Vorschriften zur Gewährleistung der Vertraulichkeit bestimmter Arbeiten (Artikel 17 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates vom 28. November 1994 über die Errichtung eines Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union)

(1999/C 295/04)

A. Hintergrund

1. Artikel 17 der Verordnung über die Errichtung des Übersetzungszentrums lautet wie folgt: "1. Das Personal des Zentrums unterliegt den für die Beamten und sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften geltenden Verordnungen und Regelungen.

2. Das Zentrum übt gegenüber seinem Personal die der Anstellungsbehörde übertragenen Befugnisse aus.

3. Der Verwaltungsrat erläßt im Einvernehmen mit der Kommission die entsprechenden Durchführungsbestimmungen, um insbesondere die Vertraulichkeit bestimmter Arbeiten zu gewährleisten."

2. In der Sitzung des Verwaltungsrats des Übersetzungszentrums vom 20. März 1996 in Luxemburg hat der Vorsitzende den Vertreter der Kommission gebeten, gemäß Artikel 17 Absatz 3 einen Vorschlag zur Annahme durch den Verwaltungsrat vorzubereiten.

3. Am 30. November 1994 faßte die Kommission einen Beschluß betreffend die Schutzmaßnahmen für die als Verschlußsachen eingestuften Informationen, die im Rahmen der Tätigkeiten der Europäischen Union ausgearbeitet oder ausgetauscht werden (Dok. C(94) 3282).

B. Vorschlag

DER VERWALTUNGSRAT DES ÜBERSETZUNGSZENTRUMS -

gestützt auf Artikel 17 der Verordnung über die Errichtung des Übersetzungszentrums, insbesondere auf Artikel 17 Absatz 3,

in Erwägung nachstehender Gründe:

Die Kommission faßte am 30. November 1994 einen Beschluß betreffend die Schutzmaßnahmen für die als Verschlußsachen eingestuften Informationen, die im Rahmen der Tätigkeiten der Europäischen Union ausgearbeitet oder ausgetauscht werden (Dok. C(94) 3282).

Artikel 1 Absatz 1 dieses Beschlusses bestimmt "die Geheimhaltungsgrade sowie die Schutzmaßnahmen für die als Verschlußsachen eingestuften Informationen betreffend die Gemeinschaftstätigkeiten oder die Tätigkeiten im Rahmen der Titel V und VI des Vertrags über die Europäische Union ohne Rücksicht darauf, ob sie von der Kommission selbst oder von einem anderen Organ, einem Mitgliedstaat oder einer internationalen Organisation stammen".

Gleichwohl deckt der Kommissionsbeschluß auch Aspekte ab, die im Zusammenhang mit dem Übersetzungszentrum nicht relevant sind, oder die zur Berücksichtigung der besonderen Merkmale des Zentrums und der Einrichtungen, für die es tätig ist, Änderungen erfordern.

Angesichts der besonderen Merkmale des Übersetzungszentrums sind ergänzende Durchführungsbestimmungen erforderlich.

Die Kommission hat ihre Zustimmung dazu erteilt -

WIRD GEBETEN, folgenden Beschluß zu fassen:

Beschluß des Verwaltungsrates des Übersetzungszentrums der Europäischen Union betreffend die Schutzmaßnahmen für die als Verschlußsachen eingestuften Informationen, die im Rahmen seiner Tätigkeiten ausgearbeitet oder ausgetauscht werden

DAS ÜBERSETZUNGSZENTRUM FÜR DIE EINRICHTUNGEN DER EUROPÄISCHEN UNION -

in Erwägung nachstehender Gründe:

Gemäß Artikel 17 Absatz 3 der Verordnung über die Errichtung des Übersetzungszentrums erläßt der Verwaltungsrat des Zentrums Bestimmungen, um insbesondere die Vertraulichkeit bestimmter Arbeiten zu gewährleisten.

Verstöße gegen die Verpflichtungen, die sich aus diesem Beschluß oder den von der Kommission erlassenen und vom Übersetzungszentrum ratifizierten zusätzlichen Vorschriften ergeben, können Disziplinarmaßnahmen und in schweren Fällen gegebenenfalls strafrechtliche Sanktionen nach sich ziehen.

Dieser Beschluß berührt nicht die allgemeine Geheimhaltungspflicht der Beamten und sonstigen Bediensteten des Übersetzungszentrums hinsichtlich der Informationen, die nicht ausdrücklich für die Öffentlichkeit bestimmt sind -

HAT FOLGENDEN BESCHLUSS GEFASST:

TITEL I - GRUNDSÄTZE UND ALLGEMEINE SCHUTZVORSCHRIFTEN

Artikel 1

Sachlicher Geltungsbereich

(1) Da gemäß Artikel 17 Absatz 1 der Verordnung zur Errichtung des Übersetzungszentrums das Personal des Zentrums den für die Beamten und sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften geltenden Verordnungen und Regelungen unterliegt, gelten die Bestimmungen des Kommissionsbeschlusses vom 30. November 1974 über die Schutzmaßnahmen für die als Verschlußsachen eingestuften Informationen, die im Rahmen der Tätigkeiten der Europäischen Union ausgearbeitet oder ausgetauscht werden (Dok. C(94) 3282), für dieses Personal, es sei denn, sie werden durch den vorliegenden Beschluß geändert oder ergänzt.

(2) Der Direktor des Übersetzungszentrums stellt sicher, daß diese Bestimmungen an allen Arbeitsorten des Übersetzungszentrums zur Anwendung gelangen.

Artikel 2

Ergänzende Bestimmungen

Die in diesem Beschluß festgelegten Sicherheitsmaßnahmen greifen nicht den besonderen Bestimmungen vor, die die Kommission oder das Übersetzungszentrum gegebenenfalls beschließen kann.

Artikel 3

Als Verschlußsachen eingestufte Informationen

(1) Im Sinne dieses Beschlusses gelten als Verschlußsachen alle Arten von Informationen, deren unbefugte Verbreitung den wesentlichen Interessen der Europäischen Union, eines oder mehrerer Mitgliedstaaten, einer internationalen Organisation oder der Einrichtungen und Agenturen, für die das Übersetzungszentrum tätig ist, schaden würde und die daher durch entsprechende Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden müssen.

(2) Als Informationen gelten alle Angaben, unabhängig von der Ausdrucksform - schriftlich, mündlich oder optisch - und unabhängig von der Art des Trägers - Papier, Magnet- oder Videoband, Datennetz, technisches Verfahren oder Hardware. Der Begriff Verschlußsache ist im Sinne dieses Beschlusses ausschließlich bezogen auf den Inhalt der Information zu beurteilen.

(3) Der Schutz einer als Verschlußsache eingestuften Information kann unter Berücksichtigung der Art des Trägers besondere Bestimmungen erforderlich machen, sobald es sich nicht mehr um Schriftstücke, sondern insbesondere um Bild- oder Tonaufzeichnungen, Mikrofilme, Filme, Videobänder oder EDV-Datenträger handelt. Die zusätzlichen Schutzmaßnahmen werden vom Direktor des Übersetzungszentrums dem Verwaltungsrat zur Genehmigung vorgeschlagen.

(4) Die in den Absätzen 1 und 2 genannten Informationen bleiben Verschlußsachen, auch wenn sie sich im Vorbereitungsstadium befinden oder nur vorläufige Geltung haben.

Artikel 4

Geheimhaltungsgrade

Für als Verschlußsachen eingestufte Informationen benutzt das Übersetzungszentrum folgende Geheimhaltungsgrade:

a) STRENG GEHEIM: Informationen, deren unbefugte Verbreitung zu einer außerordentlich schwerwiegenden Schädigung der wesentlichen Interessen der Europäischen Union, eines oder mehrerer Mitgliedstaaten oder einer anderen Organisation, insbesondere der Einrichtungen und Agenturen, für die das Übersetzungszentrum tätig ist, führen könnte.

b) GEHEIM: Informationen, deren unbefugte Verbreitung zu einer schwerwiegenden Schädigung der wesentlichen Interessen der Europäischen Union, eines oder mehrerer Mitgliedstaaten oder einer anderen Organisation, insbesondere der Einrichtungen und Agenturen, für die das Übersetzungszentrum tätig ist, führen könnte.

c) VERTRAULICH: Informationen, deren unbefugte Verbreitung den wesentlichen Interessen der Europäischen Union, eines oder mehrerer Mitgliedstaaten oder einer anderen Organisation, insbesondere der Einrichtungen und Agenturen, für die das Übersetzungszentrum tätig ist, schaden könnte.

d) NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH: Informationen, deren unbefugte Verbreitung den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten oder einer anderen Organisation, insbesondere der Einrichtungen und Agenturen, für die das Übersetzungszentrum tätig ist, abträglich wäre.

TITEL II - VERFAHRENSVORSCHRIFTEN

Artikel 5

Einstufung

(1) Die Befugnis, eine Information, die von den Einrichtungen und Agenturen, für die das Übersetzungszentrum tätig ist, dem Übersetzungszentrum übermittelt wird, als Verschlußsache einzustufen oder einstufen zu lassen, ist der betreffenden Einrichtung oder Agentur vorbehalten.

(2) Das Übersetzungsprogramm versieht alle Sprachfassungen, die es auf der Grundlage einer von einer Einrichtung oder Agentur stammenden, als Verschlußsache eingestuften Information erstellt hat, mit demselben Geheimhaltungsgrad.

(3) Das Übersetzungszentrum hält sich an die von der betreffenden Einrichtung oder Agentur vorgenommene Einstufung und trifft alle in diesem Beschluß vorgesehenen Maßnahmen zur Beachtung der jeweiligen Geheimhaltungsgrade.

Artikel 6

Personeller Geltungsbereich

(1) Zur Anwendung der in diesem Beschluß festgelegten Schutzmaßnahmen ist jeder Beamte oder sonstige Bedienstete des Übersetzungszentrums verpflichtet, der aus irgendeinem Grund Zugang zu als Verschlußsachen eingestuften Informationen hat, die innerhalb des Zentrums ausgearbeitet oder diesem übermittelt worden sind.

(2) Jedes Unternehmen, einschließlich der Zulieferbetriebe, das für das Übersetzungszentrum Leistungen erbringt, und dessen Personal im Rahmen dieser Leistungen die Möglichkeit hat, vom Inhalt einer als Verschlußsache eingestuften Information Kenntnis zu erhalten, hat den sich aus diesem Beschluß ergebenden Verpflichtungen nachzukommen und dafür zu sorgen, daß jeder seiner Mitarbeiter ihnen ebenfalls nachkommt. Diese Verpflichtungen müssen in den zwischen dem Unternehmen und dem Übersetzungszentrum geschlossenen Verträgen schriftlich niedergelegt werden.

Artikel 7

Zugang zu den als Verschlußsachen eingestuften Informationen

(1) Der Zugang zu als Verschlußsachen eingestuften Informationen bzw. deren Besitz ist den in Artikel 6 bezeichneten Personen vorbehalten, die aufgrund ihrer Tätigkeit oder der dienstlichen Erfordernisse von diesen Kenntnis nehmen oder sie bearbeiten müssen.

(2) Der Zugang zu als STRENG GEHEIM, GEHEIM oder VERTRAULICH eingestuften Informationen ist den in Absatz 1 bezeichneten Personen vorbehalten, die hierzu gemäß Artikel 8 ermächtigt sein müssen.

(3) Anträge Dritter auf Zugang zu einer Information, die von den Einrichtungen oder Agenturen, für die das Übersetzungszentrum tätig ist, dem Zentrum übermittelt wurden, sind an die betreffende Einrichtung oder Agentur zu richten, die die Eigentümerin der Information ist. Diese Bestimmung gilt für alle Sprachfassungen, die das Übersetzungszentrum auf der Grundlage der übermittelten Information erstellt hat.

Artikel 8

Erteilung der Ermächtigung

(1) Der Verwaltungsrat des Übersetzungszentrums ermächtigt den Direktor des Zentrums, nach erfolgter Sicherheitsprüfung der betreffenden Personen durch die zuständigen nationalen Behörden die für den Zugang zu der als Verschlußsache eingestuften Information erforderlichen Ermächtigungen zu erteilen und zu entziehen.

(2) Die Ermächtigung erlischt automatisch mit dem Ausscheiden der ermächtigten Person aus dem Dienst bzw. mit der Beendigung ihrer Leistungen.

Artikel 9

Sicherheitsüberprüfung

(1) Die Sicherheitsüberprüfung wird auf Verlangen des Übersetzungszentrums im Einvernehmen mit der zu ermächtigenden Person von dem Mitgliedstaat vorgenommen, dessen Nationalität der Betreffende besitzt. Besitzt die zu ermächtigende Person nicht die Nationalität eines Mitgliedstaats, so wird der Mitgliedstaat mit der Sicherheitsüberprüfung beauftragt, in dessen Hoheitsgebiet diese Person ihren Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt hat.

(2) Für das Verfahren der Sicherheitsüberprüfung gelten die einschlägigen Vorschriften der einzelnen Mitgliedstaaten.

TITEL III - ORGANISATORISCHE MASSNAHMEN

Artikel 10

Sicherheitsbeauftragte

(1) Ein Sicherheitsbeauftragter ist für die Durchführung dieses Beschlusses verantwortlich. Der Direktor kann zu diesem Zweck sich selbst oder einen Beamten oder sonstigen Bediensteten mit einem geeigneten Dienstrang bestimmen.

(2) Der Sicherheitsbeauftragte hat insbesondere folgende Aufgaben wahrzunehmen:

a) er führt ein Verzeichnis aller Personen innerhalb des Zentrums, die in ihrem Zuständigkeitsbereich Zugang zu Informationen mit dem Geheimhaltungsgrad STRENG GEHEIM, GEHEIM und VERTRAULICH haben;

b) er gewährleistet die Registrierung, Vervielfältigung und Verteilung sowie gegebenenfalls die Aufbewahrung und die Vernichtung von als STRENG GEHEIM, GEHEIM und VERTRAULICH eingestuften Verschlußsachen. Zu diesem Zweck wird ein Verschlußsachenbüro eingerichtet;

c) er sorgt für die Durchführung der materiellen Schutzmaßnahmen;

d) er koordiniert die zur Anwendung dieses Beschlusses getroffenen Maßnahmen;

e) er gewährleistet durch entsprechende Nachprüfungen und Kontrollen, daß die Sicherheitsverfahren und -maßnahmen durchgeführt werden;

f) er ermittelt die Verstöße gegen Sicherheitsvorschriften und meldet sie so bald wie möglich dem Direktor des Übersetzungszentrums bzw. bei schweren Verstößen dem Präsidenten des Verwaltungsrats;

g) er prüft die Mittel, die zur Verbesserung der Sicherheitsbedingungen geeignet sind;

h) er belehrt das Personal über seine Pflichten auf dem Gebiet des Schutzes von Verschlußsachen und der Anwendung der Sicherheitsmaßnahmen;

i) er koordiniert die in Artikel 9 vorgesehenen Sicherheitsüberprüfungen.

(3) Der Sicherheitsbeauftragte muß gemäß den in Artikel 7 und 8 festgelegten Bedingungen Zugang zu den als Verschlußsachen eingestuften Informationen haben.

TITEL IV - BEHANDLUNG DER ALS VERSCHLUSSACHEN EINGESTUFTEN INFORMATIONEN

Artikel 11

Kennzeichnung der als Verschlußsachen eingestuften Informationen

(1) Der Geheimhaltungsgrad einer als Verschlußsache eingestuften Information ist wie folgt anzugeben:

- STRENG GEHEIM und GEHEIM: durch einen deutlich sichtbaren Stempelaufdruck auf dem oberen und dem unteren Teil jeder Seite oder durch eine gleichwertige Kennzeichnung, z. B. einen schräg über die gesamte Seite verlaufenden Streifen;

- VETRAULICH: durch einen deutlich sichtbaren Stempelaufdruck, auf jeder Seite oder durch eine gleichwertige Kennzeichnung, z. B. einen schräg über die gesamte Seite verlaufenden Streifen;

- NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH: durch den Aufdruck "NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH" auf dem Deckblatt und auf der ersten Seite des Dokuments.

(2) Im Falle einer zeitlich befristeten Einstufung als Verschlußsache umfaßt die Information an geeigneter Stelle den Hinweis auf das Datum, nach dem sie als herabgestuft anzusehen ist, oder einen entsprechenden Sperrvermerk.

(3) Jedes Exemplar einer als STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestuften Information erhält eine fortlaufende Nummer zur Identifizierung seiner Herkunft und seines Empfängers. Die fortlaufende Nummer wird jeweils auf dem Vorsatzblatt wiedergegeben.

(4) Ändert sich die Einstufung einer Information, so ist der neue Geheimhaltungsgrad deutlich sichtbar auf der betreffenden Information zu vermerken.

(5) Bezugnahmen auf als STRENG GEHEIM, GEHEIM oder VERTRAULICH eingestufte Informationen, auch im EDV-Bereich, sind auf ein Mindestmaß zu beschränken und dürfen keinesfalls ihren Inhalt oder ihre Bestimmung offenbaren.

Artikel 12

Registrierung, Verteilung und Übernahme von als STRENG GEHEIM, GEHEIM oder VERTRAULICH eingestuften Informationen

(1) Jede als STRENG GEHEIM, GEHEIM oder VERTRAULICH eingestufte Information ist von dem in Artikel 10 genannten Sicherheitsbeauftragten in ein zentrales Register einzutragen. Diese Registrierung ermöglicht es,

- sofort alle Personen zu ermitteln, die derartige Informationen eingesehen haben oder in Besitz hatten;

- den Inhaber jeder Ausfertigung oder Kopie zu ermitteln.

(2) Der Sicherheitsbeauftragte haftet für jede als Verschlußsache eingestufte Information, sobald er ein Formular entgegengenommen hat, das die Unterschrift einer von der übermittelnden Einrichtung oder Agentur ermächtigten Person trägt.

(3) Die Verteilung einer als STRENG GEHEIM, GEHEIM oder VERTRAULICH eingestuften Information ist in dem zu diesem Zweck eingerichteten Register zu vermerken.

(4) Die in Artikel 6 bezeichneten Beamten oder sonstigen Personen dürfen nur solche als STRENG GEHEIM, GEHEIM oder VERTRAULICH eingestuften Informationen in ihrem Besitz haben, die von dem in Artikel 10 genannten Sicherheitsbeauftragten in das zentrale Register eingetragen wurden.

Artikel 13

Versand

Versand und Übernahme einer als STRENG GEHEIM, GEHEIM oder VERTRAULICH eingestuften Information dürfen nur von dem in Artikel 10 genannten Sicherheitsbeauftragten des Übersetzungszentrums vorgenommen werden. Beim Versand von Verschlußsachen ist wie folgt zu verfahren:

- STRENG GEHEIM: Übermittlung durch diplomatischen Kurierdienst. In diesem Fall sind zwei Umschläge zu verwenden, wobei nur der innere Umschlag mit einem Stempel mit Angabe des Geheimhaltungsgrades zu versehen ist.

- GEHEIM/VERTRAULICH: Übermittlung als Einschreibebrief mit Rückschein. In diesem Fall sind zwei Umschläge zu verwenden, wobei nur der innere Umschlag mit einem Stempel mit Angabe des Geheimhaltungsgrades zu versehen ist.

- NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH: Übermittlung auf dem normalen Postwege in versiegeltem Umschlag.

Artikel 14

Übermittlung von Verschlußsachen im Wege der Telekommunikation

Der Direktor des Zentrums schlägt dem Verwaltungsrat innerhalb von sechs Monaten nach diesem Beschluß zusätzliche Schutzmaßnahmen für die Übermittlung der als Verschlußsachen eingestuften Informationen im Wege der Telekommunikation zur Genehmigung vor; dabei ist die Empfehlung des Rates über gemeinsame Kriterien für die Bewertung der Sicherheit von Systemen der Informationstechnik zu berücksichtigen.

Artikel 15

Besondere Vorschriften für den Schutz von Verschlußsachen

Ist infolge besonderer Umstände die Anwendung einzelner der vorgenannten Bestimmungen nicht möglich, so trifft oder veranlaßt der Sicherheitsbeauftragte des Übersetzungszentrums die geeigneten Maßnahmen, die einen gleichwertigen Schutz gewährleisten.

TITEL V - SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Artikel 16

Verfahren bei Verstößen gegen diesen Beschluß

(1) Alle Angehörigen des Übersetzungszentrums, die von Amts wegen Zugang zu als Verschlußsachen eingestuften Informationen haben, sind durch den Direktor des Zentrums oder den Sicherheitsbeauftragten darüber zu belehren, daß Verstöße gegen die Pflichten, die ihnen durch diesen Beschluß auferlegt werden, Disziplinarmaßnahmen, und gegebenenfalls ein Verfahren bei einem einzelstaatlichen Gericht nach sich ziehen können.

(2) Wer feststellt oder vermutet, daß eine als Verschlußsache eingestufte Information abhanden gekommen oder Unbefugten bekannt geworden ist, oder daß eine Zuwiderhandlung gegen diesen Beschluß oder die Sicherheitsmaßnahmen vorliegt, hat dies sofort dem Sicherheitsbeauftragten zu melden, der unverzüglich den Direktor des Zentrums davon unterrichtet.

(3) Sobald die Ermittlungen vermuten lassen, daß ein Unbefugter von einer als STRENG GEHEIM, GEHEIM oder VERTRAULICH eingestuften Information Kenntnis erlangt hat, ist zwecks Beurteilung des Sachverhalts unverzüglich der Direktor des Zentrums zu befassen.

(4) Bestätigt sich die Vermutung im Sinne von Absatz 2 oder 3, so unternimmt der Direktor oder der von ihm benannte Sicherheitsbeauftragte die geeigneten Schritte bei den zuständigen Bediensteten, um den verursachten Schaden auf ein Mindestmaß zu begrenzen und zu verhindern, daß sich ein solcher Fall wiederholt.

(5) Sind von einem schweren Verstoß Informationen von einem Mitgliedstaat, einem anderen Organ oder einer internationalen Organisation, insbesondere einer Einrichtung oder Agentur, für die das Übersetzungszentrum tätig ist, betroffen, so werden diese hiervon in Kenntnis gesetzt.

(6) Gegen Beamte oder sonstige Bedienstete, die vorsätzlich oder fahrlässig die ihnen durch diesen Beschluß auferlegten Verpflichtungen verletzen, kann nach den einschlägigen Vorschriften des Statuts, insbesondere der Disziplinarordnung, vorgegangen werden, selbst wenn sie inzwischen aus dem Dienst des Zentrums ausgeschieden sind. Gegebenenfalls kann auch ein Verfahren bei einem einzelstaatlichen Gericht eingeleitet werden.

Artikel 17

Zusätzliche Maßnahmen

Beschließt eine Agentur oder ein Amt eigene Bestimmungen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, so leiten das Übersetzungszentrum und die betroffene Agentur oder das betroffene Amt die erforderlichen Schritte in die Wege, um die Übereinstimmung zwischen ihren jeweiligen Bestimmungen zu gewährleisten. Alle zusätzlichen Maßnahmen, die sich in Anwendung dieses Artikels als erforderlich erweisen, sind dem Verwaltungsrat des Übersetzungszentrums zur Genehmigung vorzulegen und diesen Vorschriften als Anhang beizufügen.

Artikel 18

Geltung

Dieser Beschluß gilt ab dem 22. März 1999.

Luxemburg, den 22. März 1999.

Für den Verwaltungsrat

Colette FLESCH