BERICHT über die Finanzausweise der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln (EMEA-London), zusammen mit den Antworten der Agentur (97/C 81/03)

(Zeitraum vom 1. September 1994 bis zum 31. Dezember 1995)

1.1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln gemäß Artikel 57 Absatz 10 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates vom 22. Juli 1993 (1) vorgelegt.

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln für die Haushaltsjahre 1994 und 1995 geprüft. Gemäß Artikel 57 Absatz 7 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Verwaltungsdirektors ausgeführt. Dieser ist auch dafür zuständig, die Rechnung zu erstellen und vorzulegen (2), wobei er sich an die in Artikel 57 Absatz 11 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates vorgesehenen internen Finanzvorschriften halten muß. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet. Dies ist ein Bericht über die erste Prüfung der Agentur.

1.3. Der Hof hat seine Prüfung nach den allgemein anerkannten Prüfungsnormen durchgeführt, soweit diese auf den Gemeinschaftskontext anwendbar sind. Er hat Kontrollen der Rechnungsführung vorgenommen und andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren angewandt. Die wichtigsten Bemerkungen, die sich aus der Prüfung des Hofes ergeben, sind im zweiten Teil dieses Berichts ausgeführt.

1.4. Die Finanzausweise für die Haushaltsjahre 1994 und 1995 sind zuverlässig, und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrundeliegenden Vorgänge sind insgesamt gesehen gewährleistet.

Wichtigste Bemerkungen zur Ausführung des Haushaltsplans der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln für die Haushaltsjahre 1994 und 1995

Zuschuß der Kommission

1.5. Während des Haushaltsjahrs 1995 hat die Agentur den Kommissionszuschuß (10,1 Mio ECU) ohne Erteilung der entsprechenden Einziehungsanordnungen eingezogen.

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

1.6. Bis August 1995 gab es für dieses Haushaltsjahr kein Journal zu Mittelbindungen und Zahlungen. Ende des Jahres hat die Agentur ein Rechnungsführungssystem eingerichtet. Der Hof stellte fest, daß dieses System die nachträgliche Änderung von Buchungen ermöglicht, ohne daß dies erkennbar wäre. In Ermangelung datierter Mittelbindungen kam es zur Überschreitung der verfügbaren Mittel (Verstoß gegen Artikel 29, 35 und 36 der Finanzregelung für die Agentur), obwohl der Verwaltungsdirektor einen Berichtigungshaushaltsplan vorgelegt hat, der vom Verwaltungsrat genehmigt wurde (Mittelübertragungen von Kapitel zu Kapitel).

Zahlstelle

1.7. Bis August 1995 hat die Agentur alle Zahlungen über eine Zahlstelle abgewickelt. Diese zusätzliche Verwendung des Zahlstellenverfahrens verstößt gegen Artikel 45 der Finanzregelung für die Agentur, der dieses Verfahren nur für bestimmte Arten von Ausgaben vorsieht.

1.8. Im übrigen hat die Agentur mit der Abrechnung dieser Ausgaben erst im September 1995 begonnen. Bei Abschluß des Haushaltsjahrs am 31. Dezember 1995 mußten noch rund 937 000 ECU abgerechnet werden.

Allgemeine Rechnung

1.9. Wegen der Abwicklung über die Zahlstelle fanden die Buchungen in der Rechnungsführung und zu Lasten des Haushaltsplans erst im September und im Dezember 1995 statt. Dies verstößt gegen die Rechnungsführungsgepflogenheiten.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 26. September 1996 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

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(1) ABl. L 214 vom 24. 8. 1993, S. 18.

(2) Entsprechend den Bestimmungen in Artikel 57 Absatz 9 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates wurde die Rechnung über sämtliche Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 1995 zum 31. März 1996 erstellt, vom Verwaltungsdirektor der Agentur unterzeichnet und der Kommission, dem Verwaltungsrat und dem Rechnungshof übermittelt. Diese Rechnungslegung ging am 9. April 1996 beim Hof ein. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

ANWORTEN DER EMEA

1.6. In den auf dem Markt verfügbaren kommerziellen Rechnungsführungssystemen werden die Besonderheiten der Finanzvorschriften der Gemeinschaft nicht berücksichtigt. Aus diesem Grund haben die Agenturen 1995 eine Ausschreibung für ein ihrem Bedarf entsprechendes System veröffentlicht. Bis zur Einführung des neuen Systems arbeitet die Agentur mit einem Spreadsheet-System.

Zwar können mit diesem System nachträgliche Änderungen der Buchungen vorgenommen werden, ohne daß diese in der Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge nachzuvollziehen wären. Diese Änderungen sind aber der allgemeinen Rechnungsführung zu entnehmen. Des weiteren wird jede Mittelbindung, Aufhebung einer solchen, Auszahlungsanordnung usw. vorschriftsmäßig zusammen mit den entsprechenden Belegen abgelegt. In der Sache werden alle Haushaltsvorgänge dokumentiert.

Was die Mittelüberschreitungen betrifft, wurden geeignete Maßnahmen getroffen, damit bis zur Einführung des neuen Rechnungsführungssystems solche Fehler vermieden werden.

1.7. Während der Anlaufperiode war bis zur Ernennung des Finanzkontrolleurs im Hause eine Zahlstelle für ein gutes Funktionieren der Agentur unerläßlich. Nur so konnte der Beschluß der Mitgliedstaaten über die Errichtung der Agentur rasch durchgeführt werden. Mit dem Dienstantritt des Finanzkontrolleurs wurde die Zahlstelle weniger in Anspruch genommen und Ende Juli 1995 geschlossen.

1.8. Am 31. Dezember 1995 waren 75 % der über die Zahlstelle abgewickelten Vorschüsse abgerechnet worden. Selbst wenn ein großer Betrag erst 1996 abgerechnet werden konnte, hat die Agentur ein zufriedenstellendes Endergebnis erreicht und unter schwierigen Umständen ihr Bestes geleistet.