BERICHT ÜBER DEN JAHRESABSCHLUSS UND DIE HAUSHALTSFÜHRUNG 1993 DES EUROPÄISCHEN ZENTRUMS FÜR DIE FÖRDERUNG DER BERUFSBILDUNG (CEDEFOP - BERLIN) ZUSAMMEN MIT BEMERKUNGEN ZUR WIRTSCHAFTLICHKEIT DER HAUSHALTSFÜHRUNG IM ZEITRAUM 1987 BIS 1993 ZUSAMMEN MIT DEN ANTWORTEN DES ZENTRUMS (94/C 378/01)

1. EINLEITUNG Hintergrund 1.1. Das Cedefop wurde durch die Verordnung (EWG) Nr. 337/75 des Rates (1) als Satelliteneinrichtung der Europäischen Gemeinschaft errichtet und soll die Berufsbildung auf Gemeinschaftsebene fördern. Für Funktion und Verwaltung des Cedefop, das 1976 in Berlin seine Arbeiten aufnahm, sind die Kommission und der Cedefop-Verwaltungsrat zuständig. Nach der Definition in der genannten Verordnung ist es Aufgabe des Zentrums, "die Kommission zu unterstützen, um die Berufsbildung und die ständige Weiterbildung auf Gemeinschaftsebene zu fördern und weiterzuentwickeln", einen Beitrag "zur Durchführung einer gemeinsamen Berufsbildungspolitik" zu leisten und insbesondere "den Informations- und Erfahrungsaustausch" zu fördern. Im Bereich der Berufsbildung hat das Zentrum insbesondere die Aufgabe, eine Dokumentation zu erstellen, zur Weiterentwicklung und Koordinierung der Forschung beizutragen, die Verbreitung zweckdienlicher Dokumentation und Information zu gewährleisten, die Initiativen zu fördern und zu unterstützen, durch die eine koordinierte Lösung erleichtert werden kann (insbesondere bei der Angleichung der Ausbildungsniveaus und der gegenseitigen Anerkennung der Prüfungszeugnisse) und einen Treffpunkt für die beteiligten Parteien zu bilden.

Umfang der Prüfung

1.2. In Übereinstimmung mit den Vorschriften der einschlägigen Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 (2) hat der Hof den Jahresabschluß und die Haushaltsführung 1993 des Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung (Cedefop - Berlin) geprüft. Zusätzlich führte der Hof gemäß Artikel 72 derselben Verordnung eine Untersuchung der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung des Cedefop durch. Die Bemerkungen aufgrund der vorangehenden Wirtschaftlichkeitsprüfung des Hofes bezogen sich auf den Zeitraum bis 1986 und wurden im Jahresbericht des Hofes über den Jahresabschluß 1986 des Cedefop veröffentlicht. Der vorliegende Bericht enthält die Bemerkungen des Hofes zur Haushaltsführung im Zeitraum 1987 bis 1993. Die Bemerkungen beruhen auf ausgewählten Gesprächen und einer gründlichen Untersuchung der sich auf den Prüfungszeitraum beziehenden Unterlagen.

1.3. Auf der Tagung des Europäischen Rates vom 29. Oktober 1993 wurde beschlossen, den Sitz des Cedefop von Berlin nach Thessaloniki in Griechenland zu verlegen (3). Der vorliegende Bericht des Hofes berücksichtigt die Auswirkungen dieses Beschlusses auf die Arbeiten des Cedefop gegen Ende 1993 und enthält Überlegungen zu vermutlichen zukünftigen Änderungen und neuen Möglichkeiten für Verbesserungen.

2. BEMERKUNGEN ZUR PRÜFUNG DES JAHRESABSCHLUSSES 1993 DURCH DEN HOF Finanzvorschriften 2.1. Die Änderung der Finanzvorschriften wurde vom Rat am 30. Juni 1993 (4) verabschiedet, wurde jedoch bei der Aufstellung der Vermögensübersicht des Zentrums nur teilweise angewandt und fand bei der Rechnungslegung über die Einnahmen und Ausgaben während des Jahres keine Anwendung. Beim Jahresabschluß 1994 wird die Änderung voll umgesetzt.

Finanzdaten 2.2. Für das Haushaltsjahr 1993 standen dem Zentrum Mittel in Höhe von 11,92 Mio ECU zur Verfügung. Die eingegangenen Verpflichtungen führten zu Zahlungen in Höhe von 8,23 Mio ECU und zu Mittelübertragungen auf das Haushaltsjahr 1994 in Höhe von 3,02 Mio ECU, wobei der Restbetrag von 0,67 Mio ECU annulliert wurde. Von den aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen Mitteln wurden 1,24 Mio ECU ausgezahlt und 0,43 Mio ECU annulliert. Anhang 1 dieses Berichts enthält eine nach Titeln gegliederte Analyse der Verwendung der Mittel des Haushaltsjahres sowie der aus 1992 übertragenen Mittel.

Trennung der Tätigkeiten

2.3. Die in den Finanzvorschriften vorgeschriebene Trennung der Tätigkeiten des Anweisungsbefugten und des Rechnungsführers blieb bis Ende 1993 weiterhin unzureichend. Durch die 1993 beschlossene Schaffung von zwei neuen Teilzeit-Dienstposten für einen unterstellten Rechnungsführer und einen unterstellten Zahlstellenverwalter bietet sich dem Zentrum für die kommenden Jahre jedoch eine Lösung für dieses Problem (5). Die Beamten waren Anfang 1994 bereits eingestellt worden, doch herrscht wie bei dem bereits vorhandenen Personal Unsicherheit im Zusammenhang mit dem bevorstehenden Umzug nach Thessaloniki.

Zahlstelle 2.4. Die ohne vorherigen Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs unter Anwendung des Zahlstellenverfahrens getätigten Zahlungen beliefen sich auf 58,4 % der gesamten Mittelbindungen und Zahlungen im Jahre 1993. Dies stellt gegenüber dem Vorjahr, in dem die Zahlungen über die Zahlstelle 30,9 % der Gesamtbeträge ausmachten, eine erhebliche Steigerung dar. Diese umfangreiche Inanspruchnahme der Zahlstelle wurde vom Hof bereits in seinen vorhergehenden Berichten über den Jahresabschluß des Cedefop (6) beanstandet. Ausserdem wurde die Hälfte der über die Zahlstelle abgewickelten Zahlungen in den letzten vier Monaten des Jahres getätigt, wobei 16 % des Gesamtbetrags auf Dezember entfielen.

2.5. In einem Prüfbericht vom 10. Mai 1993 schlug die Finanzkontrolle vor, daß das Cedefop stärker auf vorläufige Mittelbindungen zurückgreifen sollte. Im Anschluß an eine Sitzung vom 15. Oktober arbeitete das Cedefop auf Ersuchen der Finanzkontrolle eine Liste mit den Haushaltslinien aus, zu deren Lasten vorläufige Mittelbindungen vorgenommen und Zahlungen über die Zahlstelle getätigt werden könnten. Diese Liste wurde von der Finanzkontrolle zunächst erweitert und schließlich angenommen, und am 10. Dezember 1993 verdoppelte der Verwaltungsrat den monatlichen Hoechstbetrag auf 1 000 000 ECU (7). Hierdurch sollte es ermöglicht werden, die Gesamtheit der Ausgaben, die sich aus Verpflichtungen ergeben, welche durch vom Finanzkontrolleur genehmigte Mittelbindungen abgedeckt sind, über die Zahlstelle abzuwickeln (8).

2.6. Aus Artikel 43 der Finanzvorschriften für das Zentrum geht klar hervor, daß "für die Zahlung bestimmter Arten von Ausgaben Zahlstellen errichtet werden können" (9). Die Entscheidung der GD XX, daß praktisch für alle Arten von Ausgaben (einschließlich der Kosten für Fahrten, Dienstreisen und Gehälter) mit Ausnahme der Studienverträge vorläufige Mittelbindungen vorgenommen und die Zahlungen über die Zahlstelle getätigt werden sollten, scheint nicht mit den Finanzvorschriften in Einklang zu stehen. Der Hof erkennt die Gründe für die Entscheidung an, insbesondere die "...Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung [und die] Einsparungen an Personal, Schreibarbeit und Postgebühren". Die Finanzvorschriften sollten jedoch entsprechend geändert werden.

Mittelübertragungen 2.7. Die Mittelübertragungen zwischen verschiedenen Haushaltslinien (Artikel und Posten) beliefen sich 1993 auf insgesamt 1 003 900 ECU, d.h. 8,4 % des ursprünglichen Haushaltsplans gegenüber 6,7 % im Jahre 1992. Innerhalb von Kapitel 3 wurden 11,8 % der Mittel übertragen (615 000 ECU). Diese übertragenen Mittel stammten alle aus drei Haushaltslinien (10), und 83 % der Übertragungen fanden in den beiden letzten Monaten von 1993 statt. In denselben drei Haushaltslinien verfielen weitere 260 339 ECU, was darauf hinweist, daß das Arbeitsprogramm nicht planmässig ausgeführt wurde.

Übertragungen und Annullierung von Mitteln

2.8. Im Jahre 1993 wurden lediglich 69 % der für das Jahr endgültig verfügbaren Mittel ausgezahlt (gegenüber 83 % 1992). Der Anteil der auf 1994 übertragenen Mittelbindungen belief sich auf 25 % gegenüber 15 % 1992, und auch der Anteil der verfallenen Mittel war mit 6 % gegenüber 4 % 1992 höher. Tabelle 1 zeigt nach Titeln gegliedert die aus dem ursprünglichen Haushaltsplan 1993 übertragenen Mittel und ihre anschließende Verwendung.

Tabelle 1 - Übertragungen aus dem ursprünglichen Haushaltsplan 1993

"(ECU) """ ID="1">345 807 > ID="2">6 > ID="3">251 897 > ID="4">73 "> ID="1">196 406 > ID="2">19 > ID="3">113 875 > ID="4">58 "> ID="1">2 478 287 > ID="2">47 > ID="3">1 000 696 > ID="4">41 "> ID="1">3 020 500 > ID="2">25 > ID="3">1 366 468 > ID="4">45 ">

2.9. Die Übertragungen aus Titel 3 "Operationelle Ausgaben" beliefen sich auf 47 % der ursprünglichen Mittelansätze gegenüber 30 % im Jahre 1992. Da 8 % der Mittel aus Titel 3 verfielen, bedeutet dies, daß das Zentrum 1993 nur 45 % der Mittel seines operationellen Haushaltsplans für 1993 auszahlte. Am Ende des ersten Quartals 1994 waren lediglich 45 % der aus dem Jahre 1993 übertragenen Mittel ausgezahlt worden. Das Volumen der aus dem Haushaltsplan 1993 übertragenen Mittelbindungen für das Arbeitsprogramm 1993 war in der Haushaltslinie 301 "Verbreitung der Kenntnisse" besonders hoch. Am Ende des ersten Quartals 1994 waren 83 % dieser Mittel noch nicht verwendet worden. Gegen Ende des Jahres 1993 wurden 285 000 ECU aus anderen operationellen Haushaltslinien auf diese Haushaltslinie übertragen und Mittelbindungen in Höhe von insgesamt 899 601 ECU eingegangen, um sie auf das folgende Jahr zu übertragen. Dies entsprach 90 % der ursprünglichen und 70 % der endgültigen Mittelansätze. Auch aus den Linien für Dolmetscherkosten, Ausgaben für Untersuchungen und Modellvorhaben und Übersetzungskosten wurden Mittel in erheblicher Höhe auf das folgende Haushaltsjahr übertragen (51 %, 36 % bzw. 72 % der ursprünglichen Mittel).

2.10. Die Bemerkungen des Hofes bezueglich des hohen Volumens der Mittelübertragungen und auf das folgende Haushaltsjahr übertragenen Mittel sind den für 1992 gemachten Bemerkungen (11) vergleichbar und deuten darauf hin, daß gegen die Grundsätze einer wirtschaftlichen Haushaltsführung verstossen wurde.

2.11. Von den für 1993 endgültig in Titel 2, Sachausgaben für den Dienstbetrieb, eingesetzten Mitteln wurden 1993 17 % annulliert; 1992 waren es 6 % (siehe Anhang 1). Dieser Anstieg ist teilweise auf die Annullierung von Ausgaben für die Anschaffung, Miete und Unterhaltung von Material im Anschluß an die Nachricht über den bevorstehenden Umzug nach Thessaloniki und die Unsicherheit darüber, ob die Europäische Union die mietfreien Räumlichkeiten weiterhin nutzen wird, zurückzuführen.

Ausgaben 2.12. Der Umfang des operationellen Haushaltsplans nahm insbesondere in drei Haushaltslinien erheblich zu. Der ursprüngliche Mittelansatz für Untersuchungen war um 125 % höher als im Vorjahr. Indessen wurde 1993 lediglich ein Viertel dieses Betrags verwendet; ein Drittel wurde auf andere Haushaltslinien übertragen, ein Drittel auf 1994 übertragen, und der Restbetrag verfiel. Dies ist Ausdruck einer unangemessenen Ausgabenplanung und einer schlechten Haushaltsführung.

2.13. Eine starke Erhöhung war auch in der Haushaltslinie für die Verbreitung der Kenntnisse (Kosten für Druckarbeiten und Veröffentlichung) festzustellen. Die ursprünglichen Mittelansätze für beide Linien zusammen lagen für 1993 um 71 % höher, ein Prozentsatz, der nach Mittelübertragungen auf 126 % anstieg. Ein grosser Teil dieser Aufstockung war darauf zurückzuführen, daß die Kommission das Zentrum bat, zwölf nationale Berichte im Rahmen des Kommissionsprogramms Force (12) zu übersetzen und zu veröffentlichen. Der Hof bezweifelt, daß sich die Arbeiten des Zentrums auf den Druck und die Übersetzung von Berichten erstrecken sollten, die im Rahmen eines von der Task Force "Humanressourcen" finanzierten Programms erstellt wurden.

Rückstellungen für unvorhergesehene Ausgaben 2.14. Seit 1988 enthält der Jahresabschluß des Cedefop unter Titel 9 einen Betrag in Höhe von 10 000 ECU für unvorhergesehene Ausgaben. Jedes Jahr wurde dieser Betrag teilweise oder vollständig für die Vergabe eines Cedefop-Preises verwendet. In diesem Zusammenhang werden jährlich eine oder mehrere Sitzungen abgehalten. Wenn beabsichtigt ist, den Cedefop-Preis jedes Jahr zu verleihen, sollte er als Teil der operationellen Ausgaben des Cedefop betrachtet und unter Titel 3 ausgewiesen werden. Die damit verbundenen Kosten, z.B. die Kosten für die Organisation der Preisvergabe, die Abhaltung von Sitzungen usw., sollten ebenfalls in derselben Haushaltslinie erscheinen, um der Haushaltsbehörde eine genauere Vorstellung davon zu geben, welche Kosten ein Cedefop-Preis verursacht.

Gesamtvermögen in der Vermögensübersicht 2.15. Die in der Übersicht über das Vermögen und die Schulden vom 31. Dezember 1993 ausgewiesenen Gesamtbeträge liegen um 52 % über den Beträgen von 1992. Diese Erhöhung des Gesamtbetrags beruht im wesentlichen auf einem Ende 1993 verfügbaren zusätzlichen Umlaufvermögen in Höhe von 2 Mio ECU, das sich zum Stichtag der Vermögensübersicht hauptsächlich auf Festgeldkonten befand. Dieser hohe Betrag ist die direkte Folge der auf 1994 übertragenen Mittelbindungen. Ende Januar 1994 waren die einzuziehenden und zu zahlenden Beträge verringert worden und hatte sich das Umlaufvermögen um mehr als die Hälfte reduziert.

3. DAS CEDEFOP BETREFFENDE BEWERTUNGEN Weiterverfolgung des vom Hof vorgelegten Berichts über die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung 3.1. Der für 1986 vorgelegte Bericht des Hofes enthielt eine Reihe von Bemerkungen und Empfehlungen. Das Cedefop hat viele davon teilweise oder vollständig berücksichtigt. Noch ausstehende Punkte werden in den Ziffern 4.5, 5.4, 6.4, 6.6, 6.7 und 7.4 behandelt.

Das Cedefop betreffende externe Bewertungen 3.2. Im Oktober 1992 veranlasste der Verwaltungsrat des Zentrums die Beauftragung eines externen Beraters mit der Erstellung eines Sachverständigengutachtens über die Auswirkungen der für die nächsten vier Jahre vorgeschlagenen Cedefop- "Leitlinien", die Beziehungen des Zentrums zu seinen Gesprächspartnern (Kommission, Mitgliedstaaten, Unice (13) und EGB (14)) und seine Arbeitsmethoden (15). Herr Mallet, der Berater, der für diese spezifische Aufgabe unter Vertrag genommen wurde, legte dem Verwaltungsrat dementsprechend Empfehlungen für Leitlinien für zukünftige Arbeitsprogramme und für die zukünftige Arbeitsorganisation und die Ausbildung des Cedefop-Personals vor.

3.3. Bei der Erteilung der Entlastung für die Haushaltsrechnung 1991 forderte das Europäische Parlament den Verwaltungsrat des Cedefop auf, eine zusätzliche und ausführlichere Studie darüber zu veranlassen, "in welchem Masse das Zentrum seine satzungsmässigen Zielsetzungen erfuellt, und mögliche Verbesserungen bestehender Vereinbarungen zu empfehlen, wobei die Nachfrage nach den verschiedenen Produkten des Zentrums und ihre Kosteneffizienz sowie die Effizienz der entsprechenden Politik im Mittelpunkt stehen sollten" (16). Bei der Studie wird der bevorstehende Umzug nach Thessaloniki besonders berücksichtigt werden müssen.

4. CEDEFOP, EU UND BERUFSBILDUNG Finanzdaten für den Zeitraum 1987-1993 4.1. Die endgültigen Mittel für das Jahr 1993 beliefen sich auf insgesamt 11 922 800 ECU; das sind 81 % mehr als 1987. Aus Schaubild 1 gehen die genehmigten endgültigen Haushaltsmittel in diesem Zeitraum nach Ausgabentiteln gegliedert hervor. Für Titel 1 und 2 stiegen sie um 76 % bzw. 16 %. Aus Tabelle 2 geht hervor, daß sich der Anteil der operationellen Ausgaben im selben Zeitraum von 37,8 % auf 43,9 % der endgültigen Mittel insgesamt erhöhte. Diese Tendenz zu einer Verringerung des Anteils der Gemeinkosten gegenüber den operationellen Ausgaben wurde 1994 durch einen Rückgang um ein Drittel der operationellen Haushaltsmittel umgekehrt. Im Rahmen der gegenwärtigen Personalstruktur sind die Personal- und Verwaltungskosten von Jahr zu Jahr grösstenteils fest vorgegeben. Es sollte eine flexiblere Personalstruktur ins Auge gefasst werden, damit das Zentrum in Zukunft vermeiden kann, daß die operationellen Ausgaben grundsätzlich bei jeder Kürzung der Gesamtausgaben unverhältnismässig stark verringert werden müssen.

Tabelle 2 - Endgültige Mittel im Zeitraum 1986-1994

"(1 000 ECU) """ ID="1">2 471 > ID="2">7 388 > ID="3">33,5 "> ID="1">2 486 > ID="2">6 586 > ID="3">37,8 "> ID="1">2 999 > ID="2">7 318 > ID="3">41,0 "> ID="1">3 445 > ID="2">8 409 > ID="3">41,0 "> ID="1">3 854 > ID="2">8 988 > ID="3">42,9 "> ID="1">4 550 > ID="2">10 390 > ID="3">43,8 "> ID="1">4 700 > ID="2">10 838 > ID="3">43,4 "> ID="1">5 233 > ID="2">11 922 > ID="3">43,9 "> ID="1">3 527 > ID="2">11 112 > ID="3">31,7 ">

4.2. Im Zeitraum 1987 bis 1993 stieg der Gesamtbetrag der von einem Jahr auf das folgende Jahr übertragenen endgültigen Mittel von 19 % auf 25 %. Im selben Zeitraum stiegen die Mittelübertragungen aus Titel 3 von 37 % auf 47 %. Im Jahre 1994 sollte die Gelegenheit wahrgenommen werden, die Praxis umfangreicher Mittelübertragungen auf das folgende Jahr zu beenden.

4.3. Auf Vorschlag des Hofes enthält die Einleitung zur Haushaltsrechnung des Zentrums auch die Anteile der einzelnen Sektoren an den endgültigen Mitteln insgesamt. Aus Tabelle 3 geht die Aufgliederung für 1987 und 1993 und der prozentuale Anstieg in diesem Zeitraum hervor.

Tabelle 3 - Anteil der einzelnen Sektoren an den endgültigen Mitteln insgesamt

"" ID="1">Direktion > ID="2">7 > ID="3">7 > ID="4">+ 85 "> ID="1">Verwaltung > ID="2">8 > ID="3">9 > ID="4">+ 71 "> ID="1">Übersetzen und Dolmetschen > ID="2">25 > ID="3">23 > ID="4">+ 96 "> ID="1">Information, Dokumentation, Veröffentlichungen > ID="2">22 > ID="3">23 > ID="4">+ 81 "> ID="1">Projekte, Forschungsarbeiten, Studien > ID="2">38 > ID="3">39 > ID="4">+ 78 "> ID="1">Insgesamt > ID="2">100 > ID="3">100">

Im selben Zeitraum stieg die Personalausstattung von 57 auf 78 Bedienstete, steigerte sich die Konferenztätigkeit um 17 %, nahm die Zahl der vom Amt für Veröffentlichungen gedruckten Seiten um 28 % zu, verdoppelte sich die Zahl der gedruckten und revidierten Seiten und vervierfachten sich die Einnahmen aus dem Verkauf von Veröffentlichungen.

Rolle des Cedefop 4.4. Seit Mitte der achtziger Jahre hat das Interesse der Gemeinschaft und einzelner Mitgliedstaaten an der Berufsbildung erheblich zugenommen. Dies führte zunächst zur Einrichtung der Task Force "Humanressourcen" mit einem jährlichen Budget von rund 450 Mio ECU und ausserdem zu rasch ansteigenden Ausgaben der GD V im Bereich der Berufsbildung. Sowohl die Task Force als auch die GD V der Kommission haben Gemeinschaftsprogramme und -initiativen wie Euroform, Euroqualification (17) usw. sowie gemeinschaftliche Förderkonzepte eingerichtet, mit denen sie Ziele verfolgen und Aufgaben übernehmen, die den Zielsetzungen des Cedefop ähnlich sind und sich oft damit überlappen. Ausserdem werden diese Aktionen meist mit weitaus höheren Mitteln finanziert als sie dem Cedefop in seinen jährlichen Haushaltsplänen zur Verfügung stehen.

4.5. Die Kommission bittet das Cedefop nicht um fachliche Unterstützung bei der Verwaltung dieser Aktionen (18) und konsultiert es nur selten, wenn Berufsbildungsprogramme erstellt oder bewertet werden. In manchen Fällen arbeiten Cedefop-Bedienstete hinsichtlich bestimmter Programmaspekte mit Kommissionsbediensteten zusammen. Das Vorhandensein und der Erfolg dieser Koordinierung beruhen jedoch oft auf persönlichen und informellen Beziehungen zwischen Bediensteten des Cedefop und der Kommission. Im Arbeitsprogramm des Cedefop für 1993 ist seine Beteiligung an Petra (19), Eurotecnet (20) und Force vorgesehen, doch wird in keinem dieser Programme und keiner der umfassenderen Kommissionsmaßnahmen zur Verbesserung der Ausbildung und zur Verringerung der Arbeitslosigkeit eine spezifische Rolle des Zentrums aufgezeigt. Der Hof hätte es begrüsst, wenn das Cedefop deutlicher an relevanten Aspekten der Arbeit der Kommission beteiligt gewesen wäre und einen direkteren Beitrag zu Programmen zur Förderung des Beschäftigungswachstums geleistet hätte.

4.6. Der Hof ist daher der Ansicht, daß die jeweilige Rolle der verschiedenen Kommissionsdienststellen und des Cedefop im Hinblick auf die wahrscheinlichen Entwicklungen auf dem Gebiet der Berufsbildung in der Europäischen Union neu bewertet werden sollte. Wenn die vorrangige Aufgabe des Zentrums in der fachlichen Unterstützung der Kommission bestehen soll, sollte dieser Aspekt entwickelt werden. Eine Dienstleistung, die die Kommission möglicherweise für hilfreicher hält, könnte darin bestehen, die Datenbank weiterzuentwickeln und ständig zu aktualisieren, in der die Berufsbildungssysteme in den Mitgliedstaaten sowie die Dokumentation zu den in den Mitgliedstaaten bereits durchgeführten Forschungsmaßnahmen abgerufen werden können. Dadurch könnten Kommissionsinitiativen vermieden werden, die sich mit bereits vorhandenen Forschungsarbeiten überschneiden.

4.7. Gegenwärtig wird das Cedefop aus einer Haushaltslinie der Task Force finanziert, und seine erste Kontaktstelle innerhalb der Kommission war immer die Task Force. Dies kommt dadurch zum Ausdruck, daß die drei Kommissionsvertreter im Verwaltungsrat (siehe Ziffer 5.1) aus der Task Force kommen. Da sich die von der Kommission im Bereich der Berufsbildung durchgeführten Maßnahmen jedoch nicht auf die Task Force beschränken, wäre es für das Cedefop von Nutzen, mit anderen einschlägigen Stellen der Kommission engere Beziehungen zu unterhalten. Dies würde durch den Austausch eines Vertreters der Task Force im Verwaltungsrat durch einen Vertreter der GD V gefördert.

5. VERWALTUNG DES CEDEFOP 5.1. Das Cedefop wird von einem Verwaltungsrat geleitet, der sich aus 39 Mitgliedern zusammensetzt, und zwar aus Vertretern der Kommission (drei), der Arbeitgeberverbände (zwölf), der Arbeitnehmerorganisationen (zwölf) und je einem Vertreter der Regierungen der einzelnen Mitgliedstaaten der EU. Der Vorstand des Verwaltungsrates hat eine Viererstruktur, d.h. er besteht aus jeweils einem Vertreter der vier Gruppen. Der Direktor des Zentrums wird von der Kommission anhand einer vom Verwaltungsrat vorgelegten Kandidatenliste für fünf Jahre ernannt. Zwei stellvertretende Direktoren werden auf die gleiche Weise ernannt. Der Verwaltungsrat hat es sich zur Regel gemacht, daß die Amtszeit der Inhaber dieser Posten auf zehn Jahre beschränkt sein sollte. Da zwei der drei Direktionsmitglieder die Arbeit beim Cedefop zum selben Zeitpunkt aufnahmen, wird die Gesamtverwaltung des Zentrums möglicherweise an Kontinuität verlieren.

5.2. Die Rolle der Kommission, die in der Grundverordnung festgelegt ist und von den Vertretern der Task Force wahrgenommen wird, besteht nicht nur darin, die Interessen der Kommission oder zumindest der Task Force im Verwaltungsrat zu vertreten. Ihre Aufgabe ist es auch, dem Arbeitsprogramm zuzustimmen, den Jahresbericht und den Einnahmen- und Ausgabenplan zu prüfen sowie dem Rat den Voranschlag des Einnahmen- und Ausgabenplans vorzulegen. Ein zweiter Kontaktpunkt zur Kommission besteht dadurch, daß die GD XX für die Finanzkontrolle der Ausgaben des Cedefop zuständig ist. Gemäß Artikel 23 der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates sollten alle vom Cedefop eingegangenen Mittelbindungen und getätigten Zahlungen vom Finanzkontrolleur geprüft und mit Sichtvermerk versehen werden. Die meisten der für dieses Verfahren notwendigen Unterlagen werden an die GD XX in Brüssel gesandt, und die restlichen Unterlagen bei zwei jährlichen Besuchen der GD XX beim Cedefop geprüft. Dieses System wurde ab Ende 1993 durch den Beschluß des Finanzkontrolleurs, daß stärker von vorläufigen Mittelbindungen und von der Zahlstelle Gebrauch gemacht werden sollte, geändert (siehe die Ziffern 2.4-2.6).

5.3. Während der Direktor gemäß der Grundverordnung für die alltägliche Verwaltung des Zentrums verantwortlich ist, liegt die Gesamtverantwortung beim Verwaltungsrat. Letzterer fasst Beschlüsse und nimmt das Arbeitsprogramm, den Jahresbericht, die Abrechnung für das abgelaufene Jahr sowie den Voranschlag des Einnahmen- und Ausgabenplans für das folgende Jahr an. Die Wirksamkeit dieser Organisation wird jedoch durch einige Faktoren beschränkt. Der Verwaltungsrat ist laut Verordnung lediglich verpflichtet, zweimal jährlich zusammenzutreten (21), obwohl sich die Mitglieder des Vorstands häufiger treffen und Kontakt miteinander haben. Dies bedeutet, daß die Mitglieder des Verwaltungsrates bei ihren Sitzungen in kurzer Zeit eine grosse Zahl von Beschlüssen fassen oder bestätigen müssen. Es ist fraglich, ob die einzelnen Mitglieder eines Verwaltungsrates von dieser Grösse unter solchen Umständen tatsächlich einen konstruktiven Beitrag zu den Arbeiten leisten können.

5.4. Die Vertreter der Kommission sind gewöhnlich besser informiert als die anderen Mitglieder des Verwaltungsrates und daher eher in der Lage, sich aktiv am Entscheidungsprozeß zu beteiligen. In dem in Ziffer 3.2 erwähnten Bericht wird auf die Bedeutung einer gründlichen Analyse der von den Partnern geäusserten Wünsche verwiesen sowie darauf, daß das Zentrum zu Überlegungen aufrufen sollte, die dem Zentrum und seinen Partnern sowohl Zeit als auch Mittel abverlangen. Die Direktion des Cedefop untersucht gegenwärtig, welche Erwartungen dem Cedefop entgegengebracht werden. Diese Art von Bewertung sollte laufend stattfinden und beim Planungsprozeß berücksichtigt werden.

5.5. Verwaltung und administrative Verfahren des Cedefop sind schwerfällig und unterliegen einer strengen Kontrolle. Beschlüsse werden vom Vorstand des Verwaltungsrates gefasst und anschließend in den Sitzungen des gesamten Rates bestätigt. Beschlüsse mit finanziellen Auswirkungen werden von der GD XX der Kommission kontrolliert. Die Haushaltsordnung, die grösstenteils auch für das Cedefop gilt, ist für eine kleine Verwaltung sehr detailliert, und einige Vorschriften tragen wenig zu einer wirtschaftlichen Haushaltsführung und zur operationellen Effizienz bei. Die Kommission sollte die für das Cedefop geltenden Vorschriften im Hinblick auf den bevorstehenden Umzug nach Thessaloniki überprüfen, um die Verfahren zu vereinfachen und sie besser auf eine Einrichtung von der Grösse des Cedefop zuzuschneiden.

6. ARBEITSPROGRAMM UND JAHRESBERICHT Jährliches Arbeitsprogramm 6.1. Der vom Verwaltungsrat für die Ausarbeitung und Verabschiedung des Arbeitsprogramms angenommene Zeitplan beginnt im Frühjahr des dem betreffenden Jahr vorausgehenden Jahres und endet Anfang Dezember desselben Jahres. Innerhalb dieses Zyklus wird der Verwaltungsrat in einem Fünfmonatszeitraum konsultiert und anschließend die endgültige Koordinierungsphase mit der Task Force eingeleitet.

6.2. Leider wurde dieser Zeitplan in den letzten Jahren in der Praxis nicht eingehalten. Das Arbeitsprogramm 1993 wurde endgültig im April 1993 angenommen, das Programm 1994 im Februar 1994. Wenn sich der Zeitplan, nach dem sich das Zentrum gegenwärtig zu arbeiten bemüht, als zu ehrgeizig erweist, sollte der gesamte Prozeß zu einem früheren Zeitpunkt begonnen werden.

6.3. Aufgrund der jährlichen Struktur des Arbeitsprogramms beginnen die meisten Vorhaben planmässig am Anfang eines Jahres und enden im letzten Quartal dieses Jahres. Die Verpflichtung, jährliche Arbeitsprogramme vorzulegen, setzt dies jedoch nicht zwingend voraus. Das Zentrum sollte es in Betracht ziehen, die Anfangsdaten der Vorhaben zu staffeln und die Vorhaben nicht auf ein Jahr zu begrenzen. Dadurch wäre es nicht nur möglich, für die Vorhaben eine angemessene Laufzeit vorzusehen, sondern es könnten auch die durch die späte Annahme des Arbeitsprogramms entstehenden Probleme vermieden werden. Das Zentrum sollte möglicherweise auch überlegen, den jährlichen Planungszyklus im Januar mit einer Aufforderung der Direktion an die Vorstandsmitglieder einzuleiten, im März eine Zusammenfassung der Vorschläge ihrer jeweiligen Interessengruppe vorzulegen. Ziel dabei wäre es, die Mitglieder des Verwaltungsrates bei der Entscheidung über die Tätigkeiten des Cedefop stärker in die Verantwortung zu nehmen.

Leitlinien 6.4. Das Zentrum erstellt ebenfalls ein Vierjahres-Planungsdokument, die sogenannten "Leitlinien". Dieses Dokument enthält jedoch lediglich eine Reihe von allgemeinen Feststellungen über Entwicklungen auf dem Gebiet der Berufsbildung in der Europäischen Union und über die vom Zentrum eingeschlagene Richtung. Von den vom Zentrum geplanten einzelnen und fortlaufenden Arbeiten vermittelt es lediglich eine sehr ungenaue Vorstellung. Die Leitlinien sollten durch ein Mehrjahres-Arbeitsprogramm ergänzt werden, aus dem genauere Einzelheiten über die vom Zentrum geplanten Vorhaben und die kurz-, mittel- und soweit wie möglich langfristigen Ziele des Zentrums hervorgehen. Das Programm sollte ebenfalls Angaben über die benötigte Arbeitszeit, die erwarteten Ergebnisse und den erwarteten Output sowie - wenn möglich - die einschlägigen Daten enthalten. Die Verbindung zwischen den jährlichen Arbeitsprogrammen und den Leitlinien sollte für Überwachungs- und Vergleichszwecke verdeutlicht werden. Dies gilt insbesondere für Vorhaben, die sich über mehrere Jahre erstrecken.

Veranschlagte Kosten 6.5. In den letzten Jahren hat das Zentrum begonnen, für die einzelnen Vorhaben die ungefähren Kosten und eine Schätzung der im Laufe des Jahres erforderlichen Manntage in seine jährlichen Arbeitsprogramme aufzunehmen. Die ausgewiesenen Kosten umfassen jedoch lediglich den zu Lasten des operationellen Haushaltsplans gehenden Teil der Kosten und die Kosten für die Gehälter des direkt beteiligten Fachpersonals. Die Kosten für Übersetzungen und Druck und die Gemeinkosten sind nicht berücksichtigt. Um eine Überwachung des Arbeitsprogramms zu ermöglichen, sollten regelmässig die vollen Kosten ausgewiesen werden.

Jahresbericht 6.6. Der Verwaltungsrat ist verpflichtet, zum 31. März jedes Jahres den jährlichen Gesamtbericht über die Tätigkeit und die Finanzlage des Zentrums zu verabschieden und der Kommission zu übermitteln (22). Der Jahresbericht muß dem Verwaltungsrat zur Genehmigung vorgelegt werden und wird dabei gewöhnlich nach minimaler Erörterung verabschiedet (siehe Ziffer 5.1). Es ist ausserdem schwierig, anhand des Jahresberichts zu beurteilen, inwieweit das Arbeitsprogramm durchgeführt wurde (23). Im Jahre 1993 zum Beispiel konnten fünf Vorhaben oder Teile von Vorhaben nur teilweise durchgeführt werden, und zwei Vorhaben wurden nicht einmal begonnen. Die für die Nichtdurchführung bestimmter geplanter Tätigkeiten angeführten Erklärungen sind nicht angemessen und fehlen manchmal (Vorhaben 7) völlig.

Mehrjahres-Bewertungsbericht 6.7. Für den Verwaltungsrat wird eine interne Vierjahres-Bewertung der Arbeiten des Zentrums erstellt, die den Leitlinien entsprechen soll. Diese Bewertung enthält einige nützliche Statistiken über Titel und Veröffentlichungszahlen und einen allgemeinen Überblick über die Tätigkeiten des Zentrums. Weder der Jahres- noch der Mehrjahresbericht beinhalten jedoch genügend Einzelheiten für eine tatsächliche Bewertung der mit dem Arbeitsprogramm erzielten Fortschritte. Zukünftige Berichte sollten die tatsächlichen Kosten aller im Arbeitsprogramm enthaltenen Vorhaben sowie die mit ihnen erreichten Ziele ausweisen.

Fristen 6.8. Die verantwortlichen Cedefop-Bediensteten müssen der Direktion Voranschläge über die Zeitpunkte vorlegen, zu denen sie den Abschluß der verschiedenen Stufen der einzelnen im Arbeitsprogramm enthaltenen Vorhaben erwarten. In den meisten Fällen werden diese Fristen nicht eingehalten und gar um mehrere Monate überschritten. Dadurch entstehen für die für Übersetzung und Veröffentlichung zuständigen Bediensteten unnötige Engpässe, die bei besserer Planung vermieden werden könnten. Es gibt keinen Nachweis dafür, daß die Mitglieder des Verwaltungsrates bei der Direktion nachhaken, wenn im Arbeitsprogramm geplante Vorhaben und Veröffentlichungen im Laufe des Jahres nicht eingeleitet werden oder erscheinen.

7. HAUSHALTSPLAN UND JAHRESABSCHLUSS Haushaltsführung 7.1. Der Verwaltungsrat des Cedefop ist verpflichtet, der Kommission zum 31. März einen Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben des Zentrums für das folgende Jahr zu übermitteln. Da das Verfahren für die Erstellung des jährlichen Arbeitsprogramms bis dahin noch nicht angelaufen ist, beruht der Voranschlag auf den (nicht geprüften) Einnahmen und Ausgaben des Vorjahres und auf den für das laufende Jahr bewilligten Mitteln - und nicht etwa auf den für geplante Tätigkeiten veranschlagten Kosten. Das Zentrum sollte in Erwägung ziehen, seinen jährlichen Haushaltsplan und den Jahresabschluß gemäß einem Mehrjahres-Arbeitsprogramm auszuarbeiten (siehe Ziffer 6.4).

7.2. In den Ziffern 5.1-5.5 seines Berichts 1986 legte der Hof dem Cedefop nahe, für die Darstellung seines Haushaltsplans alternative Methoden ins Auge zu fassen. Obwohl das Zentrum zustimmte, daß die Haushaltsstruktur die Bedeutung seiner operationellen Tätigkeiten nicht angemessen widerspiegelt, blieb die Struktur des Haushaltsplans und des Abschlusses des Zentrums unverändert. Seit 1986 wird die Aufstellung der nach fünf Tätigkeitssektoren aufgeschlüsselten Ausgaben in der Abrechnung des Zentrums veröffentlicht. Die Empfehlung des Hofes, daß alle sich auf das Arbeitsprogramm beziehenden Ausgaben getrennt ausgewiesen werden sollten, wurde jedoch nicht umgesetzt. Das Zentrum sollte erneut erwägen, in welchen Fällen es angemessen wäre, die Informationen aus dem Haushaltsplan und der Abrechnung mit zusätzlichen analytischen Managementinformationen - z.B. über Studienverträge und Projektkosten - zu ergänzen.

7.3. Als Reaktion auf die an das Parlament gerichtete Stellungnahme des Rates betreffend die Entlastung für 1986 sowie auf den Entlastungsbeschluß des Parlaments für 1988 und die Anregungen des Hofes unternahm der Verwaltungsleiter des Cedefop mit Daten von 1989 und 1990 einen manuellen rückschauenden Modellversuch für eine nach Forschungszielen gegliederte analytische Rechnungsführung. Der Versuch wies eine Reihe von Schwachstellen auf und wurde im Anschluß an die bei der Entlastung 1989 vom Parlament getroffene Feststellung, daß die Informationen nur dann verfügbar gemacht werden sollten, wenn sie nachweislich benutzt werden, aufgegeben. Es sollte nach Beseitigung dieser Schwachstellen erneut eine EDV-gestützte analytische Rechnungsführung eingeführt werden.

7.4. Im neuen Artikel 74 der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates (24), zuletzt geändert durch die Verordnung Nr. 1948/93 des Rates, wird das Europäische Parlament damit beauftragt, "eine Beurteilung der Verantwortung des Verwaltungsrates bei der Ausführung des Einnahmen- und Ausgabenplans des abgelaufenen Haushaltsjahres" in seinen Entlastungsbeschluß einzubeziehen. Voraussetzung für eine wirtschaftliche Haushaltsführung ist die Verfügbarkeit genauer und rechtzeitig vorliegender Managementinformationen, die die Aufstellung des Haushaltsplans, die Überwachung der Entwicklung des Haushaltsplans und den Vergleich der Ausgaben mit den Haushaltsansätzen ermöglichen. In seinem Entlastungsbericht 1992 ersucht das Parlament den Rechnungshof, die für eine solche Bewertung erforderlichen Informationen in seinen Jahresberichten zur Verfügung zu stellen. Der Hof schlägt deshalb vor, daß das Cedefop ein Haushaltsführungssystem einrichtet, das sich auf angemessene Kosten- und Managementinformationen stützt. Zu solchen Informationen müssten Angaben über die den einzelnen Vorhaben zugewiesenen Zeiteinheiten gehören, die durch die Einrichtung eines geeigneten Zeiterfassungssystems ermittelt werden könnten. Ausserdem müssten alle Gemeinkosten operationellen Tätigkeiten zugeordnet werden.

Überwachung des Haushaltsplans 7.5. Die Verwaltung von Titel 3, operationelle Ausgaben, war im Zeitraum 1987-1993 nicht angemessen. Die Verwendungsrate der Mittel in den einzelnen Jahren dieses Zeitraums war bei den Mitteln zu Lasten von Titel 3 tendenziell niedriger als bei den anderen Titeln. Ausserdem wurden aus Titel 3 entweder genausoviele oder wesentlich mehr Mittelbindungen auf das folgende Haushaltsjahr übertragen als aus Titel 1 und 2. Es ist ausserdem festzustellen, daß der Gesamtwert der Mittelübertragungen innerhalb von Titel 3 1992 und 1993 stark zugenommen hat.

7.6. Die Zahl der für Mittelbindungen und Zahlungen zu Lasten von Titel 3 verantwortlichen Personen ist wesentlich höher und die Durchführung der verschiedenen Teile des Arbeitsprogramms bei den operationellen Ausgaben von einer grösseren Zahl unvorhersehbarer Faktoren abhängig als bei anderen Ausgaben. Der in Ziffer 7.4 umrissene Vorschlag für ein Kontrollsystem sollte mit Beginn der Arbeiten des Zentrums in Thessaloniki umgesetzt werden.

7.7. Am 15. März 1993 schlug der Verwaltungsleiter ein Kontrollsystem für den operationellen Teil des Haushaltsplans vor, das es der Direktion erlauben sollte, die haushaltsmässige Ausführung des Arbeitsprogramms genau zu verfolgen (25). Er schlug vor, für die einzelnen Dienststellen jeweils einen Verantwortlichen zu benennen und einen Direktionsassistenten einzustellen, der mit der Koordinierung und Verfolgung der allgemeinen Ausführung des Haushaltsplans beauftragt werden sollte. Im Laufe des Jahres 1993 verbesserte sich der Informationsfluß zur Direktion, und im November dieses Jahres wurde ein Direktionsassistent ernannt. Mit dem aktuellen Haushaltskontrollsystem konnte jedoch noch nicht verhindert werden, daß am Jahresende umfangreiche Haushaltsmittel gebunden und 47 % der ursprünglich für 1993 in Titel 3 eingesetzten Mittel auf das folgende Haushaltsjahr übertragen wurden (26) (siehe Tabelle 1).

Studienverträge 7.8. In seinem Entlastungsbeschluß für 1992 äusserte das Europäische Parlament auch ein Interesse daran, wie das Cedefop die Studienverträge handhabt. Die Auswahl der externen Sachverständigen wird in der Praxis von einzelnen Bediensteten des Cedefop vorgenommen und beruht auf ihren Kontakten in diesem Bereich. Die Studienverträge des Cedefop liegen im allgemeinen unterhalb der Grenzen, ab denen die CCAM-Vorschriften (27) gelten. Dennoch sollte die Direktion in jedem Einzelfall gewährleisten, daß einschlägige externe Sachverständige die Chance haben, sich um Arbeiten, für die sie angemessen qualifiziert sind, zu bewerben, daß die Auswahl und die Leistungen dieser Sachverständigen systematisch überwacht und aufgezeichnet werden und daß die Ergebnisse einer Bewertung der einzelnen Verträge dokumentiert und bei der Vergabe weiterer Aufträge berücksichtigt werden.

7.9. Die Direktion erhält von der Verwaltung regelmässige Finanzinformationen. Dennoch ist gegen Ende des Jahres festzustellen, daß viele Zahlungen für Verträge des Vorjahres noch ausstehen. (Zum Beispiel standen am 3. 11. 1993 33 Zahlungen für Verträge von 1992 aus.) Ausserdem werden die Mittel für viele Studienverträge im Laufe und insbesondere am Ende eines Jahres gebunden, jedoch zur Ausführung und Zahlung auf das folgende Jahr übertragen. Trotz der Mahnungen, die die Direktion an die für die Verträge verantwortlichen Bediensteten gerichtet hat, verschlechterte sich die Lage in den letzten Jahren und wurde noch dadurch verschärft, daß dem Finanzkontrolleur unrichtige oder unzureichende Einzelheiten übermittelt werden und er so gezwungen ist, bestimmte Verträge und Zahlungsanträge ohne Sichtvermerk zurückzusenden. Die Aufgabe der Überwachung der Studienverträge des Cedefop würde durch die Einrichtung des in Ziffer 7.7 umrissenen Systems vereinfacht.

8. PERSONAL 8.1. Die Beschäftigungsbedingungen für das Personal des Cedefop (etwa 70 Bedienstete) sind in der Verordnung Nr. 1859/76 des Rates (28) festgelegt. Obwohl die Vorschriften für die Beschäftigung der Bediensteten dem Statut der Europäischen Gemeinschaft ähneln, sind die Bediensteten des Cedefop keine Beamten der Gemeinschaft und können daher nicht in den Dienst von anderen Organen übernommen oder abgeordnet werden. Wegen der geringen Grösse der Einrichtung läuft dies darauf hinaus, daß es praktisch keine Möglichkeiten für die Mobilität des Personals gibt. Im Zeitraum 1987-1993 schieden lediglich zwei Bedienstete der Besoldungsgruppe A aus dem Dienst des Zentrums aus, und Ende 1993 war die Hälfte der Bediensteten der Besoldungsgruppe A über 50 Jahre alt.

8.2. Die bevorstehende Verlegung des Cedefop-Sitzes von Berlin nach Thessaloniki und die damit einhergehende Schaffung einer Reihe neuer Unionseinrichtungen ähnlicher Grösse und mit ähnlichen Beziehungen zur Kommission bietet die Gelegenheit, die Personalpolitik des Zentrums auf flexiblere Strukturen auszurichten; nur so erhält das Cedefop genügend neues Personal und neue Ideen. Diese Frage wurde im Bericht des Haushaltsausschusses des Europäischen Parlaments (29) im Zusammenhang mit der Errichtung der Europäischen Stiftung für Berufsbildung aufgeworfen. Mögliche Ansätze beinhalten die wesentlich häufigere Vergabe nicht verlängerbarer befristeter Arbeitsverträge und eine durch das Statut gewährleistete Mobilität zwischen dem Cedefop und anderen EU-Einrichtungen, einschließlich der demnächst zu schaffenden neuen Einrichtungen.

9. ÜBERSETZUNG 9.1. Die Kosten für den internen Übersetzungsdienst des Cedefop belaufen sich ohne die Gemeinkosten auf 1 279 600 ECU. Die Übersetzer verwenden ungefähr die Hälfte ihrer Zeit für die Übersetzung und Überprüfung von Dokumenten. Ausserdem formulieren sie mangelhaft abgefasste Dokumente um, führen Terminologiearbeiten durch, leisten terminologischen Beistand, lesen eingehende, zur Veröffentlichung bestimmte Dokumente Korrektur und erstellen und verwalten die Verträge mit externen Übersetzern. Nach Angaben des Zentrums belaufen sich die Kosten für eine intern übersetzte oder überprüfte Seite auf rund 71 ECU (siehe Tabelle 4).

Tabelle 4 - Kosten der internen und externen Übersetzung

""" ID="1">2 552 > ID="2">98 > ID="3">2 650 > ID="4">263 000 > ID="5">99 "> ID="1">5 182 > ID="2">3 781 > ID="3">8 963 > ID="4">639 800 (30) > ID="5">71 "> ID="1">14 412 > ID="2">1 131 > ID="3">15 543 > ID="4">404 958 (31) > ID="5">26 "> ID="1">21 557 > ID="2">6 481 > ID="3">28 038 > ID="4">871 854 (32) > ID="5">31 "">

In den letzten Jahren wurde verstärkt auf externe Übersetzer zurückgegriffen. Externen Übersetzern wird für jede übersetzte und überprüfte Seite ein durchschnittlicher Satz von ungefähr 31 ECU gezahlt, in dem die Verwaltungskosten des Cedefop nicht enthalten sind.

9.2. Die zu übersetzenden Dokumente gehen im Laufe des Jahres unregelmässig ein. Dies ist oft das Ergebnis einer unangemessenen Planung und der Überschreitung von Fristen. Das von der Direktion eingesetzte Überwachungssystem für die anfallende Übersetzungsarbeit sollte verstärkt und ausgeweitet werden, um Stoßzeiten und Flauten in der Übersetzung zu vermeiden.

9.3. Die Bediensteten des Cedefop schließen Verträge mit externen Sachverständigen ab, die ihre Berichte bisweilen unabhängig von ihrer eigenen Muttersprache in einer der Hauptgemeinschaftssprachen abfassen müssen. Dies hat zur Folge, daß der ursprüngliche Text oft überprüft oder vollständig umgeschrieben werden muß. Die Bediensteten sollten verpflichtet sein, Kosten und Effizienz dieser Praxis zu berücksichtigen.

9.4. Des weiteren sollte das Cedefop die Inanspruchnahme der Dienste des neuen Übersetzungszentrums, das in Luxemburg eingerichtet werden soll, in Erwägung ziehen. Es ist darauf zu achten, daß dieser neue Dienst tatsächlich kostenwirksam arbeitet.

10. PRODUKTION, VERTEILUNG UND EINNAHMEN AUS VERÖFFENTLICHUNGEN Produktion 10.1. Die wichtigsten Veröffentlichungen des Cedefop werden vom Amt für amtliche Veröffentlichungen in Luxemburg produziert. Kleinere, regelmässig verteilte Dokumente werden jedoch intern produziert ( "Flash") oder ausserhalb des Hauses mit Desktop publishing und in externen Druckereien hergestellt ( "Flash Special"). Ein Vergleich zwischen den beiden genannten Veröffentlichungen ergibt, daß die Produktionskosten pro intern hergestellter Seite etwa ein Viertel so groß sind wie die bei externen Druckereien.

10.2. Das Amt für Veröffentlichungen behält 55-60 % der Verkaufserlöse zur Deckung der Layout- und Druckkosten ein. Es sorgt auch für die Verteilung von rund vier Fünfteln der Broschüren, die es für das Cedefop hergestellt hat. Die Druckkosten pro Seite haben sich von 1987-1993 mehr als verdoppelt. Die verbesserte Qualität der Veröffentlichungen des Cedefop verursacht hohe Kosten, und das Cedefop sollte Kosten und Nutzen qualitativ hochwertiger Veröffentlichungen abwägen. So übernahm das Cedefop beispielsweise die sich auf mehrere Jahre erstreckende Aufgabe, die Berufsbildungssysteme in den zwölf Mitgliedstaaten zu dokumentieren. Allein die Gesamt-Layoutkosten der für das Vereinigte Königreich produzierten Broschüre beliefen sich auf 21 000 ECU. Die Druck- und Layoutkosten jedes hergestellten Exemplars betragen 17 ECU und werden durch den Verkaufspreis von 14 ECU nicht abgedeckt.

10.3. Gegenwärtig überwacht die Cedefop-Direktion die Ausgaben für Druck und Verteilung auf unregelmässiger Basis und teilt dem Verwaltungsrat mit, welche Entscheidungen zu treffen sind - beispielsweise bezueglich der Anzahl der für die einzelnen Sprachen herzustellenden Exemplare. Ende 1992 und 1993 wurden Mittel in erheblicher Höhe auf die Haushaltslinie für Druck und Verbreitung der Kenntnisse übertragen (siehe Tabelle 5).

Tabelle 5 - Verbreitung der Kenntnisse

"(ECU) """ ID="1">500 000 > ID="2">242 000 > ID="3">407 053 > ID="4">81 "> ID="1">1 000 000 > ID="2">285 000 > ID="3">899 601 > ID="4">90">

Der hohe Anteil der ursprünglichen Mittel, die dann auf das folgende Jahr übertragen wurden, spiegelt offensichtlich die Tatsache wider, daß überschüssige Mittel aus Titel 3 - damit sie nicht verfallen - am Jahresende transferiert und dann auf das nächste Jahr übertragen werden, wo sie für Druckzwecke aufgebraucht werden. Die Gesamtausgaben für die Druckarbeiten eines Jahres scheinen daher mehr von der Verfügbarkeit von Mitteln am Ende des Vorjahres abzuhängen als Ausdruck von Projektplanung oder Kosteneffizienz zu sein. Die Entscheidungen darüber, welche Dokumente in welcher Form und in welcher Anzahl gedruckt werden, sollten auf einer Beurteilung der Grösse und der Art der für das Dokument erwarteten Nachfrage beruhen.

11. KONFERENZEINRICHTUNGEN UND SITZUNGSSÄLE 11.1. Das gegenwärtige System für die Kostenerfassung und -analyse ist für eine effiziente Analyse, Berichterstattung und Weiterverfolgung nicht angemessen. Die internen Sitzungen des Cedefop sollten getrennt ausgewiesen werden, und es sollte dem Management am Jahresende im einzelnen mitgeteilt werden, wie hoch die Gesamtkosten für Dolmetschleistungen, andere Dienste und die Konferenzorganisation waren.

11.2. In Artikel 22 der Finanzvorschriften für das Zentrum ist vorgesehen, daß die Einnahmen aus Lieferungen und Leistungen wiederverwendet werden können. Seit 1992 verfolgt das Zentrum die Politik, für die Verwendung der Konferenzeinrichtungen ein Entgelt zu erheben. Im Jahre 1993 wurde jedoch weniger als ein Drittel der Kapazität der sechs Sitzungssäle des Cedefop ausgeschöpft. "Europa", der grösste Konferenzraum des Cedefop mit 100 Sitzplätzen und einer Dolmetschanlage für das Dolmetschen aus 11 und in 9 Sprachen, wurde 1992 insgesamt lediglich 29 Tage genutzt.

11.3. Sofern die normalen Arbeiten des Zentrums nicht gestört zu werden drohen, sollte sich das Cedefop bemühen, seine Konferenzeinrichtungen und Sitzungssäle optimal zu nutzen. Im Zusammenhang mit dem Umzug in ein neues Gebäude in Thessaloniki sollte der Bedarf an diesen Einrichtungen überprüft werden und sollten die Kosten möglichst gering gehalten werden.

12. THESSALONIKI 12.1. Der Beschluß des Rates vom 29. Oktober 1993, das Cedefop von Berlin nach Thessaloniki zu verlegen, wurde im Zusammenhang mit der allgemeineren Frage des Standorts einer Reihe neuer EU-Einrichtungen getroffen. Anscheinend ist diesem Beschluß keine Bewertung der mit dem Umzug verbundenen finanziellen Auswirkungen sowie der Auswirkungen auf den Output und den potentiellen Nutzen des Zentrums vorausgegangen.

12.2. Auf dem anschließend vom Cedefop auf Ersuchen der Kommission ausgearbeiteten Finanzbogen werden die einmaligen Kosten für den Umzug nach Thessaloniki mit 4 006 000 ECU veranschlagt. Dabei werden jedoch Entlassungsabfindungen, Vorruhestandskosten oder Abgangsgelder, die möglicherweise an das vorhandene Personal gezahlt werden müssen, nicht berücksichtigt. Auch die einmaligen Kosten für die Einstellung und Ausbildung von neuem Personal, das die Bediensteten ersetzt, die nicht an den neuen Standort mitziehen, sind darin nicht enthalten. Die geschätzte dauerhafte Erhöhung der laufenden Kosten (Fahrtkosten usw.), zu der es durch den Umzug kommt, ist nahezu gedeckt, da aufgrund des geringeren auf die Gehälter der Bediensteten anzuwendenden Berichtigungsköffizienten von Thessaloniki gegenüber Berlin Einsparungen in Höhe von 1 Mio ECU erwartet werden.

13. SCHLUSSFOLGERUNGEN 13.1. Das Cedefop hat einen Teil seiner Politik und Verfahren in den letzten Jahren als Reaktion auf Bemerkungen des Hofes verbessert. So hat es z.B. die nicht zu vereinbarenden Aufgaben des Zahlstellenverwalters und des Rechnungsführers voneinander getrennt und den Eingliederungsplan korrigiert. Eine Reihe von Schwachstellen bestehen jedoch fort, beispielsweise das hohe Volumen der Mittelübertragungen und Übertragungen auf das folgende Haushaltsjahr und die nicht erfolgte Zahlung von bis zu 75 % der ursprünglich in bestimmte Haushaltslinien eingesetzten Mittel.

13.2. Der Hof erkennt die Gründe für die Entscheidung an, bei praktisch allen Ausgabenarten vorläufige Mittelbindungen und Zahlungen über die Zahlstelle zuzulassen, empfiehlt jedoch, die Finanzvorschriften entsprechend zu ändern. Das Zentrum sollte auch eine flexiblere Personalstruktur ins Auge fassen, damit in Zukunft vermieden wird, daß sich bei Kürzungen der Gesamtausgaben der Anteil der Gemeinkosten gegenüber den operationellen Ausgaben erhöht.

13.3. Der Neubewertung der jeweiligen Rolle der verschiedenen Kommissionsdienststellen und des Cedefop im Lichte der wahrscheinlichen Entwicklungen auf dem Gebiet der Berufsbildung in der Europäischen Union sollte Priorität eingeräumt werden. Dabei wird insbesondere darauf zu achten sein, daß die Rolle des Cedefop klar abgegrenzt wird von der Rolle der Europäischen Stiftung für Berufsbildung mit Sitz in Turin, die den Ländern Osteuropas und der ehemaligen Sowjetunion Unterstützung leisten soll. Es wäre für das Cedefop von Vorteil, wenn es sowohl zur Task Force als auch zu anderen einschlägigen Dienststellen der Kommission engere Beziehungen entwickeln würde. Dabei muß es übergeordnetes Ziel sein, eine klar abgegrenzte Rolle des Cedefop zu definieren, damit das Zentrum in grösstmöglichem Masse zur sozialen und wirtschaftlichen Entwicklung der EU beitragen kann und sich seine Tätigkeit nicht mit der Arbeit der Kommission und anderer EU-Einrichtungen und Institutionen in den Mitgliedstaaten überschneidet.

13.4. Die Kommission sollte die für das Cedefop geltenden Vorschriften im Hinblick auf den bevorstehenden Umzug nach Thessaloniki überprüfen, um die Verfahren zu vereinfachen und sie besser auf eine Einrichtung von der Grösse des Cedefop zuzuschneiden. Es sind geeignete Bestimmungen zur Gewährleistung der Mobilität des Personals und einer flexiblen Personalverwaltung vorzusehen, wobei die vergleichbaren Bestimmungen für das Personal der in nächster Zukunft zu schaffenden neuen Einrichtungen berücksichtigt werden sollten.

13.5. Im Rahmen der Verbesserung seiner Planungs-, Überwachungs- und Berichterstattungsverfahren für das Arbeitsprogramm sollte das Zentrum die in Abschnitt 6 dieses Berichts enthaltenen Anregungen des Hofes berücksichtigen.

13.6. Die Ausgabenplanung und Haushaltsführung des Zentrums waren nicht angemessen. Das Cedefop sollte ein Haushaltsführungssystem einrichten, das sich gleich zu Beginn der Arbeiten in Thessaloniki auf angemessene Kosten- und Managementinformationen stützt. Bei der Verwaltung von Studienverträgen sollte die Direktion systematisch gewährleisten, daß einschlägige Sachverständige die Chance haben, sich um Arbeiten, für die sie angemessen qualifiziert sind, zu bewerben, daß die Leistungen externer Sachverständiger überwacht und aufgezeichnet werden und daß die Ergebnisse einer Bewertung der einzelnen Verträge dokumentiert und anschließend genutzt werden. Auch sollte das Cedefop die derzeitigen Systeme und Kosten in den Bereichen Übersetzung, Druckarbeiten und Konferenzeinrichtungen vor dem bevorstehenden Umzug nach Thessaloniki untersuchen (siehe die Ziffern 9.1-9.4, 10.1-10.3 und 11.1-11.3).

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 10. November 1994 in Luxemburg angenommen.

Für den Europäischen Rechnungshof

André J. MIDDELHÖK

Präsident

(1) Verordnung (EWG) Nr. 337/75 des Rates vom 10. Februar 1975, ABl. L 39, S. 1.(2) Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates vom 1. Juni 1976, ABl. L 164, S. 1.(3) Beschluß des Rates 93/C 323/01 vom 29. Oktober 1993, ABl. C 323 vom 30. 11. 1993, S. 1.(4) Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates vom 30. Juni 1993 zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76, ABl. L 181 vom 23. 7. 1993.(5) Beschluß des Verwaltungsrats des Cedefop in seiner Sitzung vom 10. 12. 1993 über die Änderung des Beschlusses vom 9. 10. 1989 über die Errichtung einer Zahlstelle.(6) Jahresberichte des Hofes für 1991 und 1992.(7) Artikel 3 des auf Seite 3 in Fußnote 5 genannten Beschlusses.(8) Artikel 7 des obengenannten Beschlusses.(9) Artikel 43 der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates vom 1. Juni 1976, zuletzt geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates vom 30. Juni 1993.(10) HL 300 Errichtung einer operationellen Dokumentation (110 000 ECU);

HL 3021 Dolmetscherkosten (90 000 ECU);

HL 303 Ausgaben für Untersuchungen und Modellvorhaben (415 000 ECU);

ABl. L 32 vom 8. 2. 1993.(11) Cedefop-Bericht des Hofes 1992, Ziffer 3.5.(12) Aktionsprogramm zur Förderung der beruflichen Weiterbildung in der Europäischen Gemeinschaft.(13) Union der Industrien der Europäischen Gemeinschaft.(14) Europäischer Gewerkschaftsbund.(15) Mallet-Bericht.(16) Ausschreibungsbekanntmachung für eine Studie über die Wirkung des Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung, ABl. S 238 vom 7. 12. 1993.(17) Siehe Kapitel 8 des Jahresberichts 1993 des Hofes.(18) Artikel 2 der Verordnung (EWG) Nr. 337/75.(19) Aktionsprogramm für die Berufsbildung Jugendlicher und zur Vorbereitung der Jugendlichen auf das Erwachsenen- und Erwerbsleben.(20) Europäische technische Forschung (Netzwerk von Demonstrationsprojekten für Berufsausbildung und neue Informationstechnologien).(21) Artikel 4 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 337/75.(22) Artikel 9 der Verordnung (EWG) Nr. 337/75.(23) Siehe auch die Ziffern 7.7 und 7.8 des Berichts des Hofes über die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung von 1986.(24) Zuletzt geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates vom 30. Juni 1993.(25) Vermerk an die Direktion vom 15. 3. 1993.(26) Siehe Ziffer 2.10 dieses Berichts.(27) CCAM = Vergabebeirat.(28) ABl. L 214 vom 6. 8. 1976.(29) KOM(94) 0021 endg.; C3-0115/94, Berichterstatterin Frau Diemut Theato.(30) Die Gesamtkosten belaufen sich auf 1 279 600 ECU. Schätzungsweise beziehen sich 50 % der Kosten auf die Übersetzung.(31) Der externen Übersetzern gezahlte Durchschnittssatz liegt bei 27 ECU für jede übersetzte und 14 ECU für jede revidierte Seite.(32) Der externen Übersetzern gezahlte Durchschnittssatz liegt bei 35 ECU für jede übersetzte und 18 ECU für jede revidierte Seite.

ANHANG

CEDEFOP - HAUSHALTSJAHR 1993 - VERWENDUNG DER VERFÜGBAREN MITTEL

"(1 000 ECU) "" ID="1">1. Personalausgaben > ID="2">5 670 > ID="3">5 240 (92,4 %) > ID="4">346 (6,1 %) > ID="5">85 (1,5 %) > ID="6">87 > ID="7">66 (75,9 %) > ID="8">21 (24,1 %) "> ID="1">2. Sachausgaben für den Dienstbetrieb > ID="2">1 009 > ID="3">643 (63,7 %) > ID="4">196 (19,4 %) > ID="5">169 (16,7 %) > ID="6">170 > ID="7">154 (90,6 %) > ID="8">16 (9,4 %) "> ID="1">3. Operationelle Ausgaben > ID="2">5 233 > ID="3">2 335 (44,6 %) > ID="4">2 478 (47,4 %) > ID="5">420 (8,0 %) > ID="6">1 414 > ID="7">1 025 (72,5 %) > ID="8">389 (27,5 %) "> ID="1">4. Nicht besonders vorgesehene Ausgaben > ID="2">10 > ID="3">10 (100 %) > ID="4">- > ID="5">- > ID="6">- > ID="7">- > ID="8">- "> ID="1">Insgesamt > ID="2">11 922 > ID="3">8 227 (69,0 %) > ID="4">3 021 (25,3 %) > ID="5">674 (5,6 %) > ID="6">1 671 > ID="7">1 245 (74,5 %) > ID="8">426 (25,5 %) ">

Antworten des Verwaltungsrates des Zentrums auf die Bemerkungen des Rechnungshofes zum Jahresabschluß und zur Haushaltsführung 1993 sowie zur Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung im Zeitraum 1987-1993

(Die Numerierung folgt der des Rechnungshofberichtes)

Der Verwaltungsrat stellt fest, daß der Rechnungshofbericht entgegen früheren Jahren eine Reihe weitreichender Bemerkungen enthält. Der Verwaltungsrat betrachtet diese als Orientierungshilfe bei seinen Bemühungen, die Tätigkeiten und Verwaltungsstrukturen des Zentrums neu zu ordnen, beabsichtigt jedoch zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht, ausführlicher hierauf einzugehen. Die Antworten des Verwaltungsrates lauten wie folgt:

2.6. Aus Artikel 43 der Ratsverordnung Nr. 1416/76 betreffend die Finanzvorschriften für das Zentrum geht hervor, daß für die Zahlung bestimmter Arten von Ausgaben Zahlstellen errichtet werden können. Diese Bestimmung deckt sich mit Artikel 54 der für den Gesamthaushaltsplan der EG geltenden Haushaltsordnung. In den Durchführungsbestimmungen ist festgelegt, daß bestimmte Ausgaben aufgrund ihres Wesens oder ihrer besonderen Dringlichkeit über die Zahlstelle getätigt werden können. Es scheint daher folgerichtig, Ausgaben, welches durch zusammengefasste Mittelbindungen abgedeckt sind, über die Zahlstelle abzuwickeln. Formal gesehen stimmt das Zentrum mit dem Rechnungshof überein, daß die geltenden Vorschriften entsprechend abgeändert werden sollten.

2.8., 2.9., 2.10., 2.13. Abgesehen vom Dokumentationsdienst (dessen Mittelbedarf in Artikel 300 veranschlagt ist) machen Studien oder die Koordination von Forschungsarbeiten den Hauptteil der operationellen Tätigkeiten des Zentrums aus. Die Planung und Durchführung der Tätigkeiten ist abhängig von der Verfügbarkeit externer Experten und der erforderlichen Informationen; zu Schwierigkeiten kommt es, wenn, wie 1993 geschehen, das jährliche Arbeitsprogramm des Zentrums nicht zu Beginn des Jahres, sondern erst später angenommen wird. Diesbezuegliche Verzögerungen können zu einer Verringerung des Umfangs der geplanten Tätigkeiten führen (siehe Projekte 7 und 11.1) und die Übersetzung und Veröffentlichung der Arbeiten zeitlich hinausschieben. Auch sollte nicht vergessen werden, daß ein Projekt von seiner Planung bis zu seiner Durchführung durchaus Änderungen erfahren kann, die sich auf seinen Finanzrahmen und den Zeitplan auswirken.

All dies zusammengenommen erklärt die wiederholten Mittelübertragungen und den wiederholten Verfall von Mitteln.

2.14. Der Verwaltungsrat weiß, daß die Veröffentlichtungspolitik des Zentrums zur Debatte gestellt wurde. Diese Politik wird derzeit neu definiert. Der Verwaltungsrat ist sich darüber im klaren, daß es Aufgabe des Zentrums ist, "die Kommission zu unterstützen und die Berufsbildung und die ständige Weiterbildung auf Gemeinschaftsebene zu fördern und weiterzuentwickeln" (Artikel 2, Ziffer 1 der Ratsverordnung Nr. 337/75), und zwar insbesondere was den Informations- und Erfahrungsaustausch über gemeinsame Probleme der Berufsbildungssysteme der Mitgliedstaaten betrifft, wie in Artikel 127, Ziffer 2, 5. Gedankenstrich des Vertrages über die Europäische Union erwähnt.

2.15. Von 1995 an wird das Zentrum den Betrag für den CEDEFOP-Preis unter Titel 3 ausweisen.

3.2. Die Leitlinien für die kommenden Arbeitsprogramme und für die zukünftigte Arbeitsorganisation und die Weiterbildung des Personals des Zentrums wurden vom Verwaltungsrat selbst auf der Grundlage des MalletBerichtes festgelegt.

4.1. Der Verwaltungsrat untersucht derzeit alle Aspekte eines Rückgriffs auf befristete Arbeitsverträge für eine begrenzte Anzahl von Stellen. Die Erfahrung hat gezeigt, daß es im Interesse sowohl des Zentrums als auch des Beschäftigten liegt, daß letzterer beim Verlassen des Zentrums auf einen sicheren Arbeitsplatz anderswo zurückkehren kann, so daß er/sie sich in der fraglichen Zeit ganz auf die Arbeit im Zentrum konzentrieren kann. Ausserdem sollten die Schwierigkeiten, eine andere Beschäftigung in Berlin (oder Thessaloniki) zu finden, nicht unterschätzt werden. Dieser Aspekt müsste ebenfalls berücksichtigt werden, wenn das Zentrum im Falle einer Kürzung seines Haushalts zu einer flexibleren Personalpolitik übergehen soll.

4.4. Der Verwaltungsrat ist sich der Schwierigkeit der Definition der gegenwärtigen "Rolle" des Zentrums bewusst, ist aber derzeit dabei, diesen Aspekt genauer zu untersuchen. Die Gründungsverordnung, die auf das Jahr 1975 zurückgeht, definiert das Zentrum als "ein von den Dienststellen der Kommission unabhängiges Organ, das aber mit diesen weitestgehend zusammenarbeiten muß". Was das Zentrum in seinem Wesen so einmalig macht, ist diese Abhängigkeit von der Kommission auf der einen Seite und die Rolle des viertelparitätisch zusammengesetzten Verwaltungsrates auf der anderen Seite, von dem das Zentrum verwaltet wird. Ausserdem wird darauf verwiesen, daß der Haushalt des Zentrums in dem fraglichen Zeitraum um 140 % gestiegen ist (von 4,9 Millionen ECU 1985 auf 12 Millionen ECU im Jahr 1993) und daß das in Artikel 8 der Verordnung 337/75 vorgesehene Verfahren verhindert, daß das Zentrum Arbeiten durchführt, die sich mit denen der Kommission überschneiden (1).

4.5. Der Verwaltungsrat bemerkt hierzu, daß die Ratsbeschlüsse betreffend die Gemeinschaftsprogramme FORCE (90/267/EWG) EUROTECNET (89/657/EWG) und PETRA (87/569/EWG, geändert durch den Beschluß 91/387/EWG) die Kommission auffordern, sich zum Zwecke ihrer Umsetzung der Unterstützung des Zentrums zu versichern, wenngleich die unabhängige externe Evaluierung der Ergebnisse dieser Programme nicht Sache des Zentrums ist. Die jährlichen Arbeitsprogramme des Zentrums schließen Projekte, die auf Teile dieser Programme Bezug nehmen, ein, wie z. B. die "Studienbesuche" und "FORCE-Erhebungen". In der Tat haben die Kommissionsvertreter im Verwaltungsrat stets die Ansicht vertreten, daß die jährlichen Arbeitsprogramme der hier vom Rechnungshof vorgebrachten Überlegung Rechnung tragen sollten, nämlich daß das Zentrum stärker in die Kommissionstätigkeiten und insbesondere die Gemeinschaftsprogramme auf dem Gebiet der Berufsbildung eingebunden wird, damit sich die Tätigkeiten beider besser ergänzen.

4.6. Der Verwaltungsrat teilt die Ansicht des Rechnungshofes: "Eine der Aufgaben des CEDEFOP ist es, eine ausgewählte Dokumentation vor allem über den jeweiligen Stand der Kenntnisse, die neusten Entwicklungen und die Forschungsarbeiten auf den einschlägigen Gebieten sowie über die Probleme hinsichtlich der Strukturen der Berufsbildung zu erstellen" (Artikel 2, Ziffer 2, 1. Gedankenstrich der Verordnung 337/75). Eine weitere Aufgabe des Zentrums ist die Aktualisierung der Informationen über die Berufsbildungssysteme in den Mitgliedstaaten; derzeit wird eine Datenbank entwickelt, um diese Aufgabe zu erleichtern und die Kosten für die Produktion und Verbreitung der Informationen zu reduzieren.

In der Begründung des Kommissionsvorschlages für einen Ratsbeschluß über das Leonardo-Programm (KOM(93) 686 endg. - SYN 494 vom 21. 12. 1993) wird die dem Zentrum zugedachte Aufgabe klar erläutert.

4.7. Der Verwaltungsrat bemerkt hierzu, daß es Sache der Kommission ist, zu bestimmen, wer sie im Verwaltungsrat vertritt. Darüber hinaus darf nicht vergessen werden, daß das Zentrum zur Erfuellung seiner Aufgaben stets die erforderlichen Kontakte mit allen einschlägigen Kommissionsdienststellen unterhalten hat, d. h. mit dem Generalsekretariat, der GD V, GD IX, GD X, GD XIX, GD XX, GD XXIII und der TASK FORCE Human Ressourcen sowie mit dem Amt für amtliche Veröffentlichungen.

5.2. Die Inanspruchnahme der Zahlstelle ist ein Zeichen für die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung. Die Prüfung erfolgt durch Vorlage der entsprechenden Unterlagen beim Finanzkontrolleur zwecks Erteilung des Sichtvermerks. Der Finanzkontrolleur kann darüber hinaus zu jeder Zeit eine Revision anordnen.

5.3. Der Verwaltungsrat teilt die Ansicht des Rechnungshofes und hat entsprechende Schritte unternommen, um einen regelmässigen Informationsfluß in allen den Haushalt betreffenden Fragen sicherzustellen.

5.5. Der Verwaltungsrat stimmt mit dem Rechnungshof überein, verweist jedoch darauf, daß Artikel 130 der für den Gesamthaushaltsplan der EG geltenden Haushaltsordnung verlangt, daß die Finanzvorschriften von Gemeinschaftsorganen, die eine eigene Rechtspersönlichkeit haben und Zuschüsse aus dem Gesamthaushalt erhalten, weitestgehend mit den Vorschriften der obengenannten Haushaltsordnung übereinstimmen sollen. Die Möglichkeiten des Zentrums, geeignete Änderungsvorschläge hinsichtlich der geltenden Finanzvorschriften zu machen, sind daher beschränkt.

6.2-6.7. Die Vorschläge des Rechnungshofes werden bei der derzeit laufenden Überprüfung der Arbeitsweise des Zentrums berücksichtigt werden.

6.8. Im November 1993 stellte das Zentrum einen Direktionsassistenten ein, zu dessen Aufgaben die Kontrolle aller Fristen im Zusammenhang mit der Durchführung des Arbeitsprogrammes gehört.

7.1. Die Ausarbeitung des jährlichen Haushaltsplanes des Zentrums auf der Grundlage eines Mehrjahres-Arbeitsprogramms ist für die ständigen Aufgaben dankbar. Für die übrigen Tätigkeiten ist dies nur möglich, wenn alle Beteiligten, d. h. Sozialpartner, Regierungen der Mitgliedstaaten und Kommission, bereit sind, sich mittelfristig festzulegen und den damit verbundenen möglichen Verlust an Flexibilität in Kauf zu nehmen.

7.2-7.3. Das Zentrum hat die Anregung des Rechnungshofes aus dem Jahr 1987 aufgegriffen und seither seine Ausgaben zusätzlich zur normalen Form der Darstellung nach fünf Tätigkeitsbereichen aufgeschlüsselt. Zusätzliche Informationen können erst mit der Einführung einer computergestützten analytischen Buchführung nach Forschungszielen geliefert werden.

7.4. Seit 1993 erhalten die Mitglieder des Verwaltungsrates ausführliche Informationen über die Haushaltsführung (vgl. Punkt 5.3).

7.6-7.7. Die Vorschläge des Rechnungshofes werden im Rahmen der laufenden Überprüfung der Arbeitsweise des Zentrums berücksichtigt werden.

7.8. 1994 sind weitaus mehr Ausschreibungen erfolgt, und es wurde eine Aufforderung zur Einreichung von Interessenbekundungen veröffentlicht, um die Zahl möglicher Vertragnehmer zu vergrössern (ABl. Nr. C 184 vom 6. 7. 1994). Der Verwaltungsrat möchte jedoch auch darauf hinweisen, daß es wichtig ist, mit den externen Vertragnehmern aufgrund ihrer speziellen Kenntnisse und Erfahrungen kontinuierliche Arbeitsbeziehungen zu unterhalten.

7.9. Das Zentrum wird seine Bemühungen um Einhaltung der Zahlungstermine für Studienverträge verstärken.

8.2. Der Verwaltungsrat unterstützt die Ansicht des Rechnungshofes.

9.2-9.4. Der Verwaltungsrat nimmt die Bemerkungen und Vorschläge des Rechnungshofes zur Kenntnis.

10.3. Die Verbreitung der Informationen steht am Ende eines jeden Projektes. Der hohe Prozentsatz von Mittelübertragungen ist daher u. a. auch durch Verzögerungen während der vorangegangenen Projektphasen zu erklären.

11.1. Die Unterscheidung zwischen rein internen Sitzungen, Sitzungen im Zusammenhang mit der Durchführung des Arbeitsprogrammes und von anderen Organisationen im CEDEFOP abgehaltenen Sitzungen ist mit Beginn des Jahres 1994 eingeführt worden.

13.2. Das Zentrum wird die Kommission bitten, die erforderlichen Schritte zur Änderung der Finanzvorschriften zu unternehmen.

13.3-13.4. Der Verwaltungsrat pflichtet dem Rechnungshof bei.

13.5. Die in Abschnitt 6 des Rechnungshofberichtes enthaltenen Anregungen werden vom Zentrum aufgegriffen werden.

13.6. Es werden derzeit geeignete Schritte unternommen, um die Ausgabenplanung und die Haushaltsführung zu verbessern.

(1) Die Numerierung der Punkte 4.4-4.7 folgt hier dem englischen Original und nicht der deutschen Übersetzung des Rechnungshofsberichtes.