AN DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT, DEN RAT UND DEN RECHNUNGSHOF Jahresbericht an die Entlastungsbehörde über die im Jahre 2021 durchgeführten Prüfungen

Die von den Mitgliedstaaten zur Kontrolle des Umgangs mit EU-Mitteln eingerichteten Systeme werden vom Internen Auditdienst nicht geprüft. Solche Prüfungen reichen bis zur Ebene der einzelnen Empfänger herunter und werden von internen Prüfern der Mitgliedstaaten, nationalen Prüfbehörden, anderen Generaldirektionen der Kommission und dem Europäischen Rechnungshof durchgeführt. Der Interne Auditdienst prüft jedoch Maßnahmen, mit denen die Kommission i) Einrichtungen in Mitgliedstaaten und ii) andere für die Auszahlung von EU-Mitteln zuständige Einrichtungen, wie z. B. die Vereinten Nationen, in dieser Hinsicht beaufsichtigt und prüft. Wie in der Haushaltsordnung vorgesehen, kann der Interne Auditdienst diese Aufgaben vor Ort, auch in den Mitgliedstaaten, wahrnehmen.

Der Interne Auditdienst übt seine Tätigkeit in Übereinstimmung mit der Haushaltsordnung sowie den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision und dem Ehrenkodex des Institute of Internal Auditors aus.

Die Unabhängigkeit der Arbeit des Internen Auditdienstes ist in der Haushaltsordnung und in seiner von der Kommission angenommenen Charta verankert. In dieser Charta ist festgelegt, dass die Prüfer des Internen Auditdienstes in Bezug auf die von ihnen geprüften Tätigkeiten und Abläufe ihre Unabhängigkeit wahren müssen, um die Objektivität ihres Urteils zu gewährleisten und Interessenkonflikte zu vermeiden. Ist ihre Objektivität tatsächlich oder dem Anschein nach beeinträchtigt, sind die diesbezüglichen Einzelheiten offenzulegen. Sofern es der Interne Prüfer für geboten hält, kann er sich direkt an die Kommissionspräsidentin und/oder das Kollegium der Kommissionsmitglieder wenden.

Der Interne Auditdienst hat die Aufgabe, vorbildliche Verfahren in der Organisation zu konsolidieren und zu schützen, indem er an Risikokriterien ausgerichtete, objektive Prüfungs- und Beratungsleistungen sowie Erkenntnisse zur Verfügung stellt. Der Interne Auditdienst unterstützt die Kommission bei der Erreichung ihrer Ziele, indem er mit einem systematischen und zielgerichteten Ansatz die Effektivität des Risikomanagements, der Kontroll- und der Steuerungsprozesse bewertet und diese verbessern hilft. Zu seinen Aufgaben gehören die Bewertung und Abgabe geeigneter Empfehlungen zur Verbesserung des Risikomanagement-, Kontroll- und Führungsprozesses; damit sollen die folgenden drei Ziele erreicht werden: i) Förderung ethisch angemessener Normen und Werte in der Organisation, ii) Gewährleistung eines effizienten Leistungsmanagements innerhalb der Organisation sowie klarer Verantwortlichkeiten und iii) die wirksame Kommunikation von Risiko- und Kontrollinformationen an die in der Organisation zuständigen Bereiche. Auf diese Weise möchte der Interne Auditdienst eine Kultur des effizienten und effektiven Managements innerhalb der Kommission und ihrer Abteilungen fördern.

Mit diesem Bericht werden das Europäische Parlament und der Rat im Rahmen des Entlastungsverfahrens über die im Jahr 2021 vom Internen Auditdienst der Europäischen Kommission in den Generaldirektionen, Dienststellen und Exekutivagenturen der Kommission vorgenommenen internen Prüfungen in Kenntnis gesetzt. Er umfasst: i) eine Übersicht über die Anzahl und die Art der durchgeführten internen Prüfungen, ii) eine Zusammenfassung der abgegebenen Empfehlungen und iii) die im Hinblick auf diese Empfehlungen getroffenen Maßnahmen. Gemäß Artikel 118 Absatz 8 und Artikel 247 der Haushaltsordnung, leitet die Kommission den Bericht an das Europäische Parlament und den Rat weiter. Der Bericht basiert auf dem gemäß Artikel 118 Absatz 4 der Haushaltsordnung vom Internen Prüfer der Kommission erstellten und im Jahr 2021 fertiggestellten Bericht über die Prüfungen und Beratungsberichte des Internen Auditdienstes.

Im Einklang mit seiner Methodik und seinen bewährten Verfahren ging der Interne Auditdienst die Leistungsbewertung indirekt an, indem er die Leistung der Abteilungen bei der Umsetzung von Politiken, Programmen und Maßnahmen unter Berücksichtigung der damit verbundenen Risiken bewertet. Mit diesem Ansatz will der Interne Auditdienst gewährleisten, dass die Generaldirektionen und Dienststellen angemessene Leistungsrahmen und Instrumente zur Leistungsmessung sowie Schlüsselindikatoren und Überwachungssysteme entwickelt haben.

Ein umfassender Jahresüberblick über die seitens des Internen Auditdienstes getätigte Weiterverfolgung seiner Empfehlungen, die am Stichtag 31. Januar 2022 länger als sechs Monate überfällig waren, wurde an den Auditbegleitausschuss gesandt. Ferner erstellt der Interne Auditdienst drei weitere Quartalsberichte über die Umsetzung von lange überfälligen Empfehlungen, die bei den Treffen der Vorbereitungsgruppe des Auditbegleitausschusses besprochen werden.

Der Mehrjährige Finanzrahmen 2021–2027 und das Konjunkturpaket im Rahmen von NextGenerationEU sollten in Übereinstimmung mit der Haushaltsordnung umgesetzt werden und sich bei den Finanzierungsmöglichkeiten und den zu erzielenden Ergebnissen gegenseitig ergänzen. Eine Reihe von Prüfungen konzentrierte sich im Jahr 2021 auf die mit der Konzeption des Gesamtpakets, der verstärkten Rolle der Kommission in einigen Bereichen und den neuen Verantwortungsbereichen der Kommission verbundenen Risiken. Die Ergebnisse dieser Prüfungen deuten darauf hin, dass in diesem Bereich erhebliche Verbesserungen vorgenommen werden müssen – mehrere als „sehr wichtig“ eingestufte Empfehlungen aus dem Jahr 2021 sind an die geprüften Generaldirektionen gerichtet.

1)Bei einer Prüfung wurde die Vorbereitung des Programmplanungszeitraums 2021–2027 in den Generaldirektionen Beschäftigung, Soziales und Integration, Maritime Angelegenheiten und Fischerei sowie Regionalpolitik und Stadtentwicklung bewertet. Diese Prüfung führte zu sieben als „sehr wichtig“ eingestuften Empfehlungen. Die Vorbereitung der Generaldirektionen für den Programmplanungszeitraum 2021–2027 ist ein Prozess, der zum Datum des Prüfungsberichts noch andauerte, und daher betraf die Prüfung eigentlich ein bewegliches Ziel. Die Generaldirektionen haben zwar angemessene Verfahren konzipiert und umgesetzt, um den Beginn des Programmplanungszeitraums 2021–2027 zu unterstützen, es gab jedoch zwei Schwachstellen, die ihre Wirksamkeit und Effizienz beeinträchtigten, insbesondere in Bezug auf die Unterstützung der Mitgliedstaaten und den Zeitplan für die Vorbereitung und den operativen Beginn des Programmplanungszeitraums.

2)Eine zweite Prüfung betraf die Vorbereitung der Mittel der Generaldirektion Migration und Inneres für den Programmplanungszeitraum 2021–2027. Sie führte zu zwei als „sehr wichtig“ eingestuften Empfehlungen. Der Interne Auditdienst stellte fest, dass die Vorbereitungen für den Programmplanungszeitraum 2021–2027 ein Prozess sind, der zum Berichtszeitpunkt noch andauerte. Die Generaldirektion Migration und Inneres hat zwar angemessene Verfahren konzipiert und umgesetzt, um den Beginn des Programmplanungszeitraums 2021–2027 zu unterstützen, es gab jedoch mehrere Schwachstellen, die ihre Wirksamkeit und Effizienz beeinträchtigten, insbesondere in Bezug auf Verzögerungen bei Arbeitsprogrammen der thematischen Fazilität und die Überwachung der Fortschritte bei der Planung des Zeitraums 2021–2027 sowie die Berichterstattung an die Führungsebene.

Angesichts der fortlaufenden Vorbereitungen und der Tatsache, dass die Prüfungen eine Momentaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt darstellten, könnten sich die bei den beiden Prüfungen festgestellten Schwachstellen, wenn sie nicht behoben werden, auf nachfolgende Phasen des Programmplanungszeitraums auswirken.

3)Bei einer dritten Prüfung wurde die Bereitschaft des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung zur Umsetzung der Verordnung zur Errichtung der Europäischen Staatsanwaltschaft bewertet. Bei dieser Prüfung stellte der Interne Auditdienst fest, dass das interne Kontrollsystem des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung zur Vorbereitung der künftigen Zusammenarbeit mit der Europäischen Staatsanwaltschaft nicht vollständig angemessen und wirksam war. Es wurden Defizite bei der Planung und Überwachung des Vorbereitungsprozesses, bei den Leitlinien zu Untersuchungen und zum Datenschutz sowie in Fragen der Informationstechnologie identifiziert und drei als „sehr wichtig“ eingestufte Empfehlungen ausgesprochen.

4)Im Rahmen einer vierten Prüfung wurden die Vorbereitungen der Generaldirektion Wettbewerb für das Wettbewerbsprogramm bewertet. Die Prüfung ergab, dass die Generaldirektion die Grundlagen für die Umsetzung dieses Programms im Rahmen des Mehrjährigen Finanzrahmens 2021–2027 geschaffen hatte, dass jedoch eine verbleibende Schwachstelle bei der Definition und Strukturierung einiger der Schlüsselelemente des Wettbewerbsprogramms festgestellt wurde, die wiederum die wirksame Umsetzung des Programms beeinträchtigen kann. Der Interne Auditdienst gab drei als „sehr wichtig“ eingestufte Empfehlungen ab.

5)Schließlich wurden bei der Prüfung der Vorbereitung auf das neue Europäische Statistische Programm für den Programmplanungszeitraum 2021–2027 bei Eurostat keine signifikanten Leistungsmängel festgestellt.

4.1.2.Überwachungsstrategien für die Umsetzung von Programmen durch Dritte

Die Anweisungsbefugten müssen angemessene und effektive Strategien und Maßnahmen zur Aufsicht und Überwachung der wirksamen Durchführung der Programme durch die beauftragten Einrichtungen und zum Schutz des EU-Haushalts sowie zur umgehenden Behebung festgestellter potenzieller Schwierigkeiten festlegen.

In den vergangenen Jahren führte der Interne Auditdienst mehrere Prüfungen der in den Generaldirektionen und Dienststellen bestehenden Aufsichtsregelungen für die Umsetzung von Programmen (und/oder Politiken) durch Dritte durch. Häufig wurden dabei Mängel in Bezug auf die Wirksamkeit der Aufsichtsstrategien festgestellt. Wie schon in den Vorjahren hat der Interne Auditdienst in seiner allgemeinen Stellungnahme zum Finanzmanagement auch dieses Mal einen Schwerpunkt zu den Überwachungsstrategien in Bezug auf Dritte, die Politiken umsetzen, formuliert. Zugleich lassen die Prüfungsergebnisse von 2021 den Schluss zu, dass sich die Situation in einigen Politikbereichen verbessert.

1)Der Interne Auditdienst verfolgt in seinem strategischen Prüfplan 2021–2023 einen integrierten risikobasierten Ansatz, um gegebenenfalls Prüfungen durchzuführen, die sowohl Partnergeneraldirektionen der Kommission als auch dezentralisierte Agenturen oder andere eigenständige Einrichtungen der EU einbeziehen. Im Jahr 2021 wurden die ersten zwei Prüfungen dieser Art abgeschlossen, die sich – auf der Ebene der Generaldirektionen der Kommission – auf die Aufsichtsregelungen zwischen der Generaldirektion Energie und Fusion for Energy (F4E, Europäisches gemeinsames Unternehmen zur Leitung des europäischen Beitrags zu ITER) bzw. zwischen der Generaldirektion Migration und Inneres und der Europäischen Agentur für die Grenz- und Küstenwache (FRONTEX) konzentrierten. Die Ergebnisse waren zufriedenstellend und es wurden keine Restrisiken oder gravierende Schwachstellen bei den geprüften Generaldirektionen festgestellt.

2)Eine weitere Prüfung wurde in den Generaldirektionen Klimaschutz und Umwelt durchgeführt und betraf die Beziehungen dieser beiden Generaldirektionen mit der Europäischen Umweltagentur und der Europäischen Chemikalienagentur. Anders als bei den beiden vorerwähnten, mehrere Einrichtungen umfassenden Prüfungen hat der Interne Auditdienst diese zwei Agenturen nicht in den Prüfumfang einbezogen, da die besagte Prüfung vor der Umstrukturierung des Internen Auditdienstes im Jahr 2020 durchgeführt wurde. Beide Generaldirektionen haben geeignete Verfahren eingesetzt, um ihre Beziehungen zu den betreffenden dezentralisierten Agenturen zu unterstützen. Es wurde jedoch festgestellt, dass ihre Wirksamkeit und Effizienz durch eine Schwäche im Zusammenhang mit der Aufsichtsfunktion der beiden Generaldirektionen Klimaschutz und Umwelt in Bezug auf die Ressourcen der Europäischen Umweltagentur beeinträchtigt wurden. Eine weitere Schwäche der Generaldirektion Umwelt betraf die Aufsichts- und Koordinierungsmechanismen im Verhältnis mit der Europäischen Umweltagentur.

3)In einer weiteren Prüfung wurde schließlich die Beaufsichtigung von Einrichtungen nach Artikel 185 AEUV durch die Generaldirektion Forschung und Innovation bewertet. Diese Prüfung wurde nach der Voruntersuchung abgeschlossen, nachdem die Prüfer die ursprünglich als hoch eingeschätzten inhärenten Risiken als mittel bis niedrig bewerteten, insbesondere da nur zwei der fünf der Generaldirektion Forschung und Innovation unterstehenden Einrichtungen nach Artikel 185 AEUV unter dem Rahmenprogramm für Forschung 2021–2027 „Horizont Europa“ in der derzeitigen Form fortgeführt werden.

4.1.3.Interne Kontrollsysteme in ausgewählten Generaldirektionen: Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit, Einhaltung des Rechtsrahmens

Während sich der Interne Auditdienst in den letzten Jahren zunehmend auf Leistungsaspekte konzentriert, setzen die politischen Interessenträger und der Europäische Rechnungshof weiterhin auf die eingehende Kontrolle der Haushaltsführung der Kommission im Hinblick auf Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit sowie Einhaltung des Rechtsrahmens. Daher bestand eine der Prioritäten des Prüfplans für 2021 (auf der Grundlage des strategischen Prüfplans 2021–2023) darin, dem Kollegium, den Generaldirektionen und den Dienststellen Gewissheit über die effiziente und wirksame Funktionsweise der internen Kontrollsysteme in Bezug auf Finanzverwaltung zu geben.

Im Bereich der geteilten Mittelverwaltung schloss der Interne Auditdienst drei Prüfungen ab.

1)In seiner Prüfung zu Unterbrechungen, Aussetzungen und Finanzkorrekturen im Rahmen des Europäischen Struktur- und Investitionsfonds 2014–2020 erkannte der Interne Auditdienst an, dass die Generaldirektionen Beschäftigung, Soziales und Integration, Maritime Angelegenheiten und Fischerei und Regionalpolitik und Stadtentwicklung unter den Zwängen des durch die Dachverordnung vorgegebenen anspruchsvollen rechtlichen Rahmens agieren. Insbesondere sind die Bedingungen für die Anwendung von Nettofinanzkorrekturen strenger als die von der Kommission ursprünglich vorgeschlagenen. Die Prüfergebnisse sind daher in diesem Kontext zu sehen. Der Interne Auditdienst stellte eine Reihe von Schwachstellen fest, die die wirksame Umsetzung der Verfahren der Generaldirektionen im Zusammenhang mit Unterbrechungen, Aussetzungen und Finanzkorrekturen beeinträchtigen, und sprach daher insgesamt acht als „sehr wichtig“ eingestufte Empfehlungen aus.

2)Das System zur Identifizierung landwirtschaftlicher Parzellen ist ein auf Luft- oder Satellitenaufnahmen basierender, wesentlicher Kontrollmechanismus zur Registrierung sämtlicher landwirtschaftlicher Parzellen in den Mitgliedstaaten. Es dient der Überprüfung der Beihilfefähigkeit für flächenbezogene Beihilfen im Rahmen der Gemeinsamen Agrarpolitik (GAP) und spielt eine wichtige Rolle bei der Überprüfung der Einhaltung verschiedener Auflagen der GAP, auch im Zusammenhang mit der Ökologisierung. Der Interne Auditdienst stellte fest, dass die Generaldirektion Landwirtschaft und ländliche Entwicklung zwar über ausreichende Kontrollverfahren verfügt, um die Verwaltung der Systeme der Mitgliedstaaten zu unterstützen und deren Qualität zu überwachen, die Wirksamkeit dieser Verfahren jedoch durch Schwachstellen beeinträchtigt wird. Die Überwachung und Weiterverfolgung der Qualitätsbewertung des Systems zur Identifizierung landwirtschaftlicher Parzellen muss verbessert werden.

3)Die bei der Generaldirektion Landwirtschaft und ländliche Entwicklung durchgeführte Prüfung zur Unterstützung, Überwachung und Kontrolle der Arbeit von Zertifizierungsstellen ergab keine wesentlichen Probleme in Bezug auf die Leistung.

Der Interne Auditdienst schloss ferner eine Reihe von Prüfungen zur direkten Mittelverwaltung ab.