BESCHLUSS Nr. 1/98 DES ASSOZIATIONSRATES zwischen den Europäischen Gemeinschaften und ihren Mitgliedstaaten einerseits und der Republik Lettland andererseits vom 23. Februar 1998 über seine Geschäftsordnung (98/193/EG)

DER ASSOZIATIONSRAT -

gestützt auf das Europa-Abkommen zur Gründung einer Assoziation zwischen den Europäischen Gemeinschaften und ihren Mitgliedstaaten einerseits und der Republik Lettland andererseits, insbesondere auf die Artikel 110, 111, 112, 113, 114 und 115,

in der Erwägung, daß das Abkommen am 1. Februar 1998 in Kraft getreten ist -

BESCHLIESST:

Artikel 1

Vorsitz

Den Vorsitz im Assoziationsrat führt abwechselnd für die Dauer von zwölf Monaten ein Vertreter des Rates der Europäischen Union im Namen der Gemeinschaft und ihrer Mitgliedstaaten und ein Vertreter der Regierung der Republik Lettland. Die erste Vorsitzperiode beginnt mit dem Datum der ersten Tagung des Assoziationsrates und endet am 31. Dezember 1998.

Artikel 2

Tagungen

Der Assoziationsrat tagt auf Ministerebene regelmäßig einmal im Jahr. Sondertagungen des Assoziationsrates können auf Antrag einer Vertragspartei bei Zustimmung der anderen Vertragspartei abgehalten werden.

Sofern die Parteien nichts anderes vereinbaren, findet jede Tagung des Assoziationsrates am üblichen Tagungsort des Rates der Europäischen Union an einem von den beiden Parteien vereinbarten Termin statt.

Die Tagungen des Assoziationsrates werden von den Sekretären des Assoziationsrates gemeinsam im Benehmen mit dem Präsidenten einberufen.

Artikel 3

Vertretung

Die Mitglieder des Assoziationsrates können sich auf den Tagungen vertreten lassen, wenn sie verhindert sind. Wenn sich ein Mitglied auf diese Weise vertreten lassen will, hat es dem Präsidenten vor der Tagung, auf der es sich vertreten lassen will, den Namen seines Vertreters mitzuteilen.

Der Vertreter eines Mitglieds des Assoziationsrates verfügt über alle Rechte dieses Mitglieds.

Artikel 4

Delegationen

Die Mitglieder des Assoziationsrates können sich von Beamten begleiten lassen.

Vor jeder Tagung ist dem Präsidenten die beabsichtigte Zusammensetzung jeder Delegation mitzuteilen.

Ein Vertreter der Europäischen Investitionsbank nimmt als Beobachter an den Tagungen des Assoziationsrates teil, wenn die Tagesordnung Punkte enthält, die die Bank betreffen.

Der Assoziationsrat kann, um Informationen über besondere Themen einzuholen, Nichtmitglieder einladen, an seinen Tagungen teilzunehmen.

Artikel 5

Sekretariat

Ein Beamter des Generalsekretariats des Rates der Europäischen Union und ein Beamter der Mission der Republik Lettland in Brüssel sind gemeinsam als Sekretäre des Assoziationsrates tätig.

Artikel 6

Schriftverkehr

Der für den Assoziationsrat bestimmte Schriftverkehr ist an den Präsidenten des Assoziationsrates unter der Anschrift des Generalsekretariats des Rates der Europäischen Union zu richten.

Die beiden Sekretäre sorgen für die Übermittlung an den Präsidenten des Assoziationsrates und gegebenenfalls die Verteilung an die anderen Mitglieder des Assoziationsrates. Diese Verteilung erfolgt durch Übermittlung an das Generalsekretariat der Kommission, die Ständigen Vertretungen der Mitgliedstaaten und die Mission der Republik Lettland in Brüssel.

Die Mitteilungen des Präsidenten des Assoziationsrates werden von den beiden Sekretären an die jeweiligen Empfänger und gegebenenfalls an die anderen Mitglieder des Assoziationsrates unter den im vorhergehenden Absatz bezeichneten Anschriften gerichtet.

Artikel 7

Öffentlichkeit

Die Tagungen des Assoziationsrates sind, soweit nichts anderes beschlossen wird, nicht öffentlich.

Artikel 8

Tagesordnung

(1) Der Präsident stellt für jede Tagung eine vorläufige Tagesordnung auf. Sie wird den in Artikel 6 genannten Empfängern von den Sekretären des Assoziationsrates spätestens fünfzehn Tage vor Beginn der Tagung übersandt.

Die vorläufige Tagesordnung enthält die Punkte, für die der Aufnahmeantrag dem Präsidenten spätestens einundzwanzig Tage vor Beginn der betreffenden Tagung zugegangen ist, wobei nur die Punkte in die vorläufige Tagesordnung aufgenommen werden, für welche die Unterlagen den Sekretären spätestens am Tage der Übersendung dieser Tagesordnung übermittelt worden sind.

Die Tagesordnung wird vom Assoziationsrat zu Beginn jeder Tagung angenommen. Für die Aufnahme von Punkten, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, ist die Zustimmung beider Vertragsparteien erforderlich.

(2) Der Präsident kann die in Absatz 1 genannten Fristen im Benehmen mit den beiden Parteien verkürzen, um im Einzelfall den Erfordernissen gerecht zu werden.

Artikel 9

Protokoll

Die beiden Sekretäre fertigen über jede Tagung einen Protokollentwurf an.

Grundsätzlich enthält das Protokoll für jeden Tagesordnungspunkt

- die Angabe der dem Assoziationsrat vorgelegten Unterlagen,

- die Erklärungen, die von einem Mitglied des Assoziationsrates zu Protokoll gegeben wurden,

- die angenommenen Beschlüsse und Empfehlungen, die vereinbarten Erklärungen und die verabschiedeten Schlußfolgerungen.

Der Protokollentwurf wird dem Assoziationsrat zur Annahme vorgelegt. Im Falle der Annahme wird das Protokoll vom Präsidenten und von den beiden Sekretären unterzeichnet. Das Protokoll wird in das Archiv des Generalsekretariats des Rates der Europäischen Union aufgenommen, der als Verwahrer der Dokumente der Assoziation fungiert; eine beglaubigte Abschrift wird allen in Artikel 6 genannten Empfängern zugeleitet.

Artikel 10

Beschlüsse und Empfehlungen

(1) Der Assoziationsrat faßt seine Beschlüsse und verabschiedet seine Empfehlungen durch einvernehmliche Entscheidung der Vertragsparteien.

Zwischen den Tagungen kann der Assoziationsrat im schriftlichen Verfahren Beschlüsse fassen oder Empfehlungen abgeben, sofern beide Parteien dem zustimmen.

(2) Die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates im Sinne des Artikels 112 des Europa-Abkommens tragen die Überschrift "Beschluß" oder "Empfehlung", gefolgt von der laufenden Nummer, dem Zeitpunkt der Annahme sowie der Bezeichnung des jeweiligen Gegenstands.

Die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsrates werden vom Präsidenten unterzeichnet und von den beiden Sekretären beglaubigt.

Die Beschlüsse und Empfehlungen werden allen in Artikel 6 genannten Empfängern zugeleitet.

Jede Partei kann die Veröffentlichung der Beschlüsse und Empfehlungen in ihrem jeweiligen Amtsblatt (Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften und im Latvijas Vestnesis) beschließen.

Artikel 11

Sprachen

Die Amtssprachen des Assoziationsrates sind die Amtssprachen der beiden Vertragsparteien.

Der Assoziationsrat berät anhand von Unterlagen, die in diesen Sprachen abgefaßt sind, sofern nichts anderes beschlossen wird.

Artikel 12

Ausgaben

Die Gemeinschaft und die Republik Lettland übernehmen bezüglich der Personal-, Reise- und Aufenthaltskosten sowie der Post- und Fernmeldegebühren jeweils die Ausgaben, die ihnen aus ihrer Teilnahme an den Tagungen des Assoziationsrates entstehen.

Die Ausgaben für den Dolmetscherdienst auf den Tagungen sowie für die Übersetzung und Vervielfältigung von Dokumenten werden von der Gemeinschaft übernommen, mit Ausnahme der Ausgaben für den Dolmetscherdienst und die Übersetzungen in die estnische und aus der estnischen Sprache, die von der Republik Lettland getragen werden.

Die Ausgaben für die technische Gestaltung der Tagungen gehen zu Lasten der Partei, die die Tagungen ausrichtet.

Artikel 13

Assoziationsausschuß

(1) Hiermit wird ein Assoziationsausschuß eingesetzt, der den Assoziationsrat bei der Erfuellung seiner Aufgaben unterstützen soll. Er besteht aus Vertretern der Mitglieder des Rates der Europäischen Union und aus Vertretern der Kommission der Europäischen Gemeinschaften einerseits und aus Vertretern der lettischen Regierung andererseits, bei denen es sich in der Regel um hohe Beamte handelt.

(2) Der Assoziationsausschuß bereitet die Tagungen und Beratungen des Assoziationsrates vor, führt gegebenenfalls die Beschlüsse des Assoziationsrates durch und sichert allgemein die Kontinuität der Beziehungen im Rahmen der Assoziation und das reibungslose Funktionieren des Europa-Abkommens. Er prüft alle ihm vom Assoziationsrat vorgelegten Angelegenheiten sowie andere Fragen, die sich möglicherweise bei der laufenden Durchführung des Europa-Abkommens ergeben. Er unterbreitet dem Assoziationsrat Vorschläge oder Beschluß-/Empfehlungsentwürfe zur Annahme.

(3) Soweit das Europa-Abkommen eine Konsultationspflicht oder -möglichkeit vorsieht, kann die Konsultation im Assoziationsausschuß stattfinden. Die Konsultation kann im Assoziationsrat fortgesetzt werden, wenn die beiden Parteien dem zustimmen.

(4) Die Geschäftsordnung des Assoziationsausschusses ist im Anhang I enthalten.

Artikel 14

Unterausschüsse und Arbeitsgruppen

Die in Artikel 115 des Europa-Abkommens genannten Unterausschüsse sind in Anhang II zu diesem Beschluß aufgeführt. Die Unterausschüsse arbeiten unter der Aufsicht des Assoziationsausschusses, dem sie nach jeder ihrer Sitzungen Bericht erstatten.

Der Assoziationsausschuß kann die Auflösung bestehender Unterausschüsse und Gruppen beschließen, ihr Mandat ändern oder weitere Unterausschüsse und Gruppen einsetzen, die ihn bei der Erfuellung seiner Aufgaben unterstützen.

Diese Unterausschüsse und Gruppen haben keinerlei Beschlußbefugnisse.

Geschehen zu Brüssel am 23. Februar 1998.

Im Namen des Assoziationsrates

Der Präsident

R. COOK

ANHANG I

GESCHÄFTSORDNUNG DES ASSOZIATIONSAUSSCHUSSES

Artikel 1

Vorsitz

Den Vorsitz im Assoziationsausschuß führt abwechselnd für die Dauer von zwölf Monaten ein Vertreter der Europäischen Kommission im Namen der Gemeinschaft und ihrer Mitgliedstaaten und ein Vertreter der Regierung der Republik Lettland. Die erste Vorsitzperiode beginnt mit dem Datum der ersten Tagung des Assoziationsrates und endet am 31. Dezember 1998.

Artikel 2

Tagungen

Der Assoziationsausschuß tagt, wenn die Umstände dies erfordern, mit Zustimmung beider Parteien.

Zeit und Ort der Tagungen des Assoziationsausschusses werden von beiden Parteien vereinbart.

Die Tagungen des Assoziationsausschusses werden vom Vorsitzenden einberufen.

Artikel 3

Delegationen

Vor jeder Tagung wird der Vorsitzende über die beabsichtigte Zusammensetzung jeder Delegation informiert.

Artikel 4

Sekretariat

Ein Beamter der Europäischen Kommission und ein Beamter der lettischen Regierung sind gemeinsam als Sekretäre des Assoziationsausschusses tätig.

Alle Mitteilungen, die nach diesem Beschluß für den Vorsitzenden des Assoziationsausschusses bestimmt oder von diesem zu machen sind, werden den Sekretären des Assoziationsausschusses sowie den Sekretären und dem Präsidenten des Assoziationsrates zugeleitet.

Artikel 5

Öffentlichkeit

Die Tagungen des Assoziationsausschusses sind, soweit nichts anderes beschlossen wird, nicht öffentlich.

Artikel 6

Tagesordnung

(1) Der Vorsitzende stellt für jede Tagung eine vorläufige Tagesordnung auf. Sie wird den in Artikel 4 genannten Empfängern von den Sekretären des Assoziationsausschusses spätestens fünfzehn Tage vor Beginn der Tagung übersandt.

Die vorläufige Tagesordnung enthält die Punkte, für die der Aufnahmeantrag dem Vorsitzenden spätestens einundzwanzig Tage vor Beginn der betreffenden Tagung zugegangen ist, wobei nur die Punkte in die vorläufige Tagesordnung aufgenommen werden, für welche die Unterlagen den Sekretären spätestens am Tage der Übersendung dieser Tagesordnung übermittelt worden sind.

Der Assoziationsausschuß kann Sachverständige zur Teilnahme an seinen Tagungen einladen, um Informationen über besondere Themen einzuholen.

Die Tagesordnung wird vom Assoziationsausschuß zu Beginn jeder Tagung angenommen. Für die Aufnahme von Punkten, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, ist die Zustimmung beider Vertragsparteien erforderlich.

(2) Der Vorsitzende kann die in Absatz 1 genannten Fristen im Benehmen mit den beiden Parteien verkürzen, um im Einzelfall den Erfordernissen gerecht zu werden.

Artikel 7

Protokoll

Über jede Tagung wird anhand einer vom Vorsitzenden zu erstellenden Zusammenfassung der Schlußfolgerungen des Assoziationsausschusses ein Protokoll angefertigt.

Nach seiner Annahme durch den Assoziationsausschuß wird das Protokoll vom Vorsitzenden und den Sekretären unterzeichnet und von jeder Partei zu den Akten genommen. Eine Abschrift des Protokolls wird allen in Artikel 4 genannten Empfängern zugeleitet.

Artikel 8

Beratungen

In den besonderen Fällen, in denen der Assoziationsausschuß vom Assoziationsrat gemäß Artikel 114 Absatz 2 des Europa-Abkommens ermächtigt wird, Beschlüsse zu fassen und Empfehlungen abzugeben, tragen diese Rechtsakte die Überschrift "Beschluß" oder "Empfehlung", gefolgt von der laufenden Nummer, dem Zeitpunkt der Annahme und der Bezeichnung des jeweiligen Gegenstands. Die Beschlußfassung und die Abgabe von Empfehlungen erfolgen durch einvernehmliche Entscheidung der Parteien.

Die Beschlüsse und Empfehlungen des Assoziationsausschusses werden vom Präsidenten unterzeichnet, von den beiden Sekretären beglaubigt und den in Artikel 4 dieses Anhangs bezeichneten Empfängern zugeleitet. Jede Partei kann die Veröffentlichung der Beschlüsse und Empfehlungen in ihrem jeweiligen Amtsblatt (Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften und Latvijas Vestnesis) beschließen.

Artikel 9

Ausgaben

Die Gemeinschaft und die Republik Lettland übernehmen bezüglich der Personal-, Reise- und Aufenthaltskosten sowie der Post- und Fernmeldegebühren jeweils die Ausgaben, die ihnen aus ihrer Teilnahme an den Tagungen des Assoziationsausschusses und seiner Unterausschüsse entstehen.

Die Ausgaben für den Dolmetscherdienst auf den Tagungen sowie für die Übersetzung und Vervielfältigung von Dokumenten werden von der Gemeinschaft übernommen, mit Ausnahme der Ausgaben für den Dolmetscherdienst und die Übersetzungen in die lettische und aus der lettischen Sprache, die von der Republik Lettland getragen werden.

Die Ausgaben für die technische Gestaltung der Tagungen gehen zu Lasten der Partei, die die Tagungen ausrichtet.

ANHANG II

STRUKTUR DER MULTIDISZIPLINÄREN UNTERAUSSCHÜSSE

>PLATZ FÜR EINE TABELLE>