DE Amtsblatt der Europäischen Union C 289/12

Bestimmungen über historische Archive

(Vom Direktorium der EIB am 7. Oktober 2005 genehmigt)

(2005/C 289/07)

In Erwägung nachstehender Gründe:

Die Europäische Investitionsbank

ist eine Finanzierungsinstitution, deren Anteilseigner die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind;

hat nach den Bestimmungen des Artikels 267 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft die Aufgabe, zu einer ausgewogenen und reibungslosen Entwicklung des Gemeinsamen Marktes im Interesse der Gemeinschaft beizutragen; hierbei bedient sie sich des Kapitalmarkts sowie ihrer eigenen Mittel. In diesem Sinne erleichtert sie ohne Verfolgung eines Erwerbszwecks durch Gewährung von Darlehen und Bürgschaften die Finanzierung von Investitionsvorhaben in allen Wirtschaftszweigen;

hat sich zu einer aktiven Informationspolitik verpflichtet und wird weiterhin verstärkte Anstrengungen darauf richten, der Öffentlichkeit allgemeine Informationen über ihre Tätigkeit, ihre Politik und ihre Verfahren zur Verfügung zu stellen;

erkennt an, dass Dokumente gemäß den Anforderungen einer guten Verwaltungspraxis, die auf die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft, einschließlich der Bank, anwendbar sind, in größtmöglichem Umgang öffentlich zugänglich gemacht werden sollten, und dass jede Ablehnung des Zugangs zu Dokumenten unter Bezugnahme auf zuvor niedergelegte Bestimmungen begründet werden sollte;

In der Erwägung, dass

die Bank im Jahr 1997 erstmals Bestimmungen über den Zugang der Öffentlichkeit zu ihren Dokumenten veröffentlicht hat, die 2002 überarbeitet wurden und zur Zeit überprüft werden;

hat die Bank die folgenden Bestimmungen über historische Archive beschlossen:

Artikel 1

Allgemeines

Die Bank macht die Sammlung ihrer historischen Archive nach Maßgabe dieser Bestimmungen und nach Ablauf einer Frist von dreißig Jahren ab dem Erstellungsdatum des Dokuments öffentlich zugänglich.

Im Sinne dieser Bestimmungen bezeichnet der Begriff „Archive“ die Gesamtheit der Dokumente jeder Art, unabhängig von ihrer Form und ihrem materiellen Träger, die die Bank oder Angehörige ihres Personals in Ausübung ihrer Amtstätigkeit angefertigt oder empfangen haben und die die Tätigkeit der Bank betreffen.

Die Sammlung des „Historischen Archivs“ der EIB besteht aus dem Teil der Archive der Bank, der zur ständigen Aufbewahrung in den Historischen Archiven der Europäischen Union in Florenz ausgewählt wurde.

Artikel 2

Verfahren

Schriftstücke, die 30 Jahre alt sind und in den Beständen der EIB verwahrt werden, werden durchgesehen, um die zur Aufbewahrung bestimmten Dokumente von solchen zu trennen, die keinen administrativen oder historischen Wert haben.

Die in den historischen Archiven enthaltenen Akten gelten als „vertrauliche EIB-Dokumente“, zu denen der Zugang bis zu ihrer Deklassifizierung beschränkt ist.

In Fällen, in denen Unterlagen Dritte betreffen, gelten weiterhin die Ausnahmeregelungen, die in den Bestimmungen der EIB über den Zugang zu Dokumenten festgelegt sind. In diesem Fall können diese Ausnahmeregelungen für das gesamte Dokument oder einen Teil des Dokuments auch über die Frist von dreißig Jahren hinaus gelten, wenn die für sie geltenden Anwendungsvoraussetzungen weiterhin vorliegen.

Bevor die Bank beschließt, die im vorhergehenden Absatz genannten Dokumente öffentlich zugänglich zu machen, holt sie das Einverständnis der betreffenden Person bzw. Einrichtung in Bezug auf die von ihr beabsichtigte Freigabe ein. Geht von den betreffenden Dritten keine Antwort ein oder ist es nicht möglich, eine Antwort von ihnen zu erhalten, so entscheidet die Bank nach eigenem Ermessen über die Herausgabe des betreffenden Dokuments.

Dokumente, die bei der ersten Prüfung nicht freigegeben wurden, werden regelmäßig, spätestens jedoch alle fünf Jahre, einer erneuten Prüfung unterzogen.

Artikel 3

Zugang der Öffentlichkeit

Die EIB veröffentlicht jährlich eine Mitteilung über ihre Aktivitäten im Bereich der historischen Archive.

Die Öffentlichkeit hat Zugang zur Sammlung des Historischen Archivs der EIB über die Historischen Archive der Europäischen Union, die im Europäischen Hochschulinstitut in Florenz (Italien) aufbewahrt werden (http://www.iue.it/ECArchives/).