BESCHLUSS DES RATES

vom 3. Mai 1999

zur Festlegung einer Finanzregelung für die Haushaltsaspekte der vom Generalsekretär des Rates zu verwaltenden Verträge über die Einrichtung und den Betrieb des "Help Desk Server" der Managementeinheit und der Phase II des SIRENE-Netzes, die von ihm als Vertreter bestimmter Mitgliedstaaten geschlossen worden sind

(1999/323/EG)

DER RAT DER EUROPÄISCHEN UNION -

gestützt auf Artikel 2 Absatz 1 Unterabsatz 2 Satz 1 des Protokolls zum Vertrag über die Europäische Union und zum Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Einbeziehung des Schengen-Besitzstands in den Rahmen der Europäischen Union,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Der Generalsekretär des Rates ist durch den Beschluß 1999/322/EG vom 3. Mai 1999(1) ermächtigt worden, im Zusammenhang mit der Eingliederung des Schengen-Besitzstands in den Rahmen der Europäischen Union in bezug auf den Abschluß von Verträgen über die Einrichtung und den Betrieb des "Help Desk Server" der Managementeinheit und des SIRENE-Netzes (Phase II) als Vertreter bestimmter Mitgliedstaaten zu handeln und solche Verträge zu verwalten.

(2) Die finanziellen Verpflichtungen, die sich aus diesen Verträgen ergeben, gehen nicht zu Lasten des Haushalts der Europäischen Gemeinschaften. Folglich gelten die Bestimmungen der Haushaltsordnung vom 21. Dezember 1977 für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften(2) nicht.

(3) Daher sind besondere Bestimmungen über die Einzelheiten der Verfahren zur Aufstellung und Ausführung des für die Erfuellung der Verpflichtungen aus diesen Verträgen erforderlichen Haushaltsplans, zur Einziehung der Beiträge der betroffenen Staaten sowie zur Rechnungslegung und Rechnungsprüfung festzulegen -

BESCHLIESST:

KAPITEL I

Allgemeine Grundsätze

Artikel 1

Durch den Haushaltsplan im Sinne dieser Finanzregelung werden die notwendigen Einnahmen und Ausgaben für die Erfuellung der Verpflichtungen aus den im Beschluß des Rates vom 3. Mai 1999 genannten Verträgen für jedes Haushaltsjahr veranschlagt und im voraus bewilligt.

Artikel 2

In dieser Finanzregelung sind die Einzelheiten der Aufstellung und der Ausführung des Haushaltsplans festgelegt.

Artikel 3

(1) Der Haushaltsplan wird in Titel entsprechend den zu verwaltenden Verträgen untergliedert. Der Titel, der den in Artikel 1 Absatz 1 des Beschlusses des Rates vom 3. Mai 1999 genannten Vertrag betrifft, wird in Kapitel für den Einrichtungshaushalt bzw. für den Betriebshaushalt der Phase II des SIRENE-Netzes untergliedert. Jedes Kapitel wird erforderlichenfalls in Artikel unterteilt.

(2) Die unter jedem Titel ausgewiesenen Mittel dürfen nicht für andere Ausgabentitel bestimmt werden.

Artikel 4

(1) Alle Einnahmen und Ausgaben sind in voller Höhe und ohne vorhergehende Verrechnung in den Haushaltsplan und in die Abrechnung einzusetzen. Die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben sollen sich decken.

(2) Das Haushaltsjahr beginnt am 1. Januar und endet am 31. Dezember.

(3) Die Haushaltsbeiträge der in Artikel 21 genannten Staaten, die vor Beginn des Haushaltsjahres, für das sie bestimmt sind, gezahlt werden, werden für dieses Haushaltsjahr ausgewiesen.

(4) Die Ausgaben eines Haushaltsjahres werden in diesem Haushaltsjahr auf der Grundlage der Ausgaben ausgewiesen, deren Anordnung beim Finanzkontrolleur spätestens bis zum 31. Dezember eingegangen ist und deren Zahlung vom Rechnungsführer bis zum 15. Januar des folgenden Jahres geleistet wurde.

KAPITEL II

Aufstellung des Haushaltsplans

Artikel 5

(1) Der Haushaltsplan wird in Euro aufgestellt.

(2) Der Generalsekretär des Rates befaßt die Arbeitsgruppe "Schengener Informationssystem" (nachstehend "Arbeitsgruppe SIS" genannt) vor dem 30. September mit dem Haushaltsplanvorentwurf, dem eine Begründung beigegeben ist.

(3) Die Arbeitsgruppe SIS nimmt zu dem Haushaltsplanvorentwurf Stellung.

(4) Der Generalsekretär erstellt den Haushaltsplanentwurf und übermittelt ihn spätestens bis zum 31. Oktober den in Artikel 21 genannten Staaten.

(5) Die in Artikel 21 genannten Mitgliedstaaten, die im Rahmen des Rates zusammentreten, stellen den Haushaltsplan vor Jahresende fest.

(6) Mit dem Beschluß über die Annahme des Haushaltsplans, der den in Artikel 21 genannten Staaten vom Generalsekretär ordnungsgemäß notifiziert wird, werden die Beiträge dieser Staaten fällig.

Artikel 6

(1) Ist der Haushaltsplan zu Beginn des Haushaltsjahres noch nicht endgültig festgestellt, so

- können die Zahlungen monatlich bis zu einem Zwölftel der Gesamtsumme der für das vorhergehende Haushaltsjahr unter jedem Titel des Haushaltsplans bewilligten Mittel vorgenommen werden;

- dürfen die Beiträge der in Artikel 21 genannten Staaten monatlich in Höhe von einem Zwölftel der im Rahmen des letzten ordnungsgemäß festgestellten Haushaltsplans gezahlten Beiträge abgerufen werden.

(2) Der Beschluß, auf jeweils ein Zwölftel der Ausgaben und Einnahmen in Höhe von bis zu drei Zwölfteln der im letzten ordnungsgemäß festgestellten Haushaltsplan eingesetzten Mittel zurückzugreifen, wird vom Generalsekretär gefaßt und den in Artikel 21 genannten Staaten in einem entsprechenden Schreiben mitgeteilt.

(3) Über die Grenze von drei Zwölfteln der im letzten ordnungsgemäß festgestellten Haushaltsplan eingesetzten Mittel hinaus wird der Beschluß zur Bewilligung von Zahlungen und zum Abruf von Beiträgen von den in Artikel 21 genannten Mitgliedstaaten, die im Rahmen des Rates zusammentreten, gefaßt.

(4) Mit der endgültigen Feststellung des Haushaltsplans wird die Anwendung der aufgrund der Absätze 1 bis 3 gegebenenfalls getroffenen Maßnahmen unverzüglich beendet.

Artikel 7

(1) Etwaige Entwürfe von Nachtrags- und Berichtigungshaushaltsplänen werden in der gleichen Form und nach dem gleichen Verfahren vorgelegt, geprüft und festgestellt wie der Haushaltsplan, dessen Ansätze durch sie geändert werden.

(2) Jedes Jahr wird innerhalb des Monats, der auf den Rechnungsabschluß nach Artikel 25 Absatz 1 folgt, ein Berichtigungshaushaltsplan vorgelegt, der bezweckt, den Saldo aus der Ausführung des vorhergehenden Haushaltsjahres, wenn er positiv ist, unter den Einnahmen und, wenn er negativ ist, unter den Ausgaben einzusetzen.

Artikel 8

Der Haushaltsplan ist der Allgemeinheit zugänglich.

KAPITEL III

Ausführung des Haushaltsplans und Rechnungsführung

Artikel 9

Der Haushaltsplan wird nach dem Grundsatz der Trennung von Anweisungsbefugnis und Rechnungsführung ausgeführt. Die Tätigkeiten des Anweisungsbefugten, des Rechnungsführers und des Finanzkontrolleurs sind miteinander unvereinbar.

Artikel 10

(1) Die Anweisungsbefugnis für die Einnahmen und Ausgaben wird von einem Generaldirektor des Generalsekretariats des Rates wahrgenommen. Der Anweisungsbefugte führt den Haushaltsplan im Namen des Generalsekretärs im Rahmen der bewilligten Mittel aus. Er kann seine Befugnisse einem Direktor übertragen.

(2) Der Anweisungsbefugte kann Mittelübertragungen von Artikel zu Artikel innerhalb jedes Kapitels beschließen. Er kann mit der Zustimmung der Arbeitsgruppe SIS Mittelübertragungen von Kapitel zu Kapitel innerhalb eines Titels beschließen. Die Arbeitsgruppe SlS erteilt ihre Zustimmung nach Maßgabe der gleichen Bedingungen, die für die Annahme ihrer Stellungnahme zum Haushaltsplan gelten.

Artikel 11

Die Finanzkontrolle wird vom Finanzkontrolleur des Rates nach Maßgabe der für seine Tätigkeit geltenden Vorschriften wahrgenommen.

Artikel 12

Die Annahme von Einzahlungen und die Leistung von Auszahlungen obliegen einem Rechnungsführer, der der Generaldirektion A des Generalsekretariats des Rates zugeordnet ist.

Artikel 13

(1) Für die Einziehung der Forderungen nach Artikel 21 ist die Ausstellung einer Einziehungsanordnung durch den Anweisungsbefugten erforderlich. Die Einziehungsanordnungen sind dem Rechnungsführer zu übermitteln, der sie seinerseits dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung eines Sichtvermerks zuleitet.

(2) Der Finanzkontrolleur bestätigt mit dem Sichtvermerk

- die Richtigkeit der Verbuchungsstelle;

- die Ordnungsmäßigkeit und Übereinstimmung der Anordnung im Hinblick auf die geltenden Bestimmungen;

- die Ordnungsmäßigkeit der Belege;

- die Richtigkeit der Bezeichnung der zuständigen Behörde des Schuldnerstaats;

- den Fälligkeitstermin;

- die Richtigkeit des Betrags und der Währung.

(3) Der Rechnungsführer führt die ordnungsgemäß ausgestellten Einziehungsanordnungen aus.

Artikel 14

(1) Für alle Maßnahmen, die zu einer Ausgabe zu Lasten des Haushaltsplans führen können, muß der Anweisungsbefugte vorher einen Mittelbindungsantrag an den Rechnungsführer stellen, in dem der Gegenstand der Ausgabe, die Ausgabenhöhe, die Verbuchungsstelle und der Zahlungsempfänger anzugeben sind. Der Antrag ist vom Rechnungsführer dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung eines Sichtvermerks zuzuleiten.

(2) Der Finanzkontrolleur bestätigt mit dem Sichtvermerk

- die Vorlage des Mittelbindungsantrags gemäß Absatz 1;

- die Richtigkeit der Verbuchungsstelle;

- die Verfügbarkeit der Mittel im Haushaltsplan;

- die Ordnungsmäßigkeit und Übereinstimmung der Ausgabe im Hinblick auf die geltenden Bestimmungen.

Artikel 15

(1) Die Feststellung einer Ausgabe durch den Anweisungsbefugten umfaßt

- die Prüfung des Anspruchs des Zahlungsempfängers;

- die Bestimmung oder Überprüfung der Forderung und ihres Betrags;

- die Überprüfung der Bedingungen für die Fälligkeit der Forderung;

- die Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Waren.

(2) Der Anweisungsbefugte kann die Prüfungen unter seiner Verantwortung durchführen lassen.

Artikel 16

(1) Der Anweisungsbefugte weist den Rechnungsführer durch Ausstellung einer Auszahlungsanordnung ("Anordnung") an, eine festgestellte Ausgabe zu zahlen.

(2) Die Anordnung muß enthalten:

- das Haushaltsjahr, unter dem die Ausgaben verbucht werden sollen;

- den Titel, das Kapitel und den Artikel des Haushaltsplans;

- den zu zahlenden Betrag (in Ziffern und ausgeschrieben) und die entsprechende Währung;

- den Namen und die Anschrift des Zahlungsempfängers;

- den Gegenstand der Ausgabe;

- die Zahlungsform;

- Nummer und Datum der Sichtvermerke für die entsprechenden Mittelbindungen.

(3) Die Auszahlungsanordnung ist vom Anweisungsbefugten zu unterzeichnen und mit Datum zu versehen.

(4) Der Rechnungsführer leitet die Auszahlungsanordnung zusammen mit den Originalbelegen dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung eines Sichtvermerks zu.

(5) Der Finanzkontrolleur bestätigt mit dem Sichtvermerk

- die Ordnungsmäßigkeit der Ausstellung der Auszahlungsanordnung;

- die Übereinstimmung der Auszahlungsanordnung mit der Mittelbindung und die Richtigkeit des Betrags;

- die Richtigkeit der Verbuchungsstelle;

- die Verfügbarkeit der Mittel unter dem betreffenden Titel oder Artikel des Haushaltsplans;

- die Ordnungsmäßigkeit der Belege und

- die Richtigkeit der Bezeichnung des Zahlungsempfängers.

(6) Jede Ausgabe muß vorher durch die Beiträge der in Artikel 21 genannten Staaten oder notfalls durch Bankkredite gedeckt sein. Die Kosten für die Vorfinanzierung durch Banken bei Zahlungsverzug werden unter den säumigen Staaten anteilsmäßig nach den ausstehenden Beiträgen und unter Berücksichtigung der Dauer des Zahlungsverzugs aufgeteilt.

Artikel 17

Die Zahlungen sind über ein Bankkonto zu leisten, das eigens zu diesem Zweck auf den Namen des Generalsekretariats des Rates eröffnet wird. Banküberweisungen sind mit den Unterschriften zweier vom Generalsekretär benannter Beamten zu versehen, wobei eine der Unterschriften die des Rechnungsführers ist.

Artikel 18

Wird der in den Artikeln 13, 14 oder 16 vorgesehene Sichtvermerk vom Finanzkontrolleur verweigert und hält der Anweisungsbefugte seinen Antrag aufrecht, so wird der Antrag dem Generalsekretär vorgelegt. Abgesehen von den Fällen, in denen die Verfügbarkeit der Mittel in Frage steht, kann der Generalsekretär sich durch einen hinreichend begründeten Beschluß über die Verweigerung des Sichtvermerks hinwegsetzen und die Einziehungsanordnung, die Mittelbindung oder die Auszahlungsanordnung bestätigen. Der Rechnungshof ist vom Generalsekretär innerhalb eines Monats von diesem Beschluß in Kenntnis zu setzen. Dieser Beschluß ist mit Wirkung vom Zeitpunkt der Verweigerung des Sichtvermerks an auszuführen.

Artikel 19

Der Anweisungsbefugte, der Finanzkontrolleur und der Rechnungsführer sind bei Nichteinhaltung der Vorschriften dieser Finanzregelung nach Maßgabe des Statuts der Beamten der Europäischen Gemeinschaften disziplinarisch verantwortlich.

Artikel 20

Die Rechnungsführung ist nach Kalenderjahren in Form der doppelten Buchführung vorzunehmen. Sie muß sämtliche im Laufe des Haushaltsjahres erfolgten Einnahmen und Ausgaben erfassen.

KAPITEL IV

Beiträge der Mitgliedstaaten

Artikel 21

(1) Die Einnahmen des Haushaltsplans setzen sich aus den Finanzbeiträgen der Mitgliedstaaten Österreich, Belgien, Deutschland, Dänemark, Spanien, Finnland, Frankreich, Griechenland, Italien, Luxemburg, Niederlande, Portugal und Schweden sowie aus den Finanzbeiträgen Islands und Norwegens zusammen.

(2) Die Finanzbeiträge dieser Staaten werden im Haushaltsplan festgelegt und in Euro ausgedrückt.

Artikel 22

Die in Artikel 21 genannten Staaten stellen dem Generalsekretär ihre Finanzbeiträge nach dem folgenden Aufteilungsschlüssel zur Verfügung:

Die Aufteilung der Beiträge zwischen den in Artikel 21 genannten Mitgliedstaaten einerseits und Island sowie Norwegen andererseits (die "übrigen Staaten") wird jedes Jahr auf der Grundlage des Anteils jedes betroffenen Mitgliedstaats und der übrigen Staaten an der Gesamtsumme der Bruttoinlandsprodukte (BIP) des Vorjahres aller in Artikel 21 genannten Staaten festgelegt. Die Aufteilung der Beiträge zwischen den betroffenen Mitgliedstaaten wird jedes Jahr nach Abzug der Beiträge der übrigen Staaten entsprechend dem MwSt.-Eigenmittelanteil jedes dieser Mitgliedstaaten an der im vorhergehenden Haushaltsjahr bei der letzten Berichtigung des Haushaltsplans der Gemeinschaften festgestellten Gesamtsumme der MwSt.-Eigenmittel der Europäischen Gemeinschaften festgelegt.

Artikel 23

(1) Die Beiträge werden vom Generalsekretär mit einem entsprechenden Schreiben über die nationalen Verwaltungen, deren Bezeichnung und Anschrift ihm mitgeteilt worden sind, bei jedem der in Artikel 21 genannten Staaten abgerufen.

(2) Dieses Schreiben enthält die folgenden Angaben:

- den Beschluß über die Annahme des Haushaltsplans oder im Falle des Rückgriffs auf Artikel 6 den Beschluß über den Abruf der Beiträge in vorläufigen Zwölfteln;

- den von jedem Staat zu zahlenden Betrag, der in Euro entsprechend dem in Artikel 22 genannten Aufteilungsschlüssel berechnet ist;

- die notwendigen Angaben für die Zahlung des Beitrags.

(3) Die Beiträge sind auf das in Artikel 17 genannte Bankkonto einzuzahlen.

(4) Sie sind in Euro zu entrichten.

Artikel 24

(1) Die in Artikel 21 genannten Staaten haben jeweils ein Viertel ihres Beitrags spätestens bis zum 15. Februar, 1. April, 1. Juli und 1. Oktober zu entrichten.

(2) Ist ein Staat seinen finanziellen Verpflichtungen nicht nachgekommen, so sind die geltenden Gemeinschaftsvorschriften über die Zinsen, die bei verspäteter Zahlung der Beiträge am Haushaltsplan der Gemeinschaft zu entrichten sind, auf ihn entsprechend anzuwenden.

KAPITEL V

Rechnungslegung und Rechnungsprüfung

Artikel 25

(1) Der Generalsekretär erstellt innerhalb von zwei Monaten nach dem Ende des Zeitraums für die Ausführung des Haushaltsplans eine Haushaltsrechnung und eine Vermögensübersicht; er übermittelt diese Haushaltsrechnung und diese Vermögensübersicht der Arbeitsgruppe SIS.

(2) In der Haushaltsrechnung sind alle Einnahmen und Ausgaben, die sich auf das abgelaufene Haushaltsjahr beziehen, auszuweisen. Sie hat dieselbe Form und dieselben Untergliederungen wie der Haushaltsplan.

(3) Der Haushaltsrechnung sind beizufügen:

- eine Übersicht, aus der die Situation jedes der in Artikel 21 genannten Staaten im Hinblick auf seinen Finanzbeitrag ersichtlich ist, und

- eine Übersicht über die Mittelübertragungen.

(4) In der Vermögensübersicht sind die Aktiva und Passiva im Haushaltsplan zum 31. Dezember des abgelaufenen Haushaltsjahres wiederzugeben.

Artikel 26

(1) Die Rechnungsprüfung wird auf Ersuchen vom Rechnungshof vorgenommen.

(2) Der Generalsekretär übermittelt dem Rechnungshof innerhalb von 15 Tagen nach Ablauf der in Artikel 25 Absatz 1 vorgesehenen Frist die Haushaltsrechnung und die Übersicht.

(3) Durch die Prüfung, die vom Rechnungshof vorzunehmen ist, stellt dieser die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Einnahmen und Ausgaben im Hinblick auf die zu verwaltenden Verträge, den Haushaltsplan und diese Finanzregelung fest.

(4) Der Generalsekretär gewährt dem Rechnungshof jede Unterstützung, die dieser zur Erfuellung seiner Aufgabe für erforderlich hält.

Artikel 27

Die Haushaltsrechnung, die Vermögensübersicht und der Bericht des Rechnungshofs, dem gegebenenfalls die Bemerkungen des Generalsekretärs beigefügt werden, sind vor dem 1. Juli den in Artikel 21 genannten Staaten zu unterbreiten. Die in Artikel 21 genannten Mitgliedstaaten, die im Rahmen des Rates zusammentreten, erteilen dem Generalsekretär Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans.

KAPITEL VI

Schlußbestimmungen

Artikel 28

Die Anwendung der Bestimmungen des Schengen-Besitzstands, die das Schengener Informationssystem betreffen, auf einen anderen als die in Artikel 21 genannten Staaten (nachstehend "anderer Staat" genannt) bringt folgendes mit sich:

- eine Neuaufteilung der Anteile der in Artikel 21 genannten Staaten nach Maßgabe des Artikels 22;

- eine Anpassung der Beiträge der in Artikel 21 genannten Staaten, damit der Beitrag des anderen Staates zum Betrieb der Phase II von SIRENE für das gesamte laufende Haushaltsjahr ausgewiesen werden kann;

- eine Anpassung der Beiträge der in Artikel 21 genannten Staaten, damit ein Teil der Kosten, die früher für die Einrichtung der Phase II von SIRENE angefallen sind, zu Lasten des anderen Staates ausgewiesen werden kann. Dieser Teil ist unter Berücksichtigung des MWSt.-Eigenmittelanteils des anderen Staats an der Gesamtheit der MwSt.-Eigenmittel der Europäischen Gemeinschaften für die früheren Haushaltsjahre, in denen die erforderlichen Ausgaben für die Einrichtung der Phase II von SIRENE angefallen sind, zu berechnen. Der Beitrag für diesen Teil wird den in Artikel 21 genannten Staaten entsprechend der Höhe ihres gemäß Artikel 22 berechneten Anteils gutgeschrieben. Diese können wählen, ob sie den Betrag ihrem Anteil am Betriebshaushalt zuführen oder ob sie eine Rückerstattung beantragen.

Artikel 29

Diese Finanzregelung ist für die Ausführung der erforderlichen Einnahmen und Ausgaben zur Erfuellung der Verpflichtungen aus den in Artikel 1 des Beschlusses des Rates vom 3. Mai 1999 genannten Verträgen im verbleibenden Zeitraum des Haushaltsjahres, in dem sie in Kraft tritt, entsprechend anzuwenden.

Artikel 30

(1) Dieser Beschluß wird im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht.

(2) Dieser Beschluß wird am Tag seiner Annahme wirksam.

Geschehen zu Brüssel am 3. Mai 1999.

Im Namen des Rates

Der Präsident

J. FISCHER

(1) Siehe Seite 49 dieses Amtsblatts.

(2) ABl. L 356 vom 31.12.1977, S. 1.