DE Amtsblatt der Europäischen Union L 162/20

ENTSCHEIDUNG DER KOMMISSION

vom 20. Januar 2006

mit Durchführungsbestimmungen zur Entscheidung 2004/904/EG des Rates für die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten sowie mit Vorschriften für die Verwaltung und finanzielle Abwicklung von aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds kofinanzierten Projekten

(Bekannt gegeben unter Aktenzeichen K(2006) 51/3)

(Nur die deutsche, englische, estnische, finnische, französische, griechische, italienische, lettische, litauische, niederländische, polnische, portugiesische, schwedische, slowakische, slowenische, spanische, tschechische und die ungarische Fassung sind verbindlich)

(2006/401/EG)

DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN —

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,

gestützt auf die Entscheidung 2004/904/EG des Rates vom 2. Dezember 2004 über die Errichtung des Europäischen Flüchtlingsfonds für den Zeitraum 2005-2010 (1), insbesondere auf Artikel 13 Absatz 5,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Zur Gewährleistung einer wirtschaftlichen Verwaltung der Zuschüsse aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds (nachstehend „Fonds“) sollten gemeinsame Leitlinien für die Organisation der Aufgaben der für die Durchführung der kofinanzierten Maßnahmen zuständigen Behörden festgelegt werden.

(2) Damit die Gemeinschaftsmittel nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verwendet werden, sollten Verwaltungs- und Kontrollsysteme eingeführt werden, die einen ausreichenden Prüfpfad sicherstellen und der Kommission die Durchführung der Kontrollen, besonders Stichprobenkontrollen, weitestgehend erleichtern.

(3) Zur Gewährleistung einer wirksamen und angemessenen Verwendung der Gemeinschaftsmittel sind einheitliche Kriterien für die von den Mitgliedstaaten gemäß Artikel 25 der Entscheidung 2004/904/EG durchgeführten Kontrollen festzulegen.

(4) Zur Gewährleistung einer einheitlichen Behandlung der Ausgabenerklärungen gemäß Artikel 24 der Entscheidung 2004/904/EG ist ein Muster festzulegen.

(5) Gemäß Artikel 3 des Protokolls über die Position des Vereinigten Königreichs und Irlands im Anhang zum Vertrag über die Europäische Union und zum Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft beteiligt sich das Vereinigte Königreich an der Entscheidung 2004/904/EG und somit auch an der vorliegenden Entscheidung.

(6) Gemäß Artikel 3 des Protokolls über die Position des Vereinigten Königreichs und Irlands im Anhang zum Vertrag über die Europäische Union und zum Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft beteiligt sich Irland an der Entscheidung 2004/904/EG und somit auch an der vorliegenden Entscheidung.

(7) Gemäß den Artikeln 1 und 2 des Protokolls über die Position Dänemarks im Anhang zum Vertrag über die Europäische Union und zum Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft beteiligt sich Dänemark nicht an der Entscheidung 2004/904/EG und ist daher weder an diese noch an die vorliegende Entscheidung gebunden.

(8) Die in dieser Entscheidung vorgesehenen Maßnahmen stehen im Einklang mit der Stellungnahme des gemäß Artikel 11 der Entscheidung 2004/904/EG eingesetzten Ausschusses —

HAT FOLGENDE ENTSCHEIDUNG ERLASSEN:

KAPITEL I

GELTUNGSBEREICH UND BEGRIFFSBESTIMMUNGEN

Artikel 1

Diese Entscheidung legt Durchführungsbestimmungen zur Entscheidung 2004/904/EG des Rates für die Verwaltungs- und Kontrollsysteme sowie Vorschriften für die Verwaltung und finanzielle Abwicklung von aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds kofinanzierten Projekten (dem „Fonds“) fest, die von den Mitgliedstaaten verwaltet werden.

Artikel 2

Zum Zwecke dieser Entscheidung gelten die folgenden Begriffsbestimmungen:

(1) Eine „zuständige Behörde“ ist ein funktionelles Organ des Mitgliedstaats oder eine innerstaatliche öffentliche Einrichtung, die von einem Mitgliedstaat nach Artikel 13 Absatz 1 der Entscheidung 2004/904/EG benannt wurde.

(2) Eine „beauftragte Behörde“ ist eine Behörde oder nicht-staatliche, dem innerstaatlichen Recht unterliegende Einrichtung, die öffentliche Aufgaben wahrnimmt, welcher von der zuständigen Behörde nach Artikel 13 Absatz 1 der Entscheidung 2004/904/EG Aufgaben übertragen werden.

(3) Eine „Bescheinigungsbehörde“ ist eine Einzelperson oder Dienststelle, die unabhängig ist von der anweisungsbefugten Dienststelle der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde und die von dem Mitgliedstaat zur Ausgabenbescheinigung gemäß Artikel 24 Absatz 2 der Entscheidung 2004/904/EG benannt wurde.

(4) Eine „Kontrollbehörde“ ist eine Einzelperson oder Dienststelle, die unabhängig ist von der anweisungsbefugten Dienststelle der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde und die von dem Mitgliedstaat zur Durchführung von Maßnahmenkontrollen und -prüfungen gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a der Entscheidung 2004/904/EG benannt wurde.

KAPITEL II

VERWALTUNGS- UND KONTROLLSYSTEME

Artikel 3

Allgemeine Grundsätze

Die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten gewährleisten

(1) eine eindeutige Beschreibung der Aufgaben der mit der Verwaltung und Kontrolle betrauten Einrichtungen und/oder Einzelpersonen sowie eine klare Aufgabenzuweisung innerhalb jeder Einrichtung;

(2) eine eindeutige Aufgabentrennung zwischen den mit der Verwaltung, Kontrolle und der Ausgabenbescheinigung betrauten Einrichtungen, Dienststellen und/oder Einzelpersonen;

(3) eine angemessene Mittelausstattung jeder Einrichtung bzw. Dienststelle, damit diese die Aufgaben ausführen kann, die ihr für die gesamte Durchführungszeit der aus dem Fonds finanzierten Maßnahmen übertragen wurden;

(4) eine wirksame interne Kontrolle in der zuständigen Behörde und in jeder beauftragten Behörde;

(5) zuverlässige computergestützte Verfahren für die Buchführung, Begleitung und Finanzberichterstattung;

(6) wirksame Verfahren für die Berichterstattung und Begleitung in den Fällen, in denen Aufgaben übertragen werden;

(7) die Verfügbarkeit ausführlicher Verfahrenshandbücher für die wahrzunehmenden Aufgaben;

(8) wirksame Regelungen für die Prüfung der Funktionsweise des Systems;

(9) Systeme und Verfahren, durch die ein hinreichender Prüfpfad sichergestellt ist;

(10) Verfahren zur Berichterstattung und Begleitung bei Unregelmäßigkeiten und bei der Einziehung unrechtmäßig gezahlter Beträge.

Artikel 4

Benennung der Behörden

(1) Der Mitgliedstaat benennt

— eine zuständige Behörde,

— eine Bescheinigungsbehörde,

— eine Kontrollbehörde.

(2) Der Mitgliedstaat regelt seine Beziehungen zu diesen Behörden. Unbeschadet der Bestimmungen dieser Entscheidung regelt der Mitgliedstaat die Beziehungen zwischen diesen Behörden, die bei Erfüllung ihrer Aufgaben in vollem Einklang mit den institutionellen, rechtlichen und finanziellen Systemen des betreffenden Mitgliedstaats handeln.

(3) Unbeschadet des Artikels 3 Absatz 2 können bestimmte oder sämtliche Verwaltungs-, Bescheinigungs- und Kontrollaufgaben von ein und derselben Einrichtung wahrgenommen werden.

Artikel 5

Zuständige Behörde

(1) Die zuständige Behörde ist für eine effiziente, wirksame und ordnungsgemäße Verwaltung und Durchführung der aus dem Fonds unterstützten Mehrjahres- und Jahresprogramme zuständig, insbesondere für Folgendes:

a) die Einreichung des Mehrjahresprogramms bei der Kommission unter Verwendung des in Anhang 1 enthaltenen Musters,

b) die Einreichung des Jahresprogramms bei der Kommission nach dem in Anhang 2 enthaltenen Muster,

c) die Gewährleistung, dass Projekte nach den Bedingungen und Kriterien der Artikel 14 und 20 der Entscheidung 2004/904/EG und den Standardverfahren gemäß Artikel 10 der vorliegenden Entscheidung ausgewählt werden, unbeschadet zusätzlicher, in geltenden Gemeinschaftsvorschriften oder innerstaatlichen Vorschriften festgelegten Kriterien,

d) die Gewährleistung einer effizienten administrativen, vertraglichen und finanziellen Verwaltung von Maßnahmen gemäß den in Artikel 11 dieser Entscheidung festgelegten Standardverfahren,

e) die Sicherstellung der Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge.

(2) Die zuständige Behörde legt Verfahren fest, um zu gewährleisten, dass sämtliche, für einen ausreichenden Prüfpfad gemäß Artikel 9 erforderlichen Unterlagen zu den Ausgaben und den Kontrollen aufbewahrt werden.

(3) Die zuständige Behörde stellt sicher, dass die Kontrollbehörde alle für die Kontrollen gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a der Entscheidung 2004/904/EG notwendigen Auskünfte über die angewandten Verwaltungsverfahren und über die aus dem Fonds kofinanzierten Projekte erhält.

(4) Die zuständige Behörde stellt sicher, dass die Bescheinigungsbehörde zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben alle notwendigen Auskünfte über die angewandten Verwaltungsverfahren, die aus dem Fonds kofinanzierten Projekte und die Ergebnisse der von der Kontrollbehörde vorgenommenen Kontrollen erhält.

(5) Die zuständige Behörde nimmt die von der Kommission geleisteten Zahlungen entgegen und leistet die Zahlungen an die Begünstigten. Sie übermittelt der Kommission die nach dem Muster in Anhang 5 eingereichten Zahlungsanträge gegebenenfalls zusammen mit dem Sachstands- bzw. dem Schlussbericht, für die Muster in Anhang 3 bzw. Anhang 4 enthalten sind, und mit der nach Anhang 6 erstellten, von der Bescheinigungsbehörde ordnungsgemäß bescheinigten Ausgabenerklärung.

(6) Die zuständige Behörde stellt sicher, dass die Berichte über die Durchführung und Bewertung der aus dem Fonds kofinanzierten Maßnahmen zu den in Artikel 28 der Entscheidung 2004/904/EG genannten Fristen vorgelegt werden.

Artikel 6

Aufgabenübertragung durch die zuständige Behörde

Überträgt die zuständige Behörde alle oder einige ihrer Aufgaben einer beauftragten Behörde, legt sie den genauen Umfang der übertragenen Aufgaben und detaillierte Verfahren für die Ausführung der übertragenen Aufgaben im Einklang mit Artikel 3 fest.

Diese Verfahren umfassen die regelmäßige Information der zuständigen Behörde über die Durchführung der übertragenen Aufgaben und die Vorlage einer Beschreibung der eingesetzten Mittel.

Die Aufgaben, die von der zuständigen Behörde in Auftrag gegeben werden, werden der beauftragten Behörde mitgeteilt und von dieser bestätigt.

Artikel 7

Kontrollbehörde

(1) Die Kontrollbehörde ist für die Organisation — im Einklang mit den internationalen Standards — der Kontrollen gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a der Entscheidung 2004/904/EG zuständig.

(2) Den in Absatz 1 genannten Kontrollen ist eine repräsentative Stichprobe der kofinanzierten Projekte zu unterziehen, die auf der Grundlage einer Risikoanalyse ausgewählt werden und mindestens 10 % der förderfähigen Gesamtausgaben für jedes Jahresprogramm ausmachen. Folgende Anforderungen gelten für das Stichprobenverfahren:

a) es sind Projekte verschiedener Art und Größenordnung einzubeziehen;

b) unter Berücksichtigung früherer Kontrollen ist den durch die Kontrollen des Mitgliedstaats oder der Gemeinschaft ermittelten Risikofaktoren und den Kosten-Nutzen-Aspekten Rechnung zu tragen;

c) es muss gewährleistet sein, dass Projekte ausgewählt werden, die für die Zielgruppe jedes Jahresprogramms repräsentativ sind.

(3) Bei der Durchführung der Kontrollen prüft die Kontrollbehörde, ob

a) die Verwaltungs- und Kontrollsysteme ordnungsgemäß angewendet wurden, ob Defizite vorhanden sind und wie schwerwiegend diese sind;

b) ein ausreichender Prüfpfad vorhanden ist;

c) ausreichende Buchungsunterlagen vorhanden sind und diese mit den Belegen übereinstimmen, die von der zuständigen Behörde oder einer beauftragten Behörde, den Begünstigten und gegebenenfalls den anderen Einrichtungen oder Unternehmen, die an den Projekten beteiligt sind, aufbewahrt werden;

d) die Ausgabenposten die Förderfähigkeitskriterien der Entscheidung der Kommission K(2006)51 endg./1, die Anforderungen der nationalen Auswahlverfahren, die Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarungen oder des Rechtsakts über die Gewährung der Finanzhilfe erfüllen und den tatsächlich durchgeführten Arbeiten entsprechen;

e) die tatsächliche oder vorgesehene Zweckbestimmung des Projekts den Zielen nach Artikel 4 bis 7 der Entscheidung 2004/904/EG entspricht und der in Artikel 3 jener Entscheidung genannten Zielgruppe zugute kommt;

f) die Finanzbeiträge der Gemeinschaft die Bedingungen des Artikels 20 der Entscheidung 2004/904/EG oder anderer anwendbarer Gemeinschaftsvorschriften erfüllen und ohne Abzüge oder Verzögerung tatsächlich an die Begünstigten ausgezahlt werden,

g) eine angemessene Kofinanzierung tatsächlich erfolgt ist.

(4) Im Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms nach Artikel 28 Absatz 2 der Entscheidung 2004/904/EG sind die Ergebnisse sämtlicher von der Kontrollbehörde vorgenommenen Kontrollen aufzuführen und die Maßnahmen zu beschreiben, die die zuständige Behörde bei festgestellten Abweichungen und Unregelmäßigkeiten getroffen hat.

Artikel 8

Bescheinigungsbehörde

Die Bescheinigungsbehörde bescheinigt Ausgabenerklärungen, die von der zuständigen Behörde gemäß Artikel 24 der Entscheidung 2004/904/EG unter Verwendung des in Anhang 6 beigefügten Musters erstellt wurden.

Auf diese Weise wird bescheinigt, dass

(1) die Ausgabenerklärung korrekt ist und sich auf zuverlässige Buchführungsverfahren und auf überprüfbare Belege stützt,

(2) die geltend gemachten Ausgaben für Projekte getätigt wurden, die nach den im betreffenden Jahresprogramm festgelegten Kriterien ausgewählt wurden, und die Ausgaben und Projekte mit den geltenden gemeinschaftlichen und einzelstaatlichen Rechtsvorschriften in Einklang stehen;

(3) die Bescheinigungsbehörde zum Zweck der Bescheinigung von der zuständigen Behörde hinreichende Informationen zu den angewandten Verwaltungsverfahren, den aus dem Fonds kofinanzierten Projekten und den Kontrollen der in den Ausgabenerklärungen geltend gemachten Ausgaben erhalten hat;

(4) die Ergebnisse aller von der Kontrollbehörde vorgenommenen Prüfungen ordnungsgemäß berücksichtigt wurden;

(5) Gemeinschaftsmittel, die aufgrund festgestellter Unregelmäßigkeiten zu Unrecht gezahlt wurden, gegebenenfalls mit Zinsen und nach Möglichkeit durch Abzug von der Ausgabenerklärung wieder eingezogen werden.

Artikel 9

Prüfpfad

(1) Die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten müssen einen ausreichenden Prüfpfad vorsehen.

(2) Ein Prüfpfad ist ausreichend, wenn er Folgendes ermöglicht:

a) die Überprüfung der Übereinstimmung der der Kommission vorgelegten bescheinigten Ausgabenerklärungen mit den einzelnen Kostenaufstellungen und Belegen, die auf den verschiedenen Verwaltungsebenen der zuständigen Behörde und gegebenenfalls der Bescheinigungsbehörde sowie von den Endbegünstigten aufbewahrt werden, und

b) die Überprüfung der Zuweisung und Überweisung der aus dem Fonds bereitgestellten Gemeinschaftsmittel sowie anderer Kofinanzierungsbeiträge zu dem Projekt.

(3) Die zuständige Behörde führt Verfahren ein, die gewährleisten, dass der Ablageort aller Unterlagen im Zusammenhang mit bestimmten, im Rahmen des Europäischen Flüchtlingsfonds getätigten Zahlungen verzeichnet wird und dass die Unterlagen zur Einsichtnahme bereitgestellt werden können, wenn folgende Personen oder Stellen hierum ersuchen:

a) die Kontrollbehörde,

b) die Bescheinigungsbehörde,

c) die Beamten und beauftragten Vertreter der Europäischen Kommission, namentlich des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), sowie des Europäischen Rechnungshofs.

(4) Die zuständige Behörde bewahrt fünf Jahre lang, nachdem die Kommission den Restbetrag für jedes Jahresprogramm ausgezahlt hat, für die Kommission, das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) und den Europäischen Rechnungshof alle Belege und Unterlagen über die im Rahmen des betreffenden Projekts getätigten Ausgaben und durchgeführten Kontrollen entweder in Urschrift oder als beglaubigte Abschrift auf allgemein üblichen Datenträgern auf. Diese Frist wird im Fall von Gerichtsverfahren oder auf begründeten Antrag der Kommission ausgesetzt.

KAPITEL III

VORSCHRIFTEN FÜR DIE VERWALTUNG UND FINANZIELLE ABWICKLUNG VON PROJEKTEN DURCH DIE ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE

Artikel 10

Auswahl- und Vergabeverfahren

Die zuständige Behörde legt genaue Verfahren für die Auswahl der aus dem Fonds zu kofinanzierenden Maßnahmen fest, insbesondere für:

a) die Organisation der Auswahl- und Vergabeverfahren nach den Grundsätzen der Transparenz und Gleichbehandlung und gegebenenfalls gemäß geltenden Vorschriften über das öffentliche Auftragswesen und unter sorgfältiger Vermeidung von Interessenkonflikten;

b) Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und Ausschreibungen, die über geeignete Kanäle auf nationaler und regionaler Ebene bekannt zu machen sind;

c) die Entgegennahme von Anträgen, die Empfangsbestätigung, Registrierung und Ablage von Kofinanzierungsanträgen;

d) die Prüfung und Bewertung der Anträge unter formalen, qualitativen und haushaltstechnischen Gesichtspunkten anhand der in den Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen oder Ausschreibungen festgelegten Kriterien;

e) die Organisation von Sitzungen und die Beziehungen zu Auswahl- oder Bewertungsgremien;

f) die Konsultation maßgeblicher Einrichtungen im Hinblick auf die Komplementarität der vorgeschlagenen Maßnahmen mit anderen regionalen, nationalen und gemeinschaftlichen Finanzierungsinstrumenten;

g) die Entscheidung über die Projektauswahl auf einer angemessenen Ebene in der zuständigen Behörde;

h) die Veröffentlichung der Ergebnisse des Auswahl- und Vergabeverfahrens;

i) die schriftliche Benachrichtigung jedes Antragstellers über die Ergebnisse des Auswahlverfahrens mit Erläuterungen zu den Auswahlentscheidungen.

Artikel 11

Verfahren für die administrative, vertragliche und finanzielle Verwaltung von Maßnahmen

(1) Die zuständige Behörde legt genaue Verfahren für die Verwaltung der Maßnahmen fest, insbesondere für:

a) die Unterzeichnung von Verträgen, Finanzhilfevereinbarungen oder sonstiger gleichwertiger Rechtsinstrumente;

b) die Weiterverfolgung von Vereinbarungen und gegebenenfalls deren Änderungen durch ein System der administrativen Projektbegleitung (Schriftwechsel, Ausarbeitung und Überwachung von Änderungen und Mahnschreiben, Entgegennahme und Bearbeitung von Berichten usw.);

c) die Auswertung der Tätigkeitsberichte und Finanzberichte zu Projekten, die Überprüfung, inwieweit die kofinanzierten Produkte geliefert und die Dienstleistungen erbracht wurden, gegebenenfalls auch durch Vor-Ort-Überprüfungen;

d) die Prüfung, ob die Ausgaben, die für die Projekte geltend gemacht wurden, tatsächlich getätigt wurden und inwieweit die Ausgaben förderfähig sind, und zwar anhand der in der Entscheidung K(2006)51 endg./1 und in nationalen Bestimmungen festgelegten Kriterien;

e) die Bedingungen für die Entgegennahme, Prüfung und Genehmigung der Zahlungsanträge, für die Anordnung, Auszahlung und Verbuchung der Ausgaben;

f) die Einziehung von nicht verwendeten Mitteln oder von Mitteln, die vom Begünstigten für nicht förderfähige Ausgaben verwendet wurden.

(2) Die Verträge und Finanzhilfevereinbarungen gemäß Absatz 1 Buchstabe a enthalten u. a. folgende Angaben:

a) die Höhe der Finanzhilfe und den Höchstanteil der Finanzhilfe an den förderfähigen Kosten und den Gesamtkosten des Projekts;

b) eine ausführliche Beschreibung des geförderten Projekts mit Zeitplan;

c) den vereinbarten Kostenvoranschlag und Finanzierungsplan für das Projekt;

d) den Zeitplan und Bestimmungen zur Durchführung der Vereinbarung (Berichterstattungspflichten, Änderungen, Kündigung, …);

e) eine Definition der förderfähigen Kosten;

f) Bedingungen für die Zahlung der Finanzhilfe und Buchführungsbestimmungen.

(3) Die zuständige Behörde führt ein System für die elektronische Erfassung und Speicherung von detaillierten Buchführungsdaten zu jedem Projekt der Jahresprogramme ein und stellt eine angemessene Erfassung von Daten über die Durchführung der Projekte zum Zweck der finanziellen Abwicklung, Begleitung, Kontrolle und Bewertung sicher.

KAPITEL IV

KONTROLLE

Artikel 12

Zuständigkeiten der Mitgliedstaaten

(1) Die Mitgliedstaaten gewährleisten eine wirtschaftliche Haushaltsführung bei den aus dem Fonds finanzierten Maßnahmen sowie die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge. Sie sorgen dafür, dass die zuständigen Behörden, darunter gegebenenfalls die beauftragte Behörde, sowie die Bescheinigungsbehörden, die Kontrollbehörden und sonstige beteiligte Einrichtungen ausreichende Anleitungen zu den Verwaltungs- und Kontrollsystemen erhalten, damit eine effiziente und ordnungsgemäße Verwendung der Gemeinschaftsmittel gewährleistet werden kann.

(2) Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass Verwaltungs- und Kontrollsysteme gemäß den Artikeln 3 bis 11 eingeführt werden. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Systeme während des gesamten Zeitraums der Durchführung der aus dem Fonds finanzierten Maßnahmen wirksam funktionieren.

(3) Bei der Vorlage des Entwurfs des Mehrjahresprogramms unterbreiten die Mitgliedstaaten der Kommission gemäß Artikel 3 bis 11 eine Beschreibung der Verwaltungssysteme, darunter des Aufbaus und der Verfahren der zuständigen Behörde, gegebenenfalls der beauftragten Behörde, sowie der Bescheinigungs- und Kontrollbehörden.

(4) Die Mitgliedstaaten legen eine aktualisierte Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme vor, sobald die Systeme und Verfahren erheblich geändert wurden.

Artikel 13

Zuständigkeiten der Kommission

(1) Binnen zwölf Monaten nach Erhalt der in Artikel 12 Absatz 3 vorgesehenen Beschreibung wertet die Kommission die Unterlagen zu den von dem Mitgliedstaat eingerichteten Verwaltungs- und Kontrollsystemen aus und überprüft anhand von Vorortkontrollen die Durchführungsverfahren, Kontrollsysteme, Buchführungs-, Auftragsvergabe- und Finanzhilfeverfahren der zuständigen Behörde und gegebenenfalls der Bescheinigungsbehörde. Die Kommission unterrichtet den Mitgliedstaat über festgestellte Defizite und Mängel an den Systemen und über nötige Korrekturmaßnahmen.

(2) Unbeschadet des Artikels 26 der Entscheidung 2004/904/EG des Rates überprüft die Kommission die von den Mitgliedstaaten eingeführten Verfahren oder Systeme, sobald diese erheblich geändert werden.

Artikel 14

Zusammenarbeit mit den Kontrollbehörden der Mitgliedstaaten

(1) Die Kommission und die von den Mitgliedstaaten benannten Kontrollbehörden arbeiten zusammen, um ihre Kontrollpläne und Rechnungsprüfverfahren miteinander abzustimmen; sie teilen sich unverzüglich die Ergebnisse von Prüfungen der Verwaltungs- und Kontrollsysteme mit, so dass Kontrollressourcen optimal eingesetzt werden und unnötige Doppelarbeit vermieden wird.

(2) Die Kommission und die Kontrollbehörden kommen regelmäßig, mindestens einmal im Jahr, zusammen und prüfen gemeinsam die Kontrollergebnisse, die in den Jahresberichten gemäß Artikel 28 Absatz 2 der Entscheidung 2004/904/EG enthalten sind, und tauschen sich über mögliche Verbesserungen der Verwaltungs- und Kontrollsysteme aus.

KAPITEL V

VERWENDUNG DES EURO

Artikel 15

Mehrjahres- und Jahresprogramme

(1) Beträge in den Entwürfen der Mehrjahres- und Jahresprogramme gemäß Artikel 16 der Entscheidung 2004/904/EG sind in Euro anzugeben.

(2) Mitgliedstaaten, die bei Abgabe des Entwurfs des Mehrjahres- oder des Jahresprogramms nicht den Euro als Währung haben, legen die in den Anhängen 1 und 2 zu der vorliegenden Entscheidung angegebenen Informationen in Euro und in der Landeswährung vor. Für die Umrechnung von Landeswährung in Euro ist der Wechselkurs zu verwenden, der am letzten Arbeitstag des Monats vor Einreichung des Entwurfs des Mehrjahres- bzw. des Jahresprogramms bei der Kommission im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe C, veröffentlicht wird.

Artikel 16

Berichte, Ausgabenerklärungen und Zahlungsanträge

(1) Die in der Entscheidung 2004/904/EG vorgesehenen Sachstandsberichte, Schlussberichte, Ausgabenerklärungen und Zahlungsanträge sind bei der Kommission in Euro einzureichen.

(2) Mitgliedstaaten, die bei Abgabe der Berichte nicht den Euro als Währung haben, können die in den Anhängen 3, 4 und 6 angegebenen Informationen in der Landeswährung und in Euro vorlegen. Für die Umrechnung der Höhe der Ausgaben von der Landeswährung in Euro ist der Wechselkurs zu verwenden, der am letzten Arbeitstag des Monats vor Verbuchung der Ausgaben durch die zuständige Behörde im Amtsblatt der Europäischen Union, veröffentlicht wird.

(3) Wird der Euro die Währung eines Mitgliedstaats, der das Umrechnungsverfahren nach Absatz 2 anwendet, bleibt dieses Umrechnungsverfahren für alle von der zuständigen Behörde vor Inkrafttreten des festen Umrechnungskurses zwischen der Landeswährung und dem Euro verbuchten Ausgaben anwendbar.

KAPITEL VI

RECHNUNGSABSCHLUSS

Artikel 17

Rechnungsabschluss

(1) Innerhalb von neun Monaten nach dem in der jährlichen Entscheidung über eine Kofinanzierung aus dem Fonds festgelegten Ende der Förderfähigkeit der Kosten übermittelt die zuständige Behörde der Kommission folgende Unterlagen:

a) den Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms, der nach dem Muster in Anhang 4 verfasst wird;

b) die endgültige, von der Bescheinigungsbehörde bescheinigte Ausgabenerklärung, die nach dem Muster in Anhang 6 erstellt wird;

c) den Bericht der Kontrollbehörde über die vorgenommenen Kontrollen;

d) einen Zahlungsantrag oder eine Erklärung über die geschuldete Rückzahlung, die nach dem Muster in Anhang 5 zu erstellen sind.

(2) Die Frist von neun Monaten gemäß Absatz 1 wird unterbrochen, wenn die Kommission gemäß Artikel 26 Absatz 2 der Entscheidung 2004/904/EG eine Entscheidung zur Aussetzung der Kofinanzierung für das betreffende Jahresprogramm angenommen hat. Die Frist läuft ab dem Zeitpunkt weiter, zu dem die Entscheidung der Kommission nach Artikel 26 Absatz 3 der Entscheidung 2004/904/EG dem Mitgliedstaat mitgeteilt wird.

(3) Unbeschadet des Artikels 26 der Entscheidung 2004/904/EG unterrichtet die Kommission den Mitgliedstaat binnen sechs Monaten nach Erhalt der Unterlagen nach Absatz 1 über den Betrag der Ausgaben, deren Förderfähigkeit aus dem Fonds sie anerkannt hat, und über etwaige Finanzkorrekturen aufgrund der Differenz zwischen den erklärten Ausgaben und jenen Ausgaben, deren Förderfähigkeit aus dem Haushalt anerkannt wurde. Der Mitgliedstaat kann binnen drei Monaten Bemerkungen dazu abgeben.

(4) Binnen drei Monaten nach Erhalt der Bemerkungen des Mitgliedstaats entscheidet die Kommission über den Betrag der Ausgaben, deren Förderfähigkeit aus dem Fonds sie anerkennt, und fordert den Differenzbetrag zwischen den endgültig anerkannten Ausgaben und den bereits an den Mitgliedstaat ausgezahlten Beträgen zurück.

(5) Legt die zuständige Behörde die Unterlagen nach Absatz 1 nicht fristgerecht in entsprechender Form vor, annulliert die Kommission automatisch die Kofinanzierung aus dem Fonds für den Zeitraum der Kofinanzierungsentscheidung, ordnet die Einziehung sämtlicher im Rahmen der Entscheidung als Vorfinanzierung gezahlter Beträge an und hebt sämtliche Bindungen für ausstehenden Beträge auf.

(6) Das automatische Aufhebungsverfahren nach Absatz 5 wird in Bezug auf die Mittel für die betreffenden Projekte ausgesetzt, wenn in einem Mitgliedstaat zum Zeitpunkt der Vorlage der Unterlagen nach Absatz 1 Gerichts- oder Verwaltungsverfahren mit aufschiebender Wirkung anhängig sind. Der Mitgliedstaat macht im Teilschlussbericht ausführliche Angaben zu solchen Projekten und übermittelt alle sechs Monate Sachstandsberichte über diese Projekte. Binnen drei Monaten nach Abschluss der Gerichts- oder Verwaltungsverfahren legt der Mitgliedstaat die Unterlagen nach Absatz 1 für die betreffenden Projekte vor.

KAPITEL VII

SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Artikel 18

Schlussbestimmungen

Die Mitgliedstaaten können nationale Kontrollvorschriften anwenden, die strenger sind als diese Entscheidung.

Artikel 19

Diese Entscheidung ist an das Königreich Belgien, die Tschechische Republik, die Bundesrepublik Deutschland, die Republik Estland, die Griechische Republik, das Königreich Spanien, die Französische Republik, Irland, die Italienische Republik, die Republik Zypern, die Republik Lettland, die Republik Litauen, das Großherzogtum Luxemburg, die Republik Ungarn, die Republik Malta, das Königreich der Niederlande, die Republik Österreich, die Republik Polen, die Portugiesische Republik, die Republik Slowenien, die Slowakische Republik, die Republik Finnland, das Königreich Schweden, das Vereinigte Königreich Großbritannien und Nordirland gerichtet.

Brüssel, den 20. Januar 2006. Für die Kommission Franco FRATTINI Vizepräsident

(1) ABl. L 381 vom 28.12.2004, S. 52.

ANHANG 1 EUROPÄISCHER FLÜCHTLINGSFONDS (EFF) MEHRJAHRESPROGRAMM — ENTWURF (2005-2007) 1. MITGLIEDSTAAT … 2. ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE IM SINNE VON ARTIKEL 13 DER EFF-ENTSCHEIDUNG (FUNKTIONELLES ORGAN DES MITGLIEDSTAATS ODER EINE INNERSTAATLICHE ÖFFENTLICHE EINRICHTUNG) Zuständige Behörde im Sinne von Artikel 13 der Entscheidung 2004/904/EG Bezeichnung: … Anschrift: … Name des Sachbearbeiters: … Ansprechpartner: … Funktion des Ansprechpartners: … Telefon: … Fax: … E-Mail: … Beauftragte Behörde im Sinne von Artikel 13 Absatz 1 der Entscheidung 2004/904/EG (wenn vorhanden) (amtliches Dokument über die Beauftragung der Einrichtung mit der Durchführung von EFF-Maßnahmen durch die zuständige Behörde beifügen) Bezeichnung: … Anschrift: … Name des Sachbearbeiters: … Ansprechpartner: … Funktion des Ansprechpartners: … Telefon: … Fax: … E-Mail: … 3. LAGE IN DEM MITGLIEDSTAAT Beschreibung der aktuellen Lage im Mitgliedstaat hinsichtlich der Vorkehrungen für die Aufnahme, für Asylverfahren, die Integration und die freiwillige Rückkehr der in Artikel 3 der Entscheidung 2004/904/EG genannten Zielgruppe. Die Beschreibung beinhaltet Folgendes: (1) einen Überblick über die Entwicklungen in Bezug auf die in Artikel 3 genannten Zielgruppen seit 2003, einschließlich einer kurzen Beschreibung der sozialen Bedingungen von Asylbewerbern, Flüchtlingen und Vertriebenen (gegebenenfalls Neuansiedlung); (2) Angabe zu den öffentlichen Mitteln, die seit Anfang 2003 für Maßnahmen zur Aufnahme, Integration, zu Asylverfahren und zur freiwilligen Rückkehr tatsächlich aufgewendet wurden; (3) die wichtigsten Ergebnisse der Maßnahmen/Projekte zu den Bereichen Aufnahme, Asylverfahren, Integration und freiwillige Rückkehr, die seit 2003 mit öffentlichen Mitteln (zusätzlich zu den EFF-Mitteln) finanziert wurden; Gesamtbewertung dieser Maßnahmen/Projekte; (4) wichtigste Ergebnisse der in den Vorjahren in Ihrem Land aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds kofinanzierten Maßnahmen/Projekte zu den Bereichen Aufnahme, Integration, Asylverfahren und freiwillige Rückkehr; Gesamtbewertung dieser Projekte; (5) Analyse der Defizite in Ihrem Land, was die Aufnahme, Asylverfahren, Integration und freiwillige Rückkehr betrifft. … … … … … … … … … … … … … … … … 4. ANALYSE DES BEDARFS DES MITGLIEDSTAATS Analyse des Bedarfs des Mitgliedstaats in den Bereichen Aufnahme, Asylverfahren, Integration und freiwillige Rückkehr sowie Angabe der operativen Ziele zur Deckung dieses Bedarfs in dem betreffenden Programmzeitraum (2005-2007) unter Berücksichtigung der Leitlinien der Kommission für die Prioritäten des Mehrjahresprogramms (siehe nachstehend): Priorität 1 Durchführung der wichtigsten Maßnahmen, darunter von Integrationsmaßnahmen gemäß folgenden Vorschriften: a) Verordnung (EG) Nr. 343/2003 (1) des Rates vom 18. Februar 2003 zur Festlegung der Kriterien und Verfahren zur Bestimmung des Mitgliedstaats, der für die Prüfung eines von einem Drittstaatsangehörigen in einem Mitgliedstaat gestellten Asylantrags zuständig ist; b) Verordnung (EG) Nr. 2725/2000 (2) des Rates vom 11. Dezember 2000 über die Einrichtung von „Eurodac“ für den Vergleich von Fingerabdrücken zum Zwecke der effektiven Anwendung des Dubliner Übereinkommens; c) Verordnung (EG) Nr. 407/2002 (3) des Rates vom 28. Februar 2002 zur Festlegung von Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG) Nr. 2725/2000 über die Einrichtung von „Eurodac“ für den Vergleich von Fingerabdrücken zum Zwecke der effektiven Anwendung des Dubliner Übereinkommens; d) Richtlinie 2001/55/EG (4) des Rates vom 20. Juli 2001 über Mindestnormen für die Gewährung vorübergehenden Schutzes im Falle eines Massenzustroms von Vertriebenen und Maßnahmen zur Förderung einer ausgewogenen Verteilung der Belastungen, die mit der Aufnahme dieser Personen und den Folgen dieser Aufnahme verbunden sind, auf die Mitgliedstaaten; e) Richtlinie 2003/9/EG (5) des Rates vom 27. Januar 2003 zur Festlegung von Mindestnormen für die Aufnahme von Asylbewerbern in den Mitgliedstaaten; f) Richtlinie 2003/86/EG (6) des Rates vom 22. September 2003 betreffend das Recht auf Familienzusammenführung, soweit die Bestimmungen über Flüchtlinge betroffen sind; g) Richtlinie 2004/83/EG (7) des Rates vom 29. April 2004 über Mindestnormen für die Anerkennung und den Status von Drittstaatsangehörigen oder Staatenlosen als Flüchtlinge oder als Personen, die anderweitig internationalen Schutz benötigen, und über den Inhalt des zu gewährenden Schutzes. … … … Priorität 2 Vorbereitung der Umsetzung der Grundsätze und Maßnahmen, die in der Richtlinie des Rates über Mindestnormen für die Gewährung des Flüchtlingsstatus in den Mitgliedstaaten vorgesehen sind, die 2005 verabschiedet werden soll, … … … … … … … … … … … … … … … … Priorität 3 Durchführung von Maßnahmen zur Verbesserung der Verfahren zur Prüfung der Anträge auf Gewährung internationalen Schutzes in Mitgliedstaaten, beispielsweise durch: — ein einheitliches Verfahren für die Bearbeitung der Anträge auf Gewährung internationalen Schutzes, — die Verbesserung der Erfassung, Auswertung und effektiven Nutzung von Informationen über Herkunftsländer oder -regionen, — Strategien zur Behebung von Problemen, die die Asylsysteme und die Aufnahmekapazität der Mitgliedstaaten belasten und beispielsweise durch ihre geografische Lage bedingt sind, — unabhängige Prüfungen der Asylsysteme in den Mitgliedstaaten unter qualitativen Gesichtspunkten in Zusammenarbeit mit den Asylbehörden, — Verbesserung der Tätigkeiten der ersten Entscheidungsinstanz zur Beschleunigung des gesamten Verfahrens und zur Gewährleistung solider abschließender Entscheidungen, — Maßnahmen zur Verbesserung der Integrität der Asylsysteme in den Mitgliedstaaten, vor allem durch die freiwillige Rückkehr von betreffenden Personen, — Strategien zur Ermittlung und Behandlung der Fälle, in denen ein vereinfachtes oder beschleunigtes Verfahren oder eine besondere Regelung für die Aufnahme angebracht sein könnten. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Priorität 4 Maßnahmen für Asylbewerber, Flüchtlinge oder Personen, denen vorübergehender oder subsidiärer Schutzstatus gewährt wird, oder für Minderjährige unter Beachtung des Wohls des Kindes. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Priorität 5 (fakultativ) Maßnahmen insbesondere für die Aufnahme und Information der Personen, die im Rahmen von Neuansiedlungsprogrammen in die Mitgliedstaaten aufgenommen wurden, und Verwaltung der Programme für Mitgliedstaaten, die solche Programme eingeführt haben oder einführen möchten. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 5. STRATEGIE ZUR VERWIRKLICHUNG DER ZIELE a) Darstellung einer geeigneten Strategie zur Verwirklichung der oben (4) genannten Ziele und Priorität der jeweiligen Ziele; kurze Beschreibung der Arten von Maßnahmen, die zur Umsetzung der Prioritäten geplant sind; wie lassen sich die oben angegebenen Prioritäten damit erreichen? … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … b) Beschreibung des Verfahrens der Konsultation geeigneter Partner gemäß Artikel 13 Absatz 3 Buchstabe a der Entscheidung 2004/904/EG. … … … … … … 6. VEREINBARKEIT MIT ANDEREN INSTRUMENTEN Angabe, ob und in welcher Hinsicht diese Strategie mit anderen regionalen, nationalen und gemeinschaftlichen Instrumenten vereinbar ist: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 7. INDIKATIVER FINANZIERUNGSPLAN Stellen Sie einen indikativen Finanzierungsplan auf, in dem für jedes Jahr und für jede Maßnahme der vorgeschlagene Finanzbeitrag aus dem Fonds sowie die Gesamthöhe der öffentlichen oder nicht-öffentlichen Zuschüsse angegeben sind. Indikativer Finanzierungsplans (3-Jahres-Programmzeitraum) Öffentliche Zuwendungen Nicht-öffentlich Insgesamt Gemeinschaft (EFF) Staat Regionen Gebietskörperschaften Aufnahme und Asylverfahren Insgesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Integration Insgesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Freiwillige Rückkehr Insgesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Technische Unterstützung Insgesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Insgesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2006 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2007 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Siehe Artikel 15 der Entscheidung. 8. BEKANNTMACHUNG DER EFF-ZUSCHÜSSE Bei allen Maßnahmen, die mit EFF-Mitteln gefördert werden, ist die Finanzierung aus dem Fonds deutlich zu machen. Dies kann dadurch geschehen, dass — alle Unterlagen, die von der zuständigen nationalen Behörde in Zusammenhang mit der Durchführung des nationalen Programms herausgegeben werden (Aufforderung zur Einreichung von Projektvorschlägen, Leitlinien, Antragsformulare, Schreiben an die Antragsteller usw.), mit dem EU-Logo und mit einem Hinweis auf die EFF-Kofinanzierung versehen werden; — alle Projektbegünstigten über die EFF-Kofinanzierung informiert werden; — alle für die Projektdurchführung erworbenen Ausrüstungsgegenstände mit dem EU-Logo gekennzeichnet werden; — projektbezogenes Werbematerial, Broschüren, Briefpapier usw. mit dem EU-Logo und mit einem Hinweis auf die EFF-Kofinanzierung versehen werden (dies gilt auch für die Öffentlichkeitsarbeit); — in den Räumlichkeiten des Empfängers der Finanzhilfe das EU-Logo und ein Hinweis auf die EFF-Kofinanzierung angebracht werden (zum Beispiel an Bürowänden, im Eingangsbereich usw.); — bei einschlägigen Seminaren oder Konferenzen auf die EFF-Kofinanzierung der Projekte hingewiesen wird. Der Hinweis auf die EFF-Kofinanzierung sollte wie folgt formuliert werden: „Vom Europäischen Flüchtlingsfonds kofinanziertes Projekt“. Das EU-Logo kann über folgende Website heruntergeladen werden: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_de.htm Wird in Veröffentlichungen auf die EFF-Kofinanzierung hingewiesen, ist anzugeben, dass die jeweilige Veröffentlichung nur die Ansichten des Verfassers wiedergibt und die Kommission nicht für die weitere Nutzung der darin enthaltenen Informationen haftet. (1) ABl. L 50 vom 25.2.2003, S. 1. (2) ABl. L 316 vom 15.12.2000, S. 1. (3) ABl. L 62 vom 5.3.2002, S. 1. (4) ABl. L 212 vom 7.8.2001, S. 12. (5) ABl. L 31 vom 6.2.2003, S. 18. (6) ABl. L 251 vom 3.10.2003, S. 12. (7) ABl. L 304 vom 30.9.2004, S. 12. Anhang (i) zum Entwurf des Jahresprogramms 2005 Beschreibung des Verwaltungs und Kontrollsystems in dem Mitgliedstaat für die Durchführung von EFF-II-Maßnahmen Beschreiben Sie bitte im Zusammenhang mit der Verantwortung des Mitgliedstaats für die Verwaltung der aus dem EFF unterstützten Projekte gemäß Artikel 12 Absatz 2 Buchstabe c der Entscheidung 2004/904/EG das Instrumentarium, das für folgende Zwecke eingesetzt wurde: a) Gewährleistung der Koordinierung und Kohärenz der Maßnahmen, b) Auswahl der Projekte und Gewährleistung der Transparenz des Verfahrens und c) Verwaltung, Begleitung, Kontrolle, Bewertung und Prüfung der Projekte. In diesem Zusammenhang sind die von der Kommission gemäß Artikel 13 Absatz 5 der Entscheidung 2004/904/EG erlassenen Durchführungsbestimmungen zu beachten. Zur Beschreibung der Durchführungsregelung verwenden Sie bitte den Fragebogen in Anhang (i). Reichen Sie diesen Fragebogen bitte zusammen mit dem Entwurf des Jahresprogramms 2005 ein. Beachten Sie bitte, dass der Kommission eine aktualisierte Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme vorzulegen ist, wenn die Systeme oder Verfahren erheblich geändert werden. Datum: 1. RAHMEN DER MASSNAHMEN 1.1 Rechtsgrundlage (Angabe der geltenden Rechtsvorschriften und innerstaatlichen Regeln für die Verwaltungs- und Kontrollverfahren für EFF-Maßnahmen) Innerstaatliche Rechtsvorschriften, die aufdie EFF-Verwaltung anwendbar sind … … … … … … Speziell für die EFF-Verwaltung verabschiedete innerstaatliche Regeln … … … … … 1.2 Zuständige Behörde und beauftragte Behörde Zuständige Behörde im Sinne von Artikel 13 der Entscheidung 2004/904/EG (amtliches Dokument über die Benennung der öffentlichen Einrichtung zur „zuständigen Behörde“ für die Verwaltung der EFF-Maßnahmen bitte beifügen) Bezeichnung: … Anschrift: … Name des Sachbearbeiters: … Ansprechpartner: … Funktion des Ansprechpartners: … Telefon: … Fax: … E-Mail: … Beauftragte Behörde im Sinne von Artikel 13 der Entscheidung 2004/904/EG (wenn vorhanden) (amtliches Dokument über die Beauftragung der zwischengeschalteten Stelle mit der Durchführung von EFF-Maßnahmen durch die zuständige Behörde bitte beifügen) Bezeichnung: … Anschrift: … Name des Sachbearbeiters: … Ansprechpartner: … Funktion des Ansprechpartners: … Telefon: … Fax: … E-Mail: … 2. AUFBAU UND RESSOURCEN DER ZUSTÄNDIGEN BEHÖRDE/DER BEAUFTRAGTEN BEHÖRDE Ausführliches Organigramm mit kurzer Beschreibung der Funktionen beifügen. Wurde eine Einrichtung mit der Durchführung von EFF-Maßnahmen beauftragt, fügen Sie ein ausführliches Organigramm mit kurzer Beschreibung der Funktionen der beauftragten Behörde bei. 2.1 Status der zuständigen/beauftragten Behörde Welchen Rechtsstatus hat die zuständige Behörde?  Öffentliche Einrichtung  Öffentlich-rechtliche Einrichtung oder Agentur Welchen Rechtsstatus hat die beauftragte Behörde?  Öffentliche Einrichtung  Öffentlich-rechtliche Einrichtung oder Agentur  Nicht-öffentliche Einrichtung  Sonstiges (bitte angeben) … 2.2 Personalaufstellung Zuständige Behörde (mit der Verwaltung der EFF-Fonds beauftragtes Personal) Funktion Bezeichnung Status

Beauftragte Behörde (wenn vorhanden) Funktion Bezeichnung Status 2.3 Externe Stellen (Geben Sie an, ob die zuständige/zwischengeschaltete Behörde externe Stellen mit der Durchführung einer oder mehrerer ihrer Aufgaben betraut hat; geben Sie gegebenenfalls die entsprechenden Regelungen an) … … … … 3. BESCHREIBUNG DER MIT DEN VERWALTUNGS- UND KONTROLLSYSTEMEN VERBUNDENEN AUFGABEN 3.1 Aufgabenverteilung Aufgaben Referate/Dienststellen/Sachbearbeiter Ausarbeitung des nationalen Mehrjahres- und Jahresprogramms Veröffentlichung der Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen (Zuschüsse) Entgegennahme und Registrierung der Vorschläge Prüfung der Vorschläge unter verwaltungstechnischen Gesichtspunkten (Förderfähigkeit) Prüfung der Finanzangaben in den Vorschlägen Bewertung der Vorschläge Prüfung der technischen Aspekte der Vorschläge Auswahl der Vorschläge (Entscheidung) Benachrichtigung der Antragsteller über die Entscheidungen Ausfertigung der Finanzhilfevereinbarungen Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarungen Begleitung der Projektdurchführung Entgegennahme von Zahlungsanträgen/Rechnungen Prüfung der Zahlungsanträge/Rechnungen der Begünstigten Anordnung der Zahlungen Kontrollen der Projekte (1) Zahlung Ausarbeitung und Veröffentlichung von Ausschreibungen Entgegennahme und Registrierung der Angebote Prüfung der Angebote unter verwaltungstechnischen Gesichtspunkten Prüfung der Finanzangaben in den Angeboten Prüfung der technischen Aspekte der Angebote Erteilung des Zuschlags Unterzeichnung der Verträge Ausarbeitung des Entwurfs des jährlichen Durchführungsberichts Erstellung der für die Europäische Kommission bestimmten Ausgabenerklärungen des Mitgliedstaats Erstellung der für die Europäische Kommission bestimmten Zahlungsanträge des Mitgliedstaats Versendung der Zahlungsanträge des Mitgliedstaats an die Europäische Kommission Rechnungsprüfung der Verwaltungssysteme (2) Bewertung (1) 3.2 Aufgabenabgrenzung (wenn Verwaltungs-, Zahlungsabwicklungs- und Kontrollaufgaben im gleichen Referat (in der gleichen Dienststelle) wahrgenommen werden, bitte angeben, inwieweit die Aufgaben klar getrennt sind) … … … … … … … Verbuchung der EFF-Einnahmen und -Ausgaben 3.2.1 Buchführungsregelung In welchem Buchungsinstrument werden die EFF-Mittel verbucht?  Spezielle Haushaltslinie im Staatshaushalt  Nicht im Haushalt ausgewiesen  Besonderes Bankkonto  Sonstiges (Bitte angeben) … 3.2.2 Beschreibung des Mittelflusses von der Bereitstellung bis zur Überweisung vom Konto im Mitgliedstaat, auf das sie eingezahlt werden, auf ein spezielles Konto des Endbegünstigten Etappen Name des Kontoinhabers Sachbearbeiter Eingang der von der Gemeinschaft gezahlten Mittel Endbegünstigter Ist das Bewilligungsverfahren für EFF-Zahlungen ähnlich dem für andere Zahlungen aus dem Staatshaushalt?  Ja  Nein Wenn nicht, geben Sie bitte die Unterschiede und die Gründe dafür an: … … … … … … 3.2.3 Beschreibung der (geltenden) Regeln für die Übertragung von EFF-Mitteln und staatlicher Kofinanzierungsmittel, wenn staatliche Mittel gezahlt werden … … … … … … … … 4. ANALYSE DER MANAGEMENTVERFAHREN — BESCHREIBUNG DER WEGE UND VERFAHREN 4.1 Ausarbeitung des Mehrjahres- und Jahresprogramms Wer arbeitet das Mehrjahres- und Jahresprogramm aus, das an die Kommission geschickt wird? … … … … Wie wurden insbesondere die Finanzpläne in diesen Programmen aufgestellt? … … … … … … Wurden für die Ausarbeitung des Mehrjahresarbeitsprogramms Kontakte zu geeigneten Partnern oder vor der Erstellung des Jahresprogramms zu möglichen Begünstigen aufgenommen (Aufforderung zur Interessenbekundung, Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, Ausschreibungen)? … … … … 4.2 Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und Auswahl von Vorschlägen/Ausschreibungen Hat die zuständige Behörde/beauftragte Behörde Unterlagen (Handbücher, Rundschreiben, Leitfäden) zu den nachstehend aufgeführten Verfahren herausgegeben? Ja  Nein  4.2.1 Ausarbeitung von Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen/Ausschreibungen — Ausarbeitung und Validierung der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen/Ausschreibung Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) Beizufügende Unterlagen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen 2005 (einschließlich Teilnahmeformulare); Ausschreibungen — Wer wird vor Fertigstellung der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen/Ausschreibung konsultiert? Andere Dienststellen  Andere nationale Behörden  Europäische Kommission  Sonstige  (bitte angeben) … 4.2.2 Veröffentlichung der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen/Ausschreibung Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.)

— Weg der Veröffentlichung: — im nationalen Amtsblatt oder im Amtsblatt der EU (wenn in den Regeln über das öffentliche Auftragswesen vorgesehen)  — auf speziellen Websites  — in der Presse  — in der Fachpresse  — in Broschüren und Mappen  — Sonstiges  (bitte angeben) … 4.2.3 Hilfe bei der Ausarbeitung von Vorschlägen/Angeboten (also Unterlagen oder Erklärungen zu Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen/Ausschreibungen, beispielsweise Leitfäden für Antragsteller usw.) Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) Beizufügende Unterlagen Vorhandene Unterlagen oder Entwürfe 4.2.4 Entgegennahme und Registrierung der Vorschläge/Angebotsunterlagen Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) — Bestätigung des Eingangs des Vorschlags/Angebots durch: — Empfangsbestätigung  — Schreiben/Fax/E-Mail  — Sonstiges  (bitte angeben) … — Keine Empfangsbestätigung  — Überprüfung der Einhaltung der Absende-/Eingangsfristen und der Vollständigkeit der Vorschlags-/Antragsunterlagen: Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) 4.2.5 Auswertung der Vorschläge/Angebotsunterlagen a) Prüfung unter verwaltungstechnischen Gesichtspunkten (Angaben zu Antragstellern, Prüfung anhand der Förderfähigkeitskriterien usw.) Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) b) Prüfung der technischen Aspekte (Prüfung anhand der in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen/Ausschreibung aufgeführten Auswahl- und Zuschlagskriterien) Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) Wurden genaue Auswahl- und Zuschlagskriterien festgelegt? Ja  Nein  Wenn ja, sind sie in einer Unterlage enthalten (analytische Checkliste usw.)? Ja  Nein  c) Prüfung der Finanzangaben Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) Wurden genaue Kriterien (Bezugswerte/Höchstsätze für jede Ausgabenkategorie) festgelegt? Ja  Nein  Wenn ja, sind sie in einer Unterlage enthalten (Checkliste usw.)? Ja  Nein  4.2.6 Bezug zu anderen Initiativen und Programmen der Gemeinschaft Wird geprüft, ob Überschneidungen mit Maßnahmen/Projekten (z. B. EQUAL) vorhanden sein könnten, die in Ihrem Mitgliedstaat im Rahmen anderer Gemeinschaftsinitiativen oder -programmen finanziert werden? Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) 4.2.7 Bewertung und Auswahl von Vorschlägen/Auftragsvergabeverfahren Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) (Führen Sie auf, wer (interne, externe Prüfer, Bewertungsausschüsse) an der Bewertung der Vorschläge/Angebote beteiligt ist) … … … … … 4.2.8 Auswahl-/Ablehnungsentscheidung Wer ist offiziell zuständig für Entscheidungen über die Auswahl oder Ablehnung von Vorschlägen/Angeboten? Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) 4.2.9 Mitteilung der Entscheidungen zur Ablehnung von Vorschlägen/Angeboten Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) Werden die Gründe für die Ablehnung dem Antragsteller/Bieter in einem Schreiben mitgeteilt? Ja  Nein  Werden in dem Schreiben die Gründe für die Ablehnung angegeben? Ja  Nein  4.2.10 Annahme des Projekts/Kofinanzierungsentscheidung/Auftragsvergabe Buchführungsregelung für ausgewählte Projekte Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) Wer unterschreibt die Finanzierungsvereinbarung/Zuschlagsentscheidung im Namen der zuständigen/beauftragten Behörde? (Mustervereinbarung und an den Begünstigten geschickte Musterberichte bitte beifügen) Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) Beizufügende Unterlagen Finanzierungsvereinbarung(en) — Muster 4.3 Verwaltung und Zahlung von Zuschüssen 4.3.1 Zahlungsregelungen gemäß der (den) Finanzierungsvereinbarung(en) mit dem Begünstigten Zahlung Betrag (Anteil an den Gesamtkosten in %) Zahlungsbedingungen (vom Begünstigten vorzulegende Berichte) Frist (gerechnet ab Projektabschluss) Erste Vorfinanzierung Zweite Vorfinanzierung Rest Wurden dem Begünstigten Muster für die Sachstands- und Schlussberichte zur Verfügung gestellt? (Muster des Sachstands- und Schlussberichts bitte beifügen) Ja  Nein  Wurden dem Begünstigten Muster der Finanzberichte/Zahlungsanträge zur Verfügung gestellt? (Muster-Finanzberichte und -Zahlungsanträge bitte beifügen) Ja  Nein  4.3.2 Begleitung der Projektdurchführung Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) Sind im Rahmen der Begleitmaßnahmen Projektinspektionen vor Ort vorgesehen? Ja  Nein  Wenn ja, wie werden sie durchgeführt (Frequenz, Prüfung der Projekttätigkeiten/finanziellen Aspekte usw.)? … … … … 4.3.3 Entgegennahme und Prüfung von Zahlungsanträgen für Projekte Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) Wird bei der Prüfung der Zahlungsanträge Folgendes überprüft: Erste Vorfinanzierung (Ja/Nein) Zweite Vorfinanzierung (Ja/Nein) Rest (Ja/Nein) Übereinstimmung des angeforderten Betrags mit dem in der Vereinbarung angegebenen Betrag Identität des Bewerbers und Gültigkeit der Bankverbindung für die Zahlung Ausführung des Projekts nach Maßgabe der Finanzierungsvereinbarung Vollständige ausführliche Auflistung der Projektausgaben Berechnungen in der Ausgabenerklärung des Begünstigten Übereinstimmung der angegebenen Ausgaben mit dem Kostenvoranschlag Belege für die angegebenen Ausgaben Anteil der belegten angegebenen Ausgaben: … % Ausgabenbescheinigung durch externe Einrichtung (Rechnungsprüfer, Prüfer usw.) Übereinstimmung der angegebenen Ausgaben mit den Bestimmungen der Kommissionsentscheidung … 4.3.4 Veranlassung von Zahlungen/Rückforderungen von den Begünstigten Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) 4.3.5 Zahlungs-/Einziehungsanordnung Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) 4.3.6 Zahlung/Einziehung Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) Wird bei der Vornahme der Zahlung/Einziehung Folgendes geprüft: Erste Vorfinanzierung Vorschuss (Ja/Nein) Zweite Vorfinanzierung Zwischenzahlung (Ja/Nein) Abschluss (Ja/Nein) Existenz einer gültigen vertraglichen Verpflichtung für das Projekt(Finanzierungsvereinbarung) Gültige Zahlungs-/Einziehungsbewilligung (Checkliste) Zahlungs-/Einziehungsanordnung ordnungsgemäß vom Zeichnungsberechtigten unterschrieben Genauer Rechtsstatus und Bankverbindung des Begünstigten Ordnungsgemäße Verbuchung der Zahlungs-/Einziehungsanforderung 4.3.7 Zahlungsmodalitäten Wie erhalten die Begünstigten die Gelder? Banküberweisung  Scheck  Sonstiges  4.3.8 Weiterbearbeitung der Rückforderungen (Welche Vorkehrungen werden für die Weiterbearbeitung von Einziehungsanordnungen und die Gewährleistung der Rückzahlung von Projektmitteln getroffen?) … … … … … … … … 4.3.9 Verfahren für die Neuzuweisung von Mitteln, die im Rahmen des EFF zurückgezahlt werden (falls zutreffend) … … … … … … … … 4.4 Ausgabenerklärungen und Zahlungsanträge des Mitgliedstaats 4.4.1 Ausgabenerklärung Welche Dienststelle/Stelle stellt Ausgabenerklärungen für die Europäische Kommission aus? Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) Welche Behörde bescheinigt die an die Europäische Kommission gesendeten Ausgabenerklärungen Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Sachbearbeiter/Stelle/zuständige Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) 4.4.2 Zahlungsantrag Welche Dienststelle erstellt die an die Europäische Kommission gesendeten Zahlungsanträge (Artikel …) Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) 5. KONTROLLE UND RECHNUNGSPRÜFUNG 5.1 Für Projektkontrollen (gemäß Artikel 25 Buchstabe a) zuständige Dienststellen Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle (3) Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) 5.2 Merkmale der Projektkontrolle Indikatoren Ja Nein Aufbau der Kontrollen: — zentralisiert — dezentral — extern Umfang des beteiligten Kontrollpersonals Art der Kontrollen: Kontrollen auf der Grundlage von Risikoanalysen? — Ex ante — projektbegleitend — Ex post Unter Berücksichtigung des Stichprobenverfahrens gemäß Artikel 7 wird ein Jahresprogramm erstellt Umfassen die Kontrollen Folgendes: Ja Nein Prüfung, ob die Projektauswahlverfahren eingehalten werden Prüfung, ob die Projektziele mit den Zielen des nationalen Durchführungsprogramms für den EFF in Einklang stehen Prüfung, ob die von den Begünstigten übertragenen Ausgaben den Belegen entsprechen Prüfung, ob die Ausgaben den Gemeinschaftsanforderungen, den Anforderungen des nationalen Auswahlverfahrens, den Vertragsbedingungen oder den Bedingungen der Finanzierungsvereinbarung entsprechen und die Arbeiten tatsächlich ausgeführt werden Prüfung, ob eine nationale Kofinanzierung tatsächlich erfolgt Prüfung der Einhaltung der von der zuständigen/zwischengeschalteten Behörde festgelegten Verfahren und Wege für die Prüfung, Genehmigung und Ausführung der Zahlungen an die Begünstigten Prüfung, ob der Finanzierungsbetrag die Höchstgrenzen nach Artikel 23 der Entscheidung 2004/904/EG nicht überschreitet Prüfung, ob die Mittel tatsächlich an die Begünstigten gezahlt wurden Überprüfung des Prüfpfads Prüfung, ob die genehmigten Projektausgaben und die Einnahmen den von der zuständigen Behörde in den Ausgabenerklärungen für die Europäische Kommission angegebenen Ausgaben und Einnahmen entsprechen 5.3 Follow-up der Kontrollen a) An wen werden Berichte geschickt?  die Begünstigten der kontrollierten Projekte  den Verwaltungsrat der zuständigen Behörde  die interne Rechnungsprüfungsdienststelle der zuständigen Behörde  die nationalen Rechnungsprüfbehörden  sonstige Einrichtungen (bitte ausführen) … b) Welche weiteren Maßnahmen werden aufgrund dieser Berichte getroffen? — hinsichtlich der betroffenen Projekte (Finanzkorrekturen, Kontrollen anderer Projekte, die von den gleichen Begünstigten durchgeführt werden, usw.) … … … — in der zuständigen/zwischengeschalteten Behörde (Änderungen und Korrekturen an den Verfahren/Verfahrenshandbüchern, Checklisten usw.) … … … … … 5.4 Rechnungsprüfung bei der zuständigen/zwischengeschalteten Behörde Werden bei der zuständigen/zwischengeschalteten Behörde Rechnungsprüfungen durchgeführt? Ja  Nein  Welche Dienststellen oder Behörden sind befugt, diese Prüfungen vorzunehmen?  Interne Rechnungsprüfungsdienststelle der zuständigen/zwischengeschalteten Behörde  Rechnungsprüfungsdienststelle einer anderen Einrichtung  Nationale Rechnungsprüfungsstelle (Rechnungshof) Wurde seit dem Inkrafttreten der Entscheidung 2004/904/EG des Rates eine solche Rechnungsprüfung vorgenommen Ja  Nein  Wenn ja: Wann? … Durch welche Behörde? … Ist (Sind) der (die) Bericht(e) verfügbar? … Welche Maßnahmen wurden auf den Bericht hin getroffen? … … … … … … … 6. PRÜFPFAD Wo werden folgende Unterlagen aufbewahrt? Unterlagen Zuständiges Referat/Dienststelle Für wie lange? Nationales Mehrjahres- und Jahresprogramm Beschluss der Europäischen Kommission über das Mehrjahres- und Jahresprogramm Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen/Ausschreibung Antragsunterlagen/Vertragsunterlagen Prüfung der verwaltungstechnischen, technischen und finanziellen Aspekte der eingegangenen Vorschläge (Bewertungsschemata) und Berichte des Bewertungsausschusses Kofinanzierungsentscheidung oder Ablehnung Projektfinanzierungsvereinbarung Mittelbindungsentscheidungen für die Projekte Sachstandsberichte und Schlussberichte der Begünstigten Finanzberichte und Zahlungsanträge für kofinanzierte Projekte Belege für die Ausgaben und Einnahmen der kofinanzierten Projekte Zahlungs-/Einziehungsbewilligungen (Checklisten) Zahlungs/Einziehungsanordnungen Nachweis der Zahlung/Rückzahlung von Mitteln Berichte über Projektkontrollen Berichte über die innerstaatlichen Überprüfungen der Verwaltungs- und Kontrollsysteme an die Europäische Kommission gesandte Ausgabenerklärungen an die Europäische Kommission gesandte Zahlungsanträge an die Europäische Kommission gesandter Schlussbericht Nachweis der von der Europäischen Kommission erhaltenen Zahlung 7. BEWERTUNG 7.1 Für die Bewertung zuständige Dienststellen Vorgesehen? Ja/Nein/unzutreffend Zuständige Stelle/Dienststelle (4) Form (Handbuch, Rundschreiben, Leitfaden, Checkliste usw.) 7.2 Bewertungszeitplan Wie oft werden EFF-Maßnahmen bewertet?  Zwischenbewertung  Abschließende Bewertung 7.3 Indikatoren Wurden Indikatoren für die Begleitung und Bewertung der Projekte und nationalen Programme festgelegt, und werden sie in der Abwicklungsphase erfasst? Ja  Nein  Wurden genaue Indikatoren für jede in den Artikeln 4, 5, 6 und 7 der Entscheidung 2004/904/EG vorgesehene Maßnahmenart festgelegt? Fertigstellungsindikatoren für Mittel und Projekte (ankreuzen, wenn vorhanden) Fertigstellungsindikatoren für Maßnahmen (ankreuzen, wenn vorhanden) Ergebnisindikatoren für Maßnahmen (ankreuzen, wenn vorhanden) Wirkungsindikatoren für Maßnahmen (ankreuzen, wenn vorhanden) 1. Aufnahmebedingungen und Asylverfahren — Unterstützung von Einzelpersonen — Strukturmaßnahmen 2. Integration — Unterstützung von Einzelpersonen — Strukturmaßnahmen 3. Freiwillige Rückkehr — Unterstützung von Einzelpersonen — Strukturmaßnahmen (1) Gegebenenfalls externe Berater angeben. (2) Anmerkung: Überprüfungen durch die zuständige Behörde oder in deren Auftrag (externer Prüfer, öffentliche Stellen) zur Kontrolle (Artikel 25 Buchstabe a, also nicht direkt im Rahmen der täglichen Begleitung des Projektmanagements (Prüfung und Entscheidung, Zahlungsanträge), usw. (3) Auch angeben, wenn die Kontrollen durch externe Stellen vorgenommen werden. (4) Gegebenenfalls auch externe Berater angeben.

ANHANG 2 EUROPÄISCHER FLÜCHTLINGSFONDS JAHRESPROGRAMM 2005 — ENTWURF 1. MITGLIEDSTAAT … 2. MODALITÄTEN FÜR DIE AUSWAHL DER IM RAHMEN DES JAHRESPROGRAMMS ZU FINANZIERENDEN PROJEKTE Entsprechen die Modalitäten für die Auswahl der im Rahmen des Jahresprogramms zu finanzierenden Projekte dem Mehrjahresprogramm? Wenn nicht, geben Sie nachstehend bitte an, was geändert wurde. … … … … … … … … … … … … … … … 3. MASSNAHMEN 3.1 Massnahme A: Aufnahmebedingungen und Asylverfahren i. Begründung der Maßnahme … … ii. Zweck der Maßnahme … … iii. Finanzplan (1) Mittel aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds A 0,00 € 0,00 % Staatliche Zuwendungen B 0,00 € 0,00 % Regionale Zuwendungen C 0,00 € 0,00 % Zuwendungen der Gebietskörperschaften D 0,00 € 0,00 % Einzelstaatliche Zuwendungen E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Öffentliche Zuwendungen insgesamt F = A+E 0,00 € 0,00 % Nicht-öffentliche Zuwendungen G 0,00 € 0,00 % Gesamtkosten H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Zeitplan (Die Projekte sollten zwischen 1. Januar und dem 31. Dezember des Programmjahres anlaufen. Davon ausgenommen sind die Projekte des Jahresprogramms 2005, die zwischen dem 1. Januar 2005 und dem 30. Juni 2006 anlaufen sollten. Für das Jahresprogramm 2005 können ab dem 1. Januar 2005 getätigte Projektausgaben gemacht werden) Projektbeginn: … Projektende: … v. Durchzuführende Maßnahmen (Kurzbeschreibung) Verweis auf Maßnahmen nach Artikel 5 der Entscheidung 2004/904/EG. vi. Zielgruppen In Artikel 3 der EFF-Entscheidung 2004/904/EG definierte Personen (bitte Rechtsstellung angeben). vii. Begünstigte (NRO, bundes- oder zentralstaatliche, regionale oder örtliche Behörden, sonstige gemeinnützige Organisationen usw.) viii. Beteiligte nationale Behörden Bitte angeben, wenn es sich um andere Stellen als die zuständige Behörde gemäß Artikel 13 der EFF-Entscheidung handelt. ix. Erwartete Ergebnisse (quantifiziert) Die Liste enthält Beispiele, sie ist nicht vollständig: — Verbesserung der Infrastrukturen oder Dienste für die Unterbringung (Zahlenangaben) — Bereitstellung materieller Hilfe, medizinische und psychologische Betreuung — Sozialer Beistand, Information oder Unterstützung bei Verwaltungsangelegenheiten — Unterstützungsdienste wie Übersetzungen und Ausbildung, um die Aufnahmebedingungen sowie die Effizienz und Qualität der Asylverfahren zu verbessern — Verbesserung der Information der ortsansässigen Bevölkerung, die mit den aufgenommenen Personen in Kontakt kommt — Art und Umfang spezieller Maßnahmen für besonders schutzbedürftige Personengruppen — Kontakt der Zielgruppen zu einem Rechtsbeistand oder sonstigem Berater — Zahl der Personen, die die Projektleistungen (Information, Übersetzung von Dokumenten usw.) in Anspruch nehmen — Konkrete Verbesserungen bei der Bearbeitung von Asylanträgen — Bessere Vertretung von Asylbewerbern (zum Beispiel durch Rechtshilfe) — Sonstiges (bitte ausführen). x. Bekanntmachung der EFF-Kofinanzierung Beschreiben Sie die Maßnahmen zur Bekanntmachung der EFF-Kofinanzierung von Tätigkeiten im Zusammenhang mit den kofinanzierten Projekten. … … xi. Komplementarität mit ähnlichen, über andere Instrumente finanzierten Maßnahmen und einzelstaatlichen Maßnahmen Weisen Sie bitte nach, dass die vorgeschlagenen Maßnahmen mit ähnlichen Maßnahmen, die über andere nationale (darunter regionale und lokale) oder gemeinschaftliche Instrumente finanziert werden, koordiniert werden und einzelstaatliche Maßnahmen nicht ersetzen, sondern ergänzen. … … 3.2. Massnahme B: Integration von Personen im Sinne des Artikels 3 der Entscheidung 2004/904/EG, deren Aufenthalt in dem betreffenden Mitgliedstaat dauerhaft und beständig ist i. Begründung der Maßnahme … … ii. Zweck der Maßnahme … … iii. Finanzplan (2) Mittel aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds A 0,00 € 0,00 % Staatliche Zuwendungen B 0,00 € 0,00 % Regionale Zuwendungen C 0,00 € 0,00 % Zuwendungen der Gebietskörperschaften D 0,00 € 0,00 % Einzelstaatliche Zuwendungen E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Öffentliche Zuwendungen insgesamt F = A+E 0,00 € 0,00 % Nicht-öffentliche Zuwendungen G 0,00 € 0,00 % Gesamtkosten H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Zeitplan (Die Projekte sollten zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember des Programmjahres anlaufen. Davon ausgenommen sind die Projekte des Jahresprogramms 2005, die zwischen dem 1. Januar 2005 und dem 30. Juni 2006 anlaufen sollten. Für das Jahresprogramm 2005 können ab dem 1. Januar 2005 getätigte Projektausgaben geltend gemacht werden) Projektbeginn: … Projektende: … v. Durchzuführende Maßnahmen (Kurzbeschreibung) Verweis auf Maßnahmen nach Artikel 6 der Entscheidung 2004/904/EG. … … … … … vi. Zielgruppen Die in Artikel 3 der EFF-Entscheidung definierten Personen, deren Aufenthalt in dem Mitgliedstaat dauerhaft und/oder beständig ist (Bitte beachten: Asylbewerber, illegale oder sonstige Einwanderer sind nicht einzubeziehen). vii. Begünstigte (NRO, bundes- oder zentralstaatliche, regionale oder örtliche Behörden, sonstige gemeinnützige Organisationen usw.) viii. Beteiligte nationale Behörden Bitte angeben, wenn es sich um andere Stellen als die zuständige Behörde gemäß Artikel 13 der EFF-Entscheidung 2004/904/EG handelt. ix. Erwartete Ergebnisse (quantifiziert) Die Liste enthält Beispiele, sie ist nicht vollständig: — Beratung und Unterstützung in Bereichen wie Wohnen, Lebensunterhalt, Integration in den Arbeitsmarkt, medizinische, psychologische und soziale Betreuung; materielle Hilfe und angebotene Dienste — Anzahl der Maßnahmen, die es den Begünstigten ermöglichen, sich in soziokultureller Hinsicht an die Gesellschaft des Mitgliedstaats anzupassen und die Werte der Charta der Grundrechte der Europäischen Union mitzutragen; — Maßnahmen zur Förderung der dauerhaften und nachhaltigen Teilnahme der Begünstigten am gesellschaftlichen und kulturellen Leben; — Geldwert der direkten Unterstützung (Nahrungsmittel, Kleidung, Unterbringung usw.) — Zahl der erbrachten Gesundheitsleistungen — Stundenzahl der angebotenen Aus- bzw. Fortbildungsmaßnahmen (Sprachkurse, berufsbildende Maßnahmen usw.) — Kontakt der Zielgruppen zu Sozialarbeitern — Zahl der Personen, die die Projektleistungen (Information, Übersetzung von Dokumenten usw.) in Anspruch nehmen — Konkrete Verbesserungen bei der Integration von Flüchtlingen — Maßnahmen zur Förderung der Gleichbehandlung, sowohl was den Zugang zu öffentlichen Einrichtungen als auch die Ergebnisse der Behördengänge anbelangt — Sonstiges (bitte ausführen) x. Bekanntmachung der EFF-Kofinanzierung Beschreiben Sie die Maßnahmen zur Bekanntmachung der EFF-Kofinanzierung von Tätigkeiten im Zusammenhang mit den kofinanzierten Projekten. … … … … … xi. Komplementarität mit ähnlichen, über andere Instrumente finanzierten Maßnahmen und einzelstaatlichen Maßnahmen Die Mitgliedstaaten müssen nachweisen, dass die vorgeschlagenen Maßnahmen mit ähnlichen Maßnahmen, die über andere nationale (darunter regionale und örtliche) oder gemeinschaftliche Instrumente finanziert werden, koordiniert sind und einzelstaatliche Maßnahmen nicht ersetzen, sondern ergänzen. … … … … … 3.3 Massnahme C: Freiwillige Rückkehr der Personen im Sinne des Artikels 3 der Entscheidung 2004/904/EG, sofern sie keine neue Staatsangehörigkeit angenommen und das staatsgebiet des Mitgliedstaats nicht verlassen haben i. Begründung der Maßnahme … … ii. Zweck der Maßnahme … … iii. Finanzplan (3) Mittel aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds A 0,00 € 0,00 % Staatliche Zuwendungen B 0,00 € 0,00 % Regionale Zuwendungen C 0,00 € 0,00 % Zuwendungen der Gebietskörperschaften D 0,00 € 0,00 % Einzelstaatliche Zuwendungen E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Öffentliche Zuwendungen insgesamt F = A+E 0,00 € 0,00 % Nicht-öffentliche Zuwendungen G 0,00 € 0,00 % Gesamtkosten H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Zeitplan (Die Projekte sollten zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember des Programmjahres anlaufen. Davon ausgenommen sind die Projekte des Jahresprogramms 2005, die zwischen dem 1. Januar 2005 und dem 30. Juni 2006 anlaufen sollten. Für das Jahresprogramm 2005 können ab dem 1. Januar 2005 getätigte Projektausgaben geltend gemacht werden) Projektbeginn: … Projektende: … v. Durchzuführende Maßnahmen (Kurzbeschreibung) Verweis auf Maßnahmen nach Artikel 7 der Entscheidung 2004/904/EG. … … … … … vi. Follow-up nach der freiwilligen Rückkehr Beschreibung des Systems zur Begleitung und zum Follow-up nach der freiwillige Rückkehr. vii. Zielgruppen In Artikel 3 der EFF-Entscheidung definierte Personen, sofern sie keine neue Staatsangehörigkeit (eingebürgerte Personen) erworben und das Hoheitsgebiet des Mitgliedstaats nicht verlassen haben (bitte ausführen). viii. Begünstigte (NRO, bundes- oder zentralstaatliche, regionale oder örtliche Behörden, sonstige gemeinnützige Organisationen usw.) ix. Beteiligte nationale Behörden Bitte angeben, wenn es sich um andere Stellen als die zuständige Behörde gemäß Artikel 13 der EFF-Entscheidung 2004/904/EG handelt. x. Erwartete Ergebnisse (quantifiziert) Die Liste enthält Beispiele, sie ist nicht vollständig: — Anzahl der Personen, die Information und Beratung über die Maßnahmen oder Programme für die freiwillige Rückkehr erhalten — Zahl der Rückkehrer (Fachkräfte, Haushaltsvorstände, Familienangehörige) — Zahl der Personen, die trotz erhaltener Rückkehrhilfe im Mitgliedstaat verblieben sind — Wirtschaftlicher Zusatznutzen für das Herkunftsland (Zahl der geschaffenen Arbeitsplätze, Unternehmensgründungen usw.) — Information über rückkehrrelevante Aspekte einschließlich der wirtschaftlichen, administrativen und politischen Lage im Herkunftsland, der Beschäftigungsmöglichkeiten, der Eigentumsrechte und sonstiger rechtlicher Angelegenheiten — Geldwert der finanziellen Unterstützung für Rückkehrer — Zusammenarbeit mit Trägern ähnlicher Projekte in anderen Mitgliedstaaten — Kontakt der Zielgruppe zu Beratern — Zahl der Personen, die die angebotenen Projektleistungen (Information über die Lage in den Herkunftsländern bzw. -gebieten bzw. in den früheren Aufenthaltsländern) in Anspruch nehmen — Quantifizierung der Wirkung von Maßnahmen, die von Organisationen der in der Europäischen Union ansässigen Personen zur Erleichterung der freiwilligen Rückkehr der in der Entscheidung 2004/904/EG genannten Personen durchgeführt werden — Maßnahmen zur Förderung der Planung und Durchführung nationaler Rückkehrförderungsinitiativen und -programme — Sonstiges (bitte ausführen). xi. Bekanntmachung der EFF-Kofinanzierung Beschreiben Sie die Maßnahmen zur Bekanntmachung der EFF-Kofinanzierung von Tätigkeiten im Zusammenhang mit den kofinanzierten Projekten. … … … … … xii. Komplementarität mit ähnlichen, über andere Instrumente finanzierten Maßnahmen und einzelstaatlichen Maßnahmen Die Mitgliedstaaten müssen nachweisen, dass die vorgeschlagenen Maßnahmen mit ähnlichen Maßnahmen, die über andere nationale (darunter regionale und örtliche) odergemeinschaftliche Instrumente finanziert werden, koordiniert sind und einzelstaatliche Maßnahmen nicht ersetzen, sondern ergänzen. 4. TECHNISCHE UNTERSTÜTZUNG i. Begründung der technischen Unterstützung Ausführliche Beschreibung der verfügbaren Mittel und des zusätzlichen Bedarfs für die Durchführung des EFF-Programms. … … ii. Zweck der technischen Unterstützung (Artikel 18 der Entscheidung 2004/904/EG) … … iii. Finanzplan (4) Mittel aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds A 0,00 € 0,00 % Staatliche Zuwendungen B 0,00 € 0,00 % Regionale Zuwendungen C 0,00 € 0,00 % Zuwendungen der Gebietskörperschaften D 0,00 € 0,00 % Einzelstaatliche Zuwendungen E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Öffentliche Zuwendungen insgesamt F = A+E 0,00 € 0,00 % Nicht-öffentliche Zuwendungen G 0,00 € 0,00 % Gesamtkosten H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Zeitplan (Die Maßnahmen der technische Unterstützung sollten zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember des Programmjahres anlaufen. Davon ausgenommen sind die Projekte des Jahresprogramms 2005, die zwischen dem 1. Januar 2005 und dem 30. Juni 2006 anlaufen sollten. Für das Jahresprogramm 2005 können ab dem 1. Januar 2005 bis 31. Dezember 2006 getätigte Ausgaben geltend gemacht werden) Projektbeginn: … Projektende: … v. Durchzuführende Maßnahmen (Kurzbeschreibung) Maßnahmen der technischen und administrativen Hilfe bei der Vorbereitung, Begleitung und Bewertung von Programmmaßnahmen, beispielsweise: a) Kosten der Vorbereitung, Auswahl, Bewertung und Begleitung der aus dem EFF kofinanzierten Maßnahmen. Werden EDV-Ausrüstungen geleast oder erworben, muss der Bedarf von der zuständigen Behörde ordnungsgemäß begründet werden und im Verhältnis zum Gesamtumfang des Programms stehen. Geleaste oder erworbene Ausrüstungen dürfen nur für die Durchführung des Programms genutzt werden. Es gelten die für Leasing maßgeblichen Zuschussfähigkeitsregeln. b) Informationsmaßnahmen und mit der Bekanntmachung der EFF-Kofinanzierung verbundene Kosten. c) Kosten in Verbindung mit Rechnungsprüfungen sowie Kontrollen der Projekte vor Ort. d) Aufwendungen für Arbeitsentgelte, einschließlich Sozialversicherungsbeiträgen, sind nur in folgenden Fällen förderfähig: e) Beamte, die durch förmliche Entscheidung der zuständigen Behörde vorübergehend zur Ausführung der unter 2-4 genannten Aufgaben abgestellt werden. f) Bedienstete auf Zeit oder Beschäftigte des privaten Sektors, die ausschließlich zur Ausführung der unter 2-4 genannten Aufgaben eingestellt werden. vi. Vergabeverfahren Die das EFF-Programm durchführende Behörde (und gegebenenfalls andere, an der Durchführung beteiligte Stellen). Geben Sie insbesondere das Vergabeverfahren für die technische Unterstützung an. vii. Beteiligte nationale Behörden Bitte angeben, wenn es sich um andere Stellen als die zuständige Behörde gemäß Artikel 13 der EFF-Entscheidung handelt. viii. Erwartete Ergebnisse (quantifiziert) zum Beispiel: — Quantifizierte Verbesserung der Durchführung der EFF-Maßnahmen — Verbesserung der Ausarbeitung der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen und der Programmvorbereitung (Angabe in Mann-Tagen) — Auswertung der Projektvorschläge (Anzahl): — Auswahl der Projekte (voraussichtliche Anzahl): — Projektbegleitung und Programmverwaltung (Angabe in Mann-Tagen) — Rechnungsprüfungen und Kontrollen vor Ort (Zahl der Rechnungsprüfungen/Kontrollbesuche): — Bewertungsberichte (Angabe in Mann-Tagen) — Informationskampagnen (bitte ausführen) — Geleaste oder erworbene Ausrüstungen (bitte ausführen) — Sonstiges (bitte ausführen) ix. Bekanntmachung der EFF-Kofinanzierung Die EFF-Finanzierung ist bei allen Projektmaßnahmen, die aus Mitteln dieses Fonds gefördert werden, bekannt zu machen. x. Komplementarität mit ähnlichen, über andere Instrumente finanzierten Maßnahmen und einzelstaatlichen Maßnahmen Die Mitgliedstaaten müssen nachweisen, dass die vorgeschlagenen Maßnahmen mit ähnlichen Maßnahmen, die über andere nationale (darunter regionale und örtliche), gemeinschaftliche oder internationale Instrumente finanziert werden, koordiniert sind und einzelstaatliche Maßnahmen nicht ersetzen, sondern ergänzen. 5. INDIKATIVER FINANZIERUNGSPLAN FÜR DAS GESAMTE JAHR (5) Mittel aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds A 0,00 € 0,00 % Staatliche Zuwendungen B 0,00 € 0,00 % Regionale Zuwendungen C 0,00 € 0,00 % Zuwendungen der Gebietskörperschaften D 0,00 € 0,00 % Einzelstaatliche Zuwendungen E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Öffentliche Zuwendungen insgesamt F = A+E 0,00 € 0,00 % Nicht-öffentliche Zuwendungen G 0,00 € 0,00 % Gesamtkosten H = F+G 0,00 € 0,00 % (1) Siehe Artikel 15 der Entscheidung. (2) Siehe Artikel 15 der Entscheidung. (3) Siehe Artikel 15 der Entscheidung. (4) Höchstens 7 % der jährlichen Zuwendung des Mitgliedstaats zzgl. 30 000 EUR. Kofinanzierung ist nicht obligatorisch. Siehe Artikel 15 der Entscheidung. (5) Siehe Artikel 15 der Entscheidung.

ANHANG 3 SACHSTANDSBERICHT (MUSTER) (Artikel 23 Absatz 3 der Entscheidung 2004/904/EG) Einzureichen bei Europäische Kommission Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit Referat B/4 Europäischer Flüchtlingsfonds B-1049 Brüssel Mitgliedstaat: …Jahresprogramm für das Jahr: …Zuständige Behörde: …(Name des Ansprechpartners, Dienststelle oder Einrichtung, Anschrift, Fax, Telefon, E-Mail)Abgabefrist: wenn der Endbegünstigte 70 % der ersten Vorfinanzierung erhalten hat. A. VERWALTUNG UND LEITUNG DES PROGRAMMS (1) Beschreibung der Managementstrukturen für das Jahresprogramm, der Hauhaltsabläufe, der Methoden und Kriterien für die Projektauswahl, des Überwachungssystems (wenn identisch mit den Angaben im Kofinanzierungsantrag, einfach auf den Kofinanzierungsantrag verweisen); (2) Projektauswahl: ergriffene Maßnahmen und Ergebnisse (z. B. Datum der Veröffentlichung der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, Anzahl der Antragsteller, Anzahl der ausgewählten Projekte, Durchschnittskosten der ausgewählten Projekte). Beschreibung der technischen Unterstützung bei der Durchführung des Programms: (3) Information und PR: Maßnahmen. Ausführliche Beschreibung der Maßnahmen zur Bekanntmachung der Kofinanzierung durch die Gemeinschaft. In allen Projektunterlagen und -veröffentlichungen muss auf die EU-Kofinanzierung hingewiesen werden: „Dieses Projekt wird vom Europäischen Flüchtlingsfonds kofinanziert“: (4) Information über die gemäß Artikel 25 Absatz 1 der Entscheidung 2004/904/EG durchgeführten Kontrollen: (5) Information über die Risiken im Zusammenhang mit den Tätigkeiten (ein Risiko ist ein Ereignis, das sich auf die Erreichung der Ziele auswirken könnte). B. PROGRAMMDURCHFÜHRUNG (1) Zeitplan — Beginn der Durchführung des nationalen Jahresprogramms: — Abschluss des nationalen Jahresprogramms (Frist für die Verauslagung der Kosten gemäß der Kofinanzierungsentscheidung): (2) Finanzielle Aspekte tabellarischer Finanzbericht (Datum angeben — frühestens einen Monat vor Einreichung des Syntheseberichts). FINANZBERICHT (Sachstandsbericht Art. 23 Abs. 3) NATIONALE EFF-PROGRAMME LAND Stand zum Programmjahr

Geplant (1) Mittelbindungen (2) Zahlungen (3) Zahlungsquote (4=3/2) Gesamtkosten a) EFF-Mittel b) Gesamtkosten a) Förderfähige Gesamtkosten b) EFF-Mittel c) Gesamtkosten a) Förderfähige Gesamtkosten b) Endgültiger Betrag der zu zahlenden EFF-Mittel c) Getätigte EFF-Zahlung d) Gesamtkosten a) Endgültiger Betrag der zu zahlenden EFF-Mittel b) Gezahlte EFF-Mittel c) Noch zu zahlende EFF-Mittel/durch zuständige Behörde einzuziehende Mittel 5) Tätigkeit A — Aufnahme- und Asylverfahren Maßnahme 1 Maßnahme 2 Maßnahme 3 Tätigkeit A insgesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Tätigkeit B — Integration Maßnahme 1 Maßnahme 2 Tätigkeit B insgesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Tätigkeit C — Freiwillige Rückkehr Maßnahme 1 Maßnahme 2 Tätigkeit C insgesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Tätigkeit D — Projekte im Bereich mehrerer Tätigkeiten Maßnahme 1 Maßnahme 2 Tätigkeit D insgesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 MASSNAHMEN INSGESAMT 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Tätigkeit E Technische Unterstützung insgesamt INSGESAMT 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Geplant = wie im vereinbarten Jahresprogramm geplant (in dieser Phase manchmal keine Angaben zu einzelnen Projekten möglich). (1a) Gesamtkosten = im genehmigten Jahresprogramm veranschlagte Gesamtkosten der Maßnahmen. (1b) EFF-Mittel = Höhe der EFF-Mittel pro Maßnahme, wie im genehmigten Jahresprogramm veranschlagt. (2) Mittelbindungen = wie vereinbart zwischen zuständiger Behörde und der begünstigten Stelle und in der Kofinanzierungsvereinbarung/Finanzierungsentscheidung festgelegt. (2a) Gesamtkosten = Gesamtkosten der Maßnahme, wie in der Kofinanzierungsvereinbarung/Finanzierungsentscheidung festgelegt. (2b) Förderfähige Gesamtkosten = Förderfähige Gesamtkosten der Maßnahme, wie in der Kofinanzierungsvereinbarung/Finanzierungsentscheidung festgelegt (= Gesamtkosten – Sachleistungen). (2c) EFF-Mittel = Höchstsatz der EFF-Mittel, wie vereinbart zwischen zuständiger Behörde und Begünstigten und in der Kofinanzierungsvereinbarung/Finanzierungsentscheidung festgelegt. (3) Zahlungen = tatsächlich angefallene Kosten und Zahlung erfolgt. (3a) Gesamtkosten = Gesamtkosten der Maßnahme, die dem Begünstigten entstanden sind und von der zuständigen Behörde genehmigt wurden. (3b) Förderfähige Gesamtkosten = Förderfähige Kosten der Maßnahme, die dem Begünstigten entstanden sind und von der zuständigen Behörde genehmigt wurden (= Gesamtkosten – Sachleistungen). (3c) Endgültiger Betrag der zu zahlenden EFF-Mittel = endgültig zugewiesene EFF-Mittel, die dem Begünstigten nach der Kofinanzierungsvereinbarung/Finanzierungsentscheidung zu zahlen sind; die Kosten müssen von der zuständigen Behörde genehmigt sein. (3d) Getätigte EFF-Zahlung = Höhe der bislang von der zuständigen Behörde an den Begünstigten bezahlten EFF-Mittel(einschließlich zurückgeforderter Beträge). (4) Anteil der bisher gezahlten Mittel an den zugesagten Mitteln. (4a) Gesamtkosten = Gesamtkosten der Maßnahme, die dem Begünstigten entstanden sind und von der zuständigen Behörde genehmigt wurden (3a) im Verhältnis zu den Gesamtkosten der Maßnahme, wie in der Kofinanzierungsvereinbarung oder Finanzierungsentscheidung festgelegt (2a). (4b) Endgültiger Betrag der zu zahlenden EFF-Mittel = endgültig zugewiesene EFF-Mittel (3c) im Verhältnis zur Höhe der für die Maßnahme bewilligten EFF-Mittel (2b). (4c) Gezahlte EFF-Mittel = Höhe der EFF-Mittel, die dem Begünstigten bislang nach der Kofinanzierungsvereinbarung oder Finanzierungsentscheidung bezahlt wurden, (3d) im Verhältnis zur Höhe der für die Maßnahme bewilligten EFF-Mittel nach der Kofinanzierungsvereinbarung oder Finanzierungsentscheidung (2b). (5) Noch zu zahlende EFF-Mittel/noch einzuziehende Mittel = Differenz zwischen den dem Begünstigten endgültig zugewiesenen EFF-Mittel nach der Kofinanzierungsvereinbarung/Finanzierungsentscheidung und der Höhe der EFF-Mittel, die dem Begünstigten bislang von der zuständigen Behörde bezahlt wurden (einschließlich zurückgeforderter Beträge) – (5) = 3(c) – 3(d). AUSGABENERKLÄRUNGEN EFF-JAHRESPROGRAMM Artikel 23 Absatz 3 und 24 der Entscheidung des Rates Aktenzeichen der Kommission: Land: Datum: (in Euro) Maßnahmen Gesamtausgaben Förderfähige Ausgaben Sachleistungen Gesamtausgaben Direkte förderfähige Kosten Förderfähige indirekte Kosten Förderfähige ausgaben ingesamt Aufnahme- und Asylverfahren Maßnahme 1 Aufnahme- und Asylverfahren Maßnahme 2 Aufnahme- und Asylverfahren Maßnahme 3 (A) Aufnahme- und Asylverfahren Insgesamt Integration Maßnahme 1 Integration Maßnahme 2 (B) Integration Insgesamt Freiwillige Rückkehr Maßnahme 1 Freiwillige Rückkehr Maßnahme 2 (C) Freiwillige Rückkehr Insgesamt Kombinierte Maßnahme 1 Kombinierte Maßnahme 2 (D) Projekte im Bereich mehrerer Tätigkeiten insgesamt (E) Technische Unterstützung GESAMT b) Von der Europäischen Kommission erhaltene Zahlungen mit Angabe des Datums: (3) Durchführung von Programmmaßnahmen a) Hauptziele der ausgewählten Projekte für jede Tätigkeit (bitte geeignete Indikatoren, wie im Kofinanzierungsantrag beschrieben, verwenden: Beispiele für ausgewählte Projekte) b) Quantifizierung der erwarteten Ergebnisse (aktuelle Zahlenangaben für die im Kofinanzierungsantrag enthaltenen Indikatoren für jede Maßnahme angeben) c) bei der Durchführung des nationalen Jahresprogramms aufgetretene Probleme d) Sonstige Anmerkungen zur Durchführung.

ANHANG 4 SCHLUSSBERICHT — MUSTER (Artikel 23 Absatz 4 der Entscheidung 2004/904/EG) Einzureichen bei Europäische Kommission Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit Referat B/4 Europäischer Flüchtlingsfonds B-1049 Brüssel Mitgliedstaat: …Jahresprogramm für das Jahr: …Zuständige Behörde: …(Name des Ansprechpartners, Dienststelle oder Einrichtung, Anschrift, Fax, Telefon, E-Mail)Abgabefrist: spätestens neun Monate nach Abgabefrist für das Jahresprogramm. A. OPERATIVE ASPEKTE (1) Beschreibung von erheblichen Änderungen der Lage in dem Mitgliedstaat gegenüber der im Jahresprogramm beschriebenen Situation: (2) Folgen dieser Entwicklungen für die Durchführung des Programms: (3) Durchgeführte Maßnahmen zur Gewährleistung der Kohärenz und Komplementarität mit anderen Maßnahmen in diesem Bereich auf Ebene des Mitgliedstaats oder der Gemeinschaft (darunter Wettbewerb, öffentliches Auftragswesen, Chancengleichheit, Umwelt usw.): B. VERWALTUNG UND LEITUNG DES PROGRAMMS (1) Beschreibung der Managementstrukturen für das Programm, der Haushaltsabläufe, der Methoden und Kriterien für die Projektauswahl, des Überwachungs- und Kontrollsystems (wenn identisch mit den Angaben im Kofinanzierungsantrag, einfach auf den Kofinanzierungsantrag verweisen); (2) Angaben zu eventuellen Änderungen am Programmmanagement und an den Überwachungssystemen: (3) Beschreibung der technischen Unterstützung bei der Durchführung des Programms: Ergebnisse: (4) Information und PR: Maßnahmen; ausführliche Beschreibung der Maßnahmen zur Bekanntmachung der Kofinanzierung durch die Gemeinschaft. In allen Projektunterlagen und -veröffentlichungen muss auf die EU-Kofinanzierung hingewiesen werden. „Dieses Projekt wird vom Europäischen Flüchtlingsfonds kofinanziert“. (Projektbezogene Veröffentlichungen, Presseartikel usw. beifügen): (5) Information über die gemäß Artikel 24 Absatz 1 der Entscheidung 2004/904/EG durchgeführten Kontrollen unter Berücksichtigung der Kosten-Nutzen-Aspekte des Stichprobenverfahrens gemäß Artikel 7 Absatz 2 der Entscheidung: (6) Information über die Risiken im Zusammenhang mit den Tätigkeiten: (ein Risiko ist ein Ereignis, das sich auf die Erreichung der Ziele auswirken könnte) C. PROGRAMMDURCHFÜHRUNG (1) Zeitplan — Beginn der Durchführung des nationalen Jahresprogramms — Abschluss des nationalen Jahresprogramms (Frist für die Verauslagung der Kosten gemäß der Kofinanzierungsentscheidung): (2) Finanzielle Aspekte tabellarischer Finanzbericht (Datum angeben — frühestens einen Monat vor Einreichung des Syntheseberichts) FINANZBERICHT (Art. 23 Abs. 4, Art. 24 Abs. 3 und Art. 28 Abs. 2) NATIONALE EFF-PROGRAMME LAND Stand zum Programmjahr

Geplant (1) Mittelbindungen (2) Zahlungen (3) Zahlungsquote (4=3/2) Gesamtkosten a) EFF-Mittel b) Gesamtkosten a) Förderfähige Gesamtkosten b) EFF-Mittel c) Gesamtkosten a) Förderfähige Gesamtkosten b) Endgültiger Betrag der zu zahlenden EFF-Mittel c) Getätigte EFF-Zahlung d) Gesamtkosten a) Endgültiger Betrag der zu zahlenden EFF-Mittel b) Gezahlte EFF-Mittel c) Noch zu zahlende EFF-Mittel/durch zuständige Behörde einzuziehende Mittel 5) Tätigkeit A — Aufnahme- und Asylverfahren Maßnahme 1 Maßnahme 2 Maßnahme 3 Tätigkeit A insgesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Tätigkeit B — Integration Maßnahme 1 Maßnahme 2 Tätigkeit B insgesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Tätigkeit C — Freiwillige Rückkehr Maßnahme 1 Maßnahme 2 Tätigkeit C insgesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Tätigkeit D — Projekte im Bereich mehrerer Tätigkeiten Maßnahme 1 Maßnahme 2 Tätigkeit D insgesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 MASSNAHMEN INSGESAMT 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Tätigkeit E Technische Unterstützung insgesamt INSGESAMT 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Geplant = wie im vereinbarten Jahresprogramm geplant (in dieser Phase manchmal keine Angaben zu einzelnen Projekten möglich). (1a) Gesamtkosten = im genehmigten Jahresprogramm veranschlagte Gesamtkosten der Maßnahmen. (1b) EFF-Mittel = Höhe der EFF-Mittel pro Maßnahme, wie im genehmigten Jahresprogramm veranschlagt. (2) Mittelbindungen = wie vereinbart zwischen zuständiger Behörde und der begünstigten Stelle und in der Kofinanzierungsvereinbarung/Finanzierungsentscheidung festgelegt. (2a) Gesamtkosten = Gesamtkosten der Maßnahme, wie in der Kofinanzierungsvereinbarung/Finanzierungsentscheidung festgelegt. (2b) Förderfähige Gesamtkosten = Förderfähige Gesamtkosten der Maßnahme, wie in der Kofinanzierungsvereinbarung/Finanzierungsentscheidung festgelegt (= Gesamtkosten — Sachleistungen). (2c) EFF-Mittel = Höchstsatz der EFF-Mittel, wie vereinbart zwischen zuständiger Behörde und Begünstigten und in der Kofinanzierungsvereinbarung/Finanzierungsentscheidung festgelegt. (3) Zahlungen = tatsächlich angefallene Kosten und Zahlung erfolgt. (3a) Gesamtkosten = Gesamtkosten der Maßnahme, die dem Begünstigten entstanden sind und von der zuständigen Behörde genehmigt wurden. (3b) Förderfähige Gesamtkosten = Förderfähige Kosten der Maßnahme, die dem Begünstigten entstanden sind und von der zuständigen Behörde genehmigt wurden (= Gesamtkosten — Sachleistungen). (3c) Endgültiger Betrag der zu zahlenden EFF-Mittel = endgültig zugewiesene EFF-Mittel, die dem Begünstigten nach der Kofinanzierungsvereinbarung/Finanzierungsentscheidung zu zahlen sind; die Kosten müssen von der zuständigen Behörde genehmigt sein. (3d) Getätigte EFF-Zahlung = Höhe der bislang von der zuständigen Behörde an den Begünstigten bezahlten EFF-Mittel(einschließlich zurückgeforderter Beträge). (4) Anteil der bisher gezahlten Mittel an den zugesagten Mitteln. (4a) Gesamtkosten = Gesamtkosten der Maßnahme, die dem Begünstigten entstanden sind und von der zuständigen Behörde genehmigt wurden (3a) im Verhältnis zu den Gesamtkosten der Maßnahme, wie in der Kofinanzierungsvereinbarung oder Finanzierungsentscheidung festgelegt (2a). (4b) Endgültiger Betrag der zu zahlenden EFF-Mittel = endgültig zugewiesene EFF-Mittel (3c) im Verhältnis zur Höhe der für die Maßnahme bewilligten EFF-Mittel (2b). (4c) Gezahlte EFF-Mittel = Höhe der EFF-Mittel, die dem Begünstigten bislang nach der Kofinanzierungsvereinbarung oder Finanzierungsentscheidun gezahlt wurden, (3d) im Verhältnis zur Höhe der für die Maßnahme bewilligten EFF-Mittel nach der Kofinanzierungsvereinbarung oder Finanzierungsentscheidung (2b). (5) Noch zu zahlende EFF-Mittel/noch einzuziehende Mittel = Differenz zwischen den dem Begünstigten endgültig zugewiesenen EFF-Mittel nach der Kofinanzierungsvereinbarung/Finanzierungsentscheidung und der Höhe der EFF-Mittel, die dem Begünstigten bislang von der zuständigen Behörde bezahlt wurden (einschließlich zurückgeforderter Beträge) - (5) = 3(c) - 3(d). ENDGÜLTIGE AUSGABENERKLÄRUNGEN EFF JAHRESPROGRAMM (Art. 23 Abs. 3 und Art. 24 Abs.3 der Entscheidung des Rates) Aktenzeichen der Kommission: Land: Datum: (in Euro) Maßnahmen Gesamtausgaben Förderfähige Ausgaben Sachleistungen Gesamtausgaben Direkte förderfähige Kosten Förderfähige indirekte Kosten Förderfähige ausgaben ingesamt Aufnahme- und Asylverfahren Maßnahme 1 Aufnahme- und Asylverfahren Maßnahme 2 Aufnahme- und Asylverfahren Maßnahme 3 (A) Aufnahme- und Asylverfahren Insgesamt Integration Maßnahme 1 Integration Maßnahme 2 (B) Integration Insgesamt Freiwillige Rückkehr Maßnahme 1 Freiwillige Rückkehr Maßnahme 2 (C) Freiwillige Rückkehr Insgesamt Kombinierte Maßnahme 1 Kombinierte Maßnahme 2 (D) Projekte im Bereich mehrerer Tätigkeiten insgesamt (E) Technische Unterstützung GESAMT

Maßnahmen Einnahmequellen Öffentlich Nicht-öffentlich Sachleistungen Insgesamt Gemeinschaft (EFF) (Höchstbetrag der zugewiesenen EFF-Mittel) National Regional Gebietskörperschaften Aufnahme- und Asylverfahren Maßnahme 1 0,00 Aufnahme- und Asylverfahren Maßnahme 2 0,00 Aufnahme- und Asylverfahren Maßnahme 3 0,00 (A) Aufnahme- und Asylverfahren Insgesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Integration Maßnahme 1 0,00 Integration Maßnahme 2 0,00 (B) Integration Insgesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Freiwillige Rückkehr Maßnahme 1 0,00 Freiwillige Rückkehr Maßnahme 2 0,00 (C) Freiwillige Rückkehr Insgesamt 0,00 Kombinierte Maßnahme 1 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Kombinierte Maßnahme 2 0,00 (D) Projekte im Bereich mehrerer Tätigkeiten insgesamt 0,00 (E) Technische Unterstützung 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Gesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Anlage zur Ausgabenerklärung In dieser Ausgabenerklärung enthaltene eingezogene Beträge Projekt Aufnahme- und Asylverfahren Maßnahme 2 Zurückzuzahlender Betrag Schuldner Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnung Stelle, die diese Einziehungsanordnung ausgestellt hat Datum der tatsächlichen Einziehung Einziehungsbetrag

Projekt Aufnahme Maßnahme 3 Zurückzuzahlender Betrag Schuldner Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnung Stelle, die diese Einziehungsanordnung ausgestellt hat Datum der tatsächlichen Einziehung Einziehungsbetrag b) Von der Europäischen Kommission erhaltene Zahlungen mit Angabe des Datums: (3) Durchführung und Programmmaßnahmen a) Beschreibung der Mittel, die konkret zur Durchführung von im nationalen Jahresprogramm vorgesehenen Maßnahmen eingesetzt wurden: Beispiel: Maßnahme Projekt gemäß nationalem Durchführungsprogramm Durchführung A - Aufnahme Projekt 1 — Schaffung der Aufnahmeinfrastruktur für 1 000 Personen — Schaffung einer Aufnahmeeinrichtung für 450 Personen, Ort: … — Ausbau der Kapazität der bestehenden Einrichtung in … auf 500 Personen … b) Ergebnisse und erzielte Wirkungen (qualitative und quantitative Beschreibung anhand einschlägiger, im Kofinanzierungsantrag aufgeführter Indikatoren), Bewertung der Wirksamkeit (im Vergleich zur erwarteten Wirkung) und des Kosten-Nutzen-Verhältnisses: c) Sonstige Anmerkungen zur Durchführung (4) Falls vorhanden, Beschreibung länderübergeifender Tätigkeiten und/oder Auswirkungen des Programms: (5) Ausführliche Beschreibung der bei der Durchführung des nationalen Jahresprogramms aufgetretenen Probleme: E. BERICHT DER KONTROLLBEHÖRDE (1) Angaben zu Änderungen am Kontrollsystem. (2) Ergebnisse dieser Tätigkeiten, festgestellte und gemeldete Unregelmäßigkeiten, Maßnahmen der zuständigen Behörde: (3) Geeignete Maßnahmen, die die zuständige Behörde auf die Bemerkungen hin getroffen hat, die sich aus Vor-Ort-Kontrollen der Europäischen Union (Rechnungshof, Europäische Kommission) ergaben: (4) Ausführliche Angaben zu festgestellten Unregelmäßigkeiten, wenn der Verdacht auf Betrug besteht und geeignete Maßnahmen in Erwägung gezogen werden: ANHÄNGE ZUM SCHLUSSBERICHT A. Liste der für jede Tätigkeit genehmigten Projekte B. Halbseitige Kurzbeschreibung der einzelnen Projekte mit Zusammenfassung der finanziellen Indikatoren, Budget der einzelnen Projekte in Tabellenform, Gesamtausgaben pro Projekt C. Unabhängige Bewertung

ANHANG 5 EUROPÄISCHE KOMMISSION EUROPÄISCHER FLÜCHTLINGSFONDS ZAHLUNGSANTRAG (bitte auf dem Dienstweg dem Referat B4 der GD Justiz, Freiheit und Sicherheit, LX 46, B-1049 Brüssel, zuleiten) Bezeichnung des Programms: … Entscheidung Nr. … der Kommission vom …. Gemäß Artikel 13 der Entscheidung 2004/904/EG beantragt der Unterzeichnete (Name in Großbuchstaben, Stempel, Amtsbezeichnung und Unterschrift des zuständigen Bediensteten) im Namen der für die Durchführung von Maßnahmen des Europäischen Flüchtlingsfonds zuständigen Behörde die Zahlung der zweiten Vorfinanzierung/Abschlusszahlung in Höhe von … EUR. Diese Zahlungsaufforderung ist berechtigt, weil: Nichtzutreffendes streichen a) der Sachstandsbericht über die Durchführung des Jahresprogramms und eine Ausgabenerklärung über mindestens 70 % des Betrags der ersten Vorfinanzierung gemäß Art. 23 Abs. 3 der Entscheidung 2004/904/EG — vorgelegt wurden — beigefügt sind b) der Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms und die endgültige Ausgabenerklärung gemäß Art. 24 Abs. 4 und Art. 28 Abs. 2 der Entscheidung 2004/904/EG — vorgelegt wurden — beigefügt sind c) die Entscheidungen der zuständigen Behörde im Einklang mit der Gesamthöhe des Fondsbeitrags zu den betreffenden Prioritäten stehen d) den Empfehlungen der Kommission zur Verbesserung der Überwachungs- und Verwaltungsbestimmungen gemäß Art. 27 der Entscheidung 2004/904/EG — Folge geleistet wurde — Erklärungen dazu gegeben wurden — keine Empfehlungen gemacht wurden e) verlangte Korrekturmaßnahmen gemäß Artikel 26 der Entscheidung 2004/904/EG — ausgeführt wurden — kommentiert wurden — nicht mit Ausgaben verbunden waren — es wurden keine verlangt Die Zahlung ist zu richten an: Empfänger Bank Konto-Nr. Kontoinhaber (nur wenn nicht mit dem Begünstigten identisch):

Datum Name in Großbuchstaben, Stempel, Amtsbezeichnung und Unterschrift des zuständigen Bediensteten