Beschluss Nr. 2/2002 des AKP-EG-Ministerrates

vom 7. Oktober 2002

über die Durchführung der Artikel 28, 29 und 30 des Anhangs IV des Abkommens von Cotonou

(2002/911/EG)

DER AKP-EG-MINISTERRAT -

gestützt auf das am 23. Juni 2000 in Cotonou unterzeichnete AKP-EG-Partnerschaftsabkommen, insbesondere auf die Artikel 28, 29 und 30 des Anhangs IV,

nach Stellungnahme des in den genannten Artikeln erwähnten AKP-EG-Ausschusses für Zusammenarbeit bei der Entwicklungsfinanzierung,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Nach Artikel 28 des Anhangs IV des Abkommens von Cotonou sind für die Vergabe der aus dem Europäischen Entwicklungsfonds finanzierten Aufträge Anhang IV und die Verfahren maßgebend, die der AKP-EG-Ministerrat auf Empfehlung des AKP-EG-Ausschusses für Zusammenarbeit bei der Entwicklungsfinanzierung beschließt.

(2) Nach Artikel 29 des Anhangs IV des Abkommens von Cotonou gelten für die Ausführung der aus dem Europäischen Entwicklungsfonds finanzierten Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge in erster Linie die allgemeinen Bedingungen für die vom Fonds finanzierten Aufträge, die der AKP-EG-Ministerrat auf Empfehlung des AKP-EG-Ausschusses für Zusammenarbeit bei der Entwicklungsfinanzierung beschließt.

(3) Nach Artikel 30 des Anhangs IV des Abkommens von Cotonou werden Streitigkeiten zwischen den Behörden eines AKP-Staates und einem Unternehmer, Lieferanten oder Leistungserbringer, die während der Ausführung eines aus dem Europäischen Entwicklungsfonds finanzierten Auftrags entstehen, unter anderem in einem Schiedsverfahren nach den Regeln entschieden, die der AKP-EG-Ministerrat auf Empfehlung des AKP-EG-Ausschusses für Zusammenarbeit bei der Entwicklungsfinanzierung beschließt.

(4) Es ist vorzusehen, dass die Allgemeinen Vorschriften, die Allgemeinen Bedingungen und die Schlichtungs- und Schiedsordnung, die in den vorstehenden Erwägungen genannt sind, auf die aus den Mitteln des 9. Europäischen Entwicklungsfonds und aller künftigen Fonds finanzierten Aufträge Anwendung finden.

(5) Es sind neue Allgemeine Vorschriften zu erlassen, die im Einklang mit dem Artikel 28 des Anhangs IV des Abkommens von Cotonou mit den Beschaffungsregeln der Gemeinschaft für die Zusammenarbeit mit Drittstaaten vereinbar sind.

(6) Dagegen erscheinen die Allgemeinen Bedingungen und die Schlichtungs- und Schiedsordnung, die vom AKP-EG-Ministerrat mit Beschluss Nr. 3/90 vom 29. März 1990 genehmigt wurden, für die AKP-EG-Zusammenarbeit nach wie vor geeignet. Es ist daher zweckmäßig, die Geltungsdauer dieser Bestimmungen zu verlängern.

(7) Es ist ein Verfahren für die Anpassung der Allgemeinen Vorschriften und der Allgemeinen Bedingungen vorzusehen, um unter Beachtung der Besonderheiten der AKP-EG-Partnerschaft ihre Kohärenz mit den Allgemeinen Vorschriften und den Allgemeinen Bedingungen zu gewährleisten, die für die anderen Programme der Gemeinschaft für die Zusammenarbeit mit Drittländern gelten.

(8) Als Folgemaßnahmen sind Seminare zu veranstalten und ein praktischer Leitfaden für die Vergabe der Aufträge herauszugeben, um die Beteiligten mit den genannten Allgemeinen Vorschriften und Allgemeinen Bedingungen vertraut zu machen -

BESCHLIESST:

Artikel 1

Allgemeine Vorschriften

Für die Ausarbeitung und Vergabe der aus den Mitteln des Europäischen Entwicklungsfonds finanzierten Aufträge gelten die Allgemeinen Vorschriften für die aus dem Europäischen Entwicklungsfonds finanzierten Dienstleistungs-, Liefer- und Bauaufträge im Anhang.

Artikel 2

Allgemeine Bedingungen

Für die Ausführung der aus den Mitteln des Europäischen Entwicklungsfonds finanzierten Aufträge gelten, sofern in Artikel 29 des Anhangs IV des Abkommens von Cotonou nichts anderes bestimmt ist:

a) die Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung der vom Europäischen Entwicklungsfonds finanzierten öffentlichen Bauaufträge,

b) die Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung der vom Europäischen Entwicklungsfonds finanzierten Lieferaufträge,

c) die Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung der vom Europäischen Entwicklungsfonds finanzierten öffentlichen Dienstleistungsaufträge,

die mit Beschluss Nr. 3/90 des AKP-EG-Ministerrates vom 29. März 1990 genehmigt wurden.

Artikel 3

Änderung

Die Allgemeinen Vorschriften und die Allgemeinen Bedingungen können durch Beschluss des AKP-EG-Ministerrates geändert werden, um unter Beachtung der Besonderheiten der AKP-EG-Partnerschaft ihre Kohärenz mit den Allgemeinen Vorschriften und den Allgemeinen Bedingungen zu gewährleisten, die für die anderen Programme der Gemeinschaft für die Zusammenarbeit mit Drittländern gelten.

Artikel 4

Streitbeilegung

Für die Beilegung von Streitigkeiten im Zusammenhang mit einem aus dem Europäischen Entwicklungsfonds finanzierten Auftrag, für die in den Allgemeinen Bedingungen und den Besonderen Bedingungen für den Auftrag ein Schlichtungs- oder Schiedsverfahren vorgesehen ist, gilt die Schlichtungs- und Schiedsordnung für die aus dem Europäischen Entwicklungsfonds finanzierten Aufträge, die mit Beschluss Nr. 3/90 des AKP-EG-Ministerrates vom 29. März 1990 genehmigt wurde.

Artikel 5

Anwendung

Die in den Artikeln 1 und 2 genannten Allgemeinen Vorschriften und Allgemeinen Bedingungen gelten für die aus den Mitteln des 9. Europäischen Entwicklungsfonds finanzierten Aufträge. Sie gelten auch für die aus den Mitteln aller künftigen Fonds im Rahmen des Abkommens von Cotonou finanzierten Aufträge, sofern der AKP-EG-Ministerrat nichts anderes beschließt.

Artikel 6

Inkrafttreten

Dieser Beschluss tritt am Tag des Inkrafttretens des Abkommens von Cotonou in Kraft.

Artikel 7

Durchführungsmaßnahmen

Die AKP-Staaten, die Mitgliedstaaten der Gemeinschaft und die Gemeinschaft sind verpflichtet, jeweils für ihren Bereich die für die Durchführung dieses Beschlusses erforderlichen Maßnahmen zu treffen. Insbesondere treffen die AKP-Staaten und die Kommission die für Folgemaßnahmen zur Erleichterung der Anwendung der in den Artikeln 1 und 2 genannten Allgemeinen Vorschriften und Allgemeinen Bedingungen erforderlichen Maßnahmen.

Geschehen zu Brüssel am 7. Oktober 2002.

Für den AKP-EG-Ministerrat

Im Namen des AKP-EG-Botschafterausschusses

Der Präsident

Sutiawan Gunessee

ANHANG

ALLGEMEINE VORSCHRIFTEN

für die aus dem Europäischen Entwicklungsfonds (EEF) finanzierten Dienstleistungs-, Liefer- und Bauaufträge

INHALTSVERZEICHNIS

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TEIL I

GRUNDREGELN FÜR ALLE AUFTRAEGE

1. EINLEITUNG

Diese Allgemeinen Vorschriften gelten für die Vergabe der aus den Mitteln des Europäischen Entwicklungsfonds (EEF) finanzierten Dienstleistungs-, Liefer- und Bauaufträge.

Sie umfassen die Grundsätze und Voraussetzungen für die Teilnahme an Aufträgen, die Hinweise für Bieter und die Grundsätze und Voraussetzungen für die Vergabe von Aufträgen.

Für die Ausführung der Dienstleistungs-, Liefer- und Bauaufträge gelten

a) die Allgemeinen Bedingungen für die betreffende Art von aus dem EEF finanzierten Aufträgen oder

b) bei kofinanzierten Projekten und Programmen, im Falle einer Ausnahmeregelung für Dritte oder in anderen einschlägigen Fällen die von dem betreffenden AKP-Staat und der Gemeinschaft vereinbarten allgemeinen Bedingungen, nämlich

- die nach den Rechtsvorschriften des betreffenden AKP-Staates geltenden allgemeinen Bedingungen oder seine Praxis für internationale Aufträge oder

- andere internationale allgemeine Bedingungen für Aufträge und

c) die Besonderen Bedingungen.

Die Allgemeinen Bedingungen für eine bestimmte Auftragsart umfassen die administrativen, finanziellen, rechtlichen und technischen Vertragsbestimmungen für die Ausführung des Auftrags.

Die für den einzelnen Auftrag geltenden Besonderen Bedingungen umfassen Änderungen der Allgemeinen Bedingungen, auftragsspezifische Bestimmungen, technische Spezifikationen und sonstige den Auftrag betreffende Regelungen.

Für alle Fragen, die in diesen Allgemeinen Vorschriften nicht geregelt sind, gilt das Recht des Staates des Auftraggebers.

2. TEILNAHMEVORAUSSETZUNGEN

Wer an den Ausschreibungen und Aufträgen teilnehmen möchte, muss die dafür festgelegten Voraussetzungen erfuellen. Dazu gehören unter anderem die Staatsangehörigkeit der natürlichen und juristischen Personen und der Ursprung der Waren.

2.1. Staatsangehörigkeits- und Ursprungsregel

a) Die Teilnahme an den aus dem EEF finanzierten Ausschreibungen und Aufträgen steht zu gleichen Bedingungen offen:

- natürlichen Personen, Gesellschaften und Unternehmen sowie staatlichen und halbstaatlichen Einrichtungen der AKP-Staaten und der Mitgliedstaaten,

- Genossenschaften und sonstigen juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder des Privatrechts der Mitgliedstaaten und der AKP-Staaten,

- Jointventures oder Arbeitsgemeinschaften von Gesellschaften und Unternehmen der AKP-Staaten und der Mitgliedstaaten.

Schlagen Leistungserbringer, die an den von der Gemeinschaft finanzierten Ausschreibungen und Dienstleistungsaufträgen teilnehmen, Sachverständige vor, so gilt die Staatsangehörigkeitsregel auch für diese.

Damit überprüft werden kann, ob die Staatsangehörigkeitsregel beachtet ist, wird in den Ausschreibungsunterlagen von den Bietern verlangt, den Staat anzugeben, dessen Angehörige sie sind, und die nach dem Recht dieses Staates üblichen Nachweise vorzulegen.

b) Alle im Rahmen eines Lieferauftrags erworbenen Waren müssen Ursprungserzeugnisse der Gemeinschaft und/oder der AKP-Staaten sein. Dies gilt auch für die vom Auftragnehmer im Rahmen eines Bau- oder Dienstleistungsauftrags erworbenen Waren und Ausrüstungsgegenstände, die nach Abschluss der Ausführung des Auftrags in das Eigentum des Projekts übergehen sollen.

In diesem Zusammenhang bestimmt sich der Begriff "Erzeugnisse mit Ursprung in" oder "Ursprungserzeugnisse" nach den einschlägigen internationalen Übereinkünften(1); zu den Erzeugnissen mit Ursprung in der Gemeinschaft gehören auch die Erzeugnisse mit Ursprung in den überseeischen Ländern und Gebieten.

In seinem Angebot muss der Bieter den Ursprung der Waren angeben. Der Auftragnehmer muss dem Auftraggeber entweder beim Verbringen der Waren in den AKP-Staat oder bei der Vorabnahme der Waren oder bei Vorlage der ersten Rechnung ein Ursprungszeugnis vorlegen. Wann dieser Nachweis im Einzelfall zu erbringen ist, wird im Vertrag festgelegt.

Das Ursprungszeugnis muss von den zuständigen Behörden des Ursprungsstaates der Waren oder des Heimatstaates des Lieferers nach Maßgabe der von diesem Staat unterzeichneten internationalen Übereinkünfte ausgestellt sein.

Ob ein Ursprungszeugnis vorliegt, hat der Auftraggeber im AKP-Staat zu prüfen. Bei ernsthaften Zweifeln am Ursprung der Waren entscheiden die Dienststellen der Kommission in Brüssel, wie weiter zu verfahren ist.

2.2. Ausnahmen von der Staatsangehörigkeits- und Ursprungsregel

Um ein möglichst günstiges Verhältnis zwischen Kosten und Wirksamkeit zu gewährleisten, kann auf Ersuchen des betreffenden AKP-Staates natürlichen oder juristischen Personen aus nicht zu den AKP-Staaten gehörenden Entwicklungsländern gestattet werden, an von der Gemeinschaft finanzierten Aufträgen teilzunehmen. Der betreffende AKP-Staat übermittelt dem Leiter der Delegation jeweils die Informationen, die die Gemeinschaft für den Beschluss über die Ausnahmeregelung benötigt; dabei wird besondere Aufmerksamkeit gewidmet:

a) der geografischen Lage des betreffenden AKP-Staates,

b) der Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmer, Lieferer und Berater aus den Mitgliedstaaten und den AKP-Staaten,

c) der Vermeidung einer übermäßigen Steigerung der Ausführungskosten,

d) Transportschwierigkeiten und Verzögerungen aufgrund von Lieferfristen und ähnlichen Problemen,

e) der unter den örtlichen Gegebenheiten am besten geeigneten Technologie.

Drittländern kann die Teilnahme an von der Gemeinschaft finanzierten Aufträgen auch gestattet werden,

a) wenn sich die Gemeinschaft an der Finanzierung von Programmen der regionalen oder interregionalen Zusammenarbeit beteiligt, an denen auch diese Drittländer mitwirken,

b) wenn Projekte und Programme kofinanziert werden,

c) wenn Soforthilfe geleistet wird.

In Ausnahmefällen können Beratungsunternehmen mit Sachverständigen aus Drittländern im Einvernehmen mit der Kommission an Dienstleistungsverträgen teilnehmen.

Vorbehaltlich der entsprechenden Unterrichtung des Leiters der Delegation entscheidet der Auftraggeber während der Durchführung der Maßnahmen über

a) den Kauf von Waren auf dem Inlandsmarkt ohne Rücksicht auf ihren Ursprung,

b) die Verwendung von Bauausrüstung und Baumaschinen, die keine Ursprungserzeugnisse der Mitgliedstaaten oder der AKP-Staaten sind, für die es aber in der Gemeinschaft und in den AKP-Staaten keine vergleichbare Produktion gibt.

2.3. Gründe für den Ausschluss von der Teilnahme an Aufträgen

Von der Teilnahme an den Ausschreibungen und Aufträgen ausgeschlossen sind natürliche und juristische Personen,

a) die sich in Konkurs oder in Liquidation befinden, deren Angelegenheiten von einem gerichtlich bestellten Verwalter besorgt werden, die einen Vergleich mit ihren Gläubigern geschlossen oder ihre Tätigkeit eingestellt haben oder die sich aufgrund eines in den Rechtsvorschriften ihres Landes vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer entsprechenden Lage befinden;

b) gegen die ein Konkurs- oder ein Liquidationsverfahren, ein Verfahren, das auf die gerichtliche Bestellung eines Verwalters für ihre Angelegenheiten oder auf einen Vergleich mit ihren Gläubigern gerichtet ist, oder ein anderes in den Rechtsvorschriften ihres Landes vorgesehenes gleichartiges Verfahren eingeleitet worden ist;

c) die wegen einer in Ausübung ihres Berufes begangenen Straftat rechtskräftig verurteilt worden sind;

d) denen mit den vom Auftraggeber zu rechtfertigenden Mitteln eine schwere Verletzung der Standespflichten nachgewiesen worden ist;

e) die ihre Pflicht zur Entrichtung von Sozialabgaben nicht nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes ihrer Niederlassung erfuellt haben;

f) die ihre Pflicht zur Entrichtung von Steuern nicht nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes ihrer Niederlassung erfuellt haben;

g) die sich bei der Erteilung der vom Auftraggeber als Bedingung für ihre Teilnahme an einer Ausschreibung oder an einem Auftrag verlangten Auskünfte einer arglistigen Täuschung schuldig gemacht haben;

h) bei denen im Rahmen eines anderen Auftrags desselben Auftraggebers oder im Rahmen eines anderen aus Gemeinschaftsmitteln finanzierten Auftrags eine schwere Vertragsverletzung durch Nichterfuellung ihrer vertraglichen Pflichten festgestellt wurde;

i) auf die im Zusammenhang mit der Ausschreibung oder dem Auftrag einer der unter Nummer 7 ("Berufsethische Regeln") genannten Ausschlussgründe zutrifft.

Der Bewerber (in der ersten Phase des beschränkten Verfahrens) hat seiner Bewerbung eine eidesstattliche Versicherung beizufügen, in der er erklärt, dass die genannten Ausschlussgründe auf ihn nicht zutreffen.

Der Bieter (in der zweiten Phase des beschränkten Verfahrens oder im einphasigen offenen Verfahren) hat seinem Angebot die nach dem Recht des Landes seiner Niederlassung üblichen Nachweise dafür beizufügen, dass die unter den Buchstaben a), b), c), e) und f) genannten Ausschlussgründe auf ihn nicht zutreffen. Diese Nachweise und Unterlagen dürfen nicht mehr als 180 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist ausgestellt worden sein. Ferner hat der Bieter eine eidesstattliche Versicherung vorzulegen, in der er erklärt, dass sich seine Lage seit Ausstellung der Nachweise nicht geändert hat.

2.4. Teilnahme zu gleichen Bedingungen

Die AKP-Staaten und die Kommission treffen die erforderlichen Maßnahmen, um eine möglichst breite Beteiligung an den Ausschreibungen für Dienstleistungs-, Liefer- und Bauaufträge zu gleichen Bedingungen zu gewährleisten, unter anderem gegebenenfalls Maßnahmen, mit denen erreicht werden soll,

a) dass die Ausschreibungen im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften, in den Amtsblättern aller AKP-Staaten, im Internet und in allen sonstigen geeigneten Medien bekannt gemacht werden,

b) dass von diskriminierenden Praktiken und technischen Spezifikationen abgesehen wird, die einer möglichst breiten Beteiligung zu gleichen Bedingungen im Wege stehen könnten,

c) dass die Zusammenarbeit zwischen den Gesellschaften und Unternehmen der Mitgliedstaaten und der AKP-Staaten gefördert wird,

d) dass alle Zuschlagskriterien in den Ausschreibungsunterlagen aufgeführt werden,

e) dass das erfolgreiche Angebot den in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Bedingungen und Zuschlagskriterien entspricht.

3. VERGABEVERFAHREN

Für die Vergabe der Aufträge gilt der Grundsatz der Ausschreibung. Mit der Ausschreibung werden zwei Ziele verfolgt:

a) Transparenz zu gewährleisten und

b) die verlangten Dienstleistungen, Waren oder Bauleistungen in der gewünschten Qualität und zu den bestmöglichen Preisbedingungen zu erhalten.

Für die Vergabe der Aufträge gibt es verschiedene Verfahren, die sich durch den Grad an Wettbewerb unterscheiden.

3.1. Offenes Verfahren

Bei Vergabe im offenen Verfahren wird der Auftrag allgemein ausgeschrieben. Die Ausschreibung wird einer möglichst breiten Öffentlichkeit im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften, in den Amtsblättern aller AKP-Staaten, im Internet und in allen sonstigen geeigneten Medien bekannt gemacht.

Im offenen Verfahren werden die Ausschreibungsunterlagen auf Anfrage nach den in der Bekanntmachung der Ausschreibung festgelegten Modalitäten (gegebenenfalls gegen Entrichtung einer Gebühr) allen natürlichen und juristischen Personen übersandt, die ein Angebot abgeben möchten. Der erfolgreiche Bieter wird durch Prüfung der eingegangenen Angebote im Auswahlverfahren (Prüfung der Teilnahmeberechtigung und der finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit der Bieter) und im Zuschlagsverfahren (Vergleich der Angebote) nach Maßgabe der Nummer 4 ("Auswahl- und Zuschlagskriterien") bestimmt. Verhandlungen sind nicht zulässig.

3.2. Beschränktes Verfahren

Im beschränkten Verfahren fordert der Auftraggeber eine beschränkte Zahl von Bewerbern zur Abgabe eines Angebots auf. Vor Einleitung des Ausschreibungsverfahrens stellt er eine Auswahlliste der aufgrund ihrer Qualifikation in Frage kommenden Bewerber auf.

Zunächst werden im Auswahlverfahren die Bewerbungen geprüft, die im Allgemeinen auf die Bekanntmachung der Ausschreibung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften, in den Amtsblättern aller AKP-Staaten, im Internet und in allen sonstigen geeigneten Medien eingehen; aus der Liste aller Bewerber wird dann die Auswahlliste zusammengestellt.

Anschließend übersendet der Auftraggeber den Bewerbern auf der Auswahlliste die Ausschreibungsunterlagen und fordert sie zur Abgabe eines Angebots auf. Der erfolgreiche Bieter wird durch Prüfung der eingegangenen Angebote im Zuschlagsverfahren nach Maßgabe der Nummer 4 ("Auswahl- und Zuschlagskriterien") bestimmt. Verhandlungen sind nicht zulässig.

3.3. Vereinfachtes Verfahren

Im vereinfachten Verfahren berät sich der Auftraggeber mit den Bewerbern seiner Wahl und legt mit ihnen auf der Grundlage der Spezifikationen die Vertragsbedingungen fest. Am Ende des Verfahrens nimmt der Auftraggeber das wirtschaftlich günstigste Angebot an.

3.4. Rahmenvertrag

Nach den Regeln für Rahmenverträge führt die Kommission eine beschränkte Ausschreibung durch, wählt die Bewerber aus, prüft die eingereichten Rahmenangebote und stellt auf dieser Grundlage eine Liste potenzieller Auftragnehmer zusammen, die auf Anfrage Sachverständige für die spezifischen Aufgaben auf den ausgeschriebenen Fachgebieten bereitstellen können.

Für jeden Einzelauftrag (Mission) fordert der Auftraggeber die Auftragnehmer auf der Liste auf, innerhalb ihres Rahmenvertrages ein Angebot vorzulegen. Das wirtschaftlich günstigste Angebot wird angenommen.

3.5. Ausführung in Regie (Leistungsprogramm)

Bei Ausführung in Regie wird das Projekt oder Programm von staatlichen oder halbstaatlichen Einrichtungen oder Stellen des betreffenden AKP-Staates (staatliche Regie) oder von der für die Durchführung der Maßnahme zuständigen Person durchgeführt.

Die Gemeinschaft leistet einen Beitrag zu den Kosten der betreffenden Stelle und stellt zu diesem Zweck fehlende Ausrüstung und/oder fehlendes Material und/oder Mittel bereit, die die Stelle in die Lage versetzen, die benötigten zusätzlichen Sachverständigen aus dem betreffenden AKP-Staat oder aus anderen AKP-Staaten anzuwerben. Der Beitrag der Gemeinschaft betrifft nur die Kosten für ergänzende Maßnahmen und vorübergehende Ausgaben, die für die Durchführung des betreffenden Projekts unbedingt erforderlich sind.

3.6. Humanitäre Hilfe und Soforthilfe

Die im Rahmen der humanitären Hilfe und der Soforthilfe vergebenen Aufträge müssen der Dringlichkeit der Lage angepasst sein. Zu diesem Zweck kann der AKP-Staat bei allen von ihm durchgeführten Maßnahmen der humanitären Hilfe und der Soforthilfe im Einvernehmen mit dem Leiter der Delegation gestatten, dass die Aufträge

a) freihändig vergeben werden,

b) in Regie ausgeführt werden,

c) von entsprechend spezialisierten Organisationen ausgeführt werden,

d) direkt von der Kommission ausgeführt werden.

Die von der Gemeinschaft durchgeführten Maßnahmen der humanitären Hilfe und der Soforthilfe werden von ihr nach Verfahren verwaltet und durchgeführt, die ein rasches, flexibles und effizientes Handeln ermöglichen.

3.7. Ausschreibungsverfahren

Das Verfahren für Ausschreibung und Bekanntmachung der Dienstleistungs-, Liefer- und Bauaufträge hängt vom Wert des Auftrags ab. Zu den Einzelheiten siehe Anhang I.

Bei gemischten Aufträgen, die eine Kombination aus Dienstleistungen, Waren und Bauleistungen umfassen, bestimmt der Auftraggeber im Einvernehmen mit der Kommission, welches Vergabeverfahren Anwendung findet. Dabei ist maßgebend, welche Komponente (Dienstleistungen, Waren oder Bauleistungen) nach ihrem Wert und ihrer strategischen Bedeutung für den Auftrag überwiegt.

Die Teilung eines Auftrags mit dem Ziel, diese Allgemeinen Vorschriften zu umgehen, ist unzulässig. Ist der Auftraggeber nicht sicher, wie der Wert des Auftrags zu schätzen ist, so hat er vor Einleitung des Ausschreibungsverfahrens den Leiter der Delegation zurate zu ziehen.

In jedem Verfahren muss der Auftraggeber gewährleisten, dass die Bedingungen für einen fairen Wettbewerb gegeben sind. Liegt offensichtlich ein erhebliches Missverhältnis zwischen den vorgeschlagenen Preisen und den angebotenen Leistungen eines Bieters vor oder bestehen erhebliche Unterschiede zwischen den von den Bietern vorgeschlagenen Preisen (insbesondere wenn an der Ausschreibung neben privaten Unternehmen öffentliche Unternehmen, Idealvereine oder nichtstaatliche Organisationen teilnehmen), so hat der Auftraggeber Nachprüfungen vorzunehmen und alle erforderlichen ergänzenden Auskünfte einzuholen. Die erhaltenen Auskünfte sind vom Auftraggeber vertraulich zu behandeln. Die Bieter müssen erklären, dass in ihren finanziellen Angeboten alle Kosten berücksichtigt sind, einschließlich der Gemeinkosten.

3.8. Vorzugsbehandlung

Maßnahmen zur Förderung einer möglichst breiten Beteiligung natürlicher und juristischer Personen aus den AKP-Staaten an der Ausführung der aus dem EEF finanzierten Aufträge sollen eine optimale Nutzung der natürlichen und der Humanressourcen dieser Staaten ermöglichen. Zu diesem Zweck

a) wird bei Bauaufträgen mit einem Wert von unter 5000000 EUR Bietern aus den AKP-Staaten, deren Kapital und deren Führungskräfte zu mindestens einem Viertel aus den AKP-Staaten stammen, eine Preispräferenz von 10 % gegenüber wirtschaftlich, technisch und administrativ gleichwertigen Angeboten eingeräumt;

b) wird bei Lieferaufträgen unabhängig vom Wert der Waren Bietern aus den AKP-Staaten, die Waren anbieten, die zu mindestens 50 % des Auftragswertes Ursprungserzeugnisse der AKP-Staaten sind, eine Preispräferenz von 15 % gegenüber wirtschaftlich, technisch und administrativ gleichwertigen Angeboten eingeräumt;

c) wird bei Dienstleistungsaufträgen eine Präferenz gegenüber wirtschaftlich und technisch gleichwertigen Angeboten eingeräumt

- für Sachverständige, Einrichtungen und Beratungsgesellschaften oder -unternehmen aus den AKP-Staaten,

- für Angebote, die von einem AKP-Unternehmen als Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft mit europäischen Partnern eingereicht wird,

- für Angebote europäischer Bieter, an denen Subunternehmer oder Sachverständige aus den AKP-Staaten beteiligt sind,

d) gibt der erfolgreiche Bieter, wenn er die Vergabe von Unteraufträgen erwägt, natürlichen Personen, Gesellschaften und Unternehmen aus den AKP-Staaten den Vorzug, die in der Lage sind, den Auftrag zu ähnlichen Bedingungen auszuführen;

e) kann der AKP-Staat den Bietern in der Ausschreibung vorschlagen, sich von Gesellschaften, Unternehmen, Sachverständigen oder Beratern aus anderen AKP-Staaten unterstützen zu lassen, die im gegenseitigen Einvernehmen ausgewählt werden. Diese Zusammenarbeit kann in Form eines Jointventures, eines Unterauftrags oder einer berufsbegleitenden Ausbildung des Personals durchgeführt werden.

4. AUSWAHL- UND ZUSCHLAGSKRITERIEN

Die Vergabe eines Auftrags im offenen oder im beschränkten Verfahren erfolgt in folgenden Schritten:

a) Auswahl der Bieter bzw. Bewerber anhand der in der Bekanntmachung genannten Auswahlkriterien:

- Prüfung der Teilnahmeberechtigung der Bieter bzw. Bewerber nach Maßgabe der Nummer 2 ("Teilnahmevoraussetzungen"),

- Prüfung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit der Bieter bzw. Bewerber,

- Prüfung der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit der Bieter bzw. Bewerber und ihrer Führungskräfte.

Die Kriterien für diese Prüfungen sind in der Bekanntmachung oder in den Ausschreibungsunterlagen anzugeben.

b) Vergleich der Angebote anhand der in der Bekanntmachung oder in den Ausschreibungsunterlagen genannten Zuschlagskriterien auf der Grundlage des Preises und anderer vorher festgelegter Kriterien, anhand derer das wirtschaftlich günstigste Angebot bestimmt werden kann.

Im offenen Verfahren laufen die Schritte a und b bei der Prüfung der Angebote ab.

Im beschränkten Verfahren läuft in der ersten Phase (Aufstellung der Auswahlliste) Schritt a bei der Prüfung der Bewerbungen ab und in der zweiten Phase (Aufforderung zur Angebotsabgabe) Schritt b bei der Prüfung der Angebote.

5. AUSSCHREIBUNG MIT SUSPENSIVKLAUSEL

In hinreichend begründeten Ausnahmefällen kann der Auftrag mit einer Suspensivklausel ausgeschrieben werden. Dies bedeutet, dass das Ausschreibungsverfahren bereits vor Annahme des Finanzierungsbeschlusses oder vor Unterzeichnung des Finanzierungsabkommens zwischen der Kommission und dem AKP-Staat eingeleitet wird und dass die Vergabe des Auftrags vom Abschluss des Finanzierungsabkommens und von der Bereitstellung der Mittel abhängt.

Wegen der möglichen Folgen der Suspensivklausel muss diese in der Bekanntmachung ausdrücklich erwähnt werden.

Das Ausschreibungsverfahren ist aufzuheben, wenn das Beschlussfassungsverfahren der Kommission nicht abgeschlossen oder das Finanzierungsabkommen nicht unterzeichnet wird.

6. AUFHEBUNG DES AUSSCHREIBUNGSVERFAHRENS

Bei Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens sind alle Bieter unverzüglich schriftlich über die Gründe der Aufhebung zu unterrichten. Das Ausschreibungsverfahren kann aufgehoben werden,

a) wenn die Ausschreibung ergebnislos geblieben ist, das heißt, wenn kein Angebot in qualitativer und preislicher Hinsicht überzeugen konnte oder wenn keine Angebote eingegangen sind,

b) wenn die wirtschaftlichen oder technischen Daten des Projekts grundlegend geändert worden sind,

c) wenn außergewöhnliche Umstände oder höhere Gewalt die normale Ausführung des Auftrags unmöglich machen,

d) wenn alle in technischer Hinsicht zulässigen Angebote die zur Verfügung stehenden Finanzmittel überschreiten,

e) wenn in dem Verfahren schwere Unregelmäßigkeiten aufgetreten sind, vor allem, wenn sie einen normalen Wettbewerb unmöglich gemacht haben.

Nach Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens kann der Auftraggeber beschließen,

a) ein neues Ausschreibungsverfahren einzuleiten;

b) Verhandlungen mit einem oder mehreren Bietern aufzunehmen, die die Auswahlkriterien erfuellen und die in technischer Hinsicht zulässige Angebote eingereicht haben, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht wesentlich geändert worden sind;

c) den Auftrag nicht zu vergeben.

Die abschließende Entscheidung trifft der Auftraggeber mit Zustimmung der Kommission.

7. BERUFSETHISCHE REGELN

Jeder Versuch eines Bewerbers oder Bieters, sich vertrauliche Informationen zu verschaffen, unzulässige Absprachen mit Konkurrenten zu treffen oder den Ausschuss oder den Auftraggeber bei der Prüfung, der Klärung, der Wertung oder dem Vergleich der Angebote zu beeinflussen, führt zur Ablehnung seiner Bewerbung bzw. seines Angebots und kann Verwaltungssanktionen zur Folge haben.

Ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers sind der Auftragnehmer und seine Mitarbeiter sowie die mit ihm verbundenen Unternehmen nicht berechtigt, für das Projekt weitere Dienstleistungen zu erbringen, Arbeiten auszuführen oder Ausrüstung zu liefern, auch nicht als Hilfsleistungen oder weitervergebene Leistungen. Dieses Verbot gilt auch für andere Programme und Projekte, bei denen der Auftragnehmer wegen der Art des Auftrags in einen Interessenkonflikt geraten könnte.

Bei der Einreichung seiner Bewerbung oder seines Angebots hat der Bewerber bzw. der Bieter zu erklären, dass kein potenzieller Interessenkonflikt besteht und dass er in keiner besonderen Verbindung zu anderen Bewerbern bzw. Bietern oder anderen Projektbeteiligten steht. Tritt dieser Fall während der Ausführung des Auftrags ein, so ist der Auftragnehmer verpflichtet, unverzüglich den Auftraggeber zu unterrichten.

Der Auftragnehmer hat stets unparteiisch und als loyaler Berater in Einklang mit dem Verhaltenskodex seines Berufsstandes zu handeln. Er gibt ohne vorherige Zustimmung des Auftraggebers keine öffentlichen Erklärungen zu dem Projekt oder den Leistungen ab. Ohne vorherige schriftliche Zustimmung geht er für den Auftraggeber keine Verbindlichkeiten ein.

Während der Laufzeit des Auftrags achten der Auftragnehmer und seine Mitarbeiter die Menschenrechte und verpflichten sich, die politischen, kulturellen und religiösen Bräuche des Empfängerstaates nicht zu verletzen.

Der Auftragnehmer darf für die Ausführung des Auftrags nur die vertraglich festgesetzte Vergütung entgegennehmen. Der Auftragnehmer und seine Mitarbeiter dürfen keine Tätigkeit ausüben und keine Vorteile annehmen, die mit ihren Pflichten gegenüber dem Auftraggeber in Widerspruch stehen.

Der Auftragnehmer und seine Mitarbeiter wahren während der gesamten Laufzeit des Auftrags und nach dessen Erfuellung das Berufsgeheimnis. Alle Berichte und Unterlagen, die der Auftragnehmer ausarbeitet oder erhält, sind vertraulich.

Die Verwendung der während der Ausführung des Auftrags ausgearbeiteten, erhaltenen und vorgelegten Berichte und Unterlagen durch die Vertragsparteien ist im Vertrag zu regeln.

Der Auftragnehmer unterhält keine Beziehungen, die seine Unabhängigkeit oder die seiner Mitarbeiter gefährden könnten. Verliert der Auftragnehmer seine Unabhängigkeit, so kann der Auftraggeber unabhängig von einem Schaden den Vertrag fristlos und ohne Schadensersatzpflicht gegenüber dem Auftragnehmer kündigen.

Die Kommission behält sich das Recht vor, die Finanzierung des Projekts auszusetzen oder einzustellen, falls in irgendeiner Phase des Vergabeverfahrens korrupte Praktiken gleich welcher Art festgestellt werden und der Auftraggeber nicht alle geeigneten Maßnahmen ergreift, um Abhilfe zu schaffen. Für die Zwecke dieser Bestimmung ist "korrupte Praktik" jedes Anerbieten, einem Anderen Schmiergeld, ein Geschenk, eine Sondervergütung oder eine Provision als Anreiz oder Belohnung dafür zukommen zu lassen, dass dieser eine Handlung vornimmt oder unterlässt, die mit der Vergabe des Auftrags oder der Erfuellung des mit dem Auftraggeber geschlossenen Vertrages in Zusammenhang steht.

Insbesondere müssen alle Ausschreibungsunterlagen und Verträge über die Erbringung von Dienstleistungen oder Bauleistungen oder über die Lieferung von Waren die Klausel enthalten, dass das Angebot abgelehnt oder der Vertrag gekündigt wird, falls sich herausstellt, dass die Vergabe des Auftrags oder seine Ausführung Anlass für außerordentliche Geschäftsausgaben war.

Zu diesen außerordentlichen Geschäftsausgaben gehören Provisionen, die im Hauptvertrag nicht erwähnt sind oder die sich nicht aus einem vorschriftsmäßig geschlossenen Vertrag mit Bezug auf den Hauptvertrag ergeben, Provisionen, die nicht die Vergütung für eine tatsächlich erbrachte rechtmäßige Leistung sind, Provisionen, die in ein Steuerparadies überwiesen werden, sowie Provisionen, die an einen nicht eindeutig bezeichneten Empfänger oder an eine Gesellschaft gezahlt werden, die alle Merkmale einer Scheingesellschaft aufweist.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, der Kommission auf Verlangen Belege für die Umstände der Auftragsausführung vorzulegen. Die Kommission kann Unterlagen prüfen und an Ort und Stelle Kontrollen vornehmen, um Beweise für vermutete außerordentliche Geschäftsausgaben zu sammeln, sofern sie dies als notwendig erachtet.

Wird der Auftragnehmer außerordentlicher Geschäftsausgaben im Zusammenhang mit den von der Gemeinschaft finanzierten Projekten überführt, so wird je nach Schwere des Falles der Vertrag gekündigt oder der Auftragnehmer für die Zukunft von der Gemeinschaftsfinanzierung ausgeschlossen.

Verstößt der Bewerber, der Bieter bzw. der Auftragnehmer gegen eine oder mehrere dieser berufsethischen Regeln, so kann er von weiteren Aufträgen der Gemeinschaft ausgeschlossen und mit Sanktionen belegt werden. Der Betreffende bzw. das betreffende Unternehmen ist schriftlich zu unterrichten.

8. RECHTSBEHELFSVERFAHREN

Fühlt sich ein Bieter durch einen Fehler oder eine Unregelmäßigkeit im Vergabeverfahren in seinen Rechten verletzt, so kann er sich direkt an den Auftraggeber wenden und die Kommission unterrichten. Der Auftraggeber hat innerhalb von 90 Tagen nach Eingang der Beschwerde zu antworten.

Wird die Kommission über eine solche Beschwerde unterrichtet, so gibt sie gegenüber dem Auftraggeber eine Stellungnahme ab und tut ihr Möglichstes, um eine gütliche Einigung zwischen dem beschwerdeführenden Bieter und dem Auftraggeber zu erleichtern.

Führt dies nicht zum Erfolg, so kann der Bieter die im Recht des Staates des Auftraggebers vorgesehenen Verfahren in Anspruch nehmen.

Ferner ist jeder Unionsbürger berechtigt, sich mit Beschwerden an den europäischen Bürgerbeauftragten zu wenden; dieser führt aufgrund von Beschwerden über Missstände bei der Tätigkeit der Organe der Europäischen Gemeinschaft Untersuchungen durch.

Für den Fall, dass der Auftraggeber die Vergabeverfahren dieser Allgemeinen Vorschriften nicht einhält, behält sich die Kommission das Recht vor, die Finanzierung der betreffenden Aufträge auszusetzen, einzustellen oder rückgängig zu machen.

TEIL II

BESONDERE REGELN FÜR DIENSTLEISTUNGSAUFTRAEGE

9. EINLEITUNG

Bei der technischen und wirtschaftlichen Zusammenarbeit im Rahmen der Kooperationspolitik wird durch Dienstleistungsaufträge, vor allem über Studien und technische Hilfe, Fachwissen bereitgestellt.

Studienaufträge betreffen unter anderem Studien zur Ermittlung und Ausarbeitung von Projekten, Machbarkeits-, Wirtschaftlichkeits- und Marktstudien, technische Studien, Evaluierungen und Rechnungsprüfungen.

Bei einem Studienauftrag wird im Allgemeinen ein Erfolg geschuldet, das heißt, der Auftragnehmer hat ohne Rücksicht auf die technischen und betrieblichen Mittel, die er zur Erreichung des vorgegebenen Zieles einsetzen muss, ein bestimmtes Produkt zu liefern. Für diese Aufträge wird daher eine Pauschalvergütung gezahlt, auf die der Auftragnehmer erst dann Anspruch hat, wenn das verlangte Ergebnis vorliegt.

Aufträge für technische Hilfe werden vergeben, wenn der Leistungserbringer eine beratende Funktion ausüben, ein Projekt leiten oder überwachen, die im Auftrag genannten Sachverständigen bereitstellen oder im Namen des Auftraggebers Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen beschaffen soll.

Bei einem Auftrag für technische Hilfe wird häufig nur der Einsatz von Mitteln geschuldet, das heißt, der Auftragnehmer hat die ihm in der Leistungsbeschreibung übertragenen Aufgaben zu erfuellen und die Qualität der erbrachten Leistungen zu gewährleisten. Für diese Aufträge wird eine den tatsächlich eingesetzten Mitteln und den erbrachten Leistungen entsprechende Vergütung gezahlt. Den Auftragnehmer trifft jedoch die vertragliche Sorgfaltspflicht, den Auftraggeber rechtzeitig über jedes Ereignis zu unterrichten, das die ordnungsgemäße Durchführung des Projekts gefährden könnte.

Dienstleistungsaufträge können aber auch gemischten Charakter haben; in diesen Fällen wird sowohl der Einsatz von Mitteln als auch ein Erfolg geschuldet.

Auftraggeber ist, wer befugt ist, den Auftrag zu vergeben; er wird immer in der Bekanntmachung der Ausschreibung genannt. Dienstleistungsaufträge werden von dem AKP-Staat vergeben, mit dem die Kommission in der Regel ein Finanzierungsabkommen schließt.

Der Auftraggeber und der Leiter der Delegation stellen in enger Zusammenarbeit die Auswahlliste auf. Die Kommission arbeitet die Unterlagen für internationale Ausschreibungen aus und übersendet sie dem Auftraggeber zur Genehmigung und zur Einleitung des Verfahrens. Die anderen Ausschreibungsunterlagen muss der Auftraggeber dem Leiter der Delegation zur Genehmigung vorlegen, bevor er sie versendet. Auf der Grundlage der genehmigten Entscheidungen und in enger Zusammenarbeit mit dem Leiter der Delegation leitet der Auftraggeber das Ausschreibungsverfahren ein, nimmt die Angebote entgegen, leitet die Sitzung zur Prüfung der Angebote und stellt das Ergebnis der Ausschreibung fest. Dann legt der Auftraggeber dem Leiter der Delegation das Ergebnis der Prüfung und einen Vorschlag für die Auftragsvergabe zur Genehmigung vor. Wenn diese Genehmigung erteilt ist, unterzeichnet der Auftraggeber den Vertrag und unterrichtet den Leiter der Delegation. Der Leiter der Delegation wird von Amts wegen förmlich zur Eröffnung und Wertung der Angebote eingeladen und ist dort in der Regel vertreten.

Die AKP-Staaten können auch die Kommission ersuchen, in ihrem Namen direkt oder über ihre zuständige Einrichtung Dienstleistungsaufträge auszuhandeln, auszuarbeiten, zu vergeben oder auszuführen.

Rechnungsprüfungs-, Evaluierungs- und Rahmenverträge werden immer von der Kommission geschlossen, die im Namen des betreffenden AKP-Staates handelt.

"Leistungserbringer" ist jede natürliche oder juristische Person, die Dienstleistungen anbietet. Ein Leistungserbringer, der um die Teilnahme an einem beschränkten Verfahren ersucht, wird als "Bewerber" bezeichnet; ein Leistungserbringer, der ein Angebot einreicht, als "Bieter".

10. VERGABEVERFAHREN

10.1. Aufträge mit einem Wert von mindestens 200000 EUR

10.1.1. Beschränktes Verfahren

In der Regel müssen alle Dienstleistungsaufträge mit einem Wert von mindestens 200000 EUR in einem international bekannt gemachten beschränkten Verfahren nach Veröffentlichung einer Vorabinformation (Ankündigung) und einer Bekanntmachung nach Maßgabe der Nummer 11.1 ("Bekanntmachung der Ausschreibung") vergeben werden.

10.1.2. Freihändige Vergabe

Nach Zustimmung der Kommission kann der Dienstleistungsauftrag unter folgenden Voraussetzungen freihändig vergeben werden.

a) Die Fristen für das unter den Nummern 11 und 12.2 beschriebene beschränkte bzw. vereinfachte Verfahren können wegen äußerster Dringlichkeit aufgrund von für den Auftraggeber nicht vorhersehbaren Ereignissen nicht eingehalten werden. Die zur Begründung der Dringlichkeit angeführten Umstände dürfen nicht dem Auftraggeber zuzurechnen sein. In diesem Fall nimmt der Auftraggeber in freier Entscheidung für geeignet erachtete Beratungen mit potenziellen Bewerbern auf, die im Einvernehmen mit dem Leiter der Delegation auf die Auswahlliste gesetzt wurden, und vergibt den Auftrag an den Bewerber seiner Wahl.

b) Die Leistungen sollen von öffentlichen Stellen, gemeinnützigen Einrichtungen oder Idealvereinen erbracht werden; gemeinnützige Einrichtungen und Idealvereine sind nicht automatisch als ohne Gewinnerzielungsabsicht handelnde Auftragnehmer anzusehen und kommen daher nicht immer für eine freihändige Vergabe in Frage; die freihändige Vergabe ist nur zulässig, wenn der Zweck des Auftrags nicht auf wirtschaftlichen oder geschäftlichen Erwägungen beruht, unter anderem, wenn es sich um eine Maßnahme im institutionellen Bereich oder beispielsweise um Hilfe für Einzelne im sozialen Bereich handelt.

c) Der Auftrag dient der Verlängerung bereits laufender Maßnahmen; hier sind zwei Fälle möglich:

- Ergänzungsleistungen, die im Hauptauftrag nicht enthalten waren, die jedoch aufgrund unvorhergesehener Umstände für die Ausführung des Auftrags erforderlich geworden sind. Zur Inanspruchnahme dieser Bestimmung müssen zwei Voraussetzungen erfuellt sein: i) die Ergänzungsleistung kann technisch oder wirtschaftlich nicht ohne erheblichen Nachteil für den Auftraggeber vom Hauptauftrag getrennt werden, und ii) der Gesamtwert der Ergänzungsleistungen beträgt höchstens 50 % des Wertes des Hauptauftrags;

- zusätzliche Leistungen, die in einer Wiederholung der vom Auftragnehmer im Rahmen eines früheren Auftrags erbrachten Leistungen bestehen. Zur Inanspruchnahme dieser Bestimmung müssen zwei Voraussetzungen erfuellt sein: i) der frühere Auftrag ist nach Veröffentlichung einer Bekanntmachung vergeben worden, und ii) in der Bekanntmachung der Ausschreibung des früheren Auftrags ist ausdrücklich auf die Möglichkeit, zusätzliche Leistungen freihändig zu vergeben, und auf deren geschätzte Kosten hingewiesen worden. Diese zusätzlichen Leistungen können beispielsweise die zweite Phase einer Studie oder Maßnahme bilden. Der Auftrag kann nur einmal verlängert werden; der Wert und die Laufzeit der zusätzlichen Leistungen dürfen den Wert und die Laufzeit des früheren Auftrags nicht überschreiten.

d) Die Ausschreibung ist ergebnislos geblieben, das heißt, kein Angebot konnte in qualitativer und preislicher Hinsicht überzeugen. In diesem Fall kann der Auftraggeber nach Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens Verhandlungen mit dem Bieter oder den Bietern seiner Wahl aufnehmen, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht wesentlich geändert werden (siehe Nummer 6 "Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens"). Vorher ist die Zustimmung der Kommission einzuholen.

e) Der Auftrag schließt an einen Wettbewerb an und muss nach der geltenden Regelung an den Preisträger oder an einen der Preisträger vergeben werden. In diesem Fall sind alle Preisträger zur Teilnahme an den Verhandlungen aufzufordern.

10.2. Aufträge mit einem Wert von unter 200000 EUR

10.2.1. Rahmenvertrag und vereinfachtes Verfahren

Aufträge mit einem Wert von unter 200000 EUR können entweder im Rahmenvertragsverfahren oder im vereinfachten Verfahren mit mindestens drei Bewerbern vergeben werden. Dies gilt nicht für die Fälle, für die unter Nummer 10.1.2 die freihändige Vergabe vorgesehen ist.

11. INTERNATIONAL BEKANNTGEMACHTE BESCHRÄNKTE AUSSCHREIBUNG (VON AUFTRAEGEN MIT EINEM WERT VON MINDESTENS 200000 EUR)

11.1. Bekanntmachung der Ausschreibung

Um eine möglichst breite Beteiligung an den Ausschreibungen und die erforderliche Transparenz zu gewährleisten, ist die Kommission verpflichtet, für alle Dienstleistungsaufträge mit einem Wert von mindestens 200000 EUR eine Vorabinformation (Ankündigung) und eine Bekanntmachung der Ausschreibung zu veröffentlichen.

11.1.1. Veröffentlichung der Vorabinformation (Ankündigung)

Die Kommission ist verpflichtet, einmal jährlich die Dienstleistungsaufträge anzukündigen, die in den auf die Veröffentlichung folgenden zwölf Monaten ausgeschrieben werden, und diese Ankündigung alle drei Monate auf den neuesten Stand zu bringen.

In der Vorabinformation sind Gegenstand, Inhalt und Wert der betreffenden Aufträge kurz anzugeben. Da es sich lediglich um eine Vorabinformation handelt, verpflichtet die Veröffentlichung die Kommission nicht, die Aufträge zu finanzieren, und die Leistungserbringer können zu diesem Zeitpunkt noch keine Interessensbekundungen einsenden.

Die Vorabinformation ist im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften, im Internet und in allen sonstigen geeigneten Medien zu veröffentlichen.

11.1.2. Veröffentlichung der Bekanntmachung eines Dienstleistungsauftrags

Nach der Vorabinformation müssen alle Ausschreibungen von Dienstleistungsaufträgen mit einem Wert von mindestens 200000 EUR einzeln in Form einer Bekanntmachung für das beschränkte Verfahren im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften, in den Amtsblättern aller AKP-Staaten, im Internet und in allen sonstigen geeigneten Medien veröffentlicht werden. Die Frist zwischen der Veröffentlichung der Vorabinformation und der Veröffentlichung der Bekanntmachung beträgt mindestens 30 Tage.

In der Bekanntmachung sind der Gegenstand des Auftrags und der Auftraggeber klar, genau und vollständig anzugeben. Ferner sind das Budget für die geplante Maßnahme sowie der vorläufige Zeitplan anzugeben. Der interessierte Leistungserbringer muss anhand dieser Informationen beurteilen können, ob er in der Lage ist, den betreffenden Auftrag zu erfuellen. Die Frist für die Einreichung der Angebote muss so bemessen sein, dass ein effektiver Wettbewerb möglich ist. Die Frist für die Einreichung der Angebote beträgt mindestens 30 Tage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften und im Internet. Die Länge der Frist hängt vom Umfang und von der Komplexität des Auftrags ab.

Die örtlich veröffentlichte Bekanntmachung muss mit der im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften und im Internet veröffentlichten Bekanntmachung übereinstimmen und gleichzeitig mit dieser erscheinen. Für die Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften und im Internet sorgt die Kommission, für die örtliche Veröffentlichung hat der AKP-Staat selbst zu sorgen.

11.2. Aufstellung der Auswahlliste

Die interessierten Leistungserbringer müssen (einzeln oder als Arbeitsgemeinschaft) eine Bewerbung mit den in der Bekanntmachung verlangten Angaben einreichen, damit ihre Befähigung zur Ausführung des Auftrags beurteilt werden kann. Im Auswahlverfahren

- werden die Bewerber ausgeschlossen, die nicht teilnahmeberechtigt sind (siehe Nummer 2 ("Teilnahmevoraussetzungen") oder auf die einer der unter Nummer 7 ("Berufsethische Regeln") genannten Ausschlussgründe zutrifft,

- wird die Solidität der Finanzlage der Bewerber überprüft (finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit), die beispielsweise durch die Bilanzauszüge und Umsatzzahlen der letzten drei Jahre nachzuweisen ist,

- wird die technische und fachliche Leistungsfähigkeit der Bewerber geprüft, die unter anderem i) gegebenenfalls durch die Zahl der im Jahresdurchschnitt Beschäftigten und die Zahl und die Berufserfahrung der Führungskräfte des Bewerbers und ii) durch Referenzen für die wichtigsten in dem betreffenden Bereich erbrachten Dienstleistungen der letzten Jahren nachzuweisen ist.

Nach Prüfung der auf die Bekanntmachung eingegangenen Bewerbungen werden die Leistungserbringer, die die beste Gewähr für die zufrieden stellende Ausführung des Auftrags bieten, auf die Auswahlliste gesetzt. Die Auswahlliste muss mindestens vier und höchstens acht Bewerber umfassen. In der Bekanntmachung ist die Mindest- und die Hoechstzahl der auf die Auswahlliste zu setzenden Bewerber anzugeben.

Wenn die Auswahlliste vom Auftraggeber und vom Leiter der Delegation genehmigt ist, dürfen die Leistungserbringer und Arbeitsgemeinschaften auf der Auswahlliste im Hinblick auf den Auftrag keine Verbindungen mehr eingehen und untereinander keine Unteraufträge vergeben.

Die Vergabe von Unteraufträgen an andere Leistungserbringer kann vom Auftraggeber gestattet werden, sofern sie im Angebot des Bieters ausdrücklich vorgesehen ist, sofern der Subunternehmer die unter den Nummern 2 ("Teilnahmevoraussetzungen") und 7 ("Berufsethische Regeln") genannten Voraussetzungen erfuellt und sofern der Anteil der Unteraufträge an dem Angebot nicht übermäßig groß ist. Dieser Anteil ist in den Ausschreibungsunterlagen anzugeben.

Den nicht ausgewählten Bewerbern wird mitgeteilt, dass ihre Bewerbung nicht berücksichtigt werden konnte. Den ausgewählten Bewerbern werden eine Aufforderung zur Angebotsabgabe und die Ausschreibungsunterlagen übersandt. Gleichzeitig wird die endgültige Auswahlliste im Internet veröffentlicht.

11.3. Abfassung und Inhalt der Ausschreibungsunterlagen

Die sorgfältige Abfassung der Ausschreibungsunterlagen ist nicht nur für den fehlerfreien Ablauf des Vergabeverfahrens, sondern auch für die ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags von entscheidender Bedeutung.

Diese Unterlagen müssen alle Bestimmungen und Informationen enthalten, die die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerber benötigen, um ein Angebot einreichen zu können: einzuhaltende Verfahren, vorzulegende Unterlagen, Ausschlussgründe, Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung, Bedingungen für die Vergabe von Unteraufträgen usw.

Diese Unterlagen sind von der Kommission auszuarbeiten. Der Auftraggeber übersendet den Bewerbern auf der Auswahlliste eine Aufforderung zur Angebotsabgabe und die Ausschreibungsunterlagen:

- Hinweise für Bieter mit unter anderem folgendem Inhalt: i) Art des Auftrags, ii) Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung, iii) ggf. Möglichkeit von Vorstellungsgesprächen und vorläufiger Zeitplan, iv) ggf. Gestattung von Nebenangeboten, v) Anteil ggf. zulässiger Unteraufträge, vi) Budget für den Auftrag und vii) Währung des Angebots,

- Auswahlliste (mit dem Verbot für die darin aufgeführten Bewerber, Verbindungen einzugehen),

- Allgemeine Bedingungen für die aus dem EEF finanzierten Dienstleistungsaufträge,

- Besondere Bedingungen, in denen Einzelheiten geregelt, die Allgemeinen Bedingungen ergänzt oder Ausnahmeregelungen zu ihnen festgelegt werden; im Falle eines Widerspruchs zu den Allgemeinen Bedingungen sind die Besonderen Bedingungen maßgebend,

- Leistungsbeschreibung mit dem vorläufigen Zeitplan für den Auftrag und den vorläufigen Terminen, zu denen die wichtigsten Sachverständigen bereitgestellt werden müssen,

- Preisliste (von Bieter auszufuellen),

- Formblatt für das Angebot,

- Formblatt für den Vertrag,

- Formblatt für die Sicherheitsleistung einer Bank oder eines ähnlichen Instituts für den Vorschuss.

11.4. Zuschlagskriterien

Die Zuschlagskriterien dienen der Bestimmung des wirtschaftlich günstigsten Angebots. Sie betreffen die fachliche Qualität und den Preis des Angebots.

Die fachlichen Kriterien ermöglichen die Bewertung der Qualität der technischen Angebote. Die beiden wichtigsten fachlichen Kriterien sind die Organisations- und Verfahrensweise und die Lebensläufe der vorgeschlagenen Sachverständigen. Es können auch Unterkriterien aufgestellt werden. So kann die Organisations- und Verfahrensweise zum Beispiel anhand der Leistungsbeschreibung, des optimalen Einsatzes der im Empfängerstaat zur Verfügung stehenden technischen und fachlichen Mittel, des Arbeitsplans, der Geeignetheit der Mittel zur Erfuellung der Aufgabe und der vorgeschlagenen Unterstützung der Sachverständigen vor Ort analysiert werden. Die Lebensläufe können mit Hilfe von Kriterien wie Qualifikation, Berufserfahrung, Erfahrung in der betreffenden Region und Sprachkenntnisse bewertet werden.

Für jedes Kriterium werden höchstens 100 Punkte vergeben, die sich auf die verschiedenen Unterkriterien verteilen. Ihre Gewichtung hängt von der Art der verlangten Dienstleistungen ab und wird im Einzelfall in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt.

Die Punkte sind so eng wie möglich mit der Leistungsbeschreibung zu verknüpfen und auf Parameter zu beziehen, die in den Angeboten leicht wiederzuerkennen und nach Möglichkeit messbar sind.

Das Schema für die technische Wertung, das die einzelnen Kriterien und Unterkriterien und ihre Gewichtung umfasst, muss in den Ausschreibungsunterlagen enthalten sein.

11.5. Ergänzende Auskünfte während des Verfahrens

Die Ausschreibungsunterlagen müssen hinreichend klar sein, damit die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerber nicht während des Verfahrens ergänzende Auskünfte verlangen müssen. Erteilt der Auftraggeber von sich aus oder auf Anfrage eines Bewerbers ergänzende Auskünfte zu den Ausschreibungsunterlagen, so hat er diese Auskünfte gleichzeitig auch allen anderen Bewerbern schriftlich mitzuteilen.

Die Bieter können bis spätestens 21 Tage vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote schriftlich Fragen stellen. Der Auftraggeber muss alle Fragen spätestens 11 Tage vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote beantworten.

11.6. Frist für die Einreichung der Angebote

Die Angebote müssen beim Auftraggeber unter der Anschrift und spätestens an dem Tag und zu der Uhrzeit eingehen, die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe angegeben sind. Die Frist für die Einreichung der Angebote muss so bemessen sein, dass die Qualität der Angebote gewährleistet und damit ein effektiver Wettbewerb möglich ist. Die Erfahrung zeigt, dass die Bewerber bei einer zu kurzen Frist von der Abgabe eines Angebots absehen oder unvollständige oder schlecht ausgearbeitete Angebote abgeben.

Die Frist zwischen dem Tag, an dem die Aufforderungsschreiben abgesandt werden, und dem Tag, an dem die Angebote spätestens eingehen müssen, beträgt mindestens 50 Tage. In dringenden Fällen kann jedoch nach Zustimmung der Kommission eine kürzere Frist gesetzt werden.

11.7. Bindefrist der Angebote

Die Bieter bleiben während der in der Aufforderung zur Angebotsabgabe genannten Frist an ihr Angebot gebunden. Diese Frist muss so bemessen sein, dass der Auftraggeber die Angebote prüfen, den Vorschlag für die Auftragsvergabe annehmen, den erfolgreichen Bieter benachrichtigen und den Vertrag schließen kann. Die Bindefrist wird auf 90 Tage nach Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote festgesetzt.

In Ausnahmefällen kann der Auftraggeber die Bieter vor Ablauf der ursprünglichen Bindefrist ersuchen, die Bindefrist um einen Zeitraum von höchstens 40 Tagen zu verlängern.

Der erfolgreiche Bieter bleibt nach seiner Benachrichtigung von der Auftragsvergabe weitere 60 Tage an sein Angebot gebunden.

11.8. Einreichung der Angebote

Die Angebote sind nach dem Verfahren des doppelten Umschlags einzureichen, das heißt, ein Paket oder ein äußerer Umschlag muss zwei gesonderte versiegelte Umschläge mit der Aufschrift "Umschlag A - Technisches Angebot" bzw. "Umschlag B - Finanzielles Angebot" enthalten.

Jede Verletzung dieser Regeln (zum Beispiel nicht versiegelte Umschläge oder Preisangabe im technischen Angebot) ist als Regelwidrigkeit anzusehen und führt zur Ablehnung des Angebots.

Bei diesem Verfahren können das technische Angebot und das finanzielle Angebot nacheinander getrennt gewertet werden; auf diese Weise ist gewährleistet, dass die fachliche Qualität der Angebote unabhängig von ihrem Preis beurteilt wird.

Auf dem äußeren Umschlag sind anzugeben:

- die in den Ausschreibungsunterlagen angegebene Anschrift für die Einreichung der Angebote,

- das Aktenzeichen der Ausschreibung, auf die der Bieter reagiert,

- gegebenenfalls die Nummern der Lose, für die ein Angebot abgegeben wird,

- "Nicht vor der Sitzung zur Angebotseröffnung öffnen" in der Sprache, in der die Ausschreibungsunterlagen abgefasst sind.

11.9. Angebotseröffnung

Der Auftraggeber hat die eingegangenen Angebote in ein Verzeichnis einzutragen und für die persönlich abgegebenen Angebote eine Empfangsbestätigung auszustellen. Die Umschläge mit den Angeboten bleiben versiegelt und sind bis zur Eröffnung an einem sicheren Ort aufzubewahren.

Die Angebote werden von einem Ausschuss eröffnet und gewertet, der sich aus einer ungeraden Zahl von Mitgliedern (mindestens drei) zusammensetzt, die über die für die Beurteilung der Angebote erforderlichen Fach- und Verwaltungskenntnisse verfügen. Die Mitglieder des Ausschusses müssen eine Erklärung unterzeichnen, in der sie sich zur Unparteilichkeit verpflichten.

Der Leiter der Delegation ist von Amts wegen zu unterrichten. Er nimmt an der Sitzung als Beobachter teil und erhält von jedem Angebot eine Kopie.

Nur Angebote in Umschlägen, die spätestens an dem Tag und zu der Uhrzeit eingegangen sind, die in den Ausschreibungsunterlagen angegeben waren, werden bei der Wertung berücksichtigt.

Zunächst werden nur die technischen Angebote eröffnet. Die versiegelten Umschläge mit den finanziellen Angeboten werden vom Auftraggeber aufbewahrt, nachdem die Ausschussmitglieder ihre Unterschrift auf den Umschlag gesetzt haben.

Der Ausschuss prüft, ob die Angebote den Anweisungen in den Ausschreibungsunterlagen entsprechen. Formfehler oder größere Beschränkungen, die die Ausführung des Auftrags beeinträchtigen oder den Wettbewerb verzerren, führen zur Ablehnung des betreffenden Angebots.

Über die Sitzung zur Angebotseröffnung wird ein Protokoll geführt, das von allen Mitgliedern des Wertungsausschusses gegenzuzeichnen ist. Es muss folgende Angaben enthalten:

- das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Sitzung,

- die Anwesenden,

- die Namen der Bieter, die fristgerecht Angebote eingereicht haben,

- ob die Angebote nach dem Verfahren des doppelten Umschlags eingereicht worden sind,

- ob die Originalangebote ordnungsgemäß unterzeichnet sind und ob die verlangte Zahl Kopien der technischen Angebote eingereicht worden ist,

- die Namen der Bieter, deren Angebot in der Sitzung zur Angebotseröffnung wegen Nichterfuellung der Kriterien abgelehnt worden ist,

- die Namen der Bieter, die ihr Angebot zurückgezogen haben.

11.10. Wertung der Angebote

11.10.1. Wertung der technischen Angebote

Bevor die Angebote eröffnet werden, vergewissert sich der Vorsitzende, dass alle Ausschussmitglieder mit dem in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Schema für die technische Wertung vertraut sind, um zu gewährleisten, dass die Angebote von den Ausschussmitgliedern mit einheitlichem Maßstab gemessen werden.

Der Ausschuss eröffnet dann die technischen Angebote; die finanziellen Angebote bleiben versiegelt. Die Ausschussmitglieder erhalten eine Kopie der technischen Angebote. Bei der Wertung der technischen Angebote gibt jedes Ausschussmitglied jedem Angebot nach dem in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Schema für die technische Wertung (mit den fachlichen Kriterien und Unterkriterien und ihrer Gewichtung; siehe Nummer 11.4 "Zuschlagskriterien") eine Note von höchstens 100 Punkten. Das den Bietern in den Ausschreibungsunterlagen mitgeteilte Wertungsschema darf unter keinen Umständen vom Ausschuss oder von seinen Mitgliedern geändert werden.

Für die Praxis wird empfohlen, die Noten für jedes Kriterium nacheinander für alle Angebote zu vergeben, anstatt ein Angebot nach dem anderen nach allen Kriterien zu beurteilen. Ist ein Angebot inhaltlich unvollständig oder weicht es erheblich von einem oder mehreren der in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten fachlichen Zuschlagskriterien ab, so ist es von Amts wegen abzulehnen und nicht zu benoten.

Sind in den Ausschreibungsunterlagen Nebenangebote ausdrücklich gestattet worden, so werden diese getrennt benotet.

Nach Abschluss der technischen Wertung werden die von den einzelnen Ausschussmitgliedern vergebenen Punkte in der Ausschusssitzung verglichen. Außer der Punktzahl hat das Ausschussmitglied die Gründe für sein Urteil anzugeben und seine Benotung vor dem Ausschuss zu rechtfertigen. Jedes technische Angebot wird vom Ausschuss erörtert und erhält von jedem Ausschussmitglied eine Endnote. Die Gesamtendnote entspricht dem arithmetischen Mittel der einzelnen Endnoten.

Sind in den Ausschreibungsunterlagen Vorstellungsgespräche vorgesehen, so kann der Ausschuss nach der schriftlichen Niederlegung seiner vorläufigen Schlussfolgerungen und vor dem endgültigen Abschluss der Wertung der technischen Angebote beschließen, Vorstellungsgespräche mit den wichtigsten Mitgliedern der Sachverständigenteams zu führen, die in den in technischer Hinsicht zulässigen Angeboten vorgeschlagen werden. In diesem Fall werden die Sachverständigen vom Ausschuss befragt, vorzugsweise zusammen, wenn es sich um ein Team handelt, und in kurzen Abständen, damit ein Vergleich möglich ist. Alle Vorstellungsgespräche mit eingeladenen Sachverständigen und Teams sind nach demselben, vom Ausschuss vorher vereinbarten Schema zu führen. Tag und Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs sind den Bietern mindestens zehn Tage vorher mitzuteilen. Ist ein Bieter aus Gründen höherer Gewalt an der Teilnahme an dem Vorstellungsgespräch verhindert, so wird ihm ein neuer Termin mitgeteilt.

Nach Abschluss der Vorstellungsgespräche entscheidet der Wertungsausschuss, ohne die Zusammensetzung oder die Gewichtung der im Schema für die technische Wertung festgelegten Kriterien zu ändern, ob die Noten für die befragten Sachverständigen geändert werden müssen. Die Änderung ist zu begründen.

Dieses Verfahren ist für Bieter und Auftraggeber mit beträchtlichen Kosten verbunden und daher nur in beschränktem Maße anzuwenden. Es ist in einem Bericht zu vermerken, der zu einer Änderung der ursprünglichen technischen Wertung der Angebote führen kann. Der Leiter der Delegation muss den Vorstellungsgesprächen zustimmen. Der vorläufige Zeitplan für die Vorstellungsgespräche ist in den Ausschreibungsunterlagen mitzuteilen.

Nachdem der Ausschuss die Durchschnittsnote für die einzelnen technischen Angebote ermittelt hat (die dem arithmetischen Mittel der von den einzelnen Mitgliedern vergebenen Endnoten entspricht), werden die Angebote, die unterhalb des Schwellenwertes von 80 Punkten bleiben, von Amts wegen abgelehnt. Erreicht kein Angebot 80 Punkte oder mehr, so wird das Ausschreibungsverfahren aufgehoben.

Nur die Angebote mit mindestens 80 Punkten werden vom Ausschuss berücksichtigt. Das Beste technische Angebot unter diesen Angeboten erhält dann 100 Punkte. Die Punktzahl für die übrigen technischen Angebote wird wie folgt berechnet:

Punkte = (ursprüngliche Note des betreffenden Angebots/ursprüngliche Note des besten technischen Angebots) × 100.

11.10.2. Wertung der finanziellen Angebote

Nach der technischen Wertung werden die Umschläge mit den finanziellen Angeboten der Angebote, die in der technischen Wertung nicht ausgeschieden sind, geöffnet und die finanziellen Angebote in der Sitzung vom Ausschuss gegengezeichnet. Der Ausschuss prüft die finanziellen Angebote in der Sitzung auf Rechenfehler. Etwaige Fehler werden ohne Folgen für den Bieter berichtigt.

Beim Vergleich der finanziellen Angebote werden alle Auftragskosten (Vergütungen, direkte Kosten, Pauschalkosten usw.) mit Ausnahme der gegen Vorlage von Belegen erstattungsfähigen Kosten berücksichtigt. In den Ausschreibungsunterlagen wird vom Bieter verlangt, diese Kosten aufzuschlüsseln. Der Ausschuss überprüft die Richtigkeit dieser Aufschlüsselung und berichtigt sie gegebenenfalls. Die Vergütungen werden ausschließlich vom Bieter festgesetzt.

Finanzielle Angebote, die das für den Auftrag vorgesehene Budget überschreiten, scheiden aus.

Das niedrigste finanzielle Angebot erhält 100 Punkte. Die Punktzahl für die übrigen finanziellen Angebote wird wie folgt berechnet:

Punkte = (niedrigstes finanzielles Angebot/betreffendes finanzielles Angebot) × 100.

11.11. Vergabe des Auftrags

11.11.1. Bestimmung des erfolgreichen Bieters

Zur Bestimmung des wirtschaftlich günstigsten Angebots werden die technische Qualität und der Preis im Verhältnis 80:20 gewichtet. Zu diesem Zweck werden

- die Noten für die technischen Angebote mit 0,80 und

- die Noten für die finanziellen Angebote mit 0,20 multipliziert.

Das Angebot, das bei Addition der auf diese Weise berechneten technischen und finanziellen Noten die höchste Gesamtnote erreicht, erhält den Zuschlag.

Werden zwei Angebote als gleichwertig eingestuft, so erhält den Vorzug

a) das Angebot eines Bieters aus einem AKP-Staat oder

b) falls ein solches Angebot nicht vorliegt,

- das Angebot, das die bessere Nutzung der natürlichen und der Humanressourcen der AKP-Staaten ermöglicht,

- das Angebot, das die besseren Möglichkeiten für die Vergabe von Unteraufträgen an Gesellschaften, Unternehmen oder natürliche Personen aus den AKP-Staaten bietet,

- das Angebot einer Arbeitsgemeinschaft von natürlichen Personen, Gesellschaften und Unternehmen aus den AKP-Staaten und der Gemeinschaft.

Über das gesamte Verfahren (technische und finanzielle Wertung) wird ein Protokoll geführt, das von allen Ausschussmitgliedern gegengezeichnet und vom Auftraggeber genehmigt werden muss. Dieser legt dem Leiter der Delegation das Ergebnis der Wertung und einen Vorschlag für die Auftragsvergabe zur Genehmigung vor.

Der Leiter der Delegation genehmigt innerhalb von 30 Tagen die Vorschläge des Auftraggebers für die Vergabe aller Dienstleistungsaufträge, einschließlich der freihändig vergebenen Aufträge und der im Rahmen der Soforthilfe vergebenen Aufträge.

Das gesamte Wertungsverfahren, einschließlich der Benachrichtigung des erfolgreichen Bieters, muss vor Ablauf der Bindefrist der Angebote abgeschlossen werden. Anderenfalls ist der erfolgreiche Bieter möglicherweise nicht mehr in der Lage, sein Angebot aufrechtzuerhalten (z. B. weil Sachverständige nicht mehr zur Verfügung stehen).

Das gesamte Ausschreibungsverfahren, von der Aufstellung der Auswahlliste bis zur Benachrichtigung des erfolgreichen Bieters, ist streng vertraulich. Die Beschlüsse des Ausschusses werden gemeinsam gefasst, seine Beratungen sind geheim zu halten. Die Ausschussmitglieder sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Vor allem der Wertungsbericht und die Protokolle sind nur für den Dienstgebrauch bestimmt und dürfen weder den Bietern noch Dritten außerhalb der zuständigen Dienststellen der AKP-Staaten, der Kommission und der Kontrollbehörden (z. B. des Rechnungshofs) zugänglich gemacht werden.

11.11.2. Benachrichtigung des erfolgreichen Bieters

Wenn die Kommission ihre förmliche Genehmigung erteilt hat, teilt der Auftraggeber dem erfolgreichen Bieter vor Ablauf der Bindefrist der Angebote schriftlich mit, dass sein Angebot angenommen worden ist. Ferner unterrichtet er die übrigen Bieter in einem Standardschreiben über die Ablehnung ihrer Angebote. Ihnen ist mitzuteilen, welche Mängel in ihrem Angebot festgestellt worden sind, welche Noten es im Einzelnen erhalten hat und welche Gesamtnote die anderen Bieter erzielt haben.

Wird der Auftrag im Rahmen eines Finanzierungsabkommens vergeben, so darf der Auftraggeber den erfolgreichen Bieter erst benachrichtigen, wenn das Finanzierungsabkommen geschlossen worden ist (siehe Nummer 5 "Ausschreibung mit Suspensivklausel").

Wenn der Vertrag unterzeichnet ist, veröffentlicht die Kommission das Ergebnis der Ausschreibung (Bekanntmachung über die Vergabe eines Auftrags) im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften, im Internet und in allen sonstigen geeigneten Medien. In dieser Bekanntmachung sind die Zahl der eingegangenen Angebote, der Tag der Auftragsvergabe, der Name und die Anschrift des erfolgreichen Bieters sowie der Auftragspreis anzugeben.

11.11.3. Unterzeichnung des Vertrages

Wenn der Auftraggeber den Vertrag unterzeichnet hat, übersendet er ihn dem erfolgreichen Bieter, der ihn innerhalb von 30 Tagen nach Eingang gegenzeichnen und zurücksenden muss.

Der Vertrag ist zu datieren. Er darf nicht frühere Leistungen betreffen oder vor dem Tag seiner Unterzeichnung in Kraft treten. Mit der Unterzeichnung des Vertrages wird dieser für die Vertragsparteien verbindlich. Daher ist es wichtig, diesen Zeitpunkt mit Bedacht zu wählen.

11.12. Genehmigung der Sachverständigen

Wenn die Kommission den Auftrag im Namen eines AKP-Staates vergibt, muss der Leiter der Delegation dem AKP-Staat den Namen des erfolgreichen Bieters mitteilen und ihn um Genehmigung der vorgeschlagenen Sachverständigen ersuchen. Dieses Ersuchen ist kein Ersuchen um Genehmigung der von der Kommission vorgenommenen Wertung.

Der AKP-Staat darf seine Genehmigung nur versagen, wenn er innerhalb von 30 Tagen nach dem Ersuchen um Genehmigung dem Leiter der Delegation gegenüber schriftlich hinreichend begründete und gerechtfertigte Einwände gegen die vorgeschlagenen Sachverständigen erhebt.

11.13. Bereitstellung und Ersetzung von Sachverständigen

Wenn in der Ausschreibung die Bereitstellung von Personal für technische Hilfe vorgesehen ist, muss der Auftragnehmer die Mitarbeiter zur Verfügung stellen, die im Angebot aufgeführt sind. Dies kann in unterschiedlicher Form geschehen. Auf jeden Fall sind im Vertrag die wichtigsten Mitarbeiter (Projektleiter, langfristig eingesetzte Sachverständige, Projektverwalter, Rechnungsführer usw.) zu benennen, die der Auftragnehmer bereitzustellen hat.

Verschweigen Bieterunternehmen oder vorgeschlagene Sachverständige absichtlich, dass das in ihrem Angebot vorgeschlagene Team zu dem in den Ausschreibungsunterlagen angegebenen Termin für den Beginn des Einsatzes in Wirklichkeit nicht oder zum Teil nicht zur Verfügung steht, so kann der Ausschuss sie vom Ausschreibungsverfahren ausschließen. Erfährt der Auftraggeber und die Kommission vom Verschweigen dieser Tatsache, nachdem der Auftrag vergeben worden ist, so können sie beschließen, die Auftragsvergabe für ungültig zu erklären und entweder ein neues Ausschreibungsverfahren einzuleiten oder das vom Ausschuss auf den zweiten Platz gesetzte Angebot anzunehmen. Ein solches Verhalten kann dazu führen, dass der betreffende Bieter von weiteren Aufträgen der Gemeinschaft ausgeschlossen wird.

Im Vertrag sind jedoch die wichtigsten Mitarbeiter nicht nur zu benennen, sondern auch die von ihnen verlangte Qualifikation und Berufserfahrung anzugeben. Dies ist für den Fall von Bedeutung, dass der Auftragnehmer nach Unterzeichnung und Abschluss des Vertrages Mitarbeiter ersetzen will. Dieser Fall kann vor oder während der Ausführung des Auftrags auftreten. In beiden Fällen muss der Auftragnehmer vorher die schriftliche Zustimmung des Auftraggebers einholen und seinen Ersetzungsantrag begründen. Der Auftraggeber hat innerhalb von 30 Tagen nach Eingang des Antrags seine Entscheidung dem Auftragnehmer mitzuteilen.

In folgenden Fällen hat der Auftragnehmer von sich aus eine Ersetzung vorzuschlagen:

a) Ein Mitarbeiter stirbt, erkrankt oder erleidet einen Unfall.

b) Die Ersetzung eines Mitarbeiters wird aus einem anderen Grund erforderlich, auf den der Auftragnehmer keinen Einfluss hat (z. B. Kündigung des Mitarbeiters).

Während der Ausführung des Auftrags kann der Auftraggeber in einem begründeten schriftlichen Antrag die Ersetzung eines Mitarbeiters verlangen, der seines Erachtens inkompetent oder für die Erfuellung der im Vertrag vorgesehenen Aufgaben nicht geeignet ist.

Soll ein Mitarbeiter ersetzt werden, so muss der Ersatzmitarbeiter über eine mindestens gleichwertige Qualifikation und Berufserfahrung verfügen wie der ersetzte Mitarbeiter; seine Vergütung darf die für den ersetzten Mitarbeiter vorgesehene Vergütung nicht überschreiten. Ist der Auftragnehmer nicht in der Lage, einen Sachverständigen mit gleichwertiger Qualifikation und Berufserfahrung bereitzustellen, so kann der Auftraggeber entweder den Vertrag kündigen, sofern dessen ordnungsgemäße Ausführung seines Erachtens gefährdet ist, oder anderenfalls den Ersatzsachverständigen akzeptieren, sofern eine angemessene niedrigere Vergütung ausgehandelt wird.

Die durch die Ersetzung des Sachverständigen entstehenden zusätzlichen Kosten hat der Auftragnehmer zu tragen. Wird der Sachverständige nicht sofort ersetzt, so kann der Auftraggeber verlangen, dass der Auftragnehmer bis zum Eintreffen des neuen Sachverständigen vorübergehend einen anderen Sachverständigen für das Projekt bereitstellt oder sonstige Maßnahmen trifft, um einen Ausgleich für den fehlenden Sachverständigen zu schaffen. Für den Zeitraum, in dem der Sachverständige und der (vorübergehende oder endgültige) Ersatzsachverständige nicht zur Verfügung stehen, zahlt der Auftraggeber keine Vergütung.

12. VERFAHREN FÜR DIE VERGABE VON AUFTRAEGEN MIT EINEM WERT VON UNTER 200000 EUR

12.1. Rahmenvertrag

Bei Dienstleistungsaufträgen mit einem Wert von unter 200000 EUR und einer Laufzeit von unter 12 Monaten kann sich der Auftraggeber auch für einen Rahmenvertrag entscheiden.

In diesem Verfahren stellt die Kommission im Namen aller von der Hilfe der Gemeinschaft für Drittländer begünstigten Länder nach beschränkter Ausschreibung (siehe Nummer 11) für mehrere Lose, die verschiedenen Fachgebieten entsprechen, Listen potenzieller Leistungserbringer für einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren auf. Es muss dann nicht für jeden Einzelauftrag eine Auswahlliste aufgestellt werden.

Soll ein Auftrag mit einem Wert von unter 200000 EUR und einer Laufzeit von unter 12 Monaten vergeben werden, so übersendet die Kommission im Namen des betreffenden AKP-Staates das Profil des oder der benötigten Sachverständigen drei Leistungserbringern, mit denen ein Rahmenvertrag geschlossen wurde und die auf der Liste für das Los des betreffenden Fachgebiets stehen.

Die drei Unternehmen haben innerhalb von acht Tagen dem Profil entsprechende Sachverständige zu einem Preis vorzuschlagen, der innerhalb der bei Abschluss des Rahmenvertrages angebotenen Spanne liegt. Die Kommission wählt das wirtschaftlich günstigste Angebot aus und benachrichtigt den erfolgreichen Bieter von ihrer Entscheidung.

Zur Gewährleistung eines fairen Wettbewerbs zwischen den Unternehmen, die auf der Liste für ein Los stehen, achtet die Kommission darauf, dass diese Unternehmen abwechselnd um ein Angebot gebeten werden.

12.2. Vereinfachtes Verfahren

Ist das Rahmenvertragsverfahren ergebnislos geblieben oder kann es nicht angewandt werden, so kann der Auftraggeber Dienstleistungsaufträge mit einem Wert von unter 200000 EUR im vereinfachten Verfahren ohne Bekanntmachung vergeben.

Der Auftraggeber stellt unter anderem mit Hilfe der Informationen in den Datenbanken der Kommission über Sachverständige und Beratungsunternehmen eine Liste mit mindestens drei Leistungserbringern seiner Wahl auf. Den Bewerbern werden eine Aufforderung zur Angebotsabgabe und die Ausschreibungsunterlagen übersandt.

Die Angebote müssen beim Auftraggeber unter der Anschrift und spätestens an dem Tag und zu der Uhrzeit eingehen, die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe angegeben sind. Den ausgewählten Bewerbern ist für die Einreichung ihrer Angebote eine Frist von mindestens 30 Tagen nach Absendung der Aufforderungsschreiben einzuräumen.

Die Angebote sind in zwei Umschlägen einzureichen; der eine enthält das technische Angebot, der andere das finanzielle Angebot.

Die Angebote werden von einem Ausschuss eröffnet und gewertet, der über die erforderliche fachliche und administrative Kompetenz verfügt. Die Mitglieder des Ausschusses müssen eine Erklärung unterzeichnen, in der sie sich zur Unparteilichkeit verpflichten. Nach der Wertung der Angebote bestimmt der Ausschuss anhand der fachlichen Qualität und des Preises das wirtschaftlich günstigste Angebot. Gehen beim Auftraggeber weniger als drei zulässige Angebote ein, so ist das Verfahren aufzuheben und ein neues einzuleiten.

Dienstleistungsaufträge mit einem Wert von nicht mehr als 5000 EUR kann der Auftraggeber auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben.

TEIL III

BESONDERE REGELN FÜR LIEFERAUFTRAEGE

13. EINLEITUNG

Lieferaufträge betreffen die Konzeption, Herstellung, Lieferung, Montage und Inbetriebnahme von Waren sowie die Erfuellung aller sonstigen im Auftrag vorgesehenen Aufgaben wie Wartung, Reparatur, Schulung oder Kundendienst.

"Lieferer" ist jede natürliche oder juristische Person, die Waren liefert. Ein Lieferer, der ein Angebot einreicht, wird als "Bieter" bezeichnet; ein Lieferer, der um die Teilnahme an einem vereinfachten Verfahren ersucht, als "Bewerber".

Auftraggeber ist, wer befugt ist, den Auftrag zu vergeben; er wird immer in der Bekanntmachung der Ausschreibung genannt. Lieferaufträge werden von dem AKP-Staat vergeben, mit dem die Kommission ein Finanzierungsabkommen schließt.

Die Kommission arbeitet die Unterlagen für internationale Ausschreibungen aus und übersendet sie dem Auftraggeber zur Genehmigung und zur Einleitung des Verfahrens. Die anderen Ausschreibungsunterlagen muss der Auftraggeber dem Leiter der Delegation zur Genehmigung vorlegen, bevor er sie versendet. Auf der Grundlage der genehmigten Entscheidungen und in enger Zusammenarbeit mit dem Leiter der Delegation leitet der Auftraggeber das Ausschreibungsverfahren ein, nimmt die Angebote entgegen, leitet die Sitzung zur Prüfung der Angebote und stellt das Ergebnis der Ausschreibung fest. Dann legt der Auftraggeber dem Leiter der Delegation das Ergebnis der Prüfung und einen Vorschlag für die Auftragsvergabe zur Genehmigung vor. Wenn diese Genehmigung erteilt ist, unterzeichnet der Auftraggeber den Vertrag und unterrichtet den Leiter der Delegation. Der Leiter der Delegation wird von Amts wegen förmlich zur Eröffnung und Wertung der Angebote eingeladen und ist dort in der Regel vertreten.

14. VERGABEVERFAHREN

14.1. Aufträge mit einem Wert von über 150000 EUR

14.1.1. Offenes Verfahren

In der Regel werden Lieferaufträge nach international bekannt gemachter offener Ausschreibung vergeben.

14.1.2. Freihändige Vergabe

Nach Zustimmung der Kommission kann der Lieferauftrag jedoch unter folgenden Voraussetzungen freihändig vergeben werden.

a) Die Fristen für das unter den Nummern 15, 16 und 17 beschriebene offene bzw. vereinfachte Verfahren können wegen äußerster Dringlichkeit aufgrund von für den Auftraggeber nicht vorhersehbaren Ereignissen nicht eingehalten werden. Die zur Begründung der Dringlichkeit angeführten Umstände dürfen nicht dem Auftraggeber zuzurechnen sein. In diesem Fall nimmt der Auftraggeber in freier Entscheidung für geeignet erachtete Beratungen mit potenziellen Bewerbern auf, die im Einvernehmen mit dem Leiter der Delegation auf die Auswahlliste gesetzt wurden, und vergibt den Auftrag an den Bewerber seiner Wahl.

b) Die Art oder die Besonderheiten der Waren rechtfertigen die freihändige Vergabe, zum Beispiel, wenn die Ausführung des Auftrags den Inhabern von Patenten oder Nutzungslizenzen vorbehalten ist.

c) Es handelt sich um Ergänzungslieferungen, die von dem ursprünglichen Lieferer vorgenommen werden und die entweder zur Teilerneuerung gängiger Waren oder Anlagen oder zur Erweiterung vorhandener Warenbestände oder Anlagen bestimmt sind; ein Wechsel des Lieferers würde den Auftraggeber zum Erwerb von Waren mit anderen technischen Merkmalen zwingen, was eine Inkompatibilität oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Einsatz und Wartung zur Folge hätte.

d) Die Ausschreibung ist ergebnislos geblieben, das heißt, kein Angebot konnte in qualitativer und preislicher Hinsicht überzeugen. In diesem Fall kann der Auftraggeber nach Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens und nach Zustimmung der Kommission Verhandlungen mit dem Bieter oder den Bietern seiner Wahl aufnehmen, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht wesentlich geändert werden (siehe Nummer 6 "Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens").

14.2. Aufträge mit einem Wert zwischen 30000 EUR und 150000 EUR

14.2.1. Örtlich bekannt gemachtes offenes Verfahren

In diesem Fall wird der Lieferauftrag in einem offenen Verfahren vergeben, in dem die Bekanntmachung nur in dem betreffenden AKP-Staat veröffentlicht wird. Die Kommission veröffentlicht einen Hinweis auf die Ausschreibung (Aktenzeichen, Land, Auftraggeber und Art des Auftrags) sowie die Anschrift der Delegation, bei der die Unternehmen alles Nähere erfahren können, im Internet.

14.2.2. Freihändige Vergabe

In den Nummer 14.1.2 genannten Fällen kann der Auftraggeber den Lieferauftrag nach Zustimmung der Kommission freihändig vergeben.

14.3. Aufträge mit einem Wert von unter 30000 EUR

14.3.1. Vereinfachtes Verfahren

Lieferaufträge mit einem Wert von unter 30000 EUR werden im vereinfachten Verfahren vergeben. Es sind Angebote bei drei Lieferern einzuholen, eine Bekanntmachung der Ausschreibung ist jedoch nicht erforderlich. Lieferaufträge mit einem Wert von nicht mehr als 5000 EUR kann der Auftraggeber auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben.

15. INTERNATIONAL BEKANNT GEMACHTE OFFENE AUSSCHREIBUNG (VON AUFTRAEGEN MIT EINEM WERT VON ÜBER 150000 EUR)

15.1. Bekanntmachung der Ausschreibung

Um eine möglichst breite Beteiligung an den Ausschreibungen und die erforderliche Transparenz zu gewährleisten, ist für jede offene Ausschreibung eine Bekanntmachung zu veröffentlichen.

15.1.1. Veröffentlichung der Bekanntmachung eines Lieferauftrags

Die Bekanntmachung wird im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften, in den Amtsblättern aller AKP-Staaten, im Internet und in allen sonstigen geeigneten Medien veröffentlicht. Für die Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften und im Internet sorgt die Kommission, für die örtliche Veröffentlichung haben die AKP-Staaten selbst zu sorgen.

In der Bekanntmachung sind der Gegenstand des Auftrags und der Auftraggeber klar, genau und vollständig anzugeben. Die örtlich veröffentlichte Bekanntmachung muss mit der im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften und im Internet veröffentlichten Bekanntmachung übereinstimmen und gleichzeitig mit dieser erscheinen.

Die Ausschreibungsunterlagen für den betreffenden Auftrag werden den interessierten Lieferern vom Auftraggeber oder von der Kommission (Delegationen, Büros in den Mitgliedstaaten, Zentrale) übersandt.

15.2. Abfassung und Inhalt der Ausschreibungsunterlagen

Die sorgfältige Abfassung der Ausschreibungsunterlagen ist nicht nur für den fehlerfreien Ablauf des Vergabeverfahrens, sondern auch für die ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags von entscheidender Bedeutung.

Diese Unterlagen müssen alle Bestimmungen und Informationen enthalten, die die Bieter benötigen, um ein Angebot einreichen zu können: einzuhaltende Verfahren, vorzulegende Unterlagen, Ausschlussgründe, Zuschlagskriterien usw.

Die Ausschreibungsunterlagen sind von der Kommission auszuarbeiten; diese übersendet sie dem Auftraggeber zur Genehmigung und zur Einleitung des Verfahrens. Die Ausschreibungsunterlagen müssen folgende Unterlagen enthalten:

- Hinweise für Bieter mit unter anderem folgendem Inhalt: i) Zuschlagskriterien, ii) ggf. Gestattung von Nebenangeboten und iii) Währung des Angebots;

- Allgemeine Bedingungen für die aus dem EEF finanzierten Lieferaufträge;

- Besondere Bedingungen, in denen Einzelheiten geregelt, die Allgemeinen Bedingungen ergänzt oder Ausnahmeregelungen zu ihnen festgelegt werden; im Falle eines Widerspruchs zu den Allgemeinen Bedingungen sind die Besonderen Bedingungen maßgebend;

- technische Anhänge mit Plänen, technischen Spezifikationen und vorläufigem Zeitplan für die Ausführung des Auftrags;

- Preisliste (von Bieter auszufuellen);

- Formblatt für das Angebot;

- Formblatt für den Vertrag;

- Formblatt für die Sicherheitsleistung einer Bank oder eines ähnlichen Instituts für

= die Bietungsgarantie (1 %-2 % des Auftragsbudgets),

= den Vorschuss und

= die Ausführung (10 % des Auftragswertes).

Sofern nicht durch die Art des Auftrags gerechtfertigt, sind technische Spezifikationen verboten, in denen Waren einer bestimmten Marke oder eines bestimmten Ursprungs genannt sind und die dadurch die Bevorzugung bzw. den Ausschluss bestimmter Waren bewirken. Können die Waren jedoch anders nicht hinreichend genau und verständlich beschrieben werden, so darf ihre handelsübliche Bezeichnung nur mit dem Zusatz "oder gleichwertige Waren" angegeben werden.

15.3. Auswahl- und Zuschlagskriterien

Die Auswahlkriterien betreffen die Fähigkeit des Bieters zur Ausführung von Aufträgen der betreffenden Art. In bestimmten Fällen, in denen der Auftrag Bau- oder Montageleistungen umfasst, können die Ausschreibungsunterlagen daher Auswahlkriterien enthalten, die die technische Leistungsfähigkeit des Bieters betreffen.

Die Zuschlagskriterien, anhand deren die in technischer Hinsicht zulässigen Angebote gewertet werden, sind der Preis und, sofern Angebote für Kundendienst oder Schulung verlangt werden, die Qualität dieser Angebote.

15.4. Ergänzende Auskünfte während des Verfahrens

Die Ausschreibungsunterlagen müssen hinreichend klar sein, damit die Bieter nicht während des Verfahrens ergänzende Auskünfte verlangen müssen. Erteilt der Auftraggeber von sich aus oder auf Anfrage eines Bieters ergänzende Auskünfte zu den Ausschreibungsunterlagen, so hat er diese Auskünfte gleichzeitig auch allen anderen Bietern schriftlich mitzuteilen.

Können bei offener Ausschreibung die potenziellen Bieter nicht ermittelt werden, so sind die an den Ausschreibungsunterlagen vorgenommenen Änderungen in einer Bekanntmachung nach Maßgabe der Nummer 15.1.1 ("Veröffentlichung der Bekanntmachung eines Lieferauftrags") zu veröffentlichen. Die Frist für die Einreichung der Angebote kann verlängert werden, um den Bietern Gelegenheit zu geben, die Änderungen zu berücksichtigen.

Die Bieter können bis spätestens 21 Tage vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote schriftlich Fragen stellen. Der Auftraggeber muss alle Fragen spätestens 11 Tage vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote beantworten.

15.5. Frist für die Einreichung der Angebote

Die Angebote müssen beim Auftraggeber unter der Anschrift und spätestens an dem Tag und zu der Uhrzeit eingehen, die in den Ausschreibungsunterlagen angegeben sind. Die Frist für die Einreichung der Angebote muss so bemessen sein, dass die Qualität der Angebote gewährleistet und damit ein effektiver Wettbewerb möglich ist. Die Erfahrung zeigt, dass die Bieter bei einer zu kurzen Frist von der Abgabe eines Angebots absehen oder unvollständige oder schlecht ausgearbeitete Angebote abgeben.

Die Frist zwischen dem Tag, an dem die Bekanntmachung der Ausschreibung veröffentlicht wird, und dem Tag, an dem die Angebote spätestens eingehen müssen, beträgt mindestens 60 Tage. In Ausnahmefällen kann jedoch nach Zustimmung des Leiters der Delegation eine kürzere Frist gesetzt werden.

15.6. Bindefrist der Angebote

Die Bieter bleiben während der in den Ausschreibungsunterlagen genannten Frist an ihr Angebot gebunden. Diese Frist muss so bemessen sein, dass der Auftraggeber die Angebote prüfen, den Vorschlag für die Auftragsvergabe annehmen, den erfolgreichen Bieter benachrichtigen und den Vertrag schließen kann. Die Bindefrist wird auf 90 Tage nach Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote festgesetzt.

In Ausnahmefällen kann der Auftraggeber die Bieter vor Ablauf der ursprünglichen Bindefrist ersuchen, die Bindefrist um einen Zeitraum von höchstens 40 Tagen zu verlängern.

Der erfolgreiche Bieter bleibt nach seiner Benachrichtigung von der Auftragsvergabe weitere 60 Tage an sein Angebot gebunden.

15.7. Einreichung der Angebote

Das technische und das finanzielle Angebot sind in gesonderten versiegelten Umschlägen in einem Paket oder einem äußeren Umschlag einzureichen, auf dem Folgendes vermerkt ist:

- die in den Ausschreibungsunterlagen angegebene Anschrift für die Einreichung der Angebote,

- das Aktenzeichen der Ausschreibung, auf die der Bieter reagiert,

- gegebenenfalls die Nummern der Lose, für die ein Angebot abgegeben wird,

- "Nicht vor der Sitzung zur Angebotseröffnung öffnen" in der Sprache, in der die Ausschreibungsunterlagen abgefasst sind.

15.8. Angebotseröffnung

Der Auftraggeber hat die eingegangenen Angebote in ein Verzeichnis einzutragen und für die persönlich abgegebenen Angebote eine Empfangsbestätigung auszustellen. Die Umschläge bleiben versiegelt und sind bis zur Eröffnung an einem sicheren Ort aufzubewahren.

Die Angebote werden von einem Ausschuss eröffnet und gewertet, der sich aus einer ungeraden Zahl von Mitgliedern (mindestens drei) zusammensetzt, die über die für die Beurteilung der Angebote erforderlichen Fach- und Verwaltungskenntnisse verfügen. Die Mitglieder des Ausschusses müssen eine Erklärung unterzeichnen, in der sie sich zur Unparteilichkeit verpflichten.

Der Wertungsausschuss eröffnet die Angebote in öffentlicher Sitzung an dem Ort und zu der Zeit, die in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt sind. In der Sitzung zur Angebotseröffnung werden die Namen der Bieter, die Preise der Angebote, das Vorliegen der erforderlichen Bietungsgarantie und jede weitere vom Auftraggeber für zweckdienlich erachtete Förmlichkeit bekannt gegeben.

Der Leiter der Delegation ist von Amts wegen zu unterrichten. Er nimmt an der Sitzung als Beobachter teil und erhält von jedem Angebot eine Kopie.

Nur Angebote in Umschlägen, die spätestens an dem Tag und zu der Uhrzeit eingegangen sind, die in den Ausschreibungsunterlagen angegeben waren, werden bei der Wertung berücksichtigt.

In der Sitzung zur Angebotseröffnung wird geprüft, ob die Angebote vollständig sind, ob die erforderliche Bietungsgarantie geleistet worden ist, ob die Unterlagen ordnungsgemäß unterzeichnet sind und ob die Angebote generell in Ordnung sind.

Über die Sitzung zur Angebotseröffnung wird ein Protokoll geführt. Es ist von allen Mitgliedern des Wertungsausschusses gegenzuzeichnen und muss folgende Angaben enthalten:

- das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Sitzung,

- die Anwesenden,

- die Namen der Bieter, die fristgerecht Angebote eingereicht haben,

- ob die Angebote in versiegelten Umschlägen eingereicht worden sind,

- ob die Angebote ordnungsgemäß unterzeichnet sind und ob die verlangte Zahl Kopien eingereicht worden ist,

- die Preise der Angebote,

- die Namen der Bieter, deren Angebot in der Sitzung zur Angebotseröffnung wegen Nichterfuellung der Kriterien abgelehnt worden ist,

- die Namen der Bieter, die ihr Angebot zurückgezogen haben,

- gegebenenfalls die Erklärungen der Bieter.

15.9. Wertung der Angebote

Bevor die Angebote eingehend gewertet werden, prüft der Auftraggeber, ob sie den wesentlichen Anforderungen der Ausschreibungsunterlagen entsprechen.

Dies ist der Fall, wenn alle Bedingungen, Verfahren und Spezifikationen der Ausschreibungsunterlagen ohne erhebliche Abweichungen oder Beschränkungen beachtet sind. Erhebliche Abweichungen oder Beschränkungen betreffen das Aufgabengebiet, die Qualität oder die Ausführung des Auftrags; es wird erheblich von den Bedingungen der Ausschreibungsunterlagen abgewichen, die vertraglichen Rechte des Auftraggebers oder die vertraglichen Pflichten des Bieters werden beschränkt, oder der Wettbewerb gegenüber den Bietern, die den Anforderungen entsprechende Angebote eingereicht haben, wird beeinträchtigt.

Ein den Ausschreibungsunterlagen nicht entsprechendes Angebot muss vom Auftraggeber abgelehnt werden; es kann danach nicht mehr durch Berichtigung oder durch Streichung der Abweichungen oder Beschränkungen mit den Anforderungen in Einklang gebracht werden.

Nach der Wertung der Angebote entscheidet der Ausschuss für jedes Angebot, ob es den technischen Anforderungen entspricht, und stuft es als "in technischer Hinsicht zulässig" oder als "in technischer Hinsicht nicht zulässig" ein. Umfasst der Auftrag Kundendienst und/oder Schulung, so wird die fachliche Qualität dieser Dienstleistungen ebenfalls im Rahmen der technischen Wertung beurteilt.

Nach Abschluss der technischen Wertung prüft der Ausschuss die Angebote auf Rechenfehler. Etwaige Fehler werden ohne Folgen für den Bieter berichtigt.

15.10. Vergabe des Auftrags

15.10.1. Bestimmung des erfolgreichen Bieters

a) Umfasst der Lieferauftrag keine Dienstleistungen, so ist einziges Zuschlagskriterium der Preis. Da alle nicht zulässigen Angebote bereits ausgeschieden sind, wird der Auftrag an den Bieter vergeben, der das preiswerteste zulässige Angebot eingereicht hat.

b) Umfasst der Lieferauftrag Dienstleistungen wie Kundendienst und/oder Schulung, so ist deren Qualität im Rahmen der technischen Wertung zu berücksichtigen. Da alle nicht zulässigen Angebote bereits ausgeschieden sind, wird anhand der fachlichen Qualität der angebotenen Dienstleistungen und des vorgeschlagenen Preises das wirtschaftlich günstigste Angebot ausgewählt.

Überschreitet das ausgewählte Angebot das Budget für den Auftrag, so findet in beiden Fällen das unter Nummer 14.1.2 Buchstabe d) vorgesehene Verfahren Anwendung.

Die Bestimmung unter Nummer 3.8 Buchstabe b) ist anzuwenden. Werden zwei Angebote als gleichwertig eingestuft, so erhält den Vorzug

a) das Angebot eines Bieters aus einem AKP-Staat oder

b) falls ein solches Angebot nicht vorliegt,

- das Angebot, das die bessere Nutzung der natürlichen und der Humanressourcen der AKP-Staaten ermöglicht;

- das Angebot, das die besseren Möglichkeiten für die Vergabe von Unteraufträgen an Gesellschaften, Unternehmen oder natürliche Personen aus den AKP-Staaten bietet;

- das Angebot einer Arbeitsgemeinschaft von natürlichen Personen, Gesellschaften und Unternehmen aus den AKP-Staaten und der Gemeinschaft.

Über das gesamte Wertungsverfahren ist ein Wertungsbericht zu erstellen, der von allen Ausschussmitgliedern gegengezeichnet werden muss. Darin ist anzugeben, aus welchen Gründen Angebote als in technischer Hinsicht nicht zulässig eingestuft werden und inwieweit sie nicht den technischen Spezifikationen entsprechen. Der Auftraggeber legt dann den Wertungsbericht und einen Vorschlag für die Auftragsvergabe dem Leiter der Delegation zur Genehmigung vor.

Der Leiter der Delegation genehmigt innerhalb von 30 Tagen die Vorschläge des Auftraggebers für die Vergabe der freihändig vergebenen Aufträge, der im Rahmen der Soforthilfe vergebenen Aufträge und aller sonstigen Lieferaufträge mit einem Wert von unter 1000000 EUR.

Die Vorschläge des Auftraggebers für die Vergabe aller übrigen Lieferaufträge genehmigt der Leiter der Delegation innerhalb von 30 Tagen, sofern folgende Voraussetzungen erfuellt sind:

- Das ausgewählte Angebot ist das niedrigste unter den Angeboten, die den Anforderungen der Ausschreibungsunterlagen entsprechen;

- das ausgewählte Angebot erfuellt alle in den Ausschreibungsunterlagen aufgeführten Auswahlkriterien;

- das ausgewählte Angebot überschreitet nicht das für den Auftrag vorgesehene Budget.

Sind diese Voraussetzungen nicht erfuellt, so übermittelt der Leiter der Delegation den Vorschlag der Kommission, die innerhalb von 60 Tagen nach Eingang des Vorschlags beim Leiter der Delegation darüber entscheidet. Überschreitet der Preis des ausgewählten Angebots das für den Auftrag vorgesehene Budget, so nimmt die Kommission nach Genehmigung der Auftragsvergabe die erforderliche Mittelbindung vor.

Das gesamte Wertungsverfahren, einschließlich der Benachrichtigung des erfolgreichen Bieters, muss vor Ablauf der Bindefrist der Angebote abgeschlossen werden. Anderenfalls ist der erfolgreiche Bieter möglicherweise nicht mehr in der Lage, sein Angebot aufrechtzuerhalten.

Das gesamte Ausschreibungsverfahren bis zur Benachrichtigung des erfolgreichen Bieters ist streng vertraulich. Die Beschlüsse des Ausschusses werden gemeinsam gefasst, seine Beratungen sind geheim zu halten. Die Ausschussmitglieder sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Vor allem der Wertungsbericht und die Protokolle sind nur für den Dienstgebrauch bestimmt und dürfen weder den Bietern noch Dritten außerhalb der zuständigen Dienststellen der AKP-Staaten, der Kommission und der Kontrollbehörden (z. B. des Rechnungshofs) zugänglich gemacht werden.

15.10.2. Benachrichtigung des erfolgreichen Bieters

Wenn die Kommission ihre förmliche Genehmigung erteilt hat, teilt der Auftraggeber dem erfolgreichen Bieter vor Ablauf der Bindefrist schriftlich mit, dass sein Angebot angenommen worden ist. Ferner unterrichtet er die übrigen Bieter in einem Standardschreiben über die Ablehnung ihrer Angebote. Ihnen ist mitzuteilen, ob ihr Angebot in technischer Hinsicht zulässig war und welche technischen Mängel gegebenenfalls darin festgestellt worden sind.

Wird der Auftrag im Rahmen eines Finanzierungsabkommens vergeben, so darf der Auftraggeber den erfolgreichen Bieter erst benachrichtigen, wenn das Finanzierungsabkommen geschlossen worden ist (siehe Nummer 5 "Ausschreibung mit Suspensivklausel").

Wenn der Vertrag unterzeichnet ist, veröffentlicht die Kommission das Ergebnis der Ausschreibung (Bekanntmachung über die Vergabe eines Auftrags) im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften, im Internet und in allen sonstigen geeigneten Medien. In dieser Bekanntmachung sind die Zahl der eingegangenen Angebote, der Tag der Auftragsvergabe, der Name und die Anschrift des erfolgreichen Bieters sowie der Auftragspreis anzugeben.

15.10.3. Unterzeichnung des Vertrages

Wenn der Auftraggeber den Vertrag unterzeichnet hat, übersendet er ihn dem erfolgreichen Bieter, der ihn innerhalb von 30 Tagen nach Eingang gegenzeichnen und zusammen mit der Sicherheitsleistung für die Ausführung zurücksenden muss.

Der Vertrag ist zu datieren. Er darf nicht frühere Leistungen betreffen oder vor dem Tag seiner Unterzeichnung durch die Vertragsparteien in Kraft treten. Mit der Unterzeichnung des Vertrages wird dieser für die Vertragsparteien verbindlich; daher ist es wichtig, diesen Zeitpunkt mit Bedacht zu wählen.

16. ÖRTLICH BEKANNT GEMACHTE OFFENE AUSSCHREIBUNG (VON AUFTRAEGEN MIT EINEM WERT ZWISCHEN 30000 EUR UND 150000 EUR)

In diesem Fall wird die Bekanntmachung der Ausschreibung nur in dem betreffenden AKP-Staat veröffentlicht. Die Kommission veröffentlicht einen Hinweis auf die Ausschreibung (Aktenzeichen, Land, Auftraggeber und Art des Auftrags) sowie die Anschrift der Delegation, bei der die Unternehmen alles Nähere erfahren können, im Internet.

Es wird darauf hingewiesen, dass bei einer örtlich bekannt gemachten offenen Ausschreibung anderen teilnahmeberechtigten Lieferern die gleichen Möglichkeiten geboten werden müssen wie den örtlichen Unternehmen. Bedingungen, die darauf abzielen, die Teilnahme anderer teilnahmeberechtigter Lieferer zu beschränken, sind verboten (z. B. die Verpflichtung für letztere, im Empfängerstaat eingetragen zu sein oder dort bereits Aufträge erhalten zu haben).

In diesem Verfahren beträgt die Frist zwischen dem Tag, an dem die Bekanntmachung der Ausschreibung in der örtlichen Presse veröffentlicht wird, und dem Tag, an dem die Angebote spätestens eingehen müssen, mindestens 30 Tage.

Die nach Nummer 15 für die international bekannt gemachte offene Ausschreibung geltenden Bestimmungen finden auf die örtlich bekannt gemachte offene Ausschreibung entsprechende Anwendung.

17. VEREINFACHTES VERFAHREN (FÜR AUFTRAEGE MIT EINEM WERT VON UNTER 30000 EUR)

Der Auftraggeber kann Aufträge mit einem Wert von unter 30000 EUR im vereinfachten Verfahren ohne Bekanntmachung vergeben. Er hat Angebote bei mindestens drei Unternehmen seiner Wahl einzuholen.

Der Auftraggeber stellt eine Liste mit mindestens drei Unternehmen auf. Den Bewerbern werden eine Aufforderung zur Angebotsabgabe und die technischen Spezifikationen übersandt. Eine Bietungsgarantie wird in diesem Fall nicht verlangt.

Die Angebote müssen beim Auftraggeber unter der Anschrift und spätestens an dem Tag und zu der Uhrzeit eingehen, die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe angegeben sind.

Der Auftraggeber lässt einen Wertungsbericht über die eingegangenen Angebote und ihre Vertragsbedingungen erstellen, in dem festgestellt wird, ob die Angebote in technischer Hinsicht zulässig sind. Gehen beim Auftraggeber weniger als drei zulässige Angebote ein, so ist das Verfahren aufzuheben und ein neues einzuleiten.

Lieferaufträge mit einem Wert von nicht mehr als 5000 EUR kann der Auftraggeber auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben.

TEIL IV

BESONDERE REGELN FÜR BAUAUFTRAEGE

18. EINLEITUNG

Bauaufträge werden vom Auftraggeber an einen Unternehmer vergeben und betreffen die Ausführung von Bauarbeiten oder die Herstellun