Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (EASG - Bilbao) für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Agentur

(1999/C 372/01)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz gemäß Artikel 14 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates, Artikel 15). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, daß der Jahresabschluß für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN AGENTUR FÜR SICHERHEIT UND GESUNDHEITSSCHUTZ AM ARBEITSPLATZ (EASG - BILBAO) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1998 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Finanzausweise und Rechnungsführung

5. Die Agentur hat für einen unter "verschiedene Gläubiger" in den "Passiva" der Vermögensübersicht ausgewiesenen Saldo von 5000 ECU keine Belege beigebracht.

6. Die Dienststelle Rechnungsführung der Agentur sollte periodische Rechnungsabschlüsse vornehmen und die verschiedenen Salden - wie in den Durchführungsbestimmungen zur Finanzregelung vorgesehen - abgleichen und analysieren.

Ausführung des Haushaltsplans/Prinzip der Jährlichkeit

7. Von den aus dem Haushaltsjahr 1997 insgesamt automatisch übertragenen Mitteln in Höhe von 1,05 Mio ECU wurden nur 0,65 Mio ECU (62 %) tatsächlich verwendet. Die verbleibenden 0,4 Mio ECU (38 %) wurden annulliert. Beim Gesamtbetrag der annullierten Mittel wird der Eigenart der automatischen Übertragungen nicht entsprochen, die sich auf zum Ende des Haushaltsjahres fortbestehende Verbindlichkeiten gegenüber Dritten beziehen müßten.

8. Bei der Überprüfung automatisch auf das Haushaltsjahr 1999 übertragener Mittel (1,9 Mio ECU) konnte in einigen Fällen kein Nachweis für deren Begründetheit erbracht werden. Die von der Agentur in bezug auf die Mittelübertragungen angewandte Praktik entspricht nicht dem in der Finanzregelung verankerten Prinzip der Jährlichkeit.

Mehrwertsteuer

9. Der Agentur wurde die in den Haushaltsjahren 1996 und 1997 gezahlte MwSt. (145000 ECU) noch immer nicht erstattet.

Ausschreibungen/Vergabebeirat

10. Die Einreichfrist bei Ausschreibungen sollte auf wenigstens 40 Tage angehoben werden, um mehr Anbietern die Teilnahme zu ermöglichen. Die in den Ausschreibungen vorgeschriebenen Anforderungen sollten klar definiert und Grundlage für die Bewertung durch den Vergabebeirat sein.

Standort

11. Der Eigentümer hat eine Bankgarantie als Gewährleistung für die Verpflichtungen der Agentur aus dem Mietvertrag ausgehandelt. Grundsätzlich ist eine derartige Garantie in bezug auf eine Einrichtung der Europäischen Union nicht erforderlich. Um eine Verlängerung dieser Garantie zu vermeiden, wäre es sinnvoll, vor Ende der Laufzeit erneut Verhandlungen zu führen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 7. Oktober 1999 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 216 vom 20.8.1994, S. 5.

(2) In Anwendung von Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 1998 am 25. März 1999 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Agentur, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem diese Rechnung am 9. April 1999 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1998 und 1997

Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten der Agentur.

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Tabelle 2

Aufwands- und Ertragsrechnung für die Haushaltsjahre 1998 und 1997

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Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten der Agentur.

Antworten der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz

1. Der Rechnungshof besuchte die Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz vom 3. bis 7. Mai 1999 und führte die Prüfung für das Haushaltsjahr 1998 durch.

2. Zur Vereinfachung der Arbeit des Rechnungshofes wurden die Konten und alle einschlägigen Unterlagen dem Rechnungshof zugänglich gemacht. Desgleichen wurden die Personalakten und die abgeschlossenen Aufträge vorgelegt.

3. Mit Schreiben vom 24. Juni 1999 hat der Rechnungshof der Agentur die Bemerkungen mitgeteilt, die seiner Ansicht nach der Bericht über die Finanzausweise der Agentur für das am 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr enthalten sollte. Der Rechnungshof hat die Agentur aufgefordert, ihm ihre Anmerkungen zu diesen Bemerkungen zu übermitteln.

4. Die Agentur möchte Anmerkungen zu den folgenden Punkten machen:

Finanzausweise und Rechnungsführung

5. Bemerkung in bezug auf die Gläubiger:

Der vom Rechnungshof genannte Saldo der Kreditorenkonten in Höhe von 5000 ECU (3 % des Gesamtbetrags der Kreditorenkonten) enthält einige Restforderungen, deren Identifizierung durch die erhebliche Menge der Bewegungen auf den Kreditorenkonten erschwert ist. Die Agentur verpflichtet sich, bei Abschluß des Haushaltsjahres 1999 den in der Vermögensübersicht genannten Kontostand betreffend die "verschiedenen Gläubiger" nach Gläubigern aufgeschlüsselt vorzulegen; diese Maßnahme ist im Rahmen der im Haushaltsjahr 1998/1999 gemachten Fortschritte zu sehen.

6. Bemerkung in bezug auf die monatlichen Rechnungsabschlüsse:

In bezug auf die monatlichen Rechnungsabschlüsse wird die Bemerkung des Rechnungshofes vollkommen unterstützt und durch die Einführung von geeigneten Verfahren und Maßnahmen im Haushaltsjahr 1999 umgesetzt werden.

Ausführung des Haushaltsplans/Prinzip der Jährlichkeit

7. Die Annullierungen beziehen sich auf Mittel, die für Maßnahmen gebunden wurden, die im gegenseitigen Einverständnis mit den Vertragnehmern annulliert wurden, es stehen daher keine Verpflichtungen mehr aus. Weitere Annullierungen betreffen Mittelbindungen zur Deckung der letzten Vertragszahlungen an die Anlaufstellen, die aufgrund der bei der Durchführung der Projekte aufgetretenen Verzögerungen noch nicht erfolgt sind. Diese letzten Zahlungen werden durch Mittel gedeckt, die im Rahmen des Haushalts 1999 gebunden wurden.

8. Die Agentur wird sich in Zukunft bemühen, keine Mittelübertragungen mehr unter den vom Rechnungshof genannten Bedingungen vorzunehmen.

Mehrwertsteuer

9. Die Agentur ist gemäß dem Gutachten der spanischen Steuerverwaltung dabei, direkt bei den Gläubigern Einzugsverfahren durchzuführen. Es wird davon ausgegangen, daß die ersten Rückzahlungen vor Jahresende eingehen werden.

Ausschreibungen/Vergabebeirat

10. Die Agentur wird diesbezüglich den Empfehlungen des Rechnungshofes Folge leisten und Einreichfristen von wenigstens 40 Tagen für alle dem Vergabebeirat zur Begutachtung vorzulegenden Ausschreibungen vorsehen.

Standort

11. Der Mietvertrag unterliegt der spanischen Gesetzgebung und den örtlichen Gepflogenheiten, die die Bestellung einer Bankgarantie vorsehen. Um der Empfehlung des Rechnungshofes zu entsprechen, wird die Agentur bei etwaigen Verhandlungen über eine Verlängerung des Mietvertrags Ende 2000 diese Vertragsklausel aufheben.