BERICHT

über den Jahresabschluss 2011 des Gemeinsamen Unternehmens Clean Sky zusammen mit den Antworten des Gemeinsamen Unternehmens

2013/C 6/02

EINLEITUNG

Ziel des Gemeinsamen Unternehmens Clean Sky ist die Beschleunigung der Entwicklung, Validierung und Demonstration umweltfreundlicher Luftverkehrstechnologien in der EU mit Blick auf eine frühestmögliche Einsetzbarkeit (2) . Die vom Gemeinsamen Unternehmen koordinierten Forschungstätigkeiten sind in sechs Technologiebereiche bzw. „integrierte Technologiedemonstrationssysteme“ (ITD) unterteilt.

Der Beitrag der EU zum Gemeinsamen Unternehmen Clean Sky, der die laufenden Kosten und den Aufwand für die Forschungstätigkeiten deckt, beläuft sich auf höchstens 800 Millionen Euro, die aus Mitteln des Siebten Rahmenprogramms (3) aufgebracht werden. Die anderen Mitglieder des Gemeinsamen Unternehmens beteiligen sich an den Ressourcen in mindestens der Höhe, die dem EU-Beitrag entspricht, u. a. in Form von Sachbeiträgen.

AUSFÜHRUNGEN ZUR ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG

ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG

Verantwortung des Managements

In seiner Funktion als Anweisungsbefugter führt der Exekutivdirektor den Haushaltsplan in Einnahmen und Ausgaben nach Maßgabe der Finanzordnung des Gemeinsamen Unternehmens eigenverantwortlich und im Rahmen der bewilligten Mittel aus (8) . Der Exekutivdirektor ist verantwortlich für die Einrichtung (9) der Organisationsstruktur sowie der internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme und -verfahren, die notwendig sind, um die Aufstellung eines Abschlusses (10) zu ermöglichen, der frei von wesentlichen — beabsichtigten oder unbeabsichtigten — falschen Darstellungen ist, und sicherzustellen, dass die diesem Abschluss zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

Verantwortung des Prüfers

Prüfungsurteil zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung

Nach Beurteilung des Hofes stellt der Jahresabschluss des Gemeinsamen Unternehmens seine Vermögens- und Finanzlage zum 31. Dezember 2011 sowie die Ergebnisse seiner Vorgänge und Cashflows für das an diesem Stichtag endende Haushaltsjahr in Übereinstimmung mit seiner Finanzordnung in allen wesentlichen Belangen insgesamt sachgerecht dar.

Grundlage für ein eingeschränktes Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss zugrunde liegenden Vorgänge

Eingeschränktes Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss zugrunde liegenden Vorgänge

Nach Beurteilung des Hofes sind die dem Jahresabschluss des Gemeinsamen Unternehmens für das am 31. Dezember 2011 endende Haushaltsjahr zugrunde liegenden Vorgänge - abgesehen von den Auswirkungen der in Ziffer 15 dargelegten Sachverhalte - in allen wesentlichen Belangen rechtmäßig und ordnungsgemäß.

BEMERKUNGEN ZUR HAUSHALTSFÜHRUNG UND ZUM FINANZMANAGEMENT

Haushaltsvollzug

Im endgültigen Berichtigungshaushaltsplan 2011 (15) waren 175 Millionen Euro an Verpflichtungsermächtigungen und 159,8 Millionen Euro an Zahlungsermächtigungen ausgewiesen. Die Verwendungsrate betrug bei den Verpflichtungsermächtigungen 94 % und bei den Zahlungsermächtigungen 64 %. Die Verwendungsrate bei den Zahlungsermächtigungen lässt Verzögerungen bei der Durchführung der Tätigkeiten des Gemeinsamen Unternehmens erkennen. Zwischen der Veröffentlichung der Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und der Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarungen verstreicht sehr viel Zeit (16) . Die geringe Inanspruchnahme der Haushaltsmittel schlägt sich auch im Kassenmittelbestand nieder, der am Jahresende 51 Millionen Euro (32 % der im Jahr 2011 verfügbaren Zahlungsermächtigungen) betrug (17) .

Rechnungslegung

BEMERKUNGEN ZU SCHLÜSSELKONTROLLEN DER ÜBERWACHUNGS- UND KONTROLLSYSTEME DES GEMEINSAMEN UNTERNEHMENS

Der Rechnungsführer schloss im März 2012 die Validierung der zugrunde liegenden Verfahrensabläufe ab, wie in der Finanzordnung des Gemeinsamen Unternehmens (23) vorgeschrieben. In seinem Validierungsbericht unterbreitete er eine Reihe von Empfehlungen und verwies insbesondere auf die Notwendigkeit, das System für die Validierung der Kostenerstattungsanträge zu verbessern und ein Instrument für die ordnungsgemäße Managementberichterstattung über Haushalts- und Rechnungsführung einzurichten.

SONSTIGE BEMERKUNGEN

Amt des Internen Prüfers und Interner Auditdienst der Kommission

Zahlung der Mitgliedsbeiträge

Das Verfahren zur Erteilung von Einziehungsanordnungen in Bezug auf die laufenden Kosten des Gemeinsamen Unternehmens wurde nicht ordnungsgemäß angewandt. Der den Mitgliedern übermittelten Aufforderung zur Zahlung ihrer Beiträge für das Jahr 2011 war nicht die in der Finanzierungsvereinbarung vorgeschriebene Zahlungsmittelvorausschätzung beigefügt.

Weiterverfolgung früherer Bemerkungen

In seiner 2011 vorgelegten Stellungnahme zur Finanzordnung des Gemeinsamen Unternehmens (26) nannte der Hof mehrere Bereiche, in denen Änderungen notwendig sind. Die Finanzordnung wurde nicht geändert, um die in der Stellungnahme des Hofes aufgezeigten Aspekte zu berücksichtigen.

Dieser Bericht wurde von Kammer IV unter Vorsitz von Herrn Louis GALEA, Mitglied des Rechnungshofs, in ihrer Sitzung vom 13. November 2012 in Luxemburg angenommen.

(1) Verordnung (EG) Nr. 71/2008 des Rates vom 20. Dezember 2007 über die Gründung des Gemeinsamen Unternehmens Clean Sky (ABl. L 30 vom 4.2.2008, S. 1).

(2) Im Anhang sind informationshalber die Zuständigkeiten, Tätigkeiten und Ressourcen des Gemeinsamen Unternehmens zusammenfassend dargestellt.

(3) Das mit Beschluss Nr. 1982/2006/EG des Europäischen Parlaments und des Rates angenommene Siebte Rahmenprogramm (ABl. L 412 vom 30.12.2006, S. 1) bündelt alle forschungsverwandten EU-Initiativen unter einem Dach und spielt dadurch eine zentrale Rolle im Streben nach Wachstum, Wettbewerbsfähigkeit und Beschäftigung. Es ist ein wesentlicher Pfeiler für den Europäischen Forschungsraum.

(4) Die vorläufige Jahresrechnung ging am 1. März 2012 beim Hof ein. Der Jahresrechnung ist ein Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des betreffenden Haushaltsjahrs beigefügt, der unter anderem Aufschluss über den Umfang der ausgeführten Mittel gibt.

(5) Der Jahresabschluss umfasst die Vermögensübersicht und die Übersicht über das wirtschaftliche Ergebnis, die Cashflow-Tabelle, die Tabelle der Veränderungen des Nettovermögens sowie den Anhang zum Jahresabschluss mit Angaben zu den wesentlichen Rechnungslegungsmethoden und sonstigen Erläuterungen.

(6) Die Übersichten über den Haushaltsvollzug bestehen aus der Haushaltsergebnisrechnung nebst Anhang.

(7) ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1.

(8) Artikel 33 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 der Kommission (ABl. L 357 vom 31.12.2002, S. 72).

(9) Artikel 38 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002.

(10) Maßgeblich für die Rechnungslegung und Rechnungsführung der EU-Einrichtungen sind die entsprechenden Vorschriften in den Kapiteln 1 und 2 des Titels VII der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002, zuletzt geändert durch die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 652/2008 (ABl. L 181 vom 10.7.2008, S. 23), die in die Finanzordnung des Gemeinsamen Unternehmens aufgenommen wurden.

(11) ISSAI steht für International Standards of Supreme Audit Institutions; IFAC steht für International Federation of Accountants (Internationale Vereinigung der Wirtschaftsprüfer).

(12) Artikel 12 Absatz 4 der Verordnung über die Gründung des Gemeinsamen Unternehmens lautet: „Das Gemeinsame Unternehmen Clean Sky führt bei den Empfängern der von ihm zugewiesenen öffentlichen Mittel Kontrollen vor Ort und Rechnungsprüfungen durch.“ Bei Ex-post-Prüfungen können von den Begünstigten geltend gemachte nicht förderfähige Ausgaben aufgedeckt werden, die dann Gegenstand von Wiedereinziehungsverfahren sind.

(13) Die Zahlungen aufgrund der Erstattungsanträge des Jahres 2010 wurden im Jahr 2011 geleistet.

(14) Die Fehlerquote wird anhand des Durchschnitts der bei den verschiedenen Kostenerstattungsanträgen festgestellten überhöhten Angaben berechnet, wobei eine betragsbezogene Gewichtung vorgenommen wird.

(15) Vom Verwaltungsrat am 14. Dezember 2011 festgestellt.

(16) Von der Veröffentlichung der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen bis zur Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarungen durch das Gemeinsame Unternehmen vergingen bei den Aufforderungen des Jahres 2010 durchschnittlich 418 Tage und bei der ersten Aufforderung des Jahres 2011 durchschnittlich 291 Tage.

(17) Ende 2010 betrug der Kassenmittelbestand 53 Millionen Euro (41 % der im Jahr 2010 verfügbaren Zahlungsermächtigungen).

(18) Artikel 10 Absatz 1 der Finanzordnung besagt, dass Mittel, die am Ende des Haushaltsjahrs, für das sie in den Haushaltsplan eingestellt wurden, nicht in Anspruch genommen worden sind, verfallen. Laut Artikel 27 dürfen aufgrund der Erfordernisse des Gemeinsamen Unternehmens die annullierten Mittel in den Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben der folgenden drei Haushaltsjahre eingestellt werden. Der Verwaltungsrat kann jedoch diese nicht in Anspruch genommenen Mittel durch einen Beschluss, der spätestens am 15. Februar ergehen muss, ausschließlich auf das nächste Haushaltsjahr übertragen (…).

(19) Das Gemeinsame Unternehmen entwickelt derzeit ein neues Instrument für die Verwaltung der die Mitglieder betreffenden Daten.

(20) Die einzelnen Erstattungsanträge der Mitglieder von Clean Sky umfassten durchschnittlich 30 Kostenerstattungsanträge assoziierter Mitglieder.

(21) Wichtige Elemente wie die Unterschrift des für die Überprüfung der operativen Aspekte zuständigen Beamten sowie die Überprüfung der dafür verwendeten Checkliste auf Vollständigkeit durch den Finanzkontrolleur wurden nicht immer dokumentiert.

(22) Gemäß dem Handbuch der Finanzverfahren des Gemeinsamen Unternehmens sind die Aufgaben der operativen und finanziellen Überprüfung und des Anweisungsbefugten bei der gesamten Verwaltung der operativen Ausgaben zu trennen. Außerdem ist darin Folgendes vorgesehen:

(23) Gemäß Artikel 43 der Finanzordnung des Gemeinsamen Unternehmens ist der Rechnungsführer zuständig für die Festlegung und Validierung der Rechnungsführungssysteme und gegebenenfalls Validierung der vom Anweisungsbefugten definierten Systeme, die zur Bereitstellung oder Begründung von Rechnungsführungsdaten verwendet werden sollen.

(24) Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002.

(25) Ziffer 23 des Berichts des Hofes über den Jahresabschluss 2010 des Gemeinsamen Unternehmens Clean Sky (ABl. C 368 vom 16.12.2011, S. 8).

(26) Stellungnahme Nr. 2/2011 des Hofes zur Finanzordnung des Gemeinsamen Unternehmens Clean Sky (http://eca.europa.eu).

(27) a) Finanzabläufe im Fall eines Zusammenbruchs der Systeme; b) Verfahren zur Sicherung der Datenbanken durch regelmäßige und häufige Sicherungskopien und externe Aufbewahrung; c) Grundsatzvereinbarung über die Verwendung der Anlagen der Europäischen Kommission für den Zugang zu den Finanzsystemen (ABAC, SAP) und zum Internet.

(28) Ziffer 25 des Berichts des Hofes über den Jahresabschluss 2010 des Gemeinsamen Unternehmens Clean Sky.

Das Verwaltungsgremium des Gemeinsamen Unternehmens ist der Verwaltungsrat. Die Mitarbeiter sind unter der Leitung eines Exekutivdirektors tätig. Die Industrie ist in unterschiedlichen Formen vertreten, etwa im Rahmen der ITD-Lenkungsausschüsse sowie in der Gruppe der nationalen Vertreter.

ANTWORTEN DES GEMEINSAMEN UNTERNEHMENS

Grundlage für ein eingeschränktes Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss zugrunde liegenden Vorgänge

Ziffer 15

Das Gemeinsame Unternehmen Clean Sky begrüßt die positive Schlussfolgerung des Hofes zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit aller dem Jahresabschluss 2011 zugrunde liegenden Vorgänge mit der einzigen Ausnahme von Vorgängen, die sich auf die Validierung von Kostenerstattungsanträgen beziehen.

Die Validierung der von den Begünstigten des Gemeinsamen Unternehmen beantragten Kostenerstattungen führt zu Zwischen-/Abschlusszahlungen und zur Verrechnung der Vorfinanzierungen. Die vom Gemeinsamen Unternehmen Clean Sky 2011 durchgeführten Ex-post-Prüfungen erfassten die vom Management des Gemeinsamen Unternehmens validierten Kosten der Projektdurchführung in den Jahren 2008, 2009 und 2010. Von den kumulierten operativen Zahlungen, die das Gemeinsame Unternehmen vom Beginn des Programms Clean Sky bis zum Dezember 2011 geleistet hat, entfielen nur 49,5 % (1) auf die Projektdurchführung in den Jahren 2008, 2009 und 2010.

Der bei den 2011 vom Gemeinsamen Unternehmen durchgeführten Ex-post-Prüfungen ermittelte Fehler beläuft sich auf 6,16 %. Berücksichtigt man die vom Gemeinsamen Unternehmen eingeführten und weiter unten in dieser Stellungnahme beschriebenen Korrekturmaßnahmen, muss aber neben der ermittelten Fehlerquote ein weiterer Indikator berücksichtigt werden, um die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der validierten Kostenerstattungsanträge zu bewerten: die Restfehlerquote. Gemäß der Methodik, die in der genehmigten Ex-post-Prüfungsstrategie des Gemeinsamen Unternehmens Clean Sky beschrieben wird, weist die Restfehlerquote den nach Durchführung des Einziehungsmechanismus verbleibenden Fehler der validierten Kostenerstattungsanträge aus. Nach den 2011 für die Kostenerstattungsanträge der Vorjahre durchgeführten Ex-post-Prüfungen beläuft sich die Restfehlerquote auf 4,09 %. Dies führt im Hinblick auf die für das Programm Clean Sky insgesamt bis Ende 2011 geleisteten kumulierten operativen Zahlungen zu einem vergleichsweise begrenzten Risikobetrag (2,02 % (2)).

Das Gemeinsame Unternehmen erkennt die Bedeutung des im Zusammenhang mit den geprüften Kostenerstattungsanträgen ermittelten Fehlers und der Restfehlerquote an und ist bestrebt, die Qualität seiner Ex-ante-Validierung weiter zu verbessern.

Das Gemeinsame Unternehmen hat den Ablauf seiner Ex-post-Prüfungen im Jahr 2011 implementiert, also ungefähr ein Jahr, nachdem es im November 2009 seine Eigenständigkeit erreicht hat. Gegenstand der ersten Prüfungen waren auch die Validierungen des Jahres 2010, die vom Gemeinsamen Unternehmen erstmals durchgeführt worden waren. 2010 befand sich das Gemeinsame Unternehmen noch in seiner Aufbauphase, und bei der Bearbeitung des großen Finanzhilfevolumens waren die Ex-ante-Kontrollen der Finanzhilfeverwaltung noch nicht völlig ausgereift.

Im Hinblick auf die Ergebnisse der ersten durchgeführten Ex-post-Prüfung möchte das Gemeinsame Unternehmen die Wirksamkeit dieses Elementes seines internen Kontrollsystems hervorheben, mit dessen Hilfe das Management Fehler erkennen und korrigieren konnte, die bei der Ex-ante-Validierung von Kostenerstattungsanträgen durch das Gemeinsame Unternehmen aufgetreten sind. Die endgültigen Korrekturmaßnahmen sind noch nicht abgeschlossen.

Seit 2010 hat das Gemeinsame Unternehmen die Abläufe bei der Validierung von Kostenerstattungsanträgen durch die Einführung geeigneter Verfahren erheblich weiterentwickelt. Hierzu gehört eine Datenbank für die Finanzhilfeverwaltung, die einen Standardmechanismus für die Genehmigung von Kostenerstattungsanträgen durch Finanzbeauftragte und Projektleiter bereitstellt.

Nach der ersten Ex-post-Prüfung hat das Gemeinsame Unternehmen geeignete Einziehungsmaßnahmen zur Korrektur früherer Überzahlungen eingeführt, darunter die Extrapolation systematischer Fehler, die bei der Prüfung ungeprüfter Kostenerstattungsanträge entdeckt worden sind. Dabei ist anzumerken, dass 75 % der Mittel des Gemeinsamen Unternehmens benannten Begünstigten (Mitgliedern des Gemeinsamen Unternehmens Clean Sky) zufließen, die an Clean-Sky-Projekten bis zum Ende des Programms teilnehmen. Dieser Umstand erleichtert dem Gemeinsamen Unternehmen die Durchführung von Korrekturmaßnahmen in Form von Einziehungen bei späteren Zahlungen an die Begünstigten.

Als Präventivmaßnahme berücksichtigen die Verfahren, die heute für die Ex-ante-Validierung von Kostenerstattungsanträgen eingesetzt werden, insbesondere bei systematischen Fehlern die Ergebnisse der vorjährigen Ex-post-Prüfungen. Im Zeitraum 2008 bis 2010 waren mehr als 80 % der entdeckten Fehler systematischer Natur. So ist das Gemeinsame Unternehmen auch in der Lage, die benannten Begünstigten zu beraten und Fehler in künftigen Kostenerstattungsanträgen abzuwenden.

Ein erheblicher Teil der in den Ex-post-Prüfungen von 2011 entdeckten Fehler (ca. 50 %) ist auf die Nutzung von Buchhaltungsdaten aus den Vorjahren zurückzuführen, da zu dem Zeitpunkt, zu dem die Kostenaufstellungen hätten eingehen sollen, keine aktuellen Daten verfügbar waren. Das Gemeinsame Unternehmen überwacht den Ablauf der späteren Anpassungen im Rahmen seiner Ex-ante-Kontrollen und wird in den kommenden Berichtszeiträumen dafür sorgen, dass Anpassungen von vorjährigen Kostenerstattungsanträgen ohne Verzögerung übermittelt werden.

Das Management des Gemeinsamen Unternehmens Clean Sky hält es für wichtig, für seine Finanzhilfeverwaltung eine mehrjährige Kontrollarchitektur zu sichern, die Möglichkeiten für Standard-Einziehungsverfahren und für Präventivmaßnahmen berücksichtigt. Aus diesem Grund hat das Management des Gemeinsamen Unternehmens für die mehrjährige Projektdauer Kontrollmechanismen eingeführt und Ziele festgelegt, deren quantitative Erfassung sich auf Indikatoren stützt, die die gesamte Laufzeit des Programms abdecken.

Bemerkungen zur Haushaltsführung und zum Finanzmanagement

Ziffer 18

Das Gemeinsame Unternehmen ist davon abhängig, dass Verhandlungen über Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen zu effizienten und erfolgreichen Ergebnissen führen, und hat intern Vorkehrungen getroffen, um die Abläufe um diesen wichtigen Aspekt der Zahlungen an neue Partner zu verbessern und zu beschleunigen. Das Gemeinsame Unternehmen beobachtet insgesamt eine Verbesserung hinsichtlich der Bewilligungsdauer, und das Management überwacht dies genau (3).

Ziffer 19

Das Gemeinsame Unternehmen nimmt zur Kenntnis, dass sich der Beschluss des Verwaltungsrats, mit dem die Übertragung von Zahlungsermächtigungen in den Finanzplan des Jahres 2014 gebilligt wird, verzögert (4). Der Zeitplan für die Haushaltsplanung und den Berichterstattungszyklus wurde überarbeitet, um eine angemessene rechtzeitige Genehmigung der Überträge in das Jahr 2013 durch den Verwaltungsrat zu ermöglichen.

Ziffer 20

In der ersten Hälfte des Jahres 2012 befand sich das Gemeinsame Unternehmen hinsichtlich des Eingangs von Kostenerstattungsanträgen seiner Mitglieder für die Projektdurchführung 2011 in einer Ausnahmesituation. Die Kostenaufstellungen zu den Finanzhilfevereinbarungen 2011 für Mitglieder, die am 1. März 2012 fällig waren, wurden von den Begünstigten mit einer unüblichen Verzögerung von bis zu 3-4 Monaten übermittelt. Das Gemeinsame Unternehmen hat die Ursachen dieser Verzögerung zusammen mit den ITD-Koordinatoren (Konsortialführern) analysiert und ergreift Maßnahmen, um eine ähnliche Entwicklung im Jahr 2013 zu verhindern. Folgende Maßnahmen wurden beschlossen:

— Mit Zustimmung des Verwaltungsrats (Juni 2012) wird für den Vorgang 2013 (Januar – Juni 2013) ein klarer Zeitplan festgelegt, der die Fristen und Reaktionszeiten aufführt, die von der Industrie und vom Gemeinsamen Unternehmen erwartet werden.

— Durch Beratung und Schulung wird das Gemeinsame Unternehmen dazu beitragen, die Vollständigkeit und Qualität der Kostenerstattungsanträge und der zugehörigen Bescheinigungen über die Kostenaufstellungen zu verbessern.

— Die Genauigkeit der Überwachung wird vom Gemeinsamen Unternehmen durch proaktive Unterstützung der Mitglieder bei individuellen Fragen zur Förderfähigkeit von Kosten weiter verbessert. Im ersten Halbjahr 2012 war dies wegen fehlender Ressourcen nicht möglich.

— Ein neues IT-Instrument für die Finanzhilfeverwaltung wird die Einreichung und Validierung von Kostenerstattungsanträgen vereinfachen.

Nach der Validierung der schließlich eingegangenen Kostenerstattungsanträge durch das Management und ihrer Genehmigung durch den Verwaltungsrat später im Jahr 2012 werden die entsprechenden Sachbeiträge im Abschluss 2012 in das Nettovermögen des Gemeinsamen Unternehmens übertragen. Der im Abschluss 2011 ausgewiesene Stand des Nettovermögens muss deshalb als vorläufig gelten.

Bemerkungen zu Schlüsselkontrollen der Überwachungs- und Kontrollsysteme des Gemeinsamen Unternehmens

Ziffer 21

Im ersten Vierteljahr 2012 hat das Gemeinsame Unternehmen gemäß den Empfehlungen des Europäischen Rechnungshofes aus dem Vorjahr ein besonderes Verfahren für die Abläufe im Zusammenhang mit der Validierung von Kostenerstattungsanträgen entwickelt, das die Projektleiter in die Validierung der Kostenaufstellungen einbindet (5). Die Projektleiter validieren nicht nur die technischen Berichte, sondern prüfen auch die zur Ressourcennutzung verfügbaren Informationen und melden ihre Validierungsergebnisse den Finanzbeauftragten. Es wurden klare Regeln entwickelt, die gewährleisten, dass Belege für die finanzielle und operative Überprüfung bzw. die Befugnis zur Validierung von Kostenerstattungsanträgen verfügbar sind. Das Format der zuvor verwendeten Checkliste wurde verbessert, um Belege für die tatsächlich durchgeführten Validierungsschritte bereitzustellen und die Interaktionen zwischen den finanziellen und operativen Referaten aufzuzeigen.

Ziffer 22

Das Gemeinsame Unternehmen hat nach seinen Erfahrungen und den früheren Bemerkungen des Hofes in Bezug auf die Verarbeitung von die Begünstigten betreffenden Daten im letzten Vierteljahr 2011 ein besonderes Instrument für die Verwaltung von Begünstigtendaten zu den Finanzhilfevereinbarungen für Mitglieder entwickelt. Dieses Instrument wurde im zweiten Vierteljahr 2012 für die Verarbeitung der Kostenerstattungsanträge von 2011 verwendet, und seine Ergebnisse wurden in den Abschluss 2011 übernommen, nachdem die Zuverlässigkeit der gespeicherten Daten und der sich daraus ergebenden Berichte vom Rechnungsführer des Gemeinsamen Unternehmens und einem externen Prüfungsunternehmen überprüft worden war.

Ziffer 23

Das Gemeinsame Unternehmen nimmt die Bemerkungen des Hofes zur Kenntnis und hat Maßnahmen zur Verbesserung der internen Genehmigungsabläufe für finanzielle und operative Akteure eingeleitet; durch das bereits erwähnte Instrument für die Finanzhilfeverwaltung ist jetzt ein stärker integriertes Konzept für die Validierung der Kostenerstattungsanträge und der jährlichen technischen Berichte durch die jeweiligen finanziellen und operativen Akteure verfügbar, und dies ist in den Abläufen besser erkennbar.

Zur Aufgabentrennung erarbeitet das Gemeinsame Unternehmen derzeit eine Änderung der Finanzabläufe, wodurch die Trennung zwischen der finanziellen Überprüfung und der Genehmigung auch in Fällen gewährleistet werden soll, in denen die dafür normalerweise vorgesehenen finanziellen Akteure abwesend sind.

Ziffer 24

Das Gemeinsame Unternehmen hat die Empfehlungen des Rechnungsführers zur Kenntnis genommen und, wie bereits ausgeführt, bedeutende Fortschritte bei der Durchführung der Finanzhilfevereinbarungen für Mitglieder erzielt; diese Fortschritte ermöglichen eine bessere Validierung der Kostenerstattungsanträge sowie eine umfassende und regelmäßige Berichterstattung an das Management des Gemeinsamen Unternehmens.

Sonstige Bemerkungen

Ziffer 25

Im August 2011 wurden der Verwaltungsrat und das Management des Gemeinsamen Unternehmens vom internen Prüfer auf seine Beteiligung an einigen zentralen Abläufen im Finanzmanagement des Gemeinsamen Unternehmens und die möglichen Folgen für seine Unabhängigkeit hingewiesen. Das Risiko eines möglichen Sicherheitsmangels bei den betreffenden Abläufen wird durch den internen Prüfdienst gemildert, der bei Bedarf hinzugezogen werden kann.

Ziffer 27

Das Gemeinsame Unternehmen wird seine Finanzordnung nach der nächsten Aktualisierung der Rahmenfinanzregelung ändern, die derzeit vorbereitet wird (siehe auch Ziffer 30).

Ziffer 28

Der an die Kommission (als eines der Mitglieder des Gemeinsamen Unternehmens) gerichteten Zahlungsaufforderung für die Beiträge 2011 ist ordnungsgemäß eine entsprechende Zahlungsmittelvorausschätzung beigefügt worden. Der Aufforderung an andere Mitglieder als die Europäische Kommission war zwar keine Vorausschätzung, wohl aber eine Erläuterung des angeforderten Betrages und des Verteilungsschlüssels beigefügt, in der die Anteile der einzelnen Mitglieder oder assoziierten Mitglieder ausgewiesen wurden. Außerdem hatten alle Mitglieder die einschlägigen finanziellen Einzelheiten durch die Informationen über den Jahresabschluss des Vorjahres und den in das Protokoll der Verwaltungsratssitzung aufgenommenen genehmigten jährlichen Finanzplan für 2011 erhalten. Das Gemeinsame Unternehmen wird dafür sorgen, dass die Zahlungsmittelvorausschätzung in Zukunft auch den Zahlungsaufforderungen beigefügt wird, die an andere Mitglieder als die Europäische Kommission gerichtet sind.

Ziffer 29

An der angemessenen Umsetzung der Einzelbestimmungen in Anhang II, Allgemeine Bedingungen, der Finanzhilfevereinbarungen mit Mitgliedern des Gemeinsamen Unternehmens Clean Sky für den Schutz, die Nutzung und die Verbreitung von Forschungsergebnissen wird noch gearbeitet.

Ein spezielles Verfahren, das die Elemente der Überwachungsfunktion und der Kontrollen des Gemeinsamen Unternehmens zusammenfasst, wird demnächst eingerichtet werden.

Ziffer 30

Das Gemeinsame Unternehmen wird seine Finanzordnung nach der nächsten Aktualisierung der Rahmenfinanzregelung ändern, die derzeit vorbereitet wird. Dies wird es dem Gemeinsamen Unternehmen ermöglichen, sich an den allgemein anerkannten Regeln auszurichten und die vom Hof angesprochenen Fragen soweit wie möglich zu klären.

Ziffer 31

Das Gemeinsame Unternehmen Clean Sky hat zusammen mit den benachbarten Gemeinsamen Unternehmen im gemeinschaftlich genutzten Gebäude weiter daran gearbeitet, den Plan für die Wiederinbetriebnahme nach einem Zusammenbruch der IT-Systeme (Disaster Recovery Plan) fertigzustellen. Dies soll bis Ende 2012 geschehen.

(1) Die kumulierten operativen Zahlungen von 2008 bis 2011 belaufen sich auf 261 358 871 Euro, die Abschlusszahlungen zuzüglich der Verrechnung der Vorfinanzierung belaufen sich auf 129 295 956 Euro.

(2) = 4,09 % von (129 295 956 Euro/261 385 871 Euro)*100

(3) Seit der Errichtung des Gemeinsamen Unternehmens hat sich die Bewilligungsdauer von 418 Tagen auf 268 Tage bei der letzten Aufforderung (Aufforderung 10) verkürzt. Dies bedeutet eine weitere Verbesserung gegenüber der vom Hof bewerteten.

(4) Der Verwaltungsrat hat den jährlichen Finanzplan 2011, der eine Schätzung des Betrags der Übertragung enthält, im Dezember 2010 angenommen.

(5) Clean-Sky-Verfahren Nr. 2.9.1, Vorläufiges Verfahren für die Validierung der von Mitgliedern eingereichten Kostenaufstellungen zur Durchführung der Finanzhilfevereinbarungen 2011 für Mitglieder und der eingereichten Korrekturen von Kostenaufstellungen aus den Vorjahren.