Nachdem der Europäische Rechnungshof (im Folgenden „Rechnungshof“) seinen Jahresbericht für 2015 am 13. Oktober 2016 vorgelegt hatte, unterrichtete die Kommission die Mitgliedstaaten gemäß der Haushaltsordnung über dessen Inhalt in Bezug auf das Management von Fonds, für die sie verantwortlich sind. Die Mitgliedstaaten wurden außerdem ersucht, einen Fragebogen zu beantworten, der sich auf drei Hauptthemen konzentrierte:

In Bezug auf die GAP und die Kohäsionspolitik haben die Mitgliedstaaten auch die ausreichenden Kenntnisse in der Anwendung der Vergabevorschriften und der Vorschriften über staatliche Beihilfen sowie nur für die GAP auch die komplexen Förderfähigkeitsregeln mit am häufigsten als „in vollem Umfang relevante“ Fehlerursachen eingestuft .

Aussage 2 „Fehlerhafte Umsetzung geltender EU-Rechtsvorschriften in nationales Recht“ (24 MS – BE, BG, CY, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, MT, NL, PT, RO, SE, SI, SK, UK)

Aussage 11 „Nationale und regionale Behörden und Endbegünstigte müssen sensibilisiert, gezielt geschult, methodisch unterstützt und mit Leitlinien versorgt werden“ (8 MS – BE, BG, CY, EE, EL, PL, RO, SK) & Aussage 18 „Wissen, Erfahrung und empfehlenswerte Verfahrensweisen werden auf nationaler und/oder EU-Ebene ausgetauscht, um weitverbreitete Mängel/Unzulänglichkeiten/Fehler zu beseitigen“ (8 MS – BE, CY, EL, LU, PT, RO, SK, UK) mit gleicher Gewichtung

Die konsolidierten Antworten hinsichtlich der Gemeinsamen Agrarpolitik (GAP) und der Kohäsionspolitik werden in Tabelle 1 zusammengefasst, welche die vier durch die Mitgliedstaaten am häufigsten als „in vollem Umfang relevant“ oder als „nicht relevant“ bewerteten Aussagen enthält. Eine Übersicht über die konsolidierten Antworten der Mitgliedstaaten wird in Diagramm 1 und Diagramm 2 in Anhang 1 dargestellt.

Den Mitgliedstaaten wurde eine Liste mit 19 Beispielen der Hauptursachen für Fehler bei der Rechtmäßigkeit und der Ordnungsmäßigkeit von EU-Ausgaben vorgelegt. Sie wurden gebeten, durch eine Einstufung in die Kategorien „in vollem Umfang relevant“, „weitgehend relevant“, „teilweise relevant“ und „nicht relevant“ anzugeben, wie relevant diese Beispiele sind. Die Beispiele stützten sich auf die Feststellungen des Rechnungshofs und der Kommission sowie auf in den jährlichen Tätigkeitsberichten der betreffenden Generaldirektionen der Kommission über einen Zeitraum von zwei Jahren vorgebrachte Vorbehalte.

Durchführung von Verwaltungs- und Systemprüfungen (insbesondere in Bezug auf die Vergabe- und Beihilfevorschriften) vor der Auszahlung von EU-Ausgaben und/oder, wo möglich, vor der endgültigen Zahlung.

Umsetzung von Aktionsplänen – insbesondere in Bezug auf die Unterbrechung der Zahlungsfrist und Aussetzungen – die Fehlerursachen, Schwächen in den Verwaltungs- und Kontrollsystemen und Mängel bei den EU-Ausgaben beseitigen.

Durchführung von Sitzungen mit Begünstigten, Interessenträgern und lokalen Behörden, die zu den wichtigsten Empfängern von Finanzhilfen und EU-Mitteln gehören, um die gemeinsame Förderfähigkeit, Auftragsvergabe, staatliche Beihilfe und andere Fragen zu diskutieren und Fallstudien zu bewährten Praktiken zu entwickeln.

Ex-ante-Konditionalitäten im Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge und staatlicher Beihilfe haben sich bei der Einrichtung von vorbeugenden Maßnahmen und bei der Verbesserung der Systeme für den Programmplanungszeitraum 2014-2020 als nützlich erwiesen.

Die Mitgliedstaaten setzen sich dafür ein, effektiv funktionierende Verwaltungs- und Kontrollsysteme zu gewährleisten. Es besteht jedoch weiterer Bedarf an Wissen und Sachkenntnis, Austausch von Erfahrungen und Verbreitung der besten Verfahrensweisen auf EU- und nationaler Ebene.

III)Stärkung der vorbeugenden und berichtigenden Kapazität

Mehrere Mitgliedstaaten (z. B. AT, BE, CY, LU, IE, PL, PT, SK) haben die Bedeutung von proaktiven Maßnahmen zur Vorbeugung, Ermittlung und Berichtigung von Fehlern in der GAP und in der Kohäsionspolitik unterstrichen, wobei ein besonderer Fokus beispielsweise auf kontinuierlicher Schulung, umfassender Anleitung und detaillierten Checklisten sowie der Beseitigung von Bedingungen liegt, die schwer eingehalten oder überprüft werden können. Andere Maßnahmen umfassen Treffen zwischen den zuständigen nationalen und regionalen Behörden und Förderern von EU-Projekten sowie Interessenträgern (insbesondere, um die Verwaltung und Funktionsweise der ESI-Fonds, die Förderfähigkeitsregeln etc. zu diskutieren) und ein Risikobewertungssystem, das es ermöglicht, die Kontrollen auf Risikokategorien unter den Ausgaben zu konzentrieren. In Bezug auf Investitionsmaßnahmen wird auch auf eine neue computergestützte Gegenprüfung der in Abwicklung befindlichen Zahlungen und bereits geleisteter Zahlungen in Verbindung mit einer erweiterten Gegenprüfung der geografischer Informationen, die beim Beihilfeantrag angegeben wurden, mit den bei den Vor-Ort-Kontrollen gesammelten Informationen verwiesen.

Mehrere Mitgliedstaaten, z. B. CZ, LT, LV, NL, RO, SI, erwähnten im Kontext der GAP die Umsetzung von Fehler-Aktionsplänen, die regelmäßig an die Kommission übermittelt werden. FR wies daraufhin, dass die EGFL- und ELER-Aktionspläne dazu beigetragen haben, bestimmte Risiken und Fehlerursachen zu steuern.

Einige Mitgliedstaaten betonten Verbesserungen bei ihren präventiven Kapazitäten, die auf den Programmplanungszeitraum 2014-2020 zugeschnitten wurden. Beispielsweise gab PL an, dass die Europäische Kommission in der Kohäsionspolitik einen Mechanismus eingeführt habe, mit dem die jährlichen Ausgabenerklärungen begleitet von einer Verwaltungserklärung und einer jährlichen Zusammenfassung der Abschlussberichte von Prüfungen und Kontrollen, die zur Intensivierung von Kontrolltätigkeiten vor Bekanntgabe der Ausgaben in den Jahresabrechnung beitrugen, dargestellt werden.

Die gewonnenen Erkenntnisse haben zu gestärkten präventiven und berichtigenden Kapazitäten und besseren IT-Funktionalitäten geführt, die die Wirksamkeit der Kontrollen erhöhen.

IV)Risikoanalyse

Einige Mitgliedstaaten, z. B. BG, DE, FR, MT, NL, erklärten, dass die Risikobewertung und -analyse ein andauernder Prozess ist, der verschiedene Kontroll- und Auditergebnisse berücksichtigt, um insbesondere Ursachen für Fehler zu erkennen.

PL verwies auf die „Ex-ante-Bewertung, die in Bezug auf die Überprüfbarkeit und Kontrollierbarkeit von spezifischen Maßnahmen innerhalb des Programms zur Entwicklung des ländlichen Raums 2014-2020 durchgeführt wurde. Es wurde auf die Leitlinie der Kommission im Bereich Überprüfbarkeit und Kontrollierbarkeit der Maßnahmen und Bewertung von Risiken und Fehlern verwiesen. Bei der Bewertung seien Praktiken, Erfahrungen und Kontrollergebnisse aus dem vorherigen Programmplanungszeitraum berücksichtigt worden.

CY antwortete in Bezug auf die Kohäsionspolitik, dass „eine Stichprobenmethodik entwickelt worden ist, die die Bewertung der identifizierten Risiken berücksichtigt und wirksame, präventive und angemessene Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung einführt“.

ES erwähnte in Bezug auf den ESF, dass „ein System zur Risikoanalyse und Betrugsbekämpfung entworfen worden ist, das aus einem Selbstbewertungsinstrument zur Identifizierung und Bekämpfung von Risiken bei den EU-Ausgaben für den Zeitraum 2014-2020 besteht“. HU hat auch hervorgehoben, dass die „Verwaltungsbehörden jährlich eine Betrugsrisikobewertung in Einklang mit den einschlägigen Leitlinien der Kommission durchführen“.

Die Mitgliedstaaten vertraten außerdem die Ansicht, dass es zu angemessenen Kosten nicht möglich ist, geringfügige Fehler zu vermeiden. Techniken zur Risikoanalyse tragen zu einer besseren Zielausrichtung der Kontrollen und Ressourcen bei. Es ist jedoch nicht möglich, zu angemessenen Kosten geringfügige Fehler zu vermeiden.

V)Zusammenhang zwischen der Grundlage für die Zahlung und der geschätzten Fehlerquote bei den EU-Ausgaben