BERICHT

über den Jahresabschluss 2008 der Europäischen Chemikalienagentur, zusammen mit den Antworten der Agentur

2009/C 304/07

INHALT

EINLEITUNG

Die Europäische Chemikalienagentur (nachstehend „die Agentur“) mit Sitz in Helsinki wurde durch die Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2006 (1) geschaffen. Ihre Hauptaufgabe ist es, ein hohes Schutzniveau für die menschliche Gesundheit und für die Umwelt sicherzustellen sowie den freien Verkehr von Stoffen als solchen, in Zubereitungen oder in Erzeugnissen zu gewährleisten und gleichzeitig Wettbewerbsfähigkeit und Innovation zu verbessern. Gemäß der betreffenden Verordnung soll außerdem die Entwicklung alternativer Beurteilungsmethoden für von Stoffen ausgehende Gefahren gefördert werden (2) . Die Agentur erlangte am 1. Januar 2008 die finanzielle Unabhängigkeit von der Kommission.

ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG

Verantwortung des Direktors

In seiner Funktion als Anweisungsbefugter führt der Direktor den Haushaltsplan in Einnahmen und Ausgaben nach Maßgabe der Finanzregelung der Agentur eigenverantwortlich und im Rahmen der bewilligten Mittel aus ( 7 ) . In den Verantwortungsbereich des Direktors fällt außerdem die Einrichtung ( 8 ) der entsprechenden Organisationsstruktur sowie der internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme und -verfahren, um endgültige Jahresabschlüsse ( 9 ) zu erstellen, die frei von wesentlichen falschen Angaben aufgrund von Betrug oder Fehlern sind, und sicherzustellen, dass die diesen Abschlüssen zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

Verantwortung des Hofes

Prüfungsurteil zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung

Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss zugrunde liegenden Vorgänge

BEMERKUNGEN ZUR HAUSHALTSFÜHRUNG UND ZUM FINANZMANAGEMENT

Die Zahlungen aus dem Haushalt beliefen sich auf 36,4 Millionen Euro, was 54 % der Mittelbindungen entspricht. Die operative Tätigkeit verzögerte sich aufgrund von Schwierigkeiten im Zusammenhang mit der Einrichtung des IT-Systems und dem Mangel an qualifizierten Mitarbeitern. Für operative Tätigkeiten standen Verpflichtungsermächtigungen in Höhe von 20 Millionen Euro zur Verfügung, von denen 8,2 Millionen Euro übertragen und 7,5 Millionen Euro annulliert wurden. Diese Situation stellt einen Verstoß gegen den Haushaltsgrundsatz der Jährlichkeit dar und deutet auf Schwachstellen in der Planung der Tätigkeiten der Agentur hin.

Bei einer erheblichen Anzahl an Zahlungsvorgängen mit einem Gesamtbetrag von mehr als 0,4 Millionen Euro waren die Ausgaben nicht durch Mittelbindungen abgedeckt und daher vorschriftswidrig. Zahlungsermächtigungen wurden unrechtmäßig auf 2009 übertragen; in den meisten Fällen standen diese Zahlungsermächtigungen in Verbindung mit im Jahr 2009 umzusetzenden Tätigkeiten (12) und in einem Fall mit einem Fehler in der Bewertung einer Mittelbindung (13) . Diese Situation deutet auf die Notwendigkeit hin, dass die Agentur ihre Verfahren zur Weiterverfolgung der Verwendung ihrer Mittel verbessern sollte.

SONSTIGE FESTSTELLUNGEN

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 8. Oktober 2009 in Luxemburg angenommen.

Verzeichnis der für eine Einbeziehung in das Zulassungsverfahren in Frage kommenden Stoffe: 15 aufgenomme Stoffe.

Die Agentur erteilt außerdem den Mitgliedstaaten und den Organen der Gemeinschaft den bestmöglichen wissenschaftlichen und technischen Rat in Bezug auf Fragen zu chemischen Stoffen, die in ihren Aufgabenbereich fallen und mit denen sie gemäß der REACH-Verordnung befasst wird.

ECHA wurde für die Verwaltung und in einigen Fällen die Durchführung der technischen, wissenschaftlichen und administrativen Aspekte der REACH-Verordnung und zur Gewährleistung der Einheitlichkeit in diesen Bereichen auf Gemeinschaftsebene errichtet.

Die Arbeit der Agentur sollte in hohem Maße die Glaubwürdigkeit der Rechtsvorschriften über Chemikalien, der Entscheidungsfindungsverfah-ren und ihrer wissenschaftlichen Grundlage in Fachkreisen und der Öffentlichkeit gewährleisten. Auch bei der Koordinierung der Kommunikation im Zusammenhang mit dieser Verordnung und ihrer Durchführung sollte die Agentur eine zentrale Rolle wahrnehmen. Daher ist von wesentlicher Bedeutung, dass die Gemeinschaftsorgane, die Mitgliedstaaten, die breite Öffentlichkeit und die interessierten Kreise Vertrauen in die Agentur haben. Sie muss deshalb unbedingt unabhängig sein, hohe wissenschaftliche, technische und regulatorische Kompetenz besitzen sowie transparent und effizient arbeiten.

ANTWORTEN DER AGENTUR

Referenzpunkt 13.

So wie auch bei anderen Agenturen in der Anlaufphase gestaltete sich die Ausgabenplanung der ECHA schwierig und der Haushaltsplan 2008 war daher nicht optimal ausgeführt worden. Für das erste Jahr der finanziellen Unabhängigkeit stimmte der Verwaltungsrat einer Übernahme des Haushaltsvoranschlages der Kommission für 2008 zu. Diese Voranschläge waren mit einem hohen Maß an Unsicherheit und höchst vorsichtig entwickelt worden. Die rasche Aufnahme der Geschäftstätigkeit (1.6.2008) und die doch sehr hohe Anzahl der Vorregistrierungen (2,7 Millionen anstatt den veranschlagten 132 000) forderten eine Bündelung der Mittel in einem einzelnen Tätigkeitsbereich, was Einfluss auf die Ausgaben in anderen Bereichen hatte. Das Augenmerk liegt 2009 daher auf einer verbesserten Planung und Überwachung der Mittel.

Referenzpunkt 14.

Die Agentur stimmt den Bemerkungen des Rechungshofes zu. Die Finanzvorgänge zum Ende des Jahres 2008 gestalteten sich besonders schwierig, da eine ordnungsgemäße Dokumentation bzw. ein vollständiger Abschluss aller Vorgänge zum Jahresende aufgrund eines Mangels an Finanzbeauftragten in den operationellen und technischen Referaten in einigen Fällen nicht möglich war. Gegenwärtig steht ausreichend Personal zur Verfügung; und die Finanzabläufe sowie die internen Kontrollen wurden verbessert und gefestigt. Den Vorgängen zum Ende des Jahres 2009 wird verstärkte Aufmerksamkeit gewidmet.

Referenzpunkt 15.

Da die ECHA zu diesem Zeitpunkt ein Übergangsmanagement hatte, saß der Direktor in den ersten neun Monaten des Jahres 2008 vierzehn Auswahlausschüssen für die Einstellung von Mitarbeitern in Führungs- und anderen Schlüsselpositionen vor. Die Teilnahme des Direktors an den Auswahlausschüssen wurde dadurch ausgeglichen, dass die Kandidaten durch ein unabhängiges Beratungsunternehmen extern bewertet wurden, ein Beobachter aus dem Verwaltungsrat einbezogen wurde und mehrere Mitglieder des Auswahlausschusses abgeordnete Beamte der Kommission waren. Für die Zukunft hat die Agentur beschlossen, dass der Direktor nicht mehr in die Arbeit der Auswahlsausschüsse einbezogen wird. Darüber hinaus gibt es jetzt Leitlinien für die Tätigkeit der Auswahlausschüsse, insbesondere was die Notwendigkeit betrifft, Entscheidungen zu begründen.