Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Agentur

(2001/C 372/01)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz gemäß Artikel 14 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 15 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN AGENTUR FÜR SICHERHEIT UND GESUNDHEITSSCHUTZ AM ARBEITSPLATZ (BILBAO) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 2000 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Ausführung des Haushaltsplans und Haushaltskonten

5. Die Ausführung des Haushaltsplans 2000 ist Tabelle 1(3) zu ersehen. Die Agentur musste 57 % (1,7 Millionen Euro) der während des Haushaltsjahres 2000 für operationelle Ausgaben (Titel III) gebundenen Mittel übertragen. Eine solche Übertragungsrate zeigt, dass die Agentur Qualität und Überwachung der Programmierung ihrer Tätigkeiten unbedingt verbessern muss.

Finanzausweise und Rechnungsführung

6. Die Tabellen 2 und 3 enthalten jeweils die Einnahmen- und Ausgabenrechnung für das Haushaltsjahr 2000 und die Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000.

7. Wegen fehlender Mittel unter den entsprechenden Haushaltslinien sowie nicht erfolgter Mittelübertragungen musste die Agentur im Jahre 2000 angefallene Bankkosten in Höhe von 12155,72 Euro sowie zusätzliche Ausgaben infolge von Wechselkursverlusten in Höhe von 3624,72 Euro auf das Haushaltsjahr 2001 übertragen.

Finanz- und verordnungsrechtliche Bestimmungen

8. Die Agentur hat im Zusammenhang mit der Herrichtung eines Dienstraumes zwei Ausschreibungen über Dolmetschausrüstungen veranlasst. Wäre es zu einer gemeinsamen Ausschreibung gekommen, so hätte die Agentur in Anbetracht der fraglichen Beträge (insgesamt 50712 Euro) den Vergabebeirat einschalten müssen, was sie somit vermeiden konnte.

9. Vier von der Agentur 1998 über einen Betrag von 354964 Euro geschlossene mehrjährige Vertragsreihen sahen für jede Jahrestranche zwei Zahlungen vor:

- einen Vorschuss von 50 % innerhalb von 60 Tagen nach Zahlungsantrag;

- die Restzahlung nach Genehmigung des Abschlussberichts und des dazugehörigen Zahlungsantrages.

Dieses Verfahren entspricht nicht den Ausschreibungsbedingungen, nach denen die erste Zahlung nach Vorlage des ersten Zwischenberichts ergehen soll. Zur Begründung der Restzahlung übermitteln die Begünstigten ihre Anträge zusammen mit einer Auflistung der angefallenen Ausgaben, ohne die entsprechenden Belege mitzuliefern, was einen Verstoß gegen die Vertragsbestimmungen darstellt (Artikel 5).

Personalmanagement

Personalpolitik

10. Die mit Verordnung (EG) Nr.2062/94 des Rates vom 18. Juli 1994 gegründete Agentur wurde im Anschluss an die Ernennung ihres Direktors im September 1996 eingerichtet. Während der ersten Monate konnte die Agentur ihre Tätigkeit nur mithilfe von abgeordneten nationalen Sachverständigen (ANS) und Hilfskräften wahrnehmen. Die öffentliche Bekanntgabe der zu besetzenden ANS-Stellen war auf gewisse Mitgliedstaaten beschränkt(4).

11. Das Personal der Agentur unterliegt den Verordnungen und Regelungen für die Beamten und sonstigen Bediensteten der Gemeinschaft. Gemäß Artikel 20 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 erlässt der Verwaltungsrat im Einvernehmen mit der Kommission die erforderlichen Durchführungsbestimmungen.

Aufgabenbeschreibung

12. Eine Aufgabenbeschreibung, die der in den Stellenausschreibungen veröffentlichten Beschreibung entspricht, existiert lediglich für die einzelnen Dienstposten der Laufbahngruppe A. Eine Aufgabenbeschreibung müsste aber ausgehend von der Zielsetzung und Zweckbestimmung der Agentur für sämtliche Bediensteten erstellt werden. Sie sollte den Bediensteten leicht zugänglich sein, regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden und Bestandteil der Personalakten der Bediensteten sein.

Abgeordnete nationale Sachverständige (ANS)

13. Da ein formeller diesbezüglicher Beschluss vonseiten ihres Verwaltungsrates fehlt, wendet die Agentur auf die abgeordneten nationalen Sachverständigen hilfsweise die Kommissionsregelung an. Gemäß dieser Regelung ist die wahrscheinliche Dauer der Abordnung im Wege eines Schriftwechsels mit der nationalen Behörde festzulegen. In zwei Fällen jedoch fand ein derartiger Schriftwechsel nicht statt, und in einem anderen Fall war die Dauer der Abordnung nicht festgelegt worden.

14. Die Agentur hat den betroffenen nationalen Behörden die Gehälter dreier ANS erstattet, obgleich in der Verordnung festgelegt ist, dass ANS während ihrer Abordnung in einem internationalen oder nationalen öffentlichen Dienst eine vergütete Tätigkeit wahrnehmen. Die Agentur begründete dies damit, dass die bei der Kommission geltenden Bestimmungen formell noch nicht in die interne Regelung der Agentur Eingang gefunden haben. Die Ordnungsmäßigkeit dieser Zahlungen ist somit fraglich.

Entwicklung des Personals und der Tätigkeit der Agentur

15. Der Stellenplan der Agentur umfasst lediglich Zeitbedienstete. Die Zahl der zu besetzenden Stellen wird von der Haushaltsbehörde jährlich gleichzeitig mit dem Haushaltsplan genehmigt. Außerdem können im Haushaltsplan Mittel für die Einstellung von Hilfskräften (maximale Beschäftigungsdauer: 1 Jahr) und örtlichen Bediensteten sowie abgeordneten nationalen Sachverständigen (ANS) bewilligt werden.

16. Tabelle 4 gibt einen Überblick über die Entwicklung des Personals der Agentur und seine Aufteilung. Der Personalzuwachs ist tendenziell stabil. In der Anfangszeit griff die Agentur auf Leiharbeitskräfte zurück, um der Personalknappheit zu begegnen; im Jahre 2000 war dies allerdings in nur geringem Umfang der Fall.

17. Seit ihrer Gründung stellte die Agentur mehr als 40 Bedienstete ein. In 27 Fällen handelte es sich um Zeitbedienstete und in den anderen um Hilfskräfte oder ANS. Ende 2000 beschäftigte die Agentur 24 Zeitbedienstete. Drei Bedienstete wurden im Wege eines externen Verfahrens eingestellt, bei den anderen kamen informellere Verfahren zur Anwendung. Im Durchschnitt beliefen sich die Einstellungskosten auf rund 3140 Euro pro eingestelltem Bediensteten.

18. Für die Zwecke der Prüfung wurden die Bediensteten in zwei Kategorien unterteilt:

- Bedienstete, die mit Unterstützungsaufgaben betraut sind, d. h. Aufgaben, welche die Kontinuität des Betriebs der Agentur sicherstellen (z. B. Verwaltung, Buchhaltung, Sekretariat usw.);

- Bedienstete mit operativen Aufgaben, die einen direkten Beitrag zur Verwirklichung der Ziele der Agentur leisten.

19. Im Durchschnitt sind fast alle A-Bediensteten - 40 % des gesamten Personalbestands - mit operativen Aufgaben betraut. Alle anderen Bediensteten - 60 % des gesamten Personalbestands - sind als Bedienstete mit Unterstützungsaufgaben zu betrachten.

20. Aus Tabelle 5 ist die Entwicklung der Personalkosten sowie der Sachausgaben ersichtlich. Die Entwicklung der Ausgaben für Gehälter verlief im Durchschnitt parallel zur Entwicklung des Personalbestands.

21. Von den anderen Kosten im Zusammenhang mit Personal wurden insbesondere die Ausgaben für Fortbildungsmaßnahmen und die Sachausgaben, vor allem im EDV-Bereich, näher analysiert.

22. Die Ausgaben für Fortbildungsmaßnahmen stiegen rascher an als die Zahl der Bediensteten. Die Sachausgaben sind im Durchschnitt geringfügig gesunken, was auf die im Zusammenhang mit der Einrichtung der Agentur in der Anfangszeit erforderlichen Ausgaben zurückzuführen ist.

23. Um die Tätigkeit der Agentur und die Entwicklung ihres Personalbestands sowie der damit verbundenen Kosten in Beziehung zu setzen, wurde diese Entwicklung dem Betrag der operationellen Mittel (Titel III), die im Laufe eines Jahres tatsächlich zu Ausgaben geführt haben (Mittel des Jahres und übertragene Mittel) gegenübergestellt. Dieser Vergleich deutet darauf hin, dass das Personal der Agentur und die damit verbundenen Kosten rascher ansteigen als der Umfang ihrer Tätigkeiten. Dieses Phänomen wird durch den Umstand erhärtet, dass die Ausgaben für Unterstützungsaufgaben (Titel I und II) im Durchschnitt rascher ansteigen als die operationellen Ausgaben. Diese Lage müsste für die Agentur Anlass sein, über Mittel und Wege zur Verbesserung der Produktivität ihrer Mitarbeiter nachzudenken.

24. Diese Feststellungen sind insofern zu mildern, als die Agentur noch keinen festen Arbeitsrhythmus gefunden hat und in Anbetracht ihrer Größe nicht von wesentlichen skalenbedingten Kostenvorteilen für ihre materielle und verwaltungstechnische Infrastruktur profitieren kann. In dieser Hinsicht ist das Verhältnis zwischen dem Zuwachs ihrer Bediensteten im operativen Bereich und ihrer Ausgabenhöhe tendenziell zufriedenstellend. Ebenso weist die Steigerungsrate bei den Personal- und Sachausgaben während der letzten drei Jahre, insbesondere dank der Inanspruchnahme von ANS, gegenüber der Zuwachsrate bei den operationellen Ausgaben abnehmende Tendenz auf.

Schlussfolgerung

25. Auch wenn die Agentur seit ihrer Gründung nicht die Stellen besetzen konnte, die in ihrem lt. Haushaltsplan bewilligten Stellenplan vorgesehen sind, konnte sie diesem Mangel jedoch durch die Einstellung von Hilfskräften und ANS abhelfen.

26. Bei der Einstellung ihrer Bediensteten stützte sich die Agentur auf eingeschränkte Kontakte. Diese unter dem Gesichtspunkt der Schnelligkeit und des Kosten-Nutzen-Effektes vorteilhafte Vorgehensweise läuft daraus hinaus, dass im Hinblick auf die öffentliche Ausschreibung der Stellen und die Auswahlmodalitäten informelle Methoden angewandt werden. Die Qualifikation der eingestellten Bediensteten scheint allerdings außer Frage zu stehen.

27. Angesichts der zu erwartenden Entwicklung der Tätigkeiten der Agentur und folglich ihres Personalbestands empfiehlt es sich, dass sie sich in Bezug auf Planstellen verwaltungstechnischer Natur mit den Organen und den anderen dezentralen Einrichtungen zusammenschließt, um ihre Einstellungen auf einer möglichst breiten Basis durchzuführen.

28. Die Agentur sollte die Entwicklung ihres Personalbestands und der damit verbundenen Kosten äußerst aufmerksam verfolgen und ihre Bemühungen zur Verbesserung der Produktivität ihrer personellen und materiellen Ressourcen fortsetzen. Die Agentur sollte generell ihr Verwaltungs- und Informationssystem im Zusammenhang mit Personalfragen verbessern.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 10. Oktober 2001 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 216 vom 20.8.1994, S. 5.

(2) In Anwendung von Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 2000 am 29. März 2001 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Agentur, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 17. April 2001 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was den Eindruck von Berechnungsfehlern vermitteln könnte. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist, und 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

(4) Dänemark, Deutschland, Irland, Niederlande, Schweden, Vereinigtes Königreich.

TABELLEN 1 BIS 5

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2000 und 1999

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NB:Etwaige Abweichungen bei den Gesamtbeträgen sind auf Auf- bzw. Abrundungen zurückzuführen.

Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten der Agentur.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000 und zum 31. Dezember 1999

NB:Etwaige Abweichungen bei den Gesamtbeträgen sind auf Auf- bzw. Abrundungen zurückzuführen.

Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten der Agentur.

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Tabelle 4

Personalentwicklung

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ZB: Zeitbedienstete.

HK: Hilfskräfte.

ÖB: Örtliche Bedienstete.

ANS: Abgeordnete nationale Sachverständige.

Tabelle 5

Entwicklung des Personals und der damit verbundenen Kosten

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Antworten der agentur

Ausführung des Haushaltsplans und Haushaltsführung

5. Fast 50 % der automatischen Zuschüsse betreffen Zuschüsse für vertragliche Vereinbarungen mit Focalpoints und themenspezifischen Ansprechstellen, die dem Verwaltungsrat auf seiner letzten Sitzung im November 1999 zur Beschlussfassung vorgelegt worden waren. Da die Mittelbindungen im Dezember genehmigt wurden, sind Mittelübertragungen, die mit Artikel 6 der Finanzvorschriften der Agentur im Einklang stehen, nicht zu vermeiden. Nichtsdestoweniger wird die Agentur prüfen, ob es möglich ist, den Entscheidungsprozess in diesem Bereich anzupassen, damit das Prinzip der Jährlichkeit berücksichtigt werden kann und soweit möglich, systematische Mittelübertragungen vermieden werden können.

Der verbleibende Prozentsatz bezieht sich auf die letzten Zahlungen, die am 31. Dezember noch nicht erfolgt waren und auf die normalerweise der oben angeführte Artikel angewendet werden kann.

Finanzausweise und Haushaltsführung

7. Was die Wechselkursdifferenzen und die Überweisungskosten angeht, verpflichtet sich die Agentur, die betreffenden Haushaltslinien zu korrigieren, um für 2001 eine derartige Situation zu verhindern.

Finanz- und Rechtsvorschriften

8. Was die beiden Ausschreibungen angeht, so ist zu unterstreichen, dass sie sich auf zwei unterschiedliche Aufträge bezogen. Der erste, 2000/ADM/IT/1, bezog sich auf die Multimediainstallation und die elektronische Kontrolle der Konferenzräume. Der zweite, 2000/ADM/IT/2, hingegen war an offizielle Lieferanten von Konferenzeinrichtungen von Philips gerichtet. Angesichts der Dringlichkeit der Ausstattung dieses neuen Sitzungsraumes hat die Agentur eine beschränkte Ausschreibung (2000/ADM/IT/1) veröffentlicht und zwei Lieferanten eingeladen, die bereits zuvor mit ihr bei der Installation von Multimediasystemen und Systemen zur elektronischen Kontrolle der Sitzungsräume zusammengearbeitet haben und deren Dienstleistungen positiv bewertet worden waren.

Verwaltung der Humanressourcen des Amtes

Personalpolitik

10. Während der Phase des Beginns der Tätigkeit der Agentur von September 1996 bis zu den ersten Einstellungen von Bediensteten auf Zeit zur Erfuellung operativer Aufgaben Anfang 1998 musste der Direktor auf eine sehr kleine Anzahl von vertrauenswürdigen Sachverständigen zurückgreifen, deren Status je nach momentaner Verfügbarkeit sehr unterschiedlich war und die nur begrenzt zur Verfügung standen. Es handelte sich um Abordnungen nationaler Beamter der Mitgliedstaaten oder um auf ein Jahr befristete Verträge als Hilfskraft für Sachverständige aus den Organen und Einrichtungen der Gemeinschaft.

Was die Veröffentlichung der Einstellung der abgeordneten nationalen Sachverständigen angeht, so ist zu unterstreichen, dass die Agentur die Deckung ihres Bedarfs in diesem Bereich in Abhängigkeit von der jeweiligen Verfügbarkeit machen musste, die sich aus den Anträgen bei den Behörden der 15 Mitgliedstaaten ergeben hat. Diese brachten nur bei 7 von ihnen Ergebnisse, um genaue Bedarfe in der Weise zu decken, dass die Agentur in ihrer Anfangsphase oder für sehr punktuelle Maßnahmen unterstützt wurde.

Aufgabenbeschreibung

12. Die Bemerkung des Rechnungshofs wird bei der Fertigstellung der Beurteilung der Mitarbeiter und der Abstimmung der Humanressourcen auf die Ziele und Aufgaben einer jeden Abteilung im Rahmen ihrer "contract agreement" (vertraglichen Vereinbarung) mit der Leitung der Agentur berücksichtigt. Die Tatsache, dass die Mitarbeiter an der Erstellung und Unterzeichnung dieser "contract agreements" beteiligt sind, gewährleistet die Übermittlung und den Austausch der Informationen.

Abgeordnete nationale Sachverständige

13. Die geltende Regelung für die nationalen Sachverständigen, die zu den Dienststellen der Kommission abgeordnet sind, ist noch nicht offiziell vom Verwaltungsrat angenommen worden; sie ist von der Agentur lediglich als Referenzdokument verwendet worden. Das Fehlen zusätzlicher Unterlagen zu bestimmten Abordnungsakten ist darauf zurückzuführen, dass es in bestimmten Fällen zu Beginn der Einrichtung der Agentur in Bilbao mündliche Übereinkommen mit dem Direktor gegeben hat.

14. Die Regelung der Kommission sieht vor, dass "falls das Interesse der Kommission es erfordert und ausschließlich in Bezug auf den nationalen Sachverständigen, der nicht dem Privatsektor angehört, die Kommission die Vergütung des nationalen Sachverständigen für die Dauer seiner Abordnung teilweise oder ganz erstatten kann......". Die Agentur hat also dem Geist der Regelung Genüge getan. Nichtsdestotrotz möchte sie betonen, dass es sich um Ausnahmesituationen gehandelt hat, bei denen die Dauer der Abordnung sehr kurz war.

Entwicklung des Personalstands und der Tätigkeiten der Agentur

17. Sämtliche Bediensteten auf Zeit sind aufgrund des vom Verwaltungsrat genehmigten Verfahrens eingestellt worden, das sich nicht nur auf ein Gespräch sondern auf eine vorgeschaltete Beurteilung der Bewerbungen aufgrund der ausbildungsbezogenen und beruflichen Qualifikationen stützt. In bestimmten Fällen findet eine schriftliche Prüfung statt, um die besonderen für die freie Stelle erforderlichen Kenntnisse zu überprüfen.

Angesichts der extrem hohen Kosten für die Versetzung nach Bilbao sind die Einstellungen kostspielig.

19. Die Mehrheit der Bediensteten in Laufbahngruppe B, die in den Abteilungen "Arbeitsumgebung" und "Information und Kommunikation" tätig sind, können ebenfalls als einsatzfähig angesehen werden.