BERICHT über die Finanzausweise der Europäischen Stiftung für Berufsbildung (ESB-Turin) für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit der Antwort der Stiftung (98/C 406/07)

1.1 Dieser Bericht wird dem Vorstand der Europäischen Stiftung für Berufsbildung gemäß Artikel 11 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates (1) vorgelegt.

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Stiftung für Berufsbildung für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der in Übereinstimmung mit den internen Finanzvorschriften auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise (2) zuständig ist (Artikel 12 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

1.3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die international anerkannten Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachtstehenden Bestätigungsvermerks.

1.4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, daß die Finanzausweise für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG FÜR BERUFSBILDUNG FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1997 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Zuschüsse außerhalb des Haushaltsplans (Phare, Tacis und Tempus)

1.5. Im Rahmen der Programme Phare, Tacis und für Tempus verwaltet die Stiftung Mittel, die ihr von der Kommission zur Verfügung gestellt werden. Diese recht hohen Zuschüsse (rund 380 Mio. ECU 1997) werden nicht in den Haushaltsplan der Stiftung eingesetzt, sondern in einer getrennten Buchführung erfaßt. Für die Abwicklung der Vorgänge verfügt die Stiftung über etwa 30 Bankkonten, deren Gesamtsaldo (56,6 Mio. ECU zum 31. Dezember 1997) nicht in ihrer Rechnung ausgewiesen ist.

Der Hof fordert die Stiftung erneut auf (3), die Verwaltungsvorgänge zu diesen Mitteln in der eigenen Buchführung zu erfassen.

Neues Verfahren für die Abwicklung der Zahlungen

1.6. Anhand der neuen Software SI 2 werden Mittelbindungen und Zahlungsanordnungen insgesamt schneller und effizienter erfaßt.

1.7. Es wäre dennoch wünschenswert, daß nicht nur die Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge über SI 2 abgewickelt wird; auch die Führung der allgemeinen Rechnung sollte so bald wie möglich über dieses System erfolgen.

Bestandsverzeichnis

1.8. Bei der Inventur der im Bestandsverzeichnis aufgeführten Güter stieß der Hof auf veraltetes EDV-Material (PCs, Drucker und sonstiges), das in den Räumlichkeiten der Stiftung gelagert wird. Der wertmäßige Anteil dieses Materials am Bestandsverzeichnis beträgt etwa 0,3 Mio. ECU. Die Agentur sollte dieses veraltete Material verkaufen oder aber entsorgen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 5. November 1998 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

Tabelle 1 Vermögensübersicht für das Haushaltsjahr 1997

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Quelle: Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der von der Stiftung erstellten Angaben.

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(1) ABL. L 131 vom 23.5.1990, S. 4.

(2) Gemäß Artikel 11 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates wurde eine ausführliche Rechnungslegung über alle Einnahmen und Ausgaben der Stiftung für das Haushaltsjahr 1997 zum 31. März 1998 erstellt und anschließend dem Vorstand der Stiftung, der Kommission und dem Rechnungshof übermittelt, der sie am 17. April 1998 erhalten hat. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. C 393 vom 29.12.1997, S. 41.

ANTWORT DER STIFTUNG

Zuschüsse ausserhalb des Haushaltsplan (Phare, Tacis und Tempus)

Der Rechnungshof wiederholte sein bereits in dem Bericht über die Haushaltsrechnung 1996 enthaltenen Gesuch, daß alle von der Kommission an die Stiftung übertragenen Mittel in die Haushaltsrechnung der Stiftung aufgenommen werden sollten.

Am 27. Oktober 1998 fand ein Treffen zwischen dem Rechnungshof, der Kommission (GD XX und GD XXII) und der Stiftung statt. Man verständigte sich über die Aufnahme aller von der Stiftung verwalteten Zahlungsmittel in die Haushaltsrechnung. Sämtliche in die Haushaltsrechnung der Stiftung aufgenommenen Beträge werden auch im Jahresbericht ausgewiesen. Es wurde ferner vereinbart, alle Beträge im Haushaltsdokument aufzuführen. Während die Subvention an die Stiftung vom Vorstand genehmigt werden muß, werden alle weiteren Beträge, d. h. Beträge im Zusammenhang mit der technischen Unterstützung und den mit der Kommission getroffenen Vereinbarungen, zu Zwecken der Information in einem Anhang zum Haushaltsdokument aufgeführt, um die Transparenz für alle diejenigen, die an der Leitung, Kontrolle und Rechnungsprüfung der Stiftung beteiligt sind, zu erhöhen.

Neues Verfahren für die Abwicklung der Zahlungen

Der Rechnungshof bezieht sich auf die Verbesserungen, die durch die Einführung des neuen Rechnungsführungssystems SI 2 eingetreten sind, und schlägt vor, dieses auf alle allgemeine Rechnungsführungsvorgänge auszuweiten. Die Stiftung begrüßt die positive Haltung des Rechnungshofs und stimmt seinen Empfehlungen zu. Meine Mitarbeiter haben bereits mit den Arbeiten zur Erreichung dieses Ziels begonnen. Ein Planungsentwurf und Spezifikationen wurden bereits ausgearbeitet, und die Computerentwicklungsarbeit ist im Gange. Der Datentransfer von Hauptbuchdaten wird zugänglich sein. Es ist geplant, das neue System Anfang 1999 in Betrieb zu nehmen.

Bestandsverzeichnis

Der Rechnungshof sprach die Frage veralteter Computer- und anderer Ausrüstungsgegenstände an. Die Stiftung und die Finanzkontrolle haben sich auf eine Vorgehensweise geeinigt. Demnach wurde eine gemeinnützige Organisation ausgewählt, die diese Ausrüstungsgegenstände wiederverwendet. Die Ausrüstung wird der Organisation in der ersten Novemberwoche übergeben und das Inventar dann entsprechend angepaßt.