BERICHT über die Finanzausweise der Europäischen Umweltagentur (EUA - Kopenhagen) (Haushaltsjahr 1996), zusammen mit den Antworten der Agentur (97/C 393/05)

1.1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Umweltagentur gemäß Artikel 13 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates vom 7. Mai 1990 vorgelegt (1).

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Umweltagentur für das Haushaltsjahr 1996 geprüft. Gemäß Artikel 13 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates (2) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Exekutivdirektors ausgeführt. Dieser ist auch dafür zuständig, die Rechnung zu erstellen und vorzulegen (3), wobei er sich an die in Artikel 14 der Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates (4) vorgesehenen internen Finanzvorschriften halten muß. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188 c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

1.3. Der Hof hat seine Prüfung nach den allgemein anerkannten Prüfungsnormen durchgeführt, soweit diese auf den Gemeinschaftskontext anwendbar sind. Er hat Kontrollen der Rechnungsführung vorgenommen und andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren angewandt. Die wichtigsten Bemerkungen, die sich aus der Prüfung des Hofes ergeben, sind im zweiten Teil dieses Berichts ausgeführt.

1.4. Aus den Bemerkungen in den Ziffern 1.6 bis 1.15 wird ersichtlich, daß bei einigen Rechnungsführungsverfahren die Vorschriften nicht eingehalten werden und daß einige Beträge nicht ordnungsgemäß belegt werden konnten.

1.5. Vorbehaltlich der im vorstehenden Absatz angeführten Fakten sind die Finanzausweise für das Haushaltsjahr 1996 zuverlässig, und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrundeliegenden Vorgänge ist insgesamt gesehen gewährleistet.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN UMWELTAGENTUR (EUA - KOPENHAGEN) FÜR DAS HAUSHALTSJAHR 1996

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge und allgemeine Rechnung

1.6. Für die Rechnungsführung werden weiterhin zwei verschiedene Systeme verwendet: eine handelsübliche Geschäftssoftware für die Allgemeine Rechnung und ein anderes Werkzeug für die Haushaltsrechnung. Dieses doppelte Verfahren erfordert einen regelmäßigen (mindestens monatlichen) Abgleich der beiden Buchhaltungen. Im Verlauf des Haushaltsjahres 1996 war keinerlei Abstimmung erfolgt. Für das Haushaltsjahr 1996 wird dieser Abgleich zudem noch durch die Zusammenfassung eines Großteils der erfaßten Vorgänge in der allgemeinen Rechnung (Die verschiedenen Haushaltskonten wurden in der allgemeinen Rechnung in fünf große Ausgabengruppen aufgeteilt. Mehrere Buchungen außerhalb des Haushaltsplans für verschiedene Soll- oder Habentransaktionen gegenüber dem Personal wurden ebenfalls in einem einzigen Konto der allgemeinen Rechnung zusammengefaßt).

1.7. Eine weitere Schwachstelle dieses Rechnungsführungssystems ist darin zu sehen, daß nicht nachträglich geprüft werden kann, wie die Mittelverwendung im Haushaltsjahr abgewickelt wurde und demnach nicht gewährleistet werden kann, daß keine Mittelüberschreitung erfolgte.

1.8. Überdies wurde festgestellt, daß die Bilanz einen Restbetrag von rund 0,02 Mio ECU (verschiedene Gläubiger) ausweist, für den die Agentur nicht die entsprechenden Belege vorlegen konnte (siehe das in Ziffer 1.6 erwähnte Problem der Zusammenfassung).

1.9. Die Haushaltsrechnung der Agentur wird noch immer mit Verspätung vorgelegt und kann den Anweisungsbefugten und dem Finanzkontrolleur nicht die von ihnen benötigten Informationen liefern, bevor bzw. wenn rechtsverbindliche Verpflichtungen gegenüber Dritten eingegangen werden und die vorgelegten Mittelbindungsanträge mit Sichtvermerk versehen werden müssen. Aus diesem Grund mußte die Agentur ein paralleles Kontrollsystem für die Ausführung des Haushaltsplans einführen, um zu vermeiden, daß es über das gesamte Haushaltsjahr hinweg zu Mittelüberschreitungen kommt (siehe Bericht über die Ausführung des Haushaltsplans 1995) und um es den Anweisungsbefugten zu ermöglichen, jederzeit den Stand der Mittelbindungen, für die sie verantwortlich sind, zu überprüfen. (Hier handelt es sich um die Nichteinhaltung der Artikel 58 und 59 der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung der Kommission, die auch auf Kopenhagen anwendbar sind, da die Agentur noch keine eigenen Durchführungsbestimmungen erlassen hat).

1.10. Da das SINCOM 2-System offenbar nicht in absehbarer Zeit zur Verfügung stehen kann, wäre es wünschenswert, daß die Agentur eine alternative Lösung sucht, um über ein wirksames Rechnungsführungssystem verfügen zu können.

1.11. Die im Laufe des letzten Haushaltsjahres angewandte Methode stand weder im Einklang mit den Buchführungsvorschriften noch mit den Haushaltsvorschriften der Gemeinschaften und hat letztlich zu einer verspäteten Vorlage der Finanzausweise geführt (Kontenabschluß, Vermögensübersicht, Haushaltsrechnung).

1.12. Außerdem ist der Ansatz der Leitung für die Aufstellung und Darstellung der Finanzausweise nicht schlüssig.

1.13. Vor dem Hintergrund der vorstehenden Bemerkungen läßt sich der Schluß ziehen, daß die Situation der Rechnungsführung umgehend verbessert werden muß.

In der Rechnungsführung nicht enthaltene Mittelbindungen von 1995

1.14. Im Laufe des Haushaltsjahres 1995 vergab die Agentur mehrere Aufträge für Sachwerte oder Leistungen, ohne sich im Zuge der buchmäßigen Bindung der Mittel zu vergewissern, daß die erforderlichen Mittel auch verfügbar waren. Ferner waren keinerlei Mittel übertragen worden, und die sich daraus ergebenden Zahlungen mußten aus Mitteln des Haushaltsjahres 1996 getätigt werden (Nichteinhaltung des Grundsatzes der Jährlichkeit des Haushaltsplans).

Im Jahr 1997 ausgewiesene Zahlungen aus 1996

1.15. Mehrere nach dem 15. Januar 1997 getätigte Zahlungen wurden irrtümlich zu Lasten der laufenden Mittel des Haushaltsjahres 1996 verbucht. Stattdessen hätte die Verbuchung bei den von 1996 auf 1997 übertragenen Mitteln erfolgen müssen.

Finanzkontrolleur

1.16. Die Beobachtung schwerwiegender Probleme in Kopenhagen unterstreicht einmal mehr die Notwendigkeit der ständigen Präsenz eines Finanzkontrolleurs vor Ort.

1.17. Bedingt durch die Verpflichtung, die entsprechenden Unterlagen nach Brüssel übermitteln zu müssen, kommt es als weitere wichtige Konsequenz zu einer erheblich verzögerten Genehmigung (Sichtvermerke) von Mittelbindungen und Zahlungen der Ausgaben aus Titel III (operationelle Ausgaben).

Übertragene Mittel - Verträge

1.18. Der Anteil der übertragenen Mittel bleibt weiterhin sehr hoch (93,1 % bei den Mitteln von Titel III).

1.19. Ein Großteil der Verträge wird am Ende des Haushaltsjahres unterzeichnet.

1.20. Zu häufig werden Aufträge im Wege der beschränkten Ausschreibung vergeben.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 1997 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

(1) ABl. L 120 vom 11. 5. 1990, S. 4.

(2) Entsprechend den Bestimmungen in Artikel 13 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates muß die Rechnung über sämtliche Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 1996 bis zum 31. März 1997 erstellt werden. Diese wurde vom Exekutivdirektor der Agentur unterzeichnet und der Kommission, dem Verwaltungsrat und dem Rechnungshof am 26. März 1997 übermittelt. Die Rechnung ging am 31. März 1997 beim Rechnungshof ein. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben die Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

ANHANG

TABELLE 1 VERMÖGENSÜBERSICHT FÜR DIE HAUSHALTSJAHRE 1995 UND 1996

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Quelle: Darstellung des Hofes auf der Grundlage der vom Amt erstellten Angaben.

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(1) Dieser Betrag entspricht den Anlagewerten

(2) Der negative Saldo des Ergebnisses und des Eigenkapitals stellt keinen Kapitalverlust dar. Er ergibt sich aus der Anwendung der die Einnahmen (berücksichtigt werden nur die vereinnahmten Beträge) und die Ausgaben (Zahlungen zuzüglich übertragene Mittel) betreffenden Haushaltsvorschriften.

(3) In den Finanzausweisen zum Haushaltsjahr 1995 ist der Gegenwert des am Jahresende noch ausstehenden Zuschusses der Kommission bei den Einnahmen ausgewiesen. Ab dem Haushaltsjahr 1996 wird dieser Betrag entsprechend der Finanzregelung bei den Passiva der Vermögensübersicht ausgewiesen.

ANTWORTEN DER EUROPÄISCHEN UMWELTAGENTUR

Haushaltsrechnung und allgemeine Rechnung

Ziffer 1.6 - Haushalts- und Rechnungsführungssystem

Der Agentur fehlt es an einem integrierten und automatisierten Haushalts- und Rechnungsführungssystem. Vor dieses Problem sehen sich alle neuen Agenturen gestellt, da kein auf dem Markt erhältliches Softwarepaket in der Lage ist, die Erfordernisse der Agenturen zu erfuellen. In der Vergangenheit haben die Agenturen den Versuch unternommen, gemeinsam eine integrierte Haushalts- und Rechnungsführungssoftware zu entwickeln. Diese Bemühungen mußten allerdings zugunsten des neuen Systems der Kommission (SINCOM 2/SI2), dessen Entwicklung durch erhebliche Verzögerungen gekennzeichnet war, eingestellt werden.

Als Folge hiervon versuchte die Agentur, das Fehlen eines integrierten Systems mit einer provisorischen Lösung wettzumachen, indem sie zwei auf dem Markt erhältliche (nicht integrierte) Softwarepakete verwendete.

In Anbetracht der genannten Umstände und der Verzögerungen bei der Entwicklung von SINCOM/SI2 durch die Kommission, von denen die Agentur bisher betroffen war, mußte die Agentur 1996 (sowie 1997) ohne ein integriertes Haushalts- und Rechnungsführungssystem arbeiten. Die Agentur hat im übrigen mehrmals auf das Fehlen eines integrierten Systems aufmerksam gemacht.

Während des gesamten Jahres 1997 hat die Agentur die neuerdings vielversprechende Entwicklung von SI2 mit großem Interesse verfolgt, doch angesichts der in der Vergangenheit wiederholt aufgetretenen Verzögerungen mit diesem System sowie der Empfehlung des Rechnungshofes (Ziffer 1.10) nahm die Agentur parallel hierzu eine eingehende Analyse der auf dem Markt erhältlichen Softwarepakete einschließlich der erforderlichen Änderungen in Angriff. Für 1998 plant die Agentur die Verwendung des Systems SI2.

Ziffer 1.6 - Gruppierung der Konten

Die Agentur wird die Empfehlung des Rechnungshofes im Hinblick auf eine monatliche Kontenabstimmung umsetzen; aufgrund der enormen Verzögerungen beim Rechnungsabschluß 1996 wird diese Abstimmung jedoch zunächst für die ersten sechs Monate des Jahres 1997 und anschließend für die ersten neun Monate des Jahres 1997 erfolgen. Für 1998 ist eine monatliche Abstimmung geplant.

Seit Januar 1997 werden die Haushaltskonten in der allgemeinen Rechnung nicht mehr in Ausgabenkonten gruppiert; jedes Haushaltskonto verfügt nunmehr über sein jeweiliges Ausgabenkonto. Buchungen außerhalb des Haushaltsplans haben entsprechende Konten und werden nicht mehr gruppiert.

Ziffer 1.7

Eine der Anforderungen an das neue integrierte und automatisierte Haushalts- und Rechnungsführungssystem der Agentur (siehe vorstehende Beschreibung) besteht unter anderem darin, daß es eine nachträgliche Prüfung der Höhe der Haushaltsmittel gestattet. Demnach wird das vollständig operationelle System diese Möglichkeit beinhalten.

Ziffer 1.8

Die Agentur war mit Unterstützung der Kommission in der Lage, sich über die Bilanz von +0,020 Mio. ECU in der Vermögensübersicht, für die sie zum Zeitpunkt der Rechnungsprüfung keine geeigneten Belege vorweisen konnte, Klarheit zu verschaffen. Die Behebung von 1996 aufgetretenen Buchungsfehlern sowie die korrekte Buchung von Zahlungen, die nach dem 15. Januar 1997 vorgenommen wurden, haben zu einer Reduzierung dieser Bilanz auf - 0,002 Mio. ECU geführt.

Ziffer 1.9

Die beobachtete Verzögerung in der Haushaltsrechnung 1996 ist nunmehr beseitigt worden. Der Rechnungsführer aktualisiert die Haushaltskonten und die allgemeinen Konten laufend, so daß die Anweisungsbefugten diese Informationen als Grundlage für ihre Entscheidungen verwenden können, bevor sie entsprechende Verpflichtungen eingehen. Der Finanzkontrolleur hat noch keinen Zugriff auf diese Informationen, doch ist geplant, ihm Zugang zu dem oben beschriebenen integrierten System zu gewähren; auf diese Weise kann er seine Genehmigung in Form eines elektronischen Sichtvermerks erteilen.

1996 kompensierte die Agentur a) das Fehlen eines integrierten Systems für die Überwachung und Ausführung des Haushaltsplans und b) die Tatsache, daß die Konten weder aktualisiert noch zentralisiert waren, mit einem parallelen System. Mit Hilfe dieser Kompensationsmaßnahme konnte eine Mittelüberschreitung vermieden werden. Da die Konten 1997 zentralisiert und aktualisiert waren, erübrigt sich das parallele System fortan.

Ziffer 1.10

Die Agentur hat diesen Ratschlag befolgt und eine eingehende Analyse anderer auf dem Markt erhältlicher Systeme, die von der Agentur nach entsprechenden Änderungen verwendet werden können (siehe obige Beschreibung), durchgeführt. Angesichts a) der jüngsten Fortschritte mit der Benutzerschnittstelle SI2 der Kommission, b) der Vorführung eines agenturspezifischen automatisierten Systems durch Turin, das SI2 von 1998 an verwendet sowie c) der potentiellen Nutzen einer Standardisierung für die Agenturen, insbesondere im Hinblick auf die Effizienz, wird die Agentur das System SI2 für sein integriertes und automatisiertes Haushalts- und Rechnungsführungssystem verwenden.

Ziffer 1.11

Der Rechnungsführer hat die Anweisung, sich nach den Rechnungsführungsgrundsätzen und der Haushaltsordnung zu richten und diese strengstens einzuhalten. Dieser Umstand und die oben dargelegten Verbesserungen dürften es ihm ermöglichen, die Finanzausweise in der vorgesehenen Frist einzureichen.

Ziffer 1.12

Der Rechnungshof hat den Exekutivdirektor in allen Einzelheiten über die aufgetretenen Schwierigkeiten und die möglichen Lösungsansätze informiert. Der Exekutivdirektor wird die Umsetzung und Anwendung der in dieser Antwort aufgeführten Maßnahmen auch weiterhin gewährleisten und vom Rechnungsführer regelmäßig unterrichtet werden. Darüber hinaus wird die Leistungsfähigkeit der Agentur in bezug auf die Rechnungsführung gestärkt. Der Exekutivdirektor wird den Verwaltungsrat formell von diesen korrektiven Maßnahmen unterrichten.

Ziffer 1.13

Die Agentur hat, wie oben beschrieben, bereits mehrere korrektive Maßnahmen eingeleitet und wird ihr integriertes Haushalts- und Rechnungsführungssystem - ihre wichtigste Verbesserung - voraussichtlich 1998 in Betrieb nehmen.

Nicht ausgewiesene Mittelbindungen des Jahres 1995

Ziffer 1.14

Ursache dieses Problems ist die Mittelüberschreitung 1995. Im Haushaltsjahr 1996 wurde keine Mittelüberschreitung verzeichnet, da die Agentur parallele Systeme für Haushalt und Rechnungsführung verwendete. Die oben beschriebenen Verbesserungen werden in Zukunft Mittelüberschreitungen verhindern und somit gewährleisten, daß das Jährlichkeitsprinzip eingehalten wird.

1997 verbuchte Zahlungen des Jahres 1996

Ziffer 1.15

Diese Fehler wurden behoben, was seinen Niederschlag in der endgültigen Fassung der Finanzausweise der Agentur für 1996 findet. Die Berichtigung dieser Fehler hat zur Reduzierung der ungeklärten Bilanz von + 0,020 Mio. ECU in der Vermögensübersicht beigetragen.

Finanzkontrolleur

Ziffer 1.16

Die Agentur würde es sehr begrüßen, über einen Finanzkontrolleur vor Ort zu verfügen. Dies würde Verzögerungen verringern und, was noch viel wichtiger ist, die Agentur in die Lage versetzen, tagtäglich von Beratungsleistungen und Beistand vor Ort zu profitieren.

Ziffer 1.17

Wie oben erwähnt, wäre der Agentur sehr an der ständigen Präsenz des Finanzkontrolleurs vor Ort gelegen. Im Hinblick auf die Vereinfachung des Genehmigungsverfahrens wird das integrierte System dem Finanzkontrolleur den Zugriff auf die finanziellen Daten der Agentur und damit verbundene Informationen sowie die Ausstellung seines Sichtvermerks auf elektronischem Wege ermöglichen. Dadurch ließe sich der Versand von Dokumenten nach Brüssel zwar nicht gänzlich vermeiden, doch merklich einschränken.

Mittelübertragungen - Verträge

Ziffer 1.18

1995 wurden 93,1% der Mittel von Titel III - hauptsächlich aufgrund der Schwierigkeiten bei der Errichtung der Agentur - auf das nächste Jahr übertragen. Diese Mittelübertragungen wurden 1996 auf 79,8 % reduziert und werden für 1997 voraussichtlich noch weiter verringert. Es ist hierbei jedoch anzumerken, daß eine Reihe von Zahlungen weiterhin im darauffolgenden Jahr verbucht wird, da zahlreiche Verträge unter Titel III erst im Folgejahr enden.

Ziffer 1.19

Der Haushaltsvollzug wird engmaschig überwacht, und es werden Anstrengungen unternommen, um das Volumen der Transaktionen am Ende des Haushaltsjahres zu verringern.

Ziffer 1.20

Die Agentur wird sich bemühen, verstärkt von offenen Ausschreibungen Gebrauch zu machen.