DE Amtsblatt der Europäischen Union L 342/57

BESCHLUSS (EU) 2015/2463 DER KOMMISSION

vom 18. Dezember 2015

über die Geschäftsordnung des in Artikel 108 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates genannten Gremiums

DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION —

gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,

gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (1),

gestützt auf die Delegierte Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 der Kommission vom 29. Oktober 2012 über die Anwendungsbestimmungen für die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union (2), insbesondere auf Artikel 144,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Mit der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 wird ein Gremium eingerichtet, das eine zentrale Bewertung des Vorliegens einer Situation nach Artikel 106 Absatz 1 dieser Verordnung vornimmt und entsprechende Empfehlungen abgibt (im Folgenden „Gremium“).

(2) In Artikel 108 Absatz 7 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 wird die Zusammensetzung des Gremiums festgelegt und bestimmt, dass das Gremium von einem bei der Kommission angesiedelten ständigen Sekretariat unterstützt wird.

(3) In Artikel 144 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 werden die Organisation und Zusammensetzung des Gremiums, das Verfahren zur Ernennung des Vorsitzenden und das Vorgehen bei Interessenkonflikten geregelt. In Artikel 144 Absatz 5 wird vorgegeben, dass die Geschäftsordnung des Gremiums von der Kommission festgelegt wird.

(4) Es ist angebracht, das Verfahren für die Ernennung und Entlassung des Vorsitzenden festzulegen und Bestimmungen über die Befugnisübertragung im Falle seiner Abwesenheit oder Verhinderung zu erlassen.

(5) Es ist erforderlich, detaillierte Regeln über die Zusammensetzung des Gremiums in jedem Einzelfall festzulegen, insbesondere im Hinblick auf die Ernennung der beiden ständigen Mitglieder, ihrer Vertreter und des zusätzlichen Mitglieds, das den Anweisungsbefugten vertritt.

(6) Aus Gründen der ordnungsgemäßen Verwaltung des Gremiums ist es angebracht, die vom Sekretariat im Rahmen der Verfahren zu leistende Unterstützung näher festzulegen.

(7) Das Verfahren zur Befassung des Gremiums mit einem Fall sollte weiter geklärt werden, insbesondere hinsichtlich des Mindestinhalts des Antrags des Anweisungsbefugten.

(8) Zum Nutzen der Wirtschaftsteilnehmer ist es erforderlich, klarzustellen, mit welchen praktischen Vorkehrungen sichergestellt werden soll, dass ihr Anspruch auf rechtliches Gehör gebührend berücksichtigt wird.

(9) Es ist angemessen, die praktischen Modalitäten für die enge Zusammenarbeit zwischen dem Gremium und dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) ausgehend von der Verwaltungsvereinbarung über die Zusammenarbeit und den fristgerechten Austausch von Informationen zwischen der Kommission und OLAF festzulegen.

(10) Es ist angebracht, die Regeln für die Abgabe von Empfehlungen des Gremiums klarzustellen.

(11) Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Gremium und sein Sekretariat erfolgt gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (3).

(12) Für die Empfehlungen des Gremiums sollte die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (4) gelten —

HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN:

Artikel 1

Gegenstand

In dieser Verordnung wird die Geschäftsordnung des in Artikel 108 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Gremiums (im Folgenden „Gremium“) festgelegt.

Artikel 2

Ernennung und Entlassung des Vorsitzenden

1. Der Vorsitzende des Gremiums wird von der Kommission gemäß Artikel 144 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 ernannt.

2. Wenn der Vorsitzende die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Voraussetzungen nicht mehr erfüllt, kann er von der Kommission entlassen werden.

Artikel 3

Vertretung des Vorsitzenden

1. Der Vorsitzende erhält einen Vertreter, der ihn vertritt, wenn er abwesend oder verhindert ist. Der Vertreter wird gemäß Artikel 144 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 ernannt.

2. Sind sowohl der Vorsitzende als auch sein Vertreter abwesend oder verhindert, so übernimmt das nach Artikel 4 ernannte dienstälteste ständige Mitglied (5) die Funktion des Vertreters. In diesem Fall wird das ständige Mitglied, das den Vorsitzenden vertritt, durch seinen gemäß Artikel 4 ernannten Vertreter ersetzt.

Artikel 4

Ernennung der Mitglieder des Gremiums und ihrer Vertreter

1. Der Direktor des Zentralen Finanzdienstes der Generaldirektion Haushalt ist eines der beiden ständigen Mitglieder des Gremiums nach Artikel 144 Absatz 2 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012. Der Generaldirektor für Haushalt ernennt einen Beamten der Besoldungsgruppe AD11 oder höher zu seinem Vertreter.

Der Generaldirektor für Haushalt ernennt als zweites ständiges Mitglied und seinen Vertreter ad personam einen Beamten mindestens der Besoldungsgruppe AD14 bzw. AD11.

2. Das zusätzliche Mitglied, das gemäß Artikel 144 Absatz 2 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 den antragstellenden Anweisungsbefugten vertritt, wird entsprechend der Geschäftsordnung und den internen Verwaltungsvorschriften des jeweiligen Organs, der jeweiligen Einrichtung oder der jeweiligen sonstigen Stelle gemäß Artikel 65 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ernannt.

Artikel 5

Ernennung von Beobachtern und Zusammenarbeit mit OLAF

1. Beobachter nehmen an der Abgabe von Empfehlungen des Gremiums gemäß Artikel 13 nicht teil.

2. Vertreter folgender Einheiten haben Beobachterstatus:

a) der Juristische Dienst der Kommission;

b) das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF), wenn der Antrag des Anweisungsbefugten unter anderem auf von OLAF vorgelegten Informationen beruht;

c) Anweisungsbefugte (außer dem antragstellenden Anweisungsbefugten) der Kommission, eines von der Kommission eingerichteten europäischen Amtes, einer Exekutivagentur, eines anderen Organs oder einer anderen europäischen Einrichtungen oder sonstiger Stellen, die von dem dem Gremium vorgelegten Fall betroffen sind und

d) jede andere, vom Vorsitzenden eingeladene Einheit.

3. Ein Vertreter des Juristischen Dienstes nimmt an allen Sitzungen des Gremiums teil. Der Juristische Dienst wird über alle schriftlichen Verfahren gemäß Artikel 10 unterrichtet und kann mündlich und/oder schriftlich Stellung nehmen. Er nimmt Stellung, wenn der Vorsitzende darum ersucht.

4. Hat OLAF gemäß Absatz 2 Buchstabe b Beobachterstatus, so arbeitet es gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates (6) unter gebührender Berücksichtigung der Achtung der Verfahrens- und Grundrechte sowie des Schutzes von Informanten eng mit dem Gremium zusammen. In diesem Fall können seine Vertreter an allen Sitzungen des Gremiums und an allen mündlichen und schriftlichen Verfahren nach Artikel 9 und 10 teilnehmen, indem sie mündliche und/oder schriftliche Stellungnahmen abgeben, und tun dies nach Aufforderung des Vorsitzenden.

In anderen Fällen kann OLAF aufgefordert werden, einschlägige Informationen oder Rat zur Verfügung zu stellen, wenn der Vorsitzende es zum Schutz der finanziellen Interessen der Union für angemessen hält.

5. Anweisungsbefugte mit Beobachterstatus gemäß Absatz 2 Buchstabe c nehmen an allen Sitzungen des Gremiums teil. Sie werden über alle schriftlichen Verfahren nach Artikel 10 informiert und können mündlich und schriftlich Stellung nehmen.

6. Andere Beobachter nehmen auf Einladung des Vorsitzenden an den Sitzungen des Gremiums teil und können auf Aufforderung des Vorsitzenden mündlich und schriftlich Stellung nehmen.

Artikel 6

Vermeidung und Bewältigung von Interessenkonflikten

1. Jedes Mitglied oder jeder Beobachter, dessen Teilnahme an den Beratungen des Gremiums zu einem Interessenkonflikt hinsichtlich eines bestimmten Tagesordnungspunktes führen würde, unterrichtet den Vorsitzenden und das Sekretariat unverzüglich und in jedem Falle vor Beginn der Beratungen.

2. Wird ein Interessenkonflikt festgestellt, so verzichtet das Mitglied oder der Beobachter auf seine Teilnahme und sieht von der Erörterung des Tagesordnungspunktes und gegebenenfalls der Teilnahme an den Beratungen, der Konsensfindung oder der Abstimmung ab.

3. Die Mitglieder und Beobachter müssen vor Beginn der Beratungen des Gremiums in jedem Fall eine Erklärung über das Nichtvorliegen eines Interessenkonflikts unterzeichnen.

4. Gerät der Vorsitzende hinsichtlich eines bestimmten Tagesordnungspunktes in einen Interessenkonflikt, so unterrichtet er das Sekretariat und verzichtet auf seine Teilnahme. In diesem Fall wird der Vorsitzende von seinem Vertreter ersetzt.

5. Die Absätze 1, 2 und 3 gelten sinngemäß für den stellvertretenden Vorsitzenden, die stellvertretenden Mitglieder und die Mitglieder des Sekretariats des Gremiums.

Artikel 7

Ständiges Sekretariat

1. Das Sekretariat des Gremiums wird von der Generaldirektion Haushalt gestellt und ist dort administrativ angesiedelt.

2. Die Aufgaben des Sekretariats sind in Artikel 144 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 festgelegt. Insbesondere ist das Sekretariat für Folgendes zuständig:

a) Es prüft, dass Anträge auf Verweisung eines Falles an das Gremium vollständig sind, bevor sie an den Vorsitzenden und die Mitglieder weitergeleitet werden;

b) es stellt fest, ob andere Anweisungsbefugte von dem Fall betroffen sind, die als mögliche Beobachter benannt werden können;

c) es stellt fest, in welchen Fällen OLAF ersucht werden sollte, einschlägige Informationen und Rat gemäß Artikel 5 Absatz 4 zweiter Unterabsatz zur Verfügung zu stellen;

d) es erstellt die Tagesordnung für die Sitzungen des Gremiums unter der Verantwortung des Vorsitzenden und schickt sie an alle Mitglieder und Beobachter;

e) es nimmt an den Beratungen des Gremiums teil und erstellt das Protokoll der einzelnen Sitzungen;

f) es unterrichtet die betroffenen Wirtschaftsteilnehmer und die anderen Anweisungsbefugten gemäß Artikel 108 Absatz 8 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012;

g) es unterrichtet den antragstellenden Anweisungsbefugten über die von dem Gremium abgegebenen Empfehlungen;

h) es bearbeitet Anträge auf Zugang zu Unterlagen des Gremiums, insbesondere seinen Empfehlungen, gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001.

Artikel 8

Verweisung von Fällen an das Gremium

1. Das Gremium tritt auf Ersuchen eines Anweisungsbefugten der Kommission, eines anderen Organs, eines von der Kommission eingerichteten europäischen Amtes, einer Exekutivagentur oder einer anderen europäischen Einrichtung oder sonstigen Stelle zusammen.

2. Der Antrag wird per E-Mail und entsprechend den in der Kommission geltenden Verschlüsselungsvorschriften verschlüsselt an Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu übermittelt.

3. Erhält der Anweisungsbefugte Kenntnis von Informationen entsprechend den Artikeln 106 Absatz 2 und 108 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012, so kann er den Fall bis spätestens zwei Monate, nachdem er Kenntnis von diesen Informationen erhalten hat, an das Gremium verweisen, ausgenommen in hinreichend begründeten Fällen.

4. Der Antrag des Anweisungsbefugten auf Verweisung eines Falles an das Gremium enthält die gemäß Artikel 108 Absatz 8 Buchstabe a der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 erforderlichen Informationen. Darüber hinaus übermittelt der Anweisungsbefugte alle einschlägigen Informationen, insbesondere Berichte von OLAF, sofern die Informationen von OLAF vorgelegt werden, gemäß Artikel 7 Absatz 6 und Artikel 11 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013.

5. Nur Anträge, die die in Absatz 4 genannten Informationen enthalten, setzen die in Artikel 108 Absatz 8 Buchstabe f der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannte Frist in Gang.

6. Der Antrag darf höchstens zehn Seiten ohne Anhänge umfassen, außer in Fällen, die in rechtlicher oder tatsächlicher Hinsicht besonders komplex sind.

Artikel 9

Einberufung einer Sitzung

Der Vorsitzende beruft zu folgenden Zwecken eine Sitzung des Gremiums ein:

a) zur Erstellung der vorläufigen rechtlichen Bewertung gemäß Artikel 108 Absatz 8 Buchstabe b der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012;

b) zur Abgabe einer Empfehlung gemäß Artikel 108 Absatz 9 dieser Verordnung.

Artikel 10

Schriftliches Verfahren

1. Auf Initiative des Vorsitzenden oder auf Ersuchen eines Mitglieds des Gremiums können die vorläufige rechtliche Bewertung und die Abgabe der Empfehlung im schriftlichen Verfahren erfolgen. Jedes Mitglied des Gremiums und/oder der Vorsitzende kann die Anwendung des schriftlichen Verfahrens ablehnen. In diesem Fall beruft der Vorsitzende innerhalb einer angemessenen Frist eine Sitzung ein.

2. Der Vorsitzende legt die Frist für das schriftliche Verfahren entsprechend der Dringlichkeit der Angelegenheit unter gebührender Berücksichtigung der in Artikel 12 genannten Fristen fest.

Artikel 11

Recht auf schriftliche Stellungnahme

1. Das Gremium stellt sicher, dass der betroffene Wirtschaftsteilnehmer gemäß Artikel 108 Absatz 8 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 Gelegenheit zur Stellungnahme erhält.

2. Die Offenlegung von Informationen, die aus von OLAF durchgeführten oder koordinierten Untersuchungen stammen oder damit zusammenhängen, erfordert die Zustimmung von OLAF, die im Rahmen des mündlichen und schriftlichen Verfahrens nach Artikel 5 Absatz 4 erfolgt.

3. Falls der Antrag des Anweisungsbefugten auf von OLAF vorgelegten Informationen beruht, und um sicherzustellen, dass die Vertraulichkeit von Untersuchungen, die von OLAF durchgeführt oder koordiniert werden, und von einzelstaatlichen Untersuchungen oder Gerichtsverfahren, sofern OLAF davon weiß, nicht beeinträchtigt wird, konsultiert das Gremium OLAF vor der Unterrichtung des Wirtschaftsteilnehmers gemäß Artikel 108 Absatz 8 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012.

4. Der Wirtschaftsteilnehmer übermittelt dem Sekretariat seine Stellungsnahmen schriftlich und elektronisch per E-Mail an Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu als normale elektronische Datei, die mithilfe eines Textverarbeitungsprogramms erstellt wird.

5. Die schriftlichen Stellungnahmen dürfen grundsätzlich höchstens zehn Seiten ohne Anhänge umfassen, außer in Fällen, die in rechtlicher oder tatsächlicher Hinsicht besonders komplex sind.

Artikel 12

Fristen

1. Die Fristen für die Abgabe der Empfehlungen des Gremiums sind in Artikel 108 Absatz 8 Buchstabe f der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 festgelegt.

2. Insbesondere die Notwendigkeit, Stellungnahmen des Wirtschaftsteilnehmers zu übersetzen, kann einen hinreichend begründeten Ausnahmefall darstellen und dazu führen, dass die Frist für die Abgabe einer Empfehlung des Gremiums verlängert werden kann.

Artikel 13

Abgabe der Empfehlung

Das Gremium strebt einen Konsens an.

Kommt kein Konsens zustande, so findet eine Abstimmung statt, bei der

a) der Vorsitzende eine Stimme hat,

b) die beiden ständigen Mitglieder zusammen eine Stimme haben,

c) das zusätzliche Mitglied, das den Anweisungsbefugten vertritt, eine Stimme hat.

Die Stellungnahme des Gremiums muss mit absoluter Mehrheit angenommen werden.

Artikel 14

Unterrichtung über die Empfehlung

1. Das Gremium setzt den antragstellenden Anweisungsbefugten unverzüglich von seiner Empfehlung in Kenntnis.

2. Das Gremium unterrichtet gleichzeitig gegebenenfalls die Beobachter und OLAF, soweit der Fall auf von OLAF vorgelegten Informationen beruht.

Artikel 15

Vertraulichkeit der Beratungen

Die Beratungen des Gremiums sind und bleiben geheim.

Artikel 16

Schutz personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Gremium und sein Sekretariat erfolgt gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

Artikel 17

Übergangsbestimmungen

Bis zur Ernennung des Vorsitzenden und seines Vertreters nimmt das dienstälteste ständige Mitglied die Pflichten des Vorsitzenden des Gremiums wahr.

Artikel 18

Dieser Beschluss tritt am Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.

Brüssel, den 18. Dezember 2015 Für die Kommission Der Präsident Jean-Claude JUNCKER

(1) ABl. L 298 vom 26.10.2012, S. 1.

(2) ABl. L 362 vom 31.12.2012, S. 1.

(3) Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (ABl. L 8 vom 12.1.2001, S. 1).

(4) Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43).

(5) Es gelten die Dienstaltersvorschriften der Kommission.

(6) Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates und der Verordnung (Euratom) Nr. 1074/1999 des Rates (ABl. L 248 vom 18.9.2013, S. 1).