BERICHT über die Finanzausweise und die Haushaltsführung der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Stiftung Dublin) für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit der Antwort der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (98/C 406/02)

FINANZAUSWEISE DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG ZUR VERBESSERUNG DER LEBENS- UND ARBEITSBEDINGUNGEN FÜR DAS HAUSHALTSJAHR 1997

1. Dieser Bericht wird dem Rat und dem Europäischen Parlament gemäß Artikel 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates (1), geändert durch Artikel 1 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 des Rates (2), vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 1 Absatz 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates (3) zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates (4) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Verwaltungsrats ausgeführt. Dieser ist auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise (5) in Übereinstimmung mit den internen Finanzvorschriften zuständig (Artikel 1 Absätze 52, 54 und 55 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Finanzausweise verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, daß die Finanzausweise für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUM BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

Einleitung

Hintergrund

5. Die Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Stiftung Dublin) wurde durch die Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates (6) als Satelliteneinrichtung der Europäischen Gemeinschaft errichtet und hat die Aufgabe, "zur Konzipierung und Schaffung besserer Lebens- und Arbeitsbedingungen durch eine Aktion zur Förderung und Verbreitung von Kenntnissen beizutragen, die geeignet sind, diese Entwicklung zu unterstützen". Die Stiftung Dublin nahm 1976 ihre Tätigkeit auf.

Prüfungsumfang

6. Der Rechnungshof hat den Jahresabschluß und die Haushaltsführung 1997 der Stiftung Dublin gemäß den einschlägigen Verordnungen (7) geprüft.

Finanzdaten

7. In den Tabellen 1 und 2 sind die Finanzausweise der Stiftung zusammengefaßt. Für das Haushaltsjahr 1997 standen ihr 14 Mio. ECU zur Verfügung. Die eingegangenen Verpflichtungen führten zu Zahlungen in Höhe von 10,5 Mio. ECU und zu Mittelübertragungen auf das Haushaltsjahr 1998 in Höhe von 3,4 Mio. ECU, wobei der Restbetrag von 0,1 Mio. ECU annulliert wurde. Von den aus dem Vorjahr übertragenen Mitteln wurden 2,9 Mio. ECU ausgezahlt und 0,1 Mio. ECU annulliert. Tabelle 3 enthält eine nach Titeln gegliederte Analyse der Verwendung der Mittel des Haushaltsjahres und der aus 1996 übertragenen Mittel.

Weiterverfolgung früherer Bemerkungen

Aufgabentrennung

8. Die Einführung von SINCOM 2 bei der Stiftung steht unmittelbar bevor. Einer der Vorteile dieses Systems besteht in der automatischen Trennung der Aufgaben des Anweisungsbefugten und des Rechnungsführers, womit der Verstoß gegen Artikel 1 Absatz 15 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates ausgeräumt sein wird (siehe Ziffer 16).

Zahlstelle

9. In den Jahren 1995 und 1996 empfahl der Hof, lediglich laufende oder geringfügige Ausgaben, bei denen die Gefahr von Unregelmäßigkeiten verhältnismäßig gering ist, über die Zahlstelle abzuwickeln. Zum Zeitpunkt der Prüfung im April 1998 lag bei der Stiftung zwar ein Dokument vor, es gab aber keine in Absprache mit dem Finanzkontrolleur erstellte offizielle, schriftliche Definition der laufenden und geringfügigen Ausgaben. Der Hof stellte ferner fest, daß in vielen Fällen Rechnungen zwei bis drei Monate nach ihrem Eingang über die Zahlstelle beglichen wurden. Bei derart langen Fristen wäre es durchaus möglich gewesen, die vorherige Genehmigung des Finanzkontrolleurs einzuholen und die Zahlungen anschließend über das zentrale Bankkonto abzuwickeln (siehe Ziffer 17).

Ausführung des Haushaltsplans und Abrechnung

Mittelübertragungen

10. Die zwischen verschiedenen Haushaltslinien vorgenommenen Mittelübertragungen beliefen sich 1997 auf 979 000 ECU (7,0 % der im Haushaltsplan eingesetzten Mittel), gegenüber 1 366 000 ECU (9,9 %) im Jahr 1996.

Übertragung und Annullierung von Mitteln

11. Wie aus Tabelle 3 hervorgeht, weist die Abrechnung bei den Zahlungen insgesamt einen Anteil von 75 % aus, während die Zahlungsrate für Titel 3 "Operationelle Ausgaben" nur 47 % beträgt. Dies stimmt mit den Vorjahren überein und ergibt sich daraus, daß Studienhonorare gewöhnlich in drei über die vertaglich festgelegte Laufzeit verteilten Raten gezahlt werden.

Einnahmen

12. Der EU-Zuschuß für die Stiftung betrug 1997 13,8 Mio. ECU. Die tatsächlich beantragten und eingegangenen Beträge beliefen sich auf 13 451 540 ECU. Die Mittel wurden im Einklang mit den Ratsverordnungen und einer Vorplanung für die Zahlungen abgerufen.

Dienstreisekosten

Verfahren

13. Bei der Abwicklung der Dienstreiseverfahren wurden Schwachstellen festgestellt. Mehrfach wurden die Leitlinien für Dienstreisen nicht eingehalten und Bedienstete erhielten Rückzahlungen für Ausgaben, die entweder nicht erstattungsfähig waren oder zu Unrecht gezahlt wurden (siehe Ziffer 18).

Kosten-Nutzen-Verhältnis

14. Der Hof hat 130 im Jahr 1997 durchgeführte Dienstreisen mit einem Gesamtkostenvolumen von rund 92 000 ECU geprüft. Bei Auswahl kostengünstigerer Verbindungen wären Einsparungen von bis zu 39 000 ECU (43 %) möglich gewesen (siehe Ziffer 18).

Studienverträge

15. Aus Tabelle 3 geht hervor, daß 51 % der 1997 für Titel 3 "Operationelle Ausgaben" veranschlagten Mittel auf 1998 übertragen wurden. Von den insgesamt verfügbaren Mitteln (1 313 378 ECU) wurden 21 % im Dezember 1997 für Studienverträge gebunden. Mit der Unterzeichnung dieser Verträge wurde aber erst im Februar 1998 begonnen (siehe Ziffer 19).

Schlußfolgerung

16. SINCOM 2 muß bei der Stiftung eingeführt werden. Ist das nicht vor Ende 1998 der Fall, muß ein zusätzlicher Dienstposten in der Verwaltung geschaffen werden, um eine entsprechende Trennung der Aufgaben zu gewährleisten (siehe Ziffer 8).

17. Für die Inanspruchnahme der Zahlstelle sind klare schriftliche Verfahren vorzusehen. Zahlbare Beträge müssen entweder umgehend über die Zahlstelle beglichen werden, oder aber, bei längeren Zahlungszielen, über das zentrale Bankkonto (siehe Ziffer 9).

18. Bei den Dienstreisen müssen die Mittel besser bewirtschaftet werden, da weiterhin überhöhte Ausgaben in diesem Bereich nicht länger hingenommen werden können (siehe Ziffern 13 und 14).

19. Nach Auffassung des Hofes sollte es vermieden werden, in einem Haushaltsjahr hohe Beträge für Verträge zu binden, die erst Monate danach (im folgenden Haushaltsjahr) unterzeichnet werden. Das könnte durch ein verbessertes Verfahren zur Feststellung des jährlichen Haushaltsplans der Stiftung erreicht werden (siehe Ziffer 15).

Diese Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 26. November 1998 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

Tabelle 1 Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1997

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Quelle: Jahresabschluß 1997 der Stiftung.

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(1) ABl. L 139 vom 30.5.1975, S. 1.

(2) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 13.

(3) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 26.

(4) ABl. L 164 vom 24.6.1976, S. 16.

(5) Gemäß Artikel 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates, geändert durch Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 des Rates, wurden die Finanzausweise für sämtliche Einnahmen und Ausgaben der Stiftung für das Haushaltsjahr 1997 zum 31. März 1998 vom Verwaltungsrat erstellt und genehmigt und an die Kommission, den Verwaltungsrat der Stiftung und den Rechnungshof weitergeleitet. Diese Finanzausweise sind beim Rechnungshof am 31. März 1998 eingegangen; sie sind in den Tabellen zu diesem Bericht zusammengefaßt.

(6) Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates vom 26. Mai 1975 (ABl. L 139 vom 30.5.1975).

(7) Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates vom 26. Mai 1975 über die Gründung der Stiftung (ABl. L 139 vom 30.5.1975), geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 des Rates vom 30. Juni 1993 (ABl. L 181 vom 23.7.1993).

Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates vom 1. Juni 1976, betreffend Finanzvorschriften für die Stiftung (ABl. L 164 vom 24.6.1976), geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates vom 30. Juni 1993 (ABl. L 181 vom 23.7.1993).

ANTWORT DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG

Die Stiftung begrüßt die Bemerkungen des Rechnungshofes und bittet diesen, folgende Kommentare zu berücksichtigen:

Zahlstelle

9. Der Rechnungshof sollte darüber informiert werden, daß eine schriftliche Definition laufender und geringfügiger Ausgaben in bezug auf die Zahlstelle bereits zum Zeitpunkt der Prüfung am 27. Juni 1997 in Absprache mit dem Finanzkontrolleur erstellt worden war. Gemäß dieser Definition wird die Nutzung der Zahlstelle auf laufende (wiederkehrende und Nichtinvestitionsausgaben) oder geringfügige Ausgaben und dringende Zahlungen beschränkt.

Die Finanzvorschriften der Stiftung legen keine zeitliche Beschränkung für die Nutzung der Zahlstelle fest. Hier heißt es lediglich: "Für die Zahlung bestimmter Arten von Ausgaben können Zahlstellen eingerichtet werden."

Der Rechnungshof stellt Verzögerungen bei der Begleichung von Rechnungen fest. Diese spiegeln die für die Bearbeitung der Rechnungen in Übereinstimmung mit den Finanzvorschriften erforderlichen Fristen wider, die bis zu zwei Monate in Anspruch nehmen können. Wenn die Rechnungen zur Ausstellung eines vorherigen Sichtvermerks an die Finanzkontrolle nach Brüssel übersandt worden wären, hätten diese Verzögerungen noch länger ausfallen können.

Dienstreiseverfahren

13. Die Verfahren der Stiftung sind so ausgelegt, daß sie a) eine strikte Befolgung der Leitlinien für Dienstreisen sowie b) die Minimierung der entstandenen Kosten im Verhältnis zu den Erfordernissen der einzelnen Dienstreisen gewährleisten. Die Stiftung hat jene Fälle, auf die sie der Rechnungshof aufmerksam gemacht hat und bei denen eine nicht ordnungsgemäße Anwendung der Leitlinien für Dienstreisen vorgelegen haben könnte, geprüft und, soweit dies erforderlich war, die entsprechenden Maßnahmen getroffen.

Kosten-Nutzen-Verhältnis bei Dienstreisen

14. Die Stiftung prüft derzeit das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Vereinbarungen für Dienstreisen sowie die Modalitäten zur Erzielung der veranschlagten Einsparungen im Lichte der im vergangenen Jahr eingeführten neuen Verbindungen und Reisekosten.

Studienverträge

15. Die Höhe der unter Titel 3 übertragenen Mittel ergibt sich zwangsläufig aus dem Verhältnis zwischen dem jährlichen Haushaltszyklus der Stiftung und ihrem operationellen Zyklus (einschließlich Entwurf und Inangriffnahme des Programms, Entwurf von Projektskizzen, Ausschreibung, detailliertem Programmentwurf und Implementierung). Mittel werden bis zum Ende des Haushaltsjahres vollständig gebunden, wobei das entsprechende Projekt bis zum Ende des darauffolgenden Haushaltsjahres abgeschlossen und vollständig bezahlt ist.

Eine Reihe von Verträgen vom Jahresende wurde deshalb erst im Februar unterzeichnet, da die mit einem Sichtvermerk versehenen Verträge von Brüssel durch den Finanzkontrolleur an die Stiftung übermittelt, dem jeweiligen Auftragnehmer zugeleitet und nach Unterzeichnung durch den Auftragnehmer an die Stiftung zurückgesandt werden mußten.

Schlußfolgerung

16. Die Bemerkungen des Rechnungshofes werden zur Kenntnis genommen.

17. Siehe Antwort auf Ziffer 9.

18. Siehe Antwort auf die Ziffern 13 und 14.

19. Die Stiftung würde eine Diskussion über die Verfahren zur Feststellung des jährlichen Haushaltsplans der Stiftung im Hinblick auf den Programmplanungszyklus der Stiftung begrüßen (siehe Ziffer 15).