Beschluss Nr. 64/2003 des Ausschusses der Regionen

vom 11. Februar 2003

über den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Ausschusses der Regionen

DAS PRÄSIDIUM DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN -

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft, insbesondere auf Artikel 255 Absatz 2 und 3,

gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission(1),

gestützt auf die Geschäftsordnung des Ausschusses der Regionen, insbesondere auf Artikel 35,

unter Berücksichtigung der Gemeinsamen Erklärung zur Verordnung (EG) Nr. 1049/2001, in der das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission die übrigen Institutionen auffordern, interne Regelungen für den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten zu beschließen, die den in der betreffenden Verordnung festgeschriebenen Grundsätzen und Einschränkungen Rechnung tragen(2),

BESCHLIESST:

Artikel 1

Anwendungsbereich

Jeder Unionsbürger und jede natürliche oder juristische Person mit Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat hat vorbehaltlich der in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 festgelegten Grundsätze, Bedingungen und Einschränkungen und der besonderen Bestimmungen dieses Beschlusses ein Recht auf Zugang zu den Dokumenten des Ausschusses der Regionen.

Artikel 2

Öffentliches Dokumentenregister des Ausschusses der Regionen

(1) Das Dokumentenregister wird institutionsintern in Anwendung von Artikel 11 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 erstellt.

(2) Dieses Dokumentenregister enthält die Referenzen der von der Institution ab dem Zeitpunkt des Inkrafttretens der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 erstellten oder erhaltenen Dokumente.

(3) Vorbehaltlich der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr(3) sowie der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001, Artikel 16, werden sämtliche Dokumente auf der Internetseite des Ausschusses veröffentlicht.

Artikel 3

Erfassung der Dokumente

(1) Jedes von der Institution erstellte Dokument wird so bald wie möglich in das Register eingetragen. Der Generalsekretär wird die internen Durchführungsmaßnahmen erlassen, die für die Erfassung sämtlicher Ausschussdokumente erforderlich sind.

(2) Die im Rahmen des Konsultativverfahrens und der sonstigen Aktivitäten des Ausschusses erstellten Dokumente werden unter der Verantwortung des Arbeitsorgans oder der Dienststelle, die bei der Erstellung des Dokuments federführend war, in das Register eingetragen, sobald sie eingegangen sind oder veröffentlicht wurden.

(3) Die übrigen Dokumente, die in den Zuständigkeitsbereich der Verwaltungsdienste des Generalsekretariats des Ausschusses fallen, werden soweit möglich unmittelbar nach Genehmigung durch die federführende Dienststelle in das Register aufgenommen.

(4) Jedes von der Institution von Dritten erhaltene Dokument wird nach Artikel 3 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 von dem offiziellen Hauspostdienst an das Register zwecks Erfassung weitergeleitet. Ausgenommen sind sensible Dokumente im Sinne von Artikel 9 der genannten Verordnung, bei denen die in diesem Artikel festgelegten Einschränkungen zu beachten sind.

Artikel 4

Direkt zugängliche Dokumente

(1) Alle vom Ausschuss im Rahmen des Konsultativverfahrens erstellten oder erhaltenen Dokumente müssen den Bürgern soweit möglich elektronisch zugänglich sein; die in Artikel 4 und Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Einschränkungen sind zu beachten.

(2) Zu diesem Zweck erfasst der Ausschuss alle Konsultativdokumente im Register, was den Bürgern einen direkten Zugang zu sämtlichen Dokumenten ermöglicht.

(3) Der Ausschuss macht dieses Register auf seiner Internetseite elektronisch zugänglich und gewährleistet den Bürgern eine Online-Unterstützung zu Fragen im Zusammenhang mit der Einreichung von Zugangsanträgen.

(4) Die übrigen Dokumente, insbesondere die politischen oder strategisch wichtigen, werden soweit möglich direkt zugänglich gemacht.

Artikel 5

Auf Antrag zugängliche Dokumente

(1) Die vom Ausschuss außerhalb des Konsultativverfahrens erstellten oder erhaltenen Dokumente sind durch das Register soweit möglich für die Bürger direkt zugänglich. Die in Artikel 4 und Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Einschränkungen sind zu beachten.

(2) Sollte zu dem Volltext eines in dem Register erfassten Dokuments kein direkter Zugang möglich sein, weil das Dokument elektronisch nicht verfügbar ist oder weil Einschränkungen gemäß Artikel 4 oder Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 gelten, kann der Interessent den Zugang zum Dokument schriftlich oder unter Verwendung des auf der Internetseite abrufbaren Formulars beantragen. Der Ausschuss kann den Zugang zu den Dokumenten entweder genehmigen oder schriftlich die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung mitteilen.

Artikel 6

Erstantrag

a) Einreichung des Erstantrags

1. Die Anträge auf Zugang zu einem Dokument sind in schriftlicher Form (per Post, Fax oder E-Mail) in einer der in Artikel 314 EG-Vertrag aufgeführten Sprachen an das Generalsekretariat des Ausschusses oder an die auf der Internetseite angegebene Anschrift zu richten.

2. Der Antrag muss hinreichend präzise formuliert sein und insbesondere die zur Ermittlung des oder der beantragten Dokumente(s) erforderlichen Angaben sowie Name und Anschrift des Antragstellers enthalten.

3. Ist ein Antrag nicht hinreichend präzise, bittet die Institution den Antragsteller um Präzisierung des Antrags und leistet ihm dabei Hilfe; in diesem Fall beginnt die Antwortfrist erst mit dem Zeitpunkt, zu dem die Institution diese Informationen erhält.

4. Der Antragsteller ist nicht verpflichtet, Gründe für seinen Antrag anzugeben.

b) Bearbeitung des Erstantrags

1. Jeder Antrag auf Zugang zu einem Dokument, das im Besitz des Ausschusses ist, wird von dem Hauspostdienst unverzüglich nach Eingang an den für die Verwaltung des Registers zuständigen Dienst weitergeleitet, der eine Empfangsbestätigung versenden, die Antwort verfassen und das Dokument fristgerecht zugänglich machen muss.

2. Bezieht sich der Antrag auf ein Ausschussdokument, für das eine Ausnahmeregelung nach Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 gilt, wendet sich der für das Register zuständige Dienst an den für die Erstellung des Dokuments verantwortlichen Dienst oder das entsprechende Arbeitsorgan, das innerhalb einer Frist von fünf Arbeitstagen einen Vorschlag für die weitere Vorgehensweise macht.

3. Betreffen die Bedenken hinsichtlich der Verbreitung Dokumente, die seitens Dritter erstellt wurden, so konsultiert der Ausschuss diese. Sie müssen innerhalb von fünf Arbeitstagen mitteilen, ob eine der in Artikel 4 oder Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmeregelungen zum Tragen kommt.

4. Bezieht sich der an den Ausschuss gerichtete Zugangsantrag auf ein Dokument, das von der Institution, die dieses Dokument verfasst hat, noch nicht veröffentlicht wurde, räumt der Ausschuss der betreffenden Institution eine Frist von fünf Arbeitstagen ein, um etwaige Vorbehalte gegen die Freigabe des Dokuments geltend zu machen.

5. Erfolgt innerhalb dieser Frist von fünf Arbeitstagen keine Antwort, setzt der Ausschuss das Verfahren fort.

c) Antwortfrist

1. Binnen fünfzehn Arbeitstagen nach Eingang des Antrags gewährt der für das Register zuständige Dienst den Zugang zu dem angeforderten Dokument und stellt es innerhalb desselben Zeitraums zur Verfügung.

2. Muss der Ausschuss den Zugang zu dem beantragten Dokument verweigern, informiert er den Antragsteller schriftlich über die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung und über dessen Recht, einen Zweitantrag zu stellen.

3. In diesem Fall kann der Antragsteller binnen fünfzehn Arbeitstagen nach Eingang des Antwortschreibens einen Zweitantrag stellen.

4. In Ausnahmefällen, beispielsweise bei einem Antrag auf Zugang zu einem sehr umfangreichen Dokument oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten, kann die in Absatz 1 vorgesehene Frist um fünfzehn Arbeitstage verlängert werden, sofern der Antragsteller vorab informiert wird und eine ausführliche Begründung erhält.

5. Antwortet der Ausschuss innerhalb der vorgeschriebenen Frist nicht, so hat der Antragsteller das Recht, einen Zweitantrag zu stellen.

6. Die Frist von fünfzehn Arbeitstagen beginnt gemäß Artikel 7 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 mit dem Zeitpunkt des Eingangs des Erstantrags.

d) Zuständige Behörde

1. Die Erstanträge werden von dem Leiter der Dienststelle bearbeitet, die für die ordnungsgemäße Bearbeitung der Anträge auf Zugang zu Dokumenten zuständig ist.

2. Die Bewilligung eines Erstantrags wird dem Antragsteller von dem Direktor der Dienststelle übermittelt, die für die ordnungsgemäße Bearbeitung der Anträge auf Zugang zu Dokumenten zuständig ist.

3. Die ordnungsgemäß begründete Ablehnung eines Erstantrags wird vom Generalsekretär auf Vorschlag des für die Erstellung des Dokuments verantwortlichen Dienstes oder Arbeitsorgans beschlossen.

4. Der Generalsekretär kann jederzeit den juristischen Dienst und/oder den Datenschutzbeauftragten zu Rate ziehen.

Artikel 7

Der Zweitantrag

a) Einreichung des Zweitantrags

1. Der Zweitantrag ist binnen fünfzehn Arbeitstagen nach Erhalt der schriftlichen Begründung für die vollständige oder teilweise Ablehnung des Zugangs zu dem beantragten Dokument oder bei nicht erfolgter Antwort auf den Erstantrag an den Ausschuss zu richten.

2. Für den Zweitantrag gelten dieselben Formalien wie für den Erstantrag.

b) Behandlung und Antwortfrist

1. Die Zweitanträge werden nach den in Artikel 6 Buchstabe b) dieses Beschlusses dargelegten Modalitäten behandelt.

2. Binnen fünfzehn Arbeitstagen nach Eingang des Antrags gewährt der Ausschuss entweder den Zugang zu dem angeforderten Dokument oder informiert den Antragsteller schriftlich über die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung.

3. In Ausnahmefällen, beispielsweise bei einem Antrag auf Zugang zu einem sehr umfangreichen Dokument oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten, kann die im vorhergehenden Absatz vorgesehene Frist um fünfzehn Arbeitstage verlängert werden, sofern der Antragsteller vorab informiert wird und eine ausführliche Begründung erhält.

c) Zuständige Behörde

1. Die Antwort auf den Zweitantrag obliegt dem Präsidenten des Ausschusses.

2. Der Präsident konsultiert den juristischen Dienst und/oder den Datenschutzbeauftragten, der binnen drei Arbeitstagen seine Stellungnahme abgeben muss.

Artikel 8

Beschwerde nach Zweitantrag

(1) Verweigert der Ausschuss den Zugang vollständig oder teilweise, so unterrichtet er den Antragsteller über mögliche Rechtsbehelfe, nämlich: Erhebung einer Klage gegen die Institution und/oder Einlegen einer Beschwerde beim Bürgerbeauftragten nach Maßgabe der Artikel 230 bzw. 195 EG-Vertrag.

(2) Eine nicht fristgerechte Antwort gilt als Ablehnung, die es dem Antragsteller ermöglicht, Beschwerde oder Klage nach Maßgabe des vorhergehenden Absatzes einzureichen.

Artikel 9

Bereitstellung der Dokumente und Antwortkosten

a) Bereitstellung

1. Die Dokumente werden je nach Wunsch des Antragsstellers durch Bereitstellung einer Kopie auf Papier oder in elektronischer Form zugänglich gemacht.

2. Ist ein Dokument bereits vom Ausschuss oder einer anderen Institution freigegeben worden und für den Antragsteller problemlos zugänglich, kann der Ausschuss dem Antragsteller den Zugang erleichtern, indem er ihn darüber informiert, wie er das angeforderte Dokument erhalten kann.

b) Antwortkosten

1. Die Kosten für die Anfertigung und Übersendung von Kopien können dem Antragsteller in Rechnung gestellt werden. Sie dürfen allerdings die tatsächlichen Kosten nicht überschreiten.

2. Die Einsichtnahme vor Ort, Kopien von weniger als 20 DIN-A4-Seiten und der direkte Zugang in elektronischer Form oder über das Register sind kostenlos.

c) Antrag auf Zugang zu umfangreichen Dokumenten

1. Für die Bereitstellung von Dokumenten von mehr als 20 DIN-A4-Seiten wird eine Gebühr von 10 EUR zuzüglich 0,030 EUR pro Seite in Rechnung gestellt.

2. Auf Beschluss des Generalsekretärs kann diese Gebühr geändert werden.

3. Die Kosten für andere Übertragungsmittel werden vom Generalsekretär festgelegt; sie dürfen allerdings die tatsächlichen Kosten nicht übersteigen.

4. Bei mehrfachen Anträgen auf Zugang zu sehr umfangreichen Dokumenten oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten kann die Institution mit dem Antragsteller eine informelle Absprache treffen.

5. Dieser Beschluss gilt nicht für veröffentlichte Dokumente, die einem gesonderten Preissystem unterliegen.

d) Zusätzliche Übersetzungskosten

Sollte der Antragsteller um Übersetzung des Dokuments in eine nicht bereits verfügbare Sprache ersuchen, wird ihm der institutionsintern für Freelance-Übersetzungen geltende Tarif in Rechnung gestellt.

Artikel 10

Schlussbestimmung

Mit diesem Beschluss wird der Beschluss Nr. 165/1997 des Präsidiums des Ausschusses der Regionen vom 17. September 1997 über den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Ausschusses aufgehoben.

Artikel 11

Inkrafttreten

Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Der Beschluss über die Einrichtung des Dokumentenregisters gilt ab dem 1. Juni 2003.

Seine Durchführung obliegt dem Generalsekretär.

Geschehen zu Brüssel am 11. Februar 2003.

Für das Präsidium des Ausschusses der Regionen

Der Präsident

Albert Bore

(1) ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43.

(2) ABl. L 173 vom 27.6.2001, S. 5.

(3) ABl. L 8 vom 12.1.2001, S. 1.