BESCHLUSS Nr. 18/97 über interne Vorschriften zur Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu den im Besitz des Hofes befindlichen Dokumenten (98/C 295/01)

DER EUROPÄISCHE RECHNUNGSHOF -

gestützt auf die Erklärung zum Recht auf Zugang zu Informationen in der Schlußakte des Vertrags über die Europäische Union, in der hervorgehoben wird, daß die Transparenz des Beschlußverfahrens den demokratischen Charakter der Organe und das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Verwaltung stärkt,

gestützt auf die Schlußfolgerungen der Tagungen des Europäischen Rates in Birmingham und Edinburgh für eine bürgernähere Gemeinschaft,

gestützt auf die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, insbesondere auf Artikel 88,

in der Auffassung, daß die Einführung interner Vorschriften zur Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu den im Besitz des Hofes befindlichen Dokumenten wünschenswert erscheint,

unter Berücksichtigung der Bestimmungen der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates vom 1. Februar 1983 über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft (1),

in der Erwägung, daß diese internen Vorschriften eine Ergänzung der Informations- und Kommunikationspolitik der Europäischen Gemeinschaften darstellen,

in der Erwägung, daß bei der Umsetzung dieser Vorschriften die Bestimmungen über die Vertraulichkeit bestimmter Informationen in vollem Umfang einzuhalten sind -

BESCHLIESST:

Artikel 1 Allgemeiner Grundsatz

Im Sinne und innerhalb der Grenzen der Bestimmungen zu diesen internen Vorschriften sowie gemäß der Vertraulichkeitsverpflichtung im Rahmen der Prüfungstätigkeit erhält die Öffentlichkeit - unbeschadet des Informationsträgers - Zugang zu den Dokumenten des Rechnungshofes.

Artikel 2 Bearbeitung der Erstanträge

(1) Der Antrag auf Zugang zu einem Hofdokument ist schriftlich einzureichen und muß hinreichend präzise formuliert sein; er muß insbesondere Angaben enthalten, aufgrund deren das bzw. die betreffenden Dokumente ermittelt werden können.

(2) Die beim Rechnungshof eingehenden Anträge werden dem Direktor der Dienststelle Außenbeziehungen/Juristischer Dienst zugeleitet, eine Kopie geht an den Präsidenten und den Generalsekretär. Nach Konsultation des zuständigen Mitglieds des Hofes prüft der Direktor die Zulässigkeit und beschließt, wie der Antrag beschieden werden soll.

(3) Gegebenenfalls wird der Antragsteller vom Direktor der Dienststelle Außenbeziehungen/Juristischer Dienst gebeten, seinen Antrag zu präzisieren. Diese Aufforderung erfolgt binnen eines Monats nach Eingang des Antrags.

(4) Der Zugang zu den Dokumenten wird gewährt durch Genehmigung der persönlichen Einsichtnahme oder durch Aushändigung einer Kopie auf Kosten des Antragstellers. Die Einsichtnahme in die Dokumente erfolgt am Sitz des Rechnungshofes in Luxemburg; Datum und Zeitpunkt der Einsichtnahme sind zwischen dem Antragsteller und dem Direktor der Dienststelle Außenbeziehungen/Juristischer Dienst zu vereinbaren. Für die Aushändigung der Kopie eines Dokuments von über 30 Seiten auf Papier wird eine Gebühr von 10 ECU zuzüglich 0,05 ECU pro Blatt erhoben; eventuell hinzukommende Versandkosten gehen zu Lasten des Antragstellers. Die Gebühren für andere Informationsträger werden von Fall zu Fall festgelegt und dem Antragsteller im voraus mitgeteilt.

(5) Der Direktor der Dienststelle Außenbeziehungen/Juristischer Dienst teilt dem Antragsteller innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags schriftlich mit, wie sein Antrag beschieden wird. Der Direktor der Dienststelle Außenbeziehungen/Juristischer Dienst führt bei Mehrfachanträgen und/oder Anträgen, die umfangreiche Dokumente betreffen, im Benehmen mit den Antragstellern eine angemessene Lösung herbei. Jede Ablehnung ist zu begründen. Der Antragsteller wird darauf hingewiesen, daß binnen eines Monats gegen diese Ablehnung Einspruch eingelegt werden kann und der Antrag ohne einen solchen Einspruch als zurückgezogen gilt.

(6) Wird ein Dokument übermittelt, darf dieses nicht ohne vorherige schriftliche Genehmigung des Rechnungshofes vervielfältigt oder in Umlauf gebracht werden.

Artikel 3 Bearbeitung der Einsprüche gegen abgelehnte Erstanträge

(1) Der beim Rechnungshof eingehende Einspruch wird dem Präsidenten des Rechnungshofes zugeleitet, eine Kopie geht an den Generalsekretär und an den Direktor der Dienststelle Außenbeziehungen/Juristischer Dienst.

(2) Der Präsident des Rechnungshofes ist ermächtigt, im Benehmen mit der Gruppe ADAR und dem für den fraglichen Bereich zuständigen Mitglied des Rechnungshofes über die Einsprüche zu entscheiden.

(3) Die Mitteilung der nach einem Einspruch ergangenen Entscheidung erfolgt binnen zwei Monaten nach Einreichung des Einspruchs. Die Entscheidung ist ordnungsgemäß zu begründen und hat einen Hinweis auf die möglichen Rechtsmittel zu enthalten: Klageweg gemäß Artikel 173 oder Beschwerde beim Bürgerbeauftragten gemäß Artikel 138e des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft.

Artikel 4 Sonderfälle und Ausnahmen

(1) Betrifft der Antrag ein im Besitz des Rechnungshofes befindliches Dokument, das aber nicht vom Hof verfaßt wurde, bestätigt der Rechnungshof den Eingang des Antrags und nennt die Person, das Organ oder die Einrichtung, an die der Antrag zu richten ist.

(2) Wurde das beantragte Dokument bereits veröffentlicht oder soll es innerhalb der nächsten zwölf Monate veröffentlicht werden, wird der Antragsteller gebeten, sich an das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften in Luxemburg zu wenden.

(3) Der Rechnungshof kann den Zugang zu Dokumenten auf der Grundlage folgender Kriterien verweigern:

a) Schutz des öffentlichen Interesses (öffentliche Sicherheit, internationale Beziehungen, Währungsstabilität, Rechtsverfahren, Inspektionstätigkeiten und Ermittlungen);

b) Schutz der Person und der Privatsphäre (insbesondere alle persönlichen Daten über Beamte und Bedienstete des Rechnungshofes);

c) Schutz des Geschäfts- und Industriegeheimnisses;

d) Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaften;

e) Wahrung der Vertraulichkeit, sofern eine natürliche oder juristische Person, von der die Information zur Verfügung gestellt wurde, dies beantragt, oder Wahrung der Vertraulichkeit, soweit sie aufgrund der Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats, der die Information bereitgestellt hat, geboten ist.

(4) Artikel 88 Absatz 1 der Haushaltsordnung enthält die Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit. Der Rechnungshof verweigert daher den Zugang zu allen Dokumenten mit Prüfungsfeststellungen.

(5) Der Rechnungshof kann ferner den Zugang verweigern, um den Schutz des Interesses in bezug auf die Geheimhaltung seiner Beratungen zu gewährleisten. Grundsätzlich verweigert der Hof, sofern nicht anders beschlossen wird, den Zugang zu allen Dokumenten über seine Arbeitsmethoden.

Artikel 5 Inkrafttreten

Dieser Beschluß wurde vom Hof in seiner 543. Sitzung am 20. Februar 1997 angenommen. Er tritt am ersten Tag des auf die Annahme folgenden Monats, also am 1. März 1997, in Kraft.

Luxemburg, den 7. April 1997

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

(1) ABl. L 43 vom 15.2.1983, S. 1.