Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit (Wien) (Zeitraum 1. Mai - 31. Dezember 1998), zusammen mit den Antworten der Beobachtungsstelle

(1999/C 372/09)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit (Beobachtungsstelle) gemäß Artikel 12 Absatz 11 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Beobachtungsstelle für deren erstes Haushaltsjahr (1. Mai bis 31. Dezember 1998) geprüft. Gemäß Artikel 12 Absatz 8 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates, Artikel 12 Absatz 12). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, daß der Jahresabschluß für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN STELLE ZUR BEOBACHTUNG VON RASSISMUS UND FREMDENFEINDLICHKEIT (WIEN) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1998 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge und allgemeine Rechnung

5. Die Beobachtungsstelle hat - entgegen den einschlägigen Vorschriften - noch kein geeignetes Rechnungsführungssystem eingerichtet. Dies sollte unverzüglich geschehen, damit die Beobachtungsstelle über ein präzises System zur Führung der Rechnung über die Haushaltsvorgänge sowie der allgemeinen Rechnung verfügt.

Mittelübertragungen

6. Die Mittelübertragungen betreffen in der Mehrzahl vorläufige Mittelbindungen; die zur Begründung der Übertragungsanträge vorgelegten Unterlagen reichen somit nicht aus.

Vergabebeirat

7. Im Jahr 1998 übte die Beobachtungsstelle ihre Tätigkeit in vorläufigen Räumlichkeiten aus. Damit für die nunmehr endgültige Unterbringung korrekte Investitionsentscheidungen getroffen werden können, sollte für die Beobachtungsstelle ein Vergabebeirat eingesetzt werden.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 13. und 14. Oktober 1999 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 151 vom 10.6.1997, S. 1.

(2) In Anwendung von Artikel 12 Absatz 10 der Verordnung (EG) Nr. 1035/97 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 1998 am 18. März 1999 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Beobachtungsstelle, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem diese Rechnung am 19. März 1999 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1998 und 1997

Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten der Beobachtungsstelle.

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Tabelle 2

Aufwands- und Ertragsrechnung für das Haushaltsjahr 1998

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Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten der Beobachtungsstelle.

Antworten der Europäischen Stelle zur Beobachtung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit

Zu Ziffer 5: Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge und allgemeine Rechnung

Bis zum 1. Juli 1999 hatte die Stelle aufgrund der Dauer des Einstellungsverfahrens für ihre Mitarbeiter erst vier ständige Bedienstete (2 A, 1 B, 1 C), einschließlich der Direktorin. Im März 1999 ernannte der Verwaltungsrat eine Rechnungsprüferin (die B-Bedienstete) für die Übergangszeit bis zur Besetzung der Stelle des Rechnungsprüfers. Das Einstellungsverfahren befindet sich nun im Endstadium, und der/die Rechnungsführer/in dürfte in den nächsten Wochen seine/ihre Stelle antreten.

Ferner beschloß der Verwaltungsrat im Juni, mit den technischen Erörterungen zu beginnen, um in der Stelle das gemeinsame Finanz- und Rechnungsführungssystem SI 2 einzuführen. Bis dies erreicht worden ist, wird die Stelle das Rechnungsführungssystem mit einer darauf spezialisierten Software anwenden.

Zu Ziffer 6: Mittelübertragungen

Von Mitte Juli bis Ende September 1998 war die Direktorin die einzige ernannte Bedienstete in der Stelle. Die Übergabe der gesamten Finanzdateien, für die zuvor die Europäische Kommission zuständig war, nahm mehrere Wochen in Anspruch, daher mußte die Stelle während dieser Zeit das Anfangsstadium mit vorläufigen Mittelbindungen bestreiten. Die Regularisierung erfolgte im Frühjahr 1999.

Zu Ziffer 7: Vergabebeirat

In Anbetracht der geringen Mitarbeiterzahl in der Stelle und der notwendigen Trennung der Zuständigkeiten konnte ein interner Vergabebeirat nicht vor Juli 1999 gebildet werden. Der Verwaltungsrat muß in seiner Sitzung im September 1999 die formelle Einsetzung dieses Vergabebeirats beschließen. Für die Übergangszeit mußte die Stelle einen "Ad-hoc-Vergabebeirat" bilden, um die Entscheidungen, die bezüglich der ständigen Räumlichkeiten getroffen werden müssen, vorzubereiten.