Bericht

über die Finanzausweise und die Haushaltsführung der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Stiftung Dublin) für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr, zusammen mit den Antworten der Stiftung

(2000/C 373/07)

INHALT

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BESTÄTIGUNGSVERMERK DES HOFES

1. Dieser Bericht wird dem Rat und dem Europäischen Parlament gemäß Artikel 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates(1), geändert durch Artikel 1 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 des Rates(2), vorgelegt.

2. Der Hof hat die Finanzausweise der Europäischen Sitftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr geprüft. Gemäß Artikel 1 Absatz 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 des Rates(3) zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates(4) wurde der Haushaltsplan unter der Verantwortung des Verwaltungsrats der Stiftung ausgeführt, der auch für die Erstellung und Vorlage der Finanzausweise(5) zuständig ist (interne Finanzvorschriften, Artikel 1 Absätze 52, 54 und 55 der Verordnung (EWG) Nr. 1949/93 der Rates zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 1417/76 des Rates). Der Rechnungshof ist gemäß Artikel 248 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft zur Prüfung dieser Rechnung verpflichtet.

3. Der Hof führte die Prüfung gemäß seinen Prüfungsstrategien und Prüfungsrichtlinien durch. Diese entstanden in Anlehnung an die allgemein anerkannten internationalen Prüfungsnormen und wurden der besonderen Gemeinschaftsumgebung angepasst. Der Hof nahm Kontrollen der Rechnungsführung vor und wandte die in diesem Zusammenhang für erforderlich gehaltenen Prüfungsverfahren an. Aus der Prüfung ergibt sich für den Hof eine angemessene Grundlage für die Erteilung des nachstehenden Bestätigungsvermerks.

4. Vorbehaltlich der in Ziffer 6 dargelegten Sachverhalte kann der Hof aufgrund seiner Prüfung mit angemessener Sicherheit feststellen, dass der Jahresabschluss für das zum 31. Dezember 1999 abgeschlossene Haushaltsjahr zuverlässig ist und die zugrunde liegenden Vorgänge insgesamt gesehen rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

WICHTIGSTE BEMERKUNGEN ZUR AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER EUROPÄISCHEN STIFTUNG ZUR VERBESSERUNG DER LEBENS- UND ARBEITSBEDINGUNGEN (STIFTUNG DUBLIN) FÜR DAS ZUM 31. DEZEMBER 1999 ABGESCHLOSSENE HAUSHALTSJAHR

Ausführung des Haushaltsplans

5. Für das Haushaltsjahr 1999 sind Mittel in Höhe von 14,8 Millionen Euro veranschlagt. Dies entspricht gegenüber dem Jahr 1998 (14 Millionen Euro) einer Erhöhung um 6 %. Von diesen insgesamt eingesetzten Mitteln wurden 14,5 Millionen Euro gebunden und davon wiederum 3,6 Millionen Euro auf das Haushaltsjahr 2000 übertragen; 0,3 Millionen Euro wurden annulliert.

6. Mit 3,4 Millionen Euro (94 % der Übertragungen) entfallen die übertragenen Verpflichtungen fast zur Gänze auf Titel III des Haushaltsplans, in dem die operationellen Tätigkeiten der Stiftung zusammengefasst sind. Für drei Verpflichtungen wurde der zu übertragende Gesamtbetrag (0,5 Millionen Euro) allerdings auf der Grundlage der verfügbaren Mittel anstatt des Wertes der zum 31. Dezember 1999 tatsächlich erteilten Aufträge festgesetzt. Diese Vorgangsweise steht nicht im Einklang mit der Haushaltsordnung.

7. Da die für die Ausarbeitung der Verträge erforderlichen Verfahren erst spät begonnen wurden und es Probleme beim zeitgerechten Abschluss dieser Tätigkeiten gab, war der Stiftung eine hinreichend strikte Bewirtschaftung der verfügbaren Mittel nicht möglich. Deshalb waren die Übertragungen auch um mehr als 12 % höher als im Vorjahr. Zu den operationellen Ausgaben ist festzuhalten, dass weit mehr Mittel übertragen als im Haushaltsjahr Zahlungen getätigt wurden.

8. An Ausmaß und Fortbestehen der unzureichenden Verwendung der Mittel des Haushaltsjahres wird deutlich, dass die Stiftung die Umsetzung ihres Jahresprogramms mitunter nicht konsequent genug verfolgt. Sie sollte ihr Follow-up-System verbessern, um die Mittelübertragungen möglichst niedrig zu halten und so dem Grundsatz der Jährlichkeit besser gerecht zu werden.

Rechnungsführungssysteme für die Haushaltsvorgänge und die allgemeine Rechnung

9. Ende des ersten Quartals 2000 hatte die Stiftung die für den operationellen Einsatz des Rechnungsführungssystems für die Haushaltsvorgänge (SI2) erforderlichen Maßnahmen noch nicht getroffen.

10. Das bislang von der Stiftung für die allgemeine Rechnung benutzte System wurde im Februar 2000 außer Betrieb gestellt. Seither wird die Rechnungsführung - mit allem damit verbundenen Aufwand und Risiko - von Hand geführt. Im März 2000 hatte die Stiftung diesbezüglich noch keinerlei Abhilfemaßnahmen getroffen.

Zahlstelle

11. Von den im Haushaltsjahr 1999 insgesamt getätigten Zahlungen wurden 20 % über die Zahlstelle abgewickelt: 1,2 Millionen Euro davon entfielen auf Personalausgaben, 0,6 Millionen Euro auf Sachausgaben und 1,1 Millionen Euro auf operationelle Ausgaben. Der Hof weist darauf hin, dass diese Zahlungsweise - gemäß der Haushaltsordnung - aufgrund der dabei gegebenen Risiken nur ausnahmsweise angewendet werden sollte, und empfiehlt der Stiftung erneut, möglichst wenig auf die Zahlstelle zurückzugreifen und die regulären Zahlungsverfahren einzusetzen.

Verbuchung der MwSt.

12. Bis Dezember 1998 waren die Ausgaben gemäß den Bestimmungen der allgemeinen Haushaltsordnung inkl. MwSt. zu verbuchen, wobei die MwSt.-Beträge nach Erstattung wiederverwendet werden konnten. Seither(6) sind Ausgabenbeträge gemäß der allgemeinen Haushaltsordnung allerdings ohne MwSt. zu verbuchen. Der Hof fordert die Stiftung daher auf, diese neuen Bestimmungen in ihre Finanzvorschriften zu übertragen.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 27. September 2000 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Jan O. Karlsson

Präsident

(1) ABl. L 139 vom 30.5.1975, S. 1.

(2) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 13.

(3) ABl. L 181 vom 23.7.1993, S. 26.

(4) ABl. L 164 vom 24.6.1976, S. 16.

(5) In Anwendung von Artikel 16 der Verordnung (EWG) Nr. 1365/75 des Rates, geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 des Rates, wurde die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Stiftung für das Haushaltsjahr 1999 am 28. März 2000 erstellt und anschließend dem Verwaltungsrat der Stiftung, der Kommission und dem Rechnungshof zugeleitet, bei dem dieser Jahresabschluss am 3. April 2000 eingegangen ist. Die Tabellen im Anhang zu diesem Bericht geben diese Finanzausweise in gekürzter Form wieder.

(6) Siehe Artikel 27 Absatz 2a der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, in der durch die Verordnung (EG, EGKS, Euratom) Nr. 2548/98 des Rates vom 23. November 1998 geänderten Fassung (ABl. L 320 vom 28.11.1998, S. 1).

Tabelle 1

Vermögensübersicht zum 31. Dezember 1999 und 31. Dezember 1998

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Tabelle 2

Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Haushaltsjahre 1999 und 1998

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Antworten der stiftung

6. Eine Prüfung der betreffenden Dokumente hat ergeben, dass sich die fraglichen Übertragungen auf Aufträge beziehen, die von der Stiftung vor Ende des Finanzjahres im Hinblick auf spezifische Erfordernisse bezüglich Waren und Dienstleistungen zur Umsetzung ihres Arbeitsprogramms vergeben wurden. Bei den drei angeführten Verpflichtungen handelte es sich um vorläufige Aufträge. Die Stiftung wird das Problem prüfen und versuchen, eine Wiederholung zu vermeiden.

7. Wie vom Rechnungshof angemerkt, bezogen sich lediglich 6 % der Überträge, d.h. 236000 Euro, auf Titel 1 (Personal) und Titel 2 (Verwaltung). Die Höhe der übertragenen Mittel für Titel 3 (3404000 Euro) ergibt sich aus dem Zusammenhang zwischen dem jährlichen Haushaltszyklus und dem operationellen Zyklus der Stiftung (der Programmgestaltung, Programmeinleitung, Projektplanung, detaillierte Projektgestaltung und Projektumsetzung beinhaltet). Die Mittel sind im Allgemeinen bis zum Ende des Finanzjahres vollständig gebunden, wobei das jeweilige Projekt bis zum Ende des darauf folgenden Finanzjahres abgeschlossen und voll bezahlt wird.

8. Nach Abschluss eines Reorganisationsprogramms und Überprüfung der Planungs- und Kontrollverfahren, hofft die Stiftung die zeitliche Komponente bei der Nutzung der vorhandenen Mittel verbessern zu können und eine entsprechende Reduzierung der Überträge zu erreichen.

9. Die Stiftung stellt fest, dass nach Zurverfügungstellung der notwendigen Expertise durch die technischen Dienste der Kommission das Rechnungsführungssystem SI2 nun in Betrieb ist. Das System funktioniert bis dato zufriedenstellend.

10. Das von der Stiftung 1999 und zur Zeit der Prüfung durch den Rechnungshof interimsmäßig verwendete Rechnungsführungssystem basierte auf einem Excel-Computerprogramm. Die Stiftung prüft derzeit die Möglichkeit, ein vollständig computergestütztes allgemeines Rechnungsführungssystem ("Sage") zu installieren. Dieses System soll an die für die elektronischen Überweisungen in Irland nötigen Spezifikationen angepasst werden.

11. Die Stiftung hat in den letzten Jahren versucht, ihre Verwaltungspraktiken zu verbessern um die über die Zahlstelle abgewickelten Zahlungen zu reduzieren. Laut Aufzeichnungen der Stiftung hat die Verwendung der Zahlstelle folgendermaßen abgenommen:

- 1997: über die Zahlstelle abgewickelte Zahlungen betrugen 40 % der Gesamtausgaben (ohne Gehälter)

- 1998: über die Zahlstelle abgewickelte Zahlungen betrugen 37 % der Gesamtausgaben (ohne Gehälter)

- 1999: über die Zahlstelle abgewickelte Zahlungen betrugen 21 % der Gesamtausgaben (ohne Gehälter).

Gemäß den Vorschlägen des Rechnungshofes wird die Stiftung die Verwendung der Zahlstelle auf ein Minimum zu reduzieren versuchen.

12. Die Stiftung wird diese Sache dem zuständigen Dienst der Kommission zur Kenntnis bringen, sodass nötigenfalls die Finanzvorschriften der Stiftung entsprechend abgeändert werden können.