Entwurf Vereinbarung der Generalsekretäre des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Kanzlers des Gerichtshofes, der Generalsekretäre des Rechnungshofes, des Wirtschafts- und Sozialausschusses, des Ausschusses der Regionen und des Vertreters des Bürgerbeauftragten über gemeinsame Grundsätze für eine harmonisierte Personalauswahl- und Einstellungspolitik und für die Nutzung von Eignungslisten

(von der Kommission vorgelegt)

BEGRÜNDUNG

Gemäß Artikel 2 des Statuts in der von der Verordnung (EG) Nr. 3947/92 des Rates geänderten Fassung können « zwei oder mehrere Organe einem der Organe oder einer gemeinsamen Einrichtung der Organe Befugnisse übertragen, die der Anstellungsbehörde in bezug auf die Einstellung von Personal übertragen worden sind». Dieser Artikel ist damit die angemessene Rechtsgrundlage für die Errichtung eines Amtes durch gemeinsamen Beschluss der Organe.

Eine solche interinstitutionelle Zusammenarbeit wurde insbesondere bei den beiden letzten Erweiterungsprozessen in Bereichen wie der Organisation von Auswahlverfahren für den Sprachendienst, für Rechnungsprüfer bzw. -prüferinnen, Sekretäre bzw. Sekretärinnen usw. praktiziert.

Der interinstitutionellen Zusammenarbeit sind allerdings derzeit Grenzen gesetzt, insbesondere aufgrund der unterschiedlichen Verfahren, der getrennten Durchführung bestimmter Auswahlverfahren oder der Einsetzung von Stellen für die Veranstaltung von Auswahl- oder Ausleseverfahren in jedem Organ.

Daher muss ein einheitlicher Rahmen für die Organisation von Auswahlverfahren und die gemeinsame Nutzung der dafür bereitgestellten Ressourcen geschaffen werden.

Dieser einheitliche Rahmen ermöglicht Größenvorteile, insbesondere im Hinblick auf die bevorstehende Erweiterung. Er wird sich ebenfalls positiv auf die Harmonisierung und die professionellere Gestaltung der Ausleseverfahren der einzelnen Organe auswirken. Das käme nicht nur den Organen zugute, sondern auch den Unionsbürgern, d.h. den Bewerbern, für die das Auswahlverfahren oft der erste und einzige Kontakt mit den Organen darstellt.

Bemühungen dazu laufen seit März 2000 im Rahmen des Weißbuchs zur Reform der Kommission. In diesem Rahmen hat die Kommission am 26. Februar 2001 die Errichtung eines interinstitutionellen Amtes für Personalauswahl vorgeschlagen.

Die beiden vorgeschlagenen interinstitutionellen Entscheidungen sind das Ergebnis der Arbeiten einer interinstitutionellen Arbeitsgruppe, die auf Initiative der Generalsekretäre eingesetzt wurde, die die Schlussfolgerungen dieser Arbeiten im Juli 2001 angenommen haben. Beschlussentwürfe wurden anschließend am 30. Oktober 2001 von der Kommission angenommen und am 7. Dezember 2001 dem Statutsbeirat zur Konsultation vorgelegt.

Daher ist es Aufgabe der Organe, den Beschluss zur Errichtung des Amtes zu treffen. In Anwendung des Statuts im Bereich der Einstellung müssen die Generalsekretäre in gemeinsamem Einvernehmen die erforderlichen Maßnahmen zur Umsetzung dieses Beschlusses ergreifen.

Entwurf Vereinbarung der Generalsekretäre des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Kanzlers des Gerichtshofes, der Generalsekretäre des Rechnungshofes, des Wirtschafts- und Sozialausschusses, des Ausschusses der Regionen und des Vertreters des Bürgerbeauftragten über gemeinsame Grundsätze für eine harmonisierte Personalauswahl- und Einstellungspolitik und für die Nutzung von Eignungslisten

Mit der Errichtung eines Amtes für Personalauswahl der Europäischen Gemeinschaften verfolgen die Generalsekretäre der Organe das Ziel, den Prozess der Auswahl der EU-Bediensteten mit gemeinsamen transparenten, benutzerfreundlichen und wirksamen Verfahren laufend zu verbessern.

Zu diesem Zweck fordern sie die Mitglieder des Leitungsausschusses auf, in Zusammenarbeit mit dem Leiter des Amtes ein vollständig harmonisiertes Verfahren zur Personalauswahl einzuführen, das auf den im Folgenden genannten Grundsätzen beruht.

Die Generalsekretäre verpflichten sich außerdem, in Fragen, die die Planung von Auswahlverfahren, die Nutzung der Eignungslisten und die Harmonisierung der Einstufungskriterien betreffen, in Einklang mit den im Folgenden genannten Grundsätzen eng zusammenzuarbeiten.

1. Planung von Auswahlverfahren

* Das Amt für Personalauswahl hält regelmäßige Sitzungen mit den Organen ab, um die Planung von Auswahlverfahren und die Erstellung der Texte zur Bekanntgabe der Auswahlverfahren zu koordinieren.

* Das Amt für Personalauswahl stellt nach Maßgabe des von den Organen angemeldeten Bedarfs ein Programm für allgemeine Auswahlverfahren auf und setzt dieses um. Das Amt für Personalauswahl und die Organe richten einen gemeinsamen Mechanismus ein, der eine angemessene Planung gewährleistet, so dass der Bedarf der Organe an Generalisten und Spezialisten, einschließlich der Angehörigen des Sprachendienstes und der Fachkräfte im Forschungsbereich, künftig rechtzeitig gedeckt werden kann.

* Jedes Organ informiert das Amt über seinen Einstellungsbedarf der nachfolgenden drei Jahre. Mit einer gleitenden dreijährigen Vorausplanung, die mindestens alle sechs Monate aktualisiert wird, garantiert das Amt, dass der Bedarf der Organe optimal gedeckt wird.

* Das Arbeitsprogramm enthält für jedes der geplanten Auswahlverfahren einen Zeitplan, in dem auch der Termin angegeben ist, zu dem die Eignungsliste zur Verfügung stehen soll.

* Die Organe verpflichten sich, ihre Vorausplanung zu verbessern und rechtzeitig Mitarbeiter als Prüfungsausschuss-Mitglieder zur Verfügung zu stellen, damit das Amt seine Arbeit planen, seine Prioritäten festsetzen und den Zeitplan einhalten kann.

* Alle Auswahlverfahren werden unbeschadet des Artikels 2 Absatz 2 des Beschlusses der Generalsekretäre vom ... als interinstitutionell veröffentlicht, auch wenn ein oder mehrere Organe kein Interesse an Bewerbern der jeweiligen Eignungsliste geäußert haben.

2. Politik und Verfahren der Personalauswahl

2.1 Transparenz für die Bewerber

* Mit einer gemeinsamen benutzerfreundlichen Website für Einstellungen und einem elektronischen Verteiler sollen potenzielle Bewerber regelmäßig über anstehende Auswahlverfahren informiert werden.

* Ein gemeinsamer, vereinfachter Bewerbungsbogen wird eingeführt, und der Text zur Bekanntgabe des Auswahlverfahrens wird vereinfacht.

* Den Bewerbern werden die Bewertungskriterien für das Auswahlverfahren in geeigneter Form mitgeteilt.

* Die Bewerber werden ausreichend über Einspruchsmöglichkeiten unterrichtet, u.a. auch über die Möglichkeit, den Europäischen Bürgerbeauftragten anzurufen.

* Bewerber, die an Multiple-Choice-Tests teilnehmen, bei denen die Prüfungsfragen auf Papier vorliegen, dürfen diese Prüfungsfragen beim Verlassen des Prüfungsraumes mitnehmen (sofern die Inhalte nicht urheberrechtlich geschützt sind); auf Anfrage erhalten sie die richtigen Antworten vom Amt.

* Die Namen der Mitglieder des Prüfungsausschusses und nach Abschluss des Auswahlverfahrens die Eignungsliste werden unter Wahrung des Datenschutzes im Amtsblatt veröffentlicht.

* Die Bewerber können ihre Prüfungsarbeiten und die vom Prüfungsausschuss erstellte Bewertung auf Antrag einsehen, wobei die Arbeiten des Prüfungsausschusses der Vertraulichkeit unterliegen.

2.2 Anforderungen hinsichtlich der sprachlichen Kompetenz

* Neben ihrer Muttersprache müssen die Bewerber eine weitere Amtssprache beherrschen; die Bewerber sind zu unterrichten, wenn für bestimmte Dienstposten oder bei bestimmten Organen unter Umständen zusätzliche Sprachkenntnisse erforderlich sind, die die auf der Eignungsliste stehenden Bewerber vorweisen müssen, um für eine Einstellung in Frage zu kommen. Die Einstellungen werden dann von den einzelnen Organen entsprechend ihren Anforderungen an die sprachliche und fachliche Qualifikation der Bewerber vorgenommen. (Legt ein Organ auf bestimmte Sprachkenntnisse der Bewerber besonderen Wert, so sollte dies den Bewerbern aus Gründen der Transparenz mitgeteilt werden, bevor sie sich zur Teilnahme an den Auswahlverfahren bewerben.)

* Die Kenntnisse der Muttersprache und der angegebenen zweiten Amtssprache werden im Rahmen der Vorauswahl oder gegebenenfalls bei der schriftlichen Prüfung sowie (wie derzeit üblich) bei der mündlichen Prüfung getestet; Kenntnisse weiterer Sprachen werden bei der mündlichen Prüfung überprüft.

2.3 Sprachenregelung für Auswahlverfahren

* Der Leitungsausschuss entscheidet, ob das Amt besondere Auswahlverfahren nach Sprachen durchführen soll oder nicht.

2.4 Professionellere Gestaltung der Personalauswahlmethoden

* Es wird kontinuierlich verfolgt, welche Vorgehensweisen sich bewähren und wie sich die Personalauswahltechniken weiterentwickeln.

2.4.1 Inhalte der Auswahlverfahren

Die Inhalte der einzelnen Auswahlverfahren werden regelmäßig überprüft und erforderlichenfalls geändert, damit im Auswahlprozess auch weiterhin die am besten geeigneten Bewerber ermittelt werden. Dies bedeutet unter anderem (je nach Besoldungsgruppe) Folgendes:

* In der Vorauswahlphase sind wenigstens die Beherrschung der zweiten Amtssprache und die Fähigkeit zu logischem Denken sowie das Zahlenverständnis zu prüfen.

* In der schriftlichen Prüfung sind die Kenntnisse in dem Sachgebiet, das Gegenstand des Auswahlverfahrens ist, und die Kenntnisse über die Europäische Union zu prüfen. Geprüft werden soll die Fähigkeit, ein breites Spektrum von zuweilen widersprüchlichen Daten über die Europäische Union und ihre Politiken zu analysieren und eine gründlich überlegte Analyse und Empfehlungen vorzulegen.

* Für die mündliche Prüfung werden im voraus festgelegte Fragen verwendet, um die Kohärenz der Prüfungsgespräche zu gewährleisten und eine objektivere vergleichende Bewertung der Bewerberantworten zu ermöglichen. Mit dem Auswahlgespräch sollte der Prüfungsausschuss die Eignung des Bewerbers für eine Tätigkeit bei einer vielsprachigen, multikulturellen Einrichtung, seine Fähigkeit zur Anpassung an einen breitgefassten Aufgabenbereich und seine Kenntnisse in seinem Fachgebiet sowie seine einschlägige Berufserfahrung prüfen können.

* Ein Teil des Auswahlgesprächs sollte sich mit "europäischen" Fragen befassen, die gebührend qualitativ geprüft werden, um sowohl die Kenntnisse der Kandidaten im Bereich der europäischen Angelegenheiten als auch ihr analytisches und logisches Denkvermögen, ihre Fähigkeit, ein Problem von allen Seiten zu beleuchten und innovative Denkansätze zu liefern, sowie ihr mündliches Ausdrucksvermögen (auch in anderen Sprachen als der Muttersprache) zu beurteilen.

2.4.2 Der Prüfungsausschuss

* Externe Personalauswahlexperten nehmen an den Prüfungsausschüssen als Beisitzer teil.

* Alle Mitglieder des Prüfungsausschusses müssen mit Erfolg ein spezielles Schulungsprogramm absolvieren. Diese Schulung, bei der Fragen wie zum Beispiel die rechtlichen Rahmenbedingungen, die Test- und Auswahltechniken sowie die Chancengleichheit behandelt werden könnten, wird dazu beitragen, dass alle Ausschussmitglieder während des gesamten Auswahlprozesses einheitliche Maßstäbe anlegen.

* Bei Bewerbern, die zur mündlichen Prüfung eingeladen werden, erfahren die Prüfungsausschuss-Mitglieder die Ergebnisse der schriftlichen Prüfungen erst, wenn das Ergebnis der mündlichen Prüfung endgültig feststeht.

2.5 Rechnergestützte Vorauswahl

* Es ist zu prüfen, ob die Einführung rechnergestützter Vorauswahltests sinnvoll ist; gegebenenfalls sind solche Tests einzuführen.

2.6 Fragen der Chancengleichheit

2.6.1 Allgemeine Fragen und geographische Ausgewogenheit

* Es wird eine breite Palette von Auswahltechniken eingesetzt, die weiterhin eine Einstellung auf breiter geographischer Grundlage sicherstellen und so der kulturellen und sprachlichen Vielfalt in den Organen Rechnung tragen.

* Künftige Auswahlverfahren erhalten mehr Publizität, damit alle Bevölkerungsgruppen in den Mitgliedstaaten ausreichend informiert werden; mit einer entsprechenden Medienstrategie sollen wobei diejenigen Kreise, die in den betreffenden Personalgruppierungen der Organe gegenwärtig unterrepräsentiert sind, gezielt angesprochen werden.

* Der Auswahl- und Einstellungsprozess wird aufmerksam verfolgt, und die Organe werden regelmäßig (mindestens alle sechs Monate) über den Verlauf des Prozesses (u.a. über den Stand der Ausschöpfung der Eignungslisten) unterrichtet. Damit sollen sich abzeichnende Trends erkannt und Entwicklungen bei der Einstellung von Personenkreisen, die in den betreffenden Personalgruppierungen der Organe gegenwärtig unterrepräsentiert sind, aufmerksam verfolgt werden.

2.6.2 Spezielle Fragen: Chancengleichheit von Männern und Frauen, Alter

* Ausarbeitung und laufende Überwachung (mit Unterstützung durch Sachverständige) von Auswahltests (einschließlich Vorauswahltests), bei denen die Leistungen von Frauen und Männern keine statistisch signifikanten Unterschiede aufweisen.

* In allen Prüfungsausschüssen sollen sowohl Frauen als auch Männer vertreten sein.

* Über Altersgrenzen in der Bekanntmachung von Auswahlverfahren entscheidet der Leitungsausschuss.

3. Grundsätze für die Nutzung der Eignungslisten

* Alle Eignungslisten werden über eine Datenbank zugänglich gemacht, auf die die Organe online Zugriff haben.

* Die Eignungslisten gelten zwei Jahre lang, können aber entsprechend dem Bedarf der Organe verlängert werden.

* Damit ein Organ, das den Wunsch geäußert hat, eine bestimmte Zahl von auf einer bestimmten Eignungsliste stehenden Bewerbern einzustellen, dies auch wirklich tun kann, soll durch bestimmte Maßnahmen sichergestellt werden, dass die Ausschöpfung der Eignungslisten auf faire Weise erfolgt. Es handelt sich um folgende Maßnahmen:

1) Das Amt übernimmt gegenüber den Bewerbern und den Organen die Rolle einer Clearingstelle und beteiligt sich aktiv an der Verwaltung der Eignungslisten und der Kontrolle ihrer Ausschöpfung.

2) Jedes Organ richtet seine Einstellungsverfahren zentral aus: alle Dienste/Generaldirektionen eines Organs erhalten Zugriff auf die Eignungslisten (einschließlich der Lebensläufe), die für eine Kontaktaufnahme notwendigen Angaben (Telefon, E-Mail- und Postanschrift) sollen aber lediglich der Verwaltung der einzelnen Organe zugänglich gemacht werden.

3) Die Bewerber geben bereits in ihrer Bewerbung an, welche Organe und welche Dienstorte (mit Angabe einer Rangordnung) sie bevorzugen.

4) Die Bewerber werden über die Einstellungsverfahren informiert.

5) Innerhalb der Eignungslisten werden die Bewerber generell je nach den Prüfungsergebnissen in drei oder vier Gruppen eingeteilt. Innerhalb ihrer Gruppe werden die Bewerber in alphabetischer Reihenfolge genannt, und die Organe können unter den Bewerbern frei wählen. Grundsätzlich dürfen Einstellungen aus der zweiten und den nachfolgenden Gruppen erst vorgenommen werden, wenn alle Bewerber aus der nächsthöheren Gruppe eingestellt worden sind (oder ein Einstellungsangebot abgelehnt haben). In besonderen, begründeten Fällen sind Ausnahmen zu diesem allgemeinen Grundsatz allerdings möglich, und zwar je nach dem Bedarf der Organe an neuen Mitarbeitern mit spezifischem Qualifikationsprofil sowie den allgemeinen Grundsätzen gemäß Artikel 27 des Statuts. Entscheidungen über Ausnahmeregelungen werden von den einzelnen Organen getroffen.

6) Die Leiter der für Einstellungen zuständigen Referate der einzelnen Organe treffen regelmäßig zu Sitzungen unter Vorsitz des Amtes zusammen, um die Nutzung der Eignungslisten zu koordinieren und die besonderen Prioritäten der Organe festzustellen. Hierbei sollten die Präferenzen der Bewerber hinsichtlich des Organs und des Dienstortes, das Bewerberprofil und der Bedarf der einzelnen Organe berücksichtigt werden.

7) Ausgehend von den Ergebnissen der genannten Sitzung gelten die folgenden allgemeinen Grundsätze:

- In den ersten sechs Monaten nach Bereitstellung der Eignungsliste kann jedes Organ von dieser Liste nur so viele Bewerber einstellen, wie es anfänglich in der Planungsphase angefordert hatte.

- Nach Ablauf dieser sechs Monate einigen sich die Leiter der für Einstellungen zuständigen Referate darüber, ob die entsprechend dem ursprünglich angemeldeten Bedarf und der Zahl der bereits eingestellten Bewerber festgesetzten "Quoten" für weitere sechs Monate aufrechterhalten werden sollen. In dieser Phase wird auch entschieden, ob diejenigen Organe, die in der Planungsphase keinen Bedarf angemeldet hatten, Bewerber von der Eignungsliste einstellen dürfen.

- Spätestens 12 Monate nach ihrer Bereitstellung steht die Eignungsliste (ohne Quoten) allen Organen zur Verfügung.

8) Es wird ein System der "guten Einstellungspraxis" eingeführt. Wichtigstes Merkmal dieses Systems dabei ist, dass ein Organ und ein Bewerber, die sich im Prinzip über die Einstellung geeinigt haben, eine "Absichtserklärung" unterschreiben. Der Bewerber erklärt hierin seine Absicht, eine bestimmte Stelle anzunehmen, und das Organ erklärt, dass es dem Bewerber innerhalb von zwei Monaten ein verbindliches Einstellungsangebot unterbreiten wird. Das Personalauswahlamt erhält ein Exemplar der Absichtserklärung, und der Bewerber wird auf der Eignungsliste "blockiert". Falls das verbindliche Einstellungsangebot nach zwei Monaten noch nicht vorliegt (oder vom Bewerber abgelehnt wurde), steht der Bewerber erneut auf der Eignungsliste für eine Einstellung zur Verfügung. Zusammen mit der Mitteilung, dass sie auf die Eignungsliste gesetzt wurden, erhalten die Bewerber Informationen über dieses System.

4. Harmonisierung der Einstufungskriterien

Die Generalsekretäre sind bestrebt, die bei der Einstellung neuer Beamter angewandten Einstufungskriterien zu harmonisieren, um den Grundsatz der Gleichbehandlung zu wahren und den Wettbewerb zwischen den Organen zu vermeiden. Besondere Sorgfalt ist auf die Festlegung harmonisierter Kriterien zu verwenden, anhand deren erfolgreiche Bewerber bei der Einstellung in eine bestimmte Besoldungsgruppe und Dienstaltersstufe eingestuft werden.

5. Überprüfung

Diese Vereinbarung wird nach Ablauf von drei Jahren nach Errichtung des Amtes überprüft.

Geschehen zu Brüssel, den ...... .

J. Priestley P. de Boissieu D. O'Sullivan R. Grass

M. Herve P. Venturini V. Falcone J. Söderman

FINANZBOGEN FÜR RECHTSAKTE

Politikbereich: : Verwaltung

Aktivität: Personalpolitik und -verwaltung

Bezeichnung der Massnahme: Errichtung des Amtes für Personalauswahl der Europäischen Gemeinschaften

1. HAUSHALTSLINIE(N) + BEZEICHNUNG(EN)

A0 4021 - Interinstitutionelles Amt für Personalauswahl

2. ALLGEMEINE ANGABEN

2.1. Gesamtausstattung (Teil B): Entfällt

2.2. Geltungsdauer:

Das Amt nimmt seine Tätigkeit am 1. Januar 2003 auf.

2.3. Mehrjährige Gesamtvorausschätzung der Ausgaben:

a) Fälligkeitsplan für Verpflichtungsermächtigungen/Zahlungsermächtigungen (finanzielle Maßnahme) (vgl. Ziffer 6.1.1)

b) Ausgaben für technische und Verwaltungsunterstützung (siehe Ziffer 6.1.2)

c) Gesamtaufwand für Humanressourcen und sonstige Verwaltungsausgaben (siehe Ziffer 7.2 und 7.3)

Die Errichtung des Amtes ist haushaltsneutral. Alle Bediensteten, über die das Amt ab dem 1. Januar 2003 verfügt, werden aus den in den Organen am 31. Dezember 2002 vorhandenen Ressourcen abgestellt (siehe Ziffer 7.5 des Berichts der Arbeitsgruppe). Dabei führen Gehaltserhöhungen, Inflation und die Finanzierung des externen Personals, das bereits 2002 eingeplant wurde, zu den entsprechenden Anpassungen.

2.4. Vereinbarkeit mit der Finanzplanung und der Finanziellen Vorausschau

X Die Errichtung des Amtes ist mit der Finanzplanung der Rubrik V vereinbar, wenn die Errichtung haushaltsneutral ist und künftig größenbedingte Einsparungen ermöglicht (siehe erster Erwägungsgrund des Beschlusses über die Errichtung des Amtes).

( Der Vorschlag macht eine Anpassung der betreffenden Rubrik der Finanziellen Vorausschau

( sowie gegebenenfalls einen Rückgriff auf die Bestimmungen der Interinstitutionellen Vereinbarung

erforderlich.

2.5. Finanzielle Auswirkungen auf die Einnahmen:

( Keine finanziellen Auswirkungen (betrifft die technischen Aspekte der Durchführung einer Maßnahme)

ODER

X Finanzielle Auswirkungen - Folgende Auswirkungen auf die Einnahmen sind zu erwarten:

Beitrag der Organe mittels der ausgewiesenen Einnahmen (Wiederverwendung). Siehe Bericht der interinstitutionellen Arbeitsgruppe über die Errichtung des Amtes für Personalauswahl der EU, Ziffer 7, "Finanzielle Fragen".

3. HAUSHALTSTECHNISCHE MERKMALE

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4. RECHTSGRUNDLAGE

- Beschluss des Europäischen Parlamentes, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofes, des Rechnungshofes, des Wirtschaft- und Sozialausschusses, des Ausschusses der Regionen und des Amtes des Europäischen Bürgerbeauftragten über die Errichtung eines Amtes für Personalauswahl der Europäischen Gemeinschaften [Datum]

- Beschluss der Generalsekretäre des Europäischen Parlaments, des Rates der Europäischen Union, der Europäischen Kommission, des Kanzlers des Gerichtshofes, der Generalsekretäre des Rechnungshofes, des Wirtschafts- und Sozialausschusses, des Ausschusses der Regionen und des Vertreters des Europäischen Bürgerbeauftragten über die Errichtung und den Betrieb des Amtes für Personalauswahl der Europäischen Gemeinschaften. Der Beschluss wird gemäß Artikel 10 drei Jahre nach Errichtung des Amtes überprüft.

- Statut der Beamten der Europäischen Gemeinschaften Artikel 2 und Anhang 3.

5. BESCHREIBUNG UND BEGRÜNDUNG DER MASSNAHME

5.1. Notwendigkeit einer Maßnahme der Gemeinschaft

5.1.1. Ziele

Die bestehenden interinstitutionellen Kooperationsvereinbarungen für die Organisation allgemeiner Auswahlverfahren stellen einen ersten Schritt dar. Allerdings konnte damit die Personalauswahlpolitik noch nicht in dem erforderlichen Maße vereinheitlicht und harmonisiert werden. Mit der Errichtung eines interinstitutionellen Amtes für Personalauswahl könnten die entsprechenden Verfahren den Unionsbürgern dadurch näher gebracht werden, dass ein gemeinsames Vorgehen vereinbart wird und die Organe in die Lage versetzt werden, die Herausforderungen der bevorstehenden Erweiterung zu bewältigen. Ferner könnte das interinstitutionelle Amt für Personalauswahl dazu beitragen, die Effizienz aufgrund der harmonisierten Auswahlmethoden zu erhöhen, bessere materielle Voraussetzungen für eine reibungslose Organisation der Auswahlverfahren zu schaffen und die Kostenwirksamkeit durch interinstitutionelle Zusammenarbeit zu steigern.

Die wichtigste Aufgabe des Amtes besteht darin, im Auftrag der Organe der Europäischen Gemeinschaften unter optimalen professionellen und finanziellen Bedingungen allgemeine Auswahlverfahren für Beamte bzw. Auswahlverfahren für sonstige Bedienstete durchzuführen. Das Amt stellt Eignungslisten auf, anhand derer die Organe hochqualifizierte Bedienstete einstellen können, die die Fachkompetenzen mitbringen und den Anforderungen entsprechen, die die Organe nach Maßgabe der Grundsätze des bestmöglichen geographischen Gleichgewichts, der Nichtdiskriminierung und der Chancengleichheit aufgestellt haben.

5.1.2. Infolge der Ex-ante-Bewertung ergriffene Maßnahmen

Eine von den Generalsekretären der Organe im Februar 2001 eingesetzte Arbeitsgruppe hat eine ex-ante Bewertung der Errichtung des Amtes durchgeführt. Dazu gehörte die Festlegung der Grundsätze einer harmonisierten Politik für Auswahlverfahren und -prozesse für das Amt, wie auch eine Gegenüberstellung des Haushaltsvorentwurfs des Amtes mit den derzeit anfallenden Kosten der Veranstaltung allgemeiner Auswahlverfahren in den Organen. Um das Ziel der Haushaltsneutralität dieser Maßnahme zu erreichen, wurde vorgeschlagen, die Haushalts- und Personalbedarfspläne für alle beteiligten Organe zusammenzulegen. Von diesem gemeinsamen Ansatz aller Beteiligten werden größenbedingte Einsparungen erwartet. Abgesehen von den Einsparungen, die sich dadurch ergeben, dass die gleichen Maßnahmen nicht mehr in allen Organen gleichermaßen ergriffen werden müssen, lassen sich die wichtigsten Gewinne nur schwer quantifizieren. Dazu gehört die Möglichkeit, die besten Kräfte zu mobilisieren und für alle EU-Organe eine gemeinsame harmonisierte Methode der Personalauswahl einzuführen, die oft den ersten Kontakt zwischen den Bürgern und den Organen darstellt. Mit den unterschiedlichen Auswahlverfahren und -kriterien, die derzeit in den Organen angewendet werden, ist die Einstellung in den Organen kaum transparent.

Allerdings zeigte sich in der Arbeitsgruppe ein gewisser institutioneller Widerstand, die Praktiken der einzelnen Organe zu ändern, um einen harmonisierten Ansatz zuzulassen - ohne den die Errichtung des Amtes nicht möglich wäre. Es wurde auch anerkannt, dass die Einstufungskriterien, die die einzelnen Organe bei Einstellungen anhand der Eignungslisten ansetzen, vollständig harmonisiert werden müssen.

5.1.3. Infolge der Ex-post-Bewertung ergriffene Maßnahmen

entfällt

5.2. Geplante Maßnahmen und Modalitäten des Beitrags aus dem Gemeinschaftshaushalt

Ziel ist die Errichtung eines interinstitutionellen Amtes für Personalauswahl, das ausgehend von dem Einstellungsbedarf der einzelnen Organe allgemeine Auswahlverfahren durchführt, um Eignungslisten aufzustellen, anhand derer die einzelnen Organe Beamte einstellen können. Das Amt könnte in einer zweiten Phase (auf der Grundlage spezifischer Vereinbarungen) auch die Auswahlverfahren für die sonstigen Bediensteten einschließlich der Bediensteten auf Zeit und/oder der Hilfskräfte organisieren.

Die vorgeschlagene Strategie sieht zum einen vor, (i) größenbedingte Einsparungen dadurch zu erzielen, dass eine einzige Stelle allgemeine Auswahlverfahren ausgehend von harmonisierten Kriterien und Verfahren durchführt, und zum anderen, (ii) das Vorgehen der EU-Organe bei der Auswahl und der Einstellung ihrer Bediensteten transparenter zu machen.

Wichtigstes Ergebnis wäre die Aufstellung von Eignungslisten anhand kontinuierlich verbesserter und verfeinerter Auswahlmethoden und -verfahren.

Von den Diensten des Amtes würden alle EU-Organe profitieren. Außerdem soll das Amt bestimmte Tätigkeiten der Personalauswahl für andere EU-Einrichtungen und Agenturen gegen Entrichtung von Gebühren übernehmen. Die Dienstleistungen, die für die Organe ausgeführt werden, haben Vorrang gegenüber denen für Einrichtungen und Agenturen.

Das Amt müsste sicherstellen, dass die Eignungslisten genügend Namen von Bewerbern enthalten, damit die Organe rechtzeitig neue Bedienstete einstellen können. Zusätzlich dazu müsste das Amt dafür sorgen, dass die Einstellung von Beamten der neuen Mitgliedstaaten ab 2004 erfolgen kann. Ausgehend von der Annahme, dass im Jahre 2004 zehn neue Mitgliedstaaten der Union beitreten, müssten insgesamt 2500 bis 3000 neue Beamte aus diesen Ländern eingestellt werden.

Konkret schlägt sich die Maßnahme darin nieder, dass sofort nach Errichtung des Amtes mit der Durchführung eines fortlaufenden Programms allgemeiner Auswahlverfahren begonnen wird. Um das zu erreichen, wurde die Zuständigkeit der Anstellungsbehörde für die Veranstaltung von Auswahlverfahren im Beschluss zur Errichtung des Amtes dem Amt übertragen; außerdem hat jedes Organ seinen Einstellungsbedarf mitgeteilt.

Die Tätigkeit des Amtes wirkt sich nicht auf den Haushalt aus.

5.3. Durchführungsmodalitäten

Die Maßnahme besteht in der Errichtung eines interinstitutionellen Amtes, das unter der Verantwortung eines Verwaltungsausschusses tätig werden soll, dem je ein Vertreter jedes Organs angehört. Das Amt wird verwaltungsmäßig der Kommission angegliedert, die für das Amt einige Verwaltungsfunktionen übernimmt (Dienst- und Ruhegehälter, Krankenversicherung usw.).

Die Kommission könnte dem Amt entsprechend seinen Anforderungen die erforderliche Infrastruktur und Logistik zur Verfügung stellen. Diese Dienste der Kommission würden dem Amt in Rechnung gestellt, was eine entsprechende Fakturierungsmethode erfordert.

6. FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN

6.1. Finanzielle Gesamtbelastung für Teil B (im gesamten Programmplanungszeitraum)

ENTFÄLLT

6.2. Berechnung der Kosten (aufgegliedert nach in Teil B geplanten Maßnahmen)

ENTFÄLLT

7. AUSWIRKUNGEN AUF DEN PERSONALBESTAND UND VERWALTUNGSAUSGABEN

7.1. Auswirkung auf den Personalbestand

Der gesamte Personalbedarf des Amtes wird durch Umsetzungen der in den Organen bereits vorhandenen Planstellen oder Mittel erfuellt. Die Errichtung des Amtes führt unter keinen Umständen zu einer Erhöhung des Gesamtpersonalbestandes der Organe.

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

Siehe Anlage 1 zur Herkunft der Planstellen und Mittel sowie Aufgliederung nach Besoldungsgruppen A8-A3, B, C et D

7.2. Finanzielle Auswirkung auf den Personalbestand insgesamt

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Siehe Entwurf in Anlage 2. Die Aufgliederung nach Haushaltsposten und Organen des dem Amt zugewiesenen Betrags erfolgt bei der Aufstellung des HVE 2003.

Die Beträge entsprechen den Gesamtausgaben über 12 Monate.

7.3. Sonstige Verwaltungsausgaben infolge der Maßnahme

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* 76.000 EUR Für die Wartung zur Behebung von Störungen und die Weiterentwicklung der Anwendung NAC (Neue Anwendung Auswahlverfahren) der GD ADMIN.

Vom Zeitpunkt seiner Errichtung an übernimmt das Amt die Wartung, Weiterentwicklung und Nutzung dieser Anwendung, um von der Infrastruktur der Kommission unabhängig zu werden.

Im Jahr 2002 gleicht die GD ADMIN die Anwendung NAC der UTF-8 an, um die im Zuge der Erweiterung hinzukommenden Sprachen einzubeziehen. Dafür wurden Mittel in Höhe von 186.000 EUR bereitgestellt.

Die zu den Planstellen in den Organen gehörigen IT- und Telecom-Einrichtungen werden mit den jeweiligen Planstellen dem Amt zugewiesen, soweit sie untereinander kompatibel sind.

Siehe Anlage 3 Die Aufgliederung nach Haushaltsposten und Organen des dem Amt zugewiesenen Betrags erfolgt bei der Aufstellung des HVE 2003.

8. BEGLEITUNG UND BEWERTUNG

8.1. Begleitungssystem

Der Verwaltungsausschuss überprüft im Auftrag der Organe die Leistungen des Amtes insbesondere im Zusammenhang mit der Anzahl der Bewerber auf den Eignungslisten des Amtes, aber auch im Hinblick auf eine kontinuierliche Verbesserung der Auswahltechniken und -methoden. Außerdem übermittelt das Amt den Organen Jahresberichte über den Auswahl- und Einstellungsprozess.

8.2. Modalitäten und Periodizität der vorgesehenen Bewertung

Die Tätigkeiten des Amtes werden nach Maßgabe der allgemeinen Beurteilungspolitik der Kommission bewertet. Im Jahr 2005 soll eine erste Halbzeitbewertung durchgeführt werden, um die Effizienz der Maßnahme zu überprüfen und dem Verwaltungsausschuss Empfehlungen für weitere Verbesserungen der Organisation der Arbeiten des Amtes vorzulegen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird eine Bewertung vorgenommen, um die Effizienz der allgemeinen Auswahlpolitik der Organe zu überprüfen.

9. BETRUGSBEKÄMPFUNGSMASSNAHMEN

(Artikel 3 Absatz 4 der Haushaltsordnung: "Um der Gefahr betrügerischer Handlungen und Unregelmäßigkeiten vorzubeugen, macht die Kommission in dem Finanzbogen Angaben über die bestehenden oder in Aussicht genommenen Präventiv- und Schutzmaßnahmen.")

Das Amt ergreift die erforderlichen Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung.

ANLAGE I

HERKUNFT DER PLANSTELLEN UND MITTEL FÜR DAS AMT

UND AUFGLIEDERUNG NACH BESOLDUNGSGRUPPEN A8-A3, B, C UND D

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ANLAGE 2

HVE 2003 DES AMTES FÜR PERSONALAUSWAHL DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN

A. Ohne Erweiterung

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B. Erweiterung

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ANLAGE 3

10. Kosten der von den Organen veranstalteten Auswahlverfahren 2001/2002

10.1. A. Kosten für das an den allgemeinen Auswahlverfahren beteiligte Personal, einschließlich Fachberatung (IT-, Rechts- und Haushaltsfragen usw.) [1]

[1] Im Bemühen um Vereinfachung wird bei der gesamten fachlichen Unterstützung von A-Bediensteten ausgegangen.

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10.2. B. Kosten der Infrastrukturen und Logistik

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10.3. C. Direkte und indirekte Kosten (ausgehend von den Vorausschätzungen für 2001/2002)

1. Kommission

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2. Parlament

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3. Rat

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4. Gerichtshof

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5. Rechnungshof

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6. Wirtschafts- und Sozialausschuss

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7. Ausschuss der Regionen

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8. Bürgerbeauftragter

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9. Alle Organe insgesamt

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10.4. D. Kosten insgesamt (EUR)

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