BERICHT über die Finanzausweise des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union (ÜZEU-Luxemburg) für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit der Antwort des Zentrums (98/C 406/06)

1.1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union gemäß Artikel 14 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates (1) vorgelegt.

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise (2) in Übereinstimmung mit den internen Finanzvorschriften zuständig ist (gemäß Artikel 15 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

1.3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Verfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

1.4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, daß die Finanzausweise für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES ÜBERSETZUNGSZENTRUMS FÜR DIE EINRICHTUNGEN DER EUROPÄISCHEN UNION FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1997 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge und Allgemeine Rechnung

1.5. Obwohl das Zentrum 1997 seine Tätigkeit im dritten Jahr (nach zwei vollständigen Haushaltsjahren) ausübt, erfolgt die Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge nach wie vor anhand eines Tabellenkalkulationsprogramms statt mittels einer geeigneten Buchführungssoftware. Der Hof hatte die Verwendung eines Tabellenkalkulationsprogramms bereits in seinem Bericht zu den vorangegangenen Haushaltsjahren beanstandet (3).

1.6. Das Zentrum sollte ein analytisches Buchführungssystem einrichten, anhand dessen die Realkosten der Dienstleistungen ermittelt werden können, die für die auftraggebenden Einrichtungen erbracht werden.

Vereinbarungen mit der Kommission

1.7. In den Jahren 1996 und 1997 traf das Zentrum Vereinbarungen mit der Kommission in bezug auf Übersetzungen, die eigentlich vom Zentrum anzufertigen wären, jedoch dem Übersetzungsdienst der Kommission übertragen wurden. Dem Haushaltsplan des Zentrums entstanden im Rahmen dieser Leistungen 1996 Kosten in Höhe von 0,4 Mio. ECU und 1997 von 0,2 Mio. ECU (davon entfielen 0,06 Mio. ECU auf andere als Übersetzungsarbeiten, z. B. Terminologieabstimmung und Textstandardisierung).

1.8. Diesen Vereinbarungen zufolge wird für die Inrechnungstellung der Übersetzungsarbeiten (nach Arbeitstagen) eine andere Grundlage herangezogen als für die Überprüfung der Arbeiten (nach Seiten); es ist dem Hof daher nicht möglich, zur Begründetheit der angegebenen Beträge Stellung zu nehmen. Auch für die Erhöhung der Gestehungskosten von 36 ECU je übersetzter Seite 1996 auf 82 ECU je Seite 1997 konnte keine Erklärung gefunden werden. Die Ausgaben in Höhe von 0,06 Mio. ECU für Terminologieabstimmung und Textstandardisierung sind nicht ausreichend belegt.

Haushaltsplan

1.9. Nur 58 % (0,89 Mio. ECU) der aus dem Haushaltsjahr 1996 automatisch übertragenen Mittel wurden verwendet. Der daraus resultierende hohe Annullierungssatz ist darauf zurückzuführen, daß Mittelübertragungen in Höhe von 0,65 Mio. ECU keine präzisen Mittelbindungen gegenüberstanden.

1.10. Im Jahr 1997 wurden nur 57,1 % (9,92 Mio. ECU) der Mittel des Haushaltsjahres ausgezahlt; 30,3 % dieser Mittel wurden automatisch auf das Haushaltsjahr 1998 übertragen, 12,6 % wurden annulliert.

1.11. Gemäß Artikel 13 der Finanzregelung des Zentrums ist der Haushaltsplan im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften zu veröffentlichen; diese Veröffentlichung ist nicht erfolgt.

Durchführungsbestimmungen zur Finanzregelung

1.12. Zum Zeitpunkt der Prüfung des Hofes (März 1998) waren zur Finanzregelung des Zentrums vom September 1996 noch immer keine Durchführungsbestimmungen angenommen worden.

Unterbringung

1.13. Seit April 1997 belegt das Zentrum Büroräume, die ihm von der luxemburgischen Regierung zur Verfügung gestellt wurden. Eine schriftlicher Vertrag mit Ausweisung der Nutzungsbedingungen liegt noch immer nicht vor.

Saldo des Haushaltsjahres

1.14. Entgegen den Bestimmungen gemäß Artikel 32 der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan hat das Zentrum den Saldo des jeweils abgelaufenen Haushaltsjahres nicht in den Haushaltsplan für das darauffolgende Haushaltsjahr eingesetzt.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 29. Oktober 1998 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

Tabelle 1 Vermögensübersicht zu den Haushaltsjahren 1996 und 1997

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Quelle: Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der vom Zentrum erstellten Angaben.

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(1) ABl. L 314 vom 7.12.1994, S. 1.

(2) Gemäß Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Zentrums für das Haushaltsjahr 1997 am 25. Februar 1998 erstellt und anschließend an den Verwaltungsrat des Zentrums, die Kommission und den Rechnungshof weitergeleitet, der sie am 3. März 1998 erhalten hat. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. C 393 vom 29.12.1997, S. 47.

ANTWORT DES ÜBERSETZUNGSZENTRUMS

Allgemeine Rechnungsführung und Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

1.5. Wie in der Antwort auf den Bericht über die vorangegangenen Haushaltsjahre angemerkt, war das Übersetzungszentrum stets der Auffassung, daß die für seine Haushaltsführung eingesetzte Software nicht den Anforderungen des Zentrums entsprach. Gemeinsam mit einigen anderen dezentralen Einrichtungen hat das Übersetzungszentrum eine Vereinbarung erarbeitet, das eine Koordinierungseinheit für Installation und Unterstützung von SI 2 vorsieht. Die zuständigen Stellen haben diese Vereinbarung positiv aufgenommen.

Im vergangenen Juni hat das Übersetzungszentrum eine Studie über die Einführung von SI 2 durchgeführt, um in dieser Angelegenheit möglichst rasch voranzukommen; es ist geplant, daß in der ersten Novemberwoche eine Testversion zur Verfügung steht.

1.6. Das Übersetzungszentrum ist sich darüber absolut im klaren, wie wichtig es ist, über ein leistungsfähiges Kostenbuchhaltungssystem zu verfügen. Es ist geplant, SI 2 durch die Einbindung von Modulen für die allgemeine und die analytische Rechnungsführung zu ergänzen. Im Jahr 1998 hat das Übersetzungszentrum für analytische Berechnungen das Programm Excel benutzt.

Vereinbarungen mit der Kommission

1.8. Die Entscheidung über die derzeitigen Rechnungskriterien erfolgte durch die Kommission, da die Leistungen, die diese für das Übersetzungszentrum erbringt, nicht nur die Übersetzung von Dokumenten betrifft, sondern auch Terminologie, Unterstützung für die Standardisierung, Verwendung von Datenbanken usw.

Das Übersetzungszentrum wird sich um eine Einigung mit der Kommission bemühen, um künftig detailliertere Angaben vorlegen zu können, obwohl die Beträge im Zusammenhang mit diesen Leistungen sinken (0,4 Mio. ECU für 1996; 0,2 Mio. ECU für 1997; voraussichtlich 0,045 Mio. ECU für 1998).

Haushalt

1.9 und 1.10. Angesichts der enormen Zahl an Übersetzungen, die an freiberufliche Übersetzer vergeben werden, und wegen der Schwächen sowohl des Rechnungsführungssystems in Excel wie auch des Systems zur Planung und Verwaltung der Übersetzungen ergaben sich bei der Festlegung des Betrags der Auftragsscheine für Übersetzungen, die am Ende des Haushaltsjahres noch ausstanden, rechnerische Schwierigkeiten im Jahr 1997. Zur Lösung dieses Problems hat das Übersetzungszentrum 1998 eine Datenbank zur Planung und Verwaltung der Übersetzungen eingesetzt und die Einrichtung von SI 2 eingeleitet, um sich Hilfsmittel an die Hand zu geben, anhand derer ein korrekter Rechnungsabschluß des Haushaltsjahres möglich ist.

1.11. Wegen der relativ hohen Kosten für die Veröffentlichung des Haushaltsplans im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften hat das Übersetzungszentrum in Zusammenarbeit mit vier anderen dezentralen Einrichtungen begonnen, mit dem Amt für amtliche Veröffentlichungen eine Vereinbarung zur gemeinsamen Veröffentlichung der Haushaltspläne auszuhandeln. Die Verhandlungen für den Haushaltsplan 1998 sind noch nicht abgeschlossen. Das Europäische Parlament hat seinerseits vorgeschlagen, eine Veröffentlichung der Haushaltspläne der dezentralen Einrichtungen über das Internet vorzusehen, der die Veröffentlichung einer Mitteilung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften unter Angabe der jeweiligen Site vorausgehen sollte.

Durchführungsvorschriften der Finanzvorschriften

1.12. Der Entwurf für die Durchführungsvorschriften der Finanzvorschriften wurde dem Finanzkontrolleur zur Stellungnahme vorgelegt. Vorbehaltlich einer befürwortenden Stellungnahme wird dieser in der Sitzung des Verwaltungsrates am 26. Oktober 1998 zur Annahme vorgelegt.

Sitz

1.13. Das Übersetzungszentrum ist dabei, einen Entwurf einer Vereinbarung betreffend den Sitz und die Sicherheit abzuschließen, die den luxemburgischen Behörden vorgelegt wird.

Saldo des Haushaltsjahres

1.14. In den Finanzvorschriften des Übersetzungszentrums ist keine Möglichkeit vorgesehen, den Saldo der vorangegangen Haushaltsjahre in den nachfolgenden Haushaltspläne auszuweisen. Das Übersetzungszentrum wird eine Überarbeitung seiner Finanzvorschriften prüfen, um dieser Möglichkeit Rechnung zu tragen.