Bericht

über die Finanzausweise des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union (ÜZEU - Luxemburg) für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten des Zentrums

(1999/C 372/04)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Verwaltungsrat des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union gemäß Artikel 14 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates(1) vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise des Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Direktors ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(2) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates, Artikel 15). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepaßt. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Aufgrund seiner Prüfung kann der Hof mit angemessener Sicherheit feststellen, daß der Jahresabschluß für das zum 31. Dezember 1998 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrundeliegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DES ÜBERSETZUNGSZENTRUMS FÜR DIE EINRICHTUNGEN DER EUROPÄISCHEN UNION FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1998 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Haushaltsplan

5. Um die von den verschiedenen Einrichtungen und Organen für - verordnungs- oder vertragsrechtlich bedingte - Übersetzungsaufträge an das ÜZEU jeweils vorgesehenen Mittel genau feststellen zu können, wäre es im Sinne einer genaueren Planung der zu erbringenden Leistungen hilfreich, wenn das Zentrum sich bei allen betroffenen Einrichtungen die dafür erforderlichen Informationen beschaffen könnte. Auf diese Weise wäre es vor allem möglich, die Ausgabenvoranschläge der auftraggebenden Einrichtungen mit den entsprechenden Einnahmenansätzen des ÜZEU abzustimmen und somit einige 1998 festgestellte Divergenzen zu berichtigen. Die künftigen Haushaltspläne dürften den tatsächlichen Gegebenheiten dann eher entsprechen.

Kassenmittel

6. Da das Zentrum dem Verwaltungsrat - entgegen den Bestimmungen der Finanzvorschriften - bislang keine Quartalsvoranschläge für den Kassenmittelbedarf vorgelegt hat, ist nicht ersichtlich, ob der Kassenmittelbestand des ÜZEU dem tatsächlichen Bedarf angemessen ist. Der Hof stellt dennoch fest, daß die vorausschauende Deckung der Zahlungsverpflichtungen des Zentrums weder die Höhe der verfügbaren Kassenmittel noch deren annähernde Verdoppelung rechtfertigt (5,9 Mio ECU zum 31. Dezember 1997 gegenüber 10,7 Mio ECU zum 31. Dezember 1998).

Kostenrechnung

7. In bezug auf die Gestehungskosten je übersetzte Seite sind beträchtliche Abweichungen zwischen den Schätzungen im Entwurf des Haushaltsplans (76 ECU/Seite) und den Kosten laut Aufwands- und Ertragsrechnung des Zentrums für das Haushaltsjahr 1998 (65 ECU/Seite(3)) festzustellen. Der Hof empfiehlt dem ÜZEU daher erneut(4), ein Kostenrechnungssystem einzurichten, anhand dessen die Realkosten der verschiedenen erbrachten Dienstleistungen nach auftraggebender Einrichtung und Art der Leistung aufgeschlüsselt werden können.

Standort

8. Die vom Hof 1997(5) festgestellte Situation stellte sich 1998 unverändert dar: das ÜZEU ist nach wie vor in Räumlichkeiten untergebracht, die von den luxemburgischen Behörden zur Verfügung gestellt wurden, ohne daß Minimalbedingungen für deren Nutzung (etwaige Miethöhe, Fläche und Ausstattung des Mietgegenstandes, Dauer des Mietvertrags...) zwischen den beiden Parteien vertraglich festgelegt worden wären.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 9. September 1999 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 314 vom 7.12.1994, S. 1.

(2) In Anwendung von Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben des Zentrums für das Haushaltsjahr 1998 am 24. März 1999 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat des Zentrums, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem diese Rechnung am 26. März 1999 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(3) Siehe "Haushaltsrechnung", Kapitel "Anlayse der Haushaltsführung", Absatz 4.

(4) ABl. C 393 vom 29.12.1997, S. 47, Ziffer 1.6 und ABl. C 406 vom 28.12.1998, S. 33, Ziffer 1.6.

(5) ABl. C 406 vom 28.12.1998, S. 34, Ziffer 1.13.

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1998 und 1997

Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten des Zentrums.

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Tabelle 2

Aufwands- und Ertragsrechnung für die Haushaltsjahre 1998 und 1997

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Quelle:

Darstellung des Rechnungshofes auf der Grundlage der Daten des Zentrums.

Antworten des übersetzungszentrums

Haushaltsplan

Gemäß Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates zur Errichtung eines Übersetzungszentrums für die Einrichtungen der Europäischen Union gehört dem Verwaltungsrat je ein Vertreter der einzelnen Einrichtungen oder Organe an und wirkt beim Haushaltsverfahren mit. Diese Vertreter teilen der Direktion des Zentrums auf den Sitzungen des Verwaltungsrats ihren voraussichtlichen Bedarf mit. Um dieses Verfahren zu vervollständigen, wird das Zentrum ein System zur schriftlichen Konsultation einführen, um mögliche Divergenzen zu vermeiden und wirklichkeitsnähere Haushaltspläne zu erstellen. Dennoch kann das Zentrum nicht mit seinen eigenen Mitteln die Kohärenz der Daten oder seine Wirklichkeitsnähe gewährleisten, da die Einrichtungen und Organe ihre eigenen Genehmigungsverfahren und Verfahren zur Ausführung des Haushaltsplans besitzen.

Kassenmittel

Der hohe Betrag der verfügbaren Kassenmittel ergibt sich aus der Tatsache, daß das Zentrum sich noch in der Anlaufphase befand. In diesem Zeitraum herrschte noch Unklarheit über den Bedarf und den Betrag der Beiträge. Das Übersetzungszentrum wird seinem Verwaltungsrat entsprechend den Bestimmungen der Finanzvorschriften die Voranschläge für den Kassenmittelbedarf vorlegen und die entsprechenden Maßnahmen durchführen, um eine vorausschauende Deckung der Zahlungsverpflichtungen zu gewährleisten.

Kostenrechnung

Wie bereits in der Antwort auf den Bericht über das Haushaltsjahr 1997 erwähnt, ist das Zentrum von der vorrangigen Bedeutung der Einführung eines leistungsfähigen Kostenrechnungssystems überzeugt, das in das Haushaltsführungssystem (SI 2) und das allgemeine Rechnungsführungssystem integriert werden soll. Das Zentrum hat in Zusammenarbeit mit anderen dezentralen Einrichtungen das System SI 2 im ersten Quartal 1999 eingeführt; es befindet sich zur Zeit in der Phase der Entwicklung der Module für die allgemeine und die Kostenrechnungsführung. Das Zentrum wird die Finanzabteilung ausbauen, um besser dem Informationsbedarf gerecht werden zu können.

Räumlichkeiten

Was das Gebäude "Nouvel Hémicycle" betrifft, so haben die luxemburgischen Behörden dem Zentrum erst am 29. Oktober 1998 einen Mietvertrag vorgeschlagen. Zu diesem Entwurf hat der Vergabebeirat des Zentrums einige Bemerkungen gemacht, die am 17. Dezember 1998 den luxemburgischen Behörden übermittelt wurden. Das Zentrum wartet seither auf eine Antwort. Darüber hinaus hat das Zentrum denselben Behörden am 10. Februar 1999 die Entwürfe zur Vereinbarung zum Sitz und zur Sicherheit zwischen dem Zentrum und dem Großherzogtum Luxemburg vorgelegt. Schließlich mahnte das Zentrum diese Dossiers am 26. März 1999 bei den luxemburgischen Behörden an.