Kodex für gute Verwaltungspraxis im Gemeinschaftlichen Sortenamt

(2000/C 371/08)

DER VERWALTUNGSRAT DES GEMEINSCHAFTLICHEN SORTENAMTES -

in Ausübung der ihm hinsichtlich des gemeinschaftlichen Sortenschutzes durch Artikel 36 Absatz 1 Buchstabe d) der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates verliehenen Befugnisse,

gestützt auf die vom Europäischen Bürgerbeauftragten aus eigener Initiative durchgeführte Untersuchung, bei der er der Frage nachging, ob in den verschiedenen Institutionen und Organen der Gemeinschaft ein von den Beamten in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit zu befolgender Kodex für gute Verwaltungspraxis vorhanden und für die Öffentlichkeit zugänglich ist,

in Erwägung nachstehender Gründe:

Der Grundsatz der Offenheit wurde mit dem Vertrag von Amsterdam ausdrücklich im Vertrag über die Europäische Union verankert, indem erklärt wird, dass der Vertrag eine neue Stufe bei der Verwirklichung einer immer engeren Union darstellt, in der die Entscheidungen möglichst offen und bürgernah getroffen werden;

in der Erwägung, dass ein solcher Kodex sowohl für die Beamten, die detailliert über die von ihnen im Umgang mit der Öffentlichkeit zu befolgenden Regeln informiert werden, als auch für die Bürger nützlich ist, da diese Aufschluss über die Verhaltensnorm bekommen, die sie im Umgang mit dem Amt berechtigterweise erwarten können,

in dem Wunsch, deshalb einen Kodex mit den Grundsätzen für gute Verwaltungspraxis aufzustellen, der von den Beamten in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit eingehalten werden sollte, und diesen Kodex öffentlich zugänglich zu machen -

ERLÄSST HIERMIT FOLGENDE VORSCHRIFTEN ÜBER DIE ARBEITSMETHODEN DES AMTES:

Artikel 1

Allgemeine Vorschrift

In ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit beachten die Beschäftigten des Gemeinschaftlichen Sortenamtes (nachstehend als "das Amt" bezeichnet) die Grundsätze, die in den vorliegenden Vorschriften niedergelegt sind und die den Kodex für gute Verwaltungspraxis (nachstehend als "der Kodex" bezeichnet) bilden.

Artikel 2

Persönlicher Geltungsbereich

(1) Der Kodex gilt, in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit, für alle Beamten und sonstigen Bediensteten, auf die das Statut der Beamten und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten Anwendung finden. Im Folgenden bezieht sich der Begriff "Beamter" sowohl auf die Beamten als auch auf die sonstigen Bediensteten.

(2) Das Amt ergreift die notwendigen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Vorschriften dieses Kodex auch auf die Personen Anwendung finden, die für es tätig sind, z. B. auf Personen, die im Rahmen von privatrechtlichen Verträgen beschäftigt werden, von den nationalen öffentlichen Diensten abgestellte Sachverständige und Praktikanten.

(3) Der Begriff "Öffentlichkeit" bezieht sich auf natürliche und juristische Personen unabhängig davon, ob sie ihren Wohnsitz bzw. ihren eingetragenen Sitz in einem Mitgliedstaat haben oder nicht.

Artikel 3

Sachlicher Geltungsbereich

(1) Der vorliegende Kodex enthält die allgemeinen Grundsätze guter Verwaltungspraxis, die auf die Gesamtheit der Beziehungen der Beamten des Amtes zur Öffentlichkeit Anwendung finden, sofern sie nicht spezifischen Vorschriften unterliegen.

(2) Die in diesem Kodex festgelegten Grundsätze beziehen sich nicht auf die Beziehungen zwischen dem Amt und seinen Beamten. Diese unterliegen dem Statut.

Artikel 4

Rechtmäßigkeit

Ein Beamter handelt nach dem Grundsatz der Rechtmäßigkeit und wendet die in den Rechtsvorschriften der Gemeinschaft niedergelegten Regeln und Verfahren an. Der Beamte achtet insbesondere darauf, dass Beschlüsse, die die Rechte oder Interessen von Einzelpersonen beeinträchtigen, eine rechtliche Grundlage haben und ihr Inhalt mit den geltenden Rechtsvorschriften übereinstimmt.

Artikel 5

Nichtdiskriminierung

(1) Beim Umgang mit Ersuchen der Öffentlichkeit und bei der Beschlussfassung gewährleistet der Beamte, dass der Grundsatz der Gleichbehandlung beachtet wird. Einzelpersonen, die sich in der gleichen Situation befinden, werden auf vergleichbare Weise behandelt.

(2) Im Fall einer unterschiedlichen Behandlung muss diese durch die entsprechenden objektiven Maßstäbe des Einzelfalls gerechtfertigt sein.

(3) Der Beamte enthält sich insbesondere jeder ungerechtfertigten unterschiedlichen Behandlung von Einzelpersonen aus Gründen der Nationalität, des Geschlechts, der rassischen oder ethnischen Herkunft, der Religion oder des Glaubens, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Ausrichtung.

Artikel 6

Verhältnismäßigkeit

(1) Bei der Beschlussfassung stellt der Beamte sicher, dass die getroffenen Maßnahmen im Hinblick auf das angestrebte Ziel der Verhältnismäßigkeit entsprechen. Der Beamte vermeidet es insbesondere, die Rechte der Bürger einzuschränken oder ihnen Belastungen aufzuerlegen, wenn diese Einschränkungen oder Belastungen nicht in einem angemessenem Verhältnis zum Zweck der durchgeführten Maßnahmen stehen.

(2) Bei der Beschlussfassung achtet der Beamte auf einen angemessenen Ausgleich zwischen den Belangen von Privatpersonen und dem allgemeinen öffentlichen Interesse.

Artikel 7

Fehlende Amtsbefugnis und Amtsmissbrauch

Befugnisse dürfen ausschließlich zur Erreichung der Ziele ausgeübt werden, für die sie in den einschlägigen Vorschriften übertragen worden sind. Der Beamte sieht insbesondere davon ab, von Befugnissen Gebrauch zu machen, für die keine rechtliche Grundlage besteht bzw. die nicht mit einem öffentlichen Interesse begründet werden können.

Artikel 8

Unparteilichkeit und Unabhängigkeit

(1) Der Beamte handelt unparteiisch und unabhängig. Der Beamte enthält sich jeder willkürlichen Handlung, die sich nachteilig auf Einzelpersonen auswirkt, sowie jeder Form der Vorzugsbehandlung, auf welchen Gründen sie auch immer beruhen mag.

(2) Der Beamte lässt sich nicht von äußeren Einfluessen irgendwelcher Art, einschließlich politischer Einfluesse, oder von persönlichen Interessen leiten.

(3) Der Beamte enthält sich der Mitwirkung an einem Beschluss über eine Angelegenheit, die seine eigenen Interessen bzw. die seiner Familienangehörigen, Verwandten, Freunden und Bekannten betrifft.

Artikel 9

Objektivität

Bei der Beschlussfassung berücksichtigt der Beamte alle wesentlichen Faktoren und misst jedem von ihnen das ihm gebührende Gewicht bei; alle nicht zur Sache gehörenden Umstände finden keine Berücksichtigung.

Artikel 10

Berechtigte Erwartungen und folgerichtiges Handeln

(1) Der Beamte berücksichtigt die berechtigten und angemessenen Erwartungen, die die Öffentlichkeit aufgrund des Handelns des Amtes in der Vergangenheit, hegt.

(2) Der Beamte handelt, in seiner eigenen Verwaltungspraxis und im Verhältnis zur Verwaltungstätigkeit des Amtes, folgerichtig. Der Beamte hält sich an die üblichen Verwaltungspraktiken des Amtes, sofern nicht berechtigte Gründe dafür vorliegen, in einem Einzelfall von diesen Praktiken abzuweichen.

Artikel 11

Fairness

Der Beamte sollte fair und vernünftig handeln.

Artikel 12

Höflichkeit

(1) Der Beamte legt in den Beziehungen zur Öffentlichkeit ein dienstleistungsorientiertes, korrektes, höfliches und zugängliches Verhalten an den Tag.

(2) Ist ein Beamter für eine bestimmte Sache nicht zuständig, so verweist er die betreffende Person an den zuständigen Beamten.

(3) Tritt ein Fehler auf, der die Rechte oder Interessen einer Einzelperson beeinträchtigt, entschuldigt sich der Beamte dafür.

Artikel 13

Beantwortung von Schreiben in der Sprache des Absenders

Ein Beamter tut alles in seiner Macht Stehende, damit eine Einzelperson, die dem Amt in einer der Amtssprachen der Gemeinschaft schreibt, eine Antwort in der gleichen Sprache erhält.

Artikel 14

Empfangsbestätigung und Angabe des zuständigen Beamten

(1) Jedes Schreiben oder jede Beschwerde beim Amt ist innerhalb von vierzehn Tagen nach Erhalt zu bestätigen bzw. zu beantworten, sofern dies innerhalb dieser Frist möglich ist. Auf alle Fälle ist innerhalb von zwei Monaten nach Erhalt eine Antwort zu verschicken.

(2) Die Empfangsbestätigung oder Antwort enthält Namen und Telefonnummer des Beamten, der mit der Angelegenheit befasst ist sowie seine Dienststelle.

(3) Keine Empfangsbestätigung oder Antwort ist in den Fällen erforderlich, in denen Schreiben oder Beschwerden unbedeutend oder schikanös sind, d. h. übertrieben oft oder wiederholt gestellt werden oder sinnlos sind.

Artikel 15

Verpflichtung zur Weiterleitung an die zuständige Dienststelle

Wird ein Schreiben oder eine Beschwerde an das Amt an eine Abteilung oder einen Beamten adressiert oder geleitet, die bzw. der dafür nicht zuständig ist, wird der Vorgang an die zuständige Dienststelle des Amtes geleitet, die gemäß Artikel 14 verfährt.

Artikel 16

Recht auf Anhörung und Abgabe von Erklärungen

(1) In Fällen, in denen die Rechte oder Interessen von Einzelpersonen berührt werden, stellt der Beamte sicher, dass in jeder Etappe des Beschlussfassungsverfahrens die Rechte auf Einrede respektiert werden.

(2) Jede Einzelperson hat in Fällen, in denen ein Beschluss gefasst wird, der seine Rechte oder Interessen berührt, das Recht, eine schriftliche Erklärung abzugeben und erforderlichenfalls mündliche Anmerkungen vorzutragen, ehe der Beschluss gefasst wird.

Artikel 17

Angemessene Frist für die Beschlussfassung

(1) Der Beamte stellt sicher, dass über jedes Ersuchen bzw. jede Beschwerde an das Amt innerhalb einer angemessenen Frist, unverzüglich und auf keinen Fall später als zwei Monate nach Erhalt ein Beschluss gefasst wird.

(2) Kann über ein Ersuchen oder eine Beschwerde angesichts der Komplexität der damit zusammenhängenden Fragen innerhalb der oben genannten Frist kein Beschluss ergehen, so wird ihr Verfasser so bald wie möglich davon unterrichtet, und ein endgültiger Beschluss wird dann so bald wie möglich gefasst.

Artikel 18

Verpflichtung zur Begründung von Beschlüssen

(1) Für jeden Beschluss des Amtes, der sich nachteilig auf die Rechte oder Interessen einer Einzelperson auswirken kann, sind die Gründe zu nennen, auf die sich der Beschluss stützt; dazu sind die maßgeblichen Tatsachen und die Rechtsgrundlage des Beschlusses eindeutig anzugeben.

(2) Der Beamte sieht von Beschlüssen ab, die sich auf nicht ausreichende oder vage Gründe stützen und die keine individuelle Begründung enthalten.

(3) Ist es angesichts der hohen Anzahl von Personen, die von ähnlichen Beschlüssen betroffen sind, nicht möglich, die Gründe für den Beschluss detailliert darzulegen, und werden daher Standardantworten gegeben, so liefert ein Beamter, sofern dies gewünscht wird, anschließend die auf den Einzelfall bezogene Begründung.

Artikel 19

Angabe der Beschwerdemöglichkeiten

(1) Ein Beschluss des Amtes, der sich nachteilig auf die Rechte oder Interessen einer Einzelperson auswirken kann, enthält eine Angabe aller Möglichkeiten, Beschwerde gegen den Beschluss einzulegen. Anzugeben sind insbesondere die Art der Rechtsmittel, die Gremien, vor denen sie in Anspruch genommen werden können, sowie die Fristen für ihre Inanspruchnahme.

(2) Ein Beschluss enthält auch die Möglichkeit der gerichtlichen Überprüfung und Beschwerden aufgrund schlechter Verwaltung beim Europäischen Bürgerbeauftragten nach Artikel 230 bzw. 195 des Vertrages zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft.

Artikel 20

Mitteilung des Beschlusses

(1) Der Beamte stellt sicher, dass ein Beschluss, der die Interessen oder Rechte einer Privatperson berührt, dieser Person so bald wie möglich nach der Beschlussfassung schriftlich mitgeteilt wird.

(2) Der Beamte sieht so lange davon ab, den Beschluss Dritten mitzuteilen, bis die betreffende Person unterrichtet worden ist.

Artikel 21

Datenschutz

(1) Der Beamte, der mit personenbezogenen Daten umgeht, die einen Bürger betreffen, beachtet die Grundsätze der Richtlinie 95/46/EG über den Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr.

(2) Der Beamte sieht insbesondere davon ab, personenbezogene Daten für unrechtmäßige Zwecke zu verarbeiten bzw. solche Daten an unbefugte Personen weiterzuleiten.

Artikel 22

Informationsbegehren

(1) Der Beamte stellt Einzelpersonen, sofern er für die betreffende Angelegenheit zuständig ist, die von ihnen angeforderten Informationen zur Verfügung.

(2) Ist ein mündliches Ersuchen zu kompliziert oder zu umfangreich, kann der Beamte die entsprechende Person auffordern, ihr Ersuchen schriftlich zu formulieren.

(3) Kann aufgrund des vertraulichen Charakters der angeforderten Information der Beamte diese nicht preisgeben, so gibt er dafür gemäß Artikel 18 die Gründe an.

(4) Informationsbegehren zu Fragen, für die er nicht zuständig ist, leitet der Beamte an die zuständige Person weiter und gibt deren Namen und Telefonnummer an. Informationsbegehren, die eine andere Institution oder ein anderes Organ der Gemeinschaft betreffen, leitet der Beamte an diese weiter.

Artikel 23

Anträge auf öffentlichen Zugang zu Dokumenten

(1) Wird der Zugang zu Unterlagen des Amtes beantragt, gewährt der Beamte den Zugang zu diesen Unterlagen in Übereinstimmung mit den Rechtsvorschriften des Amtes und dem Beschluss des Verwaltungsrates des Amtes über den öffentlichen Zugang zu Dokumenten.

(2) Kann der Beamte einem mündlichen Antrag auf Zugang zu Dokumenten nicht stattgeben, so kann der Bürger aufgefordert werden, seinen Antrag schriftlich zu formulieren.

Artikel 24

Führung angemessener Akten

Das Amt führt über ein- und ausgehende Post, erhaltene Unterlagen und getroffene Maßnahmen in angemessener Weise Akten.

Artikel 25

Öffentlicher Zugang zum Kodex

(1) Das Amt stellt sicher, dass die notwendigen Maßnahmen getroffen werden, damit der Kodex die größtmögliche öffentliche Verbreitung findet. Insbesondere stellt das Amt die Verfügbarkeit einer Broschüre mit dem Namen "Gute Verwaltungspraxis im Gemeinschaftlichen Sortenamt" sicher, die den Kodex enthält.

(2) Das Amt stellt interessierten Personen ein Exemplar dieses Kodex auf Wunsch zur Verfügung.

Artikel 26

Recht auf Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten

Gegen jedwedes Versäumnis eines Beamten, den in diesem Kodex dargelegten Grundsätzen nachzukommen, kann gemäß Artikel 195 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft und dem Statut des Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde an den Europäischen Bürgerbeauftragten gerichtet werden(1).

Artikel 27

Revision

Diese Vorschriften werden zwei Jahre nach ihrem Inkrafttreten einer Revision unterzogen. In Vorbereitung auf diese Revision berichtet der Präsident des Amtes gegen Ende des Jahres 2001 dem Verwaltungsrat über die diesbezügliche Umsetzung der Vorschriften.

Artikel 28

Inkrafttreten

Diese Vorschriften treten am 13. April 2000 in Kraft und werden im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht.

Datum: 12. April 2000.

Vorsitzender des Verwaltungsrates

Louis Van Eylen

(1) Beschluß des Europäischen Parlaments vom 9. März 1994 über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragen (ABl. L 113 vom 4.5.1994, S. 15).