Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Agentur

(2001/C 372/03)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln gemäß Artikel 57 Absatz 10 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 57 Absatz 7 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors der Agentur ausgeführt, der nach Maßgabe der in Artikel 57 Absatz 11 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden dem spezifischen Gemeinschaftskontext angepasst. Der Hof prüfte die Rechnungsführung und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 2000 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN AGENTUR FÜR DIE BEURTEILUNG VON ARZNEIMITTELN (LONDON) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 2000 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Ausführung des Haushaltsplans und Haushaltskonten

5. Die Ausführung der Mittel des Haushaltsjahres 2000 und der aus dem Vorjahr übertragenen Mittel ist in Tabelle 1(3) dargestellt.

6. Die endgültigen Mittel des Haushaltsjahres beliefen sich auf 55,3 Millionen Euro, wovon 51,8 Millionen Euro (94 %) gebunden wurden. Die operationellen Mittel (Titel III) (22,3 Millionen Euro) wurden zu 93 % (20,7 Millionen Euro) gebunden.

7. Von den aus 1999 insgesamt übertragenen Mitteln (9 Millionen Euro) wurde Ende 2000 ein Betrag in Höhe von 1,6 Millionen Euro annulliert, was 18 % entspricht.

8. Im Jahr 2000 war ein Anstieg der Mittelübertragungen von 32 % zu verzeichnen, was einem Betrag von 11,8 Millionen Euro entspricht. Davon betrafen 5,9 Millionen Euro die Beurteilung von Arzneimitteln, die mit langwierigen Verfahren verbunden ist und daher die Notwendigkeit von Mittelübertragungen mit sich bringt. Ein Betrag in Höhe von 2,5 Millionen betraf den Ausbau und die Modernisierung von Sitzungssälen zwecks Unterbringung zusätzlicher Kapazitäten für die Beurteilung von Arzneimitteln für seltene Leiden und für andere Zwecke. Dessen ungeachtet sollte sich die Agentur bemühen, den Umfang der Mittelübertragungen durch engere Überwachung ihrer Tätigkeit zu begrenzen.

Finanzausweise und Rechnungsführung

9. Die Tabellen 2 und 3 enthalten jeweils die Einnahmen- und Ausgabenrechnung für das Haushaltsjahr 2000 und die Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000.

10. Die Agentur wies in ihrem Einnahmenplan für das Haushaltsjahr 2000 ausstehende, aber noch nicht eingegangene Beträge aus (55,0 Millionen Euro), obwohl laut ihren Finanzvorschriften ausschließlich die tatsächlich eingegangenen Einnahmen auszuweisen sind (45,5 Millionen Euro). Dieses Darstellungsproblem wirkt sich jedoch nicht auf die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung aus.

Personalmanagement

Personalpolitik

11. Die EMEA wurde durch die Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates vom 22. Juli 1993 geschaffen. Das Personal der Agentur unterliegt den Verordnungen und Regelungen für die Beamten und sonstigen Bediensteten der Gemeinschaften. Gemäß Artikel 62 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates erlässt der Verwaltungsrat im Einvernehmen mit der Kommission die erforderlichen Durchführungsbestimmungen.

12. Für die Personalpolitik der Agentur gibt es noch kein einheitliches Regelwerk, auch wenn der Direktor bereits Beschlüsse zu bestimmten Aspekten gefasst hat.

13. Nur die ersten Einstellungen wurden von der Kommission vorgenommen, welche die Stellen ausschrieb und die Einstellungsverfahren durchführte. Danach war die Personalabteilung der Agentur für die normalen Einstellungen und die Personalverwaltung zuständig.

Entwicklung des Personals und der Tätigkeit der Agentur

14. Der Stellenplan der Agentur umfasst lediglich Zeitbedienstete. Die Zahl der zu besetzenden Posten wird von der Haushaltsbehörde jährlich gleichzeitig mit dem Haushaltsplan genehmigt. Außerdem können im Haushaltsplan Mittel für die Einstellung von Hilfskräften (maximale Beschäftigungsdauer: 1 Jahr) und abgeordneten nationalen Sachverständigen (ANS) bewilligt werden.

15. Tabelle 4 gibt einen Überblick über die Entwicklung des Personals der Agentur und seine Aufteilung. Der Personalzuwachs hat sich in den vergangenen Jahren tendenziell verlangsamt. Parallel dazu sank auch der Anteil der Hilfskräfte tendenziell. Ende 2000 waren fast alle Mitarbeiter Zeitbedienstete.

16. In Tabelle 5 ist die Entwicklung der Einstellungen dargestellt, aufgeschlüsselt nach ihren Verfahren; hierbei zeigt sich, dass 141 von 288 Bediensteten (49 %) durch Einstellungsverfahren vom Typ externer Ausschreibungen als Zeitbedienstete eingestellt wurden. Etwas mehr als die Hälfte der Bediensteten (51 %) wurde zunächst als Hilfskräfte eingestellt (bei den niedrigeren Laufbahngruppen häufig im Anschluss an einen Vertrag als Leiharbeitskraft), anschließend erfolgte über im Wesentlichen interne Verfahren die Anstellung als Zeitbedienstete. Diese Ergebnisse werden durch die Prüfung einer Zufallsstichprobe von 25 Bediensteten gestützt, die für das Personal der Agentur als repräsentativ betrachtet werden kann. Im Durchschnitt beliefen sich die Einstellungskosten auf etwa 2290 Euro je eingestelltem Bediensteten. Das Ausscheiden von Bediensteten (ständige Bedienstete, Zeitbedienstete, Hilfskräfte, ANS) führt zu einer Personalfluktuationsrate von 11 % im Jahresdurchschnitt.

17. Für die Zwecke der Prüfung wurden die Bediensteten in zwei Kategorien unterteilt:

- Bedienstete, die mit Unterstützungsaufgaben betraut sind, d. h. Aufgaben, welche die Kontinuität des Betriebs der Agentur sicherstellen (z. B. Verwaltung, Buchhaltung, Sekretariat usw.);

- Bedienstete mit operativen Aufgaben, die einen direkten Beitrag zur Verwirklichung der Ziele der Agentur leisten.

18. Im Durchschnitt sind 86 % der A-Bediensteten mit operativen Aufgaben betraut. Insgesamt könnten 72 % aller Bediensteten der Agentur (alle Laufbahngruppen zusammengenommen) als mit operativen Aufgaben betraut betrachtet werden.

19. Aus Tabelle 6 ist die Entwicklung der Personalkosten sowie der Sachausgaben im Zeitraum 1995 bis 2000 ersichtlich. Die Ausgaben für Gehälter blieben hinter dem Zuwachs beim Personal zurück. Dies kann mit der Einstellungspolitik der Agentur erklärt werden: Die Bediensteten werden zunächst als Hilfskräfte eingestuft (häufig im Anschluss an eine Anstellung als Leiharbeitskraft), wodurch sich der Einstieg in die eigentliche Laufbahn verzögert und sich das Gehaltsaufkommen entsprechend langsamer entwickelt.

20. Um die Tätigkeit der Agentur und die Entwicklung ihres Personalbestands sowie der damit verbundenen Kosten in Beziehung zu setzen, wurde letztere den von der Agentur im Laufe eines Jahres vereinnahmten Beträgen gegenübergestellt. Aus diesem Vergleich geht hervor, dass die Verwaltung der Agentur insofern wirtschaftlich ist, als sich der Personaleinsatz und die damit verbundenen Kosten langsamer entwickeln als die von der Agentur zu erbringende Tätigkeit. Dieses Phänomen wird durch den Umstand erhärtet, dass die Ausgaben für Unterstützungsaufgaben (Titel I und II) im Durchschnitt langsamer ansteigen als die operationellen Ausgaben.

Schlussfolgerung

21. Auch wenn die Agentur seit ihrer Gründung nicht die Stellen besetzen konnte, die in ihrem lt. Haushaltsplan bewilligten Stellenplan vorgesehen sind, konnte sie diesem Mangel durch Einstellung von Hilfskräften und ANS abhelfen.

22. Zur Einstellung ihrer Zeitbediensteten wendet die Agentur in der Mehrheit der Fälle ein externes Verfahrensmodell an, das dem in den Organen verwendeten ähnlich ist. Die Agentur wendet ein internes Verfahren an, um ihre Hilfskräften in die dienstrechtliche Stellung von Zeitbediensteten zu versetzen.

23. Angesichts der zu erwartenden Entwicklung der Tätigkeit der Agentur und ihres Personalbestands empfiehlt es sich, dass sie sich in Bezug auf Planstellen für Unterstützungsaufgaben und operative Aufgaben, die administrative Sachkenntnis erfordern, mit den Organen und den anderen dezentralen Einrichtungen zusammenschließt, um ihre Einstellungen auf einer möglichst breiten Basis durchzuführen. Darüber hinaus sollte die Agentur generell ihr Verwaltungs- und Informationssystem im Zusammenhang mit Personalfragen verbessern.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 25. Oktober 2001 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 214 vom 24.8.1993, S. 18.

(2) In Anwendung von Artikel 57 Absatz 9 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 2000 am 29. März 2001 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Agentur, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem diese Rechnung am 10. April 2001 eingegangen ist. Diese Finanzausweise sind in den Tabellen im Anhang zu diesem Bericht in verkürzter Form dargestellt.

(3) Die Werte in sämtlichen Tabellen dieses Berichts wurden auf der Grundlage der vorliegenden Ausgangsdaten möglichst genau berechnet. Aus Darstellungszwecken wurden die Zahlen abgerundet, was den Eindruck von Berechnungsfehlern vermitteln könnte. Ein Gedankenstrich bedeutet, dass entweder kein Wert angegeben wurde oder dieser gleich Null ist, und 0,0 deutet auf einen Wert hin, der unter dem für die Aufrundung maßgeblichen Schwellenwert liegt.

TABELLEN 1-6

Tabelle 1

Ausführung des Haushaltsplans

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 2000 und 1999

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NB:Etwaige Abweichungen bei den Gesamtbeträgen sind auf Auf- bzw. Abrundungen zurückzuführen.

Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten der Agentur.

Tabelle 3

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 2000 und zum 31. Dezember 1999

NB:Etwaige Abweichungen bei den Gesamtbeträgen sind auf Auf- bzw. Abrundungen zurückzuführen.

Quelle:Darstellung des Rechnungshofs auf der Grundlage der Daten der Agentur.

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Tabelle 4

Personalentwicklung

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ZB: Zeitbedienstete.

HK: Hilfskräfte.

ANS: Abgeordnete nationale Sachverständige.

Tabelle 5

Analyse der Personalfluktuation

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Tabelle 6

Entwicklung des Personals und damit verbundene Ausgaben

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Antworten der Agentur

10. Die Frage, wann die EMEA den Zuschuss der Europäischen Kommission als Einnahme anerkennen sollte, wurde zuerst bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses 1998 angesprochen. In jenem Jahr überwies die Europäische Kommission der EMEA aufgrund von Artikel 28 der Finanzvorschriften der EMEA nicht den gesamten Zuschuss. Gemäß Artikel 28 soll der Zuschuss nach Maßgabe des realen Geldbedarfs gezahlt werden.

Damit die Finanzausweise ein realistisches Bild der Finanz- und Haushaltslage aufzeigen, beschloss die EMEA 1998, es sei sinnvoll, den für jedes Jahr bewilligten Zuschuss für jenes Jahr als Einnahme zu verbuchen, da der einjährige Haushaltszyklus nicht mit dem Zyklus des Geldflusses übereinstimmt. Außerdem soll die EMEA einen ausgeglichenen Haushaltsplan vorlegen. Im laufenden Jahr suchen die EMEA und die Kommission eine Lösung, durch die der gesamte Zuschuss vor Abschluss des Haushaltsjahres gezahlt werden kann.

Die gesamte Frage der Berechnung der Einnahmen durch die EMEA wird im Zusammenhang mit der Neugestaltung der Finanzvorschriften überprüft werden. Derzeit geht die Leitung der EMEA jedoch davon aus, dass die verwendeten Verfahren der Haushaltsführung die finanziellen Ergebnisse der EMEA korrekt wiedergeben. Ergänzende Informationen zu eingenommenen Geldern und erfolgten Zahlungen finden sich gemäß den Finanzvorschriften sehr ausführlich in der Übersicht über die Haushaltseinnahmen und -ausgaben.

13. Die EMEA wendet die Vorschriften des Statuts und der Beschäftigungsbedingungen für die Beamten und sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften an, ein umfassendes Dokument über die Vertragsbedingungen sowie über sonstige Aspekte der Personalpolitik wie berufliche Verhaltensregeln, Fortbildung oder Leistungsbewertung. Da, wo das Statut Durchführungsvorschriften vorsieht, hat der Verwaltungsrat diese beschlossen, und zusammen bilden sie die Rechtsgrundlage für die Personalpolitik der EMEA.

24. Die Schaffung eines interinstitutionellen Amts für Einstellungen wird den Gemeinschaftsorganen und -einrichtungen Gelegenheit bieten, in bestimmten gemeinsamen Bereichen des Einstellungswesens Einsparungen zu erzielen. Die EMEA wird die Schaffung des neuen Amtes verfolgen und ausloten, welche möglichen Dienstleistungen dieser neuen Einrichtung für sie von Nutzen sein könnten.

Die EMEA hat im Laufe des Jahres 2000 mittels einer offenen Ausschreibung ein neues Datenbanksystem für das Personalwesen ausgewählt. Die Arbeiten zur Implementierung des ausgewählten Systems haben im Dezember 2000 begonnen und sind gut vorangekommen. Für das Personal in Verwaltung und Finanzkontrolle ist das System einsatzbereit, und in Kürze werden die Intranetfunktionen dem Personal der gesamten EMEA zur Verfügung gestellt.