Bericht

über die Finanzausweise des Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung (Cedefop - Thessaloniki) für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten des Zentrums

(1999/C 372/05)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Rat und dem Europäischen Parlament gemäß Artikel 12 der Verordnung (EWG) Nr. 337/75 des Rates(1), geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1946/93 des Rates(2), vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise des Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 18 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates(3), geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates(4), wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Verwaltungsrats ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(5) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Artikel 65, 67 und 68 der Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, daß der Jahresabschluß für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES EUROPÄISCHEN ZENTRUMS FÜR DIE FÖRDERUNG DER BERUFSBILDUNG FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1998 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Allgemeine Rechnung und Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

5. Derzeit erstellt das Zentrum Haushaltsplan und Vermögensübersicht anhand eines alten und komplizierten Systems. Ungeachtet seiner diesbezüglichen Bemühungen konnte das Cedefop FIBUS (ein auf seinen Bedarf zugeschnittenes System) bislang weder vollständig entwickeln noch installieren. Neben den Verzögerungen bei der Inbetriebnahme und fehlender Validierung ist das System mangelhaft dokumentiert, und nur der Systementwickler ist wirklich damit vertraut. In den vergangenen zwei Jahren wurden für die Entwicklung des Systems rund 0,2 Mio ECU aufgewendet.

Zahlstelle

6. Das Zentrum wickelt Zahlungen (insbesondere in bezug auf Titel I) nach wie vor über die Zahlstelle (6 Mio ECU) ab. Der Hof empfiehlt, in Zukunft weniger auf die Zahlstelle zurückzugreifen.

Gebäude

7. Den jüngsten Informationen des Zentrums zufolge überträgt die griechische Regierung ihm bei Abschluß der Bauarbeiten unentgeltlich das Eigentumsrecht an dem dazugehörigen Grundstück.

Einziehungsanordnungen

8. Das Zentrum sollte künftig sämtliche Einziehungsanordnungen für Einnahmen unmittelbar bei Fälligwerden der Forderung ausstellen.

Personal

9. Die Festsetzung der finanziellen Ansprüche der Bediensteten erfolgt nicht systematisch in Form von Ad-hoc-Entscheidungen der Anstellungsbehörde.

10. Im übrigen stellte der Hof aufgrund der Tatsache, daß die Verwaltung die erworbenen Ansprüche nicht systematisch überprüft hat, folgendes fest:

a) die einzelnen Personalakten enthalten nicht immer alle für die Berechnung der Ansprüche unerläßlichen Angaben;

b) manche Leistungen werden auch nach Ablauf der bewilligten Frist bzw. ohne Vorlage von Belegen ausgezahlt.

Mehrwertsteuer

11. Die Anträge auf Erstattung der MwSt. für das Haushaltsjahr 1998 waren zum Zeitpunkt der Prüfung (Mai 1999) noch nicht vorbereitet.

Verträge

12. Die Verfahren für Ausschreibungen und die Vertragsverwaltung sollten neu organisiert werden. Einige Ausschreibungen wurden erst verspätet bekanntgegeben.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 11. November 1999 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 39 vom 13.2.1975, S. 1.

(2) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 11.

(3) ABl. L 164 vom 24.6.1976, S. 1.

(4) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 15.

(5) In Anwendung von Artikel 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Zentrums für das Haushaltsjahr 1998 am 29. März 1999 erstellt und anschließend der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem diese Rechnung am 30. März 1999 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1998 und 1997

Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten des Zentrums.

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Tabelle 2

Aufwands- und Ertragsrechnung für die Haushaltsjahre 1998 und 1997

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Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten des Zentrums.

Antworten des Cedefop

Das Cedefop erachtet den vorläufigen Bericht als insgesamt positiv und möchte hiermit dem Rechnungshof danken.

Die Art und Weise, wie die Bemerkungen des Rechnungshofes verfaßt sind, erlaubt es dem Verwaltungsrat des Zentrums, direkt auf sie einzugehen. Er wird dabei der Gliederung der Bemerkungen und Schlußfolgerungen des Rechnungshofes folgen. Die Numerierung der kommentierten Ziffern entspricht der Numerierung im Bericht des Hofes.

Allgemeine Rechnung und Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

(5) Seit dem letzten Jahr hat das Zentrum seine Bemühungen, dieses Projekt zum Abschluß zu bringen, noch intensiviert. Um die testweise Einführung des neuen Systems bis Ende 1999 möglich zu machen, wurden sämtliche erforderlichen Mittel mobilisiert, auch in Sachen Personal. Die Phase der Tests zur Systemverbesserung ist mittlerweile angelaufen. Der Parallelbetrieb mit dem derzeitigen System wird voraussichtlich im ersten Halbjahr 2000 erforderlich sein; ab dem Sommer 2000 wird FIBUS dann zur vollständigen und ausschließlichen Anwendung kommen. Während dieser ganzen Prozedur wird eine fortlaufende Zusammenarbeit mit den zuständigen Dienststellen der Kommission (insbesondere der Finanzkontrolle) sichergestellt werden.

Zahlstelle

(6) Das Zentrum hat bereits die erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um die über die Zahlstelle abgewickelten Zahlungen einzuschränken. So werden seit Februar 1999 die Gehälter von der Unterabteilung Rechnungsführung gezahlt, was den Umfang der über die Zahlstelle abgewickelten Vorgänge um fast die Hälfte reduziert.

Einziehungsanordnungen

(8) Das Zentrum nimmt die Anmerkungen des Hofes ernsthaft zur Kenntnis und hat bereits einschlägige Vorkehrungen getroffen. So werden künftig für alle Fälle Excel-Bögen angelegt, und dies so lange, bis dieser Aspekt ebenfalls vom FIBUS-System erfaßt und damit vollständig operationell wird.

Personal

(9) Um sicherzustellen, daß die Empfehlung des Rechnungshofes systematisch umgesetzt wird, hat der Direktor beschlossen, daß es künftig Aufgabe der Verwaltung sein wird, die Unterlagen mit der Festsetzung der finanziellen Ansprüche des Personals zu erstellen, und daß diese unter der Verantwortung des Verwaltungsleiters anschließend der Anstellungsbehörde (dem Direktor) zur Unterschrift vorgelegt werden. Diese Unterlagen werden zum Zwecke der besseren Zugänglichkeit und Transparenz in einem besonderen Abschnitt der Personalakte untergebracht werden.

(10) Die vom Rechnungshof erwähnten Angaben und Belege liegen der Verwaltung vor; sie wird künftig für eine regelmäßigere Überprüfung und Aktualisierung sorgen. Auch was die Personalverwaltung anbelangt, so wird künftig die Richtigkeit der Angaben für das gesamte Personal häufiger überprüft und auf den neuesten Stand gebracht werden. Wie oben angegeben, werden die individuellen Ansprüche (einschließlich der finanziellen Ansprüche) Gegenstand förmlicher Beschlüsse sein, die jährlich überprüft werden.

Mehrwertsteuer

(11) Der Großteil der Anträge auf Rückerstattung der Mehrwertsteuer im Jahr 1998 (rund 90 % aller Anträge) wurde im Juni 1999 eingereicht. Aufgrund besonderer Verfahrensweisen, die in Belgien, den Niederlanden und Spanien eingeführt wurden, besteht noch eine gewisse Verzögerung für diese Länder, die allerdings im Laufe des Sommers 1999 aufgeholt werden dürfte.

Verträge

(12) Daß eine Veränderung notwendig ist, wurde vom Zentrum bereits erkannt, weshalb Ende 1998 ein Fachmann mit einer langen einschlägigen Laufbahn bei den Gemeinschaftsorganen eingestellt wurde. Die Umstrukturierung wurde bereits in die Wege geleitet; Ziel war, eine eigene Abteilung für die Verwaltung der Verträge im Rahmen der allgemeinen Verwaltung einzurichten. Ein leistungsfähiges elektronisches System hierfür wird derzeit entwickelt, insbesondere um Verwaltung und Follow-up der Studienverträge zu verbessern; seine Integration in das FIBUS-System ist bereits weit fortgeschritten.

Seitdem die neue Abteilung "Vertragsverwaltung" Anfang 1999 eingerichtet wurde, wurden sämtliche Ausschreibungen im Zusammenhang mit der ausschließlichen Benutzung des neuen Dienstgebäudes ab September 1999 (zwei betrafen die Ausstattung - audiovisuelle Ausstattung der Konferenzräume, Sicherheitssysteme -, zwei die Erbringung langfristiger Dienstleistungen - Reinigung, Wachdienst - und eine die Durchführung des Umzugs selbst) zur Priorität erklärt, um die vom Rechnungshof erwähnten Verzögerungen auszugleichen. Weitere Ausschreibungen, mit denen der Markt für die seit dem Umzug des Cedefop nach Thessaloniki ständig anfallenden Dienstleistungen (Bank, Reisebüro, Kurierdienst usw.) erneut ausgelotet werden soll, werden in den kommenden Monaten veröffentlicht werden.

Schließlich wird die administrative Zuständigkeit für einen schlüssigeren Ansatz bei der Wahrnehmung aller horizontalen Verwaltungs- und Dienstleistungsverträge, auch für Dokumentation, Veröffentlichungen, EDV usw., nach und nach auf diese neue Abteilung übergehen, die auf diese Weise schließlich alle einschlägigen Aufgaben übernehmen wird.