Bericht

über die Finanzausweise des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union (ÜZEU - Luxemburg) für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten des Zentrums

(2000/C 373/04)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union gemäß Artikel 14 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates, Artikel 15). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepasst. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES ÜBERSETZUNGSZENTRUMS FÜR DIE EINRICHTUNGEN DER EUROPÄISCHEN UNION (ÜZEU - LUXEMBURG) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1999 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Analyse der Ausführung des Haushaltsplans

5. Der im Laufe des Haushaltsjahres verzeichnete Zuwachs bei den Übersetzungsaufträgen führte zu einem deutlichen Anstieg der im Haushaltsplan veranschlagten Einnahmen, und zwar um 27 % von ursprünglich vorausgeschätzten 13,6 Millionen Euro auf 17,3 Millionen Euro. Die veranschlagten Einnahmen wurden praktisch zur Gänze festgestellt und in Höhe von 14 Millionen Euro vereinnahmt.

6. Gemäß dem Grundsatz des Haushaltsausgleichs waren folglich Mittelbindungen in Höhe von 17,3 Millionen Euro möglich, die zu 82 % (14,1 Millionen Euro) auch tatsächlich vorgenommen wurden, der Rest wurde annulliert. Die 1999 zu Lasten der Mittel dieses Haushaltsjahres eingegangenen Verpflichtungen mussten in Höhe von 3,1 Millionen Euro (22 %) auf das folgende Haushaltsjahr übertragen werden.

7. An der Größenordnung des Zuwachses bei den Einnahmen und des doch beträchtlichen Umfangs der übertragenen bzw. annullierten Mittel wird deutlich, dass das Zentrum genauere Vorausschätzungen im Hinblick auf die Mittelausstattung der einzelnen Posten erstellen muss, einerseits durch verstärkte Berechnung der tatsächlichen Kosten (siehe Ziffer 9) und andererseits durch noch intensivere Abstimmung mit seinen Kunden, den Organen und Einrichtungen der Gemeinschaft.

8. Von den aus dem Vorjahr übertragenen 2,5 Millionen Euro wurden 1,9 Millionen Euro (76 %) verwendet, der Saldo annulliert.

Kostenrechnung

9. In seinem Jahresbericht zum Haushaltsjahr 1998(3) hat der Rechnungshof darauf hingewiesen, dass die veranschlagten Kosten je übersetzter Seite deutlich von den realen Kosten abweichen, wodurch Erstattungen in beträchtlicher Höhe erforderlich werden. Diese Situation war auch 1999 wieder gegeben: Die Übersetzungen wurden mit einem Satz von 74 Euro/Seite berechnet und lagen damit 15,5 % über der zuletzt vorgenommenen Kostenschätzung von 64 Euro/Seite.

10. Durch genauere und realistischere Schätzungen wären weniger Erstattungen an die auftraggebenden Gemeinschaftseinrichtungen zu leisten, wodurch ihnen die Verwaltung ihrer Kassenmittel erleichtert würde. Der Hof empfiehlt dem Zentrum daher erneut(4), ein Kostenrechnungssystem einzurichten, anhand dessen die Realkosten der erbrachten Dienstleistungen nach auftraggebender Einrichtung und Art der Leistung aufgeschlüsselt werden können.

Bestandsverzeichnis

11. Das Bestandsverzeichnis weist Fehler in der Nummerierung der Posten auf. Ferner wurden einige im Bestandsverzeichnis geführte Gegenstände in der Vermögensübersicht nicht ausgewiesen. Auch war es dem Zentrum nicht möglich, Vermögensübersicht und Bestandsverzeichnis im Zuge des Abschlusses des Haushaltsjahres abzugleichen. Diese Fehler wirken sich zwar nicht auf die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung aus, das Zentrum sollte aber dennoch strengere Maßstäbe in Bezug auf sein Bestandsverzeichnis anlegen und mindestens einmal jährlich Buchführung und Bestandsverzeichnis umfassend abgleichen.

Auftragsvergabe

12. Unter den dem Vergabebeirat vorliegenden Akten findet sich ein Bewertungsbericht zu einem Übersetzungsangebot. Diesem Bericht zufolge wurde dem Faktor Preis der gleiche Stellenwert zugemessen wie dem Faktor Qualität. Bei der Prüfung der für die Reihung der verschiedenen Angebote angewandten Berechnungsmethode stellte sich allerdings heraus, dass der Faktor Qualität bei weitem überwog.

13. Für diese Ausschreibung, zu der 38 Angebote eingegangen waren, stimmten bei drei Anbietern die im Bewertungsbogen ausgewiesenen Preise nicht mit den Preisen in ihren Offerten überein, und sie wurden daher nicht richtig gereiht. Bei der Bewertung ist besonders sorgfältig zu verfahren, um ihre Verfälschung durch Fehler auszuschließen.

14. Anfang 1998 hatte das Zentrum nach Anhörung des Vergabebeirats einen ersten Auftrag über 68245 Euro für ein EDV-Modul zur Verwaltung der freiberuflichen Übersetzer vergeben. Für die Erweiterung dieses Moduls erteilte das Zentrum im Dezember 1998 einen Zusatzauftrag im Wert von 146375 Euro, der im Wesentlichen im Jahr 1999 ausgeführt werden sollte. Die Klauseln für diesen zweiten Auftrag legte das Zentrum - wie schon für den ersten Auftrag - anhand eines Rahmenvertrags der Kommission fest. Dieser zweite Auftrag wurde außerdem freihändig vergeben, d.h. ohne die Stellungnahme des Vergabebeirats einzuholen. Da die Erweiterung des Moduls im Vergabebeirat also nicht geprüft wurde, besteht keine Möglichkeit, sich davon zu überzeugen, dass die mit dieser Erweiterung bezweckten Funktionen die zusätzlich entstehenden Kosten auch tatsächlich rechtfertigen.

Standort

15. Die vom Hof 1997(5) und 1998(6) festgestellte Situation stellte sich auch 1999 unverändert dar: Das Zentrum ist nach wie vor in Räumlichkeiten untergebracht, die von den luxemburgischen Behörden zur Verfügung gestellt wurden, ohne dass die Bedingungen für deren Nutzung (etwaige Miethöhe, Fläche und Ausstattung des Mietgegenstandes, Dauer des Mietvertrages...) zwischen den beiden Parteien vertraglich festgelegt worden wären. Der Abschluss eines ordnungsgemäßen Vertrags zur Klärung der Situation wäre wünschenswert, insbesondere auch im Hinblick auf die Finanzausweise des Zentrums.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 11. und 12. Oktober 2000 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 314 vom 7.12.1994, S. 1.

(2) In Anwendung von Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Zentrums für das Haushaltsjahr 1999 am 2. März 2000 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Zentrums, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 3. März 2000 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. C 372 vom 22.12.1999, S. 20, Ziffer 7.

(4) ABl. C 393 vom 29.12.1997, S. 47, Ziffer 1.6, und ABl. C 406 vom 28.12.1998, S. 33, Ziffer 1.6.

(5) ABl. C 406 vom 28.12.1998, S. 33, Ziffer 1.13.

(6) ABl. C 372 vom 22.12.1999, S. 20, Ziffer 18.

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1999 und 1998

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 1999 und 1998

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Antworten des zentrums

Analyse der Ausführung des Haushaltsplans

Ziffern 5, 6, 7 und 8

Seit 1997 hat das Zentrum im Laufe jedes Haushaltsjahres Berichtigungs- und Nachtragshaushaltspläne (BNH) aufgestellt, um seinen Haushaltsplan dem steigenden Umfang seiner Tätigkeiten anzupassen.

1999 ermöglichte es der BNH, den Haushaltsplan dem unerwarteten Anstieg der Nachfrage nach Arbeiten anzupassen, aber auch, wie in der allgemeinen Einführung dargelegt, den veranschlagten Seitenpreis von 79 Euro auf 74 Euro - d. h. um 6,5 % - zu senken.

Wie in der Antwort des Zentrums zu den Bemerkungen des Hofes bezüglich des Haushaltsjahrs 1998 erwähnt, hat das Zentrum ein System zur Konsultation der Organe und Einrichtungen, die seine Kunden sind, geschaffen, um möglichst wirklichkeitsnahe Voraussagen treffen zu können. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass ein erheblicher Teil der Übersetzungsarbeiten des Zentrums von der Entwicklung der Wirtschaftstätigkeit im Privatsektor abhängt, die selbst für unsere Kunden schwer vorauszusehen ist.

Deshalb hat der Direktor vorgeschlagen, im Rahmen einer eventuellen erneuten Prüfung der Funktionsweise des Zentrums flexiblere Instrumente einzuführen, die eine Haushaltsführung gestatten, die auf Veränderungen des Arbeitsvolumens wirksam reagieren kann.

Kostenrechnung

Ziffer 9

Das Zentrum veranschlagt den in seinem Haushaltsplan angegebenen Preis einerseits auf der Grundlage des von seinen Kunden veranschlagten Arbeitsvolumens und andererseits auf der Grundlage der Ausgaben, mit denen sich diese Arbeitsbelastung voraussichtlich bewältigen lässt.

Bei der Feststellung des Berichtigungs- und Nachtragshaushaltsplans 1999 erfolgte eine Preisanpassung. Deshalb wurden die übersetzten Seiten mit 74 Euro statt 79 Euro in Rechnung gestellt, und das rückwirkend ab dem 1. Januar 1999.

Aufgrund der Empfehlung des Hofes in seinem Bericht über das Haushaltsjahr 1997 beschloss das Zentrum, seine Finanzvorschriften dahin gehend zu reformieren, dass ein Artikel 26a eingefügt wurde, der es gestattet, den Saldo jedes Haushaltsjahres in den Haushaltsplan des folgenden Haushaltsjahres zu übertragen. Diese Reform ermöglicht es, Erstattungen zu umgehen, die sich aus dem Unterschied zwischen dem berechneten Preis und den tatsächlichen Kosten ergeben und erst nach Abschluss des Haushaltsjahres erfasst werden.

Ziffer 10

Das Zentrum führte am 1. Januar 2000 ein System analytischer Codes für alle im Programm SI2 verbuchten Haushaltsvorgänge ein und erstellt gegenwärtig analytische Berichte, für die diese Informationen optimal genutzt werden können. Am Ende des Haushaltsjahres 2000 wird das Zentrum über analytische Daten und Statistiken verfügen, mit deren Hilfe es genauere Schätzungen vornehmen kann.

Bestandsverzeichnis

Ziffer 11

Bis Ende 1999 führte das Zentrum sein Bestandsverzeichnis in einem Tabellenkalkulationsprogramm. Dieses System stieß an seine Grenzen und erwies sich als ineffektiv. Daher installierte das Zentrum das von der Kommission verwendete und entwickelte System ELS (SIC - Bestandsverzeichnis). Diese Datenbank stützt sich auf ein Strichcodesystem.

Die Umstellung auf das neue System erfolgte im Januar 2000 und wird gerade abgeschlossen.

Beim Besuch des Europäischen Rechnungshofs befand sich das System in der Installationsphase, und die Berichterstattungssoftware war ebenfalls noch nicht einsatzbereit. Deshalb waren gewisse Ungereimtheiten festzustellen. Dank diesem neuen System wird das Zentrum in der Lage sein, sein Bestandsverzeichnis viel genauer zu führen.

Auftragsvergabe

Ziffer 12

Die fraglichen Aufträge wurden gemäß den in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Zuschlagskriterien auf der Grundlage des wirtschaftlich günstigsten Angebots erteilt.

Der Vergabebeirat des Zentrums prüfte das fragliche Dossier in seiner 12. Sitzung am 12. August 1999 und erteilte seine Zustimmung, empfahl jedoch, die Bewertung der Angebote auf ein transparenteres System zu stützen, dessen Schwerpunkt der Vergleich zwischen Qualität und Preis bilde. Ferner solle eine ausführlichere vergleichende Tabelle der Angebote erstellt werden.

Ziffer 13

Bei der Vorbereitung dieser Aufträge stellte die zuständige Sektion fest, dass die Preise, die von zwei für Übersetzungen aus dem Englischen ins Griechische ausgewählten Bietern angeboten und für die Berechnung der Einstufung der Auftragnehmer verwendet wurden, in der Tabellenkalkulation vertauscht worden waren. Dieser Fehler wurde vor der Unterzeichnung des Vertrags berichtigt.

Das Zentrum prüft derzeit die Möglichkeiten einer Umstrukturierung dieser Dienststellen, unter anderem um die Verwaltung der Ausschreibungen zu verbessern.

Ziffer 14

Dieses Dossier behandelte der Vergabebeirat in seiner 3. Sitzung am 29. Januar 1998, wo er der Verwendung des Rahmenvertrags DI/0041700 der Kommission und dem ersten Einzelvertrag zustimmte.

Der zweite Auftrag stützt sich auf denselben Rahmenvertrag der Kommission, dessen Verwendung vom Vergabebeirat des Zentrums genehmigt wurde. Folglich handelt es sich nicht wirklich um eine freihändige Vergabe, da der Rahmenvertrag aufgrund einer interinstitutionellen Ausschreibung geschlossen wurde.

Seit 1998, als dieses Dossier seinen Anfang nahm, hat der Vergabebeirat des Zentrums seine Arbeitsweise verbessert, und der Verlauf der Dossiers wird strenger überwacht. Um nicht zu oft auf Rahmenverträge anderer Institutionen zurückgreifen zu müssen, hat das Zentrum, insbesondere die Abteilung Informatik, seit dem zweiten Halbjahr 1998 mehrere Aufforderungen zur Interessenbekundung veröffentlicht, um Listen von Auftragnehmern aufzustellen.

Standort

Ziffer 15

Mit diesem Dossier befasste sich der Verwaltungsrat in allen Sitzungen, die in den Jahren 1999 und 2000 stattfanden, und die wachsende Sorge der Kunden und des Verwaltungsrats über den Mangel an Fortschritten haben der Direktor und der Vorsitzende des Verwaltungsrats den Behörden des Großherzogtums gegenüber schon mehrfach schriftlich und mündlich bekundet. Allerdings haben die luxemburgischen Behörden keine konkrete Lösung vorgeschlagen.

Wie in den Jahren 1997 und 1998 in den Antworten auf die Bemerkungen des Hofes angegeben, hat das Zentrum Vorschläge für einen Mietvertrag sowie Entwürfe für Vereinbarungen über den Sitz und über die Sicherheit übermittelt, allerdings haben wir, obwohl wir die luxemburgischen Behörden mehrfach daran erinnert haben, keine Antwort erhalten.