ANHANG I

GESCHÄFTSORDNUNG DES GEMEINSAMEN RATES CARIFORUM-EU,

der mit dem Wirtschaftspartnerschaftsabkommen zwischen den CARIFORUM-Staaten einerseits und der Europäischen Gemeinschaft und ihren Mitgliedstaaten andererseits eingesetzt wurde

Artikel 1

Zusammensetzung und Vorsitz

(1) Die Zusammensetzung des Gemeinsamen Rates CARIFORUM-EU (nachstehend „Gemeinsamer Rat“ genannt) ist in Artikel 228 Absatz 1 des Abkommens geregelt.

(2) Der in Artikel 228 Absatz 2 des Abkommens vorgesehene Vertreter der gemeinsam handelnden CARIFORUM-Staaten wird als „Hoher Vertreter des CARIFORUM“ bezeichnet. Die Benennung des Hohen Vertreters des CARIFORUM und jede diesbezügliche Änderung wird dem Vorsitzenden des Gemeinsamen Rates mitgeteilt.

(3) Die in der Geschäftsordnung verwendete Bezeichnung „Vertragsparteien“ ist im Sinne des Artikels 233 Absatz 3 des Abkommens zu verstehen.

(4) Der Vorsitz im Gemeinsamen Rat wird mindestens auf Ministerebene abwechselnd für die Dauer von 12 Monaten von einem Vertreter des Rates der Europäischen Union und einem Vertreter der Europäischen Kommission im Namen der EU-Vertragspartei sowie einem Vertreter der CARIFORUM-Staaten wahrgenommen. Die erste Vorsitzperiode beginnt jedoch am Tag der ersten Tagung des Gemeinsamen Rates und endet am 31. Dezember des Folgejahres. Der erste Vorsitz wird von einem Vertreter der CARIFORUM-Staaten wahrgenommen.

Artikel 2

Vertretung

(1) Gemäß Artikel 228 Absatz 5 des Abkommens können sich die Mitglieder des Gemeinsamen Rates vertreten lassen.

(2) Will sich ein Mitglied durch einen Stellvertreter vertreten lassen, so teilt es dem Vorsitzenden des Gemeinsamen Rates vor der Tagung, auf der es vertreten werden soll, den Namen seines Stellvertreters mit. Der Stellvertreter eines Mitglieds des Gemeinsamen Rates übt alle Rechte des betreffenden Mitglieds aus.

Artikel 3

Beobachter

(1) Der Gemeinsame Rat kann beschließen, ständige Beobachter zuzulassen.

(2) Der Gemeinsame Rat kann beschließen, ad hoc zusätzliche Beobachter einzuladen.

(3) Der Gemeinsame Rat kann beschließen, Vertreter des Parlamentarischen Ausschusses CARIFORUM-EU und des Beratenden Ausschusses CARIFORUM-EU einzuladen, damit sie den Gemeinsamen Rat über die Arbeiten dieser Ausschüsse informieren.

Artikel 4

Tagungen

(1) Der Gemeinsame Rat tritt in regelmäßigen Abständen mindestens alle zwei Jahre zusammen, sowie zu außerordentlichen Tagungen im Einvernehmen der Vertragsparteien, sooft die Umstände dies erfordern.

(2) Termin und Ort der Tagungen des Gemeinsamen Rates werden von den beiden Vertragsparteien vereinbart.

(3) Die Tagungen des Gemeinsamen Rates werden vom Sekretär des Gemeinsamen Rates einberufen; die Einberufung erfolgt durch eine Mitteilung spätestens 35 Tage vor Beginn der Tagung, außer in dem Fall, dass eine außerordentliche Tagung einberufen wird.

Artikel 5

Delegationen

Die Mitglieder des Gemeinsamen Rates können sich von Beamten begleiten lassen. Vor jeder Tagung wird dem Vorsitzenden des Gemeinsamen Rates die voraussichtliche Zusammensetzung der Delegationen der CARIFORUM-Unterzeichnerstaaten und der EU-Vertragspartei sowie die Teilnahme etwaiger Beobachter mitgeteilt.

Artikel 6

Sekretariat

Die Funktion des Sekretärs des Gemeinsamen Rates wird abwechselnd vom Generalsekretariat des Rates der Europäischen Union und einem CARIFORUM-Staat für einen Zeitraum von 12 Monaten wahrgenommen. Dieser Zeitraum fällt zeitlich mit der Ausübung des Vorsitzes durch die EU-Vertragspartei beziehungsweise durch die CARIFORUM-Staaten zusammen.

Artikel 7

Unterlagen

Stützt sich der Gemeinsame Rat bei seinen Beratungen auf schriftliche Unterlagen, so werden diese vom Sekretär nummeriert und als Unterlagen des Gemeinsamen Rates verteilt.

Artikel 8

Schriftverkehr

(1) Der den Gemeinsamen Rat betreffende Schriftverkehr ist an den Sekretär des Gemeinsamen Rates zu richten.

(2) Der Sekretär gewährleistet, dass der an den Gemeinsamen Rat gerichtete Schriftverkehr an den Vorsitzenden des Rates weitergeleitet und, soweit angemessen, als Unterlagen im Sinne des Artikels 7 an die Mitglieder des Gemeinsamen Rates weitergeleitet wird. Weiterzuleitender Schriftverkehr wird an das Generalsekretariat der Europäischen Kommission, die Ständigen Vertretungen der Mitgliedstaaten der Europäischen Union in Brüssel sowie an den Koordinator des CARIFORUM und die Koordinatoren der einzelnen Unterzeichnerstaaten des CARIFORUM, die in Artikel 234 Absatz 1 des Abkommens vorgesehen sind, übermittelt.

(3) Der Sekretär übermittelt den Schriftverkehr des Vorsitzenden des Gemeinsamen Rates an die jeweiligen Empfänger und verteilt diesen gegebenenfalls als Unterlagen im Sinne des Artikels 7 über die in Absatz 2 dieses Artikels genannten Adressaten an die Mitglieder des Gemeinsamen Rates.

Artikel 9

Tagesordnung

(1) Der Sekretär des Gemeinsamen Rates erstellt auf der Grundlage von Vorschlägen der Vertragsparteien und der Unterzeichnerstaaten des CARIFORUM für jede Tagung eine vorläufige Tagesordnung. Sie wird den in Artikel 8 Absatz 2 dieser Geschäftsordnung genannten Adressaten zusammen mit den einschlägigen Unterlagen vom Sekretär des Gemeinsamen Rates spätestens 21 Tage vor Beginn der Tagung übermittelt.

(2) Die vorläufige Tagesordnung enthält die Punkte, für die dem Sekretär spätestens 28 Tage vor Beginn der Tagung ein Aufnahmeantrag und die einschlägigen Unterlagen zugegangen sind.

(3) Die Tagesordnung wird vom Gemeinsamen Rat zu Beginn jeder Tagung angenommen. Punkte, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, können auf die Tagesordnung gesetzt werden, sofern die Vertragsparteien dies vereinbaren.

(4) Der Vorsitzende des Gemeinsamen Rates kann im Einvernehmen mit den Vertragsparteien Sachverständige zu den Tagungen einladen, damit sie Informationen zu spezifischen Themen erteilen.

(5) Der Sekretär kann die in den Absätzen 1 und 2 genannte Frist im Einvernehmen mit den Vertragsparteien verkürzen, um den Erfordernissen des Einzelfalls gerecht zu werden.

Artikel 10

Protokoll

(1) Der Sekretär fertigt nach jeder Tagung in der Regel binnen eines Monats einen Protokollentwurf an.

(2) Das Protokoll enthält in der Regel eine Zusammenfassung der einzelnen Tagesordnungspunkte, gegebenenfalls unter Angabe

a) aller dem Gemeinsamen Rat vorgelegten Unterlagen,

b) aller Stellungnahmen, die von Mitgliedern des Gemeinsamen Rates zu Protokoll gegeben wurden, sowie

c) die gefassten Beschlüsse, die ausgesprochenen Empfehlungen, die verabschiedeten Stellungnahmen und die angenommenen Schlussfolgerungen zu den einzelnen Punkten.

(3) Das Protokoll enthält ferner eine Liste der Mitglieder des Gemeinsamen Rates beziehungsweise ihrer Stellvertreter, die an der Tagung teilgenommen haben, eine Liste der Mitglieder der sie begleitenden Delegation und eine Liste etwaiger Beobachter.

(4) Das Protokoll wird von beiden Vertragsparteien innerhalb von drei Monaten nach der Tagung schriftlich genehmigt. Nach der Genehmigung unterzeichnet der Sekretär zwei Ausfertigungen des Protokolls und leitet jeder Vertragspartei ein Original dieser verbindlichen Unterlagen zu. Den in Artikel 8 Absatz 2 dieser Geschäftsordnung genannten Adressaten wird jeweils eine Abschrift des unterzeichneten Protokolls übermittelt.

Artikel 11

Beschlüsse und Empfehlungen

(1) Gemäß Artikel 229 des Abkommens nimmt der Gemeinsame Rat Beschlüsse und Empfehlungen einvernehmlich an.

(2) Der Gemeinsame Rat kann beschließen, dem AKP-EU-Ministerrat gemäß Artikel 15 des Cotonou-Abkommens allgemeine Angelegenheiten zu übermitteln, die sich im Rahmen des Abkommens ergeben und von Interesse für die AKP-Staaten und die EU-Vertragspartei sind.

(3) Zwischen den Tagungen kann der Gemeinsame Rat im schriftlichen Verfahren Beschlüsse fassen oder Empfehlungen verabschieden, sofern die beiden Vertragsparteien dies vereinbaren. Das schriftliche Verfahren ist ein Notenwechsel zwischen den Vertragsparteien. Der Hohe Vertreter des CARIFORUM ist befugt, einen derartigen Notenwechsel zu führen und — sofern erforderlich — nach Einholung der Zustimmung der einzelnen Unterzeichnerstaaten des CARIFORUM zu einem Beschluss die Zustimmung aller Unterzeichnerstaaten des CARIFORUM zu dem betreffenden Beschluss zu bestätigen.

(4) Die Beschlüsse und Empfehlungen des Gemeinsamen Rates gemäß Artikel 229 des Abkommens tragen die Überschrift „Beschluss“ beziehungsweise „Empfehlung“, gefolgt von einer laufenden Nummer, dem Datum ihrer Annahme sowie der Bezeichnung ihres Gegenstands. In jedem Beschluss wird das Datum seines Inkrafttretens angegeben.

(5) Die vom Gemeinsamen Rat angenommenen Beschlüsse und Empfehlungen werden von einem Vertreter der Europäischen Kommission im Namen der EU-Vertragspartei und vom Hohen Vertreter des CARIFORUM im Namen der CARIFORUM-Staaten beglaubigt.

(6) Die Beschlüsse und Empfehlungen werden den in Artikel 8 Absatz 2 dieser Geschäftsordnung genannten Adressaten als Unterlagen des Gemeinsamen Rates übermittelt.

Artikel 12

Öffentlichkeit

(1) Sofern nichts anderes beschlossen wird, sind die Tagungen des Gemeinsamen Rates nicht öffentlich.

(2) Jede Vertragspartei beziehungsweise jeder Unterzeichnerstaat des CARIFORUM kann beschließen, die Beschlüsse und Empfehlungen des Gemeinsamen Rates in ihrer/seiner amtlichen Veröffentlichung zu veröffentlichen.

Artikel 13

Sprachenregelung

(1) Die Arbeitssprachen des Gemeinsamen Rates sind die den Vertragsparteien gemeinsamen Amtssprachen Englisch, Spanisch, Französisch und Niederländisch.

(2) Der Gemeinsame Rat stützt sich bei seinen Beratungen und bei der Annahme von Beschlüssen und Empfehlungen auf Unterlagen und Vorschläge, die in einer der in Absatz 1 genannten Sprachen abgefasst sind.

Artikel 14

Kosten

(1) Jede Vertragspartei trägt die Kosten für Personal, Reise und Aufenthalt sowie für Post und Telekommunikation, die ihr aus ihrer Teilnahme an den Tagungen des Gemeinsamen Rates entstehen.

(2) Die Kosten für die Organisation der Sitzungen und für die Vervielfältigung der Unterlagen werden von der Vertragspartei getragen, welche die Sitzung ausrichtet.

(3) Die Kosten für Dolmetschdienste auf den Tagungen und die Übersetzung von Unterlagen in die oder aus den Arbeitssprachen des Gemeinsamen Rates werden von der Vertragspartei getragen, welche die Tagung ausrichtet. Die Kosten für Dolmetschdienste und die Übersetzung von Unterlagen in andere oder aus anderen Amtssprachen der Institutionen der Europäischen Union werden von der EU-Vertragspartei getragen.