Bericht

über den Jahresabschluss 2002 der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln, zusammen mit den Antworten der Agentur

(2003/C 319/04)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Europäischen Parlament und dem Rat gemäß Artikel 185 Absatz 2 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 57 Absatz 7 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors der Agentur ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 57 Absatz 11 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2002 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

BEMERKUNGEN

Einleitung

5. Die Agentur wurde durch die Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates vom 22. Juli 1993(3) geschaffen. Die Agentur arbeitet über ein EDV-Netz und koordiniert die wissenschaftlichen Ressourcen, die ihr von den nationalen Behörden zur Beurteilung und Überwachung von Human- und Tierarzneimitteln zur Verfügung gestellt werden. Ihre Gutachten werden von drei Ausschüssen ausgearbeitet, die sich auf Berichte von nationalen Sachverständigen stützen. Die Vergütung dieser Sachverständigen sowie die Ausgaben für die Sitzungen der Ausschüsse machen einen großen Anteil an den operativen Ausgaben der Agentur aus. Darüber hinaus verwendet die Agentur einen Großteil ihrer Haushaltsmittel zur Finanzierung der Überwachungssysteme im Arzneimittelsektor.

Haushaltsvollzug

6. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2002 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1(4) dargestellt.

7. Sobald die wissenschaftlichen Ausschüsse beschließen, die Inspektion eines Arzneimittels durchzuführen, wird zur Zahlung der Gebühren an die mit dieser Inspektion beauftragten nationalen Behörden ein Mittelbindungsantrag gestellt. Mit diesem Verfahren kann das Jährlichkeitsprinzip nicht eingehalten werden, da aufgrund der verlängerten Durchführungsdauer der Arbeiten die Ausgaben erst in einem späteren Haushaltsjahr getätigt werden. Darüber hinaus entstehen durch die erforderlichen Annullierungen und erneuten Mittelbindungen erhöhte Verwaltungskosten.

Jahresabschluss

8. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der von der Agentur in ihrem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2002 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht.

9. Die Agentur weist nach den Grundsätzen der periodengerechten Buchführung bei ihren Einnahmen 5,2 Millionen Euro aus, die im Haushaltsjahr 2002 fällig gewesen wären, und verstößt damit gegen die geltenden Bestimmungen(5), die für die Einnahmen eine Kassenbuchführung vorsehen (im Jahr 2001 waren 10,7 Millionen Euro bei den Einnahmen ausgewiesen worden).

10. Die Nutzer der Dienstleistungen der Agentur überweisen oft im Voraus Gesamtbeträge für Untersuchungen, die sie zu beantragen gedenken. Ein Bezug zwischen den überwiesenen Beträgen und den tatsächlich anfallenden Gebühren ist nur schwer herzustellen. Die Verzögerungen bei der Bearbeitung der Akten erklären zum Teil, dass Ende 2002 der Betrag der nicht zugewiesenen Vorauszahlungen(6) gegenüber Ende 2001 um 75 % gestiegen ist (bzw. 9,3 gegenüber 5,3 Millionen Euro).

11. Die Verwaltung der Anlagewerte ist durch den Einsatz zweier Datenbanken mit unterschiedlichen Funktions- und Organisationssystemen erschwert. Darüber hinaus werden die Abschreibungsbestimmungen bei den Betriebssystemen und den Teilen eines Gesamtsystems nicht angewandt.

Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge

12. Die Rechnungen werden nach Genehmigung durch den Anweisungsbefugten gezahlt, der bestätigt, dass die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde. Dafür liegen aber nicht immer ausreichende Belegunterlagen vor. Diese Schwachstelle hinsichtlich der für eine wirksame interne Kontrolle notwendigen Informationen stellt einen Risikofaktor dar, der behoben werden sollte.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 2003 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1.

(2) In Anwendung von Artikel 57 Absatz 9 der Verordnung (EG) Nr. 2309/93 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amts für das Haushaltsjahr 2002 am 28. März 2003 erstellt und anschließend dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 4. April 2003 einging. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. L 214 vom 24.8.1993, S. 18.

(4) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was bei den Summen mitunter zu kleinen Differenzen führt. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist; 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(5) Artikel 5 der Finanzregelung der Agentur: Die Einnahmen eines Haushaltsjahres werden für das Haushaltsjahr ausgewiesen, in dem sie vereinnahmt wurden.

(6) Posten der Vermögensübersicht: "aufgeschobene Gebühreneinnahmen".

Tabelle 1

Europäische Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln - Ausführung des Haushaltsplans 2002NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Agentur. Diese Tabellen ergeben eine zusammenfassende Darstellung der von der Agentur in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben.

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Tabelle 2

Europäische Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln - Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2002 und 2001

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Angaben der Agentur. Diese Tabellen ergeben eine zusammenfassende Darstellung der von der Agentur in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben.

Tabelle 3

Europäische Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln - Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2002 und zum 31. Dezember 2001NB 1:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

NB 2:

In der Vermögensübersicht fehlt ein Betrag von 1,43 Millionen Euro betreffend ein mit der Kommission im November 2002 unterzeichnetes Abkommen über in den Jahren 2003 und 2004 einzuziehende zweckgebundene Einnahmen.

Quelle:

Angaben der Agentur. Diese Tabellen ergeben eine zusammenfassende Darstellung der von der Agentur in ihrem Jahresabschluss ausgewiesenen Angaben.

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Antworten der Agentur

7. Anfang 2003 hat die EMEA ein überarbeitetes Verfahren eingeführt, um die Zahlung von Inspektionsgebühren an den Grundsatz der Jährlichkeit anzupassen. Gemäß diesem Verfahren wird für den Zulassungsinhaber eine Rechnung und für Berichterstattungskosten eine Mittelbindung ausgestellt, sobald der Termin für die Inspektion bestätigt ist. Folglich sollten sämtliche Zahlungen an die Berichterstatter der Inspektionen spätestens im folgenden Haushaltsjahr erfolgen.

9. Die EMEA nimmt die Bemerkungen des Rechnungshofes zur Kenntnis. Mit der Umsetzung der neuen Finanzregelung im Jahr 2003 wird dieses Problem gelöst werden. Bei den 10,7 Mio. EUR im Jahr 2001 war bereits der von der Kommission zu zahlende Beitrag in Höhe von 8,1 Mio. EUR berücksichtigt worden. Im Jahr 2002 hatte man das Problem mittels Abschlagszahlungen auf den Beitrag der Kommission gelöst, wodurch der Betrag der zu übertragenden Mittel auf 0,7 Mio. EUR reduziert werden konnte. Am Ende des Jahres waren Transfers zwischen den Banken in Höhe von 3 Mio. EUR noch nicht abgewickelt worden. Gemäß der neuen Finanzregelung werden künftig die Haushaltseinnahmen erst dann verbucht, wenn der Geldbetrag auch tatsächlich eingegangen ist.

10. Die EMEA wird verschiedene Möglichkeiten untersuchen, um den Bezug zwischen den Zahlungen der Kunden und der Verwendung des Geldes deutlicher herauszustellen.

11. Die EMEA nimmt die Bemerkungen des Rechnungshofs zur Kenntnis. Die EMEA führt gerade eine neue Software ein, um eine umfassende Verwaltung des Inventars einschließlich der Abschreibungen zu ermöglichen. Die Software wird am 1. Januar 2004 in Betrieb genommen.

12. Gemäß den Vorschriften der neuen Finanzregelung wird die EMEA die internen Verfahren zur Prüfung der Rechnungen verbessern, Checklisten einführen und vermehrt Personalschulungen im Bereich Finanzabläufe und -kontrollen durchführen.