Entscheidung der Kommission

vom 18. Dezember 2001

mit Durchführungsbestimmungen zur Entscheidung 2000/596/EG des Rates in Bezug auf die Verwaltungs- und Kontrollsysteme sowie die Verfahren zur Umsetzung der Finanzkorrekturen im Rahmen der aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds kofinanzierten Maßnahmen

(Bekannt gegeben unter Aktenzeichen K(2001) 4372)

(2002/307/EG)

DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN -

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,

gestützt auf die Entscheidung 2000/596/EG des Rates vom 28. September 2000 über die Errichtung eines Europäischen Flüchtlingsfonds(1), insbesondere auf Artikel 24,

nach Anhörung des Ausschusses nach Artikel 21 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Zur Gewährleistung einer wirtschaftlichen Haushaltsführung der Beiträge aus dem Flüchtlingsfonds (nachstehend "Fonds") müssen die Mitgliedstaaten Leitlinien für die Organisation der Aufgaben der für die Durchführung der kofinanzierten Aktionen zuständigen Behörde festlegen.

(2) Damit die Gemeinschaftsmittel nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verwendet werden, müssen die Mitgliedstaaten Verwaltungs- und Kontrollsysteme anwenden, die einen ausreichenden Prüfpfad sicherstellen und der Kommission jegliche für die Durchführung der Kontrollen, insbesondere Stichprobenkontrollen, erforderliche Unterstützung leisten.

(3) Zur Gewährleistung einer wirksamen und angemessenen Verwendung der Gemeinschaftsmittel sind einheitliche Kriterien für die von den Mitgliedstaaten gemäß Artikel 18 der Entscheidung 2000/596/EG durchgeführten Kontrollen festzulegen.

(4) Zur Gewährleistung einer einheitlichen Behandlung der Ausgabenerklärungen, für die gemäß Artikel 17 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG die Beteiligung des Fonds beantragt wird, ist ein Standardmodell für die Ausgabenerklärung festzulegen.

(5) Um die zu Unrecht gezahlten Beträge gemäß Artikel 18 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG zurückzuerlangen, ist vorzusehen, dass die Mitgliedstaaten der Kommission die aufgedeckten Fälle von Unregelmäßigkeiten samt Angaben über den Ablauf der Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren mitteilen.

(6) Gemäß Artikel 19 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG nehmen die Mitgliedstaaten die in Bezug auf die individuelle oder systematische Unregelmäßigkeit erforderlichen Finanzkorrekturen vor, indem sie die Gemeinschaftsbeteiligung streichen oder kürzen. Zur Gewährleistung einer einheitlichen Anwendung dieser Vorschrift in der gesamten Gemeinschaft müssen die Festsetzung solcher Korrekturen und die Berichterstattung an die Kommission geregelt werden.

(7) Kommt ein Mitgliedstaat seinen Pflichten aufgrund von Artikel 19 Absatz 1 oder Artikel 18 der Entscheidung 2000/596/EG nicht nach, so kann die Kommission gemäß Artikel 18 Absatz 4 dieser Entscheidung selbst Finanzkorrekturen vornehmen. Wenn möglich und ausführbar sollte der Betrag solcher Korrekturen je nach Einzelfall berechnet werden und unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit den Ausgaben entsprechen, die irrtümlich aus dem Fonds bezahlt wurden. Wenn es nicht möglich oder ausführbar ist, die finanziellen Auswirkungen der Unregelmäßigkeit genau zu bestimmen, oder wenn es unverhältnismäßig wäre, die betreffenden Ausgaben in ihrer Gesamtheit zu korrigieren, sollte die Kommission ihre Korrekturen auf eine Extrapolation stützen oder einen Pauschalbetrag anhand der Tragweite und der finanziellen Folgen der von dem betreffenden Mitgliedstaat nicht verhinderten, aufgedeckten oder bereinigten Unregelmäßigkeit festlegen.

(8) Es ist notwendig, bestimmte Verfahren zur Durchführung der Finanzkorrekturen nach Artikel 19 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG zu präzisieren und vorzusehen, dass diese Verfahren in den Fällen nach Artikel 18 Absatz 4 Buchstabe b) dieser Entscheidung angewandt werden.

(9) Es müssen die Verzugszinsen festgelegt werden, die gemäß Artikel 19 Absatz 3 der Entscheidung 2000/596/EG zuzüglich der zu Unrecht gezahlten Beträge an die Kommission zurückzuzahlen sind.

(10) Diese Verordnung lässt die Bestimmungen für die Rückforderung staatlicher Beihilfen gemäß Artikel 14 der Verordnung (EG) Nr. 659/1999 des Rates vom 22. März 1999 über besondere Vorschriften für die Anwendung von Artikel 93 des EG-Vertrags(2) unberührt.

(11) Diese Entscheidung findet unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 des Rates vom 11. November 1996 betreffend die Kontrollen und Überprüfungen vor Ort durch die Kommission zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften vor Betrug und anderen Unregelmäßigkeiten(3) Anwendung -

HAT FOLGENDE ENTSCHEIDUNG ERLASSEN:

KAPITEL I

ANWENDUNGSBEREICH UND BEGRIFFSBESTIMMUNGEN

Artikel 1

Diese Entscheidung enthält Durchführungsbestimmungen zur Entscheidung 2000/596/EG in Bezug auf die Systeme zur Verwaltung und Kontrolle der von den Mitgliedstaaten verwalteten Beiträge aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds, nachstehend "Fonds" genannt, sowie das Verfahren zur Umsetzung der auf diese Beiträge anzuwendenden Finanzkorrekturen.

Artikel 2

Für die Zwecke dieser Entscheidung bezeichnet der Ausdruck:

a) "zuständige Behörde" jede von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 7 der Entscheidung 2000/596/EG benannte Behörde;

b) "zwischengeschaltete Stelle" jede öffentliche Verwaltungsstelle oder Nichtregierungsorganisation, der die zuständige Behörde gemäß Artikel 7 der Entscheidung 2000/596/EG Durchführungsbefugnisse überträgt.

KAPITEL II

VERWALTUNGS- UND KONTROLLSYSTEME

Artikel 3

(1) Gemäß Artikel 18 Absatz 1 Buchstabe c) der Entscheidung 2000/596/EG richten die Mitgliedstaaten Leitlinien an die zuständige Behörde und an die zwischengeschalteten Stellen, denen Durchführungsbefugnisse übertragen wurden.

Unbeschadet Artikel 18 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG umfassen die Leitlinien die Organisation der Verwaltungs- und Kontrollsysteme zur Sicherstellung der Begründetheit, Rechtmäßigkeit und Förderfähigkeit der Anträge auf einen Gemeinschaftsbeitrag. Sie gründen sich auf die in Anhang I aufgeführten, allgemein anerkannten Normen für gute Verwaltungspraktiken.

(2) Sind alle oder einige Aufgaben der zuständigen Behörde an zwischengeschaltete Stellen übertragen, ist in den Leitlinien gemäß Absatz 1 insbesondere Folgendes zu präzisieren:

a) die klare Festlegung und Verteilung der Aufgaben, insbesondere in Bezug auf die Verwaltung, Auszahlung, Kontrolle und Überprüfung der Übereinstimmung mit

i) den in den Entscheidungen der Kommission zur Genehmigung der Kofinanzierunsanträge nach Artikel 8 der Entscheidung 2000/596/EG festgelegten Bedingungen,

ii) den Förderkriterien in Anhang I der Entscheidung 2001/275/EG der Kommission(4), und

iii) den Gemeinschaftspolitiken und -maßnahmen einschließlich jener in den Bereichen Wettbewerb, Vergabe öffentlicher Aufträge, Schutz und Verbesserung der Qualität der Umwelt, Abbau von Diskriminierungen und Förderung der Gleichbehandlung von Männern und Frauen;

b) die Einrichtung effizienter Systeme, die gewährleisten, dass die zwischengeschalteten Stellen ihre Zuständigkeiten zufrieden stellend wahrnehmen; und

c) die Mitteilung von Informationen an die zuständige Behörde über die effektive Wahrnehmung ihrer Aufgaben und Beschreibung der eingesetzten Mittel.

(3) Gemäß Artikel 18 Absatz 1 Buchstabe b) der Entscheidung 2000/596/EG übermitteln die Mitgliedstaaten der Kommission spätestens innerhalb von zwei Monaten nach Wirksamwerden der vorliegenden Entscheidung in Ergänzung zu den im ersten Kofinanzierungsantrag enthaltenen Angaben eine Beschreibung der vorhandenen Verwaltungs- und Kontrollsysteme sowie der geplanten Verbesserungen, wobei sie insbesondere die in Anhang I aufgeführten, allgemein anerkannten Normen für gute Verwaltungspraktiken berücksichtigen.

Diese Mitteilung muss für jede zuständige Behörde folgende Informationen enthalten:

a) die ihr übertragenen Zuständigkeiten;

b) eine Verteilung der Zuständigkeiten, die sicherstellt, dass innerhalb der zuständigen Behörde oder der zwischengeschalteten Stelle eine hinreichende Teilung der Verwaltungs-, Auszahlungs- und Kontrolltätigkeit erfolgt, um eine wirtschaftliche Haushaltsführung zu gewährleisten;

c) Informationen über etwaige zwischengeschaltete Stellen;

d) die Verfahren zur Annahme, Prüfung und Genehmigung der Zahlungsanträge sowie zur Anordnung, Auszahlung und Verbuchung der Ausgaben;

e) Bestimmungen über die Innenrevision oder gleichwertige Verfahren.

(4) Die Kommission prüft in Zusammenarbeit mit dem Mitgliedstaat die Verwaltungs- und Kontrollsysteme und gibt an, ob sie gegebenenfalls die Transparenz der Kontrollen betreffend die Arbeitsweise des Fonds sowie die Wahrnehmung der Aufgaben der Kommission gemäß Artikel 274 EG-Vertrag beeinträchtigen.

Artikel 4

(1) Die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten müssen einen ausreichenden Prüfpfad aufweisen.

(2) Ein Prüfpfad ist ausreichend, wenn er Folgendes ermöglicht:

a) die der Kommission mitgeteilten bescheinigten Gesamtbeträge mit den einzelnen Kostenaufstellungen und Belegen zu vergleichen, die auf den verschiedenen Verwaltungsebenen und von den Begünstigten einschließlich der Einrichtungen oder Unternehmen, die die Projekte durchführen, aufbewahrt werden;

b) die Zuteilung und Überweisung der von der Gemeinschaft und den Mitgliedstaaten bereitgestellten Mittel zu prüfen.

Eine indikative Beschreibung der Erfordernisse für einen ausreichenden Prüfpfad ist in Anhang II enthalten.

(3) Die zuständige Behörde richtet Verfahren ein, die gewährleisten, dass der Ablageort aller Unterlagen im Zusammenhang mit bestimmten, im Rahmen des betreffenden nationalen Durchführungsprogramms getätigten Zahlungen verzeichnet wird und dass die Unterlagen zur Einsichtnahme bereitgestellt werden können, wenn folgende Personen oder Stellen hierum ersuchen:

a) das Personal der für die Bearbeitung der Zahlungsanträge zuständigen Behörde,

b) die nationalen Kontrollbehörden, die die Kontrollen nach Artikel 5 Absatz 1 dieser Entscheidung durchführen,

c) die Dienststelle oder Einrichtung der zuständigen Behörde, die mit der Bescheinigung der Anträge auf Zwischen- oder Restzahlung nach Artikel 17 der Entscheidung 2000/596/EG beauftragt ist, und

d) die Beamten und beauftragten Bediensteten der Europäischen Kommission und des Rechnungshofs der Europäischen Union.

Die für die Kontrollen zuständigen Beamten und Bediensteten bzw. die hierzu ermächtigten Personen können beantragen, dass ihnen Kopien der in diesem Absatz genannten Unterlagen zur Verfügung gestellt werden.

(4) Die zuständigen Behörden bewahren fünf Jahre lang, nachdem die Kommission den Restbetrag für eine Intervention ausgezahlt hat, alle Belege für die im Rahmen der betreffenden Intervention getätigten Ausgaben und durchgeführten Kontrollen entweder in Urschrift oder als beglaubigte Abschrift auf allgemein üblichen Datenträgern zur Einsicht durch die Kommission auf. Diese Frist wird im Fall von Gerichtsverfahren oder auf begründeten Antrag der Kommission ausgesetzt.

Artikel 5

(1) Die Mitgliedstaaten führen auf der Grundlage einer geeigneten Stichprobe Ex-post-Kontrollen der Projekte durch, um insbesondere:

a) die Wirksamkeit der vorhandenen Verwaltungs- und Kontrollsysteme nachzuprüfen;

b) die auf den verschiedenen Ebenen ausgestellten Ausgabenerklärungen selektiv auf der Grundlage einer Risikoanalyse nachzuprüfen.

(2) Die Kontrollen müssen sich auf mindestens 20 % der für jedes nationale Durchführungsprogramm zuschussfähigen Gesamtausgaben und auf eine repräsentative Stichprobe der genehmigten Projekte erstrecken, wobei die Anforderungen von Absatz 3 zu beachten sind. Die Mitgliedstaaten gewährleisten eine angemessene Trennung zwischen solchen Kontrollen einerseits und den Durchführungs- oder Auszahlungsverfahren in Bezug auf die Aktionen andererseits.

(3) Die ausgewählten Projekte sind anzugeben, das Stichprobenverfahren muss dargelegt und ein Bericht über die Ergebnisse aller Inspektionen und Maßnahmen erstellt werden, die bei festgestellten Abweichungen und Unregelmäßigkeiten getroffen wurden.

(4) Die Stichprobe der kontrollierten Projekte muss:

a) Projekte von hinreichend unterschiedlicher Art und Größenordnung umfassen;

b) den durch die nationalen oder gemeinschaftsrechtlichen Kontrollen ermittelten Risikofaktoren Rechnung tragen;

c) die Konzentration der Projekte bei bestimmten Begünstigten widerspiegeln, so dass die wichtigsten Begünstigten mindestens einmal vor Abschluss eines jeden nationalen Durchführungsprogramms kontrolliert werden.

Artikel 6

Bei der Durchführung der Kontrollen prüfen die Mitgliedstaaten, ob:

a) die Verwaltungs- und Kontrollsysteme effektiv angewandt werden;

b) Übereinstimmung besteht zwischen einer angemessenen Zahl von Buchungsunterlagen und ihren Belegen, die von den zwischengeschalteten Stellen, denen die zuständige Behörde bestimmte Durchführungsbefugnisse übertragen hat, den Begünstigten und gegebenenfalls anderen Stellen oder Unternehmen, die die Projekte durchführen, aufbewahrt werden;

c) der Prüfpfad ausreichend ist;

d) die Art und der Zeitpunkt der Durchführung der Ausgabenposten den Gemeinschaftsanforderungen, den bei dem nationalen Auswahlverfahren festgesetzten Anforderungen, den Bestimmungen des Vertrags oder des Rechtsakts über die Gewährung der Finanzhilfe und den tatsächlich durchgeführten Maßnahmen entsprechen;

e) die tatsächliche oder vorgesehene Zweckbestimmung des Projekts den Zielen des nationalen Durchführungsprogramms nach Artikel 8 der Entscheidung 2000/596/EG entspricht;

f) die Finanzbeiträge der Gemeinschaft die in Artikel 13 der Entscheidung 2000/596/EG oder in einer anderen einschlägigen Gemeinschaftsvorschrift festgesetzten Grenzen nicht überschreiten und ohne Kürzung oder Verzögerung effektiv an die Begünstigten ausgezahlt werden;

g) die tatsächliche Bereitstellung der entsprechenden Kofinanzierungsbeträge seitens der Mitgliedstaaten, und

h) die kofinanzierten Projekte unter Einhaltung der Artikel 4 und 9 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG durchgeführt wurden.

Artikel 7

Bei den Kontrollen ist zu ermitteln, ob die gegebenenfalls aufgetretenen Probleme systembedingt sind und folglich die Gefahr besteht, dass sie auch bei anderen von demselben Begünstigten durchgeführten oder von derselben Verwaltungsbehörde verwalteten Aktionen auftreten. Ferner sind die Ursachen derartiger Situationen sowie die Art der gegebenenfalls durchzuführenden ergänzenden Analysen und die zu treffenden Präventiv- oder Korrekturmaßnahmen zu ermitteln.

Artikel 8

Die Mitgliedstaaten unterrichten die Kommission jährlich im Rahmen des Berichts nach Artikel 20 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG über die Anwendung der Artikel 5, 6 und 7 dieser Entscheidung im vergangenen Jahr, wobei die Beschreibung nach Artikel 4 Absatz 2 gegebenenfalls zu ergänzen und zu aktualisieren ist.

Artikel 9

Bei Interventionen, an denen mehr als ein Mitgliedstaat beteiligt ist oder bei denen es sich um Begünstigte aus mehr als einem Mitgliedstaat handelt, gewähren die betreffenden Mitgliedstaaten und die Kommission einander die für eine ordnungsgemäße Kontrolle erforderliche Amtshilfe.

KAPITEL III

AUSGABENERKLÄRUNGEN

Artikel 10

(1) Die Bescheinigungen der Ausgabenerklärungen werden in der in Anhang IV vorgeschriebenen Form von einer Person oder Abteilung der Zahlstelle erstellt, die in ihrer Funktion von allen Dienststellen, die Zahlungsanträge bewilligen, unabhängig ist.

(2) Die zuständige Behörde gewährleistet für alle Ausgaben, die sie der Kommission mitteilt, dass die nationalen Durchführungsprogramme nach den geltenden Gemeinschaftsvorschriften verwaltet und die Mittel nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verwendet werden. Diese Erklärung bescheinigt, dass der Kofinanzierungsantrag nur Ausgaben betrifft, die:

a) tatsächlich von den Begünstigten der Finanzhilfen im Sinne von Artikel 2 Buchstabe d) der Entscheidung 2001/275/EG während des Zeitraums der Förderfähigkeit des Programms nach Maßgabe der Entscheidungen zur Genehmigung der Kofinanzierungsanträge getätigt worden sind und

b) Projekte betreffen, die in Übereinstimmung mit den festgelegten Auswahlkriterien und -verfahren für eine Kofinanzierung aus dem betreffenden nationalen Durchführungsprogramm ausgewählt wurden und während des gesamten Zeitraums, in dem die Ausgaben getätigt wurden, mit den Gemeinschaftsvorschriften im Einklang standen.

(3) Der Mitgliedstaat legt innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Programms eine Schlusserklärung nach Anhang IV vor. Wird diese Erklärung der Kommission nicht innerhalb dieser Frist übermittelt, so schließt sie selbst automatisch das Programm ab und veranlasst die Aufhebung der betreffenden Mittelbindungen.

(4) Vor der Einreichung eines Antrags bei der Kommission überprüft die zuständige Behörde, ob die durchgeführten Kontrollen ausreichend sind. Die geleistete Arbeit wird in dem Bericht nach Artikel 20 Absatz 3 der Entscheidung 2000/596/EG im Einzelnen beschrieben. Die Kontrollen erstrecken sich gleichermaßen auf die physischen Aspekte und die Effizienz wie auf die finanziellen und buchhalterischen Aspekte des Projekts.

KAPITEL IV

FINANZKORREKTUREN DURCH DIE MITGLIEDSTAATEN

Artikel 11

(1) Im Fall systematischer Unregelmäßigkeiten umfassen die Untersuchungen gemäß Artikel 19 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG alle möglicherweise betroffenen Projekte.

(2) Bei Entscheidungen über die Streichung oder Kürzung der Gemeinschaftsbeteiligung berücksichtigen die Mitgliedstaaten die Art und den Schweregrad der Unregelmäßigkeiten sowie den für den Fonds entstandenen finanziellen Verlust.

(3) Die Mitgliedstaaten übermitteln der Kommission als Anhang zu dem Bericht nach Artikel 20 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG eine Aufstellung der im vergangenen Jahr eingeleiteten Verfahren zur Streichung oder Kürzung der Beteiligung.

Artikel 12

(1) Wenn im Anschluss an eine Streichung oder Kürzung Beträge gemäß Artikel 18 Absatz 1 Buchstabe g) der Entscheidung 2000/596/EG eingezogen werden sollen, leitet der zuständige Dienst oder die zuständige Stelle das Wiedereinziehungsverfahren ein und unterrichtet die zuständige Behörde davon. Über Wiedereinziehungen wird der Kommission Bericht erstattet und gemäß Artikel 13 der vorliegenden Entscheidung Buch geführt.

(2) Die Mitgliedstaaten unterrichten die Kommission in dem Bericht nach Artikel 20 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG über ihre Entscheidungen oder Absichten in Bezug auf die Wiederverwendung der gestrichenen Mittel.

Artikel 13

Die zuständige Behörde führt Buch über die Beträge, die von bereits ausgezahlten Gemeinschaftsbeteiligungen zurückzufordern sind, und vergewissert sich, dass diese unverzüglich eingezogen werden. Nach der Einziehung kürzt die zuständige Behörde ihre nächste Ausgabenerklärung an die Kommission um die eingezogenen Beträge oder leistet, wenn dieser Betrag nicht ausreicht, eine Rückzahlung an die Gemeinschaft. Auf die einzuziehenden Beträge werden ab dem Fälligkeitstermin Zinsen zu dem in Artikel 94 der Verordnung (Euratom, EGKS, EG) Nr. 3418/93 der Kommission vom 9. Dezember 1993 mit Durchführungsbestimmungen zu einigen Vorschriften der Haushaltsordnung vom 21. Dezember 1977(5), zuletzt geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 1687/2001(6), vorgesehenen Satz am ersten Arbeitstag des Monats des Fälligkeitstermins der Forderung erhoben.

Bei der Übermittlung des Berichts nach Artikel 20 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG legen die Mitgliedstaaten der Kommission eine Aufstellung der festgestellten Unregelmäßigkeiten vor, in der sie die eingezogenen oder zurückgeforderten Beträge und gegebenenfalls die eingeleiteten Verwaltungs- und Gerichtsverfahren zur Einziehung der zu Unrecht gezahlten Beträge angeben.

KAPITEL V

FINANZKORREKTUREN DURCH DIE KOMMISSION

Artikel 14

(1) Die Höhe der Finanzkorrekturen durch die Kommission gemäß Artikel 18 Absatz 4 Buchstabe b) der Entscheidung 2000/596/EG für einzelne oder systematische Unregelmäßigkeiten wird, wenn möglich und ausführbar, je nach Einzelfall unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit auf den Betrag festgesetzt, der dem Fonds zu Unrecht angelastet wurde.

(2) Ist eine genaue Quantifizierung der zu Unrecht erfolgten Ausgaben nicht möglich oder ausführbar oder wäre es unverhältnismäßig, die betreffenden Ausgaben ganz zu streichen, stützt die Kommission ihre Finanzkorrekturen auf

a) eine Extrapolation, für die sie eine repräsentative Stichprobe von Vorgängen mit ähnlichen Merkmalen anwendet; oder

b) einen Pauschalsatz, wobei sie die Bedeutung der Regelverletzung sowie den Umfang und die finanziellen Auswirkungen der festgestellten Unregelmäßigkeit bewertet.

(3) Stützt die Kommission ihre Stellungnahme auf Feststellungen kommissionsexterner Kontrollorgane, so trifft sie ihre eigenen Schlussfolgerungen in Bezug auf die finanziellen Auswirkungen, nachdem sie die von dem betreffenden Mitgliedstaat nach Maßgabe von Artikel 18 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG getroffenen Maßnahmen geprüft hat.

(4) Die Frist, innerhalb der der betreffende Mitgliedstaat einer Aufforderung der Kommission gemäß Artikel 18 Absatz 3 der Entscheidung 2000/596/EG nachkommen kann, beträgt zwei Monate. In ausreichend begründeten Fällen kann die Kommission eine längere Frist einräumen.

(5) Schlägt die Kommission eine extrapolierte oder pauschale Finanzkorrektur vor, so erhält der Mitgliedstaat Gelegenheit, gestützt auf eine Prüfung der betroffenen Dossiers nachzuweisen, dass der tatsächliche Umfang der Unregelmäßigkeit geringer war, als ihn die Kommission veranschlagt hat. In Abstimmung mit der Kommission kann der Mitgliedstaat den Umfang dieser Prüfung auf einen geeigneten Anteil oder eine Stichprobe der betroffenen Dossiers begrenzen. Außer in ausreichend begründeten Fällen beträgt die eingeräumte Frist für diese Prüfung nicht mehr als zwei weitere Monate ab dem Ende der in Absatz 4 genannten Frist. Die Kommission berücksichtigt jedes von dem Mitgliedstaat innerhalb der vorgegebenen Frist vorgelegte Beweismaterial.

(6) Hat die Kommission gemäß Artikel 19 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG Zahlungen ausgesetzt, und es bestehen nach Ablauf der in Absatz 4 genannten Frist die Gründe für die Aussetzung fort oder der betreffende Mitgliedstaat hat der Kommission die Maßnahmen zur Behebung der Unregelmäßigkeiten nicht mitgeteilt, so kommt Artikel 18 Absatz 4 der Entscheidung 2000/596/EG zur Anwendung.

(7) Die Leitlinien für die von den Kommissionsdienststellen angewandten Grundsätze, Kriterien und indikativen Sätze bei der Festsetzung von Finanzkorrekturen werden in Anhang III zu dieser Entscheidung aufgeführt.

Artikel 15

(1) Jede Rückzahlung an die Kommission gemäß Artikel 19 Absatz 3 der Entscheidung 2000/596/EG hat vor dem Fälligkeitsdatum zu erfolgen, das in der gemäß Artikel 28 der Haushaltsordnung vom 21. Dezember 1977(7) ausgestellten Einziehungsanordnung festgesetzt ist. Dieses Fälligkeitsdatum ist der letzte Tag des zweiten Monats, der dem Monat folgt, in dem die Einziehungsanordnung erlassen wurde.

(2) Bei verspäteter Rückzahlung werden ab dem Fälligkeitsdatum in Absatz 1 bis zum Datum der tatsächlichen Einziehung Verzugszinsen erhoben. Dabei kommt der in Artikel 13 dieser Entscheidung genannte Zinssatz zur Anwendung.

(3) Eine Finanzkorrektur nach Artikel 19 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG lässt die Verpflichtung des Mitgliedstaats unberührt, Rückforderungen gemäß Artikel 18 Absatz 1 Buchstabe g) der Entscheidung 2000/596/EG und Artikel 12 Absatz 1 der vorliegenden Entscheidung durchzuführen und staatliche Beihilfen gemäß Artikel 14 der Verordnung (EG) Nr. 659/1999 zurückzufordern.

KAPITEL VI

SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Artikel 16

Diese Entscheidung steht der Anwendung strengerer nationaler Kontrollvorschriften nicht entgegen.

Artikel 17

Diese Entscheidung ist an alle Mitgliedstaaten gerichtet.

Brüssel, den 18. Dezember 2001

Für die Kommission

António Vitorino

Mitglied der Kommission

(1) ABl. L 252 vom 6.10.2000, S. 12.

(2) ABl. L 83 vom 27.3.1999, S. 1.

(3) ABl. L 292 vom 15.11.1996, S. 2.

(4) ABl. L 95 vom 5.4.2001, S. 27.

(5) ABl. L 315 vom 16.12.1993, S. 1.

(6) ABl. L 228 vom 24.8.2001, S. 8.

(7) ABl. L 356 vom 31.12.1977, S. 1.

ANHANG I

NORMEN FÜR GUTE VERWALTUNGSPRAKTIKEN ZUR GEWÄHRLEISTUNG EINES GESUNDEN FINANZMANAGEMENTS DER BEITRAEGE AUS DEM EUROPÄISCHEN FLÜCHTLINGSFONDS (ARTIKEL 3)

1. Befolgung der nationalen und gemeinschaftsrechtlichen Vorschriften sowie Richtigkeit der Zahlungsanträge

Die zuständigen Behörden oder die mit der Durchführung bestimmter Tätigkeiten beauftragten zwischengeschalteten Stellen überprüfen, ob die nationalen und gemeinschaftsrechtlichen Vorschriften, insbesondere die Bedingungen des von der Kommission genehmigten nationalen Durchführungsprogramms, die Vorschriften über die Förderfähigkeit der Ausgaben, die in den Anwendungsbereich des Europäischen Flüchtlingsfonds fallen, und gegebenenfalls auch die Wettbewerbsregeln, die Vorschriften über die Vergabe öffentlicher Aufträge, den Schutz und die Verbesserung der Qualität der Umwelt, den Abbau von Diskriminierungen und die Förderung der Gleichbehandlung von Männern und Frauen befolgt werden und bestätigen die Begründetheit und Richtigkeit der Zahlungsanträge, nachdem sie u. a. die Vergabeverfahren, die Auftragsvergabe, die Projektfortschritte, die Zahlungen und die Abnahme kontrolliert haben.

Diese Überprüfung erfolgt im Wege eines Kontrollsystems. Eine der Hauptaufgaben der zuständigen Behörde besteht darin, das ordnungsgemäße Funktionieren dieses Kontrollsystems zu überwachen.

2. Zahlungen und Rücküberweisungen

2.1. Die mit der Ausführung der Zahlungen an die Begünstigten beauftragte Verwaltungseinheit muss über die Belege verfügen, aus denen hervorgeht, dass die Zuschüsse für die Einzelvorhaben ausgezahlt wurden und die vorgeschriebenen administrativen und materiellen Kontrollen vorgenommen wurden. Die Buchführungsverfahren müssen so angelegt sein, dass die Ausgabenerklärungen vollständig und richtig sind sowie rechtzeitig erfolgen und alle Fehler oder Versäumnisse aufgedeckt und korrigiert werden, insbesondere durch regelmäßige, spätestens alle drei Monate durchzuführende Überprüfungen und Vergleiche.

Die Verfahren müssen gewährleisten, dass die Zahlung ausschließlich an den Anspruchsberechtigten, auf sein Bankkonto oder an seinen Nachfolger erfolgt. Der Geldbetrag sollte wenn möglich innerhalb von fünf Arbeitstagen nach seiner Verbuchung vom Bankinstitut der Behörde oder gegebenenfalls von einer Haushaltsstelle der Verwaltung oder aber in Form eines Schecks überwiesen werden. Es sind Verfahren notwendig, damit alle Beträge nicht ausgeführter Überweisungen oder nicht eingelöster Schecks dem Fonds wieder gutgeschrieben werden. Die Genehmigung des Anweisungsbefugten und/oder seines Dienstvorgesetzten kann in elektronischer Form erfolgen, soweit bei den betreffenden EDV-Einrichtungen ein angemessenes Sicherheitsniveau gewährleistet ist und die Identität des Unterzeichners in den elektronischen Aufzeichnungen festgehalten wird.

2.2. Diese Ausführungen gelten gleichermaßen für alle Rücküberweisungen (nicht in Anspruch genommene Bürgschaften, Rückzahlungen usw.) der zuständigen Behörde zugunsten des Fonds. Die zuständige Behörde sollte insbesondere ein System einrichten, mit dessen Hilfe alle dem Fonds geschuldeten Beträge ermittelt werden können. Dieses System sollte regelmäßig mit dem Ziel überprüft werden, die Einziehung überfälliger Forderungen einzuleiten.

Die zuständige Behörde kann die Aufgaben im Zusammenhang mit bestimmten Beitreibungen auf eine andere Stelle übertragen, soweit die in Artikel 2 Buchstabe b) genannten, entsprechend angepassten Bedingungen befolgt werden und die betreffende andere Stelle der Behörde regelmäßig und rechtzeitig, mindestens aber einmal monatlich, über sämtliche festgestellten Einnahmen und erhaltenen Geldbeträge Bericht erstattet.

Die zuständige Behörde sollte für Verfahren sorgen, die es gestatten, sämtliche eingegangenen Anträge rasch zu bearbeiten.

3. Festlegung und Standardisierung der Verfahren und Funktionen

3.1. Die zuständige Behörde sollte die Verfahren zur Kontrolle der Durchführung der Projekte und ihrer Abnahme sowie zur Registrierung und Bearbeitung der Anträge schriftlich eingehend beschreiben und alle in diesem Zusammenhang zu verwendenden Dokumente bezeichnen.

3.2. Die Zuständigkeiten der Beamten, beauftragten Bediensteten oder ermächtigten Personen sowie deren finanzielle Befugnisse sind schriftlich festzulegen.

3.3. Die für die Auszahlungsanordnung zuständigen Beamten, beauftragten Bediensteten oder ermächtigten Personen sollten über eine umfassende Kontrollliste verfügen, in der sämtliche von ihnen durchzuführenden Überprüfungen genannt werden, und den Belegdokumenten zu jedem Antrag eine Bescheinigung beifügen, derzufolge die betreffenden Kontrollen durchgeführt wurden. Die Tätigkeit ist von einem Dienstvorgesetzten nachweislich nachzuprüfen.

3.4. Werden Anträge elektronisch bearbeitet, so ist der Zugang zum EDV-System zu schützen und zu kontrollieren, damit

- alle in das System eingegebenen Daten so validiert werden, dass Eingabefehler aufgedeckt und berichtigt werden können;

- Daten nur von hierzu zuständigen Beamten, beauftragten Bediensteten oder ermächtigten Personen, denen individuelle Passwörter zugeteilt worden sind, eingegeben, geändert oder validiert werden dürfen;

- die Identität der Beamten, beauftragten Bediensteten oder ermächtigten Personen, die Daten eingeben oder ändern, in ein Logbuch eingetragen wird.

ANHANG II

INDIKATIVE LISTE DER FÜR DEN PRÜFPFAD ERFORDERLICHEN INFORMATIONEN (ARTIKEL 4)

Ein ausreichender Prüfpfad im Sinne von Artikel 4 Absatz 2 ist vorhanden, wenn ein nationales Durchführungsprogramm folgende Voraussetzungen erfuellt:

1. Die auf der angemessenen Verwaltungsebene geführten Bücher enthalten für jedes kofinanzierte Projekt detaillierte Aufstellungen der Ausgaben, die die mit der Projektabwicklung beauftragten Einrichtungen getätigt haben. Anzugeben sind der Zeitpunkt, zu dem die Unterlagen erstellt wurden, die Höhe der einzelnen Ausgabenposten, die Art der Unterlagen sowie das Datum der Zahlung und die Zahlungsweise. Den Buchführungsunterlagen sind die erforderlichen Belege (Rechnungen usw.) beizufügen.

2. In Fällen, in denen sich die Ausgabenposten nur teilweise auf ein kofinanziertes Projekt beziehen, ist die Richtigkeit der Aufteilung des Betrags zwischen dem kofinanzierten Projekt und den anderen Projekten nachweislich zu belegen. Das gilt auch für Ausgabenarten, die als begrenzt oder im Verhältnis zu anderen Kosten zuschussfähig anerkannt sind.

3. Die für das Projekt maßgebliche Leistungsbeschreibung und Finanzplanung, die Fortschrittsberichte, die Unterlagen über die Genehmigung des Zuschusses sowie über die Ausschreibungs- und Vergabeverfahren usw. sind ebenfalls auf der entsprechenden Verwaltungsebene zur Verfügung zu halten.

4. Bei der Mitteilung der von einer zwischen der (den) mit der Projektabwicklung beauftragten Einrichtung(en) und der zuständigen Behörde nach Artikel 7 der Entscheidung 2000/596/EG angesiedelten zwischengeschalteten Stelle tatsächlich getätigten Ausgaben werden die Angaben gemäß Absatz 1 in einer detaillierten Ausgabenerklärung zusammengefasst, die für jedes Projekt alle Ausgabenposten enthält, aus denen sich der bescheinigte Gesamtbetrag zusammensetzt. Diese detaillierten Ausgabenerklärungen bilden die Belege zu den Buchführungsunterlagen der zwischengeschalteten Stellen.

5. Die zwischengeschalteten Stellen führen Buch über jedes Projekt sowie über die jeweils von den mit der Projektabwicklung beauftragten Einrichtungen bescheinigten Gesamtausgabenbeträge. Die zwischengeschalteten Stellen, die der zuständigen Behörde berichten, legen dieser eine Liste der für jedes nationale Durchführungsprogramm genehmigten Projekte vor. Die Liste muss für jedes Projekt neben der vollständigen Bezeichnung des Projekts und der mit der Projektabwicklung beauftragten Einrichtungen auch das Datum der Genehmigung des Zuschusses, die gebundenen und ausgezahlten Beträge, den erfassten Ausgabenzeitraum und die nach Maßnahmen aufgeschlüsselten Ausgabenbeträge enthalten. Diese Angaben bilden die Belege zu den Buchführungsunterlagen der zuständigen Behörde und dienen als Grundlage für die Erstellung der Ausgabenerklärungen, die der Kommission vorzulegen sind.

6. In Fällen, in denen die mit der Projektabwicklung beauftragten Einrichtungen der zuständigen Behörde unmittelbar berichten, bilden die detaillierten Ausgabenerklärungen gemäß Absatz 4 die Belege zu den Buchführungsunterlagen dieser Behörde, die die Erstellung der in Absatz 5 genannten Liste kofinanzierter Projekte übernimmt.

7. In Fällen, in denen zwischen den mit der Projektabwicklung beauftragten Einrichtungen und der zuständigen Behörde nach Artikel 7 der Entscheidung 2000/596/EG mehr als eine zwischengeschaltete Stelle tätig wird, benötigt jede zwischengeschaltete Stelle für ihren Zuständigkeitsbereich genaue Aufstellungen der auf der nachgeordneten Ebene bearbeiteten Ausgabenbeträge als Belege für ihre eigene Buchführung. Sie teilt der übergeordneten Ebene mindestens eine Zusammenfassung der Ausgabenbeträge für jedes Projekt mit.

8. In Fällen eines elektronischen Datentransfers erhalten alle beteiligten Behörden von der nachgeordneten Ebene sämtliche Unterlagen zur Begründung ihrer Buchführung und der Beträge, die sie der übergeordneten Ebene mitteilen, damit sie über einen ausreichenden Prüfpfad von den der Kommission mitgeteilten Gesamtbeträgen bis zu den einzelnen Ausgabenposten und den Belegen auf Ebene der mit der Projektabwicklung beauftragten Einrichtungen verfügen.

ANHANG III

LEITLINIEN FÜR DIE VON DEN KOMMISSIONSDIENSTSTELLEN ANGEWANDTEN GRUNDSÄTZE, KRITERIEN UND INDIKATIVEN SÄTZE BEI DER FESTSETZUNG VON FINANZKORREKTUREN GEMÄSS DER ARTIKEL 18 UND 19 DER ENTSCHEIDUNG 2000/596/EG

1. GRUNDSÄTZE

Durch Finanzkorrekturen soll eine Situation wiederhergestellt werden, bei der 100 % der zur Kofinanzierung durch den Fonds erklärten Ausgaben mit den einschlägigen nationalen und gemeinschaftsrechtlichen Vorschriften übereinstimmen. Daraus kann eine Reihe von Grundsätzen hergeleitet werden, die bei der Festsetzung von Finanzkorrekturen durch die Kommissionsdienststellen angewandt werden sollen:

a) Unregelmäßigkeiten werden in Artikel 1 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 2988/95(1) definiert. Unregelmäßigkeiten können einmalig oder systembedingt auftreten.

b) Eine systembedingte Unregelmäßigkeit ist ein wiederkehrender Fehler aufgrund von schwerwiegenden Mängeln in den Verwaltungs- und Kontrollsystemen, deren Aufgabe es ist, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften zu gewährleisten.

- Wurden die einschlägigen Vorschriften eingehalten und alle erforderlichen Maßnahmen getroffen, um Betrug und Unregelmäßigkeiten zu verhindern, aufzudecken und zu berichtigen, so ergeben sich keine Finanzkorrekturen.

- Wurden die einschlägigen Vorschriften eingehalten, sind aber die Verwaltungs- und Kontrollsysteme verbesserungsbedürftig, so sollten entsprechende Empfehlungen ausgesprochen werden, aber keine Finanzkorrekturen verhängt werden.

- Wurden nur Fehler festgestellt, die Beträge von weniger als 4000 EUR betreffen, so sollte der Mitgliedstaat aufgefordert werden, die Fehler zu berichtigen, ohne ein Finanzkorrekturverfahren gemäß Artikel 18 Absatz 4 der Entscheidung 2000/596/EG einzuleiten.

- Liegen schwerwiegende Mängel bei den Verwaltungs- und Kontrollsystemen vor, die zu systematischen Unregelmäßigkeiten führen könnten, insbesondere Versäumnisse bei der Einhaltung der einschlägigen Vorschriften, so sollten Finanzkorrekturen immer erfolgen.

c) Soweit möglich und ausführbar wird die Höhe der Finanzkorrektur je nach Einzelfall auf den Betrag festgesetzt, der in den betreffenden Fällen dem Fonds zu Unrecht angelastet wurde. Genau quantifizierte Korrekturen bezüglich jeder der betroffenen Einzelprojekte sind jedoch nicht immer möglich und ausführbar, während es andererseits unverhältnismäßig sein kann, die betreffenden Ausgaben ganz zu streichen. In solchen Fällen muss die Kommission ihre Finanzkorrekturen auf Extrapolationen stützen oder sie mit einem Pauschalsatz festlegen.

d) Wenn Anhaltspunkte dafür vorhanden sind, dass einzelne quantifizierbare Unregelmäßigkeiten der gleichen Art bei einer großen Anzahl von anderen Projekten oder durchgängig in einer Maßnahme oder einem Programm aufgetreten sind, es aber nicht kosteneffizient wäre, die unregelmäßigen Ausgaben bei jeder Einzeloperation zu ermitteln, so kann die Finanzkorrektur unter Anwendung der Extrapolation festgesetzt werden.

- Die Extrapolation kann nur dann angewandt werden, wenn eine homogene Untergruppe von Projekten mit ähnlichen Merkmalen abgegrenzt und nachgewiesen werden kann, dass sie von dem gleichen Mangel betroffen sind. Dabei werden die Feststellungen aus einer repräsentativen Stichprobe der einzelnen betroffenen Dossiers unter Anwendung gängiger Prüfungsstandards auf alle Dossiers der Gruppe extrapoliert.

e) Bei einzelnen Regelverletzungen oder systematischen Unregelmäßigkeiten, deren finanzielle Auswirkungen deswegen nicht genau zu quantifizieren sind, weil sie von vielen Variablen abhängen oder weitgestreute Effekte haben können, wie z. B. unzureichende Prüfungen zur Verhinderung oder Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten oder mangelnde Beachtung einer der Förderbedingungen oder einer Gemeinschaftsvorschrift, wo es aber dennoch unverhältnismäßig wäre, die gesamte Beteiligung zu streichen, sollten Korrekturen nach Pauschalsätzen festgesetzt werden.

- Pauschale Korrekturen werden aufgrund des Schweregrads der Mängel im Verwaltungs- und Kontrollsystem oder der einzelnen Regelverletzung und der finanziellen Auswirkungen der Unregelmäßigkeit festgesetzt. Eine Liste von Systemelementen, die die Kommission zwecks Bewertung des Schweregrads von Mängeln in Schlüssel- und Hilfselemente einteilt, wird in Abschnitt 2.2 gegeben; eine indikative Skala von Pauschalsätzen für Korrekturen wird in Abschnitt 2.3 dargestellt. Pauschalkorrekturen werden auf alle innerhalb der betreffenden Maßnahme oder Maßnahmen getätigten Ausgaben angewandt, es sei denn, die Mängel beschränkten sich auf bestimmte Ausgabenbereiche (einzelne Projekte oder Projektarten). In solchen Fällen werden sie nur auf letztere Ausgabenbereiche angewandt. Dieselben Ausgaben werden normalerweise nicht mehr als einer Korrektur unterworfen.

f) In Bereichen, bei denen es bei der Bewertung des Schweregrads der Regelverletzung einen Ermessensspielraum gibt, wie beispielsweise bei der Nichtbeachtung von Umweltauflagen, werden Finanzkorrekturen bei Vorliegen folgender Bedingungen vorgenommen: es besteht ein gravierender Verstoß gegen die Vorschriften und eine klar erkennbare Beziehung zu der von der EU kofinanzierten Aktion.

g) Ungeachtet der Art der Korrekturen, die von der Kommission vorgeschlagen werden, wird dem betreffenden Mitgliedstaat in allen Fällen Gelegenheit gegeben, nachzuweisen, dass der tatsächliche Verlust oder das Risiko für den Fonds und das Ausmaß oder der Schweregrad der Unregelmäßigkeit geringer war als von den Kommissionsdienststellen veranschlagt. Das Verfahren und die Fristen sind in Artikel 14 Absätze 4 und 5 der vorliegenden Entscheidung geregelt.

h) Im Gegensatz zu Finanzkorrekturen, die die Mitgliedstaaten gemäß Artikel 19 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG vornehmen, ziehen Finanzkorrekturen, die die Kommission gemäß Artikel 19 Absatz 2 dieser Entscheidung festsetzt, immer eine Nettoreduzierung der EU-Mittel für die betreffende Intervention nach sich.

i) Werden durch das Kontrollsystem des Mitgliedstaats - Rechnungshof, Innenrevision oder externe Prüfung - Mängel festgestellt und ergreift der Mitgliedstaat innerhalb einer angemessenen Frist geeignete Abhilfemaßnahmen gemäß Artikel 19 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG, so kann die Kommission keine Finanzkorrekturen gemäß Artikel 19 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG verhängen, und der Mitgliedstaat kann die Mittel wiederverwenden. Ansonsten kann die Kommission aufgrund der Feststellungen nationaler Prüforgane in gleicher Weise tätig werden wie bei der Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten durch ein anderes Kontrollorgan der EU. Wenn die Kommission ihre Stellungnahme auf gut dokumentierte Feststellungen anderer Kontrollorgane der EU stützt, trifft sie ihre eigenen Schlussfolgerungen in Bezug auf die finanziellen Auswirkungen, nachdem sie alle Antworten des betroffenen Mitgliedstaats geprüft hat.

2. KRITERIEN UND SÄTZE VON PAUSCHALKORREKTUREN

2.1. Kriterien

Wie in Absatz 1 Buchstabe c) ausgeführt, kommen pauschale Korrekturen in Betracht, wenn es anhand der aus der Untersuchung resultierenden Informationen nicht möglich ist, die finanziellen Auswirkungen in einem Einzelfall oder mehreren Fällen von Unregelmäßigkeiten auf statistischem Wege oder durch Bezugnahme auf andere überprüfbare Daten genau zu bewerten, die vorhandenen Informationen es aber trotzdem nahe legen, dass der Mitgliedstaat die Förderfähigkeit der abgerechneten Anträge nicht angemessen überprüft hat.

Pauschale Korrekturen sollten in Betracht gezogen werden, wenn die Kommission entdeckt, dass eine Kontrolle, die in einer Verordnung ausdrücklich gefordert wird oder implizit erforderlich ist, um eine explizite Vorschrift einzuhalten (wie z. B., dass eine Förderung auf eine bestimmte Art von Projekten beschränkt wird), nicht angemessen durchgeführt wurde, und deren Fehlen zu systembedingten Unregelmäßigkeiten führen könnte. Sie sollten auch in Betracht gezogen werden, wenn die Kommission beim Verwaltungs- und Kontrollsystem schwerwiegende Mängel feststellt, die zu weitverbreiteten Verletzungen der einschlägigen Bestimmungen führen, oder wenn sie einzelne Regelverletzungen aufdeckt. Pauschale Korrekturen können auch dann angebracht sein, wenn die Kontrolldienste der Mitgliedstaaten Unregelmäßigkeiten entdecken, aber die geeigneten Abhilfemaßnahmen vom Mitgliedstaat nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums ergriffen werden.

Die Entscheidung, ob eine pauschale Finanzkorrektur vorgenommen werden soll und falls ja, zu welchem Satz, muss sich vor allem auf die Beurteilung des Verlustrisikos für den Fonds als Folge des Kontrollmangels stützen. Bei der Korrektur sollte also der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet und folgende Faktoren berücksichtigt werden:

1. bezieht sich die Unregelmäßigkeit auf einen Einzelfall, mehrere Fälle oder alle Fälle;

2. bezieht sich der Mangel auf die Wirksamkeit des Verwaltungs- und Kontrollsystems generell oder auf die Wirksamkeit eines einzelnen Elements dieses Systems, d. h. auf die Durchführung von bestimmten Funktionen, die notwendig sind, um die Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Förderfähigkeit der Ausgaben, die nach Maßgabe der einschlägigen nationalen und gemeinschaftsrechtlichen Vorschriften zur Kofinanzierung erklärt werden, zu gewährleisten (s. Abschnitt 2.2);

3. wie sehr fällt der Mangel innerhalb der Gesamtheit aller vorgesehenen administrativen, materiellen und sonstigen Kontrollen ins Gewicht;

4. wie betrugsanfällig sind die Maßnahmen, speziell unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Anreize.

2.2. Klassifizierung der Elemente von Verwaltungs- und Kontrollsystemen im Hinblick auf die Anwendung von Pauschalen bei Finanzkorrekturen für systembedingte Mängel und individuelle Regelverletzungen

Die Verwaltungs- und Kontrollsysteme, die für den Fonds angewandt werden, bestehen aus unterschiedlichen Elementen und Funktionen, die von größerer oder geringerer Bedeutung für die Gewährleistung der Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Förderfähigkeit der zur Kofinanzierung erklärten Ausgaben sind. Bei der Festsetzung von Pauschalkorrekturen wegen Systemmängeln oder einzelnen Regelverletzungen ist es hilfreich, die Funktionen der Verwaltungs- und Kontrollsysteme in Schlüssel- und Hilfselemente einzuteilen.

Schlüsselelemente sind diejenigen unentbehrlichen Funktionen, die die Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Substanz der aus dem Fonds unterstützten Projekte sicherstellen sollen, während Hilfselemente diejenigen Funktionen sind, die zur Qualität eines Verwaltungs- und Kontrollsystems beitragen und es ermöglichen, dass das System in seinen Schlüsselfunktionen ordnungsgemäß funktioniert.

Die nachstehend aufgeführte Liste enthält die meisten Elemente guter Verwaltungs- und Kontrollsysteme und einer guten Kontrollpraxis. Der Schweregrad von Mängeln und einzelnen Regelverletzungen ist sehr unterschiedlich. Daher werden die Fälle von der Kommission unter Berücksichtigung von insbesondere Abschnitt 2.4 bewertet.

2.2.1. Schlüsselelemente zur Gewährleistung der Förderfähigkeit im Rahmen der Kofinanzierung

1. Einsetzung und Anwendung von Verfahren zur Beantragung der Beteiligung, Prüfung von Anträgen, Bewilligung der Förderung und Auswahl von Unternehmern/Lieferanten, angemessene Ausschreibung von Fördermitteln in Übereinstimmung mit den für das betreffende Programm vereinbarten Verfahren:

a) gegebenenfalls Beachtung der Vorschriften über Publizität, Gleichberechtigung und öffentliches Auftragswesen, einschließlich, wenn die EG-Richtlinien über öffentliches Auftragswesen nicht anwendbar sind, der Regeln und Grundsätze des Vertrags bezüglich der Transparenz, Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung;

b) Prüfung von Anträgen in Übereinstimmung mit den für das betreffende Programm vereinbarten Kriterien und Verfahren, einschließlich Beachtung der Vorschriften bezüglich Umweltverträglichkeitsprüfungen und Gleichberechtigung;

c) Bewilligung der Förderung:

- die Anträge, die ausgewählt werden, entsprechen den Zielsetzungen und den bekannt gemachten Kriterien für das betreffende Programm;

- die Gründe für die Annahme oder Ablehnung von Anträgen sind deutlich dargelegt;

- Beachtung der Regeln über staatliche Beihilfen;

- Beachtung der Förderfähigkeitsregeln;

- Aufnahme der Bedingungen der Förderung im Bewilligungsbescheid.

2. Angemessene Prüfung der tatsächlichen Lieferung von Waren und Dienstleistungen und der Förderfähigkeit der dem Programm in Rechnung gestellten Ausgaben durch die zuständige Behörde nach Artikel 7 der Entscheidung 2000/596/EG und die zwischen dem Begünstigten und der zuständigen Behörde angesiedelten zwischengeschalteten Stellen:

a) Prüfung der tatsächlichen Lieferungen (Dienstleistungen, Arbeiten, Ausstattungen, usw.) im Vergleich zu Plänen, Rechnungen, Annahmebestätigungen, Expertenberichten usw., und gegebenenfalls vor Ort;

b) Prüfung der Einhaltung der Bedingungen für die Gewährung der Beteiligung;

c) Prüfung der Förderfähigkeit der im Antrag auf eine Beteiligung aufgeführten Beträge;

d) angemessene Behandlung aller offenen Fragen vor Annahme des Zahlungsantrags;

e) Aufrechterhaltung eines angemessenen und verlässlichen Buchführungssystems;

f) Aufrechterhaltung des Prüfpfads auf allen Ebenen vom Begünstigten durch das ganze System;

g) angemessene Maßnahmen, um die Richtigkeit der Ausgabenerklärungen an die Kommission sicherzustellen, und zwar:

- dass die Ausgaben im entsprechenden Förderzeitraum für Projekte getätigt wurden, die unter Beachtung der normalen Verfahren und aller einschlägigen Bedingungen zur Kofinanzierung ausgewählt wurden;

- dass die kofinanzierten Projekte tatsächlich durchgeführt wurden.

3. Ausreichende Quantität und Qualität der Stichprobekontrollen von Projekten und ordnungsgemäße Weiterverfolgung:

a) Durchführung von Stichprobenkontrollen bei wenigstens 20 % der gesamten förderfähigen Ausgaben im Sinne von Artikel 5 dieser Entscheidung, bestätigt durch einen Bericht über die Arbeit des Prüfers;

b) Repräsentativität der Stichprobe und angemessene Risikoanalyse;

c) angemessene Trennung der Aufgaben, um die Unabhängigkeit zu gewährleisten;

d) Weiterverfolgung von Kontrollen zur Gewährleistung:

- einer angemessenen Bewertung der Ergebnisse und gegebenenfalls von Finanzkorrekturen,

- von Maßnahmen, um systembedingte Unregelmäßigkeiten abzustellen.

2.2.2. Hilfselemente

a) Ausreichende Verwaltungskontrollen in Form von Standard-Kontrolllisten oder Ähnlichem und ordnungsgemäße Niederschriften der Ergebnisse, um beispielsweise sicherzustellen:

- dass Zahlungsanträge nicht schon einmal beglichen wurden und dass einzelne Vorgänge (Verträge, Quittungen, Rechnungen, Zahlungen) getrennt nachzuweisen sind;

- dass im Buchführungssystem Ausgabemeldungen und Belege über tatsächliche Ausgaben übereinstimmen;

b) ordnungsgemäße Aufsicht der Zahlungs- und Genehmigungsvorgänge;

c) ausreichende Verfahren zur Verbreitung von Informationen über gemeinschaftsrechtliche Vorschriften;

d) möglichst rasche Auszahlung der Gemeinschaftsmittel an Begünstigte.

2.3. Indikative Sätze für Pauschalkorrekturen

100 % Korrektur

Der Satz kann auf 100 % festgelegt werden, wenn die Mängel in dem Verwaltungs- und Kontrollsystem so schwerwiegend sind, dass sie ein vollständiges Versagen hinsichtlich der Beachtung der Gemeinschaftsvorschriften bewirken und somit alle Zahlungen regelwidrig machen. Das gleiche gilt bei einer ähnlich schwerwiegenden Regelverletzung in einem Einzelfall.

25 % Korrektur

Wenn die Anwendung des Verwaltungs- und Kontrollsystems mit erheblichen Mängeln behaftet ist und es Beweise für weitverbreitete Unregelmäßigkeiten und Nachlässigkeit bei der Bekämpfung irregulärer oder betrügerischer Praktiken gibt, ist eine Korrektur in Höhe von 25 % gerechtfertigt, da vernünftigerweise davon ausgegangen werden kann, dass regelwidrige Anträge ohne Furcht vor Strafe eingereicht werden können, was zu außergewöhnlich hohen Verlusten für den Fonds führen kann. Eine Korrektur dieser Höhe kann auch bei Einzelfällen von Unregelmäßigkeiten angebracht sein, die schwerwiegend sind, aber das Projekt nicht vollständig förderunfähig machen.

10 % Korrektur

Wenn eines oder mehrere Schlüsselelemente des Systems nicht funktionieren oder so schlecht oder so selten funktionieren, dass sie völlig wirkungslos sind, um die Förderfähigkeit eines Zahlungsantrags feststellen oder einer Unregelmäßigkeit vorbeugen zu können, ist eine Korrektur in Höhe von 10 % gerechtfertigt, da in diesem Fall der Schluss zulässig ist, dass die Gefahr eines sehr weitverbreiteten Verlustes zum Schaden des Fonds bestand. Dieser Korrektursatz ist auch bei einzelnen mittelschweren Unregelmäßigkeiten in Bezug auf Schlüsselelemente des Systems angebracht.

5 % Korrektur

Funktionieren zwar alle Schlüsselelemente des Systems, jedoch nicht mit der von den einschlägigen Vorschriften geforderten Konsequenz, Häufigkeit oder Intensität, ist eine Korrektur in Höhe von 5 % gerechtfertigt, da davon ausgegangen werden kann, dass sie nicht in ausreichendem Maß die Rechtmäßigkeit der Anträge gewährleisten können und das Risiko des Fonds erheblich war. Eine Korrektur von 5 % kann auch bei weniger schwerwiegenden Unregelmäßigkeiten bei Einzelprojekten in Bezug auf Schlüsselfunktionen des Systems angebracht sein.

Die Tatsache, dass ein System auf eine Weise funktioniert, die verbesserungsfähig ist, rechtfertigt von sich allein noch keine Finanzkorrektur. Es muss ein schwerwiegender Mangel bei der Beachtung ausdrücklicher Gemeinschaftsregeln oder Normen guter Praxis vorliegen und der Mangel muss den Fonds einem tatsächlichen Risiko von Verlusten oder Unregelmäßigkeiten aussetzen.

2 % Korrektur

Weist zwar das System eine ausreichende Funktionsfähigkeit in Bezug auf Schlüsselelemente, aber ein vollständiges Versagen bei der Umsetzung von Hilfselementen auf, so ist eine Korrektur in Höhe von 2 % in Anbetracht des geringeren Verlustrisikos für den Fonds und des geringeren Schweregrads der Unregelmäßigkeit angemessen.

Diese Korrektur wird auf 5 % angehoben, wenn der gleiche Fehler bei Ausgaben, die nach dem Zeitpunkt einer ersten Korrektur getätigt wurden, erneut festgestellt wird und der Mitgliedstaat es versäumt hat, nach der ersten Korrektur bezüglich des Teils des Systems, das Mängel ausweist, ausreichende Abhilfemaßnahmen zu treffen.

Eine Korrektur in Höhe von 2 % ist auch dann gerechtfertigt, wenn die Kommission dem Mitgliedstaat mitgeteilt hat, ohne eine Korrektur vorzunehmen, dass bei bestimmten Hilfselementen des Systems, die zwar vorhanden sind, aber nicht auf zufrieden stellende Weise funktionieren, Verbesserungen vorgenommen werden sollten, der Mitgliedstaat aber die erforderlichen Maßnahmen nicht getroffen hat.

Für Mängel bei Hilfselementen von Verwaltungs- und Kontrollsystemen werden Korrekturen nur dann vorgenommen, wenn keine Mängel bei Schlüsselfunktionen festgestellt wurden. Treten Mängel in Bezug auf Hilfselemente neben solchen bezüglich Schlüsselelemente auf, so werden Korrekturen nur zum betreffenden Satz für Schlüsselfunktionsmängel festgesetzt.

2.4. Grenzfälle

Wären Korrekturen aufgrund einer strikten Anwendung dieser Leitlinien eindeutig unverhältnismäßig, so kann ein niedrigerer Korrektursatz vorgeschlagen werden.

Wenn die Mängel beispielsweise von Schwierigkeiten bei der Interpretation von Gemeinschaftsvorschriften hervorgerufen wurden, ausgenommen in Fällen, wo vernünftigerweise erwartet werden kann, dass der Mitgliedstaat die Schwierigkeiten mit der Kommission klärt, und wenn die nationalen Behörden wirksame Schritte unternommen haben, die Mängel unverzüglich nach Bekanntwerden abzustellen, kann dieser mildernde Umstand berücksichtigt und ein niedrigerer Korrektursatz vorgeschlagen oder auf die Korrektur ganz verzichtet werden. In ähnlicher Weise sollte der Anspruch auf Rechtssicherheit gebührend gewürdigt werden, wenn im Anschluss an frühere Prüfungen durch die Kommissionsdienststellen auf Mängel nicht hingewiesen wurde.

Im Allgemeinen wird die Tatsache, dass Verwaltungs- und Kontrollsysteme unverzüglich verbessert wurden, nachdem dem Mitgliedstaat die Mängel mitgeteilt wurden, nicht als ein mildernder Umstand betrachtet, wenn die finanziellen Auswirkungen von systembedingten Unregelmäßigkeiten aus der Zeit vor dem Eintritt der Verbesserungen bewertet werden.

2.5. Bemessungsgrundlagen

In allen Fällen, in denen die Situation in anderen Mitgliedstaaten bekannt ist, sollte ein Vergleich zwischen ihnen angestellt werden, um bei der Bestimmung der Korrektursätze Gleichbehandlung zu gewährleisten.

Der Korrektursatz sollte auf den Teil der Ausgaben angewendet werden, für den ein Verlustrisiko bestand. Ergibt sich der Mangel aus dem Versäumnis des Mitgliedstaats, ein adäquates Kontrollsystem aufzubauen, so sollte die Korrektur auf die gesamten Ausgaben angewendet werden, für die dieses Kontrollsystem erforderlich war. Gibt es Gründe für die Annahme, dass der Mangel auf die unzulängliche Anwendung eines von dem Mitgliedstaat angenommenen Kontrollsystems durch eine bestimmte Behörde oder eine bestimmte Region beschränkt ist, so sollte die Korrektur auf die Ausgaben, die von dieser Behörde bzw. Region verwaltet werden, beschränkt werden. Besteht der Mangel beispielsweise in der unzulänglichen Überprüfung der Einhaltung der Kriterien für die Anwendung eines höheren Beihilfesatzes, so sollte für die Korrektur die Differenz zwischen dem höheren und dem niedrigeren Beihilfesatz zugrunde gelegt werden.

Die Korrektur sollte sich im Normalfall auf die Ausgaben für die betreffende Maßnahme im geprüften Bezugszeitraum beziehen, also beispielsweise auf die Ausgaben in einem Wirtschaftsjahr. Ergibt sich die Unregelmäßigkeit hingegen aus Systemmängeln, die offensichtlich seit langem bestehen und die Ausgaben mehrere Jahre betreffen, so sollte sich die Korrektur auf alle Ausgaben beziehen, die während des Zeitraums, in dem der Systemmangel bestand, bis zum Monat, in dem der Mitgliedstaat ihn behob, erklärt wurden.

Weist ein System mehrere Mängel auf, so werden die pauschalen Korrekturen nicht kumuliert, sondern der gravierendste Mangel wird als Indikator für das durch das unzulängliche Kontrollsystem insgesamt gegebene Risiko herangezogen.(2) Die pauschalen Korrekturen werden auf die Ausgaben angewendet, die nach Abzug der für einzelne Vorgänge abgelehnten Beträge verbleiben. Unterlässt es ein Mitgliedstaat, die nach nationalem Recht vorgeschriebenen Sanktionen anzuwenden, so sollte die Finanzkorrektur dem Betrag der nicht verhängten Sanktionen entsprechen, zuzüglich von 2 % für die übrigen Anträge, da die Nichtanwendung von Sanktionen das Risiko der Einreichung unregelmäßiger Anträge erhöht.

3. ANWENDUNG UND WIRKUNG VON NETTOFINANZKORREKTUREN

Wird im Verfahren nach Artikel 19 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG Einvernehmen mit dem Mitgliedstaat über die von ihm anzuwendende Finanzkorrektur erzielt, so braucht die Kommission keine Nettoreduzierung der Programmmittel vorzunehmen, sondern kann es dem Mitgliedstaat gestatten, die frei gewordenen Mittel wiederzuverwenden. Demgegenüber ziehen die von der Kommission gemäß Artikel 19 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG im Anschluss an das Verfahren gemäß Artikel 18 Absätze 3 und 4 dieser Entscheidung auferlegten Finanzkorrekturen in jedem Fall eine Nettoreduzierung der indikativen Mittelzuteilung aus dem Fonds nach sich.

Eine Nettokorrektur wird immer dann vorgenommen, wenn die Kommission zu der Überzeugung kommt, dass es der Mitgliedstaat versäumt hat, die von den nationalen Behörden oder Gemeinschaftsorganen festgestellten Unregelmäßigkeiten weiter zu verfolgen und/oder wenn sich die Unregelmäßigkeit auf eine gravierende Unzulänglichkeit der Verwaltungs- oder Kontrollsysteme des betreffenden Mitgliedstaats oder der Verwaltungsbehörde oder der Zahlstelle bezieht.

Auf die an die Kommission aufgrund einer Nettokorrektur zurückzuzahlenden Beträge werden gemäß Artikel 19 Absatz 3 der Entscheidung 2000/596/EG in Übereinstimmung mit Artikel 15 Absatz 2 dieser Entscheidung Zinsen erhoben.

(1) ABl. L 312 vom 23.12.1995, S. 1.

(2) Siehe auch Abschnitt 2.3 (Korrektur von 2 %).

ANHANG IV

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Anlage

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