BERICHT DES HOFES über die Prüfung der operationellen Effizienz der Finanzverwaltung des Europäischen Währungsinstituts im Haushaltsjahr 1995, zusammen mit der Antwort des Instituts (96/C 394/02)

INHALT

Ziffer Seite

1. EINLEITUNG . 1.1-1.2 7

2. FINANZVERWALTUNG DES INSTITUTS IM JAHRE 1995 . 2.1-2.13 7

Verwaltungsführung . 2.1-2.2 7

Haushaltsführung und Jahresabschluß . 2.3-2.13 8

3. TÄTIGKEIT DES INSTITUTS IM JAHRE 1995 . 3.1-3.3 8

4. OPERATIONELLE EFFIZIENZ DER FINANZVERWALTUNG DES EWI IM JAHRE 1995 . 4.1-4.8 9

Entwicklung des Verwaltungsablaufs . 4.1-4.2 9

Verwaltungssysteme und -verfahren . 4.3-4.5 9

Interne Kontrollsysteme und -verfahren . 4.6 9

Ausgabenlenkung . 4.7-4.8 9

5. SCHLUSSFOLGERUNG . 5 9

ANHÄNGE . 11

Antwort des Europäischen Währungsinstituts . 12

1. EINLEITUNG

1.1. Der Jahresabschluß des Europäischen Währungsinstituts (EWI) zu dem am 31. Dezember 1995 abgeschlossenen Haushaltsjahr wurde vom Rat des EWI am 6. Februar 1996 genehmigt; er wurde im April 1996 veröffentlicht, nachdem er von privaten Wirtschaftsprüfern geprüft und der Bestätigungsvermerk am 14. Februar 1996 ohne Vorbehalt erteilt worden war. Dieser Bericht enthält die Ergebnisse der Prüfungen des Hofes im Rahmen der Prüfung der Wirtschaftlichkeit der Verwaltung des EWI im Haushaltsjahr 1995, dem zweiten Jahr seines Bestehens.

1.2. Der Rat des EWI besteht gemäß Artikel 9 der Satzung aus einem Präsidenten und den Gouverneuren der nationalen Zentralbanken, von denen einer zum Vizepräsidenten ernannt wird, und ist die Haushaltsbehörde des Instituts. Für das Institut gilt eine Finanzregelung in ihrer Satzung, die in den Entscheidungen des Rates ausführlich erwähnt wird.

2. FINANZVERWALTUNG DES INSTITUTS IM JAHRE 1995

Verwaltungsführung

2.1. 1994 war noch ein Jahr des Aufbaus, doch konnte sich das EWI 1995 konsolidieren, da ein Großteil der Organisation bereits aufgebaut war. Im Laufe des Jahres 1995 wurden die Strukturen verstärkt, die Verfahren verfestigten und verfeinerten sich.

2.2. Der Personalbestand in Planstellen des EWI erhöhte sich von 127 Personen (Präsident und 126 Bedienstete) zum 31. Dezember 1994 auf 193 Personen zum 31. Dezember 1995. Die Planstellen umfaßten sechs leitende Stellen in der Geschäftsführung, darunter der Präsident, 26 Planstellen in leitenden Positionen, 81 Planstellen in Fachbereichen sowie 80 Planstellen in unterstützenden Bereichen. 1995 wurden 73 Personen eingestellt, sieben kündigten. Im Jahresdurchschnitt 1995 wurden 166 Mitarbeiter beschäftigt.

Haushaltsführung und Jahresabschluß

2.3. 1995 wurden Gesamtausgaben von 32,6 Mio ECU verbucht, die einer Schätzung von 42,4 Mio ECU gegenüberstehen. Folglich blieb ein Nettobetrag von 9,8 Mio ECU, das entspricht 23 %, ungenutzt. Dieser Saldo erklärt sich hauptsächlich aus geringeren Ausgaben als vorgesehen in folgenden Bereichen: Personalausgaben (2,9 Mio ECU, entsprechend 15,7 %), Investitionen (2,8 Mio ECU, entsprechend 48 %), Kosten für Dienstreisen und den Einzug (2,3 Mio ECU, entsprechend 55,7 %) und Kosten für Bibliothek, Sitzungen und Konferenzen (1,9 Mio ECU, entsprechend 51,1 %).

2.4. Die Abweichung bei den Personalausgaben erklärt sich hauptsächlich aus dem Einstellungstempo im ersten Vierteljahr, das geringer als vorgesehen war, und aus dem Betrag der Auslandszulage und der Einrichtungsbeihilfe, die unter den Vorausschätzungen blieben.

2.5. Die um 1,3 Mio ECU gegenüber den Vorausschätzungen niedriger liegenden Investitionen erklären sich hauptsächlich dadurch, daß weniger PC und Software gekauft wurden, da interne Projekte verschoben wurden. Die Kosten für die Einrichtung und technische Ausstattung des Gebäudes blieben 0,9 Mio ECU unter den Vorausschätzungen.

2.6. Obwohl die Gesamtverwendungsrate des Haushaltsplans bei 77 % lag, gab es leichte Überschreitungen bei den Haushaltslinien, die die Kommunikation betreffen, was sich durch zusätzliche Investitionen erklärt, ebenso bei den Honoraren (im Anschluß an den Beschluß, bestimmte Ausgaben nicht zu aktivieren) sowie unter dem sonstigen Verwaltungsaufwand (aufgrund eines Beschlusses des deutschen Finanzamts, die Erstattung der Mehrwertsteuer zu begrenzen).

2.7. Die Bilanz des EWI zum 31. Dezember 1995 (siehe Tabelle in Anhang 1) zeigt zunächst Aktiva und Passiva im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Instituts im Rahmen des Europäischen Währungssystems (EWS), d.h. einen Gesamtbestand in Gold und Dollars in Höhe von 54 220 Mio ECU, Gegenwert für einen selben Betrag, der an die Zentralbanken der Mitgliedstaaten der EU in Ecu ausgegeben wurde. Daran schließen sich die Aktiva und Passiva im Zusammenhang mit dem Dienstbetrieb des EWI in einer Gesamthöhe von 639 Mio ECU gegenüber 20,7 Mio ECU zum 31. Dezember 1994 an.

2.8. Diese Erhöhung erklärt sich fast vollständig aus den Beiträgen, die von den nationalen Zentralbanken im Januar 1995 in einer Gesamthöhe von 605,4 Mio ECU aufgrund Artikel 16 Absatz 2 der Satzung eingegangen sind. Von diesen 605,4 Mio ECU wurden 597,2 Mio ECU als Festgelder auf drei Jahre so festgelegt, daß die erwirtschafteten Zinsen die für notwendig gehaltenen Mittel erbringen, mit denen das EWI seine Verwaltungsausgaben decken kann.

2.9. Als weitere wichtige Elemente gehören zu anderen Aktiva aufgrund der Tätigkeiten die Kassenmittel mit 31,8 Mio ECU sowie Sachanlagen in Höhe von 8,8 Mio ECU. Neben den Beiträgen der Zentralbanken der EU besteht die Passivseite aufgrund der Tätigkeiten hauptsächlich aus Verbindlichkeiten in Höhe von 3,5 Mio ECU, Rückstellungen in Höhe von 7,2 Mio ECU sowie aus dem Jahresüberschuß des Haushaltsjahres in Höhe von 12,5 Mio ECU.

2.10. Die Geldanlagen weisen laut der Gewinn- und Verlustrechnung (siehe Tabelle in Anhang 2 mit einer vom Hof an den Bedarf dieses Berichts angepaßten Darstellung) Zinserträge in Höhe von 45,4 Mio ECU aus. Der Aufwand des Haushaltsjahres erreichte insgesamt 33,3 Mio ECU, wovon 18,4 Mio ECU für Personalkosten, 12,4 Mio ECU für sonstige Verwaltungskosten und 2,5 Mio ECU für die Abschreibungen auf Sachanlagen zu verbuchen sind. Berücksichtigt man einen außergewöhnlichen Gewinn in Höhe von 0,4 Mio ECU aufgrund der Übernahme des Überschusses der Rückstellungen von 1994, beträgt der Saldo zwischen Erträgen und Aufwand 12,5 Mio ECU; der Rat beschloß auf seiner Tagung vom 5. März 1996, daß der gesamte Betrag dem allgemeinen Reservefonds zugeführt werden soll.

2.11. Die Erhöhung des Postens "Direkter Personalaufwand" gegenüber dem Vorjahr erklärt sich durch die gestiegenen Gehaltszahlungen sowohl bei Gehältern und allgemeinen Vergütungen und Zulagen (12,9 Mio ECU im Jahre 1995 gegenüber 2,8 Mio ECU im Jahre 1994) an das Personal des EWI, als auch durch die Arbeitgeberbeiträge zur Pensions-, Kranken- und Unfallversicherung (2,1 Mio ECU gegenüber 0,4 Mio ECU).

2.12. Der Posten "Sonstiger Personalaufwand" enthielt 1994 den Personalaufwand für die von der Internationalen Zahlungsbank (IZB) beschäftigten Bediensteten, der durch diese Bank weiterhin dem EWI belastet wurde, was 1995 eine Verringerung des Postens zur Folge hatte.

2.13. Der Posten "Sonstiger Verwaltungsaufwand" (12,4 Mio ECU im Jahre 1995 gegenüber 9,0 Mio ECU im Jahre 1994) und die Betriebskosten für das Gebäude (Mieten, Instandsetzung und Einrichtung) stiegen von 3,2 Mio ECU auf 8,0 Mio ECU, wobei diese Differenz vor allem auf die Miete für das Gebäude zurückzuführen ist, die 1995 für das ganze Jahr angefallen war.

3. TÄTIGKEIT DES INSTITUTS IM JAHRE 1995

3.1. Neben dem im April 1996 veröffentlichten Jahresbericht 1995 hat das EWI Berichte verfaßt und zahlreiche Dokumente in den Arbeitsgruppen und Unterausschüssen erarbeitet, die im Rahmen der Zusammenarbeitsstruktur mit den nationalen Zentralbanken vorgesehen sind, um die dritte Stufe der Wirtschafts- und Währungsunion vorzubereiten. Diese Arbeitsgruppen und Unterausschüsse vergeben vorbereitende Studien und analytische Informationsdokumente, die von Mitgliedern des Personals des Instituts verfaßt werden, die auch ihre Abschlußberichte schreiben.

3.2. Von den 1995 veröffentlichten Berichten sind zwei besonders wichtig, da sie das Hauptziel des EWI betreffen, nämlich der Bericht über die Fortschritte bei der Konvergenz, veröffentlicht im November 1995 gemäß Artikel 7 der Satzung, und der Bericht über den Übergang zur einheitlichen Währung, der ebenfalls im November 1995 veröffentlicht wurde und auf einen Wunsch des Europäischen Rates von Cannes im Juni 1995 zurückgeht. Die Kommission hat den Inhalt dieses Berichts weitgehend übernommen, und der Europäische Rat von Madrid hat im Dezember 1995 ein Szenario für den Übergang zur einheitlichen Währung angenommen, das sich weitgehend an die vom Institut gegebene Richtung hält.

3.3. Wie in Artikel 109 F (6) Absatz 2 des Vertrags und in Artikel 5.3 der Satzung festgelegt, mußte das Institut auf Anfragen zur Konsultation im Rahmen seiner Zuständigkeiten durch den Rat antworten, und zwar im Fall der Vorschläge für Gemeinschaftsrechtsvorschriften oder auch seitens der Behörden von Mitgliedstaaten der EU im Falle von Entwürfen für Rechtsvorschriften oder interne Regelungen. Insgesamt gab es 1995 18 solcher Konsultationsanfragen. Außerdem führte das Institut 1995 rund 10 Konferenzen und Seminare durch. Schließlich gibt es immer mehr Vorträge durch Personalangehörige des EWI vor Lehranstalten und bei politischen und beruflichen Vereinigungen über die Wirtschafts- und Währungsunion und die einheitliche Währung.

4. OPERATIONELLE EFFIZIENZ DER FINANZVERWALTUNG IM JAHRE 1995

Entwicklung des Verwaltungsablaufs

4.1. Im Laufe des Haushaltsjahres 1995 erreichte der Personalbestand des EWI den angestrebten Umfang, wodurch es sich vollständig seinen operationellen Aufgaben widmen konnte und gleichzeitig Strukturen und Verfahren vervollständigt wurden. Folglich hat sich der Verwaltungsablauf im Vergleich zum vorhergehenden Haushaltsjahr weitgehend verbessert. Gleichzeitig erreichte die Höhe der Ausgaben das Niveau eines Dienstjahres mit vollem Personalbestand.

4.2. Unter diesen Bedingungen hat der Hof Prüfungen der Systeme und Verfahren einerseits sowie Tests zu den Vorgängen andererseits vorgenommen, die grundsätzlich zufriedenstellende Ergebnisse brachten. Da dennoch einige Elemente in den Systemen und Verfahren verbesserungsfähig sind, hat der Hof seine Bemerkungen und Empfehlungen an die Direktion des EWI geschickt. Einige erwähnenswerte Bemerkungen und Empfehlungen werden auch in diesem Bericht behandelt.

Finanzverwaltungssysteme und -verfahren

4.3. Die Verfahren beim Einkauf und bei der Sicherheit der Informationssysteme waren Ende des Haushaltsjahres 1995 noch nicht offiziell festgelegt. Da es sich um wichtige Verfahren handelt, ist ihre Einrichtung zu beschleunigen.

4.4. Bei der Verwaltung der Sachanlagen verfügt das Institut nicht über ein Minimalverfahren für körperliche Inventur; wünschenswert wäre, daß sich das EWI rasch mit einem solchen Verfahren ausstattet, vor allem, da ein Teil oder sämtliche Sachanlagen von der künftigen Europäischen Zentralbank übernommen werden dürften.

4.5. Das Verfahren zur Zahlung der Gehälter weist insoweit eine Schwachstelle auf, als die Trennung der Tätigkeiten zwischen der Berechnung der Gehaltszahlungen einerseits und der Genehmigung der Zahlungen andererseits unzureichend ist. Diese Schwachstelle muß folglich beseitigt werden.

Interne Kontrollsysteme und -verfahren

4.6. Die Arbeiten der einzelnen Dienststellen mit internen Kontrollfunktionen, also des Finanzkontrolleurs, des Juristischen Dienstes und der Innenrevision, sind unzureichend koordiniert. Hier braucht das EWI eine genaue und ausgeklügelte Definition und Planung der Arbeiten, insbesondere im Hinblick auf die Ergänzung, und die Ex-ante-Kontrollen müßten durch Ex-post-Kontrollen unabhängig ergänzt werden.

Ausgabenlenkung

4.7. Die Ausführung des Haushaltsplans 1995 hat eine Verwendungsrate von 77 % erbracht, wobei 9,8 Mio ECU unverwendet bleiben. Unter solchen Voraussetzungen kann der Mittelverwalter eines Direktionsbudgets leicht jede Überschreitung auf einer einzelnen Haushaltslinie kompensieren, indem er auf unverwendet gebliebene Beträge anderer Linien zurückgreift. Folglich muß sich die notwendige Haushaltsdisziplin aus einem Gesamtwerk von genau definierten Regeln für die Übertragungsgenehmigung zwischen den Haushaltslinien sowie für die Übertragung von Haushaltsmitteln zwischen den Haushaltsjahren ergeben. Solche Regeln gibt es aber derzeit offiziell im Institut nicht.

4.8. Nach der Überprüfung der Rückzahlung der Dienstreisekosten auf pauschaler Basis stellt der Hof fest, daß das derzeitige System für das Institut viel zu teuer ist, weil die Pauschalen zu hoch liegen, und hält eine Revision für angezeigt.

5. SCHLUSSFOLGERUNG

Im Vergleich zum vorhergehenden Haushaltsjahr wurde die Finanzverwaltungstätigkeit des EWI 1995 organisatorisch gestärkt, was einen insgesamt zufriedenstellenden Dienstbetrieb ermöglichte, doch müßten einige Elemente noch verbessert werden, vor allem im Bereich der Verwaltungsverfahren, der internen Kontrolle, der Mittelverwaltung und der Dienstreisekosten.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 21. November 1996 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

ANHANG 1

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

ANHANG 2

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

ANTWORT DES EUROPÄISCHEN WÄHRUNGSINSTITUTS

Das Europäische Währungsinstitut nimmt zur Kenntnis, daß die Prüfung seiner operationellen Effizienz im Haushaltsjahr 1995 grundsätzlich zufriedenstellende Ergebnisse brachte. Nach diesem Jahr hat das Institut seine Systeme und Verfahren weiter verbessert und konsolidiert. Es begrüßt die entsprechenden Bemerkungen und Empfehlungen des Hofes, die dabei vollständig berücksichtigt wurden.