BERICHT über die Finanzausweise und die Haushaltsführung 1995 der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Stiftung Dublin) (97/C 81/02)

(Bemerkungen gemäß Artikel 188c Absatz 4 Unterabsatz 2 des EG-Vertrags)

INHALT

ZiffernSeite

FINANZAUSWEISE DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG ZUR VERBESSERUNG DER LEBENS- UND ARBEITSBEDINGUNGEN FÜR DAS HAUSHALTSJAHR 1995 . 1 - 4 19

PRÜFUNGSBEMERKUNGEN . 5 - 27 19

Einleitung . 5 - 7 19

Hintergrund . 5 19

Prüfungsumfang . 6 19

Finanzdaten . 7 19

Weiterverfolgung früherer Bemerkungen . 8 - 14 19

Aufgabentrennung . 8 19

Zahlstelle . 9 19

Mittelübertragungen von Titel zu Titel . 10 20

Dienstreisekosten . 11 20

Kassenmittelsalden . 12 20

Umlaufvermögen . 13 20

Eigentum am Grundstück der Stiftung . 14 20

Ausführung des Haushaltsplans und Abrechnung . 15 - 22 20

Mittelübertragungen . 15 - 16 20

Übertragungen und Annullierungen von Mitteln . 17 20

Einnahmen . 18 20

Ausgaben . 19 - 22 20

Schlußfolgerung . 23 - 27 21

ANHANG 1 - 3 . 22

TABELLE 1 . 24

Antwort der Stiftung . 25

FINANZAUSWEISE DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG ZUR VERBESSERUNG DER LEBENS- UND ARBEITSBEDINGUNGEN FÜR DAS HAUSHALTSJAHR 1995

1. Dieser Bericht wird dem Rat und dem Europäischen Parlament gemäß Artikel 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates (ABl. L 139 vom 30. 5. 1975, S. 1), geändert durch Artikel 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 des Rates (ABl. L 181 vom 23. 7. 1993, S. 13) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen für das am 31. Dezember 1995 endende Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates (ABl. L 181 vom 23. 7. 1993, S. 26) zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates (ABl. L 164 vom 24. 6. 1976, S. 16) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Verwaltungsrats ausgeführt. Dieser ist gemäß den Artikeln 52, 54 und 55 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates (ABl. L 181 vom 23. 7. 1993, S. 26) zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates (ABl. L 164 vom 24. 6. 1976, S. 16) auch dafür zuständig, in Übereinstimmung mit den Finanzvorschriften die Finanzausweise zu erstellen und vorzulegen. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Finanzausweise verpflichtet.

3. Der Hof hat seine Prüfung nach den allgemein anerkannten Prüfungsnormen durchgeführt, soweit diese auf den Gemeinschaftskontext anwendbar sind. Dementsprechend hat er Kontrollen der Rechnungsführung vorgenommen und andere Prüfungsverfahren angewandt, die ihm in diesem Zusammenhang erforderlich schienen.

4. Nach Auffassung des Hofes sind die Finanzausweise für das am 31. Dezember 1995 endende Haushaltsjahr zuverlässig und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß.

PRÜFUNGSBEMERKUNGEN

Einleitung

Hintergrund

5. Die Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Stiftung Dublin) wurde durch die Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates (1) als Satelliteneinrichtung der Europäischen Gemeinschaft errichtet und hat die Aufgabe, "zur Konzipierung und Schaffung besserer Lebens- und Arbeitsbedingungen durch eine Aktion zur Förderung und Verbreitung von Kenntnissen beizutragen, die geeignet sind, diese Entwicklung zu unterstützen." Die Stiftung Dublin nahm ihre Tätigkeit 1976 auf.

Prüfungsumfang

6. Der Rechnungshof hat in Übereinstimmung mit den einschlägigen Verordnungen (2) den Jahresabschluß und die Haushaltsführung 1995 der Stiftung Dublin geprüft.

Finanzdaten

7. Für das Haushaltsjahr 1995 standen der Stiftung Mittel in Höhe von 12,5 Mio ECU zur Verfügung. Die eingegangenen Verpflichtungen führten zu Zahlungen in Höhe von 9,3 Mio ECU und zu Mittelübertragungen auf das Haushaltsjahr 1996 in Höhe von 3 Mio ECU, wobei der Restbetrag von 0,2 Mio ECU annulliert wurde. Von den aus dem Vorjahr übertragenen Mitteln wurden 1,9 Mio ECU ausgezahlt und 0,2 Mio ECU annulliert. Anhang 3 zu diesem Bericht enthält eine nach Titeln gegliederte Analyse der Verwendung der Mittel des Haushaltsjahres sowie der aus 1994 übertragenen Mittel.

Weiterverfolgung früherer Bemerkungen

Aufgabentrennung

8. Der Hof wiederholt seine schon in früheren Jahren gemachte Bemerkung, daß die Aufgaben des Anweisungsbefugten und des Rechnungsführers nicht ausreichend getrennt sind. Dies verstößt gegen Artikel 15 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates, wonach der Grundsatz der "Trennung von Anweisungsbefugnis und Rechnungsführung" gilt und die "Tätigkeiten des Anweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs und des Rechnungsführers [...] miteinander unvereinbar (sind)."

Zahlstelle

9. Ein großer Teil (1995: 59 %, ohne Gehälter) der Zahlungen erfolgt weiterhin ohne vorherige Genehmigung durch einen Finanzkontrolleur. Der Umfang, in dem die Zahlstelle genutzt wird, liegt nicht im Sinne der Finanzvorschriften. Es wäre annehmbarer, wenn lediglichlaufende oder kleinere Ausgaben, bei denen die Gefahr von Unregelmäßigkeiten verhältnismäßig gering ist, über die Zahlstelle abgewickelt werden dürften. Die Stiftung sollte in Absprache mit dem Finanzkontrolleur schriftlich definieren, was unter laufenden und kleineren Ausgaben zu verstehen ist.

Mittelübertragungen von Titel zu Titel

10. Die Stiftung nahm 1995 weiterhin Mittelübertragungen von Titel zu Titel vor (siehe Ziffer 16). Dies verstößt gegen Artikel 21 der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates, geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates.

Dienstreisekosten

11. Der Hof stellt fest, daß die Stiftung seine im Vorjahr gemachten Bemerkungen trotz einer positiven Antwort nicht berücksichtigt hat. Bei einer Überprüfung der 1995 durchgeführten Dienstreisen nach Brüssel wurden dem Hof in einer Reihe von Fällen unzulängliche oder gar keine Unterlagen als Belege dafür vorgelegt, daß all diese Dienstreisen notwendig waren und daß andere Kommunikationsmöglichkeiten in Betracht gezogen worden sind.

Kassenmittelsalden

12. Der Hof stellt fest, daß die im Vorjahresbericht gemachte Bemerkung berücksichtigt wurde, da die am Jahresende vorhandenen Kassenmittel der Stiftung ihrem Bedarf für das nächste Vierteljahr entsprachen.

Umlaufvermögen

13. Die Stiftung hat die beiden im Bericht für 1994 genannten, bereits eine Reihe von Jahren ausstehenden Beträge in Höhe von insgesamt 32 216 ECU letztendlich eingezogen.

Eigentum am Grundstück der Stiftung

14. Es ist bisher nach wie vor nicht geklärt, wer Eigentümer des Grundstücks ist, auf dem sich das Gebäude der Stiftung befindet. Die Rechtsanwälte der Stiftung prüfen jedoch zur Zeit einen Vorschlag der irischen Regierung für einen langfristigen Pachtvertrag mit der Stiftung.

Ausführung des Haushaltsplans und Abrechnung

Mittelübertragungen

15. Die 1995 zwischen verschiedenen Haushaltslinien vorgenommenen Mittelübertragungen beliefen sich auf 1 494 000 ECU (11,9 % der im Haushaltsplan eingesetzten Mittel), während sie 1994 noch 756 000 ECU (6,5 %) betragen hatten.

16. Durch Mittelübertragungen in Höhe von 500 000 ECU von Titel 1 (Personal) zu Titel 3 (operationelle Ausgaben) konnte die Stiftung Mittelbindungen auf das folgende Haushaltsjahr übertragen, die sonst gemäß Artikel 6 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates hätten annulliert werden müssen. Wie bereits in Ziffer 10 festgestellt, ist der Hof der Auffassung, daß solche Übertragungen von Titel zu Titel gegen die Finanzregelung verstoßen.

Übertragungen und Annullierungen von Mitteln

17. Wie aus Anhang 3 hervorgeht, weist die Abrechnung insgesamt eine Zahlungsrate von 75 % aus, während die Zahlungsrate für Titel 3 "Operationelle Ausgaben" nur 54 % beträgt. Tabelle 1 zeigt nach Titeln gegliedert die Übertragungen aus dem Haushaltsplan 1995 und ihre anschließende Verwendung im Jahr 1996. Die Übertragungen im Rahmen von Titel 3 beliefen sich auf 45 % der ursprünglichen Mittel. Bis Ende März 1996 waren nur 20 % der Übertragungen verwendet worden.

Einnahmen

18. Der EU-Zuschuß für die Stiftung betrug 1995 12,5 Mio ECU. Die tatsächlich beantragten und eingegangenen Beträge beliefen sich auf 2,5 Mio ECU zum 26. April 1995, 2 Mio ECU zum 14. Juni 1995, 4,3 Mio ECU zum 12. Oktober 1995 und 1,3 Mio ECU zum 31. Dezember 1995. Insgesamt sind dies 10,1 Mio ECU. Die Differenz in Höhe von 2,4 Mio ECU entsprach den nicht benötigten Kassenmitteln, die gemäß der im Vorjahr ausgesprochenen Empfehlung des Hofes nicht bei der Kommission abgerufen wurden. Wie in den Vorjahren ist dieses Finanzierungsmuster nicht mit Artikel 26 der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates, geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates vereinbar, wonach der Zuschuß in der ersten Hälfte eines jeden Quartals gezahlt wird.

Ausgaben

19. Gemäß Artikel 63 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates vom 30. Juni 1993 zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates vom 1. Juni 1976 müssen Aufträge im Wert von mehr als 12 000 ECU nach einer Ausschreibung vergeben werden. Es wurden folgende Ausnahmen festgestellt:

- Ein Auftrag im Wert von 533 072 ECU zur Durchführung einer europaweiten Erhebung zu den Arbeitsbedingungen wurde freihändig vergeben.

- In einer Stichprobe von 26 für die Prüfung ausgewählten Aufträgen wurden sechs Aufträge unter Zugrundelegung von Artikel 46 der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates vom 1. Juni 1976, geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates vom 30. Juni 1993, freihändig vergeben. In drei Fällen (Lieferung von Computern in einem Fall und Studienverträge in den anderen) wurde Artikel 46 zur Vermeidung des Ausschreibungsverfahrens zugrunde gelegt.

20. In zwei Fällen wurde festgestellt, daß Ausgaben bereits in Rechnung gestellt worden waren, ehe die Mittelbindung vorgenommen wurde. In einem Fall wurden Rechnungen für November und Dezember 1994 bei der 1995 vorgenommenen Mittelbindung berücksichtigt, obwohl der Rahmenvertrag zwischen der Stiftung und dem Vertragsnehmer erst am 1. Januar 1995 begann.

21. In einer für die Prüfung gezogenen Stichprobe von 10 Studienverträgen gingen bei fünf Verträgen die Abschlußberichte erst Monate nach der im Vertrag festgesetzten Frist ein. Das Management sollte eine etwaige Überprüfung der Verfahren in Betracht ziehen, die von der Stiftung für die Weiterverfolgung ausstehender Berichte angewandt werden.

22. Bei seiner Prüfung stellte der Hof in folgenden Fällen fest, daß Unterlagen mit Hilfe von Korrekturfluessigkeit abgeändert worden waren:

- Das Datum einer an den Finanzkontrolleur gefaxten Rechnung über 45 365 DM (23 817 ECU) wurde mit Korrekturfluessigkeit überschrieben und von Hand von 17. Januar 1995 in 17. Dezember 1994 geändert. Der Finanzkontrolleur erteilte seinen Sichtvermerk auf der Grundlage dieses Fax, und die Änderung des Datums führte dazu, daß die Ausgabe zu Lasten der Mittelübertragungen von 1994 und nicht der Mittel von 1995 verbucht wurde.

- Der Betrag in einer Einziehungsanordnung wurde mit Korrekturfluessigkeit überschrieben und von Hand von 1 680,16 ECU in 4 741,97 ECU geändert. Es ist nicht klar, auf welchen Betrag sich der Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs bezieht.

Schlußfolgerung

23. Die Aufgaben des Rechnungsführers und des Anweisungsbefugten sind nicht ausreichend voneinander getrennt, siehe Ziffer 8.

24. Das Ausmaß der Verwendung der Zahlstelle ist in den Finanzvorschriften nicht vorgesehen, siehe Ziffer 9.

25. Entgegen den Finanzvorschriften hat die Stiftung weiterhin Mittelübertragungen von Titel zu Titel vorgenommen, siehe Ziffer 10.

26. Für eine Reihe von Dienstreisen nach Brüssel wurden dem Hof unzulängliche oder überhaupt keine Unterlagen als Nachweis ihrer Berechtigung vorgelegt. Mit dieser Angelegenheit sollte man sich umgehend befassen.

27. Die Prüfung einer Stichprobe von Zahlungen ergab Probleme bei der Auftragsverwaltung sowie unangemessene Änderungen wichtiger Unterlagen, siehe die Ziffern 19-22.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 7. November 1996 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

(1) Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates vom 26. Mai 1975, ABl. L 139 vom 30. 5. 1975.

(2) Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates vom 26. Mai 1975 über die Gründung der Stiftung (ABl. L 139 vom 30. 5. 1975), geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 des Rates vom 30. Juni 1993 (ABl. L 181 vom 23. 7. 1993).

Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates vom 1. Juni 1976 betreffend Finanzvorschriften für die Stiftung (ABl. L 164 vom 24. 6. 1976), geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates vom 30. Juni 1993 (ABl. L 181 vom 23. 7. 1993).

ANHANG 1

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

ANHANG 2

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ANHANG 3

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

ANTWORT DER STIFTUNG

8. Die Stiftung hat eine Reihe von Maßnahmen zur Trennung der Aufgaben des Anweisungsbefugten und des Rechnungsführers eingeführt. Der Rechnungshof hat diese Initiativen in vorherigen Berichten zur Kenntnis genommen.

Das einzige in der Praxis weiterhin bestehende Problem ist das Verfahren, nach dem der Anweisungsbefugte Ausgaben im bestehenden integrierten Rechnungsführungssystem aufzeichnet. Dieses Problem wird gelöst, sobald die Stiftung ein neues Rechnungsführungssystem angeschafft hat.

Nach den Konsultationen des Jahres 1995 nahm die Stiftung 1996 zusammen mit anderen EU-Agenturen an einem gemeinsamen Ausschreibungsverfahren für die Anschaffung eines geeigneten Rechnungsführungssystems teil. Das Ergebnis hiervon war jedoch, daß keiner der Kandidaten die Anforderungen der Einrichtungen hundertprozentig erfuellte. Nach eingehenden Kontakten mit den Dienststellen der Kommission wird erwartet, daß die Stiftung im Laufe des Jahres 1997 ein geeignetes Rechnungsführungssystem von der Kommission erwirbt, nachdem die Arbeit an einem entsprechenden System, das die technischen und gesetzlichen Anforderungen der Agenturen erfuellt, vor kurzem abgeschlossen wurde.

9. Die Stiftung hat im Hinblick auf Lösungen für das identifizierte Problem Verbindung mit den Dienststellen der Kommission aufgenommen. Die Stiftung wurde inzwischen davon informiert, daß diese Frage zwischen der Kommission und dem Europäischen Parlament im Rahmen des laufenden Dialogs über die Haushaltsordnung der Agenturen erörtert wird.

10. Im Anschluß an den letzten Bericht des Rechnungshofes ersuchte die Stiftung die Dienststellen der Kommission um Klärung der Haushaltsordnung der Stiftung in bezug auf die betreffenden Mittelübertragungen. Die Stiftung wird nun vom Generaldirektorat von der GD XIX unterrichtet, daß die Übertragungen in Übereinstimmung mit der Haushaltsordnung der Stiftung erfolgt sind (siehe auch Absatz 16).

11. Sämtliche Dienstreisen in der Stiftung wurden vom Anweisungsbefugten dokumentiert und genehmigt, nachdem dieser sich vergewissert hatte, daß sie mit dem Arbeitsprogramm der Stiftung bzw. den verwaltungstechnischen Anforderungen übereinstimmen. Zudem steht eine Dokumentation über die Tagesordnung, Zeitpläne, Teilnehmerlisten, Protokolle, Nachfolgearbeiten bzw. gegebenenfalls Reiseberichte im Zusammenhang mit den Sitzungen zur Verfügung. Die Stiftung wird ihre Verfahren zur Aufzeichnung und Auffindung der erforderlichen Dokumentation in bezug auf die Dienstreisen überprüfen.

Die Verordnung zur Gründung der Stiftung schreibt vor, daß die europäischen Organe konsultiert und die Sozialpartner in ihre Arbeit miteinbezogen werden. In den letzten Jahren hat zwar eine Vertiefung des Austauschs mit den betreffenden EU-Gremien in Brüssel stattgefunden, doch die Zahl der Dienstreisen nach Brüssel ist nicht gestiegen. Es werden keine Dienstreisen gemacht, wenn andere Kommunikationsmittel verwendet werden können. Soweit möglich kommen Telefon, Internet, E-Mail und andere elektronische Hilfsmittel zum Einsatz. Im November 1995 wurde außerdem ein Videokonferenz-Pilotprojekt ins Leben gerufen. Entsprechende Einrichtungen werden eingeführt, soweit es die finanziellen Möglichkeiten gestatten. Desgleichen sind auch Experimente mit Computerkonferenzen durchgeführt worden.

14. Auf der Grundlage eines von den irischen Behörden vorgelegten Vorschlags bereiten die Rechtsanwälte derzeit einen überarbeiteten Pachtvertrag vor.

16. Wie in Absatz 10 weiter oben angeführt, ist der Stiftung von der Kommission mitgeteilt worden, daß die betreffenden Mittelübertragungen vollständig mit der Haushaltsordnung übereinstimmen. Mit ihrer Hilfe konnte die Stiftung die ihr durch die Entscheidungen der Haushaltsbehörden bereitgestellten Mittel in der effizientesten Weise einsetzen. Die Stiftung weiß den Standpunkt von Rechnungshof und Parlament jedoch zu würdigen und ist bemüht, derartige Übertragungen nur in dringenden Bedarfsfällen vorzunehmen.

17. Wie oft Übertragungen vorgenommen werden, richtet sich nach der Art der Verträge, auf deren Grundlage die Übertragungen erfolgten. Diese Verträge betrafen im wesentlichen Studien mit Durchführungsfristen von 12 Monaten oder mehr.

18. Die Stiftung wird die Dienststellen der Kommission erneut daran erinnern, daß die Zuschußzahlungen bis zum 15. jedes Quartals ausgeführt werden müssen.

19. Bei dem Vertrag zur Durchführung einer europäischen Untersuchung über Arbeitsbedingungen geht aus der betreffenden Akte hervor, daß dieser Vertrag unter dem aufgrund eines offenen Ausschreibungsverfahrens erstellten Rahmenvertrag für den "Eurobaromètre-Standard" zwischen der Europäischen Kommission und INRA (Europa) abgeschlossen worden war.

Die freihändige Vergabe von Aufträgen stand völlig in Einklang mit dem in Artikel 46 der Haushaltsordnung der Stiftung vorgesehenen Verfahren und den diesbezüglich einzuhaltenden Kriterien. Diese werden befolgt.

Bei der Lieferung von Computern wurde Artikel 46 Absatz d) angewandt. Dies erfolgte aufgrund der besonderen mehrsprachigen Anforderungen sowie deshalb, weil die Stiftung WordPerfect 5.1 für DOS verwendet (wie von der Direktion Datenverarbeitung der Kommission empfohlen). Nur ein Lieferant verfügte über die geforderte Software sowie die speziellen mehrsprachigen Tastaturen und stellte örtliche Unterstützung bereit.

Die beiden anderen Verträge beziehen sich auf Forschungsvorschläge. Der Verwaltungsrat der Stiftung genehmigte auf seiner Sitzung vom 25. März 1994 die Einführung neuer Verfahren, die im Laufe des Jahres 1995 vollständig einsatzbereit sein sollten, für die Vergabe von Verträgen, die auf Aufforderungen zur Interessenbekundung basierten, die im Amtsblatt veröffentlicht wurden, sowie von Ausschreibungen. Die beiden Verträge wurden während der vom Verwaltungsrat festgelegten Übergangsphase geschlossen.

20. Die Stiftung betreibt ein dezentralisiertes Bestellungssystem. Die beiden Rechnungen waren Teil einer Reihe von Bestellungen, die von einer operationellen Einheit aufgegeben wurden, deren Gesamtbestellungen die gebundenen Mittel überschritten. Es werden geeignete Maßnahmen ergriffen, damit dies nicht wieder vorkommt. Die Bereitstellung eines neuen Rechnungsführungssystems dürfte die automatische Umsetzung der erforderlichen Kontrollen gewährleisten.

21. Die Überwachung der Umsetzung der Studienverträge erfolgt monatlich auf der Programmverwaltungssitzung. Die Verfahren zur Weiterverfolgung werden derzeit überprüft.

22. Die Bestellung wurde für die betreffenden Dienststellen am 11. Oktober 1994 aufgegeben. Die Änderung des Datums auf der Rechnung selbst hatte keinerlei Einfluß auf die Überträge. Dennoch wurde der betreffende Beamte gerügt.

Erforderliche von Hand vorzunehmende Korrekturen werden in Zukunft unterschrieben und datiert. Die Bereitstellung des neuen Rechnungsführungssystems dürfte Probleme dieser Art lösen.

23. Siehe Antwort unter Absatz 8.

24. Siehe Antwort unter Absatz 9.

25. Siehe Antwort unter Absatz 10.

26. Siehe Antwort unter Absatz 11.

27. Siehe Antwort unter den Absätzen 19 bis 22.