BERICHT über die Finanzausweise des Gemeinschaftlichen Sortenamtes (OCVV - Angers) (Haushaltsjahre 1995 und 1996), zusammen mit den Antworten des Amtes (97/C 393/09)

1.1. Dieser Bericht wurde dem Verwaltungsrat des gemeinschaftlichen Sortenamtes gemäß Artikel 111 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates vom 27. Juli 1994 (1) vorgelegt.

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise des gemeinschaftlichen Sortenamtes für die Haushaltsjahre 1995 und 1996 geprüft. Gemäß Artikel 110 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates (2) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Präsidenten des Amtes ausgeführt. Dieser ist gemäß Artikel 112 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates auch dafür zuständig, die Rechnung zu erstellen und vorzulegen (3), wobei er sich an die internen Finanzvorschriften halten muß. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188 c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet. Dies ist ein Bericht über die erste Prüfung des Amtes.

1.3. Der Hof hat seine Prüfung nach den allgemein anerkannten Prüfungsnormen durchgeführt, soweit diese auf den Gemeinschaftskontext anwendbar sind. Er hat Kontrollen der Rechnungsführung vorgenommen und andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren angewandt. Die wichtigsten Bemerkungen, die sich aus der Prüfung des Hofes ergeben, sind im zweiten Teil dieses Berichts ausgeführt.

1.4. Die Finanzausweise für die Haushaltsjahre 1995 und 1996 sind zuverlässig, und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrundeliegenden Vorgänge ist, insgesamt gesehen, gewährleistet.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES GEMEINSCHAFTLICHEN SORTENAMTES FÜR DIE HAUSHALTSJAHRE 1995 UND 1996

Fehlen eines leistungsfähigen EDV-Werkzeugs

1.5. Das Amt setzt für Verwaltungsaufgaben verschiedene EDV-Anwendungen ein, die ohne umfassenden Ansatz für den aktuellen und künftigen Bedarf erworben wurden. Außerdem besteht zwischen den verschiedenen Anwendungen keine Verbindung, was auch auf die Software für die allgemeine Rechnung und die Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge zutrifft. Dies erfordert eine aufwendige Mehrfachbearbeitung, die sich nachteilig auf die Effizienz der Verwaltung des Amtes auswirkt.

1.6. Bei dem System für die Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge ist der Grundsatz der Unveränderbarkeit von Buchungsvorgängen nicht gewährleistet, da nachträgliche Änderungen jeder Art möglich sind.

Finanzkontrolleur

1.7. Nach Artikel 111 der Grundverordnung des Amtes muß ein Finanzkontrolleur bestellt werden. Zur Zeit wird die Finanzkontrolle durch die GD XX der Kommission wahrgenommen, ohne daß diese förmlich dazu ermächtigt worden wäre.

Fehlen eines Vergabebeirats

1.8. In Artikel 63 der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union heißt es: "Über Aufträge, deren Volumen den ... Betrag übersteigt, wird in jedem Organ ... das Gutachten eines Vergabebeirats eingeholt". Einen solchen Vergabebeirat hat das Amt bislang noch nicht eingesetzt.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 1997 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

(1) ABl. L 227 vom 1. 9. 1994, S. 27.

(2) Entsprechend den Bestimmungen in Artikel 111 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amtes für das Haushaltsjahr 1996 zum 20. März 1997 erstellt, vom Präsidenten des Amtes unterzeichnet und der Kommission, dem Verwaltungsrat und dem Rechnungshof übermittelt. Die Rechnungslegung ging am 4. April 1997 beim Hof ein. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

ANHANG

TABELLE 1 VERMÖGENSÜBERSICHT FÜR DIE HAUSHALTSJAHRE 1995 UND 1996

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Anmerkung: Eine Ende 1996 von der Kommission ausgestellte Einziehungsanordnung in Höhe von 300 000 ECU, die dem Amt bei Aufnahme seines Dienstbetriebs im Jahr 1995 als Zuschuß überwiesen worden war, konnte nicht zu Lasten des abgeschlossenen Haushaltsjahres berücksichtigt werden. Die entsprechende Schuld gegenüber der Kommission erscheint also nicht in der Vermögensübersicht.

Quelle: Darstellung des Hofes auf der Grundlage der vom Amt erstellten Angaben.

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(1) Dieser Betrag entspricht den Anlagewerten.

ANTWORTEN DES GEMEINSCHAFTLICHEN SORTENAMTS

Die wesentlichen Bemerkungen, die der Rechnungshof in diesem Dokument über die Ausführung des Haushaltsplans der genannten Haushaltsjahre macht, sind:

1. der Mangel eines leistungsfähigen DV-Instruments für die allgemeine Rechnungsführung sowie die Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge,

2. die fehlende offizielle Bestellung eines Finanzkontrolleurs,

3. das Fehlen eines eigenen Vergabebeirats des Sortenamtes.

In bezug auf diese Bemerkungen hat das Sortenamt folgende Erläuterungen zu machen:

1. Mangel eines leistungsfähigen Instruments

Seit Beginn der Anlaufphase des Amtes wurde die allgemeine Rechnungsführung mit Hilfe des Programms "Expert M" (Cobol) durchgeführt, die Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge erfolgte mit Hilfe eines von dem DV-Team der Europäischen Stiftung für Berufsbildung in Turin ausgearbeiteten Programms (Excel). Angesichts des gemeinsamen Willens der gemeinschaftlichen Einrichtungen zur Entwicklung eines integrierten und einheitlichen Systems für die allgemeine sowie die Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge wurde keine Schnittstelle zwischen den beiden Systemen entwickelt.

Das Sortenamt hat sich - wie die meisten der anderen gemeinschaftlichen Einrichtungen - im Bemühen um eine Verbesserung der Qualität und der Sicherheit seines Systems der allgemeinen sowie der Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge sowie zur Vereinfachung der Kommunikationsmöglichkeiten mit den zuständigen Finanzkontrollbehörden (Finanzkontrolleur und Rechnungshof) in den Jahren 1995, 1996 und 1997 direkt an der gemeinsamen Suche nach einem integrierten und einheitlichen System für die Rechnungsführung beteiligt (gemeinsame Folgebearbeitung der im Amtsblatt 95/C 342/16 veröffentlichten Bekanntmachung; gemeinsame Öffnung und Auswertung der Angebote; Feststellung, daß die Bekanntmachung zu keinem Ergebnis geführt hat; gemeinsame Verfolgung erneuter Bemühungen in bezug auf die Systeme SI2, Oracle, SAP usw.; Verfolgung der neuen Entwicklungen usw.) Bis dato wird dieses gemeinsame Bemühen fortgesetzt.

In bezug auf die internen Angelegenheiten ist das Sortenamt angesichts dieser Situation zu Lösungen gelangt: Analyse des tatsächlichen DV-Bedarfs durch einen unabhängigen Berater; vorläufige Verpflichtung eines DV-Spezialisten zur Verbesserung der Qualität des Übergangssystems (Netz, Sicherheit, Entwicklung von Verbindungen zwischen den technischen Systemen des Sortenamtes und seinen Systemen für die Rechnungsführung, Verbesserung des Systems zur Erfassung der Rechnungsführungsdaten), Schaffung einer "DV-Gruppe" im Sortenamt sowie Veröffentlichung eines Stellenangebots für die Stelle eines DV-Spezialisten im Sortenamt.

2. Finanzkontrolleur

Nach Artikel 111 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates vom 27. Juli 1994 muß der Verwaltungsrat des Amtes einen Finanzkontrolleur bestellen.

In den vom Verwaltungsrat des Amtes angenommenen Haushaltsplänen für 1995, 1996 und 1997 war in den jeweiligen Stellenplänen die Stelle eines Finanzkontrolleurs stets vorgesehen. Bis dato wurde wegen der Größe des Sortenamtes und angesichts der Diskussionen, die dies in diesem Bereich innerhalb von Kommission und Europäischem Parlament ausgelöst hat, vom Verwaltungsrat des Amtes kein eigener Finanzkontrolleur offiziell bestellt. Während dieses Zeitraums jedoch hat die GD XX der Kommission aufgrund einer inoffiziellen Vereinbarung die Finanzkontrolle des Amtes übernommen.

3. Fehlen eines Vergabebeirats

3.1. 1996 wurde im Sortenamt noch kein Vergabebeirat eingesetzt.

Die Einsetzung eines solchen Vergabebeirats ist im Entwurf der Finanzvorschriften des Sortenamtes vorgesehen, der derzeit dem Rechnungshof gemäß Artikel 112 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 vom 27. Juli 1994 zur Prüfung vorliegt.

Es ist jedoch darauf hinzuweisen, daß das Amt derzeit (1997) über einen vorläufigen Vergabebeirat verfügt.

3.2. In bezug auf 1995 ist daran zu erinnern, daß

a) der Präsident des Sortenamtes vom Rat noch nicht benannt worden war und der Vorsitzende des Verwaltungsrates des Sortenamtes die Aufgaben des Präsidenten in Vertretung wahrgenommen hat,

b) keine Anschaffung und kein Auftrag den in der Haushaltsordnung der Gemeinschaft festgelegten Schwellenbetrag überstiegen hat.

3.3. In bezug auf 1996 ist daran zu erinnern, daß

a) der Präsident des Sortenamtes sein Amt erst am 1. August 1996 angetreten hat und der Vorsitzende des Verwaltungsrates bis zum 31. Juli 1996 dessen Aufgaben in Vertretung wahrgenommen hat,

b) keine Anschaffung und kein Auftrag den in der Haushaltsordnung der Gemeinschaft festgelegten Schwellenbetrag überstiegen hat.

Abschließend ist festzustellen, daß das Fehlen eines Vergabebeirats im Rahmen einer guten Haushaltsführung des Sortenamtes in finanzieller Hinsicht keinerlei negative Auswirkungen gehabt hat. Darüber hinaus ist für jede bedeutende Ausgabe zuvor stets die Zustimmung sowohl des Präsidenten des Amtes wie auch des Vorsitzenden des Verwaltungsrates eingeholt worden.