BERICHT über die Finanzausweise der Europäischen Stiftung für Berufsbildung (ESB - Turin) (Haushaltsjahr 1996), zusammen mit den Antworten der Stiftung (97/C 393/07)

1.1. Dieser Bericht wird dem Vorstand der Europäischen Stiftung für Berufsbildung gemäß Artikel 11 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates vom 7. Mai 1990 (1) vorgelegt.

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Stiftung für Berufsbildung für das Haushaltsjahr 1996 geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates (2) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt. Dieser ist gemäß Artikel 11 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 (3) des Rates auch dafür zuständig, die Rechnung zu erstellen und vorzulegen (4), wobei er sich an die internen Finanzvorschriften halten muß. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188 c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

1.3. Der Hof hat seine Prüfung nach den allgemein anerkannten Prüfungsnormen durchgeführt, soweit diese auf den Gemeinschaftskontext anwendbar sind. Er hat Kontrollen der Rechnungsführung vorgenommen und andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren angewandt. Die wichtigsten Bemerkungen, die sich aus der Prüfung des Hofes ergeben, sind im zweiten Teil dieses Berichts ausgeführt.

1.4. Die Finanzausweise für das Haushaltsjahr 1996 sind zuverlässig, und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrundeliegenden Vorgänge ist insgesamt gesehen gewährleistet.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG FÜR BERUFSBILDUNG (FEF-TURIN) FÜR DAS HAUSHALTSJAHR 1996

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

1.5. Im Rahmen des derzeit verwendeten Systems ist es möglich, Buchungen ohne Kenntlichmachung nachträglich zu ändern. Dieses System und die systematische Abwicklung über die Zahlstelle können zu Mittelüberschreitungen führen.

Zahlstelle

1.6. Die Stiftung hat erneut den Großteil (52 %) der Ausgaben (Titel I und II) über die Zahlstelle abgewickelt. Eine nennenswerte Reduzierung dieser Vorgänge war noch nicht festzustellen. Überdies verzögerte sich die Abrechnung dieser Ausgaben (um zwei bis drei Monate), da sämtliche Unterlagen dem Finanzkontrolleur zur Erteilung des Sichtvermerks nach Brüssel geschickt werden mußten. Im übrigen erhielt die Zahlstelle ohne vorherige Genehmigung einen zusätzlichen Vorschuß von 0,5 Mio ECU.

Übertragene Mittel

1.7. Von 1995 wurden Mittel in Höhe von 2,1 Mio ECU auf 1996 übertragen. Ein Betrag von 0,4 Mio ECU (17 %) war nicht verwendet worden, weil der Betrag nicht richtig bewertet worden war (Dienstreisekosten, Einstellungskosten usw.).

Mittel des Haushaltsjahres

1.8. Bei den laufenden Mitteln schwankt der Anteil der getätigten Zahlungen von Titel zu Titel. Für Titel I (Personalausgaben) liegt er bei 85 %, für Titel II (Verwaltungsausgaben) bei 71 % und für Titel III (operationelle Ausgaben) bei 35 %. Vom Gesamtbetrag der auf 1997 übertragenen Mittel entfallen 0,7 Mio ECU auf Titel II, 2,7 Mio ECU auf Titel III und 54 % insbesondere auf die Beschaffung von EDV-Material, die spezifischen Aktionen (TEMPUS), die berufliche Fortbildung und Seminare sowie Sitzungen zu Studienzwecken.

Wechselkursdifferenz

1.9. Die Ursache für den Wechselkursverlust von 1,1 Mio ECU liegt hauptsächlich in der Neubewertung der italienischen Lira.

Finanzkontrolle

1.10. Angesichts der Höhe der zu verbuchenden und zu kontrollierenden Beträge wäre die Zuweisung eines Finanzkontrolleurs sinnvoll, um die nachstehend aufgeführten Probleme (insbesondere hinsichtlich der nicht buchmäßig erfaßten Zuschüsse - siehe Ziffer 1.11) lösen zu können.

Zuschüsse außerhalb des Haushaltsplans (PHARE, TACIS und TEMPUS)

1.11. Im Rahmen der Programme PHARE, TACIS und TEMPUS verwaltet die Stiftung auch im Namen der Kommission Mittel, die von dieser zur Verfügung gestellt wurden. Der recht hohe Betrag (rund 200 Mio ECU) für bestimmte Ausgaben der Stiftung war nicht in den Büchern der Stiftung erfaßt (sondern in einer getrennten Buchführung). Der Hof fordert die Stiftung auf, die Verwaltungsvorgänge zu diesen Mitteln in der eigenen Buchführung zu erfassen. Er behält sich vor, im Zuge der nächsten Prüfungen die Verwaltung dieser Mittel und insbesondere die entsprechenden Bankkonten zu prüfen.

Auftragsvergabe

1.12. Die Stiftung wendet für die Erstellung sämtlicher Verträge ein recht aufwendiges Verfahren an, das sinnvollerweise vereinfacht werden sollte. Allerdings ist darauf hinzuweisen, daß die (nicht operationelle Mittel betreffenden) Verträge der Stiftung häufig freihändig vergeben werden, was nicht in allen Fällen begründet ist.

1.13. Die Zahlungen für die Verträge zu den Programmen PHARE, TACIS und TEMPUS werden ohne Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs getätigt (siehe Ziffer 1.10), weil dieser davon ausgeht, daß die Ausgaben als von der Kommission getätigte Ausgaben anzusehen sind (siehe Ziffer 1.11). Ferner ist darauf hinzuweisen, daß die Stiftung im Jahr 1996 die Durchführung der Verträge nur teilweise kontrolliert hat. Ab 1997 nimmt die Stiftung dafür auch externe Prüfer in Anspruch. Doch scheint die Kontrolle noch nicht alle von der Stiftung verwalteten Programme abdecken zu können.

Vergabebeirat

1.14. Die Stiftung hat noch keinen Vergabebeirat (CCAM) eingesetzt. Das Genehmigungsverfahren für einen Vorschlag zur Einsetzung eines solchen Beirats ist eingeleitet.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 1997 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

(1) ABl. L 131 vom 23. 5. 1990, S. 4.

(2) Entsprechend den Bestimmungen in Artikel 11 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Stiftung für das Haushaltsjahr 1996 zum 31. März 1997 erstellt, vom Direktor der Stiftung unterzeichnet und der Kommission, dem Vorstand und dem Rechnungshof übermittelt. Diese Rechnungslegung ging am 30. März 1997 beim Hof ein. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

ANHANG

TABELLE 1 VERMÖGENSÜBERSICHT FÜR DIE HAUSHALTSJAHRE 1995 UND 1996

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Anmerkung: Es ist darauf hinzuweisen, daß die Stiftung Mittel (± 200 Mio ECU) für die Programme PHARE, TACIS und TEMPUS verwaltet. Dies geschieht über 21 Bankkonten, die weder in den Konten der Haushaltsrechnung noch der Vermögensübersicht noch der Ergebnisrechnung ausgewiesen sind.

Quelle: Darstellung des Hofes auf der Grundlage der von der Agentur erstellten Angaben.

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(1) Dieser Betrag entspricht den Anlagewerten.

(2) In den Finanzausweisen zum Haushaltsjahr 1995 ist der Gegenwert des am Jahresende noch ausstehenden Zuschusses der Kommission in das Ergebnis einbezogen. Ab 1996 wird dieser Betrag entsprechend der Finanzregelung bei den Passiva der Vermögensübersicht ausgewiesen.

ANTWORTEN DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG FÜR BERUFSBILDUNG

1.5. Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

Die Stiftung teilt die Meinung des Rechnungshofes. Seit Anfang 1996 hat sich die Stiftung zusammen mit einer Reihe anderer Agenturen sehr aktiv an den Vorbereitungen zur Einführung eines neuen, rechnergestützten Systems für die Verwaltung des Haushaltsplans und die Rechnungsführung beteiligt. Die Arbeiten, einschließlich Konfiguration und Test des neuen Systems sowie Ausbildungsmaßnahmen, sind inzwischen weit fortgeschritten. Die Einführung des Systems ist für Januar 1998 vorgesehen; im Juni 1998 soll es voll funktionsfähig sein.

Hervorzuheben ist, daß in Übereinstimmung mit den einschlägigen Artikeln der Finanzvorschriften, den zuständigen Diensten der Kommission monatlich Finanzberichte übermittelt werden. Der Haushaltsplan wurde zu keinem Zeitpunkt der überprüften Zeitspanne überschritten.

1.6. Zahlstelle

Seit Juni 1997 wurde die Abwicklung von Zahlungen über die Zahlstelle erheblich reduziert, da die Gehälter nicht länger von der Zahlstelle ausgezahlt werden.

Die Zahlstelle hat keine zusätzlichen Vorschüsse ohne Genehmigung erhalten. Die Stiftung bedauert, daß ein Betrag von 0,5 Millionen ECU zur Abrechnung von Ausgaben versehentlich als eine Erhöhung der Mittel der Zahlstelle verbucht wurde. Dieser Buchungsfehler wurde in den darauffolgenden Monaten behoben.

1.8. Mittel für das Haushaltsjahr

1996 hat die Haushaltsbehörde zum zweiten Mal wie bereits im Vorjahr einen Teil der Haushaltsmittel der Stiftung in die Reserve eingesetzt. 2,5 Millionen ECU aus dem Haushaltsplan der Stiftung wurden in die Reserve eingesetzt und erst im September 1996 freigegeben; aus diesem Grund stand nur wenig Zeit für Mittelbindungen und folglich für Zahlungen bis zum Ende des Jahres zur Verfügung.

Eine Ende 1996 durchgeführte Analyse der Mittelbindungen zeigt, daß in Titel I 89 %, in Titel II 99 % und in Titel III 95 % der Mittel gebunden wurden. Die Mittelbindungen in Titel I verhalten sich proportional zum Prozentsatz des 1996 beschäftigen Personals (ausgedrückt in Mannjahren). Des weiteren konnten durch Wechselkursänderungen Haushaltsmittel eingespart werden.

1.10. Finanzkontrolle

Die Stiftung teilt die Meinung des Rechnungshofes. Hervorzuheben ist, daß die Finanzkontrolle der Stiftung seit Juni 1997 durch die Gemeinsame Forschungsstelle in Ispra erfolgt.

1.11. Mittel, die nicht im Haushalt der Stiftung erscheinen (Phare, Tacis und Tempus)

Die Stiftung lenkt die Aufmerksamkeit des Hofes auf die Tatsache, daß alle Vorgänge betreffend diese Mittel in getrennten Konten verbucht wurden und daß den Kommissionsdiensten regelmäßig entsprechend den zwischen Kommission und Stiftung unterzeichneten Vereinbarungen Berichte übermittelt wurden.

1.12. Vertragsabschlüsse

Die Stiftung hat drei verschiedene Einnahmequellen (ihr eigener Haushaltsplan, Phare, und Tacis), von denen alle unterschiedlichen Vergabeverfahren unterliegen. Soweit möglich hat die Stiftung versucht, diese Regeln zu vereinheitlichen; dieser Prozeß ist noch nicht abgeschlossen. Jedoch ist eine komplette Vereinheitlichung der Verfahren nicht möglich.

Die Stiftung wird strengstens darauf achten, direkte Vereinbarungen nur dann zu schließen, wenn dies unbedingt erforderlich ist; sie wird sich dabei an die besonderen Bedingungen in Artikel 46 (Buchstaben a), b), c), d) und e)) der Finanzvorschriften der Stiftung halten. Wir möchten jedoch die Aufmerksamkeit des Hofes darauf lenken, daß einige der von der Stiftung wahrgenommenen Aktivitäten es von ihrer Art her erforderlich machen, auf Ad-hoc-Verfahren zurückzugreifen. Diese Aktivitäten stehen in unmittelbarem Zusammenhang mit der Tätigkeit der Stiftung im Rahmen eines Netzes der wichtigsten Partner in den verschiedenen Partnerländern. Es ist unmöglich, die diesbezüglichen Aufgaben externen Stellen zu übertragen.

1.13. Zahlungen für Verträge im Rahmen von Phare, Tacis und Tempus

Was die Empfehlung des Hofes betrifft, die Mittel zur Verwaltung der Programme Phare und Tacis in die Haushaltsrechnung der Stiftung einzubeziehen, so wird sich die Stiftung in Absprache mit der Kommission um eine Lösung bemühen.

1996 erfolgte die Prüfung der Vertragsausführung entsprechend den mit der Europäischen Kommission unterzeichneten Vereinbarungen. Alle Verträge waren Gegenstand einer Überprüfung vom Schreibtisch durch die zuständigen Dienste der Stiftung; diese Prüfung umfaßte Sammeln und Kontrolle von Unterlagen. Ab 1997 werden für Tempus-Projekte (Phare und Tacis) und Berufsbildungsprogramme im Rahmen von Phare Kontrollen durchgeführt. Für Berufsbildungsprogramme im Rahmen von Tacis sind noch keine Kontrollen geplant.

1.14. Vergabebeirat

Die Einsetzung eines Vergabebeirats war abhängig von der Annahme der Finanzvorschriften durch den Vorstand der Stiftung; in den Finanzvorschriften sind die allgemeinen Bestimmungen für den Vergabebeirat festgelegt (Titel XVI, Verordnung mit Durchführungsmodalitäten zu einigen Bestimmungen der Finanzvorschriften Artikel 88). Da der Vorstand die Finanzvorschriften im September 1996 erlassen hat und die entsprechenden Durchführungsbestimmungen erst im Februar 1997, war es nicht möglich, den Vergabebeirat 1996 einzusetzen. Der Vorstand hat die Regelung betreffend den Vergabebeirat am 31. Juli 1997 angenommen und die erste Sitzung des Beirats fand am 11. September 1997 statt.