Mitteilung der Kommission - Synthese der Jährlichen Tätigkeitsberichte 2003 der Generaldirektionen und Dienste { SEK(2004) 732 }

INHALTSVERZEICHNIS

1. Einführung

2. Interne Kontrolle

2.1. Allgemeiner Stand

2.2. Besondere Fragen

2.2.1. Delegationen

2.2.2. Vertretungen der Kommission in den Mitgliedstaaten

2.2.3. Ämter und Exekutivagenturen der Kommission

2.3. Schlussfolgerungen

3. Tätigkeitsbezogenes Management (ABM) / Strategische Planung und Programmierung

4. Humanressourcen

5. Finanzmanagement und -berichtserstattung

5.1. Geteilte Mittelverwaltung

5.2. Direkte und indirekte zentrale Mittelverwaltung

5.3. Ex-ante- und Ex-post-Kontrolle

5.4. Durchführung der Haushaltsordnung

5.5. Rechnungsführung/ Finanzberichterstattung

5.6. Schlussfolgerungen

6. Governance-Angelegenheiten

7. Schlussfolgerungen

1. Einführung

Die Generaldirektionen und Dienste der Kommission haben in ihren Jahresberichten für 2003 ihre wichtigsten politischen Realisierungen im Lichte der in der Jährlichen Strategieplanung vorgegebenen Ziele dargelegt und ihre Verwaltung bilanziert.

Diese Synthese konzentriert sich auf die Verwaltung der Generaldirektionen und Dienste im Berichtsjahr. Dabei tritt die in der Verwaltungsreform der Kommission herausgestellte Tatsache, dass die Verwaltung der Realisierung der politischen Ziele der EU dient, etwas in den Hintergrund geraten. Auf diesem Gedanken beruht der jedes Jahr stattfindende Strategiezyklus, der mit der Jährlichen Politikstrategie (APS) beginnt. Diese bildet die Grundlage für die Arbeitsprogramme der Dienststellen, auf die in den jährlichen Tätigkeitsberichten der Generaldirektionen Bezug genommen wird.

Die jährlichen Tätigkeitsberichte der Generaldirektionen und Dienste gehen im Einzelnen auf die verschiedenen Tätigkeiten ein und veranschaulichen so die politische Arbeit der Kommission.

2003 wurde die Verwaltungsreform entscheidend vorangebracht. Nahezu alle im Weißbuch vorgesehenen Maßnahmen werden derzeit durchgeführt [1]. Ebenso sind die meisten Maßnahmen zur Lösung von Querschnittsproblemen, die in den früheren Synthesen aufgezeigt wurden, abgeschlossen oder gut vorangeschritten.

[1] Siehe den Fortschrittsbericht KOM(2004) 93 vom 10.02.2004.

Über die Realisierung der Ziele hinaus wird in dieser Synthese auf mehrere übergreifende Managementangelegenheiten eingegangen, die in den Jahresberichten angesprochen wurden. Dabei konzentriert sich die Kommission auf Management- und Organisationsfragen, die sich aus der Arbeit der Generaldirektionen und Dienste ergeben und für die Funktionsweise der erweiterten Union besonders wichtig sind.

Ferner bilanziert die Kommission die Themen und Empfehlungen im Jahresbericht des Internen Prüfers gemäß Artikel 86 Absatz 3 der Haushaltsordnung, im Überblick über den Stand der Systeme der internen Kontrolle [2] und im Jahresbericht des Auditbegleitausschusses [3]. Zu diesen Empfehlungen formuliert sie Schlussfolgerungen.

[2] Überblick über die Interne Kontrolle in den Generaldirektionen und Diensten der Kommission 2003

[3] Dritter Jahresbericht des Auditbegleitausschusses für den Zeitraum Mai 2003-April 2004. Der Auditbegleitausschuss hat den Auftrag, die Qualität des internen Audits in der Kommission sowie die Umsetzung der Auditempfehlungen zu überwachen.

2. Interne Kontrolle

2.1. Allgemeiner Stand

Der Bericht 2002 des Europäischen Rechnungshofes unterstrich die Notwendigkeit, die effektive und vollständige Anwendung der internen Kontrollstandards sicherzustellen, da diese zusammen mit dem Prinzip der Verantwortung der Generaldirektoren einen Eckpunkt des Grossteils der Kommissionsreform darstellen. Ende 2003 erfuellte die Kommission die Mindestvorgaben gemäss ihrer in der Synthese 2002 eingegangenen Verpflichtung. Die nächsten Schritte werden sich auf die weitere Verbesserung der Effektivität des internen Kontrollsystems konzentrieren.

2.2. Besondere Fragen

Die Synthese stellt einige besondere Fragen, die die Verlagerung der Managementverantwortung auf Einrichtungen der Kommission außerhalb des Verwaltungssitzes oder auf externe Einrichtungen betreffen, heraus.

In einem Punkt wird derzeit zügig gehandelt: Die Implementierung der internen Kontrolle in den Delegationen, Vertretungen und externen Einrichtungen, die der Kommission berichten, muss als Priorität betrachtet werden und abgeschlossen werden, um zu vermeiden, dass der Standard der internen Kontrolle außerhalb des Verwaltungssitzes niedriger ist als am Verwaltungssitz. Die für alle Generaldirektionen und Dienste geltenden Vorschriften über die Rechenschaftspflicht, die Kontrolle und die Berichterstattung sind anzuwenden; es ist dafür Sorge zu tragen, dass angemessene interne Kontrollen durchgeführt werden.

2.2.1. Delegationen

Die Kommission hat einen umfassenden Prozess der Dekonzentration der Außenhilfe in Gang gesetzt und den Delegationen in den Drittländern die Verantwortung für die Mittelbewirtschaftung und die Kontrolle der operativen Ausgaben übertragen. 2003 wurden weitere Delegationen in diesen Prozess eingebunden, der sich nach Ansicht der jeweiligen Generaldirektionen in der Regel bewährt hat. Einige Defizite bei der Umsetzung der Normen der internen Kontrolle in den Delegationen, z.B. die Aufgabentrennung, werden derzeit behoben, indem insbesondere Maßnahmen zur Lösung der zugrunde liegenden Probleme bei der Organisation der Humanressourcen ergriffen werden.

2.2.2. Vertretungen der Kommission in den Mitgliedstaaten

Die 2002 angemeldeten Vorbehalte hinsichtlich der Funktionsweise der Vertretungen in den Mitgliedstaaten haben zur Annahme von Korrekturmaßnahmen geführt, die erste Früchte tragen. Dennoch musste der Vorbehalt im Jahresbericht und in der Erklärung 2003 der betreffenden Generaldirektion wiederholt werden.

2.2.3. Ämter und Exekutivagenturen der Kommission

Die neue Haushaltsordnung erlaubt es der Kommission, Ämter und Exekutivagenturen einzurichten und ihnen Verwaltungsaufgaben zu übertragen. Die ersten Ämter haben ihre Arbeit 2003 aufgenommen. Die erste Exekutivagentur wird ihre Arbeit im zweiten Halbjahr 2004 aufnehmen. Es muss dafür gesorgt werden, dass sie die gleichen Normen der internen Kontrolle anwenden wie die Kommissionsdienststellen.

2.3. Schlussfolgerungen

Unter bestimmten Umständen aus Effizienzüberlegungen heraus verlagert die Kommission Tätigkeiten auf Dienststellen außerhalb des Verwaltungssitzes (Dekonzentration) oder überträgt externen Einrichtungen bestimmte Verwaltungsaufgaben. Bei dieser Dekonzentration und Befugnisübertragung müssen die gleichen Rechenschaftspflichten gelten wie für die Generaldirektionen, insbesondere hinsichtlich der internen Kontrolle.

Es obliegt den jeweiligen Generaldirektionen, dafür zu sorgen, dass in den Vertretungen und Delegationen angemessene Verfahren der internen Kontrolle uneingeschränkt angewandt werden und diese Verfahren dem bevollmächtigten Anweisungsbefugten die für seine Erklärung im Anhang zum Jahrestätigkeitsbericht erforderliche Gewähr für die Zuverlässigkeit der Systeme bieten.

Für die Mittelbewirtschaftung in den Exekutivagenturen müssen die gleichen Zuverlässigkeitsstandards gelten wie für die Generaldirektionen und Dienste. Die Vorkehrungen, die die Exekutivagenturen in Bezug auf die interne Kontrolle treffen, werden deshalb in den Überblick aufgenommen werden, den die Generaldirektion Haushalt zweimal jährlich erstellen wird.

Die interne Kontrolle muss weiterhin so implementiert werden, dass sie wirksam ist und damit dem bevollmächtigten Anweisungsbefugten auch wirklich die Gewähr für die Zuverlässigkeit der Systeme bietet, die er jedes Jahr bescheinigen muss.

3. Tätigkeitsbezogenes Management (ABM) / Strategische Planung und programmierung

Der Strategische Planungs- und Programmierungszyklus in 2003 in allen Phasen umgesetzt worden. Verbesserungen sind bei der Erstellung der jährlichen Tätigkeitsberichte zu verzeichnen, was auch der Rechnungshof festgestellt hat. Die Generaldirektionen haben unverzüglich Aktionspläne in ihre jährlichen Managementpläne aufgenommen.

Die Strategieplanung und -programmierung steht nunmehr auf einer konsolidierten Grundlage. Es werden weitere Überlegungen darüber angestellt werden, inwieweit hierfür ein mehrjähriger Ansatz entwickelt und die Strategieprogrammierung zu einem zentralen Bestandteil der Beziehungen zwischen den Generaldirektionen und Diensten und den zuständigen Kommissionsmitgliedern gemacht werden kann.

Die Generaldirektionen und Dienste sind bei der Entwicklung von Leistungsindikatoren und der Evaluierung der Fortschritte bei der Realisierung politischer Ziele auf Schwierigkeiten gestoßen. Der Rechnungshof hat festgestellt, dass hinsichtlich der Leistungsindikatoren Verbesserungsbedarf besteht. Folgendes ist zu beachten:

- Das System des tätigkeitsbezogenen Managements erfordert es, dass Ziele festgelegt und realisiert werden und dass darüber in kohärenter und vergleichbarer Weise auf allen Ebenen der Generaldirektionen und Dienste berichtet wird.

- Wie der Rechnungshof festgestellt hat, müssen aussagekräftigere Leistungsindikatoren entwickelt werden, damit das Management in der Lage ist, die Realisierung der Ziele zu überwachen. Dabei ist zu überlegen, inwieweit die Kommissionsmitglieder und obersten Führungskräfte verstärkt in diese Arbeit eingebunden werden können.

Schlussfolgerungen

Es sollte darüber nachgedacht werden, wie der jährliche Prozess der Zielsetzungen in den einzelnen Politikfeldern und Dienststellen konkreter ausgestaltet werden kann. Es gilt, die Festlegung von Zielen verstärkt zum Bestandteil der Politikkonzipierung zu machen, um die Identifizierung der obersten Führungskräfte mit diesen Zielen zu verbessern. Die Grundlagen sind geschaffen; nunmehr empfiehlt es sich vielleicht, Wege zur Vereinfachung und mithin Verbesserung der Ziele und Indikatoren zu finden. Die überprüfbaren jährlichen Leistungsziele müssen, damit die Kommission sich besser darauf stützen kann, außerdem mit einer klaren Vorstellung davon einhergehen, welche politischen Wirkungen mittel- oder langfristig angestrebt werden.

4. Humanressourcen

Als eine von mehreren positiven Entwicklungen wurden 2003 die Verhandlungen über das neue Beamtenstatut abgeschlossen. Die neuen Bestimmungen wurden vom Rat am 22. März 2004 verabschiedet und sind am 1. Mai 2004 in Kraft getreten. In allen Generaldirektionen wurde das Verfahren zur Ermittlung von "sicherheitsgefährdeten" Verwaltungs- und Finanzposten und zur Versetzung der jeweiligen Bediensten auf andere Posten, wenn sie erstere seit mehr als 7 Jahren bekleiden, eingeleitet.

Das erste Beurteilungsverfahren nach dem neuen System, das eine stärkere Verknüpfung zwischen Verdiensten und Laufbahnentwicklung vorsieht, wurde innerhalb der vorgegebenen Fristen abgeschlossen. Überall war die Fortbildung ein zentrales Element der Personalpolitik. Die meisten Generaldirektionen haben die von der Kommission je Bediensteten vorgegebene Durchschnittszahl von Schulungstagen mindestens erreicht.

Vor diesem Hintergrund berichten mehrere Generaldirektionen und Dienste wie im Vorjahr auch von Personalmangel und der Schwierigkeit, für bestimmte Bereiche Fachkräfte einzustellen. Der Interne Prüfer der Kommission stellt seinerseits einen chronischen Personalmangel ("chronic human ressources deficit") fest, der negative Auswirkungen auf die Arbeit der Kommission, insbesondere die Kontrolle der Ausgabenprogramme habe.

Schlussfolgerungen

Das Thema Humanressourcen ist im Zusammenhang zu sehen mit der Art und Weise, wie in den einzelnen Bereichen Politik umgesetzt wird. Die Durchführungsmethoden werden derzeit darauf geprüft, ob sie angemessen sind. "Governance"-Optionen wie die geteilte Mittelverwaltung oder das Outsourcing werden von Fall zu Fall geprüft. Die Frage nach der Entsprechung von Humanressourcen und Prioritäten ist ein Thema der Jährlichen Planungsstrategie (APS), wobei Bedarf und Risiko auf Kommissionsebene sorgfältig zu prüfen sind. Bei der Ressourcenzuweisung sollte die Risikoanalyse neben anderen Gesichtspunkten wie den politischen Prioritäten helfen. Dabei ist abzuwägen, welche Tätigkeiten aufgegeben werden müssen, damit die betreffenden Ressourcen anderen Aktivitäten zugewiesen werden können, die der Verstärkung bedürfen.

5. Finanzmanagement und -berichtserstattung

2003 kam die neue Haushaltsordnung erstmals zum Tragen. Dank guter Vorbereitung gestaltete sich die Einführung der neuen Finanzvorschriften problemlos. Erstmals wurden im Haushaltsverfahren Informationsvermerke über die einzelnen Tätigkeiten herangezogen. In den jährlichen Tätigkeitsberichten und Erklärungen 2003 werden im Zusammenhang mit dem Finanzmanagement Fragen aufgeworfen, die nicht neu sind. Für alle Fragen wurden Korrekturmaßnahmen eingeleitet, die sich derzeit in unterschiedlichen Durchführungsphasen befinden.

5.1. Geteilte Mittelverwaltung

Obwohl 2003 beträchtliche Fortschritte beim Abschluss der Programme 1994-1999 zu verzeichnen waren und die Empfängerländer hinsichtlich ihrer Mittelverwaltungs- und Kontrollsysteme verstärkt kontrolliert wurden, machen die Tätigkeitsberichte und Erklärungen der Generaldirektionen, die nach dem Prinzip der geteilten Mittelverwaltung bei den Strukturfonds arbeiten, deutlich, dass auch 2003 für diese Ausgaben keine uneingeschränkte Zuverlässigkeitserklärung abgegeben werden kann.

Es sind mehrere Maßnahmen geplant, beispielsweise in Bezug auf die Mittelverwaltungs- und Kontrollsysteme in den Mitgliedstaaten, um sowohl über die Auditstrategie der einzelnen Generaldirektionen oder im Wege von Erklärungen der Stellen, die von den Mitgliedstaaten mit der Verwaltung, Auszahlung und Kontrolle der Gemeinschaftsmittel beauftragt werden, eine angemessene Zuverlässigkeitsgewähr zu erhalten. Dies ist auch der vom Internen Prüfer befürwortete Ansatz.

5.2. Direkte und indirekte zentrale Mittelverwaltung

Aus den jährlichen Tätigkeitsberichten und Erklärungen der Generaldirektionen geht hervor, dass die Generaldirektoren und Dienste, die nach dem Prinzip der zentralen Mittelverwaltung arbeiten, eine hinreichende Zuverlässigkeitsgewähr für die betreffenden Ausgaben geben können. Nach wie vor gibt es Schwierigkeiten im Zusammenhang mit Finanzhilfen, die auf der teilweisen Erstattung tatsächlich verausgabter Kosten beruhen. Erneut kam es hier in den Erklärungen der meisten Generaldirektionen, die solche Programme verwalten, zu Vorbehalten bezüglich der Fehlerrate. Es wird herausgestellt, dass es Kontrollen bedarf, um Interessenkonflikte bei der Auswahl der Projekte zu vermeiden. Außerdem wird vorgeschlagen, eine wirksame Kontroll- und Rückforderungsstrategie zu entwickeln , um zu vermeiden, dass nichtförderfähige Ausgaben bezuschusst werden, und alternative Förderkriterien zu erwägen. Bei den Informationsrelais und--netzwerken wurden ebenfalls Verwaltungs- und Kontrollschwachstellen aufgezeigt, die zu Abhilfemaßnahmen geführt haben.

5.3. Ex-ante- und Ex-post-Kontrolle

Die neue Haushaltsordnung regelt genau die Ex-ante- und Ex-post-Kontrolle. Ende 2003 erfuellte die Kommission die Mindestvorgaben gemäss ihrer in der Synthese 2002 eingegangenen Verpflichtung. Durch den verstärkten Austausch bewährter Praktiken wird die Durchführung dieser Kontrollen weiter verbessert.

5.4. Durchführung der Haushaltsordnung

Die neu gefasste Haushaltsordnung, die am 1. Januar 2003 in Kraft getreten ist, bietet eine solide Rechtsgrundlage für ein effektiveres und verstärkt rechenschaftspflichtiges Finanzmanagement und einen besseren Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft. Auch wenn große Fortschritte erzielt wurden, geht doch aus einigen Jahresberichten hervor, dass es noch einige Schwierigkeiten bei der Umsetzung gewisser Bestimmungen gibt. Diese Frage wird im Zusammenhang mit den Durchführungsbestimmungen geprüft, die in naher Zukunft einer begrenzten Überarbeitung unterzogen werden soll.

5.5. Rechnungsführung/ Finanzberichterstattung

Die Reform des Rechnungsführungssystems wurde 2003 entsprechend dem Mehrjahresplan fortgesetzt, der für den Übergang zur Periodenrechnung das Zeitziel 2005 vorgibt.

5.6. Schlussfolgerungen

Nach Artikel 274 EG-Vertrag ist die Kommission für die Ausführung des Haushalts zuständig. Für die geteilte Mittelverwaltung wird derzeit die Aufgabenverteilung zwischen der Kommission und den Mitgliedstaaten geklärt. Auch wenn 2003 Fortschritte verzeichnet wurden, ist die Kommission nicht in der Lage, jedes einzelne Verwaltungs- und Kontrollsystem der Mitgliedstaaten zu überwachen im Bereich der Strukturfonds. Um eine globale Zuverlässigkeitsgewähr zu erhalten, sollte sie sowohl eigene Kontrollen durchführen als auch die Stellen, die von den Mitgliedstaaten mit der Verwaltung, Auszahlung und Kontrolle der Gemeinschaftsmittel beauftragt werden, auffordern, die Wirksamkeit ihrer Systeme zu bescheinigen. Die Kommission wird ihre Kontrollen verschärfen und immer dann wenn es erforderlich ist, Finanzkorrekturen vornehmen. Insbesondere bei den Strukturfonds wird es für den laufenden Programmplanungszeitraum eine intensivere Zusammenarbeit mit den nationalen Behörden in Bezug auf die Systemprüfungen und die Ex-post-Kontrollen geben. Für den Zeitraum 2007-2013 ist die Aufnahme einer Bestimmung in die Rechtsakte geplant, die wie bereits dargelegt, z.B. vorsehen könnte, dass die Stellen, die von den Mitgliedstaaten mit der Verwaltung, Auszahlung und Kontrolle der Gemeinschaftsmittel beauftragt werden, Zuverlässigkeitserklärungen abzugeben haben. Die entsprechenden Vorschläge werden den Empfehlungen des Rechnungshofs in seiner Stellungnahme zum Modell der "Einzigen Prüfung" Rechnung tragen.

Die direkte Mittelverwaltung ist für die Kommission sehr ressourcenaufwendig. Dieses Problem wird insbesondere im Zusammenhang mit den weiteren Überlegungen über andere Managementmethoden und die Vereinfachung der Verwaltung von Programmen mit signifikanter Mittelausstattung (einer Forderung des Europäischen Rates) erörtert werden. Ebenfalls diskutiert werden die Möglichkeit der Externalisierung von Managementaufgaben (wie von der Kommission in ihrer Mitteilung zum Finanzrahmen 2007-2013 vorgeschlagen) und die Überprüfung der Kontrollaufgaben (Prüfungsbescheinigungen über die Förderfähigkeit und tatsächliche Existenz der angegebenen Ausgaben; Outsourcing von Kontrollen an unabhängige Prüfer) .

Die Ex-ante- und Ex-post-Kontrollen sind von entscheidender Bedeutung für die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Verwendung der Gemeinschaftsmittel. Ende 2003 erfuellte die Kommission die Mindestvorgaben gemäss ihrer in der Synthese 2002 eingegangenen Verpflichtung. Die Bereitstellung von mehr Ressourcen und Qualifikationen für diese Arbeit trägt bereits Früchte, doch der Prozess ist in den Generaldirektionen und Diensten noch nicht abgeschlossen. Die zentralen Dienststellen werden weitere Unterstützungs- und Schulungsmaßnahmen in diesem Bereich anbieten (u.a. Einsatz von Stichprobeninstrumenten für zusätzliche Ex-ante-Kontrollen, Checklisten und risikoorientierten Strategien für Kontrollen vor Ort); außerdem sollen bewährte Praktiken ausgetauscht werden, einschließlich im Ex-post-Kontroll-Netz, das derzeit im Aufbau ist. Die Einführung der kommissionsweiten Vertragsdatenbank im Rechnungssystem gekoppelt mit Ex-ante- und Ex-post-Kontrollen und die Überarbeitung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme werden dazu beitragen, das Risiko der Doppelfinanzierung von Projekten zu verringern.

Die Modernisierung der Rechnungsführung wird nach dem vorgesehen Zeitplan fortgesetzt. Die Generaldirektionen und Dienste sollte alles daran setzen, um sich unter Beachtung der Haushaltsordnung an die neuen Rahmenbedingungen anzupassen.

In den nächsten Monaten wird eine begrenzte Überarbeitung der Durchführungsbestimmunen zur Haushaltsordnung eingeleitet [4].

[4] Die Überprüfung (fast-track-Verfahren) wird sich auf Titel V beschränken. Ziel ist, die neuen Vorgaben der unlängst verabschiedeten Richtlinie über das öffentliche Auftragswesen und einige Obergrenzen für Verfahren bei Aufträgen mit geringem Wert aufzunehmen, und die Artikel 180 bis 183 (pauschale Finanzhilfen) sowie Artikel 166 (Frist für die Annahme und Veröffentlichung des Jahresprogramms für Finanzhilfen) anzupassen.

6. Governance-Angelegenheiten

Infolge der Eurostat-Affäre und der Jahresberichte 2002 sowie der Synthese dieser Berichte wurden mehrere Governance-Maßnahmen zur Festigung und Verbesserung des Kommunikationsflusses zwischen den Generaldirektionen und den Kommissionsmitgliedern sowie zwischen den horizontalen und operativen Generaldirektionen ergriffen. In der neuen Fassung des Verhaltenskodex für die Beziehungen zwischen den Kommissionsmitgliedern und den Generaldirektionen/Diensten wird präzisiert, welche Informationen den Kommissionsmitgliedern in den Bereichen Interne Kontrolle und Audits zu übermitteln sind. Wie aus den jährlichen Tätigkeitsberichten hervorgeht, werden nunmehr regelmäßig Berichte zu diesen Themen sowie zu Angelegenheiten, auf die das OLAF hingewiesen wurde, vorgelegt.

Verbessert wurde auch der Informationsfluss und die Koordinierung innerhalb der "Auditgemeinde" der Kommission.

Die Vorbehalte in den Jahresberichten und Erklärungen 2003 machen deutlich, dass den Betreffenden mitunter nicht bewusst ist, was es bedeutet, wenn die Zuverlässigkeitserklärung eingeschränkt wird. Wie der Rechnungshof darauf hingewiesen hat, muss der Geltungsbereich der Erklärung eindeutig sein. Die Peer-Review-Bewertung der vorläufigen Vorbehalte wirkt sich insofern positiv aus, als sie einen kohärenten Ansatz fördert. Die Generaldirektionen müssen indessen ihre Erklärung so formulieren, dass diese den exakten Stand der internen Kontrolle bescheinigt und in der Substanz nicht ausgehöhlt wird. Ferner werden weitere Überlegungen angestellt werden über die Entwicklung bewährter Praktiken, mit denen intern den Generaldirektoren die Sicherheit geliefert werden kann, die sie für ihre Erklärungen benötigen, einschließlich der Überwachungs- und Berichterstattungsverfahren auf den verschiedenen Management-Ebenen.

Schlussfolgerungen

Der Prozess zur Erstellung der jährlichen Tätigkeitsberichte gestaltet sich zunehmend präziser. Die bevollmächtigen Anweisungsbefugten können sich nunmehr bei ihren Zuverlässigkeitserklärungen insbesondere auf Informationen der Direktoren für Ressourcen stützen; auch der Kommunikationsfluss zwischen den Kommissionsmitgliedern und den Generaldirektionen und Diensten ist regelmäßiger und genauer.

Ein wichtiges Problem, das noch einer Lösung bedarf, ist, dass die jährlichen Erklärungen der bevollmächtigten Anweisungsbefugten darüber Aufschluss geben müssen, wie die Systeme der internen Kontrolle tatsächlich funktionieren. Einschlägige Maßnahmen sind geplant. Der gesamte Prozess wird sich durch die Unterstützung und Hilfe der zentralen Dienststellen und den Austausch bewährter Praktiken zwischen den Generaldirektionen und Diensten noch weiter verbessern lassen.

Mit Blick auf eine uneingeschränkte Zuverlässigkeitserklärung seitens des Rechnungshofs müssen die Generaldirektionen und Dienste dafür sorgen, dass ihre Erklärung nicht durch die Vorbehalte ausgehöhlt wird, sich auf eine wirksames Risikomanagement stützt und Aufschluss gibt über die tatsächliche Funktionsweise ihrer Kontrollsysteme.

Die Generaldirektionen und Dienste sollten unter Heranziehung der Kriterien potenzielles Risiko und potenzielle Wirkung eine Rangfolge der Empfehlungen aus Audits und internen Kontrollen aufstellen und für ein besseres Follow-up dieser Empfehlungen sorgen.

7. Schlussfolgerungen

Die Fragen, auf die der Interne und Externe Prüfer hinweisen und die im Überblick angeschnitten werden, sind bereits erkannt und Gegenstand von Maßnahmen, die in früheren Syntheseberichten angekündigt wurden. Da 2003 das Jahr der wichtigsten Durchführung der Aktionen der Kommissionsreform war, schlägt die Synthese keine neuen Aktionen, sondern die Konsolidierung der horizontalen Aktionspläne vor. Generaldirektionen haben infolge der Jährlichen Tätigkeitsberichte spezifische Aktionspläne erstellt, die durchgeführt werden müssen. Die Kommission stellt fest, dass die meisten Maßnahmen der Aktionspläne 2001 und 2002 gut voranschreiten, auch wenn, wie nachstehend erläutert, Unterschiede festzustellen sind :

* Einige Maßnahmen, die auf der Grundlage der früheren Syntheseberichte eingeleitet und abgeschlossen wurden, bedürfen einer Weiterverfolgung, wenn sie voll zum Tragen kommen sollen.

*

* Das gilt u.a. für die Evaluierung, die die Delegationsleiter nach den Schlussfolgerungen über den Stand der internen Kontrollen in den Delegationen durchzuführen haben; die Durchführung der vereinbarten Maßnahmen betreffend die Relais und Netzwerke sowie die Vertretungen der GD Press; die Ergebnisse der Maßnahmen im Bereich geteilte Mittelverwaltung (Klärung der Verantwortlichkeiten von Kommission und Mitgliedstaaten, geplante Maßnahmen im Bereich Audit), die möglichst noch in diesem Programmplanungszeitraum umgesetzt und im nächsten Zeitraum Eingang in die Rechtsvorschriften finden müssen; weitere Überlegungen über einen größeren Pauschalanteil von Beihilfen.

* Folgende Maßnahmen, die auf der Grundlage der früheren Syntheseberichte eingeleitet wurden, sind noch nicht abgeschlossen:

*

* Verstärktes Augenmerk der Generaldirektionen/Dienste auf die Wirksamkeit der Systeme der internen Kontrolle, auch mit Blick darauf, dass sich die bevollmächtigen Anweisungsbefugten für ihre jährliche Erklärung angemessen darauf stützen können; ordnungsgemäße Kommunikation über die Management- und Kontrollregeln auf allen Ebenen der Generaldirektionen; die erneute Prüfung der Möglichkeiten für Synergien zwischen den im Außenbereich tätigen Dienststellen (angekündigt im Synthesebericht 2001); Annahme der Mitteilung über das Qualifikationsdefizit in bestimmten Bereichen; Entwicklung der Datenbank der Rechtspersönlichkeiten und der Vertragsdatenbank; Fertigstellung der infolge der Synthese 2001 eingeleiteten Arbeiten über die Interoperabilität der Managementinformationssysteme.

Die Reform, eine der wichtigsten Prioritäten dieser Kommission, ist nunmehr weitgehend realisiert. Die neuen Instrumente, die zu einem leistungsfähigeren, verantwortungsvolleren und transparenteren Management beitragen sollen, werden nun in der täglichen Praxis der Generaldirektionen und Dienste eingesetzt [5] und verhelfen der Kommission zu der Effizienz und Wirksamkeit, die sie benötigt, um den Herausforderungen der erweiterten Union begegnen zu können.

[5] Für weitere Informationen über den Stand der Verwaltungsreform siehe die Mitteilung "Fortschrittsbericht 2003" (KOM(2004) 93 vom 10.2.2004), die einen umfassenden Abschnitt über die Maßnahmen infolge der Eurostat-Krise enthält.

Im Rahmen der Arbeiten an den Vorschlägen für die neue Finanzielle Vorausschau 2007-2013 wird darüber nachgedacht, mit welchen Managementmodellen sich bessere politische Ergebnisse und eine größere Kostenwirksamkeit auf EU-Ebene erzielen lassen:

* Im Bereich der geteilten Mittelverwaltung sollte die Kommission weiterhin auf eine größere Verantwortung der Einrichtungen hinwirken, die von den Mitgliedstaten mit der Verwaltung, Auszahlung und Kontrolle der Gemeinschaftsmittel beauftragt werden; die Befugnisse der Kommission, bei Unregelmäßigkeiten Finanzkorrekturen vorzunehmen, muss gestärkt werden. Im Bereich zentrale Mittelverwaltung müssen die Instrumente vereinfacht werden, damit die Empfänger sie besser verstehen, und sowohl die Verwaltung als auch die Kontrolle kostenwirksamer werden. Die Kommission kann außerdem, ausgehend von den bisherigen Arbeiten in den jeweiligen Managementbereichen, überprüfen, welche weiteren Aufgaben noch externalisiert werden können.

* Unabhängig davon, welche Methoden eingesetzt werden und mit welchen Mechanismen darauf hingewirkt wird, dass die Zuverlässigkeit sichergestellt ist, wird die Kommission sich stets vergewissern müssen, dass die Kontrollmechanismen ihrer globalen Verantwortung für die Ausführung des Haushalts angemessen sind.

* Für Audits und Kontrollen müssen angemessen qualifizierte Mitarbeiter eingesetzt werden, insbesondere für die potenziellen Risikobereiche. Synergien zwischen den Kontroll- und Prüfstellen der Kommission und denen der anderen EU-Organe sowie den einzelstaatlichen Einrichtungen sollten entwickelt werden. Die Zusammenarbeit zwischen Prüfer und Geprüften muss intensiviert werden, damit die gemeinsam vereinbarten Empfehlungen besser begriffen und reibungslos umgesetzt werden. Auf die Qualität des internen Audits muss weiterhin geachtet werden.