ZUGANG ZU DEN DOKUMENTEN DES ÜBERSETZUNGSZENTRUMS (98/C 46/07)

Auf seiner siebten Sitzung am 17. November 1997 verabschiedete der Verwaltungsrat des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union die nachfolgenden Regeln für den Zugang zu den Dokumenten des Übersetzungszentrums:

1. Einleitung

Das Übersetzungszentrum der Einrichtungen der Europäischen Union wurde durch die Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates (ABl. L 314 vom 7.12.1994), abgeändert durch die Verordnung (EG) Nr. 2610/95 (ABl. L 268 vom 10.11.1995) geschaffen, um die für die Arbeit folgender Einrichtungen notwendigen Übersetzungsdienstleistungen zu erbringen:

- der Europäischen Umweltagentur,

- der Europäischen Stiftung für Berufsbildung,

- der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht,

- der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln,

- der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz,

- des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt (Marken, Muster und Modelle),

- des Europäischen Polizeiamts (Europol) und der Europol-Drogeneinheit,

- des Gemeinschaftlichen Sortenamts.

Des weiteren können auch die anderen durch den Rat geschaffenen Einrichtungen sowie die Organe und Einrichtungen der Europäischen Union, die bereits über ihren eigenen Übersetzungsdienst verfügen, eventuell die Dienste des Übersetzungszentrums in Anspruch nehmen.

2. Arten von Dokumenten

Angesichts einer solchen Aufgabenstellung fällt es selbstverständlich nicht in den Aufgabenbereich des Zentrums, politische Maßnahmen zu ergreifen, sondern lediglich die von den anderen Organen und Einrichtungen der Union stammenden Dokumente zu übersetzen. Demnach können zwei verschiedene Arten von Dokumenten anfallen:

a) Dokumente, die nicht vom Übersetzungszentrum, sondern von einer anderen Einrichtung oder einem anderen Organ stammen: Bei dieser Art von Dokumenten muß sich der Informationssuchende immer an deren Verfasser wenden; dies gilt sowohl für die Originalfassung als auch für die Übersetzungen;

b) Dokumente, deren Verfasser das Zentrum ist: Bei dieser Art von Dokumenten gelten folgende Regeln.

3. Dokumente des Übersetzungszentrums

Hier handelt es sich um Dokumente, deren Verfasser das Übersetzungszentrum ist und für die das Zentrum als Eigentümer und nicht nur als einfacher Verwahrer erachtet werden kann.

Bei diesen Dokumenten gilt generell, daß der Zugang betroffenen Personen gewährt werden muß, es sei denn, diese Dokumente enthalten Informationen aus einem der unter Punkt 4 genannten Bereiche.

Um Zugang zu einem Dokument oder einer Information des Übersetzungszentrums zu erhalten, hat der Antragsteller an den für die Bearbeitung der Anträge zuständigen Direktor des Zentrums eine schriftliche Anfrage in einer der Amtssprachen der Europäischen Union zu richten. Innerhalb eines Monats nach dem registrierten Eingang des Antrags muß eine schriftliche Antwort erteilt werden. Diese Antwort wird stets in der vom Antragsteller verwendeten Arbeitssprache der Union verfaßt.

Die angeforderten Dokumente werden dem Antragsteller entweder auf dem Postweg zugesandt oder ihm in den Büros des Zentrums zu einem vereinbarten Termin zur Einsicht bereitgestellt.

4. Ausnahmen

Kein Zugang wird gewährt zu Dokumenten, deren Weitergabe eine Beeinträchtigung folgender Rechte darstellen könnte:

- Schutz des öffentlichen Interesses (öffentliche Sicherheit, internationale Beziehungen, Währungsstabilität, gerichtliche Verfahren, Inspektions- und Untersuchungstätigkeiten);

- Schutz der individuellen und Privatsphäre (die Personalakten, die vertraulichen Auskünfte, Stellungnahmen und Beurteilungen, die zwecks Einstellung oder Ernennung eingeholt wurden, Informationen persönlicher Art über Personen (selbst über Verstorbene)) oder über ein Dokument, dessen Weitergabe eine Beeinträchtigung der Privatsphäre darstellen bzw. eine solche erleichtern könnte;

- Schutz des Geschäfts- und Betriebsgeheimnisses (Informationen, die unter das Geschäfts- und Betriebsgeheimnis fallen, einschließlich des geistigen Eigentums, und deren unerlaubte Verbreitung die Wettbewerbsposition einer dritten Partei schwächen würde; Geschäfts-, Finanz- und Betriebsgeheimnisse einschließlich Informationen über Geschäftsbeziehungen, Kostenelemente und Angebote im Rahmen von Ausschreibungen);

- Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft;

- Schutz der Vertraulichkeit, die von der juristischen oder natürlichen Person, die die Informationen geliefert hat, gefordert wird oder die nach dem Recht des Mitgliedstaats, der die Informationen geliefert hat, erforderlich ist;

- Schutz der Vertraulichkeit interner Beratungen des Übersetzungszentrums (Tagesordnungen und Protokolle von Verwaltungsratssitzungen des Zentrums und von internen Sitzungen, Berichte über Dienstreisen, Statusberichte, "think pieces" Briefings, Aktenvermerke, interne Stellungnahmen der Dienststellen des Übersetzungszentrums).

5. Verfahren zur Überprüfung

Erhält der Informationssuchende innerhalb eines Monats nach Eingang seines Antrags keine Antwort oder ist er mit der abschlägigen Antwort nicht einverstanden, kann er innerhalb eines Monats nach Empfang des Schreibens beim Vorsitzenden des Verwaltungsrats des Zentrums um eine Überprüfung nachsuchen. Nach Ablauf dieser Frist wird davon ausgegangen, daß der Informationssuchende seinen Antrag zurückgezogen hat.

Wird die abschlägige Antwort nach Überprüfung des Antrags bestätigt, setzt das Übersetzungszentrum den Antragsteller hiervon innerhalb eines Monats unter Angabe von Gründen und einer Rechtsbehelfsbelehrung, insbesondere der Möglichkeit der Anrufung des europäischen Bürgerbeauftragten, schriftlich in Kenntnis.

6. Verschiedenes

Für alle weiteren Fragen hinsichtlich des Zugangs zu Dokumenten des Übersetzungszentrums, die in der vorliegenden Regelung nicht ausdrücklich angesprochen wurden, finden die für die Europäische Kommission geltenden Regeln sinngemäß auch für das Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union Anwendung.