Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln (EMEA - London) für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Agentur

(2000/C 373/03)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln gemäß Artikel 57 Absatz 10 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 57 Absatz 7 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Exekutivdirektors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates, Artikel 57 Absatz 11). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepasst. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN AGENTUR FÜR DIE BEURTEILUNG VON ARZNEIMITTELN (EMEA - LONDON) FÜR DAS HAUSHALTSJAHR 1999

Kostenrechnung

5. Wie der Hof bereits letztes Jahr vorgetragen hat, muss sich die Überarbeitung der Verordnung zur Berechnung der Gebühren an den Kosten der erbrachten Dienstleistung orientieren(3). Der Verwaltungsrat setzte eine Arbeitsgruppe für Kostenrechnung ein. Auf der Grundlage einer tätigkeitsbezogenen Kostenrechnung ("activity based costing") führte die Agentur ein System ein, anhand dessen den verschiedenen Tätigkeiten zunächst Arbeitszeit zugeordnet und anschließend Personalaufwand dafür veranschlagt wurde. Bei einigen anderen Haushaltslinien erfolgte die Mittelzuweisung auf der Grundlage mehr oder weniger willkürlicher Entscheidungen (anstatt der tatsächlich getätigten Zahlungen), wobei die Wertminderung technischer Anlagen und Ausrüstungen unberücksichtigt blieb.

6. Um ein modernes Management-Werkzeug zu erhalten, das auch eine solide Grundlage für künftige Entscheidungen des Rates über die Gebührenhöhe darstellt, wäre die Einbindung der Kostenrechnung in ein Finanzbuchhaltungs- oder Rechnungsführungssystem für die Haushaltsvorgänge zweckmäßiger als die derzeit angewandte Methode. Damit wäre auch eine gute Ausgangsposition gegeben, um eine vergleichbare Entwicklung bezüglich der genauen Berechnung der Beurteilungskosten in den Mitgliedstaaten zu fördern. Derzeit erachtet der Verwaltungsrat es für ausreichend, dass die Mitgliedstaaten lediglich die geschätzten Kosten angeben.

Finanzbuchhaltungssystem

7. Um Jahr-2000-Problemen mit dem bestehenden Rechnungsführungssystem vorzugreifen, sollte Anfang 2000 ein handelsübliches System eingeführt werden, das wegen unnötig komplizierter Verfahren und Verzögerungen bislang allerdings noch nicht installiert wurde.

Ausschreibungsverfahren

8. Der Anweisungsbefugte genehmigte Aufträge auf der Grundlage von Ausschreibungen, die von der Kommission durchgeführt wurden und zu denen der Vergabebeirat der Agentur eine befürwortende Stellungnahme abgegeben hat. Weder in den Unterlagen zu diesen Einkaufsgeschäften noch in den von der Kommission unterzeichneten Verträgen war eine solche Ausweitung auf die Agenturen vorgesehen. Nach Auffassung des Hofes stand die Genehmigung durch die Agentur nicht im Einklang mit den geltenden Vorschriften.

9. Der Anweisungsbefugte vergab Aufträge auf der Grundlage einer befürwortenden Stellungnahme des Vergabebeirats zu Angeboten, die aufgrund von Problemen im Zusammenhang mit dem Wortlaut der Ausschreibungsbekanntgabe bzw. der Ausschreibung selbst zu Unrecht ausgeschlossen wurden. Auch in diesen Fällen hätte die Agentur keine Verpflichtung eingehen dürfen. Um dem in Zukunft vorzubeugen, sollte der Vergabebeirat sowohl zum Wortlaut der Ausschreibungsbekanntgaben vor deren Veröffentlichung im Amtsblatt als auch zum eigentlichen Text der Ausschreibungen vor deren Versand konsultiert werden.

Finanzvorschriften

10. Gemäß den zum damaligen Zeitpunkt geltenden Bestimmungen der allgemeinen Haushaltsordnung waren die Ausgaben in voller Höhe (inkl. MwSt.) zu verbuchen. Die Mehrwertsteuer-Erstattungsbeträge konnten lt. Art. 27 der allgemeinen Haushaltsordnung wiederverwendet werden. Bis zur Änderung der allgemeinen Haushaltsordnung Ende 1998(4), der zufolge die Ausgaben nunmehr zum Nettobetrag (exkl. MwSt.) verbucht werden, wurde dies von allen Organen und Einrichtungen der Union so gehandhabt. Für die Agenturen, die ihre eigenen Finanzvorschriften noch nicht geändert haben, gelten allerdings nach wie vor die alten Bestimmungen. Der Hof fordert die Agentur daher auf, ihre Finanzvorschriften der allgemeinen Haushaltsordnung anzupassen.

Diesen Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 18. Mai 2000 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 214 vom 24.8.1993, S. 18.

(2) In Anwendung von Artikel 57 Absatz 9 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 1999 am 20. März 2000 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Agentur, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem diese Rechnung am 22. März 2000 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. C 372 vom 22.12.1999, S. 15.

(4) Verordnung (EG) Nr. 2548/98 des Rates vom 23. November 1998, (ABl. L 320 vom 28.11.1998, S. 1).

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1999 und 1998

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 1999 und 1998

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Antworten der agentur

Die EMEA nimmt die Feststellung des Rechnungshofes zur Kenntnis, dass der Jahresabschluss für das Haushaltsjahr, das am 31. Dezember 1999 endete, zuverlässig ist und dass die zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind. Die EMEA möchte sich zu den Bemerkungen des Rechnungshofes (Absätze 5 bis 10) äußern.

Kostenrechnungssystem

5. Die Agentur stimmt darin überein, dass sich die Überarbeitung der Verordnung zur Berechnung der Gebühren an den Kosten der erbrachten Dienstleistung orientieren muss. Zu diesem Zweck hat die EMEA ein Kostenrechnungssystem eingeführt, anhand dessen ihre Tätigkeiten gemäß dem Arbeitsprogramm in 10 Kapitel unterteilt wurden mit einer weiteren Unterteilung je nach Art der Tätigkeit. Diese Unterteilungen stehen wiederum im Zusammenhang mit der Einnahmequelle, aus der sie finanziert werden. Der Verwaltungsrat hat das von der EMEA verwendete Kostenrechnungssystem, das nun vollständig eingeführt ist, gebilligt.

Das EMEA-Personal registriert die Arbeitszeit täglich gemäß dieser Tätigkeitsstruktur in 15-Minuten-Blöcken. Dadurch erhält man ein detailliertes Bild über die für jede einzelne Tätigkeit aufgewendete Arbeitszeit. Auf der Grundlage der in der Agentur insgesamt geleisteten Arbeitszeit werden somit die tatsächlichen Kosten der Arbeit im Zusammenhang mit der Gebührenbearbeitung und der Tätigkeiten, die durch die Zuschüsse aus dem Gesamthaushalt der Europäischen Gemeinschaften finanziert werden, genau festgestellt.

Die Personal- und operativen Kosten belaufen sich auf 82 % des Haushalts und werden direkt der Aktivität zugeordnet, für die sie angefallen sind. Kosten für Gebäude und Material umfassen 18 % des Haushalts, dies sind insbesondere Ausgaben für Miete und Abgaben. Diese Nutzungskosten werden zu 60 % den laufenden Personalkosten zugeordnet und zu 40 % den Kosten für Delegierte und Sachverständige. Diese proportionale Aufteilung wurde vom Verwaltungsrat geprüft und gebilligt.

Die Wertminderung technischer Anlagen und Ausrüstungen ist begrenzt. Die derzeitigen EU-Finanzvorschriften enthalten keine Bestimmungen über Wertminderungen über eine Dauer von mehr als einem Jahr. Die EMEA wird jedoch aus Kostengründen prüfen, ob eine Berücksichtigung der Wertminderung technischer Anlagen und Ausrüstungen für die geschätzte Lebensdauer der Anlagewerte möglich ist.

6. Der Verwaltungsrat der EMEA hat 1999 eine Arbeitsgruppe für Kostenrechnung eingesetzt. Diese Gruppe hat eine Methode zur Informationserhebung entwickelt, anhand derer die Kosten für die Arbeiten, welche die zuständigen nationalen Behörden für die EMEA durchführen, festgestellt werden sollen.

Diese Gruppe hat sich auf Form und Inhalt der erforderlichen Informationen verständigt. Die zuständigen nationalen Behörden haben begonnen, die geforderten Daten auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten zu erheben, sofern diese Daten verfügbar sind. In einigen wenigen Mitgliedstaaten werden ähnliche Kostenrechnungssysteme wie bei der EMEA entwickelt. Die Gruppe zur Kostenrechnung wird die zur Verfügung gestellten Angaben in den Jahren 2000 und 2001 prüfen.

Finanzbuchhaltungssystem

7. Der Hauptgrund für die Anschaffung eines neuen "General Ledger"-Pakets ist die Verknüpfung des SI2-Haushaltsführungssystems mit der Bankensoftware im Vereinigten Königreich. Der Vorschlag, dieses Paket zu erwerben, wurde 1999 vorgelegt, und es entstanden Verzögerungen aufgrund der Tatsache, dass die Ausgabedaten im SI2-System ordnungsgemäß spezifiziert werden mussten. Der Vertrag für ein neues "General Ledger", SAGE, wurde im März 2000 unterzeichnet, und die Installation erfolgte im April 2000.

Ausschreibungsverfahren

8. In Übereinstimmung mit der Kommission ist es in vielen Agenturen gängige Praxis, die Ergebnisse der Ausschreibungsverfahren der Kommission sowie ihre Rahmenvereinbarungen zu nutzen. Die EMEA wurde bisher nicht darauf aufmerksam gemacht, dass dieses Vorgehen nicht den geltenden Bestimmungen entspricht.

Ein solides Finanzmanagement würde darauf hinweisen, dass die kleinen EU-Agenturen von den Ausschreibungsergebnissen der Kaufkraft der Kommission profitieren sollten, durch die erhebliche Kostenvorteile für Waren und Dienstleistungen erzielt werden. Bei den regelmäßigen Zusammenkünften zwischen der Kommission und den EU-Agenturen wurde die Kommission gebeten, die Agenturen in die Ausschreibungsspezifikationen einzubeziehen, und wir hoffen, dass dadurch diese Frage in aller Form geklärt werden wird.

9. Die EMEA erkennt an, dass es ein zweckdienlicher Grundsatz wäre, den Vergabebeirat vor der Veröffentlichung von Ausschreibungen zu konsultieren, und hat beschlossen, dieses Vorgehen unverzüglich in die Praxis umzusetzen.

Mehrwertsteuer

10. Der EMEA sind die Änderungen der Finanzvorschriften der Europäischen Kommission in Bezug auf die Mehrwertsteuerbehandlung bekannt. Entgegen der Situation in vielen EU-Ländern muss die EMEA die Mehrwertsteuer abführen und erhält diese später von der Regierung des Vereinigten Königreichs zurückerstattet. Die Agentur wird die Situation überprüfen und geeignete Änderungen in ihren Finanzvorschriften vorschlagen, und zwar zusammen mit anderen Änderungen, die infolge der allgemeinen Reform der Finanz- und Haushaltsverfahren in der EU erforderlich werden könnten. Der Rechnungshof wird selbstverständlich über alle Änderungen gemäß dem üblichen Verfahren konsultiert.