BERICHT über die Finanzausweise und die Haushaltsführung 1996 der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Stiftung Dublin), zusammen mit den Antworten der Stiftung (97/C 393/02)

INHALT

Ziffer Seite

FINANZAUSWEISE DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG ZUR VERBESSERUNG DER LEBENS- UND ARBEITSBEDINGUNGEN FÜR DAS HAUSHALTSJAHR 1996 1 - 4 11

PRÜFUNGSBEMERKUNGEN 5 - 22 11

Einleitung 5- 7 11

Hintergrund 5 11

Prüfungsumfang 6 11

Finanzdaten 7 11

Weiterverfolgung früherer Bemerkungen 8 - 12 11

Aufgabentrennung 8 11

Zahlstelle 9 11

Mittelübertragungen von Titel zu Titel 10 11

Dienstreisekosten 11 11

Studienverträge 12 12

Ausführung des Haushaltsplans und Abrechnung 13 - 15 12

Mittelübertragungen 13 12

Übertragungen und Annullierungen von Mitteln 14 12

Einnahmen 15 12

Verwaltung des Bereichs Sicherheit und Gesundheit 16 - 18 12

Koordinierung mit der Agentur in Bilbao 16 - 17 12

Zusammenarbeit der Stiftung mit der GD V/F 18 12

Schlußfolgerung 19 - 22 12

ANHANG - Tabellen 1-4 14

Antworten der Stiftung17

FINANZAUSWEISE DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG ZUR VERBESSERUNG DER LEBENS- UND ARBEITSBEDINGUNGEN FÜR DAS HAUSHALTSJAHR 1996

1. Dieser Bericht wird dem Rat und dem Europäischen Parlament gemäß Artikel 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates (1), geändert durch Artikel 1 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 des Rates (2), vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen für das am 31. Dezember 1996 endende Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 1 Absatz 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates (3) zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates (4) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Verwaltungsrats ausgeführt. Dieser ist gemäß Artikel 1 Absätze 52, 54 und 55 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates (5) zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates (6) auch dafür zuständig, in Übereinstimmung mit den Finanzvorschriften die Finanzausweise zu erstellen und vorzulegen. Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 188 c des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Finanzausweise verpflichtet.

3. Der Hof hat seine Prüfung nach den allgemein anerkannten Prüfungsnormen durchgeführt, soweit diese auf den Gemeinschaftskontext anwendbar sind. Er hat Kontrollen der Rechnungsführung vorgenommen und andere in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltene Prüfungsverfahren angewandt.

4. Nach Auffassung des Hofes sind die Finanzausweise für das am 31. Dezember 1996 endende Haushaltsjahr zuverlässig und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß.

PRÜFUNGSBEMERKUNGEN

Einleitung

Hintergrund

5. Die Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Stiftung Dublin) wurde durch die Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates (7) als Satelliteneinrichtung der Europäischen Gemeinschaft errichtet und hat die Aufgabe, "zur Konzipierung und Schaffung besserer Lebens- und Arbeitsbedingungen durch eine Aktion zur Förderung und Verbreitung von Kenntnissen beizutragen, die geeignet sind, diese Entwicklung zu unterstützen." Die Stiftung Dublin nahm ihre Tätigkeit 1976 auf.

Prüfungsumfang

6. Der Rechnungshof hat gemäß den einschlägigen Verordnungen (8) eine Prüfung des Jahresabschlusses und der Haushaltsführung 1996 der Stiftung Dublin vorgenommen. Darüber hinaus untersuchte er die Zusammenarbeit im Bereich Sicherheit und Gesundheit mit der Europäischen Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz in Bilbao und mit der Generaldirektion V der Kommission.

Finanzdaten

7. In den Tabellen 1 und 2 sind die Finanzausweise der Stiftung zusammengefaßt. Für das Haushaltsjahr 1996 standen ihr 13,8 Mio ECU zur Verfügung. Die eingegangenen Verpflichtungen führten zu Zahlungen in Höhe von 10,5 Mio ECU und zu Mittelübertragungen auf das Haushaltsjahr 1997 in Höhe von 3,1 Mio ECU, wobei der Restbetrag von 0,2 Mio ECU annulliert wurde. Von den aus dem Vorjahr übertragenen Mitteln wurden 2,9 Mio ECU ausgezahlt und 0,1 Mio ECU annulliert. Tabelle 3 im Anhang zu diesem Bericht enthält eine nach Titeln gegliederte Analyse der Verwendung der Mittel des Haushaltsjahres und der aus 1995 übertragenen Mittel.

Weiterverfolgung früherer Bemerkungen

Aufgabentrennung

8. Die Aufgaben des Anweisungsbefugten und des Rechnungsführers sind immer noch nicht ausreichend getrennt (9), womit gegen Artikel 1 Absatz 15 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 verstoßen wird.

Zahlstelle

9. Im letzten Jahr empfahl der Hof, lediglich laufende oder kleinere Ausgaben, bei denen die Gefahr von Unregelmäßigkeiten verhältnismäßig gering ist, über die Zahlstelle abzuwickeln. Zum Zeitpunkt der Prüfung im April 1997 hatte die Stiftung noch keine in Absprache mit dem Finanzkontrolleur erstellte schriftliche Definition laufender und kleinerer Ausgaben vorgelegt.

Mittelübertragungen von Titel zu Titel

10. Der Hof begrüßt es, daß 1996 keine Mittelübertragungen von Titel zu Titel vorgenommen wurden. Solche Mittelübertragungen wurden in früheren Jahren vom Hof beanstandet (10).

Dienstreisekosten

11. Bei den Dienstreisen wurden durch strengere Kontrollen und bessere Überwachung der Ergebnisse einige Verbesserungen erzielt. Die Stiftung sollte sich weiterhin bemühen, folgendes zu gewährleisten:

- Für alle Dienstreisen wird ein Bericht erstellt, aus dem die Zeitpunkte der Sitzungen, die Gesprächspartner und die Ergebnisse der jeweiligen Sitzung hervorgehen. Dieser Bericht wird von einem Vorgesetzten überprüft und zentral abgelegt.

- Für Dienstreisen nach Brüssel wird möglichst mehr als eine Sitzung vereinbart, um zu vermeiden, daß dieselben Bediensteten in aufeinanderfolgenden Wochen nach Brüssel reisen.

- Andere Kommunikationsmittel, einschließlich der Telekonferenz, werden ernsthaft in Erwägung gezogen, und zwar insbesondere bei Kontakten mit bereits wohlbekannten Gesprächspartnern in Brüssel.

Studienverträge

12. Das Prüfungsteam des Hofes hat die Vorjahresbemerkung über die verzögerte Vorlage von Arbeiten durch Vertragsnehmer weiterverfolgt. Die Protokolle der Sitzungen der Programm-Manager enthalten keinen Hinweis auf die Überprüfung der Berichtsfristen. Tabelle 4 enthält eine Zusammenfassung der von der Stiftung während der Prüfung zur Verfügung gestellten Angaben und verdeutlicht, daß förmliche Weiterverfolgungsverfahren erforderlich sind.

Ausführung des Haushaltsplans und Abrechnung

Mittelübertragungen

13. Die 1996 zwischen verschiedenen Haushaltslinien vorgenommenen Mittelübertragungen beliefen sich auf 1 366 000 ECU (9,9 % der im Haushaltsplan eingesetzten Mittel), während sie 1995 1 494 000 ECU (11,9 %) betragen hatten.

Übertragungen und Annullierungen von Mitteln

14. Wie aus Tabelle 3 hervorgeht, weist die Abrechnung insgesamt eine Zahlungsrate von 76 % aus, während die Zahlungsrate für Titel 3 "Operationelle Ausgaben" nur 55 % beträgt. Dies stimmt mit den Vorjahren überein und beruht darauf, daß Studien gewöhnlich in dem vertraglich vorgesehenen Zeitraum in drei Raten bezahlt werden.

Einnahmen

15. Der EU-Zuschuß für die Stiftung betrug 1996 13,4 Mio ECU. Die tatsächlich beantragten und eingegangenen Beträge beliefen sich auf 12 895 632 ECU. Wie vom Hof in früheren Jahren empfohlen, wurden die Mittel im Einklang mit den Vorschriften der Ratsverordnungen und gemäß einem Zahlungsplan abgerufen.

Verwaltung des Bereichs Sicherheit und Gesundheit

Koordinierung mit der Agentur in Bilbao

16. Die Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz in Bilbao nahm ihre Tätigkeiten im September 1996 auf. Der Titel des Arbeitsprogramms der Stiftung für 1996 lautete "Gesundheit und Sicherheit", wurde jedoch im Arbeitsprogramm 1997 durch "Gesundheit und Wohlergehen" ersetzt. Die beiden Satelliteneinrichtungen sollten so bald wie möglich eine klare und detaillierte Vereinbarung (wird zur Zeit ausgehandelt) treffen, um ein Hoechstmaß an Zusammenarbeit zu gewährleisten und die Überschneidung ihrer Tätigkeiten auszuschließen.

17. Auf der Verwaltungsebene gibt es bereits formelle Kontakte. Insbesondere nehmen die beiden Direktoren als Beobachter an den Verwaltungsratssitzungen der jeweils anderen Einrichtung teil. Die Verbindungen sollten auf die Forschungsleiterebene ausgedehnt werden, um eine umfassende Koordinierung zu gewährleisten.

Zusammenarbeit der Stiftung mit der GD V/F

18. Die Direktion F der GD V, "Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz", macht innerhalb dieses Spezialgebiets von einigen Forschungsarbeiten der Stiftung Gebrauch. Unter Beibehaltung der gegenwärtigen Unabhängigkeit des Verwaltungsrats der Stiftung sollte diese sich stärker bemühen, ihre Veröffentlichungen sowohl inhaltlich als auch zeitlich so zu planen, daß sie für die GD V/F von möglichst großem Nutzen sind. Die GD V/F ist nicht in der Lage, an allen Sitzungen über spezifische Studienverträge teilzunehmen. Daher wäre es zweckmäßig, regelmäßige Sitzungen abzuhalten, in denen das ganze Spektrum der für die GD V/F möglicherweise interessanten Studien besprochen wird.

Schlußfolgerung

19. Die Aufgaben des Rechnungsführers und des Anweisungsbefugten sind nicht ausreichend voneinander getrennt, siehe Ziffer 8.

20. Die Verwendung der Zahlstelle sollte förmlich geregelt werden, siehe Ziffer 9.

21. Die Ausgaben für Dienstreisen sollten besser unter Kontrolle gehalten und die Studienverträge schärfer überwacht werden, siehe die Ziffern 11 und 12.

22. In den Bereichen "Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz" und "Gesundheit und Wohlergehen" sollten Zusammenarbeit und Kommunikation mit der Agentur in Bilbao und der GD V/F verstärkt werden, siehe die Ziffern 16-18.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 12. und 13. November 1997 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

(1) ABl. L 139 vom 30. 5. 1975, S. 1.

(2) ABl. L 181 vom 23. 7. 1993, S. 13.

(3) ABl. L 181 vom 23. 7. 1993, S. 26.

(4) ABl. L 164 vom 24. 6. 1976, S. 16.

(5) ABl. L 181 vom 23. 7. 1993, S. 26.

(6) ABl. L 164 vom 24. 6. 1976, S. 16.

(7) Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates vom 26. Mai 1975 (ABl. L 139 vom 30. 5. 1975).

(8) Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates vom 26. Mai 1975 über die Gründung der Stiftung (ABl. L 139 vom 30. 5. 1975), geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 des Rates vom 30. Juni 1993 (ABl. L 181 vom 23. 7. 1993). Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates vom 1. Juni 1976 betreffend Finanzvorschriften für die Stiftung (ABl. L 164 vom 24. 6. 1976), geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates vom 30. Juni 1993 (ABl. L 181 vom 23. 7. 1993).

(9) Jahresbericht über die Stiftung Dublin für 1995, Ziffer 8.

(10) Jahresbericht über die Stiftung Dublin für 1995, Ziffer 10, und Jahresbericht über die Stiftung Dublin für 1994, Ziffer 3.2.

ANHANG

TABELLE 1 VERMÖGENSÜBERSICHT ZUM 31. DEZEMBER 1996

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Quelle: Darstellung des Hofes auf der Grundlage der von der Stiftung Dublin erstellten Angaben.

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ANTWORTEN DER STIFTUNG

Aufgabentrennung

8. Die Stiftung möchte den Hof bitten, zur Kenntnis zu nehmen, daß die beiden Aufgaben, nämlich die des Anweisungsbefugten und die des Rechnungsführers von zwei verschiedenen Beamten wahrgenommen werden: somit beschränkt sich das Problem der Aufgabentrennung nur mehr auf die Eingabe von Daten in das Rechnungsführungssystem. Dieses Problem wird eine Lösung finden, wenn die Stiftung ein neues Rechnungsführungssystem erhält. Die Stiftung hat mit den Dienststellen der Kommission Kontakt aufgenommen um abzuklären, ob das in der Kommission verwendete System SINCOM 2 den Anforderungen der Rechnungsführung der Stiftung gerecht wird und seine Einführung bei der Stiftung machbar ist.

Zahlstelle

9. Im Jahre 1996 erfolgte die Inanspruchnahme der Zahlstelle praktisch in Übereinstimmung mit den Empfehlungen des Rechnungshofes, d. h. sie beschränkte sich auf laufende oder kleinere Ausgaben. Die Stiftung hat im Juni 1997 nach Rücksprache mit dem Finanzkontrolleur eine schriftliche Definition dieser Ausgaben ausgearbeitet.

Dienstreisekosten

11. Im Jahre 1996 hat die Stiftung die bereits bestehenden Prozeduren für die Erstellung von Reiseberichten weiter entwickelt. Dies soll auch in Zukunft getan werden, wobei die Anregungen des Hofes Berücksichtigung finden sollen. Die Stiftung bemüht sich laufend, bei Dienstreisen jeweils eine optimale Anzahl von Sitzungen wahrzunehmen. Die Bemerkungen des Hofes hinsichtlich der Dienstreisen nach Brüssel werden jedoch zur Kenntnis genommen.

Nach erfolgreichem Abschluß eines Pilotprojekts im Jahre 1996 hat die Stiftung nun ein Telekonferenzsystem eingerichtet. Nach Beendigung der Probeperiode soll seine Verwendung überprüft und auf der Grundlage einer Kostenanalyse entschieden werden, inwieweit der Kauf von umfangreicheren und ausgereifteren Ausrüstungen für Videokonferenzen sinnvoll ist.

Studienverträge

12. Die Protokolle über die Sitzungen der Programm-Manager enthalten zwar keinen Vermerk über den Stand der Dinge für bestimmte Vertragsfristen, diese Frage wird jedoch bei jedem Treffen und zu jedem Vertrag erörtert und es werden die entsprechenden Maßnahmen getroffen. Die Stiftung arbeitet zur Zeit an einem verbesserten System der Protokollierung, um dem Weiterverfolgungsverfahren eine feste Form zu geben und damit den Abwicklungsstand realistischer wiederzugeben.

Koordinierung mit der Agentur in Bilbao

16. Die Stiftung betrachtet die Vereinbarung, die zur Zeit geprüft wird, als eine vorrangige Aufgabe. Es wurde bereits damit begonnen, auf Forschungsleiterebene Verbindungen aufzunehmen. Diese werden mit zunehmender Tätigkeit der Agentur in Bilbao verstärkt werden.

Zusammenarbeit der Stiftung mit der GD V/F

18. Die Stiftung ist sich sehr wohl bewußt, daß ihre Arbeitsergebnisse den Zwecken der GD V/F dienlich sein sollen. Die Kommission ist im Verwaltungsrat der Stiftung durch den Stellvertretenden Generaldirektor der GD V vertreten. Es wurden mit den Direktionen der GD V verschiedene Arten von Arbeitsbeziehungen eingeführt, unter anderem auch die gegenseitige Teilnahme an Arbeitsgruppen, soweit dies sinnvoll ist. Die Stiftung hat - insbesondere über die Dienststelle des Direktors der GD V/F - regelmäßig Kontakte mit Beamten der verschiedenen Referate in der GD V/F. Im Zuge ihrer operativen Tätigkeit stellt die Stiftung den Beamten der GD V Ausarbeitungen über Aspekte ihrer Arbeit zur Verfügung. Desgleichen wird der Beratende Ausschuß für Sicherheit, Arbeitshygiene und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz in Luxemburg über das Programm und die Arbeitsergebnisse der Stiftung regelmäßig informiert. Auch sonst wird von der Stiftung ständig einschlägige Dokumentation über die Ergebnisse ihrer Arbeitsprogramme an die GD V übermittelt. Der Hinweis des Rechnungshofes, daß die GD V/F häufig nicht an Sitzungen über spezifische Studienverträge teilnehmen kann, wird vermerkt. Die Stiftung steht allen Alternativvorschlägen seitens der GD V/F zur Verwendung ihrer Arbeitsergebnisse aufgeschlossen gegenüber.