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BERICHT DES RECHNUNGSHOFES

mit Bemerkungen über die von den Organen der Europäischen Gemeinschaft angewandten Verfahren zur Beschaffung und Überprüfung von Bürobedarf , Anlagen usw .

( Originaltext Englisch )

INHALT

* Seite *

1 . EINLEITUNG * 3 *

2 . FESTSTELLUNG DES BEDARFS * 4 *

2.1 . System * 4 *

2.2 . Einzelfälle * 4 *

3 . AUSWAHL VON LIEFERANTEN UND PREISEN * 6 *

3.1 . Haushaltsordnung * 6 *

3.2 . Durchführungsbestimmungen * 6 *

3.3 . Aufgabe der Beschaffungsabteilungen * 7 *

3.4 . Kontaktaufnahme mit Lieferanten * 7 *

3.5 . Interinstitutionelle Koordinierung * 8 *

3.6 . Einzelfälle * 9 *

4 . VERGABE DES AUFTRAGS * 11 *

5 . EINGANGS - UND BESTANDSKONTROLLEN VON VERMÖGENSWERTEN * 11 *

5.1 . Eingang * 11 *

5.2 . Weiterleitung in den Lagern ( Beschreibung eines Modellsystems ) * 12 *

5.3 . Einzelfälle * 12 *

6 . BESTANDSVERZEICHNISSE - KONTROLLE NACH AUSGABE * 13 *

6.1 . System * 13 *

6.2 . Einzelfälle * 13 *

7 . AUSSONDERUNGEN * 14 *

7.1 . Kriterien und Befugnisse * 14 *

7.2 . Aussonderungsverfahren * 15 *

7.3 . Aussonderung aus den laufenden Bestandsverzeichnissen * 16 *

8 . VERSICHERUNG * 16 *

9 . BEMERKUNGEN DES RECHNUNGSHOFES * 16 *

ANLAGEN :

I . Mittelbindungen für die Beschaffung von verwaltungsmässigen Vermögenswerten ( ohne Forschung ) * 20 *

II . Bewertung der vorhandenen Vermögenswerte ( ohne Forschung ) * 20 *

III . Anzahl der Schreibmaschinen , die zum 31 . Dezember 1978 in Brüssel , Luxemburg und Straßburg verfügbar waren * 21 *

IV . Übersicht über die Kosten des von der Kommission für die Laufbahngruppe A 3 ausgewählten Mobiliars ( anläßlich der Vergabe im Leistungswettbewerb Nr . 402/7 ) * 21 *

1 . EINLEITUNG

1.1 . Die Haushaltsordnung vom 21 . Dezember 1977 ( 1 ) sieht in den Artikeln 50 bis 62 Mindestverfahren vor , die jedes Organ in den folgenden Bereichen anzuwenden hat : Ausschreibungen , Auswahl von Lieferanten , Beschaffung von Bau - und sonstigen Leistungen , Auftragsvergabe sowie Bestandsverzeichnisse von beweglichen und unbeweglichen Gegenständen . In den Haushaltsordnung wird auf die Notwendigkeit einer Überprüfung und Feststellung der Vermögenswerte als Bestandteil der Rechnungsführung hingewiesen .

1.2 . Es gibt verschiedene Arten von Vermögenswerten . Die im vorliegenden Bericht gemachten Bemerkungen beziehen sich auf die Beschaffung und Überprüfung von materiellen körperlichen Vermögenswerten in Form von beweglichen und unbeweglichen Gegenständen sowie Verbrauchsgüterbeständen . In bezug auf die Organe der Gemeinschaft können diese Vermögenswerte in zwei unterschiedliche Kategorien eingeteilt werden - " Bürobedarf und Anlagen usw . " ( im Besitz der verschiedenen Organe an den vorläufigen Arbeitsorten ) und " Vermögenswerte im Rahmen der Forschung " ( Vermögenswerte , die im Rahmen des Forschungshaushalts für die spezialisierten Forschungsstellen erworben wurden ) . Im vorliegenden Bericht wird jedoch nur auf die ersteren eingegangen und alle Verweise auf " Vermögenswerte " sind dementsprechend zu lesen . Einige der in diesem Bericht aufgeführten Verfahren und Bemerkungen können auch auf die Verfahren der Organe zur Beschaffung von sonstigen Leistungen zutreffen .

1.3 . Der Hof hat festgestellt , daß die Organe in den Haushaltsjahren 1977 und 1978 Mittel in Höhe von 9,5 Millionen ERE bzw . 10,8 Millionen ERE ( Anlage I ) für die Beschaffung von Vermögenswerten verschiedener Art mit einer Nutzungsdauer von mitunter mehreren Jahren gebunden haben . Er hat ferner festgestellt , daß diese Beträge direkt zu Lasten der in den Haushaltsjahren 1977 und 1978 bereitgestellten Mittel gingen ; dies bedeutet , daß all diese Vermögenswerte im Bezugsjahr verbucht wurden .

1.4 . Die Organe führen für bestimmte Vermögenswerte Bestands - und Lagerverzeichnisse ( siehe Ziffern 6.1.1 und 5.3.4.2 ) . Bei ihrer Auswertung - zum Stand vom 31 . Dezember 1977 und 1978 - wurde festgestellt , daß sie Vermögenswerte mit einem Kaufwert in Höhe von 33,2 Millionen ERE bzw . 38,9 Millionen ERE aufwiesen ( Anlage II ) . Wie es im Jahresbericht des Hofes zum Haushaltsjahr 1978 heisst , Ziffer 12.8 , werden Anlagen nicht in der allgemeinen Rechnung oder in den Übersichten über die Vermögen und die Schulden verbucht .

1.5 . Die den folgenden Bemerkungen zugrunde liegende Prüfung wurde in drei Phasen durchgeführt : Erstens , zum Verständnis dafür , wie die Haushaltsrechnung ausgelegt wird , durch Heranziehen von Belegen sowie durch eine Überprüfung der Verfahren zur Beschaffung und zur Überprüfung der Übereinstimmung der Bestandsverzeichnisse mit den Lagerbeständen in der Kommission , im Parlament , im Rat , im Gerichtshof sowie im Wirtschafts - und Sozialausschuß ( im vorliegenden Bericht als die Organe bezeichnet ) ; zweitens durch eine Reihe von stichprobenartig durchgeführten ( Einhaltungs - ) Kontrollen darüber , ob jedes Verfahren gemäß den Angaben angewendet wurde ; schließlich durch eine ausführliche ( fundierte ) Prüfung der Verfahren , wie diese bei ausgewählten Vermögenswerten angewendet wurden , die als repräsentativ betrachtet werden können , d.h . insbesondere Möbel , Papier , Offset-Maschinen und Schreibmaschinen . Andere Bereiche der Vermögensprüfung sollen im Rahmen einer ständigen Prüfung erfasst werden .

1.6 . Bei seinen Prüfungen hat der Hof von den zwischen den Organen herrschenden Unterschieden Kenntnis genommen . Diese Unterschiede sind auf den unterschiedlichen Personalaufwand , die jeweiligen Arbeitsmethoden sowie die verschiedenen Arbeitsorte zurückzuführen . So könnte ohne Zweifel erwartet werden , daß der Gerichtshof in Luxemburg hinsichtlich seiner Beschaffungen weniger Befugnisse besitzt als die Kommission . Dennoch vertritt der Rechnungshof die Auffassung , daß die Effizienz der Beschaffungs - und Kontrollverfahren eines Organs auf die entsprechenden Verfahren der anderen Organe abgestimmt werden sollte ; infolgedessen würde er erwarten , daß diese Organe eher gemeinsam als getrennt vorgehen . Der Hof hat an erster Stelle die Interessen der Gemeinschaft als ganze und nicht die Interessen der einzelnen Organe zu berücksichtigen .

1.7 . Da die Untersuchungen des Hofes hauptsächlich im Haushaltsjahr 1979 durchgeführt wurden , beziehen sich viele der angeführten Statistiken auf das Haushaltsjahr 1978 . Die über die Verfahren vorgetragenen Bemerkungen betreffen jedoch sowohl das Haushaltsjahr 1978 als auch 1979 . Angaben zu diesem letzteren Jahr wurden jeweils hinzugefügt , wenn diese zum Zeitpunkt der Ausarbeitung dieses Berichtes verfügbar waren .

1.8 . Der Hof hat die Organe während seiner Prüfungen und in der Entwurfsphase seines Berichtes laufend konsultiert . Ihre Kommentare sind sorgfältig ausgewertet und bei der endgültigen Abfassung der Empfehlungen berücksichtigt worden . Vor allem die Kommission hat sich der Auffassung des Hofes angeschlossen , wonach die Beschaffungsvorgänge in den einzelnen Organen soweit wie möglich rationalisiert werden sollten . Was die allgemeine Empfehlung des Berichtes betrifft , die Beschaffungsfunktion noch stärker zu zentralisieren und in grösstmöglichem Umfang gemeinsame Normen für von allen Organen benutzte Gegenstände einzuführen , so ist die Kommission durchaus bereit , mit den übrigen Organen die vorteilhafteste Methode zur Erreichung dieser Zielsetzung zu diskutieren . Sie ist sich zwar der Notwendigkeit angemessener Kontrollen von Eingang und Ausgabe von Verbrauchsgütern und der Sicherstellung ihrer Vermögenswerte völlig bewusst , muß jedoch diese Zielsetzung gegen die Priorität anderer konkurrierender Anforderungen abwägen , die an sie gestellt werden und zu deren Durchführung ebenfalls zusätzliche Mittel notwendig sind . Nichtsdestoweniger versichert die Kommission dem Hof , daß sie ihre derzeit gebräuchlichen Verfahren im Lichte der in dem vorliegenden Bericht gemachten Bemerkungen überprüfen wird , um festzustellen , ob und in welchem Umfang eine Verbesserung dieses Verfahrens möglich ist .

1.9 . Nachstehend sind die wichtigsten Bemerkungen aufgeführt , die im Bericht des Hofes enthalten sind :

- Gemeinsame Durchführungsbestimmungen sollten die Aufgabe der zentralen Beschaffungsabteilung jedes Organs sowie dessen Verantwortung bei der endgültigen Wahl des Lieferanten genauer festlegen .

- Die Institutionen sollten ihren normalen Hauptbedarf durch zentral ausgeschriebene und abgeschlossene Verträge decken .

- Qualitätsnormen und Kostenniveau sollten deutlicher und einheitlicher festgelegt werden .

- Die Einrichtung eines zentralen Vergabebeirats sollte erwogen werden ( mit entsprechender Änderung der Haushaltsordnung ) .

- Der Gewährleistung konkurrenzfähiger Preise sollte im allgemeinen grössere Bedeutung zukommen .

- Schwachstellen in den derzeitigen Bestandsverzeichnissen ( siehe Ziffer 5.2 ) , insbesondere in bezug auf das Mobiliar , sollten beseitigt werden .

- Schwachstellen in den derzeit gemäß Artikel 59 der Haushaltsordnung erstellten Bestandsverzeichnissen sollten insbesondere zur Erleichterung der Bestandsaufnahme sowie zur Bewertung von Anlagen beseitigt werden .

2 . FESTSTELLUNG DES BEDARFS

2.1 . System

2.1.1 . Theoretisch gliedert sich jeder Beschaffungsvorgang in fünf Phasen - Feststellung des Bedarfs , Auswahl von Lieferanten und Preisen , vertragliche Auftragsvergabe , Empfang und Zahlung sowie schließlich die Verwendung der Vermögenswerte und deren Kontrolle . In der Praxis können diese Phasen nicht immer so deutlich unterschieden werden .

2.1.2 . Die Nachfrage nach einem bestimmten Gegenstand ( Feststellung des Bedarfs ) wird gewöhnlich in allen Organen in den einzelnen Abteilungen oder " Dienststellen " geäussert . Die Art der Nachfrageäusserung unterscheidet sich in den einzelnen Organen . Drei Organe ( Rat , Kommission , Parlament ) verwenden zur Feststellung ihres normalen regelmässigen Bedarfs jeweils besondere Standardformblätter ; in diesem Zusammenhang sind eine Begründung der Forderung sowie eine Beschreibung ( Spezifizierung ) des benötigten Gegenstands erforderlich . Sowohl der Gerichtshof als auch der Wirtschafts - und Sozialausschuß verwenden das Formblatt , auf dem ihre gesamten Mittelbindungen verzeichnet werden ; diese kleineren Organe gehen formloser vor , und häufig wird nur ein Minimum an Begründungen und Beschreibungen gegeben . Alle Organe stellen selten eintretenden Bedarf durch interne Schreiben oder Memoranda fest . Im Falle besonders kostspieliger oder technischer Gegenstände werden ausführliche Beschreibungen und Begründungen in Form solcher Schreiben oder Memoranda gegeben .

2.1.3 . In keinem Organ werden die Personen oder Lautbahngruppen , die solche Anträge in jeder Abteilung genehmigen können , formell benannt . Im Rahmen einiger Verträge sind Anträge von zuständigen und befugten Beamten zu unterzeichnen ; die Aufgabe und die Laufbahngruppe dieser Beamten unterscheiden sich jedoch in jedem Organ .

2.1.4 . Jedes Organ verfügt über eine oder mehrere Beschaffungsabteilungen oder entsprechende Dienststellen , die für die Annahme der Bedarfsaufstellung sowie für die Durchführung der Beschaffung zuständig ist . Diese Abteilung muß feststellen , ob die gewünschten Gegenstände im Lager verfügbar sind , ob sie den Normen des Organs entsprechen und ob ein solcher Antrag aus den genannten Gründen genehmigt werden kann . Sie kann einen Antrag ablehnen oder die Forderung in Frage stellen . Bei seiner Prüfung stieß der Hof auf einige Ablehnungen und stellte fest , daß in dieser Hinsicht die Befugnisse der Beschaffungsabteilungen sowohl vom Status des Antragstellers als auch von der Art des Antrags abhängig sind , d.h . ob dieser technisch komplex ist oder nicht . Die Kommission hat jedoch mitgeteilt , daß ihre Beschaffungsabteilung häufig an Vorbesprechungen teilnahm , die der offiziellen Antragsstellung vorausgingen , und ihr somit hinsichtlich der Angemessenheit des Antrags eine beratende Aufgabe zukam ; der Wirtschafts - und Sozialausschuß hat mitgeteilt , seine Beschaffungsabteilung bestehe häufig darauf , vor der Beschaffung ergänzende Begründungen zu erhalten .

2.2 . Einzelfälle

2.2.1 . In den folgenden Ziffern werden einige der Hauptbereiche , für die vorher festgelegte Normen gelten , dargelegt und die verschiedenen in den Organen angewandten Verfahren erläutert . Auf diese Fragen wird in den folgenden Ziffern im Rahmen der einzelnen Beschaffungsphasen eingegangen .

2.2.2 . Mobiliarbedarf

In Anbetracht einer so wesentlichen Frage wie der des Mobiliarbedarfs ist es natürlich nicht möglich , daß jeder Beamte oder jede Abteilung den eigenen Bedarf feststellt . Im Hinblick auf solche Gegenstände werden in jedem Organ die Beschaffungsvorkehrungen mengenmässig getroffen , wobei der Bedarf anhand von vorher festgesetzten Normen berechnet wird , die in quantitativer und qualitativer Hinsicht je nach Laufbahngruppe festgelegt wurden . Zwischen den Organen herrschen sowohl hinsichtlich des Wertes ( siehe Tabelle 1 ) als auch hinsichtlich Ausführung und Fabrikat der erworbenen Gegenstände erhebliche Unterschiede . Bis zu einem gewissen Maß ist das letztere zulässig . So erwarb die Kommission zur Gewährleistung eines Wettbewerbs auf den einzelnen Märkten Gegenstände verschiedener Fabrikate und Ausführungen . Infolge des Grundsatzes der Kommission , dem zufolge bei einem Umzug nur das Personal , nicht jedoch das Mobiliar die Gebäude wechselt , wird in dieser Hinsicht gewisse Vereinheitlichung berücksichtigt .

Das Europäische Parlament bestätigte , daß es hinsichtlich seiner eigenen Beschaffungen über keine vorher festgesetzten Normen verfüge , es jedoch von den Normen der Kommission Kenntnis genommen habe .

2.2.3 . Schreibmaschinen

Für Schreibmaschinen wurden in allen Organen keine allgemein geltenden Normen festgelegt ; der Hof konnte ferner keine Angaben über die von den Herstellern angebotenen Ausführungen feststellen , die hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit und Effizienz zweckdienlich wären , wie z.B . die Nutzungsdauer , die Wartungskosten , das Zubehör und die Geschwindigkeit . Beamte des Parlaments sind unabhängig von diesen Erwägungen der Ansicht , daß alle elektrischen Schreibmaschinen IBM-Maschinen sein sollten ; alle anderen Organe hingegen beschränken die Verwendung dieser kostspieligeren Marke ( 2 ) auf bestimmte Dienstposten . Infolgedessen hat der Rat folgende Normen festgelegt :

- Sekretärinnen von Direktoren - elektrische IBM-Maschinen ,

- Schreibkanzleien - elektrische Olivetti-Maschinen ,

- für Dienstreisen - Olympia-Maschinen ( meistens mechanisch ) .

In der Kommission sind IBM-Maschinen ( 1,5 % aller Maschinen ) nur in den Kabinetten der Mitglieder und ohne Begründung eines besonderen Bedarfs in keiner anderen Dienststelle gestattet ; Hersteller der erworbenen Marken waren bisher : Olympia ( 50 % ) und Olivetti ( 47 % ) . In Anlage III sind die Schreibmaschinen aufgeführt , die in den einzelnen Organen zum 31 . Dezember 1978 verwendet wurden .

2.2.4 . Offset-Druckmaschinen

Die unterschiedliche Feststellung des Bedarfs zeigt sich deutlich im Bereich der Offset-Maschinen . Jedes Organ verfügt über eine eigene je nach Bedarf unterschiedlich grosse Druckerei . In der Praxis ist diese Dienststelle für die Feststellung der Art der von ihr erzeugten Drucksachen und der dazu erforderlichen technischen Anlagen zuständig . Dies führte dazu , daß in fünf Organen drei verschiedene Fabrikate von Offset-Maschinen verwendet werden ( 3 ) .

TABELLE 1

Normpreise für Mobiliar

Laufbahngruppen * Kommission ( bfrs ) * Rat ( bfrs ) * Gerichtshof ( bfrs ) * Wirtschafts - und Sozialausschuß ( bfrs ) *

A 1 * 200 000 ( 1 ) * 278 000 * - * - *

A 2 * 155 000 ( 1 ) * 84 000 * 74 000 * 141 000 *

A 3 * 76 000 ( 1 ) * 55 000 * 74 000 * 66 000 *

A 4 * 42 000 * 37 000 * 74 000 ( 2 ) * 47 000 *

A 5 * 30 000 * 32 000 * 60 000 ( 3 ) * 47 000 *

A 6 * 30 000 * 32 000 * 60 000 ( 3 ) * 24 000 *

A 7 * 30 000 * 25 000 * 60 000 ( 3 ) * 24 000 *

A 8 * 30 000 * 25 000 * - * - *

B 1 * 30 000 * - * 49 000 * 20 000 *

B 2 - 4 * 30 000 * 22 000 * 49 000 * 20 000 *

B 5 * 30 000 * 22 000 * - * 20 000 *

C 1 - 4 * 30 000 * 21 000 * 30 000 * 17 000 *

C 5 * 30 000 * 21 000 * - * 17 000 *

C 1 - 5 sec . * 30 000 * 27 000 * - * 17 000 *

( 1 ) Siehe Ziffer 3.6.1.3 .

( 2 ) ausschließlich Abteilungsleiter .

( 3 ) ausschließlich Sprachendienst , LA 5/LA 6/LA 7 .

2.2.5 . Papier

Im Zuge der in Europa erzielten allgemeinen Vereinheitlichung der Papiererzeugung dahin gehend , daß A-Formate eingeführt wurden , haben die Organe ihre Bestellungen allgemein auf diese Formate beschränkt . In bezug auf die quantitative Bedarfsaufstellung hat der Hof festgestellt , daß , mit Ausnahme des Amtes für amtliche Veröffentlichungen , die grössten Papierabnehmer in den Organen ihren Bedarf nach einem formellen System von Mindestlagerbeständen aufstellen , deren Umfang nach dem früheren Verbrauch festgelegt wird ( siehe Ziffer 5.3.4.3 ) .

3 . AUSWAHL VON LIEFERANTEN UND PREISEN

3.1 . Haushaltsordnung

3.1.1 . In der Haushaltsordnung ( Artikel 50 bis 58 ) sind die Verfahren festgelegt , die bei der Auswahl von Lieferanten und den mit ihnen abzuschließenden schriftlichen Verträgen anzuwenden sind .

3.1.2 . Sie sieht vor , daß Aufträge bis zu 300 ERE gegen eine einfache Rechnung vergeben werden ( oder 750 ERE ausserhalb der Arbeitsorte des Organs ) . Wenn die Auftragssumme den Betrag von 6 500 ERE nicht übersteigt , ist die freihändige Vergabe eines Auftrags zulässig , wobei das Organ es etwaigen Lieferanten ermöglichen sollte , miteinander in Wettbewerb zu treten . Ferner können Aufträge , deren Auftragssumme diesen Betrag übersteigt , unter besonderen Bedingungen ohne Einschränkungen freihändig vergeben werden , wenn

a ) der Auftrag aus verschiedenen Gründen nur von einem bestimmten Lieferanten ausgeführt werden kann ,

b ) infolge der Dringlichkeit Ausschreibungen nicht tragbar sind ,

c ) die Ausschreibungen ergebnislos geblieben sind oder kein Angebot mit annehmbaren Preisen erbracht haben .

3.1.3 . In allen anderen Fällen muß die Vergabe entweder im Preiswettbewerb oder im Leistungswettbewerb erfolgen . Der Unterschied zwischen diesen beiden Verfahren besteht darin , daß die Vergabe im Preiswettbewerb eine Maßnahme der Verwaltung ist , wobei der Auftrag nach einer öffentlichen Ausschreibung öffentlich an den Bieter mit dem niedrigsten Angebot vergeben wird , wohingegen bei einer Vergabe im Leistungswettbewerb das Organ nicht notwendigerweise verpflichtet ist , den Bieter mit dem niedrigsten Angebot zu wählen . Die Vergabe im Preiswettbewerb oder im Leistungswettbewerb ist öffentlich , wenn jeder Bewerber ein Angebot einreichen kann ; sie gilt als beschränkt , wenn das Organ nur mit einer bestimmten Anzahl von Lieferanten Kontakt aufnimmt . Bei der Prüfung wurde in allen Fällen der Auftrag entweder im Rahmen einer be schränkten Ausschreibung oder freihändig vergeben ; eine Ausnahme bildete das Parlament , als es 1979 eine öffentliche Ausschreibung für verschiedene umfangreiche Beschaffungen durchführte ( 4 ) . Es wurde nicht festgestellt , welches Verfahren bei der Vergabe im Preiswettbewerb angewendet wurde .

3.1.4 . Die Haushaltsordnung sieht vor , daß jedes Organ einen Vergabebeirat einrichtet , dem Vertreter der allgemeinen Verwaltung , der Finanzabteilung und des juristischen Diensten angehören ; als Beobachter nimmt ein Vertreter des Finanzkontrolleurs teil . Der Haushaltsordnung zufolge werden Aufträge , deren Summe 18 000 ERE übersteigt , in jedem Organ vor der Entscheidung des Anweisungsbefugten einem Vergabebeirat zur Begutachtung des eingeschlagenen Vergabeverfahrens , der Wahl des Lieferanten und der vorgesehenen Auftragsbedingungen vorgelegt . Der Beirat kann gutachtlich in allen anderen mit der Beschaffung und Auftragsvergabe zusammenhängenden Problemen gehört werden . Dies geschieht ungeachtet der für die Wahl des vorgesehenen Lieferanten angewandten Verfahrens . Solche Beiräte wurden in allen Organen eingesetzt .

3.2 . Durchführungsbestimmungen

3.2.1 . Die Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung vom 21 . Dezember 1977 sind noch auszuarbeiten . Die Bestimmungen zur früheren Haushaltsordnung ( 5 ) erläutern aber ausführlich die Verfahren , die bei der Ausschreibung zur Teilnahme an einem Wettbewerb anzuwenden sind und nach einem Standardformblatt oder einem Standardtext erfolgen . Jedes Organ verwendet seine eigenen Formblätter , deren Texte sich zwischen den Organen unterscheiden . Der Hof hat festgestellt , daß im Parlament , im Rat und im Gerichtshof die Formblätter häufig entweder überhaupt nicht oder ohne Konsultation des juristischen Dienstes abgeändert verwendet werden .

Das Parlament teilte dem Hof mit , daß der Bedarf infolge der Tätigkeiten an drei Arbeitsorten eine grössere Flexibilität erfordere als durch die Verwendung von Standardformblättern erreicht werden könne .

3.2.2 . Den Durchführungsbestimmungen zufolge sind alle Angebote in zwei Umschlägen bis zu einem bestimmten Datum einzureichen .

Die meisten Organe wenden als normale interne Kontrollmaßnahmen strenge Verfahren zur Öffnung der Angebote an , wobei auch Beamte aus anderen Abteilungen als der des Antragstellers und der Beschaffungsabteilung hinzugezogen werden . Bei der Prüfung wurde jedoch festgestellt , daß der Rat nicht dieses Verfahren befolgte , obwohl er sich nachträglich dazu bereit erklärte .

3.3 . Aufgabe der Beschaffungsabteilungen

3.3.1 . Bei der Prüfung der Kriterien , nach denen Lieferanten ausgewählt werden , sind die Aufgaben und Wechselbeziehungen der für die Beschaffung von Gütern und sonstigen Leistungen zuständigen Abteilungen innerhalb der Organisationsstruktur jedes Organs zu berücksichtigen . Die im vorliegenden Bericht verwendete Bezeichnung " Beschaffungsabteilungen " erstreckt sich auf die Abteilungen , die gewöhnlich für die Beschaffung von Vermögenswerten in Form von Lager - und Verbrauchsgütern zuständig sind . Diese Abteilungen sind in finanzieller , wirtschaftlicher und verwaltungsmässiger Hinsicht sowohl für die Tätigkeiten einer Beschaffungsabteilung verantwortlich als auch allgemein für die endgültige Wahl von Lieferanten zuständig , und haben in diesem Rahmen den Bedarf der Verbraucher zu berücksichtigen . Dieser Bedarf wird im allgemeinen zunächst von der Verbraucherabteilung festgestellt und von der Beschaffungsabteilung anhand deren Marktkenntnissen beschafft . Da im Falle einer beschränkten Zahl von technischen Anlagen die spezialisierten Abteilungen über entscheidende detaillierte Angaben verfügen , stellen diese ihren eigenen Bedarf fest und beschaffen eigenständig die erforderlichen Leistungen oder Gegenstände . Beispiele dieser Art sind im Bereich der Unterbringung , Lebensmittelbeschaffung , Datenverarbeitung und des ärztlichen Dienstes zu finden . Der vorliegende Bericht erstreckt sich jedoch nicht auf die Tätigkeiten dieser Abteilungen , sondern nur auf die Tätigkeiten der in jedem Organ für die Beschaffung von allgemein benötigten Gegenständen und sonstigen Leistungen zuständigen Abteilungen . Diese Grundsätze sind allgemein gültig .

3.3.2 . Es wurde festgestellt , daß mitunter in den Bereichen , für die die " Beschaffungsabteilung " zuständig war , der Antragsteller vorbereitende Untersuchungen durchgeführt und sogar Verhandlungen mit dem Lieferanten eingeleitet hatte , bevor er seine Forderung der Beschaffungsabteilung unterbreitete . In Ausnahmefällen , wie bei schwer zu beziehenden oder technischen Anlagen kann eine erste Übersicht über die verfügbaren Geräte zulässig sein . Der Hof stieß jedoch auf Anträge für gewöhnlichere Beschaffungen , bei denen der Antragsteller bereits erste Umfragen durchgeführt hatte und kategorisch erklärte , daß aus technischen oder anderen Gründen , z.B . einer Vereinheitlichung , nur ein einziger Lieferant in Frage kam , und in einigen Fällen sogar einen vereinbarten Preis nennen konnte . In solchen Fällen waren die Beschaffungsabteilungen entweder infolge mangelnder Befugnisse , Unzermögens oder Personalmangels nicht in der Lage , diese Erklärung zu prüfen , was zur Folge hatte , daß sie die Wahl des Lieferanten als eine " vollendete Tatsache " , hinnehmen mussten . Die Kommission hat dem Hof jedoch bestätigt , daß die Beschaffungsabteilung in dieser Hinsicht die endgültige Zuständigkeit habe , und der Hof begrüsst diese Versicherung .

3.4 . Kontaktaufnahme mit Lieferanten

3.4.1 . Im Normalfall entscheidet die Beschaffungsabteilung bei Vorlage der Forderungen , welches Auswahlverfahren anzuwenden ist . Der Hof hat festgestellt , daß die Bestimmung , alle Aufträge über 18 000 ERE dem Vergabebeirat vorzulegen , im allgemeinen von den Organen befolgt wurde . Es sollte darauf hingewiesen werden , daß die Stellungnahmen des Vergabebeirats für die Organe nicht bindend sind , und der Anweisungsbefugte nicht unbedingt den in der Stellungnahme empfohlenen Lieferanten zu wählen hat .

3.4.2 . Zu den Berichten des Vergabebeirats über die einzelnen Aufträge waren gewöhnlich ausführliche Unterlagen verfügbar , aus denen jeder während des Standardverfahrens unternommene Schritt ersichtlich wurde . In diesem Zusammenhang bildete das Parlament die einzige Ausnahme , da 5 der 12 ausführlich geprüften Unterlagen in irgendeiner Hinsicht Mängel aufwiesen , und Unterlagen aus der Zeit vor 1977 Ende 1978 vernichtet wurden .

TABELLE 2

Stellungnahme des Vergabebeirats

* Anzahl der Stellungnahmen im Jahr 1978 * Zahl der angeschriebenen Lieferanten *

* * mehr als 5 * 2 bis 5 * 1 *

Kommission * 182 * 75 * 22 * 85 *

Parlament * 31 * 11 * 7 * 13 *

Rat * 24 * 6 * 4 * 14 *

Gerichtshof * 4 * 2 * 2 * - *

Wirtschafts - und Sozialausschuß * 3 * 2 * - * 1 *

Insgesamt * 244 * 96 * 35 * 113 *

3.4.3 . Obwohl die Ausschreibungsverfahren für die Vergabe im Wettbewerb dadurch formalisiert wurden , daß Aufträge dem Vergabebeirat vorgelegt werden mussten , wurde nicht zwangsläufig gewährleistet , daß mit möglichst vielen Lieferanten Kontakt aufgenommen wurde . Die Zahl der Lieferanten hing in erheblichem Masse von den betreffenden Gegenständen ab . Der Hof hat beispielsweise festgestellt , daß im Jahr 1978 bei 113 von 244 dem Vergabebeirat vorgelegten Aufträgen nur mit einem Lieferanten Kontakt aufgenommen wurde ( 46 % - Siehe Tabelle 2 ) .

Die Kommission hat dem Hof mitgeteilt , daß bei einer sehr beschränkten Zahl von Angeboten , beispielsweise für eine einheitliche Ausrüstung , örtliche Wartungsdienste oder besondere Gegenstände , ein einziges Angebot gewählt wird , wenn bereits früher Angebote ausgeschrieben wurden . Der Rat hat mitgeteilt , daß in bestimmten Fällen nur mit einem Lieferanten Kontakt aufgenommen wurde , da entweder dessen Leistungen aufgrund früherer Aufträge zufriedenstellend waren oder dies aus Gründen einer technischen Vereinheitlichung oder anderen besonderen Gründen erforderlich war . Der Wirtschafts - und Sozialausschuß hat den Hof davon unterrichtet , daß solche Fälle gewöhnlich nicht dem Vergabebeirat vorgelegt würden , da davon ausgegangen wird , daß das Beschlußverfahren ein solches Vorgehen nicht notwendig machen würde .

3.4.4 . Der Hof hat festgestellt , daß es bei Aufträgen mit einer Summe zwischen 6 500 und 18 000 ERE in den Organen allgemeine Praxis war , ähnlich wie bei den dem Vergabebeirat vorgelegten Aufträgen von mehreren Lieferanten formell schriftliche Angebote einzuholen . Bei Auftragssummen unter 6 500 ERE war die Zahl der Bewerber , mit denen meistens nicht formell Kontakt aufgenommen wurde , jedoch häufig beschränkt . Von den 120 in allen Organen geprüften Aufträgen mit einer Summe unter diesem Betrag wurde in 87 Fällen ( 72 % ) nur ein Lieferant konsultiert ; von 33 Aufträgen , für die Angebote eingingen , wurden alle ausser 6 an den Bieter mit dem niedrigsten Angebot vergeben .

3.4.5 . Die Beschaffungsabteilung legt bei allen Beschaffungen die Wahl der etwaigen Lieferanten aufgrund ihrer beträchtlichen Erfahrungen sowie anhand ihrer umfassenden Listen und Branchenverzeichnisse fest . Die Kommission verwendet ein besonderes Verzeichnis mit dem Titel " Justification du marché " , in dem die angeschriebenen Unternehmen , die Methode der Kontaktaufnahme sowie die angebotenen Preise aufgeführt sind . Die anderen Organe verfügten über kein System für eine deutliche Standardaufzeichnung dieser Einzelheiten . Der Hof konnte infolgedessen in verschiedenen Fällen , in denen keine schriftlichen Angebote verfügbar waren , nicht feststellen , ob auch andere Lieferanten neben den ausgewählten Unternehmen angeschrieben wurden . Stichprobenartige Untersuchungen von Fällen unter dem Niveau des Vergabebeirats haben ergeben , daß in zwei Organen besonders unzulängliche Unterlagen über Beratungen mit etwaigen Lieferanten geführt wurden ; so konnte nur in 4 von 27 im Parlament untersuchten Fällen nachgewiesen werden , daß mehr als nur ein Lieferant angeschrieben wurden , beim Wirtschats - und Sozialausschuß geschah dies nur in 3 von 16 Fällen .

3.5 . Interinstitutionelle Koordinierung

3.5.1 . Wie bereits erwähnt , ist jedes Organ unabhängig von den anderen für seine Beschaffungstätigkeit zuständig . Zahlreiche Beschaffungen sind jedoch gemeinsam in allen Organen erforderlich , und eine interinstitutionelle Arbeitsgruppe " Groupe d'harmonisation d'achats " wurde im Februar 1975 zur Harmonisierung dieser Beschaffungen eingesetzt . Diese Arbeitsgruppe setzt sich aus Vertretern der Beschaffungsabteilungen aller Organe zusammen . Die Arbeitsgruppe hat 3 Sitzungen im Jahr 1978 und 3 im Jahr 1979 abgehalten . Erörterte Fragen waren unter anderem :

- ein mögliches Standardverfahren für Reinigungsaufträge ,

- ein Vorschlag für einen Vergleich der Statistiken aller Institutionen hinsichtlich der Marke , der Ausführung und dem Preis von Offset-Maschinen ,

- ein Vergleich der unterschiedlichen Preise , die zwei Institutionen für Offset-Papier angeboten wurden ,

- Datenverarbeitungsverfahren und Anlagen ,

- Vereinheitlichung von Formblättern .

Aus den Protokollen dieser Sitzungen wurde nicht ersichtlich , daß hinsichtlich dieser Fragen irgendwelche Empfehlungen ausgesprochen wurden .

3.5.2 . Die Kommission und das Parlament verwendeten ferner nach Konsultationen über die benötigten Mengen interinstitutionelle Lieferverträge ( " Rahmenverträge " ) . Obwohl diese von allen Organen verwendet werden können , behält sich jedes Organ das Recht vor , eine eigene Auswahl zu treffen . Tabelle 3 illustriert die Verwendung der 45 Lieferverträge oder Beschaffungsaufträge in jedem Organ , die im Jahr 1978 von allen Organen gemeinsam verwendet wurden oder gemeinsam hältten verwendet werden können .

TABELLE 3

Gemeinsam verwendete Lieferverträge

* Anzahl * % *

Kommission * 45 * 100 *

Parlament * 8 * 18 *

Rat * 7 * 16 *

Gerichtshof * 36 * 80 *

Wirtschafts - und Sozialausschuß * 40 * 89 *

3.6 . Einzelfälle

3.6.1 . Mobiliarbeschaffung in der Kommission

3.6.1.1 . Der Hof hat die letzten grösseren von der Kommission durchgeführten Ausschreibungen für Mobiliarangebote untersucht ( August 1977 ref . 402/7 ) . Die Kommission beabsichtigte den Abschluß von interinstitutionellen Verträgen ( Rahmenverträge ) , die ab 1978 gültig sein und die Verträge ersetzen sollten , die 1975 abgeschlossen wurden . Die Kommission schrieb 97 Möbellieferanten in allen Mitgliedstaaten an und erläuterte die für die Angebote geltenden besonderen Bedingungen sowie die spezifischen Voraussetzungen für das erforderliche Mobiliar . Frist für die Einreichung der Angebote war der 26 . September 1977 .

3.6.1.2 . Es gingen 58 Angebote ein , die den besonderen Bedingungen entsprachen . Diese wurden wie folgt aufgegliedert :

- Qualität entsprach nicht den Anforderungen : 18

- Preise übersteigen den Hoechstsatz ( Tabelle 1 ) : 16

- Angebote , die in Betracht kamen : 24 .

Von den 16 Angeboten , die alle den Hoechstsatz überschritten , erhielten schließlich zwei den Auftrag , bestimmte Möbelartikel zu liefern , während der Rest , gemeinsam mit den 18 qualitativ schlechteren Angeboten ausscheiden mussten . Die 24 in Frage kommenden Lieferanten wurden eingeladen , ihre Waren in Brüssel vor Vertretern von sowohl den Verbraucherabteilungen als auch des Vergabebeirats auszustellen . In der Schlußfolgerung des Berichtes des Ausschusses heisst es : " Anhand der Ergebnisse dieser Ausstellung , die insbesondere einen Vergleich der Qualität der verschiedenen Materialien , der Dauerhaftigkeit der Herstellung sowie der Ausstattung der Waren ermöglichte , wurde der Auftrag an ... vergeben " .

3.6.1.3 . Neun der 24 ausstellenden Unternehmen entsprachen den Mobiliarerfordernissen der Institutionen . Die Begründung dieser Auswahl wurde nicht schriftlich festgehalten ; die Kommission hat jedoch dem Hof mitgeteilt , daß es den endgültigen Lieferanten auf dieser Ausstellung ermöglicht werden sollte , ein deutliches Verhältnis zwischen Preis , Qualität und Ausführung zu vermitteln . Der Hof hat jedoch festgestellt :

a ) daß die Preise der ausgewählten Lieferanten sowohl den vor der Ausschreibung festgesetzten Hoechstsatz ( Tabelle 4 ) als auch die Normen anderer Organe überschritten ( Tabelle 1 ) , und

b ) daß in einigen Fällen die Preise der Firmen , die von den 24 in Betracht gekommenen Lieferern ausgeschieden waren , unter den Preisen der endgültigen Lieferer lagen ( Anlage IV ) .

TABELLE 4

Mobiliarkosten

Laufbahngruppe * Hoechstsatz ( bfrs ) * Kosten des endgültig gewählten Mobiliars ( bfrs ) *

A 1 * 200 000 * 219 285 *

A 2 * 155 000 * 171 483 *

A 3 * 76 000 * 103 594 *

3.6.2 . Mobiliarbeschaffung im Parlament

Im Oktober 1978 schrieb das Parlament Angebote für Mobiliarlieferungen für das P-Gebäude Nebengebäude in Straßburg aus und erhielt Angebote von 12 Lieferern in 6 Mitgliedstaaten . Der Vergabebeirat des Parlaments vertrat am 16 . November 1978 mehrheitlich den Standpunkt dem zufolge Artikel eines bestimmten Lieferers , die bereits im Palais de l'Europe verwendet wurden , beschafft werden sollten , obwohl sie nicht die kostengünstigsten waren . Aus dem Protokoll der Sitzung vom 13 . Dezember 1978 wird jedoch ersichtlich , daß letztlich beschlossen wurde , einen anderen Lieferanten , mit dem das Parlament noch keine Geschäftsverbindung unterhielt , zu wählen . Obwohl keine Begründung für diesen Schluß gegeben wurde , stellte sich heraus , daß diese Wahl sogar erheblich kostspieliger war als die , die vom Vergabebeirat empfohlen wurde ( 34 % mehr im Falle von Standardschreibtischen und 58 % mehr für Schreibtische der Schreibkanzleien ) , hinzu kommt , daß durch diese Wahl die Zahl der in den verschiedenen Gebäuden des Parlaments verwendeten unterschiedlichen Mobiliargegenstände noch erhöht wird , obwohl der Vergabebeirat in seinen Sitzungen vom 16 . November und 13 . Dezember 1978 eine Vereinheitlichung befürwortete .

3.6.3 . Mobiliarbeschaffungen im Rat

Auch der Rat trifft im Falle des Mobiliarbedarfs eigene Beschaffungsvorkehrungen . In bezug auf eine Lieferung von Besuchersesseln zu einem Gesamtbetrag von 649 600 bfrs übermittelte er 5 Lieferanten eine beschränkte Ausschreibung zur Teilnahme an einem Wettbewerb und erhielt daraufhin Angebote von 4 Lieferanten . Von diesen 4 Angeboten wurde das drittniedrigste Angebot für die Mobiliarlieferungen gewählt ( 21 % kostspieliger als das niedrigste Angebot ) . In den Unterlagen der Beschaffungsabteilung zu diesem Vertrag heisst es , daß das niedrigste Angebot bereits 1976 erworben wurde , jedoch nun herstellungsmässig als zu schwach erachtet wurde . Der " Erklärung " für die Ablehnung des zweitniedrigsten Angebots zufolge war dies " zu kostspielig und zu luxuriös " .

TABELLE 5

Institution * Marke * Beschreibung * Erworbene Stückzahl * Stückpreis ( bfrs ) *

* * * * 1978 * 1979 *

Kommission * Olivetti Lexicon * 93 ch . 13'' * 155 * 21 840 * *

* Olivetti Lexicon * 93 ch . 13'' * 60 * * 21 840 *

Parlament * IBM * Mod . D Standard * 90 * 33 620 * *

* IBM * 82 * 125 * * 29 788 *

Rat * Olivetti Editor * 4 Ch . 13'' * 128 * 18 000 * *

* Olivetti Editor * 4 Ch . 13'' * 138 * * 21 650 *

Gerichtshof * Olivetti Lexicon * 90c Ch . 13'' * 14 23 680 * *

* Olivetti Lexicon * 83c Ch . 18'' * 9 * * 27 072 *

Wirtschafts - und Sozialausschuß * Olivetti Lexicon * 90c Ch . 18'' * 17 * 23 730 * *

* Olivetti Lexicon * 90c Ch . 18'' * 9 * * 24 030 *

3.6.4 . Mobiliarbeschaffung im Gerichtshof

Bei seinem Umzug zum neuen Jean-Monnet-III-Gebäude schloß der Gerichtshof zur Mobiliarbeschaffung Rahmenverträge mit drei Lieferanten ab . Die Kosten für das vom Gerichtshof gewählte Mobiliar beliefen sich für die Laufbahngruppen LA auf 45 900 bfrs , für die Laufbahngruppe B auf 25 900 bfrs und für die Laufbahngruppe C auf 17 800 bfrs ; dies lag erheblich unter den in Tabelle 1 aufgeführten Richtpreisen .

3.6.5 . Auswahl von Schreibmaschinen ( siehe Ziffer 2.2.3 . )

Die Auswirkungen der derzeitigen Beschaffungspolitik können anhand eines Vergleichs des von jeder Institution in den Jahren 1978 und 1979 getätigten Ankaufs von elektrischen Schreibmaschinen veranschaulicht werden .

Alle Organe , mit Ausnahme des Parlaments , trafen ihre Auswahl anhand getrennt veröffentlichter Ausschreibungen für Angebote . Die Preise variierten zwischen 33 620 bfrs ( Parlament ) und 18 000 bfrs ( Rat ) .

3.6.6 . Beschaffung von Offset-Maschinen

Die Wahl der Offset-Maschinen wird häufig von der technischen Nachfrage der Druckereiabteilungen bestimmt . Im Jahr 1978 wurden im Parlament , im Rat und im Wirtschafts - und Sozialausschuß keine formellen Ausschreibungsverfahren zur Beschaffung von Offset-Maschinen angewendet ; jede Beschaffungsabteilung wurde davon unterrichtet , daß zu dem damaligen Zeitpunkt lediglich ein Fabrikat oder ein Typ ( in jedem Fall unterschiedlich ) dem besonderen Bedarf der entsprechenden Organe entsprach , wobei diese Empfehlungen angenommen wurden . In der Kommission und im Gerichtshof wurden Lieferangebote eingeholt und anscheinend gründlich geprüft , obwohl bei der endgültigen Auswahl offensichtlich technische Vorzuege mit ausschlaggebend waren . Als Resultat verwendet jede Institution Maschinen , die sich nach Typ und Fabrikat voneinander unterscheiden , obwohl in allen Druckereien ähnliche Druckereiarbeiten ausgeführt werden . Es wurde festgestellt , daß im Gerichtshof die Beschaffung eines Fabrikats genehmigt wurde , das von der Kommission als nicht geeignet erachtet wurde , während der Rat die Beschaffung eines Fabrikats ablehnte , das vom Gerichtshof und vom Parlament für geeignet befunden wurde .

3.6.7 . Auswahl von Offsetpapier

Die Beschaffung von Offsetpapier stellt einen anderen Bereich dar , in dem nach getrennt durchgeführten Ausschreibungsverfahren unterschiedliche Schlußfolgerungen gezogen wurden . In Tabelle 6 werden in bezug auf weisses Offsetpapier im A-4-Format ( 80 g/m2 ) die Beschaffung jedes Organs verglichen .

TABELLE 6

Institution * Fabrikat * Datum der Beschaffung * Erworbene Stückzahl ( Bögen von 500 Blatt ) * Preis pro Bogen in bfrs * Zahl der eingegangenen Angebote * Niedrigstes oder sonstiges Angebot *

Kommission * 1 * September 1978 * 13 000 * 58,13 * Verlängerung des im April 1976 abgeschlossenen Vertrags *

* 2 * April 1979 * 190 000 * 55,61 * 7 * 6 . niedrigstes *

Parlament * 3 * März 1979 * 100 000 * 55,25 * 6 * niedrigstes *

Rat * 3 * Juni 1978 * 100 000 * 53,25 * 4 * 3 . niedrigstes *

Gerichtshof * 1 * Dezember 1978 * 17 000 * 59,87 * ( 1 ) * *

3.6.8 . Beschaffung von Photokopierpapier

Die Beschaffung von Photokopierpapier ist ein weiterer Bereich , in dem die Organe infolge getrennter Ausschreibungsverfahren unterschiedliche Schlußfolgerungen gezogen haben ; in Tabelle 7 wird in bezug auf A-4-Photokopierpapier die Beschaffung jedes Organs verglichen ( 80 Gramm pro qm ) .

TABELLE 7

Institution * Fabrikat * Datum der Beschaffung * Erworbene Menge ( Bögen von 500 Blatt ) * Preis pro Bogen in FB ( 2 ) ( 3 ) *

Kommission * 4 * September 1978 * 7 400 * 67,50 *

Parlament * 4 * Februar 1978 * 6 000 * 67,50 ( 1 ) *

Rat * 5 * April 1978 * 28 000 58,33 *

* 1 * April 1979 * 24 000 * 54,75 *

Gerichtshof * 6 * April 1979 * 2 000 * 72,50 *

Wirtschafts - und Sozialausschuß * 1 * Oktober 1978 * 4 000 * 69,00 *

( 1 ) Verwendung von interinstitutionellen Verträgen .

( 2 ) Bei allen Vergleichen sollte auch der Mietbetrag des Geräts berücksichtigt werden .

( 3 ) Die Kommission verwendete zudem wiederverwendbares Papier im A-4-Format zu einem Durchschnittspreis von 40,5 bfrs .

4 . VERGABE DES AUFTRAGS

4.1 . In bezug auf die Art und den Entwurf sowohl der bei einem formellen Vertrag verwendeten Formblätter als auch der Auftragsvordrucke , die die allgemeinen Kaufbedingungen enthalten , bestehen zwischen den Organen erhebliche Unterschiede . Der Auftragsvordruck der Kommission legt in 11 Seiten die allgemeinen Geschäftsbedingungen fest und ist in allen Amtssprachen verfügbar . Der Gerichtshof verwendet zwei Arten von Auftragsvordrucken , von denen sich eine auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen bezieht , diese jedoch nicht nennt ; er hat dem Hof mitgeteilt , daß er die Einführung eines Formblatts nach dem von der Kommission festgelegten Muster erwägt .

Das Parlament verwendet eigene Formblätter .

4.2 . Gewöhnlich werden Listen von Beamten verwendet , die befugt sind , Auftragsformblätter zu unterzeichnen ; im Parlament wurden solche Beamte nicht immer deutlich benannt , dem Hof wurde jedoch mitgeteilt , daß eine offizielle Liste ausgearbeitet wird .

5 . EINGANGS - UND BESTANDSKONTROLLEN VON VERMÖGENSWERTEN

5.1 . Eingang

5.1.1 . Jedes Organ verfügt über zentrale Annahmestellen . Die entsprechende Annahmestelle wird gewöhnlich in den den Lieferern übermittelten Auftragsbestätigungen angegeben . Zu dieser allgemeinen Regel bestehen Ausnahmen , wenn beispielsweise im Rahmen eines besonderen Vertrages bestelltes wertvolles Mobiliar direkt dem Antragsteller zugestellt wird oder ein neues Gebäude mit Mobiliar ausgestattet wird .

5.1.2 . Die Beschaffungsabteilung übermittelt der Annahmestelle eine Abschrift des Auftrags , wo der für den Eingang der Waren zuständige Beamte oder Bedienstete die eingegangenen Waren entweder auf einem internen Annahmeschein , einer Abschrift des Lieferauftrags oder auf dem Lieferschein des Lieferers einträgt . In der Kommission und im Parlament wird diese Tätigkeit von besonders benannten Lagerverwaltern ausgeuebt , die auch die Übereinstimmung der Waren mit dem ursprünglichen Auftrag sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht prüfen müssen . Da in den kleineren Institutionen keine permanenten Lagerverwalter genannt sind , wird diese Aufgabe häufig von den Beschaffungsabteilungen selbst übernommen .

5.1.3 . Im Falle von Beschaffungen durch die Beschaffungsabteilung ist bei der Verbuchung der entsprechenden Rechnungen auch eine Kontrolle darüber durchzuführen , ob die Waren oder Leistungen ordnungsgemäß eingingen und die Rechnungen mit den Kaufbedingungen übereinstimmen . Notfalls , z.B . im Falle technischer Geräte , bestätigt die Beschaffungsabteilung zusammen mit dem Antragsteller , daß es sich bei den eingegangenen Waren tatsächlich um die im Auftrag genannten Waren handelt ; dies wird jedoch lediglich in Ausnahmefällen für erforderlich erachtet , da gewöhnlich die Unterzeichnung des Beauftragten in der Eingangsstelle genügt .

5.2 . Weiterleitung in den Lagern ( Beschreibung eines Modellsystems )

5.2.1 . Die eingegangene Ware wird entweder direkt an den Antragsteller weitergeleitet oder in den Lagern für eine künftige Verwendung aufbewahrt . In diesem Zusammenhang sollte im Rahmen einer gründlichen internen Kontrolle die Weiterleitung der Ware bis zu ihrer endgültigen Bestimmung erfasst werden ; dies sollte zusätzlich zu den in der Haushaltsordnung vorgesehenen Bestandsverzeichnissen geschehen ( siehe Ziffer 6.1.1 dieses Berichtes ) . " Bestandsverzeichnisse " sollten infolgedessen für alle beweglichen Gegenstände bestehen und Belege über alle bei den Institutionen eingegangenen Gegenstände enthalten . Alle anschließend herausgegebenen oder ausgesonderten Gegenstände sollten deutlich gekennzeichnet sein . In den Lagerverzeichnissen sollten die gelagerten Gegenstände daher mengenmässig verzeichnet sein .

Belege sollten für alle Weiterleistungen geführt werden . Der Hof ist der Ansicht , daß neben den vom Lagerverwalter für interne Lagerverwaltungszwecke geführten Bestandskarten auch Lagerverzeichnisse über die Weiterleitung und Erfassung von Gegenständen getrennt eingeführt werden sollten , aus denen jederzeit die jeweiligen Lagerbestände hervorgehen ; auf diese Weise könnten die Gegenstände vom lagerabhängigen Beamten körperlich überprüft werden . Die Unterlagen über die Herausgabe von Gegenständen würden Aufschluß über deren weitere " Verwendung " geben und sollten von dem zuständigen Empfänger unterzeichnet sein . Sie könnten zudem eine Erleichterung bei künftigen Aufträgen darstellen .

5.2.2 . Diese Art von Kontrolle über die Weiterleitung von Gegenständen nach deren Eingang wird nicht bei bedeutenden Vermögenswerten der Institutionen ausgeuebt ; wie unten dargelegt , wird dies anhand der in den Mobiliarlagern angewandten Verfahren verdeutlicht :

5.3 . Einzelfälle

5.3.1 . Möbellager - Kommission , Brüssel

5.3.1.1 . Eine in den Lagern der Kommission in Zaventem durchgeführten Prüfungen ergab , daß die Kommission über grosse Mengen verschiedener Möbelarten verfügte . Meistens handelte es sich um neue Möbelgegenstände , die entweder für eine absehbare Zukunft oder für einen etwaigen Ersatz gelagert wurden . In den Lagern befand sich ferner altes Mobiliar , das für eine erneute Verteilung bestimmt war oder zur Instandsetzung , zur Veräusserung oder zur Aussonderung aus dem Bestand genommen wurde .

5.3.1.2 . Der Hof hat festgestellt , daß neue Waren bei Eingang nachgeprüft und deren Empfang auf einer Abschrift des Auftragscheins , der die Grundlage für Zahlungen bildet , durch Unterschrift bestätigt wurde ; unmittelbar im Anschluß daran wurden neue Artikel mit einer ständigen Plakette versehen , die auf die gleichzeitig stattfindende Eintragung in das Bestandsverzeichnis verweist . Der Hof hat jedoch festgestellt , daß trotz der hohen Zahl an gelagerten Möbelgegenstände weder vom Lagerverwalter noch anderen zuständigen Stellen in der Kommission Lagerverzeichnisse geführt wurden , und somit der Eingang von Waren sowie die Menge der gelagerten Gegenstände nur durch eine körperliche Zählung festgestellt werden könnte ( siehe auch Ziffer 6.1.3 . ) .

5.3.2 . Möbellager - Rat , Brüssel

Ein ähnliches Fehlen von Unterlagen wurde bei der im Jahr 1978 vom Hof durchgeführten Überprüfung der Lager des Rates festgestellt ; 1979 wurden jedoch vom Rat Lagerverzeichnisse eingeführt ( siehe Ziffer 6.1.1 . ) . Diese sind noch vom Hof zu prüfen .

5.3.3 . Möbellager - Parlament , Luxemburg

Der Hof hat in den Lagern des Parlaments in Luxembrug ähnliche Schwachstellen wie bei der Kommission festgestellt , obwohl die Lager weitaus kleiner waren . Zeitweilig wurden vom Lagerverwalter für einige gelagerte Gegenstände interne Lagerverzeichnisse geführt sowie Abschriften von allen Empfangs - und Ausgabebescheinigungen abgelegt . Diese Unterlagen waren jedoch zum Zeitpunkt der Kontrolle unzulänglich und ermöglichten dem Hof keine Kontrolle darüber , ob alle bestellten und bezahlten Möbelgegenstände in Bestandsverzeichnisse eingetragen wurden ; solche Verzeichnisse wurden auch an keiner anderen Stelle geführt .

5.3.4 . Lagerung von Verbrauchsgütern

5.3.4.1 . Die Kommission , der Rat und das Parlament verfügten über umfangreiche Bestände an Papier , Bürogegenständen und anderen Verbrauchsgütern ; die anderen Organe führten weitaus kleinere Bestände und deckten ihren Bedarf grosstenteils entweder durch interinstitutionelle Verträge oder direkt aus den Beständen der grösseren Organe .

5.3.4.2 . Die Kommission führt ihre Unterlagen über den Papierbestand und Bürobedarf nach einem Datenverarbeitungssystem . Das Parlament hat dieses System seinem Bedarf angepasst . Der Rat verwendet ein manuelles System . Die beiden anderen Institutionen führen für ihre kleinen Bestände keine ausführlichen Lagerverzeichnisse . Der Hof hat festgestellt , daß das von der Kommission angewandte System offensichtlich ausreichend funktionierte , sich aber nicht auf Verbrauchsgüter wie Wartungsmaterialien , elektrische Geräte , Telefon - und Motorersatzteile erstreckte . Die hierfür zuständige Abteilung führte die für notwendig erachteten Unterlagen , die sie für erforderlich hielt ; diese wurden jedoch noch nicht vom Hof geprüft .

5.3.4.3 . Die Kommission erklärte , sie strebe danach , für ihre Büros in Brüssel Verbrauchsgüterbestände für mindestens 6 Monate zu führen . Neubestellungen wurden gewöhnlich jährlich eingereicht und die Bestände würden infolgedessen für 18 Monate ausreichen . Eine Prüfung von 25 Gegenständen ergab , daß 7 einen Bedarf von mehr als 13 Monaten deckten . Ähnliches trifft auf den Rat zu , wo 8 von 30 geprüften Gegenständen einem Bedarf von mehr als 13 Monaten genügten , obwohl es sich in diesem Organ um Gegenstände mit einem niedrigen Wert handelte . Der grösste Lagerbestand wurde jedoch im Amt für amtliche Veröffentlichungen festgestellt , wo eine Prüfung des Produktionsbestands ( Papier , Korrekturabzuege , Offsetplatten , Druckfarbe usw . ) ergab , daß 17 von 64 geprüften Gegenstände einen für 32 Monate ausreichenden Bestand darstellten .

6 . BESTANDSVERZEICHNISSE - KONTROLLE NACH AUSGABE

6.1 . System

6.1.1 . Die Haushaltsordnung vom 21 . Dezember 1977 legt in den Artikeln 59 bis 62 fest , daß alle zum Vermögen der Gemeinschaften gehörenden beweglichen und unbeweglichen Gegenstände in laufenden Bestandsverzeichnissen mengenmässig erfasst werden . Den in Ziffer 3.2.1 . des vorliegenden Berichtes genannten Durchführungsbestimmungen zufolge , handelt es sich bei dem in das Bestandsverzeichnis einzutragende Vermögen um nicht zum Verbrauch bestimmte Güter mit einem Kaufwert von nicht weniger als 30 RE oder 37,5 ERE ( 100 RE oder 125 ERE bei Gegenständen mit wissenschaftlichem oder technischem Charakter ) und einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr ( 2 Jahre bei Gegenständen mit wissenschaftlichem und technischem Charakter ) ( 6 ) .

6.1.2 . Die Prüfung ergab , daß alle Organe mit einer Ausnahme laufende mengenmässige Bestandsverzeichnisse führten , in denen jeder Erwerb durch eine getrennte Eintragungsnummer gekennzeichnet wurde . Die Ausnahme bildete der Gerichtshof , in dem gerade Bestandsverzeichnisse eingeführt wurden .

6.1.3 . In Artikel 59 der Haushaltsordnung heisst es ferner , daß jedes Organ durch seine eigenen Dienststellen die Übereinstimmung der Bestandsverzeichnisse mit dem tatsächlichen Bestand nachprüfen lässt . Es gab offensichtlich in keinem Organ ein formelles Verfahren zur regelmässigen Kontrolle darüber , ob tatsächlich alle Gegenstände in jährlichen oder laufenden Bestandsverzeichnissen eingetragen waren .

6.2 . Einzelfälle

6.2.1 . Die Kommission

6.2.1.1 . In der Kommission erhält jeder Gegenstand bei Eingang eine Bestandsverzeichnisnummer ( die auf einer Eintragung in einer manuell geführten Kartei beruht ) und anschließend eine Plakette am Gegenstand ; Einzelheiten über den Gegenstand werden schließlich im Rechenzentrum in Luxemburg in einem Datenverarbeitungssystem gespeichert . Diese Angaben geben Aufschluß über den Zeitpunkt der Eintragung , die Art des Gegenstands sowie den Kaufpreis . Anhand des Datenverarbeitungssystems werden mit Hilfe von Loseblattkarten jede Ortsveränderung festgestellt , monatliche Zusammenfassungen der eingegebenen Daten abgelesen sowie in sechsmonatigen Zeitabständen Auszuege aus allen Eintragungen ausgewertet , die anhand des Kaufpreises mengenmässig erfasst wurden ( eine Wertminderung wird nicht berechnet ) . Die Loseblattkarten dienen der Lagerabteilung als Grundlage für deren alltägliche Eintragungen und werden manuell auf den laufenden Stand gebracht .

6.2.1.2 . Im November 1976 erließ die Kommission auf der Grundlage einer von der Firma Cap-Sogeti durchgeführten Studie Anweisungen , die auf eine grösstmögliche Nutzung der bestehenden Systeme zur Bestandsverwaltung abzielten . Nach diesen Anweisungen , die darauf beruhten , daß in den Bestandsverzeichnissen selbst genaue Angaben über die Unterbringung der Gegenstände fehlten , sollte eine Kontrolle an Ort und Stelle nur in den folgenden Fällen erfolgen :

- Mobiliar - Prüfung anläßlich der Veräusserung oder Aussonderung des Bestands ;

- Büromaschinen - anläßlich der Wartung ( Aufstellung einer Kartei , in die die jeweilige Unterbringung eingetragen wird ) ;

- sonstige Maschinen und Anlagen - ( z.B . Vervielfältigungsmaschinen , Rundfunk - und Fernsehstudio ) - Anhand einer Kartei , die von den Verbraucherabteilungen aufgestellt und jährlich geprüft wird .

In diesem Zusammenhang wies die Kommission in ihrer Antwort auf Ziffer 11.3 . ( vi ) des Jahresberichts des Hofes zum Haushaltsjahr 1977 darauf hin , daß Kontrollen darüber durchgeführt wurden , ob Gegenstände bei Verlassen der Lager ordnungsgemäß in das Bestandsverzeichnis eingetragen wurden . Der Hof hielt dieses Verfahren jedoch nicht für adäquat und hat seine Absicht bekundet , diese Angelegenheit weiter zu verfolgen .

6.2.1.3 . Stichprobeartige Prüfungen haben jetzt ergeben , daß die Übereinstimmung des Bestandsverzeichnisses mit den Lagerbeständen nicht umfassend kontrolliert wurde . Die Überprüfung von einigen Möbelgegenständen , die sich entweder im Lager in Zaventem befanden oder benutzt wurden , ergab , daß das Verfahren zur Überprüfung der Lagerbestände zwar alle Gegenstände beim Erwerb und bei der Ausstellung einer Bestandsnummer erfasste , jedoch deren anschließende Unterbringung nur dann verzeichnete , sobald die Herausgabe an den ersten Verbraucher mitgeteilt wurde . Bei den in Zaventem gelagerten Gegenständen wurden infolgedessen im allgemeinen weder deren Unterbringung noch sonstige nach erster Verwendung erfolgte Ortsveränderungen allgemein verzeichnet , und in das Bestandsverzeichnis wurde nicht jeder Gegenstand eingetragen , der nach Zaventem zurückkehrte . In verschiedenen Fällen wurde ferner festgestellt , daß Mobiliargegenstände dem Bestandsverzeichnis zufolge an Gebäude herausgegeben wurden , die nicht länger von der Gemeinschaft verwendet wurden . Ohne genaue Angaben über die jeweilige Unterbringung fühlen sich Beamte nicht für die von ihnen verwendeten Gegenstände verantwortlich , und eine Übereinstimmung der Bestandsverzeichnisse mit dem tatsächlichen Bestand kann nur durch eine vollständige körperliche Überprüfung aller Vermögenswerte kontrolliert werden . Mit Ausnahme der in Ziffer 6.2.1.2 . erwähnten Maschinen dienen die von der Kommission durchgeführten Kontrollen dieser Art nur der Bestätigung , daß die vorhandenen Vermögenswerte erfasst sind ; sie bestätigen nicht das Gegenteil , daß erfasste Vermögenswerte weiterhin vorhanden sind , wobei dies nämlich das wichtigste Kontrollverfahren darstellt .

6.2.1.4 . Ferner sehen die im November 1976 gegebenen Anweisungen die Entwicklung des derzeitigen Datenverarbeitungssystems vor , damit Wertminderungen berechnet werden können und statistische Daten über die Verwendung von Vermögenswerten verfügbar werden ; der Hof hat erfahren , daß dies noch nicht durchgeführt wurde .

6.2.2 . Das Europäische Parlament

6.2.2.1 . Das Parlament kennzeichnet jeden Gegenstand beim Eingang mit einer Nummernplakette und trägt diese in ein manuell geführtes ständiges Register ein , in der in chronologischer Reihenfolge der Eingang , die Art des Gegenstands sowie der Kaufpreis verzeichnet ist . Die Unterbringung wird weder zu Beginn noch später verzeichnet ; ferner werden Gegenstände nicht nach Arten zusammengefasst . Es wird nicht regelmässig kontrolliert , ob die Bestandsverzeichnisse mit dem Bestand übereinstimmen . Das Parlament unterrichtet den Hof davon , daß es aufgrund des Umzugs von Personal und Mobiliar zwischen den verschiedenen Gebäuden nicht möglich sei , Unterlagen über die Unterbringung von Gegenständen zu führen . Der Hof hat jedoch festgestellt , daß aus den Registereintragungen gewöhnlich nicht einmal hervorging , ob sich Gegenstände in Luxemburg , Brüssel oder Straßburg befanden .

6.2.2.2 . Obwohl getrennte Unterlagen für Büromaschinen geführt wurden , befanden sich die Angaben über deren Unterbringung während der Prüfung des Hofes nicht auf dem laufenden Stand , sie wurden ferner weder im Lager noch anhand des Bestandsverzeichnisses überprüft . Der Hof wurde davon unterrichtet , daß seither Überprüfungen dieser Gegenstände eingeführt wurden .

6.2.3 . Rat

6.2.3.1 . Der Rat kennzeichnet jeden Gegenstand beim Eingang mit einer unauslöslichen handgeschriebenen Bestandsnummer . Das Bestandsverzeichnis wird manuell geführt und besteht aus einem in chronologischer Reihenfolge geführten Buch und einer Kartei von in Kategorien eingeteilten Vermögenswerten , bei denen die Unterbringung nur in einer kleinen Zahl von Fällen erfasst ist . Die für das Inventar zuständige Dienststelle kann infolgedessen nur einen kleinen Teil der gesamten Vermögenswerte jährlich überprüfen .

6.2.3.2 . Getrennte Unterlagen für Büromaschinen werden in ähnlicher Weise geführt wie in den andern Organen . Sie werden regelmässig anläßlich der Wartung überprüft , stimmen jedoch nicht mit der in der vorigen Ziffer genannten Kartei überein .

6.2.4 . Wirtschafts - und Sozialausschuß

Nachdem im Wirtschafts - und Sozialausschuß jeder Gegenstand mit einer Nummernplakette gekennzeichnet worden ist , werden einzelne Angaben in ähnlicher Weise wie beim Rat manuell verzeichnet ( d.h . Buch plus Kartei nach Kategorien ) . Die Unterbringung wird auch nur bei wenigen Gegenständen festgehalten . Die Übereinstimmung des Bestandsverzeichnisses mit dem tatsächlichen Bestand wird nicht kontrolliert , sogar nicht im Falle von Büromaschinen , die regelmässig anläßlich von Wartungsarbeiten geprüft werden .

6.2.5 . Gerichtshof

Wie bereits erwähnt , war der Gerichtshof zum Zeitpunkt der Prüfung damit befasst , ein Verfahren zur Überprüfung der Lagerbestände einzuführen , in dem alle Lagerbestände gezählt , mit Bestandsnummern ( Plaketten ) gekennzeichnet und manuell in ständigen Registern erfasst wurden . Der Hof wurde davon unterrichtet , daß dies nun abgeschlossen ist und die Einführung eines mechanischen Bestandsverzeichnisses vorgesehen ist .

7 . AUSSONDERUNGEN

7.1 . Kriterien und Befugnisse

7.1.1 . Abgesehen von den Gegenständen , die offensichtlich nicht länger verwendet werden können , sollte die Frage , wann alte aber verwendbare Gegenstände auszusondern sind , gewöhnlich auf fundierten Kriterien für Neuanschaffungen beruhen . Die Kommission hat für sich formell solche Kriterien festgelegt , und auch der Rat hat unabhängig , jedoch etwas inoffizieller , Leitlinien für Neuanschaffungen ausgearbeitet . Die anderen drei Organe haben in dieser Hinsicht keine Kriterien festgelegt . Die Arbeitsgruppe zur Harmonisierung von Beschaffungen hat jedoch festgestellt , daß die Organe de facto als zeitliche Norm für Neuanschaffungen die in Tabelle 8 aufgeführten Zeiträume festlegten .

TABELLE 8

* Anzahl von Jahren *

* Kommission * Rat * Parlament * Gerichtshof *

Mechanische Schreibmaschinen * 7 * 7 * 7 * - *

Elektrische Schreibmaschinen * 7 * 7 * 5 * 8 *

Diktiergeräte * 5 * 5 * 5 * 5 *

Büromobiliar * 10 * 16 * 10 * - *

Mobiliar für Ablagezwecke ( z.B . Regale ) * 14 * 16 * 14 * - *

Die in der Tabelle aufgeführten Zeiträume werden nicht immer streng angewandt . Andere Faktoren - wie Beschaffenheit und gegenwärtige Erfordernisse - können auch berücksichtigt werden , was zur Folge hat , daß Gegenstände über diese Zeiträume hinaus beibehalten werden . Zum Zeitpunkt der Prüfung wurden im Parlament infolgedessen Schreibmaschinen und Büromobiliar verwendet , die 12 bzw . 15 Jahre alt waren .

7.1.2 . Werden Gegenstende abgetreten , ausgesondert oder kommen sie durch Verlust abhanden , sind die Organe nach Artikel 61 der Haushaltsordnung verpflichtet , dafür Sorge zu tragen , daß der Anweisungsbefugte eine entsprechende Erklärung ausstellt , die mit dem Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs zu versehen ist . Solche Erklärungen sind von allen Organen auszustellen . Die Kommission hat ausserdem ein " Comité de Réforme " eingesetzt , der alle Aussonderungen über 25 000 ERE zu prüfen hat .

7.1.3 . Es sollte an dieser Stelle festgehalten werden , daß im Haushaltsplan zwischen Neubeschaffungen und Ersatzbeschaffungen unterschieden wird . Bei letzteren sollte jedem erworbenen Gegenstand ein abgetretener , ausgesonderter oder als verloren erklärter Gegenstand entsprechen .

7.2 . Aussonderungsverfahren

7.2.1 . Die in den Organen zur Aussonderung von Vermögenswerten angewandten Verfahren hängen offensichtlich von der Beschaffenheit des betreffenden Gegenstands ab . Im Falle beschädigter Gegenstände kann Aussonderung die einzige Lösung darstellen ; ein Gegenstand kann jedoch nach Instandsetzung erneut von Nutzen sein . Die Kommission unterrichtete den Hof davon , daß eine Instandsetzung und/oder Wiederverwendung angestrebt wird , wo dies wirtschaftlich möglich ist .

7.2.2 . Im Zuge einer Erneuerungspolitik kann ein Organ beschließen , gewisse Gegenstände zu erneuern , obwohl diese noch immer von Nutzen sind . In manchen Fällen können diese gegen neue Gegenstände eingetauscht werden . Mitunter werden Gegenstände auf dem offenen Markt veräussert . In diesem Fall teilt die Kommission die Gegenstände in " Lose " ein , die als Ganze veräussert werden ; solche Lose setzen sich sowohl aus verwendbaren als aus relativ wertlosen Vermögenswerten zusammen . Die Beschaffungsabteilung nimmt im Anschluß daran mit einer Auswahl von etwaigen interessierten Firmen telefonisch Kontakt auf , lädt sie zu einer Prüfung des Loses oder der Lose ein und ersucht sie , schriftliche Angebote zu übermitteln . In den Jahren 1977 und 1978 ergaben von der Kommission in Brüssel durchgeführte Veräusserungen einzelner Mobiliarlose Einnahmen in Höhe von 102 000 bfrs pro Los . Auch Schreibmaschinen wurden nach diesem Verfahren zu Preisen zwischen 600 und 2 000 bfrs pro Maschine veräussert . In den vergangenen drei Jahren beliefen sich die aus allen Veräusserungen erzielten Gesamteinnahmen auf 9,6 Millionen bfrs ( von denen 5,7 Millionen bfrs durch die Veräusserung von Fahrzeugen erzielt wurden ) .

7.2.3 . Bei der Prüfung der vom Parlament diesbezueglich angewandten Verfahren wurden keine Mobiliarveräusserungen nach Losen festgestellt ; alle abgenutzten Mobiliarstücke wurden bei einem Luxemburger Lieferanten gegen Neubeschaffungen mit einer Ermässigung von 10 % eingetauscht . Bei zwei nach dem Losverfahren durchgeführten Veräusserungen , die in der lokalen Presse veröffentlicht wurden , konnten jedoch pro Maschine Einnahmen zwischen 1 360 und 3 000 bfrs erzielt werden .

7.2.4 . Eine im Rat durchgeführte stichprobenmässige Prüfung von 19 Veräusserungen ergab keine Hinweise auf Veräusserungen oder Tauschgeschäfte mit Dritten , obwohl der Hof davon unterrichtet wurde , daß solche Vorkehrungen getroffen werden , wenn sie in wirtschaftlicher Hinsicht möglich sind . In Tabelle 9 wird eine Aufgliederung der 19 Fälle gegeben und gezeigt , daß der Hof in 13 Fällen anhand der verfügbaren Unterlagen nicht feststellen konnte , wie und von wem die betreffenden Gegenstände veräussert wurden . Der Rat teilte dem Hof mit , daß diese Gegenstände keinen Eintauschwert mehr besassen .

TABELLE 9

Vom Rat getätigte Veräusserungen

* Anzahl der Fälle * Kaufwert in bfrs *

Verlust oder Diebstahl * 2 * 19 034 *

Gegen Heue Gegenstände eingetauscht * 4 * 486 440 *

Keine Unterlagen über die endgültige Veräusserung oder Bestimmung dieser Gegenstände oder dieser Gegenstandsgruppe * 13 * 563 577 *

* 19 * 1 069 051 *

7.3 . Aussonderung aus den laufenden Bestandsverzeichnissen

7.3.1 . Vermögenswerte , die von der Kommission im Rahmen ihrer Erneuerungspolitik auszusondern sind , werden anhand der losen Inventarkarteiblätter festgestellt und anschließend aus dem Bestandsverzeichnis gestrichen . Da das Bestandsverzeichnis keine vollständigen Angaben über die Unterbringung der Gegenstände enthält , konnte der Hof nicht überprüfen , ob die Gegenstände wirklich ausgesondert wurden . Gegenstände , die vor Ablauf der vorgesehenen Nutzungsdauer ( z.B . wegen Beschädigungen ) ersetzt werden müssen , werden bei ihrer Rückkehr ins Lager anhand ihrer Kennzeichnungsplaketten festgestellt und aus dem Bestandsverzeichnis gestrichen .

7.3.2 . Im Rahmen des gegenwärtigen im Parlament manuell angewandten Verfahrens zur Überprüfung der Lagerbestände können keine Gegenstände aus dem Bestandsverzeichnis gestrichen werden , deren Bestandsverweise Plaketten fehlen ; infolgedessen enthält das Bestandsverzeichnis Gegenstände , die de facto ausgesondert wurden . Andererseits wurden anläßlich von Neubeschaffungen in einigen Fällen Gegenstände aus dem Bestandsverzeichnis gestrichen , obwohl sie weiterhin verwendet wurden .

7.3.3 . Eine stichprobenmässige Überprüfung des Bestandsverzeichnisses des Wirtschafts - und Sozialausschusses ergab , daß die Unterlagen nicht auf dem neuesten Stand waren , da seit 1975 keine Veräusserungen verzeichnet waren . Es wurde beispielsweise festgestellt , daß 7 Schreibmaschinen und ein Fahrzeug , die 1976 veräussert wurden , noch immer im Bestandsverzeichnis eingetragen waren . Es wurden nun Bemühungen dahin gehend unternommen , diese Schwachstellen zu beseitigen .

8 . VERSICHERUNG

8.1 . Die Organe sind in bezug auf ihre Vermögenswerte im allgemeinen gegen Risiken durch Versicherungen gedeckt . Die Frage , ob ein bestimmter Vermögenswert versichert oder gegen ein Risiko gedeckt werden sollte , wird grundsätzlich anhand der Zweckmässigkeit des Vermögenswerts bemessen . In Fällen , in denen die Versicherungsprämie im Verhältnis zum etwaigen Nutzen zu hoch erscheint , kann das Organ den Beschluß fassen , keinen Versicherungsschutz einzugehen .

8.2 . Im Anschluß an die Ausschreibung zur Einreichung von Angeboten schließt die Kommission durch zwei Vermittler ihre wesentlichsten Versicherungen mit mehreren Versicherungsgesellschaften ab . Der Wert der versicherten Vermögenswerte ( insbesondere Mobiliar , Anlagen und Papiervorräte ) wird anhand des ursprünglichen Kaufpreises festgestellt , der jährlich indexiert ist . Diese Bewertung ist jedoch nich direkt von den Bestands - und/oder Lagerverzeichnissen abhängig oder mit ihnen in Übereinstimmung .

8.3 . Im allgemeinen können die anderen Organe die Versicherungspolicen der Kommission verwenden , mitunter schließen sie jedoch ihre eigenen Versicherungen ab .

9 . BEMERKUNGEN DES RECHNUNGSHOFES

Beschaffungen

9.1 Wie bereits oben erwähnt , hat sich der Hof in der vorliegenden Überprüfung der Beschaffungstätigkeiten zum grössten Teil auf die Beschaffung von Bürobedarf , Anlagen usw . beschränkt , die von den zuständigen Beschaffungsabteilungen jedes Organs durchgeführt wurden . Der Hof hält eine solche Zentralisierung innerhalb jedes Organs für äusserst wünschenswert , da es den Beschaffungsabteilungen infolge der so erzielten Kenntnisse ermöglicht wird , Angebote von einer grösseren Zahl von Lieferanten einzuholen und infolgedessen die niedrigsten Preise zu wählen . Der Hof empfiehlt der Kommission , zu gewährleisten , daß in den gemeinsamen Durchführungsbestimmungen sowohl die Aufgaben der Beschaffungs - und der Verbraucherabteilungen als auch die Zuständigkeit der Verbraucherabteilungen für die endgültige Wahl von Lieferanten deutlich festgelegt werden sowie ferner die Möglichkeit zu prüfen , die bestehenden Befugnisse anderer Abteilungen zur Tätigkeit ihrer eigenen Beschaffungen auf die zentrale Beschaffungsstelle zu übertragen .

9.2 . Da für die Organe keine festen Zielsetzungen bestehen , hat sich der Hof darum bemüht , die Verfahren , Beschaffungstätigkeiten und Erfahrungen mit anderen allgemein anerkannten Verfahren zu vergleichen . Er begrüsst die Einrichtung der Arbeitsgruppe zur Harmonisierung der Beschaffungen , die , wie er hofft , weiterhin sowohl den Informationsaustausch als auch die Anwendung von interinstitutionellen Verträgen ( Rahmenverträge ) fördern wird . Der Hof räumt zwar ein , daß die Organe die Förderung ein * Monopolstellung von Firmen in allen Bereichen zu vermeiden haben , vertritt aber die Auffassung , daß dies einerseits durch Rahmenverträge , durch die zahlreiche Lieferanten/Firmen ( wie im Falle der Mobiliaraufträge der Kommission ) beteiligt werden , und andererseits durch die Vermeidung von automatischen Vertragsverlängerungen geschehen kann . Er empfiehlt , die Vergabe von Aufträgen noch stärker zu zentralisieren , damit die Organe ihren wesentlichsten Bedarf durch zentral ausgeschriebene und abgeschlossene Verträge decken können . Nach Ansicht des Hofes ist ein solches Verfahren , wenn es ordnungsgemäß angewendet wird , im wirtschaftlichen Interesse der Gemeinschaft , da es ihre Marktstellung stärken , das niedrigste Angebot allen Organen ermöglichen und die nun in den Organen bestehende Doppelarbeit verringern würde . Obwohl in Ausnahmefällen ( z.B . Lieferungen nach Straßburg ) das betreffende Organ weiterhin seine eigenen Beschaffungen tätigen muß , schlägt der Hof der Arbeitsgruppe zur Harmonisierung der Beschaffungen vor , zu prüfen , wie die Organe am besten in Zusammenarbeit Angebote für gemeinsame Gegenstände , wie Mobiliar , Bürogeräte und Bürobedarf einholen und Verträge abschließen könnten . Die Notwendigkeit einer solchen Zentralisierung wird deutlich aus den in den Tabellen 5 , 6 und 7 aufgeführten unterschiedlichen Preisen ersichtlich .

9.3 . In den Argumenten , die die Organe gegen eine Einbusse an Autonomie erheben werden , wird u.a . darauf hingewiesen werden , daß einerseits die kleineren Organe mitunter die niedrigsten Angebote wählten , und daß andererseits eine bevorzugte Wahl möglich sein muß . Nach Ansicht des Hofes ist keines dieser Argumente haltbar . Bei letzterem liegt es auf der Hand , daß in bezug auf wirtschaftliche Beschaffungsverfahren die Einführung eines rationellen Systems deutlicher Normen den ersten Schritt darstellt . Diese Normen können sowohl in quantitativer als auch qualitativer Hinsicht festgelegt werden und brauchen nicht zu einer übermässigen Vereinheitlichung zu führen . Die zwischen den Organen herrschenden Unterschiede , die in diesem Bericht anhand einer beschränkten Zahl von Gegenständen aufgedeckt wurden , sollten jedoch in Frage gestellt werden . Der Hof möchte beispielsweise wissen , ob die Mobiliarnormen aufgrund von interinstitutionellen Erwägungen festgelegt wurden , und weshalb die Kommission im Rahmen jeder A-3-Stelle ( Tabelle 4 ) für Mobiliar 103 594 bfrs zahlen sollte , wenn andere Organe sich in einem Bereich zwischen 55 000 und 74 000 bfrs bewegen ( Tabelle 1 ) . Ebensowenig wurden ferner die Argumente für oder gegen IBM-Schreibmaschinen ( Kosten etwa 30 000 bfrs ) als Alternative zu verschiedenen anderen Fabrikaten ( durchschnittlich etwa 20 000 bfrs ) vollständig berücksichtigt ( Tabelle 5 ) . Selbst wenn technische Argumente vorgebracht wurden , kann der bei der Beschaffung von Offset-Druckmaschinen ersichtlich gewordene Mangel an wirtschaftlicher Kontrolle in ähnlicher Weise kritisiert werden ( Ziffer 3.6.6 . ) . Der Hof empfiehlt , sich in stärkerem Masse um eine Harmonisierung der Normen und Preise zu bemühen , und schlägt der Kommission insbesondere vor , den Haushaltsbehörden zu empfehlen , für gemeinsamen verwendete Gegenstände eindeutige Normen festzulegen .

9.4 . Wenn Organe unabhängig voneinander günstigere Bedingungen aushandeln können , als dies im Rahmen von zentral abgeschlossenen Rahmenverträgen möglich ist , sollte dies gefördert werden . Den anderen Organen sollten jedoch auch die niedrigen Preise zugute kommen können , was somit wiederum zu Rahmenverträgen führen würde .

9.5 . Obwohl die Organe danach streben sollten , in stärkerem Masse Beschaffungen zentral zu tätigen und Normen gemeinsam festzulegen , stellt dies nach Ansicht des Hofes keine vollständige Lösung dar . Die Arbeitsgruppe zur Harmonisierung der Beschaffungen hat die Auffassung vertreten , daß infolge der unterschiedlichen Grössen und Aufgaben der Organe die Einführung von einheitlichen Lösungen nicht möglich sei . Der Hof ist dennoch der Ansicht , daß die Organe hinsichtlich ihrer Beschaffungsverfahren in weitaus stärkerem Masse zusammenarbeiten sollten . Ungeachtet der oben empfohlenen Maßnahmen schlägt er vor , die Einrichtung eines gemeinsamen Vergabebeirats zu erwägen , dem alle Organe ihre wesentlichsten Aufträge zu unterbreiten haben . Dieser gemeinsame Vergabebeirat würde in den einzelnen Organen sowohl die gewünschte Qualität als auch die Zahl der etwaigen Lieferanten und angebotenen Preise vergleichen . Er könnte sich aus unbeteiligten Beamten aus allen Organen zusammensetzen und bei Sitzungen den Finanzkontrolleur als Beobachter hinzuziehen . Die betreffenden Beschaffungsabteilungen würden dem Vergabebeirat die Aufträge vorlegen . Die Haushaltsordnung sieht gegenwärtig vor , daß in jedem Organ ein Vergabebeirat eingerichtet wird ; nach Ansicht des Hofes läge für grössere Beschaffungen ein gemeinsamer Vergabebeirat eher im Interesse der Gemeinschaft , und er empfiehlt den Organen , entsprechende Erörterungen einzuleiten , damit Vorschläge zur notwendigen Änderung der Haushaltsordnung unterbreitet werden können .

9.6 . Beschaffungen können lediglich dann effizient und wirtschaftlich getätigt werden , wenn die betreffenden Dienststellen so gewillt und beauftragt sind ; die Einführung gemeinsamer Normen wäre lediglich dann sinnvoll , wenn sie nicht auf den derzeitigen hohen Kosten beruhen würde . In diesem Zusammenhang muß der Hof darauf hinweisen , daß , obwohl Beamte im allgemeinen ihre Aufgaben gewissenhaft zu erfuellen schienen , in diesem Bericht mitunter verschiedene Aspekte sowohl der Beschaffungsverfahren als auch der Verfahren zur Überprüfung der Bestände Anlaß zu Kritik boten .

Zwei besondere bei allen Organen festgestellte Mängel betrafen :

i ) das Fehlen eines gemeinsamen Systems zur Begründung von Aufträgen . Die in Ziffern 3.4.2 , 3.4.5 , 3.6.1.3 , 3.6.2 , 3.6.3 und 4 geäusserten Bemerkungen verdeutlichen in manchen Fällen insbesondere die Unzulänglichkeiten bei der Begründung der Wahl des Lieferanten sowie die hinsichtlich der Verfahren und Unterlagen herrschenden Unterschiede zwischen den Organen . Es ist beabsichtigt , in allen Organen in ähnlicher Weise wie in der Kommission die Verwendung einer " justification du marché " zu erwägen ;

ii ) mangelhaftes Ausloten des Marktes durch Ausschreibungen zur Einreichung von Angeboten unter Angabe von Preisen ; ferner die hohe Zahl von Fällen , in denen nur ein einziges Angebot oder kostspieligere Angebote gewählt wurden ( insbesondere Ziffern 3.4.3 , 3.4.4 und 3.6.1.3 ) .

In Anbetracht dieser Mängel wird den Beschaffungsabteilungen empfohlen , bei der Wahl von Lieferanten preisbewusster vorzugehen ; die Einführung einer deutlichen Bestimmung , derzufolge die Begründung einer Wahl ausführlich zu belegen ist ( und somit bei Prüfungen verfügbar ist ) , könnte ein erster Schritt in diese Richtung sein . Diese Unterlagen sollten verwahrt werden , bis die Entlastung der betreffenden Rechnungen erteilt wurde .

Bestandskontrollen und Bestandsverzeichnisse

9.7 . Ungeachtet der Tatsache , ob es sich um Verbrauchs - oder " Anlagegüter " handelt , sollten im Rahmen einer wirtschaftlichen Haushaltsführung Belege über den Empfang , die Herausgabe und Lagerung dieser Vermögenswerte geführt werden , damit einerseits die gemeinschaftlichen Mittel ordnungsgemäß verwendet und andererseits die verwendeten Gegenstände weiterhin überprüft werden können . Im wesentlichen sollten diese Unterlagen in drei Phasen geführt werden ( Bestandskarten in den Lagern , getrennt geführte Lagerverzeichnisse , Bestandsverzeichnisse und Hauptbuch ) . Der Hof ist der Ansicht , daß die von den Organen geführten Unterlagen weder den in der Haushaltsordnung festgelegten Bestimmungen noch sonstigen allgemein anerkannten Buchführungsgrundsätzen in ausreichendem Masse entsprechen . Lagerverzeichnisse ( sie erfassen den Eingang , die Herausgabe und das Lagern von Gegenständen zu jeder Zeit ) sind infolgedessen ein wesentlicher Bestandteil der Überprüfung von Vermögenswerten , bilden eine nützliche Kontrolle über den Eingang von Gegenständen und den tatsächlichen Bestand und erleichtern die Beschaffungsverfahren , indem sie über den Nutzungsgrad und erforderliche Neuanschaffungen Aufschluß geben . Zu diesem Zweck verwendet die Kommission für ihren Papier - und Bürobedarf Bestandsverzeichnisse nach einem Datenverarbeitungssystem , wie auch das Parlament in geringerem Masse , während der Rat manuelle Systeme verwendet . Der Hof begrüsst den vom Parlament gefassten Beschluß , sich dem Datenverarbeitungssystem der Kommission anzuschließen . Er ist jedoch der Ansicht , daß das allgemeine Fehlen sonstiger Lagerverzeichnisse , insbesondere im Falle von Mobiliar , einen Mangel darstellt . Er empfiehlt jedem Organ , für alle erworbenen und eingegangenen Waren ungeachtet der Verzeichnisse des Lagerverwalters vollständige Lagerverzeichnisse einzuführen und regelmässige Kontrollen über die Übereinstimmung des tatsächlichen Bestandes mit dem Bestandsverzeichnis durchzuführen .

9.8 . Neben der Möglichkeit , materielle Überprüfungen der Tätigkeiten des Lagerverwalters durchzuführen , erfuellen solche Lagerverzeichnisse mindestens drei weitere sinnvolle Aufgaben . Sie ermöglichen eine Veranschlagung des in solchen Lagern aufbewahrten Kapitals , sie können ferner zu hohe Lagerbestände feststellen und erforderliche Neubeschaffungen überprüfen . Bestandteil des Verfahrens zur Überprüfung von Lagerbeständen sollte sein , die Lagerbestände der Gemeinschaft auf den wirtschaftlichsten Umfang zu beschränken , wobei dem Nutzungsgrad , dem Lieferverzug und Alternativen , wie die Rückgabe von Lagerbeständen an den Lieferanten , Rechnung getragen werden sollte . Den in Ziffer 5.3.4.3 festgestellten hohen Lagerbeständen hätte entgegengewirkt werden sollen , und zwar notfalls durch eine Anderung der Auftragsfristen .

9.9 . Bestandsverzeichnisse stellen ferner bei Prüfungen eine Erleichterung dar . Infolge fehlender Lagerverzeichnisse von Mobiliar konnte der Hof keine effiziente Überprüfung der getätigten Beschaffungen durchführen : Obwohl jede Zahlung durch eine gewöhnlich von der Annahmestelle unterzeichnetz Quittung belegt war , konnte häufig nicht festgestellt werden , ob und wo diese Gegenstände untergebracht oder ob sie jemals an den Lagerverwalter weitergeleitet wurden . Dies war gewiß bei Gegenständen mit einem Preis unter dem Inventarwert wie Stühlen usw . der Fall . Trotz der Tatsache , daß Gegenstände in einem Bestandsverzeichnis erfasst werden müssten , konnte hinsichtlich der Weiterleitung von Gegenständen infolge mangelnder formeller Kontrollverfahren sowie aufgrund fehlender Überprüfungen der tatsächlichen Bestände weder bestätigt werden , daß bei den Organen alle bezahlten Güter eingingen und ordnungsgemäß verwendet wurden , noch daß hinsichtlich der Verwaltung irgendwelche Verantwortungen bestehen . Der Hof empfiehlt allen Organen nachdrücklich , insbesondere für Mobiliar möglichst schnell Lagerverzeichnisse einzuführen .

9.10 . Bestandsverzeichnisse werden ferner im allgemeinen als ein wesentlicher Bestandteil zur Überprüfung von Vermögenswerten betrachtet und sind als solche der Haushaltsordnung zufolge erforderlich . Die bestehenden Verzeichnisse weisen im Hinblick auf Vermerke über die Unterbringung von Gegenständen erhebliche Mängel auf . Aus diesem Grunde lassen sich aus den Bestandsverzeichnissen keine Schlußfolgerungen über den tatsächlichen Bestand ziehen ; ferner können weder tatsächlichen Überprüfungen dieser Vermögenswerte durchgeführt werden , noch Empfänger in irgendeiner Hinsicht verantwortlich gemacht werden . Diebstähle und andere Verluste werden u.U . nicht festgestellt , Gegenstände können zur Aussonderung aus dem Bestandsverzeichnis gestrichen werden , obwohl sie de facto weiterhin verfügbar sind , und Verbraucher fühlen sich nicht für die von ihnen verwendeten Gegenstände verantwortlich , da es nicht erforderlich ist , in den Bestandsverzeichnissen die anschließenden Weiterleitungen zu erfassen . Der Hof empfiehlt , die gegenwärtigen von den Organen angewandten Verfahren noch eingehender zu überprüfen , damit eine wirksame Erfassung des Lagerbestands ermöglicht und infolgedessen eine körperliche Überprüfung erleichtern wird .

9.11 . Es ist umstritten , ob die Gemeinschaften einen Versicherungsschutz eingehen oder Risiken in eigener Verantwortung tragen sollten . Der Hof hat diese Frage nicht als einen Gegenstand dieser Prüfung erachtet . Es liegt jedoch auf der Hand , daß bei einem etwaigen Versicherungsschutz von realistischen Berechnungen ausgegangen werden sollte , und eine ordnungsgemässe Führung von Lager - und Bestandsverzeichnissen auch in dieser Hinsicht eine angemessene Grundlage für die Feststellung sowohl des Gesamtwerts als auch des Bestands der zu versichernden Vermögenswerte ermöglichen könnte .

Angenommen vom Hof am 24 . September 1980 .

( 1 ) ABl . Nr . L 356 vom 31 . 12 . 1977 .

( 2 ) Siehe Ziffer 3.6.5 .

( 3 ) Siehe Ziffer 3.6.6 .

( 4 ) ABl . Nr . S 1 vom 3 . 1 . 1979 ; Nr . S 26 vom 7 . 2 . 1979 ; Nr . S 62 vom 29 . 3 . 1979 ; Nr . S 93 vom 17 . 5 . 1979 .

( 5 ) ABl . Nr . L 170 vom 1 . 7 . 1975 .

( 6 ) Die Beträge sind gemäß Artikel 85 der Durchführungsmaßnahmen indexgebunden .

ANLAGE I

Mittelbindungen für die Beschaffung von verwaltungsmässigen Vermögenswerten ( ohne Forschung )

* * ( 1 000 ERE ) *

* Erläuterung : * Immobilien * Büromaschinen * Mobiliar * Technische Anlagen * Fahrzeuge * Papier - und Bürobedarf * Insgesamt *

* Haushaltsposten : * 2000 * 2200 , 2201 * 2210 , 2211 * 2220 , 2221 * 2230 , 2231 * 2300 * *

Kommission ( einschließlich des Amtes für Veröffentlichungen ) * 1977 * 369,7 * 221,6 * 981,8 * 1 368,2 * 227,8 * 2 963,6 * 6 132,7 *

* 1978 * - * 209,5 * 651,1 * 1 747,1 * 271,3 * 3 474,7 * 6 353,7 *

Parlament * 1977 * - * 151,5 * 436,0 * 327,7 * 50,1 * 619,9 * 1 585,2 *

* 1978 * - * 194,4 * 590,0 * 837,4 * 71,1 * 724,1 * 2 417,0 *

Rat * 1977 * - * 96,0 * 277,7 * 275,4 * 11,3 * 565,7 * 1 226,1 *

* 1978 * - * 79,0 * 158,2 * 289,4 * 24,0 * 802,0 * 1 352,6 *

Gerichtshof * 1977 * - * 29,9 * 27,1 * 44,7 * 64,8 * 191,4 * 357,9 *

* 1978 * - * 36,1 * 48,2 * 113,8 * 34,1 * 177,5 * 409,7 *

Wirtschafts - und Sozialausschuß * 1978 * - 15,3 * 9,2 * 51,4 * 8,0 * 133,8 * 217,7 *

* 1978 * - * 35,0 * 19,9 * 86,6 * 6,0 * 116,9 * 264,4 *

Insgesamt * 1977 * 369,7 * 514,3 * 1 731,8 * 2 067,4 * 362,0 * 4 474,4 * 9 519,6 *

* 1978 * - * 554,0 * 1 467,4 * 3 074,3 * 406,5 * 5 295,2 * 10 797,4 *

Der Erwerb von sowohl beweglichen als auch unbeweglichen Vermögenswerten geht mitunter zu Lasten der folgenden Artikel im Haushaltsplan :

Restaurants und Kantinen ( 142 ) , Ärztlicher Dients ( 143 ) , Sprachkurse usw . ( 151 ) , Herrichtung der Diensträume ( 214 ) , Betriebskosten des Rechenzentrums ( 224 ) .

Eine Feststellung der betreffenden Beträge ist ohne ausführliche Angaben nicht möglich , da sich diese Artikel auch auf andere verwaltungsmässige Ausgaben erstrecken . Der Hof ist der Ansicht , daß die Beträge in bezug auf die obigen Zahlen nicht von Bedeutung sind .

ANLAGE II

Bewertung der vorhandenen Vermögenswerte ( ohne Forschung )

Kaufwert

* ( 1 000 ERE ) *

* 31 . Dezember 1977 * 31 . Dezember 1978 *

* Bestandsverzeichnisse * Lagerverzeichnisse * Bestandsverzeichnisse * Lagerverzeichnisse *

Kommission * 25 932,6 * 1 333,7 ( 1 ) * 29 279,5 * 1 491,2 ( 1 ) *

Parlament * 5 915,8 * ( 2 ) * 6 551,1 * ( 2 ) *

Rat * ( 2 ) * ( 2 ) * ( 2 ) * ( 2 ) *

Gerichtshof * ( 2 ) * ( 2 ) * 1 613,0 * ( 2 ) *

Wirtschafts - und Sozialausschuß * ( 2 ) * ( 2 ) * ( 2 ) * ( 2 ) *

Insgesamt * 31 848,4 * 1 333,7 * 37 443,6 * 1 491,2 *

( 1 ) Ohne das Amt für Amtliche Veröffentlichungen .

( 2 ) Verzeichnisse wurden nicht ausgewertet .

ANLAGE III

Zahl der Schreibmaschinen , die zum 31 . Dezember 1978 in Brüssel , Luxemburg und Straßburg verfügbar waren

* Mechanische * Elektrische * Insgesamt *

* Olympia * Olivetti * Sonstige * Olympia * Olivetti * Sonstige * IBM * Alle *

Kommission , Brüssel * 538 * 264 * 11 * 1 114 * 1 416 * 14 * 44 * 3 401 *

Kommission , Luxemburg * 274 * 83 * - * 89 * 779 * - * 35 * 1 260 *

Parlament * 642 * 199 * - * 15 * 81 * - * 1 076 * 2 013 *

Rat * 144 * - * - * 70 * 1 011 * 13 * 30 * 1 268 *

Gerichtshof * - * 1 * - * - * 134 * - * 35 * 170 *

Wirtschafts - und Sozialausschuß * 35 * 1 * - * - * 209 * - * 5 * 250 *

Insgesamt * 1 633 * 548 * 11 * 1 288 * 3 630 * 27 * 1 225 * 8 362 *

* 2 192 ( 26 % ) * 6 170 ( 74 % ) * *

Schreibmaschinen im Verhältnis zum Personal ( zum 31 . Dezember 1978 )

* a Zahl der Schreibmaschinen * b Personal * Durchschnitt a : b *

Kommission * 4 661 * 9 042 * 0,52 *

Parlament * 2 013 * 1 706 * 1,18 *

Rat * 1 268 * 1 463 * 0,87 *

Gerichtshof * 170 * 280 * 0,61 *

Wirtschafts - und Sozialausschuß * 250 * 315 * 0,79 *

Insgesamt * 8 362 * 12 806 * 0,65 *

ANLAGE IV

Übersicht über die Kosten des von der Kommission für die Laufbahngruppe A 3 ausgewählten Mobiliars ( anläßlich der Vergabe im Rahmen der Ausschreibung Nr . 402/7 )

Erläuterung * Preise von 3 ausgewählten Lieferanten ( bfrs ) * Preise von 5 nicht ausgewählten Lieferanten ( bfrs ) *

* A * B * C * D * E * F * G * H *

Schreibtisch * 20 380 * * * 12 955 * 15 562 * * 16 676 * 17 112 *

niedriger Schrank ( 1 ) * 11 025 * * * 7 864 * 8 100 * * 8 077 * 10 769 *

Konferenztisch * 3 800 * * * 3 339 * 5 661 * * 5 201 * 6 101 *

Telefonanrichte * 2 435 * * * 2 923 * 3 219 * * 4 957 * 3 050 *

niedriger Tisch * 3 465 * * * 1 364 * 2 986 * * 3 534 * 3 800 *

Insgesamt * 41 105 * * * 28 445 * 35 528 * * 38 445 * 40 832 *

Drehsessel * * 8 364 * * * 5 772 * 6 275 * * 5 904 *

6 Konferenzstühle * * 26 934 * * * 25 308 * 13 278 * * 25 710 *

Insgesamt * * 35 298 * * * 31 080 * 19 553 * * 31 614 *

4 niedrige Sessel * * * 26 072 * 18 169 * * * 21 665 * 15 960 *

( 1 ) In der Ausschreibung für die Vergabe im Rahmen der Ausschreibung hieß es " 1 niedriger Schrank " , während letztlich 2 niedrige Schränke erworben wurden .