Bericht

über den Jahresabschluss 2001 des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt, zusammen mit den Antworten des Amtes

(2002/C 326/12)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Haushaltsausschuss des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt gemäß Artikel 137 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat den Jahresabschluss des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 119 Absatz 2 Buchstabe c der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates wurde der Haushaltsplan des Amts unter der Verantwortung seines Präsidenten ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 138 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Der Hof kann aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2001 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN

Haushaltsvollzug

5. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2001 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1 dargestellt.

6. Die für das Haushaltsjahr verfügbaren Mittel beliefen sich auf 181,1 Millionen Euro; davon entfielen 163,8 Millionen auf das laufende Haushaltsjahr und 17,3 Millionen auf Mittelübertragungen aus dem Vorjahr. Die Mittel des Haushaltsjahres beliefen sich ursprünglich auf 184,2 Millionen Euro, wurden aber im Wege eines Berichtigungs- und Nachtragshaushaltsplans um 3,1 Millionen gekürzt. Damit sollte dem Rückgang der Konjunktur, der sich im zweiten Quartal des Jahres bemerkbar machte und nach den Ereignissen vom 11. September 2001 noch zunahm, Rechnung getragen werden.

7. Die eigentlichen Mittel des laufenden Haushaltsjahres, die eine Reserve von 54 Millionen Euro umfassen, wurden in Höhe von 99,5 Millionen gebunden und dieser Betrag war Gegenstand von Zahlungen in Höhe von 82,0 Millionen Euro (82 % der Mittelbindungen). Die restlichen Mittel wurden entweder übertragen (17,7 Millionen Euro) oder annulliert (64,1 Millionen Euro einschließlich der Reserve von 54 Millionen, die nicht verwendet wurde). Von den operationellen Mitteln (Titel III) in Höhe von 35,2 Millionen Euro wurden 34,0 Millionen Euro gebunden und davon wurden 24,0 Millionen Euro (71 %) ausgezahlt und 10,3 Millionen Euro (29 %) mussten auf das folgende Haushaltsjahr übertragen werden. Der Restbetrag wurde annulliert.

8. Die aus dem Vorjahr übertragenen Mittel beliefen sich auf 17,3 Millionen Euro und entfielen mit 8,7 Millionen auf Titel III. Diese Mittel waren Gegenstand von Zahlungen in Höhe von 16,3 Millionen, davon betrafen 8,6 Millionen Titel III, der Restbetrag wurde annulliert.

Jahresabschluss

9. Die Tabellen 2 und 3 enthalten eine Zusammenfassung der vom Amt in seinem Tätigkeitsbericht zum Haushaltsjahr 2001 veröffentlichten Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht. Das Amt hat die Abschreibung seiner immateriellen Anlagewerte berücksichtigt. Außerdem wurde eine Rückstellung für die Ausgaben im Zusammenhang mit der Durchführung der Verfahren in Markensachen gebildet.

10. Das Amt hat nie eine Bestandsaufnahme durchgeführt. Bei einer materiellen Prüfung wurde festgestellt, dass einige Gegenstände nicht identifiziert, falsch lokalisiert oder sogar überhaupt nicht lokalisiert waren.

11. Das Amt sollte ihre buchmäßige Erfassung der Vermögensgegenstände als Anlagewerte nach dem von der Kommission festgelegten Muster vornehmen. Diese Erfassung erfolgt nämlich zum Zeitpunkt der Erteilung der Auszahlungsanordnung und nicht zum Zeitpunkt des Übergangs der Risiken an diesen Gegenständen auf das Amt(3).

12. Artikel 9 der Durchführungsbestimmungen für die Bestandsaufnahme müsste mit Artikel 18 der Verordnung der Kommission abgestimmt und dahin gehend geändert werden, dass die Anschaffungskosten die Architektenhonorare und die Kosten für Gutachten umfassen.

Anwendung der Finanzvorschriften

13. Aufgrund der Abwesenheit der verantwortlichen Anweisungsbefugten, hat ein Bediensteter im August 2001, Auszahlungsanordnungen(4) in einem Gesamtbetrag von 100000 Euro unterzeichnet, obwohl er keine diesbezügliche Zeichnungsbefugnis hatte. Das Amt sollte dafür sorgen, dass sich eine derartige Situation nicht wiederholt.

14. Die Ende November 2001 verfügbare Liste der bevollmächtigten Anweisungsbefugten war zuletzt am 18. Juni 2001 aktualisiert worden. Seitdem wurden zwar mehrere Bedienstete alsbevollmächtigte Anweisungsbefugte ernannt, aber die Liste ist nicht dementsprechend geändert worden. Es wäre außerdem wünschenswert, die Unterschriftsproben regelmäßig zu überprüfen.

Beschaffung von Waren und Dienstleistungen

Inanspruchnahme von Rahmenverträgen

15. In der Region von Alicante gibt es nur wenige Bieter, die den Erfordernissen des Amts gerecht werden können. Die Inanspruchnahme der interinstitutionellen Rahmenverträge lässt sich nur schwer realisieren, weil darin entweder der Anwendungsbereich durch Klauseln auf Brüssel und/oder Luxemburg begrenzt ist, oder weil der Standort des Amts dagegen spricht. Das Amt nutzt diese Rahmenverträge aber als Richtschnur für seine eigene Anschaffungen.

Bedarfsvorausschätzung

16. Die Bemühungen des Amtes seine Produktivität zu steigern führten dazu, dass es seine Bedarfsplanung bis 2001 an der Hypothese einer stabilen und beständigen Zunahme der Eintragungsanträge orientierte. Um in Zukunft eine bessere Vorrausschätzung seines realen Bedarfs vornehmen zu können, müssten im Rahmen dieser Hypothese die verschiedenen Faktoren berücksichtigt werden, die den Eintragungsanträgen zugrunde liegen.

17. Das Amt hat z. B. im Jahr 2001 einen dreijährigen Mietvertrag(5) in Höhe von 2869344 Euro für ein zusätzliches Gebäude unterzeichnet. Bei der Prüfung der Akte wurde festgestellt, dass die Verhandlungen unerklärlich schnell abgeschlossen wurden, obwohl bereits die ersten Zeichen einer nachlassenden Konjunktur sichtbar wurden. Das Gebäude stand Anfang 2002 noch teilweise leer, und das Amt musste die Miet- und Instandhaltungskosten übernehmen.

18. Der Rückgang der Konjunktur, der sich im Jahr 2000 ankündigte und 2001 fortsetzte, verringerte die Wachstumsaussichten des Amts und vergrößerte die Notwendigkeit einer echten Bedarfsvorausschätzung und Bedarfsplanung, die zu einer zweckmäßigeren Anschaffungspolitik führt.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung in Luxemburg vom 17. Oktober 2002 angenommen.

Für den Rechnungshof

Juan Manuel Fabra Vallés

Präsident

(1) ABl. L 11 vom 14.1.1994.

(2) In Anwendung von Artikel 137 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amts für das Haushaltsjahr 2001 am 11. März 2002 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Amts, dem Europäischen Parlament, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 28. März 2002 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diesen Jahresabschluss in gekürzter Form wieder.

(3) Artikel 17 der Verordnung Nr. 2909/2000 der Kommission (ABl. L 336 vom 30.12.2000, S. 75).

(4) Mehr als zehn Fälle wurden festgestellt.

(5) Ab 1. Juni 2001.

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans 2001NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten des Amts - In diesen Tabellen sind die vom Amt in seinem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2001 und 2000 für die Haushaltsjahre 2001 und 2000

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NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten des Amts - In diesen Tabellen sind die vom Amt in seinem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten zusammenfassend dargestellt.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2001 und 31. Dezember 2000NB:

Wegen der gerundeten Beträge können sich bei den Summen Divergenzen ergeben.

Quelle:

Daten des Amts - Diese Tabellen geben eine zusammenfassende Darstellung der vom Amt in seinem Jahresabschluss ausgewiesenen Daten.

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Antworten des amtes

Finanzausweise

10. Die Bestandsaufnahme des Amtes umfasst Nicht-EDV- und EDV-Ausrüstungen. Letztere werden regelmäßig überprüft. Der Stand des Bestandsverzeichnisses der Nicht-EDV-Ausrüstungen ist auf die Verteilung der Räumlichkeiten des Amtes auf mehrere Gebäude und Unzulänglichkeiten des EDV-Systems sowie Probleme im Hinblick auf die Stabilität des Personals zurückzuführen. Eine Überprüfung des Bestandsverzeichnisses der Nicht-EDV-Ausrüstungen wurde 2002 in Angriff genommen. Sie wird Anfang 2003 abgeschlossen sein, und es ist vorgesehen, sie von einem spezialisierten Unternehmen bestätigen zu lassen. Darüber hinaus prüft das Amt den Erwerb eines EDV-Systems für die Verwaltung seines Vermögens, um 2003 über ein Instrument zur Verwaltung des Lebenszyklus der Ausrüstungen, von ihrer Anschaffung bis zu ihrer Aussonderung, zu verfügen. Im Rahmen der Umstrukturierung des Amtes wurde ein Bereich geschaffen, der einzig für die Verwaltung des zentralisierten Bestandsverzeichnisses der logistischen und EDV-Ausrüstungen zuständig ist.

11. Das im vorhergehenden Punkt genannte EDV-Tool wird es dem Amt ermöglichen, sich der Praxis der Kommission anzupassen.

12. Die Durchführungsbestimmungen für die Bestandsaufnahme werden 2003 nach einer Abstimmung der Haushaltsordnung des Amtes auf die Rahmenfinanzregelung für die dezentralen Einrichtungen überprüft.

Anwendung der Finanzvorschriften

13. Die vom Hof beschriebene Situation ist eine Ausnahme, da alle Anweisungsbefugten aufgrund von Jahresurlaub abwesend waren. Unter diesen Umständen hat der anwesende Beamte der höchsten Besoldungsgruppe nach mündlicher Genehmigung des Präsidenten des Amtes eine Reihe von Auszahlungsanordnungen unterzeichnet. Um diese Situation zu vermeiden, hat das Amt sein Bevollmächtigungssystem überarbeitet.

14. Das Amt hat damit begonnen, die Bevollmächtigung Anweisungsbefugter stärker festzuschreiben (einschließlich der Unterschriftsproben). Diese Aufgabe wird im Laufe des vierten Quartals 2002 abgeschlossen.

Bedarfsvorausschätzung

16. Durch die starke Zunahme der eingereichten Anmeldungen in den Vorjahren war das Amt gezwungen, aufgrund der gebotenen Umsicht immer wieder seine Jahreshaushaltspläne anzupassen, und wurde zu einer besseren Produktivität angeregt.

Das Amt analysiert derzeit die Ergebnisse einer Studie über das Markenanmeldeverfahren, die sich mit der Zufriedenheit der Kunden und den Faktoren befasst, die die Markenanmeldungen beeinflussen. Des Weiteren hat das Amt Ende 2001 eine Studie zur Vorausschätzung der potenziellen Anzahl der Anmeldungen von Gemeinschaftsgeschmacksmustern im Jahr 2003 eingeleitet. Im Übrigen wurde eine Abstimmung mit den nationalen Ämtern in die Wege geleitet, um die Entwicklung der Anmeldungen besser verfolgen zu können und so ihre potenzielle Anzahl genauer einschätzen zu können.

17. Die langfristigen Vorausschätzungen des Bedarfs an Räumlichkeiten Anfang 2001 sowie die Tatsache, dass Bürogebäude in Alicante eine Seltenheit sind, haben das Amt veranlasst, im Frühjahr 2001 die Gelegenheit zu ergreifen, ein zusätzliches Gebäude anzumieten, unter anderem um unangemessene Büroräume zu ersetzen, die von ca. 70 Bediensteten genutzt wurden. Der Vertrag wurde im Juni desselben Jahres fertig gestellt (aufgrund der zur Anpassung der Räumlichkeiten erforderlichen Frist mit einer gewissen Eile). Gleichzeitig begann die Zahl der Anmeldungen im ersten Quartal 2001 zurückzugehen; dieser Rückgang hat sich anschließend weiter verstärkt. Es wurde in Betracht gezogen, das Mietverhältnis infolge der Aufnahme einer Klausel zur vorzeitigen Kündigung aufzulösen.

Seit Ende 2001 werden zwei von insgesamt vier Etagen des zusätzlichen Gebäudes genutzt, nachdem die oben genannten unangemessenen Räumlichkeiten geräumt wurden. Derzeit werden alle Etagen von den Mitarbeitern der im Dezember 2001 geschaffenen Hauptabteilung "Verwaltung der Marken und Geschmacksmuster" genutzt.

18. Angesichts der Ungewissheiten und Schwierigkeiten, die mit der Vorausschätzung seines Arbeitsvolumens verbunden sind, hat das Amt begonnen, mögliche Maßnahmen für eine leichtere Anpassung an dessen Schwankungen zu prüfen.