BERICHT über die Finanzausweise der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht (EBDD-Lissabon) für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit der Antwort der Beobachtungsstelle (98/C 406/08)

1.1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht gemäß Artikel 11 Absatz 11 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates (1) vorgelegt.

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 8 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Rechnung (2) zuständig ist (Artikel 11 Absatz 12 der internen Finanzvorschriften, Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates, geändert durch Artikel 1 der Verordnung (EG) Nr. 3294/94 des Rates (3)). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

1.3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

1.4. Aus den Bemerkungen in Ziffer 1.6, 1.7, 1.8 und 1.11 geht hervor, daß die Rechtsvorschriften in der Praxis nicht immer eingehalten werden.

1.5. Vorbehaltlich der Bemerkungen im vorstehenden Absatz konnte der Hof aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, daß die Finanzausweise für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN BEOBACHTUNGSSTELLE FÜR DROGEN UND DROGENSUCHT FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1997 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge und Allgemeine Rechnung

1.6. Die Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge erfolgt nach wie vor anhand eines Tabellenkalkulationsprogramms (Excel) und nicht anhand einer entsprechenden Software. Die Verwendung eines Tabellenkalkulationsprogramms wurde bereits in vorangegangenen Haushaltsjahren beanstandet; auf diese Weise können Änderungen an Buchungen ohne entsprechende Kenntlichmachung vorgenommen werden (Prüfungspfad). So wiesen beispielsweise die Finanzausweise zum Jahresabschluß im Vergleich zur Ausführung des Haushaltsplans zum 30. September 1997, die dem Rechnungshof bei Kontrolle vor Ort im Dezember 1997 vorgelegt worden war, Änderungen auf. Beträge waren direkt geändert, ergänzt oder ausgetragen worden, statt eventuelle Fehler zu einem späteren Zeitpunkt durch entsprechende Berichtigungsbuchungen auszugleichen. Diese Praktik steht in Widerspruch zum Grundprinzip der Unveränderbarkeit von Buchungsvorgängen. Überdies hat die EBDD noch nicht die Belegunterlagen zu diesen Änderungen übermittelt.

1.7. Der Bericht des Rechnungshofes über die Finanzausweise der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 1996 (4) enthielt einen Vorbehalt bezüglich der außerhalb des Haushaltsplans finanzierten Instandsetzungsarbeiten an ihrem Gebäude. Ein weiterer Vorbehalt bestand in bezug auf einen zu Lasten des Haushaltsplans verbuchten Betrag in Höhe von 0,04 Mio. ECU sowie auf einen Betrag von 0,1 Mio. ECU, der sich auf verschiedene Posten der Vermögensübersicht verteilte. Da die Beobachtungsstelle für die Buchung dieser Beträge bislang keine ausreichenden Belege vorgelegt hat, kann der Hof den Vorbehalt in bezug auf die Finanzausweise für das Haushaltsjahr 1996 noch immer nicht aufheben.

1.8. Zum Ende des Haushaltsjahres wies das Konto "laufende Überweisungen" einen Betrag von 1,82 Mio. ECU aus. Die Beobachtungsstelle konnte bei der Prüfung des Hofes für einen Teil der entsprechenden Zahlungen in Höhe von insgesamt 0,36 Mio. ECU (0,05 Mio ECU standen bereits seit Januar 1997 aus) keine Lastschriften der Bank vorlegen. Die Abstimmung der Banksalden war nicht zufriedenstellend.

Verträge und Vergabebeirat

1.9. Ein erheblicher Anteil der geprüften Aufträge wurde freihändig oder im Anschluß an eine beschränkte Ausschreibung vergeben. Die EBDD sollte verstärkt offene Ausschreibungen durchführen.

Zahlstelle

1.10. Die EBDD wickelt - trotz gegenteiliger Bemühungen in den vorangegangenen Jahren - nach wie vor einen großen Teil ihrer Ausgaben über die Zahlstelle ab. Es geht dabei um Zahlungen in Höhe von insgesamt 2,4 Mio. ECU (36 %) am gesamten Zahlungsaufkommen des Haushaltsjahres (6,7 Mio. ECU). Der Abrechnung der von der Zahlstelle durchgeführten Zahlungen sollte eine (mit Sichtvermerk des Anweisungsbefugten und des Finanzkontrolleurs versehene) Aufstellung beigefügt sein, aus der hervorgeht, welche Zahlungen unter welchem Haushaltsposten zu verbuchen sind.

Gebäude

1.11. Im Jahr 1995 erhielt die Beobachtungsstelle von der portugiesischen Regierung einen Zuschuß in Höhe von 0,61 Mio. ECU für die Instandsetzung ihres Gebäudes. Dieser Zuschuß sowie die daraus vereinnahmten Bankzinsen wurden zur Gänze außerhalb des Haushaltsplans verausgabt. Diese Praktik entspricht nicht den Bestimmungen der Haushaltsordnung und wurde vom Hof bereits in früheren Berichten beanstandet. Da mit dem Zuschuß die Gesamtkosten für die begonnenen Arbeiten nicht abgedeckt waren, finanzierte die Beobachtungsstelle einen Teil davon (0,2 Mio. ECU im Jahr 1996 und 0,1 Mio. ECU im Jahr 1997) aus ihren eigenen Mitteln, ebenfalls außerhalb des Haushaltsplans. Die Beobachtungsstelle tätigte also außerhalb des Haushaltsplans Ausgaben in Höhe von 0,3 Mio. ECU, die dem Finanzkontrolleur erst bei der endgültigen Abrechnung zur Genehmigung vorgelegt wurden. Der Vergabebeirat hatte lediglich zu Beginn der Arbeiten im Jahr 1995 eine Stellungnahme zur Auswahl der Vertragsnehmer abgegeben.

Sonstige Bemerkungen

1.12. In Artikel 16 der Finanzregelung ist der Grundsatz der Trennung von Anweisungsbefugten und Rechnungsführern festgeschrieben. Bei der Beobachtungsstelle ist die Dienststelle Rechnungsführung sowohl für die Erstellung der Mittelbindungsanträge als auch der Auszahlungsanordnungen zuständig. Die internen Kontrollverfahren sind unzureichend und sollten verstärkt werden, insbesondere um Doppelzahlungen - wie sie im Laufe der Prüfung festgestellt wurden - zu vermeiden. Artikel 13 der Finanzregelung der Beobachtungsstelle sieht die Veröffentlichung des Haushaltsplans im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften vor; diese Veröffentlichung ist nicht erfolgt.

Die in der Vermögensübersicht ausgewiesenen Salden der Mehrwertsteuerkonten sind nicht korrekt und die Rechnungskontrolle nicht wirksam.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 5. November 1998 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

Tabelle 1 Vermögensübersicht für die Haushaltsjahre 1996 und 1997

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

Quelle: Darstellung des Hofes auf der Grundlage der von der Beobachtungsstelle erstellten Angaben.

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

(1) ABl. L 36 vom 12.2.1993, S. 6.

(2) Gemäß Artikel 11 Absatz 10 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 1997 am 16. April 1998 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Beobachtungsstelle, der Kommission und dem Rechnungshof übermittelt. Diese Rechnungslegung ging am 17. April 1998 beim Hof ein. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. L 341 vom 30.12.1994, S. 7.

(4) ABl. C 393 vom 29.12.1997, S. 35.

(5) Der Betrag ergibt sich aus Anlagewerten und Bestand ohne durchgeführte Instandsetzungsarbeiten (rund 1 Mio. ECU).

ANTWORT DER BEOBACHTUNGSSTELLE

Punkte 1.1 bis 1.5

Die EBDD nimmt die Bemerkungen des Rechnungshofes zur Kenntnis; sie hat alle erforderlichen Maßnahmen getroffen bzw. wird diese Maßnahmen treffen, um die vom Hof festgestellten punktuellen Unregelmäßigkeiten (vgl. nachfolgende detaillierte Antworten zu jedem einzelnen Punkt) zu korrigieren; die EBDD freut sich über die Feststellung, daß die Finanzausweise für das Haushaltsjahr 1997 zuverlässig und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

Punkt 1.6

Die EBDD hatte beschlossen, Excel zu benutzen, da eine brauchbare Alternative ganz fehlte. Dieses Programm ist sehr praktisch, weit verbreitet und kostengünstig. Die EBDD hat sich der Europäischen Kommission und anderen Agenturen angeschlossen, um eine ihren Erfordernissen entsprechende Software zu entwickeln und hofft, daß diese von ihr mitgetragene Initiative es ihr ermöglicht, die gewünschten Leistungen in Zukunft zu erzielen.

Es stimmt, daß 1997 aufgrund der Konfiguration des Excel-Systems sieben faktuelle Fehler (von insgesamt mehreren tausend Haushaltsvorgängen) in der Rechnungsführung aufgetreten sind, die manuell vor Ende des Haushaltsjahres geändert wurden. Diese Fehler wurden von der EBDD festgestellt und alle Erklärungen und entsprechenden Belege werden dem Rechnungshof zur Verfügung gehalten.

Es muß jedoch darauf hingewiesen werden, daß die Vorgänge der allgemeinen Rechnungsführung auf einer spezifischen CUBIC-Software verbucht werden; mit dieser Software sind die vom Hof erwähnten Änderungen oder Korrekturen unmöglich, wodurch die Unveränderbarkeit der Buchungsvorgänge gewährleistet ist.

Punkt 1.7

Dieser Punkt im Bericht des Rechnungshofs betrifft Vorgänge, die bereits Ende 1996 regularisiert wurden.

Die Belege wurden dem Hof 1997 und 1998 zur Verfügung gestellt. Der Hof hat selbst eingeräumt, daß die Analyse der Belege es ihm ermöglicht hat, einen Teil der betreffenden Beträge zu klären. Die EBDD hält sich zur Verfügung des Hofes für eine eingehende Prüfung der restlichen Vorgänge, für die der Hof noch weitere Einzelheiten als erforderlich erachtet.

Punkt 1.8

Die Lastschriften können nicht vorliegen, da die entsprechenden Zahlungsaufträge noch nicht von den Begünstigten vorgelegt wurden. Es trifft zu, daß am 31. Dezember 1997 noch 89 laufende Überweisungen für insgesamt 362 736 ECU ausstanden, die noch nicht regularisiert waren (davon fielen 69 in die Zuständigkeit der Zahlstelle). Die meisten dieser Vorgänge waren bereits zum 30 September 1998 abgeschlossen, und die EBDD verpflichtet sich, alle Vorgänge vor dem 31. Dezember 1998 zu regularisieren. Die Banksalden werden monatlich abgestimmt und vorschriftsmäßig kontrolliert. Die entsprechenden Unterlagen stehen dem Hof zur Einsicht zur Verfügung.

Punkt 1.9

Im Jahr 1997 hat die EBDD insgesamt 47 Aufträge vergeben, davon 28 (60 % des Gesamtbetrages) über Ausschreibungen, 17 (36 % des Gesamtbetrags) durch freihändige Vergabe und 2 (4 % des Gesamtbetrags) durch einen Auftragsschein an das Amt für amtliche Veröffentlichungen über den Rahmenvertrag mit dem Amt. Diese Ergebnisse können noch verbessert werden, aber es ist hervorzuheben, daß die EBDD in der Zwischenzeit verschiedene Maßnahmen ergriffen hat (Aufrufe zur Interessenbekundung, Werbung usw.), um zu versuchen, einen Markt zu erweitern, der sehr begrenzt ist, und zwar insbesondere durch die ausgeprägte Spezialisierung; dieser Markt kann daher nicht mit einem klassischen Markt verglichen werden.

Punkt 1.10

Der Rechnungshof bemerkt zu Recht, daß der über Zahlungen der Zahlstelle abgewickelte Betrag im Haushaltsjahr 1997 36 % ausmachte, was noch viel erscheinen mag, aber nichtsdestotrotz einen erheblichen Rückgang im Vergleich zum vorhergehenden Haushaltsjahr darstellt, da, z. B. die Gehälter, die vorschriftsmäßig über die Zahlstelle ausgezahlt werden können, seit 1997 nicht mehr von dieser ausgezahlt werden. Die EBDD wird sich bemühen, diese Tendenz in den kommenden Jahren fortzusetzen.

Punkt 1.11

Der Rechnungshof greift unter diesem Punkt eine Bemerkung aus seinem Bericht über das Haushaltsjahr 1996 auf. Die EBDD hatte bereits in ihren Antworten auf den Bericht des Hofs im vorhergehenden Jahr eingeräumt, daß es korrekter gewesen wäre, diese Ausgaben in den Haushaltsplan zu integrieren.

Der Verwaltungsrat der EBDD hat am 29. und 30. Juni 1995 den Zuschuß der portugiesischen Regierung angenommen und das Verfahren zur Nutzung dieser Mittel festgelegt.

Die Finanzkontrolle hatte ex ante ihre Zustimmung dazu gegeben, den Zuschuß außerhalb des Haushaltsplans zu verausgaben und ex post die Regularisierung der Ausgaben genehmigt. Es stimmt, daß der Vergabebeirat eine positive Stellungnahme zur Auswahl der mit der Ausführung der Arbeiten beauftragten Vertragnehmer abgegeben hat.

Die EBDD hat die Empfehlung des Rechnungshofes akzeptiert und angenommen, in der es heißt, derart vorzugehen, daß künftig alle Vorgänge, selbst außergewöhnliche wie die vorstehend genannten, auf Posten verbucht werden, die speziell zu diesem Zweck im Haushaltsplan vorgesehen werden.

Punkt 1.12

Im Anschluß an die Bemerkungen des Rechnungshofes in seinem vorhergehenden Bericht zu diesem Punkt hat die EBDD seit Anfang 1997 alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um die Trennung der Funktionen zu gewährleisten; ein transparentes und leistungsstarkes internes Haushalts- und Finanzverfahren wurde eingeführt. Dieses Maßnahmenpaket wurde schließlich vom Verwaltungsrat angenommen und arbeitet heute einwandfrei; hervorzuheben ist, daß die Durchführung eine Verdoppelung der Funktionen und Einstellungen erforderlich machte und von den entsprechenden Entscheidungen des Verwaltungsrates und ihrer Umsetzung in die Praxis (Einstellungsfristen) abhängig war.

Der Rechnungshof hat einige Fälle von Doppelzahlungen festgestellt, insbesondere zugunsten der Knotenpunkte. Diese Fälle waren auf eine von der Finanzkontrolle gewünschte Änderung der Aufmachung der Zahlungsanweisungen zurückzuführen, die unmittelbar von der internen Kontrollinstanz der EBDD festgestellt wurden und durch Abzüge bei späteren Zahlungen an die nationalen Knotenpunkte regularisiert wurden. Diese Situation war bereits zum Zeitpunkt der Prüfung vollständig bereinigt.

Die Veröffentlichung des Haushaltsplans der EBDD im Amtsblatt ist Gegenstand von Koordinierungsarbeiten mit sechs weiteren Agenturen, insbesondere im Hinblick auf eine Reduzierung der unverhältnismäßig hohen Kosten einer solchen Veröffentlichung.

Die Bemerkung betreffend die Salden der Mehrwertsteuerkonten ist auf einen Verbuchungsfehler zurückzuführen. Dieser Fehler ist behoben worden, und folglich hat dies keine Auswirkungen auf die Salden der Mehrwertsteuerkonten in der Bilanz des Haushaltsjahres 1997.