ENTSCHEIDUNG DER KOMMISSION

vom 30. November 2009

zur Annahme von technischen Umsetzungsmaßnahmen für die Dateneingabe und die Verknüpfung der Antragsdatensätze, den Datenzugang, die Änderung, Löschung und vorzeitige Löschung von Daten sowie für das Führen von und den Zugriff auf Aufzeichnungen im Visa-Informationssystem

(Bekannt gegeben unter Aktenzeichen K(2009) 9402)

(Nur der bulgarische, der deutsche, der estnische, der finnische, der französische, der griechische, der italienische, der lettische, der litauische, der maltesische, der niederländische, der polnische, der portugiesische, der rumänische, der schwedische, der slowakische, der slowenische, der spanische, der tschechische und der ungarische Text sind verbindlich)

(2009/876/EG)

DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN —

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,

gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 767/2008 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 9. Juli 2008 über das Visa-Informationssystem (VIS) und den Datenaustausch zwischen den Mitgliedstaaten über Visa für einen kurzfristigen Aufenthalt (VIS-Verordnung) (1), insbesondere auf Artikel 45 Absatz 2 Buchstaben a bis d,

in Erwägung nachstehender Gründe:

Nach Artikel 2 des dem Vertrag über die Europäische Union und dem Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft beigefügten Protokolls über die Position Dänemarks beteiligte sich Dänemark nicht an der Annahme der Verordnung (EG) Nr. 767/2008, die somit für Dänemark weder bindend noch dort anwendbar ist. Da mit der Verordnung (EG) Nr. 767/2008 der Schengen-Besitzstand in Anwendung der Bestimmungen von Titel IV des Dritten Teils des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft weiterentwickelt wird, hat Dänemark jedoch mit Schreiben vom 13. Oktober 2008 gemäß Artikel 5 des genannten Protokolls die Umsetzung dieser Vorschriften in sein innerstaatliches Recht notifiziert. Daher ist Dänemark völkerrechtlich zur Umsetzung dieser Entscheidung verpflichtet.

Gemäß dem Beschluss 2000/365/EG des Rates vom 29. Mai 2000 zum Antrag des Vereinigten Königreichs Großbritannien und Nordirland, einzelne Bestimmungen des Schengen-Besitzstands auf sie anzuwenden (5) , hat sich das Vereinigte Königreich nicht am Erlass der Verordnung (EG) Nr. 767/2008 beteiligt, die daher für das Vereinigte Königreich weder bindend noch dort anzuwenden ist, da sie den Schengen-Besitzstand weiterentwickelt. Die vorliegende Entscheidung ist daher nicht an das Vereinigte Königreich gerichtet.

Gemäß dem Beschluss 2002/192/EG des Rates vom 28. Februar 2002 zum Antrag Irlands auf Anwendung einzelner Bestimmungen des Schengen-Besitzstands auf Irland (6) hat sich Irland nicht am Erlass der Verordnung (EG) Nr. 767/2008 beteiligt, die daher für Irland weder bindend noch dort anzuwenden ist, da sie den Schengen-Besitzstand weiterentwickelt. Die vorliegende Entscheidung ist daher nicht an Irland gerichtet.

Für die Schweiz stellt diese Entscheidung eine Weiterentwicklung der Bestimmungen des Schengen-Besitzstands im Sinne des Abkommens zwischen der Europäischen Union, der Europäischen Gemeinschaft und der Schweizerischen Eidgenossenschaft über die Assoziierung der Schweizerischen Eidgenossenschaft bei der Umsetzung, Anwendung und Entwicklung des Schengen-Besitzstands dar, die in Verbindung mit Artikel 3 des Beschlusses 2008/146/EG des Rates (9) über den Abschluss des Abkommens im Namen der Europäischen Gemeinschaft zu dem in Artikel 1 Buchstabe B des Beschlusses 1999/437/EG genannten Bereich gehören.

Für Liechtenstein stellt diese Entscheidung eine Weiterentwicklung der Bestimmungen des Schengen-Besitzstands im Sinne des zwischen der Europäischen Union, der Europäischen Gemeinschaft, der Schweizerischen Eidgenossenschaft und dem Fürstentum Liechtenstein unterzeichneten Protokolls über den Beitritt des Fürstentums Liechtenstein zu dem Abkommen zwischen der Europäischen Union, der Europäischen Gemeinschaft und der Schweizerischen Eidgenossenschaft über die Assoziierung der Schweizerischen Eidgenossenschaft bei der Umsetzung, Anwendung und Entwicklung des Schengen-Besitzstands dar, die in den Bereich fallen, der in Artikel 1 Buchstabe B des Beschlusses 1999/437/EG in Verbindung mit Artikel 3 des Beschlusses 2008/261/EG des Rates (10) über die Unterzeichnung — im Namen der Europäischen Gemeinschaft — und die vorläufige Anwendung einiger Bestimmungen dieses Protokolls genannt ist.

HAT FOLGENDE ENTSCHEIDUNG ERLASSEN:

Artikel 1

Die Maßnahmen, die für die technische Umsetzung des VIS in Bezug auf die Verfahren für die Eingabe der Daten von Visumantragstellern und die Verknüpfung der Antragsdatensätze gemäß Artikel 8 der VIS-Verordnung, für den Datenzugang gemäß Artikel 15 sowie den Artikeln 17 bis 22 der VIS-Verordnung, für die Änderung, Löschung und vorzeitige Löschung von Daten gemäß den Artikeln 23 bis 25 der VIS-Verordnung und für das Führen von und den Zugriff auf Aufzeichnungen gemäß Artikel 34 der VIS-Verordnung erforderlich sind, sind im Anhang aufgeführt.

Artikel 2

Diese Entscheidung ist an das Königreich Belgien, die Republik Bulgarien, die Tschechische Republik, die Bundesrepublik Deutschland, die Republik Estland, die Hellenische Republik, das Königreich Spanien, die Französische Republik, die Italienische Republik, die Republik Zypern, die Republik Lettland, die Republik Litauen, das Großherzogtum Luxemburg, die Republik Ungarn, die Republik Malta, das Königreich der Niederlande, die Republik Österreich, die Republik Polen, die Portugiesische Republik, Rumänien, die Republik Slowenien, die Slowakische Republik, die Republik Finnland und das Königreich Schweden gerichtet.

(1) ABl. L 218 vom 13.8.2008, S. 60.

(2) ABl. L 213 vom 15.6.2004, S. 5.

(3) ABl. L 117 vom 12.5.2009, S. 3.

(4) ABl. L 270 vom 15.10.2009, S. 14.

(5) ABl. L 131 vom 1.6.2000, S. 43.

(6) ABl. L 64 vom 7.3.2002, S. 20.

(7) ABl. L 176 vom 10.7.1999, S. 36.

(8) ABl. L 176 vom 10.7.1999, S. 31.

(9) ABl. L 53 vom 27.2.2008, S. 1.

(10) ABl. L 83 vom 26.3.2008, S. 3.

(11) ABl. L 381 vom 28.12.2006, S. 4.

ANHANG

1. TECHNISCHE VERKNÜPFUNG DES DATENBESITZERS MIT DEN DATEN

Die technische Verknüpfung des für die Dateneingabe in das VIS zuständigen Mitgliedstaats mit den Daten wird gewährleistet.

Der Datenbesitz wird gekennzeichnet, indem an die in das Antragsdossier eingegebenen Daten die Identifizierungsnummer des zuständigen Mitgliedstaats angehängt wird.

Der Besitz der Visumantragsdaten und der dazugehörigen Entscheidungen der Visumbehörden wird unmittelbar nach Anlegung eines Antragsdossiers oder Eingabe der dazugehörigen Entscheidungen in das VIS im VIS registriert und kann nicht geändert werden.

2. DATENEINGABE UND VERKNÜPFUNG DER ANTRAGSDATENSÄTZE

2.1. Dateneingabe bei Visumbeantragung

Wenn der Visumantrag bei einer Behörde eines Mitgliedstaats gestellt wird, der einen anderen Mitgliedstaat vertritt, wird bei der Eingabe der Daten in das VIS und bei der Übermittlung der Daten des Antragsdossiers auch die Identifizierungsnummer des vertretenen Mitgliedstaats eingegeben, die der gleichen Codetabelle zu entnehmen ist wie die Nummer des Mitgliedstaats, der die Daten in das VIS eingibt; die Nummer wird mit dem Attribut „represented User“ gespeichert.

Sämtliche Antragsdossiers, die gemäß Artikel 8 Absatz 4 der VIS-Verordnung verknüpft sind, werden ein und demselben Mitgliedstaat zugeordnet.

Kopiert ein Mitgliedstaat Fingerabdrücke aus einem im VIS registrierten Antragsdossier, ist er Besitzer des neuen Antragsdossiers, in das die Fingerabdrücke kopiert wurden.

2.2. Dateneingabe nach Visumbeantragung

In Fällen, in denen ein Mitgliedstaat in Vertretung eines anderen Mitgliedstaats gemäß den Artikeln 10, 11, 12, 13 bzw. 14 der VIS-Verordnung beschließt, ein Visum auszustellen, die Prüfung eines Antrags nicht fortzuführen, die Visumerteilung abzulehnen, ein Visum zu annullieren oder aufzuheben, wird in der Mitteilung der Dateneingabe in das VIS die Identifizierungsnummer des vertretenen Mitgliedstaats angegeben, die der gleichen Codetabelle zu entnehmen ist wie die Nummer des Mitgliedstaats, der die Daten in das VIS eingibt.

Die Entscheidung, ein Visum zu erteilen, ein Visum mittels einer neuen Visummarke zu verlängern oder die Gültigkeitsdauer eines Visums mittels einer neuen Visummarke zu verkürzen, wird mit den Angaben zur Visummarke und dem gleichen Datenbesitzerattribut in das VIS eingegeben.

Die Nummer der Visummarke, die nach Artikel 10 Absatz 1 Buchstabe e der VIS-Verordnung in das VIS eingegeben wird, besteht gemäß der Verordnung (EG) Nr. 856/2008 des Rates (1) aus der neunstelligen nationalen Nummer des Visums (gegebenenfalls sind die Stellen vor der Zahl mit Nullen aufzufüllen) und dem dreistelligen Ländercode (2) des ausstellenden Mitgliedstaats.

2.3. Verknüpfung der Antragsdatensätze

2.3.1. Verknüpfung der Antragsdatensätze, wenn ein früherer Antrag registriert wurde

Nur der Mitgliedstaat, der Besitzer des Antragsdossiers ist, ist berechtigt, es mit anderen Antragsdossiers des gleichen Antragstellers zu verknüpfen bzw. zwecks Berichtigung eine Verknüpfung gemäß Artikel 8 Absatz 3 der VIS-Verordnung zu löschen.

Die Fingerabdrücke eines Antragstellers dürfen nur aus verknüpften Dossiers des gleichen Antragstellers, die innerhalb der vorangehenden 59 Monate angelegt worden sind, kopiert werden. Wenn die Fingerabdruckdaten eines Antrags aus einem früheren Antragsdossier, das höchstens 59 Monate zuvor angelegt wurde, kopiert wurden, darf die Verknüpfung zwischen den Antragsdossiers nicht entfernt werden.

2.3.2. Verknüpfung der Antragsdatensätze von zusammen reisenden Personen

Zur Verknüpfung von Antragsdossiers von zusammen reisenden Personen gemäß Artikel 8 Absatz 4 der VIS-Verordnung werden die Antragsnummern zusammen mit der Angabe der entsprechenden Gruppe (Familie oder Reisende) in das VIS eingegeben. Nur der Mitgliedstaat, der Besitzer des bzw. der Antragsdossiers der einzelnen Antragsteller der Gruppe ist, kann eine Gruppe anlegen oder kann zwecks Berichtigung die Verknüpfung zwischen den einzelnen Gruppenmitgliedern löschen.

2.4. Verfahren für den Fall, dass die Bereitstellung bestimmter Daten aus rechtlichen Gründen nicht erforderlich oder faktisch nicht möglich ist

Gemäß Artikel 8 Absatz 5 der VIS-Verordnung werden die jeweiligen Textfelder manuell oder, wenn dies vorgesehen ist, durch Auswahl aus der Codetabelle mit dem Eintrag „entfällt“ versehen. Wenn das Datenfeld mehrere Elemente umfasst, ist der Eintrag für jedes Element zu wiederholen.

Für den Fall, dass Fingerabdruckdaten gemäß Artikel 8 Absatz 5 der VIS-Verordnung nicht erforderlich sind oder faktisch nicht bereitgestellt werden können, werden im VIS zwei Boolesche Felder angelegt:

— „fingerprintsNotRequired“;

— „fingerprintsNotApplicable“.

Diese Felder werden für drei mögliche Situationen angelegt (siehe nachstehende Tabelle):

— Die Fingerabdrücke sind erforderlich.

— Die Fingerabdrücke sind aus rechtlichen Gründen nicht erforderlich.

— Die Bereitstellung der Fingerabdrücke ist faktisch nicht möglich.

Feld im VIS Fingerabdrücke erforderlich Fingerabdrücke aus rechtlichen Gründen nicht erforderlich Bereitstellung der Fingerabdrücke faktisch nicht möglich „fingerprintsNotRequired“ UNZUTREFFEND ZUTREFFEND UNZUTREFFEND „fingerprintsNotApplicable“ UNZUTREFFEND ZUTREFFEND ZUTREFFEND

Darüber hinaus ist im jeweiligen Freitextfeld „ReasonForFingerprintNotApplicable“ der Grund einzutragen.

Übermittelt ein Mitgliedstaat gemäß Artikel 48 Absatz 3 der VIS-Verordnung nur die in Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben a und b angegebenen Daten, ist auf das Fehlen der in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c genannten Daten hinzuweisen, indem „entfällt“ eingetragen, im Freitextfeld auf Artikel 48 Absatz 3 der VIS-Verordnung verwiesen und angegeben wird, dass die Daten aus rechtlichen Gründen nicht erforderlich sind. Die Antwortkombination in den Booleschen Feldern ist „FingerprintsNotRequired“ ZUTREFFEND und „FingerprintsNotApplicable“ ZUTREFFEND.

3. DATENZUGANG

Das Datum eines Asylantrags wird für Datenabfragen zu den in Artikel 21 Absatz 2 der VIS-Verordnung genannten Zwecken verwendet. Darüber hinaus ist die Abfrage von Anträgen, die gemäß Artikel 8 Absatz 4 der VIS-Verordnung verknüpft sind, nur für Familiengruppen (Ehepartner und/oder Kinder) gemäß Abschnitt 2.3.2 möglich.

4. ÄNDERUNG, LÖSCHUNG UND VORZEITIGE LÖSCHUNG VON DATEN GEMÄSS ARTIKEL 24 DER VIS-VERORDNUNG

Folgende im VIS registrierte Daten können nicht geändert werden:

— Antragsnummer,

— Nummer der Visummarke,

— Art der Entscheidung,

— vertretener Mitgliedstaat (falls zutreffend),

— der für die Eingabe von Daten in das VIS zuständige Mitgliedstaat.

Müssen die genannten Daten berichtigt werden, werden das Antragsdossier oder die Angaben zu den Entscheidungen der Visumbehörden gelöscht und durch ein neues Dossier ersetzt. Nur der Mitgliedstaat, der Besitzer der Daten im Antragsdossier ist, kann diese löschen.

5. FÜHREN VON UND ZUGRIFF AUF AUFZEICHNUNGEN ÜBER DIE DATENVERARBEITUNG

5.1. Führen von und Zugriff auf Aufzeichnungen über die Datenverarbeitung

Jeder Datenverarbeitungsvorgang im VIS wird als Logeintrag mit dem Feld „TypeOfAction“, in dem der Zweck des Zugangs gemäß Artikel 34 Absatz 1 der VIS-Verordnung anzugeben ist, aufgezeichnet.

Der Logeintrag wird automatisch mit einem Zeitstempel versehen. Der Zeitstempel wird später für die Löschung von Logeinträgen verwendet.

Bei allen Datenverarbeitungsvorgängen wird im Logeintrag die Stelle angegeben, die die Daten eingegeben oder abgefragt hat. Auch werden der Benutzer und das zentrale VIS entweder als Absender bzw. Empfänger aufgezeichnet.

Andere operationelle Daten als die Stelle, die die Daten eingeben bzw. abgefragt hat, und die Visumantragsnummer werden im Logeintrag nicht aufgezeichnet. Die Art der gemäß Artikel 34 Absatz 1 der VIS-Verordnung übermittelten oder für die Abfrage verwendeten Daten wird gespeichert.

Werden im VIS Aufzeichnungen gemäß Artikel 34 Absatz 2 der VIS-Verordnung gefunden, bei denen im Feld „TypeOfAction“ entweder „Antrag löschen“ oder „automatische Löschung“ ausgewählt ist, gilt die Aufbewahrungsfrist gemäß Artikel 23 Absatz 1 der VIS-Verordnung als seit einem Jahr abgelaufen und die Aufzeichnung wird gelöscht. Sämtliche Aufzeichnungen von Datenverarbeitungsvorgängen mit der gleichen Antragsnummer werden gleichzeitig gelöscht, sofern sie nicht gemäß Artikel 34 Absatz 2 der VIS-Verordnung zur datenschutzrechtlichen Kontrolle der Zulässigkeit der Datenverarbeitung benötigt werden.

Aufzeichnungen von Datenverarbeitungsvorgängen werden ein Jahr lang nach Ablauf der Frist für die Aufbewahrung der Daten gemäß Artikel 23 Absatz 1 der VIS-Verordnung nicht geändert oder gelöscht.

5.2. Zugriff auf Aufzeichnungen über die Datenverarbeitung

Zugriff auf Aufzeichnungen, die die Verwaltungsbehörde gemäß Artikel 34 Absatz 1 der VIS-Verordnung aufbewahrt, haben ausschließlich zugriffsberechtigte VIS-Bediener und der Europäische Datenschutzbeauftragte. Diese Bestimmung gilt entsprechend auch für die Aufzeichnungen des Zugriffs auf Aufzeichnungen.

(1) ABl. L 235 vom 2.9.2008, S. 1.

(2) Ausnahme für Deutschland: Der Ländercode für Deutschland ist „D“.