Brüssel, den 11.2.2005

KOM (2005) 90 endgültig

MITTEILUNG DER KOMMISSION

Bericht über die Fortschritte bei der Modernisierung des Rechnungs führungssystems der Europäischen Kommission – Stand: 31. Januar 2005

INHALTSVERZEICHNIS

1. Einleitung 3

2. Projektdurchführung bis Januar 2005 3

3. Rechnungsführungsaspekte 4

3.1. Rechnungsführungsvorschriften 4

3.2. Rechnungsführungsprozesse 4

3.3. Kontrollumfeld und Validierung der lokalen Systeme 5

4. IT-Entwicklungen 5

5. Einführung der modernisierten Rechnungsführung in den Kommissionsdienststellen 7

5.1. Ermittlung der Eröffnungssalden für das Haushaltsjahr 2005 7

5.2. Entwicklung der lokalen IT-Systeme und Anbindung an das ABAC 8

5.3. Schulung 8

6. Einführung eines periodengerechten Rechnungsführungssystems in den übrigen Organen und Agenturen 8

7. Künftige Entwicklungen 9

7.1 Gesamthaushaltsplan 9

7.2. Anleihe- und Darlehenstätigkeiten 9

7.3. Europäischer Entwicklungsfonds 9

8. Schlussfolgerung 9

ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005 11

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005 16

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES 19

ANNEX 4 : MAIN TASKS TO BE EXECUTEDFROM JANUARY 2005 22

1. EINLEITUNG

Am 17. Dezember 2002 hat die Kommission ihre Mitteilung zur Modernisierung des Rechnungswesens der Europäischen Gemeinschaften[1] angenommen. Der Rat und das Europäische Parlament wurden von dieser Mitteilung in Kenntnis gesetzt.

Mit der Modernisierung des Rechnungswesens wurden im Wesentlichen folgende drei Ziele angestrebt:

- die Einführung international anerkannter Rechnungsführungsgrundsätze für den öffentlichen Sektor, insbesondere in Bezug auf ein periodengerechtes Rechnungsführungssystem (Erfassung aller Vorgänge im Zeitpunkt ihres Entstehens und nicht zum Zeitpunkt des tatsächlichen Kassenein- oder- ausgangs von Beträgen, bzw. erst zum Jahresende);

- die Integration der Finanz- und Rechnungsführungssysteme der verschiedenen Informatikplattformen;

- die zwischenzeitliche Verbesserung der Funktionsweise von SINCOM2, namentlich unter dem Aspekt der Sicherheit und Konsistenz von Daten aus verschiedenen Quellen.

Die Kommission legt seit 2002 halbjährlich Berichte über die bei der Verwirklichung des Modernisierungsprojekts erzielten Fortschritte vor[2]. Die GD Haushalt berichtet ihrerseits in Informationsvermerken, wie der Modernisierungsprozess in dem jeweils dazwischen liegenden Vierteljahr vorangekommen ist. Der vorliegende Bericht stellt den Sachstand zum 31. Januar 2005 – nicht wie eigentlich zu erwarten zum 31. Dezember 2004 – dar, damit dem Übergang zum neuen System angemessen Rechnung getragen werden kann. Ebenso wie die vorausgegangenen Berichte soll auch dieser Bericht den zuständigen Ausschüssen der Entlastungsbehörde sowie dem Rechnungshof übermittelt werden. Am 1. Februar 2005 fand eine kurze mündliche Vorstellung im Ausschuss für Haushaltskontrolle statt.

2. PROJEKTDURCHFÜHRUNG BIS JANUAR 2005

Entsprechend den Bestimmungen der am 1. Januar 2003 in Kraft getretenen neuen Haushaltsordnung[3] war für den Gesamthaushaltsplan ein periodengerechtes Rechnungsführungssystem bis 2005 einzuführen. Es stand zu erwarten, dass die vollständige Integration sämtlicher Rechnungsführungssysteme etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen würde. Nach erfolgter Modernisierung des Rechnungsführungssystems sollte sodann dessen Unterstützungsfunktion schrittweise auf das Finanzmanagement sämtlicher Kommissionstätigkeiten ausgedehnt werden.

Diese rechtliche Forderung war am 10. Januar 2005 erfüllt, als das neue Buchführungssystem vollständig nach der Periodenmethodik eröffnet wurde. Die Kommission ist damit ihren Verpflichtungen gegenüber der Haushaltsbehörde nachgekommen. Die Umstellung wurde damit zum geplanten Zeitpunkt und innerhalb des vorgegebenen Kostenrahmens von 20 Mio. EUR für die beiden GDs Haushalt und DIGIT vollzogen. Dazu kamen weitere 5 Mio. EUR, die anderen Dienststellen für vorübergehende administrative Unterstützung zugewiesen wurden.

Dank der nunmehr abgeschlossenen Verwaltungsreform der Kommission und der erfolgreich vollzogenen Modernisierung ihres Rechnungswesens sind die Voraussetzungen erfüllt, um das Vertrauen des europäischen Steuerzahlers in Hinblick darauf wiederherzustellen, dass die Kommission seine Gelder entsprechend strenger Kontrollstandards bewirtschaftet. Von jetz an werdendie Jahresabschlüsse der Gemeinschaften höchsten Rechnungsführungsstandards entsprechen, womit die Kommission eine Spitzenposition unter den öffentlichen Verwaltungen Europas einnehmen will.

Nichtsdestotrotz ist Januar 2005 nicht das Ende der Reform des Rechnungswesensystems. Es gibt noch Verbesserungsmöglichkeiten bezüglich der IT-Systeme auf zentraler und lokaler Ebene, der Integration der Systeme sowie im Hinblick auf das Berichtswesen für das Management. Auch die neuen Buchhaltungsprozesse benötigen noch Zeit, um vollständig verankert zu werden.

Die Projektdurchführung erfolgte weitgehend nach dem Zeitplan in Abschnitt III.3 der Mitteilung vom 17. Dezember 2002 und der detaillierteren Programmplanung für 2003 und 2004, die am 8. Juli 2003 vorgelegt wurde. Anhang 1 enthält einen ausführlichen Vergleich zwischen dem Zeitplan vom 17. Dezember 2002 und der effektiven Durchführung. Eine aktualisierte Fassung des im Juli 2003 angenommenen Stufenplans ist als Anhang 2 beigefügt.

3. RECHNUNGSFÜHRUNGSASPEKTE

3.1. Rechnungsführungsvorschriften

Die fünfzehn Serien von Vorschriften für die Rechnungsführung der Gemeinschaften sowie der einheitliche Kontenplan wurden vom Rechnungsführer der Kommission am 28. Dezember 2004 förmlich angenommen und den Rechnungsführern der übrigen Organe und Agenturen mitgeteilt. Anhang 3 enthält eine Kurzbeschreibung dieser Regeln.

Die Kommission hatte ihr auf den Rechnungsführungsvorschriften und dem Kontenplan basierendes Handbuch zur Rechnungsführung bis Dezember 2004 weitestgehend fertig gestellt, nachdem die Anmerkungen der verschiedenen Dienststellen eingearbeitet worden waren. Diese Fassung soll im Lichte der gewonnenen Erfahrungen und nach Maßgabe der neuesten IT-Entwicklungen laufend angepasst werden. Für die Bewertung bestimmter Rückstellungen zum Jahresende, beispielsweise für noch nicht erhaltene Rechnungen, muss noch eine praktische Lösung gefunden werden.

3.2. Rechnungsführungsprozesse

Noch im Einzelnen festzulegen sind die Verfahren für den Rechnungsabschluss 2005 und die Erstellung des Jahresabschlusses 2005. Im weiteren Verlauf dieses Jahres sollen ein Konsolidierungshandbuch mit entsprechenden Abschlussverfahren sowie ein spezifisches IT-Instrument für die Konsolidierung der Jahresabschlüsse der übrigen Organe und der Agenturen eingeführt werden.

3.3. Kontrollumfeld und Validierung der lokalen Systeme

Entscheidend für das modernisierte Rechnungsführungssystem wird sein, dass die zahlreichen Anwender (circa 7 000) die Daten korrekt und vollständig in das zentrale IT-System eingeben. Die gegenwärtig in Vorbereitung befindlichen Eingabemasken sollen dabei Schritt für Schritt Unterstützung leisten und Fehlerrisiken minimieren; die Qualität der eingegebenen Daten wird jedoch auch davon abhängen, welches Kontrollumfeld die bevollmächtigten Anweisungsbefugten einführen. Hilfestellung gibt hier das Dokument "Rechnungsführungsziele und Kontrollrahmen“ vom Dezember 2003, in dem die Risiken bei den einzelnen Arten von Vorgängen erläutert und entsprechende Kontrollmaßnahmen zu ihrer Eindämmung vorgeschlagen werden. GD Haushalt wird weiterhin Hilfestellungen in Buchführungsfragen entwickeln und die Dienstellen bei deren Umsetzung unterstützen.

Die Kriterien für die Validierung der von den Anweisungsbefugten eingeführten Finanzverfahren und IT-Systeme wurden am 2. Juli 2004 vorgelegt. Ein ausführlicher Fragebogen, der es ermöglichen sollte zu ermitteln, inwieweit die einzelnen Dienststellen in der Lage sind, diese Kriterien effektiv anzuwenden, wurde am 1. September 2004 verteilt und von allen Dienststellen fristgerecht bis zum 30. September 2004 beantwortet.

Trotz gewisser Probleme bei der Einstellung von hinlänglich qualifiziertem Personal gelang es der GD Haushalt, anhand der Antworten auf den vorgenannten Fragebogen sowie einer halbtägigen Diskussion mit jeder Dienststelle bis zum 17. Dezember eine umfassende Bewertung der Finanzverfahren und der damit verbundenen IT-Systeme aller Dienststellen durchzuführen. Der Bericht über die Ergebnisse wurde am 31. Januar 2005 vorgelegt. Er zeigt eine Reihe von Risiken auf; die betroffenen Dienststellen sollen aufgefordert werden, entsprechende Abhilfemaßnahmen zu veranlassen.

Das zuständige Team der GD Haushalt wird bis zum 16. März 2005 seine volle Personalstärke von acht Personen erreichen. Seine Aufgabe wird es sein, eine vertiefende Prüfung der derzeit in den Dienststellen angewandten Systeme durchzuführen, wobei als erste diejenigen Systeme untersucht werden sollen, die im Zuge der Bewertung als besonders gefährdet eingestuft worden waren. Die Ergebnisse werden zur Validierung der Systeme herangezogen, die von den Anweisungsbefugten zur Erstellung oder Begründung von Rechnungsführungsinformationen definiert werden, wie in Artikel 61 Absatz 1 Buchstabe e) der Haushaltsordnung vorgeschrieben.

4. IT-ENTWICKLUNGEN

Der anspruchsvollste Aspekt des Projekts besteht darin, die vorhandenen Finanzmanagement- und Rechnungsführungssysteme zu integrieren, die Systeme im Hinblick auf die Einführung der periodengerechten Rechnungsführung weiterzuentwickeln und benutzerfreundliche Eingabemasken zu konzipieren, die die Gewähr für qualitativ hochwertige Daten bieten. Nachstehend ein Überblick über den aktuellen Sachstand:

Die zur Unterstützung der Rechnungsführungsprozesse erforderlichen IT-Funktionalitäten wurden entwickelt. Das neue System mit der Bezeichnung 'ABAC' umfasst das mit der Software SAP-Enterprise arbeitende zentrale Rechnungsführungssystem sowie von der Kommission entwickelte Bearbeitungsabläufe für Zahlungsanträge (ABAC-Rechnungen), für Verträge und entsprechende Mittelbindungen (ABAC-Verträge) sowie für Anlagevermögen (ABAC-Anlagevermögen). Die Si2-Anwendung “Zahlungen” wurde nach Maßgabe der Anforderungen der periodengerechten Rechnungsführung angepasst. Eine Reihe sonstiger Anwendungen wird weiterhin Rechnungsführungsdaten aus den jeweiligen lokalen IT-Systemen liefern

Seit dem 30. Juni 2004 wurden hauptsächlich die folgenden Arbeiten abgeschlossen :

- Entwicklung, Erprobung und Inbetriebnahme der Anwendungen ABAC-Verträge (4. Oktober) und ABAC-Rechnungen (25. Oktober), um das Personal rechtzeitig bis Januar 2005 mit diesen Arbeitsabläufen vertraut zu machen und entsprechend zu schulen;

- Entwicklung, Erprobung und Inbetriebnahme der Anwendung ABAC-Anlagevermögen (14. Januar 2005);

- praktische Erprobung der Arbeitsweise des Systems insgesamt durch ein multidisziplinäres Team, um bis Januar 2005 etwaige Probleme zu ermitteln und zu beheben;

- Back-up des alten Systems zum 31. Dezember und Umstellung auf das neue System, das am 10. Januar in Betrieb genommen wurde; voll ausgelasteter Betrieb ab Anfang Februar, sobald die aus dem Haushaltsjahr 2004 übertragenen Verpflichtungsermächtigungen verfügbar sind;

- Laden der Eröffnungssalden für Vorfinanzierungen (30 000), anstehende Zahlungsforderungen (7 400) und Anlagevermögen (74 000).

Am 10. Januar 2005 wurde das zentrale Buchführungssystem offiziell und entsprechend der neuen periodengerechten Rechnungsführung mit der Mehrzahl der für den laufenden Betrieb der Dienststellen erforderlichen Eröffnungssalden in Betrieb genommen und funktioniert seither weitestgehend zuverlässig. Bis zum 31. Januar 2005 sind bereits über 32 000 Zahlungs-, 10 000 Forderungs- und 1 300 Mittelbindungsvorgänge erfolgreich bearbeitet worden.

Die letzten, noch nicht erfassten Posten sind „Zahlstellen“ und „Büroausrüstung“ der Delegationen in Drittländern und der Pressebüros außerhalb des Sitzes der Kommission, die im Rahmen der Dekonzentration finanzielle Verantwortlichkeiten wahrnehmen. Die betreffenden Abläufe werden ab 2005 schrittweise in das Zentralsystem integriert.

5 . EINFÜHRUNG DER MODERNISIERTEN RECHNUNGSFÜHRUNG IN DEN KOMMISSIONSDIENSTSTELLEN

5.1. Ermittlung der Eröffnungssalden für das Haushaltsjahr 2005

Alle Dienststellen waren aufgefordert worden, an der Erstellung eines vollständigen Verzeichnisses der Vorfinanzierungen, Garantien und Anlagewerte sowie der juristischen Personen, die Gemeinschaftszuschüsse erhalten oder mit denen die Kommission Verträge geschlossen hat, mitzuwirken. Zu diesem Zweck mussten bis Ende Dezember 2004 rund 45 000 noch offene Mittelbindungsdossiers und 74 500 Bankreferenzen geprüft werden. Die Dienststellen erstatteten zum 30. Juni, 30. September, 31. Oktober und 30. November 2004 Bericht über die hierbei erzielten Fortschritte.

Anhand der in diesen Berichten enthaltenen Informationen sowie im Wege bilateraler Kontakte wurde ermittelt, dass die betreffenden Arbeiten zu rund 95% fristgerecht abgeschlossen wurden; bei den restlichen 5% handelt es sich um Fälle, in denen der Begünstigte die für seine Erfassung in der Datei der juristischen Personen erforderlichen Unterlagen nicht rechtzeitig übersandt hatte, was die Fertigstellung des Verzeichnisses der Vorfinanzierungen und Garantien in diesen Fällen unmöglich machte. Drei Dienststellen wurde eine Fristverlängerung eingeräumt, um diese Fälle zum Abschluss zu bringen.

Fast alle Dienststellen legten termingerecht qualitativ hochwertige Dateien zur Eingabe in das zentrale Rechnungsführungssystem vor. Weniger als 1% aller Unterlagen musste zu Korrekturzwecken zurückgesandt werden; nur drei Dienststellen reichten ganze Dateien verspätet ein oder erhielten solche komplett zurückgesandt. Bis zum 31. Januar 2005 waren 76 000 Dossiers juristischer Personen (externe Auftragnehmer oder Sachverständige) und 56 000 Personaldossiers überprüft und 30 000 Vorfinanzierungssalden in das System eingegeben worden. Als Frist für die Bearbeitung der 22 000 Garantiedossiers wurde der 31. März 2005 festgesetzt. Alle betroffenen Dienststellen haben ihre Inventarverwaltung auf ABAC-Anlagevermögen umgestellt, mit Ausnahme der Delegationen und Pressebüros, die die Umstellung in 2005 durchführen werden. Alle Anlagenvermögenswerte sind nunmehr im zentralen Rechnungsführungssystem erfasst, bis auf zwei Forschungsstellen, die GD TREN sowie die Gebäude; ihre Eingabe erfolgt im März.

Die GD Haushalt wird die einzelnen Dienststellen auffordern, die rechnerische Richtigkeit und korrekte buchmäßige Erfassung der Zahlen der Eröffnungssalden zu prüfen, sich von ihrer Vollständigkeit zu überzeugen und bis zum 31. März 2005 die ggf. erforderlichen Berichtigungen vorzunehmen. Außerdem soll ihnen eine Anwendung für die Erfassung von Vorfinanzierungen, die sich keiner eingetragenen juristischen Person zuordnen lassen, an die Hand gegeben werden. Die Eröffnungsbilanz jeder Dienststelle ist spätestens am 30. Juni 2005 dem Generaldirektor oder Dienstleiter zur förmlichen Bestätigung vorzulegen.

Des Weiteren wurden die Dienststellen angewiesen, alle seit dem 1. Januar 1999 als erledigt registrierten Mittelbindungen eindeutig entsprechenden juristischen Personen zuzuordnen, damit die finanziellen Beziehungen der Kommission zu diesen seit dem genannten Datum nachvollzogen werden können. Als Schwellenwert soll dabei ein Mittelbindungsbetrag von 50 000 EUR angesetzt werden, was die Überprüfung von rund 35 000 zusätzlichen Dossiers erfordert (bei einer Herabsetzung dieses Schwellenwerts auf 13 800 EUR müssten weitere 25 000 Dossiers geprüft werden). Zusammen mit der Zuordnung der noch ausstehenden 30 000 Mittelbindungsdossiers zu den jeweils begünstigten juristischen Personen wird dadurch die Umsetzung der Maßnahme Nr. 74 der Verwaltungsreform, die die Schaffung einer zentralen Datenbasis für Verträge betrifft, abgeschlossen. Die Verpflichtung, die die Kommission dem Parlament gegenüber im Zuge der Eurostat-Affäre eingegangen ist, kann damit als erfüllt betrachtet werden.

5.2. Entwicklung der lokalen IT-Systeme und Anbindung an das ABAC

Bis auf eine einzige Ausnahme hatten sämtliche Dienststellen ihre lokalen IT-Systeme bis Ende 2004 weitestgehend nach Maßgabe der Erfordernisse einer periodengerechten Rechnungsführung umgestellt. Wo die Entwicklung der entsprechenden Anwendungen nicht rechtzeitig abgeschlossen werden konnte, benutzten die Dienststellen das zentrale Rechnungsführungssystem, um Verzögerungen bei den Mittelbindungs- und Zahlungsvorgängen zu vermeiden.

5.3. Schulung

A m 5. Oktober 2004 wurde ein Schulungsprogramm mit Unterstützung externer Sachverständiger für die künftigen Benutzer des ABAC-Systems eingeleitet. Bis zum 31. Januar 2005 hatten 3 300 Mann/Schulungstage stattgefunden, wobei sich der Prozentsatz der zufriedenen Teilnehmer schrittweise von 60% auf 86% erhöhte. Alle Schwerpunktsystembenutzer („key user“) erhielten eine praktische („hands-on“) Ausbildung, während Sekundärnutzer in größeren Gruppen zunächst theoretisch („hands-off“) mit den neuen Anwendungen vertraut gemacht wurden. Diese Ausbildungsmodule sollen längerfristig zu einer Art Leitfaden für die Benutzer umfunktioniert werden und die Grundlage für ein permanentes Schulungsprogramm für künftige Systemanwender bilden. Von Dienststellen, die lokale Systeme benutzen, wird erwartet, dass sie entsprechende eigene Ausbildungsprogramme für ihre Mitarbeiter anbieten. Ein spezielles Schulungsprogramm für Kommissionsmitarbeiter in Delegationen in Drittländern wird 2005 gestartet.

6. EINFÜHRUNG EINES PERIODENGERECHTEN RECHNUNGSFÜHRUNGSSYSTEMS IN DEN ÜBRIGEN ORGANEN UND AGENTUREN

Die Kommission forderte alle Organe und Agenturen auf, eine Bewertung ihrer Fortschritte (‘readiness assessment’) bei der Anwendung der neuen Rechnungsführungsvorschriften und der Periodenrechnungsmethode vorzunehmen. Eine Analyse der Ergebnisse sowie ein entsprechender Informationsaustausch anlässlich gemeinsamer Sitzungen haben gezeigt, dass allseits die erforderlichen Maßnahmen getroffen wurden. Im Juni und November 2004 fanden Informationstreffen mit den Rechnungsführern sämtlicher Organe und Agenturen statt.

Mehrere Agenturen sowie einige der kleineren Organe benutzen eine Version des Si2-Systems der Kommission für die Buchführung über ihre Haushaltsvorgänge. In einem Schreiben des Generalsekretärs vom 22. Juni 2004 erklärte sich die Kommission bereit, Si2 auch im Jahresverlauf 2005 weiter zur Verfügung zu stellen; ebenso wird sie allen Organen und Einrichtungen, die dies wünschen, Zugriff auf sämtliche ABAC-Module gewähren und ihnen außerdem die technischen Spezifikationen für die Anbindung ihrer eigenen Systeme an ABAC an die Hand geben.

Die Kommission hat weiter vorgeschlagen, dass die Agenturen eine gemeinsame IT-Plattform für die Benutzung ihrer jeweiligen ABAC-Versionen entwickeln sollten. Diese Lösung, die auf einer Empfehlung des Parlaments basiert, wäre kosteneffizient und würde zugleich die Unabhängigkeit jeder einzelnen Agentur gewährleisten.

7. KÜNFTIGE ENTWICKLUNGEN

7.1 GE samthaushaltsplan

Derzeit wird ein neuer Stufenplan für künftige IT-Entwicklungen ausgearbeitet (siehe Anhang 4). Zunächst geht es darum, die Benutzerfreundlichkeit des Systems und die finanziellen Berichterstattungsfunktionen zu verbessern und die erforderlichen IT-Instrumente für die Vorbereitung der ersten konsolidierten Jahresabschlüsse bereitzustellen. Im Jahresverlauf 2005 sollen dann die verschiedenen Arbeitsabläufe in einer einzigen netzbasierten Anwendung („ABAC-workflow“) zusammengeführt und neue Funktionalitäten (wie z.B. für die Einziehung von Forderungen) entwickelt werden. Mittels einer Reihe weiterer geplanter Entwicklungen schließlich wird längerfristig das Ziel angestrebt, die Lokalsysteme stärker zu integrieren und zusätzliche Instrumente für die Unterstützung der Systembenutzer sowie für das Finanzmanagement anzubieten.

7.2. Anleihe- und Darlehenstätigkeiten

Außerbudgetäre Tätigkeiten wie die gegenwärtig in „Globus“, einem System der GD ECFIN, erfassten Anleihe- und Darlehenstransaktionen, sollen ab Juli 2005 in das zentrale Rechnungsführungssystem integriert werden, wobei das SAP-Bankmodul CFM zur Anwendung kommt.

7.3. Europäischer Entwicklungsfonds

Im Rahmen eines gesonderten Modernisierungsprozesses muss auch die Rechnungsführung des derzeit nicht im Gesamthaushaltsplan erfassten Europäischen Entwicklungsfonds (EEF) den neuen Gegebenheiten angepasst werden.

In Zusammenarbeit mit AIDCO sollen die verschiedenen Abläufe beim EEF-Projektmanagement vom derzeitigen EEF-Rechnungsführungssystem (OLAS) in das lokale System von AIDCO (CRIS) übernommen werden; die periodengerechte Führung der EEF-Rechnungen insgesamt findet im Rahmen des neuen ABAC-Systems statt. Diese Lösung bietet den Vorteil, dass sie den Weg für eine etwaige Einbeziehung des EEF in den Gesamthaushalthaushalt ebnet und es ermöglicht, EEF-Zahlungen mittels der Funktionen auszuführen, die für den Gesamthaushalt entwickelt wurden.

Die für die vollständige Umstellung auf eine periodengerechte Rechnungsführung erforderlichen IT-Anwendungen werden ab dem Haushaltsjahr 2006 zum Einsatz kommen, nachdem das ABAC und die parallelen Entwicklungen bei CRIS abgeschlossen sind. Die EEF-Rechnungsabschlüsse für 2005 werden anhand der Informationsdaten in OLAS – in der mit Blick auf eine periodengerechte Rechnungsführung angepassten Form – erstellt. Es ist das Ziel, dass ab 2006 dann mit dem neuen ABAC-EEF-System den Erfordernissen der periodengerechten Rechnungsführung in vollem Umfang entsprochen wird.

Zwischenzeitlich werden ab Februar 2005 die Zahlungen zu Lasten des EEF im Wege des Rechnungsführungssystems für den Gesamthaushalt geleistet.

8. SCHLUSSFOLGERUNG

Die in der Haushaltsordnung festgeschriebene Vorgabe, im Wege des Modernisierungsprojekts für den Gesamthaushaltsplan Rechnungsführungssysteme einzuführen, die es der Kommission ermöglichen, international anerkannten fachlichen Standards zu entsprechen, ist termingerecht umgesetzt worden. Die Kommission hat das vorgegebene Ziel innerhalb von zwei Jahren erreicht, also erheblich schneller als andere öffentliche Verwaltungen Europas, und dabei Fristen eingehalten, die von allen ihren Beratern und externen Rechnungsprüfern als äußerst ehrgeizig bezeichnet worden waren. Dieser Erfolg ist zweifellos dem Engagement und der konstruktiven Zusammenarbeit sämtlicher Dienststellen zu verdanken.

Die außerbudgetären Tätigkeiten der GD ECFIN sollen bis Juli 2005 in das zentrale Rechnungsführungssystem der Kommission integriert werden. In der ersten Jahreshälfte 2005 erfolgt ihre buchmäßige Erfassung jedoch, wie bereits in der Vergangenheit, nach dem periodengerechten System. Der Europäische Entwicklungsfonds wird das ABAC-System ab 2005 für seine Zahlungstransaktionen und ab 2006 für seine gesamte Rechnungsführung verwenden.

Endziel des Projekts ist nach wie vor, dass sich das Finanzmanagement der einzelnen Dienste künftig auf zuverlässigere und umfassendere Informationen über die seiner Verantwortung unterliegenden Aktiva und Passiva, über die finanziellen Beziehungen zu den Auftragnehmern sowie, auf mittlere Sicht, die finanzielle Abwicklung von mehrjährigen Projekten und Mittelbindungen stützen kann.

ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005

(Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final)

1st to 4th quarter: 2003

5th to 8th quarter: 2004

Measure | Deadline | Result | Comment |

Accounting framework |

Definition of an accounting framework |

Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission’s decision | 1st quarter | completed 2nd quarter | Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues. |

Setting up an accounting standard committee Establishment of accounting standards for European Communities - Draft - Final priority standards - Final others standards | 1st quarter 2nd quarter 4th quarter 6th quarter | Completed | The Accounting Standard committee was set up in March 2003, with monthly meetings, to give its advice and judgement on accounting rules. The final meeting (July 2003) examined the comments on the proposed rules. |

Adapting Chart of account Draft : Final : | 2nd quarter 4th quarter | Completed |

Defining the event giving rise - draft - final | 2nd quarter 4th quarter | Completed | The inventory of financial processes was carried out and events giving rise were described in flows and validated by services |

Extending the scope of consolidation | 9th quarter | Started, still in progress | The scope of consolidation is to be extended for 2005 accounts, the IPSAS compliant accounting rule was adopted Future steps: consolidation manual, consolidation pack, development and implementation of the chosen tool |

Financial statements | 9th quarter | Started, still in progress | They are defined as part of the accounting rules and the Chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to financial statements have been prepared |

Integration of accounting data |

Fixing the opening balances - Provisional - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | Opening balance have been collected for prefinancing, guarantees and invoices received and not yet paid. Other opening balances will be the result of 2004 accounts closure. The amounts of provisions for cost claims not received by 31/12/2004 will be estimated in mid-2005. |

Defining the object code, - Plan - link between budget and general accounts | 4th quarter 7th quarter | Completed Completed | Following the inventory of financial processes and Chart of accounts, object codes were defined and linked to budget and general accounts |

Integrating contingent assets and liabilities (off balance-sheet items) - inventories - guarantees - integration | 4th quarter 5th quarter 9th quarter | On schedule | The complete opening balance will be established when the 2004 accounts are closed |

Management, entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments | 5th quarter | Still in progress | Prefinancings for most open commitments and balances have been recorded in the accounts. The remainder should be recorded by 31.3.2005 |

Creating link between CIR and the accounts - use of CIR mandatory - link to general accounting | 4th quarter 7th quarter | One quarter delay | During the 5th quarter, CIR was deployed in most services lacking an equivalent IT tool. It was upgraded to become ABAC invoice on 25/10/2004, when its use was made obligatory where appropriate. |

Receivables and files of clients / suppliers | 5th quarter | The legal entity file was set up in March 2004. By 31/1/2005, 121 213 legal entities had been validated. The exercise will continue in 2005 in order to link all commitments since 1999 and over 50000 € with a legal entity. |

Organisation of internal control of accounting data |

Expanding internal control in DGs to include accounting aspects - draft - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | The control framework has been developed, validation criteria were communicated to all services on 02/07/04 and a questionnaire on 01/09/04 |

Supporting evidence for balance sheet balances through inventories | 7th quarter | Completed | A part of inventories of fixed assets were consolidated in ABAC assets end 2004 and loaded in SAP in January 2005; a second loading will take place in March 2005. |

Certification of local system | 9th quarter | Each high level assessment of services was completed by 17/12/2004 and the report established on 31.1.2005. A programme of in depth checks will be launched in March 2005 |

Training and awareness |

Training | 3rd to 6th quarter | Rescheduled according to services | Information sessions from the 4th quarter, accounting training in 2004, training for users from 10/2004 following releases of ABAC invoices and ABAC Contracts |

Recruitment | 3rd quarter | Completed | 17 additional resources |

Network accounting correspondents | 1st quarter | Completed | Identification of correspondents, meetings and regular information session organised |

Improvement of current system architecture |

Reconciliation SI2 / R3 (2002 data) | 2nd quarter | Completed | Reconciliation SI2/R3 completed and validated in early 2003, continued weekly thereafter |

Written security policy | 2nd quarter | Completed | Security policy for SI2 written during the second quarter of 2003 and adopted July 2003 |

Comparison of security management principles | 3rd quarter | Completed | Current security policy compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. |

Fixing of rules governing incorporation of security elements | 3rd quarter | Completed | Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the 3rd quarter |

Developments of computerised tools to facilitate management and audit of access rights | 3rd quarter | Partially completed | Access rights have been audited and a computerised tool was implemented in 2004 to facilitate the management of access rights. This temporary tool will be replaced by a more powerful tool integrated fully within the ABAC “Web” environment during 2005. |

Development, implementation of web based version of SI2 | 4th quarter | Not completed | The development full web-based of SI2 was postponed and planned to be implemented in 2005, the other ABAC workflows are web-based. |

Elimination of redundant data | 4th quarter | Partially completed | Data management activities are included in the IT developments and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data…) An archiving policy will be developed in 2005. |

Development of the new system architecture |

Feasibility study of new architecture – integration of sectorial systems | 2nd quarter | Completed | A feasibility study was completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems (certain will be abandoned- DG Entr, JRC). The cost benefit of retaining the remaining systems will be examined progressively over 2005 and 2006. |

Detailed road map for implementation of the next IT system | 2nd quarter | Completed | A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and maintained on a daily basis. This roadmap has been developed into an implementation plan |

Analysis of users’ management needs | 3rd quarter | Completed | Users’ management needs have been recorded through workshops, analysed, categorised and mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment on the system future functionalities. Final report was issued on 30/9/03 |

Design of proposed solutions - progressive functional and technical definition of the system | 4th quarter | Completed | The design was performed in two phases: first the production and validation of functional blueprint and second the technical blueprint; the functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model, they were finalised in December 2003, the technical blueprint translated in technical terms to actual system functionalities, they were ready in March 2004. |

Migration towards SAP Enterprise | 7th quarter | Completed 3rd quarter | Problems were resolved in collaboration with SAP |

User workshops and feedback | 4th quarter | Completed | Workshops have been conducted in 2003, the users’ requirements has been analysed, categorised and incorporated in the functional blueprints. Users’ feedback is collected during the implementation and testing phases. |

Progressive implementation of new functionality | 6th quarter | Completed 7th quarter | The system implementation has been phases to allow a progressive implementation of functionalities as they became available. |

New functionalities following tests | 7th quarter | Completed 8th quarter | All new modules and functionalities were tested before release to ensure meeting accounting principles and users’ requirements. Testing of the integrated system was completed end of 2004. |

Training for key users | 8th quarter | Completed | All key users were proposed hands on training by 31.12.2004 |

Release of new system | 8th quarter | Completed | ABAC invoice, ABAC contracts, ABAC Assets have been released and are operational. The ABAC system was released on 10 January 2005 |

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005

List of milestones

2 | Accounting Standards defined | Accounting | February | 31/08/03 | February | 31/08/03 | Done |

3 | Business events analysed | Accounting | May | 31/01//04 | May | 31/01//04 | Done |

4 | Accounting objectives and control framework updated and issued | Accounting | 01/09/03 | 31/10/03 | 01/09/03 | 31/10/03 | Done |

5 | Draft architecture strategy is defined | IT | February | 15/07/03 | February | 15/07/03 | Done |

6 | Draft user requirements documented | User Req. | March | 30/06/03 | March | 30/06/03 | Done |

7 | Chart of accounts updated and object code mapping done, functionalities defined | Accounting | 15/07/03 | 31/01/04 | 15/07/03 | 31/01/04 | Done |

8 | Functional Blueprint, Data/ process model prepared and validated | IT/Accounting | 15/07/03 | 15/01/04 | 15/07/03 | 15/01/04 | Done |

9a | Functional architecture proof of concept built and tested | IT | 01/07/03 | 15/10/03 | 01/07/03 | 15/10/03 | Done |

9b | Prototypes completed | IT | 16//10/03 | 31/01/04 | 16//10/03 | 31/01/04 | Done |

10 | Local systems and SI2 adaptation capacity analysed | IT/DG | 15/09/03 | 15/12/03 | 15/09/03 | 15/12/03 | Done |

11 | Consolidated entities identified and informed | Accounting | 01/10/03 | 31/10/03 | 01/10/03 | 31/10/03 | Done |

12 | High-level DG Budget processes defined | Accounting | 01/10/03 | 14/11/03 | 01/10/03 | 14/11/03 | Done |

13 | Data / process gap addressed | IT/Accounting | 15/09/03 | 31/01/04 | 15/09/03 | 31/01/04 | Done |

14 | User requirements finalised | User Req. | 09/07/03 | 30/09/03 | 09/07/03 | 30/09/03 | Done |

15 | Priority gaps are addressed, obsolete systems identified | DG’s | 15/07/03 | 15/01/04 | 15/07/03 | 15/01/04 | Done |

16 | Accounting Standards, chart of accounts and manual final draft issued | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 31/07/04 | Done |

16a | Accounting Rules | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 30/06/04 | Done |

16b | CoA | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 30/06/04 | Done |

16c | Accounting Manual | Accounting | 15/11/03 | 30/06/04 | 15/11/03 | 30/06/04 | Done |

17 | Final 2005 IT architecture defined | IT | 20/11/03 | 15/01/04 | 20/11/03 | 15/01/04 | Done |

18 | Implementation plan prepared | IT | 15/07/03 | 02/01/04 | 15/07/03 | 02/01/04 | Done |

19 | Detail DG plans prepared | DG’s | 15/10/03 | 28/02/04 | 15/10/03 | 28/02/04 | Done |

19a | HL DG impact assessment and plans prepared | DG's | 15/10/03 | 15/01/04 | 15/10/03 | 15/01/04 | Done |

19b | Detailed DG plans prepared | DG's | 15/01/04 | 28/02/04 | 15/01/04 | 28/02/04 | Done |

20 | Technical blueprint completed and prototype validated | IT | 03/11/03 | 15/02/04 | 03/11/03 | 15/02/04 | Done |

21 | Integrated Central system validated | IT | 01/02/04 | 31/05/04 | 01/02/04 | 31/12/04 | Done |

22 | Sectorial systems improved, interfaces completed and tested | DG’s | 15/01/04 | 31/12/04 | 15/01/04 | 31/12/04 | Mostly done |

22a | DG's Functional requirements finalised | Accounting/User Req. | 15/01/04 | 15/02/04 | 15/01/04 | 15/02/04 | Done |

22b | Interfaces technical requirements ready | IT | 01/03/04 | 31/05/04 | 01/03/04 | 31/05/04 | Done |

22c1 | Local systems improved and tested | DG's | 01/02/04 | 30/10/04 | 01/02/04 | 31/12/04 | Mostly done |

22c2 | Interfaces developed and tested | DG's | 01/04/04 | 31/12/04 | 01/04/04 | 31/12/04 | Mostly done |

23 | Manual processes are defined and tested | DG’s | 15/01/04 | 29/09/04 | 15/01/04 | 29/09/04 | Done |

24 | DG Budget processes validated | Accounting | 04/02/04 | 30/06/04 | 04/02/04 | 30/06/04 | Done |

25 | Consolidation | Accounting | 06/01/04 | 27/08/04 | 06/01/04 | 31/12/05 | 60% |

26 | Integration tests performed | IT | 01/06/04 | 31/07/04 | 01/06/04 | 31/12/04 | Done |

27 | User acceptance tests made | IT | 01/09/04 | 30/09/04 | 01/09/04 | 31/12/04 | Done |

28 | Data migration prepared | IT | 05/04/04 | 10/11/04 | 05/04/04 | 31/12/04 | Done |

29 | IT Systems realised | IT | 01/02/04 | 31/08/04 | 01/02/04 | 25/10/04 | Done |

30 | User trainings completed | IT | 01/10/04 | 30/11/04 | 01/10/04 | 31/12/04 | Key users done |

31 | Accounting Standards, chart of accounts and manual finalised | Accounting | 01/12/03 | 05/11/04 | 01/12/03 | 31/12/05 | Done |

32 | Trainings completed | Project man. | 05/11/03 | 30/11/04 | 05/11/03 | 28.02.05 | In progress |

33 | Closing instructions sent | Accounting | 08/11/04 | 01/12/04 | 08/11/04 | 14/12/04 | Done |

34 | DG’s processes and systems signed off | Accounting | 01/07/04 | 31/12/04 | 01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level |

34a | Local systems signed-off | Accounting | 01/07/04 | 30/11/04 | 01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level |

34b | Interfaces signed-off | Accounting | 30/09/04 | 31/12/04 | 30/09/04 | 31/12/04 | Done at high level |

35 | Final preparation completed | IT | 01/10/04 | 31/12/04 | 01/10/04 | 31/12/04 | Done |

36 | First part of the programme closed | Project Man. | 28/12/04 | 07/01/05 | 28/12/04 | 07/02/05 | Done |

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES

Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components:

(a) Balance Sheet

(b) Economic outturn

(c) Statement of changes in Capital

(d) Cash Flow Table

(e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and

(f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements).

Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners.

Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date.

Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets.

The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction.

Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities.

In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc …). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by.

Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets.

Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded.

Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks.

Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between “exchange transactions” and “non-exchange transactions”. “Exchange transactions” include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. “Non-exchange transactions” are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc…

The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities’ receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised.

Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments.

As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts.

Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period.

Moreover, the analysis of the European Communities’ business events shows that some events need very specific treatment as they are “non-exchange transactions” (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc…). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events.

Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix.

Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS.

Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts.

Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers.

Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event.

Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority.

Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements.

ANNEX 4 MAIN TASKS TO BE EXECUTED FROM JANUARY 2005

Accounts and accounting procedures

- Complete the 2005 opening balances, verify their coherence and obtain the validation by each responsible AOD

- Accounting manual to be reviewed in the light of experience

- Consolidation manual, cut-off procedures, estimation of provisions for outstanding claims

- Detailed users manuals to be derived from training material prepared in 2004

- Training (2nd phase)

- Integration of external offices and delegations into the central system

- Adopt accounting rules and a procedure manual for the EDF

Validation of local systems

- Review of the operation of the systems in practice: DGs will be visited in order to validate the local systems.

- Establish service level agreements with each AOD

IT Systems

- ABAC will progressively be improved for user-friendliness and interoperability, a single web-based workflow will be introduced, and the IT architecture will be concentrated on two platforms only (SAP and JAVA).

- ABAC Contracts: further management functionality will be developed and implemented, it will be integrated with e-procurement, and non-latin scripts will be provided for

- The Early Warning System will be adapted to the new environment

- ABAC Dunning to manage recoveries and establishment of accrued interest should be implemented.

- Local budget lines will be rationalised and reduced in number.

- MUS-DICE, a sample selection tool, will be integrated with ABAC

- Security will be reviewed

- Performance will be monitored and data-handling capacity increased

- Prepare and test a new disaster recovery plan

- Archiving criteria will be developed and applied

- Implementation of the planning and monitoring of multi-annual programmes and projects. The module SAP Project system will be implemented at least for JRC and the structural funds in 2005.

- Migration by July 2005 of the financial activities managed by ECFIN in GLOBUS (current accounting system in ECFIN) to the SAP CFM (Corporate Finance Management) and FI modules. (These activities are already accrual-based and the 2005 accounts of loans and borrowings will be compliant with IAS (International accounting standards), including opening balances).

- SAP ECCS (Enterprise Controlling Consolidation System): employed by end-2005 for the consolidation of the accounts of all institutions and agencies

- Data warehouse: a single data warehouse will be developed to ensure that all Commission services access the same reporting tool. The aim is to develop a prototype for the end of 2005 and to put the single data warehouse in place during 2006.

- Implementation from January 2006 of the EDF accounting in Aidco Local system (CRIS) and in the ABAC SAP FI (financial) module (the 2005 accounts will be based on information in the present Aidco accounting system, OLAS).

- Migrate to the next generation of SAP's budget module (BCS)

Data preparation

The legal entities file will be completed to include all those benefiting from all significant contracts committed since 1999.

Financial reporting

Based on the user needs, reporting tools will be developed to support senior management needs and the needs of day-to-day users. The data dictionary will be completed, and business intelligence tools deployed. The system should present all information linked to an individual file, and provide costing and forecasting tools.

[1] {KOM(2002) 755.

[2] Zum 30. Juni 2003 - SEK(2003) 790 -, zum 31. Dezember 2003 - SEK(2004) 118 - und zum 30. Juni 2004 - KOM(2004) 565 vom 18. August 2004.

[3] Artikel 133, 134 und 181 Absatz 2 letzter Unterabsatz der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 vom 25.6.2002.