BERICHT über die Finanzausweise der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (EASG - Bilbao) (Haushaltsjahr 1996), zusammen mit den Antworten der Agentur (97/C 393/10)

1.1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz gemäß Artikel 14 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates vom 18. Juli 1994 (1) vorgelegt.

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz für das Haushaltsjahr 1996 geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates (2) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt. Dieser ist gemäß Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 (3) des Rates auch dafür zuständig, die Rechnung zu erstellen und vorzulegen (4), wobei er sich an die internen Finanzvorschriften halten muß. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188 c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet. Dies ist der erste Bericht über die Prüfung der Agentur.

1.3. Der Hof hat seine Prüfung nach den allgemein anerkannten Prüfungsnormen durchgeführt, soweit diese auf den Gemeinschaftskontext anwendbar sind. Er hat Kontrollen der Rechnungsführung vorgenommen und andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren angewandt. Die wichtigsten Bemerkungen, die sich aus der Prüfung des Hofes ergeben, sind im zweiten Teil dieses Berichts ausgeführt.

1.4. Die Finanzausweise für das Haushaltsjahr 1996 sind zuverlässig, und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrundeliegenden Vorgänge ist insgesamt gesehen gewährleistet.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN AGENTUR FÜR SICHERHEIT UND GESUNDHEITSSCHUTZ AM ARBEITSPLATZ (EASG-BILBAO) FÜR DAS HAUSHALTSJAHR 1996

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

1.5. Der ursprüngliche Haushaltsplan der Agentur für das Haushaltsjahr 1996 stand nicht im Einklang mit der Finanzregelung, in der vorgeschrieben ist, daß die Mittel nach Titeln, Kapiteln und Artikeln gegliedert werden müssen. Diesem Umstand zu verdanken sind die bei Abrechnung der Zahlungen entstandenen Schwierigkeiten, ebenso die im Verlauf des Haushaltsjahres nicht erfolgte Abrechnung von über die Zahlstelle getätigten Zahlungen (die Kommission hat die Zahlungen der Agentur für das Haushaltsjahr 1996 fast in voller Höhe ausgeführt).

1.6. Bei Rechnungsabschluß wurde im Zuge der Abschlußbuchungen für die Ausgaben des Haushaltsjahres der ursprüngliche Haushaltsplan geändert. Für die vorgenommenen Änderungen liegt weder eine Genehmigung der Haushaltsbehörde der Agentur noch eine andere Genehmigung vor.

1.7. Überdies verfügt die Agentur nicht über eine geeignete Software für die Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge. Die Einführung eines solchen Buchführungssystems und die Einhaltung der Regelungen für die Ausführung des Haushaltsplans sollten bei der Agentur Vorrang genießen.

Allgemeine Rechnung

1.8. Im Verlauf des Haushaltsjahres 1996 und sogar noch 1997 verfügte die Agentur nicht über eine Software für die allgemeine Rechnung. Die Einführung eines solchen Systems ist von vorrangiger Bedeutung für die Verfügbarkeit zuverlässiger und rechtzeitiger Finanzinformationen.

Übertragene Mittel - Annullierungen - Verzögerungen

1.9. Die Agentur hat 1,2 Mio ECU auf das Haushaltsjahr 1997 übertragen. Dieser Betrag macht 39,5 % des Haushaltsplans 1996 aus, der sich nach Änderungen auf 3,04 Mio ECU beläuft. Der Betrag der annullierten Mittel beläuft sich auf 0,83 Mio ECU, das sind 27,3 % des Haushaltsplans. Die Kommission hat aufgrund von kumulierten Verzögerungen bei der Einrichtung der Agentur und in Abstimmung mit ihr lediglich 3 Mio ECU des Anfangszuschusses in Höhe von 4 Mio ECU ausgezahlt. Die Verzögerungen sind auf die verspätete Ernennung des Direktors zurückzuführen, wobei diese Verspätung ihrerseits durch die Änderung in der Zusammensetzung des Verwaltungsrates bedingt war. Verzögerungen ergaben sich auch bei der Einstellung des grundlegenden Verwaltungspersonals der Agentur. Alle diese Verzögerungen beeinträchtigten auch die Ausführung des Haushaltsplans für das Haushaltsjahr 1996.

Gebäude

1.10. Die Agentur hat im Dezember 1996 Büroräume gemietet, die sie seit April 1997 belegt (Jahresmiete rund 0,3 Mio ECU). Nach Aussage der Agentur müßten die örtlichen Behörden 75 % der Miete übernehmen. In diesem Zusammenhang konnte keinerlei Vereinbarung vorgelegt werden. Im Zeitpunkt der Kontrollen war bei der Agentur noch keine Überweisung eingegangen.

Verträge und Vergabebeirat

1.11. Die Verträge über den Kauf von Sachwerten und über Dienstleistungen, die von der Agentur am Jahresende abgeschlossen wurden, bilden den Hauptanteil der automatischen Mittelübertragungen. Der Zuschlag für diese Verträge wurde aufgrund von beschränkten Ausschreibungen oder in freihändiger Vergabe erteilt. Obwohl sich der Rückgriff auf diese Praktik in einigen Fällen begründen läßt, stellte der Hof bei einigen Vorgängen fest, daß die Vorschriften nicht eingehalten worden waren. Die Agentur muß auf die strikte Anwendung der Vorschriften über die Auftragsvergabe achten. Zudem verfügt die Agentur nicht über einen Vergabebeirat, der mit den einschlägigen Rechtsvorschriften in Einklang steht. Derzeit wird diese Funktion vom Vorstand des Verwaltungsrates wahrgenommen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 1997 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

(1) ABl. L 216 vom 20. 8. 1994, S. 5.

(2) Entsprechend den Bestimmungen in Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 1996 zum 18. April 1997 erstellt, vom Direktor der Agentur unterzeichnet und der Kommission, dem Verwaltungsrat und dem Rechnungshof übermittelt. Diese Rechnungslegung ging am 20. April 1997 beim Hof ein. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

ANHANG

TABELLE 1 VERMÖGENSÜBERSICHT FÜR DAS HAUSHALTSJAHR 1996

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Quelle: Darstellung des Hofes auf der Grundlage der von der Agentur erstellten Angaben.

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(1) Dieser Betrag entspricht den Anlagewerten.

ANTWORT DER EUROPÄISCHEN AGENTUR FÜR SICHERHEIT UND GESUNDHEITSSCHUTZ AM ARBEITSPLATZ

Der Rechnungshof besuchte die Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz vom 12. bis 16. Mai 1997 und führte die Prüfung für das Haushaltsjahr 1996 durch.

Der Direktor legte die durchgeführten, in Angriff genommenen bzw. geplanten Zielsetzungen, Programme und Aktionen dar.

Zur Vereinfachung der Arbeit des Rechnungshofs wurden die Konten und alle einschlägigen Unterlagen dem Rechnungshof zugänglich gemacht. Desgleichen wurden die Personalakten und die abgeschlossenen Aufträge vorgelegt.

Der Rechnungshof hatte seine vorläufigen Bemerkungen im Hinblick auf einen Bericht über die Finanzausweise der Agentur (Haushaltsjahr 1996) bereits in seinem Schreiben Nr. 001594 vom 15. Juli 1997 bekanntgemacht.

Die Agentur begrüßt die in Absatz 1.4 des Berichtsentwurfs des Rechnungshofs gemachten Schlußfolgerungen, in denen der Hof feststellt, daß die Finanzausweise für das Haushaltsjahr 1996 zuverlässig sind und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen gewährleistet sind. Die Agentur möchte Anmerkungen zu den folgenden Abschnitten machen:

Ziffer 1.5.

Die Aufstellung war unvollständig, da es zum Zeitpunkt der Haushaltsaufstellung im Jahr 1995 nicht möglich war, die Haushaltsanforderungen für das Haushaltsjahr 1996 im Detail zu planen sowie die spezifischen Beträge einzutragen, weil sich die Agentur in der Aufbauphase befand. Daher wurde in die meisten Kapitel "p.m." eingetragen.

Ziffer 1.6.

Es ist richtig, daß nicht nachgewiesen werden konnte, daß der Verwaltungsrat der Agentur die Änderungen des ursprünglichen Haushaltsplans 1996 angenommen hat. Um ähnliche Fälle für die Zukunft zu vermeiden, wurde auf der Sitzung des Vorstands am 5./6. Juni 1997 vereinbart, daß im Protokoll der Sitzungen zusätzlich zu den Einzelheiten der Aussprachen in den Sitzungen ein Dokument enthalten sein wird, in dem die getroffenen Entscheidungen und Beschlüsse erläutert werden, um deren Auffindung zu erleichtern.

Ziffer 1.7.

Die Agentur verfügt in der Tat nicht über die geeignete Buchführungssoftware und benutzt vorübergehend Excel. Um dieses Problem zu lösen, hat sich die Agentur mit den anderen dezentralen Einrichtungen abgesprochen, um die Möglichkeit eines integrierten Software-Pakets wie den von der Kommission der Europäischen Gemeinschaften bereitgestellten Prototyp der Beta-Version von SI2 zu erörtern. Darüber hinaus verfolgt die Agentur mit Interesse die Fortschritte bei der Entwicklung einer Software durch das CEDEFOP in Thessaloniki. Diese Software scheint unseren Anforderungen zu entsprechen, da es sowohl Module für die Haushaltsführung und Rechnungsführung enthält wie auch Module für das Management von Humanressourcen. Die Agentur in Bilbao wird vor Ende des Jahres eine Entscheidung über die Installation eines Systems entsprechend den Testergebnissen über die beiden Systeme sowie der Stellungnahme der Aufsichtsbehörden (Finanzkontrolleur und Rechnungshof) treffen. Die Agentur unternimmt alles in ihrer Macht Stehende, um die Verwaltung ihrer Zahlstellen und die im September 1997 mit Unterstützung der EBDD in Lissabon installierte RAI-Software zu verbessern.

Ziffer 1.8.

Um die vom Rechnungshof beschriebenen Mängel zu beheben, hat die Agentur im Juni 1997 die Cubic-Software angeschafft, die nun nach Beendigung der Schulung des zuständigen Personals bereits für die allgemeine Rechnungsführung eingesetzt wird.

Ziffer 1.9.

Es trifft zu, daß die Durchführung des Haushaltsplans 1996 durch die verzögerte Einstellung des Direktors und des Personals der Verwaltungsabteilung der Agentur beeinträchtigt wurde. Das genannte Personal wurde erst im Mai 1997 eingestellt, als der Leiter der Abteilung und zwei Assistenten (ein EDV-Fachmann und ein Finanzexperte) ihre Stellen antraten. Dies bedeutet, daß die stufenweise Einführung aller für ein solides Finanzmanagement (Personalmanagement, Haushalts- und Rechnungsführung, Abschluß von Verträgen und allgemeinen Dienstleistungen) erforderlichen Systeme erst nach dem genannten Zeitpunkt begonnen wurde.

Ziffer 1.10.

Zum Zeitpunkt der Verhandlungen über den Sitz der Agentur verpflichteten sich die baskische Regionalregierung und die Provinz Vizcaya zu einer Übernahme von 75% der Kosten für die Anmietung des von der Agentur genutzten Bürogebäudes. Obwohl keine diesbezügliche unterzeichnete Vereinbarung zwischen der Agentur und den baskischen Behörden vorliegt, hat die baskische Regionalregierung seit September 1997 der Agentur Zuschüsse von 20 Mio. Peseten gezahlt und die Provinz Vizcaya hat die erforderlichen Schritte für die Zahlung ihres Zuschusses von 10 Mio. Peseten eingeleitet.

Ziffer 1.11.

In Übereinstimmung mit den Bestimmungen ihrer Finanzvorschriften unternimmt die Agentur alles in ihrer Macht Stehende, um die vom Rechnungshof aufgezeigten Mängel in bezug auf die öffentlichen Aufträge zu beheben. Sie hat kürzlich einen Entwurf für die Regelung zur Einsetzung eines Vergabebeirats dem Finanzkontrolleur bei der Kommission der Europäischen Gemeinschaften zur Stellungnahme und dem Rechnungshof zur Information übermittelt; diese Regelung beruht soweit wie möglich auf den von den anderen dezentralen Einrichtungen angenommenen Vorlagen. In bezug auf die von der Agentur vergebenen Waren- und Dienstleistungsaufträge, insbesondere seit der Rechnungsprüfung durch den Hof im Mai 1997, ist darauf hinzuweisen, daß stets Ausschreibungen erfolgten, auch wenn der geschätzte Ausgabenbetrag eine freihändige Vergabe zugelassen hätte.

Die Agentur versichert dem Rechnungshof, daß sie ihr Bestes tut, um so rasch wie möglich die Mittel zu erwerben, die für die Inangriffnahme der vom Rechnungshof aufgezeigten Verbesserungen erforderlich sind. Sie bittet den Rechnungshof darum, die Schwierigkeiten zu berücksichtigen, die die Agentur in ihrer Aufbauphase mit der vollständigen Beachtung der Bestimmungen hatte, die sich aus den Finanzvorschriften und anderen ergeben und denen alle ihre Tätigkeiten unterliegen.