DE Amtsblatt der Europäischen Union L 134/1

DURCHFÜHRUNGSVERORDNUNG (EU) 2015/840 DER KOMMISSION

vom 29. Mai 2015

über Kontrollen, die von den zuständigen Behörden gemäß der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates zur Festlegung allgemeiner Bestimmungen für den Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds und das Instrument für die finanzielle Unterstützung der polizeilichen Zusammenarbeit, der Kriminalprävention und Kriminalitätsbekämpfung und des Krisenmanagements durchgeführt werden

DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION —

gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,

gestützt auf die Verordnung (EU) Nr. 514/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 zur Festlegung allgemeiner Bestimmungen für den Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds und das Instrument für die finanzielle Unterstützung der polizeilichen Zusammenarbeit, der Kriminalprävention und Kriminalitätsbekämpfung und des Krisenmanagements (1), insbesondere auf Artikel 27 Absatz 5,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Die zuständigen Behörden sind für die Verwaltung und Kontrolle von Ausgaben im Rahmen der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 zuständig. Zu diesem Zweck führen sie Verwaltungs- und Vor-Ort-Kontrollen durch.

(2) Effiziente Verwaltungskontrollen durch die zuständigen Behörden sollten zunächst aus einer Analyse der von den Begünstigten eingereichten finanziellen Erklärungen bestehen. Eine eingehendere Überprüfung einzelner Belege sollte nur dann durchgeführt werden, wenn diese Analyse Unstimmigkeiten oder Unregelmäßigkeiten ergibt. Um ein ausreichendes Maß an Sicherheit zu gewährleisten und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand zu senken, ist es zudem wichtig, zu klären, unter welchen Umständen sich die zuständige Behörde auf eine Prüfbescheinigung verlassen kann.

(3) Vor-Ort-Kontrollen sollten sowohl finanzielle als auch betriebliche Aspekte abdecken und müssen unter Umständen in unterschiedlichen Phasen eines Projekts durchgeführt werden. Daher muss der Umfang jeder Art der Vor-Ort-Kontrolle definiert werden, um zu gewährleisten, dass diese Kontrollen so effizient wie möglich durchgeführt werden.

(4) Betriebliche Vor-Ort-Kontrollen sollten während der Projektdurchführung stattfinden, damit im Bedarfsfall rechtzeitig Abhilfemaßnahmen getroffen werden können. Diese Kontrollen sollten sowohl bei einer Stichprobe von Projekten, die am ersten Tag des betreffenden Haushaltsjahres noch laufen, als auch bei Projekten, die während dieses Haushaltsjahres beginnen, durchgeführt werden.

(5) Um ein ausreichendes Maß an Sicherheit zu gewährleisten und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand zu senken, sollte festgelegt werden, unter welchen Umständen das Fehlerrisiko als unwesentlich betrachtet und folglich die Zahl der finanziellen Vor-Ort-Kontrollen verringert werden kann. Dennoch ist festzulegen, welche Maßnahmen bei einer erheblichen Fehlerquote zu ergreifen sind, um eine ausreichende Gewähr für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Ausgaben der Union zu erhalten.

(6) Die wichtigsten Elemente der finanziellen Vor-Ort-Kontrollen sollten präzisiert werden. Insbesondere müssen die zuständigen Behörden überprüfen, ob die im Rahmen der nationalen Programme unterstützten Projekte keinen Erwerbszweck haben. Sie sollten in Bezug auf alle Programmplanungszeiträume prüfen, ob diese Projekte keine Doppelfinanzierung von Ausgaben im Rahmen der nationalen Programme und anderer Programme der Union, einschließlich Finanzmittel von Agenturen, erhalten.

(7) Belege sollten nach Abschluss jedes Projekts für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, damit die zuständigen Behörden, die Kommission (einschließlich des OLAF) und der Europäische Rechnungshof ihre Kontrollen durchführen können.

(8) Damit die vorliegende Verordnung angewandt werden kann, sobald die nationalen Programme genehmigt werden, sollte sie am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft treten.

(9) Für das Vereinigte Königreich und Irland ist die Verordnung (EU) Nr. 514/2014 und somit auch die vorliegende Verordnung bindend.

(10) Unbeschadet des Erwägungsgrunds 47 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 ist für Dänemark weder die Verordnung (EU) Nr. 514/2014 noch die vorliegende Verordnung bindend.

(11) Die in dieser Verordnung vorgesehenen Maßnahmen entsprechen der Stellungnahme des Ausschusses „Fonds für Asyl, Migration und Integration sowie für innere Sicherheit“ —

HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:

Artikel 1

Verwaltungskontrollen

(1) Die zuständige Behörde führt Verwaltungskontrollen aller finanziellen Erklärungen durch, die die Begünstigten eingereicht haben mit dem Ziel, entsprechend den Finanzhilfevereinbarungen gemäß Artikel 1 Buchstabe d der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1042/2014 (2) Finanzmittel der Union zu erhalten („finanzielle Erklärungen“). Diese Kontrollen umfassen mindestens Folgendes:

a) Kontrollen zur Bestätigung der formalen und arithmetischen Richtigkeit der finanziellen Erklärungen;

b) Kontrollen zur Bestätigung, dass das Projekt die in der Finanzhilfevereinbarung festgelegten Ziele erreicht hat oder dass Fortschritte auf dem Weg zur Verwirklichung dieser Ziele erzielt werden;

c) eine analytische Prüfung zur Beurteilung der Relevanz der in den finanziellen Erklärungen angegebenen Ausgaben und ihrer Übereinstimmung mit den Anforderungen in der Finanzhilfevereinbarung und den geltenden EU-Vorschriften und nationalen Vorschriften.

(2) Ergeben die Verwaltungskontrollen Unstimmigkeiten oder Unregelmäßigkeiten, so führt die zuständige Behörde ausführliche Kontrollen durch, um die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Ausgaben zu beurteilen, insbesondere durch Überprüfung von bewusst ausgewählten Stichproben von Belegen.

(3) Die zuständige Behörde kann vom Begünstigten verlangen, eine Prüfbescheinigung und einen Prüfbericht zu allen in Absatz 1 Buchstaben a und c genannten Aspekten vorzulegen, die von einem unabhängigen Prüfer ausgestellt wurden. In diesem Fall legt die zuständige Behörde den Umfang der von dem unabhängigen Prüfer durchzuführenden Kontrollen sowie das Muster für den Prüfbericht fest.

Artikel 2

Allgemeine Grundsätze für Vor-Ort-Kontrollen

Die zuständige Behörde führt finanzielle und betriebliche Vor-Ort-Kontrollen durch.

Die Vor-Ort-Kontrollen werden auf der Grundlage von Unterlagen und Aufzeichnungen durchgeführt, die sich im Besitz der Projektbegünstigten befinden.

Unangekündigte Vor-Ort-Kontrollen können den nationalen Rechtsvorschriften entsprechend durchgeführt werden, wenn eine Vorankündigung den Kontrollzweck gefährden könnte.

Artikel 3

Finanzielle Vor-Ort-Kontrollen

(1) Die finanziellen Vor-Ort-Kontrollen dienen dazu, für eine ausreichende Gewähr für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der den finanziellen Erklärungen zugrunde liegenden Finanzvorgänge zu sorgen.

(2) Die zuständige Behörde überprüft, ob

a) die in den finanziellen Erklärungen angegebenen Ausgaben den Buchführungsdaten und Belegen im Besitz der Projektbegünstigten entsprechen;

b) die in den finanziellen Erklärungen angegebenen Ausgaben die in der Finanzhilfevereinbarung und den geltenden EU-Vorschriften und nationalen Vorschriften festgelegten Förderfähigkeitsanforderungen erfüllen;

c) die Finanzierungsquellen Artikel 16 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 entsprechen.

(3) Unbeschadet des Artikels 4 Absatz 2 dieser Verordnung erstrecken sich die finanziellen Vor-Ort-Kontrollen auf mindestens 10 % des kumulierten Beitrags der Union zu den Projekten, die in der jährlichen Rechnungslegung nach Artikel 39 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 für abgeschlossen erklärt wurden.

Artikel 4

Bedingungen für die Verringerung oder Verstärkung der finanziellen Vor-Ort-Kontrollen

(1) Die zuständige Behörde stellt die Höhe der Fehlerquote im Beitrag der Union, der in der jährlichen Rechnungslegung nach Artikel 39 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 kontrolliert wird, für das Haushaltsjahr N fest.

(2) Die zuständige Behörde kann den Umfang der finanziellen Vor-Ort-Kontrollen im folgenden Haushaltsjahr N+1 verringern, wenn die beiden folgenden Bedingungen erfüllt sind:

a) Die Fehlerquote liegt unter 2 % des Beitrags der Union, der in der jährlichen Rechnungslegung für das Haushaltsjahr N kontrolliert wurde.

b) Die seit Beginn des nationalen Programms durchgeführten finanziellen Vor-Ort-Kontrollen erstrecken sich auf mindestens 10 % des kumulierten Beitrags der Union für alle Projekte, die seit Beginn des Programms in der jährlichen Rechnungslegung für abgeschlossen erklärt wurden.

(3) Liegt die Fehlerquote bei mindestens 2 % des Beitrags der Union, der in der jährlichen Rechnungslegung für das Haushaltsjahr N kontrolliert wurde, so analysiert die zuständige Behörde die Bedeutung dieser Fehlerquote, um das Ausmaß und die Auswirkungen der Fehler zu ermitteln und um zu klären, ob die Fehlerquote repräsentativ für die Gesamtheit der angegebenen Zahlungen ist. Die zuständige Behörde ergreift die erforderlichen Präventiv- und Korrekturmaßnahmen, einschließlich zusätzlicher Kontrollen, und präsentiert die Ergebnisse dieser Analyse in der jährlichen Übersicht gemäß Artikel 59 Absatz 5 Unterabsatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates (3).

Die finanziellen Vor-Ort-Kontrollen für das folgende Haushaltsjahr (N+1) erstrecken sich auf einen Anteil des kumulierten Beitrags der Union für die Projekte, die in der jährlichen Rechnungslegung für das Haushaltsjahr N+1 für abgeschlossen erklärt werden, der höher ist als der entsprechende Anteil im Haushaltsjahr N. Dieser höhere Anteil darf nicht niedriger sein als 10 %. Zudem müssen sich die seit Beginn des nationalen Programms durchgeführten finanziellen Vor-Ort-Kontrollen bis zum Haushaltsjahr N+1 auf mindestens 10 % des kumulierten Beitrags der Union für alle Projekte erstrecken, die seit Beginn des Programms in der jährlichen Rechnungslegung für abgeschlossen erklärt wurden.

Wenn die Fehlerquote, die sich aus den verstärkten Kontrollen im Haushaltsjahr N+1 ergibt, unter 2 % fällt, führt die zuständige Behörde im darauffolgenden Haushaltsjahr (N+2) finanzielle Vor-Ort-Kontrollen von mindestens 10 % des kumulierten Beitrags der Union für die Projekte durch, die in der jährlichen Rechnungslegung für das Haushaltsjahr N+2 für abgeschlossen erklärt werden.

Artikel 5

Betriebliche Vor-Ort-Kontrollen

(1) Bei der Durchführung der betrieblichen Vor-Ort-Kontrollen überprüft die zuständige Behörde, ob das betreffende Projekt entsprechend der Finanzhilfevereinbarung durchgeführt wird. Sie kontrolliert insbesondere, ob die von den Begünstigten gemeldeten Indikatoren zuverlässig sind, und das Projekt ohne unnötige Verzögerungen verläuft.

(2) Betriebliche Vor-Ort-Kontrollen im Haushaltsjahr N erstrecken sich auf mindestens 20 % der Zahl der Projekte, die gemäß den Angaben in der betreffenden jährlichen Rechnungslegung nach Artikel 39 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 in diesem Haushaltsjahr durchgeführt werden.

Artikel 6

Stichprobenauswahl für die Vor-Ort-Kontrollen

Die zuständige Behörde führt die Vor-Ort-Kontrollen an einer Stichprobe von Projekten durch, die eine angemessene Mischung verschiedener Arten und Größen von Projekten, Finanzvorgängen, Begünstigten und Durchführungsmethoden repräsentiert. Die Stichprobe trägt allen Risikofaktoren sowie Kosten-Nutzen-Aspekten der Kontrollen Rechnung.

Artikel 7

Kontrollberichte

(1) Die zuständige Behörde erstellt über jede Verwaltungs- und Vor-Ort-Kontrolle einen Bericht, der folgende Angaben enthält:

a) vollständige Angaben zum Projekt und zu der entsprechenden Finanzhilfevereinbarung;

b) den Namen und die Unterschrift des Kontrollierenden;

c) den Namen des Begünstigten;

d) die Art der Kontrollen (Verwaltungskontrolle, finanzielle oder betriebliche Vor-Ort-Kontrolle oder eine Kombination);

e) gegebenenfalls den Umfang der Kontrolle;

f) die Ausgaben, die in den Anwendungsbereich der Kontrolle fallen, und die Ausgaben (Stichprobe), die tatsächlich überprüft wurden;

g) den als nicht förderfähig erachteten Ausgabenbetrag und

h) eine Beschreibung der wichtigsten Ergebnisse, Mängel, Fehler und Unregelmäßigkeiten, zusätzlichen Kontrollen und Analysen, Empfehlungen und vorgeschlagenen Korrekturmaßnahmen und der Reaktion des Begünstigten.

(2) Der Kontrollbericht kann als Checkliste vorgelegt werden.

Artikel 8

Besondere Bedingungen

Fungiert die zuständige Behörde als Durchführungsstelle im Sinne von Artikel 8 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1042/2014, so werden die Verwaltungs- und Vor-Ort-Kontrollen im Sinne der Artikel 1 und 2 der vorliegenden Verordnung von einer Einrichtung oder Person durchgeführt, die von den Einrichtungen oder Personen, die die Projekte verwalten, funktional unabhängig ist.

Artikel 9

Aufbewahrung von Belegen

(1) Die zuständige Behörde trägt dafür Sorge, dass alle Aufzeichnungen, Unterlagen und Metadaten über die gemeldeten Ausgaben und die zweckgebundenen Einnahmen sowie die durchgeführten Prüfungen und Kontrollen der Kommission (einschließlich des OLAF) und dem Europäischen Rechnungshof für mindestens vier Jahre nach dem Haushaltsjahr, in dem die Zahlung des Restsaldos gemeldet wurde, zur Verfügung stehen.

Zu diesem Zweck legt die zuständige Behörde Vorschriften für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Unterlagen und Metadaten durch die Begünstigten fest.

(2) Stellt die betreffende zuständige Behörde Unregelmäßigkeiten fest, so müssen die in Absatz 1 genannten Belege der Kommission für mindestens drei Jahre nach dem Jahr, in dem die betreffenden Beträge vollständig von dem Begünstigten zurückgefordert und dem nationalen Programm gutgeschrieben wurden, zur Verfügung stehen.

(3) Wenn ein Konformitätsabschlussverfahren gemäß Artikel 47 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 eingeleitet wird, müssen die in Absatz 1 genannten Belege der Kommission für mindestens ein Jahr nach dem Jahr, in dem das betreffende Verfahren abgeschlossen wurde, zur Verfügung stehen.

(4) Wenn ein Konformitätsbeschluss Gegenstand eines Gerichtsverfahrens vor dem Gerichtshof der Europäischen Union ist, müssen die betreffenden Belege der Kommission für mindestens ein Jahr nach dem Jahr, in dem das betreffende Verfahren abgeschlossen wurde, zur Verfügung stehen.

(5) Die in den Absätzen 1, 2, 3 und 4 genannten Belege müssen der Kommission auf Papier oder in elektronischer Form zur Verfügung stehen.

Unterlagen dürfen nur dann ausschließlich in elektronischer Form aufbewahrt werden, wenn nach dem nationalen Recht des betreffenden Mitgliedstaats die Verwendung von elektronischen Dokumenten in nationalen Gerichtsverfahren als Belege zur Untermauerung der betreffenden Vorgänge zugelassen ist.

(6) Die Mitgliedstaaten können längere Zeiträume für die Aufbewahrung von Belegen vorschreiben.

Artikel 10

Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.

Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt gemäß den Verträgen unmittelbar in den Mitgliedstaaten. Brüssel, den 29. Mai 2015 Für die Kommission Der Präsident Jean-Claude JUNCKER

(1) ABl. L 150 vom 20.5.2014, S. 112.

(2) Delegierte Verordnung (EU) Nr. 1042/2014 der Kommission vom 25. Juli 2014 zur Ergänzung der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 in Bezug auf die Benennung von zuständigen Behörden und ihre Verwaltungs- und Kontrollaufgaben sowie in Bezug auf den Status und die Verpflichtungen von Prüfbehörden (ABl. L 289 vom 3.10.2014, S. 3).

(3) Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (ABl. L 298 vom 26.10.2012, S. 1).