ENTSCHEIDUNG DER KOMMISSION

vom 29. September 2006

zur Festlegung der Leitlinien, mit denen Kriterien für die Durchführung von Audits gemäß der Verordnung (EG) Nr. 882/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates über amtliche Kontrollen zur Überprüfung der Einhaltung des Lebensmittel- und Futtermittelrechts sowie der Bestimmungen über Tiergesundheit und Tierschutz festgelegt werden

(Bekannt gegeben unter Aktenzeichen K(2006) 4026)

(Text von Bedeutung für den EWR)

(2006/677/EG)

DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN —

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,

gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 882/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29. April 2004 über amtliche Kontrollen zur Überprüfung der Einhaltung des Lebensmittel- und Futtermittelrechts sowie der Bestimmungen über Tiergesundheit und Tierschutz (1), insbesondere auf Artikel 43 Absatz 1 Buchstabe i,

nach Anhörung des Ständigen Ausschusses für die Lebensmittelkette und Tiergesundheit,

in Erwägung nachstehender Gründe:

Der Kommission obliegt es, Leitlinien aufzustellen, mit deren Hilfe Kriterien für die Durchführung der Audits gemäß Artikel 4 Absatz 6 der Verordnung (EG) Nr. 882/2004 festgelegt werden, und damit die entsprechenden Normen und Empfehlungen zu Organisation und Arbeitsweise amtlicher Stellen in internationalen Einrichtungen widerzuspiegeln. Die Leitlinien sind nicht bindend, dienen jedoch als nützliche Hilfe für die Mitgliedstaaten bei der Durchführung der Verordnung (EG) Nr. 882/2004.

HAT FOLGENDE ENTSCHEIDUNG ERLASSEN:

Artikel 1

Die Leitlinien, mit deren Hilfe Kriterien für die Durchführung der Audits amtlicher Kontrollen zur Überprüfung der Einhaltung der in Artikel 4 Absatz 6 der Verordnung (EG) Nr. 882/2004 genannten Vorschriften des Futtermittel- und Lebensmittelrechts sowie über Tiergesundheit und Tierschutz festgelegt werden, sind im Anhang enthalten.

Die Leitlinien gelten unbeschadet der Artikel 41 bis 49 der Verordnung (EG) Nr. 796/2004 der Kommission (2).

Artikel 2

Diese Entscheidung ist an alle Mitgliedstaaten gerichtet.

(1) ABl. L 165 vom 30.4.2004, S. 1. Berichtigung im ABl. L 191 vom 28.5.2004, S. 1. Verordnung geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 776/2006 der Kommission (ABl. L 136 vom 24.5.2006, S. 3).

(2) ABl. L 141 vom 30.4.2004, S. 18.

ANHANG

LEITLINIEN FÜR DIE AUDITSYSTEME DER ZUSTÄNDIGEN BEHÖRDEN

Inhaltsverzeichnis

1. ZWECK UND ANWENDUNGSBEREICH

2. HINTERGRUND UND RECHTSGRUNDLAGE

2.1. Artikel 4 Absatz 6: Operationelle Kriterien für die zuständigen Behörden

2.2. Artikel 2 Absatz 6: Definition von „Audit“

3. DEFINITIONEN

4. ALLGEMEINE LEITLINIEN

5. ART DES AUDITVERFAHRENS

5.1. Systematisches Vorgehen

5.2. Transparenz

5.3. Unabhängigkeit

5.4. Unabhängige Prüfung des Auditverfahrens

6. DURCHFÜHRUNG DES AUDITVERFAHRENS

6.1. Grundsätze: a) Einhaltung der geplanten Vereinbarungen; b) Wirksame Durchführung; c) Eignung zur Erreichung von Zielen

6.2. Berichterstattung über das Audit

6.3. Folgemaßnahmen aufgrund der Auditergebnisse

6.4. Audit-Review und Verbreitung vorbildlicher Verfahren

6.5. Ressourcen

6.6. Kompetenz der Auditoren

1. Zweck und Anwendungsbereich

Mit diesen Leitlinien über Art und Anwendung von Auditsystemen sollen die nationalen zuständigen Behörden unterstützt werden. Der Zweck von Auditsystemen besteht darin, zu verifizieren, ob amtliche Kontrollen im Zusammenhang mit dem Futtermittel- und Lebensmittelrecht sowie den Vorschriften über Tiergesundheit und Tierschutz wirksam durchgeführt werden und geeignet sind, die Ziele der entsprechenden Vorschriften zu erreichen, einschließlich der Einhaltung nationaler Kontrollpläne.

Mit diesen Leitlinien sollen nicht ausführliche Methoden, sondern Grundsätze festgelegt werden, an die man sich halten soll, so dass die Anwendung dieser Grundsätze auf die verschiedenartigen Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten erleichtert wird. Die zur Anwendung der Grundsätze ausgewählten Methoden können sich entsprechend der Größe, Art, Anzahl und Komplexität der für amtliche Kontrollen in den verschiedenen Mitgliedstaaten zuständigen Behörden unterscheiden.

2. Hintergrund und Rechtsgrundlage — Verordnung (EG) Nr. 882/2004

Mit diesen Leitlinien werden Kriterien für die Durchführung der in Artikel 4 Absatz 6 der Verordnung (EG) Nr. 882/2004 genannten „Überprüfungen“ (Audits) festgelegt. In diesem Zusammenhang sind folgende Auszüge aus der Verordnung relevant:

2.1. Artikel 4 Absatz 6: Operationelle Kriterien für die zuständigen Behörden

„Die zuständigen Behörden führen interne Überprüfungen durch oder können externe Überprüfungen veranlassen und ergreifen unter Berücksichtigung der Ergebnisse die entsprechenden Maßnahmen, um sicherzustellen, dass sie die Ziele dieser Verordnung erreichen. Diese Überprüfungen werden einer unabhängigen Prüfung unterzogen und erfolgen unter transparenten Bedingungen.“

2.2. Artikel 2 Absatz 6: Definition von „Überprüfung“

„Überprüfung“: eine systematische und unabhängige Prüfung, anhand deren festgestellt werden soll, ob Tätigkeiten und damit zusammenhängende Ergebnisse mit geplanten Vereinbarungen übereinstimmen und ob diese Vereinbarungen wirksam eingesetzt werden und zur Erreichung der Ziele geeignet sind.

3. Definitionen

Für die Zwecke dieser Leitlinien gelten die Definitionen von Artikel 2 der Verordnung (EG) Nr. 882/2004, der Artikel 2 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 des Europäischen Parlaments und des Rates (1), der ISO 19011:2002 (2) und der ISO 9000:2000 (3).

Insbesondere folgende Definitionen aus der ISO 19011:2002 und der ISO 9000:2000 sollten berücksichtigt werden:

„Auditkriterien“: Satz von Verfahren, Vorgehensweisen oder Anforderungen, der als Referenz herangezogen wird, mit der die Auditnachweise verglichen werden, d. h. die Norm, anhand deren die auditierte Organisation bewertet wird;

„Auditplan“: Beschreibung der Tätigkeiten und Vorkehrungen für ein Audit;

„Auditprogramm“: Satz von einem oder mehreren Audits, die für einen spezifischen Zeitraum geplant werden und auf einen spezifischen Zweck gerichtet sind;

„Auditteam“: ein oder mehrere Auditoren, die ein Audit durchführen, gegebenenfalls unterstützt durch technische Experten;

„Auditierte Organisation“: Organisation, die auditiert wird;

„Auditor“: Person mit der Qualifikation, ein Audit durchzuführen;

„Korrekturmaßnahmen“: Maßnahmen zur Beseitigung der Ursache einer festgestellten Nichtkonformität oder einer anderen unerwünschten Situation;

„Vorbeugungsmaßnahmen“: Maßnahmen zur Beseitigung der Ursache einer potenziellen Nichtkonformität oder einer anderen unerwünschten Situation;

„Technischer Experte“: Person, die spezielle Kenntnisse oder Fachwissen dem Auditteam zur Verfügung stellt.

Für die Zwecke dieser Leitlinien gelten folgende Definitionen:

„Auditstelle“: die Stelle, die das Auditverfahren durchführt. Dabei kann es sich um eine interne oder eine externe Einheit handeln;

„Auditverfahren“: die Gesamtheit der in Abschnitt 5.1 (Systematisches Vorgehen) beschriebenen Aktivitäten;

„Auditsystem“: die Kombination aus einer oder mehreren Auditstellen, die ein Auditverfahren innerhalb von zuständigen Behörden oder behördenübergreifend durchführt;

„Herstellungskette“: die gesamte Herstellungskette einschließlich aller „Stufen der Herstellung, Bearbeitung und des Vertriebs“ gemäß Artikel 3 Absatz 16 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002.

4. Allgemeine Leitlinien

Wird in einem Mitgliedstaat eine Kombination von Auditsystemen eingeführt, sollten Mechanismen eingeführt werden, mit deren Hilfe sichergestellt wird, dass die Auditsysteme alle Kontrolltätigkeiten gemäß der Verordnung (EG) Nr. 882/2004 umfassen, einschließlich der Tiergesundheit und des Tierschutzes, sowie alle Stufen der Futtermittel- und Lebensmittelherstellungskette, einschließlich der Tätigkeit aller einbezogenen Organisationen oder Kontrollstellen.

Insbesondere wenn Kontrollaufgaben an eine Kontrollstelle delegiert werden und die zuständige Behörde entschieden hat, die Kontrollstelle einem Audit anstatt einer Inspektion zu unterziehen, sollten die vertraglichen Verpflichtungen dieser unterbevollmächtigten Stelle die Annahme von Auditanforderungen und deren Bedingungen umfassen.

Zur allgemeinen Hilfestellung sollte neben den spezifischen Ratschlägen des vorliegenden Dokuments die ISO 19011:2002 herangezogen werden.

5. Art des Auditverfahrens

5.1. Systematisches Vorgehen

Bei der Planung, Durchführung, Weiterverfolgung und Verwaltung von Audits sollte systematisch vorgegangen werden. Dazu sollte das Auditverfahren:

— Ergebnis einer transparenten Planung sein, bei der in Übereinstimmung mit den Zuständigkeiten der entsprechenden Behörde gemäß der Verordnung (EG) Nr. 882/2004 risikobasierte Prioritäten ermittelt werden;

— Bestandteil eines Auditprogramms sein, mit dem eine ausreichende Abdeckung aller relevanten Tätigkeitsbereiche und aller relevanten zuständigen Behörden innerhalb des von der Verordnung (EG) Nr. 882/2004 erfassten Sektors bei angemessener risikobasierter Häufigkeit über einen Zeitraum, der fünf Jahre nicht überschreitet, sichergestellt ist;

— durch dokumentierte Auditverfahren und Aufzeichnungen unterstützt werden, damit Übereinstimmung unter den Auditoren gewährleistet ist und ein systematisches Vorgehen nachgewiesen wird;

— Verfahren zur Erstellung von Auditergebnissen umfassen, einschließlich der Ermittlung von Nachweisen für Konformität und Nichtkonformität und für die Erarbeitung, Genehmigung und Verteilung von Auditberichten;

— Verfahren zur Überprüfung von Auditschlussfolgerungen umfassen, damit Stärken und Schwächen des Kontrollsystems über das ganze System hinweg ermittelt werden können, vorbildliche Verfahren verbreitet werden und die Überwachung von Korrektur- und Präventionsmaßnahmen gewährleistet ist;

— überwacht und überprüft werden, damit sichergestellt ist, dass die Ziele des Auditprogramms erreicht wurden, und damit Möglichkeiten für Verbesserungen erkannt werden.

Wird in einem Mitgliedstaat mehr als ein Auditprogramm geplant, sollten diese Programme wirksam koordiniert werden, damit behördenübergreifend ein nahtloses Auditverfahren gewährleistet ist. Das Auditprogramm/die Auditprogramme sollten auch alle relevanten Hierarchieebenen der zuständigen Behörde abdecken.

5.2. Transparenz

Zum Nachweis der Transparenz des Auditverfahrens sollten dokumentierte Verfahren einen klar definierten Auditplanungsprozess, Auditkriterien und Auditberichtsgenehmigung sowie Verteilungsmechanismen umfassen.

Verwaltung und Durchführung des Auditverfahrens sollten für alle Beteiligten transparent sein. Dies gilt vor allem zwischen der Auditstelle und der auditierten Organisation. Wenn sichergestellt ist, dass das Auditverfahren für andere Beteiligte transparent ist, unterstützt dies die Verbreitung von Informationen und vor allem die gemeinsame Nutzung vorbildlicher Verfahren innerhalb der und unter den zuständigen Behörden.

Die Mitgliedstaaten sollten dafür sorgen, dass ihre Auditsysteme transparent sind, wobei nationale Rechtsvorschriften und andere Vorschriften zu berücksichtigen sind. Dazu sollten die Mitgliedstaaten erwägen, Verfahren zur Verbesserung der Transparenz zu fördern. Tabelle 1 enthält einige Beispiele solcher Verfahren. Bei der Entscheidung über solche Maßnahmen sollten die Mitgliedstaaten die Notwendigkeit der Transparenz gegen das Risiko abwägen, dass die Fähigkeit des Auditsystems, seine Ziele zu erreichen, unterminiert wird. Damit der Nutzen der Transparenz optimiert wird, sollte sie mit einer ausgewogenen Berichterstattung kombiniert werden, d. h. eine gute Mischung aus überprüfter Einhaltung der Vorschriften (positive Feststellungen) und Bereichen, die zu verbessern sind (negative Feststellungen).

Tabelle

Beispiele für Verfahren zur Verbesserung der Transparenz eines Auditverfahrens

Verfahren der Auditstelle Auditierte Organisation Innerhalb der zuständigen Behörde Behördenübergreifend (innerhalb der Mitgliedstaaten) Staatliche Stellen und andere Beteiligte Zugang zu dokumentierten Auditstellenverfahren Konsultation über die Planung des Auditprogramms Veröffentlichung des Auditprogramms Vorlage des Auditplans Gelegenheit zur Stellungnahme zum Entwurf des Auditberichts Verbreitung des endgültigen Auditberichts Veröffentlichung der Stellungnahme der auditierten Organisation zum Berichtsentwurf Veröffentlichung des endgültigen Auditberichts Veröffentlichung von Zusammenfassungen der endgültigen Auditberichte und des Jahresberichts Veröffentlichung des Aktionsplans der auditierten Organisation Veröffentlichung der Ergebnisse der Weiterverfolgung Anmerkung: Die Mitgliedstaaten sollten die für ihre besonderen Gegebenheiten geeigneten Verfahrensschritte (erste Spalte) und den Umfang, in dem diese angewandt werden (übrige Spalten), auswählen.

5.3. Unabhängigkeit

Auditstellen sollten keinem kommerziellen, finanziellen, hierarchischen, politischen oder sonstigen Druck unterliegen, der ihr Urteil oder das Ergebnis des Auditverfahrens beeinflussen könnte. Auditsystem, Auditstelle und Auditoren sollten mit der zu überprüfenden Tätigkeit nichts zu tun haben sowie unbefangen und frei von Interessenskonflikten arbeiten. Die Auditoren sollten keine Bereiche oder Tätigkeiten überprüfen, für die sie unmittelbar zuständig sind.

Alle zuständigen Behörden sollten Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um zu gewährleisten, dass Zuständigkeit und Rechenschaft für Audit- und Kontrolltätigkeiten, wie etwa die Verwaltung und Überwachung amtlicher Kontrollsysteme, ausreichend auseinander gehalten werden.

Spricht das Auditteam Empfehlungen für Korrektur- und Präventionsmaßnahmen aus, sollte die auditierte Organisation die Methoden für solche Maßnahmen wählen. Eine aktive Einbeziehung des Auditteams in die Folgemaßnahmen sollte darauf beschränkt sein, dass es die Eignung des Aktionsplans und die Wirksamkeit der Korrektur- und Präventionsmaßnahmen beurteilt. Auditierte Organisationen sollten nicht in der Lage sein, das Auditprogramm, die Feststellungen oder Schlussfolgerungen zu behindern. Sie sollten zum Berichtsentwurf konsultiert werden, und ihre Stellungnahme sollte von der Auditstelle berücksichtigt werden. Gegebenenfalls sollte diese Stellungnahme in transparenter Weise berücksichtigt werden.

Die folgenden Punkte können dazu beitragen, dass das Auditverfahren die Unabhängigkeit sowohl der Auditstelle als auch des Auditteams sichert:

— Es sollte für einen klaren, dokumentierten Auftrag gesorgt werden, der ausreichend Befugnis zur Durchführung des Audits gewährt;

— weder die Auditstelle noch das Auditteam sollte mit der Verwaltung oder Überwachung des zu überprüfenden Kontrollsystems befasst sein;

— bei externen Audits sollten Auditstelle und Auditteam außerhalb der hierarchischen Struktur der auditierten Organisation und von dieser unabhängig sein;

— bei internen Audits sollten folgende allgemeine Grundsätze gelten, damit das Verfahren unabhängig und transparent ist: — Auditstelle und Auditteam sollten vom obersten Management ernannt werden; — Auditstelle und/oder Auditteam sollten dem obersten Management unterstellt sein; — es sollte kontrolliert werden, ob bei der Auditstelle oder dem Auditteam ein Interessenkonflikt besteht.

Unabhängige Auditstellen sollten außerhalb oder getrennt von der Verwaltung der überprüften Tätigkeiten angesiedelt sein. Interne Auditstellen sollten dem obersten Management innerhalb der Organisationsstruktur unterstellt sein.

Sind die für das Audit erforderlichen Sachkenntnisse nur innerhalb einer zuständigen Behörde vorhanden, sollte dafür gesorgt werden, dass das Auditteam unabhängig bleibt. Wird die Kontrolltätigkeit auf regionaler Basis organisiert, könnten Fachleute ausgetauscht werden, um ihre Unabhängigkeit zu sichern.

5.4. Unabhängige Prüfung des Auditverfahrens

Zur Kontrolle, ob das Auditverfahren seine Ziele erreicht, sollte es von einer unabhängigen Person oder Stelle überprüft werden. Diese unabhängige Person oder Stelle sollte ausreichend Befugnisse, Fachkenntnis und Ressourcen besitzen, um diese Aufgabe wirksam durchzuführen. Die Konzepte für eine unabhängige Prüfung können je nach Tätigkeit oder zuständiger Behörde variieren. Wurde eine Stelle oder ein Ausschuss eingerichtet, um das Auditverfahren unabhängig zu überprüfen, sollten eine oder mehrere unabhängige Personen Mitglieder sein. Diese unabhängigen Personen sollten Zugang zum Auditverfahren haben und befugt sein, voll daran mitzuwirken. Die unabhängige Person oder Stelle sollte dafür sorgen, dass im Auditverfahren festgestellte Mängel behoben werden.

6. Durchführung des Auditverfahrens

6.1. Grundsätze: a) Einhaltung der geplanten Vereinbarungen; b) Wirksame Durchführung; c) Eignung zur Erreichung von Zielen

Um die Anforderungen von Artikel 4 Absatz 6 der Verordnung (EG) Nr. 882/2004 zu erfüllen, sollte das Auditsystem folgende drei in Artikel 2 Absatz 6 genannten Punkte umfassen:

a) Überprüfung, ob geplante Vereinbarungen eingehalten werden, damit gewährleistet wird, dass amtliche Kontrollen wie beabsichtigt durchgeführt werden und dass Anweisungen oder Leitlinien vom durchführenden Personal befolgt werden. Dies kann weitgehend durch Dokumentenprüfung erfolgen, wird jedoch auch Überprüfungen vor Ort erfordern. Das Auditteam muss über gute allgemeine Auditkenntnisse verfügen, um diesem Ziel gerecht zu werden.

b) Überprüfung der wirksamen Umsetzung geplanter Vereinbarungen. Damit die Wirksamkeit bewertet werden kann, d. h. das Ausmaß, in dem geplante Ergebnisse auch erreicht werden, muss die operationelle Umsetzung vor Ort einbezogen werden. Dazu sollten die Bewertung der Qualität und Übereinstimmung der Kontrollen sowie Audittätigkeiten vor Ort zählen. Das Auditteam muss über die entsprechenden Fachkenntnisse verfügen, um diesem Auditziel gerecht zu werden.

c) In dem Auditsystem sollte auch versucht werden zu bewerten, ob die geplanten Vereinbarungen dazu geeignet sind, die Ziele der Verordnung (EG) Nr. 882/2004 zu erreichen, und vor allem die des einzigen integrierten mehrjährigen nationalen Kontrollplans. Dazu sollte beurteilt werden, ob amtliche Kontrollen angesichts der Struktur der Herstellungskette(n) sowie der Herstellungspraxis und des Herstellungsvolumens hinsichtlich z. B. ihrer Häufigkeit und der angewandten Methoden geeignet sind. Das Auditteam sollte gute Kenntnisse und ein Verständnis von Systemüberprüfung besitzen sowie die entsprechenden Fachkenntnisse, mit denen es diesem Auditziel gerecht wird.

Bei der Entscheidung, ob die geplanten Vereinbarungen geeignet sind, die unter Buchstabe c genannte Ziele zu erreichen, sollte Folgendes berücksichtigt werden:

Audikriterien sollten strategische Ziele aus den Verordnungen (EG) Nr. 178/2002 und (EG) Nr. 882/2004 (einschließlich des einzigen integrierten mehrjährigen nationalen Kontrollplans) sowie aus den nationalen Rechtsvorschriften umfassen.

Der Schwerpunkt des Audits sollte auf den Kontrollvorkehrungen im Zusammenhang mit den kritischen Kontrollstellen in der Herstellungskette/den Herstellungsketten liegen. Dabei sollte vor allem bewertet werden, ob geplante Vereinbarungen ausreichende Garantien liefern können über a) die Sicherheit des Endprodukts/der Endprodukte und b) die Einhaltung anderer Futtermittel- und Lebensmittelvorschriften sowie Bestimmungen über Tiergesundheit und Tierschutz. Dazu sollten Audits nach Möglichkeit über verwaltungstechnische Grenzen hinausreichen.

6.2. Berichterstattung über das Audit

Auditberichte sollten klare Schlussfolgerungen aus den Feststellungen enthalten und ggf. Empfehlungen.

— Schlussfolgerungen sollten auf die Einhaltung der geplanten Vereinbarungen, die Wirksamkeit der Durchführung und die Eignung der geplanten Vereinbarungen zur Erreichung der festgelegten Ziele ausgerichtet sein. Sie sollten objektiv belegbar sein. Vor allem, wenn Schlussfolgerungen über die Eignung der geplanten Vereinbarungen zur Erreichung der festgelegten Ziele gezogen werden, könnten Belege aus der Zusammenstellung und Analyse von Ergebnissen mehrerer Audits gewonnen werden. In diesem Fall sollten die Schlussfolgerungen über die Grenzen einzelner Betriebe, Einheiten von Behörden und Behörden hinausreichen.

— Empfehlungen sollen sich mehr auf das zu erzielende Endergebnis beziehen als auf die Mittel zur Korrektur von Verstößen. Empfehlungen sollten auf fundierten Schlussfolgerungen gründen.

6.3. Folgemaßnahmen aufgrund der Auditergebnisse

Gegebenfalls sollte die auditierte Organisation einen Aktionsplan vorlegen. Darin sollten zeitlich festgelegte Korrektur- und Präventionsmaßnahmen vorgeschlagen werden, mit denen während des Audits oder Auditprogramms festgestellte Schwächen behoben werden sollen. Das Auditteam sollte die Angemessenheit des Aktionsplans bewerten und kann in die Überprüfung seiner Durchführung einbezogen werden.

— Ein Aktionsplan ermöglicht dem Auditteam zu bewerten, ob die vorgeschlagenen Korrektur- und Präventionsmaßnahmen ausreichen, um den Empfehlungen des Auditberichts zu entsprechen. Aktionspläne sollten risikobasierte Prioritätenlisten und Zeitrahmen für den Abschluss von Korrektur- und Präventionsmaßnahmen enthalten. Es gibt eine Vielzahl verschiedener Aktionspläne, die als zufrieden stellend beurteilt werden könnten. Die auditierte Organisation kann aus den verschiedenen Möglichkeiten wählen.

— Korrektur- und Präventionsmaßnahmen sollten nicht auf spezifische technische Anforderungen beschränkt sein, sondern ggf. Maßnahmen im gesamten System umfassen (z. B. Kommunikation, Zusammenarbeit, Koordination, Überprüfung und Vereinfachung von Kontrollverfahren). Die auditierte Organisation sollte bei jeder Nichtkonformität eine Ursachenanalyse durchführen, um die geeignetsten Korrektur- und Präventionsmaßnahmen zu ermitteln. Meinungsverschiedenheiten zwischen auditierter Organisation und Auditteam sollten gelöst werden.

— Erledigung: Es sollten Mechanismen eingesetzt werden, mit deren Hilfe gewährleistet wird, dass Aktionspläne angemessen sind und Korrektur- sowie Präventionsmaßnahmen tatsächlich in der vorgesehenen Zeit abgeschlossen werden. Zwischen auditierter Organisation und Auditteam sollten Verfahren zur Überprüfung der Erledigung des Aktionsplans vereinbart werden.

6.4. Audit-Review und Verbreitung vorbildlicher Verfahren

Die Auswirkungen der Auditergebnisse auf andere Sektoren und Regionen sollten berücksichtigt werden, vor allem in den Mitgliedstaaten, in denen Kontrollen an eine Reihe zuständiger Behörden delegiert werden oder dezentralisiert sind. Insbesondere sollten Beispiele für vorbildliche Verfahren verbreitet werden. Zu diesem Zweck sollten die Berichte anderen Sektoren und Regionen innerhalb des Mitgliedstaats sowie der Kommission zur Verfügung gestellt werden. Auditergebnisse sollten auch bei der Planung des Auditprogramms und im Zusammenhang mit der Überprüfung des einzigen integrierten mehrjährigen nationalen Kontrollplans mit einbezogen werden.

6.5. Ressourcen

Die Mitgliedstaaten sollten dafür sorgen, dass die zuständigen Behörden ausreichend Durchführungsbefugnisse und Ressourcen besitzen, um ein wirksames Auditsystem einzurichten, durchzuführen und aufrechtzuerhalten.

Die zur Verwaltung, Überwachung und Überprüfung des Auditverfahrens erforderlichen Humanressourcen und damit zusammenhängende Ressourcen sollten vorhanden sein, wobei alle zuständigen Behörden und deren Kontrolltätigkeiten in einem Zeitraum von höchstens fünf Jahren überprüft werden sollten. Allgemeine Leitlinien über die für Audits erforderlichen Ressourcen sind in der Norm ISO 19011 zu finden. Um über die erforderlichen Fachkenntnisse zu verfügen, die zur Erfüllung des Auditzwecks und des Auditprogramms/der Auditprogramme erforderlich sind, kann das Auditteam jedwede Kombination aus allgemein und fachlich spezialisierten Auditoren sowie technischen Experten einbeziehen. Es sollte darauf geachtet werden, dass Objektivität und Unabhängigkeit des Auditteams gewährleistet sind, insbesondere wenn technische Experten hinzugezogen werden müssen. Die Rotation von Auditoren und/oder Auditteams kann dabei hilfreich sein.

6.6. Kompetenz der Auditoren

Die Kriterien für die Kompetenz und Auswahl von Auditoren sollten nach folgenden Punkten festgelegt werden:

— allgemeine Kenntnisse und Fähigkeiten — Grundsätze, Verfahren und Methoden des Audits; Verwaltungs-/Organisationskenntnisse,

— spezifische fachliche Kenntnisse und Fähigkeiten,

— persönliche Eigenschaften,

— Ausbildung,

— Berufserfahrung,

— Ausbildung und Erfahrung als Auditor.

Von großer Bedeutung ist es, dass ein Mechanismus eingesetzt wird, der gewährleistet, dass die Auditoren konsequent arbeiten und ihre Kompetenz erhalten bleibt. Die von Auditteams verlangte Kompetenz wird entsprechend den Bereichen, die sie innerhalb des Kontroll- oder Überwachungssystems überprüfen, variieren. Was die fachlichen Kenntnisse und Fähigkeiten von Auditoren anbelangt, sollten auch die Schulungsanforderungen für Personal berücksichtigt werden, das amtliche Kontrollen durchführt (Anhang II Kapitel 1 der Verordnung (EG) Nr. 882/2004).

(1) ABl. L 31 vom 1.2.2002, S. 1.

(2) „Leitfaden für Audits von Qualitätsmanagement- und/oder Umweltmanagementsystemen“, veröffentlicht von der Internationalen Normenorganisation, 1. Oktober 2002.

(3) „Qualitätsmanagementsysteme — Grundlagen und Begriffe“, veröffentlicht von der Internationalen Normenorganisation, Dezember 2000.