PRÜFUNGSURTEIL 6. Wir haben a) die Jahresrechnung des Büros bestehend aus dem Jahresabschluss (6) und den Berichten über den Haushaltsvollzug (7) für das am 31. Dezember 2016 endende Haushaltsjahr sowie b) die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dieser Jahresrechnung zugrunde liegenden Vorgänge gemäß Artikel 287 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) geprüft. Zuverlässigkeit der Rechnungsführung Prüfungsurteil zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung 7. Nach unserer Beurteilung stellt die Jahresrechnung des Büros für das am 31. Dezember 2016 endende Jahr die Vermögens- und Finanzlage des Büros zum 31. Dezember 2016, die Ergebnisse seiner Vorgänge und seine Cashflows sowie die Veränderungen des Nettovermögens für das an diesem Stichtag endende Haushaltsjahr in Übereinstimmung mit seinen Finanzvorschriften und den vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Rechnungsführungsvorschriften, die auf international anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen für den öffentlichen Sektor basieren, in allen wesentlichen Belangen insgesamt sachgerecht dar. Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung zugrunde liegenden Vorgänge Einnahmen Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung zugrunde liegenden Einnahmen 8. Nach unserer Beurteilung sind die der Jahresrechnung für das am 31. Dezember 2016 endende Haushaltsjahr zugrunde liegenden Einnahmen in allen wesentlichen Belangen rechtmäßig und ordnungsgemäß. Zahlungen Grundlage für das eingeschränkte Prüfungsurteil 9. Wie in den Ziffern 9.1 und 9.2 erläutert, gelangte der Hof zu Feststellungen wesentlichen Ausmaßes in Bezug auf zwei von fünf im Jahr 2016 durchgeführten großen Vergabeverfahren, für die während des Jahres Zahlungen anfielen. Dies zeigt, dass das Büro bei seinen Vergabeverfahren nicht strikt genug vorgeht. 9.1. Zwei der drei Bieter, die an einem geprüften Vergabeverfahren für die Erbringung von Reisedienstleistungen auf Grundlage eines Dienstleistungsrahmenvertrags im Wert von 4 Millionen Euro für den Zeitraum 2016-2020 teilnahmen, wurden aufgefordert, zusätzliche Informationen zu jeweils denselben Auswahlkriterien vorzulegen. Obwohl keiner der beiden die angeforderten Informationen (Lebensläufe der Personen, die die Aufgabe beim EASO durchführen sollten) übermittelten, wurde nur ein Bieter aus diesem Grund von dem Verfahren ausgeschlossen. Der andere erhielt den Zuschlag unter der Bedingung, die entsprechenden Lebensläufe nach Zuschlag des Vertrags vorzulegen. Der Grundsatz der Gleichbehandlung wurde bei diesem Vergabeverfahren folglich nicht eingehalten, und der Auftrag wurde an einen Bieter vergeben, der nicht alle Auswahlkriterien erfüllte. Der Rahmenvertrag und die darauf basierenden Zahlungen des Jahres 2016 in Höhe von 920 561 Euro sind daher vorschriftswidrig. 9.2. Einen Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 12 Monaten im Wert von 3,6 Millionen Euro über Aushilfsleistungen im Zusammenhang mit der Bewältigung der Migrationskrise vergab das Büro im Februar 2016 direkt. Der Rahmenvertrag wurde an einen vorab ausgewählten Wirtschaftsteilnehmer vergeben, ohne dass eines der in der EU-Haushaltsordnung vorgesehenen Vergabeverfahren zur Anwendung kam (8). Die Vergabe steht daher nicht in Einklang mit den einschlägigen EU-Vorschriften und die darauf basierenden Zahlungen des Jahres 2016 in Höhe von 592 273 Euro sind vorschriftswidrig. 10. Die von den in den Ziffern 9.1-9.2 beschriebenen Sachverhalten betroffenen Beträge entsprechen 2,9 % der Gesamtausgaben des Büros im Jahr 2016. Eingeschränktes Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung zugrunde liegenden Zahlungen 11. Nach unserer Beurteilung sind die der Jahresrechnung für das am 31. Dezember 2016 endende Jahr zugrunde liegenden Zahlungen mit Ausnahme der Auswirkungen der in Ziffer 9 in „Grundlage für das eingeschränkte Prüfungsurteil“ beschriebenen Sachverhalte in allen wesentlichen Belangen rechtmäßig und ordnungsgemäß. Verantwortlichkeiten des Managements und der für die Überwachung Verantwortlichen 12. Gemäß den Artikeln 310 bis 325 AEUV und den Finanzvorschriften des Büros ist das Management verantwortlich für die Aufstellung und Gesamtdarstellung der Jahresrechnung auf der Grundlage international anerkannter Rechnungslegungsgrundsätze für den öffentlichen Sektor sowie für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der ihr zugrunde liegenden Vorgänge. Diese Verantwortlichkeit umfasst die Gestaltung, Einrichtung und Aufrechterhaltung interner Kontrollstrukturen, wie sie für die Aufstellung und Darstellung eines Jahresabschlusses notwendig sind, der frei von wesentlichen — beabsichtigten oder unbeabsichtigten — falschen Darstellungen ist. Das Management muss außerdem sicherstellen, dass die Tätigkeiten, Finanzvorgänge und Informationen, die im Jahresabschluss ihren Niederschlag finden, mit den für sie maßgebenden Vorgaben übereinstimmen. Das Management des Büros trägt die letzte Verantwortung für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der der Jahresrechnung zugrunde liegenden Vorgänge. 13. Bei der Aufstellung der Jahresrechnung ist das Management dafür verantwortlich, die Fähigkeit des Büros zur Fortführung der Geschäftstätigkeit zu beurteilen, Sachverhalte im Zusammenhang mit der Fortführung der Geschäftstätigkeit — sofern einschlägig — anzugeben sowie dafür, den Rechnungslegungsgrundsatz der Fortführung der Geschäftstätigkeit anzuwenden. 14. Die für die Überwachung Verantwortlichen sind verantwortlich für die Aufsicht über den Rechnungslegungsprozess der Einrichtung. Verantwortlichkeiten des Prüfers für die Prüfung der Jahresrechnung und der zugrunde liegenden Vorgänge 15. Unsere Ziele sind, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob die Jahresrechnung des Büros frei von wesentlichen falschen Darstellungen ist und die ihr zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind, sowie dem Europäischen Parlament und dem Rat oder anderen zuständigen Entlastungsbehörden auf der Grundlage unserer Prüfung eine Erklärung über die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung sowie die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge vorzulegen. Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass bei einer Prüfung wesentliche falsche Darstellungen oder Verstöße gegen Rechtsvorschriften, falls solche vorliegen, stets aufgedeckt werden. Falsche Darstellungen und Verstöße können beabsichtigt oder unbeabsichtigt sein und werden als wesentlich angesehen, wenn von ihnen einzeln oder insgesamt vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie die auf der Grundlage dieser Jahresrechnung getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Nutzern beeinflussen. 16. Eine Prüfung beinhaltet die Durchführung von Prüfungshandlungen, um Prüfungsnachweise für die in der Jahresrechnung enthaltenen Wertansätze und sonstigen Angaben sowie für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der ihr zugrunde liegenden Vorgänge zu erlangen. Die Auswahl der Prüfungshandlungen liegt im pflichtgemäßen Ermessen des Prüfers. Hierzu gehört die Beurteilung der Risiken wesentlicher — beabsichtigter oder unbeabsichtigter — falscher Darstellungen in der Jahresrechnung sowie wesentlicher — beabsichtigter oder unbeabsichtigter — Verstöße gegen die Rechtsvorschriften der Europäischen Union bei den zugrunde liegenden Vorgängen. Bei der Beurteilung dieser Risiken berücksichtigt der Prüfer alle für die Aufstellung und sachgerechte Gesamtdarstellung der Jahresrechnung und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge relevanten internen Kontrollen, um Prüfungshandlungen zu planen, die unter den gegebenen Umständen angemessen sind, jedoch nicht mit dem Ziel, ein Prüfungsurteil zur Wirksamkeit des internen Kontrollsystems abzugeben. Eine Prüfung umfasst auch die Beurteilung der Angemessenheit der angewandten Rechnungslegungsmethoden, der Vertretbarkeit der vom Management ermittelten geschätzten Werte in der Rechnungslegung sowie die Beurteilung der Gesamtdarstellung der Jahresrechnung. 17. Hinsichtlich der Einnahmen überprüfen wir den Zuschuss, den das Büro von der Kommission erhalten hat, und beurteilen seine Verfahren zur Erhebung von Gebühren und sonstigen Einnahmen, sofern dies relevant ist. 18. Hinsichtlich der Ausgaben untersuchen wir die Zahlungsvorgänge, nachdem die Ausgaben getätigt, erfasst und akzeptiert wurden. Außer bei den Vorschüssen erfolgt diese Untersuchung bei allen Arten von Zahlungen erst, nachdem diese getätigt wurden. Vorauszahlungen werden geprüft, nachdem der Mittelempfänger deren ordnungsgemäße Verwendung nachgewiesen und das Büro die Nachweise durch Abrechnung der Vorauszahlung — noch im selben Jahr oder auch später — akzeptiert hat. 19. Gemäß Artikel 208 Absatz 4 der EU-Haushaltsordnung (9) berücksichtigten wir bei Erstellung dieses Berichts und der Zuverlässigkeitserklärung die Prüfungsarbeiten des unabhängigen externen Prüfers zur Jahresrechnung des Büros.