BERICHT DER KOMMISSION AN DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT UND DEN RAT gemäß Artikel 213 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 über den Rechnungsführer und den Internen Prüfer des Europäischen Auswärtigen Diensts (EAD) /* COM/2013/0936 final */





BERICHT DER KOMMISSION AN DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT UND DEN RAT gemäß Artikel 213 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 über den Rechnungsführer und den Internen Prüfer des Europäischen Auswärtigen Diensts (EAD) A. Einleitung Der Europäische Auswärtige Dienst (EAD) wurde 2010 durch Beschluss 2010/427 des Rates gemäß Artikel 27 Absatz 3 des Vertrags über die Europäische Union errichtet. Dem Erwägungsgrund 15 des Beschlusses 2010/427 zufolge „[sind] unnötige Überschneidungen von Aufgaben, Funktionen und Ressourcen mit anderen Strukturen [...] zu vermeiden". Vor diesem Hintergrund nehmen der Rechnungsführer und der Interne Prüfer der Kommission jeweils die Aufgaben des Rechnungsführers und des Internen Prüfers des EAD wahr. Die Rechtsgrundlagen für diese Regelung sind Artikel 68 Absatz 1 und Artikel 98 Absatz 2 der Haushaltsordnung. Die Haushaltsordnung sieht in Artikel 213 für 2013 eine Überprüfung dieser beiden Artikel unter „gebührender Berücksichtigung der Besonderheit des EAD, insbesondere der der Delegationen der Union, und gegebenenfalls einer angemessenen Finanzverwaltungskapazität für den EAD“ vor. Die Kommission hat die Arbeitsweise des Systems bewertet, wonach der Rechnungsführer und der Interne Prüfer der Kommission jeweils die Aufgaben des Rechnungsführers und Internen Prüfers des EAD wahrnehmen. In dem vorliegenden Bericht, zu dem der EAD konsultiert wurde, werden die Ergebnisse dieser Bewertung vorgelegt und der Schluss gezogen, dass die derzeitige Regelung beizubehalten ist. Die Überprüfung gemäß Artikel 213 der Haushaltsordnung ist unabhängig von der Überprüfung des Beschlusses zur Errichtung des EAD[1]: Letztere ist in Artikel 13 Absatz 3 des Beschlusses zur Errichtung des EAD vorgesehen und betrifft die Organisation und die Arbeitsweise des EAD; die Überprüfung wird 2013 unter der Aufsicht der Hohen Vertreterin/Vizepräsidentin durchgeführt und der Überprüfung können gegebenenfalls Vorschläge für eine Überarbeitung des Beschlusses zur Errichtung des EAD beigefügt werden. B. Ergebnis der Überprüfung gemäß Artikel 213 HO I. Rechnungsführer Der Rechnungsführer der Kommission erbringt in Übereinstimmung mit Artikel 68 Absatz 1 HO eine Reihe von Rechnungsführungsleistungen für den EAD. Zu diesen Leistungen gehören: – Kassenmittelverwaltung (Zentralschatzamt und Zahlungslauf, zentrale Abstimmung der Bankkonten, Verwaltung der Zahlstellen, Überprüfung von Zahlungsempfänger-Dateien und Bankkonten, Steuerung des Frühwarnsystems); – das Rechnungssystem; – Rechnungsführung und gesetzliche Erfassung; – Einziehung von Forderungen und Verwaltung des Ausgleichsverfahrens; – Qualitätskontrollen aller lokalen Rechnungssysteme. Die Kommission und der EAD arbeiten sehr gut zusammen. Der EAD und die zuständigen Dienststellen der GENERALDIREKTION HAUSHALT sind mit der derzeitigen Regelung sehr zufrieden. Insbesondere bei der Kassenführung, der Rechnungsführung und der Berichterstattung sind die Skaleneffekte beachtlich. Die Dienststellen des Rechnungsführers der Kommission erledigen all diese Aufgaben, insbesondere die Kassenmittelverwaltung, mit einzigartiger Fachkompetenz. Dazu gehören: · die Verwaltung der Zahlstellen; · die komplexe Bankenarchitektur, die zur Abwicklung der Zahlungsvorgänge der Organe notwendig ist. Hierzu waren Kompetenzen erforderlich, die auch bei der Deckung des lokalen Banken- und Zahlungsbedarfs der 140 EU-Delegationen weltweit zum Einsatz kommen; · optimale Kassenführung, optimales Risikomanagement und solide Verfahren zur Fortführung des Geschäftsbetriebs. Dank der derzeitigen Regelung muss der EAD keine zusätzlichen Bediensteten einstellen. In der Generaldirektion Haushalt der Kommission sind derzeit 3 Bedienstete unmittelbar mit den neuen Aufgaben der Rechnungsführung und Kassenmittelverwaltung des EAD befasst. Würden die Rechnungsführung und Kassenmittelverwaltung des EAD intern von einer separaten Stelle übernommen, so wären auf Grundlage einer vorsichtigen Schätzung hierzu mindestens 15 Bedienstete erforderlich. Außerdem erbringen die Kommissionsdienststellen neben den unmittelbaren Leistungen im Zusammenhang mit der Kassenmittelverwaltung und der Rechnungsführung derzeit auf der Grundlage einer Dienstleistungsvereinbarung mit dem EAD weitere horizontale Unterstützungstätigkeiten im Bereich Finanzen und Haushalt (etwa die Entwicklung und Verwaltung des IT-Finanzsystems, Inkassodienstleistungen, zentrale Finanzdienstleistungen usw.), für die bei der Errichtung des EAD keine separaten Ressourcen bereitgestellt wurden. Diese zusätzlichen Unterstützungsleistungen gelten als hochwertig und ermöglichen gemessen an den Ressourcen, die erforderlich wären, um diese Aufgaben vollständig intern im EAD wahrzunehmen, zusätzliche Skaleneffekte. Darüber hinaus erstellt der Rechnungsführer der Kommission den Jahresabschluss und ist Ansprechpartner für den Rechnungshof in Bezug auf einige weitere Organe. Die Rechnungsführungsstellen der Kommission haben effiziente Verfahren entwickelt und pflegen gute Arbeitsbeziehungen mit dem Rechnungshof, was dem EAD zugutekommt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass durch die Einrichtung einer separaten Rechnungsführungsabteilung im EAD die Anzahl der Beschäftigten in den beiden Organisationen unnötig steigen würde, da die Erfüllung aller oben genannten Kernaufgaben zahlreiche neue Stellen im EAD erforderlich machen würde, während die Kommission diese Aufgaben derzeit mit wenig Mehraufwand an Ressourcen zusätzlich wahrnimmt. Nach Ansicht der Kommission sollte die Zusammenarbeit daher fortgesetzt werden. Änderungen an der derzeitigen Regelung werden nicht für notwendig erachtet. II. Interner Prüfer Der Interne Prüfer der Kommission nimmt in Übereinstimmung mit Artikel 98 Absatz 2 HO die Aufgaben des Internen Prüfers des EAD wahr. Folgendes spricht dafür, an dieser Regelung festzuhalten: Die EU-Delegationen verwalten sowohl Verwaltungsmittel des EAD als auch operative Mittel aus dem Haushalt der Kommission. Die EAD-Bediensteten verwalten im Prinzip nur die Verwaltungsmittel des EAD, während die Kommissionsbediensteten nur die operativen Mittel verwalten. Allerdings gibt es Ausnahmen von diesem Prinzip: Der Leiter der Delegation, der dem EAD angehört, ist nachgeordnet bevollmächtigter Anweisungsbefugter für die operativen Mittel aus dem Haushalt der Kommission (Artikel 65 Absatz 6 HO). Die Bediensteten der Kommission unterstützen den EAD bei der Verwaltung seines Verwaltungshaushalts, vornehmlich indem sie Vorgänge einleiten. Diese Ausnahmen haben eine enge Verflechtung der beiden Finanzkreisläufe zur Folge, in denen die Kommissionsbediensteten und die EAD-Bediensteten für gewöhnlich agieren. Daher besteht das Risiko, dass voneinander unabhängige Kontrollen der beiden Finanzkreisläufe und internen Kontrollsysteme, die von verschiedenen internen Prüfern durchgeführt werden, zu Ergebnisüberschneidungen oder voneinander abweichenden Empfehlungen führen. Letzteres könnte die Glaubwürdigkeit der Prüftätigkeit unterminieren und würde die zuständigen Anweisungsbefugten und die Leiter der Delegationen auch vor das Problem stellen, zwischen zwei Stellungnahmen zu demselben Thema wählen zu müssen, was den Wert der Prüftätigkeit schmälern würde. Die Integration interner Prüfungen würde auch ein eingehenderes Verständnis der Probleme ermöglichen, die in den beiden Finanzkreisläufen auftreten. Ferner würde sie dazu beitragen, Erkenntnisse aus der Prüfung eines Kreislaufs auf den anderen zu übertragen und Synergien zwischen den beiden Kreisläufen auszuloten und zu erzielen. Auch für die Ernennung eines eigenständigen Internen Prüfers für den EAD ließen sich Argumente anführen. So könnten sich etwa Situationen ergeben, in denen der Interne Prüfer aufgrund seiner gleichzeitigen Tätigkeit für die Kommission und den EAD die legitimen Erwartungen eines der Organe, für die er Dienstleistungen erbringt, nicht erfüllen könnte. Angesichts der bestehenden Regeln und Überwachungsmaßnahmen, insbesondere aufgrund der Unabhängigkeit des Internen Prüfers, hält sich dieses Risiko allerdings in Grenzen. Nach Auffassung der Kommission sollte die Zusammenarbeit daher ohne Änderungen an der bisherigen Regelung fortgesetzt werden. C. Fazit Dieser Bericht zeigt, dass das System, wonach der Rechnungsführer und der Interne Prüfer der Kommission jeweils als Rechnungsführer und Interner Prüfer des EAD tätig werden, wirksam funktioniert und zugleich bedeutende Skaleneffekte ermöglicht. Daher sollte künftig an diesem System festgehalten werden. Die Kommission hält das Europäische Parlament und den Rat über wesentliche Entwicklungen hinsichtlich der Arbeitsweise dieses Systems im Rahmen des Syntheseberichts auf dem Laufenden. [1] Beschluss des Rates vom 26. Juli 2010 über die Organisation und die Arbeitsweise des Europäischen Auswärtigen Dienstes.