Bericht

über die Finanzausweise des Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung (Cedefop - Thessaloniki) für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten des Zentrums

(2000/C 373/05)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Rat und dem Europäischen Parlament gemäß Artikel 12 der Verordnung (EWG) Nr. 337/75 des Rates(1), geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1946/93 des Rates(2), vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise des Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 18 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates(3), geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates(4), wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Verwaltungsrats ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(5) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Artikel 65, 67 und 68 der Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepasst. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES EUROPÄISCHEN ZENTRUMS FÜR DIE FÖRDERUNG DER BERUFSBILDUNG (CEDEFOP - THESSALONIKI) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1999 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Analyse der Ausführung des Haushaltsplans

5. Nach Annahme eines Berichtigungs- und Nachtragshaushalts in Höhe von 0,3 Millionen Euro im September 1999 betragen die endgültigen Mittel des Haushaltsjahres 15,2 Millionen Euro. Davon wurden 14,5 Millionen Euro (95 %) gebunden und 0,7 Millionen Euro (5 %) am 31. Dezember 1999(6) annulliert.

6. Die Mittelübertragungen belaufen sich auf 3,7 Millionen Euro (26 % der Mittelbindungen) und entfallen größtenteils auf Titel III (2,2 Millionen Euro) und Titel II (1 Million Euro; Finanzierung der letzten Tranche für das neue Gebäude des Cedefop). Zum Vergleich: Aus dem Haushaltsjahr 1998 wurden 3,9 Millionen Euro auf das Haushaltsjahr 1999 übertragen. Von diesen Übertragungen mussten 0,6 Millionen Euro (15 %) annulliert werden, insbesondere bei Titel III.

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge und allgemeine Rechnung

7. Gemäß der Planung(7) des Zentrums sollte das neue Buchführungssystem FIBUS Ende 1999 so weit fertiggestellt sein, dass es nach dem ersten Halbjahr 2000 eingesetzt werden kann. Nach einer spezifischen Prüfung des Projekts und bis eine vollständige Bewertung vorgenommen werden kann, weist der Hof das Zentrum darauf hin, dass die Leistungsfähigkeit des Systems vor seiner tatsächlichen Inbetriebnahme eingehend getestet werden muss.

Zahlstelle

8. Die Zahlstelle wurde zwar deutlich weniger in Anspruch genommen als im vorangegangenen Haushaltsjahr(8), doch wickelte das Zentrum auch 1999 einen wesentlichen Teil seiner Zahlungen (2,6 Millionen Euro bzw. 23 %) über die Zahlstelle ab. Der Hof fordert das Zentrum auf, seine Bemühungen fortzusetzen, um diese Zahlungsweise noch mehr einzuschränken und so die damit verbundenen Risiken zu minimieren.

Verbuchung der MwSt.

9. Bis Dezember 1998 waren die Ausgaben gemäß den Bestimmungen der allgemeinen Haushaltsordnung inkl. MwSt. zu verbuchen, wobei die MwSt.-Beträge nach Erstattung wiederverwendet werden konnten. Seither(9) sind Ausgabenbeträge gemäß der allgemeinen Haushaltsordnung allerdings ohne MwSt. zu verbuchen. Der Hof fordert das Zentrum auf, diese neuen Bestimmungen in seine eigenen Finanzvorschriften zu übertragen.

10. Das Zentrum konnte seine Anträge auf Rückerstattung der MwSt. nicht vollständig mit seinen Buchungen abgleichen. Außerdem hätten parallel zu den Erstattungsanträgen auch Einziehungsanordnungen ausgestellt werden müssen.

11. Die Maßnahmen für die Erstattung der 1999 gezahlten MwSt. wurden im Mai 2000 in die Wege geleitet. Im Interesse einer wirtschaftlichen Haushaltsführung wäre es wünschenswert, die Anträge so vorzubereiten, dass die Erstattung möglichst rasch erfolgen kann.

Gebäude

12. Bei der Errichtung seines Gebäudes verringerte sich der vom Zentrum zu zahlende Betrag gegenüber dem ursprünglich veranschlagten Betrag aufgrund günstiger Umstände (Wechselkurs, Vertragsbestimmungen) um 1,2 Millionen Euro. Das Zentrum wies diesen Betrag der Beschaffung zusätzlicher Ausrüstungen zu, die im Vertrag mit den griechischen Behörden nicht ausdrücklich vorgesehen waren. In Anbetracht der Größenordnung dieser Ersparnis gemessen an den für das Gebäude ursprünglich veranschlagten Kosten (6,8 Millionen Euro) hätte das Zentrum im Sinne einer ordnungsgemäßen Mittelbewirtschaftung und der Transparenz gegenüber der Haushaltsbehörde nicht nur das Parlament sondern auch den Rat über seine Absichten unterrichten müssen.

Verträge

13. Von den unter Ziffer 12 angesprochenen zusätzlichen Ausrüstungen wurden zwei im Wert von 195000 Euro bzw. 136000 Euro mit Genehmigung des Exekutivausschusses des Verwaltungsrates freihändig vergeben. Die Art der Arbeiten (Küchengerätschaften und Zusatzarbeiten in Zusammenhang mit der Sicherheit) rechtfertigt eine freihändige Vergabe nicht. Auch hätte Dringlichkeit als Begründung nicht anerkannt werden dürfen, da durch das Fehlen dieser Ausrüstungen der Hauptverwendungszweck des Gebäudes nicht beeinträchtigt wird. Beide Aufträge liegen zudem über dem Grenzwert von 46000 Euro, ab dem lt. Haushaltsordnung ein Vergabebeirat hinzugezogen werden muss, und zwar unabhängig vom geplanten Beschaffungsverfahren.

14. Die Prüfung der Verträge für EDV-Projekte machte Schwachstellen deutlich: keine Rücksprache mit der EDV-Dienststelle, ungenaue Vorgaben und Nichteinhaltung der Verwaltungs-, Finanzierungs- und Ausschreibungsverfahren. Die Kontrolle der Umsetzung der Internet-Projekte ergab ferner, dass die für die Beschlüsse zugrunde gelegten Annahmen nicht hinreichend begründet oder aber nicht mehr aktuell waren. Der Hof fordert das Zentrum auf, seine Bemühungen im Hinblick auf die vorschriftsgemäße Verwaltung seiner EDV-Projekte fortzusetzen und sie den seit ihrer Planung eingetretenen Entwicklungen anzupassen.

Personal

15. Im Jahr 1998(10) hatte der Hof auf das Fehlen förmlicher Entscheidungen der Anstellungsbehörde für die Festsetzung der finanziellen Ansprüche der Bediensteten hingewiesen. Die vom Zentrum diesbezüglich angekündigten Maßnahmen konnten 1999 nicht vollständig umgesetzt werden. Ferner wurden die im Statut vorgegebenen Bestimmungen, wonach das Personal mindestens einmal alle zwei Jahre beurteilt werden muss, in einigen Fällen nicht eingehalten.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 26. Oktober 2000 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 39 vom 13.2.1975, S. 1.

(2) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 11.

(3) ABl. L 164 vom 24.6.1976, S. 1.

(4) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 15.

(5) In Anwendung von Artikel 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Zentrums für das Haushaltsjahr 1999 am 29. März 2000 erstellt und anschließend der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 5. April 2000 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(6) Im April 2000 wurde aber eine nichtautomtatische Mittelübertragung in Höhe von 0,55 Millionen Euro bewilligt; das heißt von den Mitteln des Jahres 1999 wurden definitiv nur 0,15 Millionen Euro annulliert.

(7) Siehe Antwort auf Ziffer 5 des Berichts zum Haushaltsjahr 1998 (ABl. C 372 vom 22.12.1999, S. 27).

(8) ABl. C 372 vom 22.12.1999, S. 27, Ziffer 6.

(9) Siehe Artikel 27 Absatz 2a der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, in der durch die Verordnung (EG, EGKS, Euratom) Nr. 2548/98 des Rates vom 23. November 1998 geänderten Fassung (ABl. L 320 vom 28.11.1998, S. 1).

(10) ABl. C 372 vom 22.12.1999, S. 27, Ziffern 9 - 10.

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1999 und 1998

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 1999 und 1998

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Antworten des Zentrums

Punkt 8

Auf die Empfehlungen des Rechnungshofes hin hat sich das Cedefop weiterhin bemüht, die über die Zahlstelle abgewickelten Zahlungen in noch stärkerem Maße einzuschränken: Während der ersten drei Quartale des Haushaltsjahrs 2000 lagen diese unter 20000 EUR im Monat.

Punkt 9

Das Zentrum wird eine Aufstellung aller Aktualisierungen und Verbesserungen machen, die an seinen allgemeinen Finanzvorschriften vorgenommen werden sollten. Diese Aufstellung wird der Kommission übermittelt werden, damit sie der gesetzgebenden Behörde die Vorschläge unterbreiten kann, die sie für nützlich hält.

Punkte 10 und 11

1999 hatte die Mehrarbeit, die der Finanzabteilung des Cedefop durch die Fertigstellung des neuen Gebäudes und das "Fine-Tuning" des Fibus-Systems entstanden ist, die vollständige Bearbeitung bestimmter Vorgänge verzögert. Im Jahr 2000 wurden die notwendigen Maßnahmen getroffen, um diese Verzögerungen auszugleichen und um zu vermeiden, dass sie erneut auftreten.

Punkt 12

Dank der gemeinsamen Anstrengungen der verschiedenen interessierten Parteien (griechische Regierung, Kommission und Cedefop) konnten - wie ursprünglich vorgesehen - beim Bau des Dienstgebäudes erhebliche Einsparungen vorgenommen werden. Man verständigte sich darauf, die so frei gewordenen Beträge für zusätzliche Arbeiten vorzusehen, die zur Erhöhung bzw. Optimierung der Funktionalität und Sicherheit des Gebäudes beitrugen.

Die Haushaltsbehörde wurde über diese Entwicklungen informiert. Das Cedefop betont, dass der Rat, wenngleich nicht förmlich unterrichtet, so doch von den Vertretern des Zentrums über diese zusätzlichen Arbeiten und ihre Notwendigkeit anlässlich der im Rahmen des Haushaltsausschusses geführten Diskussion lückenlos informiert wurde.

Punkt 13

Die in Frage stehenden Arbeiten betrafen Anlagen, deren Notwendigkeit erst später erkannt wurde, da zunächst gewisse Informationen fehlten. Um möglichst ökonomisch vorzugehen und dem neuen Gebäude schnellstmöglich zu optimaler Funktionalität zu verhelfen, erschien es dem Cedefop unter den damals gegebenen Umständen angebrachter, diese Aufträge freihändig zu vergeben. Der Vorstand hat zu diesen beiden Dossiers eine positive Stellungnahme abgegeben, da er davon ausging, dass diese zusätzlichen Arbeiten nicht vom Hauptauftrag zu trennen waren.

Ferner erinnert das Cedefop daran, dass seine Finanzvorschriften seinen Verwaltungsrat und dessen Vorstand mit Befugnissen ausstatten, die normalerweise Vergabebeiräten vorbehalten sind. Das Cedefop wird die hiermit zusammenhängenden Probleme in der Aufstellung erwähnen, die es der Kommission bezüglich der Überarbeitung seiner Finanzvorschriften übermitteln will (siehe Antwort auf Punkt 9).

Punkt 14

Es ist unvermeidlich, dass es bei so umfangreichen und komplexen EDV-Projekten wie denen des Cedefop, die sich über mehrere Jahre erstrecken, zu Startproblemen kommen kann und dass die rasanten Entwicklungen im EDV-Bereich die Ausgangshypothesen schnell überholen. In einigen Fällen hat dies zu Irrtümern in ihrer Verwaltung geführt. Im Laufe der Jahre hat das Cedefop jedoch dank seiner Erfahrungen und der Bemerkungen des Rechnungshofes die Verwaltungs- und Entwicklungsverfahren seiner EDV-Projekte verbessert und wird sich auch künftig darum bemühen, die bereits erreichten Resultate weiter zu optimieren. Das Cedefop betont ausdrücklich, dass die 1999 eingerichtete Abteilung für die Vertragsverwaltung, die seit dem 1. Januar 2000 systematisch sämtliche Verträge prüft, sicherlich zu dieser Verbesserung beitragen wird.

Punkt 15

1999 hat das Cedefop damit begonnen, die Daten betreffend die finanziellen Ansprüche des Personals erneut zu überprüfen. Sobald diese Daten abgesichert sind, werden sie in die persönlichen Akten und das Modul "Personalverwaltung" des Fibus-Systems aufgenommen werden. Außerdem wurden seit Beginn des Jahres 2000 Verfahren zur jährlichen Überprüfung und gegebenenfalls Aktualisierung dieser Daten eingeführt. Was die Beurteilungen anbelangt, so hat das Cedefop im Jahr 2000 die erforderlichen Maßnahmen getroffen, um die Akten der betroffenen Bediensteten in Ordnung zu bringen, damit ab eben diesem Jahr die Beurteilungen der Bediensteten systematisch alle zwei Jahre vorgenommen werden können.