BERICHT über die Finanzausweise der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (EASG-Bilbao) für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit der Antwort der Agentur (98/C 406/03)

1.1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz gemäß Artikel 14 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates (1) vorgelegt.

1.2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise (2) in Übereinstimmung mit den internen Finanzvorschriften zuständig ist (Artikel 15 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

1.3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die international anerkannten Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

1.4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, daß die Finanzausweise für das zum 31. Dezember 1997 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN AGENTUR FÜR SICHERHEIT UND GESUNDHEITSSCHUTZ AM ARBEITSPLATZ FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1997 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge und Allgemeine Rechnung

1.5. Der Hof hat bereits in seinem Bericht über die Finanzausweise der Agentur für das Haushaltsjahr 1996 (3) darauf hingewiesen, daß deren Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge in einigen Punkten verbesserungsbedürftig ist. Die Prüfung der Rechnung des Haushaltsjahres 1997 hat allerdings deutlich gemacht, daß nach wie vor Schwachstellen bestehen.

1.6. Während des Bezugshaushaltsjahres 1997 wurde keine allgemeine Rechnung geführt. Erst im November 1997 wurde eine Hilfskraft als Rechnungsführer eingestellt. Dieser mußte die Vermögenslage der Agentur ganz neu ermitteln, um am Ende des Haushaltsjahres überhaupt eine Vermögensübersicht erstellen zu können. Im Anschluß an die Prüfung durch den Hof mußte die Vermögensübersicht im übrigen revidiert werden.

1.7. Die Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge erfolgt nach wie vor anhand eines Tabellenkalkulationsprogramms statt mittels einer geeigneten Buchführungssoftware. Sie ist daher nicht detailliert genug, und die Buchungen werden nur sporadisch kontrolliert.

Zahlstelle

1.8. Fast 46 % der Zahlungen des Haushaltsjahres (1,4 Mio. ECU von insgesamt 3 Mio. ECU) wurden über die Zahlstelle der Agentur abgewickelt. Da diese Zahlstelle keinen regelmäßigen Abschluß vornahm, wurde im September 1997 der Abschluß für einen Teil der Zahlungen - 1,1 Mio. ECU - in einem einzigen Vorgang vorgenommen (obwohl der Zahlstelle eine Obergrenze von 25 000 ECU vorgegeben war). Überdies wiesen die entsprechenden Anordnungen nur den gesamten Ausgabenbetrag aus, ohne genaue Angabe der jeweiligen Verbuchungsstellen.

1.9. Die Beschlüsse zur Errichtung der Zahlstelle der Agentur sollten überprüft und der Hoechstbetrag jeder zu leistenden Zahlung festgelegt werden.

Öffentliche Ausschreibungen

1.10. Die Agentur sollte öffentliche Ausschreibungen durchführen und neue Vertragsnehmer auswählen. In ihrer Anlaufphase hatte sie Aufträge freihändig oder auf der Basis beschränkter Ausschreibungen vergeben.

Sonstige Bemerkungen

1.11. Entgegen der Finanzregelung der Agentur wurden weder der Haushaltsplan noch der Stellenplan für das Haushaltsjahr 1997 im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht.

1.12. Überdies findet sich im Protokoll zur Sitzung vom November 1996, in der vom Verwaltungsrat der Entwurf des Haushaltsplans der Agentur geprüft wurde, weder ein Hinweis auf dessen Annahme noch auf den Inhalt des angenommenen Dokuments.

1.13. Von den insgesamt verfügbaren Mitteln des Haushaltsjahres (4,21 Mio. ECU) wurden nur 46,1 % (1,94 Mio. ECU) ausgezahlt. Ein wesentlicher Anteil des Haushaltsplans 1997 der Agentur entfällt daher auf Annullierungen (1,15 Mio. ECU bzw. 27,3 %) und Mittelübertragungen auf 1998 (1,12 Mio. ECU bzw. 26,6 %).

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 5. November 1998 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

Tabelle 1 Vermögensübersicht für die Haushaltsjahre 1996 und 1997

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Quelle: Darstellung des Hofes auf der Grundlage der von der Agentur erstellten Angaben.

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(1) ABl. L 216 vom 20.8.1994, S. 5.

(2) Gemäß Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2062/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 1997 zum 30. März 1998 erstellt und anschließend an den Verwaltungsrat der Agentur, die Kommission und den Rechnungshof weitergeleitet, der sie am 3. April 1998 erhalten hat. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) ABl. C 393 vom 29.12.1997, S. 58.

(4) Dieser Betrag ergibt sich aus Anlagewerten und Bestand.

ANTWORT DER EUROPÄISCHEN AGENTUR FÜR SICHERHEIT UND GESUNDHEITSSCHUTZ AM ARBEITSPLATZ

1. Der Rechnungshof besuchte die Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz vom 30. März bis zum 3. April 1998 und führte die Prüfung für das Haushaltsjahr 1997 durch.

2. Zur Vereinfachung der Arbeit des Rechnungshofs wurden die Konten und alle einschlägigen Unterlagen dem Rechnungshof zugänglich gemacht. Desgleichen wurden die Personalakten und die abgeschlossenen Aufträge vorgelegt.

3. Der Rechnungshof hatte die wichtigsten Bemerkungen im Hinblick auf einen Bericht über die Finanzausweise der Agentur (Haushaltsjahr 1997) bereits in seinem Schreiben vom 15. Juli 1998 bekanntgemacht.

4. Die Agentur möchte Anmerkungen zu den folgenden Punkten machen:

Haushaltsführung und allgemeine Rechnung

1.5 und 1.7. Hinsichtlich der Verwendung des Programms Excel für die Haushaltsführung gesteht die Agentur die Schwächen des zur Zeit eingesetzten Systems zu. Es muß jedoch die Tatsache unterstrichen werden, daß die Agenturen gegenwärtig eine gemeinsame Aktion zur Implementierung des von der Europäischen Kommission bereitgestellten Programmes SYNCOM 2 verfolgen. Unter diesen Bedingungen wäre es unzweckmäßig gewesen, ein spezifisches System zu installieren.

1.6. Wie vom Rechnungshof erwähnt, wurde der Rechnungsführer am Ende des Haushaltsjahrs, Mitte November 1997, eingestellt. Diese Verzögerung erklärt das Fehlen einer allgemeinen Rechnung im Jahre 1997. Der Rechnungsführer mußte die finanziellen Transaktionen des Haushaltsjahrs hauptsächlich auf der Grundlage der Kassenmittelbewegungen rekonstituieren. In diesem Zusammenhang hat die Rechnungsprüfung durch den Rechnungshof, der bereits die Prüfung für das Haushaltsjahr 1996 durchgeführt hat, bestimmte sachdienliche Anpassungen ermöglicht.

Die Agentur verfügt gegenwärtig über eine allgemeine Rechnung auf dem neuesten Stand.

Zahlstellenverwaltung

1.8. Hinsichtlich der Zahlstellenverwaltung wurde das geeignete Verwaltungspersonal im Mai 1997 eingestellt, wodurch die allgemeine Berichtigung im September zu erklären ist. Seitdem ist diesbezüglich ein neuer Zahlstellenverwalter ernannt worden. Der Betrag, über den die vorgenannte Zahlstelle verfügt, wurde um die Hälfte reduziert, und die dort aufgeführten Posten decken nur dringende und unvorhergesehene Ausgaben ab und solche, für die ein Lastschriftverfahren vorgeschrieben ist.

Ausschreibungen

1.10. Die Agentur bemüht sich, der Empfehlung des Rechnungshofs im Hinblick auf die Durchführung von Ausschreibungen Folge zu leisten. In diesem Sinne hat sie im Amtsblatt zwei Aufforderungen zur Interessenbekundung (Lieferung von Produkten, Dienstleistungen und technische Hilfe sowie Zusammenarbeit bei der Umsetzung ihres Arbeitsprogramms) und drei öffentliche Vergaben im Leistungswettbewerb (Bewachung, Reiseagentur und Dienstleistungen als Telefonist(in) und Empfangsangestellte(r)) veröffentlicht und schließlich mehrere beschränkte Vergaben im Leistungswettbewerb organisiert (Sicherheit, Helpdesk, Personalauswahl, Weiterbildung, Empfangsangestellte(r), Materiallagerung, ärztlicher Dienst und Reiseversicherungen).

Weitere Bemerkungen

1.11. Um diese Situation nicht im Hinblick auf den Haushaltsplan 1998 zu wiederholen und sich nach den Finanzvorschriften zu richten sowie in dem Bestreben, die äußerst hohen Kosten für die Veröffentlichung (zwischen 35 000 ECU und 50 000 ECU) zu senken, hat die Agentur die Initiative einer gemeinsamen Haushaltsplanveröffentlichung aller Agenturen ergriffen. In diesem Sinne hat sie das Amt für amtliche Veröffentlichungen um Mitteilung der Kosten und des Zeitplans für diese gemeinsame Veröffentlichung der sechs Agenturen gebeten.

Die Agentur hat seinem Haushaltsplan durch die Veröffentlichung auf dem Internet (http://www.eu-osha.es) zu einem maximalen Bekanntheitsgrad verholfen.

1.12. Es ist richtig, daß nicht nachgewiesen werden konnte, daß der Verwaltungsrat der Agentur den Haushaltsplan 1997 angenommen hat. Um derartige Bemerkungen für die Zukunft zu vermeiden, wurde auf der Sitzung des Vorstands am 5. und 6. Juni 1997 vereinbart, daß im Protokoll der Sitzungen zusätzlich zu den Einzelheiten der Aussprachen in den Sitzungen ein Dokument enthalten sein wird, in dem die getroffenen Entscheidungen und Beschlüsse erläutert werden, um deren Auffindung zu erleichtern.

1.13. Der für Titel I wichtige unzureichende Mittelverbrauch ergibt sich aus der Tatsache, daß die Personaleinstellungsverfahren, die 1997 eingeführt wurden, erst 1998 abgeschlossen wurden. Aus wirtschaftlicher Sicht erscheint es logisch, daß die Personalkosten während des Haushaltsjahrs 1997 geringer ausfielen als die im Haushaltsplan dafür veranschlagten Mittel.

Hinsichtlich Titel II läßt sich die Differenz zwischen den Mittelbindungen und den Zahlungen in erster Linie mit den Bestellungen von Computer- und Sicherheitsausrüstung rechtfertigen, die gegen Ende des Haushaltsjahrs getätigt wurden und 1998 bezahlt werden mußten.

Der Stand des Mittelverbrauchs gemäß Titel III, operationelle Ausgaben, stellt eine direkte Folge aus der Personalsituation im Jahre 1997 dar. Die Höhe der Mittelbindungen war jedoch beträchtlich, und die Ausführung der Verträge in bezug auf die Studien und Pilotprojekte über die Sicherheit und den Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz wird sich über das gesamte Jahr 1998 erstrecken.

5. Die Agentur versichert, daß sie alle Bemerkungen des Rechnungshofs berücksichtigen wird, um eine vollständige Beachtung der Bestimmungen zu gewährleisten, die sich aus den Finanzvorschriften und anderen Vorschriften ergeben und denen alle ihre Tätigkeiten unterliegen.