptiert wurden, wurden sie zu Lasten des Haushaltsplans 2003 verbucht. Künftig wird der AdR solche Ansprüche als übertragbare Ausgaben behandeln.

9.52. Einige Auszahlungen der Zahlstelle wurden vom Anweisungsbefugten nicht, wie in Artikel 67 Absatz 1 Buchstabe f) der Durchführungsbestimmungen vorgegeben, spätestens am Ende des folgenden Monats abgewickelt. 9.52. ANTWORT DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN Der Überprüfer der eigenen Dienste des AdR war in dieser Zeit allein und mit Arbeit überlastet, sodass es zur Verzögerung bei der Weiterleitung überprüfter Vorgänge an den Anweisungsbefugten kam. Ein zweiter Überprüfer konnte erst zum Jahresende eingestellt werden, was eine Beschleunigung der Ex-ante-Prüfung der von der Zahlstelle zu leistenden Zahlungen vor Erteilung des Sichtvermerks durch den Anweisungsbefugten ermöglichte.

Jährliche Tätigkeitsberichte und Erklärungen der bevollmächtigten Anweisungsbefugten

9.53. Der jährliche Tätigkeitsbericht gemäß Artikel 60 Absatz 7 der Haushaltsordnung wurde Anfang Juni 2004 vorgelegt. Der Bericht umfasst eine Erklärung, wonach die Verfahren die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge gewährleisten. Im Bericht wird auf einige Probleme hingewiesen, die vom Überprüfungspersonal 2003 festgestellt wurden, sowie auf Maßnahmen, die mit dem Ziel einer besseren Übereinstimmung mit der Haushaltsordnung für 2004 vorgesehen sind.

Kommission

Überwachungssysteme und Kontrollen (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12)

9.54. Im Gegensatz zu anderen Organen wartete die Kommission nicht das Inkrafttreten der neuen Haushaltsordnung ab, bevor sie neue Überwachungssysteme und Kontrollen einführte. Diese Systeme wurden im Rahmen der Reform der Kommission eingeführt und entsprachen bereits weitgehend den wichtigsten Anforderungen der neuen Haushaltsordnung. Dies erklärt, warum ihre Systeme, die 2003 angewandt wurden, den Anforderungen der neuen Haushaltsordnung weit besser entsprachen als die der übrigen Organe.

9.55. Die von der Kommission im Jahr 2000 angenommenen 24 Normen für die interne Kontrolle wurden später nach und nach in konkretere 74 „Mindestanforderungen“ aufgeteilt. Aus einem Anhang zu den Tätigkeitsberichten der Direktoren und Generaldirektoren ist zu entnehmen, wie viele „Mindestanforderungen“ von den einzelnen Dienststellen der Kommission eingeführt wurden. Hinsichtlich der Verwaltungsausgaben ist der Hof der Auffassung, dass Ende 2003 der überwiegende Teil der „Mindestanforderungen“ für Kontrolltätigkeiten, Überprüfungen und Evaluierungen erfüllt waren.

9.56. Der Hof prüfte die Überwachungssysteme und Kontrollen, die den bevollmächtigten und nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten die Gewähr bieten, dass die Anforderungen an die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit bei der Abwicklung der Ausgaben erfüllt waren. Beurteilt wurde das Funktionieren der Systeme für die Gehaltszahlungen an das Personal, die Informationstechnologie, die Infrastruktur und die Verwaltung von Dienststellen in Brüssel, die Veröffentlichungen, die Delegationen der Kommission und die Dolmetschdienste.

9.57. Mit Ausnahme der Personalausgaben beschlossen die Anweisungsbefugten in Übereinstimmung mit der Internen Kontrollnorm Nr. 17, dass Ex-post-Überprüfungen durchgeführt werden sollen. Bei den Ausgaben der Delegationen der Kommission und bei den Veröffentlichungen waren aber keine Nachweise für Ex-post-Überprüfungen aufzufinden. In den anderen Ausgabenbereichen wurden Ex-post-Überprüfungen durchgeführt, doch lagen dafür nicht Transaktionen zugrunde, die mittels einer Risikoanalyse ausgewählt wurden. 9.57. ANTWORT DER KOMMISSION In dem jährlichen Tätigkeitsbericht der GD Außenbeziehungen wird auf das Fehlen eines wirksamen Systems von Ex-post-Überprüfungen für die Ausgaben der Delegationen hingewiesen. Aus diesem Grund wurde ein Aktionsplan ausgearbeitet, in dem die Einführung eines solchen Systems bis Ende des Jahres 2004 vorgesehen ist. Das Amt für Veröffentlichungen (OPOCE) hat im Jahr 2004 stichprobenweise Ex-post-Überprüfungen durchgeführt. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte hat entschieden, den Ex-ante-Überprüfungen der zweiten Ebene Vorrang einzuräumen, bevor im Jahr 2004 ein System von Ex-post-Überprüfungen eingeführt wird. Für die übrigen Verwaltungsausgaben haben die GD ADMIN und das Amt für Infrastruktur und Logistik in Brüssel (OIB) zu Beginn des Jahres 2003, als die Ex-post-Überprüfungen anliefen, beschlossen, die einzelnen Vorgänge mit Hilfe eines einheitlichen Auswahlsatzes auszuwählen, um Verzerrungen und Vorurteile zu vermeiden. 24 Monate nach Einführung des Systems, d.h. ab dem Jahr 2005, sollen dann auch Risikofaktoren einbezogen werden. Der Gemeinsame Dolmetscher- und Konferenzdienst (SCIC) hat im Jahr 2003 für die Zahlungen an freiberufliche Dolmetscher ebenfalls einen einheitlichen Auswahlsatz verwendet. Ab dem Jahr 2004 stützt sich die Stichprobenauswahl jedoch auf das wertbezogene Stichprobenverfahren (MUS). Gegen Ende 2004 soll dieses durch eine zielgerichtete Stichprobenauswahl auf der Basis von Risikofaktoren ergänzt werden. In Bezug auf die Personalausgaben enthält die Antwort auf Nummer 9.58 die erforderlichen Einzelheiten.

9.58. Hinsichtlich des Systems für die Gehälter des Personals wurden Abweichungen zwischen der Datenbank mit den Personaldaten und der elektronischen Anwendung für die monatliche Berechnung der Gehälter festgestellt und behoben, bevor im Oktober 2003 ein neues System eingerichtete wurde. Doch gab es bis kurz vor Abschluss des Jahres 2003 in der Datenbank noch keine systematische Überprüfung der in die Personalakten in der Datenbank eingegebenen neuen Daten. 9.58. ANTWORT DER KOMMISSION Wie vom Hof festgestellt, wurden die bestehenden Abweichungen zwischen den beiden Systemen erkannt und korrigiert, bevor das neue System — NAP — in Produktion gegangen ist. Dies erfolgte auf der Grundlage von überprüften Personaldaten und durch einen komponentenweisen Vergleich zwischen den alten und den neuen Gehaltsabrechnungen. Anders als bei dem früheren System für die Gehaltszahlungen — VAP — stammen die Daten beim NAP direkt aus SYSPER, dem EDV-System für Personaldaten, d.h. sie werden automatisch aus SYSPER übertragen. Eine neuerliche Dateneingabe ist daher nicht mehr erforderlich; sie bot früher einerseits die Gelegenheit für Kontrollen, war aber andererseits auch eine Fehlerquelle. Aus diesem Grund mussten die Überprüfungs-Workflows angepasst werden, was bis Ende 2003 geschehen ist. Bereits 2003 wurden die Daten der Bediensteten in Luxemburg mehreren Ex-post-Überprüfungen unterzogen. Die Daten der Bediensteten in Brüssel werden Ende 2004 überprüft, wenn ein globales Programm für Ex-post-Überprüfungen betriebsbereit sein wird. Sowohl die Vergleiche im Kontext der Umstellung auf das NAP als auch die Überprüfungen in Luxemburg haben gezeigt, dass die Anzahl der Fehler bezogen auf die riesige Datenmenge sehr gering ist und dass es sich nicht um systematische Fehler handelt.

9.59. Der Hof stellte Mängel in den Überwachungssystemen und Kontrollen beim Amt für Veröffentlichungen fest. Vor allem waren dort dem mit der Einleitung und Überprüfung von Finanzoperationen beauftragten Personal offiziell keine genau festgelegten Verantwortlichkeiten zugewiesen. Gegen das vom Amt für Veröffentlichungen festgestellte spezifische Risiko, dass Fehler in Rechnungen nicht aufgedeckt werden, war keine Maßnahme vorgesehen, und die Dokumentation der Verfahren war nicht vollständig. 9.59. ANTWORT DER KOMMISSION In Bezug auf die Abgrenzung der Zuständigkeiten teilt die Kommission die Auffassung des Hofs und hat bereits im November 2003 ein System für eine regelmäßige (monatliche) Aktualisierung eingeführt. In Bezug auf die Dokumentation der Verfahrensabläufe hat das Amt Ende 2003 eine Liste der wichtigsten zu dokumentierenden Verfahren erstellt. Diese Liste wurde 2004 vervollständigt. Die sekundären Verfahren werden für Ende des ersten Halbjahres 2005 dokumentiert.

9.60. Die in der Charta für nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte der Kommission enthaltene Berichtspflicht wurde beim Amt für Veröffentlichungen nicht erfüllt. 9.60. ANTWORT DER KOMMISSION Auch wenn das Verfahren nicht formalisiert ist, wird schon seit mehreren Jahren ein (vierteljährlicher) Tätigkeitsbericht für den Lenkungsausschuss erstellt. Auf der zentralen Ebene gibt es einen monatlichen Haushaltsbericht, außerdem übermitteln die nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten einen Bericht über die Programme, Maßnahmen und Ergebnisse, der insbesondere zur Vorbereitung des jährlichen Tätigkeitsberichts und des Jahresberichts des Amtes dient. Das Amt wird den Bericht so umsetzen, wie es in der Charta für nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte vorgesehen ist.

Bemerkungen zu den Vorgängen

9.61. Bei der Auszahlung einer großen Anzahl von Rechnungen für IT-Dienste, Infrastrukturen und für die Verwaltung der Dienste in Brüssel sowie für Veröffentlichungen wurden die vertraglich festgelegten Fristen überschritten. Gemäß Artikel 106 Absatz 5 der Durchführungsbestimmungen kann der Zahlungsempfänger bei Zahlungsverzug Zinsen verlangen. 9.61. ANTWORT DER KOMMISSION Es sei darauf hingewiesen, dass nach Einführung einer kürzeren Zahlungsfrist in der neuen Haushaltsordnung die vertraglich festgelegten Fristen in den vor dem 31. Dezember 2002 nach den Bestimmungen der alten Haushaltsordnung geschlossenen Verträge nicht geändert wurden. Die meisten der im Jahr 2003 von der Direktion Informatik und dem Amt für Gebäude, Anlagen und Logistik Brüssel (OIB) verwendeten Verträge wurden vor diesem Datum unterzeichnet, so dass für sie noch die Zahlungsfrist von 60 Tagen galt. Auf dieser Grundlage belief sich der Prozentsatz der Zahlungen, die nach der vertraglich festgelegten Frist ausgeführt wurden, für die Direktion Informatik auf 10,8 %, für das OIB auf 18 % und für den SCIC auf 3 % (andere Zahlungen als die Zahlungen für freiberufliche Dolmetscher). Um den Prozentsatz der nicht fristgerecht geleisteten Zahlungen zu verringern, hat die Kommission die operativen Dienststellen auf die Notwendigkeit einer raschen Auszahlung hingewiesen.

9.62. Ende 2003 zahlte das Amt für Veröffentlichungen Rechnungen, deren Betrag über der tatsächlich im Jahr 2003 erbrachten Leistung lag. Der Überschuss wurde von den Lieferern in voller Höhe in Form von Gutschriften anerkannt, die das Amt für Veröffentlichungen 2004 erhielt. Auf diesem Weg wurde vermieden, die Mittelbindung zu annullieren, die im Jahr 2002 im Vorgriff auf für 2003 erwartete Ausgaben vorgenommen wurde. Das vom Amt für Veröffentlichungen angewandte Verfahren steht nicht im Einklang mit den Bestimmungen der Haushaltsordnung und verstößt gegen Artikel 97 Absatz 1 der Durchführungsbestimmungen, wonach Ausgaben nur auf der Grundlage der effektiv erbrachten Leistungen festgestellt werden dürfen. Nach Auffassung des Hofes hätten die regulären Zahlungsverfahren angewandt werden müssen. 9.62. ANTWORT DER KOMMISSION Das Amt erkennt an, dass es sich bei dem Verstoß gegen den Grundsatz der Jährlichkeit des Haushalts um einen wesentlichen Fehler handelt.

Jährliche Tätigkeitsberichte und Erklärungen der bevollmächtigten Anweisungsbefugten

9.63. In der Regel geben die Jährlichen Tätigkeitsberichte und Erklärungen der bevollmächtigten Anweisungsbefugten der meisten Verwaltungsausgaben ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Tätigkeiten und Ergebnisse der Generaldirektionen und Ämter wieder, für die sie verantwortlich sind.

9.64. Einige Anweisungsbefugte berichten, dass nicht alle Normen für die interne Kontrolle, insbesondere im Hinblick auf die detaillierte und vollständige Dokumentation der angewandten Verfahren, in vollem Umfang angewandt werden konnten. Alle erklären aber, die eingeführten Kontrollverfahren gäben die notwendige Gewähr für die Rechtmäßigkeit und die Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge. Der Generaldirektor für Außenbeziehungen fügt in seiner Erklärung einen Vorbehalt hinsichtlich der unzulänglichen Umsetzung der Internen Kontrollnormen Nr. 16 (Aufgabentrennung) und Nr. 17 (Überwachung) bei den Delegationen der Kommission ein.

Allgemeine Schlussfolgerung und Empfehlung

9.65. Von den Organen wurden erhebliche Anstrengungen unternommen, ihre Überwachungssysteme und Kontrollen an die Anforderungen der neuen Haushaltsordnung anzupassen. Bei den meisten Organen konnten jedoch die erforderlichen Änderungen nicht vollständig umgesetzt werden. Dort wurden Mängel festgestellt, die im Hinblick auf die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) risikobehaftet sind. 9.65. ANTWORT DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS Antwort des Internen Prüfers: „Was den letzten Teil des zweiten Satzes und die Fußnote dieser Ziffer anbelangt, so präzisiert der Rechnungshof nicht, welche Organe von den Problemen bei der Umsetzung ihrer internen Kontrollaufgabe betroffen sind. Zur internen Prüfung des Europäischen Parlaments wurden diesbezüglich keinerlei Bemerkungen gemacht, weder in den das Parlament betreffenden Ziffern 9.7 bis 9.17 des vorliegenden Berichts des Rechnungshofes noch in der Auflistung vorläufiger Prüfungsfeststellungen im Jahresbericht, den das Parlament vorab erhalten hat, noch durch die Bediensteten des Rechnungshofes anlässlich ihrer Überprüfung“. Das Parlament unterstützt die Antwort seines Internen Prüfers. Es unterstreicht die Bedeutung seiner Arbeiten bei der Selbstbewertung des Umfangs der Anwendung der Mindestvorschriften für die interne Kontrolle durch die Institution, auf die der Rechnungshof in Ziffer 9.11 eingeht. Mit Hilfe der Selbstbewertung konnten Aktionspläne erarbeitet werden, durch die die festgestellten Mängel behoben werden sollen.

9.65. ANTWORT DER KOMMISSION Die Umsetzung der Reform ist ein kontinuierlicher Prozess. Deshalb tut die Kommission sehr viel und hat ein großes Interesse daran, die Verfahren ständig weiter zu verbessern. Andererseits erfolgt die eigentliche Überwachung in den Dienststellen, und die Dokumentation der betreffenden Maßnahmen muss verbessert werden. Die Kommission organisiert daher im zweiten Halbjahr 2004 spezielle Workshops zu diesem Thema.

9.66. Mit Ausnahme der in den Ziffern 9.23, 9.28, 9.45 und 9.62 genannten Fälle zeigt die Prüfung des Hofes, dass die geprüfte Stichprobe der zugrunde liegenden Vorgänge nicht wesentlich durch Fehler geprägt war.

9.67. Die bevollmächtigten Anweisungsbefugten der Organe legten zum ersten Mal im Jahr 2003 jährliche Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 60 der Haushaltsordnung (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) vor. Die Berichte enthalten wichtige Informationen über das Funktionieren der Überwachungssysteme und Kontrollen. Sie sollten aber inhaltlich verbessert werden, damit der Hof sie als Informationsquelle für seine eigene Zuverlässigkeitserklärung nutzen kann. 9.67. ANTWORT DER KOMMISSION Die Kommission blickt bereits auf eine mehr als zweijährige Erfahrung in diesem Bereich zurück. Der Hof erkennt auch an, dass die Kommission seither ständige Verbesserungen vorgenommen hat. Die derzeitigen jährlichen Tätigkeitsberichte sind eine nützliche Quelle von Informationen über die internen Kontrollsysteme der einzelnen Generaldirektionen. 9.67. ANTWORT DES RECHNUNGSHOFES Die zuständigen Dienste des Hofes haben die Empfehlung mit Aufmerksamkeit zur Kenntnis genommen und im Hinblick auf die Fortsetzung der Einführung der Verfahren zur neuen Haushaltsordnung in ihre Aktionspläne einbezogen.

9.68. Bei den Verwaltungsausgaben insgesamt waren die vom Hof geprüften Vorgänge nicht wesentlich durch Fehler geprägt. Der Hof stellte jedoch Risiken für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge fest. Dies erklärt sich dadurch, dass die Überwachungssysteme und Kontrollen, die 2003 anstelle der früheren Finanzkontrolle eingeführt wurden, noch nicht in allen Organen den wesentlichen Anforderungen der neuen Haushaltsordnung entsprechen. Der Hof empfiehlt, der Umsetzung aller Anforderungen der neuen Haushaltsordnung besondere Aufmerksamkeit zu schenken. 9.68. ANTWORT DER KOMMISSION Die Kommission hat Ende 2002 eine Bewertung der Fortschritte (readiness assessment) vorgenommen, die ergeben hat, dass die Dienststellen in der Lage waren, die Anforderungen der neuen Haushaltsordnung umzusetzen, wie vom Hof unter Nummer 9.54 auch anerkannt. 9.68. ANTWORT DES RECHNUNGSHOFES Siehe Antwort zu Ziffer 9.67.

PRÜFUNG DER DEZENTRALEN EINRICHTUNGEN

9.69. Die jährliche Prüfung der dezentralen Gemeinschaftseinrichtungen ist Gegenstand von Besonderen Jahresberichten (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). Die wichtigsten Angaben zu den dezentralen Einrichtungen sind der Tabelle 9.4 zu entnehmen.

9.70. Das Haushaltsvolumen der dezentralen Einrichtungen belief sich im Jahr 2003 auf 778,0 Millionen Euro gegenüber 852,2 Millionen Euro (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) im Jahr 2002. Der Personalbestand der dezentralen Einrichtungen insgesamt, wie er den Stellenplänen zu entnehmen ist, ergibt einen Anstieg von 2 037 Bediensteten im Jahr 2002 auf 2 204 im Jahr 2003.

Tabelle 9.4 — Haushalts- und Stellenpläne 2002 und 2003 — Dezentrale Einrichtungen (DE) Sitz Gründungsjahr Haushaltsplan (Millionen Euro) Planstellen 2002 2003 2002 2003 Europäisches Zentrum für die Förderung der Berufsbildung Thessaloniki 1975 14,2 14,7 83 83 Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen Dublin 1975 17,4 16,8 88 88 Europäische Umweltagentur Kopenhagen 1990 25,2 27,5 106 111 Europäische Stiftung für Berufsbildung Turin 1990 16,8 17,2 123 104 Europäische Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht Lissabon 1993 10,4 10,5 59 63 Europäische Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln London 1993 61,3 84,2 251 287 Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union Luxemburg 1994 23,6 29 158 158 Gemeinschaftliches Sortenamt Angers 1994 10,5 11,1 33 33 Harmonisierungsamt für den Binnenmarkt (HABM) Alicante 1994 154,7 157,4 715 675 Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz Bilbao 1995 13,2 14,6 31 33 Europäische Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit Wien 1997 6,2 6,6 28 30 Europäische Agentur für den Wiederaufbau Thessaloniki 2000 495,9 358,6 316 317 Eurojust Den Haag 2002 2,8 8,1 46 53 Europäische Agentur für Flugsicherheit Brüssel 2002 — 4,7 — 80 Europäische Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs Brüssel 2002 — 4,5 — 40 Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit Brüssel 2002 — 12,6 — 49 Insgesamt 852,2 778,0 2 037 2 204

9.71. Das Haushaltsjahr 2003 war gekennzeichnet durch das Inkrafttreten der neuen Rahmenfinanzregelung (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12), wonach die dezentralen Einrichtungen ihre eigene Finanzregelung auszuarbeiten und anzunehmen hatten.

9.72. Im Laufe des Haushaltsjahres nahmen alle dezentralen Einrichtungen mit drei Ausnahmen im Anschluss an die Stellungnahme der Kommission ihre neue Finanzregelung an. Diejenigen Einrichtungen, die nicht in der Lage waren, eine spezifische Finanzregelung auszuarbeiten, nahmen vorläufig die Rahmenfinanzregelung an (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) oder wandten in Erwartung der Stellungnahme der Kommission (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) den Entwurf ihrer Finanzregelung an. Alle Einrichtungen haben die Bestimmungen der Rahmenfinanzregelung übernommen und geringfügige Änderungen vorgenommen, die aufgrund der Art ihrer Tätigkeit notwendig waren. Die einzige nennenswerte Ausnahme ist die Europäische Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln. Sie hat wegen der Vergabeverfahren Schwellenwerte eingesetzt, die von den in der Rahmenfinanzregelung vorgegebenen Werten abweichen. 9.72. ANTWORT DER KOMMISSION In Bezug auf die Finanzregelung der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln (EMEA) hat die Kommission verlangt, dass sich die Agentur streng an die Rahmenfinanzregelung halten muss. Daher wurde im Einvernehmen mit der Kommission im Juni 2004 eine neue Finanzregelung erlassen. Seit Ende 2003 hat die Europäische Agentur für Wiederaufbau ebenfalls die Genehmigung der Kommission erhalten und am 4. Juni 2004 ihre Finanzregelung erlassen.

9.73. Die Umsetzung der Grundsätze der Rahmenfinanzregelung erfordert bei den Einrichtungen, insbesondere infolge der Abschaffung der Finanzkontrolle und der Schaffung der Funktion einer Internen Revision, eine Umstrukturierung des internen Kontrollsystems. Diese Umstrukturierung verlangt Anpassungsbemühungen und die Schulung der verschiedenen Finanzakteure, vor allem der Anweisungsbefugten, die stärker in die Verantwortung genommen werden. Bei zwei Dritteln der Einrichtungen wurden die von den Finanzakteuren eingeführten Systeme noch nicht von der Internen Revision bewertet.

9.74. Beim Jahresabschluss besteht die wichtigste Neuerung in der Einführung der periodengerechten Buchführung, die eine Änderung der Arbeitsmethoden und eine Anpassung der Rechnungsführungswerkzeuge nach sich zieht. Mit Blick auf die Konsolidierung der Jahresabschlüsse der Organe und Einrichtungen der Union im Haushaltsjahr 2005 muss der Rechnungsführer der Kommission gemäß Artikel 133 der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan Rechnungsführungsregeln festlegen, eine Anforderung, die in Artikel 85 (Rechnungsführung) und 90 (Führung eines Bestandsverzeichnisses) der Rahmenfinanzregelung aufgegriffen wurde. 9.74. ANTWORT DER KOMMISSION Im Rahmen ihres Projekts der Modernisierung der Rechnungsführungssysteme hat die Kommission einen Ausschuss für das Rechnungswesen eingesetzt, der sie bei der Ausarbeitung der künftigen Rechnungsführungsvorschriften unterstützen soll. Nach einer Konsultation der Agenturen zu diesen Vorschriften werden diese vom Rechnungsführer der Kommission vor Ende 2004 genehmigt werden und gelten damit für alle Einrichtungen im Sinne von Artikel 185 der Haushaltsordnung.

9.75. Bis zur Fertigstellung der von der Kommission auszuarbeitenden Normen für die Umstellung von der Kassenbuchführung zur Periodenbuchführung wandten die dezentralen Einrichtungen bei Aufstellung ihrer Jahresabschlüsse zum Haushaltsjahr 2003 unterschiedliche Ansätze an. Die meisten dezentralen Einrichtungen wandten das frühere Verfahren an, andere legten periodengerechte Jahresabschlüsse vor. Die übrigen dezentralen Einrichtungen wandten die periodengerechte Buchführung nur bei den Vorgängen an, für die ihnen die notwendigen Informationen vorlagen. Überdies hatten die dezentralen Einrichtungen, die die periodengerechte Buchführung anwandten, bei den Angaben des Haushaltsjahres 2002 keine Berichtigung vorgenommen, was Vergleiche von Haushaltsjahr zu Haushaltsjahr erschwert. Tabelle 9.5 gibt einen Überblick über den Stand der Umsetzung der neuen Rahmenfinanzregelung.

Tabelle 9.5 — Stand der Anwendung der Rahmenfinanzregelung zum 31. Dezember 2003 Agentur Geltende Finanzregelung Interne Revision Anwendung der periodengerechten Buchführung Eigene Regelung Rahmenfinanzregelung vollständig teilweise gar nicht Europäische Umweltagentur X X X Europäische Agentur für den Wiederaufbau X X X Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz X X Europäisches Zentrum für die Förderung der Berufsbildung X X Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union X X Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen X X Europäische Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln X X X Europäische Stiftung für Berufsbildung X X Gemeinschaftliches Sortenamt X X Europäische Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht X X Harmonisierungsamt für den Binnenmarkt X X X Europäische Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit X X X Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit X X Eurojust X X Europäische Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs X X Europäische Agentur für Flugsicherheit X X

9.76. Abgesehen von den Umsetzungsproblemen im Zusammenhang mit den Grundsätzen der neuen Rahmenfinanzregelung wiesen die Bestandsverzeichnisse über die Anlagewerte bei einer Reihe von dezentralen Einrichtungen Lücken auf, die eine gewisse Unsicherheit hinsichtlich der Bewertung der in ihren Vermögensübersichten ausgewiesenen Anlagewerte aufkommen lassen.

9.77. Die Kommission muss die notwendigen Maßnahmen treffen, damit die dezentralen Einrichtungen gemäß Artikel 85 und 90 der Rahmenfinanzregelung über die Rechnungsführungsregeln und -methoden verfügen, die sie für die Aufstellung ihrer Jahresabschlüsse nach Maßgabe der neuen Finanzvorschriften benötigen, und gewährleisten, dass die für das Haushaltsjahr 2005 geplante Konsolidierung reibungslos durchgeführt werden kann. 9.77. ANTWORT DER KOMMISSION Die Verantwortung für die Vorbereitung der Jahresrechnungen und für den Einsatz geeigneter Rechnungsführungsinstrumente in Übereinstimmung mit den künftigen Rechnungsführungsvorschriften der Kommission liegt weiterhin bei den Rechnungsführern der einzelnen Agenturen. Die Kommission hat bereits Schritte unternommen, um zu gewährleisten, dass die Agenturen für die künftigen Anforderungen im Bereich der Rechnungsführung gerüstet sind. Sie veranstaltet regelmäßige Treffen mit den Rechnungsführern der Agenturen, um über Fragen im Zusammenhang mit dem Rechnungswesen und insbesondere über die Fortschritte beim Modernisierungsprojekt zu sprechen und sie darüber zu informieren, was jetzt und in Zukunft geschehen muss (das letzte Treffen fand am 11. Juni 2004 statt). Die Agenturen sind außerdem im Ausschuss für das Rechnungswesen vertreten; Anfang Juni 2004 wurden alle Agenturen zu den neuen Rechnungsführungsvorschriften der Kommission konsultiert, nachdem sie bereits im April einen Fragbogen ausgefüllt hatten, der ihnen helfen sollte, Lücken zwischen den derzeitigen Rechnungsführungspraktiken und den künftigen Anforderungen festzustellen. Die Agenturen konnten darüber hinaus den ersten Entwurf des Online-Rechnungsführungshandbuchs der Kommission einsehen. Außerdem hat die Kommission eine Kontaktstelle eingerichtet, die die Fragen der Agenturen im Zusammenhang mit dem Rechnungswesen beantworten kann.

9.78. Der Hof hat seine Bestätigungsvermerke zu den Jahresabschlüssen und zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) bei zwei dezentralen Einrichtungen eingeschränkt.

9.79. Die dezentralen Einrichtungen sollten ihrerseits die bisherigen Erfahrungen besser nutzen, um bestmögliche Verfahren zu ermitteln und ihre effizientesten Mittel einzusetzen, um die Mittelbewirtschaftung zu verbessern und Effizienzvorteile zu erwirken. Die Bemühungen sollten sich etwa auf die EDV-Werkzeuge, beispielsweise das Buchführungssystem oder das Bestandsverzeichnis über die Anlagewerte, konzentrieren und im Rahmen ihrer Anpassungsmaßnahmen an die Grundsätze der Rahmenfinanzregelung eine bessere Übereinstimmung der Haushaltsbuchführung mit der Finanzbuchführung erreichen. Mit Blick auf ein vorbildliches Verfahren ist auf die Kohärenz zwischen Arbeitsprogramm, Organigramm und Haushaltsplan hinzuweisen, die bei der Stelle für die Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit besteht. Durch die Kohärenz dieser Systeme werden dort die Verantwortlichkeiten, wie sie in der Grundverordnung festgelegt sind, unmittelbar und in transparenter Weise auf die operationelle Ebene übertragen. Auf dem Gebiet der Werkzeuge verfügt die Europäische Stiftung für Berufsbildung über ein leistungsfähiges EDV-System für die Verwaltung und die Überwachung der Auftragsvergabeverfahren, das sich als nützlich erweist, um dem Risiko von Unregelmäßigkeiten entgegenzuwirken. 9.79. ANTWORTEN DER KOMMISSION Auf eine entsprechende Frage der Agenturen hin hat die Kommission ihnen bestätigt, dass das derzeitige Rechnungsführungssystem (SI2) ihnen noch bis Ende 2005 zur Verfügung steht, wobei das neue System (ABAC) ihnen ebenfalls ab 2005 zur Verfügung gestellt werden kann, wenn sie dies wünschen. Die gesamte Dokumentation und die Software für die künftigen IT-Systeme (einschließlich SAP) werden den Agenturen zur Verfügung stehen.

PRÜFUNG DER EUROPÄISCHEN SCHULEN

9.80. Die Prüfung der Europäischen Schulen ist Gegenstand eines nicht im Amtsblatt veröffentlichten Besonderen Jahresberichts, der dem Obersten Rat der Europäischen Schulen übermittelt wird. Zum Schulbeginn 2003 besuchten 19 248 die Schulen. Zum 31. Dezember 2003 gehörten dem Personal der Schulen 1 640 Lehrkräfte (Äquivalent) an. Die Mittelausstattung der Schulen belief sich auf 201,4 Millionen Euro, die hauptsächlich über einen Zuschuss der Kommission (114,8 Millionen Euro) und Beiträge der Mitgliedstaaten (44,1 Millionen Euro) finanziert werden.

9.81. Die Prüfung zum Haushaltsjahr 2003 bezog sich auf die konsolidierte Rechnung der Schulen, die vom Büro des Generalsekretärs des Obersten Rates erstellt wurde, sowie auf die Jahresabschlüsse der Schulen Brüssel III und Luxemburg. Aus der Prüfung ergaben sich keine Anomalien, die sich auf den Bestätigungsvermerk des Hofes zum betreffenden Jahresabschluss der Schulen auswirken würden.