BESCHLUSS (EU) 2015/355 DES RATES

vom 2. März 2015

zur Annahme der Geschäftsordnung des Ausschusses für den Europäischen Entwicklungsfonds

DER RAT DER EUROPÄISCHEN UNION —

gestützt auf den Vertrag über die Europäische Union

gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,

gestützt auf das Interne Abkommen zwischen den im Rat vereinigten Vertretern der Regierungen der Mitgliedstaaten der Europäischen Union über die Finanzierung der im mehrjährigen Finanzrahmen für den Zeitraum 2014 bis 2020 vorgesehenen Hilfe der Europäischen Union im Rahmen des AKP-EU-Partnerschaftsabkommens und über die Bereitstellung von finanzieller Hilfe für die überseeischen Länder und Gebiete, auf die der vierte Teil des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union Anwendung findet (1) (im Folgenden „Internes Abkommen“), insbesondere auf Artikel 8 Absatz 5,

auf Vorschlag der Europäischen Kommission,

in Erwägung nachstehender Gründe:

Das Partnerschaftsabkommen zwischen den Mitgliedern der Gruppe der Staaten in Afrika, im Karibischen Raum und im Pazifischen Ozean einerseits und der Europäischen Gemeinschaft und ihren Mitgliedstaaten andererseits, unterzeichnet in Cotonou am 23. Juni 2000 (2) , erstmals geändert in Luxemburg am 25. Juni 2005 (3) und zum zweiten Mal geändert in Ouagadougou am 22. Juni 2010 (4) (im Folgenden „AKP-EU-Partnerschaftsabkommen“) sieht vor, dass für jeden Fünfjahreszeitraum ein Finanzprotokoll festgelegt wird.

Am 26. Juni 2013 haben die im Rat vereinigten Vertreter der Regierungen der Mitgliedstaaten in Übereinstimmung mit dem AKP-EU-Partnerschaftsabkommens ein Internes Abkommen angenommen, in dem die Einrichtung eines Ausschusses für den Europäischen Entwicklungsfonds vorgesehen ist, der sich aus Vertretern der Regierungen der Mitgliedstaaten zusammensetzt.

HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN:

Artikel 1

Die Geschäftsordnung des Ausschusses für den Europäischen Entwicklungsfonds, die im Anhang wiedergegeben ist, wird angenommen.

Artikel 2

Dieser Beschluss tritt am Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.

(1) ABl. L 210 vom 6.8.2013, S. 1.

(2) ABl. L 317 vom 15.12.2000, S. 3.

(3) ABl. L 287 vom 28.10.2005, S. 4.

(4) ABl. L 287 vom 4.11.2010, S. 3.

(5) Beschluss 2013/755/EU des Rates vom 25. November 2013 über die Assoziierung der überseeischen Länder und Gebiete mit der Europäischen Union („Übersee-Assoziationsbeschluss“) (ABl. L 344 vom 19.12.2013, S. 1).

(6) Verordnung (EU) 2015/322 vom 2. März 2015 des Rates über die Durchführung des 11. Europäischen Entwicklungsfonds (ABl. L 58 vom 3.3.2015, S. 1).

ANHANG

GESCHÄFTSORDNUNG DES AUSSCHUSSES FÜR DEN EUROPÄISCHEN ENTWICKLUNGSFONDS

Artikel 1

Zusammensetzung

Der Ausschuss für den Europäischen Entwicklungsfonds (im Folgenden „Ausschuss“) setzt sich aus den Delegationen der Mitgliedstaaten (im Folgenden „Delegationen“) zusammen und tagt unter dem Vorsitz eines Vertreters der Kommission.

Ein Beobachter der Europäischen Investitionsbank (EIB) nimmt an den Beratungen des Ausschusses teil, wenn Fragen behandelt werden, die die EIB betreffen.

Ein Vertreter des Generalsekretariats des Rates nimmt als Beobachter an den Sitzungen teil.

Artikel 2

Befassung des Ausschusses

(1) Der Ausschuss wird in den Fällen und nach den Verfahren tätig, die in der Verordnung (EU) 2015/322 des Rates (1) (im Folgenden „Durchführungsverordnung für den 11. EEF“), insbesondere in den Artikeln 7, 9 und 14 sowie gegebenenfalls in dem Beschluss 2013/755/EU des Rates (2) (im Folgenden „Übersee-Assoziationsbeschluss“) vorgesehen sind. Im Zusammenhang mit den ihm durch den Übersee-Assoziationsbeschluss übertragenen Zuständigkeiten wird der Ausschuss „EEF-ÜLG-Ausschuss“ genannt.

(2) Außer den in Absatz 1 vorgesehenen Fällen, in denen der Ausschuss tätig wird, gilt Folgendes:

a) Die Kommission veröffentlicht die auf der Grundlage der Artikel 14 und 15 der Durchführungsverordnung für den 11. EEF erlassenen Beschlüsse zeitnah auf ihrer Website und unterrichtet den Ausschuss entsprechend auf dem schnellsten und zuverlässigsten elektronischen Weg;

b) Die Kommission unterrichtet den Ausschuss über Verzögerungen oder Schwierigkeiten bei der Durchführung der jährlichen Aktionsprogramme, der Einzelmaßnahmen und Sondermaßnahmen, die möglicherweise erhebliche zusätzliche Mittelbindungen oder wesentliche Änderungen mit sich bringen, welche voraussichtlich ein obligatorisches Tätigwerden nach den Bestimmungen der Durchführungsverordnung für den 11. EEF zur Folge haben; hierzu gehören auch Vorabinformationen über die Aussetzung und die Wiederaufnahme von Budgethilfeprogrammen.

Artikel 3

Einberufung

(1) Der Ausschuss wird von seinem Vorsitzenden auf eigene Initiative oder auf Antrag eines Mitgliedstaats einberufen.

(2) Bei Fragen, die gleichzeitig in den Zuständigkeitsbereich des Ausschusses und in den anderer Ausschüsse fallen, können gemeinsame Sitzungen einberufen werden.

Artikel 4

Tagesordnung

(1) Der Vorsitzende erstellt den Entwurf der Tagesordnung und legt ihn dem Ausschuss vor.

(2) In der Tagesordnung wird unterschieden zwischen

a) von der Kommission anzunehmenden Maßnahmenentwürfen, zu denen der Ausschuss nach dem Verfahren des Artikels 14 der Durchführungsverordnung für den 11. EEF um Stellungnahme ersucht wird,

b) anderen Fragen, die dem Ausschuss auf Initiative des Vorsitzenden oder auf schriftlichen Antrag eines Ausschussmitglieds zur Kenntnisnahme oder zum einfachen Meinungsaustausch vorgelegt werden.

(3) Jede Delegation kann beantragen, dass ein Punkt in die Tagesordnung des Ausschusses aufgenommen wird. Der Antrag kann mündlich oder gegebenenfalls nachträglich schriftlich erläutert werden.

(4) Die Tagesordnung umfasst auch die Genehmigung des Protokolls über die vorangegangene Sitzung.

(5) Mindestens alle drei Monate und immer, wenn aktualisierte Informationen vorliegen, liegt der Tagesordnung eine indikative langfristige Planung für die künftigen Sitzungen bei. Diese Planung enthält die Punkte, die zur Stellungnahme vorgelegt werden, sowie strategische, EEF-übergreifende Fragen, die informationshalber und/oder für einen Meinungsaustausch unterbreitet werden. In der Planung werden auch die Punkte aufgeführt, die dem Ausschuss im kommenden Sechsmonatszeitraum unterbreitet werden. So weit wie möglich werden in der Planung auch die Punkte angegeben, die dem Ausschuss voraussichtlich im kommenden Sechsmonatszeitraum unterbreitet werden.

Artikel 5

Übermittlung an die Ausschussmitglieder

(1) Der Vorsitzende übermittelt den Ausschussmitgliedern das Einberufungsschreiben, den Entwurf der Tagesordnung und die Maßnahmenentwürfe, zu denen der Ausschuss um eine Stellungnahme ersucht wird, unter Berücksichtigung der Dringlichkeit und der Komplexität der Tagesordnungspunkte frühzeitig und auf jeden Fall spätestens 21 Kalendertage vor dem Sitzungstermin. Andere Unterlagen zu der Sitzung, insbesondere Unterlagen zur Information und für einen Meinungsaustausch, sind, soweit möglich, innerhalb der gleichen Frist zu übermitteln.

Die Übermittlung der Unterlagen erfolgt gemäß Artikel 15 Absätze 2 und 3.

(2) In dringenden Fällen und wenn die zu erlassende Maßnahme sofort vollzogen werden muss, kann der Vorsitzende von sich aus oder auf Antrag eines Ausschussmitglieds die in Absatz 1 genannte Übermittlungsfrist verkürzen. Diese Frist darf sieben Kalendertage nicht unterschreiten. Die Dringlichkeit muss von der Kommission schriftlich hinreichend begründet werden.

(3) In Fällen äußerster Dringlichkeit in einem Partnerland oder einer Partnerregion (z. B. ernste wirtschaftliche, soziale oder politische Umstände, Naturkatastrophe im Empfängerland, humanitäre Krise oder sonstige äußere Umstände ähnlicher Art, die eine sehr rasche Reaktion erfordern) kann der Vorsitzende ausnahmsweise auf Antrag eines Ausschussmitglieds oder von sich aus von den Fristen der Absätze 1 und 2 abweichen. Die äußerste Dringlichkeit muss von der Kommission schriftlich hinreichend begründet werden.

(4) Die Absätze 2 und 3 gelten nicht für Strategiepapiere und Mehrjahresrichtprogramme und ihre Anpassung als Ergebnis der Halbzeit- und Endüberprüfungen nach Artikel 7 Absatz 2 der Durchführungsverordnung für den 11. EEF.

(5) Zu den Maßnahmenentwürfen, die dem Ausschuss im mündlichen Verfahren zur Stellungnahme vorgelegt werden, teilen die Delegationen dem Sekretariat des Ausschusses schriftlich spätestens drei Arbeitstage vor dem Sitzungstermin mit,

a) welche Entwürfe sie bereits grundsätzlich billigen können und zur Aufnahme als A-Punkte (mit oder ohne Bemerkungen oder Anträge auf Zusatzinformationen) und

b) welche Entwürfe sie in der Sitzung erörtern wollen und zur Aufnahme als B-Punkte

in die in Artikel 4 Absatz 1 genannte Tagesordnung vorschlagen.

Auf Antrag eines Mitgliedstaats kann jeder A-Punkt zur Erörterung unterbreitet und so bald wie möglich vor oder in Ausnahmefällen auch noch in der Sitzung in die Liste der B-Punkte verschoben werden.

Die Delegationen reichen außerdem schriftlich ihre Bemerkungen und Anträge auf Zusatzinformationen ein, wenn möglich, spätestens drei Arbeitstage vor dem Sitzungstermin.

Die Zusatzinformationen und die Antworten auf die eingereichten Bemerkungen werden von der Kommission so weit wie möglich schriftlich und spätestens einen Tag vor der Sitzung übermittelt.

(6) In hinreichend begründeten Fällen äußerster Dringlichkeit kann die Kommission auch das Verfahren nach Artikel 14 Absatz 4 der Durchführungsverordnung für den 11. EEF anwenden. In diesen Fällen legt der Vorsitzende die Maßnahmen dem Ausschuss innerhalb von 14 Tagen nach ihrer Annahme zur Stellungnahme vor.

Artikel 6

Übermittlung der Programmierungsdokumente an die Paritätische Parlamentarische Versammlung

Gemäß Artikel 7 Absatz 1 der Durchführungsverordnung für den 11. EEF übermittelt das Sekretariat des Ausschusses der Paritätischen Parlamentarischen Versammlung die Programmierungsdokumente zum gleichen Zeitpunkt zur Kenntnisnahme, zu dem sie den Delegationen im Ausschuss übermittelt werden.

Artikel 7

Stellungnahme des Ausschusses

(1) Wird der Ausschuss um Stellungnahme ersucht, so hält er seine Beratungen unter den Bedingungen und nach den Verfahren nach Artikel 14 Absatz 3 bzw. 4 der Durchführungsverordnung für den 11. EEF bzw. von Artikel 8 Absätze 2 und 3 des Internen Abkommens zwischen den im Rat vereinigten Vertretern der Regierungen der Mitgliedstaaten der Europäischen Union über die Finanzierung der im mehrjährigen Finanzrahmen für den Zeitraum 2014 bis 2020 vorgesehenen Hilfe der Europäischen Union im Rahmen des AKP-EU-Partnerschaftsabkommens und über die Bereitstellung von finanzieller Hilfe für die überseeischen Länder und Gebiete, auf die der vierte Teil des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union Anwendung findet (3) („Internes Abkommen“) ab.

(2) Solange kein Mitglied des Ausschusses Widerspruch einlegt, kann der Vorsitzende ohne förmliche Abstimmung feststellen, dass der Ausschuss im Konsens eine befürwortende Stellungnahme zu den Maßnahmenentwürfen abgegeben hat.

(3) Kommt das mündliche Verfahren zur Anwendung und wird im Laufe der Sitzung eine inhaltliche Änderung an einem Maßnahmenentwurf vorgenommen oder kommen neue Fakten hinzu, so kann der Vorsitzende die Abstimmung über einen Tagesordnungspunkt von sich aus oder auf Antrag eines Mitgliedstaats auf das Ende der Sitzung oder auf eine der folgenden Sitzungen verlegen.

(4) Entscheidet sich der Vorsitzende gemäß Absatz 3 gegen die von einer Delegation oder mehreren Delegationen beantragte Verlegung der Abstimmung, so können die antragstellenden Delegationen einen Vorbehalt einlegen, der innerhalb von höchstens drei Arbeitstagen nach dem auf den Sitzungstag folgenden Tag zurückgenommen werden kann. Nach Ablauf dieser Frist wird die Stellungnahme des Ausschusses als angenommen aktenkundig gemacht. Die Kommission unterrichtet die Mitgliedstaaten über den endgültigen Standpunkt des Mitgliedstaats/der Mitgliedstaaten, dessen/deren Delegationen im Ausschuss einen Vorbehalt eingelegt hat/haben.

(5) Vorbehaltlich des Unterabsatzes 2 dieses Absatzes wird die Abstimmung über einen Tagesordnungspunkt auf die nächste Sitzung vertagt, wenn die dazugehörigen Unterlagen den Ausschussmitgliedern nicht innerhalb der Fristen nach Artikel 5 Absätze 1 und 2 übermittelt worden sind.

Auf Vorschlag des Vorsitzenden oder auf Antrag eines Ausschussmitglieds kann der Ausschuss mit der einfachen Mehrheit seiner Mitglieder beschließen, diesen Punkt aufgrund seiner Dringlichkeit auf der Tagesordnung zu belassen. Falls erforderlich kann auf das schriftliche Verfahren gemäß Artikel 11 zurückgegriffen werden.

(6) Bei der Prüfung von jährlichen oder mehrjährigen Aktionsprogrammen kann jede Delegation die Streichung eines Projekts oder Programms aus dem Aktionsprogramm beantragen. Wird dieser Antrag von einer Sperrminorität der Delegationen im Sinne von Artikel 8 Absatz 3 des Internen Abkommens in Verbindung mit Artikel 8 Absatz 2 des Internen Abkommens unterstützt, so wird das Aktionsprogramm von der Kommission ohne das betreffende Projekt bzw. Programm angenommen. Das gestrichene Projekt bzw. Programm wird dem Ausschuss außerhalb des Aktionsprogramms in Form einer Einzelmaßnahme erneut vorgelegt, die dann von der Kommission nach dem Verfahren des Artikels 14 der Durchführungsverordnung für den 11. EEF angenommen wird, es sei denn, die Kommission will das Projekt bzw. Programm im Einklang mit den Standpunkten der Delegationen im Ausschuss nicht weiterverfolgen.

Artikel 8

Meinungsaustausch

(1) Jede Delegation kann die Kommission jederzeit auffordern, dem Ausschuss Informationen vorzulegen und einen Meinungsaustausch über die Fragen abzuhalten, die mit den in Artikel 3 Absatz 3, Artikel 7 Absatz 2 und Artikel 14 Absatz 2 der Durchführungsverordnung für den 11. EEF beschriebenen Aufgaben zusammenhängen. Jede Bewertung, einschließlich Empfehlungen und Folgemaßnahmen, kann auf Antrag eines Mitgliedstaats im Einklang mit Artikel 18 Absatz 2 der Durchführungsverordnung für den 11. EEF auch im Ausschuss erörtert werden. Wie in Artikel 18 Absatz 4 der Durchführungsverordnung für den 11. EEF festgelegt, prüft die Kommission die Fortschritte bei der Durchführung des 11. EEF, einschließlich der nationalen Richtprogramme, und übermittelt dem Rat ab 2015 jährlich einen Bericht über die Durchführung. Dieser Bericht kann auf Ersuchen eines Mitgliedstaats auch im Ausschuss erörtert werden.

(2) Dieser Meinungsaustausch kann dazu führen, dass die Delegationen Empfehlungen aussprechen, denen die Kommission entsprechend Rechnung trägt. Die Beiträge werden im Protokoll des Ausschusses festgehalten. Ein Beitrag, den eine qualifizierte Mehrheit der Delegationen im Sinne von Artikel 8 Absatz 3 des Internen Abkommens in Verbindung mit Artikel 8 Absatz 2 des Internen Abkommens unterstützt, wird als Empfehlung aktenkundig gemacht.

Artikel 9

Vertretung und Beschlussfähigkeit

(1) Jede Delegation zählt als ein Ausschussmitglied. Jeder Mitgliedstaat entscheidet über die Zusammensetzung seiner Delegation und teilt seine Entscheidung dem Vorsitzenden mit.

(2) Mit Zustimmung des Vorsitzenden können sich die Delegationen auf Kosten des betreffenden Mitgliedstaats von regierungsunabhängigen Sachverständigen begleiten lassen.

Die nachstehenden Informationen werden dem Vorsitzenden binnen einer angemessenen Frist und in jedem Fall spätestens fünf Kalendertage vor der Sitzung mitgeteilt:

a) die Zusammensetzung der jeweiligen Delegation, außer in den Fällen, in denen der Vorsitzende die Zusammensetzung bereits kennt;

b) die Namen und Funktionen der Sachverständigen, die die Delegationen begleiten und die Gründe, aus denen ihre Anwesenheit erforderlich ist.

Erhebt der Vorsitzende vor der betreffenden Sitzung keine Einwände gegen die Teilnahme eines Sachverständigen, so gilt die Zustimmung als erteilt.

Im Vorfeld der Sitzung unterrichtet der Vorsitzende die Delegationen über die Teilnahme eines regierungsunabhängigen Sachverständigen und teilt ihnen mit, welche Organisation dieser vertritt.

(3) Eine Delegation kann gegebenenfalls höchstens einen weiteren Mitgliedstaat vertreten. Der Vorsitzende wird hiervon von der Delegation, die sich vertreten lässt, vor Beginn der Sitzung schriftlich in Kenntnis gesetzt.

(4) Der Ausschuss kann gültige Beschlüsse fassen, wenn die für die Abgabe einer Stellungnahme mit qualifizierter Mehrheit nach Artikel 14 Absätze 3 und 4 der Durchführungsverordnung für den 11. EEF erforderliche Zahl von Ausschussmitgliedern anwesend ist.

Artikel 10

Dritte und Sachverständige

(1) Vertreter der Beitrittsländer werden ab dem Datum der Unterzeichnung des Beitrittsvertrags zu den Sitzungen des Ausschusses eingeladen.

(2) Der Vorsitzende kann von sich aus oder auf Antrag eines Ausschussmitglieds beschließen, dass zu spezifischen Punkten auf der Tagesordnung des Ausschusses Vertreter anderer Dritter oder andere Sachverständige gehört werden. Allerdings können die Mitgliedstaaten die Teilnahme dieser Personen an der Sitzung mit einfacher Mehrheit ablehnen.

(3) Vertreter von Dritten und Sachverständige im Sinne der Absätze 1 und 2, einschließlich der in Artikel 9 Absatz 2 genannten, sind bei den Abstimmungen des Ausschusses nicht zugegen und nehmen nicht daran teil.

Artikel 11

Schriftliches Verfahren

(1) Der Vorsitzende kann in hinreichend begründeten Fällen die Stellungnahme des Ausschusses im schriftlichen Verfahren einholen. Hierzu übermittelt der Vorsitzende den Ausschussmitgliedern die Vorschläge für Maßnahmenentwürfe und setzt entsprechend der Dringlichkeit der betreffenden Sache eine Frist für die Abgabe einer Stellungnahme fest.

Den Delegationen wird eine Frist von 21 Kalendertagen ab dem Tag der Versendung der Entwürfe gewährt, um dazu Stellung zu nehmen. Teilt eine Delegation innerhalb der in der Mitteilung festgesetzten Frist nicht mit, dass sie den Maßnahmenentwurf ablehnt oder sich der Stimme enthält, so gilt ihre Zustimmung zu dem Entwurf als erteilt.

In dringenden oder äußerst dringenden Fällen in einem Partnerland oder einer Partnerregion gelten die Fristen von Artikel 5 Absätze 2 und 3. Die Dringlichkeit bzw. äußerste Dringlichkeit muss von der Kommission schriftlich hinreichend begründet werden.

(2) Beantragt ein Ausschussmitglied jedoch, dass die Maßnahmenentwürfe in einer Ausschusssitzung geprüft werden, so wird das schriftliche Verfahren eingestellt, und die Maßnahmenentwürfe werden in der nächsten Sitzung des Ausschusses beraten.

(3) Die Kommission unterrichtet die Ausschussmitglieder umgehend und in jedem Fall spätestens sieben Kalendertage nach Fristende vom Ergebnis des schriftlichen Verfahrens.

Artikel 12

Sekretariat

Die Sekretariatsgeschäfte des Ausschusses werden von den Dienststellen der Kommission wahrgenommen.

Artikel 13

Protokoll und Sitzungsbericht

Über jede Sitzung wird ein Protokoll erstellt, für das der Vorsitzende verantwortlich ist und das die Stellungnahmen zu den Maßnahmenentwürfen sowie die in der Sitzung geäußerten Standpunkte enthält. Das Protokoll wird den Ausschussmitgliedern umgehend und möglichst innerhalb von 14 Kalendertagen nach der Sitzung übermittelt. Bei Sitzungen, die im Abstand von höchstens vier Wochen abgehalten werden, wird das Protokoll mindestens sieben Kalendertage vor der folgenden Sitzung übermittelt.

Die Delegationen teilen dem Vorsitzenden etwaige Bemerkungen in Bezug auf das Protokoll schriftlich mit. Hiervon wird der Ausschuss unterrichtet; kommt keine Einigung zustande, so wird die vorgeschlagene Änderung im Ausschuss erörtert. Wird auch dann keine Einigung erzielt, so wird der Änderungsvorschlag dem Protokoll als Anlage beigefügt.

Artikel 14

Anwesenheitsliste

(1) In jeder Sitzung erstellt der Vorsitzende eine Anwesenheitsliste, in der anzugeben ist, welcher Behörde oder welchem Organ die Teilnehmer angehören, und die er im Laufe der Sitzung an die Teilnehmer verteilt.

(2) Zu Beginn jeder Sitzung muss jede Delegation, deren Teilnahme an der Arbeit bei einem bestimmten Tagesordnungspunkt zu einem Interessenkonflikt führt, dies dem Vorsitzenden mitteilen. Darüber hinaus unterrichten die von den Mitgliedstaaten benannten Personen und die Sachverständigen, deren Teilnahme der Vorsitzende gemäß Artikel 9 Absatz 2 und Artikel 10 Absatz 2 genehmigt hat, sowie die Vertreter von Dritten, die gemäß Artikel 10 zu der Sitzung eingeladen wurden, den Vorsitzenden von etwaigen Interessenkonflikten in Bezug auf einzelne Tagesordnungspunkte.

Besteht ein solcher Interessenkonflikt, so verzichtet die betreffende Person auf Aufforderung des Vorsitzenden darauf, an der Beratung der betreffenden Tagesordnungspunkte teilzunehmen.

Artikel 15

Schriftverkehr

(1) Der den Ausschuss betreffende Schriftverkehr ist an die Kommission, zu Händen des Sekretariats des Ausschusses, zu richten.

(2) Der vom Sekretariat an die Delegationen gerichtete Schriftverkehr ist auf dem schnellsten und zuverlässigsten elektronischen Weg auch der Ständigen Vertretung des betreffenden Mitgliedstaats zu übermitteln. Wird der Kommission von einer Ständigen Vertretung eine bestimmte zentrale elektronische Adresse für den Schriftverkehr im Zusammenhang mit der Arbeit des Ausschusses genannt, so ist der Schriftverkehr an diese Adresse zu richten. Darüber hinaus kann der Schriftverkehr auch unmittelbar an die von den Mitgliedstaaten als ihre Vertreter im Ausschuss benannten Personen gerichtet werden.

(3) Abgesehen von Ausnahmefällen sind für den Schriftverkehr zwischen der Kommission und den Delegationen in beiden Richtungen die von der Kommission zur Verfügung gestellten elektronischen Mittel zu nutzen.

Artikel 16

Zugang zu Dokumenten und Vertraulichkeit

(1) Anträge auf Zugang zu Dokumenten des Ausschusses werden im Einklang mit der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (4) bearbeitet. Die Kommission befindet über Anträge auf Zugang zu diesen Dokumenten auf der Grundlage ihrer Geschäftsordnung (5). Richtet sich ein solcher Antrag an einen Mitgliedstaat, so verfährt dieser Mitgliedstaat gemäß Artikel 5 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001.

(2) Die Beratungen des Ausschusses sind vertraulich.

(3) Den Mitgliedern des Ausschusses, Sachverständigen und den Vertretern von Dritten vorgelegte Dokumente sind vertraulich, sofern sie nicht gemäß Absatz 1 offengelegt oder auf andere Weise von der Kommission der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.

(4) Die Mitglieder des Ausschusses, die Sachverständigen und die Vertreter von Dritten beachten die Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit gemäß diesem Artikel. Der Vorsitzende gewährleistet, dass die Sachverständigen und die Vertreter von Dritten von der ihnen auferlegten Vertraulichkeitspflicht in Kenntnis gesetzt werden.

Artikel 17

Schutz personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden vom Ausschuss und seinen Arbeitsgruppen im Einklang mit der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (6) bearbeitet; für die Verarbeitung verantwortlich im Sinne von Artikel 2 Buchstabe d der Verordnung ist der Vorsitzende.

Artikel 18

Kosten

(1) Die Kosten für die Arbeit des Ausschusses, einschließlich der Reisekosten für einen Teilnehmer je Mitgliedstaat, werden von der Kommission getragen.

Soweit im Rahmen der Mittelausstattung möglich, übernimmt die Kommission auf Antrag einer Delegation die Reisekosten für zwei ihrer Mitglieder.

(2) Die Kommission stellt dem Ausschuss die für seine Arbeit erforderlichen Räume und Sachmittel zur Verfügung.

(1) Verordnung (EU) 2015/322 des Rates vom 2. März 2015 über die Durchführung des 11. Europäischen Entwicklungsfonds (ABl. L 58 vom 3.3.2015, S. 1).

(2) Beschluss 2013/755/EU des Rates vom 25. November 2013 über die Assoziation der überseeischen Länder und Gebiete mit der Europäischen Union („Übersee-Assoziationsbeschluss“) (ABl. L 344 vom 19.12.2013, S. 1).

(3) ABl. L 210 vom 6.8.2013, S. 1.

(4) Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43).

(5) Geschäftsordnung der Kommission (K(2000) 3614) (ABl. L 308 vom 8.12.2000, S. 26).

(6) Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (ABl. L 8 vom 12.1.2001, S. 1).