Unterstützung im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe: Es wurden ergänzende Leitlinien für die Beteiligung von Agenturen an Ausschreibungen und Aufträgen der Kommission für den Fall, dass dies Effizienzgewinne ermöglicht, entwickelt. Die Kommission leistet in diesem Bereich auch allgemeine Unterstützung und bietet insbesondere maßgeschneiderte Finanzschulungen für Agenturen an, die eine Leistungsvereinbarung mit der Kommission unterzeichnet haben. Die Kommission ermöglicht auch den Zugang zu ihrem Helpdesk „Finanzfragen“, wobei etwa ein Drittel der Fragen zur Haushaltsführung von Agenturen stammt. Darüber hinaus können die Agenturen sämtliche Informationen über Vergabeverfahren und Auftragsverwaltung über eine besondere Intranet-Website abrufen.

Erbringung von Leistungen: Im März 2014 nahmen die Dienststellen der Kommission den Leitfaden für die Rechnungsstellung für Dienstleistungen von Generaldirektionen und Dienststellen an. Dieser gilt zwar nicht für dezentrale Agenturen, enthält aber Grundsätze für die interne Rechnungsstellung wie die Gleichbehandlung der Kunden, die Transparenz und den Grundsatz des Gewinnverbots. Um Kohärenz zu gewährleisten, werden darin auch ein grundlegendes Kostenmodell und ein Muster für die jährliche Berichterstattung vorgeschlagen. Die Kommission arbeitet derzeit an entsprechenden Leitlinien für andere Organe sowie dezentrale Agenturen und Einrichtungen und hat in diesem Zusammenhang die von den Agenturen vorgeschlagenen allgemeinen Grundsätze für Dienstleistungen der Kommission sorgfältig zur Kenntnis genommen (z. B. Transparenz, unterstützungsorientiertes Konzept, Effizienz, Zeitnähe, Kohärenz und Verantwortlichkeit).

In ihrem „Fahrplan“ vom Dezember 2012 hat die Kommission im Detail dargelegt, wie sie bei Folgemaßnahmen zum gemeinsamen Konzept vorzugehen plant, und eine Reihe von Initiativen aufgelistet, für die sie Handlungsbedarf seitens der Kommission und/oder der Agenturen, der Mitgliedstaaten, des Europäischen Parlaments und des Rates sieht. Durch diese Initiativen werden die Bestimmungen des gemeinsamen Konzepts direkt in konkrete Maßnahmen umgesetzt. Der Fahrplan enthält Fristen für jene Maßnahmen, für die die Kommission zuständig ist (30 Initiativen), und hebt fünf Initiativen heraus, die die Kommission als prioritär betrachtet. Darüber hinaus wird angegeben, wann eine Zusammenarbeit mit Agenturen erforderlich ist, und welche Agenturen bereits mit der Umsetzung des gemeinsamen Konzepts begonnen haben.

Die Kommission kümmert sich um die Nachbereitung dieser Vereinbarung und stimmt sich dabei, je nach Thema, das auf der Tagesordnung steht, mit den Agenturen ab. Die wichtigsten Ziele, die die Kommission bei der Umsetzung des gemeinsamen Konzepts verfolgt, sind eine ausgewogenere Steuerung, mehr Effizienz und Verantwortlichkeit sowie größere Kohärenz. Dies sind in einer Zeit, in der Ressourcen effizient und verantwortungsbewusst genutzt werden müssen, Fragen von zentraler Bedeutung.

Zur weiteren Rationalisierung internationaler Tätigkeiten der Agenturen wurden Arbeitsvereinbarungen zwischen den meisten Partner-GDs und den Agenturen unterzeichnet oder werden derzeit unterzeichnet, um sicherzustellen, dass diese im Rahmen ihres Mandats und des institutionellen Rahmens arbeiten, insbesondere, wenn die Bestimmungen der Gründungsakte in Bezug auf internationale Tätigkeiten eher allgemeiner Natur sind. Die Kommission wird diesen Prozess weiter überprüfen.

In der wichtigen Frage der Vermeidung und Bewältigung von Interessenkonflikten hat die Kommission im Dezember 2013 Leitlinien veröffentlicht. Die Kommission fordert die Agenturen auf, ohne Verzögerung im Einklang mit diesen Leitlinien entsprechende Rahmenvorschriften für Interessenkonflikte zu verabschieden. Die Agenturen müssen dabei ein angemessenes Gleichgewicht zwischen dem Umgang mit Interessenkonflikten einerseits und der Wahrung der Möglichkeit, optimale wissenschaftliche Beratung einzuholen, andererseits finden. Die Kommission erinnert daran, dass die Agenturen rechtlich selbständig und allein für die Art und Weise verantwortlich sind, wie sie die Frage von Interessenkonflikten in der Praxis angehen, wie sie die Achtung der zentralen Grundsätze in diesem Bereich durchsetzen und überwachen und wie sie darüber Bericht erstatten.

Um den Austausch bewährter Vorgehensweisen für die Übermittlung von EU-Verschlusssachen (EU-VS) zu fördern, hat die Kommission ein Netz von Beamten dezentraler EU-Agenturen mit besonderen Sicherheitsbefugnissen geschaffen. Dieses Netz soll regelmäßig (mindestens einmal jährlich) interaktive Sitzungen abhalten, die als Plattform für einen gründlichen Austausch bewährter Verfahren und Erfahrungen im Umgang mit EU-VS im Allgemeinen und die Übermittlung von EU-VS im Besonderen dienen. Darüber hinaus bietet die Kommission über die bestehenden Leistungsvereinbarungen einigen Einrichtungen Unterstützung in anderen sicherheitsrelevanten Bereichen (z. B. Erstellung von Dienstausweisen, Sicherheitsschulungen oder Beratung zum materiellen Schutz von Gebäuden).

c.Evaluierungen, Rechnungsprüfung und OLAF

Die Kommission arbeitet weiter an der Revision ihrer Evaluierungsleitlinien, und die Einrichtungen leisten ebenfalls einen Beitrag zu diesem Prozess. Die Leitlinien gelten für alle Evaluierungen der Kommissionsdienststellen und werden die Grundlage des Evaluierungshandbuchs der Agenturen bilden, das im Rahmen ihres Leistungsentwicklungsnetzes erstellt wurde.

Der interne Auditdienst (IAS) hat sich bei der Entwicklung seines Auditprogramms für eine Risikobewertung auf Portfolioebene entschieden. Jede Agentur erhält ein Risiko-Rating, das auf verschiedenen genau definierten Kriterien basiert. Die Risiko-Ratings geprüfter Einrichtungen werden jährlich überprüft. Häufigkeit uns Art der Audits sowie die zu erfassenden Verfahren werden anhand des Risiko-Ratings und ergänzender Informationen über spezifische Risiken auf Prozessebene festgelegt. Zudem werden geeignete Vorschriften entwickelt, um sicherzustellen, dass auch für Einrichtungen mit niedrigerem Risiko eine Mindesterfassung gegeben ist. Im Hinblick auf die Überwachung der Umsetzung der Empfehlungen verlagert sich der Schwerpunkt von einem regelmäßigen/jährlichen Monitoring auf eine kontinuierliche Überwachung und Weiterverfolgung der noch nicht erfüllten Empfehlungen. Im Einklang mit der neuen IAS-Charta für Agenturen und andere autonome Einrichtungen bietet der IAS gegebenenfalls eine Zusammenarbeit und Koordinierung mit den internen Auditstellen (IAC) an, um einen optimalen Prüfungskreis zu gewährleisten.

Das OLAF veranstaltete im Januar 2014 zwei Workshops für die Agenturen, um diese bei der Erstellung ihrer Strategie der Betrugsbekämpfung mittels eines zusätzlichen Leitfadens Schritt für Schritt zu begleiten. Das OLAF hat später auch individuelle Unterstützung für einzelne Agenturen geleistet. Bislang haben EASA, CEDEFOP, EASA, EIGE, EIOPA, ESMA und HABM Strategien zur Betrugsbekämpfung angenommen. Die Betrugsbekämpfungsstrategie der EBA wird derzeit fertiggestellt.

d.Verwaltung der Finanz- und Humanressourcen und Haushaltsverfahren

Das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission haben sich im Jahr 2013 darauf geeinigt, eine organübergreifende Arbeitsgruppe einzusetzen, die sich im Rahmen des Vermittlungsverfahrens für den EU-Haushalt 2014 mit den Ressourcen der Agenturen befasst. Wie im mehrjährigen Finanzrahmen 2014-2020 vorgesehen, haben sich die drei Organe dazu verpflichtet, den Personalstand aller Organe, Einrichtungen und Agenturen der EU über fünf Jahre schrittweise um 5 % zu reduzieren, und waren sich darin einig, dass eine sorgfältigere und regelmäßigere Prüfung der Entwicklung dezentraler Agenturen nötig ist, um Kohärenz zu gewährleisten. Die organübergreifende Arbeitsgruppe für die Ressourcen der Agenturen traf 2014 zweimal zusammen und wird ihre Arbeit voraussichtlich bis Ende 2017 fortsetzen, wenn der Haushalt 2018 verabschiedet wird und das Ziel von 5 % erreicht sein soll.

Nach der neuen Rahmenfinanzregelung ist das Programmierungsinstrument für das Personalmanagement (d. h. der mehrjährige Personalentwicklungsplan) Teil des neuen einheitlichen Programmplanungsdokuments, das die jährlichen und mehrjährigen Arbeitsprogramme mit der Planung der personellen und finanziellen Ressourcen zusammenbringt. Dieses neue Instrument wird von den Agenturen ab der Programmierung für 2017 verwendet. Ferner wurden neue Leitlinien für die Berichterstattung erstellt, um die Berichtspflichten stärker zu straffen und dafür zu sorgen, dass Aspekte der HR-Berichterstattung und die Finanz- und Tätigkeitsberichte besser aufeinander abgestimmt werden.

Nach eingehender Konsultation der Agenturen haben die Dienststellen der Kommission Leitlinien für maßgeschneiderte Leistungsindikatoren zur Bewertung der Ergebnisse, die die Exekutivdirektoren der Agenturen erzielen, veröffentlicht. Diese Indikatoren fließen auch in die Verfahren des Europäischen Parlaments und des Rates zur Entlastung der Agenturen ein.

Die letzte Reform des Beamtenstatuts hat ein vereinfachtes Verfahren für die Anwendung von Durchführungsbestimmungen in den Agenturen ermöglicht. Eine weitere Vereinfachung resultiert aus neuen Leitlinien der Kommissionsdienststellen für die Verabschiedung von Durchführungsbestimmungen, die es ermöglichen, Zeit und Ressourcen zu sparen. Zudem wurden Musterdurchführungsvorschriften für den Bereich Beschäftigung und Laufbahn in Einrichtungen entwickelt, um zu vermeiden, dass in den einzelnen Agenturen jeweils unterschiedliche Vorschriften gelten. Diese Mustervorschriften wurden in Zusammenarbeit zwischen den Dienststellen der Kommission und den Agenturen erstellt.

In Bezug auf Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren arbeiten die Kommissionsdienststellen eng mit den Agenturen zusammen, um einen agenturübergreifenden Pool von Untersuchungsbeauftragten für Disziplinarsachen zu schaffen. Dies umfasst auch die Organisation von Intensivkursen durch die Kommission.

Schließlich werden die Dienststellen der Kommission weiter an der Entwicklung eines Leitfadens für die interne Planung und Einnahmenprognosen der Agenturen arbeiten, der auf bewährten Verfahren aufbaut und den Einrichtungen helfen soll, etwaige Mittelübertragungs- und Annullierungsraten zu verringern .

2.Überarbeitung der Gründungsakte der Agenturen

Die Kommission hat im Jahr 2014 vorgeschlagen, die Gründungsakte der CEPOL an die Grundsätze des gemeinsamen Konzepts anzupassen. In diesem Vorschlag wird auch den einschlägigen Bestimmungen der überarbeiteten Rahmenfinanzregelung Rechnung getragen. Die Überarbeitung war erforderlich, um CEPOL ein angemessenes rechtliches Mandat zu erteilen und mit den nötigen Ressourcen für die Umsetzung des Europäischen Fortbildungsprogramms für den Bereich Strafverfolgung auszustatten. Der Vorschlag steht in Einklang mit der Entscheidung der Gesetzgeber, CEPOL nach Budapest umzuziehen. Der ursprüngliche Vorschlag der Kommission für einen Zusammenschluss von CEPOL und Europol wurde von den beiden gesetzgebenden Organen abgelehnt.

Bei der Überarbeitung der Gründungsakte von CEPOL, Eurojust, Europol und HABM hat die Kommission wichtige Reformelemente vorgeschlagen, um eine vollständige Umsetzung des gemeinsamen Konzepts sicherzustellen. Die Kommission erinnert in diesem Zusammenhang an die von den Organen gemeinsam eingegangene Verpflichtung, solche Überarbeitungen der Gründungsakte von Agenturen als Gelegenheit zur Umsetzung und Befolgung des gemeinsamen Konzepts zu nutzen, d. h. Stärkung der Aufsichtsfunktion des Verwaltungsrats (auch durch umfassende Beteiligung der Kommission), Gewährleistung eines transparenten Auswahlverfahrens für Direktoren und der nötigen Annahme eines Programmierungsinstruments mit mehrjähriger Komponente, mögliche Einsetzung eines Exekutivrates, wenn dies mehr Effizienz gewährleistet, und Verpflichtung zu einer besseren Nachbereitung der Evaluierungen und Rechnungsprüfungen. Angesichts der laufenden interinstitutionellen Gespräche über die Überarbeitung der Gründungsakte einiger Agenturen bedauert die Kommission den Mangel an politischem Engagement für das gemeinsame Konzept für dezentrale Agenturen der EU, insbesondere in Bezug auf die Rolle und die Zusammensetzung ihrer Verwaltungsstrukturen.

Die Kommission begrüßt die im Jahr 2014 erfolgte Verabschiedung einer überarbeiteten Fassung der Gründungsakte der Agentur für das Europäische GNSS (GSA), die weitgehend an die Grundsätze des gemeinsamen Konzepts angepasst wurde.