RECHTSAKT DES RATES vom 18. Januar 1999 über die Finanzordnung für den Haushaltsplan von Europol (1999/C 25/01)

DER RAT DER EUROPÄISCHEN UNION -

gestützt auf das Übereinkommen aufgrund von Artikel K.3 des Vertrags über die Europäische Union über die Errichtung eines Europäischen Polizeiamts (Europol-Übereinkommen) (1), insbesondere die Artikel 35 Absatz 9 und 36 Absatz 6,

nach Stellungnahme des Verwaltungsrats,

nach Stellungnahme des Gemeinsamen Prüfungsausschusses,

in der Erwägung, daß die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, insbesondere der Sparsamkeit und der Kosteneffektivität, auf den Europol-Haushaltsplan Anwendung finden müssen, sind in den jährlichen Haushaltsplänen sowie in den Tätigkeitsplänen klare Ziele für die geplanten Tätigkeiten festzulegen, die Fortschritte bei ihrer Durchführung zu verfolgen und bei Bedarf weitere Maßnahmen zu ihrer Erreichung zu ergreifen -

HAT FOLGENDE FINANZORDNUNG ERLASSEN:

INHALT

Seite

PRÄAMBEL

TITEL I Allgemeine Grundsätze (Artikel 1 bis 12) .......... 3

TITEL II Aufstellung und Gliederung des Haushaltsplans .......... 5

Abschnitt I Aufstellung des Haushaltsplans (Artikel 13 und 14) .......... 5

Abschnitt II Gliederung des Haushaltsplans (Artikel 15) .......... 6

Abschnitt III Änderungen des Haushaltsplans (Artikel 16 und 17) .......... 6

TITEL III Ausführung des Haushaltsplans .......... 6

Abschnitt I Allgemeine Bestimmungen (Artikel 18 bis 24) .......... 6

Abschnitt II Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben (Artikel 25 bis 36) .......... 8

Abschnitt III Beiträge der Mitgliedstaaten (Artikel 37 bis 40) .......... 11

Abschnitt IV Auftragsvergabe und Bestandsverzeichnis (Artikel 41 bis 46) .......... 11

Abschnitt V Rechnungsführung (Artikel 47 und 48) .......... 13

Abschnitt VI Verantwortung der Anweisungsbefugten, des Rechnungsführers, der Zahlstellenverwalter und der Finanzkontrolleure (Artikel 49) .......... 13

TITEL IV Rechnungslegung und Rechnungsprüfung .......... 14

Abschnitt I Rechnungslegung (Artikel 50 und 51) .......... 14

Abschnitt II Rechnungsprüfung (Artikel 52 bis 55) .......... 15

TITEL V Schlußbestimmungen (Artikel 56 bis 59) .......... 16

TITEL I ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE

Artikel 1

(1) Durch den Haushaltsplan von Europol - im folgenden "Haushaltsplan" genannt - werden die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben von Europol für jedes Haushaltsjahr vorgesehen.

Durch den fünfjährigen Finanzplan von Europol - im folgenden "Finanzplan" genannt - werden die Einnahmen und Ausgaben von Europol für das Haushaltsjahr, auf das sich der Haushaltsplanentwurf bezieht, und die vier darauffolgenden Haushaltsjahre veranschlagt.

(2) Die im Haushaltsplan ausgewiesenen Mittel werden für ein Haushaltsjahr vorgesehen.

Ausgaben können nicht für einen das Haushaltsjahr überschreitenden Zeitraum vorgesehen werden.

(3) Die Ausgaben im Zusammenhang mit

- Verträgen, die nach den örtlichen Gepflogenheiten geschlossen werden, oder

- vertraglichen Bestimmungen betreffend insbesondere die Lieferung von Ausrüstungsmaterial

für eine die Dauer des Haushaltsjahres überschreitende Laufzeit werden unter dem Haushaltsplan des Haushaltsjahres verbucht, in dem sie getätigt werden.

Artikel 2

Die Haushaltsmittel sind nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, insbesondere der Sparsamkeit und der Kosteneffektivität, zu verwenden.

Artikel 3

(1) Vorbehaltlich des Artikels 22 sind alle Einnahmen und Ausgaben in voller Höhe und ohne vorhergehende Verrechnung in den Haushaltsplan und in die Abrechnung einzusetzen.

(2) Die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben sollen sich decken.

Artikel 4

(1) Einzahlungen oder Auszahlungen dürfen nur im Wege der Verbuchung unter einem Artikel des Haushaltsplans vorgenommen werden.

Unbeschadet des Artikels 22 können über die bewilligten Mittel hinaus keine Mittelbindungen oder Ausgabenanordnungen vorgenommen werden.

(2) Der gemäß Artikel 14 angenommene Stellenplan stellt für Europol eine verbindliche Hoechstgrenze dar, über die hinaus keine Ernennung vorgenommen werden darf.

Teilzeittätigkeiten können durch die Einstellung anderer Bediensteter innerhalb der festgesetzten Grenzen ausgeglichen werden.

(3) Stiftungen, Vermächtnisse, Subventionen oder ähnliche Zuwendungen dürfen nur mit vorheriger Genehmigung des Verwaltungsrats entgegengenommen werden. Der Verwaltungsrat entscheidet einstimmig.

Artikel 5

(1) Das Haushaltsjahr beginnt am 1. Januar und endet am 31. Dezember.

(2) Die Einnahmen werden für das Haushaltsjahr ausgewiesen, in dem sie eingegangen sind.

Abweichend von Unterabsatz 1 werden die Haushaltsbeiträge der Mitgliedstaaten, die vor Beginn des Haushaltsjahres, für das sie bestimmt sind, eingegangen sind, für dieses Haushaltsjahr ausgewiesen.

(3) Soweit in Artikel 6 nichts anderes bestimmt ist, dürfen die bewilligten Mittel nur nach vorheriger ordnungsgemäßer Mittelbindung und nur zur Bestreitung von Ausgaben des Haushaltsjahres, für das sie bewilligt worden sind, sowie zur Erfuellung von Zahlungsverpflichtungen aus früheren Haushaltsjahren, für die keine Mittel auf das laufende Haushaltsjahr übertragen worden sind, verwendet werden.

Die Ausgaben eines Haushaltsjahres sind in der Abrechnung dieses Haushaltsjahres auszuweisen, soweit die Auszahlungsanordnungen bis zum 31. Dezember erfolgt sind und die Zahlungen vor dem 1. März des darauffolgenden Jahres geleistet worden sind.

Artikel 6

(1) Für die Verwendung der Mittel gelten folgende Regeln:

a) Die Mittel, die am Ende des Haushaltsjahres, für das sie eingesetzt worden waren, nicht gebunden sind, verfallen in der Regel;

b) Die Mittel für die Bezüge und Vergütungen des Personals können nicht übertragen werden;

c) Die am 31. Dezember noch zur Erfuellung der zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember ordnungsgemäß eingegangenen Zahlungsverpflichtungen benötigten Mittel sind Gegenstand einer automatischen Übertragung, die auf das folgende Haushaltsjahr begrenzt ist.

(2) Unbeschadet des Absatzes 1 kann der Direktor dem Verwaltungsrat spätestens am 31. Januar ordnungsgemäß begründete Anträge auf Übertragung der am 31. Dezember nicht gebundenen Mittel auf das folgende Haushaltsjahr übermitteln.

Die Übertragung dieser Mittel kann nur aus außergewöhnlichen Gründen vorgeschlagen werden.

Der Verwaltungsrat befindet vor dem 1. März über diese Übertragungsanträge. Er entscheidet einstimmig.

(3) Die von einem Haushaltsjahr auf das folgende Haushaltsjahr übertragenen Mittel verfallen, sofern sie am Ende des Haushaltsjahres, auf das sie übertragen wurden, noch nicht gebunden worden sind.

(4) Eine Aufstellung der automatischen Übertragungen wird dem Verwaltungsrat vor dem 1. April zur Kenntnisnahme übermittelt.

(5) Bei der Ausführung des Haushaltsplans wird die Verwendung der übertragenen Mittel in der Abrechnung des laufenden Haushaltsjahres getrennt und nach Haushaltsposten untergliedert ausgewiesen.

Artikel 7

Für laufende Ausgaben, die unter dem folgenden Haushaltsjahr zu verbuchen sind und die ihrer Art nach am Anfang dieses Haushaltsjahres zu tätigen sind, können ab dem 15. November jeden Jahres im Vorgriff Mittelbindungen zu Lasten der für das folgende Haushaltsjahr vorgesehenen Mittel vorgenommen werden, und zwar bis zu höchstens einem Viertel der entsprechenden Gesamtmittel des laufenden Haushaltsjahres. Dies gilt jedoch nur für neue Ausgaben, die im Haushaltsplan des laufenden Haushaltsjahres noch nicht grundsätzlich genehmigt worden sind, sofern der Haushaltsplan für das nächste Haushaltsjahr bereits festgestellt worden ist.

Die Ausgaben für Pachtzahlungen oder damit zusammenhängende bzw. ähnliche Ausgaben, die aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Bestimmungen im voraus zu leisten sind, können ab dem 20. Dezember zu Lasten der für das folgende Haushaltsjahr bewilligten Mittel vorgenommen werden.

Artikel 8

(1) Ist der Haushaltsplan zu Beginn des Haushaltsjahres noch nicht festgestellt, so gelten für die Ausgaben, die im letzten ordnungsgemäß festgestellten Haushaltsplan grundsätzlich genehmigt worden sind, die Bestimmungen dieses Artikels.

(2) Die Zahlungen können monatlich je Kapitel bis zu einem Zwölftel der Gesamtsumme der für das vorhergehende Haushaltsjahr unter dem betreffenden Kapitel eingesetzten Mittel vorgenommen werden, soweit dies zur Erfuellung der rechtlichen Verpflichtungen von Europol erforderlich ist.

(3) Auf Antrag des Direktors kann der Verwaltungsrat nach Maßgabe der Erfordernisse der Haushaltsführung gleichzeitig zwei oder mehrere vorläufige Zwölftel und in außergewöhnlichen Fällen Zahlungen, die nicht zur Erfuellung der rechtlichen Verpflichtungen von Europol erforderlich sind, genehmigen. Der Verwaltungsrat entscheidet hierbei einstimmig.

(4) Unter den in Absatz 1 genannten Umständen dürfen die Beiträge der Mitgliedstaaten in Höhe von drei Zwölfteln der im Rahmen des letzten ordnungsgemäß festgestellten Haushaltsplans abgerufenen Beiträge abgerufen werden.

(5) Auf Antrag des Direktors sowie nach Einholung der Stellungnahme des Verwaltungsrats kann der Rat nach Maßgabe der finanziellen Erfordernisse den Abruf weiterer Beiträge der Mitgliedstaaten genehmigen. Der Rat entscheidet hierbei einstimmig.

Artikel 9

Der Haushaltsplan und etwaige Nachtrags- und Berichtigungshaushaltspläne werden in ihrer festgestellten Form auf Veranlassung des Präsidenten des Rates im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht.

Die Veröffentlichung erfolgt in der Regel innerhalb eines Monats nach dem Zeitpunkt der Feststellung.

Artikel 10

(1) Der Haushaltsplan und der Finanzierungsplan werden in Ecu gemäß der Definition in Artikel 1 der Verordnung (EG) Nr. 3320/94 des Rates (2) aufgestellt.

Künftige Änderungen der genannten Verordnung finden auf diese Bestimmung Anwendung.

(2) Die Umrechnung der Ecu in die Landeswährungen erfolgt grundsätzlich zum Tageskurs; in außergewöhnlichen Fällen kann von diesem Grundsatz entsprechend den in Artikel 57 Absatz 2 vorgesehenen Durchführungsbestimmungen abgewichen werden.

Artikel 11

(1) Der Direktor stellt jedes Jahr auf der Grundlage einer Überprüfung des bestehenden Tätigkeitsplans den Entwurf eines Tätigkeitsplans auf, der die geplanten Tätigkeiten und weiteren Entwicklungen Europols in den nächsten fünf Jahren enthält. Der Finanzierungsplan ist Bestandteil des Tätigkeitsplans und weist aus, welche Finanzmittel und welcher Personalbedarf voraussichtlich für die vorgeschlagenen jährlichen Tätigkeiten erforderlich sind.

(2) Der Entwurf des Tätigkeitsplans wird dem Verwaltungsrat vorgelegt, der über ihn befindet, nachdem er die Stellungnahme des Haushaltsausschusses eingeholt hat. Der Verwaltungsrat entscheidet einstimmig.

Artikel 12

(1) Es wird hiermit ein Haushaltsausschuß eingesetzt.

(2) Die Zusammensetzung des Haushaltsausschusses ist in Artikel 35 Absatz 8 des Europol-Übereinkommens geregelt. Den Vorsitz im Ausschuß führt ein Vertreter des Mitgliedstaats, der den Vorsitz im Rat innehat.

(3) Die Aufgaben des Haushaltsausschusses sind in Artikel 35 des Europol-Übereinkommens und in dieser Finanzordnung beschrieben.

Außerdem übernimmt der Ausschuß solche Aufgaben im Zusammenhang mit Haushalts- und Finanzfragen, die vom Verwaltungsrat oder vom Rat an ihn überwiesen werden.

Bei der Durchführung der ihm übertragenen Aufgaben prüft der Ausschuß insbesondere, ob die in Artikel 2 niedergelegten Grundsätze ordnungsgemäß eingehalten werden.

(4) Der Ausschuß kann verlangen, daß der Direktor ihm alle für erforderlich erachteten Informationen und Nachweise zu Haushalts- und Finanzfragen zur Verfügung stellt, die seiner Kontrolle unterliegen.

TITEL II AUFSTELLUNG UND GLIEDERUNG DES HAUSHALTSPLANS

ABSCHNITT I Aufstellung des Haushaltsplans

Artikel 13

Die Feststellung des Haushaltsplans und die Beschlußfassung über den Finanzierungsplan erfolgen nach Maßgabe von Artikel 35 des Europol-Übereinkommens.

Artikel 14

Der Entwurf des Haushaltsplans und der Entwurf des Finanzierungsplans werden durch erläuternde Unterlagen ergänzt, die insbesondere folgendes umfassen:

a) eine allgemeine politische Erklärung über die Ziele, die mit den Haushaltsmitteln verwirklicht werden sollen;

b) eine Beschreibung der Tätigkeiten, für die die Mittel angefordert werden, unter Berücksichtigung der in Artikel 2 genannten Grundsätze und des Tätigkeitsplans nach Artikel 11;

c) eine Beschreibung der Annahmen und des HFL/Ecu-Kurses, die bei der Erstellung der Entwürfe zugrunde gelegt wurden;

d) eine Erklärung für die Veränderungen bei den Mittelansätzen von einem Haushaltsjahr zum anderen.

Hinsichtlich des Personals wird der Entwurf des Haushaltsplans durch ein Arbeitsdokument ergänzt, das folgendes umfaßt:

a) für jede Laufbahngruppe eine detaillierte Übersicht, aus der die Planstellen und der tatsächliche Personalbestand zum Zeitpunkt der Vorlage des Entwurfs des Haushaltsplans hervorgehen, getrennt nach Besoldungsgruppen und Verwaltungseinheit;

b) bei vorgeschlagenen Änderungen des Personalbestands eine Begründung für diese Änderungen.

ABSCHNITT II Gliederung des Haushaltsplans

Artikel 15

Der Haushaltsplan ist gemäß Art und Bestimmung der Einnahme bzw. Ausgabe nach einem System der Dezimalklassifikation in Titel, Kapitel, Artikel und Posten gegliedert.

ABSCHNITT III Änderungen des Haushaltsplans

Artikel 16

(1) Unter unvermeidlichen, außergewöhnlichen oder unvorgesehenen Umständen kann der Direktor Entwürfe von Nachtrags- und/oder Berichtigungshaushaltsplänen vorlegen.

(2) Als Entwurf eines Nachtragshaushaltsplans gilt jeder Entwurf, der entweder eine Erhöhung des Gesamtbetrags der Mittel oder die Finanzierung einer oder mehrerer neuer Tätigkeiten ohne Erhöhung des Gesamtbetrags der Mittel zur Folge hat.

Als Entwurf eines Berichtigungshaushaltsplans gilt jeder Entwurf, der finanzielle oder technische Änderungen des Haushaltsplans zur Folge hat, ohne dabei jedoch den Gesamtbetrag der Mittel zu erhöhen und neue Tätigkeiten vorzusehen.

(3) Entwürfe von Nachtrags- und/oder Berichtigungshaushaltsplänen werden in der gleichen Form und nach dem gleichen Verfahren vorgelegt, geprüft und festgestellt wie der Haushaltsplan, dessen Ansätze durch sie geändert werden.

(4) Die Nachtrags- und/oder Berichtigungshaushaltspläne werden nach dem in Artikel 35 des Europol-Übereinkommens vorgesehenen Verfahren festgestellt.

Artikel 17

(1) In den letzten vier Monaten des Haushaltsjahres kann der Direktor

- Mittel in Höhe von 25 % der Gesamtmittel innerhalb der einzelnen Kapitel übertragen;

- Mittelübertragungen zwischen Kapiteln innerhalb desselben Titels vornehmen, um den Gesamtbetrag der Mittel eines Kapitels um bis zu 25 % aufzustocken.

Der Direktor teilt die Mittelübertragungen dem Verwaltungsrat drei Wochen vor deren Vornahme mit.

(2) Der Direktor kann über die in Absatz 1 vorgesehenen Mittelübertragungen hinaus weitere Mittelübertragungen vorschlagen.

Es obliegt dem Verwaltungsrat, über derartige Vorschläge für Mittelübertragungen zu beschließen. Der Beschluß wird einstimmig gefaßt.

(3) Unbeschadet des Absatzes 2 können Mittel nicht von oder nach dem Titel Personalausgaben übertragen werden.

TITEL III AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS

ABSCHNITT I Allgemeine Bestimmungen

Artikel 18

Der Haushaltsplan wird nach dem Grundsatz der Trennung von Anweisungsbefugnis, Rechnungsführung und Finanzkontrolle ausgeführt.

Die Tätigkeiten des Anweisungsbefugten, des Rechnungsführers und des Finanzkontrolleurs sind miteinander unvereinbar.

Artikel 19

(1) Der Direktor führt den Haushaltsplan nach Artikel 29 Absatz 3 des Europol-Übereinkommens in eigener Verantwortung gemäß dieser Finanzordnung im Rahmen der bewilligten Mittel aus; er ist dem Rat rechenschaftspflichtig.

Der Direktor kann seine Befugnisse nach Maßgabe der von ihm festgesetzten Bedingungen und innerhalb der in der Übertragungsverfügung festgelegten Grenzen übertragen; die Übertragungsverfügung wird dem Bevollmächtigten, dem Rechnungsführer, dem Finanzkontrolleur, dem Verwaltungsrat und dem Gemeinsamen Prüfungsausschuß mitgeteilt.

(2) Der Direktor erstattet dem Verwaltungsrat und dem Haushaltsausschuß vierteljährlich Bericht über die Ausführung des Haushaltsplans.

Artikel 20

(1) Gemäß Artikel 35 Absatz 7 des Europol-Übereinkommens wird ein Finanzkontrolleur ernannt.

Der Finanzkontrolleur kann bei der Ausführung seiner Aufgaben von einem oder mehreren unterstellten Finanzkontrolleuren, die ebenfalls nach Maßgabe von Artikel 35 Absatz 7 des Europol-Übereinkommens zu ernennen sind, unterstützt oder vorübergehend ersetzt werden.

(2) Bei der Ausführung seiner Aufgaben ist der Finanzkontrolleur nur dem Verwaltungsrat rechenschaftspflichtig.

(3) Der Finanzkontrolleur ist für die Überwachung folgender Vorgänge verantwortlich:

- sämtlicher Mittelbindungen,

- sämtlicher Zahlungen,

- sämtlicher Einnahmen.

Abweichend von Artikel 25 Absatz 2, Artikel 26 Absätze 2 und 4, Artikel 27 Absatz 2, Artikel 29 Absatz 3 und Artikel 34 Absatz 2 dieser Finanzordnung kann nach Artikel 35 Absatz 7 des Europol-Übereinkommens in den Durchführungsbestimmungen nach Artikel 57 Absatz 2 dieser Finanzordnung für kleinere Einnahmen oder Ausgaben eine nachträgliche Kontrolle durch den Finanzkontrolleur vorgesehen werden.

(4) Der Finanzkontrolleur überprüft und bewertet zudem die Wirtschaftlichkeit, Angemessenheit und Anwendung von Systemen, Verfahren und damit zusammenhängenden internen Kontrollen und erstattet darüber Bericht.

Die Berichte über die einzelnen Inspektionen, Evaluierungen und Untersuchungen werden dem Direktor und dem Verwaltungsrat vorgelegt. Der Direktor unterrichtet den Verwaltungsrat von den Maßnahmen, die im Anschluß an jeden Bericht zu treffen sind.

(5) Für jedes Haushaltsjahr legt der Finanzkontrolleur dem Verwaltungsrat einen Bericht über die internen Kontrollen dieses Jahres vor.

Artikel 21

Die Annahme von Einzahlungen und die Leistung von Auszahlungen obliegen einem vom Direktor ernannten und diesem rechenschaftspflichtigen Rechnungsführer. Vorbehaltlich Artikel 32 Absatz 2 kann nur der Rechnungsführer die Zahlungsmittel und andere Werte verwalten. Er ist für ihre Verwahrung verantwortlich.

Der Rechnungsführer kann bei der Ausführung seiner Aufgaben von einem oder mehreren unterstellten Rechnungsführern unterstützt werden, die unter den gleichen Bedingungen bestellt werden wie er selbst.

Artikel 22

Abweichend von Artikel 3 Absatz 1 und Artikel 4 Absatz 1 können

a) von Rechnungen durch Anweisung der Nettosumme folgende Beträge abgezogen werden:

- zu Unrecht gezahlte Beträge, soweit ihr Ausgleich durch Vorwegabzug von einer Zahlung gleicher Art vorgenommen werden kann, die aus Mitteln des gleichen Kapitels, Artikels und Haushaltsjahres, unter denen der zuviel gezahlte Betrag ausgewiesen wurde, geleistet wird;

- der Wert der bei der Neuanschaffung von Fahrzeugen, Geräten, Material und Anlagen nach Handelsbrauch in Zahlung gegebenen Gegenstände gleicher Art.

Nachlässe, Rückvergütungen und Rabatte, die auf Rechnungen in Abzug gebracht werden, sind nicht gesondert als Einnahme zu buchen;

b) in der Linie, in der die ursprüngliche Ausgabe verbucht wurde, folgende Beträge wiederverwendet werden:

- die Einnahmen, die sich aus der Erstattung von Beträgen ergeben, die zu Unrecht aus den im Haushaltsplan eingesetzten Mitteln gezahlt worden sind,

- die Erlöse aus Lieferungen und Leistungen zugunsten anderer Organe und Einrichtungen,

- die vereinnahmten Versicherungsleistungen,

- Erstattungen von Steuern, die im Preis der an Europol gelieferten Erzeugnisse oder der für Europol erbrachten Leistungen enthalten waren,

- der Erlös aus dem Verkauf von Fahrzeugen, Geräten, Material und Anlagen anläßlich ihrer Ersetzung oder ihrer Aussonderung.

Die Wiederverwendung ist jeweils vor Ablauf des Haushaltsjahres vorzunehmen, das auf das Jahr folgt, in dem die Einnahme einging.

Der Buchungsplan gemäß Artikel 48 sieht besondere Verbuchungsstellen für die Erfassung der Wiederverwendung bei den Einnahmen und den Ausgaben vor;

c) die im Zuge der Ausführung des Haushaltsplans festgestellten Wechselkursdifferenzen sowie Soll- und Habenzinsen der Kassenführung gegeneinander aufgerechnet werden. Dabei wird nur das positive oder negative Endergebnis im Saldo des Haushaltsjahres ausgewiesen.

Artikel 23

Der Saldo jedes Haushaltsjahres wird im Haushaltsplan des übernächsten Haushaltsjahres gemäß Artikel 40 Absatz 2 verbucht.

Artikel 24

Werden die Einnahmen und Ausgaben durch integrierte DV-Systeme verwaltet, so gelten die Bestimmungen des Abschnitts II dieses Titels und Titel IV unter Berücksichtigung der Möglichkeiten und Erfordernisse einer rechnergestützten Verwaltung. Zu diesem Zweck können insbesondere

- die Belege beim Anweisungsbefugten oder beim Rechnungsführer zur Überprüfung verbleiben,

- durch geeignete rechnergestützte Verfahren Unterschriften geleistet und Sichtvermerke erteilt werden.

Die Einzelheiten der Durchführung dieses Artikels werden durch die Durchführungsbestimmungen nach Artikel 57 Absatz 2 festgelegt.

ABSCHNITT II Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben

Artikel 25

(1) Für alle Maßnahmen oder Situationen, die eine Forderung von Europol begründen oder ändern können, muß der Anweisungsbefugte eine vorherige Vorausschätzung erstellen. Die Vorausschätzung muß insbesondere Angaben über die Art der Einnahme, die Verbuchungsstelle der Einnahme im Haushaltsplan sowie, soweit dies möglich ist, die voraussichtliche Höhe des Betrags und die Bezeichnung des Schuldners enthalten.

(2) Die Vorausschätzungen sind dem Rechnungsführer zu übermitteln, der sie seinerseits dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung eines Sichtvermerks zuleitet.

Der Finanzkontrolleur bestätigt mit dem Sichtvermerk

a) die Richtigkeit der Verbuchungsstelle;

b) die Ordnungsmäßigkeit und Übereinstimmung der Vorausschätzung im Hinblick auf die geltenden Bestimmungen.

(3) Die mit dem Sichtvermerk versehenen Vorausschätzungen sind dem Rechnungsführer zur p.m.-Verbuchung zuzuleiten.

Artikel 26

(1) Für die Einziehung der Forderungen von Europol ist die Ausstellung einer Einziehungsanordnung durch den Anweisungsbefugten erforderlich.

(2) Die Einziehungsanordnungen sind dem Rechnungsführer zu übermitteln, der sie seinerseits dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung eines Sichtvermerks zuleitet.

Der Finanzkontrolleur bestätigt mit dem Sichtvermerk

a) die Richtigkeit der Verbuchungsstelle;

b) die Ordnungsmäßigkeit und Übereinstimmung der Einziehungsanordnung im Hinblick auf die geltenden Bestimmungen;

c) die Ordnungsmäßigkeit der Belege;

d) die Richtigkeit der Bezeichnung des Schuldners;

e) den Fälligkeitstermin;

f) die Übereinstimmung mit den in Artikel 2 genannten Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung;

g) die Richtigkeit des Betrags und der Währung der Einziehungsanordnung.

(3) Der Rechnungsführer führt die ordnungsgemäß ausgestellten Einziehungsanordnungen aus.

Er hat sorgfältig darauf zu achten, daß die Einnahmen von Europol termingerecht eingehen und dessen Rechte gewahrt werden.

(4) Verzichtet der Anweisungsbefugte auf die Einziehung einer festgestellten Forderung, so übermittelt er zuvor dem Rechnungsführer einen Annullierungsvorschlag der diesen dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung des Sichtvermerks zuleitet.

Durch den Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs wird die Ordnungsmäßigkeit des Verzichts und seine Übereinstimmung mit den in Artikel 2 genannten Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung bestätigt.

Artikel 27

(1) Für alle Maßnahmen, die zu einer Ausgabe zu Lasten des laufenden Haushaltsplans oder der folgenden Haushaltspläne führen können, muß der Anweisungsbefugte vorher einen Mittelbindungsantrag stellen. In dem Antrag sind der Gegenstand der Ausgabe, die voraussichtliche Ausgabenhöhe, die Verbuchungsstelle und der Zahlungsempfänger anzugeben.

Bei laufenden Ausgaben können vorläufige Mittelbindungen beantragt werden.

(2) Die Anträge für Mittelbindungen sind dem Rechnungsführer zu übermitteln, der sie seinerseits dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung eines Sichtvermerks zuleitet.

Der Finanzkontrolleur bestätigt mit dem Sichtvermerk

a) die Vorlage des Mittelbindungsantrags gemäß Absatz 1;

b) die Richtigkeit der Verbuchungsstelle,

c) die Verfügbarkeit der Mittel,

d) die Ordnungsmäßigkeit und Übereinstimmung der Ausgabe im Hinblick auf die geltenden Bestimmungen;

e) die Übereinstimmung mit den in Artikel 2 genannten Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung.

(3) Der Sichtvermerk kann nicht unter Vorbehalt erteilt werden.

(4) Der mit dem Sichtvermerk versehene Mittelbindungsantrag wird vom Rechnungsführer in ein Verzeichnis eingetragen.

Artikel 28

(1) Die Feststellung einer Ausgabe durch den Anweisungsbefugten umfaßt

a) die Prüfung des Anspruchs des Zahlungsempfängers;

b) die Bestimmung oder Überprüfung der Forderung und ihres Betrags;

c) die Überprüfung der Bedingungen für die Fälligkeit der Forderung;

d) die Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.

(2) Für die Feststellung von Ausgaben ist die Vorlage von Belegen erforderlich, aus denen der Anspruch des Zahlungsempfängers hervorgeht.

Der Anweisungsbefugte und ein anderer Bediensteter nehmen die Überprüfung nach Absatz 1 Buchstabe d) vor und bestätigen diese durch Unterschrift.

Der Anweisungsbefugte kann die Prüfungen unter seiner Verantwortung durchführen lassen.

(3) Löhne, Gehälter, Bezüge und Vergütungen sind aufgrund von Sammellisten festzustellen, die von der Personalabteilung aufgestellt werden, es sei denn, daß eine Einzelfeststellung erforderlich ist.

Artikel 29

(1) Durch Ausstellung einer förmlichen Auszahlungsanordnung weist der Anweisungsbefugte den Rechnungsführer an, eine festgestellte Ausgabe zu zahlen.

(2) Die Auszahlungsanordnung muß enthalten:

- das Haushaltsjahr, unter dem die Ausgabe verbucht werden soll,

- den Artikel des Haushaltsplans und gegebenenfalls weitere Untergliederungen,

- den zu zahlenden Betrag und die entsprechende Währung,

- Name und Anschrift des Zahlungsempfängers,

- den Gegenstand der Ausgabe,

- soweit möglich die Zahlungsform,

- Nummer und Datum der Sichtvermerke für die entsprechenden Mittelbindungen.

Der Auszahlungsanordnung sind die Originalbelege oder, in Ausnahmefällen, beglaubigte Abschriften der Originalbelege beizufügen.

(3) Die Auszahlungsanordnungen sind dem Rechnungsführer zu übermitteln, der sie seinerseits dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung eines Sichtvermerks zuleitet.

Der Finanzkontrolleur bestätigt mit dem Sichtvermerk

a) die Ordnungsmäßigkeit der Ausstellung der Auszahlungsanordnung;

b) die Übereinstimmung der Auszahlungsanordnung mit der Mittelbindung und die Richtigkeit des Betrags unter Berücksichtigung der in Artikel 2 genannten Grundsätze der wirtschaftlichen Haushaltsführung;

c) die Richtigkeit der Verbuchungsstelle;

d) die Verfügbarkeit der Mittel;

e) die Ordnungsmäßigkeit der Belege;

f) die Richtigkeit der Bezeichnung des Zahlungsempfängers.

(4) Nach Erteilung des Sichtvermerks wird das Original der Auszahlungsanordnung zusammen mit den Belegen den Rechnungsführern zugeleitet.

Artikel 30

Bei Abschlagszahlungen sind der ersten Auszahlungsanordnung Belege beizufügen, aus denen der Anspruch des Zahlungsempfängers auf die Abschlagszahlung hervorgeht. Die bereits vorgelegten Belege sind auf den folgenden Auszahlungsanordnungen zu vermerken.

Artikel 31

(1) Durch die Zahlung erfuellt Europol seine Verbindlichkeiten gegenüber dem Zahlungsempfänger.

Die Zahlung wird vom Rechnungsführer im Rahmen der verfügbaren Mittel bewirkt.

Liegen sachliche Irrtümer vor oder besteht Grund zu der Annahme, daß die Zahlung keine schuldbefreiende Wirkung hat, oder sind die in dieser Finanzordnung vorgeschriebenen Formen nicht beachtet worden, so hat der Rechnungsführer die Zahlung auszusetzen.

(2) Der Rechnungsführer hat die Aussetzung der Zahlung in einer schriftlichen Erklärung zu begründen, die er dem Anweisungsbefugten und - zur Kenntnisnahme - dem Finanzkontrolleur zuleitet.

Artikel 32

(1) Die Zahlungen sind grundsätzlich über ein Bank- oder Postgirokonto zu leisten.

Der Direktor hat solche Bank- und Postgirokonten im Namen von Europol einzurichten. In den Durchführungsbestimmungen nach Artikel 57 Absatz 2 wird festgelegt, wie diese Konten einzurichten, anzulegen und zu führen sind.

(2) Schecks und Bank- oder Postüberweisungen sind mit den Unterschriften zweier vom Direktor ermächtigter Bediensteter zu versehen, wobei eine der Unterschriften die des Rechnungsführers sein muß.

Artikel 33

Für die Zahlung bestimmter Arten von Ausgaben können nach Maßgabe der in Artikel 57 Absatz 2 vorgesehenen Durchführungsbestimmungen Zahlstellen errichtet werden.

Außer in den Durchführungsbestimmungen nach Artikel 57 Absatz 2 festgelegten Ausnahmefällen dürfen die Zahlstellen nur durch den Rechnungsführer mit Mitteln versehen werden.

Artikel 34

(1) Der Rechnungsführer kann dem Personal Vorschüsse gewähren, wenn dies in den einschlägigen Bestimmungen oder den Durchführungsbestimmungen nach Artikel 57 Absatz 2 vorgesehen ist.

Der Rechnungsführer kann einen Vorschuß zur Deckung von Beträgen genehmigen, die ein Bediensteter für Rechnung von Europol auszulegen hat.

(2) Außer den Vorschüssen der Zahlstellen im Sinne des Artikels 33 dürfen Vorschüsse nur gezahlt werden, wenn der Finanzkontrolleur vorher seinen Sichtvermerk erteilt hat.

Artikel 35

(1) Verweigert der Finanzkontrolleur den Sichtvermerk nach Artikel 25 Absatz 2, Artikel 26 Absatz 2, Artikel 26 Absatz 4, Artikel 27 Absatz 2, Artikel 29 Absatz 3 oder Artikel 34 Absatz 2, so hat er dies in einem schriftlichen Vermerk zu begründen, der dem Rechnungsführer zu übermitteln ist; dieser unterrichtet den Anweisungsbefugten entsprechend.

(2) Bei Verweigerung des Sichtvermerks kann der Direktor, sofern die Verfügbarkeit der Mittel nicht in Frage steht, die Vorausschätzung der Forderungen, die Einziehungsanordnung, den Annullierungsvorschlag, die Mittelbindung, die Auszahlungsanordnung oder den Vorschuß durch einen mit Gründen versehenen Beschluß bestätigen.

Die Vorausschätzung der Forderungen, die Einziehungsanordnung, der Annullierungsvorschlag, die Mittelbindung, die Auszahlungsanordnung oder der Vorschuß sind in diesem Fall als rechtsgültig anzusehen.

Der Verwaltungsrat und der Gemeinsame Prüfungsausschuß sind unverzüglich von der Anwendung dieser Bestimmung zu unterrichten.

Artikel 36

Die Kosten im Zusammenhang mit der Tätigkeit der Verbindungsbeamten werden gemäß Artikel 5 Absatz 9 des Europol-Übereinkommens in der Regel von den entsendenden Mitgliedstaaten getragen.

Kosten im Zusammenhang mit Tätigkeiten, die die Verbindungsbeamten im Auftrag von Europol und im Einvernehmen mit den entsprechenden Mitgliedstaaten durchführen oder die von Europol beantragt werden oder anderweitig unter die allgemeine Zuständigkeit von Europol fallen, gehen jedoch zu Lasten des Europol-Haushaltsplans. Ausgaben, die nicht zurechenbar sind, gehen ebenfalls zu Lasten des Europol-Haushaltsplans.

ABSCHNITT III Beiträge der Mitgliedstaaten

Artikel 37

(1) Der Beitrag eines Mitgliedstaats zu dem Haushalt des Haushaltsjahres "t" wird gemäß Artikel 35 Absatz 2 des Europol-Übereinkommens auf der Grundlage des Bruttosozialprodukts dieses Staats - nachstehend BSP genannt - für das Jahr "t -2" berechnet.

Die Beiträge werden in Ecu ausgedrückt.

(2) Die Beitragsberechnung bei der Aufstellung des Haushaltsplans stützt sich auf die BSP-Vorausschätzungen in den Landeswährungen, von denen bei der Aufstellung des Vorentwurfs des Haushaltsplans der Europäischen Gemeinschaften für das Haushaltsjahr "t -2" ausgegangen wurde. Diese Vorausschätzungen werden unter Zugrundelegung des Durchschnittskurses des Jahres "t -2" in Ecu umgerechnet.

Artikel 38

(1) Der Direktor ruft die Beiträge für das Haushaltsjahr "t" vor dem 1. Dezember des Jahres "t -1" oder, sofern dieser Zeitpunkt später liegt, spätestens einen Monat nach der Feststellung des Haushaltsplans ab.

(2) Vorbehaltlich des Artikels 8 entrichten die Mitgliedstaaten ihre Beiträge in voller Höhe vor dem 31. März des Jahres "t" oder, sofern dieser Zeitpunkt später liegt, spätestens einen Monat nach dem Abruf der Beiträge.

Die Zahlungen sind in Ecu oder in Landeswährung zu leisten.

(3) Für den Teil des Beitrags eines Mitgliedstaats, der nicht innerhalb eines Monats nach der in Absatz 2 genannten Frist entrichtet wurde, werden Zinsen zu einem üblichen Kreditzinssatz, der in den Durchführungsbestimmungen nach Artikel 57 Absatz 2 festzulegen ist, berechnet.

Der Verwaltungsrat ist bei Anwendung dieser Bestimmung zu unterrichten.

Artikel 39

Die Artikel 37 und 38 gelten auch für Nachtragshaushaltspläne.

Artikel 40

(1) Der Direktor nimmt auf der Grundlage der gemäß Artikel 53 vorgenommenen Haushaltsrechnung für das Haushaltsjahr "t" unter Anwendung der von der Europäischen Kommission in den Landeswährungen ermittelten tatsächlichen BSP-Werte für das Jahr "t -2" sowie des durchschnittlichen Wechselkurses für dieses Jahr eine Neuberechnung der Beiträge der Mitgliedstaaten für das Haushaltsjahr "t" vor, die erforderlich sind, um die tatsächlichen Ausgaben für dieses Jahr und die Übertragungen auf das darauffolgende Haushaltsjahr zu finanzieren.

(2) Zur Berücksichtigung des Überschusses aus dem Haushaltsjahr "t" und der Differenzen zwischen den vorläufigen und den tatsächlichen BSP-Werten für das Jahr "t -2" wird folgendes Verfahren angewandt:

a) bei denjenigen Mitgliedstaaten, deren tatsächlich gezahlte Beiträge für das Haushaltsjahr "t" die gemäß Absatz 1 notwendigen Beiträge überschreiten, wird der zuviel gezahlte Betrag von den für das Haushaltsjahr "t +2" abgerufenen Beiträgen abgezogen;

b) bei denjenigen Mitgliedstaaten, deren tatsächlich gezahlte Beiträge für das Haushaltsjahr "t" die gemäß Absatz 1 notwendigen Beiträge unterschreiten, wird der zuwenig gezahlte Betrag zusammen mit den für das Haushaltsjahr "t +2" abgerufenen Beiträgen abgerufen.

ABSCHNITT IV Auftragsvergabe und Bestandsverzeichnis

Artikel 41

(1) Die Verträge über den Kauf oder die Anmietung von Gebäuden, Bürobedarf, Mobiliar und Material sowie über die Erbringung von Bau- und sonstigen Leistungen bedürfen der Schriftform.

(2) Außer bei Verträgen über den Kauf oder die Anmietung von Gebäuden erfolgt die Vergabe nach Ausschreibung.

Die Aufträge können jedoch freihändig vergeben werden, sofern

a) die in den Durchführungsbestimmungen nach Artikel 57 Absatz 2 vorgesehenen Grenzen nicht überschritten werden;

b) der Kauf oder das Mieten von Bürobedarf, Mobiliar und Material bzw. die Bau- oder sonstigen Leistungen so dringend sind, daß der mit der Ausschreibung zur Teilnahme an einem Wettbewerb verbundene Zeitaufwand nicht tragbar ist;

c) die Ausschreibungen zur Teilnahme an einem Wettbewerb ergebnislos geblieben sind oder kein Angebot mit annehmbaren Preisen erbracht haben;

d) aus technischen, praktischen oder rechtlichen Gründen oder aufgrund von Sicherheitsvorschriften die Lieferungen bzw. die Bau- oder sonstigen Leistungen nur von einem bestimmten Unternehmer oder Lieferer ausgeführt werden können;

e) es sich um Aufträge über zusätzliche Bauleistungen, Lieferungen oder sonstige Leistungen handelt, die technisch nicht von dem Hauptauftrag getrennt werden können.

In den unter den Buchstaben a), b) und c) genannten Fällen ist Europol jedoch verpflichtet, die Unternehmer oder Lieferer, welche die den Auftragsgegenstand bildenden Lieferungen oder Leistungen ausführen können, soweit wie möglich und mit allen geeigneten Mitteln miteinander in Wettbewerb treten zu lassen.

(3) Die Ausschreibungen zur Teilnahme am Wettbewerb werden grundsätzlich in allen Mitgliedstaaten und gegebenenfalls, soweit dies mit der Entwicklung der Industrie in der Europäischen Union vereinbar ist, in Drittländern bekanntgemacht. Bei bestimmten Aufträgen, die nach Art oder Umfang nicht Gegenstand einer allgemeinen Ausschreibung sein können, kann diese Bekanntmachung jedoch eingeschränkt werden.

(4) Die Ausschreibungsverfahren, die Zuschlagskriterien und die Verfahren der Preisanpassung nach Auftragsvergabe werden in den Durchführungsbestimmungen nach Artikel 57 Absatz 2 geregelt, wobei davon ausgegangen wird, daß die Zuschlagskriterien den Bestimmungen der in Artikel 44 genannten Richtlinien entsprechen.

(5) Verträge, die die in den Durchführungsbestimmungen nach Artikel 57 Absatz 2 festgelegte Schwelle überschreiten, bedürfen der Genehmigung des Verwaltungsrates.

Artikel 42

Bei der Vergabe von Aufträgen durch Europol dürfen die Angehörigen der Mitgliedstaaten nicht aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit unterschiedlich behandelt werden.

Artikel 43

(1) Aufträge können gegen bloße Rechnung vergeben werden, wenn der voraussichtliche Wert der Lieferungen bzw. der Bau- oder sonstigen Leistungen die in den Durchführungsbestimmungen nach Artikel 57 Absatz 2 festgelegten Grenzen nicht überschreitet.

(2) Zur Sicherung der Vertragsausführung kann von den Lieferern oder Unternehmern im Rahmen der Garantiebedingungen eine vorherige Sicherheitsleistung verlangt werden.

Die Höhe der Sicherheit richtet sich nach den handelsüblichen Bedingungen.

Bei Nichtausführung oder verspäteter Ausführung des Auftrags hält sich Europol schadlos für alle Schäden, Zinsen und Kosten, indem es den einer angemessenen Wiedergutmachung des Schadens entsprechenden Betrag von der Sicherheit abzieht, wobei es unerheblich ist, ob die Sicherheit unmittelbar von dem Lieferer oder Unternehmer oder von einem Dritten geleistet wurde.

Artikel 44

Bei der Vergabe von Aufträgen, deren Volumen die in den Richtlinien des Rates zur Koordinierung der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge festgelegten Grenzen erreicht oder übersteigt, hat Europol dieselben Vorschriften zu beachten, denen nach Maßgabe dieser Richtlinien auch die einzelstaatlichen Stellen unterliegen.

Artikel 45

(1) Alle zum Vermögen von Europol gehörenden beweglichen und unbeweglichen Gegenstände werden in einem laufenden Bestandsverzeichnis mengenmäßig und wertmäßig erfaßt. In dieses Verzeichnis werden bewegliche Gegenstände nur dann eingetragen, wenn ihr Wert den Betrag übersteigt, der in den in Artikel 57 Absatz 2 vorgesehenen Durchführungsbestimmungen festgelegt ist.

(2) Solche neuerworbenen beweglichen oder unbeweglichen Gegenstände sind in das laufende Bestandsverzeichnis einzutragen, bevor die Bezahlung vorgenommen werden kann.

Die erfolgte Eintragung ist auf der entsprechenden Rechnung oder dem dazugehörigen Zahlungsbeleg zu vermerken.

(3) Europol läßt durch seine Dienststellen die Übereinstimmung des Bestandsverzeichnisses mit dem tatsächlichen Bestand nachprüfen.

Artikel 46

(1) Sollen bewegliche Gegenstände veräußert werden, so ist dies in geeigneter Weise bekanntzumachen.

(2) Werden im Bestandsverzeichnis eingetragene Gegenstände entgeltlich oder unentgeltlich abgetreten, als unbrauchbar aus dem Bestand ausgesondert oder vermietet oder kommen sie durch Verlust, Diebstahl oder in sonstiger Weise abhanden, so hat der Anweisungsbefugte eine entsprechende Erklärung oder Niederschrift auszufertigen. Die Erklärung oder Niederschrift ist dem Rechnungsführer zuzuleiten, der sie dem Finanzkontrolleur zur Anbringung des Sichtvermerks unterbreitet.

Aus der Erklärung oder Niederschrift muß inbesondere hervorgehen, ob ein Bediensteter von Europol oder eine andere Person zum Schadenersatz herangezogen werden kann.

(3) Bedienstete dürfen von Europol veräußerte bewegliche Gegenstände nicht erwerben; dies gilt nicht für Verkäufe im Rahmen öffentlicher Auktionen.

(4) Werden unbewegliche Vermögensgegenstände oder Großanlagen unentgeltlich zur Verfügung gestellt, so sind entsprechende Verträge zu erstellen, die mit dem Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs zu versehen sind.

(5) Artikel 4 Absatz 3 gilt sinngemäß.

ABSCHNITT V Rechnungsführung

Artikel 47

(1) Die Rechnungsführung ist in Ecu nach Haushaltsjahren in Form der doppelten Buchführung vorzunehmen. Sie muß sämtliche Einnahmen und Ausgaben des Haushaltsjahres erfassen; sie stützt sich auf Belege.

Die Bücher werden bei Ablauf des Haushaltsjahres abgeschlossen, damit die Bilanz und die Haushaltsrechnung nach Artikel 53 aufgestellt werden können. Die Haushaltsrechnung ist dem Finanzkontrolleur vorzulegen.

(2) Die Haushaltsrechnung und die Bilanz der Aktiva und Passiva werden in Ecu aufgestellt.

Artikel 48

(1) Im Buchungsplan wird zwischen Haushaltskonten und Konten der Vermögensübersicht unterschieden.

Er setzt sich aus zwei Teilen zusammen:

a) den Konten für Haushaltseinnahmen und -ausgaben, anhand deren die Ausführung des Haushaltsplans im einzelnen nachvollziehbar ist;

b) den Konten der Vermögensübersicht, anhand deren die Vermögenslage und die Verbindlichkeiten von Europol feststellbar sind.

An diesen Konten lassen sich die voraussichtlichen Auswirkungen der rechtlichen Verpflichtungen von Europol ablesen.

(2) Alle Vorschüsse werden auf einem Verwahrkonto verbucht und spätestens in dem Haushaltsjahr abgerechnet, das auf die Zahlung des betreffenden Vorschusses folgt; ausgenommen sind Dauervorschüsse, die in regelmäßigen Zeitabständen überprüft werden.

Die in Artikel 34 erwähnten Vorschüsse werden jedoch in der Regel binnen sechs Wochen nach Durchführung der Maßnahme, für die sie gewährt wurden, abgerechnet.

(3) Die Einzelheiten der Aufstellung und Ausführung des Buchungsplans sowohl für die Vorgänge im Zusammenhang mit Vermögen und Verbindlichkeiten als auch für die Haushaltsvorgänge, einschließlich der Buchführungsstandards, werden in den in Artikel 57 Absatz 2 vorgesehenen Durchführungsbestimmungen festgelegt.

(4) Belege, die die Buchführung und die Erstellung der Haushaltsrechnung und der Bilanz betreffen, sind für einen Zeitraum von fünf Jahren ab dem Zeitpunkt des in Artikel 55 Absatz 2 vorgesehenen Beschlusses zur Erteilung der Entlastung für die Ausführung des Haushaltsplans aufzubewahren.

Unterlagen zu nicht endgültig abgeschlossenen Vorgängen sind jedoch länger als fünf Jahre aufzubewahren, und zwar bis zum Ende des Jahres, das auf das Jahr folgt, in dem die betreffenden Vorgänge endgültig abgeschlossen wurden.

ABSCHNITT VI Verantwortung der Anweisungsbefugten, des Rechnungsführers, der Zahlstellenverwalter und des Finanzkontrolleurs

Artikel 49

(1) Die Anweisungsbefugten sind disziplinarisch verantwortlich und gegebenenfalls zum Schadenersatz verpflichtet, wenn sie Mittelbindungen vornehmen oder Auszahlungsanordnungen unterzeichnen, ohne diese Finanzordnung zu beachten.

Das gleiche gilt, wenn sie es unterlassen, ein Dokument auszustellen, das eine Forderung begründet, oder wenn sie die Ausstellung von Einziehungsanordnungen ohne Grund unterlassen oder verzögern.

(2) Der Rechnungsführer und die unterstellten Rechnungsführer sind disziplinarisch verantwortlich und gegebenenfalls zum Schadenersatz verpflichtet,

a) wenn sie Artikel 31 Absatz 1 nicht einhalten;

b) wenn die von ihnen vorgenommenen Zahlungen nicht den auf den Auszahlungsanordnungen angegebenen Beträgen oder Währungen entsprechen;

c) wenn sie die Zahlungen an andere Personen als die Empfangsberechtigten leisten.

(3) Der Rechnungsführer und die unterstellten Rechnungsführer versichern sich gegen die Risiken, denen sie aufgrund von Absatz 2 ausgesetzt sind.

Europol deckt die betreffenden Versicherungskosten.

(4) Die Zahlstellenverwalter sind disziplinarisch verantwortlich und gegebenenfalls zum Schadenersatz verpflichtet,

a) wenn sie die von ihnen geleisteten Zahlungen nicht durch ordnungsgemäße Belege nachweisen können;

b) wenn sie die Zahlungen an andere Personen als die Empfangsberechtigten leisten.

(5) Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure sind disziplinarisch verantwortlich und gegebenenfalls zum Schadenersatz verpflichtet, wenn sie die Haushaltsmittelansätze überschreiten oder bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben grob fahrlässig handeln.

(6) Die Schadenersatzpflicht und die disziplinarische Verantwortung der Anweisungsbefugten, des Rechnungsführers, der unterstellten Rechnungsführer und der Zahlstellenverwalter richtet sich nach den einschlägigen Bestimmungen des Personalstatuts der Europol-Beamten.

Diese Bestimmungen gelten sinngemäß auch für die Schadenersatzpflicht und die disziplinarische Verantwortung des Finanzkontrolleurs und der unterstellten Finanzkontrolleure.

TITEL IV RECHNUNGSLEGUNG UND RECHNUNGSPRÜFUNG

ABSCHNITT I Rechnungslegung

Artikel 50

Der Direktor erstellt gemäß Artikel 36 des Europol-Übereinkommens jährlich eine Haushaltsrechnung und eine Bilanz der Aktiva und Passiva zum 31. Dezember des abgelaufenen Haushaltsjahres.

In der Haushaltsrechnung sind alle Einnahmen und Ausgaben, die sich auf das abgelaufene Haushaltsjahr beziehen, auszuweisen. Sie hat dieselbe Form und dieselben Untergliederungen wie der Haushaltsplan.

Die Bilanz umfaßt auf der Aktivseite den Betrag der noch einzuziehenden Einnahmen und auf der Passivseite den Betrag der Ausgaben des Haushaltsjahres, die noch nicht in der Abrechnung erfaßt wurden.

Der Bilanz ist eine Übersicht über die Buchungen und Salden der Konten zum 31. Dezember des abgelaufenen Haushaltsjahres beizufügen.

Artikel 51

(1) Gemäß Artikel 36 Absatz 1 des Europol-Übereinkommens übermittelt der Direktor bis zum 31. Mai des Folgejahres dem Rat und dem Gemeinsamen Prüfungsausschuß sowie dem Verwaltungsrat und dem Haushaltsausschuß zu deren Unterrichtung die Haushaltsrechnung, die Bilanz der Aktiva und Passiva und den Bericht über den Jahresabschluß.

(2) In dem Jahresbericht werden insbesondere dargelegt

a) die zuzurechnenden Mittelbindungen und Zahlungen in dem Haushaltsjahr;

b) die unter den einzelnen Haushaltsartikeln verbuchten Gesamteinnahmen und -ausgaben;

c) die am Ende des Haushaltsjahres nicht verwendeten und nicht auf das folgende Haushaltsjahr übertragenen Mittel;

d) die gemäß Artikel 6 auf das folgende Haushaltsjahr übertragenen Mittel;

e) die Verwendung von Mitteln, die vom vorhergehenden Haushaltsjahr übertragen worden sind;

f) Erläuterungen dazu, weshalb die Einnahmen und Ausgaben höher oder niedriger waren als im Haushaltsplan veranschlagt;

g) die Vermögenswerte und die Verbindlichkeiten von Europol;

h) die während des Haushaltsjahres vorgenommenen Kapitalanlagen;

i) alle weiteren Erläuterungen, die für das richtige Verständnis des Jahresabschlusses erforderlich sein könnten, einschließlich einer Bewertung der künftigen Finanzlage von Europol.

ABSCHNITT II Rechnungsprüfung

Artikel 52

Durch die Kontrolle, die der Gemeinsame Prüfungsausschuß nach anerkannten Verfahren anhand der Rechnungsunterlagen und erforderlichenfalls an Ort und Stelle durchführt, stellt dieser die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Einnahmen und Ausgaben nach dem Europol-Übereinkommen, dem Haushaltsplan und dieser Finanzordnung, insbesondere deren Artikel 2, fest und überzeugt sich von der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.

Artikel 53

(1) Der Direktor gewährt den Mitgliedern des Gemeinsamen Prüfungsausschusses jede Unterstützung und erteilt alle Auskünfte, die sie zur Erfuellung ihrer Aufgabe benötigen.

Der Direktor hält insbesondere alle Bücher über Kassen- und Sachbestände, Buchungsunterlagen, Belege und Bestandsverzeichnisse, die die Mitglieder des Ausschusses zur Prüfung der Haushaltsrechnung für erforderlich erachten, zu deren Verfügung.

Die Mitglieder des Gemeinsamen Prüfungsausschusses haben Zutritt zu allen Diensträumen von Europol und sind berechtigt, den Direktor, die stellvertretenden Direktoren sowie jeden für die Einnahme- oder Ausgabevorgänge verantwortlichen Bediensteten von Europol zu befragen.

(2) Unbeschadet des Absatzes 1 kann der Direktor den Mitgliedern des Gemeinsamen Prüfungsausschusses in Ausnahmefällen den Zugang zu Informationen in jedweder Form, die unter die Geheimhaltungsvorschriften des Übereinkommens oder der im Einklang mit dem Europol-Übereinkommen verabschiedeten Rechtsakte fallen, in Ausnahmefällen versagen.

Der Direktor hat den Verwaltungsrat unverzüglich zu unterrichten, wenn diese Bestimmung Anwendung findet. Der Verwaltungsrat kann den Mitgliedern des Gemeinsamen Prüfungsausschusses mit einstimmigem Beschluß Zugang zu den betreffenden Informationen gewähren.

(3) Die Mitglieder des Gemeinsamen Prüfungsausschusses und die ihn bei der Durchführung seiner Aufgaben unterstützenden Personen haben alle über Europol und dessen Tätigkeiten erhaltenen Informationen vertraulich zu behandeln.

(4) Der Prüfungsbericht nach Artikel 36 Absatz 3 des Europol-Übereinkommens kann nur nach einstimmiger Billigung durch den Verwaltungsrat ganz oder teilweise veröffentlicht werden.

Artikel 54

(1) Neben der Rechnungsprüfung obliegt es dem Gemeinsamen Prüfungsausschuß, Bemerkungen über die Rechnungsführungsmethoden und generell über die finanziellen Auswirkungen der Verwaltungsverfahren vorzulegen.

(2) Bemerkungen, die nach Ansicht des Gemeinsamen Prüfungsausschusses in den Prüfungsbericht nach Artikel 36 Absatz 3 des Europol-Übereinkommens aufgenommen werden sollten, sind dem Direktor und dem Finanzkontrolleur zur Kenntnisnahme zu unterbreiten. Der Direktor und der Finanzkontrolleur übermitteln dem Gemeinsamen Prüfungsausschuß ihre Antworten auf diese Bemerkungen.

Artikel 55

(1) Der Gemeinsame Prüfungsausschuß legt seinen Bericht über die Rechnungsführung des abgelaufenen Haushaltsjahres bis zum 31. Oktober vor.

Der Bericht des Ausschusses enthält Angaben zu Art und Umfang der durchgeführten Prüfung, Bemerkungen zu der Rechnungsführung und der Bilanz sowie eine kurze Beurteilung der Haushaltsführung von Europol.

Der Prüfungsbericht ist dem Verwaltungsrat zusammen mit den Antworten des Direktors und des Finanzkontrolleurs bis zum 31. Dezember vorzulegen.

(2) Auf der Grundlage einer Stellungnahme des Haushaltsausschusses erstellt der Verwaltungsrat eine Empfehlung für den Rat betreffend die Entlastung des Direktors zur Ausführung des Haushaltsplans. Der Rat beschließt vor dem 30. April des Folgejahres gemäß Artikel 36 Absatz 5 des Europol-Übereinkommens über diese Entlastung.

(3) Der Direktor trifft alle zweckdienlichen Maßnahmen, um den im Entlastungsbeschluß enthaltenen Bemerkungen Folge zu leisten.

(4) Der Finanzkontrolleur berücksichtigt die im Entlastungsbeschluß enthaltenen Bemerkungen.

TITEL V SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Artikel 56

Der Verwaltungsrat unterrichtet den Gemeinsamen Prüfungsausschuß innerhalb kürzester Frist über alle nach den Artikeln 6, 8, 17 und 20 getroffenen Beschlüsse und Maßnahmen.

Die Ernennung der Anweisungsbefugten, des Rechnungsführers, der unterstellten Rechnungsführer und der Zahlstellenverwalter sowie die Befugnisübertragungen und Ernennungen aufgrund von Artikel 19 Absatz 1 und Artikel 21 werden dem Gemeinsamen Prüfungsausschuß und dem Finanzkontrolleur mitgeteilt.

Der Verwaltungsrat übermittelt dem Gemeinsamen Prüfungsausschuß die von ihm festgelegten internen Finanzregelungen.

Artikel 57

(1) Änderungen dieser Finanzordnung werden nach Maßgabe von Artikel 35 Absatz 9 des Europol-Übereinkommens und nach Anhörung des Gemeinsamen Prüfungsausschusses erlassen.

(2) Der Verwaltungsrat erläßt auf Vorschlag des Direktors und nach Anhörung des Finanzkontrolleurs und des Haushaltsausschusses einstimmig die Durchführungsbestimmungen zu dieser Finanzordnung.

Artikel 58

(1) Wenn Europol seine Tätigkeit aufnimmt, übernimmt es automatisch alle finanziellen Rechte und Verpflichtungen, die in den Konten der Europol-Drogenstelle erfaßt sind.

(2) Gemäß Artikel 45 Absatz 5 des Europol-Übereinkommens erhält Europol sämtliche Ausstattungsgegenstände, die aus dem gemeinsamen Haushalt der Europol-Drogenstelle finanziert, von der Europol-Drogenstelle entwickelt oder hergestellt oder ihr von der niederländischen Regierung zur dauernden, unentgeltlichen Nutzung zur Verfügung gestellt worden sind, als Eigentum.

(3) Wenn Europol seine Tätigkeit aufnimmt, legt der Koordinator der Europol-Drogenstelle dem Rat einen Bericht über den Kontenabschluß dieser Stelle sowie ein Inventar aller Ausstattungsgegenstände vor, die Europol gemäß Absatz 2 als Eigentum erhält.

Dieser Bericht wird auch dem Rechnungsprüfer der Europol-Drogenstelle und dem Gemeinsamen Prüfungsausschuß übermittelt.

Artikel 59

Diese Finanzordnung tritt am 1. Februar 1999 in Kraft.

Geschehen zu Brüssel am 18. Januar 1999.

Im Namen des Rates

Der Präsident

O. LAFONTAINE

(1) ABl. C 316 vom 27.11.1995, S. 1.

(2) ABl. L 350 vom 31.12.1994, S. 27.