Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Stiftung für Berufsbildung (ESB - Turin) für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Stiftung

(1999/C 372/06)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Vorstand der Europäischen Stiftung für Berufsbildung gemäß Artikel 11 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Stiftung für Berufsbildung für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates, Artikel 12). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, daß der Jahresabschluß für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG FÜR BERUFSBILDUNG FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1998 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Zuschüsse außerhalb des Haushaltsplans (PHARE, TACIS und MEDA)

5. Die Stiftung verwaltet die ihr von der Kommission aus PHARE- und TACIS-Mitteln für das Tempus-Programm zur Verfügung gestellten Gelder. Diese Beträge (1998 rund 395 Mio ECU) werden nicht in den Haushaltsplan der Stiftung eingestellt, sondern in einer getrennten Buchführung (siehe Besonderer Jahresbericht 1997(3)) erfaßt. Zudem verfügt die Stiftung für die Verwaltung der Mittel über etwa 30 Bankkonten, deren Saldo (35,8 Mio ECU zum 31. Dezember 1998) nicht in ihrer Rechnung ausgewiesen ist. Nach einem Meinungsaustausch mit dem Rechnungshof und der Kommission hat sich die Stiftung damit einverstanden erklärt, diese Daten ab 1999 in einem Anhang zu ihrem Haushaltsplan auszuweisen.

6. Die Stiftung hat ihren Haushalts- und Stellenplan nicht, wie in Artikel 13 der Finanzregelung vorgesehen, im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht.

7. Die Gründungsverordnung der Stiftung wurde im Juli 1998 dahin gehend geändert, daß auch das Programm MEDA (Begleitmaßnahmen zu den Reformen der Wirtschafts- und Sozialstrukturen in den Drittländern des Mittelmeerraums) einbezogen ist.

Allgemeine Rechnung (SI X) und Rechnung über die Haushaltsvorgänge (SI 2)

8. Insgesamt hat die Einführung des Rechnungsführungssystems SI 2 zur Verbesserung der internen Kontrollverfahren beigetragen.

9. Während der Validierungsphase wurde festgestellt, daß SI 2 vor Abschluß aller Tests ("program and system testing and data validation" - Programm- und Systemtests sowie Datenvalidierung) installiert worden war. Folglich mußten im Jahresverlauf verschiedene Probleme gelöst werden, und der EDV-Dienst war gezwungen, mehrfach manuelle Eingriffe und Korrekturen in den Programmen und der Datenbank vorzunehmen.

10. Der Hof empfiehlt im übrigen den Abschluß eines "service level agreement" (Leistungsvertrag) mit der Kommission, um die jeweiligen Zuständigkeiten zu definieren und festzulegen, wer welche Zugriffsrechte erhalten soll.

11. Ab dem Haushaltsjahr 2000 wird auch die allgemeine Rechnung mit SI 2 geführt werden.

Mittelübertragungen

12. Die aus dem Haushaltsjahr 1998 auf 1999 übertragenen Mittel belaufen sich auf 3,5 Mio ECU (23 % des Haushaltsplans der Stiftung) und betreffen mit immerhin 2,6 Mio ECU vorwiegend Titel III. Der Großteil der Übertragungen entfällt auf die nationalen Anlaufstellen und die Berufsbildung.

13. Ein wesentlicher Anteil der Übertragungen steht in Zusammenhang mit 28 Verträgen (Gesamtwert: 0,8 Mio ECU), die erst im November/Dezember 1998 in Kraft traten bzw. unterzeichnet wurden. Im Jahr 1998 wurden insgesamt 67 Leistungsverträge unterzeichnet und in Höhe von insgesamt 1,6 Mio ECU aus dem Haushalt der Stiftung finanziert; daran wird ein gewisses Ungleichgewicht in der Organisation und Planung der Aktivitäten der Stiftung deutlich.

14. Bei einer vertieften Prüfung der aus 1998 auf 1999 auf den Haushaltsposten "nationale Anlaufstellen" übertragenen Mittel hat sich herausgestellt, daß sieben Mittelbindungen über insgesamt 0,22 Mio ECU (48,7 % der Mittelübertragungen zu diesem Posten) ausschließlich Ausgaben betreffen, die für das Haushaltsjahr 1999 auszuweisen sind. Eine gleichlautende Schlußfolgerung ergab sich bei einer zusätzlichen Stichprobe an vier Mittelübertragungen in Höhe von insgesamt 0,06 Mio ECU zu anderen Posten des Titels III des Haushaltsplans der Stiftung. Das Haushaltsprinzip der Jährlichkeit wurde somit - entgegen den Vorschriften der Stiftung - nicht eingehalten. Alle zu Unrecht übertragenen Mittel hätten am 31. Dezember 1998 annulliert werden müssen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 7. Oktober 1999 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 131 vom 23.5.1990, S. 1.

(2) In Anwendung von Artikel 11 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 1360/90 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Stiftung für das Haushaltsjahr 1998 am 31. März 1999 erstellt und anschließend dem Vorstand der Stiftung, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem diese Rechnung am 6. April 1999 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. C 406 vom 28.12.1998, S. 38.

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1998 und 1997

Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten der Stiftung.

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Tabelle 2

Aufwands- und Ertragsrechnung für die Haushaltsjahre 1998 und 1997

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Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten der Stiftung.

Antworten der Stiftung

Beihilfen "außerhalb des Haushaltsplans" - PHARE, TACIS, Tempus und MEDA

Es wird bestätigt, daß die Stiftung nach einem Meinungsaustausch mit dem Rechnungshof und der Kommission nun alle über Vereinbarungen mit der Kommission erhaltenen Mittel in einen Anhang zum Haushaltsplan aufnimmt. Dadurch wird die Transparenz erhöht und ein Gesamtüberblick über die von der Stiftung verwalteten Mittel ermöglicht.

Die Stiftung hat die vollständige Fassung ihres Haushaltsplans 1998 im Internet veröffentlicht. Ferner hat sie im Amtsblatt der Europäischer Gemeinschaften darüber informiert, daß der vollständige Haushaltsplan via Internet konsultiert werden kann. Die Kommission und das Europäische Parlament unterstützten diese Maßnahme, da sie den Bekanntheitsgrad und den gleichberechtigten Zugang aller europäischen Bürger zum Haushaltsplan nicht nur weiterhin gewährleistet, sondern sogar fördert, wie es eindeutig das Ziel von Artikel 13 der Finanzvorschriften ist. Gleichzeitig hat dies zu beträchtlichen Einsparungen für die Stiftung geführt, die im Hinblick auf die zunehmenden Haushaltszwänge von sehr großer Bedeutung sind.

Allgemeine Rechnungsführung (SI X) und Haushaltsführung (SI 2)

Wir stimmen zu, daß SI 2 insgesamt gesehen Haushaltsführung und -kontrolle verbessert hat. Es ist ebenfalls richtig festzustellen, daß das vorherige auf EXCEL gestützte System bis Ende des Jahres beibehalten worden war. Der Rechnungshof erwähnt selbst die verschiedenen Schwächen, die das System SI 2 zum damaligen Zeitpunkt noch aufwies. Die bis zum Jahresende gewonnenen Erfahrungen werden in Verbindung mit den fortwährenden Anstrengungen der Entwicklungsexperten dieses Jahr zu einem besseren Ergebnis führen, und manuelle Eingriffe der Art, wie sie der Rechnungshof erwähnt, werden vermieden. Mit anderen Worten - es wurden bereits beträchtliche Fortschritte gemacht, die sich auch fortsetzen werden.

Eine Dienstleistungsvereinbarung wurde mit der GD XIX (dem Systemlieferanten) vorbereitet und ausgehandelt. Sie wird voraussichtlich bald unterzeichnet werden, und zwar nicht nur von der Stiftung, sondern auch von den anderen Agenturen und Einrichtungen, die am gemeinschaftlichen Support-Service für SI 2 beteiligt sind.

Es werden alle erdenklichen Anstrengungen unternommen, um SI 2 auf die allgemeine Rechnungsführung auszuweiten und trotz der knapp bemessenen Zeit sicherzustellen, daß das System im Januar 2000 in Betrieb genommen werden kann.

Mittelübertragungen

Die Bemerkungen des Rechnungshofes hinsichtlich der Jährlichkeit des Haushaltsplans sind durchaus verständlich. Wenn es auch vielfältige Erklärungen gibt, weshalb es schwierig war, diesen Grundsatz einzuhalten (späte Genehmigung des Haushaltsplans - erst im März dieses Jahres, komplexe Verfahren, langwierige Ausschreibungsverfahren), so verpflichtet sich die Stiftung dennoch uneingeschränkt zur Wahrung des Haushaltsprinzips der Jährlichkeit. Auf jeden Fall wird der Planungs- und Durchführungsprozeß optimiert werden, um die Anzahl der spät im Jahr in Angriff genommenen Tätigkeiten zu reduzieren. Es sei angemerkt, daß dieser Grundsatz die Tätigkeiten betrifft, die unter den Haupthaushaltsplan der Stiftung fallen, während viele Tätigkeiten im Bereich der "Vereinbarungen" eine mehrjährige Perspektive aufweisen, die deutlich besser für die Art der Tätigkeiten geeignet ist, die wir ausüben.