BERICHT über die Finanzausweise der Europäischen Stiftung für Berufsbildung (ESB-Turin), zusammen mit den Antworten der Stiftung (97/C 81/05)

(Zeitraum vom 1. November 1994 bis zum 31. Dezember 1995)

1.1. Dieser Bericht wird dem Vorstand der Europäischen Stiftung für Berufsbildung gemäß Artikel 11 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates vom 7. Mai 1990 (1) vorgelegt.

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Stiftung für Berufsbildung für die Haushaltsjahre 1994 und 1995 geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt. Dieser ist gemäß Artikel 11 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates auch dafür zuständig, die Rechnung zu erstellen und vorzulegen (2), wobei er sich an die internen Finanzvorschriften halten muß. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet. Dies ist ein Bericht über die erste Prüfung der Stiftung.

1.3. Der Hof hat seine Prüfung nach den allgemein anerkannten Prüfungsnormen durchgeführt, soweit diese auf den Gemeinschaftskontext anwendbar sind. Er hat Kontrollen der Rechnungsführung vorgenommen und andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren angewandt. Die wichtigsten Bemerkungen, die sich aus der Prüfung des Hofes ergeben, sind im zweiten Teil dieses Berichts ausgeführt.

1.4. Die Finanzausweise für die Haushaltsjahre 1994 und 1995 sind zuverlässig, und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrundeliegenden Vorgänge ist insgesamt gesehen gewährleistet.

Wichtigste Bemerkungen zur Ausführung des Haushaltsplans der Europäischen Stiftung für Berufsbildung für die Haushaltsjahre 1994 und 1995

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

1.5. Im Rahmen des derzeit verwendeten Systems ist es möglich, Buchungen nachträglich zu ändern, ohne daß dies erkennbar wäre. Dieses System und die systematische Abwicklung über die Zahlstelle können zu Mittelüberschreitungen führen.

Zahlstelle

1.6. Die Stiftung hat im Jahre 1995 alle Zahlungen über eine Zahlstelle abgewickelt. Dies ist nicht mit Artikel 43 der Finanzregelung für die Stiftung vereinbar, in dem dieses Verfahren nur für bestimmte Arten von Ausgaben vorgesehen ist. Überdies verzögerte sich die Abrechnung dieser Ausgaben, da die einschlägigen Unterlagen dem Finanzkontrolleur zur Erteilung des Sichtvermerks nach Brüssel geschickt werden mußten.

Auftragsvergabe

1.7. Die Stiftung hat mehrere Lieferaufträge in Höhe von insgesamt 0,4 Mio ECU vergeben, um die am Ende des Haushaltsjahres noch verfügbaren Mittel zu verwenden. Dabei hat sie jedoch die Bestimmungen für die Auftragsvergabe, insbesondere im Hinblick auf den Preis- oder Leistungswettbewerb (Artikel 45 bis 51 der Finanzregelung für die Stiftung), nicht eingehalten.

Finanzkontrolleur

1.8. In Anbetracht der derzeitigen Situation könnte das interne Kontrollsystem der Stiftung verbessert werden, indem ihr ein an Ort und Stelle tätiger Finanzkontrolleur der Kommission zugewiesen würde.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 10. Oktober 1996 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

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(1) ABl. L 131 vom 23. 5. 1990, S. 4.

(2) Entsprechend den Bestimmungen in Artikel 11 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Stiftung für das Haushaltsjahr 1995 zum 31. März 1996 erstellt, vom Direktor der Stiftung unterzeichnet und der Kommission, dem Vorstand und dem Rechnungshof übermittelt. Diese Rechnungslegung ging am 9. April 1996 beim Hof ein. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

ANTWORTEN DER STIFTUNG

1.5. Bilanzbuchhaltung

Die Stiftung teilt die Meinung des Rechnungshofes. Dieser hat im übrigen eine entscheidende Rolle bei der Einführung eines in allen Dienststellen einheitlichen Systems für die Verwaltung des Haushaltsplans und der Rechnungsführung ausgeübt. Derzeit werden mit den verantwortlichen Dienststellen der Kommission Gespräche geführt, die es ermöglichen werden, alle vom Rechnungshof geäußerten Bedenken durch die Einführung eines neuen Systems für die Verwaltung des Haushaltsplans, das ab 1. Januar 1997 in Kraft treten wird, zu überwinden.

Hierbei muß hervorgehoben werden, daß im Verlauf der überprüften Zeitspanne keine der bereitgestellten Haushaltsmittelbeträge überschritten worden waren.

1.6. Verwaltung der Vorschußzahlungen

Es muß betont werden, daß die Vorschußzahlungen weder für alle Ausrüstungskäufe noch für die Beteiligung an den Immobilien, die einen beträchtlichen Teil des Haushaltsplans darstellten, benutzt worden waren. Außerdem ist gegenwärtig der Einsatz der allgemeinen Vorschußzahlungen entsprechend Artikel 43 der Finanzverordnung reduziert worden, und alle Rechnungsunterlagen eines bestimmten Monats werden innerhalb des 10. bzw. des 20. des darauffolgenden Monats dem Buchprüfer in Brüssel zugesandt.

1.7. Vertragsabschlüsse

Einerseits stellen die zur Diskussion stehenden Verträge, die eng an die zum Arbeitsprogramm der Stiftung gehörenden Aktivitäten und Projekte anknüpfen, sowohl hinsichtlich der Anzahl als auch hinsichtlich des Haushaltsplans einen äußerst geringen Teil der Stiftungstätigkeiten dar.

Andererseits ist es wahr, daß die Einbeziehung der Konkurrenz, die zu diesen Verträgen geführt hatte, auf informelle Weise erfolgte. Dieses Verfahren war seinerzeit vor allem aufgrund der Dringlichkeit gewählt worden. Zudem hatten die zur Diskussion stehenden Verträge die Aufgabe, im Namen und auf Rechnung der Stiftung und unter ihrer strengen Kontrolle Konferenzen und Seminare zu organisieren. Der dazugehörige Haushaltsplan war in zwei Teile unterteilt: der feste Vergütungsteil (unter 12 000 ECU) und der operative Teil, der von der Stiftung im voraus festgelegt und aufgrund der Belege rückvergütet wurde. Auf der Basis dieser Elemente war die Stiftung der Ansicht, daß der tatsächliche Vertragsbetrag 12 000 ECU nicht übersteigen würde.

Als es Anfang 1996 klar wurde, daß der Rechnungshof diese Meinung nicht teilte, wurde dieses System aufgegeben.

1.8. Buchprüfer

Die Stiftung teilt die Meinung des Rechnungshofes.