BESCHLUSS DES VERWALTUNGSRATES VON EUROPOL vom 1. Oktober 1998 zur Festlegung seiner Geschäftsordnung (1999/C 26/08)

DER VERWALTUNGSRAT -

gestützt auf das Übereinkommen aufgrund von Artikel K.3 des Vertrags über die Europäische Union über die Errichtung eines Europäischen Polizeiamts (Europol-Übereinkommen) (1), insbesondere auf Artikel 28 Absatz 7,

in der Erwägung, daß der Verwaltungsrat sich durch einstimmigen Beschluß eine Geschäftsordnung zu geben hat -

HAT FOLGENDE GESCHÄFTSORDNUNG ERLASSEN:

Artikel 1 Zusammensetzung des Verwaltungsrates

(1) Die ordentlichen und die stellvertretenden Mitglieder des Verwaltungsrates (im folgenden "Mitglieder" genannt) sind gemäß Artikel 28 Absätze 2 und 3 des Europol-Übereinkommens in den Zuständigkeitsbereichen des Verwaltungsrates mit den erforderlichen Befugnissen ausgestattet.

(2) In den Sitzungen des Verwaltungsrates können sich dessen Mitglieder, der Direktor von Europol und der Vertreter der Kommission der Europäischen Gemeinschaften (im folgenden "Kommission" genannt) von Sachverständigen, deren Anzahl vom Vorsitzenden des Verwaltungsrates festgesetzt wird, begleiten und beraten lassen.

(3) Jeder Mitgliedstaat notifiziert dem Direktor von Europol und dem Sekretär des Verwaltungsrates die Ernennung und das Ausscheiden eines Mitglieds.

Artikel 2 Administrative Unterstützung des Verwaltungsrates

(1) Der Verwaltungsrat erhält die für die Erfuellung seiner Aufgaben erforderliche administrative Unterstützung. Diese Unterstützung erfolgt durch Europol. Um eine effiziente Unterstützung sicherzustellen, bestellt der Verwaltungsrat unter den Bediensteten von Europol, die nicht der Leitung angehören, einen Sekretär, der die vom Verwaltungsrat festgelegten Voraussetzungen erfuellt; dabei werden folgende Kriterien zugrunde gelegt:

a) Eignung für das Amt;

b) administrative Einstufung, die vom Verwaltungsrat festgelegt wird;

c) Verfügbarkeit für das Amt.

Der Sekretär nimmt die Aufgaben wahr, die ihm vom Verwaltungsrat, dem gegenüber er rechenschaftspflichtig ist, übertragen werden. Jedoch kann er mit Zustimmung des Verwaltungsrates und unter dessen Verantwortung auch andere Aufgaben wahrnehmen.

Die Dauer der Amtszeit des Sekretärs wird vom Verwaltungsrat festgelegt, der die Bestellung widerrufen oder verlängern kann.

(2) Jeder neue Vorsitz überprüft die Unterlagen des Verwaltungsrates und erstellt hierüber ein Dokument, das er dem Verwaltungsrat in dessen erster ordentlicher Sitzung zur Billigung unterbreitet.

Artikel 3 Vorsitz des Verwaltungsrates

Der Vorsitzende des Verwaltungsrates stellt die vorläufige Tagesordnung für die Sitzungen auf und führt in ihnen den Vorsitz.

Artikel 4 Sitzungen des Verwaltungsrates

(1) Der Verwaltungsrat hält unter jedem Vorsitz mindestens eine ordentliche Sitzung ab, die vom Vorsitzenden einberufen wird.

(2) Hält es der Vorsitzende aufgrund der Umstände für erforderlich, kann er von sich aus oder auf Antrag eines Drittels der Mitglieder eine Sitzung des Verwaltungsrates einberufen. Wird die Sitzung von einem Mitgliedstaat, von der Kommission oder vom Direktor von Europol beantragt, konsultiert der Vorsitzende die übrigen Mitglieder und beruft die Sitzung bei Zustimmung eines Drittels der Mitglieder ein.

In den in Unterabsatz 1 aufgeführten Fällen hat der Vorsitzende die Sitzung innerhalb von 30 Tagen nach Eingang des Antrags einzuberufen.

(3) Der Verwaltungsrat kann zwecks Anhörung zu einem speziellen Punkt der Tagesordnung Personen laden, die in dem zu behandelnden Bereich über besondere Sachkenntnis verfügen.

(4) Bei Fragen, für die der Verwaltungsrat die Einberufung einer Plenarsitzung als nicht erforderlich erachtet, kann er einen oder mehrere Ad-hoc-Ausschüsse einsetzen, wobei er die Mitgliederzahl entsprechend den zu erledigenden Aufgaben festlegt. Der betreffende Ausschuß, in dem der Vorsitzende des Verwaltungsrates den Vorsitz führt, wird aufgelöst, sobald die Arbeiten, für die er eingesetzt wurde, abgeschlossen sind.

Artikel 5 Tagesordnung

(1) Der Vorsitzende des Verwaltungsrates stellt die vorläufige Tagesordnung für jede Sitzung auf. Diese wird den anderen Mitgliedern, der Kommission und dem Direktor von Europol vom Sekretär mindestens vierzehn Tage vor Beginn der Sitzung übersandt. Wird eine außerordentliche Sitzung einberufen, wird die Tagesordnung im Laufe der Woche übermittelt, die der Sitzung vorausgeht.

(2) Die vorläufige Tagesordnung enthält die Punkte, deren Aufnahme von einem Mitglied, von der Kommission oder vom Direktor von Europol beantragt worden ist; die diesbezüglichen Unterlagen müssen mindestens sechzehn Tage vor Beginn der betreffenden Sitzung am Sitz von Europol eingegangen sein.

(3) In die vorläufige Tagesordnung können nur Punkte aufgenommen werden, für die die entsprechenden Unterlagen den Mitgliedern, der Kommission und dem Direktor von Europol spätestens am Tage der Übersendung der Tagesordnung übermittelt werden.

(4) Zu Beginn der Sitzung nimmt der Verwaltungsrat die Tagesordnung mit einfacher Mehrheit an.

Artikel 6 Beratungen des Verwaltungsrates

(1) Der Verwaltungsrat ist beschlußfähig, wenn drei Viertel seiner Mitglieder anwesend sind. Ist die Beschlußfähigkeit nicht gegeben, erklärt der Vorsitzende die Sitzung für geschlossen und beraumt zum frühestmöglichen Termin eine neue Sitzung an. In dieser neu anberaumten Sitzung ist der Verwaltungsrat beschlußfähig, wenn zwei Drittel seiner Mitglieder anwesend sind.

(2) Der Vorsitzende leitet die Sitzung und erteilt zunächst denjenigen Mitgliedern das Wort, die einen Antrag zum Verfahren oder einen Antrag auf Ablehnung einer Aussprache wegen Unzulässigkeit stellen wollen.

(3) Der Verwaltungsrat beschließt nur auf der Grundlage von Schriftstücken und Entwürfen, die in den Amtssprachen der Europäischen Union vorliegen, soweit er nicht aus Dringlichkeitsgründen einstimmig anders entscheidet.

Artikel 7 Abstimmungen in den Sitzungen des Verwaltungsrates

(1) Die Abstimmung im Verwaltungsrat erfolgt auf Veranlassung des Vorsitzenden; der Vorsitzende ist ferner verpflichtet, auf Antrag eines Mitglieds ein Abstimmungsverfahren einzuleiten, sofern sich die Mehrheit der Mitglieder dafür ausspricht.

(2) Das Stimmrecht kann nur auf das stellvertretende Mitglied des betreffenden Staates übertragen werden.

(3) Für jeden vom Verwaltungsrat gefaßten Beschluß wird die Stimmverteilung angegeben. Auf Antrag der überstimmten Minderheit ist dem Beschluß ein Vermerk über die von dieser Minderheit vertretenen Ansichten beizufügen. Es wird durch Handzeichen abgestimmt; wird das Ergebnis einer Abstimmung durch Handzeichen angefochten, wird namentlich abgestimmt.

(4) Auf Antrag eines der Mitglieder oder auf Beschluß des Vorsitzenden wird über Beschlüsse und Ernennungen geheim abgestimmt. Im Fall einer geheimen Abstimmung zählt der Vorsitzende zusammen mit zwei weiteren Mitgliedern des Verwaltungsrates die Stimmen aus und verkündet das Ergebnis unverzüglich. Der Vorsitzende kann einem Mitglied gestatten, kurz die Gründe für sein Stimmverhalten darzulegen.

Artikel 8 Beschlußfassung

(1) Vereinbarungen, an denen der Verwaltungsrat mitwirkt und für die nach dem Europol-Übereinkommen oder nach dessen Durchführungsbestimmungen Einstimmigkeit oder die qualifizierte Zweidrittelmehrheit nicht erforderlich ist, können mit einfacher Mehrheit angenommen werden.

In den vom Verwaltungsrat angenommenen Beschlüssen oder Vereinbarungen wird die Stimmverteilung angegeben, es sei denn, es handelte sich um eine geheime Abstimmung gemäß Artikel 7.

(2) Für die Einsetzung von Ad-hoc-Ausschüssen durch den Verwaltungsrat ist die Zustimmung von zwei Dritteln der anwesenden Mitglieder erforderlich.

(3) Über Anträge zum Verfahren, bei denen es darum geht, ob eine Frage dem Verwaltungsrat zur Entscheidung vorgelegt werden soll, ist vor Eröffnung der Aussprache abzustimmen.

(4) Betrifft ein Antrag zum Verfahren mehrere Punkte, ist er auf Antrag in einzelne Teile aufzugliedern.

(5) Beziehen sich mehrere Anträge zum Verfahren auf den gleichen Punkt, wird zuerst über den Antrag mit der größten Tragweite abgestimmt. Im Fall von Änderungsanträgen wird zuerst über den Antrag abgestimmt, der sich vom ursprünglichen Text am weitesten entfernt. Handelt es sich um einen Änderungsantrag zu einem Änderungsantrag, wird zuerst über den Antrag mit der umfangreichsten Änderung abgestimmt. Die Schlußabstimmung erfolgt über die Textfassung, die sich aus den vorherigen Abstimmungen ergibt.

Artikel 9 Sitzungsprotokolle

(1) Über jede Sitzung des Verwaltungsrates wird ein Protokoll angefertigt, das folgendes umfaßt:

- Anwesenheitsliste,

- Sitzungsbericht,

- Beschlüsse des Verwaltungsrates unter Angabe der Stimmverteilung für jede Abstimmung.

(2) Das Protokoll wird vom Verwaltungsrat in seiner nächsten Sitzung genehmigt.

Der Protokollentwurf wird dem Verwaltungsrat nur dann zur Genehmigung unterbreitet, wenn er den Mitgliedern mindestens vier Wochen vor der nächsten Sitzung übersandt worden ist. Der Protokollentwurf wird ferner dem Direktor von Europol und dem Vertreter der Kommission für die Sitzungen, an denen er teilgenommen hat, übermittelt. Das Protokoll über eine Sitzung, an der der Vertreter der Kommission nicht teilgenommen hat, wird diesem auf Beschluß des Verwaltungsrates übermittelt.

(3) Ist der Protokollentwurf nicht rechtzeitig übermittelt worden, wird die Genehmigung bis zur darauffolgenden Sitzung des Verwaltungsrates zurückgestellt.

Liegt zwischen zwei Sitzungen des Verwaltungsrates eine sehr große Zeitspanne, können die Mitglieder im Wege des schriftlichen Verfahrens ihre Bemerkungen übermitteln oder ihre Zustimmung erteilen.

(4) Änderungsvorschläge zum Protokollentwurf sind dem Vorsitzenden spätestens zwei Stunden vor Beginn der Sitzung, in der der Entwurf genehmigt werden soll, schriftlich vorzulegen.

(5) Das genehmigte Protokoll wird dem Vorsitzenden des Verwaltungsrates und vom Sekretär unterzeichnet.

Artikel 10 Jahresbericht

(1) Der Jahresbericht über die Tätigkeit von Europol wird vom Verwaltungsrat jeweils im ersten Halbjahr des folgenden Kalenderjahres einstimmig verabschiedet.

Im vorausgehenden Halbjahr verabschiedet der Verwaltungsrat den in Artikel 28 Absatz 10 des Europol-Übereinkommens genannten Bericht über die voraussichtlichen Tätigkeiten von Europol.

Beide Berichte werden von der Leitung von Europol so rechtzeitig erstellt, daß die in den Unterabsätzen 1 und 2 festgelegten Fristen eingehalten werden können.

(2) Der Bericht muß folgendes umfassen:

A. Einleitung.

B. Stand der Verwirklichung der Ziele im Berichtsjahr.

- Tätigkeiten.

- Ausgaben zu Lasten des Haushalts.

- Personal- und Mittelbedarf.

C. Prüfung künftiger Ziele.

- Kurzfristige Ausgaben.

- Mittelfristige Ausgaben.

D. Schlußfolgerungen.

(3) Der Verwaltungsrat verabschiedet gemäß Artikel 34 des Europol-Übereinkommens im ersten Quartal eines jeden Jahres einen Sonderjahresbericht, der Auszüge aus den in Absatz 2 aufgeführten Abschnitten A und B enthält und der dem Europäischen Parlament vom Vorsitz des Rates übermittelt wird.

Artikel 11 Schriftverkehr

Schreiben an den Verwaltungsrat sind an den Sitz von Europol, zu Händen des Vorsitzenden des Verwaltungsrates, zu richten. Für die Abwicklung des Schriftverkehrs ist der Sekretär zuständig.

Artikel 12 Ausgaben für die Teilnahme an Verwaltungsratssitzungen

(1) Europol übernimmt die Reisekosten für die Mitglieder und die Sachverständigen, die an den Sitzungen teilnehmen; die Zahl der Sachverständigen ist dabei auf zwei je Mitgliedstaat begrenzt. Jeder Mitgliedstaat übernimmt die Unterbringungskosten für seine Mitglieder und seine Sachverständigen. Die Kosten für weitere Sachverständige werden von den Mitgliedstaaten getragen.

(2) Die Kosten für Sachverständige, die den Verwaltungsrat beraten, werden gemäß Artikel 4 Absatz 3 dieser Geschäftsordnung von Europol getragen.

Artikel 13 Inkrafttreten der Geschäftsordnung

Diese Geschäftsordnung tritt am Tag nach ihrer Verabschiedung durch den Verwaltungsrat in Kraft.

Artikel 14 Revision der Geschäftsordnung

Im Fall einer Revision dieser Geschäftsordnung übermittelt der Sekretär allen Mitgliedern, dem Direktor von Europol und der Kommission der Europäischen Gemeinschaften die überarbeitete Fassung. Die neue Geschäftsordnung tritt am Tag nach ihrer Verabschiedung in Kraft.

Geschehen zu Den Haag am 1. Oktober 1998.

Im Namen des Verwaltungsrates

Der Vorsitzende

K. RUSO

(1) ABl. C 316 vom 27.11.1995, S. 1.