Beschluss der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen

vom 11. Februar 2000

zur Aufstellung eines Kodex für gute Verwaltungspraxis

(2000/791/EG)

DIE EUROPÄISCHE STIFTUNG ZUR VERBESSERUNG DER LEBENS- UND ARBEITSBEDINGUNGEN -

gestützt auf die Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates vom 26. Mai 1975 über die Gründung der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen und die zu ihrer Änderung erlassene Verordnung (EWG) Nr. 1947/93,

gestützt auf die Verordnung (EWG) Nr. 1860/76 des Rates vom 29. Juni 1976 zur Festlegung der Beschäftigungsbedingungen für das Personal der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen und die zu ihrer Änderung erlassenen Verordnungen (EWG) Nr. 680/87, (EWG) Nr. 1238/80 und (EWG) Nr. 510/82,

gestützt auf die im Vertrag von Amsterdam, insbesondere in Artikel 1 des Vertrags über die Europäische Union und Artikel 21 des EG-Vertrags, enthaltenen Vorschriften über die Offenheit,

gestützt auf den Bericht des Petitionsausschusses des Europäischen Parlaments über seine Beratungen in der Sitzungsperiode 1996-1997(1) und die von ihm erhobene Forderung nach dem Kodex für gute Verwaltungspraxis,

gestützt auf die Entschließung des Europäischen Parlaments vom 16. Juli 1998 zum jährlichen Tätigkeitsbericht (1997) des Europäischen Bürgerbeauftragten (C4-0270/98)(2),

gestützt auf die vom Europäischen Bürgerbeauftragten aus eigener Initiative durchgeführte Untersuchung, bei der er der Frage nachging, ob in den verschiedenen Institutionen und Organen der Gemeinschaft ein von den Beamten in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit zu befolgender Kodex für gute Verwaltungspraxis vorhanden und für die Öffentlichkeit zugänglich ist,

gestützt auf die Entschließung des Europäischen Parlaments vom 15. April 1999 zum jährlichen Tätigkeitsbericht (1998) des Europäischen Bürgerbeauftragten (C4-0138/99),

gestützt auf den bestehenden Verhaltenskodex für den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten der Stiftung im Anhang zum Beschluss des Verwaltungsrates vom 21. November 1997(3),

in der Erwägung, dass der Grundsatz der Offenheit mit dem Vertrag von Amsterdam ausdrücklich im Vertrag über die Europäische Union verankert wurde, indem erklärt wird, dass der Vertrag eine neue Stufe bei der Verwirklichung einer immer engeren Union darstellt, in der die Entscheidungen möglichst offen und möglichst bürgernah getroffen werden,

in der Erwägung, dass ein von den Bediensteten in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit zu befolgender Kodex mit den Grundprinzipien für eine gute Verwaltungspraxis verabschiedet werden sollte, um die Verwaltung bürgernäher zu gestalten und eine bessere Qualität der Verwaltung zu gewährleisten,

in der Erwägung, dass ein solcher Kodex sowohl für die Bediensteten, die detailliert über die von ihnen in ihrem Umgang mit der Öffentlichkeit zu befolgenden Regeln, als auch für die Bürger nützlich ist, da sie über die Verhaltensnorm unterrichtet werden, die sie in ihrem Umgang mit den Verwaltungen der Gemeinschaft rechtmäßig erwarten können,

in der Erwägung, dass ein solcher Kodex nur dann Wirkung zeigen kann, wenn es sich um ein öffentlich zugängliches Dokument für die Bürger handelt und er in Form eines Beschlusses - genau wie der vorstehend genannte Beschluss über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten der Stiftung - veröffentlicht wird,

unter Hinweis darauf, dass das Parlament in seinen Entschließungen C4-0270/98 und C4-0138/99 die Initiative für einen Kodex der europäischen Institutionen und Organe für gute Verwaltungspraxis begrüßt, und die dringende Notwendigkeit unterstrichen hat, so rasch wie möglich einen solchen Kodex auszuarbeiten,

in der Erwägung, dass das Parlament gleichermaßen die Notwendigkeit unterstrichen hat, dass ein solcher Kodex für alle europäischen Institutionen möglichst identisch, allen europäischen Bürgern zugänglich sein und im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht werden muss,

in dem Wunsch deshalb, einen Kodex mit den Grundsätzen für gute Verwaltungspraxis aufzustellen, der von den Bediensteten in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit eingehalten werden sollte, und diesen Kodex öffentlich zugänglich zu machen,

HAT FOLGENDES BESCHLOSSEN:

Artikel 1

Allgemeine Vorschrift

In ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit beachten die Bediensteten der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen die Grundsätze, die im vorliegenden Beschluss niedergelegt sind und die den Kodex für gute Verwaltungspraxis (nachstehend als "der Kodex" bezeichnet) bilden.

Artikel 2

Persönlicher Geltungsbereich

(1) Der Kodex gilt, in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit, für alle Bediensteten, auf die die Beschäftigungsbedingungen für das Personal der Stiftung Anwendung finden.

(2) Die Stiftung ergreift die notwendigen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Vorschriften dieses Kodex auch für die Personen Anwendung finden, die für sie tätig sind, z. B. auf Personen, die im Rahmen von privatrechtlichen Verträgen beschäftigt werden, von den nationalen öffentlichen Diensten abgestellte Sachverständige und Praktikanten.

(3) Der Begriff "Öffentlichkeit" bezieht sich auf natürliche und juristische Personen unabhängig davon, ob sie ihren Wohnsitz bzw. ihren eingetragenen Sitz in einem Mitgliedstaat haben oder nicht.

Artikel 3

Sachlicher Geltungsbereich

(1) Der vorliegende Kodex enthält die allgemeinen Grundsätze guter Verwaltungspraxis, die auf die Gesamtheit der Beziehungen der Bediensteten der Stiftung zur Öffentlichkeit Anwendung finden, sofern sie nicht spezifischen Vorschriften unterliegen.

(2) Die im vorliegenden Kodex dargelegten Grundsätze gelten nicht für die Beziehungen zwischen der Stiftung und ihren Bediensteten. Diese Beziehungen unterliegen den Beschäftigungsbedingungen.

Artikel 4

Rechtmäßigkeit

Der/die Bedienstete handelt nach dem Grundsatz der Rechtmäßigkeit und wendet die in den Rechtsvorschriften der Gemeinschaft niedergelegten Regeln und Verfahren an. Der/die Bedienstete achtet insbesondere darauf, dass Beschlüsse, die die Rechte oder Interessen von Einzelpersonen beeinträchtigen, eine rechtliche Grundlage haben und ihr Inhalt mit den geltenden Rechtsvorschriften übereinstimmt.

Artikel 5

Nichtdiskriminierung

(1) Bei der Behandlung von Ersuchen der Öffentlichkeit und bei der Beschlussfassung gewährleistet der/die Bedienstete, dass der Grundsatz der Gleichbehandlung beachtet wird. Einzelpersonen werden in vergleichbaren Fragen auf vergleichbare Weise behandelt.

(2) Wird bei der Behandlung ein Unterschied gemacht, stellt der/die Bedienstete sicher, dass diese unterschiedliche Behandlung durch die objektiven wesentlichen Eigenschaften des betreffenden Falls gerechtfertigt ist.

(3) Der/die Bedienstete enthält sich insbesondere jeder ungerechtfertigten unterschiedlichen Behandlung von Einzelpersonen aus Gründen der Nationalität, des Geschlechts, der rassischen oder ethnischen Herkunft, der Religion oder des Glaubens, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Ausrichtung.

Artikel 6

Verhältnismäßigkeit

(1) Bei der Beschlussfassung stellt der/die Bedienstete sicher, dass die getroffenen Maßnahmen in einem angemessenen Verhältnis zum angestrebten Ziel stehen. Der/die Bedienstete vermeidet es insbesondere, die Rechte der Bürger einzuschränken oder ihnen Belastungen aufzuerlegen, wenn diese Einschränkungen oder Belastungen nicht in einem angemessenen Verhältnis zum Zweck der durchgeführten Maßnahmen stehen.

(2) Bei der Beschlussfassung achtet der/die Bedienstete auf einen angemessenen Ausgleich zwischen den Belangen von Privatpersonen und dem allgemeinen öffentlichen Interesse.

Artikel 7

Kein Missbrauch von Befugnissen

Befugnisse dürften ausschließlich zur Erreichung der Ziele ausgeübt werden, für die sie in den einschlägigen Vorschriften übertragen worden sind. Der/die Bedienstete sieht insbesondere davon ab, von den Befugnissen für zwecke Gebrauch zu machen, für die keine rechtliche Grundlage besteht bzw. die nicht mit einem öffentlichen Interesse begründet werden können.

Artikel 8

Unparteilichkeit und Unabhängigkeit

(1) Der/die Bedienstete handelt unparteiisch und unabhängig. Der/die Bedienstete enthält sich jeder willkürlichen Handlung, die sich nachteilig auf Einzelpersonen auswirkt, sowie jeder Form der Vorzugsbehandlung, mit welchen Gründen auch immer sie motiviert sein mag.

(2) Der/die Bedienstete lässt sich nicht von äußeren Einfluessen irgendwelchedr Art, einschließlich politischer Einfluesse, oder von persönlichen Interessen, leiten.

(3) Der/die Bedienstete enthält sich der Mitwirkung an einem Beschluss über eine Angelegenheit, die seine/ihre eigenen Interessen bzw. die Interessen von Familienangehörigen, Verwandten, Freunden und Bekannten betrifft.

Artikel 9

Objektivität

Bei der Beschlussfassung berücksichtigt der/die Bedienstete alle wesentlichen Faktoren und misst jedem von ihnen das ihm gebührende Gewicht bei; alle nicht zur Sache gehörenden Umstände finden keine Berücksichtigung.

Artikel 10

Rechtmäßige Erwartungen und folgerichtiges Handeln

(1) Der/die Bedienstete handelt in seiner/ihrer eigenen Verwaltungspraxis und im Verhältnis zur Verwaltungstätigkeit der Stiftung folgerichtig. Der/die Bedienstete hält sich an die regulären Verwaltungspraktiken der Stiftung sofern nicht berechtigte Gründe dafür vorliegen, in einem Einzelfall von diesen Praktiken abzuweichen.

(2) Der/die Bedienstete beachtet die berechtigten und billigen Erwartungen die die Öffentlichkeit, in Anbetracht des Handelns der Stiftung in der Vergangenheit, hegt.

Artikel 11

Fairness

Der/die Bedienstete sollte fair und vernünftig handeln.

Artikel 12

Höflichkeit

(1) Der/die Bedienstete legt in den Beziehungen zur öffentlichkeit ein dienstleistungsorientes, korrektes, höfliches und zugängliches Verhalten an den Tag. Bei der Beantwortung von Schriftverkehr, Telefongesprächen und E-Mails bemüht sich der/die Bedienstete so weit wie möglich, hilfsbereit zu sein und die an ihn/sie gerichteten Fragen zu beantworten.

(2) Ist der/die Bedienstete nicht für die betreffende Angelegenheit verantwortlich, verweist er/sie den Bürger an den/die zuständigen Bediensteten.

(3) Tritt ein Fehler auf, der die Rechte oder Interessen einer Einzelperson beeinträchtigt, entschuldigt sich der/die Bedienstete dafür.

Artikel 13

Beantwortung von Schreiben in der Sprache des Bürgers

Der/die Bedienstete stellt sicher, dass jeder Bürger der Union bzw. jede Einzelperson, die sich in einer der Vertragssprachen schriftlich an die Institution wendet, eine Antwort in der gleichen Sprache erhält.

Artikel 14

Empfangsbestätigung und Angabe des/der zuständigen Bediensteten

(1) Für jedes an die Stiftung gerichtete Schreiben bzw. jede ihr übermittelte Beschwerde wird innerhalb einer Frist von zwei Wochen eine Empfangsbestätigung ausgestellt, es sein denn, dass innerhalb dieser Frist eine inhaltlich fundierte Antwort übermittelt werden kann.

(2) In der Antwort bzw. der Empfangsbestätigung werden Name und Telefonnummer des/der mit der Angelegenheit befassten Bediensteten sowie seine bzw. ihre Dienststelle angegeben.

(3) Keine Empfangsbestätigung und keine Antwort muss in Fällen übermittelt werden, in denen Schreiben bzw. Beschwerden aufgrund ihrer übermäßigen Zahl, wegen ständiger Wiederholung oder ihres sinnlosen Charakters den Tatbestand des Missbrauchs erfuellen.

Artikel 15

Verpflichtung zur Weiterleitung an die zuständige Dienststelle der Stiftung

(1) Wird ein Schreiben oder eine Beschwerde an eine Dienststelle der Stiftung gerichtet oder übermittelt, die nicht zur Behandlung des Schreibens bzw. der Beschwerde befugt ist, trägt die Dienststelle dafür Sorge, dass die Akte unverzüglich an die zuständige Dienststelle der Stiftung weitergeleitet wird.

(2) Die Dienststelle, bei der das Schreiben bzw. die Beschwerde ursprünglich eingegangen ist, setzt den Verfasser von dieser Weiterleitung in Kenntnis und gibt den Namen und die Telefonnummer des/der Bediensteten an, an den/die die Akte weitergeleitet worden ist.

Artikel 16

Recht und Anhörung und Abgabe von Erklärungen

(1) In Fällen, in denen die Rechte oder Interessen von Einzelpersonen berührt werden, stellt der/die Bedienstete sicher, dass die Rechte auf Einrede auf jeder Stufe des Beschlussfassungsverfahrens respektiert werden.

(2) Jede Einzelperson hat in Fällen, in denen ein Beschluss gefasst werden muss, der ihre Rechte oder Interessen berührt, das Recht, schriftliche Bemerkungen zu unterbreiten und erforderlichenfalls mündliche Anmerkungen vorzutragen, ehe der Beschluss gefasst wird.

Artikel 17

Angemessene Frist für die Beschlussfassung

(1) Der/die Bedienstete stellt sicher, dass über jedes Ersuchen bzw. jede Beschwerde an die Stiftung innerhalb einer angemessenen Frist, unverzüglich, und auf keinen Fall später als zwei Monate nach dem Datum des Eingangs, ein Beschluss gefasst wird. Die gleiche Regelung gilt für die Beantwortung von Schreiben von Einzelpersonen.

(2) Kann über eine an die Stiftung gerichtete Forderung oder Beschwerde wegen des komplexen Charakters der aufgeworfenen Fragen nicht innerhalb der vorstehend genannten Frist beschlossen werden, unterrichtet der/die Bedienstete den Verfasser so rasch wie möglich. In diesem Fall sollte ein abschließender Beschluss dem Verfasser in der kürzestmöglichen Zeit mitgeteilt werden.

Artikel 18

Verpflichtung zur Begründung von Beschlüssen

(1) Für jeden Beschluss der Stiftung, der sich nachteilig auf die Rechte oder Interessen einer Einzelperson auswirken kann, sind die Gründe zu nennen, auf die sich der Beschluss stützt: dazu sind die relevanten Tatsachen und die Rechtsgrundlage des Beschlusses eindeutig anzugeben.

(2) Der/die Bedienstete sieht von Beschlüssen ab, die sich auf nicht ausreichende oder vage Gründe stützen und die keine individuellen Argumentation enthalten.

(3) Ist es wegen der großen Anzahl von Personen, die von ähnlichen Beschlüssen betroffen sind, nicht möglich, die Gründe für den Beschluss im Detail mitzuteilen, und werden deshalb Standardantworten erteilt, stellt der/die Bedienstete sicher, dass er/sie anschließend dem Bürger, der ausdrücklich darum bittet, eine individuelle Argumentation liefert.

Artikel 19

Angabe der Berufungsmöglichkeiten

(1) Ein Beschluss der Stiftung, der sich nachteilig auf die Rechte oder Interessen einer Einzelperson auswirken kann, enthält eine Angabe der Möglichkeiten, Berufung gegen den Beschluss einzulegen. Angegeben werden insbesondere die Art der Rechtsmittel, die Gremien, vor denen sie in Anspruch genommen werden können, sowie die Fristen für ihre Inanspruchnahme.

(2) In den Beschlüssen ist insbesondere auf die Möglichkeit Gerichtsverfahren einzuleiten und Beschwerden an den Bürgerbeauftragten zu richten, gemäß der in den Artikeln 230 und 195 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft festgelegten Bedingungen, hinzuweisen.

Artikel 20

Mitteilung des Beschlusses

(1) Der/die Bedienstete stellt sicher, dass Beschlüsse, die die Rechte oder Interessen von Einzelpersonen beeinträchtigen, der betreffenden Person bzw. den betreffenden Personen schriftlich mitgeteilt werden, sobald der Beschluss gefasst worden ist.

(2) Der/die Bedienstete sieht so lange davon ab, den Beschluss anderen Adressaten mitzuteilen bis die betreffende Person bzw. die betreffenden Personen unterrichtet worden ist bzw. sind.

Artikel 21

Datenschutz

(1) Der/die Bedienstete, der/die mit personenbezogenen Datum umgeht, die einen Bürger betreffen, beachtet die Grundsätze der Richtlinie 95/46/EG über den Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr.

(2) Der/die Bedienstete sieht insbesondere davon ab, personenbezogene Daten für unrechtmäßige Zwecke zu verarbeiten bzw. solche Daten an unbefugte Personen weiterzuleiten.

Artikel 22

Informationsbegehren

(1) Der/die Bedienstete stellt, sofern er/sie für die betreffende Angelegenheit verantwortlich ist, Einzelpersonen die von ihnen angeforderten Informationen zur Verfügung. Der/die Bedienstete stellt sicher, dass die übermittelte Information klar und verständlich ist.

(2) Ist ein mündlich vorgetragenes Informationsbegehren zu kompliziert oder zu umfassend, legt der/die Bedienstete der betreffenden Person nahe, ihren Antrag schriftlich zu formulieren.

(3) Kann ein/e Bedienstete/r die angeforderte Information wegen ihres vertraulichen Charakters nicht offenlegen, teilt er/sie der betreffenden Person gemäß Artikel 18 dieses Kodex die Gründe mit, warum er/sie die Information nicht liefern kann.

(4) Informationsbegehren zu Fragen, für die er/sie nicht verantwortlich ist, leitet der/die Bedienstete an die zuständige Person weiter und gibt deren Namen und Telefonnummer an. Der/die Bedienstete leitet Informationsbegehren, die eine andere Institution oder ein weiteres Organ der Gemeinschaft betreffen, an diese Institution bzw. dieses Organ weiter.

(5) Gegebenenfalls verweist der/die Bedienstete - je nach Gegenstand des Begehrens - die Person, die um Informationen bittet an die Dienststelle der Stiftung, die für die Information der Öffentlichkeit zuständig ist.

Artikel 23

Anträge auf öffentlichen Zugang zu Dokumenten

(1) Wird der Zugang zu Dokumenten der Stiftung beantragt, gewährt der/die Bedienstete den Zugang zu diesen Dokumenten gemäß dem Beschluss der Stiftung über den öffentlichen Zugang zu Dokumenten der Stiftung(4).

(2) Kann der/die Bedienstete einem mündlichen Antrag auf Zugang zu Dokumenten nicht nachkommen, wird dem Bürger nahegelegt, seinen Antrag schriftlich zu formulieren.

Artikel 24

Führung angemessener Verzeichnisse

Die Abteilungen der Stiftung haben angemessene Verzeichnisse über ihren Postein- und -ausgang, die ihnen zugestellten Dokumente und die von ihnen ergriffenen Maßnahmen zu führen.

Artikel 25

Öffentlicher Zugang zu dem Kodex

(1) Die Stiftung ergreift die erforderlichen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass dieser Kodex die weitestmögliche Verbreitung unter den Bürgern erfährt.

(2) Die Stiftung stellt jedem Bürger, der dies beantragt, eine Kopie des Kodex zur Verfügung.

Artikel 26

Recht auf Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten

Gegen jedwedes Versäumnis eines/r Bediensteten, den in diesem Kodex dargelegten Grundsätzen nachzukommen, kann gemäß Artikel 195 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft und dem Statut des Europäischen Bürgerbeauftragten(5) eine Beschwerde an den Europäischen Bürgerbeauftragten gerichtet werden.

Artikel 27

Revision

Dieser Beschluss ist nach zweijähriger Anwendung Gegenstand einer Revision. Im Jahr 2002 unterbreitet der Direktor der Stiftung dem Verwaltungsrat in Vorbereitung dieser Revision einen Bericht über die Umsetzung des Beschlusses im Zeitraum 12. Februar 2000 - 11. Februar 2002.

Artikel 28

Inkrafttreten

Dieser Beschluss tritt am 12. Februar 2000 in Kraft. Er wird im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht.

Brüssel, 11. Februar 2000.

Für den Vorstand

Marc Boisnel

Stellvertretender Vorsitzender

(1) A4-0190/97

(2) ABl. C 292 vom 21.9.1998, S. 168.

(3) ABl. L 296 vom 17.11.1999, S. 25.

(4) ABl L 296 vom 17.11.1999, S. 25.

(5) Beschluss 94/262/EGKS, EG, Euratom des Europäischen Parlaments vom 9. März 1994 über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten (ABl. L 113 vom 4.5.1994, S. 15).