ENTWURF

BESCHLUSS Nr. 1/2014 DES ASSOZIATIONSRATES EU — ZENTRALAMERIKA

vom … 2014

zur Annahme seiner Geschäftsordnung sowie der Geschäftsordnung des Assoziationsausschusses

DER ASSOZIATIONSRAT EU — ZENTRALAMERIKA,

gestützt auf das Abkommen zur Gründung einer Assoziation zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und Zentralamerika andererseits (im Folgenden „Abkommen“), insbesondere auf Artikel 4, Artikel 5 Absatz 2, Artikel 7 Absatz 3 und Artikel 8 Absatz 6,

in Erwägung nachstehender Gründe:

Als Beitrag zur wirksamen Durchführung des Abkommens sollte sein institutioneller Rahmen so bald wie möglich geschaffen werden.

Soweit in diesem Abkommen nichts anderes bestimmt ist, obliegt es dem Assoziationsrat, die Umsetzung des Abkommens zu überwachen und seine eigene Geschäftsordnung sowie die Geschäftsordnung für den Assoziationsausschuss und seine Unterausschüsse festzulegen,

HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN —

Einziger Artikel

Die in den Anhängen A bzw. B festgelegten Geschäftsordnungen für den Assoziationsrat, den Assoziationsausschuss und seine Unterausschüsse werden angenommen.

Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft,

ANHANG A

Geschäftsordnung des Assoziationsrates

Artikel 1

Allgemeine Bestimmungen

(1) Der im Einklang mit Artikel 4 Absatz 1 des Abkommen zur Gründung einer Assoziation zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und Zentralamerika andererseits (im Folgenden „Abkommen“) eingesetzte Assoziationsrat kommt seinen in Artikel 4 Absatz 2 vorgesehenen Aufgaben nach und übernimmt die Verantwortung für die allgemeine Durchführung des Abkommens sowie alle sonstigen bilateralen, multilateralen oder internationalen Fragen von gemeinsamem Interesse.

(2) Gemäß Artikel 5 und 345 des Abkommens setzt sich der Assoziationsausschuss aus Vertretern der EU-Vertragspartei einerseits und Vertretern jeder der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei auf entsprechender Ministerebene zusammen, wobei den spezifischen Fragen, die auf der jeweiligen Tagung des Assoziationsrates behandelt werden, Rechnung getragen wird. Soweit dies zweckmäßig ist und von den Vertragsparteien vereinbart wird, tritt der Assoziationsrat auf der Ebene der Staats- und Regierungschefs zusammen.

(3) Im Einklang mit Artikel 345 des Abkommens setzt sich der Assoziationsrat, soweit er ausschließlich oder hauptsächlich Aufgaben wahrnimmt, die ihm durch Teil IV des Abkommens übertragen werden, aus Vertretern der europäischen Vertragspartei auf Ministerebene einerseits und den für handelsbezogene Fragen zuständigen Ministern der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei andererseits zusammen.

(4) Im Einklang mit Artikel 352 Absatz 3 des Abkommens handeln die Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei bei der Beschlussfassung im institutionellen Rahmen des Abkommens gemeinsam; die Annahme von Beschlüssen und Empfehlungen erfolgt durch Konsens.

(5) Die in der Geschäftsordnung verwendete Bezeichnung „Vertragsparteien“ ist im Sinne des Artikels 352 des Abkommens zu verstehen.

Artikel 2

Vorsitz

Der Vorsitz im Assoziationsrat wird abwechselnd für die Dauer von 12 Monaten vom Hohen Vertreter der Europäischen Union für Außen- und Sicherheitspolitik und einem Vertreter der zentralamerikanischen Vertragspartei auf Ministerebene geführt. Die erste Vorsitzperiode beginnt mit dem Datum der ersten Sitzung des Assoziationsrates und endet am 31. Dezember desselben Jahres.

Artikel 3

Sitzungen

(1) Der Assoziationsrat tritt regelmäßig für einen Zeitraum von höchstens zwei Jahren zusammen. Sondertagungen des Assoziationsrates können auf Antrag einer Vertragspartei mit Zustimmung der anderen Vertragspartei abgehalten werden.

(2) Alle Sitzungen des Assoziationsrates finden zu einem Termin und an einem Ort statt, den die Vertragsparteien vereinbart haben.

(3) Die Sitzungen des Assoziationsrates werden gemeinsam von den Sekretären des Assoziationsrates im Einvernehmen mit dem Vorsitz des Assoziationsrates einberufen.

(4) Ausnahmsweise können die Sitzungen des Assoziationsrates unter Einsatz von technologischen Mitteln — etwa Videokonferenzen — abgehalten werden, sofern alle Vertragsparteien zustimmen.

Artikel 4

Vertretung

(1) Die Mitglieder des Assoziationsrates können sich vertreten lassen, wenn sie verhindert sind. Will sich ein Mitglied auf diese Weise vertreten lassen, so hat es dem Vorsitzenden vor der Sitzung, auf der es sich vertreten lassen will, den Namen seines Vertreters mitzuteilen.

(2) Der Stellvertreter eines Mitglieds des Assoziationsrates verfügt über alle Rechte dieses Mitglieds.

Artikel 5

Delegationen

(1) Die Mitglieder des Assoziationsrates können sich von Beamten begleiten lassen. Vor jeder Sitzung teilen die Vertragsparteien dem Vorsitzenden über das Sekretariat die voraussichtliche Zusammensetzung ihrer Delegationen mit.

(2) Der Assoziationsrat kann im Einvernehmen mit den Vertragsparteien Nichtmitglieder zur Teilnahme an seinen Tagungen einladen, um Informationen zu besonderen Themen einzuholen.

Artikel 6

Sekretariat

Ein Beamter des Generalsekretariats des Rates der Europäischen Union und ein Beamter der zentralamerikanischen Vertragspartei nehmen gemeinsam die Sekretariatsgeschäfte des Assoziationsrates wahr.

Artikel 7

Schriftverkehr

(1) Alle für den Assoziationsrat bestimmten Schreiben sind an das Sekretariat der EU-Vertragspartei oder der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei zu richten, das daraufhin das jeweils andere Sekretariat unterrichtet.

(2) Das Sekretariat sorgt für die Übermittlung des Schriftverkehrs an den Vorsitz und gegebenenfalls für die Weiterleitung an die anderen Mitglieder des Assoziationsrates.

(3) Das Sekretariat leitet den Schriftverkehr an das Generalsekretariat der Europäischen Kommission, den Europäischen Auswärtigen Dienst, die Ständigen Vertretungen der Mitgliedstaaten, das Generalsekretariat des Rates der Europäischen Union und die Botschaften der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei mit Sitz in Brüssel, Belgien, weiter, wobei jeweils eine Kopie an die für die Außenpolitik bzw. für Handelsfragen zuständigen Ministerien verschickt wird.

(4) Die Mitteilungen des Vorsitzes des Assoziationsrates werden vom Sekretariat unter den in Absatz 3 genannten Anschriften den jeweiligen Empfängern übermittelt und gegebenenfalls an die anderen Mitglieder des Assoziationsrates weitergeleitet.

Artikel 8

Vertraulichkeit

(1) Sofern nichts anderes beschlossen wird, sind die Sitzungen des Assoziationsrates nicht öffentlich.

(2) Legt eine Vertragspartei dem Assoziationsrat Informationen vor, die als vertraulich gelten, so behandelt auch die andere Vertragspartei diese Informationen gemäß dem in Artikel 336 Absatz 2 des Abkommens vorgesehenen Verfahren ebenfalls als vertraulich.

(3) Jede Vertragspartei kann beschließen, die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates in ihrer amtlichen Publikation zu veröffentlichen.

Artikel 9

Tagesordnung

(1) Der Vorsitz stellt für jede Sitzung eine vorläufige Tagesordnung auf. Sie wird den in Artikel 7 genannten Empfängern von den Sekretären des Assoziationsrates spätestens 15 Kalendertage vor Beginn der Sitzung übermittelt.

Die vorläufige Tagesordnung enthält die Punkte, für die der Aufnahmeantrag dem Vorsitz spätestens 21 Kalendertage vor Beginn der Sitzung zugegangen ist. Es werden jedoch nur die Punkte in die vorläufige Tagesordnung aufgenommen werden, für die den Sekretären vor dem Tag der Versendung der Tagesordnung die Unterlagen übermittelt worden sind.

(2) Die Tagesordnung wird vom Assoziationsrat zu Beginn jeder Sitzung angenommen. Für die Aufnahme von Punkten, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, ist die Zustimmung der Vertragsparteien erforderlich.

(3) Der Vorsitzende kann die in Absatz 1 genannten Fristen im Benehmen mit den Vertragsparteien verkürzen, um den Erfordernissen des Einzelfalls gerecht zu werden.

Artikel 10

Protokoll

(1) Die beiden Sekretäre fertigen gemeinsam über jede Sitzung einen Protokollentwurf an.

(2) In dem Protokoll wird in der Regel zu jedem Tagesordnungspunkt Folgendes vermerkt:

a) die dem Assoziationsrat vorgelegten Unterlagen,

b) die Stellungnahmen, die von Mitgliedern des Assoziationsrates zu Protokoll gegeben wurden, und

c) die von den Vertragsparteien vereinbarten Themen, z. B. angenommene Beschlüsse, Stellungnahmen und eventuelle Schlussfolgerungen.

(3) Der Protokollentwurf wird dem Assoziationsrat zur Genehmigung vorgelegt. Er ist binnen 45 Tagen nach der betreffenden Sitzung des Assoziationsrates anzunehmen. Nach der Annahme wird das Protokoll vom Vorsitz und von den beiden Sekretären unterzeichnet. Eine beglaubigte Abschrift wird den in Artikel 7 genannten Empfängern übermittelt.

Artikel 11

Beschlüsse und Empfehlungen

(1) Der Assoziationsrat fasst seine Beschlüsse und verabschiedet seine Empfehlungen im Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien, die von den Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei und der EU-Vertragspartei unterzeichnet werden.

(2) Der Assoziationsrat kann im schriftlichen Verfahren Beschlüsse fassen oder Empfehlungen aussprechen, sofern die Vertragsparteien dies vereinbaren. Zu diesem Zweck muss der Text des Vorschlags in einer schriftlichen Mitteilung des Vorsitzes an die Mitglieder des Assoziationsrates im Einklang mit Artikel 7 übermittelt werden, wobei sie innerhalb einer Frist von mindestens 21 Kalendertagen ihre eventuellen Vorbehalte oder Änderungswünsche zu äußern haben. Sobald Einigkeit über den Wortlaut erzielt worden ist, werden die Beschlüsse oder Empfehlungen separat und nacheinander von der EU-Vertragspartei und den Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei unterzeichnet.

(3) Die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates im Sinne des Artikels 6 des Abkommens tragen entweder die Überschrift „Beschluss“ oder die Überschrift „Empfehlung“. Das Sekretariat des Assoziationsrates versieht alle Beschlüsse oder Empfehlungen mit einer laufenden Nummer, dem Datum ihrer Annahme sowie der Bezeichnung ihres Gegenstands. Jeder Beschluss gibt das Datum seines Inkrafttretens an und wird von den Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei und der EU-Vertragspartei unterzeichnet.

(4) Die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates werden von den beiden Sekretären beglaubigt.

(5) Die Beschlüsse und Empfehlungen werden den in Artikel 7 dieser Geschäftsordnung genannten Empfängern übermittelt.

(6) Jede Vertragspartei kann beschließen, die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates in ihrer amtlichen Publikation zu veröffentlichen.

Artikel 12

Sprachen

(1) Die Amtssprachen des Assoziationsrates sind Spanisch und eine andere, von den Vertragsparteien bestimmte verbindliche Sprache des Abkommens.

(2) Sofern nichts anderes beschlossen wird, berät der Assoziationsrat anhand von Unterlagen, die in diesen Sprachen abgefasst sind.

Artikel 13

Ausgaben

(1) Die Vertragsparteien tragen die Kosten für Personal, Reise und Aufenthalt sowie für Post und Telekommunikation, die ihnen aus ihrer Teilnahme an den Sitzungen des Assoziationsrates entstehen.

(2) Die Kosten für die Organisation der Sitzungen und für die Vervielfältigung der Unterlagen werden von der Vertragspartei getragen, welche die Sitzung ausrichtet.

(3) Die Kosten für den Dolmetscherdienst in den Sitzungen sowie für die Übersetzung von Unterlagen ins Spanische oder aus dem Spanischen sowie in die/aus der anderen amtlichen Sprache des Assoziationsrates gemäß Artikel 12 Absatz 1 dieser Geschäftsordnung werden von der Vertragspartei getragen, welche die Sitzung ausrichtet. Die Kosten für das Dolmetschen und Übersetzen in andere/aus anderen Sprachen werden von der ersuchenden Vertragspartei getragen.

Artikel 14

Assoziationsausschuss

(1) Im Einklang mit Artikel 7 des Abkommens wird der Assoziationsrat bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben von einem Assoziationsausschuss unterstützt. Der Ausschuss setzt sich aus Vertretern der EU-Vertragspartei einerseits und Vertretern jeder der Republiken der zentralamerikanischen Vertragspartei andererseits auf einer im Abkommen festgelegten Ebene zusammen.

(2) Der Assoziationsausschuss bereitet die Tagungen und Beratungen des Assoziationsrates (1) vor, führt gegebenenfalls die Beschlüsse des Assoziationsrates durch und gewährleistet generell die Kontinuität der Beziehungen im Rahmen der Assoziation und die ordnungsgemäße Anwendung des Abkommens. Er prüft alle ihm vom Assoziationsrat vorgelegten Fragen sowie alle sonstigen Fragen, die sich möglicherweise bei der laufenden Durchführung des Abkommens ergeben. Er legt dem Assoziationsrat Vorschläge oder Beschluss- oder Empfehlungsentwürfe zur Annahme vor. Im Einklang mit Artikel 7 Absatz 4 kann der Assoziationsrat dem Assoziationsausschuss die Befugnis übertragen, im Namen des Rates Beschlüsse zu fassen.

(3) In den Fällen, in denen das Abkommen eine Konsultationspflicht oder die Möglichkeit einer Konsultation vorsieht oder die Vertragsparteien im Einvernehmen eine gegenseitige Konsultation beschließen, kann die Konsultation im Rahmen des Assoziationsausschusses erfolgen, soweit in diesem Abkommen nichts anderes bestimmt ist. Die Konsultation kann im Assoziationsrat fortgesetzt werden, wenn beide Vertragsparteien dem zustimmen.

Artikel 15

Änderung der Geschäftsordnung

Die Geschäftsordnung kann nach den Bestimmungen des Artikels 11 geändert werden.

(1) Im Hinblick auf Teil IV des Abkommens wird diese Funktion vom Assoziationsausschuss in enger Koordination mit den gemäß Artikel 347 benannten Koordinatoren wahrgenommen.