BERICHT über die Finanzausweise des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt (HABM-Alicante) für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit der Antwort des Amtes (98/C 406/10)

1.1. Dieser Bericht wird dem Haushaltsausschuß des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt gemäß Artikel 137 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates (1) vorgelegt.

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 119 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Präsidenten des Amtes ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise (2) in Übereinstimmung mit den internen Finanzvorschriften zuständig ist (Artikel 138 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

1.3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

1.4. Vorbehaltlich des in Ziffer 1.11 dargestellten Sachverhalts kann der Hof aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, daß die Finanzausweise für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES HARMONISIERUNGSAMTS FÜR DEN BINNENMARKT FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1997 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Buchführungssoftware

1.5. Obwohl das Amt 1997 seine Tätigkeit im vierten Jahr (mit drei abgeschlossenen Haushaltsjahren) ausübt, erfolgt die Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge nach wie vor anhand eines Tabellenkalkulationsprogramms statt mittels einer geeigneten Buchführungssoftware. Die Verwendung eines Tabellenkalkulationsprogramms wurde vom Hof bereits in seinen Berichten zu früheren Haushaltsjahren (3) beanstandet. Das Amt sollte überdies ein analytisches Buchführungssystem einrichten, anhand dessen die Realkosten der erbrachten Dienstleistungen ermittelt werden können.

Sonstige Bemerkungen

1.6. Von den Mitteln des Haushaltsjahres wurden (nach Annahme des dritten Berichtigungs- und Nachtragshaushalts 54,0 Mio. ECU) nur 48 % (26,0 Mio. ECU) ausgezahlt. Ein Anteil von 48,5 % (26,2 Mio. ECU) der Mittelausstattung wurde automatisch auf das Haushaltsjahr 1998 übertragen, 3,5 % (1,8 Mio. ECU) wurden annulliert.

1.7. Die Höhe der Mittelübertragungen ist hauptsächlich auf die Rechnungsführungspraktik des Amts zurückzuführen. Diese Praktik besteht darin, für jeden eingegangenen Antrag auf Eintragung einer Marke bereits den Gesamtbetrag der Ausgaben unmittelbar bei Feststellung der damit verbundenen Einnahmen zu binden. Aufgrund dieses Ansatzes wird der am Jahresende verbleibende Restbetrag automatisch auf das folgende Haushaltsjahr übertragen, unabhängig davon, wann die dem Amt obliegenden Arbeiten (Recherche, Übersetzung, Veröffentlichung usw.) tatsächlich in Auftrag gegeben werden. Es bleibt folglich unberücksichtigt, ob dieser Auftrag vor Abschluß des Haushaltsjahres oder erst im Lauf des folgenden Haushaltsjahres erteilt wird. Bei einer derartigen Auslegung der Finanzvorschriften werden die Haushaltsgrundsätze der Jährlichkeit und Vollständigkeit nicht strikt eingehalten.

1.8. Die aus dem Haushaltsjahr 1996 übertragenen Mittel (14,5 Mio. ECU) mußten zu 27,6 % (4,0 Mio. ECU) in Abgang gestellt werden. Ein beträchtlicher Anteil (88 %) davon entfällt auf Ausgaben für Übersetzungen, Veröffentlichungen sowie auf Postgebühren. Diese Annullierungen wären nicht erforderlich geworden, hätten für die Mittelübertragung präziser festgelegte Mittelbindungen eingesetzt werden können.

1.9. Gemäß Artikel 13 der Finanzvorschriften des Amts ist der Haushaltsplan im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften zu veröffentlichen. Diese Vorgabe wurde aber nur in bezug auf den dritten Berichtigungs- und Nachtragshaushalt erfuellt.

1.10. Ein Teil der Kassenmittelsalden (0,35 Mio. ECU von 42,50 Mio. ECU) wurde erst bei Rechnungsabschluß in der allgemeinen Rechnung berücksichtigt. In der Praxis werden die Zahlungseingänge zunächst in der Markenbearbeitungssoftware (Euromarc) erfaßt, die Verbuchung in der allgemeinen Rechnung erfolgt erst nach Identifizierung des Einzahlers.

Gebäude

1.11. Im Hinblick auf die Errichtung eines neuen Gebäudes für seine Unterbringung unterzeichnete das Amt 1997 einen Vertrag mit Cosoami, der von der spanischen Regierung zwischengeschalteten Stelle. Sollten beim Amt nicht genügend Anträge auf Markeneintragung eingehen, wird der Bau nur mit einem Zuschuß aus dem Gesamthaushalt fertiggestellt werden können. Das Amt hätte wünschenswerterweise - unabhängig von der Genehmigung des Haushaltsausschusses für dieses Vorhaben - vor Abschluß des Vertrags mit Cosoami die Zustimmung der Kommission einholen sollen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung am 29. Oktober 1998 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

Tabelle 1 Vermögensübersicht für die Haushaltsjahre 1996 und 1997

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Quelle: Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der vom Amt erstellten Angaben.

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Quelle: Darstellung des Hofes auf der Grundlage der vom Amt erstellten Angaben.

(1) ABl. L 11 vom 14.1.2994, S. 33.

(2) In Anwendung von Artikel 137 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates wurde die Rechnung für alle Einnahmen und Ausgaben des Amts für das Haushaltsjahr 1997 am 21. Januar 1998 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Amts, dem Europäischen Parlament, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, der diese Unterlagen am 27. Januar 1998 erhalten hat. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. C 393 vom 29.12.1997, S. 47.

(4) Dieser Betrag entspricht den Anlagewerten.

ANTWORT DES HARMONISIERUNGSAMTES

1.5. Buchführungssoftware

In bezug auf die Buchführung war die Kommission - entgegen ihrem eigenen Vorschlag - nicht in der Lage, den dezentralen Einrichtungen die verschiedenen Module der Software SINCOM 2 zur Verfügung zu stellen. Das Amt hat daher ab dem 1. Januar 1999 die Anwendung des Moduls der Buchführungssoftware ISPS vorsehen müssen, die von SAP auf Rechnung der Kommission entwickelt wurde. Angesichts der bereits im Rahmen der allgemeinen Buchführung getätigten Investitionen handelt es sich hierbei um einen relativ geringen Betrag.

In bezug auf die analytische Buchführung wurden die Einrichtungsarbeiten 1998 fortgeführt. Die analytische Buchführung wird Ende 1998 einsatzfähig sein.

1.6. Siehe Erläuterungen unter dem nachfolgenden Punkt 1.7.

1.7. Mittelübertragung

Bei den Kosten für das Eintragungsverfahren einer Marke handelt es sich ab dem Zeitpunkt des Anmeldetags der Marke aufgrund der Verpflichtungen, denen das Harmonisierungsamt gemäß der GMV unterliegt, um feste Ausgaben.

Ein Teil dieser Leistungen, wie die Übersetzungen, die nationalen Recherchenberichte und die Veröffentlichungen, wird von außerhalb erbracht, das Amt entscheidet hierbei nicht über die Auswahl der Stellen, die diese Arbeiten ausführen. Daher hat es das Amt für angebracht gehalten, die Mittelbindungen für die entsprechenden Ausgaben bereits unverzüglich nach Eingang der Anmeldegebühren vorzunehmen.

Das Amt ist der Auffassung, daß dieses Vorgehen, ausgehend von automatischen Mittelübertragungen, folgenden Grundsätzen entspricht:

- dem Jährlichkeitsprinzip sowie dessen Ausnahmen, die in den Finanzvorschriften vorgesehen sind, welches automatische Mittelübertagungen gestattet, sowie

- dem Universalitätsprinzip, nach dem keine Ausgabe an eine bestimmte Einnahme gebunden ist.

Darüber hinaus entspricht dieses Vorgehen der Besonderheit des Amtes, dem Amt für gewerbliches Eigentum, welches als solches die Gebühren einzig als Gegenleistung für die Erbringung von Leistungen für die Nutzer erhält.

Aufgrund des unerwarteten Eingangs von 43 000 anstatt 15 000 Markenanmeldungen im Jahr 1996, von denen die Schätzungen beauftragter Fachkreise und der Kommission ausgegangen waren, hat das Amt dringend eine Lösung finden und diese enorme Menge an Markenanmeldungen blockweise bearbeiten müssen. Dadurch war es natürlich unvermeidbar, daß die Bearbeitungszeiten für die verschiedenen Schritte der Bearbeitung der Markenanmeldungen verlängert wurden, was Ende 1997 erhebliche Mittelübertragungen zur Folge hatte, die gemäß Artikel 6 Absatz 2 der Finanzvorschriften durchgeführt wurden.

Schlußfolgerung: Angesichts der Bemerkungen des Rechnungshofes wird das Harmonisierungsamt Vorkehrungen für die Zukunft treffen, um die Bearbeitungszeiten zwischen der jeder Bearbeitungsstufe entsprechenden Mittelbindung und der tatsächlichen Durchführung des Bearbeitungsschrittes so kurz wie möglich zu halten.

1.8. Inabgangstellung von Mitteln

Die große Anzahl von Inabgangstellungen von aus dem Haushaltsjahr 1996 übertragenen Mitteln (4 Mio. ECU) im Jahre 1997 beruht vorwiegend auf einer Senkung der Übersetzungs- und Veröffentlichungskosten, über die das Amt keinerlei Kontrolle hat. Die Senkung dieser Ausgaben hängt insbesondere mit der durchschnittlichen Anzahl von für die einzelnen Markenanmeldungen übersetzten und veröffentlichten Seiten zusammen, die sich auf jeweils drei und eine anstatt der ursprünglich vorgesehenen vier, fünf und drei beläuft.

Darüber hinaus sind die festgestellten Inabgangstellungen von Mitteln auf die außergewöhnlichen Umstände der Tätigkeitsaufnahme des Amtes 1996 zurückzuführen. Die unter Punkt 1.7 angesprochene Entwicklung der Lage hat dazu geführt, daß ein Teil der aus dem Haushaltsjahr 1996 auf das Jahr 1997 übertragenen Mittel nicht ausgeschöpft werden konnte.

1.9. Veröffentlichung des Haushaltsplans

Aufgrund des vom GMV in diesem Zusammenhang vorgeschriebenen Zeitplans wurde der Haushaltsplan des Amtes für 1997 Ende 1995 auf der Grundlage von Schätzungen über den Tätigkeitsumfang des Amtes vorbereitet, die sich bereits 1996 als völlig überholt erwiesen. Daher hatte das HABM am Anfang des Haushaltsjahres 1997 beschlossen, einen Berichtigungs- und Nachtragshaushalt für 1997 vorzulegen, der eine wirkliche Überarbeitung des Haushaltsplans insgesamt darstellen würde. Dieser stärker der Realität entsprechende Berichtigungs- und Nachtragshaushalt, der die Auswirkung der tatsächlichen Anzahl von 1996 eingegangenen Anmeldungen berücksichtigte, wurde im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht.

Was den Haushaltsplan für 1998 betrifft, so wurde er in der Tat im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften (ABl. L 64 vom 5.3.1998) veröffentlicht. Die Veröffentlichung des ersten Berichtigungs- und Nachtragshaushalts für 1998 ist in Vorbereitung und wird ebenfalls im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften vorgenommen.

1.10. Verbuchung von Einzelzahlungen

Um die Frist zur Verbuchung der eingegangenen Zahlungen möglichst kurz zu halten, gibt das Amt der Feststellung der Kundenkonten Vorrang und bemüht sich, die Fristen (drei bis vier Tage) für die Verbuchung der Einnahmen im Buchungssystem R-3 von SAP auf ein Mindestmaß zu reduzieren.

1.11. Sitz des Amtes

1) Verfahren zur Unterzeichnung des Abkommens zwischen dem Harmonisierungsamt und Cosoami

Dieses Abkommen wurde zwischen dem HABM und dem Konsortium Cosoami unterzeichnet, das von den spanischen Behörden (dem Industrieministerium, der Regierung der Generalitat von Valencia, der Diputación der Provinz Alicante und der Stadt Alicante) gegründet wurde. Dies geschah infolge der Übereinkunft zwischen der spanischen Regierung und der Kommission von 1994, die vorsieht, daß Spanien dem Amt kostenlos einen vorläufigen Sitz zur Verfügung stellt und das Amt seinen zukünftigen endgültigen Sitz erwirbt.

2) Erwerb des Gebäudes für den Sitz

Die Finanzierung des Bauvorhabens wird durch die Einnahmen des Amtes auf der Grundlage einer jährlichen Anzahl von Markenanmeldungen zwischen 27 000 und 30 000 und durch das eventuelle Zurückgreifen auf den 1998 eigens zu diesem Zweck aufgenommenen Kredit bestritten.

Sollte die jährliche Anzahl von Anmeldungen über einen Zeitraum von mehreren aufeinanderfolgenden Haushaltsjahren auf 25 000 zurückgehen, so müßte das Amt nach der Ausschöpfung des Kredits u. U. ab Ende 2003 oder Anfang 2004 um die Gewährung eines gemeinschaftlichen Zuschusses bitten.

3) Konsultierung der Kommission

Der Haushaltsausschuß hat entschieden sein Einverständnis zum Erwerb des Gebäudes zu geben, nachdem er von den Anmerkungen der Kommission zum Vertrag des HABM und der Cosoami informiert wurde.