[pic] | KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN |

Brüssel, den 18.02.2005

KOM(2005) 52 endgültig

BERICHT DER KOMMISSION

Zusammenfassung:Bericht über die Archive in der erweiterten Europäischen UnionMöglichkeiten künftigen Handelns: Prioritäten

A. HINTERGRUND

Entsprechend der Bitte des Rates der Europäischen Union in seiner Entschließung vom 6. Mai 2003 zum Archivwesen in den Mitgliedstaaten (2003/C 113/02), insbesondere der Punkte 8 (a), (b), (c), (d), (e) und 9, bezieht sich die Zusammenfassung auf die Situation der öffentlichen Archive in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union unter besonderer Berücksichtigung der Erweiterung der Europäischen Union und der voraussichtlichen Entwicklung von Dokumenten- und Archivverwaltung sowie Archivdiensten in der Zukunft. Unter Berücksichtigung der neuen Technologien werden Möglichkeiten aufgezeigt, wie Dokumenten- und Archivverwaltung sowie öffentliche Dienstleistungen für die Bürger der Europäischen Union verbessert werden können.

Auf der Grundlage der verschiedenen Kapitel des vorliegenden Berichts der Gruppe Nationaler Sachverständiger werden die im Folgenden aufgeführten vorrangigen Aktionen vorgeschlagen, und zwar zusammen mit einer Reihe weiterer Aktionsvorschläge, die ebenfalls in den nächsten drei Jahren Überlegungen und Taten der Mitgliedstaaten und EU-Institutionen erfordern. Die vorgeschlagenen vorrangigen Aktionen finden sich am Anfang jedes Kapitels und sind in Anhang 3 des vorliegenden Berichts tabellarisch zusammengefasst.

Die vorgeschlagenen vorrangigen Aktionen werden hier zusammenfassend dargestellt. Sie umfassen Maßnahmen zur Vorbeugung, Begrenzung oder Behebung von Schäden an Dokumenten bzw. Verlust von Archiven durch Natur- oder andere Katastrophen, zur Verbesserung des Erhalts von Dokumenten und Archiven einschließlich Archivgebäuden sowie zur verbesserten Zusammenarbeit im Hinblick auf Authentizität, langfristige Bewahrung und Zugänglichkeit elektronischer Dokumente und Archive. In der Zusammenfassung werden auch zu ergreifende Maßnahmen gegen Diebstahl und Vorkehrungen zur Wiederbeschaffung gestohlener Dokumente vorgeschlagen. Es wird betont, welch wichtigen Beitrag Archive durch entsprechende Gesetzgebung und Standards zum demokratischen Funktionieren unserer Gesellschaften leisten. Ferner wird die Einrichtung eines EU-Portals zum archivalischen Erbe der neuen erweiterten Union vorgeschlagen. All diese Aktionen müssen auf dem Weg der verstärkten Kooperation bzw. des verstärkten Austauschs von Informationen und erprobten Methoden auf europäischer Ebene und mit den Mitgliedstaaten durch einen offiziellen Koordinierungsausschuss umgesetzt werden.

Hierbei muss berücksichtigt werden, dass es wünschenswert ist, diese vorgeschlagenen Aktionen verstärkt in andere Aktionspläne auf europäischer Ebene einzubinden.

B. ZUSAMMENFASSUNG DER VORGESCHLAGENEN HAUPTAKTIONEN

Vorschlag vorrangige Aktion 1

Erhalt und Schadensverhütung von Archiven in Europa (Entschließung des Rates vom 06. Mai 2003, Punkt 8c 1)

1.1. Maßnahmen zur Vermeidung von Schäden an Archiven durch Natur- oder andere Katastrophen:

- Entwicklung eines Modell-Aktionsplans zur Vermeidung von und Wiederherstellung nach Katastrophen;

- Prüfung der Möglichkeit der Einrichtung spezialisierter Zentrallaboratorien für grenzübergreifende Notfälle;

- Schaffung von Rapid Response Teams zur Schadensprüfung.

1.2. Erhalt und Wiederherstellung von Dokumenten und Archiven:

- verstärkte Koordinationsmaßnahmen und Austausch von Expertenwissen, um ein EU-Programm für die Wiederherstellung beschädigter Dokumente und Archive in Europa zu schaffen;

- Archivzweckgebäude; bei der Erneuerung von Archivgebäuden und Lagern in staatlichen Gebäuden oder bei der Errichtung neuer Archivgebäude müssen auf nationaler und europäischer Ebene durch eine interdisziplinäre Arbeitsgruppe der EU-Mitgliedstaaten und -Institutionen Standards und Spezifikationen aktualisiert und angewandt werden.

Vorschlag vorrangige Aktion 2

Verstärkte interdisziplinäre Zusammenarbeit auf europäischer Ebene bei elektronischen Dokumenten und Archiven (Entschließung des Rates vom 06. Mai 2003, Punkt 8c 2)

2.1. Umsetzung einer europaweiten Zusammenarbeit zur Schaffung von Authentizität, langfristiger Bewahrung und Zugänglichkeit elektronischer Dokumente und Archive.

2.2. Aktualisierung, Überarbeitung und Ausweitung der derzeitigen Anforderungen für die Schaffung von elektronischen Dokumentmanagement-(Aufzeichnungs-)Systemen wie MoREQ für eine bessere Verwaltung des öffentlichen Sektors, damit das Dokument die offizielle Norm und/oder Spezifikation in der Europäischen Union wird. Dies ist im Interesse aller Mitgliedstaaten, insbesondere der neuen Mitgliedstaaten.

2.3. Stärkung des DLM-Netzes und -Forums/der Europäischen Wirtschaftlichen Interessenvereinigung (EWIV). Sowohl für Weiterentwicklung und Übersetzungen als auch für die Organisation des DLM-Forums in Budapest 2005 werden finanzielle Mittel benötigt.

Vorschlag vorrangige Aktion 3

Einrichtung und Betreuung eines Internet-Portals zu Dokumenten und Archiven in Europa (Entschließung des Rates vom 06. Mai 2003, Punkte 8b und 8e)

3.1. Bereitstellung eines Internet-/Web-Portals zu Dokumenten und Archiven für EU-Bürger.

Angesichts der Entwicklung von Internet und Web sowie des Erfolgs einiger Mitgliedstaaten (siehe Teil 6 des Berichts) bei der Bereitstellung solcher Informationen für Millionen von Bürgern, jungen Menschen und Kindern soll ein Portal konzipiert und eingerichtet werden. Dies entspräche dem Stand der Entwicklungen in der europäischen Welt der Informationen.

Man könnte so einen besseren Zugriff auf diese Quellen zu Forschungs-, Lern- und Informationszwecken und auch bessere Bedingungen in Benutzerräumen gewähren.

Vorschlag vorrangige Aktion 4

Gesetzgebung auf EU- und nationaler Ebene über die Verwaltung von und den Zugang zu Dokumenten und Archiven (Entschließung des Rates vom 06. Mai 2003, Punkte 8a und 8d)

4.1. Da Gesetzentwürfe auf nationaler und EU-Ebene häufig unvorhergesehene Folgen für die Verwaltung von Dokumenten und Archiven haben, ist es für die Bürger der Mitgliedstaaten entscheidend, dass das gesamte Ausmaß der Auswirkungen frühzeitig bekannt ist, um den langfristigen Erhalt von und den Zugang zu Dokumenten und Archiven zu erleichtern. Man sollte eine Überwachungsfunktion einführen, um zu gewährleisten, dass solche Gesetzgebung gründlich auf diesen Aspekt hin überprüft wird.

4.2. Um den oben stehenden Vorschlag zu untermauern, bedarf es einer eingehenden Untersuchung der Gesetzgebung zu Archiven und damit zusammenhängenden Bereichen auf EU- und nationaler Ebene, der Erstellung einer Datenbank der Gesetzgebung zu Archiven und damit zusammenhängenden Bereichen in der EU, der Übersetzung der Gesetzgebung zu Archiven und damit zusammenhängenden Bereichen ins Englische, Französische und Deutsche sowie in andere Sprachen durch die betreffenden nationalen Archive und die Erwägung einer solchen Gesetzgebung auf EU-Ebene. Auch andere laufende Arbeiten des Europarates und des europäischen Büros des Internationalen Archivrates (EURBICA) werden bei diesem Vorschlag berücksichtigt und sollen systematisiert werden.

Vorschlag vorrangige Aktion 5

Diebstahl von Archivdokumenten

5.1. Maßnahmen zur Bekämpfung des Diebstahls von Archivdokumenten und zur Wiederbeschaffung gestohlener Archive in der EU sollen überprüft und verbessert werden.

Entwicklung eines Aktionsplans auf der Grundlage eines Fragebogens mit Blick auf Verbesserungsvorschläge.

C. Einrichtung eines offiziellen Archivarausschusses (Entschließung des Rates vom 06. Mai 2003, Punkte 8d, 8e und 9)

6.1. Einrichtung eines offiziellen Archivarausschusses der EU-Mitgliedstaaten und -Institutionen. In diesem Ausschuss sollen Informationen und erprobte Methoden ausgetauscht werden, und es soll einvernehmlich und unter Wahrung des Subsidiaritätsprinzips für eine bessere Koordination der Archivarbeiten in Europa wie oben beschrieben gesorgt werden. Der Ausschuss soll zwei Mal im Jahr oder bei Bedarf zusammentreten.

6.2. Einführung eines Programms zunächst für drei Jahre, um die verschiedenen Punkte aus der Entschließung des Ministerrates (6. Mai 2003) zu behandeln, Fortschritte zu betrachten und die Ergebnisse und Verbesserungen der erprobten Methoden zur Anwendung in den Mitgliedstaaten und den Institutionen der Europäischen Union zu verbreiten.

6.3. Bewertung nach Ablauf der drei Jahre mit Blick auf die Berichterstattung an die EU-Minister des Rates über die Ergebnisse und die in Betracht gezogenen Folgemaßnahmen.