BESCHLUSS DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN vom 17. September 1997 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Ausschusses der Regionen

DAS PRÄSIDIUM DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN -

gestützt auf den Vertrag über die Europäische Union und insbesondere auf die im Anhang zu dessen Schlußakte enthaltene Erklärung Nr. 17,

in der Erwägung, daß Bestimmungen über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Ausschusses der Regionen (im folgenden "der Ausschuß" genannt) verabschiedet werden sollten,

in der Erwägung, daß sich diese Maßnahmen im Einklang mit dem einschlägigen Verhaltenskodex befinden sollten, den Kommission und Rat am 6. Dezember 1993 vereinbart und verabschiedet haben, um die Kohärenz und Kontinuität der Aktivitäten der Organe gemäß Artikel C des Vertrags über die Europäische Union zu gewährleisten,

in der Erwägung, daß diese Vorschriften unabhängig vom Datenträger für jedes Dokument gelten, das sich im Besitz des Ausschusses befindet, mit Ausnahme der Dokumente, die eine nicht zum Ausschuß gehörende Person, Organisation oder Institution als Urheber haben,

in der Erwägung, daß der Grundsatz eines umfassenden Zugangs der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Ausschusses, der sich in den Rahmen einer größeren Transparenz der Arbeit des Ausschusses einfügt, gleichwohl mit Ausnahmen zu verbinden ist, die insbesondere den Schutz des öffentlichen Interesses, des Einzelnen und der Privatsphäre zum Ziel haben,

in der Erwägung, daß bei der Durchführung dieses Beschlusses die Bestimmungen für den Schutz von Verschlußsachen zu beachten sind -

BESCHLIESST:

Artikel 1

(1) Die Öffentlichkeit erhält Zugang zu den Dokumenten des Ausschusses gemäß den Bedingungen dieses Beschlusses.

(2) Als "Dokument des Ausschusses" gilt vorbehaltlich von Artikel 2 Absatz 2 unabhängig vom Datenträger jedes im Besitz des Ausschusses befindliche Schriftstück mit bereits vorhandenen Informationen.

Artikel 2

(1) Der Antrag auf Zugang zu einem Dokument des Ausschusses ist schriftlich beim Generalsekretär des Ausschusses (1) einzureichen. Der Antrag muß hinreichend präzise formuliert sein und Angaben enthalten, aufgrund deren das bzw. die betreffenden Dokumente ermittelt werden können. Gegebenenfalls wird der Antragsteller um Präzisierung seines Antrags ersucht.

(2) Ist der Urheber des betreffenden Dokuments eine natürliche oder juristische Person, ein Mitgliedstaat, ein anderes Gemeinschaftsorgan oder eine andere Gemeinschaftsinstitution oder eine sonstige einzelstaatliche oder internationale Organisation, so ist der Antrag nicht an den Ausschuß, sondern direkt an den Urheber des Dokuments zu richten.

Artikel 3

(1) Der Zugang zu einem Dokument des Ausschusses wird gewährt durch Genehmigung der persönlichen Einsichtnahme in das betreffende Dokument oder durch Bereitstellung einer Kopie auf Kosten des Antragstellers. Bei gedruckten Dokumenten, die mehr als 30 Seiten umfassen, ist das Generalsekretariat des Ausschusses berechtigt, eine Grundgebühr von 10 ECU zuzüglich 0,036 ECU pro Blatt zu erheben. Die Gebühren für Informationen in anderen Aufmachungen werden von Fall zu Fall festgelegt, müssen sich jedoch innerhalb eines vertretbaren Rahmens bewegen.

(2) Die zuständigen Abteilungen des Generalsekretariats bemühen sich um eine angemessene Lösung bei Mehrfachanträgen und/oder Anträgen, die umfangreiche Dokumente betreffen.

(3) Die Person, die Zugang zu einem Dokument des Ausschusses erhält, darf dieses nicht ohne vorherige Genehmigung des Generalsekretärs vervielfältigen oder zu gewerblichen Zwecken durch Direktverkauf in Umlauf bringen.

Artikel 4

(1) Der Zugang zu einem Dokument des Ausschusses darf nicht gewährt werden, wenn durch die Verbreitung des Dokuments folgendes verletzt werden könnte:

- der Schutz des öffentlichen Interesses (öffentliche Sicherheit, internationale Beziehungen, Währungsstabilität, Rechtspflege, Inspektions- und Untersuchungstätigkeiten);

- der Schutz des einzelnen und der Privatsphäre;

- der Schutz des Geschäfts- und Industriegeheimnisses;

- der Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft;

- die Wahrung der Vertraulichkeit, wenn dies von der natürlichen oder juristischen Person, die eine in dem Dokument enthaltene Information zur Verfügung gestellt hat, beantragt wurde oder aufgrund der Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats, der eine der betreffenden Informationen bereitgestellt hat, erforderlich ist.

(2) Der Zugang zu einem Dokument des Ausschusses kann zwecks Geheimhaltung der Beratungen des Ausschusses verweigert werden.

Artikel 5

Jeder Antrag auf Zugang zu einem Dokument des Ausschusses wird von den zuständigen Abteilungen des Generalsekretariats geprüft, die dann vorschlagen, wie der Antrag weiter zu behandeln ist.

Artikel 6

(1) Der zuständige Direktor oder Abteilungsleiter bzw. ein in ihrem Auftrag handelnder Beamter teilen dem Antragsteller innerhalb einer Frist von einem Monat schriftlich mit, ob seinem Antrag stattgegeben wird oder ob die Absicht besteht, ihn abzulehnen. Im letzteren Fall wird dem Antragsteller außerdem mitgeteilt, welches die Gründe für die beabsichtigte Ablehnung sind, und daß er binnen eines Monats durch Einreichung eines an den Generalsekretär gerichteten Zweitantrags um Überprüfung dieses Standpunkts ersuchen kann und daß andernfalls davon ausgegangen wird, daß er seinen Erstantrag zurückgezogen hat.

(2) Ergeht innerhalb des auf die Einreichung des Antrags folgenden Monats keine Antwort, so bedeutet dies, daß die Absicht besteht, den Zugang zu verweigern.

(3) Der Präsident hat das Recht, über Zweitanträge zu befinden. Er kann dem Generalsekretär diese Befugnis übertragen.

(4) Die Ablehnung eines Zweitantrags muß innerhalb eines Monats nach Antragstellung erfolgen und ist ordnungsgemäß zu begründen. Sie ist dem Antragsteller so bald wie möglich schriftlich mitzuteilen, wobei er zugleich über den Inhalt der Artikel 138e und 173 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zu unterrichten ist, die die Bedingungen für die Befassung des Bürgerbeauftragten durch natürliche Personen bzw. die Überwachung der Rechtmäßigkeit der Handlungen des Ausschusses durch den Gerichtshof betreffen.

(5) Ergeht innerhalb des auf die Einreichung des Zweitantrags folgenden Monats keine Antwort, so gilt der Antrag als abgelehnt.

(6) In Ausnahmefällen kann der Generalsekretär nach vorheriger Benachrichtigung des Antragstellers die in Absatz 1 Satz 1 und in Absatz 4 festgelegten Fristen um einen Monat verlängern.

Artikel 7

Bei der Durchführung des vorliegenden Beschlusses sind die Bestimmungen über den Schutz von Verschlußsachen zu beachten.

Artikel 8

Der Generalsekretär unterbreitet dem Präsidium alle zwei Jahre einen Bericht über die Durchführung des vorliegenden Beschlusses.

Artikel 9

Dieser Beschluß tritt am Tag seiner Unterzeichnung in Kraft.

Brüssel, den 17. September 1997

Im Namen des Präsidiums

Der Präsident

Pasqual MARAGALL i MIRA

(1) An den Generalsekretär des Ausschusses der Regionen der Europäischen Union, 79, rue Belliard, 1040 Brüssel, Belgien.