Bericht

über die Finanzausweise des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt (HABM - Alicante) für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten des Amtes

(1999/C 372/11)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Haushaltsausschuß des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt gemäß Artikel 137 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 119 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Präsidenten des Amts ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates, Artikel 138). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, daß der Jahresabschluß für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES HARMONISIERUNGSAMTS FÜR DEN BINNENMARKT FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1998 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Buchführungssoftware

5. Im Prüfungszeitraum verwendete das Amt für seine Rechnungsführung nach wie vor ein Tabellenkalkulationsprogramm anstelle einer Buchführungssoftware. Seit dem 1. Januar 1999 arbeitet das Amt mit einer neuen, geeigneten Buchführungssoftware.

6. Das Amt hat noch kein Kostenrechnungssystem eingerichtet (siehe Besonderer Jahresbericht zum Haushaltsjahr 1997, Ziffer 1.5(3)); dadurch ist es nicht möglich, die Höhe der Gebühren zu ermitteln und gegebenenfalls eine Anpassung vorzunehmen.

Sonstige Bemerkungen

7. Von den endgültigen Mitteln des Haushaltsjahres (68,05 Mio ECU nach Annahme des zweiten Berichtigungs- und Nachtragshaushalts) wurden nur 61 % (42,1 Mio ECU) ausgezahlt. Die Auszahlungsquote bei den Mittelbindungen betrug 78 %. Ein Anteil von 15 % (10,5 Mio ECU) der Mittelausstattung wurde automatisch auf das Haushaltsjahr 1999 übertragen, 23 % der endgültigen Mittel (15,9 Mio ECU) wurden annulliert.

8. Das Amt mußte zwei Berichtigungshaushalte annehmen, da erstens die Dauer des Eintragungsverfahrens für eine Marke unterschätzt wurde, zweitens wegen der Umstellung der Rechnungsführungsverfahren im Sinne der Bemerkungen im Besonderen Jahresbericht des Hofes zum Haushaltsjahr 1997 (siehe Ziffer 1.7) und drittens aufgrund von Problemen im Zusammenhang mit der Personaleinstellung (Titel I).

9. Die Mittelübertragungen betrafen vorwiegend Titel II und III des Haushaltsplans, insbesondere den Erwerb von Immobilien (3 Mio ECU wegen einer zweimonatigen Verzögerung der Bauarbeiten und verspäteter Fakturierung einiger Arbeiten), die extern vergebenen spezifischen Projekte (1,3 Mio ECU wegen der über zwei Haushaltsjahre laufenden Durchführung von EDV-Projekten) sowie die Recherchenberichte (3,2 Mio ECU aufgrund einer dreimonatigen Durchführungsfrist für die Recherchen und zusätzlichen Zahlungsfristen (ein Monat)).

10. Von den aus dem Haushaltsjahr 1997 übertragenen Mitteln (26,2 Mio ECU) mußten 5 % (1,4 Mio ECU) annulliert werden. Ein beträchtlicher Anteil davon (62 %) entfällt auf Ausgaben für Veröffentlichungen und Recherchenberichte: Sie waren entweder viel zu hoch angesetzt, oder die entsprechenden Leistungen wurden nicht erbracht.

11. Gemäß Verwaltungsentscheidung 98 Artikel 2 hätte das Amt im Jahr 1998 Güter (Anlagen und Mobiliar, Fahrzeuge und EDV-Material) abschreiben müssen.

Tätigkeiten des Amts

12. Seit 1996 erhielt das Amt etwa 100000 einzelne Anträge auf Eintragung einer Marke. Davon haben 93 % die erste Phase des Verfahrens durchlaufen; jedoch nur 59 % wurden zur Veröffentlichung eingereicht. Gegen 11 % der oben genannten 100000 Anträge wurde Widerspruch eingelegt, 24 % wurden eingetragen. Die deutliche Überschreitung der vorausgeschätzten Anzahl der eingereichten Anmeldungen für Gemeinschaftsmarken und die in jeder Phase des Verfahrens gehäuften Verzögerungen machten einige Veränderungen im internen Verwaltungsaufbau des Amts erforderlich. Es wäre wünschenswert, daß sich das Amt verstärkt bemüht, die Verfahrensdauer generell zu verkürzen. Aus den verfügbaren Statistiken geht hervor, daß die äußersten Fristen zwischen dem Tag der Einreichung der Anmeldung und dem Tag der Eintragung bei 383 bzw. 821 Tagen liegen; der Mittelwert beträgt 600 Tage.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 22. und 23. September 1999 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 11 vom 14.1.1994, S. 30.

(2) In Anwendung von Artikel 137 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amts für das Haushaltsjahr 1998 am 3. März 1999 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Amts, dem Europäischen Parlament, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem diese Rechnung am 30. März 1999 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. C 406 vom 28.12.1998, S. 55.

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1998 und 1997

Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten des Amts.

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Tabelle 2

Aufwands- und Ertragsrechnung für die Haushaltsjahre 1998 und 1997

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Quelle:

Darstellung des Hofes auf der Grundlage der Daten des Amts.

Antworten des HABM

6. Analytische Rechnungsführung

Das HABM hat bereits 1997 (vom Standpunkt der tatsächlichen Verwaltung der Gemeinschaftsmarke dem ersten ganzen Haushaltsjahr) mit der Einführung der analytischen Rechnungsführung begonnen. Nach der Ausarbeitung des Modells und der Eingabe der verfügbaren statistischen Daten in dieses Modell folgte 1998 eine Testphase. 1999 wird das für den Betrieb des Systems notwendige Personal eingestellt.

Man muß sich vor Augen halten, daß sich die Tätigkeit des Amtes noch nicht in allen Phasen der Verwaltung der Gemeinschaftsmarke stabilisiert hat. Zwar ist dies bei der Bearbeitung neuer Markenanmeldungen bereits der Fall, andere Bereiche wie Widerspruch, Nichtigkeit oder auch die Beschwerdekammern haben aber ihren normalen Arbeitsrhythmus noch nicht erreicht. Es bedarf jedoch eines Mindestmaßes an Stabilität sowohl unter dem Gesichtspunkt der Tätigkeit als auch unter dem der vorhandenen Organisation, um im Rahmen einer analytischen Rechnungsführung nennenswerte Ergebnisse zu erzielen. Es muß also bis zum Jahr 2000 abgewartet werden, bis brauchbare Ergebnisse durch das System einer analytischen Rechnungsführung zur Verfügung stehen. Vor dem Jahr 2000 ist die Zeit daher wohl noch nicht reif für die Beurteilung der Höhe der Gebühren oder gar deren Anpassung.

Im übrigen kann wohl an eine Anpassung der Gebühren erst gedacht werden, nachdem das HABM die Phase stabiler Eigenfinanzierung erreicht hat (Phase ab dem Jahr 2006, wenn die ersten Gemeinschaftsmarken verlängert werden). Außerdem wurden die Gebühren in ihrer jeweiligen Höhe nicht unabhängig voneinander festgelegt, sondern als Bestandteile eines Ganzen. Die Höhe der Widerspruchsgebühr beispielsweise wurde niedrig genug angesetzt, um einer möglichst hohen Zahl von Inhabern älterer Rechte zu ermöglichen, diese geltend zu machen, selbst wenn damit wahrscheinlich nicht alle Kosten gedeckt werden, die dem Amt im Rahmen eines solchen Verfahrens entstehen.

7. Die endgültigen Mittel des Haushaltsjahrs verteilen sich wie folgt:

Endgültige Mittel: 68,5 Mio ECU(1)

Verwendete Mittel: 52,6 Mio ECU

Davon verfallene Mittel: 15,9 Mio ECU

Davon übertragene Mittel: 10,5 Mio ECU

Die Übertragungen betrafen 10,5 Mio ECU (20 %), die Gründe hierfür sind im folgenden unter Ziffer 9 dargelegt. Schließlich sind am Ende des Haushaltsjahres 15,9 Mio ECU verfallen. Dieser Verfall hat folgende Gründe:

- Verzögerungen beim Bau des endgültigen Sitzes (bei einem Betrag von 6,2 Mio ECU);

- die Folgen der - unvorhergesehenen - erheblichen Zunahme der Anmeldungen von Marken, wodurch es unweigerlich zu einem Stau bei den Dienstleistungen und folglich zu Verzögerungen bei der Tätigkeit des Amtes kam; daher mußten bestimmte Personaleinstellungen aufgeschoben werden (betroffener Betrag: 1,9 Mio ECU);

- die Nichtverwendung von Mitteln für künftige Ausgaben unter Titel 10(2) (6,6 Mio ECU); sie entsprechen dem Überschuß, der im folgenden Haushaltsjahr als Einnahme verzeichnet ist.

8. 1997 stieg die Zahl der im Jahr eingereichten Neuanmeldungen von Marken von 22000 auf 30000. Der erste Berichtigungs- und Nachtragshaushaltsplan wurde am 10. März 1998 angenommen und enthielt die Änderungen, die seit der Abstimmung über den Haushaltsplan für 1998 im Februar 1997 für den Ablauf der Tätigkeit des Amtes notwendig geworden waren.

10. Die aus dem Haushaltsjahr 1997 übertragenen und am Ende des Haushaltsjahres 1998 verfallenen Mittel betragen 1,4 Mio ECU und betreffen insbesondere:

- die Ausgaben für die Veröffentlichung und den Versand des Blattes für Gemeinschaftsmarken (0,5 bzw. 0,3 Mio ECU). Diese Ausgaben waren in ihrem Umfang, wie sich herausstellte, aufgrund der Verzögerungen in den Verfahren und in bezug auf die Preise überschätzt worden, denn die von den Partnern des Amtes angewandten Preise blieben letzten Endes unter den Vorausschätzungen;

- die Ausgaben für Forschungsberichte, deren Ausarbeitung den einzelstaatlichen Ämtern obliegt und von denen ein Teil am Ende des Haushaltsjahres immer noch nicht geliefert war, mit einem Betrag von 0,3 Mio ECU.

11. Die Abschreibung des Sachvermögens war Gegenstand einer Verwaltungsentscheidung, die das Amt im November 1998 traf, so daß für deren Umsetzung bis zum Ende des Haushaltsjahres kaum noch Zeit blieb. Die Abschreibungsregelung ist seit Anfang des Haushaltsjahres 1999 wirksam.

(1) Der Haushaltsplan des Amtes wurde bis zum 1. Januar 1999, dem Tag des Übergangs zum Euro, in ECU aufgestellt und ausgeführt.

(2) Dieser Titel umfaßt in seinem einzigen Kapitel Nr. 100 die Mittel zur Abdeckung von absehbaren "späteren Betriebs- oder Investitionsausgaben".