BERICHT ÜBER DEN JAHRESABSCHLUSS UND DIE HAUSHALTSFÜHRUNG 1994 DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG ZUR VERBESSERUNG DER LEBENS- UND ARBEITSBEDINGUNGEN (STIFTUNG DUBLIN), ZUSAMMEN MIT DER ANTWORT DER STIFTUNG (95/C 354/02)

INHALT

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

1. EINLEITUNG

Hintergrund

1.1. Die Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Stiftung Dublin) wurde durch die Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates (1) als Einrichtung der Europäischen Gemeinschaften errichtet. Die Stiftung nahm ihre Tätigkeit 1976 in Dublin auf; für den Dienstbetrieb und die Verwaltung sind ihre Direktion und die Kommission verantwortlich. Die Stiftung hat die Aufgabe, zur Konzipierung und Schaffung besserer Lebens- und Arbeitsbedingungen durch eine Aktion zur Förderung und Verbreitung von Kenntnissen beizutragen, die geeignet sind, diese Entwicklung zu unterstützen.

1.2. In Übereinstimmung mit den einschlägigen Rechtsvorschriften (2) hat der Rechnungshof den Jahresabschluß und die Haushaltsführung 1994 der Stiftung Dublin geprüft.

1.3. Für das Haushaltsjahr 1994 standen der Stiftung Mittel in Höhe von 11,6 Mio ECU zur Verfügung. Die eingegangenen Verpflichtungen führten zu Zahlungen in Höhe von 8,3 Mio ECU und zu Mittelübertragungen auf das Haushaltsjahr 1995 in Höhe von 2,1 Mio ECU, wobei der Restbetrag von 1,2 Mio ECU annulliert wurde. Von den aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen Mitteln wurden 2,6 Mio ECU ausgezahlt und 0,3 Mio ECU annulliert. Der Anhang zu diesem Bericht enthält eine nach Kapiteln gegliederte Analyse der Verwendung der Mittel des Haushaltsjahres sowie der aus 1993 übertragenen Mittel.

Prüfungsumfang

1.4. Der Hof hat 1995 lediglich die Rechnungsführung des Jahresabschlusses 1994 geprüft.

2. WEITERVERFOLGUNG FRÜHERER BEMERKUNGEN

Trennung der Tätigkeiten

2.1. Die Trennung der Tätigkeiten des Anweisungsbefugten und des Rechnungsführers ist weiterhin unzureichend. Die Stiftung hofft, im Laufe des Jahres 1995 ein neues EDV-Rechnungsführungssystem in Betrieb nehmen zu können, das das Problem lösen kann. Es haben bereits Gespräche in dem Sinne stattgefunden, daß das neue System das gleiche sein soll wie für die neuen Einrichtungen der Gemeinschaft. Die Kommission sollte ein solches System in allen betroffenen Einrichtungen prioritär einführen und betreiben.

Zahlstelle

2.2. Ein großer Teil der Zahlungen erfolgt ohne vorherige Genehmigung durch einen Finanzkontrolleur. Während des Jahres wurden 76 % der Zahlungen (ausschließlich der Gehälter) über die Zahlstelle abgewickelt. Der Finanzkontrolleur der GD XX hat beschlossen, daß wegen der zusätzlichen Arbeitsbelastung durch die Einrichtung von acht neuen Satellitenorganen der Gemeinschaft die Zahlstelle durch die Stiftung stärker genutzt werden sollte.

EDV-geführtes Bestandsverzeichnis

2.3. Das Personal der Stiftung aktualisierte die Aufzeichnungen im Jahre 1994 durch die Abschreibung zahlreicher überalterter Gegenstände. Die Gesamtsumme zum Jahresende stimmte mit den Angaben im Jahresabschluß überein. Die früheren Empfehlungen des Hofes sind umgesetzt worden.

3. AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS UND ABRECHNUNG

Mittelübertragungen

3.1. Die 1994 zwischen verschiedenen Haushaltslinien vorgenommenen Mittelübertragungen beliefen sich auf 756 000 ECU (6,5 % der im Haushaltsplan eingesetzten Mittel), während sie 1993 noch 2 227 600 ECU (19 %) betragen hatten.

3.2. 1994 erfolgten Übertragungen zwischen Titeln mit Zustimmung des Verwaltungsrates und der Kommission; dies verstößt allerdings eindeutig gegen die Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates vom 1. Juni 1976, geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates vom 30. Juni 1993, insbesondere gegen Artikel 21 Absatz 3 betreffend Mittelübertragungen.

3.3. Nettoübertragungen in Höhe von 250 000 ECU erfolgten aus Titel 1 (Personalausgaben), in Höhe von 46 000 ECU in Titel 2 (Ausgaben für den Dienstbetrieb) und in Höhe von 204 000 ECU in Titel 3 (Operationelle Ausgaben). Außerdem wurden sämtliche Übertragungen zwischen Titeln im letzten Quartal des Jahres vorgenommen, was offensichtlich die Übertragung dieser Mittel ermöglichen sollte, da dies für Mittel aus Titel 1 ausgeschlossen ist (Artikel 6 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates).

Übertragungen und Annullierungen von Mitteln

3.4. Im Januar 1995 verweigerte der Finanzkontrolleur den Sichtvermerk für Verpflichtungen aus dem Jahre 1994 in Höhe von 303 000 ECU mit der Begründung, sie bezögen sich auf 1995, sowie in Höhe von 538 280 ECU mit der Angabe, sie bezögen sich auf Studienverträge, für die das Ausschreibungsverfahren nicht angewandt worden sei. Als Folge davon mußten die Beträge annulliert werden. Im Laufe des Jahres wurde ein neues Ausschreibungsverfahren zur Vergabe von Studienverträgen eingerichtet, das 1995 durchgeführt werden soll.

3.5. Die Zahlungsrate betrug 72 % für den gesamten Jahresabschluß, jedoch nur 49 % für Titel 3 "Operationelle Ausgaben". Tabelle 1 zeigt die Übertragungen aus dem Haushaltsplan 1994 nach Titeln und ihre anschließende Verwendung im Jahre 1995. Die Übertragungen für Titel 3 betrugen 34 % der ursprünglichen Mittel. Ende März 1995 waren nur 29 % der Übertragungen verwendet. Die Haushaltslinie "Ausgaben für Untersuchungen und Modellvorhaben im Bereich Lebens- und Arbeitsbedingungen" wies ursprüngliche Mittel in Höhe von 1,9 Mio ECU aus. Davon wurden nur 408 951 ECU ausgezahlt. Während des Haushaltsjahres wurden 171 000 ECU auf diese Haushaltslinie übertragen, 1,17 Mio ECU wurden anschließend übertragen und 538 655 ECU wurden annulliert.

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

3.6. Der Haushaltsplan soll in erster Linie den Finanzierungsbedarf der Stiftung für das jeweilige Jahr zeigen. Die 1994 in den Haushaltsplan eingesetzten Mittel machten insgesamt 11,6 Mio ECU aus, die eingegangenen Mittel zur Deckung dieser Ausgaben erreichten insgesamt 11,2 Mio ECU. Die Zahlungen für das Jahr beliefen sich auf 8,3 Mio ECU, und am Jahresende besaß die Stiftung einen Kassenbestand von mehr als 4,7 Mio ECU, mehr als die Hälfte der Jahreszahlungen. Folglich hat der jährliche Haushaltsplan der Stiftung wenig mit ihrem tatsächlichen Kassenbedarf zu tun. Das führte dazu, daß die Stiftung das ganze Jahr über einen hohen Kassenbestand vorhielt, für den sie keine unmittelbare Verwendung hat. Dieser Sachverhalt ist zu vermeiden; die Stiftung sollte ihre vierteljährlichen Ziehungen von der Kommission näher am tatsächlichen Kassenbedarf orientieren.

Einnahmen

3.7. Der EU-Zuschuß für die Stiftung betrug 1994 11,2 Mio ECU. Die tatsächlich beantragten und eingegangenen Beträge beliefen sich auf 1,5 Mio ECU zum 6. April 1994, 2,5 Mio ECU zum 7. Juli 1994 und 6,9 Mio ECU zum 10. Oktober 1994, insgesamt auf 10,9 Mio ECU. Die Differenz in Höhe von 0,3 Mio ECU entspricht dem übertragenen Überschuß am Jahresende 1993. Wie in den vorhergehenden Jahren ist dieses Finanzierungsmuster nicht mit Artikel 26 der Finanzvorschriften für die Stiftung vereinbar, in dem es heißt, daß die Zahlungen in der ersten Hälfte eines jeden Quartals nach dem tatsächlichen Bedarf erfolgen sollen.

Dienstreisekosten

3.8. Eine Prüfung der Anträge auf Dienstreisekostenerstattung ergab, daß 170 Dienstreisen nach Brüssel erfolgten. Die Notwendigkeit all dieser Dienstreisen nach Brüssel sollte dahingehend überprüft werden, ob es nicht andere Kommunikationsmöglichkeiten gibt, und die Dienstreisekosten gesenkt werden könnten.

4. VERMÖGENSÜBERSICHT

Umlaufvermögen

4.1. Alle im Jahresabschluß in dieser Haushaltslinie aufgeführten Beträge wurden mit Belegunterlagen abgestimmt.

4.2. Bei der MwSt.-Rückerstattung sind zwei Posten mit einem Gesamtbetrag von 32 216 ECU aufgeführt, die seit mehr als drei Jahren ausstehen. Zum Ende jedes Haushaltsjahres wurde den zuständigen Stellen der Mitgliedstaaten eine Mahnung geschickt, doch haben sie nicht geantwortet. Das Problem muß die Verwaltung lösen.

5. SCHLUSSFOLGERUNG

5.1. Die Zahlstellen werden vermehrt eingesetzt.

5.2. In der Verordnung des Rates sind Übertragungen zwischen Titeln nicht vorgesehen. Dennnoch wurden sie vom Verwaltungsrat vorgeschlagen und von der Kommission genehmigt.

5.3. Der Hof wiederholt seine Bemerkung aus früheren Berichten, daß die Zahlungen der Kommission an die Stiftung nicht den geltenden Finanzvorschriften entsprechen. Folglich verfügt die Stiftung häufig über einen hohen Kassenbestand. Dies ließe sich durch vierteljährliche Ziehungen von der Kommission vermeiden, die dem tatsächlichen Kassenbedarf eher entsprechen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 30. November 1995 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

André J. MIDDELHOEK

Präsident

(1) - Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates vom 26. Mai 1975 über die Gründung der Stiftung, ABl. L 139 vom 30. 5. 1975, geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 des Rates vom 30. Juni 1993, ABl. L 181 vom 23. 7. 1993.

- Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates vom 1. Juni 1976 betreffend Finanzvorschriften für die Stiftung, ABl. L 164 vom 24. 6. 1976, geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates vom 30. Juni 1993, ABl. L 181 vom 23. 7. 1993.

ANHANG

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

ANTWORT DER STIFTUNG

2.2. & 5.1. Die verstärkte Verwendung von Zahlstellen erfolgte auf Wunsch des Finanzkontrolleurs aus Gründen der Kosteneffizienz. Das vorher verwendete System verursachte beträchtliche Botenkosten und Verzögerungen. Außerdem führte es zu häufigen Besuchen seitens des Finanzkontrolleurs.

Die Anwendung von Zahlstellenverfahren für alle Ausgabenarten, die die Verwendung einer vorläufigen Mittelbindung zulassen, verringerte Verwaltungskosten und Verzögerungen. Sie ermöglichte außerdem eine verstärkte Rolle für den Anweisungsbefugten bei der Abwicklung der Haushaltskosten.

3.2. & 5.2. Angesichts der relativ kleinen Beträge, die verbucht wurden, wurden Mittelübertragungen vor 1994 nur nach Kapitel, Artikel und Posten klassifiziert; die Finanzvorschriften sehen Mittelübertragungen zwischen Kapiteln vor. Die Finanzvorschriften ermöglichten so eine volle Übertragbarkeit zwischen allen Elementen des Stiftungshaushalts. Die Tatsache, daß die Stiftung seit 1. Januar 1994 auf Anforderung des Rechnungshofs Mittelübertragungen zusätzlich nach Titeln klassifiziert, scheint nicht das den Finanzvorschriften zugrunde liegende Prinzip aufzuheben, d. h. die volle Übertragbarkeit aller Mittel.

3.3. Es soll darauf hingewiesen werden, daß eine Übertragung von einigen Aspekten der Mittel in Titel 1 auf das nächste Finanzjahr in voller Übereinstimmung mit Artikel 6.1 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates durchgeführt werden kann.

3.4. Veröffentlichungen: Die 303 000 ECU bezogen sich auf Verpflichtungen zugunsten des Amts für amtliche Veröffentlichungen im Zusammenhang mit der Lieferung des Veröffentlichungsprogramms der Stiftung für 1994, zur Sichtvermerkung vorgelegt am 20. Dezember 1994. Vor diesem Zeitpunkt wurden solche Dokumente immer vom Finanzkontrolleur sichtvermerkt.

Am 12. Januar 1995 verweigerte der Finanzkontrolleur den Sichtvermerk für diese Verpflichtungen mit der Begründung, sie bezögen sich auf eine vertragliche Verpflichtung für 1995 und könnten somit gemäß Finanzvorschriften nicht im Haushaltsjahr 1994 aufgeführt werden.

Die Stiftung ist der Auffassung, daß die betreffenden Verpflichtungen den Erfordernissen der Finanzvorschriften entsprächen, da die Stiftung Verträge mit dem Amt für amtliche Veröffentlichungen vor Ende des Haushaltsjahres 1994 abgeschlossen sehen möchte, und daß ein Sichtvermerk gemäß langjähriger Praxis hätte erteilt werden sollen.

Studienverträge: Auf seiner Sitzung am 25. März 1994 billigte der Verwaltungsrat der Stiftung die Einführung neuer Verfahren auf der Grundlage der Rahmenvertragsausschreibungen zur Vergabe von Studienverträgen. Bei der Billigung der neuen Verfahren war sich der Verwaltungsrat dessen bewußt, daß die Einführung der neuen Verfahren bis zu einem Jahr in Anspruch nehmen könnte, und betonte deshalb, daß jedoch dadurch keine Verzögerungen bei der Durchführung des Arbeitsprogramms 1994 auftreten und während der Übergangszeit die gegenwärtigen Verfahren fortgesetzt werden sollten. Die Einführung des neuen Verfahrens war mit dem Finanzkontrolleur erörtert worden.

Nach der damaligen Praxis wurden Vertragsausschreibungen nur für ganz besondere Spezialarbeiten verwendet. In den meisten Fällen wurden Verträge durch direkte Vereinbarungen (Artikel 46 der Finanzvorschriften) nach Beratung mit den Verwaltungsratsmitgliedern abgeschlossen. Dieses Verfahren hatte sich als effizient, wirtschaftlich und transparent erwiesen.

Am 24. Januar 1995 erklärte der Finanzkontrolleur in einem Schreiben, daß er den Sichtvermerk für Verträge über 538 280 ECU, am 20. Dezember 1994 vorgelegt, mit dem Grund verweigert habe, daß die Stiftung eine Einladung zur Interessenbekundung veröffentlicht hätte, deren Resultate sie verwenden müsse, auch wenn das Auswahlverfahren noch nicht ganz abgeschlossen sei. Ein Bezug auf Artikel 46 sei in diesem Fall nicht relevant.

Die Stiftung ist der Auffassung, daß - ungeachtet der Tatsache, daß der Finanzkontrolleur die langjährige Grundlage, auf der Verträge vergeben wurden, ändern möchte - eine Übergangszeit erlaubt sein müsse, wie es die Gespräche zwischen der Stiftung und dem Finanzkontrolleur zu verstehen gegeben hätten. Folglich wurden alle Verträge, die erneut zur Sichtvermerkung im Rahmen des Haushalts 1995 vorgelegt wurden, gebilligt.

3.6. & 5.3. In Übereinstimmung mit früheren Empfehlungen des Rechnungshofs hat die Stiftung in den letzten Jahren Zahlungen ihrer Zuschüsse gefordert, um die Verpflichtungen für das Finanzjahr zu decken. Das führte zu Kassenbeständen am Jahresende, die über dem tatsächlichen Kassenbedarf lagen. Dieses Verfahren wird nun überarbeitet, um sicherzustellen, daß die Zahlungsforderungen auf der Grundlage des tatsächlichen Kassenbedarfs erfolgen.

3.7. Was den Zeitpunkt der Zahlungen angeht, so ist dies nunmehr nach Durchführung von Maßnahmen seitens der Kommission in Übereinstimmung mit den Finanzvorschriften. Die Angelegenheit der Zahlungsbeträge wurde unter Punkt 3.6. behandelt und beantwortet.

3.8. Die Stiftung steht sowohl im administrativen als auch im operationellen Bereich eng mit den Diensten der Kommission in Verbindung. Die Stiftung versucht sicherzustellen, daß alle Dienstreisen einschließlich jener nach Brüssel nur stattfinden, wenn sie unbedingt erforderlich sind. Dennoch untersucht die Stiftung andere Kommunikationsmöglichkeiten, um festzustellen, ob die Kosten verringert werden können.

4.2. Angemessene Maßnahmen wurden nunmehr in bezug auf diese beiden Posten getroffen.

5.1., 5.2. & 5.3.Siehe vorstehende Bemerkungen.