Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (EASG - Bilbao) für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Agentur

(2000/C 373/01)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz gemäß Artikel 14 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates, Artikel 15). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepasst. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN AGENTUR FÜR SICHERHEIT UND GESUNDHEITSSCHUTZ AM ARBEITSPLATZ (EASG - BILBAO) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1999 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Analyse der Ausführung des Haushaltsplans

5. Die für 1999 endgültig bewilligten Mittel beliefen sich auf insgesamt 7,6 Millionen Euro, wobei im ursprünglichen Haushaltsplan 6,7 Millionen Euro veranschlagt waren. Diese Mittelzuweisungen wurden in Höhe von

- 0,9 Millionen Euro (12 %) nicht in Anspruch genommen

- 0,9 Millionen Euro (12 %) nichtautomatisch übertragen

- 2,1 Millionen Euro (28 %) automatisch übertragen.

Insgesamt hat die Agentur 1999 nur die Hälfte der ihr für dieses Haushaltsjahr zugewiesenen endgültigen Mittel verwendet.

6. Die nichtautomatische Übertragung von 0,9 Millionen Euro ist in erster Linie auf die verspätete Genehmigung (November 1999) des Berichtigungs- und Nachtragshaushalts zurückzuführen. Zweifel an der Begründetheit der Entscheidung, die der Agentur gewährten Mittel aufzustocken, bzw. zumindest am späten Zeitpunkt dieser Entscheidung erscheinen angesichts der Größenordnung der 1999 nicht in Anspruch genommenen Mittel durchaus berechtigt.

7. Die automatischen Übertragungen betrugen 2,1 Millionen Euro und blieben damit im Verhältnis zum vorangegangenen Haushaltsjahr mehr oder weniger auf dem gleichen Stand; 1,9 Millionen Euro (90 %) dieser Übertragungen entfielen auf die operationellen Mittel (Titel III), davon wiederum beinahe zwei Drittel (63 %) auf die themenspezifischen Ansprechstellen, Studien sowie Telematik-Projekte.

8. Von den automatisch vom Haushaltsjahr 1998 auf das Haushaltsjahr 1999 übertragenen 1,9 Millionen Euro wurden Ende 19990,4 Millionen Euro (21 %) annulliert. Bei den operationellen Mitteln des Haushaltsplans (Titel III) wurden 0,3 Millionen Euro (18 %) der insgesamt übertragenen 1,7 Millionen Euro annulliert. Die Gründe hierfür lagen in erster Linie in einer verfehlten Kostenplanung sowie darin, dass die geplanten Aufgaben nicht ausgeführt wurden.

9. An Ausmaß und Fortbestehen der unzureichenden Mittelverwendung wird deutlich, dass die Agentur die Umsetzung ihres Jahresprogramms mitunter nicht konsequent genug verfolgt. Sie sollte ihr Follow-up-System verbessern, um die Mittelübertragungen möglichst niedrig zu halten und so dem Grundsatz der Jährlichkeit besser gerecht zu werden.

Rechnungsführungssysteme

10. Auch 1999 wurde die Rechnung über die Haushaltsvorgänge anhand eines Tabellenkalkulationsprogramms (EXCEL) geführt. Für die allgemeine Rechnung hingegen wird nach wie vor eine handelsübliche Buchführungssoftware verwendet. Sincom 2 (SI 2) wurde erst im Januar 2000 eingerichtet.

11. Gemäß der Finanzregelung und den diesbezüglichen Durchführungsbestimmungen sind die Bank- und Haushaltskonten monatlich abzustimmen. Obwohl die Agentur sich im vergangenen Jahr(3) zur Bereinigung der Situation verpflichtet hat, werden diese Vorschriften nach wie vor nicht angewandt.

Verbuchung der MwSt.

12. Bis Dezember 1998 waren die Ausgaben gemäß den Bestimmungen der allgemeinen Haushaltsordnung inkl. MwSt. zu verbuchen, wobei die MwSt.-Beträge nach Erstattung wiederverwendet werden konnten. Seither(4) sind Ausgabenbeträge gemäß der allgemeinen Haushaltsordnung allerdings ohne MwSt. zu verbuchen. Der Hof fordert die Agentur auf, diese neuen Bestimmungen in ihre Finanzvorschriften zu übertragen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 27. September 2000 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 216 vom 20.8.1994, S. 5.

(2) In Anwendung von Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 1999 am 20. März 2000 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Agentur, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 7. April 2000 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) Siehe Jahresbericht 1998 (S. 4, Ziffer 6).

(4) Siehe Artikel 27 Absatz 2a der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, in der durch die Verordnung (EG, EGKS, Euratom) Nr. 2548/98 des Rates vom 23. November 1998 geänderten Fassung (ABl. L 320 vom 28.11.1998, S. 1).

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1999 und 1998

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 1999 und 1998

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Antworten der agentur

Die Agentur möchte zu folgenden Absätzen der Bemerkungen des Rechnungshofs Stellung nehmen:

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge und allgemeine Rechnungsführung

6. Die Mittelübertragung von insgesamt 900000 Euro ist für die Finanzierung der Maßnahmen im Rahmen der "Europäischen Woche" vorgesehen, die im Laufe des Jahres 2000 von der Agentur durchgeführt werden sollen. Bis jetzt war diese Veranstaltung von der Europäischen Kommission selbst organisiert worden.

Anfang 1999 hatte der Verwaltungsrat beschlossen, die Organisation der Veranstaltung zu übernehmen, allerdings unter der Voraussetzung, dass dafür zusätzliche Haushaltsmittel zur Verfügung gestellt würden, da sie im Arbeitsprogramm der Agentur nicht vorgesehen war. Das Europäische Parlament genehmigte diese zusätzlichen Haushaltsmittel im Juni 1999, und der Verwaltungsrat billigte im November 1999 einen diesbezüglichen Berichtigungshaushaltsplan.

Die nichtautomatische Mittelübertragung ist voll und ganz gerechtfertigt, da die Agentur das Verfahren zur Auswahl der zu finanzierenden Projekte bereits durch einen Aufruf zur Einreichung von Projektvorschlägen eingeleitet hatte (Verfahren zur Zuweisung von Beihilfen), das am 26. Oktober 1999 im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht worden war. Die Projekte sind nun bereits ausgewählt und werden bis Ende dieses Jahres umgesetzt werden.

Ohne die Genehmigung der nichtautomatischen Übertragungen könnte die Agentur die Kosten für die Europäische Woche nicht tragen, da diese nicht durch Mittel aus dem Haushaltsplan 2000 der Agentur gedeckt sind.

8, 9 und 10. Die Agentur ist sich der Bemerkung des Rechnungshofs bewusst und möchte folgendermaßen dazu Stellung nehmen:

a) Fast 50 % betreffen Zuschüsse für Verträge mit Anlaufstellen und themenspezifischen Ansprechstellen, die dem Verwaltungsrat auf seiner letzten Sitzung im November 1999 zur Beschlussfassung vorgelegt worden waren. Da die entsprechenden Mittelbindungen im Dezember genehmigt wurden, sind Mittelübertragungen, die mit Artikel 6 der Finanzvorschriften der Agentur im Einklang stehen, nicht zu vermeiden.

Nichtsdestoweniger wird die Agentur untersuchen, ob es möglich ist, den Entscheidungsprozess zu dieser Frage durch die Vornahme der Mittelbindungen im selben Haushaltsjahr, in welchem die Zuschüsse und Verträge zu zahlen bzw. umzusetzen sind, an das Prinzip der Jährlichkeit anzupassen.

b) Im Übrigen beziehen sie sich auf letzte Zahlungen, die am 31. Dezember noch nicht erfolgt waren, worauf normalerweise der oben angeführte Artikel anwendbar ist.

c) Was schließlich die verfallenen Mittel betrifft, schließt sich die Agentur voll und ganz der Bemerkung des Hofes an. Die annullierten Mittel waren jedoch für Maßnahmen vorgesehen, die in vollem Einvernehmen mit den Vertragsparteien gestrichen wurden.

11. Die Agentur ist sich der Bemerkung des Rechnungshofs bewußt. Seit dem 1. Januar 2000 werden versuchsweise monatliche Rechnungsabschlüsse in die Praxis umgesetzt.

12. Die Agentur hat die Verfahrensschritte zur Rückerstattung der Mehrwertsteuer durch die Lieferanten in die Wege geleitet. Bis zum jetzigen Zeitpunkt wurden bereits 86144 Euro rückerstattet.

Des Weiteren wird die Agentur der Empfehlung des Rechnungshofs betreffend Änderung der Finanzvorschriften der Agentur Folge leisten und diese an die 1999 abgeänderten Mehrwertsteuervorschriften der Haushaltsordnung der Europäischen Gemeinschaften anpassen.