BERICHT ÜBER DEN JAHRESABSCHLUSS UND DIE HAUSHALTSFÜHRUNG 1994 DES EUROPÄISCHEN ZENTRUMS FÜR DIE FÖRDERUNG DER BERUFSBILDUNG (CEDEFOP - BERLIN), ZUSAMMEN MIT DER ANTWORT DES ZENTRUMS (95/C 354/01)

INHALT

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1. EINLEITUNG

Hintergrund

1.1. Das Europäische Zentrum zur Förderung der Berufsbildung (Cedefop) wurde durch die Verordnung (EWG) Nr. 337/75 des Rates (1) als Satelliteneinrichtung der Europäischen Gemeinschaft errichtet und soll die Berufsbildung auf Gemeinschaftsebene fördern. Für Funktion und Verwaltung des Cedefop, das 1976 in Berlin seine Arbeiten aufnahm, sind die Kommission und der Cedefop-Verwaltungsrat zuständig. Nach der Definition in der genannten Verordnung ist es Aufgabe des Zentrums, "die Kommission zu unterstützen, um die Berufsbildung und die ständige Weiterbildung auf Gemeinschaftsebene zu fördern und weiterzuentwickeln", einen Beitrag "zur Durchführung einer gemeinsamen Berufsbildungspolitik" zu leisten und insbesondere "den Informations- und Erfahrungsaustausch" zu fördern. Im Bereich der Berufsbildung hat das Zentrum insbesondere die Aufgabe, eine Dokumentation zu erstellen, zur Weiterentwicklung und Koordinierung der Forschung beizutragen, die Verbreitung zweckdienlicher Dokumentation und Information zu gewährleisten, die Initiativen zu fördern und zu unterstützen, durch die eine koordinierte Lösung erleichtert werden kann (insbesondere bei der Angleichung der Ausbildungsniveaus und der gegenseitigen Anerkennung der Prüfungszeugnisse) und einen Treffpunkt für die beteiligten Parteien zu bilden.

Umfang der Prüfung

1.2. Im Jahre 1994 hat der Hof den Jahresabschluß 1993 des Zentrums und die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung im Zeitraum von 1987 bis 1993 geprüft. Im Jahre 1995 beschränkte der Hof den Umfang seiner Prüfungstätigkeit auf die Prüfung des Jahresabschlusses 1994 des Cedefop.

Verlegung des Cedefop nach Thessaloniki

1.3. Auf der Tagung des Europäischen Rates vom 29. Oktober 1993 wurde beschlossen, den Sitz des Cedefop von Berlin nach Thessaloniki in Griechenland zu verlegen (Beschluß des Rates 93/C 323/01 vom 29. Oktober 1993, ABl. C 323 vom 30. November 1993, S. 1).

1.4. Die Verlegung des Cedefop nach Thessaloniki ist für September 1995 vorgesehen. Das Gebäude für die ständige Hauptgeschäftsstelle des Cedefop ist noch nicht errichtet, doch haben die griechischen Behörden als Übergangslösung bis 1997/98 ein Gebäude zur Verfügung gestellt, für das eine monatliche Miete von 22 000 ECU zu zahlen ist. Die einmaligen Kosten für den Umzug nach Thessaloniki werden mit etwa 4 Mio ECU veranschlagt. Die Hälfte dieses Betrags wird im Rahmen des Haushaltsplans 1995 bereitgestellt.

1.5. Zum Zeitpunkt der Prüfung (Mai 1995) waren nach den Informationen des Hofes 28 Mitarbeiter des Cedefop bereit, nach Thessaloniki umzuziehen, während 16 Mitarbeiter noch unentschlossen waren und 18 Mitarbeiter bereits beschlossen hatten, Berlin nicht zu verlassen. Da bereits 14 Bedienstete das Cedefop verlassen haben, wird es im Zeitraum 1995/96 erforderlich sein, eine große Zahl neuer Mitarbeiter einzustellen. Dies wird wahrscheinlich erhebliche Auswirkungen auf die Arbeit des Cedefop in den Jahren 1995 und 1996 haben.

2. ALLGEMEINE BEMERKUNGEN UND BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS

Finanzdaten

2.1. Für das Haushaltsjahr 1994 standen dem Zentrum Mittel in Höhe von 11,10 Mio ECU zur Verfügung. Die eingegangenen Verpflichtungen führten zu Zahlungen in Höhe von 8,08 Mio ECU und zu Mittelübertragungen auf das Haushaltsjahr 1995 in Höhe von 2,45 Mio ECU, wobei der Restbetrag von 0,57 Mio ECU annulliert wurde. Von den aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen Mitteln wurden 2,65 Mio ECU ausgezahlt und 0,37 Mio ECU annulliert. Der Anhang dieses Berichts enthält eine Analyse der Verwendung der Mittel des Haushaltsjahres sowie der aus 1993 übertragenen Mittel.

Trennung der Tätigkeiten

2.2. Anfang 1994 wurden ein unterstellter Rechnungsführer und ein unterstellter Zahlstellenverwalter auf Teilzeit-Basis eingestellt. Auf diese Weise wurde der vom Rechnungshof in früheren Berichten vorgebrachten Bemerkung (2) Rechnung getragen.

Zahlstelle

2.3. Die ohne vorherigen Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs unter Anwendung des Zahlstellenverfahrens getätigten Zahlungen beliefen sich auf 57,8 % der endgültig verfügbaren Mittel für das Jahr 1994. Damit ist ihr Anteil etwas höher als im Jahre 1993, in dem die Zahlungen über die Zahlstelle 55,1 % der endgültigen Mittel ausmachten. Außerdem wurde fast die Hälfte der über die Zahlstelle abgewickelten Zahlungen in den letzten vier Monaten des Jahres getätigt, wobei 16 % des Gesamtbetrags auf Dezember entfielen.

Mittelübertragungen

2.4. Die Mittelübertragungen zwischen verschiedenen Haushaltslinien (Titel, Kapitel, Artikel und Posten) beliefen sich 1994 auf 1 211 000 ECU, d. h. 10,9 % des ursprünglichen Haushaltsplans gegenüber 8,4 % im Jahre 1993 und 6,7 % im Jahre 1992. Innerhalb von Titel 1 (Personalausgaben) betrafen die Mittelübertragungen 4,9 % der Mittel (542 000 ECU). Innerhalb von Titel 2 wurde ein Betrag von 194 000 ECU (1,8 %) übertragen und innerhalb von Titel 3 ein Betrag von 475 000 ECU (4,3 %). Ein Drittel des Gesamtbetrags der Mittelübertragungen (d. h. 399 000 ECU) wurde in den beiden letzten Monaten von 1994 übertragen, während dieser Anteil im Jahre 1993 bei 83 % lag. Das Ausmaß der Mittelübertragungen weist darauf hin, daß das Arbeitsprogramm nicht planmäßig ausgeführt wurde.

2.5. Die Verordnung des Rates (3) sieht keine Mittelübertragungen zwischen verschiedenen Titeln vor. Dennoch hat der Verwaltungsrat 10 Mittelübertragungen von Titel zu Titel im Gesamtbetrag von 282 000 ECU vorgeschlagen, die von der Kommission genehmigt wurden.

Übertragungen und Annullierungen von Mitteln

2.6. Der Hof stellt fest, daß die bereits in vorangegangenen Jahren beobachtete Praxis, hohe Mittelbeträge zu übertragen, auch 1994 fortgesetzt wurde. Im Jahre 1994 wurden fast 73 % der für das Jahr endgültig verfügbaren Mittel ausgezahlt gegenüber 69 % im Jahre 1993. Der Anteil der auf 1995 übertragenen Mittelbindungen belief sich auf 23 % (gegenüber 25 % im Jahre 1993). Der Anteil der verfallenen Mittel lag bei 5 % gegenüber 6 % im Jahre 1993. Tabelle 1 zeigt nach Titeln gegliedert die aus dem ursprünglichen Haushaltsplan 1994 übertragenen Mittel und ihre anschließende Verwendung 1995.

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2.7. Aus dem Haushaltsplan 1994 wurden 36 % der Sachausgaben auf 1995 übertragen gegenüber 19 % im vorangegangenen Jahr. Dieser Anstieg ist zwar zum Teil darauf zurückzuführen, daß Ausgaben aufgrund des bevorstehenden Umzugs nach Thessaloniki hinausgeschoben wurden, er läßt jedoch gleichzeitig Zweifel an der realistischen Planung der Ausgaben aufkommen.

2.8. Die Übertragungen im Bereich der operationellen Ausgaben beliefen sich auf 40 % der ursprünglichen Mittelansätze gegenüber 47 % im Jahre 1993. Da 3 % der Mittel für operationelle Ausgaben verfielen, bedeutet dies, daß das Zentrum 1994 nur 57 % seines operationellen Haushaltsplans für 1994 auszahlte. Am Ende des ersten Quartals 1995 waren lediglich 44 % der aus dem Jahre 1994 innerhalb von Titel 3 übertragenen Mittel ausgezahlt worden.

3. BEMERKUNGEN ZUM EINNAHMEN- UND AUSGABENPLAN UND ZUR VERMÖGENSÜBERSICHT

Einnahmen

3.1. Der zu Lasten des Gesamthaushaltsplans der Gemeinschaften gehende Zuschuß für das Haushaltsjahr 1994 ist von der Kommission in drei Tranchen ausgezahlt worden. Die erste Tranche in Höhe von 2 500 000 ECU wurde am 23. März 1994 ausgezahlt, die zweite Tranche in Höhe von 2 600 000 ECU am 5. Mai 1994 und die dritte Tranche in Höhe von 5 900 000 ECU am 9. September 1994. Der Hof muß die in seinen vorhergehenden Berichten vorgebrachte Bemerkung (4) wiederholen, nach der diese Zahlungsart nicht in Einklang mit Artikel 26 der Finanzvorschriften für das Zentrum steht, der die Tätigung der Zahlungen in der ersten Hälfte eines jeden Quartals und die Anpassung an den tatsächlichen Bedarf vorsieht.

Ausgaben

3.2. Bei mehreren Haushaltslinien kam es zu einem erheblichen Anstieg der Mittelbindungen (siehe Tabelle 2).

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3.3. Ferner gab es einen erheblichen Rückgang der Mittelbindungen im Bereich der operationellen Ausgaben (Titel 3), der insbesondere die fünf in Tabelle 3 aufgeführten Haushaltslinien betraf.

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3.4. Der Anstieg oder Rückgang dieser Mittelbindungen läßt sich nicht in allen Fällen mit der geringeren Tätigkeit des Zentrums im Jahre 1994 aufgrund des bevorstehenden Umzugs nach Thessaloniki erklären.

3.5. Das Zentrum hat auf der Grundlage von Artikel 20 der Beschäftigungsbedingungen eine Einrichtungsbeihilfe in Höhe des zweifachen Grundgehalts an einen Bediensteten gezahlt, obwohl kein Beleg für seinen Umzug von Thessaloniki vorlag.

3.6. Gemäß Artikel 46 der Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 des Rates vom 30. Juni 1993 zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates vom 1. Juni 1976 ist die freihändige Vergabe eines Auftrags zulässig, wenn der Auftrag den Hoechstbetrag von 10 000 ECU nicht überschreitet. In mehreren Fällen wurden Aufträge nicht nach dem in Artikel 45 der genannten Verordnung beschriebenen Vergabeverfahren vergeben, obwohl die Hoechstgrenze überschritten wurde.

Vermögensübersicht

3.7. Die in der Vermögensübersicht aufgeführten Anlagewerte in Höhe von 1,3 Mio ECU spiegeln den Wert des Materials und Mobiliars zu den Anschaffungskosten wider. Der kapitalisierbare Wert dieser Güter bei ihrem möglichen Verkauf vor dem Umzug nach Thessaloniki entspricht jedoch wahrscheinlich nicht dem in der Vermögensübersicht aufgeführten Wert.

3.8. Die Vermögensübersicht weist unter den Forderungen aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr einen ausstehenden Betrag für eine im Jahre 1991 ausgestellte Rechnung aus. Solange das Cedefop keinen Grund zu der Annahme hat, daß dieser Betrag wiedereingezogen werden wird, sollte er abgeschrieben werden. Die Verwaltung des Cedefop sollte Überlegungen anstellen, ob die Verfahren zur Überprüfung der Forderungen und zur Weiterverfolgung ausstehender Beträge überarbeitet werden müssen.

3.9. Am Jahresende verfügte das Zentrum über verbliebene Barbeträge in Höhe von 3,3 Mio ECU, da die Kommission ihre letzte Zahlung in Höhe von 5,9 Mio ECU am 9. September an das Zentrum überwiesen hatte. Das Zentrum trägt also die Verantwortung für die Verwaltung großer Barbeträge, obwohl es kaum die erforderliche Sachkenntnis in diesem Bereich hat. Diese Situation sollte vermieden werden, indem das Zentrum die vierteljährlichen Tranchen des Kommissionszuschusses entsprechend seinem tatsächlichen Kassenmittelbedarf abruft.

4. SCHLUSSFOLGERUNG

4.1. Das Zahlstellenverfahren wird immer häufiger angewandt.

4.2. Die Verordnung des Rates sieht keine Mittelübertragungen zwischen Titeln vor. Dennoch hat der Verwaltungsausschuß entsprechende Mittelübertragungen vorgeschlagen, die von der Kommission genehmigt wurden.

4.3. Der Hof wiederholt die bereits in seinen vorhergehenden Berichten vorgebrachte Bemerkung, wonach die Zahlungen der Kommission an das Zentrum nicht im Einklang mit den diesbezüglich geltenden Finanzvorschriften geleistet werden. Dies hat zur Folge, daß das Zentrum häufig über große überschüssige Barbeträge verfügt. Diese Situation könnte vermieden werden, indem das Zentrum die vierteljährlichen Tranchen bei der Kommission entsprechend seinem tatsächlichen Kassenmittelbedarf abruft.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 30. November 1995 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

André J. MIDDELHOEK

Präsident

(1) Verordnung (EWG) Nr. 337/75 des Rates vom 10. Februar 1975, ABl. L 39, S. 1.

(2) Jahresberichte des Rechnungshofs zu den Haushaltsjahren 1991, 1992 und 1993.

(3) Verordnung (EWG) Nr. 1416/76 des Rates vom 1. Juni 1976, geändert durch Verordnung (EWG) Nr. 1948/93 vom 30. Juni 1993.

(4) Jahresberichte des Rechnungshofs zu den Haushaltsjahren 1990, 1991 und 1992.

ANHANG

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STELLUNGNAHME DES VERWALTUNGSRATS DES ZENTRUMS

1995 beschränkte sich die Arbeit des Rechnungshofes auf eine Überprüfung des Jahresabschlusses 1994. Der Verwaltungsrat sieht sich daher in der Lage, eine kurze Stellungnahme abzugeben, die wie folgt lautet:

1.3. Die Angaben in diesem Absatz könnten durch den formalen Beschluß des Ministerrates (15. Mai 1994) ergänzt werden, daß das Zentrum ab dem 1. September 1995 seinen Sitz in Thessaloniki hat. Der Rat hat auf Anregung des Europäischen Parlaments und des Wirtschafts- und Sozialausschusses um entsprechende flankierende soziale Maßnahmen gebeten.

Auf Vorschlag der Kommission hat der Rat beschlossen, den festen Bediensteten des CEDEFOP die Möglichkeit zu gewähren, sich verbeamten zu lassen (EG 251/95). Der Verwaltungsrat des Zentrums billigte die zwischen dem Direktor und den Bediensteten getroffene Rahmenvereinbarung mit sozialen Maßnahmen und beschloß am 27. Januar 1994, daß sich das CEDEFOP ab dem 1. September 1995 de facto in Thessaloniki befindet.

1.5. Zum Zeitpunkt der Verlegung zogen 35 im Zentrum beschäftigte Personen mit dem Zentrum nach Thessaloniki um, ebenso wie zwei Übersetzer des Wirtschafts- und Sozialausschusses, mit dem sich das Zentrum auf einen "praktischen Austausch" geeinigt hatte; drei Beamte wurden in das Brüsseler Büro des CEDEFOP versetzt, um eine optimale Kooperation mit der Europäischen Kommission und den anderen dortigen Partnerorganen des Zentrums zu gewährleisten.

Bei fünf Beamten wurde der "Ort der dienstlichen Verwendung" nach Brüssel, bei vier weiteren nach Luxemburg verlegt, um ihnen die Möglichkeit zu geben, in die Dienststellen der Kommission integriert zu werden (im Sinne der Mobilität) und nach wie vor am Arbeitsprogramm des Zentrums weiterzuarbeiten. Zwei weitere Beamte haben sich nach Turin bzw. Paris versetzen lassen. Siebzehn Personen sind aus persönlichen und/oder sozialen Gründen in Berlin verblieben und haben sich dafür entschieden, die Maßnahmen der Rahmenvereinbarung in Anspruch zu nehmen. Für die von der Kommission entworfene Vorruhestandsregelung kommen siebzehn Personen in Frage. Die Anwendung dieser sozialen Maßnahmen wird bei der endgültigen Lösung einiger schwieriger Fälle sehr hilfreich sein.

2.1. Der Verwaltungsrat hat den Direktor aufgefordert, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um diese Situation in den kommenden Jahren zu vermeiden.

2.3. Die häufige Inanspruchnahme des Zahlstellenverfahrens erfolgte auf Geheiß der Finanzkontrolle im Hinblick auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis. Das früher angewandte Verfahren brachte erhebliche Kurierkosten und Verzögerungen mit sich. Darüber hinaus zwang es die Finanzkontrolle, häufiger zu intervenieren.

Durch die Anwendung des Zahlstellenverfahrens für alle Arten von Ausgaben, die zu vorläufigen Mittelbindungen führen können, wurden die Verwaltungskosten eingedämmt und die Verzögerungen verkürzt.

2.4. Der Verwaltungsrat räumt ein, daß die Mittelübertragungen ein zu großes Ausmaß aufwiesen. Hauptursachen für diese Mittelübertragungen waren der bevorstehende Umzug nach Thessaloniki sowie der Antritt des neuen Direktors und eines neuen stellvertretenden Direktors. Darüber hinaus trugen auch Investitionen in neue Technik in großem Umfang dazu bei.

2.7. Der Verwaltungsrat wird sich künftig um eine realistischere Ausgabenplanung bemühen und sich bei der Ausführung des Arbeitsprogramms enger am Haushaltsplan orientieren. Für das Jahr 1996 wird eine Kontrolle der parallelen Ausführung von Haushaltsplan und Arbeitsprogramm errichtet. Diese wird an ein ausgereiftes Verwaltungsinformationssystem gekoppelt werden. Der Verwaltungsrat bestätigt erneut die Auffassung des Hofes und hat entsprechende Maßnahmen ergriffen, um einen geregelten Informationsfluß bei allen Fragen der Haushaltsführung zu gewährleisten.

3.1. Die Kommission räumt ein, daß sie 1994 nicht in der Lage war, die Regel einzuhalten, der zufolge die Zahlungen in dreimonatlichen Tranchen in der ersten Monatshälfte jedes Quartals zu erfolgen haben. Sie hat die erforderlichen Maßnahmen getroffen, um diese Regel von nun an einzuhalten; für die erste Tranche 1995 war dies zwar nicht der Fall (Buchung des Zahlungsausgangs bei der Kommission am 30. Januar), da zuvor eine Mittelbindung erfolgen mußte; danach ordnete die Kommission die Zahlungen zugunsten von CEDEFOP für 1995 jedoch so an, daß die Mittel dem Zentrum in der ersten Monatshälfte jedes Quartals zur Verfügung standen (Buchung der Zahlungen für das 2. Quartal am 10. April, für das 3. Quartal am 21. Juni und für das 4. Quartal am 27. September).

3.5. Obgleich das Zentrum die Zahlungen in Übereinstimmung mit dem Statut der Beamten vorgenommen hat, wird es dieser Frage nachgehen.

3.7. Diese Frage wird im Zusammenhang mit dem Umzug nach Thessaloniki berücksichtigt werden.

3.8. Der Verwaltungsrat pflichtet der Auffassung des Hofes bei.

3.9. Der Verwaltungsrat hat den Direktor aufgefordert, die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um diese Situation in den kommenden Jahren zu vermeiden.