Bericht

über die Finanzausweise des Gemeinschaftlichen Sortenamts (OCVV - Angers) für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten des Amts

(2000/C 373/10)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat des Gemeinschaftlichen Sortenamts gemäß Artikel 111 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise des Gemeinschaftlichen Sortenamts für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 110 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Präsidenten des Amts ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates(3), Artikel 112). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepasst. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES GEMEINSCHAFTLICHEN SORTENAMTS (OCVV - ANGERS) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1999 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Analyse der Ausführung des Haushaltsplans

5. Von den endgültigen Mitteln des Amts für das Haushaltsjahr 1999 in Höhe von 8,2 Millionen Euro wurden 3,7 Millionen Euro (45 %) während des Haushaltsjahres verwendet, 3,1 Millionen Euro (38 %) automatisch auf das Haushaltsjahr 2000 übertragen und die verbleibenden 1,4 Millionen Euro (17 %) am 31. Dezember 1999 annulliert.

6. Mit 2,5 Millionen Euro bzw. 0,5 Millionen Euro stellen die Personal- bzw. Sachausgaben die größten Ausgabenposten des Haushaltsjahres dar. Die Mittelübertragungen hingegen betreffen in erster Linie die Adaptierung des künftigen Sitzes des Amts (1,4 Millionen Euro) sowie die Kosten für technische Prüfungen, die für Sorten, für die ein Antrag auf Erteilung des gemeinschaftlichen Sortenschutzes läuft, noch durchzuführen sind (1,3 Millionen Euro).

7. Die automatisch vom Haushaltsjahr 1998 auf das Haushaltsjahr 1999 übertragenen 1,6 Millionen Euro wurden - soweit sie auf die Titel I und II des Haushaltsplans (Personal- bzw. Sachausgaben) entfallen - praktisch zur Gänze verwendet. Von den Übertragungen im Bereich der operationellen Mittel musste wegen den Gegebenheiten nicht angepasster Finanzvorschriften (siehe Ziffern 11 - 12) allerdings ein erheblicher Teil (0,6 Millionen Euro von insgesamt 1,3 Millionen Euro) am 31. Dezember 1999 annulliert werden.

Rechnungsführungssysteme

8. Da die von mehreren dezentralen Einrichtungen verwendete Sincom 2-Anwendung (SI 2) erst mit 1. Januar 2000 eingesetzt wurde, führte das Amt die Rechnung über die Haushaltsvorgänge und die allgemeine Rechnung bis 31. Dezember 1999 nach wie vor anhand eines Tabellenkalkulationsprogramms bzw. einer handelsüblichen Buchführungssoftware. Angesichts des durch die Verwendung dieser unterschiedlichen Werkzeuge gegebenen Risikos für Fehler und Unstimmigkeiten hält der Hof seine bereits früher diesbezüglich vorgebrachten Bemerkungen(4) aufrecht, zumal das Amt - entgegen den Vorschriften des Artikels 123 Absatz 4 der Durchführungsbestimmungen zu seinen Finanzvorschriften - seine Bücher nach wie vor nicht monatlich abstimmt.

Finanzvorschriften

Gebührenverordnung

9. Gemäß der Verordnung über die zu entrichtenden Gebühren(5) werden die Prüfungsgebühren für die erste Vegetationsperiode erst einen Monat nach Beginn der Prüfungen fällig. Das Amt verfügt somit über keinerlei Sicherheit, dass die Gebühren für die von ihm bei den Prüfungsämtern in Auftrag gegebenen Arbeiten auch tatsächlich entrichtet werden. Diese Verordnung sollte im Sinne eines rationalisierten Antragsverfahrens geändert werden und die vorherige Erhebung der Prüfungsgebühr ermöglichen.

Verbuchung der MwSt.

10. Bis Dezember 1998 waren die Ausgaben gemäß den Bestimmungen der allgemeinen Haushaltsordnung inkl. MwSt. zu verbuchen, wobei die MwSt.-Beträge nach Erstattung wiederverwendet werden konnten. Seither(6) sind Ausgabenbeträge gemäß der allgemeinen Haushaltsordnung allerdings ohne MwSt. zu verbuchen. Der Hof fordert das Amt daher auf, diese neuen Bestimmungen in seine Finanzvorschriften zu übertragen.

Über mehrere Haushaltsjahre gebundene Mittel

11. Aufgrund der Dauer bestimmter technischer Prüfungen - sie können bis zu 4 Jahre in Anspruch nehmen - werden vom Amt in einem bestimmten Haushaltsjahr, in dem auch die entsprechenden Mittel gebunden wurden, in Auftrag gegebene Prüfungen und Berichte am 31. Dezember des Haushaltsjahres n+ 1 weder abgeschlossen noch in Rechnung gestellt. Die für diesen Zweck übertragenen Mittel verfallen aber zu diesem Zeitpunkt zwangsläufig. Daher müssen die Mittel zu Lasten der Mittelausstattung des Haushaltsjahres n+ 2 erneut gebunden werden, um die vom Amt zu einem früheren Zeitpunkt eingegangenen rechtlichen Verpflichtungen zu decken.

12. Diese Situation, die im Übrigen auch im Lagebericht des Amts dargelegt wird, verschärft sich von Jahr zu Jahr und hat u.a. zur Folge, dass die buchmäßigen Verpflichtungen des Amts zum 31. Dezember 1999 in den Finanzausweisen um 0,5 Millionen Euro zu niedrig bewertet wurden (gegenüber 0,2 Millionen Euro zum 31. Dezember 1998). Das Amt sollte seine Finanzvorschriften anpassen, um den mit seinen Tätigkeiten verbundenen Sachzwängen besser gerecht zu werden und seinen Jahresabschluss transparenter zu gestalten.

Adaptierung des neuen Sitzes des Amts

13. Gemäß den ursprünglichen Plänen sollte das Amt sein neues Gebäude Ende des ersten Halbjahres 1999 beziehen können, tatsächlich war die Nutzung aber erst ab Oktober 2000 möglich. Durch den verzögerten Bezug des Gebäudes sind zusätzliche Mietzahlungen in Höhe von mehr als 100000 Euro angefallen.

Französische Familienleistungen

14. Nach französischem Recht hat jede in Frankreich ansässige Person mit mindestens zwei unterhaltsberechtigten Kindern Anspruch auf Familienleistungen. Die französischen Behörden haben dem Amt bestätigt, dass ihnen die Zahlung der gesamten französischen Familienleistungen an die europäischen Beamten obliege. Das Amt sollte sich weiter um die tatsächliche Umsetzung dieser Zusage bemühen, um so diese aus dem Haushalt des Amts finanzierten Ausgaben zu senken.

Verzug bei der Festsetzung der Kosten der technischen Prüfung

15. Artikel 93 Absatz 1 der Verordnung zur Durchführung der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 im Hinblick auf das Verfahren vor dem Gemeinschaftlichen Sortenamt(7) sieht folgendes vor: "Der Verwaltungsrat legt vor dem 27. April 1997 einheitliche Methoden zur Berechnung der Kosten und einheitliche Kostenelemente fest, die für alle beauftragten Prüfungsämter gelten". Das Amt hat diese Arbeiten allerdings erst im Laufe des letzten Quartals 1999 in Angriff genommen, die gemäß dem Beschluss des Verwaltungsrates vom 28./29. September 1999 mit 31. Dezember 2000 - d.h. mehr als drei Jahre nach dem in der Verordnung vorgegebenen Termin - abgeschlossen sein sollten(8).

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 27. September 2000 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 227 vom 1.9.1994, S. 27.

(2) In Anwendung von Artikel 111 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amts für das Haushaltsjahr 1999 am 14. April 2000 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Amts, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 25. April 2000 eingegangen ist. Die Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1998 und 31. Dezember 1999 sowie die Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 1998 und 1999 sind in den Tabellen 1 und 2 im Anhang zu diesem Bericht in verkürzter Form dargestellt.

(3) ABl. L 227 vom 1.9.1994, S. 28.

(4) Berichte über die Finanzausweise des Gemeinschaftlichen Sortenamts für die Haushaltsjahre 1995, 1996 und 1997 (ABl. C 393 vom 29.12.1997, S. 52, Ziffern 1.5 - 1.6, und ABl. C 406 vom 28.12.1998, S. 49, Ziffer 1.6).

(5) Verordnung (EG) Nr. 1238/95 der Kommission vom 31. Mai 1995 (ABl. L 121 vom 1.6.1995, S. 31), Artikel 8 Absatz 2.

(6) Siehe Artikel 27 Absatz 2a der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, zuletzt geändert durch die Verordnung (EG, EGKS, Euratom) Nr. 2548/98 des Rates vom 23. November 1998 (ABl. L 320 vom 28.11.1998, S. 1).

(7) Verordnung (EG) Nr. 1239/95 der Kommission (ABl. L 121 vom 1.6.1995, S. 37).

(8) Siehe Bericht zum Haushaltsjahr 1998, Ziffer 11 (ABl. C 372 vom 22.12.1999, S. 57).

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1999 und 31. Dezember 1998

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 1999 und 1998

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Antworten des amts

8. Rechnungsführungssysteme

Das Amt hat im Dezember 1998 die Anwendung SI2 installiert, die sich an das von der Kommission verwendete SINCOM-System anlehnt.

Für die monatlich vorzunehmende Abstimmung der Bücher hat das Amt ein Verfahren entwickelt. Diese wird nunmehr durchgeführt.

9. Gebührenverordnung

Die vorgeschlagene Änderung wurde mit dem Inkrafttreten der Verordnung (EG) Nr. 329/2000 der Kommission vom 11. Februar 2000 vorgenommen.

10. Verbuchung der MwSt.

Das Amt hat die notwendigen Maßnahmen getroffen, um die neuen Gemeinschaftsbestimmungen bezüglich der Verbuchung von Ausgaben und Rückerstattung der Mehrwertsteuer in seine eigenen Finanzvorschriften zu übertragen. Nach Eingang der Stellungnahme des Rechnungshofs kann sein Verwaltungsrat die geplanten Änderungen verabschieden.

11 und 12. Finanzvorschriften und Prüfungsgebühren

Das Amt hat die notwendigen Maßnahmen getroffen, um einen Änderungsentwurf für seine Finanzvorschriften auszuarbeiten, damit die Ausgaben für Prüfungsgebühren besser verwaltet werden können. Zweck des Entwurfs ist es, dem Amt eine Handhabe zu geben, um Mittel, für welche rechtliche Verpflichtungen eingegangen wurden, über mehrere Jahre hinweg zu übertragen, damit die an die Prüfungsämter als Entgelt für die von ihnen durchgeführten technischen Prüfungen zu leistenden Zahlungen sichergestellt werden.

13. Adaptierung des neuen Gebäudes des Amts

Der Umbau des endgültigen Amtssitzes ist aus folgenden Gründen stark in Verzug geraten:

- Schwerfälligkeit der von den Gemeinschaften vorgeschriebenen Verfahren für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen,

- Schwerfälligkeit der von Frankreich vorgeschriebenen Verfahren für den Erhalt der Baugenehmigung,

- Ergebnislosigkeit gewisser Ausschreibungen,

- Schwierigkeiten vor Ort bezüglich der Qualität der Dienstleister.

14. Französische Familienleistungen

Das Amt nimmt die Bemerkungen des Hofes zur Kenntnis. Es wird - unter strikter Einhaltung der Bestimmungen des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der europäischen Gemeinschaften, des Statuts sowie der einschlägigen Rechtsprechung des Gerichtshofs (Urteil Nr. 186/85) - weitere Schritte unternehmen, wie von den französischen Behörden empfohlen.

15. Verzug bei der Festsetzung der Kostenberechnungsmethoden für die technischen Prüfungen

Auf der Grundlage eines ausdrücklich vom Verwaltungsrat erteilten Auftrages hat der Präsident des Sortenamtes 1996 eine Gruppe von Fachleuten zusammengestellt und damit betraut, den Entwurf einer einheitlichen Methode für die Kostenberechnung auszuarbeiten. Eine erste Sitzung dieser Gruppe fand am 26. November 1996 statt. Nach Abhaltung mehrerer Sitzungen ist die Gruppe zu der Schlussfolgerung gekommen, dass ein externes Gutachten notwendig sei, um das Projekt abschließen zu können. Auch diese Schlussfolgerung ist vom Verwaltungsrat bestätigt worden.

Da das Verfahren für die Auswahl eines Rechnungssachverständigen ergebnislos verlief, hat der Präsident einen Rechnungsführer als Zeitkraft beim Amt eingestellt, dessen Hauptaufgabe darin besteht, die Aktivitäten der genannten Arbeitsgruppe zu koordinieren und zu unterstützen. Ein Vorschlag für eine einheitliche Methode zur Kostenberechnung dürfte dem Verwaltungsrat voraussichtlich auf seiner Sitzung im Oktober 2000 vorgestellt werden. Bei dieser Sitzung wird dem Verwaltungsrat ein Vorschlag unterbreitet werden, der auf Initiative des Amts ausgearbeitet wurde und die Änderung der Kostenregelung für die DUS-Tests bezweckt.

Durch jüngste Berechnungen wurde nachgewiesen, dass eine Vergütung nach dem bisher vom Amt angewendeten " in-out "-Prinzip in den meisten Fällen nicht die effektiv entstandenen Kosten deckt. Aus diesem Grunde hat sich die Verzögerung für die Annahme der Kostenberechnungsmethoden nicht negativ auf die Finanzen des Amtes ausgewirkt.