DE Amtsblatt der Europäischen Union L 210/1

BESCHLUSS DES VERWALTUNGSRATS DER EUROPÄISCHEN AGENTUR FÜR SICHERHEIT UND GESUNDHEITSSCHUTZ AM ARBEITSPLATZ

vom 4. März 2004

zur Umsetzung der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission

(2004/508/EG)

DER VERWALTUNGSRAT —

gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 1654/2003 des Rates vom 18. Juni 2003 zur Änderung der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 zur Einrichtung der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (1),

in Erwägung nachstehender Gründe:

HAT FOLGENDEN BESCHLUSS GEFASST:

Artikel 1

Zugangsberechtigte

(1) Das Zugangsrecht umfasst die Dokumente der Agentur, das heißt Dokumente, die von ihr erstellt wurden oder bei ihr eingegangen sind und sich in ihrem Besitz befinden.

(2) Unionsbürger und natürliche oder juristische Personen mit Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat üben ihr Recht auf Zugang zu den Dokumenten der Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (im Folgenden „die Agentur“ genannt) nach Artikel 2 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (im Folgenden „Verordnung (EG) Nr. 1049/2001“ genannt) gemäß den in den nachfolgenden Bestimmungen genannten Verfahren aus.

(3) Gemäß Artikel 2 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 kann allen natürlichen oder juristischen Personen, die keinen Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat haben, Zugang zu den Dokumenten der Stiftung unter den gleichen Voraussetzungen wie den in Artikel 2 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 genannten Zugangsberechtigten gewährt werden.

Artikel 2

Anträge auf Zugang

(1) Anträge auf Einsichtnahme in Dokumente der Agentur, die nicht öffentlich verfügbar sind, sind schriftlich zu stellen und mit elektronischer Post (docrequest@osha.eu.int), Post (Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz, Dokumentation, Gran Via 33, E-48009 Bilbao) oder per Fax ((34) 944 794 383) einzureichen. Die Agentur beantwortet die Erst- und Zweitanträge auf Zugang zu einem Dokument innerhalb von 15 Werktagen ab dem Datum der Registrierung des Antrags. Bei komplexen oder umfangreichen Anträgen kann diese Frist um 15 Werktage verlängert werden. Jede Fristverlängerung muss begründet sein und dem Antragsteller vorher mitgeteilt werden.

(2) Bei einem Antrag, der, wie in Artikel 6 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 beschrieben, unpräzise formuliert ist, fordert die Agentur den Antragsteller auf, zusätzliche Informationen beizubringen, um die beantragten Schriftstücke ausfindig machen zu können; die Beantwortungsfrist beginnt erst zu dem Zeitpunkt, zu dem die Agentur über diese Angaben verfügt.

(3) Jeder, selbst teilweise, ablehnende Bescheid enthält eine Begründung der Ablehnung auf der Grundlage einer der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 genannten Ausnahmen und eine Belehrung des Antragstellers über die ihm zur Verfügung stehenden Rechtsmittel.

Artikel 3

Behandlung von Erstanträgen

(1) Unbeschadet von Artikel 8 dieses Beschlusses erhält der Antragsteller, sobald sein Antrag registriert wurde, eine Eingangsbestätigung, es sei denn, der Bescheid erging postwendend.

Die Eingangsbestätigung und der Bescheid werden schriftlich, eventuell mit elektronischer Post, versandt.

(2) Der Antragsteller wird vom Leiter des zuständigen Referats über die Antwort auf seinen Antrag unterrichtet.

(3) In jeder, selbst teilweise ablehnenden Antwort wird der Antragsteller über sein Recht informiert, innerhalb von 15 Werktagen nach Eingang der Antwort bei der Agentur einen Zweitantrag auf Überprüfung dieser Entscheidung zu stellen.

(4) Beantwortet die Agentur einen Antrag nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist, ist der Antragsteller berechtigt, einen Zweitantrag zu stellen.

Artikel 4

Behandlung von Zweitanträgen

(1) Der/die Direktor/in der Agentur trifft die Entscheidungen über die Ablehnung von Zweitanträgen. Er/Sie setzt den Verwaltungsrat der Agentur darüber in Kenntnis.

(2) Der Bescheid wird dem Antragsteller schriftlich, gegebenenfalls in elektronischer Form, übermittelt und weist ihn auf sein Recht hin, beim Gericht erster Instanz Klage zu erheben oder beim Europäischen Bürgerbeauftragten Beschwerde einzulegen.

Artikel 5

Konsultationen

(1) Erhält die Agentur einen Antrag auf Zugang zu einem Dokument, in dessen Besitz sie zwar ist, das aber von einem Dritten stammt, prüft sie die Anwendbarkeit einer der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmen.

(2) Gelangt die Agentur nach dieser Prüfung zu der Auffassung, dass der Zugang zu dem beantragten Dokument entsprechend einer der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmen zu verweigern ist, wird die Ablehnung dem Antragsteller ohne Konsultation des Dritten zugestellt.

(3) Die Agentur erteilt einen positiven Bescheid, ohne den externen Verfasser zu konsultieren, wenn:

a) das beantragte Dokument entweder durch seinen Verfasser bzw. aufgrund der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 oder entsprechender Bestimmungen bereits verbreitet wurde;

b) es offensichtlich ist, dass die Verbreitung, auch die teilweise Verbreitung seines Inhalts nicht gegen eine der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Interessen verstößt.

(4) In allen anderen Fällen wird der Urheber außerhalb der Organe konsultiert. Insbesondere in Fällen, in denen Antrag auf Zugang zu einem Dokument eines Mitgliedstaates gestellt wird, konsultiert die Agentur die Heimatbehörde, wenn:

a) das Dokument der Agentur vor dem Inkrafttreten der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 übermittelt wurde;

b) der Mitgliedstaat die Agentur ersucht hat, das Dokument gemäß den Bestimmungen von Artikel 4 Absatz 5 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 nicht ohne seine vorherige Zustimmung zu verbreiten.

(5) Der konsultierte Dritte verfügt über eine Beantwortungsfrist, die mindestens fünf Werktage beträgt und es gleichzeitig der Agentur ermöglichen muss, ihre eigenen Beantwortungsfristen zu wahren. Geht innerhalb der festgesetzten Frist keine Antwort ein, oder ist der Dritte nicht auffindbar bzw. nicht feststellbar, entscheidet die Agentur entsprechend der Ausnahmeregelung von Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen des Dritten auf der Grundlage der Angaben, über die sie verfügt.

(6) Sofern die Agentur beabsichtigt, gegen den ausdrücklichen Wunsch seines Verfassers den Zugang zu einem Dokument zu gewähren, unterrichtet sie den Verfasser über ihre Absicht, das Dokument nach einer Frist von zehn Werktagen freizugeben, und verweist ihn auf die Rechtsmittel, die ihm zur Verfügung stehen, um diese Freigabe zu verhindern.

Artikel 6

Ausübung des Zugangsrechts

(1) Die Dokumente werden per Post, per Fax oder gegebenenfalls mit elektronischer Post versandt. Bei umfangreichen oder schwer zu handhabenden Dokumenten kann der Antragsteller gebeten werden, die Dokumente vor Ort einzusehen. Diese Einsichtnahme ist kostenlos.

(2) Ist das Dokument veröffentlicht worden, so sind in dem Bescheid Hinweise zur Veröffentlichung bzw. zu der Stelle zu geben, wo das Dokument verfügbar ist, sowie gegebenenfalls die Internet-Adresse des Dokumentes auf der Website der Agentur www.agency.osha.eu.int.

(3) Überschreitet der Umfang des beantragten Dokumentes 20 Seiten, kann dem Antragsteller eine Gebühr von 0,10 EUR je Seite zuzüglich Versandkosten in Rechnung gestellt werden. Über die Kosten im Zusammenhang mit anderen Hilfsmitteln wird von Fall zu Fall entschieden, ohne dass diese über einen angemessenen Betrag hinausgehen dürfen.

Artikel 7

Maßnahmen zur Erleichterung des Zugangs zu den Dokumenten

(1) Im Hinblick auf die wirksame Ausübung der Rechte aus der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 durch die Bürger macht das Amt ein Dokumentenregister öffentlich zugänglich. Der Zugang zum Register wird in elektronischer Form gewährt.

(2) Das Register enthält den Titel des Dokumentes (in den Sprachen, in denen es verfügbar ist) und andere nützliche Hinweise zur Identifizierung desselben.

(3) Eine Hilfsseite (in allen Amtssprachen) unterrichtet die Öffentlichkeit darüber, wie das Dokument erhältlich ist. Handelt es sich um ein veröffentlichtes Dokument, erfolgt ein Verweis auf den Urtext.

Artikel 8

Unmittelbar öffentlich zugängliche Dokumente

(1) Die Bestimmungen dieses Artikels finden nur auf solche Dokumente Anwendung, die nach Inkrafttreten der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 erstellt oder erhalten wurden.

(2) Folgende Dokumente werden auf Anfrage automatisch zur Verfügung gestellt und, soweit möglich, unmittelbar in elektronischer Form zugänglich gemacht:

a) Dokumente Dritter, die bereits vom Verfasser oder mit seiner Zustimmung veröffentlicht worden sind;

b) Dokumente, die bereits im Zusammenhang mit einem früheren Antrag veröffentlicht wurden.

Artikel 9

Berichte

Gemäß Artikel 17 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 legt die Agentur jedes Jahr in ihrem Jahresbericht Informationen zur Umsetzung dieses Beschlusses vor, insbesondere Statistiken über die Anzahl der Anträge auf Einsichtnahme in Dokumente der Agentur, die Anzahl der Fälle, in denen der Zugang verweigert wurde, sowie die Gründe dafür.

Artikel 10

Inkrafttreten

Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft und wird im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.

Geschehen zu Bilbao am 4. März 2004. Für den Verwaltungsrat Christa SCHWENG Vorsitzende

(1) ABl. L 245 vom 29.9.2003, S. 38.

(2) ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43.