02014R1042 — DE — 16.10.2018 — 001.001

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DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 1042/2014 DER KOMMISSION

vom 25. Juli 2014

zur Ergänzung der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 in Bezug auf die Benennung von zuständigen Behörden und ihre Verwaltungs- und Kontrollaufgaben sowie in Bezug auf den Status und die Verpflichtungen von Prüfbehörden







KAPITEL I

ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

Artikel 1

Begriffsbestimmungen

Für die Zwecke dieser Verordnung gelten die Begriffsbestimmungen der Verordnung (EU) Nr. 514/2014. Außerdem bezeichnet der Ausdruck

a) „benennende Behörde“ die in Artikel 26 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannte Behörde eines Mitgliedstaats auf Ministerialebene, die die zuständige Behörde benennt;

b) „befugte Behörden“ die zuständige Behörde, die Prüfbehörde und gegebenenfalls die beauftragte Behörde, die in Artikel 25 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannt werden;

c) „SFC2014“ das durch Artikel 2 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 802/2014 der Kommission ( 1 ) eingerichtete elektronische Informationssystem;

d) „Finanzhilfevereinbarung“ eine Vereinbarung oder ein gleichwertiges Rechtsinstrument, auf dessen Grundlage die zuständige Behörde dem Begünstigten Finanzhilfen zum Zwecke der Durchführung eines Projekts im Rahmen des nationalen Programms bereitstellt.







KAPITEL II

DIE ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE







ABSCHNITT I

Benennung der zuständigen Behörde

Artikel 2

Kriterien und Verfahren für die Benennung der zuständigen Behörde

(1) Die Einrichtung, die als zuständige Behörde benannt werden soll, muss über eine Verwaltungsstruktur und ein System der internen Kontrolle verfügen, die die im Anhang festgelegten Kriterien („die Benennungskriterien“) erfüllen. Die Benennungskriterien beziehen sich auf:

a) das interne Umfeld,

b) die Kontrolltätigkeiten,

c) die interne Information und Kommunikation,

d) das interne Monitoring und die interne Berichterstattung.

Die Mitgliedstaaten können weitere Benennungskriterien festlegen, um der Größe, den Zuständigkeiten und anderen Eigenschaften der zuständigen Behörde Rechnung zu tragen.

(2) Die in Artikel 26 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannte Prüfstelle bewertet, ob die potenzielle zuständige Behörde den Benennungskriterien im Anhang erfüllt, und dokumentiert die Ergebnisse, Schlussfolgerungen und Urteile ihrer Prüfung in einem an die benennende Behörde gerichteten Prüfbericht.

(3) Ist die benennende Behörde der Ansicht, dass die potenzielle zuständige Behörde die Benennungskriterien nicht erfüllt, so erteilt sie dieser Einrichtung genaue Anweisungen für die Beseitigung ihrer Mängel und gibt ihr eine Frist, innerhalb der sämtliche Kriterien zu erfüllen sind, bevor sie als die zuständige Behörde benannt werden kann.

Bis die Kriterien erfüllt sind, kann die Einrichtung für höchstens 12 Monate vorläufig als zuständige Behörde benannt werden. Die Länge dieses vorläufigen Zeitraums muss im Verhältnis zu den festgestellten Mängeln stehen.

(4) Nach der Benennung der zuständigen Behörde teilt der Mitgliedstaat dies der Kommission unverzüglich über SFC2014 mit. Mit dieser Mitteilung übermittelt der Mitgliedstaat Unterlagen, aus denen Folgendes hervorgeht:

a) die Aufteilung der wichtigsten Zuständigkeiten zwischen den Organisationseinheiten der zuständigen Behörde,

b) gegebenenfalls ihre Beziehung mit beauftragten Behörden, die Tätigkeiten, die an diese übertragen werden sollen, und die wichtigsten Verfahren zur Überwachung dieser Tätigkeiten und

c) eine Zusammenfassung der wichtigsten Verfahren für die Bearbeitung finanzieller Forderungen von Begünstigten und für die Genehmigung und Erfassung von Ausgaben.

Artikel 3

Überwachung der zuständigen Behörde und Überprüfung der Benennung

(1) Die benennende Behörde überwacht die zuständige Behörde, insbesondere auf der Grundlage der in Artikel 14 Absatz 2 dieser Verordnung genannten Informationen, und trifft Folgemaßnahmen zu allen festgestellten Mängeln.

(2) Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass Informationen, die darauf hindeuten, dass die zuständige Behörde die Benennungskriterien nicht mehr erfüllt, der benennenden Behörde unverzüglich gemeldet werden.

(3) Wenn die zuständige Behörde die Benennungskriterien nicht mehr vollumfänglich erfüllt oder ihr System der internen Kontrolle so mangelhaft ist, dass es ihre Fähigkeit zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben beeinträchtigt, erlegt die benennende Behörde der zuständigen Behörde einen Probezeitraum auf. In diesem Fall erstellt die benennende Behörde einen Plan für Abhilfemaßnahmen, den die zuständige Behörde innerhalb eines der Schwere des Mangels angemessenen Zeitraums umsetzen muss. Dieser Zeitraum beträgt höchstens 12 Monate ab dem Beginn des Probezeitraums.

(4) Die benennende Behörde informiert die Kommission umgehend über jegliche gemäß Absatz 3 erstellten Pläne für Abhilfemaßnahmen und hält die Kommission über die Fortschritte bei deren Umsetzung auf dem Laufenden.

(5) Wird die Benennung der zuständigen Behörde aufgehoben, so benennt die benennende Behörde umgehend eine andere zuständige Behörde gemäß Artikel 26 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 und Artikel 2 dieser Verordnung, um sicherzustellen, dass die Zahlungen an die Begünstigten ohne Unterbrechung fortgesetzt werden.

(6) Stellt die Kommission fest, dass ein Mitgliedstaat keinen Plan für Abhilfemaßnahmen gemäß Absatz 3 erstellt hat oder dass die zuständige Behörde ihre Benennung beibehält, obwohl sie den Plan für Abhilfemaßnahmen nicht innerhalb der auferlegten Frist umgesetzt hat, so befasst sie sich mit den noch bestehenden Mängeln im Rahmen eines Konformitätsabschlussverfahrens gemäß Artikel 47 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014.







ABSCHNITT II

Verwaltungs- und Kontrollaufgaben der zuständigen Behörde

Artikel 4

Aufgaben der zuständigen Behörde

Die zuständige Behörde verwaltet das nationale Programm im Einklang mit den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung und führt es denselben Grundsätzen entsprechend durch. Die zuständige Behörde

a) konsultiert Partner gemäß Artikel 12 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014,

b) gewährleistet das ordnungsgemäße Funktionieren des in Artikel 12 Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Monitoringausschusses;

c) übermittelt der Kommission über SFC2014 einen Vorschlag für das in Artikel 14 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannte nationale Programm und etwaige spätere Änderungen;

d) legt im Einklang mit den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung die Förderfähigkeitsregeln für Projekte und Projektkosten für alle Tätigkeiten fest, gewährleistet dabei die Gleichbehandlung und vermeidet Interessenkonflikte;

e) organisiert Ausschreibungen und Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und gibt diese bekannt und organisiert die anschließende Auswahl von Projekten zur Finanzierung im Rahmen des nationalen Programms und gibt diese bekannt, im Einklang mit dem Anwendungsbereich und den Zielen der in Artikel 2 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten spezifischen Verordnungen und den in Artikel 9 dieser Verordnung aufgeführten Kriterien;

f) stellt sicher, dass Systeme für die Erhebung der Daten, die für die Meldung der gemeinsamen Indikatoren und der spezifischen Programmindikatoren an die Kommission erforderlich sind, und anderer Daten zur Durchführung des Programms und von Projekten vorhanden sind;

g) nimmt Zahlungen von der Kommission entgegen und leistet Zahlungen an die Begünstigten;

h) gewährleistet die Kohärenz und Komplementarität zwischen den Kofinanzierungen im Rahmen der spezifischen Verordnungen und denen aus anderen einschlägigen Instrumenten des betreffenden Mitgliedstaats und der Union;

i) überwacht die Projekte und prüft, ob die für Projekte angegebenen Ausgaben tatsächlich getätigt wurden und den Vorschriften der Union und des betreffenden Mitgliedstaats entsprechen;

j) gewährleistet die elektronische Erfassung und Speicherung von Buchführungsdaten für jedes im Rahmen des nationalen Programms durchgeführte Projekt sowie die Erhebung der für das Finanzmanagement, die Überwachung, die Kontrolle und die Bewertung erforderlichen Durchführungsdaten;

k) gewährleistet unbeschadet der nationalen Rechnungslegungsvorschriften, dass Begünstigte und andere Stellen, die an der Durchführung von im Rahmen des nationalen Programms finanzierten Projekten beteiligt sind, für alle Finanzvorgänge im Zusammenhang mit einem Projekt entweder ein separates Buchführungssystem oder einen geeigneten Buchführungscode verwenden;

l) stellt sicher, dass die in Artikel 56 und Artikel 57 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Evaluierungen des nationalen Programms innerhalb der vorgegebenen Fristen durchgeführt werden;

m) stellt sicher, dass die unabhängigen Evaluierer zum Zwecke der Durchführung der in Artikel 56 und Artikel 57 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Evaluierungen und der Formulierung des Evaluierungsurteils sämtliche erforderlichen Informationen über die Verwaltung des nationalen Programms erhalten;

n) richtet Verfahren ein, um sicherzustellen, dass alle Unterlagen im Zusammenhang mit Ausgaben, Beschlüssen und Kontrolltätigkeiten den erforderlichen Prüfpfad aufweisen und gemäß den auf der Grundlage von Artikel 27 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 erlassenen Durchführungsverordnungen der Kommission aufbewahrt werden;

o) stellt sicher, dass die Prüfbehörde zum Zwecke der Durchführung der in Artikel 29 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Prüfungen und der Formulierung des Prüfurteils sämtliche erforderlichen Informationen über die im Rahmen der spezifischen Verordnungen angewandten Verwaltungs- und Kontrollverfahren und finanzierten Ausgaben erhält;

p) erstellt die in Artikel 54 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Berichte über die Durchführung sowie die in Artikel 57 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Evaluierungsberichte und übermittelt sie der Kommission über SFC2014;

q) erstellt den Antrag auf Zahlung gemäß Artikel 44 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 und übermittelt ihn der Kommission über SFC2014;

r) führt Informations- und Bekanntmachungstätigkeiten durch und verbreitet die Ergebnisse des Programms im Einklang mit Artikel 53 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014;

s) führt Verwaltungskontrollen und Vor-Ort-Kontrollen gemäß Artikel 27 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 durch;

t) arbeitet mit der Kommission und den zuständigen Behörden der anderen Mitgliedstaaten zusammen; und

u) reagiert auf die Feststellungen der Prüfbehörde, entweder indem sie die festgestellten Mängel behebt oder, wenn die Feststellungen der Prüfbehörde nicht akzeptiert werden, indem sie eine detaillierte Begründung liefert.

Artikel 5

Beauftragte Behörde

(1) Die zuständige Behörde kann einige ihrer Aufgaben oder ihre gesamten Aufgaben an eine beauftragte Behörde im Sinne von Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe c der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 übertragen. Jede Aufgabenübertragung muss mit den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung im Einklang stehen, und es muss sichergestellt sein, dass der Grundsatz der Nichtdiskriminierung beachtet wird und die Erkennbarkeit der Finanzierung durch die Union gewährleistet ist. Die übertragenen Aufgaben dürfen nicht zu Interessenkonflikten führen.

▼M1

Mit Genehmigung der zuständigen Behörde darf die beauftragte Behörde als Durchführungsstelle im Sinne von Artikel 8 fungieren.

▼B

(2) Der Umfang der Aufgaben, die die zuständige Behörde der beauftragten Behörde überträgt, und die genauen Verfahren für die Erfüllung dieser Aufgaben werden in einem von der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde unterzeichneten Dokument festgehalten. Diese Übertragungsverfügung enthält zumindest Folgendes:

a) die betreffende spezifische Verordnung;

▼M1

b) die der beauftragten Behörde übertragene Aufgabe beziehungsweise übertragenen Aufgaben, gegebenenfalls einschließlich der Projekte, für die die beauftragte Behörde als Durchführungsstelle gemäß Artikel 8 fungieren kann;

▼B

c) die Verpflichtung der beauftragten Behörde, zu überprüfen, ob die Begünstigten den Vorschriften der Union und des betreffenden Mitgliedstaats entsprechen;

d) die Verpflichtung der beauftragten Behörde, eine ihren Aufgaben angemessene Organisationsstruktur sowie ein ihren Aufgaben angemessenes Verwaltungs- und Kontrollsystem einzurichten und aufrechtzuerhalten;

e) die Informationen und Belege, die die beauftragte Behörde der zuständigen Behörde zu übermitteln hat, und die dabei einzuhaltende Frist; und

f) den Mechanismus der zuständigen Behörde für die Überwachung der beauftragten Behörde.

(3) Nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 darf die Aufgabe der Kommunikation mit der Kommission nicht übertragen werden. Die beauftragte Behörde tritt über die zuständige Behörde mit der Kommission in Kontakt.

(4) Handelt es sich bei der beauftragten Behörde nicht um eine öffentliche Verwaltung oder eine dem nationalen Recht unterliegende private Einrichtung mit einem öffentlichen Auftrag, so darf die zuständige Behörde ihr keine Exekutivbefugnisse übertragen, die mit einem substanziellen Ermessensspielraum für politische Optionen einhergehen.

(5) Die Verantwortung für die Aufgaben, die die zuständige Behörde übertragen hat, liegt weiterhin bei der zuständigen Behörde. Die zuständige Behörde überprüft die übertragenen Aufgaben regelmäßig, um sicherzustellen, dass die geleistete Arbeit zufriedenstellend ist und den Vorschriften der Union und des betreffenden Mitgliedstaats entspricht.

(6) Bei übertragenen Aufgaben gilt diese Verordnung entsprechend für die beauftragte Behörde.

Artikel 6

Auslagerung von Aufgaben

Die zuständige Behörde kann einige ihrer Aufgaben auslagern. Sie trägt jedoch weiterhin die Verantwortung für diese Aufgaben.

Die zuständige Behörde überprüft die ausgelagerten Aufgaben regelmäßig, um sicherzustellen, dass die geleistete Arbeit zufriedenstellend ist und den Vorschriften der Union und des betreffenden Mitgliedstaats entspricht.







ABSCHNITT III

Pflichten der zuständigen Behörde im Rahmen der öffentlichen Massnahmen

Artikel 7

Rolle der zuständigen Behörde als Vergabestelle

(1) In der Regel vergibt die zuständige Behörde Finanzhilfen für Projekte im Rahmen des nationalen Programms auf der Grundlage offener Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen.

(2) Die zuständige Behörde kann Finanzhilfen für Projekte auf der Grundlage einer nichtoffenen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen vergeben.

Nichtoffene Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen stehen aufgrund der Besonderheiten des betreffenden Projekts oder der technischen oder administrativen Kompetenz der zur Einreichung von Vorschlägen aufgeforderten Stellen nur ausgewählten Organisationen offen.

Die Gründe für die Verwendung einer nichtoffenen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen werden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen dargelegt.

(3) Die zuständige Behörde kann Finanzhilfen direkt vergeben, wenn aufgrund der Besonderheiten des betreffenden Projekts oder der technischen oder administrativen Kompetenz der betreffenden Stellen keine andere Option infrage kommt, wie beispielsweise bei De-jure- oder De-facto-Monopolstellungen.

Die Gründe für eine direkte Vergabe werden in der Vergabeentscheidung dargelegt.

(4) In hinreichend begründeten Fällen einschließlich der Fortführung von Mehrjahresprojekten, die nach einer früheren Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ausgewählt wurden, oder in Notsituationen können Finanzhilfen ohne Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen vergeben werden.

Die Gründe für eine Vergabe ohne Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen werden in der Vergabeentscheidung dargelegt.

(5) Wenn die zuständige Behörde als Vergabestelle fungiert, dürfen weder die zuständige Behörde noch eine beauftragte Behörde ein Begünstigter einer gemäß diesem Artikel vergebenen Finanzhilfe sein.

(6) Die zuständige Behörde legt fest, wer Finanzhilfen vergibt, und stellt sicher, dass Interessenkonflikte vermieden werden, insbesondere wenn es sich bei den Antragstellern um nationale Einrichtungen oder Stellen handelt.

Artikel 8

Bedingungen, unter denen die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert

(1) Die zuständige Behörde kann aufgrund von Verwaltungsbefugnissen oder Fachwissen oder weil aufgrund der Besonderheit des betreffenden Projekts wie beispielsweise einer De-jure-Monopolstellung oder aus Sicherheitsgründen keine andere Durchführungsoption infrage kommt beschließen, Projekte direkt durchzuführen, entweder allein oder in Zusammenarbeit mit einer nationalen Behörde. In diesen Fällen ist die zuständige Behörde der Begünstigte der Finanzhilfe.

(2) Die Gründe der zuständigen Behörde für ihr Fungieren als Durchführungsstelle und für die Auswahl von nationalen Behörden für die Zusammenarbeit gemäß Absatz 1 werden der Kommission in dem in Artikel 54 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Bericht über die Durchführung mitgeteilt.

(3) Bei der Durchführung von Projekten als Durchführungsstelle trägt die zuständige Behörde dem Grundsatz eines ausgewogenen Preis-Leistungs-Verhältnisses Rechnung und vermeidet Interessenkonflikte.

(4) Die Verwaltungsentscheidung zur Kofinanzierung eines Projekts im Rahmen des nationalen Programms enthält sämtliche Angaben, die erforderlich sind, um die Durchführung kofinanzierter Produkte und Dienstleistungen überwachen und die Ausgaben überprüfen zu können.

(5) Wenn die zuständige Behörde voraussichtlich regelmäßig als Durchführungsstelle fungiert,

a) dürfen die zuständige Behörde und die Prüfbehörde nicht Teil derselben Einrichtung sein, es sei denn, die Prüfbehörde erstattet einer anderen Stelle außerhalb der Einrichtung Bericht und ihre Unabhängigkeit in Bezug auf Prüfungen ist gewährleistet; und

b) die in Artikel 4 genannten Aufgaben der zuständigen Behörde dürfen nicht beeinträchtigt werden.

Artikel 9

Auswahl- und Vergabeverfahren

(1) Die in Artikel 7 Absatz 1 genannten Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen werden in einer Form bekannt gegeben, die einen offenen Wettbewerb und eine angemessene Bekanntmachung bei den potenziellen Begünstigten gewährleistet. Etwaige substanzielle Änderungen an den Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen werden in derselben Form veröffentlicht.

Die in Artikel 7 Absätze 1 und 2 genannten Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen enthalten zumindest folgende Angaben:

a) die Ziele,

b) die Auswahl- und Vergabekriterien,

c) die Modalitäten für eine Finanzierung durch die Union und gegebenenfalls von nationaler Seite einschließlich gegebenenfalls der Möglichkeit, gemäß Artikel 16 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 einen höheren Kofinanzierungssatz anzuwenden,

d) die Modalitäten und die Frist für die Einreichung der Vorschläge,

e) die Bestimmungen für die Förderfähigkeit der Ausgaben,

f) die Laufzeit des Projekts und

g) die finanziellen und sonstigen Informationen, die aufzubewahren und zu melden sind.

(2) Vor der Vergabeentscheidung vergewissert sich die zuständige Behörde, dass die an dem Projekt beteiligten Begünstigten in der Lage sind, die Auswahl- und Vergabekriterien zu erfüllen.

(3) Die zuständige Behörde legt die Verfahren für die Entgegennahme von Vorschlägen fest. Sie unterzieht die Vorschläge einer formalen, fachlichen und haushaltstechnischen Prüfung und einer qualitativen Bewertung, wobei sie die in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen festgelegten Kriterien transparent und nichtdiskriminierend anwendet. Die zuständige Behörde hält die Gründe für die Ablehnung der anderen Vorschläge schriftlich fest.

(4) Die Vergabeentscheidung enthält zumindest die Namen der Begünstigten, die wesentlichen Projektdetails und die operativen Projektziele, den Höchstbetrag der Kofinanzierung durch die Union und den Höchstsatz für die Kofinanzierung der gesamten förderfähigen Kosten.

(5) Die zuständige Behörde teilt ihre Entscheidung allen Antragstellern schriftlich mit. Sie übermittelt den nicht erfolgreichen Bewerbern die Gründe für ihre Ablehnung mit Verweis auf die Auswahl- und Vergabekriterien.

Artikel 10

Dokumente des Finanzhilfevergabeverfahrens, wenn die zuständige Behörde als Vergabestelle fungiert

(1) Wenn die zuständige Behörde als Vergabestelle fungiert, legt sie Projektverwaltungsverfahren fest, die zumindest Folgendes erfordern:

a) die Unterzeichnung von Finanzhilfevereinbarungen mit Begünstigten und

b) die Überwachung der Finanzhilfevereinbarungen einschließlich etwaiger Änderungen mit verwaltungstechnischen Mitteln wie Schriftwechseln oder schriftlichen Berichten.

(2) In den Finanzhilfevereinbarungen wird Folgendes festgelegt oder angegeben:

a) der Höchstbeitrag der Union,

b) der Höchstsatz des Beitrags der Union entsprechend der betreffenden spezifischen Verordnung,

c) eine ausführliche Beschreibung des Projekts mit Zeitplan,

d) gegebenenfalls alle größeren Aufgaben, die der Begünstigte an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt, sowie die entsprechenden Kosten,

e) der vereinbarte Kostenvoranschlag und Finanzierungsplan für das Projekt, einschließlich Ausgaben und Einnahmen entsprechend den festgelegten Förderfähigkeitsregeln,

f) die Methode zur Berechnung der Höhe des Beitrags der Union nach dem Abschluss des Projekts,

g) der Zeitplan und die Durchführungsbestimmungen der Vereinbarung, einschließlich der Bestimmungen über Berichterstattungspflichten, Änderungen der Vereinbarung und die Kündigung der Vereinbarung,

h) die operativen Projektziele, einschließlich quantifizierter Ziele und der Indikatoren, über die Bericht zu erstatten ist,

i) eine Bestimmung, der zufolge der Begünstigte zeitnah die erforderlichen Daten für die in der spezifischen Verordnung angegebenen gemeinsamen Indikatoren und für alle spezifischen Programmindikatoren erheben und diese Daten mindestens einmal jährlich melden muss,

j) eine Definition der förderfähigen Kosten, gegebenenfalls einschließlich einer Beschreibung der Methode zur Festlegung von Stückkostensätzen, Pauschalbeträgen und Pauschalsätzen,

k) die Buchführungsbestimmungen und die Bedingungen für die Zahlung der Finanzhilfe,

l) die Bedingungen betreffend den Prüfpfad,

m) die Datenschutzbestimmungen,

n) die Publizitätsbestimmungen.

(3) Grundsätzlich wird die Finanzhilfevereinbarung unterzeichnet, bevor die dem nationalen Programm zugerechneten Projekttätigkeiten beginnen.

(4) In der Finanzhilfevereinbarung wird ausdrücklich festgehalten, dass die Kommission oder ihre Vertreter und der Rechnungshof über Prüfbefugnisse über alle Begünstigten, Auftragnehmer und Unterauftragnehmer verfügen, die im Rahmen des nationalen Programms Mittel der Union erhalten, und diese Befugnisse in Form von Dokumentenprüfungen und Vor-Ort-Kontrollen ausüben.

Artikel 11

Dokumente des Finanzhilfevergabeverfahrens, wenn die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert

(1) Wenn die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert, legt sie Projektverwaltungsverfahren fest, die zumindest Folgendes erfordern:

a) die Formalisierung einer Verwaltungsentscheidung zur Kofinanzierung von Projekten und

b) die Überwachung der Verwaltungsentscheidung und etwaiger Änderungen mit verwaltungstechnischen Mitteln wie Schriftwechseln oder schriftlichen Berichten.

(2) In der Verwaltungsentscheidung wird Folgendes festgelegt oder angegeben:

a) der Höchstbeitrag der Union,

b) der Höchstsatz des Beitrags der Union entsprechend der betreffenden spezifischen Verordnung,

c) eine ausführliche Beschreibung des Projekts mit Zeitplan,

d) gegebenenfalls alle größeren Aufgaben, die der Begünstigte an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt, sowie die entsprechenden Kosten,

e) der vereinbarte Kostenvoranschlag und Finanzierungsplan für das Projekt, einschließlich Ausgaben und Einnahmen entsprechend den festgelegten Förderfähigkeitsregeln,

f) die Methode zur Berechnung der Höhe des Beitrags der Union nach dem Abschluss des Projekts,

g) die operativen Projektziele, einschließlich quantifizierter Ziele und der zu verwendenden Indikatoren,

h) eine Bestimmung, der zufolge die zuständige Behörde zeitnah die erforderlichen Daten für die in der spezifischen Verordnung angegebenen gemeinsamen Indikatoren und für alle spezifischen Programmindikatoren erheben und diese Daten mindestens einmal jährlich melden muss,

i) eine Definition der förderfähigen Kosten, gegebenenfalls einschließlich einer Beschreibung der Methode zur Festlegung von Stückkostensätzen, Pauschalbeträgen und Pauschalsätzen,

j) die Buchführungsbestimmungen und die Bedingungen für die Zahlung der Finanzhilfe,

k) die Bedingungen betreffend den Prüfpfad,

l) die Datenschutzbestimmungen,

m) die Publizitätsbestimmungen.

(3) Grundsätzlich wird die Verwaltungsentscheidung getroffen, bevor die dem nationalen Programm zugerechneten Projekttätigkeiten beginnen.

(4) In der Verwaltungsentscheidung wird ausdrücklich festgehalten, dass die Kommission oder ihre Vertreter und der Rechnungshof über Prüfbefugnisse über alle Begünstigten, Auftragnehmer und Unterauftragnehmer verfügen, die im Rahmen des nationalen Programms Mittel der Union erhalten, und diese Befugnisse in Form von Dokumentenprüfungen und Vor-Ort-Kontrollen ausüben.







KAPITEL III

STATUS DER PRÜFBEHÖRDE UND PRÜFVERPFLICHTUNGEN

Artikel 12

Status der Prüfbehörde

(1) Gemäß Artikel 59 Absatz 5 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 ist die Prüfbehörde funktionell von der zuständigen Behörde unabhängig. Die funktionelle Unabhängigkeit gilt als gegeben, wenn kein direktes hierarchisches Verhältnis zwischen der Prüfbehörde und der zuständigen Behörde besteht und die Prüfbehörde bei ihren Bestätigungsvermerken und Erklärungen vollständige Autonomie genießt.

(2) Sämtliche Prüftätigkeiten werden unter Beachtung international anerkannter Prüfstandards durchgeführt.

Artikel 13

Auslagerung von Prüftätigkeiten

Die Prüfbehörde kann einen Teil ihrer Prüftätigkeiten an eine andere Prüfstelle auslagern, sofern diese Stelle funktionell von der zuständigen Behörde unabhängig ist. Die Verantwortung für die Tätigkeiten, die die Prüfbehörde auslagert, liegt weiterhin bei der Prüfbehörde.

Ausgelagerte Prüfungen werden unter Beachtung international anerkannter Prüfstandards und unter genauer Beobachtung und Beaufsichtigung durch die Prüfbehörde durchgeführt.

▼M1

Artikel 14

Prüfungen

(1) Um den in Artikel 59 Absatz 5 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates ( 2 ) genannten Bestätigungsvermerk vorlegen zu können, führt die Prüfbehörde System-, Ausgaben- und Rechnungslegungsprüfungen durch.

(2) Bei den Systemprüfungen wird überprüft, ob das Verwaltungs- und Kontrollsystem der zuständigen Behörde wirksam funktioniert, sodass hinreichend gewährleistet ist, dass die in dem der Kommission gemäß Artikel 44 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 vorgelegten Antrag auf Zahlung des Jahressaldos ausgewiesenen Finanzdaten recht- und ordnungsmäßig sind.

Auf der Grundlage dieser Systemprüfungen prüft die Prüfbehörde, ob die im Anhang der Durchführungsverordnung (EU) 2015/378 der Kommission ( 3 ) aufgeführten Kernanforderungen erfüllt sind und ob die zuständige Behörde die in Anhang I dieser Verordnung festgelegten Benennungskriterien weiterhin einhält.

(3) Die Ausgabenprüfungen werden für jedes Haushaltsjahr anhand einer angemessenen Stichprobe aus den von der zuständigen Behörde als in Betracht kommend erachteten Finanzdaten („Entwurf der Rechnungslegung“) durchgeführt, nachdem alle Kontrollen nach Artikel 27 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 und der Durchführungsverordnung (EU) 2015/840 der Kommission ( 4 ) abgeschlossen sind.

Die Finanzdaten umfassen alle Arten von Zahlungen, die die zuständige Behörde während eines Haushaltsjahres gemäß Artikel 38 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 getätigt hat, einschließlich Vorauszahlungen, Zwischenzahlungen, Abschlusszahlungen und Zahlungen im Zusammenhang mit technischer Hilfe und Betriebskostenunterstützung. Für den Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds umfassen die Finanzdaten auch die Zahl der Personen, die umgesiedelt, neu angesiedelt, überstellt und legal aufgenommen wurden.

Die Ausgabenprüfungen

— werden auf der Grundlage von Belegunterlagen zum Prüfpfad durchgeführt und betreffen die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Finanzdaten im Entwurf der Rechnungslegung;

— umfassen gegebenenfalls Vor-Ort-Kontrollen der von den Begünstigten getätigten Ausgaben, darunter auch für Zahlungen im Rahmen der technischen Hilfe und Betriebskostenunterstützung;

— umfassen gegebenenfalls die Überprüfung der Einhaltung der Anforderungen im Zusammenhang mit Personen, die im Einklang mit den Beschlüssen (EU) 2015/1523 und (EU) 2015/1601 des Rates umgesiedelt, im Einklang mit Artikel 17 der Verordnung (EU) Nr. 516/2014 neu angesiedelt, im Einklang mit Artikel 18 der Verordnung (EU) Nr. 516/2014 überstellt und im Einklang mit dem Beschluss (EU) 2015/1601 legal aufgenommen wurden, für die ein Pauschalbetrag beantragt wird;

— dienen der Überprüfung der Genauigkeit und Vollständigkeit der im Rechnungslegungssystem der zuständigen Behörde erfassten Zahlungen an Begünstigte sowie dem Abgleich des Prüfpfads auf allen Ebenen.

Stellt die Prüfbehörde eine wesentliche Fehlerquote im Entwurf der Rechnungslegung fest oder scheinen ermittelte Probleme systembedingt zu sein, sodass sie ein Risiko für andere im Rahmen des nationalen Programms finanzierte Zahlungen nach sich ziehen, gewährleistet die Prüfbehörde eine weitere Untersuchung, einschließlich erforderlichenfalls zusätzlicher Prüfungen, um das Ausmaß der Probleme festzustellen. Die Signifikanzschwelle ist auf höchstens 2 % des Unionsbeitrags zu den Finanzdaten im „Entwurf der Rechnungslegung“ festgelegt.

Die Prüfbehörde empfiehlt der zuständigen Behörde die erforderlichen Abhilfemaßnahmen, gegebenenfalls einschließlich pauschaler Finanzkorrekturen im Einklang mit der Durchführungsverordnung (EU) 2015/378. Die Prüfbehörde erstattet über die Ergebnisse der Ausgabenprüfungen und die damit verbundenen Empfehlungen und Abhilfemaßnahmen im jährlichen Kontrollbericht nach Artikel 14 Absatz 8 Bericht.

(4) Die Prüfbehörde legt die Methode für die Auswahl der geeigneten Stichprobe („Stichprobenverfahren“) nach international anerkannten Prüfstandards fest. Das Stichprobenverfahren ermöglicht der Prüfbehörde, eine Schätzung der Gesamtfehlerquote in dem „Entwurf der Rechnungslegung“ für das Haushaltsjahr vorzunehmen.

Die Prüfbehörde dokumentiert in dem in Artikel 14 Absatz 8 genannten jährlichen Kontrollbericht ihr fachliches Urteil, auf dessen Grundlage das statistische oder nichtstatistische Stichprobenverfahren und die anwendbaren Stichprobenparameter festgelegt wurden. Die Prüfbehörde führt Aufzeichnungen über die Planung, Auswahl, Prüfung und Bewertung hinsichtlich der angewandten Stichprobenmethode, um die Eignung des gewählten Stichprobenverfahrens nachzuweisen.

Ist es nicht möglich, statistische Stichprobenverfahren anzuwenden, so kann auf der Grundlage des fachlichen Urteils der Prüfbehörde ein nichtstatistisches Stichprobenverfahren herangezogen werden. Jegliches nichtstatistische Stichprobenverfahren sieht eine Zufallsauswahl der Stichprobenpositionen vor und deckt mindestens 10 % des Werts der im „Entwurf der Rechnungslegung“ enthaltenen Finanzdaten ab.

Anhand des gewählten Stichprobenverfahrens und des Stichprobenumfangs kann die Prüfbehörde Rückschlüsse auf die Grundgesamtheit ziehen, aus der die Stichprobe gezogen wurde.

Zu diesem Zweck kann die Prüfbehörde gegebenenfalls eine Schichtung der Finanzdaten vornehmen, indem sie jede Gruppe von Stichprobeneinheiten mit ähnlichen Merkmalen als eine Schicht festlegt.

Umfasst die Prüfstichprobe Zwischen- und/oder Abschlusszahlungen für die Abwicklung von Vorauszahlungen, die in der Rechnungslegung früherer Haushaltsjahre ausgewiesen wurden, fallen diese Vorauszahlungen in den Anwendungsbereich der Ausgabenprüfung.

Für die Berichterstattung in Tabelle 10.2 „Ergebnisse der Ausgabenprüfungen“ im jährlichen Kontrollbericht gemäß Artikel 14 Absatz 8 werden die Fehlerquoten und der Prüfumfang jedoch ausschließlich anhand der Prüfstichprobe berechnet, die aus den Finanzdaten im „Entwurf der Rechnungslegung“ des laufenden Haushaltsjahres gezogen wurde.

(5) Um hinreichend Gewähr dafür zu bieten, dass die jährliche Rechnungslegung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Finanzdaten vermittelt, die in dem von der zuständigen Behörde an die Kommission gemäß Artikel 44 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 übermittelten Antrag auf Zahlung des Jahressaldos angegeben sind („endgültige Rechnungslegung“), werden Prüfungen der Rechnungslegung durchgeführt.

Um festzustellen, ob die endgültige Rechnungslegung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt, überprüft die Prüfbehörde, ob alle Finanzdaten sowie alle erhaltenen und in der von der zuständigen Behörde für das Haushaltsjahr erstellten Rechnungslegung verbuchten öffentlichen Beiträge ordnungsgemäß im Rechnungslegungssystem erfasst wurden und den Rechnungslegungsdaten der zuständigen Behörde entsprechen. Auf der Grundlage dieser Rechnungslegung macht die Prüfbehörde insbesondere Folgendes:

a) Sie überprüft, ob der Gesamtbetrag der Finanzdaten, der im Antrag auf Zahlung des Jahressaldos geltend gemacht wurde, den Angaben im Rechnungslegungssystem der zuständigen Behörde entspricht und ob im Falle von Abweichungen angemessene Erklärungen für den Abgleich der Beträge gegeben wurden.

b) Sie überprüft, ob die am Ende des Haushaltsjahres einbehaltenen und wiedereingezogenen Beträge, die wiedereinzuziehenden Beträge und die nicht wiedereinziehbaren Beträge den in das Rechnungslegungssystem der zuständigen Behörde eingegebenen Beträgen entsprechen und durch dokumentierte Beschlüsse der zuständigen Behörde belegt werden.

c) Sie vergewissert sich, dass die zuständige Behörde die Verwaltungs-, Finanz- und betrieblichen Vor-Ort-Kontrollen gemäß Artikel 27 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 und der Durchführungsverordnung (EU) 2015/840 durchgeführt hat.

Die unter a, b und c genannten Überprüfungen können anhand einer Stichprobe durchgeführt werden.

Auf der Grundlage der Gesamtfehlerquote, die bei den Ausgabenprüfungen festgestellt wurde, und der Ergebnisse der Prüfung der Rechnungslegung berechnet die Prüfbehörde die Restfehlerquote, um den Bestätigungsvermerk nach Maßgabe von Artikel 59 Absatz 5 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 abzugeben. Die Berechnung der Restfehlerquote wird im jährlichen Kontrollbericht gemäß Absatz 8 dokumentiert.

(6) Ergeben die Prüffeststellungen der Prüfbehörde nach Abschluss all ihrer Prüftätigkeiten erhebliche Mängel beim wirksamen Funktionieren des Verwaltungs- und Kontrollsystems der zuständigen Behörde, so macht die Prüfbehörde Folgendes:

a) Sie bewertet die finanziellen Auswirkungen dieser Mängel im Einklang mit der Durchführungsverordnung (EU) 2015/378.

b) Sie schlägt der zuständigen Behörde angemessene Abhilfe- und Präventivmaßnahmen vor.

c) Sie überwacht die Umsetzung der Maßnahmen im Sinne von Buchstabe b durch die zuständige Behörde und prüft, ob es einen Aktionsplan zur Wiederherstellung des wirksamen Funktionierens der Verwaltungs- und Kontrollsysteme gibt.

(7) Nach Artikel 3 Absatz 2 meldet die Prüfbehörde ihre Feststellungen der benennenden Behörde und teilt ihr mit, ob die zuständige Behörde nach ihrer Auffassung weiterhin die Benennungskriterien erfüllt.

(8) Die Prüfbehörde stellt sicher, dass sämtliche Informationen im Zusammenhang mit der in der Absätzen 1, 2, 3, 4, 5, 6 und 7 genannten Prüftätigkeit der Kommission angemessen übermittelt werden. Zu diesem Zweck erstellt die Prüfbehörde einen jährlichen Kontrollbericht mit den wichtigsten Ergebnissen ihrer Prüftätigkeit. Der jährliche Kontrollbericht wird nach dem im Anhang zu dieser Verordnung enthaltenen Muster erstellt und der Kommission über das elektronische Datenaustauschsystem gemäß Artikel 2 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 802/2014 übermittelt. Der jährliche Kontrollbericht wird der Kommission spätestens drei Arbeitstage nach dem Antrag der zuständigen Behörde auf Zahlung des Jahressaldos gemäß Artikel 44 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 übermittelt.

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KAPITEL IV

SCHLUSSBESTIMMUNG

Artikel 15

Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.

Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt gemäß den Verträgen unmittelbar in den Mitgliedstaaten.









ANHANG

Kriterien für die Benennung der zuständigen Behörde

1. Internes Umfeld

A) Organisationsstruktur

(1) Organisationsstruktur, die der zuständigen Behörde die Erfüllung ihrer in Artikel 4 genannten Aufgaben ermöglicht.

(2) Darstellung der Organisationsstruktur in einem Organigramm, aus dem eine klare Zuweisung der Aufgaben und Zuständigkeiten hervorgeht.

B) Personal

(1) Geeignete personelle Mittel zur Erfüllung der in Artikel 4 genannten Aufgaben.

(2) Aufgabentrennung, sodass ein Bediensteter jeweils nur für eine der drei Funktionen Genehmigung, Auszahlung oder Verbuchung der dem nationalen Programm zugerechneten Beiträge zuständig ist und kein Bediensteter eine dieser Funktionen ausübt, ohne dass seine Arbeit unter der Aufsicht eines zweiten Bediensteten steht.

(3) Schriftliche Festlegung der Zuständigkeiten eines jeden Bediensteten einschließlich der Beschränkung seiner finanziellen Befugnisse.

(4) Angemessene Schulung des Personals.

(5) Verfahren zur Vermeidung von Interessenkonflikten, die sich unter anderem für verantwortliche Personen oder für an sensiblen Punkten eingesetzte Personen, die außerhalb der zuständigen Behörde noch andere Funktionen ausüben, hinsichtlich der Kontrolle, Genehmigung, Auszahlung und Verbuchung der Anträge ergeben könnten.

2. Kontrolltätigkeiten

A) Auswahl der Projekte

(1) Verfahren für die Auswahl und Vergabe von Finanzhilfen gemäß Artikel 9.

(2) Verfahren betreffend den Inhalt und die Unterzeichnung von Finanzhilfevereinbarungen und Verwaltungsentscheidungen gemäß den Artikeln 10 und 11.

B) Verfahren für Verwaltungskontrollen und Vor-Ort-Kontrollen

(1) Verfahren, um die Verwaltung der zuständigen Behörde auf der geeigneten Ebene regelmäßig und rechtzeitig über die Ergebnisse der durchgeführten Kontrollen zu unterrichten, damit bei Feststellung systembedingter Mängel oder nach Bedarf eine Überprüfung der Kontrollstrategie und der internen Kontrollverfahren durchgeführt werden kann.

(2) Beschreibung der Methode zur Stichprobenerhebung, die angewandt wird, wenn die Verwaltungskontrollen oder Vor-Ort-Kontrollen nicht erschöpfend sind, sondern auf der Grundlage von Stichproben durchgeführt werden, sowie ein Verfahren zur Meldung von Unstimmigkeiten und Unregelmäßigkeiten.

(3) Wenn Unterlagen (auf Papier oder in elektronischer Form) zu den Kontrollen der Zahlungsanträge bei anderen Einrichtungen aufbewahrt werden, von diesen Einrichtungen und der zuständigen Behörde aufgestellte Verfahren, um sicherzustellen, dass die zuständige Behörde Zugang zu diesen Dokumenten hat.

C) Verfahren für die Genehmigung von Zahlungsanträgen von Begünstigten

(1) Verfahren, die die Überwachung der Durchführung von Finanzhilfevereinbarungen, Verwaltungsentscheidungen und Verträgen gemäß den vertraglichen Bedingungen gewährleisten.

(2) Verfahren für die Entgegennahme, Erfassung und Bearbeitung der Zahlungsanträge von Begünstigten, durch die insbesondere die Beschreibung der zu verwendenden Unterlagen und die Verfahren für die Überprüfung der durchgeführten Arbeiten festgelegt werden.

(3) Checkliste der erforderlichen Prüfungen für jeden für Genehmigungen zuständigen Bediensteten, einschließlich einer Überprüfung der durchgeführten Arbeiten.

(4) Verfahren zur Genehmigung von Zahlungen, einschließlich einer Überprüfung der Einhaltung von EU-Vorschriften und nationalen Vorschriften und einschließlich der Kontrollen gemäß Artikel 5 Absatz 2 und Artikel 27 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014, um unter besonderer Berücksichtigung des vorhandenen Risikos Betrug und Unregelmäßigkeiten zu verhindern bzw. aufzudecken.

D) Auszahlungsverfahren

(1) Verfahren, die sicherstellen, dass die Zahlungen ausschließlich auf Bankkonten des Begünstigten geleistet werden und keine Barauszahlungen erfolgen.

(2) Verfahren, die sicherstellen, dass die Zahlungsbeträge aller nicht ausgeführten Überweisungen wieder dem Haushalt des nationalen Programms gutgeschrieben werden.

E) Buchführungsverfahren

Buchführungsverfahren, die gewährleisten, dass die Jahresrechnungen vollständig und richtig sind und fristgerecht erfolgen und dass etwaige Fehler oder Auslassungen entdeckt und berichtigt werden, insbesondere durch regelmäßige Kontrollen und Abgleiche.

F) Verfahren bei Vorauszahlungen

(1) Verfahren, die sicherstellen, dass Vorauszahlungen an Begünstigte gesondert in der Buchführung ausgewiesen werden.

(2) Verfahren, die gewährleisten, dass Vorschüsse innerhalb der vorgesehenen Fristen abgerechnet werden und Überschreitungen der Abrechnungsfrist festgestellt werden können.

G) Verfahren für Außenstände

(1) Verfahren, die gewährleisten, dass die Kriterien gemäß den Buchstaben (A) bis (D) entsprechend für die Beträge, die die zuständige Behörde nach Artikel 21 Buchstabe h der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 einziehen muss, gelten.

(2) Verfahren, die angemessene Folgemaßnahmen in Bezug auf ausgestellte Einziehungsanordnungen und gegebenenfalls Verzugszinsen sicherstellen.

(3) Verfahren, die, wenn keine Einziehung erfolgen kann, die Ermittlung der Ursache ermöglichen, damit bewertet werden kann, ob der Mitgliedstaat eine Rückerstattung an den Haushalt der Union leisten muss.

(4) System, um alle Außenstände auszuweisen und sie bis zum Zahlungseingang in einem Debitorenbuch zu verzeichnen.

(5) Verfahren, die sicherstellen, dass dieses Debitorenbuch in regelmäßigen Abständen überprüft wird, um die Verlässlichkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten.

H) Verfahren zur Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten und zur Betrugsbekämpfung

(1) Definitionen von Unregelmäßigkeiten entsprechend den Anforderungen der Union.

(2) Mechanismen, die gewährleisten, dass Unregelmäßigkeiten rechtzeitig entdeckt und unverzüglich Abhilfemaßnahmen getroffen werden können.

(3) Verfahren zum Ergreifen angemessener Betrugsbekämpfungsmaßnahmen.

(4) Verfahren, die gewährleisten, dass die Kommission in den Jahresabschlüssen über die aufgedeckten Unregelmäßigkeiten und gegebenenfalls über die ergriffenen Abhilfemaßnahmen informiert wird.

I) Prüfpfad

Verfahren zur Gewährleistung eines angemessenen Prüfpfads gemäß der auf der Grundlage von Artikel 27 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 erlassenen Durchführungsverordnung durch Belege, die in den Räumlichkeiten der zuständigen Behörde aufbewahrt werden müssen, über die Auswahl der Projekte, die Genehmigung, Verbuchung und Auszahlung von Zahlungsanträgen der Begünstigten sowie den Umgang mit Vorschüssen und Forderungen.

3. Interne Kommunikation und Information

A) Kommunikation

(1) Verfahren, die sicherstellen, dass:

(a) alle Änderungen der Rechtsvorschriften der Union erfasst werden,

(b) Dienstanweisungen, Datenbanken und Checklisten entsprechend diesen Änderungen rechtzeitig aktualisiert werden und

(c) alle interessierten Parteien, wie zum Beispiel die beauftragte Behörde, rechtzeitig über diese Änderungen unterrichtet werden.

(2) Verfahren, die sicherstellen, dass alle Begünstigten über die zur Ausführung ihrer Aufgaben und Durchführung von Maßnahmen erforderlichen Informationen verfügen.

(3) Verfahren, die sicherstellen, dass die Antragsteller nachträglich angemessen über die Ergebnisse des Auswahlverfahrens informiert werden.

B) Sicherheit der Informationssysteme

(1) Die Sicherheit der verwendeten Informationssysteme entspricht den aktuellen international anerkannten Normen.

(2) Verfahren, die sicherstellen, dass finanzielle und technische Maßnahmen im Verhältnis zu den Risiken stehen.

4. Interne Überwachung und Berichterstattung

A) Interne Dokumente und Berichte

(1) Dokumentierte Verfahren und entsprechende auszufüllende Checklisten, um:

(a) die Arbeit des in Artikel 12 Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Monitoringausschusses zu unterstützen und diesem die Informationen zur Verfügung stellen, die er zur Ausführung seiner Aufgaben benötigt, insbesondere Daten zum Fortschritt des nationalen Programms beim Erreichen seiner Ziele, Finanzdaten und Daten zu Indikatoren und Etappenzielen,

(b) jährliche und abschließende Durchführungsberichte zu erstellen und diese der Kommission vorzulegen,

(c) die Dokumente für den Antrag auf Zahlung des Jahressaldos gemäß Artikel 44 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 zu erstellen,

(d) zu gewährleisten, dass dem gehobenen Management alle Berichte und Informationen zur Verfügung gestellt werden, die für eine wirksame Überwachung der Durchführung der Programme in dessen Zuständigkeitsbereich erforderlich sind, und

(e) zu gewährleisten, dass dem gehobenen Management die Berichte der unabhängigen Bewertungen oder Prüfungen des Funktionierens ihrer Systeme zur Verfügung gestellt werden.

(2) Dokumentierte Verfahren zur Berichterstattung und Überwachung, wenn die zuständige Behörde die Ausführung von Aufgaben einer anderen Stelle übertragen hat.

B) Überwachung anderer Aufgaben, die nicht von den Behörden selbst wahrgenommen werden

(1) Wenn andere Stellen, ausgenommen beauftragte Behörden, unter der Verantwortung der zuständigen Behörde tätig sind, Verfahren, um zu gewährleisten, dass Überwachungsmechanismen vorhanden sind, die eine wirtschaftliche Haushaltsführung sicherstellen.

(2) Wenn Kontrolltätigkeiten ausgelagert werden, Verfahren, um zu gewährleisten, dass Überwachungsmechanismen vorhanden sind, die eine gemeinsame Kontrollmethodik und Kohärenz der Arbeiten sicherstellen.

(3) Wenn die zuständige Behörde Tätigkeiten überträgt, Verfahren, die die Einhaltung von Artikel 5 Absatz 4 dieser Verordnung sicherstellen.

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ANHANG II

Muster für den jährlichen Kontrollbericht

Jährlicher Kontrollbericht [FONDS]

(1) EINLEITUNG

Dieser Abschnitt enthält die folgenden Informationen:

1.1. Angabe der Prüfbehörde und anderer Stellen, die an der Erstellung des Berichts beteiligt waren;

1.2. Bezugszeitraum (d. h. Haushaltsjahr ( 5 )).

(2) EINHALTUNG DER BENENNUNGSKRITERIEN UND WESENTLICHE ÄNDERUNGEN DES VERWALTUNGS- UND KONTROLLSYSTEMS BZW. DER VERWALTUNGS- UND KONTROLLSYSTEME (falls zutreffend)

Dieser Abschnitt enthält die folgenden Informationen:

2.1. Einzelheiten zu wesentlichen Änderungen der Verwaltungs- und Kontrollsysteme, die im Zusammenhang mit den Zuständigkeiten der zuständigen Behörden stehen (gegebenenfalls einschließlich einer Übertragung von Funktionen), der Tag des Wirksamwerdens dieser Änderungen sowie die Auswirkungen dieser Änderungen auf die Prüftätigkeit;

2.2. Bestätigung auf der Grundlage der von der Prüfbehörde durchgeführten Prüftätigkeit, ob das Verwaltungs- und Kontrollsystem weiterhin die in Artikel 2 und Anhang I der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1042/2014 festgelegten Benennungskriterien erfüllt;

2.3. Angaben zur Berichterstattung an die benennende Behörde im Hinblick auf die Einhaltung der in Artikel 2 Absatz 2 und Anhang I der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1042/2014 festgelegten Benennungskriterien durch die zuständige Behörde.

(3) ÄNDERUNGEN DER PRÜFSTRATEGIE

Dieser Abschnitt enthält die folgenden Informationen:

3.1. Einzelheiten zu Änderungen, die an der Prüfstrategie vorgenommen wurden, und eine Erläuterung der Gründe für diese Änderungen, insbesondere Angaben zu etwaigen Anpassungen des Stichprobenverfahrens für Ausgabenprüfungen (siehe Abschnitt 5).

(4) SYSTEMPRÜFUNGEN

Dieser Abschnitt enthält die folgenden Informationen:

4.1. Angaben zu den Stellen, die Systemprüfungen durchgeführt haben, um zu überprüfen, ob das Verwaltungs- und Kontrollsystem des Fonds wirksam funktioniert hat (im Sinne von Artikel 14 Absatz 2 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1042/2014);

4.2. im Zusammenhang mit Tabelle 10.1 „Ergebnisse der Systemprüfungen“, die dem jährlichen Kontrollbericht als Anhang beigefügt ist, eine Beschreibung der wichtigsten Ergebnisse und Schlussfolgerungen aus Systemprüfungen zu den Kernanforderungen;

4.3. Angabe, ob etwaige festgestellten Probleme als systembedingt betrachtet werden, Quantifizierung unregelmäßiger Finanzdaten und anwendbarer Abhilfemaßnahmen zur Behebung solcher systembedingter Fehler, einschließlich etwaiger damit zusammenhängender Finanzkorrekturen, die im Einklang mit Artikel 46 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 und der Durchführungsverordnung (EU) 2015/378 vorgenommen wurden;

4.4. Informationen zum Follow-up zu Prüfempfehlungen aus Systemprüfungen früherer Jahre.

(5) AUSGABENPRÜFUNGEN

Dieser Abschnitt enthält die folgenden Informationen:

5.1. Angaben zu den Stellen, die Ausgabenprüfungen durchgeführt haben (im Sinne von Artikel 14 Absätze 3 und 4 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1042/2014);

5.2. Beschreibung der angewandten Stichprobenmethode, Spezifizierung der verwendeten Stichprobenparameter ( 6 ), Angaben zu den zugrunde liegenden Berechnungen und zum fachlichen Urteil bei der Stichprobenauswahl ( 7 ) zur Berechnung der Gesamtfehlerquote (gegebenenfalls einschließlich der Schichtung) und Angabe, ob die Methode mit der Prüfstrategie in Einklang steht. Bei einer Schichtung sind die Schichtungsparameter zu beschreiben;

5.3. Analyse der wichtigsten Ergebnisse der Ausgabenprüfungen, mit Angabe der Zahl der geprüften Stichprobenpositionen, der jeweiligen Beträge und der Art der geprüften Finanzdaten, der Natur ( 8 ) und Art ( 9 ) der festgestellten Fehler und der von der Prüfbehörde vorgeschlagenen anwendbaren Abhilfemaßnahmen (einschließlich Maßnahmen zur Vermeidung ähnlicher Fehler in der Zukunft, Finanzkorrekturen hinsichtlich der festgestellten einzelnen Unregelmäßigkeiten sowie etwaiger extrapolierter oder pauschaler Finanzkorrekturen ( 10 )). Bei einer Schichtung sind in diesem Abschnitt weitere Informationen zu den Schichten anzugeben; diese sind in Tabelle 10.2 „Ergebnisse der Ausgabenprüfungen“, die dem jährlichen Kontrollbericht beigefügt ist, zusammenzufassen.

5.4. Umfasst die Prüfstichprobe Zwischenzahlungen und/oder Abschlusszahlungen für die Abwicklung von Vorauszahlungen, die in der Rechnungslegung früherer Haushaltsjahre ausgewiesen worden sind, werden der Betrag der Vorauszahlungen, die in den Anwendungsbereich der Ausgabenprüfungen fallen, die ermittelten Fehler und die Finanzkorrekturen für diese Vorauszahlungen in Tabelle 10.3 „Ergebnisse der Prüfungen der zusätzlichen Ausgaben“ dargelegt, die dem jährlichen Kontrollbericht beigefügt ist;

5.5. Erläuterungen zur Berechnung der Fehlerquoten in Tabelle 10.2 und gegebenenfalls Angaben zu den in Tabelle 10.3 aufgeführten Prüfungen der zusätzlichen Ausgaben;

5.6. Informationen darüber, ob bei den Ausgabenprüfungen ermittelte Unregelmäßigkeiten als systembedingt erachtet werden und daher Risiken für andere Zahlungen nach sich ziehen, einschließlich der Quantifizierung ihrer Auswirkungen auf die Grundgesamtheit und jeglicher damit zusammenhängender Finanzkorrekturen;

5.7. Angaben zum Stand der Durchführung der Abhilfemaßnahmen durch die zuständige Behörde, einschließlich der von der Prüfbehörde nach den Ausgabenprüfungen vorgeschlagenen Finanzkorrekturen, bevor der Kommission die „endgültige Rechnungslegung“ vorgelegt wird. Etwaige Abweichungen der von der zuständigen Behörde vorgenommenen Korrekturen von den Korrekturen, die die Prüfbehörde vorgeschlagen hat, sollten offengelegt werden;

5.8. Angaben zum Follow-up zu Ergebnissen von Ausgabenprüfungen früherer Jahre, insbesondere zu systembedingten Mängeln.

(6) RECHNUNGSLEGUNGSPRÜFUNGEN

Dieser Abschnitt enthält die folgenden Informationen:

6.1. Angaben zu den Stellen, die Rechnungslegungsprüfungen durchgeführt haben (im Sinne von Artikel 14 Absatz 5 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1042/2014);

6.2. Beschreibung des Prüfansatzes zur Überprüfung der Finanzdaten in der Rechnungslegung, die dem von der zuständigen Behörde eingereichten Antrag auf Zahlung des Jahressaldos nach Maßgabe von Artikel 14 Absatz 5 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1042/2014 beigefügt ist. Diese sollte einen Verweis auf die Prüftätigkeit umfassen, die im Rahmen der Systemprüfungen (Einzelheiten in Abschnitt 4) und Ausgabenprüfungen (Einzelheiten in Abschnitt 5) durchgeführt wurde und die für das erforderliche Prüfurteil über die Rechnungslegung relevant ist;

6.3. Schlussfolgerungen nach der Prüfung der Rechnungslegung hinsichtlich eines den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Bilds der Finanzdaten in der Rechnungslegung, die dem von der zuständigen Behörde eingereichten Antrag auf Zahlung des Jahressaldos beigefügt ist, sowie die im Nachgang zu solchen Prüfungen vorgenommenen Finanzkorrekturen, die sich in der Rechnungslegung widerspiegeln;

6.4. Angabe, ob etwaige festgestellte Unregelmäßigkeiten als systembedingt angesehen werden, sowie anwendbare ergriffene Korrekturmaßnahmen.

(7) KOORDINIERUNG ZWISCHEN DEN PRÜFSTELLEN UND AUFSICHTSARBEIT DURCH DIE PRÜFBEHÖRDE (falls zutreffend)

Dieser Abschnitt enthält die folgenden Informationen:

7.1. Beschreibung des Verfahrens für die Koordinierung zwischen der Prüfbehörde und allen Prüfstellen, die Prüfungen vorgenommen haben, wie in Artikel 13 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1042/2014 vorgesehen (falls zutreffend);

7.2. Beschreibung des Verfahrens für die Aufsicht und die Qualitätsüberprüfung, das die Prüfbehörde für die Prüfarbeit solcher Prüfstellen anwendet.

(8) SONSTIGE ANGABEN

Dieser Abschnitt enthält die folgenden Informationen:

8.1. Gegebenenfalls Angaben zu gemeldeten Betrugs- und Betrugsverdachtsfällen, aufgedeckt im Zusammenhang mit von der Prüfbehörde durchgeführten Prüfungen (einschließlich Fällen, die andere nationale oder Unionsstellen gemeldet haben und die mit Vorhaben in Verbindung stehen, die die Prüfbehörde geprüft hat), zusammen mit den ergriffenen Maßnahmen;

8.2. Gegebenenfalls spätere Ereignisse, die aufgetreten sind, nachdem der „Entwurf der Rechnungslegung“ für das Haushaltsjahr an die Prüfbehörde übermittelt worden und bevor der entsprechende jährliche Kontrollbericht der Kommission zugegangen ist, und die für den Bestätigungsvermerk der Prüfbehörde relevant sein könnten. Insbesondere sollten Abweichungen der von der zuständigen Behörde im „Entwurf der Rechnungslegung“ (d. h. aus der Grundgesamtheit, aus der die Prüfungsstichprobe stammt ( 11 )) vorgelegten Finanzdaten von den der Kommission in der endgültigen Rechnungslegung übermittelten Daten offengelegt und erläutert werden.

(9) ZUVERLÄSSIGKEITSNIVEAU INSGESAMT

9.1. Angabe des Zuverlässigkeitsniveaus insgesamt in Bezug auf das ordnungsgemäße Funktionieren des Verwaltungs- und Kontrollsystems ( 12 ) und Erläuterung, wie sich dieses Niveau aus der Kombination der Ergebnisse der Systemprüfungen, der Ausgabenprüfungen und der Prüfungen der Rechnungslegung ergibt. Gegebenenfalls berücksichtigt die Prüfbehörde auch die Ergebnisse der von anderen nationalen oder EU-Prüfstellen durchgeführten Prüfungen, die sich auf die für das Haushaltsjahr ausgewiesenen Finanzdaten auswirken könnten;

9.2. Bewertung der von der zuständigen Behörde durchgeführten Eindämmungs- und Abhilfemaßnahmen, z. B. Finanzkorrekturen, und Angabe, ob zusätzliche Abhilfemaßnahmen sowohl hinsichtlich des Systems als auch aus finanzieller Sicht erforderlich sind.

(10) ANHÄNGE DES JÄHRLICHEN KONTROLLBERICHTS

10.1. Ergebnisse der Systemprüfungen (Muster siehe unten)

10.2. Ergebnisse der Ausgabenprüfungen (Muster sieht unten)

10.3. Ergebnisse der Prüfungen der zusätzlichen Ausgaben (falls zutreffend)

10.1. Ergebnisse der Systemprüfungen







Geprüfte Stelle (z. B. zuständige Behörde, beauftragte Behörde usw.) Bezeichnung der Prüfung Datum des abschließenden Prüfberichts Kernanforderungen (sofern zutreffend) [gemäß Tabelle 1 — Anhang I der Durchführungsverordnung (EU) 2015/378 der Kommission] KA1 KA2 KA3 KA4 KA5 KA6 KA7 KA8 KA9 Gesamtbewertung (Kategorie 1, 2, 3, 4) (gemäß Tabelle 2 — Anhang I der Durchführungsverordnung (EU) 2015/378) Bemerkungen (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) Kategorie 1, 2, 3, 4 gemäß Tabelle 2 — Anhang I der Durchführungsverordnung (EU) 2015/378.

10.2. Ergebnisse der Ausgabenprüfungen







A B C D E F G H I J Fonds/Art der Zahlung (1) Betrag, der der Grundgesamtheit oder Teilgrundgesamtheit des „Entwurfs der Rechnungslegung“ entspricht, aus dem die Stichprobe gezogen wurde (in Euro) (2) Prüfstichprobe (Betrag in EUR) (3) Prüfstichprobe (in % der Grundgesamtheit) [D = C/B] Von der Prüfbehörde in der Stichprobe ermittelte Fehler (in EUR) (4) Fehlerquote der Stichprobe in % [F = E/C] (4) Gesamtfehlerquote in der Grundgesamtheit (5) Gesamtfehler in der Grundgesamtheit (Betrag in EUR) [H = G*B] Finanzkorrekturen (Betrag in EUR), die angesichts der Gesamtfehlerquote von der zuständigen Behörde vorgenommen wurden (6) Verbleibende Gesamtfehlerquote (7) [J = (H – I)/B] Bemerkungen Schicht (falls zutreffend) (1) Summe (A) Summe (B) Betrag (EUR) %

10.3. Ergebnisse der Prüfungen der zusätzlichen Ausgaben (8)







K L M N O Beschreibung Fonds/Projekt/Referenz-nummer der Zahlung Geprüfte zusätzliche Ausgaben (3) Anzahl der Fehler bei geprüften zusätzlichen Ausgaben (4) Von der zuständigen Behörde vorgenommene Finanzkorrekturen für die geprüften zusätzlichen Ausgaben (6) Bemerkungen Ausgaben im Zusammenhang mit Zwischenzahlungen oder Abschlusszahlungen in der Zufallsstichprobe/statistischen Stichprobe Sonstige (bitte angeben) …

(1) Werden die Finanzdaten — d. h. die zu prüfende Grundgesamtheit — in verschiedene Schichten (z. B. Vorauszahlungen, Zwischenzahlungen oder Abschlusszahlungen, sonstige) unterteilt, sind die Informationen gegebenenfalls aufgeschlüsselt nach Schichten zu übermitteln. Für jede Schicht ist eine Zeile vorgesehen; in Abschnitt 5 des jährlichen Kontrollberichts sind die Schichtparameter zu beschreiben.

(2) Spalte B bezieht sich auf die überprüfbare Grundgesamtheit, d. h. den „Entwurf der Rechnungslegung“, der die Gesamtheit der von der zuständigen Behörde geleisteten Zahlungen im laufenden Haushaltsjahr, aus dem die Stichprobe stammt, darstellt.

(3) Umfasst die Prüfstichprobe aus dem laufenden Haushaltsjahr Zwischen- und/oder Abschlusszahlungen für die Abwicklung von Vorauszahlungen, die in der Rechnungslegung früherer Haushaltsjahre ausgewiesen worden sind, fallen diese Vorauszahlungen in den Anwendungsbereich der Ausgabenprüfung für die in die Stichprobe einbezogenen Zwischenzahlungen und/oder Abschlusszahlungen.

Zu Berichtszwecken sind jedoch nur die für die Stichprobe aus dem Entwurf der Rechnungslegung für das laufende Haushaltsjahr entnommenen Zwischen- oder Abschlusszahlungen in Tabelle 10.2 (Spalte C) auszuweisen und bei der Berechnung des Prüfumfangs für das laufende Haushaltsjahr (Spalte D) zu berücksichtigen.

Der durch Zwischen- und/oder Abschlusszahlungen abgewickelte „Betrag der Vorauszahlungen“, der im Rahmen der Ausgabenprüfungen geprüft wird, ist in Tabelle 10.3, Spalte M, auszuweisen. Siehe auch Fußnote 8.

(4) Die Prüfbehörde muss über die in der Stichprobe festgestellten Fehler (in Form von Beträgen und prozentualen Anteilen an der Stichprobe) Bericht erstatten' bevor die zuständige Behörde infolge der von der Prüfbehörde durchgeführten Prüftätigkeit Finanzkorrekturen vornimmt.

Bei der Berechnung und Berichterstattung hinsichtlich des Fehlerbetrags und der Fehlerquote in Tabelle 10.2, Spalten E und F, wird nur der Fehlerbetrag berücksichtigt, der im Zusammenhang mit den geprüften Zwischen- oder Abschlusszahlungen steht, die aus dem Entwurf der Rechnungslegung für das laufende Haushaltsjahr stammen.

Der Betrag der festgestellten Fehler, die sich auf den „Betrag der Vorauszahlungen“, die abgewickelt worden sind, auswirken, ist in Tabelle 10.3, Spalte N, anzugeben.

(5) Die Gesamtfehlerquote in der Grundgesamtheit entspricht der von der Prüfbehörde vorgenommenen Schätzung der Gesamtfehlerquote in dem „Entwurf der Rechnungslegung“ für das laufende Haushaltsjahr. Die Gesamtfehlerquote wird berechnet, bevor die zuständige Behörde Finanzkorrekturen vornimmt.

Die Prüfbehörde beschreibt die Methode zur Schätzung der Gesamtfehlerquote sowie die zugrunde liegenden Berechnungen (gegebenenfalls einschließlich Informationen über die Schichtung) in Abschnitt 5 des jährlichen Kontrollberichts. Grundsätzlich entspricht die Gesamtfehlerquote dem Quotienten aus der Summe der hochgerechneten Zufallsfehler, gegebenenfalls der Summe der systembedingten Fehler in der Grundgesamtheit sowie etwaiger nicht korrigierter anomaler Fehler und der Grundgesamtheit.

(6) Spalte I enthält ausschließlich jene Finanzkorrekturen, die von der zuständigen Behörde für die überprüfbare Grundgesamtheit, d. h. für den „Entwurf der Rechnungslegung“ für das laufende Haushaltsjahr, aus dem die Stichprobe gezogen wurde, vorgenommen worden sind.

Etwaige Finanzkorrekturen im Zusammenhang mit dem „Betrag der Vorauszahlungen“, die abgewickelt worden sind, sollten in Tabelle 10.3, Spalte O, ausgewiesen werden.

(7) In Spalte J sollte die Restfehlerquote offengelegt werden, nachdem die zuständige Behörde lediglich für das laufende Haushaltsjahr die Finanzkorrekturen durchgeführt hat.

Etwaige nicht korrigierte Fehler im „Betrag der Vorauszahlungen“, die abgewickelt worden sind, sollten nicht in die Berechnung der Restfehlerquote für die Rechnungslegung für das laufende Haushaltsjahr einbezogen werden.

(8) In Tabelle 10.3 muss die Prüfbehörde über die Ergebnisse etwaiger Prüfungen von anderen Positionen als den in Tabelle 10.2 ausgewiesenen und in die Stichprobe einbezogenen Beträgen Bericht erstatten. Hält die Prüfbehörde es für erforderlich, zusätzliche Prüfungen (z. B. risikobasierte Prüfungen, Prüfungen zu negativen Zahlungen oder Nullzahlungen) durchzuführen, sollten die Ergebnisse dieser zusätzlichen Prüfungen ebenfalls in Tabelle 10.3 dargestellt werden.