INHALTSVERZEICHNIS

1. Einleitung 3

2. Die Aufgaben des IAS: Unabhängigkeit, Objektivität und Rechenschaftspflicht 3

3. Arbeitsumfeld und Prüfungsplan 3

3.1. Das interne Audit 3

3.2. Umsetzung des IAS-Prüfungsplans 4

3.3. Akzeptanzrate und Folgemaßnahmen zu den IAS-Empfehlungen 4

3.4. Wahrnehmung der IAS-Tätigkeit 4

3.5. Konsultation mit dem Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten der Kommission 4

4. Wichtigste Feststellungen und Empfehlungen des IAS 5

4.1. Governance 5

4.2. IT-Fragen 7

4.3. Kontrollstrategien 9

4.4. Prüfung der Einhaltung der Zahlungsfristen (Generaldirektionen BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO) 11

5. Schlussfolgerungen 12

5.1. Kontrollverfahren 12

5.2. Betrugsbekämpfung 13

EINLEITUNG

Mit dem vorliegenden Bericht wird die für die Entlastung zuständige Behörde gemäß Artikel 86 Absatz 4 der Haushaltsordnung über die Tätigkeit des Internen Auditdienstes (IAS) der Kommission unterrichtet. Der Bericht stützt sich auf den Prüfungsbericht des IAS nach Artikel 86 Absatz 3 der Haushaltsordnung, der die wichtigsten Feststellungen enthält und auf die wesentlichen Risikofaktoren, verschiedene Kontrollaspekte und Fragen der Corporate Governance eingeht.

Der Bericht basiert zudem auf den im Jahr 2010 erstellten Prüfungs- und Beratungsberichten über die Dienststellen der Kommission und die Exekutivagenturen[1]. Er gibt keinen Aufschluss über die Ergebnisse der Prüftätigkeit in anderen vom IAS geprüften Agenturen oder Einrichtungen, über die gesonderte Jahresberichte erstellt werden.

Die Kommission hat bereits auf einige Empfehlungen des Internen Prüfers in ihrem Synthesebericht[2] reagiert, in dem sie zu den vom IAS, vom Europäischen Rechnungshof und von der Entlastungsbehörde angesprochenen Querschnittsthemen sowie zu den vom Auditbegleitausschuss festgestellten Problemen Stellung nimmt.

DIE AUFGABEN DES IAS: UNABHÄNGIGKEIT, OBJEKTIVITÄT UND RECHENSCHAFTSPFLICHT

Der IAS hat die Aufgabe, die internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme zwecks kontinuierlicher Verbesserung auf ihre Wirksamkeit zu prüfen und so einen Beitrag zu einem soliden Management der Europäischen Kommission zu leisten.

Der IAS ist dem für den Bereich Audit zuständigen Mitglied der Kommission unterstellt und gegenüber dem Auditbegleitausschuss rechenschaftspflichtig. Die Unabhängigkeit des IAS ist in seiner Charta verbrieft, die von der Kommission angenommen wurde.

Der IAS übt seine Tätigkeit im Einklang mit der Haushaltsordnung und den internationalen Standards für die berufliche Praxis der internen Revision und dem Ethikkodex des Institute of Internal Auditors (IIA) aus.

ARBEITSUMFELD UND PRÜFUNGSPLAN

Das interne Audit

Der IAS hat die Prüfungsplanung, die regelmäßige Bereitstellung von Auditberichten sowie den Austausch von Methoden und gemeinsamen Ausbildungsmaßnahmen mit dem Europäischen Rechnungshof und den internen Auditstellen koordiniert.

Der IAS hat der Kommission erstmals eine umfassende Stellungnahme zur Haushaltsführung übermittelt, die auf den internen Prüfungen des IAS und der internen Auditstellen im Zeitraum 2008 bis 2010 basiert.

Umsetzung des IAS-Prüfungsplans

Der strategische Prüfungsplan für 2008-2010 wurde regelmäßig aktualisiert, um den spezifischen Anforderungen (erste allgemeine Stellungnahme, jährliche Risikobewertung durch das Management, sonstige Veränderungen des äußeren und inneren Umfelds) Rechnung zu tragen.

Im Jahr 2010 erfüllte der IAS sein Arbeitsprogramm zu 88 % (2009: 87 %), wobei die Aufträge der Kategorie C1[3] zu 100 % (2009: 100 %) und die Aufträge der Kategorie C2[4] zu 68 % (2009: 66 %) ausgeführt wurden. Insgesamt wurden 85 Berichte erstellt (30 Auditberichte, 49 Follow-up-Berichte, 4 Prüfungsmitteilung und 1 Bericht über die allgemeine Stellungnahme).

Akzeptanzrate und Folgemaßnahmen zu den IAS-Empfehlungen

Im Jahr 2010 wurden die kritischen und sehr wichtigen Prüfempfehlungen von den geprüften Stellen zu 100 % (2009: 98,8 %) akzeptiert.

Für den Zeitraum 2006-2010 waren bis Ende 2010 86 % aller Empfehlungen umgesetzt worden.

Laut Schlussfolgerung des IAS sind bereits 33 % der im Jahr 2010 abgegebenen Empfehlungen umgesetzt worden. Kritische oder sehr wichtige Empfehlungen, deren Umsetzungsfrist erheblich überschritten wurde, werden vom Auditbegleitausschuss weiterverfolgt.

Wahrnehmung der IAS-Tätigkeit

Das allgemeine Ergebnis der Umfrage 2010 fällt positiv aus: 92,7 % der Umfrageteilnehmer (2009: 90 %) waren der Meinung, dass der IAS mit seiner Arbeit zur Qualität der Verwaltungs- und Kontrollsysteme beiträgt, und 94,5 % (2009: 90 %) bescheinigten dem IAS ehrliche, objektive und faire Prüfungen. 86,2 % der Umfrageteilnehmer zeigten sich zufrieden mit der Qualität der IAS-Berichte (2009: 76,3 %, 2008: 61,5 %, 2007: 48,8 %).

Konsultation mit dem Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten der Kommission

Das Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten hat 2010 keine systembedingten Probleme im Sinne von Artikel 66 Absatz 4 der Haushaltsordnung festgestellt.

WICHTIGSTE FESTSTELLUNGEN UND EMPFEHLUNGEN DES IAS

Governance

Dem IAS zufolge lassen sich Lehren aus der Teilung und Neugliederung dreier großer Generaldirektionen ziehen. Zudem weist der IAS auf mögliche Synergien und governancebezogene Ratschläge hin, die bei künftigen Umstrukturierungen berücksichtigt werden könnten. In zahlreichen Audits des IAS waren die Governance-Struktur innerhalb der Kommission, die Betrugsprävention und -aufdeckung sowie die Exekutivagenturen auf dem Prüfstand.

- Betrugsbekämpfung

Auf der Grundlage seiner seit 2007 ausgeführten Audittätigkeit zur Betrugsbekämpfung führte das IAS zwei Audits (OLAF und JLS) und eine Folgemaßnahme zur Betrugsprävention und -aufdeckung durch. Vier weitere Audits bezogen sich teilweise ebenfalls auf Betrugsprävention und -aufdeckung.

Der IAS zeigte sich in einer Stellungnahme unzufrieden angesichts des Fehlens einer aktualisierten Betrugsbekämpfungsstrategie für die Kommission. Dem IAS zufolge sollte die Strategie IT-Entwicklungen zur Unterstützung der Betrugsbekämpfung umfassen, die Zusammenarbeit zwischen dem OLAF und Beteiligten anregen sowie Sensibilisierungs- und Ausbildungsmaßnahmen vorsehen.

Die Kommission hat gemäß den Empfehlungen des IAS eine Mitteilung über die Betrugsbekämpfungsstrategie der Kommission[5] angenommen, die darauf abzielt, die Betrugsbekämpfungsstrategien der Kommissionsdienststellen zu verbessern, die EU-Politikbereiche zu stärken und zu einem verbesserten Schutz der finanziellen Interessen der EU beizutragen. Nach Auffassung der Kommission werden die im Aktionsplan vorgeschlagenen Maßnahmen die festgestellten potenziellen Schwachstellen beseitigen und die Effizienz und Wirksamkeit der Verwaltungs- und Kontrollsysteme verbessern.

Die Governance betreffend empfahl der IAS außerdem, dass die GD JUST und die GD HOME durch angemessene Berücksichtigung der Betrugsrisiken ihren Risikobewertungsprozess verbessern und hiervon ausgehend eine Betrugsbekämpfungsstrategie entwickeln und formalisieren sollten.

Die Betrugsprävention betreffend empfahl der IAS der GD HOME sicherzustellen, dass der Rechtsrahmen des Solidaritätsfonds den Bestimmungen der Haushaltsordnung und der zentralen Ausschlussdatenbank entspricht. Zur Betrugsaufdeckung empfahl der IAS der GD HOME, Verfahren und Systeme zu entwerfen, zu organisieren und einzurichten, mittels derer sich Unregelmäßigkeiten, die von den Mitgliedstaaten mitgeteilt wurden, erfassen, überwachen und nachverfolgen lassen.

Sensibilisierungsmaßnahmen wurden bereits im SOLID[6]-Ausschuss ergriffen. Im Laufe des Jahres 2011 werden die beiden Generaldirektionen unter Mitwirkung des OLAF spezifische Betrugsbekämpfungsstrategien entwickeln. Den Bestimmungen der Verordnung der Kommission über die zentrale Ausschlussdatenbank wird in den spezifischen Legislativentwürfen für den nächsten mehrjährigen Finanzrahmen (nach 2013) Rechnung getragen.

- Teilung von Generaldirektionen

Der IAS hat die Teilung der Generaldirektionen TREN, ENV und JLS geprüft, die im Jahr 2010 erfolgt war und zur Schaffung von Direktionen mit geteilter Mittelverwaltung und geteilten internen Prüfstellen geführt hatte. Die Änderungen in der Organisationsstruktur bilden einen Bestandteil der Verpflichtung der Kommission, bis 2013 im Rahmen einer gleich bleibenden Mittelausstattung sämtlichen Personalbedarf zu decken und die Verwaltungskosten zu senken.

In einer Prüfungsmitteilung[7] werden zahlreiche Aspekte wie die stärkere und strukturierte Überwachung des Umstrukturierungsprozesses angesprochen und verschiedene Vorschläge für frühere Leitlinien, die Bereitstellung von Fachwissen und eine bessere Vorbereitung durch die zentralen Dienststellen gemacht.

Die Kommission hat die in der Prüfungsmitteilung umrissenen Fragen zur Kenntnis genommen; ihrer Ansicht nach ist es jedoch zu früh, um endgültige Schlussfolgerungen über die Vor- bzw. Nachteile von geteilten Direktionen zu ziehen. Eine Bestandsaufnahme wird zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen, wenn die betroffenen Dienststellen bereits mehr Erfahrungen mit der neuen Organisationsstruktur haben werden.

- Exekutivagenturen

Ein zusammenfassender Bericht über die Exekutivagenturen widmete sich systembedingten Problemen, die bei zwischen 2006 und 2009 durchgeführten Prüfungsaufträgen festgestellt worden waren. Der IAS gab eine Stellungnahme des Typs „zufriedenstellen, bis auf“ ab und empfahl den Exekutivagenturen, ihre Ressourcenstrategien zu aktualisieren, gewisse Aspekte der Aufgaben und Zuständigkeiten der Agenturen und ihrer zuständigen GD zu klären und die Sicherheitsstrategie zur Verwendung von Kommissionssoftware anzupassen. Den Zentralen Diensten werden Abhilfemaßnahmen insbesondere in Form von Leitlinien nahegelegt, damit sich systembedingte Probleme nicht wiederholen.

Wie im Bericht der IT-Taskforce vorgesehen, wird sich die ABM- und IT-Lenkungsgruppe mit der Entwicklung von IT-Governance, IT-Architektur und IT-Systemen in den Exekutivagenturen befassen. Nach Auffassung der Kommission lassen sich einige der in den Leitlinien geforderten Änderungen (z. B. Aufgaben und Zuständigkeiten, Konfiguration der buchmäßigen Erfassung von Vermögenswerten) erst nach der Annahme der alle drei Jahre erfolgenden Überarbeitung der Haushaltsordnung vornehmen. Die Kommission ist dabei, neue Sicherheitsregeln auszuarbeiten, und wird bei dieser Gelegenheit sicherstellen, dass Exekutivagenturen, die Zugang zu den IT-Systemen der Kommission erlangen wollen, der IT-Sicherheitsstrategie sowie den Durchführungsbestimmungen, Standards und Leitlinien der Kommission entsprechen.

Im Hinblick auf die internen Prüfungen der Exekutivagentur für die Forschung (REA) und der Exekutivagentur des Europäischen Forschungsrats (ERCEA) kam der IAS zu dem Schluss, dass diese eine „hinreichende Gewähr“ für die Planung und Einrichtung des allgemeinen Kontrollumfelds und für die Abläufe bei der Bearbeitung von Finanzhilfen zur Verwaltung der delegierten Programme bieten. Gleichwohl wies der IAS auf einige sehr wichtige Probleme hin, die zu bewältigen sind, so etwa die Notwendigkeit eigener Betrugsbekämpfungsstrategien, verbesserte spezifische Prüfungsverfahren und -abläufe, Risikomanagement, Testierungsprozesse sowie Verfahren für die Auswahl von Projekten.

Verbesserungen wurden bereits auf Ebene des Prüfungsplans (Planungsprozess, Risikobewertung, Prüfungsrahmen und Anwendungsbereich) und seiner Umsetzung im Rahmen der allgemeinen Prüfungsstrategie für das siebte Rahmenprogramm (Leitlinien, Überwachung und Folgemaßnahmen) erzielt. Nach Annahme der Betrugsbekämpfungsstrategie der Kommission werden beide Agenturen unter Mitwirkung der zuständigen GD und des OLAF ihre eigenen Betrugsbekämpfungsstrategien entwickeln. Mit der vollständigen Umsetzung des Aktionsplans ist im Laufe des Jahres 2011 zu rechnen.

IT-Fragen

- Prüfungsmitteilungen

In einer Prüfungsmitteilung zur IT-Sicherheitsstrategie der Kommission werden die wichtigsten Aspekte der Durchführung des IT-Sicherheitskonzepts der Kommission sowie die zugehörigen Strategien skizziert. Grundlage hierfür bilden die in den vom IAS in den vergangenen vier Jahren durchgeführten IT-Prüfungen.

Der IAS schlug vor, dass die Sicherheitsstrategie der Kommission von einer geeigneten Stelle überwacht werden sollte, um die Ausrichtung der Strategie an den übergeordneten Zielen sicherzustellen und die Umsetzung zu kontrollieren. Ferner schlug er die Einrichtung eines hochrangigen Ausschusses vor, der die Umsetzung der Sicherheitsstrategien und Empfehlungen der Direktion „Sicherheit“ (GD HR.DS) überwachen soll. Ein solcher Ausschuss könnte auch als Schlichtungsstelle dienen, über die Meinungsverschiedenheiten innerhalb der Projektlenkungsausschüsse beigelegt werden. Ferner wird in der Prüfungsmitteilung noch auf folgende zu behandelnde Themen verwiesen: Klarstellung der Rollen und Verantwortlichkeiten der wichtigsten Akteure, Mitwirkung der GD HR.DS bei sicherheitsrelevanten Aspekten der Entwicklung institutionsweiter oder umfassender IT-Systeme sowie Stärkung der Rolle der lokalen IT-Sicherheitsbeauftragten auf GD-Ebene.

Ferner wurde vom IAS eine Prüfungsmitteilung zum Aufbau von IT-Projekten in der Kommission verfasst, mit der die Ursachen der häufigsten Probleme beleuchtet werden.

Nach Ansicht des IAS sollten IT-Experten auf Institutionsebene stärker in die Konzeption von IT-Entwicklungsprojekten eingebunden werden und einige GDs systematisch ihren IT-Masterplan und Projektdefinitionen an die einschlägigen Stellen auf Institutionsebene weiterleiten. Der IAS ist ferner der Auffassung, dass IT-Projekte gewisse Mindestanforderungen hinsichtlich Methodik und Unternehmensarchitektur erfüllen sollten.

Die Kommission ist der Auffassung dass die neue IT-Governance-Struktur dem in den beiden Prüfungsmitteilungen aufgezeigten Bedarf Rechnung trägt. Gemäß dem im IT-Taskforce-Bericht enthaltenen Fahrplan wird dies auch zu einer Verringerung der IT-Systeme in der Kommission führen.

Für die IT-Sicherheitspolitik ist der hochrangige IT-Ausschuss verantwortlich, für operative IT-Sicherheitsbelange hingegen der Sicherheitsausschuss der Kommission. Nach Ansicht der Kommission bedarf es keiner weiteren Stelle, die sich ausschließlich mit IT-Sicherheitsaspekten befasst.

Was das IT-Projektmanagement betrifft, so wurde nach dem in der Mitteilung der Kommission „Getting the Best from IT in the Commission”[8] ausgeführten neuen IT-Governance-Konzept ein IT-Projektmanagementgremium eingerichtet. Dieses Gremium soll u.a. sicherstellen, dass sich die Projekte an Standardmethoden orientieren, Redundanzen vermieden und Synergien zwischen erfolgreichen Projekten geschaffen werden.

Der hochrangige IT-Ausschuss, der die Rationalisierungsarbeiten steuert, hat bereits acht Bereiche ermittelt, in denen Vereinfachungsmaßnahmen durchgeführt werden. In jedem Bereich wurden Empfehlungen abgegeben, welche IT-Systeme abgeschaltet werden könnten bzw. welche Funktionen von einem gemeinsamen/institutionsweiten IT-Tool übernommen werden sollten.

Die Kommission ist der Ansicht, dass die Änderungen bezüglich der IT-Governance den IAS-Bemerkungen Rechnung tragen und eine deutliche Verbesserung hinsichtlich der Ausarbeitung und Umsetzung der IT-Strategie darstellen.

- Audit der lokalen IT in der GD EAC

Was das IT-Projektmanagement anbelangt, so wurde der GD EAC im Rahmen der Prüfung empfohlen, einen förmlichen Rahmen zur IT-Projektrisikobewertung einzuführen und für jedes anstehende größere IT-Projekt ein spezifisches Projektrisikoregister einzurichten. Ferner sollte die GD EAC dem IAS zufolge das Visionspapier für LLPLink[9] fertig stellen.

Der förmliche Rahmen zur IT-Projektrisikobewertung, das Projektrisikoregister und das Visionspapier wurden im Laufe des Jahres 2010 abgeschlossen.

Was die Informationssicherheit anbelangt, so stellte der IAS potenzielle Sicherheitsprobleme bei einem Informationssystem fest. Es wurde eine neue Passwortpolitik eingeführt, mit der die Authentisierungsmechanismen verbessert wurden. Der komplette Aktionsplan, der allen Bemerkungen Rechnung trägt, soll im Laufe des Jahres 2011 vollständig umgesetzt werden.

- Audit zum Betriebskontinuitätsmanagement (BCM) in der DG DIGIT

Dieser Prüfungsauftrag ist Teil der 2009 begonnenen Bewertung des BCM in der Kommission. Der IAS gab Empfehlungen zur Verbesserung des Programmmanagements ab. Dazu zählen die umfassende Integration von Störfallmanagementverfahren in den für die Gewährleistung der Betriebskontinuität geltenden Rahmen sowie die Erprobung der Verfahren durch Simulation von Krisensituationen. Empfohlen wurde ferner, eine Lenkungsfunktion einzuführen, um die Umsetzung des BCM in der GD DIGIT zu überwachen, und die allgemeinen Planungs- und Koordinierungstätigkeiten – einschließlich der Ermittlung und Koordination (gegenseitiger) Abhängigkeiten – zu verbessern.

Ein Prüfungsurteil wird vom IAS nach einer Folgeprüfung abgegeben, sobald die in diesem Bericht enthaltenen Empfehlungen umgesetzt sind.

Kontrollstrategien

- Strukturfonds – GD REGIO und GD EMPL

Der IAS hat in der GD REGIO und der GD EMPL zwei Prüfungen der Kontrollstrategie durchgeführt. Die Zuständigkeit für die Umsetzung wirksamer interner Kontrollsysteme liegt in erster Linie bei den Mitgliedstaaten (MS); die Kommission überwacht die nationalen Systeme und ist letztendlich für den Haushaltsvollzug verantwortlich.

Im Zuge des Audits wurden in beiden GDs (die nun über erfahrene Auditstellen verfügen) verschiedene positive Aspekte ermittelt, jedoch gibt es weiterhin einige Lücken in den strategischen Planungsprozessen, insbesondere was das Gleichgewicht zwischen Vor-Ort-Kontrollen und Aktenprüfungen anbelangt. Der IAS empfahl, die Auditpläne über ein Jahr hinaus zu verlängern, um sie mit der Auditstrategie in Einklang zu bringen, das Risikobewertungsverfahren zu verbessern, Maßnahmen für gemeinsame Bereiche gezielter zu koordinieren, den Prüfungsumfang besser mit den geplanten Zuverlässigkeitsgewähren zu verknüpfen und die Qualitätssicherung umfassender zu gestalten. Hiermit sollen klare Aussagen zu den einzuhaltenden Prüfungsstandards sowie periodische interne und externe Qualitätsbewertungen sichergestellt werden.

Beide GDs haben Aktionspläne vorgelegt, die als zufriedenstellend bewertet wurden; sie haben in Zusammenarbeit mit den Auditstellen der anderen Strukturfonds-GDs mit der Umsetzung eines Qualitätssicherungsprogramms begonnen (das sämtliche wichtigen Leistungsindikatoren sowie die zu berücksichtigenden internationalen Prüfstandards umfasst).

Die Prüfstrategie im Bereich der Strukturfonds basiert nun auf einer regelmäßigen Koordinierung und Überwachung der Prüfstrategie im Rahmen von Strukturfonds-Koordinierungssitzungen (Prüfkonzept, Planung, Risikobewertung, Methoden und Modalitäten der Prüfung einer repräsentativen Stichprobe) sowie auf mehrjährigen Auditplänen, die eine bessere Neuzuweisung der Ressourcen ermöglichen. Es wurde ein neues Risikobewertungsmodell eingeführt, das eine Konsolidierung früherer Prüfergebnisse sowie spezifische Kriterien in Bezug auf Betrugsprävention und -aufdeckung umfasst. Alle in den Aktionsplänen enthaltenen Maßnahmen werden voraussichtlich im Laufe des Jahres 2011 umgesetzt.

- Auditstrategie – GD EAC

Die Prüfstrategie der GD EAC für die indirekte zentrale Mittelverwaltung wurde im Rahmen des Audits der Überwachung und Überprüfung der nationalen Agenturen, die das Programm für Lebenslanges Lernen verwalten, bewertet. Hierzu zählte auch die Überwachung der von den nationalen Agenturen bzw. den nationalen Behörden durchgeführten Primär- und Sekundärkontrollen. Zwar hat die GD EAC bedeutende Anstrengungen unternommen, doch sind bei der Abrechnung der Vorfinanzierungen der vergangenen Jahre sowie bei den Überwachungsmechanismen der GD weitere Maßnahmen zu treffen, damit die verschiedenen Kontrollebenen einen wirksamen Beitrag leisten können.

Auf Grundlage einer sorgfältig dokumentierten Risikoanalyse hinsichtlich Qualität und Wirksamkeit der Sekundärkontrollen der nationalen Behörden und der Primärkontrollen der nationalen Agenturen arbeitet die GD EAC seit 2011 an der Weiterentwicklung ihres jährlichen Auditprogramms zu Überwachungszwecken. Um das ordnungsgemäße Funktionieren der Kontrollstrategie (einzige Prüfung) sicherzustellen, soll dieses Programm basierend auf der Analyse des jährlichen und mehrjährigen Auditplans der nationalen Behörden aktualisiert werden. Darüber hinaus wird die GD EAC in Bezug auf die Sekundärkontrollen eine Liste mit Indikatoren aufstellen, um die Fundiertheit der Zuverlässigkeitsgewähr der nationalen Behörden zu untermauern. Mit der vollständigen Umsetzung der Empfehlungen ist im Laufe des Jahres 2011 zu rechnen.

- Entwicklungshilfe – GD AIDCO und GD ELARG

Die Prüfung der Angemessenheit und Wirksamkeit der AIDCO-Kontrollstrategie für die thematischen Haushaltslinien (zentrale Mittelverwaltung) ergab, dass von den Delegationsleitern geeignete Informationen vorzulegen sind, um die jährlich gelieferte Zuverlässigkeitsgewähr des bevollmächtigten Anweisungsbefugten zu untermauern.

Der IAS empfahl, die einschlägigen Befugnisübertragungs- und Berichterstattungsverfahren zu analysieren, relevantere Kontrollen mit Ergebnisindikatoren festzulegen und durchzuführen, die jeweilige personelle Ausstattung zu bewerten und Fehler in der Bewertung lokaler Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen zu verringern.

Zur Bewertung der Verfahren für die Verwaltung von Programmen, die im Rahmen der teilweisen dezentralen Mittelverwaltung durchgeführt werden, wurde das Finanzmanagement der aus dem Europäischen Entwicklungsfonds und dem EU-Haushalt finanzierten Programmvoranschläge geprüft. Der IAS empfahl der GD AIDCO, die einschlägigen Leitlinien zu verbessern, die Verwendung von Standardchecklisten zu fördern und die Überwachungsmaßnahmen zu verstärken, um sicherzustellen, dass die verschiedenen Kontrollebenen dem bevollmächtigten Anweisungsbefugten eine hinreichende Zuverlässigkeitsgewähr bieten.

Nach Gründung des Europäischen Auswärtigen Dienstes und der Zusammenlegung der GDs AIDCO und DEV wurden die Befugnisübertragungs- und Berichterstattungsverfahren überprüft und angepasst. Es wurden neue Reportingerfordernisse und -indikatoren eingeführt, um die Wirkung und Kosteneffizienz der Kontrollen besser zu belegen und zu quantifizieren und anhand der Berichte eine bessere Zuverlässigkeitsgewähr zu ermöglichen. Die GD DEVCO hat im Bereich der Humanressourcen neue Bewertungsindikatoren eingeführt. Ferner verbessert die GD DEVCO die Verwaltungs- und Antragsverfahren für lokale Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen (Vereinfachung, Standard-Finanzhilfeantrag). Der einschlägige Aktionsplan soll bis Ende dieses Jahres vollständig umgesetzt werden.

In der GD ELARG wurden im Rahmen des Audits über das IPA-Beschaffungswesen die Kontrollen der zentralen und dezentralen Mittelverwaltung geprüft. Der IAS empfahl, den Checklisten eine Reihe von Mindestkontrollanforderungen zugrunde zu legen, die von den jeweiligen nachgeordneten bevollmächtigten Anweisungsbefugten entsprechend den spezifischen Risiken ergänzt und/oder angepasst werden können.

Bei der Prüfung des Instruments für Heranführungshilfe (zentrale und gemeinsame Mittelverwaltung) empfahl der IAS die Entwicklung praktischer Ex-ante-Bewertungsverfahren, die eine kohärente Datenerfassung und Berichterstattung in den Management-Tools gewährleisten. Die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen sollten seitens des Managements besser überwacht werden und der derzeitige Prozess durch erweiterte Bewertungsverfahren, verbesserte IT-Tools und mehrjährige Aufforderungen zur Interessenbekundung optimiert werden.

Die GD ELARG hat einheitliche Checklisten für die Ex-ante-Überprüfung der Beschaffungsverfahren eingeführt und die Überwachung der Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen für die Gewährung von Finanzhilfen durch ein gezielteres Reporting und eine bessere Kohärenz der erfassten Daten verstärkt.

- Gemeinsames Krankheitsfürsorgesystem (GKFS) – PMO

Im Rahmen der Prüfung wurden die interne Organisation sowie das interne Kontrollumfeld des GKFS-Managements durch das PMO sowie die einschlägige Kontrollstrategie geprüft. Der IAS gab ein nicht zufriedenstellendes Prüfungsurteil ab.

Nach Ansicht des IAS sollte das GKFS-Zentralbüro eine wichtigere und aktivere koordinierende Rolle bei der Unterstützung der Abrechnungsstellen anderer Institutionen und Standorte spielen, eine übergeordnete Ex-ante- und Ex-post-Kontrollstrategie entwickeln und die einheitliche Durchführung und Dokumentation der Kontrollen gewährleisten. Ferner wurden Empfehlungen zur Entwicklung einer Strategie für die Betrugsaufdeckung und -bekämpfung abgegeben.

Die Kommission hat einen neuen Organisationsplan verabschiedet; die GKFS-„Antenne“ des Rates gibt es nicht mehr. Es finden nun regelmäßige Treffen zwischen verschiedenen dezentralen Stellen und dem Zentralbüro statt. Es wurde eine Kontrollstrategie erarbeitet, mit der die Kontrollverfahren, Berichterstattungsebenen und ein Kontrollplan festgelegt wurden. Ferner wurden umgehend weitere Maßnahmen umgesetzt, um einige im Rahmen der Prüfung ermittelten Schwachstellen zu beheben (regelmäßige Überwachung und Berichterstattung hinsichtlich finanzieller Defizite und Reserven, von den Bediensteten unterzeichnete Erklärungen über die Vertraulichkeit medizinischer Daten etc.). Die Auditempfehlungen zu den kritischen Punkten werden bis Ende 2011 umgesetzt.

Prüfung der Einhaltung der Zahlungsfristen (Generaldirektionen BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO)

Der Prüfungsauftrag umfasste die Bearbeitung von Zahlungsvorgängen im Rahmen der zentralisierten Verwaltung, die Überwachungs- und Berichterstattungsaktivitäten in den operativen sowie auch horizontalen Generaldirektionen und den Einsatz von zentralen und lokalen IT-Systemen. Der IAS war der Auffassung, dass das in der Kommission existierende interne System zur Kontrolle der Einhaltung der Zahlungsfristen eine hinreichende Zuverlässigkeitsgewähr dafür bietet, dass die Betriebsziele erreicht werden, wobei allerdings einige sehr wichtige Aspekte ausgenommen sind.

Die geprüften operativen Generaldirektionen (mit Ausnahme von ECHO) überwachten nicht systematisch die Einhaltung der Zahlungsfristen, und die an das Management gerichteten Berichte enthielten nicht immer alle Informationen, die zur Überwachung der Einhaltung der Zahlungsfristen erforderlich sind.

Der IAS empfahl, dass die Überwachung auf zentraler und lokaler Ebene ausgebaut und wirksame Managementinformationssysteme eingerichtet werden sollten. Im Rahmen der Prüfung wurde auch erkannt, dass die Verfahren in Zusammenhang mit Leitlinien und Anweisungen lückenhaft sind, die Zahlungsbearbeitung teilweise verbesserungswürdig ist, insbesondere wenn es um die Qualität der Dateneingabe, die Aussetzung von Zahlungen und die rechtzeitige Registrierung von Rechnungen geht.

Die Kommission hat in den letzten Jahren in diesem Bereich positive Maßnahmen getroffen (wie die Ergebnisse der regelmäßigen Untersuchungen des Europäischen Bürgerbeauftragten aufzeigen): so wurde das ABAC-System in Bezug auf die Validierung der lokalen IT-Systeme verbessert, Leitlinien wurden überarbeitet und der regelmäßigen Überwachung wurde größere Bedeutung beigemessen.

Die bestehenden Standardberichte, die es operativen Generaldirektionen ermöglichen, Zahlungsvorgänge zu überwachen und Zahlungsfristen einzuhalten, werden evaluiert. Eine Arbeitsgruppe wurde eingerichtet, um die bestehenden Leitlinien zu prüfen und Verbesserungen vorzuschlagen. Die Dienststellen werden nochmals darauf hingewiesen, dass ein präziser Transfer von Daten über verspätete Zahlungen an ABAC gewährleistet werden muss. Die Anpassung von ABAC-Funktionen in Zusammenhang mit der Aussetzung von Zahlungen wird erst nach der Annahme der alle drei Jahre zu erfolgenden Überarbeitung der Haushaltsordnung und der einschlägigen Finanzvorschriften in Betracht gezogen werden. Die Aktionspläne werden bis Ende 2012 vollständig umgesetzt sein.

SCHLUSSFOLGERUNGEN

Der IAS fördert mit seiner Tätigkeit eine von Effizienz und Wirksamkeit geprägte Kultur. Mit seinen Prüfungen unterstützt er die Kommission bei der Ermittlung von Synergien und Risiken und stärkt folglich das Managements der Kommission.

Die Kommission hebt die positive Zusammenarbeit des IAS mit den geprüften Generaldirektionen und ihren internen Auditstellen hervor. Die Umsetzung des Aktionsplans, der in diesem und den vorhergehenden Jahren als Reaktion auf Prüfempfehlungen erstellt worden war, trägt zur ständigen Verbesserung des internen Kontrollrahmens bei.

Kontrollverfahren

Der IAS hob die Notwendigkeit hervor, dass bessere Informationen von den Delegationsleitern für die Zuverlässigkeitsgewähr der GD AIDCO benötigt werden; ferner wies er in Bezug auf die GD EAC auf die Notwendigkeit hin, Überschneidungen von Kontrollen, die von den EAC-Dienststellen und von Nationalen Agenturen durchgeführt werden, zu vermeiden. Die GD ELARG sollte ihre Initiative ergänzen: von den Delegationsleitern wird gefordert, eine Jährliche Zuverlässigkeitsstrategie vorzulegen und dazu sind Checklisten für alle Delegationen auszuarbeiten. Der IAS empfahl der GD REGIO und der GD EMPL, die Verbesserungen vorzunehmen, die für notwendig erachtet werden, um eine angemessene Zuverlässigkeitsgewähr für Mehrjahresprogramme zu erhalten. Die Kommission hat auf Ebene der Kontrollstrategien zahlreiche Maßnahmen angenommen, damit ihre Dienststellen angemessene Prüf- und Kontrollsysteme einrichten. In den Bereichen mit den höchsten Risiken sind Aktionspläne erstellt und umgesetzt worden, die eine bessere Planung und Überwachung von Kontrollaktivitäten ermöglichen, den Verwaltungsaufwand verringern und Überschneidungen vermeiden sowie die Wirksamkeit der internen Kontrollsysteme der Kommission verbessern sollen.

Die Kontrollen zur Überprüfung der Einhaltung der rechtlichen Zahlungsfristen waren in einigen Generaldirektionen nicht sehr wirksam. Die von der Kommission geforderten kürzeren Fristen wurden nicht immer respektiert. Das Management muss dafür Sorge tragen, dass es seine eigene Durchführung der Kontrollverfahren in Zusammenhang mit der Zahlungsbearbeitung besser überwacht. Die Kommission hat mehrere Maßnahmen getroffen, um sowohl die Zahlungsmoral als auch die damit einhergehenden Kontrollmechanismen zu verbessern, vor allem auf Ebene des IT-Systems (ABAC), der Validierung von lokalen IT-Systemen, der Leitlinien und der regelmäßigen und effizienteren Überwachung.

Aufgrund der Prüftätigkeit des IAS ergaben sich behandlungswürdige Fragen zur Verbesserung der Effizienz und Wirksamkeit von IT-Start-up-Projekten, damit die Kommission besser in die Lage versetzt wird, ihre Ziele kostenwirksam und sicher zu erreichen. Gemäß den Empfehlungen der IT-Taskforce hat die Kommission ihre IT-Governance verbessert: 2010 wurde der ABM + IT-Lenkungsausschuss eingerichtet, 2011 folgten das IT-Projektmanagementgremium und der hochrangige IT-Ausschuss. Damit wurde eine signifikante Verbesserung im Hinblick auf die Konzeption und Umsetzung der IT-Strategie erreicht.

Die Prüfung des IAS der vor kurzem erfolgten Teilung von Generaldirektionen hat zu Lehren geführt, die im Vorfeld künftiger Teilungen von Generaldirektionen berücksichtigt werden sollten, damit die Auswirkungen, die solche Änderungen auf Generaldirektionen, zentrale und horizontale Dienste und die Beschäftigten haben, gering bleiben. Die Kommission ist der Ansicht, dass es für endgültige Schlussfolgerungen über Vor- und Nachteile von geteilten Generaldirektionen noch zu früh ist. Sie wird sich später, wenn die betroffenen Dienste über mehr Erfahrungen mit der neuen Organisationsstruktur verfügen, mit diesem Aspekt befassen.

Betrugsbekämpfung

In diesem Bereich hat der IAS bei seiner Prüfung vor allem hervorgehoben, dass die Zuständigkeiten für Betrugsvorbeugung und Betrugsaufdeckung aus der organisatorischen Struktur nicht klar hervorgehen und auf Kommissionsebene eine aktualisierte Betrugsbekämpfungsstrategie erforderlich ist.

Eine von OLAF in Zusammenarbeit mit den zentralen Diensten und den operativen Generaldirektionen vorbereitete neue Betrugsbekämpfungsstrategie ist von der Kommission verabschiedet worden und trägt den vom IAS aufgeworfenen Fragen vollständig Rechnung.

[1] Einige der Anfang 2010 abgeschlossenen Berichte sind im Jahresbericht 2009 enthalten und wurden daher nicht erneut in den Jahresbericht 2010 übernommen. Entsprechend sind einige der 2010 erstellten Berichte, die erst bis zum 1. Februar 2011 abgeschlossen wurden, in diesen Bericht eingeflossen.

[2] KOM(2011) 323 vom 1. Juni 2011.

[3] Aufträge der Kategorie C1 sind im Jahresverlauf zu erfüllen.

[4] Aufträge der Kategorie C2 dürfen im Folgejahr fortgeführt werden. Dies gilt insbesondere, wenn die Umsetzung der Aktionspläne nicht weit genug fortgeschritten ist, um eine Folgeprüfung zu rechtfertigen, oder wenn es beim Gegenstand der Prüfung zu einer Verzögerung kommt.

[5] KOM(2011) 376 vom 24. Juni 2011.

[6] Bei SOLID-Mitteln handelt es sich um EU-Mittel, die innerhalb des Rahmenprogramms „Solidarität und Steuerung der Migrationsströme“ verwaltet werden.

[7] Prüfungsmitteilungen bieten dem Management Ratschläge, die im Allgemeinen auf den Ergebnissen einer Reihe von Prüfungen oder auf einem Beratungsauftrag beruhen, und führen nicht zu formellen Folgemaßnahmen der Prüfer. Sie unterscheiden sich von Berichten über Prüfungsaufträge (Qualitätssicherungsmaßnahmen), in denen Prüfer ein Urteil abgeben und einen Aktionsplan zur Umsetzung der angenommenen Empfehlungen fordern, der Gegenstand eines förmlichen Follow-up-Verfahrens ist.

[8] SEK(2010) 1182 vom 7.10.2010.

[9] LLPLink ist eines der wichtigsten Informationssysteme.