BERICHT über die Finanzausweise und die Haushaltsführung des Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung (Cedefop - Thessaloniki) für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit der Antwort des Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung (98/C 406/01)

FINANZAUSWEISE DES EUROPÄISCHEN ZENTRUMS FÜR DIE FÖRDERUNG DER BERUFSBILDUNG FÜR DAS HAUSHALTSJAHR 1997

1. Dieser Bericht wird dem Rat und dem Europäischen Parlament gemäß Artikel 12 der Verordnung (EWG) Nr. 337/75 des Rates (1), geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1946/93 des Rates (2), vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise des Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 18 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates (3), geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates (4), wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Verwaltungsrats ausgeführt. Dieser ist gemäß den Artikeln 65, 67 und 68 der Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates auch dafür zuständig, in Übereinstimmung mit den Finanzvorschriften die Finanzausweise zu erstellen und vorzulegen (5). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Finanzausweise verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, daß die Finanzausweise für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUM BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

Einleitung

Hintergrund

5. Das Europäische Zentrum für die Förderung der Berufsbildung (Cedefop) wurde durch die Verordnung (EWG) Nr. 337/75 des Rates als Satelliteneinrichtung der Europäischen Gemeinschaft errichtet und soll die Berufsbildung auf Gemeinschaftsebene fördern. Das Cedefop nahm seine Tätigkeit 1976 in Berlin auf und übersiedelte 1995 nach Thessaloniki.

6. Nach der Definition in der genannten Verordnung ist es Aufgabe des Zentrums "die Kommission zu unterstützen, um die Berufsbildung und die ständige Weiterbildung auf Gemeinschaftsebene zu fördern und weiterzuentwickeln", einen Beitrag "zur Durchführung einer gemeinsamen Berufsbildungspolitik" zu leisten und insbesondere den "Informations- und Erfahrungsaustausch" zu fördern. Im Bereich der Berufsbildung hat das Zentrum insbesondere die Aufgabe "eine Dokumentation zu erstellen, zur Weiterentwicklung und Koordinierung der Forschung beizutragen, die Verbreitung zweckdienlicher Dokumentation und Information zu gewährleisten, die Initiativen zu fördern und zu unterstützen, durch die eine koordinierte Lösung erreicht werden kann" (insbesondere bei der Angleichung der Ausbildungsniveaus und der gegenseitigen Anerkennung der Prüfungszeugnisse) und "einen Treffpunkt für die beteiligten Parteien zu bilden".

Prüfungsumfang

7. Der Hof hat eine Prüfung der Rechnungsführung im Zusammenhang mit den Finanzausweisen für 1997 durchgeführt und die Entscheidungen des Zentrums in bezug auf die vorläufige und endgültige Unterbringung geprüft sowie seine Personalsituation.

Finanzdaten

8. In Tabelle 1 und 2 werden die Finanzausweise des Zentrums zusammengefaßt dargestellt. Tabelle 3 dieses Berichts enthält eine Analyse der Verwendung der Mittel des Haushaltsjahres 1997 sowie der aus dem Haushaltsjahr 1996 übertragenen Mittel. Für das Haushaltsjahr 1997 standen dem Zentrum Mittel in Höhe von 14,5 Mio. ECU zur Verfügung. Die eingegangenen Verpflichtungen führten zu Zahlungen in Höhe von 9,1 Mio. ECU und zu Mittelübertragungen auf das Haushaltsjahr 1998 in Höhe von 4,8 Mio. ECU, der Restbetrag von 0,6 Mio. ECU wurde annulliert. Von den aus dem Vorjahr übertragenen Mitteln wurden 1,9 Mio. ECU ausgezahlt und 0,2 Mio. ECU annulliert.

Wichtigste Bemerkungen zur Ausführung des Haushaltsplans

Trennung der Tätigkeiten

9. Das Zentrum hat angemessene Verfahren zur Trennung der Tätigkeiten des Anweisungsbefugten, des Rechnungsführers und des Zahlstellenverwalters eingeführt. Ferner plant das Zentrum die Einrichtung eines eigens auf seinen Bedarf zugeschnittenen EDV-Rechnungsführungssystems. Das Zentrum vertritt die Ansicht, daß dieses System mit SINCOM 2 kompatibel, aber auch flexibler sein wird. Seiner Meinung nach ist SINCOM 2 an sich für Satelliteneinrichtungen nicht geeignet und würde bei einem etwaigen Einsatz vor Ort zusätzliche Arbeitskosten bedeuten.

Zahlstelle

10. Der Anteil der von der Zahlstelle ohne vorherige Genehmigung des Finanzkontrolleurs getätigten Zahlungen ging von 74 % im Jahr 1996 auf 60 % im Jahr 1997 zurück. Dies ist auf die Anstrengungen des Zentrums als Reaktion auf die Bemerkungen des Hofes in seinem Vorjahresbericht zurückzuführen (6).

11. Im Rahmen von sechs Haushaltslinien wurden Zahlungen über die Zahlstelle vorgenommen, obwohl diese Haushaltslinien in dem entsprechenden Beschluß des Verwaltungsrates nicht enthalten waren. Da es sich bei diesen Haushaltslinien weder um dringende, laufende noch um geringfügige Ausgaben handelt, bei denen das Risiko von Unregelmäßigkeiten vergleichsweise gering ist, empfiehlt der Hof, derartige Zahlungen nicht über das Zahlstellenverfahren abzuwickeln.

Mittelübertragungen innerhalb des Haushaltsplans

12. Die Mittelübertragungen zwischen verschiedenen Haushaltslinien sanken 1997 auf 758 200 ECU (5 % des ursprünglichen Haushaltsplans) gegenüber 891 600 ECU im Jahr 1996.

13. Die Übertragungen wurden innerhalb von Titel 1 "Personal" vorgenommen. Dabei ist vor allem die Übertragung von 239 500 ECU von Haushaltslinie 1100 "Grundgehälter" hervorzuheben, die überwiegend den Haushaltslinien bei Artikel 118 "Vergütungen und Kosten bei Dienstantritt, Ausscheiden aus dem Dienst und Versetzungen" zugewiesen wurden; sie beliefen sich auf 214 000 ECU. Diese Zahlen spiegeln die beträchtliche Fluktuation bei den Beschäftigten wider, die während des Haushaltsjahres ihren Dienst angetreten haben bzw. aus dem Dienst ausgeschieden sind.

Übertragung und Annullierung von Mitteln

14. Bei den insgesamt übertragenen Mitteln war im Jahr 1997 ein erheblicher Anstieg festzustellen. Im Jahr 1997 wurden fast 63 % der endgültig verfügbaren Mittel für 1997 ausgezahlt, gegenüber 77 % im Jahr 1996. Der Anteil der auf 1998 übertragenen Mittelbindungen lag bei 33 % (14 % im Jahr 1996). Der Anteil der verfallenen Mittel lag bei 4 % gegenüber 9 % im Jahr 1996. Tabelle 4 zeigt - nach Titeln gegliedert - die aus dem ursprünglichen Haushaltsplan 1997 übertragenen Mittel und ihre anschließende Verwendung. Der Anstieg bei den Mittelübertragungen ist in erster Linie auf einen Betrag von 1,7 Mio. ECU (die dritte Tranche für den Bau des Gebäudes für die endgültige Unterbringung) zurückzuführen; obwohl für 1997 vorgesehen, wurde die Zahlung nicht getätigt.

Wichtigste Bemerkungen zur Haushaltsrechnung und zur Vermögensübersicht

Einnahmen

15. Der von der EU an das Zentrum vergebene Zuschuß für 1997 belief sich auf 14,3 Mio. ECU. Tatsächlich angefordert und erhalten hat das Zentrum 9,5 Mio. ECU im Jahr 1997 und 4 Mio. ECU im Jahr 1998.

16. Für seine Teilnahme am Arbeitsprogramm leistete Norwegen (einziger Nicht-Mitgliedstaat) 1997 zugunsten des Zentrums einen Beitrag von 126 282 ECU.

Ausgaben

17. Bei der Prüfung der Zahlungen wurden in bestimmten Bereichen Schwachstellen deutlich; die wichtigsten sind nachstehend aufgelistet:

a) Wie der Hof bereits in seinem Bericht 1996 bemerkte (7), wurden die Bestimmungen zur Durchführung von Ausschreibungen oder zur Einholung von anderen Angeboten nicht immer eingehalten.

b) Bei einigen laufenden Sachausgaben für den Dienstbetrieb wurden die örtlichen Steuervorschriften in bezug auf das vom Lieferanten vorzulegende Dokument (z. B. eine von den Steuerbehörden bestätigte Rechnung) nicht immer eingehalten.

c) Für die Kapitalausgaben und die externen Dienstleistungen für die EDV-Abteilung gibt es keine klare kurz- und mittelfristige Planung.

d) Die Vergabeverfahren für Studienverträge sind nicht völlig transparent und es besteht - verstärkt durch das Fehlen angemessener Kontrollen bei der Überwachung dieses Ausgabenbereichs - ein erhöhtes Fehlerrisiko.

18. Im Zusammenhang mit den Ausschreibungsverfahren für Sachausgaben wurde festgestellt, daß sich einige Verfahren bis in die Mitte des Haushaltsjahres hinzogen. Da in regionalen Zeitungen auf dem lokalen Markt nicht dafür geworben wurde, waren diese Verfahren (gemessen an den eingegangenen Antworten) nicht sehr ergiebig. Dessenungeachtet beschloß das Zentrum, mit der Auswahl von Vertragsnehmern fortzufahren.

19. Das Fehlen einer klaren Planungsvorgabe für die Ausgaben der EDV-Abteilung führt dazu, daß Aufträge nicht unbedingt zum günstigsten Preis vergeben werden. Dies ist hauptsächlich die Folge der freihändigen Vergabe von Verträgen. Einem örtlichen Anbieter wurden allein im Jahr 1997 im Anschluß an eine begrenzte bzw. ohne Ausschreibung drei Aufträge über insgesamt rund 75 600 ECU erteilt.

Vermögensübersicht

20. Die in der Vermögensübersicht 1997 mit 1 501 171 ECU ausgewiesenen Anlagewerte, für die es auch ein aktuelles Bestandsverzeichnis gab, entsprechen dem Anschaffungswert von Mobiliar und Material.

21. Der Hof hat bereits letztes Jahr darauf hingewiesen (8), daß das Zentrum die Verantwortung für die Bewirtschaftung hoher Kassenmittelbeträge übernimmt. Im vergangenen Jahr war eine erhebliche Verbesserung festzustellen, denn die vereinnahmten Bankzinsen beliefen sich 1997 auf 152 280 ECU gegenüber 286 486 ECU im Jahr 1996. Dennoch empfiehlt der Hof dem Zentrum, die vierteljährlich bei der Kommission abgerufenen Beträge noch genauer zu berechnen und nur die zur Deckung seines kurzfristigen Kassenmittelbedarfs tatsächlich erforderlichen Mittel anzufordern. Ferner sollte eine klare Strategie für Zahlungskonditionen für Lieferanten festgelegt werden. In einigen Fällen wurden Zahlungen getätigt, ohne die Vorteile der eingeräumten Zahlungskonditionen zu nutzen.

22. Die Vermögensübersicht weist einen Betrag von 678 514 ECU für "noch einzuziehende Mehrwertsteuer (MwSt.)" aus; dabei handelt es sich um Rückforderungen in Höhe von 371 843 ECU an die deutsche Steuerbehörde, von 290 887 ECU an die griechische Steuerbehörde und von 15 784 ECU an andere Mitgliedstaaten. Beamte der deutschen Steuerbehörde haben ihre Absicht bekundet, die eingereichten Anträge vor Ort zu prüfen, ehe sie jedwede Erstattung leisten. Die griechische Steuerbehörde hat 1998 die ihrerseits für die Haushaltsjahre 1995 und 1996 ausstehenden Beträge an das Zentrum gezahlt. Das Zentrum wird aufgefordert, den Antrag für 1997 bei der griechischen Steuerbehörde und alle übrigen Anträge bei den anderen Mitgliedstaaten so bald wie möglich einzureichen. Künftig sollten derartige Verzögerungen im Zusammenhang mit der Einreichung von Anträgen auf Mehrwertsteuererstattung vermieden werden.

Prüfung zum Stand der Unterbringung und des Personals des Zentrums

Vorläufige Unterbringung

23. Wie der Hof bereits vergangenes Jahr bemerkte (9), mußte das Zentrum einen Betrag von 44 Mio. GRD - dies entspricht etwa 125 000 ECU - investieren, um das Gebäude für die vorläufige Unterbringung "funktionsfähig" zu machen. Das Zentrum erklärte, daß diese Kosten zwecks Verbesserung der für ein effizientes Funktionieren des Zentrums erforderlichen Voraussetzungen angefallen waren.

24. Es ist in erster Linie aufgrund des ungenauen Mietvertrags nicht klar, wer für diese Kosten letztlich aufzukommen hat.

25. Die Verwaltung des Zentrums sollte sicherstellen, daß alle beweglichen Vermögensgegenstände, für die Investitionen getätigt wurden, in das im Bau befindliche neue Gebäude verbracht werden. Außerdem sollten gegebenenfalls alle erforderlichen Maßnahmen getroffen werden, um in bestimmten eindeutigen Fällen die für unbewegliche Vermögensgegenstände getätigten Ausgaben wiedereinzuziehen.

Endgültige Unterbringung

26. Am 22. Juni 1995 unterzeichneten das Zentrum und der griechische Staat einen Grundlagenvertrag über den Bau eines Gebäudes für die endgültige Unterbringung.

Zahlungen des Zentrums an den griechischen Staat

27. Gemäß dem oben genannten Vertrag zahlt das Zentrum einen Betrag von 6 879 750 ECU an den griechischen Staat, und zwar in vier gleichen Tranchen zu je 1 719 937 ECU. Die beiden ersten Tranchen wurden im Dezember 1995 und September 1996 gezahlt, die dritte Tranche war am 1. September 1997 fällig. Die Haushaltsbehörde stimmte der Zahlung der dritten Tranche für Dezember 1997 zu. Diese Zahlung wurde jedoch wegen des unzureichenden Fortschritts der Bauarbeiten noch nicht vorgenommen, aber auch, weil die vom griechischen Staat mit der Projektleitung beauftragte nationale Organisation für Arbeiterwohnungen (OEK) ihren Finanzbericht noch nicht vorgelegt hatte. Die letzte Tranche wird bei Übergabe des Gebäudes gezahlt.

Derzeitiger Stand der Bauarbeiten

28. Am 6. September 1997 wurde offiziell der Grundstein für das Gebäude gelegt und - im Anschluß an ein Ausschreibungsverfahren - am 31. Oktober 1997 der Vertrag über 1 048 Mio. GRD (das entspricht etwa 3,1 Mio. ECU zum einschlägigen Wechselkurs von 1 ECU = 345 GRD). Die endgültigen Baupläne wurden im Mai 1998 genehmigt, und zwar nach Aufnahme einiger erforderlicher Änderungen; der dafür geschätzte finanzielle Mehraufwand wird zu einer Erhöhung der Gesamtkosten auf rund 1 720 Mio. GRD (etwa 5 Mio. ECU) führen.

29. Zum Zeitpunkt der Prüfung waren die Aushubarbeiten fast abgeschlossen, und es wurden die Fundamente gelegt. Die erste Rechnung über 73 360 000 GRD (rund 215 000 ECU) wurde der OEK vom Vertragsnehmer Ende März 1998 zur Zahlung vorgelegt. Es sei darauf hingewiesen, daß die OEK für die dem Zentrum erbrachten Dienstleistungen eine Provision in Höhe von 5 % erhält.

30. Auf Grundlage des vom Vertragsnehmer vorgelegten Finanzplans dürften die bis Ende 1998 tatsächlich angefallenen Kosten die beiden 1995 und 1996 vom Zentrum an den griechischen Staat gezahlten Tranchen nicht übersteigen; sie werden sich voraussichtlich auf 1 000 Mio. GRD (rund 2,9 Mio. ECU) belaufen.

31. Der Hof empfiehlt daher, die dritte Tranche erst zu zahlen, wenn:

a) die tatsächlich angefallenen Kosten gegenüber den bereits geleisteten Zahlungen eine vertretbare Höhe erreichen,

b) die OEK einen detaillierten Finanzbericht vorgelegt hat, der auf den vom Vertragsnehmer tatsächlich vorgelegten Abrechnungen basiert, und

c) das Zentrum den oben genannten Bericht entsprechend geprüft hat.

Fertigstellung des Gebäudes

32. Um das Gebäude "funktionsfähig" zu machen, werden weitere Ausgaben erforderlich sein. Dabei geht es vorwiegend um Ausgaben für den Ankauf von Mobiliar und Ausstattung sowie die Installation von Spezialausrüstungen. Die Differenz zwischen den für das Gebäude insgesamt verfügbaren Mitteln in Höhe von 6,9 Mio. ECU und den geschätzten Gesamtkosten in Höhe von 5 Mio. ECU (siehe oben) wird - selbst unter Berücksichtigung von Inflation, Provisionen der OEK usw. - voraussichtlich 1,9 Mio. ECU betragen.

33. Es gibt derzeit keine Vereinbarung darüber, welche Anlagewerte aus diesem Betrag von 1,9 Mio. ECU finanziert werden sollen, und ob das Zentrum selbst oder die OEK den Kauf tätigen soll.

34. Der Hof empfiehlt dem Zentrum, in Abstimmung mit dem Europäischen Parlament eine detaillierte Liste der Anlagewerte zu erstellen, die aus dem oben genannten Betrag finanziert werden sollen und genau festzulegen, wer für den Erwerb derselben zuständig ist.

35. Ferner ist aufgrund der kürzlich erfolgten Neufestsetzung der Drachme festzulegen, welchen Wechselkurs der griechische Staat bei seinen Ausgabenmeldungen zugrunde legen soll.

Personal

36. Der Stellenplan für 1997 umfaßte 81 Dauerplanstellen und Zeitstellen, mit folgender Verteilung nach Besoldungsgruppen: 25 A, 11 LA, 15 B, 27 C und drei D.

37. Von den 68 derzeit für das Zentrum tätigen Beamten arbeiten 61 in Thessaloniki, drei in Brüssel und vier befinden sich im Urlaub aus persönlichen Gründen. Weitere 26 Personen arbeiten für das Zentrum als nationale Experten, örtliche Bedienstete und Hilfskräfte.

Schlußfolgerung

38. Das Zentrum sollte stets die Bestimmungen zur Durchführung von Ausschreibungsverfahren bzw. zur Einholung anderer Angebote einhalten. Ferner sollte es jedenfalls die örtlichen Steuervorschriften einhalten und die Transparenz bei den Vergabeverfahren für Studienverträge verbessern (siehe Ziffern 17-19).

39. In bezug auf die Höhe der Kassen- und der Bankguthaben waren erhebliche Verbesserungen festzustellen. Das Zentrum sollte aber dennoch die vierteljährlich bei der Kommission abgerufenen Beträge noch genauer berechnen und nur die Beträge anfordern, die zur Deckung seines kurzfristigen tatsächlichen Kassenmittelbedarfs benötigt werden. Außerdem sollte eine eindeutige Strategie für Zahlungskonditionen für Lieferanten festgelegt werden (siehe Ziffer 21).

40. Ferner empfiehlt der Hof dem Zentrum, den Antrag auf Erstattung der MwSt. für 1997 der griechischen Steuerbehörde umgehend und allen anderen Mitgliedstaaten baldmöglichst vorzulegen (siehe Ziffer 22).

41. Das Zentrum wird aufgefordert, die Bauarbeiten am Gebäude für die endgültige Unterbringung genau zu überwachen. Ferner sollte - in Abstimmung mit der Haushaltsbehörde - eine detaillierte Liste über den Erwerb der Anlagewerte erstellt werden, die aus dem Betrag von 1,9 Mio. ECU finanziert werden sollen; überdies sollte genau festgelegt werden, wer für den Erwerb zuständig ist (siehe Ziffern 26-35).

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 26. November 1998 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

Tabelle 1 Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1997

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Quelle: Jahresabschluß 1997 des Zentrums.

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(1) ABl. L 39 vom 13.2.1975, S. 1.

(2) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 11.

(3) ABl. L 164 vom 24.6.1976, S. 1.

(4) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 15.

(5) Gemäß Artikel 67 der Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates in Abänderung der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates wurden die Finanzausweise über alle Einnahmen und Ausgaben des Zentrums für das Haushaltsjahr 1997 vom Verwaltungsrat am 13. März 1998 erstellt und genehmigt und im Anschluß an die Kommission und den Rechnungshof weitergeleitet. Diese Finanzausweise sind am 3. April 1998 beim Rechnungshof eingegangen. Eine Zusammenfassung dieser Finanzausweise ist den diesem Bericht beigefügten Tabellen zu entnehmen.

(6) Bericht über die Finanzausweise und die Haushaltsführung des Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung für das Haushaltsjahr 1996 (ABl. C 393 vom 29.12.1997, S. 1).

(7) Bericht über die Finanzausweise und die Haushaltsführung des Europäischen Zentrums für die Förderung der Berufsbildung für das Haushaltsjahr 1996 (ABl. C 393 vom 29.12.1997, S. 1).

ANTWORT DES VERWALTUNGSRATES DES CEDEFOP

Die Art und Weise, wie die Bemerkungen des Rechnungshofes verfaßt sind, erlaubt es dem Verwaltungsrat des Zentrums, direkt auf sie einzugehen. Er wird dabei der Gliederung der Bemerkungen und Schlußfolgerungen des Rechnungshofes folgen. Die Numerierung der kommentierten Ziffern entspricht der Numerierung im Bericht des Hofes.

11. Das Zentrum hat Verständnis für die Anmerkungen, gibt aber folgendes zu bedenken. Was die Änderung des Beschlusses über die Einrichtung einer Zahlstelle und der darin genannten Punkte anbelangt, entstanden Unklarheiten hinsichtlich der Punkte, die Bestandteil der früheren Regelung waren. Das Zentrum hat inzwischen die erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, daß sich dies künftig nicht wiederholt, und dafür Sorge getragen, daß das neue Buchhaltungssystem ausreichende interne Kontrollmechanismen besitzt.

14. Zu Recht weist der Hof darauf hin, daß der Anstieg der auf 1998 übertragenen Mittel in erster Linie auf die Entscheidung des Zentrums zurückzuführen war, die Zahlung der dritten Rate für das neue Gebäude an die griechischen Behörden zurückzuhalten, bis bestimmte (mit der Kommission vereinbarte und von der griechischen Regierung anerkannte) Schlüsselbedingungen erfuellt waren. Die tatsächlichen Fortschritte erwiesen sich als zu gering, um diese Rate auszuzahlen. Die Zahlung der dritten Rate für das neue Dienstgebäude erfolgte daher vorbehaltlich der Vorlage seitens der griechischen Behörden

- der endgültigen Pläne;

- detaillierter Finanzauskünfte, die Kostentransparenz gewährleisten und die Verbesserungen gegenüber den ursprünglichen Vorschlägen berücksichtigen;

- von Auskünften über die auf der Basis der erreichten Fortschritte bereits geleisteten Zahlungen.

Die Bauarbeiten wurden von da an weder verzögert noch unterbrochen. Das Zentrum konnte sich mit seiner "harten Linie" durchsetzen. Der Fortschrittsbericht zum neuen Gebäude, den das Cedefop auf Ersuchen des Europäischen Parlaments Ende Juni 1998 vorlegte, enthält eine klare Bewertung der Situation.

15. Laut den Bemerkungen des Rechnungshofes erbat das Zentrum über das ganze Jahr hinweg Zuschußzahlungen zur Deckung seiner Ausgaben. Das Cedefop bat jedoch Ende 1997 auf Anraten der Finanzkontrolle um die Übertragung von Mitteln in Höhe des Betrags, der erforderlich war, um den eingegangenen Verpflichtungen nachkommen zu können. Diese gingen im Januar 1998 ein. Aus diesem Grund hat das Zentrum die erste Rate des Zuschusses für 1998 nicht angefordert.

17.a. Das Zentrum bekräftigt noch einmal seinen Willen, sich an den Grundsatz des freien Wettbewerbs zu halten, betont aber, daß dies in der Vergangenheit aufgrund der mit der Durchführung von Ausschreibungen verbundenen langen Fristen und der Notwendigkeit einer raschen Arbeitsaufnahme des Zentrums in Thessaloniki nicht immer möglich war. Es sei hier jedoch angemerkt, daß das Cedefop 1997 seine volle Arbeitsfähigkeit im großen und ganzen wiedererlangt und die meisten Angebotsausschreibungen für Verwaltungsausgaben sowie einen Aufruf zur Interessenbekundung für Büroeinrichtungen veröffentlicht hat.

17.b. Nach zwei Jahren in Griechenland verfügt das Zentrum nun über Erfahrungen in diesem Bereich und wird aufmerksamer darauf achten, daß die wenigen Fehler, die begangen wurden, künftig vermieden werden.

17.d. Im Bereich der operationellen Ausgaben hat das Zentrum einen Aufruf zur Interessenbekundung veröffentlicht (ABl. S 107 vom 5.6.1997 und ABl. C 214 vom 16.7.1997). Im Anschluß an die Auswertung der Ergebnisse des Aufrufs erfolgte die Vertragsvergabe auf der Grundlage eines beschränkten Verfahrens anhand der oben genannten Ergebnisse. Dieses Verfahren des "nach außen offenen Fensters" hat sich positiv auf die Qualität unserer externen Vertragnehmer ausgewirkt.

Bis die Verträge mittels der neuen Software, die im Cedefop derzeit entwickelt wird, überprüft werden können, hat die Verwaltung - gemäß den vom Rechnungshof anläßlich seines Besuchs geäußerten Anmerkungen - eine Standardcheckliste erstellt, die jedem Vertrag beigefügt werden und in jedem einzelnen Fall eine genaue Überprüfung der erreichten Fortschritte gewährleisten soll.

18. Erst als die dringendsten, mit dem Umzug verbundenen Personal- und Organisationsprobleme behoben waren, wurde es möglich, die Situation hinsichtlich der Verträge im Bereich Verwaltungsausgaben zu überprüfen und die entsprechenden Angebotsausschreibungen in die Wege zu leiten. Dies erklärt, warum diese Verfahren erst während des Haushaltsjahres und nicht vor dessen Beginn durchgeführt wurden. Zunächst erschien es naheliegend, diese Ausschreibungen in der Reihe S des Amtsblatts zu veröffentlichen, doch angesichts des schwachen Echos, auf das der Hof hinweist, kam das Zentrum zu dem Schluß, daß es künftig anders vorgehen muß. Daher wurde gemäß Beschluß des Verwaltungsrates die nächste Angebotsausschreibung (ABl. S 139 vom 19.7.1997) gleichzeitig auch in der örtlichen Presse veröffentlicht, und dies wird auch künftig so gehandhabt werden.

19. Die Bemerkungen des Hofes, die de facto für 1997 gelten, spiegeln die Tatsache wider, daß sich das Zentrum eilends mit EDV-Kapazitäten ausstattete, die seinen erneuerten und sich ausweitenden Tätigkeiten gerecht werden konnten. Unsere mittlerweile erfolgreich etablierten elektronischen Verbindungen zu unseren Kunden und Partnern hätten ohne dieses vielleicht etwas forsche Vorgehen nicht eingerichtet werden können. Mittlerweile hat das Zentrum die kurz- und die mittelfristige Planung der Computerabteilung festgelegt (Hardware, Software und Fortbildung) und wird in Kürze die Ausschreibungsverfahren für die einschlägige Ausstattung des neuen Dienstgebäudes abschließen.

21. Das Zentrum wird sich darum bemühen, die Bewirtschaftung seiner Kassenmittelbeträge weiter zu verbessern. Die Verfolgung einer klaren Linie in Finanzangelegenheiten erweist sich allerdings angesichts des rückständigen Banken- und Zahlungssystems in Griechenland als alles andere als einfach.

22. Am 8.10.1998 ging die Rückerstattung der Mehrwertsteuer für die Jahre 1995 bis 1997 seitens der deutschen Steuerbehörden ein.

Die Verzögerung in Verbindung mit der Mehrwertsteuerrückforderung an die griechischen Behörden ist in erster Linie auf die erhebliche Arbeitslast insbesondere infolge des Umzugs von Berlin nach Thessaloniki zurückzuführen. Darüber hinaus fordern die griechischen Steuerbehörden Listen an, denen alle Originalrechnungen beigefügt werden müssen. Dies ist für das mit der Bearbeitung der Unterlagen befaßte Personal mit erheblichem Mehraufwand verbunden. Die Mehrwertsteuerrückforderung für das Steuerjahr 1997 wurde am 11.6.1998 eingereicht, so daß zu erwarten ist, daß die Rückzahlung der einschlägigen Beträge noch 1998 erfolgt. Zudem erwägt man derzeit im Zentrum, intern organisatorische Maßnahmen zu treffen, die es erleichtern, Rückforderungen in regelmäßigerer Folge einzureichen.

28-30. Das Zentrum verfolgt aufmerksam die Fortschritte der Bauarbeiten am neuen Dienstgebäude und erstattet, wie vom Europäischen Parlament gefordert, halbjährlich Bericht. Im letzten Bericht (von Ende Juni 1998) wurde mitgeteilt, daß das Dienstgebäude zum vorgesehenen Termin und mit den ursprünglich dafür vorgesehenen Mitteln fertiggestellt wird. Über die erzielten Fortschritte informiert unsere Internet-Site (http://www.cedefop.gr/documents/archives.html).