KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN 
K0M(93) 258 endg. 
Brüssel, den 2 . Juni 1993 
TRANSPARENZ IN DER GEMEINSCHAFT 
Mitteilung an den Rat, das Parlament und den 
Wirtschafts- und Sozialausschuß 
Hl! 
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INHALTSÜBERSICHT 
1. Ein lei tung 
2. Gegenwärtiger Stand 
3. Akteneinsicht 
4. Öffentlichkeitsarbeit 
5. Schlußfolgerungen 
Anhänge 
10 
Durchführung der Maßnahmen im Bereich der Transparenz und der 
Interessengruppen (Dezember 1992) 
Zugang zu Dokumenten 
Öffnung und Transparenz 
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TRANSPARENZ IN DER GEMEINSCHAFT 
1. E i nle i tung 
Im Vertrag über die Europäische Union sowie in der Erklärung des Europäischen Rats 
von Birmingham und den Schlußfolgerungen des Europäischen Rats von Edinburgh 
wiesen die Staats- und «Regierungschefs eindringlich auf die Notwendigkeit einer 
bürgernahen Gemeinschaft hin. 
Daher müssen die Voraussetzungen für eine fundierte öffentliche Debatte über die 
Gemeinschaft und ihre Zukunft geschaffen werden. Die Kommission hat in diesem 
Sinne mehrere initiativen ergriffen. 
Ziel dieser Mitteilung ist es, den Stand der Durchführung der einschlägigen 
Maßnahmen zu bestimmen. Sie zeigt, daß in kurzer Zeit schon wesentliche 
Fortschritte erzielt wurden, und vermittelt ein Bild von den bei der Kommission 
bereits eingeleiteten Arbeiten. 
Ein weiteres Ziel ist es, in Verbindung mit den im Mai abgeschlossenen Arbeiten 
detailliertere Voraussetzungen für die Gewährung des Zugangs zu den im Besitz der 
Organe befindlichen Akten vorzuschlagen, die die Grundlage für die späteren 
Diskussionen bilden können. Diese Mitteilung ist somit die vollständige Antwort 
der Kommission auf die Maastrichter Erklärung, die einen Bericht über Maßnahmen 
zur Verbesserung des Zugangs der Öffentlichkeit zur Arbeit der Organe forderte. 
Diese Mitteilung zeigt ferner weitere Maßnahmen der Kommission auf, um die 
Beziehungen zur breiten Öffentlichkeit zu verbessern, wie im Arbeitsprogramm 
1993/94 angekündigt worden war. Die übrigen Gemeinschaftsorgane sowie die 
nationalen, regionalen und lokalen Behörden und Nichtregierungsorganisationen 
werden aufgefordert, zur Erreichung dieser Ziele beizutragen. 
Nach Auffassung der Kommission ist ihre Informations- und Kommunikationspolitik 
eng mit der Verwirklichung der Transparenz verbunden. Die künftige Gestaltung 
dieser Politik wird demnächst in einer gesonderten Mitteilung näher erläutert. 
2. Gegenwärtiger Stand 
Die Kommission praktiziert schon seit langem eine Politik der offenen Tür. Sie ist 
immer für Anregungen seitens der Bürger aufgeschlossen gewesen. Diese Haltung 
entspricht der Überzeugung, daß dieser Prozeß grundlegend für die Entwicklung 
gesunder und tragfähiger Politiken ist. Die Kommission beabsichtigt, wie sie in 
ihrer Mitteilung über eine verstärkte Transparenz (ABI. C 63 vom 5.3.1993, S. 8) 
angekündigt hat, diese Politik noch weiter auszudehnen. Zu diesem Zweck hat sie 
bereits eine Reihe von Maßnahmen ergriffen. In einer gleichzeitig verabschiedeten 
Mitteilung erläuterte die Kommission ihr Konzept für einen offenen und 
strukturierten Dialog mit den Interessengruppen. 
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Die in den beiden Mitteilungen angekündigten Maßnahmen werden zur Zeit in die Tat 
umgesetzt. Einige Aktionen sind bereits durchgeführt worden. So wurden im 
Legislativprogramm für 1993 diejenigen Vorschläge gekennzeichnet, denen eine 
umfassende Konsultation vorausgehen soll. Darüber hinaus wurde eine Liste von 
Themen veröffentlicht, über die 1993 Grün- bzw. Weißbücher ausgearbeitet werden. 
Es wurde ein Programm für die Konsolidierung des Gemeinschaftsrechts in 
verschiedenen Bereichen angekündigt. Daneben wurden Vorkehrungen getroffen, damit 
das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften rasch und 
effizient konsolidierte Rechtsvorschriften zur Verfügung stellen kann. Es wurden 
Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, daß das Personal der Kommission sich der 
Notwendigkeit einer größeren Transparenz bewußt ist. Mehrere Einzelheiten über die 
beträchtlichen Fortschritte, die erzielt wurden, finden sich in Anhang 1. 
Das "Paket" von Dezember befaßte sich ausdrücklich mit Fragen der Transparenz. Die 
Kommission möchte jedoch darauf hinweisen, daß viele andere der vor kurzem 
ergriffenen Maßnahmen ebenfalls mittelbar oder unmittelbar zu einer größeren 
Transparenz beitragen. In diesem Zusammenhang wären zu nennen: 
das "Follow-up"-Dokument der Kommission zum SutherIand-Bericht (SEK(92) 2277), 
das eine Reihe von Maßnahmen enthält, mit deren Hilfe die Verwaltung des 
Binnenmarktes für Firmen, Großverbände und Verbraucher transparenter werden 
so I I ; 
der von der Kommission vorgeschlagene weiter* Ausbau der Euro-Info-Zentren soll 
den Zugang der Unternehmen zu Gerneinschaftsinformationen verbessern und wird 
ebenfalls die Transparenz erhöhen 
- Arbeiten an der Verwaltungsvereinfachung für die Gemeinschaftspolitiken 
zugunsten der Unternehmen und im Bereich der Landwirtschaft. 
Die Kommission hat mit großem Interesse von den Bemühungen anderer Organe im 
Bereich der Transparenz Kenntnis genommen und unterstützt diese voll und ganz. So 
stellte sie mit Befriedigung fest, daß der Rat damit begonnen hat, die Beschlüsse 
von Edingburgh über den Zugang zu den Arbeiten des Rates und zu Informationen über 
seine Rolle und seine Entscheidungen zügig in die Praxis umzusetzen. Die 
Kommission ist bereit, zur Verwirklichung der Beschlüsse von Edinburgh über die 
Erleichterung des Zugangs zum Gemeinschaftsrecht ihren Beitrag zu leisten. 
Das Europäische Parlament ist seiner Natur nach der Öffentlichkeit gegenüber 
aufgeschlossen. Die Kommission erwartet mit Interesse die Ergebnisse der 
gegenwärtigen Diskussionen über Transparenzfragen sowie über die Informations­
politik der Europäischen Gemeinschaft insgesamt. Der Europäische Rat von 
Birmingham bekräftigte, daß die nationalen Parlamente mehr an der Tätigkeit der 
Gemeinschaft beteiligt werden sollten. Nach Auffassung der Kommission ändert dies 
nichts an der entscheidenden Rolle des Europäischen Parlaments innerhalb der 
Gerne i nschaft. 
3. Aktene ins i cht 
Zur spezifischen Frage des Zugangs zu den Dokumenten hat die Kommission in ihrer 
Mitteilung vom 5.5.1993 (K0M(93) 191 endg.) vorgeschlagen, die Akteneinsicht 
grundsätzlich zu gewähren, jedoch mit einigen Ausnahmen. Sie betrachtet diesen 
Grundsatz als wesentliche Voraussetzung für die Verwirklichung der Transparenz, 
d.h., um die Organe zugänglicher zu machen und den Dialog zu fördern. Sie hat eine 
Reihe von Mindestanforderungen und Grundprinzipien für die Einführung einer 
Politik des Zugangs zu Dokumenten vorgeschlagen. Die Kommission forderte die 
anderen Organe auf, daran mitzuarbeiten. Nach ihren Vorstellungen könnte diese 
die Form einer inter institutionellen Vereinbarung haben. Für den Zugang zu 
Dokumenten sollen die folgenden Leitprinzipien gelten, die die Kommission hier 
erneut bekräftigen möchte: 
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die bisherigen offenen Beziehungen zwischen den Gemeinschaftsorganen und den 
Bürgern müssen verstärkt werden; 
zusätzliche Aktionen hätten dann die größte Wirkung, wenn sie von allen 
betroffenen Organen gemeinsam unternommen würden; dabei sind die besondere 
Rolle jedes Organs und seine jeweiligen Arbeitspraktiken zu berücksichtigen; 
es muß das richtige Gleichgewicht zwischen den Interessen einer verstärkten 
Öffnung und Transparenz und anderen Erfordernissen wie dem Schutz 
öffentlicher und privater Interessen und der Gewährleistung der 
reibungslosen und effizienten Arbeit der Organe gefunden werden. 
Auf dieser Grundlage hat die Kommission ihre Analyse der einschlägigen Politiken 
anderer Verwaltungen sowie der einschlägigen Bestimmungen des Gemeinschaftsrechts 
durchgeführt (siehe die vergleichende Erhebung im Anhang zu K0M(93) 191 endg.). 
Nach Auffassung der Kommission sollte nach einer Einigung über die Grundprinzipien 
und die Mindestanforderungen geprüft werden, in welcher Form diese Grundsätze in 
die Praxis umzusetzen sind. Ferner müßte die Notwendigkeit eines Beschwerde­
verfahrens geprüft werden. Dieses könnte die Überprüfung der geltenden gemein­
schaftsrechtlichen Vorscnrlften über Verschlußsachen erforderlich machen, überdies 
wären einige administrative und organisatorische Veränderungen bei den Organen 
erforderlich. Ferner wären detailliertere Anweisungen für die Bediensteten über 
diese Politik erforderlich. 
Diesen Überlegungen folgend hat die Kommission Grundprinzipien und Voraussetzungen 
für den Zugang zu Dokumenten ausgearbeitet, die mit den anderen Organen abgestimmt 
werden sollen. Diese zusätzlichen Elemente sind in Anhang II enthalten. 
4. ÖffentIichkei tsarbe i t 
Die Kommission ist sich dessen bewußt, daß der Prozeß der europäischen Einigung 
und insbesondere die Durchführung des Unionsvertrags sowie die Erweiterung der 
Gemeinschaft nur erfolgreich sein können, wenn sie von den Bürgern mitgetragen 
werden. 
Den Mitgliedstaaten kommt in der Gemeinschaft eine besonders wichtige Rolle zu, da 
sie die Gemeinschaftspolitik umsetzen. In Anbetracht dieser Bedeutung fordert die 
Kommission die Mitgliedstaaten auf, weitere Schritte zu unternehmen, um die 
Transparenz bei der Umsetzung der Gemeinschaftspolitiken auf nationaler Ebene zu 
verstärken. 
Für ihre eigene Arbeit betrachtet es die Kommission als vorrangig, ihre Tätigkeit 
besser zu erläutern und die Gemeinschaft dem Bürger näherzubringen. Sie ist der 
Auffassung, daß es nicht so sehr darum geht, die bestehenden Instrumente verstärkt 
einzusetzen, sondern diese mehr gezielt und koordiniert einzusetzen, um die 
Öffentlichkeit besser zu unterrichten und den Dialog mit den Bürgern und ihre 
Beteiligung effizient zu fördern. 
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Sie hat daher eine Reihe von Maßnahmen in Angriff genommen, die eine größere 
Öffnung und Transparenz in ihren Beziehungen mit der Öffentlichkeit zum Ziel 
haben. Diese werden in Anhang IM näher erläutert. 
Angesichts der Struktur der Europäischen Gemeinschaft ist Kommission der 
Auffassung, daß alle relevanten Gemeinschaftsorgane, Behörden der Mitgliedstaaten 
und sonstige Stellen zu einer transparenteren Gestaltung der Gemeinschafts­
politiken beitragen können. Eine transparente Gemeinschaft könnte besser erreicht 
werden durch konzertierte Aktionen seitens der verschiedenen Behörden und 
Organisationen. Dabei ist es wichtig, daß die Partner auf diesem Gebiet ihre Rolle 
spielen und zusammenarbeiten. 
Die Kommission fordert daher die anderen Organen sowie die nationalen, regionalen 
und lokalen Behörden und Nicht-Regierungsorganisationen auf, mit Blick auf dieses 
Ziel zusammenzuarbeiten. Nach Auffassung der Kommission könnten die positiven 
Erfahrungen bei der Bewußtseinsbildung zur Vollendung des Binnenmarktes genützt 
werden, um durch die besondere Betonung spezifischer Ziele und Themen eine größere 
Öffnung zu erreichen. Die Kommission sollte hier enger mit dem Europäischen 
Par Iament zusammenarbe i ten. 
Sie ist bereit, Schritte zu unternehmen, um solche gemeinsamen Themen, bei denen 
die künftige Arbeit der verschiedenen Partner ansetzen könnte, zu ermitteln. Zu 
diesem Zweck wird ein Rund-Tisch-Gespräch veranstaltet. 
Die Vertretungen der Gemeinschaftsorgane in den Mitgliedstaaten können eine 
führende Rolle bei der Förderung der Umsetzung der gemeinsamen Vereinbarungen 
spielen. Sie werden Schritte unternehmen, um Relais-Partnerschaften mit lokalen 
Stellen und Berufsverbänden, die bereit sind, mit dafür Sorge zu tragen, daß die 
Gemeinschaftspolitiken mehr ins Zentrum des Bewußtseins gerückt werden. 
5. Sehlußfolgerungen 
Die Verwirklichung einer Politik der Transparenz ist für alle Gemeinschaftsorgane 
von Bedeutung. Dei Kommission wird diese Maßnahmen im Rahmen der budgetären 
Möglichkeiten umsetzen. Sie ist sich jedoch darüber im klaren, daß wahrscheinlich 
zusätzliche Mittel zu ihrer Verwirklichung erforderlich sind. 
ANHANG I 
Stand der Durchführung der Maßnahmen im Bereich der 
Transparenz und der Interessengruppen (Dezember 1992) 
I. EINLEITUNG 
Am 2. Dezember 1992 hat die Kommisaion zwei sich ergänzende Mitteilungen 
über die Transparenz und Über die Interessengruppen angenommen. 
Ziel der Mitteilung über die Transparenz ist es, die Diskussion über den 
Beitrag, den die Kommission zu einer offeneren Gemeinschaft leisten 
kann, in Gang zu bringen. Sie wendet sich daher insbesondere an dieje­
nigen Personen in der Gemeinschaft, die die Gemeinschaftspolitik mit 
Interesse verfolgen. 
Die Mitteilung über die Interessengruppen soll die Grundlagen für einen 
offenen und strukturierten Dialog zwischen der Kommission und den 
Interessengruppen schaffen. 
Die in den beiden Mitteilungen vorgesehenen Maßnahmen werden bereits 
verwirklicht. Dieser Anhang enthält weitere Einzelheiten über die schon 
erreichten beträchtlichen Fortschritte. 
II. TRANSPARENZ 
1. Im Zusammenhang mit der Mitteilung über die Transparenz bei der 
Arbeit der Kommission wurden mehrere Aktionen bereits durchgeführt 
oder befinden sich noch in der Ausführung: 
2. Die folgenden Maßnahmen wurden bereits verwirklicht: 
wöchentliche Veröffentlichungen der Listen von "KOM"-Dokumenten 
mit allgemeinen Themen im Amtsblatt; 
- Aufnahme von Dokumenten in die "KOM"-Kategorie, die zwar für die 
Öffentlichkeit von Interesse, jedoch mehr fachbezogen sind und 
bisher als nicht automatisch veröffentliche "SEK"-Dokumente 
geführt wurden; damit soll der Zugang zu den Informationen, die 
zu dieser letzteren Kategorie gehören, erleichtert werden; 
- Veröffentlichung des Arbeitsprogramms und des Legislativ­
programms im Amtsblatt, um die von der Kommission geplanten 
Aktionen besser bekanntzumachen; 
- Angabe der geplanten Vorschläge, die möglicherweise Anlaß zu 
einer erweiterten Diskussion geben können, im 
Legislativprogramm; 
- Veröffentlichung der Liste der Themen, über die im Laufe des 
Jahres 1993 Grün- bzw. Weißbücher ausgearbeitet werden, im 
Legislativprogramm; 
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Veröffentlichung von Initiativen im Bereich der Kodifizierung 
des Gemeinschaftsrechts im Legislativprogramm; 
Annahme einer Mitteilung an die anderen Organe über den Zugang 
der Öffentlichkeit zu den im Besitz der Gemeinschaftsorgane 
befindlichen Dokumenten durch die Kommission am 5. Mai 1993. 
Ausarbeitung eines interinstitutionellen Handbuches, das einen 
detaillierten Organisationsplan der Organe enthält. 
3. Schließlich werden mit Blick auf eine größere Beteiligung an der 
Vorbereitung der Entscheidungen und Vorschläge der Kommission und 
insbesondere auf die Konsultation der betroffenen Parteien die in 
der Mitteilung versehenen Notifizierungsverfahren (Veröffentlichung 
einer kurzen Zusammenfassung der Initiative mit Angabe einer 
Antwortfrist im Teil c des Amtsblatts) verstärkt. 
4. Weitere Aktionen im Bereich der Weitergabe der Informationen sind 
von der Kommission bereits durchgeführt wurden oder sind noch im 
Gange. Die Kommission hatte sich verpflichtet, ihre bestehenden 
Datenbasen besser bekanntzumachen und hat ihre Dienststellen 
beauftragt, im Bereich der Informationsverbreitung weitere 
spezifische Verbesserungen vorzuschlagen. 
Die hier unternommenen Aktionen betreffen: 
- Werbung für die bestehenden Datenbasen und deren weitere 
Verbreitung; 
Verbesserung des bestehenden Systems der Informationsrelais und 
tägliche Übermittlung von Informationen an die Vertretungen und 
gewisse Delegationen der Kommission. 
Darüber hinaus ist gegenwärtig eine Aktion im Gange mit dem Ziel, 
die Verteilung des monatlichen Bulletins und des Gesamtberichts zu 
verbessern. Diese amtlichen Referenzveröffentlichungen, die in neun 
Sprachen herausgegeben werden, beschreiben systematisch die 
verschiedenen Etappen der Entscheidungsverfahren nach Maßgabe der in 
Ausarbeitung befindlichen Dossiers mit Hinweisen auf das Amtsblatt, 
KOM-Dokumente und sonstige verfügbare Dokumente und geben so einen 
allgemeinen Überblick über die Tätigkeit der Gemeinschaft. 
5. Die Kommission hat ein Programm zur Konsolidierung der verschiedenen 
gemeinschaftsrechtlichen Vorschriften ausgearbeitet und fordert die 
anderen Organe auf, sich an dieser Arbeit zu beteiligen. Für die 
Kodifizierung des Gemeinschaftsrechts werden gegenwärtig vorrangige 
Bereiche erörtert. Damit kommt die Gemeinschaft den in Edinburgh 
eingegangenen Verpflichtungen nach. Die Prioritäten für die 
Kodifizierung werden im Legislativprogramm der Kommission von 199 3 
angegeben. Die Kommission wird dem Rat und dem Europäischen 
Parlament konkrete Vorschläge für ein beschleunigtes Verfahren 
unterbreiten, damit die Gemeinschaftsakte rasch und effizient 
verabschiedet werden können. 
6. Das Personal der Kommission wurde über die wichtigsten Aspekte der 
beiden Mitteilungen unterrichtet. Unter anderem wurde dem Personal 
eine Verwaltungsmitteilung zugesandt, in der dieses auf seine 
Rechte und Pflichten gemäß Titel II des Beamtenstatuts hingewiesen 
wird. 
Die Überprüfung der Verträge der Kommission mit Zeitkräften im 
Hinblick auf ihre Übereinstimmung mit dem Beamtenstatut ist zur 
Zeit im Gange. 
c 
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Es wurde ein Ausschuß bestehend aus dem Generalsekretär der Kommis­
sion und den Generaldirektoren der betroffenen Dienststellen 
geschaffen mit dem Auftrag, im Fall von Interessenkonflikten zwi­
schen den Aktivitäten eines Kommissionsbediensteten nach dem Aus­
scheiden aus dem Dienst und den Verantwortlichkeiten, die er bei 
der Kommission wahrnahm, den Standpunkt der Kommission auszuarbeiten 
(Artikel 16 des Beamtenstatuts). 
III. INTERESSENGRUPPEN 
Im Anschluß an die Mitteilung über Interessengruppen wurden bereits 
Kontakte zu den Betroffenen aufgenommen, um deren Inhalt abzuklären. Die 
Vertreter der Interessengruppen zeigten sich insbesondere am Gedanken 
einer Selbstregulierung interessiert, die drei Elemente enthält: 
Erstellung eines Verhaltenskodex für Interessengruppen (für Gruppen mit 
Erwerbszweck oder nicht), der die von der Kommission genannten 
Mindestkriterien berücksichtigt, ein Verzeichnis der Organisationen mit 
Erwerbszweck und schließlich die Schaffung einer oder mehrerer 
Organisationen, über die die Interessengruppen mit der Kommission in 
Verbindung treten können. Allerdings sind von Seiten der 
Interessengruppen bisher keine Initiativen in diesem sinne ergriffen 
worden. 
Zur raschen Verwirklichung ihrer Politik gegenüber den Interessengruppen 
müssen nach Auffassung der Kommission noch vor dem Sommer einige 
Beratungssitzungen stattfinden, auf denen die Orientierungen der 
Kommission vorgestellt und der Privatsektor erneut aufgefordert wird, 
entsprechende Schritte zu unternehmen. 
Auch das Europäische Parlament bemüht sich zur Zeit um eine Neude­
finition seiner Beziehungen zu den Interessengruppen. Die Kommission 
beabsichtigt, in enger Zusammenarbeit mit dem Europäischen Parlament 
vorzugehen. 
So ist entsprechend einer politischen Verpflichtung der Präsidenten 
beider Organe die Bildung einer gemeinsamen Datenbank von Kommission und 
Parlament vorgesehen, die sämtliche verfügbaren Informationen über 
diejenigen Interessengruppen enthalten soll, die mit der Kommission und 
dem Parlament Beziehungen unterhalten. Die Definition dieses Projekts, 
die von den Dienststellen der Kommission vorgenommen wird, steht kurz 
vor dem Abschluß. Diese Datenbank wird nicht nur den Gemeinschafts­
organen zur Verfügung stehen, sondern auch der breiten Öffentlichkeit, 
wobei jedes Organ die gespeicherten Daten unterschiedlich verwenden 
kann. 
In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, daß die Kommission 
ihrerseits damit begonnen hat, auf dieser Grundlage ein einheitliches 
Verzeichnis aller nicht erwerbsorientierten Organisationen zu erstellen. 
Die Aufnahme in dieses Verzeichnis bedeutete jedoch keinerlei offizielle 
Anerkennung durch die Kommission und gibt kein Recht auf Privilegien, 
wie etwa den bevorzugten Zugang zu Informationen und Gebäuden usw. Zweck 
des Verzeichnisses ist es vor allem, den Beteiligten ein transparentes 
Hilfsmittel an die Hand zu geben. Es handelt sich somit nicht um ein 
System der Akkreditierung bei der Kommission. 
^ 
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Anhang 2 
ZUGANG ZU DOKUMENTEN 
In der Mitteilung der Kommission vom 5. Mai (KOM (93) 191 endg.) wurden die 
Grundprinzipien der Akteneinsicht so festgelegt, daß sie mit den Verträgen und dem 
Sekundärrecht vereinbar sind. Diese werden in diesem Anhang näher ausgeführt. 
In diesem Anhang werden diese Grundprinzipien als Diskussionsgrundlage für die 
Beratungen mit den anderen Organen näher ausgeführt. 
1 . Definition des Dokuments 
Die Definition eines Dokuments ist entscheidend für den Zweck der Akteneinsicht. 
Die Kommission definiert eine Dokument als Schriftstück oder sonstigen 
Datenträger, auf dem sich Informationen eines Gemeinschaftsorgan oder eines 
anerkannten Teiles eines Gemeinschaftsorgans befinden. 
2. Präzise Anfrage aus der Öffentlichkeit 
Akteneinsicht wird aufgrund einer ausreichend präzisen schriftlichen Anfrage aus 
der Öffentlichkeit gewährt, sofern diese in einer Gemeinschaftssprache eingereicht 
wird. Die Gemeinschaftsorgane müssen jede Anfrage berücksichtHgen und entscheiden, 
welche der in ihrem Besitz befindlichen Unterlagen gegebenenfalls zur Beantwortung 
der Anfrage am besten geeignet ist. 
3. Fr isten 
Informationsersuchen sollten so rasch wie möglich, spätestens innerhalb eines 
Monats beantwortet werden. Diese Frist kann um weitere vier Wochen verlängert 
werden, z.B. wenn Behörden oder Organe der Mitgliedstaaten, von Drittländern, 
dritte Parteien oder internationale Organisationen konsultiert werden müssen. Ist 
die Suche nach einem Dokument nach Ablauf der Frist noch nicht abgeschlossen oder 
muß noch die Zustimmung einer dritten Partei für die Bereitstellung der 
Information eingeholt werden, muß das betreffende Organ den Antragsteller über die 
Verzögerung unterrichten. 
Ac 
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Anhang 2 
4• Voraussetzungen für die Akteneinsicht 
Zu Ihrer Mitteilung über den Zugang der Öffentlichkeit zu den im Besitz der 
Gemeinschaftsorgane befindlichen Dokumenten (K0M(93) 191 endg.) schlug die 
Kommission vor, die Akteneinsicht mit gewissen Einschränkungen zu gewähren. 
Das betreffende Organ prüft jeden Antrag für sich und stellt mit der notwendigen 
Sorgfalt fest, ob die Akteneinsicht zulässig ist. Bezieht sich der Antrag auf ein 
Dokument, das der Geheimhaltung unterliegt, prüft das Organ, ob die Geheimhaltung 
aufrechterhalten werden muß. In Übereinstimmung mit den bestehenden Praktiken 
überprüft jedes Organ systematisch die Einstufung der Verschlußsachen. 
Ein Antrag sollte, wo dies notwendig ist, zur Wahrung der folgenden schutzwürdigen 
Belange abgelehnt werden: 
öffentliches Interesse (öffentliche Sicherheit, internationale Beziehungen 
und Währungsstabilität, Schutz der Rechtspflege, Inspektionen); 
Schutz des Betriebs- und Geschäftsgeheimnisses einschließlich des geistigen 
E igen turns-, 
Schutz der Persönlichkeitssphäre; 
Vertraulichkeit der Daten von Finanzinstituten ; 
Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft 
Es wird kein Zugang gewährt zu Dokumenten, die persönliche Auffassungen von 
Bediensteten enthalten und/oder nur zum Zweck der internen Entscheidungsfindung 
erstellt wurden, wie z.B. Stellungnahmen von Dienststellen. Nach erfolgtem 
Beschluß können die Organe Einsicht in die mit dem Beschluß zusammenhängenden 
Materialien gewähren. 
Ein Organ kann ferner ein Informationsersuchen ablehnen, wenn es dieses für 
unangemessen hält, d.h. wenn seine Beantwortung die Effizienz und das reibungslose 
Funktionieren des Organs beeinträchtigen würde. 
5. Dokumente mit Informationen aus Sekundärquellen 
Nach den gegenwärtig geltenden Regeln behalten als geheim eingestufte Dokumente 
aus Mitgliedstaaten oder anderen Gemeinschaftsorganen ihre Einstufung. Dokumente 
aus anderen Quellen werden erforderlichenfalls von dem Organ entsprechend 
eingestuft. Anträge auf Einsicht in ein aus einer Sekundärquelle stammendes 
Dokument werden an diese weitergeleitet. 
Von Gemeinschaftsorganen erstellte Dokumente enthalten oft Informationen aus den 
Mitgliedstaaten oder anderen Gemeinschaftsorganen, die der Geheimhaltung 
unterliegen. Gegenwärtig steht es dem Verfasser des Dokuments eines Organs anheim, 
ob das betreffende Dokument als geheim eingestuft wird. Bei dieser Entscheidung 
kann der Verfasser nur dann von der Sicherheitseinstufung der Sekundärquelle 
abweichen, wenn die Information als solche nicht der entsprechenden SekundärqueMe 
zuzuordnen ist, wenn sie bereits Gemeingut geworden ist und/oder der Urheber der 
Aufhebung des Geheimschutzes zustimmt. 
Die oben beschriebene bisherige Praxis in der Gemeinschaft scheint angemessen und 
könnte daher weiter angewendet werden. 
1-
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Anhang 2 
6. Sprachen 
Die Antwort auf einen Antrag erfolgt in der vom Antragsteller verwendeten Sprache, 
sofern es sich um eine Amtssprache der Gemeinschaft handelt. Das von dem Organ 
erste I I te TJokument w i rlTTrTder ange fordert en Sprache gel ref er t. Andere im Auftrag 
des Organs erstellte Dokumente, wie etwa Studien, werden in der Sprache geliefert, 
in der sie bestehen. Dabei werden soweit wie möglich die Wünsche des 
Antragstellers berücksichtigt. 
7. Kosten 
Die Gemeinschaftsorgane können für die Bereitstellung von Dokumenten Gebühren 
erheben. Diese dürfen jedoch einen zumutbaren Betrag nicht übersteigen. Jedes 
Gemeinschaftsorgan wird prüfen, wie Fälle zu behandeln sind, in denen bei geringen 
Gebühren die Einziehungskosten höher sind als der Ertrag. 
8. Form der bereitgestellten Dokumente 
Die Bereitstellung der Dokumente erfolgt entweder durch Zusendung einer 
vollständigen Ablichtung, einer Zusammenfassung oder eines Auszugs oder durch 
persönliche Akteneinsicht. Bei der Entscheidung über die geeignetste Methode sind 
soweit möglich die Wünsche des Antragstellers zu berücksichtigen. 
9. Ausschüsse 
Bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben werden die Kommission und die übrigen 
Gemeinschaftsorgane von einer Reihe von Ausschüssen unterstützt. Jedes 
Gemeinschaftsorgan könnte gegebenenfalls eine Liste der Ausschüsse erstellen, 
deren Unterlagen auf Antrag eingesehen werden können. Dieses Recht würde jedoch 
durch die obenerwähnten Ausnahmen eingeschränkt. 
10• Datenbasen 
Informationen, die in Datenbasen gespeichert sind, werden zur Verfügung gestellt, 
sofern der Antrag nicht die Erstellung neuer Computerprogramme zur Aussortierung 
der Daten erfordert und die bestehenden Informationen mit Hilfe von 
Routineoperationen verfügbar gemacht werden können. Der gegenwärtige Zugriff auf 
Gebührenbasis wird davon nicht betroffen. 
11 . Organisât ionsfragen 
Im weiteren Verlauf muß eine Reihe von Beschlüssen gefaßt werden über die Art und 
Weise, in der diese Praxis von den Gemeinschaftsorganen gehandhabt wird (Kosten, 
Gebühren, Organisation, Verwaltung, Einrichtung von Leseräumen ...). 
«-r 
ANHANG 3 
Öffnung und Transparenz 
im Verhältnis zur breiten Öffentlichkeit 
Die Kommission wird die folgenden zusätzlichen Schritte unternehmen, um 
dem Bürger ihre Arbeit besser verständlich zu machen. Diese zielen nicht 
darauf ab, mehr Informationen bereitzustellen, sondern sie in einer 
Weise verfügbar zu machen, die einen leichten Zugang in 
benutzerfreundI icher Form am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt 
zu gewähr leistet. 
Die folgenden Elemente im Zusammenhang mit Aspekten der Öffnung und 
Transparenz gegenüber der breiten Öffentlichkeit stellen direkt oder 
indirekt eine Verstärkung der bestehenden Praxis der Kommission dar. 
Verhältnis zu den Medien 
Ein gutes Verhältnis zu den Medien ist die erste Voraussetzung für eine 
größere Bürgernähe. Im heutigen Europa und angesichts des Status der 
Gemeinschaft in der Welt macht dies einen ohne Unterbrechung verfügbaren 
und den höchsten beruflichen Anforderungen genügenden Pressedienst 
notwendig. Die Kommission wird die erforderlichen Mittel und 
Einrichtungen bereitstellen, die gewährleisten, daß für Anfragen aus 
Presse, Radiojind Fernsehen rund um die Uhr eine Informationsdienst 
bereitsteht. 
m 
- 2 -
Anhang 3 
Persönliche Kontakte 
Die Medien bleiben zwar weiterhin der wichtigste Kanal für die 
Kommunikation zwischen der Gemeinschaft und ihren Bürgern, doch muß die 
Kommission auch in der Lage sein, auf individuelle Informationsersuchen 
jeder Art rasch und effizient zu antworten. Dabei kommt der Behandlung 
von Anrufen, Briefen und persönlichen Kontakten zwischen Bürgern und der 
Kommission einschließlich der Kontakte mit den Kommissionsdienststellen 
und den Kommissionsvertretungen in den Mitgliedstaaten erste Priorität 
zu. 
Die der Öffentlichkeit zugänglichen Datenbasen der Kommission müssen 
weiter bekanntgemacht und benutzerfreundlicher gestaltet werden. Zur 
Erleichterung des Zugangs zu Informationsdiensten wie dem elektronischen 
Katalog des Amts für Veröffentlichungen müssen diese vermehrt über 
öffentliche Systeme wie MINITEL oder BTX in Anspruch genommen werden 
können. 
Sobald ein neues Konzept für das Verhältnis zur Presse und für die 
Öffentlichkeitsarbeit abgeschlossen ist, werden Schritte unternommen, 
um dieses gemeinschaftsweit bekanntzumachen. 
Ausbildung und Image 
Die Kommission unternimmt Schritte, um aktiv sicherzustellen, daß 
Öffnung und die Bürgernähe als Teil ihrer politischen Kultur betrachtet 
werden. Diese Initiativen schließen eine besondere Schulung des 
Personals und eine Überprüfung der Informationspolitik und der 
Veröffentlichungen ein. 
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Anhang 3 
Network ing 
Auch ein dynamisches und professionelles Konzept für die Öffentlichkeitsarbeit 
muß, wenn die Kommission die Bürgerin den Regionen besser ansprechen soll, auf 
bestehenden Erfahrungen im Bereich des "information networking" aufbauen. Zu 
diesen Erfahrungen gehört z.B. auch das Projekt der Euro-Info-Zentren, die der 
Wirtschaft gemeinschaftsrelevante Informationen vermitteln. 
Hier werden Vertretungen der Kommission eine führende Rolle bei der Förderung von 
Relais-Partnerschaften mit lokalen Organisationen und Berufsverbänden spielen, die 
bereit sind, mit der Kommission zusammenzuarbeiten und das Bewußtsein um die Ziele 
und die Arbeitsweise der Gemeinschaft zu stärken. Die Kommission unternimmt 
Schritte, um dre 4^«^^^-Koordinierung der Verwaltung und die Ausdehnung dieser 
Relais-Initiativen zu verstärken. 
Ergebn i sbewer tung 
Die Bewertung der Wirksamkeit und des Nutzens der Informations- und 
Kommunikationstätigkeiten wird durch die angemessene Nutzung von Instrumenten wie 
Eurobarometer erleichtert. Der Follow-up kann dann einen klaren Hinweis auf die 
Wirksamkeit der livetiativen der Kommission und anderer Organe mit dem Ziel einer 
größeren Bürgernähe geben. 

ISSN 0254-1467 
KOM(93) 258 endg. 
DOKUMENTE 
DE 01 
Katalognummer : CB-CO-93-290-DE-C 
ISBN 92-77-56502-0 
Amt fur axatliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften 
Lr29S5 Luxemburg