Bericht

über die Finanzausweise des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt (HABM - Alicante) für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten des Amts

(2000/C 373/11)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Haushaltsausschuss des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt gemäß Artikel 137 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 119 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates(2) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Präsidenten des Amts ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(3) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates, Artikel 138). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepasst. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES HARMONISIERUNGSAMTS FÜR DEN BINNENMARKT FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1999 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Finanzvorschriften

5. Bis Dezember 1998 waren die Ausgaben gemäß den Bestimmungen der allgemeinen Haushaltsordnung inkl. MwSt. zu verbuchen, wobei die MwSt.-Beträge nach Erstattung wiederverwendet werden konnten. Seither(4) sind Ausgabenbeträge gemäß der allgemeinen Haushaltsordnung allerdings ohne MwSt. zu verbuchen. Der Hof fordert das Amt auf, diese neuen Bestimmungen in seine Finanzvorschriften zu übertragen.

Kostenrechnung

6. Der Hof hat in seinem Vorjahresbericht darauf hingewiesen, dass kein Kostenrechnungssystem vorhanden ist. Das Amt arbeitet derzeit an einem entsprechenden System, das aber erst für die EDV aufbereitet werden muss, damit es in Betrieb genommen werden kann.

Vermögensübersicht

Bestandsverzeichnis

7. Zum Jahresende wurde ein Abgleich der in der Rechnungsführung und dem Bestandsverzeichnis ausgewiesenen Bewegungen vorgenommen. Im Jahresverlauf waren die Zuständigkeiten für das Bestandsverzeichnis allerdings in ein allgemeines Inventar und ein EDV-Inventar unterteilt worden. Aufgrund dieser Unterteilung wurden einige Gegenstände nach einem Abgleich vom allgemeinen Inventar in das EDV-Inventar übertragen. Für das allgemeine Inventar kam im Laufe des Jahres auch ein neues System zur Anwendung.

8. Diese Veränderungen in der Verwaltung der Inventarlisten führten beim Vergleich von Rechnungsführung und Bestandsverzeichnis zu Abweichungen in den Gesamtbeständen, die beim Prüfbesuch des Hofes zwar nicht ganz exakt beziffert werden konnten, sich aber in einer Größenordnung bewegen, die keine Auswirkungen auf die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung hat.

9. Rechnungsführung und Bestandsverzeichnis sollten regelmäßig abgeglichen werden, sodass die Übereinstimmung der Eintragungen gewährleistet ist.

Immaterielle Vermögensgegenstände

10. Die immateriellen Vermögensgegenstände - nach Angaben des Amts handelt es sich dabei um verschiedene Software-Lizenzen - sind im Bestandsverzeichnis nicht aufgeführt. Das Amt sollte das Bestandsverzeichnis für die immateriellen Vermögensgegenstände neu erstellen und überprüfen, inwieweit diese Gegenstände noch einen Wert haben und als Bestände im Verzeichnis geführt werden müssen.

Humanressourcen

11. Wie der nachstehenden Tabelle zu entnehmen ist, nimmt die Zahl der Beschäftigten stetig und in beträchtlichem Umfang zu (siehe auch Ziffer 15), auch wenn die Zuwachsrate beim Personal unter der für die Tätigkeit des Amts(5) repräsentativer Indikatoren liegt. Dennoch sollte das Amt die Entwicklung aufmerksam beobachten und seine Bemühungen im Hinblick auf die Verbesserung der Produktivität unvermindert fortsetzen.

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12. Im Laufe des Jahres hat das Amt 196 Bedienstete eingestellt; U.a. wurden die Verträge von 60 Leiharbeitskräften in Verträge für Hilfskräfte umgewandelt, die Verträge von 53 Hilfskräften in Verträge von Bediensteten auf Zeit. Lediglich 17 Personen wurden im Anschluss an die Ausschreibung einer freien Stelle eingestellt.

13. Die Stelle des Leiters der Dienststelle "Personal und soziale Angelegenheiten" war zu keiner Zeit besetzt. In Anbetracht der insgesamt 523 beim Amt beschäftigten Personen (Ende 1999), wäre es wünschenswert, diese freie Stelle unverzüglich zu besetzen.

Gebäude

14. Laut Vertrag hätten die Arbeiten im Juni 1999 abgeschlossen sein müssen. Zu diesem Zeitpunkt fand die offizielle Einweihung statt, doch der eigentliche Umzug erfolgte erst im Juni 2000.

15. Das neue Gebäude (Gesamtkostenaufwand: 23,6 Millionen Euro) ist für 400 Personen konzipiert und bereits jetzt zu klein. Tatsächlich geht das Amt aufgrund der höchst zufriedenstellenden Entwicklung der Markenanmeldungen davon aus, dass Ende 2001 Büroflächen für 800 Mitarbeiter benötigt werden. Die Hälfte der Bediensteten wird folglich in Büros in drei oder vier anderen Gebäuden untergebracht werden, für die insgesamt mehr als 90000 Euro an monatlichen Mieten zu entrichten sind.

Vergabebeirat

16. Im Jahr 1999 lagen 73 Angebote über dem Grenzwert von 46000 Euro und fielen somit in die Zuständigkeit des Vergabebeirats: 26 (Gesamtwert: 12,3 Millionen Euro) im Anschluss an freihändige Vergabe, acht (Gesamtwert: 1,6 Millionen Euro) im Anschluss an nichtoffene Verfahren, sieben (Gesamtwert: 1,4 Millionen Euro) im Anschluss an Verhandlungsverfahren und 32 (Gesamtwert: 32,2 Millionen Euro) nach offenen Verfahren. Das Amt sollte die Vorschriften für die Auftragsvergabe strikter handhaben, damit der größtmögliche Wettbewerb gewährleistet ist.

Schriftliche Verfahren

17. Im Lauf des Jahres 1999 gab der Vergabebeirat wiederholt Stellungnahmen zu großen Vorhaben im schriftlichen Verfahren ab und war somit außerstande, seiner Aufgabe gerecht zu werden, nämlich über die Vorhaben zu beraten. Für den Wartungsvertrag für die technischen Anlagen im neuen Gebäude z. B. veröffentlichte das Amt Ende März 1999 im Amtsblatt die Aufforderung zur Abgabe von Interessensbekundungen; die eingereichten Angebote wurden am 6. Mai 1999 eröffnet. Am 8. Oktober 1999 forderte der Vorsitzende des Vergabebeirats die Mitglieder auf, vor dem 14. Oktober 1999 zu einem umfangreichen Bericht über einen Vertrag im Wert von 1,6 Millionen Euro schriftlich Stellung zu nehmen. Dieses Angebot fiel aber nicht unter die Dringlichkeitsfälle, für die ein schriftliches Verfahren vorgesehen ist.

Beschaffung von Druckern

18. Ende des Jahres gab der Vergabebeirat eine befürwortende Stellungnahme zur Beschaffung von Druckern im Gesamtwert von 190000 Euro bei einer einzigen Firma ab, und zwar aufgrund eines "Liefervertrags, der aus technischen Gründen nicht vom Hauptauftrag getrennt werden kann". Die Anschaffung von Standarddruckern wäre aber durchaus vom Hauptauftrag zu trennen gewesen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 27. September 2000 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 11 vom 14.1.1994, S. 33.

(2) ABl. L 11 vom 14.1.1994, S. 30.

(3) In Anwendung von Artikel 137 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amts für das Haushaltsjahr 1999 am 28. März 2000 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Amts, dem Europäischen Parlament, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 31. März 2000 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(4) Siehe Artikel 27 Absatz 2a der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, in der durch die Verordnung (EG, EGKS, Euratom) Nr. 2548/98 des Rates vom 23. November 1998 geänderten Fassung (ABl. L 320 vom 28.11.1998, S. 1).

(5) Siehe dazu Jahresbericht zum Haushaltsjahr 1998 (ABl. C 372 vom 22.12.1999, S. 62, Ziffer 12).

Tabelle 1

Vermögensübersicht für die Haushaltsjahre 1999 und 1998

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 1999 und 1998

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Antworten des AMTS

5. Eine Änderung der Haushaltsordnung des Amtes zur Übernahme der jüngsten Anpassung der in der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften enthaltenen Bestimmungen wird dem Haushaltsausschuss des HABM in seiner nächsten Sitzung vorgeschlagen.

6. Das Amt bestätigt die Einführung des Kostenrechnungssystems, dessen erste Ergebnisse für das zweite Halbjahr des Jahres 2000 erwartet werden.

8. Der vom Hof festgestellte Fehler ist ein Rechnungsführungsfehler, im realen Bestand fehlt kein Gegenstand. Tatsächlich waren eine gewisse Anzahl Mobiltelefone (GSM) und Wechselrichter nicht in das Bestandsverzeichnis aufgenommen worden. Das Amt hat seine Methode zum Abgleich des realen Bestandsverzeichnisses bereits angepasst.

9. Das Amt hat Vorkehrungen getroffen, damit die regelmäßigen Abgleiche zwischen den realen Bestandsverzeichnissen und den Bestandsverzeichnissen der Rechnungsführung von nun an sämtliche Vermögenswerte erfassen und nicht mehr nur die neu in das Inventar aufgenommenen.

10. Das Amt denkt derzeit darüber nach, welche Verbesserungen an der Inventurmethode für die immateriellen Vermögensgegenstände vorzunehmen sind.

11. 1999 nahm die Zahl der Anmeldungen von Marken im Vergleich zu 1998 um über 35 % zu. Das Amt ist also gezwungen, die Zahl seiner Beschäftigten dieser Entwicklung anzupassen. Es bemüht sich:

- die Erhöhung auf denjenigen Teil des Personals zu beschränken, der unmittelbar an der Produktionstätigkeit beteiligt ist (etwa 80 %), und

- die Produktivität zu erhöhen (um etwa 13 %).

12. Bezüglich der 1999 vom Amt veröffentlichten Stellenausschreibungen ist Folgendes anzumerken:

- 24 Stellen, die im Rahmen von Verfahren zur Auswahl von Bediensteten auf Zeit (hauptsächlich über Stellenanzeigen in Zeitungen bzw. über verschiedene Veröffentlichungen) ausgeschrieben wurden;

- 98 Stellen, die nach Veranstaltung von allgemeinen Auswahlverfahren (4 im Jahre 1999) ausgeschrieben wurden;

- 14 Stellen, die gemäß Artikel 29 Absatz 1 Buchstabe c) des Statuts (Übernahme) bei verschiedenen Gemeinschaftsorganen ausgeschrieben wurden.

Schließlich hat das Amt Vorkehrungen getroffen, um künftig Stellenangebote auf seiner Internet-Site zu veröffentlichen.

13. Für die Dienststelle "Personal und soziale Angelegenheiten" wurde ein Dienststellenleiter eingestellt.

14. Anlässlich der offiziellen Einweihung des endgültigen Amtssitzes durch die spanische Regierung im Juni 1999 (dem im zwischen dem Bauträger (spanische Behörde) und dem Bauunternehmer geschlossenen Bauvertrag festgelegten Termin) waren noch zahlreiche Arbeiten auszuführen. Das Amt hatte vor dem Jahr 2000 keinen Zugang zum Gebäude und nutzt es tatsächlich erst seit dem 1. Juli 2000.

15. Der Haushaltsausschuss hat im September 2000 das Thema der Phase II geprüft, durch welche die Kapazität des Gebäudes auf 800 Personen erweitert wird. Die Aufnahme der Arbeiten könnte Anfang 2002 nach der entsprechenden Ausschreibung erfolgen.

16. Seit seiner Gründung war das Amt bei vielen Aufträgen gezwungen, auf freihändige Vergaben zurückzugreifen, weil die entsprechenden Ausschreibungen ergebnislos blieben.

Tatsächlich weist die Region, in der das Amt seinen Sitz hat, ein wirtschaftliches Gefüge auf, dem es oft an Unternehmen fehlt, die geeignet wären, dem Bedarf des Amtes gerecht zu werden; andererseits zeigen Unternehmen, die nicht in der Region tätig sind, wenig Interesse daran, dort allein deshalb zu investieren, um den Bedarf des Amtes zu decken.

17. 1999 machten die fürf schriftlichen Verfahren, die beim Vergabebeirat eingeleitet wurden, 7,6 % der Gesamtheit der von diesem Gremium behandelten Dossiers aus. Drei waren durch die Dringlichkeit im Zusammenhang mit dem Abschluss des endgültigen Amtssitzes begründet.

18. Der Wartungsvertrag für die technischen Anlagen bezieht sich auf die Ausrüstungen des neuen Amtssitzes (Phase I). Um die Abnahme des Gebäudes und seiner Anlagen durchführen zu können, musste zunächst die Energieversorgung gesichert werden. Hierfür musste das Amt unbedingt über einen Wartungsvertrag verfügen. Deshalb musste das Amt diese Angelegenheit unverzüglich erledigen, da sich jeder Verzögerungstag auf die Ausgaben für die Anmietung der Gebäude auswirkte.

19. Der Kauf von Standarddruckern ist an sich kein Auftrag, der technisch unbedingt mit einem anderen Auftrag zusammenhängt. Allerdings war das Amt der Auffassung, dass es sinnvoll sei, diesen Auftrag als Ergänzung des von der Kommission erteilten Auftrags zu erachten, um so vorteilhafte Bedingungen nutzen zu können, die die Kommission von ihrem Lieferanten erhalten hatte, da die technischen Angaben der vom Amt benötigten Hardware mit denen der Hardware der Kommission übereinstimmten. Dies entspricht der Praxis, nach der das Amt seit dem Tag der Aufnahme seiner Tätigkeit in Alicante bei Lieferaufträgen für Computerhardware verfährt. Im Übrigen hat das Amt die Kommission bereits gebeten, seinen Bedarf im Rahmen der neuen Ausschreibung, die die Kommission im Jahr 2000 durchzuführen beabsichtigt, zu berücksichtigen.