INHALT "" ID="1">Einleitung> ID="2">1.1 - 1.3"> ID="1">Allgemeine Bemerkungen> ID="2">2.1 - 2.3"> ID="1"> Trennung der Tätigkeiten> ID="2">2.1 "> ID="1"> Zahlstelle> ID="2">2.2 - 2.3"> ID="1">Bemerkungen zur Ausführung des Haushaltsplans und zur Abrechnung> ID="2">3.1 - 3.9"> ID="1"> Mittelübertragungen> ID="2">3.1 - 3.3"> ID="1"> Ausgaben> ID="2">3.4 - 3.5"> ID="1"> Einnahmen> ID="2">3.6 - 3.7"> ID="1"> Zweckgebundener Zuschuß> ID="2">3.8 - 3.9"> ID="1">Bemerkungen zur allgemeinen Rechnung und zur Vermögensübersicht> ID="2">4.1 - 4.3"> ID="1"> Anlagewerte> ID="2">4.1 - 4.2"> ID="1"> Forderungen> ID="2">4.3 "> ID="1">Schlußfolgerung> ID="2">5.1 " ID="2">Seiten" ID="1">Anhang: Haushaltsjahr 1992 - Verwendung der verfügbaren Mittel> ID="2">11"> ID="1">Antworten der Stiftung> ID="2">12">

BERICHT über den Jahresabschluß und die Haushaltsführung 1992 der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Stiftung Dublin) zusammen mit den Antworten der Stiftung (94/C 28/02)

1. EINLEITUNG

1.1. In Übereinstimmung mit den einschlägigen Rechtsvorschriften(1) () hat der Hof den Jahresabschluß und die Haushaltsführung 1992 der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Stiftung Dublin) geprüft.

1.2. Das Verfahren zur Änderung der Finanzvorschriften, die sich im wesentlichen auf die Haushaltsordnung vom 25. April 1973 für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften(2) () stützen, ist von der Kommission im Dezember 1990 in die Wege geleitet worden(3) (). Im Anschluß an die Stellungnahmen des Hofes(4) () und des Europäischen Parlaments(5) () wurden am 27. März 1992 die geänderten Vorschläge der Kommission(6) () vorgelegt. Der Rat verabschiedete die Änderungsverordnungen am 30. Juni 1993(7) ().

1.3. Für das Haushaltsjahr 1992 standen der Stiftung Mittel in Höhe 10,79 Mio ECU zur Verfügung. Die eingegangenen Verpflichtungen führten zu Zahlungen in Höhe von 8,65 Mio ECU und zu Mittelübertragungen auf das Haushaltsjahr 1993 in Höhe von 1,90 Mio ECU, wobei der Restbetrag von 0,24 Mio ECU annulliert wurde. Von den aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen Mitteln wurden 1,96 Mio ECU ausgezahlt und 0,10 Mio ECU annulliert. Die Tabelle im Anhang dieses Berichts enthält eine nach Kapiteln gegliederte Analyse der Verwendung der Mittel des Haushaltsjahres 1992 sowie der aus 1991 übertragenen Mittel.

2. ALLGEMEINE BEMERKUNGEN

Trennung der Tätigkeiten

2.1. Die Stiftung hat die Reform ihrer Verwaltungsverfahren fortgesetzt. Dennoch bleibt die in den Finanzvorschriften vorgeschriebene Trennung der Tätigkeiten von Anweisungsbefugtem und Rechnungsführer weiterhin unvollständig, was insbesondere darauf zurückzuführen ist, daß der Zahlstellenverwalter die Erfassung der Zahlungen in der Buchführung der Stiftung übernimmt. An diesem Umstand, auf den der Hof in seinem Bericht zum Haushaltsjahr 1991 hingewiesen hatte(8) (), hat sich auch im Haushaltsjahr 1992 nichts geändert.

Zahlstelle

2.2. Die ohne vorherigen Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs und unter Anwendung des Ausnahmeverfahrens der Zahlstelle getätigten Zahlungen belaufen sich im Jahre 1992 ohne Berücksichtigung der Dienstbezuege auf 24 % der Gesamtbeträge gegenüber 29,5 % im Jahre 1991.

2.3. Entgegen den Bestimmungen der Finanzvorschriften und ungeachtet der Feststellungen des Hofes(9) () wurden die Verbuchungen im Haushaltsplan im Zusammenhang mit den von der Zahlstelle veranlassten Zahlungen 1992 weiterhin in der Buchführung der Stiftung erfasst, bevor der Finanzkontrolleur seinen Sichtvermerk erteilt hatte.

3. BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS UND ZUR ABRECHNUNG

Mittelübertragungen

3.1. In seinem Bericht zum Haushaltsjahr 1990 stellte der Hof fest, daß der Einnahmen- und Ausgabenplan der Stiftung nicht nach Maßgabe des Artikels 15 der Finanzvorschriften in Titel und Kapitel eingeteilt und der Begriff "Kapitel" anstelle des Begriffs "Titel" verwendet wurde. Dieser Mißstand, der erst 1994 behoben sein wird, führt hinsichtlich der Mittelübertragungen zu einer grösseren Autonomie als eigentlich vorgesehen, weil für die sogenannten Mittelübertragungen "innerhalb eines Kapitels" die Zustimmung der Kommission nicht erforderlich ist.

3.2. Das Volumen der Mittelübertragungen ist 1992 geringfügig zurückgegangen. Die Höhe der Mittel, bei denen sich der Verwendungszweck geändert hat, beläuft sich auf 1 216 500 ECU, wobei 1 032 000 ECU von Artikel zu Artikel übertragen wurden, was 9,6 % des ursprünglichen Haushaltsplans gegenüber 10,6 % im Jahre 1991 entspricht.

3.3. Die gemäß Artikel 15 der Finanzvorschriften eigentlich als Übertragungen von Kapitel zu Kapitel zu betrachtenden Mittelübertragungen belaufen sich auf 138 000 ECU im "Kapitel" 1 "Personalausgaben" bzw. auf 61 800 ECU im "Kapitel" 2 "Laufende Sachausgaben für den Dienstbetrieb", das sind insgesamt 46,9 % aller sogenannten Mittelübertragungen "innerhalb eines Kapitels".

Ausgaben

3.4. Anhand der stichprobenweisen Prüfung der Ausgaben konnte festgestellt werden, daß die Anschaffung eines PCs einschließlich dazugehöriger Software in Höhe von 12 814 ECU zu Lasten von Artikel 300 "Errichtung einer operationellen Dokumentation (Lebensbedingungen)" verbucht worden war, da das Gerät in diesem Bereich zum Einsatz kam. Diese Ausgabe hätte zu Lasten von Artikel 220 "Technische Anlagen und Hardware für die Büroautomation" verbucht werden müssen.

3.5. Überdies ist Mobiliar (Arbeitsplätze, Aktenschränke und Stühle) über einen Betrag von 31 514 ECU zu Lasten von Artikel 204 "Herrichtung der Diensträume" verbucht worden, da deren Einrichtung Teil von Verträgen war, die im Zusammenhang mit der Errichtung und der Ausstattung des neuen Gebäudes standen. Dieser Teil der Ausgaben hätte zu Lasten des Postens 2211 "Erstausstattung - Mobiliar" verbucht werden müssen.

Einnahmen

3.6. Der zu Lasten des Gesamthaushaltsplans der Gemeinschaften gehende Zuschuß für das Haushaltsjahr 1992 ist von der Kommission aufgrund der Anträge der Stiftung in drei Tranchen zu jeweils 2 000 000 ECU, 2 091 000 ECU und 6 494 000 ECU im März, Juni und Oktober 1992 gezahlt worden. Der Hof muß erneut die in seinen vorhergehenden Berichten(10) () vorgebrachte Bemerkung wiederholen, nach der diese Zahlungsart im Widerspruch zu Artikel 26 der Finanzvorschriften steht, in dem Zahlungen in der ersten Hälfte eines jeden Quartals und die Anpassung an den tatsächlichen Bedarf vorgesehen sind. Ferner sind entgegen den Bestimmungen der Finanzvorschriften Einziehungsanordnungen nach Eingang dieser Mittel erteilt worden.

3.7. Die letzte Tranche des von der Kommission für das Haushaltsjahr 1991 gezahlten Zuschusses in Höhe von 3 385 000 ECU, die bei der Stiftung im Januar 1992 einging, wurde zu Recht nicht im Einnahmenplan 1991 verbucht. Die Stiftung hat diesen Betrag 1992 mit dem Defizit des Haushaltsjahres 1991 in Höhe von 3 095 896,65 ECU verrechnet, wobei lediglich der Unterschiedsbetrag in Höhe von 289 103,35 ECU als Einnahme des Haushaltsjahres 1992 geführt wurde. In einem solchen Fall sollte Artikel 5 der Finanzvorschriften strikt eingehalten werden, welcher bestimmt, daß "die Einnahmen eines Rechnungsjahres für das Rechnungsjahr ausgewiesen werden, in dem sie eingegangen sind", und das übertragene Defizit bei der Berechnung des Saldos des Haushaltsjahres kenntlich gemacht werden.

Zweckgebundener Zuschuß

3.8. Die zweite Tranche in Höhe von 100 000 IRL (d. h. 130 401,22 ECU) des zur Finanzierung des neuen Gebäudes bestimmten Zuschusses der irischen Regierung ist der Stiftung im April 1992 überwiesen worden. Wie die erste 1991 ausgezahlte Tranche ist diese Einnahme nicht in die Abrechnung eingesetzt worden, sondern erscheint auf einem Sonderkonto auf der Passivseite der Vermögensübersicht(11) (). Im Verlaufe des Haushaltsjahres 1992 sind Ausgaben in Höhe eines Nettobetrages von 118 420 ECU ebenfalls in dieses Konto eingesetzt worden. Auch wenn der Finanzkontrolleur zu diesen Operationen seinen Sichtvermerk erteilte, stehen sie nicht im Einklang mit Artikel 4 der Finanzvorschriften, welcher wie folgt lautet: "Einzahlungen oder Auszahlungen dürfen nur im Wege der Verbuchung unter einem Artikel des Einnahmen- und Ausgabenplans vorgenommen werden."

3.9. Um die Buchführung im Zusammenhang mit den drei Tranchen des Zuschusses (1991, 1992, 1993) zu bereinigen, schlug der Direktor der Stiftung dem Verwaltungsrat im März 1993 vor, der Kommission einen Antrag auf Genehmigung eines Berichtigungs- und Nachtragshaushaltsplans durch die Haushaltsbehörde in Höhe von 268 000 ECU als Einnahmen und Ausgaben zu unterbreiten. Dieser Vorschlag wurde vom Verwaltungsrat nicht angenommen. Es ist wünschenswert, daß das Zentrum ein Verfahren einsetzt, welches die Einhaltung der Finanzvorschriften gestattet, ohne zu viele zusätzliche verwaltungstechnische Schwierigkeiten zu verursachen.

4. BEMERKUNGEN ZUR ALLGEMEINEN RECHNUNG UND ZUR VERMÖGENSÜBERSICHT

Anlagewerte

4.1. Die auf der Aktivseite der Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1992 ausgewiesenen Beträge des Anlagevermögens weisen die folgenden Unstimmigkeiten auf:

a) Der Wert der Mobiliaranschaffungen im Rahmen der Ausstattung des neuen Gebäudes (vgl. Ziffer 3.5) wurde gleichzeitig im Bestandsverzeichnis der Gebäude und im Bestandsverzeichnis des Mobiliars erfasst. Der Posten "Gebäude" ist somit um 31 514 ECU überbewertet.

b) Die zu Lasten der operationellen Ausgaben verbuchte Anschaffung eines PCs (vgl. Ziffer 3.4) ist in keinem Bestandsverzeichnis erfasst worden. Der Posten "Mobiliar und Hardware" ist somit um 12 814 ECU unterbewertet worden.

Infolgedessen wurde der auf der Passivseite der Vermögensübersicht eingesetzte Betrag des Eigenkapitals um 18 700 ECU zu hoch bewertet.

4.2. Während des Haushaltsjahres 1992 verzeichnete das Bestandsverzeichnis zehn Abgänge in Höhe von insgesamt 50 486 ECU. In sieben Fällen mit einem Gesamtwert von 16 576 ECU erfolgten die Abgänge ohne einen mit dem Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs versehenen Beschluß des Anweisungsbefugten, wie dies in Artikel 54 der Finanzvorschriften vorgeschrieben ist.

Forderungen

4.3. Die drei unter Forderungen aufgeführten Posten "Mitgliedstaaten", "Verschiedene Schuldner" und "Aufgelaufene Zinsen" auf der Aktivseite der Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1992 weisen Unstimmigkeiten auf, die auf die Verwendung von unangemessenen Umrechnungssätzen und auf Buchführungsfehler zurückzuführen sind. Infolgedessen wurde der Posten "Einzuziehende Einnahmen" auf der Passivseite der Vermögensübersicht um 4 700 ECU unterbewertet. Wenn diese Fehler die Wahrhaftigkeit des Jahresabschlusses auch nicht in Frage stellen, so machen sie doch die Schwachstellen in der Rechnungsführung im Hinblick auf die festgestellten Forderungen deutlich. Der Hof empfiehlt daher erneut, die manuelle Buchführung der Einnahmen in das EDV-gestützte Buchführungssystem zu integrieren.

5. SCHLUSSFOLGERUNG

5.1. Die Einrichtung von mit den Finanzvorschriften im Einklang stehenden Verwaltungsverfahren durch die Stiftung muß weiter vorangetrieben werden, insbesondere im Hinblick auf die Trennung der Tätigkeiten von Anweisungsbefugtem und Rechnungsführer sowie im Hinblick auf die Verbuchung der Einnahmen. Nach Auffassung des Hofes ist es ebenfalls angeraten, die Verfahren für die Aktualisierung des Bestandsverzeichnisses zu überarbeiten.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 4. November 1993 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof André J. MIDDELHÖK Präsident

(1)() - Artikel 16 Absatz 2 der Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates vom 26. Mai 1975 über die Gründung einer Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen, ABl. L 139 vom 30.5.1975.

- Artikel 69 der Vorordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates vom 1. Juni 1976 betreffend Finanzvorschriften für die Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen, ABl. L 164 vom 24.6.1976.

(2)() Abgeändert im Jahre 1977 und ersetzt durch die Haushaltsordnung vom 21. Dezember 1977, ABl. L 356 vom 31.12.1977, zuletzt geändert durch die Verordnung (Euratom, EGKS, EWG) Nr. 610/90 des Rates vom 13. März 1990, ABl. L 70 vom 16.3.1990.

(3)() Am 17. Dezember 1990 eingereichte Vorschläge für Verordnungen des Rates, ABl. C 23 vom 31.1.1991.

(4)() Stellungnahmen des Hofes Nr. 3/91 und 4/91 vom 11. April 1991, ABl. C 152 vom 10.6.1991.

(5)() Stellungnahme des Parlaments vom 13. Dezember 1991, ABl. C 13 vom 20.1.1992.

(6)() ABl. C 130 vom 21.5.1992.

(7)() - Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 des Rates vom 30. Juni 1993 zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 über die Gründung einer Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen, ABl. L 181 vom 23.7.1993.

- Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates vom 30. Juni 1993 zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 betreffend Finanzvorschriften für die Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen, ABl. L 181 vom 23.7.1993.

(8)() Jahresbericht zum Haushaltsjahr 1991 (Ziffer 2.1).

(9)() Jahresbericht zum Haushaltsjahr 1989 (Ziffer 2.5) und 1991 (Ziffer 2.6).

(10)() Jahresbericht zum Haushaltsjahr 1989 (Ziffern 4.1 und 4.2), 1990 (Ziffer 3.8) und 1991 (Ziffer 3.6).

(11)() "Grant for new building".

ANHANG

Stiftung Dublin - Haushaltsjahr 1992 - Verwendung der verfügbaren Mittel "(1 000 ECU)">Kapitel"> ID="1">4 150> ID="2">3 877> ID="3">68 > ID="4">205> ID="5">63> ID="6">57> ID="7">6"> ID="2">(93,4 %)> ID="3">(1,6 %)> ID="4">(5 %)> ID="6">(90,5 %)> ID="7">(9,5 %)"> ID="1">2 525> ID="2">2 184> ID="3">331> ID="4">10> ID="5">693> ID="6">692> ID="7">1"> ID="2">(86,5 %)> ID="3">(13,1 %)> ID="4">(0,4 %)> ID="6">(99,9 %)> ID="7">(0,1 %)"> ID="1">1 645> ID="2">943> ID="3">689> ID="4">13 > ID="5">641> ID="6">610 > ID="7">31"> ID="2">(57,3 %)> ID="3">(41,9 %)> ID="4">(0,8 %)> ID="6">(95,2 %)> ID="7">(4,8 %)"> ID="1">2 465> ID="2">1 643> ID="3">813> ID="4">9 > ID="5">667> ID="6">601> ID="7">66"> ID="2">(66,7 %)> ID="3">(33 %)> ID="4">(0,3 %)> ID="6">(90,1 %)> ID="7">(9,9 %)"> ID="1">10 785> ID="2">8 647> ID="3">1 901 > ID="4">237> ID="5">2 064> ID="6">1 960> ID="7">104"> ID="2">(80,2 %)> ID="3">(17,6 %)> ID="4">(2,2 %)> ID="6">(95 %)> ID="7">(5 %)">

ANTWORTEN DER STIFTUNG AUF DEN BERICHT DES RECHNUNGSHOFS ÜBER DEN JAHRESABSCHLUSS DER HAUSHALTSFÜHRUNG 1992

2.1 und 2.3. Wie bereits in den Antworten auf den Bericht des Rechnungshofs über den Jahresabschluß der Haushaltsführung 1991 erwähnt, wird zur Zeit ein Projekt hinsichtlich Änderungen des computerisierten Buchführungssystems der Stiftung durchgeführt. Nach Abschluß dieses Projekts wird eine Implementierung der Empfehlungen des Rechnungshofs bezueglich der Funktionen der Zahlstellenverwaltung und der geforderten Sichtvermerküberwachung vor dem Eintragen der Zahlstellenzahlungen in der Buchhaltung möglich sein.

3.1. Der Stiftungshaushalt 1994 basiert auf "Titeln". Dies war der früheste Zeitpunkt, zu dem die Empfehlung des Rechnungshofs implementiert werden konnte.

3.4 und 3.5. Die Stiftung wird sich mit der Kommission bezueglich Verfahren für die Aufzeichnung von Einkäufen und der Art und Weise, in der sie in Rubriken aufgenommen werden, wenn sie sich auf mehr als einen Haushaltsposten beziehen, in Verbindung setzen. Es ist jedoch zu beachten, daß es sich bei den erwähnten Möbeln um Einbaumöbel handelte, die sozusagen zur Bausubstanz gehörten. Aus diesem Grunde schien es angemessen, diese Möbel unter Posten 2040 "Herrichtung der Diensträume" einzuordnen.

3.6. Diese Angelegenheit hinsichtlich des Zeitpunkts der Zuschüsse wird erneut der Kommission zur Kenntnisnahme vorgelegt.

3.7. Die Haushaltsrechnung der Stiftung wurde in Übereinstimmung mit der der Kommission zusammengestellt. Ihre Ausarbeitung erfolgte im allgemeinen mit Bezug auf die Haushaltseinnahmen und -ausgaben des betreffenden Haushaltsjahres. Dabei wurde das Defizit des Vorjahrs nicht in Betracht gezogen, da dies sowieso durch eine Gutschrift auf dem Konto, das den Saldo der Einnahmen und Ausgaben des Vorjahrs verzeichnet, ausgeglichen würde. Die Empfehlung des Rechnungshofs hinsichtlich Artikel 5 der Finanzvorschriften wird jedoch implementiert werden.

3.8. Wie in den Antworten der Stiftung auf den Bericht des Rechnungshofs über den Jahresabschluß der Haushaltsführung 1991 erwähnt, nahm die Stiftung nach Bekanntgabe der Entscheidung der irischen Regierung, einen Zuschuß für das neue Gebäude zu geben, mit den Diensten der Kommission Verbindung auf. Zu diesem Zeitpunkt wurde bereits erwähnt, daß die Situation hinsichtlich des Zuschusses nicht eindeutig durch Artikel 4 der Finanzvorschriften gedeckt wird, da sich der Zuschuß der irischen Regierung speziell auf das neue Gebäude bezog und nicht zur Verringerung des Zuschusses gedacht war, den die Stiftung über den allgemeinen Haushalt erhält.

4.1. Die Bemerkungen des Rechnungshofs werden zur Kenntnis genommen. Die betreffenden Inventare werden entsprechend ergänzt.