ANHANG

Regeln und Verfahren des auf Gegenseitigkeit beruhenden Versicherungsmechanismus

INHALT

1. HINTERGRUND 11

1.2. Haushaltsstruktur, Kosten im Zusammenhang mit der Verwaltung des Mechanismus und Akteure, die an der Verwaltung des Mechanismus beteiligt sind 11

1.2.1. Die spezifische Haushaltsstruktur des Mechanismus 11

1.2.2. Anweisungsbefugte 11

1.2.3. Von der Kommission für die Verwaltung des Mechanismus benannte Dienststelle 12

1.2.4. Der Rechnungsführer des Mechanismus 12

1.2.5. Der Vermögensverwalter 13

1.2.6. Dienststellenübergreifende Gruppe des auf Gegenseitigkeit beruhenden Versicherungsmechanismus 13

2. BEITRÄGE ZUM MECHANISMUS 13

2.1. Verfahren Nr. 1 – Beitrag 13

3. RÜCKZAHLUNG VON BEITRÄGEN DES MECHANISMUS 14

3.1. Allgemeine Vorschriften 14

3.2. Verfahren Nr. 2 – Rückzahlungen 14

3.2.1. Verfahren 2a – Vollständige Rückzahlung an die Begünstigten 14

3.2.2. Verfahren 2b – Vollständige Rückzahlung an die betreffende Haushaltslinie 14

3.2.3. Verfahren 2c – Teilweise Rückzahlung an die Rechtspersonen und an die betreffende Haushaltslinie 14

4. INTERVENTION DES MECHANISMUS (ZAHLUNGSVERZÜGE) 15

4.1. Einführung 15

4.2. Verfahren Nr. 3 – Intervention des Mechanismus 15

4.2.1. Verfahren 3a – Intervention des Mechanismus bei laufenden Maßnahmen (direkte Übertragung an das Konsortium) 15

4.2.2. Verfahren 3b – Sonstige Interventionen des Mechanismus (Übertragung auf die Haushaltslinie) 16

5. RECHNUNGSFÜHRUNGSSYSTEM 17

5.1. Jahresrechnungen 17

5.2. Computergestütztes Rechnungsführungssystem 18

5.3. Ausführung von Zahlungen 18

5.4. Erhebung von Einnahmen und Einziehung von Forderungen 18

5.5. Verwaltung der „GF01“-Bankkonten 18

EINLEITUNG

Dieser Anhang enthält die Regeln und Verfahren für alle an der Durchführung und Verwaltung des auf Gegenseitigkeit beruhenden Versicherungsmechanismus (im Folgenden „Mechanismus“) beteiligten Dienststellen.

Diese Regeln und Verfahren gelten für Maßnahmen, die aus dem Siebten Rahmenprogramm (1) (im Folgenden „RP7“), Horizont 2020 (2), Horizont Europa (3) und dem Euratom-Programm für Forschung und Ausbildung (4) (im Folgenden „Euratom-Programme“) finanziert werden.

Ein umfassender Benutzerleitfaden für das Personal, das für die Durchführung von Maßnahmen im Rahmen des FP7, von Horizont 2020, Horizont Europa und der Euratom-Programme zuständig ist, wird in den „Leitfaden für den Mechanismus“ aufgenommen.

1. HINTERGRUND

1.2. Haushaltsstruktur, Kosten im Zusammenhang mit der Verwaltung des Mechanismus und Akteure, die an der Verwaltung des Mechanismus beteiligt sind

1.2.1. Die spezifische Haushaltsstruktur des Mechanismus

Obwohl der Mechanismus keine Rechtspersönlichkeit besitzt, verfügt er über eine Struktur sowie ein Rechnungsführungs- und ein Haushaltssystem (Unternehmenscode „GF01“), die von der Kommission (Unternehmenscode „BG32“) oder anderen Einrichtungen der Union unabhängig sind.

1.2.2. Anweisungsbefugte

Anweisungsbefugter des Mechanismus ist die Kommission.

Für die Zwecke dieses Beschlusses gelten als „bevollmächtigte Anweisungsbefugte“ („BAB“) für die Tätigkeiten des Mechanismus, die jeweils für den von ihnen ausgeführten Teil des Haushalts des RP7, von Horizont 2020, von Horizont Europa oder der Euratom-Programme verantwortlich sind:

— Generaldirektorinnen/-direktoren der verschiedenen Generaldirektionen der Kommission,

— Für Euratom-Programme: der Generaldirektor der GD RTD,

— Direktorinnen/Direktoren der Exekutivagenturen,

— Inhaber gleichwertiger Positionen in Einrichtungen, die mit Haushaltsvollzugsaufgaben betraut sind, wie Exekutivdirektoren von gemeinsamen Unternehmen und anderen einschlägigen Fördereinrichtungen, sofern die Aufgaben im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Mechanismus gemäß Artikel 154 der Haushaltsordnung (5) übertragen werden und vorbehaltlich der Bedingungen für die Beteiligung des Mechanismus, die in dem Instrument zur Übertragung von Haushaltsvollzugsaufgaben festgelegt sind.

Die BAB sind dafür verantwortlich, von jeder ersten Vorfinanzierung den in den von ihnen verwalteten Finanzhilfevereinbarungen vorgesehenen Beitrag zum Mechanismus einzubehalten.

Sie sind auch für i) die Rückzahlung der Mechanismus-Beiträge an die Begünstigten und ii) Mechanismus-Interventionen, einschließlich Zahlungen und Wiedereinziehungen, zuständig. Folglich gelten sie auch im Rechnungsführungssystem „GF01“ als BAB.

Sie bleiben in vollem Umfang dafür verantwortlich, dass die von ihnen verwalteten Mittel ordnungsgemäß verwendet werden und dass die ihrer Kontrolle unterstehenden Ausgaben rechtmäßig und korrekt sind.

1.2.3. Von der Kommission für die Verwaltung des Mechanismus benannte Dienststelle

Als benannte Dienststelle ist die GD RTD für die Überwachung und Beaufsichtigung der wirtschaftlichen Haushaltsführung bei den Finanztransaktionen des Mechanismus zuständig. Dies entbindet die BAB nicht von ihrer individuellen Verantwortung.

Die benannte Dienststelle hat insbesondere folgende Aufgaben:

— Überweisung der Beiträge der Empfänger vom gesonderten Konto „BG32“ außerhalb des Haushaltsplans auf das Bankkonto „GF01“ (6);

— Überweisung von Beiträgen vom „GF01“-Bankkonto auf das Konto des Vermögensverwalters;

— Überwachung, ob auf dem „GF01“-Bankkonto ausreichend Liquidität vorhanden ist, um umgehend auf Anträge auf Rückzahlungen und Interventionen reagieren zu können;

— Sie stellt dem Rechnungsführer des Mechanismus regelmäßig alle für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Informationen zur Verfügung;

— Genaue Überwachung und Weiterverfolgung der an den oder von dem Vermögensverwalter übertragenen Beträge;

— Sie unterbreitet dem Vermögensverwalter regelmäßig eine Prognose des Flusses von Beiträgen und Rückzahlungen auf Basis der von den beteiligten Dienststellen bereitgestellten Informationen sowie alle sonstigen Informationen, die der Vermögensverwalter für die Wahrnehmung seiner Aufgaben nach vernünftigem Ermessen benötigt;

— Vorlage vierteljährlicher Berichte über die Finanzlage des Mechanismus beim BAB;

— Überwachung der Lage und Entwicklung des Mechanismus, damit die Kommission erforderlichenfalls geeignete Abhilfemaßnahmen ergreifen kann, um es dem Mechanismus zu ermöglichen, seine Interventionen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union fortzusetzen und bei Auszahlung des Restbetrags Beiträge an die Begünstigten zurückzuzahlen;

— Nachträgliche Überprüfung, ob die bevollmächtigten Anweisungsbefugten den Mechanismus-Beitrag aus jeder ersten Vorfinanzierung korrekt einbehalten haben und ob der Beitrag dem in der Finanzhilfevereinbarung festgelegten Prozentsatz entspricht, der auf den dort angegebenen Höchstbetrag angewandt wird;

— Validierung oder Ablehnung der von den bevollmächtigten Anweisungsbefugten bewilligten Vorgänge nach Überprüfung ihrer Konformität und Ordnungsmäßigkeit. Bei Uneinigkeit über die Möglichkeit einer Transaktion gibt der benannte Dienst vor seiner Validierung eine unverbindliche Stellungnahme heraus;

— Vorsitz der in Nummer 1.2.6 genannten dienststellenübergreifenden Gruppe für den Mechanismus;

— Gewährleistung, dass der Inhalt der Leitlinien für den Mechanismus auf dem neuesten Stand ist;

— Unterstützung der Finanzbeauftragten des zuständigen BAB.

1.2.4. Der Rechnungsführer des Mechanismus

Der Rechnungsführer des Mechanismus nimmt seine Aufgaben im Einklang mit den Grundsätzen wahr, die in der „Charta der Aufgaben und Zuständigkeiten des Rechnungsführers der Kommission“ (7) niedergelegt sind.

Das besondere Rechnungsführungssystem des Mechanismus ist Teil des Rechnungsführungssystems der Kommission. Seine Rechnungsführung unterscheidet sich jedoch von der des Gesamthaushaltsplans der Union.

Die benannte Dienststelle und der in Nummer 1.2.5 genannte Vermögensverwalter stellen dem Rechnungsführer des Mechanismus alle für die Erstellung der Rechnungslegung erforderlichen Informationen zur Verfügung, die ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Aktiva und Passiva des Mechanismus vermitteln müssen. Der Rechnungsführer des Mechanismus kann die erhaltenen Informationen überprüfen und alle weiteren Prüfungen vornehmen, die für notwendig erachtet werden, bevor die Rechnungsabschlüsse unterzeichnet werden. Der Rechnungsführer des Mechanismus kann Vorbehalte unter Angabe ihrer Art und ihres Umfangs äußern.

1.2.5. Der Vermögensverwalter

Die Generaldirektion Haushalt (GD BUDG) verwaltet als Vermögensverwalter die Vermögenswerte des Mechanismus im Einklang mit der Leistungsvereinbarung, die sie mit der benannten Dienststelle schließt.

In der Leistungsvereinbarung werden die Beziehung zwischen dem benannten Dienst und dem Vermögensverwalter sowie die Investitionsvorschriften des Mechanismus festgelegt, um das richtige Gleichgewicht zwischen einem akzeptablen Investitionsrisiko und der langfristigen finanziellen Tragfähigkeit des Mechanismus zu finden (8).

Der Vermögensverwalter überwacht die Mittel im Einklang mit den in der Leistungsvereinbarung festgelegten Regeln und erstattet der benannten Dienststelle alle relevanten Informationen im Zusammenhang mit seinem Mandat.

1.2.6. Dienststellenübergreifende Gruppe des auf Gegenseitigkeit beruhenden Versicherungsmechanismus

Die dienststellenübergreifende Gruppe des Versicherungsmechanismus auf Gegenseitigkeit (im Folgenden „DÜG Mechanismus“) setzt sich aus den Generaldirektionen, Exekutivagenturen und Gemeinsamen Unternehmen zusammen, die an den Tätigkeiten des Mechanismus beteiligt sind. Zu seinen Mitgliedern gehören auch ein Vertreter des Juristischen Dienstes der Kommission, der GD BUDG und des Gemeinsamen Rechtsberatungsdiensts.

Den Vorsitz in der DÜG Mechanismus führt der benannte Dienst. Sie hat eine beratende Funktion.

2. BEITRÄGE ZUM MECHANISMUS

Im Einklang mit der einschlägigen Finanzhilfevereinbarung wird der Beitrag aus der ersten Vorfinanzierung in voller Höhe einbehalten. Wird der EU-Finanzhilfebetrag durch eine Änderung erhöht, wird ein zusätzlicher entsprechender Einbehalt als Beitrag zum Mechanismus angewandt (9).

2.1. Verfahren Nr. 1 – Beitrag

Schritt 1

Beim Abschluss einer Finanzhilfevereinbarung behält der BAB den in der Finanzhilfevereinbarung festgelegten prozentualen Anteil des Beitrags aus der Vorfinanzierung ein.

Der zuständige Initiator finanzieller Vorgänge gibt eine Vorfinanzierungsanordnung (10) (im Folgenden „VA“) in sein eigenes Rechnungsführungssystem ein. Der Teil des Betrags dieser VA, der für den Mechanismus bestimmt ist, wird von dem zuständigen Initiator finanzieller Vorgänge in einem gesonderten außerbudgetären Konto in seinem eigenen Rechnungsführungssystem verbucht.

Die VA durchläuft das entsprechende Anweisungsverfahren und wird vom zuständigen Rechnungsführer (11) ausgeführt.

Schritt 2

Die benannte Dienststelle überträgt die kumulierten Gesamtbeiträge von den gesonderten außerbudgetären Konten regelmäßig über eine VA auf das Rechnungsführungssystem „GF01“ (12).

Die VA wird von einem Finanzprüfer kontrolliert, vom bevollmächtigten Anweisungsbefugten der benannten Dienststelle genehmigt und vom Rechnungsführer der Kommission ausgeführt.

Schritt 3

Die benannte Dienststelle genehmigt mit Hilfe einer VA die Überweisung der Beiträge aus dem „GF01“-Rechnungsführungssystem auf das Konto des Vermögensverwalters des Mechanismus und stellt sicher, dass das „GF01“-Bankkonto über ausreichende Liquidität verfügt, um auf Anträge auf Rückzahlungen und Interventionen reagieren zu können.

Diese VA wird von einem Finanzprüfer kontrolliert, vom bevollmächtigten Anweisungsbefugten der benannten Dienststelle genehmigt und vom Rechnungsführer des Mechanismus ausgeführt.

Die benannte Dienststelle prüft nachträglich, ob der BAB den Beitrag zum Mechanismus aus der ersten Vorfinanzierung korrekt berechnet und einbehalten hat. Wird ein Fehler festgestellt, benachrichtigt die benannte Dienststelle den zuständigen BAB, der den Betrag berichtigt.

3. RÜCKZAHLUNG VON BEITRÄGEN DES MECHANISMUS

3.1. Allgemeine Vorschriften

Gemäß Artikel 37 Absatz 4 der Verordnung (EU) 2021/695 ist der dem Mechanismus übertragene Beitrag bei Zahlung des Restbetrags an die Begünstigten zurückzuzahlen. Der zurückzuzahlende Betrag umfasst gegebenenfalls Verzugszinsen auf den Einbehalt, nicht jedoch Zinsen, die vom Mechanismus generiert werden.

Wenn die Berechnung des Restbetrags die Rückzahlung eines Teils oder der Gesamtheit des ursprünglichen Beitrags an die Begünstigten nicht rechtfertigt, ist der gesamte Beitrag oder der entsprechende Teil in die einschlägige Haushaltslinie zurückzuzahlen, aus der die ursprüngliche Mittelbindung bewilligt wurde.

3.2. Verfahren Nr. 2 – Rückzahlungen

Die Beitragsrückerstattung erfolgt nach den folgenden drei Verfahren:

3.2.1. Verfahren 2a – Vollständige Rückzahlung an die Begünstigten

Wenn die Berechnung des Restbetrags eine vollständige Rückzahlung des ursprünglichen Beitrags rechtfertigt, erstattet der zuständige BAB den Beitrag an die Begünstigten über den Koordinator der Maßnahme zurück.

Der Finanzinitiator leitet im Rechnungsführungssystem ABAC (13)„GF01“ eine VA zugunsten des Koordinators der Maßnahme ein. Anschließend wird die VA von einem Finanzprüfer kontrolliert, vom zuständigen Anweisungsbefugten der benannten Dienststelle genehmigt, von der benannten Dienststelle in ABAC SAP (14) validiert und vom Rechnungsführer des Mechanismus ausgeführt.

Wird ein Fehler festgestellt, lehnt die benannte Dienststelle die Transaktion in ABAC SAP ab und teilt dies dem zuständigen BAB mit.

3.2.2. Verfahren 2b – Vollständige Rückzahlung an die betreffende Haushaltslinie

Wenn die Berechnung des Restbetrags nach Berücksichtigung der Anforderungen der geltenden Finanzhilfevereinbarung keine Rückzahlung eines Teils des ursprünglichen Beitrags an die Empfänger rechtfertigt, zahlt der zuständige BAB diesen vollständig an die Haushaltslinie zurück, aus der die erste Zahlung geleistet wurde.

Zu diesem Zweck erteilt der zuständige BAB in seinem Rechnungsführungssystem eine Einziehungsanordnung zulasten des Mechanismus. Sobald die Einziehungsanordnung vom zuständigen Rechnungsführer validiert wurde, leitet der Initiator eine VA im Rechnungsführungssystem GF01 ein.

Der Finanzinitiator leitet im Rechnungsführungssystem ABAC „GF01“ eine VA zugunsten der Haushaltslinie ein, aus der die erste Zahlung geleistet wurde. Anschließend wird die VA von einem Finanzprüfer kontrolliert, vom zuständigen Anweisungsbefugten der benannten Dienststelle genehmigt, von der benannten Dienststelle in ABAC SAP validiert und vom Rechnungsführer des Mechanismus ausgeführt.

Wird ein Fehler entdeckt, lehnt die benannte Dienststelle die Transaktion in ABAC SAP ab und teilt dies dem zuständigen BAB mit.

3.2.3. Verfahren 2c – Teilweise Rückzahlung an die Rechtspersonen und an die betreffende Haushaltslinie

Wenn die Berechnung des Restbetrags eine teilweise Rückzahlung des ursprünglichen Beitrags an die Begünstigten rechtfertigt, zahlt der zuständige BAB einen Teilbetrag an den Koordinator der Maßnahme zurück.

Der zuständige BAB zahlt den Restbetrag an die Haushaltslinie zurück, aus der die ursprüngliche Zahlung geleistet wurde.

Zu diesem Zweck erteilt der zuständige BAB in seinem Rechnungsführungssystem eine Einziehungsanordnung zulasten des Mechanismus. Sobald die Einziehungsanordnung vom zuständigen Rechnungsführer validiert wurde, leitet der Initiator zwei VA im Rechnungsführungssystem ABAC GF01 ein: eine für die Haushaltslinie, die andere zugunsten des Koordinators der Maßnahme. Anschließend werden beide VA von einem Finanzprüfer kontrolliert, vom zuständigen Anweisungsbefugten der benannten Dienststelle genehmigt, von der benannten Dienststelle in ABAC SAP validiert und vom Rechnungsführer des Mechanismus ausgeführt.

Wird ein Fehler entdeckt, lehnt die benannte Dienststelle die Transaktion in ABAC SAP ab und teilt dies dem zuständigen BAB mit.

4. INTERVENTION DES MECHANISMUS (ZAHLUNGSVERZÜGE)

4.1. Einführung

Wenn ein Begünstigter (einschließlich des Koordinators) seinen Verpflichtungen nicht nachkommt, d. h. nicht bis zum Fälligkeitstermin den in der Zahlungsaufforderung ermittelten Betrag ganz oder teilweise zahlt, und wenn keine Garantien oder weitere Verrechnungsmöglichkeiten vorliegen, erwägt der betreffende Anweisungsbefugte die Einleitung einer Intervention des Mechanismus im Einklang mit den einschlägigen Vertragsbestimmungen (RP7, Horizont 2020, Euratom-Programm oder Horizont Europa). Die Interventionen des Mechanismus berühren keine verwaltungsrechtlichen Sanktionen oder Maßnahmen, die gemäß der Haushaltsordnung gegen die säumige juristische Person verhängt werden können.

Außer in den Fällen, in denen die Interventionen des Mechanismus sich aus einer vertraglichen Bestimmung der Horizont-2020-Finanzhilfevereinbarung ergeben, kann der Mechanismus nicht eingreifen, wenn der vom Mechanismus erwirtschaftete finanzielle Ertrag nicht ausreicht, und die Kommission, die Exekutivagentur, das gemeinsame Unternehmen oder die betreffende Unionseinrichtung muss den fälligen Betrag direkt vom Empfänger oder, gegebenenfalls, mit ihm verbundenen Rechtspersonen/verbundenen Dritten einziehen.

Eine Intervention des Mechanismus kann nicht eingeleitet werden

— bei Einziehungsanordnungen, die nach Auszahlung des Restbetrags ausgestellt werden;

— bei Einziehungsanordnungen zur Einziehung von pauschalisiertem Schadenersatz und/oder finanziellen Sanktionen, die von einem Begünstigten geschuldet werden.

Stellt der BAB nach der Auszahlung des Restbetrags eine Einziehungsanordnung gegen den Koordinator für Beträge aus nicht ausgeschütteten Vorfinanzierungen, Zwischenzahlungen oder Restzahlungen aus, wird der Mechanismus nicht tätig.

4.2. Verfahren Nr. 3 – Intervention des Mechanismus

4.2.1. Verfahren 3a – Intervention des Mechanismus bei laufenden Maßnahmen (direkte Übertragung an das Konsortium)

Im Falle der Kündigung eines Begünstigten (einschließlich des Koordinators) des Konsortiums während einer laufenden Maßnahme („säumiger Begünstigter“) und wenn der dem säumigen Begünstigten zu Unrecht gezahlte Betrag vom letzteren nicht an das Konsortium zurückgezahlt wird, wird der Mechanismus tätig, indem diese Beträge an den Koordinator gezahlt werden (falls der säumige Begünstigte der Koordinator ist, wird im Rahmen des Mechanismus der von diesem Unternehmen geschuldete Betrag an den neuen Koordinator gezahlt), wenn die folgenden kumulativen Bedingungen erfüllt sind:

(a) die Maßnahme ist noch nicht abgeschlossen (15);

(b) der zuständige Anweisungsbefugte ist der Auffassung, dass die Maßnahme notwendig und zweckmäßig ist, damit das Konsortium die Maßnahme erfolgreich abschließen kann;

(c) die übrigen Mitglieder des Konsortiums erklären sich bereit, die Maßnahme mit denselben Zielen durchzuführen;

(d) eine Änderung der Finanzhilfevereinbarung, mit der dem säumigen Begünstigten (oder Koordinator) gekündigt wird, wird unterzeichnet;

(e) wenn es sich bei dem säumigen Begünstigten um den Koordinator handelt, wird mit Zustimmung der übrigen Begünstigten ein neuer Koordinator ernannt.

Der zuständige Anweisungsbefugte ist dafür verantwortlich, die Erfüllung dieser Bedingungen zu überprüfen.

Dieses Verfahren gilt nicht für Vorfinanzierungsbeträge oder Zwischenzahlungen, die vom Koordinator nicht ausgeschüttet wurden.

Im Hinblick auf die Überprüfung und Überwachung der Konformität, der Ordnungsmäßigkeit und der Möglichkeit der Transaktion kontrolliert die benannte Dienststelle die Erfüllung dieser Bedingungen und lehnt den Vorgang ab, wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind. Lehnt die benannte Dienststelle die Transaktion ab, teilt sie dem zuständigen Anweisungsbefugten die Gründe mit. Ist die benannte Dienststelle der Auffassung, dass die Bedingung nach Buchstabe b nicht erfüllt ist, so gibt sie mittels eines an den Anweisungsbefugten gerichteten Vermerks eine unverbindliche Stellungnahme ab. Falls der Anweisungsbefugte nicht zustimmt, bestätigt er seinen Standpunkt schriftlich in einer begründeten Antwort.

Für jede Intervention kann die benannte Dienststelle Zugang zu Verwaltungs- und Finanzunterlagen beantragen.

Schritt 1

Der Initiator finanzieller Vorgänge des betreffenden Anweisungsbefugten initiiert eine VA zugunsten des Koordinators (oder des neuen Koordinators) im Rechnungsführungssystem „GF01“ für den vom säumigen Begünstigten zu Unrecht erhaltenen Betrag. Anschließend wird die VA von einem Finanzprüfer kontrolliert, der seinerseits vom zuständigen Anweisungsbefugten der benannten Dienststelle ermächtigt wird, und, falls von der benannten Dienststelle in ABAC SAP validiert, vom Rechnungsführer des Mechanismus ausgeführt.

Aus rechtlicher Sicht erfolgt die Zahlung durch die Kommission, die Exekutivagentur, das gemeinsame Unternehmen oder eine andere Fördereinrichtung, auch wenn die Zahlung vom Rechnungsführer des Mechanismus über das „GF01“-Konto geleistet wird.

Schritt 2

Gleichzeitig leitet der Initiator finanzieller Vorgänge des betreffenden Anweisungsbefugten eine Einziehungsanordnung im Namen der Kommission, der Exekutivagentur, des gemeinsamen Unternehmens oder einer anderen Fördereinrichtung gegen den säumigen Begünstigten im Rechnungsführungssystem „GF01“ ein und muss das Bankkonto des Mechanismus angeben. Anschließend wird die Einziehungsanordnung von einem Finanzprüfer kontrolliert, der seinerseits vom zuständigen Anweisungsbefugten der benannten Dienststelle ermächtigt wird, und, falls von der benannten Dienststelle in ABAC SAP validiert, vom Rechnungsführer des Mechanismus ausgeführt, der auch für die Nachverfolgung zuständig ist.

Meldet der säumige Begünstigte Konkurs, Insolvenz oder befindet er sich in einem Auflösungs- oder Liquidationsverfahren, muss der zuständige Anweisungsbefugte dem Insolvenzverwalter so bald wie möglich eine Forderungserklärung übermitteln (16). Der zuständige Anweisungsbefugte muss dem Insolvenzverwalter auch die entsprechende Zahlungsaufforderung übermitteln.

4.2.2. Verfahren 3b – Sonstige Interventionen des Mechanismus (Übertragung auf die Haushaltslinie)

Dieses Verfahren gilt für die folgenden Fälle, in denen die ausgestellten Zahlungsaufforderungen nicht beglichen wurden:

a) Kündigung eines Begünstigten (einschließlich des Koordinators (17)) vor Zahlung des Restbetrags in Fällen, in denen das Verfahren 3a nicht anwendbar ist;

b) Kündigung eines Koordinators vor Zahlung des Restbetrags, weil der Koordinator weder die Vorfinanzierung noch eine Zwischenzahlung an die anderen Begünstigten des Konsortiums ausgeschüttet hat;

c) wenn eine Schuld besteht, die sich aus einer „negativen Zahlung des Restbetrags“ ergibt.

Schritt 1

Der zuständige Anweisungsbefugte stellt dem Begünstigten oder dem Koordinator in seinem Rechnungsführungssystem eine Einziehungsanordnung aus, um den geschuldeten Betrag (im Einklang mit der einschlägigen Finanzhilfevereinbarung) einzuziehen.

Schritt 2

Wird die Zahlungsaufforderung nicht vollständig oder teilweise innerhalb der gesetzten Frist erstattet und ist eine Verrechnung durch den zuständigen Rechnungsführer nicht ganz oder teilweise möglich, so muss der Rechnungsführer den zuständigen Anweisungsbefugten davon in Kenntnis setzen.

Der zuständige Anweisungsbefugte leitet daraufhin eine VA im „GF01“-Buchführungssystem ein, überprüft und ermächtigt sie. Mit der VA ist die gesamte noch ausstehende Zahlungsaufforderung oder der noch zu zahlende Teil der Zahlungsaufforderung zu begleichen. Wenn sie von der benannten Dienststelle in ABAC SAP validiert wird, wird die VA dann vom Rechnungsführer des Mechanismus ausgeführt.

Schritt 3

Parallel dazu initiiert, überprüft und genehmigt der zuständige Anweisungsbefugte eine neue Einziehungsanordnung gegen den säumigen Begünstigten im Rechnungsführungssystem „GF01“. Wird die Einziehungsanordnung von der benannten Dienststelle in ABAC SAP validiert, so wird sie vom Rechnungsführer des Mechanismus ausgeführt, der die Folgemaßnahmen gewährleistet und die in der Haushaltsordnung vorgesehenen Maßnahmen ergreift, um die Einziehung des geschuldeten Betrags sicherzustellen.

Der zuständige Anweisungsbefugte stellt eine neue Zahlungsaufforderung im Namen der Kommission, der Exekutivagentur, des gemeinsamen Unternehmens oder einer anderen Finanzierungseinrichtung zugunsten des Mechanismus aus, die lediglich die ursprüngliche Belastungsanzeige ersetzt, wobei die Zahlungsfrist und der Zinssatz beibehalten werden und der Schuldner ordnungsgemäß informiert wird.

Begleicht der Begünstigte die Zahlungsaufforderung, werden die Beträge zusammen mit den aufgelaufenen Verzugszinsen auf das „GF01“-Bankkonto überwiesen.

Kommt der Begünstigte der Zahlungsaufforderung nicht nach, so können andere Optionen für die Einziehung der betreffenden Mittel erwogen werden, wie z. B. Verrechnung der geschuldeten Beträge, Inhaftungnahme der verbundenen Einrichtungen des Begünstigten (18) oder gegebenenfalls Zwangsbeitreibung (19) oder im Falle von Fördereinrichtungen jede andere geeignete Maßnahme, die in Übereinstimmung mit ihren Vorschriften und Verfahren vorgesehen ist.

Für Schritt (2) und (3): Zur Überprüfung und Überwachung der Konformität und Ordnungsmäßigkeit des Vorgangs (VA und Einziehungsanordnung) kann die benannte Dienststelle Zugang zu Verwaltungs- und Finanzunterlagen beantragen. Wird ein Fehler festgestellt, lehnt die benannte Dienststelle die Transaktion ab und teilt dies dem zuständigen Anweisungsbefugten mit.

Anmerkungen zu Kapitel 4.2

1. In Anwendung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und zum Schutz der finanziellen Interessen der Union sollte der Anweisungsbefugte überprüfen, ob das Konsortium oder seine Mitglieder ihrer Verpflichtung nachgekommen sind, rechtzeitig (gemäß der Finanzhilfevereinbarung/der mit Anmerkungen versehenen Finanzhilfevereinbarung) über die Nichtausschüttung der Vorfinanzierung oder der Zwischenzahlung durch den Koordinator zu informieren. Insbesondere muss der zuständige Anweisungsbefugte, sobald er diese Informationen erhält, unverzüglich alle möglichen Maßnahmen ergreifen, um weitere Zahlungen an den säumigen Koordinator auszusetzen. Der zuständige Anweisungsbefugte könnte auch prüfen, ob etwaige Verzögerungen bei diesen Informationen, die zu einem zusätzlichen finanziellen Risiko für den Unionshaushalt (d. h. zu einer weiteren Zahlung) führen, den Mitgliedern des Konsortiums zuzurechnen sind.

2. Wird die Nichtausschüttung von den Mitgliedern des Konsortiums mit ungerechtfertigter Verzögerung gemeldet, so muss der Anweisungsbefugte, um das Eingreifen des Mechanismus auszulösen, hinreichende Gewähr dafür erlangen, dass der Koordinator mit keinem der nicht ausgezahlten Begünstigten eine bilaterale oder multilaterale Vereinbarung geschlossen hat, insbesondere in Bezug auf die Kürzung oder Verrechnung oder den Ausgleich eines Teils des betreffenden Betrags. Der BAB kann erforderlichenfalls den Koordinator und/oder die Begünstigten um einen Nachweis der Überstellung oder des Eingangs ersuchen.

3. Gilt nur für 4.2.2. Meldet ein Begünstigter Konkurs, Insolvenz, oder befindet er sich in einem Verfahren der Auflösung oder Liquidation, so leitet der Anweisungsbefugte der Kommission, der Exekutivagentur, des gemeinsamen Unternehmens oder einer anderen Fördereinrichtung vor Ablauf der in der Belastungsanzeige angegebenen Frist (Schritt 1) unverzüglich eine Intervention des Mechanismus ein. Wurde (kann) die in „GF01“ ausgestellte Einziehungsanordnung vor Ablauf einer bestimmten Frist ausgestellt (werden), so sollte dem Begünstigten nur die dieser Einziehungsanordnung entsprechende Zahlungsaufforderung mit Kopie an den Insolvenzverwalter im Namen der Kommission, der Exekutivagentur, des gemeinsamen Unternehmens oder einer anderen betroffenen Fördereinrichtung und zugunsten des Mechanismus übermittelt werden.

Auf jeden Fall werden keine Zahlungen mehr an den Koordinator geleistet, bis eine solche Situation behoben ist.

5. RECHNUNGSFÜHRUNGSSYSTEM

5.1. Jahresrechnungen

Die Jahresrechnungen müssen regelgemäß, wahrheitsgetreu und vollständig sein und ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens- und Finanzlage sowie des Haushaltsergebnisses vermitteln.

Der Rechnungsführer des Mechanismus legt die Rechnungsführungsverfahren und den Kontenplan fest.

5.2. Computergestütztes Rechnungsführungssystem

Der Rechnungsführer des Mechanismus erstellt die funktionalen Spezifikationen der Rechnungsführungssoftware und stellt sicher, dass diese den Rechnungsführungsvorschriften und -praktiken entsprechen, bevor dieses System in Betrieb genommen wird.

Die bevollmächtigten Anweisungsbefugten und die benannte Dienststelle nutzen das zentrale ABAC-WORKFLOW-System, um Zahlungen vorzunehmen, Einnahmen zu erheben und Forderungen einzuziehen. Das System ABAC-SAP-ACCOUNTING dient der Führung, Erstellung und Vorlage der Rechnungen.

Das Rechnungsführungssystem und die angewandten Rechnungsführungsverfahren müssen den für den Mechanismus typischen Verfahren gemäß den Abschnitten 2, 3 und 4 dieses Anhangs Rechnung tragen.

5.3. Ausführung von Zahlungen

Die Zahlungen werden vom Rechnungsführer des Mechanismus im Rahmen der verfügbaren Mittel geleistet.

Der Rechnungsführer des Mechanismus kann Zahlungen per Banküberweisung nur vornehmen, wenn die Bankdaten des Begünstigten und die Bestätigung seiner Identität (oder Änderungen derselben) vorab in die zentrale Datenbank für Drittparteien der Kommission eingegeben wurden.

5.4. Erhebung von Einnahmen und Einziehung von Forderungen

Der Rechnungsführer des Mechanismus ist für die vom zuständigen BAB erstellten Einziehungsanordnungen verantwortlich und handelt mit der gebotenen Sorgfalt, um sicherzustellen, dass sie eingezogen werden.

Werden Forderungen nicht innerhalb der in der Zahlungsaufforderung genannten Frist beglichen, leitet der Rechnungsführer das Einziehungsvorverfahren ein, indem er dem Schuldner ein Erinnerungs- und ein Mahnschreiben übermittelt.

Der Rechnungsführer des Mechanismus berechnet und zieht die fälligen Verzugszinsen gemäß den Bestimmungen der Zahlungsaufforderung ein.

Erforderlichenfalls kann der Rechnungsführer des Mechanismus die Forderung durch Verrechnung oder durch Inanspruchnahme etwaiger vorher geleisteter Sicherheiten (für RP7-Maßnahmen) einziehen, nachdem er den zuständigen BAB und den säumigen Empfänger davon in Kenntnis gesetzt hat.

Werden die Forderungen nicht im Rahmen des Einziehungsvorverfahrens eingezogen, so kann der Rechnungsführer des Mechanismus entweder

— den zuständigen BAB auffordern, einen vollstreckbaren Beschluss gemäß Artikel 100 der Haushaltsordnung auszuarbeiten oder

— falls es nicht möglich ist, die Einziehungsanordnung als vollstreckbaren Beschluss zu formalisieren, die zuständige Dienststelle der Kommission anweisen, einen Vollstreckungstitel auf gerichtlichem Wege zu erwirken, sofern dies im Einklang mit den internen Vorschriften (20) steht.

Der Rechnungsführer des Mechanismus kann dem Schuldner eine zusätzliche Zahlungsfrist einräumen, wenn sich der Schuldner zur Zahlung der fälligen Verzugszinsen verpflichtet und eine Sicherheit in Höhe des Hauptbetrags und der Zinsen leistet.

Erforderlichenfalls kann der Rechnungsführer des Mechanismus zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens Maßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union ergreifen.

5.5. Verwaltung der „GF01“-Bankkonten

Der Rechnungsführer des Mechanismus ist befugt, die Bankkonten zu verwalten, die für die Ausführung von Zahlungen und die Erhebung von Einnahmen verwendet werden. Der Rechnungsführer des Mechanismus ist für die Sicherung der auf diesen Konten hinterlegten Mittel zuständig.

Der Rechnungsführer des Mechanismus muss mindestens einmal monatlich überprüfen, ob die in das Rechnungsführungssystem eingestellten Beträge mit den Beträgen auf diesen Bankkonten übereinstimmen. Der Rechnungsführer des Mechanismus hat die festgestellten Differenzen zu untersuchen und gegebenenfalls zu korrigieren.

(1) Beschluss Nr. 1982/2006/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2006 über das Siebte Rahmenprogramm der Europäischen Gemeinschaft für Forschung, technologische Entwicklung und Demonstration (2007 bis 2013) (ABl. L 412 vom 30.12.2006, S. 1).

(2) Verordnung (EU) Nr. 1291/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. Dezember 2013 über das Rahmenprogramm für Forschung und Innovation „Horizont 2020“ (2014-2020) und zur Aufhebung des Beschlusses Nr. 1982/2006/EG (ABl. L 347 vom 20.12.2013, S. 104).

(3) Verordnung (EU) 2021/695 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 28. April 2021 über das Rahmenprogramm für Forschung und Innovation „Horizont Europa“ sowie über die Regeln für die Beteiligung und die Verbreitung der Ergebnisse und zur Aufhebung der Verordnungen (EU) Nr. 1290/2013 und (EU) Nr. 1291/2013 ( ABl. L 170 vom 12.5.2021, S. 1).

(4) Verordnung (Euratom) 2021/765 des Rates vom 10. Mai 2021 über das Programm der Europäischen Atomgemeinschaft für Forschung und Ausbildung (2021-2025) in Ergänzung des Rahmenprogramms für Forschung und Innovation „Horizont Europa“ und zur Aufhebung der Verordnung (Euratom) 2018/1563 (ABl. L 167I vom 12.5.2021, S. 81).

(5) Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Juli 2018 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union, zur Änderung der Verordnungen (EU) Nr. 1296/2013, (EU) Nr. 1301/2013, (EU) Nr. 1303/2013, (EU) Nr. 1304/2013, (EU) Nr. 1309/2013, (EU) Nr. 1316/2013, (EU) Nr. 223/2014, (EU) Nr. 283/2014 und des Beschlusses Nr. 541/2014/EU sowie zur Aufhebung der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 (ABl. L 193 vom 30.7.2018, S. 1).

(6) Ausgenommen EUSPA (ehemals GSA), EIT, gemeinsame Unternehmen.

(7) Beschluss C(2018) 5120 final der Kommission vom 3. August 2018 über die Internen Vorschriften für die Ausführung des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union (Einzelplan Kommission), gerichtet an die Dienststellen der Kommission, Anhang 15 – Charta der Finanzakteure, Teil 3 – Charta der Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Rechnungsführers der Kommission.

(8) Es wird davon ausgegangen, dass die Verwaltung der Vermögenswerte des Mechanismus mit der Übernahme von Investitionsrisiken durch den Haushalt der Union verbunden ist, was bedeutet, dass die Investitionsrenditen je nach den künftigen Marktbedingungen und dem künftigen Marktverhalten negativ oder positiv ausfallen können.

(9) Mit Ausnahme des Programms Horizont Europa, Marie-Skłodowska-Curie-Maßnahmen.

(10) Jede Bezugnahme auf eine VA in diesem Anhang schließt standardmäßig auch die damit verbundenen Zahlungsanträge ein.

(11) Gemeinsame Unternehmen und andere Fördereinrichtungen gewährleisten die Ausführung der VA durch ihren eigenen Rechnungsführer.

(12) Die GSA, das EIT, die gemeinsamen Unternehmen und andere einschlägige Fördereinrichtungen übertragen die Mechanismus-Beiträge direkt in das „GF01“-Rechnungsführungssystem.

(13) ABAC („Accrual Based Accounting“, periodengerechtes Rechnungsführungssystem) ist das Akronym des IT-Finanzsystems der Europäischen Kommission.

(14) SAP bezeichnet das Rechnungsführungsmodul innerhalb von ABAC.

(15) Die Laufzeit der Maßnahme ist in der Finanzhilfevereinbarung festgelegt.

(16) Gemäß der Verordnung (EU) 2015/848 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Mai 2015 über Insolvenzverfahren (ABl. L 141 vom 5.6.2015, S. 19).

(17) Für den Koordinator deckt dies den Teil der Fördermittel ab, die er im Zusammenhang mit seinen eigenen Kosten erhalten hat, nicht aber im Zusammenhang mit der Nichtausschüttung der Vorfinanzierungen/Zwischenzahlungen an die Mitglieder des Konsortiums.

(18) Für Horizont-2020- und Horizont-Europa-Maßnahmen, falls im Rahmen der Finanzhilfevereinbarung anwendbar.

(19) Interne Verfahrensvorschriften für die Einziehung von aus der direkten Verwaltung entstandenen Forderungen und die Einziehung von gemäß den EU-Verträgen verhängten Geldbußen, Pauschalbeträgen und Zwangsgeldern (Beschluss C2018/5119 final vom 3. August 2018).

(20) Beschluss C(2018) 5119 final der Kommission vom 3. August 2018 über die Internen Verfahrensvorschriften für die Einziehung von aus der direkten Verwaltung entstandenen Forderungen und die Einziehung von gemäß den EU-Verträgen verhängten Geldbußen, Pauschalbeträgen und Zwangsgeldern.