„ANHANG

LEITLINIEN FÜR DIE ANWENDUNG VON DATENSCHUTZVORSCHRIFTEN BEIM IMI

1. IMI — EIN INSTRUMENT FÜR DIE BEHÖRDLICHE ZUSAMMENARBEIT

Das IMI ist eine Softwareanwendung, die von der Europäischen Kommission in Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten entwickelt wurde und über das Internet zugänglich ist. Seine wichtigste Funktion besteht darin, die Mitgliedstaaten bei der praktischen Anwendung der EU-Rechtsvorschriften zu unterstützen, in denen Amtshilfe und Verwaltungszusammenarbeit vorgesehen sind. Das IMI ist keine Datenbank zur langfristigen Speicherung von Informationen, sondern eher ein zentralisierter Mechanismus, der es den nationalen Behörden der EWR-Mitgliedstaaten ermöglichen soll, Informationen mit begrenzter Speicherungsdauer auszutauschen.

IMI-Anmeldeseite

Das IMI gestattet derzeit den Austausch von Informationen im Rahmen der Richtlinie über die Anerkennung von Berufsqualifikationen und ab Ende 2009 auch im Rahmen der Dienstleistungsrichtlinie. Später ist auch der Austausch von Informationen in weiteren Bereichen des Binnenmarktrechts denkbar. Eine aktualisierte Liste dieser Rechtsbereiche kann jederzeit im Anhang zur Entscheidung 2008/49/EG eingesehen werden. Dieser Anhang wird von Zeit zu Zeit überarbeitet. Das IMI kann nicht für den Informationsaustausch in Rechtsbereichen genutzt werden, die nicht in diesem Anhang aufgeführt sind.

Beispiel für eine Seite der Anwendung betreffend die für Berufsqualifikationen zuständigen Behörden

Die Zusammenarbeit der nationalen Verwaltungen ist für das reibungslose Funktionieren des Binnenmarktes von entscheidender Bedeutung. Voraussetzung dafür, dass die europäischen Bürger grundlegende Binnenmarktrechte wie die Freiheit der Niederlassung in einem anderen Mitgliedstaat oder die Freiheit der Erbringung grenzüberschreitender Dienstleistungen wirklich nutzen können, sind praktische Vereinbarungen für die Verwaltungszusammenarbeit.

Beispiele

Eine deutsche Ärztin mit Wohnsitz in Berlin heiratet einen französischen Staatsbürger und entschließt sich, ihr Leben in Paris neu aufzubauen. Die deutsche Ärztin möchte ihren Beruf in Frankreich ausüben und legt daher ihre Titel und Hochschulabschlüsse bei der französischen Ärztekammer vor. Der zuständige Sachbearbeiter hat Zweifel an der Echtheit eines der Abschlüsse und nutzt das IMI für eine Rückfrage bei der zuständigen Behörde in Berlin.

Ein französisches Industriereinigungsunternehmen bietet seine Dienste auch grenzüberschreitend in Katalonien (Spanien) an. Eine spanische NRO erhebt Beschwerde beim katalonischen Umweltministerium mit der Begründung, das französische Unternehmen verfüge nicht über die geeigneten Fachkräfte für den Umgang mit bestimmten Reinigungsmitteln. Die zuständige katalonische Behörde prüft mit Hilfe des IMI, ob das Reinigungsunternehmen in Frankreich legal tätig ist.

Die Verwaltungszusammenarbeit in der EU ist keine leichte Aufgabe. Es gibt Sprachbarrieren (die EU hat 23 Amtssprachen), es fehlen Verwaltungsverfahren für die grenzüberschreitende Zusammenarbeit, es bestehen unterschiedliche Verwaltungsstrukturen und -kulturen, und die Ansprechpartner in den anderen Mitgliedstaaten sind nicht immer bekannt.

Zwar ist es Sache der Mitgliedstaaten, dafür zu sorgen, dass die Binnenmarktvorschriften in ihren Hoheitsgebieten effektiv angewandt werden, doch ist die Kommission der Auffassung, dass die Mitgliedstaaten geeignete Instrumente für ihre Zusammenarbeit benötigen. Die Konzeption des IMI ist auf folgende Zielsetzungen ausgerichtet: Feststellung der zuständigen Behörde in einem anderen Mitgliedstaat (Suchfunktion), Abwicklung des Informationsaustauschs mit einfachen und einheitlichen Verfahren, und Beseitigung der Sprachbarrieren mit Hilfe vordefinierter und vorübersetzter Fragen.

Beispiele für Seiten der IMI-Anwendung mit Fragen in den Sprachen der beiden zuständigen Behörden, die an einem Informationsaustausch beteiligt sind

2. UMFANG UND ZIEL DER LEITLINIEN

Die IMI-Nutzer sind Experten in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich, seien es Vorschriften für einen bestimmten Beruf oder bestimmte Dienstleistungen. Sie sind jedoch keine Datenschutzexperten und vielleicht auch nicht immer vertraut mit den Datenschutzvorschriften ihrer jeweiligen nationalen Datenschutzbehörde.

Daher ist es sinnvoll, den IMI-Nutzern Leitlinien an die Hand zu geben, in denen die Funktionsweise des IMI aus der Perspektive des Datenschutzes, die in das System integrierten Sicherungen und mögliche Risiken bei seiner Nutzung erläutert werden (1).

Diese Leitlinien sollen keine umfassende Darstellung aller Datenschutzaspekte im Zusammenhang mit dem IMI sein, sondern vielmehr eine benutzerfreundliche Erläuterung bzw. ein für alle IMI-Nutzer verständlicher Handlungsrahmen. Bei Bedarf können die IMI-Nutzer weitere Anleitungen und Unterstützung von den Datenschutzbehörden in den Mitgliedstaaten erhalten. Eine Liste dieser Behörden mit Einzelheiten für die Kontaktaufnahme und zu den Websites können unter dieser Adresse abgerufen werden:

http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/nationalcomm/index_de.htm

3. EIN DATENSCHUTZFREUNDLICHES UMFELD

Da die Erfordernisse des Datenschutzes bei der Konzeption des IMI von Anfang an berücksichtigt wurden, handelt es sich um eine datenschutzfreundliche Anwendung.

Die IMI-Nutzer können sich darauf verlassen, dass das IMI vom Standpunkt des Datenschutzes eine zuverlässige Softwareanwendung ist, was einige einfache Beispiele belegen sollen:

a) Das IMI wird nur von den zuständigen Behörden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EU-Mitgliedstaaten plus Norwegen, Island und Liechtenstein) verwendet, es finden keine Transfers persönlicher Daten nach außerhalb des EWR statt.

b) Die Europäische Kommission und die IMI-Koordinatoren (2) haben keinen Zugang zu den über das System ausgetauschten personenbezogenen Daten von Berufsangehörigen oder Dienstleistern.

c) Nur die an einer Anfrage beteiligten zuständigen Behörden dürfen die personenbezogenen Daten von Dienstleistungsanbietern einsehen (3). Der Datenschutz ist so umfassend, dass der Adressat einer Anfrage die personenbezogenen Daten zum Dienstleistungsanbieter erst einsehen kann, wenn er die Anfrage formell akzeptiert hat. Beispiel für eine IMI-Seite mit einer Anfrage vor ihrer Akzeptierung durch den Empfänger

d) Alle personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Anfragen werden sechs Monate nach Abschluss der Anfrage oder auf Verlangen der beteiligten zuständigen Behörden sogar noch früher automatisch gelöscht (weitere Einzelheiten: siehe Kapitel 12, Dauer der Datenspeicherung).

4. WER IST WER IM IMI? DIE FRAGE DER GEMEINSAMEN KONTROLLE

Das IMI ist ein gutes Beispiel für eine Anwendung mit gemeinsamen Datenverarbeitungsverfahren und gemeinsamer Kontrolle. So erfolgt der Austausch personenbezogener Daten nur zwischen den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten, während die Speicherung der Daten auf Servern in die Zuständigkeit der Europäischen Kommission fällt. Die Europäische Kommission hat zwar keinen Zugriff auf diese personenbezogenen Daten, ist jedoch der Betreiber des Systems, über das die Löschung und Berichtigung der Daten physisch erfolgt.

Mit anderen Worten ergibt sich aus der Aufteilung der verschiedenen Zuständigkeiten zwischen der Kommission und den Mitgliedstaaten:

a) Jede zuständige Behörde und jeder IMI-Koordinator kontrolliert seine eigenen Datenverarbeitungstätigkeiten;

b) Die Kommission ist nicht Benutzer, aber Betreiber des Systems und in erster Linie für seine Instandhaltung und Sicherheit verantwortlich (4);

c) Die IMI-Akteure sind gemeinsam zuständig für Unterrichtungen und Rechte im Hinblick auf Zugang, Widerspruch und Berichtigung.

Bei komplexen Szenarien gemeinsamer Kontrolle wie beim IMI dürfte es am effizientesten sein, wenn der Datenschutz von Beginn an in das System integriert wird (vgl. Abschnitt: „Laufende Arbeiten“ in Kapitel 13: „Zusammenarbeit mit den Datenschutzbehörden und dem EDSB“) und ein Handlungsrahmen gemäß diesen Leitlinien festgelegt wird. Zur Einhaltung des Handlungsrahmens sind alle IMI-Akteure und -Nutzer verpflichtet.

5. IMI-AKTEURE UND IMI-NUTZER

Alle Akteure, die das IMI nutzen, werden durch die IMI-Koordinatoren validiert. Akteure und Nutzer sowie ihre Aufgaben, Rechte und Pflichten werden ausführlich in den Artikeln 6 bis 12 der Entscheidung 2008/49/EG beschrieben. Es ist daher nicht erforderlich, diese Beschreibung in den Leitlinien nochmals zu wiederholen.

Es muss deutlich sein, dass das IMI ein sehr flexibles System ist, über das die Mitgliedstaaten Zuständigkeiten und Funktionen auf sehr unterschiedliche Weise an die zuständigen Behörden und Koordinatoren übertragen können, um ihren Verwaltungsstrukturen und den durch die Verwaltungsarbeit abgedeckten Rechtsbereichen Rechnung zu tragen.

Wichtig ist auch, dass die IMI-Nutzer in den Mitgliedstaaten für viele andere Datenverarbeitungsvorgänge zuständig sind. Die Einhaltung der Datenschutzvorschriften beim IMI muss nicht unnötig kompliziert sein oder einen hohen Verwaltungsaufwand bedeuten. Auch muss das System kein Einheitsformat haben.

Meistens ist es ausreichend, wenn die zuständigen Behörden bei der Datenverarbeitung im IMI nach den gleichen Vorschriften und bewährten Verfahren vorgehen, nach denen sie sich auch als Verantwortliche für die Datenverarbeitung aufgrund ihrer spezifischen Anforderungen und nationalen Datenschutzvorschriften richten.

Sie sollten sich auch die Datenschutzfreundlichkeit des IMI zunutze machen. Es wird ihnen zum Beispiel nahegelegt, personenbezogene Daten noch vor dem Ablauf der Speicherfrist von sechs Monaten aus dem IMI löschen zu lassen, wenn sie diese nicht mehr benötigen.

6. RECHTSGRUNDLAGE FÜR DEN AUSTAUSCH PERSONENBEZOGENER DATEN IM IMI

In ihrer Entscheidung 2008/49/EG hat die Kommission die Aufgaben, Rechte und Pflichten der IMI-Akteure und -Nutzer im Hinblick auf den Schutz personenbezogener Daten bei der Anwendung des IMI festgelegt.

Nicht alle über das IMI ausgetauschten Daten sind jedoch personenbezogen. Zum Beispiel können die Daten juristische Personen betreffen (5) oder Fragen und Antworten betreffen möglicherweise keine bestimmte Person (z.B. allgemeine Frage, ob ein Beruf in einem bestimmten Mitgliedstaat reglementiert ist).

In vielen Fällen geht es bei dem Informationsaustausch jedoch um bestimmte Personen, und es wird eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten benötigt. Die Nutzung des IMI erfolgt oft im Interesse der betroffenen Person. Selbst wenn der Datenaustausch aber nicht zwangsläufig im Interesse der betroffenen Person erfolgt, können die zuständigen Behörden Daten über das IMI austauschen, wenn dies auf einer bestimmten Rechtsgrundlage erforderlich ist.

In Artikel 7 der Richtlinie 95/46/EG werden die Voraussetzungen aufgeführt, unter denen die Verarbeitung personenbezogener Daten zulässig ist. Von diesen Voraussetzungen sind Artikel 7 Buchstaben c und e für den Datenaustausch über das IMI besonders relevant.

I. Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Artikel 7 Buchstabe c)

Allgemein sind die EU-Mitgliedstaaten verpflichtet, untereinander und mit den Organen der Gemeinschaft zusammenzuarbeiten. Die Verpflichtung zur Verwaltungszusammenarbeit wird in der Richtlinie 2005/36/EG (Anerkennung von Berufsqualifikationen) und der Richtlinie 2006/123/EG (Dienstleistungsrichtlinie) klar und deutlich formuliert.

Artikel 56 Absatz 1 und 2 der Richtlinie über die Anerkennung von Berufsqualifikationen lauten wie folgt:

„1. Die zuständigen Behörden der Aufnahme- und Herkunftsmitgliedstaaten arbeiten eng zusammen und leisten sich Amtshilfe, um die Anwendung dieser Richtlinie zu erleichtern. Sie stellen die Vertraulichkeit der ausgetauschten Informationen sicher. 2. Die zuständigen Behörden im Aufnahme- und im Herkunftsmitgliedstaat unterrichten sich gegenseitig über das Vorliegen disziplinarischer oder strafrechtlicher Sanktionen oder über sonstige schwerwiegende, genau bestimmte Sachverhalte, die sich auf die Ausübung der in dieser Richtlinie erfassten Tätigkeiten auswirken könnten; dabei sind die Rechtsvorschriften über den Schutz personenbezogener Daten im Sinne der Richtlinien 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (…) und 2002/58/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 12. Juli 2002 über die Verarbeitung personenbezogener Daten und den Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation (Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation) [ABl. L 201 vom 31.7.2002, S. 37] einzuhalten.“

Artikel 28 Absatz 1 und 6 der Dienstleistungsrichtlinie lauten wie folgt:

„1. Die Mitgliedstaaten leisten einander Amtshilfe und ergreifen Maßnahmen, die für eine wirksame Zusammenarbeit bei der Kontrolle der Dienstleistungserbringer und ihrer Dienstleistungen erforderlich sind. 6. Die Mitgliedstaaten stellen die von anderen Mitgliedstaaten oder von der Kommission angeforderten Informationen so rasch wie möglich auf elektronischem Wege zu Verfügung.“

Artikel 34 Absatz 1 der Dienstleistungsrichtlinie lautet wie folgt:

„1. Die Kommission richtet in Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten ein elektronisches System für den Austausch von Informationen zwischen den Mitgliedstaaten ein, wobei sie bestehende Informationssysteme berücksichtigt.“

II. Die Verarbeitung ist erforderlich für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Artikel 7 Buchstabe e).

Die IMI-Akteure und -Nutzer erfüllen Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen, oder handeln in Ausübung öffentlicher Gewalt. Alle Datenerfassungen im IMI werden vom IMI-Koordinator validiert, nachdem dieser sich davon überzeugt hat, dass die betreffende zuständige Behörde entweder Aufgaben im öffentlichen Interesse erfüllt (z.B. Ärzte- oder Veterinärverbände, die gewährleisten, dass ihre Mitglieder die Ethik- oder Hygienevorschriften einhalten) oder in Ausübung öffentlicher Gewalt handelt (z.B. Bildungsministerien, die sicherstellen, dass Lehrkräfte der Sekundarstufe über die geforderte Qualifikation verfügen).

Ausgehend von den obigen Ausführungen kann das IMI also zum Austausch personenbezogener Daten im Rahmen der Richtlinie über die Anerkennung von Berufsqualifikationen und der Dienstleistungsrichtlinie für die dort angegebenen Zwecke genutzt werden. Informationen über andere Vorschriften des Binnenmarktrechts können über das IMI nicht ausgetauscht werden. Sollte der Anwendungsbereich des IMI auf weitere Rechtsbereiche ausgedehnt werden, werden entsprechende Verweise auf die einschlägigen Rechtsvorschriften der Gemeinschaft in den Anhang zur Entscheidung 2008/49/EG aufgenommen.

7. DIE FRAGE DES ANWENDBAREN RECHTS UND DER ANGEMESSENEN ÜBERWACHUNG

Die Entscheidung über das anwendbare Datenschutzrecht ist davon abhängig, wer der IMI-Akteur oder -Nutzer ist. Für die Europäische Kommission gilt zum Beispiel die Datenschutzverordnung (EG) Nr. 45/2001. Für einen nationalen Nutzer (z.B. eine zuständige Behörde) findet sein nationales Datenschutzrecht Anwendung, das mit der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutzrichtlinie) in Einklang stehen muss.

Die Europäische Union verfügt mit dieser Richtlinie und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 (6) über einen soliden Datenschutzrahmen. Die Datenschutzrichtlinie lässt den Mitgliedstaaten einen gewissen Handlungsspielraum. Die nationalen IMI-Koordinatoren sollten daher diese Leitlinien mit ihren Datenschutzbehörden erörtern, zum Beispiel im Hinblick auf die Einzelheiten der Informationen, die den betroffenen Personen zur Verfügung gestellt werden (vgl. dazu Kapitel 9), oder die Verpflichtung, den Datenschutzbehörden bestimmte Datenverarbeitungsvorgänge zu melden.

Die Richtlinie 95/46/EG ist eine Binnenmarktrichtlinie mit zweifacher Zielsetzung. Durch die Harmonisierung der nationalen Datenschutzvorschriften sollen ein hohes Maß an Datenschutz gewährleistet und zugleich die Grundrechte der Personen geschützt werden, um so einen den freien Verkehr personenbezogener Daten zwischen den Mitgliedstaaten zu ermöglichen. Nationale Besonderheiten sollten daher keine praktischen oder bedeutenden Auswirkungen auf die Nutzung des IMI und den im Rahmen anderer Rechtsakte der Gemeinschaft erforderlichen Austausch von Informationen haben.

Eines der wichtigsten Merkmale des EU-Rechtsrahmens für den Datenschutz ist seine Überwachung durch unabhängige Datenschutzbehörden. Bürger können somit bei diesen Behörden Beschwerde erheben und erreichen, dass ihre Datenschutzprobleme umgehend und außergerichtlich behandelt werden. Die Verarbeitung personenbezogener Daten auf nationaler Ebene wird von den nationalen Datenschutzbehörden überwacht, die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Ebene der europäischen Organe und Einrichtungen vom Europäischen Datenschutzbeauftragten (EDSB). Die Europäische Kommission untersteht damit der Aufsicht durch den EDSB, andere IMI-Nutzer der Aufsicht durch die jeweiligen nationalen Datenschutzbehörden. Weitere Einzelheiten zur Bearbeitung von Beschwerden oder Ersuchen betroffener Personen sind Kapitel 10 über das Recht auf Zugang und Berichtigung sowie Kapitel 13 über die Zusammenarbeit mit den Datenschutzbehörden und dem EDSB zu entnehmen.

8. DATENSCHUTZGRUNDSÄTZE FÜR DEN INFORMATIONSAUSTAUSCH

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nach EG-Recht nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig (vgl. Kapitel 6: „Rechtsgrundlage für den Austausch personenbezogener Daten im IMI“) und muss in Einklang mit bestimmten Grundsätzen erfolgen, die in der Datenschutzrichtlinie als „Grundsätze in Bezug auf die Qualität der Daten“ (Artikel 6) bezeichnet werden.

Die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen sollten personenbezogene Daten nur für berechtigte und spezifische Zwecke erheben und sie nicht zu anderen Zwecken verarbeiten, die mit den zum Zeitpunkt der Erhebung angegebenen unvereinbar sind. Ein klassisches Beispiel für unvereinbare Zwecke wäre es, wenn eine zuständige Behörde die Adressdaten, die sie bei der Behandlung eines Falles zuwandernden Berufsangehörigen im Rahmen der Dienstleistungsrichtlinie erhoben hat, zu kommerziellen Zwecken an private Unternehmen weiterverkaufen würde.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss ferner dem Erhebungszweck entsprechen (d.h. zweckentsprechend, relevant und nicht über den Zweck hinausgehend sein), und der für die Verarbeitung Verantwortliche muss durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass die Daten auf dem neusten Stand bleiben und gelöscht oder anonymisiert werden, sobald die Identifizierung der betroffenen Person nicht mehr erforderlich ist. Grundsätze der Datenqualität sind gute Grundsätze des Informationsmanagements, da ein gutes Informationssystem sich nicht dadurch auszeichnet, dass Gigabytes von Daten ohne besonderen Grund gespeichert werden, und das bald veraltet und unzuverlässig wird. Ein gutes elektronisches Informationssystem sollte nur die Daten erfassen, die für die vorab festgelegten Zwecke notwendig sind, und diese Daten sollten auf dem neusten Stand gehalten werden, damit sie absolut zuverlässig bleiben.

Bei Anwendung dieser Grundsätze für die Datenqualität auf die Funktionsweise des IMI ergeben sich folgende Empfehlungen:

1. Die Nutzung des IMI sollte sich strikt auf die in den anwendbaren Rechtsvorschriften festgelegten Zwecke beschränken (z.B. bei berechtigten Zweifeln oder aus anderen in diesen Rechtsvorschriften genannten Gründen). Da zu erwarten steht, dass sich das IMI zum Standardinstrument für den Informationsaustausch zwischen zuständigen Behörden entwickeln wird, muss absolut klar sein, dass das System nicht für routinemäßige Zuverlässigkeitsprüfungen bei zuwandernden Berufsangehörigen oder Dienstleistern eingesetzt werden sollte.

2. Die anfragende zuständige Behörde sollte nur die personenbezogenen Daten liefern, die von der antwortenden zuständigen Behörde benötigt werden, um die betreffende Person eindeutig zu identifizieren oder die Fragen zu beantworten. Wenn ein zuwandernder Berufsangehöriger zum Beispiel über seinen Namen und seine Nummer in einem Berufsregister identifiziert werden kann, dürfte es unnötig sein, auch seine persönliche Identifikationsnummer zu übermitteln.

3. Die IMI-Nutzer sollten ihre Fragen sorgfältig auswählen und nicht mehr Fragen stellen als unbedingt erforderlich. Dies dient nicht nur der Beachtung der Grundsätze für die Datenqualität, sondern ist auch im Interesse eines möglichst geringen Verwaltungsaufwandes. Aus Gründen der Transparenz werden auf der IMI-Website vordefinierte Fragensätze veröffentlicht (7). Was sind sensible Daten (8) ? Es handelt sich dabei um Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie Daten über Gesundheit oder Sexualleben und Daten, die Straftaten, strafrechtliche Verurteilungen oder Sicherungsmaßregeln betreffen. Manche Mitgliedstaaten können auch Daten über administrative Strafen oder zivilrechtliche Urteile als sensible Daten betrachten.

4. Die zuständigen Behörden müssen beim Austausch sensibler Daten besonders wachsam sein. Ein solcher Austausch ist nur unter sehr begrenzten Voraussetzungen möglich. Die wichtigsten Bedingungen für die Verarbeitung sensibler Daten im IMI sind: a) Die Verarbeitung sensibler Daten ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche vor Gericht erforderlich (vgl. Artikel 8 Absatz 2 Buchstabe e der Datenschutzrichtlinie und entsprechende Vorschriften im nationalen Recht). Das kann auf den Datenaustausch über das IMI in Fällen zutreffen, wo ein zuwandernder Berufsangehöriger oder Dienstleister sein Recht auf Berufsausübung oder Niederlassung in einem anderen Mitgliedstaat durchsetzen will. Die zuständigen Behörden müssen in jedem Einzelfall sorgfältig abwägen, ob unbedingt sensible Daten benötigt werden, um diesem Recht Geltung zu verschaffen. Im Hinblick auf den Austausch bestimmter sensibler Daten über das IMI haben die Mitgliedstaaten spezielle Bestimmungen in der Richtlinie über die Anerkennung von Berufsqualifikationen und in der Dienstleistungsrichtlinie verabschiedet: 1. In Artikel 56 Absatz 2 der Richtlinie über die Anerkennung von Berufsqualifikationen heißt es: „Die zuständigen Behörden im Aufnahme- und im Herkunftsmitgliedstaat unterrichten sich gegenseitig über das Vorliegen disziplinarischer oder strafrechtlicher Sanktionen oder über sonstige schwerwiegende, genau bestimmte Sachverhalte, die sich auf die Ausübung der in dieser Richtlinie erfassten Tätigkeiten auswirken könnten; dabei sind die Rechtsvorschriften über den Schutz personenbezogener Daten … einzuhalten“. 2. In Artikel 33 der Dienstleistungsrichtlinie werden spezifische Regeln für den Austausch von Informationen über die Zuverlässigkeit von Dienstleistungserbringern festgelegt: „Auf Ersuchen einer zuständigen Behörde eines anderen Mitgliedstaats übermitteln die Mitgliedstaaten unter Beachtung ihres nationalen Rechts Informationen über Disziplinar- oder Verwaltungsmaßnahmen oder strafrechtliche Sanktionen und Entscheidungen wegen Insolvenz oder Konkurs mit betrügerischer Absicht …“. b) Die betroffene Person erteilt ihre ausdrückliche Einwilligung. Ist die Verwaltungszusammenarbeit im Interesse der betroffenen Person, dürfte sie ihre ausdrückliche Einwilligung in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten wohl ohne Probleme erteilen.

5. Äußerste Vorsicht ist geboten bei Strafregisterangaben, die unbedingt korrekt und auf dem neusten Stand sein müssen. Abgesehen von der Beachtung weiterer Grundsätze der Datenschutzrichtlinie und der in dieser Empfehlung genannten Verordnung (9) sollte diese Art von Daten nur angefordert werden, wenn dies nach den einschlägigen Rechtsvorschriften der Gemeinschaft zulässig ist und wenn diese Daten für eine Entscheidung in dem jeweiligen und mit der Anfrage direkt verbundenen Fall absolut unverzichtbar sind. Mit anderem Worten muss die Datenverarbeitung in direktem Zusammenhang mit der Ausübung der Berufstätigkeit oder der Erbringung einer Dienstleistung stehen und notwendig sein, um die Einhaltung der Bestimmungen der einschlägigen Richtlinie zu überprüfen. IMI-Nutzer sollten sich stets bewusst sein, dass bei den für eine Entscheidung erforderlichen Angaben in vielen Fällen kein spezieller Verweis auf den Strafregisterauszug des zuwandernden Berufsangehörigen oder Dienstleisters erforderlich ist. So sind unter den vordefinierten Fragen im IMI nur sehr wenige, die den Strafregisterauszug oder sonstige sensible Daten betreffen (10). Abgesehen von diesen wenigen Fällen dürfte der Austausch sensibler Daten nur in Ausnahmen vorkommen, bei denen die konkreten Umstände des Falles bedingen, dass die sensiblen Daten in direktem Zusammenhang mit der Ausübung der betreffenden Tätigkeit stehen und für die Durchsetzung der Rechtsansprüche unbedingt erforderlich sind. Die zuständigen Behörden dürften das IMI nicht für Routineüberprüfungen der Vorstrafen eines zuwandernden Berufsangehörigen oder Dienstleisters nutzen, denn dies wäre nicht mit dem Zweck vereinbar, für den das IMI eingerichtet wurde. Alle Nachfragen zu Straftaten oder Disziplinarmaßnahmen müssen auch im Zusammenhang zu dem betreffenden Beruf oder der Dienstleistung stehen und dürfen sich nicht auf andere Straftaten oder Disziplinarmaßnahmen beziehen, die der Betreffende eventuell in seinem Herkunftsland begangen hat bzw. die gegen ihn verhängt wurden. Um z.B. festzustellen, ob ein Arzt rechtmäßig eingetragen und von der Ärztekammer zugelassen ist, muss die zuständige Behörde nicht wissen, ob der Arzt einen Strafregistereintrag wegen eines Verkehrsdeliktes hat, da ein solcher Eintrag seiner Tätigkeit als Arzt in seinem Herkunftsland nicht entgegenstehen würde.

Die Frage der Weiterverarbeitung und Speicherung außerhalb des IMI

Die Nutzung des IMI wird oft in Zusammenhang stehen mit der Bereitstellung von Datenmaterial für andere Verarbeitungsvorgänge, die im Mitgliedstaat stattfinden (z.B. für die Bearbeitung eines Antrags für die Erbringung einer Dienstleistung oder die Zulassung für eine bestimmte Tätigkeit). Es daher normal, dass die zuständigen Behörden die zu diesen Zwecken erhaltenen Daten weiterverarbeiten. Wenn Daten, die über das IMI eingeholt wurden, außerhalb des Systems weiterverarbeitet werden, finden die nationalen Datenschutzvorschriften Anwendung. Daher ist Folgendes sicherzustellen:

— Die weitere Verarbeitung steht nicht im Widerspruch zu den Zwecken der Erhebung und des Austauschs im Rahmen des IMI,

— Die weitere Verarbeitung ist notwendig und bezogen auf den ursprünglichen Zweck der Erhebung im IMI verhältnismäßig (d.h. sie entspricht dem angestrebten Zweck, ist dafür erheblich und geht nicht darüber hinaus),

— Es sollten angemessene Vorkehrungen getroffen werden, um die Daten auf dem neusten Stand zu halten und sie zu löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden,

— Wenn Daten aus dem IMI zwecks Weitergabe an Dritte extrahiert werden, müssen die Betroffenen darüber unterrichtet werden, um eine korrekte Verarbeitung zu gewährleisten, es sei denn, dies wäre unmöglich oder würde unverhältnismäßigen Aufwand erfordern, oder die Weitergabe ist durch Gesetz ausdrücklich vorgesehen (vgl. Artikel 11 Absatz 2 der Datenschutzrichtlinie 95/46/EG). Angesichts der Möglichkeit, dass die Weitergabe vielleicht nur durch die Gesetze eines der beteiligten Mitgliedstaaten vorgesehen ist und dies andernorts nicht allgemein bekannt sein könnte, schlägt die Kommission vor, eine Unterrichtung anzustreben, auch wenn die Weitergabe vom Gesetz ausdrücklich vorgesehen ist.

9. UNTERRICHTUNG DER BETROFFENEN

Ein Eckpfeiler jeden Datenschutzsystems ist die die Unterrichtung der Betroffenen über die mit ihren personenbezogenen Daten geplanten Verarbeitungsvorgänge durch die für die Verarbeitung Verantwortlichen.

In Artikel 10 der Datenschutzrichtlinie ist festgelegt, dass der Betroffene zum Zeitpunkt der Datenerhebung mindestens Informationen über die Identität des für die Verarbeitung Verantwortlichen, die Zweckbestimmungen der Verarbeitung, die Empfänger oder Kategorien der Empfänger der Daten sowie Angaben zu der Frage, ob die Beantwortung der Fragen obligatorisch oder freiwillig ist, sowie zu möglichen Folgen einer unterlassenen Beantwortung und zum Bestehen von Auskunfts- und Berichtigungsrechten bezüglich ihn betreffender Daten erhalten muss.

Bei der Erhebung personenbezogener Daten muss die zuständige Behörde den Betroffenen daher unterrichten, dass die Daten ggf. in das IMI eingespeist werden, um eine Kommunikation mit anderen Behörden in anderen Mitgliedstaaten im Zusammenhang mit seiner Anfrage zu ermöglichen, und dass er nötigenfalls bei jeder an der Anfrage beteiligten zuständigen Behörde Zugang zu den ausgetauschten Daten oder deren Berichtigung verlangen kann (weitere Einzelheiten dazu enthält Kapitel 10 „Recht auf Zugang und Berichtigung“).

Jede zuständige Behörde regelt selbständig, wie sie den Betroffenen diese Informationen übermittelt. Da die meisten (wenn nicht sogar alle) zuständigen Behörden andere Verarbeitungsvorgänge als den Informationsaustausch über das IMI durchführen werden, könnten sie die Betroffenen — wenn angemessen — in der gleichen Weise unterrichten, wie sie es bei anderen Verarbeitungsvorgängen nach nationalem Recht tun (z.B. durch Hinweise, im Schriftwechsel mit den Betroffenen und/oder über Websites).

Die Bereitstellung von Informationen aufgrund der Datenschutzrichtlinie

In Artikel 10 der Datenschutzrichtlinie wird aufgeführt, welche Informationen die Betroffenen mindestens erhalten sollten, sofern diese ihnen noch nicht vorliegen:

a) Identität des/der für die Verarbeitung Verantwortlichen (zuständige Behörde, die die Daten erhebt, und vergleichbare Behörden in anderen Mitgliedstaaten);

b) Zweckbestimmungen der Verarbeitung, für die die Daten bestimmt sind (Zusammenarbeit mit anderen Behörden im Zusammenhang mit der Anfrage des zuwandernden Berufsangehörigen oder Dienstleisters);

c) weitere Informationen, soweit diese benötigt werden, um eine korrekte Verarbeitung zu ermöglichen, oder wenn die Bereitstellung weiterer Informationen aufgrund nationaler Rechtsvorschriften erforderlich ist, z.B.: 1) die Empfänger oder Kategorien der Empfänger der Daten; 2) das Bestehen von Auskunfts- und Berichtigungsrechten bezüglich sie betreffender Daten, Angaben zur Möglichkeit der praktischen Durchsetzung dieser Rechte und etwaige Ausnahmen zu diesen Rechten in nationalem Recht; 3) Recht auf Einlegung von Rechtsmitteln (z.B. Zugang zu Gerichten und Anspruch auf Schadensersatz); 4) Speicherung und Dauer der Speicherung; 5) Sicherheitsmaßnahmen; 6) Links zu einschlägigen Dokumenten und Websites, einschließlich der IMI-Website der Kommission.

In der Datenschutzrichtlinie sind zwei Fälle vorgesehen, in denen den Betroffen Informationen gegeben werden müssen: wenn die Daten direkt bei ihnen erhoben werden und wenn die Daten von jemand anders eingeholt wurden. Für den letzteren Fall enthält Artikel 11 der Richtlinie eine Regel, nach der die Bereitstellung dieser Informationen nicht erforderlich ist, wenn dies einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert oder die Speicherung oder Weitergabe durch Gesetz ausdrücklich vorgesehen ist (wie im Falle des Informationsaustauschs über das IMI), wenngleich es in der Richtlinie weiter heißt: „In diesen Fällen sehen die Mitgliedstaaten geeignete Garantien vor“.

Die zuständigen Behörden müssen daher unter Umständen auf der Grundlage ihres nationalen Datenschutzrechts die Unterrichtung der Betroffenen noch genauer regeln, unter Umständen in Absprache mit den nationalen IMI-Koordinatoren und den nationalen Datenschutzbehörden. Es wird empfohlen, hier nach einem „Schichtenkonzept“ zu verfahren, d.h. Bereitstellung der grundlegenden Informationen bei Erhebung der Daten (z.B. in den Antragsformularen für die zuständigen Behörden) und Hinweis für die Betroffenen, dass sie umfassendere Informationen erhalten können, wenn sie dies wünschen.

Auf dieser zweiten weiterführenden Ebene ist eine effiziente Möglichkeit der Unterrichtung der Betroffenen die Veröffentlichung von Datenschutzhinweisen oder Datenschutzerklärungen auf Websites.

Haben die zuständigen Behörden solche Datenschutzerklärungen bereits verfasst, sollten sie diese aktualisieren oder ergänzen, um speziell auf den Austausch personenbezogener Daten über das IMI hinzuweisen. Liegen solche Erklärungen noch nicht vor, sollten die zuständigen Behörden prüfen, ob die Nutzung des IMI und die Menge der erhobenen personenbezogenen Daten die Aufsetzung einer online zugänglichen Datenschutzerklärung rechtfertigt.

Bei sehr sporadischer Nutzung des IMI kann es ausreichend sein, die Betroffenen nur kurz über das IMI zu unterrichten, wenn die Daten erhoben werden, und auch danach, wenn sich der Bedarf ergibt. In den Fällen, wo die zuständige Behörde keine spezifische Datenschutzerklärung zum IMI anbietet, sollte diese Behörde jedoch deutlich angeben, wo die Betroffenen genauere Informationen erhalten können, zum Beispiel über die Website des nationalen IMI-Koordinators und die IMI-Website der Kommission.

Auf der Datenschutzseite der IMI-Website (11) der Kommission befinden sich die Datenschutzhinweise der Kommission zum IMI. Die Seite bietet Betroffenen noch weitere Hinweise, wie sie ihre Rechte durchsetzen und bei Bedarf Unterstützung von den nationalen zuständigen Behörden oder Datenschutzbehörden erhalten können:

„Wenn Sie annehmen, dass Ihre persönlichen Daten im IMI gespeichert wurden und Sie diese einsehen oder löschen bzw. korrigieren lassen möchten, wenden Sie sich bitte an die Behörde oder Berufsorganisation, mit der Sie in Kontakt standen, oder an einen der IMI-Nutzer, die an der Anfrage beteiligt waren. Sind Sie mit der erteilten Auskunft nicht zufrieden, können Sie einen anderen beteiligten IMI-Nutzer kontaktieren. Sie können auch kostenfrei eine Beschwerde bei der jeweiligen Datenschutzstelle einreichen, die für die an der Anfrage beteiligten IMI-Nutzer zuständig ist. Eine Liste mit Datenschutzstellen finden Sie unter http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/nationalcomm/index_de.htm Bitte beachten Sie, dass die Gesetzgebung in den einzelnen Mitgliedstaaten unter Umständen Ausnahmeregelungen für Ihr Recht auf Zugang zu Ihren personengebunden Daten vorsehen kann.“

Es wird dringend empfohlen, dass wichtige Akteure im IMI, die mit einer großen Zahl von Anfragen befasst sind, ihre Datenschutzhinweise auf ihren Websites veröffentlichen. Diese Hinweise sollten ein Link zur Datenschutzseite der IMI-Website der Kommission enthalten. Andere zuständige Behörden, bei denen wenige Anfragen eingehen, können zunächst mit einem Link zur IMI-Website der Kommission arbeiten.

Die nationalen IMI-Koordinatoren sollten die zuständigen Behörden unterstützen. Dies kann auch Hilfestellung beim Verfassen von Mustern für Datenschutzhinweise umfassen, die von den nationalen zuständigen Behörden als Vorlage verwendet werden können. Alternativ könnte auch eine gemeinsame Fassung für nationale Datenschutzhinweise aufgesetzt und vom nationalen Koordinator im Internet veröffentlicht werden, und jede zuständige Behörde könnte bei Kontakten mit Betroffenen einfach den Link zu diesen Hinweisen angeben (z.B. auf Antragsformularen oder in anderen Unterlagen, die den Betroffenen zur Verfügung gestellt werden).

DATENSCHUTZERKLÄRUNG DER EUROPÄISCHEN KOMMISSION

Binnenmarkt-Informationssystem (IMI)

1. Ziel und Akteure

Durch das IMI soll die Verwaltungszusammenarbeit und Amtshilfe zwischen den Mitgliedstaaten erleichtert und damit ein Beitrag geleistet werden, das ordnungsgemäße Funktionieren des Binnenmarkts und den freien Verkehr von Personen und Dienstleistungen zu gewährleisten. Dazu wird den nationalen Behörden der EWR-Mitgliedstaaten ein Instrument für den Austausch von Informationen (einschließlich bestimmter personenbezogener Daten) an die Hand gegeben.

Die vorliegende Datenschutzerklärung bezieht sich auf den Teil des IMI, für den die Kommission verantwortlich ist, d.h. die Erfassung, Registrierung, Speicherung und Löschung personenbezogener Daten der ersten Nutzer bei nationalen IMI-Koordinatoren sowie die Speicherung und Löschung, nicht aber die Erfassung, Abfrage oder Anzeige personenbezogener Daten von IMI-Nutzern und von Personen, über die Informationen ausgetauscht werden. Sie betrifft somit nicht die Datenverarbeitungsprozesse, die in die Verantwortung der Mitgliedstaaten fallen.

2. Welche Rechtsvorschriften sind anwendbar?

Alle Datenverarbeitungsvorgänge, für die die Kommission die Verantwortung trägt, unterliegen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr.

Ferner gilt die Entscheidung 2008/49/EG der Kommission vom 12. Dezember 2007 über den Schutz personenbezogener Daten bei der Umsetzung des Binnenmarktinformationssystems (IMI).

3. Welche Daten verarbeitet die Kommission im IMI?

Die Kommission erfasst die erforderlichen Kontaktdaten (z.B. Name und dienstliche Telefonnummern, Faxnummern und E-Mail-Adressen) des jeweils ersten Nutzers bei den nationalen IMI-Koordinatoren. Diese personenbezogenen Daten werden gemeinsam mit denen von Nutzern bei delegierten IMI-Koordinatoren und bei zuständigen Behörden auf einem Server der Kommission gespeichert.

Die personenbezogenen Daten von Personen, über die Informationen ausgetauscht werden, werden aus technischen Gründen auf einem Server der Kommission gespeichert.

4. Zu welchem Zweck werden im IMI Daten verarbeitet?

Die Kontaktdaten der nationalen IMI-Koordinatoren sind für die Einrichtung und den Betrieb des IMI unabdingbar. Die Kommission muss auf diese Daten zugreifen können, um eine effektive Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten bei der Verwaltung des IMI zu gewährleisten.

Hinsichtlich der vorübergehenden Speicherung personenbezogener Daten von Personen, über die nationale Behörden Informationen austauschen, besteht der Zweck der Datenverarbeitung im IMI darin, auf der Grundlage des Gemeinschaftsrechts zur Vollendung des Binnenmarkts die Zusammenarbeit zwischen den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten zu verbessern und zu erleichtern. Dies betrifft Fälle, in denen zusätzliche Informationen von einem anderen Mitgliedstaat benötigt werden, weil Dienstleistungen zeitweilig grenzüberschreitend erbracht werden oder ein Dienstleister sich in einem anderen Mitgliedstaat niederlässt.

5. Wer hat Zugang zu den Daten?

Wie in Artikel 12 Absatz 7 der Entscheidung 2008/49/EG festgelegt, haben die lokalen Datenverwalter der Kommission Zugang zu den personenbezogenen Daten über die lokalen Datenverwalter der nationalen IMI-Koordinatoren. Keinerlei Zugriff haben die Kommissionsbediensteten auf die personenbezogenen Daten der Personen, über die Informationen ausgetauscht werden.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die personenbezogenen Daten von Nutzern bei zuständigen Behörden und Koordinatoren werden so lange gespeichert, wie sie IMI-Nutzer sind.

Sämtliche personenbezogenen Daten, die zwischen zuständigen Behörden ausgetauscht und im IMI verarbeitet werden, werden von der Kommission automatisch 6 Monate nach dem formellen Abschluss eines Informationsaustauschs gelöscht. Für statistische Zwecke wird der Informationsaustausch danach weiter im IMI gespeichert, wobei jedoch alle personenbezogenen Daten anonymisiert werden. Eine zuständige Behörde, die an einem bestimmten Informationsaustausch beteiligt war, kann nach Abschluss dieses Informationsaustauschs jederzeit veranlassen, dass die Kommission bestimmte personenbezogene Daten löscht. Die Kommission wird einem solchen Ersuchen innerhalb von 10 Arbeitstagen nachkommen, sofern die andere beteiligte zuständige Behörde ihr Einverständnis erteilt.

7. Welche Sicherheitsvorkehrungen wurden gegen unberechtigten Zugriff getroffen?

Das IMI ist durch eine Reihe technischer Vorkehrungen geschützt. Die verschiedenen Zugangsrechte zur Datenbank sind durch ein normales Passwortsystem und zusätzlich durch einen digitalen Code gesichert, der den Codes ähnelt, die in vielen Online-Banking-Systemen zum Einsatz kommen. Der Zugriff auf die personenbezogenen Daten im IMI ist nur einer genau festgelegten Gruppe von Nutzern gestattet, die unter 5. „Wer hat Zugang zu den Daten?“ beschrieben wird. Das System ist darüber hinaus durch das besonders sichere HTTPS-Protokoll geschützt.

8. Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten

Wenn Sie als nationaler IMI-Koordinator Zugang zu Ihren personengebundenen Daten haben möchten, wenden Sie sich bitte an die unter Punkt 10 angegebene Kontaktadresse.

9. Weitere Angaben

Beachten Sie neben dieser Datenschutzerklärung bitte auch den „wichtigen rechtlichen Hinweis“ (http://europa.eu/geninfo/legal_notices_de.htm), dessen Bestimmungen ebenfalls gelten.

Wenn Sie annehmen, dass Ihre persönlichen Daten im IMI gespeichert wurden und Sie diese einsehen oder löschen bzw. korrigieren lassen möchten, wenden Sie sich bitte an die Behörde oder Berufsorganisation, mit der Sie in Kontakt standen, oder an einen der IMI-Nutzer, die an der Anfrage beteiligt waren. Sind Sie mit der erteilten Auskunft nicht zufrieden, können Sie einen anderen beteiligten IMI-Nutzer kontaktieren. Sie können auch kostenfrei eine Beschwerde bei der jeweiligen Datenschutzstelle einreichen, die für die an der Anfrage beteiligten IMI-Nutzer zuständig ist. Eine Liste mit Datenschutzstellen finden Sie unter:

http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/nationalcomm/index_de.htm

Bitte beachten Sie, dass die Gesetzgebung in den einzelnen Mitgliedstaaten unter Umständen Ausnahmeregelungen für Ihr Recht auf Zugang zu Ihren personengebunden Daten vorsehen kann.

10. Kontakt

Das IMI wird von der Europäischen Kommission, Generaldirektion Binnenmarkt und Dienstleistungen, Referat E.3 verwaltet. Verantwortlicher Ansprechpartner („für die Verarbeitung Verantwortlicher“) ist der Referatsleiter Nicholas Leapman. In Sachen IMI wenden Sie sich bitte an folgende Adresse:

Europäische Kommission Generaldirektion Binnenmarkt und Dienstleistungen Referat E.3 1049 Brüssel BELGIEN markt-imi-dataprotection@ec.europa.eu

Wenn Sie gegen einen Datenverarbeitungsvorgang, der in die Verantwortung der Europäischen Kommission fällt, Beschwerde einlegen wollen, können Sie sich an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden:

Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB) Rue Wiertz 60 (MO 63) 1047 Brüssel BELGIEN Tel. +32 2 283 19 00 Fax: +32 2 283 19 50 edps@edps.europa.eu

10. RECHT AUF ZUGANG UND BERICHTIGUNG

Transparenz für den Betroffenen ist von zentraler Bedeutung. Diese Transparenz wird erreicht, indem der Betroffene erstens die im vorhergehenden Kapitel erörterten Informationen erhält und indem ihm zweitens das Recht auf Zugang zu seinen personenbezogenen Daten sowie bei Bedarf das Recht auf Löschung, Berichtigung oder Blockierung dieser Daten gewährt wird, wenn die Daten falsch sind oder unrechtmäßig verarbeitet wurden.

Die Komplexheit des IMI als System mit vielen Akteuren und Nutzern, die an einer gemeinsamen Datenverarbeitung und ihrer gemeinsamen Kontrolle beteiligt sind, verlangt ein einfaches Konzept gegenüber dem Betroffenen. Die Betroffenen sind nicht vertraut mit den technischen Einzelheiten der gemeinsamen Datenverarbeitung oder der Funktionsweise des IMI und müssen dies auch nicht sein.

Daher ist ein klares und einfaches Konzept erforderlich: Grundsätzlich können Betroffene nur in gerechtfertigten Ausnahmefällen, die zwischen dem Betroffenen und allen anderen beteiligten Parteien vereinbart wurden, ihr Recht auf Zugang, Berichtigung und Löschung von Daten geltend machen, indem sie sich an eine der bei einer Datenanfrage beteiligten zuständigen Behörden wenden. Keine zuständige Behörde sollte den Zugang, die Berichtigung oder Löschung von Daten mit der Begründung ablehnen, dass sie die Daten nicht in das System eingegeben hat oder dass der Betroffene sich an eine andere zuständige Behörde wenden sollte. Die angesprochene zuständige Behörde sollte die Anfrage prüfen und ihr stattgeben oder sie ablehnen, wobei sie die Einzelheiten des jeweiligen Falles und ihr eigenes Datenschutzrecht zugrunde legt. Soweit dies notwendig oder angemessen ist, kann die zuständige Behörde eine andere zuständige Behörde hinzuziehen, bevor sie eine Entscheidung trifft. Kommen die zuständigen Behörden zu unterschiedlichen Einschätzungen, sollten sie ihre jeweiligen Datenschutzbehörden einschalten, um eine zeitnahe und effiziente Einigung zu ermöglichen.

Ist der Betroffene mit der Entscheidung nicht einverstanden, kann er sich an eine weitere zuständige Behörde wenden, die an dem Informationsaustausch beteiligt ist, oder bei einer der nationalen Datenschutzbehörden der involvierten zuständigen Behörden vorstellig werden, die für ihn am günstigsten ist, zum Beispiel bei der Behörde des Landes seiner Niederlassung, seiner eigenen Datenschutzbehörde, oder der Behörde des Landes, in dem er arbeitet. Soweit dies notwendig oder angemessen ist, sollten die Datenschutzbehörden bei der Behandlung der Beschwerde zusammenarbeiten (vgl. Artikel 28 der Datenschutzrichtlinie).

Dabei muss hervorgehoben werden, dass die Betroffenen jederzeit das Recht haben, rechtliche Schritte einzuleiten und ggf. einen Rechtsbehelf einzulegen (vgl. Artikel 22 und 23 der Datenschutzrichtlinie sowie entsprechende Bestimmungen im nationalen Recht).

Gemäß Artikel 12 Buchstabe c der Datenschutzrichtlinie unterrichtet der für die Datenverarbeitung Verantwortliche Dritte, die Kenntnis von den Daten erhalten haben, über etwaige Berichtigungen, Löschungen oder Blockierungen, wenn dies sich nicht als unmöglich erweist oder unverhältnismäßige Anstrengungen erfordert. Das gilt auch für Daten, die außerhalb des IMI weiterverarbeitet wurden.

Zusätzlich zu den Empfehlungen der Datenschutzgruppe nach Artikel 29 und des EDSB arbeitet die Kommission derzeit an einer Funktion des IMI-Systems (vergleichbar mit dem bereits vorhandenen Verfahren für die vorgezogene Löschung von Daten auf Antrag der zuständigen Behörden, vgl. Kapitel 12), die eine Online-Berichtigung von Daten und die automatische Unterrichtung der beteiligten zuständigen Behörden ermöglichen würde. Da dieses Vorhaben eine gewisse technische Komplexheit aufweist, wird vorgeschlagen, dass die zuständige Behörde sich bis zur Einführung dieser Funktion bei Notwendigkeit der Berichtigung personenbezogener Daten direkt an den IMI-Verantwortlichen für die Datenverarbeitung bei der Europäischen Kommission wendet (vgl. vorhergehender Abschnitt „Datenschutzerklärung der Europäischen Kommission“).

Auch die Datenschutzrichtlinie und die nationalen Umsetzungsvorschriften geben den Betroffenen das Recht, Einspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender Daten zu erheben und den Abbruch der Verarbeitung zu veranlassen, wenn der Einspruch begründet ist. Wendet sich ein Betroffener an Sie, der Einspruch gegen die Verarbeitung ihn betreffender Daten erhebt, unterrichten Sie sich bitte bei Ihrer nationalen Datenschutzbehörde über die Einzelheiten der Verfahren zu diesem Einspruchsrecht in Ihrem Mitgliedstaat.

11. DATENSICHERHEIT

Die Sicherheit des IMI wird durch eine Reihe organisatorischer und technischer Vorkehrungen gewährleistet, die vergleichbar sind mit denen für Online-Banking-Systeme. Die Kommunikation mit dem IMI über das Internet wird durch https geschützt, ein spezielles und sicheres Internet-Protokoll. Die technischen Schutzvorkehrungen für das IMI müssen EU-weit funktionieren. Der technische Schutz des Systems wird weiterentwickelt entsprechend dem Stand der Technik und den bei der Durchführung entstehenden Kosten (vgl. Artikel 17 der Richtlinie 95/46/EG und Artikel 22 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001)

Weitere Informationen über die Vorschriften für die Sicherheit von Informationssystemen der Europäischen Kommission sind der Entscheidung K(2006) 3602 der Kommission zu entnehmen, die über den Abschnitt Datenschutz auf der IMI-Website abrufbar ist:

http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/data_protection_de.html

12. DAUER DER DATENSPEICHERUNG

Die Vorschriften für die Dauer der Datenspeicherung sind in den Artikeln 4 und 5 der Entscheidung 2008/49/EG festgelegt.

Im Allgemeinen werden alle personenbezogenen Daten aus dem Informationsaustausch sechs Monate nach dem formellen Abschluss eines Austauschvorgangs automatisch gelöscht. Die Kommission führt derzeit einige Änderungen an dem System durch (Erinnerungen und Dringlichkeitslisten), die einen möglichst raschen formellen Abschluss von Anfragen ermöglichen sollen.

Auch kann eine zuständige Behörde die Löschung personenbezogener Daten vor dem Ablauf der sechsmonatigen Frist beantragen. Bei Zustimmung der anderen zuständigen Behörde kommt die Kommission einem solchen Antrag binnen zehn Arbeitstagen nach.

Die zuständigen Behörden sollten darüber unterrichtet sein, dass ein Antrag zur Löschung personenbezogener Daten online erfolgen kann, indem die entsprechende Funktion zum Abschluss einer Anfrage gewählt und dort die Option „Löschung personenbezogener Daten zustimmen“ angeklickt wird.

Ansicht eines Bildschirms mit dem Antrag einer zuständigen Behörde auf vorzeitige Löschung personenbezogener Daten

Ansicht eines Bildschirms zur Einholung der Zustimmung einer zuständigen Behörde zur Löschung personenbezogener Daten

Die Kommission wird ferner einige Systemverbesserungen vornehmen, z.B. automatische Erinnerungen zur Annahme von Antworten oder zum formellen Abschluss von Anfragen in Fällen, wo eine zufriedenstellende Antwort vorliegt.

Auch sollte unbedingt noch einmal darauf hingewiesen werden, dass die nationalen Datenschutzvorschriften Anwendung finden, wenn personenbezogene Daten durch die zuständigen Behörden außerhalb des IMI gespeichert werden.

13. ZUSAMMENARBEIT MIT DEN NATIONALEN DATENSCHUTZBEHÖRDEN UND DEM EDSB

Das Netz von nationalen Datenschutzbehörden und EDSB ist eine der solidesten Garantien für das gute Funktionieren unseres Datenschutzsystems. Die zuständigen Behörden können jederzeit bei diesem Netz Ratschläge einholen, wenn sie sich mit einer schwierigen Frage konfrontiert sehen, die nicht durch diese Leitlinien erfasst wird. Die nationalen IMI-Koordinatoren sollen hierbei eine wichtige Rolle spielen. Eine Liste von Kontaktpersonen bei den Datenschutzbehörden steht im Abschnitt über Datenschutz auf der IMI-Website zur Verfügung.

Die zuständigen Behörden sollten auch wissen, dass sie unter Umständen ihre nationalen Datenschutzbehörden unterrichten müssen, bevor sie sich am IMI beteiligen. In manchen Mitgliedstaaten ist unter Umständen sogar eine vorherige Genehmigung erforderlich. Die IMI-Koordinatoren sollten bei Bedarf eine aktive Rolle bei der Herstellung des Kontakts zu den Datenschutzbehörden spielen.

Laufende Arbeiten

Folgende datenschutzfreundliche Verbesserungen werden im Laufe des Jahres 2009 in eine neue Version des IMI integriert:

a) Betrifft ein Informationsaustausch sensible Daten (z.B. Angaben zur Gesundheit, zu Strafregistern oder zu Disziplinarmaßnahmen), so erscheint eine Erinnerung, dass die ausgetauschten Angaben sensibel sind und dass der Sachbearbeiter diese Informationen nur anfordern sollte, wenn sie absolut erforderlich sind und in direktem Zusammenhang mit der Ausübung der beruflichen Tätigkeit oder der Erbringung einer Dienstleistung stehen.

b) Es wird ein Online-Verfahren eingerichtet (vergleichbar mit dem bereits vorhandenen Verfahren zur frühzeitigen Löschung von Daten auf Ersuchen der zuständigen Behörden), das die Berichtigung, Löschung oder Blockierung von Daten ermöglicht, die unrechtmäßig verarbeitet wurden oder die falsch sind.

c) Es werden automatische Erinnerungen und Dringlichkeitslisten für die Annahme einer Reaktion eingeführt, damit Anfragen nicht länger als nötig offen bleiben.

d) Es werden geeignete Maßnahmen ergriffen, um den Eingang neuer Informationsströme im Rahmen der Dienstleistungsrichtlinie zu bewältigen, nämlich ein Vorwarnmechanismus und die Möglichkeit der Gewährung von Ausnahmen in Einzelfällen. Im allgemeinen folgen diese Maßnahmen der Struktur für den allgemeinen Informationsaustausch, z.B.: Erinnerungen an den sensiblen Charakter dieser Datenflüsse, Erinnerungen zum möglichst baldigen Abschluss von Vorgängen im Warnmodus, mögliche Formen der Unterrichtung von Betroffenen über den Informationsaustausch und ihre Rechte auf Zugang zu den Daten und im Bedarfsfall auf Blockierung, Löschung oder Berichtigung der Daten. Es ist nicht auszuschließen, dass zusätzliche Datenschutzsicherungen erforderlich werden. Diese werden in Abstimmung mit dem EDSB entwickelt.

14. ÜBERPRÜFUNGSKLAUSEL

Das Informationssystem IMI befindet sich erst in seiner Anfangsphase und wird noch weiterentwickelt. Die Kommission sammelt für die Verbesserung des Systems ständig Informationen von Koordinatoren und zuständigen Behörden, und es ist daher wahrscheinlich, dass in den kommenden Monaten Änderungen stattfinden. Einige von ihnen wirken sich vielleicht nicht auf den Aspekt des Datenschutzes aus, andere hingegen wohl.

Diese Leitlinien haben daher erst vorläufigen Charakter und müssen anhand der Erfahrungen bei der täglichen Arbeit mit dem IMI aktualisiert werden. Spätestens ein Jahr nach Annahme dieser Empfehlung wird die Kommission einen Bericht ausarbeiten, in dem sie den Sachstand bewertet, einschließlich der Möglichkeit, eine weitere Rechtsvorschrift zu verabschieden.“