BERICHT über die Finanzausweise der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht (EBDD-Lissabon), zusammen mit den Antworten der Beobachtungsstelle (97/C 81/07)

(Zeitraum vom 1. November 1994 bis zum 31. Dezember 1995)

1.1 Dieser Bericht wurde dem Verwaltungsrat der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht gemäß Artikel 11 Absatz 11 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates vom 8. Februar 1993 vorgelegt (1).

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht für die Haushaltsjahre 1994 und 1995 geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 8 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates (2) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt. Dieser ist gemäß Artikel 11 Absatz 10 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates (3), geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 3294/94 des Rates vom 22. Dezember 1994 (4), auch dafür zuständig, die Rechnung zu erstellen und vorzulegen (5). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet. Dies ist ein Bericht über die erste Prüfung der Beobachtungsstelle.

1.3. Der Hof hat seine Prüfung nach den allgemein anerkannten Prüfungsnormen durchgeführt, soweit diese auf den Gemeinschaftskontext anwendbar sind. Er hat Kontrollen der Rechnungsführung vorgenommen und andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren angewandt. Die wichtigsten Bemerkungen, die sich aus der Prüfung des Hofes ergeben, sind im zweiten Teil dieses Berichts ausgeführt.

1.4. Die Finanzausweise für die Haushaltsjahre 1994 und 1995 sind zuverlässig, und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrundeliegenden Vorgänge ist insgesamt gesehen gewährleistet.

Wichtigste Bemerkungen zur Ausführung des Haushaltsplans der Europäischen Beobachtungsstelle für Drogen und Drogensucht für die Haushaltsjahre 1994 und 1995

Zuschuß der Kommission

1.5. Im Haushaltsjahr 1995 hat die Beobachtungsstelle lediglich für 57 % (3 Mio ECU) des Zuschusses eine Einziehungsanordnung erteilt und die entsprechenden Mittel eingezogen. Nach Ansicht des Hofes hätte die Beobachtungsstelle auch für die in der Vermögensübersicht ausgewiesenen 2,3 Mio ECU (insgesamt 5,3 Mio ECU) eine Einziehungsanordnung erteilen müssen, um den auf das Haushaltsjahr 1996 übertragenen Verpflichtungen (2,8 Mio ECU) gerecht werden zu können.

Zuschuß der portugiesischen Regierung

1.6. Ein Betrag in Höhe von 614 015 ECU (einschließlich von Zinsen), den die portugiesische Regierung der Beobachtungsstelle für die Herrichtung des Sitzes zur Verfügung gestellt hat, ist nicht als Einnahme im Haushaltsplan ausgewiesen, sondern nur in der Vermögensübersicht.

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

1.7. Das derzeitige System ermöglicht nachträgliche Änderungen der Buchungen, ohne daß dies erkennbar wäre. Dies kann u. U. zu Mittelüberschreitungen führen.

Zahlstelle

1.8. Im Laufe des Jahres 1995 hat die Beobachtungsstelle einen großen Teil (45 %) ihrer Ausgaben über Zahlstellen abgewickelt. Die systematische Verwendung des Zahlstellenverfahrens ist nicht mit Artikel 43 der Finanzregelung für die Beobachtungsstelle vereinbar, der dieses Verfahren nur für bestimmte Arten von Ausgaben vorsieht. Im übrigen verzögerte sich die Abrechnung dieser Ausgaben, da die Belege dem Finanzkontrolleur nach Brüssel geschickt werden mußten.

Mittelübertragungen

1.9. 1995 wurden erhebliche Mittel auf 1996 übertragen, nämlich 2,8 Mio ECU, was 52 % des Haushaltsplans der Beobachtungsstelle entspricht. Der größte Teil der Mittel betrifft Ausgaben für das Europäische Informationsnetz für Drogen und Drogensucht (Reitox)(36,7 %) sowie für Studien, Anhörungen und Schulungsmaßnahmen (30,5 %). Einige Mittel, die von 1994 auf 1995 übertragen worden waren (insgesamt 4,607 Mio ECU), mußten annulliert werden (0,368 Mio ECU, d. h. 8 % der übertragenen Mittel).

Aufgabentrennung

1.10. Da die verschiedenen Aufgaben von jeweils denselben Personen wahrgenommen werden, ist die Aufgabentrennung nicht gewährleistet (Beispiel: Zahlstellenverwalter und Rechnungsführer, Personalverwaltung und Vertragsverwaltung).

Finanzkontrolleur

1.11. Mit Blick auf die derzeitige Situation könnte das interne Kontrollsystem durch Zuweisung eines Finanzkontrolleurs an Ort und Stelle verbessert werden.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 28. Oktober 1996 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

(1) ABl. L 36 vom 12. 2. 1993, S. 5.

(2) ABl. L 36 vom 12. 2. 1993, S. 6.

(3) ABl. L 341 vom 30. 12. 1994, S. 7.

(4) Entsprechend den Bestimmungen in Artikel 11 Absatz 10 der Verordnung (EWG) Nr. 302/93 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Beobachtungsstelle für das Haushaltsjahr 1995 zum 15. April 1996 erstellt, vom Direktor der Beobachtungsstelle unterzeichnet und der Kommission, dem Verwaltungsrat und dem Rechnungshof übermittelt. Diese Rechnungslegung ging am 28. Juni 1996 beim Hof ein. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

ANTWORTEN DER BEOBACHTUNGSSTELLE

Die nachfolgenden Erläuterungen betreffen die wichtigsten Bemerkungen des Rechnungshofs hinsichtlich der Ausführung des Haushaltsplans der EBDD für die Haushaltsjahre 1994 und 1995 (Punkt 1.5 bis 1.11 der Bemerkungen des Rechnungshofs).

Allgemein ist zu betonen, daß die EBDD im Jahre 1995 zum ersten Mal operationell war, aber noch nicht über die zur optimalen Erfuellung ihrer Aufgaben notwendige materielle Infrastruktur und die erforderliche Anzahl von Mitarbeitern verfügte.

a) Zuschuß der Kommission (Punkt 1.5 der Bemerkungen des Rechnungshofs)

Für das Haushaltsjahr 1995 hat die EBDD ursprünglich unter Berücksichtigung der Tatsache, daß die restlichen Zuschußmittel von der Haushaltsbehörde als Reserve ausgewiesen worden waren, eine Einziehungsanordnung über 4 Mio. ECU erteilt.

Die EBDD teilt die Ansicht des Rechnungshofs, daß es zweckmäßiger gewesen wäre, eine Einziehungsanordnung für alle in der Bilanz als Zuschuß der Kommission ausgewiesenen Mittel zu erteilen, und für das Haushaltsjahr 1996 wurde entsprechend vorgegangen.

b) Zuschuß der portugiesischen Regierung (Punkt 1.6 der Bemerkungen des Rechnungshofs)

Die EBDD hat gemäß den Vorgaben des Finanzkontrolleurs der Kommission gehandelt (der gleichfalls Finanzkontrolleur der EBDD ist).

c) Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge (Punkt 1.7 der Bemerkungen des Rechnungshofs)

Wie die meisten dezentralisierten Agenturen hat die EBDD in ihrer Anlaufphase in dieser Hinsicht die Vorgaben befolgt, die die Europäische Kommission zu dem Zweck gemacht hatte, daß die Agenturen unmittelbar den dringenden Erfordernissen auf diesem Gebiet Rechnung tragen konnten.

Die EBDD ist sich jedoch dessen bewußt, daß dies nur ein provisorisches System sein kann (auf der Grundlage von Excel-Dateien), und daß sie ein leistungsfähigeres System der Rechnungsführung benötigt.

In diesem Zusammenhang haben die dezentralisierten Agenturen (einschließlich der EBDD) unter der Koordinierung der Europäischen Stiftung für Berufsbildung in Turin Ende Dezember 1995 eine Ausschreibung veröffentlicht mit dem Ziel, sich mit einem integrierten computergestützten System für die allgemeine Rechnungsführung und die Haushaltsrechnung auszurüsten.

Dieses Verfahren verlief ergebnislos, da keine geeigneten Angebote eingereicht wurden; die Europäische Kommission und die dezentralisierten Agenturen (einschließlich der EBDD) sind deshalb übereingekommen, daß die letzteren ab 1. Januar 1997 mit dem von den Dienststellen der Kommission ausgearbeiteten computergestützten Haushaltsführungssystem Sincom2 arbeiten werden.

Die EBDD wird dieses System noch vor Ende 1996 erproben.

d) Zahlstelle (Punkt 1.8 der Bemerkungen des Rechnungshofs)

Gemäß Artikel 43 der Haushaltsordnung der EBDD und im Sinne des Artikels 54 der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften sowie Artikel 82 der Ausführungsbestimmungen für denselben (in Übereinstimmung mit dem Geist des Artikels 142 der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften) hat die EBDD zunächst für die in Artikel 54 der o. g. Ausführungsbestimmungen ausgewiesenen Ausgaben das Zahlstellenverfahren verwendet.

Was den Prozentsatz (45 %) der 1995 über Zahlstellen abgewickelten Ausgaben betrifft, ist zu bedenken, daß in diesem Haushaltsjahr, in welchem die Beobachtungsstelle ihre Arbeit erstmalig aufgenommen hat, die Sachausgaben für den Dienstbetrieb (zu denen die Ausgaben zählen, die über eine Zahlstelle abgewickelt werden können) gegenüber den operationellen Ausgaben (vergleiche Buchstabe e) im folgenden) vorwogen.

Aufgrund des progressiven Ausgleichs des Verhältnisses zwischen den Sachausgaben für den Dienstbetrieb und den operationellen Ausgaben im Laufe des Jahres 1996 sowie der Entwicklung eines Systems der Finanzplanung (vergl. Buchstabe e) im folgenden) wird es möglich sein, die Inanspruchnahme der Zahlstelle in bedeutendem Maße zu reduzieren.

e) Mittelübertragungen (Punkt 1.9 der Bemerkungen des Rechnungshofs)

Fast alle betroffenen Mittel fallen unter Titel III des Haushaltsplans der EBDD, der die Erfuellung ihrer eigentlichen Aufgaben betrifft.

Aufgrund der Tatsache, daß die ersten wissenschaftlichen Bediensteten der EBDD, die mit der Durchführung der unter diesem Titel "abgedeckten" Tätigkeiten betraut sind, erst im Oktober 1995 ihren Dienst angetreten haben und da vor allem die Verabschiedung des Arbeitsprogramms 1995-1996, in welchem die finanzielle Durchführung dieser Aktivitäten für das Jahr 1995 geregelt werden, erst Mitte November 1995 durch den Verwaltungsrat der EBDD erfolgte, wurde eine Übertragung der fraglichen Mittel beschlossen, um die Finanzmittel für die Durchführung der o. g. Aktivitäten sicherzustellen, die aus stichhaltigen Gründen nicht im Lauf des Jahres 1995 hatten durchgeführt werden können.

Für die folgenden Haushaltsjahre führt die EBDD einen Plan für die Programmierung und Kontrolle der Ausführung des Haushaltsplans und ihres Arbeitsprogramms durch, mit dem die Verwendung der zugeteilten Mittel verbessert und insbesondere die Mittelübertragungen lediglich auf Ausnahmefälle beschränkt werden soll.

f) Aufgabentrennung (Punkt 1.10 der Bemerkungen des Rechnungshofs)

Aufgrund ihres sehr begrenzten Personalbestands in den Jahren 1994 und 1995 konnte die EBDD die Einhaltung des Prinzips der Aufgabentrennung nicht voll gewährleisten, worauf vom Rechnungshof hingewiesen wurde.

Die von Artikel 16 der Finanzvorschriften der OEDT für die Aufgaben des Anweisungsbefugten vorgeschriebene Trennung der Aufgaben des Anweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs und des Rechnungsführers ist voll und ganz eingehalten worden.

Jetzt bereits bemüht sich die EBDD, die Aufgabentrennung bei der Ausführung der verschiedenen in Frage stehenden Aufgaben zu gewährleisten.

In diesem Zusammenhang berücksichtigt sie soweit als möglich die vom Rechnungshof mitgeteilten Anforderungen bei der Definition ihres kurzfristigen Personalbedarfs, um sicherzustellen, daß die vom Rechnungshof erwähnten Verwaltungsaufgaben (Zahlstellenverwaltung, Rechnungsführung, Verwaltung des Personals bzw. der Verträge) von verschiedenen Personen wahrgenommen werden.

Entsprechende Vorschläge werden dem Verwaltungsrat der EBDD vorgelegt werden.

g) Finanzkontrolleur (Punkt 1.11 der Bemerkungen des Rechnungshofs)

Der Verwaltungsrat der EBDD hat bei der Verabschiedung der Finanzvorschriften der EBDD im Juni eine negative Entscheidung hinsichtlich der Übertragung der Aufgaben des Finanzkontrolleurs auf einen Bediensteten der EBDD getroffen (insbesondere aufgrund des Einspruchs der Europäischen Kommission).

Da der Finanzkontrolleur der Europäischen Kommission zugleich der Finanzkontrolleur der EBDD ist, wäre es im übrigen Sache der Kommission, unter Berücksichtigung der Regelung dieser Frage in den anderen dezentralisierten Agenturen die Machbarkeit der eventuellen Benennung eines Finanzkontrolleurs an Ort und Stelle zu überprüfen.