DE Amtsblatt der Europäischen Union C 374/1

Tätigkeitsbericht des OLAF-Überwachungsausschusses

Januar 2012–Januar 2013

(2013/C 374/01)

Mitglieder des OLAF-Überwachungsausschusses

Johan DENOLF Vorsitzender Hauptkommissar, Leiter der Direktion ECOFIN Crime der Bundespolizei undMitglied der Financial Intelligence Unit (FIU), Belgien

Herbert BÖSCH Ehemaliges Mitglied des Europäischen Parlaments Ehemaliger Vorsitzender des Haushaltskontrollausschusses des EuropäischenParlaments, Österreich

Catherine PIGNON Generalstaatsanwältin am Berufungsgericht in Angers, Frankreich

Rita SCHEMBRI (bis März 2013) Generaldirektorin der Abteilung für Innenrevision beim Ministerpräsidenten,Malta

Christiaan TIMMERMANS (bis Dezember 2012) Ehemals Richter am Gerichtshof der Europäischen Union, Niederlande

Jens MADSEN (seit Januar 2013) Staatsanwalt für schwere Wirtschafts- und internationale Kriminalität,Dänemark

Tuomas PÖYSTI (seit März 2013) Rechnungshofpräsident, Finnland, und Präsident des nationalen Rechnungshofs,Finnland

INHALT

VORWORT DES VORSITZENDEN

I EINLEITUNG

II ÜBERWACHUNG DER UNTERSUCHUNGSTÄTIGKEIT DES OLAF

1 Umfang der Überwachung durch den Überwachungsausschuss und Arbeitsvereinbarungen mit dem OLAF

1.1 Umfang der Überwachung

1.2 Umsetzung der neuen Arbeitsvereinbarungen mit dem OLAF

2 Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF auf Initiative des Überwachungsausschusses

2.1 Die OLAF-internen Dienstanweisungen über die bei Untersuchungen des OLAF einzuhaltenden Verfahren und ihre Umsetzung

2.2 Stellungnahmen und Berichte des Überwachungsausschusses zu einzelnen Fällen

3 Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF — vom Generaldirektor übermittelte Informationen zu Einzelfällen

3.1 Dem Überwachungsausschuss übermittelte Informationen

3.2 Schlussfolgerungen des Überwachungsausschusses

3.3 Reform der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999

III VERWALTUNG DER UNTERSUCHUNGSTÄTIGKEIT DES OLAF

1 Untersuchungsprioritäten des OLAF

2 Verwaltungsorganisation, Haushalt und Personalpolitik im Zusammenhang mit der Untersuchungstätigkeit des OLAF

2.1 Haushalt

2.2 Verwaltungsorganisation und Personalpolitik

IV BEZIEHUNGEN ZUM OLAF, ZU DEN EU-ORGANEN UND SONSTIGEN AKTEUREN

1 Beziehungen zum OLAF

2 Beziehungen zu den EU-Organen

3 Beziehungen zu sonstigen Akteuren

V ARBEITSMETHODEN DES ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES

1 Sitzungen und Berichterstatter

2 Sekretariat

ANHANG I

ANHANG II

ANHANG III

VORWORT DES VORSITZENDEN

Der gegenwärtige Überwachungsausschuss des OLAF trat sein Amt im Januar 2012 an, und ich freue mich, diesen Tätigkeitsbericht vorzulegen, der sich auf das erste Jahr unserer Amtszeit bezieht.

Der Überwachungsausschuss unterstützt das OLAF nach Kräften bei der Bekämpfung von Betrug, Korruption und anderen illegalen Tätigkeiten zu Lasten der finanziellen Interessen der Europäischen Union und ist entschlossen, die Unabhängigkeit des OLAF durch die regelmäßige Überwachung seiner Untersuchungen sowie durch Empfehlungen und konstruktive Kritik, sofern angemessen, zu stärken. Zu diesem Zweck haben wir im Verlauf unserer bisherigen Amtszeit versucht, uns einen umfassenden Einblick in die Untersuchungstätigkeit des OLAF zu verschaffen, indem wir die Untersuchungsfälle des OLAF vor dem Hintergrund der neuen Verfahren, die 2012 durch den Generaldirektor des OLAF eingerichtet wurden, überwacht und seine neue Organisationsstruktur überprüft haben, um darüber zu entscheiden, ob diese einen optimalen Rahmen für eine effiziente und wirtschaftliche Arbeit des OLAF bilden.

Der neue Überwachungsausschuss wurde im ersten Jahr seiner Amtszeit mit zahlreichen signifikanten Änderungen konfrontiert: die interne Umstrukturierung des OLAF und die Annahme der neuen OLAF-internen Dienstanweisungen über die bei Untersuchungen des OLAF einzuhaltenden Verfahren (Instructions to Staff on Investigative Procedures, ISIP), die neuen Arbeitsvereinbarungen zwischen dem OLAF und dem Überwachungsausschuss und die eingeleitete Reform der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999. Schwierigkeiten entstanden auch aus den Meinungsverschiedenheiten zwischen dem OLAF und dem Überwachungsausschuss hinsichtlich der Ausführung der Aufgaben, mit denen Letzterer betraut ist. Der Rücktritt eines Mitglieds der Europäischen Kommission infolge einer Untersuchung durch das OLAF und die Überwachung dieser Untersuchung durch den Überwachungsausschuss war eine weitere größere Herausforderung für den neuen Ausschuss.

Dennoch haben wir stichhaltige Stellungnahmen und Berichte vorgelegt, in denen wir die Ausübung der Untersuchungstätigkeit durch das OLAF, den Vorschlag zur Reform der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 sowie den Haushalt des OLAF einer Analyse unterzogen haben.

Die Mitglieder des Überwachungsausschusses sind als Gremium bestrebt, bestmögliche Arbeitsbeziehungen zum OLAF zu unterhalten. Dennoch wäre eine gesunde Spannung zwischen dem OLAF und dem Ausschuss wie in jeder Beziehung zwischen einem Überwacher und einem Überwachten völlig normal. Um das gegenseitige Verständnis nach Kräften zu verbessern, wird der Ausschuss im zweiten Jahr seiner Amtszeit neue Arbeitsvereinbarungen basierend auf der eigenen Sichtweise seiner Aufgaben vorschlagen. Der Ausschuss sieht sich selbst — gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 — als Überwachungsgremium, das systemische Probleme anhand eines Matrixsystems ermittelt und hervorhebt: horizontal durch Stichprobenprüfung und vertikal durch Überwachung einzelner Fälle. Unser oberstes Ziel als unabhängiger Ausschuss ist und bleibt es jedoch, den Generaldirektor bei der Erfüllung seiner Pflichten zu unterstützen und somit zur Effizienzsteigerung der Untersuchungen des OLAF sowie zur Verstärkung der Unabhängigkeit seiner Untersuchungen beizutragen. Wir sind der festen Absicht, diesen Weg weiter zu verfolgen.

Besonders möchte ich dem Sekretariat des Ausschusses für seine unermüdliche Arbeit und seine wertvolle Unterstützung während unserer bisherigen Amtszeit danken und hierzu beglückwünschen.

Johan DENOLF Vorsitzender des OLAF-Überwachungsausschusses

I EINLEITUNG

1. Die Funktion des Überwachungsausschusses des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (im Folgenden „Überwachungsausschuss“) ist in der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 (1) sowie im Beschluss zur Errichtung des OLAF (2) festgelegt. Der Überwachungsausschuss ist der Garant für die Unabhängigkeit des OLAF und unterzieht dessen Untersuchungstätigkeit einer regelmäßigen Überwachung, die auf die korrekte Durchführung der Untersuchungen abzielt. Die Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF durch den Überwachungsausschuss wird im Einklang mit der Geschäftsordnung des OLAF-Überwachungsausschusses (3) durchgeführt. Der Überwachungsausschuss stützt sich dabei insbesondere auf die Untersuchung der einzelnen OLAF-Fallakten und sonstiger dem Überwachungsausschuss vorliegender Daten, sodass spezifische und allgemeine Schlussfolgerungen und Empfehlungen erarbeitet und dem Generaldirektor des OLAF (im Folgenden „Generaldirektor“) und gegebenenfalls den betroffenen EU-Organen übermittelt werden können.

2. Die Überwachung einzelner Fälle stellt eine wesentliche Voraussetzung für systemische oder generische Schlussfolgerungen sowie für die Erkennung möglicher systemischer Mängel in der Untersuchungstätigkeit des OLAF dar. Der Überwachungsausschuss konzentriert sich dabei insbesondere auf die Prüfung, ob die Grundrechte und Verfahrensgarantien in den Untersuchungen des OLAF beachtet werden und ob die Fälle effizient, wirksam, fristgerecht und im Einklang mit den einschlägigen Vorschriften und gesetzlichen Bestimmungen bearbeitet werden.

3. Dies erfordert offensichtlich den notwendigen Zugang zur Fallarbeit des OLAF, was bis März 2012 von Seiten des OLAF durchgängig sichergestellt wurde. Allerdings wurden zu Beginn der Amtszeit des neuen Überwachungsausschusses neue Regelungen in Bezug auf den Zugang zu den einschlägigen Informationen über die Fälle des OLAF vom Generaldirektor eingeführt, die es dem Überwachungsausschuss aufgrund der fehlenden Bereitstellung von hinreichenden und rechtzeitig übermittelten Informationen erschwerten, seine Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen.

4. Dies hatte Einfluss auf die Tätigkeiten des Überwachungsausschusses während des Berichtszeitraums. Sehr viel Zeit und erhebliche Ressourcen wurden für Gespräche mit dem Generaldirektor, in Sitzungen und in umfangreicher Korrespondenz über die Wiederherstellung der Überwachungsinstrumente des Überwachungsausschusses aufgewandt. Dies führte zur Annahme von vorläufigen Arbeitsvereinbarungen, die sich leider nicht als effektiv erwiesen.

5. Dennoch verabschiedete der Überwachungsausschuss einstimmig zwei formale Stellungnahmen, ein Positionspapier und einen Bericht. Er untersuchte 83 Fälle, die an nationale Justizbehörden übermittelt wurden, und 188 OLAF-Berichte zu Fällen mit einer Dauer von mehr als neun Monaten. Der Überwachungsausschuss prüfte auch den Vorschlag zur Reform der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 auf der Grundlage der Erfahrungen des Überwachungsausschusses bei der Überwachung der Untersuchungen des OLAF.

6. Der erste Tätigkeitsbericht des gegenwärtigen Überwachungsausschusses bezieht sich auf das gesamte Jahr seit seiner Ernennung Ende Januar 2012 bis Januar 2013. Die Ausschussmitglieder waren Christiaan Timmermans (Vorsitzender, Januar bis Oktober 2012), Johan Denolf (Vorsitzender seit Oktober 2012), Herbert Bösch, Catherine Pignon und Rita Schembri (4). Im Januar 2013 begrüßte der Überwachungsausschuss ein neues Mitglied, Jens Madsen, der Christiaan Timmermans ersetzte.

II ÜBERWACHUNG DER UNTERSUCHUNGSTÄTIGKEIT DES OLAF

Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999:

Der Überwachungsausschuss stellt durch die regelmäßigeKontrolle, die er bezüglich der Ausübung der Untersuchungstätigkeitvornimmt, die Unabhängigkeit des Amtes sicher.

Erwägungsgrund 10 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999:

Bei diesen Untersuchungen […] müssen die Menschenrechte unddie Grundfreiheiten in vollem Umfang gewahrt bleiben; dies gilt insbesonderefür den Billigkeitsgrundsatz, das Recht der Beteiligten, zu den siebetreffenden Sachverhalten Stellung zu nehmen, und den Grundsatz, dass sichdie Schlussfolgerungen aus einer Untersuchung nur auf beweiskräftigeTatsachen gründen dürfen.

1 Umfang der Überwachung durch den Überwachungsausschuss und Arbeitsvereinbarungen mit dem OLAF

1.1 Umfang der Überwachung

7. Die Aufgabe des Überwachungsausschusses besteht in der Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF, um sicherzustellen, dass dessen Unabhängigkeit nicht gefährdet ist und dass die Untersuchungen nach höchsten Qualitätsstandards durchgeführt werden. Durch die eingehende Prüfung einzelner Fälle ist der Überwachungsausschuss in der Lage, die Risiken einer ungebührenden Einflussnahme auf die Einleitung, die Durchführung und den Abschluss von OLAF-Untersuchungen, die die Unabhängigkeit des OLAF bei seinen Untersuchungen gefährden könnten, aufzudecken. Daher ist es häufig unerlässlich, die vollständigen Akten einzelner Fälle — oder repräsentative Stichproben solcher Fälle — zu prüfen und diese mit den Untersuchungsbeauftragten und der Leitung des OLAF zu erörtern, um eine sorgfältige Prüfung der Untersuchungsmethoden vorzunehmen.

8. Die Rechtmäßigkeit sowie die Genauigkeit der Analysen des Überwachungsausschusses als unabhängigem Gremium erfordern auch die Prüfung der faktischen Elemente von Fällen, die Bewertung des Untersuchungsverlaufs bei abgeschlossenen Fällen und die Überprüfung spezieller Bereiche. Daher obliegt es dem Überwachungsausschuss, die optimalen Methoden für die Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF zu bestimmen.

1.2 Umsetzung der neuen Arbeitsvereinbarungen mit dem OLAF

9. Angesichts der vorstehenden Erwägungen bedauert es der Überwachungsausschuss zutiefst, dass sein Verhältnis zum OLAF während des Berichtszeitraums besonders schwierig war, und dass sich die Bedingungen für die Zusammenarbeit zwischen dem OLAF und dem Überwachungsausschuss kurz nach Amtsantritt des neuen Überwachungsausschusses erheblich verändert haben. Der Generaldirektor benannte als Kontaktstelle für den Überwachungsausschuss ein Referat, das ausschließlich mit politischen Angelegenheiten befasst ist, während die vom Überwachungsausschuss an das OLAF gerichteten Anfragen überwiegend Untersuchungsangelegenheiten betreffen, mit denen sich dieses Referat nicht direkt befasst. Darüber hinaus wurde der angehende Überwachungsausschuss durch die neuen Modalitäten der Zusammenarbeit betreffend den Zugang des Überwachungsausschusses zu einschlägigen fallbezogenen Informationen stark in seinen Möglichkeiten bei der Erfüllung seiner Aufgaben eingeschränkt.

10. Ab März 2012 stieß der Überwachungsausschuss bei seiner Überwachungstätigkeit auf Hindernisse, die in einer übermäßigen und willkürlichen Einschränkung seines Zugangs zu den Fallakten im Fallverwaltungssystem des OLAF (Case Management System, CMS) (5) ohne vorherige Benachrichtigung des Überwachungsausschusses, einer fehlerhaften Anwendung der Datenschutzbestimmungen (6), die zur Unergründlichkeit der OLAF-Berichte durch den Überwachungsausschuss führte, sowie Verzögerungen bei der Bereitstellung der angeforderten Informationen, die unter anderem aus einem langwierigen und unzuverlässigen internen Verwaltungsverfahren resultierten, bestanden.

11. Diese Schwierigkeiten hinderten den Überwachungsausschuss an der Erfüllung seiner Aufgaben, wie in diesem Bericht näher erläutert wird. Im Wesentlichen scheinen diese damit im Zusammenhang zu stehen, dass der Generaldirektor die Befugnis des Überwachungsausschusses im Hinblick auf die Prüfung einzelner Fälle — im Rahmen seiner systematischen Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF — und insbesondere seine Aufgabe in Bezug auf den Schutz der Grundrechte und Verfahrensgarantien (7) in Frage stellt.

12. Der Überwachungsausschuss muss darauf beharren, dass der Generaldirektor den Zuständigkeitsbereich des Überwachungsausschusses nicht ermessensabhängig festlegen kann, wenn darüber zu entscheiden ist, ob fallbezogene Informationen zu erteilen sind oder nicht, oder wenn über den Umfang der von dem Überwachungsausschuss geforderten Informationen entschieden wird. Eine solche Auslegung würde die Funktion des Überwachungsausschusses unterminieren. Der gegenwärtige Überwachungsausschuss teilt die Meinung seiner Vorgänger, die unterstrichen, dass der Zugang des Überwachungsausschusses zu einschlägigen fallbezogenen Informationen nicht dem Ermessen des Generaldirektors unterstellt werden sollte (8).

13. Der Überwachungsausschuss stimmte am 11. September 2012 nach langwierigen Gesprächen mit dem OLAF den vom OLAF vorgeschlagenen vorläufigen Arbeitsvereinbarungen zu. Durch diese Arbeitsvereinbarungen wurde basierend auf der 2007 abgegebenen Stellungnahme des Europäischen Datenschutzbeauftragten (9), der zu diesem Zeitpunkt Bedenken bezüglich des automatischen Zugriffs des Überwachungsausschusses auf die im CMS enthaltenen personenbezogenen Daten erhob, ein dreistufiger Ansatz umgesetzt. Am 21. Dezember 2012 leitete der Generaldirektor Anweisungen zur Umsetzung der Arbeitsvereinbarungen an die OLAF-Direktoren weiter.

14. Nach Bewertung der Hinlänglichkeit und Nützlichkeit der vom OLAF eingegangenen Informationen im Anschluss an die Umsetzung der Vereinbarungen gelangte der Überwachungsausschuss — aus den weiter unten in diesem Bericht dargelegten Gründen — zu der Auffassung, dass er angesichts der Anwendungsweise dieser Vereinbarungen seine Aufgaben nach wie vor nicht ordnungsgemäß erfüllen konnte. Der Überwachungsausschuss setzte den Generaldirektor daher davon in Kenntnis, dass die Vereinbarungen überprüft werden müssten, um sicherzustellen, dass der Überwachungsausschuss ausreichende und exakte Informationen erhält. Der Überwachungsausschuss ergriff die Initiative, zeitnah neue Arbeitsvereinbarungen vorzuschlagen, und dankt dem Generaldirektor für seine im Januar 2013 zum Ausdruck gebrachte Bereitschaft, diese zu akzeptieren.

2 Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF auf Initiative des Überwachungsausschusses

Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EG)Nr. 1073/1999:

Der Überwachungsausschuss gibt von sich aus oder aufErsuchen des Direktors an diesen gerichtete Stellungnahmen zu denTätigkeiten des Amtes ab, greift jedoch nicht in den Ablauf derUntersuchungen ein.

Artikel 11 Absatz 8 der Verordnung (EG)Nr. 1073/1999:

Der Ausschuss kann dem Europäischen Parlament, dem Rat,der Kommission und dem Rechnungshof Berichte über die Ergebnisse und dieFolgemaßnahmen der vom Amt durchgeführten Untersuchungen vorlegen.

2.1 Die OLAF-internen Dienstanweisungen über die bei Untersuchungen des OLAF einzuhaltenden Verfahren und ihre Umsetzung

15. Im Februar 2012 verteilte der Generaldirektor neue OLAF-interne Dienstanweisungen über die bei Untersuchungen des OLAF einzuhaltenden Verfahren („Instructions to Staff on Investigative Procedures“, ISIP), die das vorherige OLAF-Handbuch ersetzen und auf die Vereinfachung und Klarstellung der Untersuchungsverfahren abzielen. Der Überwachungsausschuss begrüßt die Veröffentlichung der ISIP auf der Website des OLAF im Interesse der Transparenz. Die Einführung dieser Anweisungen ging mit wesentlichen Änderungen im Organisationsplan des OLAF einher.

16. Der Überwachungsausschuss prüfte daher die ISIP und ernannte ferner zwei Berichterstatter, die mit den Bediensteten des OLAF, insbesondere denjenigen, die für den Entwurf der ISIP zuständig waren, mehrere Zusammenkünfte abhielten. Darüber hinaus fanden mehrere Arbeitssitzungen zwischen den Berichterstattern und dem Sekretariat des Überwachungsausschusses statt. Aufgrund der erheblichen Arbeitsbelastung während des Berichtszeitraums und der unzureichenden Anzahl von Bediensteten in seinem Sekretariat musste der Überwachungsausschuss die Annahme der geplanten Stellungnahme zu den ISIP verschieben.

17. Der Überwachungsausschuss stellte fest, dass die ISIP in vielerlei Hinsicht dem Vorschlag zur Reform der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 vorgreifen, der noch vom Gesetzgeber zu verabschieden ist. Spezifische Erwägungen in Bezug auf die Übereinstimmung dieser Anweisungen mit dem Vorschlag zur Reform der Verordnung sind in Anhang III des vorliegenden Berichts enthalten. Der Überwachungsausschuss entschied sich dafür, in seinen endgültigen Schlussfolgerungen auch die Überwachungsergebnisse jener Fälle zu berücksichtigen, die ganz oder teilweise gemäß den ISIP durchgeführt wurden.

18. Der Überwachungsausschuss analysierte diese Fälle vor dem Hintergrund der Vorschriften, die sowohl im vorherigen OLAF-Handbuch als auch in den ISIP festgelegt wurden, und bewertete die Änderungen, die durch Letztere eingeführt wurden. Es wurden erhebliche Änderungen festgestellt, unter anderem im Verfahren für die Einleitung und den Abschluss von Fällen, bei der Durchführung der Untersuchungsmaßnahmen und bei deren vorheriger Legalitätsprüfung sowie bei der endgültigen Qualitäts- und Rechtsprüfung.

2.1.1 Einleitung und Abschluss von Fällen

19. Der Überwachungsausschuss widmete sich insbesondere dem in den ISIP vorgesehenen Verfahren für die Einleitung von Untersuchungs- oder Koordinierungsfällen. Die Bewertung des Auswahlprozesses ist noch im Gange (10), und der Überwachungsausschuss wird die entsprechenden Ergebnisse in der kommenden Stellungnahme darlegen. Abgesehen von dieser offenen Frage hat der Überwachungsausschuss eine Zunahme der eingeleiteten Fälle ab 1. Februar 2012 sowie eine Änderung der Praxis in Bezug auf die Befugnis zur Einleitung und zum Abschluss von Untersuchungen festgestellt.

20. In Bezug auf den ersten Aspekt stellt der Überwachungsausschuss fest, dass in Anwendung der Übergangsmaßnahmen gemäß Artikel 30 Absatz 2 der ISIP zu allen Hinweisen, die sich nicht auf Mitglieder, Beamte und sonstige Bedienstete der EU beziehen und vor dem 1. Februar 2012 im OLAF registriert wurden und deren Bewertung noch nicht abgeschlossen ist, entweder ein Untersuchungs- oder ein Koordinierungsfall angelegt werden musste (11). Infolgedessen leitete der Generaldirektor per Beschluss vom 31. Januar 2012 insgesamt 423 Fälle ein (12). Der Überwachungsausschuss beabsichtigt zu prüfen, inwieweit dieser Beschluss mit den durch die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs festgelegten Kriterien im Einklang steht, nach denen ein Beschluss zur Einleitung einer Untersuchung vom Generaldirektor nur bei Vorliegen von „hinreichend ernsthaften Verdachtsmomenten“ in Bezug auf das Vorliegen von Betrug, Korruption oder sonstigen rechtswidrigen Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der EU gefasst werden kann (13).

21. Bezüglich des zweiten Aspekts stellt der Überwachungsausschuss anhand der geprüften Fälle fest, dass die vorherige Praxis, die Befugnis zur Einleitung und zum Abschluss von Untersuchungen vom Generaldirektor auf den für operative Maßnahmen und Untersuchungen zuständigen Direktor zu übertragen, infolge der Umsetzung einer Empfehlung des Europäischen Bürgerbeauftragten (14) geändert wurde, nachdem der neue Generaldirektor sein Amt im Februar 2011 angetreten hatte. Entsprechend der Empfehlung (15) spiegelt sich diese Änderung nun in den ISIP wider. Unter Berücksichtigung der Tatsache, dass die Unabhängigkeit der Untersuchungen des OLAF durch die Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 in Bezug auf seinen Generaldirektor in personam festgelegt wird, begrüßt der Überwachungsausschuss diese Änderung und nimmt positiv zur Kenntnis, dass die Verfahrensweise des OLAF nun mit der Empfehlung des Europäischen Bürgerbeauftragten im Einklang steht.

2.1.2 Durchführung von Untersuchungsmaßnahmen und deren vorherige Legalitätsprüfung

22. Da die Legalitätsprüfung von Untersuchungsmaßnahmen, mit der sichergestellt werden soll, dass die Beweise rechtmäßig sowie unter vollständiger Achtung der Grundrechte und Verfahrensgarantien sowie der verfahrenstechnischen Anforderungen der Mitgliedstaaten erhoben wurden, eine wesentliche Aufgabe des OLAF ist, ist der Überwachungsausschuss der Ansicht, dass die in den ISIP festgelegte systematische Legalitätsprüfung einer gewissen Anzahl von Untersuchungsmaßnahmen unbestreitbar einen Fortschritt in Bezug auf die Verstärkung der Rechenschaftspflicht des OLAF und der Rechtmäßigkeit seiner Maßnahmen darstellt.

23. Mit dieser wichtigen Funktion wurde das neu geschaffene OLAF-Referat „Untersuchungsauswahl und –überprüfung“ betraut, das abgesehen von der Legalitätsprüfung während der Untersuchung den Generaldirektor auch im Hinblick auf die mögliche Einleitung von Untersuchungs- oder Koordinierungsfällen berät und die endgültige Rechtsprüfung von Fällen vor deren Abschluss durchführt. Angesichts der zentralen Rolle, die diesem Referat während der gesamten Laufzeit der Fälle zufällt, hat der Überwachungsausschuss beschlossen, die Durchführung der verschiedenen Aufgaben, mit denen dieses Referat befasst ist, im Rahmen seiner Analyse der ISIP (16) zu überwachen und zu prüfen, inwieweit dessen Funktionen mit denen anderer Referate abgestimmt sind.

24. Ohne der Stellungnahme zu den ISIP vorgreifen zu wollen, würde der Überwachungsausschuss angesichts des Jahresberichts des Referats „Untersuchungsauswahl und –überprüfung“ (17) gerne auf folgende Punkte näher eingehen: 1. die Kriterien für die Einleitung und den Abschluss von Fällen und die Kommunikation mit den Untersuchungs- und Unterstützungsreferaten während der Bewertungsphase, 2. die Fachkompetenzen im Referat „Untersuchungsauswahl und -überprüfung“, 3. die interne Ziele oder Vorgaben für die Dauer der Bewertung und ihre praktische Anwendung, 4. die Durchführung der Legalitätsprüfung, 5. die Verteilung der eingeleiteten oder abgeschlossenen Fälle nach Sektor, Art der Beschwerden und Land, 6. die referatsinternen schriftlichen Leitlinien zu den Grundrechten und Verfahrensgarantien.

25. Inzwischen hat der Überwachungsausschuss mit Zufriedenheit einige Verbesserungen in Bezug auf die vorherige schriftliche Ermächtigung zur Kenntnis genommen, die die OLAF-Bediensteten vom Generaldirektor benötigen, um bestimmte Untersuchungsmaßnahmen durchführen zu dürfen. Die betreffenden Bestimmungen in den ISIP und die zugehörige Legalitätsprüfung vor deren Ausführung (18) scheinen eine geeignete Abhilfemaßnahme für einige Mängel zu sein, die der Überwachungsausschuss bei den geprüften Fällen festgestellt hat und die vor Einführung der ISIP (19) aufgetreten sind.

26. Der Überwachungsausschuss ist allerdings der Ansicht, dass weitere Verbesserungen notwendig sind. Die ISIP decken nur eine begrenzte Liste von Untersuchungsmaßnahmen ab, die eine vorherige Legalitätsprüfung erfordern (20). Vor dem Hintergrund seiner Überwachungserfahrung stellte der Überwachungsausschuss fest, dass das OLAF Beweise durch andere Maßnahmen, die nicht in den ISIP aufgeführt sind und deshalb vermeintlich keine vorherige Legalitätsprüfung erfordern, erhob oder zu erheben versuchte. Der Überwachungsausschuss empfahl dem Generaldirektor daher, eine eingehende Überprüfung der Rechtsgrundlage vor Umsetzung von Maßnahmen, die zu einem potenziellen Eingriff in die Grundrechte der von OLAF-Untersuchungen betroffenen Personen führen können, vorzusehen.

2.1.3 Endgültige Qualitäts- und Rechtsprüfung

27. Die endgültige Qualität- und Rechtsprüfung des Abschlussberichts und der vorgeschlagenen Empfehlungen (21) wird auf der Grundlage eines Standardvordrucks mit vordefinierten Punkten, die vom Referat „Untersuchungsauswahl und -überprüfung“ zu prüfen sind, durchgeführt. Der Überwachungsausschuss stellte fest, dass die Prüfung auf der Grundlage dieser begrenzten Liste von Punkten durchgeführt wurde, und dass die Verfahrensprüfer andere eventuell zutreffende Aspekte (insbesondere in Bezug auf die Achtung der Verfahrensrechte und der Grundrechte der Betroffenen durch das OLAF) nicht zu prüfen schienen.

28. Der Überwachungsausschuss ist der Ansicht, dass der Standardvordruck weiter verbessert werden könnte, um andere Aspekte (z. B. die Einhaltung nationaler Vorschriften, Anträge auf Zugang zu Dokumenten oder auf Akteneinsicht, das Recht, sich nicht selbst zu belasten, eine angemessene Fristsetzung, die Unparteilichkeit oder das Recht auf Privatsphäre) darin zu berücksichtigen. Im Mai 2012 hat der Überwachungsausschuss dem OLAF ein Bewertungsraster für die der Fallübermittlung an nationale Justizbehörden vorgeschaltete Prüfung der Achtung der Grundrechte und der Verfahrensgarantien vorgeschlagen.

2.2 Stellungnahmen und Berichte des Überwachungsausschusses zu einzelnen Fällen

29. Der Überwachungsausschuss prüfte eingehend einen Fall, der im Oktober 2012 an die nationalen Justizbehörden übermittelt wurde und zum Rücktritt eines Mitglieds der Europäischen Kommission führte. Der Überwachungsausschuss wurde vom OLAF über dessen Absicht, den Fall an die nationalen Justizbehörden zu übermitteln, informiert, erhielt aber innerhalb der in den Arbeitsvereinbarungen vorgesehenen Frist keinen Zugang in der von ihm beantragten Form zu der Fallakte. Dies hinderte den Überwachungsausschuss daran, die Prüfung im Hinblick auf die Achtung der Grundrechte und Verfahrensgarantien vor der Übermittlung des Falls durchzuführen. Laut Urteil des Gerichtshofes könnte die vom OLAF unterlassene Anhörung des Überwachungsausschusses vor der Informationsweiterleitung an die nationalen Justizbehörden als Verstoß gegen Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 angesehen werden (22).

30. Der Überwachungsausschuss prüfte in diesem Fall die Anwendung der neuen ISIP auf die Einleitung der Untersuchung (Einhaltung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit), auf deren Durchführung (Einhaltung des Grundsatzes der Rechtmäßigkeit und der Unparteilichkeit), auf die Achtung der Grund- und der Verfahrensrechte, auf die Einhaltung der Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten sowie auf den Abschluss der Untersuchung.

31. Bei seiner Analyse deckte der Überwachungsausschuss eine Reihe von potenziellen Problemen auf und unterbreitete dem Generaldirektor in der am 11. Dezember 2012 angenommenen Stellungnahme Nr. 2/2012 (23) eine Reihe von Empfehlungen. Der Überwachungsausschuss hielt es ferner für angebracht, einen Bericht gemäß Artikel 11 Absatz 8 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 abzufassen, in dem auf mögliche systembedingte Probleme eingegangen wurde und der an die EU-Organe gerichtete Empfehlungen für notwendige Maßnahmen beinhaltete (24). Der Überwachungsausschuss sah es als notwendig an, diese Organe über die von ihm festgestellten Probleme auf Verfahrensebene und über die an den Generaldirektor gerichteten Empfehlungen zu informieren, die als neue Denkanstöße für Verbesserungen in der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 dienen können. Die betreffende Analyse ist dem vorliegenden Bericht als Anhang III beigefügt.

32. Der Generaldirektor des OLAF hat in Frage gestellt, dass der Überwachungsausschuss befugt ist, zu einzelnen Fällen förmliche Stellungnahmen abzugeben. Der Überwachungsausschuss widerspricht dem nachdrücklich und unterstreicht, dass die Prüfung einzelner Fälle und die Formulierung einschlägiger Schlussfolgerungen einen unabdingbaren Bestandteil der Überwachungsaufgaben des Überwachungsausschusses bilden, da sie die rasche Mitteilung der Ergebnisse seiner Arbeit sowie etwaiger festgestellter oder möglicher Probleme ermöglichen. Auf diese Weise ist der Generaldirektor in der Lage, sofort auf Risiken zu reagieren und gegebenenfalls geeignete Maßnahmen zur Verbesserung der Untersuchungsmaßnahmen des OLAF zu ergreifen. Während des Berichtszeitraums setzte der Überwachungsausschuss den Generaldirektor von den Ergebnissen seiner Überwachung in einem anderen Einzelfall in Kenntnis und übermittelte ihm ebenfalls einschlägige Empfehlungen.

33. Wenn darüber hinaus die Ergebnisse, zu denen der Überwachungsausschusses bei einer Einzelfallanalyse gelangt, auf das Vorliegen eines möglicherweise systembedingten Problems schließen lassen, das die Art und Weise betrifft, wie das OLAF seine Untersuchungen durchführt, ist es ganz offensichtlich die Aufgabe des Überwachungsausschusses, solche Probleme anzusprechen. Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 hindert den Überwachungsausschuss nicht an der Abgabe von Stellungnahmen zu Einzelfällen, sofern er dadurch nicht in den Ablauf der Untersuchungen eingreift. Der Überwachungsausschuss betont, dass die betreffende Untersuchung des OLAF zum Zeitpunkt der Abgabe der Stellungnahme Nr. 2/2012 bereits abgeschlossen war und die Empfehlungen des Überwachungsausschusses daher darauf abstellten, künftige Untersuchungsmaßnahmen des OLAF zu verbessern und keineswegs bezweckten, in die Untersuchungsmaßnahmen einzugreifen, die das OLAF bei dieser speziellen Untersuchung bereits ergriffen hatte.

3 Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF — vom Generaldirektor übermittelte Informationen zu Einzelfällen

3.1 Dem Überwachungsausschuss übermittelte Informationen

3.1.1 Untersuchungen mit einer Dauer von mehr als neun Monaten

Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG)Nr. 1073/1999:

Läuft eine Untersuchung seit mehr als neunMonaten, so unterrichtet der Direktor den Überwachungsausschussvon den Gründen, die es noch nicht erlauben, die Untersuchungabzuschließen, sowie von der für ihren Abschluss voraussichtlichnotwendigen Frist.

34. Der Überwachungsausschuss erhielt während des Berichtszeitraums 188 Neunmonatsberichte (25). Der Sektor mit den meisten länger als neun Monate dauernden Fällen ist der Sektor für Außen- und Heranführungshilfen (26), während die Sektoren mit den wenigsten Fällen der Sektor für Tabakwaren und gefälschte Waren (27) sowie der Sektor für neue Finanzinstrumente (28) sind. 113 der 188 Neunmonatsberichte wurden im Januar 2013 übermittelt, nachdem eine interne Überprüfung der Praxis des OLAF ergab, dass der Überwachungsausschuss bei einer Reihe von Fällen mit einer Dauer von mehr als neun Monaten keine Informationen erhalten hatte. Der Generaldirektor entschied, Maßnahmen zur Verbesserung dieser Praxis zu ergreifen, beispielsweise die Übermittlung von zusammengefassten monatlichen Informationen zu diesen Fällen an den Überwachungsausschuss und zusätzliche Vorkehrungen, durch die vermieden wird, dass ein Untersuchungsreferat die Frist für die Übermittlung der Informationen verpasst. Der Überwachungsausschuss begrüßt, dass sich der Generaldirektor zu Verbesserungen hinsichtlich der fristgerechten Übermittlung der Informationen verpflichtet hat.

35. Die in den Neunmonatsberichten enthaltenen Informationen (insbesondere Elemente wie die Beschreibung des Falls, ergriffene Untersuchungsmaßnahmen, finanzielle Auswirkungen, Verjährungserwägungen und vorgeschlagene Untersuchungsmaßnahmen) sind ein wesentlicher Aspekt bei der Analyse der Dauer solcher Fälle durch den Überwachungsausschuss. Darüber hinaus wurden dem Überwachungsausschuss in den Bewertungen der Anfangshinweise, die infolge einer förmlichen Vereinbarung, die am 31. März 2008 vom ehemaligen Generaldirektor unterzeichnet wurde, regelmäßig an den Überwachungsausschuss übermittelt wurden, wertvolle Informationen bereitgestellt. Anhand dieser zusätzlichen Informationen (z. B. Gründe für die Einleitung einer Untersuchung sowie im Regelfall ein Arbeitsplan) konnte der Überwachungsausschuss bewerten, ob die Untersuchungen in voller Unabhängigkeit und ohne ungebührlichen Druck von außen eingeleitet und dann effizient durchgeführt wurden.

36. Zu Beginn seiner Amtszeit stellte der Überwachungsausschuss — insbesondere ab dem zweiten Halbjahr 2012 — eine wesentliche methodische Veränderung in diesem Bereich fest, als die Neunmonatsberichte unregelmäßig übermittelt wurden und ihr Umfang erheblich variierte. Ab September 2012 änderte das OLAF ohne vorherige Absprache mit dem Überwachungsausschuss diese Praxis in signifikanter Weise: Eine erhebliche Menge an Informationen, die in den Neunmonatsberichten enthalten waren, wurde geschwärzt, und die dem Überwachungsausschuss zur Verfügung gestellten Sachverhalte waren regelmäßig unzureichend. Darüber hinaus wurden die Stellungnahmen des Referats „Untersuchungsauswahl und -überprüfung“, die die Bewertung der Anfangshinweise nach der Annahme der ISIP ersetzten, dem Überwachungsausschuss nicht vorgelegt. Infolgedessen konnte sich der Überwachungsausschuss keinen klaren Einblick in die Fälle verschaffen und nicht korrekt bewerten, ob die Dauer der Fälle gerechtfertigt war.

37. Gelegentlich standen die Neunmonatsberichte nicht mit den Anforderungen nach Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 (29) im Einklang. Der Überwachungsausschuss stellte insbesondere fest, dass wesentliche Informationen wie Verjährungserwägungen oftmals fehlten (30), was auch auf die Abschlussberichte zutraf (31). Der Überwachungsausschuss konnte daher nur sehr schwer erkennen, welche Fälle von den nationalen Justizbehörden möglicherweise wegen Verjährung nicht aufgegriffen wurden.

3.1.2 Empfehlungen an Organe

Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG)Nr. 1073/1999:

Der Direktor unterrichtet denÜberwachungsausschuss über die Fälle, in denen das betreffendeOrgan, die betreffende Einrichtung oder das betreffende Amt oderdie betreffende Agentur den von ihm abgegebenen Empfehlungennicht Folge geleistet hat.

38. Der Überwachungsausschuss erhielt während des Berichtszeitraums keine Informationen über Fälle, in denen die betreffenden Organe, Einrichtungen, Ämter oder Agenturen den vom OLAF abgegebenen Empfehlungen nicht Folge geleistet haben. Der Überwachungsausschuss befürchtet, dass diese Situation nicht auf die vollständige Umsetzung der Empfehlungen des OLAF zurückzuführen war, sondern auf das Fehlen eines notwendigen Systems für die Berichterstattung zwischen dem OLAF und den Adressaten der Empfehlungen.

39. Der Überwachungsausschuss stellte fest, dass das OLAF nach Inkrafttreten der neuen ISIP einen neuen Standardvordruck für den Entwurf von Empfehlungen für Maßnahmen, die von den Organen, Einrichtungen, Ämtern oder Agenturen im Anschluss an Untersuchungen des OLAF zu ergreifen sind, einführte (32). Der Überwachungsausschuss begrüßt diese Änderungen und hofft, dass sie dem OLAF und dem Überwachungsausschuss ermöglichen, die Ergebnisse der Empfehlungen des OLAF in Zukunft ordnungsgemäß zu überwachen. Des Weiteren begrüßt der Überwachungsausschuss, dass sich das OLAF in seinem jährlichen Managementplan zur Verbesserung dieses Aspekts seiner Tätigkeit verpflichtet hat.

3.1.3 Fälle, die die Weiterleitung von Informationen an die nationalen Justizbehörden erfordern

Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG)Nr. 1073/1999:

Der Direktor unterrichtet den Ausschuss über dieFälle, die die Übermittlung von Informationen an dieJustizbehörden eines Mitgliedstaats erfordern.

40. Die Anzahl der Fälle, die während des Berichtszeitraums an den Überwachungsausschuss übermittelt wurden, stieg infolge der im OLAF eingeführten Maßnahmen zur Beschleunigung des Fallabschlusses (und insbesondere des Abschlusses von langwierigen Fällen) im Vergleich zu den Vorjahren stark an (33). Der Überwachungsausschuss war daher mit der paradoxen Situation konfrontiert, dass er eine größere Anzahl von Fällen überwachen musste, während seine Überwachungsinstrumente gleichzeitig durch das OLAF erheblich eingeschränkt wurden.

41. Seit März 2012 wurde der Zugriff des Überwachungsausschusses und seines Sekretariats auf die elektronischen Akten abgeschlossener OLAF-Fälle (im CMS) eingeschränkt. Obwohl der Überwachungsausschuss die vom Generaldirektor angeführten Datenschutzgründe nachvollziehen kann (34), war und ist er der Ansicht, dass — wie nachfolgend näher erläutert wird — durch die vom OLAF eingeführten Verfahren für die Übermittlung der einschlägigen Daten keine ausreichende und genaue Unterrichtung des Überwachungsausschusses gewährleistet wurde. Daher wandte der Überwachungsausschuss sehr viel Zeit und Mühe auf, um mit dem Generaldirektor über die Einführung von geeigneten Verfahren für die Übermittlung der erforderlichen Informationen zu diskutieren.

42. Von März bis September 2012 erfolgte die Umsetzung der ersten Anweisungen, die an die OLAF-Leiter verteilt wurden, relativ chaotisch und sogar innerhalb der einzelnen Untersuchungsreferate unterschiedlich (35). Dies scheint hauptsächlich auf die Tatsache zurückzuführen sein, dass nach der Umstrukturierung des OLAF und der Annahme der ISIP zum 1. Februar 2012 die Aufgabe der Unterrichtung des Überwachungsausschusses von Fällen, die die Übermittlung von Informationen an die Justizbehörden eines Mitgliedstaats erfordern, dezentralisiert (d. h. vom ehemaligen Referat „Rechtsberatung“ zu den für die Fälle zuständigen Untersuchungsreferaten verlagert) wurde. Der Überwachungsausschuss schlug dem OLAF (im Mai 2012) ein Raster für eine der Fallübermittlung an die nationalen Justizbehörden vorgeschaltete Bewertung der Achtung der Grundrechte und der Verfahrensgarantien vor.

43. Die übermittelten Informationen waren zumeist unzureichend, so dass der Überwachungsausschuss den vollständigen Zugang zur elektronischen Fassung der Fallakten des OLAF im CMS beantragen musste. Einige dieser Anträge wurden abgelehnt (36) oder aber mit sehr langer Verzögerung bearbeitet. Nach wiederholten Anträgen wurden dem Überwachungsausschuss als Zwischenschritt umfassende Informationen über die Fälle anstelle des vollständigen Zugangs zum CMS zur Verfügung gestellt. Während diese zusätzlichen Informationen in einigen Fällen vom Überwachungsausschuss als ausreichend erachtet wurden, musste der Überwachungsausschuss in anderen Fällen aufgrund der Tatsache, dass die Informationen entweder immer noch unzureichend oder aber ungenau waren, seine Anträge auf Zugang zum CMS wiederholen. Da sich der Überwachungsausschuss bei seiner Überwachung (vor dem Zugriff auf Fallakten) ausschließlich auf die vom OLAF bereitgestellten Informationen stützt, sollte er erwarten dürfen, dass diese Informationen zuverlässig und genau sind.

44. Nach dem Abschluss der Arbeitsvereinbarungen zwischen dem Überwachungsausschuss und dem OLAF (37) im September 2012 wurden die oben genannten Anweisungen (im Dezember 2012) geändert. Obwohl der Überwachungsausschuss die bis zu einem gewissen Grad festzustellenden Verbesserungen bei der Übermittlung von Informationen an den Überwachungsausschuss durch das OLAF positiv zur Kenntnis nimmt (38), stellte er fest, dass es ihm die übermittelten Informationen in der Praxis aus verschiedenen Gründen weiterhin nicht ermöglichten, seine Überwachungstätigkeit korrekt auszuführen: Der Umfang der Informationen wurde erheblich reduziert und war daher bei Weitem nicht ausreichend (39). Diese bereits sehr eingeschränkten Informationen waren in einigen Fällen größtenteils geschwärzt, obwohl sie keine personenbezogenen Daten enthielten und ein eindeutiger Kenntnisbedarf auf Seiten des Überwachungsausschusses (40) bestand. In einigen Fällen wurden die neuen Anweisungen unterschiedlich angewandt, selbst innerhalb ein und desselben Untersuchungsreferats. Die Anweisungen in Bezug auf die Frist für die Übermittlung der Informationen an den Überwachungsausschuss (41) waren nicht völlig zufrieden stellend, da die Beurteilung von außerordentlichen Gründen, die eine Verkürzung der vorgesehenen Fünftagesfrist rechtfertigen könnten, allein im Ermessen des Generaldirektors liegt und in solchen Fällen kein Verfahren zur Anhörung des Überwachungsausschusses vorgesehen ist.

45. Der Überwachungsausschuss weist erneut darauf hin, dass der mit dem OLAF im September 2012 vereinbarte dreistufige Ansatz hauptsächlich darauf abzielte, entsprechend der Stellungnahme des Europäischen Datenschutzbeauftragten von 2007 ein angemessenes Gleichgewicht zwischen den Datenschutzanforderungen und der Notwendigkeit, dass der Überwachungsausschuss geeignete Informationen erhalten muss, die ihm die Erfüllung seiner Aufgaben ermöglichen, zu erreichen. Allerdings bedauert der Überwachungsausschuss, dass das OLAF über die Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten hinausgegangen ist und sowohl die dem Überwachungsausschuss übermittelten Informationen erheblich reduziert als auch diese — bereits eingeschränkten — Informationen übermäßig und unnötigerweise geschwärzt hat. Infolgedessen musste der Ausschuss regelmäßig den Zugang zur vollständigen Fallakte beantragen, obwohl dies in einigen Fällen durch Bereitstellung ausreichender Informationen bei der Übermittlung des Falls an die nationalen Justizbehörden zu vermeiden gewesen wäre.

46. Der Ausschuss betont, dass ausreichende Informationen über Fälle, die entweder vom OLAF auf der Grundlage von Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 übermittelt oder vom Ausschuss angefordert werden, für die ordnungsgemäße Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF von wesentlicher Bedeutung sind. Der Ausschuss möchte insbesondere Folgendes hervorheben:

— Ohne Zugang zu Informationen, die in den fallbezogenen Dokumenten des OLAF enthalten sein könnten, kann der Überwachungsausschuss weder potenziellen Druck noch Versuche, die Unabhängigkeit der Untersuchungen des OLAF zu unterminieren (z. B. durch die Weigerung von Organen, Einrichtungen, Ämtern oder Agenturen der EU oder von Mitgliedstaaten, mit dem OLAF zusammenzuarbeiten, durch die Ablehnung — oder durch ungerechtfertigte Verzögerungen bei — der Bereitstellung von Hilfe oder Informationen für das OLAF, durch ernsthafte Schwierigkeiten in ihren Beziehungen, durch übermäßige Anfragen oder Anweisungen an das OLAF und dessen Reaktionen) aufdecken.

— Er kann nicht überwachen, ob sich das OLAF an die Achtung der Grundrechte und der Verfahrensgarantien hält, wenn er sich lediglich auf die Informationen in den Stellungnahmen des Referats 0.1 stützen kann, in denen außerdem nicht alle Probleme aufgegriffen werden, die in dem vom Überwachungsausschuss dem OLAF vorgeschlagenen Bewertungsraster enthalten sind.

— Der Überwachungsausschuss kann die Dauer der Untersuchungen und deren ordnungsgemäße Durchführung bei Fehlen relevanter Informationen über die durchgeführten Untersuchungsmaßnahmen und deren Chronologie (einschließlich etwaiger Zeiträume ohne Aktivität) nicht überwachen und keine Fälle ermitteln, die von den nationalen Justizbehörden bei fehlenden Hinweisen auf die geltenden Verjährungsfristen wegen Verjährung nicht aufgegriffen wurden.

— Er kann die Ergebnisse der Untersuchungen des OLAF und die dabei ergriffenen Maßnahmen nicht bewerten, wenn er keine Kenntnis von den Schlussfolgerungen der Untersuchungen und der diesbezüglichen Empfehlungen an die EU-Organe oder zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten hat.

3.2 Schlussfolgerungen des Überwachungsausschusses

47. Auf der Grundlage der von ihm geleisteten Überwachung von OLAF-Fällen sowie vor dem Hintergrund der ISIP hat der Überwachungsausschuss eine Reihe von Schlussfolgerungen in Bezug auf systeminhärente Aspekte der Durchführung von Untersuchungen durch das OLAF gezogen, die möglicherweise weitere Überlegungen sowie weitere Verbesserungen im Vorschlag zur Reform der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 erforderlich machen. Diese Schlussfolgerungen werden in Anhang III des vorliegenden Berichts dargelegt. Andere Ergebnisse der Überwachung durch den Überwachungsausschuss, die überwiegend die an nationale Justizbehörden übermittelten Fälle betreffen, werden nachfolgend zusammengefasst.

3.2.1 Unabhängigkeit der Untersuchung

48. Der Ausschuss hat bei den an ihn verwiesenen Fällen jene Bereiche geprüft, bei denen die Unabhängigkeit der Untersuchung des OLAF gefährdet sein könnte. Dies betraf insbesondere die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch mit den Organen, Einrichtungen, Ämtern und Agenturen der EU und den Mitgliedstaaten im Zusammenhang mit der Untersuchungstätigkeit des OLAF.

49. Der Ausschuss konnte anhand der Prüfung von Abschlussberichten und fallbezogenen Dokumenten jene Aspekte der Zusammenarbeit mit den EU-Organen und -Einrichtungen ermitteln, die potenzielle Hindernisse für die unabhängige Durchführung von Untersuchungen durch das OLAF darstellen können: Verzögerungen oder Unterlassungen bei der Beantwortung von Informationsersuchen des OLAF, zögerliche Unterrichtung des OLAF über Fälle von möglichem Betrug, Anträge des betroffenen EU-Organs an den Generaldirektor, den bzw. die zuständigen Untersuchungsbeauftragten zu ersetzen, Anfrage eines betroffenen EU-Organs an ein Kommissionsmitglied, in der Untersuchungsmaßnahmen in Frage gestellt werden und das Kommissionsmitglied ersucht wird, die „erforderlichen Maßnahmen“ in Bezug auf den bzw. die zuständigen Untersuchungsbeauftragten zu ergreifen. Der Ausschuss nimmt mit Zufriedenheit zur Kenntnis, dass das Kommissionsmitglied im letztgenannten Fall in seiner Antwort feststellte, die Unabhängigkeit des OLAF erfordere, dass er nicht in laufende Untersuchungen eingreife, und die Angelegenheit an den Generaldirektor des OLAF verwies.

50. Darüber hinaus stellte der Überwachungsausschuss fest, dass das OLAF im Allgemeinen zügig mit den Behörden der Mitgliedstaaten zusammenarbeitete, denen es auf Antrag oder von sich aus Hilfe und Informationen zur Verfügung stellte. Allerdings stellte der Ausschuss auch fest, dass in einigen Fällen, in denen zwischen dem Abschluss der Untersuchung und der Übermittlung des Falls an die nationalen Justizbehörden erhebliche Zeit verging (bis zu neun Monate), dies auf die geringe Bereitschaft dieser Behörden zurückzuführen war, diese Fälle weiterzuverfolgen. Der Überwachungsausschuss fordert das OLAF auf, enge Kontakte mit den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten zu pflegen, um die von diesen geleistete Zusammenarbeit zu verbessern. Der Überwachungsausschuss hofft, dass das Inkrafttreten der geänderten Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 erhebliche Veränderungen in diesem Bereich mit sich bringen wird.

3.2.2 Achtung der Grundrechte und Verfahrensgarantien durch das OLAF

51. Der Überwachungsausschuss stellte bei den im Berichtszeitraum geprüften Fällen Mängel fest, die in der Regel auf den Übergangscharakter des Jahres 2012 zurückzuführen waren, als die meisten Untersuchungen teilweise gemäß den im vorherigen OLAF-Handbuch festgelegten Vorschriften und teilweise nach den neuen ISIP durchgeführt wurden. Ursache der Mängel waren zumeist Unzulänglichkeiten der im vorherigen OLAF-Handbuch festgelegten Verfahrensvorschriften oder aber Defizite in deren Umsetzung (42).

52. Die Annahme der ISIP und die interne Umstrukturierung des OLAF zielten unter anderem darauf ab, den Schutz der Grundrechte und der Verfahrensgarantien zu verstärken und dem Schutz von Quellen Vorrang zu geben. Der Ausschuss begrüßt diese Verbesserungen, stellt aber fest, dass einige Probleme aus denselben Gründen (Fehlen von eindeutigen Vorschriften in den ISIP oder Mängel in deren Umsetzung) auch nach Annahme der ISIP fortbestehen (43). Da der Ausschuss der Ansicht ist, dass diese Probleme eine weitere Klarstellung im Vorschlag zur Reform der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 erfordern würden, gibt er die notwendigen Empfehlungen in Anhang III des vorliegenden Berichts ab.

53. Der Überwachungsausschuss stellte ferner fest, dass in einigen von ihm geprüften Fällen die Betroffenen beim Europäischen Gerichtshof, beim Europäischen Datenschutzbeauftragten oder beim Europäischen Bürgerbeauftragten Beschwerde wegen Missachtung der Grundrechte und der Verfahrensgarantien gegen das OLAF einreichten. Bisher wurden nach Kenntnis des Ausschusses alle Klagen auf Aufhebung der Beschlüsse des OLAF vom Gerichtshof als unzulässig abgewiesen, und der Bürgerbeauftragte hat bisher keine Vorliegen von Verwaltungsmissständen festgestellt. Darüber hinaus stellte der Europäische Datenschutzbeauftragte fest, dass das OLAF die Datenschutzvorschriften — mit Ausnahme eines Falls, in dem das OLAF gegen das Recht auf Schutz personenbezogener Daten verstieß, indem es die Identität eines internen Hinweisgebers unnötigerweise gegenüber seinem Organ offenlegte — im Allgemeinen eingehalten hat. Vor dem Hintergrund dieser Entscheidung möchte der Überwachungsausschuss das OLAF an seine Empfehlungen zum Schutz interner Hinweisgeber in seiner Stellungnahme Nr. 5/2011 erinnern.

54. In einigen Fällen wurde auf Antrag der betroffenen Personen eine OLAF-interne Verfahrensprüfung durchgeführt. Der Überwachungsausschuss hat zur Kenntnis genommen, dass diese zu der Schlussfolgerung führte, dass das OLAF im Rahmen seiner Zuständigkeiten gehandelt und die Grundrechte und Verfahrensgarantien der betroffenen Personen beachtet hat.

55. Der Überwachungsausschuss erhielt außerdem sieben direkt an ihn gerichtete Beschwerden. Er nahm zur Kenntnis, dass die meisten dieser Beschwerden auch bei den oben genannten zuständigen EU-Instanzen eingereicht wurden. Der Überwachungsausschuss berücksichtigte sie als bloße Informationen im Rahmen seiner Überwachung der Untersuchungstätigkeit des OLAF. Vor dem Hintergrund des gegenwärtigen Wortlauts der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 sieht sich der Ausschuss keineswegs als Beschwerdestelle, ist aber dennoch daran interessiert, vom OLAF über solche Beschwerden informiert zu werden, um etwaige systembedingte Probleme im Zusammenhang mit der Durchführung von Untersuchungen besser erkennen zu können.

3.2.3 Dauer der Fälle

56. Um mögliche Einflussnahmen oder Versuche, die Unabhängigkeit der Untersuchungen des OLAF zu unterminieren, aufzudecken, legte der Überwachungsausschuss besonderes Augenmerk auf die Dauer der Fälle und insbesondere auf die Gründe für eine lange Dauer. Der Überwachungsausschuss untersuchte diese Frage bei Fällen, die eine Dauer von mehr als neun Monaten aufwiesen oder an die nationalen Justizbehörden weitergeleitet wurden.

57. In vielen dieser Fälle hatte der Überwachungsausschuss erhebliche Schwierigkeiten, die Gründe für die Untersuchungsdauer in Erfahrung zu bringen. Während die Gründe für die Dauer der Bewertungsphase (44) im Allgemeinen in den Neunmonatsberichten zu finden waren, wurden sie nicht in allen an den Überwachungsausschuss übersandten Berichten angegeben (45). Des Weiteren werden die Gründe für die Dauer der Fälle nach deren Einleitung normalerweise in den Neunmonatsberichten, allerdings selten in den Abschlussberichten angegeben, und der Überwachungsausschuss verfügt außer der Beantragung des Vollzugriffs auf die betreffenden Fallakten über kein anderes Berichtsinstrument, das ihm Aufschlüsse über die Dauer der Fälle nach Bereitstellung der Neunmonatsberichte ermöglicht. Darüber hinaus musste der Überwachungsausschuss feststellen, dass das in den Neunmonatsberichten angegebene Datum für den Abschluss der Untersuchung nicht immer eingehalten wurde (46), und dass das OLAF dem Ausschuss aber keine diesbezügliche Erklärung vorlegte. Der Überwachungsausschuss hat beschlossen, diesen Aspekt im kommenden Berichterstattungszeitraum zu überwachen.

58. Wenn der Überwachungsausschuss Zugang zu den vollständigen Fallakten hatte, prüfte er stets sorgfältig die Chronologie der durchgeführten Untersuchungsmaßnahmen. Dabei stellte er erhebliche Inaktivitätszeiträume fest, die von mehreren Monaten bis hin zu zwei Jahren reichten. Ohne umfassenden Einblick in die Gründe für die lange Dauer der geprüften Fälle sowie aufgrund der Unzulänglichkeiten der betreffenden Informationen konnte der Überwachungsausschuss jedoch nur wenige Ursachen (sowohl interner als auch externer Art) ermitteln.

59. Als mit der OLAF-internen Organisation der Untersuchungstätigkeit zusammenhängende Gründe ermittelte der Überwachungsausschuss unter anderem die unzulängliche Verwaltung einiger Fälle (fehlende Kontrolle durch das Leitungsteam und Fehlen eines geeigneten Warnsystems für Inaktivitätszeiträume), die Ersetzung von Untersuchungsbeauftragten (insbesondere nach der internen Umstrukturierung des OLAF, als eine Reihe von Untersuchungsbeauftragten die Untersuchungsreferate verließ und ihre Untersuchungsaufgaben neu zugewiesen werden mussten), die Arbeitsbelastung der zuständigen Untersuchungsbeauftragten und eine notwendige Prioritätensetzung bei den Aufgaben. Andererseits lag der Hauptgrund, der außerhalb des OLAF angesiedelt ist und Auswirkungen auf die Dauer der Fälle hatte, darin, dass das OLAF auf Antworten seiner Partner (Organe, Einrichtungen, Ämter und Agenturen der EU oder Mitgliedstaaten) auf seine Informationsersuchen (47) warten oder das Ergebnis der nationalen Gerichtsverfahren in den Mitgliedstaaten (48) abwarten musste.

60. Bei den im Berichtszeitraum geprüften Fällen fielen dem Ausschuss ferner einige Maßnahmen auf, die der Generaldirektor des OLAF ergriff, um den Abschluss einer beträchtlichen Zahl von Untersuchungs- oder Koordinierungsfällen zu beschleunigen. Beispielsweise setzte er präzise und relativ kurze Fristen fest, innerhalb derer die Untersuchungsbeauftragten die Fallberichte abschließen und den Abschluss der Fälle vorschlagen mussten. Darüber hinaus benannte er für Sektoren mit einer erheblichen Anzahl von Fällen wie dem Agrarfonds- und dem Strukturfondssektor (49) ein aus Untersuchungsbeauftragten und vorrangig mit dieser Thematik befassten Mitarbeitern von Justiz, Polizei und Nachrichtendiensten bestehendes Sonderuntersuchungsteam mit entsprechenden sprachlichen und sektorbezogenen Kenntnissen, um so viele Fälle wie möglich bis Ende 2012 zum Abschluss zu bringen. Zudem wurde das Referat „Untersuchungsauswahl und -überprüfung“ angewiesen, die vom Sonderuntersuchungsteam vorgelegten Vorschläge zum Abschluss von Fällen vorrangig zu bearbeiten. Aufgrund der erheblichen Arbeitsbelastung im Berichtszeitraum sowie wegen der unzureichende personellen Ausstattung seines Sekretariats konnte der Ausschuss die Ergebnisse dieser Maßnahmen lediglich zahlenmäßig zur Kenntnis nehmen (50).

3.3 Reform der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999

61. Die ISIP greifen in vielerlei Hinsicht dem Vorschlag zur Reform der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 vor. Durch die Angleichung dieser Anweisungen an den Vorschlag zur Reform der Verordnung sowie durch ihre Abweichungen von der geltenden Verordnung sind Inkonsistenzen im Untersuchungsbereich entstanden, die in den im Berichtszeitraum durchgeführten Untersuchungen möglicherweise zu Verfahrensfehlern geführt haben. Der Überwachungsausschuss hat einige OLAF-Untersuchungen überwacht, die gemäß den ISIP durchgeführt wurden, und er hat den Vorschlag zur Reform der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 analysiert. Die Ausführungen des Überwachungsausschusses über die in verschiedenen Bereichen aufgrund fehlender klarer Verfahrensvorschriften bestehenden Risiken sind in Anhang III des vorliegenden Berichts zusammengefasst.

III VERWALTUNG DER UNTERSUCHUNGSTÄTIGKEIT DES OLAF

Artikel 11 Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999:

Der Direktor übermittelt dem Überwachungsausschuss jedes Jahrdas Programm der Tätigkeiten des Amtes gemäß Artikel 1. Der Direktorunterrichtet den Ausschuss regelmäßig über die Tätigkeiten des Amtes, seineUntersuchungen, deren Ergebnisse und Folgemaßnahmen.

1 Untersuchungsprioritäten des OLAF

62. Der jährliche Managementplan des OLAF enthält in einem Anhang verschiedene vorrangige Ziele der Untersuchungspolitik, anhand deren das OLAF über die Einleitung von Untersuchungen entscheidet. Diese vorrangigen Ziele sind als Prioritätskriterien definiert, die das OLAF bei Beschlüssen über die Einleitung von Untersuchungen heranzieht, sofern die Zuständigkeit des OLAF und die Ernsthaftigkeit des Verdachts festgestellt wurde. Fünf Hauptkriterien wurden festgelegt: Verhältnismäßigkeit, effiziente Nutzung der Untersuchungsressourcen, Subsidiarität bzw. zusätzlicher Nutzen, spezielle politische Ziele für 2012 in Kombination mit den finanziellen Auswirkungen. Für 2012 wurden verschiedene Schwellenwerte entsprechend den verschiedenen betrachteten Bereichen festgelegt (51).

63. Diese Prioritätensetzung soll dem OLAF ermöglichen, seine begrenzten Ressourcen gezielter einzusetzen, und durch die Veröffentlichung der vorrangigen Ziele wird die Transparenz der Arbeit des OLAF verstärkt (was der Überwachungsausschuss sehr begrüßt). Um die Planung und die strategische Ausrichtung der Untersuchungen zu bewerten, beabsichtigte der Überwachungsausschuss, den Prozess für die Auswahl der im OLAF eingehenden Informationen vor dem Hintergrund der vorrangigen Ziele der Untersuchungspolitik, der „de minimis“-Politik und des jährlichen Managementplans zu überprüfen. Besondere Beachtung sollte dabei den „abgewiesenen Fällen“ unter Berücksichtigung der potenziellen Folgen des Opportunitätsprinzips in Verbindung mit dem Grundsatz der Ausschließlichkeit geschenkt werden. Leider musste der Überwachungsausschuss diese Überprüfung aufgrund der gravierenden personellen Unterbesetzung seines Sekretariats und der Probleme beim Zugang zu den Fallakten auf ein späteres Jahr verschieben.

64. Ohne einer für die Zukunft ins Auge gefassten Analyse vorzugreifen, stellte der Ausschuss erste Überlegungen zu diesem Thema an und stellte dabei fest, dass der finanzielle Schwellenwert in Sektoren wie dem Zoll- oder dem Strukturfondsbereich sehr hoch ist (52). Der Überwachungsausschuss befürchtet, dass etwaigen Betrugsfällen oder Unregelmäßigkeiten mit einem unter diesem Schwellenwert liegenden, aber immer noch hohen Schadensvolumen trotz eindeutiger Beweise nicht nachgegangen werden könnte. Der Überwachungsausschuss ist der Ansicht, dass das OLAF daher seine Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten verstärken und ihnen entweder entsprechende Informationen übermitteln oder ihnen im Rahmen von Koordinierungsfällen Unterstützung leisten sollte, wenn das Amt beschließt, einem Fall nicht nachzugehen. Auf diese Weise erfüllt das OLAF seine ihm als Untersuchungsdienst obliegende Aufgabe, zu wirksamen und abschreckenden Maßnahmen zur Bekämpfung von Betrug, Korruption und anderen gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Union gerichteten illegalen Handlungen beizutragen.

2 Verwaltungsorganisation, Haushalt und Personalpolitik im Zusammenhang mit der Untersuchungstätigkeit des OLAF

Artikel 6 Absatz 2 des Beschlusses der Kommission zurErrichtung des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF):

Nach Anhörung des Überwachungsausschusses leitet derDirektor dem Generaldirektor für Haushalt rechtzeitig den Vorentwurfeines Haushalts für das Amt zu, der in den Gesamthaushaltsplan bei einerdafür vorgesehenen Linie eingestellt wird.

2.1 Haushalt

65. Der Überwachungsausschuss prüfte den Haushaltsvorentwurf des OLAF für 2013 und gab diesbezüglich seine Stellungnahme Nr. 1/2012 ab, in der er den Vorschlag des OLAF unterstützte, sofern den Empfehlungen des Überwachungsausschusses Rechnung getragen wird (53). Der Überwachungsausschuss stellte insbesondere fest, dass der Generaldirektor des OLAF trotz eindeutiger rechtlicher Bestimmungen, nach denen der Überwachungsausschuss vor der Übermittlung des Haushaltsvorentwurfs an den Generaldirektor der Generaldirektion „Haushalt“ der Europäischen Kommission angehört werden muss (54), diesen bisher stets nach „technischen“ Sitzungen bzw. nach Abschluss „technischer“ Vereinbarungen mit dem für den Haushalt zuständigen Generaldirektor an den Überwachungsausschuss übermittelt hat. Der Überwachungsausschuss bedauert, dass er somit nicht in maßgeblicher und sinnvoller Weise angehört wurde und die Übermittlung des Haushaltsvorentwurfs lediglich zu einer Formalität geworden ist. Der Überwachungsausschuss hat daher unterstrichen, dass er zum nächsten Haushaltsvorentwurf im Rahmen eines echten und inhaltlichen Meinungsaustauschs zwischen dem OLAF-Generaldirektor und dem Überwachungsausschuss angehört werden sollte, bevor der Entwurf in irgendeiner Form an den Generaldirektor der GD „Haushalt“ übermittelt wird.

2.2 Verwaltungsorganisation und Personalpolitik

66. Der Überwachungsausschuss hat die Personalpolitik des OLAF weiterhin sehr genau verfolgt, da diese für den Erfolg der Untersuchungen von zentraler Bedeutung ist, und er hat die aus der internen Umstrukturierung des OLAF vom 1. Februar 2012 resultierenden Veränderungen zur Kenntnis genommen. Ohne einer künftigen Bewertung der Vorteile dieser Umstrukturierung vorzugreifen, hat der Überwachungsausschuss die Strategie, die Ressourcen auf die Untersuchungstätigkeit zu konzentrieren, untersuchungsbezogene Strukturen von politischen Strukturen zu trennen und den Schwerpunkt wieder auf wesentliche Untersuchungsmaßnahmen zu legen, um die Untersuchungstätigkeit des OLAF noch effizienter zu machen, begrüßt.

67. Da die interne Umstrukturierung des OLAF erhebliche personelle Versetzungen und Änderungen der Tätigkeitsbeschreibungen mit sich brachte oder sogar zu völlig neuen Aufgabenverteilungen führte, empfahl der Überwachungsausschuss dem Generaldirektor in seiner Stellungnahme Nr. 1/2012, eine Personalstrategie auszuarbeiten, die auf eine sich auf die gegenwärtigen Tätigkeiten des OLAF beziehende Bedarfsanalyse zurückgeht und bei der der Schwerpunkt auf die Aus- und Fortbildung, die berufliche Entwicklung, die Nachfolgeplanung und ein angemessenes Gleichgewicht zwischen dem für Unterstützungsarbeiten zuständigen Personal und dem für die zentralen Untersuchungsaufgaben zuständigen Personal gelegt wird (55). Der Überwachungsausschuss ersuchte den Generaldirektor dringend, in der Zeitbedienstetenfrage eine endgültige Entscheidung zu treffen, und er gab eine Reihe von Empfehlungen für die personelle Ausstattung seines Sekretariats (Zahl der Bediensteten, Bedingungen für ihre Ernennung, Beurteilung und Beförderung) ab.

68. Der Überwachungsausschuss unterstützte den Generaldirektor bei seinem an die EU-Organe gerichteten Ersuchen, dem OLAF ausreichende personelle Ressourcen zuzuweisen, um die Untersuchungsmöglichkeiten des OLAF zu verbessern. Im Dezember 2012 richteten der Generaldirektor und der Vorsitzende des Überwachungsausschusses einen gemeinsamen Brief an die Präsidenten der Europäischen Kommission, des Europäischen Parlaments und des Rates der Europäischen Union, in dem sie auf die Personalsituation im OLAF hinwiesen. Sie hoben die wichtige Rolle hervor, die dem OLAF beim Schutz der finanziellen Interessen der EU, insbesondere in Zeiten finanzieller Engpässe mit immer mehr Betrugsfällen und Unregelmäßigkeiten, zufällt. Ferner unterstrichen sie, dass die Aufforderung an den OLAF, seinen Personalbestand zu reduzieren, zwangsläufig zu einer Verringerung der zentralen Untersuchungsmöglichkeiten des OLAF führen würde, da die Zahl der dem OLAF gemeldeten Betrugsverdachtsfälle und der eingeleiteten Untersuchungen im Jahr 2012 drastisch anstieg. Der Überwachungsausschuss bedauert, dass sich die Personalsituation im OLAF trotz dieses Ersuchens nicht verbessert hat.

IV BEZIEHUNGEN ZUM OLAF, ZU DEN EU-ORGANEN UND SONSTIGEN AKTEUREN

1 Beziehungen zum OLAF

69. Neben den regelmäßigen Zusammenkünften mit dem Generaldirektor (56) traf der Überwachungsausschuss bei mehreren Gelegenheiten (57) auch mit anderen hochrangigen Leitern und sonstigen Mitarbeitern des OLAF zusammen, um Themen wie den Managementplan des OLAF, den Haushalt des OLAF oder die Ergebnisse der Überwachung einzelner Fallakten durch den Überwachungsausschuss zu erörtern. Beispielsweise informierte der Leiter des OLAF-Referats D1, Lothar Kuhl, den Überwachungsausschuss in dessen Sitzung vom 27. September 2012 über den Stand der Verhandlungen in Sachen Europäische Staatsanwaltschaft. Herr Kuhl beantwortete dabei auch Fragen des Überwachungsausschusses, beispielsweise zur Stellung des OLAF und des Überwachungsausschusses in einer solchen Staatsanwaltschaft. Der Überwachungsausschuss verfolgt dieses Vorhaben sehr genau und äußerte den Wunsch, stärker in seine Entwicklung eingebunden zu werden.

2 Beziehungen zu den EU-Organen

70. Als organübergreifendes Gremium ist der Überwachungsausschuss besonders bestrebt, eine solide Beziehung zu den EU-Organen zu unterhalten, und im Berichtszeitraum mehrfach mit Mitgliedern der Organe zusammengetreten.

71. Das für Steuern und Zollunion, Audit und Betrugsbekämpfung zuständige Kommissionsmitglied Algirdas Šemeta nahm an der Ausschusssitzung vom 23. Januar 2012 teil. Dabei dankte Herr Šemeta den ausscheidenden Ausschussmitgliedern für ihre wertvolle Arbeit und begrüßte die neuen Ausschussmitglieder. Er stellte fest, dass der neue Überwachungsausschuss angesichts der Umstrukturierung des OLAF zum 1. Februar 2012 und der bevorstehenden Reform der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 sein Amt zu einem sehr interessanten Zeitpunkt antrat. Herr Šemeta stellte die wichtigsten mit der Reform einhergehenden Änderungen vor und brachte seine Hoffnung zum Ausdruck, dass der enge Kontakt zwischen seinem Kabinett und dem Überwachungsausschuss auch in Zukunft bestehen bleibt. Darüber hinaus fanden zwei bilaterale Treffen zwischen ihm und dem Ausschussvorsitzenden statt.

72. Der Überwachungsausschuss traf auch den Haushaltskontrollausschuss des Europäischen Parlaments (CONT-Ausschuss) und einige seiner Mitglieder, um Fragen im Zusammenhang mit der Reform der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 und der Analyse von einzelnen Fällen des OLAF durch den Überwachungsausschuss zu erörtern. Im November 2012 trat der Überwachungsausschuss auf eigene Initiative mit dem CONT-Ausschuss zusammen, um die Probleme zu erläutern, auf die der Überwachungsausschuss bei der Erfüllung seiner Aufgaben im Zusammenhang mit der regelmäßigen Überwachung der Durchführung der Untersuchungstätigkeit des OLAF gestoßen war.

73. Im Dezember 2012 ersuchte der Vorsitzende des CONT-Ausschusses den Überwachungsausschuss, ihm die Schlussfolgerungen zu dem OLAF-Fall zu übermitteln, der zum Rücktritt eines Mitglieds der Europäischen Kommission geführt hatte. Der Überwachungsausschuss antwortete auf dieses Ersuchen in schriftlicher Form, und drei seiner Mitglieder nahmen an einer internen Sitzung des CONT-Ausschusses teil. Bei beiden Gelegenheiten teilte der Überwachungsausschuss dem CONT-Ausschuss mit, dass er eine Stellungnahme zu diesem speziellen Fall angenommen und diese dem Generaldirektor des OLAF übermittelt hatte. Wegen seiner Verpflichtung zur Wahrung des Untersuchungsgeheimnisses (Artikel 8 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999) war der Überwachungsausschuss nicht in der Lage, diese Stellungnahme oder seine Schlussfolgerungen in dieser Phase dem CONT-Ausschuss vorzulegen, da dabei Elemente eines in einem Mitgliedstaat einem Gerichtsverfahren unterliegenden OLAF-Falls offengelegt worden wären.

74. Im Berichtszeitraum traf der Überwachungsausschuss auch mit Dr. Ingeborg Gräßle, Mitglied des CONT-Ausschusses und Berichterstatterin zum Thema Reform der Verordnung 1073/1999, zusammen, die der Ausschusssitzung vom April 2012 beiwohnte. Frau Gräßle brachte ihre Unterstützung für den Überwachungsausschuss und seine Arbeit zum Ausdruck und teilte mit, der Überwachungsausschuss werde als wichtigster Partner des Europäischen Parlaments bei der Zusammenarbeit mit dem OLAF angesehen, weshalb das Europäische Parlament den Arbeitsbedingungen des Überwachungsausschusses besondere Beachtung schenke, um ihm die ordnungsgemäße Durchführung seiner Überwachungsaufgaben zu ermöglichen.

3 Beziehungen zu sonstigen Akteuren

75. Auf Einladung des britischen House of Lords (58) vom 7. November 2012 machte der Überwachungsausschuss eine Aussage im Rahmen einer Untersuchung des House of Lords zur Bekämpfung von Betrug zum Nachteil der finanziellen Interessen der EU. Der Überwachungsausschuss beschrieb allgemein seine Aufgaben und hob hervor, dass ihm nicht nur die Überwachung der Ausführung der Untersuchungstätigkeit durch das OLAF und somit die Bewertung der Untersuchungsdurchführung obliegt, sondern insbesondere auch die Unterstützung des Generaldirektors bei der Ausübung seiner Aufgaben. Der Überwachungsausschuss wies zudem darauf hin, dass er seine Funktion durch die regelmäßige Überwachung der OLAF-Fälle erfüllt, sei es durch an den Generaldirektor gerichtete Stellungnahmen, durch Hinterfragung oder Unterbreitung von an das OLAF gerichteten Empfehlungen für Verbesserungen, oder durch Vorlage von an die EU-Organe gerichteten Berichten.

V ARBEITSMETHODEN DES ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES

1 Sitzungen und Berichterstatter

76. Im Zeitraum Januar 2012 bis Januar 2013 hielt der Überwachungsausschuss insgesamt 11 Plenarsitzungen in Brüssel ab. Der Vorsitzende, die Berichterstatter und die Mitglieder des Sekretariats traten ebenfalls regelmäßig zusammen, um bestimmte Fragestellungen zu erörtern und die Plenarsitzungen vor- oder nachzubereiten.

77. Für jede wichtige Fragestellung benannte der Überwachungsausschuss einen Berichterstatter, so beispielsweise für den OLAF-Haushalt, die Reform der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999, die Analyse der vom Generaldirektor ausgegebenen Dienstanweisungen über die bei Untersuchungen des OLAF einzuhaltenden Verfahren (ISIP), die Prüfung von „abgewiesenen“ Fällen im Allgemeinen und von speziellen Fällen, die an die nationalen Justizbehörden übermittelt wurden. Jeder Berichterstatter entwarf in Zusammenarbeit mit dem Sekretariat des Überwachungsausschusses eine Stellungnahme oder Arbeitsunterlage, die dann in den Plenarsitzungen erörtert wurde.

2 Sekretariat

78. Die Aufgaben des Sekretariats des Überwachungsausschusses sind in der Geschäftsordnung des Ausschusses (59) festgelegt. Demnach hat das Sekretariat zur effizienten Ausführung der dem Ausschuss zugewiesenen Aufgaben, insbesondere in Bezug auf seine Überwachungsfunktion, beizutragen. Das Sekretariat muss in der Lage sein, unabhängig zu arbeiten und den Überwachungsausschuss bei seinen Aufgaben zu unterstützen. Unter Berücksichtigung der Tatsache, dass die Mitglieder des Überwachungsausschusses einerseits Experten von außerhalb der EU-Organe sind, die hohe Positionen in ihren Ländern bekleiden und somit ihre Aufgabe als Ausschussmitglied parallel zu ihrer normalen Arbeit in ihren Ländern ausüben, und andererseits einmal pro Monat an einer Plenarsitzung teilnehmen, ist es von äußerster Wichtigkeit, dass sie auf ein starkes und personell ausreichend besetztes Sekretariat zurückgreifen können. Dies garantiert die Unabhängigkeit des Überwachungsausschusses, welche ihrerseits ein ausschlaggebender Faktor für die Unabhängigkeit des OLAF ist.

79. Aus diesem Grund missbilligt der Überwachungsausschuss zutiefst, dass der Generaldirektor des OLAF zu Beginn der Amtszeit der gegenwärtigen Mitglieder im Jahr 2012 einseitig, ohne vorherige Unterrichtung des Überwachungsausschusses und ohne vorherige Einholung seiner Zustimmung beschlossen hat, 25 % der Sekretariatsstellen zu streichen, zwei Sekretariatsmitarbeiter zu ersetzen und einen neuen Sekretariatsleiter (der gleichzeitig auch der Sekretär des Überwachungsausschusses ist) zu ernennen. Diese Maßnahme widersprach völlig der vorherigen, vom Überwachungsausschuss und OLAF in Abstimmung mit der Europäischen Kommission festgelegten Praxis, Mitglieder des Ausschusssekretariats nur in Absprache mit dem Überwachungsausschuss zu ernennen, um die vollständige Unabhängigkeit des Überwachungsausschusses bei der Erfüllung seiner Aufgaben sicherzustellen. In Bezug auf die Ernennung des Leiters des Ausschusssekretariats ist diese Praxis sogar detailliert in der Geschäftsordnung des Überwachungsausschusses festgelegt (60). Der Überwachungsausschuss stimmte schließlich der Ernennung des neuen Sekretariatsleiters zu, akzeptierte jedoch nicht die Änderung der festgelegten Praxis. Zudem forderte er den Generaldirektor des OLAF auf, bei das Ausschusssekretariat betreffenden Änderungen die vorherige Zustimmung des Überwachungsausschusses einzuholen.

80. Der Überwachungsausschuss wies den Generaldirektor wiederholt auf den Personalmangel in seinem Sekretariat hin. Am Ende des Berichtszeitraums sagte der Generaldirektor schließlich eine zusätzliche Stelle für das Ausschusssekretariat zu, doch konkret ist seither nichts in dieser Sache geschehen.

81. In einem Positionspapier, das am 23. Mai 2012 an das Europäische Parlament, den Rat und die Kommission übermittelt wurde, unterstrich der Überwachungsausschuss, dass er, um effizient und unabhängig arbeiten zu können, ein eigenständiges, personell ausreichend ausgestattetes und seiner alleinigen Kontrolle unterliegendes Sekretariat benötigt (61).

(1) Artikel 11 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Mai 1999 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) (ABl. L 136 vom 31.5.1999, S. 1).

(2) Artikel 4–6 und Erwägungsgrund 5 des Beschlusses 1999/352/EG, EGKS, Euratom der Kommission vom 28. April 1999 zur Errichtung des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) (ABl. L 136 vom 31.5.1999, S. 20).

(3) ABl. L 308 vom 24.11.2011, S. 114.

(4) Rita Schembri zog sich ab Oktober 2012 aus der Arbeit des Überwachungsausschusses zurück und trat im März 2013 zurück, als sie durch ein neues Mitglied, Tuomas Pöysti, ersetzt wurde.

(5) Das CMS ist ein elektronisches Dateiverwaltungssystem und stellt dem OLAF als solches eine einzige Ressource für alle Informationen in Bezug auf seine Fallarbeit zur Verfügung. Das CMS ermöglicht es den Untersuchungsbeauftragten, alle Informationen in Bezug auf ihre Fallakten zu verwalten, und stellt ein elektronisches Verzeichnis für die gesamte Dokumentation im Zusammenhang mit den einzelnen Fällen bereit. Jeder Falldatensatz beinhaltet die vollständige Historie einer Akte — von den anfänglichen Hinweisen über die sorgfältige Auswahl und Untersuchung bis hin zu eventuell erforderlichen Überwachungstätigkeiten. Im September 2008 einigten sich der Überwachungsausschuss und das OLAF auf die Einrichtung des CMS-Moduls für den Zugriff des OLAF-Überwachungsausschusses auf das CMS mit dem Ziel, den Überwachungsausschuss bei der Erfüllung seiner Aufgaben unter gleichzeitiger Achtung seiner Pflichten in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten zu unterstützen. Diese Vereinbarung wurde teilweise durch den automatischen Zugang zu abgeschlossenen Untersuchungen bis März 2012 umgesetzt.

(6) Siehe Teil 3.1.3 des vorliegenden Berichts.

(7) Siehe diesbezüglich Urteil vom 8. Juli 2008, Franchet und Byk gegen Kommission, Rechtssache T-48/05.

(8) Siehe Punkt 40 der Stellungnahme des Überwachungsausschusses Nr. 4/2011.

(9) Stellungnahme des Europäischen Datenschutzbeauftragten zu einer Meldung des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF) im Zusammenhang mit der regelmäßigen Überwachung der Durchführung der Untersuchungstätigkeit, 19. Juli 2007, Sache 2007-73.

(10) Siehe Punkt 71 des vorliegenden Berichts.

(11) Artikel 30 Absatz 2 der ISIP: „Ab 1. Februar 2012 müssen alle Bewertungen von Hinweisen, die sich auf Mitglieder, Beamte oder sonstige Bedienstete der EU beziehen und vor dem 1. Februar 2012 registriert wurden, durch das zuständige Untersuchungsreferat gemäß den am Datum der Registrierung geltenden Verfahren bearbeitet werden. Das Untersuchungsreferat muss Vorschläge entweder für die Einleitung eines Untersuchungs- oder Koordinierungsfalls oder für die Abweisung des Falls unterbreiten und diese dem Referat ‚Untersuchungsauswahl und -überprüfung‘ zur Stellungnahme gemäß den neuen Verfahren vorlegen.“

(12) 221 Untersuchungen und 202 Koordinierungsfälle.

(13) Siehe Urteile vom 10. Juli 2003, Kommission der Europäischen Gemeinschaften gegen Europäische Investitionsbank, Rechtssache C-15/00, und Kommission der Europäischen Gemeinschaften gegen Europäische Zentralbank, Rechtssache C-11/00, Randnr. 164 bzw. 141.

(14) Siehe Empfehlungsentwurf des Europäischen Bürgerbeauftragten in seiner Untersuchung über die Beschwerde Nr. 856/2008/BEH gegen das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung vom 9. Dezember 2010. Der Bürgerbeauftragte schlussfolgerte, dass das OLAF nicht nachgewiesen hatte, dass seine Praxis der Übertragung der Befugnis, über die Einleitung und den Abschluss zu entscheiden, vom Generaldirektor auf den für operative Maßnahmen und Untersuchungen zuständigen Direktor rechtmäßig sei, und empfahl dem OLAF, dies erneut zu prüfen.

(15) Siehe Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten zum Abschluss seiner Untersuchung über die Beschwerde Nr. 856/2008/BEH gegen das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) vom 11. November 2011.

(16) Siehe Punkt 17 des vorliegenden Berichts.

(17) Siehe Jahresbericht 2012 des OLAF-Referats 0.1 („Untersuchungsauswahl und -überprüfung“).

(18) Siehe Artikel 11 Absatz 6 und Artikel 12 der ISIP.

(19) Beispielsweise gab es Fälle, in denen Entscheidungen über die Ernennung von Bediensteten oder schriftliche Ermächtigungen zur Durchführung von Untersuchungsmaßnahmen erst nach Durchführung der betreffenden Maßnahmen ergingen bzw. erteilt wurden oder sogar völlig fehlten.

(20) Artikel 12 Absatz 1 der ISIP: „Wenn das Untersuchungsreferat die Durchführung einer Untersuchungsmaßnahme, bei der die Genehmigung des Generaldirektors gemäß Artikel 11 Absatz 6 erforderlich ist, oder einer Untersuchungsmission in einem Drittland beabsichtigt, muss das Untersuchungsreferat beim Referat ‚Untersuchungsauswahl und -überprüfung‘ einen Beschluss über die vorgeschlagene Untersuchungsmaßnahme beantragen“. In Artikel 11 Absatz 6 ist Folgendes vorgesehen: „Angehörige des Untersuchungsreferats führen folgende Untersuchungsmaßnahmen bei Vorlage der vom Generaldirektor ausgestellten schriftlichen Bestätigung, die über ihre Identität und ihre Dienststellung Auskunft gibt und aus der die Untersuchungsmaßnahme, zu deren Durchführung sie ermächtigt sind, hervorgeht, durch: a. Befragungen von Betroffenen, b. Überprüfungen von Räumlichkeiten, c. Kontrollen vor Ort, d. forensische Maßnahmen, e. Kontrollen und Überprüfungen gemäß sektorbezogenen Vorschriften.“

(21) Artikel 21 der ISIP.

(22) Siehe oben zitiertes Urteil Franchet und Byk gegen Kommission, Randnummern 163–170.

(23) Aus Gründen der Vertraulichkeit ist die Stellungnahme Nr. 2/2012 dem vorliegenden Bericht nicht beigefügt.

(24) Aus Gründen der Vertraulichkeit ist der Bericht nicht beigefügt.

(25) Inzwischen wurden 46 der 188 Untersuchungen mit einer Dauer von mehr als 9 Monaten abgeschlossen (25 % im Berichtszeitraum).

(26) 67 Berichte (35 % aller dem Überwachungsausschuss vorgelegten Neunmonatsberichte).

(27) 5 Berichte.

(28) 12 Berichte.

(29) Beispielsweise wurde die voraussichtlich notwendige Frist für den Abschluss der Untersuchung in fünf Fällen nicht angegeben.

(30) In 89 von 188 Fällen wurde nicht auf Verjährungsaspekte Bezug genommen.

(31) Bis 1. Februar 2012 waren diese Informationen im Allgemeinen im abschließenden Untersuchungsbericht oder in einer Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte enthalten, die dem Überwachungsausschuss vom früheren Referat „Rechtsberatung“ vorgelegt wurde.

(32) Dieser Vordruck beinhaltet einen gesonderten Absatz, in dem sie innerhalb der angegebenen Frist sämtliche Maßnahmen oder Beschlüsse, die infolge der Empfehlungen ergriffen oder gefasst wurden, dem OLAF melden müssen.

(33) Von durchschnittlich 40 Fällen pro Jahr auf 83 Fälle während des Berichtszeitraums.

(34) Siehe Punkt 13 des vorliegenden Berichts.

(35) Nicht alle erforderlichen Dokumente wurden an den Überwachungsausschuss übermittelt: In einigen Fällen erhielt der Überwachungsausschuss lediglich das Anschreiben ohne sonstige Unterlagen, während er in anderen Fällen eine Kopie der vollständigen Fallakten erhielt. Bei einigen Fällen erfolgte der Versand per interner Post und ohne Anforderung einer Eingangsbestätigung des Überwachungsausschusses, mit der das OLAF hätte belegen können, dass es den Überwachungsausschuss vor der Übermittlung des Falls an die nationalen Justizbehörden informiert hatte. Die Eingangsbestätigung wurde oftmals nicht im CMS festgehalten.

(36) Anfänglich wurde der Zugang in 18 Fällen (1 Fall im März 2012, 17 Fälle im Mai 2012) mit der Begründung abgelehnt, dass der Verweis des Überwachungsausschusses auf die Notwendigkeit, die Achtung der Grundrechte und der Verfahrensgarantien durch das OLAF prüfen zu müssen, nicht ausreichend sei oder dass eine Begründung nur auf der Grundlage von Artikel 11 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 (beispielsweise zum Prüfen möglicher Verstöße gegen die Unabhängigkeit der Untersuchungen des OLAF oder der Gründe, warum eine Untersuchung nicht abgeschlossen werden konnte) nicht ausreichen würde, um den Zugang zu Fallakten, die personenbezogene Daten enthalten, zu rechtfertigen. Der Generaldirektor stimmte schließlich nach Annahme der Arbeitsvereinbarungen im September 2012 zu, den Zugang zu all diesen Fällen zu gewähren.

(37) Siehe Punkt 13 des vorliegenden Berichts.

(38) Seit September 2012 wurde kein Antrag des Überwachungsausschusses mehr abgelehnt, und die Anträge wurden im Allgemeinen rechtzeitig bearbeitet (1 bis 14 Arbeitstage — unter außergewöhnlichen Umständen).

(39) Das Übermittlungsschreiben an die nationale Justizbehörde und die Empfehlungen sind nicht mehr in die Dokumente einzubeziehen, die an den Überwachungsausschuss weiterzuleiten sind. In Bezug auf den Inhalt der gekürzten und anonymisierten Fassung des Abschlussberichts sehen die Anweisungen des Generaldirektors vor, dass sie „Informationsfelder mit Einzelheiten der Untersuchung, finanziellen und sonstigen Auswirkungen sowie einer Zusammenfassung des Falls“ enthalten sollte, aber die Abschnitte, die Informationen über die durchgeführten Untersuchungsmaßnahmen, die erhobenen Beweise oder die durchgeführten Koordinierungsmaßnahmen, die einzuziehenden Beträge oder Beträge, deren unrechtmäßige Zahlung verhindert werden soll, die rechtliche Bewertung des Sachverhalts einschließlich der Beschreibung der verletzten EU-Rechtsvorschriften, etwaige betroffene nationale Rechtsvorschriften, die geltenden Verjährungsfristen, die Anmerkungen der Betroffenen und die Schlussfolgerungen zu dem Fall enthalten, vollständig zu streichen sind.

(40) Einige Untersuchungsreferate haben Informationen wie die Art der vom OLAF durchgeführten Untersuchungsmaßnahme, die Generaldirektion der Europäischen Kommission, an die der Abschlussbericht weitergeleitet wurde oder die nationale Behörde, mit der das OLAF zusammengearbeitet hat, die Phase des nationalen Verfahrens oder den einzuziehenden Betrag geschwärzt.

(41) Die neuen Anweisungen besagen, dass „die Dokumente, die an den Überwachungsausschuss weitergeleitet werden, im Allgemeinen fünf Arbeitstage vor deren Übermittlung an die Justizbehörden zur Verfügung gestellt werden müssen. Eine Verkürzung dieser Frist ist nur durch außerordentliche Gründe wie die Dringlichkeit oder der sensible Charakter der untersuchten Angelegenheit zu rechtfertigen. Ein Vorschlag zur Verkürzung dieser Frist muss vom Generaldirektor genehmigt werden.“

(42) Untersuchungsmaßnahmen wurden ohne schriftliche Genehmigung durchgeführt, die gemäß Artikel 6 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 erforderlich ist; Offenlegung der Identität eines internen Hinweisgebers gegenüber seinem Organ durch das OLAF; Offenlegung vertraulicher Informationen und personenbezogener Daten in Bezug auf einen Bediensteten eines EU-Gremiums und eine in eine OLAF-Untersuchung verwickelte Person gegenüber einem anderen EU-Organ, obwohl der Kenntnisbedarf dieses Organs nicht festgestellt wurde.

(43) Untersuchungsmaßnahmen, die durch das OLAF auf einer falschen Rechtsgrundlage oder sogar ohne eindeutige Rechtsgrundlage sowie ohne vorherige Rechtsprüfung durchgeführt wurden; Fehlen von Benachrichtigungen an die Betroffenen über den Abschluss der Untersuchungen trotz einer Empfehlung des Bürgerbeauftragten: „Das Recht auf eine gute Verwaltung, das in Artikel 41 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union niedergelegt ist, erfordert, dass eine Person, die Gegenstand einer Untersuchung war, billigerweise erwarten kann, innerhalb einer angemessenen Frist über die Ergebnisse einer solchen Untersuchung informiert zu werden, sobald diese abgeschlossen wurde“ (siehe Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten zum Abschluss seiner Untersuchung zur Beschwerde Nr. 3136/2008/(IP)EI gegen das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) vom 16. Februar 2012).

(44) Dies bezieht sich auf Fälle, die gemäß den Vorschriften des vorherigen OLAF-Handbuchs eingeleitet wurden.

(45) Dies war beispielsweise in mehreren Fällen aus den Jahren 2008 und 2009 der Fall, bei denen der Bewertungszeitraum zwischen 12 und 24 Monate dauerte und in den Neunmonatsberichten keine Gründe angegeben wurden.

(46) 48 der 188 Fälle, in denen der Überwachungsausschuss Neunmonatsberichte erhielt, wurde angegeben, dass die voraussichtlich notwendige Frist für den Abschluss der Untersuchung zwischen März und Dezember 2012 läge. Bis dato sind diese 48 Fälle immer noch nicht abgeschlossen.

(47) Beispielsweise war in einem der Fälle mit einer Dauer von mehr als neun Monaten, die durch den Überwachungsausschuss geprüft wurden, der Zeitraum von 13 Monaten für die Bewertung der anfänglichen Hinweise darauf zurückzuführen, dass das OLAF auf ausführliche Unterlagen aus dem betroffenen Mitgliedstaat warten musste.

(48) Beispielsweise dauern in einem Fall von 2008, der vom Überwachungsausschuss geprüft wurde, die Gerichtsverfahren in zwei Mitgliedstaaten noch an, sodass die voraussichtliche notwendige Frist für den Abschluss der OLAF-Untersuchung im Neunmonatsbericht nicht angegeben werden konnte.

(49) Beispielsweise entfielen auf diese beiden Sektoren 302 der 423 Fälle, die zum 1. Februar 2012 automatisch in Untersuchungs- oder Koordinierungsfälle umgewandelt wurden und von denen 281 Fälle am 1. Juni 2012 noch offen waren.

(50) 42 der 75 Fälle, bei denen Informationen an die nationalen Justizbehörden übermittelt werden mussten und die nach dem 1. Februar 2012 abgeschlossen und an den Ausschuss weitergeleitet wurden, wurden von den beiden Referaten bearbeitet, die für die Sektoren Landwirtschaftsfonds und Strukturfonds zuständig sind.

(51) Siehe vorrangige Ziele der Untersuchungspolitik für 2012.

(52) Im Zollsektor liegen die wahrscheinlichen finanziellen Auswirkungen bei mehr als 1 Mio. EUR, während sich im Strukturfondssektor die wahrscheinlichen finanziellen Auswirkungen auf 500 000 EUR beim Europäischen Sozialfonds und Kohäsionsfonds und auf 1 Mio. EUR beim EFRE (Europäischer Fonds für regionale Entwicklung) belaufen.

(53) Siehe Stellungnahme Nr. 1/2012 im Anhang des vorliegenden Berichts.

(54) Artikel 6 Absatz 2 des Beschlusses 1999/352/EG, EGKS, Euratom.

(55) Der Überwachungsausschuss stellte nach Erhalt des jährlichen Managementplans 2013 des OLAF fest, dass darin nunmehr einige Indikatoren für die Personalverwaltung enthalten sind.

(56) Es fanden insgesamt acht Zusammenkünfte statt (23. Januar 2012, 21. März 2012, 27. Juni 2012, 26. September 2012, 22. Oktober 2012, 20. November 2012, 11. Dezember 2012, 23. Januar 2013).

(57) Es fanden vier Zusammenkünfte statt (21. März 2012, 26. September 2012, 20. November 2012 und 22. Januar 2013).

(58) Der EU-Unterausschuss (Justiz, Behörden und Verbraucherschutz) des House of Lords veröffentlichte am 17. April 2013 seinen 12. Bericht über die Bekämpfung von Betrug zum Nachteil der EU-Finanzen (http://www.publications.parliament.uk).

(59) Siehe Artikel 11 der Geschäftsordnung des Ausschusses.

(60) Siehe Artikel 11.

(61) Der Überwachungsausschuss stellte fest, dass der gegenwärtige Wortlaut der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 in dieser Hinsicht verbessert werden könnte, indem zusätzliche Garantien vorgesehen werden, und schlug vor, in der geänderten Verordnung festzulegen, dass i) die Summe der Mittelzuweisungen für den Überwachungsausschuss und sein Sekretariat getrennt in eine spezielle Haushaltslinie des Teileinzelplans „Kommission“ des Gesamthaushaltsplans der Union eingestellt wird, und dass ii) die Zahl der Bediensteten des Sekretariats mindestens 2 % des Personalbestands des OLAF entsprechen sollte.

ANHANG I SITZUNGSKALENDER DES ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES 2012 Monat Sitzungstermin Januar Montag, 23.1. – Dienstag, 24.1. Februar Dienstag, 21.2. – Mittwoch, 22.2. März Dienstag, 20.3. – Mittwoch, 21.3. April Dienstag, 24.4. – Mittwoch, 25.4. Mai Dienstag, 29.5. – Mittwoch, 30.5. Juni Dienstag, 26.6. – Mittwoch, 27.6. September Dienstag, 25.9. – Mittwoch, 26.9. Oktober Dienstag, 23.10. – Mittwoch, 24.10. November Dienstag, 20.11. – Mittwoch, 21.11. Dezember Montag, 10.12. – Dienstag, 11.12.

2013 Januar Dienstag, 22.1. – Mittwoch, 23.1.

ANHANG II STELLUNGNAHME NR. 1/2012 zum Haushaltsvorentwurf 2013 des OLAF Brüssel, 26. Juni 2012 Auf den Sitzungen vom 24. und 25. April, 5. und 6. Juni und 26. Juni 2012 prüfte der OLAF-Überwachungsausschuss den Haushaltsvorentwurf 2013 des OLAF und verabschiedete die folgende Stellungnahme. Gemäß Artikel 11 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 (1) ist es die Aufgabe des OLAF-Überwachungsausschusses (im Folgenden „Überwachungsausschuss“), die Unabhängigkeit des Amtes bei der Ausübung seiner Untersuchungstätigkeit sicherzustellen. Zu diesem Zweck und um zu gewährleisten, dass das OLAF effizient und wirksam arbeiten kann, wurde für das Amt eine spezielle Haushaltslinie im Haushalt der Kommission geschaffen. In diesem Zusammenhang und angesichts der dem Überwachungsausschuss durch die Kommission übertragenen Befugnisse (2) hat der Überwachungsausschuss den Haushaltsvorentwurf des OLAF geprüft und gibt die folgende Stellungnahme ab. I. Ressourcen Zuweisung von Ressourcen zu vorrangigen Maßnahmen Der Überwachungsausschuss hat dem OLAF in seinen vorherigen Stellungnahmen zum Haushalt regelmäßig empfohlen, der Kerntätigkeit des OLAF, nämlich den Untersuchungen, mehr Bedienstete durch Versetzung dieser Bediensteten aus anderen Unterstützungsreferaten zuzuweisen. Der Überwachungsausschuss hat ferner vorgeschlagen, dass der Unterschied zwischen der Untersuchungstätigkeit und der operativen Tätigkeit des OLAF präzisiert werden sollte. Daher nimmt der Überwachungsausschuss Kenntnis von der Umstrukturierung des OLAF zum 1. Februar 2012, die zu den folgenden Änderungen geführt hat: 2011: Direktion A (Untersuchungen und operative Tätigkeiten): 84 (17 %) Direktion B (Untersuchungen und operative Tätigkeiten): 84 (17 %) Direktion C (Operative Unterstützung): 125 (25 %) Direktion D (Verwaltung und allgemeine Angelegenheiten): 181 (36 %) Generaldirektor: 17 (%) Überwachungsausschuss: 8 (%) Summe Personal: 499 (100 %) Summe Untersuchungen: 168 (34 %) Summe Untersuchungen + operative Unterstützung: 293 (59 %) Seit 1. Februar 2012: Referat 0.1 (Untersuchungsauswahl und -überprüfung): 25 (5 %) Direktion A (Untersuchungen I): 95 (19 %) Direktion B (Untersuchungen II): 100 (20 %) Direktion C (Unterstützung der Untersuchungen): 86 (17 %) Direktion D (Politik): 110 (22 %) Direktion R (Ressourcen): 68 (13 %) Generaldirektor: 13 Überwachungsausschuss: 6 (%) Summe Personal: 503 (100 %) Summe Untersuchungen: 220 (44 %) Summe Untersuchungen + Unterstützung der Untersuchungen: 306 (61 %) Für eine Bewertung der Vorteile der Umstrukturierung sowie des Einflusses auf die Effizienz des Amtes ist es noch zu früh, allerdings könnte die Strategie, die Ressourcen auf Untersuchungen zu konzentrieren, die Untersuchungsstrukturen von den politischen Strukturen zu trennen und den Schwerpunkt wieder auf die wichtigen Untersuchungstätigkeiten zu verlagern, in die richtige Richtung zu gehen. Folgemaßnahmen zu Untersuchungen Den neuesten Statistiken des Europäischen Rechnungshofs (3) zufolge führten im Jahr 2008 nur 10 % und im Jahr 2009 nur 4 % der OLAF-Untersuchungen zu Verurteilungen durch die nationalen Justizbehörden. Selbst wenn berücksichtigt wird, dass es eventuell andere Folgemaßnahmen zu Untersuchungen gibt, die Beiträge anderer Organe und nicht unbedingt der Mitgliedstaaten erfordern, muss die tatsächliche Effektivität der Arbeit des Amtes als kritischer Ansatzpunkt genauestens analysiert werden. In diesem Zusammenhang bedauert der Überwachungsausschuss, dass die Umstrukturierung des OLAF auch die Abschaffung der auf Folgemaßnahmen spezialisierten Referate mit sich gebracht hat, deren diesbezügliche Aufgaben den Untersuchungsbeauftragten übertragen wurden. Letztere verfügen zumeist nicht über die rechtlichen und sprachlichen Fachkenntnisse und den Status, um den nationalen Justizbehörden bei juristischen Folgemaßnahmen Hilfestellung zu leisten oder um diese wirksam zu überwachen. Dies kann zu einer Dissoziation zwischen den OLAF-Untersuchungen (bei denen es sich ja um vorbereitende Maßnahmen handelt) und den tatsächlichen Sanktionen oder Rechtsmitteln in Gerichts-, Verwaltungs- und Disziplinarverfahren führen. Durch geeignete Folgemaßnahmen kann sichergestellt werden, dass die Untersuchungen letztendlich auch zu entsprechenden Ergebnissen führen. Andernfalls bleibt der hohe Arbeitsaufwand, den das OLAF betreibt, jeweils unbelohnt. Personalstrategie Die Umstrukturierung des Amtes führte zu umfangreichen Personalverschiebungen, zu zahlreichen Änderungen der Tätigkeitsbeschreibungen oder gar zu völlig neuen Aufgabenzuweisungen. Angesichts dieser Umstände wiederholt der Überwachungsausschuss den Standpunkt des vorherigen Ausschusses, dass das Vorhandensein einer geeigneten Personalstrategie, die sich auf identifizierte und reale Anforderungen der Organisation und ihre Prioritäten stützt, für die Lenkung und Optimierung des Einsatzes der vorhandenen Ressourcen von wesentlicher Bedeutung ist. Ein zentrales Element dieser Strategie sollte die fortwährende Aus- und Fortbildung mit Blick auf die interne Mobilität und die allgemeine Umstrukturierung sein. Dabei sollte ein optimales Gleichgewicht zwischen den AD-Beamten, die die zentralen Untersuchungsaufgaben wahrnehmen, und den Assistenten, die Unterstützungsdienstleistungen erbringen, angestrebt werden. Die Personalstrategie sollte auch auf die Arbeitsbeziehungen mit der GD Verwaltung sowie auf Einstellungen, die fachliche Ausbildung, die interne Mobilität und die berufliche Entwicklung des ständigen Personals und der Zeitbediensteten sowie auf die Nachfolgeplanung abzielen. Zeitbedienstete Obwohl im Laufe der Jahre erhebliche Anstrengungen unternommen wurden, muss der Überwachungsausschuss wie schon in seinen vorherigen Stellungnahmen unterstreichen, dass ihm die Schwierigkeiten bei der Einführung eines geeigneten Systems für die Beförderung (oder Neueinstufung) von Zeitbediensteten Sorge bereitet. Der Überwachungsausschuss empfindet es als enttäuschend, dass bislang noch keine Lösung für dieses Problem gefunden wurde, das ein Teil des allgemeinen Motivationsproblems für die Bediensteten des OLAF ist. Es wäre begrüßenswert, wenn den Zeitbediensteten klar gesagt würde, ob eine solche Beförderung überhaupt vorgesehen ist, damit sie entsprechende Entscheidungen über ihre berufliche Laufbahn treffen können. Empfehlungen: — Es müssen wirksame Folgemaßnahmen derUntersuchungen sichergestellt werden. — Es sollte eine Personalstrategie auf derGrundlage einer Bewertung des Bedarfs an den gegenwärtigenTätigkeiten des OLAF entwickelt werden. Hierbei sollte derSchwerpunkt auf die Aus- und Fortbildung, die beruflicheEntwicklung, die Nachfolgeplanung und ein angemessenesGleichgewicht zwischen Assistenten, dieUnterstützungsdienstleistungen erbringen, und AD-Beamten,die die zentralen Untersuchungsaufgaben wahrnehmen, gelegtwerden. — Hinsichtlich der Zeitbedienstetenfrage sollteeine Entscheidung getroffen und diese den Zeitbedienstetenmitgeteilt werden. II. Haushaltsverfahren Im Beschluss der Kommission zur Errichtung des OLAF ist eindeutig festgelegt, dass der Überwachungsausschuss zum Haushaltsvorentwurf des OLAF angehört werden muss, bevor dieser an den Generaldirektor für Haushalt übermittelt wird (4). Bislang hat der Generaldirektor des OLAF den Haushaltsvorentwurf stets nach „technischen“ Sitzungen bzw. nach Abschluss „technischer“ Vereinbarungen mit dem Generaldirektor der Generaldirektion „Haushalt“ an den Ausschuss übermittelt. Auf diese Weise konnte keine maßgebliche und sinnvolle Anhörung des Überwachungsausschusses stattfinden, sodass die Übermittlung des Haushaltsvorentwurfs lediglich zu einer Formalität geworden ist. Der Überwachungsausschuss ist der Ansicht, dass die Abgabe einer Stellungnahme zum Haushaltsvorentwurf eine seiner Kernaufgaben ist. Schlussfolgerung: — Der Überwachungsausschuss sollte zum nächstenHaushaltsvorentwurf im Rahmen eines echten und inhaltlichenMeinungsaustauschs zwischen dem Generaldirektor des OLAF und demAusschuss angehört werden, bevor dieserin irgendeiner Form an den Generaldirektor der GD „Haushalt“ übermitteltwird. III. Sekretariat des Überwachungsausschusses Haushaltslinie Die Haushaltslinie für den Überwachungsausschuss sollte, um voll aussagekräftig zu sein und die Gesamtkosten seiner Aufsichtstätigkeit in vollem Umfang widerzuspiegeln, die Gesamtkosten aller operativen Tätigkeiten (sämtliche Aufwendungen der Ausschussmitglieder und des Sekretariats einschließlich Gehälter, Aus- und Fortbildungsmaßnahmen, Dienstreisen usw.) beinhalten. Das OLAF kann seine Mittel je nach Bedarf von einem Posten zu einem anderen umschichten. Durch Zusammenführung der Gesamtkosten der Tätigkeit des Überwachungsausschusses in einer separaten Haushaltslinie würde sichergestellt, dass die zur Verwendung durch den Ausschuss vorgesehenen Mittel auch wirklich für die Überwachungstätigkeit aufgewendet werden. Gleichwohl könnten ungenutzte Mittel in eine andere Linie des OLAF-Haushalts umgeschichtet werden. Eine solche Umschichtung sollte daher nur bei vorheriger Inkenntnissetzung des Überwachungsausschusses und mit dessen Zustimmung möglich sein. Der Leiter des Ausschusssekretariats sollte als nachgeordnet bevollmächtigter Anweisungsbefugter die Gesamtmittelzuweisungen für die operativen Tätigkeiten des Ausschusses unter der Aufsicht des Ausschusses verwalten. Wenn sämtliche Aufwendungen in einer einzigen Haushaltslinie zusammengeführt würden, würde dies die Verwaltung vereinfachen und einen effizienteren Aufsichtsrahmen zur Folge haben, und nicht verwendete Mittel könnten vom Generaldirektor mit Zustimmung des Überwachungsausschusses in andere OLAF-Haushaltslinien umgeschichtet werden. Eine separate Haushaltslinie würde zudem mehr Transparenz bieten und die Autonomie des Überwachungsausschusses wi