DE Amtsblatt der Europäischen Union C 72/37

BESTIMMUNGEN ÜBER DEN ZUGANG ZU DOKUMENTEN VON EUROPOL

(2007/C 72/17)

DER VERWALTUNGSRAT VON EUROPOL —

gestützt auf das Europol-Übereinkommen, insbesondere auf Artikel 32 a,

gestützt auf den Vorschlag des Direktors von Europol,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Gemäß Artikel 32 a des Europol-Übereinkommens legt der Verwaltungsrat auf Vorschlag des Direktors von Europol mit Zweidrittelmehrheit seiner Mitglieder Regeln über den Zugang von Unionsbürgern sowie natürlicher oder juristischer Personen mit Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat zu Europol-Dokumenten fest und berücksichtigt hierbei die Grundsätze und Grenzen der Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission, die auf der Grundlage von Artikel 255 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft angenommen wurde.

(2) In Artikel 1 Absatz 2 des Vertrags über die Europäische Union (nachstehend „der EU-Vertrag“), wonach der Vertrag eine neue Stufe bei der Verwirklichung einer immer engeren Union der Völker Europas darstellt, in der die Entscheidungen möglichst offen und möglichst bürgernah getroffen werden, ist das Prinzip der Transparenz verankert.

(3) Transparenz gewährleistet eine größere Legitimität, Effizienz und Verantwortung der Verwaltung gegenüber dem Bürger in einem demokratischen System. Transparenz trägt zur Stärkung der Grundsätze der Demokratie und der Achtung der Grundrechte bei, die in Artikel 6 des EU-Vertrags, in Artikel 255 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft (nachstehend „der EG-Vertrag“) und in Artikel 42 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union verankert sind.

(4) Gemäß Artikel 41 Absatz 1 des EU-Vertrags gilt das Zugangsrecht auch für Dokumente aus den Bereichen der polizeilichen und justiziellen Zusammenarbeit in Strafsachen.

(5) In der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (nachstehend „Verordnung 1049/2001“) werden die allgemeinen Grundsätze und Einschränkungen für die Ausübung des Rechts auf Zugang zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (1) festgelegt. Artikel 32 a des Europol-Übereinkommens bezieht sich auf die in dieser Verordnung genannten Grundsätze und Einschränkungen.

(6) Grundsätzlich sollten alle Dokumente für die Öffentlichkeit zugänglich sein. Der Schutz öffentlicher und privater Interessen sollte jedoch durch Ausnahmen gewährleistet werden. Es sollte Europol gestattet sein, wo erforderlich seine Fähigkeit zur Erfüllung seiner Aufgaben zu wahren.

(7) Um die uneingeschränkte Wahrung des Rechts auf Zugang zu gewährleisten, sollte ein Verwaltungsverfahren in zwei Phasen zur Anwendung kommen, mit der zusätzlichen Möglichkeit, Beschwerde beim Bürgerbeauftragten einzulegen.

(8) Diese Bestimmungen gelten unbeschadet des Artikels 19 des Europol-Übereinkommens über den Auskunftsanspruch —

HAT FOLGENDE BESTIMMUNGEN ERLASSEN:

Artikel 1

Begriffsbestimmungen

Im Sinne dieser Bestimmungen bedeutet:

(a) „Europol-Dokument “oder „Dokument“: Inhalte unabhängig von der Form des Datenträgers (auf Papier oder in elektronischer Form, Ton-, Bild- oder audiovisuelles Material), die einen Sachverhalt im Zusammenhang mit Maßnahmen, Politiken oder Entscheidungen von Europol betreffen;

(b) „Dritte“: alle natürlichen und juristischen Personen und Einrichtungen außerhalb von Europol, einschließlich der Mitgliedstaaten, der anderen Organe, Einrichtungen und Agenturen der Europäischen Union, internationaler Organisationen und der Drittländer;

(c) „als Verschlusssachen eingestufte Europol-Dokumente“: Dokumente, die Informationen enthalten, die zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen erfordern, und die entsprechend der Geheimschutzregelung für Europol-Informationen mit einem der Geheimhaltungsgrade „Europol RESTRICTED “(VS — nur für den Dienstgebrauch), „Europol CONFIDENTIAL “(VS — vertraulich), „Europol SECRET “(Geheim) oder „Europol TOP SECRET “(Streng geheim) gekennzeichnet sind.

Artikel 2

Zweck

Zweck dieser Bestimmungen ist es,

(a) die Grundsätze und Bedingungen sowie die aufgrund öffentlicher oder privater Interessen geltenden Einschränkungen für die Ausübung des Rechts auf Zugang zu Europol-Dokumenten so festzulegen, dass ein größtmöglicher Zugang zu Dokumenten gewährleistet ist,

(b) Regeln zur Sicherstellung einer möglichst einfachen Ausübung dieses Rechts aufzustellen und

(c) eine gute Verwaltungspraxis im Hinblick auf den Zugang zu Dokumenten zu fördern.

Artikel 3

Zugangsberechtigte und Anwendungsbereich

1. Jeder Unionsbürger sowie jede natürliche oder juristische Person mit Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat hat vorbehaltlich der in diesen Bestimmungen festgelegten Grundsätze, Bedingungen und Einschränkungen ein Recht auf Zugang zu Europol-Dokumenten.

2. Europol kann vorbehaltlich der gleichen Grundsätze, Bedingungen und Einschränkungen allen natürlichen oder juristischen Personen, die keinen Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat haben, Zugang zu Dokumenten gewähren.

3. Diese Bestimmungen gelten für alle Europol-Dokumente, das heißt Dokumente aus allen Tätigkeitsbereichen von Europol, die von Europol erstellt wurden oder bei Europol eingegangen sind und sich in seinem Besitz befinden.

4. Anträge auf Erteilung von Auskünften über personenbezogene Daten, die ausschließlich den Antragsteller selbst betreffen, fallen nicht unter diese Bestimmungen. In solchen Fällen wird der Antragsteller auf das in Artikel 19 des Europol-Übereinkommens aufgeführte Verfahren verwiesen.

5. Unbeschadet des Artikels 4 werden Dokumente der Öffentlichkeit entweder auf schriftlichen Antrag oder gemäß Artikel 11 direkt in elektronischer Form zugänglich gemacht.

Artikel 4

Ausnahmeregelungen

1. Europol verweigert den Zugang zu einem Dokument, durch dessen Verbreitung Folgendes beeinträchtigt würde:

(a) der Schutz des öffentlichen Interesses im Hinblick auf: — die öffentliche Sicherheit, — die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben von Europol, — Ermittlungen und operative Tätigkeiten Dritter, — die Verteidigung und militärische Belange, — die internationalen Beziehungen, — die Finanz-, Währungs- oder Wirtschaftspolitik der Gemeinschaft oder eines Mitgliedstaats,

(b) der Schutz der Privatsphäre und die Integrität des Einzelnen.

2. Europol verweigert den Zugang zu einem Dokument, durch dessen Verbreitung Folgendes beeinträchtigt würde:

— der Schutz der geschäftlichen Interessen einer natürlichen oder juristischen Person, einschließlich des geistigen Eigentums,

— der Schutz von Gerichtsverfahren und der Rechtsberatung,

— der Schutz des Zwecks von Inspektions-, Ermittlungs- und Audittätigkeiten, die nicht in Absatz 1 (a) genannt werden,

es sei denn, es besteht ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Verbreitung.

3. Der Zugang zu einem Dokument, das von Europol für den internen Gebrauch erstellt wurde oder bei Europol eingegangen ist und das sich auf eine Angelegenheit bezieht, in der Europol noch keinen Beschluss gefasst hat, wird verweigert, wenn eine Verbreitung des Dokuments den Entscheidungsprozess von Europol beeinträchtigen würde, es sei denn, es besteht ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Verbreitung.

Der Zugang zu einem Dokument mit Stellungnahmen zum internen Gebrauch im Rahmen von Beratungen und Vorgesprächen innerhalb von Europol wird auch dann, wenn der Beschluss gefasst worden ist, verweigert, wenn die Verbreitung des Dokuments den Entscheidungsprozess von Europol beeinträchtigen würde, es sei denn, es besteht ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Verbreitung.

4. Bezüglich Dokumenten, die ganz oder teilweise von Dritten stammen, konsultiert Europol diese, um zu beurteilen, ob die Absätze 1, 2 oder 3 anwendbar sind. Stammt das betreffende Dokument aus einem Mitgliedstaat oder einem Drittland oder einer Organisation, mit dem bzw. der Europol eine Kooperationsvereinbarung geschlossen hat, verbreitet Europol das Dokument nicht ohne die schriftliche Zustimmung des jeweiligen Staates oder der jeweiligen Organisation.

5. Wenn nur Teile des angeforderten Dokuments einer der Ausnahmen unterliegen, werden die übrigen Teile des Dokuments freigegeben.

6. Die Ausnahmen gemäß den Absätzen 1 bis 3 gelten nur für den Zeitraum, in dem der Schutz aufgrund des Inhalts des Dokuments gerechtfertigt ist. Die Ausnahmen gelten höchstens für einen Zeitraum von 30 Jahren. Im Falle von Dokumenten, die unter die Ausnahmeregelungen bezüglich der Integrität oder Privatsphäre des Einzelnen oder der geschäftlichen Interessen fallen, und im Falle von als Verschlusssachen eingestuften Europol-Dokumenten können die Ausnahmen erforderlichenfalls nach Ablauf dieses Zeitraums weiter Anwendung finden.

Artikel 5

Europol-Dokumente in den Mitgliedstaaten und Drittländern oder Organisationen, mit denen Europol eine Kooperationsvereinbarung geschlossen hat

Geht einem Mitgliedstaat oder einem Drittland oder einer Organisation, mit dem bzw. der Europol eine Kooperationsvereinbarung geschlossen hat, ein Antrag auf ein im Besitz dieses Staates oder dieser Organisation befindliches Dokument zu, das von Europol stammt, so trägt Europol dafür Sorge, dass der betreffende Staat bzw. die betreffende Organisation Europol konsultiert, um eine Entscheidung zu treffen, die die Verwirklichung der Ziele dieser Bestimmungen nicht beeinträchtigt. Europol trägt ferner dafür Sorge, dass die Drittländer oder Organisationen, mit denen Europol eine Kooperationsvereinbarung geschlossen hat, das jeweilige Dokument nicht ohne die schriftliche Zustimmung von Europol verbreiten. Europol stellt sicher, dass die Verpflichtung in den zwischen Europol und den jeweiligen Drittländern und Organisationen geschlossenen Kooperationsvereinbarungen festgehalten wird.

Die Mitgliedstaaten können als Alternative hierzu den Antrag an Europol weiterleiten.

Artikel 6

Anträge

1. Anträge auf Zugang zu einem Dokument sind in schriftlicher, einschließlich elektronischer, Form in einer der in Artikel 33 Absatz 1 des Europol-Übereinkommens aufgeführten Sprachen zu stellen und müssen so präzise formuliert sein, dass Europol das betreffende Dokument ermitteln kann. Der Antragsteller ist nicht verpflichtet, Gründe für seinen Antrag anzugeben.

2. Ist ein Antrag nicht hinreichend präzise, fordert Europol den Antragsteller auf, zusätzliche Informationen zu unterbreiten, die es ermöglichen, die angeforderten Dokumente zu ermitteln; die in Artikel 7 festgelegte Antwortfrist beginnt erst ab dem Zeitpunkt, zu dem Europol diese zusätzlichen Informationen erhalten hat.

3. Betrifft ein Antrag ein sehr umfangreiches Dokument oder eine sehr große Zahl von Dokumenten, so kann sich Europol mit dem Antragsteller beraten, um eine angemessene Lösung zu finden.

4. Europol informiert die Bürger darüber, wie und wo Anträge auf Zugang zu Dokumenten gestellt werden können, und leistet ihnen dabei Hilfe. Eine entsprechende Anleitung wird auf die Europol-Website gestellt.

Artikel 7

Behandlung von Erstanträgen

1. Ein Antrag auf Zugang zu einem Dokument wird unverzüglich bearbeitet. Dem Antragsteller wird eine Empfangsbescheinigung zugesandt. Binnen 30 Arbeitstagen nach Registrierung des Antrags gewährt Europol entweder Zugang zu dem angeforderten Dokument und macht es innerhalb dieses Zeitraums gemäß Artikel 10 zugänglich oder informiert den Antragsteller schriftlich über die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung und über dessen Recht, gemäß Absatz 3 dieses Artikels einen Zweitantrag zu stellen.

2. In Ausnahmefällen, beispielsweise bei einem Antrag auf Zugang zu einem sehr umfangreichen Dokument oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten, kann die in Absatz 1 vorgesehene Frist um 30 Arbeitstage verlängert werden, sofern der Antragsteller vorab informiert wird und eine ausführliche Begründung erhält.

3. Im Fall einer vollständigen oder teilweisen Ablehnung kann der Antragsteller binnen 30 Arbeitstagen nach Eingang des Antwortschreibens von Europol einen Zweitantrag an Europol richten und Europol um eine Überprüfung seines Standpunkts ersuchen.

4. Antwortet Europol nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist, so hat der Antragsteller das Recht, einen Zweitantrag einzureichen.

Artikel 8

Behandlung von Zweitanträgen

1. Ein Zweitantrag ist unverzüglich zu bearbeiten. Binnen 30 Arbeitstagen nach Registrierung eines solchen Antrags gewährt Europol entweder Zugang zu dem angeforderten Dokument und macht es innerhalb dieses Zeitraums gemäß Artikel 10 zugänglich oder teilt schriftlich die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung mit.

2. In Ausnahmefällen, beispielsweise bei einem Antrag auf Zugang zu einem sehr umfangreichen Dokument oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten, kann die in Absatz 1 vorgesehene Frist um 30 Arbeitstage verlängert werden, sofern der Antragsteller vorab eine Begründung erhält.

Artikel 9

Als Verschlusssachen eingestufte Europol-Dokumente

1. Anträge auf Zugang zu als Verschlusssachen eingestuften Europol-Dokumenten im Rahmen der Verfahren der Artikel 7 und 8 werden ausschließlich von Personen innerhalb von Europol bearbeitet, die gemäß den Bestimmungen des Europol-Sicherheitshandbuchs berechtigt sind, Einblick in diese Dokumente zu nehmen.

2. Der Zugang zu als Verschlusssachen eingestuften Europol-Dokumenten wird nicht automatisch verweigert. Jedes als Verschlusssache eingestufte Dokument wird daraufhin geprüft, ob eine der in Artikel 4 vorgesehenen Ausnahmen anwendbar ist. Als Verschlusssachen eingestufte Dokumente dürfen nur dann verbreitet werden, wenn deren Geheimhaltungsgrad zuvor gemäß Artikel 10 der Geheimschutzregelung aufgehoben wurde. Der Zugang zu als Verschlusssachen eingestuften Dokumenten Dritter unterliegt dem Konsultationsverfahren gemäß Artikel 4 Absatz 4.

3. Eine eventuelle Entscheidung Europols über die vollständige oder teilweise Verweigerung des Zugangs zu einem als Verschlusssache eingestuften Dokument ist so zu begründen, dass die durch Artikel 4 geschützten Interessen nicht beeinträchtigt werden.

Artikel 10

Zugang im Anschluss an einen Antrag

1. Der Zugang zu den Dokumenten erfolgt je nach Wunsch des Antragstellers durch Bereitstellung einer Kopie, gegebenenfalls in elektronischer Form. Kopien von weniger als 20 DIN-A4-Seiten und der direkte Zugang in elektronischer Form sind kostenlos. Anderenfalls können die Kosten für die Anfertigung und Übersendung von Kopien dem Antragsteller in Rechnung gestellt werden.

2. Ist ein Dokument bereits von Europol oder dem betreffenden Dritten freigegeben worden und für den Antragsteller problemlos zugänglich, kann Europol seiner Verpflichtung zur Gewährung des Zugangs zu Dokumenten nachkommen, indem es den Antragsteller darüber informiert, wie er das angeforderte Dokument erhalten kann.

3. Die Dokumente werden in einer vorliegenden Fassung und Form (einschließlich einer elektronischen oder anderen Form, beispielsweise Braille-Schrift, Großdruck oder Bandaufnahme) und in einer der vorliegenden Sprachfassungen entsprechend den Wünschen des Antragstellers zur Verfügung gestellt.

Artikel 11

Direkter Zugang in elektronischer Form

1. Europol gewährt Zugang zu einem Register von öffentlich zugänglichen Dokumenten und macht, soweit möglich, die Dokumente direkt in elektronischer Form zugänglich.

2. Insbesondere legislative Dokumente, d. h. Dokumente, die im Laufe der Verfahren zur Annahme von rechtsverbindlichen Rechtsakten erstellt wurden oder eingegangen sind, werden vorbehaltlich des Artikels 4 direkt zugänglich gemacht.

Artikel 12

Durchführung

Die Durchführung dieser Bestimmungen erfolgt durch einen Beschluss des Direktors von Europol, in dem insbesondere die Einbeziehung der Europol-Organe in die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu diesen Dokumenten umrissen wird.

Artikel 13

Information

Europol ergreift die notwendigen Maßnahmen, um die Öffentlichkeit über die Rechte zu informieren, die sie gemäß diesen Bestimmungen hat.

Artikel 14

Vervielfältigung von Dokumenten

Diese Bestimmungen gelten unbeschadet geltender Urheberrechtsvorschriften, die das Recht Dritter auf Vervielfältigung oder Nutzung der freigegebenen Dokumente einschränken.

Artikel 15

Inkrafttreten

Diese Bestimmungen treten am 19. April 2007 in Kraft.

Geschehen zu Den Haag am 20. März 2007 Hans-Jürgen FÖRSTER Vorsitzender des Verwaltungsrates

(1) ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43.