Beschluss der Kommission

vom 29. November 2001

zur Änderung ihrer Geschäftsordnung

(Bekannt gegeben unter Aktenzeichen K(2001) 3031)

(2001/844/EG, EGKS, Euratom)

DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN -

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft, insbesondere auf Artikel 218 Absatz 2,

gestützt auf den Vertrag über die Gründung der Europäischen Gemeinschaft für Kohle und Stahl, insbesondere auf Artikel 16,

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft, insbesondere auf Artikel 131,

gestützt auf den Vertrag über die Europäische Union, insbesondere auf Artikel 28 Absatz 1 und Artikel 41 Absatz 1 -

BESCHLIESST:

Artikel 1

Die Sicherheitsvorschriften der Kommission, deren Wortlaut dem vorliegenden Beschluss im Anhang beigefügt ist, werden dem Anhang der Geschäftsordnung der Kommission angefügt.

Artikel 2

Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften in Kraft.

Er gilt ab 1. Dezember.

Brüssel, den 29. November 2001

Für die Kommission

Der Präsident

Romano Prodi

ANHANG

SICHERHEITSVORSCHRIFTEN DER KOMMISSION

In Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Für die Ausweitung der Tätigkeiten der Kommission in Bereichen, die ein bestimmtes Maß an Geheimhaltung erfordern, sollte ein umfassendes Sicherheitssystem geschaffen werden, das die Kommission, die anderen Organe, Einrichtungen, Ämter und Agenturen, die durch den EG-Vertrag oder den Vertrag über die Europäische Union oder auf deren Grundlage geschaffen wurden, die Mitgliedstaaten sowie jeden anderen Empfänger von EU-Verschlusssachen, hiernach "EU-Verschlusssachen" genannt, einbezieht.

(2) Um die Effizienz des durch diese Vorschriften geschaffenen Sicherheitssystems zu gewährleisten, gibt die Kommission EU-Verschlusssachen nur an die externen Einrichtungen weiter, die garantieren, alle erforderlichen Maßnahmen getroffen zu haben, um Bestimmungen einzuhalten, die diesen Vorschriften absolut gleichwertig sind.

(3) Diese Vorschriften lassen die Verordnung Euratom Nr. 3 des EAG-Rates vom 31. Juli 1958 zur Anwendung des Artikels 24 des EAG-Vertrags(1), die Verordnung des Rates Nr. 1588/90 vom 11. Juni 1990 über die Übermittlung von unter die Geheimhaltungspflicht fallenden Informationen an das Statistische Amt der Europäischen Gemeinschaften(2) und den Beschluss C (95) 1510 endg. der Kommission vom 23. November 1995 über den Schutz der Informationssysteme unberührt.

(4) Um einen reibungslosen Ablauf des Beschlussfassungsprozesses in der Union sicherzustellen, beruht das Sicherheitssystem der Kommission auf den Grundsätzen, die der Rat in seinem Beschluss 2001/264/EG vom 19. März 2001 über die Annahme der Sicherheitsvorschriften des Rates(3) ausgeführt hat.

(5) Die Kommission weist darauf hin, dass es wichtig ist, gegebenenfalls die anderen Organe der Europäischen Union an den Geheimhaltungsregeln und -normen, die zum Schutz der Interessen der Union und ihrer Mitgliedstaaten erforderlich sind, zu beteiligen.

(6) Die Kommission stellt fest, dass sie ein eigenes Sicherheitskonzept einführen muss, das allen Aspekten der Sicherheit und dem spezifischen Charakter der Kommission als Organ Rechnung trägt.

(7) Diese Vorschriften lassen Artikel 255 des Vertrags und die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission(4) unberührt.

Artikel 1

Die Sicherheitsvorschriften sind im Anhang aufgeführt.

Artikel 2

(1) Das für Sicherheitsfragen zuständige Kommissionsmitglied trifft geeignete Maßnahmen, um dafür zu sorgen, dass die Bestimmungen nach Artikel 1 beim Umgang mit EU-Verschlusssachen in der Kommission von deren Beamten und sonstigen Bediensteten und von an die Kommission abgeordnetem Personal eingehalten werden und ihre Einhaltung an allen Dienstorten der Kommission einschließlich der Vertretungen und Büros in der Europäischen Union und in den Delegationen in Drittländern sowie von Seiten externer Vertragspartner der Kommission gesichert ist.

(2) Die Mitgliedstaaten sowie andere durch die Verträge oder auf deren Grundlage eingerichtete Organe, Einrichtungen, Ämter und Agenturen erhalten EU-Verschlusssachen unter der Voraussetzung, dass sie beim Umgang mit EU-Verschlusssachen in ihren Dienststellen und Gebäuden für die Einhaltung von Bestimmungen sorgen, die den Bestimmungen nach Artikel 1 absolut gleichwertig sind. Das gilt insbesondere für

a) die Mitglieder der Ständigen Vertretungen der Mitgliedstaaten bei der Europäischen Union sowie die Mitglieder der nationalen Delegationen, die an Sitzungen der Kommission oder ihrer Gremien teilnehmen bzw. in sonstige Tätigkeiten der Kommission einbezogen sind;

b) sonstige Mitglieder der nationalen Verwaltungen der Mitgliedstaaten, die mit EU-Verschlusssachen zu tun haben, unabhängig davon, ob sie im Hoheitsgebiet der Mitgliedstaaten oder außerhalb Dienst tun;

c) externe Vertragspartner und abgeordnetes Personal, die mit EU-Verschlusssachen zu tun haben.

Artikel 3

Drittländer, internationale Organisationen und andere Einrichtungen erhalten EU-Verschlusssachen unter der Voraussetzung, dass sie beim Umgang damit für die Einhaltung von Bestimmungen sorgen, die den Bestimmungen nach Artikel 1 absolut gleichwertig sind.

Artikel 4

Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission kann unter Beachtung der in Teil I des Anhangs enthaltenen Grundprinzipien und Mindeststandards für die Sicherheit Maßnahmen nach Teil II des Anhangs treffen.

Artikel 5

Die vorliegenden Vorschriften ersetzen ab dem Tag ihrer Anwendung

a) den Beschluss C (94) 3282 vom 30. November 1994 betreffend die Schutzmaßnahmen für die als Verschlusssachen eingestuften Informationen, die im Rahmen der Tätigkeiten der Europäischen Union ausgearbeitet oder ausgetauscht werden;

b) den Beschluss C (99) 423 vom 25. Februar 1999 über das Verfahren zur Ermächtigung der Beamten und sonstigen Bediensteten der Europäischen Kommission zum Zugang zu von der Kommission verwahrten Verschlusssachen;

Artikel 6

Ab dem Tag der Anwendung dieser Vorschriften werden alle von der Kommission bis zu diesem Datum verwahrten Verschlusssachen, ausgenommen die Euratom-Verschlusssachen,

a) die von der Kommission erstellt worden sind, automatisch als "EU - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH" eingestuft, sofern der Urheber nicht spätestens bis zum 31. Januar 2002 eine andere Einstufung beschließt oder die Geheimhaltung aufhebt; in diesem Fall setzt er alle Empfänger des betreffenden Dokuments in Kenntnis;

b) die von Urhebern außerhalb der Kommission erstellt worden sind, unter der ursprünglichen Einstufung weitergeführt und damit als EU-Verschlusssache der entsprechenden Stufe behandelt, sofern der Urheber nicht der Aufhebung der Geheimhaltung oder der Herabstufung der Verschlusssache zustimmt.

(1) ABl. 17 vom 6.10.1958, S. 406.

(2) ABl. L 151 vom 15.6.1990, S. 1.

(3) ABl. L 101 vom 11.4.2001, S. 1.

(4) ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43.

ANHANG

SICHERHEITSVORSCHRIFTEN DER EUROPÄISCHEN KOMMISSION

Inhalt

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TEIL I: GRUNDPRINZIPIEN UND MINDESTSTANDARDS FÜR DIE SICHERHEIT

1. EINLEITUNG

Die vorliegenden Bestimmungen enthalten die Grundprinzipien und Mindeststandards für die Sicherheit, die von der Kommission an sämtlichen Dienstorten sowie von allen Empfängern von EU-Verschlusssachen in angemessener Weise einzuhalten sind, damit die Sicherheit gewährleistet ist und darauf vertraut werden kann, dass ein gemeinsamer Sicherheitsstandard herrscht.

2. ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE

Die Sicherheitspolitik der Kommission ist Bestandteil ihres Gesamtkonzepts für das interne Management und unterliegt damit den Grundsätzen ihrer allgemeinen Politik.

Zu diesen Grundsätzen zählen Legalität, Transparenz, Rechenschaftspflicht und Subsidiarität (Verhältnismäßigkeit).

Legalität bezeichnet das Erfordernis, bei der Ausführung von Sicherheitsfunktionen voll und ganz innerhalb des rechtlichen Rahmens zu bleiben und die Rechtsvorschriften einzuhalten. Es bedeutet auch, dass die Verantwortlichkeiten im Sicherheitsbereich auf angemessenen Rechtsvorschriften beruhen müssen. Das Beamtenstatut ist voll und ganz anwendbar, insbesondere Artikel 17 betreffend die Verpflichtung des Personals, in Bezug auf Informationen der Kommission Stillschweigen zu bewahren sowie Titel VI über Disziplinarmaßnahmen. Des weiteren bedeutet dieser Grundsatz, dass im Verantwortungsbereich der Kommission liegende Sicherheitsverstöße im Einklang mit ihrem Konzept für Disziplinarmaßnahmen und ihrem Konzept für die Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten im Bereich des Strafrechts behandelt werden müssen.

Transparenz bezeichnet das Erfordernis der Klarheit in Bezug auf alle Sicherheitsvorschriften und -bestimmungen für die einzelnen Dienste und Bereiche (materielle Sicherheit/Schutz von Verschlusssachen usw.) und die Notwendigkeit eines in sich schlüssigen und strukturierten Konzepts für das Sicherheitsbewusstsein. In diesem Zusammenhang sind auch klare schriftliche Leitlinien für die Durchführung von Sicherheitsmaßnahmen erforderlich.

Rechenschaftspflicht bedeutet, dass die Verantwortlichkeiten im Sicherheitsbereich eindeutig festgelegt werden. Des weiteren fällt unter diesen Begriff die Notwendigkeit, in regelmäßigen Abständen festzustellen, ob die Verantwortlichkeiten ordnungsgemäß wahrgenommen worden sind.

Subsidiarität oder Verhältnismäßigkeit bedeutet, dass die Sicherheit auf der niedrigstmöglichen Ebene und möglichst nahe bei den einzelnen Generaldirektionen und Diensten der Kommission organisiert wird. Dieser Grundsatz bedeutet auch, dass Sicherheitsmaßnahmen auf die Bereiche beschränkt werden, in denen sie wirklich erforderlich sind. Schließlich müssen Sicherheitsmaßnahmen auch im richtigen Verhältnis zu den zu schützenden Interessen und zu der tatsächlichen oder potenziellen Bedrohung dieser Interessen stehen und einen Schutz ermöglichen, der zu möglichst geringen Beeinträchtigungen führt.

3. GRUNDLAGEN FÜR DIE SICHERHEIT

Die Grundlagen für die Schaffung einer soliden Sicherheitslage sind

a) in jedem Mitgliedstaat eine nationale Sicherheitsorganisation, die dafür zuständig ist,

1. Erkenntnisse über Spionage, Sabotage, Terrorismus und andere subversive Tätigkeiten zu sammeln und zu speichern sowie

2. ihre jeweilige Regierung und - über sie - die Kommission über Art und Umfang von Bedrohungen der Sicherheit und entsprechende Schutzmaßnahmen zu informieren und zu beraten;

b) in jedem Mitgliedstaat und in der Kommission eine technische INFOSEC-Stelle, die dafür zuständig ist, in Zusammenarbeit mit der betreffenden Sicherheitsbehörde Informationen und Beratung über technische Bedrohungen der Sicherheit und entsprechende Schutzmaßnahmen zu liefern;

c) eine regelmäßige Zusammenarbeit von Regierungsstellen und den entsprechenden Dienststellen der europäischen Organe, um erforderlichenfalls

1. die schutzbedürftigen Personen, Informationen und Ressourcen sowie

2. gemeinsame Schutzstandards

zu bestimmen und entsprechende Empfehlungen abzugeben.

d) eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Sicherheitsbüro der Kommission und den Sicherheitsdiensten der anderen europäischen Organe sowie dem Sicherheitsbüro der NATO (NOS).

4. GRUNDSÄTZE FÜR DIE SICHERHEIT VON VERSCHLUSSSACHEN

4.1. Ziele

Die Hauptziele im Bereich der Sicherheit von Verschlusssachen sind:

a) Schutz von EU-Verschlusssachen vor Spionage, Kenntnisnahme durch Unbefugte oder unerlaubter Weitergabe;

b) Schutz von EU-Informationen, die in Kommunikations- und Informationssystemen und -netzen behandelt werden, vor der Gefährdung ihrer Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit;

c) Schutz von Gebäuden der Kommission, in denen EU-Informationen aufbewahrt werden, vor Sabotage und vorsätzlicher Beschädigung;

d) im Falle eines Versagens der Sicherheitsvorkehrungen Bewertung des entstandenen Schadens, Begrenzung seiner Folgen und Durchführung der erforderlichen Maßnahmen zu seiner Behebung.

4.2. Begriffsbestimmungen

In diesen Vorschriften bedeutet

a) "EU-Verschlusssache": Alle Informationen und Materialien, deren unerlaubte Weitergabe den Interessen der EU oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten in unterschiedlichem Maße Schaden zufügen könnte, unabhängig davon, ob es sich um ursprüngliche EU-Verschlusssachen handelt oder um Verschlusssachen, die von Mitgliedstaaten, Drittländern oder internationalen Organisationen stammen.

b) "Dokument": Jede Form von Schreiben, Aufzeichnung, Protokoll, Bericht, Memorandum, Signal/Botschaft, Skizze, Photo, Dia, Film, Karte, Schaubild, Plan, Notizbuch, Matrize, Kohlepapier, Schreibmaschinen- oder Druckerfarbband, Magnetband, Kassette, Computer-Diskette, CD-ROM oder anderer materieller Träger, auf denen Informationen gespeichert sind.

c) "Material": Dasselbe wie "Dokument" gemäß der Definition unter Buchstabe b) sowie jeder Ausrüstungsgegenstand, der bereits hergestellt oder noch in Herstellung befindlich ist.

d) "Kenntnis notwendig": Der Beamte oder Bedienstete muss Zugang zu EU-Verschlusssachen haben, um eine Funktion auszuüben oder eine Aufgabe zu erledigen.

e) "Zugangsermächtigung": Eine Verfügung des Präsidenten der Kommission, einer Person Zugang zu EU-Verschlusssachen bis zu einem bestimmten Geheimhaltungsgrad zu gewähren auf der Grundlage einer von einer nationalen Sicherheitsbehörde nach einzelstaatlichem Recht durchgeführten Sicherheitsüberprüfung, die zu einem positiven Ergebnis geführt hat.

f) "Geheimhaltungsgrad": Zuerkennung einer geeigneten Sicherheitsstufe für Informationen, deren unerlaubte Weitergabe die Interessen der Kommission oder der Mitgliedstaaten in gewissem Maße beeinträchtigen könnte.

g) "Herabstufung": Einstufung in einen niedrigeren Geheimhaltungsgrad.

h) "Aufhebung des Geheimhaltungsgrades": Löschung jeder Geheimhaltungskennzeichnung.

i) "Urheber": Ordnungsgemäß ermächtigter Verfasser eines als Verschlusssache eingestuften Dokuments. In der Kommission können die Leiter von Dienststellen ihr Personal ermächtigen, EU-Verschlusssachen zu erstellen.

j) "Kommissionsdienststellen": Dienststellen und Dienste der Kommission, einschließlich der Kabinette, an allen Dienstorten, eingeschlossen die Gemeinsame Forschungsstelle, die Vertretungen und Büros in der Europäischen Union und die Delegationen in Drittländern.

4.3. Einstufung in Geheimhaltungsgrade

a) Im Bereich der Geheimhaltung muss bei der Auswahl der schutzbedürftigen Informationen und Materialien und bei der Bewertung des Ausmaßes des erforderlichen Schutzes mit Sorgfalt vorgegangen und auf Erfahrungen zurückgegriffen werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das Ausmaß des Schutzes der Sicherheitsrelevanz der zu schützenden Informationen und Materialien entspricht. Im Interesse eines reibungslosen Informationsflusses muss dafür gesorgt werden, dass eine zu hohe oder zu niedrige Einstufung von Verschlusssachen vermieden wird.

b) Das Einstufungssystem ist das Instrument, mit dem diesen Grundsätzen Wirkung verliehen wird; ein entsprechendes Einstufungssystem sollte bei der Planung und Organisierung von Maßnahmen zur Bekämpfung von Spionage, Sabotage, Terrorismus und anderen Arten der Bedrohung angewandt werden, so dass die wichtigsten Gebäude, in denen Verschlusssachen aufbewahrt werden, und die sensibelsten Punkte innerhalb dieser Gebäude auch den größten Schutz erhalten.

c) Die Verantwortung für die Festlegung des Geheimhaltungsgrades einer Information liegt allein bei deren Urheber.

d) Der Geheimhaltungsgrad hängt allein vom Inhalt dieser Information ab.

e) Sind verschiedene Informationen zu einem Ganzen zusammengestellt, gilt als Geheimhaltungsgrad für das gesamte Dokument der Geheimhaltungsgrad des am höchsten eingestuften Bestandteils. Eine Zusammenstellung von Informationen kann indessen höher eingestuft werden als ihre einzelnen Bestandteile.

f) Eine Einstufung als Verschlusssache erfolgt nur dann, wenn dies erforderlich ist und so lange dieses Erfordernis besteht.

4.4. Ziele von Sicherheitsmaßnahmen

Die Sicherheitsmaßnahmen sollen

a) alle Personen, die Zugang zu Verschlusssachen haben, die Träger von Verschlusssachen und alle Gebäude umfassen, in denen sich derartige Verschlusssachen und wichtige Einrichtungen befinden;

b) so ausgelegt sein, dass Personen, die aufgrund ihrer Stellung die Sicherheit von Verschlusssachen und wichtigen Einrichtungen, in denen Verschlusssachen aufbewahrt werden, gefährden könnten, erkannt und vom Zugang ausgeschlossen oder fern gehalten werden;

c) verhindern, dass unbefugte Personen Zugang zu Verschlusssachen oder zu Einrichtungen, in denen Verschlusssachen aufbewahrt werden, erhalten;

d) dafür sorgen, dass Verschlusssachen nur unter Beachtung des für alle Aspekte der Sicherheit grundlegenden Prinzips der Kenntnis nur wenn dies auch nötig ist verbreitet werden;

e) die Integrität (d. h. Verhinderung von Verfälschungen, unbefugten Änderungen oder unbefugten Löschungen) und die Verfügbarkeit (d. h. keine Verweigerung des Zugangs für Personen, die ihn benötigen und dazu befugt sind) aller Informationen, ob sie als Verschlusssachen eingestuft sind oder nicht, und insbesondere der in elektromagnetischer Form gespeicherten, verarbeiteten oder übermittelten Informationen, gewährleisten.

5. ORGANISATION DER SICHERHEIT

5.1. Gemeinsame Mindeststandards

Die Kommission sorgt dafür, dass gemeinsame Mindeststandards für die Sicherheit von allen Empfängern von EU-Verschlusssachen innerhalb des Organs und in seinem Zuständigkeitsbereich eingehalten werden, u. a. von allen Dienststellen und Vertragspartnern, so dass bei der Weitergabe von EU-Verschlusssachen darauf vertraut werden kann, dass diese mit derselben Sorgfalt behandelt werden. Zu diesen Mindeststandards gehören Kriterien für die Sicherheitsüberprüfung des Personals und Verfahren zum Schutz von EU-Verschlusssachen.

Die Kommission gewährt externen Stellen nur dann Zugang zu EU-Verschlusssachen, wenn diese gewährleisten, dass für den Umgang damit Bestimmungen eingehalten werden, die wenigstens diesen Mindeststandards entsprechen.

5.2. Organisation

In der Kommission ist die Sicherheit auf zwei Ebenen organisiert:

a) Auf der Ebene der Kommission als Ganzes gibt es ein Sicherheitsbüro der Kommission mit einer Akkreditierungsstelle für Sicherheit, die auch als Kryptographische Stelle (CrA) und als TEMPEST-Stelle fungiert sowie mit einer INFOSEC-Stelle (für Informationssicherheit) und einer oder mehreren Zentralen Registraturen für EU-Verschlusssachen, von denen jede über einen Kontrollbeauftragten oder mehrere Kontrollbeauftragte für die Registratur (RCO) verfügt.

b) Auf der Ebene der einzelnen Dienststellen sind für die Sicherheit einer oder mehrere Lokale Sicherheitsbeauftragte (LSO), einer oder mehrere Sicherheitsbeauftragte für die zentrale IT (CISO), Beauftragte für die lokale IT-Sicherheit (LISO) und Lokale Registraturen für EU-Verschlusssachen mit einem oder mehreren Registraturkontrollbeauftragten zuständig.

c) Die zentralen Sicherheitsstellen geben den lokalen Sicherheitsstellen praktische Leitlinien an die Hand.

6. SICHERHEIT DES PERSONALS

6.1. Sicherheitsüberprüfung

Alle Personen, die Zugang zu Informationen erhalten wollen, die als "EU - VERTRAULICH" oder höher eingestuft sind, werden einer Sicherheitsüberprüfung unterzogen, bevor sie eine Zugangsermächtigung erhalten. Eine entsprechende Sicherheitsüberprüfung wird auch im Falle von Personen vorgenommen, zu deren Aufgaben der technische Betrieb oder die Wartung von Kommunikations- und Informationssystemen gehört, die Verschlusssachen enthalten. Bei der Sicherheitsüberprüfung soll festgestellt werden, ob die genannten Personen

a) von unzweifelhafter Loyalität sind;

b) die charakterlichen Merkmale und die Diskretionsfähigkeit besitzen, die ihre Integrität beim Umgang mit Verschlusssachen außer Zweifel stellt;

c) eventuell aus dem Ausland oder von anderer Seite her leicht unter Druck gesetzt werden können.

Besonders gründlich ist die Sicherheitsüberprüfung bei Personen vorzunehmen, die

d) Zugang zu Informationen des Geheimhaltungsgrades "EU - STRENG GEHEIM" erhalten sollen;

e) Stellen bekleiden, bei denen sie regelmäßig mit einer beträchtlichen Menge an Informationen des Geheimhaltungsgrades "EU - GEHEIM" zu tun haben;

f) aufgrund ihres Aufgabenbereichs besonderen Zugang zu gesicherten Kommunikations- oder Informationssystemen und somit Gelegenheit haben, sich unbefugt Zugang zu einer größeren Menge von EU-Verschlusssachen zu verschaffen oder in dem betreffenden Aufgabenbereich durch technische Sabotageakte schweren Schaden zu verursachen.

In den unter den Buchstaben d), e) und f) genannten Fällen soll soweit als nur möglich auf die Methode der Umfeldermittlung zurückgegriffen werden.

Werden Personen, für die die Notwendigkeit einer Kenntnis von Verschlusssachen nicht klar erwiesen ist, unter Umständen beschäftigt, unter denen sie Zugang zu EU-Verschlusssachen erhalten könnten (z. B. Boten, Sicherheitsbedienstete, Wartungs- und Reinigungspersonal usw.), so sind sie zuerst einer Sicherheitsüberprüfung zu unterziehen.

6.2. Verzeichnis der Zugangsermächtigungen

Alle Kommissionsdienststellen, die mit EU-Verschlusssachen zu tun haben oder gesicherte Kommunikations- oder Informationssysteme verwalten, führen ein Verzeichnis der Zugangsermächtigungen des bei ihnen arbeitenden Personals. Jede Zugangsermächtigung ist erforderlichenfalls zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie der derzeitigen Tätigkeit der betreffenden Person entspricht; sie ist vorrangig zu überprüfen, wenn neue Informationen eingehen, denen zufolge eine weitere Beschäftigung dieser Person mit Verschlusssachen nicht länger mit den Sicherheitsinteressen vereinbar ist. Der Lokale Sicherheitsbeauftragte der Kommissionsdienststelle führt ein Verzeichnis der Zugangsermächtigungen in seinem Zuständigkeitsbereich.

6.3. Sicherheitsanweisungen für das Personal

Alle Angehörigen des Personals, die Stellen bekleiden, an denen sie Zugang zu Verschlusssachen erhalten könnten, sind bei Aufnahme ihrer Tätigkeit und danach in regelmäßigen Abständen eingehend über die Notwendigkeit von Sicherheitsbestimmungen und über die Verfahren zu ihrer Durchführung zu unterrichten. Von diesen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist eine schriftliche Bestätigung zu verlangen, dass sie die vorliegenden Sicherheitsbestimmungen gelesen haben und in vollem Umfang verstehen.

6.4. Verantwortung der Führungskräfte

Führungskräfte haben die Pflicht, sich Kenntnis darüber zu verschaffen, welche ihrer Mitarbeiter mit Verschlusssachen zu tun haben oder über einen Zugang zu gesicherten Kommunikations- oder Informationssystemen verfügen, sowie alle Vorfälle oder offensichtlichen Schwachpunkte, die sicherheitsrelevant sein könnten, festzuhalten und zu melden.

6.5. Sicherheitsstatus des Personals

Es sind Verfahren vorzusehen, um dafür zu sorgen, dass bei Bekanntwerden nachteiliger Informationen über eine Person festgestellt wird, ob diese Person mit Verschlusssachen zu tun hat oder über einen Zugang zu gesicherten Kommunikations- oder Informationssystemen verfügt, und das Sicherheitsbüro der Kommission in Kenntnis zu setzen. Ist klar erwiesen, dass die fragliche Person ein Sicherheitsrisiko darstellt, ist sie von Aufgaben, bei denen sie die Sicherheit gefährden könnte, auszuschließen oder fern zu halten.

7. MATERIELLE SICHERHEIT

7.1. Schutzbedarf

Das Ausmaß der anzuwendenden Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes zur Gewährleistung des Schutzes von EU-Verschlusssachen muss in angemessenem Verhältnis zum Geheimhaltungsgrad, zum Umfang und zur Bedrohung der entsprechenden Informationen und Materialien stehen. Alle Personen, die EU-Verschlusssachen verwahren, haben einheitliche Praktiken bei der Einstufung der Informationen anzuwenden und gemeinsame Schutzstandards für die Verwahrung, Übermittlung und Vernichtung schutzbedürftiger Informationen und Materialien zu beachten.

7.2. Kontrolle

Personen, die Bereiche, in denen sich ihnen anvertraute EU-Verschlusssachen befinden, unbeaufsichtigt lassen, müssen dafür sorgen, dass die Verschlusssachen sicher aufbewahrt und alle Sicherungsvorkehrungen (Schlösser, Alarm usw.) aktiviert worden sind. Weitere hiervon unabhängige Kontrollen sind nach den Dienststunden durchzuführen.

7.3. Gebäudesicherheit

Gebäude, in denen sich EU-Verschlusssachen oder gesicherte Kommunikations- und Informationssysteme befinden, sind gegen unerlaubten Zutritt zu schützen. Die Art der Schutzmaßnahmen für EU-Verschlusssachen (z. B. Vergitterung von Fenstern, Schlösser an Türen, Wachen am Eingang, automatische Zugangskontrollsysteme, Sicherheitskontrollen und Rundgänge, Alarmsysteme, Einbruchmeldesysteme und Wachhunde) hängt von folgenden Faktoren ab:

a) Geheimhaltungsgrad und Umfang der zu schützenden Informationen und Materialien sowie Ort ihrer Unterbringung im Gebäude;

b) Qualität der Sicherheitsbehältnisse, in denen sich die Informationsträger und Materialien befinden, und

c) Beschaffenheit und Lage des Gebäudes.

Die Art der Schutzmaßnahmen für Kommunikations- und Informationssysteme hängt in ähnlicher Weise von folgenden Faktoren ab: Einschätzung des Wertes der betreffenden Objekte und der Höhe des im Falle einer Kenntnisnahme durch Unbefugte eventuell entstehenden Schadens; Beschaffenheit und Lage des Gebäudes, in dem das System untergebracht ist sowie Ort der Unterbringung im Gebäude.

7.4. Notfallpläne

Es sind detaillierte Pläne auszuarbeiten, um im Falle eines örtlichen oder nationalen Notstands auf den Schutz von Verschlusssachen vorbereitet zu sein.

8. INFORMATIONSSICHERHEIT

Informationssicherheit (INFOSEC) betrifft die Festlegung und Anwendung von Sicherheitsmaßnahmen, mit denen in Kommunikations-, Informations- und sonstigen elektronischen Systemen bearbeitete, gespeicherte oder übermittelte Verschlusssachen davor geschützt werden sollen, versehentlich oder absichtlich in die Hände von Unbefugten zu gelangen bzw. ihre Integrität oder Verfügbarkeit zu verlieren. Es sind geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen, um zu verhindern, dass unbefugte Nutzer Zugang zu EU-Verschlusssachen erhalten, befugten Nutzern der Zugang zu EU-Verschlusssachen verweigert wird oder es zu einer Verfälschung, unbefugten Änderung oder Löschung von EU-Verschlusssachen kommt.

9. MASSNAHMEN GEGEN SABOTAGE UND ANDERE FORMEN VORSÄTZLICHER BESCHÄDIGUNG

Vorsichtsmaßnahmen im Bereich des Objektschutzes zum Schutz wichtiger Einrichtungen, in denen Verschlusssachen untergebracht sind, sind die besten Sicherheitsgarantien gegen Sabotage und vorsätzliche Beschädigungen; eine Sicherheitsüberprüfung des Personals allein ist kein wirklicher Ersatz. Die zuständige einzelstaatliche Stelle wird gebeten, Erkenntnisse über Spionage, Sabotage, Terrorismus und andere subversive Tätigkeiten zusammenzutragen.

10. WEITERGABE VON VERSCHLUSSSACHEN AN DRITTSTAATEN ODER INTERNATIONALE ORGANISATIONEN

Der Beschluss, von der Kommission stammende EU-Verschlusssachen an einen Drittstaat oder eine internationale Organisation weiterzugeben, wird von der als Kollegium handelnden Kommission gefasst. Stammen die Verschlusssachen, um deren Weitergabe ersucht wird, nicht von der Kommission, so hat diese zunächst die Zustimmung des Urhebers der Verschlusssachen einzuholen. Kann dieser Urheber nicht ermittelt werden, so trifft die Kommission an seiner Stelle die Entscheidung.

Erhält die Kommission Verschlusssachen von Drittstaaten, internationalen Organisationen oder sonstigen Dritten, so werden sie in einer ihrem Geheimhaltungsgrad angemessenen Weise nach Maßgabe der für EU-Verschlusssachen geltenden Standards dieser Vorschriften oder aber höherer Standards, falls diese von der die Verschlusssachen weitergebenden dritten Seite gefordert werden, geschützt. Gegenseitige Kontrollen können vereinbart werden.

Die vorstehend dargelegten Grundprinzipien werden gemäß den detaillierten Vorschriften des Teils II Abschnitt 26 und der Anhänge 3, 4 und 5 verwirklicht.

TEIL II: DIE ORGANISATION DER SICHERHEIT IN DER KOMMISSION

11. DAS FÜR SICHERHEITSFRAGEN ZUSTÄNDIGE MITGLIED DER KOMMISSION

Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission

a) führt das Sicherheitskonzept der Kommission durch;

b) befasst sich mit Sicherheitsproblemen, die die Kommission oder ihre zuständigen Gremien ihm vorlegen;

c) prüft in enger Abstimmung mit den nationalen Sicherheitsbehörden (oder sonstigen geeigneten Behörden) der Mitgliedstaaten Fragen, die eine Änderung des Sicherheitskonzepts der Kommission erforderlich machen.

Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission ist insbesondere für Folgendes zuständig:

a) es koordiniert alle die Tätigkeiten der Kommission betreffenden Sicherheitsfragen;

b) es richtet an die hierfür benannten Behörden der Mitgliedstaaten Anträge auf Sicherheitsüberprüfung in der Kommission beschäftigter Personen durch die jeweilige nationale Sicherheitsbehörde im Einklang mit Abschnitt 20;

c) es ermittelt oder ordnet Ermittlungen an, wenn EU-Verschlusssachen Unbefugten zur Kenntnis gelangt sind und die Ursache hierfür dem ersten Anschein nach in der Kommission zu suchen ist;

d) es ersucht die entsprechenden Sicherheitsbehörden um die Einleitung von Ermittlungen, wenn eine Kenntnisnahme von EU-Verschlusssachen durch Unbefugte außerhalb der Kommission erfolgt zu sein scheint, und koordiniert die Ermittlungen in den Fällen, in denen mehr als eine Sicherheitsbehörde beteiligt ist;

e) es überprüft regelmäßig die Sicherheitsvorkehrungen für den Schutz von EU-Verschlusssachen;

f) es unterhält enge Verbindungen zu allen betroffenen Sicherheitsbehörden, um für eine Gesamtkoordinierung der Sicherheitsmaßnahmen zu sorgen;

g) es behält ständig das Sicherheitskonzept und die Sicherheitsverfahren der Kommission im Auge und arbeitet gegebenenfalls entsprechende Empfehlungen aus. In diesem Zusammenhang legt es der Kommission den von ihrem Sicherheitsdienst erstellten jährlichen Inspektionsplan vor.

12. DIE BERATENDE GRUPPE FÜR DAS SICHERHEITSKONZEPT DER KOMMISSION

Es wird eine Beratende Gruppe für das Sicherheitskonzept der Kommission eingesetzt. Sie besteht aus dem für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglied der Kommission und dessen Stellvertreter, das bzw. der den Vorsitz führt, und Vertretern der nationalen Sicherheitsbehörden jedes Mitgliedstaates. Vertreter anderer europäischen Organe können ebenfalls eingeladen werden. Vertreter dezentraler EU-Einrichtungen können eingeladen werden, wenn sie betreffende Fragen erörtert werden.

Die Beratende Gruppe für das Sicherheitskonzept der Kommission tritt auf Antrag des Vorsitzenden oder eines ihrer Mitglieder zusammen. Sie prüft und bewertet alle relevanten Sicherheitsfragen und legt der Kommission gegebenenfalls Empfehlungen vor.

13. DER SICHERHEITSRAT DER KOMMISSION

Es wird ein Sicherheitsrat der Kommission eingesetzt. Er besteht aus dem Generalsekretär, der den Vorsitz führt, und den Generaldirektoren des Juristischen Dienstes, der Generaldirektion Personal und Verwaltung, der Generaldirektion Außenbeziehungen, der Generaldirektion Justiz und Inneres und der Gemeinsamen Forschungsstelle sowie den Leitern des Internen Auditdienstes und des Sicherheitsbüros der Kommission. Andere Kommissionsbeamte können eingeladen werden. Der Sicherheitsrat beurteilt Sicherheitsmaßnahmen innerhalb der Kommission und legt dem für Sicherheitsfragen zuständigen Kommissionsmitglied gegebenenfalls Empfehlungen in diesem Bereich vor.

14. DAS SICHERHEITSBÜRO DER KOMMISSION

Dem für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglied der Kommission steht für die Wahrnehmung seiner in Abschnitt 11 genannten Aufgaben das Sicherheitsbüro der Kommission für die Koordinierung, Überwachung und Durchführung von Sicherheitsmaßnahmen zur Verfügung.

Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission ist der wichtigste Berater des für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglieds der Kommission und zugleich Sekretär der Beratenden Gruppe für das Sicherheitskonzept der Kommission. In dieser Hinsicht leitet er die Aktualisierung der Sicherheitsvorschriften und koordiniert die Sicherheitsmaßnahmen mit den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten und gegebenenfalls mit internationalen Organisationen, die Sicherheitsabkommen mit der Kommission geschlossen haben. Er hat hierbei die Rolle einer Verbindungsstelle.

Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission ist für die Zulassung von IT-Systemen und -netzen in der Kommission zuständig. Er entscheidet im Einvernehmen mit den zuständigen nationalen Sicherheitsbehörden über die Zulassung von IT-Systemen und -netzen, die die Kommission und alle anderen Empfänger von EU-Verschlusssachen umfassen.

15. SICHERHEITSINSPEKTIONEN

Das Sicherheitsbüro der Kommission führt regelmäßige Inspektionen der Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz von EU-Verschlusssachen durch.

Das Sicherheitsbüro der Kommission kann sich bei der Ausführung dieser Aufgabe von den Sicherheitsdiensten anderer EU-Organe, die EU-Verschlusssachen verwahren oder von den nationalen Sicherheitsbehörden der Mitgliedstaaten unterstützen lassen(1).

Auf Ersuchen eines Mitgliedstaates kann dessen nationale Sicherheitsbehörde in der Kommission gemeinsam mit dem Sicherheitsdienst der Kommission und in gegenseitigem Einvernehmen eine Inspektion von EU-Verschlusssachen durchführen.

16. GEHEIMHALTUNGSGRADE, SICHERHEITSKENNUNGEN UND KENNZEICHNUNGEN

16.1. Geheimhaltungsgrade(2)

Verschlusssachen werden wie folgt eingestuft (siehe auch Anhang 2):

"EU - STRENG GEHEIM": Dieser Geheimhaltungsgrad findet nur auf Informationen und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten einen äußerst schweren Schaden zufügen könnte.

"EU - GEHEIM": Dieser Geheimhaltungsgrad findet nur auf Informationen und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten schweren Schaden zufügen könnte.

"EU - VERTRAULICH": Dieser Geheimhaltungsgrad findet auf Informationen und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten schaden könnte.

"EU - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH": Dieser Geheimhaltungsgrad findet auf Informationen und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe für die Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten nachteilig sein könnte.

Andere Geheimhaltungsgrade sind nicht zulässig.

16.2. Sicherheitskennungen

Um die Geltungsdauer eines Geheimhaltungsgrades zu begrenzen (bei Verschlusssachen automatische Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades) kann einvernehmlich eine Sicherheitskennung verwendet werden, die lautet "BIS ... (Uhrzeit/Datum)" oder "BIS ... (Ereignis)".

Zusätzliche Kennzeichnungen wie z. B. "CRYPTO" oder eine andere von der EU anerkannte Sonderkennung werden verwendet, wenn zusätzlich zu der Behandlung, die sich durch die VS-Einstufung ergibt, eine begrenzte Verteilung und eine besondere Abwicklung erforderlich sind.

Sicherheitskennungen sind nur in Verbindung mit einem Geheimhaltungsgrad zu verwenden.

16.3. Kennzeichnungen

Kennzeichnungen können benutzt werden, um den von einem Dokument abgedeckten Bereich, eine besondere Verteilung gemäß dem Grundsatz "Kenntnis notwendig" oder (bei Dokumenten, die nicht als Verschlusssache eingestuft sind) den Ablauf eines Sperrvermerks anzugeben.

Eine Kennzeichnung ist keine Einstufung und darf nicht anstelle einer solchen verwendet werden.

Die Kennzeichnung "ESVP" ist auf Dokumenten und Kopien von Dokumenten anzubringen, die die Sicherheit und Verteidigung der Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten, oder die militärische oder nichtmilitärische Krisenbewältigung betreffen.

16.4. Anbringung des Hinweises auf den Geheimhaltungsgrad

Der Hinweis auf den Geheimhaltungsgrad wird wie folgt angebracht:

a) bei Dokumenten, die als "EU - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH" eingestuft werden, mit mechanischen oder elektronischen Mitteln;

b) bei Dokumenten, die als "EU - VERTRAULICH" eingestuft werden, mit mechanischen Mitteln, von Hand oder durch Druck auf vorgestempeltem, registriertem Papier;

c) auf Dokumenten, die als "EU - GEHEIM" oder "EU - STRENG GEHEIM" eingestuft werden, mit mechanischen Mitteln oder von Hand.

16.5. Anbringen von Sicherheitskennungen

Sicherheitskennungen werden unmittelbar unter dem Hinweis auf den Geheimhaltungsgrad angebracht; dabei sind die selben Mittel zu verwenden wie bei der Anbringung des Hinweises auf den Geheimhaltungsgrad.

17. REGELN FÜR DIE EINSTUFUNG ALS VERSCHLUSSSACHE

17.1. Allgemeines

Informationen sind nur dann als Verschlusssachen einzustufen, wenn dies nötig ist. Der Geheimhaltungsgrad ist klar und korrekt anzugeben und nur so lange beizubehalten, wie die Informationen geschützt werden müssen.

Die Verantwortung für die Festlegung des Geheimhaltungsgrades einer Information und für jede anschließende Herabstufung oder Aufhebung liegt allein beim Urheber der Information.

Einstufungen, Herabstufungen oder Aufhebungen des Geheimhaltungsgrades von Verschlusssachen werden von den Beamten und sonstigen Bediensteten der Kommission auf Anweisung ihres Dienststellenleiters oder mit dessen Zustimmung vorgenommen.

Die detaillierten Verfahren für die Behandlung von Verschlusssachen sind so ausgelegt, dass gewährleistet ist, dass die betreffenden Dokumente den ihrem Inhalt entsprechenden Schutz erhalten.

Die Zahl der Personen, die dazu ermächtigt sind, Dokumente des Geheimhaltungsgrades "EU - STRENG GEHEIM" in Umlauf zu bringen, ist möglichst klein zu halten, und ihre Namen sind in einer Liste zu verzeichnen, die vom Sicherheitsbüro der Kommission geführt wird.

17.2. Anwendung der Geheimhaltungsgrade

Bei der Festlegung des Geheimhaltungsgrades eines Dokuments wird das Ausmaß der Schutzbedürftigkeit seines Inhalts entsprechend der Definition in Abschnitt 16 zugrunde gelegt. Es ist wichtig, dass die Einstufung korrekt vorgenommen wird und nur bei wirklichem Bedarf erfolgt. Dies gilt insbesondere für eine Einstufung als "EU - STRENG GEHEIM".

Der Urheber eines Dokuments, das als Verschlusssache eingestuft werden soll, sollte sich der vorstehend genannten Vorschriften bewusst sein und eine zu hohe oder zu niedrige Einstufung vermeiden.

Anhang 2 enthält einen praktischen Leitfaden für die Einstufung.

Einzelne Seiten, Abschnitte, Teile, Anhänge oder sonstige Anlagen eines Dokuments können eine unterschiedliche Einstufung erforderlich machen und sind entsprechend zu kennzeichnen. Als Geheimhaltungsgrad des Gesamtdokuments gilt der Geheimhaltungsgrad seines am höchsten eingestuften Teils.

Ein Begleitschreiben oder ein Übermittlungsvermerk ist so hoch einzustufen wie die am höchsten eingestufte Anlage. Der Urheber sollte klar angeben, welcher Geheimhaltungsgrad für das Begleitschreiben bzw. den Übermittlungsvermerk gilt, wenn ihm seine Anlagen nicht beigefügt sind.

Für den Zugang der Öffentlichkeit ist weiterhin die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 maßgeblich.

17.3. Herabstufung und Aufhebung des Geheimhaltungsgrades

EU-Verschlusssachen dürfen nur mit Genehmigung des Urhebers und erforderlichenfalls nach Erörterung mit den übrigen beteiligten Parteien herabgestuft werden; das Gleiche gilt für die Aufhebung des Geheimhaltungsgrades. Die Herabstufung oder die Aufhebung des Geheimhaltungsgrades ist schriftlich zu bestätigen. Dem Urheber obliegt es, die Empfänger des Dokuments über die Änderung der Einstufung zu informieren, wobei letztere wiederum die weiteren Empfänger, denen sie das Original oder eine Kopie des Dokuments zugeleitet haben, davon zu unterrichten haben.

Soweit möglich gibt der Urheber auf dem als Verschlusssache eingestuften Dokument den Zeitpunkt, eine Frist oder ein Ereignis an, ab dem die in dem Dokument enthaltenen Informationen herabgestuft werden können oder deren Geheimhaltungsgrad aufgehoben werden kann. Andernfalls überprüft er die Dokumente spätestens alle fünf Jahre, um sicherzustellen, dass die ursprüngliche Einstufung nach wie vor erforderlich ist.

18. MATERIELLER GEHEIMSCHUTZ

18.1. Allgemeines

Mit den Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes soll in erster Linie verhindert werden, dass Unbefugte Zugang zu EU-Verschlusssachen und/oder -material erhalten, dass Diebstahl und eine Beschädigung von Material und anderem Eigentum eintritt und dass Beamte oder sonstige Bedienstete sowie Besucher bedrängt oder auf eine andere Weise unter Druck gesetzt werden.

18.2. Sicherheitsanforderungen

Alle Gebäude, Bereiche, Büros, Räume, Kommunikations- und Informationssysteme usw., in denen als EU-Verschlusssache eingestufte Informationen und Material aufbewahrt werden und/oder in denen damit gearbeitet wird, sind durch geeignete Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes zu sichern.

Bei der Festlegung des erforderlichen materiellen Geheimschutzniveaus ist allen relevanten Faktoren Rechnung zu tragen, wie beispielsweise

a) der Einstufung der Informationen und/oder des Materials;

b) der Menge und der Form (z. B. Papier, EDV-Datenträger) der verwahrten Informationen;

c) der örtlichen Einschätzung der geheimdienstlichen Bedrohung, die gegen die EU, die Mitgliedstaaten und/oder andere Institutionen oder Dritte gerichtet ist, die EU-Verschlusssachen verwahren, sowie der Bedrohung insbesondere durch Sabotage, Terrorismus und andere subversive und/oder kriminelle Handlungen.

Die Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes zielen darauf ab,

a) das heimliche oder gewaltsame Eindringen unbefugter Personen von außen zu verhindern;

b) von Tätigkeiten illoyaler Angehöriger des Personals (Spionage von innen) abzuschrecken beziehungsweise diese zu verhindern und aufzudecken;

c) zu verhindern, dass Personen, die die betreffenden Kenntnisse nicht benötigen, Zugang zu EU-Verschlusssachen haben.

18.3. Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes

18.3.1. Sicherheitsbereiche

Die Bereiche, in denen mit als "EU - VERTRAULICH" oder höher eingestuften Verschlusssachen gearbeitet wird oder in denen diese aufbewahrt werden, sind so zu gestalten und auszustatten, dass sie einer der nachstehenden Kategorien entsprechen:

a) Sicherheitsbereich der Kategorie I: Bereich, in dem mit als "EU - VERTRAULICH" oder höher eingestuften Verschlusssachen gearbeitet wird oder in dem diese aufbewahrt werden, wobei das Betreten des Bereichs für alle praktischen Zwecke den Zugang zu den Verschlusssachen ermöglicht. Ein derartiger Bereich erfordert

i) einen klar abgegrenzten und geschützten Raum mit vollständiger Ein- und Ausgangskontrolle;

ii) ein Zutrittskontrollsystem, mit dem dafür gesorgt wird, dass nur die gehörig überprüften und eigens ermächtigten Personen den Bereich betreten können;

iii) eine genaue Festlegung der Einstufung der Verschlusssachen, die in der Regel in dem Bereich verwahrt werden, d. h. der Informationen, die durch das Betreten des Bereichs zugänglich werden.

b) Sicherheitsbereich der Kategorie II: Bereich, in dem mit als "EU - VERTRAULICH" oder höher eingestuften Verschlusssachen gearbeitet wird oder in dem diese aufbewahrt werden, wobei durch interne Kontrollen ein Schutz vor dem Zugang Unbefugter ermöglicht wird, beispielsweise Gebäude mit Büros, in denen regelmäßig mit als "EU-VERTRAULICH" eingestuften Verschlusssachen gearbeitet wird und in denen diese aufbewahrt werden. Ein derartiger Bereich erfordert

i) einen klar abgegrenzten und geschützten Raum mit vollständiger Ein- und Ausgangskontrolle;

ii) ein Zutrittskontrollsystem, mit dem dafür gesorgt wird, dass nur die gehörig überprüften und eigens ermächtigten Personen den Bereich unbegleitet betreten können. Bei allen anderen Personen ist eine Begleitung oder eine gleichwertige Kontrolle sicherzustellen, damit der Zugang Unbefugter zu EU-Verschlusssachen sowie ein unkontrolliertes Betreten von Bereichen, die technischen Sicherheitskontrollen unterliegen, verhindert werden.

Die Bereiche, die nicht rund um die Uhr von Dienst tuendem Personal besetzt sind, sind unmittelbar nach den üblichen Arbeitszeiten zu inspizieren, um sicherzustellen, dass die EU-Verschlusssachen ordnungsgemäß gesichert sind.

18.3.2. Verwaltungsbereich

Um die Sicherheitsbereiche der Kategorien I und II herum oder im Zugangsbereich zu ihnen kann ein Verwaltungsbereich mit geringerem Sicherheitsgrad vorgesehen werden. Ein derartiger Bereich erfordert einen deutlich abgegrenzten Raum, der die Kontrolle von Personal und Fahrzeugen ermöglicht. In den Verwaltungsbereichen darf nur mit Verschlusssachen gearbeitet werden, die als "EU - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH" eingestuft sind, und es dürfen auch nur diese Verschlusssachen dort aufbewahrt werden.

18.3.3. Eingangs- und Ausgangskontrollen

Das Betreten und Verlassen der Sicherheitsbereiche der Kategorien I und II wird mittels eines Berechtigungsausweises oder eines Systems zur persönlichen Identifizierung des ständigen Personals kontrolliert. Ferner wird ein Kontrollsystem für Besucher eingerichtet, damit der Zugang Unbefugter zu EU-Verschlusssachen verhindert werden kann. Eine Regelung mit Berechtigungsausweisen kann durch eine automatisierte Erkennung unterstützt werden, die als Ergänzung zum Einsatz des Personals des Sicherheitsdienstes zu verstehen ist, diesen aber nicht vollständig ersetzen kann. Eine Änderung in der Einschätzung der Bedrohungslage kann eine Verschärfung der Ein- und Ausgangskontrollmaßnahmen zur Folge haben, beispielsweise anlässlich des Besuchs hochrangiger Persönlichkeiten.

18.3.4. Kontrollgänge

In Sicherheitsbereichen der Kategorien I und II sind außerhalb der normalen Arbeitszeiten Kontrollgänge durchzuführen, um das Eigentum der EU vor Kenntnisnahme durch Unbefugte, Beschädigung oder Verluste zu schützen. Die Häufigkeit der Kontrollgänge richtet sich nach den örtlichen Gegebenheiten, sie sollten aber in der Regel alle zwei Stunden stattfinden.

18.3.5. Sicherheitsbehältnisse und Tresorräume

Zur Aufbewahrung von EU-Verschlusssachen werden drei Arten von Behältnissen verwendet:

- Typ A: Behältnisse, die zur Aufbewahrung von als "EU - STRENG GEHEIM" eingestuften Verschlusssachen in Sicherheitsbereichen der Kategorie I oder II auf nationaler Ebene zugelassen sind;

- Typ B: Behältnisse, die zur Aufbewahrung von als "EU - GEHEIM" und "EU - VERTRAULICH" eingestuften Verschlusssachen in Sicherheitsbereichen der Kategorie I oder II auf nationaler Ebene zugelassen sind;

- Typ C: Büromöbel, die ausschließlich für die Aufbewahrung von als "EU - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH" eingestuften Verschlusssachen geeignet sind.

In den in einem Sicherheitsbereich der Kategorie I oder II eingebauten Tresorräumen und in allen Sicherheitsbereichen der Kategorie I, wo als "EU - VERTRAULICH" und höher eingestufte Verschlusssachen in offenen Regalen aufbewahrt werden oder auf Karten, Plänen usw. sichtbar sind, werden Wände, Böden und Decken, Türen einschließlich der Schlösser von der Akkreditierungsstelle für Sicherheit geprüft, um festzustellen, dass sie einen Schutz bieten, der dem Typ des Sicherheitsbehältnisses entspricht, der für die Aufbewahrung von Verschlusssachen desselben Geheimhaltungsgrades zugelassen ist.

18.3.6. Schlösser

Die Schlösser der Sicherheitsbehältnisse und Tresorräume, in denen EU-Verschlusssachen aufbewahrt werden, müssen folgende Anforderungen erfuellen:

- Gruppe A: sie müssen auf nationaler Ebene für Behältnisse vom Typ A zugelassen sein;

- Gruppe B: sie müssen auf nationaler Ebene für Behältnisse vom Typ B zugelassen sein;

- Gruppe C: sie müssen ausschließlich für Büromöbel vom Typ C geeignet sein.

18.3.7. Kontrolle der Schlüssel und Kombinationen

Die Schlüssel von Sicherheitsbehältnissen dürfen nicht aus den Gebäuden der Kommission entfernt werden. Die Kombinationen für Sicherheitsbehältnisse sind von den Personen, die sie kennen müssen, auswendig zu lernen. Damit sie im Notfall benutzt werden können, ist der Lokale Sicherheitsbeauftragte der betreffenden Kommissionsdienststelle für die Aufbewahrung der Ersatzschlüssel und die schriftliche Registrierung aller Kombinationen verantwortlich; letztere sind einzeln in versiegelten, undurchsichtigen Umschlägen aufzubewahren. Die Arbeitsschlüssel, die Ersatzschlüssel und die Kombinationen sind in gesonderten Sicherheitsbehältnissen aufzubewahren. Für diese Schlüssel und Kombinationen ist kein geringerer Sicherheitsschutz vorzusehen als für das Material, zu dem sie den Zugang ermöglichen.

Der Kreis der Personen, die die Kombinationen der Sicherheitsbehältnisse kennen, ist so weitgehend wie möglich zu begrenzen. Die Kombinationen sind zu ändern

a) bei Entgegennahme eines neuen Behälters;

b) bei jedem Benutzerwechsel;

c) bei tatsächlicher oder vermuteter Kenntnisnahme durch Unbefugte;

d) vorzugsweise alle sechs Monate und mindestens alle zwölf Monate.

18.3.8. Intrusionsmeldeanlagen

Kommen zum Schutz von EU-Verschlusssachen Alarmanlagen, hauseigene Fernsehsysteme und andere elektrische Vorrichtungen zum Einsatz, so ist eine Notstromversorgung vorzusehen, um bei Ausfall der Hauptstromversorgung den ununterbrochenen Betrieb der Anlagen sicherzustellen. Ein weiteres grundlegendes Erfordernis ist das Auslösen eines für das Überwachungspersonal bestimmten Alarmsignals oder anderen verlässlichen Signals bei Funktionsstörungen dieser Anlagen oder Manipulationen an ihnen.

18.3.9. Zugelassene Ausrüstung

Das Sicherheitsbüro der Kommission unterhält aktualisierte, nach Typ und Modell gegliederte Verzeichnisse der Sicherheitsausrüstung, die es für den unmittelbaren oder mittelbaren Schutz von Verschlusssachen unter verschiedenen genau bezeichneten Voraussetzungen und Bedingungen zugelassen hat. Das Sicherheitsbüro der Kommission unterhält diese Verzeichnisse unter anderem auf der Grundlage der von den nationalen Sicherheitsbehörden mitgeteilten Informationen.

18.3.10. Materieller Geheimschutz für Kopier- und Faxgeräte

Für Kopier- und Faxgeräte ist im erforderlichen Maß durch Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes dafür zu sorgen, dass sie lediglich von befugten Personen verwendet werden können und dass alle Verschlusssachen einer ordnungsgemäßen Überwachung unterliegen.

18.4. SICHT- UND ABHÖRSCHUTZ

18.4.1. Sichtschutz

Es sind alle geeigneten Maßnahmen zu treffen, damit bei Tag und bei Nacht gewährleistet ist, dass EU-Verschlusssachen nicht - auch nicht versehentlich - von Unbefugten eingesehen werden können.

18.4.2. Abhörschutz

Die Büroräume oder Bereiche, in denen regelmäßig über als "EU - GEHEIM" und höher eingestufte Verschlusssachen gesprochen wird, sind bei entsprechendem Risiko gegen Ab- und Mithören zu schützen. Für die Einschätzung des Risikos ist das Sicherheitsbüro der Kommission zuständig, das erforderlichenfalls zuvor die betreffenden nationalen Sicherheitsbehörden zurate zieht.

18.4.3. Einbringen elektronischer Geräte und von Aufzeichnungsgeräten

Es ist nicht gestattet, Mobiltelefone, PCs, Tonaufnahmegeräte, Kameras und andere elektronische Geräte oder Aufzeichnungsgeräte ohne vorherige Genehmigung durch den zuständigen Lokalen Sicherheitsbeauftragten in Sicherheitsbereiche oder Hochsicherheitszonen zu bringen.

Zur Festlegung der Schutzmaßnahmen für mithörgefährdete Bereiche (beispielsweise Schalldämmung von Wänden, Türen, Böden und Decken, Lautstärkemessung) in Bezug auf Mit- bzw. Abhörgefahr bzw. abhörgefährdete Bereiche (beispielsweise Suche nach Mikrofonen), kann das Sicherheitsbüro der Kommission die nationalen Sicherheitsbehörden um Unterstützung durch Sachverständige ersuchen.

Ebenso können für die technische Sicherheit zuständige Sachverständige der nationalen Sicherheitsbehörden erforderlichenfalls die Telekommunikationseinrichtungen und die elektrischen oder elektronischen Büromaschinen aller Art, die in den Sitzungen des Geheimhaltungsgrades "EU - GEHEIM" und höher verwendet werden, auf Ersuchen des Leiters des Sicherheitsbüros der Kommission überprüfen.

18.5. HOCHSICHERHEITSZONEN

Bestimmte Bereiche können als Hochsicherheitszonen ausgewiesen werden. Hier findet eine besondere Zutrittskontrolle statt. Diese Zonen bleiben nach einem zugelassenen Verfahren verschlossen, wenn sie nicht besetzt sind, und alle Schlüssel sind als Sicherheitsschlüssel zu behandeln. Diese Zonen unterliegen regelmäßigen Objektschutzkontrollen, die auch durchgeführt werden, wenn festgestellt oder vermutet wird, dass die Zonen ohne Genehmigung betreten wurden.

Es wird eine detaillierte Bestandsaufnahme der Geräte und Möbel vorgenommen, um deren Platzveränderungen zu überwachen. Kein Möbelstück oder Gerät wird in eine dieser Zonen verbracht, bevor es nicht durch Sicherheitspersonal, das für das Aufspüren von Abhörvorrichtungen besonders geschult ist, sorgfältig kontrolliert worden ist. In der Regel dürfen in Hochsicherheitszonen keine Telekommunikationsverbindungen ohne vorherige Genehmigung durch die zuständige Stelle installiert werden.

19. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN ZU DEM GRUNDSATZ "KENNTNIS NOTWENDIG" UND DER EU-SICHERHEITSÜBERPRÜFUNG VON PERSONEN

19.1. Allgemeines

Der Zugang zu EU-Verschlusssachen wird nur Personen gestattet, die Kenntnis von ihnen haben müssen, um die ihnen übertragenen Aufgaben oder Aufträge erfuellen zu können. Der Zugang zu als "EU - STRENG GEHEIM", "EU - GEHEIM" und "EU - VERTRAULICH" eingestuften Verschlusssachen wird nur Personen gestattet, die der entsprechenden Sicherheitsüberprüfung unterzogen worden sind.

Für die Entscheidung darüber, wer Kenntnis haben muss, ist die Dienststelle zuständig, in der die betreffende Person eingesetzt werden soll.

Die Sicherheitsüberprüfung ist von der betreffenden Dienststelle zu beantragen.

Am Ende des Verfahrens wird eine "EU-Sicherheitsunbedenklichkeitsbescheinigung für Personen" ausgestellt, in dem der Geheimhaltungsgrad der Verschlusssachen, zu denen die überprüfte Person Zugang erhalten kann, und das Ende der Gültigkeitsdauer der Bescheinigung angegeben werden.

Eine Sicherheitsunbedenklichkeitsbescheinigung für einen bestimmten Geheimhaltungsgrad kann den Inhaber zum Zugang zu Informationen eines niedrigeren Geheimhaltungsgrades berechtigen.

Andere Personen als Beamte oder sonstige Bedienstete, z. B. externe Vertragspartner, Sachverständige oder Berater, mit denen möglicherweise EU-Verschlusssachen erörtert werden müssen oder die möglicherweise Einblick in solche Verschlusssachen erhalten müssen, sind einer EU-Sicherheitsüberprüfung für EU-Verschlusssachen zu unterziehen und über ihre Sicherheitsverantwortung zu belehren.

Für den Zugang der Öffentlichkeit ist weiterhin die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 maßgeblich.

19.2. Besondere Vorschriften für den Zugang zu als "EU - STRENG GEHEIM" eingestuften Verschlusssachen

Alle Personen, die Zugang zu als "EU - STRENG GEHEIM" eingestuften Verschlusssachen benötigen, müssen zunächst einer Sicherheitsüberprüfung in Bezug auf den Zugang zu den betreffenden Verschlusssachen unterzogen werden.

Alle Personen, die Zugang zu als "EU - STRENG GEHEIM" eingestuften Verschlusssachen benötigen, sind von dem für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglied der Kommission zu benennen, und ihre Namen sind in das einschlägige "EU - STRENG GEHEIM"-Register einzutragen. Dieses Register wird vom Sicherheitsbüro der Kommission angelegt und geführt.

Bevor diesen Personen der Zugang zu als "EU - STRENG GEHEIM" eingestuften Verschlusssachen gewährt wird, müssen sie eine Bestätigung unterzeichnen, dass sie über die Sicherheitsverfahren der Kommission belehrt worden und sich ihrer besonderen Verantwortung für den Schutz von als "EU - STRENG GEHEIM" eingestuften Verschlusssachen und der Folgen vollständig bewusst sind, die die EU-Vorschriften und die einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften für den Fall vorsehen, dass Verschlusssachen durch Vorsatz oder durch Fahrlässigkeit in die Hände Unbefugter gelangen.

Wenn Personen in Sitzungen usw. Zugang zu als "EU - STRENG GEHEIM" eingestuften Verschlusssachen erhalten, so teilt der Kontrollbeauftragte der Dienststelle oder des Gremiums, bei der bzw. dem die Betreffenden beschäftigt sind, der die Sitzung veranstaltenden Stelle mit, dass die betreffenden Personen die entsprechende Ermächtigung besitzen.

Die Namen aller Personen, die nicht mehr für Aufgaben eingesetzt werden, bei denen sie über den Zugang zu als "EU - STRENG GEHEIM" eingestuften Verschlusssachen verfügen müssen, werden aus dem "EU - STRENG GEHEIM"-Verzeichnis gestrichen. Ferner werden alle betreffenden Personen erneut auf ihre besondere Verantwortung für den Schutz von als "EU - STRENG GEHEIM" eingestuften Verschlusssachen belehrt. Sie haben ferner eine Erklärung zu unterzeichnen, wonach sie ihre Kenntnisse über als "EU - STRENG GEHEIM" eingestufte Verschlusssachen weder verwenden noch weitergeben werden.

19.3. Besondere Vorschriften für den Zugang zu als "EU - GEHEIM" und "EU - VERTRAULICH" eingestuften Verschlusssachen

Alle Personen, die Zugang zu als "EU - GEHEIM" oder "EU - VERTRAULICH" eingestuften Verschlusssachen benötigen, müssen zunächst einer Sicherheitsüberprüfung in Bezug auf den geeigneten Geheimhaltungsgrad unterzogen werden.

Alle Personen, die Zugang zu als "EU - GEHEIM" oder "EU - VERTRAULICH" eingestuften Verschlusssachen benötigen, müssen über die entsprechenden Sicherheitsvorschriftenregelungen unterrichtet werden und sich der Folgen fahrlässigen Handelns bewusst sein.

Wenn Personen in Sitzungen Zugang zu als "EU - GEHEIM" oder "EU - VERTRAULICH" eingestuften Verschlusssachen erhalten, so teilt der Kontrollbeauftragte der Dienststelle oder des Gremiums, bei der bzw. dem die Betreffenden beschäftigt sind, der die Sitzung veranstaltenden Stelle mit, dass die betreffenden Personen die entsprechende Ermächtigung besitzen.

19.4. Besondere Vorschriften für den Zugang zu als "EU - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH" eingestuften Verschlusssachen

Alle Personen, die Zugang zu als "EU - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH" eingestuften Verschlusssachen haben, werden auf diese Sicherheitsvorschriften und die Folgen fahrlässigen Handelns aufmerksam gemacht.

19.5. WEITERGABE

Wird ein Angehöriger des Personals von einem Dienstposten, der mit der Arbeit mit EU-Verschlusssachen verbunden ist, wegversetzt, so achtet die Registratur darauf, dass die betreffenden Verschlusssachen ordnungsgemäß von dem ausscheidenden an den eintretenden Beamten weitergegeben werden.

Wird ein Angehöriger des Personals auf einen anderen Dienstposten versetzt, der mit der Arbeit mit EU-Verschlusssachen verbunden ist, wird er von dem Lokalen Sicherheitsbeauftragten entsprechend belehrt.

19.6. BESONDERE ANWEISUNGEN

Personen, die mit EU-Verschlusssachen arbeiten müssen, sollten bei Aufnahme ihrer Tätigkeit und danach in regelmäßigen Abständen auf Folgendes hingewiesen werden:

a) die mögliche Gefährdung der Sicherheit durch indiskrete Gespräche;

b) die in den Beziehungen zur Presse und zu Vertretern besonderer Interessengruppen zu treffenden Vorsichtsmaßnahmen;

c) die Bedrohung für EU-Verschlusssachen und -tätigkeiten durch die gegen die EU und ihre Mitgliedstaaten gerichteten nachrichtendienstlichen Tätigkeiten;

d) die Verpflichtung, die zuständigen Sicherheitsbehörden unverzüglich über jeden Annäherungsversuch oder jede Handlungsweise, bei denen ein Verdacht auf Spionage entsteht, sowie über alle ungewöhnlichen Umstände in Bezug auf die Sicherheit zu unterrichten.

Alle Personen, die gewöhnlich häufige Kontakte mit Vertretern von Ländern haben, deren Nachrichtendienste in Bezug auf EU-Verschlusssachen und Tätigkeiten gegen die EU und ihre Mitgliedstaaten arbeiten, sind über die Techniken zu belehren, von denen bekannt ist, dass sich die einzelnen Nachrichtendienste ihrer bedienen.

Es bestehen keine Sicherheitsvorschriften der Kommission für private Reisen der zum Zugang zu EU-Verschlusssachen ermächtigten Personen nach irgendeinem Zielland. Das Sicherheitsbüro der Kommission wird jedoch die Beamten und sonstigen Bediensteten, für die es zuständig ist, über Reiseregelungen unterrichten, denen sie möglicherweise unterliegen.

20. VERFAHREN FÜR DIE SICHERHEITSÜBERPRÜFUNG VON BEAMTEN UND SONSTIGEN BEDIENSTETEN DER KOMMISSION

a) Nur Beamte und sonstige Bedienstete der Kommission oder andere bei der Kommission tätige Personen, die aufgrund ihrer Aufgabenbereiche und dienstlicher Erfordernisse von den von der Kommission verwahrten Verschlusssachen Kenntnis nehmen müssen, oder sie zu bearbeiten haben, erhalten Zugang zu diesen Verschlusssachen.

b) Um Zugang zu den als "EU - STRENG GEHEIM", "EU - GEHEIM" und "EU - VERTRAULICH" eingestuften Verschlusssachen zu erhalten, müssen die in Buchstabe a) genannten Personen hierzu nach dem Verfahren der Buchstaben c) und d) ermächtigt worden sein.

c) Die Ermächtigung wird nur den Personen erteilt, die durch die zuständigen nationalen Behörden der Mitgliedstaaten (nationale Sicherheitsbehörden) einer Sicherheitsüberprüfung nach dem in den Buchstaben i) bis n) beschriebenen Verfahren unterzogen worden sind.

d) Die Erteilung der Ermächtigungen gemäß den Buchstaben a), b) und c) obliegt dem Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission.

e) Der Leiter des Sicherheitsbüros erteilt die Ermächtigung nach Einholung der Stellungnahme der zuständigen nationalen Behörden der Mitgliedstaaten auf der Grundlage der gemäß den Buchstaben i) bis n) durchgeführten Sicherheitsüberprüfung.

f) Das Sicherheitsbüro der Kommission führt ein ständig aktualisiertes Verzeichnis aller sensitiven Posten, die ihm von den betreffenden Kommissionsdienststellen gemeldet werden und von allen Personen, die eine (befristete) Ermächtigung erhalten haben.

g) Die Ermächtigung, die eine Geltungsdauer von fünf Jahren hat, erlischt, wenn die betreffende Person die Aufgaben, die die Erteilung der Ermächtigung gerechtfertigt haben, nicht mehr wahrnimmt. Sie kann nach dem Verfahren des Buchstabens e) erneuert werden.

h) Die Ermächtigung wird vom Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission entzogen, wenn seiner Ansicht nach hierzu Grund besteht. Die Entzugsverfügung wird der betreffenden Person, die beantragen kann, vom Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission gehört zu werden, sowie der zuständigen nationalen Behörde mitgeteilt.

i) Die Sicherheitsüberprüfung wird unter Mitwirkung der betreffenden Person auf Ersuchen des Leiters des Sicherheitsbüros der Kommission von der zuständigen nationalen Behörde desjenigen Mitgliedstaats vorgenommen, dessen Staatsangehörigkeit die zu ermächtigende Person besitzt. Besitzt die betreffende Person nicht die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten der EU, so ersucht der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission den EU-Mitgliedstaat, in dem die Person ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat, um eine Sicherheitsüberprüfung.

j) Die betreffende Person hat im Hinblick auf die Sicherheitsüberprüfung einen Fragebogen auszufuellen.

k) Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission benennt in seinem Ersuchen die Art und den Geheimhaltungsgrad der Informationen, zu denen die betreffende Person Zugang erhalten soll, damit die zuständigen nationalen Behörden das Sicherheitsüberprüfungsverfahren durchführen und zu der der betreffenden Person zu erteilenden Ermächtigungsstufe Stellung nehmen können.

l) Für den gesamten Ablauf und die Ergebnisse des Sicherheitsüberprüfungsverfahrens gelten die einschlägigen Vorschriften und Regelungen des betreffenden Mitgliedstaats, einschließlich der Vorschriften und Regelungen für etwaige Rechtsbehelfe.

m) Bei befürwortender Stellungnahme der zuständigen nationalen Behörden der Mitgliedstaaten kann der Leiter des Sicherheitsbüros der betreffenden Person die Ermächtigung erteilen.

n) Bei ablehnender Stellungnahme der zuständigen nationalen Behörden wird diese Ablehnung der betreffenden Person mitgeteilt, die beantragen kann, von dem Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission gehört zu werden. Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission kann, wenn er dies für erforderlich hält, bei den zuständigen nationalen Behörden um weitere Auskünfte, die diese zu geben vermögen, nachsuchen. Bei Bestätigung der ablehnenden Stellungnahme kann die Ermächtigung nicht erteilt werden.

o) Jede ermächtigte Person im Sinne der Buchstaben d) und e) erhält zum Zeitpunkt der Ermächtigung und danach in regelmäßigen Abständen die gebotenen Anweisungen zum Schutz der Verschlusssachen und zu den Verfahren zur Sicherstellung dieses Schutzes. Sie unterzeichnet eine Erklärung, mit der sie den Erhalt dieser Anweisungen bestätigt und sich zu ihrer Einhaltung verpflichtet.

p) Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission ergreift alle erforderlichen Maßnahmen für die Durchführung dieses Abschnitts, insbesondere hinsichtlich der Vorschriften für den Zugang zum Verzeichnis der ermächtigten Personen.

q) Ausnahmsweise kann der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission aufgrund dienstlicher Erfordernisse, nachdem er die zuständigen nationalen Behörden hiervon im Voraus unterrichtet hat und diese binnen einem Monat nicht dazu Stellung genommen haben, auch eine einstweilige Ermächtigung für höchstens sechs Monate erteilen, bis ihm die Ergebnisse der Sicherheitsüberprüfung nach Buchstabe i) vorliegen.

r) Die so erteilten vorläufigen und einstweiligen Ermächtigungen berechtigen nicht zum Zugang zu als "EU - STRENG GEHEIM" eingestuften Verschlusssachen; der Zugang wird auf die Beamten beschränkt, bei denen tatsächlich eine Sicherheitsüberprüfung gemäß Buchstabe i) mit befürwortender Stellungnahme abgeschlossen worden ist. Bis die Ergebnisse der Sicherheitsüberprüfung vorliegen, können die Beamten, die die Ermächtigungsstufe "EU - STRENG GEHEIM" erhalten sollen, vorläufig und befristet zum Zugang zu als "EU - GEHEIM" oder niedriger eingestuften Verschlusssachen ermächtigt werden.

21. HERSTELLUNG, VERTEILUNG UND ÜBERMITTLUNG VON EU-VERSCHLUSSSACHEN, SICHERHEIT DER KURIERE, ZUSÄTZLICHE KOPIEN ODER ÜBERSETZUNGEN SOWIE AUSZÜGE

21.1. Herstellung

1. Die EU-Geheimhaltungsgrade sind in der in Abschnitt 16 angegebenen Weise im Falle von als "EU - VERTRAULICH" oder höher eingestuften Verschlusssachen oben und unten in der Mitte jeder Seite anzubringen, wobei jede Seite zu nummerieren ist. Auf jeder EU-Verschlusssache sind ein Aktenzeichen und ein Datum anzugeben. Im Falle von Dokumenten der Geheimhaltungsgrade "EU - STRENG GEHEIM" und "EU - GEHEIM" muss das Aktenzeichen auf jeder Seite erscheinen. Werden die Dokumente in mehreren Ausfertigungen verteilt, so erhält jede Ausfertigung eine eigene Nummer, die auf der ersten Seite zusammen mit der Gesamtzahl der Seiten anzugeben ist. Alle Anhänge und Anlagen sind auf der ersten Seite von Dokumenten aufzulisten, die als "EU - VERTRAULICH" oder höher eingestuft werden.

2. Dokumente, die als "EU - VERTRAULICH" oder höher eingestuft werden, dürfen nur von Personen maschinegeschrieben, übersetzt, archiviert, fotokopiert und auf Magnetband oder Mikrofiche gespeichert werden, die eine zumindest dem Geheimhaltungsgrad des betreffenden Dokuments entsprechende Zugangsermächtigung zu EU-Verschlusssachen haben.

3. Abschnitt 25 enthält die Vorschriften für die Erstellung von Verschlusssachen mit Hilfe eines Computers.

21.2. Verteilung

1. EU-Verschlusssachen dürfen nur an Personen verteilt werden, für die deren Kenntnis nötig ist und die in entsprechender Weise sicherheitsüberprüft worden sind. Der Urheber bestimmt die Empfänger der erstmaligen Verteilung.

2. Dokumente des Geheimhaltungsgrades "EU - STRENG GEHEIM" werden über Registraturen verteilt, die den Vermerk "EU - STRENG GEHEIM" tragen (siehe Abschnitt 22.2). Im Falle von Mitteilungen, die als "EU - STRENG GEHEIM" eingestuft sind, kann die zuständige Registratur dem Leiter des Kommunikationszentrums gestatten, die in der Liste der Empfänger angegebene Anzahl von Ausfertigungen zu erstellen.

3. Als "EU - GEHEIM" oder niedriger eingestufte Dokumente können vom Erstempfänger an weitere Empfänger, für die deren Kenntnis nötig ist, weitergegeben werden. Die Stellen, von denen die Verschlusssachen stammen, können allerdings von ihnen gewünschte Einschränkungen bei der Verteilung mitteilen. In diesem Fall dürfen die Empfänger die Dokumente nur mit der Genehmigung der Stellen, von denen sie stammen, weitergeben.

4. Ein- und Ausgang jedes als "EU - VERTRAULICH" oder höher eingestuften Dokuments sind in der jeweiligen Generaldirektion bzw. dem jeweiligen Dienst von der lokalen Registratur für EU-Verschlusssachen zu erfassen. Die Angaben, die hierbei zu erfassen sind (Aktenzeichen, Datum und gegebenenfalls Nummer der Ausfertigung) müssen eine Identifizierung des Dokuments ermöglichen und sind in einem Dienstbuch oder in einem besonders geschützten Computermedium festzuhalten (siehe Abschnitt 22.1).

21.3. Übermittlung von EU-Verschlusssachen

21.3.1. Vorkehrungen für den Versand, Empfangsbestätigung

1. Als "EU - VERTRAULICH" oder höher eingestufte Dokumente sind in einem doppelten, widerstandsfähigen und undurchsichtigen Umschlag zu übermitteln. Auf dem inneren Umschlag sind der entsprechende EU-Geheimhaltungsgrad sowie möglichst die vollständige Amtsbezeichnung und Anschrift des Empfängers anzugeben.

2. Nur der Registraturkontrollbeamte (siehe Abschnitt 22.1) oder sein Stellvertreter darf den inneren Umschlag öffnen und den Empfang der übermittelten Verschlusssachen bestätigen, es sei denn, der Umschlag ist ausdrücklich an einen bestimmten Empfänger gerichtet. In diesem Fall vermerkt die zuständige Registratur (siehe Abschnitt 22.1) den Eingang des Umschlags und nur der genannte Empfänger darf den inneren Umschlag öffnen und den Empfang der darin enthaltenen Verschlusssachen bestätigen.

3. In dem inneren Umschlag ist eine Empfangsbestätigung beizulegen. In dieser Bestätigung, die nicht als Verschlusssache eingestuft wird, sind Aktenzeichen, Datum und die Nummer der Ausfertigung der Verschlusssache, niemals jedoch deren Betreff, anzugeben.

4. Der innere Umschlag wird in einen Außenumschlag gelegt, der für Empfangszwecke eine Versandnummer erhält. Der Geheimhaltungsgrad darf unter keinen Umständen auf dem Außenumschlag erscheinen.

5. Bei als "EU - VERTRAULICH" oder höher eingestuften Dokumenten ist Kurieren und Boten eine Empfangsbestätigung auszustellen, auf der die Versandnummern der übermittelten Versandstücke angegeben sind.

21.3.2. Übermittlung innerhalb eines Gebäudes oder Gebäudekomplexes

Innerhalb eines bestimmten Gebäudes oder Gebäudekomplexes dürfen als Verschlusssachen eingestufte Dokumente in einem versiegelten Umschlag, der nur den Namen des Empfängers trägt, befördert werden, sofern die Beförderung durch eine für den betreffenden Geheimhaltungsgrad ermächtigte Person erfolgt.

21.3.3. Übermittlung innerhalb ein und desselben Landes

1. Innerhalb ein und desselben Landes sollten Dokumente mit der Einstufung "EU - STRENG GEHEIM" nur unter Zuhilfenahme offizieller Kurierdienste oder durch Personen übermittelt werden, die eine Zugangsermächtigung zu als "EU - STRENG GEHEIM" eingestuften Verschlusssachen haben.

2. Wird zur Übermittlung eines als "EU - STRENG GEHEIM" eingestuften Dokuments an einen Empfänger außerhalb desselben Gebäudes oder Gebäudekomplexes ein Kurierdienst verwendet, so sind die Bestimmungen über den Versand und die Empfangsbestätigung in diesem Kapitel einzuhalten. Die Zustelldienste sind personell so auszustatten, dass gewährleistet ist, dass sich Versandstücke mit als EU - STRENG GEHEIM eingestuften Dokumenten jederzeit unter der direkten Aufsicht eines verantwortlichen Beamten befinden.

3. In Ausnahmefällen können Beamte, die nicht Boten sind, als "EU - STRENG GEHEIM" eingestufte Dokumente außerhalb des Gebäudes oder Gebäudekomplexes zur Benutzung vor Ort anlässlich von Sitzungen oder Erörterungen mitnehmen, vorausgesetzt, dass

a) der betreffende Beamte zum Zugang zu diesen als "EU - STRENG GEHEIM" eingestuften Dokumenten ermächtigt ist;

b) die Form der Beförderung den Vorschriften für die Übermittlung von Dokumenten des Geheimhaltungsgrades "EU - STRENG GEHEIM" entspricht;

c) der Beamte die Dokumente des Geheimhaltungsgrades "EU - STRENG GEHEIM" unter keinen Umständen unbeaufsichtigt lässt;

d) Vorkehrungen getroffen werden, damit die Liste der Dokumente, die mitgenommen werden, in der "EU - STRENG GEHEIM"-Registratur verwahrt, in einem Dienstbuch vermerkt und bei Rückkehr anhand dieses Eintrags kontrolliert wird.

4. Innerhalb ein und desselben Landes dürfen als "EU - GEHEIM" oder "EU - VERTRAULICH" eingestufte Dokumente entweder mit der Post, wenn eine derartige Übermittlung nach den einzelstaatlichen Regelungen gestattet ist und mit den einschlägigen Vorschriften in Einklang steht, oder über einen Kurierdienst oder durch Personen übermittelt werden, die zum Zugang zu EU-Verschlusssachen ermächtigt sind.

5. Das Sicherheitsbüro der Kommission arbeitet für das Personal, das EU-Verschlusssachen befördert, auf diesen Vorschriften beruhende Weisungen aus. Es ist vorzusehen, dass Personen, die Verschlusssachen befördern, diese Weisungen lesen und unterzeichnen. In den Weisungen sollte insbesondere deutlich gemacht werden, dass Dokumente unter keinen Umständen

a) von der sie befördernden Person aus den Händen gegeben werden dürfen, es sei denn, sie seien entsprechend den Bestimmungen in Abschnitt 18 in sicherem Gewahrsam;

b) in öffentlichen Transportmitteln oder Privatfahrzeugen oder an Orten wie Restaurants oder Hotels unbeaufsichtigt bleiben dürfen. Sie dürfen nicht in Hotelsafes verwahrt werden oder unbeaufsichtigt in Hotelzimmern zurückbleiben;

c) in der Öffentlichkeit (beispielsweise in Flugzeugen oder Zügen) gelesen werden dürfen.

21.3.4. Beförderung von einem Staat in einen anderen

1. Als "EU - VERTRAULICH" oder höher eingestuftes Material ist durch diplomatische oder militärische Kurierdienste zu befördern.

2. Eine persönliche Beförderung von als "EU - GEHEIM" oder "EU - VERTRAULICH" eingestuftem Material kann jedoch gestattet werden, wenn durch die für die Beförderung geltenden Vorschriften gewährleistet wird, dass das Material nicht in die Hände Unbefugter fallen kann.

3. Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission kann eine persönliche Beförderung gestatten, wenn keine diplomatischen oder militärischen Kuriere zur Verfügung stehen oder der Rückgriff auf derartige Kuriere zu einer Verzögerung führen würde, die sich nachteilig auf Maßnahmen der EU auswirken könnte, und wenn das Material vom Empfänger dringend benötigt wird. Das Sicherheitsbüro der Kommission arbeitet Anweisungen über die zwischenstaatliche persönliche Beförderung von Material des Geheimhaltungsgrades "EU - GEHEIM" oder geringer durch Personen, die keine diplomatischen oder militärischen Kuriere sind, aus. In diesen Anweisungen ist vorzusehen, dass

a) die Person, die das Material mit sich führt, über die entsprechende Zugangsermächtigung verfügt;

b) sämtliches auf diese Weise beförderte Material in der zuständigen Dienststelle oder Registratur verzeichnet sein muss;

c) Versandstücke oder Taschen, die EU-Material enthalten, mit einem Dienstsiegel zu versehen sind, um Zollkontrollen zu vermeiden oder diesen vorzubeugen, sowie mit Etiketten zu ihrer Erkennung und mit Weisungen für den Finder;

d) die Person, die das Material mit sich führt, einen Kurierausweis und/oder einen Dienstreiseauftrag mitführen muss, die von allen EU-Mitgliedstaaten anerkannt sind und ihn ermächtigen, das betreffende Versandstück in der beschriebenen Weise zu befördern;

e) bei Überlandreisen die Grenze keines Staates, der nicht EU-Mitglied ist, überschritten oder dieser Staat durchfahren werden darf, es sei denn, dass der Staat, von dem die Beförderung ausgeht, über eine besondere Garantie seitens des erstgenannten Staates verfügt;

f) die Reiseplanung der Person, die das Material mit sich führt, im Hinblick auf Bestimmungsorte, Fahrtrouten und Beförderungsmittel mit den EU-Vorschriften oder mit einzelstaatlichen Vorschriften, falls diese in dieser Hinsicht strenger sind, in Einklang stehen muss;

g) das Material von der Person, die es mit sich führt, nicht aus der Hand gegeben werden darf, außer wenn es nach den Bestimmungen des Abschnitts 18 über sicheren Gewahrsam verwahrt ist;

h) das Material nicht in öffentlichen Transportmitteln oder Privatfahrzeugen oder an Orten wie Restaurants oder Hotels unbeaufsichtigt bleiben darf. Es darf nicht in Hotelsafes verwahrt werden oder unbeaufsichtigt in Hotelzimmern zurückbleiben;

i) Dokumente, falls solche Bestandteil des beförderten Materials sind, nicht in der Öffentlichkeit (beispielsweise in Flugzeugen, Zügen usw.) gelesen werden dürfen.

4. Die mit der Beförderung der Verschlusssachen beauftragte Person muss eine Geheimschutzunterweisung lesen und unterzeichnen, die mindestens die vorstehenden Weisungen sowie Verfahren enthält, die im Notfall oder für den Fall zu beachten sind, dass das Versandstück mit den Verschlusssachen von Zollbeamten oder Sicherheitsbeamten auf einem Flughafen kontrolliert werden soll.

21.3.5. Übermittlung von Verschlusssachen mit der Einstufung "EU - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH"

Für die Beförderung von als "EU - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH" eingestuften Dokumenten werden keine besonderen Vorschriften eingeführt; bei ihrer Beförderung ist allerdings sicherzustellen, dass sie nicht in die Hände Unbefugter geraten können.

21.4. SICHERHEIT DER KURIERE

Alle Kuriere und Boten, die mit der Beförderung von Dokumenten beauftragt werden, die als "EU - GEHEIM" und "EU - VERTRAULICH" eingestuft sind, müssen entsprechend sicherheitsermächtigt sein.

21.5. Elektronische und andere technische Übermittlungswege

1. Mit den Maßnahmen für die Kommunikationssicherheit soll die sichere Übermittlung von EU-Verschlusssachen gewährleistet werden. Die für die Übermittlung dieser EU-Verschlusssachen geltenden Vorschriften sind in Abschnitt 25 dargelegt.

2. Als "EU - VERTRAULICH" oder "EU - GEHEIM" eingestufte Informationen dürfen nur von zugelassenen Kommunikationszentren und -netzen und/oder Terminals bzw. über entsprechende Systeme übermittelt werden.

21.6. Zusätzliche Kopien und Übersetzungen von beziehungsweise Auszüge aus EU-Verschlusssachen

1. Das Kopieren oder die Übersetzung von "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumenten kann ausschließlich der Urheber gestatten.

2. Fordern Personen, die nicht über eine "EU - STRENG GEHEIM"-Sicherheitsermächtigung verfügen, Informationen an, die zwar in einem "EU - STRENG GEHEIM"-Dokument enthalten, aber nicht als solche eingestuft sind, so kann der Leiter der "EU - STRENG GEHEIM"-Registratur (siehe Abschnitt 22.2) ermächtigt werden, die notwendige Anzahl von Auszügen aus diesem Dokument auszuhändigen. Gleichzeitig ergreift er die erforderlichen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass diese Auszüge einen angemessenen Geheimhaltungsgrad erhalten.

3. Als "EU - GEHEIM" und niedriger eingestufte Dokumente können vom Empfänger unter Einhaltung der Sicherheitsvorschriften und strikter Befolgung des Grundsatzes "Kenntnis notwendig" vervielfältigt und übersetzt werden. Die für das Originaldokument geltenden Sicherheitsvorschriften finden auch auf Vervielfältigungen und/oder Übersetzungen dieses Dokuments Anwendung.

22. REGISTER FÜR EU-VERSCHLUSSSACHEN, BESTANDSAUFNAHME, PRÜFUNG, ARCHIVIERUNG UND VERNICHTUNG VON EU-VERSCHLUSSSACHEN

22.1. Lokale Registraturen für EU-Verschlusssachen

1. In jeder Dienststelle der Kommission sind erforderlichenfalls eine oder mehrere Lokale Registraturen für EU-Verschlusssachen für die Registrierung, die Vervielfältigung, den Versand und die Vernichtung von Dokumenten zuständig, die als "EU - GEHEIM" und "EU - VERTRAULICH" eingestuft sind.

2. Dienststellen, die über keine Lokale Registratur für EU-Verschlusssachen verfügen, nehmen die Registratur des Generalsekretariats in Anspruch.

3. Die Lokalen Registraturen für EU-Verschlusssachen erstatten dem Leiter der Dienststelle Bericht, von dem sie ihre Anweisungen erhalten. Geleitet werden die Registraturen von dem Registraturkontrollbeauftragten (RCO).

4. Im Hinblick auf die Anwendung der Bestimmungen für die Handhabung von EU-Verschlusssachen und die Einhaltung der entsprechenden Sicherheitsvorschriften stehen sie unter der Aufsicht des Lokalen Sicherheitsbeauftragten.

5. Den Lokalen Registraturen für EU-Verschlusssachen zugewiesene Beamte haben gemäß Abschnitt 20 Zugang zu EU-Verschlusssachen.

6. Die Lokalen Registraturen für EU-Verschlusssachen nehmen unter der Verantwortung des betreffenden Dienststellenleiters folgende Aufgaben wahr:

a) Verwaltung der Registrierung, Vervielfältigung, Übersetzung, Weiterleitung, Versendung und Vernichtung der Informationen;

b) Führung des Verschlusssachenregisters;

c) regelmäßige Anfragen bei den Urhebern, ob die Einstufung der betreffenden Informationen aufrechtzuerhalten ist;

7. Die Lokalen Registraturen für EU-Verschlusssachen führen ein Register mit folgenden Angaben:

a) Datum der Erstellung der Verschlusssache,

b) Geheimhaltungsgrad,

c) Sperrfrist,

d) Name und Dienststelle des Urhebers,

e) der oder die Empfänger mit laufender Nummer,

f) Gegenstand,

g) Nummer,

h) Zahl der verbreiteten Exemplare,

i) Erstellung von Bestandsverzeichnissen der der Dienststelle unterbreiteten Verschlusssachen,

j) Register betreffend die Aufhebung des Geheimhaltungsgrades und die Herabstufung von Verschlusssachen.

8. Für die Lokalen Registraturen für EU-Verschlusssachen gelten die allgemeinen Vorschriften des Abschnitts 21, soweit sie nicht durch die spezifischen Vorschriften dieses Abschnitts geändert werden.

22.2. Die "EU - STRENG GEHEIM"-Registratur

22.2.1. Allgemeines

1. Durch eine "EU - STRENG GEHEIM"-Zentralregistratur wird die Registrierung, Handhabung und Verteilung von "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumenten gemäß den Sicherheitsvorschriften gewährleistet. Die "EU - STRENG GEHEIM"-Registratur wird von dem Kontrollbeauftragten für die "EU - STRENG GEHEIM"-Registratur geleitet.

2. Die "EU - STRENG GEHEIM"-Zentralregistratur ist die hauptsächliche Empfangs- und Versandbehörde in der Kommission gegenüber anderen EU-Organen, den Mitgliedstaaten, internationalen Organisationen und Drittstaaten, mit denen die Kommission Abkommen über Sicherheitsverfahren für den Austausch von Verschlusssachen geschlossen hat.

3. Erforderlichenfalls werden Unterregistraturen eingerichtet, die für die interne Verwaltung von "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumenten zuständig sind; sie führen ein Register der von ihnen aufbewahrten Dokumente, das stets auf dem neuesten Stand gehalten wird.

4. "EU - STRENG GEHEIM"-Unterregistraturen werden nach Maßgabe des Abschnitts 22.2.3 eingerichtet, damit längerfristigen Notwendigkeiten entsprochen werden kann; sie werden einer zentralen "EU - STRENG GEHEIM"-Registratur zugeordnet. Müssen "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumente nur zeitweilig und gelegentlich konsultiert werden, so können sie ohne Einrichtung einer "EU - STRENG GEHEIM"-Unterregistratur weitergeleitet werden, sofern Vorschriften festgelegt wurden, die gewährleisten, dass diese Dokumente unter der Kontrolle der entsprechenden "EU - STRENG GEHEIM"-Registratur verbleiben und alle materiellen und personenbezogenen Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden.

5. Unterregistraturen ist es nicht gestattet, ohne ausdrückliche Zustimmung ihrer "EU - STRENG GEHEIM"-Zentralregistratur "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumente unmittelbar an andere Unterregistraturen derselben Zentralregistratur zu übermitteln.

6. Der Austausch von "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumenten zwischen Unterregistraturen, die nicht derselben Zentralregistratur zugeordnet sind, muss über die "EU - STRENG GEHEIM"-Zentralregistraturen abgewickelt werden.

22.2.2. Die "EU - STRENG GEHEIM"-Zentralregistratur

In seiner Eigenschaft als Kontrollbeauftragter ist der Leiter der "EU - STRENG GEHEIM"-Zentralregistratur zuständig für

a) die Übermittlung von "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumenten gemäß den in Abschnitt 21.3 festgelegten Vorschriften;

b) die Führung einer Liste aller ihm unterstehenden "EU - STRENG GEHEIM"-Unterregistraturen mit Name und Unterschrift der ernannten Kontrollbeauftragten und ihrer bevollmächtigten Stellvertreter;

c) die Aufbewahrung der Empfangsbescheinigungen der Registraturen für alle von der Zentralregistratur verteilten "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumente;

d) die Führung eines Registers aller aufbewahrten und verteilten "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumente;

e) die Führung einer aktuellen Liste aller "EU - STRENG GEHEIM"-Zentralregistraturen, mit denen er üblicherweise korrespondiert, mit Name und Unterschrift der ernannten Kontrollbeauftragten und ihrer bevollmächtigten Stellvertreter;

f) den materiellen Schutz aller in der Registratur aufbewahrten "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumente gemäß den Vorschriften des Abschnitts 18.

22.2.3. "EU - STRENG GEHEIM"-Unterregistraturen

In seiner Eigenschaft als Kontrollbeauftragter ist der Leiter einer "EU - STRENG GEHEIM"-Unterregistratur zuständig für

a) die Übermittlung von "EU- STRENG GEHEIM"-Dokumenten gemäß den in Abschnitt 21.3 festgelegten Vorschriften;

b) die Führung einer aktuellen Liste aller Personen, die befugt sind, Zugang zu den "EU - STRENG GEHEIM"-Informationen zu erhalten, welche seiner Aufsicht unterliegen;

c) die Verteilung von "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumenten gemäß den Vorschriften des Urhebers oder nach dem Grundsatz "Kenntnis notwendig", nach vorheriger Prüfung, ob der Empfänger die erforderliche Sicherheitsermächtigung besitzt;

d) die Führung eines auf neuestem Stand zu haltenden Registers aller aufbewahrten oder in Umlauf befindlichen "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumente, die seiner Aufsicht unterliegen oder die an andere "EU - STRENG GEHEIM"-Registraturen weitergeleitet wurden, und Aufbewahrung aller entsprechenden Empfangsbescheinigungen;

e) die Führung einer aktuellen Liste der "EU - STRENG GEHEIM"-Registraturen, mit denen er "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumente austauschen darf, mit Name und Unterschrift ihrer Kontrollbeauftragten und bevollmächtigten Stellvertreter;

f) den materiellen Schutz aller in der Unterregistratur aufbewahrten "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumente gemäß den Vorschriften des Abschnitts 18.

22.3. Bestandsaufnahme und Prüfung von EU-Verschlusssachen

1. Alljährlich führt jede "EU - STRENG GEHEIM"- Registratur im Sinne dieses Abschnitts eine detaillierte Bestandsaufnahme der "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumente durch. Als nachgewiesen gilt jedes Dokument, das in der Registratur materiell vorhanden ist oder für das die Empfangsbescheinigung einer "EU - STRENG GEHEIM"-Registratur, der das Dokument übermittelt wurde, bzw. eine Vernichtungsbescheinigung oder aber eine Anweisung zur Herabstufung dieses Dokuments oder der Aufhebung seines Geheimhaltungsgrades vorliegt. Die Ergebnisse der jährlichen Bestandsaufnahmen werden bis spätestens 1. April jeden Jahres dem für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglied der Kommission übermittelt.

2. Die "EU - STRENG GEHEIM"-Unterregistraturen übermitteln die Ergebnisse ihrer jährlichen Bestandsaufnahme der Zentralregistratur, der sie unterstehen, zu einem von dieser festgelegten Datum.

3. EU-Verschlusssachen mit einer niedrigeren Einstufung als "EU - STRENG GEHEIM" werden den Anweisungen des für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglieds der Kommission entsprechend einer internen Überprüfung unterzogen.

4. Hierbei soll ermittelt werden, ob nach Auffassung der Verwahrer

a) bestimmte Dokumente heruntergestuft oder der Geheimhaltungsgrad aufgehoben werden kann,

b) Dokumente vernichtet werden sollten.

22.4. Archivierung von EU-Verschlusssachen

1. EU-Verschlusssachen werden unter Bedingungen archiviert, die allen in Abschnitt genannten Anforderungen entsprechen.

2. Um Archivierungsprobleme möglichst gering zu halten, ist es den Kontrollbeauftragten aller Registraturen gestattet, "EU - STRENG GEHEIM", "EU - GEHEIM" und "EU - VERTRAULICH"-Dokumente auf Mikrofilm aufzunehmen oder auf andere Weise auf magnetischen oder optischen Datenträgern zu Archivzwecken zu speichern, vorausgesetzt

a) das Verfahren zur Aufnahme auf Mikrofilm oder zur sonstigen Speicherung wird von Personen durchgeführt, die über eine Sicherheitsermächtigung für den dem Dokument entsprechenden Geheimhaltungsgrad verfügen;

b) für den Mikrofilm/Datenträger wird die gleiche Sicherheit gewährleistet wie für die Originaldokumente;

c) das Mikrofilmen/die Speicherung eines "EU - STRENG GEHEIM"-Dokuments wird dem Urheber mitgeteilt;

d) die Filmrollen oder sonstigen Träger enthalten nur Dokumente der gleichen "EU - STRENG GEHEIM", "EU - GEHEIM" oder "EU - VERTRAULICH"-Einstufung;

e) das Mikrofilmen/die Speicherung eines "EU - STRENG GEHEIM" oder "EU - GEHEIM"-Dokuments wird in dem für die jährliche Bestandsaufnahme verwendeten Register deutlich kenntlich gemacht;

f) die Originaldokumente, die auf Mikrofilm aufgenommen oder in anderer Weise gespeichert sind, werden gemäß den Vorschriften des Abschnitts 22.5 vernichtet.

3. Diese Vorschriften gelten auch für alle anderen zugelassenen Speichermedien wie elektromagnetische Träger und optische Speicherplatten.

22.5. Vernichtung von EU-Verschlusssachen

1. Um eine unnötige Anhäufung von EU-Verschlusssachen zu vermeiden, werden die nach Auffassung des Leiters der aufbewahrenden Stelle inhaltlich überholten oder überzähligen Dokumente so bald wie praktisch möglich auf folgende Weise vernichtet:

a) "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumente werden nur von der für diese Dokumente zuständigen Zentralregistratur vernichtet. Jedes der Vernichtung zugeführte Dokument wird auf einer Vernichtungsbescheinigung eingetragen, die vom "EU - STRENG GEHEIM"-Kontrollbeauftragten und von dem der Vernichtung als Zeuge beiwohnenden Beamten, der über die betreffende Sicherheitsermächtigung verfügt, zu unterzeichnen ist. Der Vorgang wird im Dienstbuch festgehalten.

b) Die Registratur bewahrt die Vernichtungsbescheinigungen zusammen mit den Verteilungsunterlagen zehn Jahre lang auf. Dem Urheber oder der zuständigen Zentralregistratur werden Kopien nur zugesandt, wenn dies ausdrücklich verlangt wird.

c) "EU - STRENG GEHEIM"-Dokumente einschließlich des bei ihrer Herstellung angefallenen und als Verschlusssache zu behandelnden Abfalls oder Zwischenmaterials wie fehlerhafte Kopien, Arbeitsvorlagen, maschinegeschriebene Aufzeichnungen und Disketten werden unter der Aufsicht eines "EU - STRENG GEHEIM"-Kontrollbeauftragten durch Verbrennen, Einstampfen, Zerkleinern oder andere geeignete Verfahren so vernichtet, dass der Inhalt weder erkennbar ist noch erkennbar gemacht werden kann.

2. "EU - GEHEIM"-Dokumente werden mittels eines der in Nummer 1 Buchstabe c) genannten Verfahren unter der Aufsicht einer Person, die über die betreffende Sicherheitsermächtigung verfügt, von der für diese Dokumente zuständigen Registratur vernichtet. Vernichtete "EU - GEHEIM"-Dokumente werden auf einer unterzeichneten Vernichtungsbescheinigung eingetragen, die von der Registratur zusammen mit den Verteilungsunterlagen mindestens drei Jahre lang aufbewahrt wird.

3. "EU - VERTRAULICH"-Dokumente werden mittels eines der in Nummer 1 Buchstabe c) genannten Verfahren unter der Aufsicht einer Person, die über die betreffende Sicherheitsermächtigung verfügt, von der für diese Dokumente zuständigen Registratur vernichtet. Ihre Vernichtung wird gemäß den Anweisungen des für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglieds der Kommission registriert.

4. "EU - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH"-Dokumente werden gemäß den Anweisungen des für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglieds der Kommission von der für diese Dokumente zuständigen Registratur oder vom Nutzer vernichtet.

22.6. VERNICHTUNG IM NOTFALL

1. Die Kommissionsdienststellen arbeiten unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten Pläne zum Schutz von EU-Verschlusssachen im Krisenfall aus, die, falls erforderlich, auch Pläne für eine Vernichtung oder Auslagerung der EU-Verschlusssachen im Notfall umfassen; sie erteilen die Anweisungen, die sie für notwendig erachten, damit EU-Verschlusssachen nicht in unbefugte Hände gelangen.

2. Vorschriften zum Schutz und/oder zur Vernichtung von "EU - GEHEIM"- und "EU - VERTRAULICH"-Unterlagen im Krisenfall dürfen auf keinen Fall den Schutz oder die Vernichtung von "EU - STRENG GEHEIM"-Materialien, einschließlich der Verschlüsselungseinrichtungen, beeinträchtigen, die Vorrang vor allen anderen Aufgaben haben.

3. Die für den Schutz und die Vernichtung der Verschlüsselungseinrichtungen vorzusehenden Maßnahmen sind durch Ad-hoc-Anweisungen zu regeln.

4. Die Anweisungen sind an Ort und Stelle in einem versiegelten Umschlag zu hinterlegen. Es müssen Vorrichtungen/Werkzeuge für die Vernichtung vorhanden sein.

23. SICHERHEITSMASSNAHMEN BEI BESONDEREN SITZUNGEN AUSSERHALB DER KOMMISSIONSGEBÄUDE, BEI DENEN VERSCHLUSSSACHEN BENÖTIGT WERDEN

23.1. Allgemeines

Finden außerhalb der Kommissionsgebäude Sitzungen der Kommission oder andere wichtige Sitzungen statt und ist es durch die besonderen Sicherheitsanforderungen aufgrund der hohen Empfindlichkeit der behandelten Fragen oder Informationen gerechtfertigt, so werden die nachstehend beschriebenen Sicherheitsmaßnahmen ergriffen. Diese Maßnahmen betreffen lediglich den Schutz von EU-Verschlusssachen; möglicherweise sind weitere Sicherheitsmaßnahmen vorzusehen.

23.2. Zuständigkeiten

23.2.1. Sicherheitsbüro der Kommission

Das Sicherheitsbüro der Kommission arbeitet mit den zuständigen Behörden des Mitgliedstaates zusammen, auf dessen Hoheitsgebiet die Sitzung stattfindet (gastgebender Mitgliedstaat), um die Sicherheit der Kommissionssitzung oder anderer wichtiger Sitzungen und die Sicherheit der Delegierten und ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. In Bezug auf den Sicherheitsschutz sollte es insbesondere gewährleisten, dass

a) Pläne für den Umgang mit Sicherheitsrisiken und sicherheitsrelevanten Zwischenfällen aufgestellt werden, wobei die betreffenden Maßnahmen insbesondere auf die sichere Verwahrung von EU-Verschlusssachen in Büroräumen abzielen;

b) Maßnahmen getroffen werden, um den etwaigen Zugang zum Kommunikationssystem der Kommission für den Empfang und die Versendung von als Verschlusssache eingestuften EU-Mitteilungen bereitzustellen. Der gastgebende Mitgliedstaat wird gebeten, erforderlichenfalls den Zugang zu sicheren Telefonsystemen zu ermöglichen.

Das Sicherheitsbüro der Kommission fungiert als Sicherheitsberatungsstelle für die Vorbereitung der Sitzung; es sollte auf der Sitzung vertreten sein, um erforderlichenfalls den Sicherheitsbeauftragten für die Sitzung und die Delegationen zu unterstützen und zu beraten.

Jede an der Sitzung teilnehmende Delegation wird gebeten, einen Sicherheitsbeauftragten zu benennen, der für die Behandlung von Sicherheitsfragen in seiner Delegation zuständig ist und die Verbindung zu dem Sicherheitsbeauftragten für die Sitzung sowie mit dem Vertreter des Sicherheitsbüros der Kommission aufrechterhält.

23.2.2. Sicherheitsbeauftragter für die Sitzung

Es wird ein Sicherheitsbeauftragter ernannt, der für die allgemeine Vorbereitung und Überwachung der allgemeinen internen Sicherheitsmaßnahmen und für die Koordinierung mit den anderen betroffenen Sicherheitsbehörden verantwortlich ist. Die von ihm getroffenen Maßnahmen erstrecken sich im Allgemeinen auf Folgendes:

a) Schutzmaßnahmen am Sitzungsort, mit denen sichergestellt wird, dass es auf der Sitzung zu keinem Zwischenfall kommt, der die Sicherheit einer dort verwendeten EU-Verschlusssache gefährden könnte;

b) Überprüfung des Personals, das den Sitzungsort, die Bereiche der Delegationen und die Konferenzräume betreten darf, sowie sämtlicher Ausrüstungsgegenstände;

c) ständige Abstimmung mit den zuständigen Behörden des gastgebenden Mitgliedstaats und dem Sicherheitsbüro der Kommission;

d) Einfügung von Sicherheitsanweisungen in das Sitzungsdossier unter gebührender Berücksichtigung der Erfordernisse, die in diesen Sicherheitsvorschriften und anderen für erforderlich erachteten Sicherheitsanweisungen enthalten sind.

23.3. Sicherheitsmaßnahmen

23.3.1. Sicherheitsbereiche

Es werden folgende Sicherheitsbereiche angelegt:

a) ein Sicherheitsbereich der Kategorie II, der nach Maßgabe der Erfordernisse einen Redaktionsraum, die Büroräume der Kommission und die Vervielfältigungsausrüstung sowie Büroräume der Delegationen umfasst;

b) ein Sicherheitsbereich der Kategorie I, der den Konferenzraum sowie die Dolmetschkabinen und die Kabinen für die Tontechnik umfasst;

c) einen Verwaltungsbereich, der aus dem Pressebereich und den für Verwaltung, Verpflegung und Unterkunft genutzten Bereichen des Sitzungsortes sowie aus dem sich unmittelbar an das Pressezentrum und den Sitzungsort anschließenden Bereich besteht.

23.3.2. Berechtigungsausweise

Der Sicherheitsbeauftragte für die Sitzung gibt entsprechend dem von den Delegationen gemeldeten Bedarf geeignete Berechtigungsausweise aus. Erforderlichenfalls kann eine Abstufung der Zugangsberechtigung für die verschiedenen Sicherheitsbereiche vorgesehen werden.

Mit den Sicherheitsanweisungen für die Sitzung werden alle Betroffenen verpflichtet, am Sitzungsort ihre Berechtigungsausweise stets gut sichtbar mit sich zu führen, so dass sie erforderlichenfalls vom Sicherheitspersonal überprüft werden können.

Abgesehen von den mit einem Berechtigungsausweis versehenen Sitzungsteilnehmern sollten so wenige Personen wie möglich Zugang zum Sitzungsort erhalten. Der Sicherheitsbeauftragte für die Sitzung erteilt einzelstaatlichen Delegationen nur auf Antrag die Genehmigung, während der Sitzung Besucher zu empfangen. Die Besucher sollten einen Besucherausweis erhalten. Der Name des Besuchers und der besuchten Person wird auf einem Besucherschein eingetragen. Besucher sind stets von einem Angehörigen des Sicherheitspersonals oder von der besuchten Person zu begleiten. Der Besucherschein wird von der Begleitperson mitgeführt und von dieser zusammen mit dem Besucherausweis dem Sicherheitspersonal zurückgegeben, sobald der Besucher den Sitzungsort verlässt.

23.3.3. Kontrolle von fotografischen Ausrüstungen und Tonaufzeichnungsgeräten

Bild- oder Tonaufzeichnungsgeräte dürfen nicht in einen Sicherheitsbereich der Kategorie I gebracht werden, sofern es sich nicht um die Ausrüstung von Fotografen und Tontechnikern handelt, die vom Sicherheitsbeauftragten für die Sitzung vorschriftsgemäß zugelassen worden sind.

23.3.4. Überprüfung von Aktentaschen, tragbaren Computern und Paketen

Inhaber von Berechtigungsausweisen, denen der Zugang zu einem Sicherheitsbereich gestattet ist, dürfen in der Regel ihre Aktentaschen und tragbaren Computer (nur mit eigener Stromversorgung) mitbringen, ohne dass diese überprüft werden. Bei für die Delegationen bestimmten Paketen dürfen die Delegationen die Lieferung in Empfang nehmen; diese wird entweder vom Sicherheitsbeauftragten der Delegation überprüft, mit Spezialgeräten kontrolliert oder aber vom Sicherheitspersonal zur Überprüfung geöffnet. Wenn der Sicherheitsbeauftragte für die Sitzung es für erforderlich hält, können strengere Maßnahmen für die Überprüfung von Aktentaschen und Paketen festgelegt werden.

23.3.5. Technische Sicherheit

Der Sitzungsraum kann von einem für die technische Sicherheit zuständigen Team technisch gesichert werden; dieses Team kann ferner während der Sitzung eine elektronische Überwachung vornehmen.

23.3.6. Dokumente der Delegationen

Die Delegationen sind für die Beförderung von EU-Verschlusssachen zu und von Sitzungen verantwortlich. Sie sind auch für die Überprüfung und Sicherheit der betreffenden Unterlagen bei der Verwendung in den ihnen zugewiesenen Räumlichkeiten verantwortlich. Der gastgebende Mitgliedstaat kann für die Beförderung der Verschlusssachen zum und vom Sitzungsort um Hilfe ersucht werden.

23.3.7. Sichere Aufbewahrung der Dokumente

Sind die Kommission oder die Delegationen nicht in der Lage, ihre Verschlusssachen gemäß den anerkannten Standards aufzubewahren, so können sie diese Unterlagen in einem versiegelten Umschlag beim Sicherheitsbeauftragten für die Sitzung gegen Empfangsbescheinigung hinterlegen, so dass dieser für eine den genannten Standards entsprechenden Aufbewahrung Sorge tr