VERORDNUNG (EG) Nr. 1663/95 DER KOMMISSION vom 7. Juli 1995 mit Durchführungsbestimmungen zu der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 des Rates bezüglich des Rechnungsabschlußverfahrens des EAGFL, Abteilung Garantie

DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN -

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,

gestützt auf die Verordnung (EWG) Nr. 729/70 des Rates vom 21. April 1970 über die Finanzierung der gemeinsamen Agrarpolitik (1), zuletzt geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 1287/95 (2), insbesondere auf Artikel 4 Absatz 6 und Artikel 5 Absatz 3,

in Erwägung nachstehender Gründe:

Die Reform des Rechnungsabschlußverfahrens, die durch die Verordnung (EG) Nr. 1287/95 in Kraft gesetzt wurde, sieht den Erlaß von Durchführungsbestimmungen in bezug auf die Zulassung der Zahlstellen und die Bescheinigung und den Abschluß der Jahresrechnungen vor.

Die Zahl der vom EAGFL, Abteilung Garantie, finanzierten Maßnahmen ist in den letzten Jahren stark gestiegen; auch die Art dieser Maßnahmen hat sich geändert. Das gleiche gilt für die Methoden der Informationsaufzeichnung und -übermittlung. Deshalb müssen Art und Inhalt der Informationen überprüft werden, die der Kommission für die Zwecke des Rechnungsabschlusses zu übermitteln sind.

Die Verordnung (EWG) Nr. 1723/72 der Kommission (3), zuletzt geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 295/88 (4) ist daher aufzuheben.

Der Verwaltungsausschuß des EAGFL hat nicht innerhalb der ihm von seinem Vorsitzenden gesetzten Frist Stellung genommen -

HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:

Artikel 1

(1) Die beschränkte Zahl an zuzulassenden Zahlstellen gemäß Artikel 4 Absatz 2 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 wird von dem Mitgliedstaat im Einvernehmen mit der Kommission festgelegt. Die Kommission kann insbesondere Einwände geltend machen, die sich auf die Anzahl der Zahlstellen und deren Auswirkungen auf die Einhaltung der in Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe b) der genannten Verordnung festgelegten Fristen sowie auf die Transparenz der Kontrollen der Arbeitsweise des Fonds beziehen. Die Kommission unterrichtet die Mitgliedstaaten über die in allen Mitgliedstaaten zugelassen Zahlstellen.

(2) Für jede Zahlstelle übermittelt der Mitgliedstaat der Kommission die Bezeichnung der Stelle bzw. der Stellen, die die Zulassung erteilen und entziehen und die auch die Frist festsetzen, innerhalb deren die notwendigen Anpassungen im Sinne des Artikels 4 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 durchzuführen sind ("zuständige Behörde").

(3) Vor der Zulassung vergewissert sich die zuständige Behörde, ob die verwaltungs- und buchungstechnischen Verfahren der betreffenden Einrichtung die Anforderungen gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 erfuellen. Die Mitgliedstaaten legen die von den zuständigen Behörden anzuwendenden Zulassungskriterien fest, die die im Anhang angegebenen Orientierungen der Kommission berücksichtigen. Bei Nichteinhaltung einer für den Geschäftsablauf der Zahlstelle wichtigen Bedingungen findet Artikel 4 Absatz 4 der Verordnung Anwendung.

Der Zulassungsentscheidung geht eine Prüfung voraus, die sich auf die verwaltungs- und buchungstechnischen Bedingungen bezieht, einschließlich derjenigen, welche die Interessen der Gemeinschaft in bezug auf die Vorschußzahlungen, die Sicherheitsleistungen, die Interventionsläger und die wiedereinzuziehenden Beträge schützen sollen. Die Prüfung umfaßt insbesondere die im Zusammenhang mit den Ausgaben des EAGFL, Abteilung Garantie, bestehenden Verfahren für die Ausführung der Zahlungen, den Schutz der Kassenmittel, die Sicherheit der EDV-Systeme, die Führung der Bücher, die interne Aufgabenverteilung und die Zweckmäßigkeit der internen und externen Kontrollen.

(4) Hat sich die zuständige Behörde davon überzeugt, daß die überprüfte Zahlstelle alle wichtigen Anforderungen erfuellt, so spricht sie die Zulassung aus. Andernfalls übermittelt sie der Zahlstelle Weisungen bezüglich der verwaltungs- und buchungstechnischen Verfahren, insbesondere zu den Voraussetzungen, die die Zahlstelle vor ihrer Zulassung erfuellen muß. Während der erforderlichen Anpassungen der verwaltungs- und buchungstechnischen Verfahren kann die Zulassung je nach der Schwierigkeit des Problems befristet erfolgen.

(5) Im Fall des Entzugs einer Zulassung bestimmt der Mitgliedstaat entsprechend den Bestimmungen des Artikels 4 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 und der vorstehenden Absätze 3 und 4 eine andere Zahlstelle und sorgt dafür, daß Zahlungen an die Begünstigten nicht unterbrochen werden.

(6) Die Zulassungsurkunde besteht in einer schriftlichen Bestätigung, daß die betreffende Einrichtung den Zulassungskriterien entspricht. Gegebenenfalls muß aus der Urkunde hervorgehen, welche Anpassungen in welcher Frist vorzunehmen sind. Die Zulassungsurkunde wird der Kommission übermittelt.

(7) Die Mitteilung gemäß Artikel 4 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 wird umgehend nach der erstmals erfolgten Zulassung übermittelt und enthält für jede Zahlstelle folgende Angaben:

- die ihr übertragenen Zuständigkeiten,

- die interne Aufgabenverteilung,

- ihre Beziehungen zu anderen öffentlichen oder privaten Stellen, die ebenfalls in Teilbereichen für die Durchführung von Maßnahmen zuständig sind, für die Ausgaben an den EAGFL, Abteilung Garantie, gemeldet werden,

- die Verfahren zur Annahme und Prüfung der Anträge, zur Bewilligung, Ausführung und Verbuchung der Ausgaben,

- die Vorschriften zur internen Revision.

Die im Fall der Anwendung des Artikels 4 Absatz 4 der genannten Verordnung zu übermittelnden Informationen enthalten insbesondere Angaben zu allen Weisungen über die verwaltungs- und buchungstechnisch zu treffenden Maßnahmen und zu den Anpassungen, die die Zahlstelle vornehmen muß, um den Entzug der Zulassung zu vermeiden, sowie die dafür vorgesehene Frist.

Artikel 2

(1) Die in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe b) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 vorgesehene Koordinierungsstelle fungiert als einziger Ansprechpartner des Mitgliedstaats gegenüber der Kommission bei allen die Abteilung Garantie des EAGFL betreffenden Fragen; sie hat zur Aufgabe,

- die Texte und die diesbezüglichen Leitlinien der Gemeinschaft den einzelnen Zahlstellen und den für ihre Durchführung zuständigen Verwaltungen zu übermitteln,

- ihre einheitliche Anwendung zu fördern,

- die in dieser und in der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 vorgesehenen Informationen der Kommission zuzuleiten,

- sämtliche Buchführungsdaten, die die Kommission für Statistik- und Kontrollzwecke benötigt, für die Kommission bereitzustellen.

Das bei den Zahl- und Bewilligungsstellen in Dokumentarform vorliegende Material muß der Kommission nicht übermittelt werden; diese Informationen sind jedoch von den Zahl- oder Bewilligungsstellen bereitzuhalten. Eine Zahlstelle kann die Rolle einer Koordinierungsstelle übernehmen, sofern diese beiden Aufgaben voneinander getrennt bleiben. Bei der Erfuellung ihrer Aufgaben kann die Koordinierungsstelle entsprechend den einzelstaatlichen Verfahren die Hilfe anderer Einrichtungen oder Behörden in Anspruch nehmen, insbesondere solche, die für Fragen der Rechnungsführung oder technische Fragen zuständig sind.

(2) Der Mitgliedstaat übermittelt der Kommission die Angaben über die Bezeichnung und die Satzung der Koordinierungsstelle sowie die verwaltungs-, buchungstechnischen und die interne Kontrolle betreffenden Bedingungen, unter denen diese Tätigkeiten ausgeübt werden.

(3) Die Kommission teilt den Mitgliedstaaten innerhalb von drei Monaten nach Inkrafttreten dieser Verordnung und nach Anhörung des Fonds-Ausschusses mit, welche Form und welchen Inhalt die in Absatz 1 genannten Buchführungsdaten haben müssen. Etwaige Änderungen werden den Mitgliedstaaten binnen drei Monaten nach dem Ereignis mitgeteilt, das für diese Änderungen ursächlich ist; die Mitgliedstaaten müssen die entsprechenden Änderungen innerhalb einer nach Anhörung des Fonds-Ausschusses von der Kommission festzusetzenden Frist übernehmen.

Artikel 3

(1) Die Bescheinigung, auf die in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 Bezug genommen wird, muß von einer Dienststelle oder einer Einrichtung ausgestellt werden, die die fachlichen Voraussetzungen aufweist. Diese Stelle muß von der Zahl- und der Koordinierungsstelle funktionell unabhängig sein (bescheinigende Stelle).

Der Bescheinigung geht eine Prüfung der Verfahren und eine Stichprobe von Geschäftsvorgängen voraus. Sie erstreckt sich auf die Übereinstimmung der Zahlungen mit den Gemeinschaftsvorschriften nur insoweit, als es sich um die Angemessenheit der Verwaltungsstrukturen der Zahlstelle handelt, durch die sichergestellt werden soll, daß die Einhaltung der Vorschriften vor der Ausführung einer Zahlung kontrolliert worden ist.

Die bescheinigende Stelle führt ihre Prüfungen nach international anerkannten Prüfungsstandards durch. Die Prüfungen werden sowohl während als auch nach dem Ende eines Rechnungsjahres vorgenommen. Die bescheinigende Stelle erstellt bis zum 31. Januar des jeweiligen folgenden Jahres die Bescheinigung sowie einen Bericht über ihre Feststellungen, aus dem insbesondere hervorgeht, ob ausreichend gewährleistet ist, daß die der Kommission zu übermittelnden Rechnungen richtig, vollständig und genau sind und ob das interne Kontrollsystem zufriedenstellend funktioniert hat.

(2) Wird mehr als eine Zahlstelle zugelassen, so kann der Mitgliedstaat, vorausgesetzt, er erhält hinreichende Gewähr, daß Umfang und Standard der durchgeführten Prüfungen den Anforderungen des Absatzes 1 entsprechen, sich auf die Bescheinigungen der Rechnungen stützen, die von den Stellen ausgestellt wurden, die ihrerseits Bescheinigungen für die Rechnungen der jeweiligen Zahlstellen ausgestellt haben.

(3) Der Prüfungsbericht gemäß Absatz 1 soll darüber Auskunft geben,

- ob die Verfahren der Zahlstellen unter Berücksichtigung der Zulassungskriterien ausreichende Gewähr dafür bieten, daß die zu Lasten des Fonds finanzierten Maßnahmen in Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften erfolgt sind, und bzw. welche Empfehlungen zur Systemverbesserung gemacht wurden,

- ob die Jahresrechnungen gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) mit den Büchern und Aufzeichnungen der Zahlstellen übereinstimmen,

- ob die Ausgabenübersichten und die Aufzeichnungen über Lagerhaltungsvorgänge gemäß Artikel 5 die zu Lasten des Fonds finanzierten Maßnahmen vollständig, richtig und genau wiedergeben,

- ob die finanziellen Interessen der Gemeinschaft in bezug auf die Vorschußzahlungen, die Sicherheitsleistungen, die Interventionsläger, die Einnahmen und die wiedereinzuziehenden Beträge in geeigneter Weise geschützt werden,

- ob an Zahlstellen gerichtete Prüfungsempfehlungen zur Verbesserung der Systeme befolgt worden sind.

Dem Prüfungsbericht sind Angaben über Anzahl und Qualifikation des Prüfpersonals, durchgeführte Arbeiten, Anzahl der überprüften Geschäftsvorgänge, die Repräsentativität der geprüften Ausgaben und die erhaltene Aussagesicherheit, die festgestellten Schwachstellen und die ausgesprochenen Verbesserungsvorschläge beizufügen. Auch sind Angaben beizufügen über die Maßnahmen sowohl der bescheinigenden Stelle als auch etwaiger weiterer Prüfungsorgane innerhalb und außerhalb der Zahlstellen, aus denen die bescheinigende Stelle ihre Gewißheit in bezug auf die geschilderten Sachverhalte bezieht.

Artikel 4

(1) Für den Rechnungsabschluß gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe b) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 übermitteln die Mitgliedstaaten der Kommission folgende Unterlagen:

a) die Jahresrechnungen über die Ausgaben zu Lasten des EAGFL, Abteilung Garantie, sowie die von den einzelnen Dienststellen oder Einrichtungen gemäß Artikel 5 Absatz 1 der genannten Verordnung erstellten Berichte;

b) die Bescheinigungen und Berichte der bescheinigenden Stelle oder Stellen.

(2) Die in Absatz 1 genannten Unterlagen sollen der Kommission in vierfacher Ausfertigung bis zum 10. Februar des Jahres zugehen, das auf das betreffende Haushaltsjahr folgt.

(3) Auf Verlangen der Kommission oder auf Initiative des Mitgliedstaats können der Kommission zusätzliche Informationen im Zusammenhang mit dem Rechnungsabschluß bis zu einem Termin übermittelt werden, der von ihr unter Berücksichtigung des für die Erstellung der Informationen erforderlichen Arbeitsaufwands festgesetzt wird. Gehen ihr diese Informationen nicht zu, so kann die Kommission die Rechnungsabschlußentscheidung auf der Grundlage der ihr zu dem betreffenden Termin vorliegenden Informationen annehmen.

(4) Die Kommission kann in begründeten Fällen Verzögerungen bei der Übermittlung der Informationen akzeptieren, wenn diese der Kommission vor Ablauf der Frist mitgeteilt werden.

Artikel 5

(1) Die in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) genannten Jahresrechnungen umfassen:

a) die Ausgaben, aufgeschlüsselt nach Posten und Unterposten des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Gemeinschaften,

b) eine Übersicht über die Interventionsmaßnahmen sowie eine Aufstellung über Umfang und Lagerort der Interventionsbestände zum Ende des Rechnungsjahres,

c) Informationen über Ausgaben bzw. eine Bestätigung, daß die entsprechenden Angaben in rechnergestützten Dateien zur Verfügung der Kommission gehalten werden,

d) eine Bestätigung, daß alle Daten über die Zu- und Abgänge der Interventionsläger in den Büchern der Zahlstelle registriert werden,

e) Erklärungen für etwaige Unterschiede zwischen den in der Jahresrechnung gemeldeten Ausgaben und den Ausgaben, die für denselben Zeitraum in den Unterlagen gemäß Artikel 3 Absatz 5 der Verordnung (EWG) Nr. 2776/88 der Kommission (5) gemeldet und gemäß Artikel 9 Absatz 7 derselben Verordnung berichtigt worden sind.

(2) Die Berichte gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) dieser Verordnung enthalten, für jede Zahl- und Koordinierungsstelle, folgende Informationen:

- Angaben zu außergewöhnlichen Vorgängen oder besonderen technischen Schwierigkeiten, die in dem betreffenden Haushaltsjahr aufgetreten sind,

- jede wichtige, seit Übermittlung des letzten Berichts eingetretene Änderung der Informationen gemäß Artikel 1 Absatz 7.

Artikel 6

Die Unterlagen zu den vom EAGFL, Abteilung Garantie, finanzierten Ausgaben und den wiedereinzuziehenden Beträgen werden nach dem Jahr, in dem die Kommission die Rechnungen für ein bestimmtes Haushaltsjahr abschließt, noch mindestens drei Jahre lang zur Verfügung der Kommission gehalten. Ist eine Rechnungsabschlußentscheidung Gegenstand eines Verfahrens vor dem Gerichtshof der Europäischen Gemeinschaften, so sind die Unterlagen bis zu einem Jahr nach Abschluß dieses Verfahrens zur Verfügung zu halten.

Artikel 7

(1) Die Rechnungsabschlußentscheidung gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe b) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 bestimmt die vom EAGFL zur Finanzierung anzuerkennenden Ausgaben, die während des betreffenden Haushaltsjahrs von dem jeweiligen Mitgliedstaat getätigt wurden. Sie greift späteren Entscheidungen gemäß Absatz 2 Buchstabe c) dieses Artikels nicht vor.

Die sich aus der obigen Entscheidung ergebenden Beträge, die entweder dem Mitgliedstaat zu erstatten oder anzulasten sind, werden durch Abzug der für das betreffende Haushaltsjahr geleisteten Vorschüsse von den Gesamtausgaben gemäß dem ersten Unterabsatz ermittelt. Diese Beträge werden durch Verminderung bzw. Erhöhung der Vorschüsse des zweiten Monats, der auf den Monat folgt, in dem die Rechnungsabschlußentscheidung rechtswirksam wurde, berücksichtigt.

(2) Die Kommission teilt den betroffenen Mitgliedstaaten vor dem 31. März des Jahres, das auf das Haushaltsjahr folgt, die Ergebnisse ihrer Überprüfungen der von den Mitgliedstaaten vorgelegten Informationen zusammen mit etwaigen Änderungsvorschlägen mit.

(3) Kann die Kommission aus Gründen, die von dem Mitgliedstaat zu vertreten sind, die Rechnungen nicht vor dem 30. April des folgenden Jahres abschießen, so benachrichtigt sie den Mitgliedstaat über die gemäß Artikel 9 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 zusätzlich durchzuführenden Untersuchungen.

Artikel 8

(1) Kommt die Kommission aufgrund von Nachforschungen zu dem Schluß, daß bestimmte Ausgaben nicht in Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften getätigt wurden, so teilt sie dem betreffenden Mitgliedstaat ihre Feststellungen mit und gibt die zu treffenden Korrekturmaßnahmen, die künftig die Beachtung der vorgenannten Vorschriften sicherstellen sollen, sowie eine Schätzung der Beträge an, die möglicherweise gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 ausgeschlossen werden. Diese Mitteilung muß auf die vorliegende Verordnung Bezug nehmen. Der Mitgliedstaat antwortet innerhalb von zwei Monaten, und die Kommission kann ihren Standpunkt dementsprechend ändern. In begründeten Fällen kann sie einer Verlängerung der Frist zur Beantwortung zustimmen.

Nach Ablauf dieser Frist führt die Kommission bilaterale Gespräche; beide Parteien versuchen einvernehmlich die zu ergreifenden Maßnahmen festzulegen. Anschließend teilt die Kommission dem Mitgliedstaat förmlich ihre Schlußfolgerungen unter Bezugnahme auf die Entscheidung 94/442/EG der Kommission (6) mit.

(2) Die Entscheidungen gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 sind nach Prüfung der von der Schlichtungsstelle gemäß der Entscheidung 94/442/EG erstellten Berichte zu treffen.

(3) Die gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 auszuschließenden Ausgaben werden von den Vorschüssen der Ausgaben des zweiten Monats abgezogen, der dem Monat der Entscheidung folgt. Auf Antrag des Mitgliedstaats kann die Kommission indessen nach Anhörung des Fonds-Ausschusses in durch die Höhe der Ausgaben begründeten Fällen auch andere Daten festlegen.

Artikel 9

Die Verordnung (EWG) Nr. 1723/72 wird zum 16. Oktober 1995 aufgehoben.

Sie bleibt jedoch auf die Rechnungsabschlüsse bis zum EAGFL-Haushaltsjahr 1995 anwendbar.

Artikel 10

Diese Verordnung tritt am siebten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften in Kraft.

Sie gilt ab dem am 16. Oktober 1995 beginnenden Haushaltsjahr.

Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.

Brüssel, den 7. Juli 1995

Für die Kommission

Franz FISCHLER

Mitglied der Kommission

(1) ABl. Nr. L 94 vom 28. 4. 1970, S. 13.

(2) ABl. Nr. L 125 vom 8. 6. 1995, S. 1.

(3) ABl. Nr. L 186 vom 16. 8. 1972, S. 1.

(4) ABl. Nr. L 30 vom 2. 2. 1988, S. 7.

(5) ABl. Nr. L 249 vom 8. 9. 1988, S. 9.

(6) ABl. Nr. L 182 vom 16. 7. 1994, S. 45.

ANHANG

Orientierungen für Zulassungskriterien einer Zahlstelle

Die Zulassungskriterien müssen sicherstellen, daß, die Zahlstelle betreffend ausreichende Garantien hinsichtlich der Wirksamkeit des Verwaltungsablaufs, des internen Kontrollsystems sowie der Führung der Unterlagen gemäß Artikel 4 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 gewährleistet sind. Lediglich der geringe Umfang an Geschäftsvorgängen einer Zahlstelle kann die Anwendung einfacherer Kriterien rechtfertigen. Bei Nichteinhaltung einer für den Geschäftsablauf der Zahlstelle wichtigen Bedingung findet Artikel 4 Absatz 4 dieser Verordnung Anwendung.

1. Die Einrichtung einer Zahlstelle durch den Mitgliedstaat hat in Form eines Verwaltungsakts zu erfolgen, der die Befugnisse, Verpflichtungen und Zuständigkeiten der Zahlstelle, insbesondere hinsichtlich der vom EAGFL, Abteilung Garantie, finanzierten Ausgaben im Sinne der Artikel 2 und 3 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70, festlegt und die Verwaltungsstruktur der Zahlstelle beschreibt.

2. Die Zahlstelle hat bezüglich der Ausgaben des EAGFL, Abteilung Garantie, drei Hauptfunktionen:

i) Bewilligung der Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Feststellung des Betrags, der einem Antragsteller in Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften zu zahlen ist.

ii) Ausführung der Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Erteilung einer Anweisung an die Bankverbindung der Zahlstelle oder gegebenenfalls an eine staatliche Kassenstelle, dem Antragsteller oder seinem Bevollmächtigten den bewilligten Betrag auszuzahlen.

iii) Verbuchung der Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Verzeichnung der Zahlung in der normalerweise auf EDV-Träger unterhaltenen Buchführung der Zahlstelle sowie in der Erstellung periodischer Ausgabenübersichten, einschließlich der Monats- und der Jahreserklärungen an die Europäische Kommission. Die Buchführung verzeichnet ferner die Bestände des Fonds, insbesondere hinsichtlich der Interventionsbestände, nicht abgerechneter Vorschüsse und noch ausstehender Forderungen.

3. Unbeschadet der in Ziffer 4 aufgeführten Delegierungsmöglichkeiten verfügt die Zahlstelle in der Regel über die folgenden beiden Dienste:

i) Interner Revisionsdienst: Die Aufgabe dieser Dienststelle bzw. gleichwertiger Verfahrensregeln liegt darin sicherzustellen, daß das interne Kontrollsystem der Zahlstelle wirksam funktioniert. Der interne Revisionsdienst muß von den anderen Abteilungen der Zahlstelle unabhängig und der Zahlstellenleitung unmittelbar unterstellt sein.

ii) Technischer Prüfdienst: Seine Aufgabe liegt darin, die Tatbestände zu überprüfen, auf die sich die Zahlungen an die Antragsteller stützen. Beispielsweise handelt es sich hier um Tatbestände, wie die Qualität und die Merkmale von Erzeugnissen, Tieren, Böden usw., um das Lieferdatum, die Verarbeitung zu einem anderen Erzeugnis und weitere Kontrollen technischer Art. Die Überprüfung solcher Tatbestände erfolgt im Wege eines Kontroll- und Inspektionssystems. Eine wichtige Rolle des technischen Prüfdienstes bildet die Beaufsichtigung dieses Kontrollsystems.

4. Die Bewilligungsfunktion und/oder die Aufgaben des technischen Prüfdienstes können ganz oder teilweise anderen Einrichtungen übertragen werden, sofern sämtliche der nachfolgenden Bedingungen erfuellt sind:

i) Die Zuständigkeiten und Pflichten dieser anderen Einrichtungen, insbesondere hinsichtlich der Kontrolle und Überprüfung der Einhaltung der Gemeinschaftsvorschriften, sind eindeutig definiert.

ii) Die Einrichtungen müssen über wirksame Systeme verfügen, um ihre Verantwortlichkeiten in zufriedenstellender Weise wahrnehmen zu können.

iii) Die Einrichtungen müssen der Zahlstelle gegenüber ausdrücklich bestätigen, daß sie ihren Verantwortlichkeiten tatsächlich nachkommen, und die hierzu eingesetzten Mittel beschreiben.

iv) Die Zahlstelle wird regelmäßig und so rechtzeitig über die Ergebnisse der durchgeführten Kontrollen unterrichtet, daß vor der Abwicklung eines Antrags stets beurteilt werden kann, ob diese Kontrollen ausreichend waren. Die durchgeführten Arbeiten werden ausführlich in einem Bericht beschrieben, der dem jeweiligen Antrag oder der Gruppe von Anträgen beigefügt wird, oder gegebenenfalls in einem Bericht, der ein ganzes Wirtschaftsjahr abdeckt. Der Bericht ist verbunden mit einer Bescheinigung über die Begründetheit der genehmigten Anträge sowie über Art, Umfang und Grenzen der verrichteten Arbeiten. Waren die körperlichen oder verwaltungsmäßigen Kontrollen nicht umfassend, sondern wurden aufgrund einer Stichprobe von Anträgen durchgeführt, so sind die ausgewählten Anträge anzugeben, ist die Stichprobenmethode darzulegen und sind die Ergebnisse aller Vor-Ort-Inspektionen sowie die Maßnahmen aufzuführen, die bei vorgefundenen Abweichungen und Unregelmäßigkeiten getroffen wurden. Die der Zahlstelle vorgelegten Belegdokumente müssen hinreichende Gewähr dafür bieten, daß alle erforderlichen Kontrollen bezüglich der Begründetheit der bewilligten Anträge vorgenommen worden sind.

v) Werden Unterlagen zu bewilligten Anträgen und durchgeführten Kontrollen bei den betreffenden anderen Einrichtungen aufbewahrt, so schaffen sowohl diese Einrichtungen als auch die Zahlstelle geeignete Verfahren, damit der Ablageort aller derartigen Dokumente, die für spezifische von der Zahlstelle getätigte Zahlungen bedeutsam sind, verzeichnet wird und die Dokumente zur Einsichtnahme in den Amtsräumen der Zahlstelle verfügbar gemacht werden können, wenn Personen oder Einrichtungen hierum ersuchen, die gewöhnlich zur Einsicht berechtigt sind. Hierzu gehören

- die Bediensteten der Zahlstelle, die den Antrag bearbeiten;

- der interne Revisionsdienst der Zahlstelle;

- die Einrichtung, die die Jahreserklärung der Zahlstelle zu bescheinigen hat;

- entsprechend beauftragte Bedienstete der Europäischen Union.

5. Die Verwaltungsstruktur der Zahlstelle muß eine Trennung der drei Funktionen von Bewilligung, Ausführung und Verbuchung der Zahlungen vorsehen, indem hierfür jeweils eine gesonderte verwaltungsmäßige Untereinheit zuständig ist, deren jeweilige Aufgaben in einem Organisationsplan festgelegt sind. Allerdings kann die Verwaltungsstruktur so gestaltet sein, daß die Aufgaben des technischen Prüfdienstes gegebenenfalls durch die mit der Zahlungsbewilligung betraute Abteilung wahrgenommen werden.

6. Die Zahlstelle legt Vorschriften für die folgenden Verfahrensabläufe bzw. für solche, die eine gleichwertige Wirksamkeit garantieren, fest:

i) Verfahrensvorschriften über die Einreichung, die Erfassung und die Bearbeitung der Anträge müssen von der Zahlstelle schriftlich festgelegt werden.

ii) Die Amtsgeschäfte müssen so verteilt sein, daß kein Bediensteter für mehr als eine der drei Funktionen von Bewilligung, Auszahlung oder Verbuchung der zu Lasten des EAGFL gehenden Beträge zuständig ist und daß kein Bediensteter eine dieser Funktionen ausübt, ohne daß seine Arbeit unter der Aufsicht eines zweiten Bediensteten steht.

Die Zuständigkeiten eines jeden Bediensteten sind schriftlich festzulegen, einschließlich zu setzender finanzieller Obergrenzen für seine Entscheidungsbefugnis. Für einschlägige Ausbildungsmaßnahmen ist zu sorgen. Das Personal mit Aufgaben relativer Bedeutung sollte wahlweise durch eine entsprechende Personalpolitik einer Rotation unterliegen oder einer verstärkten Dienstaufsicht unterworfen werden.

iii) Jeder für Bewilligungen zuständige Bedienstete muß eine umfassende Prüfliste über die von ihm durchzuführenden Kontrollen besitzen und hat den Belegdokumenten des jeweiligen Antrags seine Bescheinigung beizufügen, daß die genannten Kontrollen vorgenommen worden sind. Diese Bescheinigung kann in elektronischer Form erfolgen, sofern die Bedingungen gemäß dem Unterabsatz vi) eingehalten werden. Die Tätigkeiten aller Bediensteten sind von Dienstvorgesetzten nachweislich nachzuprüfen.

iv) Ein Antrag darf erst zur Auszahlung bewilligt werden, nachdem hinreichende Kontrollen stattgefunden haben, um die Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften zu überprüfen. Hierzu gehören zum einen die Kontrollen, die in der Verordnung über die spezifische Maßnahme vorgesehen sind, in deren Rahmen die Beihilfe beantragt wird, und zum anderen die Kontrollen gemäß Artikel 8 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70, um unter besonderer Berücksichtigung der vorhandenen Risiken Betrugshandlungen und Unregelmäßigkeiten zu verhindern oder aufzudecken. Die vorzunehmenden Kontrollen müssen in einer Prüfliste aufgeführt sein, und ihre Durchführung ist für jeden Antrag oder jede Gruppe von Anträgen zu bescheinigen.

v) Durch entsprechende Verfahren ist sicherzustellen, daß Zahlungen ausschließlich an den Antragsteller, auf dessen Bankkonto oder an den Bevollmächtigten des Antragstellers geleistet werden. Innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Verbuchung zu Lasten des EAGFL wird die Zahlungsüberweisung durch die Bankverbindung der Zahlstelle, gegebenenfalls durch eine staatliche Kassenstelle oder durch auf dem Postweg übersandten Scheck ausgeführt. Mittels geeigneter Verfahren ist dafür zu sorgen, daß die Zahlungsbeträge aller nicht ausgeführten Überweisungen oder nicht eingelöster Schecks dem Fonds wieder gutgeschrieben werden. Zahlungen in bar sind nicht zulässig. Die Genehmigung des Anweisungsbefugten und/oder seines Dienstvorgesetzten kann in elektronischer Form erfolgen, soweit bei den betreffenden EDV-Einrichtungen ein angemessenes Sicherheitsniveau gewährleistet ist und die Identität des Unterzeichners in den elektronischen Aufzeichnungen festgehalten wird.

vi) Werden Anträge rechnergestützt bearbeitet, so ist der Zugang zu dem EDV-System derart zu schützen und zu kontrollieren, daß

- alle in das System eingegebene Daten gründlich validiert werden, um Eingabefehler aufdecken und berichtigen zu können;

- Daten nur von hierzu ermächtigten Bediensteten eingegeben, geändert oder validiert werden dürfen, denen individuelle Paßwörter zugeteilt worden sind;

- die Identität eines jeden Bediensteten, der Daten eingibt oder ändert, in ein Logbuch eingetragen wird.

Zur Vermeidung von Mißbrauch sind die Paßwörter regelmäßig zu ändern. Die EDV-Systeme sind im Wege körperlicher Kontrollen gegen einen unbefugten Zugang zu schützen, und von den Daten müssen Sicherungskopien erstellt werden, die an einem gesonderten geschützten Ort aufzubewahren sind. Die eingegebenen Daten sind auf ihre Logik hin zu testen, um wiedersprüchliche oder ungewöhnliche Daten aufzuspüren.

vii) Die Verfahren der Zahlstelle haben zu gewährleisten, daß alle Änderungen der Gemeinschaftsvorschriften und insbesondere der geltenden Beihilfesätze registriert und die Dienstanweisungen sowie die Datenbanken und Prüflisten rechtzeitig aktualisiert werden.

7. Vorschußzahlungen müssen in der Buchführung ausgewiesen werden, wobei durch geeignete Verfahren zu gewährleisten ist, daß

i) Sicherheiten nur von Finanzinstituten angenommen werden, die den Anforderungen der Verordnung (EWG) Nr. 2220/85 der Kommission (1) entsprechen und von den befugten Behörden anerkannt sind. Die Sicherheitsleistung muß bis zur endgültigen Entlastung gültig sein und auf einfaches Verlangen der Zahlstelle in Anspruch genommen werden können;

ii) Vorschüsse innerhalb der festgelegten Fristen abgerechnet werden. Wurde die Abrechnungsfrist für einen Vorschuß überschritten, so ist dies festzustellen und die Sicherheit unverzüglich abzurufen;

iii) die Abrechnung der Vorschüsse den gleichen Kontrollen durch die Anweisungsbefugten wie im Fall der Zahlungen unterliegt.

8. Die Buchführung über die Interventionslagerhaltung muß sicherstellen, daß die Erzeugnismengen und die zugehörigen Kosten auf jeder Stufe, von der Annahme eines Angebots bis zur materiellen Auslagerung des Erzeugnisses, richtig und in Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften sowie nach Einzellosen auf den korrekten Konten aufgezeichnet und rechtzeitig bearbeitet werden und daß Menge und Art der an jedem Lagerort befindlichen Bestände jederzeit feststellbar sind. Die Bestände müssen regelmäßig einer körperlichen Kontrolle durch von den Lagerhaltern unabhängige Personen, Einrichtungen oder Dienststellen unterzogen werden.

9. Die Buchführungsverfahren müssen eine Gewähr dafür bieten, daß die monatlichen und jährlichen Ausgabenerklärungen vollständig richtig und rechtzeitig erfolgen und daß etwaige Fehler oder Auslassungen entdeckt und berichtigt werden, insbesondere durch Überprüfungen und Abgleiche, die in Zeitabständen von höchstens drei Monaten stattfinden.

10. Der interne Revisionsdienst hat zu kontrollieren, ob die von der Zahlstelle geschaffenen Verfahren als zweckmäßig erscheinen, um die Übereinstimmung der Anträge mit den Gemeinschaftsvorschriften beurteilen zu können, und ob die Buchführung richtig und vollständig ist und sich auf dem neuesten Stand befindet. Die Kontrollen des Prüfdienstes können sich auf ausgewählte Maßnahmen und Stichproben von Geschäftsvorgängen beschränken, sofern durch ein Prüfprogramm sichergestellt wird, daß alle bedeutenden Bereiche, einschließlich der für die Bewilligung zuständigen Dienststellen, innerhalb eines Zeitraums von höchstens fünf Jahren abgedeckt werden. Die Arbeiten des Prüfdienstes sind nach international anerkannten Standards durchzuführen und in Prüfungsprotokollen festzuhalten und müssen in Berichte und Empfehlungen an die Zahlstellenleitung münden. Die Prüfprogramme und -berichte müssen der bescheinigenden Stelle und den zur Durchführung von finanziellen Prüfungen mandatierten Bediensteten der Europäischen Union zwecks ausschließlicher Beurteilung der Wirksamkeit der internen Revision zur Verfügung gestellt werden.

11. Alle vorstehenden Absätze gelten sinngemäß für "negative Ausgaben", wie erhobene Abgaben, verfallene Sicherheiten und zurückgezahlte Beträge, die die Zahlstelle im Namen des EAGFL, Abteilung Garantie, einzuziehen hat. Insbesondere hat die Zahlstelle ein System einzurichten, um alle dem EAGFL zustehenden Beträge auszuweisen und alle derartigen Forderungen bis zum Zahlungseingang in einem Debitorenbuch zu verzeichnen. Das Debitorenbuch ist regelmäßig mit dem Ziel zu überprüfen, die Einziehung überfälliger Forderungen einzuleiten.

Die Zuständigkeit für die Einziehung bestimmter Arten von negativen Ausgaben kann die Zahlstelle auf andere Einrichtungen übertragen. Eine solche Übertragung der Zuständigkeit unterliegt den in Ziffer 4 vorgesehenen Bedingungen, die gegebenenfalls entsprechend anzupassen sind, sowie der zusätzlichen Bedingung, daß die betreffende andere Einrichtung an die Zahlstelle regelmäßig und pünktlich, d. h. mindestens monatlich, Bericht über alle buchmäßig ausgewiesenen Einkünfte und erhaltenen Geldbeträge erstattet.

12. Die von der Zahlstelle eingerichteten Verfahren müssen eine rasche Bearbeitung aller eingegangenen Anträge gewährleisten.

(1) ABl. Nr. L 205 vom 3. 8. 1985, S. 5.