Bericht des Rechnungshofs

über die Prüfung der Effizienz der Verwaltung der Europäischen Zentralbank im Haushaltsjahr 1999, zusammen mit den Antworten der Europäischen Zentralbank

(2001/C 47/01)

INHALT

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EINLEITUNG

1. Das Mandat des Hofes in Bezug auf die Europäische Zentralbank (EZB) besteht in "einer Prüfung der Effizienz der Verwaltung der EZB"(1). Die EZB trat am 1. Juni 1998 an die Stelle des Europäischen Währungsinstituts (EWI)(2). Der Jahresabschluss der EZB für das am 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr wurde am 16. März 2000 vom EZB-Rat festgestellt und im April 2000(3) veröffentlicht, nachdem er von einem externen Prüfer geprüft und am 1. März 2000 uneingeschränkt bestätigt worden war.

2. Für die EZB gelten die in ihrer Satzung festgelegten Finanzvorschriften, deren Auslegung durch die Beschlüsse des EZB-Rats, der Haushaltsbehörde für die EZB ist, im Einzelnen geregelt wurde. Nach Artikel 112 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft besteht der EZB-Rat aus den 6 Mitgliedern des Direktoriums der EZB und den 11 Präsidenten der nationalen Zentralbanken (NZB) der Mitgliedstaaten, die den Euro angenommen haben.

3. Das Jahr 1999 war das erste Jahr, in dem die EZB als Zentralbank tätig wurde, bedingt durch die Einführung des Euro am 1. Januar 1999. Im Einklang mit Artikel 105 Absatz 2 des Vertrags hat die EZB folgende grundlegenden Aufgaben wahrzunehmen: die Geldpolitik der Gemeinschaft festzulegen und auszuführen, Devisengeschäfte durchzuführen, die offiziellen Währungsreserven der Mitgliedstaaten zu halten und zu verwalten und das reibungslose Funktionieren der Zahlungssysteme zu fördern. Im Rahmen ihrer beratenden Funktionen kann die EZB gemäß Artikel 105 Absatz 4 des Vertrags gegenüber den zuständigen Organen und Einrichtungen der Gemeinschaft und gegenüber den nationalen Behörden Stellungnahmen zu in ihren Zuständigkeitsbereich fallenden Fragen abgeben.

EFFIZIENZ DER VERWALTUNG IM HAUSHALTSJAHR 1999

Haushaltsführung und -kontrolle

4. Bei der Aufstellung des Haushaltsplans wurden bei zahlreichen Ausgabenansätzen hohe Sicherheitsmargen eingeplant mit der Folge, dass der ursprüngliche Haushaltsplan Mittel in Höhe von 188,6 Millionen Euro umfasste(4). Obwohl die zur Jahresmitte 1999 vorgenommene Überprüfung des Haushaltsplans ergab, dass Ausgaben in Höhe von etwa 26 Millionen Euro(5) voraussichtlich nicht getätigt würden, wurde der Haushalt nicht entsprechend berichtigt. Der EZB-Rat nahm die Absicht des Direktoriums zur Kenntnis, die neue Vorausschätzung der bis zum Jahresende 1999 anfallenden Gesamtausgaben auf 163,7 Millionen Euro als "interne Haushaltsobergrenze"zu betrachten. Eine offizielle Berichtigung des Haushaltsplans fand jedoch nicht statt.

5. Die im Jahr 1999 getätigten Gesamtausgaben beliefen sich auf 152,0 Millionen Euro, was 93 % der zur Jahresmitte aufgestellten Vorausschätzung auf 163,7 Millionen Euro entsprach, aber nur 80 % des endgültigen, geänderten Haushaltsplans (189,6 Millionen Euro). Unter diesen Umständen kann der Haushaltsplan seine Funktion als strategisches Instrument, das eine wirksame Verwaltung und Kontrolle der Ausgaben erlaubt, nicht erfuellen.

Interne Kontrollsysteme

6. Gemäß der EZB-Satzung(6) sind Aufträge oder Bestellungen über Lieferungen und Dienstleistungen vom Präsidenten oder von zwei ermächtigten Bediensteten zu unterzeichnen, um die EZB zu verpflichten. Das Zahlungsverfahren wird durch die internen Regelungen der EZB geregelt, die den für die Verwaltung bestimmter Haushaltslinien bzw. bestimmter Teile des Haushalts zuständigen sogenannten Budget Center Managern eine zentrale Rolle zuweisen. Die Budget Center Manager genehmigen die Zahlung der Rechnung, nachdem sie sich davon überzeugt haben, dass diese mit der eingegangenen Verpflichtung übereinstimmt (Beträge, erhaltene Lieferungen oder erbrachte Dienstleistungen). Für die Genehmigung der Zahlungen ist keine zweite Unterschrift erforderlich.

7. Da es kein System zur Erfassung der Verpflichtungen gibt, findet keine systematische Überprüfung der Übereinstimmung zwischen der Verpflichtung und der Zahlung statt, außer der manuellen Überprüfung durch die Budget Center Manager. Es sollte ein Verfahren eingeführt werden, wonach die Zahlungen erst getätigt werden können, nachdem systematisch angemessene Kontrollen durchgeführt wurden. Das gegenwärtige System und die Tatsache, dass der Haushaltsplan nicht verbindlich ist (siehe Ziffer 5), führen zu risikobehafteten Ausgaben.

8. Im Jahr 1999 nahm die EZB bei der Entwicklung großer Projekte erneut die Dienste von Beraterfirmen in Anspruch. Im Zusammenhang mit dem FCRS-Projekt (Foreign currency reserves subledger - Nebenbuch über die Währungsreserven; siehe auch Bemerkungen des Rechnungshofs in seinen Berichten zu den Haushaltsjahren 1997 und 1998(7)) stellte sie Berater einer Firma im Rahmen von Verträgen ein, die mehrmals verlängert wurden. Im Zusammenhang mit Beraterhonoraren für das genannte Projekt wurden im Jahr 1999 insgesamt 1,8 Millionen Euro an diese Firma gezahlt; davon entfielen rund 0,7 Millionen Euro auf das Honorar für einen einzigen Berater. Dieser stellte von Januar bis November 1999 fast jede Woche 60 Arbeitsstunden in Rechnung, d. h. die im Vertrag vorgesehene maximale Stundenzahl, und zwar zu einem ursprünglichen Stundensatz von 255 Euro, der später auf 306 Euro angehoben wurde. Seit 1997 wurden mehr als 5,6 Millionen Euro für das Projekt ausgegeben, das Ende 1999 noch immer nicht vollständig abgeschlossen war. Dieses Beispiel macht deutlich, wie wichtig es ist, künftig keine zeitlich unbegrenzten, mit hohen Sätzen verbundenen Verträge zu vergeben, solange sich der Auftragnehmer nicht verpflichtet, innerhalb einer klar definierten Frist ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Humanressourcen

9. Im Laufe des Jahres 1999 wurden 242 neue Mitarbeiter eingestellt, 44 Mitarbeiter schieden aus. Ende 1999 beschäftigte die EZB 732 Mitarbeiter, darunter 55 Mitarbeiter in Führungspositionen.

10. Nach Maßgabe von Artikel 12 Absatz 3 der Satzung beschloss der EZB-Rat im Juli 1998 die Geschäftsordnung(8). Die Geschäftsordnung sieht Folgendes vor: "Bei der Einstellung und Beförderung von Mitarbeitern wird den Grundsätzen der beruflichen Eignung, der öffentlichen Bekanntgabe, der Transparenz, des gleichberechtigten Zugangs und der Gleichbehandlung gebührend Rechnung getragen. Die Einstellungs- und internen Beförderungsregeln und -verfahren werden in einer Rundverfügung präzisiert". Da diese Rundverfügung bislang nicht vorliegt, kann nicht beurteilt werden, ob diese Grundsätze tatsächlich Anwendung finden.

SCHLUSSFOLGERUNG

11. Wie der Hof bereits in seinen Berichten zur operationellen Effizienz der Verwaltung der EZB in den Jahren 1996 und 1997 hervorgehoben hat(9), sollten die Haushaltsansätze und die Haushaltsführung wesentlich verbessert werden, damit der Haushaltsplan seine Funktion als wirksames Kontroll- und Verwaltungsinstrument erfuellen kann. Vorausschätzungen, wonach erhebliche Mittelbeträge wahrscheinlich nicht ausgegeben werden, sollten zu einer offiziellen Berichtigung des Haushaltsplans durch den EZB-Rat führen (siehe Ziffern 4 und 5). Die Schwachstellen bei den Haushaltsverfahren und die Tatsache, dass es kein Verfahren für eine systematische Überprüfung der Übereinstimmung zwischen den Verpflichtungen und den anschließenden Zahlungen gibt, führen zu risikobehafteten Ausgaben (siehe Ziffern 6 und 7).

12. Angesichts des großen Personalbestands der EZB sollte der Ausarbeitung der Rundverfügung, in der die Einstellungs- und internen Beförderungsregeln präzisiert werden, Priorität eingeräumt werden (siehe Ziffern 9 und 10).

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 10. Januar 2001 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) Dem EG-Vertrag beiliegendes Protokoll Nr. 18 (ehemals Nr. 3) über die Satzung des ESZB und der EZB, Artikel 27 Absatz 2.

(2) Bislang wurden fünf Berichte veröffentlicht, nämlich bis 31. Mai 1998 zur operationellen Effizienz der Verwaltung des EWI und bis Dezember 1998 zur operationellen Effizienz der Verwaltung der EZB. Diese Berichte erschienen in folgenden Amtsblättern: ABl. C 394 vom 31.12.1996 für die Jahre 1994 und 1995; ABl. C 42 vom 9.2.1998 für das Jahr 1996; ABl. C 164 vom 10.6.1999 für das Jahr 1997 und ABl. C 133 vom 12.5.2000 für das Jahr 1998.

(3) Jahresbericht der EZB für 1999.

(4) Der ursprüngliche Haushaltsplan der EZB für 1999 mit einer Mittelausstattung in Höhe von 188,6 Millionen Euro wurde 1999 dreimal berichtigt: zum ersten Mal Ende März 1999, wobei es kaum Änderungen gab, zum zweiten Mal Ende Juni 1999 auf 190,8 Millionen Euro und zum dritten Mal Ende September 1999 auf 189,6 Millionen Euro.

(5) Diese Tatsache ist auf Verzögerungen bei den Personaleinstellungen bei den Projekten zurückzuführen, wobei letztere darauf zurückzuführen waren, dass die Arbeitsbelastung im Zusammenhang mit dem Jahreswechsel 2000 größer war als erwartet.

(6) Dem EG-Vertrag beiliegendes Protokoll Nr. 18 (ehemals Nr. 3) über die Satzung des ESZB und der EZB, Artikel 39.

(7) ABl. C 164 vom 10.6.1999 für 1997, Ziffer 12; ABl. C 133 vom 12.5.2000 für 1998, Ziffer 19.

(8) ABl. L 338 vom 15.12.1998, S. 28, geändert im ABl. L 125 vom 19.5.1999, S. 34, und geändert im ABl. L 314 vom 8.12.1999, S. 34; die französische, griechische und portugiesische Fassung wurden berichtigt im ABl. L 273 vom 26.10.2000, S. 40.

(9) ABl. C 42 vom 9.2.1998, Ziffer 4.7; ABl. C 164 vom 10.6.1999, Ziffer 5.

Antworten der Europäischen Zentralbank

Die Europäische Zentralbank (EZB) begrüßt den Bericht des Europäischen Rechnungshofs und nimmt die darin angesprochenen Punkte zur Kenntnis.

Absatz 4: Es sollte festgehalten werden, dass die EZB im Haushaltsjahr 2000 die zur Jahresmitte vorgenommene Überprüfung des Haushaltsplans umsetzte, indem sie auf Beschluss des EZB-Rats den Haushaltsplan 2000 offiziell reduzierte.

Absatz 5: Die EZB bemüht sich ständig, ihre Haushaltsplanung und -verwaltung weiter zu verbessern.

Absatz 6: Gemäß einer anlässlich der Zwischenprüfung 1999 von der Internen Revision ausgesprochenen Empfehlung befürwortete die EZB-Verwaltung eine Änderung der betreffenden Verfahren (Richtlinien für Beschaffung und Rechnungsbearbeitung), damit bei Abweichungen zwischen dem Auftrag und der Rechnung vor Durchführung der Zahlung klare Anweisungen für die erneute Prüfung und Genehmigung des Geschäftsfalles durch die zuständigen Vorgesetzten/Zeichnungsberechtigten vorliegen. Die Direktion Rechnungs- und Berichtswesen (Abteilung Rechnungswesen) hat die notwendigen Änderungen der Rechnungsbearbeitungsregeln veranlasst, so dass eine für den ursprünglichen Auftrag verantwortliche Person eine Rechnung gegenzeichnen muss, wenn diese bezüglich der erhaltenen Mengen, Güter und Dienstleistungen nicht der Verpflichtung entspricht.

Absatz 7: Alle Kostenstellenleiter müssen Ausgabenverpflichtungen dezentralisiert aufzeichnen und im Rahmen ihrer allgemeinen Verantwortung für die Haushaltskontrolle auf diese Informationen zurückgreifen. Die EZB hat bereits erste Schritte zur Umsetzung eines einheitlichen Systems zur Erfassung der Verpflichtungen eingeleitet.

Absatz 8: Die EZB hat für die Inanspruchnahme externer Ressourcen verschiedene Modelle genehmigt, die sich nach den unterschiedlichen Anforderungen und Beschränkungen der jeweiligen Projekte richten. Das für das FCRS-Rechnungslegungsprojekt benutzte Modell wurde nach sorgfältiger Erwägung der Vor- und Nachteile verschiedener Optionen ausgewählt. Kennzeichnend für das Modell war die Einbindung externer Ressourcen in die Projektorganisation im Rahmen der EZB-Verwaltung. Die Arbeitsfortschritte und Leistungen der einzelnen Berater im Vergleich zu ihren Aufträgen und den dafür vorgesehenen Zeiträumen wurden von der EZB regelmäßig beurteilt.

Absatz 10: Die Rundverfügung über Einstellung und Beförderung liegt der Personalvertretung sowie der Vereinigung der EZB-Mitarbeiter inzwischen zur Stellungnahme vor. Obwohl die Rundverfügung 1999 noch nicht eingeführt war, hat die EZB bei den zur Auswahl, Einstellung und Beförderung angewandten Verfahren die in Artikel 20 der Geschäftsordnung festgelegten Grundsätze angemessen berücksichtigt.

Absatz 11: Die EZB bemüht sich um eine vernünftige Abwägung von Kosten und Nutzen unter Berücksichtigung der möglichen Risiken sowie des sich möglicherweise daraus ergebenden Maßnahmen- und Ressourcenbedarfs.