Beschluss des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses

vom 1. Juli 2003

über den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses

(2003/603/EG)

DER GENERALSEKRETÄR -

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft, insbesondere auf Artikel 255 Absatz 2 und 3,

gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission(1),

gestützt auf die Geschäftsordnung des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses (EWSA), insbesondere auf Artikel 64 Absatz 1 und 2,

unter Berücksichtigung der vom Europäischen Parlament, vom Rat, von der Kommission und vom Ausschuss der Regionen hinsichtlich des Zugangs der Öffentlichkeit zu offiziellen Dokumenten ergriffenen Maßnahmen,

unter Berücksichtigung der Gemeinsamen Erklärung zur Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001(2), in der das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission die übrigen Institutionen auffordern, interne Regelungen für den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten zu beschließen, die den in der betreffenden Verordnung festgeschriebenen Grundsätzen und Einschränkungen Rechnung tragen,

unter Berücksichtigung des Inhalts des Beschlusses des EWSA-Präsidiums vom 27. Mai 1997 betreffend den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des EWSA(3),

BESCHLIESST:

TITEL I ÖFFENTLICHES DOKUMENTENREGISTER DES EWSA

Artikel 1

Anwendungsbereich

Jeder Unionsbürger und jede natürliche oder juristische Person mit Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat hat vorbehaltlich der in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 festgelegten Grundsätze, Bedingungen und Einschränkungen und der besonderen Bestimmungen dieses Beschlusses ein Recht auf Zugang zu den Dokumenten des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses.

Artikel 2

Einrichtung

(1) Es wird institutionsintern gemäß Artikel 11 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 ein öffentliches Dokumentenregister des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses eingerichtet.

(2) Dieses Dokumentenregister enthält die vom EWSA verabschiedeten Stellungnahmen und die von seinen Fachgruppen angenommenen Stellungnahmeentwürfe sowie die in Anhang aufgeführten Dokumente. Es enthält gegebenenfalls weitere Beschlussdokumente oder sonstige vom Ausschuss ausgearbeitete Dokumente bzw. Referenzen zu den von der Institution ab dem 3. Dezember 2001, dem Zeitpunkt des Inkrafttretens der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001, erstellten oder erhaltenen Dokumente.

(3) Vorbehaltlich der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr(4) sowie Artikel 16 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 werden sämtliche Dokumente auf der Internetseite des Ausschusses veröffentlicht.

Artikel 3

Erfassung der Dokumente

(1) Die in Artikel 2 Absatz 2 genannten Dokumente werden so bald wie möglich in dem Register erfasst. Die Direktion Allgemeine Angelegenheiten wird die internen Durchführungsmaßnahmen erlassen, die für diese Erfassung erforderlich sind.

(2) Die im Rahmen des Konsultativverfahrens und der sonstigen Aktivitäten des Ausschusses erstellten Dokumente werden unter der Verantwortung des Arbeitsorgans oder der Direktion, das bzw. die für die Verwaltung des Dokuments zuständig ist, in dem Register erfasst, sobald sie eingegangen sind oder veröffentlicht wurden.

(3) Jedes von der Institution von Dritten gemäß Artikel 3 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 erhaltene Dokument kann im Register erfasst werden. Ausgenommen sind sensible Dokumente im Sinne von Artikel 9 der genannten Verordnung, bei denen die in diesem Artikel festgelegten Einschränkungen zu beachten sind.

Artikel 4

Direkt zugängliche Dokumente

(1) Alle vom Ausschuss im Rahmen des Konsultativverfahrens erstellten Dokumente müssen den Bürgern so weit möglich elektronisch zugänglich sein; die in Artikel 4 und Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Einschränkungen sind zu beachten.

(2) Zu diesem Zweck erfasst der Ausschuss alle seine Stellungnahmen im Register, was den Bürgern einen direkten Zugang zu sämtlichen Dokumenten ermöglicht.

(3) Der Ausschuss macht dieses Register auf seiner Internetseite elektronisch zugänglich und gewährleistet den Bürgern eine Online-Unterstützung zu Fragen im Zusammenhang mit der Einreichung von Zugangsanträgen.

(4) Die übrigen Dokumente, insbesondere die politischen oder strategisch wichtigen, werden so weit möglich direkt zugänglich gemacht.

Artikel 5

Auf Antrag zugängliche Dokumente

(1) Die vom EWSA außerhalb des Konsultativverfahrens erstellten Dokumente sowie andere beim Ausschuss eingegangene Dokumente von Belang können durch das Register soweit möglich für die Bürger direkt zugänglich gemacht werden. Die in Artikel 4 und Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Einschränkungen sind zu beachten.

(2) Sollte zu dem Volltext eines in dem Register erfassten Dokuments kein direkter Zugang möglich sein, weil das Dokument elektronisch nicht verfügbar ist oder weil Einschränkungen gemäß Artikel 4 oder Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 gelten, kann der Interessent den Zugang zum Dokument schriftlich oder unter Verwendung des auf der Internetseite abrufbaren Formulars beantragen. Der Ausschuss kann den Zugang zu den Dokumenten entweder genehmigen oder schriftlich die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung mitteilen.

TITEL II ERSTANTRAG

Artikel 6

Einreichung des Erstantrags

(1) Die Anträge auf Zugang zu einem Dokument sind in schriftlicher Form (per Post, Fax oder E-Mail) in einer der in Artikel 314 des EG-Vertrags aufgeführten Sprachen an das Generalsekretariat des Ausschusses oder an die auf der Internetseite angegebene Anschrift zu richten.

(2) Der Antrag muss hinreichend präzise formuliert sein und insbesondere die zur Ermittlung des oder der beantragten Dokumente(s) erforderlichen Angaben sowie Name und Anschrift des Antragstellers enthalten.

(3) Ist ein Antrag nicht hinreichend präzise, bittet die Institution den Antragsteller um Präzisierung des Antrags und leistet ihm dabei Hilfe; in diesem Fall beginnt die Antwortfrist erst mit dem Zeitpunkt, zu dem die Institution diese Informationen erhält.

(4) Der Antragsteller ist nicht verpflichtet, Gründe für seinen Antrag anzugeben.

Artikel 7

Bearbeitung des Erstantrags

(1) Jeder Antrag auf Zugang zu einem Dokument, das im Besitz des Ausschusses ist, wird unverzüglich nach Eingang von der Dienststelle Post/Archive bearbeitet, die eine Empfangsbestätigung versenden, die Antwort verfassen und das Dokument fristgerecht zugänglich machen muss.

(2) Bezieht sich der Antrag auf ein Ausschussdokument, für das eine Ausnahmeregelung nach Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 gilt, wendet sich die Dienststelle Post/Archive an den für die Erstellung des Dokuments verantwortlichen Dienst oder das entsprechende Arbeitsorgan, das innerhalb einer Frist von fünf Arbeitstagen einen Vorschlag für die weitere Vorgehensweise macht.

(3) Betreffen die Bedenken hinsichtlich der Verbreitung Dokumente, die seitens Dritter erstellt wurden, so konsultiert der Ausschuss diese. Sie müssen innerhalb von fünf Arbeitstagen mitteilen, ob eine der in Artikel 4 oder Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmeregelungen zum Tragen kommt. Erfolgt innerhalb dieser Frist von fünf Arbeitstagen keine Antwort, setzt der Ausschuss das Verfahren fort.

Artikel 8

Antwortfrist

(1) Binnen 15 Arbeitstagen nach Eingang des Antrags gewährt die Dienststelle Post/Archive den Zugang zu dem angeforderten Dokument und stellt es innerhalb desselben Zeitraums zur Verfügung.

(2) Muss der Ausschuss den Zugang zu dem beantragten Dokument verweigern, informiert er den Antragsteller schriftlich über die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung und über dessen Recht, einen Zweitantrag zu stellen.

(3) In diesem Fall kann der Antragsteller binnen 15 Arbeitstagen nach Eingang des Antwortschreibens einen Zweitantrag stellen.

(4) In Ausnahmefällen, beispielsweise bei einem Antrag auf Zugang zu einem sehr umfangreichen Dokument oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten, kann die in Absatz 1 vorgesehene Frist um 15 Arbeitstage verlängert werden, sofern der Antragsteller vorab informiert wird und eine ausführliche Begründung erhält.

(5) Antwortet der Ausschuss innerhalb der vorgeschriebenen Frist nicht, so hat der Antragsteller das Recht, einen Zweitantrag zu stellen.

Artikel 9

Zuständige Behörde

(1) Die Erstanträge werden von der Dienststelle Post/Archive bearbeitet.

(2) Die Bewilligung eines Erstantrags wird dem Antragsteller vom Leiter der in Absatz 1 dieses Artikels genannten Dienststelle mitgeteilt. Er kann diese Zuständigkeit delegieren.

(3) Die ordnungsgemäß begründete Ablehnung eines Erstantrags wird von diesem Dienststellenleiter auf Vorschlag der Dienststelle Post/Archive oder des für die Erstellung des Dokuments verantwortlichen Dienstes beschlossen.

(4) Der Dienststellenleiter kann jederzeit den juristischen Dienst und/oder den Datenschutzbeauftragten zu Rate ziehen.

TITEL III ZWEITANTRAG UND RECHTSBEHELFE

Artikel 10

Einreichung des Zweitantrags

(1) Der Zweitantrag ist binnen 15 Arbeitstagen nach Erhalt der schriftlichen Begründung für die vollständige oder teilweise Ablehnung des Zugangs zu dem beantragten Dokument oder bei nicht erfolgter Antwort auf den Erstantrag an den Ausschuss zu richten.

(2) Für den Zweitantrag gelten dieselben Formalien wie für den Erstantrag.

Artikel 11

Behandlung und Antwortfrist

(1) Die Zweitanträge werden nach den in Artikel 7 dieses Beschlusses dargelegten Modalitäten behandelt.

(2) Binnen 15 Arbeitstagen nach Eingang des Zweitantrags gewährt der Ausschuss entweder den Zugang zu dem angeforderten Dokument oder informiert den Antragsteller schriftlich über die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung.

(3) In Ausnahmefällen, beispielsweise bei einem Antrag auf Zugang zu einem sehr umfangreichen Dokument oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten, kann die im vorhergehenden Absatz vorgesehene Frist um 15 Arbeitstage verlängert werden, sofern der Antragsteller vorab informiert wird und eine ausführliche Begründung erhält.

Artikel 12

Zuständige Behörde

(1) Die Antwort auf den Zweitantrag obliegt dem Generalsekretär des Ausschusses. Diese Zuständigkeit kann delegiert werden.

(2) Der Generalsekretär kann den juristischen Dienst und/oder den Datenschutzbeauftragten konsultieren, der binnen drei Arbeitstagen seine Stellungnahme abgeben muss.

Artikel 13

Beschwerde nach Zweitantrag

(1) Verweigert der EWSA den Zugang vollständig oder teilweise, so unterrichtet er den Antragsteller über mögliche Rechtsbehelfe, nämlich: Erhebung einer Klage gegen die Institution und/oder Einlegen einer Beschwerde beim Bürgerbeauftragten nach Maßgabe der Artikel 230 bzw. 195 des EG-Vertrags.

(2) Eine nicht fristgerechte Antwort gilt als Ablehnung, die es dem Antragsteller ermöglicht, Beschwerde oder Klage nach Maßgabe des vorhergehenden Absatzes einzureichen.

Titel IV Bereitstellung der Dokumente und Antwortkosten

Artikel 14

Bereitstellung

(1) Die Dokumente werden je nach Wunsch des Antragsstellers durch Bereitstellung einer Kopie auf Papier oder in elektronischer Form zugänglich gemacht.

(2) Ist ein Dokument bereits vom Ausschuss oder einer anderen Institution freigegeben worden und für den Antragsteller problemlos zugänglich, kann der Ausschuss dem Antragsteller den Zugang erleichtern, indem er ihn darüber informiert, wie er das angeforderte Dokument erhalten kann.

Artikel 15

Antwortkosten

(1) Die Kosten für die Anfertigung und Übersendung von Kopien können dem Antragsteller in Rechnung gestellt werden. Sie dürfen allerdings die tatsächlichen Kosten nicht überschreiten.

(2) Die Einsichtnahme vor Ort, Kopien von weniger als 20 DIN-A4-Seiten und der direkte Zugang in elektronischer Form oder über das Register sind kostenlos.

Artikel 16

Zusätzliche Übersetzungskosten

Die Dokumente werden in den verfügbaren Sprachfassungen bereitgestellt. Der Antragsteller kann jedoch die Übersetzung in eine andere Amtssprache der Union anfordern. In diesem Fall wird ihm der institutionsintern geltende Satz für Freelance-Übersetzungen berechnet.

Artikel 17

Antrag auf Zugang zu umfangreichen Dokumenten

(1) Für die Bereitstellung von Dokumenten von mehr als 20 DIN-A-4-Seiten wird eine Gebühr von 10 EUR zuzüglich 0,030 EUR pro Seite in Rechnung gestellt.

(2) Auf Beschluss der in Artikel 9 Absatz 2 genannten zuständigen Behörde kann diese Gebühr geändert werden.

(3) Die Kosten für andere Übertragungsmittel werden vom Generalsekretär festgelegt; sie dürfen allerdings die tatsächlichen Kosten nicht übersteigen.

(4) Bei mehrfachen Anträgen auf Zugang zu sehr umfangreichen Dokumenten oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten kann die Institution mit dem Antragsteller eine informelle Absprache treffen.

(5) Dieser Beschluss gilt nicht für veröffentlichte Dokumente, die einem gesonderten Preissystem unterliegen.

Artikel 18

Schlussbestimmung

Mit diesem Beschluss wird der Beschluss des EWSA-Präsidiums vom 27. Mai 1997 über den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Ausschusses aufgehoben.

Artikel 19

Inkrafttreten

Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Der Beschluss über die Einrichtung des Dokumentenregisters gilt ab dem 1. August 2003.

Seine Durchführung obliegt dem Direktor Allgemeine Angelegenheiten.

Brüssel, den 1. Juli 2003.

Der Generalsekretär

Patrick Venturini

(1) ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43.

(2) ABl. L 173 vom 27.6.2001, S. 5.

(3) ABl. L 339 vom 10.12.1997, S. 18.

(4) ABl. L 8 vom 12.1.2001, S. 1.

ANHANG

Verzeichnis der über das Dokumentenregister für die Öffentlichkeit zugänglichen Dokumente des EWSA

Stellungnahmen des Ausschusses

Stellungnahmen der Fachgruppen

Broschüren

Bulletins

Pressemitteilungen

Berichte über die Beratungen über die im Plenum verabschiedeten Stellungnahmen

Informationsvermerke über Initiativstellungnahmen

Informationsvermerke über neue Befassungen

Informationsvermerke über Informationsberichte

Informationsberichte für die Plenartagungen

Protokolle über Fachgruppensitzungen und Plenartagungen

Tätigkeitsberichte

Informationsberichte

Entschließungen