VERORDNUNG DER KOMMISSION

vom 11. Dezember 1986

MIT DURCHFÜHRUNGSBESTIMMUNGEN ZU EINIGEN VORSCHRIFTEN DER HAUSHALTSORDNUNG VOM 21. DEZEMBER 1977

(86/610/EWG,

Euratom, EGKS)

DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN

GEMEINSCHAFTEN -

gestützt auf den Vertrag über die Gründung der Europäischen Gemeinschaft für Kohle und Stahl,

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft,

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft,

gestützt auf die Haushaltsordnung vom 21. Dezember 1977 für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (1), zuletzt geändert durch die Haushaltsordnung vom 16. Dezember 1980 zur Änderung der Haushaltsordnung vom 21. Dezember 1977 hinsichtlich der Verwendung der ECU im Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (2), insbesondere auf Artikel 106,

nach Anhörung des Europäischen Parlaments und des Rates,

nach Stellungnahme des Gerichtshofs, des Rechnungshofs und des Wirtschafts- und Sozialausschusses,

in Erwägung nachstehender Gründe:

In einigen Vorschriften der Artikel 18, 19, 23, 24, 32, 33,

34, 37, 41, 42, 48, 49, 51, 54, 56, 59, 60, 66, 70, 94,

und 108 der Haushaltsordnung sind ausdrücklich Durchführungsbestimmungen vorgesehen.

Der Erlaß dieser Bestimmungen steht dem späteren Erlaß weiterer Durchführungsbestimmungen, die in der Haushaltsordnung nicht ausdrücklich vorgesehen sind, sich aber in der Folge als zweckmässig erweisen könnten, nicht im Wege -

HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:

TITEL I

BEFUGNISÜBERTRAGUNGEN

(Artikel 18 der Haushaltsordnung)

Artikel 1

In den Verfügungen zur Übertragung von Befugnissen gemäß Artikel 18 Absatz 3 der Haushaltsordnung werden die Bediensteten des Organs benannt, die anstelle des Vollmachtgebers zeichnungsbefugt sind.

Diese Verfügungen enthalten einen Hinweis auf die Bestimmungen der in Artikel 18 Absatz 3 der Haushaltsordnung genannten Geschäftsordnung, in der die Bedingungen für eine Übertragung von Befugnissen festgelegt sind.

Artikel 2

Diese Übertragungsverfügungen werden zusammen mit einer Unterschriftsprobe des Bediensteten, dem die Befugnis übertragen wurde, folgenden Personen mitgeteilt:

- dem Vollmachtgeber,

- dem Rechnungsführer des Organs, der keine von nicht anweisungsbefugten Bediensteten angeordnete Zahlungen leisten kann,

- dem Finanzkontrolleur des Organs, dem insbesondere die Überprüfung der Rechtmässigkeit und der Ordnungsmässigkeit der Einnahmen und Ausgaben obliegt,

- den Anweisungsbefugten, und zwar ausschließlich dann, wenn es sich um eine Übertragung von Befugnissen durch den Finanzkontrolleur bzw. den Rechnungsführer oder

um Befugnisse handelt, die durch bevollmächtigte

Anweisungsbefugte im Rahmen ihrer Zuständigkeit weiter übertragen wurden,

- dem Rechnungshof.

Die Verfügungen zur Aufhebung von Befugnisübertragungen werden unter den gleichen Bedingungen mitgeteilt.

Artikel 3

In der Übertragungsverfügung wird in jedem Fall festgelegt, innerhalb welcher Grenzen die Vollmachtgeber ermächtigt sind, die Feststellung von Forderungen vorzuschlagen, Einziehungsanordnungen zu erteilen, Mittelbindungen zu beantragen und Auszahlungsanordnungen auszustellen; ferner werden darin die Nummern der unter die Befugnisübertragung fallenden Artikel und Posten sowie gegebenenfalls die Dauer der Befugnisübertragung niedergelegt.

Artikel 4

In Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Haushaltsordnung und dieser Verordnung trifft jedes Organ die Maßnahmen zur Mittelbewirtschaftung, die ihm für eine reibungslose Ausführung seines Einzelplans notwendig erscheinen.

Jedes Organ fasst die zu diesem Zweck erlassenen internen Vorschriften in einem Schriftstück zusammen. In diesem Schriftstück werden die wichtigsten Regeln für die Zuordnung der Aufgabenbereiche der Anweisungsbefugten und der bewirtschaftenden Dienststellen bei der Ausführung des Einnahmenplans und des Ausgabenplans im Rahmen des Einzelplans, der für jedes Organ aufgestellt wurde, niedergelegt.

Das vorstehend bezeichnete Schriftstück wird allen an der Haushaltsführung beteiligten Dienststellen sowie dem Rechnungshof übermittelt.

TITEL II

VORSCHRIFTEN FÜR DEN FINANZKONTROLLEUR UND DIE UNTERSTELLTEN FINANZKONTROLLEURE

(Artikel 19 der Haushaltsordnung)

Artikel 5

Jedes Organ ernennt durch eine mit Gründen versehene Verfügung den Finanzkontrolleur. Dieser wird mit der Kontrolle der Mittelbindungen und der Anordnung aller Ausgaben sowie der Kontrolle aller Einnahmen betraut, die im Haushaltsplan der Gemeinschaften zu verbuchen sind und für die das Organ anweisungsbefugt ist.

Artikel 6

Das Organ kann einen oder mehrere unterstellte Finanzkontrolleure ernennen. Diese unterstehen dienstlich dem Finanz-

kontrolleur, der festlegt, welche Befugnisse er ihnen überträgt. Sie sind im Rahmen dieser Befugnisübertragungen verantwortlich für die von ihnen erteilten Sichtvermerke.

Artikel 7

Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure sind von dem Organ aufgrund ihrer besonderen Sachkenntnis aus den Angehörigen der Mitgliedstaaten auszuwählen.

Artikel 8

Das Organ stellt dem Finanzkontrolleur die zur Erfuellung seiner Kontrollaufgabe notwendigen Dienste zur Verfügung.

Artikel 9

Für alle Verfügungen betreffend die Übertragung und Weiterübertragung von Befugnissen durch den Finanzkontrolleur oder die unterstellten Finanzkontrolleure gelten die Artikel 1 bis 3.

Artikel 10

Bei der Wahrnehmung seiner Kontrollaufgaben ist der Finanzkontrolleur vollkommen unabhängig und nur dem Organ verantwortlich. Er ist an keinerlei Weisung für die Erfuellung der Aufgaben gebunden, die ihm durch seine Ernennung aufgrund der Haushaltsordnung übertragen sind.

Diese Bestimmungen gelten auch für die unterstellten Finanzkontrolleure im Rahmen der ihnen durch ihren Dienstvorgesetzten, den Finanzkontrolleur, übertragenen Befugnisse.

Artikel 11

Der Finanzkontrolleur kann jederzeit und über jede Frage mit finanziellen Auswirkungen dem Organ Bericht erstatten, insbesondere hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.

Artikel 12

Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure haben Zugang zu allen Belegen und sonstigen Dokumenten im Zusammenhang mit den zu kontrollierenden Ausgaben und Einnahmen. Sie können Kontrollen an Ort und Stelle vornehmen.

Artikel 13

Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure können nur vom Organ selbst im Sinne von Artikel 69 der Haushaltsordnung disziplinarisch verantwortlich gemacht und zum Schadenersatz verpflichtet werden, und zwar unter folgenden Bedingungen:

Das Organ erlässt eine mit Gründen versehene Verfügung zur Einleitung einer Untersuchung. Diese Verfügung wird dem Betreffenden und, im Falle eines unterstellten Finanzkontrolleurs, dem Finanzkontrolleur mitgeteilt. Das Organ kann unter seiner unmittelbaren Verantwortung einen oder mehrere Beamte der gleichen oder einer höheren Besoldungsgruppe wie der des betreffenden Bediensteten, die nicht die Aufgaben des Finanzkontrolleurs, des Anweisungsbefugten oder des Rechnungsführers wahrnehmen, mit der Untersuchung beauftragen. Im Laufe dieser Untersuchung müssen der Betreffende und, im Falle eines unterstellten Finanzkontrolleurs, der Finanzkontrolleur angehört werden.

Der Bericht über die Untersuchung wird dem Betreffenden und, im Falle eines unterstellten Finanzkontrolleurs, dem Finanzkontrolleur mitgeteilt. Sodann wird der Betreffende vom Organ zu diesem Bericht angehört.

Auf der Grundlage des Berichtes und der Anhörung erlässt das Organ entweder eine mit Gründen versehene Verfügung zur Entlastung des Betreffenden oder eine mit Gründen versehene Verfügung gemäß den Artikeln 22 und 86 bis 89 des Statuts. Die Verfügungen zur Verhängung von Disziplinar- und/oder Geldstrafen werden dem Betreffenden mitgeteilt und den übrigen Organen, dem Rechnungshof und, im Falle eines unterstellten Finanzkontrolleurs, dem Finanzkontrolleur zur Kenntnisnahme übermittelt.

Gegen diese Verfügungen kann der Betreffende unter den im Statut vorgesehenen Bedingungen beim Gerichtshof Klage erheben.

Artikel 14

Unbeschadet der Rechtsmittel, die das Statut und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten bieten, können der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure gegen jede Verfügung im Zusammenhang mit der Wahrnehmung ihrer Kontrollaufgabe beim Gerichtshof Klage erheben. Diese Klage muß innerhalb von drei Monaten, gerechnet vom Tag der Mitteilung der betreffenden Verfügung, eingereicht werden.

Der vorstehende Unterabsatz gilt auch für Klagen des Organs gegen seinen Finanzkontrolleur oder seine unterstellten Finanzkontrolleure.

Bei Klagen wird nach Maßgabe von Artikel 91 Absatz 5 des Statuts untersucht und entschieden.

TITEL III

EINZIEHUNG DER EINNAHMEN

(Artikel 23 und 24 der Haushaltsordnung)

Artikel 15

In Anwendung des Artikels 23 Absatz 1 der Haushaltsordnung stellt der zuständige Anweisungsbefugte für alle Maß-

nahmen, die eine Forderung der Gemeinschaft begründen oder ändern können, einen Antrag auf Feststellung der Forderung aus. Lässt sich anhand der Verfügung oder des Beschlusses, der eine künftige Forderung begründet, die Höhe oder das Fälligkeitsdatum dieser Forderung nicht bestimmen, so ist der Antrag auf Feststellung der Forderung dennoch zu stellen: In dem Antrag sind, soweit möglich, der veranschlagte Betrag und die voraussichtliche Fälligkeit der Forderung anzugeben.

Der Antrag ist dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung des Sichtvermerks und dem Rechnungsführer zuzuleiten, der die Forderung mit dem Hinweis "p.m." in ein Verzeichnis einträgt.

Artikel 16

(1) In Anwendung des Artikels 23 Absatz 2 der Haushaltsordnung stellt der zuständige Anweisungsbefugte für jede festgestellte Forderung eine Einziehungsanordnung aus.

Diese wird dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung des Sichtvermerks und dem Rechnungsführer zwecks Eintragung zugeleitet.

(2) Der Rechnungsführer nimmt die Einziehung vor, indem er den Schuldner auffordert, den geschuldeten Betrag zum festgesetzten Zeitpunkt zu zahlen.

(3) Bei der tatsächlichen Einziehung der Forderung stellt der Rechnungsführer eine Annahmeanordnung aus, die er in die Haushaltskonten einträgt. Der Anweisungsbefugte und der Finanzkontrolleur werden über die Einziehung der Forderung durch den Rechnungsführer unterrichtet.

(4) Wird eine Forderung nicht bei Ablauf der vorgesehenen Zahlungsfrist eingezogen, so leitet der Rechnungsführer unverzueglich das Einziehungsverfahren ein, gegebenenfalls auf dem Rechtswege.

(5) Eine Forderung, die im Laufe eines Haushaltsjahres oder mehrerer Haushaltsjahre in Form mehrerer Teilbeträge eingezogen werden soll, wird unmittelbar, nachdem sie festgestellt wurde, in voller Höhe durch Eintragung der Einziehungsanordnung auf dem Konto erfasst.

Artikel 17

Die zusammengefassten Anträge im Sinne des Artikels 23 Absatz 1 der Haushaltsordnung sind streng auf die laufenden Einnahmen zu begrenzen. Sie sind in Form eines Antrags auf Feststellung einer Forderung zu stellen.

Die Anträge sind daher dem Finanzkontrolleur nicht einzeln zwecks Erteilung des Sichtvermerks zuzuleiten.

Der Anweisungsbefugte ist verpflichtet, dem Finanzkontrolleur vor Abschluß des Haushaltsjahres Änderungen der zusammengefassten Anträge mitzuteilen, um diese mit den tatsächlich festgestellten Forderungen in Einklang zu bringen.

Artikel 18

Jede Einziehung ist dem Anweisungsbefugten und dem Finanzkontrolleur gemäß Artikel 16 Absatz 3 so bald wie möglich mitzuteilen. Erfolgt die Einziehung nicht aufgrund einer gemäß Artikel 16 ausgestellten Einziehungsanordnung, so ist der entsprechende Betrag unverzueglich einem Verwahrkonto der allgemeinen Rechnung gutzuschreiben; der zuständige Anweisungsbefugte ist aufzufordern, das Verfahren zur Feststellung einer Forderung einzuleiten und die fehlende Einziehungsanordnung zwecks Verbuchung auf den Haushaltskonten auszustellen. Ist auf einem der vorbezeichneten Konten ein zu Unrecht eingezogener Betrag verbucht worden, so ist dieser Betrag umgehend zurückzuzahlen.

Artikel 19

Die Einziehungsanträge und die Einziehungsanordnungen sind buchmässig so zu erfassen, daß eine vollständige Überwachung sämtlicher Forderungen des Organs gewährleistet ist und insbesondere festgestellt werden kann,

- welche Maßnahmen, die eine Forderung begründen können, getroffen wurden;

- wie hoch die einzuziehenden Forderungen sind;

- wann diese Forderungen fällig werden;

- welche Forderungen eingezogen worden sind;

- welche Forderungen nicht eingezogen worden sind, obwohl sie fällig waren.

Artikel 20

Die Rechnungsführung muß so aufgebaut sein, daß der Finanzkontrolleur in der Lage ist, jederzeit die Richtigkeit der Eintragung der Anträge auf Feststellung einer Forderung und der Einziehungsanordnungen nachzuprüfen und die Aufgaben zu erfuellen, die ihm gemäß Artikel 24 Absatz 3 der Haushaltsordnung übertragen worden sind.

Artikel 21

Wird beantragt, auf die Einziehung einer festgestellten Forderung zu verzichten, so ist in dem Antrag folgendes anzugeben: Art, voraussichtliche Höhe und Verbuchungsstelle der Einnahme im Haushaltsplan, Grund der beantragten Streichung und Bezeichnung des Schuldners.

Hat sich die höchste Stelle des Organs über eine Verweigerung des Sichtvermerks durch den Finanzkontrolleur hinweggesetzt, dann wird der Beschluß dem Anweisungsbefugten zugeleitet; dieser schickt den Verzichtantrag zusammen mit dem Beschluß an den Finanzkontrolleur. Der Verzichtantrag, dem der Beschluß, sich über die Verweigerung des Sichtvermerks hinwegzusetzen, beigefügt ist, wird nach Maßgabe des Artikels 23 Absatz 2 erster Unterabsatz der Haushaltsordnung eingetragen.

TITEL IV

MITTELBINDUNG

(Artikel 32 der Haushaltsordnung)

Artikel 22

Bevor eine Maßnahme getroffen wird, die zu einer Ausgabe führen kann, muß der zuständige Anweisungsbefugte bei der Finanzkontrolle einen Mittelbindungsantrag stellen. Grundsätzlich wird dieser Antrag nach einem Formblatt gestellt, das der Anweisungsbefugte, der Rechnungsführer und der Finanzkontrolleur im gegenseitigen Einvernehmen festzulegen haben. Der Mittelbindungsantrag muß die in Artikel 33 der Haushaltsordnung vorgesehenen Angaben enthalten.

Artikel 23

Als Maßnahmen, die zu Ausgaben führen können, ohne daß ein neuer Beschluß erforderlich ist, gelten die Entwürfe von allgemeinen Beschlüssen des Organs, die eine Ausgabeverpflichtung beinhalten.

Artikel 24

Erfordert eine Ausgabe vor der Mittelbindung einen Grundsatzbeschluß des Organs, so wird der Entwurf dieses Beschlusses zunächst der Finanzkontrolle zur Erteilung des Sichtvermerks vorgelegt. Nachdem das Organ den Entwurf gebilligt hat, werden die Mittel für die geplante Ausgabe gesperrt.

Im Zeitpunkt der Mittelbindung werden die gesperrten Mittel nach Erteilung des Sichtvermerks durch den Finanzkontrolleur freigegeben; der Ausgleich erfolgt durch den entsprechenden Mittelbindungsvorgang.

Der gemäß dem Ausgabenbeschluß erstellte Mittelbindungsentwurf ist Gegenstand eines Mittelbindungsantrags, der dem Finanzkontrolleur zur vorherigen Erteilung des Sichtvermerks unterbreitet wird; der entsprechende Betrag wird sodann als Mittelbindung eingetragen und von den vorher gesperrten Mitteln abgezogen.

Artikel 25

Die zusammengefassten Mittelbindungen im Sinne von Artikel 32 Absatz 1 der Haushaltsordnung sind strikt auf die laufenden Ausgaben begrenzt. Die einzelnen Mittelbindungen, die durch derartige zusammengefasste Mittelbindungen gedeckt werden, dürfen dem Finanzkontrolleur nicht einzeln zur Erteilung des Sichtvermerks unterbreitet werden.

Im Falle zusammengefasster Mittelbindungen hat der Anweisungsbefugte unter seiner Verantwortung nachzuprüfen, daß die einzelnen Mittelbindungen die zusammengefasste Mittelbindung, durch die sie gedeckt werden, nicht überschreiten.

Diese zusammengefassten Mittelbindungen können nur insoweit Gegenstand automatischer Übertragungen nach Maßgabe von Artikel 6 der Haushaltsordnung sein, als sie am Ende des Haushaltsjahres finanziellen Verbindlichkeiten entsprechen, die tatsächlich von den in der Haushaltsordnung festgesetzten äussersten Terminen eingegangen wurden.

Artikel 26

Kann für bestimmte Maßnahmen, die zu einer Ausgabe führen können, zu dem Zeitpunkt, da der entsprechende Mittelbindungsantrag dem Finanzkontrolleur unterbreitet und dem Rechnungsführer übermittelt wird, die Ausgabe noch nicht genau in Zahlen ausgedrückt werden, dann muß der Anweisungsbefugte die voraussichtliche Ausgabe schätzen und in seinem Mittelbindungsantrag angeben, worauf sich diese Schätzung stützt.

Artikel 27

Sämtliche Mittelbindungsanträge sind dem Finanzkontrolleur rechtzeitig zu unterbreiten, damit er eine Stellungnahme abgeben kann und gegebenenfalls die Bemerkungen, die er für zweckmässig hält, berücksichtigt werden können.

Artikel 28

Zusammen mit den Mittelbindungsanträgen sind sämtliche Belege einzureichen und gegebenenfalls alle sonstigen Dokumente und Angaben, die der Finanzkontrolleur für die in Artikel 34 Buchstaben a) bis d) der Haushaltsordnung vorgeschriebenen Feststellungen benötigt.

TITEL V

EINTRAGUNG DER MITTELBINDUNGSANTRAEGE NACH ERTEILUNG DES SICHTVERMERKS DURCH DEN FINANZKONTROLLEUR

(Artikel 33 der Haushaltsordnung)

Artikel 29

Die Eintragung der Mittelbindungsanträge wird von der Rechnungsführung des Organs vorgenommen. Sie soll die Möglichkeit geben, jederzeit nach Haushaltsposten oder -rubriken, die gesperrten Mittel, die Höhe der eingegangenen Mittelbindungen, die geleisteten entsprechenden Zahlungen, den Saldo der noch bestehenden Zahlungsverpflichtungen sowie die verfügbaren Mittel festzustellen.

Ebenso ist die Höhe der globalen vorläufigen Mittelbindungen gemäß Artikel 96 der Haushaltsordnung einzutragen.

Artikel 30

Die Rechnungsführung muß so aufgebaut sein, daß der Finanzkontrolleur in der Lage ist, die Richtigkeit der Eintragung der Mittelbindungen und der Zahlungen nachzuprüfen.

TITEL VI

SICHTVERMERK FÜR DIE MITTELBINDUNGSANTRAEGE

(Artikel 34 der Haushaltsordnung)

Artikel 31

Vorbehaltlich der Bestimmungen des nachstehenden Artikels 32 wird der Sichtvermerk durch Unterzeichnung des Mittelbindungsantrags durch den Finanzkontrolleur oder einen unterstellten Finanzkontrolleur erteilt. Ferner wird der Mittelbindungsantrag mit einem Stempel versehen, der die Worte "Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs" und das Datum der Erteilung des Sichtvermerks trägt.

Artikel 32

In dringenden Fällen kann der Sichtvermerk durch eine Note, durch ein Fernschreiben oder durch jedes andere Mittel erteilt werden, das eindeutig zeigt, daß der betreffende Mittelbindungsantrag mit einem Sichtvermerk versehen worden ist.

Artikel 33

Hat sich die höchste Stelle des Organs gemäß Artikel 35 der Haushaltsordnung über eine Verweigerung des Sichtvermerks durch den Finanzkontrolleur hinweggesetzt, dann wird der Beschluß dem Anweisungsbefugten zugeleitet; dieser schickt den Mittelbindungsantrag zusammen mit diesem Beschluß an den Finanzkontrolleur. Der Mittelbindungsantrag, dem der Beschluß, sich über die Verweigerung des Sichtvermerks hinwegzusetzen, beigefügt ist, wird nach Maßgabe von Artikel 33 der Haushaltsordnung eingetragen.

Artikel 34

Die Artikel 31, 32 und 33 sind auf die globalen vorläufigen Mittelbindungen im Sinne von Artikel 96 der Haushaltsordnung anzuwenden.

Artikel 35

Hält der Finanzkontrolleur die in den Artikeln 33, 37 und 41 der Haushaltsordnung vorgesehenen und in den nachstehenden Artikeln 36 bis 42 genauer bezeichneten Belege für unzureichend oder unvollständig, dann schiebt er die Erteilung seines Sichtvermerks auf und schickt den Antrag unter Angabe der erbetenen Belege zurück an den Anweisungsbefugten.

TITEL VII

BELEGE

(Artikel 33, 37 und 41 der Haushaltsordnung)

Artikel 36

Für die Lieferungen im allgemeinen gilt insbesondere als Beleg:

die vom Lieferanten ausgestellte Rechnung, der gegebenenfalls ein Exemplar des Dokuments beizufügen ist, aus dem sich die Verpflichtung der Gemeinschaft ergibt (z. B. Auftragsschein oder Vertrag).

In jedem Fall müssen in dem vom Lieferanten erstellten Dokument erscheinen:

- Art und Menge der Lieferungen oder gegebenenfalls eine Beschreibung der im Zusammenhang damit erbrachten Leistungen;

- der Einheitspreis und der Gesamtpreis;

- die Angabe der Steuer- und Abgabenbefreiung; gegebenenfalls die Höhe der in den Preis eingehenden Abgaben, Steuern und Zölle auf die Lieferungen.

Ferner muß dieses Dokument oder ein beigefügtes Dokument die Vermerke des Anweisungsbefugten oder des von ihm ermächtigten Bediensteten enthalten, durch die

- der ordnungsgemässe Eingang der Lieferung sowie der Lieferzeitpunkt und der Lieferort,

- die Eintragung der Lieferung in das Bestandsverzeichnis, wenn sie vorgeschrieben ist,

- die Nachprüfung sämtlicher Elemente der Rechnung,

- die Stellungnahme des Vergabebeirats, soweit diese erforderlich ist,

festgestellt wird.

Artikel 37

Bei der Erbringung von Leistungen gilt als Beleg insbesondere die Rechnung des Leistungserbringers.

Dieses Dokument muß folgende Angaben enthalten:

- die Art der Leistung, gegebenenfalls den Einheitspreis, den Gesamtpreis, die Befreiung von Steuern und Abgaben oder - soweit möglich - die Höhe der in den Preis eingehenden Steuern und Abgaben auf die Leistung;

- den vom Anweisungsbefugten oder den von ihm ermächtigten Bediensteten erteilten und unterzeichneten Vermerk "zur Zahlung", mit dem die ordnungsgemässe Ausführung der Leistung und die Nachprüfung sämtlicher Elemente der Rechnung bestätigt werden.

Artikel 38

(1) Für Studien- und Forschungsverträge gelten als Belege:

a) ein Exemplar des Vertrages und der etwaigen Zusatzverträge, das der ersten Auszahlungsanordnung beizufügen ist;

b) alle Dokumente, die nach den Finanzbestimmungen dieser Verträge die entsprechenden Zahlungen rechtfertigen (Schreiben des Mitkontrahenten, Rechnungen, Bezeichnung der Verwaltungsausschüsse im Falle von

Assoziationsverträgen und alle sonstigen Dokumente zur Rechtfertigung der Ausgaben). Der letzten Zahlung muß ein Dokument mit der vom Anweisungsbefugten erteilten Bescheinigung über die "erbrachte Dienstleistung" beigefügt werden.

(2) Bei Beschlüssen über die Gewährung einer finanziellen Unterstützung im Rahmen der verschiedenen Fonds oder ähnlicher Maßnahmen gelten als Belege:

a) ein Exemplar des Beschlusses, das der ersten Auszahlungsanordnung beizufügen ist;

b) alle sonstigen Unterlagen, die nach Maßgabe der Finanzbestimmungen der Grundverordnungen und der Beschlüsse über die Gewährung der finanziellen Unterstützung als Nachweis für die entsprechenden Zahlungen dienen (Zahlungsantrag, Bescheinigung über den Beginn der Arbeiten, Berichte über den Fortschritt der Arbeiten und sonstige Unterlagen). Dem letzten Zahlungsantrag ist unbedingt ein Dokument beizufügen, in dem der Abschluß des Programms oder des Vorhabens sowie die Höhe der tatsächlich für dieses Programm oder Vorhaben geleisteten Ausgaben bestätigt wird.

Artikel 39

Für die Personalausgaben gelten als Belege:

a)

für das monatliche Gehalt:

- das vollständige Personalverzeichnis, in dem alle Bestandteile der Bezuege aufgeführt sind. Dieses Verzeichnis wird der Auszahlungsanordnung beigefügt;

- ein Formblatt (Personalbogen), in dem jede Änderung eines Bestandteils der Bezuege erscheint. Dieses Formblatt wird anhand der in jedem Einzelfall gefassten Beschlüsse erstellt;

- bei Einstellungen oder Ernennungen wird der ersten Gehaltszahlung eine beglaubigte Abschrift des Einstellungs- oder Ernennungsbeschlusses beigefügt;

b)

für die sonstigen Bezuege (stunden- oder tageweise besoldetes Personal):

eine vom Anweisungsbefugten aufgestellte Übersicht über die Anwesenheitstage und -stunden;

c)

für Überstunden:

eine von dem zuständigen Beamten unterzeichnete Aufstellung, mit der die von dem Bediensteten erbrachten zusätzlichen Leistungen bescheinigt werden;

d)

für Dienstreisekosten:

- der von der zuständigen Behörde ordnungsgemäß unterzeichnete Dienstreiseauftrag;

- die Dienstreisekosten-Abrechnung, in der - mit Belegen - der Dienstreiseort, das Datum und die Uhrzeit der Abreise und der Ankunft am Dienstreiseort, die Transportkosten, die Aufenthaltskosten und die ordnungsgemäß genehmigten sonstigen Kosten aufgeführt sind; diese Abrechnung wird vom Dienstreisenden und von der bevollmächtigten Dienstbehörde unterzeichnet;

e)

für die sonstigen Personalausgaben:

die Belege, die auf den Beschluß verweisen, auf den sich die Ausgabe stützt, und aus denen alle Berechnungselemente hervorgehen.

Artikel 40

Bei allen Mittelbindungen, deren Ausführung Abschlagszahlungen mit sich bringt, wird der ersten Auszahlungsanordnung eine beglaubigte Abschrift des Vertrages oder des Beschlusses über die Gewährung der finanziellen Unterstützung beigefügt. Auf den übrigen Auszahlungsanordnungen wird auf dieses Dokument und auf die frühere(n) Zahlung(en) verwiesen.

Bei Ausstellung der letzten Auszahlungsanordnung muß der Anweisungsbefugte bescheinigen, daß die betreffende Maßnahme abgeschlossen ist, damit die Rechnungsführung entsprechend verfahren und gegebenenfalls die eingegangene und nicht ausgeführte Ausgabeverpflichtung annullieren kann.

Artikel 41

Gilt ein und derselbe Beleg für mehrere Zahlungen, dann wird auf allen Auszahlungsanordnungen auf das Original verwiesen.

Artikel 42

Mit Ausnahme der oben vorgesehenen Fälle kann der Anweisungsbefugte, wenn der Originalbeleg nicht beigebracht werden kann, eine beglaubigte Abschrift vorlegen. Der Anweisungsbefugte muß begründen, weshalb das Original nicht eingereicht werden konnte, und bescheinigen, daß die Zahlung nicht erfolgt ist.

TITEL VIII

GENEHMIGUNG VON VORSCHÜSSEN

(Artikel 42 der Haushaltsordnung)

Artikel 43

Der Anweisungsbefugte kann, abgesehen von den im Statut oder in einer Vorschrift vorgesehenen Vorschüssen, Vorschüsse zur Deckung von Beträgen genehmigen, die ein Beamter oder Bediensteter für Rechnung seines Organs zu verausgaben hat. Diese Ausgaben sind im allgemeinen im Rahmen der Titel 1 und 2 des Haushaltsplans zu leisten. Es kann sich dabei um Ausgaben für eine besondere Maßnahme oder um voraussichtlich anfallende, ihrer Art und Höhe nach unbestimmte Ausgaben handeln.

Artikel 44

Die in Artikel 18 der Haushaltsordnung bezeichnete Dienstbehörde beschließt auf Vorschlag des Anweisungsbefugten,

nach Erteilung des Sichtvermerks durch die Finanzkontrolle und nachdem der Rechnungsführer den Vorschlag befürwortet hat, über die Genehmigung der Vorschüsse und die Bezeichnung des betreffenden Beamten oder Bediensteten. Sie setzt die Höhe des Vorschusses und dessen Verwendungsdauer fest.

Vor Auszahlung eines Vorschusses ist ein Mittelbindungsantrag zu stellen, soweit die Art der Ausgabe hinreichend bestimmt wurde.

Artikel 45

Der bezeichnete Beamte oder Bedienstete ist für die ihm zur Verfügung gestellten Mittel verantwortlich. Er trifft zweckdienliche Vorkehrungen, um die Aufbewahrung der Mittel zu gewährleisten.

Er legt dem Rechnungsführer innerhalb von zehn Tagen, nachdem er den Vorschuß für den Zweck verwendet hat, für den er genehmigt worden war, einen ausführlichen Bericht über die Verwendung des Vorschusses vor und zahlt gegebenenfalls den Restbetrag zurück.

Innerhalb von sechs Wochen nach diesem Termin rechnet der Anweisungsbefugte den Vorschuß ab, um das bei der Genehmigung des Vorschusses eröffnete Verwahrkonto abzuschließen.

TITEL IX

BANK- UND POSTSCHECKKONTEN

(Artikel 48 der Haushaltsordnung)

Artikel 46

Für seine finanziellen Transaktionen kann das Organ Bank- und/oder Postscheckkonten in den Ländern der Gemeinschaft und gegebenenfalls in Drittländern eröffnen.

Artikel 47

Ferner kann das Organ Konten bei der Notenbank jedes einzelnen Mitgliedstaats bzw. bei dem zugelassenen Finanzinstitut unterhalten.

Artikel 48

Das Organ lässt allen Finanzinstituten, bei denen Konten eingerichtet worden sind, die Namen und Unterschriftsproben der von ihm bezeichneten Bediensteten mitteilen, die ermächtigt sind, Konten zu eröffnen und über diese zu verfügen. Es gibt an, bis zu welcher Höhe jeder ermächtigte Bedienstete gegebenenfalls Mittel abheben kann.

Artikel 49

Um über diese Konten verfügen zu können, sind die Unterschriften zweier ordnungsgemäß ermächtigter Bediensteter

erforderlich, darunter notwendigerweise diejenige des Rechnungsführers, eines unterstellten Rechnungsführers oder eines Zahlstellenverwalters.

Artikel 50

Im allgemeinen sind entweder durch Scheck oder durch Bank- oder Postüberweisung folgende Zahlungen zu tätigen:

- die monatlichen Bezuege der Beamten und sonstigen Bediensteten,

- die Ausgaben für Lieferungen und Leistungen im Wert von mehr als 250 ECU.

TITEL X

ZAHLSTELLEN

(Artikel 49 der Haushaltsordnung)

Artikel 51

Die Errichtung von Zahlstellen ist Gegenstand einer Entscheidung der in Artikel 18 der Haushaltsordnung festgelegten Behörden, und zwar auf Vorschlag des Anweisungsbefugten nach befürwortender Stellungnahme des Rechnungsführers und des Finanzkontrolleurs.

Artikel 52

Die Bestellung eines Zahlstellenverwalters ist Gegenstand einer Entscheidung der in Artikel 18 der Haushaltsordnung festgelegten Behörden, und zwar auf Vorschlag des Anweisungsbefugten nach befürwortender Stellungnahme des Rechnungsführers.

In dieser Entscheidung wird auf die Verantwortung des Zahlstellenverwalters hingewiesen.

Artikel 53

Die in den vorstehenden Artikeln 51 und 52 genannten Entscheidungen werden den Anweisungsbefugten, dem Finanzkontrolleur, dem Rechnungsführer und dem Rechnungshof mitgeteilt.

Artikel 54

(1) In der Entscheidung zur Errichtung einer Zahlstelle werden insbesondere festgelegt:

a)

der Hoechstbetrag der Vorschüsse, die gewährt werden können,

b)

gegebenenfalls die Eröffnung eines Bank- und/oder Postscheckkontos auf den Namen des betreffenden Organs,

c)

die Art und der Hoechstbetrag jeder Ausgabe, die ohne vorherige Genehmigung geleistet werden kann,

d)

die Fristen und Einzelheiten für die Vorlage der Belege,

e)

die Bestimmungen über eine etwaige Wiederauffuellung der Mittel um den Betrag der Vorschüsse,

f)

die Frist, innerhalb deren die Transaktionen der Zahlstelle abgerechnet werden müssen.

(2) Die Zahlungen können nur auf der Grundlage und bis zur Höhe der Mittelbindungen geleistet werden, die vorher vom Anweisungsbefugten unterschrieben und von der Finanzkontrolle mit ihrem Sichtvermerk versehen worden sind.

Artikel 55

Jeder Zahlstellenverwalter ist dem Anweisungsbefugten für die Begleichung der Schulden gegenüber Dritten und dem Rechnungsführer für die Ausführung der Zahlungen verantwortlich.

Artikel 56

Er führt nach den Weisungen des Rechnungsführers Buch über die ihm zur Verfügung stehenden Mittel und die geleisteten Ausgaben.

Artikel 57

Der Zahlstellenverwalter trifft alle Vorkehrungen zur Sicherung der ihm zur Verfügung gestellten Mittel.

Artikel 58

Unbeschadet der Kontrolle durch den Finanzkontrolleur hat der Rechnungsführer durch unvorhergesehene Kontrollen, im allgemeinen an Ort und Stelle, die er selbst vornimmt oder durch einen unterstellten Rechnungsführer durchführen lässt, das Vorhandensein der den Zahlstellenverwaltern anvertrauten Mittel und die Buchführung zu überprüfen.

Artikel 59

Der Rechnungsführer und der Finanzkontrolleur unterrichten sich gegenseitig über das Ergebnis ihrer Nachprüfungen und teilen es dem Anweisungsbefugten mit.

TITEL XI

AUSSCHREIBUNGSVERFAHREN

(Vergabe im Preiswettbewerb und Vergabe im Leistungswettbewerb)

(Artikel 51 der Haushaltsordnung)

Artikel 60

Die Ausschreibungen zur Teilnahme an einem Wettbewerb erfolgen soweit wie möglich nach einem Standardformblatt oder einem Standardtext.

Artikel 61

Die Ausschreibungen zur Vergabe im Leistungswettbewerb enthalten insbesondere Angaben über:

a)

die Einzelheiten über die Abgabe und Aufmachung der Angebote, vor allem die etwaige Vorschrift, ein Standard-Antwortformblatt auszufuellen;

b)

die Anwendung des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen sowie die Bezugnahmen auf die Allgemeinen Bestimmungen für den betreffenden Auftrag (Lieferungen, Bauleistungen, sonstige Leistungen oder Veröffentlichungen) und gegebenenfalls auf das Dokument mit den Besonderen Bestimmungen für den Auftrag;

c)

eine Bestimmung, der zufolge mit der Abgabe eines Angebots das betreffende Lastenheft akzeptiert wird;

d)

die Besichtigungsbedingungen, die genau festgelegt werden müssen, wenn eine Besichtigung an Ort und Stelle vorgesehen ist;

e)

die Geltungsdauer der Angebote, während deren der Bieter sämtliche Bedingungen seines Angebots aufrechterhalten muß;

f)

die Strafen, die bei Nichteinhaltung der Vertragsbestimmungen vorgesehen sind;

g)

den Inhalt der Rechnungen (oder der Belege dazu) gemäß Titel VII;

h)

das Verbot jeglichen Kontakts zwischen dem Organ und dem Bieter, es sei denn - ausnahmsweise - unter folgenden Bedingungen:

1. vor Ablauf der Abgabefrist:

- auf Veranlassung der Lieferanten:

Den Lieferanten können zusätzliche Auskünfte erteilt werden, die einzig und allein zur Erläuterung der Art der Ausschreibung dienen;

- auf Veranlassung des Organs:

Bemerken die Dienststellen des Organs einen Irrtum, eine Ungenauigkeit, eine Auslassung oder einen anderen sachlichen Mangel in der Abfassung des Ausschreibungstextes, dann können sie dies den Beteiligten unter genau den gleichen Bedingungen wie denen der Ausschreibung mitteilen;

2. nach Öffnung der Angebote auf Veranlassung der Dienststellen des Organs:

Erfordert ein Angebot Klarstellungen oder sind offenkundig sachliche Irrtümer in der Abfassung des Angebots zu berichtigen, dann kann das Organ mit dem Bieter Kontakt aufnehmen.

Artikel 62

In allen Fällen, in denen Kontakte unter den obengenannten Bedingungen (Artikel 61 Buchstabe h) stattgefunden haben, wird ein "Vermerk für die Unterlagen" erstellt und der Kontakt (die Kontakte) ist (sind) in dem Bericht zu erwähnen, der dem Vergabebeirat später unterbreitet wird.

Artikel 63

Das Lastenheft mit den Allgemeinen Bestimmungen für den geplanten Auftrag wird der Ausschreibung beigefügt. Gegebenenfalls wird auch ein Dokument mit den Besonderen Bestimmungen für den Auftrag beigefügt.

Artikel 64

Die Angebotsfrist wird nach der Art des Auftrags aufgrund der zur Ausarbeitung der Antwort notwendigen Zeit festgesetzt.

Artikel 65

Die Einreichung der Angebote erfolgt nach Wahl der Bieter

- entweder durch die Post:

In diesem Fall ist in der Ausschreibung zu vermerken, daß das Aufgabedatum (Poststempel) maßgebend ist. Die Postsendungen müssen per Einschreiben geschickt werden;

- oder durch Abgabe bei den Dienststellen des Organs:

In diesem Fall sind in der Ausschreibung Tag und Stunde, bis zu denen die Umschläge abgegeben werden müssen, sowie die Dienststelle, der sie gegen eine datierte und unterschriebene Empfangsbestätigung auszuhändigen sind, anzugeben.

Das Datum ist in beiden Fällen das gleiche.

Zur Geheimhaltung und zur Vermeidung von Schwierigkeiten ist in der Ausschreibung folgendes zu vermerken:

"Das Angebot ist in zwei Umschlägen einzureichen. Beide Umschläge werden verschlossen, und der innere Umschlag trägt ausser der Angabe der Empfänger-Dienststelle, die in der Ausschreibung genannt ist, den Vermerk ,Ausschreibung - nicht durch den Postdienst zu öffnen'. Bei Verwendung von selbstklebenden Umschlägen sind diese mit Klebebändern zu verschließen, über denen der Absender quer seine Unterschrift anzubringen hat."

Artikel 66

Sämtliche Angebote sind zu öffnen.

Die Angebote werden von einem zu diesem Zweck eingesetzten Ausschuß geöffnet. Der Finanzkontrolleur oder sein Vertreter kann dabei als Beobachter anwesend sein, wenn er es für zweckmässig hält.

Nicht berücksichtigt werden Angebote, die den in der Ausschreibung genannten Erfordernissen nicht entsprechen.

Die Ausschußmitglieder haben jede Seite eines jeden Angebots abzuzeichnen und ein Protokoll über die Öffnung der eingegangenen Angebote anzufertigen, in dem insbesondere anzugeben ist, welche Angebote den Erfordernissen entsprechen und welche nicht.

Artikel 67

Allen Bietern wird mitgeteilt, wie über ihr Angebot entschieden wurde.

TITEL XII

ARBEITSWEISE DES VERGABEBEIRATS

(Artikel 54 und 94 der Haushaltsordnung)

Artikel 68

Nach Maßgabe der Artikel 54, 55 und 94 der Haushaltsordnung wird der Vergabebeirat in folgenden Fällen gutachtlich gehört:

a)

zu allen Entwürfen von Aufträgen über Bauleistungen, Lieferungen oder sonstige Leistungen, deren Summe die in den Artikeln 54 und 94 der Haushaltsordnung genannten Summen übersteigt, sowie, unabhängig von ihrem Betrag, zu allen Entwürfen von Kaufverträgen über Grundstücke und Gebäude;

b)

zu den Entwürfen von Zusatzaufträgen zu den in Buchstabe a) genannten Aufträgen in allen den Fällen, in denen sich der Betrag des ursprünglichen Auftrags durch diese Zusatzaufträge ändern würde;

c)

zu den Entwürfen von Zusatzaufträgen, durch die sich die Gesamtsumme eines bereits erteilten Auftrags, die ursprünglich innerhalb der in Buchstabe a) genannten Grenzen lag, über diese Grenzen hinaus erhöht;

d)

zu den Formblättern und Standardtexten für die Ausschreibung und zu den Entwürfen, die eine erhebliche Abweichung von diesen Standardtexten vorsehen;

e)

zu den Entwürfen für Ausschreibungen von besonderer Bedeutung oder besonderem Charakter;

f)

zu den bei der Vergabe oder Ausführung der Aufträge auftretenden Fragen (Annullierung von Bestellungen, Ersuchen um Erlaß von Verzugsstrafen, Abweichungen von den Vorschriften der Lastenhefte und von den Allgemeinen Bestimmungen usw.), wenn die betreffende Frage so schwerwiegend ist, daß sie die Einholung einer Stellungnahme rechtfertigt;

g)

auf Antrag des zuständigen Anweisungsbefugten oder eines Mitglieds des Vergabebeirats zu den Entwürfen

von Aufträgen, deren Summe niedriger ist als die in Buch-

stabe a) festgelegte, wenn angenommen wird, daß diese Aufträge Grundsatzfragen aufwerfen oder einen besonderen Charakter haben.

Artikel 69

Der Vergabebeirat erteilt Empfehlungen:

a) zur allgemeinen Beschaffungspolitik innerhalb oder ausserhalb der Gemeinschaft; er führt die entsprechenden Erhebungen und Untersuchungen selbst durch oder lässt sie gegebenenfalls durchführen;

b) zur Festlegung der allgemeinen Vergabebestimmungen.

Artikel 70

Den Unterlagen, die dem Vergabebeirat zur Stellungnahme unterbreitet werden, ist ein von dem zuständigen Beamten oder einem vom Anweisungsbefugten bezeichneten Stellvertreter ausgearbeiteter und vorgelegter Bericht beizufügen.

Der Bericht muß insbesondere folgendes enthalten:

a) die Bewertung eines jeden Angebots nach technischen und finanziellen Gesichtspunkten sowie eine vergleichende Übersicht der Preise je Einheit;

b) die Begründung, weshalb die Wahl eines bestimmten Lieferanten empfohlen wird.

Artikel 71

Jede Angelegenheit ist Gegenstand einer Stellungnahme, die vom Vorsitzenden unterzeichnet wird. Diese Stellungnahme wird den beteiligten Dienststellen mitgeteilt.

Artikel 72

Jeder Vergabebeirat gibt sich eine Geschäftsordnung. Der Wortlaut dieser Geschäftsordnung wird dem betreffenden Organ, den Vergabebeiräten der anderen Organe und dem Rechnungshof mitgeteilt.

TITEL XIII

VORHERIGE SICHERHEITSLEISTUNG ALS GARANTIE FÜR DIE AUSFÜHRUNG DER AUFTRAEGE

(Artikel 56 der Haushaltsordnung)

Artikel 73

Wird von den Lieferanten oder Unternehmern als Garantie für die Ausführung der Aufträge verlangt, daß sie im voraus eine Sicherheit leisten, dann muß diese Sicherheit grundsätzlich in einer Zahlung an das Organ in der gleichen Währung wie der für die Bezahlung der Lieferungen oder Leistungen angegebenen bestehen.

Artikel 74

Diese Sicherheit kann durch die selbstschuldnerische Bürgschaft eines vom Organ zugelassenen Dritten ersetzt werden.

Artikel 75

Als Unterlage für die erste Auszahlungsanordnung im Rahmen eines Auftrags, der eine Sicherheitsleistung verlangt, werden die üblichen Belege ergänzt durch eine vom Rechnungsführer beglaubigte Abschrift der bei der Einzahlung der Sicherheit ausgestellten Empfangsbestätigung oder durch

eine vom Rechnungsführer beglaubigte Abschrift der Erklärung der Institution oder des Dritten, welche die Bürgschaft stellen.

Artikel 76

Die Rückgabe der Sicherheit oder die Befreiung des selbstschuldnerischen Bürgen erfolgen - ausser in den in Artikel 56 letzter Unterabsatz der Haushaltsordnung vorgesehenen Fällen von Nichtausführung oder verspäteter Ausführung - nach Maßgabe der Bestimmungen für die Aufträge.

TITEL XIV

FESTLEGUNG DES WERTES, BEI DESSEN ÜBERSCHREITUNG BEWEGLICHE GEGENSTÄNDE IN DAS BESTANDSVERZEICHNIS EINZUTRAGEN SIND

(Artikel 59 der Haushaltsordnung)

Artikel 77

In das Bestandsverzeichnis werden eingetragen alle beweglichen Gegenstände

- mit einem Kaufwert von 75 ECU oder mehr (250 ECU bei beweglichen Gegenständen mit wissenschaftlichem und technischem Charakter (1)) und

- einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr (zwei Jahre bei beweglichen Gegenständen mit wissenschaftlichem und technischem Charakter (1)) und

- bei denen es sich nicht um Verbrauchsgüter handelt.

In das Bestandsverzeichnis, das auch die Empfangsbestätigungen umfasst, ist bei der Eintragung eines jeden gekauften Gegenstandes eine zweckdienliche Beschreibung des Gegenstandes aufzunehmen. Ferner sind der Ort, an dem sich der Gegenstand befindet, das Anschaffungsdatum und der Stückpreis anzugeben.

Die Empfangsbestätigungen gelten als Beschreibung.

Artikel 78

Die Gemeinschaftsorgane haben sich bei der Kontrolle der Bestandsverzeichnisse davon zu überzeugen, daß jeder Gegenstand körperlich vorhanden ist und daß er mit der Eintragung im Bestandsverzeichnis übereinstimmt. Die Kontrolle ist im Rahmen eines dreijährigen Überprüfungsprogramms durchzuführen, das sich auf alle Gegenstände mit einem Anschaffungswert von 150 ECU oder mehr erstreckt, und zwar vorbehaltlich der spezifischen internen Vorschriften, die die Kommission für die Forschungsanstalten der Gemeinsamen Forschungsstelle erlässt, um deren Besonderheiten zu berücksichtigen.

TITEL XV

VERÖFFENTLICHUNG DER VERÄUSSERUNG VON

BEWEGLICHEN GEGENSTÄNDEN

(Artikel 60 der Haushaltsordnung)

Artikel 79

Die Veräusserung beweglicher Gegenstände wird wie folgt bekanntgegeben:

a) bei einem Einheitskaufwert von 5 000 ECU oder mehr durch geeignete lokale Veröffentlichung. Die Frist zwischen der Veröffentlichung der letzten Anzeige und dem Abschluß des Kaufvertrags muß mindestens 14 Tage betragen;

b) bei einem Einheitskaufwert in Höhe von 250 000 ECU oder mehr durch eine Verkaufsbekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften. Eine geeignete Veröffentlichung in der Presse der Mitgliedstaaten kann ausserdem erfolgen. Die Frist zwischen der Veröffentlichung der Bekanntmachung im Amtsblatt und dem Abschluß des Kaufvertrags muß mindestens einen Monat betragen.

Bietet diese Veröffentlichung wegen ihrer Kosten keine besonderen Vorteile, dann kann darauf verzichtet werden.

TITEL XVI

EINZELHEITEN DER AUFSTELLUNG UND AUSFÜHRUNG DES BUCHUNGSPLANS

(Artikel 66 der Haushaltsordnung)

Artikel 80

Aufstellung des Buchungsplans

Der Buchungsplan besteht aus zwei Teilen:

- Haushaltsrechnung,

- allgemeine Rechnung.

Artikel 81

Haushaltsrechnung

(1) In der Haushaltsrechnung werden für jede Untergliederung des Haushaltsplans erfasst

- die im Haushaltsplan veranschlagten Mittel, die in Nachtrags- oder Berichtigungshaushaltspläne eingesetzten Mittel, die Mittelübertragungen und der Gesamtbetrag der verfügbaren Mittel; die Verpflichtungsermächtigungen und die Zahlungsermächtigungen werden getrennt ausgewiesen;

- die während des Haushaltsjahres festgestellten Forderungen und eingezogenen Beträge;

- die während des Haushaltsjahres eingegangenen Mittelbindungen und geleisteten Zahlungen.

In der Haushaltsrechnung werden ferner die globalen vorläufigen Mittelbindungen für den EAGFL, Abteilung Garantie, und die entsprechenden Zahlungen (d. h. die zu zahlenden Vorschüsse) bei allen Haushaltstiteln dieses Bereiches ausgewiesen.

(2) Es werden besondere Konten eröffnet, um die Verwendung der übertragenen Mittel und die noch einzuziehenden Beträge getrennt zu verfolgen.

(3) Die Konten können detailliert werden, um analytische Ergebnisse zu ermitteln.

(4) Die Konten sind in Büchern, auf Karteikarten oder nach einem Datenverarbeitungssystem zu führen.

Artikel 82

Allgemeine Rechnung

(1) Die allgemeine Rechnung lässt den Stand der Aktiva und Passiva des Organs erkennen.

(2) Der Kontenplan der allgemeinen Rechnung wird nach der Dezimalklassifikation aufgestellt.

(3) Der Kontenrahmen umfasst mindestens folgende

Klassen:

- Klasse 1: Kapitalkonten;

- Klasse 2: Anlagekonten;

- Klasse 3: Bestandskonten;

- Klasse 4: Anderkonten;

- Klasse 5: Finanzkonten;

- Klasse 6: Kostenkonten;

- Klasse 7: Ertragskonten;

- Klasse 8: Erfolgskonten;

- Klasse 9: Noch offene Mittelübertragungen.

(4) Jede Klasse umfasst Gruppen (zu 2 Ziffern); diese sind in Untergruppen (zu 3 Ziffern) und diese wiederum in Konten (zu 5 Ziffern) unterteilt.

(5) In Klasse 4 "Anderkonten" werden alle Vorgänge erfasst, welche die Beziehungen zu Dritten und die Abrechnungsbuchungen betreffen.

Klasse 4 hat folgende Hauptgruppen:

- Vorschüsse an das Personal;

- Konten zwischen den Organen;

- Verschiedene Schuldner und Gläubiger;

- Zu übertragende Mittel;

- Zu verbuchende Einnahmen und Ausgaben;

- Vormerkkonten für Wiederverwendung;

- Ausgleichskonten;

- Dienststellen mit gesonderter Rechnungsführung (Krankenkasse);

- Vormerkkonten für die Übertragungen von wissenschaftlichem und technischem Material zwischen Forschungs- und Investitionsvorhaben;

- Konten der zu Lasten des EAGFL-Garantie gezahlten Vorschüsse;

- Zurückzuzahlende MwSt.;

- Noch einzuziehende oder zuviel eingezogene Beträge;

- Schuldner- oder Gläubiger-Mitgliedstaaten.

(6) In Klasse 5 "Finanzkonten" werden Wertpapierbewegungen, Kassentransaktionen, Vorgänge auf Bank- und Postscheckkonten sowie die von den unterstellten Rechnungsführern und Zahlstellenverwaltern bewirkten Vorgänge ausgewiesen. Für jedes Bankkonto, Postscheckkonto, für jede Kasse und jede Zahlstelle wird ein getrenntes Konto eingerichtet.

Klasse 5 hat folgende Hauptgruppen:

- Wertpapiereinlagen;

- Kassen;

- Bankkonten;

- Postscheckkonten;

- Unterstellte Rechnungsführer;

- Zahlstellenverwalter.

(7) In Klasse 6 "Kostenkonten" wird der Bruttobetrag der in der Haushaltsrechnung erfassten Ausgaben verzeichnet.

Separate Konten werden eröffnet für Ausgaben im Zusammenhang mit:

- den Mitteln des laufenden Haushaltsjahres,

- den gemäß Artikel 6 Ziffer 1 Buchstabe b) der Haushaltsordnung übertragenen Mitteln,

- den gemäß Artikel 6 Ziffer 1 Buchstabe c) und Ziffer 2 Buchstabe b) der Haushaltsordnung übertragenen Mitteln.

(8) In Klasse 7 "Ertragskonten" wird der Betrag der in der Haushaltsrechnung erfassten eingezogenen Forderungen verzeichnet.

Separate Konten werden eröffnet für die folgenden eingezogenen Beträge:

- festgestellte Forderungen des laufenden Haushaltsjahres,

- festgestellte Forderungen der vorhergehenden Haushaltsjahre, die noch einzuziehen waren.

(9) Die Klasse 8 "Erfolgskonten" zeigt die Ergebnisse des Haushaltsjahres.

(10) Jedes Organ erstellt einen Kontenplan aufgrund des oben festgelegten Kontenrahmens. Es eröffnet Gruppen, Untergruppen und Konten nach den besonderen Bedürfnissen seiner Haushaltsführung.

Artikel 83

Ausführung des Kontenplans der allgemeinen Rechnung

(1) Die allgemeine Rechnung ist nach Kalenderjahren in Form der doppelten Buchführung zu führen.

(2) Die Buchungen haben in Büchern, auf Karteikarten oder nach einem Lochkartensystem zu erfolgen.

(3) Die Rechnungsführung ermöglicht die Aufstellung einer allgemeinen Kontenbilanz, d. h. einer Übersicht über alle Aktiv- und Passivkonten des Organs, einschließlich der saldierten Konten, jeweils mit Angabe

- der Kontonummer,

- der Bezeichnung,

- des gesamten Soll-Betrags,

- des gesamten Haben-Betrags,

- des Saldos.

(4) Die Konten sind so zu führen, daß eine genaue Analyse der Vorgänge und der Salden möglich ist. Die Finanzuebersichten sind so anzulegen, daß sie die wesentlichen Bestandteile der Aktiva und Passiva des Organs zweckmässig gegliedert und korrekt wiedergeben. Sind in der Haushaltsrechnung nicht alle zum Nachweis der Übereinstimmung mit der Übersicht über das Vermögen und die Schulden erforderlichen Elemente aufgeführt, so empfiehlt es sich, zusätzliche Übersichten anzufertigen.

Die Salden der Konten sind regelmässig mit den Belegen oder den sonstigen Nachweisen zu vergleichen, insbesondere mit den

- Anlagekonten, wie es in Artikel 77 vorgesehen ist,

- Guthaben auf Bankkonten und Postscheckkonten durch monatliche Überprüfung anhand der von den Finanzinstituten übermittelten Kontoauszuege,

- Kassenguthaben durch Überprüfung anhand des Kassenbuchs,

- Zahlstellen und sonstigen Vorschüssen gemäß Arti-

kel 43, indem nachgeprüft wird, ob die Vorschriften über die Arbeitsweise der Zahlstellen und die Vorschußgewährung sowie die Regeln für die buchmässige Erfassung eingehalten worden sind,

- Aufwands- und Ertragskonten der Klassen 6 und 7, die monatlich mit den entsprechenden Gesamtbeträgen der Haushaltsrechnung abzustimmen sind.

(5) Die interinstitutionellen Konten werden monatlich abgestimmt und regelmässig abgeschlossen.

(6) Die Verwahrkonten werden regelmässig wie folgt geprüft:

- unerledigte Einziehungen: Der Rechnungsführer bestätigt dem Anweisungsbefugten, daß die Zahlungen nicht fristgemäß geleistet worden sind;

- zu übertragende Mittel: Prüfung anhand der Gesamtübersichten der Dienstbezuege des Personals oder anhand ähnlicher Übersichten;

- sonstige Verwahrkonten: Analyse der buchmässigen Salden und Unterrichtung des Anweisungsbefugten über jeden Vorgang, der innerhalb der alljährlich festzulegenden Fristen nicht abgerechnet worden ist.

Die Verwahrkonten werden so rasch wie möglich und spätestens innerhalb der in Artikel 65 der Haushaltsordnung vorgesehenen Frist abgerechnet.

(7) Die Vormerkkonten zur Wiederverwendung geben die Möglichkeit, die Wiederverwendung der in Artikel 22 Absatz 2 der Haushaltsordnung vorgesehenen Einnahmen zu verfolgen und die am Schluß des Artikels 73 Ziffern 1 und 3 der Haushaltsordnung genannte Übersicht zu erstellen.

(8) Die Finanzkonten (Bank- oder Postscheckkonten) werden in ECU geführt.

Die in Landeswährung ausgedrückten Beträge werden auf der Grundlage der gemäß Artikel 91 festzulegenden Umrechnungssätze in ECU umgerechnet. Die Salden der in ECU geführten Konten werden monatlich abgestimmt.

(9) Die Rechnung der Gemeinsamen Forschungsstelle wird in der allgemeinen Rechnung der Kommission erfasst.

(10) Sämtliche Finanzuebersichten werden nach den allgemein anerkannten Buchführungsgrundsätzen, die insbesondere die in den Richtlinien des Rates niedergelegten Grundsätze umfassen, aufgestellt, wenn nicht in einer Verordnung etwas anderes bestimmt wurde. Die Rechnungsführer der Organe legen auf Veranlassung des Rechnungsführers der Kommission Bestimmungen zur Anwendung dieser Grundsätze fest. Diese Bestimmungen werden regelmässig ergänzt.

TITEL XVII

VERSICHERUNG DER RECHNUNGSFÜHRER,

DER UNTERSTELLTEN RECHNUNGSFÜHRER UND

DER ZAHLSTELLENVERWALTER

- SONDERVERGÜTUNG -

FESTLEGUNG DER GRUPPEN VON BEAMTEN ODER

BEDIENSTETEN, DIE ZU RECHNUNGSFÜHRERN ODER

ZAHLSTELLENVERWALTERN ERNANNT

WERDEN KÖNNEN

(Artikel 70 der Haushaltsordnung)

Artikel 84

Der Rechnungsführer ist von jedem einzelnen Organ aus dem Kreis der Beamten der Laufbahngruppe A oder B, welche die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten besitzen, zu ernennen.

Die unterstellten Rechnungsführer sind von jedem einzelnen Organ aus dem Kreis der Beamten der Laufbahngruppe A, B oder ausnahmsweise C zu ernennen, welche die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten besitzen.

Die Zahlstellenverwalter sind aus dem Kreis der Beamten der Laufbahngruppe A, B oder C oder, erforderlichenfalls, aus dem Kreis der sonstigen Bediensteten eines diesen Laufbahngruppen entsprechenden Niveaus auszuwählen.

Artikel 85

Der Rechnungsführer, die unterstellten Rechnungsführer und die Zahlstellenverwalter versichern sich über das Organ gegen die mit ihrer Aufgabe verbundenen Risiken.

Artikel 86

Die Prämien für diese Versicherung werden dem Versicherer unmittelbar vom Organ ausgezahlt.

Artikel 87

Unbeschadet:

- der Artikel 86 bis 89 des Statuts der Beamten der Europäischen Gemeinschaften und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten dieser Gemeinschaften,

- des Artikels 70 der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften,

- seiner Regressansprüche gegenüber Dritten

trägt das Organ in Anwendung des Artikels 215 Absatz 2 des EWG-Vertrags die Risiken und die von den Versicherern nicht gedeckten Defizite, sofern das Guthaben des auf den Namen des verantwortlichen Beamten eröffneten Garantiekontos zur Deckung des Defizits nicht ausreicht.

Artikel 88

Die in Artikel 70 der Haushaltsordnung genannte Sondervergütung beträgt monatlich:

- 180 ECU für den Rechnungsführer,

- 120 ECU für die unterstellten Rechnungsführer,

- 60 ECU für die Zahlstellenverwalter, die mindestens 2 500 ECU, und zwar für mindestens 30 aufeinanderfolgende Tage, zu verwalten haben.

Die Sondervergütung wird in ECU ausgedrückt. Der entsprechende Betrag wird dem in Artikel 89 dieser Verordnung vorgesehenen Garantiekonto in ECU gutgeschrieben.

Artikel 89

In der allgemeinen Rechnung des Organs wird ein Garantiekonto auf den Namen eines jeden Empfängers eröffnet. Auf Antrag des betreffenden Organs kann das Konto zentral in

der allgemeinen Rechnung der Kommission geführt werden. Diesem Konto werden regelmässig die in Artikel 88 genannte monatliche Sondervergütung und die Zinsen gutgeschrieben, die anhand der Zinsen berechnet werden, die dem Organ auf seine Bankguthaben gezahlt werden. Das Konto wird mit dem Defizit belastet, für das der Betreffende von dem Organ, das ihn ernannt hat, für verantwortlich erklärt wird, soweit es nicht aus Leistungen der Versicherungsgesellschaften gedeckt worden ist. Die Guthaben, die sich bei Inkrafttreten dieser Verordnung auf den Garantie-Bankkonten befinden, die auf den Namen des Rechnungsführers, der unterstellten Rechnungsführer und der Zahlstellenverwalter eröffnet worden sind, werden auf die Bankkonten des Organs übertragen und auf der Grundlage des ECU-Umrechnungskurses, der in dem Monat des Inkrafttretens dieser Verordnung gilt, den

in der allgemeinen Rechnung eröffneten entsprechenden Garantiekonten gutgeschrieben.

Artikel 90

Das Guthaben des Garantiekontos wird dem Betreffenden bei Beendigung seiner Tätigkeit als Rechnungsführer, unterstellter Rechnungsführer oder Zahlstellenverwalter nach Beschluß der in Artikel 18 der Haushaltsordnung festgelegten Behörden und Erteilung der in Artikel 72 der Haushaltsordnung genannten Entlastung nach befürwortendem Sichtvermerk des Rechnungsführers, ausser in den ihn betreffenden Fällen, und des Finanzkontrolleurs ausgezahlt.

Die Auszahlung erfolgt ausschließlich auf schriftliche Weisung des Leiters der Generaldirektion oder der Verwaltungseinheit, der der Rechnungsführer angehört.

TITL XVIII

BEDINGUNGEN FÜR DIE ANWENDUNG DER

EUROPÄISCHEN RECHNUNGSEINHEIT

AUF DIE EINNAHMEN UND AUSGABEN

(Artikel 108 Absatz 7 der Haushaltsordnung)

Artikel 91

(1) Zum Zwecke der in Artikel 63 der Haushaltsordnung vorgesehenen buchmässigen Erfassung der Einnahmen und Ausgaben werden die Landeswährungen nach den monatlichen Umrechnungskursen in ECU umgerechnet, die auf der Grundlage der Kurse ermittelt worden sind, die am vorletzten Werktag des Monats, der dem Monat vorangegangen ist, für den die Umrechnungskurse ermittelt worden sind, Gültigkeit hatten. Die Umrechnung erfolgt ggf. unbeschadet der insbesondere für die Abführung der eigenen Mittel geltenden Sonderbestimmungen.

(2) Die Kurse für die Umrechnung der Währungen bestimmter Drittländer werden anhand der montäglichen Notierungen dieser Währungen an der Londoner Börse ermittelt. Der betreffende Montag muß vor dem für die Festsetzung des monatlichen Umrechnungskurses gewählten Termin liegen oder mit diesem zusammenfallen.

Artikel 92

Werden die Mittelbindungsanträge und die Feststellungen der Forderungen in Landeswährung ausgestellt, so erfolgt die Umrechnung in ECU zu dem im Monat der buchmässigen Erfassung geltenden Umrechnungskurs.

Die entsprechende Auszahlungsanordnung und die Einziehungsanordnung können nur in der gleichen Währung ausgestellt werden.

Der in ECU ausgedrückte Saldo einer auf Landeswährung lautenden Mittelbindung oder einer Feststellung einer Forderung wird bei jeder Zahlung oder jeder Einziehung anhand des bei den betreffenden Transaktionen angewendeten Umrechnungskurses neu bewertet.

Die Salden können ferner regelmässig neu bewertet werden, wobei die letzte Neubewertung zum Umrechnungskurs des Monats Dezember vorzunehmen ist.

Artikel 93

Abweichend von Artikel 91 ist für den Monat "n", für den die Ausgaben des EAGFL, Abteilung Garantie, und die Nahrungsmittelhilfeausgaben, für die Vorschüsse geleistet werden, gemäß Artikel 3 Absatz 2 Buchstabe b) erster Gedankenstrich der Verordnung (EWG) Nr. 3184/83 der Kommission (1) gemeldet worden sind, der Umrechnungskurs vom 20. des Monats "n-2" oder des ersten vorangegangenen Tages, für den eine allgemeine Notierung vorliegt, zu verwenden.

Dieser Kurs ist ebenfalls zur Umrechnung der in Artikel 4 der Verordnung (EWG) Nr. 3184/83 vorgesehenen entsprechenden Vorschüsse zu verwenden.

Die in Landeswährung festgestellten Unterschiede zwischen den Beträgen, die den Mitgliedstaaten für den Monat "n" zur Verfügung gestellt worden sind, und den für diesen Monat buchmässig erfassten Ausgaben werden zu dem Umrechnungskurs vom 20. des Monats "n-1" in ECU umgerechnet.

Auf die in Artikel 99 der Haushaltsordnung bezeichneten Unterschiede ist der Umrechnungskurs anzuwenden, der für die Ausgaben des Monats gilt, in dem die Beschlüsse über den Rechnungsabschluß ergangen sind.

Artikel 94

Die bei Abschluß des Haushaltsjahres noch abzuwickelnden Verpflichtungen und die auf das folgende Haushaltsjahr zu übertragenden Mittel (getrennte Mittel) werden unter Zugrundelegung der Umrechnungskurse für die ECU vom Dezember berechnet.

Die Zahlungen zu Lasten eines Haushaltsjahres, die vom

1. bis 15. Januar des darauffolgenden Haushaltsjahres

geleistet werden, werden zum Umrechnungskurs für die ECU vom Dezember in der Haushaltsrechnung erfasst.

Artikel 95

Die noch auszuzahlenden gebundenen Mittel (getrennte Mittel) werden bis zur Höhe der auf das folgende Haushaltsjahr übertragenen Mittel in Landeswährung oder in ECU gezahlt; die Zahlungen werden zu dem im Zeitpunkt der Zahlung geltenden Umrechnungskurs buchmässig erfasst. Ändert sich der Wechselkurs einer Landeswährung gegenüber der ECU und übersteigt daher ein zu zahlender Betrag die Höhe der gebundenen Mittel, so kann der Unterschied den auf die gleiche Haushaltslinie aus dem Vorjahr übertragenen Mitteln bis zur Höhe der verfügbaren Mittel angelastet werden. Beträge, die die Obergrenze überschreiten, sind der entsprechenden Haushaltslinie im Haushaltsplan des Haushaltsjahres anzulasten, in dem die Zahlung geleistet wird.

Für die Beträge, die bei Zahlungen oder regelmässigen Neubewertungen im Hinblick auf die Anpassung der aus früheren Haushaltsjahren fortbestehenden Verpflichtungen (getrennte Mittel) berechnet werden, werden, soweit die Anpassung vor Ablauf des zweiten Jahres, gerechnet vom Ursprungsjahr an, erfolgt, von Fall zu Fall negative oder positive Restmittel vorgesehen.

TITEL XIX

SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Artikel 96

Die in den Artikeln 50, 77, 79 und 88 vorgesehenen Pauschalbeträge werden entsprechend den Schwankungen des Indexes der Verbraucherpreise der Gemeinschaft in folgenden Zeitabständen proportional in ECU geändert:

- alle drei Jahre bei den in den Artikeln 50, 77 und 79 genannten Beträgen,

- alljährlich bei den in Artikel 88 genannten Beträgen, vom Datum des Inkrafttretens dieser Regelung an gerechnet.

Die Kommission legt die neuen Beträge, gerundet auf die nächstniedrige oder nächsthöhere ECU, fest und teilt sie den übrigen Organen mit.

Artikel 97

Die obigen Bestimmungen stehen der Anwendung der Sonderbestimmungen der Haushaltsordnung für die Forschungs- und Investitionsmittel (Titel VII der Haushaltsordnung), den Europäischen Ausrichtungs- und Garantiefonds für die Landwirtschaft, Abteilung Garantie (Titel VIII der Haushaltsordnung), die Nahrungsmittelhilfe (Titel IX der Haushaltsordnung) und das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften (Titel X der Haushaltsordnung) nicht im Wege.

Artikel 98

Die Organe unterrichten den Rechnungshof binnen sechs Monaten nach Inkrafttreten dieser Verordnung über die Bestimmungen, die sie zu ihrer Durchführung erlassen haben.

Artikel 99

Diese Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung gelten ab 1. Januar 1987.

Diese Bestimmungen werden geändert, wenn die Haushaltsordnung geändert wird und die Durchführungsbestim-

mungen infolgedessen ergänzt oder angeglichen werden müssen.

Die Verordnung 75/375/Euratom, EGKS, EWG der Kommission (1) tritt am gleichen Tag ausser Kraft.

Brüssel, den 11. Dezember 1986

Für die Kommission

Henning CHRISTOPHERSEN

Vizepräsident

EWG:L360UMBA00.94

FF: 5UAL; SETUP: 01; Höhe: 7691 mm; 1429 Zeilen; 61386 Zeichen;

Bediener: UTE0 Pr.: C;

Kunde: ................................

(1) ABl. Nr. L 356 vom 31. 12. 1977, S. 1.

(2) ABl. Nr. L 345 vom 20. 12. 1980, S. 23.

(1) Festgelegt im Rahmen der Gemeinsamen Forschungsstelle in der "Sammlung der Richtlinien für die Bestandsverzeichnisse" (Dok. 13.131/XV/1968) und in der "Materialnomenklatur - allgemeine Übersicht" (Dok. EUR/C/5115/65 und Ergänzungen).

(1) ABl. Nr. L 320 vom 17. 11. 1983, S. 1.

(1) ABl. Nr. L 170 vom 1. 7. 1975, S. 1.