BESCHLUSS DES VERWALTUNGSRATES DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG ZUR VERBESSERUNG DER LEBENS- UND ARBEITSBEDINGUNGEN

vom 21. November 1997

über einen Verhaltenskodex für den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen

(1999/738/EG)

DER VERWALTUNGSRAT DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG ZUR VERBESSERUNG DER LEBENS- UND ARBEITSBEDINGUNGEN -

gestützt auf die Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates vom 26. Mai 1975 über die Gründung einer Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen(1) und die Ergänzung durch die Verordnung (EWG) Nr. 1947/93(2),

gestützt auf die Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates vom 1. Juni 1976 betreffend Finanzvorschriften für die Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen(3) und die Ergänzung durch die Verordnung (EWG) Nr. 1949/93(4),

gestützt auf einen Beschluß der Europäischen Kommission vom 8. Februar 1994 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten der Kommission -

HAT BESCHLOSSEN, folgenden Verhaltenskodex für den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten der Stiftung anzunehmen:

Allgemeiner Grundsatz

Die Öffentlichkeit erhält möglichst umfassenden Zugang zu den Dokumenten der Stiftung.

Der Ausdruck "Dokument" bezeichnet unabhängig vom Datenträger jedes im Besitz der Stiftung befindliches Schriftstück mit bereits vorhandenen Informationen.

Bearbeitung der Erstanträge

Der Antrag auf Zugang zu einem Dokument ist schriftlich einzureichen und hinreichend präzise zu formulieren; er muß insbesondere Angaben enthalten, aufgrund deren das betreffende Dokument bzw. die betreffenden Dokumente ermittelt werden können. Gegebenenfalls wird der Antragsteller von der Stiftung ersucht, seinen Antrag zu präzisieren.

Ist der Urheber des Dokuments, das sich im Besitz der Stiftung befindet, eine natürliche oder juristische Person, ein Mitgliedstaat, ein anderes Gemeinschaftsorgan oder eine andere Gemeinschaftsinstitution oder eine sonstige einzelstaatliche oder internationale Organisation, so ist der Antrag direkt an den Urheber des Dokuments zu richten.

Die Stiftung führt im Benehmen mit den Antragstellern eine angemessene Lösung herbei, um Mehrfachanträgen und/oder Anträgen, die umfangreiche Dokumente betreffen, stattzugeben.

Der Zugang zu den Dokumenten wird gewährt durch Genehmigung der persönlichen Einsichtnahme oder durch Bereitstellung einer Kopie auf Kosten des Antragstellers.

Für die Bereitstellung eines Dokuments auf Papier von über 30 Blättern kann eine Gebühr von 10 ECU zuzüglich 0,036 ECU pro Blatt erhoben werden. Die Gebühren für andere Informationsträger werden von Fall zu Fall festgelegt, dürfen jedoch einen zumutbaren Betrag nicht überschreiten.

Die Stiftung kann vorsehen, daß die Person, die Zugang zu einem Dokument erhält, dieses nicht ohne ihre vorherige Genehmigung zu gewerblichen Zwecken vervielfältigen oder durch Direktverkauf in Umlauf bringen darf.

Die Stiftung teilt dem Antragsteller innerhalb einer Frist von einem Monat schriftlich mit, ob seinem Antrag stattgegeben wird oder ob sie die Absicht hat, den Antrag abzulehnen. Ergeht innerhalb des auf die Einreichung des Antrags folgenden Monats keine Antwort, so gilt der Antrag als abgelehnt.

Bearbeitung der Zweitanträge

Lehnt die Stiftung den Antrag ab, so setzt sie den Antragsteller davon in Kenntnis und weist ihn darauf hin, daß er die Stiftung binnen eines Monats durch Einreichung eines Zweitantrags um Überprüfung dieses Standpunkts ersuchen kann und daß anderenfalls davon ausgegangen wird, daß er seinen Erstantrag zurückgezogen hat.

Beschließt die Stiftung, den Zugang zu einem Dokument nach einem Zweitantrag zu verweigern, so ist dieser Beschluß, der binnen eines Monats nach Einreichung des Zweitantrags ergehen muß, dem Antragsteller so bald wie möglich schriftlich mitzuteilen. Ergeht innerhalb des auf die Einreichung des Zweitantrages folgenden Monats keine Antwort, so gilt der Antrag als abgelehnt. Der Beschluß ist ordnungsgemäß zu begründen und muß eine Angabe der möglichen Rechtsmittel enthalten. Klageerhebung bzw. Beschwerde beim Bürgerbeauftragten gemäß Artikel 173 bzw. 138e des Vertrages zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft.

Ausnahmen

Die Stiftung verweigert den Zugang zu Dokumenten, wenn sich durch deren Verbreitung eine Beeinträchtigung ergeben könnte in bezug auf

- den Schutz des öffentlichen Interesses (öffentliche Sicherheit, internationale Beziehungen, Währungsstabilität, Rechtspflege, Inspektionstätigkeiten);

- den Schutz des einzelnen und der Privatsphäre;

- den Schutz des Geschäfts- und Industriegeheimnisses;

- den Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft;

- die Wahrung der Vertraulichkeit, wenn dies von der natürlichen oder juristischen Person, die die Information zur Verfügung gestellt hat, beantragt wurde oder aufgrund der Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats, der die Information bereitgestellt hat, erforderlich ist.

Die Stiftung kann ferner den Zugang verweigern, um den Schutz des Interesses der Stiftung in bezug auf die Geheimhaltung ihrer Beratungen zu gewährleisten.

Durchführung

Die Stiftung ergreift vor dem 1. April 1998 die erforderlichen Maßnahmen zur Durchführung dieser Grundsätze.

Überprüfung

Die Stiftung verpflichtet sich, diesen Verhaltenskodex nach zweijähriger Erfahrung anhand von Berichten, die die Generalsekretäre des Rates und der Kommission zu den Verhaltenskodizes dieser Institutionen erstellen, zu überprüfen.

Geschehen zu Dublin am 21. November 1997.

Im Namen des Verwaltungsrates

Marjaana VALKONEN

Die Vorsitzende

(1) ABl. L 139 vom 30.5.1975, S. 1.

(2) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 13.

(3) ABl. L 164 vom 24.6.1976, S. 16.

(4) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 26.