Beschluss des Verwaltungsrates der Europäischen Stiftung für die Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen

vom 26. März 2004

über die Annahme der Vorschriften für die Durchführung der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Rates über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten

(2004/321/EG)

DER VERWALTUNGSRAT -

gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 1649/2003 des Rates vom 18. Juni 2003 zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 über die Gründung einer Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen sowie zur Aufhebung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76(1),

in Erwägung folgender Gründe:

(1) Die allgemeinen Grundsätze und Einschränkungen, die für das in Artikel 255 EG-Vertrag festgeschriebene Recht auf Zugang zu Dokumenten gelten, sind in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission(2) festgelegt.

(2) Bei der Annahme der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 haben die drei Organe eine gemeinsame Erklärung abgegeben, wonach die Agenturen und ähnliche Einrichtungen über Vorschriften verfügen sollten, die mit den Bestimmungen dieser Verordnung in Einklang stehen.

(3) Die Verordnung (EG) Nr. 1649/2003 legt fest, dass die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 auf die Dokumente der Stiftung Anwendung findet.

(4) Die Verordnung (EG) Nr. 1649/2003 schreibt ferner vor, dass der Verwaltungsrat innerhalb von sechs Monaten ab dem 29. September 2003 bzw. ab dem Inkrafttreten der Verordnung (EG) Nr. 1649/2003 praktische Vorkehrungen zur Umsetzung der Verordnung (EG) 1049/2001 zu treffen hat.

(5) Eindeutige Regeln ermöglichen eine reibungslose Verwaltung, da sie die Verantwortlichen bei der detailgenauen und raschen Bearbeitung der von der Öffentlichkeit eingereichten Anträge unterstützen -

HAT FOLGENDEN BESCHLUSS GEFASST:

Artikel 1

Anwendbarkeit und Umfang

(1) Das Zugangsrecht umfasst die Dokumente der Stiftung, das heißt Dokumente, die von ihr erstellt wurden oder bei ihr eingegangen sind und sich in ihrem Besitz befinden.

(2) Bürger der Europäischen Union sowie natürliche oder juristische Personen mit Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat üben ihr Recht auf Zugang zu den Dokumenten der Stiftung nach Artikel 2 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 aus.

(3) Gemäß Artikel 2 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 haben alle natürlichen oder juristischen Personen, die keinen Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat haben, das Recht auf Zugang zu den Dokumenten der Stiftung unter den gleichen Voraussetzungen wie die in Artikel 2 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 genannten Zugangsberechtigten.

Artikel 2

Anträge auf Zugang

(1) Anträge auf den Zugang zu Dokumenten der Stiftung, die nicht öffentlich verfügbar sind, sind schriftlich, gegebenenfalls in elektronischer Form, zu stellen und müssen hinreichend genau sein, damit die Stiftung die Dokumente ausfindig machen kann.

(2) Die Stiftung beantwortet die Erst- und Zweitanträge auf Zugang zu einem Dokument innerhalb von 15 Werktagen ab dem Datum der Registrierung des Antrags.

(3) Bei komplexen oder umfangreichen Anträgen kann diese Frist um 15 Werktage verlängert werden. Jede Fristverlängerung muss begründet sein und dem Antragsteller vorher mitgeteilt werden.

(4) Bei einem Antrag, der, wie in Artikel 6 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 beschrieben, unpräzise formuliert ist, fordert die Stiftung den Antragsteller auf, zusätzliche Informationen beizubringen, um die beantragten Dokumente ausfindig machen zu können; die Beantwortungsfrist beginnt erst zu dem Zeitpunkt, zu dem die Stiftung über diese Angaben verfügt.

(5) In jedem teilweisen negativen Bescheid ist der Grund für die Ablehnung des Antrags auf der Grundlage einer der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmeregelungen anzugeben.

Artikel 3

Behandlung von Erstanträgen

(1) Sobald der Antrag registriert wurde, ist dem Antragsteller eine Eingangsbestätigung zu senden, es sei denn, der Bescheid erging postwendend. Die Eingangsbestätigung und der Bescheid werden schriftlich, eventuell mit elektronischer Post, versandt.

(2) Der Antragsteller wird vom Leiter der Verwaltung über die Antwort auf seinen Antrag unterrichtet.

(3) Im Fall einer vollständigen oder teilweisen Ablehnung kann der Antragsteller binnen fünfzehn Arbeitstagen nach Eingang des Antwortschreibens der Stiftung einen Zweitantrag an die Stiftung richten und diese um eine Überprüfung ihres Standpunkts ersuchen.

(4) Beantwortet die Stiftung einen Antrag nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist, ist der Antragsteller berechtigt, einen Zweitantrag zu stellen.

Artikel 4

Behandlung von Zweitanträgen

(1) Der Direktor der Stiftung trifft die Entscheidungen über die Ablehnung von Zweitanträgen. Er setzt den Verwaltungsrat der Stiftung darüber in Kenntnis.

(2) Der Bescheid wird dem Antragsteller schriftlich, gegebenenfalls in elektronischer Form, übermittelt. Im Bescheid sind die in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 festgelegten Ausnahmeregelungen, auf denen der Bescheid basiert, sowie die Gründe dafür anzugeben. Im Bescheid ist der Antragsteller außerdem auf sein Recht hinzuweisen, beim Gericht erster Instanz Klage zu erheben oder beim Europäischen Bürgerbeauftragten Beschwerde einzulegen.

Artikel 5

Konsultationen

(1) Erhält die Stiftung einen Antrag auf Zugang zu einem Dokument, in dessen Besitz sie zwar ist, das aber von einem Dritten stammt, prüft sie die Anwendbarkeit einer der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmeregelungen.

(2) Gelangt die Stiftung nach dieser Prüfung zu der Auffassung, dass der Zugang zu dem beantragten Dokument entsprechend einer der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmeregelungen zu verweigern ist, wird die Ablehnung dem Antragsteller ohne Konsultation des Dritten zugestellt.

(3) Die Stiftung erteilt einen positiven Bescheid, ohne den externen Verfasser zu konsultieren, wenn

a) das beantragte Dokument entweder durch seinen Verfasser bzw. aufgrund der Verordnung oder entsprechender Bestimmungen bereits verbreitet wurde;

b) die möglicherweise auch teilweise Verbreitung seines Inhalts nicht wesentlich gegen in Artikel 4 der Verordnung genannte Interessen verstößt.

Artikel 6

Ausübung des Zugangsrechts

(1) Die Dokumente werden per Post, per Fax oder gegebenenfalls mit elektronischer Post versandt. Bei umfangreichen oder schwer zu handhabenden Dokumenten kann der Antragsteller gebeten werden, die Dokumente vor Ort einzusehen. Diese Einsichtnahme ist kostenlos.

(2) Ist das Dokument veröffentlicht worden, so werden in dem Bescheid Hinweise zur Veröffentlichung bzw. zu der Stelle, wo das Dokument verfügbar ist, sowie gegebenenfalls die Internet-Adresse des Dokuments auf der Website der Stiftung angegeben.

(3) Überschreitet der Umfang des beantragten Dokuments 20 Seiten, kann dem Antragsteller eine Gebühr von 0,40 EUR je Seite zuzüglich Versandkosten in Rechnung gestellt werden. Über die Kosten im Zusammenhang mit anderen Hilfsmitteln wird von Fall zu Fall entschieden, ohne dass diese über einen angemessenen Betrag hinausgehen dürfen.

Artikel 7

Dokumentenregister

(1) Im Hinblick auf die wirksame Ausübung der Rechte aus der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 durch die Bürger macht die Stiftung ein Dokumentenregister über die Website der Stiftung öffentlich zugänglich.

(2) Das Register enthält den Titel des Dokuments, eine eindeutige Referenznummer, den Hauptgegenstand und/oder eine kurze Beschreibung des Dokuments sowie das Datum, an dem das Dokument eingegangen ist bzw. es erstellt und in das Register eingetragen wurde.

Artikel 8

Unmittelbar öffentlich zugängliche Dokumente

(1) Die Bestimmungen dieses Artikels finden nur auf solche Dokumente Anwendung, die nach Inkrafttreten der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 erstellt oder erhalten wurden.

(2) Folgende Dokumente werden auf Anfrage automatisch zur Verfügung gestellt und soweit möglich unmittelbar zugänglich gemacht:

a) Tagesordnungen und endgültige Protokolle der Sitzungen des Verwaltungsrats und des Vorstands;

b) vom Verwaltungsrat und vom Vorstand angenommene Beschlüsse;

c) Dokumente Dritter, die bereits vom Verfasser oder mit dessen Zustimmung veröffentlicht worden sind;

d) Dokumente, die bereits im Zusammenhang mit einem früheren Antrag veröffentlicht wurden.

Artikel 9

Bericht

Die Stiftung legt jedes Jahr in ihrem Jahresbericht Informationen zur Umsetzung dieses Beschlusses vor, insbesondere Statistiken über die Anzahl der Anträge auf Zugang zu Dokumenten der Stiftung, die Anzahl der Ablehnungen sowie die Gründe für diese Ablehnungen.

Artikel 10

Inkrafttreten

Dieser Beschluss wird im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht und tritt am Tag seiner Veröffentlichung in Kraft.

Dublin, den 26. März 2003

Für den Verwaltungsrat

Marjaana Valkonen

(1) ABl. L 245 vom 29.9.2003, S. 25.

(2) ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43.