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SONDERBERICHT

über die Veröffentlichungs - , Druck - und Reproduktionspraxis der Institutionen der Europäischen Gemeinschaften

INHALT

1 . EINLEITUNG

1.1 . Zweck und Gegenstand des Berichtes * 3 *

1.2 . Definitionen * 3 *

1.3 . Empfehlungen * 3 *

2 . GRUNDLAGEN

2.1 . Allgemeine Bemerkungen * 3 *

2.2 . Amt für amtliche Veröffentlichungen ( AAV ) * 4 *

3 . VERÖFFENTLICHUNGEN

3.1 . Verfahren im AAV * 4 *

3.2 . Drucklegung - Ausschreibungsverfahren * 4 *

3.3 . Drucklegung - Herstellungsverfahren * 5 *

3.4 . Verfahren bei der Kommission * 5 *

3.5 . Verfahren bei den anderen Institutionen * 6 *

3.6 . Private Verleger * 6 *

3.7 . Periodische Veröffentlichungen mit allgemeinen Informationen * 6 *

4 . DOKUMENTE

4.1 . Herstellung * 6 *

4.2 . Kontrollen * 6 *

5 . EIGENE DRUCKEREIEN UND REPRODUKTIONSANLAGEN

5.1 . Rechtfertigung und Entwicklung * 7 *

5.2 . Überblick über die Werkstatt-Tätigkeiten * 7 *

5.3 . Ausrüstungsinvestitionen * 8 *

6 . AUFLAGENZIFFER , VERTEILUNG UND VERKAUF DER VERÖFFENTLICHUNGEN

6.1 . Rechtfertigung der Auflagenziffer * 8 *

6.2 . Verteilungs - und Vertriebspolitik * 8 *

7 . INFORMATIONSSYSTEME FÜR DIE GESCHÄFTSLEITUNG

7.1 . Allgemeine Bemerkungen * 9 *

7.2 . Umfang der Kostenrechnungßvsteme * 9 *

7.3 . Verwendung der die Kosten betreffenden Daten im Entscheidungsprozeß * 10 *

7.4 . Geschäftsleitung * 10 *

8 . KOSTEN DER VERÖFFENTLICHUNGEN 1978

8.1 . Allgemeine Bemerkungen * 10 *

8.2 . Kosten des Drucks ausser Haus * 10 *

8.3 . Kosten des AAV * 11 *

8.4 . Personalkosten * 11 *

8.5 . Anschaffungskosten für Material und Anlagen * 11 *

8.6 . Mieten * 11 *

8.7 . Verkauf von Veröffentlichungen * 11 *

8.8 . Zusammenfassung * 11 *

9 . BEURTEILUNG DER KONTROLLE ÜBER DIE VERÖFFENTLICHUNGEN

9.1 . Prüfungen * 11 *

9.2 . Adressenkarteien - Systeme * 12 *

9.3 . Adressenkarteien - Anwendung * 12 *

9.4 . Lagerbestände an Veröffentlichungen * 13 *

9.5 . Verkauf und Preisfestsetzung * 13 *

10 . BEMERKUNGEN DES RECHNUNGSHOFES

10.1 . Allgemeine Bemerkungen * 13 *

10.2 . Veröffentlichungspolitik und Kontrollen * 14 *

10.3 . Auflagenziffer und Verteilung der Veröffentlichungen * 14 *

10.4 . Daten zur Geschäfts - und Haushaltsführung * 15 *

10.5 . Investitionen für die Ausstattung der Werkstätten * 15 *

ANLAGEN

I . Unmittelbar aus den Konten ersichtliche Kosten * 16 *

II . Gesamtkosten 1978 * 17 *

III . Verteilung des Amtsblatts und des Personalkuriers bei den Institutionen * 18 *

IV . Anzahl der im Veröffentlichungswesen der Institutionen tätigen Bediensteten * 18 *

VERÖFFENTLICHUNGS - , DRUCK - UND REPRODUKTIONSPRAXIS DER INSTITUTIONEN DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN

1 . EINLEITUNG

1.1 . Zweck und Gegenstand des Berichtes

Zweck dieses Berichtes ist , zu Überlegungen über die Tätigkeit der Institutionen der Europäischen Gemeinschaften im Bereich der Veröffentlichung , des Drucks und der Reproduktion ( 1 ) unter besonderer Berücksichtigung ihrer finanziellen oder wirtschaftlichen Aspekte anzuregen und Empfehlungen zu formulieren . Gegenstand der Prüfung waren bei jeder der Institutionen :

- die Grundlagen der Praxis ,

- die Kontrollen und die Kriterien für die Herstellung von Drucksachen , die den Institutionen für die Herstellung dieser Drucksachen zur Verfügung stehenden Mittel und die Verwendung , denen diese Drucksachen zugeführt werden ( sowohl im internen als auch im externen Bereich ) ,

- Kosten und Haushaltsführung in diesem Tätigkeitsbereich , für den jährlich einige 50 Mio ERE aufgewendet werden , und

- einige spezifische Anwendungsfälle .

1.2 . Definitionen

Es ist erforderlich , zwischen den beiden Ausdrücken " Veröffentlichungen " und " Dokumente " zu unterscheiden . Nach den vom Beratenden Ausschuß für Veröffentlichungen der Kommission ( BAV ) ( 2 ) erarbeiteten Definitionen ist die Trennlinie danach zu ziehen , ob die Drucksachen zur Verteilung ausserhalb oder innerhalb der Institutionen bestimmt sind : im ersten Fall handelt es sich um " Veröffentlichungen " , im zweiten um " Dokumente " : Zwangsläufig bestehen manchmal Überschneidungen zwischen diesen beiden Kategorien . Im vorliegenden Bericht werden diese beiden Definitionen verwendet .

1.3 . Empfehlungen

Die wichtigsten Empfehlungen des Rechnungshofs ( Abschnitt 10 ) lauten wie folgt :

- die Kommission müsste deraillierte Kriterien und Verfahren für alle ihre Kommunikations - und Veröffentlichungstätigkeiten aufstellen ( Ziffer 10.2.1 ) ;

- die vom BAV durchgeführten Kontrollen mussten erweitert werden ( Ziffer 10.2.2 ) ;

- die Adressenkarteien müssten systematisch herausgegeben und kontrolliert werden , und der Verwirklichung einer gemeinsamen Komputerbasis dieser Adressenkarteien müsste grösserer Vorrang eingeraumt werden ( Ziffer 10.3.1 ) ;

- es müssten einwandfreie Kostenrechnungen aufgestellt sowie Bestandsregister und Verkaufsstatistiken geführt werden ( Ziffer 10.3.2 ) ;

- die Entscheidungen der Geschäftsleitung müssten auf adäquaten Finanzdaten beruhen , und die gegenwärtigen Systeme müssten so entwickelt werden , daß sie diesem Erfordernis entsprechen ( Ziffer 10.4.1 ) ;

- die Preisfestsetzung für Veröffentlichungen sollte auf den tatsächlichen Kostenrechnungen beruhen ( Ziffer 10.4.2 ) ;

- es sollte eine interinstitutionelle Arbeitsgruppe eingesetzt werden mit dem Auftrag , die Ziele neu zu umreissen , die Inanspruchnahme der institutionseigenen Werkstätten zu koordinieren und die Funktion der AAV-Druckerei zu prüfen ( Ziffer 10.5.2 ) ;

- die Hersteller und die Benutzer von Veröffentlichungen und Dokumenten müssten ein stärkeres Kostenbewusstsein entwickeln ( Ziffer 10.5.3 ) .

2 . GRUNDLAGEN

2.1 . Allgemeine Bemerkungen

2.1.1 . Die Institutionen der Gemeinschaften ( hier die Kommission , der Rat , das Europäische Parlament , der Wirtschafts - und Sozialausschuß , der Gerichtshof und der Rechnungshof ) produzieren jährlich eine breite Skala von Veröffentlichungen zu zahlreichen allgemeinen und besonderen Themen . Dabei bestehen zwischen den Institutionen hinsichtlich der Ziele , der Anforderungen , der Qualität , der Menge und der Verteilung der Veröffentlichungen erhebliche Unterschiede .

2.1.2 . Unter Berücksichtigung der allgemeinen Entwicklung der Gemeinschaftsinstitutionen seit 1978 , als die Gesamtausgaben für Veröffentlichungen usw . sich auf 45 Mio ERE beliefen , errechnete der Rechnungshof , daß die Gesamtkosten für Veröffentlichungen , Druck und Reproduktion sich nunmehr auf rund 50 Mio ERE belaufen . Hiervon sind nur 31,8 Mio ERE ( siehe Anlage I ) im Haushalt oder in den Konten der Gemeinschaften unter Rubriken ausgewiesen , die unmittelbar auf diese Tätigkeiten bezogen werden können . Bei diesen Kosten ist zwischen zwei Kategorien zu unterscheiden :

i ) Die Betriebskosten des Amtes für amtliche Veröffentlichungen ( AAV ) ( siehe Ziffer 2.2 ) sind als Gesamtmittelansatz in Artikel 287 ( 3 ) des Haushaltsplans der Kommission als " Pro-forma " -Einnahmen eingesetzt , deren Gegenwert als " Pro-forma " -Mittel in den Posten 2390 der Haushaltspläne der einzelnen Institutionen erscheint . Während des Jahres werden die Leistungen des Amtes den Institutionen gemäß einem Kostenrechnungssystem ( siehe Ziffer 7.2.2 ) in Rechnung gestellt , aber kein Geld wechselt die Hand , und auch die Jahresrechnung lässt die Ergebnisse dieser Inrechnungstellung nicht erkennen .

ii ) Für den Druck des Amtsblatts und einiger anderer Veröffentlichungen bestehen Verträge mit auswärtigen Druckereien . Diese Kosten sind zum grössten Teil in den Artikeln 270 und 271 der Einzelpläne der Institutionen eingesetzt und nicht in den Betriebskosten des Amtes für amtliche Veröffentlichungen enthalten .

Die übrigen von den Institutionen aufgewendeten und unter anderen allgemeineren Ausgabenrubriken ausgewiesenen Kosten wurden vom Rechnungshof auf den in Abschnitt 8 angegebenen Grundlagen ermittelt und errechnet , und diese Ausgaben sind zusammen mit den unter i ) und ii ) genannten Kosten in Anlage II zusammengefasst , soweit sie das Haushaltsjahr 1978 betreffen , in dem die Gesamtausgaben sich auf 45 Mio ERE beliefen .

2.2 . Amt für amtliche Veröffentlichungen ( AAV )

2.2.1 . Als interinstitutionelles Organ ist das Amt für amtliche Veröffentlichungen für den Druck und die Verteilung der Veröffentlichungen der Institutionen verantwortlich . Alle Vorkehrungen für den Druck von Veröffentlichungen laufen demnach über das Amt . Es besitzt eine eigene Werkstatt und kann daher Veröffentlichungen selbst drucken oder die Arbeit im Vertragsweg an Druckereien ausserhalb des Hauses vergeben .

2.2.2 . In Artikel 2 der Entscheidung über die Einsetzung des Amtes für amtliche Veröffentlichungen wird der Aufgabenbereich des Amtes abgesteckt :

- Druck des Amtsblatts ( ABL ) ,

- Druck der übrigen Veröffentlichungen der Institutionen oder anderer von den Gemeinschaften geschaffener Organisationen ,

- Verteilung und Vertrieb des Amtsblatts und anderer Veröffentlichungen .

2.2.3 . Für Verwaltungs - und Haushaltszwecke ist das Amt der Kommission angegliedert , tatsächlich erbringt es jedoch Leistungen für alle Institutionen . Sein Direktorium besteht aus je einem Vertreter der einzelnen Institutionen .

3 . VERÖFFENTLICHUNGEN

3.1 . Verfahren im AAV

3.1.1 . Die bedeutendste Einzelveröffentlichung ist das interinstitutionelle Amtsblatt ( ABL - einige 575 Millionen DIN-A 4-Seiten pro Jahr ) . Vorrangigste Aufgabe des Amtes ist die Überwachung seiner Veröffentlichungen , und es unterhält enge Kontakte zu den auswärtigen Drukkereien , mit denen über die Arbeiten Druckverträge abgeschlossen wurden , deren Kosten sich ( 1979 ) auf 12,0 Mio ERE beliefen .

3.1.2 . Alle Veröffentlichungen mit Ausnahme der Veroffentlichungen der Aussenstellen ( 4 ) sollten über das Amt laufeh . Bei den Veröffentlichungen der Kommission ist das Amt integrierender Bestandteil des Planungsprozesses und entscheidet in letzter Instanz darüber , wo die einzelnen Veröffentlichungen gedruckt werden sollen ( im Hause oder ausserhalb des Hauses ) . Gegenüber den anderen Institutionen beschränken seine Befugnisse sich darauf , daß es sowohl hinsichtlich dieser Entscheidung als auch hinsichtlich der Ergebnisse der Angebotsausschreibungen , die es für alle Druckverträge durchführt , Empfehlungen unterbreitet .

3.1.3 . Nachdem diese Entscheidung gefallen ist , fungiert das Amt jedoch als der Herausgeber von Manuskripten aller Institutionen und von Übersetzungen in die 6 ( jetzt 7 ) Amtssprachen . Es überwacht den Druck gemäß den vertraglichen Vereinbarungen , korrigiert die Druckfahnen , und normalerweise erfolgt jeder Kontakt mit dem Drucker durch oder zumindest über das Amt . Die Rechnungen der Drucker werden zu gegebener Zeit vom Amt geprüft und mit dem Sichtvermerk versehen ; Rechnungen für das Amtsblatt werden vom Amt beglichen , aber den Institutionen angelastet , während Rechnungen für andere Veröffentlichungen unmittelbar von der beteiligten Institution bezahlt werden .

3.1.4 . Bei der Rechnungsprüfung wurden einige Ausnahmefälle aufgedeckt , in denen die oben genannten Verfahren insofern nicht eingehalten worden waren , als das Amt von den Verfassern oder den Herausgeberdiensten , manchmal mit seiner Einwilligung , ganz oder teilweise übergangen wurde .

3.2 . Drucklegung - Ausschreibungsverfahren

3.2.1 . In den meisten vom Rechnungshof untersuchten Fällen wurde offenbar ein ordnungsgemässes Ausschreibungsverfahren durchgeführt . Das Amt weist jedoch auf zwei besondere Probleme hin , die bisweilen bei Ausschreibungen die Auswahl beschränken .

Erstens kann Zeitdruck dazu führen , daß geographische Einschränkungen gemacht werden ; zweitens sind nicht alle Druckereien in der Lage , den technischen Anforderungen zu genügen .

In diesen Fällen wird die Auswahl unter einer begrenzten Anzahl von Angeboten getroffen . Der Hof untersuchte 17 bedeutende Fälle , in denen die beiden genannten Erwägungen dazu führten , daß die Ausschreibung sich auf Drucker in unmittelbarer Reichweite von Brüssel und Luxemburg beschränkte . Das Amt erwiderte hierauf , derartig enge Kontakte seien seines Erachtens erforderlich gewesen , damit durch die verschiedenen Phasen der Druckfahnenkorrektur die Einhaltung der Veröffentlichungstermine nicht ernstlich gefährdet werden konnte .

3.2.2 . Von den ausser Haus vergebenen Aufträgen für Veröffentlichungen entfielen wertmässig 47 % auf Drukkereien in Belgien ( siehe Tabelle 1 ) . Bei etwas mehr als der Hälfte der Fälle wurden die Preisvergleiche zwischen Druckereien , die in etwa die gleichen technischen Angebote einreichten , dadurch emgeschrankt , daß der geographischen Lage grössere Bedeutung beigemessen wurde .

TABELLE 1

Geographische Analyse der Druckarbeiten

Land * Anzahl der Firmen * Rechnungsbeträge in % des Gesamtwerts *

Belgien * 19 * 46,8 *

Dänemark * 2 * 1,4 *

Frankreich * 7 * 7,8 *

Deutschland * 12 * 27,4 *

Irland * 1 * 0,4 *

Italien * 1 * 0,3 *

Luxemburg * 2 * 9,6 *

Niederlande * 1 * 2,9 *

Vereinigtes Königreich * 5 * 3,4 *

* 50 * 100,0 *

3.3 . Drucklegung - Herstellungsverfahren

1978 wurden von den Institutionen 1 193 Mio DIN-A 4-Seiten veröffentlicht . Die bedeutendste Einzelveröffentlichung ( 48 % ) ist das Amtsblatt , das eine interinstitutionelle Veröffentlichung ist . Aus Tabelle 2 ist zu ersehen , wo diese Veröffentlichungen gedruckt wurden :

TABELLE 2

Auswärtige Druckereien * % *

Amtsblatt * 48 * *

Sonstige Veröffentlichungen * 37 * *

* * 85 *

Eigene Druckereien ( 5 ) * * *

AAV * * 9 *

Werkstätten der Institutionen * * 6 *

* * 100 *

3.4 . Verfahren bei der Kommission

3.4.1 . Die überwiegende Mehrheit der sonstigen Veröffentlichungen der Gemeinschaft ( 86 % ) wird von der Kommission hergestellt . Sie ist die einzige Institution , die ein jährliches Veröffentlichungsprogramm herausbringt .

3.4.2 . 1978 entfielen auf die Kommission 532 Millionen Seiten . Ihr System zur Kontrolle dieser Produktion basierte auf

a ) den Autoren für den Inhalt ( alle Generaldirektionen oder GD ) .

b ) den Anweisungsbefugten hinsichtlich der Ausgaben ( 10 GD ) .

c ) spezialisierten Abteilungen für die Herausgabe ( 4 GD ) .

d ) dem Beratenden Ausschuß für Veröffentlichungen ( BAV ) ( siehe Ziffer 3.4.4 ) ,

e ) dem Amt für amtliche Veröffentlichungen ( AAV ) .

3.4.3 . Vom BAV abgesehen , wird die weitestgehende Kontrolle von den 4 GD-Herausgeberdiensten ausgeuebt . Jeder Dienst hat sich auf ein besonderes Gebiet spezialisiert ( Statistik , wissenschaftliche Arbeiten , Information und allgemeine Veröffentlichungen ) und genießt bei der Durchführung seines eigenen Systems und der Verwendung seiner Haushaltsmittel zur Kontrolle und Überwachung der Veröffentlichungsarbeiten sowie bei der Festlegung von Prioritäten im Rahmen der Haushalts - und BAV-Mittel beträchtliche Autonomie .

3.4.4 . Der Beratende Ausschuß für Veröffentlichungen wurde durch Kommissionsbeschluß vom 8 . Juni 1973 ( 6 ) eingesetzt mit dem Auftrag , zu allen unter der Schirmherrschaft der Kommission erscheinenden Veröffentlichungen Stellung zu nehmen . In der am 7 . Mai 1975 getroffenen Entscheidung über Organisation und Arbeitsweise des Ausschusses ( 7 ) wurden die hauptsächlichen Punkte festgelegt , zu denen der Ausschuß Stellung nehmen kann . Sie umfassen alle Aspekte der Veröffentlichungen und der Kontrollverfahren , soweit es die Kommission betrifft .

3.4.5 . Die wichtigste Aufgabe des BAV besteht darin , jedes Jahr die Vorschläge zu prüfen , die von den 4 GD-Herausgeberdiensten unterbreitet werden . Auf der Grundlage dieser Vorschläge , seines eigenen Urteils und der Stellungnahme der Autoren sowie des AAV , das im BAV vertreten ist , stellt der BAV die Programme auf und gibt an , wo die Arbeiten angesichts der verfügbaren Haushalts - und Herstellungsmöglichkeiten sowie der voraussichtlichen Nachfrage am besten gedruckt werden sollten . Sodann legt er diese Programme der Kommission en bloc zur Genehmigung vor .

3.4.6 . Es wurden zwar schriftlich verschiedene Kriterien festgelegt , die Maßstäbe dafür setzen , welche Veröffentlichungen verkauft oder unentgeltlich verteilt werden sollen . Soweit der Rechnungshof feststellen konnte , gibt es jedoch keine allgemeingültigen schriftlichen Kriterien , die für den BAV , die Herausgeberdienste und die Verfasser klare Richtlinien zu allen grundlegenden und miteinander zusammenhängenden Fragen enthalten , die sich stellen , wenn zu entscheiden ist , was veröffentlicht und was durch andere Medien verbreitet werden soll .

3.4.7 . Es darf zwar keine Veröffentlichung zum Druck angenommen werden , ohne daß der BAV zuvor seine Zustimmung erteilt hat , doch können Faktoren wie Auflage , Seitenzahl , Format , Kosten und Verkaufspreis für eine gegebene Veröffentlichung später geändert werden , ohne daß der BAV dazu gehört wird . Diese Fragen werden von den Verfasser - und Herausgeberdiensten in Verbindung mit dem AAV entschieden . Es liegt keine systematische vergleichende Analyse vor , aus der der jährliche Umfang derartiger Änderungen zu ersehen wäre .

3.4.8 . Seit 1977 hat der VAB ein System von Lektorenausschüssen aufgebaut , die den Inhalt der Texte einer kritischen Prüfung unterziehen , aber vorerst werden diese Ausschüsse erst a posteriori tätig . Der BAV beabsichtigt , ihre effektive Einschaltung und Einflußnahme , wo dies möglich ist , nach und nach auf eine Würdigung vor der Veröffentlichung auszuweiten . In seinem ersten Bericht hieß es , die Verfasserdienste müssten eine strengere Kontrolle über den inhaltlichen Wert der Veröffentlichungen ausüben .

3.5 . Verfahren bei den anderen Institutionen

3.5.1 . Die übrigen Institutionen ausser der Kommission produzierten 1978 86 Millionen DIN-A4-Seiten , von denen die Hälfte auf zwei Veröffentlichungen ( Verhandlungen des Parlaments und Sammlung der Rechtsprechung des Gerichtshofs ) entfiel .

3.5.2 . Im Unterschied zur Kommission verfügt keine dieser Institutionen über einen Veröffentlichungsausschuß oder ein Jahrtsprogramm ( ausser für Haushaltszwecke ) . Die die Veröffentlichungen betreffenden Entscheidungen werden von den Generalsekretären ( beim Gerichtshof vom Kanzler ) getroffen .

3.6 . Private Verleger

3.6.1 . Eine Alternative zur Veröffentlichung durch die Institutionen auf dem normalen Weg besteht darin , private Verlagsanstalten für die Ausführung gewisser Arbeiten zu gewinnen , bei denen mit einem kommerziellen Absatz gerechnet werden kann . Seit 1975 ließ die GD XIII der Kommission rund 150 wissenschaftliche und fachliche Arbeiten in dieser Weise veröffentlichen . Die Vereinbarungen mit den privaten Verlegern waren von Fall zu Fall verschieden , aber im wesentlichen fanden sie sich bereit , das finanzielle Risiko der Veröffentlichung zu übernehmen und die Kosten sowie ihre Gewinnspanne durch den Verkauf an einen von ihnen ermittelten Abnehmerkreis zu decken . In den meisten Fällen erhielt die Kommission Gewinnanteile , verpflichtete sich jedoch gleichzeitig , eine bestimmte Anzahl von Exemplaren für den eigenen Gebrauch zu erwerben ; in einigen Fällen fungierte die Kommission auch als Mitherausgeber . Gewöhnlich erklärte der Verleger sich bereit , die Kommission auf dem Deckblatt der Veröffentlichung als Autor herauszustellen .

3.6.2 . Der naheliegende Vorteil , der sich daraus für die Kommission ergibt , besteht darin , daß so eine effiziente Vermittlung von Informationen zu minimalen Kosten gewährleistet ist . Ein Nachteil ist , daß der Kommission zur Veröffentlichung nur die finanziell am wenigsten einträglichen Arbeiten verbleiben .

3.6.3 . Es wurde festgestellt , daß bei der Kommission nur die DG XIII Arbeiten auf diese Weise veröffentlichen liel * und daß , soweit es sich nachprüfen lässt , andere Institutionen von dieser Art der Veröffentlichung nur selten Gebrauch gemacht haben . Ferner wurde festgestellt , daß das Amt für Veröffentlichungen weder bei der Beschlußfassung noch bei den Vereinbarungen mit den Verlagsanstalten beteiligt war , die normalerweise von der GD XIII getroffen wurden ( siehe hierzu auch Ziffer 7.3.4 ) .

3.7 . Periodische Veröffentlichungen mit allgemeinen Informationen

Die Kommission gibt eine Reihe von periodischen Veröffentlichungen seitens ihrer Brüsseler Dienststellen und ihrer Aussenstellen heraus , die allgemeine Informationen über die Gemeinschaft enthalten . Zusätzlich dazu veröffentlichen die übrigen Institutionen , insbesondere das Parlament , regelmässig Berichte über die Tätigkeit der Gemeinschaft . Auf die Frage des Rechnungshofes , warum diese Arbeiten nicht koordiniert und gemeinsame Veröffentlichungen herausgebracht würden , wie es vor kurzem bei der Direktwahl des Europäischen Parlaments der Fall war , erwiderte die Kommission , daß zwischen den Veröffentlichungen der Kommission und des Parlaments inhaltliche Unterschiede bestuenden , da sie jeweils für einen anderen Leserkreis bestimmt und auf diesen zugeschnitten seien .

4 . DOKUMENTE

4.1 . Herstellung

" Dokumente " können die Form von endgültigen numerierten Dokumenten , von Arbeitsunterlagen , Entwürfen oder Abschriften , aber auch von Zeitungsausschnitten oder Auszuegen aus Büchern usw . aufweisen . 1978 wurden hergestellt :

TABELLE 3

* Mio Din-A4-Seiten *

Drucksachen * *

- ausser Haus * 48 *

- durch eigene Werkstatt der Institutionen * 586 *

* 634 *

* Mio Exemplare *

Photokopien * *

- eigene Geräte der Institutionen * 7 *

- gemietete Geräte * 53 *

* 60 *

4.2 . Kontrollen

Der Grad der über die Herstellung von Dokumenten ausgeuebten Kontrolle war von Institution zu Institution verschieden Bei der Kommission beispielsweise , bei der kein zentraler Koordinierungs - und Überwachungsdienst besteht , nahmen die Reproduktionsdienste alle Aufträge ohne Rückfrage an , es sei denn , daß dafur Überstunden erforderlich wurden oder Arbeiten ausser Haus vergeben werden mussten . Beim Rat und beim Wirtschafts - und Sozialausschuß dagegen besteht ein solcher Dienst , der eine ausführende Funktion ausubt und in ihrem Rahmen die Mengen festsetzte .

5 . EIGENE DRUCKEREIEN UND REPRODUKTIONSANLAGEN

5.1 . Rechtfertigung und Entwicklung

5.1.1 . Mit Ausnahme des Rechnungshofes hat jede Institution eine eigene Druckereiwerkstatt eingerichtet , deren sie sich hauptsächlich zum Druck interner Dokumente bedient . Diese Werkstätten haben sich mit dem Wachstum der Tätigkeiten der Institutionen im Laufe der Jahre nach und nach entwickelt . Soweit der Rechnungshof feststellen konnte , haben die Institutionen niemals eine förmliche Entscheidung zur Einrichtung dieser Werkstätten getroffen . Bei der Einsetzung des AAV im Jahr 1969 gaben die Institutionen jedoch eine " auslegende Erklärung " ab , in der es heisst , " daß davon ausgegangen wird , daß die Institutionen die Ausstattung ihrer eigenen Druckereiwerkstätten nicht übermässig aufblähen werden " . Tatsächlich hat die Leistung dieser Werkstätten insgesamt von 1975 bis 1979 um 34 % zugenommen ( siehe Tabelle 4 ) und sich jetzt zu einer sehr beträchtlichen Aktivität ausgewachsen , deren Kosten sich jährlich auf etwa 10 Mio ERE belaufen .

5.1.2 . Wie die Kommission dem Rechnungshof erklärte , waren ihre Werkstätten ( Brüssel und Luxemburg ) hauptsächlich geschaffen worden , um ihrem Bedarf an einem eigenen Reproduktionsdienst zu entsprechen . Zur Rechtfertigung ihrer Existenz und ihrer Struktur führte sie zwei Gründe an :

a ) etwa 60 % der in ihrer Werkstatt hergestellten Dokumente betrafen Haushalts - und Personalfragen , die einen gewissen Vertraulichkeitscharakter aufwiesen , der eine Vergabe der Arbeiten ausser Haus unratsam erscheinen ließ , und

b ) aus arbeitsorganisatorischen Gründen war es oft notwendig , Dokumente über Nacht oder über das Wochenende anzufertigen , was ausser Haus nicht durchführbar oder aber teuer gewesen wäre . Tatsächlich leistet das Werkstattpersonal oft Überstunden ( 1979 insgesamt 26 102 Stunden ) .

Andere Institutionen betonten die Notwendigkeit , rasch und zuverlässig Arbeitsunterlagen herzustellen . 89 % der Arbeiten der eigenen Werkstätten ( das AAV ausgenommen ) entfallen auf Dokumente ; Veröffentlichungen werden in der Regel in Zeiten mit geringerem Arbeitsanfall in Angriff genommen .

5.1.3 . Etwas anders liegen die Dinge beim Amt für amtliche Veröffentlichungen , dessen Büros und Werkstatt sich im Stadtzentrum von Luxemburg befinden . In seinem Fall wurde zur Rechtfertigung geltend gemacht , das Amt müsse über eine vollständige Einrichtung verfügen für den Fall , daß die auswärtigen Drucker des Amtsblatts ihren vertraglichen Verpflichtungen nicht nachkommen könnten . Tatsächlich wurde die Werkstatt des Amtes für diesen Zweck niemals gebraucht , da dieser Fall niemals eingetreten ist . Sie wird jedoch für den Druck anderer Veröffentlichungen und für Nachdrucke des Amtsblatts verwendet .

5.2 . Überblick über die Werkstatt-Tätigkeiten

Die wichtigsten Merkmale der Tätigkeiten der Werkstätten der einzelnen Institutionen sind in Tabelle 4 zusammengefasst .

TABELLE 4

* Wachstum 1975-1979 m % * Theoretische Jahreskapazität in Mio . DIN-A 4-Seiten * Leistungen 1979 in Mio . DIN-A 4-Seiten * Kapazitätsauslastung in % * Anteil der Dokumente in % * Anzahl der Druck-maschinen *

AAV * * 52 * * 125 * * 122 * 97,6 * 5 * 11 *

Kommission * * * * * * * * * *

Brussel * 38 * * 453 * * 379 * * * * *

Luxemburg * - 3 * 37 * 7 * 460 * 7 * 386 * 83,9 * 83 * 33 *

Parlament ( Luxemburg ) * * 30 * * 181 * * 122 * 67,4 * 96 * 22 *

Rat ( Brussel ) * * 3 * * 125 * * 105 * 84 * 98 * 15 *

Gerichtshof ( Luxemburg ) * * 111 * * 20 * * 20 * 100 * 100 * 7 *

Wirtschafts - und Sozialausschuß ( Brussel ) * * 56 * * 40 * * 38 * 95 * 95 * 3 *

Insgesamt * * 34 * * 951 * * 793 * 83,4 * 77 * 91 *

5.3 . Ausrüstungsinvestitionen

5.3.1 . Der Grad der Kapazitätsausnutzung ist von Institution zu Institution verschieden . Dieses ist natürlich darauf zurückzuführen , daß die Institutionen in eine hinreichende Kapazität investieren müssen , um dem bei ihnen anfallenden Spitzenbedarf gewachsen zu sein ( z.B . Kommissions - und Ratssitzungen , Sitzungsperioden des Parlaments ) . Die Gesamtkapazität aller Werkstätten beträgt rund 951 Mio DIN-A4-Seiten ( bei Zugrundelegung einer Tagesschicht ) ; demgegenüber wurden 1979 793 Mio Seiten hergestellt .

5.3.2 . Der Rechnungshof fand keine Anhaltspunkte für eine interinstitutionelle Koordinierung bei der Anschaffung oder anschließenden Nutzung der Anlagen . Nur in einem Fall wurden Einrichtungen gemeinsam benutzt ( d.h . für Arbeiten des Wirtschafts - und Sozialausschusses ) . Eine einzelne Institution kann spezifische Anlagen angeschafft haben ( z.B . für Lichtsatz , Binderei oder Qualitätsdruck ) , aber diese werden anderen Institutionen nicht zur Verfügung gestellt , die sich mit minderer Qualität begnügen oder Dienste von aussen hinzuziehen müssen . So erachteten beispielsweise nur das Parlament und das Amt für amtliche Veröffentlichungen es als notwendig , grössere Beträge in Lichtsetzanlagen zu investieren , und nur das Parlament und der Rat unterhalten eine eigene Binderei , während die übrigen Institutionen diese Arbeiten ausser Haus erledigen lassen . Der Rechnungshof stellte ferner fest , daß jede Institution ihre eigenen Dokumente herstellte ; das interinstitutionelle AAV wurde in diese Tätigkeiten nicht eingeschaltet und dessen Werkstatt wurde niemals für andere als seine eigenen Dokumente benutzt .

6 . AUFLAGENZIFFER , VERTEILUNG UND VERKAUF DER VERÖFFENTLICHUNGEN

6.1 . Rechtfertigung der Auflagenziffer

6.1.1 . Die Auflagenziffer einer Veröffentlichung sollte sich nach der unentgeltlichen Verteilung im Rahmen von Adressenkarteien , dem voraussichtlichen Verkauf und den Erfordernissen der Vorratshaltung bemessen .

6.1.2 . Während der Prüfung wurde festgestellt , daß im allgemeinen bei jedem Herausgeberdienst Listen über die Verteilung in dieser Form analysiert und geführt wurden . Die endgültige Festlegung der Auflagenhöhe erfolgte über die in den Ziffern 3.4 bis 3.6 beschriebenen Kontrollverfahren , die ursprünglichen Vorschläge hierfür wurden jedoch von den Verfassern oder Herausgebern unterbreitet . Die Werkstätten ( oder das Amt für amtliche Veröffentlichungen , wenn es zu Arbeiten ausser Haus konsultiert wurde ) besassen in der Regel keine Vollmacht , um diese Vorschläge zu ändern . Es waren auch keine Verfahren vorgesehen , um eine Konsultation des Vertriebsbüros und der Lagerverwaltung durch die Herausgeber sicherzustellen , die doch eigentlich für die Auflagenziffer von wesentlichem Einfluß sein sollte . Um zu versuchen festzustellen , wie genau die verschiedenen Herausgeber in den einzelnen Institutionen den Bedarf veranschlagt hatten , hat der Rechnungshof eine Auswahl von 17 repräsentativen Veröffentlichungen geprüft und die tatsächliche Verwendung der Auflagen etwa ein Jahr nach der Veröffentlichung analysiert . Die Ergebnisse sind in Tabelle 5 zusammengefasst .

TABELLE 5

Durchschnittlicher Prozentsatz der Auflagen

Anfängliche Verteilung :

unentgeltlich an Dritte * 51,8 * *

im internen Bereich * 11,4 * *

für Vertriebsbüros zurückgestellt ( über das AAV ) * 11,3 * *

* * 74,5 *

weitere Verteilung aus Beständen der Institutionen * * 3,4 *

bei den Institutionen verbleibende Restbestände * * 22,1 *

* * 100,0 *

Die Kommission teilte dem Rechnungshof mit , daß sie einen durchschnittlichen Restbestand von 20 % im Hinblick auf ein möglicherweise über mehrere Jahre anhaltendes Interesse als angemessen erachte ( siehe hierzu jedoch Ziffern 9.4.2 und 9.4.3 ) .

6.1.3 . Die hohe Auflagenziffer ist zum Teil darauf zurückzuführen , daß etwa die Hälfte der Veröffentlichungen in mehr als einer und viele in allen sechs ( jetzt sieben ) Amtssprachen gedruckt werden . Der Rechnungshof war nicht in der Lage festzustellen , ob - abgesehen davon , daß rechtskräftige Texte in den entsprechenden Amtssprachen gedruckt werden müssen - förmlich vereinbarte Kriterien bestehen , nach denen der Druck in mehr als einer Sprache beschlossen wird . Die Kommission erklärte , sie ziehe es vor , wenn der BAV und das AAV freie Hand hätten , je nach den Erfordernissen von Fall zu Fall zu entscheiden . 1978 wurden 47 % der Veröffentlichungen der Gemeinschaft nur in der Originalsprache und 35 % in allen Amtssprachen herausgebracht ( ohne Amtsblatt ) .

6.2 . Verteilungs - und Vertriebspolitik

6.2.1 . 1975 genehmigte die Kommission ( 8 ) die vom BAV für die Verteilung von Veröffentlichungen vorgeschlagenen Orientierungslinien . Dabei wurde auf die Notwendigkeit des Bemühens um eine strenge Auswahl bei der Verteilung sowie einer sinnvollen Bekanntmachung neuer Veröffentlichungen abgestellt . Ferner wurden dabei Verteilungskriterien für ( unentgeltliche und entgeltliche ) Veröffentlichungen je nach Empfängergruppe aufgestellt .

6.2.2 . Einer der in diesen Orientierungslinien enthaltenen Grundsätze lautete dahin , daß Veröffentlichungen mit allgemeinen Informationen normalerweise unentgeltlich verteilt , spezialisierte Veröffentlichungen dagegen in der Regel verkauft werden sollten . Die Orientierungslinien enthielten die folgende Schlußfolgerung :

" Der Ausschuß ist zu dem Schluß gelangt , daß eine systematische unentgeltliche Verteilung in keinem Fall notwendig ist , wenn man von einigen Anschriften in den obligatorischen Verzeichnissen absieht , und daß namentliche Sendungen wegen der häufigen Änderungen der Funktion der Adressaten nach Möglichkeit vermieden werden sollten .

Die übrigen in diesen Karteien aufgeführten Empfänger würden gegebenenfalls nur die Liste der Veröffentlichungen der Kommission ( und die Einzelbekanntmachungen ) erhalten und gebeten , die Veröffentlichungen einzeln zu bestellen . Auf diese Bestellung hin würden die Veröffentlichungen je nach den Empfängergruppen unentgeltlich oder entgeltlich zugesandt . "

In Abschnitt 9 dieses Berichtes untersucht der Rechnungshof , in welchem Umfang diese Orientierungslinien befolgt wurden , indem er die derzeitigen Verteilungssysteme sowie einige Anwendungsfälle einer näheren Betrachtung unterzieht .

6.2.3 . Vor der Verabschiedung dieser Orientierungslinien bestand , wie der BAV in seinem zweiten Jahresbericht über den Zeitraum bis zum 31 . März 1975 ausführte , ein starkes Mißverhältnis zwischen unentgeltlicher und entgeltlicher Verteilung , da auf letztere nur 5 bis 10 % der Auflagen insgesamt entfielen . ( In den 17 Fällen der Tabelle 5 belief der Anteil , der je Auflage zum Verkauf bestimmt war , sich im Schnitt auf 11,3 % , aber es war nicht möglich , die tatsächlichen Verkaufszahlen festzustellen . Bei den ausgewählten Fällen zeigt sich jedoch , daß durchschnittlich 4,4 % beim AAV verbleiben . Hieraus darf gefolgert werden , daß die Differenz von 6,9 % entweder verkauft wurde oder sich bei den nationalen Vertriebsbüros auf Lager befand ) . Die Kommission berichtete , daß der Verkauf von 1973 bis 1980 um 162 % zugenommen habe .

INFORMATIONSSYSTEME FÜR DIE GESCHÄFTSLEITUNG

7.1 . Allgemeine Bemerkungen

Dieser Abschnitt des Berichtes behandelt die Informationen , über die die Geschäftsleitung hinsichtlich der Kosten verfügen kann . Es wird untersucht , welcher Gebrauch von diesen Informationen gemacht - oder nicht gemacht - wird , und es werden spezifische Gebiete aufgezeigt , auf denen den Entscheidungen weitere Daten zustatten kämen . Und schließlich werden die bestehenden allgemeinen Strukturen der Geschäftsführung und Koordinierung auf dem Gebiet der Veröffentlichungen und des Drucks untersucht .

7.2 . Umfang der Kostenrechnungssysteme

7.2.1 . In den bei der Einrichtung des AAV abgegebenen auslegenden Erklärungen war gesagt worden , die Entscheidungen über Drucksachen müssten auf einem angemessenen Kostenrechnungssystem beruhen . Ausserdem erwähnt die Haushaltsordnung ( 9 ) ein analytisches Buchführungssystem , das aber einem spezifischen Zweck dient , nämlich der Aufteilung der Kosten der AAV-Leistungen auf die einzelnen Institutionen .

7.2.2 . Das vom AAV entwickelte Kostenrechnungssystem scheinteher auf das letztgenannte als auf das erstgenannte Erfordernis zugeschnitten zu sein . Es basiert auf Tarifen ( einheitliche Standardkosten je Seite oder Arbeitsstunde ) , die errechnet werden , um die voraussichtlichen Herstellungs - ( 10 ) und Veröffentlichungskosten des AAV ( ausser für Tätigkeiten im Bereich der Verwaltung , der Ausschreibungen , des Abschlusses von Verträgen und des Vertriebs - etwa 20 % des Haushalts ) " wieder hereinzuholen " . Diese Tarife werden den " Rechnungen " an die Institutionen für die vom AAV für sie durchgeführten Veröffentlichungs - und Druckarbeiten zugrunde gelegt , aber weder das AAV noch die Institutionen führen am Jahresende eine detaillierte Analyse der tatsächlichen Ergebnisse auf der Ebene der einzelnen Kosten oder Tätigkeiten durch . Das System beinhaltet keinen Vergleich einzelner Leistungen mit im voraus festgelegten Normen . Auch richten die anderen Institutionen sich während des Jahres nicht an den ihnen in Rechnung gestellten Betragen aus , um ihre Aufträge entsprechend zu bemessen und zu kontrollieren ( eine Ausnahme bildet bis zu einem gewissen Grade der Rat ) . Die Jahresrechnungen der Institutionen enthalten keine zahlenmässige Angabe ihres Anteils an den Tätigkeiten des AAV da diese sämtlich in der Rechnung der Kommission ausgewiesen sind ( siehe Ziffer 2.1.2 ) .

7.2.3 . Mit anderen Worten , das Kostenrechnungssystem des AAV dient hauptsächlich der Aufstellung von Pro-forma-Rechnungen an die Institutionen , diese Rechnungen sind ausserdem allzu allgemein gehalten , als daß tiefergehende Analysen und Vergleiche möglich wären , und tatsächlich wird von derartigen normalen Kontrollwerkzeugen selten Gebrauch gemacht . In Beantwortung der kritischen Äusserungen des Rechnungshofes über diese Mängel erklärte das AAV , daß ein regelrechtes Kostenrechnungssystem gegenwärtig seins Erachtens nicht realisierbar wäre . Der Rat vertrat demgegenüber die Auffassung , das AAV sollte seinem Wesen nach auf semikommerzieller Basis betrieben werden , und kritisierte das gegenwärtige System aus folgenden Gründen :

" 1 . Es erlaubt keinerlei annähernd genaue Würdigung der Verwendung der Haushaltsmittel , da den Vorausschätzungen des AAV immer noch unspezifizierte Kosten hinzuzurechnen sind .

2 . Es erlaubt keineswegs , die tatsächlichen Kosten einer einzelnen Veröffentlichung zu überprüfen .

3 . Es erschwert die Unterscheidung zwischen Projekten , die der Genehmigung durch den Vergabebeirat ( 11 ) bedürfen , und solchen , die ihrer nicht bedürfen . "

7.2.4 . In den Kontrollunterlagen der Brüsseler Werkstatt der Kommission wird für jede Druckarbeit das verwendete Material aufgeführt ; die Arbeitsstunden werden nicht vermerkt , es sei denn , daß für eine Arbeit eine Rechnung ausgestellt werden muß . Den Rechnungen werden die Standardkosten zugrunde gelegt . Die Kommission erklärte , auch sie betrachte ein vollständiges Kostenrechnungssystem als nicht realisierbar , und in jedem Fall wäre es nicht gerechtfertigt , da ihre Werkstatt hinreichend überwacht werde .

7.2.5 . Beim Parlament werden Materialkosten ( aber keine Arbeitsstunden ) für Arbeiten , die für die Fraktionen durchgeführt werden , vermerkt und einzeln verbucht , nicht jedoch für andere Arbeiten .

7.2.6 . Andere Kostenrechnungssysteme für Druckarbeiten wurden im Rahmen der Institutionen nicht festgestellt .

7.3 . Verwendung der die Kosten betreffenden Daten im Entscheidungsprozeß

7.3.1 . In Abschnitt 7.2 wurde auf die Unzulänglichkeiten der derzeitigen Kostenrechnungssysteme hingewiesen . In den folgenden Ziffern wird auf einige Aspekte der Veröffentlichungs - und Druckpraxis eingegangen , bei denen die von den Institutionen getroffenen Entscheidungen auf einer besseren Kenntnis der wirtschaftlichen Grundlagen und Folgen beruhen könnten .

7.3.2 . Der Rechnungshof ersuchte das AAV , bei einer Stichprobe von 5 Veröffentlichungen einen Vergleich des Drucks ausser Haus mit seinen eigenen Tarifen durchzuführen . Dabei zeigte sich , daß die Tarife die Kosten der ausser Haus durchgeführten Arbeiten um 18,2 bis 104,4 % überstiegen .

Obwohl bei diesen Tarifen die Kosten des AAV möglicherweise zu hoch veranschlagt wurden , macht das AAV für diese Differenzen die folgenden Gründe geltend :

- die Druckanlagen des AAV arbeiten nur während einer Tagesschicht von 8 Stunden , so daß die bedeutenden Investitionen in die Kapazität nicht in der wirtschaftlichsten Weise genutzt werden ;

- bei den Institutionen fallen die Personal - und Verwaltungskosten stärker ins Gewicht .

7.3.3 . Der Rechnungshof schätzte die jährlichen Kosten ( Druck ausser Haus zuzueglich Leistungen des AAV ) der Herausgabe eines Exemplars jeder vollständigen Amtsblattreihe ( L + C + S und Tabellen für den Abonnenten ) auf 35 000 bfrs . Das Direktorium des AAV hatte den Abonnementspreis für 1979 auf 5 000 bfrs und für 1980 auf 5 700 bfrs festgesetzt . Wie der Rat , der im Direktorium des AAV vertreten ist , dem Rechnungshof mitteilte , ist das Direktorium sich durchaus dessen bewusst , daß der Preis des Abonnements in keinem Verhältnis zu den tatsächlichen Kosten des Amtsblatts steht .

7.3.4 . In Ziffer 3.6 wurden Kosten und Vorteile der Einschaltung privater Verleger erwähnt . Hierzu ist zu sagen , daß detaillierte Angaben hierzu nur beim Herausgeberdienst der GD XIII vorlagen . Der Rechnungshof konnte keine Anhaltspunkte dafür finden , daß die tatsächlichen Gewinne aus diesen Verträgen auf der Ebene des BAV , des AAV oder einer anderen Institution geprüft wurden .

7.3.5 . Der BAV räumte jedoch ein , daß die über die Gesamtkosten verfügbaren Daten für die Entscheidungen unzureichend sind . Vor kurzem hat er einen externen Sachverständigen mit einer Untersuchung über Kosten und Effizienz im Veröffentlichungssektor beauftragt , die 1981 abgeschlossen werden soll .

7.4 . Geschäftsleitung

Die wichtigsten Strukturen für die Geschäftsführung und Koordinierung auf dem Gebiet der Veröffentlichungen und des Drucks sind der BAV ( Ziffer 3.4.4 ) , der nur für die Kommission tätig ist , und das Direktorium des AAV , das zwar eine interinstitutionelle Einrichtung ist , dem aber nur die Aufgabe übertragen ist , die Herstellung der Veröffentlichungen ( nicht der Dokumente ) sicherzustellen . Es handelt sich dabei nicht , wie beim BAV , um eine politische Einrichtung . Es besteht keinerlei interinstitutionelle Kontrolle über die institutionseigenen Druckereien , obwohl hier , wie die Kommission erklärte , Material und Praxis sich nicht weitgehend unterscheiden .

8 . KOSTEN DER VERÖFFENTLICHUNGEN 1978

8.1 . Allgemeine Bemerkungen

In diesem Teil des Berichtes wird die Art und Weise beschrieben , in der der Rechnungshof für 1978 ( letztes abgeschlossenes Jahr zur Zeit der Prüfung ) die Kosten der Veröffentlichungs - und Druckpolitik der Institutionen errechnet hat . Der Rechnungshof hat versucht , alle wichtigsten materiellen Kostenelemente zu quantifizieren , mit Ausnahme der Kosten für die Abfassung und Übersetzung der Texte , die als Teil der fixen Kosten der Institutionen selbst angesehen werden . ( Die Übersetzungskosten werden auf 80 bis 100 ERE je Seite veranschlagt . ) Auch gewisse einschlägige Verwaltungskosten können dabei , weil sie für die Gesamtsituation unerheblich sind oder sich nicht leicht isolieren lassen , ausser acht geblieben sein . Nach dieser Berechnung , die in Anlage II wiedergegeben ist , belaufen sich die Gesamtausgaben auf 45 Mio ERE . In den folgenden Ziffern wird näher auf die wichtigsten Elemente eingegangen , die dieser Berechnung zugrunde liegen .

8.2 . Kosten des Drucks ausser Haus

Der grösste Teil dieser Kosten , die sich insgesamt auf 19,4 Mio ERE belaufen , entfällt auf die Veröffentlichungen . Sie setzen sich zusammen aus den 17,7 Mio ERE ( siehe Anlage I ) , die unmittelbar aus den Konten ersichtlich sind , und 1,7 Mio ERE , die unter andere Ausgaben als für Veröffentlichungen eingestuft wurden .

8.3 . Kosten des AAV

Nach den Konten ergeben sich bei Artikel 287 Haushaltskosten des AAV in Höhe von 9,7 Mio ERE ( siehe Anlage I ) .

8.4 . Personalkosten

Wie der Rechnungshof feststellte , beschäftigten die Institutionen ( ohne AAV ) am 1 . Januar 1979 in ihren Werkstätten sowie in ihren Verteilungs - und Veröffentlichungsdiensten insgesamt 553 Personen ( siehe Anlage IV ) zu geschätzten jährlichen Kosten von 10,6 Mio ERE ( 6,886 + 2,775 + 0,898 Mio ERE ) .

8.5 . Anschaffungskosten für Material und Anlagen

Die Institutionen machten am 31 . Dezember 1978 detaillierte Angaben über Material und Anlagen für Druckerei und Verteilung , aus denen sich die Anschaffungskosten errechnen ließen ( 3,3 Mio ERE ) . Auf dieser Basis schätzte der Rechnungshof , daß die gesamten Kosten für Ersatzbeschaffung ( ohne AAV ) sich auf 4,7 Mio ERE beliefen ; bei einer mittleren Lebensdauer von 6 Jahren ergibt sich daraus ein jährlicher Abschreibungssatz von 0,8 Mio ( 622 000 + 24 000 + 134 000 ) ERE .

8.6 . Mieten

8.6.1 . Die Miete für die von Werkstätten sowie von Verteilungs - und Veröffentlichungsdiensten besetzten Fläche in den von den Institutionen gemieteten Gebäuden wird auf jährlich 1,7 Mio ERE geschätzt ( 1 060 000 + 544 000 + 122 000 ERE ) .

8.6.2 . Für die Miete von Photokopieranlagen errechnete der Rechnungshof jährliche Kosten von 1 Mio ERE .

8.7 . Verkauf von Veröffentlichungen

Haupteinnahmequelle ist der Verkauf von Veröffentlichungen durch das AAV für Rechnung der Institutionen . 1978 beliefen sich die Verkaufserlöse auf insgesamt 1,7 Mio ERE .

8.8 . Zusammenfassung

Es ist festzustellen , daß die oben beschriebene Kostenkalkulation offenbar anderweitig in den Gemeinschaften nicht durchgeführt wurde . Auch waren diese die Kosten betreffenden Daten dem eigenen Informationssystem der Institutionen nicht ohne weiteres oder zentral zu entnehmen .

Ausserdem hat der Rechnungshof diese Kosten nach den drei Tätigkeitsbereichen " Veröffentlichungen " , " Dokumente " und " Photokopien " sowie nach den Kostenzentren aufgeteilt . Die Ergebnisse sind in Tabelle 6 zusammengefasst .

TABELLE 6

Durchschnittliche unmittelbare Druckkosten ( 1978 )

* ERE je 1 000 *

* DIN-A 4-Seiten *

Veröffentlichungen : * *

( 1 193 Mio Seiten/Exemplare pro Jahr , Kosten 32,3 Mio ERE = 27 ERE je 1 000 ) * *

- auswärtige Druckereien : Amtsblatt * 18,8 *

- auswärtige Druckereien : * *

sonstige Veröffentlichungen der Kommission * 13,7 *

anderer Institutionen * 37,9 *

- AAV-Werkstatt : * *

Nachdrucke des Amtsblatts und andere Veröffentlichungen * 18,1 *

Dokumente : * *

( 634 Mio , Kosten 11,4 Mio ERE = 18 ERE je 1 000 ) * *

- auswärtige Druckereien * 8,5 *

- Druck in eigener Werkstatt ( 12 ) von Kommission * 11,0 ( 13 ) *

Parlament ( Luxemburg ) * 23,1 *

Rat * 24,2 *

Gerichtshof * 19,4 *

Wirtschafts - und Sozialausschuß * 11,4 *

- Photokopien * *

( 60 Mio , Kosten 1,3 Mio ERE = 22 ERE je 1 000 ) * 15,4 *

Insgesamt 1 887 Mio Seiten/Exemplare zu Gesamtkosten von * 45 Mio ERE *

9 . BEURTEILUNG DER KONTROLLE ÜBER DIE VERÖFFENTLICHUNGEN

9.1 . Prüfungen

Der Rechnungshof nahm Stichprobenprüfungen vor , um festzustellen , ob in diesem Bereich in der Gemeinschaft Mittel verschwendet werden . Er räumt ein , daß der Nutzen von Werbung und Informationen ( gleich ob ihnen politische Gesichtspunkte oder wirtschaftliche , statistische oder andere Aspekte zugrunde liegen ) sich nicht im Rahmen einer Rechnungsprüfung ermessen lässt . Auch Qualität oder inhaltlicher Wert lassen sich auf diesem . Wege nicht erfassen . Gleichwohl können die Ergebnisse in den folgenden Punkten die Zweifel an der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung noch bestärken .

9.2 . Adressenkarteien - Systeme

9.2.1 . Jede Institution unterhält eigene Adressenkarteien für Veröffentlichungen ( 14 ) in folgendem Umfang :

TABELLE 7

* Annähernde Anzahl der Adressen *

AAV * 30 000 *

Kommission Brüssel * 125 000 *

Kommission Luxemburg * 100 000 *

Parlament * 37 000 *

Rat * 4 000 *

Gerichtshof * 1 400 *

Wirtschafts - und Sozialausschuß * nicht verfügbar *

* 297 400 *

9.2.2 . Es zeigte sich , daß auf interinstitutioneller Basis kein Vergleich und auch keine Überprüfung dieser Adressenkarteien durchgeführt wurde . Auch konnte der Rechnungshof , von vereinzelten Ausnahmen abgesehen , keinerlei Beweise für ein systematisches Umlauf - , Bestätigungs - und Herausgabesystem finden , das die Zweckmässigkeit der Adressenkarteien der Kommission garantiert . Jegliche Herausgabe war auf Ad-hoc-Basis auf Veranlassung der einzelnen Herausgeber erfolgt .

9.2.3 . In seinem 6 . Jahresbericht ( 15 ) kommentierte der BAV die Situation dahingehend , daß die derzeitige Beschaffenheit seiner Adressenkarteien , die noch manuell bearbeitet werden , eine wirksame Verteilung der unentgeltlichen Drucksachen unmöglich mache . Die Mängel im System ( Doppelversand , Mangel an Selektivität ) kämen nicht nur teuer zu stehen , sondern schadeten auch dem Image der Gemeinschaft als Herausgeber ; Steuerzahler , die mehr als ein Exemplar derselben Veröffentlichung erhielten , würden sie prompt der Vergeudung öffentlicher Mittel zeihen . Sowohl das AAV als auch die Kommission erklärten dem Rechnungshof , sie seien sich durchaus dessen bewusst , daß die Kontrollen über die Adressenkarteien verbessert werden müssten . Seit 1976 beabsichtigen sie , diese Karteien in ein gemeinsames komputerisiertes System ( SAGAP ) einzubringen , aber aus einer Reihe von Gründen sei dies bis jetzt noch nicht geschehen . Sie hofften , daß dieses System im Laufe des Jahres 1981 eingeführt werden könne und daß sich in dieses System genügend Kontrollen einbauen ließen , un . Doppelversend , Überalterung und überhöhte Auflagen zu vermeiden Leider sei inzwischen die systematische Herausgabe der Adressenkarteien in Erwartung des durch die Komputerisierung erleichterten Zugangs effektiv auf einen späteren Zeitpunkt verschoben worden .

9.3 . Adressenkarteien - Anwendung

9.3.1 . Die umfassendste Adressenkartei des AAV betrifft das Amtsblatt . Die durchschnittliche Auflage dieser Veröffentlichung beträgt etwa 20 000 Exemplare , von denen rund 9 300 an zahlende Abonnenten , 4 200 an die Institutionen und der Rest in die unentgeltliche Verteilung ( 1 900 ) , an die Vertriebsbüros ( 1 100 ) oder in die Lagerbestände ( 3 600 ) gingen .

9.3.2 . Die 4 200 für das Personal bestimmten Exemplare wurden von den Druckereien en bloc an die einzelnen Institutionen versandt , die sodann für die interne Verteilung Sorge trugen .

Obwohl der Verteilungsdienst jeder Institution sowie des AAV für jeden neuen Amtsblattempfänger einen schriftlichen Antrag des Dienststellenleiters verlangt , fand der Rechnungshof in keinem Fall Beweise dafür , daß systematisch ( z.B . jährlich ) bei den einzelnen Dienststellen um Bestätigung ersucht wird , ob ihre Anträge vollauf durch die Arbeitserfordernisse gerechtfertigt sind , wenn auch die Kommission darauf hinwies , daß gewisse ( nicht näher beschriebene ) regelmässige Überprüfungen durchgeführt würden . Anlage II zeigt , wie das Amtsblatt auf das Personal der Institutionen verteilt wird .

9.3.3 . Die meisten der 1 900 Empfänger , die das Amtsblatt unentgeltlich erhalten , waren wegen ihrer Tätigkeit als Einrichtungen ( z.B . Bibliotheken , Regierungsstellen , Universitäten ) oder einzelne Personen ( Leiter von Einrichtungen , Journalisten usw . ) in die entsprechende Adressenkartei aufgenommen worden ; keiner von ihnen war gefragt worden , ob er eine vollständige fortlaufende Belieferung benötige . Einige andere Einzelpersonen hatten aufgrund eines besonderen Interesses die unentgeltliche Zusendung beantragt und gewährt bekommen ; nur in ihrem Fall wurde jährlch nachgefragt , ob sie weiter beliefert werden wollten .

9.3.4 . Die wahrscheinlich zweitgrösste Adressenkartei wurde für das alle 14 Tage erscheinende Euroforum der DG X zusammengestellt . Bis 1978 betrug die Auflage nahezu 30 000 . Sodann wurde beschlossen , die Verteilung zu erweitern , und die Auflage wurde mehr als verdoppelt . Die Gesamtverteilung sowie Aufstellung und Herausgabe der Adressenkartei werden von der DG X in Brüssel verwaltet . Von den Schablonen der Adressiermaschine befinden sich 58 000 in Brüssel und 19 000 in Luxemburg . Es wurden jedoch niemals schriftliche Verzeichnisse der Empfänger aufgestellt , und die Verteilung an alle Empfänger wird vom AAV vorgenommen .

9.3.5 . Eine andere unentgeltlich verteilte Veröffentlichung ist der Personalkurier , der ursprünglich als Medium für Mitteilungen der Verwaltung an das Personal gedacht war . Obwohl er diese Aufgabe nicht mehr erfuellt , weist die Kommission darauf hin , daß es sich dabei um die einzige Hauszeitschrift der Institutionen handelt . 21 645 Exemplare des Personalkuriers werden unentgeltlich an das gesamte Personal ( Anlage III ) , an alle im Ruhestand befindlichen Beamten sowie sonstige Interessenten verteilt . Die Druckkosten für die 11 Ausgaben im Jahr 1979 werden auf 200 000 ERE veranschlagt . Die Differenz zwischen der Personalzahl und der Zahl der Exemplare wurde von der Kommission damit erklärt , daß ein gewisser Spielraum gegeben sein müsse , um sicherzustellen , daß jeder Bedienstete ein Exemplar erhalte .

9.4 . Lagerbestände an Veröffentlichungen

9.4.1 . Lagerbestände von Veröffentlichungen werden von allen Institutionen unterhalten . Die grössten Bestände der Kommission werden in Zaventem ( Brüssel ) und im Bätiment Meis ( Luxemburg ) aufbewahrt . Fortlaufende manuelle Bestandsregister werden für Zaventem und im Bâtiment Meis , nicht jedoch beim AAV geführt . Auch der Rat , der Gerichtshof und der Wirtschafts - und Sozialausschuß führen kein derartiges Register . Beim Parlament konnte der Rechnungshof keine Belege für ein fortlaufendes Bestandsregister finden .

9.4.2 . Die Hauptlagerbestände des Amtsblatts befinden sich beim AAV . Umfassende Bestände werden nur vom Amtsblatt der beiden letzten Jahre unterhalten . Der Rechnungshof stellte fest , daß rund 17 % der normalen Amtsblattauflage zunächst auf Lager gelegt werden .

Anhand von Stichproben beim Amtsblatt von 1977 wurde festgestellt , daß im Schnitt nach 2 Jahren noch etwa 10 % der Auflage verbleiben ( d.h . 59 % des ursprünglichen Lagerbestands ) . Bei einer durchschnittlichen Auflage von 20 000 Exemplaren entspricht das rund 2 000 Exemplaren ( bei jährlichen Kosten von 35 000 bfrs je Exemplar ) .

9.4.3 . Bei anderen Veröffentlichungen wurden bei Besuchen in den Lagerräumen gewisser Aussenstellen der Kommission 41 Fälle gefunden , in denen die Restbestände im Vergleich zu den dem Lager ursprünglich zugewiesenen Mengen überhöht erschienen . In diesen Fällen befanden sich durchschnittlich 72 % der ursprünglichen Bestände ( die hauptsächlich zwischen 1976 und 1978 angelegt worden waren ) im Oktober/November 1979 noch auf Lager .

9.5 . Verkauf und Preisfestsetzung

9.5.1 . Auf die Vertriebspolitik der Kommission wurde in Abschnitt 6.2 bereits eingegangen . Tatsächlich werden jetzt die meisten Veröffentlichungen der Kommission mit Verkaufspreisen versehen , obwohl die Nachfrage zahlender Abnehmer im Verhältnis zur unentgeltlichen Verteilung minimal ist . Als Rechtfertigung wurde angegeben , der Preis vermittle dem Empfänger eine gewisse Wertvorstellung , auch wenn er ihn nicht bezahlt habe .

9.5.2 . Mit Ausnahme des Amtsblatts ( Ziffer 7.3.3 ) ist die theoretische Grundlage der Kommission bei der Preisfestsetzung für Veröffentlichungen das Dreifache der Kosten ihres Drucks in auswärtigen Druckereien . Bei einer Stichprobe von 53 Veröffentlichungen aus dem Programm für 1979 ergab sich im Schnitt ein Multiplikationsfaktor von 2,2 , in Einzelfällen bewegte er sich jedoch zwischen 1,1 und 3,8 . Diese Spanne kann damit erklärt werden , daß der Preis vom Verfasser auf Vorschlag des AAV beschlossen wird . Daß nur die Kosten des auswärtigen Drucks zugrunde gelegt werden , bedeutet , daß die vom AAV aufgewendeten Kosten unberücksichtigt bleiben , obwohl es moglich sein müsste , sie anhand des Kostenrechnungssystems des AAV zu quantifizieren .

9.5.3 . Bei der Festsetzung des Preises für das Amtsblatt durch das Direktorium des AAV wird kein Versuch unternommen , ein Verhältnis zu den Kosten herzustellen ( siehe auch Ziffer 7.3.3 ) , sondern vor allem darauf abgestellt , was der Markt aufzunehmen vermag und welche Preise für ähnliche Veröffentlichungen in den Mitgliedstaaten verlangt werden . Ein entsprechendes Vorgehen wird vom AAV jetzt auch für andere Veröffentlichungen erwogen ; es hat vorgeschlagen , die Kommission solle für die Dauer des Veröffentlichungsprogramms 1980 versuchsweise Preiskriterien und Werbemethoden anwenden , die auf die herrschenden Marktbedingungen zugeschnitten sind .

9.5.4 . Zusätzlich zu den von ihren Hauptstellen verbreiteten Informationen gibt die Kommission auch durch ihre Presse - und Informationsbüros in den Mitgliedstaaten sowie in verschiedenen Nicht-Mitgliedstaaten in der Welt Drucksachen heraus . Die wichtigste Veröffentlichung dieser Büros ist ihr monatliches " Magazin " . Zwölf Büros brachten im Jahr 1978 Magazine mit einer jährlichen Auflagenziffer von insgesamt 2,1 Mio Exemplaren heraus , deren Gesamtkosten ( ohne Journalistenhonorare ) sich auf 642 000 ERE beliefen . 4 dieser 12 Magazine wurden zum Verkauf im Jahresabonnement zu Preisen von 4,36 bis 6,44 ERE angeboten , aber die anderen ( und der grösste Teil der Auflage dieser 4 ) wurden unentgeltlich verteilt . Die Kommission erklärte , ihre Politik bestehe hier darin , die meisten Veröffentlichungen unentgeltlich zu verteilen ; gewisse Veröffentlichungen würden jedoch mit einem Preis versehen , um

a ) in den Genuß der Posttarife für verkäufliche Veröffentlichungen zu gelangen ;

b ) sie ähnlichen , privat verkauften Veröffentlichungen gleichzustellen ;

c ) ihren eigentlichen Wert kenntlich zu machen .

In diesem Zusammenhang ist bemerkenswert , daß das Europäische Parlament in seinem Bericht über die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans 1978 auf die Möglichkeit hinwies , diese Veröffentlichungen zu verkaufen ( PE 62 208 ) .

9.5.5 . In sieben Mitgliedstaaten fungiert das nationale Veröffentlichungsamt oder amtliche Verkündigungsorgan als Vertriebsbüro und unterhält Lagerbestände für Rechnung des AAV ; der Rechnungshof stellte fest , daß nur 3 dieser Stellen die Bestandsveränderungen derart registrieren , daß das AAV die Verkaufserlöse richtig nachprüfen kann . Das AAV erklärte , es habe keinerlei Möglichkeit sicherzustellen , daß die einzelstaatlichen Vertriebsbüros sich an Mindestkontrollverfahren hielten .

10 . BEMERKUNGEN DES RECHNUNGSHOFES

10.1 . Allgemeine Bemerkungen

Der Rechnungshof ist sich dessen bewusst , daß die Veröffentlichungen der Gemeinschaft , wenn sie gut herausgebracht werden , nützliche Werbedienste im Einklang mit den Zielen der Gemeinschaft zu leisten vermögen , und daß die Rechtsakte der Gemeinschaft veröffentlicht werden müssen ( im allgemeinen im Amtsblatt ) . Er ist sich darüber im klaren , daß dies das erste Ziel und die wesentliche Aufgabe der Institutionen bei der Berichterstattung über die Tätigkeiten und Gesichtspunkte der Gemeinschaft sein sollte . Der Rechnungshof hat sich den Bereich " Veröffentlichungen , Druck und Reproduktion " vorgenommen , um die Haushaltsführung bei der Erfuellung dieser Kommunikationsaufgabe zu prüfen und zu untersuchen , ob die dafür bereitgestellten Mittel in der bestmöglichen Weise verwendet wurden . Wie bereits erwähnt , werden die Kosten dieser Tätigkeiten jetzt auf mehr als 50 Mio ERE geschätzt , und 1978 betrug das Produktionsvolumen 1 887 Mio Seiten . Das Wachstum von Kosten und Produktionsvolumen , die Vielfalt und die alternativen Reproduktionsmethoden sind sämtlich Faktoren , die einen hohen Grad an Bewirtschaftung und finanzieller Kontrolle erheischen , und in diesem Licht werden die folgenden Bemerkungen formuliert .

10.2 . Veröffentlichungspolitik und Kontrollen

10.2.1 . Wie in Ziffer 3.4.6 ausgeführt , wurden zu verschiedenen Zeitpunkten verschiedene Richtlinien zu verschiedenen Aspekten der Veröffentlichungstätigkeit aufgestellt , doch bleibt vieles dem Ermessen der Verfasser , der Herausgeber , des BAV oder des AAV überlassen , und ihre Entscheidungen müssen in vielen Fällen subjektiv ausfallen . Nach Auffassung des Rechnungshofes würden Kriterien und Verfahren für sämtliche Stadien des Veröffentlichungsprozesses ( von der Entscheidung darüber , was veröffentlicht werden soll , durch welches Kommunikationsmittel , in welchen Sprachen und in welcher Auflagenhöhe , bis zur Entscheidung , an wen die Veröffentlichungen unentgeltlich oder entgeltlich verteilt werden sollen und über die Preise ) der Geschäftsleitung zusätzliche , aber wichtige Orientierungshilfen bieten . Daher empfiehlt der Rechnungshof , daß die Kommission in Beratung mit den anderen Institutionen zunächst die grossen und gemeinsamen Grundsätze ihrer Informations - und Veröffentlichungspolitik umreisst und sodann detaillierte und umfassende Kriterien für die tägliche Praxis ausarbeitet .

10.2.2 . Die oben empfohlenen Kriterien und Verfahren sollten nicht nur dazu dienen , die beratende Funktion des BAV zu verstärken , sondern müssten ihm auch Handhaben bieten , damit er eine stärkere Kontrollfunktion als bisher ausüben kann . Der Hof regt an , die bestehende Kontrolle auf eine vorherige Würdigung des Veröffentlichungsinhalts durch den BAV und seinen Lektorenausschuß auszuweiten und jedes Jahr systematisch das Ergebnis des Veröffentlichungsprogramms zu überprüfen . Die übrigen Institutionen sollten die Einführung eines entsprechenden Systems formaler Kontrolle erwägen .

10.2.3 . Der Hof hofft ferner , daß sich bei der Geschäftsleitung ein stärkeres Bewusstsein dafür entwickelt , welche Einsparungen und sonstigen Vorteile sich durch Materialkombination und -austausch zwischen den Institutionen erzielen ließen .

10.3 . Auflagenziffer und Verteilung der Veröffentlichungen

10.3.1 . Der Zweck eines guten Veröffentlichungsdienstes besteht darin , den angesprochenen Personenkreis zu informieren und zu beeinflussen , doch müssen dabei auch die wirtschaftlichen Aspekte ständig im Auge behalten werden . In den von der Kommission verabschiedeten Orientierungslinien ( Ziffer 6.2.1 ) wurde dieser Gesichtspunkt zwar gebührend herausgestellt , doch scheinen sie nicht immer eingehalten worden zu sein . So bildet die systematische unentgeltliche Verteilung eher die Regel als die Ausnahme ( Ziffer 6.1.2 ) , und von einigen wenigen Fällen , z.B . dem Amtsblatt , abgesehen , wird nur ein sehr geringer Anteil der Auflagen verkauft ( Ziffer 6.2.3 ) . Adressenkarteien mit ungenauen , doppelt geführten oder nicht mehr zutreffenden Anschriften fühen zu verschwenderischer Verteilung . Diese Karteien wurden nicht genügend kontrolliert , wozu erschwerend noch hinzukommt , daß der Versand eher auf Bestellung als aufgrund einer gezielten Auswahl erfolgte ( Ziffern 9.2.2 , 9.2.3 und 9.3.3 ) . Der Rechnungshof empfiehlt daher , daß jede Institution , um Vergeudungen vorzubeugen und Doppelversand zu vermeiden , einführen sollte :

a ) ein Verfahren zur systematischen Kontrolle über die Verteilung durch regelmässige Überprüfung der Adressenkarteien für die unentgeltliche Verteilung ;

b ) eine Reihe formaler Kontrollen und strenger Kriterien für die Aufnahme neuer Empfänger in die Adressenkarteien , und

c ) bei einigen Veröffentlichungen sogar ein System , bei dem jährlich bei den Empfängern eine Bestätigung eingeholt wird , daß sie ihr Exemplar weiter erhalten wollen .

Diese Verfahren müssten auf den in Ziffer 10.2.1 empfohlenen allgemeinen Kriterien und Verfahren beruhen und Teil derselben sein . Vieles davon kann schon durch die Komputerisierung der Adressenkartei der Kommission verwirklicht werden , die seit vier Jahren vorbereitet wird . Der Hof möchte betonen , daß er der Fertigstellung dieses Systems grosse Bedeutung beimisst , das so bald wie möglich auf alle Institutionen ausgeweitet werden müsste .

10.3.2 . Die Auflagenziffern der Veröffentlichungen der Institutionen sollten nicht nur auf verläßlichen Listen über einen gerechtfertigten Bedarf , sondern auch auf einer sachkundigen Vorausschätzung der zum Verkauf und als Lagerbestände benötigten Mengen beruhen . Der Hof stellte fest , daß derartige Vorausschätzungen nicht angestellt wurden und auch faktisch gar nicht angestellt werden konnten , weil es an hierfür grundlegenden Daten , z.B . Verkaufsstatistiken und stellenweise auch Bestandsregistern , fehlte . Wegen der unzureichenden Verfahren und Register wurden überhöhte Auflagen gedruckt , wie die nach langer Zeit noch immer allzu hohen Lagerbestände zeigen ( Ziffern 9.4.2 und 9.4.3 ) . Der Rechnungshof empfiehlt , zweckmässige Bestandsregister der Veröffentlichungen ( alle Institutionen ) und Verkaufsstatistiken ( AAV ) einzuführen , die als grundlegende Anhaltspunkte bei Entscheidungen über die künftigen Auflagenziffern dienen könen . Ferner legt er nahe , im Hinblick auf weniger hohe Lagerbestände die Auflagenziffern insbesondere bei den teuren periodischen Veröffentlichungen zu reduzieren .

10.4 . Daten zur Geschäfts - und Haushaltsführung

10.4.1 . Die vom Rechnungshof in diesem Bericht zugrunde gelegten Kostenrechnungs - und Finanzdaten stammen aus verschiedenen Quellen innerhalb der Institutionen . Nichts davon war jedoch ohne weiteres bereits bestehenden zentralen Informationssystemen zu entnehmen , und der Rechnungshof sowie einige Institutionen betrachten dies als ausgesprochene Schwäche . In Abschnitt 7.2 und Ziffer 7.3.3 wird dargetan , daß die Kostenrechnungssysteme auch dort , wo sie bestehen , unvollständig sind und den Entscheidungen der Geschäftsleitung nicht zugrunde gelegt werden . Es gibt einige naheliegende Gebiete , auf denen keine Entscheidungen getroffen oder Vorausschätzungen angestellt werden sollten , ohne daß über ihre wahrscheinlichen wirtschaftlichen Folgen völlige Klarheit herrscht , z.B . Wahl der Reproduktionsmethode , Wahl zwischen Druck in eigener oder auswärtige * Druckerei , Leistungsfähigkeit der Werkstätten , Hinzuziehung privater Verleger . Der Rechnungshof empfiehlt , daß

a ) die gegenwärtigen Kostenrechnungssysteme im Lichte seiner Bemerkungen sowie auf der Grundlage genauerer Definitionen der Daten überprüft werden , über die die Geschäftsleitung in der Praxis verfügen muß ;

b ) in Zukunft alle entscheidungsbetugten oder beratenden Gremien ( wie Verfasser , Herausgeber , BAV , AAV , Direktorium oder jedes andere neue interinstitutionelle Koordinierungsgremium ) darauf bestehen , daß alle relevanten Finanzdaten vorgelegt werden , bevor Entscheidungen auf dem Gebiet der Veröffentlichung , des Drucks oder der Reproduktion getroffen werden oder dazu Stellung genommen wird .

10.4.2 . Besonders überrascht war der Rechnungshof über die mangelhafte Präzision , mit der die Kostenrechnung und die Preisfestsetzung bei den Veröffentlichungen gehandhabt wurde . Wenn einer der Zwecke dieser Praxis , wie angedeutet wurde , darin bestand , dem Empfänger den " Wert " einer Veröffentlichung zum Bewusstsein zu bringen , so wäre diesem Zweck nach Auffassung des Hofes wahrscheinlich besser gedient , wenn es sich bei dem angegebenen um einen realistischen Preis handelte . Dadurch müssten die Verfasser und die für die Herausgabe und die Veröffentlichung verantwortlichen Stellen kostenbewusster werden , was schon an sich ein erstrebenswertes Ziel ist . Deshalb empfiehlt der Rechnungshof , in unmittelbarer Zukunft alle Entscheidungen über die Preise von Veröffentlichungen auf der Grundlage der Kostenrechnung , die nach und nach verbessert werderi sollte ( Ziffern 7.3.3 , 9.5.2 und 9.5.3 ) , und im Bewusstsein des jeweiligen Umfangs der Subventionierung zu treffen .

10.4.3 . Ferner würde eine verbesserte Kostenrechnung beim AAV sich auch dahingehend auswirken , daß die Herstellungskosten sich besser vorausschätzen ließen , so daß dieses Amt eine fundiertere Auswahl zwischen den verschiedenen Herstellungsmöglichkeiten und Standorten treffen kann . Der Rechnungshof würde ein derartiges Vorgehen begrüssen und hofft , daß alle Institutionen bei Entscheidungen den sachverständigen Rat des AAV einholen werden .

10.5 . Investitionen für die Ausstattung der Werkstätten

10.5.1 . Ebenso dringend notwendig ist ein Kostenbewusstsein bei der Herstellung von Dokumenten . In Abschnitt 5 war vom Wachstum der eigenen Druckereien der Institutionen und des AAV die Rede . Dabei wurde darauf hingewiesen , daß diese Wachstum und die diesbezueglichen Investitionen nicht interinstitutionell koordiniert und die Anlagen nicht gemeinsam genutzt werden . Die gegenwärtige Methode einer autonomen Verwaltung und der Hinzuziehung auswärtiger Druckereien , Bindereien usw . kann nicht als die wirtschaftlichste Form der Verwendung von Gemeinschaftsmitteln angesehen werden .

10.5.2 . In diesem Zusammenhang erinnert der Rechnungshof daran , daß die Einrichtung der AAV-Werkstatt seinerzeit damit begründet worden war , sie solle als Ausweichmöglichkeit für den Druck des Amtsblatts dienen . Da die Werkstatt des AAV weder für diesen Zweck noch für den Druck von Dokumenten genutzt wurde , fragt sich der Rechnungshof , welche Zwecke sie gegenwärtig erfuellt . Er empfiehlt , eine interinstitutionelle Arbeitsgruppe einzusetzen mit dem Auftrag , die gegenwärtig in den verschiedenen Werkstätten vorhandenen Anlagen zu überprüfen und Überlegungen darüber anzustellen :

i ) wie diese am besten koordiniert werden können ;

ii ) ob ein Bedarf an einer zentralen ( AAV-)Druckerei besteht , oder ob diese nicht dahingehend ausgebaut werden sollte , daß sie den Löwenanteil des Drucks der Dokumente für alle Institutionen übernimmt , so daß deren hauseigene Druckereien nur noch dringende Arbeiten selbst ausführen ;

iii ) wie die einzelnen Werkstätten sich in Zukunft entwickeln könnten und

iv ) die unterschiedlichen Produktionsraten und Kosten dieser Werkstätten unter dem Gesichtswinkel ihrer vielfältigen Ziele zu untersuchen .

10.5.3 . Der Rechnungshof hofft , daß künftig bei den internen Aufträgen an den Reproduktionsdienst strengere Maßstäbe angelegt werden . Zur Veranschaulichung sei erwähnt , daß die Institutionen für ihren internen Gebrauch jährlich 694 Mio DIN-A 4-Seiten drucken oder photokopieren-das entspricht etwa über 3 Millionen Seiten pro Arbeitstag oder 233 Seiten pro Bediensteten und Tag ( allerdings wird ein Teil davon ausser an die Beamten auch an Parlamentarier und Berater verteilt ) . Der Rechnungshof meint , es müsse möglich sein , die jährlichen Ausgaben von 12,7 Mio ERE für interne Dokumente ohne Wirksamkeitseinbusse zu reduzieren . Er empfiehlt daher :

a ) innerhalb der Institutionen die Kosten dieser Arbeiten ( siehe Tabelle 6 ) stärker ins Bewusstsein zu rükken ;

b ) Stichprobenüberprüfungen bei den Aufträgen ( siehe Ziffer 4.2 ) an die hauseigenen Druckereien und an den Photokopierdienst durchzuführen ;

c ) die Auflagenziffern zu reduzieren und die Herstellung von normalen Dokumenten in regelmässigen Zeitabständen auf etwaige Verschwendungen zu untersuchen .

Dieser Bericht wurde am 8 . Januar 1981 vom Rechnungshof angenommen .

Michäl N . MURPHY

Präsident des Rechnungshofes

( 1 ) Ausgenommen Mikrofilme und Werkstätten der Forsehungszentren .

( 2 ) Siehe Ziffer 3.4.4 .

( 3 ) und in Anlage 1 des Haushaltsplans der Kommission .

( 4 ) Siehe Ziffer 9.5.4 .

( 5 ) Siehe Abschnitt 5.1 .

( 6 ) SEK(73 ) 1948 3 .

( 7 ) KOM(75 ) PV 338 .

( 8 ) Dok . KOM(75 ) PV 362 und SEK(75 ) 3886 .

( 9 ) ABl . Nr . L 356 vom 31 . 12 . 1977 , Titel X .

( 10 ) Die Kosten der auswärtigen Druckarbeiten sind in diesem System nicht berucksichtigt - siehe Ziffer 2.1.2 .

( 11 ) Haushaltsordnung Artikel 54 .

( 12 ) Der Rechnungshof besitzt keine eigene Druckerei ,

( 13 ) Unter Zugrundelegung sämtlicher Arbeiten einschließlich Veröffentlichungen ( 17 % ) .

( 14 ) Der Rechnungshof besitzt noch keine Adressenkartei .

( 15 ) SEK(79 ) 741 .

ANLAGE I

Unmittelbar aus den Konten ersichtliche Kosten

* ( in tausend ERE ) *

* Kosten des Drucks ausser Haus * AAV-Kosten * Insgesamt *

* Amtsblatt ( ABL ) * Allgemeine und statistische Veröffentlichungen * Wiederverwendete Einnahmen ( 1 ) * Insgesamt * * *

Haushaltsartikel * 270 * 271 * * * 287 * *

* 1978 * 1979 * 1978 * 1979 * 1978 * 1979 * 1978 * 1979 * 1978 * 1979 * 1978 * 1979 *

Kommission * 6 666 * 7 894 * 3 647 * 3 668 * 668 * 884 * 10 981 * 12 446 * 9 743 * 11 278 * 20 724 * 23 724 *

Parlament * 1 308 * 1 493 * 2 024 * 2 416 * - * - 3 332 * 3 909 * - * - * 3 332 * 3 909 *

Rat * 2 010 * 2 135 * 332 * 379 * 35 * 145 * 2 377 * 2 659 * - * - * 2 377 * 2 659 *

Gerichtshof * 126 * 126 * 469 * 821 * 84 * 29 * 679 * 976 * - * - * 679 * 976 *

Wirtschafts - und Sozialausschuß * 206 * 224 * 55 * 110 * - * - * 261 * 334 * - * - * 261 * 334 *

Rechnungshof * 109 * 174 * - * 7 * - * - * 109 * 181 * - * - * 109 * 181 *

Insgesamt * 10 425 * 12 046 * 6 527 * 7 401 * 787 * 1 058 * 17 739 * 20 505 * 9 743 * 11 278 * 27 482 * 31 783 *

( 1 ) Die wiederverwendeten Einnahmen wurden der Haushaltsrechnung entnommen . Sie umfassen nur einen Teil der Verkaufserlöse , da der Rest unmittelbar als Aktiva gutgeschrieben wurde . Für Parlament , Wirtschafts - und Sozialausschuß und Rechnungshof geht aus den Konten keine Wiederverwendung von Einnahmen hervor .

ANLAGE II

Gesamtkosten 1978

* ( in tausend ERE ) *

* AAV * Kommission * Parlament * Rat * Gerichtshof * Wirt schafts - und Sozialausschuß * Rechnungshof ( 1 ) * Insgesamt *

Auswärtige Drückereien * * * * * * * * *

- Veröffentlichungen * - * 12 252 * 3 332 * 2 375 * 679 * 261 * 109 * 19 008 *

- Dokumente * - * 406 * - * - * - * - * - * 406 *

AAV ( einschließlich Werkstatt ) * 9 814 * - * - * - * - * - * - * 9 814 ( 2 ) *

Werkstätten ( sonstige ) * * * * * * * * *

- Personal * - * 2 509 * 2 002 * 1 936 * 195 * 244 * - * 6 886 *

- Anschaffung von Material und Anlagen * - * 282 * 155 * 123 * 31 * 31 * - * 622 *

- Miete von Material und Anlage * - * 255 * - * - * - * - * - * 255 *

- Mieten * - * 517 * 197 * 292 * 30 * 24 * - * 1 060 *

- Papier usw . * - * 728 * 254 * 199 * 25 * 59 * - * 1 265 *

- Einnahmen * - * ( 1 ) * ( 30 ) * ( 1 ) * - * - * - * ( 32 ) *

Photokopien * * * * * * * * *

- Anschaffung von Material und Geräten * - * 24 * - * - * - * - * - * 24 *

- Miete * - * 559 * 176 * 244 * 46 * 7 * 14 * 1 046 *

- Papier * - * 108 * 9 * 27 * 3 * 1 * 3 * 151 *

- Unterhaltung * - 56 * - * - * - * - * 1 * 57 *

Vertrieb * * * * * * * * *

- Personal * - * 1 180 * 700 * 880 * 15 * - * - * 2 755 *

- Anschaffung von Material und Anlagen * - * 91 * 25 * 13 * - * 5 * - * 134 *

- Mieten * - * 434 * 39 * 61 * - * 10 * - * 544 *

- Postgebühren usw . * - * 1 210 * 150 * 228 * 14 * 104 * - * 1 706 *

Veröffentlichungsdienste * * * * * * * * *

- Personal * - * 500 * 170 * 205 * 23 * - * - * 898 *

- Miete * - * 93 * 10 * 19 * - * - * - * 122 *

- Einnahmen * - * ( 1 307 ) * ( 140 ) * ( 192 ) * ( 46 ) * ( 12 ) * - * ( 1 697 ) *

Kosten 1978 insgesamt * 9 814 * 19 896 * 7 049 * 6 409 * 1 015 * 734 * 127 * 45 044 *

( 1 ) Erstes Arbeitsjahr des Rechnungshofes .

( 2 ) Berichtigt für Vermerkung der Lagerbestände und Abschreibung .

ANLAGE III

Verteilung des Amtsblatts und des Personalkuriers bei den Institutionen

* Personal zum 31 . 12 . 1979 * ABl.-Reihen " l . " und " C " * Personalkurier *

* * Anzahl Exemplare * Anzahl pro Kopf * Anzahl Exemplare * Anzahl pro Kopf *

Kommission ( ausser Forschung ) * 9 253 * 2 670 * 0,29 * 11 250 * 1,22 *

Parlament * 1 915 * 635 * 0,33 * 2 060 * 1,08 *

Rat * 1 492 * 235 * 0,16 * 1 650 * 1,11 *

Gerichthof * 324 * 192 * 0,59 * 600 * 1,85 *

Wirtschafts - und Sozialausschuß * 347 * 165 * 0,48 * 325 * 0,94 *

Rechnungshof * 192 * 70 * 0,36 * 160 * 0,83 *

Insgesamt * 13 523 * 3 967 ( 1 ) * 0,30 * 16 045 ( 2 ) * 1,19 *

( 1 ) zuzueglich 200 Exemplare für Delegationen , Ministerien und ständige Vertreter .

( 2 ) zuzueglich 2 500 Exemplare für Forschungszentren , 2 900 zur Verteilung ausserhalb der Institutionen und 200 für Lagerbestände .

ANLAGE IV

Anzahl der im Veröffentlichungswesen der Institutionen tätigen Bediensteten

* Werkstatt * Verteilungsdienst * Veröffentlichungsdienst * Insgesamt *

Kommission ( Brüssel ) * 119 * 52 * 22 * 193 *

Kommission ( Luxemburg ) * 13 * 13 * - * 26 *

Parlament ( Luxemburg ) * 110 * 37 * 4 * 151 *

Rat ( Brüssel ) * 102 * 48 * 7 * 157 *

Gerichtshof * 11 * 1 * 1 * 13 *

Wirtschafts - und Sozialausschuß * 13 * - * - * 13 *

Insgesamt * 368 * 151 * 34 * 553