Akt der gemeinsamen Kontrollinstanz von Eurojust

vom 2. März 2004

zur Festlegung ihrer Geschäfts- und Verfahrensordnung

(2004/C 86/01)

DIE GEMEINSAME KONTROLLINSTANZ -

gestützt auf den Beschluss des Rates vom 28. Februar 2002 über die Errichtung von Eurojust zur Verstärkung der Bekämpfung der schweren Kriminalität(1) (im Folgenden "Eurojustbeschluss" genannt), zuletzt geändert am 18. Juni 2003(2), insbesondere auf Artikel 23 Absatz 9,

in der Erwägung, dass die von den Mitgliedstaaten gemäß Artikel 23 Absatz 1 des Eurojustbeschlusses benannten Personen die Geschäfts- und Verfahrensordnung der gemeinsamen Kontrollinstanz festlegen -

GIBT SICH FOLGENDE GESCHÄFTS- UND VERFAHRENSORDNUNG:

TITEL I

AUFGABEN UND BEFUGNISSE DER GEMEINSAMEN KONTROLLINSTANZ

Artikel 1

Aufgaben

Die gemeinsame Kontrollinstanz nimmt die in Artikel 17 Absatz 4 Buchstabe b), Artikel 19 Absatz 8 und Artikel 23 Absätze 1 und 7 des Eurojustbeschlusses festgelegten Aufgaben wahr.

Artikel 2

Befugnisse

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz verfügt zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben über die im Eurojustbeschluss vorgesehenen Befugnisse.

(2) Die gemeinsame Kontrollinstanz ist insbesondere berechtigt, von Eurojust Auskünfte einzuholen, umfassende Einsicht in alle Unterlagen und Akten von Eurojust sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form zu nehmen und jederzeit ungehindert Zutritt zu allen Diensträumen von Eurojust zu erhalten. Dazu zählen auch Informationen über Hardware und Software und der Zugriff darauf, wenn dies für die Erfuellung der Aufgaben der gemeinsamen Kontrollinstanz erforderlich ist. Näheres kann durch Vereinbarungen zwischen der gemeinsamen Kontrollinstanz und dem Kollegium von Eurojust geregelt werden.

TITEL II

GESCHÄFTSORDNUNG DER GEMEINSAMEN KONTROLLINSTANZ

Artikel 3

Zusammensetzung

(1) Die Zusammensetzung der gemeinsamen Kontrollinstanz ergibt sich aus Artikel 23 Absätze 1, 2, 3, 4 und 5 des Eurojustbeschlusses.

(2) Die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz sind unabhängig, bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben nicht an Weisungen gebunden und nur dem Gesetz unterworfen. Sie dürfen insbesondere nicht gleichzeitig Mitglied eines anderen nach dem Eurojustbeschluss eingesetzten Gremiums sein oder dem Personal von Eurojust angehören.

(3) Ein Mitglied der gemeinsamen Kontrollinstanz, das wegen außergewöhnlicher Umstände nicht in der Lage ist, an einer Sitzung teilzunehmen, kann einen Stellvertreter benennen, der die Voraussetzungen des Artikels 23 Absatz 1 des Eurojustbeschlusses erfuellt. Die den Mitgliedern durch diese Geschäfts- und Verfahrensordnung übertragenen Rechte und auferlegten Pflichten gelten in vollem Umfang auch für die Stellvertreter.

(4) Entsteht ein Interessenkonflikt, so legt die betroffene Person dieses Interesse offen und nimmt nicht an den Beratungen und der Beschlussfassung in der betreffenden Angelegenheit teil. Sie kann nötigenfalls ausgeschlossen werden, wenn in geheimer Abstimmung alle an der Sitzung teilnehmenden Mitglieder dafür stimmen. Vor einem Ausschluss wird die betroffene Person gehört, nimmt jedoch nicht an der Beschlussfassung teil. Eine Person, die nicht an den Beratungen teilnimmt oder ausgeschlossen wird, wird durch ihren Stellvertreter ersetzt.

Artikel 4

Vorsitz

(1) Der Vorsitz der gemeinsamen Kontrollinstanz wird gemäß Artikel 23 Absatz 3 des Eurojustbeschlusses wahrgenommen.

(2) Der Vorsitzende vertritt die gemeinsame Kontrollinstanz und führt in ihren Sitzungen den Vorsitz. Er überwacht den ordnungsgemäßen Ablauf ihrer Tätigkeit. Er beruft die Sitzungen der gemeinsamen Kontrollinstanz ein und bestimmt Ort, Datum und Uhrzeit dieser Sitzungen. Er eröffnet und schließt die Sitzungen. Er stellt die vorläufige Tagesordnung auf und sorgt für die Durchführung der Entscheidungen der gemeinsamen Kontrollinstanz.

(3) In Übereinstimmung mit Artikel 23 Absatz 3 des Eurojustbeschlusses nimmt bei Abwesenheit des Vorsitzenden das Mitglied die Aufgaben des Vorsitzenden wahr, welches von demjenigen Mitgliedstaat benannt worden ist, der als Nächster den Vorsitz im Rat übernehmen wird.

(4) Die gemeinsame Kontrollinstanz kann zur Vorbereitung ihrer Beratungen in einer speziellen Angelegenheit aus ihren Reihen auf Vorschlag des Vorsitzenden einen Berichterstatter bestellen. Handelt es sich um eine dringende Angelegenheit, so kann der Vorsitzende die Bestellung kraft seines Amtes vornehmen. In diesem Fall unterrichtet er unverzüglich die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz.

(5) Das Eurojustkollegium, Eurojustbedienstete und andere Personen können zur Teilnahme an Sitzung der GKI eingeladen werden.

Artikel 5

Arbeitsweise

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz tritt wie in Artikel 23 Absatz 1 Unterabsatz 2 des Eurojustbeschlusses vorgesehen zusammen. Der Präsident von Eurojust, das Kollegium, der Verwaltungsdirektor und der Datenschutzbeauftragte sind befugt, Punkte zur Aufnahme in die Tagesordnung vorzuschlagen.

(2) Außer in den vom Vorsitzenden als dringend erachteten Fällen wird die Einberufung mindestens zwei Wochen vor der Sitzung schriftlich mitgeteilt. Die Einberufung enthält die vorläufige Tagesordnung und die Sitzungsunterlagen, es sei denn, dass die Art der Unterlagen dies nicht zulässt. Die endgültige Tagesordnung wird zu Beginn jeder Sitzung angenommen.

(3) Die gemeinsame Kontrollinstanz ist nur beschlussfähig, wenn mindestens zwei ständige Mitglieder an der Sitzung teilnehmen. Die Beschlussfassung erfolgt gemäß Artikel 23 Absatz 6 des Eurojustbeschlusses.

(4) Gemäß Artikel 23 Absatz 11 des Eurojustbeschlusses sind die Sitzungen der gemeinsamen Kontrollinstanz nicht öffentlich.

(5) Die gemeinsame Kontrollinstanz stützt sich in ihren Sitzungen auf Unterlagen und Entwürfe von Dokumenten, die in einer Amtssprache ihrer Mitglieder verfasst sind. Jedes Mitglied hat jedoch das Recht, eine Übersetzung in seine eigene Sprache zu verlangen.

(6) Die gemeinsame Kontrollinstanz setzt sich, wo dies sachdienlich ist, mit dem Eurojust-Datenschutzbeauftragten in Verbindung.

(7) Entscheidungen der gemeinsamen Kontrollinstanz können im Wege des schriftlichen Verfahrens gefasst werden, wenn alle Mitglieder diesem Verfahren zugestimmt haben. In dringenden Fällen ist der Vorsitzende befugt, das schriftliche Verfahren von sich aus einzuleiten. In beiden Fällen übermittelt der Vorsitzende den Mitgliedern der gemeinsamen Kontrollinstanz den Entwurf einer Entscheidung. Bringen die Mitglieder gegen diesen Entwurf binnen einer vom Vorsitzenden festgesetzten Frist von mindestens vierzehn Tagen nach dessen Erhalt keine Einwände vor, so gilt der Entwurf als angenommen. Beantragt ein Mitglied binnen fünf Arbeitstagen nach Erhalt des Entwurfs, dass darüber von der gemeinsamen Kontrollinstanz mündlich beraten wird, so wird das schriftliche Verfahren abgebrochen.

Artikel 6

Kontrollen vor Ort und Sachverständige

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz kann im Rahmen ihrer Befugnisse nach Artikel 23 Absatz 1 des Eurojustbeschlusses Datenschutzkontrollen bei Eurojust durchführen.

(2) Mit der Durchführung dieser Kontrollen kann die gemeinsame Kontrollinstanz ein oder mehrere Mitglieder beauftragen. Soweit die gemeinsame Kontrollinstanz dies für zweckmäßig erachtet, können die betreffenden Mitglieder von Sachverständigen unterstützt werden. Diese können Mitarbeiter der nationalen Kontrollinstanzen oder von Regierungsstellen sein, es sei denn, sie sind dort nicht verfügbar. Alle Sachverständigen müssen die nach ihren nationalen Rechtsvorschriften und nach den einschlägigen Eurojust-Bestimmungen geltenden Sicherheitsanforderungen erfuellen.

(3) Wenn der Vorsitzende einen Fall als dringend betrachtet, kann er die betreffenden Mitglieder und Sachverständigen kraft seines Amtes bestellen. In diesem Fall unterrichtet er unverzüglich die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz.

(4) Die mit der Durchführung einer Kontrolle beauftragten Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz erstatten der gemeinsamen Kontrollinstanz über die Ergebnisse ihrer Arbeit Bericht.

Artikel 7

Verfahren bei Verstößen

Stellt die gemeinsame Kontrollinstanz Verstöße gegen die Bestimmungen des Eurojustbeschlusses bei der Speicherung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten fest, so unterrichtet sie Eurojust entsprechend und fordert dazu auf, innerhalb einer von ihr festgelegten Frist zu antworten. Die Nichtbefolgung einer gemäß dieser Geschäfts- und Verfahrensordnung getroffenen Entscheidung der gemeinsamen Kontrollinstanz gilt als Verstoß gegen den Eurojustbeschluss. Die Entscheidungen der gemeinsamen Kontrollinstanz sind dann für Eurojust endgültig und bindend.

Artikel 8

Protokoll

Über alle Sitzungen der gemeinsamen Kontrollinstanz wird Protokoll geführt. Der Protokollentwurf wird vom Sekretariat unter der Aufsicht des Vorsitzenden ausgearbeitet und der gemeinsamen Kontrollinstanz in ihrer nächsten Sitzung zur Annahme vorgelegt. Jeder Teilnehmer hat das Recht, Änderungen am Protokollentwurf vorzuschlagen.

Artikel 9

Tätigkeitsbericht

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz legt dem Rat nach Artikel 23 Absatz 12 des Eurojustbeschlusses einmal im Jahr einen Tätigkeitsbericht vor. Dieser Bericht wird jeweils in der ersten Jahreshälfte für das Vorjahr erstellt.

Spätestens einen Monat vor der Übermittlung des Tätigkeitsberichts an den Rat erhält Eurojust Gelegenheit zur Abgabe einer Stellungnahme, die dem Bericht beigefügt wird.

(2) Die gemeinsame Kontrollinstanz entscheidet über die Veröffentlichung ihres Tätigkeitsberichts und legt gegebenenfalls die entsprechenden Modalitäten fest.

TITEL III

ZUSÄTZLICHE VERFAHRENSBESTIMMUNGEN BETREFFEND BESCHWERDEN

Artikel 10

Aufgaben der gemeinsamen Kontrollinstanz

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz prüft Beschwerden gemäß Artikel 23 Absatz 7 des Eurojustbeschlusses.

(2) Die gemeinsame Kontrollinstanz trifft Entscheidungen über die in Absatz 1 genannten Angelegenheiten.

Artikel 11

Ad-hoc-Mitglieder

(1) Ist der Mitgliedstaat, aus dem die personenbezogenen Daten stammen, die Gegenstand der Beschwerde sind, nicht mit einem Mitglied in der gemeinsamen Kontrollinstanz vertreten, so wird die von diesem Mitgliedstaat gemäß Artikel 23 Absatz 1 Unterabsatz 3 des Eurojustbeschlusses benannte Person für die Dauer des betreffenden Beschwerdeverfahrens als Ad-hoc-Richter in der gemeinsamen Kontrollinstanz tätig.

(2) Die den Mitgliedern durch diese Geschäfts- und Verfahrensordnung übertragenen Rechte und auferlegten Pflichten gelten in vollem Umfang auch für die Ad-hoc-Mitglieder.

Artikel 12

Vertretung

Der Beschwerdeführer kann von einem Rechtsanwalt oder einem sonstigen Berater unterstützt oder vertreten werden. Die gemeinsame Kontrollinstanz kann einen Rechtsanwalt oder Berater bei schwerwiegendem Fehlverhalten von den Beratungen ausschließen. Wird ein Rechtsanwalt oder Berater ausgeschlossen, so setzt der Vorsitzende der betroffenen Partei eine Frist, damit diese einen anderen Rechtsanwalt oder Berater bestellen kann; die Beratungen werden bis zum Ablauf dieser Frist ausgesetzt. Der Rechtsanwalt oder Berater muss eine ordnungsgemäße Vollmacht des Beschwerdeführers vorlegen, wenn die gemeinsame Kontrollinstanz ihn hierzu auffordert.

Artikel 13

Sprachen

(1) Das Verfahren wird in einer der Amtssprachen der Organe der Europäischen Union geführt. Der Beschwerdeführer wählt die Amtssprache, in der das Verfahren geführt wird. Die Verfahrenssprache wird in den mündlichen Erklärungen und in den Unterlagen der Parteien sowie im Protokoll und in den Entscheidungen der gemeinsamen Kontrollinstanz verwendet.

(2) Dokumenten in einer anderen Sprache als der Verfahrenssprache wird eine Übersetzung in die Verfahrenssprache beigegeben. Bei langen Dokumenten kann die Übersetzung sich auf Auszüge oder Zusammenfassungen beschränken. Die gemeinsame Kontrollinstanz kann von Amts wegen oder auf Antrag einer Partei jederzeit eine vollständige Übersetzung verlangen.

(3) Erforderlichenfalls werden für jedes Mitglied der gemeinsamen Kontrollinstanz und für die Parteien Dolmetschdienste und Übersetzungen bereitgestellt. Die Entscheidungen der gemeinsamen Kontrollinstanz werden in alle Amtssprachen der Organe der Europäischen Union übersetzt.

(4) In den Fällen, in denen der Beschwerdeführer keine der Amtssprachen der Organe der Europäischen Union beherrscht, kann die Beschwerde in einer anderen Sprache eingelegt werden. Der Beschwerdeführer ist verpflichtet, eine Zusammenfassung in einer der Amtssprachen vorzulegen. Der Vorsitzende oder der Berichterstatter lässt die Beschwerdeschrift in die gewählte Sprache übersetzen.

Artikel 14

Einleitung des Verfahrens

(1) Die Beschwerde wird durch Einreichung einer Beschwerdeschrift beim Sekretariat der gemeinsamen Kontrollinstanz innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Entscheidung von Eurojust bei Anträgen auf Berichtigung oder Streichung personenbezogener Daten und innerhalb von drei Monaten nach Eingang dieser Entscheidung bei Anträgen auf Zugang zu personenbezogenen Daten eingelegt.

(2) Der Beschwerdeführer legt die Grundzüge der Beschwerde dar. Beschwerdeführer, Beschwerdegegenstand und Beschwerdegrund müssen daraus eindeutig hervorgehen. Die Beschwerdeschrift ist mit allen zur Verfügung stehenden Belegen zu versehen. Der Beschwerdeführer kann seine Beschwerde jederzeit zurückziehen.

(3) Das Sekretariat bestätigt den Eingang der Beschwerde innerhalb von vier Wochen und erteilt allgemeine Informationen über den Verlauf des Verfahrens.

(4) Erfuellt die Beschwerde die Anforderungen nicht, so fordert das Sekretariat den Beschwerdeführer auf, etwaige Mängel binnen vier Wochen zu beheben.

(5) Beschwerden, die die Anforderungen nicht erfuellen, werden von der gemeinsamen Kontrollinstanz auf Vorschlag des Vorsitzenden oder des Berichterstatters abgewiesen.

Artikel 15

Vorprüfung

(1) Erfuellt die Beschwerde die Anforderungen, so wird sie von der gemeinsamen Kontrollinstanz geprüft.

(2) Eine Abschrift der Beschwerdeschrift wird Eurojust übermittelt, damit es binnen vier Wochen hierzu Stellung nehmen kann; die Frist kann um zwei Wochen verlängert werden.

(3) Die gemeinsame Kontrollinstanz kann das Eurojust-Kollegium auffordern, für die Behandlung der Beschwerde einen Vertreter zu benennen. Der Beschwerdeführer wird über diese Entscheidung unterrichtet. Die betreffenden nationalen Mitglieder erhalten eine Abschrift der Stellungnahme des Beschwerdeführers, damit sie binnen vier Wochen eigene Stellungnahmen abgeben können; die Frist kann um zwei Wochen verlängert werden.

(4) Nach Eingang der Bemerkungen oder nach Ablauf der Fristen wird die Beschwerde von der gemeinsamen Kontrollinstanz innerhalb der darauf folgenden drei Monate behandelt.

Artikel 16

Zusätzliche Auskünfte

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz kann den Beschwerdeführer, Eurojust oder jede andere Stelle auffordern, ihr Auskünfte zu erteilen, Beweismittel vorzulegen oder Anmerkungen zu machen. Die Parteien sind berechtigt, der gemeinsamen Kontrollinstanz Vorschläge für die Beweiserhebung zu unterbreiten oder Beweisanträge zu stellen. Die gemeinsame Kontrollinstanz kommt diesen Vorschlägen nach und gibt den Beweisanträgen statt, soweit dies für die Prüfung des Falles erforderlich ist.

(2) Die gemeinsame Kontrollinstanz kann außerdem beschließen, bei Eurojust vor Ort zu ermitteln. Artikel 6 gilt entsprechend. In diesem Fall wird der Beschwerdeführer oder sein Berater über das Ergebnis der Ermittlungen unterrichtet.

Artikel 17

Zugang zu den Verfahrensakten

(1) Alle Parteien haben auf Wunsch Zugang zu den Verfahrensakten und können beim Sekretariat der gemeinsamen Kontrollinstanz auf eigene Kosten Auszüge oder Fotokopien anfordern. Der Zugang kann verweigert werden, wenn einer der in Artikel 19 Absatz 4 des Eurojustbeschlusses genannten Gründe vorliegt oder um die Rechte und Freiheiten Dritter zu schützen.

(2) Eurojust kann angeben, inwieweit die von ihm gegebenen Informationen dem Beschwerdeführer nicht zugänglich gemacht werden sollten, wobei es die Gründe für eine solche Einschränkung darlegt. Die gemeinsame Kontrollinstanz kann eine eingehendere Begründung verlangen. Soweit die gemeinsame Kontrollinstanz die Begründung als hinreichend erachtet, werden die betreffenden Informationen nicht zugänglich gemacht. Die gemeinsame Kontrollinstanz kann nur dann anders entscheiden, wenn keine hinreichenden Gründe vorliegen. In diesem Fall kann die gemeinsame Kontrollinstanz verlangen, dass dem Beschwerdeführer eine Zusammenfassung zur Verfügung gestellt wird oder dass ihm bestimmte Informationen zugänglich gemacht werden.

Artikel 18

Anhörungsverfahren

(1) Die Parteien werden von der gemeinsamen Kontrollinstanz gehört, sofern sie dies verlangen. Die gemeinsame Kontrollinstanz hat die Parteien von ihrem Recht auf Anhörung ordnungsgemäß zu unterrichten. Dieses Recht wird auf schriftlichem Wege ausgeübt. Die gemeinsame Kontrollinstanz kann auf Antrag einer der am Verfahren beteiligten Parteien beschließen, eine mündliche Anhörung durchzuführen, sofern sie dies für die Prüfung des Falls als notwendig erachtet. Die gemeinsame Kontrollinstanz hat die Parteien von ihrem Recht auf Beantragung einer mündlichen Anhörung ordnungsgemäß zu unterrichten. Alle Parteien werden über die mündliche Anhörung rechtzeitig unterrichtet und sind berechtigt, ihr beizuwohnen.

(2) Mündliche Anhörungen sind öffentlich, es sei denn, die gemeinsame Kontrollinstanz beschließt von Amtes wegen oder auf Antrag einer Partei, die Öffentlichkeit ganz oder teilweise auszuschließen, wenn dies im Interesse der öffentlichen Sicherheit, insbesondere aus den in Artikel 19 Absatz 4 des Eurojustbeschlusses aufgeführten Gründen, oder zum Schutz der Privatsphäre eines Betroffenen geboten ist oder, soweit die gemeinsame Kontrollinstanz dies bei besonderen Umständen als unbedingt erforderlich erachtet, wenn eine öffentliche Verhandlung die ordnungsgemäße Entscheidung über eine Beschwerde beeinträchtigen würde. Stellt Eurojust den Antrag, die Öffentlichkeit vom Verfahren auszuschließen, so kann die gemeinsame Kontrollinstanz nur dann anders entscheiden, wenn keine der in Satz 1 genannten Gründe vorliegen.

(3) Die gemeinsame Kontrollinstanz kann auf Antrag einer Partei oder von sich aus beschließen, eine Partei in Abwesenheit anderer Parteien zu hören, sofern dies notwendig ist, um das ordnungsgemäße Funktionieren von Eurojust, die Sicherheit eines Mitgliedstaats oder den Schutz der Interessen des Beschwerdeführers oder eines Dritten zu gewährleisten. Die abwesenden Parteien werden über in ihrer Abwesenheit stattfindende Verfahrensschritte unterrichtet.

Artikel 19

Anhörung von Zeugen und Sachverständigen

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz kann auf Antrag einer Partei oder von sich aus beschließen, Zeugen zu hören. Alle Parteien und die betroffenen Zeugen werden rechtzeitig über die Anhörung unterrichtet. Artikel 18 Absätze 2 und 3 ist anwendbar.

(2) Von der gemeinsamen Kontrollinstanz geladene Zeugen haben Anspruch auf Erstattung ihrer Reise- und Aufenthaltskosten nach Maßgabe der für das Personal von Eurojust geltenden Bestimmungen sowie auf Entschädigung für entgangene Einkünfte in dem Umfang, den die gemeinsame Kontrollinstanz für angemessen hält. Sie können die erforderlichen Vorschüsse erhalten.

(3) Die Zeugen werden von der gemeinsamen Kontrollinstanz gehört. Die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz können die Zeugen befragen. Mit Erlaubnis des Vorsitzenden können auch die Parteien die Zeugen befragen. Vor Beginn der Anhörung erinnert der Vorsitzende die Zeugen an ihre Verpflichtung zu wahrheitsgemäßer Aussage. Ein Zeuge hat das Recht, sich zu weigern, auf Fragen zu antworten.

(4) Die gemeinsame Kontrollinstanz kann einen Sachverständigen bestellen und sein Mandat sowie seinen Anspruch auf Vergütung festlegen. Die gemeinsame Kontrollinstanz kann beschließen, den Sachverständigen zu hören. Die Bestimmungen über die Anhörung von Zeugen sind anwendbar.

Artikel 20

Abschließende Erklärungen

Die gemeinsame Kontrollinstanz fordert alle Parteien auf, abschließende Stellungnahmen abzugeben, bevor sie eine endgültige Entscheidung trifft.

Artikel 21

Protokoll

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz erstellt über das Beschwerdeverfahren ein Protokoll, in dem der Verlauf jeder Anhörung wiedergegeben ist und die abgegebenen Erklärungen enthalten sind. Die Parteien können beantragen, dass bestimmte Dokumente oder Erklärungen ganz oder teilweise in das Protokoll aufgenommen werden. Das Protokoll wird vom Vorsitzenden unterzeichnet, den Parteien zugestellt und in die Verfahrensakte aufgenommen. In den Fällen des Artikels 18 Absatz 2 und des Artikels 19 Absatz 1 sieht die gemeinsame Kontrollinstanz Beschränkungen vor.

(2) Artikel 8 gilt auch für alle Sitzungen der gemeinsamen Kontrollinstanz, an denen die Parteien nicht teilnehmen.

Artikel 22

Entscheidungen und Geheimhaltung

(1) Entscheidungen werden mit einfacher Mehrheit der an der Sitzung teilnehmenden Mitglieder getroffen, sofern in dieser Geschäfts- und Verfahrensordnung nichts anderes bestimmt ist. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden den Ausschlag. Alle an der endgültigen Entscheidung beteiligten Personen müssen einer mündlichen Anhörung beigewohnt haben, falls eine solche stattgefunden hat.

(2) Die Beratungen unterliegen der Geheimhaltung.

(3) Die endgültige Entscheidung der gemeinsamen Kontrollinstanz kann die Namen der Parteien und ihrer Vertreter, die Namen der an der Entscheidung beteiligten Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz, das Datum der Verkündung der Entscheidung, den Tenor der Entscheidung, eine kurze Darlegung des Sachverhalts und die Begründung der Entscheidung enthalten. Die Entscheidung wird den Parteien zugeleitet und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht.

Artikel 23

Zustellungen

Zustellungen und andere Mitteilungen an Parteien, Zeugen und Sachverständige ergehen in einer Form, die in angemessener Weise sicherstellt, dass eine ordnungsgemäße Unterrichtung erfolgt ist und dies erforderlichenfalls nachgeprüft werden kann.

Artikel 24

Kosten

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz entscheidet in ihrer endgültigen Entscheidung über die Kosten des Verfahrens. Das Verfahren vor der gemeinsamen Kontrollinstanz ist kostenlos. Wird der Beschwerde ganz oder teilweise stattgegeben, so trägt Eurojust in dem Umfang, den die gemeinsame Kontrollinstanz für angemessen hält, die Kosten, die dem Beschwerdeführer durch das Einlegen der Beschwerde und das Verfahren entstanden sind.

(2) Kann der Beschwerdeführer sämtliche oder einen Teil der Kosten des Verfahrens nicht tragen, so kann ihm auf Antrag jederzeit eine Kostenbeihilfe gewährt werden. Er fügt seinem Antrag Nachweise für seine Bedürftigkeit bei. Die gemeinsame Kontrollinstanz kann die Kostenbeihilfe jederzeit zurücknehmen, wenn die Voraussetzungen, unter denen sie gewährt worden war, sich im Laufe des Verfahrens ändern. Wird die Kostenbeihilfe bewilligt, so werden die Kosten von der Haushaltslinie der gemeinsamen Kontrollinstanz getragen. Wenn es angemessen ist, kann in der endgültigen Entscheidung von einer Partei verlangt werden, die gewährten Vorschüsse an den Haushalt von Eurojust zurückzuzahlen. Bei der Einreichung seines Antrags erklärt sich der Beschwerdeführer einverstanden, die Kosten zurückzuzahlen, wenn dies in der endgültigen Entscheidung verlangt wird.

Artikel 25

Ordnungsgemäßes Verfahren

In den in dieser Geschäfts- und Verfahrensordnung nicht geregelten Fällen führt die gemeinsame Kontrollinstanz ihre Verfahren im Einklang mit den allgemeinen Grundsätzen eines ordnungsgemäßen Verfahrens durch.

TITEL IV

SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Artikel 26

Sekretariat

(1) Die gemeinsame Kontrollinstanz wird bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben von einem Sekretariat unterstützt, das am Sitz von Eurojust untergebracht ist. Das Sekretariat ist eine ständige Einrichtung, deren Mitarbeiter allein aufgrund ihrer Befähigung eingestellt werden. Die Mitarbeiter des Sekretariats handeln ausschließlich im Interesse der gemeinsamen Kontrollinstanz, genießen völlige Unabhängigkeit von Eurojust und nehmen bei der Ausübung ihrer Aufgaben für die gemeinsame Kontrollinstanz von keiner anderen Behörde Weisungen entgegen. Die Abordnung von Personal zum Sekretariat erfolgt auf Vorschlag der gemeinsamen Kontrollinstanz. Die Mitarbeiter des Sekretariats dürfen ohne Erlaubnis des Vorsitzenden der gemeinsamen Kontrollinstanz keine anderen Tätigkeiten ausüben.

(2) Das Sekretariat arbeitet unter der Dienstaufsicht des Vorsitzenden der gemeinsamen Kontrollinstanz gemäß den von der gemeinsamen Kontrollinstanz aufgestellten Regeln. Das Sekretariat führt ein Verzeichnis der Beschwerdeschriften und aller übrigen Dokumente.

(3) Das Sekretariat stellt sicher, dass die Verpflichtungen nach Artikel 25 des Eurojustbeschlusses auch im Rahmen der Arbeiten der gemeinsamen Kontrollinstanz erfuellt werden.

Artikel 27

Geheimhaltung

(1) Die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz, die Sachverständigen und die Mitarbeiter des Sekretariats sind verpflichtet, die Sachverhalte, von denen sie in Ausübung ihrer Tätigkeit Kenntnis erhalten, vertraulich zu behandeln, sofern nicht die ordnungsgemäße Erledigung ihrer Aufgaben etwas anderes erfordert. Diese Pflicht besteht auch nach ihrem Ausscheiden aus dem Amt bzw. Dienst fort.

(2) Bei ihrer Ernennung erklären die Mitglieder der gemeinsamen Kontrollinstanz, die Sachverständigen und die Mitarbeiter des Sekretariats, dass sie diese Pflichten anerkennen.

(3) Im Falle einer Verletzung der Geheimhaltungspflicht kann ein Mitglied der gemeinsamen Kontrollinstanz suspendiert werden, wenn alle an einer Sitzung der gemeinsamen Kontrollinstanz teilnehmenden Mitglieder in geheimer Abstimmung dafür stimmen. Die betroffene Person wird zuvor gehört, nimmt jedoch an der Beschlussfassung nicht teil.

Artikel 28

Haushalt und Kosten

(1) Das Sekretariat arbeitet Vorschläge für einen jährlichen Haushaltsplan für das Sekretariat der gemeinsamen Kontrollinstanz aus, die nach ihrer Billigung dem Kollegium vorgelegt werden.

(2) Die gemeinsame Kontrollinstanz entscheidet über die Auszahlung der ihr zugewiesenen Haushaltsmittel, die vom Sekretariat gemäß der Eurojust-Finanzregelung verwaltet werden.

(3) Die Kosten der gemeinsamen Kontrollinstanz, einschließlich der Ausgaben für die Mitglieder, die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich sind, gehen zulasten der Haushaltslinie der gemeinsamen Kontrollinstanz.

Artikel 29

Änderung der Geschäfts- und Verfahrensordnung

Änderungen dieser Geschäfts- und Verfahrensordnung werden gemäß dem in Artikel 23 Absatz 9 des Eurojustbeschlusses festgelegten Verfahren angenommen.

Artikel 30

Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten

(1) Jede natürliche oder juristische Person hat vorbehaltlich der in diesem Artikel festgelegten Grundsätze, Bedingungen und Einschränkungen ein Recht auf Zugang zu Dokumenten der gemeinsamen Kontrollinstanz.

(2) Dieser Artikel gilt für alle Dokumente der gemeinsamen Kontrollinstanz, das heißt Dokumente, die von ihr erstellt wurden oder bei ihr eingegangen sind und sich in ihrem Besitz befinden.

(3) Unbeschadet der Absätze 4 und 5 werden Dokumente der Öffentlichkeit entweder auf schriftlichen Antrag oder direkt in elektronischer Form zugänglich gemacht.

(4) Die gemeinsame Kontrollinstanz verweigert den Zugang zu einem Dokument, durch dessen Freigabe Folgendes beeinträchtigt würde:

a) der Schutz des öffentlichen Interesses im Hinblick auf

- die öffentliche Sicherheit und strafrechtliche Ermittlungen,

- die Verteidigung und militärische Belange,

- die internationalen Beziehungen,

- die Finanz-, Währungs- oder Wirtschaftspolitik der Gemeinschaft oder eines Mitgliedstaat,

- die Erfuellung der Aufgaben von Eurojust bei der Verstärkung der Bekämpfung der schweren Kriminalität,

- einzelstaatliche Ermittlungen, die Eurojust unterstützt;

b) der Schutz der Privatsphäre und der Integrität des Einzelnen, insbesondere gemäß den Bestimmungen über den Schutz personenbezogener Daten.

(5) Die gemeinsame Kontrollinstanz verweigert den Zugang zu einem Dokument, durch dessen Freigabe Folgendes beeinträchtigt würde:

- der Schutz der geschäftlichen Interessen einer natürlichen oder juristischen Person, einschließlich des geistigen Eigentums,

- der Schutz von Gerichtsverfahren und der Rechtsberatung,

- der Schutz des Zwecks von Inspektions-, Untersuchungs- und Audittätigkeiten, es sei denn, es besteht ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Verbreitung.

(6) Der Zugang zu einem Dokument, das von der gemeinsamen Kontrollinstanz für den internen Gebrauch erstellt wurde oder bei ihr eingegangen ist und das sich auf eine Angelegenheit bezieht, in der die gemeinsame Kontrollinstanz noch nicht entschieden hat, wird verweigert, wenn eine Freigabe des Dokuments den Entscheidungsprozess ernstlich beeinträchtigen würde, es sei denn, es besteht ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Freigabe.

Der Zugang zu einem Dokument mit Stellungnahmen zum internen Gebrauch im Rahmen von Beratungen und Vorgesprächen innerhalb der gemeinsamen Kontrollinstanz wird auch nach der Entscheidung verweigert, wenn die Freigabe des Dokuments den Entscheidungsprozess der gemeinsamen Kontrollinstanz ernstlich beeinträchtigen würde, es sei denn, es besteht ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Freigabe.

(7) In Bezug auf Dokumente Dritter konsultiert die gemeinsame Kontrollinstanz diese Dritten, um zu beurteilen, ob eine der Ausnahmeregelungen der Absätze 4 oder 5 anwendbar ist, es sei denn, es ist offensichtlich, dass das Dokument freigegeben werden muss bzw. nicht freigegeben werden darf. Ein Mitgliedstaat kann die gemeinsame Kontrollinstanz ersuchen, ein Dokument aus diesem Mitgliedstaat nicht ohne vorherige Zustimmung freizugeben.

(8) Wenn nur Teile des angeforderten Dokuments einer der Ausnahmen unterliegen, werden die übrigen Teile des Dokuments freigegeben.

(9) Anträge auf Zugang zu einem Dokument sind in schriftlicher, einschließlich elektronischer, Form in einer der Amtssprachen zu stellen und müssen so präzise formuliert sein, dass die gemeinsame Kontrollinstanz das betreffende Dokument ermitteln kann. Der Antragsteller ist nicht verpflichtet, Gründe für seinen Antrag anzugeben.

(10) Ist ein Antrag nicht hinreichend präzise, so fordert die gemeinsame Kontrollinstanz den Antragsteller auf, den Antrag zu präzisieren, und leistet ihm dabei Hilfe.

(11) Betrifft ein Antrag ein sehr umfangreiches Dokument oder eine sehr große Zahl von Dokumenten, so kann sich die gemeinsame Kontrollinstanz mit dem Antragsteller informell beraten, um eine angemessene Lösung zu finden.

(12) Die gemeinsame Kontrollinstanz informiert die Bürger darüber, wie und wo Anträge auf Zugang zu Dokumenten gestellt werden können, und leistet ihnen dabei Hilfe.

(13) Ein Antrag auf Zugang zu einem Dokument wird unverzüglich bearbeitet. Dem Antragsteller wird eine Empfangsbescheinigung zugesandt. Binnen 30 Arbeitstagen nach Registrierung des Antrags gewährt der Vorsitzende der gemeinsamen Kontrollinstanz entweder Zugang zu dem angeforderten Dokument und macht es innerhalb dieses Zeitraums gemäß Absatz 15 dieses Artikels zugänglich oder informiert den Antragsteller schriftlich über die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung und über dessen Recht, gemäß Absatz 14 dieses Artikels einen Zweitantrag zu stellen.

(14) Im Fall einer vollständigen oder teilweisen Ablehnung kann der Antragsteller binnen 30 Arbeitstagen nach Eingang des Antwortschreibens der gemeinsamen Kontrollinstanz einen Zweitantrag an die gemeinsame Kontrollinstanz richten und sie um eine Überprüfung ihres Standpunkts ersuchen.

(15) Der Zugang zu den Dokumenten erfolgt je nach Wunsch des Antragstellers entweder durch Einsichtnahme vor Ort oder durch Bereitstellung einer Kopie, gegebenenfalls in elektronischer Form. Die Kosten für die Anfertigung und Übersendung von Kopien können dem Antragsteller in Rechnung gestellt werden. Diese Kosten dürfen die tatsächlichen Kosten für die Anfertigung und Übersendung der Kopien nicht überschreiten. Die Einsichtnahme vor Ort, Kopien von weniger als 20 DIN-A4-Seiten und der direkte Zugang in elektronischer Form sind kostenlos.

(16) Ist ein Dokument bereits von der gemeinsamen Kontrollinstanz, Eurojust oder anderen Organen freigegeben worden und für den Antragsteller problemlos zugänglich, so kann die gemeinsame Kontrollinstanz ihrer Verpflichtung zur Gewährung des Zugangs zu Dokumenten nachkommen, indem sie den Antragsteller darüber informiert, wie er das angeforderte Dokument erhalten kann.

(17) Die Dokumente werden in einer vorliegenden Fassung und Form zur Verfügung gestellt, wobei die Wünsche des Antragstellers vollständig berücksichtigt werden.

Artikel 31

Evaluierung

Diese Geschäfts- und Verfahrensordnung wird frühestens ein Jahr und spätestens drei Jahre nach ihrem Inkrafttreten im Lichte der gewonnenen Erfahrung einer Evaluierung durch die gemeinsame Kontrollinstanz unterzogen.

Artikel 32

Inkrafttreten der Geschäfts- und Verfahrensordnung

Diese Geschäfts- und Verfahrensordnung tritt am Tag nach ihrer Annahme gemäß Artikel 23 Absatz 9 des Eurojustbeschlusses in Kraft.

Geschehen zu Den Haag am 2. März 2004.

Im Namen der Gemeinsamen Kontrollinstanz

Der Vorsitzende

Joe Meade

(1) ABl. L 63 vom 6.3.2002, S. 1.

(2) ABl. L 245 vom 29.9.2003, S. 44.