DE Amtsblatt der Europäischen Union C 402/13

Geschäftsordnung des Direktoriums des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union

2012/C 402/05

DAS DIREKTORIUM DES AMTS FÜR VERÖFFENTLICHUNGEN DER EUROPÄISCHEN UNION (nachstehend „das Direktorium“) —

gestützt auf Artikel 6 Absatz 4 des Beschlusses 2009/496/EG, Euratom vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union (1) (nachstehend „das Amt“), zuletzt geändert durch den Beschluss 2012/368/EU, Euratom (2) —

GIBT SICH DIE NACHSTEHENDE GESCHÄFTSORDNUNG:

Artikel 1

Zusammensetzung

(1) Das Direktorium setzt sich aus Mitgliedern zusammen; jedes Organ gemäß Artikel 2 Absatz 7 des Beschlusses 2009/496/EG, Euratom, das den Beschluss über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen unterzeichnet hat (nachstehend „die Organe“), ernennt ein Mitglied.

(2) Das Mitglied kann seinen/seine Stellvertreter benennen. Den/Die Namen der Stellvertreter teilt es dem Amt für Veröffentlichungen schriftlich mit, das das Sekretariat des Direktoriums wahrnimmt.

(3) Die Europäische Zentralbank nimmt an den Arbeiten des Direktoriums als Beobachter teil. Den/Die Namen ihres/r Vertreter/s teilt sie dem Amt für Veröffentlichungen schriftlich mit.

Artikel 2

Vorsitz

(1) Präsident des Direktoriums ist ein Vertreter der nachstehenden Organe:

— Europäisches Parlament,

— Europäischer Rat,

— Rat der Europäischen Union,

— Europäische Kommission,

— Gerichtshof der Europäischen Union,

— Europäischer Rechnungshof,

— Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss,

— Ausschuss der Regionen.

(2) Die im Direktorium vertretenen Organe ernennen aus dem Kreis seiner Mitglieder einen Präsidenten für eine Amtszeit von zwei Jahren, die am 1. August beginnt.

Artikel 3

Einberufung

(1) Der Präsident beruft das Direktorium mindestens viermal pro Jahr aus eigener Initiative oder auf Antrag eines der Mitglieder oder des Direktors des Amtes ein.

(2) Sofern das Direktorium nichts Gegenteiliges beschließt, finden die Sitzungen am Sitz des Amts statt.

(3) Die Sitzungen des Direktoriums sind nicht öffentlich.

Artikel 4

Tagesordnung

(1) Der Präsident erstellt die Tagesordnung auf Vorschlag des Direktors des Amts. Sie muss jede Frage enthalten, deren Aufnahme ein Mitglied des Direktoriums beantragt.

(2) Auf der Tagesordnung wird zwischen den Entwürfen von Maßnahmen, zu denen das Direktorium um eine Stellungnahme oder seine Zustimmung ersucht wird, und den zur Information oder zum einfachen Meinungsaustausch vorgelegten Themen unterschieden.

(3) Die Tagesordnung wird zu Sitzungsbeginn vom Direktorium mit einfacher Mehrheit der Stimmen seiner Mitglieder angenommen.

(4) Während einer Sitzung kann eine Frage auf die Tagesordnung gesetzt werden, wenn alle anwesenden Direktoriumsmitglieder damit einverstanden sind.

Artikel 5

Übermittlung von Dokumenten

(1) Der Direktor des Amts sorgt für die Übermittlung der Einladung, der Tagesordnung sowie der entsprechenden Arbeitsunterlagen an die Mitglieder des Direktoriums.

(2) Die in Absatz 1 genannten Unterlagen müssen den Mitgliedern des Direktoriums generell zwei Wochen vor dem Sitzungstermin zugehen.

(3) In dringenden Fällen und wenn die zu erlassenden Maßnahmen kurzfristig durchgeführt werden müssen, kann der Präsident die Frist gemäß Absatz 1 auf Antrag eines Direktoriumsmitglieds, des Direktors des Amts oder von sich aus auf drei Kalendertage vor dem Sitzungstermin verkürzen.

(4) In äußerst dringenden Fällen kann der Präsident von den Fristen der Absätze 2 und 3 abweichen.

Artikel 6

Vertretung und Beschlussfähigkeit

(1) Das Direktorium ist beschlussfähig, wenn jedes Organ durch das Mitglied oder seinen/seine gemäß Artikel 1 Absatz 2 ordnungsgemäß ernannten Stellvertreter vertreten ist.

(2) Das Direktorium kann allerdings mit vorheriger Zustimmung seiner Mitglieder ausnahmsweise zusammentreten, wenn höchstens zwei Organe nicht durch ihre Mitglieder oder deren Stellvertreter vertreten sind. In diesem Fall müssen die abwesenden Mitglieder dem Präsidenten im Voraus schriftlich mitgeteilt haben, von welchem Direktoriumsmitglied sie sich vertreten lassen. Ein anwesendes Mitglied kann in einem solchen Fall nur ein einziges verhindertes Mitglieds vertreten.

(3) Die Mehrheit ist erreicht, wenn fünf Mitglieder des Direktoriums den diesem unterbreiteten Beschluss gebilligt haben.

(4) Die Enthaltung steht der Annahme von Beschlüssen, die Einstimmigkeit erfordern, nicht entgegen.

Artikel 7

Arbeitsgruppen

(1) Zur Prüfung spezifischer Fragen kann das Direktorium Arbeitsgruppen einsetzen, an denen der Direktor des Amts oder sein Stellvertreter teilnimmt, sofern das Direktorium nicht anderweitig beschließt.

(2) Die Arbeitsgruppen erstatten dem Direktorium Bericht. Sie können hierzu einen Berichterstatter bestimmen.

Artikel 8

Zulassung Dritter

(1) Der Direktor des Amts nimmt an den Sitzungen teil, sofern das Direktorium nicht anderweitig beschließt.

(2) Der Präsident des Direktoriums kann einen Vertreter der Generaldirektion Humanressourcen und Sicherheit der Kommission einladen, zu allen unter seine Zuständigkeit fallenden Fragen an den Sitzungen des Direktoriums teilzunehmen.

(3) Das Direktorium kann beschließen, auf Antrag eines Mitglieds, des Direktors des Amts oder auf Initiative des Präsidenten zu spezifischen Fragen Sachverständige zu hören.

(4) Die Sachverständigen nehmen nicht an den Beratungen des Direktoriums teil.

Artikel 9

Schriftliches Verfahren

(1) Das Direktorium beschließt in der Regel in der Sitzung. Die Zustimmung der Mitglieder des Direktoriums zu einem Vorschlag eines Mitglieds oder des Direktors des Amts ist allerdings auch über ein schriftliches Verfahren möglich.

(2) Dazu übermittelt der Direktor des Amts den Mitgliedern des Direktoriums den Vorschlag im Einvernehmen mit dem Präsidenten. Es wird davon ausgegangen, dass jedes Mitglied, das eventuelle Vorbehalte oder Änderungen zu dem Vorschlag nicht innerhalb der bei der Übermittlung gesetzten Frist zur Kenntnis gebracht hat, dem Vorschlag zugestimmt hat. Die genannte Frist wird auf zehn Arbeitstage festgesetzt; Auf Antrag eines Mitglieds des Direktoriums kann sie einmal um höchstens zehn Arbeitstage verlängert werden. Handelt es sich um dringende Fragen, so wird diese Frist auf fünf Arbeitstage verkürzt.

(3) Beantragt ein Mitglied des Direktoriums jedoch, dass der Vorschlag in einer Sitzung geprüft wird, so wird das schriftliche Verfahren eingestellt; der Präsident beruft unverzüglich das Direktorium ein.

(4) Ein Vorschlag, zu dem nach Ablauf der ursprünglichen oder der verlängerten Frist kein Mitglied des Direktoriums einen Vorbehalt vorgebracht oder beibehalten hat, gilt als vom Direktorium angenommen.

Artikel 10

Sekretariat

Das Sekretariat des Direktoriums und gegebenenfalls der nach Artikel 7 eingesetzten Arbeitsgruppen wird von der Direktion des Amts wahrgenommen.

Artikel 11

Sitzungsbericht

(1) Unter der Verantwortung des Präsidenten wird zu jeder Sitzung der Entwurf eines Berichts erstellt, der insbesondere die Stellungnahmen zu den Vorschlägen und die Beschlüsse des Direktoriums enthält. Der Sitzungsbericht über Beratungen zu Personal- und anderen vertraulichen Fragen steht in einem gesonderten Anhang.

(2) Der Entwurf des Sitzungsberichts wird den Mitgliedern des Direktoriums in einer späteren Sitzung oder über das schriftliche Verfahren nach Artikel 9 dieser Geschäftsordnung zur Genehmigung vorgelegt. Die Mitglieder teilen dem Präsidenten etwaige Bemerkungen schriftlich mit. Hiervon wird das Direktorium unterrichtet; kommt keine Einigung zustande, so wird die vorgeschlagene Änderung im Direktorium erörtert. Wird auch dort keine Einigung erzielt, so wird der Änderungsvorschlag dem Sitzungsbericht als Anlage beigefügt.

Artikel 12

Transparenz

(1) Für den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten gelten die gleichen Grundsätze und Bedingungen wie für die Dokumente der Kommission.

(2) Betrifft ein Antrag ein Dokument des Direktoriums, so wird er den Mitgliedern des Direktoriums vorgelegt.

Artikel 13

Durchführung der Beschlüsse des Direktoriums

(1) Die Beschlüsse des Direktoriums werden den betreffenden Organen oder Personen vom Präsidenten oder vom Direktor des Amts im Namen des Direktoriums notifiziert.

(2) Das Direktorium beschließt einstimmig über Übertragungen von Befugnissen an den Direktor des Amts. Falls erforderlich, holt der Direktor des Amts die Stellungnahme fachkundiger Beamter der Organe ein und berichtet über die im Direktorium gefassten Beschlüsse.

Artikel 14

Jahresbericht

(1) Spätestens am 31. März jeden Jahres legt der Direktor des Amts dem Direktorium den Entwurf des Jahresberichts gemäß Artikel 7 Absatz 1 Buchstabe c des Beschlusses über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen vor.

(2) Der Entwurf des Jahresberichts enthält detaillierte Informationen zu den nachstehenden Themen:

— Arbeiten des Direktoriums,

— Beziehungen zu den Organen und anderen Organisationen,

— Tätigkeiten des Amts,

— Personalverwaltung,

— Haushaltsführung und Finanzmanagement,

— Infrastruktur,

— Risikobewertung,

— Synthese der Arbeiten der internen Prüfung,

— Synthese der Evaluierungsarbeiten.

Der Berichtsentwurf beginnt mit einem Vorwort des Präsidenten, einer Zusammenfassung sowie einer Synthese der wichtigsten Indikatoren.

Artikel 15

Diese Geschäftsordnung wird am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union wirksam.

(1) ABl. L 168 vom 30.6.2009, S. 41.

(2) ABl. L 179 vom 11.7.2012, S. 15.