BERICHT über die Finanzausweise des Gemeinschaftlichen Sortenamtes (OCVV-Angers) für das am 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit der Antwort des Amtes (98/C 406/09)

1.1. Dieser Bericht wird gemäß Artikel 111 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates (1) dem Verwaltungsrat des Gemeinschaftlichen Sortenamtes vorgelegt.

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise des Gemeinschaftlichen Sortenamtes für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 110 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Präsidenten des Amtes ausgeführt. Dieser ist auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise (2) in Übereinstimmung mit den internen Finanzvorschriften zuständig (Artikel 112 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

1.3. Der Hof führte die Prüfung nach seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die international anerkannten Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

1.4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, daß die Finanzausweise für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES GEMEINSCHAFTLICHEN SORTENAMTES FÜR DAS AM 31. DEZEMBER 1997 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge und Allgemeine Rechnung

1.5. Die Verzögerungen bei der buchmäßigen Weiterbearbeitung der Vorgänge, auf die bereits im vergangenen Jahr hingewiesen worden war, bestehen nach wie vor.

1.6. Die Verbuchung in die allgemeine Rechnung erfolgte das ganze Jahr über mit mehrmonatiger Verspätung. Die Abstimmung mit der Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge konnte erst lange nach deren Abschluß vorgenommen werden.

1.7. Sämtliche Einnahmen des Haushaltsjahres waren Gegenstand einer einzigen Einziehungsanordnung am Ende des Haushaltsjahres.

Verwaltungstechnische Aspekte

1.8. Die Verzögerungen bei der Erarbeitung des Verfahrens zur Prüfung der Festsetzbarkeit der vorgeschlagenen Sortenbezeichnungen und insbesondere bei der Ausarbeitung von Verträgen mit den betroffenen nationalen Prüfungsämtern hatten zur Folge, daß 1997 hunderte zusätzliche Schutzrechte 1997 nicht erteilt wurden.

1.9. Der Verwaltungsrat hat nach wie vor keinen Beschluß gefaßt, aus welchen Bestandteilen sich die Prüfungskosten zusammensetzen und nach welcher Methode sie zu berechnen sind; auf dieser Grundlage soll aber das Entgelt für die mit der technischen Prüfung beauftragten Ämter festgelegt werden.

Sonstige Bemerkungen

1.10. Der Haushaltsplan des Amtes wurde nicht im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht.

1.11. Die Durchführungsbestimmungen der Finanzregelung des Amtes wurden noch nicht erlassen.

1.12. Die Veröffentlichung des Jahresberichts zum Haushaltsjahr 1996 steht noch aus.

Trennung der Aufgaben

1.13. Die Situation hat sich zwar gebessert, doch wird der Grundsatz der Trennung der Aufgaben von Anweisungsbefugtem und Rechnungsführer noch immer nicht uneingeschränkt befolgt. Der Rechnungsführer wirkt weiterhin an der Erstellung bzw. der Ex-ante-Kontrolle der Belege über die Haushaltsvorgänge mit (Mittelbindungsanträge, Auszahlungsanordnungen, Einziehungsanordnungen, Abrechnung der Zahlstellen).

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 5. November 1998 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

Tabelle 1 Vermögensübersicht für das Haushaltsjahr 1997

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Anmerkung: Die Beträge sind auf Tausender-Stellen gerundet; die Ab-/Aufrundung bezieht sich jeweils auf den Einzelbetrag und nicht auf die Summenbildung.

Quelle: Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der vom Amt erstellten Angaben.

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(1) ABl. L 227 vom 1.9.94, S. 27.

(2) Entsprechend den Bestimmungen in Artikel 111 Absatz 2 der Verordnung (EWG) Nr. 2100/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amtes für das Haushaltsjahr 1997 zum 27. März 1998 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Amtes, der Kommission und dem Rechnungshof übermittelt, der diese Unterlagen am 31. März 1998 erhalten hat. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

ANTWORT DES AMTES

1. Rückstände in der Rechnungsführung

Die Rückstände bei der Rechnungsführung für das Haushaltsjahr 1997 sind auf mehrere Faktoren zurückzuführen: die zahlreichen Strukturänderungen innerhalb des Amtes, die häufigen Umzüge und deren Auswirkungen auf den Umsatz, das Fehlen einer an die Anforderungen der Gemeinschaft angepaßten Buchführungssoftware (allgemeine Rechnungsführung und Haushaltsführung) (wiederholte Rechnungsführungseingaben), der begrenzte und ständig schwankende Personalbestand, die gemeinschaftlichen Verfahren aufgrund der komplexen Verwaltung des Gebührensystems und der schnellen Ausweitung des gemeinschaftlichen Sortenschutzsystems usw.

Zum gegenwärtigen Zeitpunkt ist die fristgerechte Buchprüfung sowohl im Hinblick auf die Haushaltsführung als auch auf die allgemeine Rechnungsführung sichergestellt. Für die allgemeine Rechnungsführung wurden halbautomatische Eingabesysteme entwickelt, und es wurden alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um das System SI 2 (Haushaltsführung) im Januar 1999 einführen zu können. Darüber hinaus wird zur Zeit eine elektronische Verbindung zwischen der Rechnungsführung und dem Programm zur technischen Verwaltung der Sortenschutzdossiers (gemeinschaftlicher Sortenschutz) hergestellt, ein Einstellungsverfahren für einen unterstellten Rechnungsführer läuft, und es wird ein System für eine monatliche Einziehungsanordnung eingeführt, während fortan regelmäßig Rechnungsführungskonsolidierungen vorgenommen werden.

2. Mit der Verfahrensweise verbundene Rückstände

a) Verträge mit den nationalen Ämtern

Die Ausfertigung der Verträge über die Prüfung der Sortenbezeichnung wurde mit den betroffenen nationalen Ämtern erörtert. Alle haben dem Inhalt der übermittelten Entwürfe zugestimmt. Die endgültige Fassung der besagten Verträge wurde übersetzt, so daß die betroffenen Ämter möglichst schnell die Unterzeichnung vornehmen können. Unabhängig davon haben die Ämter bereits mit der Erarbeitung des Prüfverfahrens auf der Grundlage der in den Vertragsentwürfen vorgesehenen Bestimmungen begonnen. Der Rückstand, der sich anfänglich bei der Erteilung der Rechte ergeben hatte, wurde inzwischen aufgeholt.

b) Berechnung der Prüfungskosten

Auf der Grundlage eines vom Sortenamt vorgelegten Vorschlags hat sein Verwaltungsrat in der Sitzung im April 1998 sich damit einverstanden erklärt, im Rahmen eines Auswahlverfahrens einen unabhängigen Finanzexperten auszuwählen, der die Aufgabe haben wird, die Methode zur Berechnung der Kosten der von den verschiedenen betroffenen Ämtern durchgeführten technischen Prüfungen zu bewerten. Diese Methode wurde bereits ursprünglich großenteils von den Dienststellen des Sortenamtes erarbeitet.

In derselben Sitzung hat der Verwaltungsrat des Sortenamtes die Gültigkeit seiner Vereinbarung über das "In-Out"-Prinzip bis Dezember 1999 verlängert, gemäß derer die Prüfungsämter für ihre Arbeiten auf der Grundlage der Höhe der Prüfungsgebühren bezahlt werden, die das Sortenamt erhebt.

3. Sonstige fehlende Veröffentlichungen

a) Haushaltsplan des Sortenamtes

Der Berichtigungshaushalt 1998 des Sortenamtes, der vom Verwaltungsrat in der außerordentlichen Sitzung am 10. Juni 1998 angenommen wurde, wird Ende der zweiten Jahreshälfte 1998 vom Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften in Luxemburg veröffentlicht.

Im Hinblick auf eine Senkung der Kosten für die Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften haben sich mehrere dezentrale Einrichtungen (Bilbao, Lissabon, Luxemburg, Angers) darauf geeinigt, ihre Haushaltspläne unter der Koordination des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union in einer gemeinsamen Veröffentlichung herauszugeben.

Die Veröffentlichung dieses Berichtungungshaushalts 1998 wird folgendes beinhalten:

- Ausführung des Haushaltsplans 1996,

- Ausführung des Haushaltsplans 1997,

- ursprünglicher Haushaltsplan 1998,

- Berichtigungshaushalt 1998.

b) Modalitäten zur Ausführung der Finanzvorschriften

Der Verordnungsentwurf über die Modalitäten zur Ausführung der Finanzvorschriften des Sortenamtes wird zur Zeit vorbereitet. In Anbetracht der Besonderheit des Sortenamtes und folglich seiner Finanzvorschriften muß dieser Verordnungsentwurf mit größter Genauigkeit vorbereitet werden, wobei die vorherigen Erfahrungen der anderen selbstgetragenen Einrichtungen (Alicante, London) zu berücksichtigen sind, deren Arbeitsweise sich der des Sortenamtes nähert.

Dieser Entwurf wird dem Verwaltungsrat des Sortenamtes voraussichtlich auf der Sitzung im Dezember 1998 vorgelegt.

c) Jahresbericht 1996

Der Entwurf des Jahresberichts 1996 wurde übersetzt und an das Amt für amtliche Veröffentlichungen zur Veröffentlichung im Laufe der zweiten Jahreshälfte 1998 weitergeleitet. Es ist darauf hinzuweisen, daß im Gegensatz zum Jahresbericht 1995 der Jahresbericht von 1996 mit einem umfangreichen technischen Anhang versehen ist.

4. Ungenügende Aufgabentrennung

Infolge des allmählichen Anstiegs des Personalbestands in der Verwaltungs- und Finanzabteilung wird das Prinzip der Aufgabentrennung voraussichtlich vollständig respektiert werden können. Die Mittelbindungsanträge, die Auszahlungs- und Einziehungsanordnungen (abgesehen von den Gebühren) werden in der Regel von den Finanzverwaltern für die Unterzeichnung durch den Anweisungsbefugten vorbereitet.

In bezug auf die Zahlstellen erstellen der Zahlstellenverwalter und der ihm unterstellte Zahlstellenverwalter die Dokumente für die Abrechnungen. Schließlich unterstützt ein aushilfsweise eingestellter Hilfsbuchhalter zur Zeit den Rechnungsführer bei seinen Aufgaben.