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ENTSCHEIDUNG Nr. 359/83/EGKS DER KOMMISSION

vom 8. Februar 1983

über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Gemeinschaft für Kohle und Stahl

DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN

GEMEINSCHAFTEN -

gestützt auf den Vertrag über die Gründung der Europäischen Gemeinschaft für Kohle und Stahl, insbesondere auf Artikel 95 Absatz 1,

nach Stellungnahme des Beratenden Ausschusses,

nach Stellungnahme des Europäischen Parlaments (1),

nach einstimmiger Zustimmung des Rates,

in Erwägung nachstehender Gründe:

Die Europäische Gemeinschaft für Kohle und Stahl hat im Rahmen ihrer Tätigkeit eine umfangreiche Dokumentensammlung bei ihren Organen angelegt. Diese Archive gehören der Gemeinschaft, die Rechtspersönlichkeit besitzt.

Ein Teil der Schriftstücke und des sonstigen Archivguts bleibt der Gemeinschaft befindet sich in den Archiven der Mitgliedstaaten. Diese wenden hinsichtlich der Frist und der Bedingungen für die Freigabe ihrer Archive unterschiedliche Vorschriften an.

Sowohl in den Mitgliedstaaten als auch bei internationalen Organisationen ist es üblich, die Archive nach Ablauf einer Reihe von Jahren der Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

Die Auswertung und die kritische Analyse der Archive der Gemeinschaft würden nicht nur der Geschichtsforschung im allgemeinen dienen, sondern könnten gleichzeitig das Vorgehen der Beteiligten erhellen und erleichtern und so zu einer besseren Verwirklichung der Ziele der Gemeinschaft beitragen. Zur Verwirklichung der Ziele der Gemeinschaft erscheint es daher notwendig, gemeinsame Vorschriften für den Zugang der Öffentlichkeit zu den historischen Archiven der Gemeinschaft zu erlassen.

Es sollte verhindert werden, daß zur Geheimhaltung eingestufte Schriftstücke und sonstiges Archivgut der Gemeinschaftsorgane der Öffentlichkeit über die einzelstaatlichen Archive unter weniger strengen Bedingungen als den in dieser Entscheidung festgelegten zugänglich werden.

Es empfiehlt sich, sich auf die Festlegung einiger wesentlicher Grundsätze zu beschränken und es jedem Organ anheimzustellen, die für die Anwendung dieser Grundsätze erforderlichen internen Vorschriften zu erlassen -

HAT FOLGENDE ENTSCHEIDUNG ERLASSEN:

Artikel 1

(1) Die Organe der Europäischen Gemeinschaft für Kohle und Stahl legen historische Archive an und machen sie der Öffentlichkeit unter den in dieser Entscheidung festgelegten Bedingungen nach Ablauf einer Frist von 30 Jahren, gerechnet vom Zeitpunkt der Anfertigung eines Schriftstücks oder sonstigen Archivguts, zugänglich. Für die Anwendung dieser Entscheidung werden der Beratende Ausschuß und der Rechnungshof den in Artikel 7 des Vertrages genannten Organen gleichgestellt.

(2) Im Sinne dieser Entscheidung

a) bezeichnet der Begriff »Archive der Gemeinschaft" die Gesamtheit der Schriftstücke und des sonstigen Archivguts jeder Art unabhängig von ihrer Form und ihrem Träger, die ein Organ, einer seiner Vertreter oder einer seiner Bediensteten in Ausübung seines Amtes angefertigt oder empfangen hat und die die Tätigkeit der Europäischen Gemeinschaft für Kohle und Stahl betreffen;

b) bezeichnet der Begriff »historische Archive" den Teil der Archive der Gemeinschaft, der unter den in Artikel 7 dieser Entscheidung festgelegten Bedingungen zur ständigen Aufbewahrung ausgewählt wurde.

(3) Schriftstücke und sonstiges Archivgut, die vor Ablauf der in Absatz 1 vorgesehenen Frist freigegeben wurden, sind der Öffentlichkeit weiterhin ohne jede Beschränkung zugänglich.

(4) Nach Ablauf der in Absatz 1 genannten Frist wird Zugang zu den historischen Archiven jedem gewährt, der einen entsprechenden Antrag stellt und bereit ist, die diesbezuegliche internen Vorschriften jeden Organs einzuhalten.

(5) Die historischen Archive sind in Form von Kopien zugänglich. Die Organe können jedoch die Originale der Schriftstücke und des sonstigen Archivguts zugänglich machen, wen der Benutzer ein hinreichend begründetes besonderes Interesse geltend macht.

Artikel 2

Von dieser Entscheidung ausgenommen sind die Akten über das Personal der Gemeinschaft sowie Schriftstücke und sonstiges Archivgut, welche Angaben über das Privat- und Berufsleben einer bestimmten Person enthalten.

Artikel 3

(1) Schriftstücke und sonstiges Archivgut betreffend die vor dem Gerichtshof der Europäischen Gemeinschaften behandelten Rechtssachen sind der Öffentlichkeit nicht zugänglich.

(2) Nicht der Öffentlichkeit zugänglich sind ferner Schriftstücke und sonstiges Archivgut, die entsprechend den bei den einzelnen Organen bestehenden Vorschriften und Gepflogenheiten als vertraulich zu behandeln sind oder unter einen höheren Grad der Geheimhaltung fallen, sofern sie nicht gemäß Artikel 5 freigegeben worden sind.

Artikel 4

(1) Schriftstücke und sonstiges Archivgut, die zu dem Zeitpunkt, zu dem sie einem Organ zur Kenntnis gebracht wurden, unter das Berufs- oder Betriebsgeheimnis fielen, sind der Öffentlichkeit nach Ablauf von dreissig Jahren nur zugänglich, wenn das Organ, das von den Schriftstücken oder dem sonstigen Archivgut Kenntnis hat, der betreffenden Person oder dem betreffenden Unternehmen zuvor seine Absicht, sie der Öffentlichkeit zugänglich zu machen, mitgeteilt hat und wenn diese Person oder dieses Unternehmen innerhalb einer in den Durchführungsbestimmungen nach Artikel 9 festzulegenden Frist keine Einwände erhoben hat.

(2) Absatz 1 gilt auch für Schriftstücke und sonstiges Archivgut eines Organs, in denen Informationen, die unter das Berufs- oder Betriebsgeheimnis fallen, enthalten sind.

Artikel 5

(1) Im Interesse der Einhaltung der in Artikel 1 Absatz 1 vorgesehenen Frist von 30 Jahren prüft jedes Organ rechtzeitig, spätestens aber im fünfundzwanzigsten Jahre nach der Anfertigung eines Schriftstücks oder sonstigen Archivguts, die noch als vertraulich geltenden oder in einen höheren Grad der Geheimhaltung eingestuften Schriftstücke und sonstiges Archivgut, um gegebenenfalls über ihre Freigabe zu entscheiden. Die Schriftstücke und das sonstige Archivgut, die bei der ersten Durchsicht nicht freigegeben wurden, werden regelmässig, spätestens aber alle fünf Jahre, einer erneuten Prüfung unterzogen.

(2) Im Falle von Schriftstücken und sonstigem Archivgut, die von einem Mitgliedstaat oder einem anderen Organ stammen, respektieren die Organe die von dem Mitgliedstaat oder dem anderen Organ festgelegte Einstufung. Im Hinblick auf eine möglichst weitgehende Freigabe der Archive der Gemeinschaft können die Organe und die Mitgliedstaaten jedoch Verfahren vorsehen, nach denen auf der Grundlage von im gegenseitigen Einvernehmen festgelegten Kriterien diese Schriftstücke und das sonstige Archivgut freigegeben werden.

Artikel 6

(1) Die Mitgliedstaaten sehen davon ab, die in ihren öffentlichen Archiven befindlichen Schriftstücke und das dort befindliche sonstige Archivgut der Organe, die einer Geheimhaltungseinstufung unterliegen und deren Einstufung nicht aufgehoben wurde, unter weniger strengen Bedingungen als denen der Artikel 1 bis 5 der Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

(2) Absatz 1 gilt auch für Schriftstücke und sonstiges Archivgut der Mitgliedstaaten, in denen der Inhalt der im vorstehenden Absatz genannten Schriftstücke ganz oder teilweise wiedergegeben ist.

Artikel 7

Spätestens fünfzehn Jahre nach ihrer Anfertigung gibt jedes Organ die in seinen Archiven befindlichen Schriftstücke und das sonstige Archivgut an die historischen Archive ab. Sie werden sodann aufgrund von Kriterien, die jedes Organ entsprechend Artikel 9 festlegt, durchgesehen, um die zur Aufbewahrung bestimmten Schriftstücke und sonstiges Archivgut von solchen zu trennen, die keinen administrativen und geschichtlichen Wert haben.

Artikel 8

(1) Jedes Organ kann seine historischen Archive an dem seiner Ansicht nach geeignetsten Ort unterbringen.

(2) Auf Wunsch stellt jedes Organ den Mitgliedstaaten und den anderen Organen, sofern es sich nicht um den Mitgliedstaat handelt, in dem sich das Organ befindet, oder sofern es sich nicht um Organe handelt, die sich im gleichen Mitgliedstaat befinden, einen vollständigen Satz von Kopien in Mikroform seiner historischen Archive zur Verfügung, soweit diese gemäß dieser Entscheidung freigegeben sind.

Artikel 9

Jedes Organ ist ermächtigt, Durchführungsbestimmungen für die interne Anwendung dieser Entscheidung zu erlassen.

Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.

Straßburg, den 8. Februar 1983

Für die Kommission

Der Präsident

Gaston THORN

(1) ABl. Nr. C 327 vom 14. 12. 1981, S. 45.