DE Amtsblatt der Europäischen Union L 350/1

BESCHLUSS Nr. 3/2006 DES AKP-EG-BOTSCHAFTERAUSSCHUSSES

vom 27. September 2006

über die Haushaltsordnung des Technischen Zentrums für die Zusammenarbeit in der Landwirtschaft und im ländlichen Bereich (TZL)

(2006/877/EG)

DER AKP-EG-BOTSCHAFTERAUSSCHUSS —

gestützt auf das am 23. Juni 2000 in Cotonou unterzeichnete Partnerschaftsabkommen zwischen den Mitgliedern der Gruppe der Staaten in Afrika, im Karibischen Raum und im Pazifischen Ozean einerseits und der Europäischen Gemeinschaft und ihren Mitgliedstaaten andererseits (1) (nachstehend „Abkommen“ genannt), insbesondere auf Artikel 3 Absatz 4 Buchstaben b und d seines Anhangs III,

gestützt auf das Interne Abkommen vom 18. September 2000 zwischen den im Rat vereinigten Vertretern der Regierungen der Mitgliedstaaten über die Finanzierung und Verwaltung der Hilfe der Gemeinschaft im Rahmen des Finanzprotokolls zu dem am 23. Juni 2000 in Cotonou, Benin, unterzeichneten Partnerschaftsabkommen zwischen den Mitgliedern der Gruppe der Staaten in Afrika, im Karibischen Raum und im Pazifischen Ozean einerseits und der Europäischen Gemeinschaft und ihren Mitgliedstaaten andererseits und über die Bereitstellung von Finanzhilfe für die überseeischen Länder und Gebiete, auf die der vierte Teil des EG-Vertrags Anwendung findet (2),

gestützt auf die Finanzregelung vom 27. März 2003 für den 9. Europäischen Entwicklungsfonds (3),

auf Vorschlag der Kommission, der im Einvernehmen mit dem Technischen Zentrum für die Zusammenarbeit in der Landwirtschaft und im ländlichen Bereich ausgearbeitet wurde,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Gemäß Artikel 3 Absatz 4 Buchstabe b des Anhangs III hat der Botschafterausschuss nach Unterzeichnung des Abkommens von Cotonou die Haushaltsordnung des Technischen Zentrums für die Zusammenarbeit in der Landwirtschaft und im ländlichen Bereich (nachstehend „Zentrum“ genannt) festzulegen.

(2) Gemäß Artikel 3 Absatz 4 Buchstabe b des Anhangs III hat der Botschafterausschuss nach Unterzeichnung des Abkommens das Verfahren für die Annahme des Haushaltsplans des Zentrums festzulegen —

BESCHLIESST:

KAPITEL I

ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE

ABSCHNITT 1

Grundsätze der Einheit, der Haushaltswahrheit, des Haushaltsausgleichs und der Rechnungseinheit

Artikel 1

(1) Alle Einnahmen und Ausgaben des Zentrums werden auf der Grundlage eines für jedes Haushaltsjahr aufzustellenden jährlichen Arbeitsprogramms, in dem die Kosten anzugeben sind, geschätzt und in den Haushaltsplan eingesetzt.

(2) Der Haushaltsplan ist in Einnahmen und Ausgaben auszugleichen.

Artikel 2

Die Aufstellung des Haushaltsplans, der Haushaltsvollzug und die Rechnungslegung erfolgen in Euro. Für die Kassenführung darf das Zentrum Transaktionen in den Landeswährungen der EU-Mitgliedstaaten und der AKP-Staaten vornehmen.

Artikel 3

(1) Die Einnahmen umfassen den Beitrag des Europäischen Entwicklungsfonds (nachstehend „EEF“ genannt), die als Steuern auf die vom Zentrum gezahlten Gehälter, Löhne und sonstigen Bezüge erhobenen Beträge und verschiedene sonstige Einnahmen.

(2) Zu den Einnahmen können auch Beiträge anderer Geber zum Haushalt des Zentrums gehören.

(3) Das Zentrum kann auch Mittel für fremde Rechnung verwalten, die für die Kofinanzierung von in Anhang III des Abkommens vorgesehenen Maßnahmen bestimmt sind. Die Finanzbestimmungen für die Verwaltung dieser Mittel sind in Artikel 34 dieses Beschlusses festgelegt.

Artikel 4

Die Ausgabenschätzung umfasst administrative und operative Ausgaben. Im Haushaltsplan ist deutlich zwischen ihnen zu unterscheiden.

Artikel 5

(1) Das Haushaltsjahr beginnt am 1. Januar und endet am 31. Dezember.

(2) Die im Haushaltsplan ausgewiesenen Mittel werden für ein Haushaltsjahr bewilligt.

Jedoch werden Mittel, die in einem Haushaltsjahr ordnungsgemäß gebunden, aber bis zum 31. Dezember des betreffenden Jahres nicht ausgezahlt wurden, automatisch auf das nächste Haushaltsjahr übertragen. Die auf diese Weise übertragenen Mittel werden im Jahresabschluss für das laufende Jahr deutlich gekennzeichnet.

Die zu Ende eines Haushaltsjahres frei gewordenen Mittel fließen in den für fünf Jahre festgelegten Finanzrahmen zurück, der im Abkommen für das Zentrum vorgesehen ist.

(3) Bei Auslaufen eines Finanzprotokolls zum Abkommen werden gebundene, aber nicht ausgezahlte Mittel automatisch auf das nächste Finanzprotokoll zum Abkommen übertragen. Mittel, die zum Ende des Abkommens gebunden, aber nicht ausgezahlt sind, werden nur während der Übergangszeit zwischen dem Abkommen und dem folgenden Abkommen oder gegebenenfalls während des Abrechnungszeitraums von zwölf Monaten übertragen.

(4) Ist zu Beginn eines Haushaltsjahres der Haushaltsplan nicht endgültig festgelegt, so kann der Direktor zur Gewährleistung der Kontinuität der Tätigkeit des Zentrums monatliche Ausgaben genehmigen, die ein Zwölftel der im Haushaltsplan für das vorhergehende Haushaltsjahr für den einschlägigen Artikel bewilligten Mittel nicht überschreiten.

Was die im Voraus zahlbaren und im Haushalt des vorhergehenden Haushaltsjahres genehmigten operativen Ausgaben pro Quartal betrifft, so können die Mittelbindungen je Artikel erfolgen, sofern sie höchstens ein Viertel des für das vorhergehende Haushaltsjahr genehmigten Gesamtbetrags betragen.

ABSCHNITT 2

Grundsätze der Solidität der Haushaltsführung

Artikel 6

(1) Die Haushaltsmittel sind nach den Grundsätzen der Solidität der Haushaltsführung, d.h. sparsam, wirtschaftlich und wirksam, zu verwenden.

(2) Sparsamkeit bedeutet, dass die Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt, in ausreichender Menge und angemessener Qualität sowie mit dem geringstmöglichen Kostenaufwand bereitgestellt werden.

Wirtschaftlichkeit bedeutet ein proportionales Verhältnis zwischen den eingesetzten Mitteln und den erzielten Ergebnissen.

Wirksamkeit bedeutet, dass die angestrebten Ziele und Ergebnisse erreicht werden.

(3) Die Ziele müssen klar definiert sein und ihre Verwirklichung muss mit Hilfe messbarer Indikatoren kontrolliert werden. Die aus Mitteln des EEF zu finanzierenden Projekte sollten sich gegebenenfalls auf Ex-ante-Evaluierungen stützen. Die Ergebnisse dieser Evaluierungen werden in die Dokumente aufgenommen, die der Kommission vorgelegt werden, wenn das Zentrum den jährlichen Beitrag aus dem EEF beantragt.

KAPITEL II

AUFSTELLUNG DES HAUSHALTSPLANS

Artikel 7

(1) Im Rahmen des umfassenden Strategiepapiers und des Gesamthaushalts, der mit dem Finanzprotokoll für das Zentrum bereitgestellt wird, erstellt der Direktor einen Entwurf des jährlichen Arbeitsprogramms und des entsprechenden Haushaltsplans. Die Entwürfe werden vom Verwaltungsrat spätestens am 1. Juli des dem Jahr der Ausführung vorausgehenden Jahres gebilligt und dem Botschafterausschuss zur Annahme vorgelegt.

(2) Das Zentrum übermittelt eine Kopie des Entwurfs des jährlichen Arbeitsprogramms und des Haushaltsplans an die Kommission, die sodann die erforderlichen Verfahren für ihre Genehmigung einleitet.

(3) Die Mittel können ab dem Zeitpunkt gebunden werden, zu dem die Gemeinschaftsbehörde den Finanzierungsbeschluss für den beantragten Beitrag aus dem EEF gefasst hat. Das Zentrum wird über diesen Beschluss unterrichtet.

Artikel 8

(1) Die für den Beitrag aus dem EEF geltenden Zahlungsmodalitäten werden in einer Finanzhilfevereinbarung festgelegt, die von dem Zentrum und der Kommission unterzeichnet wird.

(2) Das Zentrum zahlt an den EEF den Beitrag für vorhergehende Haushaltsjahre zurück, der den auf der Grundlage überprüfter Jahresabschlüsse verfallenen Mitteln entspricht.

(3) Der Haushaltsplan ist nach Art oder Zweck der Einnahmen und Ausgaben in Titel (Haushaltslinien), Kapitel, Artikel und Posten untergliedert.

Artikel 9

Erforderlichenfalls legt der Direktor den Entwurf eines Nachtrags- oder Berichtigungshaushaltsplans vor, der in der gleichen Form und nach den gleichen Verfahren geprüft und genehmigt wird wie der Haushaltsplan mit den ursprünglichen Ansätzen.

KAPITEL III

HAUSHALTSVOLLZUG

Artikel 10

(1) Der Direktor führt den Haushaltsplan eigenverantwortlich und im Rahmen der bewilligten Mittel aus. Der Direktor erstattet dem Verwaltungsrat über die Ausführung Bericht.

(2) Der Direktor muss die Haushaltsmittel entsprechend den in Artikel 6 genannten Grundsätzen der Solidität der Haushaltsführung einsetzen.

Artikel 11

(1) Einnahmen können nur angenommen und Ausgaben nur getätigt werden, wenn sie in einem Artikel des Haushaltsplans veranschlagt sind.

Ausgaben können nur im Rahmen der Mittel gebunden und angeordnet werden, die für das betreffende Haushaltsjahr bewilligt oder aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragen worden sind.

(2) Die Einnahmen und Ausgaben werden nach dem Bruttoprinzip ausgewiesen.

Abweichend von dieser Bestimmung kann von den bewilligten Beträgen Folgendes abgezogen werden:

a) die einem Vertragspartner auferlegten Vertragsstrafen;

b) zu Unrecht gezahlte Beträge, soweit ihr Ausgleich durch Vorwegabzug von einer neuen Zahlung vorgenommen werden kann, die aus Mitteln des gleichen Kapitels, Artikels und Haushaltsjahres geleistet wird, unter denen der zuviel gezahlte Betrag ausgewiesen wurde;

c) der Wert von Fahrzeugen, Ausrüstung und Anlagen, die beim Erwerb neuer Waren der gleichen Art in Zahlung genommen werden; der Nettokaufpreis wird als Anschaffungskosten für die Bestandsbewertung verbucht;

d) von Rechnungen abgezogene Skonti und Rabatte.

Ebenfalls abweichend von dieser Bestimmung können folgende Beträge innerhalb desselben Postens (Linie) wie die ursprünglichen Ausgaben wiederverwendet werden:

a) Erstattungen für zu Unrecht gezahlte Beträge;

b) erhaltene Versicherungsleistungen;

c) Erlöse aus dem Verkauf von Fahrzeugen, Ausrüstung und Anlagen, die ersetzt werden;

d) Erlöse aus dem Verkauf von Veröffentlichungen und Filmen;

e) die während des Haushaltsvollzugs festgestellten Wechselkursschwankungen, die Gegenstand eines Ausgleichs sein können. Das positive oder negative Endergebnis wird im Jahresabschluss festgehalten.

Artikel 12

Mittelübertragungen von Titel zu Titel unterliegen der Genehmigung des Verwaltungsrates. Über Mittelübertragungen von Kapitel zu Kapitel und innerhalb von Kapiteln beschließt der Direktor, der darüber den Verwaltungsrat unterrichtet.

Artikel 13

Die Einnahmen des Zentrums werden auf ein Konto oder mehrere Konten überwiesen, die im Namen des Zentrums eröffnet werden.

KAPITEL IV

FINANZKONTROLLE

Artikel 14

(1) Ein vom Verwaltungsrat ernannter Finanzkontrolleur ist für die vorherige Genehmigung der Mittelbindungen und die Anordnung aller Ausgaben, Einnahmen und Vorschüsse verantwortlich.

(2) Der Finanzkontrolleur muss über Erfahrung im Bereich der Haushaltsordnungen internationaler Organisationen und der Rechnungsprüfung verfügen.

(3) Der Finanzkontrolleur unterliegt den Beschäftigungsbedingungen für das Personal des Zentrums. Somit untersteht er für die Zwecke der Verwaltung dem Direktor des Zentrums. Jedoch werden Maßnahmen, die Disziplinarmaßnahmen, die Aussetzung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder Gerichtsverfahren betreffen, vom Verwaltungsrat auf der Grundlage eines mit Gründen versehenen Vorschlags des Direktors angenommen.

(4) Die Kontrollen des Finanzkontrolleurs haben die Erteilung oder die Verweigerung des Sichtvermerks zur Folge. Mit dem Sichtvermerk soll sichergestellt werden, dass

a) die Ausgaben oder Einnahmen dem Haushaltsplan und der Haushaltsordnung entsprechen;

b) die in Artikel 6 genannten Grundsätze der Solidität der Haushaltsführung eingehalten wurden.

Die Kontrollen werden im Einklang mit internen Verfahrensregeln durchgeführt, die dem Verwaltungsrat vom Direktor unterbreitet und vom Verwaltungsrat angenommen wurden.

(5) Wird der Sichtvermerk verweigert, so ist dem Direktor eine schriftliche Begründung zu übermitteln. Sofern als Begründung nicht der Mangel an ausreichenden Mitteln angeführt wird, kann der Direktor mit einem begründeten Beschluss in eigener Verantwortung über die Verweigerung des Sichtvermerks durch den Finanzkontrolleur hinweggehen. Der Direktor unterrichtet den Verwaltungsrat in dessen nächster Sitzung schriftlich über solche Beschlüsse.

(6) Der Finanzkontrolleur erhält Zugang zu allen Belegen und sonstigen Unterlagen im Zusammenhang mit den zu kontrollierenden Ausgaben oder Einnahmen. Er kann Kontrollen an Ort und Stelle vornehmen.

(7) Der Finanzkontrolleur nimmt seine Aufgaben in voller Unabhängigkeit wahr. Der Finanzkontrolleur nimmt keine Weisungen entgegen und unterliegt bei der Ausübung seiner Tätigkeit keinerlei Einschränkungen.

(8) Der Direktor kann eine Stellungnahme des Finanzkontrolleurs zu Fragen der Analyse, der Gestaltung und der Verbesserung der internen Verfahren des Zentrums einholen. Der Direktor kann den Finanzkontrolleur ferner ersuchen, Dokumente zu prüfen, um sich zu vergewissern, dass die aus dem Haushalt finanzierten Projekte ordnungsgemäß durchgeführt worden sind.

(9) Am Ende jedes Haushaltsjahres und spätestens am 30. April des folgenden Jahres erstellt der Finanzkontrolleur einen Jahresbericht mit seiner Stellungnahme zur Mittelbewirtschaftung und zur Ausführung des Haushaltsplans. Der Finanzkontrolleur übermittelt diesen Bericht dem Direktor, der ihn zusammen mit seinen eigenen Bemerkungen dem Verwaltungsrat in dessen nächster Sitzung vorlegt.

KAPITEL V

MITTELBEWIRTSCHAFTUNG

Artikel 15

(1) Der Haushalt des Zentrums wird gemäß dem Grundsatz der Trennung zwischen den Funktionen des Anweisungsbefugten und des Rechnungsführers verwaltet. Die Mittel werden vom Anweisungsbefugten bewirtschaftet, der allein befugt ist, Mittelbindungen vorzunehmen, Forderungen festzustellen und Einziehungs- und Auszahlungsanordnungen zu erteilen.

(2) Der Rechnungsführer führt die Einziehungsanweisungen und Auszahlungsanordnungen aus.

(3) Der Anweisungsbefugte darf nicht die Funktionen des Rechnungsführers ausüben.

Artikel 16

(1) Allen Maßnahmen, die zu einer vom Zentrum zu zahlenden Ausgabe führen können, muss ein Mittelbindungsantrag vorausgehen, der zusammen mit den Originalbelegen der Finanzkontrolle zur vorherigen Prüfung zu übermitteln ist.

(2) Für laufende Ausgaben kann eine vorläufige Mittelbindung vorgenommen werden.

(3) Die Mittelbindungs- und Auszahlungsanordnungen werden buchmäßig erfasst. Es werden entsprechende Buchungsprotokolle geführt.

Artikel 17

(1) Zweck der Feststellung der Ausgaben durch den Anweisungsbefugten ist es,

a) den Anspruch des Gläubigers zu prüfen;

b) das Bestehen und die Höhe der Forderung zu bestimmen oder zu prüfen;

c) die Fälligkeit der Forderung zu prüfen.

(2) Für die Feststellung einer Ausgabe müssen Belege, aus denen der Anspruch des Gläubigers und gegebenenfalls die erbrachte Leistung, die getätigten Lieferungen oder die ausgeführte Arbeit hervorgehen, oder andere Unterlagen, die die Zahlung rechtfertigen, vorgelegt werden.

Jeder Zahlungsbeschluss muss vom zuständigen Anweisungsbefugten genehmigt werden.

Artikel 18

(1) Die Anordnung der Ausgaben ist die Handlung, mit der der Anweisungsbefugte durch Ausstellung einer Auszahlungsanordnung den Rechnungsführer anweist, den Betrag der von ihm festgestellten Ausgabe auszuzahlen.

(2) Der Auszahlungsanordnung sind sämtliche Originalbelege beizufügen; sie werden versehen mit bzw. begleitet von einer Bescheinigung, mit der bestätigt wird, dass die zu zahlenden Beträge richtig sind und dass die Waren eingegangen oder die Leistungen erbracht worden sind.

(3) In bestimmten Fällen können vom Anweisungsbefugten beglaubigte Kopien der Belege anstelle der Originalbelege anerkannt werden.

(4) Die Auszahlungsanordnung wird dem Rechnungsführer zur Zahlung übersandt.

(5) Gegebenenfalls wird die dem Rechnungsführer übermittelte Auszahlungsanordnung mit einer Bescheinigung darüber versehen, dass die betreffenden Aktiva im Bestandsverzeichnis erfasst wurden.

Artikel 19

(1) Die Zahlung ist die abschließende Handlung, durch die das Zentrum seine Verpflichtungen gegenüber seinen Gläubigern erfüllt.

(2) Die Zahlung wird vom Rechnungsführer im Rahmen der verfügbaren Mittel bewirkt.

(3) Liegt ein sachlicher Irrtum vor, wird die schuldbefreiende Wirkung der Zahlung bestritten oder wurden die in dieser Haushaltsordnung vorgeschriebenen Förmlichkeiten nicht beachtet, so setzt der Rechnungsführer die Zahlung aus. Hiervon unterrichtet der Rechnungsführer unverzüglich den Anweisungsbefugten und den Finanzkontrolleur unter Angabe der Gründe für die Zahlungsaussetzung.

Im Fall einer Aussetzung kann der Direktor die Zahlung auf eigene Verantwortung schriftlich anordnen. In diesem Fall unterrichtet der Direktor den Verwaltungsrat in schriftlicher Form in seiner nächsten Sitzung darüber.

Artikel 20

(1) Die Zahlungen werden in der Regel über ein Bank- oder Postkonto vorgenommen, nach Möglichkeit per Überweisung oder, sofern gute Gründe vorliegen, per Scheck. Die Vorgänge lauten außer in vom Zentrum gebührend begründeten und genehmigten Ausnahmefällen auf Euro.

(2) Die Schecks und die Bank- oder Postüberweisungen tragen zwei Unterschriften: die des Rechnungsführers und die des Anweisungsbefugten oder eines Vertreters.

(3) In hinreichend begründeten Fällen kann der Direktor Barzahlungen genehmigen. Für diese Zahlungen wird eine Quittung verlangt.

(4) Im Fall einer EDV-gestützten Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben können die Unterschriften auf elektronischem Wege geleistet werden.

(5) Wird nicht der tatsächliche Wechselkurs verwendet, so werden die in der Währung der AKP-Staaten zu zahlenden Beträge oder einzuziehenden Einnahmen zu dem geltenden Kurs in Euro umgerechnet, der von der Bank oder vom Postamt des Zentrums am ersten Arbeitstag des Monats verzeichnet wird, in den der tatsächliche Zeitpunkt des Vorgangs fällt.

Artikel 21

(1) Für die Zahlung bestimmter Ausgabenkategorien, die in den Durchführungsbestimmungen der Geschäftsordnung definiert werden, können unter den vom Zentrum festgelegten Voraussetzungen Zahlstellen eingerichtet werden.

(2) Der Beschluss zur Einrichtung einer Zahlstelle wird vom Direktor auf der Grundlage eines Mittelbindungsvorschlags des mit der Sache befassten Bediensteten gefasst. Bevor er dem Direktor vorgelegt wird, muss der Vorschlag vom Rechnungsführer genehmigt werden und den Sichtvermerk der Finanzkontrolle erhalten.

(3) In dem Beschluss zur Einrichtung einer Zahlstelle muss Folgendes aufgeführt sein:

a) die Ernennung der Zahlstellenverwalter,

b) die Aufgaben der Zahlstellenverwalter,

c) der Höchstbetrag der zulässigen Vorschüsse,

d) die Art und der Höchstbetrag jeder zu leistenden Ausgabe,

e) die Modalitäten und Fristen für die Vorlage der Belege.

(4) Der Anweisungsbefugte und der Rechnungsführer treffen die Maßnahmen, die erforderlich sind, um die gewährten Vorschüsse innerhalb der gesetzten Frist in der richtigen Höhe freizugeben.

Artikel 22

(1) Anweisungsbefugter für die in den Haushaltsplan des Zentrums eingesetzten Mittel ist der Direktor.

(2) Der Direktor kann einen Teil seiner Aufgaben einem ihm unterstehenden Bediensteten übertragen. In jedem Beschluss zur Übertragung der Befugnisse ist anzugeben, für welchen Zeitraum und in welchem Umfang der entsprechende Auftrag erteilt wird.

Artikel 23

(1) Der Direktor benennt einen Rechnungsführer, der für Folgendes zuständig ist:

a) die Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit der Zahlungen, der Annahme der Einnahmen und der Einziehung der festgestellten Forderungen;

b) die Erstellung der Konten gemäß Artikel 25;

c) die Rechnungsführung gemäß Artikel 25;

d) die Anwendung der Regeln und Methoden der Rechnungsführung und Durchführung des Rechnungsführungsplans auf der Grundlage von Vorgaben des Rechnungsführers der Kommission;

e) die Festlegung und Validierung der Rechnungsführungssysteme und gegebenenfalls Validierung der vom Anweisungsbefugten festgelegten Systeme, die zur Erstellung und Begründung von Rechnungsführungsdaten verwendet werden sollen;

f) die Kassenführung im gegenseitigen Einvernehmen mit dem Direktor.

(2) Der Rechnungsführer erhält vom Anweisungsbefugten alle von diesem als zuverlässig garantierten Informationen, die für die Erstellung von Konten erforderlich sind, welche das Vermögen des Zentrums und den Haushaltsvollzug wahrheitsgetreu wiedergeben.

(3) Im Einklang mit Absatz 1 des vorliegenden Artikels und mit Artikel 21 ist allein der Rechnungsführer ermächtigt, Barmittel und Werte zu handhaben. Der Rechnungsführer ist für ihre Verwahrung verantwortlich.

(4) Der Rechnungsführer kann in Ausübung seines Amtes und mit Zustimmung des Direktors bestimmte Aufgaben an dem Rechnungsführer direkt unterstehende Bedienstete übertragen. In der Übertragungsverfügung werden die diesen Personen übertragenen Aufgaben sowie ihre Rechte und Pflichten festgelegt.

Artikel 24

(1) Zur Einziehung eines dem Zentrum geschuldeten Betrages erteilt der Anweisungsbefugte eine Einziehungsanordnung. Einziehungsanordnungen müssen den Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs erhalten.

(2) Der Rechnungsführer übernimmt die Verantwortung für die ihm vom Anweisungsbefugten übermittelten Einziehungsanordnungen.

(3) Für alle Barzahlungen an den Rechnungsführer oder den Zahlstellenverwalter wird eine Quittung ausgestellt.

KAPITEL VI

RECHNUNGSFÜHRUNG, RECHNUNGSLEGUNG UND PRÜFUNG DES JAHRESABSCHLUSSES, RECHNUNGSPRÜFUNG, RECHNUNGSHOF, OLAF

Artikel 25

(1) Die Rechnungsführung erfolgt in Euro, in Form der doppelten Buchführung und nach Kalenderjahren. Sie stellt alle Einnahmen und Ausgaben zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember jeden Jahres dar und umfasst die Originalbelege.

Die Konten werden am Ende des Haushaltsjahres abgeschlossen, damit der Jahresabschluss des Zentrums erstellt werden kann.

(2) Die Buchungen im Zusammenhang mit der Rechnungsführung sind nach einem in Kontengruppen unterteilten Buchungsplan unter genauer Trennung der Konten vorzunehmen, die für die Erstellung der Finanzausweise einerseits und der Haushaltsrechnung andererseits maßgebend sind. Diese Buchungen sind in Büchern oder auf Bögen festzuhalten, mit denen eine allgemeine monatliche Übersicht erstellt werden kann. Alle Vorschüsse werden auf einem Interimskonto verbucht und spätestens am Ende des folgenden Haushaltsjahres verrechnet, sofern es sich nicht um ständige Vorschüsse handelt.

(3) Das Zentrum stellt spätestens am 30. April des Jahres N+1 eine Vermögensübersicht und eine Haushaltsrechnung auf.

In der Vermögensübersicht werden die Aktiva und die Passiva des Zentrums am 31. Dezember des abgelaufenen Haushaltsjahres ausgewiesen.

Die Haushaltsrechnung umfasst:

a) eine Tabelle „Einnahmen“ mit — den geschätzten Einnahmen im Kalenderjahr; — Änderungen gegenüber den geschätzten Einnahmen; — im Laufe des Kalenderjahres entstandenen Forderungen; — am Ende des Kalenderjahres anhängigen Einziehungen; — den zusätzlichen Einnahmen;

b) eine Tabelle „Ausgaben“ mit — einer zusammenfassenden Tabelle über die gebundenen, die aus dem Jahr N übertragenen und die verfallenen Mittel; — einer zusammenfassenden Tabelle über die aus dem Jahr N-1 übertragenen und die verfallenen Mittel; — einer Übersichtstabelle über die Mittelbindungen und Auszahlungsanordnungen im Jahr N; — einer Übersichtstabelle über die Mittelbindungen und Auszahlungsanordnungen für aus dem Jahr N-1 übertragene Mittel;

c) Bemerkungen zum Jahresabschluss mit — den angewandten Rechnungslegungsgrundsätzen; — ausführlichen Bemerkungen und Berechnungen zu den einzelnen Posten im Jahresabschluss; — allen Erläuterungen, die im Sinne der Transparenz der Rechnungsführung erforderlich sind.

(4) Jedes Quartal wird eine Übersicht über die Lage hinsichtlich des Vollzugs des laufenden Haushalts und der Verwendung der übertragenen Mittel erstellt und dem Botschafterausschuss übermittelt; diese Übersicht wird vom Finanzkontrolleur bestätigt und dem Verwaltungsrat übermittelt.

Artikel 26

(1) Der Verwaltungsrat benennt auf Empfehlung des Direktors für eine Höchstdauer von drei Jahren eine im Wege eines Ausschreibungsverfahrens ausgewählte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft von internationalem Ruf.

(2) Der Auftrag der Prüfer besteht darin, die Bücher und die Kassenbestände des Zentrums zu prüfen, festzustellen, ob die Bestandsverzeichnisse und Vermögensübersichten ordnungsgemäß und nach Treu und Glauben aufgestellt worden sind, und sich zu vergewissern, dass die Informationen über die Rechnungsführung des Zentrums richtig sind.

(3) Zweck der Prüfung, die auf der Grundlage der Buchungsbelege und erforderlichenfalls an Ort und Stelle erfolgt, ist es, die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Einnahmen und Ausgaben und die Solidität der Haushaltsführung festzustellen.

(4) Die Prüfer bestätigen, dass der Jahresabschluss nach den internationalen Rechnungslegungsnormen ordnungsgemäß erstellt worden ist und dass er ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild von der Finanzlage des Zentrums vermittelt.

(5) Die Prüfer erstellen spätestens am 30. Juni nach Ende eines Haushaltsjahres einen Bericht. Der Bericht wird dem Direktor übermittelt, der ihn zusammen mit seinen etwaigen Bemerkungen an den Verwaltungsrat weiterleitet, der ihn zusammen mit seinen Empfehlungen dem Botschafterausschuss unterbreitet.

Auf der Grundlage dieses Berichts und des Jahresabschlusses erteilt der Botschafterausschuss dem Direktor die Entlastung für die Ausführung des Haushaltsplans.

(6) Die Prüfer beraten das Zentrum in Fragen der Risikokontrolle durch unabhängige Stellungnahmen zur Qualität der Verwaltungs- und Kontrollsysteme und durch Empfehlungen im Hinblick auf eine Verbesserung der Bedingungen für die Abwicklung der Vorgänge sowie zur Förderung einer soliden Haushaltsführung.

Die Prüfer sind verantwortlich für:

a) Beurteilung der Angemessenheit und Wirksamkeit der internen Managementsysteme und der Leistung des Zentrums bei der Durchführung von Programmen und Ergreifung der erforderlichen Maßnahmen im Lichte der damit verbundenen Risiken, und

b) Beurteilung der Angemessenheit und der Qualität der internen Kontrollsysteme für Haushaltsvollzugsvorgänge.

(7) Die Prüfung erstreckt sich auf alle Tätigkeiten und Einheiten des Zentrums. Die Prüfer haben uneingeschränkten Zugang zu allen Informationen, die sie zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen.

Artikel 27

Gemäß der Finanzregelung für den 9. EEF können die Kommission (im Namen der Gemeinschaft), der Rechnungshof und das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) die Verwendung der Mittel kontrollieren, die das Zentrum aus dem EEF erhalten hat.

Der Rechnungshof kann die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Einnahmen und Ausgaben und die Einhaltung der Bestimmungen des Abkommens und der Finanzregelung für den 9. EEF prüfen.

KAPITEL VII

HAFTUNG DER ANWEISUNGSBEFUGTEN, DER RECHNUNGSFÜHRER UND DER ZAHLSTELLENVERWALTER

Artikel 28

Der Anweisungsbefugte wird disziplinarrechtlich belangt und ist gegebenenfalls zum Ersatz des Schadens verpflichtet, wenn er bei der Feststellung einer Forderung, der Erteilung einer Einziehungsanordnung, der Vornahme einer Mittelbindung oder der Unterzeichnung einer Auszahlungsanordnung gegen diese Haushaltsordnung verstößt. Dies gilt auch, wenn er ein Dokument nicht erstellt, das eine Forderung begründet, oder eine Einziehungsanordnung nicht oder ohne Rechtfertigung verspätet erteilt.

Die disziplinarrechtliche Verantwortung und die Verpflichtung zum Ersatz des Schadens gelten nur, sofern die Pflichtverletzung vorsätzlich oder grob fahrlässig begangen wurde.

Artikel 29

(1) Der Rechnungsführer wird disziplinarrechtlich belangt und ist gegebenenfalls zum Ersatz des Schadens verpflichtet, wenn er Zahlungen unter Verstoß gegen Artikel 19 leistet.

Der Rechnungsführer wird bei Verlust oder Beschädigung der von ihm verwahrten Gelder, Werte und Dokumente disziplinarrechtlich belangt und ist zum Ersatz des Schadens verpflichtet, sofern der Verlust oder die Beschädigung von ihm vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurde.

Unter diesen Voraussetzungen haftet der Rechnungsführer auch für die ordnungsgemäße Ausführung der erhaltenen Anordnungen für die Verwendung und die Verwaltung der Bankkonten und Postscheckkonten, insbesondere

a) wenn er Beträge einzieht oder auszahlt, die nicht mit der entsprechenden Einziehungs- bzw. Auszahlungsanordnung übereinstimmen;

b) wenn er Zahlungen an andere Personen leistet als die Empfangsberechtigten.

(2) Der Zahlstellenverwalter wird disziplinarrechtlich belangt und ist gegebenenfalls zum Ersatz des Schadens verpflichtet,

a) wenn er die von ihnen geleisteten Zahlungen nicht durch ordnungsgemäße Belege nachweisen kann,

b) wenn er Zahlungen an andere Personen als die Anspruchsberechtigten leistet.

Bei Verlust oder Beschädigung der von ihm verwahrten Gelder, Werte und Dokumente wird er disziplinarrechtlich belangt und ist zum Ersatz des Schadens verpflichtet, sofern der Verlust oder die Beschädigung von ihm vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurde.

Artikel 30

(1) Die Rechnungsführer und die Zahlstellenverwalter versichern sich gegen die in Artikel 29 genannten Risiken.

Das Zentrum trägt die hiermit zusammenhängenden Versicherungskosten. Es gibt die Bediensteten an, die als Rechnungsführer und Zahlstellenverwalter tätig sind, sowie die Bedingungen, unter denen es die Versicherungskosten trägt, die den genannten Bediensteten für den Schutz vor den mit ihren Aufgaben verbundenen Risiken entstehen.

(2) Den Rechnungsführern und den Zahlstellenverwaltern werden Sonderzulagen gewährt. Die Höhe dieser Zulagen wird in einer vom Zentrum ausgearbeiteten und vom Verwaltungsrat genehmigten Regelung festgesetzt. Die diesen Zulagen entsprechenden Beträge werden jeden Monat einem Konto gutgeschrieben, das vom Zentrum im Namen eines jeden dieser Bediensteten eröffnet wird, um einen Garantiefonds zu bilden, aus dem Kassen- oder Bankdefizite gedeckt werden, für die der Betreffende haftet, soweit das Defizit nicht aus Erstattungen von Versicherungsgesellschaften gedeckt wird.

Das Guthaben auf diesen Garantiekonten wird an die Betreffenden nach dem Ende ihrer Amtszeit als Rechnungsführer oder Zahlstellenverwalter ausgezahlt, nachdem ihnen die abschließende Entlastung für ihre Tätigkeit erteilt worden ist.

(3) Die Entlastung wird dem Rechnungsführer oder Zahlstellenverwalter innerhalb von zwei Jahren nach Übermittlung des Jahresabschlusses an den Botschafterausschuss auf der Grundlage des Berichts der externen Prüfer vom Direktor erteilt.

Artikel 31

Die Schadenersatzpflicht der Anweisungsbefugten, Rechnungsführer und Zahlstellenverwalter und die gegen sie zu verhängenden Disziplinarmaßnahmen werden gemäß dem Personalstatut des Zentrums ermittelt.

Artikel 32

Im Zusammenhang mit dem Haushaltsvollzug dürfen die Bediensteten keine Handlungen vornehmen, durch die ihre eigenen Interessen mit den Interessen des Zentrums in Konflikt geraten könnten. Tritt dieser Fall ein, hat der betreffende Bedienstete von jeglicher Handlung abzusehen und die vorgesetzte Stelle zu befassen.

Ein Interessenkonflikt im Rahmen des Haushaltsvollzugs besteht, wenn einem Bediensteten die unparteiische und objektive Wahrnehmung seiner Aufgaben wegen familiärer oder persönlicher Beziehungen, aus Gründen der nationalen oder politischen Zugehörigkeit, des wirtschaftlichen Interesses oder aus anderen Gründen, die eine Verbindung zwischen seinen Interessen und denen des Begünstigten schaffen, nicht möglich ist.

KAPITEL VIII

ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

Artikel 33

Die Vergabe von Aufträgen erfolgt im Einklang mit der allgemeinen Regelung für die Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen gemäß dem Beschluss 2/2002 des AKP-EG-Ministerrates vom 7. Oktober 2002 über die Durchführung der Artikel 28, 29 und 30 des Anhangs IV des Abkommens von Cotonou (4).

Die Modalitäten für die Umsetzung der vorstehenden allgemeinen Regelung werden in einer internen Regelung festgelegt, die vom Verwaltungsrat nach der Stellungnahme der Kommission gebilligt wird.

Artikel 34

(1) Gemäß seinem Mandat kann das Zentrum auch Mittel für fremde Rechnung verwalten. Ein Verzeichnis dieser Mittel wird dem Haushaltsplan des Zentrums als Anhang beigefügt.

(2) Diese Haushaltsordnung findet auf die Verwaltung dieser Mittel Anwendung.

(3) Für die Verwaltung dieser Mittel für fremde Rechnung werden getrennte Konten geführt.

(4) Der Jahresabschluss für jeden vom Zentrum für fremde Rechnung verwalteten Fonds umfasst eine Vermögensübersicht und eine Haushaltsrechnung, in denen die Lage am 31. Dezember des betreffenden Haushaltsjahres dargestellt ist. Sie werden nach Maßgabe der Bestimmungen der zwischen dem Zentrum und dem Dritten getroffenen Vereinbarung bestätigt.

Liegen solche Bestimmungen nicht vor, so wird die Bestätigung von den externen Prüfern des Zentrums vorgenommen.

(5) Dieser Jahresabschluss wird dem Jahresabschluss des Zentrums als Anhang beigefügt.

Artikel 35

(1) Es wird ein laufendes Bestandsverzeichnis aller dem Zentrum gehörenden beweglichen Sachen und Immobilien geführt. Bewegliche Sachen werden nur in das Bestandsverzeichnis eingetragen, wenn ihr Wert mindestens 350 EUR beträgt. Die Inventarnummer wird auf jeder Rechnung vermerkt, bevor diese beglichen wird.

(2) Der Verkauf von beweglichen Sachen und Ausrüstung mit einem Kaufwert pro Einheit von mehr als 350 EUR wird in geeigneter Weise bekannt gemacht.

(3) Werden im Bestandsverzeichnis eingetragene Gegenstände veräußert oder als unbrauchbar aus dem Bestand ausgesondert oder wird ihr Fehlen wegen Verlusts oder Diebstahls oder aus einem sonstigen Grund festgestellt, so wird eine Niederschrift verfasst, die vom Direktor und der für die Ausrüstung zuständigen Person unterzeichnet wird.

(4) Das materielle und das buchmäßige Bestandsverzeichnis werden am Ende jedes Haushaltsjahres miteinander abgeglichen. Die Abgleichung wird von den externen Prüfern bestätigt.

Artikel 36

Die AKP-Staaten, die Mitgliedstaaten und die Gemeinschaft sind verpflichtet, die für die Durchführung dieses Beschlusses erforderlichen Maßnahmen zu treffen, soweit sie jeweils betroffen sind.

Artikel 37

Die mit dem Beschluss Nr. 2/91 vom 19. April 1991 des AKP-EG Botschafterausschusses festgelegte Haushaltsordnung des Zentrums wird aufgehoben.

Artikel 38

Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft.

Geschehen zu Brüssel am 27. September 2006. Im Namen des Botschafterausschusses Der Präsident R. MAKONGO

(1) ABl. L 317 vom 15.12.2000, S. 3. Zuletzt geändert durch das am 25. Juni 2005 in Luxemburg unterzeichnete Abkommen (ABl. L 287 vom 28.10.2005, S. 4).

(2) ABl. L 317 vom 15.12.2000, S. 355.

(3) ABl. L 83 vom 1.4.2003, S. 1.

(4) ABl. L 320 vom 23.11.2002, S. 1.