Beschluß vom 21. März 1997 über den öffentlichen Zugriff auf Dokumente der Europäischen Umweltagentur (97/C 282/04)

Erläuternde Begründung

1. Gemäß der Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates vom 7. Mai 1990 zur Errichtung einer Europäischen Umweltagentur und eines Europäischen Umweltinformations- und Umweltbeobachtungsnetzes (1) gehört es zu den Aufgaben der Agentur, "eine sachgerechte Unterrichtung der Öffentlichkeit über den Zustand der Umwelt sicherzustellen" (Artikel 1 Absatz 2). In Übereinstimmung mit dieser allgemeinen Aussage ist die Agentur für die "umfassende Verbreitung von zuverlässigen Umweltinformationen" verantwortlich (Artikel 2 Ziffer vi)).

2. In Anbetracht der Tatsache, daß der freie Zugriff auf die bei den Behörden der Mitgliedstaaten vorhandenen Umweltinformationen den Umweltschutz verbessern würde, ist der Zugang zu den im Besitz der Mitgliedstaaten befindlichen Dokumenten durch die Richtlinie 90/313/EWG des Rates vom 7. Juni 1990 über die Freiheit des Zugriffs auf Umweltinformationen (2) sichergestellt worden.

3. Am 6. Dezember 1993 bestätigten der Rat und die Kommission der EU einen Verhaltenskodex betreffend den öffentlichen Zugriff auf Dokumente des Rates und der Kommission (3). Kurz darauf haben diese beiden Gremien Beschlüsse über den Zugriff der Öffentlichkeit auf ihre diesbezüglichen Dokumente gefaßt (4), um diesen Verhaltenskodex umzusetzen.

4. Bislang hat die Agentur den Beschluß der Kommission analog angewendet. Da sie jedoch mit Rechtspersönlichkeit ausgestattet ist und rechtliche Selbständigkeit besitzt, ist sie nicht an die obengenannten Beschlüsse gebunden; aus diesem Grund muß die Agentur ein eigenes Regelwerk über den Zugriff der Öffentlichkeit auf Dokumente der Europäischen Umweltagentur verabschieden.

Es scheint dringend angeraten, diese Regeln eng an den vom Rat und von der Kommission beschlossenen zu orientieren. Unter Einhaltung des Prinzips der rechtlichen Selbständigkeit wird der Beschluß sich nicht auf den obengenannten Verhaltenskodex beziehen, sondern eigenständig angewandt.

5. Ausgangspunkt in bezug auf die inhaltliche Seite des Beschlusses sollte der etablierte Wille der Agentur sein, den breitestmöglichen Zugriff auf bestehende Dokumente zu gewähren - und dies muß absolut deutlich gemacht werden. Zweck des Beschlusses ist es, ein Regelwerk festzulegen, nach dem die Öffentlichkeit die vorhandenen Dokumente anfordern darf, ohne ein spezifisches Interesse nachweisen zu müssen. Es muß klar sein, daß die Antragsteller nur berechtigt sind, vorhandene Dokumente zu erhalten bzw. einzusehen. Die Agentur soll nicht dazu verpflichtet werden, Forschungsarbeiten für die Öffentlichkeit zu unternehmen oder neue Dokumente zu verfassen.

6. Zugriff auf Dokumente (ungeachtet des jeweiligen Formats) wird in der Regel auf solche Dokumente beschränkt sein, die in der Agentur erstellt werden. Bei allen anderen Dokumentenanforderungen sollen die Antragsteller aufgefordert werden, sich an die Behörde oder Agentur zu wenden, von der die betreffenden Dokumente stammen.

7. Auch wenn die Einsichtnahme in Dokumente der Agentur in den Räumlichkeiten der Agentur gewöhnlich kostenlos ist, sollte der Agentur das Recht eingeräumt werden, für Fotokopien von Dokumenten mit mehr als 30 Seiten eine geringe Gebühr zu erheben.

8. Der Zugriff auf Dokumente der Agentur ist unter bestimmten Bedingungen zu verwehren, insbesondere in Fällen, in denen das öffentliche Interesse, der Schutz des Einzelnen und der Privatsphäre sowie der Vertraulichkeit bei geschäftlichen und industriellen Geheimnissen dies erfordern. Aus Gründen der Einheitlichkeit wurde es für sinnvoll erachtet, diese Ausnahmen (Artikel 5) genau so darzulegen wie in dem vom Rat und der Kommission angenommenen Verhaltenskodex.

9. Das durch den Beschluß festgelegte Verfahren ist wie folgt:

- Alle Anträge sind an das Büro des Exekutivdirektors zu richen. Alle Nachfragen sind unter der Verantwortung des Exekutivdirektors zu bearbeiten.

- Beabsichtigt die Agentur, den Zugriff auf bestimmte Dokumente zu verwehren, sind dem Antragsteller die Gründe für diese Entscheidung schriftlich mitzuteilen. Der Antragsteller ist dann berechtigt, gegen diese Entscheidung beim Vorsitzenden des Verwaltungsrates Widerspruch einzulegen. Es wird davon ausgegangen, daß dieser Fall nur in sehr seltenen Ausnahmefällen eintreten wird.

- Lehnt der Vorsitzende des Verwaltungsrates den Widerspruch ab, sind dem Antragsteller im entsprechenden Bescheid die Gründe mitzuteilen, und es ist darauf hinzuweisen, daß die Angelegenheit gemäß Artikel 138e des EU-Vertrags an den Bürgerbeauftragten weitergeleitet werden kann.

10. Der Beschluß des Verwaltungsrates der Europäischen Umweltagentur wurde verabschiedet und sollte vom gleichen Gremium nach Ablauf von zwei Jahren überprüft werden. Er ist im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften (Teil C - Mitteilungen und Bekanntmachungen) zu veröffentlichen und der Allgemeinheit zugänglich zu machen.

Wortlaut des Beschlusses

I. Der Öffentlichkeit ist unter Einhaltung der in diesem Beschluß festgelegten Bedingungen der breitestmögliche Zugriff auf Dokumente der Agentur zu gewähren.

"Dokumente der Agentur" bezeichnet sämtliche vorhandenen Schriftstücke jeglichen Formats, die vorhandene Daten enthalten und die bei der Europäischen Umweltagentur erstellt wurden. Dieser Beschluß trifft nicht auf Dokumente zu, die bereits veröffentlicht worden sind.

II. Anträge auf den Zugriff auf Dokumente der Agentur sind schriftlich beim Exekutivdirektor der Agentur einzureichen (5). Antragsteller sind nicht verpflichtet, ihr Interesse nachzuweisen.

Die Anträge sind genau zu formulieren und müssen die erforderlichen Informationen enthalten, damit das gewünschte Dokument ermittelt werden kann. Wenn nötig, muß der Antragsteller aufgefordert werden, zusätzlich Angaben zu machen.

III. Der Antragsteller kann auf Dokumente der Agentur entweder durch Einsichtnahme vor Ort in den Räumen der Agentur zugreifen oder sich auf eigene Kosten eine Kopie schicken lassen. Die Agentur ist berechtigt, für Fotokopien mit einem Umfang von mehr als 30 Blatt eine Gebühr von 10 ECU, zuzüglich 0,036 ECU je Blatt zu erheben. Die Gebühren für Informationen in anderen Formaten sind von lich 0,036 ECU je Blatt zu erheben. Die Gebühren für Informationen in anderen Formaten sind vonFall zu Fall festzulegen, müssen sich aber innerhalb eines angemessenen Rahmens bewegen.

Dokumente sollen in der jeweils verfügbaren Sprache zur Verfügung gestellt werden, wobei die vom Antragsteller bevorzugten Sprachen zu berücksichtigen sind.

Personen oder Körperschaften, denen ein Zugriff auf ein Dokument der Agentur gewährt wurde, dürfen dieses Dokument ohne vorherige Genehmigung weder verkaufen noch für gewerbliche Zwecke verteilen. Eine Vervielfältigung veröffentlichter Dokumente ist unter Angabe der Quelle erlaubt.

IV. Die Anträge sind unter der Verantwortung des Exekutivdirektors so schnell wie möglich zu bearbeiten.

Dem Antragsteller ist innerhalb eines Monats schriftlich mitzuteilen, ob seinem Antrag stattgegeben wurde bzw. ob eine Ablehnung beabsichtigt ist. Im letzteren Fall sind dem Antragsteller die Gründe für diese Absicht mitzuteilen. Ferner ist ihm mitzuteilen, daß er in diesem Fall das Recht hat, innerhalb einer Frist von einem Monat beim Vorsitzenden des Verwaltungsrates eine Überprüfung der Entscheidung zur Verwehrung der Einsicht zu beantragen. Legt der Antragsteller keinen diesbezüglichen Einspruch ein, wird davon ausgegangen, daß der Antrag zurückgezogen wurde.

Ein Ausbleiben der Antwort auf einen Antrag innerhalb der Monatsfrist entspricht einer Ablehnung. In einem solchen Fall kann der Antragsteller innerhalb eines Monats beim Vorsitzenden des Verwaltungsrates Einspruch einlegen; geschieht das nicht, gilt der Antrag als zurückgezogen.

Über den Antrag auf Überprüfung einer Ablehnung ist so schnell wie möglich zu entscheiden, jedoch spätestens innerhalb von zwei Monaten nach Eingang. Wird ein solcher Einspruch abgelehnt, so sind im Bescheid die Gründe der Ablehnung anzuführen. Gleichzeitig muß der Antragsteller darauf hingewiesen werden, daß die Möglichkeit besteht, die Angelegenheit gemäß Artikel 138e des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft an den Bürgerbeauftragten weiterzuleiten.

V. Der Zugriff auf ein Dokument der Agentur ist zu verweigern, wenn durch seine Freigabe

- der Schutz öffentlicher Interessen (die öffentliche Sicherheit, internationale Beziehungen, Geldwertstabilität, Gerichtsverfahren, Inspektionen und Untersuchungen),

- der Schutz des Bürgers und seiner Privatsphäre,

- der Schutz geschäftlicher und industrieller Geheimnisse,

- der Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft und/oder

- die Vertraulichkeit gemäß Vorgabe der natürlichen oder rechtlichen Person oder gemäß den Gesetzen des Mitgliedstaats, von der bzw. von dem die in dem Dokument enthaltenen Daten stammen,

beeinträchtigt werden.

Der Zugriff auf ein Dokument der Agentur darf verwehrt werden, um die Vertraulichkeit der Vorgänge in der Agentur zu gewährleisten.

VI. Dieser Beschluß ist zwei Jahre nach seinem Inkrafttreten zu überprüfen. In Vorbereitung der Überprüfung hat der Exekutivdirektor rechtzeitig dem Verwaltungsrat einen Bericht über die Durchführung dieses Beschlusses vorzulegen.

VII. Dieser Beschluß tritt am 1. Juni 1997 in Kraft. Er wird im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht und der Allgemeinheit zugänglich gemacht.

(1) ABl. L 120 vom 11. 5. 1990, S. 1.

(2) ABl. L 158 vom 23. 6. 1990, S. 56.

(3) ABl. L 340 vom 31. 12. 1993, S. 41.

(4) Beschluß des Rates vom 20. 12. 1993 über den öffentlichen Zugriff auf Dokumente des Rates (ABl. L 340 vom 31. 12. 1993, S. 43), Beschluß der Kommission vom 8. 2. 1994 über den öffentlichen Zugriff auf Dokumente der Kommission (ABl. L 46 vom 18. 2. 1994, S. 58), geändert durch den Beschluß vom 19. 9. 1996 (ABl. L 247 vom 28. 9. 1996, S. 45).

(5) Europäische Umweltagentur, Kongens Nytorv 6, DK-1050 Kopenhagen, Fax (45) 33 36 71 99.