Bericht

über den Jahresabschluss 2001 der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht, zusammen mit den Antworten der Beobachtungsstelle

(2002/C 326/09)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht (nachstehend Beobachtungsstelle) gemäß Artikel 11 Absatz 11 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss der Beobachtungsstelle für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 8 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 11 Absatz 12 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates (geändert durch Artikel 1 der Verordnung (EG) Nr. 3294/94 des Rates(2) vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(3) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Der Hof kann aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

5. Ohne seinen Bestätigungsvermerk in Ziffer 4 infrage stellen zu wollen, möchte der Hof die Aufmerksamkeit besonders auf die Ziffern 22 bis 24 dieses Berichts lenken.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN

Haushaltsvollzug

6. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2001 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist aus Tabelle 1(4) zu ersehen.

7. Die endgültigen Mittel des Haushaltsjahres beliefen sich auf 9,2 Millionen Euro, die in Höhe von 8,8 Millionen Euro gebunden wurden. Von den mit 3,3 Millionen Euro veranschlagten operationellen Mitteln (Titel III) wurden 3,2 Millionen gebunden. Die Zahlungen zulasten der Mittel des Haushaltsjahres beliefen sich auf 6,5 Millionen; 2,5 Millionen wurden auf das folgende Haushaltsjahr übertragen und 0,3 Millionen mussten annulliert werden. Lediglich 59 % der gebundenen operationellen Mittel wurden im Laufe des Haushaltsjahres ausgezahlt.

8. Die Mittelübertragungen auf das Haushaltsjahr 2002 belaufen sich auf 2,4 Millionen Euro (27 % der Mittelbindungen) und betreffen im Wesentlichen die operationellen Mittel, die in Höhe von 1,4 Millionen übertragen wurden (44 % der Mittelbindungen). Dieser hohe Betrag der Mittelübertragungen zeigt, dass die Agentur bei der Planung ihrer Tätigkeiten mehr auf Qualität und Überwachung achten muss.

Jahresabschluss

9. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der von der Beobachtungsstelle in ihrem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2001 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht. Im Jahr 2001 hat die Beobachtungsstelle der Kommission einen Betrag erstattet, der dem aus den Vorjahren annullierten Saldo entspricht.

10. In der Vermögensübersicht hat die Beobachtungsstelle im Haushaltsjahr 2001 die Abschreibung ihrer Anlagewerte gemäß der Verordnung (EG) Nr. 2909/2000 der Kommission vom 29. Dezember 2000 berücksichtigt. Die Abschreibungsaufwendungen für das Haushaltsjahr 2001 und die vorhergehenden Haushaltsjahre belaufen sich auf 557194 Euro, der Nettobetrag der Anlagewerte entspricht 3229480 Euro.

11. Aufgrund ihrer hohen Kontensalden sollte die Beobachtungsstelle bessere Bankbedingungen aushandeln. Der Rechnungsführer sollte die Zinssätze auf den Finanzmärkten regelmäßig beobachten, um sicherzustellen, dass die Verzinsung der Guthaben zufriedenstellend ist.

Anwendung der Finanzvorschriften

12. Die Prüfung der Belege für die von der Zahlstelle geleisteten Zahlungen zeigte, dass entgegen dem Grundsatz der Spezialität, Ausgaben gleicher Art unter unterschiedlichen Haushaltslinien verbucht werden. Der Rechnungsführer der Beobachtungsstelle sollte regelmäßige Ad-hoc-Prüfungen im Hinblick auf die Verwendung der dem Zahlstellenverwalter anvertrauten Mittel sowie auf die Rechnungsführung vornehmen. Darüber hinaus sollte die Liste der getätigten Zahlungen dem Rechnungsführer und dem Finanzkontrolleur jeweils am Monatsende gemäß Artikel 6 des Beschlusses zur Einrichtung der Zahlstelle, unterbreitet werden.

13. In seinen Jahresberichten 1999 und 2000 betreffend die Beobachtungsstelle(5) hatte der Hof diese aufgefordert, die Änderungen in der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan in Bezug auf die MwSt. in ihre Finanzregelung zu übertragen. Diese Änderungen wurde bislang nicht vorgenommen.

14. Die Beobachtungsstelle hat mit der Kommission einen Vertrag unterzeichnet, um die Beitrittsländer auf eine Teilnahme an den Tätigkeiten der Beobachtungsstelle vorzubereiten. Für dieses Vorhaben wurde ein gesonderter Etat von 1056139 Euro bereitgestellt. Zur Erfuellung dieses Vertrages war die Einstellung von drei Hilfskräften vorgesehen. Die Gehaltsaufwendungen für diese drei Hilfskräfte sind mit einem Gesamtbetrag von 81439 Euro sechs Monate(6) zu Unrecht zulasten des Haushaltsplans der Beobachtungsstelle verbucht worden. Die Berichtigung erfolgte jedoch erst im Oktober 2001, obwohl die Kommission den Gesamtbetrag für das Vorhaben bereits am 14. März 2001 überwiesen hatte.

15. Für die Mittelbindungsanträge(7) zu diesem Vorhaben liegen nicht immer Belege vor, aus denen sich die Begründetheit der zu bindenden Beträge nachvollziehen lässt.

16. Ein Vertrag mit einer Laufzeit von zwei Jahren und einer Vertragssumme von 20000 Euro wurde mit einem Sachverständigen für die Konzeption einer Web-Seite der Beobachtungsstelle unterzeichnet. Dabei handelte es sich eigentlich um die Verlängerung eines bereits bestehenden Vertrages. Die Prüfung der Unterlagen zeigte, dass der Zeitpunkt des Vertragsablaufs zwar bekannt war, aber dennoch nicht rechtzeitig Vorkehrungen für eine Ausschreibung getroffen wurden. Darüber hinaus übernimmt die Beobachtungsstelle im Rahmen des neuen Vertrags Sachleistungen, die mit der Internalisierung der Arbeiten begründet werden. Mittels einer solchen Internalisierung kann die Beobachtungsstelle das Sachwissen auf dem Fachgebiet des Beraters aber nicht erwerben. Außerdem enthält der Vertrag keinerlei Leistungskriterien, die es ermöglichen würden, die Erreichung der Vertragsziele zu bewerten.

17. In einem Ende August 2001(8) unterzeichneten Vertrag, war bei der Vertragsunterzeichnung die Zahlung eines Vorschusses von 30 % des Gesamtbetrags durch die Beobachtungsstelle vorgesehen. Anfang Dezember 2001 war der Vertrag bereits fast vollständig erfuellt, der vorgesehene Vorschuss war aber noch nicht geleistet worden. Die zuständigen Stellen sollten die Akten regelmäßig überprüfen, um die Einhaltung der Vertragsbestimmungen zu gewährleisten.

Beschaffung von Waren und Dienstleistungen

System der Bedarfsvorausschätzung

18. Bis 2000 hing der Umfang der Anschaffungen vom Inhalt des jährlichen Arbeitsprogramms und von den verfügbaren Haushaltsmitteln ab. Im Zuge der internen Reform der Beobachtungsstelle wurde allmählich eine Dreijahresplanung eingeführt. Die Haupttätigkeiten der Beobachtungsstelle sind Gegenstand einer Analyse, die eine Bewertung des zu ihrer Durchführung erforderlichen Personal- und Mittelbedarfs ermöglicht.

19. Mit einem stärker formalisierten und dokumentierten Vorgehen könnte die Beobachtungsstelle leichter Vergleiche zwischen Vorausschätzung und tatsächlicher Durchführung anstellen.

Markterkundung

20. Die Beobachtungsstelle führt im Allgemeinen für die von ihr geplanten Anschaffungen keine regelmäßige Markterkundung durch. Für die laufenden Anschaffungen wendet sie sich an die herkömmlichen Lieferanten.

Verfahrensauswahl

21. Zur Begründung dieses Verfahrens der freihändigen Vergabe für die Erneuerung oder Verlängerung von Verträgen berief sich die Beobachtungsstelle auf die Qualität der von diesen Firmen bereits erbrachten Leistungen sowie auf ihr Bemühen, die Kontinuität zu bewahren. Der eigentliche Sinn der Beschaffungspolitik, nämlich den Wettbewerb durch eine Ausschreibung anzuspornen, bleibt dabei unbeachtet.

22. Eine beschränkte Vergabe im Leistungswettbewerb für die Anschaffung von Bürocomputern im Wert von 80000 Euro(9) war für die Bieter mit der Bedingung verbunden, der Beobachtungsstelle bereits gleichartiges Material geliefert zu haben. Eine derartige, juristisch völlig unbegründete Einschränkung ist gänzlich ungerechtfertigt.

Angebotsauswertung

23. Die Kriterien für die Auswertung der Angebote werden vom Projektleiter aufgestellt. Da diese sehr allgemein definiert sind, ist eine quantifizierte Bewertung durch den Bewertungsausschuss schwierig.

24. Die Angebote werden von einem Bewertungsausschuss ausgewertet. Diesem gehören drei Mitglieder an, die auf der Grundlage der von den Bietern eingereichten Unterlagen ihr Urteil abgeben. Im Hinblick auf eine genauere Darstellung des Inhalts und eine bessere Vergleichbarkeit der Angebote sollten den Bietern präzisere formale Auflagen für die von ihnen einzureichenden Antworten vorgegeben werden.

25. Die Arbeitsweise der Bewertungsausschüsse sowie die Definition der Bewertungskriterien sollte durch spezifische Anweisungen geregelt werden, um die Gleichbehandlung der Bieter zu gewährleisten.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung in Luxemburg vom 25. und 26. September 2002 angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 36 vom 12.2.1993, S. 6.

(2) In Anwendung von Artikel 11 Absatz 10 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 2001 am 26. März 2002 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Beobachtungsstelle, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 8. April 2002 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. L 341 vom 30.12.1994, S. 7.

(4) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was bei den Summen mitunter zu kleinen Divergenzen führt. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist, und 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(5) ABl. C 373 vom 27.12.2000 und ABl. C 372 vom 28.12.2001.

(6) März bis August 2001.

(7) Ein Betrag von 60000 Euro (Haushaltslinie 3311 - Dienstreisen).

(8) EMC 1288. Betrag 43790 Euro.

(9) Siehe Akte ACPC/2/2001.

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans für das Haushaltsjahr 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Beobachtungsstelle - In diesen Tabellen sind die von der Beobachtungsstelle in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2001 und 2000

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Beobachtungsstelle - In diesen Tabellen sind die von der Beobachtungsstelle in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2001 und 31. Dezember 2000NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten der Beobachtungsstelle - In diesen Tabellen sind die von der Beobachtungsstelle in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Antworten der Beobachtungsstelle

4. Die Beobachtungsstelle begrüßt die Feststellung des Hofes, dass die Finanzausweise für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig sind und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

5. Die Beobachtungsstelle ist der Auffassung, dass die angeführten Bemerkungen in dem Teil des Berichts, in dem der Hof seinen Standpunkt darstellt, keine besondere Aufmerksamkeit verdienen.

8. Wenn keine getrennten Mittel verfügbar sind, sind stets zahlenmäßig erhebliche automatische Mittelübertragungen erforderlich, um die gemäß dem Zeitplan des Arbeitsprogramms vorgesehenen Maßnahmen durchführen zu können.

11. Die Beobachtungsstelle nimmt den Vorschlag des Hofes zur Kenntnis.

12. Im Allgemeinen wird die Liste der von der Zahlstelle getätigten Zahlungen dem Rechnungsführer sowie dem Finanzkontrolleur monatlich unterbreitet. Ausnahmsweise wurden die Listen für die Monate Juli, August und September gemeinsam vorgelegt. DieBeobachtungsstelle bemüht sich darum, den monatlichen Rhythmus für die Vorlage der Listen einzuhalten, und nimmt die Vorschläge des Hofes in Bezug auf Ad-hoc-Prüfungen zusätzlich zu den vorgesehenen monatlichen Prüfungen zur Kenntnis.

13. Die Beobachtungsstelle wird in der nächsten Überprüfung ihrer Finanzvorschriften im Anschluss an die Neufassung der Haushaltsordnung des Gesamthaushaltsplans der EU prüfen, wie den Vorschlägen des Hofes unter Berücksichtigung der Besonderheiten des Mehrwertsteuererstattungssystems in Portugal zu entsprechen ist.

14. Die drei Hilfskräfte, die im Rahmen des Projekts Phare-Beobachtungsstelle eingestellt wurden, wurden über das gleiche Verwaltungs- und Rechnungsführungsverfahren bezahlt wie das übrige Personal. Folglich wurden ihre Gehälter bis zur Einrichtung einer Ad-hoc-Verwaltungs- und Finanzstruktur zunächst im Haushaltsplan der Beobachtungsstelle verbucht.

15. Die Mittel für Dienstreisen sind Gegenstand vorläufiger Mittelbindungen unter Berücksichtigung der Vorausschau des Arbeitsprogramms. Die Beobachtungsstelle wird in Übereinstimmung mit der Bemerkung des Hofes diese Mittelbindungsanträge anhand der Planungsinstrumente des Arbeitsprogramms belegen.

16. Aufgrund der besonderen Natur der Arbeiten wurde in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Finanzvorschriften der Auftrag freihändig vergeben.

17. Im Rahmen der Reform ihrer internen Verfahren ist die Beobachtungsstelle derzeit damit befasst, ihre operationellen und buchführenden Dienststellen stärker zu koordinieren, um die Anweisungsbefugten in Bezug auf die Prüfung der von ihnen durchzuführenden Vorgänge stärker in die Verantwortung einzubeziehen.

19. Im Rahmen der Umsetzung ihres internen Reformplans ist die Beobachtungsstelle derzeit dabei, formale Verfahren (gemäß den Grundsätzen ihrer neuen projektbezogenen Arbeitsorganisation) zur Prüfung und Bewertung der Durchführung ihres Arbeitsprogramms einzuführen.

20. Die Beobachtungsstelle verfügt nicht immer über ausreichende Mittel, um regelmäßige Markterkundungen durchzuführen.

21. Es ist richtig, dass die Beobachtungsstelle es in gewissen Fällen von Erneuerung bzw. Verlängerung von Verträgen vorgezogen hat, die Aspekte der Kontinuität und Sicherung der Qualität der erbrachten Leistungen zu berücksichtigen. In Zukunft wird sich die Beobachtungsstelle um die Wahrung des Wettbewerbs bemühen, ohne gleichzeitig die Aspekte, die sie für wichtig erachtet, außer Acht zu lassen.

22. Die Beobachtungsstelle akzeptiert die Bemerkung des Hofes und hat bereits für die im Jahr 2002 eingeleiteten Ausschreibungen diese Art Bedingungen aufgehoben.

23. Im Rahmen ihrer Verfahren zur Umsetzung des Arbeitsprogramms und des Haushaltsplans hat die Beobachtungsstelle bereits die verschiedenen Projektleiter auf die Notwendigkeit hingewiesen, dass die Festlegung der Zuschlagskriterien ausreichend präzise sein müssen und die Umsetzung dieser Richtlinien zu beachten ist.

24 und 25. Die Beobachtungsstelle hat interne Koordinierungsverfahren eingeführt, die auf eine Sicherstellung einer angemessenen Zusammensetzung der Ausschüsse zur Angebotsbewertung abzielen. Zu einem späteren Zeitpunkt werden Bemühungen unternommen, um die Anwendung dieser Maßnahmen stärker zu unterstützen.