BERICHT über die Finanzausweise der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht (EBDD - Lissabon) (Haushaltsjahr 1996), zusammen mit den Antworten der Beobachtungsstelle (97/C 393/06)

1.1. Dieser Bericht wurde dem Verwaltungsrat der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht gemäß Artikel 11 Absatz 11 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates vom 8. Februar 1993 vorgelegt (1).

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht für das Haushaltsjahr 1996 geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 8 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates (2) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt. Dieser ist gemäß Artikel 11 Absatz 10 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates (3), geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 3294/94 des Rates vom 22. Dezember 1994 (4), auch dafür zuständig, die Rechnung zu erstellen und vorzulegen (5). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188 c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

1.3. Der Hof hat seine Prüfung nach den allgemein anerkannten Prüfungsnormen durchgeführt, soweit diese auf den Gemeinschaftskontext anwendbar sind. Er hat Kontrollen der Rechnungsführung vorgenommen und andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren angewandt. Die wichtigsten Bemerkungen, die sich aus der Prüfung des Hofes ergeben, sind im zweiten Teil dieses Berichts ausgeführt.

1.4. Aus den Bemerkungen in den Ziffern 1.14, 1.15, 1.17, und 1.18 zeigt sich, daß in der Praxis die Rechtsvorschriften nicht eingehalten werden und die Begründetheit einiger Beträge im Zuge der Kontrollen nicht überprüft werden konnte.

1.5. Vorbehaltlich der Bemerkungen im vorstehenden Absatz sind die Finanzausweise für das Haushaltsjahr 1996 zuverlässig, und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrundeliegenden Vorgänge ist insgesamt gesehen gewährleistet.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN BEOBACHTUNGSSTELLE FÜR DROGEN UND DROGENSUCHT FÜR DAS HAUSHALTSJAHR 1996

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

1.6. Obwohl die Beobachtungsstelle ihre Tätigkeit 1996 im dritten Jahr ausübt, verfügt der für die Rechnungsführung zuständige Dienst noch immer nicht über eine echte Buchführungssoftware. Die Überwachung der Ausführung des Haushaltsplans erfolgt mit Hilfe eines EDV-Werkzeugs, das kein wirkliches Buchführungssystem ist (läßt nachträgliche Änderungen an Buchungen ohne entsprechende Kenntlichmachung zu, keine Einbindung in die allgemeine Rechnung usw.).

Allgemeine Rechnung

1.7. Im Zuge der Prüfungen konnten erhebliche Verzögerungen bei der Erfassung der Daten in der allgemeinen Rechnung festgestellt werden. Ferner war die monatliche Abstimmung zwischen der allgemeinen Rechnung und der Haushaltsrechnung, die nach Artikel 136 Ziffer 4 Absatz 2 der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan vorgeschrieben ist, nicht vorgenommen worden.

1.8. Der MwSt.-Betrag, dessen Erstattung beantragt worden war, wurde buchmäßig nicht weiterbearbeitet. Der am Ende des Haushaltsjahres in der Vermögensübersicht ausgewiesene Saldo (0,21 Mio ECU) wurde erst bei Rechnungsabschluß buchmäßig erfaßt.

1.9. Bei der EBDD kennt allein der Rechnungsführer das angewandte Rechnungsführungsverfahren (Buchungstechnik, Funktionsweise der angewandten EDV-Programme, Standort der Buchführungsdokumente usw.). Für den Fall der Abwesenheit des Rechnungsführers könnte diese Situation zu Verwaltungsproblemen führen.

1.10. Der Rechnungsführer nimmt auch die Funktion eines Mittelbewirtschafters, des Zahlstellenverwalters wahr und unterzeichnet Rechnungen mit dem Vermerk "bon à payer" (Auszahlung genehmigt - Verstoß gegen Artikel 15 Absatz 1 der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan).

1.11. Vor dem Hintergrund der Bemerkungen in diesem Bericht ist die Situation der Rechnungsführung umgehend zu verbessern.

Verträge und Vergabebeirat

1.12. Ohne Vertreter des juristischen Dienstes widerspricht die Zusammensetzung des Vergabebeirats bei der Beobachtungsstelle den Bestimmungen der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (Artikel 64 Absatz 1).

1.13. Die geprüften Aufträge wurden großenteils freihändig vergeben bzw. im Wege einer beschränkten Ausschreibung (manchmal fehlte die vorherige Aufforderung zur Interessensbekundung). Zudem war in den meisten der geprüften Auftragsvorgänge die Frist für die Einreichung der Angebote zu kurz (rund 14 Tage).

Zuschuß der portugiesischen Regierung

1.14. Die Kosten der Herrichtungsarbeiten überschritten im Jahr 1996 den Betrag, der von der portugiesischen Regierung 1995 als Zuschuß gewährt worden war. Im Widerspruch zur Finanzregelung war dieser Fehlbetrag von der Beobachtungsstelle außerhalb des Haushaltsplans aus eigenen Mitteln finanziert worden.

1.15. Die in der Vermögensübersicht ausgewiesene Nettoforderung gegenüber der portugiesischen Regierung entbehrt jeder Grundlage. In Wirklichkeit entspricht dieser Betrag den Ausgaben für die Herrichtung des Gebäudes, der zu Lasten des Haushaltsplans hätte verbucht werden müssen.

Finanzausweise für das Haushaltsjahr 1996 (Vermögensübersicht und Haushaltsrechnung)

1.16. Bei den Kontrollen der Finanzausweise für das Haushaltsjahr 1996 wurden mehrere Fehler ermittelt, die auf Empfehlung der Prüfer des Hofes (ausgenommen die Bemerkungen in den Ziffern 1.14 und 1.15) bereits zum Großteil anschließend korrigiert wurden.

1.17. Die Dienststelle Rechnungsführung der Beobachtungsstelle hat Zahlungen in Höhe von insgesamt 0,04 Mio ECU in der Haushaltsrechnung verbucht, wodurch die Differenzen zwischen der Haushaltsrechnung und der allgemeinen Rechnung ausgeglichen wurden. Anhand der vorgelegten Belege konnte im Verlauf der Prüfungen nicht nachvollzogen werden, daß diese Buchungen ordnungsgemäß begründet waren.

1.18. Zudem hat die Beobachtungsstelle für einen auf mehrere Posten (Aktiva und Passiva) verteilten Betrag von rund 0,1 Mio ECU keine ordnungsgemäßen Belege nachgewiesen.

Übertragenen Mittel

1.19. Auf das Jahr 1997 wurden 2,56 Mio ECU übertragen (2,43 Mio ECU automatische und 0,13 Mio ECU nichtautomatische Übertragungen), das sind 42,6 % des Haushaltsplans 1996 (6,01 Mio ECU).

1.20. Die meisten Übertragungen betrafen Haushaltslinien für operationelle Ausgaben der Beobachtungsstelle.

Banken

1.21. Die Beobachtungsstelle benutzt das Zwischenkonto "laufende Überweisungen" für die Verbuchung der Kassenmittelbewegungen. Der Saldo dieses Kontos sollte gemäß den Bestimmungen der Finanzregelung monatlich abgestimmt werden. Zum Zeitpunkt der Kontrollen war diese Abstimmung noch nicht vorgenommen worden. Aus den anschließend übermittelten Angaben über die den Saldo des Haushaltsjahres ergebenden Kontenbewegungen und deren jeweiligen Referenzen ergab sich, daß einige dieser Vorgänge im Gesamtbetrag von 0,06 Mio ECU Ende Mai 1997 noch nicht abgeschlossen waren (dieser Betrag ist in dem in Ziffer 1.18 erwähnten Saldo enthalten).

Bemerkungen zum Rechnungsabschluß

1.22. Der zum Ende des Haushaltsjahres noch nicht eingezogene Betrag des Kommissionszuschusses, der mit 0,16 Mio ECU als Aktivposten in der Vermögensübersicht ausgewiesen ist, dürfte nicht als Einnahme des Haushaltsjahres erscheinen. Laut Artikel 5 Absatz 2 der Finanzregelung der Beobachtungsstelle werden "die Einnahmen eines Rechnungsjahres ... für das Rechnungsjahr ausgewiesen, in dem sie eingegangen sind". Der Saldo dieser Konten müßte bei den Passiva der Vermögensübersicht unter dem Rechnungsabgrenzungsposten ausgewiesen werden.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 1997 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

(1) ABl. L 36 vom 12. 2. 1993, S. 6.

(2) Entsprechend den Bestimmungen in Artikel 11 Absatz 10 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 1996 zum 26. März 1997 erstellt, vom Direktor der Beobachtungsstelle unterzeichnet und der Kommission, dem Verwaltungsrat und dem Rechnungshof übermittelt. Diese Rechnungslegung ging am 31. März 1997 beim Hof ein. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. L 341 vom 30. 12. 1994, S. 7.

ANHANG

TABELLE 1 VERMÖGENSÜBERSICHT FÜR DIE HAUSHALTSJAHRE 1995 UND 1996

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

Quelle: Darstellung des Hofes auf der Grundlage der von der Beobachtungsstelle erstellten Angaben.

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

(1) Der Betrag entspricht den Anlagewerten und Betriebswerten.

ANTWORTEN DER EBDD

1.4 und 1.5 Die EBDD nimmt die allgemeine Bemerkung des Rechnungshofes in bezug auf die Zuverlässigkeit der Finanzausweise und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge zur Kenntnis und ist bemüht, den in Ziffer 1.4 genannten punktuellen Unzulänglichkeiten Abhilfe zu schaffen.

1.6 Die EBDD stimmt völlig mit dem Rechnungshof überein, was das Fehlen eines tatsächlichen EDV-Werkzeugs für die Rechnungsführung betrifft. Schon seit Anfang 1995 sucht die EBDD mit den anderen Ämtern und Agenturen nach einer Lösung im Hinblick auf die Anschaffung einer echten Buchführungssoftware. Eine zu diesem Zweck von allen Ämtern und Agenturen veröffentlichte Ausschreibung hat bedauerlicherweise zu keinem brauchbaren Ergebnis geführt.

In diesem Zusammenhang haben die Ämter und Agenturen die Anpassung des Systems Syncom 2 ins Auge gefaßt; dessen Verwendung wird derzeit durch die Europäische Kommission geprüft. Da dieses System im Verhältnis zur Größe der Einrichtungen als zu schwerfällig eingeschätzt wurde, hat das Cedefop beschlossen, die für die Erfordernisse der Agenturen als wesentlich erachteten Anpassungen selbst vorzunehmen. Diese Initiative wird von der EBDD unterstützt.

In Anbetracht des Fortgangs dieses neuen Prozesses ist die EBDD der Einschätzung, daß es ihr möglich sein wird, für das Haushaltsjahr 1998 über ein echtes Buchführungssystem zu verfügen.

1.7. bis 1.11. Die EBDD stimmt mit den Bemerkungen des Rechnungshofes in bezug auf die allgemeine Rechnung überein. Im Haushaltsjahr 1996 war die operationelle Kapazität der Verwaltungsdienste der Beobachtungsstelle in der Tat sehr eingeschränkt. Während des gesamten ersten Halbjahres waren allein zwei Bedienstete für die Bewältigung der Gesamtheit aller verwaltungstechnischen Aufgaben zuständig: Personalverwaltung, Vertragsverwaltung, Haushaltsvorgänge, Zahlungen und Rechnungsführung. Diese Situation hat zwangsläufig zu Verzögerungen bei der Erfassung der Daten in der allgemeinen Rechnung geführt und weder die buchmäßige Angleichung noch die monatliche MwSt.-Verbuchung gestattet. Angesichts der zur Verfügung stehenden Humanressourcen war es ferner nicht möglich, eine Kumulierung von Funktionen auf die Person des Rechnungsführers zu vermeiden.

Im Laufe des Jahres 1996 hat die EBDD die notwendigen Schritte eingeleitet, um diese Situation zu verbessern und für die entsprechende personelle Ausstattung zur Gewährleistung einer wirtschaftlichen Rechnungsführung zu sorgen. So ist die Abteilung Verwaltung, Finanzen und Logistik geschaffen und schrittweise mit dem erforderlichen Personal ausgestattet worden, um die verschiedenen Aufgaben unter Achtung des Prinzips der Funktionenteilung ausführen zu können.

Angesichts der durchgeführten Einstellungsverfahren und der Aufholung der Verzögerungen werden diese Fortschritte allerdings erst im Haushaltsjahr 1997 sichtbare Ergebnisse aufweisen können.

1.12. Die EBDD unterliegt nicht den Bestimmungen der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, sondern den Bestimmungen ihrer eigenen Haushaltsordnung, die nach Stellungnahme des Rechnungshofes gemäß Artikel 11 ihrer Gründungsverordnung angenommen wurde.

Diese Bestimmungen (vgl. Artikel 88 der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung der EBDD) regeln die Zusammensetzung des Vergabebeirats der EBDD. Im übrigen sehen sie vor, daß zu den Mitgliedern des Beirats auch der Verwaltungsleiter der Beobachtungsstelle zählt. Dieser gilt in seiner Eigenschaft als (hierarchischer) Verantwortlicher für rechtliche Angelegenheiten innerhalb der EBDD als "Vertreter des mit Rechtsfragen betrauten Dienstes", der dem Vergabebeirat gemäß Artikel 64 der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften angehören sollte. Die EBDD ist jedoch bereit, die Möglichkeit der Aufnahme des unmittelbar für rechtliche Fragen der Auftragsvergabe zuständigen Bediensteten in den Vergabebeirat zu prüfen.

1.13. Die EBDD stimmt mit den Bemerkungen des Rechnungshofes überein. In der Anlaufphase wurde die EBDD tatsächlich mit dringenden Erfordernissen konfrontiert (Sicherheitsdienste, Reinigung, Versicherungen usw.), in deren Rahmen sie an die bereits für das Büro der Kommission in Lissabon tätigen Firmen Verträge freihändig vergeben hat (im Nachgang zu regelmäßig von der Kommission veröffentlichten Ausschreibungen).

Was die Frist für die Einreichung der Angebote betrifft, so hat die EBDD diese in Übereinstimmung mit den Bemerkungen des Rechnungshofes 1997 auf vier Wochen verlängert.

1.14. und 1.15. Die EBDD stimmt mit den Bemerkungen des Rechnungshofes überein. Das genannte Problem kam dadurch zustande, daß der Zuschuß der portugiesischen Regierung 1995 außerhalb des Haushaltsplans verbucht wurde. Die EBDD räumt ein, daß es korrekter gewesen wäre, diesen Betrag in den Haushaltsplan aufzunehmen. Was hingegen die zusätzlichen über diesen Betrag hinausgehenden Arbeiten betrifft, so werden diese im Haushaltsplan 1997 verbucht.

1.16. Die Bemerkungen der EBDD zu den Ziffern 1.7 bis 1.11 im Hinblick auf die allgemeine Rechnung treffen ebenfalls auf die Bemerkungen im Hinblick auf die Finanzausweise zu.

1.17. Die vom Rechnungshof erwähnten Differenzen zwischen der Haushaltsrechnung und der allgemeinen Rechnung sind bei der Erstellung der endgültigen Finanzausweise ausgeglichen worden. Die EBDD verfügt über sämtliche für den Nachweis dieser Buchungen erforderlichen Belege, deren Ordnungsmäßigkeit bei der nächsten Kontrolle überprüft werden kann.

1.18. Die EBDD verfügt nun über sämtliche Belege zum Nachweis der Verbuchungen, die entweder im Rahmen der Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge oder im Rahmen der allgemeinen Rechnung vorgenommen wurden. Die EBDD ist der Auffassung, daß es ihr bei der nächsten Kontrolle des Rechnungshofes möglich sein wird, den Nachweis für die Ordnungsmäßigkeit der Belege zu führen.

1.19. und 1.20. Im Jahr 1996, dem ersten effektiven Tätigkeitsjahr der EBDD, kam es zu erheblichen Verzögerungen, die insbesondere auf die verspätete Annahme der jeweiligen Arbeitsprogramme durch den Verwaltungsrat zurückzuführen waren. So wurde im besonderen das operationelle Arbeitsprogramm 1995 - 1996 vom Verwaltungsrat erst auf seiner Novembersitzung 1995 angenommen, wodurch die EBDD gezwungen war, 1996 als erste Priorität den von 1995 übertragenen Haushaltsplan durchzuführen. Dies hat sich trotz einer allmählichen Abnahme der großen Anfangsbelastung nach dem Schneeballprinzip auf das Jahr 1997 übertragen.

Mit der Ausführung des operationellen Programms 1996 konnte somit erst im letzten Quartal 1996 begonnen werden.

Die meisten der genannten Übertragungen betrafen Zahlungskredite (automatische Übertragungen) sowie - in geringerem Maße - Verpflichtungskredite (nichtautomatische Übertragungen). Die EBDD war 1996 dennoch in der Lage, 5,826 Mio. ECU, d. h. 97 % des verfügbaren Haushalts, zu binden.

1.21. Die fehlende monatliche Abstimmung des Kontos "laufende Überweisungen" resultiert aus den in Ziffer 1.7. untersuchten Verzögerungen in der allgemeinen Rechnung.

Was die vom Rechnungshof angesprochenen noch nicht abgeschlossenen Vorgänge betrifft, so verfügt die EBDD nun über die entsprechenden Belege zu deren Nachweis und ist der Einschätzung, daß es bei der nächsten Kontrolle des Rechnungshofes möglich sein wird nachzuvollziehen, daß diese Buchungen ordnungsgemäß begründet waren.

1.22. Die EBDD stimmt mit den Bemerkungen des Rechnungshofes überein. Die Vermögensübersicht 1997 wird dementsprechend dargestellt.