Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht (EBDD - Lissabon) für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Beobachtungsstelle

(2000/C 373/08)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht gemäß Artikel 11 Absatz 11 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 8 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates, Artikel 11 Absatz 12, geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 3294/94 des Rates(3), Artikel 1). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepasst. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

5. Ohne den gemäß Ziffer 4 erteilten Bestätigungsvermerk in Frage zu stellen, weist der Hof auf die in Ziffer 9 dargelegten Sachverhalte hin.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN BEOBACHTUNGSSTELLE FÜR DROGEN UND DROGENSUCHT (EBDD - LISSABON) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1999 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Analyse der Ausführung des Haushaltsplans

6. Die der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 1999 endgültig zugewiesenen Mittel beliefen sich auf 8,2 Millionen Euro und lagen damit um 8 % über der Mittelausstattung des Jahres 1998 (7,6 Millionen Euro). Von diesen Mitteln wurden 7,8 Millionen Euro gebunden und davon wiederum 5,6 Millionen Euro (71 %) ausgezahlt. Die übrigen 2,2 Millionen Euro (27 %) wurden auf das folgende Haushaltsjahr übertragen. Die Übertragungen entfallen größtenteils (1,8 Millionen Euro) auf die operationellen Ausgaben der Beobachtungsstelle (Titel III des Haushaltsplans - siehe auch Ziffern 13 und 14).

7. Die aus 1998 übertragenen Mittel (2,4 Millionen Euro) wurden in Höhe von 2,1 Millionen Euro (87 %) in Anspruch genommen.

Rechnungsführungssystem über die Haushaltsvorgänge

8. Im Jahr 1999 führte die Beobachtungsstelle SI2 ein, verwendete - wegen der bei der Inbetriebnahme von SI2 aufgetretenen Probleme - parallel dazu aber nach wie vor das bislang eingesetzte System auf der Grundlage eines Tabellenkalkulationsprogramms. Die Beobachtungsstelle sollte sich weiterhin darum bemühen, SI2 in vollem Umfang betriebsbereit zu machen und auf diese Weise über ein einziges integriertes System für ihre Rechnungsführung zu verfügen.

Allgemeine Rechnung

9. Ein Sollsaldo aus den Haushaltsjahren 1996, 1997 und 1998 in Höhe von 149321,60 Euro wurde durch Verbuchung in den Erfolgskonten bereinigt. Der Ursprung dieser Salden und die entsprechenden Bankbewegungen ließen sich in der Buchführung nachvollziehen. Allerdings lagen für die Transaktionen nicht immer Belege vor, die eine Rückverfolgung der zugrunde liegenden Vorgänge zulassen. Dies gilt für einen Betrag von etwa 32000 Euro. Verfahren und System der internen Kontrolle der Beobachtungsstelle sollten verstärkt werden, sodass sich vergleichbare Vorfälle nicht wiederholen können.

Verbuchung der MwSt.

10. Bis Dezember 1998 waren die Ausgaben gemäß den Bestimmungen der allgemeinen Haushaltsordnung inkl. MwSt. zu verbuchen, wobei die MwSt.-Beträge nach Erstattung wiederverwendet werden konnten. Seither(4) sind Ausgabenbeträge gemäß der allgemeinen Haushaltsordnung allerdings ohne MwSt. zu verbuchen. Der Hof fordert die Beobachtungsstelle auf, diese neuen Bestimmungen in ihre eigenen Finanzvorschriften zu übertragen.

Zahlstelle

11. Im Jahr 1999 wurden Zahlungen in Höhe von 1,4 Millionen Euro (26 % des gesamten Zahlungsaufkommens im Haushaltsjahr) über die Zahlstelle abgewickelt. Diese Zahlungsweise sollte aufgrund der mit ihrer Verwaltung verbundenen Risiken möglichst wenig zur Anwendung kommen.

Beschaffung von Waren und Dienstleistungen im Bereich der Datenverarbeitung

12. Bei der Prüfung der Verträge für Waren und Dienstleistungen im Bereich der Datenverarbeitung traten Schwachstellen zutage: Produkte wurden ohne Rücksprache mit der EDV-Dienststelle eingekauft und entsprachen zudem nicht den geforderten Spezifikationen. Sämtliche Projekte im Bereich der EDV sowie diesbezügliche Kaufbeschlüsse sollten mit der EDV-Dienststelle abgesprochen und von einem entsprechend qualifizierten Sachbearbeiter verwaltet werden.

Verwaltung der Verträge mit den nationalen Zentren

Finanzielle Abwicklung

13. Zur Verwirklichung der Zielsetzungen der Beobachtungsstelle wird praktisch die Hälfte der operationellen Ausgaben für die Finanzierung der nationalen Zentren (jeweils eines je Mitgliedstaat) aufgewendet. Im Jahr 1999 schloss die Beobachtungsstelle mit den Zentren Verträge im Wert von 1,8 Millionen Euro; 1,5 Millionen Euro wurden für Direktleistungsverträge (100000 Euro je Zentrum) und 0,3 Millionen Euro für Zusatzverträge verwendet. Die Rahmenverträge wurden Anfang des Jahres geschlossen und hätten zum Jahresende zu mindestens 80 % (1,2 Millionen Euro) abgewickelt sein müssen. Tatsächlich waren sie nur zu 63 % (0,95 Millionen Euro) abgewickelt. Die Zusatzverträge (0,3 Millionen Euro) waren zu 17 % abgewickelt. Insgesamt musste die Beobachtungsstelle 0,8 Millionen Euro der zugunsten der Zentren gebundenen 1,8 Millionen Euro übertragen.

14. Am Umfang der unzureichenden Mittelverwendung werden Schwachstellen in der Überwachung des Jahresprogramms durch die Beobachtungsstelle erkennbar. Sie sollte - in Zusammenarbeit mit den Zentren - die finanzierten Maßnahmen besser überwachen, um möglichst wenige Mittelübertragungen vornehmen zu müssen und damit dem Grundsatz der Jährlichkeit besser gerecht zu werden.

Vertragsbestimmungen

15. Obwohl in den Verträgen der Beobachtungsstelle keine Untervergabe vorgesehen ist, machte eines der nationalen Zentren davon Gebrauch. Für manche Arbeiten kann Untervergabe eine effektive Lösung sein, doch sollte dafür vorher die Genehmigung der Beobachtungsstelle eingeholt werden.

16. Im Sinne einer Vereinfachung der Kostenschätzungen seitens der Vertragspartner kann es sich als hilfreich erweisen, für bestimmte Kosten Pauschalsätze anzuwenden. In diesen Fällen sollte die Beobachtungsstelle von den Vertragspartnern Informationen einholen, um sich von der Plausibilität der verwendeten Sätze zu überzeugen und eventuell Obergrenzen festzusetzen.

Art und Prüfung der nationalen Kofinanzierung

17. Die Rahmenverträge und bestimmte Zusatzverträge sehen die Kofinanzierung durch den Mitgliedstaat, in dem das Zentrum seinen Sitz hat, vor. Grundsätzlich muss die nationale Kofinanzierung mindestens so hoch sein wie die finanzielle Beteiligung der Beobachtungsstelle. Allerdings wird nicht präzisiert, wieweit die im Rahmen der Verträge vorgesehenen Finanzbeiträge des Mitgliedstaats und der Gemeinschaft sich in einer Erhöhung des Haushaltsplans des betreffenden Zentrums niederschlagen müssen.

18. In der Praxis wird die Kofinanzierung durch Nachweise bestätigt, die von den Zentren selbst erstellt werden. Außerdem ergibt die Prüfung der den Verträgen beiliegenden Finanztabellen Unstimmigkeiten der Umsetzung der gemeinschaftlichen und nationalen Finanzbeiträge: Die nationale Kofinanzierung wird manchmal pauschal, dann wiederum unter Berücksichtigung der Verteilung der Gemeinschaftsmittel auf die verschiedenen vertraglich festgelegten Ziele vorgenommen.

Finanzierte Maßnahmen

19. Die 1999 geschlossenen Rahmenverträge decken vier Maßnahmenpakete ab. Bei der Verteilung der nationalen und gemeinschaftlichen Finanzbeiträge auf die vorgesehen Aufgaben sind Unstimmigkeiten festzustellen (siehe Tabelle 3).

20. Unstimmigkeiten waren auch in Bezug auf die Verwendung der Beteiligung der Beobachtungsstelle festzustellen (siehe Tabelle 3).

21. Unstimmigkeiten bei der Mittelverteilung sind zwar zweifellos zum Teil durch besondere Umstände zu rechtfertigen, erscheinen insgesamt aber doch überzogen. So ist es beispielsweise denkbar merkwürdig, dass ein Zentrum sich überhaupt nicht mit den Informationen über die Reduzierung der Drogennachfrage befasst hat, obwohl es sich dabei um eine spezifische Zielsetzung der Beobachtungsstelle handelt.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 26. Oktober 2000 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 36 vom 12.2.1993, S. 6.

(2) In Anwendung von Artikel 11 Absatz 10 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 1999 am 13. März 2000 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Beobachtungsstelle, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 16. März 2000 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. L 341 vom 30.12.1994, S. 7.

(4) Siehe Artikel 27 Absatz 2a der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, in der durch die Verordnung (EG, EGKS, Euratom) Nr. 2548/98 des Rates vom 23. November 1998 geänderten Fassung (ABl. L 320 vom 28.11.1998, S. 1).

Tabelle 1

Vermögensübersicht für die Haushaltsjahre 1999 und 1998

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Tabelle 2

Saldo der Haushaltsjahre 1999 und 1998

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Tabelle 3

Verwendung der den Zentren gewährten Finanzbeiträge nach Aufgabe

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Antworten der Beobachtungsstelle

1 bis 7. Die EBDD begrüßt die Feststellung des Rechnungshofes, dass die Finanzausweise des am 31. Dezember 1999 abgeschlossenen Haushaltsjahrs zuverlässig sind und dass die zu Grunde liegenden Vorgänge insgesamt rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

8. Angesichts der Unzulänglichkeiten bei der Anpassung des SI2-Programms an sämtliche Erfordernisse der Rechnungsführung der Agenturen seit ihrer Installierung Anfang 1999 und angesichts der Abhängigkeit dieses Programms von externer technischer Unterstützung, wurde eine Kopie des Tabellenkalkulationsprogramms EXCEL aus Sicherheitsgründen vorübergehend beibehalten, um für etwaige Risiken eines Ausfalls des SI2-Programms und für die Erstellung bestimmter notwendiger Berichte gewappnet zu sein.

9. Die EBDD bestätigt die Feststellungen des Rechnungshofes und hat bereits die notwendigen Maßnahmen ergriffen, um zu vermeiden, dass sich diese Situation wiederholt.

10. Grundsätzlich teilt die EBDD die Sorge des Rechnungshofes darüber, dass die Grundsätze der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Union auf ihre eigene Haushaltsordnung übertragen werden sollen. Angesichts der von der Steuerverwaltung des Sitzlandes für die Verfahren zur Mehrwertsteuererstattung auferlegten Zwänge wird die Beobachtungsstelle jedoch die Vor- und Nachteile einer solchen Übertragung prüfen, bevor sie ihren endgültigen Standpunkt einnimmt.

11. Die EBDD hat die Zahlungen aus vorschussweise zur Verfügung gestellten Mitteln eingeschränkt und wird diese in Übereinstimmung mit der Stellungnahme des Rechnungshofes weiter verringern.

12 bis 21. Bei der Verwendung der Mittel sowie bei der Ausführung der Verträge hat die EBDD unter den jeweils gegebenen Umständen eine gute Leistung erzielt. Die 1999 von der EBDD mit den nationalen Knotenpunkten des REITOX-Netzes geschlossenen Verträge hatten eine festgelegte Laufzeit, die im Jahre 2000 automatisch zu Ende gehen müsste. Die EBDD hat eine angemessene Kontrolle dieser Verträge durchgeführt, und die Mittelübertragungen sind auf die eingeräumten Fristen zurückzuführen. Für die Zukunft wird sich die EBDD so weit wie möglich darum bemühen, dass die Laufzeit der Verträge dem Kalenderjahr entspricht, wobei sie sich bewusst ist, dass es aufgrund der umzusetzenden Maßnahmen immer wieder rechtlich begründete, den geltenden Bestimmungen entsprechende Mittelübertragungen geben wird.

Die EBDD wird die Feststellungen des Rechnungshofes analysieren und die Möglichkeiten zur Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen im Hinblick auf die Kontrolle und Effizienz ihrer Aktivitäten prüfen. In diesem Zusammenhang weist sie darauf hin, dass aufgrund des Beschlusses ihres Verwaltungsrats eine Ad-hoc-Arbeitsgruppe gebildet wurde, um die Arbeit der nationalen Knotenpunkte des REITOX-Netzes zu verbessern.