Bericht

über die Finanzausweise des Gemeinschaftlichen Sortenamts (OCVV - Angers) für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten des Amts

(1999/C 372/10)

INHALT

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat des Gemeinschaftlichen Sortenamts gemäß Artikel 111 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise des Gemeinschaftlichen Sortenamts für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 110 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Präsidenten des Amtes ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates, Artikel 112). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, daß der Jahresabschluß für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES GEMEINSCHAFTLICHEN SORTENAMTS FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1998 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Neue Gebäude

5. Das Amt hat 1998 ein teilweise unter Denkmalschutz stehendes Hotel im Zentrum von Angers erworben, das bis vor kurzem als Hotel-Restaurant genutzt wurde.

Aufgrund der Raumaufteilung sowie der mangelnden Funktionalität einiger Räume können nicht alle der rund 30 Bediensteten des Amts in diesem Gebäude untergebracht werden. Daher mußten zusätzliche Büroflächen in einem hinter dem Hotel gelegenen Gebäude gekauft werden. Die Gesamtfläche von 1150 m2 (beide Gebäude) kann nur teilweise für Bürozwecke genutzt werden. Das Hotel muß innen zur Gänze neu adaptiert werden, um die Nutzung als Büro nach der Verwendung als Hotel-Restaurant möglich zu machen. In einer Vorstudie wurden die Kosten für die erforderlichen Arbeiten mit 0,8 Mio EUR beziffert; dieser Betrag wurde in den Haushaltsplan 1999 eingesetzt. Die Erstplanung des letztlich beauftragten Architekten beläuft sich auf rund 1,3 Mio EUR und liegt damit 61 % über der für den Kaufbeschluß zugrunde gelegten Schätzung.

Der voraussichtliche Gesamtaufwand für diesen Vorgang setzt sich wie folgt zusammen:

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

Von dem letztlich zu Lasten des Haushaltsplans des Amts zu verbuchenden Betrag ist der Restbetrag des von den örtlichen Behörden für die Unterbringung des Amts in Angers gewährten Zuschusses in Höhe von 1,524 Mio EUR abzuziehen; bis 31. Dezember 1998 waren bereits 0,172 Mio EUR dieses Zuschusses für die laufenden Unterbringungskosten des Amts aufgebraucht worden.

Bei den Umbauarbeiten muß das Amt genau darauf achten, daß der veranschlagte Haushaltsplan eingehalten wird.

Vergabebeirat

6. Der Vergabebeirat setzt sich aus drei Bediensteten auf Zeit des Amts zusammen sowie einem Vertreter des Finanzkontrolleurs mit Beobachterstatus. Die dem Vergabebeirat vorgelegten Entwürfe für Beschlüsse kommen im wesentlichen vom Präsidenten des Amts, der die durchzuführenden Aktivitäten und den Auftragnehmer bestimmt. Da der Präsident des Amts auch der Anweisungsbefugte ist, wäre es wünschenswert, daß er die Vorlage der Dossiers vor dem Vergabebeirat einem leitenden Mitarbeiter überträgt.

Sprachkurse

7. Im Haushaltsjahr 1998 wurden für Sprachkurse für die Bediensteten und deren Familienangehörige 48524 ECU aufgewendet. Die Leistungen wurden von einem einzigen Unternehmen erbracht und in Rechnung gestellt. Der Vergabebeirat muß zu Beträgen in dieser Höhe gehört werden und wurde dementsprechend befaßt. Der Präsident des Amts legte ihm einen nicht ausreichend begründeten Entwurf für einen Beschluß vor, in dem er seine Absicht bekundet, dieses Unternehmen weiterhin und ohne zeitliche Beschränkung mit den Kursen für alle Sprachen zu beauftragen.

Personalpolitik

8. Das ständige Personal des Amts besteht ausschließlich aus Bediensteten auf Zeit, von denen nur drei unbefristete Verträge haben. Es wird in beträchtlichem Umfang auf Leiharbeitskräfte zurückgegriffen; die Kosten dafür sind im Vergleich zum vorangegangenen Haushaltsjahr um 67 % gestiegen und belaufen sich auf 136382 ECU. Trotz zahlreicher Bemühungen stößt das Amt bei der Anstellung von Verwaltungspersonal auf Schwierigkeiten, was einerseits auf die Anstellung mit kurzen Zeitverträgen zurückzuführen ist und andererseits auf den Versuch, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den verschiedenen Nationalitäten aufrechtzuerhalten.

Dienstreisen und Erstattung der Kosten an Sachverständige und Mitglieder des Verwaltungsrats

9. Das Amt erstattet Sachverständigen und Mitgliedern des Verwaltungsrats einen Teil der Kosten auf Privatkonten. Die Erstattung an die einzelstaatliche Verwaltung sollte für alle Sachverständigen und Mitglieder des Verwaltungsrats die Regel sein. Jede Ausnahme davon ist hinreichend zu begründen.

10. Zudem sind Fahrscheine - auch für Bahnreisen - grundsätzlich vorzulegen und abzustempeln, um eindeutig kenntlich zu machen, daß sie erstattet werden müssen. Für Flugreisen ist dem Amt die Bordkarte vorzulegen.

Verzug bei der Festsetzung der Prüfungskosten

11. Die Grundverordnung(3) sieht in bezug auf das Verfahren beim Amt vor, daß der Verwaltungsrat vor dem 27. April 1997 anhand einer einheitlichen Bemessungsgrundlage die Methode zur Berechnung der Kosten festlegt, die auf alle mit einer Prüfung beauftragten Prüfungsämter anwendbar ist. Der Verwaltungsrat hat diesen Beschluß noch immer nicht gefaßt. Die ursprünglich auf den 27. April 1997 angesetzte Frist wurde mehrmals aufgeschoben. Der letzte diesbezügliche Beschluß wurde in der Sitzung des Verwaltungsrats vom 7. und 8. April 1998 gefaßt und der 31. Dezember 1999 als Termin festgelegt.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 11. November 1999 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 227 vom 1.9.1994, S. 1.

(2) In Anwendung von Artikel 111 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 2100/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Amts für das Haushaltsjahr 1998 am 26. März 1999 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Amts, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem diese Rechnung am 30. März 1999 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) Verordnung (EG) Nr. 1239/95 der Kommission (ABl. L 121 vom 1.6.1995, S. 37).

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1998 und 1997

Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten des Amts.

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

Tabelle 2

Aufwands- und Ertragsrechnung für die Haushaltsjahre 1998 und 1997

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>

Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten des Amts.

Antworten des Gemeinschaftlichen Sortenamts

Neue Gebäude (Punkt 5)

Die beiden vom Amt erworbenen Gebäude haben eine Gesamtfläche von 1150 m2.

Von dieser Fläche können im ersten Gebäude 418 m2 und im zweiten Gebäude 188 m2 für Büroräume genutzt werden. Der Rest ist Nutzfläche, die für Sitzungsräume, Warteräume, Aktenräume, Kontrollräume, Sanitäranlagen und Korridore verwendet werden soll.

Beim Umbau werden die Kriterien eines gesunden Finanzmanagements gemäß Artikel 2 der Finanzvorschriften des Amtes sorgfältig beachtet werden.

Vergabebeirat (Punkt 6)

Wie bereits früher üblich, werden die Dossiers dem Vergabebeirat von einem leitenden Mitarbeiter der Verwaltungs- und Finanzabteilung des Amtes, und nur in Ausnahmefällen vom Präsidenten des Amtes selbst vorgelegt.

Sprachkurse (Punkt 7)

In dem vom Rechnungshof erwähnten Fall beruhte der dem Vergabebeirat vorgelegte Entwurf für einen Beschluß auf den guten Erfahrungen, die mit dem Anbieter der Dienstleistungen (Sprachkurse) gemacht worden waren, sowie auf seiner attraktiven Preisgestaltung.

Unter Berücksichtigung der Bemerkungen des Vergabebeirats erfolgte eine Verlängerung der mit diesem Lieferanten geschlossenen (befristeten) Verträge erst nach einer vorschriftsmäßigen Bewertung der Kurse (Qualität des Unternehmens und der Lehrkräfte, Inhalt und Qualität der Kurse) durch die Teilnehmer. Im übrigen wurde und wird der Lernfortschritt der Kursteilnehmer regelmäßig getestet.

Um die Dauer der Sprachkurse für die Familienmitglieder einzuschränken, beabsichtigt der Präsident eine Hoechstgrenze einzuführen.

Personalpolitik (Punkt 8)

Elf Nationalitäten sind zur Zeit im Personalbestand des Amtes vertreten.

Im Zuge seiner neuen Personalpolitik beabsichtigt das Amt, immer weniger auf Leiharbeitskräfte zurückzugreifen, die Verträge der Bediensteten auf Zeit zu verlängern und - wie im Statut vorgesehen - Auswahlverfahren innerhalb des Amtes durchzuführen, um gewisse Schlüsselstellen des Organisationsplans mit Beamten zu besetzen.

Dienstreisen und Erstattung der Kosten an Sachverständige und Mitglieder des Verwaltungsrats (Punkte 9 und 10)

Das Amt wird das vom Rechnungshof vorgeschriebene Erstattungsverfahren einhalten.

Verzug bei der Festsetzung der Kosten für technische Prüfungen (Punkt 11)

Zur Auswahl eines spezialisierten Buchführungsunternehmens, das mit der Erarbeitung von auf alle Prüfungsämter anwendbaren Methoden zur Berechnung der Kosten von technischen Prüfungen betraut werden soll, wurde ein Aufruf zur Interessenbekundung veröffentlicht. Er verlief erfolglos.

Das Amt hat daher einen Sachverständigen für Buchführung (Rechnungsprüfer) als Bediensteten auf Zeit für diese Aufgabe eingestellt. Der Verwaltungsrat hat auf seiner Sitzung am 28./29. September 1999 beschlossen, die Zahlung der im Auftrag des Amtes durchgeführten technischen Prüfungen auf Grundlage des "in/out"-Prinzips (die vom Antragsteller erhaltene Prüfungsgebühr wird dem Prüfungsamt, das die Prüfungen im Zusammenhang mit der betreffenden Sorte durchgeführt hat, vollständig rückerstattet) bis zum 1. Januar 2000 zu verlängern. Das Amt ist der Auffassung, daß die Höhe der Prüfungsgebühren im Durchschnitt der tatsächlichen Höhe der Ausgaben für diese Prüfungen entspricht.