BERICHT über die Finanzausweise des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt (HABM - Alicante) (Haushaltsjahr 1996), zusammen mit den Antworten des Amtes (97/C 393/04)

1.1. Dieser Bericht wird dem Haushaltsausschuß des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt gemäß Artikel 137 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates vom 20. Dezember 1993 (1) vorgelegt.

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt für das Haushaltsjahr 1996 geprüft. Gemäß Artikel 119 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates (2) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Präsidenten des Amtes ausgeführt. Dieser ist gemäß Artikel 137 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates auch dafür zuständig, die Rechnung zu erstellen und vorzulegen (3), wobei er sich an die internen Finanzvorschriften halten muß. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188 c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

1.3. Der Hof hat seine Prüfung nach den allgemein anerkannten Prüfungsnormen durchgeführt, soweit diese auf den Gemeinschaftskontext anwendbar sind. Er hat Kontrollen der Rechnungsführung vorgenommen und andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren angewandt. Die wichtigsten Bemerkungen, die sich aus der Prüfung des Hofes ergeben, sind im zweiten Teil dieses Berichts ausgeführt.

1.4. Die Bemerkungen in den Ziffern 1.8 bis 1.11 (eigene Einnahmen) ermöglichen keine Aussage über die Zuverlässigkeit der Rechnungslegung über die Einnahmen in den Finanzausweisen.

1.5. Vorbehaltlich der Bemerkungen im vorstehenden Absatz sind die Finanzausweise für das Haushaltsjahr 1996 zuverlässig, und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrundeliegenden Vorgänge ist, insgesamt gesehen, gewährleistet.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES HARMONISIERUNGSAMTS FÜR DEN BINNENMARKT FÜR DAS HAUSHALTSJAHR 1996

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

1.6. Obwohl das Amt seine Tätigkeit 1996 im dritten Jahr ausübt, verfügt es noch immer nicht über eine wirkliche EDV-Buchführungssoftware für die Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge. Die Überwachung der Ausführung des Haushaltsplans erfolgt anhand eines EDV-Werkzeugs, das kein wirkliches Buchführungsprogramm ist (läßt nachträgliche Änderungen an Buchungen ohne entsprechende Kenntlichmachung zu, keine Einbindung in die allgemeine Rechnung usw.).

1.7. Das Amt verfügt nicht über ein analytisches Buchführungssystem, das für die Ermittlung der Realkosten der erbrachten Dienstleistungen unerläßlich ist.

Eigene Einnahmen

1.8. Vor Inbetriebnahme des Überwachungssystems für die mit den Anmeldungen als Gemeinschaftsmarke verbundenen Gebühren (Euromarc) im Mai 1996 wurden für die Überwachung der Eintragungen vorübergehend zwei alternative Systeme eingesetzt. Der Datentransfer aus diesen vorläufigen Systemen in das Euromarc-System birgt hohe Risiken. Daher ist eine Aussage über die Vollständigkeit der Datenübertragung nicht möglich.

1.9. Das Amt konnte nicht nachweisen, daß das Euromarc-System entsprechend der vorgelegten Beschreibung funktionierte. Folglich ist der Hof nicht in der Lage, eine gesicherte Aussage über die Zuverlässigkeit des Systems zu machen.

1.10. Die neue Beschreibung des Amtes wurde zu spät übermittelt, als daß die ergänzenden Arbeiten hätten durchgeführt werden können, um diese Unsicherheit auszuräumen.

1.11. Aus Gründen, die im wesentlichen der Schwerfälligkeit von Euromarc und der Komplexität des Regelwerks anzulasten sind, waren erhebliche Verzögerungen bei der Antragsbearbeitung festzustellen. Einige Kunden reichten beim Amt deswegen Beschwerden ein. Zudem konnten durch die kumulierten Verzögerungen nur 12,4 Mio ECU an Einnahmen verbucht werden, obwohl 45,9 Mio ECU vereinnahmt wurden. Die Differenz von 33,5 Mio ECU wurde in der Vermögensübersicht bei den Passiva als "Vorschüsse Kunden" ausgewiesen. Von diesem Betrag entfallen 4,7 Mio ECU auf Überweisungen, die im Vergleich zu den entsprechend beantragten Einträgen als Marken nicht identifiziert werden konnten. Im Bewußtsein, daß täglich neue Zahlungen eingehen, wäre eine umgehende Identifizierung dieser alten Transaktionen dringend erforderlich.

Vergabebeirat

1.12. Der Vergabebeirat des Amtes war erst am 1. April 1996 eingesetzt worden. Zuvor waren mehrere Verträge, für die eine Stellungnahme des Vergabebeirats erforderlich gewesen wäre, vom Amt auf der Grundlage eines "Betriebsberichts" vergeben worden, dem manchmal ein Vermerk der juristischen Abteilung beigefügt war, mit dem die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens bestätigt wurde. Ein solcher Vermerk ersetzt keinesfalls die Stellungnahme des Vergabebeirats.

Übertragene Mittel/ Annullierungen/ Mittelübertragungen

1.13. Auf das Jahr 1997 wurden 14,5 Mio ECU (ausnahmslos automatische Mittelübertragungen) übertragen. Das entspricht 44,8 % der Mittel des Haushaltsjahres in Höhe von insgesamt 32,4 Mio ECU.

1.14. Diese Mittelübertragungen erklären sich aus dem erheblichen Volumen der Ende des Haushaltsjahres noch nicht bearbeiteten Anträge auf Eintragung als Gemeinschaftsmarke.

1.15. Der Betrag der annullierten Mittel des laufenden Dienstbetriebs beläuft sich auf 5,6 Mio ECU, das sind 17,3 % der Mittel des Haushaltsjahres. Von dem Betrag der aus 1995 übertragenen Mittel in Höhe von 4,65 Mio ECU wurden 14,6 % in Abgang gestellt (0,68 Mio ECU). Die Mittelübertragungen innerhalb des Haushaltsjahres beliefen sich auf 7,6 Mio ECU. Diese Beträge sowie die auf das Haushaltsjahr 1997 übertragenen Mittel und der Umfang der eingezogenen Beträge zeigen, wie ungenau die Vorausschätzungen für die Haushaltsansätze 1996 waren. Die ursprünglichen Haushaltsansätze hätten im Laufe des Haushaltsjahres entsprechend geändert werden müssen.

Gebäude

1.16. Das Amt belegt nach wie vor ein Gebäude der spanischen Behörden, das ihm kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Darüber besteht allerdings keinerlei Vertrag. Das Amt hat bezüglich des endgültigen Sitzes Verhandlungen über ein Kaufangebot aufgenommen und in den Haushaltsplan einen ersten Betrag für Überprüfungsarbeiten eingesetzt.

1.17. Es ist hervorzuheben, daß sich das Amt von der Verfügbarkeit der Mittel überzeugen muß, bevor die rechtliche Verpflichtung dazu eingegangen wird.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 1997 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

(1) ABl. L 11 vom 14. 1. 1994, S. 33.

(2) ABl. L 11 vom 14. 1. 1994, S. 30.

(3) Entsprechend den Bestimmungen in Artikel 137 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amtes für das Haushaltsjahr 1996 am 21. Februar 1997 erstellt. Diese Rechnungslegung ging am 25. Februar 1997 beim Hof ein. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

ANHANG

TABELLE 1 VERMÖGENSÜBERSICHT FÜR DIE HAUSHALTSJAHRE 1995 UND 1996

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Quelle: Darstellung des Hofes auf der Grundlage der von der Beobachtungsstelle erstellten Angaben.

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(1) Dieser Betrag entspricht den Anlagewerten.

(2) Der negative Saldo des Ergebnisses und des Eigenkapitals stellt keinen Kapitalverlust dar. Er ergibt sich aus der Anwendung der die Einnahmen (berücksichtigt werden nur die vereinnahmten Beträge) und die Ausgaben (Zahlungen zuzüglich übertragene Mittel) betreffenden Haushaltsvorschriften.

(3) In den Finanzausweisen zum Haushaltsjahr 1995 ist der Gegenwert des am Jahresende noch ausstehenden Zuschusses der Kommission bei den Einnahmen ausgewiesen. Ab dem Haushaltsjahr 1996 wird dieser Betrag entsprechend der Finanzregelung bei den Passiva der Vermögensübersicht ausgewiesen.

ANTWORTEN DES MARKENAMTES

1.4. Eigene Einnahmen

Die Erhebung von Gebühren für die Anmeldung und die Eintragung einer Gemeinschaftsmarke steht am Ende eines langen Verfahrens, das durch die Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates vom 20. Dezember 1993 festgelegt ist.

Zwischen dem Zeitpunkt der Beantragung einer Markenanmeldung und der Verbuchung der entsprechenden Anmeldegebühr vergehen im allgemeinen zwei Monate, während derer das Dossier von mindestens drei verschiedenen Personen bearbeitet wird.

Das gesamte Verfahren erfolgt mit Hilfe von EDV und jeder Bearbeiter erhält eine für die von ihm auszuführenden Arbeiten entsprechende Zugangsberechtigung zum EDV-System.

Um innerhalb eines begrenzten Zeitraums von zwei bis drei Tagen alle Phasen vom Eingang der Anmeldung bis zur Verbuchung der Anmeldegebühr abdecken zu können, ist es unbedingt erforderlich, die bei Eingang ausgewählten Dossiers vorrangig zu behandeln.

Dies ist unter den folgenden zwei Bedingungen möglich:

1. Ein Benutzer verfügt übergangs- und ausnahmsweise über eine umfassende Zugangsberechtigung bis zur Verbuchung.

2. Die Vorführung des beschleunigten Verfahrens muß unter Testbedingungen erfolgen, um über die gewünschte umfassende Flexibilität zu verfügen, ohne jedoch die Produktionsdatenbank zu beeinträchtigen.

Beim Besuch der Rechnungsprüfer im Februar 1997 konnte eine solche Vorführung nicht stattfinden, da die technischen Mittel bis zum erforderlichen Zeitpunkt nicht zur Verfügung gestellt werden konnten.

Nun wurden Vorkehrungen getroffen, damit eine vollständige Vorführung des Systems zur Einziehung der Einnahmen beim Besuch der Rechnungsprüfer im Oktober 1997 stattfinden kann.

1.6. Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

Wie die anderen dezentralen Einrichtungen wartet auch das Markenamt auf die endgültige Version der EDV-Buchführungssoftware für die Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge SINCOM 2. Diese Software wird voraussichtlich bis Ende 1997 vorliegen und wird in den Monaten nach Eintreffen beim Markenamt installiert werden.

1.7. Analytische Buchführung

Das Markenamt wird in einigen Tätigkeitsbereichen Anfang 1998 mit der Einführung der analytischen Buchführung beginnen. Zu diesem Zeitpunkt wird es in einigen Bereichen über eine ausreichend große und stabile Produktionsdatenbank verfügen, um realistische Normen festzulegen.

1.8. Eigene Einnahmen - Systemwechsel

Beim Übergang zum endgültigen System für die Bearbeitung der Anmeldungen und der Gebühren hat das Markenamt die Stimmigkeit der übertragenen Daten gründlich geprüft.

Im übrigen wurden die Ergebnisse der Übertragung durch die Abstimmungsprüfung für die Bankkonten bestätigt.

Das Markenamt geht daher davon aus, daß die Übertragung ordnungsgemäß erfolgt ist.

1.9. - 1.10. System der Gebührenerhebung

Siehe unter Punkt 1.4.

1.12. Verzögerungen bei der Feststellung/Verbuchung von Zahlungen

Aufgrund der außerordentlich großen Anzahl der 1996 eingegangenen Anmeldungen (43 000 anstatt der erwarteten 15 000) ergaben sich 1996 im Markenamt gewisse Verzögerungen bei der Verbuchung der Anmeldegebühren.

Diese Verzögerungen sind nun beinah aufgeholt.

Die Frage der 4,7 Mio. ECU an nicht identifizierten Überweisungen wurde im März 1997 geklärt, wie dies vorgesehen und den Rechnungsprüfern des Hofes mitgeteilt worden war.

Die zeitliche Diskrepanz zwischen dem Eingang eines Schecks beim Markenamt und seiner Identifizierung und Überweisung an die Bank beträgt nun sechs Tage.

1.13. Vergabebeirat

Sofort nach Inkrafttreten der Finanzvorschriften des Markenamtes sowie den Durchführungmodalitäten für die Finanzvorschriften, in denen die Zusammensetzung des Vergabebeirats festgelegt ist, wurde der Vergabebeirat eingesetzt. Vor der Einsetzung des Vergabebeirats hatte das Markenamt keine andere Alternative als das von ihm praktizierte Verfahren, nämlich die Konsultierung der Rechtsabteilung für Aufträge über dem Schwellenwert von 42 000 ECU, um sicherzustellen, daß das Anschaffungsverfahren gemäß den Vorschriften für die Auftragsvergabe erfolgt ist.

Für die größeren Aufträge war das Markenamt während dieser Übergangszeit bemüht, die Aufträge der anderen Organe zu nutzen und insbesondere die der Kommission, um von den Rechtsgarantien zu profitieren, die mit diesen Aufträgen verbunden sind, sowie von den sich ergebenden größenbedingten Kostenvorteilen.

1.14. Übertragene Mittel

Der Betrag der 1996 übertragenen Mittel ist relativ hoch.

Diese Mittelübertragungen betreffen zu 80 % Verfahrensausgaben (Recherchen/Übersetzung/Veröffentlichung usw.).

Gemäß Artikel 29 der Finanzvorschriften erfolgt beim Markenamt die Bindung der sich aus Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates über die Gemeinschaftsmarke ergebenden Verfahrenseinnahmen bei Verbuchung der Anmeldegebühren.

Es handelt sich dabei in der Tat um unvermeidbare Ausgaben, die direkt im Zusammenhang mit der Einnahme von Anmeldegebühren getätigt werden.

Es ist offensichtlich, daß angesichts der wesentlich höheren Anzahl von Anmeldungen als erwartet (+ 280 %) in der Anfangsphase die zeitliche Diskrepanz zwischen der Mittelbindung für die Verfahren und die Durchführung der Verfahren wesentlich größer ist, als wenn erst die normale Arbeitsgeschwindigkeit erreicht sein wird.

Diese Situation wird sich 1997 zunehmend normalisieren und die für Verfahrensausgaben übertragenen Beträge werden erheblich sinken.

1.16. Annulierungen/Mittelübertragungen

Der Haushaltsplan 1996 wurde Ende Juni 1994 vorbereitet und der Haushaltsbehörde im Februar 1995 vorgelegt. Zu diesem Zeitpunkt gab es keinen Anlaß zur Annahme, daß das Markenamt eine derartige Anzahl von Markenanmeldungen zu bearbeiten haben würde.

Im Juni und im September 1996 hat das Markenamt seinen Haushaltsausschuß über die Entwicklung der Lage in Kenntnis gesetzt und auf die Auswirkungen für den Haushalt hingewiesen.

Es ist darauf hinzuweisen, daß ein Teil der annullierten Mittel in Kapitel 1 1 gehören und 1 031 000 ECU betreffen die Linie 1133 (Bildung oder Aufrechterhaltung von Ruhegehaltsansprüchen für Zeitbedienstete).

Diese Mittel wurden auf Antrag der Kommission in den Haushaltsplan aufgenommen, um den den Bediensteten zustehenden Arbeitgeberbeitrag zu stützen (es wurde jedoch festgestellt, daß dies den Bestimmungen des Statuts widerspricht). In der Zwischenzeit hat die Kommission darauf hingewiesen, daß es keine Pensionskasse gibt und daher kein Arbeitgeberbeitrag zu zahlen ist.

Bei den anderen annullierten Mitteln handelt es sich im wesentlichen um Mittel im Zusammenhang mit Verfahrensausgaben, deren Mittelbindungen aus Zeitmangel 1996 nicht erfolgt sind.

1.17. Gebäude

Für die Nutzung des Übergangssitzes in der Avenida de Aguilera Nr. 20 besteht kein Mietvertrag zwischen den spanischen Behörden und dem Markenamt.

Jedoch liegt ein Dokument mit dem Titel "Schlüsselübergabe für den Übergangssitz" vor, das am 25. Februar 1994 zwischen COSOAMI und dem Markenamt unterzeichnet wurde und die Nutzung des Übergangssitzes bis zum Bezug des endgültigen Sitzes durch das Markenamt vorsieht.

1.18. Endgültiger Sitz

Das Markenamt hat die Anmerkung bezüglich der Verfügbarkeit von Mitteln für den Erwerb des endgültigen Sitzes zur Kenntnis genommen.

Sein Haushaltsausschuß hat im übrigen den Erwerb des ersten Bauabschnitts des endgültigen Sitzes durch die Finanzierung durch Darlehen von Finanzinstituten gebilligt.