DE EN Amtsblatt der Europäischen Union C 318/1

Tätigkeitsbericht des OLAF-Überwachungsausschusses

Februar 2013-Januar 2014

(2014/C 318/01)

Mitglieder des OLAF-Überwachungsausschusses Johan DENOLF (Vorsitzender) Hauptkommissar, Leiter der Direktion ECOFIN Crime der Bundespolizei und Mitglied der Finanzermittlungsgruppe (FIU), Belgien Herbert BÖSCH Ehemaliges Mitglied des Europäischen Parlaments Ehemaliger Vorsitzender des Haushaltskontrollausschusses des Europäischen Parlaments, Österreich Catherine PIGNON Generalstaatsanwältin am Berufungsgericht in Angers, Frankreich Jens MADSEN Staatsanwalt für schwere Wirtschafts- und internationale Kriminalität, Dänemark Tuomas PÖYSTI Generalrechnungsprüfer und Präsident der nationalen Rechnungsprüfungsstelle, Finnland

INHALT

DER AUFTRAG DES ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES 3

VORWORT DES VORSITZENDEN 4

ÜBERSICHT 5

1. ÜBERWACHUNG VON OLAF-UNTERSUCHUNGEN 5

OLAF-interne Dienstanweisungen für Untersuchungsverfahren 6

Vorrangige Ziele der Untersuchungspolitik 6

Fallauswahl im OLAF 7

Dauer der Untersuchungen 7

An nationale Justizbehörden übermittelte Fälle 8

Verschiebung der Inkenntnissetzung des Organs 9

Empfehlungen des OLAF-Generaldirektors 9

Die Beschwerdeabwicklungsverfahren des OLAF 10

An den Überwachungsausschuss gerichtete Beschwerden und Anfragen 10

2. ÜBERWACHUNG DER VERWALTUNG DER UNTERSUCHUNGSTÄTIGKEIT DES OLAF 11

Haushaltsvorentwurf für 2014 11

Umstrukturierung des OLAF und Umfragen über die Zufriedenheit des OLAF-Personals 12

3. ZUSAMMENARBEIT MIT DEM OLAF 12

Folgemaßnahmen des OLAF zu Empfehlungen des Überwachungsausschusses 12

Arbeitsvereinbarungen mit dem OLAF 12

4. ZUSAMMENARBEIT MIT ANDEREN AKTEUREN 13

Zusammenkünfte mit EU-Organen und -Gremien 13

Meinungsaustausch mit EU-Organen 13

Öffentliche Anhörung im Europäischen Parlament zum Thema Verfahrensgarantien 13

Zivilgesellschaft 13

5. DIE AMTSFÜHRUNG DES ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES 14

Die Rolle des Überwachungsausschusses gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 14

Prioritäten und Ziele 14

Verhaltenskodex 14

Arbeitsmethoden 14

6. DAS SEKRETARIAT DES ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES 15

ANHÄNGE 16

DER AUFTRAG DES ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES

Artikel 15 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013: „Der Überwachungsausschuss kontrolliert regelmäßig die Untersuchungstätigkeit des Amtes, um dessen Unabhängigkeit bei der ordnungsgemäßen Ausübung der Zuständigkeiten, die ihm durch diese Verordnung übertragen wurden, zu stärken. Insbesondere überwacht der Überwachungsausschuss die Entwicklungen in Bezug auf die Anwendung von Verfahrensgarantien und die Dauer der Untersuchungen im Lichte der vom Generaldirektor gemäß Artikel 7 Absatz 8 übermittelten Informationen.“

Der Überwachungsausschuss hat gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 (1) die Aufgabe, die Unabhängigkeit des OLAF bei der ordnungsgemäßen Ausübung der dem OLAF übertragenen Zuständigkeiten zu stärken (2). Zu diesem Zweck hat der EU-Gesetzgeber dem Überwachungsausschuss eine dreifache Rolle zugedacht:

— Der Überwachungsausschuss ist das Aufsichtsgremium des OLAF und wacht über die Unabhängigkeit des OLAF. Er überwacht kontinuierlich die Erfüllung der Untersuchungsaufgaben des OLAF und insbesondere die Anwendung der Verfahrensgarantien und die Dauer der Untersuchungen.

— Der Überwachungsausschuss berät den Generaldirektor des OLAF und unterstützt diesen bei der Wahrnehmung seiner Verantwortlichkeiten, indem er — ihm die Ergebnisse mitteilt, zu denen der Überwachungsausschuss bei der Überwachung der Umsetzung der Untersuchungsaufgaben des OLAF, der Anwendung der Verfahrensgarantien und der Dauer der Untersuchungen gelangt, und ihm gegebenenfalls entsprechende Empfehlungen unterbreitet; — ihm Stellungnahmen unterbreitet, die Empfehlungen enthalten können (u.a. zu den erforderlichen Ressourcen für die Untersuchungstätigkeiten, zu den vorrangigen Untersuchungszielen und zur Dauer der Untersuchungen); — ihm seine Bemerkungen (und gegebenenfalls Empfehlungen) zu den vom OLAF-Generaldirektor gemäß Artikel 17 Absatz 8 der Verordnung angenommenen Leitlinien für die Untersuchungsverfahren des OLAF (und etwaigen Änderungen) übermittelt.

— Der Überwachungsausschuss ist ein Dialogpartner der EU-Organe, denen er Bericht über seine Tätigkeiten erstattet, auf deren Anforderung er Stellungnahmen abgeben kann und mit denen er einen Meinungsaustausch auf politischer Ebene betreibt und den EU-Organen somit einzigartige, auf den Erfahrungen aus seiner Überwachungstätigkeit beruhende Erkenntnisse vermittelt.

VORWORT DES VORSITZENDEN

Als Vorsitzender des OLAF-Überwachungsausschusses ist es mir eine Freude, in Übereinstimmung mit Artikel 15 Absatz 9 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 den jährlichen Tätigkeitsbericht des Ausschusses vorzulegen.

Dies ist der zweite Tätigkeitsbericht des amtierenden Überwachungsausschusses; er enthält eine Übersicht über die wichtigsten Tätigkeiten, die der Ausschuss im Berichtszeitraum (1. Februar 2013 bis 31. Januar 2014) durchgeführt hat.

In den Kapiteln 1 und 2 wird ein umfassender Überblick über die Überwachungstätigkeiten des Überwachungsausschusses gegeben, wobei der Schwerpunkt auf die Frage gelegt wird, wie das OLAF seine Untersuchungsaufgaben umgesetzt und verwaltet hat. Die Kapitel 3 und 4 behandeln die Beziehungen des Überwachungsausschusses zum OLAF, zu den EU-Organen und zu anderen Beteiligten. Die Kapitel 5 und 6 geben einen Überblick über die Arbeitsmethoden des Ausschusses und die von ihm angenommenen Strategiepapiere und enthalten Anmerkungen zum Sekretariat des Ausschusses.

Am Ende des Berichterstattungszeitraums ist Jens Madsen aus dem Überwachungsausschuss ausgeschieden, um eine neue Herausforderung in seiner nationalen Verwaltung anzunehmen. Ich möchte ihm anlässlich der Vorlage dieses Berichts für seine wertvollen Beiträge zur Arbeit des Ausschusses danken und zugleich als neues Ausschussmitglied Dimitrios Zimianitis willkommen heißen, der sein Amt am 1. Februar 2014 angetreten hat.

Abschließend möchte ich meinen besonderen Dank dem Sekretariat des Ausschusses ausdrücken, das mit seiner wertvollen Unterstützung und seiner hervorragenden Arbeit viel zu einer effizienten Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF beigetragen hat.

Brüssel, den 12. März 2014 Johan DENOLF

ÜBERSICHT

Überwachungstätigkeiten

Analyse und Bewertung von

— 56 Fällen, in denen Informationen an nationale Justizbehörden weitergeleitet werden mussten

— 186 Neunmonatsberichten

— 293 Stellungnahmen zur Fallauswahl

— 14 Beschwerden und Anträgen von Einzelpersonen

— 1 Beschwerde eines EU-Organs

— 2 Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Überwachungsausschusses

— 1 Kooperationsersuchen einer nationalen Justizbehörde

Stellungnahmen und Berichte

— 4 Stellungnahmen im Zusammenhang mit der Umsetzung und der Verwaltung der Untersuchungstätigkeit des OLAF: — Stellungnahme Nr. 1/2013 zum Haushaltsvorentwurf des OLAF für 2014 — Stellungnahme Nr. 2/2013 zur Einführung eines OLAF-internen Beschwerdeverfahrens — Stellungnahme Nr. 1/2014 zu den vorrangigen Zielen der Untersuchungspolitik des OLAF — Stellungnahme Nr. 2/2014 zur Fallauswahl im OLAF

— jährlicher Tätigkeitsbericht 2012

Positions- und Strategiepapiere

— Positionspapier über die Stärkung der Verfahrensgarantien im OLAF

— Bemerkungen zu den Untersuchungsverfahren im OLAF

— Papier über den Auftrag und die Befugnisse des Überwachungsausschusses im Lichte der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 (die mittelfristige Strategie des Überwachungsausschusses)

— Überwachungsleitlinien (laufende Arbeiten)

— Änderung der Geschäftsordnung des Überwachungsausschusses (laufende Arbeiten)

Zusammenarbeit

— neue Arbeitsvereinbarungen mit dem OLAF

1. ÜBERWACHUNG VON OLAF-UNTERSUCHUNGEN

1. Der OLAF-Überwachungsausschuss überwacht verschiedene Aspekte der Untersuchungstätigkeit des OLAF auf der Grundlage von Informationen, die der Generaldirektor des OLAF ihm übermitteln muss oder die der Überwachungsausschuss von sich aus anfordert.

Artikel 15 Absatz 1 dritter Unterabsatz der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013: „Der Überwachungsausschuss richtet Stellungnahmen — gegebenenfalls zusammen mit Empfehlungen — an den Generaldirektor, unter anderem zu den für die Ausübung der Untersuchungstätigkeit des Amtes erforderlichen Mitteln, den Prioritäten seiner Untersuchungstätigkeit und der Dauer der Untersuchungen. Er kann diese Stellungnahmen von sich aus, auf Ersuchen des Generaldirektors oder auf Ersuchen eines Organs, einer Einrichtung oder einer sonstigen Stelle abgeben, ohne jedoch in die Durchführung laufender Untersuchungen einzugreifen.“

OLAF-interne Dienstanweisungen für Untersuchungsverfahren

2. Am 7. Februar 2013 übermittelte der Generaldirektor des OLAF dem Überwachungsausschuss eine geänderte Fassung der OLAF-internen Dienstanweisungen für Untersuchungsverfahren. Am 5. Juli 2013 übermittelte er dem Überwachungsausschuss eine zweite geänderte Fassung, durch die die Untersuchungsverfahren des OLAF an die neuen Bestimmungen der (seinerzeit noch im Entwurf befindlichen) Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 angeglichen werden sollten. Zudem teilte der Generaldirektor dem Überwachungsausschuss mit, dass er beabsichtigte, die geänderten OLAF-internen Dienstanweisungen für Untersuchungsverfahren am 31. Juli 2013 anzunehmen.

3. Der Überwachungsausschuss übermittelte dem OLAF daraufhin am 30. Juli 2013 eine Reihe von Bemerkungen und Fragen zu den geänderten Dienstanweisungen (3), in denen er darauf hinwies, dass er binnen eines solch kurzen Zeitraums keine in die Tiefe gehende Analyse der Dienstanweisungen vornehmen konnte. Der Überwachungsausschuss prüfte insbesondere die Bestimmungen über das Verfahren für die Fallauswahl und über die Durchführung von Untersuchungen und Koordinierungsfällen.

4. Der Überwachungsausschuss sprach sich dafür aus, dass in den geänderten OLAF-internen Dienstanweisungen für Untersuchungsverfahren unter anderem — ausdrücklich erwähnt werden sollte, dass als Voraussetzung für die Einleitung einer Untersuchung — wie in der Verordnung vorgesehen — ein „hinreichender Verdacht“ vorliegen müsse; — eine klare strukturelle Trennung zwischen den für die Fallauswahl bzw. die Überprüfung zuständigen Bediensteten innerhalb des Referats „Fallauswahl und Überprüfung“ vorgesehen werden sollte; — eine klare Unterscheidung zwischen den internen Untersuchungen und den externen Untersuchungen beibehalten werden sollte, da diese mit unterschiedlichen Befugnissen des OLAF einhergehen; — Bestimmungen über die Organisation einer breiteren internen Kontrolle der Legalitätsprüfung (nicht nur der in den Dienstanweisungen erwähnten Untersuchungstätigkeiten, sondern auch etwaiger dort nicht ausdrücklich genannter Untersuchungstätigkeiten, durch die Rechte der Betroffenen verletzt werden könnten) enthalten sein sollten.

5. Am 5. September 2013 übermittelte der OLAF-Generaldirektor dem Überwachungsausschuss auf dessen Ersuchen seine Bemerkungen sowie zusätzliche Informationen zu den vom Überwachungsausschuss angesprochenen Fragen. Er teilte dem Überwachungsausschuss ferner mit, dass die Änderungen der OLAF-internen Dienstanweisungen für Untersuchungsverfahren unter Berücksichtigung einiger der vom Überwachungsausschuss übermittelten Bemerkungen fertiggestellt worden war und übermittelte dem Überwachungsausschuss den endgültigen Entwurf der neuen Leitlinien für die Untersuchungsverfahren des OLAF, durch die die bestehenden OLAF-internen Dienstanweisungen für Untersuchungsverfahren ersetzt werden sollten.

Vorrangige Ziele der Untersuchungspolitik

6. In der Stellungnahme Nr. 1/2014 wurden die vorrangigen Ziele der Untersuchungspolitik des OLAF bewertet, die alljährlich vom OLAF-Generaldirektor festgelegt und anschließend im jährlichen Managementplan (4) veröffentlicht werden.

7. Der Überwachungsausschuss verglich die vorrangigen Ziele für 2012 und 2013 mit den für 2014 vorgeschlagenen vorrangigen Zielen und begrüßte, dass die Ziele für 2014 genauer definiert worden waren, weil der Ausschuss bei seinen technischen Besprechungen mit dem OLAF-Generaldirektor darauf hingewiesen hatte, dass die vorrangigen Ziele keine allgemeinen (bei der Entscheidung über die etwaige Einleitung einer Untersuchung stets zu berücksichtigende) Grundsätze, sondern lediglich bestimmte, vom OLAF vorrangig zu behandelnde Betrugsbereiche oder –arten enthalten sollten.

8. Der Überwachungsausschuss bemängelte, dass die — in den Vorjahren zu hoch angesetzten — finanziellen Indikatoren im Entwurf der vorrangigen Ziele für 2014 vollständig fehlten. Er unterstrich, dass derartigen Indikatoren Bedeutung für die Ermittlung des Betrugsrisikos beigemessen werden sollte, und dass sie sowohl als Referenz als auch als interne Leitlinien für die Anwendung des Verhältnismäßigkeitsprinzips nützlich sein könnten. Zudem wies der Überwachungsausschuss darauf hin, dass die Subsidiaritäts- bzw. Mehrwertstrategie überdacht und mit Vorsicht angewandt werden sollte und dass die vorrangigen Ziele für die Untersuchungstätigkeit des OLAF regelmäßig neubewertet werden sollten.

9. Der Überwachungsausschuss unterstrich zudem die Notwendigkeit einer Präzisierung der vorrangigen Ziele und empfahl dem Generaldirektor des OLAF, Leitlinien für die Anwendung der in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 festgelegten Auswahlgrundsätze vorzugeben und in einen konstruktiven Dialog mit den Beteiligten über die Ermittlung und Umsetzung der vorrangigen Ziele einzutreten, insbesondere mit Blick auf etwaige finanzielle Indikatoren und mögliche Folgemaßnahmen zu abgewiesenen Fällen, bei deren Bewertung festgestellt wird, dass ein hinreichender Betrugsverdacht besteht. Gegenwärtig ist es für den Überwachungsausschuss nach wie vor schwierig, die Arbeit, die das OLAF in den unter die vorrangigen Ziele fallenden Bereichen geleistet hat, zu bewerten, da das OLAF selbst keine Folgenabschätzung für die vorrangigen Ziele seiner Untersuchungstätigkeit durchgeführt hat. Der Überwachungsausschuss hat daher den Generaldirektor des OLAF gebeten, die Ergebnisse der Umsetzung der vorrangigen Ziele für die Jahre 2012 und 2013 in den betreffenden Bereichen zu bewerten und eine Zusammenfassung der von den Beteiligten übermittelten Rückmeldungen vorzulegen.

Fallauswahl im OLAF

10. In der Stellungnahme Nr. 2/2014 zur Fallauswahl im OLAF (5) wurden die Effizienz, die Qualität und die Transparenz der Fallauswahl im OLAF bewertet. Dabei stützte sich der Überwachungsausschuss unter anderem auf die Analyse von 293 Stellungnahmen des OLAF-Referats „Fallauswahl und Überprüfung“, in denen entweder die Nichtweiterverfolgung der eingegangenen Hinweise oder aber die Einleitung einer Untersuchung bzw. die Anlage eines Koordinierungsfalls empfohlen worden war.

11. Zunächst bewertete der Überwachungsausschuss die Effizienz des Fallauswahlverfahrens, indem er prüfte, welche Ressourcen dem Referat für die Erfüllung seiner Aufgaben zur Verfügung gestanden hatten und welche konkreten Ergebnisse in den Jahren 2012 und 2013 erzielt worden waren. Er stellte fest, dass es in einigen Fällen an Fach-, Untersuchungs- oder Sprachkenntnissen mangelte, dass bisweilen die rechtliche Würdigung nicht hinreichend dargelegt worden war, dass in einigen Fällen die für die Fallauswahl angesetzte Zeit (die vorgeschriebene Zweimonatsfrist) nicht angemessen schien, und dass generell ein klares Verfahren für den Umgang mit internen Hinweisgebern benötigt wurde.

12. Anschließend bewertete der Überwachungsausschuss die Qualität der Stellungnahmen nach Maßgabe ihrer Übereinstimmung mit den vom OLAF-Generaldirektor festgelegten Auswahlkriterien. Dabei stellte der Überwachungsausschuss fest, dass die Anweisungen für die Umsetzung der Auswahlkriterien nicht konsequent eingehalten worden waren: Bei der Prüfung der Befugnis des OLAF, tätig zu werden, waren die einschlägigen Rechtsvorschriften kaum beachtet worden, den für die Fallauswahl zuständigen OLAF-Bediensteten lagen keine präzisen Indikatoren für die Prüfung der Frage vor, ob die vorliegenden Informationen dafür hinreichend waren, in den Fällen, in denen derartige Indikatoren dennoch existierten, wurden diese weder durchgängig noch konsequent angewendet, und häufig wurden inhaltlich nicht fundierte Aussagen getroffen.

13. Abschließend hat der Untersuchungsausschuss geprüft, wie transparent der Auswahlprozess als solcher war und zu diesem Zweck den Informationsfluss während des Fallauswahlverfahrens analysiert und insbesondere die Zusammenarbeit zwischen dem Referat und den mit den für die Untersuchungen zuständigen OLAF-Referaten beleuchtet.

14. Der Überwachungsausschuss hat eine Reihe von Empfehlungen an den OLAF-Generaldirektor abgegeben, die auf eine bessere Fallauswahl im dafür zuständigen OLAF-Referat abstellen. Er schloss seine Bewertung mit der abschließenden Empfehlung ab, dass das OLAF eine interne Evaluierung der Tätigkeiten des Referats durchführen sollte, um insbesondere zu ermitteln, wie hoch dessen Ressourcenbedarf ist, welches die Stärken und welches die Schwachpunkte des Referats sind und wie hoch die „Fehlerquote“ bei den evaluierten Fällen ist. Zudem hat der Überwachungsausschuss den Generaldirektor ersucht, ihn ein Jahr nach der Annahme dieser Stellungnahme über die Folgemaßnahmen zu unterrichten, die zu seinen Empfehlungen ergriffen wurden.

Dauer der Untersuchungen

Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999: „Läuft eine Untersuchung seit mehr als neun Monaten, so unterrichtet der Direktor den Überwachungsausschuss von den Gründen, die es noch nicht erlauben, die Untersuchung abzuschließen, sowie von der für ihren Abschluss voraussichtlich notwendigen Frist.“ Artikel 7 Absatz 8 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013: „Kann eine Untersuchung nicht binnen 12 Monaten nach ihrer Einleitung abgeschlossen werden, so erstattet der Generaldirektor dem Überwachungsausschuss bei Ablauf der Zwölfmonatsfrist und danach alle sechs Monate Bericht und nennt die Gründe dafür sowie die geplanten Abhilfemaßnahmen, mit denen die Untersuchung beschleunigt werden soll.“

15. Als Informationsquelle dienten dem Überwachungsausschuss bei der Überwachung der Dauer der OLAF-Untersuchungen zum einen die Neunmonatsberichte (6) und die Berichte über die vom OLAF-gemäß der ehemaligen Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 an nationale Justizbehörden übermittelten Fälle und zum anderen sonstige fallbezogene Dokumente, sofern dem Ausschuss Zugang zum Fallverwaltungssystem des OLAF (CMS) gewährt wurde.

16. Der Überwachungsausschuss hat angefangen, die Gründe, die das OLAF dafür angeführt hat, dass die betreffenden Untersuchungen bereits mehr als neun Monate dauerten (Komplexität des untersuchten Sachverhalts, Ressourcenmangel, geringe Priorität des Falls, mangelnde Zusammenarbeit), näher zu analysieren. Dabei hat er festgestellt, dass, was die Genauigkeit der Begründungen anbelangt, Unterschiede zwischen den für die Untersuchungen zuständigen Direktionen und ihren Referaten bestehen. Die Analyse des Überwachungsausschusses läuft noch.

17. Durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 sind zwei wichtige Neuerungen eingeführt worden, die es dem Überwachungsausschuss ermöglichen, die Untersuchungsdauer besser zu überwachen: Die Neunmonatsberichte sind durch Zwölfmonatsberichte ersetzt worden (letztere entsprechen mehr der Realität, da die meisten Untersuchungen des OLAF länger als ein Jahr dauern), und es ist die neue, dem OLAF obliegende Pflicht eingeführt worden, danach alle sechs Monate einen weiteren Bericht vorzulegen (dies ermöglicht dem Überwachungsausschuss die Überwachung bis zum Abschluss der Untersuchung).

18. Am 31. Januar 2014 wurden dem Überwachungsausschuss erstmals 83 Zwölfmonatsberichte übermittelt (insgesamt liefen zu diesem Zeitpunkt 243 Fälle seit bereits mehr als einem Jahr). Der Überwachungsausschuss hält es gleichwohl für bedenklich, dass das OLAF zwar die Arbeitsformulare für derartige Berichte an die Vorgaben der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 angepasst hat, die neuen Berichte aber inhaltlich unzureichend waren und insbesondere nicht genügend Angaben enthielten, anhand derer der Überwachungsausschuss hätte ermitteln können, ob etwaige ungerechtfertigte Verzögerungen vorlagen. Hierzu ein Beispiel: In 33 der 83 dem Überwachungsausschuss ermittelten Zwölfmonatsberichte werden zwar die Gründe für die Verzögerungen und die geplanten Abhilfemaßnahmen zur Beschleunigung der Untersuchung genannt, aber es werden keinerlei faktische Informationen gegeben (Beschreibung des Sachverhalts, Aufzählung der Untersuchungsmaßnahmen des OLAF und ihrer Chronologie, etwaige Zeiten von Inaktivität, Art des Betrugs, finanzielle Auswirkungen, Verjährungsaspekte usw.), so dass der Überwachungsausschuss nicht in der Lage ist, die Dauer der Untersuchung in vollem Umfang zu bewerten. Zwar ist durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 die Rolle des Überwachungsausschusses bei der Kontrolle der Untersuchungsdauer gestärkt worden, aber das OLAF teilt dem Ausschuss von sich aus nicht genügend Informationen mit, um die Erfüllung dieses Auftrags zu ermöglichen. Der Überwachungsausschuss hat dieses Problem bereits bei einer Zusammenkunft mit dem Generaldirektor des OLAF zur Sprache gebracht, und er erwartet, dass die Berichte in Zukunft ausführlicher sind.

19. Der Überwachungsausschuss ist vom OLAF in einer technischen Besprechung über die Werkzeuge informiert worden, mit denen das OLAF die Dauer seiner Fälle überwacht; dabei handelt es sich hauptsächlich um ein System, das jeweils im CMS anzeigt, dass bzw. wann ein Zwölf- bzw. Sechsmonatsbericht fällig wird. Das OLAF hat zudem in seinen mit Untersuchungen befassten Referaten eine untergeordnete Führungsstruktur eingesetzt, die unter anderem die Aufgabe hat, die Dauer der Untersuchungen zu überwachen. Der Überwachungsausschuss begrüßt diese Anstrengungen des OLAF und seine Bereitschaft, seinen Untersuchungsbeauftragten die zeitlichen Beschränkungen stärker ins Bewusstsein zu rücken. Andererseits könnten die dem Überwachungsausschuss übermittelten Zwölf- bzw. Sechsmonatsberichte auch ein nützliches Verwaltungsinstrument für das OLAF selbst sein, mit dessen Hilfe das OLAF seinerseits die Untersuchungsdauer überwachen könnte, aber dies ist nicht möglich, solange die meisten dieser Berichte inhaltlich unzureichend sind. Dies gilt besonders für Fälle, die infolge ihrer übermäßigen Dauer den Ruf und das Berufsleben der Betroffenen beeinträchtigen können oder bei denen die Gefahr besteht, dass etwaige nationale Gerichtsverfahren aufgrund von Verjährung nicht mehr in Frage kommen.

An nationale Justizbehörden übermittelte Fälle

Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999: „Der Direktor unterrichtet den Ausschuss über die Fälle, die die Übermittlung von Informationen an die Justizbehörden eines Mitgliedstaats erfordern.“ Artikel 17 Absatz 5 dritter Unterabsatz der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013: „Der Generaldirektor unterrichtet den Überwachungsausschuss regelmäßig über (…) b) die Fälle, in denen den Justizbehörden der Mitgliedstaaten Informationen übermittelt wurden (…).“

20. Durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 wurde auch eine entscheidende Änderung in Bezug auf die Fälle, die das OLAF an nationale Justizbehörden weiterzuleiten gedenkt, vorgenommen: Das OLAF muss den Überwachungsausschuss nun nicht mehr vor der Übermittlung derartiger Fälle in Kenntnis setzen (wie es die ehemalige Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 vorsah), sondern nur noch regelmäßig nach der Übermittlung.

21. Im Zeitraum vom 1. Februar 2013 bis 30. September 2013 (d.h. bis zum Inkrafttreten der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013) wurden dem Überwachungsausschuss 56 Fälle (7) übermittelt, in denen Informationen an nationale Justizbehörden übermittelt werden mussten. In 18 Fällen davon wurde dem Überwachungsausschuss (auf dessen Antrag) vollständiger Zugriff auf die fallbezogenen Dokumente im CMS gewährt.

22. Es war dem Überwachungsausschuss gleichwohl nicht möglich, diese Fälle gründlich zu prüfen, bevor sie an die nationalen Justizbehörden übermittelt wurden, da er gemäß den geltenden Vereinbarungen mit dem OLAF jeweils erst nach Ablauf einer Frist von fünf Tagen Zugang zu den Fallakten im CMS erhält. Der Überwachungsausschuss hat sich bei seiner Bewertung der Anwendung der Verfahrensgarantien im OLAF hauptsächlich auf die Informationen in den vom OLAF-Referat „Fallauswahl und Überprüfung“ (8) abgegebenen Stellungnahmen zu den Abschluss- bzw. Zwischenberichten, auf dessen Empfehlungen sowie auf die im CMS gespeicherten fallbezogenen Dokumente gestützt (sofern ihm Zugriff gewährt wurde). Der Überwachungsausschuss hat festgestellt, dass in sämtlichen Stellungnahmen des Referats vermerkt war, dass alle Untersuchungstätigkeiten in Übereinstimmung mit den geltenden Rechtsvorschriften durchgeführt wurden. Bei der Analyse dieser Stellungnahmen und anderer von ihm geprüfter Dokumente stellte der Überwachungsausschuss lediglich vereinzelte Probleme im Zusammenhang mit der Wahrung der Verfahrensgarantien im OLAF fest (in einem Fall war der Betroffene nicht über den Untersuchungsabschluss in Kenntnis gesetzt worden, und in einem anderen Fall hatte keine schriftliche Ermächtigung zur Befragung des Betroffenen vorgelegen (9)).

23. In einem Fall meldete ein Betroffener dem Überwachungsausschuss einen angeblichen schweren Verstoß des OLAF gegen das Vertraulichkeitsgebot. Da der Überwachungsausschuss aber keine geeigneten Möglichkeiten für einschlägige Nachforschungen hatte (der betreffende Zwischenfall war in der Fallakte des OLAF nicht erwähnt), konnte er den Beschwerdeführer nur an den OLAF-Generaldirektor verweisen. Dieser bestritt, dass ein solcher Verstoß stattgefunden hatte.

24. Am 31. Januar 2014 wurde der Überwachungsausschuss über 17 weitere Fälle informiert, in denen seit dem 1. Oktober 2013 (Inkrafttreten der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013) Informationen an Justizbehörden der Mitgliedstaaten übermittelt worden waren. Da ihm die betreffenden Informationen am letzten Tag des für diesen Bericht maßgeblichen Berichterstattungszeitraums übermittelt wurden, wird der Überwachungsausschuss zusätzliche Informationen anfordern und diese Fälle im weiteren Verlauf des Jahres 2014 prüfen.

Verschiebung der Inkenntnissetzung des Organs

Artikel 4 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013: „Falls die internen Untersuchungen offenbaren, dass es sich bei einem Beamten oder sonstigen Bediensteten, einem Mitglied eines der Organe oder Einrichtungen, einem Leiter einer sonstigen Stelle oder einem Bediensteten möglicherweise um einen Betroffenen handelt, wird das Organ, die Einrichtung oder sonstige Stelle, dem bzw. der der Betreffende angehört, davon in Kenntnis gesetzt. (…) In Ausnahmefällen können diese Informationen aufgrund eines begründeten Beschlusses des Generaldirektors, der dem Überwachungsausschuss nach Abschluss der Untersuchung zu übermitteln ist, zu einem späteren Zeitpunkt erteilt werden.“

25. Durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 wurde die dem OLAF-Generaldirektor obliegende Pflicht eingeführt, dem Überwachungsausschuss nach dem Abschluss einer internen Untersuchung seinen mit Gründen versehenen Beschluss zu übermitteln, die obligatorische Inkenntnissetzung des Organs, der Einrichtung, des Amts oder der Agentur, dem bzw. der die von der internen Untersuchung des OLAF betroffene Person angehört, auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben. Dem Überwachungsausschuss wurde am 31. Januar 2014 mitgeteilt, dass seit dem Inkrafttreten der Verordnung keine Inkenntnissetzung verschoben worden ist.

Empfehlungen des OLAF-Generaldirektors

Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999: „Der Direktor unterrichtet den Ausschuss über die Fälle, in denen das betreffende Organ, die betreffende Einrichtung oder das betreffende Amt oder die betreffende Agentur den von ihm abgegebenen Empfehlungen nicht Folge geleistet hat.“ Artikel 17 Absatz 5 dritter Unterabsatz der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013: „Der Generaldirektor unterrichtet den Überwachungsausschuss regelmäßig über: a) die Fälle, in denen den Empfehlungen des Generaldirektors nicht Folge geleistet wurde (…).“

26. Im Berichterstattungszeitraum — und genau genommen schon seit Beginn seines Mandats — sind dem Überwachungsausschuss nur sehr wenige Informationen zu Fällen, in denen den Empfehlungen des OLAF-Generaldirektors nicht Folge geleistet wurde, übermittelt worden. Gleichwohl lassen die Ergebnisse seiner eigenen Nachforschungen den Überwachungsausschuss vermuten, dass — wie schon in den Vorjahren — einer beträchtlichen Anzahl derartiger Empfehlungen nicht Folge geleistet wurde. Der Überwachungsausschuss hat bereits in seinen früheren Tätigkeitsberichten darauf hingewiesen, dass das OLAF offenbar nicht über geeignete Überwachungswerkzeuge verfügt, die es ihm ermöglichen würden, in geeigneter Weise zu verfolgen, wie die Empfehlungen seines Generaldirektors von den nationalen Behörden und von den EU-Organen umgesetzt werden.

27. Nach der Umstrukturierung des OLAF im Jahr 2012 wurde die Überwachung der Umsetzung der OLAF-Empfehlungen dezentralisiert (d.h. den für die Untersuchungen zuständigen OLAF-Referaten zugewiesen). Zurzeit ist das OLAF damit befasst, neue Überwachungswerkzeuge zu konzipieren und umzusetzen, die ein besseres Follow-up der Ergebnisse bzw. Auswirkungen seiner Empfehlungen ermöglichen sollen. Der Überwachungsausschuss hat zur Kenntnis genommen, dass das OLAF bereits große Anstrengungen unternommen hat, um in Erfahrung zu bringen, wie seine Empfehlungen (insbesondere für justizielle und finanzielle Folgemaßnahmen) umgesetzt werden. Beispielsweise überprüft das OLAF zurzeit über 600 Fälle, die mit Empfehlungen für justizielle Folgemaßnahmen abgeschlossen wurden. Der Überwachungsausschuss hat mit Interesse den für diese Überprüfung verwendeten Bewertungsbogen zur Kenntnis genommen, anhand dessen geprüft wurde, welchem Stadium der nationalen Justizverfahren (Untersuchungseinleitung, Anklageerhebung oder Untersuchungseinstellung, Verurteilung oder Freispruch usw.) die von den nationalen Justizbehörden ergriffenen Folgemaßnahmen zu den OLAF-Empfehlungen entsprachen. Was die finanziellen Folgemaßnahmen anbelangt, so ist das OLAF bemüht, seine internen Verfahren zu verbessern, um ermitteln zu können, welche Beträge konkret nacherhoben wurden, so dass diese (wieder) dem EU-Haushalt zugeführt werden können.

28. Der Überwachungsausschuss erkennt an, dass diese noch laufende Überprüfung ein sehr komplexes Unterfangen ist, und er begrüßt die Absicht des OLAF, seine Follow-up-Werkzeuge zu verbessern. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt wäre es — nicht zuletzt wegen des Mangels an vorliegenden Informationen — allerdings verfrüht, die Auswirkungen der durch die Umstrukturierung des OLAF bewirkten Veränderungen auf die Effizienz und Wirksamkeit der Überwachungstätigkeit des OLAF bewerten zu wollen. Der Überwachungsausschuss erwartet, dass ihm das OLAF künftig bessere Informationen übermittelt, sobald geeignete Überwachungsinstrumente eingeführt worden sind.

Die Beschwerdeabwicklungsverfahren des OLAF

29. Der Überwachungsausschuss hat in seiner im Dezember 2013 angenommenen Stellungnahme Nr. 2/2013 zur Einführung eines OLAF-internen Beschwerdeverfahrens (10) geprüft, welche Beschwerdemöglichkeiten für die von OLAF-Untersuchungen betroffenen Personen bei vermeintlichen Verletzungen ihrer Rechte und Verfahrensgarantien bestehen. Er ist dabei zu dem Ergebnis gekommen, dass den Betroffenen keine hinreichenden sofortigen Rechtsbehelfe offenstehen, um sich gegen vermeintliche Verletzungen zu beschweren, sei es bei einer externen Instanz (EU-Gericht, nationales Gericht, Europäischer Bürgerbeauftragter, Europäischer Datenschutzbeauftragter) oder im Wege eines internen Verfahrens (d.h. beim OLAF selbst).

30. Der Überwachungsausschuss hat bereits darauf hingewiesen, dass dieses Problem auch durch die neue Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 nicht gelöst wird, da kein Mechanismus für die Abwicklung einzelner Beschwerden eingeführt wurde. Der Überwachungsausschuss hat daher vorgeschlagen, diese bestehende Rechtslücke durch Einführung eines förmlichen OLAF-internen Beschwerdeverfahrens (insbesondere bei vermeintlichen Verletzungen der Grundrechte und der Verfahrensgarantien im Laufe von OLAF-Untersuchungen) zu beseitigen.

31. Der Überwachungsausschuss hat daher dem OLAF-Generaldirektor empfohlen, nach Rücksprache mit dem Überwachungsausschuss über Detailfragen ein derartiges internes Verfahren zu konzipieren und einzuführen. Er hat zudem den Wunsch geäußert, dass der Generaldirektor ihm regelmäßig über die beim OLAF eingegangenen Beschwerden und die zu diesen ergriffenen Folgemaßnahmen Bericht erstatten sollte.

32. Im Januar 2014 hat das OLAF auf seiner Website eine Beschreibung der OLAF-internen Schritte zur Beschwerdeabwicklung veröffentlicht. Als der Überwachungsausschuss den OLAF-Generaldirektor um Übermittlung des schriftlichen Beschlusses über die Einführung eines diesbezüglichen Verfahrens bat, bekräftigter dieser in seinem Schreiben vom 17. Februar 2014, er sehe die Bekanntgabe auf der OLAF-Website als Formalisierung von bestehenden Verfahren an, die keines förmlichen schriftlichen Beschlusses von seiner Seite bedürften.

33. Der Überwachungsausschuss muss daraus schließen, dass seiner Empfehlung nicht nachgekommen wurde. Er befürchtet, dass Bürger, die beim OLAF Beschwerde einlegen möchten, in die Irre geführt werden könnten. Sie könnten nämlich glauben, der Text auf der Website des OLAF stelle eine Rechtsgrundlage für eine etwaige Beschwerdeeinlegung dar, während in Wirklichkeit formell gar kein Verfahren für Beschwerden wegen vermeintlicher Verstöße gegen die Verfahrensgarantien existiert, weil es keinen Rechtsakt gibt, der eine Rechtsgrundlage für ein solches Verfahren bilden könnte.

An den Überwachungsausschuss gerichtete Beschwerden und Anfragen

34. Im Berichterstattungszeitraum sind beim Überwachungsausschuss 14 Beschwerden und Anfragen von Einzelpersonen eingegangen. Das ist eine Zunahme um 100 % gegenüber dem Vorjahr. Die Beschwerden betreffen u.a. die vermeintliche Missachtung von Grundrechten und Verfahrensgarantien, Verstöße gegen das Untersuchungsgeheimnis, die übermäßige Dauer von Untersuchungen und den vermeintlich zu Unrecht erfolgten Abschluss von Untersuchungen ohne Empfehlungen. Beschwerdeführer waren vor allem von OLAF-Untersuchungen betroffene Personen, aber auch interne Hinweisgeber, die nicht mit den vom OLAF zu den von ihnen gemeldeten Fällen von Betrugsverdacht ergriffenen Folgemaßnahmen einverstanden waren.

35. Der Überwachungsausschuss hat den Beschwerdeführern jeweils geantwortet, dass er gemäß der geltenden Verordnung nicht als Beschwerdestelle vorgesehen ist. Gleichwohl hat der Überwachungsausschuss diese Beschwerden bei seiner systematischen Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF berücksichtigt und in den Fällen, in denen er es für geboten hielt, das OLAF um weitere Informationen und Erläuterungen und/oder um Zugang zu den betreffenden Fallakten im CMS ersucht.

36. Im Januar 2014 ging dem Überwachungsausschuss ein förmliches Schreiben eines EU-Organs zu, in dem letzteres seine Besorgnis wegen eines angeblich nicht gerechtfertigten Eingriffs des OLAF in das Recht der Bediensteten dieses Organs auf den Schutz ihrer personenbezogener Daten zum Ausdruck brachte. Der Überwachungsausschuss wies in seinem Antwortschreiben darauf hin, dass dieser Vorwurf eine laufende Untersuchung betraf und dass der Überwachungsausschuss nicht befugt ist, in laufende Untersuchungen einzugreifen. Er fügte hinzu, dass für derartige Beschwerden der Europäische Datenschutzbeauftragte zuständig ist und dass der Überwachungsausschuss dessen Entscheidung abwarten müsse.

37. Beim Überwachungsausschuss gingen zudem zwei Anträge auf Zugang zu seiner Stellungnahme Nr. 2/2012 ein. Der Überwachungsausschuss gelangte bei seiner Prüfung zu dem Schluss, dass das angeforderte Dokument seinerzeit unter die Ausnahmebestimmungen von Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (11), insbesondere unter Artikel 4 Absatz 2 zweiter und dritter Gedankenstrich sowie Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe b, fiel und daher zu diesem Zeitpunkt nicht der Öffentlichkeit verfügbar gemacht werden durfte. Der Überwachungsausschuss erklärte sich jedoch bereit, das Dokument auf Antrag im Rahmen eines etwaigen laufenden Gerichtsverfahrens vorzulegen.

38. Ferner beantragte eine nationale Justizbehörde die Aufhebung der Unverletzbarkeit des Archivs des Überwachungsausschusses in Bezug auf dessen Stellungnahme Nr. 2/2012 sowie der Vorbehaltspflicht seiner Mitglieder im Rahmen eines nationalen Gerichtsverfahrens. Der Überwachungsausschuss kam diesem Antrag nach.

39. Das Statut der Beamten der EU und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der EU sehen vor, dass jeder Beamte oder sonstige Bedienstete, der Kenntnis von Tatsachen erhält, die die Möglichkeit rechtswidriger Handlungen oder von Verhaltensweisen im Zusammenhang mit der Ausübung dienstlicher Pflichten, die eine schwerwiegende Verletzung der Dienstpflichten der EU-Beamten darstellen können, vermuten lassen, unverzüglich seinen unmittelbaren Vorgesetzen oder seinen Generaldirektor oder, falls er dies für zweckdienlich hält, den Generalsekretär oder das OLAF unterrichten muss (12). Diese Vorschriften sind auch im OLAF selbst anwendbar, so dass OLAF-Bedienstete verpflichtet sind, ihrem unmittelbaren Vorgesetzten oder, falls sie dies für zweckdienlich halten, direkt der Generalsekretärin der Kommission sämtliche ihnen zur Kenntnis gelangten Fakten und Beweise für mögliche rechtswidrige Handlungen oder für schwerwiegende Verletzungen der Dienstpflichten im OLAF zu melden. Angesichts der besonderen Stellung von OLAF-Bediensteten, die mögliche OLAF-interne Verstöße melden möchten, wurde mit dem Überwachungsausschuss (13) vereinbart, dass derartige Fälle dem Vorsitzenden des Überwachungsausschusses gemeldet werden können.

40. Bisher ist keine einzige derartige Meldung beim Überwachungsausschuss eingegangen. Vielleicht ist das OLAF-Personal nicht hinreichend auf diese Möglichkeit hingewiesen worden, aber — und dies wiegt weit schwerer — dem Überwachungsausschuss sind bisher auch keine Werkzeuge an die Hand gegeben worden, mit denen er derartigen Beschwerden nachgehen und eine wirksame Beschwerdeprüfung und Abhilfe sicherstellen könnte.

2. ÜBERWACHUNG DER VERWALTUNG DER UNTERSUCHUNGSTÄTIGKEIT DES OLAF

Artikel 6 Absatz 2 des Beschlusses 1999/352/EG/EGKS, Euratom der Kommission (14) zur Errichtung des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) in der durch den Kommissionsbeschluss 2013/478/EU geänderten Fassung: „Nach Anhörung des Überwachungsausschusses leitet der Generaldirektor dem Generaldirektor für Haushalt einen Vorentwurf eines Haushalts für das Amt zu, der in den das Amt betreffenden Anhang zum Einzelplan ‚Kommission‘ des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union eingestellt wird.“ Artikel 15 Absatz 1 dritter Unterabsatz der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013: „Der Überwachungsausschuss richtet Stellungnahmen — gegebenenfalls zusammen mit Empfehlungen — an den Generaldirektor, unter anderem zu den für die Ausübung der Untersuchungstätigkeit des Amtes erforderlichen Mitteln, den Prioritäten seiner Untersuchungstätigkeit und der Dauer der Untersuchungen (…).“

Haushaltsvorentwurf für 2014

41. Um die Zusicherung zu geben, dass der Unabhängigkeit der Untersuchungstätigkeit des OLAF in dessen Haushaltsplan hinreichend Rechnung getragen wird, und dass das OLAF mit genügend Ressourcen ausgestattet ist, um als organübergreifende Dienstelle effizient und wirksam zu einer verstärkten Betrugsbekämpfung beitragen zu können, hat der Überwachungsausschuss die Stellungnahme Nr. 1/2013 zum Haushaltsvorentwurf des OLAF für 2014 (15) angenommen.

42. Der Überwachungsausschuss hat die Ressourcenzuweisung für die vorrangigen Tätigkeiten und die Personalstrategie des OLAF näher geprüft. Seine Empfehlungen bezogen sich schwerpunktmäßig auf die Folgemaßnahmen zu den Untersuchungen des OLAF und auf die Entwicklung von Indikatoren für die Effizienz und die Qualität der Untersuchungstätigkeiten nach Maßgabe der Betrugsbekämpfungspolitik der EU und der Betrugsbekämpfungsstrategie der Kommission. Er empfahl dem OLAF zudem, sich vorrangig auf die Schulung, die Laufbahnentwicklung, die Nachfolgeplanung und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den Unterstützungsdiensten und den Untersuchungsbeauftragten zu konzentrieren.

43. Der Überwachungsausschuss betonte, dass es wichtig ist, den Überwachungsausschuss in Form eines echten und umfassenden Meinungsaustausches mit dem OLAF-Generaldirektor zu Rate zu ziehen, bevor der Haushaltsvorentwurf in irgendeiner Form dem Generaldirektor der GD Haushalt übermittelt wird.

44. Ferner hat der Überwachungsausschuss empfohlen, im Haushaltsplan des OLAF einen separaten Haushaltsposten für den Überwachungsausschuss und dessen Sekretariat zu schaffen, um die Kosten der Tätigkeit des Überwachungsausschusses deutlicher herauszustellen und den organübergreifenden Charakter des Überwachungsausschusses und seines Sekretariat auf transparente Weise zu verdeutlichen. Außerdem hat der Überwachungsausschuss betont, wie wichtig es ist, dass der OLAF-Generaldirektor dem Sekretariat des Überwachungsausschusses genügend Ressourcen zuteilt und sicherstellt, dass es unabhängig arbeiten kann.

45. Der Überwachungsausschuss hat dem Haushaltsvorentwurf für 2014 mit dem Vorbehalt, dass den Empfehlungen aus seiner Stellungnahme Folge geleistet wird, seine Zustimmung erteilt.

Umstrukturierung des OLAF und Umfragen über die Zufriedenheit des OLAF-Personals

46. Die kommissionsweite Umfrage aus dem Jahr 2013 und die in ihrem Anschluss durchgeführte OLAF-interne Umfrage haben ergeben, dass die Zufriedenheit der OLAF-Mitarbeiter mit ihren Arbeitsbedingungen gering ist. Drei Dinge bereiten dem Überwachungsausschuss diesbezüglich besondere Sorge, da sie sich auf die Effizienz der Untersuchungstätigkeit des OLAF auswirken können: — Den Angaben der OLAF-Bediensteten zufolge hat sich durch die umfangreiche Umstrukturierung des OLAF weder der Verwaltungsaufwand für die Untersuchungsbeauftragten verringert noch die Transparenz der internen Verfahren verbessert. — Das OLAF-Personal ist nicht der Auffassung, dass die OLAF-Leitung genügend mit ihm kommuniziert oder seinen Rückmeldungen hinreichend Gehör schenkt. — Die Tatsache, dass in der Folge zur Umstrukturierung des OLAF aus dem Jahr 2012 sämtliche ranghohen Manager und über 75 % des mittleren Managements anderen OLAF-Referaten bzw. -Direktionen zugewiesen wurden, viele Mitarbeiter das OLAF verließen und mehr als ein Viertel aller verbliebenen OLAF-Mitarbeiter die Kündigung in Erwägung zogen, lässt ernste Zweifel an einem kontinuierlichen Erhalt von Fachwissen im OLAF aufkommen.

47. Der Überwachungsausschuss hat daher den Generaldirektor des OLAF gebeten, ihn regelmäßig über geplante oder durchgeführte Abhilfemaßnahmen zu informieren.

3. ZUSAMMENARBEIT MIT DEM OLAF

Folgemaßnahmen des OLAF zu Empfehlungen des Überwachungsausschusses

48. Der Überwachungsausschuss hat im Jahr 2012 mehrere an den OLAF-Generaldirektor gerichtete Empfehlungen abgegeben, die sich insbesondere auf den Schutz der Grundrechte und der Verfahrensgarantien bezogen (16). Eine erste Analyse des Überwachungsausschusses hat ergeben, dass die meisten seiner Empfehlungen von 2012 offenbar nicht zufriedenstellend umgesetzt worden sind. Der Generaldirektor des OLAF hat in seinen Antwortschreiben weder hinreichend begründet, warum bestimmte Empfehlungen nicht umgesetzt worden sind, noch hat er umfassende Informationen über die Art und Weise, wie die Empfehlungen angeblich umgesetzt wurden, mitgeteilt. Der Überwachungsausschuss wird dieser Frage daher in einer separaten Stellungnahme nachgehen, die er im Laufe des Jahres 2014 vorlegen wird.

Arbeitsvereinbarungen mit dem OLAF

49. Der Überwachungsausschuss hat im Berichtszeitraum mit dem OLAF-Generaldirektor lange und ausführliche Diskussionen über den Zugang des Überwachungsausschusses zu fallbezogenen Informationen geführt. Die Ergebnisse dieser Gespräche spiegeln sich in den Arbeitsvereinbarungen (17) wider, die der OLAF-Generaldirektor und der Vorsitzende des Überwachungsausschusses am 14. Januar 2014 geschlossen haben. In den Vereinbarungen ist festgelegt, i) welche Informationen über Untersuchungstätigkeiten des OLAF dem Überwachungsausschuss übermittelt werden, ii) wie dabei vorgegangen werden soll und iii) in welchem zeitlichen Rahmen dies zu erfolgen hat. Durch die Arbeitsvereinbarungen soll in ausgewogener Weise zum einen der dem OLAF obliegenden Pflicht zur Wahrung der Vertraulichkeit von Informationen über seine Untersuchungen und zum anderen der dem Überwachungsausschuss obliegenden Überwachungspflicht Rechnung getragen werden.

50. Der Überwachungsausschuss hat den Wunsch geäußert, dass ihm bei an nationale Justizbehörden übermittelten Fällen jeweils eine Kopie der an den OLAF-Generaldirektor gerichteten Stellungnahme des OLAF-Referats „Fallauswahl und Überprüfung“ zum Abschlussbericht und zu den Empfehlungen übermittelt wird, damit er die Anwendung der Verfahrensgarantien überwachen kann. Da die Stellungnahme personenbezogene Daten enthalten kann, hat der Überwachungsausschuss mit dem OLAF vereinbart, zunächst eine Stellungnahme des Europäischen Datenschutzbeauftragten zu dieser Frage einzuholen. Diese steht noch aus.

51. Die erste nach Maßgabe der Arbeitsvereinbarungen vorgenommene Übermittlung der regelmäßig vom OLAF-Generaldirektor an den Überwachungsausschuss zu übermittelnden Informationen erfolgte am 31. Januar 2014, dem letzten Tag des Berichterstattungszeitraums für diesen Bericht. Die Umsetzung der Arbeitsvereinbarungen wird daher erst im nächsten Tätigkeitsbericht des Überwachungsausschusses gründlich bewertet werden können.

52. Die Arbeitsvereinbarungen mit dem OLAF sind zwar ein wichtiger Fortschritt, müssen aber noch besser umgesetzt werden; dies gilt vor allem für den Inhalt der dem Überwachungsausschuss vom OLAF übermittelten Informationen. Andernfalls wäre der Überwachungsausschuss nicht in der Lage, seine Überwachungsfunktion effizient zu erfüllen.

4. ZUSAMMENARBEIT MIT ANDEREN AKTEUREN

Zusammenkünfte mit EU-Organen und -Gremien

53. Zwischen Mai und Juli 2013 wurde der Überwachungsausschuss gebeten, die Schlussfolgerungen seines Tätigkeitsberichts für 2012 dem Europäischen Parlament (Haushaltskontrollausschuss), dem Rat (Arbeitsgruppe „Betrugsbekämpfung“) und dem Europäischen Rechnungshof vorzustellen.

54. Bei mehreren Zusammenkünften mit Vertretern des Haushaltskontrollausschusses und mit Kommissionsmitglied Šemeta erstattete der Überwachungsausschuss Bericht über die Ergebnisse von OLAF-Untersuchungen und über die Wahrung der Grundrechte. Er stellte zudem seine Schlussfolgerungen zur Frage der Effizienz der Überwachung des OLAF, zur Neufassung der OLAF-Verordnung und zu einer neuen Überwachungsstruktur für das OLAF nach Maßgabe des diesbezüglichen Vorschlags in der Kommissionsmitteilung „Verbesserung der OLAF-Governance und Stärkung der Verfahrensgarantien bei OLAF-Untersuchungen“ (18)vor.

55. Im November 2013 organisierte der Überwachungsausschuss einen informellen Meinungsaustausch über die Herausforderungen, vor denen das OLAF und der Überwachungsausschuss nach dem Inkrafttreten der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 stehen.

Meinungsaustausch mit EU-Organen

56. Im August 2013 leitete der Überwachungsausschuss Vorarbeiten für einen formellen, auf politischer Ebene geführten Meinungsaustausch über die Tätigkeit des OLAF mit der Kommission, dem Europäischen Parlament, dem Rat und dem Rechnungshof ein, wie ihn Artikel 16 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 vorsieht. Der Überwachungsausschuss schlug vor, sich als erstes mit dem Rahmen für die Überwachung des umstrukturierten OLAF zu befassen. Bedauerlicherweise lud die Kommissionsverwaltung zu den Vorbereitungssitzungen alle anderen Beteiligten, aber nicht den Überwachungsausschuss ein. Von daher bleibt abzuwarten, ob der erste Meinungsaustausch den Zielvorgaben der Verordnung gerecht werden wird.

Öffentliche Anhörung im Europäischen Parlament zum Thema Verfahrensgarantien

57. Im Oktober 2013 nahm der Überwachungsausschuss ein Positionspapier über die Stärkung der Verfahrensgarantien im OLAF (19)an, bei dessen Erstellung er sich auf seine Erfahrung auf dem Gebiet der Überwachung des OLAF stützte. Bei einer vom Europäischen Parlament organisierten öffentlichen Anhörung (20) legte der Überwachungsausschuss seinen Standpunkt zu den in der oben genannten Mitteilung der Kommission vorgeschlagenen weiteren legislativen Änderungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 dar.

58. Der Überwachungsausschuss begrüßte den Vorschlag der Kommission. Er wies allerdings auch darauf hin, dass bestimmte vorgeschlagene strukturelle Maßnahmen besonders im Hinblick auf die Unabhängigkeit des OLAF und des Überwachungsausschusses überdacht werden sollten. Insbesondere sollten Kompetenzüberschneidungen und Doppelarbeiten der bestehenden und der vorgeschlagenen Überwachungsstrukturen vermieden werden. Der Überwachungsausschuss hat daher Alternativlösungen vorgeschlagen, bei denen die nützlichen von der Kommission vorgeschlagenen Instrumente beibehalten und in einen umfassenden Überwachungsmechanismus eingebettet würden.

Zivilgesellschaft

59. Das EU-Büro von „Transparency International“ (TI-EU) hat beschlossen, eine Bewertung des Integritätssystems der EU (21) durchzuführen. Im Januar 2014 haben der Vorsitzende des Überwachungsausschusses und Mitarbeiter des Ausschußsekretariats bei einer Zusammenkunft mit Vertretern des TI-EU verschiedene Fragen wie das Verhältnis zwischen dem OLAF und dem Überwachungsausschuss, die Rechenschaftspflicht und die Unabhängigkeit des OLAF sowie die geltenden Integritätsbestimmungen für den Überwachungsausschuss erörtert.

5. DIE AMTSFÜHRUNG DES ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES

Die Rolle des Überwachungsausschusses gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013

60. Durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 sind Änderungen bezüglich der Rolle des Überwachungsausschusses und seiner Überwachungswerkzeuge eingeführt worden. Ein Großteil der Sitzungen des Überwachungsausschusses wurde daher der Erörterung der Frage gewidmet, wie sich diese Änderungen auf die Tätigkeiten des Überwachungsausschusses auswirken.

61. Der Überwachungsausschuss hat die Änderungen, die an seinem Auftrag, seiner Rolle, seinen Kernaufgaben und seinen Überwachungs- und Berichterstattungswerkzeugen vorgenommen wurden, gründlich analysiert. In dem vom Überwachungsausschuss ausgearbeiteten Papier über den Auftrag, die Befugnisse und die Ziele des Überwachungsausschusses (22)im Lichte der neuen OLAF-Verordnung werden diese Änderungen, die Überwachungsformel des Überwachungsausschusses, die Rolle seines Sekretariats und das eigenständige Vorgehen des Überwachungsausschusses, das ja ein Garant für die Unabhängigkeit des Ausschusses ist, näher erläutert.

Prioritäten und Ziele

62. Der Überwachungsausschuss hat seine strategischen Ziele und Prioritäten für seine neue Amtszeit festgelegt; dabei geht es vor allem darum, die Effizienz und Wirksamkeit seiner Kerntätigkeiten zu steigern und auf diese Weise das OLAF besser bei seinen Untersuchungstätigkeiten zu unterstützen und die Unabhängigkeit des OLAF zu stärken. Der Überwachungsausschuss hat sich folgende strategische Ziele gesetzt: i) Entwicklung wirksamer und pragmatischer Überwachungswerkzeuge, ii) Verbesserung der Zusammenarbeit mit dem OLAF und seinem Generaldirektor, iii) aktive Mitwirkung bei der Umsetzung der Betrugsbekämpfungspolitik, iv) Erhöhung der Sichtbarkeit des Überwachungsausschusses gegenüber den EU-Organen und den Mitgliedstaaten, v) Weiterentwicklung der Arbeitsmethoden des Überwachungsausschusses, vi) Sicherstellung der unabhängigen Tätigkeit des Überwachungsausschusses und seines Sekretariats, vii) Beitrag zum Legislativvorschlag zur Verbesserung der Überwachung des OLAF. Um diese Ziele verwirklichen zu können, hat sich der Überwachungsausschuss verschiedene Prioritäten gesetzt, die u.a. in seinem Papier über den Auftrag, die Befugnisse und die Ziele des Überwachungsausschusses, in dem gleichzeitig die mittelfristige Strategie des Überwachungsausschusses dargelegt wird, näher erläutert werden.

Verhaltenskodex

63. Am 9. Oktober 2013 hat der Überwachungsausschuss einen Verhaltenskodex und Erläuterungen zu den Unparteilichkeitsgarantien und den Risiken für die Entstehung von Interessenkonflikten bei der Wahrnehmung von Überwachungsaufgaben (23) angenommen. Darin hat er darauf hingewiesen, dass seine Mitglieder in der Regel Schlüsselfunktionen in ihrer nationalen Justizordnung oder -verwaltung innehaben, die es ihnen ermöglichen, in allen Phasen eines OLAF-Falls auf nationaler Ebene als Partner des OLAF tätig zu werden. Gleichzeitig sind sie jedoch damit befasst, die Fälle des OLAF — und insbesondere jene Fälle, in denen Informationen an nationale Justizbehörden übermittelt werden müssen — regelmäßig zu überwachen. Dadurch kann es zu Situationen kommen, in denen sie sowohl im Rahmen ihrer nationalen Pflichten als auch in ihrer Eigenschaft als Mitglied des Überwachungsausschusses mit ein und demselben OLAF-Fall zu tun haben. Daher ist es von wesentlicher Bedeutung, dass sichergestellt wird, dass bei der Behandlung ein und desselben Falls in einer solchen Doppelfunktion keine möglichen oder tatsächlichen Interessenkonflikte entstehen können, durch die das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Unparteilichkeit und die Objektivität ihrer Arbeit beeinträchtigt werden könnte. Der Überwachungsausschuss hat geprüft, welche konkreten Aufgaben seiner Mitglieder zu einem etwaigen Interessenkonflikt führen könnten, und er hat eine Bestandsaufnahme konkreter Situationen vorgenommen, in denen Interessenkonflikte entstehen könnten. In seinem Verhaltenskodex ist klar geregelt, wie in derartigen Situationen zu verfahren ist.

64. Um diese Politik und seinen Verhaltenskodex auch in rechtlicher Hinsicht eindeutig zu verankern, hat der Überwachungsausschuss es für angebracht gehalten, seine Geschäftsordnung entsprechend zu ändern. Die betreffenden Arbeiten laufen noch.

Arbeitsmethoden

65. Im März 2013 begrüßte der Überwachungsausschuss Tuomas PÖYSTI als neues Mitglied. Im Oktober 2013 wählte der Überwachungsausschuss Johan DENOLF für ein weiteres Jahr zu seinem Vorsitzenden.

66. Im Zeitraum von Februar 2013 bis Ende Januar 2014 hielt der Überwachungsausschuss insgesamt 11 Plenarsitzungen in Brüssel und Luxemburg ab. Zudem kamen der Vorsitzende, die Berichterstatter und die Mitglieder des Ausschußsekretariats regelmäßig zusammen, um Arbeiten zu bestimmten Themen durchzuführen und die Plenarsitzungen vor- bzw. nachzubereiten.

67. Für jeden großen Themenbereich setzte der Überwachungsausschuss einen Berichterstatter ein (OLAF-Haushalt, Analyse der OLAF-internen Verfahren für die Beschwerdeabwicklung, vom OLAF-Generaldirektor an die OLAF-Bediensteten ausgegebene Anweisungen über die Untersuchungsverfahren, vorrangige Ziele der Untersuchungspolitik des OLAF und Analyse der Fallauswahl im OLAF). Bei der Erstellung von in den Plenarsitzungen zu erörternden Entwürfen von Stellungnahmen oder Positionspapieren arbeiteten die Berichterstatter jeweils mit dem Ausschußsekretariat zusammen.

68. In der Plenarsitzung vom Februar 2013 erläuterten Mitglieder des Ausschußsekretariats der OLAF-Leitung die Arbeitsmethoden des Überwachungsausschusses und insbesondere dessen Vorgehen bei Fällen, die das OLAF an nationale Justizbehörden weiterzuleiten beabsichtigt. Sie erläuterten zudem, welche Informationen der Überwachungsausschuss benötigt, um seine Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen zu können. Dieser Vortrag bildete die Grundlage für die nachfolgend vom Überwachungsausschuss ausgearbeiteten Leitlinien für seine Überwachungstätigkeit. Nach dem Inkrafttreten der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 hat der Überwachungsausschuss damit begonnen, neue Überwachungsleitlinien auszuarbeiten.

6. DAS SEKRETARIAT DES ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES

69. Das Sekretariat des Überwachungsausschusses setzt sich aus Rechtsanwälten, Ermittlern und Assistenten zusammen, die die tägliche Überwachung der Untersuchungstätigkeiten des OLAF sicherstellen und die Mitglieder des Überwachungsausschusses bei der Erfüllung ihrer Aufgaben unterstützen. Das Sekretariat nimmt die dem Überwachungsausschuss übermittelten Informationen entgegen und eine erste Prüfung dieser Informationen vor. Außerdem berät es die Mitglieder des Überwachungsausschusses in rechtlicher Hinsicht.

70. Der Überwachungsausschuss weist darauf hin, dass sein Sekretariat in der Lage sein muss, ihm bei der Erfüllung seiner Überwachungsaufgaben loyal und effizient zu assistieren, ohne dass das Risiko eines möglichen Interessenkonflikts besteht, denn als OLAF-Bedienstete sind die Sekretariatsmitarbeiter ja dem Generaldirektor des OLAF unterstellt. In den vergangenen Jahren hat der Überwachungsausschuss immer wieder darauf hingewiesen, wie wichtig es für ihn ist, unabhängig und wirksam seinen Aufgaben nachgehen zu können, und dass er dafür ein unabhängiges und mit genügend Personal ausgestattetes Sekretariat benötigt, dass zwar in die OLAF-Struktur eingebunden ist, aber unabhängig und ausschließlich nach den Anweisungen des Überwachungsausschusses arbeitet. Der Überwachungsausschuss begrüßt, dass die unabhängige Funktion seines Sekretariats nunmehr durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 (24) sichergestellt ist.

71. Der Überwachungsausschuss hat vier grundlegende Bedingungen ermittelt, durch ein unabhängiges Arbeiten seines Sekretariats sichergestellt wird: i) Einstellung, Beurteilung und Beförderung des Sekretariatsleiters auf der Grundlage einschlägiger Beschlüsse des Überwachungsausschusses, ii) Neueinstufung seines Sekretariatsleiters als ranghoher Manager, iii) Einstellung, Beurteilung und Beförderung der sonstigen Sekretariatsmitarbeiter durch den Sekretariatsleiter, iv) Weiterübertragung der Befugnis zum Vollzug des Sekretariatshaushalts an den Sekretariatsleiter. Der Überwachungsausschuss führt zurzeit Gespräche mit dem Generaldirektor des OLAF über diese neuen rechtlichen Anforderungen.

72. Der Überwachungsausschuss begrüßt zudem, dass der Generaldirektor des OLAF dem Ausschußsekretariat wieder acht Stellen zugewiesen hat, wie es bereits vor der OLAF-Umstrukturierung von 2012 der Fall war.

Kontaktaufnahme zum OLAF-Überwachungsausschuss

Über das Sekretariat des Überwachungsausschusses:

auf dem Postweg J30 13/62 Rue Joseph II, 30 1049 Bruxelles/Brussel per Telefon +32 22984022 per E-Mail OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu per Fax + 32 22959776 Website http://ec.europa.eu/anti_fraud/about-us/supervisory-committee/index_en.htm

(1) Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung(OLAF) und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 des Europäischen Parlaments und desRates und der Verordnung (Euratom) Nr. 1074/1999 des Rates (ABl. L 248 vom 18.9.2013, S. 1).

(2) Artikel 15.

(3) Siehe Anhang 5.

(4) Siehe Anhang 3.

(5) Siehe Anhang 4. Diese Stellungnahme wurde zwar erst im März 2014 angenommen, aber dennoch diesem Tätigkeitsbericht beigefügt, da die betreffenden Arbeiten fast gänzlich während desBerichterstattungszeitraums durchgeführt wurden.

(6) Im Jahr 2013 wurden dem Überwachungsausschuss 186 Neunmonatsberichte übermittelt.

(7) Hinzu kamen 21 vom OLAF im Januar 2013 an den Ausschuss übermittelte Fälle, in denen Informationen an nationale Justizbehörden übermittelt werden mussten; über diese Fälle wurde imTätigkeitsbericht 2012 des Überwachungsausschusses Bericht erstattet. Insgesamt wurden demAusschuss im Jahr 2013 also 77 Fälle übermittelt.

(8) Zu 72 Fällen der insgesamt 77 Fälle, die im Jahr 2013 an nationale Justizbehörden weitergeleitet wurden, übermittelte das OLAF dem Überwachungsausschuss die Stellungnahmen zum Abschluss- bzw.Zwischenbericht sowie die betreffenden Empfehlungen.

(9) Im letztgenannten Fall war die Befragung des Betroffenen nach Maßgabe des früheren OLAF-Handbuchs durchgeführt worden.

(10) Siehe Anhang 2.

(11) ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43.

(12) Artikel 22a des Statuts und Artikel 11 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der EU.

(13) Nach Rücksprache mit dem Juristischen Dienst der Europäischen Kommission — siehe die betreffende Mitteilung des OLAF-Generaldirektors vom 10. November 2008 an das OLAF-Personal.

(14) ABl. L 257 vom 28.9.2013, S. 19.

(15) Siehe Anhang 1.

(16) Siehe die Zusammenfassung in Anhang 7.

(17) Siehe Anhang 10.

(18) COM(2013) 533 final vom 17.7.2013.

(19) Siehe Anhang 6.

(20) Öffentliche Anhörung vom 3. Oktober 2013 zum Thema „Das OLAF und die Rechte der Betroffenen“.

(21) Siehe http://www.transparencyinternational.eu/european-union-integrity-system-study/.

(22) Siehe Anhang 8.

(23) Siehe Anhang 9.

(24) Erwägungsgrund 40.

ANHÄNGE 1. Stellungnahme Nr. 1/2013 zum Haushaltsvorentwurf des OLAF für 2014 2. Stellungnahme Nr. 2/2013 zur Einführung eines OLAF-internen Beschwerdeverfahrens 3. Stellungnahme Nr. 1/2014 zu den vorrangigen Zielen der Untersuchungspolitik des OLAF 4. Stellungnahme Nr. 2/2014 zur Fallauswahl im OLAF 5. Bemerkungen des Überwachungsausschusses zu den Untersuchungsverfahren im OLAF 6. Positionspapier über die Stärkung der Verfahrensgarantien im OLAF 7. Empfehlungen des Überwachungsausschusses aus dem Jahr 2012 8. Papier über den Auftrag, die Befugnisse und die Ziele des Überwachungsausschusses im Lichte der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 (die mittelfristige Strategie des Überwachungsausschusses) 9. Verhaltenskodex und Erläuterungen zu den Unparteilichkeitsgarantien und den Risiken für die Entstehung von Interessenkonflikten bei der Wahrnehmung von Überwachungsaufgaben 10. Arbeitsvereinbarungen mit dem OLAF

ANHANG 1 OPINION No 1/2013 OLAF's preliminary draft budget for 2014 Brussels, 16 July 2013 INTRODUCTION At the meetings of 27 February and 16 July, 2013, OLAF's Supervisory Committee examined OLAF's preliminary budget for 2014 and adopted the following opinion. In accordance with the Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (1) and Article 3 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom (2), the European Anti-Fraud Office (hereinafter OLAF) shall have full independence to exercise its investigative function in all institutions, bodies, offices and agencies established by or on the basis of the Treaty on the European Union, Treaty on the Functioning of the European Union and the Euratom Treaty. To do this and to ensure that OLAF is able to function in an efficient and effective manner and contribute in the best possible way to the Union's objectives of the fight against fraud defined in Article 325 of the Treaty on the Functioning of the European Union, a specific budget line within the Commission budget (European Commission section of the general budget of the European Union) is created for OLAF. (3) In accordance with Article 11 of the Regulation (EC) No 1073/1999 the mission of the OLAF Supervisory Committee (SC) is to reinforce the independence of OLAF in the exercise of OLAF's investigative function. In the reform of Regulation (EC) No 1073/1999 adopted by the European Parliament and the Council in 2013, the role of the SC has been strengthened as guardian of the independence of OLAF in its investigative function and in the supervision of the respect of fundamental rights and freedoms. In this context, and with a view to the powers conferred by the Commission on the SC (4), the SC has considered OLAF's preliminary draft budget (PDB) and the Commission draft budget for 2014 concerning OLAF and delivers the following Opinion. The objective of the procedure in which the SC adopts an Opinion on OLAF's preliminary draft budget and draft budget is to give assurance that the draft budget duly takes into account the independence of the investigative function of OLAF and that OLAF is resourced to function effectively and efficiently as an inter-institutional service in stepping up the fight against fraud as foreseen by the Union legislator in Regulation (EC) No 1073/1999. The SC Opinion on the preliminary draft budget also creates a documented forum of the SC advice to the Director-General of OLAF and to the Budgetary Authority of the Union and other Institutions of the Union on the prerequisites for efficient allocation and use of resources to and within OLAF. In this way the SC Opinion contributes to the attainment of value for money, legal certainty and efficient anti-fraud policy in the European Union. The Opinion of the SC is not therefore limited only to commenting on the budget line on the SC of the OLAF. I. RESOURCES In the draft budget presented by the Commission on 26 June 2013, the OLAF budget will be increased by approximately 1,5 % with a total expenditure of EUR 58 523 000. The increase comes principally from the transfer of an additional 6 posts from headquarters budget line ‘Expenditure related to officials and temporary staff working with the institution to OLAF’. If the impact of the EU enlargement to include Croatia is taken into account, the increase in the OLAF expenditure is 0,7 %. In the draft budget presented by the Commission the general increase in the Commission's administrative expenditure is 0,1 % and 0,8 % when taking into account the expenditure resulting from the enlargement to Croatia. The OLAF Budget has not been subject to the same strict savings measures as those within the Commission services in general. The SC notes this with satisfaction and considers that this line on resources provides the conditions necessary to continue the fight against fraud as one of the important priorities of the European Union. The budget line concerning buildings and IT has been kept on zero growth in accordance with the general orientation of the Commission. The SC observes that a well-organised and up-to-date ICT support and infrastructure are necessary conditions for a cost-effective fraud investigation function. The SC has no objection to the general orientation in the Commission draft budget but SC would stress the need to keep both OLAF's Case Management, ICT analytics and other information systems up to date in order to enable OLAF to function efficiently. Allocation of resources to priority activities The SC has regularly recommended to OLAF in its previous opinions on the budget to allocate more staff to OLAF's core business — investigations — by shifting them from the support units. In addition, the SC has proposed clarification of the distinction between investigative and operational activities of OLAF. The SC notes the reorganisation of OLAF put in place on 1 February 2012 in which resources at the organisational level were increasingly concentrated on investigations. As a result of this, in the OLAF Report of 2012, the distribution of staff in the units dealing with the fight against fraud, OLAF policy strategy and coordination and administrative support is reported separately. This goes in the direction of clarification of the distinction between investigative and other operational activities of OLAF in line with the SC's earlier recommendations. However, the SC considers that clarification between investigation and investigation support functions, anti-fraud policy functions and other operational activities of OLAF should go still further. Opening and follow up of the investigations The SC would mention that consistent application over the years of the investigative policy priorities in line with Union's anti-fraud policy and the Commission's anti-fraud strategy is a core issue in the resources management of OLAF and in the performance of its investigative function. The SC notes that in the OLAF Management Plan the alignment with the investigative policy priorities is defined as one of the performance indicators for OLAF. (5) The SC underlines the importance of transparent and reliable follow-up of the investigative policy priorities. The SC would refer to its earlier observations and statistics as presented by the European Court of Auditors in the Special Report No 2/2011 (6) on the low number of OLAF investigations leading to convictions by Member States judicial authorities. (7) The SC considers that the rate of OLAF reports leading to convictions is one of the key indicators of the effectiveness of OLAF's investigative function requiring close and open attention. The SC recognises that the reasons why OLAF reports do not lead to conviction may, in some instances lie outside OLAF's control, however, the impact of such external factors should be carefully analysed and transparently reported. The SC therefore encourages OLAF to continue to develop indicators and report on them in a transparent and reliable manner in order to show an example of value for money and to demonstrate the positive impact that contribution of additional resources to OLAF has in the fight against fraud in the European Union, appropriate follow-up thus ensuring that the ultimate results of investigations are achieved. Without this OLAF risks carrying out good, hard work which may ultimately not produce the required results. HR strategy The reorganisation of the Office resulted in significant shifts of staff and modifications in their job description or even a completely new allocation of tasks. In such circumstances the SC reiterates its earlier position that it is essential to have an appropriate human resources strategy built on the identified and real needs of the organisation and its priorities, with the aim of giving direction and maximising the use of existing resources. The SC draws particular attention to OLAF's ability to recruit and maintain high quality professionals in its investigative functions as a focal point of cost-effective anti-fraud service at the Union level. A crucial element of the human resources strategy should continue to be the continuous training related to internal mobility and overall restructuring. It should address the optimum balance between administrators and staff members with administrative professional background performing core investigative tasks and assistants providing support services. Recommendations: — Effective follow-up of investigations must be ensured and results of the investigations reported with timely and reliable indicators — OLAF shall continue to develop indicators describing the efficiency and quality of its investigative function and on the alignment with the anti-fraud policy of the European Union and anti-fraud strategy of the European Commission — A human resources strategy based on a needs assessment of OLAF's current activities should be developed and focus given to training, career development, succession planning and appropriate balance between assistants providing support services and administrators performing core investigative tasks. II. BUDGETARY PROCEDURE The Commission Decision establishing OLAF is clear that the SC must be consulted on the PDB of OLAF before it is sent to the Director-General for Budgets (8). Up to now the Director-General of OLAF has transmitted the PDB to the Committee after ‘technical’ meetings/arrangements with DG Budget. In 2013 the SC was presented with the preliminary draft budget in February and informed in June with regard to the Commission Decision on the draft budget for 2014. The SC believes that to provide an effective opinion on the PDB is one of its core tasks and would remind the Director-General of OLAF to undertake a substantive consultation with the SC prior to budget negotiations with DG Budget. Furthermore, the SC would encourage the Director-General to consult the SC on the OLAF Annual Management plan in order to have independent support and feed-back based on the follow-up of the investigative function by the SC. Conclusion: — The Director-General of OLAF shall ensure that the SC be effectively consulted regarding the next PDB by means of a real and substantive exchange of opinions between the Director-General and the Committee before the PDB is sent to the Director-General for Budget in any form. III. THE SC AND THE SECRETARIAT OF THE SC The SC expenditure The SC notes that the budget line of the expenditure related to the SC is not changed in 2014 draft budget. The SC draws attention to the fact that with the extended responsibilities attributed to the SC by the Union legislator, the performance of the duties of the SC requires the devotion of a considerable amount of time by its Members who, by definition, do so on a part time bases. The Resources of the Secretariat of the SC In accordance with Regulation (EC) No 1073/1999 the SC has a crucial role to play in the monitoring of OLAF's investigative function. Moreover, the SC has a specific inter-institutional character. In the discharge of its duties assigned by the legislator, the SC is dependent on its Secretariat. The SC would like to point out that the role of the Secretariat is primarily not to assist in the organisation and documentation of the meeting of the SC. In practice, the SC Secretariat performs an overall, regular monitoring of the investigative function of OLAF. This results from the fact that it is the SC Secretariat which has access, in accordance with the established access arrangements, to the OLAF Case Management System. The data protection rules de facto require that access to case information by the SC is implemented via the SC secretariat. An adequately staffed Secretariat with high quality personnel is thus a vital condition for the SC in the discharge of its duties as stipulated by the legislator. The SC considers that the 2014 draft budget creates conditions for appropriate resourcing of the SC Secretariat. The SC would point out the general principle of sincere cooperation between Institutions and bodies of the European Union, which is a general principle of the Union law, specifically that Regulation (EC) No 1073/1999 sets out further requirements on the sincere cooperation between the Director-General of OLAF and the SC. The Director-General of OLAF shall, in the spirit of sincere cooperation, consult the SC on all issues which relate to the staffing, promotion of personnel and resources of the SC Secretariat. To be fully informative and representative of the total cost of supervision, the budget entry for the SC should incorporate the total cost of operations stemming from the duties stipulated in Regulation (EC) No 1073/1999, that is, all the SC Members' expenditure as well as that of its Secretariat which includes their salaries, training, travel etc. OLAF has the privilege of transferring its funds freely from one line item to another. By joining up the total cost of the SC's function in a separate budget entry it is ensured that funds targeted for use by the SC are actually used for the supervisory function. However, funds remaining unused could be redeployed to other headings within the OLAF budget. Such redeployment should only be possible with prior notification to the SC and its approval. The Head of the SC Secretariat should be sub-delegated as the authorising officer to manage the total fund allocation for the SC's operations under the control of the Committee. Having one budget line which incorporates all expenditure will facilitate the management and efficiencies of the supervisory framework whilst, at the same time, any unused funds are passed on to other OLAF budget lines by the Director-General upon the approval of the SC. A separate budget line has the benefit of transparency and reflects also the independence of the SC in line with the Regulation. At the same time, this separate budget line will inform the three institutions appointing the SC regarding the resources specifically allocated to the supervisory function. Secretariat Staff The SC maintains its position, as expressed in its previous opinions on the OLAF budget, on the minimum requirement of eight Secretariat staff, which is equivalent to the current needs of the SC. This represents about 2 % of OLAF staff (9) which the SC deems the minimum number required for it to carry out its monitoring function efficiently. (10) The SC would point out that the legal duties of the SC require a small, but high quality staff in Secretariat. The SC has noted with satisfaction the intention of the OLAF Director-General to allocate additional posts to the Secretariat. The SC expects a fluid and rapid implementation of the announced intention. Furthermore, the SC is of the opinion that, with regard to the appointment of the Head of the Secretariat and other staff for its Secretariat, including internal transfers, there should be close consultation with the Committee, as indicated in its Rules of Procedure (11) reflecting the principle of cooperation stipulated in the Regulation. The SC acknowledges that the Commission staff rules and the appraisal and promotion system do not currently permit the SC Members to evaluate the performance of the staff of the Secretariat directly. The SC also notes that nothing in the Commission staff rules and appraisal and promotion system excludes the consultation of the SC and that some Institutions have developed consultation systems for situations in which a member of staff is effectively working for another directorate or body than the one which is legally responsible for the appraisal and promotion. Therefore the SC considers that even though the appraisal of the Head of Secretariat and his promotion are ultimately decided by the Director-General of OLAF, he should make these decisions on the basis of the opinions of the Committee under whose direct authority the Secretariat works, as it is foreseen in the SC's Rules of Procedure (12). This will ensure the continuous independence of the Secretariat in their day to day functions. Recommendations: — Separate budget line for both the SC and Secretariat should be considered to clearly indicate the costs of the SC function and to highlight in a transparent manner the inter-institutional character of the SC and its Secretariat. — The Director-General of OLAF shall, in sincere and close cooperation with the SC, ensure that appropriate resources and staff members are allocated to the SC Secretariat in line with the intention expressed by the Director-General. — Regular monitoring of the investigative function of OLAF and SC access to information depend on a small but high quality Secretariat. The Secretariat should have eight members of staff. — Appointments, appraisal and promotion of the SC Secretariat staff should only be made following the approval of the SC, thus ensuring full independence of the SC Secretariat in the performance of its duties. — Appraisal of the Head of Secretariat and his promotion should be decided by the Director-General on the basis of the SC's opinion. IV. CONCLUSION The SC supports OLAF's draft budget for 2014 with the provision that the above recommendations be taken into consideration. In accordance with Article 6(2) of the Commission Decision of 28 April 1999, the Opinion should be transmitted to the Budgetary Authority by OLAF. Furthermore, the SC invites the Director-General of OLAF to update the SC regularly on measures taken by OLAF towards implementation of the recommendations in this Opinion. Adopted in Brussels, on 16 July 2013 For the Supervisory Committee, Johan DENOLF Chairman (1) Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 1). (2) Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom of 28 April 1999 establishing the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 20). (3) See Art. 13 of Regulation (EC) No 1073/1999 (Art. 18 of the Regulation amended as of 1 October 2013). (4) Article 6 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom. (5) See OLAF Annual Activity Report 2012 final, Ares (2013) 509786 — 26.3.2013: chapter 1.3, Specific objectives for ‘fight against fraud’: investigative and coordination activities, p. 5. (6) Special Report No 2/2011, ‘Follow-up of Special Report No 1/2005 concerning the management of the European Anti-Fraud Office’. (7) See the SC Opinion 1/2012 of the 2013 OLAF draft budget, reproduced as Annex 2 of the SC Annual Report of 2012. (8) Article 6(2) of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom cited above provides: ‘After consulting the Surveillance Committee, the Director shall send the Director-General for Budgets a preliminary draft budget to be entered in the special heading for the Office in the annual general budget’. (9) According to the OLAF report for 2011, there are 437 staff in the Office. (10) For the detailed analysis of the SC workload and consequently of the necessary SC Secretariat resources, see the note of the Head of the SC Secretariat of 21 March 2013. In view of the incoming amendments to Regulation (EC) No 1073/1999 entrusting additional tasks to the SC, the resources of the SC Secretariat may require reinforcement in the year 2014. (11) Article 11(3) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘In any case, the Head of the Secretariat shall inform the SC about the candidates for membership of the Secretariat. Once the applications are known, the Committee shall discuss in the plenary session whether they meet the Committee's working needs with a view to submitting a proposal for their appointment to OLAF's Director-General’ (OJ L 308, 24.11.2011, p. 114). (12) Article 11(5) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘The Supervisory Committee shall periodically evaluate the work of the Head of the Secretariat and of the Secretariat members’.

ANHANG 2 OPINION No 2/2013 on establishing an internal OLAF procedure for complaints The Supervisory Committee of the European Anti-Fraud Office (OLAF) examined the options for redress open to persons involved in OLAF's investigations regarding potential violations of their rights and procedural guarantees. The Committee found that such persons do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations either through an external (an EU or national court, the European Ombudsman or the European Data Protection Supervisor) or internal mechanism (OLAF itself). The Committee believes that the new Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 concerning investigations conducted by OLAF has not resolved the problem, since it does not introduce a mechanism for dealing with individual complaints. The Committee expressed the opinion that the current legislative gap could be closed by putting in place a transparent and efficient complaints procedure within OLAF, to deal with complaints alleging potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees in the course of an OLAF investigation. The Committee therefore recommended that the Director-General of OLAF institute such an internal procedure and put forward concrete suggestions with regard to its implementation. INTRODUCTION 1. OLAF has been given far-reaching powers of investigation in order to efficiently carry out its mission to protect the financial interests of the EU. The exercise of these powers is very likely to touch upon the fundamental rights of persons concerned by investigations (1), and therefore their respect by OLAF is essential. It contributes — as the SC has already emphasised (2) — not only to ensuring the effectiveness and efficiency of OLAF's investigative activities, but also to consolidating its reputation, credibility and ultimately its independence. 2. OLAF is obliged to ensure the protection of fundamental rights by safeguarding the procedural guarantees as listed by the EU Charter of Fundamental Rights (3). In addition, the EU legislator decided to enhance OLAF's accountability for its investigative activities by reforming its legal framework (4) which resulted in the adoption of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 (5) (hereinafter, the Regulation). 3. The SC welcomes the changes brought by the Regulation but would like, nevertheless, to point out that the mechanisms put in place to enforce the procedural guarantees need further improvement. The Regulation provides for a legality check (6) and a monitoring mechanism (7), but does not establish a mechanism for dealing with individual complaints which would be, in the SC's view, indispensable for ensuring effective protection of fundamental rights. 4. In the SC's opinion, persons involved in OLAF investigations do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations of their rights and the recent reform of the legal framework has not solved that problem. Therefore, the SC takes the view that the Director-General of OLAF ((hereinafter, the DG) should swiftly establish a transparent and stable internal procedure for dealing with individual complaints. I. INSUFFICIENCY OF THE EXISTING REDRESS MECHANISMS 5. Persons considering that, in the course of an investigation, OLAF breached their fundamental rights and wishing to complain, have at their disposal various means of judicial and non-judicial review which, however, may be insufficient, for the reasons stated below. 6. Firstly, they may seek the direct judicial review by an EU Court (action for annulment, action for damages and request for interim relief) or indirectjudicial review by EU and national courts (preliminary ruling procedure). (8) However, it should be noted that these actions are governed by rather strict rules on admissibility (9) and must fulfil a number of conditions to trigger a right to reparation (10). Even when an action is successful, ‘Judicial protection is obtained long after the contested investigative act and the act as such is not affected by the EU court's ruling; only compensation for the prejudice created by that act is obtained’ (11). 7. Secondly, persons wishing to complain may address themselves to the European Data Protection Supervisor (EDPS), who is specifically entrusted (12) with the competence of hearing and investigating complaints lodged by persons whose personal data are processed by OLAF. However, the material scope of his review is limited to the protection of personal data and privacy. 8. Thirdly, the European Ombudsman (EO) is competent to investigate complaints regarding maladministration (13) against OLAF, namely failure to act in accordance with the law, to respect the principles of good administration, or breaches of fundamental rights. Nevertheless, it is the EO's view — which the SC fully shares — that an institution ‘in frequent contact with people who may have reason to complain should provide for a first line complaints mechanism allowing for their problems to be addressed and solved rapidly, before, in the event that resolution is not successful, having to turn to other redress mechanisms, such as Ombudsmen and courts’ (14). The SC considers that this statement also applies to OLAF. 9. Fourthly, the SC itself — as the OLAF's supervisory body — is quite often the addressee of individual complaints which it takes into consideration as a valuable source of information concerning OLAF's investigations and thus triggering the SC's monitoring activity. The SC's role, as emphasised by a ruling of the EU General Court (15) and confirmed by Regulation (EU, Euratom) No 883/2013, is to monitor developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations (16) which cannot be carried out without examination of individual cases. However, the SC was not established as a complaints body and its supervision takes place only ex post, since the SC cannot intervene in ongoing investigations. Furthermore, the SC regrets the lack of appropriate monitoring tools at its disposal and the absence of a specific reporting obligation for the DG to inform the SC of complaints addressed to him and, in particular, on the way they were dealt with. 10. In addition to the external mechanisms, the SC notes that an internal mechanism for dealing with individual complaints is not completely absent from the legal framework governing OLAF's investigations. Any official or other servant of the EU who is the subject of an internal investigation has the right to submit to the DG a complaint against an act adversely affecting him in connection with investigations by OLAF (17). However, according to the existing EU case-law, OLAF's investigative acts do not constitute acts adversely affecting the persons concerned within the meaning of Article 90a of the Staff Regulations and therefore are not challengeable acts (18). 11. Moreover, the SC would point out that OLAF staff who are aware of possible illegal activities or serious violations of professional duties that might trigger potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees within an investigation have the additional possibility to report wrongdoing within OLAF to the President of the SC, on the basis of Article 22a of the Staff Regulations and of the agreement between the DG and the SC (19). II. LACK OF A COMPLAINT PROCEDURE IN REGULATION (EU, Euratom) No 883/2013 12. The SC notes that the intention of the EU legislator was to strengthen the protection of procedural guarantees applicable in OLAF's investigations (a) by inserting in the Regulation detailed provisions concerning the procedural guarantees and (b) by enforcing them by means of an enhanced review. As a result, Article 9 of the Regulation contains now explicit procedural guarantees and thus defines and clarifies the contents of those foreseen in the Charter. On the other hand, although the EU institutions involved in the legislative process all agreed on the need for a review of potential violation of fundamental rights and put forward various proposals aimed at establishing both an ex ante legality check (relating, inter alia, to the respect of procedural guarantees of persons under investigation, during all stages of the investigation) and an ex post review procedure for handling individual complaints (20), it seems that no consensus was finally reached, since the Regulation does not explicitly put in place any such procedure. 13. The SC would point out that in the past, via its internal rules, OLAF put in place a review procedure open to all persons concerned in internal and external investigations in which procedural guarantees were allegedly not respected in a manner possibly having an impact on the conclusions of the investigation (21). This procedure evolved under the influence of interinstitutional discussions on reforming the OLAF legal framework. Since the Commission's proposal of 17 March 2011 contained provisions on a review procedure (22), the Instructions to Staff on Investigation Procedures (ISIP) (23) adopted by the OLAF DG as of 1 February 2012 anticipated the forthcoming legislative changes with the setting up of a procedure for dealing with complaints concerning an alleged failure to respect procedural guarantees (24). However, that Commission's proposal, which was subject to negotiations during the legislative process, was ultimately not maintained. Therefore, when the ISIP were replaced by the new Guidelines on Investigation Procedures (GIP), which entered into force on the same day as the new OLAF Regulation (1 October 2013), this internal procedure disappeared. 14. As a result, neither the Regulation nor OLAF's internal rules foresee any formal procedure for dealing with individual complaints. Therefore, the objective of improving the mechanisms for redressing potential breaches by OLAF of procedural guarantees of persons under investigation has not been achieved. The SC would point out that the recent Communication from the Commission on Improving OLAF's governance and reinforcing procedural safeguards in investigations (25) supports the SC's view and its repeated recommendations (26) concerning the introduction of transparent and stable procedures for an internal legality check and for an independent review of complaints. This Communication also confirms the need for further improvements to the Regulation, by establishing of the office of a ‘Controller of procedural safeguards’. 15. With its longstanding experience in monitoring OLAF's investigative function and thereby compliance by OLAF with fundamental rights and procedural guarantees, the SC is therefore concerned by the lack of a transparent procedure for dealing with individual complaints and takes the view that, at least during the transitional period, until further amendments to the Regulation are adopted, the current gap should be closed by the DG re-establishing an internal procedure for complaint in OLAF. III. THE WAY FORWARD: AN INTERNAL PROCEDURE FOR COMPLAINTS 16. In OLAF's view, the notion of ‘complaints’ covers (i) complaints concerning procedural guarantees in the context of investigative actions, (ii) complaints against a reply by OLAF to a request for access to personal data and (iii) complaints from whistle-blowers (concerning either OLAF's obligation to inform them on the action taken following their fraud reporting or the protection of their identity) (27). According to information provided by OLAF, in the last three years there were 25 complaints concerning OLAF's investigation activity, of which 13 were addressed to the EO (28), 8 were addressed to the EDPS (29) and 4 were requests for review addressed to OLAF (30). OLAF is also aware of other complaints, addressed to other bodies (e.g. to the SC), but it does not have any systemic overview, register or statistics related to them. 17. Taking into account the number of cases opened by OLAF (718 in 2012 (31)) and the fact that complaints against OLAF are addressed, in particular, to the EDPS, the EO and the SC (32), the small number of complaints addressed to OLAF itself may lead to the conclusion that the absence of a transparent and independent procedure for handling complaints in OLAF effectively deters potential complainants from exercising their rights. 18. The SC notes, from its monitoring experience, that in the previous years the handling of complaints appeared to be carried out on a case-by-case basis rather than through a stable and consistent procedure. The SC shares the EO's view that a case-by-case approach is not ‘the best way to ensure the efficient and transparent handling of complaints’ (33) and that without a proper complaint procedure ‘compliance [with fundamental rights] cannot ultimately be effective’ (34). Such a procedure is a key element of OLAF's accountability and legitimacy, because protecting fundamental rights ‘is not only to the benefit of persons under investigation but also of OLAF, whose legitimacy can only increase when fundamental rights are (seen to be) effectively protected’ (35). 19. The SC considers that, from the OLAF perspective, a complaint procedure would help (i) the detection by OLAF of any breach of its own legal obligations, thus allowing for a prompt reaction, (ii) monitoring by OLAF of compliance with fundamental rights and procedural guarantees by its own staff, (iii) avoiding the risk of discriminatory treatment of persons concerned, (iv) settling possible disputes before they aggravate (36). 20. In the SC's opinion, Article 41 of the Charter of Fundamental Rights (37) (right to good administration) would offer a sufficient legal basis for establishing an internal procedure for dealing with individual complaints. Complainants are entitled to expect from OLAF that their ‘affairs’ are ‘handled’ — according to the principles defined by the Charter. 21. The SC therefore believes that the DG should put in place a transparent and efficient internal procedure for dealing with all the types of complaints related to OLAF investigative activities, including not only complaints alleging potential breaches of fundamental rights in the course of an OLAF investigation, but also those concerning duration of investigations, legality of OLAF's acts, breaches of confidentiality, refusals to provide information. The following practical recommendations are without prejudice to the forthcoming legislative proposals (38) or to the SC's position as expressed in its paper on Reinforcing procedural safeguards in OLAF — in view of the monitoring experience of the Supervisory Committee (39) — they should be regarded as transitional measures until the current legal framework is improved. 22. The SC would firstly point out that it is for the DG to establish and define the exact scope and content of rules on handling of complaints in OLAF. In so doing, the DG should take into consideration a number of requirements triggered by the right to good administration. Recommendations by the EO and the Code of Good Administrative Behaviour should be also taken into account. Without establishing an exhaustive list, the SC would point to the following requirements: — fairness and impartiality, including, inter alia, the requirement that a complaint should be treated by a person not related to the investigation or not in the direct line of hierarchy of the person(s) related to the investigation (40) and the necessity to set out a minimum level of guarantees ensuring the functional independence of the person handling a given complaint, — the requirement to state reasons for the decisions taken following a complaint (41); — a reasonable time-limit for handling a complaint (42), — the right of access to one's file (subject to limitations explicitly foreseen in the Charter (43), — the right to address OLAF in one of the EU official languages and to have an answer in the same language (44), — the requirement to inform the complainant of any possible alternative forms of redress (45). 23. Secondly, with regard to the person entrusted with the handling of complaints, he should have the appropriate competencies, qualifications and experience. Such person should have well defined tasks and benefit from access to appropriate resources. He should have access to all relevant case-related information and OLAF staff should fully cooperate with him. 24. Regarding particularly the requirement of independence, the SC would stress that any effective internal complaint procedure, which would necessarily imply the handling of a complaint by an OLAF (senior) official, requires that this person act, when carrying out his review duties, in full independence of the DG. This is a key element in ensuring external credibility and public trust. The SC acknowledges the difficulty of implementing such a requirement, since this person should report to the DG on his findings while the latter remains the appointing authority deciding on the career progress of all OLAF officials (46). 25. The SC would indicate three possible solutions to that problem. (i) Firstly, the SC Secretariat being the only part of OLAF with regulatory guarantees of independent functioning with regard to the DG (47), the most logical solution would be to place the (senior) official entrusted with handling complaints under the Head of the SC Secretariat, but without involving him in any regular work of the SC. (ii) Secondly, the official could be nominated as a ‘complaint’ advisor to the DG, but his functional independence should be safeguarded by the right to inform the SC whenever he considers that a measure taken by the Director-General puts his