GESCHÄFTSORDNUNG DES OLAF-ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES

TITEL I

AUFGABEN UND BEFUGNISSE DES OLAF-ÜBERWACHUNGSAUSSCHUSSES

Artikel 1 Aufgaben (1) Der Überwachungsausschuss des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) (im Folgenden der „Ausschuss“) nimmt die ihm in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 und im Beschluss 1999/352/EG, EGKS, Euratom der Kommission vom 28. April 1999 zur Errichtung des OLAF (1) übertragenen Aufgaben wahr, um die Unabhängigkeit des OLAF bei der Ausführung seiner Aufgaben sowohl von einer Regierung als auch von einem Organ, einer Einrichtung oder einer sonstigen Stelle zu stärken und die ordnungsgemäße Ausübung der Zuständigkeiten des OLAF sicherzustellen. (2) Zu diesem Zweck kontrolliert der Ausschuss regelmäßig die Untersuchungstätigkeit des OLAF und stärkt die Unabhängigkeit des Generaldirektors des OLAF bei der Ausübung der Befugnisse, die ihm durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 und durch den Beschluss 1999/352 der Kommission vom 28. April 1999 verliehen wurden. Außerdem unterstützt er den Generaldirektor bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben. (3) Der Ausschuss kontrolliert die ordnungsgemäße Wahrnehmung der Untersuchungsaufgaben durch das OLAF unter Einhaltung der für den Rechtsrahmen des OLAF geltenden und der in der Charta der Grundrechte der EU vorgesehenen Verfahrensgarantien sowie im Einklang mit den EU-Verträgen und dem daraus abgeleiteten Recht, einschließlich des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der EU und des Statuts der Beamten der EU.

Artikel 2 Befugnisse und Modalitäten In Ausübung seiner Befugnisse kontrolliert der Ausschuss die Untersuchungstätigkeiten des OLAF gemäß den folgenden Modalitäten: a) Der Ausschuss erhält Zugang zu sämtlichen Informationen und Schriftstücken, die er für notwendig erachtet, um seine Aufgaben wahrzunehmen, wozu auch Berichte und Empfehlungen zu abgeschlossenen Untersuchungen und abgewiesenen Fällen, jedoch ohne Eingreifen in die Durchführung laufender Untersuchungen, sowie zu den Erfordernissen der Vertraulichkeit und des Datenschutzes zählen. b) Der Ausschuss kann mit OLAF Arbeitsvereinbarungen über die Modalitäten der regelmäßigen Kontrolle der Untersuchungstätigkeit des OLAF und den Zugang zu Informationen schließen.

TITEL II

ZUSAMMENSETZUNG UND ARBEITSWEISE

Artikel 3 Zusammensetzung (1) Die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 regelt die Zusammensetzung des Ausschusses, das Verfahren zur Ernennung seiner Mitglieder sowie die Dauer ihrer Amtszeit. (2) Nach Ablauf ihrer Amtszeit bleiben die Mitglieder des Ausschusses so lange im Amt, bis sie ersetzt werden. (3) Ist ein Ausschussmitglied verhindert, sein Mandat auszuüben, oder legt es sein Mandat nieder, sind der Ausschussvorsitz und das betreffende Kommissionsmitglied unverzüglich davon in Kenntnis zu setzen, damit entsprechende Maßnahmen zu seiner Ersetzung und zur Sicherstellung der Kontinuität der Arbeiten des Ausschusses eingeleitet werden können.

Artikel 4 Ethik-Regeln (1) Gemäß Artikel 15 Absatz 7 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 handeln die Ausschussmitglieder unabhängig und fordern bei der Erfüllung ihrer Aufgaben weder Weisungen von einer Regierung, einem Organ, einer Einrichtung oder einer sonstigen Stelle an, noch nehmen sie Weisungen von diesen entgegen. Während ihres Mandats sehen Mitglieder davon ab, ein Amt oder eine Verantwortung insbesondere bei Organen der EU zu übernehmen oder sich darum zu bemühen, wenn dadurch ein Interessenkonflikt entstehen könnte. (2) Gemäß dem Beschluss zu ihrer Ernennung und dem vom Ausschuss angenommenen Verhaltenskodex (2) behandeln Mitglieder zudem keine Angelegenheiten, an denen sie unmittelbar oder mittelbar persönliche Interessen insbesondere familiärer oder finanzieller Natur haben, die ihre Unabhängigkeit beeinträchtigen könnten. (3) Mitglieder unterliegen der in Artikel 339 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union („AEUV“) geregelten beruflichen Schweigepflicht. Diese Geheimhaltungspflicht besteht auch nach dem Ende ihrer Amtszeit fort. Sie wahren die völlige Vertraulichkeit der ihnen vorgelegten Unterlagen und ihrer Beratungen. (4) Die Mitglieder unterrichten den Ausschuss über jeden Umstand, der die in den Absätzen 1 und 2 genannten Grundsätze für seine Tätigkeit beeinträchtigen könnte, sodass der Ausschuss entsprechende Maßnahmen einschließlich der Unterrichtung der ernennenden Organe treffen kann.

Artikel 5 Vorsitz (1) Der Ausschuss wählt mit der Mehrheit seiner Mitglieder einen Vorsitzenden aus dem Kreis seiner Mitglieder. (2) Der Vorsitzende wird für ein Jahr gewählt. Die Wiederernennung ist zulässig. Die Wahl des Vorsitzenden findet in der letzten vom scheidenden Vorsitzenden geleiteten Sitzung statt. (3) Sollte der Vorsitzende aus irgendeinem Grund auf längere Dauer zur Wahrnehmung seiner Aufgaben außerstande sein, setzt er die Mitglieder hiervon in Kenntnis. In diesem Fall wird nach den in Absatz 1 aufgeführten Modalitäten ein neuer Vorsitzender gewählt. (4) Der Vorsitzende vertritt den Ausschuss und führt den Vorsitz in dessen Sitzungen. Er wacht über den ordnungsgemäßen Ablauf seiner Arbeiten. Der Vorsitzende beruft nach Beratung mit dem Leiter des Sekretariats die Sitzungen des Ausschusses ein und bestimmt Ort, Datum und Uhrzeit dieser Sitzungen. Er arbeitet eine vorläufige Tagesordnung aus und stellt die Durchführung der Beschlüsse des Ausschusses sicher. (5) Im Falle einer vorübergehenden Verhinderung kann der Vorsitzende ein Mitglied des Ausschusses auffordern, ihn zu vertreten. (6) Ist der Vorsitzende verhindert und wurde nicht auf das Verfahren von Absatz 5 zurückgegriffen, werden die Aufgaben des Vorsitzenden vom ältesten Mitglied wahrgenommen. (7) Der Vorsitzende verfasst Schreiben bzw. Antwortschreiben betreffend die Tätigkeiten des Ausschusses. Der Vorsitzende unterrichtet Ausschussmitglieder und den Leiter des Sekretariats über den gesamten eingegangenen bzw. gesendeten Schriftverkehr. (8) Der Vorsitzende stellt sicher, dass alle Ausschussmitglieder regelmäßig über die Arbeiten des Sekretariats und dessen Leiters unterrichtet werden, damit regelmäßig geprüft werden kann, ob das Sekretariat ordnungsgemäß arbeitet.

Artikel 6 Sitzungen (1) Der Ausschuss nimmt seine Zuständigkeiten in Sitzungen wahr, zu denen er als Kollegium zusammentritt. Er hält mindestens zehn Sitzungen pro Jahr ab. Der Überwachungsausschuss ist nur beschlussfähig, wenn die Mehrheit seiner Mitglieder anwesend ist. Ferner tritt er auf Initiative des Vorsitzenden und immer dann zusammen, wenn die Mehrheit seiner Mitglieder dies beantragt. Der Ausschuss nimmt am Ende jedes Jahres seinen Kalender für die monatlichen Plenarsitzungen an. (2) Der Ausschuss kann erforderlichenfalls beschließen, eine Plenarsitzung online abzuhalten. Jedem Mitglied werden geeignete IT-Tools bereitgestellt, um in einer sicheren Umgebung an Online-Sitzungen teilzunehmen. (3) Außer in den Fällen, die vom Vorsitzenden als dringlich eingestuft werden, werden die Einladungen so übermittelt, dass sie mindestens eine Woche vor der Sitzung beim Empfänger eingehen. Der Einladung liegen der Entwurf der Tagesordnung und die für die Sitzung notwendigen Dokumente bei, es sei denn, dies ist aufgrund der Natur dieser Dokumente nicht möglich. Die endgültige Fassung der Tagesordnung wird zu Beginn jeder Sitzung angenommen. (4) Jedes Mitglied kann den Vorsitzenden ersuchen, dass Punkte dem Entwurf der Tagesordnung hinzugefügt werden. (5) Der Vorsitzende kann auf Ersuchen des Generaldirektors des OLAF den Ausschuss einberufen oder die Tagesordnung ergänzen. Den Vorschlägen des Generaldirektors liegen alle sachdienlichen Unterlagen bei. (6) Der Ausschuss kann den Generaldirektor des OLAF ersuchen, an den Sitzungen und den mit seiner Tätigkeit in Zusammenhang stehenden Arbeiten mitzuwirken. Andere Mitglieder des OLAF können zu den Sitzungen des Ausschusses hinzugezogen werden, wenn ihre Anwesenheit für erforderlich gehalten wird. Die entsprechende Einladung ergeht über den Generaldirektor des OLAF. Der Generaldirektor des OLAF wird über jeden Tagesordnungspunkt informiert, bei dem die in Unterabsatz 1 genannten Personen anwesend sein sollen. (7) Jeder Vertreter der Organe, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der EU, der Mitgliedstaaten oder assoziierter Länder kann aufgefordert werden, in Bezug auf einen genau festgelegten Tagesordnungspunkt an den Arbeiten des Ausschusses mitzuwirken.

Artikel 7 Meinungsaustausch Der Ausschuss beschließt, wie er bei dem gemäß Artikel 16 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 organisierten Meinungsaustausch mit dem Europäischen Parlament, dem Rat und der Kommission vertreten wird.

Artikel 8 Arbeitsmethoden (1) Ausschusssitzungen finden nicht öffentlich statt. Die Beratungen des Ausschusses und sämtliche Dokumente, die als Unterlagen für diese Beratungen dienen, unterliegen der Vertraulichkeit, sofern der Ausschuss nichts anderes beschließt. Die vom Generaldirektor des OLAF vorgelegten Dokumente und Informationen unterliegen Artikel 339 AEUV über den Schutz der Vertraulichkeit sowie Artikel 10 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013. (2) Der Ausschuss beschließt über die Verwendung von bis zu drei Arbeitssprachen. Dokumente und Entwürfe von Stellungnahmen, Berichten und Beschlüssen sind in den vom Ausschuss festgelegten Arbeitssprachen zu verfassen. Im Bedarfsfall können die Mitglieder beantragen, dass die Unterlagen in ihre eigene Sprache übersetzt werden. (3) Der Ausschuss nimmt jedes Jahr in seiner ersten Plenarsitzung seinen jährlichen Arbeitsplan an. Die Stellungnahmen, Berichte und Beschlüsse des Ausschusses werden im Plenum angenommen. (4) Abweichend von Artikel 8 Absatz 3 können bestimmte Beschlüsse im schriftlichen Verfahren gefasst werden, wenn der Ausschuss zuvor ein solches Verfahren genehmigt hat. (5) In dringlichen Fällen ist der Vorsitzende befugt, ein schriftliches Verfahren zur Konsultation der Mitglieder des Ausschusses einzuleiten. (6) Unter den in den Absätzen 4 und 5 genannten Umständen übermittelt der Vorsitzende den Mitgliedern des Ausschusses einen Beschlussentwurf. (7) Erheben die Mitglieder innerhalb der vom Vorsitzenden festgelegten Frist keine Einwände gegen den Entwurf, gilt dieser als angenommen. (8) Beantragt ein Mitglied innerhalb der vom Vorsitzenden festgelegten Frist dessen Erörterung im Ausschuss, wird das Verfahren der schriftlichen Konsultation ausgesetzt. (9) Sofern nichts anderes beschlossen wird, veröffentlicht der Ausschuss seine Stellungnahmen auf seiner Website.

Artikel 9 Berichterstatter (1) Zur Vorbereitung seiner Beratungen bzw. Arbeiten kann der Ausschuss aus dem Kreis seiner Mitglieder auf Vorschlag des Vorsitzenden einen oder mehrere Berichterstatter benennen. Bei der Benennung eines Berichterstatters trägt der Ausschuss der verbleibenden Amtszeit des Mitglieds gebührend Rechnung. (2) Handelt es sich um eine dringliche Frage, kann der Vorsitzende diese Benennung von sich aus vornehmen. In diesem Fall setzt er die Mitglieder des Ausschusses umgehend hiervon in Kenntnis. (3) Der Berichterstatter legt dem Ausschuss nach Prüfung der ihm anvertrauten Angelegenheiten seine Stellungnahme, seinen Bericht oder seinen Vermerk im Entwurf vor. Im Bedarfsfall wird der Berichterstatter vom Sekretariat des Ausschusses unterstützt.

Artikel 10 Abstimmungsverfahren (1) Die Beschlüsse werden (auf Vorschlag des Vorsitzenden) mit der Mehrheit der Mitglieder des Ausschusses gefasst. (2) Auf Antrag eines Mitglieds wird das Ergebnis der Abstimmung in das Protokoll aufgenommen. (3) Auf Vorschlag eines Mitglieds kann eine geheime Abstimmung angesetzt werden.

Artikel 11 Protokolle und Tagesordnung (1) Über sämtliche Sitzungen des Ausschusses wird ein Protokoll angefertigt. Das Protokoll wird in den Arbeitssprachen des Ausschusses abgefasst und enthält die zu jedem Tagesordnungspunkt gefassten Beschlüsse. (2) Der Entwurf des Protokolls wird vom Sekretariat unter Aufsicht des Vorsitzenden erstellt und den Mitgliedern des Ausschusses zur Annahme in der nächsten Sitzung unterbreitet. (3) Zum Zeitpunkt der Annahme kann jedes Mitglied vorschlagen, dass der Entwurf des Protokolls geändert wird. Außerdem kann jedes Mitglied veranlassen, dass dem Protokoll alle von ihm für zweckmäßig erachteten schriftlichen Erklärungen oder Dokumente beigefügt werden. (4) Das Protokoll und die Tagesordnung können auf Beschluss des Ausschusses veröffentlicht werden.

Artikel 12 Sekretariat (1) Gemäß Artikel 15 Absatz 8 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 wird der Ausschuss bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben von einem Sekretariat unterstützt. Das Sekretariat, das unter dem Vorsitzenden des Ausschusses und seiner Mitglieder völlig unabhängig arbeitet, trägt dafür Sorge, dass der Ausschuss ordnungsgemäß arbeitet. Bei der Ausübung ihrer Kontrollfunktion fordern die Bediensteten des Sekretariats weder Weisungen von einer Regierung, einem Organ, einer Einrichtung oder einer sonstigen Stelle an, noch nehmen sie Weisungen von diesen entgegen. (2) Zur Wahrung seiner Unabhängigkeit wird das Sekretariat von der Europäischen Kommission in enger Zusammenarbeit mit dem Ausschuss bereitgestellt. Der Ausschuss teilt der Kommission mit, welche personellen und sonstigen Mittel das Sekretariat benötigt, damit der Ausschuss seine Aufgaben wahrnehmen kann und die Kontinuität seiner Arbeiten gewahrt bleibt. (3) Vor der Ernennung jedes Mitarbeiters des Sekretariats wird der Überwachungsausschuss gehört und sein Standpunkt berücksichtigt. Dies erfolgt über die Teilnahme eines benannten Ausschussmitglieds als Beobachter am von der Kommission zur Einstellung eines Mitarbeiters des Sekretariats organisierten Panel. (4) Der Leiter des Sekretariats erstattet dem Ausschussvorsitzenden Bericht über seine Tätigkeit. Der Leiter koordiniert die Sekretariatsarbeiten und ist für die Verwaltung und Haushaltsführung des Ausschusses und seines Sekretariats zuständig. Der Ausschuss ernennt aus dem Kreis seiner Mitglieder diejenigen Personen, die an der Auswahl des Sekretariatsleiters teilnehmen. Die ernannten Mitglieder des Ausschusses erstatten dem Ausschuss in einer Plenarsitzung Bericht über die Arbeiten und Ergebnisse des Auswahlgremiums. (5) Der Ausschuss bewertet regelmäßig die Arbeit des Sekretariatsleiters und der Bediensteten des Sekretariats. (6) Die Bediensteten des Sekretariats sind gehalten, die ihnen zur Kenntnis gebrachten Informationen vertraulich zu behandeln, und enthalten sich jeder nicht genehmigten Verbreitung von Informationen, von denen sie im Rahmen ihrer Aufgaben Kenntnis erhalten. Sie unterliegen dieser Verpflichtung auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit. Wenn dem Ausschuss zur Kenntnis gelangt, dass ein Bediensteter des Sekretariats gegen die Pflicht zur Einhaltung der Vertraulichkeitsregeln verstoßen hat, unterrichtet der Ausschussvorsitzende die Kommission, damit entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können. (7) Das Sekretariat sorgt dafür, dass der Ausschuss seine Aufgaben zur Stärkung der Unabhängigkeit des OLAF und insbesondere seine Kontrollfunktion effektiv wahrnehmen kann. Es unterstützt den Vorsitzenden bei der Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen. Es erstellt für jede Sitzung eine vorläufige Tagesordnung, entwirft ein Sitzungsprotokoll und stellt sicher, dass die Ausschussmitglieder Informationen und Unterlagen im Zusammenhang mit allen ihren Aufgaben erhalten; ferner wirkt es unter Verantwortung des Vorsitzenden an der Abfassung von Texten mit und unterstützt die Ausschussmitglieder im Allgemeinen und vor allem bei der Wahrnehmung ihrer Aufgabe als Berichterstatter. Hierzu können gemeinsame Sitzungen von Berichterstattern und Bediensteten des Sekretariats abgehalten werden.

TITEL III

AUSÜBUNG DER BEFUGNISSE

Artikel 13 Kontrolltätigkeiten des Überwachungsausschusses (1) Der Ausschuss prüft die regelmäßigen Informationen des Generaldirektors des OLAF über die Tätigkeiten des OLAF. Ferner nimmt er von sich aus oder auf Ersuchen des Generaldirektors gemäß Artikel 15 Absatz 1 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 hierzu Stellung. (2) Nach Artikel 17 Absatz 5 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 wird der Ausschuss regelmäßig über die Tätigkeiten des OLAF und über deren Ergebnisse und Folgemaßnahmen unterrichtet. Der Ausschuss kann gegebenenfalls hierzu Kommentare abgeben, greift jedoch nicht in den Ablauf der Untersuchungen ein. (3) Bei allen bereits seit zwölf Monaten laufenden Untersuchungen, und danach alle sechs Monate, prüft der Ausschuss, warum diese noch nicht abgeschlossen wurden. Ferner prüft er die vorgeschlagenen Gründe des OLAF und die Abhilfemaßnahmen zur Beschleunigung der Untersuchungen und widmet dieser Angelegenheit besondere Aufmerksamkeit, wenn er gegenüber dem Generaldirektor des OLAF Stellung nimmt. (4) Der Ausschuss prüft die Fälle, in denen ein Organ, eine Einrichtung, ein Amt oder eine Agentur den vom Generaldirektor abgegebenen Empfehlungen nicht Folge geleistet hat. Bei dieser Gelegenheit stellt der Ausschuss fest, ob die Arbeiten des OLAF behindert, verzögert oder vereitelt wurden, und schlägt entsprechende Maßnahmen vor. (5) Der Ausschuss prüft Fälle, in denen Informationen an die Justizbehörden eines Mitgliedstaats oder an die Europäische Staatsanwaltschaft übermittelt wurden, und überwacht die Umsetzung der vom Generaldirektor des OLAF abgegebenen Empfehlungen. Der Ausschuss kann gegenüber dem Generaldirektor des OLAF zu diesen Angelegenheiten Stellung nehmen. (6) Zur Unterstützung des Generaldirektors des OLAF bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben kann der Ausschuss zur Rolle des OLAF bei der Planung und Entwicklung von Methoden zur Bekämpfung von Betrug und sonstigen gegen die finanziellen Interessen der EU gerichteten rechtswidrigen Handlungen Stellung nehmen. (7) Der Ausschuss gibt eine Stellungnahme zu den vom Generaldirektor des OLAF anzunehmenden Leitlinien zu den Untersuchungsverfahren sowie zu jeder nachträglichen Änderung ab. (8) Der Ausschuss gibt eine Stellungnahme zu den Arbeitsvereinbarungen zwischen dem OLAF und der Europäischen Staatsanwaltschaft sowie zu jeder Änderung dieser Vereinbarungen ab. (9) Der Ausschuss kann zu Fällen Stellung nehmen, in denen der Generaldirektor des OLAF beschließt, die Unterrichtung des Betroffenen über die Einleitung einer Untersuchung des OLAF gemäß Artikel 9 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 zu verschieben. (10) Der Ausschuss kann jede sonstige Stellungnahme abgeben, die er als notwendig für die Wahrnehmung seiner Aufgaben im Rahmen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 erachtet. (11) In all diesen Fällen und zur Erfüllung seiner Kontrollaufgaben nennt der Ausschussvorsitzende dem Sekretariatsleiter basierend auf vordefinierten Kriterien und im Einvernehmen mit dem ernannten Berichterstatter die Verfahrensakten des OLAF, zu denen gemäß Artikel 15 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 Zugang zu gewähren ist.

Artikel 14 Zugang zu fallbezogenen Informationen (1) Im Rahmen seiner Befugnisse hat der Ausschuss unmittelbaren Zugang zu den fallbezogenen Informationen und Dokumenten, die er für notwendig erachtet, um seine Aufgaben wahrzunehmen. Dieser Zugang erfolgt über den unmittelbaren Zugang zum Fallbearbeitungssystem des OLAF, in elektronischer oder sonstiger Form und unter den gleichen Bedingungen wie für das OLAF. Die spezifische Form des unmittelbaren Zugangs wird in mit dem Generaldirektor des OLAF geschlossenen Arbeitsvereinbarungen festgelegt. (2) Macht der Ausschuss von seinem unmittelbaren Zugang zum Fallbearbeitungssystem des OLAF Gebrauch, so geschieht dies, ohne in die Durchführung laufender Untersuchungen des OLAF einzugreifen und unter uneingeschränkter Wahrung der Grundsätze der Notwendigkeit und der Verhältnismäßigkeit sowie unter umfassender Berücksichtigung der Erfordernisse der Vertraulichkeit und des Datenschutzes. (3) Ausschussmitglieder und die ermächtigten Bediensteten des Sekretariats machen vom Zugang zum Fallbearbeitungssystem des OLAF Gebrauch, nachdem sie basierend auf den vom OLAF gemeldeten Daten eine Beurteilung der Notwendigkeit des Zugangs vorgenommen haben. Sämtliche Beschlüsse, vom Zugang zum Fallbearbeitungssystem des OLAF Gebrauch zu machen, werden aufgezeichnet und dem OLAF gemeldet.

Artikel 15 Unmittelbarer Zugang zum Fallbearbeitungssystem des OLAF (1) Für die Zwecke von Artikel 14 haben der Ausschussvorsitzende bzw. der Sekretariatsleiter im Rahmen der mit dem OLAF vereinbarten Bestimmungen Verwaltungsrechte für den Zugang zum Fallbearbeitungssystem des OLAF. (2) Der Ausschussvorsitzende bzw. der Sekretariatsleiter können folgenden Personen von Fall zu Fall Zugang zum Fallbearbeitungssystem des OLAF gewähren: a) einem als Berichterstatter tätigen Ausschussmitglied; b) einem oder mehreren Mitarbeitern des Sekretariats, die damit beauftragt sind, den Berichterstatter bei seinen Aufgaben zu unterstützen und zu beraten; c) einem Bediensteten des Sekretariats, der den Berichterstatter administrativ unterstützen wird.

Artikel 16 Zusätzliche Informationen Der Ausschuss kann das OLAF um zusätzliche Informationen ersuchen, wenn er dies für notwendig erachtet, um seine Aufgaben wahrzunehmen.

Artikel 17 Prüfungen, Studien und Beratung (1) Im Rahmen seiner Befugnisse kann der Ausschuss alle Prüfungen vornehmen bzw. alle Studien und Untersuchungen durchführen und erforderlichenfalls Berater hinzuziehen. Ferner kann der Ausschuss Beamte und sonstige Bedienstete des OLAF oder der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU und ihrer Mitgliedstaaten um Unterstützung ersuchen. Dabei gewährt der Ausschuss diesen Personen keinen Zugang zu fallbezogenen Informationen und Dokumenten, die im Fallbearbeitungssystem des OLAF gespeichert sind. (2) Die gemäß Artikel 22a des Statuts der Beamten der EU eingegangenen Informationen leitet der Ausschussvorsitzende an den Ausschuss weiter, damit sie erörtert werden können. Nach dieser ersten Prüfung leitet der Ausschuss die Informationen gegebenenfalls an die zuständige Stelle weiter.

Artikel 18 Tätigkeitsbericht (1) Gemäß Artikel 15 Absatz 9 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 nimmt der Ausschuss mindestens einen Tätigkeitsbericht pro Jahr an und übermittelt ihn den Organen der EU. (2) Dieser Bericht befasst sich mit den Tätigkeiten, die der Ausschuss im Rahmen seiner Zuständigkeiten durchgeführt hat, und enthält eine Bewertung der Tätigkeiten des OLAF und der Durchführung seines Jahresprogramms, insbesondere die Bewertung der Unabhängigkeit des OLAF, die Anwendung der Verfahrensgarantien und die Dauer der Untersuchungen. (3) Der Tätigkeitsbericht wird grundsätzlich im ersten Halbjahr eines Kalenderjahres für das vorhergehende Jahr erstellt und dem Ausschuss von einem oder mehreren Berichterstattern vorgestellt. (4) Der Ausschuss veranlasst die Veröffentlichung seines Tätigkeitsberichts im Amtsblatt der Europäischen Union, nachdem er ihn dem Europäischen Parlament, dem Rat, der Kommission und dem Rechnungshof übermittelt hat.

Artikel 19 Verfahren betreffend die Stellungnahme zur Ernennung des Generaldirektors des OLAF (1) Der Ausschuss prüft das Verfahren zur Ernennung des Generaldirektors des OLAF. (2) Der Ausschuss ernennt das/die Mitglied(er), das/die den Ausschuss im Auswahlverfahren vertreten wird/werden. (3) Um zum Auswahlverfahren der Kommission Stellung zu nehmen, nimmt der Ausschuss über das/die zu diesem Zweck in seiner Plenarsitzung ernannte(n) Mitglied(er) als Beobachter am Auswahlverfahren teil. (4) Nachdem der Ausschuss zur Stellenausschreibung, den Auswahlkriterien und den Ergebnissen des Auswahlverfahrens konsultiert wurde, nimmt er gegenüber der Kommission Stellung. (5) Die Stellungnahme gemäß Artikel 17 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 enthält die Bewertung des Ausschusses zum Verfahren und wird an die Organe der EU übermittelt.

Artikel 20 Unabhängigkeit des Generaldirektors des OLAF, Disziplinarverfahren gegen ihn und Aufhebung seiner Immunität (1) Der Generaldirektor des OLAF setzt den Ausschuss von allen Maßnahmen, Anweisungen, Drohungen oder Versprechungen in Kenntnis, die geeignet sind, seine Unabhängigkeit zu beeinträchtigen. (2) Der Ausschuss nimmt von sich aus oder auf Initiative des Generaldirektors zu der ihm zur Kenntnis gebrachten Angelegenheit Stellung. (3) Wird der Ausschuss von der Kommission nach Artikel 17 Absatz 9 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 zu einem Disziplinarverfahren gegen den Generaldirektor des OLAF oder einer Aufhebung von dessen Befreiung von gerichtlicher Verfolgung konsultiert, so gibt er eine begründete Stellungnahme dazu ab. Hierzu ersucht er die Kommission und den Generaldirektor des OLAF um alle notwendigen Informationen und Dokumente.

Artikel 21 Vertraulichkeit und Behandlung personenbezogener Daten (1) Die Ausschussmitglieder unterliegen der beruflichen Schweigepflicht und enthalten sich jeder nicht genehmigten Verbreitung von Informationen, von denen sie im Rahmen ihrer Aufgaben Kenntnis erhalten. Diese Verpflichtung gilt für die Mitglieder auch nach dem Ausscheiden aus dem Ausschuss. Dieser Absatz gilt nicht, wenn die Informationen bereits rechtmäßig veröffentlicht wurden oder öffentlich zugänglich sind. (2) Der Ausschuss sorgt dafür, dass die Verordnung (EU) Nr. 2018/1725 (3) angewandt wird. Bei der Anwendung der Verordnung arbeiten der Ausschuss und das Sekretariat eng mit dem Datenschutzbeauftragten des OLAF und dem Sekretariat des Ausschusses zusammen und halten sich an die am 9. Juli 2019 angenommenen Durchführungsvorschriften (4). (3) Das Sekretariat des Ausschusses, vertreten durch den Sekretariatsleiter, handelt als „Verantwortlicher“. (4) Das Sekretariat des Ausschusses veröffentlicht auf seiner Website gemäß Artikel 16 der Verordnung (EU) Nr. 2018/1725 Datenschutzhinweise, mit denen alle betroffenen Personen über die Tätigkeiten informiert werden, bei denen es ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Das Sekretariat stellt allen betroffenen Personen, mit denen es im Rahmen einer Verarbeitungstätigkeit direkt interagiert, eine Datenschutzerklärung im Einklang mit Artikel 15 der Verordnung (EU) Nr. 2018/1725 bereit. (5) Bei allgemeinen Anfragen werden personenbezogene Daten ab Erhalt höchstens fünf Jahre lang gespeichert; falls sie mit den Kontroll- und Folgemaßnahmen des Ausschusses im Zusammenhang stehen, werden sie jedoch während eines Zeitraums von bis zu zehn Jahren nach Abschluss der spezifischen Maßnahme gespeichert.

Artikel 22 Haushalt (1) Jedes Jahr gibt der Ausschuss gemäß Artikel 6 Absatz 2 des Beschlusses 1999/352/EG der Kommission (5) eine Stellungnahme zum Vorentwurf des Haushaltsplans ab, die vom Generaldirektor des OLAF vorgelegt wird, bevor sie an die Generaldirektion Haushalt der Kommission übermittelt wird. (2) Das Sekretariat erstellt den jährlichen Haushaltsvorschlag des Ausschusses, der nach Genehmigung durch den Ausschuss der Kommission übermittelt wird.

TITEL IV

ÜBERGANGS- UND SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Artikel 23 Revision und Änderung Jedes Mitglied des Ausschusses kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt schriftlich Vorschläge für Änderungen an der Geschäftsordnung an den Vorsitzenden des Ausschusses richten. Sie werden in der darauf folgenden Sitzung gemäß dem in Artikel 9 festgelegten Abstimmungsverfahren zur Abstimmung gebracht.

Artikel 24 Beziehungen zum Beauftragten für die Kontrolle der Verfahrensgarantien Die Geschäftsordnung kann nach der Ernennung des Beauftragten für die Kontrolle der Verfahrensgarantien überarbeitet werden. Wenn der Beauftragte für die Kontrolle der Verfahrensgarantien ernannt ist, wird der Ausschuss mit dem Beauftragten praktische Vorkehrungen vereinbaren, die notwendig sind, um der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 in Bezug auf den Beschwerdemechanismus und die Berichtspflichten des Beauftragten Wirkung zu verleihen.

Artikel 25 Inkrafttreten und Veröffentlichung Die Geschäftsordnung tritt an dem Tag in Kraft, der auf den Tag ihrer Annahme durch den Ausschuss folgt. Sie ersetzt die im Jahr 2011 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichte Geschäftsordnung (6). Nach ihrer Annahme veranlasst der Ausschuss die Veröffentlichung der Geschäftsordnung im Amtsblatt der Europäischen Union.

(1) Änderungen der OLAF-Verordnung durch Verordnung (EU, EURATOM) 2016/2030 und Verordnung (EU, EURATOM) 2020/2223. Änderungen des Beschlusses der Kommission zur Errichtung des OLAF durch Beschluss 2013/478/EU der Kommission vom 27. September 2013, Beschluss (EU) 2015/512 der Kommission vom 25. März 2015 und Beschluss 2015/2418 der Kommission vom 18. Dezember 2015.

(2) Vom Überwachungsausschuss am 9. Oktober 2013 angenommener Verhaltenskodex und Erläuterungen zu den Unparteilichkeitsgarantien und den Risiken für die Entstehung von Interessenkonflikten. Vgl. Abschnitt 4 zum Verfahren für den Umgang mit Interessenkonflikten („Procedure for dealing with conflict of interests situations“), wo es in Randnummer 29 heißt, dass dieser Verhaltenskodex in die Geschäftsordnung aufgenommen wird, die nach dem Inkrafttreten der Verordnung Nr. 883/2013 weiterer Änderungen bedarf.

(3) Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.

(4) Beschluss des Generaldirektors des OLAF zur Annahme von Durchführungsvorschriften betreffend den Datenschutzbeauftragen für das OLAF und das Sekretariat des Überwachungsausschusses, Ares(2019) 4393452.

(5) Beschluss 1999/352/EG, EGKS, Euratom der Kommission vom 28. April 1999 zur Errichtung des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) (bekannt gegeben unter Aktenzeichen SEK(1999) 802) (ABl. L 136 vom 31.5.1999, S. 20).

(6) ABl. L 308 vom 24.11.2011, S. 114.