DE Amtsblatt der Europäischen Union C 321/1

Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten zur Annahme von Durchführungsbestimmungen

(2016/C 321/01)

Artikel 1

Begriffsbestimmungen

Im Sinne dieser Durchführungsbestimmungen gilt Folgendes:

a) „Organ“ bezieht sich auf ein Organ, eine Einrichtung oder sonstige Stelle der Europäischen Union;

b) „Statut“ bezieht sich auf den Beschluss des Europäischen Parlaments über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten (1);

c) der „Bürgerbeauftragte“ ist die vom Europäischen Parlament gemäß Artikel 228 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union gewählte Person;

d) das „Sekretariat“ umfasst die Beamten und sonstigen Bediensteten, die den Bürgerbeauftragten unterstützen;

e) ein „Dokument“ bezeichnet jeglichen Inhalt, unabhängig von der Form des Datenträgers (auf Papier oder in elektronischer Form, Ton-, Bild- oder audiovisuelles Material).

Artikel 2

Eingang von Beschwerden

2.1. Der Bürgerbeauftragte nimmt in elektronischer Form oder auf Papier eingereichte schriftliche Beschwerden entgegen. Der Bürgerbeauftragte ergreift angemessene Maßnahmen, um Menschen mit Behinderungen bei der Wahrnehmung ihres Rechts, eine Beschwerde beim Bürgerbeauftragten einzureichen, zu unterstützen.

2.2. Ein Beschwerdeführer kennzeichnet alle Informationen in der Beschwerde, die er für vertraulich erachtet. Die Kennzeichnung solcher Informationen als vertraulich durch einen Beschwerdeführer hindert den Bürgerbeauftragten im Rahmen der Durchführung einer Untersuchung nicht daran, die Informationen dem betreffenden Organ mitzuteilen.

2.3. Der Bürgerbeauftragte behandelt eine vom Europäischen Parlament mit Zustimmung des Petenten an den Bürgerbeauftragten übermittelte Petition als Beschwerde.

2.4. In entsprechenden Fällen kann der Bürgerbeauftragte mit der Zustimmung des Beschwerdeführers eine Beschwerde an eine andere zuständige Behörde weiterleiten.

Artikel 3

Erstbehandlung von Beschwerden

3.1. Der Bürgerbeauftragte entscheidet, ob eine Beschwerde in seine Zuständigkeit fällt, und falls dies der Fall ist, ob sie nach Artikel 2 des Statuts zulässig ist. Das Sekretariat kann den Beschwerdeführer auffordern, weitere Informationen oder Dokumente beizubringen, um dem Bürgerbeauftragten eine Entscheidung zu ermöglichen.

3.2. Fällt die Beschwerde nicht in den Zuständigkeitsbereich des Bürgerbeauftragten oder ist sie nicht zulässig, schließt der Bürgerbeauftragte die Beschwerdeakte ab.

3.3. Der Bürgerbeauftragte entscheidet, ob Gründe für die Untersuchung einer zulässigen Beschwerde vorliegen. Falls der Bürgerbeauftragte befindet, dass keine Gründe für die Durchführung einer Untersuchung vorliegen, schließt er die Beschwerdeakte ab.

Artikel 4

Maßnahmen zur Einholung von Informationen im Zuge von Untersuchungen

4.1. Wenn der Bürgerbeauftragte Gründe für die Einleitung einer Untersuchung ermittelt, bestimmt er die vom Beschwerdeführer vorgebrachten Behauptungen, die Gegenstand der Untersuchung bilden.

4.2. Der Bürgerbeauftragte kann das betreffende Organ ersuchen, zu diesen Behauptungen Stellung zu nehmen. Zudem kann der Bürgerbeauftragte das betreffende Organ ersuchen, in seiner Antwort seine Ansicht zu bestimmten Aspekten der Behauptungen und zu konkreten Fragen, die sich aus oder in Zusammenhang mit der Beschwerde ergeben, darzulegen.

4.3. Der Bürgerbeauftragte kann ein Organ ersuchen, dem Bürgerbeauftragten Informationen oder Dokumente zu übermitteln. Der Bürgerbeauftragte kann nach Konsultation des betreffenden Organs auch eine Einsicht in die entsprechenden Dokumente veranlassen.

4.4. Die Stellungnahme des Organs zu den in den Absätzen 4.2 und 4.3 genannten Sachverhalten ist innerhalb der vom Bürgerbeauftragten festgelegten Frist vorzulegen, die in der Regel nicht mehr als drei Monate umfasst. Die genaue Frist für die Übermittlung einer Antwort sollte unter Berücksichtigung der Komplexität und Dringlichkeit der Untersuchung angemessen sein. Wenn nach Auffassung des Bürgerbeauftragten eine Untersuchung von öffentlichem Interesse ist, sollte die Frist für die Antwort so kurz wie angemessenerweise möglich sein. Wenn das betreffende Organ nicht in der Lage ist, dem Bürgerbeauftragten innerhalb der festgelegten Frist eine Antwort zu übermitteln, sollte es einen begründeten Antrag auf Verlängerung stellen.

4.5. Der Bürgerbeauftragte kann das betreffende Organ ersuchen, eine Sitzung mit dem Bürgerbeauftragten abzuhalten, um Fragen zu klären, die Gegenstand der Untersuchung bilden.

4.6. Der Bürgerbeauftragte kann Beamte oder andere Bedienstete eines Organs ersuchen, gemäß den im Statut festgelegten Vorschriften auszusagen. Der Bürgerbeauftragte kann beschließen, dass die Aussage der betreffenden Person vertraulich erfolgt.

4.7. Der Bürgerbeauftragte kann gemäß den im Statut festgelegten Bestimmungen im Rahmen der Durchführung einer Untersuchung einen Mitgliedstaat über die Ständige Vertretung ersuchen, Informationen oder Dokumente in Zusammenhang mit einem mutmaßlichen Verwaltungsmissstand eines Organs vorzulegen.

4.8. Wenn ein Organ oder ein Mitgliedstaat dem Bürgerbeauftragten Informationen oder Dokumente gemäß den Absätzen 4.2, 4.3, 4.5 oder 4.7 vorlegt, sind Informationen, die als vertraulich betrachtet werden, eindeutig zu kennzeichnen. Der Bürgerbeauftragte legt solche vertraulichen Informationen ohne die vorherige Zustimmung des betreffenden Organs oder Mitgliedstaats weder dem Beschwerdeführer noch der Öffentlichkeit offen.

4.9. Falls ein Organ oder ein Mitgliedstaat dem Bürgerbeauftragten nicht die in den Absätzen 4.2, 4.3, 4.5 oder 4.7 beschriebene Unterstützung leistet, erinnert der Bürgerbeauftragte das betreffende Organ oder den Mitgliedstaat daran, weshalb die Unterstützung erforderlich ist. Wenn nach einer Erörterung mit dem betreffenden Organ oder Mitgliedstaat der Sachverhalt nicht zur Zufriedenheit des Bürgerbeauftragten geklärt werden kann, informiert der Bürgerbeauftragte das Europäische Parlament und fordert dieses auf, die Maßnahmen zu ergreifen, die es für angemessen erachtet.

4.10. Der Bürgerbeauftragte kann im Rahmen der Durchführung einer Untersuchung den Beschwerdeführer oder einen Dritten ersuchen, Informationen oder Dokumente einzureichen bzw. Informationen oder Dokumente zu erläutern, die dem Bürgerbeauftragten bereits vorgelegt wurden. Der Bürgerbeauftragte kann zudem darum ersuchen, eine Sitzung mit dem Beschwerdeführer abzuhalten, um Fragen zu klären, die Gegenstand der Untersuchung bilden.

4.11. Der Bürgerbeauftragte kann Studien oder Sachverständigenberichte in Auftrag geben, die er für die Untersuchung für relevant erachtet.

Artikel 5

Lösungsvorschläge

5.1. Wenn einer Beschwerde nach Auffassung des Bürgerbeauftragten abgeholfen werden kann, bemüht er sich um eine Lösung mit dem betreffenden Organ.

5.2. Das betreffende Organ übermittelt innerhalb einer festgelegten Frist, die in der Regel höchstens drei Monate umfasst, eine Stellungnahme zum Lösungsvorschlag des Bürgerbeauftragten. Die genaue Frist für die Übermittlung einer Antwort sollte unter Berücksichtigung der Komplexität und Dringlichkeit der Untersuchung angemessen sein. Wenn nach Auffassung des Bürgerbeauftragten eine Untersuchung von öffentlichem Interesse ist, sollte die Frist für die Antwort so kurz wie angemessenerweise möglich sein. Wenn das betreffende Organ nicht in der Lage ist, dem Bürgerbeauftragten innerhalb der festgelegten Frist eine Antwort zu übermitteln, sollte es einen begründeten Antrag auf Verlängerung stellen.

5.3. Der Bürgerbeauftragte übermittelt dem Beschwerdeführer eine Kopie des Lösungsvorschlags und der Antwort des Organs auf den Vorschlag, nachdem die Antwort des betreffenden Organs eingegangen ist. Der Beschwerdeführer kann innerhalb eines Monats Kommentare an den Bürgerbeauftragten übermitteln.

Artikel 6

Feststellungen und Empfehlungen

6.1. Der Bürgerbeauftragte kann im Laufe einer Untersuchung Verbesserungsvorschläge hinsichtlich mit der Untersuchung in Zusammenhang stehender Punkte unterbreiten.

6.2. Wenn der Bürgerbeauftragte keinen Verwaltungsmissstand ermittelt oder feststellt, dass eine Lösung gefunden wurde oder keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt sind, schließt er die Untersuchung mit einer Entscheidung, in der die Feststellungen dargelegt werden, ab. Der Bürgerbeauftragte übermittelt die Entscheidung dem Beschwerdeführer und dem betreffenden Organ.

6.3. Wenn der Bürgerbeauftragte einen Verwaltungsmissstand feststellt, unterbreitet er dem betreffenden Organ eine geeignete Empfehlung/Empfehlungen gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts und ersucht das betreffende Organ, innerhalb von drei Monaten eine Stellungnahme zu der Empfehlung/den Empfehlungen vorzulegen. In der Stellungnahme ist anzugeben, ob und gegebenenfalls wie das Organ die Empfehlung/Empfehlungen umsetzt oder plant, diese umzusetzen. Der Bürgerbeauftragte leitet die Stellungnahme an den Beschwerdeführer weiter, der innerhalb eines Monats Kommentare übermitteln kann.

6.4. Wenn dem Bürgerbeauftragten bekannt wird, dass der Sachverhalt der Untersuchung des Bürgerbeauftragten Gegenstand eines gerichtlichen Verfahrens geworden ist, schließt er die Untersuchung ab und informiert den Beschwerdeführer und das Organ darüber.

Artikel 7

Abschluss von Untersuchungen, in denen ein Verwaltungsmissstand festgestellt wurde, und Berichte an das Parlament

7.1. Nach einer Analyse der Stellungnahme des betreffenden Organs und etwaiger vom Beschwerdeführer nach Artikel 6.3 dieses Beschlusses übermittelter Kommentare kann der Bürgerbeauftragte die Untersuchung mit seinen endgültigen Feststellungen abschließen.

7.2. Der Bürgerbeauftragte berichtet dem Europäischen Parlament regelmäßig über seine Untersuchungen, auch im Wege eines Jahresberichts.

7.3. Der Bürgerbeauftragte kann dem Europäischen Parlament einen Sonderbericht über eine Untersuchung vorlegen, in der er einen Verwaltungsmissstand ermittelt oder die nach Ansicht des Bürgerbeauftragten von erheblichem öffentlichen Interesse ist.

Artikel 8

Untersuchungen aus eigener Initiative

8.1. Der Bürgerbeauftragte führt Untersuchungen aus eigener Initiative durch, die er für begründet hält.

8.2. Die für Untersuchungen, die infolge einer Beschwerde eingeleitet werden, anwendbaren Verfahren gelten im relevanten Umfang auch für Untersuchungen aus eigener Initiative.

Artikel 9

Verfahrensfragen

9.1. Falls es der Bürgerbeauftragte für angemessen erachtet, kann er unter Berücksichtigung strategischer Ziele Schritte einleiten, um sicherzustellen, dass eine Beschwerde vorrangig behandelt wird.

9.2. Der Bürgerbeauftragte hält den Beschwerdeführer im erforderlichen Umfang über die Fortschritte einer Beschwerde auf dem Laufenden. Falls es nach Auffassung des Bürgerbeauftragten erforderlich ist, mit dem Beschwerdeführer einen Aspekt einer Antwort eines Organs an den Bürgerbeauftragten zu klären, kann er entscheiden, dem Beschwerdeführer die Antwort des betreffenden Organs zu übermitteln. Falls der Bürgerbeauftragte eine solche Entscheidung trifft, kann er dem Beschwerdeführer auch eine Kopie des Schreibens des Bürgerbeauftragten an das Organ, in dem er um eine Antwort ersucht, übermitteln.

9.3. Der Bürgerbeauftragte kann nicht vertrauliche Informationen über die Fortschritte einer Untersuchung veröffentlichen. Insbesondere in Untersuchungen von öffentlichem Interesse kann der Bürgerbeauftragte seine Schreiben an die Organe oder Mitgliedstaaten sowie die entsprechenden Antworten veröffentlichen.

9.4. Der Bürgerbeauftragte behält die von einem Organ oder einem Mitgliedstaat im Zuge einer Untersuchung erhaltenen Dokumente, die diese für vertraulich erklärt haben, nur für den Zeitraum der Untersuchung und bis zum Ablauf der Frist für die Bearbeitung etwaiger Anträge auf Überprüfung in seinem Besitz. Der Bürgerbeauftragte kann ein Organ oder einen Mitgliedstaat ersuchen, solche Dokumente für einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren aufzubewahren, nachdem diese darüber benachrichtigt wurden, dass der Bürgerbeauftragte die Dokumente nicht mehr aufbewahrt.

9.5. Der Beschwerdeführer ist berechtigt, die Beschwerdeakte des Bürgerbeauftragten einzusehen, sofern er einen Antrag auf Überprüfung gemäß Artikel 10 dieses Beschlusses stellt. Eine Ausnahme bilden Dokumente, die von einem Organ, einem Mitgliedstaat oder dem Bürgerbeauftragten für vertraulich erklärt wurden, bzw. etwaige andere vertrauliche Informationen in der Akte.

9.6. Der Bürgerbeauftragte nimmt Bestimmungen über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 (2) an.

9.7. Der Bürgerbeauftragte kann zum Schutz der legitimen Interessen des Beschwerdeführers oder von Dritten Informationen in einer Beschwerde oder in anderen Unterlagen aus eigener Initiative als vertraulich einstufen.

9.8. Der Bürgerbeauftragte behandelt missbräuchliche Mitteilungen und Beschwerden, die zu einem Verfahrensmissbrauch führen, gemäß den vom Bürgerbeauftragten zu diesem Zweck angenommenen Leitlinien.

9.9. Der Bürgerbeauftragte kann beschließen, eine Untersuchung auf Ersuchen des Beschwerdeführers einzustellen. Dies hindert den Bürgerbeauftragten nicht daran, eine Untersuchung aus eigener Initiative zum Gegenstand der Beschwerde einzuleiten.

9.10. Der Bürgerbeauftragte kann eine Untersuchung abschließen, wenn es der Beschwerdeführer versäumt, erbetene Informationen oder Kommentare vorzulegen.

Artikel 10

Anträge auf Überprüfung

10.1. Ein Beschwerdeführer hat das Recht, eine Überprüfung einer gemäß den Artikeln 3.2 und 3.3 dieses Beschlusses getroffenen Entscheidung und einer Feststellung in einer Entscheidung zum Abschluss einer Untersuchung mit Ausnahme der Feststellung eines Verwaltungsmissstands zu beantragen.

10.2. Die detaillierten Bestimmungen, wie der Bürgerbeauftragte mit Anträgen auf Überprüfung umgeht, sind in einem Beschluss des Bürgerbeauftragten dargelegt.

Artikel 11

Übertragung der Beschwerdebearbeitung

Der Bürgerbeauftragte kann Teile des Verfahrens der Beschwerdebearbeitung an das Sekretariat übertragen. Das Sekretariat informiert den Beschwerdeführer über das Recht, eine Überprüfung einer vom Sekretariat getroffenen Entscheidung durch den Bürgerbeauftragten zu beantragen.

Artikel 12

Zusammenarbeit mit den Bürgerbeauftragten und vergleichbaren Einrichtungen in den Mitgliedstaaten

Der Bürgerbeauftragte kann mit den Bürgerbeauftragten und vergleichbaren Einrichtungen in den Mitgliedstaaten zusammenarbeiten, einschließlich des Europäischen Verbindungsnetzes der Bürgerbeauftragten.

Artikel 13

Sprachen

13.1. Jede Person kann sich schriftlich in jeder der Vertragssprachen an den Bürgerbeauftragten hinsichtlich eines in den Zuständigkeitsbereich des Bürgerbeauftragten fallenden Sachverhalts wenden. Der Bürgerbeauftragte verfasst die Antwort in dieser Vertragssprache.

13.2. Eine Beschwerde kann in jeder Vertragssprache beim Bürgerbeauftragten eingereicht werden. Der Bürgerbeauftragte kommuniziert mit dem Beschwerdeführer in dieser Sprache.

13.3. In Ausnahmefällen kann der Bürgerbeauftragte die Organe ersuchen, Kopien der maßgeblichen Dokumente in der Sprache der Beschwerde vorzulegen. Bei einem solchen Ersuchen handelt der Bürgerbeauftragte unter Wahrung der Verhältnismäßigkeit bezüglich der Bedürfnisse des Beschwerdeführers und angemessen mit Blick auf die Ressourcen der Organe.

Artikel 14

Inkrafttreten

14.1. Der Bürgerbeauftragte hebt die am 8. Juli 2002 angenommenen und am 5. April 2004 sowie am 3. Dezember 2008 geänderten Durchführungsbestimmungen auf.

14.2. Dieser Beschluss tritt am 1. September 2016 in Kraft. Er gilt für alle zu diesem Zeitpunkt laufenden Untersuchungen, alle an diesem Datum eingeleiteten Untersuchungen sowie alle Beschwerden, zu denen der Bürgerbeauftragte zu diesem Zeitpunkt noch keine Stellung genommen hat.

14.3. Der Bürgerbeauftragte unterrichtet den Präsidenten des Europäischen Parlaments über diesen Beschluss.

14.4. Der Bürgerbeauftragte veröffentlicht diesen Beschluss im Amtsblatt und auf der Website des Bürgerbeauftragten.

Geschehen zu Straßburg am 20. Juli 2016. Emily O'REILLY Die Europäische Bürgerbeauftragte

(1) Angenommen vom Parlament am 9. März 1994 (ABl. L 113 vom 4.5.1994, S. 15) und geändert durch die Beschlüsse vom 14. März 2002 (ABl. L 92 vom 9.4.2002, S. 13) und vom 18. Juni 2008 (ABl. L 189 vom 17.7.2008, S. 25).

(2) Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43).