2.Reisegenehmigungen

2.1.Vor Antritt der Dienstreise muss die Genehmigung in Form eines genehmigten Reiseantrags eingeholt werden. Reiseanträge werden schriftlich vom Direktor/von der Direktorin oder einem von ihm/ihr ermächtigten Beamten genehmigt. Der Antrag auf Genehmigung muss alle Angaben enthalten, die der Direktor/die Direktorin benötigt, um über diesen in Kenntnis der Sachlage zu entscheiden, z. B.:

–den Zweck der Reise, ihren Zielort sowie den Zeitpunkt des Beginns und des Endes des Dienstgeschäfts/der Dienstgeschäfte;

–die Dauer der Reise, ermittelt auf Grundlage der benutzten Verkehrsmittel, sowie die Zeiten und Strecken für die Hin- und Rückreise, einschließlich der etwaigen Nutzung von Verkehrsmitteln vor Ort;

–Angaben zur Unterkunft;

–die geschätzten Kosten unter Berücksichtigung des Grundsatzes der größtmöglichen Kosteneffizienz.

2.2.Es obliegt den Bediensteten/Beamten, die erforderliche Genehmigung vor Antritt einer Dienstreise einzuholen. Der genehmigte Reiseantrag ist von dem/der Bediensteten aufzubewahren und nach der Rückkehr von der Dienstreise zusammen mit einem Bericht über die Reise der Reisekostenabrechnung beizufügen.

2.3.Für die Reisen des Direktors/der Direktorin wird vorab auf der Grundlage des Musters in Anhang I ein von ihm/ihr unterzeichneter Erinnerungsvermerk erstellt. In dem Erinnerungsvermerk werden der Grund für die Reise und deren voraussichtliche Dauer angegeben. Der Direktor/Die Direktorin unterliegt den in den vorliegenden Vorschriften vorgesehenen allgemeinen Verfahrensweisen.

3.Fahrten zwischen dem Dienstort und dem Dienstreiseort

3.1.Grundsätzlich wird die unter Berücksichtigung von Zweck und Dauer der Reise kosteneffizienteste Beförderungsart genehmigt.

3.2.Flugreisen erfolgen auf der direktesten Verbindung zum niedrigsten verfügbaren Preis. Liegt aufgrund der Reisedaten die Einbeziehung eines Wochenendes nahe, um einen APEX-Tarif zu erhalten, so hat der/die Bedienstete Anspruch auf das zusätzliche Tagegeld, sofern der APEX-Tarif den niedrigsten verfügbaren Flugpreis darstellt und insgesamt Einsparungen erzielt werden können.

3.3.Bahnfahrten werden generell bei einer Entfernung von bis zu 200 km in der 2. Klasse und bei darüber liegenden Entfernungen in der 1. Klasse gebucht.

3.4.Besteht keine Flug- oder Bahnverbindung oder ist die Nutzung dieser Verkehrsmittel nicht kosteneffizient, wird die Reise per Bus oder Pkw genehmigt.

3.5.Wurde die Fahrt mit dem Pkw genehmigt, sollten die Bediensteten die von der Verkehrsgemeinschaft für die Buchung von Mietwagen getroffenen Vereinbarungen nutzen. Die Verkehrsgemeinschaft wird das höchstmögliche verfügbare Maß an Versicherungsschutz vorsehen. Sieht die Versicherung dennoch einen Selbstbehalt vor, so deckt die Verkehrsgemeinschaft diesen ab. Die Verkehrsgemeinschaft haftet nicht in Fällen, in denen die Versicherung die Schäden, den Verlust oder den Diebstahl nicht deckt.

3.6.In Ausnahmefällen kann die Benutzung eines Privatwagens genehmigt werden. In diesen Fällen werden den Bediensteten die Kosten in Höhe der Kosten einer entsprechenden Bahnfahrkarte gemäß Nummer 3.3 erstattet. Reisen mehrere Bedienstete gemeinsam in demselben Pkw, so erfolgt die Erstattung nur an den Fahrzeughalter. Bei der Benutzung des Privatwagens kann die Verkehrsgemeinschaft keine Haftung für Ansprüche Dritter, Schäden an dem Wagen, den Verlust oder Diebstahl von im Fahrzeug befindlichen persönlichen Gegenständen übernehmen.

3.7.Bediensteten ist die Einbeziehung eines privaten Reiseziels in die Dienstreise nur dann gestattet, wenn dies vom Direktor/von der Direktorin ordnungsgemäß genehmigt wurde. Führt die Einbeziehung eines privaten Reiseziels zu höheren Kosten, muss der/die Bedienstete die Differenz zwischen dem Preis für die dienstliche und dem Preis für die geänderte Reiseroute tragen.

4.Kauf von Flug- und Fahrscheinen

4.1.Die Buchung von Reisen erfolgt zentral in der Verwaltungsabteilung des Ständigen Sekretariats der Verkehrsgemeinschaft.

4.2.Von den Bediensteten wird erwartet, dass sie ihren Reisebedarf so früh wie möglich mitteilen, damit der kostengünstigste Tarif gebucht werden kann.

4.3.Die Verwaltungsabteilung übermittelt den genehmigten Reiseantrag an das Vertragsreisebüro und sendet ihn dem/der Dienstreisenden zurück. Das Reisebüro wird von der Verkehrsgemeinschaft angewiesen, keine Flugtickets aus- und zuzustellen bevor es nicht per Fax den genehmigten Reiseantrag erhalten hat. Dasselbe Verfahren gilt für Bahnfahrkarten. Können Bahnfahrkarten nicht über das Reisebüro erworben werden, können die Bediensteten ihre Bahnfahrkarten selbst erwerben und bekommen diese nach Einreichung der entsprechenden Reisekostenabrechnung erstattet.