Rechtsakt des Verwaltungsrats von Europol

vom 27. September 1999

über eine Regelung für die Personalakten von Europol

(2001/C 65/01)

DER VERWALTUNGSRAT VON EUROPOL -

gestützt auf den Rechtsakt des Rates vom 3. Dezember 1998 zur Festlegung des Statuts der Bediensteten von Europol(1) ("Statut"), insbesondere auf Artikel 23,

unter Berücksichtigung der Grundsätze des Übereinkommens des Europarates vom 28. Januar 1981 und der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995, zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr(2),

auf Vorschlag des Direktors nach Stellungnahme der Personalvertretung von Europol gemäß Artikel 23 -

HAT FOLGENDE REGELUNG ERLASSEN:

Artikel 1

Begriffsbestimmungen

Im Sinne dieser Regelung bezeichnet der Ausdruck:

a) "Personenbezogene Daten" alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen: Eine identifizierbare Person ist eine Person, deren Identität direkt oder indirekt bestimmt werden kann, insbesondere durch Zuordnung zu einer Kennnummer oder zu einem oder mehreren spezifischen Elementen, die Ausdruck ihrer physischen, physiologischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität sind;

b) "Verarbeitung von personenbezogenen Daten" ("Verarbeitung") jede Handlung oder Reihe von Handlungen, die - gegebenenfalls durch automatisierte Mittel - an personenbezogenen Daten vorgenommen wird, wie die Sammlung, Aufnahme, Organisation, Speicherung, Anpassung oder Änderung, das Wiederauffinden, die Konsultation, Verwendung, Enthüllung durch Übertragung, Verbreitung oder sonstige Zurverfügungstellung, der Abgleich oder die Kombination, Blockierung, Löschung oder Vernichtung;

c) "Archivierungssystem für personenbezogene Daten" ("Archivierungssystem") jeder strukturierte Bestand personenbezogener Daten, der nach bestimmten Kriterien zugänglich ist, sei er zentralisiert, dezentralisiert oder auf einer funktionalen oder geographischen Basis verteilt;

d) "Kontrolleur" die natürliche oder juristische Person, öffentliche Behörde, Agentur oder jede sonstige Stelle, die - allein oder gemeinsam mit anderen - die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmt;

e) "Verarbeiter" die Person, die personenbezogene Daten im Namen des Kontrolleurs verarbeitet;

f) "Dritter" jede natürliche oder juristische Person, öffentliche Behörde, Agentur oder jede sonstige Stelle mit Ausnahme des Datensubjekts, des Kontrolleurs, des Verarbeiters sowie der Personen, die unter der direkten Aufsicht des Kontrolleurs oder des Verarbeiters autorisiert sind, die Daten zu verarbeiten;

g) "Empfänger" eine natürliche oder juristische Person, öffentliche Behörde, Agentur oder jede sonstige Stelle, der Daten enthüllt werden, unabhängig davon, ob es sich dabei um Dritte handelt oder nicht; Behörden, die Daten im Rahmen einer bestimmten Ermittlung erhalten, sind nicht als Empfänger zu erachten;

h) "Zustimmung des Datensubjekts" die freiwillige Bekundung seines Begehrens, mit denen das Datensubjekt seine Zustimmung zur Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Ausdruck bringt.

Artikel 2

Bezeichnung und Zweck des Archivierungssystems; Verwendung der Daten

(1) Das Archivierungssystem trägt die Bezeichnung Europol-Personalverwaltungssystem.

(2) Zweck dieses Archivierungssystems ist die Verwaltung des bei Europol tätigen oder zu Europol abgeordneten Personals, soweit es für dessen Funktionieren innerhalb der Organisation notwendig ist. Das Archivierungssystem wird teils in automatisierter und teils in gedruckter Form geführt.

(3) Daten, die im Archivierungssystem enthalten sind, dürfen nur verwendet werden, wenn dies dem Zweck des Archivierungssystems entspricht, es aufgrund rechtlicher Bestimmungen erforderlich ist, oder mit Zustimmung der betroffenen Person.

Artikel 3

Zuständigkeit

(1) Der Direktor von Europol ist der Kontrolleur des Archivierungssystems. Er ist dafür verantwortlich, dass alle unter seiner Aufsicht stehenden Personen das Archivierungssystem in Übereinstimmung mit dieser Regelung bedienen und die darin enthaltenen Daten entsprechend verarbeiten.

(2) Die Verantwortung für den Tagesbetrieb des Archivierungssystems liegt beim Leiter des Referats Humanressourcen, der der Verarbeiter des Archivierungssystems ist. Er ernennt die Personen, die für die Aufnahme der Daten in das Archivierungssystem verantwortlich sind und die sicherstellen, dass die Daten vollständig, korrekt und auf dem neuesten Stand sind.

Artikel 4

Kategorien von Personen

(1) In das Archivierungssystem können Daten über folgende Kategorien von Personen aufgenommen werden:

a) Europol-Personal, einschließlich örtliche Bedienstete;

b) Europol-Verbindungsbeamte;

c) Experten oder andere Beamte, die unter der Verantwortung der Mitgliedstaaten zu Europol abgeordnet worden sind;

d) Personal, das durch externe Agenturen für Zeitarbeit eingestellt wurde;

e) Bewerber, die sich für Dienstposten bewerben;

f) Bewerber, die Blindbewerbungen einreichen;

g) Praktikanten.

(2) Ferner können auch Daten über folgende Personen aufgenommen werden:

a) Ehepartner oder geschiedene Ehepartner der unter Absatz 1 Buchstabe a) genannten Personen;

b) unterhaltsberechtigte Kinder im Sinne von Artikel 2 Absatz 2 von Anhang 5 des Statuts der unter Absatz 1 Buchstabe a) genannten Personen;

c) andere Verwandte der in Absatz 1 Buchstabe a) genannten Personen, insofern sie als unterhaltsberechtigte Kinder im Sinne von Artikel 2 Absatz 4 von Anhang 5 des Statuts gelten;

d) andere Personen, denen das Sorgerecht der ehelichen, unehelichen oder adoptierten Kinder der unter Absatz 1 Buchstabe a) genannten Personen übertragen wurde;

insofern die Daten über diese Personen für die Berechnung der bzw. den Anspruch auf Zulagen relevant sind oder diese Personen als Kontaktpersonen für Notfälle fungieren.

(3) Ferner dürfen auch Daten über die Kontaktpersonen für Notfälle aller anderen in Absatz 1 genannten Kategorien von Personen aufgenommen werden.

Artikel 5

Kategorien von Daten

(1) Über die in Artikel 4 Absatz 1 genannten Kategorien von Personen, mit Ausnahme der Europol-Verbindungsbeamten, dürfen folgende Kategorien von Daten gespeichert werden:

a) Identifizierungsdaten, einschließlich Name, Mädchenname, Geburtsdatum und -ort, Herkunftsland und -ort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Anschrift, private Telefonnummer, "Sofinummer" (Sozialversicherungsnummer in den Niederlanden), Bank- oder Girokontonummer, Name, Anschrift und Telefonnummer der Kontaktperson für den Notfall;

b) Informationen zum Lebenslauf, die von den in Artikel 4 genannten Personen bereitgestellt wurden, wie Ausbildungsgang, Abschlüsse, Berufserfahrung, Fachwissen und -ausbildung, arbeitsspezifische Schulungen, zuständige Herkunftsbehörde und Arbeitsbeginn bei Europol/EDS;

c) Beschreibung des beruflichen Werdegangs, einschließlich Beschreibung des Einstellungsverfahrens, schriftliche Prüfungen samt Ergebnissen, Ergebnis des Überprüfungsverfahrens, Verträge, Beförderungen, Schulungen, Beurteilung, Disziplinar- oder ähnliche Verfahren, Stellenbeschreibung und Referenzprüfungen;

d) Informationen über Abwesenheit vom Arbeitsplatz, Urlaubs-, Krankheits- oder andere Fehlzeiten;

e) für den Dienstposten relevante medizinische Informationen, insofern sie von der betroffenen Person bereitgestellt werden;

f) Informationen über eine der Einstellung vorausgehende ärztliche Untersuchung oder Informationen, die für die Vorbereitung der Wiederaufnahme der betroffenen Person in ihre Funktion erforderlich sind, insofern sie von der Arbo Management Group oder jeder anderen Firma oder Person, die von Europol im Zusammenhang mit der gesundheitlichen Situation der in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) genannten Personen beschäftigt wird, bereitgestellt werden;

g) Informationen über das Anmeldedatum des Beamten in den Niederlanden sowie Orte und Daten der Hauptwohnsitze in den fünfeinhalb Jahren vor Eintritt bei Europol/EDS, insofern dies für die Berechnung der Expatriierungszulage erforderlich ist;

h) Informationen über Mietspiegel und Personen, mit denen der Beamte seine Unterkunft teilt, insofern dies für die Berechnung der Mietzulage erforderlich ist;

i) Informationen über das Sorgerecht aller unterhaltsberechtigten Kinder im Sinne von Artikel 2 Absatz 2 von Anhang 5 des Personalstatus der in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) genannten Personen, einschließlich Informationen über Zulagen für diese Kinder aus anderen Quellen, insofern sie für die Berechnung der Haushalts- oder Kinderzulage relevant sind;

j) Informationen über Gehälter und Zulagen, insofern die Verwaltung der Gehälter der betroffenen Personen bei Europol stattfindet.

(2) Über Europol-Verbindungsbeamte werden nur die unter Buchstabe a) genannten Identifizierungsdaten gespeichert. Die unter Buchstaben b) und d) genannten Informationen dürfen gespeichert werden, insofern sie von der betroffenen Person oder dem Mitgliedstaat, der den Verbindungsbeamten abordnet, bereitgestellt werden.

(3) Über die in Artikel 4 Absatz 2 genannten Personen dürfen nur die unter Buchstabe a) genannten Daten gespeichert werden, einschließlich Informationen über Gehälter, sowie alle zusätzlichen Informationen, die zum Zweck der Berechnung der Zulagen relevant sind.

Artikel 6

Datenquellen

Die in Artikel 5 genannten Daten stammen aus den folgenden Quellen:

a) die in Artikel 4 genannten Personen;

b) frühere Arbeitgeber, mit Zustimmung der betroffenen Person;

c) die Organisation selbst;

d) mit der Sicherheitsüberprüfung befasste Behörden, insofern es um das Ergebnis des Überprüfungsverfahrens geht;

e) die Arbo Management Group oder jede andere Firma oder Person, die von Europol im Zusammenhang mit der gesundheitlichen Situation der in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) genannten Personen beschäftigt wird.

Artikel 7

Prüfungs- und Speicherzeiträume der Daten

(1) Die im Archivierungssystem enthaltenen Daten werden einer jährlichen Prüfung unterzogen, um zu gewährleisten, dass sie für die Zwecke des Archivierungssystem nach wie vor erforderlich, korrekt und auf dem neuesten Stand sind.

(2) Die im Archivierungssystem enthaltenen Daten werden gelöscht, wenn es sich erwiesen hat, dass sie für dessen Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Wenn es sich erwiesen hat, dass die betroffenen Daten unrichtig oder nicht mehr auf dem neuesten Stand sind, werden sie entsprechend abgeändert.

(3) Der Gesamtspeicherungszeitraum der Daten darf 6 Monate nicht überschreiten, wenn es sich um "Blindbewerber" handelt, 1 Jahr, wenn es sich um nicht in Frage kommende Bewerber handelt, und 5 Jahre nach Einstellung der Zahlung von Gehältern, Zulagen oder Altersruhegeldern von Europol, wenn es sich um andere Kategorien von Personen handelt.

Artikel 8

Personen, denen Daten geliefert werden dürfen

(1) Die im Archivierungssystem enthaltenen Daten dürfen geliefert werden an:

a) Mitglieder des Direktionsstabs, insofern dies im Zusammenhang mit ihrer Verantwortlichkeit für eine bestimmte Person erforderlich ist;

b) die abordnenden Behörden der Mitgliedstaaten, insofern dies zum Zweck der Karriereplanung der betroffenen Person erforderlich ist;

c) das Finanzreferat von Europol, insofern dies für die Verwaltung von Gehältern, Zulagen oder Altersruhegeldern erforderlich ist;

d) Unternehmen, die einen Vertrag mit Europol haben, um nach Maßgabe des Europol-Personalstatuts Sozialleistungen zu verwalten (Unfall- und Krankenversicherung, Altersruhegeld, Invaliditäts- und Lebensversicherung), insofern dies für die Verwaltung der Sozialleistungen erforderlich ist.

(2) Daten, die im Archivierungssystem enthalten sind, können an Dritte übermittelt werden, insofern dies dem Zweck des Archivierungssystems entspricht, es aufgrund rechtlicher Bestimmungen erforderlich ist, oder aber mit Zustimmung der betroffenen Person. Über derartige Datenübermittlungen ist Buch zu führen.

Artikel 9

Unmittelbarer Zugang

(1) Auf die im Archivierungssystem enthaltenen Daten kann von den in Artikel 3 Absatz 2 genannten Personen unmittelbar zugegriffen werden.

(2) Alle Log-ins in den automatisierten Teil des Systems von den in Absatz 1 genannten Personen werden aufgezeichnet. Diese Daten werden nur zu Kontrollzwecken verwendet und nach einem Jahr gelöscht.

Artikel 10

Unmittelbarer Datentransfer

(1) Das Archivierungssystem ermöglicht einen unmittelbaren Datentransfer in das und aus dem Finanzsystem von Europol zu Zwecken der Finanzverwaltung. Der unmittelbare Datentransfer darf nur erfolgen, insofern dies für die Verwaltung der Gehälter, Zulagen und Altersruhegelder erforderlich ist.

(2) Das Archivierungssystem erlaubt keinen unmittelbaren Datentransfer in andere Archivierungssysteme.

Artikel 11

Datensicherheit

Der Verarbeiter ist dafür verantwortlich, die geeigneten Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der im Europol-Personalverwaltungssystem enthaltenen personenbezogenen Daten gegen zufällige oder unberechtigte Vernichtung oder zufälligen Verlust sowie gegen unberechtigten Zugang, unberechtigte Änderung oder unberechtigte Verbreitung zu treffen.

Artikel 12

Informationen über die Datensammlung

Die in Artikel 4 genannten Personen werden über die Kategorien von Daten, den Zweck der Verarbeitung, die Empfänger der Daten und die besonderen Rechte der Datensubjekte nach Maßgabe der Artikel 13 bis 15 unterrichtet.

Artikel 13

Recht auf Zugang

(1) Jede Person, die ihr Recht auf Zugang zu den sie betreffenden Daten ausüben oder solche Daten überprüft haben will, kann einen dementsprechenden schriftlichen Antrag an den Verarbeiter stellen. Eine schriftliche Antwort auf diesen Antrag muss innerhalb von vier Wochen nach dessen Eingang erfolgen.

(2) Der Zugang zu solchen Daten darf nur dann verweigert werden, wenn dies zur Wahrung der Interessen von Europol oder der Rechte von Dritten unbedingt erforderlich ist.

(3) Wenn der Zugang verweigert wird oder innerhalb der in Absatz 1 genannten Frist keine Antwort eingeht, kann der Antragsteller die Angelegenheit an den Kontrolleur weiterleiten. Der Kontrolleur fällt die endgültige Entscheidung in der Sache innerhalb von vier Wochen, nachdem er mit der Angelegenheit befasst wurde, und teilt dem Antragsteller seine Entscheidung schriftlich mit.

Artikel 14

Berichtigung und Löschung

(1) Die Person, der der Zugang zu den sie betreffenden Daten in Übereinstimmung mit Artikel 13 gewährt wurde, kann den Verarbeiter schriftlich um die Berichtigung, Ergänzung oder Löschung solcher Daten bitten, wenn diese faktisch unrichtig, unvollständig oder für die Zwecke des Archivierungssystems irrelevant sind oder im Verstoß gegen die vorliegende Regelung aufgenommen wurden.

(2) Der Verarbeiter teilt dem Antragsteller innerhalb von vier Wochen nach Eingang des Antrags mit, ob und in welchem Maße seinem Antrag stattgegeben wurde.

(3) Wenn die beantragte Berichtigung, Ergänzung oder Löschung verweigert wird oder innerhalb der in Absatz 1 genannten Frist keine Antwort eingeht, kann der Antragsteller die Angelegenheit an den Kontrolleur weiterleiten. Der Kontrolleur fällt die endgültige Entscheidung in der Sache innerhalb von vier Wochen, nachdem er mit der Angelegenheit befasst wurde, und teilt dem Antragsteller seine Entscheidung schriftlich mit.

Artikel 15

Recht, über Dritte, an die Daten übermittelt wurden, informiert zu werden

(1) Der Verarbeiter benachrichtigt die betroffene Person, falls sie betreffende Daten nach Artikel 8 Absatz 2 an Dritte übermittelt wurden. Ferner hat jede Person das Recht, den Verarbeiter schriftlich zu ersuchen ihm mitzuteilen, welche sie betreffende Daten nach Artikel 8 Absatz 2 an Dritte übermittelt wurden. Eine schriftliche Antwort auf diesen Antrag muss innerhalb von vier Wochen nach dessen Eingang erfolgen.

(2) Der Zugang zu Informationen über die Übermittlung von Daten an Dritte darf nur dann verweigert werden, wenn dies zur Wahrung der Interessen von Europol oder der Rechte von Dritten unbedingt erforderlich ist.

(3) Wenn der Zugang verweigert wird oder innerhalb der in Absatz 1 genannten Frist keine Antwort eingeht, kann der Antragsteller die Angelegenheit an den Kontrolleur weiterleiten. Der Kontrolleur fällt die endgültige Entscheidung in der Sache innerhalb von vier Wochen, nachdem er mit der Angelegenheit befasst wurde, und teilt dem Antragsteller seine Entscheidung schriftlich mit.

Artikel 16

Beschwerdewege und Rechtsschutz

Gegen die in Anwendung dieser Regelung ergehenden Entscheidungen kann eine Beschwerde gemäß Artikel 92 des Statuts eingelegt und eine Klage vor dem Gerichtshof der Europäischen Gemeinschaften gemäß Artikel 93 des Statuts erhoben werden.

Artikel 17

Anwendbares Recht

Nach Artikel 4 des Abkommens zwischen dem Königreich der Niederlande und dem Europäischen Polizeiamt (Europol) betreffend den Sitz von Europol findet das Datenschutzgesetz des Aufnahmestaats für die bei Europol zu Verwaltungszwecken gehaltenen personenbezogenen Daten keine Anwendung.

Artikel 18

Veröffentlichung und Inkrafttreten

(1) Diese Regelung wird allen in Artikel 4 genannten Personen nach ihrer elektronischen Veröffentlichung über das Europol-Netz zugänglich gemacht. Eine gedruckte Fassung ist beim Referat Humanressourcen erhältlich.

(2) Diese Regelung tritt am Tag nach ihrer Annahme in Kraft.

Geschehen zu Den Haag, am 27. September 1999.

Im Namen des Verwaltungsrates

Der Vorsitzende

K. Rantama

(1) ABl. C 26 vom 30.1.1999, S. 23.

(2) ABI. L 281 vom 23.11.1995, S. 31.