BERICHT über die Finanzausweise des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union (ÜZEU - Luxemburg) (Haushaltsjahre 1995 und 1996), zusammen mit den Antworten des Zentrums (97/C 393/08)

1.1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der europäischen Union gemäß Artikel 14 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 der Rates vom 28. November 1994 (1) vorgelegt.

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union für die Haushaltsjahre 1995 und 1996 geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates (2) wurde der Haushalt unter der Verantwortung des Direktors des Zentrums ausgeführt. Dieser ist gemäß Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates auch dafür zuständig, die Rechnung zu erstellen und vorzulegen (3), wobei er sich an die internen Finanzvorschriften halten muß. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188 c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnungen verpflichtet. Dies ist ein Bericht über die erste Prüfung des Zentrums.

1.3. Der Hof hat seine Prüfung nach den allgemein anerkannten Prüfungsnormen durchgeführt, soweit diese auf den Gemeinschaftskontext anwendbar sind. Er hat Kontrollen an der Rechnungsführung vorgenommen und andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren angewandt. Die wichtigsten Bemerkungen, die sich aus der Prüfung des Hofes ergeben, sind im zweiten Teil dieses Berichts aufgeführt.

1.4. Die Finanzausweise für die Haushaltsjahre 1995 und 1996 sind zuverlässig, und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrundeliegenden Vorgänge ist, insgesamt gesehen, gewährleistet.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES ÜBERSETZUNGSZENTRUMS FÜR DIE EINRICHTUNGEN DER EUROPÄISCHEN UNION FÜR DIE HAUSHALTSJAHRE 1995 UND 1996

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

1.5. Der Rechnungsführungsdienst des Zentrums verfügt nicht über ein geeignetes EDV-Werkzeug für die Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge. Die Überwachung der Ausführung des Haushaltsplans erfolgt anhand einer Software, die kein wirkliches Buchführungsprogramm ist (läßt nachträgliche Änderungen an Buchungen ohne entsprechende Kenntlichmachung zu, keine Einbindung in die allgemeine Rechnung usw.).

Analytische Buchführung

1.6. Das Zentrum verfügt nicht über ein analytisches Buchführungssystem, das zur Ermittlung der Realkosten der erbrachten Leistungen unerläßlich ist.

Übertragene Mittel

1.7. Von 1995 auf 1996 wurden Mittel in Höhe von 0,79 Mio ECU übertragen. Dieser Betrag macht 61 % der Mittel des Haushaltsjahres 1995 (1,3 Mio ECU) aus. Von diesen übertragenen Mitteln wurden 16,5 % im Jahr 1996 in Abgang gestellt (0,13 von 0,79 Mio ECU). Die Übertragungen vom Haushaltsjahr 1996 auf 1997 belaufen sich auf 1,54 Mio ECU, das sind 45,3 % des Haushaltsplans von 1996 (3,4 Mio ECU). Im Vergleich zu den Haushaltsplänen für die Haushaltsjahre 1995 und 1996 ist dieser übertragene Betrag sehr hoch.

1.8. Die Mittelübertragungen betrafen überwiegend Haushaltslinien für die Zahlung von Übersetzungsarbeiten.

1.9. Im Jahr 1996 wurden mehrere Zahlungen des Haushaltsjahres, die zu Lasten der laufenden Mittel hätten verbucht werden müssen, den übertragenen Mitteln angelastet. Diese Praktik steht im Widerspruch zu Artikel 6 Absatz 2 der Finanzregelung des Zentrums.

Gebäude

1.10. Seit Aufnahme seines Dienstbetriebs belegte das Zentrum Büroräume, die ihm von der luxemburgischen Regierung kostenlos zur Verfügung gestellt wurden. Ab April 1997 wurden dem Zentrum neue Räume im Gebäude "Nouvel Hémicycle" zur Verfügung gestellt. Auch in diesem Fall erfolgte die Bereitstellung für die Anfangszeit kostenlos. Die luxemburgische Regierung wünscht jedoch, daß das Zentrum ab 1. Januar 1998 die Mietkosten für seine Büroräume übernimmt. Eine schriftliche Vereinbarung mit festgelegten Nutzungsbedingungen für die Räume in diesem Gebäude steht jedoch noch aus.

Einnahmen

1.11. Die Einnahmen des Zentrums stammen aus den Beiträgen der Einrichtungen, für die das Zentrum Leistungen erbringt. In der Anlaufphase des Zentrums (die nach Artikel 10 Absatz 2 Buchstabe c) und Artikel 19 der Grundverordnung höchstens drei Haushaltsjahre dauert) führen die Einrichtungen pauschal einen anhand des voraussichtlichen Übersetzungsbedarfs jeder Einrichtung berechneten Prozentsatz ihres Haushalts ab. Nach diesem Zeitraum werden die Einnahmen auf der Grundlage der tatsächlich erbrachten Dienstleistungen berechnet. Derzeit besteht kein förmlicher Beschluß über den Endzeitpunkt dieser Anlaufphase.

1.12. Die Ausführung des Haushaltsplans steht hinsichtlich der Einnahmen nicht im Einklang mit der Finanzregelung des Zentrums. Die im Haushaltsplan veranschlagten Einnahmen sind nicht belegt durch eine vom Anweisungsbefugten ausgestellte und vom Finanzkontrolleur mit Sichtvermerk versehene Vorausschätzung der Forderung (Artikel 23 Absatz 1 der Finanzregelung des Zentrums). Die Feststellung der Einnahmen und die Ausstellung der Einziehungsanordnungen hätten (gemäß Artikel 23 Absatz 2 der Finanzregelung des Zentrums) zu Beginn jedes Quartals erfolgen müssen. Zu diesem Zeitpunkt sind die Beiträge der verschiedenen Einrichtungen, für die das Zentrum tätig ist, fällig (Artikel 26 der Finanzregelung des Zentrums).

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 1997 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

(1) ABl. L 314 vom 7. 12. 1994, S. 3.

(2) Gemäß Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Zentrums für die Haushaltsjahre 1995 und 1996 am 25. März 1996 bzw. am 6. Juni 1997 erstellt, vom Direktor an diesem Datum unterzeichnet und der Kommission, dem Verwaltungsrat und dem Rechnungshof übermittelt. Diese Rechnungslegung ging am 27. März 1996 und am 6. Juni 1997 beim Hof ein. Die Tabellen im Anhang geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

ANHANG

TABELLE 1 VERMÖGENSÜBERSICHT ZU DEN HAUSHALTSJAHREN 1995 UND 1996

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

Quelle: Darstellung des Hofes auf der Grundlage der vom Zentrum erstellten Angaben.

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

(1) Dieser Betrag entspricht den Anlagewerten.

(2) In den Finanzausweisen zum Haushaltsjahr 1995 ist der Gegenposten zu den noch ausstehenden Beiträgen der verschiedenen Einrichtungen bei den Einnahmen ausgewiesen. Ab 1996 wird dieser Gegenposten entsprechend der Finanzregelung bei den Passiva der Vermögensübersicht ausgewiesen.

ANTWORTEN DES ÜBERSETZUNGSZENTRUM DER EINRICHTUNGEN DER EUROPÄISCHEN UNION

Haushaltsführungssystem

1.5. Das Zentrum hat immer die Ansicht vertreten, daß die für die Haushaltsführung verwendete Software nicht den Bedürfnissen gerecht wird. Das Zentrum wartet darauf, daß die Kommission entsprechend den an alle Agenturen gemachten Zusagen das System SINCOM 2 weiterentwickelt und es den Bedürfnissen anpaßt, damit es umgehend installiert werden kann.

Analytische Rechnungsführung

1.6. Das Zentrum ist sich der dringlichen Notwendigkeit eines leistungsfähigen Kostenrechnungssystems bewußt. Das allgemeine Rechnungsführungssystem, das zur Zeit vom Zentrum - wie auch von den anderen Agenturen - getestet wird, verfügt über ein leistungsfähiges Modul für analytische Rechnungsführung.

Mittelübertragungen

1.7.-1.8. Die Tatsache, daß das Übersetzungszentrum seine Tätigkeit am 1. Oktober 1995 - und nicht, wie ursprünglich vorgesehen, am 1. Januar 1995 - aufgenommen hat, hat sich folgendermaßen auf den Haushalt 1995 und 1996 ausgewirkt:

a) Der Haushaltsplan 1995 wurde praktisch nicht ausgeführt; aus diesem Grunde hat der Verwaltungsrat gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) der Finanzvorschriften die Übertragung von 0,32 Mio. ECU beschlossen. Was den Rest betrifft, 0,47 Mio. ECU, handelt es sich um automatische Mittelübertragungen.

b) Im Haushalt 1996 entspricht der Betrag von 1,54 Mio. ECU den automatischen Mittelübertragungen im Zusammenhang mit Mittelbindungen, die vor Jahresende vorgenommen worden waren.

1.9. Das Zentrum hat den in Artikel 6 Absatz 2 erwähnten Begriff "Ausnahmesituationen" dahingehend ausgelegt, daß aufgrund der verspäteten Aufnahme der Tätigkeit des Zentrums gewisse Zahlungen unter den nicht-automatischen Mittelübertragungen des Haushaltsjahres 1995 verbucht werden mußten. Nach Beendigung der Anlaufperiode wird das Zentrum in eine weniger durch Ausnahmesituationen gekennzeichnete Phase eintreten.

Gebäude

1.10. Die Modalitäten für die Nutzung der Räumlichkeiten im Gebäude "Nouvel Hémicycle" sowie deren finanzielle Aspekte sind zur Zeit noch Gegenstand von Verhandlungen zwischen dem Zentrum und der luxemburgischen Regierung.

Einnahmen

1.11. Der Beschluß über die Beendigung der Anlaufperiode wird vom Verwaltungsrat gefaßt werden, welcher in diesem Zusammenhang erstens den Zeitpunkt der effektiven Aufnahme der Tätigkeit des Zentrums und zweitens den Umstand berücksichtigen muß, daß die Anlaufperiode drei volle Haushaltsjahre umfassen muß.

1.12. Das Zentrum ist der Ansicht, daß gemäß Artikel 10 Absatz 2 Buchstabe c) der Gründungsverordnung die Zuschüsse der Agenturen, die vom Verwaltungsrat bei der Verabschiedung des Haushalts angenommen wurden, in der Anlaufperiode unmittelbar fällig sind. Aus diesem Grund wird unverzüglich eine Einziehungsanordnung vom Anweisungsbefugten unterzeichnet und vom Finanzkontrolleur mit seinem Sichtvermerk versehen. Jedes Quartal wird im Zusammenhang mit der Beantragung der Auszahlung der Mittel eine Auszahlungsrechnung ausgestellt. Dieses Verfahren ist vom Finanzkontrolleur akzeptiert worden.

Das Zentrum hat nichts dagegen einzuwenden, daß dieses Verfahren nach Beendigung der Anlaufperiode abgeändert wird.