BERICHT über die Finanzausweise der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln (EMEA - London) (Haushaltsjahr 1996), zusammen mit den Antworten der Agentur (97/C 393/03)

1.1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln gemäß Artikel 57 Absatz 10 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates vom 22. Juli 1993 (1) vorgelegt.

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Agentur für die Beurteilung von Arzneimitteln für das Haushaltsjahr 1996 geprüft. Gemäß Artikel 57 Absatz 7 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates (2) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Verwaltungsdirektors ausgeführt. Dieser ist auch dafür zuständig, die Rechnung zu erstellen und vorzulegen (3), wobei er sich an die in Artikel 57 Absatz 11 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates (4) vorgesehenen internen Finanzvorschriften halten muß. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188 c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

1.3. Der Hof hat seine Prüfung nach den allgemein anerkannten Prüfungsnormen durchgeführt, soweit diese auf den Gemeinschaftskontext anwendbar sind. Er hat Kontrollen der Rechnungsführung vorgenommen und andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren angewandt. Die wichtigsten Bemerkungen, die sich aus der Prüfung des Hofes ergeben, sind im zweiten Teil dieses Berichts ausgeführt.

1.4. Die Finanzausweise für das Haushaltsjahr 1996 sind zuverlässig, und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrundeliegenden Vorgänge sind insgesamt gesehen gewährleistet.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN AGENTUR FÜR DIE BEURTEILUNG VON ARZNEIMITTELN (EMEA - LONDON) FÜR DAS HAUSHALTSJAHR 1996

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge

1.5. Bei der Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge ist der Grundsatz der Unveränderbarkeit von Buchungsvorgängen nicht gewährleistet, da nachträgliche Änderungen jeder Art möglich sind, die nicht aufgedeckt werden können. Zudem können eventuelle Mittelüberschreitungen nicht festgestellt werden.

1.6. Der Anweisungsbefugte kann beim derzeitigen Rechnungsführungssystem keine Buchungsdaten in den Rechner eingeben (Mittelbindungsantrag und Auszahlungsanordnung). Diese Daten werden vom Rechnungsführer in der Rechnungsführung mit Erinnerungsvermerk (p.m.-Vermerk) eingetragen (befristete Sperrung), bevor sie vom Finanzkontrolleur genehmigt und mit Sichtvermerk versehen werden. Diese Praxis ermöglicht keine präzisen Echtzeitauskünfte über den Stand der Rechnungsführung. Das SINCOM 2-System, das gegen das aktuelle System ausgetauscht werden soll, ist noch nicht betriebsbereit. Daher wäre es wünschenswert, umgehend eine alternative Lösung zu finden.

Allgemeine Rechnung - analytische Rechnungsführung

1.7. Die derzeit eingesetzte Software für die allgemeine Rechnung reicht für den Bedarf der Agentur nicht aus und ist nicht in das System der Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge integriert. Darüber hinaus verfügt die Agentur nicht über ein analytisches Rechnungsführungssysstem, das unerläßlich ist, um festzustellen, ob die vom Rat festgelegte Gebührenordnung zur Deckung der Beurteilungskosten ausreicht (5).

Mittelverwendung

1.8. Von 1995 auf 1996 wurden Mittel in Höhe von 5,9 Mio ECU übertragen. Von diesem Betrag wurden 1,7 Mio ECU (29 %) in Abgang gestellt. Ebenfalls annulliert wurden 0,9 Mio ECU an 1995 wiederzuverwendenden Mitteln, die 1996 noch nicht verwendet wurden.

1.9. Nur 79,6 % der Mittel für den laufenden Dienstbetrieb wurden verwendet (22,6 Mio ECU vor dem BNH und 17,9 Mio ECU nach der im Zuge eines Berichtigungshaushaltsplans vorgenommenen Reduzierung) wurden verausgabt, und 20,7 %(4,7 Mio ECU) wurden in Abgang gestellt. Hauptgrund dafür ist die Tatsache, daß nicht rechtzeitig Personal eingestellt werden konnte (nur 65 % der vorgesehenen Planstellen). Ein zweiter Grund liegt in der verminderten Beantragung des Inverkehrbringens von Arzneimitteln und der entsprechenden Gutachten.

1.10. Von 1996 auf 1997 wurden 4,8 Mio ECU übertragen. Von diesem Betrag entfallen 1,7 Mio ECU und 2,8 Mio ECU auf die Titel II (Verwaltungsausgaben) und III (operationelle Ausgaben). Bei Titel II wurde ein Betrag von 1,1 Mio ECU für den Kauf von technologisch neuwertigen Materialien verwendet. Bei Titel III wurden 1,3 Mio ECU für die Honorare der Experten während der Beurteilung (im Jahr 1996 begonnen und 1997 abgeschlossen) sowie 0,8 Mio ECU für Humanarzneimittel eingesetzt.

Zahlstelle

1.11. Der Verlust von 0,02 Mio ECU aus dem Jahr 1994 wurde in den Jahren 1995 und 1996 im Widerspruch zu den Rechnungsführungsgrundsätzen als noch abzurechnende Ausgabe verbucht.

Einnahmen - Zuschüsse - Eigene Mittel

1.12. Die tatsächlichen Einnahmen belaufen sich auf 18,4 Mio ECU; das entspricht 81 % des ursprünglich im Haushaltsplan veranschlagten Betrags.

1.13. An Gebühren wurden 7 Mio ECU vereinnahmt. Allerdings konnten nur 73 % des ursprünglich vorgesehenen Betrags vereinnahmt und überprüft werden. In der Vermögensübersicht sind 0,9 Mio ECU an noch nicht überprüften und gemäß Artikel 5 Absatz 3 der Finanzregelung der Agentur festgestellten Gebühren ausgewiesen.

1.14. Ab 1997 wird von der Agentur ein neues EDV-System für die Einnahmen eingeführt. Dieses System wird im Zuge der nächsten Rechnungsprüfung geprüft.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 15. und 16. Oktober 1997 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

(1) ABl. L 214 vom 24. 8. 1993, S. 18.

(2) Entsprechend den Bestimmungen in Artikel 57 Absatz 9 der Verordnung (EWG) Nr. 2309/93 des Rates wurde die Rechnung über sämtliche Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 1996 zum 26. März 1997 erstellt, vom Verwaltungsdirektor der Agentur unterzeichnet und der Kommission, dem Verwaltungsrat und dem Rechnungshof übermittelt. Diese Rechnungslegung ging am 31. März 1997 beim Hof ein. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. L 35 vom 15. 2. 1995.

ANHANG

TABELLE 1 VERMÖGENSÜBERSICHT FÜR DIE HAUSHALTSJAHRE 1995 UND 1996

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Quelle: Darstellung des Hofes auf der Grundlage der von der Agentur erstellten Angaben.

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(1) Der Betrag entspricht den Anlagewerte.

ANTWORTEN DER EMEA

1.5. Aufgrund des Fehlens eines kommerziellen Rechnungsführungssystems, das die Anforderungen der Finanzvorschriften erfuellt, und bis zur Verfügbarkeit des neuen, von der Kommission entwickelten Systems SI2, das die Agenturen derzeit an ihre Erfordernisse anpassen, verwaltet die Agentur ihre Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge mit Hilfe der Software "Excel". Diese Software gewährleistet, daß die für die gute Haushaltsführung notwendigen Informationen jederzeit zur Verfügung stehen, und stellt der Direktion der EMEA einschlägige aktuelle Informationen zur Verfügung. Mit Hilfe der Software werden Haushaltsmittel, Mittelbindungen, Bestellungen, Mittelblockierungen und Zahlungen kontrolliert. Das vorhandene System weist ferner auf Mittelüberschreitungen hin.

Der Beleg für jeden in das Rechnungsführungssystem eingegebenen Posten ist das vom Anweisungsbefugten unterzeichnete Dokument. Es trägt den Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs und wird von der Rechnungsführung verarbeitet. Es trifft zu, daß das System der EMEA noch nicht vollständig computerisiert ist und es aufgrund der Tatsache, daß es Änderungen der Buchungen nicht speichert, im Prinzip Änderungen zuläßt, die in der allgemeinen Rechnungsführung keinerlei Spuren hinterlassen. Es ist jedoch anzumerken, daß jede Mittelbindung, Aufhebung einer solchen, Auszahlungsanordnung usw. vorschriftsmäßig bearbeitet und zusammen mit den entsprechenden Belegen abgelegt wird. Im neuen System wird es nicht mehr möglich sein, im nachhinein Veränderungen vorzunehmen, ohne Spuren zu hinterlassen.

1.6. Wie die meisten der Agenturen wartet auch die EMEA darauf, daß die Arbeiten im Zusammenhang mit dem SI2-Projekt 1997 zum Abschluß gelangen und ihr das System zur Verfügung gestellt wird. Das neue System wird eine bessere Integration der allgemeinen Rechnungsführung mit der Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge ermöglichen. Die EMEA hatte vor zwei Jahren zusammen mit den anderen Agenturen eine Ausschreibung für Rechnungsführungssoftware bekanntgegeben, deren Ergebnis enttäuschend war. Die EMEA rechnet damit, Ende 1997 über das an seine Bedürfnisse angepaßte System SI2 zu verfügen.

1.7. Der Verwaltungsrat hat am 5. Februar 1997 einen Bericht über die Kosten der operationellen Tätigkeiten verabschiedet, der an die Kommission übermittelt wurde. Die EMEA rüstet ihr Rechnungsführungssystem derzeit dahingehend auf, um die analytische Buchhaltung zu integrieren. Des weiteren ist ein Pilotprogramm für die elektronische Aufzeichnung der Tätigkeiten gestartet worden.

1.8. Der Betrag von 0,9 Mio. ECU als wiederzuverwendende Mittel für das Jahr 1995, die 1996 nicht verwendet wurden, bezieht sich insbesondere auf Artikel 2 0 4 (Herrichtung der Diensträume). Da diese Mittel nicht übertragen werden konnten und die Herrichtungsarbeiten 1996 nur unerheblich waren, ist der fragliche Betrag verfallen.

1.11. Artikel 5 der Finanzvorschriften sieht vor, daß jene Ausgaben, deren Anordnung dem Finanzkontrolleur bis spätestens 31. Dezember vorliegt und deren Zahlung bis spätestens 15. Januar ausgeführt worden ist, für das im Abschluß befindliche Haushaltsjahr ausgewiesen werden. Infolge einer ungenauen Auslegung dieser Bestimmung im Jahre 1994 wurde ein Betrag in Höhe von ECU 16 915,22 bei der Zahlstelle verbucht. Im Anschluß an die Gespräche mit den Inspektoren des Rechnungshofes wurde der Betrag in den Konten des Jahres 1997 ausgeglichen.

1.13. Auch wenn die EMEA - mit einer größeren Erfahrung auf diesem Gebiet - ihre Prognosen über die erwartete Anzahl von Dossiers verbessern kann, sowie unter Berücksichtigung der Tatsache, daß deren Eingang saisonabhängig ist, wird die EMEA auch in Zukunft nicht in der Lage sein, ein Jahr im voraus präzise Vorhersagen über die Absichten der pharmazeutischen Industrie und somit über die Höhe der zu erwartenden Gebühren anzustellen.

Aufgrund dieser Ungewißheiten sieht sich die EMEA veranlaßt, eine umsichtige Ausgabenpolitik zu verfolgen.