Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Stiftung Dublin) für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Stiftung

(1999/C 372/07)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Rat und dem Europäischen Parlament gemäß Artikel 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates(1), geändert durch Artikel 1 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 des Rates(2), vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 1 Absatz 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates(3) zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates(4) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Verwaltungsrats ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(5) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Artikel 1 Absätze 52, 54 und 55 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 der Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Finanzausweise verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, daß der Jahresabschluß für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG ZUR VERBESSERUNG DER LEBENS- UND ARBEITSBEDINGUNGEN (STIFTUNG DUBLIN) FÜR DAS AM 31. DEZEMBER 1998 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Verwaltung

Durchführung der Finanzvorschriften

5. Die derzeitige Fassung der "Durchführung der Finanzvorschriften" datiert aus dem Jahr 1976 und bedarf im Hinblick auf die Anwendung neuer Praktiken und Entwicklungen im Rechnungsführungsbereich einer Überarbeitung. Die Stiftung sollte die Durchführungsvorschriften aktualisieren, um die neuen Entwicklungen beim Einsatz von Informationstechnologie bzw. die Einführung des Euro einzubinden. Die Durchführungsvorschriften sind auch in folgenden Punkten zu bearbeiten: Eintragungen in das Bestandsverzeichnis, Regelungen für einen Vergabebeirat, Übertragung von Befugnissen sowie Verwaltung der Zahlstellen.

Zahlstelle

6. Die über die Zahlstelle abgewickelten Ausgaben beliefen sich auf 37 % der Gesamtausgaben (ohne Gehälter). Die Verwaltung und Überprüfung der Zahlstelle könnte durch zusätzliche Erläuterungen des Zahlstellenverwalters vereinfacht werden. Sobald das neue Rechnungsführungssystem SI 2 installiert ist, sollten nur noch wenige Vorgänge über die Zahlstelle abgewickelt werden.

Vermögensübersicht

Verschiedene noch nicht verbuchte Ausgaben

7. Zum 31. Dezember 1998 wurden die "verschiedenen noch nicht verbuchten Ausgaben" mit einem Wert von 38875 ECU ausgewiesen. Dieser Betrag setzt sich wie folgt zusammen: 37611 ECU wurden aus der Vermögensübersicht für das Haushaltsjahr 1997 übertragen und 1264 ECU sind für das Haushaltsjahr 1998 ausgewiesen. Der Übertrag ist darauf zurückzuführen, daß 1997 Beträge ausgezahlt wurden, obwohl die Mittelausstattung der Haushaltslinie unzureichend war. Die Beträge wurden in der Vermögensübersicht unter "Verwahrkonto" ausgewiesen und sollten 1998 bereinigt, d. h. vom Finanzkontrolleur genehmigt und in der richtigen Haushaltslinie verbucht werden. Diese Bereinigung ist 1998 nicht erfolgt. Bei dem für 1998 ausgewiesenen Betrag handelt es sich um in diesem Jahr getätigte vergleichbare Zahlungen. Der gesamte Betrag zu diesem Posten der Vermögensübersicht sollte 1999 bereinigt werden.

Übersetzungsdienst

8. Mit Blick auf den Ausbau des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union in Luxemburg sollte die Situation des stiftungsinternen Übersetzungsdiensts überdacht werden.

Dienstreisen

9. Zur Vereinfachung der Verwaltung der Dienstreisekosten sollten die diesbezüglichen Statistiken so aufbereitet sein, daß eine Zuordnung der Kosten pro Kopf und pro Einheit möglich ist.

10. Dienstreisekosten für Sachverständige sollten grundsätzlich an deren Einrichtung gezahlt werden. Werden sie dem Sachverständigen ausgezahlt, so sollten die Originale der Fahr- und Bordkarten mit einem Stempel "gezahlt von der Europäischen Stiftung..." versehen werden, bevor sie in Kopie als Anlage an die Reisekostenabrechnung geheftet werden.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 9. September 1999 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 139 vom 30.5.1975, S. 1.

(2) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 13.

(3) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 26.

(4) ABl. L 164 vom 24.6.1976, S. 1.

(5) In Anwendung von Artikel 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates, geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 des Rates, wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Stiftung für das Haushaltsjahr 1998 am 26. März 1999 erstellt und anschließend der Kommission, dem Verwaltungsrat der Stiftung und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem diese Rechnung am 21. Mai 1999 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1998 und 1997

Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten der Stiftung.

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Tabelle 2

Aufwands- und Ertragsrechnung für die Haushaltsjahre 1998 und 1997

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Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten der Stiftung.

Antworten der stiftung Dublin

Durchführung der Finanzvorschriften

5. Eine Aktualisierung der Durchführungsbestimmungen der Finanzvorschriften wurde in die Wege geleitet. Die aktualisierte Fassung wird die vom Rechnungshof angesprochenen Punkte beinhalten.

Zahlstelle

6. In Zukunft werden Ausgaben, die über die Zahlstelle abgewickelt werden, mit zusätzlichen Erläuterungen versehen.

Vermögensübersicht

Verschiedene noch nicht verbuchte Ausgaben

7. Die vom Rechnungshof in der Bilanz für 1998 erwähnten Beträge wurden bereinigt. Die Stiftung hat Vorkehrungen getroffen, um dieses Problem in Zukunft zu vermeiden.

Übersetzungsdienst

8. Die Situation des Sprachen- und Übersetzungsdienstes der Stiftung wird derzeit überprüft.

Dienstreisen

9. Die Stiftung wird ihre Methode der Aufbereitung von Dienstreisestatistiken überprüfen, um festzustellen, wie der Empfehlung des Rechnungshofes in Anbetracht der knappen Personalressourcen am besten entsprochen werden kann.

10. Fahr- und Bordkarten werden jetzt mit einem Stempel "gezahlt von der Europäischen Stiftung..." versehen.