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Brüssel, den 4.6.2008

KOM(2008) 338 endgültig

MITTEILUNG DER KOMMISSION AN DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT, DEN RAT UND DEN RECHNUNGSHOF

Managementbilanz der Kommission 2007 - Synthesebericht

MITTEILUNG DER KOMMISSION AN DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT, DEN RAT UND DEN RECHNUNGSHOF

Managementbilanz der Kommission 2007 - Synthesebericht

1. Einführung

Der Gemeinschaftshaushalt ist von zentraler Bedeutung für die Umsetzung der EU-Politik, und die Effizienz der Gemeinschaftsausgaben kann somit erheblich dazu beitragen, dass die EU den Erwartungen ihrer Bürger gerecht wird. Die Kommission muss nachweisen können, dass öffentliche Mittel gezielt eingesetzt und effizient verwaltet werden, und sie muss alle Fälle, in denen ein solch hoher Standard nicht gewährleistet ist, offenlegen. Gemäß Artikel 274 EG-Vertrag führt die Kommission den Haushaltsplan der Gemeinschaft in eigener Verantwortung aus.

· Die konkrete Umsetzung des Gemeinschaftshaushalts erfolgt durch die Generaldirektoren, die für eine effiziente Finanzverwaltung mit wirksamen Kontrollen verantwortlich sind. Als „bevollmächtigte Anweisungsbefugte“ haben sie in Form eines jährlichen Tätigkeitsberichts [1] über ihre Arbeit Bericht zu erstatten; dieser ist zudem das wichtigste Instrument, mit dem sie gegenüber dem Kollegium Rechenschaft ablegen. Die von den Generaldirektoren unterzeichnete Zuverlässigkeitserklärung im jährlichen Tätigkeitsbericht bezieht sich vor allem auf die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der finanziellen Transaktionen. Die jährlichen Tätigkeitsberichte befassen sich jedoch nicht nur mit finanziellen Aspekten, sondern geben auch einen Überblick über politische Ergebnisse und enthalten eine ausführliche Bewertung der internen Kontrollsysteme.

· Alle Generaldirektoren sind verpflichtet, ihre zuständigen Kommissionsmitglieder über etwaige Schwierigkeiten, mit denen sie im Laufe des Jahres bei der Erfüllung ihrer Aufgaben konfrontiert werden, in Kenntnis zu setzen. Diese Meldepflicht geht über rein finanzielle Aspekte hinaus. Vor der Unterzeichnung der jährlichen Tätigkeitsberichte durch die betreffenden Generaldirektoren wird deren Inhalt mit den zuständigen Kommissionsmitgliedern erörtert.

· Mit der Annahme dieses Syntheseberichts kommt die Kommission ihrer politischen Verantwortung für die Verwaltungsmaßnahmen ihrer Generaldirektoren und Dienststellenleiter nach. Sie stützt sich dabei auf die in den Tätigkeitsberichten gegebene Zuverlässigkeitsgewähr und die darin formulierten Vorbehalte. Sie ergreift geeignete Maßnahmen zur Beseitigung etwaiger erkannter Mängel. Die Kommission ist bestrebt, weitere Fortschritte zur Erreichung einer positiven „Zuverlässigkeitserklärung“ des Europäischen Rechnungshofs zu erzielen und weist ihre Dienststellen zu diesem Zweck an, die in dieser Mitteilung aufgeführten Maßnahmen in vollem Umfang umzusetzen.

2. Erstellung jährlicher Tätigkeitsberichte von hoher Qualität

2.1. Eine klarere Gestaltung

Seit der Einführung der jährlichen Tätigkeitsberichte im Jahr 2002 sind sowohl in Bezug auf die Qualität als auch in Bezug auf den Inhalt dieser Berichte Fortschritte erzielt worden. Kraft der Erfahrungen aus den Vorjahren und der Ermutigungen, die der Europäische Rechnungshof und der Interne Auditdienst in Bezug auf die Zuverlässigkeitsgewähr gegeben haben, konnten im Jahr 2007 folgende weitere Anstrengungen unternommen werden:

· Folgemaßnahmen zu in der Vergangenheit formulierten Vorbehalten: Das Generalsekretariat und die GD „Haushalt“ haben sämtliche Aktionspläne überwacht, die auf die Ausräumung von in der Vergangenheit geäußerten Vorbehalten abstellten.

· Anpassung der Kontrollstrategien an spezifische Kontrollumgebungen: Kontrollstrategien müssen auf die spezifische Kontrollumgebung der einzelnen Tätigkeiten zugeschnitten sein, da sie die Grundlage für die Zuverlässigkeitserklärung und etwaige Vorbehalte bilden. Für eine einheitliche Darstellung der Kontrollstrategien in den jährlichen Tätigkeitsberichten wurden interne Kontrollvorlagen entwickelt und auch von fast allen Dienststellen verwendet.

· Verbesserung der Kohärenz und der Klarheit der Berichte: Den Dienststellen wurden genauere (und auch weitgehend befolgte) Leitlinien an die Hand gegeben, die ein einheitlicheres Vorgehen in der Kommission und in „Familien“ von Generaldirektionen bewirken sollten. Den diesbezüglichen Ankündigungen aus dem Synthesebericht 2006 wurde damit weitgehend nachgekommen. Insbesondere wurde den ermächtigten Anweisungsbefugten zur Pflicht gemacht, die zur Sicherstellung der Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Transaktionen verwendeten Indikatoren offenzulegen. Ermächtigte Anweisungsbefugte, die keine Vorbehalte bezüglich der im Jahresbericht des Rechnungshofs genannten Mängel formuliert hatten, wurden aufgefordert, die Gründe dafür in ihren Berichten zu nennen. Damit die einzelnen Berichte vollständiger und intern einheitlicher werden, wurden die ermächtigten Anweisungsbefugten zudem aufgefordert, die „Bausteine“, auf die sie ihre Zuverlässigkeitserklärung gründen, zu beschreiben.

2.2. Ein gründlicheres „Peer-review“-Verfahren

Unabhängig von der Tatsache, dass der Generaldirektor alleinverantwortlich für den jährlichen Tätigkeitsbericht und etwaige Vorbehalte bleibt, ist das Verfahren für die Prüfung der Berichtsentwürfe und der Vorbehalte durch das Generalsekretariat und die GD „Haushalt“ verbessert worden:

· Wie schon in den Vorjahren sind erneut „Peer-review“-Sitzungen von „Familien“ von Generaldirektionen abgehalten worden.

· Das „Peer-review“-Verfahren ist auf die Prüfung von Vorbehalten, die die Generaldirektoren wieder aufheben möchten, ausgeweitet worden, damit sichergestellt ist, dass derartige Entscheidungen fundiert sind und ordnungsgemäß begründet werden.

· Um eine einheitliche Antwort sicherzustellen, sind im Rahmen des „Peer-review“-Verfahrens erstmals auch all jene Haushaltsbereiche geprüft worden, die der Rechnungshof in seinen Jahresberichten 2005 und 2006 als nicht zufriedenstellend kritisiert hat.

· Insbesondere bei Fällen, in denen Empfehlungen verspätet umgesetzt wurden, ist die allgemeine Übereinstimmung der Berichte mit den Feststellungen des Rechnungshofes und der internen Auditprüfungen kontrolliert worden.

2.3. Schlussfolgerungen

· Die Kommission stellt fest, dass in Bezug auf die Gestaltung der jährlichen Tätigkeitsberichte Fortschritte erzielt worden sind, so dass im Allgemeinen ein zufrieden stellendes Niveau erreicht wurde, wenngleich in bestimmten Bereichen weitere Verbesserungen möglich sind.

· Die Generaldirektoren gründen ihre Stellungnahme u.a. auf Erkenntnisse aus der Audittätigkeit der Kommission, auf Berichte und Bemerkungen des Rechnungshofes sowie gegebenenfalls auf Ergebnisse der von den Mitgliedstaaten durchgeführten Kontrollen. Während der Rechnungshof alljährlich eine Stellungnahme über die Rechnungsführung und die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der betreffenden Transaktionen abgibt, konzentriert sich die Stellungnahme der Generaldirektoren auf die Frage, ob die verfügbaren Ressourcen zweckgemäß verwendet wurden, und dabei berücksichtigt sie auch den Mehrjahrescharakter der Kontrollen.

· Obschon sich das „Peer-review“-Verfahren als nützlich erwiesen hat, bedarf es weiterer Maßnahmen zur Verbesserung der jährlichen Tätigkeitsberichte, um insbesondere ein einheitliches Vorgehen der Dienststellen zu erreichen. Ein Anstoß für weitere Verbesserungen ist durch die Maßnahme des Rechnungshofes, die Berichte nach Maßgabe ihrer Zuverlässigkeit als Auditunterlage zu bewerten, gegeben worden.

· Um weitere Verbesserungen, insbesondere in Bezug auf die Einheitlichkeit und die Klarheit der Berichte, zu erreichen, werden das Generalsekretariat und die GD „Haushalt“ künftig jedes Jahr frühzeitig an die Dienststellen herantreten, um den aktuellen Stand in Bezug auf in früheren jährlichen Tätigkeitsberichten formulierte Vorbehalte zu erörtern. Zusätzlich wird das derzeitige „Peer-review“-Verfahren nach Maßgabe der in den Entwürfen der jährlichen Tätigkeitsberichte formulierten Standpunkte um bilaterale Zusammenkünfte mit ausgewählten Dienststellen erweitert werden.

· Das Generalsekretariat und die GD „Haushalt“ werden zudem weitere Leitlinien für eine einheitlichere Behandlung potenziell rufschädigender Risiken und für eine gründlichere Untersuchung des Zusammenhangs zwischen Fehlerquoten, Signifikanz und Vorbehalten vorgeben.

3. Gewähr für die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Transaktionen und der Vorbehalte der Generaldirektionen

Nach Prüfung der jährlichen Tätigkeitsberichte, insbesondere der von allen Generaldirektoren unterzeichneten Erklärungen, stellt die Kommission fest, dass sämtliche Generaldirektoren versichert haben, dass die ihren Tätigkeitsbereichen zugewiesenen Mittel zweckgemäß und nach Maßgabe der Grundsätze der effizienten Finanzverwaltung verwendet worden sind, und dass die angewandten Kontrollverfahren die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der betreffenden Transaktionen hinreichend gewährleistet haben. Einige dieser Erklärungen enthielten allerdings Vorbehalte. Die betreffenden Generaldirektionen haben mitgeteilt, dass sie die Mängel im Wege klar umrissener Aktionspläne zu beheben beabsichtigen. Trotz dieser Mängel ist keine Dienststelle zu dem Schluss gelangt, sie könne keine „hinreichende Gewähr“ geben.

Im Jahr 2007 war die Zahl der Vorbehalte etwas geringer als im Jahr 2006 (17 gegenüber 20), womit sich der zahlenmäßige Rückgang aus den Vorjahren fortgesetzt hat. Insgesamt formulierten im Jahr 2007 13 Generaldirektoren Vorbehalte (2006: 15), wobei vier Generaldirektoren je zwei Vorbehalte äußerten. In einigen Fällen wurde der Umfang einzelner Vorbehalte auf mehrere Mitgliedstaaten oder Programme ausgeweitet. Neun Vorbehalte aus dem Jahr 2006 wurden zurückgenommen, elf erneut vorgebracht. Die meisten Vorbehalte aus dem Jahr 2007 bezogen sich entweder auf die Qualität der Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten oder auf Fehler auf Seiten der Empfänger bzw. Begünstigten. Ein Überblick über die im Jahr 2007 formulierten Vorbehalte wird in Anhang 2 gegeben.

3.1. Strukturfonds

Die Strukturpolitik ist eine der Kerntätigkeiten der Union und wird von den Mitgliedstaaten im Wege der „geteilten Mittelverwaltung“ umgesetzt. In den jährlichen Tätigkeitsberichten wurde eine ausführliche Bewertung der Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten vorgenommen und deren Zuverlässigkeit herausgestellt. Die für die Strukturfonds zuständigen Generaldirektoren haben 2007 vereinbart, etwaigen größeren Mängeln, die in Programmen oder in den Mitgliedstaaten festgestellt werden, bei der Berechnung der „gefährdeten Beträge“ systematisch Rechnung zu tragen, wenn ihre Summe die Signifikanzschwelle erreicht und es keine zuverlässigen Auditbelege dafür gibt, dass bereits ein Aktionsplan zur Behebung der Mängel von den nationalen Behörden durchgeführt wird, der schon erste Ergebnisse bewirkt hat. Diese Vorgehensweise, mit der dem Bericht des Rechnungshofes aus dem Jahr 2006 Folge geleistet wird, trägt zur Stärkung der Grundlage bei, auf die sich die von diesen Generaldirektoren gegebene Gewähr stützt. Sie hat zudem dazu geführt, dass sich die Zahl der Programme bzw. Mitgliedstaaten, bezüglich deren Vorbehalte formuliert wurden, im Jahr 2006 gegenüber dem Vorjahr erhöht hat:

· Der für Regionalpolitik zuständige Generaldirektor hat bezüglich des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung einen Vorbehalt formuliert, der sich auf zehn Mitgliedstaaten (Tschechische Republik, Finnland, Deutschland, Griechenland, Irland, Italien, Luxemburg, Polen, Slowakei und Spanien) und auf 51 INTERREG-Programme bezieht. Zudem formulierte er einen Vorbehalt bezüglich der Verwaltung der Kohäsionsfonds in fünf Mitgliedstaaten (Bulgarien, Tschechische Republik, Slowakei, Ungarn und Polen).

· Der für Beschäftigung, Soziales und Chancengleichheit zuständige Generaldirektor hat bezüglich des Europäischen Sozialfonds einen Vorbehalt formuliert, der acht Mitgliedstaaten (Spanien, Vereinigtes Königreich, Frankreich, Italien, Slowakei, Portugal, Belgien und Luxemburg) betrifft.

Im Jahr 2007 und Anfang 2008 wurden verschiedene Maßnahmen ergriffen, um die Rollen, die die Mitgliedstaaten und die Kommission im Rahmen der geteilten Mittelverwaltung zu erfüllen haben, zu klären und zu verstärken.

· Die Kommission hat den Mitgliedstaaten Leitlinien für das rechte Maß an Berichtigungen von Unregelmäßigkeiten bei der öffentlichen Auftragsvergabe für kofinanzierte Projekte im Zeitraum 2007-2013 sowie weitere umfangreiche Leitlinien für das Konformitätsbewertungsverfahren, für die Ausarbeitung einer nationalen Auditstrategie und für die Stichprobennahme vorgegeben, damit eine einheitliche Probennahme der einzelstaatlichen Auditbehörden gewährleistet ist.

· Die Kommission hat eine politische Strategie angenommen, welche vorsieht, dass in allen Fällen, in denen bei Audits schwer wiegende Systemmängel festgestellt werden, sofort ein förmliches Zahlungsaussetzungs- und Finanzkorrekturverfahren eingeleitet wird. Beispielsweise wurden im April 2007 die Zahlungen für zwölf Programme in England ausgesetzt. Zurzeit laufen förmliche Zahlungsaussetzungs- und Finanzkorrekturverfahren im Zusammenhang mit 54 Programmen und 60 Kohäsionsfondsprojekten. Im Oktober 2007 hat die Kommission erstmals Gesamtzahlen bezüglich der auf nationaler Ebene im Wege von (Wieder)einziehungen der Mitgliedstaaten vorgenommenen Finanzkorrekturen vorgelegt [2].

· Erstmals mussten die Mitgliedstaaten, wie in der überarbeiteten Haushaltsordnung vorgesehen, jährliche Zusammenfassungen der verfügbaren Audit-Ergebnisse und Erklärungen auf dem Gebiet der geteilten Mittelverwaltung vorlegen. Bis Ende April 2008 hatten bis auf Deutschland alle Mitgliedstaaten jährliche Zusammenfassungen für den Bereich der strukturpolitischen Maßnahmen vorgelegt; diese erfüllten die in der Verordnung vorgesehenen Mindestanforderungen ganz oder zum größten Teil. Da sie jedoch in vielen Fällen keine Gesamtanalyse oder Schlussfolgerungen enthielten, war ihr Nutzen begrenzt, was aber zumindest teilweise auch daran lag, dass diese Anforderung erst neu eingeführt worden war. Die Kommission achtet gewissenhaft darauf, dass alle Mitgliedstaaten eine jährliche Zusammenfassung vorlegen, und dass diese die Mindestanforderungen erfüllt. Sie hat in den Fällen, in denen keine Zusammenfassung vorgelegt wurde oder die Mindestanforderungen nicht erfüllt wurden, entsprechende Schreiben versandt und sogar ein Verfahren gegen Deutschland eingeleitet.

Die Kommission räumt ein, dass, wie der Rechnungshof bereits festgestellt hat, die Fehlerquote in diesem Bereich unannehmbar hoch ist. Sie hat ihr Festhalten an ihren laufenden und geplanten neuen Maßnahmen durch die Annahme der Mitteilung „Aktionsplan zur Stärkung der Aufsichtsfunktion der Kommission bei der geteilten Verwaltung von Strukturmaßnahmen“ [3] bekundet und wird dem Europäischen Parlament vierteljährliche Berichte über die Umsetzung des Aktionsplans mit Angaben über von ihr angeordnete Korrekturen und (Wieder)einziehungen unterbreiten. Außerdem wird die Kommission im Oktober 2008 einen Fortschrittsbericht zum Aktionsplan und im Januar 2009 einen Abschlussbericht vorlegen.

Die Kommission hat deutlich gemacht, dass sie fest entschlossen ist, die Fehlerquote zu reduzieren und sowohl Zahlungsaussetzungen als auch Finanzkorrekturen vorzunehmen, um zu zeigen, dass die für strukturpolitische Maßnahmen vorgesehenen Finanzmittel nach strengen Maßstäben verwaltet werden.

Die Kommission ist überzeugt, dass die Pflicht zur Vorlage jährlicher Zusammenfassungen auf Seiten der Mitgliedstaaten zu einem verantwortungsvolleren Umgang mit Strukturfondsmittel führen wird, wenn die Mitgliedstaaten die Empfehlungen zur Qualitätsverbesserung befolgen. Dadurch wird auch die von der Kommission zu leistende Gewähr erleichtert werden.

3.2. Landwirtschaft

Die Unterstützung der Landwirtschaft und der ländlichen Entwicklung erfolgt im Wege der geteilten Mittelverwaltung über eine umfassende, sich auf vier Ebenen erstreckende Verwaltung und Kontrolle. Sie bildet die Grundlage für die Zuverlässigkeitserklärungen des für Landwirtschaft und ländliche Entwicklung zuständigen Generaldirektors über die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der auf diesem Gebiet vorgenommenen Transaktionen. Die wichtigsten Vorschriften für die Gewährung landwirtschaftlicher Unterstützung im Rahmen des EGFL und des ELER sind konsolidiert und vereinfacht worden. Die direkten Zahlungen machen derzeit etwa 84,5 % aller EGFL-Ausgaben aus und werden über das Integrierte Verwaltungs- und Kontrollsystem verwaltet und kontrolliert. Wie der Rechnungshof bestätigt hat, kann dieses System, wenn es ordnungsgemäß angewendet wird, wirksam zur Vermeidung von Fehlern oder unrechtmäßigen Ausgaben beitragen. Die statistischen Informationen, die die Mitgliedstaaten im Jahr 2007 übermittelt haben, decken fast 90 % aller EGFL- und ELER-Ausgaben ab und deuten darauf hin, dass die Gesamtfehlerquote bei den Agrarausgaben unter der Signifikanzschwelle liegt.

Ferner hat im Jahr 2007 eine Reihe neuer Instrumente erstmals vollständige Anwendbarkeit erlangt. Dies gilt insbesondere für die von den Zahlstellen der Mitgliedstaaten abzugebende Zuverlässigkeitserklärung, die von den nationalen Koordinierungsstellen vorzulegende jährliche Zusammenfassung (Synthesebericht) und die den Zertifizierungsstellen obliegende Pflicht, die Kontrollstatistiken und die nach der Zahlung erfolgten Kontrollen zu überprüfen und zu validieren. Die Mitgliedstaaten sind in der Regel ihren neuen rechtlichen Pflichten nachgekommen.

Der Vorbehalt gegen das Integrierte Verwaltungs- und Kontrollsystem in Griechenland besteht schon seit 2002. Der betreffende griechische Aktionsplan hat zwar Ergebnisse geliefert, doch die Umsetzung eines voll funktionsfähigen Systems zur Identifizierung landwirtschaftlicher Parzellen, das bis Ende 2008 fertig gestellt sein soll, ist noch nicht abgeschlossen. Hierdurch ist zwar kein größerer Betrag gefährdet, aber wegen des potenziellen Schadens für den guten Ruf der Kommission bleibt diese Frage von großer Bedeutung.

Der zweite Vorbehalt des für Landwirtschaft und ländliche Entwicklung zuständigen Generaldirektors betrifft die ländliche Entwicklung. Die ersten vorläufigen Daten, die die Mitgliedstaaten diesbezüglich vorgelegt haben, deuten darauf hin, dass die Fehlerquote auf dem Gebiet der ländlichen Entwicklung, insbesondere bei den Agrarumweltmaßnahmen, höher ist als bei anderen Agrarausgaben. Dies scheint jedoch weniger auf Mängel der Kontrollsysteme als auf die Komplexität der betreffenden Maßnahmen zurückzuführen zu sein. Daher ist die Kommission der Auffassung, dass die zulässige Fehlerquote bei über 2 % angesiedelt werden könnte. Da es sich eben nur um vorläufige Daten handelt, ist es nicht möglich, die Fehlerquote genau festzulegen. Folglich lässt sich auch noch nicht sagen, ob die Fehlerquote auf dem Gebiet der ländlichen Entwicklung unter der Signifikanzschwelle liegt oder nicht. Aus diesem Grund hat der Generaldirektor einen Vorbehalt bezüglich dieses Sachverhalts formuliert.

Die Kommission wird weiter genau darauf achten, dass die griechischen Behörden alle erforderlichen Maßnahmen zur Umsetzung des Aktionsplans für das Integrierte Verwaltungs- und Kontrollsystem ergreifen. Die Kommission hat bereits Maßnahmen zur Risikominderung ergriffen, durch die die Fehlerquote auf dem Gebiet der ländlichen Entwicklung im Zeitraum 2007-2013 zurückgeführt werden soll. Die Kommission wird zudem die Kosten und den Nutzen der Kontrollen auf diesem Gebiet und insbesondere bei den Agrarumweltmaßnahmen prüfen, um etwaige noch bestehende Risiken zu mindern.

3.3. Externe Maßnahmen

Im Bericht des Rechnungshofs für 2006 wurde bemängelt, dass die für die Projektdurchführung verantwortlichen Organisationen nicht zufriedenstellend arbeiten, so dass weitere Anstrengungen für eine wirksame Systemumsetzung und Beaufsichtigung unternommen werden müssen.

Der für die externe Hilfe zuständige Generaldirektor des Amts für Zusammenarbeit EuropAid hat eine Reihe von Maßnahmen zur Verstärkung seiner Kontrollstrategie ergriffen. So wurde insbesondere die Zahl der Audits zur Überprüfung der von internationalen Organisationen geleisteten Finanzhilfe beträchtlich erhöht (von 7 im Jahr 2006 auf 50 im Jahr 2007). Insgesamt wurden bis Jahresende 650 Auditprüfungen veranlasst. Für die Ausgabenkontrolle bei Finanzhilfevereinbarungen sowie für von der Kommission veranlasste Finanz- und Systemprüfungen wurden neue Anforderungen festgelegt. Dadurch wurden die Kontrollen in den vom Rechnungshof ermittelten Hauptrisikobereichen weiter verschärft und systematisiert. Der Generaldirektor hat sich zuversichtlich gezeigt, dass die Kontrollsysteme nun eine geeignete Risikominderung bewirken, und keinen Vorbehalt formuliert.

Um die Rückverfolgbarkeit und die Sichtbarkeit der über Einrichtungen der Vereinten Nationen oder über mehrere Geber umfassende Treuhandfonds fließenden EU-Gelder zu verbessern, hat die Kommission in den vergangenen Jahren verschiedene Maßnahmen ergriffen, darunter Leitlinien für eine größere Sichtbarkeit, die Erhöhung der Zahl der Kontrollmissionen, genauere Berichterstattungsanforderungen und eine verbesserte Analyse der Einhaltung der Finanzkontrollstandards der Vereinten Nationen.

Die Kommission wird ihre Kontrollstrategie für die Außenhilfe weiter verbessern und sowohl ihre Überlegungen über die Kosten der Kontrollen als auch ihren Dialog mit dem Rechnungshof weiter vertiefen.

Sie wird sich darüber hinaus weiterhin um eine größere Offenheit in Bezug auf die Endbegünstigten bzw. Endempfänger unter Einhaltung der Vorschriften über den Schutz personenbezogener Daten und der Sicherheitsbestimmungen bemühen.

Die Anstrengungen für eine bessere Nutzung von Audit-Ergebnissen und für ihre Verbreitung innerhalb der RELEX-„Familie“ werden fortgesetzt.

Ferner wird die Kommission die Umsetzung der Rahmenabkommen über Finanz- und Vertragsverfahren, die unter anderem mit verschiedenen Agenturen der Vereinten Nationen [4] und der Weltbank [5] abgeschlossen wurden, weiter eng verfolgen und verbessern.

3.4. Heranführungshilfe

PHARE

Die Kommission überträgt den Exekutivagenturen in den Empfängerländern im Rahmen des Erweiterten dezentralen Durchführungssystems (EDIS) bestimmte Verwaltungsbefugnisse. Bei der diesbezüglichen Überwachung haben sich Hinweise darauf ergeben, dass zwei mit der Umsetzung des Programms „PHARE“ in Bulgarien beauftragte Unternehmen unzulässige Verträge abgeschlossen und irreguläre Zahlungen vorgenommen haben. Die Zahlungen sind daher ausgesetzt worden, und es wurde ein entsprechender Vorbehalt formuliert, da hier eine Gefahr für ein effizientes Finanzmanagement und den guten Ruf der Kommission besteht.

Die Kommission hat 25 Korrekturmaßnahmen vorgesehen, die die bulgarischen Behörden ergreifen sollen, um die Mängel der Kontrollsysteme zu beheben. Im Jahr 2008 werden gezielte Kontrollen vor Ort vorgenommen werden. Außerdem werden strenge Maßnahmen ergriffen werden, um ähnliche Mängel in anderen Ländern zu vermeiden.

SAPARD

Der Rechnungshof ist zu der Auffassung gelangt, dass die Verwaltung des Programms „SAPARD“ im Jahr 2006 nicht zufrieden stellend gewesen ist. Die für SAPARD zuständige Generaldirektion „Landwirtschaft“ hat bereits entsprechende Folgemaßnahmen in die Wege geleitet. Gleichwohl hat sie die Auffassung vertreten, dass die Signifikanzkriterien für einen etwaigen Vorbehalt für das Jahr 2007 nicht erfüllt waren.

3.5. Interne Politikbereiche

Forschung

· Die Forschungs-Generaldirektionen äußerten für 2006 einen Vorbehalt zum 5. Rahmenprogramm aufgrund von Fehlern in den Kostenerklärungen der Begünstigten. Allerdings gibt es für 2007 keinen Vorbehalt, da dieses Programm nun allmählich ausläuft, und der relative Anteil der erfolgten Zahlungen deutlich abnimmt. Darüber hinaus wurde entsprechend dem Aktionsplan zum 5. Rahmenprogramm die Überwachung der Audit-Ergebnisse durch Einziehungsanordnungen rigoros durchgeführt.

· Im Hinblick auf das 6. Rahmenprogramm haben die Generaldirektionen für den Zeitraum 2007-2010 eine gemeinsame Audit-Strategie festgelegt. Ziel ist die Beurteilung der Rechtmäßigkeit und Ordnungsgemäßheit der Vorgänge im Hinblick auf die repräsentativen Audit-Ergebnisse (Stichproben) und die Verringerung der Fehlerquote durch Fehlerfeststellung und -korrektur in den Kostenerklärungen der wichtigsten Empfänger, ergänzt durch eine risikobezogene Stichprobe. Diese Strategie wurde 2007 in vollem Umfang angewendet, als 377 Ex-post-Audits durchgeführt wurden. 2007 wurde die Mehrjahresstrategie zum ersten Mal angewendet, und das Verfahren der Hochrechnung der Betriebsprüfungsergebnisse auf nicht geprüfte Verträge mit dem gleichen Begünstigten eingerichtet. Vor diesem Hintergrund und angesichts von Fehlerquoten von über 2 % haben die Dienststellen beschlossen, die diesjährige Zuverlässigkeitserklärung mit einem Vorbehalt hinsichtlich der Ordnungsgemäßheit der Erstattungsanträge im Rahmen des 6. Rahmenprogramms zu versehen.

· Im Hinblick auf das 7. Rahmenprogramm wurden Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht und bisher nur Vorauszahlungen geleistet. Zur Verringerung des Fehlerrisikos wurden ‘vereinbarte Prüfverfahren’ eingeführt, denen zufolge die bescheinigenden Prüfer bestimmte verbindliche Verfahren und einen für die Berichterstattung vorgeschriebenen Rahmen zu beachten haben. Die Ex-ante-Kontrollen werden verstärkt, indem die Möglichkeit einer Ex-ante-Prüfbescheinigung der Kostenrechnungsmethode des Begünstigten eingeführt wird. Es wurde kein Vorbehalt erhoben.

Die Kommission hat erhebliche Anstrengungen unternommen, um die Verwaltung der Forschungsmittel innerhalb des anzuwendenden Rechts- und Finanzrahmens zu verbessern. Obwohl die Generaldirektoren Vorbehalte im Hinblick auf das 6. Rahmenprogramm erhoben, besteht eines der Ziele der gemeinsamen Mehrjahres-Auditstrategie darin, das Gesamtrisiko auf ein Niveau unterhalb der Wesentlichkeitsschwelle zu senken.

Darüber hinaus werden die Dienststellen weiterhin das 7. Rahmenprogramm umsetzen, so dass ihm die Vereinfachung innerhalb des neuen Rechtsrahmens in vollem Umfang zugute kommen kann.

Justiz, Freiheit und Sicherheit

Zwei Vorbehalte wurden für 2007 im Hinblick auf die gemeinsame Verwaltung des Europäischen Flüchtlingsfonds erhoben. Einer davon bezieht sich auf einen Vorbehalt aus dem Jahre 2006, der Schwächen in den Kontrollsystemen im Hinblick auf die Verwaltung dieses Fonds in Italien betrifft. Im Wesentlichen sind die italienischen Behörden zuständig für die Lösung dieses Problems, und die Generaldirektion verfolgt die Angelegenheit genau. Es ist anzumerken, dass der Risikobetrag zwar einen wesentlichen Teil des Haushalts für Italien ausmacht, seine Auswirkungen im Hinblick auf den JLS-Haushalt für 2007 insgesamt jedoch begrenzt sind.

Darüber hinaus hat die Generaldirektion berichtet, dass ihre sektoralen Rechtsvorschriften für den Europäischen Flüchtlingsfonds II nur eine begrenzte Basis für Überwachungs- und Aufsichtstätigkeiten bietet, und die Überwachung sich weitgehend auf die Kontrollstrategie der Kommission stützt (Überwachungsmissionen und Bewertung der Kontrollsysteme). Da die Kommission 2007 in 14 Mitgliedstaaten keine Vorort-Kontrollen durchgeführt hatte, beschloss der Generaldirektor, wegen der begrenzten Zuverlässigkeit im Hinblick auf den Europäischen Flüchtlingsfonds II in diesen Mitgliedstaaten einen Vorbehalt zu erheben.

Die Kommission ergreift 2008 Maßnahmen zur Erhöhung der Zuverlässigkeit bei der Verwaltung des Europäischen Flüchtlingsfonds II durch die Mitgliedstaaten. Eine Risikoanalyse dient als Grundlage für weitere Besuche, und die Mitgliedstaaten erhalten strengere Vorgaben. Für den Zeitraum 2008-2013 gilt ein neuer Basisrechtsakt für den Europäischen Flüchtlingsfonds III, der sich den durch den früheren Fonds entstandenen Fragen widmet.

Weitere Politikbereiche

Schwierigkeiten im Zusammenhang mit Kostenaufstellungen hatte die Generaldirektion Umwelt, die einen Vorbehalt wegen des zunehmenden Anteils der bei Ex-post-Kontrollen festgestellten Fehler erhob.

Zwei weitere Vorbehalte aus dem Jahre 2006 wurden 2007 aufrechterhalten:

· Der Generaldirektor für Unternehmen und Industrie äußerte einen Vorbehalt, weil zwei an der Europäischen Normung beteiligte Finanzhilfeempfänger über keine angemessenen Kostenabrechnungssysteme verfügen.

· Der Generaldirektor für Wirtschaft und Finanzen äußerte einen Vorbehalt wegen eines möglichen Fehlers im internen Kontrollsystem einer externen Einrichtung, die mit der indirekten zentralen Verwaltung betraut war.

Im Jahre 2007 wurden in jedem dieser Bereiche Maßnahmen ergriffen. Die 2008 ergriffenen Maßnahmen werden energisch weiterverfolgt. Dazu gehören eine bessere Unterrichtung der Begünstigten, eine Vereinfachung der Vorschriften in den neuen Rechtsrahmen bzw. Verträgen sowie eine stärkere Kontrolle seitens der Kommission.

Die Kommission hat ihre Dienststellen angewiesen, alle notwendigen Maßnahmen zur Beseitigung dieser Vorbehalte zu ergreifen, sobald die entsprechenden Probleme gelöst worden sind.

Kommunikation

Die Generaldirektion Kommunikation äußerte in ihrem Tätigkeitsbericht 2006 einen Vorbehalt wegen aufgetretener Mängel im internen Kontrollsystem. Das Problem wurde gelöst, indem eine zentrale Ex-post-Kontrolle eingerichtet wurde. Da diese Stelle jedoch erst in den letzten beiden Monaten des Jahres 2007 ihren Betrieb aufnahm, beschloss der Generaldirektor, den Vorbehalt für 2007 aufrechtzuerhalten.

Bildung und Kultur

Der Generaldirektor für Bildung und Kultur nahm den letzten Vorbehalt zu den Nationalen Agenturen zurück und damit die Ergebnisse eines überarbeiteten Kontrollsystems vorweg, das 2007 im Zuge der neuen Rechtsvorschriften eingerichtet wurde. Dieses System stützt sich auf Ex-ante-Zuverlässigkeitserklärungen der nationalen Behörden. Dieses Jahr meldete die Generaldirektion eine Fehlerquote von über 3 % für geprüfte Projekte, wies jedoch darauf hin, dass dies nicht hochgerechnet werden könne, da die Audit-Stichprobe weitgehend risikobasiert sei. Das Thema wurde daher nicht als wesentlich betrachtet. Die Generaldirektion setzte ebenfalls ihre Bemühungen fort, vom Rechnungsführer die Genehmigung für ihr lokales Rechnungsführungssystem zu erhalten.

Die Kommission hat die Generaldirektion Bildung und Kultur angewiesen, für eine effiziente Umsetzung der Kontrollstrategie zu sorgen und alle verbleibenden Hindernisse für eine Genehmigung ihres lokalen Rechnungsführungssystems zu beseitigen.

Statistik

Der von Eurostat 2006 geäußerte Vorbehalt aufgrund einer Unregelmäßigkeit bei Zahlungen an einige Nationale Statistische Ämter wurde aufgehoben, da 2007 Korrekturmaßnahmen wie verstärkte Ex-ante-Überprüfungen ergriffen wurden, was den Generaldirektor von der Regelmäßigkeit der in diesem Jahr geleisteten Zahlungen überzeugte. Seine Dienststellen bearbeiten Fragen im Zusammenhang mit dem Vorjahr.

3.6. Verwaltung

Angemessene und verlässliche Informationstechnologiesysteme sind die Grundlage für eine ordnungsgemäße Ausführung nahezu aller Kommissionstätigkeiten. Gleichwohl hielt es der Generaldirektor von DIGIT trotz der Anmietung einiger neuer Räumlichkeiten für die Datenzentrale für notwendig, den vormals geäußerten Gebäudeinfrastruktur-Vorbehalt wegen der Unangemessenheit von Teilen der Infrastruktur, in der derzeit sowohl das Haupt- als auch das Notfallsystem in Luxemburg untergebracht sind, aufrecht zu erhalten. Obwohl an dem Gebäude 2007 einige Verbesserungen vorgenommen wurden, und obwohl diese Gefahr 2007 gebannt wurde, hält es die Kommission für notwendig, die Risiken für Betriebskontinuität und Datenintegrität weiter zu verringern.

Die Kommission wird ihre Mehrjahres-IT-Strategie 2008/2009 weiterhin umsetzen und für eine sichere und funktional angemessene Gebäudeinfrastruktur der Daten- und Telekommunikationszentrale der Kommission sorgen.

3.7. Fazit

· Die Kommission weist ihre Dienststellen an, entschlossene Maßnahmen zu ergreifen, um die Ursachen für die in den Jährlichen Tätigkeitsberichten 2007 geäußerten Vorbehalte zu beheben, und wird die Fortschritte genau überwachen, dabei auf wiederkehrende Vorbehalte besonders achten.

· Ein regelmäßiger Dialog zwischen Kommissaren und Generaldirektoren über Managementfragen ist ein wichtiges Element in der Rechenschaftskette. Dies ist besonders wichtig in Fällen, in denen Vorbehalte wiederholt geäußert werden, und in Bereichen, in denen der Rechnungshof Schwächen feststellte. Die Kommission weist die Generaldirektoren für diese Fälle an, ihre Kommissare regelmäßig über die letzten Entwicklungen oder erzielte Fortschritte zu unterrichten.

· Die Umsetzung des im Februar 2008 vorgelegten Aktionsplans zur Stärkung der Aufsichtsfunktion der Kommission bei der geteilten Verwaltung von Strukturmaßnahmen hat für die Kommission oberste Priorität und muss pünktlich erfolgen.

· Die Kommission ermutigt die Mitgliedstaaten, freiwillig jährliche nationale Erklärungen abzugeben, die eine zusätzliche „Säule“ für die Zuverlässigkeitsbescheinigung der Generaldirektoren bilden können.

· Es ist wichtig, die Fehlerursachen anzugehen, und die Kommissionsdienste werden entsprechende Vorgaben machen und andere notwendige Maßnahmen ergreifen, um das Fehlerrisiko zu verringern.

· Die Kommission wird ebenfalls alle notwendigen Anstrengungen unternehmen, um die Effizienz ihrer Kontrollen nachzuweisen. Ihr Rechnungsführungswesen wird geändert, damit ab 2008 eine vollständige Berichterstattung über die Fehlerkorrektur durch die Kommission, auch im Zusammenhang mit Zahlungen aus Vorjahren, möglich ist.

· Schließlich setzt die Kommission ihre Arbeit an der Kosten-Nutzen-Analyse von Kontrollen und Restrisiken fort. Eine Mitteilung zu diesem Thema wird im Herbst 2008 veröffentlicht und dürfte eine solide Grundlage für die Fortführung des Konzepts tolerierbarer Risiken als Instrument zur Beurteilung, wie wirksam mit Risiken in Gemeinschaftsprogrammen umgegangen wird, dienen.

4. Weitere in den Jahresberichten hervorgehobene Fragen

4.1. Umsetzung von EU-Rechtsvorschriften

Rechtsvorschriften erfüllen ihren Zweck nur dann voll und ganz, wenn sie korrekt angewandt und durchgesetzt werden. 2007 hat die Kommission eine ehrgeizige Mitteilung zur Minimierung dieser Risiken vorgelegt, die Maßnahmen zur Verbesserung der Anwendung des Gemeinschaftsrechts enthält [6]. Dies setzt eine engere Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedstaaten der Kommission voraus, um Probleme zu vermeiden, auftretende Probleme effizienter zu regeln und festgestellte Verstöße rascher zu bereinigen. Notwendig ist auch eine bessere Einbindung der Umsetzungs- und Durchsetzungsaspekte vom Vorschriftenentwurf über das Annahmeverfahren bis hin zur Ergebnisbewertung. Eine Klärung der Umsetzungsprobleme ist unabdingbar, wenn Rechtsvorschriften optimiert und die Ziele einer „Besseren Rechtsetzung“ wie Vereinfachung und Bürokratieabbau im Interesse der Bürger und Unternehmen erreicht werden sollen.

4.2. Erhaltung der Fischereiressourcen

Der Rechnungshof hat in einem Sonderbericht [7] festgestellt, dass die jetzigen Überwachungs-, Inspektions- und Sanktionssysteme betreffend die Vorschriften zur Erhaltung der gemeinschaftlichen Fischereiressourcen erheblich gestärkt werden müssen, um das Ziel der nachhaltigen Nutzung der Fischereiressourcen zu erreichen. Die Kommission teilt die Auffassung des Rechnungshofs. Zunächst ermutigt sie die Mitgliedstaaten, die freiwillig vorgeschlagenen Zwischenmaßnahmen anzuwenden. Damit einhergehend erarbeitet sie ehrgeizige Vorschläge zur Reform der Europäischen Überwachungspolitik: Der Zustand der heutigen Fischbestände zeigt, dass es wichtig ist, die Wirksamkeit der Überwachungs-, Inspektions- und Sanktionssysteme zu erhöhen und zu harmonisieren.

Die Kommission verpflichtet sich, die Nachhaltigkeit der Fischereiressourcen zu gewährleisten, was nur durch Maßnahmen auf europäischer Ebene geschehen kann. Im Oktober 2008 wird sie eine Verordnung des Rates zur Neufassung und Modernisierung der Kontrollregelung für die Gemeinsame Fischereipolitik vorschlagen. Um ihre Ziele zu erreichen, braucht sie die volle Unterstützung der Mitgliedstaaten.

4.3. Sicherheit

Audits in die Delegationen der Kommission ergaben Schwächen bei der Sicherheit von Informationen und bei ihren Übermittlungssystemen sowie bei der materiellen Sicherheit. Bei der Umsetzung der Aktionspläne gibt es Fortschritte.

Zusätzlich zu den herkömmlichen Sicherheitsmaßnahmen für Personen, Gebäude und Informationstechnologien an ihren Hauptstandorten wird die Kommission der Sicherheit ihrer Delegationen größere Aufmerksamkeit schenken.

5. Gesamtfazit

Die Kommission ist der Meinung, dass die vorhandenen internen Kontrollsysteme innerhalb der in den jährlichen Tätigkeitsberichten 2007 vorgegebenen Grenzen angemessen gewährleisten, dass die für ihre Tätigkeiten bereitgestellten Mittel für den beabsichtigten Zweck und entsprechend den Grundsätzen einer soliden Haushaltsführung verwendet wurden. Sie ist ferner der Auffassung, dass die vorhandenen Kontrollsysteme die notwendigen Garantien für die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge, für welche die Kommission nach Artikel 274 EG-Vertrag die Gesamtverantwortung übernimmt, bieten.

Allerdings räumt sie ein, dass noch verschiedene Mängel zu beheben sind, insbesondere jene, auf welche die bevollmächtigten Anweisungsbefugten in ihren Vorbehalten hingewiesen haben - sowie solche, die zu Haushaltsbereichen gehören, die vom Rechnungshof als nicht zufrieden stellend bewertet wurden.

Annexes:

Annex 1: Human Resources management and other management issues

Annex 2: Reservations 2003-2007

Annex 3: 2007 Synthesis multi-annual objectives

Annex 4: Executive and regulatory agencies

Annex 5: Report on negotiated procedures

Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007

Annex 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

Annex 1:

Human Resources Management and other management issues

1. Human Resources Management

· Ethics

In a global context where ethical behaviour and ethics in general are becoming increasingly important, the need for a clearer and simpler framework of standards and guidelines arose. These issues have now been addressed in a communication on 'Enhancing the Environment for Professional Ethics in the Commission' dated 5 March 2008 [8]. The main goal of this initiative is to refresh awareness and provide better guidance on professional ethics in the Commission.

Furthermore, as part of the European Transparency Initiative, a study on ethics for public office-holders [9] was commissioned to compare ethical rules for Commissioners and for leaders of other EU institutions and their counterparts in all the Member States, the USA and Canada. The results of this study show that the Commission standards compare favourably.

The Commission is conscious that continued effort is nonetheless needed in the years to come to foster the ethics culture that it has developed and ensure that the rules are applied on the ground. In order to benefit from external views, the Commission intends to broaden the mandate of its ad hoc Ethical Committee and request it to give an opinion on the advisability of revising the Code of Conduct of Commissioners.

· Screening of Human Resources of April 2007

In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overheads. It was welcomed by the Parliament, and an update was provided by end April 2008.

The Commission's willingness to explore all rationalisation scenarios that could improve performance and trigger efficiency gains was expressed in the report, especially in the field of communication, crisis management and external relations. These areas have been subject to a more in-depth analysis.

– In the area of external relations, it has been decided to reallocate internally 100 posts of officials to the new priority countries and policy fields.

– As regards crisis management, the Commission presented at the beginning of 2008 a communication entitled "Reinforcing the Union's Disaster Response Capacity" [10]. It puts forward specific measures to be implemented by the end of 2008 to meet the growing challenges posed by natural and man-made disasters.

– In the area of communication, the Commission is considering freeing up a fraction of the posts currently devoted to communication activities and to redeploy them to the Representation Offices, to corporate communication activities and to the general Commission redeployment pool. To deliver on this objective, the Commission intends to take several measures which could be based on the following: link communication strategy more closely to political priorities; reduce the number of general communication priorities to make them more focused; develop partnerships with the Member States; organise secondment of staff to Representations; develop communication skills of staff and align human resources in communication activities to real needs.

· Integrated human resources strategy

The Commission continued its efforts to put in place a strategically aligned human resource management aimed at a shift from focusing on rights, obligations, rules and compliance to a more strategic approach with a focus on results, added-value and benefits for the Commission. This will enable the human resources function to gradually become a key player in the Commission, actively contributing to formulating organisational strategy and ensuring its implementation.

· IT tools

The administration has worked on the development of new integrated IT tools for more efficient management of human resources and of the related individual financial entitlements.

· Recruiting and retaining permanent staff

The administration has instituted various measures to improve staff management and recruitment, in particular by devising a professionalisation programme and by increased cooperation with EPSO.

· Recruitment of citizens from enlargement countries

Several services pointed to difficulties in recruiting certain EUR10 profiles as permanent staff, notably IT and financial staff and translators for certain languages. Certain competitions completed by EPSO in 2007 indeed failed to yield the expected number of successful candidates. Priority also had to be given to more generalist competitions, in order to achieve optimum use of EPSO recruitment capacity. Although the list of successful candidates covered 70 % of the Commission's recruitment needs, there were major variations between competitions, nationalities and profiles (ranging from 7 to 100%). As in 2006, the Commission attained the overall recruitment targets for nationals from EU-10 and EU-2 Member States in 2007. From 2004 to 2007 well above 3 000 posts have been filled by nationals from the enlargement countries. The monitoring mechanism which the Commission had put in place during 2006 for EU-10 recruitment was maintained and improved in 2007 and contributed largely to this achievement. The Commission is on a very good path to meet the various recruitment targets set in the context of EU-10 and EU-2 enlargements.

2. Other management issues

· The internal control framework in the Commission

An effective and efficient internal control system requires management to address the question of risk and to focus control resources on areas where risk is greatest, while ensuring adequate control of all activities. The Commission adopted in October 2007 a communication on the revision of the Internal Control Standards and Underlying Framework [11], which set out 16 revised internal control standards for effective management to replace the set of 24 standards put in place in 2000. The aim of the revised standards is to strengthen the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General by analysing how effective the control system is in practice.

The Commission also reported on its Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework [12] and concluded that most of the "gaps" have been filled. Work will be completed in 2008 and the first impact report will be issued in early 2009.

· Financial management

In 2007, DG Budget complemented and consolidated its accounting modernisation. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two services' systems were not validated, although the risk to the accuracy of the Commission's accounts as a whole is not considered material.

The modernisation of the European Development Fund (EDF) accounts, which are separate from the accounts of the General Budget, aims to transfer the management functionality for EDF projects to DG AIDCO's local system while keeping the EDF accounts on an accrual basis in ABAC. While the developments of the central ABAC component were largely completed and tested according to plans in 2007 the project has experienced a succession of postponements, due in particular to the need for DG AIDCO to complete the developments necessary for CRIS to comply with the accrual accounting rules for the General Budget. The accounting officer validated the local system in early 2008. The implementation of the new system is now planned for January 2009.

Although measurable improvements were made in 2007 as regards payments times, the overall situation remained unsatisfactory. In the light of the implementing rules (Article 106.5), by which creditors are automatically entitled to interest if payments are made late, services need to take action, and closely monitor payment time compliance in the future. Suspensions in the procedure (for example, because additional information is required from the beneficiary) must be recorded in ABAC so that payment times are calculated correctly.

A new, dynamic approach to fraud proofing was introduced [13]. Based on the lessons learned from OLAF’s operational experience, the new arrangements are intended to allow services to react swiftly to new fraud patterns and to share information for prevention purposes.

· Internal audit

The number of critical recommendations issued by the Internal Audit Service has decreased significantly (12 in 2006, 6 in 2007), and there has been a reduction in the number of audits generating adverse opinions. The acceptance rate of recommendations has increased from 89% for audits on Commission services finalised in 2006, to 99% for audits finalised in 2007.

While the number of critical and very important recommendations overdue by more than six months at the end of 2007 remained almost the same as at the end of 2006 (7 critical and 37 very important recommendations), the total number of outstanding critical and very important recommendations grew from 78 to 175 due to the increased number of audit reports issued. Significant differences were noted between the Internal Auditor's view on the state of progress on recommendations and that of the auditee. The Commission needs the reasons for the increase in outstanding recommendations to be examined and addressed including the extent to which differences of view between the auditor and auditees have led to this situation.

A number of developments were observed with regard to the internal audit architecture:

– Coordination between the Internal Audit Service and the Internal Audit Capabilities was deepened in 2007, leading to coordinated strategic and annual audit plans aimed at providing better audit coverage of the key risks. These efforts towards a greater consolidation of the audit universe are essential having regard to the objective of the IAS, supported by the Commission in last year's Synthesis report, of providing an annual overall opinion on internal controls in the Commission starting with 2009, the final year of the current audit planning.

– The Commission updated the mission charter of the Internal Audit Service [14] and introduced a model charter for the Internal Audit Capabilities of the Directorates-General, in order to reflect these evolutions and to make more efficient and effective use of the internal audit resources.

– Commission participation in the Audit Progress Committee was extended by the appointment in July 2007 of two additional Members among the Commissioners, so that it is now composed of seven Commissioners and two external members.

· Transparency initiative

Subsequent to a public consultation, the Commission adopted a Communication, "Follow-up to the Green Paper 'European Transparency Initiative'" [15], which announced measures to enhance transparency in different respects. Regarding the relations between interest representatives (lobbyists) and the Commission, it was decided to create and launch, in spring 2008, a voluntary register of interest representatives, linked to a code of conduct. Discussions with stakeholders and an open, public consultation [16] were organised on the text of the code of conduct.

In order to enhance financial transparency [17], the Financial Regulation requires the publication of beneficiaries of EU funds across all management modes. Work on the practical arrangements started in 2007. The first full publication exercise is scheduled for 2008, with the exception of the first pillar of the Common Agricultural Policy (the European Agricultural Guarantee Fund - EAGF), for which publication must take place in 2009.

The Commission adopted a Green Paper [18] on the revision of Regulation (EC) No 1049/2001 on access to documents, thereby launching an open consultation.

· Business continuity management

All Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007, which tested corporate business continuity communication flow and operational arrangements for crisis management teams. The outcome of both tests was positive and a further exercise is planned in 2008.

· Building policy

In a Communication on the accommodation of Commission services in Brussels and Luxemburg [19], adopted in 2007, the Commission further clarified its policy in this field and launched a revision of the buildings procurement methodology – aimed at ensuring both maximum value for money and transparency towards the market.

Annex 2:

Reservations 2003-2007

DG | | Reservations 2007 | | Reservations 2006 | | Reservations 2005 | | Reservations 2004 | | Reservations 2003 |

AGRI | 2 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece2. Expenditure under rural development | 1 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef |

REGIO | 2 | 1. Management and control systems for identified ERDF programmes (period 2000-2006) in:1. the CZECH REPUBLIC – 4 programmes2. FINLAND – 4 programmes (Operational Programmes East, North, South and West)3. GERMANY – 4 programmes (for OP Saarland (objective 2), OP Mecklenburg-Vorpommern (objective 1), OP Hamburg (objective 2) and URBAN IINeubrandenburg in Mecklenburg-Vorpommern)4. GREECE – 15 programmes (13 regional OPs, OP Competitivity and OP Information Society)5. IRELAND – 4 programmes6. ITALY – 17 programmes (Puglia, Lazio, Sardinia, Bolzano, Liguria, Piemonte, Friuli Venezia Giulia, Calabria, Campania, Molise, Sicilia, Transport, Research, Technical Assistance, and Urban II- Taranto, Mola di Bari, and Pescara)7. LUXEMBOURG – 1 programme8. POLAND – 3 programmes (Regional Operational Programme (IROP), SOP Improvement of Competitiveness of Enterprises and SOP Transport)9. SLOVAKIA – 2 programmes (OP Basic Infrastructure and OP Industry and Services)10. SPAIN (14 Intermediate Bodies (with an impact on 20 OPs), OP "Sociedad de la Informacion" and the 10 URBAN programmes)11. INTERREG - 51 programmes 2. Management and control systems for identified COHESION FUND systems (period 2000-2006) in: - Bulgaria (National Roads Infrastructure Fund), - the Czech Republic, - Slovakia, - Hungary (environmental sector) and - Poland. | 2 | 1. Management and control systems for identified ERDF programmes in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland) 2. Management and control systems for ERDF programmes in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA |

EMPL | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in Spain, United Kingdom, France, Italy, Slovakia, Portugal, Belgium and Luxembourg. | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT) | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities |

RTD | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). | 2 | 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 3 | 1. Allocation of research personnel 2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5 3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of research contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1.Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation2. Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme |

TREN | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Framework Programme (FP6) contracts. | 1 | 1. Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty |

EAC | 0 | | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules |

ENV | 1 | Eligibility of expenditures declared by beneficiaries of action grants | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs |

SANCO | 0 | | 1 | 1. Insufficient assurance of business continuity of a critical activity | 1 | 1. Health crisis management | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour les périodes de programmation 2000-2004, et 2005-20072. Garantie limitée sur les opérations mises en oeuvre par 14 EM dans le cadre du FER II (2005-2007) | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004 | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place | 0 | 0 |

ESTAT | 0 | | 1 | 1. Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006 | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 |

ECFIN | 1 | Possibility that additionality requirements were insufficiently achieved. | 1 | 1. Possibility that additionality requirements are not sufficiently met | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TRADE | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association |

ELARG | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by the following Bulgarian Implementing Agencies:- Central Finance and Contract Unit (CFCU)- Ministry for Regional Development and Public Works (MRDPW). | 0 | 0 | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 |

DEV | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

RELEX | 0 | | 0 | 0 | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

TAXUD | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments |

MARKT | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMP | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMM | 1 | Supervision | 1 | 1. Ex-post control system | 1 | 1. Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts |

ADMIN | 0 | | 0 | 0 | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 |

DIGIT | 1 | Inadequacy of the Data Centre building infrastructure in Luxembourg. | 1 | 1.Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | | - |

PMO | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation |

OIB | 0 | | 0 | | 1 | 1. Deficiency in OIB's contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. |

OIL | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

EPSO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

OPOCE | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BUDG | 0 | | 0 | 0 | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund |

SG | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BEPA | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. |

SJ | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DGT | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 0 | | 1 | 1. Audit of community bodies (regulatory agencies) | 1 | 1. Audit of community bodies (traditional agencies) | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies |

OLAF | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 17 | | 20 | | 31 | | 32 | | 49 | |

Annex 3:

Synthesis 2007 multi-annual objectives

This Annex reports on the progress realised in 2007 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 and 2006 Synthesis reports containing the Commission’s multiannual objectives and related actions to address the major crosscutting management issues.

New actions introduced as a follow up to the 2007 Synthesis report are indicated in bold italics.

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | CompletedIt is now a well established practice that services review at least once a year the effectiveness of internal control. This requirement is now enshrined in the Internal Control Standards for Effective Management adopted in October 2007- SEC(2007) 1341.Furthermore, services inform their Commissioner at least twice yearly on management and control issues. Members of staff are involved in self-assessment exercises on the effectiveness of the internal control system. |

| | Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | CompletedAn internal communication revising the internal control standards for effective management was adopted in October 2007- SEC (2007) 1341. |

| | Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | CompletedWorking groups have been set up to develop indicators for legality and regularity of transactions by families of DGs. The guidelines for the Annual Activity Report for the year 2007 refer to different sets of indicators for:- the Research family- direct centralised management (grants and procurement)- joint management - shared management.For the Structural Funds family, legality and regularity indicators were developed and provided as from the AAR 2006. For the AAR 2007, particular attention has been paid to improving the content and clarity of the report by implementing the recommendations of the Court of Auditors and the IAS. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | CompletedThe guidelines for Annual Activity Reports for the year 2007 emphasize the need to include more streamlined, precise and coherent explanations of DGs' internal control systems. - the use of an internal control template ensures that control systems of the different DGs are presented in a more coherent way within the Commission and, more specifically, within families of DGs. - Precise guidance was also given to DGs to explain how the various components of the assurance process link together ("building blocks"). - More precise guidance was given on when and how to make a reservation. - Assurance had to be supported by legality and regularity indicators.The DGs have generally followed the guidelines and an improvement can be observed in their AARs. |

| | With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | | CompletedUnder the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework, "internal control templates" were developed to promote consistency between services in the presentation of control strategies. In 2007 such templates were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It furthermore helps pinpoint weaknesses and define improvements. |

| | The central services will provide further guidance to promote consistency in the treatment of reputational risks and the link between error rates, materiality and reservations. | BUDG and SGBy end 2008 | New action |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | CompletedThe revised Internal Control Standards, decided by the Commission in October 2007, specifically provide a Standard for risk management processes (standard 6).Risk management was formally integrated into the 2006 programming and planning exercise and services’ critical risks are since then disclosed in the Annual Management Plans. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | Commission will continue its work on the cost-benefit of control and on residual risk per policy area. A Communication on this subject will be issued in autumn 2008. | DG BUDG together with concerned servicesBy October 2008 | New action |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | CompletedFollow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system) and regularly reviewed by senior management. Further efforts were made to ensure a timely implementation of the audit recommendations: - The Audit Progress Committee alerted the Cabinets responsible for departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services.- New provisions were introduced to the standing instructions to the Annual Activity Reports and to the "peer review" process to ensure that Directors-General concerned explain in their reports the reasons why recommendations had not been implemented in time. |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | OngoingIn a Communication of March 2008 [20], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. |

Inter-service arrangements | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous actionRegarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices), DG REGIO and the IAS. Furthermore, DG EAC signed a "protocole d'accord" to take over its IT-support.The Service Level Agreement (SLA) which was established in 2006 between BEPA and SG for management of human and financial resources, logistics and strategic planning was renewed in 2007.The SLA signed in 2006 between DG ADMIN and the IAS for management of the latter's human and financial resources was renewed in 2007.OIB cooperates with other Services on the basis of clearly defined arrangements & Service Level Agreements. In 2007, the following SLAs regarding buildings were signed: - with EAC executive agency (on the supplementary office space)- with ERC and RTD Commission Agency(signature for Covent Garden building is ongoing) - with CoR/EESC (VM-2 building)- with CFCA Executive Agency |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2008. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous actionDGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for 2007 AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2008 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible . The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | OngoingCommission adopted on 27/2/2008 a report on the action plan towards an integrated internal control framework (COM(2008) 110 final). Most actions have been implemented and the remaining ones will be completed during 2008. The Commission can show that it has made concrete progress. The impact of the actions will form the basis of the evaluation of the progressive success of the action plan through decreasing error rates and improved ratings of systems by the Court. Early in 2009 the Commission will prepare a further impact assessment as at 31 December 2008. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex-post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex-ante and ex-post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | CompletedIn 2007, "internal control templates" were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. These templates are built on a common format which leaves some flexibility for adaptation to the needs of the DGs. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It helps pinpoint weaknesses and define improvements. |

| | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | OngoingExtensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities [21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results [22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission will issue guidance to its services on sampling strategies by July 2008. |

| | DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | CompletedA centralised ex-post control unit was set up in this Directorate-General on 1 November 2007. |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous actionIn 2007, DG Budget complemented and consolidated the accounting modernisation. The single datawarehouse was also made available to all services and is expected to lead to an improvement in financial management information. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two systems were not validated. |

Financial simplification | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | CompletedDuring 2007 the Commission clarified the rules through guidelines, notably the guidelines on FP7, on the implementing rules for Structural Funds 2007-13, for Education Policy 2007-13, and will continue to provide support and further guidance where necessary. The Commission will also ensure that future legislative proposals include clear and straightforward rules. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | CompletedDG ADMIN, based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing. |

| | In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | CompletedNew rules have been presented in March 2008 after an intense consultation process with Commission services and staff representatives throughout 2007 and the first quarter of 2008.The new rules should be implemented in 2009 and should allow for a better differentiation of career speeds according to merit. The assessment and promotion exercises will also be significantly shortened. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | OngoingAmong the measures already started:- the development of the HR Community;- the dissemination of best practices;- the HR Professionalisation Programme;- the development of HR Metrics;- the HR scorecard prototype;- the specification of the HR reporting facility in Sysper2. |

| | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | OngoingOn 13.11.2007, Vice-President Kallas submitted to the College a Communication (SEC(2007) 1412) describing how EPSO had served the Commission's needs in the last few years and spelling out ways of improving the situation. |

| | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | OngoingThe e-CV project was delayed because of rearranged priorities.There are now approximately 3 000 CVs in the system, but full deployment and use will only take place in 2008, once the matching tool is tested and validated. |

| | The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | CompletedThe revision of the Commission's Internal Control Standards, was concluded in October 2007 and guidelines on sensitive functions (January 2008) were subsequently adopted. It should result in a more harmonised approach of the Commission's services in regards to the definition of sensitivity and an improved monitoring of the most critical sensitive posts, thus significantly reducing the issues related to compulsory mobility. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | CompletedAll Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007 with satisfactory results. |

| | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | OngoingA multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room.Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007.OIL planned a second room in Luxembourg which should have been available by July 2007 and initiated the required procedures. These premises are however currently still not available. |

Annex 4:

Executive and regulatory agencies

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base [23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

· the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (EACI – former Intelligent Energy Executive Agency)

· the Public Health Executive Agency (PHEA)

· the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA)

· the Trans-European Transport Network Executive Agency (TEN-TEA)

· the European Research Council Executive Agency (ERC)

· the Research Executive Agency (REA).

Three of these were operational in 2007. Their annual activity reports did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

| Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

EACI | 22 | 47 | | 69 |

PHEA | 8 | 20 | | 28 |

EACEA | 69 | 232 | 10 | 311 |

Total | 99 | 299 | 10 | 408 |

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency [24]. If new needs appear, the Commission's starting point will be to explore the option of extending the scope of an existing agency to cover a new programme. Under the current circumstances, it is unlikely that new executive agencies will be needed during the period of the current financial framework to 2013.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward" [25] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies [26] and a review of its internal systems governing agencies. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for documents of shared interest.

Annex 5:

Rapport sur les procédures négociées

1. Base légale

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

2. Méthodologie

Une distinction a été faite entre les 40 directions générales, services, offices et agences exécutives qui, en principe, n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 directions générales (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: chapitre 3 du titre IV de la deuxième partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'Union européenne.

En effet, ces 3 directions générales présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services…), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour le recensement des procédures négociées (10 000 €), ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces Directions générales nécessitent une approche statistique distincte.

3. Résultats globaux du recensement final

3.1. Les 40 directions générales, services ou offices sans les 3 directions générales "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 148 marchés négociés pour une valeur totale de 156 513 441 € ont été attribués sur un ensemble de 1 085 marchés, toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 383 010 782 €.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 13,64 %. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 11,32 %.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 20,46 %.

Ainsi, 9 directions générales ou services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2007. Toutefois, il faut signaler qu'une des directions générales n'a passé qu'une procédure négociée mais son faible nombre de marchés au total fait que sa moyenne est élevée. Par ailleurs, pour deux des directions générales, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l'Institution en valeur totale des marchés passés.

Par ailleurs, l'évolution par rapport à 2006 pour l'ensemble des directions générales a été limitée: augmentation de 1,33 % en nombre de procédures et de 4,01 % en valeur. Ainsi 5 directions générales présentent une augmentation interannuelle qui peut être considérée comme sensible par rapport aux années précédentes (supérieure à 10 %).

3.2. Les trois directions générales "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 196 marchés négociés pour une valeur totale de 116 182 314 € ont été attribués sur un ensemble de 1 696 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 324 647 489 €.

La proportion moyenne pour les 3 directions générales "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,56 % et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 8,77 %. Le seuil de référence (moyenne plus 50 %) étant donc de 17,33 %, aucune des ces 3 directions générales ne dépasse ce seuil.

La comparaison interannuelle pour ces directions générales, par rapport à l'année 2006, montre une certaine stabilité: pas de changement dans le pourcentage du nombre des procédures négociées et diminution significative de 3,85 % de leur valeur.

4. Analyse des justifications et mesures correctives

Trois catégories de justifications sont évoquées par les directions générales ayant dépassé les seuils:

· Des déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation de contrats cadres. Ceci, en intégrant dans un seul contrat «cadre» un nombre élevé de contrats «spécifiques», réduit le nombre total de marchés passés par les Directions générales concernées et donc la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues).

· Des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole (pour des raisons de propriété intellectuelle, expertise spécifique…). Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

· Des marchés complémentaires, lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires, conformes au projet de base.

Plusieurs mesures correctives ont déjà été proposées ou mises en place par les directions générales:

· L'établissement de documents types et documents d'orientation. La publication en avril 2008 du nouveau Vade-mecum des marchés de la Commission, substantiellement amélioré, s'intègre dans cette ligne d'action.

· L'amélioration de la formation et une meilleure communication interservices. À ce titre, le Service financier central a mis en place pour 2008 une série d'ateliers qui ont pour objectif, d'une part, d'améliorer le niveau des procédures des marchés et, d'autre part, d'offrir un forum d'échange d'expériences entre différents DG/services, afin de promouvoir les meilleurs pratiques.

· L'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services et une bonne programmation.

· Le renforcement de la structure interne et l'application des standards de contrôle. Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

Annex 6:

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2007.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 1.565.692,31 | 9 |

EAC | 651.065,59 | 5 |

EACEA | 466.000,00 | 2 |

ECHO | 507.960,89 | 1 |

ENTR | 627.441,60 | 4 |

INFSO | 1.089.676,12 | 7 |

RTD | 1.312.047,13 | 5 |

TREN | 1.283.040,18 | 5 |

| 7.502.923,82 | 38 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 465.540,96 | 2 |

Annex 7

Compliance with payment time-limits

and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation [27] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved [28]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months [29].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports [30]. Overall, the Commission has improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average delay has not significantly decreased. The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

| 2005 | 2007 |

Late payments in number | 42,74% | 22,57% |

Late payments in value | 17,48% | 11,52% |

Delays on average [31] | 49,13 days | 47,98 days |

The cause of delays include inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

The Commission has taken many steps to avoid late payments. Internal monitoring systems, with regular reporting on late payments and/or request