Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Umweltagentur (EUA - Kopenhagen) für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Agentur

(1999/C 372/02)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Umweltagentur gemäß Artikel 13 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Umweltagentur für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Exekutivdirektors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates, Artikel 14). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, daß der Jahresabschluß für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN UMWELTAGENTUR FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1998 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Allgemeine Rechnung (SI X) und Rechnung über die Haushaltsvorgänge (SI 2)

5. In den verschiedenen Phasen während der Einrichtung von SI 2 (neue Version) war die Agentur nicht nur in zu hohem Ausmaß von externen Sachverständigen abhängig, sondern für den Einbau neuer Komponenten wurden auch Beträge in Höhe von insgesamt 110000 ECU aufgewendet, die eventuell mit anderen Agenturen hätten geteilt werden können, wenn das "common support agreement" (gemeinsame Unterstützungsvereinbarung) noch vor Januar 1999 abgeschlossen worden wäre.

6. Bei der Validierung stellte sich heraus, daß das System vor Abschluß aller erforderlichen Vorlauftests installiert worden war. Dies läßt sich z. T. durch die Mängel der von der Kommission bereitgestellten Software erklären. Überdies wurden mehrfach manuelle Eingriffe und Korrekturen vorgenommen. Der Abschluß eines "service level agreement" (Leistungsvertrag) mit der Kommission ist unerläßlich.

Vergabebeirat

7. In bezug auf die Vergabeverfahren zu SI 2 war eine unerklärliche Verzögerung von fünf Monaten nach Auswertung der beschränkten Ausschreibung festzustellen. Ferner lag auch eine Fehleinschätzung bezüglich der für die Durchführung der Arbeiten erforderlichen Zeit vor. Überdies sind die zur Auswahl des Vertragsnehmers angewandten Verfahren nicht umfassend begründet.

Verträge mit den themenspezifischen Ansprechstellen

8. In bezug auf die Belege über "analytical expenses" (Kostenaufstellungen) der Verträge stellte der Hof fest, daß in keinem der geprüften Fälle eine interne Kontrolle gemäß Artikel 8 der Vertragsbestimmungen betreffend die Subventionen für die themenspezifischen Ansprechstellen vorgenommen wurde.

Veröffentlichung

9. Die Agentur hat ihren Haushalts- und Stellenplan nicht, wie in Artikel 13 der Finanzregelung vorgesehen, im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 24. und 25. November 1999 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 120 vom 11.5.1990, S. 1.

(2) In Anwendung von Artikel 13 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 1998 am 20. April 1999 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Agentur, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem diese Rechnung am 26. April 1999 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1998 und 1997

Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten der Agentur.

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Tabelle 2

Aufwands- und Ertragsrechnung für die Haushaltsjahre 1998 und 1997

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Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten der Agentur.

Antworten der europäischen umweltagentur

Allgemeine Rechnung (SI X) und Rechnung über die Haushaltsvorgänge (SI 2)

Zu Punkt 5:

Es trifft zwar zu, daß das "Common support agreement" (gemeinsame Unterstützungsvereinbarung) erst Anfang 1999 in Kraft trat (sieben Agenturen beteiligt), es ist aber folgendes festzuhalten:

- daß die gemeinsame Entwicklung der Agenturen in diesem Bereich schon 1995 mit einer gemeinsamen Ausschreibung zusammen mit den Dienststellen der Kommission (GD XX) begann und seitdem andauert;

- daß diese Agentur sich tatkräftig um diese gemeinsame Entwicklung bemüht und diese eingesetzt hat, wie dem Team des Rechnungshofs, das uns besucht hat, bekannt ist, so daß sowohl der Umfang zusätzlicher bzw. spezifischer Sachkenntnis und entsprechender finanzieller Mittel auf dem möglichen Mindestmaß gehalten wurden.

Zu Punkt 6:

Diese Bemerkungen treffen zwar zu, scheinen aber eine Kritik an dem zu beinhalten, was wir bis jetzt für eine sinnvolle (und vielleicht unter den gegebenen Umständen die einzige noch verfügbare) Vorgehensweise halten, da sie bisher folgendes umfaßt:

- eine parallele Erprobung von SI 2 während des Jahres 1998, bis es im Januar 1999 zum Haushaltsführungssystem der EUA wurde (und gut und stabil arbeitete). Manuelle Eingriffe (oder Anpassungen) waren aufgrund der Beschränkungen und Fehler der Software erforderlich, sie führten allerdings nicht zu einer Änderung bestehender bzw. Hinzufügung neuer Mittelbindungen oder Zahlungen;

- zwischen der Kommission und der Europäischen Stiftung für Berufsbildung in Turin wird bald ein service level agreement (Leistungsvertrag) im Namen von sieben Agenturen einschließlich dieser Agentur geschlossen, die sich zu einem common support agreement zusammengeschlossen haben.

Vergabebeirat

Zu Punkt 7:

Nach unserem Verständnis ist der gesamte Prozeß unter Einhaltung der Verfahren und gemäß bewährten Praktiken abgelaufen:

- die Schätzung des erforderlichen Arbeitsaufwands erfolgte 1997 auf der Grundlage der begrenzten verfügbaren Informationen und mit der Unterstützung der Dienststellen der Europäischen Kommission. Infolge unvorhergesehener Gründe wurde dem Vergabebeirat mit einer gewissen Verzögerung eine konsolidierte aktualisierte Schätzung unterbreitet;

- im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften wurde eine Aufforderung zur Interessenbekundung veröffentlicht. Eine beschränkte Ausschreibung wurde an 38 Unternehmen gerichtet, und für die Auswahl wurden die veröffentlichten Zuschlagskriterien verwendet. Die Agentur wird versuchen, künftige Bewertungsverfahren zur endgültigen Auswahl des erfolgreichen Bewerbers zu verbessern, und hat inzwischen differenziertere Einstufungen für Bewertungen eingeführt.

Verträge mit den themenspezifischen Ansprechstellen (Themenzentren)

Zu Punkt 8:

Die Kontrolle wurde vorgenommen, jedoch nicht in den Unterlagen vermerkt. Die Belege für die Ausgaben im Rahmen von Verträgen mit den Europäischen Themenzentren (ETC) wurden zwar das ganze Jahr über ständig überprüft (und einige Zahlungen wurden nicht geleistet, weil die entsprechende Arbeit nicht verrichtet wurde), in den Unterlagen wurde aber nichts dazu aufbewahrt. Die Projektleiter haben nun spezifische Anweisungen, den internen Kontrollweg festzulegen.

Veröffentlichung des EUA-Haushaltsplans

Zu Punkt 9:

- Die Agentur hat ihren Haushaltsplan für 1998 nur auf ihrer Leitseite im Internet (ca. 5 Mio Zugriffe pro Jahr und 360000 Benutzer pro Jahr) veröffentlicht. Sie folgte der Auffassung, die 1998 der Haushaltsausschuß des Europäischen Parlaments bei einem Treffen mit den Direktoren der Einrichtungen und Agenturen äußerte, wonach der Haushaltsplan der Einrichtungen und Agenturen der zweiten Generation nicht unbedingt im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht werden sollte; die Veröffentlichung im Internet sei wirkungsvoller (billiger und stärkere Verbreitung).

- 1999 hat die EUA ihren Haushaltsplan wieder im Internet veröffentlicht. Gemäß der Erklärung des Rechnungshofes und in strikter Einhaltung ihrer Finanzvorschriften wird die EUA ihren Haushaltsplan auch im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlichen, und zwar zusammen mit den anderen sechs Einrichtungen und Agenturen (um die Kosten zu senken). Um jedoch auch den Auffassungen des Europäischen Parlaments und den Erfahrungen der Einrichtungen und Agenturen Rechnung zu tragen, muß folgendes geprüft werden:

- die kostengünstigste Alternative, um die Informationen zum Haushaltsplan auch für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen und zu verbreiten. Dies könnte beinhalten, im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften eine Zusammenfassung und den Verweis auf die Leitseite der EUA im Internet, wo der vollständige Haushalts- und Stellenplan verfügbar ist, zu veröffentlichen;

- die geeignete Art und Weise, dies in die Bestimmungen der EUA-Finanzvorschriften aufzunehmen, indem man diese im Sinne einer kostengünstigen Lösung den Möglichkeiten der Informationstechnologie anpaßt.