Bericht

über die Finanzausweise der Europäischen Umweltagentur (EUA - Kopenhagen) für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Agentur

(2000/C 373/02)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat der Europäischen Umweltagentur gemäß Artikel 13 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Umweltagentur für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Exekutivdirektors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates, Artikel 14). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepasst. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN UMWELTAGENTUR FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1999 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Analyse der Ausführung des Haushaltsplans

5. Die endgültigen Mittel des Haushaltsjahres beliefen sich auf 18,5 Millionen Euro, die in Höhe von 18,3 Millionen Euro - 9,2 Millionen Euro davon für die operationellen Ausgaben (Titel III) - gebunden wurden.

6. Die Mittelübertragungen belaufen sich auf 6 Millionen Euro (33 % der Mittelbindungen) und entfallen mit 5,4 Millionen Euro größtenteils auf die operationellen Ausgaben. Zum Vergleich: Aus dem Haushaltsjahr 1998 wurden Mittel in Höhe von 5,8 Millionen Euro auf das Haushaltsjahr 1999 übertragen, davon 4,6 Millionen Euro für die operationellen Ausgaben. Von diesen übertragenen Mitteln wurden 0,7 Millionen Euro (12 %) annulliert.

Verbuchung der MwSt.

7. Bis Dezember 1998 waren die Ausgaben gemäß den Bestimmungen der allgemeinen Haushaltsordnung inkl. MwSt. zu verbuchen, wobei die MwSt.-Beträge nach Erstattung wiederverwendet werden konnten. Seither(3) sind Ausgabenbeträge gemäß der allgemeinen Haushaltsordnung allerdings ohne MwSt. zu verbuchen. Der Hof fordert die Agentur auf, diese neuen Bestimmungen in ihre Finanzvorschriften zu übertragen.

Bestandsverzeichnis

8. Die Agentur sollte darauf achten, dass das Bestandsverzeichnis mindestens einmal jährlich überprüft wird, um sicherzugehen, dass es vollständig ist und veraltetes EDV-Material ausgemustert wird.

Personalverwaltung

9. Die vorgenommenen Kontrollen machten Schwachstellen in der Führung der Personalakten deutlich, die insbesondere zur Folge hatten, dass das Gehalt für zwei neu eingestellte Bedienstete nicht korrekt festgesetzt wurde. Die Agentur sollte sämtliche Personalakten regelmäßig überprüfen und sich von Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten überzeugen.

Verwaltung der Verträge mit den Themenzentren

10. Im Hinblick auf die Umsetzung ihrer Ziele hat die Agentur mit verschiedenen ausgewählten Themenzentren in den Mitgliedstaaten Verträge geschlossen. Diese Verträge bestehen aus einem einheitlichen Basistext, der durch eher technische Anhänge vervollständigt wird. Der Hof stellte Abweichungen zwischen den Basistexten und den technischen Anhängen fest, insbesondere bei Art und Dauer der Arbeiten.

11. Diese Verträge werden aus in Titel III des Haushaltsplans der Agentur (operationelle Ausgaben) eingestellten Mitteln finanziert. Wie bereits festgestellt, werden diese Mittel in großem Umfang übertragen (siehe Ziffern 5 und 6). Da diese Mittel wegen der möglichen Annullierung vorrangig verwendet werden, erklärt sich zum Teil, dass manche Verträge sehr spät im Jahr abgeschlossen werden. So wurden beispielsweise bei den operationellen Ausgaben Mittelbindungen über mindestens 1,9 Millionen Euro nach dem 15. November 1999 beschlossen.

12. In Anbetracht ihres Umfangs sowie der Regelmäßigkeit, mit der diese Situation gegeben ist, sollte die Agentur sich um eine Verbesserung ihres Überwachungssystems für die Durchführung ihres Jahresprogramms bemühen, um möglichst wenige Mittelübertragungen vornehmen zu müssen und so dem Grundsatz der Jährlichkeit besser gerecht zu werden.

13. Schwachstellen waren auch bei der finanziellen Abwicklung der Verträge festzustellen. Die Bearbeitungsverfahren für die Zahlungsanträge sollten stärker formalisiert und konsequenter angewendet werden. Die Zahlungsunterlagen müssten Belege zur Stützung der Zahlungsanträge enthalten und nicht nur eine Bescheinigung über die tatsächliche und auftragsgemäße Durchführung der Arbeiten.

14. Die Verträge werden aus Mittelbindungen in verschiedenen Haushaltslinien - je nach dem zu behandelnden Thema - finanziert. Die getätigten Zahlungen werden so verbucht, dass die betreffenden Mittel nach und nach aufgebraucht werden. Dadurch ist es nicht möglich, die Ausführung der Mittelbindungen und den Stand der entsprechenden Arbeiten abzugleichen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 27. September 2000 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 120 vom 11.5.1990, S. 4.

(2) In Anwendung von Artikel 13 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Agentur für das Haushaltsjahr 1999 am 20. März 2000 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Agentur, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 5. April 2000 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) Siehe Artikel 27 Absatz 2a der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, in der durch die Verordnung (EG, EGKS, Euratom) Nr. 2548/98 des Rates vom 23. November 1998 geänderten Fassung (ABl. L 320 vom 28.11.1998, S. 1).

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1999 und 1998

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 1999 und 1998

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Antworten der agentur

MwSt.-Zahlungen und -Erstattungen

Der Rechnungshof stellt fest:

"7. Bis Dezember 1998 waren die Ausgaben gemäß den Bestimmungen der allgemeinen Haushaltsordnung inkl. MwSt. zu verbuchen, wobei die MwSt.-Beträge nach Erstattung wiederverwendet werden konnten. Seither sind die Ausgabenbeträge gemäß der allgemeinen Haushaltsordnung allerdings ohne MwSt. zu verbuchen. Der Hof fordert die Agentur auf, diese neuen Bestimmungen in ihre eigenen Finanzvorschriften umzusetzen."

Die Antwort der Agentur lautet:

Die Agentur wird sich - zusammen mit den anderen betroffenen Einrichtungen - mit den Dienststellen der EG in Verbindung setzen, um die Bedingungen für die Überprüfung ihrer Finanzvorschriften festzulegen und damit 2001 die entsprechend abgeänderten Bestimmungen angenommen sind.

Bestandsverzeichnis

Der Rechnungshof stellt fest:

"8. Die Agentur sollte darauf achten, dass das Bestandsverzeichnis mindestens einmal jährlich überprüft wird, um sicherzugehen, dass es vollständig ist und veraltetes EDV-Material ausgemustert wird."

Die Antwort der Agentur lautet:

Das Bestandsverzeichnis wird fortlaufend aktualisiert und regelmäßig überprüft. Wie vom Hof jedoch zutreffend angemerkt, wird veraltetes EDV-Material, das noch in den Diensträumen aufbewahrt wird, nicht aus dem Bestandsverzeichnis entfernt. Die Agentur hat nun einen Mechanismus zur Bereinigung des veralteten Bestandsverzeichnisses eingesetzt, wonach es ihren Hauptauftragnehmer verpflichtet, für jeden neu gelieferten Computer einen alten zurückzunehmen.

Personalverwaltung

Der Rechnungshof stellt fest:

"9. Die vorgenommenen Kontrollen machten Schwachstellen in der Führung der Personalakten deutlich, die insbesondere zur Folge hatten, dass das Gehalt für zwei neu eingestellte Bedienstete nicht korrekt festgesetzt wurde. Die Agentur sollte sämtliche Personalakten regelmäßig überprüfen und sich von Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten überzeugen."

Die Antwort der Agentur lautet:

Es ist eine systematische Kontrolle der - mit Hilfe der GD Personal erstellten - Personalakten eingeführt worden. Eine erste Überprüfung hat es ermöglicht, die vom Hof festgestellten Mängel zu beheben.

Themenzentren. Verwaltung der Verträge

Der Rechnungshof stellt fest:

"10. Im Hinblick auf die Umsetzung ihrer Ziele hat die Agentur mit verschiedenen ausgewählten Themenzentren in den Mitgliedstaaten Verträge geschlossen. Diese Verträge bestehen aus einem einheitlichen Basistext, der durch eher technische Anhänge vervollständigt wird. Der Hof stellte Abweichungen zwischen den Basistexten und den technischen Anhängen fest, insbesondere bei Art und Dauer der Arbeiten."

Die Antwort der Agentur lautet:

Die Kohärenz zwischen den Basistexten und den technischen Anhängen wird derzeit überprüft, und wo nötig werden entsprechende Korrekturen vorgenommen. Es werden außerdem Routinekontrollen eingeführt, da zukünftige Europäische Themenzentren derzeit festgelegt und für 2001 unter Vertrag genommen werden.

Der Rechnungshof stellt fest:

"11. Diese Verträge werden aus in Titel III des Haushaltsplans der Agentur (operationelle Ausgaben) eingestellten Mitteln finanziert. Wie bereits festgestellt, werden diese Mittel in großem Umfang übertragen (siehe Ziffern 5 und 6). Da diese Mittel wegen der möglichen Annullierung vorrangig verwendet werden, erklärt sich zum Teil, dass manche Verträge sehr spät im Jahr abgeschlossen werden. So wurden beispielsweise bei den operationellen Ausgaben Mittelbindungen über mindestens 1,9 Millionen Euro nach dem 15. November beschlossen."

Die Antwort der Agentur lautet:

Die Mittelbindungen werden früh im Jahr vorgenommen, um möglichst viel Zeit für die Entwicklung und Durchführung der erforderlichen Arbeit zu gewinnen. Die Möglichkeit der Bindung zusätzlicher Mittel später im Jahr ermöglicht uns jedoch eine effiziente Nutzung der uns zur Verfügung stehenden beschränkten Mittel, da unter Umständen einige Anpassungen im Arbeitsumfang erforderlich sind und zusätzliche operationelle Mittel für die Arbeit der Themenzentren verfügbar gemacht werden, was auch dazu beiträgt, die Kapazitäten der Mitgliedstaaten aufzubauen.

Der Rechnungshof stellt fest:

"12. In Anbetracht ihres Umfangs sowie der Regelmäßigkeit, mit der diese Situation gegeben ist, sollte die Agentur sich um eine Verbesserung ihres Überwachungssystems für die Durchführung ihres Jahresprogramms bemühen, um möglichst wenige Mittelübertragungen vornehmen zu müssen und so dem Grundsatz der Jährlichkeit besser gerecht zu werden."

Die Antwort der Agentur lautet:

Es ist die Absicht der Agentur, diese Übertragungen auf ein Minimum zu reduzieren. Wie im vorstehenden Punkt bereits zum Ausdruck gebracht, kann ein Teil der Arbeit jedoch aus Gründen der Effizienz erst am Ende des Jahres in Auftrag gegeben werden. Daneben sind die Europäischen Themenzentren ein ganzes Jahr lang - über einen Zwölfmonatszeitraum - tätig, während sie im Rahmen des derzeitigen neuen jährlichen Haushaltes frühestens im Februar neue Mittel erhalten; dadurch sind sie gezwungen, einige Zahlungen auf das nächste Jahr zu übertragen.

Der Rechnungshof stellt fest:

"13. Schwachstellen waren auch bei der finanziellen Abwicklung der Verträge festzustellen. Die Bearbeitungsverfahren für die Zahlungsanträge sollten stärker formalisiert und konsequenter angewendet werden. Die Zahlungsunterlagen müssten Belege zur Stützung der Zahlungsanträge enthalten und nicht nur eine Bescheinigung über die tatsächliche und auftragsgemäße Durchführung der Arbeiten."

Die Antwort der Agentur lautet:

Die EUA hat Verfahren zur Bearbeitung von Zahlungsanträgen und zum Abzeichnen der einzelnen Subventionen entwickelt. Wir halten den Vorschlag des Hofes jedoch für zweckdienlich und haben damit begonnen, diese Verfahren weiterzuentwickeln, um Belege wie beispielsweise Fortschrittsberichte oder Auszüge aus technischen Berichten sowie die Ausweise in die Finanzakten aufzunehmen.

Der Rechnungshof stellt fest:

"14. Die Verträge werden aus Mittelbindungen in verschiedenen Haushaltslinien - je nach dem zu behandelnden Thema - finanziert. Die getätigten Zahlungen werden so verbucht, dass die betreffenden Mittel nach und nach aufgebraucht werden. Dadurch ist es nicht möglich, die Ausführung der Mittelbindungen und den Stand der entsprechenden Arbeiten abzugleichen."

Die Antwort der Agentur lautet:

Soweit möglich, wird die EUA den Zahlungsplan an den im Haushalt vorgegebenen Kreditlinien in Übereinstimmung mit der tatsächlichen Durchführung der Arbeiten ausrichten, und zwar zunächst dadurch, dass sie die Europäischen Themenzentren um nähere Auskünfte über die Mittelzuweisungen für die jeweiligen Aufgaben ersucht. Die Themenzentren führen jedoch normalerweise ein Bündel von miteinander zusammenhängenden Arbeiten nach unterschiedlichen Zeitplänen durch, und der Angleichung der Mittelzuweisungen an den Arbeitsfortschritt im Verlauf der Arbeit sind deshalb Grenzen gesetzt.