JAHRESBERICHT ÜBER DIE TÄTIGKEITEN IM RAHMEN DES SECHSTEN, SIEBTEN, ACHTEN UND NEUNTEN EUROPÄISCHEN ENTWICKLUNGSFONDS (EEF)

(2005/C 301/02)

INHALT

JAHRESBBERICHT ÜBER DIE TÄTIGKEITEN IM RAHMEN DES SECHSTEN, SIEBTEN, ACHTEN UND NEUNTEN EUROPÄISCHEN ENTWICKLUNGSFONDS (EEF)

INHALT

Einleitung

Kapitel I — Ausführung des sechsten, siebten, achten und neunten EEF

Der Bericht über Haushaltsführung und Finanzmanagement wurde verspätet übermittelt

Bei einigen zentralen Fragen besteht zusätzlicher Klärungsbedarf

Die zu treffenden Maßnahmen sollten klarer genannt werden

Die Kommunikation im Bereich der Finanzverwaltung ist verbesserungsfähig

Schlussfolgerungen

Kapitel II — Zuverlässigkeitserklärung des Rechnungshofs zu den EEF

Zuverlässigkeitserklärung des Rechnungshofs zum sechsten, siebten, achten und neunten Europäischen Entwicklungsfonds (EEF) für das Haushaltsjahr 2004

Ausführungen zur Zuverlässigkeitserklärung

Zuverlässigkeit der Rechnungsführung

Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge

Entwicklung der Leistungsfähigkeit der Überwachungs- und Kontrollsysteme

Kapitel III — Weiterverfolgung früherer Bemerkungen

Aus dem EEF finanzierte Infrastrukturarbeiten

Position der Entlastungsbehörde

Weiterverfolgung durch die Kommission

Schlussfolgerung

Kapitel IV — Wichtigste Bemerkungen in den vom Hof seit dem letzten Entlastungsverfahren veröffentlichten Sonderberichten

Sonderbericht Nr. 10/2004 über die Verlagerung der Verwaltung der EU-Außenhilfe auf die Kommissionsdelegationen

Sonderbericht Nr. 2/2005 über die aus dem EEF an die AKP-Staaten gezahlten Haushaltszuschüsse: Verwaltung des Aspekts „Reform der öffentlichen Finanzen“ durch die Kommission

BEMERKUNGEN DES HOFES ANTWORTEN DER KOMMISSION EINLEITUNG 1. Die Europäischen Entwicklungsfonds (EEF) beruhen zum einen auf internationalen Abkommen (1), die zwischen den Mitgliedstaaten der Europäischen Union und Staaten in Afrika, im Karibischen Raum und im Pazifischen Ozean (AKP-Staaten) geschlossen wurden, und zum anderen auf Beschlüssen des Rates über die Assoziierung von überseeischen Ländern und Gebieten (ÜLG). 2. Für die Verwaltung des wichtigsten Teils des EEF — der die Finanzhilfen betrifft — ist die Kommission gemeinsam mit den AKP-Staaten zuständig. Für die Durchführung des anderen EEF-Teils — der die Investitionsfazilität betrifft — trägt seit 1. April 2003 die Europäische Investitionsbank (EIB) die alleinige Verantwortung. Dieser Teil bleibt bei der Zuverlässigkeitserklärung des Hofes und beim Entlastungsverfahren des Europäischen Parlaments unberücksichtigt (2) (3) (4). 3. Die Mittelausstattung jedes einzelnen der vier im Jahr 2004 in der Durchführung befindlichen EEF verteilte sich — ohne die nunmehr von der EIB alleinverantwortlich verwalteten Instrumente — im Wesentlichen auf folgende Bereiche: a) die programmierbare Hilfe (5) für die Durchführung von Entwicklungsprojekten (hierauf entfällt etwa die Hälfte der Mittelzuweisungen); b) die programmierbare Hilfe (4) für Haushaltszuschüsse an die begünstigten Staaten (hierauf entfällt etwas weniger als ein Viertel der Mittelzuweisungen); c) die nicht programmierbare Hilfe zugunsten spezifischer Bereiche der Zusammenarbeit, wie humanitäre Hilfe und Soforthilfe, Ausgleich für Einnahmeausfälle bei Ausfuhrerzeugnissen (Stabex und Sysmin bzw. nunmehr FLEX) oder für Finanztransaktionen, wie beispielsweise Risikokapitaloperationen (6) und Hilfe beim Schuldenabbau (hierauf entfällt etwas mehr als ein Viertel der Mittelzuweisungen). 4. Nachdem die Programmierungsphase abgeschlossen ist, werden die EEF-Mittel in zwei Schritten mobilisiert. Nach Eingang eines entsprechenden Antrags eines AKP-Staates fasst die Kommission — nach positiver Stellungnahme des aus Vertretern der Mitgliedstaaten bestehenden EEF-Ausschusses (7) — als Hauptanweisungsbefugte die Finanzierungsbeschlüsse (die als Mittelbindungen verbucht werden). Anschließend legen Kommission und AKP-Staat die Bedingungen für die Durchführung dieser Finanzierungsbeschlüsse durch den nationalen Anweisungsbefugten (8) des jeweiligen Landes im Finanzierungsabkommen fest. Der nationale Anweisungsbefugte schließt die Verträge ab (die als rechtliche Einzelverpflichtungen verbucht werden) und ordnet die Ausgaben an, die von der Kommission im Einklang mit den Durchführungsverfahren für den EEF kontrolliert und ausgeführt werden. 5. Diese Art der Verwaltung besteht nicht im Bereich der Haushaltszuschüsse. In diesem Fall bleibt die Kommission alleinige Anweisungsbefugte. Die Finanzierungsabkommen stellen eine rechtliche Verpflichtung dar und können zu Zahlungen führen, ohne dass weitere rechtliche Verpflichtungen einzugehen sind. Die Kommission nimmt — nachdem sie sich davon überzeugt hat, dass die Bedingungen des Abkommens von Cotonou und des Finanzierungsabkommens erfüllt sind — die erste, nur von ihr zu unterzeichnende Mittelüberweisung zugunsten der Haushalte der Empfängerstaaten vor. Nachdem die Mittel einmal überwiesen wurden, gehen sie in die Haushalte der AKP-Staaten ein und werden nach den Rechtsvorschriften und Verfahren der Empfängerländer verwendet und kontrolliert. Die Kommission bewertet gemeinsam mit den anderen wichtigsten internationalen Gebern die Fortschritte dieser Länder bei der öffentlichen Finanzverwaltung und der Armutsbekämpfung. Bevor die Kommission weitere Tranchen zahlt, überzeugt sie sich davon, dass die im Finanzierungsabkommen festgelegten Bedingungen erfüllt wurden. 6. Im Jahr 2000 beschloss die Kommission, einen erheblichen Teil ihrer Aufgaben und Ressourcen (davon ausgenommen waren namentlich die Annahme der Finanzierungsvorschläge, die Beschlüsse über die Zahlung von Haushaltszuschüssen und die Verwaltung von Projekten, die vielen oder allen AKP-Staaten zugute kommen) auf die Ebene ihrer Delegationen in den AKP-Staaten zu verlagern (Dekonzentration). Auf diese Weise sollten etwa 80 % der EEF-Zahlungen dekonzentriert abgewickelt werden. Von den 44 Delegationen in den AKP-Staaten waren Ende 2004 nur noch vier nicht dekonzentriert. 6. Seit Juli 2005 sind alle Delegationen in den AKP-Staaten „dekonzentriert“. KAPITEL I — AUSFÜHRUNG DES SECHSTEN, SIEBTEN, ACHTEN UND NEUNTEN EEF (9) Der Bericht über Haushaltsführung und Finanzmanagement wurde verspätet übermittelt 7. Der Bericht über Haushaltsführung und Finanzmanagement für den sechsten, siebten, achten und neunten EEF für das Haushaltsjahr 2004 wurde dem Hof von der Kommission zum 7. Juli 2005 übermittelt, d. h. später als zu der in Artikel 102 und Artikel 135 der Finanzregelung für den neunten EEF vorgesehenen Frist vom 31. Mai. 7. Die Kommission wird sich bemühen, die Frist einzuhalten. Bei einigen zentralen Fragen besteht zusätzlicher Klärungsbedarf 8. Der Bericht enthält einen Überblick über die wichtigsten Merkmale der EEF-Verwaltung im Haushaltsjahr 2004, insbesondere einen Vergleich zwischen den 2004 erreichten Ergebnissen und den Zielsetzungen in Bezug auf die Mittelbindungen, die rechtlichen Verpflichtungen und die Zahlungen sowie einen Vergleich mit den im Vorjahr erreichten Ergebnissen (siehe Tabellen 1 und 2 ). Ferner werden ausführliche Angaben zu den Ereignissen gemacht, die sich in den von der Kommission verwalteten EEF-Bereichen auf die Finanzverwaltung ausgewirkt haben. Die Klarheit und Genauigkeit des Berichts sowie sein informativer Wert könnten jedoch verbessert werden, indem bestimmte Informationen klarer in den Zusammenhang gestellt werden. So waren insbesondere die nachfolgend aufgeführten Punkte für die EEF-Haushaltsführung im Jahr 2004 relevant und hätten eine Erwähnung im betreffenden Bericht verdient: 8. Der Bericht hat jetzt 35 Seiten einschließlich acht Anhängen, die sich auf kumulative Bitten um zusätzliche Informationen und Analysen des Gerichtshofs und des Europäischen Parlaments im Kontext der jährlichen Entlastungsverfahren beziehen. Die Kommission führt aber in ihren nachstehenden Antworten aus, dass sie im Bericht über das nächste Jahr zusätzliche Informationen zu bestimmten Punkten liefern wird. a) die Hauptfakten, die zu einem Anstieg der Mittel des neunten EEF geführt haben (Bereitstellung von zusätzlichen 105 Millionen Euro für die Demokratische Republik Kongo); a) Der Bericht über Haushaltsführung und Finanzmanagement informiert über die wichtigsten Ereignisse, die detaillierten Informationen finden sich in den Jahresabschlüssen, denen der Bericht beigefügt ist (zur Bereitstellung zusätzlicher Mittel aus dem neunten EEF für die Demokratische Republik Kongo siehe Vermerk 1 zu den Rechnungen). b) das hohe Volumen der Zahlungen (im Jahr 2004 beliefen sich die Netto-Zahlungen auf 2 414 Millionen Euro), das wie in den Vorjahren teilweise durch die Inanspruchnahme von Instrumenten zustande kam, die eine rasche Auszahlung großer Beträge ermöglichen (Haushaltszuschüsse, Entschuldung usw.); b) Die Statistik über die Haushaltszuschüsse findet sich auf Seite 16 des Berichts, die Entwicklung bei der Inanspruchnahme der Haushaltszuschüsse wird in Abschnitt 2.2 dargestellt. Die Rekordhöhe der Zahlungen im Jahr 2004 ist die Folge von Verbesserungen bei der Verwaltung aller Instrumente. So waren etwa der Anteil der Haushaltszuschüsse und der Beitrag zur Entschuldung 2004 niedriger als 2003. 2004 wurden nahezu 724 Mio. EUR (brutto) für die HIPC-Initiative, Stabex, den Weltgesundheitsfonds und makroökonomische Haushaltszuschüsse verausgabt. Die entsprechenden Zahlen für die Vorjahre lauten: 2003: 976 Mio. EUR; 2002: 567 Mio. EUR; 2001: 1 021 Mio. EUR. Tabelle 1 — Kumulierte Verwendung der EEF-Mittel zum 31. Dezember 2004 (Millionen Euro) Stand Ende 2003 (12) Haushaltsvollzug im Haushaltsjahr 2004 (12) Stand Ende 2004 (12) Gesamtbetrag Durchführungsrate % (11) sechster EEF siebter EEF achter EEF neunter EEF Gesamtbetrag sechster EEF siebter EEF achter EEF neunter EEF Gesamtbetrag (12) Durchführungsrate % (11) A — Mittel (10) 43 408,7 –32,2 –58,4 – 172,3 656,0 393,1 7 439,4 10 867,7 11 590,6 13 904,1 43 801,8 B — Verwendung 1. Mittelbindungen 33 317,0 76,8 –32,2 –58,4 – 172,3 2 638,1 2 375,2 7 439,4 10 867,7 11 590,6 5 794,5 35 692,2 81,5 2. Rechtliche Einzelverpflichtungen 27 566,9 63,5 28,7 121,4 848,7 1 747,5 2 746,3 7 378,3 10 418,5 9 775,2 2 741,2 30 313,2 69,2 3. Zahlungen (11) 23 504,1 54,1 30,0 244,5 1 191,9 947,6 2 413,9 7 312,1 9 849,6 7 531,1 1 225,2 25 918,0 59,2 C — Noch zu zahlen (B1-B3) 9 812,9 22,6 127,3 1 018,1 4 059,5 4 569,3 9 774,1 22,3 D — Noch verfügbare Mittel (A-B1) 10 091,7 23,2 0,0 0,0 0,0 8 109,6 8 109,6 18,5 Quelle: Rechnungshof auf der Grundlage der Jahresabschlüsse für den EEF zum 31. Dezember 2004. Tabelle 2 — Haushaltsvollzug in den Haushaltsjahren 2000 bis einschließlich 2004 (Millionen Euro) 2000 2001 2002 2003 (13) 2004 (13) 1. Mittelbindungen 3 757,4 1 554,2 1 768,4 3 395,8 2 375,2 2. Rechtliche Einzelverpflichtungen 2 296,2 2 263,4 2 142,9 2 742,7 2 746,3 3. Zahlungen 1 547,7 2 067,9 1 852,7 2 293,1 2 413,9 Quelle: Rechnungshof. c) Lösungsvorschläge für das stets wiederkehrende Problem der Kassenmittelengpässe; c) Die bis Ende 2007 gültige Finanzregelung für den neunten EEF gestattet keine nennenswerten Änderungen. Für die Zukunft (nach dem neunten EEF) hat die Kommission die Einbeziehung des EEF in den Gesamthaushaltsplan vorgeschlagen. Die EEF-Finanzierung erfolgt über drei Tranchen jährlich, was verglichen mit dem Gesamthaushaltsplan die Gefahr derartiger Kassenmittelengpässe verdreifacht. Für die Zurverfügungstellung der erforderlichen finanziellen Mittel sind die Kommission und die Mitgliedstaaten gemeinsam verantwortlich. Die Mitgliedstaaten müssen innerhalb der vorgeschriebenen Fristen die Beiträge beschließen und auszahlen. Ein Teil des Engpasses Ende 2003 und der Engpass Ende 2004 waren auf die verspätete Zahlung der Beiträge durch die Mitgliedstaaten zurückzuführen. Die Kommission hat Maßnahmen getroffen, um die Prognosen in Bezug auf die Auszahlungen zu verbessern, und 2005 wurde der Fälligkeitsplan für den Abruf der Beiträge entsprechend geändert. d) die wachsenden Beträge für gemeinsame Tätigkeiten mit großen internationalen Organisationen (im Jahr 2004 betraf dies neue rechtliche Verpflichtungen in Höhe von rund 300 Millionen Euro); d) Die Kommission wird diese Informationen in den nächsten Bericht über Haushaltsführung und Finanzmanagement aufnehmen. e) die mit der Durchführung der EEF verbundenen Verwaltungskosten; während der Gesamthaushaltsplan für die Europäische Union nach Tätigkeiten gegliedert ist, so dass die Verwaltungskosten erkennbar sind, ist dies beim EEF nicht der Fall, obwohl sich die Kommission zur Prüfung dieser Möglichkeit bereit erklärt hatte (14). e) Die Kommission befasst sich in ihrem Follow-up-Bericht zur Entlastung für das Haushaltsjahr 2003 mit dieser Frage. Die mit der Durchführung der Entwicklungshilfe in den AKP-Ländern (EEF und Haushaltslinien) verbundenen Verwaltungskosten wurden zum Großteil im Politikbereich 21 „Entwicklung und Beziehungen zu den AKP-Staaten“ des Gesamthaushaltsplans der EU eingesetzt. Die Gesamtkosten dieser Politik beliefen sich im Jahr 2004 auf 238,9 Mio. EUR. In diesem Betrag enthalten sind die Ausgaben für die Mitarbeiter am Hauptsitz und in den Delegationen, die Ausgaben für externes Personal und die Ausgaben für Gebäude und Ähnliches. Da die Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem EEF in die anderen Entwicklungshilfearbeiten der Kommission und die politischen Beziehungen zu den Entwicklungsländern eingebunden sind, kann der aus dem Gesamthaushaltsplan finanzierte Gesamtbetrag der Verwaltungskosten nicht sinnvoll zwischen den EEF-Tätigkeiten und den sonstigen Tätigkeiten aufgeschlüsselt werden. Außerdem ist es seit dem Anlaufen des neunten EEF möglich, einige Verwaltungskosten direkt aus dem EEF zu finanzieren. Diese Kosten belaufen sich in der gesamten fünfjährigen Laufzeit des neunten EEF auf insgesamt 233 Mio. EUR. Die zu treffenden Maßnahmen sollten klarer genannt werden 9. In Bezug auf den Stand der Stabex-Mittel stellte das von der Kommission mit einer entsprechenden Bestandsaufnahme beauftrage Beratungsunternehmen in seinem seit September 2004 verfügbaren Abschlussbericht Folgendes fest: die bis 31. Dezember 2002 insgesamt geleisteten Transfers über 2 164 Millionen Euro umfassen Transfers an neun Länder im Gesamtbetrag von 46,5 Millionen Euro, zu denen noch keinerlei Informationen vorgelegt wurden. Von den übrigen 36 Ländern waren nur wenige in der Lage, vollständige und zuverlässige Informationen vorzulegen. Viele der angeforderten Informationen werden niemals zur Verfügung stehen. In dem Bericht wird nichts darüber gesagt, welche Maßnahmen die Kommission angesichts dieser Schwierigkeiten zu treffen gedenkt (siehe auch Ziffer 16 zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung). In seinem Jahresbericht 2003 hatte der Hof zudem ausgeführt, welche zentrale Bedeutung dem vom begünstigten AKP-Staat an die Kommission zu übermittelnden Bericht über die Verwendung der Mittel (Artikel 212 des überarbeiteten Abkommens von Lomé) zukommt. Im Bericht fehlen Informationen darüber, welche Maßnahmen die Kommission getroffen hat, um die Ausarbeitung dieser Berichte sicherzustellen. 9. Es wurden Maßnahmen getroffen, über die im Bericht 2005 ausführlich zu berichten sein wird. Die Delegationen der Kommission müssen dafür sorgen, dass die jährlichen Berichte der AKP-Staaten in einem bestimmten Format erstellt werden. Normalerweise werden lokale Prüfer für die Ausarbeitung des Berichts herangezogen, wenn die Mitarbeiter des nationalen Anweisungsbefugten hierzu nicht in der Lage sind. Die Qualitätskontrolle ist selbstverständlich ein wichtiger Aspekt dieser Arbeit. Für die Kommission hat der Abschluss aller primären Mittelbindungen für Stabex Priorität, was die Genehmigung neuer Regelwerke gegenseitiger Verpflichtungen (RGV), die Überprüfung der derzeitigen RGV und den Abschluss früherer oder veralteter RGV impliziert. Um dies erfolgreich tun zu können, müssen die 43 Länder, die Stabex-Mittel erhalten, verlässliche jährliche Rechnungen über die Verwendung dieser Mittel vorlegen. 10. Der EEF wird zur periodengerechten Buchführung übergehen, damit er bis 1. Januar 2005 den IPSAS (15) Genüge leistet. Zusätzlich zu den hilfreichen und ausführlichen technischen Informationen in den von der Kommission an das Europäische Parlament und den Rat übermittelten vierteljährlichen Fortschrittsberichten hätte es im Bericht über Haushaltsführung und Finanzmanagement Angaben über die im Jahr 2004 im Hinblick auf dieses wichtige Datum getroffenen Maßnahmen geben müssen, insbesondere zur Vorbereitung des Eröffnungssaldos für das Haushaltsjahr 2005. 10. Auf diese Angelegenheit wird kurz in Abschnitt 5.1.1.2 des Berichts über Haushaltsführung und Finanzverwaltung 2004 eingegangen. Über die Fortschritte bei der periodengerechten Buchführung (ABAC-Projekt) wird ausführlich im Bericht 2005 informiert. Die Kommunikation im Bereich der Finanzverwaltung ist verbesserungsfähig 11. Im Bericht über Haushaltsführung und Finanzmanagement wird auf die in den Jahresrechnungen enthaltenen Finanzinformationen Bezug genommen. Gemäß der gegenwärtigen Praxis (Artikel 102 und 135 der Finanzregelung für den neunten EEF) muss die endgültige Fassung dieses Berichts bereits zum 31. Mai ausgearbeitet werden, und zwar auf der Grundlage der zum 30. April erstellten vorläufigen Rechnungen. Da die endgültigen Rechnungen erst zum 31. Oktober veröffentlicht werden, kann es vorkommen, dass die im Bericht über Haushaltsführung und Finanzmanagement enthaltenen Finanzinformationen nicht mehr mit denen in den veröffentlichten, endgültigen Rechnungen übereinstimmen. Der Hof empfiehlt, die endgültige Fassung des Berichts auf der Grundlage der endgültigen Rechnungen zu erstellen und zeitgleich mit den EEF-Jahresrechnungen zu veröffentlichen. 11. Wegen der Fristen in der EEF-Finanzregelung wird dieser Bericht den vorläufigen und nicht den endgültigen Rechnungen beigefügt. Der Bericht über Haushaltsführung und Finanzmanagement ist im Wesentlichen ein Verwaltungsbericht über die Leistungen der EEF in dem betreffenden Jahr und in Bezug auf die Zielvorgaben. Schlussfolgerungen 12. Der Hof stellt im Wesentlichen Folgendes fest: 12. a) bestimmte wichtige Informationen sollten im Bericht über Haushaltsführung und Finanzmanagement aufgeführt oder vervollständigt bzw. besser in den Zusammenhang gestellt werden; a) Der Bericht über Haushaltsführung und Finanzmanagement informiert über die wichtigsten Ereignisse, die detaillierten Informationen sind in den Jahresabschlüssen enthalten. b) die Kommission hat im betreffenden Bericht nicht dargelegt, wie die im Anschluss an die Bestandsaufnahme über die Stabex-Mittel in den AKP-Staaten von ihr zu treffenden, wichtigsten Maßnahmen aussehen sollen; b) Die Kommission hat den Delegationen Anweisungen gegeben und ihnen Prioritäten gesetzt: Die Delegationen müssen mit den nationalen Anweisungsbefugten der 43 Staaten zusammenarbeiten, die Stabex-Mittel erhalten, um von ihnen die notwendigen Informationen zu bekommen und um die ordnungsgemäße Verwendung der noch nicht ausgezahlten Stabex-Mittel zu gewährleisten. In Anbetracht der uneinheitlichen Qualität dieser Informationen ist es schwierig, sich global zu den bisher erzielten Ergebnissen zu äußern. c) es wäre angemessener, wenn der Bericht über Haushaltsführung und Finanzmanagement mit den endgültigen Finanzinformationen übereinstimmen und zeitgleich mit den endgültigen Jahresrechnungen veröffentlicht würde. c) Siehe Antwort auf Ziffer 11.

KAPITEL II — ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG DES RECHNUNGSHOFS ZU DEN EEF

Zuverlässigkeitserklärung des Rechnungshofs zum sechsten, siebten, achten und neunten Europäischen Entwicklungsfonds (EEF) für das Haushaltsjahr 2004

I. Der Europäische Rechnungshof („der Hof“) hat die Rechnung des sechsten, siebten, achten und neunten EEF und die zugrunde liegenden Vorgänge für das am 31. Dezember 2004 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Diese Rechnung umfasst die Jahresabschlüsse, die Übersichten über die finanzielle Ausführung sowie die Jahresabschlüsse und Informationen der Europäischen Investitionsbank (EIB) (16). Gemäß den Finanzvorschriften hat der Hof für die EEF-Mittel, deren finanzielle Abwicklung in die Zuständigkeit der Kommission fällt, dem Europäischen Parlament und dem Rat eine Erklärung über die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung sowie über die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge vorzulegen (17). Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und -richtlinien durch. Diese stützen sich auf allgemein anerkannte internationale Prüfungsnormen, die an den EEF-Bereich angepasst wurden. Aus seiner Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die nachstehenden Bestätigungsvermerke.

II. Zuverlässigkeit der RechnungsführungAbgesehen von den Auswirkungen der nachfolgenden Sachverhalte: a) Unvollständigkeit der Aktiva, da die Kommission nicht ausreichend untersucht hat, welcher Teil der noch abzurechnenden Vorschüsse von den Schuldnern noch an den EEF zurückzuzahlen ist (siehe Ziffer 14); b) Unvollständigkeit der Rückstellungen für zweifelhafte Forderungen, da diese nicht die tatsächliche Höhe der uneinbringlichen Forderungen widerspiegeln (siehe Ziffer 15); c) mangelnde Zuverlässigkeit des im Anhang zu den Jahresabschlüssen ausgewiesenen Saldos der Stabex-Mittel (832 Millionen Euro) (siehe Ziffer 16); vermitteln die Übersichten über die finanzielle Ausführung für das Haushaltsjahr 2004 und die Jahresabschlüsse am 31. Dezember 2004 nach Ansicht des Hofes ein wahrheitsgemäßes Bild der Einnahmen und Ausgaben des sechsten, siebten, achten und neunten EEF für dieses Jahr sowie der Finanzlage am Jahresende.

III. Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden VorgängeAnalyse der Überwachungs- und KontrollsystemeDer Hof hat die Umsetzung der Kommissionsnormen für die interne Kontrolle geprüft und die Wirksamkeit der Überwachungs- und Kontrollsysteme getestet. Obwohl Fortschritte erzielt wurden, sind nach Ansicht des Hofes in folgenden Bereichen weitere Verbesserungen erforderlich: a) Risikomanagement (siehe Ziffern 20-22); b) Kontrollrahmen (siehe Ziffern 23-33); c) Rechenschaftspflicht der Delegationen in Bezug auf die interne Kontrolle (siehe Ziffern 34-35); d) Tätigkeitsbericht des Generaldirektors des Amts für Zusammenarbeit EuropeAid (siehe Ziffer 36). Prüfung der VorgängeDer Hof prüfte eine Reihe von Vorgängen auf der Grundlage der bei den zentralen Kommissionsdienststellen und den Delegationen verfügbaren Unterlagen, aber auch auf der Grundlage von Vor-Ort-Kontrollen bis zur Ebene der ausführenden Stellen in den AKP-Staaten. Dabei wurden die Einhaltung der Verordnungsbestimmungen und die tatsächliche Durchführung der den Unterlagen entsprechenden Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge geprüft. In Bezug auf die Haushaltszuschüsse bezog sich die Prüfung nur auf den Zeitraum bis zur Überweisung dieser Zuschüsse an die Haushalte der Empfängerstaaten. Häufigkeit und finanzielle Bedeutung der festgestellten Fehler waren nach Ansicht des Hofes nicht wesentlich (siehe Ziffern 37-41).Schlussfolgerung zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden VorgängeDer Hof ist der Ansicht, dass die in der Rechnung erfassten Einnahmen sowie die den einzelnen EEF zugewiesenen Beträge und die Mittelbindungen und Zahlungen für das betreffende Jahr insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

28. September 2005 Hubert WEBER Präsident

Europäischer Rechnungshof 12, rue Alcide De Gasperi, L-1615 Luxemburg

Ausführungen zur Zuverlässigkeitserklärung Zuverlässigkeit der Rechnungsführung 13. Die Bemerkungen in Absatz II der Zuverlässigkeitserklärung stützen sich auf die nachfolgenden Feststellungen. 14. Der Betrag der ausgestellten Einziehungsanordnungen, bei denen es bis Ende 2004 nicht zu Rückerstattungen gekommen ist, in Höhe von insgesamt 18 Millionen Euro stellt nicht den Gesamtbetrag der Forderungen dar. Da die Kommission nicht alle an die Begünstigten gezahlten Vorschüsse ausreichend untersucht hat (18), kann sie die Höhe der einzuziehenden Beträge nicht genau beziffern. Die Kommission hat den Betrag der noch nicht überprüften, noch abzurechnenden Vorschüsse (19) bis Ende 2004 nicht beziffert (20). 14. Die Kommission hat entsprechend der Finanzregelung die noch einzuziehenden Vorschüsse regelmäßig analysiert und weiter verfolgt. Die Follow-up-Maßnahmen werden in einem eigenen Kapitel des Verwaltungsberichts behandelt. Die Kommission wird ihre Bemühungen fortsetzen, um die noch einzuziehenden Vorschüsse genau zu beziffern. 15. Der in der Rechnung ausgewiesene Saldo der Rückstellungen für zweifelhafte Forderungen (0,03 Millionen Euro) spiegelt nicht die tatsächliche Höhe der in den ausgestellten Einziehungsanordnungen im Betrag von 18 Millionen Euro enthaltenen, uneinbringlichen Forderungen (21) wider. Mit dem Übergang zur Periodenrechnung ab 2005 wird es noch wichtiger sein, die uneinbringlichen Forderungen und die entsprechenden Rückstellungen zu ermitteln (20). 15. Die Kommission ist mit der Bemerkung des Hofs einverstanden und beabsichtigt, diese Arbeit für das Haushaltsjahr 2005 durchzuführen. 16. Im Jahr 2004 hat die Kommission die Bestandsaufnahme der Stabex-Mittel abgeschlossen. Obwohl diese Mittel bereits den AKP-Staaten gehören, werden sie in einem den Jahresabschlüssen beigefügten Bericht ausgewiesen (22), da die Kommission für ihre Verwaltung mitverantwortlich ist und die Auszahlungen von den lokalen Bankkonten genehmigt. Die Bestandsaufnahme bei den Stabex-Mitteln macht deutlich, dass von einigen AKP-Staaten keine weiteren Informationen mehr zu erwarten sind, während andere AKP-Staaten — insbesondere wegen des bereits vergangenen, langen Zeitraums — möglicherweise nicht mehr in der Lage sein werden, die angeforderten Informationen in Form von Bankauszügen oder Auszahlungsbescheinigungen beizubringen. Die Kommission hat daher einen unbestimmten Teil des mit 832 Millionen Euro bezifferten Banksaldos nicht durch zuverlässige Unterlagen bestätigt. 16. Die Kommission versucht, sich über ihre Delegationen und anhand der jährlichen Stabex-Berichte, die zur Erleichterung einer umfassenden Berichterstattung in einem Standardformat vorgelegt werden, ein klareres Bild von der Verwendung der Stabex-Mittel zu verschaffen. Nachdem die Bestandsaufnahme der Stabex-Mittel abgeschlossen ist, geht die Kommission gemäß ihrer Politik der Übertragung von Befugnissen auf die Delegationen in den AKP-Staaten nun länderweise vor, um die Situation zu klären und die noch verbleibenden Stabex-Mittel zu binden und auszuzahlen. Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge 17. Die in Ziffer III der Zuverlässigkeitserklärung beschriebenen Sachverhalte stützen sich auf: a) eine Bewertung der Überwachungs- und Kontrollsysteme bei den zentralen Kommissionsdienststellen in Brüssel, insbesondere bei EuropeAid, sowie bei vier Delegationen (Ouagadougou, Conakry, Abuja und Georgetown) (23); b) eine ausführliche Prüfung der Vorgänge anhand von Akten und Vor-Ort-Kontrollen; c) eine Analyse des jährlichen Tätigkeitsberichts und der Erklärung des Generaldirektors des Amts für Zusammenarbeit EuropeAid sowie eine Analyse des zur Ausarbeitung dieser Dokumente führenden Prozesses. 18. Der Hof weist darauf hin, dass außerhalb des Kontrollumfelds der Kommission liegende vorsätzliche Unregelmäßigkeiten und Korruptionsfälle von ihrem Wesen her mit den Prüfungsstrategien und -normen des Hofes nicht systematisch aufgedeckt werden können. Bewertung der Überwachungs- und Kontrollsysteme Die Überwachungs- und Kontrollsysteme wurden generell verbessert 19. Die Umsetzung der von der Kommission angenommenen Normen für die interne Kontrolle wurde 2004 sowohl auf der Ebene der zentralen Kommissionsdienststellen als auch auf der Ebene der Delegationen kontinuierlich fortgesetzt und trug zu einem besseren Funktionieren der Überwachungs- und Kontrollsysteme bei. In den nachfolgend beschriebenen Bereichen sind jedoch noch Verbesserungen erforderlich (siehe Ziffern 20-36). Das Risikomanagement wurde verbessert, ist aber weiterhin zu global 20. Alljährlich werden unter Beteiligung zahlreicher Stellen rund 2 500 Millionen Euro verausgabt. Diese äußerst komplizierte Struktur umfasst fünf Generaldirektionen (Außenbeziehungen, Amt für Zusammenarbeit EuropeAid, ECHO, Entwicklung und Haushalt (24)) 44 Delegationen (die fast alle dekonzentriert sind) (25), 76 Partnerländer (die zu den ärmsten Ländern der Welt zählen und strukturbedingte administrative Schwächen aufweisen (26)) und Tausende von Durchführungsstellen mit unterschiedlichen Managementkapazitäten (private Auftragnehmer, NRO, internationale Organisationen, lokale Verwaltungsstellen usw.). 20. Die Kommission weiß, dass es im Bereich der Verwaltung des EEF einige Risiken gibt. Der Aufbau verbesserter Kontroll- und Überwachungssysteme sowie regelmäßige Prüfungen ermöglichen es, diese Risiken einzudämmen. 21. Das Amt für Zusammenarbeit EuropeAid hat weitere Schritte zur Verbesserung des Managements der operationellen und finanziellen Risiken unternommen, indem es die einschlägigen Kommissionsvorschriften umgesetzt hat. So führte es im Jahr 2003 eine globale Bewertung der mit der Außenhilfe als Ganzes (einschließlich der EEF) verbundenen Risiken durch; außerdem wurde auf Führungsebene eine Selbstbewertung der Risiken vorgenommen. Dabei ermittelte das Amt für Zusammenarbeit EuropeAid Risiken im Zusammenhang mit seiner Umstrukturierung (die Mitte März 2005 wirksam wurde) und bei der Durchführung von Infrastrukturprojekten. 22. Spezifische finanzielle Risiken (Projektportfolio und Kapazitäten auf der Ebene des Personals, der nationalen Rechnungskontrollbehörden und des Projektmanagements) wurden jedoch von den einzelnen Delegationen nicht ausreichend ermittelt. Zwar werden die Delegationen möglicherweise auf entsprechende Risiken hingewiesen, doch erhalten sie keine Informationen, wie sie diese Risiken bewerten und darüber Bericht erstatten sollen. Daher besteht die Gefahr, dass spezifische Restrisiken (27) nicht richtig erkannt werden und daher nicht ausgeräumt werden können. 22. Die Kommission hat bereits Maßnahmen getroffen, um die vom Hof erwähnten Risiken zu ermitteln, insbesondere in Form einer standardisierten Methode für die Risiko-Selbstbewertung der Delegationen, die 2004 konzipiert wurde und ab 2005 angewendet werden soll. Außerdem gehören zum Prozess der Projekt-/Programmfindung und -finanzierung die Analyse der Schwierigkeiten und die Analyse der Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung des betreffenden Projekts/Programms, einschließlich der Nachhaltigkeitsaspekte (Kapazitäten der Endbegünstigten). Eine regelmäßige Überwachung und die Überprüfung der Projekte während der Durchführung gestatten es der Kommission, geeignete Maßnahmen zu treffen, um Projekte zu korrigieren oder neu auszurichten. Bei Kontrollmissionen vor der Dekonzentration wurden alle notwendigen Voraussetzungen einschließlich der Möglichkeiten der betreffenden Delegation bewertet. Erforderlichenfalls werden die Möglichkeiten des nationalen Anweisungsbefugten von der Kommission mit spezifischen Maßnahmen zum Aufbau von Kapazitäten unterstützt. Der Kontrollrahmen sollte ein besseres Risikomanagement beinhalten 23. Die Gewährleistung der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge ist in erster Linie abhängig vom wirksamen Funktionieren folgender Systeme: technische und finanzielle Überwachung durch die AKP-Staaten, die Delegationen und EuropeAid, Ex-ante and Ex-post-Kontrollen auf der Ebene von EuropeAid, von den Delegationen und EuropeAid in die Wege geleitete Prüfungen sowie interne Auditstelle bei EuropeAid. Ein verbessertes Risikomanagement würde zu einem kohärenteren und angemesseneren Kontrollrahmen führen. 23. Die Kommission arbeitet ständig an einer weiteren Stärkung und Verbesserung des Funktionierens und der Verzahnung ihres Risikomanagement-Ansatzes. Die Kommission ist der Auffassung, dass die für den EEF aufgebauten Kontrollsysteme zusammengenommen wie vom Hof beschrieben die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge gewährleisten. Der Kontrollrahmen gestattet ein Eingreifen, um eventuelle Schwächen bei den lokalen Stellen ausgleichen zu können. Bei der Kontrolle der Vorgänge durch den Hof hat sich außerdem bestätigt, dass es sich um keine wesentlichen Fehler handelte. Verbesserung der technischen und finanziellen Überwachung 24. Im Zuge der Dekonzentration wurde die Hauptzuständigkeit für die technische und finanzielle Überwachung der Projekte auf die Delegationen übertragen, während das Amt für Zusammenarbeit EuropeAid für die Gesamtüberwachung zuständig ist. Die Überwachung umfasst eine Vielzahl von Tätigkeiten: Überprüfung der Unterlagen anhand von Akten und vor Ort, Analyse der im Rechnungsführungssystem enthaltenen Daten und Bewertung des Managements auf allen Ebenen. Dabei können die Delegationen und EuropeAid verschiedene Möglichkeiten nutzen: Berichte über die Verwaltung der Außenhilfe (External Aid Management Reports, EAMR), computergestütztes Informationssystem (CRIS), jährliche Seminare für die zentralen Kommissionsdienststellen und die Delegationen in jeder der sechs geografischen Regionen, tägliche Kontakte zwischen den Delegationen und den geografischen Koordinatoren in der Zentrale, Checklisten, Prüfbesuche von Bediensteten der zentralen Kommissionsdienststellen bei den Delegationen und umgekehrt. 25. Dank dieser Möglichkeiten ist die Überwachung insgesamt gesehen zufrieden stellend, doch würde ihre Wirksamkeit erhöht, wenn es eine klarere und ausführlichere Definition der von der Zentrale und den Delegationen jeweils wahrzunehmenden Rollen und Aufgaben gäbe. 25. Ziel der Anfang 2005 erfolgten Reorganisation von EuropeAid ist eine bessere Überwachung und Unterstützung durch die Zentrale. Die Ex-ante-Kontrolle auf der zweiten Ebene funktioniert zufrieden stellend 26. In der zweiten Jahreshälfte 2003 richtete EuropeAid eine freiwillige Ex-ante-Kontrolle ein. Diese bestand darin, dass — nachdem die unter Aufsicht des Anweisungsbefugten stattfindenden Standardkontrollen (28) bereits durchgeführt worden waren — aus den zur Ausführung fertigen Zahlungen und Mittelbindungen eine tägliche Zufallstichprobe von Zahlungen und Mittelbindungen gezogen wurde zwecks Überprüfung der Unterlagen. Diese Kontrolle auf der zweiten Ebene übernahm die für die AKP-Staaten zuständige Direktion, womit in den allermeisten Fällen die Unabhängigkeit vom Anweisungsbefugten gewährleistet werden kann (außer bei vom Direktor selbst genehmigten Vorgängen, insbesondere im Falle von Haushaltszuschüssen). Ziel dieser Kontrolle war die Gewährleistung eines angemessenen Übergangs von der vollständig zentralisierten zur vollständig dezentralisierten Finanzkontrolle (unter der Aufsicht des Anweisungsbefugten) und die Schaffung einer wirksamen Ex-post-Kontrolle. Die freiwillige Ex-ante-Kontrolle wurde 2005, nach der Umstrukturierung von EuropeAid, abgeschafft. 27. Im Rahmen der Ex-ante-Kontrolle wurden 6 % der 2004 durchgeführten Vorgänge geprüft; bei 6 % dieser geprüften Vorgänge wurden Fehler unterschiedlicher Art festgestellt und konnten Berichtigungsmaßnahmen getroffen werden. Diese Fehler wurden nicht nach ihrer potenziellen Bedeutung kategorisiert, Ursache war aber in den meisten Fällen die Missachtung interner Verfahren, denen keine zentrale Bedeutung zukam. Der Hof unterzog eine Zufallsstichprobe von 23 Vorgängen, die bereits im Rahmen der Ex-ante-Kontrolle auf der zweiten Ebene kontrolliert worden waren, einer nochmaligen Überprüfung und stellte fest, dass diese Kontrolle — abgesehen von einigen unbedeutenden Fällen — angemessen funktioniert hat. Die Ex-post-Kontrolle muss besser dokumentiert werden 28. Im Juni 2004 führte EuropeAid eine Ex-post-Kontrolle der bereits bearbeiteten Vorgänge ein. Ziel dieser ausschließlich anhand von Unterlagen durchgeführten Belegkontrolle ist die Überprüfung von 3 % der Zahlungen, einschließlich der Abrechnung von Vorschüssen (29). Dabei geht es um die Ermittlung einmaliger bzw. wiederkehrender Fehler sowie von Möglichkeiten zur Verbesserung der Verfahren und um eine zusätzliche Gewähr für die Ordnungsmäßigkeit und Rechtmäßigkeit der Zahlungen. Die Ausrichtung dieser Überprüfungen ist spezifischer als bei den Überprüfungen im Rahmen der freiwilligen Ex-ante-Kontrolle auf der zweiten Ebene. 29. Wegen unzureichender Personalmittel konnten bis Ende Januar 2005 nur die den ersten drei Quartalen des Jahres 2004 entsprechenden drei Quoten überprüft werden; dies entsprach 1 % der Zahlungsvorgänge, während das Ziel bei 3 % lag. 29. Zwar lag die Zahl der anhand von Unterlagen kontrollierten Vorgänge unter dem Ziel von 3 %, doch wurden 14 % des Gesamtbetrags der Vorgänge des Jahres 2004 einer Ex-post-Kontrolle unterzogen. 30. Der Hof hat eine Stichprobe von 51 Vorgängen, die bereits Gegenstand der Ex-post-Kontrolle waren, nochmals überprüft und festgestellt, dass diese Kontrolle — abgesehen von einigen unbedeutenden Einzelfällen — wirksam funktioniert hat. Die damit verbundene Zuverlässigkeitsgewähr könnte jedoch höher sein, wenn die Kontrollen auch die Mittelbindungen betroffen hätten und es Checklisten gegeben hätte zwecks Dokumentation der Kontrollen und Gewährleistung ihrer Kohärenz. 30. Die Entscheidung, ein zentralisiertes System von Ex-post-Kontrollen der Vorgänge einzuführen sowie die Definition der Merkmale dieses Systems ergeben sich aus einer Bewertung des Restrisikos sowie aus der Verzahnung der Ex-post-Kontrollen mit den übrigen Komponenten des Kontrollsystems. Das Verfahren für die Umsetzung sieht vor, dass sowohl die Kontrolle als auch die einzelnen Durchführungsschritte in einer Datei verzeichnet werden. Rechnungsprüfung als Teil der Tätigkeiten zur Managementkontrolle 31. Fehler im Zusammenhang mit der Beachtung der Verordnungsbestimmungen, die zu nicht förderfähigen Ausgaben führen, ergeben sich im Wesentlichen auf der Ebene des Projektmanagements, das zumeist von den mit unzulänglichen Managementkapazitäten ausgestatteten Verwaltungen der AKP-Staaten wahrgenommen wird. Ein wichtiges Instrument zur Aufdeckung dieser Fehler sind Rechnungsprüfungen in Form von „Bescheinigungen der Richtigkeit der Konten“. Zusätzlich können dem Projektmanagement auf der Grundlage „systemgestützter Prüfungen“ Wege zur Verbesserung der Finanzverwaltung und zur Vermeidung künftiger Fehler aufgezeigt werden. Die Rechnungsprüfungen können auf Initiative des Projektmanagements selbst, der nationalen Rechnungskontrollbehörde, der Delegation oder der zentralen Kommissionsdienststellen in die Wege geleitet werden. Ihre Finanzierung kann in den ersten beiden Fällen aus den Projektmitteln und in den letzten beiden Fällen aus den für die Durchführung der EEF vorgesehenen Mitteln (30) erfolgen. Immer häufiger sehen die mit den AKP-Staaten geschlossenen Finanzierungsabkommen Rechnungsprüfungen durch das Projektmanagement oder die nationale Rechnungskontrollbehörde vor, insbesondere zur Bescheinigung der Richtigkeit der Konten der Leistungsprogramme (bzw. Kostenschätzungen). Zudem räumen die neuen allgemeinen Bedingungen für Aufträge (31) den Delegationen und den zentralen Kommissionsdienststellen die Möglichkeit ein, die Rechnungsprüfungen bei aus dem neunten EEF geförderten Projekten aus Projektmitteln zu finanzieren. 32. EuropeAid hat im Jahr 2004 den Aspekt der Prüfung ausgebaut. So wurde eine sowohl von EuropeAid als auch von den Delegationen anzuwendende umfassende Prüfungsstrategie für Projekte des neunten EEF entwickelt; außerdem wurden Risikokriterien definiert, die Aufschluss darüber geben sollen, welche Prüfungen erforderlich sind. Darüber hinaus wurden Standard-Aufgabenbeschreibungen für Prüfer entwickelt, sechs Vor-Ort-Kontrollen zur Unterstützung der Prüfungen bei Delegationen durchgeführt, zwei Tätigkeitsberichte ausgearbeitet und ein EDV-System zur Unterstützung und Überwachung von Prüfungen (CRIS-Audit) eingerichtet. Die von EuropeAid im Jahr 2004 abgeschlossenen Prüfungen (32) haben ergeben, dass 2 % der Ausgaben nicht förderfähig waren. Bei weiteren, aufgrund des Verdachts von Unregelmäßigkeiten durchgeführten Prüfungen wurde ein hoher Anteil nicht förderfähiger Ausgaben oder fehlender Unterlagen ermittelt. Diese Prüfungen liefern zusätzliche Informationen zu Aspekten der Recht- und Ordnungsmäßigkeit im Zusammenhang mit der EEF-Durchführung. 32. EuropeAid hat seine Bemühungen im Bereich der Dokumentation der Prüfungen und der Konsolidierung der Informationen fortgesetzt. Außerdem werden Monitoringstrukturen aufgebaut und zentral verwaltet. 33. Die Abdeckung der einzelnen Bereiche durch die auf Initiative der Delegationen und der nationalen Anweisungsbefugten durchgeführten Prüfungen und deren Zeitnähe werden jedoch nicht zentral erfasst. Es gibt auch keine zentrale Überwachung der Weiterverfolgung all dieser Prüfungen, so dass sich Fälle, in denen im Anschluss an eine Prüfung keine angemessenen Maßnahmen getroffen wurden (beispielsweise keine Ausstellung von Einziehungsanordnungen, obwohl bei der Prüfung zu hohe Zahlungen festgestellt wurden) nicht ermitteln lassen. Die den Prüfungen zugrunde liegende Risikoanalyse stützt sich in erster Linie auf qualitative Kriterien. Einige der oben beschriebenen Schwachstellen, beispielsweise die Frage der Abdeckung und der Weiterverfolgung, hätten mithilfe von CRIS-Audit aufgedeckt werden sollen. Obwohl sich CRIS-Audit bereits im Jahr 2003 in der Pilotphase hätte befinden sollen, liefert es noch immer nicht alle erwarteten Ergebnisse. 33. Nach dem Prüfungsplan, der sich auf eine Risikoanalyse stützt und zentral verwaltet wird, wurden mehr als die in der von EuropeAid entwickelten Methode empfohlenen 5 % der Zahlungen überprüft. Der Prüfungsplan 2004 der Zentrale sah 35 Prüfungen vor, in den Prüfungsplänen der Delegationen waren es insgesamt 426 Prüfungen. Für die Weiterverfolgung der Prüfungen und die eventuelle Ausstellung einer Einziehungsanordnung sind nach der Dekonzentration die Delegationen zuständig. Allerdings überzeugt sich EuropeAid durch Stichprobenkontrollen von der Qualität der Prüfungen und der Folgemaßnahmen (eventuelle Ausstellung einer Einziehungsanordnung). CRIS-Audit befand sich im Jahr 2003 tatsächlich in der Pilotphase, war im April 2004 betriebsbereit und wurde den Nutzern ab Juni 2004 bereitgestellt. Die Delegationen in den AKP-Staaten werden CRIS-Audit voll nutzen können, sobald auch das Buchführungssystem des EEF auf CRIS umgestellt wurde. Die Rechenschaftspflicht der Delegationen über die interne Kontrolle sollte stärker mit den Bestimmungen der Finanzregelung in Einklang stehen 34. Im Einklang mit dem Grundsatz des linearen Managements hat der Generaldirektor von EuropeAid die Befugnisse und Verantwortlichkeiten für die finanzielle Ausführung der EEF auf den Direktor übertragen. Im Zuge der Dekonzentration hat der Direktor die meisten dieser Befugnisse und Verantwortlichkeiten (außer den Beschlüssen über die Zahlung von Haushaltszuschüssen) auf die Delegationsleiter übertragen. Entsprechend dem oben erwähnten Grundsatz sind die Delegationsleiter gegenüber dem Direktor rechenschaftspflichtig, der wiederum an den Generaldirektor von EuropeAid zu berichten hat (siehe Artikel 21 Absatz 1 und Artikel 25 der Finanzregelung). Diese Rechenschaftspflicht umfasst unter anderem die Berichterstattung über das wirksame Funktionieren des internen Kontrollsystems, das auf den Normen der Kommission für die interne Kontrolle aufbaut. 35. Die Delegationen führen Selbstbewertungen zum Aspekt der internen Kontrolle durch. Im Widerspruch zum oben erwähnten Grundsatz des linearen Managements sind die Delegationsleiter jedoch nicht gegenüber dem Direktor von EuropeAid rechenschaftspflichtig, sondern gegenüber einem Direktor in der Generaldirektion Außenbeziehungen, dem aus administrativen Gründen alle Delegationsbediensteten unterstehen. Ursache dafür ist, dass die interne Kontrolle in einer Delegation nicht nur die operationellen Ausgaben betrifft (die den Großteil der Ausgaben ausmachen), sondern auch die Verwaltungsausgaben. Ein weiterer Grund besteht darin, dass die Delegationsbediensteten auch Anweisungen von anderen Generaldirektionen, insbesondere der Generaldirektion Entwicklung und der Generaldirektion Handel, erhalten können. EuropeAid ist somit zwar einerseits für die Umsetzung der internen Kontrolle in den Delegationen zuständig, aber nicht für die Berichterstattung darüber, was dazu führen kann, dass diesbezügliche Schwachstellen nicht angemessen behandelt werden. 35. Da die Verantwortung auf mehrere Generaldirektionen aufgeteilt ist, gewährleistet das derzeitige Vorgehen bei den Selbstbewertungen zum Aspekt der internen Kontrolle, dass die Delegationen einheitliche und kohärente Anweisungen erhalten. Die Methode für die Selbstbewertung in Bezug auf die interne Kontrolle der Delegationen wurde von der Generaldirektion Auswärtige Beziehungen mit Unterstützung des Zentralen Finanzdienstes beschlossen und basierte auf der Arbeit einer interdirektionalen Gruppe, an der auch EuropeAid beteiligt war. Die Ergebnisse werden allen zuständigen Dienststellen (Generaldirektion Auswärtige Beziehungen, EuropeAid, Generaldirektion Entwicklung usw.) für ein angemessenes Follow-up zugeleitet. Die jährliche Selbstbewertung ist nicht das einzige Element, das die Rechenschaftspflicht der Delegationsleiter als den nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten gegenüber dem zuständigen Direktor von EuropeAid untermauert. Gemäß der Charta für die nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten ist der Delegationsleiter verpflichtet, die Zentrale regelmäßig über die Umsetzung der Maßnahmen und die Verwendung der Mittel zu unterrichten, für die er nachgeordnete Befugnisse hat, und sie über alle Probleme bei den Verwaltungs- und Kontrollmechanismen zu informieren, die er aufgebaut hat, um seiner Rechenschaftspflicht zu genügen. EuropeAid überwacht die interne Kontrolle in den Delegationen und ist rechenschaftspflichtig für Maßnahmen zur Korrektur potenzieller Schwachstellen bei der Umsetzung der Außenhilfe. Im Tätigkeitsbericht des Generaldirektors von EuropeAid bleiben bedeutende Schwachstellen im Bereich der internen Kontrolle unerwähnt 36. Wie bereits in den Vorjahren teilte der Generaldirektor von EuropeAid in seiner Erklärung mit, dass er in Bezug auf den EEF eine angemessene Gewähr für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge erhalten habe. Allerdings hätte es im Tätigkeitsbericht einen Verweis geben sollen auf die bei der Prüfung des Hofes aufgedeckten Schwachstellen im Bereich der internen Kontrolle (siehe Ziffern 19-35), aber auch auf die in den Delegationsberichten über die Verwaltung der Maßnahmen in den externen Politikbereichen (External Activity Management Reports, EAMR) aufgezeigten Schwachstellen. Im Jahr 2004 wurden 52 Berichte dieser Art erstellt, in denen die Delegationen auf die zu geringe Zahl von Prüfungen und die unzureichende Weiterverfolgung aufmerksam machten sowie auf die unzureichenden Managementkapazitäten der NKB, die eine höhere Arbeitsbelastung für die Delegationen zur Folge hatten. Das Verfahren zur Bündelung dieser Fragen führte aber nicht dazu, dass diese Themen im Tätigkeitsbericht des Generaldirektors von EuropeAid umfassend und angemessen zur Sprache kamen, weshalb ihre Bedeutung für die interne Kontrolle im betreffenden Bericht möglicherweise nicht voll berücksichtigt wurde. 36. Die Berichte über die Verwaltung der Maßnahmen in den externen Politikbereichen (External Activity Management Reports, EAMR) sind Gegenstand eines regelmäßigen Follow-ups durch die zuständige anweisungsbefugte Generaldirektion am Hauptsitz. Wo erforderlich, werden Abhilfemaßnahmen mit den Delegationen vereinbart und durchgeführt. Die nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten in der Zentrale (die Direktoren) berichten über die Weiterverfolgung der wichtigsten von den Delegationen an sie herangetragenen Fragen und weisen gegebenenfalls auf Probleme hin, die die besondere Aufmerksamkeit des Generaldirektors von EuropeAid erfordern. Prüfung der Vorgänge 37. Die aus den Vorgängen, die Gegenstand einer Ex-ante-Kontrolle (23) bzw. einer Ex-post-Kontrolle (51) waren (siehe Ziffern 27 und 30), gezogene Stichprobe aus 74 Zahlungen und den dazugehörigen Mittelbindungen wurde auch für die ausschließlich auf der Grundlage der Belegdokumente durchgeführte Überprüfung der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit durch den Hof verwendet. Zusätzlich dazu hat der Hof aus den im Jahr 2004 in sechs AKP-Staaten getätigten Mittelbindungen und dazugehörigen Zahlungen eine bewusste Stichprobe von 26 Zahlungen und den dazugehörigen Mittelbindungen gezogen, zwecks Überprüfung der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit an Ort und Stelle bis hin zur Ebene der Durchführungsstelle, wobei unter anderem die tatsächliche Durchführung der Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge überprüft wurde. Die auf der Ebene der rechtlichen Einzelverpflichtungen und der Zahlungen festgestellten Fehler sind nicht wesentlich 38. Die bei der Überprüfung der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der rechtlichen Verpflichtungen und der Zahlungen festgestellten Fehler sind von ihrer Häufigkeit und ihrer finanziellen Bedeutung her nicht wesentlich. Daneben finden sich häufigere Fehler im Zusammenhang mit der Anwendung der Verfahren. Diese Fehler bestätigen in ihrer Gesamtheit die weiter oben erwähnten Schwachstellen im Bereich der internen Kontrolle und machen deutlich, in welchen Bereichen Verbesserungen erforderlich sind. 39. In Bezug auf die Einzelmittelbindungen wurden folgende Fehlerarten festgestellt: nicht zuvor genehmigte Abweichung von der Verpflichtung zur Durchführung offener Ausschreibungen; Nichtbeachtung der im Finanzierungsabkommen vorgeschriebenen Frist für die Unterzeichnung der Verträge bzw. Fehlen der vorschriftsmäßigen Unterzeichnung; mangelnde Genauigkeit der in den Leistungsprogrammen genannten Kriterien für die Förderfähigkeit. 40. In Bezug auf die Zahlungen wurden folgende Fehlerarten festgestellt: nicht zuvor genehmigte, vorübergehende Investition der an die Mittelbewirtschafter der Leistungsprogramme gezahlten Vorschüsse; nicht förderfähige Ausgaben; verspätete Zahlungen und damit verbundenes Risiko des Fälligwerdens von Verzugszinsen; fehlende Dokumentation von Ausgaben im Zusammenhang mit den Finanzhilfen. 38-40. Da EuropeAid das schwierige und mit Risiken behaftete Umfeld kennt, in dem der EEF umgesetzt wird, bewertet es seinen Risikoansatz und die Finanzkreisläufe regelmäßig neu und passt sie entsprechend an, um die Qualität und die Wirksamkeit der internen Kontrolle zu verbessern. Die Wirksamkeit wird durch die geringe Zahl von Fehlern bestätigt, die der Hof festgestellt hat. Vorgänge im Bereich der Haushaltszuschüsse 41. Im Falle der Haushaltszuschüsse bietet der rechtliche Rahmen für die EEF zahlreiche Möglichkeiten für Interpretationen und Abweichungen. Die vom Hof durchgeführten Prüfungen der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge beschränken sich in diesem Bereich daher darauf festzustellen, ob die Kommission die jeweils geltenden Bedingungen angemessen bewertet hat. Die bei der Annahme der Mittelbindungen durchzuführenden ersten Bewertungen wurden noch immer nicht ausreichend formalisiert, insbesondere was die Überprüfung der Einhaltung der in Artikel 61 Absatz 2 des Abkommens von Cotonou aufgeführten Kriterien betrifft. Gerade die Bewertung der Transparenz, der Zuverlässigkeit und der Effizienz der Verwaltung der öffentlichen Ausgaben muss jedoch formalisiert werden, damit beurteilt werden kann, ob Fortschritte bei der Verwaltung der öffentlichen Ausgaben erzielt wurden, was Grundvoraussetzung für die Gewährung weiterer Hilfen ist. 41. Die von der Kommission angewendete Konditionalität stützt sich zum Teil auf objektiv verifizierbare und messbare Indikatoren, was den Ermessensspielraum verringert. Die Kommission wird sich bemühen, in den Finanzierungsvorschlägen die Förderfähigkeit des Empfängerlandes im Sinne von Artikel 61 Absatz 2 des Abkommens von Cotonou deutlicher darzulegen. Zurzeit enthalten alle Finanzierungsvorschläge einen Anhang, in dem die wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit der Finanzverwaltung und der in diesem Bereich noch offenen Probleme analysiert werden. Die Kriterien in dem genannten Artikel werden also de facto abgedeckt, richtig ist aber, dass dies ausführlicher und deutlicher geschehen kann. Entwicklung der Leistungsfähigkeit der Überwachungs- und Kontrollsysteme 42. Alle vorstehenden Bemerkungen fanden Eingang in eine Übersichtstabelle mit Indikatoren, anhand derer die Entwicklung der Leistungsfähigkeit der Überwachungs- und Kontrollsysteme bewertet werden soll (siehe Tabelle 3 ). 42. Die Kommission möchte auf Folgendes hinweisen: — Zu Ziffer 1.2 in Tabelle 3: Die Kommission hat unter Einhaltung der Bestimmungen der Finanzregelung die wiedereinzuziehenden Vorschüsse analysiert und systematisch weiter verfolgt. Nach Einführung der periodengerechten Haushaltsführung wird sie die Rückstellungen für zweifelhafte Forderungen berechnen. Tabelle 3 — DAS 2004 zu den EEF: Indikatoren aufgrund der Prüfungstätigkeit 1 WEITERVERFOLGUNG DER WICHTIGSTEN BEMERKUNGEN — AKTUELLER STAND 2002 2003 2004 Bemerkungen Noch erforderliche Maßnahmen Bemerkungen Noch erforderliche Maßnahmen Bemerkungen Noch erforderliche Maßnahmen 1.1 Durchführung der Budgethilfe Da nicht genug Informationen über die Qualität der öffentlichen Finanzverwaltung in den AKP-Staaten vorliegen, kann der Hof keine Stellungnahme zur Verwendung der Haushaltszuschüsse abgeben Bessere Informationen zur öffentlichen Finanzverwaltung in den AKP-Staaten Die Kommission hat mehr Informationen über ihre Überwachung der öffentlichen Finanzverwaltung in den AKP-Staaten zur Verfügung gestellt, insbesondere in ihrem Bericht über Haushaltsführung und Finanzmanagement für 2003 Weitere Verbesserung der Kommunikation bei diesem wichtigen Thema Nunemehr werden die Mittel erst ausgezahlt, nachem die Einhaltung der Bedingungen (teilweise auf der Grundlage von Leistungsindikatoren) überprüft wurde Es sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich 1.2 Abrechnung der Vorschüsse, verschiedene einzuziehende Beträge und Rückstellung für zweifelhafte Forderungen Die Rechnung vermittelt kein zuverlässiges Bild der Vorschüsse und einzuziehenden Beträge Diese Unzulänglichkeit muss ausgeräumt werden Die Abrechnung der mehr als 18 Monate zurückliegenden Vorschüsse (400 Millionen Euro) und die Einziehung der wiedereinzuziehenden Beträge (27,5 Millionen Euro) sind sehr unzulänglich geregelt Verbesserung der Verfahren für die Ermittlung, Erfassung und Überwachug der noch abzurechnenden Vorschüsse und der wiedereinzuziehenden Beträge Die Abrechnung der mehr als 18 Monate zurückliegenden Vorschüsse und die Einziehung der wiedereinzuziehenden Beträge sind unzulänglich geregelt. Die Rückstellung für zweifelhafte Forderungen spiegelt nicht die Höhe der schwer einziehbaren Forderungen wider Die Überwachung der noch abzurechnenden Vorschüsse ist zu verbessern. Die Rückstellung für zweifelhafte Forderungen ist neu zu berechnen und anzupassen 1.3 Bestandsaufnahme über die Stabex-Mittel und Verwendung dieser Mittel Die Rechnungen enthalten keine Informationen über die Verwendung der Stabex-Mittel Diese Unzulänglichkeit muss ausgeräumt werden, da die Kommission für die Verwendung dieser Mittel mitverantwortlich ist Die Kommission ist nicht in der Lage, die Verwendung der Stabex-Mittel zu überprüfen (Abkommen von Lomé IV, Artikel 212) und bestimmte Banküberweisungen unterliegen nicht den erforderlichen Genehmigungen Die Kommission muss bei den nationalen Anweisungsbefugten sämtliche Berichte über die Verwendung der Stabex-Mittel besorgen und die interne Kontrolle im Bereich der Banküberweisungen verstärken Die Bestandsaufnahme bei den Stabex-Mitteln ist abgeschlossen, doch ist der Betrag der auf den Bankkonten verfügbaren Mittel nicht zuverlässig (832 Millionen Euro). Die Informationen über die Verwendung der Stabex-Mittel sind unzureichend Durchführung weiterer Untersuchungen, um zuverlässigere Zahlen zu den auf den Bankkonten verfügbaren Beträgen zu erhalten. Die Berichte über die Verwendung der Mittel sind zu besorgen 1.4 Risikomanagement nicht bewertet nicht bewertet nicht bewertet nicht bewertet Das Risikomanagement durch die zentralen Diensstellen ist zu global, um festzustellen, inwiefern — insbesondere in den AKP-Staaten — Risiken vorhanden sind Verbesserung des Risikomanagements zwecks Ermittlung spezifischer Risiken 1.5 Ex-post-Kontrolle nicht bewertet nicht bewertet nicht bewertet nicht bewertet Wegen der knappen Personalressourcen konnte nur eine begrenzte Anzahl von Vorgängen überprüft werden. Die Überprüfungen waren wirksam genug, wurden aber nicht angemessen dokumentiert Bessere Dokumentation der Überprüfungen 1.6 Rechnungsprüfungen als Teil der Tätigkeiten zur Managementkontrolle nicht bewertet nicht bewertet nicht bewertet nicht bewertet Die durch die Rechnungsprüfungen abgedeckten Bereiche werden nicht auf zentraler Ebene konsolidiert und die Weiterverfolgung wird nicht zentral überwacht Das Funktionieren des computergestützen Systems zur Unterstützung und Überwachung von Rechnungsprüfungen CRIS-Audit ist zu verbessern 2 ÜBERWACHUNGS- UND KONTROLLSYSTEME 2002 2003 2004 ÜBERPRÜFUNG DER PRÜFUNGEN DER RECHNUNGSFÜHRUNG Häufigkeit (a) Häufigkeit (a) Häufigkeit (a) 2.1 In der Aufgabenbeschreibung wird nicht klar definiert, welche Art der Ausgaben nicht förderfähig ist häufig gelegentlich gelegentlich 2.2 Die Höhe der geprüften Ausgaben und der förderfähigen bzw. nicht förderfähigen Ausgaben wird im Prüfbericht nicht genau quantifiziert häufig gelegentlich gelegentlich 2.3 Unzureichende Wiedereinziehung der von externen Prüfern als nicht förderfähig ermittelten Ausgaben häufig häufig gelegentlich INTERNE KONTROLLSYSTEME IN BRÜSSEL Bewertung der Überwachungs- und -Kontrollsysteme (b) Bewertung der Überwachungs- und -Kontrollsysteme (b) Bewertung der Überwachungs- und -Kontrollsysteme (b) 2.4 Tatsächlicher Durchführungsgrad bei ausgewählten Normen für die interne Kontrolle im Bereich der zugrunde liegenden Vorgänge B B/A B/A INTERNE KONTROLLSYSTEME IN DEN AKP-STAATEN (DELEGATIONEN UND NATIONALE VERWALTUNGEN) (33) (34) (35) 2.5 Gesamtbewertung der Ausschreibungen B B/A B/A 2.6 Gesamtbewertung der Zahlungen B B/A B/A 2.7 Gesamtbewertung der Prüfungen B B B 2.8 Gesamtbewertung der Wiedereinziehungen C C C/B 2.9 Gesamtbewertung der Rechnungsführung B B/A B/A 2.10 Gesamtbewertung für alle besuchten AKP-Staaten B B B (a) Häufigkeit (des Auftretens) selten gelegentlich häufig (b) Bewertung der Überwachungs- und -Kontrollsysteme A. Funktioniert zufrieden stellend, bedarf nur weniger oder geringfügiger Verbesserungen B. Funktioniert, jedoch verbesserungsbedürftig C. Funktioniert nicht wie vorgesehen Quelle: Rechnungshof. — Zu Ziffer 1.6 in Tabelle 3: Im Prüfungsplan 2004, der sich auf eine Risikoanalyse stützt und zentral verwaltet wird, liegt die Deckungsrate über 5 % des Gesamtbetrags der Zahlungen, der in der von EuropeAid entwickelten Methode empfohlen wird. Der Prüfungsplan 2004 der Zentrale sah 35 Prüfungen vor, in den Prüfungsplänen der Delegationen waren es insgesamt 426 Prüfungen. KAPITEL III — WEITERVERFOLGUNG FRÜHERER BEMERKUNGEN Aus dem EEF finanzierte Infrastrukturarbeiten 43. In seinem Sonderbericht Nr. 8/2003 (36) zur Ausführung der vom EEF finanzierten Infrastrukturarbeiten betonte der Hof die Notwendigkeit, die Durchführung der Bauaufträge besser zu überwachen und insbesondere die festgestellten Divergenzen zwischen den Aufträgen und ihrer tatsächlichen Durchführung zu verringern. Zu diesem Zweck empfahl der Hof der Kommission: a) die Schaffung eines besseren Rahmens für die Beratungsunternehmen, welche die als Grundlage für die Vertragsvergabe dienenden Projektstudien erstellen; überdies sollten diese Beratungsunternehmen stärker in die Verantwortung einbezogen werden; b) die stärkere Beachtung der während der Ausführung der Arbeiten vorgenommenen Änderungen und die raschere Behebung der während der Durchführung auftretenden Probleme und Beschwerden; c) die Umstrukturierung ihrer zentralen Dienststellen, mit dem Ziel einer besseren Unterstützung der Delegationen im Zuge der Dekonzentration; d) die stärkere Beachtung der sich auf die Lebensdauer der Arbeiten auswirkenden Begleitmaßnahmen und die Überprüfung der allgemeinen Bedingungen für die Durchführung von Bauaufträgen (37). Position der Entlastungsbehörde 44. Das Europäische Parlament hat die Empfehlungen des Hofes zur Kenntnis genommen, und der Rat (38) hat seine Befriedigung darüber zum Ausdruck gebracht, dass die Kommission bereits begonnen hat, Maßnahmen zu ergreifen, mit denen den Empfehlungen des Hofes nachgekommen wird. Insbesondere empfahl der Rat, die Unterstützung der AKP-Staaten (vor allem bei der Instandhaltung der geschaffenen Infrastrukturen) auszubauen, und die Kontrolle der vorbereitenden Studien zu verbessern (in Bezug auf die finanzielle Verantwortlichkeit der Beratungsunternehmen, die engere Überwachung und die Formulierung spezifischer Aufgabenbeschreibungen). Weiterverfolgung durch die Kommission 45. Aus dem Bericht der Kommission über Haushaltsführung und Finanzmanagement im Rahmen des sechsten, siebten, achten und neunten Europäischen Entwicklungsfonds im Haushaltsjahr 2003 und aus der vom Hof durchgeführten begrenzten prüferischen Durchsicht zu dieser Frage geht hervor, dass die Kommission beabsichtigt, den wichtigsten Empfehlungen des Hofes zu folgen. 46. Die Kommission räumt den Beratungsunternehmen nunmehr größere Verantwortung ein, indem sie dieselben Beratungsunternehmen mit der Planung und der Überwachung der Arbeiten betraut. Ferner hat die Kommission beschlossen, alle Studien abzuschließen, bevor sie dem EEF-Ausschuss die Finanzierungsvorschläge vorlegt. Eine Reihe von Delegationen hatte Vorbehalte gegenüber diesem neuen Ansatz, da sich die Mittelbindungen dadurch verzögern. Dennoch beschloss die Zentrale, die Delegationen zur Anwendung dieser Maßnahme zu verpflichten, indem sie einige Finanzierungsbeschlüsse für Projekte, bei denen die Studien noch nicht abgeschlossen waren, verschob. Dementsprechend sank der Betrag der Mittelbindungen. 47. Es lässt sich noch nicht feststellen, ob die Empfehlung hinsichtlich der frühzeitigen Bearbeitung von Unstimmigkeiten befolgt wurde: Das computergestützte Managementsystem CRIS enthält keine diesbezüglichen Informationen und die Zentrale hat diesen Bereich nicht überprüft. 48. Die Umstrukturierung der verschiedenen Dienste von EuropeAid wurde am 16. März 2005 wirksam. Ein Referat für „Infrastrukturen“ ist insbesondere für die Beratung und Unterstützung der Delegationen zuständig. Diese Umstrukturierung ist eine sinnvolle Ergänzung des fast abgeschlossenen Dekonzentrationsprozesses und dürfte zusammen mit den angebotenen Schulungen dazu beitragen, die vom Hof vorgebrachten Empfehlungen umzusetzen. 49. In Bezug auf die Empfehlung des Hofes zu den Begleitmaßnahmen (Instandhaltung, Kontrolle der Achslast, Straßensicherheit und Umwelt), die der Rat aufgegriffen hat, führte die Kommission keine neuen Bestimmungen ein, da sie glaubt, die erforderlichen Maßnahmen seien bereits getroffen worden. Die Straßenfonds (spezifische Fonds für die Instandhaltung von Straßen) werden im Allgemeinen bereitgestellt, auch wenn die betreffenden Mittel nicht immer ausreichen. Dies wird von der Kommission, insbesondere im Zusammenhang mit den Haushaltszuschüssen, überprüft. Allerdings ergeben sich bei diesen Fonds erhebliche organisatorische Probleme (wenn beispielsweise daraus die Schaffung von Infrastrukturen, statt deren Instandhaltung finanziert wird). 46-49. Aufgrund des Sonderberichts des Hofs vom Juli 2003 über die Ausführung von Infrastrukturarbeiten hat die Kommission die Delegationen im Februar 2004 angewiesen, die folgenden vier Maßnahmen zu treffen, damit sich die vom Hof erwähnten Probleme nicht wiederholen: 1. Abschluss aller Studien vor Vorlage des Finanzierungsvorschlags im EEF-Ausschuss, 2. Beschäftigung nur eines Beratungsunternehmens für Konzeptionierung und Überwachung der Arbeiten, 3. erforderlichenfalls Rückgriff auf die Suspensivklausel, 4. zügige Bearbeitung von Beschwerden der Unternehmen. 50. Schließlich empfahl der Hof eine Überarbeitung der Verordnungen, um es insbesondere zu ermöglichen, die Aufforderungen zur Einreichung von Angeboten für Bauaufträge — bis zur Vorlage der Finanzierungsvorschläge beim EEF-Ausschuss — mit einer Suspensivklausel zu versehen. Im Rahmen der geltenden Regelung (39) ist die Anwendung der Suspensivklausel auf „hinreichend begründete Ausnahmefälle“ beschränkt. Diese bereits 2002 in die Wege geleitete Überarbeitung war bis Ende 2004 noch nicht abgeschlossen. 50. Bei der Revision des Abkommens von Cotonou im Juni 2005 wurde ein neuer Artikel 19b eingefügt, der in die vom Hof empfohlene Richtung geht (Ausschreibungsverfahren mit Suspensivklausel). Schlussfolgerung 51. Die Kommission hat zunächst die wichtigsten Maßnahmen definiert, die zur Umsetzung der vom Hof vorgebrachten Empfehlungen erforderlich sind. Nunmehr sollte sie sich so bald wie möglich davon überzeugen, dass alle beschlossenen Maßnahmen tatsächlich durchgeführt werden; ferner sollte sie konkretere Überlegungen anstellen, wie die vom Rat vorgebrachte Empfehlung, wonach die Empfängerländer institutionelle Unterstützung im Hinblick auf die Stärkung ihrer technischen und administrativen Kapazitäten erhalten sollten, umgesetzt werden kann. 51. Die Kommission schließt sich dieser Empfehlung des Hofs voll und ganz an und hat hierzu die oben beschriebenen Maßnahmen getroffen. Die Berücksichtigung von Maßnahmen zur institutionellen Unterstützung der Empfängerländer wird in der Phase der Projektfindung und -konzeptionierung systematisch analysiert. Ist eine Berücksichtigung berechtigt, was sehr häufig der Fall ist, wird sie automatisch in die Projekte aufgenommen. KAPITEL IV — WICHTIGSTE BEMERKUNGEN IN DEN VOM HOF SEIT DEM LETZTEN ENTLASTUNGSVERFAHREN VERÖFFENTLICHTEN SONDERBERICHTEN Sonderbericht Nr. 10/2004 über die Verlagerung der Verwaltung der EU-Außenhilfe auf die Kommissionsdelegationen 52. Dieser Sonderbericht wird in Kapitel 7 des Jahresberichts des Hofes bei den aus dem Gesamthaushaltsplan finanzierten Tätigkeiten behandelt. Sonderbericht Nr. 2/2005 über die aus dem EEF an die AKP-Staaten gezahlten Haushaltszuschüsse: Verwaltung des Aspekts „Reform der öffentlichen Finanzen“ durch die Kommission 53. Die Kommission zahlt Haushaltszuschüsse an bestimmte AKP-Staaten, sofern diese Reformen zur Verbesserung ihrer Finanzverwaltungssysteme eingeleitet haben. Die Kommission hat Instrumente entwickelt, die es ihr erlauben, eine Ausgangsdiagnose zur Qualität der öffentlichen Finanzverwaltung und zu den vorgeschlagenen Reformern zu erstellen und die Veränderungen bei der Verwaltung sowie den Reformfortschritt zu bewerten. 54. Diese abgestimmt mit den anderen Geldgebern, insbesondere der Weltbank und dem Internationalen Währungsfonds, angewandten Analyse- und Überwachungsinstrumente liefern relativ vollständige Informationen, die ein angemessenes Reagieren der Kommission erlauben. Allerdings ermöglichen die Instrumente keine aussagekräftigeren Diagnosen und Monitoring-Berichte. Überdies wird ihre Durchführung auf lokaler Ebene nicht genügend mit den anderen Gebern abgestimmt. 54. 1. Die Kommission hat sich verpflichtet, die Empfehlungen des Hofs zum Aspekt „Reform der öffentlichen Finanzen“ in den Finanzierungsvorschlägen zu berücksichtigen und die Halbjahresberichte der Delegationen zu dynamischeren Analyseinstrumenten zu machen. 2. Die Kommission bemüht sich ständig um Koordinierung mit den übrigen Gebern sowohl auf der Ebene der Zentralen als auch vor Ort. Viele gemeinsame Gremien, in denen die Geber von Haushaltszuschüssen in enger Koordinierung vor Ort zusammenarbeiten, wurden auf Initiative der Kommission hin aufgebaut. 55. Der Hof empfiehlt der Kommission Folgendes: ihren methodischen Leitfaden für den Bereich der Haushaltszuschüsse zu aktualisieren und zu vervollständigen, auch in Bezug auf die Monitoring-Berichte; die Förderfähigkeit der Empfängerländer besser zu begründen und zu untermauern; mit stärkeren Anreizen verbundene Leistungsindikatoren für die öffentliche Finanzverwaltung zu verwenden; die Entwicklung des neuen Instruments zur Bewertung der öffentlichen Finanzverwaltung abzuschließen; die Annahme und Anwendung dieses Instruments durch die verschiedenen Geber nach Kräften zu fördern; die lokale Zusammenarbeit zwischen den Geldgebern zu verstärken; ihre Beziehungen zu den Parlamenten und den obersten Rechnungskontrollbehörden der Empfängerländer zu intensivieren. 55. 1. Die Aktualisierung und Neufassung des Leitfadens läuft; dabei geht es insbesondere um die Halbjahresberichte und die Analyse der öffentlichen Finanzverwaltung in den Finanzierungsvorschlägen (siehe Antwort auf Ziffer 41); hier finden sich auch die Förderfähigkeitskriterien. 2. Die Kommission misst dem Anreizcharakter der Fördervoraussetzungen/Leistungsindikatoren im Bereich der öffentlichen Finanzverwaltung wie in anderen Bereichen große Bedeutung bei. 3. Der Analyserahmen des Programms „Rechenschaftspflicht bei den öffentlichen Ausgaben und Finanzen“ (PEFA) wurde Ende Juni 2005 fertig gestellt. Die Kommission wird alles tun, damit dieses Programm auf breiter Ebene angewendet wird und andere Bewertungsinstrumente ersetzt. 4. Stärkere Koordinierung vor Ort: siehe Antwort auf vorhergehende Ziffer. 5. Die Kommission ist sich der Bedeutung der Rolle der Parlamente und der obersten Rechnungskontrollbehörden in den Empfängerländern bewusst. Die Möglichkeiten einer Intensivierung der Beziehungen zu diesen Institutionen müssen jedoch sorgfältig geprüft werden, wobei die Souveränität der Empfängerländer und die nationalen Vorschriften für die Gewaltenteilung und das institutionelle Gleichgewicht beachtet werden müssen. Eine solche Intensivierung der Beziehungen wäre auch im Lichte des Abkommens von Cotonou zu prüfen.

(1) Das Abkommen von Yaunde I wurde 1964 geschlossen. Das jüngste Abkommen (Cotonou) wurde am 23. Juni 2000 geschlossen und am 25. Juni 2005 in Luxemburg überarbeitet.

(2) Finanzregelung vom 27. März 2003 für den neunten EEF, Artikel 96, 103 und 112 (ABl. L 83 vom 1.4.2003, S. 1); in seiner Stellungnahme Nr. 12/2002 zum Entwurf der Finanzregelung (ABl. C 12 vom 17.1.2003) hat der Hof darauf hingewiesen, dass diese Bestimmungen die Entlastungsbefugnisse des Europäischen Parlaments einschränken.

(3) Beim neunten EEF belief sich die ursprüngliche Mittelausstattung auf 13 800 Millionen Euro, wovon 2 200 Millionen Euro in die Verantwortung der EIB fallen.

(4) Dennoch behält der Hof die Gesamtverantwortung für die Kontrolle des EEF. Bei den von der EIB verwalteten Operationen nimmt er diese Aufgabe nach Maßgabe der Bestimmungen der zwischen der EIB, der Kommission und dem Hof geschlossenen Dreiervereinbarung wahr (Artikel 12 der oben erwähnten Finanzregelung).

(5) Die programmierbare Hilfe wird definiert im Rahmen der nationalen und regionalen Richtprogramme (NRP bzw. RRP) und im Rahmen der finanzierten Projekte und Programme, die vielen oder allen AKP-Staaten zugute kommen.

(6) Beim sechsten, siebten und achten EEF werden diese Operationen nach wie vor unter der Verantwortung der Kommission von der EIB durchgeführt.

(7) Bei Beträgen von weniger als 8 Millionen Euro ist im Prinzip keine positive Stellungnahme des EEF-Ausschusses erforderlich.

(8) Die Funktion des nationalen Anweisungsbefugten wird im Allgemeinen vom Finanzminister des jeweiligen AKP-Staates wahrgenommen.

(9) Dieses Kapitel enthält die Ergebnisse einer begrenzten prüferischen Durchsicht durch den Hof des Berichts über Haushaltsführung und Finanzmanagement für das Haushaltsjahr 2004.

(10) Ursprüngliche Mittelausstattung des sechsten, siebten, achten und neunten EEF, Zinsen, verschiedene Mittel und Mittelübertragungen aus früheren EEF.

(11) In Prozent der Mittel.

(12) Damit die Kohärenz mit den von der Kommission erstellten Jahresabschlüssen und Übersichten über die finanzielle Ausführung gewährleistet wird, beinhalten diese Angaben nicht die nunmehr von der EIB alleinverantwortlich verwalteten Vorgänge (Ende 2003 betaf dies Mittel in Höhe von 2 245 Millionen Euro, Mittelbindungen in Höhe von 366 Millionen Euro, rechtliche Einzelverpflichtungen in Höhe von 140 Millionen Euro und Zahlungen in Höhe von 4 Millionen Euro).

Quelle: Rechnungshof auf der Grundlage der Jahresabschlüsse für den EEF zum 31. Dezember 2004.

(13) Damit die Kohärenz mit den von der Kommission erstellten Jahresabschlüssen und den Übersichten über die finanzielle Ausführung gewährleistet wird, beinhalten diese Angaben nicht die nunmehr von der EIB alleinverantwortlich verwalteten Vorgänge (Ende 2003 betraf dies Mittelbindungen in Höhe von 366 Millionen Euro, rechtliche Einzelverpflichtungen in Höhe von 140 Millionen Euro und Zahlungen in Höhe von 4 Millionen Euro).

Quelle: Rechnungshof.

(14) Antwort der Kommission auf den Jahresbericht über die Tätigkeiten im Rahmen des Europäischen Entwicklungsfonds im Jahr 2003.

(15) IPSAS, International Public Sector Accounting Standards (Internationale Rechnungslegungsgrundsätze für den öffentlichen Sektor).

(16) So wie in Artikel 96 Absatz 1 und den Artikeln 100, 101 und 125 Absatz 2 der Finanzregelung für den neunten EEF festgelegt; konkret handelt es sich dabei einerseits um die vom Rechnungsführer erstellten Vermögensübersichten und dazugehörigen Übersichten und andererseits um die Haushaltsrechnungen mit den vom Hauptanweisungsbefugten und vom Rechnungsführer gemeinsam erstellten Tabellen. Diese Jahresabschlüsse werden für jeden der vier EEF einzeln und einmal in konsolidierter Form erstellt. Die Jahresabschlüsse und die Informationen der EIB werden nicht durch die vorliegende Erklärung abgedeckt (siehe Fußnote 13).

(17) Gemäß Artikel 103 Absatz 3 der oben erwähnten Finanzregelung; zusammen mit Artikel 1 der genannten Finanzregelung bedeutet dies, dass die Zuverlässigkeitserklärung nicht den von der EIB unter ihrer Verantwortung verwalteten Teil der Mittel des neunten EEF abdeckt.

(18) Die Kommission hat bei Prüfbesuchen in vier Ländern Untersuchungen zu den noch abzurechnenden Vorschüssen durchgeführt und daraufhin insgesamt 115 Einziehungsanordnungen im Gesamtbetrag von 10 Millionen Euro ausgestellt.

(19) Für Projekte gezahlte Vorschüsse, für deren Verwendung die Begünstigten normalerweise spätestens 18 Monate nach dem Start des Projekts bzw. Vertrags Nachweise hätten erbringen müssen. Ende 2003 lag der Betrag der noch zu überprüfenden Vorschüsse bei 400 Millionen Euro.

(20) Ebenso wie 2003 äußerte der Generaldirektor der Generaldirektion Haushalt in seiner Erklärung zu den EEF für 2004 einen Vorbehalt in Bezug auf die unangemessene Darstellung der Vermögenswerte und der Schulden sowie der Finanzlage des EEF (siehe auch den Gesamthaushaltsplan betreffenden Teil des Jahresberichts, Kapitel 1, Ziffer 1.9).

(21) Dazu gehören mehr als 2 Jahre alte Einziehungsanordnungen im Betrag von 2,6 Millionen Euro; darunter 1,5 Millionen Euro, deren Einziehung der Kommission offensichtlich Schwierigkeiten bereitet.

(22) Jahresabschlüsse für 2004, Übersicht über die finanzielle Ausführung (Fassung vom 22. August 2005), Tabelle 4.2.5.

(23) Diese sind für sechs Länder zuständig (Burkina Faso, Guinea, Nigeria, Guyana, Trinidad und Tobago, Surinam).

(24) Die Generaldirektion (GD) Außenbeziehungen ist zuständig für die Personal- und Sachmittel der Delegationen, die GD Entwicklung für die Programmierung der Hilfe (sie bestimmt den Betrag der auf die verschiedenen AKP-Staaten zu verteilenden Hilfe) das Amt für Zusammenarbeit EuropeAid und ECHO (humanitäre Hilfe) für die Durchführung der Hilfe; die GD Haushalt schließlich hat die Rolle des Rechnungsführers und Zahlmeisters für die EEF.

(25) Eine Delegation ist dekonzentriert, wenn das Amt für Zusammenarbeit EuropeAid ihr die die Befugnis zur Vornahme von Einzelmittelbindungen und Zahlungen übertragen hat. Im Jahr 2002 wurden acht Delegationen dekonzentriert, im Jahr 2003 waren es sieben, im Jahr 2004 waren es vierundzwanzig und im Jahr 2005 vier.

(26) In mehreren Ländern gestalten sich der Dialog und die Zusammenarbeit mit den lokalen Behörden schwierig, was teilweise an deren unzulänglichen Kapazitäten liegt.

(27) Das Restrisiko ist das Risiko, dass die Managementziele nach der Durchführung von Kontrollen nicht erreicht werden. Das Management beurteilt, ob das Risikoniveau unter Berücksichtigung der potenziellen finanziellen Bedeutung des betreffenden Risikos und der mit seiner weiteren Verringerung verbundenen Kosten akzeptierbar ist (Norm 11 für die interne Kontrolle).

(28) Diese Standardkontrollen beziehen sich auf die Einleitung der Vorgänge und auf die Überprüfung der operativen und finanziellen Aspekte jedes Vorgangs (Finanzregelung für den neunten EEF vom 27. März 2003, Artikel 24 Absatz 1).

(29) Die Abrechnung der Vorschüsse ist das Verfahren, bei dem die vorab an das Projektmanagement gezahlten Vorschüsse abgerechnet und auf der Grundlage von Nachweisen über die tatsächlichen Ausgaben als endgültig verbucht werden.

(30) Mittel zur Deckung der Kosten der Kommission im Zusammenhang mit der Durchführung der EEF (Internes Abkommen, Artikel 1 Absatz 2 Buchstabe a Ziffer iii (ABl. L 317 vom 15.12.2000, S. 355)).

(31) Beschluss Nr. 2/2002 des AKP-EG-Ministerrats (ABl. L 320 vom 23.11.2002, S. 1), Punkt 9 des Anhangs: „Rechnungsprüfungs(verträge) und […] werden immer von der Kommission geschlossen, die im Namen des betreffenden AKP-Staats handelt […]“.

(32) Bis Juni 2005 waren 33 von 35 im Prüfungsplan für 2004 vorgesehenen Prüfungen abgeschlossen.

(33) Uganda, Malawi, Ghana, Simbabwe, Madagaskar und Sambia.

(34) Kenia, Papua-Neuguinea, Salomoninseln, Senegal, Mali und Mauretanien.

(35) Burkina Faso, Guinea, Nigeria, Guyana, Trinidad und Tobago, Surinam.

Quelle: Rechnungshof.

(36) ABl. C 181 vom 31.7.2003.

(37) Beschluss Nr. 3/90 des AKP-EWG Ministerrats vom 29. März 1990 betreffend die Genehmigung und Anwendung der allgemeinen Vorschriften, der allgemeinen Bedingungen sowie der Schlichtungs- und Schiedsordnung für vom Europäischen Entwicklungsfonds (EEF) finanzierte Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge.

(38) Am 17. November 2003 angenommenes Dokument des Rates Nr. 14530/03 (Protokoll 14882/03 vom 10.2.2004).

(39) Beschluss Nr. 2/2002 des AKP-EG-Ministerrats vom 7. Oktober 2002 über die Durchführung der Artikel 28, 29 und 30 des Anhangs IV des Abkommens von Cotonou, Artikel 5.