Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Stiftung für Berufsbildung (ESB - Turin) für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Stiftung

(2000/C 373/06)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Vorstand der Europäischen Stiftung für Berufsbildung gemäß Artikel 11 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Stiftung für Berufsbildung für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates, Artikel 12). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepasst. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG FÜR BERUFSBILDUNG (ESB - TURIN) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1999 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Analyse der Ausführung des Haushaltsplans

5. Von den endgültigen Mitteln des Haushaltsjahres 1999 (16,2 Millionen Euro) wurden 13,3 Millionen Euro (82 %) im Haushaltsjahr verwendet, 2,9 Millionen Euro (18 %) automatisch auf das Haushaltsjahr 2000 übertragen und 0,06 Millionen Euro (0,4 %) am 31. Dezember 1999 annulliert.

6. Die größten Ausgabenposten des Haushaltsjahres bilden die Personal- bzw. die Sachausgaben mit 10,2 Millionen Euro bzw. 0,9 Millionen Euro. Die Übertragungen auf das folgende Haushaltsjahr betreffen vor allem die operationellen Mittel der Stiftung: Sie belaufen sich mit 2,3 Millionen Euro auf nahezu 50 % der Mittelausstattung des entsprechenden Titels (siehe Ziffer 8).

7. Die automatisch vom Haushaltsjahr 1998 auf das Haushaltsjahr 1999 übertragenen Mittel (3,5 Millionen Euro) wurden praktisch zur Gänze verwendet, soweit sie auf Titel I und II des Haushaltsplans (Personal- bzw. Sachausgaben) entfallen. Bei den operationellen Ausgaben war die Inanspruchnahme geringer: Von den insgesamt übertragenen 2,2 Millionen Euro wurden 0,3 Millionen Euro am 31. Dezember 1999 annulliert.

Finanzvorschriften

Haushaltsverfahren

8. Artikel 10 Absatz 4 der Grundverordnung der Stiftung(3) sieht vor, dass "der Vorstand (...) zu Beginn eines jeden Haushaltsjahres den Haushaltsplan der Stiftung gleichzeitig mit dem Arbeitsprogramm unter Einbeziehung der an die Stiftung gezahlten Beiträge und der Mittel anderen Ursprungs (genehmigt)." Die praktische Anwendung dieser Bestimmung hat zur Folge, dass der Haushaltsplan des jeweiligen Haushaltsjahres frühestens Mitte des ersten Quartals des betreffenden Haushaltsjahres förmlich angenommen wird. Da das Arbeitsprogramm zeitgleich verabschiedet werden muss, verzögert sich der Start der aus operationellen Mitteln finanzierten Projekte, und viele Verträge werden - aufgrund der für ihren Abschluss erforderlichen Zeit (Suche von Vertragspartnern, Vorstudien, Befassung des Vergabebeirats...) - erst in den allerletzten Wochen ja sogar den allerletzten Tagen des Haushaltsjahres unterzeichnet, und zwar ausschließlich um Mittel zu binden, die andernfalls am 31. Dezember verfallen würden.

9. Diese Situation, die bereits Gegenstand einer Bemerkung des Hofes in seinem Vorjahresbericht über die Finanzausweise der Stiftung war(4), ist nach wie vor gegeben und sollte rasch bereinigt werden - durch Änderung der Verfahren oder der Verordnung -, damit die Stiftung ihr Arbeitsprogramm ab dem 1. Januar jedes Haushaltsjahres umsetzen kann.

Vorlage der Finanzausweise

10. Die Stiftung hat 1999 - wie bereits 1998(5) - ihren Haushaltsplan und Stellenplan nicht im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht, sondern diese Publikation aus eigener Initiative durch die Bereitstellung einiger Angaben zum Haushaltsplan auf ihrer Internet-Website ersetzt. Nach Auffassung des Hofes entspricht diese Vorgangsweise nicht den Bestimmungen des Artikels 13 der Finanzvorschriften der Stiftung.

11. In seinen Jahresberichten 1996(6), 1997(7) und 1998(8) über die Finanzausweise der Stiftung hatte der Hof auf die PHARE, TACIS und Tempus-Zuschüsse (im Haushaltsjahr 1999 rund 330 Millionen Euro) hingewiesen, die von der Stiftung außerhalb ihres eigenen Haushaltsplans verwaltet werden. Für die Verwaltung dieser Programme verfügt die Stiftung über etwa 60 Bankkonten, deren Saldo - 80,5 Millionen Euro am 31. Dezember 1999 - nicht in ihren Finanzausweisen ausgewiesen ist.

Personalverwaltung

12. Die finanziellen Ansprüche der Bediensteten werden nur selten im Wege formeller und begründeter Entscheidungen der Anstellungsbehörde festgesetzt.

13. Die einzelnen Personalakten enthalten nicht immer die für die Festsetzung oder Berechnung der gewährten Ansprüche unerlässlichen Angaben. Sie werden von der Verwaltung auch nicht systematisch überprüft, und manche Leistungen können daher ungerechtfertigt sein.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 27. September 2000 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) Verordnung (EG) Nr. 1572/98 des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates (ABl. L 206 vom 23.7.1998, S. 1).

(2) In Anwendung von Artikel 11 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates wurde die detaillierte Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Stiftung für das Haushaltsjahr 1999 am 19. Mai 2000 erstellt und anschließend dem Vorstand der Stiftung, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 29. Mai 2000 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. L 131 vom 23.5.1990, S. 4.

(4) ABl. C 372 vom 22.12.1999, S. 33-34, Ziffern 13-14.

(5) ABl. C 372 vom 22.12.1999, S. 33, Ziffer 6.

(6) ABl. C 393 vom 29.12.1997, S. 41-42, Ziffer 1.11.

(7) ABl. C 406 vom 28.12.1998, S. 38, Ziffer 1.5.

(8) ABl. C 372 vom 22.12.1999, S. 33, Ziffer 5.

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1999 und 31. Dezember 1998

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 1999 und 1998

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Antworten der Stiftung

Genehmigung des Arbeitsprogramms und des Haushalts durch den Vorstand im ersten Quartal (Punkt 8 und 9)

In der Tat führt die erst Mitte des ersten Quartals erfolgende Genehmigung des Arbeitsprogramms der Stiftung und der entsprechenden Haushaltsmittel dazu, dass viele Verträge erst Ende des Jahres unterzeichnet werden. Die Stiftung ist ebenfalls der Auffassung, dass diese Situation rasch bereinigt werden sollte. Die Stiftung hat sich deshalb mit der Europäischen Kommission (die den Vorsitz des Vorstandes innehat) dahin gehend geeinigt, dass in Zukunft das Jahresarbeitsprogramm und die entsprechenden Haushaltsmittel bereits im vorhergehenden Jahr auf der Herbstsitzung des Vorstands zur Annahme vorgelegt werden. Das Arbeitsprogramm 2001 und der Haushalt 2001 werden dem Vorstand im November 2000 zur Annahme vorgelegt.

Veröffentlichung des Haushalts im Internet statt im Amtsblatt (Punkt 10)

Seit 1998 hat die Stiftung ihren Haushalt im Volltext im Internet veröffentlicht, worin sie voll und ganz von der Europäischen Kommission und dem Europäischen Parlament unterstützt wurde. Die Stiftung ist der Meinung, dass durch die Veröffentlichung im Internet ein breiteres Publikum angesprochen wird als durch die Veröffentlichung im Amtsblatt und dass auf diese Weise ein breiterer Zugang und größere Transparenz für den europäischen Bürger erzielt wurden. Diese Maßnahme entspricht eindeutig dem Geist von Artikel 13 der Finanzvorschriften. Unter Berücksichtigung der weiterhin gespannten Haushaltslage kann allein durch die Veröffentlichung des Volltexts im Internet eine erhebliche Mitteleinsparung garantiert werden.

Phare, Tacis und Tempus-Zuschüsse (Punkt 11)

Was den Saldo von 80,5 Mio. Euro betrifft, muss die Stiftung die im Auftrag der Kommission verwalteten Mittel vom allgemeinen Zuschuss getrennt halten. Für jedes Abkommen und das zugeordnete Bankkonto wird jeweils ein gesonderter Finanzbericht erstellt.

Personalverwaltung (Punkt 12 und 13)

Obgleich die finanziellen Ansprüche der Bediensteten der Stiftung korrekt berechnet und die entsprechenden Belege den Unterlagen beigefügt werden, wurde in der Vergangenheit die Berechtigung des jeweiligen Anspruchs vom Personalreferat überprüft. Die Stiftung räumt ein, dass ein förmlicheres Verfahren eingeführt werden sollte. In Zukunft wird die Stiftung dies mit Hilfe des Formulars "Festsetzung der finanziellen Ansprüche" tun, das von der Anstellungsbehörde (in diesem Falle dem Direktor) unterzeichnet wird.

Die einzelnen Personalakten enthalten alle notwendigen Informationen für die Festsetzung bzw. Berechnung der zugestandenen Ansprüche, mit Ausnahme des Einstellungsvertrags und eventueller Vertragszusätze, da diese in einem anderen Archiv abgelegt werden. Die Verträge werden zurzeit den einzelnen Personalakten zugeordnet; diese Operation wird Ende Juli 2000 abgeschlossen sein. Des Weiteren soll das oben erwähnte Formular "Festsetzung der finanziellen Ansprüche" dazu verwendet werden, jedes Jahr systematisch zu überprüfen, ob die Berechtigungsgrundlage für die zugestandenen Ansprüche weiter gültig ist.