BESCHLUSS Nr. 1/2018 DES GEMEINSAMEN RATES EU-KUBA

vom 15. Mai 2018

zur Annahme der Geschäftsordnung des Gemeinsamen Rates und der Geschäftsordnung des Gemischten Ausschusses [2018/897]

DER GEMEINSAME RAT EU-KUBA —

gestützt auf das Abkommen über politischen Dialog und Zusammenarbeit zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und der Republik Kuba andererseits, (im Folgenden „Abkommen“), insbesondere auf Artikel 81 Absatz 4 und Artikel 82 Absatz 3,

in Erwägung nachstehender Gründe:

HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN:

Artikel 1

Die Geschäftsordnung des Gemeinsamen Rates und die Geschäftsordnung des Gemischten Ausschusses, die in Anhang 1 bzw. in Anhang 2 beigefügt sind, werden angenommen.

Artikel 2

Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft.

(4) In den Fällen, in denen das Abkommen eine Konsultationspflicht oder die Möglichkeit einer Konsultation vorsieht oder die Vertragsparteien im Einvernehmen eine gegenseitige Konsultation beschließen, kann die Konsultation im Rahmen des Gemischten Ausschusses erfolgen, soweit im Abkommen nichts anderes bestimmt ist. Die Konsultation kann im Gemeinsamen Rat fortgesetzt werden, wenn die Vertragsparteien dem zustimmen.

(2) Die Kosten für Dolmetschleistungen bei Tagungen sowie für die Übersetzung und Vervielfältigung von Unterlagen werden von der Europäischen Union getragen. Für den Fall, dass Kuba Dolmetsch- und Übersetzungsleistungen in andere beziehungsweise aus anderen als den in Artikel 12 vorgesehenen Sprachen benötigt, übernimmt es die damit verbundenen Kosten.

(4) Jeder Beschluss tritt am Tag seines Erlasses in Kraft, sofern darin nichts anderes vorgesehen ist.

(3) Die Beschlüsse und Empfehlungen des Gemeinsamen Rates tragen die Überschrift „Beschluss“ bzw. „Empfehlung“, gefolgt von der laufenden Nummer, dem Jahr ihrer Annahme sowie der Bezeichnung ihres Gegenstands. Die Beschlüsse und Empfehlungen des Gemeinsamen Rates werden vom Vorsitz unterzeichnet und an die in Artikel 7 dieser Geschäftsordnung genannten Empfänger weitergeleitet. Jede Vertragspartei kann beschließen, die Beschlüsse und Empfehlungen des Gemeinsamen Rates in ihrer amtlichen Publikation zu veröffentlichen.

(2) Der Gemeinsame Rat kann im schriftlichen Verfahren Beschlüsse fassen oder Empfehlungen aussprechen, sofern die Vertragsparteien dies vereinbaren. Zu diesem Zweck muss der Entwurf des Vorschlags in einer schriftlichen Mitteilung des Vorsitzes an die Mitglieder des Gemeinsamen Rates im Einklang mit Artikel 7 übermittelt werden, wobei sie innerhalb einer Frist von mindestens 21 Kalendertagen ihre eventuellen Vorbehalte oder Änderungswünsche zu äußern haben. Der Vorsitz kann die vorstehend genannte Frist im Benehmen mit den Vertragsparteien verkürzen, um den Erfordernissen des Einzelfalls gerecht zu werden.

(4) Mitteilungen des Vorsitzes des Gemeinsamen Rates werden in seinem Namen von den beiden Sekretären den jeweiligen Empfängern übermittelt. Diese Mitteilungen werden gegebenenfalls an die Mitglieder des Gemeinsamen Rates nach Absatz 3 weitergeleitet.

(2) Die beiden Sekretäre sorgen für die Übermittlung des Schriftverkehrs an den Vorsitz und gegebenenfalls für die Weiterleitung an die Mitglieder des Gemeinsamen Rates.

(1) Die Mitglieder des Gemeinsamen Rates können sich vertreten lassen, wenn sie verhindert sind. Will sich ein Mitglied vertreten lassen, so teilt dieses Mitglied dem Vorsitz vor der Tagung den Namen seines Vertreters schriftlich mit.

(3) Gemäß Artikel 81 Absatz 6 des Abkommens und zur Verwirklichung der Ziele des Abkommens ist der Gemeinsame Rat befugt, Beschlüsse zu fassen, die für die Vertragsparteien verbindlich sind. Der Gemeinsame Rat trifft geeignete Maßnahmen zur Umsetzung seiner Beschlüsse, falls erforderlich auch durch Ermächtigung der nach diesem Abkommen eingesetzten Sondergremien, in seinem Namen zu handeln. Der Gemeinsame Rat kann auch Empfehlungen aussprechen. Er nimmt seine Beschlüsse und Empfehlungen gemäß Artikel 11 dieser Geschäftsordnung im Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien an, nachdem diese ihre jeweiligen internen Verfahren abgeschlossen haben. Der Gemeinsame Rat kann seine Befugnis zum Fassen von Beschlüssen dem Gemischten Ausschuss übertragen.

ANHANG 2

Geschäftsordnung des Gemischten Ausschusses

Artikel 1

Allgemeine Bestimmungen

(1) Der nach Artikel 82 des Abkommens über politischen Dialog und Zusammenarbeit zwischen der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten einerseits und der Republik Kuba andererseits (im Folgenden „Abkommen“) eingesetzte Gemischte Ausschuss unterstützt den Gemeinsamen Rat bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben und Funktionen und führt die in dem Abkommen vorgesehenen Aufgaben aus, die ihm vom Gemeinsamen Rat übertragen werden.

(2) Der Gemischte Ausschuss bereitet die Tagungen und Beratungen des Gemeinsamen Rates vor, führt gegebenenfalls die Beschlüsse des Gemeinsamen Rates durch und gewährleistet generell die Kontinuität der beidseitigen Beziehungen und das ordnungsgemäße Funktionieren des Abkommens. Er prüft alle ihm vom Gemeinsamen Rat vorgelegten Angelegenheiten sowie alle sonstigen Angelegenheiten, die sich bei der laufenden Durchführung des Abkommens ergeben. Er legt dem Gemeinsamen Rat Vorschläge oder Beschluss- oder Empfehlungsentwürfe zur Annahme vor.

(3) Gemäß Artikel 82 Absatz 1 des Abkommens setzt sich der Gemischte Ausschuss aus Vertretern der Vertragsparteien auf der Ebene hoher Beamter zusammen, wobei es gilt, die spezifischen zur Erörterung stehenden Fragen zu berücksichtigen.

(4) Unter Vertragsparteien sind in dieser Geschäftsordnung die Vertragsparteien im Sinne des Artikels 84 des Abkommens zu verstehen.

Artikel 2

Vorsitz

Der Vorsitz im Gemischten Ausschuss wird abwechselnd, von einer Sitzung zur nächsten, von einem Vertreter der Europäischen Union und von einem Vertreter der Republik Kuba geführt. Die erste Vertragspartei, die den Vorsitz innehat, ist die Republik Kuba.

Artikel 3

Sitzungen

(1) Sofern die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart haben, tritt der Gemischte Ausschuss regelmäßig, jedoch mindestens einmal im Jahr zusammen. Sondersitzungen des Gemischten Ausschusses können auf Antrag einer Vertragspartei mit Zustimmung der anderen Vertragspartei abgehalten werden.

(2) Alle Sitzungen werden vom Vorsitz anberaumt und finden an einem von den Vertragsparteien vereinbarten Tag und Ort statt. Sofern die Vertragsparteien nichts anderes vereinbaren, übermittelt das Sekretariat des Gemischten Ausschusses die Mitteilung über die Einberufung der Sitzung spätestens 28 Kalendertage vor Sitzungsbeginn.

(3) Nach Möglichkeit wird die ordentliche Sitzung des Gemischten Ausschusses rechtzeitig vor der ordentlichen Tagung des Gemeinsamen Rates einberufen.

(4) In Ausnahmefällen können die Sitzungen des Gemischten Ausschusses unter Einsatz von technischen Mitteln — etwa als Videokonferenzen — abgehalten werden, sofern die Vertragsparteien zustimmen.

Artikel 4

Delegationen

Vor jeder Sitzung teilt das Sekretariat den Vertragsparteien die voraussichtliche Zusammensetzung der Sitzungsdelegationen mit.

Artikel 5

Sekretariat

Je ein Beamter der Europäischen Union und ein Beamter der Regierung Kubas nehmen gemeinsam die Sekretariatsgeschäfte des Gemischten Ausschusses wahr und führen, sofern diese Geschäftsordnung nichts anderes vorsieht, die Sekretariatsaufgaben gemeinsam und im Geist des gegenseitigen Vertrauens und der Zusammenarbeit aus.

Artikel 6

Schriftverkehr

(1) Der für den Gemischten Ausschuss bestimmte Schriftverkehr ist an einen der beiden Sekretäre zu richten, der daraufhin den jeweils anderen Sekretär unterrichtet.

(2) Das Sekretariat trägt dafür Sorge, dass alle für den Gemischten Ausschuss bestimmten Schreiben dem Vorsitz übermittelt und falls angebracht nach Artikel 7 weitergeleitet werden.

(3) Das Sekretariat sendet alle Schreiben des Vorsitzes in dessen Namen an die Vertragsparteien. Dieser Schriftverkehr wird gegebenenfalls nach Artikel 7 weitergeleitet.

Artikel 7

Unterlagen

(1) Unterlagen werden über die Sekretäre weitergeleitet.

(2) Eine Vertragspartei übermittelt ihre Unterlagen ihrem Sekretär. Dieser übermittelt die Unterlagen dem Sekretär der anderen Vertragspartei ohne ungebührliche Verzögerung.

(3) Jeder Sekretär leitet die Unterlagen an die zuständigen Vertreter seiner Vertragspartei weiter, wobei der Sekretär der anderen Vertragspartei systematisch in Kopie gesetzt wird.

Artikel 8

Geheimhaltung

Sofern die Vertragsparteien nichts anderes beschließen, sind die Sitzungen des Gemischten Ausschusses nicht öffentlich. Legt eine Vertragspartei dem Gemischten Ausschuss Informationen vor, die als vertraulich eingestuft wurden, so behandelt die andere Vertragspartei diese Informationen ebenfalls als vertraulich.

Artikel 9

Tagesordnung

(1) Das Sekretariat erstellt auf der Grundlage von Vorschlägen der Vertragsparteien für jede Sitzung eine vorläufige Tagesordnung sowie einen Entwurf operativer Schlussfolgerungen nach Artikel 10. Die vorläufige Tagesordnung schließt die Punkte ein, deren Einbeziehung eine Vertragspartei spätestens 21 Kalendertage vor der Sitzung unter Vorlage der einschlägigen Unterlagen beim Sekretariat beantragt hat.

(2) Die vorläufige Tagesordnung wird gemäß Artikel 7 mit den einschlägigen Unterlagen spätestens 15 Kalendertage vor der Sitzung verteilt.

(3) Der Gemischte Ausschuss nimmt die Tagesordnung zu Beginn jeder Sitzung an. Die Aufnahme von Punkten, die nicht auf der vorläufigen Tagesordnung stehen, erfordert die Zustimmung der Vertragsparteien.

(4) Der Vorsitz der Sitzung des Gemischten Ausschusses kann auf Ad-hoc-Basis und mit Zustimmung der anderen Vertragspartei unabhängige Experten für einen Themenbereich zur Teilnahme an den Sitzungen einladen, damit sie den Ausschuss über spezifische Themen informieren. Die Vertragsparteien stellen sicher, dass diese Beobachter oder Experten etwaige Vertraulichkeitsverpflichtungen einhalten.

(5) Der Vorsitz der Sitzung des Gemischten Ausschusses kann die in den Absätzen 1 und 2 genannten Fristen im Benehmen mit den Vertragsparteien verkürzen, um besonderen Umständen Rechnung zu tragen.

Artikel 10

Protokoll und operative Schlussfolgerungen

(1) Nach jeder Sitzung fertigen die beiden Sekretäre gemeinsam einen Protokollentwurf an.

(2) In dem Protokoll wird in der Regel zu jedem Tagesordnungspunkt Folgendes vermerkt:

a) eine Liste der Teilnehmer, eine Liste der sie begleitenden Beamten und eine Liste etwaiger Beobachter oder Experten, die an der Sitzung teilgenommen haben;

b) die dem Gemischten Ausschuss vorgelegten Unterlagen,

c) die Stellungnahmen, die vom Gemischten Ausschuss zu Protokoll gegeben wurden, und

d) die operativen Schlussfolgerungen der Sitzung.

(3) Der Entwurf des Protokolls wird dem Gemischten Ausschuss zur Genehmigung vorgelegt. Der Gemischte Ausschuss billigt das Protokoll in seiner nächsten Sitzung oder schriftlich.

(4) Der Sekretär der vorsitzführenden Vertragspartei erstellt einen Entwurf der operativen Schlussfolgerungen der betreffenden Sitzung und leitet ihn in der Regel spätestens 15 Kalendertage vor der Sitzung zusammen mit der Tagesordnung an die Vertragsparteien weiter. Dieser Entwurf wird im Laufe der Sitzung angepasst und die operativen Schlussfolgerungen werden, sofern die Vertragsparteien nichts anderes vereinbaren, am Ende der Sitzung vom Gemischten Ausschuss unter Berücksichtigung der von den Vertragsparteien zu ergreifenden Folgemaßnahmen angenommen. Die operativen Schlussfolgerungen werden nach ihrer Annahme dem Protokoll als Anhang beigefügt; ihre Umsetzung wird in einer späteren Sitzung des Gemischten Ausschusses überprüft. Zu diesem Zweck nimmt der Gemischte Ausschuss ein Schema mit Fristen für die einzelnen Aktionspunkte an, anhand dessen die Umsetzung nachverfolgt werden kann.

Artikel 11

Beschlüsse und Empfehlungen

(1) Der Gemischte Ausschuss fasst Beschlüsse in den Fällen, in denen ihm das Abkommen diese Befugnis verleiht oder ihm diese Befugnis vom Gemeinsamen Rat übertragen wurde. Er spricht dem Gemeinsamen Rat auch Empfehlungen aus. Beschlüsse und Empfehlungen werden im gegenseitigen Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien und nach Abschluss der jeweiligen internen Verfahren gefasst bzw. ausgesprochen. Jeder Beschluss und jede Empfehlung wird vom Vorsitz unterzeichnet.

(2) Der Gemischte Ausschuss kann im schriftlichen Verfahren Beschlüsse fassen oder Empfehlungen aussprechen, sofern die Vertragsparteien dies vereinbaren. Das schriftliche Verfahren hat die Form eines Notenwechsels zwischen den beiden Sekretären, die im Einvernehmen mit den Vertragsparteien handeln. Zu diesem Zweck wird der Wortlaut des Vorschlags nach Artikel 7 weitergeleitet, wobei etwaige Anmerkungen oder Einwände innerhalb einer Frist von mindestens 21 Kalendertagen mitzuteilen sind. Der Vorsitz des Gemischten Ausschusses kann diese Frist im Benehmen mit den Vertragsparteien verkürzen, um besonderen Umständen Rechnung zu tragen. Sobald Einigkeit über den Wortlaut erzielt worden ist, wird der Beschluss bzw. die Empfehlung vom Vorsitz unterzeichnet.

(3) Die Akte des Gemischten Ausschusses tragen die Überschrift „Beschluss“ bzw. „Empfehlung“, an die sich eine laufende Nummer, das Jahr ihrer Annahme und eine Bezeichnung ihres Gegenstands anschließen. Jeder Beschluss tritt am Tag seiner Annahme in Kraft, sofern darin nichts anderes vorgesehen ist.

(4) Die Beschlüsse und Empfehlungen werden an die Vertragsparteien weitergeleitet.

(5) Jede Vertragspartei kann beschließen, die Beschlüsse und Empfehlungen des Gemischten Ausschusses in ihrem jeweiligen Amtsblatt zu veröffentlichen.

Artikel 12

Berichterstattung

Der Gemischte Ausschuss erstattet dem Gemeinsamen Rat auf jeder ordentlichen Tagung des Gemeinsamen Rates Bericht über seine Tätigkeiten und die Tätigkeiten seiner Unterausschüsse.

Artikel 13

Sprachen

(1) Die Amtssprachen des Gemischten Ausschusses sind die Amtssprachen des Gemeinsamen Rates.

(2) Die Arbeitssprachen des Gemischen Ausschusses sind Englisch und Spanisch. Sofern nichts anderes beschlossen wird, berät der Gemischte Ausschuss anhand von Unterlagen, die in diesen Sprachen abgefasst sind.

Artikel 14

Aufwendungen

(1) Jede Vertragspartei trägt die Kosten für Personal, Reise und Aufenthalt sowie für Post und Telekommunikation, die ihr aus ihrer Teilnahme an den Sitzungen des Gemischten Ausschusses entstehen.

(2) Die Kosten für die Organisation der Sitzungen, die Vervielfältigung von Unterlagen sowie für Dolmetschleistungen während der Sitzungen und die Übersetzung von Unterlagen ins Englische und Spanische oder aus dem Englischen und Spanischen werden von der Vertragspartei getragen, die die Sitzung ausrichtet. Die Kosten für das Dolmetschen und Übersetzen in andere beziehungsweise aus anderen Sprachen trägt die ersuchende Vertragspartei selbst.

Artikel 15

Änderung der Geschäftsordnung

Diese Geschäftsordnung kann durch Beschluss des Gemeinsamen Rates im Einklang mit Artikel 11 der Geschäftsordnung des Gemeinsamen Rates geändert werden.

Artikel 16

Unterausschüsse

(1) Im Einklang mit Artikel 83 Absatz 1 des Abkommens kann der Gemischte Ausschuss für bestimmte Bereiche, die für die Durchführung des Abkommens erforderlich sind, Unterausschüsse einsetzen, die ihn bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützen. Der Gemischte Ausschuss kann die Auflösung bestehender Unterausschüsse beschließen und ihre Geschäftsordnung festlegen oder ändern. Sofern nichts anderes bestimmt wird, unterstehen diese Unterausschüsse dem Gemischten Ausschuss, dem sie nach jeder Sitzung Bericht erstatten.

(2) Sofern nichts anderes im Abkommen vorgesehen ist oder im Rahmen des Gemeinsamen Rates vereinbart wird, gilt diese Geschäftsordnung sinngemäß für alle Unterausschüsse, die mit dem Abkommen oder nach Absatz 1 eingesetzt werden.

(3) Die Sitzungen der Unterausschüsse können je nach Bedarf unter persönlicher Anwesenheit der Mitglieder in Brüssel oder Kuba oder beispielsweise in Form von Videokonferenzen abgehalten werden. Die Unterausschüsse dient als Plattform zur Überwachung der Fortschritte bei der Annäherung in spezifischen Bereichen, zur Erörterung bestimmter Fragen und Herausforderungen, die sich bei diesem Prozess stellen, und zur Formulierung von Empfehlungen und operativen Schlussfolgerungen.

(4) Das Sekretariat des Gemischten Ausschusses ist bei allen relevanten Schreiben, Unterlagen und Mitteilungen, die die Tätigkeit eines Unterausschusses betreffen, in Kopie zu setzen.

(5) Sofern von den Vertragsparteien im Rahmen des Gemeinsamen Rates nichts anderes vereinbart wird, haben Unterausschüsse ausschließlich die Befugnis, dem Gemischten Ausschuss Empfehlungen auszusprechen.