DE Amtsblatt der Europäischen Union C 5/5

VERWALTUNGSRAT VON EUROPOL

GESCHÄFTSORDNUNG

2012/C 5/03

DER VERWALTUNGSRAT —

gestützt auf den Beschluss des Rates vom 6. April 2009 (1) zur Errichtung des Europäischen Polizeiamtes (EUROPOL) (im Folgenden: der „Europol-Beschluss“) und insbesondere Artikel 37 Absatz 9,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Die Leitung von Europol sollte durch vereinfachte Verfahren, eine allgemeinere Beschreibung der Aufgaben des Verwaltungsrates und durch die Einführung einer allgemeinen Regel, wonach alle Beschlüsse mit Zweidrittelmehrheit zu fassen sind, verbessert werden. (2)

(2) Der Verwaltungsrat ist verantwortlich für weitere Aufgaben, die ihm vom Rat insbesondere in Durchführungsbestimmungen zum Europol-Beschluss übertragen werden. (3)

(3) Der Verwaltungsrat gibt sich eine Geschäftsordnung (4) —

GIBT SICH HIERMIT FOLGENDE GESCHÄFTSORDNUNG:

Artikel 1

Zusammensetzung des Verwaltungsrates

(1) Der Verwaltungsrat setzt sich aus einem Vertreter je Mitgliedstaat und einem Vertreter der Kommission zusammen. Jedes Mitglied des Verwaltungsrates kann sich von einem stellvertretenden Mitglied vertreten lassen. Der Direktor nimmt an den Sitzungen des Verwaltungsrates ohne Stimmrecht teil.

(2) Die ordentlichen und die stellvertretenden Mitglieder des Verwaltungsrates (im Folgenden: die „Mitglieder“) sind gemäß Artikel 37 Absatz 1 des Europol-Beschlusses in den Zuständigkeitsbereichen des Verwaltungsrates mit den erforderlichen Befugnissen ausgestattet.

(3) Die Mitglieder und der Direktor können sich in den Sitzungen des Verwaltungsrates von Sachverständigen begleiten lassen, deren Höchstzahl vom Vorsitzenden des Verwaltungsrates festgesetzt werden kann.

(4) Die Mitgliedstaaten und die Kommission notifizieren dem Sekretär des Verwaltungsrates die Ernennung und das Ausscheiden eines Mitglieds. Der Sekretär sorgt dafür, dass das Mitgliederverzeichnis auf dem neuesten Stand bleibt, und hält es für den Verwaltungsrat und für Europol verfügbar.

Artikel 2

Vorsitz des Verwaltungsrates

(1) Der Vorsitzende des Verwaltungsrates oder im Falle seiner Verhinderung der stellvertretende Vorsitzende ist für die Umsetzung von Artikel 37 Absatz 3 des Europol-Beschlusses verantwortlich.

(2) Jeder neue Vorsitzende überprüft die Unterlagen des Verwaltungsrates und erstellt hierüber ein Dokument, das dem Verwaltungsrat in dessen erster ordentlicher Sitzung zur Billigung unterbreitet wird.

Artikel 3

Sekretariat des Verwaltungsrates

Der Vorsitzende und der Verwaltungsrat werden durch ein Sekretariat unterstützt. Der Verwaltungsrat ist für die Leitung des Sekretariats und seines Personals verantwortlich. Um die Unabhängigkeit des Sekretariats zu gewährleisten, ist es nur dem Verwaltungsrat rechenschaftspflichtig.

Artikel 4

Sitzungen des Verwaltungsrates

(1) Der Verwaltungsrat tritt mindestens zweimal jährlich zusammen und beschließt mit einer Mehrheit von zwei Dritteln seiner Mitglieder, sofern im Europol-Beschluss nichts anderes angegeben ist.

(2) Hält es der Vorsitzende aufgrund der Umstände für erforderlich, kann er von sich aus oder auf Antrag eines Drittels der Mitglieder eine Sitzung des Verwaltungsrates einberufen. Wird die Sitzung von einem Mitglied oder vom Direktor von Europol beantragt, konsultiert der Vorsitzende die übrigen Mitglieder und beruft die Sitzung bei Zustimmung eines Drittels der Mitglieder ein.

In den in diesem Absatz aufgeführten Fällen hat der Vorsitzende die Sitzung innerhalb von dreißig Tagen nach Antragseingang einzuberufen.

(3) Der Verwaltungsrat kann zwecks Anhörung zu einem speziellen Punkt der Tagesordnung Personen laden, die in dem zu behandelnden Bereich über besondere Sachkenntnis verfügen.

(4) Der Verwaltungsrat kann Arbeitsgruppen zu allen Angelegenheiten einsetzen, für die er zuständig ist. Solche Arbeitsgruppen unterliegen den folgenden Bestimmungen:

a) Der Verwaltungsrat legt ihren Zuständigkeits- und Aufgabenbereich eindeutig fest.

b) Die Mitglieder des Verwaltungsrates haben die Möglichkeit, sich in den Arbeitsgruppen vertreten zu lassen. Die Vertreter verpflichten sich, an den Arbeitsgruppen aktiv teilzunehmen.

c) Europol wird zur Teilnahme an den Sitzungen der Arbeitsgruppen eingeladen.

d) Sachverständige können zur Teilnahme an den Sitzungen der Arbeitsgruppen eingeladen werden.

e) Europol trägt die Reisekosten für einen Vertreter je Delegation. Jede Delegation übernimmt die Aufenthaltskosten ihrer jeweiligen Vertreter und Sachverständigen.

Für die Arbeitsgruppen des Verwaltungsrates gelten außerdem folgende Regelungen:

f) Den Vorsitz führt ein Mitglied des Verwaltungsrates oder ein hochrangiger, vom Verwaltungsrat bestellter Sachverständiger.

g) Die Arbeitsgruppen erörtern und erarbeiten Vorschläge, die sie dem Verwaltungsrat unterbreiten.

h) Die Arbeitsgruppen üben ihre Tätigkeit auf Grundlage von mündlichen Informationen oder Unterlagen aus, die spätestens zwei Wochen vor ihren Sitzungen übermittelt werden, sofern ihr Vorsitzender aus Dringlichkeitsgründen nichts Anderes beschließt.

i) Für ihre Sitzungen gilt die nach der bisherigen Praxis festgelegte Sprachenregelung.

j) Bei Bedarf berichten die Arbeitsgruppen dem Verwaltungsrat durch ihre Vorsitzenden.

k) Das Sekretariat des Verwaltungsrates unterstützt die Arbeitsgruppen.

l) Nach Beendigung ihrer Aufgaben werden Arbeitsgruppen aufgelöst. Ist ihr Auftrag langfristig, prüft der Verwaltungsrat jährlich, ob ihre Fortführung erforderlich ist.

(5) Hält es der Vorsitzende aufgrund der Umstände für erforderlich, kann er den Verwaltungsrat ersuchen, im schriftlichen Verfahren Beschlüsse zu fassen oder zu bestimmten Angelegenheiten Stellung zu nehmen. Ein solches Verfahren dauert in der Regel vierzehn Tage, sofern der Vorsitzende aus Dringlichkeitsgründen nichts Anderes beschließt.

Artikel 5

Tagesordnung

(1) Der Vorsitzende des Verwaltungsrates stellt den Entwurf der Tagesordnung für jede Sitzung auf. Der Sekretär des Verwaltungsrates übermittelt den Entwurf der Tagesordnung den Mitgliedern und dem Direktor spätestens vierzehn Tage vor der Sitzung. Wird eine außerordentliche Sitzung einberufen, wird der Entwurf der Tagesordnung im Laufe der Woche übermittelt, die der Sitzung vorausgeht.

(2) Der Entwurf der Tagesordnung enthält die Punkte, deren Aufnahme von einem Mitglied oder vom Direktor beantragt worden ist; die diesbezüglichen Unterlagen müssen dem Vorsitzenden mindestens sechzehn Tage vor Beginn der betreffenden Sitzung zur Verfügung stehen.

(3) In den Entwurf der Tagesordnung können nur Punkte aufgenommen werden, für die die entsprechenden Unterlagen den Mitgliedern und dem Direktor spätestens am Tage der Übersendung des Entwurfs der Tagesordnung übermittelt werden, sofern der Vorsitzende aus Dringlichkeitsgründen nichts Anderes beschließt.

(4) Der Verwaltungsrat nimmt die Tagesordnung zu Beginn der Sitzung an.

Artikel 6

Beratungen des Verwaltungsrates

(1) Der Verwaltungsrat ist beschlussfähig, wenn drei Viertel seiner Mitglieder anwesend sind. Ist die Beschlussfähigkeit nicht gegeben, erklärt der Vorsitzende die Sitzung für geschlossen und beraumt zum frühestmöglichen Termin eine neue Sitzung an. In dieser neu anberaumten Sitzung ist der Verwaltungsrat beschlussfähig, wenn zwei Drittel seiner Mitglieder anwesend sind.

(2) Der Vorsitzende leitet die Sitzung und erteilt zunächst denjenigen Mitgliedern das Wort, die einen Antrag zum Verfahren oder einen Antrag auf Ablehnung einer Aussprache wegen Unzulässigkeit stellen wollen.

(3) Der Rat beschließt auf der Grundlage von Dokumenten, die nach Maßgabe von Artikel 2 des Dokumentes „MB decision on the internal use of languages“ (Beschluss des Verwaltungsrates über den internen Sprachengebrauch) abgefasst worden sind.

Artikel 7

Abstimmungen in den Sitzungen des Verwaltungsrates

(1) Jedes Mitglied verfügt über eine Stimme. Bei Abwesenheit des Vollmitglieds ist das stellvertretende Mitglied stimmberechtigt.

(2) Die Abstimmung im Verwaltungsrat erfolgt auf Veranlassung des Vorsitzenden; außerdem leitet er ein Abstimmungsverfahren auf Antrag eines Mitglieds ein, sofern sich die Mitglieder mit einer Mehrheit von zwei Dritteln dafür aussprechen.

(3) Für jeden vom Verwaltungsrat gefassten Beschluss wird die Stimmverteilung angegeben. Auf Antrag der überstimmten Minderheit ist dem Beschluss ein Vermerk über die von dieser Minderheit vertretenen Ansichten beizufügen. Abgestimmt wird durch Handzeichen; wird das Ergebnis einer Abstimmung durch Handzeichen angefochten, wird namentlich abgestimmt.

(4) Auf Antrag eines Mitglieds oder auf Beschluss des Vorsitzenden wird über Beschlüsse und Ernennungen geheim abgestimmt. Im Fall einer geheimen Abstimmung zählt der Vorsitzende zusammen mit zwei weiteren Mitgliedern die Stimmen aus und verkündet unverzüglich das Ergebnis. Der Vorsitzende kann einem Mitglied eine kurze Darstellung der Gründe für sein Stimmverhalten gestatten.

Artikel 8

Beschlussfassung

(1) In den vom Verwaltungsrat angenommenen Beschlüssen oder Vereinbarungen wird die Stimmverteilung angegeben, sofern es sich nicht um eine geheime Abstimmung gemäß Artikel 7 Absatz 4 dieser Geschäftsordnung handelt.

(2) Über Anträge, mit denen dem Verwaltungsrat eine Frage zur Entscheidung vorgelegt werden soll, ist vor Eröffnung der Aussprache abzustimmen.

(3) Betrifft ein Antrag mehrere Punkte, ist er auf Antrag in einzelne Teile aufzugliedern.

(4) Beziehen sich mehrere Anträge auf den gleichen Punkt, wird zuerst über den Antrag mit der größten Tragweite abgestimmt. Im Fall von Änderungsanträgen wird zuerst über den Antrag abgestimmt, der sich vom ursprünglichen Text am weitesten entfernt. Handelt es sich um einen Änderungsantrag zu einem Änderungsantrag, wird zuerst über den Antrag mit der umfangreichsten Änderung abgestimmt. Die Schlussabstimmung erfolgt über die Textfassung, die sich aus den vorherigen Abstimmungen ergibt.

Artikel 9

Sitzungsprotokolle

(1) Die Protokollentwürfe der Sitzungen des Verwaltungsrates werden unter Federführung des Vorsitzenden vom Sekretariat abgefasst und enthalten Folgendes:

— den Sitzungsbericht,

— die Beschlüsse des Verwaltungsrates mit Angabe der Stimmverteilung für jede Abstimmung und

— die Anwesenheitsliste.

(2) Der Entwurf des Protokolls wird vom Verwaltungsrat in seiner nächsten Sitzung genehmigt. Der Protokollentwurf wird dem Verwaltungsrat nur dann zur Genehmigung unterbreitet, wenn er den Mitgliedern mindestens vier Wochen vor der nächsten Sitzung übersandt worden ist. Der Protokollentwurf ist auch an den Direktor zu übermitteln.

(3) Wir der Protokollentwurf nicht fristgerecht übermittelt, kann seine Genehmigung bis zur folgenden Sitzung vertagt werden. Ist der Abstand zwischen zwei Sitzungen sehr lang, können die Mitglieder im schriftlichen Verfahren Stellung nehmen oder zustimmen.

(4) Änderungsvorschläge zum Protokollentwurf sind dem Sekretariat vor Beginn der Sitzung, in der der Entwurf genehmigt werden soll, schriftlich vorzulegen.

(5) Das genehmigte Protokoll wird vom Vorsitzenden und vom Sekretär des Verwaltungsrates unterzeichnet.

Artikel 10

Schriftverkehr

Schreiben an den Verwaltungsrat sind an den Sitz von Europol, zu Händen des Vorsitzenden des Verwaltungsrates, zu richten. Für die Abwicklung des Schriftverkehrs ist der Sekretär zuständig.

Artikel 11

Ausgaben für die Teilnahme an Verwaltungsratssitzungen

(1) Europol übernimmt die Reisekosten für die Mitglieder des Verwaltungsrates, die einen Mitgliedstaat vertreten, und für höchstens zwei Sachverständige je Delegation. Jede Delegation übernimmt die Unterbringungskosten für ihre Mitglieder und ihre Sachverständigen. Die Kosten für weitere Sachverständige werden von der jeweiligen Delegation getragen.

(2) Europol trägt die Kosten für Sachverständige, die gemäß Artikel 4 Absatz 3 dieser Geschäftsordnung zur Beratung des Verwaltungsrates eingeladen werden.

Artikel 12

Inkrafttreten der Geschäftsordnung

Diese Geschäftsordnung tritt mit dem Datum des Geltungsbeginns des Europol-Beschlusses in Kraft.

Artikel 13

Revision der Geschäftsordnung

Im Fall einer Revision dieser Geschäftsordnung übermittelt der Sekretär allen Mitgliedern und dem Direktor die überarbeitete Fassung. Die neue Geschäftsordnung tritt am Tag nach ihrer Annahme in Kraft.

Geschehen zu Bukowina Tatrzańska (Polen) am 30. November 2011. Im Namen des Verwaltungsrates Rafał ŁYSAKOWSKI Vorsitzender

(1) ABl. L 121 vom 15.5.2009, S. 56.

(2) Erwägungsgrund 19 des Europol-Beschlusses.

(3) Artikel 37 Absatz 9 Buchstabe h des Europol-Beschlusses.

(4) Artikel 37 Absatz 9 Buchstabe i des Europol-Beschlusses.