DE Amtsblatt der Europäischen Union L 344/12

VERORDNUNG (EG, EURATOM) Nr. 1302/2008 DER KOMMISSION

vom 17. Dezember 2008

über die zentrale Ausschlussdatenbank

DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN —

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft,

gestützt auf die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (1), insbesondere auf Artikel 95,

gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 215/2008 des Rates vom 18. Februar 2008 über die Finanzregelung für den 10. Europäischen Entwicklungsfonds (2), insbesondere auf Artikel 98,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Die Kommission, die die Verantwortung für die Ausführung des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union sowie aller übrigen von den Gemeinschaften bewirtschafteten Mittel trägt, ist gehalten, unter Einhaltung der Gemeinschaftsregelung für die Bearbeitung personenbezogener Daten eine zentrale Datenbank einzurichten und zu betreiben, um das in der Haushaltsordnung vorgesehene Ausschlussverfahren effizienter zu machen und die finanziellen Interessen der Gemeinschaften zu schützen. Die Datenbank sollte insbesondere den Vollzug sämtlicher Gemeinschaftsmittel unabhängig von der geltenden Verwaltungsmethode abdecken.

(2) Die Haushaltsordnung erlegt den Organen im Rahmen der zentralen Verwaltung von Gemeinschaftsmitteln bestimmte Pflichten bei der Vergabe von Aufträgen und Finanzhilfen an Dritte auf. So müssen nach Artikel 93 und Artikel 114 Absatz 3 der Haushaltsordnung Dritte, auf die einer der in Artikel 93 Absatz 1 genannten Umstände zutrifft, von der Teilnahme an allen Verfahren zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen oder zur Gewährung von Finanzhilfen der Gemeinschaft ausgeschlossen werden. Artikel 94 und Artikel 114 Absatz 3 der Haushaltsordnung untersagen die Vergabe von Aufträgen oder Finanzhilfen an Dritte, die sich in einem Interessenkonflikt befinden oder im Zuge der Mitteilung der vom öffentlichen Auftraggeber für die Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte falsche Erklärungen abgegeben haben. Artikel 96 und Artikel 114 Absatz 4 räumen dem öffentlichen Auftraggeber überdies die Möglichkeit ein, Dritten verwaltungsrechtliche oder finanzielle Sanktionen aufzuerlegen, insbesondere in Form des Ausschlusses von der Gewährung jeglicher finanzieller Unterstützung der Gemeinschaft während eines Zeitraums, den das betroffene Organ nach Maßgabe von Artikel 133a der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 der Kommission vom 23. Dezember 2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (3) festzulegen hat.

(3) Nach den Artikeln 74 und 75 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 der Kommission vom 23. Dezember 2002 betreffend die Rahmenfinanzregelung für Einrichtungen gemäß Artikel 185 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (4) sind diese Einrichtungen zur Anwendung der oben genannten Bestimmungen verpflichtet.

(4) Nach Artikel 50 der Verordnung (EG) Nr. 1653/2004 der Kommission vom 21. September 2004 betreffend die Standardhaushaltsordnung für Exekutivagenturen gemäß der Verordnung (EG) Nr. 58/2003 des Rates zur Festlegung des Statuts der Exekutivagenturen, die mit bestimmten Aufgaben bei der Verwaltung von Gemeinschaftsprogrammen beauftragt werden (5) sind die Exekutivagenturen bei der Ausführung ihres Verwaltungshaushalts zur Anwendung der oben genannten Bestimmungen der Haushaltsordnung verpflichtet.

(5) Da die Exekutivagenturen bei der Ausführung ihrer operativen Mittel, auf die sie die Haushaltsordnung anwenden, den Status von durch die Kommission bevollmächtigten Anweisungsbefugten haben, sollten sie in gleicher Weise wie die Kommissionsdienststellen Zugang zu der Ausschlussdatenbank haben.

(6) Um die Verwendung der Daten zu regeln, sollten die Ziele und der Zweck der Ausschlussdatenbank festgelegt werden.

(7) Das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) sollte Zugang zu der Ausschlussdatenbank erhalten, um den ihm obliegenden Untersuchungsaufgaben, Arbeiten zur Informationssammlung und -auswertung und Betrugsverhütungsmaßnahmen gemäß Artikel 1 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Mai 1999 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) (6) und der Verordnung (Euratom) Nr. 1074/1999 des Rates vom 25. Mai 1999 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) (7) nachzukommen.

(8) Der Rechnungsführer der Kommission sollte die Verwaltung der Ausschlussdatenbank sicherstellen und das Recht haben, die in der Datenbank gespeicherten Daten zu ändern. Die zuständigen Kommissionsdienststellen oder die anderen Einrichtungen sollten für die Beantragung der Eingabe von Ausschlusswarnungen in die Ausschlussdatenbank verantwortlich sein.

(9) Bei der Regelung des Zugangs zur Ausschlussdatenbank sollte unterschieden werden zwischen Kommissionsdienstellen, Exekutivagenturen und allen Organen und Einrichtungen der Gemeinschaft, die das den Direktzugriff auf die Ausschlusswarnungen ermöglichende Rechnungsführungssystem der Kommission benutzen, einerseits und den sonstigen, nicht über einen solchen Zugriff verfügenden Einrichtungen, Durchführungsbehörden und -stellen andererseits. Letztgenannte Einrichtungen sollten daher über benannte Kontaktstellen Zugang erhalten, und die Durchführungsbehörden und -stellen über Verbindungsstellen.

(10) Es sollte möglich sein, den Zugang zur Ausschlussdatenbank in Fällen zu begrenzen, in denen Durchführungsbehörden oder -stellen Mittel mit einem sehr begrenzten Dezentralisierungsniveau verwalten, so dass ein Zugang zur Ausschlussdatenbank unangemessen wäre, oder in denen ein solcher Zugriff aus Datenschutzgründen verwehrt wird.

(11) Es sollten die Aufgaben der Kontakt- und der Verbindungsstellen bestimmt werden, um ihre Verantwortlichkeiten klar festzulegen.

(12) Um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass die Datenbank allen Einrichtungen gemein sein sollte, sollte der Datenfluss direkt zum Rechnungsführer der Kommission erfolgen.

(13) Um im Zeitraum zwischen einem nach Artikel 93 Absatz 1 der Haushaltsordnung ergangenen Beschluss über den Ausschluss von einem Auftrag oder einer Finanzhilfe und der Festlegung der Ausschlussdauer durch die Einrichtung die finanziellen Interessen der Gemeinschaften zu schützen, sollte letztere die vorläufige Registrierung einer Ausschlusswarnung beantragen können.

(14) Um nicht mehr aktuelle Ausschlusswarnungen (insbesondere für inzwischen abgewickelte Unternehmen) zu vermeiden, sollten Ausschlusswarnungen nach Artikel 93 Absatz 1 Buchstaben a und d der Haushaltsordnung nach fünf Jahren automatisch gelöscht werden.

(15) Da sich Ausschlüsse nach Artikel 94 der Haushaltsordnung nicht (wie bei Artikel 93 Absatz 1 der Fall) auf einen generellen Ausschluss beziehen, sondern auf spezifische Aufträge oder Finanzhilfen, sollte der Registrierungszeitraum begrenzt und automatisch gelöscht werden.

(16) Das Verfahren für Anträge auf der Grundlage von Informationen der Durchführungsbehörden oder -stellen, das für alle Verwaltungsarten mit Ausnahme der direkten zentralen Mittelverwaltung gilt, sollte klar festgelegt werden.

(17) Die Mitverantwortung der Durchführungsbehörden oder -stellen für die Daten, die der zuständigen Kommissionsdienststelle einerseits von der Verbindungsstelle und andererseits vom Rechnungsführer übermittelt werden, sowie ihre Berichtigung, Aktualisierung oder Löschung sollten klar festgelegt werden.

(18) Um klare Regeln für den Fall festzulegen, dass die Durchführungsbehörde oder -stelle keine Ausschlussdauer gemäß Artikel 133a Absatz 1 der Durchführungsbestimmungen festgelegt hat, sollte vorgesehen werden, dass der Beschluss über die Ausschlussdauer von der zuständigen Kommissionsdienststelle auszuarbeiten und von der Kommission zu erlassen ist.

(19) Der Informationsfluss zwischen den zugelassenen Nutzern der Ausschlussdatenbank sollte detailliert festgelegt werden, und für jede Ausschlusswarnung sollte eine Kontaktperson bestimmt werden, die den zugelassenen Nutzern der Ausschlussdatenbank nähere Informationen über die Warnung geben kann.

(20) Für den Fall, dass von Dritten vorgelegte Unterlagen nicht mit den Daten in der Ausschlussdatenbank übereinstimmen, sollte die spezifische Bestimmung eingeführt werden, dass dafür Sorge zu tragen ist, dass die in der Ausschlussdatenbank gespeicherten Daten allzeit korrekt und auf dem neuesten Stand sind.

(21) Es sollte ein Rahmen festgelegt werden, der es ermöglicht, bewährte Praktiken zwischen Einrichtungen auszutauschen und Fragen der Benutzung der Ausschlussdatenbank zu klären.

(22) Die mit dem Betrieb der Ausschlussdatenbank verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten sollte in Übereinstimmung mit der auf die Mitgliedstaaten anwendbaren Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (8) und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (9) erfolgen; beide Rechtsakte sind in vollem Umfang anwendbar.

(23) Die vorliegende Verordnung trägt der Stellungnahme des Europäischen Datenschutzbeauftragten in gebührender Weise Rechnung. Zudem sieht die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 vor, dass der Datenschutzbeauftragte der Kommission vor Beginn der Verarbeitung den Europäischen Datenschutzbeauftragten unterrichten muss, welcher den Fall sodann prüft.

(24) Aus Gründen der Klarheit sollten die Rechte der Personen, deren Daten in der Ausschlussdatenbank erfasst werden bzw. erfasst werden könnten, in Datenschutzbestimmungen präzisiert werden. Sowohl natürliche als auch juristische Personen sollten in Kenntnis gesetzt werden, wenn sie betreffende Daten in die Ausschlussdatenbank aufgenommen werden —

HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:

Artikel 1

Gegenstand

(1) Durch diese Verordnung wird eine zentrale Datenbank (nachfolgend „Ausschlussdatenbank“ genannt) gemäß Artikel 95 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 (nachfolgend „Haushaltsordnung“ genannt) eingerichtet.

(2) Die in der Ausschlussdatenbank gespeicherten Daten dürfen nur für die Zwecke der Anwendung der Artikel 93 bis 96 und 114 der Haushaltsordnung, der Artikel 133 bis 134b der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 und der Artikel 96 bis 99 und 110 der Verordnung (EG) Nr. 215/2008 verwendet werden.

(3) Das OLAF darf die Daten für seine Untersuchungen gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 und der Verordnung (Euratom) Nr. 1074/1999 für seine Arbeiten zur Informationssammlung und -auswertung sowie für seine Betrugsverhütungsmaßnahmen einschließlich Risikoanalysen verwenden.

Artikel 2

Begriffsbestimmungen

Im Sinne dieser Verordnung gelten folgende Begriffsbestimmungen:

1. „Einrichtungen“: Europäisches Parlament, Rat, Kommission, Gerichtshof, Rechnungshof, Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss, Ausschuss der Regionen, Europäischer Bürgerbeauftragter, Europäischer Datenschutzbeauftragter, in Artikel 185 Absatz 1 der Haushaltsordnung genannte Exekutivagenturen und Einrichtungen;

2. „Durchführungsbehörde oder -stelle“: Behörden der Mitgliedstaaten oder von Drittländern, internationale Organisationen und sonstige gemäß den Artikeln 53 und 54 der Haushaltsordnung beim Haushaltsvollzug mitwirkende Einrichtungen mit Ausnahme der in Artikel 185 Absatz 1 der Haushaltsordnung genannten Exekutivagenturen und Einrichtungen. Die Mitgliedstaaten können in dieser Verordnung vorgesehene Aufgaben anderen einzelstaatlichen Behörden übertragen, die dadurch mit Durchführungsbehörden oder -stellen gleichgesetzt werden;

3. „Dritte“: Bewerber, Bieter, Auftragnehmer, Lieferanten, Dienstleister und ihre Unterauftragnehmer, Finanzhilfeantragsteller und -empfänger einschließlich Empfänger von Direkthilfen, Auftragnehmer von Finanzhilfeempfängern sowie Rechtssubjekte, die finanzielle Unterstützung von einem Empfänger einer Gemeinschaftsfinanzhilfe nach Artikel 120 der Haushaltsordnung erhalten.

Artikel 3

Ausschlusswarnung

Ausschlusswarnungen enthalten folgende Daten:

a) Informationen über Dritte, auf die die in Artikel 93 Absatz 1, Artikel 94, Artikel 96 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 96 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung genannten Umstände zutreffen;

b) Informationen über Personen mit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnissen gegenüber juristischen Personen, auf die die in Artikel 93 Absatz 1, Artikel 94, Artikel 96 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 96 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung genannten Umstände zutreffen;

c) die Gründe für den Ausschluss der unter Buchstabe a genannten Dritten bzw. der unter Buchstabe b genannten Personen sowie gegebenenfalls Angaben über etwaige Verurteilungen und die Dauer des Ausschlusses.

Artikel 4

Verwaltung der Ausschlussdatenbank

(1) Der Rechnungsführer der Kommission oder die ihm unterstehenden Bediensteten, denen in Anwendung von Artikel 62 der Haushaltsordnung bestimmte Aufgaben übertragen wurden (nachfolgend „der Rechnungsführer der Kommission“ genannt), verwalten die Ausschlussdatenbank und treffen die entsprechenden technischen Vorkehrungen.

Der Rechnungsführer der Kommission gibt auf Antrag der Einrichtungen Ausschlusswarnungen in die Ausschlussdatenbank ein, ändert die Einträge oder löscht sie.

(2) Der Rechnungsführer der Kommission erlässt Durchführungsmaßnahmen für technische Aspekte und legt entsprechende Unterstützungsmaßnahmen, auch sicherheitstechnischer Art, fest.

Er teilt die Maßnahmen den Kommissionsdienststellen, den Exekutivagenturen sowie gegebenenfalls den nach Maßgabe von Artikel 6 Absatz 1 benannten Kontaktstellen anderer Einrichtungen und den nach Maßgabe von Artikel 7 Absatz 2 benannten Verbindungsstellen mit.

Artikel 5

Zugang zur Ausschlussdatenbank

(1) Andere Einrichtungen als die Kommission und die Exekutivagenturen erhalten über das Rechnungsführungssystem der Kommission oder über Kontaktstellen direkten Zugriff auf die in der Ausschlussdatenbank gespeicherten Daten.

(2) Durchführungsbehörden oder -stellen, die Mittel im Rahmen der gemeinsamen Mittelverwaltung verwalten, sowie öffentliche Einrichtungen der Mitgliedstaaten, die Mittel im Rahmen der indirekten zentralen Mittelverwaltung verwalten, erhalten über Verbindungsstellen Zugriff auf die in der Ausschlussdatenbank gespeicherten Daten.

(3) Durchführungsbehörden oder -stellen, die Mittel im Rahmen der zentralen indirekten, der dezentralen oder gemeinsamen Mittelverwaltung verwalten, erhalten über Verbindungsstellen Zugriff auf die in der Ausschlussdatenbank gespeicherten Daten, wenn sie der zuständigen Kommissionsdienststelle bescheinigen, dass sie geeignete Datenschutzmaßnahmen gemäß den nach Artikel 134a Absatz 4 Unterabsatz 2 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 geschlossenen Vereinbarungen anwenden.

In folgenden Fällen erhalten Durchführungsbehörden oder -stellen keinen Zugang zur Ausschlussdatenbank:

a) die zuständige Kommissionsdienststelle hat keine in Unterabsatz 1 genannte Bescheinigung erhalten;

b) der zuständigen Kommissionsdienststelle liegen Beweise dafür vor, dass die Durchführungsbehörden oder -stellen keine geeigneten Datenschutzmaßnahmen anwenden;

c) die zuständige Kommissionsdienststelle ist in Fällen, in denen nur eine begrenzte dezentrale Mittelverwaltung einschließlich einer Vorabkontrolle durch die Kommission erfolgt, der Auffassung, dass der Zugang unangemessen wäre.

Wenn der Zugriff auf die in der Ausschlussdatenbank gespeicherten Daten verwehrt wird, ergreift die zuständige Kommissionsdienststelle geeignete Maßnahmen für einen mindestens gleichwertigen Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaften. Im Rahmen derartiger Maßnahmen im Vorfeld der Vergabe einer Finanzhilfe oder eines Auftrags überprüft die zuständige Kommissionsdienststelle, ob eine Ausschlusswarnung bezüglich des betreffenden Dritten vorliegt.

(4) Den Zugriff der Kommissionsdienststellen und Exekutivagenturen auf die in der Ausschlussdatenbank gespeicherten Daten regelt der Beschluss 2008/969/EG, Euratom der Kommission (10).

Artikel 6

Kontaktstellen und zugelassene Nutzer in den Einrichtungen

(1) Außer der Kommission und den Exekutivagenturen benennt jede Einrichtung eine Kontaktstelle, welche für alle mit der Ausschlussdatenbank verbundenen Fragen zuständig ist, und teilt dem Rechnungsführer der Kommission die Namen der zuständigen Personen mit.

(2) Die Kontaktstellen dürfen zugelassenen Nutzern Zugriff auf die in der Ausschlussdatenbank gespeicherten Daten gewähren; zugelassene Nutzer sind alle Mitglieder des Personals der Einrichtungen, die, um ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen zu können, Zugang zur Ausschlussdatenbank benötigen. Jede Kontaktstelle führt ein Verzeichnis der zugelassenen Nutzer und erteilt den Kommissionsdienststellen auf Anfrage Zugriff auf das Verzeichnis.

Zugelassene Nutzer dürfen die Ausschlussdatenbank von sich aus online konsultieren.

(3) Die Einrichtung ergreift geeignete Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass keine Informationen von Unbefugten eingesehen oder kopiert werden können.

Artikel 7

Verbindungsstellen und zugelassene Nutzer in Durchführungsbehörden und -stellen

(1) Die Verbindungsstellen sind für die Beziehungen zur Kommission in allen Fragen im Zusammenhang mit der Ausschlussdatenbank zuständig.

(2) Jeder Mitgliedstaat benennt eine Verbindungsstelle für die Mittel, die er im Rahmen der gemeinsamen Mittelverwaltung gemäß Artikel 53 Buchstabe c verwaltet sowie für die Mittel, die gemäß Artikel 54 Absatz 2 Buchstabe c der Haushaltsordnung im Rahmen der zentralen indirekten Mittelverwaltung von seinen öffentlichen Einrichtungen verwaltet werden. In begründeten Ausnahmefällen kann die Kommission mehr als eine Verbindungsstelle je Mitgliedstaat zulassen.

(3) Jedes Drittland, das Mittel gemäß Artikel 53 Buchstabe b der Haushaltsordnung dezentral verwaltet, benennt eine Verbindungsstelle, wenn die zuständige Kommissionsdienststelle dies wünscht.

Mit Ausnahme der öffentlichen nationalen Einrichtungen benennt jede Durchführungsstelle, die Mittel verwaltet, welche im Wege der gemeinsamen Mittelverwaltung gemäß Artikel 53 Buchstabe c oder durch zentrale indirekte Mittelverwaltung gemäß Artikel 54 Absatz 2 Buchstaben b, c oder d der Haushaltsordnung verwaltet werden, eine Verbindungsstelle, wenn die zuständige Kommissionsdienststelle dies wünscht.

Die zuständige Kommissionsdienststelle darf jedoch nicht um Benennung einer Verbindungsstelle ersuchen, wenn eine solche bereits existiert.

Falls die zuständige Kommissionsdienststelle einer Verbindungsstelle den Zugang zur Ausschlussdatenbank entzieht, setzt sie den Rechnungsführer der Kommission davon in Kenntnis.

(4) Jeder Mitgliedstaat und jede in Absatz 3 genannte Behörde oder Stelle teilt dem Rechnungsführer der Kommission die Namen der für die betreffende Verbindungsstelle zuständigen Personen mit. Der Rechnungsführer der Kommission veröffentlicht die Liste der Drittländer und der Durchführungsstellen, die über Verbindungsstellen verfügen, auf der kommissionsinternen Webseite.

(5) Die Verbindungsstellen geben den Durchführungsbehörden oder -stellen Zugriff auf die in der Ausschlussdatenbank gespeicherten Informationen.

Durchführungsbehörden und -stellen können innerhalb ihres Personals zugelassene Nutzer benennen. Der Kreis dieser zugelassenen Nutzer ist auf Personen zu begrenzen, die, um ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen zu können, Zugang zur Ausschlussdatenbank benötigen. Jede Durchführungsbehörde oder -stelle führt ein Verzeichnis der zugelassenen Nutzer und erteilt der Kommission auf Anfrage Zugriff auf das Verzeichnis.

Zum Zwecke der Vertragsvergabe im Zusammenhang mit dem Haushaltsvollzug oder dem Europäischen Entwicklungsfonds können zugelassene Nutzer von sich aus die Ausschlussdatenbank online konsultieren. Falls eine Onlinekonsultation nicht möglich ist, darf der betreffende zugelassene Nutzer heruntergeladene Daten empfangen. Heruntergeladene Daten müssen mindestens einmal monatlich aktualisiert werden.

(6) Die Behörde oder Stelle, die die Verbindungsstelle oder die zugelassenen Nutzer benannt hat, trifft angemessene Sicherheitsvorkehrungen, damit die Informationen nicht von Unbefugten eingesehen oder kopiert werden können.

Artikel 8

Anträge der Einrichtungen

(1) Alle Anträge auf Registrierung, Berichtigung, Aktualisierung oder Löschung von Ausschlusswarnungen sind an den Rechnungsführer der Kommission zu richten.

Derartige Anträge können nur von Einrichtungen gestellt werden. Zu diesem Zweck verwenden die zuständigen Kommissionsdienststellen und Exekutivagenturen die im Anhang zum Beschluss 2008/969/EG, Euratom befindlichen Vorlagen; die Kontaktstellen anderer Einrichtungen verwenden die im Anhang I dieser Verordnung befindlichen Vorlagen.

(2) Die zuständige Kommissionsdienststelle oder Exekutivagentur bestätigt in jedem Antrag auf Registrierung einer Ausschlusswarnung, dass die mitgeteilten Informationen nach Maßgabe der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 festgestellt und übermittelt wurden, und gibt den Namen der für die Ausschlusswarnung zuständigen Person an, die die in Artikel 12 dieser Verordnung festgelegten Verantwortlichkeiten wahrnimmt.

Die Kontaktstellen bestätigen in ihren Anträgen auf Registrierung einer Ausschlusswarnung, dass die mitgeteilten Informationen nach Maßgabe der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 festgestellt und übermittelt wurden. Sie nehmen die Verantwortlichkeiten einer für die Ausschlusswarnung zuständigen Kontaktperson wahr.

(3) Jede Einrichtung beantragt vorbehaltlich einer Entscheidung über die Dauer des Ausschlusses eine vorläufige Registrierung einer Ausschlusswarnung.

(4) Die zuständige Kommissionsdienststelle oder jede andere Einrichtung, die die Registrierung einer Ausschlusswarnung beantragt hat, ist für die Beantragung einer etwaigen Berichtigung, Aktualisierung oder Löschung der Warnung zuständig.

Artikel 9

Anträge auf der Grundlage von Informationen von Durchführungsbehörden oder -stellen

(1) Die Verbindungsstellen teilen die sich auf Ausschlusssituationen nach Artikel 93 Absatz 1 Buchstabe e der Haushaltsordnung beziehenden Informationen, die sie von Durchführungsbehörden oder -stellen erhalten, dem Rechnungsführer der Kommission mit, welche diese Informationen an die für das betreffende Programm, die betreffende Maßnahme oder die betreffende Rechtsvorschrift zuständige und von den Behörden oder Stellen angegebene Kommissionsdienststelle weiterleitet. Ferner übermitteln sie die Bescheinigung der Durchführungsbehörde oder -stelle, dass die von dieser mitgeteilten Informationen nach Maßgabe der Grundsätze der Richtlinie 95/46/EG festgestellt und übermittelt wurden.

Zu diesem Zweck verwenden die Verbindungsstellen die im Anhang II dieser Verordnung befindliche Vorlage.

(2) Bei Erhalt der in Absatz 1 genannten Informationen ersucht die zuständige Kommissionsdienststelle den Rechnungsführer der Kommission um die Eingabe einer Ausschlusswarnung in die Ausschlussdatenbank für die von der Durchführungsbehörde oder -stelle festgelegte Dauer, deren Höchstmaß in Artikel 93 Absatz 3 der Haushaltsordnung festgelegt ist.

Wenn keine Registrierungsdauer festgelegt wird, beantragt die zuständige Kommissionsdienststelle eine vorläufige Registrierung nach Artikel 10 Absatz 2, bis ein entsprechender Beschluss der Kommission ergeht. Die zuständige Kommissionsdienststelle legt die Angelegenheit so rasch wie möglich der Kommission zur Beschlussfassung vor.

(3) Die Durchführungsbehörde oder -stelle ist für die mitgeteilten Daten verantwortlich. Sie setzt die zuständige Kommissionsdienststelle unverzüglich über die Verbindungsstelle in Kenntnis, wenn übermittelte Informationen berichtigt, aktualisiert oder gelöscht werden müssen.

Die Durchführungsbehörden oder -stellen sowie die Verbindungsstellen verwenden zu diesem Zweck die im Anhang II befindliche Vorlage.

Bei Erhalt aktualisierter Informationen ersucht die zuständige Kommissionsdienststelle den Rechnungsführer der Kommission um Berichtigung, Aktualisierung oder Löschung der betreffenden Ausschlusswarnung.

Artikel 10

Dauer der Registrierung in der Ausschlussdatenbank

(1) Ausschlusswarnungen zu Artikel 93 Absatz 1 Buchstaben b, c, e und f der Haushaltsordnung werden für die von der Antrag stellenden Einrichtung festgelegte und im Antrag angegebene Dauer registriert.

(2) Ausschlusswarnungen aufgrund eines Antrags nach Artikel 8 Absatz 3 werden vorläufig für die Dauer von drei Monaten registriert. Die vorläufige Registrierung kann auf Antrag einmalig verlängert werden.

Die vorläufige Registrierung von Ausschlusswarnungen aufgrund eines in Artikel 9 Absatz 2 Unterabsatz 2 genannten Antrags kann in Ausnahmefällen um weitere drei Monate verlängert werden.

(3) Ausschlusswarnungen zu Artikel 93 Absatz 1 Buchstabe a oder d der Haushaltsordnung werden für die Dauer von fünf Jahren registriert.

(4) Ausschlusswarnungen zur Auftrags- oder Finanzhilfevergabe im Rahmen eines gegebenen Verfahrens nach Artikel 94 Buchstaben a und b der Haushaltsordnung werden für die Dauer von sechs Monaten registriert.

Artikel 11

Löschung von Ausschlusswarnungen

Ausschlusswarnungen sind nach Ablauf des in Artikel 10 genannten Zeitraums automatisch zu löschen.

Falls sich der betroffene Dritte nicht mehr in einer Ausschlusssituation befindet sowie insbesondere in den in Artikel 10 Absatz 3 genannten Fällen und bei offensichtlichen, nach der Registrierung der Ausschlusswarnung festgestellten Fehlern beantragt die Einrichtung, die die Registrierung beantragt hat, die Löschung der Ausschlusswarnung.

Artikel 12

Zusammenarbeit

(1) Die in Artikel 8 Absatz 2 dieser Verordnung genannte, für die Ausschlusswarnung zuständige Person übermittelt in schriftlicher oder in elektronischer Form alle verfügbaren sachdienlichen Informationen, welche es der Antrag stellenden Einrichtung ermöglichen, Ausschlussbeschlüsse nach Artikel 93 Absatz 1 der Haushaltsordnung zu fassen, oder welche es der Durchführungsbehörde oder -stelle ermöglichen, die Informationen bei der Vertragsvergabe im Zusammenhang mit der Haushaltsausführung zu berücksichtigen.

(2) Falls die einer Einrichtung vorliegenden Bescheinigungen oder Belege nicht im Einklang mit den registrierten Ausschlusswarnungen stehen, setzt die betreffende Einrichtung unverzüglich die für Ausschlusswarnungen zuständige Kontaktperson in Kenntnis. Die für Ausschlusswarnungen zuständige Kontaktperson und gegebenenfalls die betroffene Verbindungsstelle ergreifen daraufhin geeignete Maßnahmen.

(3) Falls die einer Durchführungsbehörde oder -stelle vorliegenden Bescheinigungen oder Belege nicht im Einklang mit den registrierten Ausschlusswarnungen stehen, übermittelt die betreffende Durchführungsbehörde oder -stelle die Informationen über die betreffende Verbindungsstelle an die für Ausschlusswarnungen zuständige Kontaktperson. Die für Ausschlusswarnungen zuständige Kontaktperson und gegebenenfalls die betroffene Verbindungsstelle ergreifen daraufhin geeignete Maßnahmen.

(4) Der Rechnungsführer der Kommission und die Kontaktstellen der anderen Einrichtungen tauschen regelmäßig bewährte Praktiken aus.

Fragen im Zusammenhang mit der Ausschlussdatenbank werden im Rahmen von Zusammenkünften der Durchführungsbehörde oder -stelle mit der zuständigen Kommissionsdienststelle erörtert.

Artikel 13

Datenschutz

(1) In Ausschreibungen bzw. Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen sowie, falls keine solche Ausschreibung bzw. Aufforderung erfolgt, vor der Auftrags- bzw. Finanzhilfevergabe setzen die Einrichtungen und die Durchführungsbehörden oder -stellen Dritte über die sie betreffenden Daten, die in der Ausschlussdatenbank gespeichert werden können und über die Stellen, denen die Daten mitgeteilt werden können, in Kenntnis. Falls es sich bei diesen Dritten um juristische Personen handelt, setzen die Einrichtungen und die Durchführungsbehörden auch die Personen, die über Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse gegenüber diesen juristischen Personen verfügen, in Kenntnis.

(2) Die die Registrierung einer Ausschlusswarnung beantragende Einrichtung ist für die Beziehungen zu der natürlichen oder juristischen Person, deren Daten in die Ausschlussdatenbank eingegeben werden (nachfolgend „die betroffene Person“ genannt), verantwortlich.

Die Einrichtung setzt die betroffene Person über den Antrag auf Eingabe, Aktualisierung oder Löschung einer diese unmittelbar betreffenden Ausschlusswarnung und die betreffenden Gründe in Kenntnis.

Die Einrichtung bearbeitet zudem Anträge betroffener Personen auf Berichtigung ungenauer oder unvollständiger personenbezogener Daten und alle sonstigen Anträge oder Fragen betroffener Personen.

Anträge oder Fragen betroffener Personen, die sich auf die von Durchführungsbehörden oder -stellen übermittelten Informationen beziehen, werden von letzteren selbst bearbeitet. Die zuständige Kommissionsdienststelle leitet derartige Anträge oder Fragen an die zuständige Verbindungsstelle weiter und teilt dies der betroffenen Person mit.

(3) Unbeschadet der in Absatz 2 genannten Informationspflichten kann jede ordnungsgemäß benannte natürliche Person Auskunft darüber verlangen, ob sie betreffende Daten in der Ausschlussdatenbank gespeichert sind.

Der Rechnungsführer der Kommission teilt der natürlichen Person in schriftlicher oder in elektronischer Form mit, ob sie in der Ausschlussdatenbank erfasst ist. Falls die Person erfasst ist, fügt er die in der Ausschlussdatenbank über sie gespeicherten Daten bei. Er setzt die Einrichtung, die die Registrierung der Warnmeldung beantragt hat, darüber in Kenntnis.

(4) Unbeschadet der in Absatz 2 genannten Informationspflichten kann jeder ordnungsgemäß ermächtigte Vertreter einer juristischen Person Auskunft darüber verlangen, ob die juristische Person betreffende Daten in der Ausschlussdatenbank gespeichert sind.

Der Rechnungsführer der Kommission teilt dem Vertreter in schriftlicher oder in elektronischer Form mit, ob die juristische Person in der Ausschlussdatenbank erfasst ist. Falls die Person erfasst ist, fügt er die in der Ausschlussdatenbank über sie gespeicherten Daten bei. Er setzt die Einrichtung, die die Registrierung der Warnmeldung beantragt hat, darüber in Kenntnis.

(5) Gelöschte Ausschlusswarnungen dürfen nur für Audit- oder Untersuchungszwecke zugänglich und für die Nutzer der Datenbank nicht sichtbar sein.

Personenbezogene Daten in sich auf natürliche Personen beziehenden Ausschlusswarnungen brauchen nur fünf Jahre nach Löschung der Warnung für diese Zwecke verfügbar bleiben.

Artikel 14

Übergangsbestimmungen

(1) Informationen von Durchführungsbehörden oder -stellen dürfen sich ausschließlich auf nach dem 1. Januar 2009 ergangene Gerichtsentscheide beziehen.

(2) Gemäß Artikel 95 der Haushaltsordnung registrierte Warnhinweise, die vor dem Inkrafttreten dieser Verordnung erfasst werden und zum Zeitpunkt des Inkrafttretens noch aktuell sind, stellen Ausschlusswarnungen dar und werden direkt in die Ausschlussdatenbank übernommen.

(3) Falls ein Dritter nicht über die Registrierung einer in Absatz 2 genannten Ausschlusswarnung in Kenntnis gesetzt wurde, teilt die Kommissionsdienststelle oder die Einrichtung, die die Registrierung beantragt hat, dem Dritten binnen eines Monats nach Inkrafttreten dieser Verordnung mit, dass seine Daten in der Ausschlussdatenbank erfasst worden sind.

(4) Die zuständige Kommissionsdienststelle oder sonstige Einrichtung, die die Registrierung einer in Absatz 2 genannten Ausschlusswarnung beantragt hat, bleibt für die Beantragung einer etwaigen Änderung oder Löschung der Ausschlusswarnung gemäß den Bestimmungen dieser Verordnung verantwortlich.

(5) Bei Ausschlüssen, die von einer Kommissionsdienststelle oder einer Exekutivagentur vor dem 1. Mai 2007 gemäß Artikel 93 Absatz 1 Buchstaben b und e der Haushaltsordnung beschlossen wurden, ist bei der Festlegung der Ausschlussdauer jeweils die nach nationalem Recht für den Strafregistereintrag geltende Dauer zugrunde zu legen.

Für derartige Ausschlüsse gilt eine Höchstdauer von vier Jahren ab dem Datum der Urteilszustellung. Nach Ablauf dieses Zeitraums beantragt die zuständige Kommissionsdienststelle oder Exekutivagentur die Löschung der Ausschlusswarnung.

Artikel 15

Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.

Sie gilt ab dem 1. Januar 2009.

Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat. Brüssel, den 17. Dezember 2008 Im Namen der Kommission Dalia GRYBAUSKAITĖ Mitglied der Kommission

(1) ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1.

(2) ABl. L 78 vom 19.3.2008, S. 1.

(3) ABl. L 357 vom 31.12.2002, S. 1.

(4) ABl. L 357 vom 31.12.2002, S. 72.

(5) ABl. L 297 vom 22.9.2004, S. 6.

(6) ABl. L 136 vom 31.5.1999, S. 1.

(7) ABl. L 136 vom 31.5.1999, S. 8.

(8) ABl. L 281 vom 23.11.1995, S. 31.

(9) ABl. L 8 vom 12.1.2001, S. 1.

(10) Siehe Seite 125 dieses Amtsblatts.

ANHANG I Antrag auf Datenerfassung in der Ausschlussdatenbank, ihre Änderung oder ihre Löschung durch andere Einrichtungen als die Kommission und Exekutivagenturen Der Antrag ist in Übereinstimmung mit dem Verfahren für Verschlusssachen gemäß den von der Einrichtung festgelegten Regeln zu übermitteln. Er ist in einem verschlossenen Umschlag zu versenden. Europäische Kommission Generaldirektion „Haushalt“ Rechnungsführer der Kommission BRE2 13/505 B-1049 BRÜSSEL