BERICHT über die Finanzausweise des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt (HABM-Alicante), zusammen mit den Antworten des Harmonisierungsamts (97/C 81/04)

(Zeitraum vom 1. September 1994 bis zum 31. Dezember 1995)

1.1. Dieser Bericht wird dem Haushaltsausschuß des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt gemäß Artikel 137 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates vom 20. Dezember 1993 (1) vorgelegt.

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt für die Haushaltsjahre 1994 und 1995 geprüft. Gemäß Artikel 119 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates (2) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Präsidenten des Amtes ausgeführt. Dieser ist gemäß Artikel 137 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates auch dafür zuständig, die Rechnung zu erstellen und vorzulegen (3), wobei er sich an die internen Finanzvorschriften halten muß. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet. Dies ist ein Bericht über die erste Prüfung des Amtes.

1.3. Der Hof hat seine Prüfung nach den allgemein anerkannten Prüfungsnormen durchgeführt, soweit diese auf den Gemeinschaftskontext anwendbar sind. Er hat Kontrollen der Rechnungsführung vorgenommen und andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren angewandt. Die wichtigsten Bemerkungen, die sich aus der Prüfung des Hofes ergeben, sind im zweiten Teil dieses Berichts ausgeführt.

1.4. Die Finanzausweise für die Haushaltsjahre 1994 und 1995 sind zuverlässig, und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrundeliegenden Vorgänge ist, insgesamt gesehen, gewährleistet.

Wichtigste Bemerkungen zur Ausführung des Haushaltsplans des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt für die Haushaltsjahre 1994 und 1995

Zuschuß der Kommission

1.5. Während des Haushaltsjahrs 1995 hat das Amt von dem gewährten Zuschuß nur 6,8 Mio ECU (68 %) verwendet. Nach Ansicht des Hofes hätte das Amt für den gesamten Etat (10,1 Mio ECU) eine Einziehungsanordnung ausstellen müssen, um den auf das Haushaltsjahr 1996 übertragenen Verpflichtungen (4,6 Mio ECU) entsprechen zu können.

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

1.6. Im Laufe des Haushaltsjahrs 1995 hat das Amt ein Rechnungsführungssystem eingerichtet. Dieses System ermöglicht die nachträgliche Änderung der Buchungen, ohne daß dies erkennbar wäre. Dies verstößt gegen die interne Finanzregelung (Artikel 4 Absatz 1 und 29 Absatz 1).

Mittelübertragungen und -transfers

1.7. Die auf das Jahr 1996 übertragenen Mittel machen 46 % des Haushaltsplans aus und betreffen in erster Linie das EDV-Material (Titel II und III des Haushaltsplans). Im übrigen waren die verfügbaren Mittel Gegenstand von Mittelübertragungen von Titel I (Personal) zu Titel II (Sachausgaben) in Höhe von insgesamt 2,529 Mio ECU (25 % des Haushaltsplans).

Bestandsverzeichnis

1.8. Das Bestandsverzeichnis wird nur mengenmäßig, nicht aber wertmäßig geführt. Daher ist eine Abstimmung mit den in der Vermögensübersicht des Amtes ausgewiesenen Beträgen nicht möglich.

Aufgabentrennung

1.9. Im Rahmen des vom Amt eingesetzten Verwaltungssystems sind eine angemessene Aufgabentrennung und eine ordnungsgemäße Durchführung der Bestimmungen hinsichtlich der Einnahmen, Mittelbindungen und Zahlungen (Anweisungsbefugter, Finanzkontrolleur und Rechnungsführer) nicht gewährleistet.

Sachanlagen

1.10. Das Amt ist zur Zeit in einem Gebäude der spanischen Regierung untergebracht. Es gibt jedoch keinen Vertrag über die Nutzung dieses Gebäudes. Im Hinblick auf die zukünftige Bereitstellung seines endgültigen Sitzes sollte das Amt den Bedarf für die Unterbringung seiner Dienste klarstellen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 26. September 1996 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

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(1) ABl. L 11 vom 14. 1. 1994, S. 33.

(2) ABl. L 11 vom 14. 1. 1994, S. 30.

(3) Entsprechend den Bestimmungen in Artikel 137 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amtes für das Haushaltsjahr 1995 am 29. März 1996 erstellt, vom Präsidenten des Amtes unterzeichnet und der Kommission, dem Haushaltsausschuß und dem Rechnungshof übermittelt. Diese Rechnungslegung ging am 2. April 1996 beim Hof ein. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

ANTWORTEN DES AMTES

Zuschuß der Kommission

1.5. Die Notwendigkeit einer Einziehungsanordnung war weder der Kommission noch dem HABM bewußt.

Das HABM hat diese Bemerkung des Rechnungshofs zur Kenntnis genommen und veranlaßt, daß für das Haushaltsjahr 1996 umgehend eine Einziehungsanordnung über den gesamten Zuschuß abzüglich der Rückstellungen ausgestellt wird. In den kommenden Haushaltsjahren wird ebenso verfahren werden.

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

1.6. Es trifft zu daß das zur Zeit vom HABM verwendete Rechnungsführungssystem nachträgliche Änderungen der Buchungen zuläßt. Für den Zeitraum bis zur Einführung des von der Kommission entwickelten Systems Sincom2 hat das HABM organisatorische Vorkehrungen für zusätzliche Sicherheitsgarantien bei der Benutzung des gegenwärtigen Systems getroffen.

Bis dahin hat das HABM keine andere Möglichkeit, als das Rechnungsführungssystem der Kommission abzuwarten, das noch vor Ende des Jahres verfügbar sein dürfte, denn die Entwicklung eines solchen Systems bedeutet eine große finanzielle Belastung, die ein Amt alleine nicht tragen kann.

Mittelübertragungen und -transfers

1.7. 1995 war der Haushaltsplan des Amtes unter Berücksichtigung einer vom Parlament geforderten Rückstellung von 2 Mio. ECU für einen Gesamthaushaltsplan von 10,1 MECU festgestellt worden. Die Rückstellung wurde in zwei Stufen aufgehoben:

- 1 Mio. ECU im Oktober 1995,

- der Saldo im November 1995.

Die vorübergehende Blockierung der Mittel hat sich natürlich auf deren Verwendung ausgewirkt, vor allem der Mittel unter Titel I (Personal), da Ungewißheit herrschte, ob die Rückstellungen effektiv aufgehoben werden würden. Das HABM konnte sich auf keinen Fall darauf einlassen, Personal einzustellen, solange die Zahlung der Gehälter bis Ende des Haushaltsjahres nicht gewährleistet war.

Nach Freigabe der Rückstellungen wurden Maßnahmen zur Verwendung der freigegebenen Mittel getroffen, und zwar in den Haushaltslinien, wo es aufgrund der Fristen bei den Verfahren zur Mittelbindung noch möglich war und wo zudem echter Bedarf bestand. Aus diesem Grund hat das Amt eine Mittelübertragung von Titel I zu Titel II beantragt, um damit hauptsächlich EDV-Material anzuschaffen, das in der Anlaufphase des Amtes besonders dringend benötigt wurde.

Es muß daran erinnert werden, daß das HABM seine Tätigkeit am 1. April 1996 aufgenommen hat und daß seitdem über 30 000 Markenanträge eingegangen sind, während der Arbeitsanfall für das ganze Haushaltsjahr auf 15 000 Anträge veranschlagt worden war.

Die Computerisierung der Verfahren zur Bearbeitung der Markenanträge und die großen Investitionen, die zu diesem Zweck vor der Eröffnung des Amtes getätigt worden waren, haben sich also als durchaus berechtigt erwiesen.

Bestandsverzeichnis

1.8. Zum Zeitpunkt der Rechnungsprüfung durch den Hof hatte das HABM gerade erst von der Kommission die Software für die rechnergestützte Verwaltung des Bestandsverzeichnisses erhalten; sie wurde damals gerade installiert.

Zwischenzeitlich ist die Abstimmung der Bestände mit den in der Vermögensübersicht des Amtes ausgewiesenen Beträgen in Angriff genommen worden.

Aufgabentrennung

1.9. Durch eine Rückfrage beim Rechnungshof wurde klargestellt, daß dieser Punkt die Reihenfolge der Unterschriften betrifft, die bei den Mittelbindungs- und Zahlungsverfahren einzuhalten ist. Es handelt sich also nicht um eine Verwechslung hinsichtlich der Obliegenheiten des Anweisungsbefugten, des Rechnungsführers und des Finanzkontrolleurs.

Die Bemerkung betraf vielmehr die Tatsache, daß der Vorgang zuerst vom Rechnungsführer und sodann vom Anweisungsbefugten abgezeichnet wurde. Diese Vorgehensweise hatte den Vorteil, daß in der Anlaufphase des Amts, als es noch keinen Mittelbewirtschafter gab, sichergestellt wurde, daß die Mittel verfügbar waren, bevor ein Vorgang vom Anweisungsbefugten abgezeichnet wurde.

Nachdem das HABM nunmehr über einen Mittelbewirtschafter verfügt, kann die im folgenden angegebene Reihenfolge der Unterschriften bei den verschiedenen Haushaltsdokumenten eingehalten werden:

1. Mittelbewirtschafter,

2. Anweisungsbefugter,

3. Finanzkontrolleur,

4. Rechnungsführer.

Damit ist den Bemerkungen des Rechnungshofs Rechnung getragen.

Sachanlagen

1.10. Es gibt ein Abkommen (siehe Kopie im Anhang) zwischen dem Industrieminister der spanischen Regierung und dem damals für den Binnenmarkt zuständigen Kommissar Vanni d'Archirafi. Auf der Grundlage dieses Abkommens stellen die spanischen Behörden dem Amt kostenlos ein Gebäude (vorläufiger Sitz) zur Verfügung; es handelt sich um das Gebäude, in dem das Amt zur Zeit untergebracht ist.

Eben diesem Abkommen zufolge wird die spanische Regierung Maßnahmen treffen, um dem Amt einen endgültigen Sitz zur Verfügung zu stellen.

Die Entscheidung über das Gelände und das Lastenheft für die Ausschreibung des zu errichtenden Gebäudes wurde am 3. Juli 1996 von den spanischen Behörden getroffen. Dieses Lastenheft wird am 30. Juli dieses Jahres im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften (Serie S - Ausschreibungen) veröffentlicht.

Im Nachgang zu diesen jüngsten Entwicklungen wird das Amt unverzüglich die notwendigen Schritte unternehmen.