BERICHT über den Jahresabschluß und die Haushaltsführung 1993 der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Stiftung Dublin) zusammen mit den Antworten der Stiftung (94/C 387/01)

1. EINLEITUNG 1.1. In Übereinstimmung mit den einschlägigen Rechtsvorschriften (1) hat der Rechnungshof den Jahresabschluß und die Haushaltsführung 1993 der Stiftung Dublin geprüft.

1.2. Für das Haushaltsjahr 1993 standen der Stiftung Mittel in Höhe von 11,5 Mio ECU zur Verfügung. Die eingegangenen Verpflichtungen führten zu Zahlungen in Höhe von 8,3 Mio ECU und zu Mittelübertragungen auf das Haushaltsjahr 1994 in Höhe von 2,9 Mio ECU, wobei der Restbetrag von 0,3 Mio ECU annulliert wurde. Von den aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen Mitteln wurden 1,7 Mio ECU ausgezahlt und 0,2 Mio ECU annulliert. Der Anhang zu diesem Bericht enthält eine nach Kapiteln gegliederte Analyse der Verwendung der Mittel des Haushaltsjahres sowie der aus 1992 übertragenen Mittel.

2. WEITERVERFOLGUNG FRÜHERER BEMERKUNGEN Trennung der Tätigkeiten

2.1. Die unzureichende Trennung der Tätigkeiten des Anweisungsbefugten und des Rechnungsführers, auf die der Rechnungshof in seinem Jahresbericht 1992 verwiesen hat (2), ist auch weiterhin festzustellen. Die Stiftung geht davon aus, daß sich mit einem neuen EDV-Rechnungsführungssystem in Zukunft gewährleisten lässt, daß die von der Zahlstelle getätigten Zahlungen vom Finanzkontrolleur genehmigt werden, ehe sie in das Rechnungsführungssystem eingegeben werden und sich dadurch eine tatsächliche Trennung der Tätigkeiten ergibt. Das neue System wird jedoch wahrscheinlich nicht vor Ende 1994 einsatzfähig sein.

Zahlstelle

2.2. Im Jahre 1993 stiegen die über die Zahlstelle abgewickelten Zahlungen von 29,5 % im Jahre 1992 auf 40 % (ohne die Dienstbezuege) an. Trotz der früheren Kritik des Hofes an einer derart starken Inanspruchnahme des Zahlstellensystems (siehe Ziffer 2.2. des Jahresberichts des Hofes für 1992 (3)) hat der Finanzkontrolleur der Kommission (der für die Stiftung verantwortlich ist) beschlossen, daß die Stiftung (und das Zentrum Berlin) noch stärker auf das Zahlstellenverfahren zurückgreifen sollte und die Hoechstgrenze pro Transaktion von 2 000 ECU auf 10 000 ECU heraufgesetzt.

Zuschuß der irischen Regierung

2.3. Die dritte und letzte Tranche für die Finanzierung des neuen Gebäudes in Höhe von 100 000 IRL (124 719,23 ECU) wurde im Mai 1993 ausgezahlt und genauso behandelt wie die beiden vorangehenden Tranchen, d.h. sie wurde ohne Verbuchung der damit verbundenen Ausgaben in die Vermögensübersicht eingesetzt (siehe die Ziffern 3.8 und 3.9 des Jahresberichts des Hofes für 1992 (4)). Dies verstösst weiterhin gegen Artikel 4 der Finanzvorschriften, demzufolge Einzahlungen nur im Wege der Verbuchung unter einem Artikel des Einnahmen- und Ausgabenplans vorgenommen werden dürfen.

3. AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS UND ABRECHNUNG Mittelübertragungen

3.1. Die 1993 zwischen verschiedenen Haushaltslinien (Artikel und Posten) vorgenommenen Mittelübertragungen (Nettobeträge) beliefen sich auf 2 227 600 ECU, was 19 % des Haushaltsplans entspricht. Von diesen Mittelübertragungen entfielen mehr als 1 Mio ECU (46 %) auf das letzte Quartal von 1993. Bei 14 Haushaltslinien, die zum Jahresende negative Übertragungen in Höhe von 182 000 ECU ausweisen, handelt es sich dabei um Nettobeträge, die sich aus negativen und positiven Übertragungen zusammensetzen - 622 500 ECU positive und 804 500 ECU negative Übertragungen. Das Gleiche gilt für die Haushaltslinien mit einem positiven Nettobetrag von 408 800 ECU (992 300 ECU positive und 583 500 ECU negative Übertragungen).

Übertragungen und Annullierung von Mitteln

3.2. Insgesamt gesehen wurden 73 % der Zahlungsermächtigungen des Haushaltsplans, jedoch nur 54 % der Mittel aus Titel 3 "Operationelle Ausgaben" verwendet. Der Anhang zeigt nach Titeln gegliedert die Übertragungen aus dem Haushaltsplan 1993. In bezug auf Titel 3 beliefen sich die Übertragungen auf 43 % der ursprünglichen Mittel. Aus der Haushaltslinie "Ausgaben für Untersuchungen und Modellvorhaben im Bereich Lebens- und Arbeitsbedingungen" wurden 71 % der ursprünglichen Mittel übertragen. Während des letzten Quartals von 1993 wurden Mittel in Höhe von rund 400 000 ECU in die Haushaltslinie "Veröffentlichung der Untersuchungsergebnisse" transferiert und gebunden. Die Gesamtübertragungen aus dieser Haushaltslinie beliefen sich auf 460 908 ECU.

3.3. Obwohl lediglich 2,6 % (299 056 ECU) der Mittel von 1993 verfielen, kommen angesichts des sehr hohen Volumens der Übertragungen auf das nächste Haushaltsjahr (Erhöhung von 1,9 Mio ECU (17,6 %) im Jahre 1992 auf 2,8 Mio ECU (25 %) im Jahre 1993) und der umfangreichen Mittelübertragungen zwischen verschiedenen Haushaltslinien (siehe Ziffer 3.1) Zweifel an der Einhaltung des Jährlichkeitsprinzips auf.

Einnahmen

3.4. Der EU-Zuschuß für die Stiftung betrug für 1993 11 240 000 ECU. Die tatsächlich beantragten und eingegangenen Beträge beliefen sich auf 2 Mio ECU zum 19. März 1993, 2 Mio ECU zum 5. Juli 1993 und 6 563 971 ECU zum 24. September 1993. Insgesamt sind dies 10 563 971 ECU. Die Differenz in Höhe von 676 029 ECU entspricht dem Überschuß am Jahresende 1992. Wie in den vorangegangenen Jahren ist dieses Finanzierungsmuster nicht mit Artikel 26 der Finanzvorschriften für die Stiftung vereinbar. Darin heisst es, daß die Zahlungen "in der ersten Hälfte eines jeden Quartals nach dem (. . .) tatsächlichen Bedarf" erfolgen. Nach Ansicht der Stiftung spiegelt dieses Muster ihren tatsächlichen Kassenbedarf wider. In diesem Fall sollten die Finanzvorschriften entsprechend geändert werden.

4. VERMÖGENSÜBERSICHT Anlagewerte

4.1. Der in der Vermögensübersicht ausgewiesene Betrag für Mobiliar (1 140 884,14 ECU) ist der vom EDV-Inventarsystem erstellten Liste entnommen. Dieses System wird unabhängig vom Rechnungsführungssystem geführt und sollte theoretisch alle überalterten (und daher abgeschriebenen) und alle abgetretenen Gegenstände berücksichtigen. Eine Prüfung von Artikel 500, Erlös aus der Veräusserung von beweglichen und unbeweglichen Sachen, ergab, daß dies nicht der Fall war. Zwischen der Erfassung der Veräusserungen in den Konten und der Aktualisierung des Bestandsverzeichnisses liegt eine zu lange Zeitspanne. Besondere Aufmerksamkeit verlangt die Abstimmung der beiden Systeme am Jahresende. Die Stiftung sollte sicherstellen, daß alle Veräusserungen und veralteten Posten für 1993 in Abzug gebracht wurden und den in der Vermögensübersicht ausgewiesenen Betrag entsprechend berichtigen.

5. HAUSHALTSFÜHRUNG Umfang der Prüfung

5.1. Die Prüfung konzentrierte sich auf die Weiterverfolgung des vorangehenden Berichts des Hofes über die Haushaltsführung (Bericht des Hofes über den Jahresabschluß 1986) und auf eine Überprüfung des Vorhabens der Stiftung zur städtischen Umwelt. Eines der Elemente dieses Vorhabens war die Ausrichtung einer Konferenz über städtische Innovationen in Sevilla (6.-8. Oktober 1993). Die Prüfung erfolgte vor dem Hintergrund der Beschlüsse des Europäischen Rates vom Oktober 1993 über die Schaffung einer Reihe neuer Einrichtungen in verschiedenen Staaten der EU, deren Tätigkeit in einigen Bereichen - insbesondere Umweltschutz sowie Gesundheitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz - Auswirkungen auf die bislang von der Stiftung in diesen Bereichen wahrgenommenen Aufgaben haben wird.

5.2. Im Bericht über den Jahresabschluß 1986 wurden folgende Bemerkungen vorgebracht:

a) 1984 teilte das Europäische Parlament die operationellen Mittel der Stiftung im Verhältnis 40:60 auf die Lebens- und Arbeitsbedingungen auf. (Erst 1993 wurde diese recht künstliche Mittelzuweisung vom Europäischen Parlament abgeschafft.)

b) Es gab keine klare Verbindung zwischen dem jährlichen Haushaltsplan und dem Arbeitsprogramm. Die Kosten für letzteres wurden erst veranschlagt, nachdem der Haushaltsplan aufgestellt war.

c) Überwachung und Kontrolle der Vorhaben sollten durch Einführung eines Planungs- und Kontrollsystems, das alle miteinander verbundenen Aspekte eines Vorhabens abdeckt, verbessert werden. Die Personalkosten werden nicht den Vorhaben zugewiesen.

d) Die Stiftung sollte andere Einnahmemöglichkeiten prüfen, insbesondere die Kofinanzierung.

In den folgenden Abschnitten wird dargestellt, inwieweit in diesen einzelnen Bereichen Fortschritte erzielt wurden.

Jahresprogramm

5.3. Das jährliche Arbeitsprogramm wird vom Verwaltungsrat im November genehmigt, also vor Genehmigung des Haushaltsplans der Stiftung durch den Rat und das Parlament im Dezember. Die den Vorhaben schließlich jedes Jahr zugewiesenen Mittel werden in die dem Verwaltungsrat vorgelegten finanziellen Voranschläge einbezogen, jedoch nicht im Jahresarbeitsprogramm oder im Vierjahresprogramm veröffentlicht.

Projektverwaltung

5.4. Die Zahl der sich gleichzeitig im Durchführungsstadium befindlichen Vorhaben nimmt weiterhin zu. Von 1986 bis 1993 stieg sie von 21 auf 32, während sich die Zahl der Projektleiter im selben Zeitraum von 5 auf 9 erhöhte. Der Direktor hat ein Koordinationskonzept eingeführt; bei den Koordinatoren handelt es sich um Forschungsleiter Primi inter pares, deren genaue Rolle noch nicht festgelegt worden ist. Veränderungen der Art der Vorhaben selbst und die sich dadurch ergebende Arbeitsbelastung lassen den Projektleitern weniger Zeit, sich in dem von ihnen gewünschten Masse um die sorgfältige Spezifizierung der Vorhabensziele und die ausführliche Planung und Durchführung der Vorhaben zu kümmern. Es besteht die Gefahr, daß durch die Streuung der beschränkten Mittel auf einen sich stetig erweiternden Bereich Qualität und Nutzen der "Forschungs"arbeit der Stiftung untergraben werden.

5.5. Obwohl es ein Projektbudget als solches nicht gibt, werden die Kosten für Verträge, Sitzungen, Dolmetschleistungen und Übersetzungen veranschlagt. Jeden Monat werden alle Buchungen unter den entsprechenden Posten durchgesehen und manuell in ein Haushaltskontroll-Formular für die einzelnen Vorhaben eingetragen. Die Gesamtbeträge der einzelnen Posten eines Vorhabens werden zu den kumulierten Ausgaben hinzugerechnet und mit der Schreibmaschine in das Formular "Projektvoranschläge, Aufträge und Veränderungen" eingetragen. Dieses wird den Projektleitern übermittelt. Die Überwachungsaufgabe der Projektleiter beschränkt sich tatsächlich auf die Ausgaben in den Haushaltslinien für Verträge und Sitzungen, da die Übersetzungs- und Dolmetschkosten von ihnen weder geplant noch beeinflusst werden.

5.6. Die Projektleiter-Manntage werden zwar im Planungsstadium veranschlagt, doch wird die tatsächlich für die einzelnen Vorhaben aufgewendete Zeit nicht erfasst. Folglich gibt es kein Verfahren, nach dem die Kosten für Gehälter auf die Vorhaben bezogen werden können. Die Dienstreisekosten werden den Vorhaben nicht zugewiesen, es sei denn, es handelt sich um Bedienstete auf Zeit. Die Manntage und Dienstreisekosten können ein erhebliches Maß erreichen. So verbrachte beispielsweise ein Projektleiter im Zusammenhang mit einem Vorhaben über ältere Menschen neun Monate in den USA. Die geschätzten Dienstreisekosten allein beliefen sich auf 32 168 ECU. Die Kosten für Druck und Veröffentlichungen werden nicht bestimmten Vorhaben zugeordnet, obwohl es eine Methode gibt, die dies ermöglichen würde. Die für ein Vorhaben ausgewiesenen Kosten liegen also erheblich unter den tatsächlichen Kosten. In Ermangelung einer genaueren Darstellung der tatsächlichen Kosten ist die gegenwärtige finanzielle Überwachung der Vorhaben von geringem Nutzen.

5.7. Die Projektleiter sollten dafür verantwortlich sein, alle ermittelbaren Kosten ihrer Vorhaben zu überwachen und zu kontrollieren, einschließlich der Kosten für Personal, Dienstreisen und Veröffentlichungen. Jeder Koordinator sollte die Leistungen seiner Einheit überwachen und erforderlichenfalls Berichtigungen veranlassen. Verbesserte Finanzdaten wären auch für die Entscheidungen hinsichtlich der Mittelausstattung der Vorhaben hilfreich. Zu diesem Zweck sollte sich die Überwachung der Vorhaben auch auf die gesamte Laufzeit beziehen und nicht wie bisher jährlich stattfinden. Auch sollte die ProjektVertragsnumerierung nicht wie bisher jedes Jahr geändert werden. Die Finanzdaten sollten Teil der Arbeitsprogramme sein, d.h. die Programmblätter sollten einen Abschnitt zu finanziellen Aspekten enthalten. Ausserdem sollte der Jahresbericht Einzelheiten zu den Projektkosten des Jahres und seit Projektbeginn enthalten. Gegenwärtig wird lediglich der Wert von im Laufe des Jahres abgeschlossenen Verträgen ausgewiesen.

Projektbewertung

5.8. Das Projektbewertungsverfahren der Stiftung wurde 1986 vom Verwaltungsrat angenommen. Die Ziele des Verfahrens enthalten keinen Hinweis auf Wirtschaftlichkeitserwägungen, und finanzielle Aspekte werden völlig ausser acht gelassen.

5.9. Die Sitzungen zur Bewertung von Vorhaben oder - spezifischer - von Endprodukten finden normalerweise in Brüssel statt. Es nehmen Vertreter aller verschiedenen im Verwaltungsrat vertretenen Gruppen (Direktionspersonal, Kommission, Regierungen der Mitgliedstaaten, Arbeitgeber und Arbeitnehmer) und gegebenenfalls andere Sachverständige teil. Der Forschungsleiter erstellt eine Zusammenfassung dieser Erörterungen, die in das Vorwort zu dem Bericht aufgenommen wird. Die Bewertungsberichte werden dem vierteljährlichen Fortschrittsbericht, den der Direktor dem Verwaltungsrat vorlegt, als Anhang beigefügt.

5.10. Der jüngste vierteljährliche Fortschrittsbericht zum Zeitpunkt der Prüfung bezog sich auf das erste Quartal 1993, enthielt jedoch keine Bewertungsberichte. Die Untersuchung eines früheren Bewertungsberichts (September 1992) ergab, daß an der Sitzung in Brüssel 11 Personen (acht von ausserhalb Belgiens) teilgenommen hatten. Das einzige dokumentierte Ergebnis dieser Sitzung besteht aus zwei Abschnitten, die keinen Hinweis auf die Kosten des Vorhabens enthalten. Nach Ansicht des Hofes sollte jedes Vorhaben anhand der ursprünglichen Vorhabensziele getrennt bewertet werden, und die Ergebnisse dieser Bewertungen sollten bei der Auswahl der Forscher, die vertraglich mit der Durchführung von Folgeprojekten beauftragt werden, berücksichtigt werden.

Andere Einnahmequellen

5.11. Seit 1986 hat sich der Verkauf von Veröffentlichungen von 3 193 ECU auf 31 886 ECU für das Jahr 1992/93 verzehnfacht. Alle Verkäufe werden über das Amt für Veröffentlichungen abgewickelt. Bei einigen Veröffentlichungen arbeitet die Stiftung mit kommerziellen Verlagen zusammen, die die Kosten für den Druck tragen, oder erteilt Organisationen die Genehmigung zur Veröffentlichung, ohne daß der Stiftung Kosten entstehen. Die Stiftung schätzt die "Einsparungen" durch Ko-Veröffentlichung auf 60 000 bis 80 000 ECU pro Jahr. Wenn das Konferenzzentrum nicht für die Zwecke der Stiftung genutzt wird, kann es angemietet werden. Die Einnahmen des Jahres beliefen sich auf rund 7 500 ECU.

Konferenz von Sevilla

Hintergrund

5.12. Die Stiftung organisierte diese Konferenz im Zusammenhang mit ihrem Vorhaben betreffend "Innovationen zur Verbesserung der städtischen Umwelt", das 1993 eingeleitet wurde. Ziel des Vorhabens ist es, innovative Vorstellungen, Praktiken und Maßnahmen für lebensfähige Städte hervorzuheben und die Sozialpartner für die Schaffung der lebensfähigen Stadt des 21. Jahrhunderts zu mobilisieren. Die erste Phase umfasst einen Überblick über innovative Vorhaben in der gesamten EU. Die Ergebnisse dieses Überblicks wurden auf der Konferenz vorgetragen, an der ein Bediensteter des Hofes als Beobachter teilnahm. Der Hof räumt ein, daß dies nur eine von vielen Konferenzen war, die die Stiftung ausserhalb Irlands organisiert hat, und sie daher möglicherweise nicht in jeder Hinsicht typisch war.

Haushaltsmässige Erfassung und Kostenkontrolle

5.13. Da die Stiftung die Mittel ihres Haushaltsplans "Vorhaben" zuordnet, gab es für die Konferenz kein spezifisches Budget. Das Vorhaben zur städtischen Innovation, in dessen Rahmen die Konferenz stattfand, verfügte für 1993 ursprünglich über eine Mittelausstattung von 150 000 ECU. Im Laufe des Jahres wurde diese auf 179 219 ECU aufgestockt. Die Stiftung schätzt die Kosten der Konferenz auf 91 000 ECU, wobei die Arbeitszeit der Stiftungsbediensteten, die Fahrkosten und Tagegelder für die an der Konferenz teilnehmenden Stiftungsbediensteten (7 000 ECU) und die Kosten für die Veröffentlichung des Hauptberichts (20 000 ECU) nicht einbezogen sind. Die Kosten für Sitzungen und Dolmetschleistungen werden zusammen veranschlagt, obwohl die Ausgaben für letztere erheblich sein können; bei dieser Konferenz betrugen sie 9 789 ECU. Hohe Kosten entstanden ebenfalls durch die Bereitstellung von Mahlzeiten für die Teilnehmer. Der Pro-Kopf-Zuschuß belief sich auf mehr als 100 IRL (125 ECU). Hätte die Konferenz in der Stiftung stattgefunden, wären die Bewirtungskosten etwa halb so hoch gewesen wie die tatsächlich angefallenen Kosten. Die Stiftung nahm einen internen Kostenvergleich zwischen Sevilla und zwei anderen Konferenzen vor. Dabei ergab sich, daß die von der Stiftung je Teilnehmer gezahlten Fahr- und Unterbringungskosten (einschließlich der Mahlzeiten) in Sevilla um 15 % bzw. 37 % höher lagen. Entgegen der normalen Praxis wurde das Standardformular für die Beantragung der Organisation von Sitzungen, auf dem Einzelheiten der geschätzten Kosten anzugeben sind, nicht ausgefuellt.

Inhalt und Darstellung

5.14. Der Forschungsleiter hatte aus jedem Mitgliedstaat junge Projektplaner ausgewählt, die nationale Berichte über städtische Innovationsmaßnahmen ausarbeiten sollten. In jedem Fall wurde die Zustimmung der Regierungsvertreter im Verwaltungsrat eingeholt.

5.15. Die Stiftung forderte die jungen Projektplaner auf, ihre Berichte vorzustellen. Diese Vorträge waren von unterschiedlicher Qualität und wurden - was wenig wünschenswert war - in manchen Fällen abgekürzt, um Zeit für andere Punkte zu gewinnen, die im Zusammenhang mit dem Thema der Konferenz von zweifelhafter Bedeutung waren, so z. B. eine der EXPO 92 (Cartuja-Vorhaben) gewidmete Sitzung. Dieses Vorhaben war bereits ausreichend genau in der Eröffnungsansprache behandelt worden und auch Gegenstand eines Besuchs.

5.16. Obwohl ein Gesamtberichterstatter damit beauftragt war, sich aus der Konferenz ergebende Schlußfolgerungen und Empfehlungen vorzulegen, wurde im Programm keine Zeit dafür vorgesehen, die aus dem vorgestellten Material erwachsenden Lehren zu ziehen, und der Gesamtberichterstatter unternahm in seiner Zusammenfassung nicht den Versuch, diesen Bereich abzudecken. Am Ende der Konferenz fand keine Bewertung des vorgestellten Materials und der Ergebnisse statt. Angesichts der Tatsache, daß auf die Konferenz mehr als die Hälfte der 1993 für das Vorhaben zur städtischen Innovation bereitgestellten Mittel entfiel, ist es bedauerlich, daß kein wirksameres Ergebnis erzielt wurde.

6. SCHLUSSFOLGERUNGEN 6.1. Die bevorstehende Errichtung einer Reihe neuer Einrichtungen in verschiedenen Teilen der EU, deren Tätigkeitsbereiche mit denen der Stiftung eng zusammenhängen, stellt für alle, die mit der Verwaltung der Stiftung befasst sind, eine grosse Herausforderung dar. Rolle und Verantwortungsbereiche der Stiftung müssen überdacht und neu definiert werden, so daß es zu einer klaren Abgrenzung gegenüber der Rolle der Kommission und der neuen Einrichtungen kommt. Nur dann kann die Stiftung einen eigenständigen Beitrag zur Arbeit der EU leisten und kann vermieden werden, daß sich ihre Tätigkeit mit der anderer EU-Einrichtungen in den Mitgliedstaaten überschneidet.

6.2. Bei der Diversifizierung der Einnahmequellen wurden einige Fortschritte erzielt, doch bleiben die 1986 vom Hof vorgebrachten Beanstandungen in bezug auf das Projektüberwachungssystem der Stiftung nach wie vor gültig. Der Hof erwartet von der Stiftung eine Programmverwaltung, die kontinuierlich gewährleistet, daß die beschränkten Mittel der Stiftung optimal genutzt werden. Zur Unterstützung des Personals bei dieser Aufgabe sollte das Projekt-Kostenrechnungs- und Kontrollsystem verbessert werden, worunter auch die Zuweisung der Kosten für Personal und Veröffentlichungen fällt. Das Bewertungsverfahren sollte überprüft werden. Wenn Vorhaben sich über mehr als ein Jahr erstrecken, sollten die Gesamtkosten für den gesamten Zeitraum von Anfang an berücksichtigt werden, damit gewährleistet ist, daß die gewählten Vorhaben bestmöglich zur Erreichung der Ziele der Stiftung beitragen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 24. November 1994 in Luxemburg angenommen.

Für den Europäischen Rechnungshof

André J. MIDDELHÖK

Präsident

(1) Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates über die Gründung der Stiftung, ABl. L 139 vom 30. 5. 1975, geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 des Rates, ABl. L 181 vom 23. 7. 1993. Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates vom 1. Juni 1976 betreffend Finanzvorschriften für die Stiftung, ABl. L 164 vom 24. 6. 1976, geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates vom 30. Juni 1993, ABl. L 181 vom 23. 7. 1993.(2) Bericht über den Jahresabschluß und die Haushaltsführung 1992 der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Stiftung Dublin), ABl. C 28 vom 31. 1. 1994.

ANHANG

Stiftung Dublin - Haushaltsjahr 1993 - Verwendung der verfügbaren Mittel "(1 000 ECU) "" ID="1">1. Personalausgaben > ID="2">4 600 > ID="3">4 318 (93,9) > ID="4">140 (3) > ID="5">141 (3) > ID="6">68 > ID="7">53 (77,9) > ID="8">15 (22) "> ID="1">2. Laufende Sachausgaben für den Dienstbetrieb > ID="2">1 400 > ID="3">1 038 (74,1) > ID="4">341 (24) > ID="5">21 (0,7) > ID="6">331 > ID="7">293 (88,5) > ID="8">37 (11,2) "> ID="1">3. Operationelle (1) Ausgaben > ID="2">5 500 > ID="3">2 989 (54,3) > ID="4">2 374 (43,2) > ID="5">136 (2,5) > ID="6">1 502 > ID="7">1 351 (89,9) > ID="8">151 (10,1) "> ID="1">Insgesamt > ID="2">11 500 > ID="3">8 345 (72,6) > ID="4">2 855 (24,8) > ID="5">299 (2,6) > ID="6">1 901 > ID="7">1 697 (89,3) > ID="8">203 (10,7) "">

(1) Es wird nicht mehr zwischen Lebens- und Arbeitsbedingungen unterschieden. Aus den früheren zwei Kapiteln wurde in einziges Kapitel.

ANMERKUNGEN DER STIFTUNG ZUM BERICHT DES RECHNUNGSHOFS ÜBER DEN JAHRESABSCHLUSS 1993

Trennung der Tätigkeiten (Punkt 2.1) Die Stiftung nimmt zur Kenntnis, daß laut Rechnungshof die vollständige Trennung der Tätigkeiten von der Installation eines neuen EDV-Rechnungsführungssystems abhängt, dessen Design von der Kommission noch untersucht wird.

Zahlstelle (Punkt 2.2) Bezueglich der Hoechstgrenze pro Transaktion von 10 000 ECU ist darauf hinzuweisen, daß die Zahlstelle der Stiftung einem Gesamtlimit von 900 000 IRL unterliegt.

Zuschuß der irischen Regierung (Punkt 2.3) Die Stiftung hat dem Hof bereits in früheren Antworten zur Finanzierung des neuen Gebäudes dargelegt, daß das dabei eingesetzte Verfahren von der Kommission mündlich empfohlen wurde und jenem gleicht, das CEDEFOP in zwei separaten Fällen in Berlin wählte, als der Berliner Senat einen Beitrag zu den CEDEFOP-Bauten leistete.

Übertragungen und Annullierung von Mitteln (Punkt 3.2 und 3.3) a) Die Haushaltslinie "Ausgaben für Untersuchungen und Modellvorhaben im Bereich Lebens- und Arbeitsbedingungen" bezieht sich überwiegend auf Studienverträge, die im Rahmen des Arbeitsprogramms des betreffenden Jahres initiiert wurden und ungefähr im Zeitraum der folgenden zwölf Monate erfuellt werden sollen. Bei diesen Verträgen wird eine erste Zahlung von 30 % bei Unterzeichnung geleistet; die Stiftung ist jedoch für den Gesamtbetrag gebunden. Die automatische Übertragung auf das nächste Haushaltsjahr geschieht in voller Übereinstimmung mit Artikel 6, 1(d) der Finanzvorschriften.

b) Der Transfer und die Bindung von Mitteln in bezug auf die Haushaltslinie "Veröffentlichung der Untersuchungsergebnisse" erfolgte, um den effizienten Einsatz der verfügbaren Mittel gemäß den Finanzvorschriften zu optimieren. Die Mittel wurden grösstenteils für Aufgaben verwendet, die das Amt für amtliche Veröffentlichungen im Auftrag der Stiftung durchführte, um die Ergebnisse des aktuellen Arbeitsprogramms bei planmässigem Verfügbarwerden zu publizieren.

c) Die Stiftung hält das Jährlichkeitsprinzip laut Verordnung des Rates über die Gründung der Stiftung ein, die verlangt, daß Voranschläge für ein Haushaltsjahr bis 31. März und der erste Entwurf des Arbeitsprogramms bis 1. Juli des jeweils vorhergehenden Jahres zu verabschieden sind bzw. zu erstellen ist. Der Verwaltungsrat nimmt das Arbeitsprogramm Ende November an, also zwei bis drei Wochen bevor der Zuschuß der Haushaltsbehörde feststeht. Seit über zehn Jahren bewegt sich der Prozentsatz der verwendeten Übertragungen in der Region von 90 %.

Einnahmen (Punkt 3.4) Die Stiftung hat die Kommission abermals darauf hingewiesen, daß die Zuschußzahlungen nicht dem vorgeschriebenen Zahlungsmuster entsprechen. Maßnahmen zur Behebung dieses Problems sind geplant.

Anlagewerte (Punkt 4.1) Die vollständige Abstimmung der beiden Systeme erfolgte am Jahresende. Man hat Schritte unternommen, um die Zeit zwischen der Erfassung der Veräusserungen in den Konten und der Aktualisierung des Bestandsverzeichnisses zu verkürzen. Die Inventarposten in der jährlichen Vermögensübersicht werden daher Veräusserungen ausweisen, die im Laufe des Haushaltsjahres erfolgten.

Umfang der Prüfung (Punkt 5.1) a) Abgesehen von der Weiterverfolgung des Berichts des Hofes über den Jahresabschluß 1986 konzentrierte sich die Prüfung des Hofes auf eine Veranstaltung der Stiftung (die Konferenz in Sevilla), die aus mehreren Gründen für die Stiftungstätigkeit besonders atypisch war, wie dem Hof gegenüber erklärt worden war. Die Konferenz war auf Innovationen und Sondierung ausgerichtet und brachte junge Städteplaner, erfahrene Experten und Entscheidungsträger zusammen. Das Vorhaben war Teil eines laufenden Programms, das 1994 fortgeführt wurde, wobei man sich auf die aus Sevilla und früheren Konferenzen abgeleiteten Lehren stützte. Das Programm gehört zu einer Projektreihe über städtische Fragen.

b) Der Hof weist auf die Beschlüsse des Europäischen Rates vom 29. Oktober 1993 über die Schaffung einer Reihe neuer Einrichtungen hin. Das Stiftungsprogramm wurde im Wissen um diese Entwicklungen und in Absprache mit den zuständigen Vertretern der Kommission und anderen ausgearbeitet, um sicherzustellen, daß die Stiftungsarbeit die Aktivitäten der Agenturen ergänzt, sobald diese klarer definiert sind.

Das Jahresprogramm (Punkt 5.3) Die finanziellen Voranschläge, die vom Verwaltungsrat genehmigt und der Haushaltsbehörde vorgelegt werden, stützen sich auf Details der jährlichen Finanzierung, welche die Stiftung zur Durchführung der Aktivitäten gemäß dem Vierjahresprogramm benötigt. Diese Voranschläge werden nach Bekanntwerden der endgültigen Beschlüsse der Haushaltsbehörde berichtigt. Der Haushaltsplan der Stiftung wird im Amtsblatt veröffentlicht.

Projektverwaltung (Punkt 5.4) Die Einführung von Gruppenkoordinatoren wurde als notwendige und natürliche Entwicklung aufgrund einer wachsenden Forschungsabteilung gesehen, die mit steigenden Anforderungen an ihre Beratungs- und Informationsdienstleistungen konfrontiert ist. Ferner besteht die Notwendigkeit, abgeordnete nationale Sachverständige, Praktikanten und andere Bedienstete auf Zeit in die Organisation zu integrieren.

Die vereinbarten Zielsetzungen der neuen Gruppen sollten eine Struktur bereitstellen, mit der sich gemeinsame Interessen bei der Entwicklung des Arbeitsprogramms der Stiftung identifizieren, die Anforderungen an Mitarbeiter in der Verwaltung feststellen und die Vertretung sämtlicher Gruppen und ihrer jeweiligen Interessen bei Treffen wirksam realisieren lassen. Ferner sollen andere Funktionsbereiche in der Stiftung in der Lage sein, effiziente Verbindungen zur Forschungsgruppe festzustellen und zu entwickeln.

Die Rolle des Koordinators war von Anfang an klar definiert:

- das Arbeiten der Gruppe im Team zu verbessern;

- die Gruppe auf Management-Sitzungen zu vertreten;

- die Sekretariatsressourcen der Gruppe zu verwalten.

Die Stiftung ist der Meinung, daß die neue Struktur Qualität und Nutzen der Stiftungsarbeit erhöht und damit auf den Wandel in den Anforderungen an die Stiftung seit 1986 reagiert.

Punkt 5.5, 5.6 und 5.7 i) 1993 führte die Stiftung ein neues Prognose- und Projektüberwachungssystem ein und ernannte einen Mitarbeiter mit dessen Ausarbeitung und praktischen Umsetzung. Er/sie berichtet dem stellvertretenden Direktor, der für die budgetgerechte Überwachung und Kontrolle der Kosten des Arbeitsprogramms verantwortlich zeichnet, was auch den Aufwand für Übersetzungen und anderes miteinschließt. Die einzelnen Projekte werden von den Projektleitern überwacht, die monatlich Bericht erstatten. Diese Kompetenzverteilung reflektiert die Zusammensetzung der Stiftungstätigkeit. Die Stiftungsleitung ist überzeugt, daß dieses Verfahren einen guten Überblick über die finanziellen Aspekte der Durchführung des Arbeitsprogramms gibt und ausreichende Informationen für eine regelmässige und eingehende Kostenkontrolle bereitstellt. Die unterstützenden Systeme werden ständig verfeinert.

ii) Manntage werden in den Programmblättern anteilsmässig veranschlagt und dienen den Projektleitern als Kontrollmechanismus beim Planen der Aufteilung ihrer jährlichen Arbeitsbelastung. Das System eignet sich gut für diesen Zweck. Die Tätigkeit der Forschungsleiter beschränkt sich jedoch nicht auf Projektleitung. Die Hauptaufgaben der Stiftung bestehen darin, die Gemeinschaftsorgane über vorhersehbare Zielsetzungen und Leitlinien zu beraten und zu informieren, indem sie insbesondere wissenschaftliche und fachspezifische Daten bereitstellt. Um Auskunftsansuchen nachzukommen, kann es vorkommen, daß Projektleiter die Informationen aus mehreren Projekten, früheren Arbeiten oder aus externen Quellen zusammenstellen. Daher wäre es unangemessen, nur die Zeit für laufende Projekte zu erfassen. Die Stiftung wird untersuchen, ob eine andere Methode der Zeitberechnung die Verwaltung der Stiftungsarbeit erleichtern würde.

iii) Eine Dienstreise eines Projektleiters kann mehrere Aktivitäten umfassen: Konferenzen, Verbreitung, Verwaltungs- und Vertragsarbeit, und es wäre daher unangebracht, Dienstreisekosten bestimmten Projekten zuzuweisen. Die verschiedenen Dienstreisen in die Vereinigten Staaten, auf die sich der Hof bezieht, enthielten ein bedeutendes Element von Mitarbeiterschulung, bezogen sich auf vier zu jenem Zeitpunkt laufende Projekte im Stiftungsprogramm, spielten eine wichtige Rolle bei der Bestimmung des zukünftigen Programms und führten zur Schaffung von Kontakten mit einer Reihe von Experten, die später zur Stiftungsarbeit beigetragen haben, ohne daß zusätzliche Kosten angefallen wären.

iv) Die Veröffentlichungskosten wird man in Zukunft bei den Projektkosten berücksichtigen. Da die Stiftung ein fixes Projektnumerierungssystem eingeführt hat, wird es möglich, Projekte während ihrer gesamten Laufzeit zu überwachen. Allerdings kann es vorkommen, daß Projekte mit langer Laufzeit je nach Komplexität der Fragen nicht eigenständige Einheiten sind, sondern mit anderen zusammengelegt oder geteilt werden. Aus diesem Grund scheint der Vorschlag des Rechnungshofes in bezug auf den Jahresbericht nicht angemessen.

Projektbewertung (Punkt 5.8, 5.9 und 5.10) i) Im Licht der Bemerkungen des Hofes wird der Direktor den Verwaltungsrat ersuchen anzugeben, welche finanziellen Informationen bei den verschiedenen Bewertungsverfahren nützlich sein könnten. Das vom Hof beschriebene Bewertungsverfahren bezieht sich auf die Evaluierung zusammenfassender Berichte; es handelt sich dabei nicht um eine "Projektbewertung".

ii) Das Berichtsformat für Sitzungen zur Evaluierung von zusammenfassenden Berichten wurde Ende 1992 neu festgelegt (der Bericht vom September 1992 nahm diese Entwicklung vorweg). Das Hauptergebnis der Sitzungen ist offensichtlich der Beschluß, den zur Bewertung anstehenden Bericht nach erfolgter Annahme bzw. Ergänzung zu veröffentlichen. Der Hof sei darauf hingewiesen, daß alle Berichte mit Bezug auf Studienverträge vor Bewertung des zusammenfassenden Berichts durch den Verwaltungsrat von den Forschungsleitern begutachtet, schriftlich beurteilt (einschließlich eventueller Hinweise auf finanzielle Überlegungen) und von der Direktion vor der endgültigen Zahlung angenommen werden. Die Ergebnisse dieser Evaluierungsverfahren stellen eine grundlegende Informationsquelle für die Auswahl von Forschern für Folgeprojekte dar.

Andere Einnahmequellen (Punkt 5.11) 1993 initiierte die Stiftung ein Programm, in dessen Rahmen abgeordnete nationale Sachverständige bei der Stiftung arbeiten. Der erste Sachverständige nahm seine Arbeit im September 1993 auf, drei weitere begannen 1994. Die Gehälter wurden von den ursprünglichen Arbeitgebern bezahlt, so daß eventuell durch Aussenvergabe anfallende Kosten eingespart werden.

Konferenz von Sevilla Haushaltsmässige Erfassung und Kostenkontrolle (Punkt 5.13) i) Das allgemeine Verfahren zur Kostenkontrolle und Revidierung von Voranschlägen im Rahmen der Budgetgesamtbeträge wird unter dem Punkt Projektverwaltung (5.5 bis 5.7) beschrieben.

ii) Bei der Auswahl der Veranstaltungsorte bemüht sich die Stiftung um eine möglichst wirtschaftliche Lösung und berücksichtigt dabei gleichzeitig andere Faktoren und Vorteile, beispielsweise die Möglichkeit einer grösseren Verbreitung der Stiftungsarbeit in den Mitgliedstaaten. Letztere Überlegung kann ein Abwägen der Kosten bewirken.

iii) Die Stiftung räumt ein, daß die Kosten für Mahlzeiten in Sevilla über dem Durchschnitt lagen. Dies war auf organisatorische Schwierigkeiten mit den örtlichen Behörden zurückzuführen, die rasche Entscheidungen notwendig machten. Die Genehmigung erfolgte nur aufgrund dieser Ausnahmezustände. Andererseits ist darauf zu verweisen, daß die Stadt die ersten zwei Veranstaltungsorte für die Konferenz und die Arbeitgebervereinigung den dritten Ort sowie andere Einrichtungen der Stiftung kostenlos zur Verfügung stellten.

iv) Die Stiftung ist sich bewusst, daß die Kosten je nach Veranstaltungsort variieren. Eine Analyse von mehr als 600 Teilnehmern hat ergeben, daß sich die durchschnittlichen Ausgaben pro Sitzungsteilnehmer (eine Sitzung dauert in der Regel zwei Tage und umfasst Reise, Tagegeld, Mahlzeiten, Dolmetschleistungen und sonstige Spesen) in Brüssel (und anderen zentralen Standorten) auf 650 ECU, in Dublin auf 850 ECU und in anderen peripheren Standorten auf 1 000 ECU belaufen. Die tatsächlichen Kosten für die dreitägige Konferenz mit 80 Teilnehmern in Sevilla betrugen: 76 215 ECU im Vergleich zu 66 965 ECU für eine zweitägige Konferenz - ebenfalls für 80 Teilnehmer - in Dublin. Die Sevilla-Konferenz entspricht daher dem oben erwähnten Durchschnitt.

Inhalt und Darstellung (Punkt 5.15) Die Konferenz war vor allem darauf ausgerichtet, einen Wissensaustausch unter den jungen Planern, anderen einschlägigen Experten und öffentlichen Entscheidungsträgern zu bewirken; die jungen Planer dabei zu unterstützen, aus der Erfahrung zu lernen und ihren Beitrag in Kontext zu setzen und der Stiftung bei der Entwicklung ihres Programms zu helfen.

(Punkt 5.16) Der Gesamtberichterstatter versuchte am Ende der Konferenz, die unmittelbar relevantesten Ergebnisse aus den konzentrierten Konferenzsitzungen zusammenzufassen. Wie geplant, diskutierte der Forschungsleiter anschließend eingehend mit den wichtigsten Teilnehmern, um sicherzustellen, daß die Lehren richtig verarbeitet und in dem abschließenden Konferenzbericht, der inzwischen veröffentlicht worden ist, reflektiert sind.

Das Vorhaben über "Innovationen zur Verbesserung der städtischen Umwelt" war mit der Sevilla-Konferenz nicht abgeschlossen. Im Gegenteil, das wichtigste und wirksamste Ergebnis der Konferenz ist die Weiterentwicklung des Projekts im Arbeitsprogramm 1994 der Stiftung.

Schlußfolgerungen (Punkt 6.1) i) Die Ziele und Aufgaben der Stiftung sind in der Verordnung 1365/75 des Rates vom Mai 1975 dargelegt. Diese sind trotz der Schaffung neuer Einrichtungen und anderen Organisationen der Europäischen Union nicht geändert worden, da die Ziele und Verantwortungsbereiche der letzteren sich von jenen der Stiftung unterscheiden.

ii) Durch Vertretung der Kommission durch Beamte aus GD V, XI und XII im Verwaltungsrat der Stiftung, durch eingehende alljährliche Erörterung des Programms zwischen Führungskräften der Stiftung und den zuständigen Direktoren in der Kommission und durch wechselseitige Beteiligung an den Projektlenkungs- und Beratungsausschüssen ist gewährleistet, daß die Stiftungsarbeit jene der Kommission ergänzt. (Alle Beratungsausschüsse für Stiftungsvorhaben sehen die Vertretung der Kommission vor. Umgekehrt sind Bedienstete der Stiftung in etwa zwölf oder mehr Arbeitsgruppen der Kommission vertreten.)

iii) Die Stiftung ist überzeugt, daß ihre Arbeit jene der neuen Agenturen ergänzen wird, wie dies im Hinblick auf CEDEFOP seit Beginn der Fall ist. Im besonderen sind in der Verordnung für die neue Europäische Agentur für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz enge Beziehungen zur Stiftung vorgesehen. Bevor die Agentur ihre Tätigkeit aufnahm, unterhielt die Stiftung regelmässig Kontakt mit den relevanten Einheiten in GD V. Die Stiftung wurde 1993 (und 1994) vom Europäischen Parlament ersucht, Sondierungsstudien vor der Errichtung dieser Agentur durchzuführen. Die zuständige Direktion von GD V und die Stiftung stimmen bezueglich der Vorschläge, die den beiden Verwaltungsräten hinsichtlich der Übertragung von Aktivitäten vorzulegen sind, überein.

iv) Die Stiftung führt mit der Arbeitsgruppe, die sich mit der neuen Umweltagentur befasst, laufend Diskussionen über das voraussichtliche Verhältnis zwischen dem Stiftungs- und dem Agenturprogramm. Da die Stiftungsarbeit eine sozioökonomische Orientierung hat, unterscheidet sie sich eindeutig von der Ausrichtung der Agenturarbeit.

v) Auf mehr allgemeiner Ebene erklärte sich der Verwaltungsrat der Stiftung im November 1993 dazu bereit, die Aufgaben der Stiftung näher zu untersuchen, und zwar im Lichte der Schlußfolgerungen der Sitzung des Ministerrates im Oktober 1993, des Grünbuchs über die Zukunft der europäischen Sozialpolitik und der Antworten auf die darin aufgeworfenen Fragen sowie im Lichte der Schlußfolgerungen des daraus resultierenden Weißbuchs "Europäische Sozialpolitik: ein zukunftsweisender Weg für die Union". Ferner soll diese Betrachtung die Schaffung der neuen Einrichtungen, die Erweiterung der Europäischen Union und andere neue Herausforderungen an die Stiftung berücksichtigen. Die Überlegungen werden sich im Arbeitsprogramm 1995 niederschlagen.

(Punkt 6.2) Die Stiftung hat in den letzten Jahren angesichts des rasch anwachsenden Aufgabenbereichs und im Lichte der früheren Vorschläge des Rechnungshofes aktiv die Verfahren in der Finanzplanung, Budgetierung, Überwachung und Kontrolle entwickelt. In diesem Zeitraum hat der Zuwachs des Output den Zuwachs der Mittel bei weitem übertroffen. Die Stiftung wird weiter an den Verfahren arbeiten. Der Hof weist in seinem Bericht auf das Bewertungsverfahren für zusammenfassende Berichte hin. Dabei ist hervorzuheben, daß die Stiftung eine Reihe verschiedener Bewertungsverfahren hat, die ständig überprüft und verbessert werden. Bei der Ausarbeitung ihres Jahresprogramms veranschlagt die Stiftung bereits die zukünftigen Projektkosten im Rahmen des Vierjahresprogramms. Die Stiftung würde es begrüssen, mit dem Hof eventuelle weitere praktische Maßnahmen zu erörtern, die zur optimalen Nutzung der verfügbaren Mittel beitragen könnten.