MITTEILUNG DER KOMMISSION - Bericht über die Fortschritte bei der Modernisierung des Rechnungswesens der Europäischen Kommission - Stand: 30. Juni 2004

1. Einleitung

Am 17. Dezember 2002 nahm die Kommission eine Mitteilung zur Modernisierung des Rechnungswesens der Europäischen Gemeinschaften an [1]. Der Rat und das Europäische Parlament wurden davon unterrichtet.

[1] KOM(2002)755

Mit dem Projekt zur Modernisierung des Rechnungswesens werden folgende Kernziele angestrebt:

* Abstimmung mit international anerkannten Rechnungsführungsgrundsätzen für den öffentlichen Sektor, insbesondere in Bezug auf die Periodenrechnung (Erfassung aller Vorgänge im Zeitpunkt ihres Entstehens und nicht zum Zeitpunkt des tatsächlichen Zu- oder Abflusses von Beträgen, bzw. erst zum Jahresende);

* Integration der Finanz- und Rechnungsführungssysteme der verschiedenen Informatikplattformen;

* Verbesserung der Funktionsweise von SINCOM2, namentlich unter dem Aspekt der Sicherheit und Konsistenz von Daten aus verschiedenen Quellen.

Um die am 1. Januar 2003 in Kraft getretene neue Haushaltsordnung einhalten zu können [2], müsste die Periodenrechnung bis 2005 eingeführt werden. Ein entsprechender Zeitplan mit den zur Realisierung dieses Ziels erforderlichen Maßnahmen wurde der eingangs genannten Mitteilung als Anlage beigefügt. Die vollständige Integration sämtlicher Rechnungsführungssysteme dürfte mehr Zeit in Anspruch nehmen.

[2] Artikel 133, 134 und 181 Absatz 2 letzter Unterabsatz der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 vom 25.6.2002.

Die Kommission hat halbjährlich Berichte [3] über die Fortschritte des Modernisierungsprojekts seit 2002 unterbreitet. Die GD Haushalt erstellte Informationsvermerke über die weitere zwischenzeitliche Entwicklung und im vorliegenden Bericht wird der bis zum 30. Juni 2004 erreichte Stand dargelegt. Wie seine Vorgänger wird auch dieser neueste Bericht den zuständigen Gremien der Entlastungsbehörde sowie dem Rechnungshof zugeleitet. [Eine mündliche Präsentation fand am ...... 2004 im Ausschuss für Haushaltskontrolle statt].

[3] Stand vom 30. Juni 2003 (SEK(2003) 790) und vom 31. Dezember 2003 (SEK(2004) 118).

2. Projektdurchführung im ersten Halbjahr 2004

Die Projektdurchführung erfolgt nach wie vor weitgehend nach dem Zeitplan in Abschnitt 111.3 der Mitteilung vom 17. Dezember 2002 und dem detaillierteren Plan vom 8. Juli 2003. Anhang 1 enthält einen Vergleich zwischen dem Zeitplan vom 17. Dezember 2002 und dem effektiven Durchführungsstand. Eine aktualisierte Fassung des im Juli 2003 angenommenen Stufenplans ist als Anhang 2 beigefügt.

Die Überarbeitung und Vervollständigung der Rechnungsführungsregeln und des Kontenplans sind im Wesentlichen abgeschlossen; der neue Leitfaden zur Rechnungsführung liegt in der endgültigen Entwurfsfassung vor. Gegenwärtig werden die zur Unterstützung der Rechnungsführungsprozesse erforderlichen IT-Funktionalitäten entwickelt. In allen Kommissionsdienststellen wurden die Vorbereitungsarbeiten zur Einführung des Periodenrechnungssystems eingeleitet.

Verlaufen die mit Prototypen stattfindenden Tests der ausgewählten IT-Funktionalitäten erfolgreich, so kann davon ausgegangen werden, dass die Umstellung auf die Periodenrechnung mit Hilfe des neuen Zentralsystems unter der Bezeichnung ,ABAC" planmäßig bis 2005 stattfindet.

Im Folgenden wird auf die sich daraus ergebenden wichtigsten Aspekte eingegangen.

3. Rechnungsführungsaspekte

3.1. Rechnungsführungsregeln

Die Stellungnahmen zu den letzten der insgesamt fünfzehn Serien von Regeln für die Rechnungsführung der Kommission wurden auf der Sitzung des zuständigen Ausschusses vom 26. April 2004 angenommen. Anhang 3 enthält eine Kurzbeschreibung jeder Regel.

Am 8. Juni 2004 konsultierte der Rechnungsführer der Kommission seine Amtskollegen in den anderen Organen und den Agenturen förmlich zu diesen Regeln. Sobald deren Antworten eingegangen sind, wird er das neue Regelwerk gemäß Artikel 133 der Haushaltsordnung im dritten Quartal 2004 alleinverantwortlich erlassen.

Der in Artikel 133 der Haushaltsordnung vorgesehene einheitliche Kontenplan ist festgelegt worden. Die Entwurfsfassung des auf den Rechnungsführungsregeln und dem Kontenplan basierenden Leitfadens zur Rechnungsführung war bis Ende Juni 2004 weitgehend fertig gestellt und soll im letzten Quartal nach entsprechenden dienststellenübergreifenden Konsultationen in seine endgültig verbindliche Form gebracht werden. Für die Bewertung bestimmter Rückstellungen zum Jahresende, beispielsweise für noch nicht vereinnahmte Forderungen, muss noch eine praktische Lösung gefunden werden.

3.2. Rechnungsführungsprozesse

Die für das modernisierte Rechnungsführungssystem erforderlichen Prozesse wurden nach einer Bestandsaufnahme sämtlicher derzeitiger Rechnungsführungsprozesse und nach Ermittlung der im Zeitpunkt ihrer Entstehung zu erfassenden Rechnungsführungsvorgänge in funktionellen Musterkopien festgelegt. Darin werden die von allen Diensten einzuführenden Prozesse und die in den IT-Systemen zu erfassenden Informationen genau beschrieben. Diese Musterkopien wurden im März 2004 fertig gestellt, dürften jedoch voraussichtlich noch im Lichte der praktischen Erfahrungen verfeinert und angepasst werden.

Des Weiteren wurde im Einzelnen definiert, wie die nach dem neuen System erforderliche Berichterstattung aussehen soll.

3.3. Kontrollumfeld

Entscheidend für das modernisierte Rechnungsführungssystem wird sein, dass die (derzeit rund 5000) Anwender des IT-Systems in jedem Dienst die Daten korrekt und vollständig eingeben. Die gegenwärtig in Vorbereitung befindlichen Eingabemasken sollen Fehlerrisiken minimieren helfen; die Qualität der eingegebenen Daten wird jedoch davon abhängen, welches Kontrollumfeld die bevollmächtigten Anweisungsbefugten einführen. Hilfestellung gibt hier das Dokument "Rechnungsführungsziele und Kontrollrahmen" (Accounting objectives and control framework), in dem u.a. die Risiken bei den einzelnen Arten von Vorgängen erläutert und entsprechende Kontrollmaßnahmen vorgeschlagen werden. Dieses Dokument wurde im März 2004 fertig gestellt.

Die Kriterien für die Validierung der von den Anweisungsbefugten eingeführten Finanzsysteme werden voraussichtlich bis Juli 2004 in ihrer endgültig verbindlichen Form vorliegen. Ein ausführlicher Fragebogen, der es ermöglichen soll, zu ermitteln, inwieweit die einzelnen Dienststellen in der Lage sind, diese Kriterien effektiv anzuwenden, befindet sich derzeit in Vorbereitung.

4. Nutzerbedarf

Der Abschlussbericht zum Nutzerbedarf wurde nach seiner förmlichen Validierung mit jedem Dienst am 30. September 2003 angenommen.

Die GD BUDG ist weiterhin bestrebt, mittels des ABAC-Systems möglichst viele Anforderungen, insbesondere in Bezug auf verbesserte Informationen für die Mittelbewirtschafter, zu erfuellen und so die Reform des Finanzmanagements zu unterstützen. Einzelnen Vorgaben der neuen Haushaltsordnung wird möglicherweise bis 2005 nicht Rechung getragen werden können, sie werden jedoch in die weiteren Entwicklungsphasen einbezogen.

Die Gemeinsame Forschungsstelle leistet einen Beitrag zur Entwicklung von Mehrjahresinformationen zu Programmen, Projekten und Verträgen.

5. Integration der Rechnungsführungssysteme

Der anspruchsvollste Aspekt des Projekts besteht darin, die vorhandenen Finanzmanagement- und Rechnungsführungssystem zu integrieren, die Systeme im Hinblick auf die Einführung der Periodenrechnung weiterzuentwickeln und benutzerfreundliche Eingabemasken zu konzipieren, die die Gewähr für qualitativ hochwertige Daten bieten. Nachstehend ein Überblick über den aktuellen Stand.

5.1. IT-Architektur für den Gesamthaushalt

Das resultierende neue System mit der Bezeichnung 'ABAC' wird Bearbeitungsabläufe für Zahlungsanträge (,ABAC-Rechnungen"), für Verträge und entsprechende Mittelbindungen (,ABAC-Verträge") sowie für Anlagewerte (,ABAC-Aktiva") umfassen. Eine Reihe sonstiger Anwendungen wird weiterhin Rechnungsführungsdaten aus den jeweiligen lokalen IT-Systemen liefern.

Folgende wichtige Fragen müssen noch geklärt werden:

* Erprobung des neuen Systems. Die einzelnen Komponenten von ABAC sollen in der Zeit zwischen Mitte Juli und Ende September 2004, jeweils bei Fertigstellung, getestet werden. Die Arbeitsweise des Systems insgesamt wird dann im Oktober dieses Jahres von einem pluridisziplinären Team praktisch erprobt.

* Umstellung auf das neue System. Alle noch zu lösenden Probleme im Zusammenhang mit der umfassenden Anwendung des Systems ab dem Haushaltsjahr 2005 werden gegenwärtig ermittelt, damit rechtzeitig eine entsprechende Planung erstellt werden kann.

* Links zu den Lokalsystemen. Die technischen Vorgaben für diese Links wurden plangemäß am 31. Mai 2004 vorgestellt, dürften allerdings voraussichtlich noch nach Maßgabe von Erfahrungswerten weiter verfeinert werden. Die Daten für die Version 1 von ,ABAC-Verträge" wurden am 1. April veröffentlicht und sollen im Zuge der Folgefassungen jeweils angepasst werden. Die zuständigen Dienststellen haben mit den entsprechenden Vorbereitungsarbeiten begonnen, halten es jedoch nicht für ausgeschlossen, dass ein Teil der erforderlichen Entwicklungen nicht rechtzeitig für eine Erprobung und endgültige Einführung bis Jahresende zum Abschluss gebracht werden kann.

* Delegationen in Drittländern und Pressebüros. Die Systeme der zahlreichen Dienststellen außerhalb des Sitzes der Kommission, die im Zuge der Dekonzentration finanzielle Verantwortlichkeiten wahrnehmen, werden ab 2005 schrittweise in das Zentralsystem integriert. Die entsprechenden Aufwendungen, hauptsächlich für Zahlstellen und Büroausrüstung, sind unerheblich.

5.2. Anleihe- und Darlehenstätigkeiten

Außerbudgetäre Tätigkeiten wie die gegenwärtig in ,Globus", einem System der GD ECFIN, erfassten Anleihe- und Darlehenstransaktionen, sollen ab Juli 2005 in das zentrale Rechnungsführungssystem integriert werden, sobald die GD ECFIN die Umstellung auf das SAP-Bankmodul CFM vollzogen hat.

Die diesbezügliche Entscheidung wurde im Anschluss an eine Durchführbarkeitsstudie und nach Vergleich mehrerer Lösungsansätze getroffen, die der GD ECFIN das erforderliche Instrumentarium für das Management ihrer Finanztätigkeiten an die Hand geben und es ihr ermöglichen sollten, die Rechnungsführungsführung darüber in die Haushaltsbuchführung zu integrieren.

5.3. Europäischer Entwicklungsfonds

Im Rahmen eines gesonderten Modernisierungsprozesses muss auch die Rechnungführung des derzeit nicht im Gesamthaushaltsplan erfassten Europäischen Entwicklungsfonds den neuen Gegebenheiten angepasst werden.

In Zusammenarbeit mit AIDCO sollen die verschiedenen Abläufe beim EEF-Projektmanagement vom derzeitigen EEF-Rechnungsführungssystem (OLAS) in das lokale System von AIDCO (CRIS) übernommen werden; die periodengerechte Führung der EEF-Rechnungen insgesamt findet im Rahmen des neuen ABAC-Systems statt. Diese Lösung bietet den Vorteil, dass sie den Weg für eine etwaige Einbeziehung des EEF in den Gesamthaushalthaushalt ebnet und es ermöglicht, EEF-Zahlungen mittels Funktionen auszuführen, die für den Gesamthaushalt entwickelt wurden.

Die Zahlungen zu Lasten des EEF werden bereits ab September 2004 im Wege des Rechnungsführungssystems für den Gesamthaushalt geleistet; die für die vollständige Umstellung auf die Periodenrechnung erforderlichen IT-Anwendungen werden allerdings erst im Jahresverlauf 2005 zum Einsatz kommen, nachdem das ABAC und die parallelen Entwicklungen bei CRIS abgeschlossen sind. Die EEF-Rechnungsabschlüsse für 2005 werden anhand der Informationsdaten in OLAS - in der mit Blick auf eine periodengerechte Rechnungsführung angepassten Form - erstellt. Ab 2006 kann dann mit dem neuen ABAC-EEF-System den Erfordernissen der Periodenrechnung in vollem Umfang entsprochen werden.

6. Einführung der modernisierten Rechnungsführung in den Kommissions diensten

6.1. Ermittlung der Eröffnungssalden für das Haushaltsjahr 2005

Auf der Grundlage einer entsprechenden, von allen Dienststellen eingereichten detaillierten Planung bewilligte die GD BUDG Mittel im Betrag von 4,5 Mio. EUR für die Einstellung von befristetem Aushilfspersonal, das eine Bestandsaufnahme der erforderlichen Informationsdaten für die Rechnungseröffnung des Jahres 2005 vornehmen sollte. Das Parlament genehmigte am 3. Mai die Umlegung dieser Mittel auf die einzelnen Politikbereiche. Die Zeitkräfte nahmen zwischen Mitte Juni und Mitte Juli die Arbeit auf.

Bis Ende April wurden bei der GD BUDG detaillierte Pläne für die Durchführung der verschiedenen Aufgaben einereicht, und Ende Juni legten sämtliche GDs und Dienste entsprechende Fortschrittsberichte vor. Eine Analyse der darin enthaltenen Informationen ergibt für Ende Juni 2004 folgenden Sachstand:

(1) Erstellung eines vollständigen Bestandsverzeichnisses sämtlicher Vorfinanzierun gen und der damit verbundenen Garantien, was die Überprüfung sämtlicher noch abzuwickelnden Mittelbindungen erfordert:

29% der insgesamt 45.000 anhängigen Mittelbindungen war geprüft worden; bei den 23.000 Dossiers mit Haushaltsgarantien betrug der Prozentsatz 17%, wobei die spezifischen Verfahren unterliegenden Strukturfondstransaktionen ausgeklammert wurden.

(2) Aufbau einer Datei zu sämtlichen juristischen Personen, mit denen die Kommission Verträge geschlossen hat (Abschluss der Maßnahme 74 der Verwaltungsreform):

67.000 der insgesamt 214.000 Bankkonten juristischer Personen müssen bis Ende des Jahres 2004 mit den entsprechenden Referenzdokumenten und sonstigen Unterlagen in die vorgenannte Datei aufgenommen werden; der Rest wurde als weniger dringend eingestuft, da es sich um bereits abgewickelte Verbindlichkeiten oder aber um Empfänger von Bagatellbeträgen handelt. 15% der vorrangigen und 3% der zweitrangigen Einträge in die Datei wurden bereits vorgenommen

Die GDs hoffen, die Arbeiten zur Bestimmung der Eröffnungssalden bis Ende des Jahres zum Abschluss zu bringen; Voraussetzung hierfür ist allerdings eine verstärkte und beschleunigte Prüfung der Dossiers, was jedoch durchaus realisierbar erscheint, da die zusätzlichen Hilfskräfte erst Mitte bzw. Ende Juni eingestellt wurden und die GDs daher ihre Produktionskapazitäten noch nicht voll ausgeschöpft haben. Teilweise wurden Bedenken hinsichtlich des fristgerechten Abschlusses aller obligatorischen Dateieinträge bis Jahresende geäußert; damit bestuende Gefahr, dass es 2005 zu Verzögerungen den Zahlungsleistungen an einzelne Begünstigte kommt. Durch die in fast allen GDs zu verzeichnende Konzentration der Aktivitäten auf die zweite Jahreshälfte 2004 erhöht sich das Risiko, dass die GD BUDG mit der Validierung der ihr allmonatlich unterbreiteten Dossiers in Verzug gerät.

Die GD BUDG wird ihr Möglichstes tun, um diesem Risiko zu begegnen; sie wird eng mit den einzelnen Diensten zusammenarbeiten, um die Durchführung dieser Maßnahmen zu begleiten und parallel dazu Schulungen entsprechend den in diesen Vermerken angegebenen Zeitplänen anbieten.

6.2. Entwicklung der lokalen IT-Systeme und Anbindung an das ABAC

Die Entwicklung der erforderlichen IT-Anwendungen in den übrigen GDs und Diensten - außer der GD BUDG - wurde über die zweite Jahreshälfte 2004 gestaffelt geplant. Den bis Ende Juni 2004 eingegangen Selbstbeurteilungen der GDs zufolge wird generell mit einer Einhaltung der vorgegebenen Terminplanung gerechnet. Allerdings lassen diese zeitlichen Zwänge teilweise kaum Spielraum für etwaige unvorhergesehene Umstände und Probleme, so dass es Anfang des Jahres 2005 zu gewissen Verzögerungen bei den Mittelbindungs- und Zahlungsvorgängen kommen könnte.

6.3. Validierung der lokalen Systeme

Gemäß Artikel 61 der Haushaltsordnung muss der Rechnungsführer die lokalen Systeme, die zur Produktion oder Begründung von Rechnungsführungsdaten verwendet werden sollen, förmlich validieren. Bis Ende des Jahres 2004 soll zu diesem Zweck eine Qualitäts bewertung der Systeme aller Dienststellen stattfinden, auf deren Basis 2005 dann nur noch Lokalsysteme, deren qualitativer Standard für anforderungsgemäß befunden wurde, zur Anbindung an das Zentralsystem zugelassen werden. Nachdem alle Systeme den Betrieb im neuen ABAC-Umfeld aufgenommen haben, ist im Jahresverlauf 2005 eine detaillierte Überprüfung ihrer Funktionsweise geplant.

6.4. Einführung der Periodenrechung in den übrigen Organen und Agenturen

Die Kommission forderte alle Organe und Agenturen auf, eine Bewertung ihrer Fortschritte ('readiness assessment') bei der Anwendung der neuen Rechnungsführungs vorschriften und der Periodenrechnungsmethode vorzunehmen. Eine Analyse der Ergebnisse sowie ein entsprechender Informationsaustausch anlässlich gemeinsamer Sitzungen haben gezeigt, dass allseits die erforderlichen Maßnahmen getroffen wurden.

Mehrere Agenturen sowie einige der kleineren Organe benutzen eine modulierte Version des Si2-Systems der Kommission für die Buchführung über ihre Haushaltsvorgänge. In einem Schreiben des Generalsekretärs vom 22. Juni 2004 erklärte sich die Kommission bereit, Si2 auch im Jahresverlauf 2005 weiter zur Verfügung zu stellen; ebenso will sie allen Organen und Einrichtungen, die dies wünschen, Zugriff auf sämtliche ABAC-Module gewähren und ihnen außerdem die technischen Spezifikationen für die Anbindung ihrer eigenen Systeme an ABAC an die Hand geben.

Die Kommission hat weiter vorgeschlagen, dass die Agenturen eine gemeinsame IT-Plattform für die Benutzung ihrer jeweiligen ABAC-Versionen entwickeln sollten. Diese Lösung, die auf einer Empfehlung des Parlament basiert, würde hinlängliche Kostenwirksamkeit und zugleich die Unabhängigkeit jeder einzelnen Agentur gewährleisten.

7. Schulung

Es wurde ein Schulungsprogramm eingeleitet: im ersten Halbjahr 2004 wurden in den Kursen zunächst die Rechnungsführungsaspekte behandelt und die Benutzer mit den in diesem Zeitraum eingeführten neuen Funktionalitäten (Zentralregister für Rechnungen, Datei der juristischen Personen, Vorfinanzierungen, Verträge) vertraut gemacht. Zusätzlich zu der entsprechenden Schulung von 840 Mitarbeitern wurde außerdem auf den PCs sämtlicher Nutzer ein Selbstlernprogramm installiert.

Ende Juni 2004 wurde die Veranstaltung eines Ausbildungsprogramms für künftige Benutzer des ABAC-Systems beschlossen. Die entsprechenden Maßnahmen sollen in der Zeit von Oktober 2004 bis Februar 2005 mit Hilfe externer Sachverständiger durchgeführt werden. Das Angebot richtet sich zunächst an eine Kerngruppe in jeder Dienststelle und wird dann ab 2005 auf alle ABAC-Benutzer ausgedehnt. Diese Ausbildungsmodule sollen längerfristig zu einer Art Leitfaden für die Benutzer umfunktioniert werden und die Grundlage für ein permanentes Schulungsprogramm für künftige Systemanwender bilden. Von Dienststellen, die lokale Systeme benutzen, wird erwartet, dass sie entsprechende eigene Ausbildungsprogramme für ihre Mitarbeiter anbieten.

8. Schlussfolgerung

Die im Rahmen des Modernisierungsprojekts bis Juni 2004 gesetzten Ziele sind größtenteils erreicht worden. Nunmehr gilt es, den vorgegebenen Zeitplan einzuhalten, um die formalen Anforderungen der Haushaltsordnung termingerecht 2005 zu erfuellen. Nach Ansicht der Kommission ist dieses Ziel zwar ambitioniert, doch durchaus erreichbar, wobei allerdings - wie bei allen groß angelegten IT-Projekten - gewisse Risiken nicht ausgeschlossen werden können.

Alle Dienststellen bemühen sich gezielt um eine fristgerechte Bereitstellung der Informationsdaten, die für die Eröffnung der Jahresrechnungen 2005 nach dem Perioden system erforderlich sind, sowie um eine entsprechende Anpassung ihrer Lokal systeme. Gleichwohl besteht Gefahr, dass nicht alle Daten rechtzeitig zum 1. Januar 2005 verfügbar sind, dass einzelne lokale IT-Systeme zu diesem Zeitpunkt noch nicht vollständig für die Anbindung an ABAC gerüstet und ein oder mehrere ABAC-Module noch nicht völlig einsatzbereit sind. Gegen Ende des Jahres 2004, im Zuge der letzten Vorbereitungen auf die Umstellung, muss daher zwangsläufig mit gewissen Störungen der tagtäglichen Finanzabläufe gerechnet werden, ebenso wie Anfang 2005, wenn das Personal sich mit dem neuen System vertraut macht und die Eingabe der letzten erforderlichen Informationsdaten abschließt. Um hier bestmöglich Abhilfe zu schaffen, wird die Kommission prioritär auf die Sammlung der wesentlichsten Daten abstellen und sich gezielt darum bemühen, dass die Rechnungsführung 2005 sich ungeachtet solcher Risiken auf alle für das Periodensystem erforderlichen Informationen stützen kann.

Die außerbudgetären Transaktionen der GD ECFIN sollen bis Juli 2005 in das zentrale Rechnungsführungssystem der Kommission integriert werden. In der ersten Jahreshälfte werden die entsprechenden Vorgänge wie bisher auf Kassenbasis erfasst. Der Europäische Entwicklungsfonds wird für seine Zahlungsleistungen ab 2005 das ABAC-System verwenden; seine Rechnungsführung als solche wird allerdings erst 2006 auf das neue System umgestellt.

Endziel des Projekts ist nach wie vor, dass sich das Finanzmanagement der einzelnen Dienste künftig auf zuverlässigere und umfassendere Informationen über die seiner Verantwortung unterliegenden Forderungen und Verbindlichkeiten, über die finanziellen Beziehungen zu den Auftragnehmern sowie, auf mittlere Sicht, die finanzielle Abwicklung von Mehrjahresprojekten und Mittelbindungen stützen kann.

Annex 1: ABAC programme Status at 30 June 2004

(Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final)

1. Accounting Framework Timetable

1.1. Devising the new accounting framework

1.1.1. Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission's decision

Dead-line 1st quarter, completed second quarter

Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues.

1.1.2. Establishing the accounting standards to be applied by the European Communities

Dead-line: draft 2nd quarter, priority standards 4th quarter, other standards 6th quarter. Timetable met.

The accounting officers of the other institutions and the agencies were consulted on all eighteen sets of accounting rules applicable to the Community's accounts on 8 June 2004.

1.1.3. Setting up an accounting standards committee

Dead-line: 1st quarter: timetable met.

An Accounting Standards Committee was set up in March 2003 and has met monthly to discuss, and give its advice and judgement on the Accounting rules that have been developed. A final meeting is planned on 16 July to examine comments on the proposed rules.

1.1.4. Adapting the chart of accounts

Dead-line: draft 2nd quarter, final 4th quarter: dead-line met

Based on the analysis of events giving rise (1.1.5), accrual accounting and budgetary impacts have been identified per business event.The inventory of accrual accounting entries and procedures has been carried out. Based on this inventory, currently being validated, and on the accounting rules (1.1.2), the draft Chart of Accounts has been created.

1.1.5. Defining the event giving rise

Dead-lines: draft 2nd quarter, final 4th quarter: deadlines met.

An inventory of financial processes was carried out in all services.

All events giving rise have been described in flows and validated by the different services.

1.1.6. Extending the scope of consolidation

Dead-line 9th quarter: work started and in progress.

The scope of consolidation will be extended for the 2005 accounts. An IPSAS compliant consolidation scope is under development.

A significant extension of the consolidation scope is already foreseen. The following steps are planned to carry out the new consolidation:

- development of the consolidation functional requirements,

- consolidation manual,

- consolidation reporting pack, and

- the selection and implementation of a consolidation tool.

1.1.7. Financial statements

Dead-line 9th quarter: work started and well advanced

Financial statements have been defined as part of the accounting rules (1.1.2), and the chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to the financial statements has been prepared.

1.2. Integrating accounting data

1.2.1. Fixing the opening balances

Dead-lines: provisional 4th quarter, definitive 8th quarter: on schedule

The analysis of the impact of accrual accounting on opening balances is largely completed. Procedures are being put in place to collect the opening balances for pre-financing, guarantees and invoices received and not yet paid.

1.2.2. Defining the "object codes" and linking the budget accounts and general accounts

Dead-lines: plan 4th quarter, linking 7th quarter: on schedule

Based on the inventory of financial processes (1.1.5) and the chart of accounts, object codes have been defined and linked to budget and general accounts.

1.2.3. Integrating contingent assets and liabilities (off-balance sheet items)

Deadlines: inventory 4th quarter, guarantees 5th quarter, integration 9th quarter. On schedule

The Business Event flows for contingent assets and liabilities have been organised into functional blueprints.

Each Blueprint describes the entire activities workflow capturing the required accrual accounting information.

The necessary data for Accrual and Budgetary accounting as well as user data requirements have been organised into a Data Model.

The Data Process Model, in the blueprints, combines the Data Model and the activities workflow.

Those Blueprints will be further fine tuned up to the implementation phase. The strategies for inventories and for guarantees were adopted during the 4th quarter

1.2.4. Management and entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments

Dead-line 5th quarter: strategy adopted in 4th quarter, the identification of up to 60 000 prefinancing balances to be undertaken in 2004

Pre-financings for all open commitments and balances will be analysed and recorded in the accounts during 2004. The related strategy has been distributed to all services in December 2003.

1.2.5. Creating a link between the Central Invoice Register and the accounts

Dead-line: use of CIR mandatory 4th quarter, link to general accounting 7th quarter. One quarter delay

Invoices will be recorded in CIR and linked to the general accounts during 2004. During the 5th quarter, CIR was deployed in almost all services lacking an equivalent IT tool to support the process. The links are scheduled for the 7th quarter, once CIR is upgraded to become ABAC-invoices and to provide enriched information. The related strategy was communicated to all services in December 2003.

1.2.6. Receivables and files of clients and suppliers

Dead-line 5th quarter: on schedule regarding the creation of the files

All current Third Party files will be collected, centralised, completed, cleansed and validated during the year 2004 to finally be migrated into the future system at the end of 2004. The related strategy was distributed to all DGs at end- 2003.

1.3. Organisation of internal control of accounting data

1.3.1. Expanding internal control in each DG to include accounting aspects draft definitive

Dead-lines: draft 4th quarter, definitive 8th quarter: on schedule

The Control Framework has been developed.

1.3.2. Supporting evidence for balance sheet balances through inventories

Deadline 7th quarter: on schedule

A complete and accurate inventory of fixed assets will be carried out during 2004.

1.3.3. Certification of local systems

Deadline: 9th quarter: on schedule

Local systems will be the subject of a high-level assessment at the end of 2004, and in-depth examination as from when they are linked to ABAC in 2005.

1.4. Training and awareness raising among those concerned

1.4.1. Training

Implementation 3rd to 6th quarters: rescheduled to better fit the needs of other services

Information sessions on the project commenced in the 4th quarter.

Based on the training strategy developed and communicated to the DGs in December, the training activities throughout 2004 have been planned, and their implementation aligned to the release of IT functionalities. The training modules for users of ABAC are currently being prepared.

1.4.2. Recruitment

Dead-line 3rd quarter: deadline met for 2003 posts.

17 additional resources under the 2004 budget have been added to the ABAC project in 2004.

1.4.3. Network accounting correspondent

Dead-line 1st quarter: deadline met

Accounting correspondents have been identified, meetings have been organised, and regular information session and discussion are already planned as part of the communication strategy and plan.

2. Improvement of current system architecture

2.1. Reconciliation of Si2 and R/3 data for 2002

Dead-line 2nd quarter: met

Reconciliation of Si2 and R/3 data for 2002 has been completed and validated early in 2003.

2.2. Development of a written security policy

Deadline 2nd quarter

A security policy for SinCOM 2 has been written during the second quarter of 2003 and adopted in July 2003.

2.3. Comparison of security management principles

Dead-line 3rd quarter: met

The current security policy has been compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. It will be reviewed in the light of experience in 2004.

2.4. Fixing of rules governing the incorporation of security elements

Dead-line 3rd quarter: met

Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the third quarter of 2003.

2.5. Development of computerised tools to facilitate the management and audit of access rights

Dead-line 3rd quarter: partially met

Access rights have been audited but the relevant computer tool is not yet in place as the version developed by consultants was not accepted. A computer tool to facilitate the management and audit of access rights will be developed for ABAC during 2004.

2.6. Development and implementation of a web based version of Si2

Dead-line 4th quarter: not met

Part of the web based version of Si2 was developed in 2003 (the inbox) but not implemented. The development will be continued and implemented in 2004 as the ABAC front-end application for the DGs.

2.7. Elimination of redundant data

Dead-line 4th quarter: partially met, will be completely met only when accounts are integrated in the 8th quarter.

Data management activities are included in the overall IT planning, and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data,...).

3. Development of the new system architecture

3.1. Feasibility study of the new architecture - and in particular an examination of how sectorial systems can be integrated

Dead-line 2nd quarter: met

A feasibility study has been completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems.

3.2. Detailed road-map for implementation of the next computerised system

Dead-line 2nd quarter: met

A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and is maintained on a daily basis. It is structured around the key milestones identified during the feasibility study. This road map has been further developed into an implementation plan.

3.3. Analysis of users' management needs

Dead-line 3rd quarter: met

Users' management needs have been recorded through workshops, analysed, and categorised, and are mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment of the system future functionalities on the users needs. The final report was issued on 30 September 2003.

3.4. Design of proposed solutions - the progressive functional and technical definition of the system

Dead-line 4th quarter: largely met.

The design of the proposed solution will be performed in two phases: the production, and validation, of first functional, then technical blueprints.

Functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model and, as such, define the functional foundation of the future system. These were finalised in December 2003 and issued for comments by all services.

The technical blueprints built upon the functional blueprints to translate in technical terms and actual system functionalities the functional specifications. These were ready in March 2004, but are susceptible to refinement in the light of experience.

3.5. Migration towards SAP Enterprise

Dead-line 7th quarter: completed by 3rd quarter.

Some problems occurred, and were resolved in collaboration with SAP

3.6. User workshops and feedback

Dead-line 4th quarter: met, though feedback will be continuous throughout the project.

Workshops with users of all DGs have been conducted in 2003. The collected information, users' requirements, has been analysed and categorised and has been incorporated in the functional blueprints. Users' feedback is collected on an ongoing basis during the whole implementation, and will be collected during testing phases.

3.7. Progressive implementation of new functionality - once additional functionality is available to meet users' needs, it would be implemented rather than wait for the deadline of January 2005

Dead-line 6th quarter: on schedule for relevant functionalities (invoices, contracts, prefinancing)

The system implementation has been phased to allow a progressive implementation of available functionalities.

3.8. New functionalities adapted to take account of tests

Dead-line 7th quarter: on schedule

The testing phase, that will take place in late 2004, is part of the overall plan and will guarantee that functionalities are meeting both accounting principles and users' requirements.

3.9. Training for key users

Dead-line 8th quarter: scheduled.

The training plan incorporates Key Users training activities to ensure Key Users receive the adequate level of formation.

3.10. Release of new system

Dead-line 8th quarter: expected to be met.

Preparation and planning for bespoke developments have been completed for ABAC-Workflow (Invoice), ABAC-Contracts and ABAC-Assets. The rollout of ABAC-Workflow (invoice) started in early January. Other ABAC modules will be rolled-out during 2004, accordingly to the project plan.

Annex 2: Integrated Programme Plan 30 June 2004

List of milestones

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

Annex 3 : Accounting framework: accounting rules

Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components:

(a) Balance Sheet

(b) Economic outturn

(c) Statement of changes in Capital

(d) Cash Flow Table

(e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and

(f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements).

Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners.

Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date.

Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets.

The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction.

Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities.

In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc ...). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by.

Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets.

Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded.

Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks.

Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between "exchange transactions" and "non-exchange transactions". "Exchange transactions" include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. "Non-exchange transactions" are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc...

The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities' receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised.

Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments.

As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts.

Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period.

Moreover, the analysis of the European Communities' business events shows that some events need very specific treatment as they are "non-exchange transactions" (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc...). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events.

Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix.

Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS.

Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts.

Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers.

Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event.

Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority.

Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements.