Beschluss des Generalsekretärs des Rates/Hohen Vertreters für die gemeinsame Außen- und Sicherheitspolitik

vom 25. Juni 2001

über einen Kodex für ein einwandfreies Verhalten des Generalsekretariats des Rates der Europäischen Union und seines Personals in der Verwaltungspraxis bei ihren beruflichen Beziehungen zur Öffentlichkeit

(2001/C 189/01)

DER GENERALSEKRETÄR DES RATES DER EUROPÄISCHEN UNION -

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft, insbesondere auf Artikel 207 Absatz 2,

gestützt auf die Geschäftsordnung des Rates, insbesondere auf Artikel 23,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Die Bestimmungen des Gemeinschaftsrechts über die Offenheit und Transparenz sollten bei der täglichen Arbeit des Generalsekretariats des Rates (im Folgenden "Generalsekretariat" genannt) uneingeschränkt beachtet werden.

(2) Die Erfahrung hat gezeigt, dass eine Anzahl von Ersuchen der Bürger um allgemeine Informationen nicht unter die Vorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Ratsdokumenten fallen, die in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission(1) festgelegt sind.

(3) Den Mitgliedern des Personals sollten Leitlinien für ihre beruflichen Beziehungen zur Öffentlichkeit an die Hand gegeben werden -

BESCHLIESST:

Artikel 1

Es wird ein Kodex für ein einwandfreies Verhalten des Generalsekretariats des Rates der Europäischen Union und seines Personals in der Verwaltungspraxis bei ihren beruflichen Beziehungen zur Öffentlichkeit angenommen. Dieser Kodex ist im Anhang wiedergegeben.

Artikel 2

(1) Mit diesem Beschluss und dem im Anhang enthaltenen Kodex soll die Wahrnehmung der Rechte und Pflichten, die sich aus den Verträgen und den zu deren Anwendung erlassenen Rechtsakten ergeben, erleichtert werden, ohne dass dadurch zusätzliche Rechte entstehen.

(2) Dieser Beschluss hat keinen Vorrang gegenüber den Bestimmungen des Vertrags über die Europäische Union, des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft, des Statuts der Beamten und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften, der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates oder gegenüber sonstigen Beschlüssen des Rates in Bezug auf den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Rates.

Artikel 3

Im Generalsekretariat werden die erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um zu gewährleisten, dass dieser Beschluss und der im Anhang enthaltene Kodex

- im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften, Reihe C, veröffentlicht, möglichst weit verbreitet und der Öffentlichkeit über das Internet zugänglich gemacht werden und

- von den Mitgliedern des Personals befolgt werden.

Artikel 4

Der im Anhang dieses Beschlusses enthaltene Kodex für ein einwandfreies Verhalten in der Verwaltenspraxis wird zwei Jahre nach dem Zeitpunkt seines Wirksamwerdens unter Berücksichtigung der bei seiner Durchführung gewonnenen Erfahrungen überprüft.

Artikel 5

Dieser Beschluss wird am 25. Juni 2001 wirksam.

Geschehen zu Brüssel am 25. Juni 2001.

Der Generalsekretär/Hohe Vertreter

Javier Solana

(1) ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43.

ANHANG

Kodex für ein einwandfreies Verhalten des Generalsekretariats des Rates der Europäischen Union und seines Personals in der Verwaltungspraxis bei ihren beruflichen Beziehungen zur Öffentlichkeit

Artikel 1

Allgemeine Bestimmungen

(1) Bei ihren beruflichen Beziehungen zur Öffentlichkeit beachten die Mitglieder des Personals, d. h. die Beamten und sonstigen Bediensteten des Generalsekretariats des Rates, für die das Statut der Beamten der Europäischen Gemeinschaften und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften gelten (im Folgenden "Statut" genannt), die in diesem Kodex für ein einwandfreies Verhalten in der Verwaltungspraxis (im Folgenden "Kodex" genannt) enthaltenen Bestimmungen. Personen, die aufgrund privatrechtlicher Verträge beschäftigt werden, Sachverständigen, die von nationalen Dienststellen entsandt werden, sowie Praktikanten usw., die für das Ratssekretariat tätig sind, sollte der Kodex ebenfalls als Leitfaden dienen.

(2) Für die Beziehungen zwischen dem Generalsekretariat des Rates und seinem Personal gilt ausschließlich das Statut.

Artikel 2

Anwendungsbereich

Dieser Kodex enthält die allgemeinen Grundsätze für ein einwandfreies Verhalten in der Verwaltungspraxis, die für die Mitglieder des Personals bei ihren beruflichen Beziehungen zur Öffentlichkeit gelten, sofern hierfür nicht besondere Bestimmungen gelten, wie die Vorschriften über den Zugang zu Dokumenten und über öffentliche Ausschreibungsverfahren.

Artikel 3

Nichtdiskriminierung

Bei der Erledigung von Ersuchen und der Beantwortung von Anfragen tragen die Mitglieder des Personals dafür Sorge, dass der Grundsatz der Gleichbehandlung gewahrt wird. Personen in der gleichen Lage werden in gleicher Weise behandelt, sofern nicht eine besondere Behandlung durch objektive Merkmale des betreffenden Falls gerechtfertigt ist.

Artikel 4

Unparteilichkeit, Loyalität und Neutralität

(1) Die Mitglieder des Personals erfuellen ihre Aufgaben unparteiisch und angemessen.

(2) Bei ihren beruflichen Beziehungen zur Öffentlichkeit handeln die Mitglieder des Personals gemäß ihren Verpflichtungen (insbesondere denen des Artikels 11 des Statuts) unter allen Umständen im Interesse der Europäischen Union und des Rates; sie handeln weder aufgrund persönlicher oder nationaler Erwägungen oder unter politischem Druck noch äußern sie persönliche Rechtsauffassungen.

Artikel 5

Höflichkeit

Die Mitglieder des Personals verhalten sich gewissenhaft, korrekt, höflich und aufgeschlossen. Bei der Beantwortung von schriftlichen oder telefonischen Anfragen oder bei sonstigen beruflichen Beziehungen zur Öffentlichkeit versuchen sie, so weit wie möglich zu helfen.

Artikel 6

Bereitstellung von Informationen

(1) Die Mitglieder des Personals stellen der Öffentlichkeit die erbetenen Informationen zur Verfügung, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen. Sie sorgen dafür, dass die Informationen so klar und verständlich wie möglich sind.

(2) Wenn aus Gründen der Vertraulichkeit und/oder aufgrund geltender Vorschriften (insbesondere aufgrund von Artikel 17 des Statuts) ein Mitglied des Personals sich nicht in der Lage sieht, die erbetenen Informationen weiterzugeben, wird der betreffenden Person mitgeteilt, aus welchen Gründen diese Informationen nicht zur Verfügung gestellt werden können.

(3) Wird Zugang zu einem Dokument des Rates beantragt, so gelten die besonderen Bestimmungen über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten.

Artikel 7

Beantwortung von schriftlichen Anfragen in der von den Mitgliedern der Öffentlichkeit verwendeten Sprache

Gemäß Artikel 21 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft beantwortet das Generalsekretariat des Rates schriftliche Anfragen in der Sprache der Anfrage, vorausgesetzt, diese wurde in einer der Amtssprachen der Gemeinschaft verfasst.

Artikel 8

Telefonische Anfragen

(1) Bei der Beantwortung von telefonischen Anfragen nennen die Mitglieder des Personals ihren Namen und ihre Dienststelle. Sie stellen auch die Identität des Anrufers fest. Sofern nicht die in Artikel 6 Absatz 2 genannten Gründe der Vertraulichkeit dagegen sprechen, teilen sie die erbetenen Informationen entweder mit oder verweisen sie den Anrufer an die geeignete Stelle. Haben sie jedoch Zweifel, ob die Informationen zur Verfügung gestellt werden dürfen, so halten sie Rücksprache mit ranghöheren Mitgliedern des Personals oder verweisen den Anrufer an ihre Vorgesetzten.

(2) Falls ein mündliches Ersuchen um Informationen ungenau oder komplex ist, kann das angesprochene Mitglied des Personals die betreffende Person bitten, ihre Anfrage schriftlich einzureichen.

Artikel 9

Schriftliche Antworten und diesbezügliche Fristen

(1) Die Mitglieder des Personals beantworten sämtliche an das Generalsekretariat gerichteten Ersuchen um Informationen unverzüglich, normalerweise innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Eingang.

(2) Ist eine begründete Antwort innerhalb der in Absatz 1 genannten Frist nicht möglich, so teilt das zuständige Mitglied des Personals dies dem Anfragenden unverzüglich mit. In diesem Fall erhält der Anfragende eine endgültige Antwort so schnell wie möglich.

(3) Die Dienststelle und der Name des zuständigen Mitglieds des Personals werden in der Antwort angegeben.

(4) Keine Antworten werden in folgenden Fällen gegeben:

- Es ist eine übermäßige Zahl gleich lautender Schreiben oder Ersuchen eingegangen;

- derselben Person wurde dasselbe Ersuchen bereits beantwortet;

- das Ersuchen ist unangemessen.

(5) Fällt ein schriftliches Ersuchen nicht in den Zuständigkeitsbereich des Mitglieds des Personals, dem es zugeht, so wird es unverzüglich an die zuständige Dienststelle des Generalsekretariats zur Bearbeitung weitergeleitet.

(6) Ist das Ersuchen ungenau, missverständlich oder komplex, so kann das Mitglied des Personals den Anfragenden um klärende Angaben bitten.

(7) Wenn das Mitglied des Personals der Auffassung ist, dass das Ersuchen an ein anderes Organ, eine andere Einrichtung, eine andere Organisation oder eine einzelstaatliche Behörde hätte gerichtet werden sollen, wird dies dem Mitglied der Öffentlichkeit mitgeteilt und das Ersuchen umgehend an das betreffende Organ, die betreffende Einrichtung oder die betreffende Behörde weitergeleitet.

Artikel 10

Ersuchen der Medien

Für die Beziehungen zu den Medien ist der Pressedienst zuständig. Betrifft ein Ersuchen der Medien jedoch fachbezogene Fragen, die in den spezifischen Zuständigkeitsbereich eines Mitglieds des Personals fallen, so kann dieses Mitglied des Personals die entsprechende Antwort geben.

Artikel 11

Datenschutz

(1) Beim Umgang mit personenbezogenen Daten beachten die Mitglieder des Personals die Bestimmungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr(1).

(2) Gemäß jener Verordnung unterlassen es die Mitglieder des Personals, personenbezogene Daten für unrechtmäßige Zwecke zu verarbeiten oder solche Daten an unbefugte Dritte weiterzugeben.

(1) ABl. L 8 vom 12.1.2001, S. 1.