Beschluss Nr. 1/2002

vom 6. Juni 2002

des mit dem Abkommen zwischen der Europäischen Gemeinschaft und Japan über die gegenseitige Anerkennung eingesetzten Gemischten Ausschusses zur Annahme seiner Geschäftsordnung

(2002/618/EG)

DER GEMISCHTE AUSSCHUSS -

gestützt auf das Abkommen zwischen der Europäischen Gemeinschaft und Japan über die gegenseitige Anerkennung, insbesondere auf Artikel 8 Absatz 2 -

BESCHLIESST:

1. Die Geschäftsordnung des Gemischten Ausschusses im Anhang dieses Beschlusses wird angenommen.

2. Dieser Beschluss ist in zwei Urschriften abgefasst und wird von den beiden Vorsitzenden des Gemischten Ausschusses unterzeichnet. Dieser Beschluss tritt zum Zeitpunkt der letzten Unterschrift in Kraft.

Tokio, den 21. Mai 2002

Brüssel, den 6. Juni 2002

Im Namen von Japan

Jun Shimmi

Im Namen der Europäischen Gemeinschaft

Philippe Meyer

ANHANG

GESCHÄFTSORDNUNG

des mit dem Abkommen zwischen der Europäischen Gemeinschaft und Japan über die gegenseitige Anerkennung eingesetzten Gemischten Ausschusses

Artikel 1

Vorsitz

(1) Der Vorsitz im Gemischten Ausschuss wird von einem Vertreter Japans und einem Vertreter der Europäischen Gemeinschaft gemeinsam geführt.

(2) Die beiden Vorsitzenden sind für die Mitteilungen zwischen den Vertragsparteien im Zusammenhang mit den in dieser Geschäftsordnung und im Abkommen festgelegten Verfahren zuständig.

Artikel 2

Sitzungen

(1) Der Gemischte Ausschuss tritt regelmäßig, mindestens jedoch einmal jährlich, zu einem einvernehmlich vereinbarten Termin zusammen. Erachtet eine Vertragspartei zusätzliche Sitzungen für notwendig, so gibt die andere Vertragspartei dem Ersuchen um Abhaltung einer Sitzung nach Möglichkeit statt. Mit Zustimmung der Vertragsparteien kann von Telekonferenzen oder Videokonferenzen Gebrauch gemacht werden.

(2) Die Sitzungen des Gemischten Ausschusses werden von den beiden Vorsitzenden einberufen. Sofern nichts anderes beschlossen wird, richten die Vertragsparteien die Sitzungen abwechselnd aus.

(3) Die beiden Vorsitzenden setzen den Sitzungstermin fest und tauschen die erforderlichen Unterlagen so rechtzeitig aus, dass eine angemessene Vorbereitung gewährleistet ist, nach Möglichkeit sechs Wochen vor der Sitzung.

(4) Die Vertragspartei, die die Sitzung ausrichtet, sorgt für die praktische Organisation. Die per Videokonferenz oder Telekonferenz einberufenen Sitzungen werden von dem Vorsitzenden organisiert, der um Abhaltung der Sitzung ersucht.

Artikel 3

Delegationen

Die Vertragsparteien teilen einander nach Möglichkeit mindestens eine Woche vor der Sitzung die voraussichtliche Zusammensetzung ihrer Delegation mit.

Artikel 4

Tagesordnung

(1) Die beiden Vorsitzenden stellen für jede Sitzung nach Möglichkeit drei Wochen vor der Sitzung eine vorläufige Tagesordnung auf. Die vorläufige Tagesordnung enthält die Punkte, für die einem der beiden Vorsitzenden spätestens 14 Tage vor der Sitzung der Antrag auf Aufnahme in die Tagesordnung zugegangen ist.

(2) Eine Vertragspartei kann vor der Sitzung jederzeit weitere Punkte auf die vorläufige Tagesordnung setzen, sofern beide Vertragsparteien zustimmen. Die Aufnahme weiterer Punkte in die vorläufige Tagesordnung ist nach Möglichkeit schriftlich zu beantragen.

(3) Die endgültige Tagesordnung wird vom Gemischten Ausschuss zu Beginn der Sitzung angenommen. Für die Aufnahme von Punkten, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, ist die Zustimmung der Vertragsparteien erforderlich; diese wird nach Möglichkeit erteilt.

Artikel 5

Sitzungsprotokoll

(1) Der Vorsitzende, der die Sitzung ausrichtet, fertigt so bald wie möglich einen Entwurf des Protokolls an.

(2) In der Regel enthält das Protokoll für jeden Tagesordnungspunkt

a) die dem Gemischten Ausschuss vorgelegten Unterlagen;

b) die Erklärungen, die von einer Vertragspartei zu Protokoll gegeben worden sind;

c) die gefassten Beschlüsse und die angenommenen Schlussfolgerungen zu bestimmten Punkten.

(3) Im Protokoll sind auch die Teilnehmer der Sitzung aufzuführen.

(4) Das Protokoll wird vom Gemischten Ausschuss angenommen und von den beiden Vorsitzenden unterzeichnet.

Artikel 6

Beschlüsse des Gemischten Ausschusses

(1) Der Gemischte Ausschuss fasst seine Beschlüsse durch Konsens.

(2) Außerhalb der förmlichen Sitzungen des Gemischten Ausschusses kann der Gemischte Ausschuss Beschlüsse im schriftlichen Verfahren fassen, sofern beide Vertragsparteien zustimmen.

(3) Die Beschlüsse des Gemischten Ausschusses tragen die Überschrift "Beschluss", gefolgt von der laufenden Nummer und der Bezeichnung ihres Gegenstands. Anzugeben ist auch der Tag, an dem der Beschluss in Kraft tritt. Die Beschlüsse werden von den beiden Vorsitzenden unterzeichnet. Die Beschlüsse werden in zwei Urschriften abgefasst, wobei jeder Wortlaut gleichermaßen verbindlich ist. Ein Muster eines Beschlusses des Gemischten Ausschusses ist in Anlage I beigefügt.

(4) Beschlüsse im Zusammenhang mit der Registrierung einer Konformitätsbewertungsstelle werden in der Regel im schriftlichen Verfahren gefasst. Für diesen Zweck gelten nach Artikel 9 des Abkommens folgende Verfahren:

a) Die eine Vertragspartei übermittelt der anderen Vertragspartei ihren Vorschlag schriftlich in Form eines Entwurfs eines Beschlusses des Gemischten Ausschusses über die Registrierung einer Konformitätsbewertungsstelle (Muster in Anlage II). Dem Vorschlag sind ein Vorschlagsformblatt und die erforderlichen Unterlagen beizufügen, deren Format von den Vertragsparteien zu vereinbaren ist. Die andere Vertragspartei bestätigt schriftlich den Tag, an dem der Vorschlag bei ihr eingegangen ist. Sie teilt innerhalb von 90 Tagen nach Eingang des Vorschlags schriftlich mit, ob sie den Vorschlag billigt oder ablehnt.

b) Benötigt die Vertragspartei, bei der der Vorschlag eingegangen ist, zusätzliche Informationen, so teilt sie schriftlich mit, um welche Auskünfte sie ersucht und warum. Mit dem Ersuchen um zusätzliche Auskünfte wird die Frist von 90 Tagen unterbrochen; sie beginnt mit Eingang der zusätzlichen Informationen erneut zu laufen.

c) Die Vertragsparteien können einander erforderlichenfalls zu Fragen konsultieren, die mit der vorgeschlagenen Registrierung zusammenhängen.

d) Billigt die Vertragspartei, bei der der Vorschlag eingegangen ist, den Vorschlag, so unterzeichnet und datiert sie den Beschluss des Gemischten Ausschusses und übermittelt ihn der anderen Vertragspartei. Die Registrierung der vorgeschlagenen Konformitätsbewertungsstelle tritt zu dem im Beschluss des Gemischten Ausschusses angegebenen Zeitpunkt in Kraft.

e) Teilt die Vertragspartei, bei der ein Vorschlag für eine Registrierung eingegangen ist, innerhalb der Frist von 90 Tagen nicht mit, dass sie den Vorschlag billigt oder ablehnt, so wird der Gemischte Ausschuss mit der Frage befasst.

f) Ist der Gemischte Ausschuss nicht in der Lage, einen Beschluss über die Registrierung der vorgeschlagenen Konformitätsbewertungsstelle zu fassen, so findet Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe c) des Abkommens Anwendung.

Artikel 7

Verfahren für Notifizierungen und Vorschläge

(1) Die Suspendierung oder die Aufhebung der Suspendierung der Benennung einer registrierten Konformitätsbewertungsstelle nach Artikel 6 des Abkommens und der Vorschlag für die Aufhebung der Registrierung einer Konformitätsbewertungsstelle nach Artikel 9 Absatz 4 des Abkommens sind schriftlich zu notifizieren.

(2) Die Vertragspartei, bei der die Notifizierung bzw. der Vorschlag eingegangen ist, bestätigt unverzüglich, spätestens jedoch nach drei Tagen, schriftlich den Eingang und den Tag des Eingangs. Die Suspendierung, die Aufhebung der Suspendierung bzw. die Aufhebung der Registrierung einer Konformitätsbewertungsstelle tritt zu dem Zeitpunkt in Kraft, zu dem die Notifizierung bzw. der Vorschlag bei dem Vorsitzenden der Vertragspartei, bei der die Notifizierung bzw. der Vorschlag eingegangen ist, eingeht, sofern der Gemischte Ausschuss nicht nach Artikel 9 Absatz 4 des Abkommens etwas anderes beschließt.

Artikel 8

Unterausschüsse

Der Gemischte Ausschuss kann Unterausschüsse einsetzen und ihnen spezifische Aufgaben übertragen. Die vom Gemischten Ausschuss eingesetzten Unterausschüsse halten den Gemischten Ausschuss auf dem Laufenden und legen ihm Berichte über die Anwendung der Sektoralen Anhänge vor.

Artikel 9

Informationsaustausch

Unbeschadet des Artikels 1 Absatz 2 richten die Vertragsparteien eine Kontaktstelle oder erforderlichenfalls mehrere Kontaktstellen für den im Abkommen vorgesehenen Informationsaustausch ein und teilen sie einander mit. Die Kontaktstellen sind für die Übermittlung und die Entgegennahme der nach dem Abkommen und insbesondere nach Artikel 5 Absatz 5 und Artikel 8 Absatz 8 des Abkommens ausgetauschten Informationen zuständig.

Artikel 10

Veröffentlichung

Werden die Listen der registrierten Konformitätsbewertungsstellen und bestätigten Einrichtungen nach dem Abkommen und den einschlägigen Beschlüssen des Gemischten Ausschusses veröffentlicht, so geschieht dies nach Maßgabe der jeweiligen Rechtsvorschriften der Vertragsparteien. Die Vertragsparteien stellen auf ihren Websites regelmäßig und so bald wie möglich die entsprechend aktualisierten Listen zur Verfügung.

Artikel 11

Anhörung von Sachverständigen

Der Ausschuss kann zu bestimmten Fragen Sachverständige hören, sofern beide Vertragsparteien zustimmen.

Artikel 12

Kosten

(1) Die Vertragsparteien tragen die Kosten für Personal, Reise und Aufenthalt sowie für Post und Telekommunikation, die ihnen aus ihrer Teilnahme an den Sitzungen des Gemischten Ausschusses entstehen.

(2) Die sonstigen Kosten für die Organisation der Sitzungen werden in der Regel von der Vertragspartei getragen, die die Sitzung ausrichtet.

Artikel 13

Verwaltungsverfahren

(1) Sofern nichts anderes beschlossen wird, sind die Sitzungen des Gemischten Ausschusses nicht öffentlich.

(2) Für die Zwecke der Vertraulichkeit gelten die Protokolle und die sonstigen Unterlagen des Gemischten Ausschusses als nach Artikel 13 des Abkommens ausgetauschte Informationen.

(3) Teilnehmer, die nicht Beamte der Vertragsparteien sind, können nach Vereinbarung der beiden Vorsitzenden eingeladen werden; sie sind nach Artikel 13 des Abkommens zur Vertraulichkeit verpflichtet.

(4) Die Vertragsparteien können öffentliche Informationsveranstaltungen organisieren oder die interessierte Öffentlichkeit auf andere Weise über die Ergebnisse der Sitzungen des Gemischten Ausschusses unterrichten; sie konsultieren einander am Ende jeder Sitzung zu den mitzuteilenden Ergebnissen.

Artikel 14

Sprachen

(1) Die schriftlichen Mitteilungen zwischen den beiden Vorsitzenden, insbesondere im Zusammenhang mit den Artikeln 4, 5, 6 und 7, werden in englischer Sprache abgefasst.

(2) Die Vertragspartei, die die Sitzung des Gemischten Ausschusses ausrichtet, sorgt für einen Dolmetscherdienst für Englisch und Japanisch und trägt die entsprechenden Kosten.

(3) Die Beschlüsse des Gemischten Ausschusses werden in englischer Sprache abgefasst. Die Vertragsparteien verpflichten sich, die Beschlüsse erforderlichenfalls in ihre jeweiligen Amtssprachen zu übersetzen.

Anlage I zur Geschäftsordnung des Gemischten Ausschusses

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Anlage II zur Geschäftsordnung des Gemischten Ausschusses

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