Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit (Wien) für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Beobachtungsstelle

(2000/C 373/09)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit (nachstehend Beobachtungsstelle) gemäß Artikel 12 Absatz 11 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Beobachtungsstelle für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 12 Absatz 8 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates, Artikel 12 Absatz 12). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepasst. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist. Bei den zugrunde liegenden Vorgängen wurden allerdings zahlreiche Fehler festgestellt, die vor allem auf Schwachstellen im internen Kontrollsystem zurückzuführen sind (siehe Ziffer 8).

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN STELLE ZUR BEOBACHTUNG VON RASSISMUS UND FREMDENFEINDLICHKEIT (WIEN) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1999 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Analyse der Ausführung des Haushaltsplans

5. Die endgültige Mittelausstattung des Haushaltsjahres betrug 3,9 Millionen Euro, wovon 2,8 Millionen Euro gebunden wurden: Der Saldo wurde bis auf 0,3 Millionen Euro annulliert, die Gegenstand einer nichtautomatischen Übertragung waren. Von den gebundenen 2,8 Millionen Euro wurden 1,8 Millionen Euro ausgezahlt und 1 Million Euro auf das folgende Haushaltsjahr übertragen. Diese Übertragungen entfallen vor allem auf die Sachausgaben (Mobiliar und EDV-Material) und die operationellen Ausgaben (Veranstaltung von Konferenzen). Die Beobachtungsstelle sollte diese umfangreichen Übertragungen (mehr als ein Drittel der gebundenen Mittel) zum Anlass nehmen, die Umsetzung ihrer Aktivitäten genauer zu überwachen, um möglichst wenige Mittelübertragungen vornehmen zu müssen.

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge und allgemeine Rechnung

6. Die Beobachtungsstelle führte die Rechnung über die Haushaltsvorgänge anhand eines Tabellenkalkulationsprogramms - mit allen beim Einsatz dieses EDV-Werkzeugs gegebenen Risiken. Für die allgemeine Rechnung wurde noch kein elektronisches Buchführungssystem installiert. Der Hof stellte auch zahlreiche Fehler in den Konten fest, die vor ihrem Abschluss berichtigt werden mussten. Die Beobachtungsstelle muss unverzüglich zuverlässige und vollständige Buchführungssysteme einrichten. Diese Systeme müssten unter Einhaltung der Grundsätze der wirtschaftlichen Haushaltsführung den zu erwartenden verordnungsrechtlichen Änderungen ebenso Rechnung tragen wie dem Volumen der zu bearbeitenden Vorgänge.

Verbuchung der MwSt.

7. Bis Dezember 1998 waren die Ausgaben gemäß den Bestimmungen der allgemeinen Haushaltsordnung inkl. MwSt. zu verbuchen, wobei die MwSt.-Beträge nach Erstattung wiederverwendet werden konnten. Seither(3) sind Ausgabenbeträge gemäß der allgemeinen Haushaltsordnung allerdings ohne MwSt. zu verbuchen. Der Hof fordert die Beobachtungsstelle auf, diese neuen Bestimmungen in ihre eigenen Finanzvorschriften zu übertragen.

Verträge

8. Die Prüfung der Mittelbindungen des Haushaltsjahres ergab, dass die geltenden Bestimmungen nicht ordnungsgemäß angewendet wurden: Insgesamt sind 25 % der Mittelbindungen (0,7 Millionen Euro) mit Fehlern behaftet. Davon betroffen sind Titel I - Personalausgaben - mit 0,2 Millionen Euro (keine ordnungsgemäßen Verträge), Titel II - Sachausgaben - mit 0,3 Millionen Euro (keine ordnungsgemäßen Verträge und keine Marktanalyse) und Titel III - operationelle Ausgaben - mit 0,2 Millionen Euro (ungeeignete Verfahren für die Auswahl von Vertragspartnern, fehlende oder fehlerhafte Auftragsscheine).

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 26. Oktober 2000 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 151 vom 10.6.1997, S. 6.

(2) In Anwendung von Artikel 12 Absatz 10 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 1999 am 10. März 2000 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Beobachtungsstelle, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 21. April 2000 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) Siehe Artikel 27 Absatz 2a der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, in der durch die Verordnung (EG, EGKS, Euratom) Nr. 2548/98 des Rates vom 23. November 1998 geänderten Fassung (ABl. L 320 vom 28.11.1998, S. 1).

Tabelle 1

Vermögensübersicht für die Haushaltsjahre 1999 und 1998(1)

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 1999 und 1998(1)

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Antworten der beobachtungsstelle

5. Die Beobachtungsstelle stimmt mit dem Rechnungshof überein, dass es sich bei den Mittelübertragungen um beträchtliche Beträge handelte. Dies ist hauptsächlich damit zu begründen, dass es mangels eines geeigneten Sitzes und aufgrund der Dauer der Einstellungsverfahren schwierig war, im ersten Halbjahr 1999 Aktivitäten zu initiieren. Die erforderlichen Berichtigungen wurden ab Anfang 2000 mit dem neuen Jahresarbeitsprogramm vorgenommen.

6. Aufgrund der späten Ernennung des Rechnungsführers Ende des Jahres 1999 wurden computergestützte Systeme zur Rechnungsführung und Ausführung des Haushalts erst im Laufe des Jahres 2000 eingeführt. Bei der Auswahl der Systeme wurden die in den anderen dezentralen Einrichtungen der Union gesammelten Erfahrungen und die erwarteten Entwicklungen in der Haushaltsordnung berücksichtigt.

7. Bei der Erstellung eines Änderungsentwurfs für ihre Finanzvorschriften hat die Beobachtungsstelle die Anpassungen des MwSt.-Systems berücksichtigt. Die Änderungen werden nach vorheriger Benachrichtigung des Rechnungshofs und der Finanzkontrolle dem Verwaltungsrat bis Ende des Jahres 2000 vorgelegt.

8. - Die Beobachtungsstelle beschäftigte 1999 einige Zeitarbeitskräfte, bevor ständige Bedienstete ihre Tätigkeit aufnahmen, und stimmt mit dem Rechnungshof darin überein, dass keine Ad-hoc-Verträge aufgesetzt wurden. Im Hinblick auf die Ausgaben von Titel 2 wurde eine Marktuntersuchung für IT-Ausrüstung und zur Möblierung des Sitzes organisiert, und die Beobachtungsstelle hatte eine befürwortende Stellungnahme des Vergabebeirats erhalten.

- Was die Ausgaben unter Titel 3 betrifft, räumt die Beobachtungsstelle ein, dass einige Projekte ohne allgemeines Auswahlverfahren eingeleitet wurden; jedoch waren sie dem Verwaltungsrat zur vorherigen Zustimmung vorgelegt worden. Ebenso gibt die Beobachtungsstelle zu, dass die für einige Projekte bereitgestellte Dokumentation unzureichend war.

- Es wurden die erforderlichen Schritte unternommen, um eine solche Situation künftig zu vermeiden.