MITTEILUNG DER KOMMISSION AN DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT UND DEN RAT - Synthese der Jährlichen Tätigkeitsberichte und Erklärungen der Generaldirektoren und Dienstleiter

INHALTSVERZEICHNIS

1. Einführung

2. Gesamtbewertung der Tätigkeit der Kommission im Jahr 2001

2.1. Die wichtigsten politischen Ergebnisse des Jahres 2001

2.2. Querschnittsfragen in den Jahresberichten

3. Die Durchführung der Reform im Jahr 2001

3.1. Prioritäten, Aufteilung und rationeller Einsatz der Ressourcen

3.2. Änderungen in der Humanressourcenpolitik

3.3. Audit, Finanzmanagement und Kontrolle

3.4. Querschnittsfragen der Reform in den Jahresberichten

4. Die Implementierung interner Kontrollnormen im Jahr 2001

4.1. Überblick über die Implementierung der wichtigsten Komponenten der internen Kontrolle

4.1.1. Kontrollumfeld

4.1.2. Leistung und Risikomanagement

4.1.3. Information und Kommunikation

4.1.4. Kontrollmaßnahmen

4.1.5. Audit und Bewertung

4.2. Schlussfolgerungen und Maßnahmen zur weiteren Implementierung der internen Kontrolle

5. Vorbehalte der bevollmächtigten Anweisungsbefugten

5.1. Art der Vorbehalte

5.2. Hauptpunkte/Trends

5.2.1. Finanzsysteme und Dezentralisierung der Aufgaben im Finanzbereich

5.2.2. Gemeinsam verwaltete Bereiche / mangelnde Einflussmöglichkeiten der Generaldirektoren

5.2.3. Audit und Kontrolle

5.2.4. Einstellungsverfahren und Fortbildung

5.2.5. Modernisierung des Kontenrahmens und Rechnungsführungssystems der Kommission

6. Allgemeine Schlussfolgerungen

6.1. Situation der Kommission

6.2. Wie die Probleme zu lösen sind

1. Einführung

Einer der Kernsätze im Weißbuch zur Reform [1] lautet, dass die Kommission ihre Tätigkeit stärker an den Grundsätzen der Rechenschaftspflicht und Verantwortlichkeit ausrichten muss. Aus diesem Grund wurde im Rahmen der Implementierung des maßnahmenbezogenen Managements (ABM = Activitiy-Based Management) [2] und der Charta für die bevollmächtigten Anweisungsbefugten (AOD = Authorising Officer by Delegation) den Generaldirektoren und Dienstleitern auferlegt, einen Jährlichen Tätigkeitsbericht vorzulegen, der eine Zuverlässigkeitserklärung und einen Jahresabschluss enthalten muss.

[1] KOM(2000)200, 1. März 2000.

[2] Siehe Mitteilung (SEK(2001)1197/6&7) vom 25. Juli 2001.

Das maßnahmenbezogene Management wird in der Kommission in Form eines integrierten Zyklus umgesetzt, der vier Elemente umfasst:

* Erste Phase des strategischen Planungs- und Programmierungszyklus ist die Jährliche Strategieplanung. Sie dient dazu, Prioritäten und die ihnen zugeordneten Maßnahmen sowie den Gesamtrahmen für die erforderlichen Ressourcen festzulegen.

* Ausgehend von diesen Rahmenbedingungen wird im Haushaltsvorentwurf der Ressourcenbedarf ermittelt. Mit dem Legislativ- und Arbeitsprogramm der Kommission werden die politischen Prioritäten in konkrete Maßnahmen umgesetzt.

* Fixiert wird die konkrete Programmplanung der Dienststellen der Kommission in deren Jährlichen Managementplänen, die die verfügbaren Mittel den vorgesehenen Tätigkeiten und Maßnahmen im betreffenden Politikbereich zuordnen.

* Zum Abschluss jedes Zyklus erstellt jeder Generaldirektor bzw. Dienstleiter einen Bericht über die ausgeführten Arbeiten, die Ressourcenverwendung und die im jeweiligen Dienst erzielten Ergebnisse, begleitet von einer Erklärung, mit der er die Verantwortung übernimmt. [3]

[3] Weißbuch zur Reform, Maßnahme 82.

Der erste Jährliche Tätigkeitsbericht (nachstehend "Jahresbericht" genannt) war von den Generaldirektoren und Dienstleitern für das Jahr 2001 vorzulegen (bis zum 1. Mai 2002). Deshalb können diese Jahresberichte nur als ein erster Schritt auf dem Weg zu einem durchgehend kohärenten Zyklus gesehen werden. Denn zum Ersten wird das maßnahmenbezogene Management progressiv eingeführt (für das Jahr 2001 hatten nur wenige Dienste einen Managementplan ausgearbeitet und die erste Jährliche Strategieplanung wurde für das Jahr 2002 genehmigt), zum Zweiten sind die internen Kontrollnormen in den kommenden Jahren erst noch vollständig umzusetzen, und zum Dritten war es das erste Mal, dass Generaldirektoren eine Zuverlässigkeitserklärung abgeben mussten.

Aus diesen Gründen konnten die ersten Jahresberichte also gar nicht einheitlich ausfallen. Ungeachtet der verständlichen Mängel - Perfektion zu erwarten wäre unrealistisch gewesen - ist das Ergebnis unter dem Blickwinkel der Reform positiv: die Einführung von Jahresberichten verbessert die Transparenz und Rechenschaftslegung, denn zum ersten Mal legt die Kommission positive und negative Aspekte ihrer Arbeitsweise offen.

Die vorliegende Synthese präsentiert die wichtigsten Ergebnisse (auch die unzulänglichen) der Arbeit der Kommission bezogen auf deren Fünfjahresstrategie [4]. Sie analysiert ferner den Stand der Umsetzung der Reform im Allgemeinen und der internen Kontrollnormen im Besonderen. Die Vorbehalte und Anmerkungen der Dienststellen werden zusammenfassend dargestellt nach Maßgabe der Bedeutsamkeit der angesprochenen Fragen und deren Stellenwert für die Kommission insgesamt.

[4] Die strategischen Ziele der Kommission für den Zeitraum 2000-2005: "Das neue Europa gestalten" (KOM(2000)154).

In der Synthese werden die wichtigsten in den Jahresberichten enthaltenen Querschnittsfragen behandelt und entsprechende gezielte Maßnahmen angekündigt. Die Kommission billigt diese Maßnahmen und wird deren Umsetzung in der nächstjährigen Synthese der Jahresberichte analysieren. Sie nimmt auch die Aktionspläne zu den nicht kommentierten Vorbehalten zur Kenntnis und fordert die Generaldirektoren und Dienstleiter auf, im Jahresbericht 2002 über die Fortschritte Bericht zu erstatten. Es ist zu beachten, dass die Synthese auch auf Arbeiten beruht, die der Interne Audit Dienst durchgeführt hat, deren Ergebnisse in der Erstellung des beigefügten Aktionsplans berücksichtigt wurden.

Die Synthese wird dem Europäischen Parlament, dem Rat und dem Europäischen Rechnungshof übermittelt [zusammen mit allen Jahresberichten der Generaldirektoren und Dienstleiter].

2. Gesamtbewertung der Tätigkeit der Kommission im Jahr 2001

Gestützt auf die Jahresberichte für 2001 kann die amtierende Kommission berichten, dass sie im zweiten Jahr ihrer Amtszeit die für den Zeitraum 2000 bis 2005 [5] vorgegebenen strategischen Ziele weitgehend erreicht hat, wenn auch in einigen Politikbereichen Schwierigkeiten aufgetreten sind.

[5] KOM(2000)154 endg. vom 9.2.2000, abrufbar unter http://europa.eu.int/comm/index_de.htm.

In den folgenden Abschnitten werden

1) die wichtigsten Ergebnisse der Tätigkeit der Kommission im Jahr 2001 im Rahmen ihrer Fünfjahresstrategie geschildert und

2) die wesentlichen in den Jahresberichten enthaltenen Querschnittsfragen behandelt.

2.1. Die wichtigsten politischen Ergebnisse des Jahres 2001

Förderung neuer Formen der Governance

Dieses Ziel umfasst vier Hauptaspekte: eine stärkere Mitwirkung der institutionellen Akteure auf nationaler, regionaler und lokaler Ebene an der Gestaltung und Durchführung der Gemeinschaftspolitik, eine bessere Rechtsetzung, den Beitrag der Kommission zur Vorbereitung der nächsten Regierungskonferenz und den internen Reformprozess (gesonderte Bestandsaufnahme bezogen auf 2001 unter Punkt 3).

Die Kommission hat im Juli das Weißbuch ,Europäisches Regieren" gebilligt. Darin wird eine gemeinsame Reform aller Institutionen im Rahmen der geltenden Verträge gefordert. Anschließend setzte die Kommission eine umfassende Konsultation anderer Institutionen der Europäischen Union, der nationalen Regierungen, der Regionen, der Städte und der Zivilgesellschaft in Gang. Der Wunsch des Europäischen Parlaments, Stellung zu nehmen, bevor die Kommission Schritte mit legislativen Implikationen unternimmt, hat die Kommission veranlasst, den Dialog mit dem Parlament zu intensivieren und Maßnahmen zur Realisierung einer besseren Rechtsetzung um sechs Monate zu verschieben. Gestützt auf die eingegangenen Kommentare legte die Kommission im November 2001 dem Europäischen Rat in Laeken ein Konsultationsdokument mit dem Titel ,Bessere Rechtsetzung" vor.

Eine weitere wichtige Maßnahme in diesem Bereich war die Verabschiedung einer Verordnung (Nr. 1049/2001) über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission. Diese neue Verordnung gewährleistet eine größere Transparenz der Dokumente und legt damit den Grundstein für eine bessere Governance in der EU.

Im Jahr 2001 wurde auch die Einberufung des Konvents beschlossen, der seine Arbeit am 28. Februar 2002 aufgenommen hat. Der Konvent soll die Regierungskonferenz im Jahre 2004 vorbereiten, deren Zweck es ist, ein neues Europa zu gestalten.

Die neue wirtschafts- und sozialpolitische Agenda

In ihren strategischen Zielen für 2000-2005 bezeichnet die Kommission die Schaffung einer neuen wirtschaftlichen und sozialen Dynamik in der EU als eine ihrer Prioritäten. Eine optimale Nutzung des Potenzials des Binnenmarks gereicht allen Bürgern und Unternehmen zum Vorteil durch Schaffung neuer Beschäftigungsmöglichkeiten und Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen.

Die Kommission hat die Einführung des Euro zum 1. Januar 2002 sorgfältig vorbereitet und koordiniert. Die Umstellung gilt heute als ein großer Erfolg.

Im Jahr 2001 wurden Schritte eingeleitet zur Schaffung des Statuts der Europäischen Aktiengesellschaft, begleitet von Maßnahmen zur Förderung des Unternehmergeistes. Signifikante Fortschritte wurden in der Umsetzung der zahlreichen im Aktionsplan für Finanzdienstleistungen angekündigten Maßnahmen gemacht. Die Modernisierung der Wettbewerbspolitik wurde eingeleitet, insbesondere eine Reform der Kartellpolitik mit dem Ziel einer gemeinsamen Verantwortung für deren Durchsetzung.

Ein Grünbuch über die Reform der Gemeinsamen Fischereipolitik wurde veröffentlicht. Zur Ausarbeitung der 2002 verabschiedeten Kommissions vorschläge fand ein intensiver Gedankenaustausch mit den verschiedenen Stakeholdern statt.

Im Kontext der Schaffung des Europäischen Forschungsraums nahm die Kommission Vorschläge an zum Rahmenprogramm für Forschung und technologische Entwicklung 2002-2006. Um die Leistungsfähigkeit und Kohärenz der Forschung in Europa zu verbessern, leitete sie eine Debatte und Initiativen ein zur Mobilität von Forschern, zu Forschungsinfrastrukturen sowie zur internationalen und regionalen Dimension der Forschung.

Der neue Rechtsrahmen für elektronische Kommunikationsnetze wurde im Dezember 2001 angenommen.

Ende 2001 waren alle Strukturfondsinterventionen gebilligt, was der Kohäsionspolitik einen neuen Anschub gab.

Dank des Einsatzes der Kommission wurde auf der Tagung des Europäischen Rates in Göteborg die Strategie der Europäischen Union für nachhaltige Entwicklung angenommen. Mit dieser Strategie wird die Umweltdimension in das wirtschaftliche und das soziale Kapitel des Lissabon-Prozesses integriert. In diesem Rahmen wurden erhebliche Fortschritte erzielt auf dem Gas- und Strombinnenmarkt, in der Realisierung des einheitlichen Luftraums, im Programm GALILEO und in der Entwicklung der transeuropäischen Netze. Ferner ergriff die Kommission Maßnahmen zur Erleichterung des Zugangs zum E-Learning und zur Entwicklung des lebenslangen Lernens mit dem Ziel, die Entstehung einer Wissensgesellschaft zu fördern und die Arbeitslosen in ihren Bemühungen zu unterstützen, ins Arbeitsleben zurückzukehren. Die nachhaltige Entwicklung wurde als Priorität der Kommission für 2002 und 2003 bestätigt.

Die Kommission begann mit der Umsetzung der auf der Tagung des Europäischen Rates in Nizza gebilligten EU-Sozialagenda. Die europäische Beschäftigungsstrategie wird weitergeführt und im Bereich der sozialen Eingliederung wurde die offene Koordinierungsmethode eingeführt. In verschiedenen Bereichen, u. a. Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, Arbeitnehmermitwirkung und Gleichbehandlung von Frauen und Männern, setzen Rat und Europäisches Parlament ihre Verhandlungen über einschlägige Legislativvorschläge der Kommission fort.

Ein stabileres Europa mit einer stärkeren Stimme in der Welt

Diese Zielsetzung ist die Antwort auf drei Herausforderungen: geopolitische Veränderungen, Globalisierung und Schwächen des internationalen Systems. In diesen drei Bereichen agierte die Kommission im Jahr 2001 relativ erfolgreich.

Im Bereich der Erweiterung hat die EU bei den 18 im "Fahrplan" für 2001 vorgesehenen Kapiteln der Erweiterungsverhandlungen erhebliche Fortschritte erzielt. Damit konnte sie den Zeitplan für den Abschluss der Verhandlungen mit bis zu 10 Beitrittsländern bis Ende 2002 einhalten. Das Monitoring der Übernahme des Acquis communautaire wurde von den Dienststellen der Kommission konsequent praktiziert. Diese Überwachungs tätigkeit muss in den Jahren 2002 und 2003 fortgesetzt und intensiviert werden, parallel zur Vorbereitung der Mitgliedschaft der Beitrittsländer. Diese Doppelaufgabe wird höhere Humanressourceninvestitionen der Kommission erfordern, wie bereits in der Jährlichen Strategieplanung und im Haushaltsvorentwurf für 2003 angekündigt.

Im Bereich der Handelspolitik hat die Kommission aktiv beigetragen zur Einleitung der neuen multilateralen Handelsrunde (Entwicklungs agenda von Doha) auf der Ministerkonferenz der Welthandels organisation in Doha im November 2001. Zusammen mit weiteren Fortschritten in anderen bilateralen und regionalen Verhandlungen, insbesondere den EU-Mercosur-Gesprächen, hat dies geholfen, das Vertrauen in die Weltwirtschaft wiederherzustellen und berechtigte Bedenken in der Öffentlichkeit zu zerstreuen, ob die Kopplung mit der nachhaltigen Entwicklung - einer weiteren Priorität der Kommission für 2002 und 2003 - gelingt.

Im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit hat der Rat im Februar 2001 die Kommissionsinitiative "Alles außer Waffen" gebilligt. Diese Initiative gewährt Importen aus den am wenigsten entwickelten Ländern einen zollfreien und quotenfreien Zugang zum EU-Markt. Die Mitgliedstaaten der Vereinten Nationen verpflichteten sich dem Ziel, ähnliche Bedingungen auf der 3. UN-Konferenz zur Lage der am wenigsten entwickelten Länder im Mai 2001 durchzusetzen.

Nach dem Schock der Ereignisse vom 11. September hat die Kommission rasch reagiert: sie beteiligte sich an der Terrorismusbekämpfung und koordinierte ein politisches und finanzielles Maßnahmenpaket zum Wiederaufbau Afghanistans. Generell wurde jedoch die Notwendigkeit deutlich, bestehende Verfahren zu reformieren, um noch rascher und effizienter auf internationale Krisen reagieren zu können. Die Vorgänge führten auch vor Augen, wie begrenzt die verfügbaren Mittel unter Rubrik 4 der Finanzvorausschau sind, und verdeutlichten die Notwendigkeit eines effizienten, flexiblen Instrumentariums, das die Kommission in die Lage versetzt, rasch auf unvorhergesehene internationale Krisen zu reagieren und damit eine maßgebende Rolle auf der internationalen Bühne zu spielen.

Eine bessere Lebensqualität für alle

Hauptziel der EU in diesem Bereich ist es, die Erwartungen der europäischen Bürger zu erfuellen und eine Politik zu machen, die den Bürgern das Alltagsleben erleichtert.

Die Maßnahmen der Kommission haben zur Sicherheit im See-, Luft- und Straßenverkehr sowie zur Sicherheit der Energieversorgung beigetragen. Im Bereich Verbraucherschutz, öffentliche Gesundheit und Lebensmittel sicherheit hat die Kommission Vorschläge vorgelegt für eine Verordnung zur Rückverfolgbarkeit und Kennzeichnung genetisch veränderter Organismen, ein Grünbuch zum Verbraucherschutz herausgegeben, eine Verordnung über Verkaufsförderung auf dem Binnenmarkt vorgeschlagen und die vorbereitenden Arbeiten zur Einsetzung einer neuen Europäischen Lebensmittelbehörde fortgesetzt.

Im Umweltbereich hat die Kommission einen Vorschlag für ein sechstes Umweltaktionsprogramm der Gemeinschaft für den Zeitraum 2001-2010 angenommen. Und sie hat maßgeblichen Anteil am erfolgreichen Versuch der Europäischen Union zur Rettung des Kyoto-Protokolls über Klimaänderungen; im Oktober hat sie Vorschläge zur Ratifizierung des Protokolls und zur Wahrnehmung der Verpflichtungen der EU angenommen.

Der Terroranschlag vom 11. September hat Sicherheitsfragen ganz oben auf die politische Agenda gerückt. Das EU-Übereinkommen zum europäischen Haftbefehl und der Rahmenbeschluss über die Definition terroristischer Akte sind Beispiele dafür, wie die EU rasch auf Ereignisse reagieren kann, die alle Bürger bewegen. Weiterhin hat die Kommission eine Mitteilung über einen Bereitschaftsplan für Notfälle verabschiedet. Auch hat sie, wie auf der Tagung des Europäischen Rates in Gent gefordert, Maßnahmen zur Abwendung der gesundheitlichen Bedrohungen durch Bioterrorismus ausgearbeitet. Die Fortschritte im Rat in der Umsetzung der Tampere-Agenda zur Schaffung eines Raums der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts sind jedoch nur schleppend; hier besteht Nachholbedarf im Jahr 2002 und darüber hinaus.

2.2. Querschnittsfragen in den Jahresberichten

Aus den Jahresberichten der Generaldirektionen ergibt sich eine Reihe von Querschnittsfragen:

Durchführung der Forschungsprogramme auf Kostenteilungsbasis

Ein zentrales Problem für mehrere der für diese Programme zuständigen Generaldirektoren ist die aus dem rechtlichen Rahmen resultierende Komplexität des Finanzmanagements indirekter Aktionen und die damit verbundene Gefahr überhöhter Zahlungen. Daher fordern die betreffenden Generaldirektoren einen einheitlichen Ansatz sämtlicher mit den Forschungsrahmenprogrammen befasster Dienste. Die Hauptschwierig keiten:

* es existieren verschiedenartige, komplexe Systeme der Kostenerstattung mit entsprechenden Durchführungsvorschriften;

* die Musterverträge sehen keine Sanktionen vor bei überhöhten Kostenansätzen seitens der Begünstigten.

Audits in verschiedenen Dienststellen und Ergebnisse von Prüfungen des Rechnungshofs ergaben die Notwendigkeit, in diesem Bereich zusätzliche Maßnahmen zu treffen.

Maßnahme 1: Die Kommission wird vor Ende 2002 einen detaillierten Aktionsplan verabschieden zur Verminderung der Komplexität des Finanzmanagements indirekter Aktionen durch eine Vereinfachung und eine größere Kohärenz zwischen den verschiedenen derzeit praktizierten Systemen sowie durch ein verbessertes Vertragsmanagement. Um die bestehenden Risiken zu mindern, sollen die Kontrollen durch die zuständigen Dienststellen optimiert und die Maßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft intensiviert werden.

Außenbeziehungen

Im Rahmen der Verbesserung der Außenhilfe und deren Wirksamkeit hat die Kommission eine umfassende Reform der Verwaltung der Außenhilfe programme der EU in die Wege geleitet, insbesondere durch Schaffung des EuropeAid-Amtes für Zusammenarbeit. In der Umsetzung der Reform wurden gute Fortschritte erzielt. Unter anderem wurden eine neue Methode der Programmplanung - mit dem Ziel der Qualitätssteigerung - sowie eine neue Bewertungsstrategie eingeführt und die Zuständigkeiten der RELEX-GDs klarer abgegrenzt. Als erste positive Ergebnisse sind eine Optimierung der Haushaltsausführung im Jahr 2001 und Fortschritte beim Abbau alter und ruhender Mittelbindungen zu verzeichnen. In verschiedenen Jahresberichten wird jedoch hervorgehoben, dass 2001 das erste Jahr der Umsetzung der Reform war und dass weitere Anstrengungen zur Realisierung der Reformziele erforderlich sind. Im Jahr 2001 eingeleitet wurde auch ein Dezentralisierungsprozess, der darauf abzielt, den EU-Delegationen in der Verwaltung der Außenhilfeprogramme wesentlich mehr Management- und Finanzkompetenzen zu übertragen. Die Dezentralisierung wird 2002 und 2003 fortgesetzt; ihre volle Wirkung wird sie erst entfalten, wenn sie abgeschlossen ist.

Die Außenbeziehungen erfordern in zweierlei Hinsicht besondere Aufmerksamkeit. Zur politischen Seite wird in zwei Vorbehalten die Frage aufgeworfen nach der tatsächlichen Verantwortung der bevollmächtigten Anweisungsbefugten für Maßnahmen im Rahmen der gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik, denn über diese entscheidet allein der Rat. Diese Vorbehalte haben weit reichende politische Implikationen, die die Kommission im Rahmen ihrer interinstitutionellen Beziehungen erörtern wird. Was die verwaltungstechnische Seite angeht, so wird in den Vorbehalten auf die mit einer direkten Haushaltshilfe für Drittländer verbundenen Risiken verwiesen, die bei der Bewertung der Auswirkungen solcher Hilfsmaßnahmen besonders zu berücksichtigen sind. Andere Vorbehalte verweisen auf die generellen Risiken bei der Verwaltung der Außenhilfe.

Maßnahme 2: Die Kommission hat verschiedentlich die RELEX-Reform in ihrer Substanz bestätigt, doch hat sie, gestützt auf den Jahresbericht des Internen Prüfers, auf die Notwendigkeit hingewiesen, die Möglichkeiten größerer Synergien zwischen den im Bereich Außenbeziehungen tätigen Diensten auszuloten. Die zuständigen Kommissionsmitglieder sollten im Einvernehmen mit dem Präsidenten und Vizepräsident Kinnock erneut prüfen, wie die Ressourcen und Strukturen der GD Außenbeziehungen, der GD Entwicklung und von EuropeAid langfristig so ausgelegt werden können, dass sie die für den Bereich Außenbeziehungen zuständigen Kommissionsmitglieder im Management ihrer Geschäftsbereiche, die unerändert bleiben, optimal unterstützen. Die Kommission wird entsprechende Vorschläge bis Ende des Jahres prüfen. Nach ihrer Einschätzung müssen unter Berücksichtigung der Tatsache, dass 2001 noch als Anlaufphase zu werten ist, weitere Anstrengungen unternommen werden, um die Reform zu konsolidieren und damit ihr Potenzial voll auszuschöpfen. In diesem Kontext wird die Kommission auch die Risiken im Zusammenhang mit der Außenhilfe und insbesondere der direkten Haushaltshilfe als Form der Entwicklungshilfe prüfen und verdeutlichen und sich daraus ergebende wichtige Erkenntnisse den anderen Institutionen mitteilen. Außerdem wird sie nächstes Jahr die Maßnahmen zur Dezentralisierung bewerten, um zu ermitteln, inwieweit die Umsetzung der Reform der Außenhilfe Leistungsfähigkeit und Effizienz gefördert hat.

Nukleare Sicherheit

Im komplexen Bereich der nuklearen Sicherheit - sie umfasst die Sicherheit kerntechnischer Anlagen und den Schutz der Umwelt - wurden in verschiedenen Jahresberichten wichtige Fragen angesprochen: in der Kommission verfügbare fachliche Kompetenz zur wirkungsvollen Überwachung von Unterstützungstätigkeiten im Nuklearbereich, die Probleme des Überwachungsniveaus bei der Bestimmung der Umgebungs radioaktivität im Rahmen von Artikel 35 des Euratom-Vertrags, die Fonds für die Stilllegung von Kernkraftwerken und die Frage der EG-Rechtskompetenz im Bereich der nuklearen Sicherheit.

All diese Kommentare sind wohl vor dem folgenden politischen Hintergrund zu sehen: Eine Reihe von Mitgliedstaaten stellt die rechtliche Kompetenz der Kommission in diesem Bereich in Frage, doch ist es zum Beispiel Aufgabe der Kommission, den Beitrittsländern technische Hilfe zu leisten in deren Bemühungen zur Verbesserung der nuklearen Sicherheit. Die betreffenden Jahresberichte lassen in der Tat auf eine unzureichende Leistungsfähigkeit der Kommission im Nuklearbereich schließen. Anzumerken ist hier, dass die Zuständigkeit der Kommission im Bereich der nuklearen Sicherheit eindeutig definiert werden muss. Es geht darum, den Erwartungen der Bürger in dieser Frage gerecht zu werden und sicherzustellen, dass in allen (gegenwärtigen und künftigen) Mitgliedstaaten die höchsten Sicherheitsnormen eingehalten werden.

Maßnahme 3: Auf diese Vorbehalte wird noch vor Ende des Jahres reagiert: zum Ersten wird ein Maßnahmenpaket ausgearbeitet, das einen operationellen rechtlichen Rahmen schaffen soll zur Festlegung von EU-Sicherheitsnormen und zum Erhalt von Stilllegungsfonds und zum Zweiten wird die Aufteilung der nuklearen Fachkompetenz zwischen den zuständigen Dienststellen sorgfältig mit dem Ziel geprüft, die Effizienz zu steigern.

Strukturfonds (Regionalpolitik, Beschäftigung, Landwirtschaft und Fischerei)

In diesen Bereichen spiegeln einige Jahresberichte die Schwierigkeiten der Kommission wider, die Dezentralisierung der Verwaltung der Gemeinschaftsmittel, d. h. Verlagerung von Zuständigkeiten in die Mitgliedstaaten, mit der Tatsache in Einklang zu bringen, dass sie weiterhin uneingeschränkt verantwortlich ist für die Ausführung des Gemeinschafts haushalts. Nach Einschätzung der Kommission sollten die geltenden Bestimmungen zur Rechenschaftspflicht und Verantwortungsteilung mit den Mitgliedstaaten den Realitäten angepasst werden. Anzumerken ist hierzu, dass das Subsidiaritätsprinzip zu folgender Situation führt: Die Kommission kann nicht mit uneingeschränkter politischer Autorität agieren, hat jedoch laut Vertrag weiterhin die volle Verantwortung für die ausgezahlten Mittel. Die verwaltungstechnischen Aspekte dieser Fragen werden unter Maßnahme 12 behandelt.

Maßnahme 4: Die Kommission wird sich bemühen, zusammen mit dem Rat zu klären, welchen Teil der Verantwortung sie in der Realisierung der für die gemeinsame Verwaltung der Strukturfonds festgelegten Ziele trägt. Sie wird ferner Vorschläge vorlegen, die dazu dienen sollen, ihre Überwachungs- und Kontrollbefugnisse ihren Verantwortlichkeiten anzupassen.

Erweiterung

Zur reibungslosen Integration der Beitrittsländer müssen die Kommissions dienste dafür sorgen, dass verschiedene Tätigkeiten auf die neuen Mitgliedstaaten ausgeweitet werden. Es soll sichergestellt werden, dass diese Staaten mit dem Tag ihres Beitritts voll in die EU-Politik eingebunden sind. In den Jahresberichten mehrerer Generaldirektoren wird in Frage gestellt, ob die verfügbaren Mittel ausreichen, um die Acquis-communautaire-Umsetzung in den Beitrittsländern angemessen zu überwachen, und ob eine Reihe von Dienststellen in der Lage ist, mit ihrem gegenwärtigen Personalbestand die Ausweitung ihrer Tätigkeiten auf die neuen Mitgliedstaaten effizient zu bewerkstelligen. Auf der Basis eines sorgfältigen Screenings des Mittelbedarfs aller Dienststellen hat die Kommission der Haushaltsbehörde eine Mitteilung vorgelegt über die Auswirkungen der Erweiterung auf ihre Tätigkeit und den Humanressourcen-Gesamtbedarf für die Jahre 2003 bis 2008. Für 2003 hat die Kommission als absolutes Minimum einen Bedarf von 500 zusätzlichen Mitarbeitern angesetzt.

Die Kommission betont die absolute Notwendigkeit, im Haushaltsjahr 2003 eine angemessene Finanzierung für die Aufwendungen für 500 Mitarbeiter für die Vorbereitung der Erweiterung sicherzustellen. Zu diesem Zweck sollte die Haushaltsbehörde mit der Kommission alle Möglichkeiten prüfen, im Haushaltsjahr 2002 bestimmte administrative Aufwendungen vorzuziehen (,frontloading") und, soweit möglich, weitere Mittel durch Transfer zwischen den Institutionen bereitzustellen. Hinreichende Mittel zum Einstellen von Personal für die Erweiterung sind wesentlich um eine angemessene Vorbereitung der Erweiterung und eine volle Anwendung des bestehenden Gemeinschaftsrechts (,acquis communautaire") ab dem ersten Tag des Beitritts sicherzustellen. Die Kommission macht die anderen Institutionen, die Mitgliedstaaten und die Beitrittsländer auf die Wichtigkeit dieser Vorbereitungen aufmerksam.

Governance

Die Kommission fährt fort mit der Durchführung der im Weißbuch "Europäisches Regieren" angekündigten Aktionen. Sie wird im Herbst ein Maßnahmenpaket vorlegen, zusammen mit dem Schlussbericht über den Konsultationsprozess.

Gestützt auf die positive Stellungnahme des Europäischen Rates von Laeken (Dezember 2001) zu ihrem Konsultationspapier legte die Kommission am 5. Juni 2002 einen Aktionsplan ,Bessere Rechtsetzung" vor. Darin geht es um die Vereinfachung und qualitative Verbesserung der regulatorischen Rahmenbedingungen ohne Änderungen am Vertrag. Zur Flankierung des Aktionsplans hat die Kommission zwei Mitteilungen verabschiedet: über Mindeststandards für die Konsultation (Gegenstand einer gesonderten öffentlichen Konsultation, die bis Ende Juli 2002 läuft) und über Folgenabschätzung.

Die Kommission hat betont, dass die Umsetzung des im Juni 2002 vorgeschlagenen Aktionsplans ,Bessere Rechtsetzung" gemeinsame Anstrengungen der drei Organe sowie der Mitgliedstaaten erfordert. Sie hat deshalb vorgeschlagen, dass zur Unterstützung der Umsetzung Parlament, Rat und Kommission eine interinstitutionelle Vereinbarung für Maßnahmen schließen, die in die Zuständigkeit aller drei Organe fallen. Der Europäische Rat von Sevilla hat diesen Ansatz gebilligt und die Organe aufgefordert, bis Ende 2002 eine entsprechende Vereinbarung auszuhandeln.

Die Kommission wird die im Aktionsplan ,Bessere Rechtsetzung" vom 5. Juni 2002 aufgelisteten Maßnahmen umsetzen und sie wird auf eine interinstitutionelle Vereinbarung über diejenigen Maßnahmen hinarbeiten, die in die Zuständigkeit von Parlament, Rat und Kommission fallen. Im Herbst wird die Kommission ein zweites Maßnahmenpaket als Follow-up zum Weißbuch "Europäisches Regieren" vorlegen. Dieses Paket wird Vorschläge enthalten zum Vorgehen bei Verstößen, zur Komitologie, zu Regulierungsagenturen und dreiseitigen Verträgen.

3. Die Durchführung der Reform im Jahr 2001

Nach einer umfassenden internen Konsultation legte die Kommission Anfang 2000 ihr Weißbuch zur Reform vor. Sein Ziel ist die Modernisierung der Verwaltung der Kommission. Die im Weißbuch skizzierte Strategie hat drei Schwerpunkte:

* Die Effizienz der gesamten Organisation steigern durch bessere Prioritätensetzung und bessere Abstimmung von Aufgaben und Ressourcen.

* Die Leistungsfähigkeit der Belegschaft optimieren durch Umstellung des Humanressourcenmanagements und der Personalpolitik.

* Das Finanzmanagement neu gestalten auf der Grundlage einer exakten Abgrenzung der Verantwortlichkeiten jedes einzelnen Akteurs. Durch Verbesserung des Finanzmanagements, der Effizienz und der Rechenschaftslegung eine optimale Nutzung der Steuergelder sicherstellen.

Das Weißbuch enthält einen ehrgeizigen Aktionsplan zur Umsetzung der vorgenannten globalen Ziele in konkrete Aktionen, einschließlich eines ambitionierten Zeitplans. Da die ursprüngliche Planung den Abschluss des Reformvorhabens bis Ende 2002 vorsah, war es im Jahr 2001 dringend erforderlich, das Reformkonzept in der Kommission zu etablieren. Es sei daran erinnert, dass die Jahresberichte ein wichtiges Ergebnis der Umsetzung der Reform sind, insbesondere der Grundsätze der Transparenz und Rechenschaftslegung.

3.1. Prioritäten, Aufteilung und rationeller Einsatz der Ressourcen

Um ihre gesamte Tätigkeit effizienter zu gestalten, möchte die Kommission sich auf die Hauptziele ihrer Politik konzentrieren, diese Ziele durch prioritäre Maßnahmen und einen entsprechenden Ressourceneinsatz realisieren und auf diese Weise das Primat der politischen Prioritäten bekräftigen. Dies erfordert, dass die Kommission zu Beginn jedes Jahres zunächst ihre eigenen Prioritäten festlegt und dann die Haushaltsverfahren für das jeweils folgende Jahr einleitet. Dies führte im Jahr 2001 zur Schaffung eines Strategie- und Programmplanungszyklus (SPP = strategic planning and programming), der dazu dienen soll, auf der Grundlage einer exakten Abstimmung von Tätigkeiten und Ressourcen Orientierungen vorzugeben für sämtliche Tätigkeiten der Kommission in Bezug auf Festlegung von Prioritäten, Haushaltsverfahren und Ausarbeitung von Legislativ- und Arbeitsprogrammen (maßnahmenbezogenes Management).

Anzumerken ist an dieser Stelle, dass der interinstitutionelle Dialog einer der Aspekte ist, dem die Kommission jetzt einen höheren Stellenwert in der Jährlichen Strategieplanung beimisst. Es wurde beschlossen, dass nach Verabschiedung der Jährlichen Strategieplanung für das jeweils kommende Jahr die Kommission einen Dialog mit dem Europäischen Parlament und dem Rat über die Prioritäten dieser Strategie einleitet. Gestützt auf die Ergebnisse wird sie vor Verabschiedung ihres Legislativ- und Arbeitsprogramms eine Bilanz des Dialogs ziehen und ein entsprechendes Dokument vorlegen. Zu diesem Zweck haben Kommission und Europäisches Parlament einen Zeitrahmen und die operationellen Modalitäten des Dialogs vereinbart.

Wie aus den meisten Jahresberichten hervorgeht, wurden 2001 in diesem Bereich erhebliche Umsetzungsfortschritte erzielt: die Eckpunkte des Zyklus (siehe Einführung) wurden festgelegt und von den Dienststellen eingeführt. Ein großer Schritt vorwärts war insbesondere die Ausarbeitung jährlicher Managementpläne durch alle Dienste. In einigen Berichten wird die Auffassung vertreten, dass die Einführung des ABM geholfen hat, die Tätigkeit auf klare Prioritäten mit klaren Zielsetzungen auszurichten. Die Kommission hat also 2001 realisiert, was sie im Weißbuch angekündigt hatte - ein wichtiger Fortschritt in Anbetracht der terminlichen Zwänge und personellen Engpässe in den Dienststellen und der Tatsache, dass eine derartige Umstellung sich nur progressiv bewerkstelligen lässt.

Längerfristig gesehen handelt es sich bei der Einführung des Strategie- und Programmplanungszyklus und des maßnahmenbezogenen Managements um einen "kulturellen Wandel". Positiv zu vermerken ist, dass die Umsetzung der ursprünglichen Planung folgt, ohne dass es zu größeren Verzögerungen und Problemen gekommen ist, und dass dabei wichtige Faktoren zutage getreten sind, denen man im Weißbuch nicht den entsprechenden Stellenwert eingeräumt hatte.

Wichtig in diesem Kontext ist auch der Verweis auf bereits etablierte einschlägige Verfahren in verschiedenen Diensten. Einige Dienststellen verfügten bereits über moderne Managementinstrumente, in den meisten Dienststellen wurde lediglich eine tagesbezogene Programmplanung betrieben, und einige wenige verfügten über gar keine relevanten Instrumente. Dies erklärt, weshalb das maßnahmenbezogene Management ungeachtet seiner erfolgreichen Einführung in der Kommission im Jahr 2001 in den verschiedenen Kommissionsdiensten nicht auf einheitliche Akzeptanz stieß.

Was die Externalisierung angeht, so hat die Kommission im Dezember 2001 einen überarbeiteten Vorschlagsentwurf für eine Verordnung des Rates angenommen, mit der das Konzept der "Exekutivagenturen" zur Verwaltung von Gemeinschaftsprogrammen im Rahmen der "delegativen" Form der Externalisierung eingeführt wird. Damit wurde den Vorschlägen und Änderungswünschen des Rechnungshofs und des Parlaments Rechnung getragen. Die Kommission hat im November 2001 auch eine Mitteilung über die "dezentralisierte" Form der Externalisierung angenommen, in der die Bedingungen für die Nutzung von Netzen nationaler Stellen definiert sind. Und schließlich wurde ein interner Leitfaden erarbeitet, in dem festgelegt ist, welche Arbeitsaufgaben an Nachunternehmer vergeben werden können; er enthält auch einen Mustervertrag.

3.2. Änderungen in der Humanressourcenpolitik

Im zweiten Schwerpunkt der Reform geht es um die umfassende Modernisierung der Humanressourcenpolitik in der Kommission. Zunächst leitete die Kommission eine Reihe von Maßnahmen ein, um das Reformpotenzial im Rahmen des geltenden Statuts voll auszuschöpfen. Im Jahr 2001 wurden zahlreiche Beschlüsse zu Aspekten der neuen Personalpolitik gefasst. Zum Zweiten hat die Kommission einen Vorschlag für eine Verordnung zur Änderung einiger Bestimmungen des Statuts ausgearbeitet. Um die Kommission in die Lage zu versetzen, dem Rat ein Paket ausgewogener Vorschläge für Statutänderungen vorzulegen, war zunächst eine interne Konsultation der Belegschaft und eine Konzertation mit den Gewerkschaften erforderlich. Die wichtigsten Ziele dieser Vorschläge:

- Die Verdienste erhalten im europäischen öffentlichen Dienst mehr Gewicht. Zu diesem Zweck werden Leistung und berufliche Entwicklung enger miteinander verknüpft.

- Die Politik zur Förderung der Chancengleichheit, die sozialen Einrichtungen für das Personal und die Arbeitsbedingungen werden modernisiert, damit in einem Umfeld, in dem hoch qualifiziertes, mehrsprachiges Personal immer stärker gefragt ist, auch künftig die besten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt und gebunden werden können.

- Bei der Verwirklichung der Reform wird die Haushaltsdisziplin eingehalten. Im Vergleich zu dem Umfang der Reformvorhaben werden nur bescheidene Kosten veranschlagt, die mit der Zusage der Kommission vereinbar sind, die Ausgabenhöchstgrenze von Rubrik 5 der finanziellen Vorausschau einzuhalten. Darüber hinaus werden die Maßnahmen mittelfristig zu einer dauerhaften Kostendämpfung führen.

Aufgrund der Notwendigkeit, zahlreiche Konsultationspapiere auszuarbeiten, kam es 2001 zu Verzögerungen gegenüber dem ursprünglichen Zeitplan. Die Diskussionen in einem hochrangigen Gremium unter dem Vorsitz des ehemaligen Generalsekretärs des Rates, Herrn Ersboell, hatten jedoch ein sehr positives Ergebnis: die Kommission einigte sich mit den Personalvertretern, die laut Wahlergebnissen die Mehrheit des Personals vertreten, über das Gesamtpaket der Vorschläge zur Reform der Personalpolitik. Die entsprechende Vereinbarung beinhaltet eine Verpflichtung der Kommission, auf der Grundlage einer Abmachung mit den Gewerkschaften und Berufsverbänden (GuB) das Vorschlagspaket zurückzuziehen, sollte der Rat einstimmig vorschlagen, darin gegebene Garantien nicht einzuhalten. Die Vereinbarung bildet eine solide Grundlage für die Fortsetzung des Prozesses.

Die Konsultation der Belegschaft und die Konzertierung mit den Personalvertretern brachten folgende Ergebnisse:

- Vorlage des "Personalreform-Gesamtpakets", das 15 Kapitel umfasst, im Oktober 2001. Über die ersten neun hatte die Kommission zu entscheiden. Sie betreffen: die soziale Komponente: familienspezifischer Urlaub und flexible Arbeitszeitmodelle; Chancengleichheit; Sozialpolitik und Infrastrukturen für das Personal; Mobbing; Fortbildung; Mobilität; Meldung von Missständen; Disziplinarverfahren; Sicherung des Leistungsniveaus; Einstellungspolitik; mittlere Führungsebene; Dienst- und Versorgungsbezüge. Die letzten sechs Komponenten wurden zur endgültigen Orientierung der Kommission erörtert: Beurteilung und Beförderung, Laufbahnstruktur, nicht ständiges Personal, Mediations stellen, flexibler Übergang in den Ruhestand und Überarbeitung des Statuts.

- Am 20. Dezember billigte die Kommission den Entwurf einer Verordnung über Änderungen am Statut und zur Regelung der Beurteilungen und Beförderungen. Diese Verordnung war dem interinstitutionellen Statutbeirat zur Stellungnahme vorzulegen. Der Verordnungsentwurf enthält alle von der Kommission für erforderlich gehaltenen Änderungen der grundlegenden Bestimmungen für den europäischen öffentlichen Dienst.

Die 2001 geleisteten Vorarbeiten ermöglichten es der Kommission, die restlichen Beschlüsse im ersten Quartal 2002 zu verabschieden (Leitlinien zur Arbeitsplatzbeschreibung, Leitlinien zur Mobilität, Verwaltungs ermittlungen und Disziplinarverfahren, Regelung für zu den Kommissions dienststellen abgeordnete Sachverständige, Meldung von Missständen, Sozialpolitik, Mediationsstelle, Fortbildungsleitlinien und Sicherung des Leistungsniveaus, Beurteilung und Beförderung) und werden es ihr möglich machen, den Verordnungsentwurf dem Rat zum Abschluss des Legislativverfahrens bis Mitte 2003 vorzulegen.

3.3. Audit, Finanzmanagement und Kontrolle

Kernpunkt dieses Reformkapitels ist die Notwendigkeit, das Finanzmanagement zu modernisieren und das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Haushaltsführung der Europäischen Union und die Ausgabenkontrolle wiederherzustellen. Die Reform zielt darauf ab, die Verfahren zu vereinfachen und zu beschleunigen und die Rechenschaftspflicht zu stärken durch Dezentralisierung, d. h. Verlagerung der Managementverantwortung auf die enger in den Entscheidungsfindungs prozess eingebundenen Instanzen, und durch Erhöhung der Transparenz. Die entscheidenden Reformaspekte in diesem Bereich:

- Verbesserte Rechenschaftslegung in der Genehmigung von Ausgaben: die Vorschriften müssen vereinfacht und leichter verständlich werden, und die für den Managementprozess verantwortlichen Bediensteten sollten nach Möglichkeit auch verantwortlich sein für die Anordnung der Ausgaben. Ausgehend von den Faktoren Risikoabwägung, Organisationsstruktur und Kosten-Nutzen-Verhältnis führten die Dienste 2001 neue, die entscheidenden Phasen der Genehmigung finanzieller Transaktionen determinierende Abläufe im Finanzmanagement ein, die dem Grundsatz gerecht werden, dass für die Durchführung und Verifizierung einer Maßnahme gesonderte Instanzen zuständig sind. Jeder Kommissionsdienst setzte eine interne Auditstelle ein, die den Generaldirektor oder Dienstleiter in der Verifizierung der Wirksamkeit der internen Kontrollen unterstützt.

- Trennung von Finanzkontrolle und Audit: Bis zum Jahr 2000 wurden die Ex-ante-Kontrolle von Ausgaben und das Audit zum Teil von ein und derselben zentralen Stelle durchgeführt. Ein Interessenkonflikt war dabei vorprogrammiert. Mitte 2001 wurde der Interne Auditdienst von der Finanzkontrolle abgetrennt. Das Audit spielt eine entscheidende Rolle: die unabhängige Prüfungstätigkeit gibt der Kommission Aufschluss über die Qualität ihres Management- und Kontrollsystems.

- Der Mitte 2000 geschaffene Zentrale Finanzdienst legte im Jahr 2001 den Schwerpunkt seiner Arbeit auf den Vorschlag für eine Neufassung der Haushaltsordnung, auf die Definition von und Anleitung für interne Kontrollnormen und das Risikomanagement für die Kommissionsdienste und den auf Ausbau der für die Vertragsverwaltung und das öffentliche Beschaffungswesen zuständigen Dienststellen der Kommission. Besondere Aufmerksamkeit galt der geforderten Unterstützung durch Helpdesk, Schulung und Information. Der notwendige Ausbau der zentralen Finanzinformationssysteme schließlich stellte ab auf die Gesamtqualität des bestehenden Systems und die Entwicklung neuer Funktionen, wie im Weißbuch dargelegt (Vertragsdatenbank, Zentralregister für Rechnungen, Rückforderungsmanagement).

- Jeder Generaldirektor und Dienstleiter muss jedes Jahr eine Erklärung vorlegen, in der er Gewähr übernimmt für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Transaktionen sowie dafür, dass die Mittel in Einklang mit den Grundsätzen eines soliden Finanzmanagements verwendet wurden.

Die Umsetzung dieses Reformkapitels ist am weitesten fortgeschritten. Ihm wurde, gestützt auf die recht detaillierten Empfehlungen des Ausschusses unabhängiger Sachverständiger, höchste Priorität eingeräumt. Die Verbesserung der Finanzmanagement- und Kontrollverfahren erforderte eine ganze Reihe von Maßnahmen auf der Ebene der Dienste. Wie aus den Jahresberichten hervorgeht, bleibt ungeachtet signifikanter Fortschritte in diesen Bereichen noch viel zu tun, um das Finanzmanagement nachhaltig zu verbessern. Einige Dienste wiesen in ihrem Jahresbericht auf die Schwierigkeiten hin, derartige grundlegende Veränderungen zu bewältigen. Die Anzahl der angemessen qualifizierten Mitarbeiter sei begrenzt, es fehle an einer entsprechenden Schulung und es komme zu internen organisatorischen Problemen. Um hier Abhilfe zu schaffen, wird man in der Gestaltung künftiger Auswahlverfahren dem Bedarf an Finanzexperten Rechnung tragen (siehe Maßnahme 14).

Die neue Haushaltsordnung hat den Fragen der internen Kontrolle und des Finanzmanagements neue Aktualität verliehen. Sie verkörpert die Grundprinzipien der Finanzreform und tritt am 1. Januar 2003 in Kraft. Die Dezentralisierung der Vorabgenehmigung bedeutet für die Dienststellen, dass sie rechtzeitig für die Übernahme der entsprechenden neuen Aufgaben gerüstet sein müssen (siehe Maßnahme 12). Darüber hinaus ergibt sich die Notwendigkeit, die immer noch mit Schwächen behafteten zentralen Finanz- und Rechnungsführungs-Informationssysteme zu optimieren (siehe Maßnahmen 16 und 17).

3.4. Querschnittsfragen der Reform in den Jahresberichten

Personalknappheit

Zahlreiche Jahresberichte verweisen darauf, dass der Humanressourcen bedarf zur Umsetzung der Reform unterschätzt wurde. Es sei daran erinnert, dass die Kommission den Humanressourcenbedarf in der Regel im Rahmen der Jährlichen Strategieplanung (APS = Annual Policy Strategy) ermittelt und in diesem Rahmen auch Entscheidungen fällt. Die nächsten Stufen sind die Annahme des Haushaltsvorentwurfs und der Beschluss über die Ressourcenallokation.

Die Kommission ist in diesem Kontext bereits tätig geworden. Im Juli 2002 wurden für die mittelbewirtschaftenden Dienststellen 230 Planstellen bewilligt zur Förderung der Reformumsetzung. Im Jahr 2000 bestätigte eine Peer-Group von Kommissionsmitgliedern einen Bedarf von 1254 Planstellen. 580 davon entfielen auf die Stärkung des Programmmanagements, die Kontrolle der Außenhilfe und Strukturmaßnahmen. Es sei daran erinnert, dass die Kommission bereits in ihrer APS 2003 beschloss, ein Drittel der Planstellen, die im Zuge der Frühverrentung frei werden dürften, zur Unterstützung der Reformumsetzung in entsprechende Dienstellen zu verlagern. Einige dieser Maßnahmen greifen erfahrungsgemäß jedoch nicht sofort. Generell ist eine systematischere Ermittlung des Personalbedarfs erforderlich, unter Berücksichtigung insbesondere der neuen Funktionen verschiedener Dienste und anderer Akteure in der Kommission im Gefolge des Reformprozesses.

Maßnahme 5: Was die zur Umsetzung der Reform fehlenden Humanressourcen angeht, wird die Kommission aufmerksam verfolgen, welchen Bedarf die Generaldirektoren in ihren Jahresberichten anmelden im Kontext des nächsten Strategie- und Programmplanungszyklus, der Ende 2002 anläuft. Das Generalsekretariat wird ein neues Verfahren erarbeiten zur Abschätzung des Personalbedarfs für bestehende und neue Tätigkeiten.

Fehlende Anweisungen

In mehreren Jahresberichten beklagen die Generaldirektoren, dass es bei verschiedenen Aspekten der Reform an klaren Anweisungen der zentralen Dienste mangelt. Bekanntermaßen widmet die Kommission der internen Kommunikation, der Schulung und methodischen Fragen im Kontext wesentlicher Teilbereiche der Reform bereits große Aufmerksamkeit. Um jedoch den Wünschen nach Vollständigkeit und Angemessenheit entsprechender Leitlinien Folge zu leisten, wird die Kommission ihre Anstrengungen in diesem Bereich verstärken, insbesondere in Bezug auf das maßnahmenbezogene Management. Es ist vermerkt, dass die Ausarbeitung der Jährlichen Managementpläne für 2003 ein entscheidender Schritt für die Dienststellen im Streben nach einem stärker leistungsorientierten Management ist.

Maßnahme 6: Das Generalsekretariat wird in enger Zusammenarbeit mit der GD Haushalt und der GD Personal und Verwaltung die Koordinationsmechanismen zwischen den zentralen Diensten mit dem Ziel überprüfen, die Unterstützung und Beratung der operativen Dienststellen zu verbessern. Darüber hinaus wird das Generalsekretariat bis Oktober 2002 einen detaillierten ABM-Leitfaden erarbeiten und die Dienste in der Ausarbeitung ihrer Jährlichen Managementpläne für 2003 unterstützen.

Informationssysteme

Ein weiteres in mehreren Jahresberichten angesprochenes und nach konkreten Maßnahmen verlangendes Problem ist die Notwendigkeit, die Interoperabilität zwischen Informationssystemen sicherzustellen. Die gegenwärtigen Nutzer können nicht das volle Potenzial der bestehenden Systeme nutzen. Gestützt auf die Initiative e-Kommission wird die Kommission das Ziel der Einrichtung homogener Systeme weiterverfolgen, um es allen Dienststellen zu ermöglichen, ihre Leistungsfähigkeit und Effizienz zu steigern.

Maßnahme 7: Eine dienststellenübergreifende Arbeitsgruppe wird beauftragt, die Interoperabilität der bestehenden Management informationssysteme zu koordinieren. Diese Gruppe wird bis November 2002 einen Aktionsplan aufstellen und dessen Durchführung überwachen.

4. Die Implementierung interner Kontrollnormen im Jahr 2001

Der Begriff "Interne Kontrolle" bezeichnet sämtliche politischen Maßnahmen und Verfahren, die von der Leitung einer Dienststelle konzipiert und durchgeführt werden, damit die Ziele der Dienststelle wirtschaftlich, effizient und wirksam erreicht, externe Vorschriften sowie Managementstrategien und -regeln beachtet, Vermögenswerte und Informationen gesichert, Betrugsfälle und Unregelmäßigkeiten verhütet bzw. aufgedeckt, die Qualität der Rechnungslegung gewahrt und zuverlässige Finanz- und Management informationen rechtzeitig vorgelegt werden.

Am 13. Dezember 2000 genehmigte die Kommission zusammen mit der Charta für die bevollmächtigten und nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten eine Serie interner Kontrollnormen im Rahmen des umfassenden Konzepts der internen Kontrolle (SEK(2000)2203). Diese Normen sollten als grundlegende Standards angesehen werden, die alle Dienststellen in sämtlichen Managementbereichen der Kommission - nicht nur in finanziellen Angelegenheiten - einhalten sollten. Wichtig in diesem Kontext ist, dass in der Auslegung des Kontrollsystems ein ausgewogenes Verhältnis angestrebt wird zwischen den Risiken und den Kosten der Minimierung dieser Risiken. Kein System bietet bei vertretbaren Kosten eine absolute Garantie, dass alle Fehler entdeckt und jeder Betrug verhindert wird.

Alle Generaldirektoren und Dienstleiter legten am 30. Juni 2001 einen Zwischenbericht vor über den Stand der Implementierung der Reform im Finanzmanagement, wobei insbesondere eine Bilanz der Umsetzung der Normen gezogen wurde. Die Kommission genehmigte am 7. November 2001 die Zusammenfassung dieser Zwischenberichte (SEK(2001)1723/6). Darin wird festgestellt, dass signifikante Fortschritte erzielt wurden in der Realisierung bestimmter Mindestvorgaben zum 30. Juni 2001, zur vollständigen Umsetzung der Kontrollnormen jedoch in einer Reihe von Schwerpunktbereichen noch Nachholbedarf besteht. Die Mitteilung zum maßnahmenbezogenen Management, die verschiedene Kontrollnormen aufgreift und untermauert, nennt einige wichtige Maßnahmen, die progressiv in einem über den 31. Dezember 2001 hinausgehenden Zeitraum zu implementieren sind.

In Anbetracht der progressiven Umsetzung der Kontrollnormen und der entsprechenden Zeitziele und zur Unterstützung der Dienststellen bei der Bilanzierung im ersten Jahr der Erstellung von Jahresberichten legte die Kommission als bis zum 31. Dezember zu realisierende Zwischenziele weitere Mindestvorgaben fest und verabschiedete einen entsprechenden aktualisierten Zeitplan (SEC(2001) 2037/4). Dies ermöglichte es den Generaldirektoren und Dienstleitern, den Umsetzungsbedarf bis zu diesem Termin besser einzuschätzen, wobei natürlich zu berücksichtigen ist, dass bestimmte Maßnahmen abhängig sind vom Zeitpunkt der Verabschiedung einschlägiger Kommissionsbeschlüsse und der Verfügbarkeit zentraler Leitlinien für die Dienste bzw. ohnehin nur progressiv umzusetzen waren.

4.1. Überblick über die Implementierung der wichtigsten Komponenten der internen Kontrolle

Zuständig dafür, dass eine wirksame interne Kontrolle eingeführt und praktiziert wird, sind die Generaldirektoren und Dienstleiter. In Kapitel 3 "Management- und Kontrollfragen - interne Kontrollnormen" der Jahresberichte wurden die Generaldirektoren und Dienstleiter aufgefordert, die in allen managementbezogenen Fragen erzielten Fortschritte darzulegen und nähere Angaben zu machen zu allen Schwächen und Risiken, die für ihre jährliche Erklärung möglicherweise signifikant sind. Zur Erfassung der Fortschritte mussten sie angeben, bis zu welchem Grad die Mindestvorgaben zum 31. Dezember für die internen Kontrollnormen realisiert wurden. Die einzelnen Berichte waren sehr uneinheitlich in Bezug auf die Tiefe der Analyse von Management- und Kontrollfragen und die Einschätzung der potenziellen Auswirkungen auf die Gesamterklärung. Allen gemein war jedoch der Versuch, Fortschrittsanzeiger zu liefern; einige schlossen sogar die Entwicklungen im ersten Quartal 2002 mit ein. Festzuhalten ist, dass die Zuverlässigkeitserklärungen der Generaldirektoren in dieser erstmals vorgenommenen Berichterstattung sich weitgehend auf die Einschätzung der Situation Ende 2001 stützten, d. h. nicht das ganze Jahr abdeckten.

Die Messung der Fortschritte der Kommissionsdienststellen bezieht sich auf die fünf Schlüsselelemente, in die die internen Kontrollnormen der Kommission unterteilt sind: Kontrollumfeld, Leistung und Risikomanagement, Information und Kommunikation, Kontrollmaßnahmen, Audit und Bewertung.

4.1.1. Kontrollumfeld

Das Kontrollumfeld bezeichnet die Rahmenbedingungen der Tätigkeit einer Dienststelle, einschließlich der Organisations- und Verwaltungsstruktur und des Humanressourcenmanagements. Im Einzelnen: Ethik und Integrität, Aufgabenbeschreibung, Befähigung des Personals, Leistung des Personals, Übertragung von Befugnissen und Durchführung sicherheitsempfindlicher Aufgaben.

In Bezug auf die einschlägigen Kontrollnormen haben etwa 75 % der Generaldirektoren angegeben, dass sie nach ihrer Einschätzung mindestens die Mindestvorgaben zum 31. Dezember 2001 einhalten konnten.

Eine Reihe von Anforderungen, z. B. der Bedarf an häufigeren Bewertungen der Leistung des Personals und Aufgabenbeschreibungen, lässt sich realistisch erst erfuellen, wenn die eingeleiteten einschlägigen Initiativen greifen. In anderen Schlüsselbereichen, wie etwa der Ermittlung und Durchführung sicherheitsempfindlicher Aufgaben, besteht noch Nachholbedarf. In etwa der Hälfte der Kommissionsdienststellen stehen die Detailanalysen noch aus, die erforderlich sind, um diese Arbeitsaufgaben und alle komplementären Kontrollen zur Risikominderung zu ermitteln. Bei Aufgaben, die selbst nach Einbeziehung aller komplementären Kontrollen sicherheitsempfindlich bleiben, sollte zum Mittel der obligatorischen Mobilität gegriffen werden. In Anbetracht der Schwierigkeiten von Dienststellen bei der Umsetzung dieser Norm sind die zentralen Dienste aufgerufen, durch konzertierte Maßnahmen Hilfe zu leisten in Form einer entsprechenden Beratung und einschlägiger Leitlinien.

4.1.2. Leistung und Risikomanagement

Hierunter fallen alle Managementaspekte in Verbindung mit Planung, Programmierung und Leistungsmessung. Es untermauert die Grundsätze des ABM-Ansatzes. Im Einzelnen betreffen die Kontrollnormen die Festlegung von Zielvorgaben, die Mehrjahresplanung, die Erarbeitung des Jährlichen Managementplans, das Monitoring von Leistungen anhand von Zielvorgaben und Indikatoren sowie die Risikoanalyse und das Risikomanagement.

Etwa 75 % der Generaldirektoren haben angegeben, dass sie nach ihrer Einschätzung mindestens die Mindestvorgaben zum 31. Dezember 2001 eingehalten haben. Es ist jedoch anzumerken, dass viele dieser Normen, vor allem die Planungs- und Überwachungsnormen, gekoppelt sind mit laufenden Initiativen im Bereich ABM und deshalb voraussichtlich über einen längeren Zeitraum progressiv umgesetzt werden.

Im Bereich Risikomanagement und Risikobewertung haben die meisten Dienste im Jahr 2001 auf hoher Ebene eine Überprüfung ihrer Risikoprioritäten vorgenommen, was für die Kommission insgesamt einen wichtigen ersten Schritt in Richtung auf eine Risikomanagement-Kultur bedeutete. Es ist darauf hinzuweisen, dass viele Generaldirektoren sich zum ersten Mal mit Risiken auf einer derart formellen Basis befassten, und dass zu ersten Mal Risiken nichtfinanzieller Art so eingehend geprüft wurden. Dies ist zwar an sich schon eine bedeutsame Entwicklung, doch muss klar sein, dass man sich erst in einem Frühstadium des Prozesses befindet. Die in den Jahresberichten enthaltenen Informationen zu Risiken sind sehr vielfältig - ein Indiz dafür, dass Unsicherheit besteht in der Bewertung und dem Management von Risiken und auch in deren Einschätzung im Kontext der Gesamterklärung. Risikomanagement ist noch kein integraler Bestandteil der Arbeitspraxis der Kommission. Es werden nachhaltige Anstrengungen der größeren Dienststellen wie auch der zentralen Dienste erforderlich sein, um dies zu bewerkstelligen.

4.1.3. Information und Kommunikation

Im Bereich Information und Kommunikation geht es um den Aufbau angemessener interner Informationsmanagementsysteme und die Berichterstattung zum Beispiel über die Ausführung von Haushalts- und Managementplänen und den Einsatz der Ressourcen. Im Einzelnen betreffen die einschlägigen Kontrollnormen die Angemessenheit der Management information, das Posteintragungs- und Postablagesystem und die Meldung von Unregelmäßigkeiten.

Etwa 70 % der Generaldirektoren haben angegeben, dass sie nach ihrer Einschätzung mindestens die Mindestvorgaben zum 31. Dezember 2001 einhalten konnten. Wie bei verschiedenen Kontrollnormen, ist in diesem Bereich mit einer schrittweisen Implementierung zu rechnen, insbesondere bei der angemessenen Managementinformation und beim Posteintragungs system.

4.1.4. Kontrollmaßnahmen

Schwerpunkte sind die wesentlichen routinemäßigen Kontrollfunktionen der Dienststellen. Im Einzelnen betreffen die Kontrollnormen die Dokumentation der Verfahren, die angemessene Aufgabentrennung, Überwachungs aufgaben, die Erfassung von Abweichungen und die Sicherstellung der Kontinuität der Vorgänge.

Etwa 70 % der Generaldirektoren haben nach ihrer Einschätzung zumindest die Mindestvorgaben zum 31. Dezember 2001 eingehalten. Signifikante Fortschritte wurden 2001 in verschiedenen Bereichen gemacht, vor allem bei der Aufgabentrennung und der Kontinuität der Vorgänge, doch haben die meisten Dienste in anderen Schlüsselbereichen noch Nachholbedarf. Die Dokumentation der Verfahren ist in der Praxis ein Prozess, der laufend zu überprüfen und zu aktualisieren ist. Priorität hat bisher die Dokumentation der Finanzverfahren. Ungeachtet bereits unternommener erheblicher Anstrengungen geben etwa 15 Dienste an, dass sie die Arbeiten in diesem Bereich noch nicht abgeschlossen haben. Es ist zu berücksichtigen, dass es sich hierbei um einen komplizierten, sehr zeitaufwändigen Prozess handeln kann. Überdies müssen die Dienste sicherstellen, dass auch die operationellen Verfahren dokumentiert sind.

Die effiziente Überwachung ist der Schlüssel zur Entwicklung eines soliden internen Kontrollrahmens. Die meisten Dienste sind gegenwärtig dabei, zu definieren, was unter ihren jeweiligen Gegebenheiten angemessen ist, und entsprechende Umsetzungsmaßnahmen zu treffen. Von zentralen Instanzen wurden einige grundlegenden Leitlinien entwickelt, doch müssen die zentralen Dienste das Instrumentarium optimieren und flankierend praktische Unterstützung leisten.

4.1.5. Audit und Bewertung

Gegenstand von Audit und Bewertung sind das interne und externe Audit, die Evaluierung und die Verfahren für die Selbstbewertung des Managements. Im Einzelnen betreffen die Kontrollnormen die Ermittlung und Korrektur von Schwachstellen der internen Kontrolle, das ordnungsgemäße Follow-up externer und interner Prüfungsberichte, die Einrichtung und die Funktion einer internen Auditstelle, die Einrichtung oder den Zugang zu einer angemessenen Prüfungsinstanz und die jährliche Überprüfung der eigenen internen Kontrollverfahren durch das Management.

Etwa 75 % der Generaldirektoren haben nach ihrer Einschätzung zumindest die Mindestvorgaben zum 31. Dezember 2001 eingehalten.

Dieser stetige Fortschritt ist Ausdruck der Tatsache, dass zahlreiche der konkreten Mindestvorgaben weitgehend realisiert wurden, zum Beispiel die Einrichtung interner Auditstellen und die jährlichen Überprüfung der internen Kontrollverfahren. Zu vermerken ist, dass aufgrund von Einstellungs engpässen im Jahr 2001 viele 2001 effektiv eingerichtete interne Auditstellen ein komplettes Auditprogramm erst dann durchführen können, wenn neue fachkundige Mitarbeiter zur Verfügung stehen (ab 2002).

Fortschritte haben die Dienste auch gemacht in der Implementierung von Verfahren zur Ermittlung und Korrektur von Schwachstellen in der internen Kontrolle bei den Finanzverfahren. 2002 ist eine Ausweitung auf alle operationellen Verfahren vorzunehmen.

Verschiedene Dienststellen müssen erst noch eigene Evaluierungsstellen einsetzen, die in der Lage sind, die politische Entscheidungsfindung effizient zu unterstützen. Erkenntnisse aus der Evaluierung dienen außerdem als Orientierungshilfe in der Festlegung von Zielvorgaben und Prioritäten im Rahmen der Jährlichen Managementpläne.

4.2. Schlussfolgerungen und Maßnahmen zur weiteren Implementierung der internen Kontrolle

Die aus den Berichten zu ziehenden Schlussfolgerungen sind im Allgemeinen positiv und ermutigend in Bezug auf die Art und Weise, wie Dienststellen ihre eigenen Fortschritte an den spezifischen Anforderungen im Bereich der internen Kontrolle messen. Die Anstrengungen müssen jedoch fortgesetzt werden, um eine vollständige Implementierung aller internen Kontrollnormen zu erreichen und um zu bewirken, dass sich in den Kommissionsdienststellen Zug um Zug ein solides, ausgereiftes System der internen Kontrolle etabliert.

2001 war ein Übergangsjahr, in dem die Dienste signifikante Veränderungen bewältigen und zahlreiche aufwändige Initiativen in ihre Arbeit integrieren mussten. Diese Faktoren sollten in ihren Auswirkungen nicht unterschätzt werden. Die Entwicklung solider Rahmenbedingungen für die interne Kontrolle ist ein kontinuierlicher Prozess, der durch dauerhaftes Engagement des Managements in Gang gehalten werden muss.

Die Informationen in den Jahresberichten zu diesen Bereichen lassen auf zunehmendes Verständnis interner Kontrollfragen schließen. Es sei daran erinnert, dass das Management zum ersten Mal formell verpflichtet war, entsprechende Berichte zu verfassen. Es kann deshalb kaum überraschen, dass die Berichterstattung der Dienste über ihre spezifischen Management- und Kontrollaufgaben uneinheitlich war. Wie bereits angemerkt, war in den meisten Diensten die interne Auditstruktur nicht für das gesamte Berichtsjahr voll operationell. Für die Zukunft würde man sich eindeutigere Hinweise auf die Auditergebnisse, die Implikationen für den Status der internen Kontrolle und auch die Implikationen für die jährliche Erklärung wünschen. Die Rolle der zentralen Hilfsdienste sollte nicht unterschätzt werden. Die Dienste müssen zahlreiche Initiativen bewältigen. Dabei liegt die Verantwortung für die interne Kontrolle zwar letztlich bei ihnen selbst, doch kommen sie ohne kontinuierliche Beratung und Unterstützung nicht aus. Dies wird vor allem in Bezug auf die neue Haushaltsordnung gelten.

Gestützt auf die Evaluierung der vorstehend beschriebenen Implementierung der Normen im Jahr 2001 empfehlen sich folgende Maßnahmen:

Maßnahme 8: Die GD Haushalt wird in Zusammenarbeit mit dem Generalsekretariat und der GD Personal und Verwaltung vor Ende 2002 die Unterstützung und die praktischen Leitlinien optimieren für die Normen zu den sicherheitsempfindlichen Aufgaben und zur Überwachung, die beide als sehr wichtig gelten für ein reibungsloses Funktionieren der Kommissionsdienste.

Maßnahme 9: Alle Kommissionsdienststellen werden 2002 der Gestaltung und Dokumentation interner Kontrollverfahren besondere Aufmerksamkeit widmen, vor allem den Finanzverfahren zur Fehlerverhütung, Entdeckung von Unregelmäßigkeiten und Erfassung von Abweichungen.

5. Vorbehalte der bevollmächtigten Anweisungsbefugten

Die Charta für die bevollmächtigten Anweisungsbefugten schreibt vor, dass jeder Generaldirektor und Dienstleiter eine Erklärung unterzeichnet, in der er angemessene Gewähr dafür bietet, dass die Mittel, die den im jeweiligen Jahresbericht beschriebenen Aktivitäten zugewiesen wurden, für den vorgesehenen Zweck und in Einklang mit den Grundsätzen eines soliden Finanzmanagements verwendet werden, und dass die praktizierten Kontrollverfahren die notwendigen Garantien geben für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Transaktionen. Hierzu ist anzumerken, dass die Leitlinien für die Erklärungen nicht von allen Diensten völlig einheitlich ausgelegt wurden. Man hätte die Generaldirektoren und Dienstleiter um eine Angleichung bitten können, doch wäre eine entsprechende Neubearbeitung kompliziert und zeitaufwändig gewesen. Überdies lässt sich das Problem in der laufenden Runde angemessen dadurch lösen, dass man die Dienste veranlasst, in Bezug auf sowohl Vorbehalte als auch Anmerkungen tätig zu werden, ob sie nun in der Erklärung oder im Bericht zu finden sind.

Die Charta sieht vor, dass die Erklärung Vorbehalte hinsichtlich der Risiken enthalten kann, die mit Maßnahmen oder Transaktionen der Generaldirektion oder des Dienstes verbunden sind. Derartige Vorbehalte sollen auf Mängel bei der Gestaltung oder Anwendung der Systeme des Managements und der internen Kontrolle hinweisen. Dabei sollte jeweils auch angegeben werden, welche Abhilfemaßnahmen getroffen wurden oder geplant sind. Klar muss jedoch sein, dass die Vorbehalte nicht den Zweck haben, die Erklärung bedeutungslos zu machen. Ganz im Gegenteil sollen sie zusätzliche Maßnahmen zur Minderung erkannter Risiken veranlassen.

Die einschlägigen Anweisungen für die Dienste geben spezifische Kriterien für die Abfassung derartiger Erklärungen vor. Im Wesentlichen sollen die Vorbehalte substanzielle Probleme oder Mängel ansprechen, die es dem bevollmächtigten Anweisungsbefugten verwehren könnten, die in der Erklärung geforderte angemessene Gewähr in vollem Umfang zu geben. Auch wurde vereinbart, dass die Generaldirektoren in den "Schlussfolgerungen" zum Bericht auf wichtige Aspekte verweisen können, die sich auf das ordnungsgemäße Funktionieren ihres Dienstes oder der Kommission insgesamt auswirken, im Sinne der Erklärung jedoch nicht als Vorbehalte zu werten sind.

Dieser Abschnitt der Synthese

- fasst für alle Dienste die gemachten Anmerkungen und Vorbehalte zusammen;

- legt den Schwerpunkt dabei auf das Management der internen Kontrollsysteme;

- behandelt die wichtigsten Themen und häufigsten Probleme, bewertet die Auswirkungen und deren Bedeutung für die Kommission insgesamt und führt aus, welche Maßnahmen zu treffen sind.

5.1. Art der Vorbehalte

Die in den Erklärungen enthaltenen Vorbehalte sind sehr unterschiedlich in Relevanz und Inhalt. Neun Generaldirektoren machten keinerlei Vorbehalte oder Anmerkungen in ihrer Erklärung selbst. Andere nahmen zwar Vorbehalte und/oder Anmerkungen in ihre Erklärung auf, unterschieden jedoch nicht in jedem Fall eindeutig zwischen beiden. Da das Verfahren erstmals in der Kommission praktiziert wurde, wird in der Synthese kein Unterschied gemacht zwischen Vorbehalten und Anmerkungen. Aus praktischen Gründen wird für Vorbehalte und Anmerkungen der Begriff "qualifications" (im deutschen Text: "Kommentare") benutzt.

27 Dienste machten Vorbehalte unmittelbar in der Zuverlässigkeitserklärung oder durch Verweis auf Passagen im Bericht. Berücksichtigt man alle Vorbehalte und Anmerkungen in der Erklärung selbst und im Hauptteil des Berichts, gaben 31 Dienste insgesamt 135 Kommentare ab.

Die Leitlinien verlangen, dass die Generaldirektoren zu jedem Vorbehalt eine Problemanalyse sowie eine Folgenabschätzung (nach Möglichkeit quantifiziert) vornehmen und Schlussfolgerungen ziehen (einschließlich notwendiger Maßnahmen mit Zeitplan). Den Generaldirektoren wurde auch nahe gelegt anzugeben, welche Messlatte in der Festlegung der Erheblichkeitsschwelle [6] angelegt wurde. Dabei geht man davon aus, dass jeder Vorbehalt in einer Erklärung per se erheblich ist, quantitativ oder qualitativ, formell oder inhaltlich. In etwa der Hälfte der Fälle waren die Kommentare der Generaldirektoren begleitet von eindeutig definierten Aktionsplänen oder Angaben zu bereits eingeleiteten Maßnahmen, um das betreffende Problem zu beheben. Und generell wurden nur in wenigen Fällen die potenziellen Auswirkungen eindeutig beschrieben und quantifiziert, und auf die Frage der Erheblichkeit wurde kaum oder überhaupt nicht eingegangen, weder in der Abfassung der Erklärungen selbst noch in den betreffenden Abschnitten des Berichts.

[6] Exakt definiert ist der Begriff der Erheblichkeit in SEK(2002)401, S. 14.

Es darf nicht übersehen werden, dass nicht für alle Kommentare ein spezifischer Aktionsplan als notwendig erachtet wurde. Dies erklärt sich aus der Art der Vorbehalte, deren begrenzter Erheblichkeit oder dadurch, dass sie vorübergehender Natur waren oder dass ein Missverhältnis bestand zwischen den Kosten einer Verbesserung der gegenwärtigen Situation und dem zu erwartenden Nutzeffekt. Und in vielen Fällen wird der Notwendigkeit eines Aktionsplans bereits Rechnung getragen durch in der Synthese vorgesehene Maßnahmen. In anderen Fällen handelt es sich um einen eher allgemeinen Kommentar zum politischen Umfeld, der nicht nach einem Aktionsplan verlangt.

Berücksichtigt werden sollte, dass die Generaldirektoren erstmals derartige Erklärungen abzugeben hatten. Es ist jedoch ein kohärenterer Ansatz erforderlich und es gilt sicherzustellen, dass die Erklärungen die tatsächliche Situation so exakt wie möglich wiedergeben. Viel wird davon abhängen, ob sich als Ergebnis längerer Erfahrung mit diesen Vorgängen ein zunehmendes Verständnis der Erfordernisse einstellt. Eindeutig verursachten bestimmte Aspekt besondere Probleme. So hatten viele Generaldirektoren Schwierigkeiten mit der Einschätzung des Begriffs Erheblichkeit. Diese Frage wird rechtzeitig vor der nächsten Berichtsrunde zu klären sein, denn es handelt sich hierbei um einen grundsätzlichen Aspekt, der entscheidend ist für die Glaubwürdigkeit der jährlichen Zuverlässigkeitserklärungen: im Grunde genommen heißt "Erheblichkeit" ("materiality") nichts anderes als "Bedeutsamkeit". Mit zunehmender Erfahrung in der Abfassung der Jahresberichte und insbesondere mit der zunehmenden Einsicht in die Notwendigkeit, Vorbehalte auf erhebliche Aspekte zu beschränken, ist damit zu rechnen, dass die Dienste in den kommenden Jahren diese Praxis einheitlicher handhaben.

In Anbetracht der unterschiedlichen Abfassung der Vorbehalte und Anmerkungen wird zu überlegen sein, wie den Generaldirektoren zu vermitteln ist, in welchen Fällen Vorbehalte angezeigt sind. Einige Fragen haben vielleicht nur vorübergehende Bedeutung, wie etwa die Kreuz-Bevollmächtigung, die neun Generaldirektoren kommentierten. Derartige Fragen dürfen dennoch künftig nicht ganz außer Acht gelassen werden. In einigen Diensten kam es 2001 zu einem Wechsel im Amt des bevollmächtigten Anweisungsbefugten, was in der jeweiligen Erklärung oder im Bericht selbst angeführt wurde, ohne jedoch auf die Auswirkungen für die Erklärung oder andere damit verbundene Fragen einzugehen. Auf diese Frage wird in den Leitlinien für die Generaldirektionen Bezug genommen. Sie ist auch Gegenstand einer neuen Leitlinie, die für die kommenden Jahre die Modalitäten klarer definieren soll (SEK(2002)657).

Maßnahme 10: Das Generalsekretariat wird in Zusammenarbeit mit der GD Haushalt, der GD Personal und Verwaltung und dem Internen Auditdienst bis Ende 2002 die Methodik und die Leitlinien zur Erstellung der Jahresberichte für das Jahr 2002 überarbeiten und optimieren. Besondere Aufmerksamkeit muss dabei der Frage der Erheblichkeit gelten, der Definition der Relevanz potenzieller Vorbehalte in den begleitenden Erklärungen und der Handhabung von Kreuz-Bevollmächtigungen.

5.2. Hauptpunkte/Trends

Aspekt, die für viele Dienste relevant sind, werden nachstehend eingehender analysiert, wobei auch auf ihre potenzielle Bedeutung für die Kommission insgesamt eingegangen wird.

5.2.1. Finanzsysteme und Dezentralisierung der Aufgaben im Finanzbereich

Nahezu die Hälfte der Generaldirektoren, die Kommentare abgaben, sprachen Probleme des Finanzmanagementsystems und der internen Kontrolle an (21 Kommentare). Gegenstand der Kommentare waren u. a. die Gestaltung der Haushaltsabläufe, die Dokumentation von Verfahren, die Kontrolle der Vertragsverwaltungsverfahren, Modalitäten der Überwachung sowie die Frage, ob die Dienste gerüstet sind für die Übernahme vollständig dezentralisierter Finanzaufgaben. Zusätzliche Bedeutung hat diese Frage natürlich durch die überarbeitete Haushaltsordnung bekommen, die am 1. Januar 2003 in Kraft treten soll und keinen zentralen Ex-ante-Sichtvermerk mehr vorsieht.

Maßnahme 11: In Vorwegnahme der neuen Haushaltsordnung haben die Generaldirektoren und Dienstleiter bereits damit begonnen, angemessene interne Kontrollsysteme zu etablieren. Sie dienen dazu, bis November 2002 zu bewerten, inwieweit die bestehenden internen Kontrollsysteme und vor allem die Finanzabläufe ausgelegt sind für die neuen Aufgaben; die zentralen Dienststellen der Kommission werden die erforderlichen unterstützenden Maßnahmen treffen. Konkret werden die neuen oder modifizierten Elemente der neuen Haushaltsordnung und die zugehörigen Durchführungsmodalitäten bis Oktober 2002 in das bestehende interne Kontrollsystem integriert. Die GD Haushalt wird in Zusammenarbeit mit dem Generalsekretariat und der GD Personal und Verwaltung ihre Arbeit an einem Instrumentarium fortsetzen, das den Kommissionsdienststellen helfen soll, das bestehende Kontrollsystem den neuen Erfordernissen anzupassen. Zu diesem Zweck wird auch ein umfassendes Schulungsprogramm entwickelt.

5.2.2. Gemeinsam verwaltete Bereiche / mangelnde Einflussmöglichkeiten der Generaldirektoren

23 Kommentare bezogen sich eindeutig auf Aspekte, die sich der direkten Kontrolle des Generaldirektors entziehen. Verschiedene der in den Kommentaren angesprochenen Aspekte sind möglicherweise weitgehend abhängig vom Agieren externer Stellen, wobei aber dennoch der Kommission oder der betreffenden Dienststelle teilweise oder vollständig das Management obliegt. Die Frage der geteilten oder dezentralisierten Managementaufgaben in der Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten war für einige Generaldirektoren ein wichtiger Aspekt. Einige von ihnen verwiesen auch auf das Problem der dezentralisierten Agenturen: der Generaldirektor kann dabei der designierte bevollmächtigte Anweisungsbefugte sein, ohne jedoch ein klares Mandat zur Wahrnehmung von Kontrollfunktionen zu haben.

Maßnahme 12: Die GD Haushalt wird in Zusammenarbeit mit der GD Personal und Verwaltung und den betroffenen Dienststellen bis März 2003 das Problem analysieren. Sie wird der Kommission einen Vorschlag unterbreiten zur Abgrenzung der Zuständigkeiten der Anweisungsbefugten in jedem gemeinsam verwalteten Bereich. Dies sollte es den Generaldirektoren ermöglichen, geeignete Maßnahmen für den Fall zu ergreifen, dass Unsicherheiten bestehen oder Probleme auftreten.

5.2.3. Audit und Kontrolle

Nahezu die Hälfte der Generaldirektoren sprach entweder direkt oder indirekt auditbezogene Aspekte an, u. a. Schwierigkeiten bei der Durchführung von Vor-Ort-Kontrollen im Rahmen der eigenen Kontrollaktivitäten des Managements und der Arbeit und Funktion der eigenen internen Auditstellen. Die Fähigkeit, Vor-Ort-Kontrollen im vorgesehenen Umfang auszuführen, wurde vielfach beeinträchtigt durch eine unzureichende Mittelausstattung oder durch Schwierigkeiten, die erforderlichen systembezogenen Informationen aus den Mitgliedstaaten zu erhalten. Was das Funktionieren der internen Auditstellen angeht, so verwiesen mehrere Generaldirektoren darauf, dass es sich um relativ neue Einrichtungen handelt. Die Zuverlässigkeit sei bisher nur begrenzt, was insbesondere für die jährlichen Erklärungen von Bedeutung sei. Der Bereich Audit und Kontrolle macht gegenwärtig einen Wandel durch und wird in der ganzen Kommission ausgiebig erörtert. Dies betrifft auch die Jahresberichte des Internen Auditdienstes und der Finanzkontrolle. Bis Ende 2002 müssen in jedem Dienst angemessene Kontrollstrukturen operationell und die Modalitäten für die zentrale Überwachung definiert sein. In Anlehnung an die international anerkannten Grundsätze der Good Governance wird man eine klare Unterscheidung treffen zwischen Audit und Kontrolle.

Maßnahme 13: Die Kommission wird dafür Sorge tragen, dass bis zum 1. Dezember 2002 die Verantwortlichkeiten der entscheidenden Akteure im Audit- und Kontrollsystem, einschließlich der Vor-Ort-Kontrollen, eindeutig definiert werden in Einklang mit den Grundprinzipien des Weißbuchs zur Reform und der neuen Haushaltsordnung, mit Best Practice und mit international anerkannten Grundsätzen der Good Governance.

5.2.4. Einstellungsverfahren und Fortbildung

Personalknappheit ist ein Aspekt, der von nahezu der Hälfte der Generaldirektoren erwähnt wurde (32 Kommentare). Dabei wurde eine Vielzahl von Einzelfragen angesprochen: u. a. Mängel im Einstellungsverfahren selbst, Mangel an ausreichend qualifizierten Kandidaten auf den Reservelisten und die sich daraus ergebende Notwendigkeit, Personal ohne einschlägige Erfahrung zu schulen. Um diese ständig wiederkehrenden Probleme zu lösen, wird die Kommission folgende Maßnahmen ergreifen:

Maßnahme 14: Die GD Personal und Verwaltung wird so bald wie möglich im Jahr 2002 die Anforderungsprofile für den Personalbedarf der für das Finanzmanagement und verwandte Bereiche zuständigen GDs überprüfen, die Ergebnisse mit den gegenwärtigen Programmen für einschlägige Auswahlverfahren vergleichen und gegebenenfalls zusätzliche allgemeine Auswahlverfahren einleiten. Zu diesem Zweck wird die GD Personal und Verwaltung einen Plan ausarbeiten, der vom neuen Amt für Personalauswahl (EPSO) ab Anfang 2003 umzusetzen sein wird. Zur Überbrückung wird die Besetzung freier Planstellen durch Zeitbedienstete so lange fortgesetzt, bis ausreichend lange Reservelisten aus entsprechenden Auswahlverfahren verfügbar sind.

Maßnahme 15: Die GD Haushalt wird die erforderliche Finanzmanagement-Schulung der Mitarbeiter sowie speziell auf die Implementierung der neuen Haushaltsordnung abstellende Schulungs maßnahmen organisieren. Zusammen mit den Diensten werden die GD Personal und Verwaltung und die GD Haushalt ferner auch die Schulung der verschiedenen Akteure im Ausgabenzyklus organisieren. Entsprechende Maßnahmen laufen bereits und werden noch verstärkt.

5.2.5. Modernisierung des Kontenrahmens und Rechnungsführungssystems der Kommission

Verschiedene Generaldirektoren gaben hierzu Kommentare ab und die GD Haushalt selbst machte zwei wesentliche Vorbehalte. Die Modernisierung der Rechnungsführung der Kommission betrifft hauptsächlich drei Aspekte: Modernisierung des Kontenrahmens und der zugehörigen Verfahren; Probleme mit dem zentralen Informationssystem (Sincom); Probleme mit den lokalen Informationssystemen, insbesondere an den Schnittstellen mit dem Zentralsystem.

* Die Erfordernisse einer Modernisierung des Kontenrahmens der Kommission betreffen hauptsächlich die Frage, inwieweit die von außerhalb des zentralen Rechnungsführungssystems eingeholten Finanzberichtserstattungsdaten zuverlässig sind und in welchem Maße dieser Rahmen vereinbar ist mit international anerkannten Rechnungsführungsprinzipien und -normen. Unter Beibehaltung der laufenden prioritären Bemühungen zur Optimierung der Qualität des gegenwärtigen operationellen Systems soll eine Modernisierung durch Einführung des Prinzips der Periodenabgrenzung (accrual accounting), vorgesehen in der neu gestalteten Haushaltsordnung, die Schwächen beseitigen helfen.

* Bei Sincom ernsthaft zu bemängeln sind die Redundanz einiger Daten innerhalb der Informationssystemarchitektur, insbesondere die fehlende Kohärenz der den Anweisungsbefugten einerseits und den zentralen Dienststellen andererseits vorgelegten Daten. Die GD Haushalt hat hierzu bereits Ende 2001 ein "Kohärenzprojekt" eingeleitet. Der Kohärenz zugute kommen wird auch die Dezentralisierung der Kontrollfunktionen durch die neu gefasste Haushaltsordnung. Ergänzend hat die GD Haushalt die Sicherheitskontrollen und die Kontinuität des Prüfpfads im Rahmen des Systems verstärkt. Die Kommission wird diese Probleme prioritär auf der Basis eines kohärenten und realistischen Projektplans in Angriff nehmen.

* Einige Kommentare schließlich betreffen die Unzulänglichkeiten lokaler Systeme und die Notwendigkeit, die Qualität der Schnittstellen mit dem zentralen Informationssystem zu verbessern. In diesem Kontext begrüßt die Kommission die verschiedenen Aktionspläne in den jeweiligen Jahresberichten. Die Dienste sind aufgefordert, nach Möglichkeit gemeinsame Lösungen zu erarbeiten und eng mit dem Zentralen Finanzdienst zusammenzuarbeiten, um den oben genannten Gesamtprojektplan zu optimieren, insbesondere in Bezug auf die potenzielle Funktionalität der zentralen Systeme und ein effizientes Projektmanagement.

Maßnahme 16: Die Kommission wird bis Ende 2002 einen kohärenten Implementierungsplan für die Modernisierung des Kontenrahmens, einschließlich der progressiven Einführung des Prinzips der Periodenabgrenzung, genehmigen und den anderen Institutionen übermitteln.

Maßnahme 17: Die Kommission wird bis Ende 2002 eine Mitteilung verabschieden mit strategischen Orientierungen für den künftigen Kernbereich der Finanzinformationssysteme. Im Projektplan wird man drei Schwerpunkte setzen: durch Redundanz von Daten und Anwendungen bedingte Unstimmigkeiten vermeiden, die Sicherheitskontrollen und den Prüfpfad im System optimieren und die neue Haushaltsordnung bis 1. Januar 2003 implementieren.

6. Allgemeine Schlussfolgerungen

Die aus den Berichten und Erklärungen zu ziehenden allgemeinen Schlussfolgerungen sind positiv, bedenkt man, dass es sich für die Kommission um eine Ersterfahrung handelt.

6.1. Situation der Kommission

Die Jahresberichte und Zuverlässigkeitserklärungen wurden konzipiert und eingeführt als Instrument der Rechenschaftslegung im Kontext der Reform und des Strukturmanagements. Neu an diesem Instrument ist seine Einfachheit und seine Wirksamkeit in der Verbesserung der Rechenschaftslegung und der Steigerung der Transparenz in Verbindung mit den Grundzügen der Selbstbewertung und der Selbstverantwortung für die vom Management selbst gemeldeten Ausnahmeregelungen. Dies wiederum ist zusätzlicher Ansporn für die Selbstverantwortung des Managements für Abhilfemaßnahmen in den Bereichen, die der Kontrolle der Kommission unterstehen.

Der von der Synthese vermittelte Gesamteindruck mag vielleicht nicht durchgehend erfreulich sein: das Bild, das sie vom Zustand der Kontrollfunktionen in der Kommission entwirft, ist von bisher beispielloser Deutlichkeit und Rückhaltlosigkeit. Doch diese Offenheit nach innen und außen ist geradezu das Markenzeichen praktizierter Reform, zu sehen im Kontext bereits laufender Reformmaßnahmen, die zeigen, dass Fortschritte realisiert werden auf dem Weg zu einer effizienteren Organisation, wenn auch unverkennbar noch größere Anstrengungen erforderlich sind, um bestehende Risiken Zug um Zug in den Griff zu bekommen.

Das Verfahren hat auch strukturelle Fragen aufgeworfen. Sie werden die Kommission veranlassen, zusätzliche Anstrengungen zu unternehmen, die möglicherweise sogar über die Reformziele hinausgehen. Beispiele sind Fortschritte in Fragen der internen Governance, Schwächen in der Kontrolle der institutionellen Informations- und Rechnungsführungssysteme, Personal engpässe sowie das strukturelle Problem, Delegationsrisiken - allen operativen Strukturen eigen, die auf dem Subsidiaritätsprinzip fußen - zu beherrschen, ohne das Prinzip in Frage zu stellen, dass die Kommission die Verantwortung für den Haushalt innehat.

In den Fortschritten, die sie macht, sieht die Kommission sehr wohl den Nutzen des Lernprozesses, der ausgelöst wird durch die Einführung neuer Managementinstrumente, wie zum Beispiel die Erstellung von Jahresberichten und Erklärungen - Instrumente, die in vielen Mitgliedstaaten ohne Beispiel sind. Und sie schätzt die Lehren, die daraus zu ziehen sind, hoch ein, wie auch die Verbesserungsvorschläge, die für die kommenden Jahre weiteres Potenzial beinhalten. Trotz der bereits erzielten Verbesserungen ist nicht auszuschließen, dass in den kommenden Jahren weitere Vorbehalte und Anmerkungen vorgebracht werden. Die Kommission sieht aber keine Gefahr von Entwicklungen, die insgesamt gesehen den positiven Eindruck der im ersten Jahr unternommenen lobenswerten Anstrengungen trüben könnten. Dieser positive Eindruck ergibt sich eindeutig aus den der Kommission vorliegenden Informationen. Faktoren wie eine gemeinsame Verwaltung können allerdings zur Folge haben, dass nur begrenzte Informationen verfügbar sind.

Die zeitliche Planung der Erstellung von Jahresberichten wird zu überprüfen sein. Gemäß Artikel 60 7 und 181 4 der neuen Haushaltsordnung muss die Synthese ab 2004 vor dem 15. Juni den anderen Institutionen übermittelt werden. Die Kommission beabsichtigt deshalb, bereits 2003 die Termine für die Vorlage der Jahresberichte und der Synthese zum Teil vorzuziehen. Vorschläge hierzu werden in der Ausarbeitung der in Maßnahme 9 vorgesehenen überarbeiteten Leitlinien berücksichtigt.

Notwendig ist auch der Hinweis, dass das durch die Einführung der Zuverlässigkeitserklärung in der Kommission bedingte Probleme und Schwächen nicht als eine Beeinträchtigung des Kommissionsmanagements ausgelegt werden sollten. Alle angesprochenen Probleme bestanden bereits vor der Reform. Dass die Kommission sich jetzt offen dazu bekennt, garantiert, dass man wirksame Abhilfemaßnahmen trifft, die überwacht werden und Follow-up nach sich ziehen.

6.2. Wie die Probleme zu lösen sind

In diesem Kontext stellt die Kommission fest, dass angesichts der Vielfalt der von den Generaldirektoren in den Vorbehalten aufgeworfenen Fragen natürlich nicht alle Probleme auf einmal zu lösen sind. In der Kommission bestehen Engpässe, finanzielle wie personelle. Und sie muss ein Gleichgewicht finden zwischen höheren Investitionen in die Optimierung von Verwaltung und Management und der Stärkung ihrer Fähigkeit, Politik zu konzipieren und umzusetzen. Dies kann dazu führen, dass eine Wahl zu treffen ist zwischen verschiedenen Prioritäten, was wiederum möglicherweise eine Anpassung von Zeitzielen für Maßnahmen in der Synthese erforderlich macht.

Die Kommission nimmt alle Kommentare und entsprechenden Aktionspläne der Generaldirektoren zur Kenntnis. Was die durch die vorstehenden allgemeinen Maßnahmen nicht abgedeckten Kommentare betrifft, so drängt die Kommission die Dienste, bis September 2002 eigene Aktionspläne und Zeitpläne aufzustellen.

Abschließend empfiehlt die Kommission, dass die Generaldirektoren die vollständigen Aktionspläne dem zuständigen Kommissionsmitglied vorlegen, das, gestützt auf den Jahresbericht und andere sachdienliche Informationen, die Endfassung des Aktionsplans billigen sollte. Das jeweils zuständige Kommissionsmitglied ist dann für die Überwachung der Durchführung der vereinbarten Maßnahmen durch die betreffenden Generaldirektoren verantwortlich.

Entsprechend dem Grundsatz der kollektiven politischen Verantwortung des Kollegiums und gemäß der Rahmenvereinbarung über die Beziehungen zwischen dem Europäischen Parlament und der Kommission werden die für den Haushalt und für die Verwaltungsreform zuständigen Kommissionsmitglieder die Synthese den zuständigen Stellen des Europäischen Parlaments, insbesondere dem Haushaltsausschuss und dem Ausschuss für Haushaltkontrolle, übermitteln.

Die übrigen Kommissionsmitglieder werden ihre politische Bewertung für ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereich entsprechend den mit den Parlamentsausschüssen vereinbarten Modalitäten vorlegen. Sie können den Generaldirektor auffordern, seinen Jahresbericht dem betreffenden Parlamentsausschuss zu unterbreiten.

Maßnahme 18: Die AAR-Aktionspläne (AAR = Annual Activity Reports) werden bis September 2002 in die Jährlichen Managementpläne für 2002 aufgenommen und gegebenenfalls in die Jährlichen Managementpläne für 2003 übernommen. Die Fortschritte werden vom zuständigen Kommissionsmitglied überwacht und in der nächsten Runde von Jahresberichten analysiert.

Aktionsplan

Die Reihenfolge der folgenden Massnahmen entspricht ihrer Reihenfolge in diesem Dokument und stellt keinerlei Rangfolge dar.

A) Politische Querschnittsfragen

Maßnahme 1: Was die Forschungsprogramme anbelangt, wird die Kommission vor Ende 2002 einen detaillierten Aktionsplan verabschieden zur Verminderung der Komplexität des Finanzmanagements indirekter Aktionen durch eine Vereinfachung und eine größere Kohärenz zwischen den verschiedenen derzeit praktizierten Systemen sowie durch ein verbessertes Vertragsmanagement. Um die bestehenden Risiken zu mindern, sollen die Kontrollen durch die zuständigen Dienststellen optimiert und die Maßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft intensiviert werden.

Maßnahme 2: Die Kommission hat verschiedentlich die RELEX-Reform in ihrer Substanz bestätigt, doch hat sie, gestützt auf den Jahresbericht des Internen Prüfers, auf die Notwendigkeit hingewiesen, die Möglichkeiten größerer Synergien zwischen den im Bereich Außenbeziehungen tätigen Diensten auszuloten. Die zuständigen Kommissionsmitglieder sollten im Einvernehmen mit dem Präsidenten und Vizepräsident Kinnock erneut prüfen, wie die Ressourcen und Strukturen der GD Außenbeziehungen, der GD Entwicklung und von EuropeAid langfristig so ausgelegt werden können, dass sie die für den Bereich Außenbeziehungen zuständigen Kommissionsmitglieder im Management ihrer Geschäftsbereiche, die unerändert bleiben, optimal unterstützen. Die Kommission wird entsprechende Vorschläge bis Ende des Jahres prüfen. Nach ihrer Einschätzung müssen unter Berücksichtigung der Tatsache, dass 2001 noch als Anlaufphase zu werten ist, weitere Anstrengungen unternommen werden, um die Reform zu konsolidieren und damit ihr Potenzial voll auszuschöpfen. In diesem Kontext wird die Kommission auch die Risiken im Zusammenhang mit der Außenhilfe und insbesondere der direkten Haushaltshilfe als Form der Entwicklungshilfe prüfen und verdeutlichen und sich daraus ergebende wichtige Erkenntnisse den anderen Institutionen mitteilen. Außerdem wird sie nächstes Jahr die Maßnahmen zur Dezentralisierung bewerten, um zu ermitteln, inwieweit die Umsetzung der Reform der Außenhilfe Leistungsfähigkeit und Effizienz gefördert hat.

Maßnahme 3: Auf die Vorbehalte im Bereich der nuklearen Sicherheit wird noch vor Ende des Jahres reagiert: zum Ersten wird ein Maßnahmenpaket ausgearbeitet, das einen operationellen rechtlichen Rahmen schaffen soll zur Festlegung von EU-Sicherheitsnormen und zum Erhalt von Stilllegungsfonds und zum Zweiten wird die Aufteilung der nuklearen Fachkompetenz zwischen den zuständigen Dienststellen sorgfältig mit dem Ziel geprüft, die Effizienz zu steigern.

Maßnahme 4: Die Kommission wird sich bemühen, zusammen mit dem Rat zu klären, welchen Teil der Verantwortung sie in der Realisierung der für die gemeinsame Verwaltung der Strukturfonds festgelegten Ziele trägt. Sie wird ferner Vorschläge vorlegen, die dazu dienen sollen, ihre Überwachungs- und Kontrollbefugnisse ihren Verantwortlichkeiten anzupassen.

B) Durchführung der Reform

Maßnahme 5: Was die zur Umsetzung der Reform fehlenden Humanressourcen angeht, wird die Kommission aufmerksam verfolgen, welchen Bedarf die Generaldirektoren in ihren Jahresberichten anmelden im Kontext des nächsten Strategie- und Programmplanungszyklus, der Ende 2002 anläuft. Das Generalsekretariat wird ein neues Verfahren erarbeiten zur Abschätzung des Personalbedarfs für bestehende und neue Tätigkeiten.

Maßnahme 6: Mit Blick auf die weitere Durchführung der Reform wird das Generalsekretariat wird in enger Zusammenarbeit mit der GD Haushalt und der GD Personal und Verwaltung die Koordinationsmechanismen zwischen den zentralen Diensten mit dem Ziel überprüfen, die Unterstützung und Beratung der operativen Dienststellen zu verbessern. Darüber hinaus wird das Generalsekretariat bis Oktober 2002 einen detaillierten ABM-Leitfaden erarbeiten und die Dienste in der Ausarbeitung ihrer Jährlichen Managementpläne für 2003 unterstützen.

Maßnahme 7: Eine dienststellenübergreifende Arbeitsgruppe wird beauftragt, die Interoperabilität der bestehenden Managementinformationssysteme zu koordinieren. Diese Gruppe wird bis November 2002 einen Aktionsplan aufstellen und dessen Durchführung überwachen.

Maßnahme 8: Die GD Haushalt wird in Zusammenarbeit mit dem Generalsekretariat vor Ende 2002 die Unterstützung und die praktischen Leitlinien optimieren für die Normen zu den sicherheitsempfindlichen Aufgaben und zur Überwachung, die beide als sehr wichtig gelten für ein reibungsloses Funktionieren der Kommissionsdienste.

Maßnahme 9: Alle Kommissionsdienststellen werden 2002 der Gestaltung und Dokumentation interner Kontrollverfahren besondere Aufmerksamkeit widmen, vor allem den Finanzverfahren zur Fehlerverhütung, Entdeckung von Unregelmäßigkeiten und Erfassung von Abweichungen.

Maßnahme 10: Das Generalsekretariat wird in Zusammenarbeit mit der GD Haushalt, der GD Personal und Verwaltung und dem Internen Auditdienst bis Ende 2002 die Methodik und die Leitlinien zur Erstellung der Jahresberichte für das Jahr 2002 überarbeiten und optimieren. Besondere Aufmerksamkeit muss dabei der Frage der Erheblichkeit gelten, der Definition der Relevanz potenzieller Vorbehalte in den begleitenden Erklärungen und der Handhabung von Kreuz-Bevollmächtigungen.

Maßnahme 11: In Vorwegnahme der neuen Haushaltsordnung haben die Generaldirektoren und Dienstleiter bereits damit begonnen, angemessene interne Kontrollsysteme zu etablieren. Sie dienen dazu, bis November 2002 zu bewerten, inwieweit die bestehenden internen Kontrollsysteme und vor allem die Finanzabläufe ausgelegt sind für die neuen Aufgaben; die zentralen Dienststellen der Kommission werden die erforderlichen unterstützenden Maßnahmen treffen. Konkret werden die neuen oder modifizierten Elemente der neuen Haushaltsordnung und die zugehörigen Durchführungsmodalitäten bis Oktober 2002 in das bestehende interne Kontrollsystem integriert. Die GD Haushalt wird in Zusammenarbeit mit dem Generalsekretariat und der GD Personal und Verwaltung ihre Arbeit an einem Instrumentarium fortsetzen, das den Kommissionsdienststellen helfen soll, das bestehende Kontrollsystem den neuen Erfordernissen anzupassen. Zu diesem Zweck wird auch ein umfassendes Schulungsprogramm entwickelt.

C) Horizontale Managementfragen

Maßnahme 12: Die GD Haushalt wird in Zusammenarbeit mit der GD Personal und Verwaltung und den betroffenen Dienststellen bis März 2003 die aus der gemeinsamen Verwaltung resultierenden Probleme analysieren. Sie wird der Kommission einen Vorschlag unterbreiten zur Abgrenzung der Zuständigkeiten der Anweisungsbefugten in jedem gemeinsam verwalteten Bereich. Dies sollte es den Generaldirektoren ermöglichen, geeignete Maßnahmen für den Fall zu ergreifen, dass Unsicherheiten bestehen oder Probleme auftreten.

Maßnahme 13: Die Kommission wird dafür Sorge tragen, dass bis zum 1. Dezember 2002 die Verantwortlichkeiten der entscheidenden Akteure im Audit- und Kontrollsystem, einschließlich der Vor-Ort-Kontrollen, eindeutig definiert werden in Einklang mit den Grundprinzipien des Weißbuchs zur Reform und der neuen Haushaltsordnung, mit Best Practice und mit international anerkannten Grundsätzen der Good Governance.

Maßnahme 14: Die GD Personal und Verwaltung wird so bald wie möglich im Jahr 2002 die Anforderungsprofile für den Personalbedarf der für das Finanzmanagement und verwandte Bereiche zuständigen GDs überprüfen, die Ergebnisse mit den gegenwärtigen Programmen für einschlägige Auswahlverfahren vergleichen und gegebenenfalls zusätzliche allgemeine Auswahlverfahren einleiten. Zu diesem Zweck wird die GD Personal und Verwaltung einen Plan ausarbeiten, der vom neuen Amt für Personalauswahl (EPSO) ab Anfang 2003 umzusetzen sein wird. Zur Überbrückung wird die Besetzung freier Planstellen durch Zeitbedienstete so lange fortgesetzt, bis ausreichend lange Reservelisten aus entsprechenden Auswahlverfahren verfügbar sind.

Maßnahme 15: Die GD Haushalt wird die erforderliche Finanzmanagement-Schulung der Mitarbeiter sowie speziell auf die Implementierung der neuen Haushaltsordnung abstellende Schulungsmaßnahmen organisieren. Zusammen mit den Diensten werden die GD Personal und Verwaltung und die GD Haushalt ferner auch die Schulung der verschiedenen Akteure im Ausgabenzyklus organisieren. Entsprechende Maßnahmen laufen bereits und werden noch verstärkt.

Maßnahme 16: Die Kommission wird bis Ende 2002 einen kohärenten Implementierungsplan für die Modernisierung des Kontenrahmens, einschließlich der progressiven Einführung des Prinzips der Periodenabgrenzung, genehmigen und den anderen Institutionen übermitteln.

Maßnahme 17: Die Kommission wird bis Ende 2002 eine Mitteilung verabschieden mit strategischen Orientierungen für den künftigen Kernbereich der Finanzinformationssysteme. Im Projektplan wird man drei Schwerpunkte setzen: durch Redundanz von Daten und Anwendungen bedingte Unstimmigkeiten vermeiden, die Sicherheitskontrollen und den Prüfpfad im System optimieren und die neue Haushaltsordnung bis 1. Januar 2003 implementieren.

Maßnahme 18: Die noch ausstehenden bzw. unzureichenden Aktionspläne werden bis September 2002 in die Jährlichen Managementpläne für 2002 aufgenommen. Gegebenenfalls werden diese Aktionspläne - wie die übrigen Aktionspläne - in die Jährlichen Managementpläne für 2003 übernommen. Die Fortschritte werden vom zuständigen Kommissionsmitglied überwacht und in der nächsten Runde von Jahresberichten analysiert.