Entschließung des Europäischen Parlaments

vom 5. Mai 2010

mit den Bemerkungen, die integraler Bestandteil seines Beschlusses betreffend die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans der Europäischen Polizeiakademie für das Haushaltsjahr 2008 sind

DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT,

in Kenntnis der endgültigen Rechnungsabschlüsse der Europäischen Polizeiakademie für das Haushaltsjahr 2008,

in Kenntnis des Berichts des Rechnungshofs über den Jahresabschluss 2008 der Europäischen Polizeiakademie, zusammen mit den Antworten der Akademie [1],

in Kenntnis der Empfehlung des Rates vom 16. Februar 2010 (5827/2010 — C7-0061/2010),

gestützt auf Artikel 276 des EG-Vertrags und Artikel 319 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union,

gestützt auf die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften [2], insbesondere auf Artikel 185,

gestützt auf den Beschluss 2005/681/JI des Rates vom 20. September 2005 zur Errichtung der Europäischen Polizeiakademie [3], insbesondere auf Artikel 16,

gestützt auf die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 der Kommission vom 19. November 2002 betreffend die Rahmenfinanzregelung für Einrichtungen gemäß Artikel 185 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 [4], insbesondere auf Artikel 94,

gestützt auf Artikel 77 und Anlage VI seiner Geschäftsordnung,

in Kenntnis des Berichts des Haushaltskontrollausschusses und der Stellungnahme des Ausschusses für bürgerliche Freiheiten, Justiz und Inneres (A7-0075/2010),

A. in der Erwägung, dass die Akademie 2001 errichtet wurde und mit Wirkung vom 1. Januar 2006 in eine Gemeinschaftseinrichtung im Sinne von Artikel 185 der Haushaltsordnung umgewandelt wurde, für die die Rahmenfinanzregelung für dezentrale Einrichtungen gilt,

B. in der Erwägung, dass der Rechnungshof in seinem Bericht über den Jahresabschluss 2006 der Akademie sein Prüfungsurteil in Bezug auf die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge mit der Begründung eingeschränkt hat, dass die Auftragsvergabeverfahren nicht im Einklang mit den Vorschriften der Haushaltsordnung standen,

C. in der Erwägung, dass der Rechnungshof in seinem Bericht über den Jahresabschluss 2007 der Akademie sein Prüfungsurteil in Bezug auf die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung und in Bezug auf die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge eingeschränkt hat,

D. in der Erwägung, dass das Parlament dem Direktor der Europäischen Polizeiakademie am 23. April 2009 Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans der Akademie für das Haushaltsjahr 2007 [5] erteilt hat und in seiner dem Entlastungsbeschluss beigefügten Entschließung unter anderem

- sich sehr besorgt darüber erklärt hat, dass der Rechnungshof Fälle ermittelt hat, in denen Mittel zur Finanzierung von Privatausgaben von Bediensteten der Akademie verwendet wurden,

- die Akademie aufgefordert hat, gemäß der Haushaltsordnung detaillierte Durchführungsbestimmungen, einschließlich solcher, die die Transparenz ihrer Auftragsvergabeverfahren gewährleisten, anzunehmen,

- die Kommission aufgefordert hat, die Ausführung des Haushaltsplans der Akademie aufmerksam zu überwachen,

- festgestellt hat, dass das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) im Zusammenhang mit der Akademie eine interne Untersuchung eingeleitet hat,

E. in der Erwägung, dass der Rechnungshof in seinem Bericht über den Jahresabschluss 2008 der Akademie dem Prüfungsurteil zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung, ohne dieses explizit einzuschränken, einen Zusatz angefügt hat und ein eingeschränktes Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge abgegeben hat,

1. vertritt die Auffassung, dass die Antworten der Akademie zu den Bemerkungen des Rechnungshofs insgesamt gesehen unbefriedigend bleiben und die vorgeschlagenen Abhilfemaßnahmen zu allgemein und vage gehalten sind, und dass die Entlastungsbehörde demzufolge nicht angemessen beurteilen kann, ob der Akademie künftig eine Verbesserung möglich ist;

Strukturelle Probleme

2. hält es aufgrund der geringen Größe der Akademie für fraglich, dass sie die komplexen Finanz- und Personalvorschriften der Europäischen Union wirksam anwenden kann;

3. stellt fest, dass der Standort des Sekretariats der Akademie in Bramshill, ca. 70 km von London entfernt, unter anderem mit Blick auf die Personaleinstellung und die öffentlichen Verkehrsverbindungen, Nachteile mit sich bringt;

4. bezweifelt, dass der neue Direktor der Akademie in der Lage sein wird, diese strukturellen Probleme anzugehen;

5. gibt zu bedenken, ob nicht eine Angliederung der Akademie an Europol in Betracht gezogen werden sollte;

Leitungsstruktur der Akademie und Transparenz

6. hält die Kosten für die Leitungsstruktur der Akademie, deren Verwaltungsrat sich aus 27 Mitgliedern zusammensetzt, während der Personalbestand lediglich 24 Mitarbeiter beträgt (Zahlen vom Beginn des Haushaltsjahrs 2008), für nicht unbedeutend;

7. stellt fest, dass die Akademie auf ihrer Website keine Informationen über ihren Verwaltungsrat veröffentlicht; empfiehlt daher, dass sämtliche Verwaltungsratsmitglieder und alle zur Kontaktaufnahme mit den Verwaltungsratsmitgliedern notwendigen Angaben auf der Website der Akademie aufgeführt werden, um die Transparenz zu erhöhen;

Zuverlässigkeit der Rechnungsführung

8. ist äußerst besorgt darüber, dass nicht alle Anpassungen für den Zeitraum zwischen der Aufgabe des bisherigen Rechnungsführungssystems ( 23. Mai 2008) und der Einführung des neuen periodengerechten Rechnungsführungssystems (ABAC, 14. Juli 2008), in dem ein manuelles System zum Einsatz kam, zeitgerecht vorgenommen wurden, und dass die Qualität der Finanzdaten bezüglich der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel, der Verwendung zweckgebundener Einnahmen und der Verknüpfung mit bestimmten Beträgen in der Vermögensübersicht des Jahres 2007 unklar bleibt;

9. ist beunruhigt darüber, dass die Akademie aufgrund der parallelen Verwendung zweier Systeme zur Verwaltung von Anlagewerten im Jahr 2008 Vermögenswerte bisweilen doppelt erfasst hat und dabei weder Etiketten noch individuelle Inventarnummern vergeben wurden;

10. bedauert, dass, wie der Rechnungshof in seinen Bemerkungen feststellt, bis Mitte 2009 (im Anschluss an die Feststellungen des Rechnungshofs im Bericht über das Haushaltsjahr 2007, wonach Mittel zur Finanzierung von Privatausgaben verwendet wurden) immer noch keine Ex-post-Kontrolle durch ein externes Unternehmen in die Wege geleitet wurde; fordert die Akademie auf, alle erforderlichen Schritte für eine möglichst baldige Durchführung dieser Kontrolle zu unternehmen, damit im Bericht über den Jahresabschluss 2009 der Akademie nicht erneut auf diese Unterlassung hingewiesen werden muss;

Verfahrensmängel bei der Auftragsvergabe

11. stellt Verfahrensmängel bei der Auftragsvergabe für einen öffentlichen Lieferauftrag im Wert von ungefähr 2 % der Betriebsausgaben fest; stellt insbesondere fest, dass dieser Lieferauftrag auf Rahmenverträgen beruht, die ausschließlich für Fortbildungsmaßnahmen vorgesehen sind; hält darüber hinaus fest, dass die Akademie den Vertrag gemäß den vertraglichen Bestimmungen beliebig verlängern oder erweitern kann;

12. betont wie in den vorangegangenen Jahren, dass sich die Akademie genauestens an die Haushaltsordnung und die EG-Rechtsvorschriften über öffentliche Aufträge halten und ihre Haushaltsführung verbessern muss;

Nichteinhaltung der Vorschriften über Ausgaben für die Veranstaltung von Kursen

13. hält es für besorgniserregend, dass der Rechnungshof zahlreiche Verstöße gegen die geltenden Verwaltungs- und Finanzvorschriften über die Ausgaben für die Veranstaltung von Kursen und Seminaren festgestellt hat, die einen bedeutenden Anteil (64 %) der Betriebsausgaben der Akademie ausmachen; nimmt zur Kenntnis, dass es sich bei diesen Unregelmäßigkeiten hauptsächlich um das Fehlen von Belegen für die entstandenen Kosten, das Fehlen von Teilnahmebestätigungen, Originalrechnungen und für die Erstattung von Unterbringungskosten benötigten Unterlagen und die Nicht-Einforderung von Informationen über die Reisekosten von Experten handelt; ist zudem der Auffassung, dass die Antworten der Akademie auf die Bemerkungen des Rechnungshofs und die diesbezüglichen Fragen der Berichterstatterin sehr vage und daher für die Entlastungsbehörde nicht hinnehmbar sind; fordert die Akademie auf, sich um eine Verbesserung dieser Situation zu bemühen;

Mittelübertragungen

14. stellt fest, dass der Rechnungshof darauf hingewiesen hat, dass mehr als 2,7 Mio. EUR (entspricht 31 % des Gesamthaushalts der Akademie) übertragen werden mussten; ist daher beunruhigt darüber, dass diese Situation einen Verstoß gegen den Haushaltsgrundsatz der Jährlichkeit darstellt und auf erhebliche Schwachstellen hinsichtlich der Planung und der anschließenden Ausführung des Hauhaltsplans der Akademie hindeutet;

15. fordert die Akademie auf, in künftigen Hauhaltsplänen getrennte Mittel für Finanzhilfen einzuführen, damit keine Streichungen notwendig werden;

Weitere Unregelmäßigkeiten

16. stellt fest, dass eine Prüfung des Rechnungshofs ergeben hat, dass

- in drei Fällen (Gesamtwert von 39500 EUR) rechtliche Verpflichtungen fehlten,

- in neun Fällen (Gesamtwert von 244200 EUR) vor der rechtlichen Verpflichtung keine Mittelbindung vorgenommen wurde,

und fordert die Akademie daher auf, sich um eine Verbesserung dieser Situation zu bemühen und die Entlastungsbehörde im Anschluss daran zu informieren;

17. weist darauf hin, dass die Entlastung für die Ausführung des Haushaltsplans der Akademie in den kommenden Jahren mehr auf die Leistung der Akademie während des ganzen Jahres gestützt werden sollte;

Laufende OLAF-Untersuchung

18. stellt fest, dass das OLAF 2008 im Zusammenhang mit der Akademie eine interne Untersuchung eingeleitet hat, nachdem der Rechnungshof und der Dienst Internes Audit (IAS) der Kommission aufgedeckt hatten, dass Bedienstete der Akademie öffentliche Mittel für Privatzwecke verwendet hatten; stellt fest, dass die Informationen, die die Akademie dem Parlament nach dessen Anfrage im Jahr 2009 zur Verfügung gestellt hat, die Nutzung von Mobiltelefonen, die Bereitstellung von Mobiliar zur Unterbringung von Personal und einen kostenlosen Pendeldienst für Bedienstete für Fahrten zu Flughäfen und Bahnhöfen betreffen; stellt fest, dass es laut Angaben der Akademie hierbei um folgende Beträge geht und sich die Situation, was die Rückforderung dieser Beträge betrifft, wie folgt darstellt:

- Nutzung von Mobiltelefonen durch Bedienstete: 3405 GBP während des Zeitraums April — Dezember 2007; alle Kosten wurden erstattet,

- Nutzung von Fahrzeugen aus dem Fahrzeugpool durch Bedienstete: 1157 GBP während des Zeitraums Juli — Dezember 2007; alle Kosten wurden erstattet und die Fahrzeuge sind inzwischen verkauft worden,

- Mobiliar: 6625 GBP für den Erwerb von Möbeln im Jahr 2007, die Möbel sind inzwischen verkauft worden;

- kostenloser Pendeldienst für Bedienstete für Fahrten zu Flughäfen und Bahnhöfen: Kosten in Höhe von 9508 GBP für 2007; das diesbezügliche Rückforderungsverfahren wurde eingeleitet;

19. fordert die Akademie und die Kommission auf, die Entlastungsbehörde umgehend über die Ergebnisse der vom OLAF durchgeführten Untersuchung zu unterrichten;

Personalbestand

20. erklärt sich besorgt darüber, dass bisher Bedienstete auf Zeit für Arbeiten im Bereich Finanzen eingesetzt wurden; stellt fest, dass die Akademie erst 2009 eine Stellenausschreibung zur Einstellung eines Koordinators für die Normen der internen Kontrolle veröffentlicht hat, und dass die Vorstellungsgespräche für diese Stelle damals für Anfang 2010 angesetzt wurden;

Interne Revision

21. nimmt zur Kenntnis, dass der IAS in seinem Prüfbericht 13 Empfehlungen (davon 2 kritische und 9 sehr wichtige) auflistet; stellt fest, dass diese sich hauptsächlich auf folgende Punkte beziehen: Vereinbarkeit mit den Vorschriften für öffentliche Aufträge; Gewährleistung der Zuverlässigkeit des Managements; Sachanlagen (Inventarsystem); Verwaltung von Befugnisübertragungen (Befugnisübertragungen müssen vollständig schriftlich belegt und regelmäßig überprüft werden); Haushaltsverwaltung; Vereinbarkeit mit Vorschriften und Grundsätzen der Rechnungslegung; Prüfliste zur Gewährleistung von Folgerichtigkeit und Dokumentierung der Finanzkontrollen;

Maßnahmenplan, der vom Verwaltungsrat anzunehmen und vom Direktor der Akademie bis zum 30. Juni 2010 umzusetzen ist

22. erwartet zunächst, dass der Verwaltungsrat umgehend einen Maßnahmenplan verabschiedet, der den im Anhang dieser Entschließung festgelegten Zielen entsprechen soll; verlangt, dass der Direktor der Akademie danach in Zusammenarbeit mit dem IAS und der zuständigen Generaldirektion (GD) konkrete Maßnahmen und einen Zeitplan für deren Umsetzung vorlegt und vom Verwaltungsrat annehmen lässt; fordert daher den IAS sowie die zuständige GD auf, die notwendige Unterstützung zu gewähren, damit Indikatoren zur regelmäßigen Überprüfung der Fortschritte bei der Umsetzung der von der Akademie beschlossenen Maßnahmen bestimmt werden können; erwartet, dass die Akademie der Entlastungsbehörde bis zum 30. Juni 2010 die Annahme konkreter Maßnahmen und Indikatoren mitteilt;

23. fordert den Rechnungshof auf, der Entlastungsbehörde so bald wie möglich seine Stellungnahme in Form eines Schreibens zu der Aufstellung des Maßnahmenplans der Akademie zu übermitteln;

24. verweist, was weitere horizontale Bemerkungen zum Entlastungsbeschluss betrifft, auf seine Entschließung vom 5. Mai 2010 [6] zu Leistung, Finanzmanagement und Kontrolle der Agenturen.

[1] ABl. C 304 vom 15.12.2009, S. 124.

[2] ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1.

[3] ABl. L 256 vom 1.10.2005, S. 63.

[4] ABl. L 357 vom 31.12.2002, S. 72.

[5] ABl. L 255 vom 26.9.2009, S. 157.

[6] Angenommene Texte, P7_TA(2010)0139. (Siehe Seite 241 dieses Amtsblatts.)

--------------------------------------------------

ANHANG

Maßnahmenplan, der vom Verwaltungsrat anzunehmen und vom Direktor der Akademie bis zum 30. Juni 2010 umzusetzen ist

HAUSHALTSPLANUNG

1. Ziel

Verbesserung der Planung und Kontrolle des Haushalts und der Tätigkeiten der Akademie

Erforderliche Maßnahmen:

Aufstellung eines mehrjährigen Plans durch den Direktor für die Dauer seiner Amtszeit, der folgende Bereiche betrifft:

- geplante Leistungen (Ergebnisse und Auswirkungen);

- Mittelbedarf und entsprechende jährliche Haushaltsvorausschätzungen;

- erforderlicher Personalbestand für die Umsetzung der geplanten Leistungen;

- bereitzustellende materielle Ressourcen für die Umsetzung der geplanten Leistungen.

SYSTEME DER INTERNEN KONTROLLE

2. Ziel

Verbesserung der Finanzverwaltung der Tätigkeiten der Akademie, einschließlich der mit zweckgebundenen Einnahmen finanzierten Programme (AGIS, ISEC und MEDA)

Erforderliche Maßnahmen:

Das Finanzverwaltungssystem ist zu überarbeiten (mit Änderungen der gegenwärtigen Haushaltsabläufe) zwecks Standardisierung — und Erhöhung der Effektivität — der Finanzverwaltung für die einzelnen Tätigkeiten der Akademie. Durch diese Überarbeitung soll außerdem die Qualität der Finanzdaten verbessert werden, die von den Verantwortlichen zur Durchführung der Programme gemacht werden.

3. Ziel

Formale Anerkennung sämtlicher Finanzverfahren und des neuen Rechnungsführungssystems im Einklang mit Artikel 43 der Rahmenfinanzregelung

Erforderliche Maßnahmen:

Der Anweisungsbefugte und dessen bevollmächtigte Anweisungsbefugte müssen die Systeme, die sie eingerichtet haben, um dem Rechnungsführer die notwendigen Finanzdaten zu übermitteln, formell dokumentieren. Der Rechnungsführer muss diese Beschreibungen der Systeme validieren, damit die Qualität der ihm übermittelten Finanzdaten für die Aufstellung des Jahresabschlusses gewährleistet ist.

4. Ziel

Verbesserung des Systems der Ausgabenkontrolle (Ziffer 14 des Berichts des Rechnungshofs zum Haushaltsjahr 2008)

Erforderliche Maßnahmen:

Formale Annahme und Umsetzung von wirkungsvollen Verfahren und/oder von Prüflisten, damit gewährleistet ist, dass die erhobenen Forderungen von Einrichtungen, die im Namen der Akademie Kurse veranstalten, mit den geltenden Verwaltungs- und Finanzvorschriften vereinbar sind.

PERSONAL

5. Ziel

Besetzung freier Stellen, damit ein "normaler" Anteil freier Stellen (z. B. 5 %) erreicht wird

Erforderliche Maßnahmen:

- Annahme und Umsetzung von jährlichen Einstellungsplänen für den Zeitraum, der von dem unter Nummer 1 erwähnten mehrjährigen Plan abgedeckt wird;

- Annahme und Umsetzung von Leitlinien für die Einstellung von Personal.

6. Ziel

Aufstockung des Personals

Erforderliche Maßnahmen:

Die gegenwärtig freien Stellen (oder Stellen, die mit Leiharbeitskräften besetzt sind) werden im Laufe des Jahres mit Bediensteten auf Zeit besetzt.

AUFTRAGSVERGABE

7. Ziel

Verbesserung des Kontrollsystems in Bezug auf die Auftragsvergabe

Erforderliche Maßnahmen:

- Annahme und Einsatz eines Verfahrenshandbuchs für Aufträge und von Prüflisten, um die Auswahl der richtigen Verfahren und deren ordnungsgemäße Umsetzung zu gewährleisten;

- Annahme und Umsetzung eines Jahresplans für den Erwerb von Gütern und Dienstleistungen.

SONSTIGES

8. Ziel

Endgültiger Abschluss der Frage der Mittelverwendung zur Finanzierung von Privatausgaben

Erforderliche Maßnahmen:

Vorlage des endgültigen Berichts eines externen Prüfers, der folgende Angaben enthält:

- Gesamtsumme der zur Finanzierung von Privatausgaben verwendeten Mittel;

- bisher zurückgezahlte Beträge;

- Wahrscheinlichkeit der Wiedereinziehung noch offener Beträge und der Zeitplan dafür.

--------------------------------------------------