Beschluss der Kommission

vom 6. November 2002

über die Errichtung des Amtes für Gebäude, Anlagen und Logistik Luxemburg

(2003/524/EG)

DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN -

gestützt auf Artikel 20 der Geschäftsordnung der Kommission(1),

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften(2), nachstehend "Haushaltsordnung" genannt, bietet einen rechtlichen Rahmen für die Errichtung von Verwaltungsämtern eines neuen Typs.

(2) In der Mitteilung der Kommission vom 13. Dezember 1999(3) zum Thema Externalisierung und im Weißbuch zur Verwaltungsreform(4) werden die Grundzüge für eine neue Politik entwickelt, die auf dem Konzept einer Verwaltung beruht, welche sich wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben und Kerntätigkeiten konzentriert.

(3) Die Planungs- und Koordinierungsgruppe zur Externalisierung hat bei der Kommission und auf organübergreifender Ebene die Situation in verschiedenen Bereichen untersucht und herausgearbeitet, worin die wichtigsten Vorteile bestehen, die die Errichtung von Ämtern der Kommission mit sich bringen könnte, und worauf dabei besonders zu achten wäre, wie z. B. die Gewährleistung funktionaler Kohärenz zwischen verschiedenen Standorten und eine kritische Mindestgröße für die einzelnen Ämter.

(4) Das neuartige Ämterkonzept bezieht sich auf Verwaltungseinheiten, welche die Aktivitäten anderer Dienststellen der Kommission und möglicherweise auch anderer Organe der Gemeinschaft unterstützen sollen.

(5) Untersuchungen im Bereich der Feststellung und Abwicklung individueller Ansprüche haben aufgezeigt, dass es vorteilhaft ist, eine spezielle Struktur mit der Ausführung von Beschlüssen im Bereich verwaltungstechnische Unterstützung zu betrauen. Eine solche Struktur ist nicht nur aus Gründen der Effizienz, des sparsameren Umgangs mit den zur Verfügung stehenden Mitteln und der größeren Sichtbarkeit der erbrachten Dienstleistungen angebracht, sondern auch deswegen, weil die tatsächlichen operativen Zuständigkeiten stärker gebündelt werden und es auf diese Weise besser möglich ist, auf die Bedürfnisse und Wünsche der Benutzer einzugehen.

(6) Ämter dieses Typs sind geeignet, eine in diesem Bereich sinnvolle organübergreifende Weiterentwicklung zu tragen, an der einige andere Organe bereits Interesse geäußert haben.

(7) Bei der Verwaltungstätigkeit im Zusammenhang mit Gebäuden, Anlagen und Logistik in Luxemburg spielen örtliche Besonderheiten eine wichtige Rolle. Daher muss ein entsprechendes Verwaltungsamt errichtet werden, das von dem in Brüssel errichteten Amt getrennt ist.

(8) Entsprechend den Leitlinien, die die Kommission am 28. Mai 2002 verabschiedet hat(5), muss das Amt als Verwaltungsamt der Kommission eindeutig einer Generaldirektion angegliedert sein. Das Amt wird daher der Generaldirektion Personal und Verwaltung angegliedert.

(9) Es gilt, Aufgaben und Funktionsweise des Amtes zu regeln.

(10) Entsprechend den genannten Leitlinien ist es angebracht, einen Leitungsausschuss zu bilden, dessen Hauptaufgabe darin besteht, unter der Aufsicht der Kommission die Tätigkeit des Amtes zu überwachen, seine Aufgaben festzulegen und dafür Sorge zu tragen, dass sie ordnungsgemäß ausgeführt werden. Somit müssen nach Maßgabe eben dieser Leitlinien die genaue Zusammensetzung, Aufgaben und interne Organisation des Leitungsausschusses festgelegt werden.

(11) Es ist erforderlich, die Modalitäten für die Ernennung der Bediensteten des Amtes festzulegen und dafür Sorge zu tragen, dass beim Amt dieselben Bestimmungen und Gepflogenheiten gelten wie bei der Kommission.

(12) Die der Anstellungsbehörde durch das Statut und der zum Abschluss von Dienstverträgen ermächtigten Behörde durch die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten verliehenen Befugnisse werden von der Kommission für das Amt näher bestimmt.

(13) Es gilt, bestimmte grundsätzliche Aspekte der Zuständigkeit des Leiters des Amtes in Bezug auf Personal und Tätigkeit des Amtes zu regeln.

(14) Der Leiter des Amtes sollte verpflichtet sein, den Leitungsausschuss über seine Ziele zu unterrichten und regelmäßige Berichte sowie einen Jahresbericht vorzulegen.

(15) Hinsichtlich der finanziellen Aspekte ist zu bestimmen, dass Titel V des zweiten Teils der neuen Haushaltsordnung auf das Amt Anwendung findet, und zwar unter Beachtung des Grundsatzes, dass die Verhandlungen über die Mittelanforderungen mit der Generaldirektion Haushalt vom bevollmächtigten Anweisungsbefugten zu führen sind; und es ist sicherzustellen, dass das Amt geeignete Rechnungsführungsvorschriften und -methoden anwendet.

(16) Die Generaldirektion, der das Amt angegliedert ist, unterstützt den Leitungsausschuss, ist für regelmäßige Kontakte zwischen den einzelnen Ämtern zuständig und gewährleistet Kohärenz in der Funktionsweise der einzelnen Ämter. Diese Rolle, die die betreffende Generaldirektion spielt, ist von besonderer Bedeutung, damit die Übergangszeit unter guten Voraussetzungen abläuft.

(17) Mit Beschluss der Kommission vom 18. September 2002 wird der Vorentwurf zum Haushaltsplan für das Jahr 2003 berichtigt und ergänzt und somit eine Haushaltsstruktur für die Errichtung des Amtes geschaffen -

BESCHLIESST:

KAPITEL I ERRICHTUNG DES AMTES, ZIELSETZUNG UND AUFGABEN, STANDORT

Artikel 1

Errichtung des Amtes

Es wird ein Amt für Gebäude, Anlagen und Logistik Luxemburg, nachstehend "Amt" genannt, errichtet.

Das Amt ist der Generaldirektion Personal und Verwaltung angegliedert.

Das Amt nimmt am 1. Januar 2003 seine Tätigkeit auf.

Artikel 2

Zielsetzung

(1) Das Amt gewährleistet die Durchführung sämtlicher Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Unterbringung des Personals, der Verwaltung der sozialen Einrichtungen und der Logistik des Organs im Sinne von Artikel 3.

(2) Das Amt führt seine Aufgaben auf der Grundlage der bei der Kommission geltenden Verwaltungsregelungen aus.

(3) Die Kommission beschließt auf Initiative der Generaldirektion Personal und Verwaltung oder auf Vorschlag des Amtes und im Einvernehmen mit der Generaldirektion Personal und Verwaltung neue Regelungen oder gegebenenfalls Abänderungen der bestehenden Regelungen.

Der Leitungsausschuss des Amtes legt gemeinsam mit der Generaldirektion Personal und Verwaltung fest, wie dieses Verfahren in der Praxis abläuft.

(4) Auf Antrag eines Organs, einer Agentur oder einer sonstigen von den Verträgen oder auf deren Grundlage geschaffenen Einrichtung und nach Zustimmung des Leitungsausschusses kann das Amt seine Aufgaben auch für die betreffende Einrichtung ausführen.

Artikel 3

Aufgaben

(1) Das Amt ist insbesondere für den Standort Luxemburg für Folgendes zuständig:

a) Verwaltungstechnische Durchführung des Erwerbs, der Miete und der Wartung der beweglichen und unbeweglichen Güter der Kommission sowie im Zusammenhang hiermit Führung der Inventare und Bearbeitung von Mehrwertsteuerfragen;

b) Organisation von Umzügen, Raumbewirtschaftung;

c) Verwaltung

i) der Personal- und Güterbeförderung zu internen Zwecken,

ii) des Postein- und -ausgangs und des Dokumentenflusses innerhalb der Dienststellen der Kommission,

iii) der Vervielfältigungsdienste und

iv) der Büroausstattung;

d) auf der Grundlage von Weisungen der Generaldirektion Personal und Verwaltung, Direktion Sicherheit, Umsetzung der Vorschriften zum Schutz der physischen Sicherheit in Gebäuden und insbesondere verwaltungstechnische Durchführung des "contrat gardiennage" (Wachdienst-Auftrag);

e) Verwaltung der sozialen Einrichtungen für das Personal der europäischen Organe: Restaurants, Selbstbedienungskantinen, Läden, Sportzentren usw.;

f) Dienstleistungen für die Organe im Zusammenhang mit bestimmten sozialen Einrichtungen wie Kinderkrippen und Schülertagesstätten;

g) Maßnahmen zur Umsetzung der Vorschriften für Hygiene und Sicherheit in den Gebäuden der Kommission.

(2) Nach dem Verfahren des Artikels 7 Absatz 8 kann das Amt gegen Entgelt zusätzliche Leistungen erbringen.

Artikel 4

Standort

Das Amt hat seinen Sitz in Luxemburg.

KAPITEL II LEITUNGSAUSSCHUSS

Artikel 5

Auftrag

Der Leitungsausschuss wird im Auftrag der Kommission sowie des für Personal und Verwaltung zuständigen Mitglieds der Kommission tätig und ist dieser im Rahmen seiner Aufgaben rechenschaftspflichtig.

Artikel 6

Zusammensetzung

(1) Dem Leitungsausschuss des Amtes gehören an:

a) der Generalsekretär der Kommission;

b) der Generaldirektor der Generaldirektion Personal und Verwaltung;

c) der Generaldirektor der Generaldirektion Haushalt;

d) der Generaldirektor des Statistischen Amtes;

e) der Generaldirektor des Amtes für Amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften;

f) zwei Vertreter des Personals und

g) ein Vertreter der anderen Gemeinschaftsorgane.

(2) Den Vorsitz im Leitungsausschuss hat der Generaldirektor der Generaldirektion Personal und Verwaltung inne.

(3) Der Generalsekretär und jeder Generaldirektor kann einen Stellvertreter benennen, sofern dieser ein Beamter der Besoldungsgruppe A 1 seiner Generaldirektion ist.

(4) Die zwei Vertreter des Personals werden von der Personalvertretung benannt. An Entscheidungen über die Leitung, Organisation und Funktionsweise des Amtes nehmen sie nicht teil; bei Fragen, die die sozialen Einrichtungen betreffen, sind sie stimmberechtigt. Diese Bestimmung gilt unbeschadet der im Bereich des sozialen Dialogs bestehenden Verfahren.

(5) Der Vertreter der anderen Gemeinschaftsorgane wird vom Kollegium der Verwaltungsleiter benannt. Sein Stimmrecht ist auf die organübergreifend behandelten Tätigkeiten beschränkt.

(6) Der Leitungsausschuss kann Sachverständige laden, die ihn bei der Ausführung seiner Aufgaben unterstützen.

Artikel 7

Aufgaben

(1) Auf Vorschlag des Leiters des Amtes legt der Leitungsausschuss gemäß den gültigen Verfahrensregeln der Kommission die Organisationsstruktur des Amtes fest.

(2) Auf Vorschlag des Leiters des Amtes legt der Leitungsausschuss die Modalitäten der Funktionsweise und der Organisation des Amtes fest; gegebenenfalls kann er Änderungen dieser Modalitäten vorschlagen, insbesondere um die funktionale Kohärenz zwischen den der Generaldirektion Personal und Verwaltung angegliederten Verwaltungsämtern zu gewährleisten.

(3) Auf Vorschlag des Leiters des Amtes legt der Leitungsausschuss die Leitlinien für die Tätigkeit des Amtes fest.

(4) Bis zum 31. Januar eines jeden Jahres legt der Leitungsausschuss das Arbeitsprogramm für den Leiter des Amtes fest. Das Arbeitsprogramm umfasst unter anderem Folgendes: Finanzrahmen, Inhalt der regelmäßigen Berichte und Zielvorgaben (auf der Grundlage operativer Ziele und von Leistungsindikatoren). Der Leitungsausschuss kann das Arbeitsprogramm in einzelnen Punkten anpassen.

(5) Der Leitungsausschuss nimmt zum Voranschlag für die Einnahmen und Ausgaben des Amtes und zu Anpassungen des Stellenplans Stellung.

(6) Auf der Grundlage der vom Leiter des Amtes gemäß Artikel 13 vorgelegten Berichte nimmt der Leitungsausschuss im ersten Quartal eines jeden Jahres zu Tätigkeit und Leitung des Amtes Stellung und übermittelt diese Stellungnahme der Kommission.

(7) In Bezug auf die Verfahren zur Ernennung in höhere oder mittlere Führungspositionen wird der Leitungsausschuss gemäß Artikel 14 tätig.

(8) Der Leitungsausschuss legt fest, welche Art von zusätzlichen Leistungen im Sinne von Artikel 2 Absatz 4 und Artikel 3 Absatz 2 das Amt unter welchen Bedingungen gegen Entgelt erbringen kann. Der Leitungsausschuss legt auf Vorschlag des Leiters des Amtes fest, welche Art von Leistungen das Amt zu welchem Entgelt für die Organe erbringen kann und wie die entsprechenden Einnahmen im Mittelansatz für das Amt auszuweisen sind.

(9) Der Leitungsausschuss entscheidet über alle Grundsatzfragen, die den Amtsbetrieb betreffen und in diesem Beschluss nicht ausdrücklich geregelt sind.

Artikel 8

Interne Organisation

Der Leitungsausschuss gibt sich eine Geschäftsordnung. In dieser werden insbesondere folgende Punkte behandelt:

a) Zusammentreten des Leitungsausschusses: Häufigkeit, Einberufung und organisatorische Fragen;

b) Sekretariat: Aufgaben und administrative Zuordnung;

c) Modalitäten für die Übermittlung von Unterlagen.

Artikel 9

Abstimmungen

Bei der Beschlussfassung hat jedes stimmberechtigte Mitglied des Leitungsausschusses eine Stimme. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden.

Alle Beschlüsse werden mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst.

KAPITEL III LEITER DES AMTES

Artikel 10

Ernennung

(1) Dem Amt steht ein Leiter der Besoldungsgruppe A 1 oder A 2 vor, der nach befürwortender Stellungnahme des Beratenden Ausschusses für Ernennungen von der Kommission gemäß Artikel 14 Absatz 1 ernannt wird.

(2) Die Amtszeit des Leiters des Amtes beträgt drei Jahre; sie kann um höchstens zwei Jahre verlängert werden.

(3) Die Kommission kann den Leiter des Amtes nach Stellungnahme des Leitungsausschusses seines Amtes entheben und einen mit der Wahrung der Geschäfte beauftragten Leiter ernennen.

Artikel 11

Befugnisse

Im Rahmen der Befugnisse, die ihm von der Kommission verliehen werden, ist der Leiter des Amtes die Anstellungsbehörde und die zum Abschluss von Dienstverträgen ermächtigte Behörde entsprechend den bei der Kommission geltenden Bestimmungen.

Artikel 12

Aufgaben

(1) Bis zum 31. Dezember eines jeden Jahres legt der Leiter des Amtes dem Leitungsausschuss sein Arbeitsprogramm für das folgende Jahr vor, dessen Inhalt vom Leitungsausschuss gebilligt werden muss.

(2) Der Leiter des Amtes ist für das ordnungsgemäße Funktionieren des Amtes verantwortlich. Er handelt im Rahmen der von der Kommission festgelegten Zuständigkeiten unter ihrer Aufsicht. Er wacht über das gute Zusammenspiel zwischen den verschiedenen Tätigkeitsschwerpunkten des Amtes. Er gibt dem Leitungsausschuss Rechenschaft über die Durchführung seiner Aufgaben und unterbreitet ihm Vorschläge für das ordnungsgemäße Funktionieren des Amtes.

(3) Der Leiter des Amtes legt dem Leitungsausschuss gemäß Artikel 7 Absätze 1, 2, 3 und 8 Vorschläge vor.

(4) Der Leiter des Amtes setzt den Leitungsausschuss von Ernennungen gemäß Artikel 14 Absatz 3 in Kenntnis.

Artikel 13

Berichte

Der Leiter des Amtes legt dem Leitungsausschuss folgende Berichte vor:

1. einen regelmäßigen Bericht über den Betrieb des Amtes; der Leitungsausschuss legt fest, wie dieser Bericht aufzubauen und in welchen Abständen er zu erstellen ist;

2. im ersten Quartal des auf das Berichtsjahr folgenden Jahres einen jährlichen Tätigkeitsbericht; der Leitungsausschuss legt fest, wie dieser Bericht aufzubauen ist.

KAPITEL IV PERSONAL

Artikel 14

Höhere und mittlere Führungsebene

(1) Auf Vorschlag des Leitungsausschusses schreibt die Kommission den Dienstposten des Leiters des Amtes aus. Der Leitungsausschuss legt der Kommission eine Stellungnahme zu den vom Beratenden Ausschuss für Ernennungen in die engere Wahl gezogenen Bewerbern vor.

(2) Bei Dienstposten der höheren Führungsebene (Besoldungsgruppe A 2) und mittleren Führungsebene (Besoldungsgruppe A 3) nimmt der Leitungsausschuss vor der abschließenden Entscheidung der Kommission zu den vom Beratenden Ausschuss für Ernennungen gemäß den bei der Kommission geltenden Verfahren in die engere Wahl gezogenen Bewerbern Stellung.

(3) Der Leitungsausschuss wird von dem Leiter des Amtes über die sonstigen Ernennungen auf Dienstposten der mittleren Führungsebene (Besoldungsgruppen A 4-A 5) unterrichtet; bei diesen Ernennungen sind die bei der Kommission geltenden Bestimmungen und Gepflogenheiten zu beachten.

Artikel 15

Verfahren

(1) Bei der Personalverwaltung wird nach den gleichen Bestimmungen und Gepflogenheiten verfahren wie bei den Beamten und sonstigen Bediensteten der Kommission.

(2) Sobald die Anstellungsbehörde beschlossen hat, eine beim Amt frei werdende Stelle zu besetzen, so wird dies dem Personal der Organe gemäß Artikel 4 des Statuts zur Kenntnis gebracht.

(3) Anträge und Beschwerden im Sinne von Artikel 90 des Statuts, die die Ausübung der dem Leiter des Amtes nach Artikel 11 übertragenen Befugnisse betreffen, sind bei der Generaldirektion Personal und Verwaltung einzureichen. Rechtsmittel in diesem Zusammenhang sind gegen die Kommission zu richten.

KAPITEL V FINANZBESTIMMUNGEN

Artikel 16

Finanzielle Aspekte

(1) Titel V des zweiten Teils der Haushaltsordnung findet Anwendung.

(2) Auf der Grundlage eines Vorschlags des Leitungsausschusses überträgt die Kommission dem Leiter des Amtes die Anweisungsbefugnis für die dem Amt zur Ausführung seiner Aufgaben und für seinen Betrieb zugewiesenen Mittel und setzt die Bedingungen und Grenzen dieser Bevollmächtigung fest.

KAPITEL VI KOORDINIERUNG UND ÜBERPRÜFUNG

Artikel 17

Koordinierung

(1) Die bei der Generaldirektion Personal und Verwaltung eingerichtete Koordinierungsstelle hat folgende Aufgaben:

a) sie unterstützt den Leitungsausschuss bei der Vor- und Nachbereitung seiner Sitzungen sowie seinen Vorsitzenden in den regelmäßigen Arbeitskontakten mit dem Leiter des Amtes;

b) sie unterstützt den Leiter des Amtes bei der Erfuellung seiner Aufgaben, unter Beachtung von dessen Zuständigkeiten und Rechten, insbesondere gegenüber der Generaldirektion Personal und Verwaltung;

c) sie wacht über funktionale Kohärenz zwischen dem Amt und den anderen Verwaltungsämtern der Generaldirektion sowie den übrigen Dienststellen der Kommission, insbesondere in Bezug auf Organisation und Personalpolitik der Verwaltungsämter;

d) sie gewährleistet, dass die im Bereich der Personalpolitik bei der Kommission bestehenden Bestimmungen und Gepflogenheiten auf kohärente und einheitliche Weise im Amt Anwendung finden.

(2) Im Rahmen ihrer Aufgaben erstattet die Koordinierungsstelle dem Leitungsausschuss auf dessen Aufforderung Bericht.

Artikel 18

Überprüfung

Spätestens sechs Monate nach Abschluss des dritten Jahres, in dem das Amt seine Funktion voll ausgeübt hat, legt der Vorsitzende des Leitungsausschusses der Kommission unter der Aufsicht des zuständigen Mitglieds für das Personal und die Verwaltung eine umfassende Analyse der Funktionsweise des Amtes in dem zurückliegenden Zeitraum vor. Hiermit können Vorschläge zur Abänderung dieses Beschlusses einhergehen.

Brüssel, den 6. November 2002

Für die Kommission

Neil Kinnock

Vizepräsident

(1) ABl. L 308 vom 8.12.2000, S. 26.

(2) ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1.

(3) SEK(1999) 2051, S. 7.

(4) KOM(2000) 200 endgültig.

(5) SEK(2002) 618 endgültig.