Offenes Verfahren

Bei „offenen“ (internationalen oder lokalen) Ausschreibungen können alle Unternehmen und anderen Arten von Wirtschaftsteilnehmern ein Angebot einreichen. Der Vertrag wird so weit wie möglich öffentlich gemacht, indem eine Bekanntmachung in nationalen oder internationalen Zeitungen und allen anderen geeigneten Medien veröffentlicht wird. Die Ausschreibungsunterlagen werden auf Anfrage nach den in der Auftragsbekanntmachung festgelegten Modalitäten (gegebenenfalls gegen Entrichtung einer Gebühr) allen natürlichen und juristischen Personen übersandt, die ein Angebot abgeben möchten. Die Angebote werden geprüft. Die Zulässigkeit und die finanzielle, wirtschaftliche, technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Bieter werden geprüft, um eine Auswahl zu ermöglichen. Die Angebote werden verglichen und der Vertrag wird vergeben. Verhandlungen sind nicht zulässig.

Nicht offenes Verfahren

Bei „nicht offenen“ Verfahren können alle Unternehmen und anderen Arten von Wirtschaftsteilnehmern die Teilnahme beantragen, aber nur solche, die die Auswahlkriterien erfüllen, können zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die Auswahlkriterien und die zu erfüllenden Aufgaben werden in der Auftragsbekanntmachung veröffentlicht Von den auf einer umfassenden Liste aufgeführten Bewerbungen, die auf die Bekanntmachung eingegangen sind, werden anhand ihrer Angaben die am besten qualifizierten Bewerber ausgewählt und in eine engere Wahl übernommen. Der Vertrag wird so weit wie möglich öffentlich gemacht, indem eine Bekanntmachung in nationalen oder internationalen Zeitungen und allen anderen geeigneten Medien veröffentlicht wird. Ausschreibungsunterlagen werden den Bewerbern in der engeren Wahl übersandt. Nachdem die Angebote analysiert wurden, werden sie verglichen und der erfolgreiche Bieter wird ausgewählt. Verhandlungen sind nicht zulässig.

Rahmenverträge

Ein Rahmenvertrag ist eine Vereinbarung zwischen einem oder mehreren öffentlichen Auftraggebern und einem oder mehreren Wirtschaftsteilnehmern. Er hat zum Ziel, die Bedingungen für Einzelverträge, die im Laufe eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, festzulegen, insbesondere in Bezug auf Dauer, Gegenstand, Preis, Höchstbetrag, Umsetzungsvorschriften und die in Aussicht genommene Menge. Rahmenverträge mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern werden als „Mehrfach-Rahmenverträge“ bezeichnet. Sie haben die Form von Einzelverträgen, werden jedoch alle zu gleich lautenden Bedingungen geschlossen. In den Spezifikationen ist die Mindest- wie auch die Höchstzahl der Wirtschaftsbeteiligten anzugeben, mit denen der öffentliche Auftraggeber Verträge abzuschließen beabsichtigt. Die Laufzeit der Rahmenverträge darf eine bestimmte Anzahl von Jahren (z. B. vier) nicht überschreiten, außer in, insbesondere durch den Gegenstand des Rahmenvertrags begründeten, Ausnahmefällen. Die öffentlichen Auftraggeber dürfen Rahmenverträge nicht missbräuchlich oder in einer Weise in Anspruch nehmen, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezweckt oder bewirkt. Einzelne Aufträge, die auf einem Rahmenvertrag beruhen, werden nach den in dem Rahmenvertrag festgeschriebenen Bedingungen vergeben und müssen die Grundsätze der Transparenz, der Verhältnismäßigkeit, der Gleichbehandlung, der Nichtdiskriminierung und des fairen Wettbewerbs einhalten.

Dynamisches Beschaffungssystem

Ein „dynamisches Beschaffungssystem“ ist ein vollelektronisches Verfahren für die Beschaffung marktüblicher Leistungen über einen eingeschränkten Zeitraum. Es steht jeder Prüfungsgesellschaft oder jedem Wirtschaftsteilnehmer offen, der die Auswahlkriterien erfüllt und ein technisch konformes Angebot vorgelegt hat. Es gelten keine besonderen Schwellenwerte. Für jeden Einzelauftrag veröffentlicht der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung, in der alle zur Teilnahme am System zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot (d. h. einziges Zuschlagskriterium ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis).

Wettbewerblicher Dialog

Bei besonders komplexen Verträgen, bei denen der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass weder die unmittelbare Anwendung des offenen Verfahrens noch die Verordnungen für die Anwendung des nicht offenen Verfahrens das beste Preis-Leistungs-Verhältnis ergeben, kann er den wettbewerblichen Dialog nutzen. Ein Auftrag kann als „besonders komplex“ angesehen werden, wenn der öffentliche Auftraggeber objektiv nicht in der Lage ist, die technischen Mittel, mit denen seinen Bedürfnissen oder Zielsetzungen Rechnung getragen werden kann, zu definieren oder den rechtlichen oder finanziellen Rahmen eines Projekts zu bestimmen. Es gelten keine besonderen Schwellenwerte. Der öffentliche Auftraggeber veröffentlicht eine Bekanntmachung, in der er seine Bedürfnisse und Anforderungen formuliert. Er eröffnet mit den Bewerbern, die den in der Auftragsbekanntmachung aufgeführten Auswahlkriterien entsprechen, einen Dialog. Im Rahmen dieses Dialogs können alle Aspekte des Angebots erörtert werden. Jedoch ist der Dialog mit jedem Bewerber getrennt und anhand der von ihm vorgeschlagenen Lösungen und Ideen zu führen. Der öffentliche Auftraggeber muss die Gleichbehandlung aller Bieter bei dem Dialog und die Vertraulichkeit der Angebote gewährleisten. Daher ist es nicht zulässig, die besten Lösungen von verschiedenen Bietern auszuwählen. Es müssen mindestens drei Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Erfüllen weniger als drei Bewerber die Auswahlkriterien, so kann der öffentliche Auftraggeber das Verfahren mit nur einem oder zwei fortsetzen. Er darf weder andere Wirtschaftsbeteiligte, die bisher nicht am Verfahren teilgenommen haben, noch Bewerber einbeziehen, die die entsprechenden Auswahlkriterien nicht erfüllen. Im Rahmen des Dialogs müssen alle Bieter gleich behandelt werden. Lösungsvorschläge oder andere Informationen eines teilnehmenden Bieters sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht ohne dessen Zustimmung an die anderen Teilnehmer weitergegeben werden. Der öffentliche Auftraggeber muss einen Bericht erstellen, in dem die Art der Durchführung des Dialogs zu begründen ist.

Nachdem der öffentliche Auftraggeber die Teilnehmer davon in Kenntnis gesetzt haben, dass die Dialogphase abgeschlossen ist, fordert er diese auf, auf der Grundlage der eingereichten und in der Dialogphase näher ausgeführten Lösungen ihr endgültiges Angebot abzugeben. Diese Angebote müssen alle zur Ausführung des Projekts erforderlichen Einzelheiten enthalten. Auf Verlangen des öffentlichen Auftraggebers können Klarstellungen, Präzisierungen, Feinabstimmungen und Ergänzungen zu diesen Angeboten gemacht werden. Diese dürfen jedoch keine Änderung der grundlegenden Elemente des Angebots oder der Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Folge haben, da Änderungen den Wettbewerb verfälschen oder sich diskriminierend auswirken könnten. Auf Wunsch des öffentlichen Auftraggebers darf der Bieter, dessen Angebot als das wirtschaftlich günstigste ermittelt wurde, ersucht werden, bestimmte Aspekte des Angebots näher zu erläutern oder im Angebot enthaltene Zusagen zu bestätigen, sofern dies nicht dazu führt, dass wesentliche Aspekte des Angebots oder der Ausschreibung geändert werden, und sofern dies nicht die Gefahr von Wettbewerbsverzerrungen oder Diskriminierungen mit sich bringt.

Die öffentlichen Auftraggeber können Prämien oder Zahlungen an die Teilnehmer am Dialog vorsehen. Den Zuschlag erhält das Angebot, das die technischen Voraussetzungen erfüllt und das wirtschaftlich günstigste Angebot darstellt (d. h. einziges Zuschlagskriterium ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis). Für das Verfahren müssen die Standardmuster nach Bedarf angepasst werden.

Verhandlungsverfahren/Verfahren mit einem einzigen Angebot

Unter bestimmten Voraussetzungen (z. B. wenn der abzuschließende Vertrag einen bestimmten Wert nicht überschreitet oder außergewöhnliche Umstände die direkte Vertragsvergabe rechtfertigen) kann ein Vertrag direkt (unter Anwendung des „Verfahrens auf der Grundlage eines einzigen Angebots“ oder des „Verhandlungsverfahrens“) vergeben werden. Im Fall eines Verhandlungsverfahrens muss ein Evaluierungsausschuss zur Führung der Verhandlungen benannt werden. In jedem Fall muss der öffentliche Auftraggeber einen Bericht erstellen, der erklärt, wie der/die Teilnehmer der Verhandlungen ausgewählt wurde(n) und der Preis festgesetzt wurde, und aus welchen Gründen die Vergabeentscheidung erfolgte. Der öffentliche Auftraggeber sollte sicherstellen, dass die Grundsätze für Vergabeverfahren wie die Prüfung der Übereinstimmung mit Zulassungsvorschriften (Vorschriften über Staatsangehörigkeit), Auswahl und Ausschlusskriterien entsprechend angewandt werden.

Hinweis: Gemäß Anhang I Abschnitt 2 Artikel 11-12 der Haushaltsordnung sollte die Anwendung des Verhandlungsverfahrens auf angemessene Beträge beschränkt oder ausreichend begründet werden.