Beschluss des Generalsekretärs des Rates/Hohen Vertreters für die Gemeinsame Außen- und Sicherheitspolitik

vom 27. Juli 2000

über die im Generalsekretariat des Rates anzuwendenden Maßnahmen zum Schutz der als Verschlusssachen einzustufenden Informationen

(2000/C 239/01)

DER GENERALSEKRETÄR DES RATES/HOHE VERTRETER FÜR DIE GEMEINSAME AUSSEN- UND SICHERHEITSPOLITIK -

gestützt auf Artikel 23 Absatz 2 Unterabsatz 2 der Geschäftsordnung des Rates vom 5. Juni 2000, wonach der Generalsekretär alle erforderlichen Maßnahmen für das reibungslose Arbeiten des Generalsekretariats trifft;

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Der Europäische Rat hat auf seiner Tagung im Dezember 1999 in Helsinki den politischen Anstoß dazu gegeben, die Europäische Union im Rahmen einer verstärkten europäischen Sicherheits- und Verteidigungspolitik mit den Mitteln auszustatten, die zur militärischen und nichtmilitärischen Krisenbewältigung erforderlich sind.

(2) In diesem Zusammenhang muss der Beschluss Nr. 24/95 des Generalsekretärs über die im Generalsekretariat des Rates anzuwendenden Maßnahmen zum Schutz der als Verschlusssachen einzustufenden Informationen durch die Aufnahme der Geheimhaltungsstufe "TRÈS SECRET/TOP SECRET" in die Liste der Geheimhaltungsstufen und den Ausbau der internen Regelungen geändert werden, wobei davon auszugehen ist, dass es sich hierbei um eine vorläufige Änderung handelt, die zur Überbrückung dient, bis in naher Zukunft umfassendere Maßnahmen getroffen werden.

(3) Im Hinblick auf die Veröffentlichung des Textes im Amtsblatt sind diese Änderungen in eine konsolidierte Fassung einzuarbeiten, die den genannten Beschluss Nr. 24/95 ersetzt -

BESCHLIESST:

Artikel 1

Mit diesem Beschluss werden Regeln für die Einstufung der im Generalsekretariat des Rates behandelten oder erstellten Informationen festgelegt, durch die die entsprechend eingestuften Informationen unabhängig von ihrem Ursprung, dem Informationsträger und dem Ausarbeitungsstadium geschützt werden können.

Artikel 2

(1) Als Verschlusssachen gelten Informationen, die in eine der folgenden Kategorien eingestuft sind:

a) TRÈS SECRET/TOP SECRET (/streng geheim): Informationen, deren unerlaubte Verbreitung den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten einen äußerst schweren Schaden zufügen könnte;

b) SECRET (/geheim): Informationen, deren unerlaubte Verbreitung den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten schweren Schaden zufügen könnte;

c) CONFIDENTIEL(/vertraulich): Informationen, deren unerlaubte Verbreitung den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten abträglich wäre;

d) RESTREINT(/nur für den Dienstgebrauch): Informationen, deren unerlaubte Verbreitung unangebracht oder verfrüht wäre.

(2) Die mit LIMITE und SN gekennzeichneten Dokumente stellen keine Verschlusssachen im Sinne dieses Beschlusses dar. Die Vermerke LIMITE und SN gelten für dienstinterne Dokumente, die nicht zur Veröffentlichung bestimmt sind.

Gleiches gilt für die übrigen Informationen, insbesondere Aufzeichnungen, Dokumente oder internen Schriftverkehr des Generalsekretariats, vorbehaltlich einer etwaigen Sonderbehandlung, wenn deren Schutz insbesondere gemäß Artikel 3 Absatz 3 gerechtfertigt ist.

Diese Dokumente und Informationen dürfen nur mit Genehmigung des zuständigen Generaldirektors weitergegeben werden.

(3) Eine Einstufung als Verschlusssache erfolgt nur in dem erforderlichen Maße und für die notwendige Dauer. Bei unbestimmter Dauer der Einstufung einer Information ist spätestens nach Ablauf von fünf Jahren zu entscheiden, ob die Einstufung aufrechterhalten oder aufgehoben werden soll.

(4) Ein Beamter oder sonstiger Bediensteter des Generalsekretariats des Rates stuft eine Information auf Weisung oder mit Zustimmung seines Generaldirektors ein.

Artikel 3

(1) Bilden mehrere Informationen ein Ganzes, so gilt für das Ganze mindestens die Geheimhaltungsstufe der am höchsten eingestuften Information.

(2) Die Geheimhaltungsstufe, die einer Information von einer nationalen oder internationalen Behörde oder Einrichtung bei der Übermittlung an das Generalsekretariat zuerkannt wurde, kann nur von dieser Behörde oder Einrichtung geändert werden. Ist eine solche Information besonders schutzbedürftig, so unterliegt sie einer vom Generalsekretär angeordneten Sonderbehandlung.

(3) Eine Information, die den Inhalt einer als Verschlusssache eingestuften Information wiedergibt, erhält dieselbe Geheimhaltungsstufe.

Artikel 4

(1) Ein als Verschlusssache eingestuftes Dokument darf nur mit schriftlicher Zustimmung der übersendenden Stelle und erforderlichenfalls nach Anhörung der übrigen beteiligten Parteien herabgestuft oder freigegeben(1) werden. In dringenden Fällen kann diese Zustimmung mündlich erteilt werden. Sie ist unverzüglich schriftlich zu bestätigen. Es obliegt der übersendenden Stelle, die Empfänger des Dokuments über die Änderung der Einstufung zu informieren, wobei letztere wiederum die weiteren Empfänger, denen sie das Original oder eine Kopie des Dokuments zugeleitet haben, davon zu unterrichten haben.

(2) Soweit möglich gibt die übersendende Stelle auf dem als Verschlusssache eingestuften Dokument den Zeitpunkt oder eine Frist an, ab dem/nach deren Ablauf die in dem Dokument enthaltenen Informationen herabgestuft oder freigegeben werden können. Anderenfalls trägt sie für eine fortlaufende Prüfung Sorge um sicherzustellen, dass die ursprüngliche Einstufung nach wie vor gilt.

Artikel 5

Die Generaldirektoren treffen alle zum Schutz der Verschlusssachen zweckmäßigen Maßnahmen und tragen dafür Sorge, dass sie nur in dem für den dienstlichen Bedarf unbedingt erforderlichen Maße im Umlauf sind und weitergegeben werden.

Artikel 6

(1) Die Geheimhaltungsstufe einer Information ist durch Anbringung eines auffälligen Stempels anzugeben, und zwar bei Dokumenten oben und unten auf jeder Seite, bei anderen Informationsträgern durch Anbringung einer entsprechenden Kennzeichnung.

Die als TRÈS SECRET/TOP SECRET oder SECRET eingestuften Informationen tragen außerdem in derselben Weise eine laufende Nummer, mit der ihr Empfänger identifiziert werden kann.

(2) Bei einer vorübergehenden Einstufung als Verschlusssache wird auf der Information außerdem das Datum angegeben, von dem an sie als freigegeben gilt.

(3) Wird die Einstufung einer Information geändert, so werden darauf die der neuen Regelung entsprechenden Stempel angebracht.

Artikel 7

(1) Die Zahl der Exemplare einer Verschlusssache ist auf das für den dienstlichen Bedarf unbedingt erforderliche Maß zu beschränken.

(2) Die vollständige oder teilweise Vervielfältigung einer als TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET oder CONFIDENTIEL eingestuften Information ist nur mit Zustimmung des zuständigen Generaldirektors möglich.

Eine Vervielfältigung von als Verschlusssachen eingestuften Informationen muss unter Bedingungen erfolgen, die den Schutz der Informationen gewährleisten.

(3) Jeder Empfänger einer Verschlusssache erhält nur ein einziges Exemplar.

(4) Unbeschadet des Artikels 14 Absatz 1 der Geschäftsordnung des Rates werden die als TRÈS SECRET/TOP SECRET oder als SECRET eingestuften Dokumente nur übersetzt, wenn der Generalsekretär oder der zuständige Generaldirektor im Auftrag des Generalsekretärs dies anordnet.

(5) Die Übersetzungen von Verschlusssachen werden unter denselben Bedingungen geschützt wie die Originale.

Artikel 8

Der Sicherheitsdienst ist unter der Verantwortung des Generaldirektors für Personal und Verwaltung mit folgenden Aufgaben betraut:

- Unterrichtung des Personals über seine Pflichten hinsichtlich des Verschlusssachenschutzes;

- Durchführung der materiellen Sicherheitsmaßnahmen;

- Sicherstellung der Einhaltung dieses Beschlusses;

- Unterrichtung des Generalsekretärs über alle bei der Durchführung dieses Beschlusses aufgetretenen Probleme oder Schwierigkeiten.

Artikel 9

(1) Das Verschlusssachenbüro verfolgt die Behandlung der als TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECREToder CONFIDENTIEL eingestuften Informationen, wenn sie Gegenstand von Ratsdokumenten sind.

Unter der Verantwortung des Generaldirektors für Personal und Verwaltung nimmt es folgende Aufgaben wahr:

- Verwaltung der Registrierung, Vervielfältigung, Übersetzung, Weiterleitung, Versendung und Vernichtung der Informationen;

- Führung des Verschlusssachenregisters;

- regelmäßige Anfragen bei den Informationsgebern, ob die Einstufung der betreffenden Informationen aufrechtzuerhalten ist;

- im Benehmen mit dem Sicherheitsdienst Festlegung des praktischen Vorgehens bei der Einstufung und der Freigabe von Informationen.

(2) Das Verschlusssachenbüro führt ein Register mit folgenden Angaben:

- Datum der Erstellung der Verschlusssache,

- Geheimhaltungsstufe,

- Sperrfrist,

- Name und Dienststelle des Informationsgebers,

- der oder die Empfänger mit laufender Nummer,

- Gegenstand,

- Nummer,

- Zahl der verbreiteten Exemplare.

Artikel 10

(1) In jeder Dienststelle benennt der zuständige Generaldirektor einen Geheimschutzbeauftragten, dem die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz der als TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET oder CONFIDENTIEL eingestuften Informationen obliegen.

(2) Der Geheimschutzbeauftragte vereinbart mit dem Sicherheitsdienst und dem Verschlusssachenbüro die in seiner Dienststelle anzuwendenden Maßnahmen zum Schutz der Ratsdokumente. Hierzu nimmt der Geheimschutzbeauftragte folgende Aufgaben wahr:

- Er übermittelt dem Verschlusssachenbüro die in Artikel 9 Absatz 2 genannten Angaben;

- er unterrichtet den Sicherheitsdienst über die Abhaltung von Sitzungen, in denen Verschlusssachen behandelt werden;

- er prüft, ob die Einstufung fünf Jahre nach Erstellung der Information noch aufrechterhalten werden muss;

- er sorgt für die Archivierung der Verschlusssachen und leitet sie nach ihrer Freigabe dem Zentralarchiv zu.

Artikel 11

(1) Jede Information mit der Geheimhaltungsstufe TRÈS SECRET/TOP SECRET oder SECRET ist in einem Raum zu erstellen, der einen ausreichenden Schutz erlaubt.

(2) Die mit Textverarbeitung erstellten Informationen der Geheimhaltungsstufen TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET oder CONFIDENTIEL sind auf Einzelgeräten außerhalb des üblichen DV-Netzes zu erstellen. Diese Informationen dürfen auf keinen Fall im Gerät selbst gespeichert werden.

(3) Disketten mit als Verschlusssache eingestuften Informationen werden unter denselben Bedingungen geschützt wie die Dokumente derselben Geheimhaltungsstufe.

Artikel 12

(1) Bei Weitergabe von Verschlusssachen innerhalb eines Gebäudes oder zwischen Gebäuden sind Vorkehrungen für ihren Schutz zu treffen.

(2) Beim Versand von als TRÈS SECRET/TOP SECRET oder SECRET eingestuften Informationen ist wie folgt zu verfahren:

- Zustellung - mit Empfangsbestätigung - durch befugten Boten in doppeltem Umschlag, wobei der äußere Umschlag keinerlei Erkennungszeichen trägt und der innere Umschlag verschlossen ist und den Hinweis TRÈS SECRET/TOP SECRET oder SECRET trägt;

- Übermittlung in verschlüsselter Form nach einem vom Sicherheitsdienst zugelassenen System und gegebenenfalls mit vorherigem Kontrollanruf;

- bei jeder dieser Übermittlungsformen ist der Empfänger stets namentlich anzugeben.

(3) Beim Versand von als CONFIDENTIEL eingestuften Informationen ist wie folgt zu verfahren:

- Zustellung über Hauspost in doppeltem Umschlag, wobei der äußere Umschlag keinerlei Erkennungszeichen und der innere Umschlag den Hinweis CONFIDENTIEL trägt;

- Zustellung als Einschreiben mit Empfangsbestätigung oder durch Kurierdienst; dabei ist ein doppelter Umschlag zu verwenden, wobei nur der innere Umschlag den Hinweis CONFIDENTIEL trägt;

- in verschlüsselter Form;

- bei jeder dieser Übermittlungsformen ist der Empfänger stets namentlich anzugeben.

(4) Beim Versand von als RESTREINT eingestuften Informationen ist wie folgt zu verfahren:

- Zustellung über Hauspost in einfachem verschlossenem Umschlag ohne irgendein äußeres Erkennungszeichen;

- Zustellung im Postversand in einem Umschlag ohne irgendein äußeres Erkennungszeichen;

- elektronische Übermittlung, sofern der Empfänger die Information persönlich erhält;

- bei jeder dieser Übermittlungsformen ist der Empfänger stets namentlich anzugeben.

(5) Die Übermittlung von als CONFIDENTIEL und RESTREINT eingestuften Informationen an die Dolmetscher wird dem Konferenzdienst unter folgenden Bedingungen übertragen:

- Die Dolmetscherkabinen erhalten von jedem Dokument ein Exemplar;

- die Verteilung der Dokumente erfolgt kurz vor der Erörterung des betreffenden Themas;

- die Dokumente werden nach der Sitzung wieder eingesammelt.

(6) Ausgabe und Rücknahme der als TRÈS SECRET/TOP SECRET oder SECRET eingestuften Informationen bei den Dolmetschern obliegen dem Geheimschutzbeauftragten.

Artikel 13

(1) Die Mitnahme von Verschlusssachen bei Dienstreisen oder zu Sitzungen außerhalb der Gebäude, in denen sie aufbewahrt werden, ist auf das für den dienstlichen Bedarf unbedingt erforderliche Maß zu beschränken.

(2) Die Beförderung von als TRÈS SECRET/TOP SECRET oder SECRET eingestuften Informationen außerhalb des Hoheitsgebiets der Mitgliedstaaten ist nur als Diplomatenpost zulässig. In Ausnahmefällen können diese Informationen von einem Beamten oder Bediensteten des Generalsekretariats auf Weisung oder mit Zustimmung seines Generaldirektors mitgeführt werden.

(3) Die außerhalb der Gebäude des Rates beförderten Informationen sind ständig unter Bedingungen zu verwahren, die völlige Sicherheit bieten.

Artikel 14

(1) Verschlusssachen dürfen am Arbeitsplatz nicht offen ausgebreitet werden. Sie dürfen zu keinem Zeitpunkt, auch nicht kurzfristig, ohne Aufsicht zurückgelassen werden.

(2) Als TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRETund CONFIDENTIEL eingestufte Informationen werden in Büromöbeln verwahrt, die vom Sicherheitsdienst als aufbruchsicher und sicher verschließbar eingestuft wurden.

Als RESTREINT eingestufte Informationen müssen in abschließbaren Büromöbeln verwahrt werden.

Artikel 15

(1) Überzählige Exemplare von Verschlusssachen oder Exemplare, deren Inhalt überholt ist, werden vernichtet.

(2) Die Vernichtung von Verschlusssachen erfolgt mit Hilfe eines Reißwolfs oder nach einem anderen vom Sicherheitsdienst zugelassenen Vernichtungsverfahren.

Verschlusssachen können dem Sicherheitsdienst zur Vernichtung anvertraut werden.

(3) Bei als TRÈS SECRET/TOP SECRET oder SECRET eingestuften Informationen wird die Vernichtung gemeinsam durch den Sicherheitsdienst und den Geheimschutzbeauftragten dokumentiert; letzterer leitet den Vernichtungsnachweis dem Verschlusssachenbüro zu.

Artikel 16

Bei jeder vermuteten, gemeldeten oder festgestellten Übertretung dieses Beschlusses stellt der Sicherheitsdienst auf Antrag des zuständigen Generaldirektors oder des Generaldirektors für Personal und Verwaltung Nachforschungen an. Der Generalsekretär wird über den Verlauf und die Ergebnisse dieser Nachforschungen unterrichtet.

Artikel 17

Dieser Beschluss wird im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht. Er tritt am Tag seiner Veröffentlichung in Kraft. Er gilt nur für die Informationen und Dokumente, die ab diesem Zeitpunkt im Generalsekretariat bearbeitet und erstellt werden.

Artikel 18

Der Beschluss Nr. 24/95 des Generalsekretärs des Rates vom 30. Januar 1995 über die im Generalsekretariat des Rates anzuwendenden Maßnahmen zum Schutz der als Verschlusssachen einzustufenden Informationen wird aufgehoben.

Geschehen zu Brüssel am 27. Juli 2000.

Javier Solana

Generalsekretär/Hoher Vertreter

i. A. Pierre de boissieu

Stellvertretender Generalsekretär

(1) Unter Herabstufung ("downgrading") ist die Einstufung in eine niedrigere Geheimhaltungsstufe zu verstehen. Unter Freigabe ("declassification") ist die Löschung jeder Geheimhaltungskennzeichnung zu verstehen.