In jedem Mitgliedstaat fanden Workshops statt, um die aktuelle Lage im jeweiligen Land zu analysieren, mögliche Umsetzungsoptionen zu erörtern und Hilfestellung bei der leichteren Umsetzung der EEE zu leisten. Eine breite Palette von Interessenträgern (Behörden, Nachweisregister, Anbieter von eProcurement-Lösungen, Nutzer usw.) nahm an Veranstaltungen und konstruktiven Diskussionen teil. Von August 2016 bis zum 28. Februar 2017 fanden 18 Workshops statt (vor dem Sommer 2017 werden alle Mitgliedstaaten aufgesucht werden).

Es wurden Mittel bereitgestellt, um die Einbeziehung der EEE in die nationalen eProcurement-Systeme zu fördern. Zehn Konsortien mit Auftraggebern aus 17 Ländern, die zur Infrastrukturfazilität „Connecting Europe“ (CEF) gehören. erhielten Finanzhilfen in Höhe von 4,9 Mio. EUR. Weitere Aufforderungen für einen Betrag in Höhe von 4 Mio. EUR werden 2017 veröffentlicht werden.

Mit dem eEEE-Dienst soll lediglich eine Übergangsphase in den Mitgliedstaaten unterstützt werden, da das volle Potenzial der EEE durch die Eingliederung einer „nationalen EEE“ in das elektronisches System zur öffentlichen Auftragsvergabe (eProcurement-System) und Register oder Datenbanken mit Zeugnissen/Nachweisen der einzelnen Mitgliedstaaten ausgeschöpft werden sollte. Damit können drei unterschiedliche Ziele erreicht werden: bessere benutzerspezifische Anpassung und Anpassung an nationale Bedingungen; Förderung der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung; Schaffung einer Grundlage für die Vereinfachung von Verfahren durch die Anwendung des „Grundsatzes der einmaligen Erfassung“. Nationale Lösungen für die EEE gibt es bereits in Dänemark, Finnland, den Niederlanden und Slowenien. Obwohl die eEEE nur als Übergangsinstrument entwickelt wurde, wurde die eEEE der Kommission sehr stark genutzt (siehe Tabelle 2 im Anhang des Berichts).

Zusätzlich zu der Papierfassung im Anhang der Durchführungsverordnung (EU) 2016/7 der Kommission und zur Unterstützung der Mitgliedstaaten in der Anfangsphase der Umsetzung haben die Kommissionsdienststellen eine elektronische Fassung der EEE entwickelt (im Folgenden „eEEE“). Diese wurde den Mitgliedstaaten in vier verschiedenen Durchführungsarten zur Verfügung gestellt, die unterschiedliche Formen der Anpassung an den Bedarf der Mitgliedstaaten ermöglichen.

Angesichts der Bedeutung und des innovativen Charakters der EEE hat der EU-Gesetzgeber Folgendes vorgesehen: „überprüft die Kommission die Anwendung der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung in der Praxis unter Berücksichtigung der technischen Entwicklung der Datenbanken in den Mitgliedstaaten und erstattet dem Europäischen Parlament und dem Rat darüber bis zum 18. April 2017 Bericht“.

Gemäß der Richtlinie 2014/24/EU und der Richtlinie 2014/25/EU wird die EEE ausschließlich in elektronischer Form ausgestellt. Übergangsweise darf jedoch in allen Mitgliedstaaten noch bis zum 18. April 2018 neben der elektronischen Fassung auch die Papierfassung verwendet werden; danach ist die Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel verpflichtend.

Bei der EEE, die vor allem in Artikel 59 der Richtlinie 2014/24/EU vorgesehen ist, handelt es sich um eine Eigenerklärung auf der Grundlage eines Standardformulars, das von der Kommission im Wege eines Durchführungsrechtsakts festgelegt wird. Dieser Durchführungsrechtsakt wird nach dem Prüfverfahren erlassen. Sie dient als vorläufiger Nachweis in Form einer Eigenerklärung und betrifft Ausschlusskriterien (z. B. strafrechtliche Verurteilungen, schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten) und Eignungskriterien (finanzielle, wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit), so dass der vollständige Satz der jeweiligen Unterlagen (z. B. Zeugnisse, Bescheinigungen) nur von dem Wirtschaftsteilnehmer, der den Zuschlag erhält, vorgelegt werden muss (sofern nicht die Überprüfung – bestimmter – Unterlagen anderer Teilnehmer erforderlich ist, um die angemessene Durchführung des Verfahrens zu gewährleisten).

Diese Ergebnisse bestätigen, dass eine Qualitätsbewertung kaum durchgeführt werden kann, weil die Mitgliedstaaten gerade erst mit der Umsetzung der EEE begonnen hatten; obwohl die Mitgliedstaaten eingestehen, dass die Eingliederung in ihr nationales eProcurement-System für alle Interessenträger größere Vorteile mit sich brächte, wird in der Praxis Zeit benötigt, um eine derartige Eingliederung zu vollziehen.

In der Praxis ist die tatsächliche Erfahrung mit der EEE in den meisten Mitgliedstaaten relativ begrenzt. Einige Mitgliedstaaten gaben an, dass die Zahl der nach der Richtlinie 2014/24/EU vergebenen Aufträge sehr gering ist, etwa aufgrund beschränkter Haushaltsmittel oder der Tatsache, dass die Umsetzung der Richtlinie zum Zeitpunkt der Umfrage noch nicht lange zurücklag.

Die Arbeit wurde durch Maßnahmen auf nationaler Ebene ergänzt, die die Nutzung und das Verständnis der EEE fördern sollten. So haben beispielsweise einige Mitgliedstaaten Schulungsmaßnahmen durchgeführt, um die Einrichtung und die Nutzung der EEE zu fördern. Behörden in verschiedenen Mitgliedstaaten (Dänemark, Deutschland, Italien, Schweden und das VK) haben spezifische Leitlinien herausgegeben, die für Bieter und öffentliche Auftraggeber eine Hilfestellung beim Ausfüllen der EEE darstellen.

Die Vergaberichtlinien gewähren den Mitgliedstaaten einen Ermessensspielraum, um die EEE unterhalb der EU-Schwellen oder für Verfahren im Zusammenhang mit Konzessionen zu nutzen. Wie aus obiger Abbildung hervorgeht, beabsichtigen 61 % der Mitgliedstaaten nicht, die EEE für Verfahren unterhalb der EU-Schwellen oder für Konzessionsverträge zu nutzen. Gleichwohl wählt eine große Gruppe an Mitgliedstaaten den umgekehrten Ansatz. Insbesondere Bulgarien, Dänemark, Kroatien, Lettland, Litauen, die Niederlande und Rumänien haben die Verwendung der EEE in allen oder einigen Fällen verpflichtend gemacht (z. B. in Verfahren unterhalb der Schwellenwerte, wenn der öffentliche Auftraggeber Auskünfte über die Ausschlussgründe einholt), während Italien, die slowakische Republik, Slowenien, Spanien und Ungarn die Verwendung freigestellt haben.

In Bezug auf Pläne zur Einführung der EEE in jenen Mitgliedstaaten, in denen dies noch nicht geschehen ist, meldeten einige von ihnen, dass sie für die Anfangsphase planen, den von der Kommission entwickelten Dienst oder dessen Open-Source-Fassung zu nutzen, und drei dieser Mitgliedstaaten werden eine nationale Lösung unter Verwendung des 2017 verfügbaren Datenmodells entwickeln. Kein Mitgliedstaat aus dieser Gruppe antwortete, dass er die Papierfassung verwenden wird.

In zwei Mitgliedstaaten (Deutschland, Spanien) empfahlen die Behörden die Verwendung der von der Kommission entwickelten eEEE. In diesen beiden Mitgliedstaaten bieten die öffentlichen Auftraggeber zwar die Möglichkeit, die EEE in Vergabeverfahren einzureichen, die jedoch von der Mehrheit der Wirtschaftsteilnehmer nicht genutzt zu werden scheint.

Gemäß der Richtlinie 2014/24/EU können die Mitgliedstaaten die Papierform bis April 2018 verwenden. In den meisten Fällen, in denen die eEEE verwendet wird (12 von 15 Mitgliedstaaten), wird daneben auch die Papierfassung verwendet. Lediglich Frankreich, Ungarn und Irland meldeten, dass die EEE in Papierform verwendet wird. Die Papierfassung wird somit noch von mehr als 80 % derjenigen Mitgliedstaaten verwendet, die bereits mit der Nutzung der EEE begonnen haben. Das bedeutet, dass sie die potenzielle Vereinfachung durch die Verwendung der EEE, die die Digitalisierung des Verfahrens zur Vergabe öffentlicher Aufträge fördert, nur geringfügig nutzen. Allerdings sei auch darauf hingewiesen, dass die verfügbaren Daten nicht detailliert genug sind, um etwa die Anzahl der öffentlichen Auftraggeber entnehmen zu können, die eine der unterschiedlichen Umsetzungsformen verwenden.

In der Richtlinie 2014/24/EU ist vorgeschrieben, dass über die Anwendung der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung in der Praxis unter Berücksichtigung der technischen Entwicklung der Datenbanken in den Mitgliedstaaten Bericht zu erstatten ist. Eine wesentliche Vereinfachung im Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge ist die Integration der EEE in Datenbanken und/oder in ein IT-System für die Präqualifikation von Lieferanten. Solche Systeme ermöglichen es zu überprüfen, ob Lieferanten den Ausschluss- oder Eignungskriterien genügen, die in Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge verwendet werden (z. B. durch eine – langfristig automatisierte – Überprüfung des Kriteriums der Insolvenz des Lieferanten und der Übermittlung der einschlägigen Informationen an den öffentlichen Auftraggeber).

Aus der folgenden Abbildung 4 geht hervor, dass in zwei Dritteln der Mitgliedstaaten (Belgien, Bulgarien, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Malta, Polen, Portugal, Rumänien, Spanien, Tschechische Republik, Zypern und das VK) geplant ist, eine solche Integration durchzuführen, was die Anerkennung der Bedeutung der EEE als Baustein in der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung unterstreicht.

Abbildung 4: Mitgliedstaaten, die eine Integration der EEE in ein Präqualifikationssystem für Lieferanten planen

In der Befragung wurde auch die Möglichkeit für Käufer berücksichtigt, die in einem Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge erforderlichen dokumentarischen Nachweise direkt über den Zugang zu einer nationalen Datenbank (ein nationales Vergaberegister, eine virtuelle Unternehmensakte, ein elektronisches Dokumentenablagesystem oder ein Präqualifikationssystem) einholen zu können. Dieses als „Grundsatz der einmaligen Erfassung“ bezeichnete Prinzip bedeutet, dass Lieferanten nicht (oder höchstens ein einziges Mal) aufgefordert werden sollen, Informationen zum Nachweis darüber vorzulegen, dass sie den in einem administrativen Verfahren vorgeschriebenen Anforderungen genügen, da diese Informationen bereits in Datenbanken der Behörden verfügbar sind.

Abbildung 5: Ist es für öffentliche Auftraggeber möglich, die in einem Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge erforderlichen zusätzlichen Unterlagen direkt über den Zugang zu einer nationalen Datenbank zu erhalten?

Legende:

J/V – Ja,Vollständig - für alle Kategorien von öffentlichen Auftraggebern

J/T – Ja,Teilweise - auf bestimmte Kategorien von öffentlichen Auftraggebern beschränkt (z. B. nur zentrale Polizeibehörden, Steuerbehörden, ...)

Nein – Kein Zugang zu nationalen Datenbanken

Mitgliedstaaten wurden gefragt, ob sie eine Integration der EEE in einige der oben genannten IT-Systeme planen. In den Antworten der Mitgliedstaaten (siehe Abb. 5) lassen sich im Wesentlichen zwei gegensätzliche Situationen unterscheiden: Einerseits ist es in elf Mitgliedstaaten für öffentliche Auftraggeber noch nicht möglich, die in einem Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge erforderlichen zusätzlichen Unterlagen direkt über den Zugang zu einer nationalen Datenbank zu erhalten. Dies legt den Schluss nahe, dass in diesen Verwaltungen für andere Teile der Verwaltung kein Zugang zu den Datenbanken für direkte Einsichtnahme oder für Vernetzung besteht. Des Weiteren zeigt dies, dass die Entwicklung des Grundsatzes der einmaligen Erfassung noch nicht begonnen hat. Andererseits haben in elf Mitgliedstaaten alle öffentlichen Auftraggeber Zugang zu nationalen Datenbanken, um direkt die Nachweise und Bescheinigungen eines Lieferanten zu erhalten Jedoch besteht diese Möglichkeit nur für bestimmte Arten von Unterlagen, beispielsweise in Bezug auf die Ausschlussgründe (Deutschland, Finnland, Lettland, Litauen, Spanien), während andere Unterlagen von den Lieferanten vorzulegen sind. Dies scheint darauf hinzudeuten, dass diese Mitgliedstaaten damit begonnen haben, den Grundsatz der einmaligen Erfassung einzuführen, um den Verwaltungsaufwand für alle Beteiligten zu verringern. Insbesondere Lettland und Litauen verfügen bereits über ein System, das es allen Käufern ermöglicht, den Nachweis der Einhaltung bestimmter Anforderungen durch die Lieferanten automatisch einzuholen und zu überprüfen. Diese Mitgliedstaaten planen, die EEE mit allen Registern zu verknüpfen, um alle Aspekte abzudecken und so die Überprüfung von Daten zu vereinfachen.

In den übrigen Antworten beziehen sich die Mitgliedstaaten auch auf eine dritte Situation, in der der Zugang auf bestimmte Kategorien von öffentlichen Auftraggebern (z. B. zentrale Polizeibehörden, Steuerbehörden usw.) begrenzt ist; das entspricht der Situation in einer kleinen Gruppe von nur sechs Mitgliedstaaten.

Erwarteter und geschätzter Nutzen der Einführung der EEE

Mit der Umfrage unter den Mitgliedstaaten sollten Daten darüber erlangt werden, welche Auswirkungen die Verwendung der EEE in den ersten Monaten ihrer Anwendung hatte. Jedoch wird die EEE in einigen Mitgliedstaaten erst seit kurzer Zeit verwendet und es ist deshalb zu früh, eine solche Einschätzung vorzunehmen. In dieser Gruppe befinden sich Deutschland, Estland, Frankreich, Irland, Luxemburg, Malta und Slowenien.

Letztlich haben nur zwei Mitgliedstaaten eine quantitative Einschätzung der Auswirkungen auf Unternehmen vorgenommen: Dänischen Angaben zufolge beläuft sich der Nutzen auf 12 Mio. EUR jährlich und Kroatien meldete eine Verringerung von 83 % der Kosten in Bezug auf Nachweise im Rahmen der Vorbereitung von Angeboten. Es wurde noch in keinem Mitgliedstaat der Versuch unternommen, den Nutzen zu quantifizieren, der sich aus einer verringerten administrativen Last für Käufer ergibt.