2001D0264 — DE — 29.12.2005 — 003.001

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►B BESCHLUSS DES RATES vom 19. März 2001 über die Annahme der Sicherheitsvorschriften des Rates (2001/264/EG) (ABl. L 101, 11.4.2001, p.1)

Geändert durch:









▼B

BESCHLUSS DES RATES

vom 19. März 2001

über die Annahme der Sicherheitsvorschriften des Rates

(2001/264/EG)







DER RAT DER EUROPÄISCHEN UNION — gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft, insbesondere auf Artikel 207 Absatz 3, gestützt auf den Beschluss 2000/396/EG, EGKS, Euratom des Rates vom 5. Juni 2000 zur Festlegung seiner Geschäftsordnung ( 1 ), insbesondere auf Artikel 24, in Erwägung nachstehender Gründe: (1) Für die Ausweitung der Tätigkeiten des Rates in Bereichen, die ein bestimmtes Maß an Geheimhaltung erfordern, sollte ein umfassendes Sicherheitssystem geschaffen werden, das den Rat, sein Generalsekretariat und die Mitgliedstaaten einbezieht. (2) Im Rahmen eines derartigen Systems sollten alle in diesem Bereich durch frühere Beschlüsse und Bestimmungen behandelten Themen in einem einzigen Text zusammengefasst werden. (3) In der Praxis werden die meisten EU-Verschlusssachen, die als „CONFIDENTIEL UE“ oder höher eingestuft werden, die Gemeinsame Sicherheits- und Verteidigungspolitik betreffen. (4) Um die Effizienz des so geschaffenen Sicherheitssystems zu gewährleisten, sollten die Mitgliedstaaten in der Weise daran beteiligt werden, dass sie einzelstaatliche Maßnahmen treffen, mit denen die Einhaltung der Bestimmungen dieses Beschlusses in den Fällen garantiert wird, in denen zuständige Behörden und Bedienstete der Mitgliedstaaten mit EU-Verschlusssachen zu tun haben. (5) Der Rat begrüßt die Absicht der Kommission, bis zum Zeitpunkt der Anwendung dieses Beschlusses ein mit den Anhängen im Einklang stehendes umfassendes System zu schaffen, durch das ein reibungsloser Ablauf des Beschlussfassungsprozesses in der Union sichergestellt wird. (6) Der Rat weist darauf hin, dass es wichtig ist, gegebenenfalls das Europäische Parlament und die Kommission an den Geheimhaltungsregeln und -normen, die zum Schutz der Interessen der Union und ihrer Mitgliedstaaten erforderlich sind, zu beteiligen. (7) Dieser Beschluss lässt Artikel 255 des Vertrags und die zu seiner Durchführung erlassenen Rechtsakte unberührt. (8) Dieser Beschluss berührt nicht die derzeitigen Verfahren der Mitgliedstaaten zur Unterrichtung ihrer jeweiligen Parlamente über die Tätigkeiten der Union — in Erwägung nachstehender Gründe: BESCHLIESST:







Artikel 1

Die im Anhang enthaltenen Sicherheitsvorschriften des Rates werden angenommen.

Artikel 2

(1) Der Generalsekretär/Hohe Vertreter trifft geeignete Maßnahmen, um dafür zu sorgen, dass die Sicherheitsvorschriften nach Artikel 1 beim Umgang mit EU-Verschlusssachen im Generalsekretariat des Rates von dessen Beamten und sonstigen Bediensteten, von externen Vertragspartnern des Generalsekretariats des Rates und von an das Generalsekretariat des Rates abgeordnetem Personal eingehalten werden und ihre Einhaltung auch in Gebäuden des Rates und in dezentralen Einrichtungen der EU ( 2 ) gesichert ist.

(2) Die Mitgliedstaaten treffen im Einklang mit den einzelstaatlichen Regelungen geeignete Maßnahmen, um dafür zu sorgen, dass folgende Personengruppen beim Umgang mit EU-Verschlusssachen innerhalb ihrer Dienste und Gebäude die Sicherheitsvorschriften nach Artikel 1 einhalten:

a) die Mitglieder der Ständigen Vertretungen der Mitgliedstaaten bei der Europäischen Union sowie die Mitglieder der nationalen Delegationen, die an Tagungen des Rates oder seiner Gremien teilnehmen bzw. in sonstige Tätigkeiten des Rates einbezogen sind;

b) sonstige Mitglieder der nationalen Verwaltungen der Mitgliedstaaten, die mit EU-Verschlusssachen zu tun haben, unabhängig davon, ob sie im Hoheitsgebiet der Mitgliedstaaten oder außerhalb Dienst tun;

c) externe Vertragspartner der Mitgliedstaaten und von ihnen abgeordnetes Personal, die mit EU-Verschlusssachen zu tun haben.

Die Mitgliedstaaten unterrichten das Generalsekretariat des Rates unverzüglich über die getroffenen Maßnahmen.

(3) Die in den Absätzen 1 und 2 genannten Maßnahmen werden vor dem 30. November 2001 erlassen.

Artikel 3

Der Generalsekretär/Hohe Vertreter kann unter Beachtung der in Teil I des Anhangs enthaltenen Grundprinzipien und Mindeststandards für die Sicherheit Maßnahmen nach Teil II Abschnitt I Nummern 1 und 2 des Anhangs treffen.

Artikel 4

Der vorliegende Beschluss ersetzt ab dem Tage seiner Anwendung

a) den Beschluss 98/319/EG des Rates vom 27. April 1998 über das Verfahren zur Ermächtigung der Beamten und sonstigen Bediensteten des Generalsekretariats des Rates zum Zugang zu vom Rat verwahrten Verschlusssachen ( 3 );

b) den Beschluss des Generalsekretärs/Hohen Vertreters vom 27. Juli 2000 über die im Generalsekretariat des Rates anzuwendenden Maßnahmen zum Schutz der als Verschlusssachen einzustufenden Informationen ( 4 );

c) den Beschluss Nr. 433/97 des Generalsekretärs des Rates vom 22. Mai 1997 über die Sicherheitsüberprüfung der mit dem Betrieb des Cortesy-Systems beauftragten Beamten.

Artikel 5

(1) Dieser Beschluss wird am Tag seiner Veröffentlichung wirksam.

(2) Er gilt ab dem 1. Dezember 2001.









ANHANG

SICHERHEITSVORSCHRIFTEN DES RATES DER EUROPÄISCHEN UNION

INHALT

TEIL I

Grundprinzipien und Mindeststandards für die Sicherheit…

TEIL II…

ABSCHNITT I

Die Organisation der Sicherheit im Rat der Europäischen Union…

ABSCHNITT II

Geheimhaltungsgrade und Kennzeichnungen…

ABSCHNITT III

Regeln für die Einstufung als Verschlusssache…

ABSCHNITT IV

Materieller Geheimschutz…

ABSCHNITT V

Allgemeine Bestimmungen zu dem Grundsatz „Kenntnis nur wenn nötig“ und der Sicherheitsüberprüfung…

ABSCHNITT VI

Verfahren für die Sicherheitsüberprüfung von Beamten und sonstigen Bediensteten des Generalsekretariats des Rates…

ABSCHNITT VII

Herstellung, Verteilung, Übermittlung, Aufbewahrung und Vernichtung von EU-Verschlusssachen…

ABSCHNITT VIII

„TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Registraturen…

ABSCHNITT IX

Sicherheitsmaßnahmen bei besonderen Tagungen außerhalb der Ratsgebäude, bei denen hoch empfindliche Angelegenheiten erörtert werden…

ABSCHNITT X

Verletzung der Sicherheit und Kenntnisnahme von EU-Verschlusssachen durch Unbefugte…

ABSCHNITT XI

Schutz von Informationen in informationstechnischen Systemen und Kommunikationssystemen…

ABSCHNITT XII

Weitergabe von EU-Verschlusssachen an Drittstaaten oder internationale Organisationen…

Anhänge

Anhang 1

Verzeichnis der nationalen Sicherheitsbehörden…

Anhang 2

Vergleichstabelle der nationalen Sicherheitseinstufungen…

Anhang 3

Leitfaden für die Einstufungspraxis…

Anhang 4

Leitlinien für die Weitergabe von EU-Verschlusssachen an Drittstaaten oder internationale Organisationen — Kooperationsstufe 1…

Anhang 5

Leitlinien für die Weitergabe von EU-Verschlusssachen an Drittstaaten oder internationale Organisationen — Kooperationsstufe 2…

Anhang 6

Leitlinien für die Weitergabe von EU-Verschlusssachen an Drittstaaten oder internationale Organisationen — Kooperationsstufe 3…

TEIL I

GRUNDPRINZIPIEN UND MINDESTSTANDARDS FÜR DIE SICHERHEIT

EINLEITUNG

1. Die vorliegenden Bestimmungen enthalten die Grundprinzipien und Mindeststandards für die Sicherheit, die vom Rat, dem Generalsekretariat des Rates, den Mitgliedstaaten und den dezentralen Einrichtungen der Europäischen Union (nachstehend „dezentrale EU-Einrichtungen“ genannt) in angemessener Weise einzuhalten sind, damit die Sicherheit gewährleistet ist und darauf vertraut werden kann, dass ein gemeinsamer Sicherheitsstandard herrscht.

2. Unter „EU-Verschlusssachen“ sind alle Informationen und Materialien zu verstehen, deren unerlaubte Weitergabe den Interessen der EU oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten in unterschiedlichem Maße Schaden zufügen könnte, unabhängig davon, ob es sich um ursprüngliche EU-Verschlusssachen handelt oder um Verschlusssachen, die von Mitgliedstaaten, Drittländern oder internationalen Organisationen stammen.

3. Im gesamten Text dieser Sicherheitsvorschriften bedeutet a) „Dokument“ jede Form von Schreiben, Aufzeichnung, Protokoll, Bericht, Memorandum, Signal/Botschaft, Skizze, Photo, Dia, Film, Karte, Schaubild, Plan, Notizbuch, Matrize, Kohlepapier, Schreibmaschinen- oder Druckerfarbband, Magnetband, Kassette, Computer-Diskette, CD-ROM oder anderer materieller Träger, auf denen Informationen gespeichert sind; b) „Material“ dasselbe wie „Dokument“ gemäß der Definition unter Buchstabe a) sowie jeden Ausrüstungsgegenstand und jede Waffe, die bereits hergestellt oder noch in der Herstellung befindlich sind.

4. Die Hauptziele im Bereich der Sicherheit sind: a) Schutz von EU-Verschlusssachen vor Spionage, Kenntnisnahme durch Unbefugte oder unerlaubter Weitergabe; b) Schutz von EU-Informationen, die in Kommunikations- und Informationssystemen und -netzen behandelt werden, vor Gefahren für ihre Integrität und Verfügbarkeit; c) Schutz von Einrichtungen, in denen EU-Informationen aufbewahrt werden, vor Sabotage und vorsätzlicher Beschädigung; d) im Falle eines Versagens der Sicherheitsvorkehrungen Bewertung des entstandenen Schadens, Begrenzung seiner Folgen und Durchführung der erforderlichen Maßnahmen zu seiner Behebung.

5. Die Grundlagen für die Schaffung einer soliden Sicherheitslage sind a) in jedem Mitgliedstaat eine nationale Sicherheitsorganisation, die dafür zuständig ist, i) Erkenntnisse über Spionage, Sabotage, Terrorismus und andere subversive Tätigkeiten zu sammeln und zu speichern sowie ii) ihre jeweilige Regierung und — über sie — den Rat über Art und Umfang von Bedrohungen der Sicherheit und entsprechende Schutzmaßnahmen zu informieren und zu beraten; b) in jedem Mitgliedstaat und im Generalsekretariat des Rates eine technische INFOSEC-Stelle, die dafür zuständig ist, in Zusammenarbeit mit der betreffenden Sicherheitsbehörde Informationen und Beratung über technische Bedrohungen der Sicherheit und entsprechende Schutzmaßnahmen zu liefern; c) eine regelmäßige Zusammenarbeit von Regierungsstellen, Einrichtungen und entsprechenden Dienststellen des Generalsekretariats des Rates, um erforderlichenfalls i) die schutzbedürftigen Informationen, Ressourcen und Einrichtungen und ii) gemeinsame Schutzstandards zu bestimmen und entsprechende Empfehlungen abzugeben.

6. Im Bereich der Geheimhaltung muss bei der Auswahl der schutzbedürftigen Informationen und Materialien und bei der Bewertung des Ausmaßes des erforderlichen Schutzes mit Sorgfalt vorgegangen und auf Erfahrungen zurückgegriffen werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das Ausmaß des Schutzes der Sicherheitsrelevanz der zu schützenden Informationen und Materialien entspricht. Im Interesse eines reibungslosen Informationsflusses muss dafür gesorgt werden, dass eine zu hohe Einstufung von Verschlusssachen vermieden wird. Das Einstufungssystem ist das Instrument, mit dem diesen Grundsätzen Wirkung verliehen wird; ein entsprechendes Einstufungssystem sollte bei der Planung und Organisierung von Maßnahmen zur Bekämpfung von Spionage, Sabotage, Terrorismus und anderen Arten der Bedrohung angewandt werden, so dass die wichtigsten Gebäude, in denen Verschlusssachen aufbewahrt werden, und die sensibelsten Punkte innerhalb dieser Gebäude auch den größten Schutz erhalten.

GRUNDPRINZIPIEN

7. Die Sicherheitsmaßnahmen sollen a) alle Personen, die Zugang zu Verschlusssachen haben, die Träger von Verschlusssachen und alle Gebäude, in denen sich derartige Verschlusssachen und wichtige Einrichtungen befinden, umfassen; b) so ausgelegt sein, dass Personen, die aufgrund ihrer Stellung die Sicherheit von Verschlusssachen und wichtigen Einrichtungen, in denen Verschlusssachen aufbewahrt werden, gefährden könnten, erkannt und vom Zugang ausgeschlossen oder fern gehalten werden; c) verhindern, dass unbefugte Personen Zugang zu Verschlusssachen oder zu Einrichtungen, in denen Verschlusssachen aufbewahrt werden, erhalten; d) dafür sorgen, dass Verschlusssachen nur unter Beachtung des für alle Aspekte der Sicherheit grundlegenden Prinzips „Kenntnis nur wenn nötig“ verbreitet werden; e) die Integrität (d. h. Verhinderung von Verfälschungen, unbefugten Änderungen oder unbefugten Löschungen) und die Verfügbarkeit (d. h. keine Verweigerung des Zugangs für Personen, die ihn benötigen und dazu befugt sind) aller Informationen, ob sie als Verschlusssachen eingestuft sind oder nicht, und insbesondere der in elektromagnetischer Form gespeicherten, verarbeiteten oder übermittelten Informationen, gewährleisten.

ORGANISATION DER SICHERHEIT

Gemeinsame Mindeststandards

8. Der Rat und jeder Mitgliedstaat sorgen dafür, dass gemeinsame Mindeststandards für die Sicherheit von allen Verwaltungs- und/oder Regierungsstellen, anderen EU-Organen und EU-Einrichtungen sowie den Vertragspartnern der EU eingehalten werden, so dass bei der Weitergabe von EU-Verschlusssachen darauf vertraut werden kann, dass diese mit derselben Sorgfalt behandelt werden. Zu diesen Mindeststandards gehören Kriterien für die Sicherheitsüberprüfung des Personals und Verfahren zum Schutz von EU-Verschlusssachen. ►M3 Diese Mindestnormen schließen auch Mindestnormen ein, die anzuwenden sind, wenn das Generalsekretariat des Rates industrielle oder andere Einrichtungen vertraglich mit Aufgaben betraut, bei denen EU-Verschlusssachen herangezogen werden, gebraucht werden und/oder mit eingeschlossen sind: diese gemeinsamen Mindestnormen sind in Teil II Abschnitt XIII enthalten. ◄

SICHERHEIT DES PERSONALS

Sicherheitsüberprüfung

9. Alle Personen, die Zugang zu Informationen erhalten wollen, die als „CONFIDENTIEL UE“ oder höher eingestuft sind, werden einer Sicherheitsüberprüfung unterzogen, bevor sie eine Zugangsermächtigung erhalten. Eine entsprechende Sicherheitsüberprüfung wird auch im Falle von Personen vorgenommen, zu deren Aufgaben der technische Betrieb oder die Wartung von Kommunikations- und Informationssystemen gehört, die Verschlusssachen enthalten. Bei der Sicherheitsüberprüfung soll festgestellt werden, ob die genannten Personen a) von unzweifelhafter Loyalität sind; b) hinsichtlich ihres Charakters und ihrer Diskretionsfähigkeit so beschaffen sind, dass ihre Integrität beim Umgang mit Verschlusssachen außer Zweifel steht; c) eventuell aus dem Ausland oder von anderer Seite her leicht unter Druck gesetzt werden können, z. B. aufgrund ihres früheren Wohnsitzes oder früherer Verbindungen, die ein Sicherheitsrisiko darstellen könnten. Besonders gründlich ist die Sicherheitsüberprüfung bei Personen vorzunehmen, die d) Zugang zu Informationen des Geheimhaltungsgrades „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ erhalten sollen; e) Stellen bekleiden, bei denen sie regelmäßig mit einer beträchtlichen Menge an Informationen des Geheimhaltungsgrades „SECRET UE“ zu tun haben; f) aufgrund ihres Aufgabenbereichs besonderen Zugang zu jeweils entscheidend wichtigen Kommunikations- oder Informationssystemen und somit Gelegenheit haben, sich unbefugt Zugang zu einer größeren Menge von EU-Verschlusssachen zu verschaffen oder in dem betreffenden Aufgabenbereich durch technische Sabotageakte schweren Schaden zu verursachen. In den unter den Buchstaben d), e) und f) genannten Fällen soll soweit als nur möglich auf die Methode der Umfeldermittlung zurückgegriffen werden.

10. Werden Personen, für die die Notwendigkeit einer Kenntnis von Verschlusssachen nicht klar erwiesen ist, unter Umständen beschäftigt, unter denen sie Zugang zu EU-Verschlusssachen erhalten könnten (z. B. Boten, Sicherheitsbedienstete, Wartungs- und Reinigungspersonal usw.), so sind sie zuerst einer Sicherheitsüberprüfung zu unterziehen.

Verzeichnis der Zugangsermächtigungen

11. Alle Dienststellen, Gremien oder Einrichtungen, die mit EU-Verschlusssachen zu tun haben oder jeweils entscheidend wichtige Kommunikations- oder Informationssysteme verwalten, führen ein Verzeichnis der Zugangsermächtigungen des bei ihnen arbeitenden Personals. Jede Zugangsermächtigung ist erforderlichenfalls zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie der derzeitigen Tätigkeit der betreffenden Person entspricht; sie ist vorrangig zu überprüfen, wenn neue Informationen eingehen, denen zufolge eine weitere Beschäftigung dieser Person mit Verschlusssachen nicht länger mit den Sicherheitsinteressen vereinbar ist. Das Verzeichnis der Zugangsermächtigungen ist vom Geheimschutzbeauftragten der jeweiligen Dienststelle, des jeweiligen Gremiums beziehungsweise der jeweiligen Einrichtung zu führen.

Sicherheitsanweisungen für das Personal

12. Alle Angehörigen des Personals, die Stellen bekleiden, an denen sie Zugang zu Verschlusssachen erhalten könnten, sind bei Aufnahme ihrer Tätigkeit und danach in regelmäßigen Abständen eingehend über die Notwendigkeit von Sicherheitsbestimmungen und über die Verfahren zu ihrer Durchführung zu unterrichten. Es ist nützlich, von allen Angehörigen des Personals eine schriftliche Bestätigung zu verlangen, dass sie die für ihre Arbeit relevanten Sicherheitsbestimmungen in vollem Umfang verstehen.

Verantwortung der Führungskräfte

13. Führungskräfte haben die Pflicht, sich Kenntnis darüber zu verschaffen, welche ihrer Mitarbeiter mit Verschlusssachen zu tun haben oder über einen Zugang zu jeweils entscheidend wichtigen Kommunikations- oder Informationssystemen verfügen, sowie alle Vorfälle oder offensichtlichen Schwachpunkte von Personen, die sicherheitsrelevant sein könnten, festzuhalten und darüber zu berichten.

Sicherheitsstatus des Personals

14. Es sind Verfahren vorzusehen, um dafür zu sorgen, dass bei Bekanntwerden nachteiliger Informationen über eine Person festgestellt wird, ob diese Person mit Verschlusssachen zu tun hat oder über einen Zugang zu jeweils entscheidend wichtigen Kommunikations- oder Informationssystemen verfügt, und dass die betreffende Dienststelle hiervon unterrichtet wird. Ist klar erwiesen, dass die fragliche Person ein Sicherheitsrisiko darstellt, ist sie von Aufgaben, bei denen sie die Sicherheit gefährden könnte, auszuschließen oder fern zu halten.

MATERIELLER GEHEIMSCHUTZ

Schutzbedarf

15. Das Ausmaß der anzuwendenden Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes zur Gewährleistung des Schutzes von EU-Verschlusssachen muss in angemessenem Verhältnis zum Geheimhaltungsgrad, zum Umfang und zur Bedrohung der entsprechenden Informationen und Materialien stehen. Es ist daher darauf zu achten, dass weder eine zu hohe noch eine zu niedrige Einstufung vorgenommen wird und dass die Einstufung regelmäßig überprüft wird. Alle Personen, die EU-Verschlusssachen verwahren, haben einheitliche Praktiken bei der Einstufung der Informationen anzuwenden und gemeinsame Schutzstandards für die Verwahrung, Übermittlung und Vernichtung schutzbedürftiger Informationen und Materialien zu beachten.

Kontrolle

16. Personen, die Bereiche, in denen sich ihnen anvertraute EU-Verschlusssachen befinden, unbeaufsichtigt lassen, müssen dafür sorgen, dass die Verschlusssachen sicher aufbewahrt und alle Sicherungsvorkehrungen (Schlösser, Alarm usw.) aktiviert worden sind. Weitere hiervon unabhängige Kontrollen sind nach den Dienststunden durchzuführen.

Gebäudesicherheit

17. Gebäude, in denen sich EU-Verschlusssachen oder entscheidend wichtige Kommunikations- und Informationssysteme befinden, sind gegen unerlaubten Zutritt zu schützen. Die Art der Schutzmaßnahmen für EU-Verschlusssachen (z. B. Vergitterung von Fenstern, Schlösser an Türen, Wachen am Eingang, automatische Zugangskontrollsysteme, Sicherheitskontrollen und Rundgänge, Alarmsysteme, Einbruchmeldesysteme und Wachhunde) hängt von folgenden Faktoren ab: a) Geheimhaltungsgrad und Umfang der zu schützenden Informationen und Materialien sowie Ort ihrer Unterbringung im Gebäude; b) Qualität der Sicherheitsbehältnisse, in denen sich die Informationsträger und Materialien befinden, und c) Beschaffenheit und Lage des Gebäudes.

18. Die Art der Schutzmaßnahmen für Kommunikations- und Informationssysteme hängt in ähnlicher Weise von folgenden Faktoren ab: Einschätzung des Wertes der betreffenden Objekte und der Höhe des im Falle einer Kenntnisnahme durch Unbefugte eventuell entstehenden Schadens; Beschaffenheit und Lage des Gebäudes, in dem das System untergebracht ist; Ort, an dem sich das System innerhalb des Gebäudes befindet.

Notfallpläne

19. Es sind detaillierte Pläne auszuarbeiten, um im Falle eines örtlichen oder nationalen Notstands auf den Schutz von Verschlusssachen vorbereitet zu sein.

INFORMATIONSSICHERHEIT (INFOSEC)

20. INFOSEC betrifft die Festlegung und Anwendung von Sicherheitsmaßnahmen, mit denen in Kommunikations-, Informations- und sonstigen elektronischen Systemen bearbeitete, gespeicherte oder übermittelte Verschlusssachen davor geschützt werden sollen, versehentlich oder absichtlich in die Hände von Unbefugten zu gelangen bzw. ihre Integrität oder Verfügbarkeit zu verlieren. Es sind geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen, um zu verhindern, dass unbefugte Nutzer Zugang zu EU-Informationen erhalten, befugten Nutzern der Zugang zu EU-Informationen verweigert wird oder es zu einer Verfälschung, unbefugten Änderung oder Löschung von EU-Informationen kommt.

MASSNAHMEN GEGEN SABOTAGE UND ANDERE FORMEN VORSÄTZLICHER BESCHÄDIGUNG

21. Vorsichtsmaßnahmen im Bereich des Objektschutzes zum Schutz wichtiger Einrichtungen, in denen Verschlusssachen untergebracht sind, sind die besten Sicherheitsgarantien gegen Sabotage und vorsätzliche Beschädigungen; eine Sicherheitsüberprüfung des Personals allein ist kein wirklicher Ersatz. Die zuständige einzelstaatliche Stelle hat die Aufgabe, Erkenntnisse über Spionage, Sabotage, Terrorismus und andere subversive Tätigkeiten zusammenzutragen.

WEITERGABE VON VERSCHLUSSSACHEN AN DRITTSTAATEN ODER INTERNATIONALE ORGANISATIONEN

22. Der Beschluss, vom Rat stammende EU-Verschlusssachen an einen Drittstaat oder eine internationale Organisation weiterzugeben, wird vom Rat gefasst. Stammen die Verschlusssachen, um deren Weitergabe ersucht wird, nicht vom Rat, so hat dieser zunächst die Zustimmung des Urhebers der Verschlusssachen einzuholen. Kann dieser Urheber nicht ermittelt werden, so trifft der Rat an seiner Stelle die Entscheidung.

23. Erhält der Rat Verschlusssachen von Drittstaaten, internationalen Organisationen oder sonstigen Dritten, so werden sie in einer ihrem Geheimhaltungsgrad angemessenen Weise nach Maßgabe der für EU-Verschlusssachen geltenden Standards dieser Vorschriften oder aber höherer Standards, falls diese von der die Verschlusssachen weitergebenden dritten Seite gefordert werden, geschützt. Gegenseitige Kontrollen können vereinbart werden.

24. Die vorstehend dargelegten Grundprinzipien werden gemäß den detaillierten Vorschriften des Teils II verwirklicht.

TEIL II

ABSCHNITT I

DIE ORGANISATION DER SICHERHEIT IM RAT DER EUROPÄISCHEN UNION

Der Generalsekretär/Hohe Vertreter

1. Der Generalsekretär/Hohe Vertreter a) führt das Sicherheitskonzept des Rates durch; b) befasst sich mit Sicherheitsproblemen, die der Rat oder seine zuständigen Gremien ihm vorlegen; c) prüft in enger Abstimmung mit den nationalen Sicherheitsbehörden (oder sonstigen geeigneten Behörden) der Mitgliedstaaten Fragen, die eine Änderung des Sicherheitskonzepts des Rates erforderlich machen. Anhang 1 enthält eine Liste der entsprechenden Behörden.

2. Der Generalsekretär/Hohe Vertreter ist insbesondere für Folgendes zuständig: a) er koordiniert alle die Tätigkeiten des Rates betreffenden Sicherheitsfragen; b) er ersucht die einzelnen Mitgliedstaaten bzw. verpflichtet gegebenenfalls die dezentralen EU-Einrichtungen, ein Zentralregister der als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuften Verschlusssachen anzulegen; c) er richtet an die hierfür benannten Behörden der Mitgliedstaaten Anträge auf Sicherheitsüberprüfung im Generalsekretariat des Rates beschäftigter Personen durch die jeweilige nationale Sicherheitsbehörde im Einklang mit Abschnitt VI; d) er ermittelt oder ordnet Ermittlungen an, wenn EU-Verschlusssachen Unbefugten zur Kenntnis gelangt sind und die Ursache hierfür dem ersten Anschein nach im Generalsekretariat des Rates oder in einer der dezentralen EU-Einrichtungen zu suchen ist; e) er ersucht die entsprechenden Sicherheitsbehörden um die Einleitung von Ermittlungen, wenn eine Kenntnisnahme von EU-Verschlusssachen durch Unbefugte außerhalb des Generalsekretariats des Rates oder der dezentralen EU-Einrichtungen erfolgt zu sein scheint, und koordiniert die Ermittlungen in den Fällen, in denen mehr als eine Sicherheitsbehörde beteiligt ist; f) er überprüft gemeinsam und im Einvernehmen mit den betreffenden nationalen Sicherheitsbehörden periodisch die Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz von EU-Verschlusssachen in den Mitgliedstaaten; g) er unterhält enge Verbindungen zu allen betroffenen Sicherheitsbehörden, um für eine Gesamtkoordinierung der Sicherheitsmaßnahmen zu sorgen; h) er behält ständig das Sicherheitskonzept und die Sicherheitsverfahren des Rates im Auge und arbeitet gegebenenfalls entsprechende Empfehlungen aus. In diesem Zusammenhang legt er dem Rat den vom Sicherheitsbüro des Generalsekretariats des Rates erstellten jährlichen Inspektionsplan vor.

Der Sicherheitsausschuss des Rates

3. Es wird ein Sicherheitsausschuss eingesetzt. Er besteht aus Vertretern der nationalen Sicherheitsbehörden der einzelnen Mitgliedstaaten. Den Vorsitz im Ausschuss führt der Generalsekretär/Hohe Vertreter bzw. eine von ihm beauftragte Person. Vertreter dezentraler EU-Einrichtungen können eingeladen werden, wenn sie betreffende Fragen erörtert werden.

4. Der Sicherheitsausschuss tritt gemäß dem vom Rat erteilten Mandat auf Antrag des Generalsekretärs/Hohen Vertreters oder einer nationalen Sicherheitsbehörde zusammen. Er kann alle Sicherheitsfragen prüfen und bewerten, die mit der Arbeit des Rates zu tun haben, und dem Rat gegebenenfalls Empfehlungen vorlegen. Der Ausschuss kann dem Generalsekretär/Hohen Vertreter in Bezug auf die Tätigkeit des Generalsekretariats des Rates Empfehlungen zu Sicherheitsfragen vorlegen.

Das Sicherheitsbüro des Generalsekretariats des Rates

5. Dem Generalsekretär/Hohen Vertreter steht für die Wahrnehmung seiner unter den Nummern 1 und 2 genannten Aufgaben das Sicherheitsbüro des Generalsekretariats des Rates für die Koordinierung, Überwachung und Durchführung von Sicherheitsmaßnahmen zur Verfügung.

6. Der Leiter des Sicherheitsbüros des Generalsekretariats des Rates ist der wichtigste Berater des Generalsekretärs/Hohen Vertreters in Sicherheitsfragen und zugleich Sekretär des Sicherheitsausschusses. In dieser Hinsicht leitet er die Aktualisierung der Sicherheitsvorschriften und koordiniert die Sicherheitsmaßnahmen zusammen mit den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten und gegebenenfalls mit internationalen Organisationen, die Sicherheitsabkommen mit dem Rat geschlossen haben. Er hat hierbei die Rolle eines Verbindungsbeamten.

7. Der Leiter des Sicherheitsbüros des Generalsekretariats des Rates ist für die Zulassung von IT-Systemen und -netzen im Generalsekretariat des Rates zuständig. Der Leiter des Sicherheitsbüros des Generalsekretariats des Rates und die zuständigen nationalen Sicherheitsbehörden entscheiden gegebenenfalls gemeinsam über die Zulassung von IT-Systemen und -netzen, die das Generalsekretariat des Rates, die Mitgliedstaaten, dezentrale EU-Einrichtungen und/oder Dritte (Staaten oder internationale Organisationen) umfassen.

Dezentrale EU-Einrichtungen

8. Jeder Leiter einer dezentralen EU-Einrichtung ist für die Anwendung der Sicherheitsvorschriften in seiner Einrichtung zuständig. Im Regelfall bestimmt er einen seiner Mitarbeiter als den ihm rechenschaftspflichtigen Verantwortlichen für diesen Bereich. Der betreffende Mitarbeiter wird zum Sicherheitsbeauftragten ernannt.

Mitgliedstaaten

9. Jeder Mitgliedstaat sollte eine für die Sicherheit von EU-Verschlusssachen zuständige nationale Sicherheitsbehörde benennen ( 5 ).

10. Innerhalb der Verwaltungsstruktur der einzelnen Mitgliedstaaten sollte die jeweilige nationale Sicherheitsbehörde für Folgendes zuständig sein: a) die Gewährleistung der Sicherheit von EU-Verschlusssachen, die von einer öffentlichen oder privaten Stelle oder Einrichtung ihres Landes im In- oder Ausland verwahrt werden; b) die Genehmigung der Anlegung von Registern für Verschlusssachen, die als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuft sind (diese Genehmigungsbefugnis kann auch auf den in einer Zentralregistratur tätigen Kontrollbeamten für als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestufte Verschlusssachen übertragen werden); c) die periodische Überprüfung der Sicherheitsvorkehrungen für den Schutz von EU-Verschlusssachen; d) die Sorge dafür, dass alle in Stellen oder Einrichtungen ihres Landes beschäftigten In- und Ausländer, die Zugang zu als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“, „SECRET UE“ oder „CONFIDENTIEL UE“ eingestuften EU-Verschlusssachen haben könnten, sicherheitsüberprüft werden; e) die Aufstellung der Sicherheitspläne, die für erforderlich gehalten werden, um zu verhindern, dass EU-Verschlusssachen in unbefugte Hände gelangen.

Gegenseitige Sicherheitsinspektionen

11. Das Sicherheitsbüro des Generalsekretariats des Rates und die jeweilige nationale Sicherheitsbehörde führen gemeinsam und im gegenseitigen Einvernehmen periodische Inspektionen der Sicherheitsvorkehrungen durch, die zum Schutz von EU-Verschlusssachen im Generalsekretariat des Rates und in den Ständigen Vertretungen der Mitgliedstaaten bei der Europäischen Union sowie in den Räumlichkeiten der Mitgliedstaaten in den Ratsgebäuden getroffen werden ( 6 ).

12. Das Sicherheitsbüro des Generalsekretariats des Rates oder auf Antrag des Generalsekretärs die nationale Sicherheitsbehörde des Gastlandes führt periodische Inspektionen der Sicherheitsvorkehrungen durch, die zum Schutz von EU-Verschlusssachen in den dezentralen EU-Einrichtungen getroffen werden.

ABSCHNITT II

GEHEIMHALTUNGSGRADE UND KENNZEICHNUNGEN

GEHEIMHALTUNGSGRADE ( 7 )

Verschlusssachen werden wie folgt eingestuft:

1. „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“: Dieser Geheimhaltungsgrad findet nur auf Informationen und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten einen äußerst schweren Schaden zufügen könnte.

2. „SECRET UE“: Dieser Geheimhaltungsgrad findet nur auf Informationen und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten schweren Schaden zufügen könnte.

3. „CONFIDENTIEL UE“: Dieser Geheimhaltungsgrad findet auf Informationen und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten schaden könnte.

4. „RESTREINT UE“: Dieser Geheimhaltungsgrad findet auf Informationen und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe für die Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten nachteilig sein könnte.

KENNZEICHNUNGEN

5. Als Warnhinweis dienende Kennzeichnungen können benutzt werden, um den von einem Dokument abgedeckten Bereich oder eine besondere Verteilung gemäß dem Grundsatz „Kenntnis nur wenn nötig“ anzugeben.

6. Die Kennzeichnung „ESDP“/„PESD“ (= ESVP) ist auf Dokumenten und Kopien von Dokumenten anzubringen, die die Sicherheit und Verteidigung der Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten, oder die militärische oder nichtmilitärische Krisenbewältigung betreffen.

7. Bestimmte Dokumente, insbesondere Dokumente mit Bezug zu Informationstechnologie (IT)-Systemen, können mit einer zusätzlichen Kennzeichnung versehen werden, die in den entsprechenden Regelungen festgelegte weitere Sicherheitsmaßnahmen zur Folge hat.

ANBRINGUNG EINES HINWEISES AUF DEN GEHEIMHALTUNGSGRAD UND SONSTIGE KENNZEICHNUNGEN

8. Ein Hinweis auf den Geheimhaltungsgrad und sonstige Kennzeichnungen werden wie folgt angebracht: a) bei Dokumenten, die als „RESTREINT UE“ eingestuft werden, mit mechanischen oder elektronischen Mitteln; b) bei Dokumenten, die als „CONFIDENTIEL UE“ eingestuft werden, mit mechanischen Mitteln und von Hand oder durch Druck auf vorgestempeltem, registriertem Papier; c) auf Dokumenten, die als „SECRET UE“ oder „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuft werden, mit mechanischen Mitteln und von Hand.

ABSCHNITT III

REGELN FÜR DIE EINSTUFUNG ALS VERSCHLUSSSACHE

1. Informationen sind nur dann als Verschlusssachen einzustufen, wenn dies nötig ist. Der Geheimhaltungsgrad ist klar und korrekt anzugeben und nur so lange beizubehalten, wie die Informationen geschützt werden müssen.

2. Die Verantwortung für die Festlegung des Geheimhaltungsgrades einer Information und für jede anschließende Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades ( 8 ) liegt allein beim Urheber der Information. Einstufungen, Herabstufungen oder Aufhebungen des Geheimhaltungsgrades von Verschlusssachen werden von den Beamten und sonstigen Bediensteten des Generalsekretariats des Rates auf Anweisung ihres Generaldirektors oder mit dessen Zustimmung vorgenommen.

3. Die detaillierten Verfahren für die Behandlung von Verschlusssachen sind so ausgelegt, dass gewährleistet ist, dass die betreffenden Dokumente den ihrem Inhalt entsprechenden Schutz erhalten.

4. Die Zahl der Personen, die dazu ermächtigt sind, Dokumente des Geheimhaltungsgrades „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ in Umlauf zu bringen, ist möglichst klein zu halten, und ihre Namen sind in einer Liste zu verzeichnen, die vom Generalsekretariat des Rates, von jedem Mitgliedstaat und erforderlichenfalls von jeder dezentralen EU-Einrichtung geführt wird.

5. Bei der Festlegung des Geheimhaltungsgrades eines Dokuments wird das Ausmaß der Schutzbedürftigkeit seines Inhalts entsprechend der Definition in Abschnitt II Nummern 1 bis 4 zugrunde gelegt. Es ist wichtig, dass die Einstufung korrekt vorgenommen wird und nur bei wirklichem Bedarf erfolgt. Dies gilt insbesondere für eine Einstufung als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“. 6. Der Urheber eines Dokuments, das als Verschlusssache eingestuft werden soll, sollte sich der vorstehend genannten Regelungen bewusst sein und eine zu hohe oder zu niedrige Einstufung vermeiden. Eine hohe Einstufung scheint zwar auf den ersten Blick mehr Schutz für ein Dokument zu garantieren, doch kann die routinemäßige Vornahme einer zu hohen Einstufung dazu führen, dass das Vertrauen in die Gültigkeit des Einstufungssystems verloren geht. Andererseits sollten Dokumente nicht in der Absicht zu niedrig eingestuft werden, die mit ihrem Schutz verbundenen Zwänge zu vermeiden. Anhang 3 enthält einen praktischen Leitfaden für die Einstufung. 7. Einzelne Seiten, Abschnitte, Teile, Anhänge oder sonstige Anlagen eines Dokuments können eine unterschiedliche Einstufung erforderlich machen und sind entsprechend zu kennzeichnen. Als Geheimhaltungsgrad des Gesamtdokuments gilt der Geheimhaltungsgrad seines am höchsten eingestuften Teils. 8. Ein Begleitschreiben oder ein Übermittlungsvermerk ist so hoch einzustufen wie die am höchsten eingestufte Anlage. Der Urheber sollte klar angeben, welcher Geheimhaltungsgrad für das Begleitschreiben bzw. den Übermittlungsvermerk gilt, wenn ihm seine Anlagen nicht beigefügt sind.

9. EU-Verschlusssachen dürfen nur mit Genehmigung des Urhebers und erforderlichenfalls nach Erörterung mit den übrigen beteiligten Parteien herabgestuft werden; das Gleiche gilt für die Aufhebung des Geheimhaltungsgrades. Die Herabstufung oder die Aufhebung des Geheimhaltungsgrades ist schriftlich zu bestätigen. Dem Organ, dem Mitgliedstaat, dem Amt, der Nachfolgeorganisation oder der höheren Stelle, von dem bzw. der die Verschlusssache stammt, obliegt es, die Empfänger des Dokuments über die Änderung der Einstufung zu informieren, wobei letztere wiederum die weiteren Empfänger, denen sie das Original oder eine Kopie des Dokuments zugeleitet haben, davon zu unterrichten haben. 10. Soweit möglich gibt die Stelle, von der das Dokument stammt, auf dem als Verschlusssache eingestuften Dokument den Zeitpunkt oder eine Frist an, ab dem/nach deren Ablauf die in dem Dokument enthaltenen Informationen herabgestuft werden können oder deren Geheimhaltungsgrad aufgehoben werden kann. Andernfalls überprüft sie die Dokumente spätestens alle fünf Jahre, um sicherzustellen, dass die ursprüngliche Einstufung nach wie vor erforderlich ist.

ABSCHNITT IV

MATERIELLER GEHEIMSCHUTZ

ALLGEMEINES

1. Hauptziel der Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes ist es, zu verhindern, dass Unbefugte Zugang zu EU-Verschlusssachen erhalten.

SICHERHEITSANFORDERUNGEN

2. Alle Gebäude, Bereiche, Büros, Räume, Kommunikations- und Informationssysteme usw., in denen als EU-Verschlusssache eingestufte Informationen und/oder Material aufbewahrt werden und/oder in denen damit gearbeitet wird, sind durch geeignete Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes zu sichern.

3. Bei der Festlegung des erforderlichen materiellen Geheimschutzniveaus ist allen relevanten Faktoren Rechnung zu tragen, wie beispielsweise a) der Einstufung der Informationen und/oder des Materials; b) der Menge und der Form (z. B. Papier, EDV-Datenträger) der verwahrten Informationen; c) der örtlichen Einschätzung der geheimdienstlichen Bedrohung, die gegen die EU, die Mitgliedstaaten und/oder andere Institutionen oder Dritte gerichtet ist, die EU-Verschlusssachen verwahren, sowie der Bedrohung insbesondere durch Sabotage, Terrorismus und andere subversive und/oder kriminelle Handlungen.

4. Die Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes zielen darauf ab, a) das heimliche oder gewaltsame Eindringen unbefugter Personen von außen zu verhindern; b) von Tätigkeiten illoyaler Angehöriger des Personals (Spionage von innen) abzuschrecken beziehungsweise diese zu verhindern und aufzudecken; c) zu verhindern, dass Beamte und sonstige Bedienstete des Generalsekretariats des Rates, von Regierungsdienststellen der Mitgliedstaaten und/oder anderen Institutionen oder Dritte, die die betreffenden Kenntnisse nicht benötigen, Zugang zu EU-Verschlusssachen erhalten.

MASSNAHMEN DES MATERIELLEN GEHEIMSCHUTZES

Sicherheitsbereiche

5. Die Bereiche, in denen mit als „CONFIDENTIEL UE“ oder höher eingestuften Verschlusssachen gearbeitet wird oder in denen diese aufbewahrt werden, sind so zu gestalten und auszustatten, dass sie einer der nachstehenden Kategorien entsprechen: a) Sicherheitsbereich der Kategorie I: Bereich, in dem mit als „CONFIDENTIEL UE“ oder höher eingestuften Verschlusssachen gearbeitet wird oder in denen diese aufbewahrt werden, wobei das Betreten des Bereichs für alle praktischen Zwecke den Zugang zu den Verschlusssachen ermöglicht. Ein derartiger Bereich erfordert i) einen klar abgegrenzten und geschützten Raum mit vollständiger Ein- und Ausgangskontrolle; ii) ein Zutrittskontrollsystem, mit dem dafür gesorgt wird, dass nur die gehörig überprüften und eigens ermächtigten Personen den Bereich betreten können; iii) eine genaue Festlegung der Einstufung der Verschlusssachen, die in der Regel in dem Bereich verwahrt werden, d. h. der Informationen, die durch das Betreten des Bereichs zugänglich werden. b) Sicherheitsbereich der Kategorie II: Bereich, in dem mit als „CONFIDENTIEL UE“ oder höher eingestuften Verschlusssachen gearbeitet wird oder in denen diese aufbewahrt werden, wobei durch interne Kontrollen ein Schutz vor dem Zugang Unbefugter ermöglicht wird, beispielsweise Gebäude mit Büros, in denen regelmäßig mit als „CONFIDENTIEL UE“ eingestuften Verschlusssachen gearbeitet wird und in denen diese aufbewahrt werden. Ein derartiger Bereich erfordert i) einen klar abgegrenzten und geschützten Raum mit vollständiger Ein- und Ausgangskontrolle; ii) ein Zutrittskontrollsystem, mit dem dafür gesorgt wird, dass nur die gehörig überprüften und eigens ermächtigten Personen den Bereich unbegleitet betreten können. Bei allen anderen Personen ist eine Begleitung oder eine gleichwertige Kontrolle sicherzustellen, damit der Zugang Unbefugter zu EU-Verschlusssachen sowie ein unkontrolliertes Betreten von Bereichen, die technischen Sicherheitskontrollen unterliegen, verhindert werden. Die Bereiche, die nicht rund um die Uhr von Dienst tuendem Personal besetzt sind, sind unmittelbar nach den üblichen Arbeitszeiten zu inspizieren, um sicherzustellen, dass die EU-Verschlusssachen ordnungsgemäß gesichert sind.

Verwaltungsbereich

6. Um die Sicherheitsbereiche der Kategorien I und II herum oder im Zugangsbereich zu ihnen kann ein Verwaltungsbereich mit geringerem Sicherheitsgrad vorgesehen werden. Ein derartiger Bereich erfordert einen deutlich abgegrenzten Raum, der die Kontrolle des Personals und der Fahrzeuge ermöglicht. In den Verwaltungsbereichen darf nur mit als „RESTREINT UE“ eingestuften Verschlusssachen gearbeitet werden und es dürfen auch nur diese Verschlusssachen dort aufbewahrt werden.

Eingangs- und Ausgangskontrollen

7. Das Betreten der Sicherheitsbereiche der Kategorien I und II wird mittels eines Berechtigungsausweises oder eines Systems zur persönlichen Identifizierung des ständigen Personals kontrolliert. Ferner wird ein Kontrollsystem für Besucher eingerichtet, damit der Zugang Unbefugter zu EU-Verschlusssachen verhindert werden kann. Eine Regelung mit Berechtigungsausweisen kann durch eine automatisierte Erkennung unterstützt werden, die als Ergänzung zum Einsatz des Personals des Sicherheitsdienstes zu verstehen ist, diesen aber nicht vollständig ersetzen kann. Eine Änderung in der Einschätzung der Bedrohungslage kann eine Verschärfung der Ein- und Ausgangskontrollmaßnahmen zur Folge haben, beispielsweise anlässlich des Besuchs hochrangiger Persönlichkeiten.

Kontrollgänge

8. In Sicherheitsbereichen der Kategorien I und II sind außerhalb der normalen Arbeitszeiten Kontrollgänge durchzuführen, um das Eigentum der EU vor Kenntnisnahme durch Unbefugte, Beschädigung oder Verluste zu schützen. Die Häufigkeit der Kontrollgänge richtet sich nach den örtlichen Gegebenheiten, sie sollten aber in der Regel alle zwei Stunden stattfinden.

Sicherheitsbehältnisse und Tresorräume

9. Zur Aufbewahrung von EU-Verschlusssachen werden drei Arten von Behältnissen verwendet: — Typ A : Behältnisse, die zur Aufbewahrung von als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuften Verschlusssachen in Sicherheitsbereichen der Kategorie I oder II auf nationaler Ebene zugelassen sind; — Typ B : Behältnisse, die zur Aufbewahrung von als „SECRET UE“ und „CONFIDENTIEL UE“ eingestuften Verschlusssachen in Sicherheitsbereichen der Kategorie I oder II auf nationaler Ebene zugelassen sind; — Typ C : Büromöbel, die ausschließlich für die Aufbewahrung von als „RESTREINT UE“ eingestuften Verschlusssachen geeignet sind.

10. In den in einem Sicherheitsbereich der Kategorie I oder II eingebauten Tresorräumen und in allen Sicherheitsbereichen der Kategorie I, wo als „CONFIDENTIEL UE“ und höher eingestufte Verschlusssachen in offenen Regalen aufbewahrt werden oder auf Karten, Plänen usw. sichtbar sind, werden Wände, Böden und Decken, Türen einschließlich der Schlösser von einer nationalen Sicherheitsbehörde geprüft, um festzustellen, dass sie einen Schutz bieten, der dem Typ des Sicherheitsbehältnisses entspricht, der für die Aufbewahrung von Verschlusssachen desselben Geheimhaltungsgrades zugelassen ist.

Schlösser

11. Die Schlösser der Sicherheitsbehältnisse und Tresorräume, in denen EU-Verschlusssachen aufbewahrt werden, müssen folgende Anforderungen erfüllen: — Gruppe A : sie müssen auf nationaler Ebene für Behältnisse vom Typ A zugelassen sein; — Gruppe B : sie müssen auf nationaler Ebene für Behältnisse vom Typ B zugelassen sein; — Gruppe C : sie müssen ausschließlich für Büromöbel vom Typ C geeignet sein.

Kontrolle der Schlüssel und Kombinationen

12. Die Schlüssel von Sicherheitsbehältnissen dürfen nicht aus dem Bürogebäude entfernt werden. Die Kombinationen für Sicherheitsbehältnisse sind von den Personen, die sie kennen müssen, auswendig zu lernen. Damit sie im Notfall benutzt werden können, ist der Geheimschutzbeauftragte der betreffenden Stelle für die Aufbewahrung der Ersatzschlüssel und die schriftliche Registrierung aller Kombinationen verantwortlich; letztere sind einzeln in versiegelten, undurchsichtigen Umschlägen aufzubewahren. Die Arbeitsschlüssel, die Ersatzschlüssel und die Kombinationen sind in gesonderten Sicherheitsbehältnissen aufzubewahren. Für diese Schlüssel und Kombinationen ist kein geringerer Sicherheitsschutz vorzusehen als für das Material, zu dem sie den Zugang ermöglichen.

13. Der Kreis der Personen, die die Kombinationen der Sicherheitsbehältnisse kennen, ist so weit wie möglich zu begrenzen. Die Kombinationen sind zu ändern a) bei Entgegennahme eines neuen Behälters; b) bei jedem Benutzerwechsel; c) bei tatsächlicher oder vermuteter Kenntnisnahme durch Unbefugte; d) vorzugsweise alle sechs Monate und mindestens alle zwölf Monate.

Intrusionsmeldeanlagen

14. Kommen zum Schutz von EU-Verschlusssachen Alarmanlagen, hauseigene Fernsehsysteme und andere elektrische Vorrichtungen zum Einsatz, so ist eine Notstromversorgung vorzusehen, um bei Ausfall der Hauptstromversorgung den ununterbrochenen Betrieb der Anlagen sicherzustellen. Ein weiteres grundlegendes Erfordernis ist das Auslösen eines für das Überwachungspersonal bestimmten Alarmsignals oder anderen verlässlichen Signals bei Funktionsstörungen dieser Anlagen oder Manipulationen an ihnen.

Zugelassene Ausrüstung

15. Die nationalen Sicherheitsbehörden unterhalten aktualisierte, nach Typ und Modell gegliederte Verzeichnisse der aus eigenen oder aus bilateralen Quellen stammenden Sicherheitsausrüstung, die sie für den unmittelbaren oder mittelbaren Schutz von Verschlusssachen unter verschiedenen genau bezeichneten Voraussetzungen und Bedingungen zugelassen haben. Das Sicherheitsbüro des Generalsekretariats des Rates unterhält ein entsprechendes Verzeichnis, das unter anderem auf den von den nationalen Sicherheitsbehörden mitgeteilten Informationen beruht. Die dezentralen EU-Einrichtungen konsultieren das Sicherheitsbüro des Generalsekretariats des Rates und gegebenenfalls die nationale Sicherheitsbehörde ihres Sitzmitgliedstaats, bevor sie derartige Ausrüstungen erwerben.

Materieller Geheimschutz für Kopier- und Faxgeräte

16. Für Kopier- und Faxgeräte ist im erforderlichen Maß durch Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes dafür zu sorgen, dass sie lediglich von befugten Personen verwendet werden können und dass alle Verschlusssachen einer ordnungsgemäßen Überwachung unterliegen.

SICHT- UND ABHÖRSCHUTZ

Sichtschutz

17. Es sind alle geeigneten Maßnahmen zu treffen, damit bei Tag und bei Nacht gewährleistet ist, dass EU-Verschlusssachen nicht — auch nicht versehentlich — von Unbefugten eingesehen werden können.

Abhörschutz

18. Die Büroräume oder Bereiche, in denen regelmäßig über als „SECRET UE“ und höher eingestufte Verschlusssachen gesprochen wird, sind bei entsprechendem Risiko gegen Ab- und Mithören zu schützen. Für die Einschätzung des Risikos ist die jeweilige Sicherheitsbehörde zuständig, die erforderlichenfalls zuvor die betreffenden nationalen Sicherheitsbehörden zurate zieht.

19. Zur Festlegung der Schutzmaßnahmen für mithörgefährdete Bereiche (beispielsweise Schalldämpfung von Wänden, Türen, Böden und Decken, Lautstärkemessung) in Bezug auf Mit- bzw. Abhörgefahr bzw. abhörgefährdete Bereiche (beispielsweise Suche nach Mikrofonen), kann das Sicherheitsbüro des Generalsekretariats des Rates die nationalen Sicherheitsbehörden um Unterstützung durch Sachverständige ersuchen. Die Sicherheitsbeauftragten der dezentralen EU-Stellen können darum ersuchen, dass das Sicherheitsbüro des Generalsekretariats des Rates technische Kontrollen durchführt und/oder die nationalen Sicherheitsbehörden sie mit Sachverständigen unterstützen.

20. Ebenso können die für die technische Sicherheit zuständigen Sachverständigen der nationalen Sicherheitsbehörden erforderlichenfalls die Telekommunikationseinrichtungen und die elektrischen oder elektronischen Büromaschinen aller Art, die in den Sitzungen des Geheimhaltungsgrades „SECRET UE“ und höher verwendet werden, auf Ersuchen des zuständigen Sicherheitsbeauftragten überprüfen.

HOCHSICHERHEITSZONEN

21. Bestimmte Bereiche können als Hochsicherheitszonen ausgewiesen werden. Hier findet eine besondere Zutrittskontrolle statt. Diese Zonen bleiben nach einem zugelassenen Verfahren verschlossen, wenn sie nicht besetzt sind, und alle Schlüssel sind als Sicherheitsschlüssel zu behandeln. Diese Zonen unterliegen regelmäßigen Objektschutzkontrollen, die auch durchgeführt werden, wenn festgestellt oder vermutet wird, dass die Zonen ohne Genehmigung betreten wurden.

22. Es wird eine detaillierte Bestandsaufnahme der Geräte und Möbel vorgenommen, um deren Platzveränderungen zu überwachen. Kein Möbelstück oder Gerät wird in eine dieser Zonen verbracht, bevor es nicht durch Sicherheitspersonal, das für das Aufspüren von Abhörvorrichtungen besonders geschult ist, sorgfältig kontrolliert worden ist. In der Regel sollten in Hochsicherheitszonen möglichst keine Telekommunikationsverbindungen installiert werden.

ABSCHNITT V

ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN ZU DEM GRUNDSATZ „KENNTNIS NUR WENN NÖTIG“ UND DER SICHERHEITSÜBERPRÜFUNG

1. Der Zugang zu EU-Verschlusssachen wird nur Personen gestattet, die Kenntnis von ihnen haben müssen, um die ihnen übertragenen Aufgaben oder Aufträge erfüllen zu können. Der Zugang zu als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“, „SECRET UE“ und „CONFIDENTIEL UE“ eingestuften Verschlusssachen wird nur Personen gestattet, die der entsprechenden Sicherheitsüberprüfung unterzogen worden sind.

2. Für die Entscheidung darüber, wer Kenntnis haben muss, sind das Generalsekretariat des Rates, die dezentralen EU-Einrichtungen sowie die Dienststelle oder Behörde des Mitgliedstaats, in der die betreffende Person beschäftigt werden soll, entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Aufgabe verantwortlich.

3. Für die Überprüfung von Personen ist der Arbeitgeber des Beamten nach Maßgabe der einschlägigen geltenden Verfahren verantwortlich. Für die Beamten und sonstigen Bediensteten des Generalsekretariats des Rates ist das Überprüfungsverfahren in Abschnitt VI geregelt. Am Ende des Verfahrens wird eine „Sicherheitsunbedenklichkeitsbescheinigung“ ausgestellt, in dem der Geheimhaltungsgrad der Verschlusssachen, zu denen die überprüfte Person Zugang erhalten kann, und das Ende der Gültigkeitsdauer der Bescheinigung angegeben werden. Eine Sicherheitsunbedenklichkeitsbescheinigung für einen bestimmten Geheimhaltungsgrad kann den Inhaber zum Zugang zu Informationen eines niedrigeren Geheimhaltungsgrades berechtigen.

4. Personen, bei denen es sich nicht um Beamte oder sonstige Bedienstete des Generalsekretariats des Rates oder der Mitgliedstaaten handelt, z. B. Mitglieder, Beamte oder Bedienstete von EU-Institutionen, mit denen möglicherweise EU-Verschlusssachen erörtert werden müssen oder die möglicherweise Einblick in diese erhalten müssen, müssen einer Sicherheitsüberprüfung in Bezug auf EU-Verschlusssachen unterzogen und über ihre Verantwortung für die Sicherheit belehrt worden sein. Die gleiche Regel gilt unter vergleichbaren Umständen für externe Auftragnehmer, Sachverständige oder Berater.

5. Alle Personen, die Zugang zu als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuften Verschlusssachen benötigen, müssen zunächst einer Sicherheitsüberprüfung in Bezug auf den Zugang zu den betreffenden Verschlusssachen unterzogen werden. 6. Alle Personen, die Zugang zu als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuften Verschlusssachen benötigen, sind von ihren Abteilungsleitern zu benennen und ihre Namen sind in das einschlägige „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Register einzutragen. 7. Bevor diesen Personen der Zugang zu als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuften Verschlusssachen gewährt wird, müssen sie eine Urkunde des Inhalts unterzeichnen, dass sie über die Sicherheitsverfahren des Rates belehrt worden sind, sich ihrer besonderen Verantwortung für den Schutz von als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuften Verschlusssachen und der Folgen vollständig bewusst sind, die in den EU-Vorschriften und den einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften für den Fall vorgesehen sind, dass Verschlusssachen durch Vorsatz oder durch Fahrlässigkeit in die Hände Unbefugter gelangen. 8. Wenn Personen in Sitzungen Zugang zu als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuften Verschlusssachen erhalten, so teilt der Kontrollbeamte der Dienststelle oder des Gremiums, bei der bzw. dem die Betreffenden beschäftigt sind, der die Sitzung veranstaltenden Stelle mit, dass die betreffenden Personen die entsprechende Ermächtigung besitzen. 9. Die Namen aller Personen, die nicht mehr für Aufgaben eingesetzt werden, bei denen sie über den Zugang zu als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuften Verschlusssachen verfügen müssen, werden aus dem „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Verzeichnis gestrichen. Ferner werden alle betreffenden Personen erneut auf ihre besondere Verantwortung für den Schutz von als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuften Verschlusssachen belehrt. Sie haben ferner eine Erklärung zu unterzeichnen, wonach sie ihre Kenntnisse über als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestufte Verschlusssachen weder verwenden noch weitergeben werden.

10. Alle Personen, die Zugang zu als „SECRET UE“ oder „CONFIDENTIEL UE“ eingestuften Verschlusssachen benötigen, müssen zunächst einer Sicherheitsüberprüfung in Bezug auf den Zugang zu den betreffenden Verschlusssachen unterzogen werden. 11. Alle Personen, die Zugang zu als „SECRET UE“ oder „CONFIDENTIEL UE“ eingestuften Verschlusssachen benötigen, müssen über die entsprechenden Sicherheitsregelungen unterrichtet werden und sich der Folgen fahrlässigen Handelns bewusst sein. 12. Wenn Personen in Sitzungen Zugang zu als „SECRET UE“ oder „CONFIDENTIEL UE“ eingestuften Verschlusssachen erhalten, so teilt der Kontrollbeamte der Dienststelle oder des Gremiums, bei der bzw. dem die Betreffenden beschäftigt sind, der die Sitzung veranstaltenden Stelle mit, dass die betreffenden Personen die entsprechende Ermächtigung besitzen.

13. Alle Personen, die Zugang zu als „RESTREINT UE“ eingestuften Verschlusssachen haben, werden auf diese Sicherheitsvorschriften und die Folgen fahrlässigen Handelns aufmerksam gemacht.

14. Wird ein Angehöriger des Personals von einem Dienstposten, der mit der Arbeit mit EU-Verschlusssachen verbunden ist, wegversetzt, so achtet die Registratur darauf, dass die betreffenden Verschlusssachen ordnungsgemäß von dem ausscheidenden an den eintretenden Beamten weitergegeben werden.

15. Personen, die mit EU-Verschlusssachen arbeiten müssen, sollten bei Aufnahme ihrer Tätigkeit und danach in regelmäßigen Abständen auf Folgendes hingewiesen werden: a) die mögliche Gefährdung der Sicherheit durch indiskrete Gespräche; b) die in den Beziehungen zur Presse zu treffenden Vorsichtsmaßnahmen; c) die Bedrohung für EU-Verschlusssachen und -tätigkeiten durch die gegen die EU und ihre Mitgliedstaaten gerichteten nachrichtendienstlichen Tätigkeiten; d) die Verpflichtung, die zuständigen Sicherheitsbehörden unverzüglich über jeden Annäherungsversuch oder jede Handlungsweise, bei denen ein Verdacht auf Spionage entsteht, sowie über alle ungewöhnlichen Umstände in Bezug auf die Sicherheit zu unterrichten. 16. Alle Personen, die gewöhnlich häufige Kontakte mit Vertretern von Ländern haben, deren Nachrichtendienste in Bezug auf EU-Verschlusssachen und Tätigkeiten gegen die EU und ihre Mitgliedstaaten arbeiten, sind über die Techniken zu belehren, von denen bekannt ist, dass sich die einzelnen Nachrichtendienste ihrer bedienen. 17. Es bestehen keine Sicherheitsregelungen des Rates für private Reisen der zum Zugang zu EU-Verschlusssachen ermächtigten Personen nach irgendeinem Zielland. Die zuständigen Sicherheitsbehörden werden jedoch die Beamten und sonstigen Bediensteten, für die sie zuständig sind, über Reiseregelungen unterrichten, denen sie möglicherweise unterliegen. Die Geheimschutzbeauftragten sind dafür verantwortlich, für das betroffene Personal Sitzungen zur Auffrischung der Kenntnisse über die betreffenden besonderen Anweisungen zu veranstalten.

ABSCHNITT VI

VERFAHREN FÜR DIE SICHERHEITSÜBERPRÜFUNG VON BEAMTEN UND SONSTIGEN BEDIENSTETEN DES GENERALSEKRETARIATS DES RATES

1. Nur Beamte und sonstige Bedienstete des Generalsekretariats des Rates oder andere beim Generalsekretariat des Rates tätige Personen, die aufgrund ihrer Aufgabenbereiche und dienstlicher Erfordernisse von den vom Rat verwahrten Verschlusssachen Kenntnis nehmen müssen, oder sie zu bearbeiten haben, erhalten Zugang zu diesen Verschlusssachen.

2. Um Zugang zu den als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“, „SECRET UE“ und „CONFIDENTIEL UE“ eingestuften Verschlusssachen zu erhalten, müssen die in Nummer 1 genannten Personen hierzu nach dem Verfahren der Nummern 4 und 5 ermächtigt worden sein.

3. Die Ermächtigung wird nur den Personen erteilt, die durch die zuständigen nationalen Behörden der Mitgliedstaaten (nationale Sicherheitsbehörden) einer Sicherheitsüberprüfung nach dem in den Nummern 6 bis 10 beschriebenen Verfahren unterzogen worden sind.

4. Die Erteilung der Ermächtigungen gemäß den Nummern 1, 2 und 3 obliegt der Anstellungsbehörde im Sinne von Artikel 2 Absatz 1 des Personalstatuts. Die Anstellungsbehörde erteilt die Ermächtigung nach Einholung der Stellungnahme der zuständigen nationalen Sicherheitsbehörden der Mitgliedstaaten auf der Grundlage der gemäß den Nummern 6 bis 12 durchgeführten Sicherheitsüberprüfung.

5. Die Ermächtigung, die eine Geltungsdauer von fünf Jahren hat, erlischt, wenn die betreffende Person die Aufgaben, die die Erteilung der Ermächtigung gerechtfertigt haben, nicht mehr wahrnimmt. Sie kann von der Anstellungsbehörde nach dem Verfahren der Nummer 4 erneuert werden. Die Ermächtigung wird dem Betreffenden von der Anstellungsbehörde entzogen, wenn ihrer Ansicht nach hierzu Grund besteht. Die Entzugsverfügung wird der betreffenden Person, die beantragen kann, von der Anstellungsbehörde gehört zu werden, sowie der zuständigen nationalen Behörde mitgeteilt.

6. Durch die Sicherheitsüberprüfung soll gewährleistet werden, dass es keine Einwände dagegen gibt, dass die betreffende Person Zugang zu den vom Rat verwahrten Verschlusssachen erhalten kann.

7. Die Sicherheitsüberprüfung wird unter Mitwirkung der betreffenden Person auf Ersuchen der Anstellungsbehörde von den zuständigen nationalen Behörden desjenigen Mitgliedstaats vorgenommen, dessen Staatsangehörigkeit die zu ermächtigende Person besitzt. Hat die betreffende Person ihren Wohnsitz in einem anderen Mitgliedstaat, so können die betreffenden nationalen Behörden sich die Mitwirkung der Behörden des Wohnsitzstaats sichern.

8. Die betreffende Person hat im Hinblick auf die Sicherheitsüberprüfung eine Sicherheitserklärung auszufüllen.

9. Die Anstellungsbehörde benennt in ihrem Ersuchen die Art und den Geheimhaltungsgrad der Informationen, zu denen die betreffende Person Zugang erhalten soll, damit die zuständigen nationalen Behörden das Sicherheitsüberprüfungsverfahren durchführen und zu der der betreffenden Person zu erteilenden Ermächtigungsstufe Stellung nehmen können.

10. Für den gesamten Ablauf und die Ergebnisse des Sicherheitsüberprüfungsverfahrens gelten die einschlägigen Vorschriften und Regelungen des betreffenden Mitgliedstaats, einschließlich der Vorschriften und Regelungen für etwaige Rechtsbehelfe.

11. Bei befürwortender Stellungnahme der zuständigen nationalen Behörden der Mitgliedstaaten kann die Anstellungsbehörde der betreffenden Person die Ermächtigung erteilen.

12. Bei ablehnender Stellungnahme der zuständigen nationalen Behörden wird diese Ablehnung der betreffenden Person mitgeteilt, die beantragen kann, von der Anstellungsbehörde gehört zu werden. Die Anstellungsbehörde kann, wenn sie dies für erforderlich hält, bei den zuständigen nationalen Behörden um weitere Auskünfte, die diese zu geben vermögen, nachsuchen. Bei Bestätigung der ablehnenden Stellungnahme kann die Ermächtigung nicht erteilt werden.

13. Jede ermächtigte Person im Sinne der Nummern 4 und 5 erhält zum Zeitpunkt der Ermächtigung und danach in regelmäßigen Abständen die gebotenen Anweisungen zum Schutz der Verschlusssachen und zu den Verfahren zur Sicherstellung dieses Schutzes. Sie unterzeichnet eine Erklärung, mit der sie den Erhalt dieser Anweisungen bestätigt und sich zu ihrer Einhaltung verpflichtet.

14. Die Anstellungsbehörde ergreift alle erforderlichen Maßnahmen für die Durchführung dieses Abschnitts, insbesondere hinsichtlich der Regelung für den Zugang zum Verzeichnis der ermächtigten Personen.

15. Ausnahmsweise kann die Anstellungsbehörde aufgrund dienstlicher Erfordernisse, nachdem sie die zuständigen nationalen Behörden hiervon im Voraus unterrichtet hat und diese binnen einem Monat nicht dazu Stellung genommen haben, auch eine einstweilige Ermächtigung für höchstens sechs Monate erteilen, bis ihr die Ergebnisse der Sicherheitsüberprüfung nach Nummer 7 vorliegen.

16. Die so erteilten vorläufigen und befristeten Ermächtigungen berechtigen nicht zum Zugang zu als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuften Verschlusssachen; der Zugang wird auf die Beamten beschränkt, bei denen tatsächlich eine Sicherheitsüberprüfung gemäß Nummer 7 mit befürwortender Stellungnahme abgeschlossen worden ist. Bis die Ergebnisse der Sicherheitsüberprüfung vorliegen, können die Beamten, die die Ermächtigungsstufe „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ erhalten sollen, vorläufig und befristet zum Zugang zu als „SECRET UE“ oder niedriger eingestuften Verschlusssachen ermächtigt werden.

ABSCHNITT VII

HERSTELLUNG, VERTEILUNG, ÜBERMITTLUNG, AUFBEWAHRUNG UND VERNICHTUNG VON EU-VERSCHLUSSSACHEN







Inhalt Allgemeine Bestimmungen Kapitel I Herstellung und Verteilung von EU-Verschlusssachen… Kapitel II Übermittlung von EU-Verschlusssachen… Kapitel III Elektronische und andere technische Übermittlungswege… Kapitel IV Zusätzliche Kopien und Übersetzungen von beziehungsweise Auszüge aus EU-Verschlusssachen… Kapitel V Bestandsaufnahme, Prüfung, Archivierung und Vernichtung von EU-Verschlusssachen… Kapitel VI Spezielle Vorschriften für Dokumente, die für den Rat bestimmt sind…

Allgemeine Bestimmungen

Dieser Abschnitt enthält die Maßnahmen, die bei der Herstellung, Verteilung, Übermittlung, Aufbewahrung und Vernichtung von als EU-Verschlusssachen eingestuften Dokumenten im Sinne von Nummer 3 Buchstabe a) der in Teil I dieser Sicherheitsvorschriften enthaltenen Grundprinzipien und Mindeststandards für die Sicherheit zu treffen sind. Er ist als Grundlage heranzuziehen, wenn diese Maßnahmen für sonstiges als EU-Verschlusssache eingestuftes Material unter Berücksichtigung der Art des jeweils betroffenen Materials in jedem Einzelfall angepasst werden.

Kapitel I

Herstellung und Verteilung von EU-Verschlusssachen

1. Die EU-Geheimhaltungsgrade und sonstigen Kennzeichnungen sind in der in Abschnitt II angegebenen Weise oben und unten in der Mitte auf jeder Seite anzubringen, wobei jede Seite zu nummerieren ist. Auf jeder EU-Verschlusssache sind ein Aktenzeichen und ein Datum anzugeben. Im Falle von Dokumenten der Geheimhaltungsgrade „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ und „SECRET UE“ muss das Aktenzeichen auf jeder Seite erscheinen. Werden sie in mehreren Ausfertigungen verteilt, so erhält jede Ausfertigung eine eigene Nummer, die auf der ersten Seite zusammen mit der Gesamtzahl der Seiten anzugeben ist. Alle Anhänge und Anlagen sind auf der ersten Seite von Dokumenten aufzulisten, die als „CONFIDENTIEL UE“ oder höher eingestuft werden.

2. Dokumente, die als „CONFIDENTIEL UE “ oder höher eingestuft werden, dürfen — außer in dem in Nummer 27 beschriebenen Sonderfall — nur von Personen maschinegeschrieben, übersetzt, archiviert, fotokopiert und auf Magnetband oder Mikrofiche gespeichert werden, die eine zumindest dem Geheimhaltungsgrad des betreffenden Dokuments entsprechende Zugangsermächtigung zu EU-Verschlusssachen haben. Abschnitt XI enthält die Vorschriften für die Erstellung von Verschlusssachen mit Hilfe eines Computers.

3. EU-Verschlusssachen dürfen nur an Personen verteilt werden, für die deren Kenntnis nötig ist und die in entsprechender Weise sicherheitsüberprüft worden sind. Der Urheber bestimmt die Empfänger der erstmaligen Verteilung.

4. Dokumente des Geheimhaltungsgrades „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ werden über „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Registraturen verteilt (siehe Abschnitt VIII). Im Falle als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestufter Mitteilungen kann die zuständige Registratur dem Leiter des Kommunikationszentrums gestatten, die in der Liste der Empfänger angegebene Anzahl von Ausfertigungen zu erstellen.

5. Als „SECRET UE“ oder niedriger eingestufte Dokumente können vom Erstempfänger an weitere Empfänger, für die deren Kenntnis nötig ist, weiter gegeben werden. Die Stellen, von denen die Verschlusssachen stammen, können allerdings von ihnen gewünschte Einschränkungen bei der Verteilung mitteilen. In diesem Fall dürfen die Empfänger die Dokumente nur mit der Genehmigung der Stellen, von denen sie stammen, weiter geben.

6. Ein- und Ausgang jedes als „CONFIDENTIEL UE“ oder höher eingestuften Dokuments sind von der Registratur jeder Einrichtung, die dieses Dokument empfängt, zu verzeichnen. Die Angaben, die hierbei zu erfassen sind (Aktenzeichen, Datum und gegebenenfalls Nummer der Ausfertigung) müssen eine Identifizierung des Dokuments ermöglichen und sind in einem Dienstbuch oder in einem besonders geschützten Computermedium festzuhalten.

Kapitel II

Übermittlung von EU-Verschlusssachen

7. Als „CONFIDENTIEL UE“ oder höher eingestufte Dokumente sind in einem doppelten, widerstandsfähigen und undurchsichtigen Umschlag zu übermitteln. Auf dem inneren Umschlag sind der entsprechende EU-Geheimhaltungsgrad sowie möglichst die vollständige Amtsbezeichnung und Anschrift des Empfängers anzugeben.

8. Nur der Registraturkontrollbeamte oder sein Stellvertreter darf den inneren Umschlag öffnen und den Empfang der übermittelten Verschlusssachen bestätigen, es sei denn, der Umschlag ist ausdrücklich an einen bestimmten Empfänger gerichtet. In diesem Fall vermerkt die zuständige Registratur den Eingang des Umschlags und nur der genannte Empfänger darf den inneren Umschlag öffnen und den Empfang der darin enthaltenen Verschlusssachen bestätigen.

9. In dem inneren Umschlag ist eine Empfangsbestätigung beizulegen. In dieser Bestätigung, die nicht als Verschlusssache eingestuft wird, sind Aktenzeichen, Datum und die Nummer der Ausfertigung der Verschlusssache, niemals jedoch deren Betreff, anzugeben.

10. Der innere Umschlag wird in einen Außenumschlag gelegt, der für Empfangszwecke eine Versandnummer erhält. Der Geheimhaltungsgrad darf unter keinen Umständen auf dem Außenumschlag erscheinen.

11. Bei als „CONFIDENTIEL UE“ oder höher eingestuften Dokumenten ist Kurieren und Boten eine Empfangsbestätigung auszustellen, auf der die Versandnummern der übermittelten Versandstücke angegeben sind.

12. Innerhalb eines bestimmten Gebäudes oder Gebäudekomplexes dürfen als Verschlusssachen eingestufte Dokumente in einem versiegelten Umschlag, der nur den Namen des Empfängers trägt, befördert werden, sofern die Beförderung durch eine für den betreffenden Geheimhaltungsgrad ermächtigte Person erfolgt.

13. Innerhalb ein- und desselben Landes sollten „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumente nur unter Zuhilfenahme offizieller Kurierdienste oder durch Personen übermittelt werden, die eine Zugangsermächtigung zu als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuften Verschlusssachen haben.

14. Wird zur Übermittlung eines als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuften Dokuments an einen Empfänger außerhalb desselben Gebäudes oder Gebäudekomplexes ein Kurierdienst verwendet, so sind die Bestimmungen über den Versand und die Empfangsbestätigung in diesem Kapitel einzuhalten. Die Zustelldienste sind personell so auszustatten, dass gewährleistet ist, dass sich Versandstücke mit als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuften Dokumenten jederzeit unter der direkten Aufsicht eines verantwortlichen Beamten befinden.

15. In Ausnahmefällen können Beamte, die nicht Boten sind, als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestufte Dokumente außerhalb des Gebäudes oder Gebäudekomplexes zur Benutzung vor Ort anlässlich von Sitzungen oder Erörterungen mitnehmen, vorausgesetzt, dass a) der betreffende Beamte zum Zugang zu diesen als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ eingestuften Dokumenten ermächtigt ist; b) die Form der Beförderung den einzelstaatlichen Vorschriften für die Übermittlung einzelstaatlicher Dokumente des Geheimhaltungsgrades „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ entspricht; c) der Beamte die Dokumente des Geheimhaltungsgrades „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ unter keinen Umständen unbeaufsichtigt lässt; d) Vorkehrungen getroffen werden, damit die Liste der Dokumente, die mitgenommen werden, in der „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Registratur verwahrt, in einem Dienstbuch vermerkt und bei Rückkehr anhand dieses Eintrags kontrolliert wird.

16. Innerhalb ein und desselben Landes dürfen als „SECRET UE“ oder „CONFIDENTIEL UE“ eingestufte Dokumente entweder mit der Post, wenn eine derartige Übermittlung nach den einzelstaatlichen Regelungen gestattet ist und mit den hier vorliegenden Vorschriften in Einklang steht, oder über einen Kurierdienst oder durch Personen übermittelt werden, die zum Zugang zu EU-Verschlusssachen ermächtigt sind.

17. Jeder Mitgliedstaat und jede dezentrale EU-Einrichtung sollte auf diesen Vorschriften beruhende Weisungen für das Personal ausarbeiten, das EU-Verschlusssachen befördert. Es sollte vorgeschrieben werden, dass Personen, die Verschlusssachen befördern, diese Weisungen lesen und unterzeichnen. In den Weisungen sollte insbesondere deutlich gemacht werden, dass Dokumente unter keinen Umständen a) von der sie befördernden Person aus den Händen gegeben werden dürfen, es sei denn, sie seien entsprechend den Bestimmungen in Abschnitt IV in sicherem Gewahrsam; b) in öffentlichen Transportmitteln oder Privatfahrzeugen oder an Orten wie Restaurants oder Hotels unbeaufsichtigt bleiben dürfen. Sie dürfen nicht in Hotelsafes verwahrt werden oder unbeaufsichtigt in Hotelzimmern zurückbleiben; c) in der Öffentlichkeit (beispielsweise in Flugzeugen oder Zügen) gelesen werden dürfen.

18. Als „CONFIDENTIEL UE“ oder höher eingestuftes Material sollte durch diplomatische oder militärische Kurierdienste von einem Mitgliedstaat in einen anderen befördert werden.

19. Eine persönliche Beförderung von als „SECRET UE“ oder „CONFIDENTIEL UE“ eingestuftem Material kann jedoch gestattet werden, wenn durch die für die Beförderung geltenden Vorschriften gewährleistet wird, dass das Material nicht in die Hände Unbefugter fallen kann.

20. Die nationalen Sicherheitsbehörden können eine persönliche Beförderung gestatten, wenn keine diplomatischen oder militärischen Kuriere zur Verfügung stehen oder der Rückgriff auf derartige Kuriere zu einer Verzögerung führen würde, die sich nachteilig auf Maßnahmen der EU auswirken könnte, und wenn das Material vom Empfänger dringend benötigt wird. Jeder Mitgliedstaat sollte Anweisungen über die zwischenstaatliche persönliche Beförderung von Material des Geheimhaltungsgrades „SECRET UE“ oder geringer durch Personen, die keine diplomatischen oder militärischen Kuriere sind, ausarbeiten. In diesen Anweisungen sollte vorgesehen werden, dass a) die Person, die das Material mit sich führt, über die entsprechende, von den Mitgliedstaaten ausgesprochene Zugangsermächtigung verfügen muss; b) sämtliches auf diese Weise beförderte Material im zuständigen Amt oder der zuständigen Registratur verzeichnet sein muss; c) Versandstücke oder Taschen, die EU-Material enthalten, mit einem Dienstsiegel zu versehen sind, um Zollkontrollen zu vermeiden oder diesen vorzubeugen, sowie mit Etiketten zu ihrer Erkennung und mit Weisungen für den Finder; d) die Person, die das Material mit sich führt, einen Kurierausweis und/oder einen Dienstreiseauftrag mitführen muss, die von allen EU-Mitgliedstaaten anerkannt sind und ihn ermächtigen, das betreffende Versandstück in der beschriebenen Weise zu befördern; e) bei Überlandreisen die Grenze keines Staates, der nicht EU-Mitglied ist, überschritten oder dieser Staat durchfahren werden darf, es sei denn, dass der Staat, der die Beförderung vornimmt, über eine besondere Garantie seitens dieses Staats verfügt; f) die Reiseplanung der Person, die das Material mit sich führt, im Hinblick auf Bestimmungsorte, Fahrtrouten und Beförderungsmittel mit den EU-Vorschriften oder mit einzelstaatlichen Vorschriften, falls diese in dieser Hinsicht strenger sind, in Einklang stehen muss; g) das Material von der Person, die es mit sich führt, nicht aus der Hand gegeben werden darf, außer wenn es nach den Bestimmungen des Abschnitts IV über sicheren Gewahrsam verwahrt ist; h) das Material nicht in öffentlichen Transportmitteln oder Privatfahrzeugen oder an Orten wie Restaurants oder Hotels unbeaufsichtigt bleiben darf. Es darf nicht in Hotelsafes verwahrt werden oder unbeaufsichtigt in Hotelzimmern zurückbleiben; i) Dokumente, falls solche Bestandteil des beförderten Materials sind, nicht in der Öffentlichkeit (beispielsweise in Flugzeugen, Zügen usw.) gelesen werden dürfen. Die mit der Beförderung der Verschlusssachen beauftragte Person muss Geheimschutzvorschriften lesen und unterzeichnen, die mindestens die vorstehenden Weisungen sowie Verfahren enthalten, die im Notfall oder für den Fall zu beachten sind, dass das Versandstück mit den Verschlusssachen von Zollbeamten oder Sicherheitsbeamten auf einem Flughafen kontrolliert werden soll.

21. Für die Beförderung von als „RESTREINT UE“ eingestuften Dokumenten werden keine besonderen Vorschriften eingeführt; bei ihrer Beförderung ist allerdings sicherzustellen, dass sie nicht in die Hände Unbefugter geraten können.

22. Alle Kuriere und Boten, die mit der Beförderung von „SECRET UE“- und „CONFIDENTIEL UE“-Dokumenten beauftragt werden, müssen entsprechend sicherheitsermächtigt sein.

Kapitel III

Elektronische und andere technische Übermittlungswege

23. Mit den Maßnahmen für die Kommunikationssicherheit soll die sichere Übermittlung von EU-Verschlusssachen gewährleistet werden. Die für die Übermittlung dieser EU-Verschlusssachen geltenden Vorschriften sind in Abschnitt XI dargelegt.

24. Als „CONFIDENTIEL UE“ oder „SECRET UE“ eingestufte Informationen dürfen nur von zugelassenen Kommunikationszentren und -netzen und/oder Terminals bzw. über entsprechende Systeme übermittelt werden.

Kapitel IV

Zusätzliche Kopien und Übersetzungen von beziehungsweise Auszüge aus EU-Verschlusssachen

25. Das Kopieren oder die Übersetzung von „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumenten kann ausschließlich der Urheber gestatten.

26. Fordern Personen, die nicht über eine „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Sicherheitsermächtigung verfügen, Informationen an, die zwar in einem „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokument enthalten, aber nicht als solche eingestuft sind, so kann der Leiter der „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Registratur ermächtigt werden, die notwendige Anzahl von Auszügen aus diesem Dokument auszuhändigen. Gleichzeitig ergreift er die erforderlichen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass diese Auszüge einen angemessenen Geheimhaltungsgrad erhalten.

27. Als „SECRET UE“ und niedriger eingestufte Dokumente können vom Empfänger unter Einhaltung der einzelstaatlichen Sicherheitsvorschriften und unter strikter Befolgung des Grundsatzes „Kenntnis nur wenn nötig“ vervielfältigt und übersetzt werden. Die für das Originaldokument geltenden Sicherheitsvorschriften finden auch auf Vervielfältigungen und/oder Übersetzungen dieses Dokuments Anwendung. Dezentrale EU-Einrichtungen halten sich an diese Sicherheitsvorschriften.

Kapitel V

Bestandsaufnahme, Prüfung, Archivierung und Vernichtung von EU-Verschlusssachen

28. Alljährlich führt jede „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Registratur im Sinne des Abschnitts VIII gemäß den Vorschriften des Abschnitts VIII Nummern 9 bis 11 eine detaillierte Bestandsaufnahme der „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumente durch. EU-Verschlusssachen unterhalb des Geheimhaltungsgrades „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ werden gemäß den einzelstaatlichen Leitlinien oder im Falle des Generalsekretariats des Rates oder dezentraler EU-Einrichtungen gemäß den Anweisungen des Generalsekretärs/Hohen Vertreters einer internen Prüfung unterzogen. Hierbei soll ermittelt werden, ob nach Auffassung der Verwahrer a) bestimmte Dokumente heruntergestuft oder der Geheimhaltungsgrad aufgehoben werden kann, b) Dokumente vernichtet werden sollten.

29. Um Archivierungsprobleme möglichst gering zu halten, ist es den Kontrollbeamten aller Registraturen gestattet, „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-, „SECRET UE“- und „CONFIDENTIEL UE“-Dokumente auf Mikrofilm aufzunehmen oder auf andere Weise auf magnetischen oder optischen Datenträgern zu Archivzwecken zu speichern, vorausgesetzt a) das Mikrofilm-Speicherverfahren wird von Personen durchgeführt, die über eine Sicherheitsermächtigung für den dem Dokument entsprechenden Geheimhaltungsgrad verfügen; b) für den Mikrofilm/Datenträger wird die gleiche Sicherheit gewährleistet wie für die Originaldokumente; c) das Mikrofilmen/die Speicherung eines „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokuments wird dem Urheber mitgeteilt; d) die Filmrollen oder sonstigen Träger enthalten nur Dokumente der gleichen „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-, „SECRET UE“- oder „CONFIDENTIEL UE“-Einstufung; e) das Mikrofilmen/die Speicherung eines „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“- oder „SECRET UE“-Dokuments wird in dem für die jährliche Bestandsaufnahme verwendeten Register deutlich kenntlich gemacht; f) die Originaldokumente, die auf Mikrofilm aufgenommen oder in anderer Weise gespeichert sind, werden gemäß den Vorschriften der Nummern 31 bis 36 vernichtet.

30. Diese Vorschriften gelten auch für alle anderen, von der Nationalen Sicherheitsbehörde zugelassenen Speichermedien wie elektromagnetische Träger und optische Speicherplatten.

31. Um eine unnötige Anhäufung von EU-Verschlusssachen zu vermeiden, werden die nach Auffassung des Leiters der aufbewahrenden Stelle inhaltlich überholten oder überzähligen Dokumente so bald wie praktisch möglich auf folgende Weise vernichtet: a) „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumente werden nur von der für diese Dokumente zuständigen Zentralregistratur vernichtet. Jedes der Vernichtung zugeführte Dokument wird auf einer Vernichtungsbescheinigung eingetragen, die vom „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Kontrollbeamten und von dem der Vernichtung als Zeuge beiwohnenden Beamten, der über die betreffende Sicherheitsermächtigung verfügt, zu unterzeichnen ist. Der Vorgang wird im Dienstbuch festgehalten. b) Die Registratur bewahrt die Vernichtungsbescheinigungen zusammen mit den Verteilungsunterlagen zehn Jahre lang auf. Dem Urheber oder der zuständigen Zentralregistratur werden Kopien nur zugesandt, wenn dies ausdrücklich verlangt wird. c) „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumente einschließlich des bei ihrer Herstellung angefallenen und als Verschlusssache zu behandelnden Abfalls oder Zwischenmaterials wie fehlerhafte Kopien, Arbeitsvorlagen, maschinegeschriebene Aufzeichnungen und Kohlepapier werden unter der Aufsicht eines „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Beamten durch Verbrennen, Einstampfen, Zerkleinern oder andere geeignete Verfahren so vernichtet, dass der Inhalt weder erkennbar ist noch erkennbar gemacht werden kann.

32. „SECRET UE“-Dokumente werden mittels eines der in Nummer 31 Buchstabe c) genannten Verfahren unter der Aufsicht einer Person, die über die betreffende Sicherheitsermächtigung verfügt, von der für diese Dokumente zuständigen Registratur vernichtet. Vernichtete „SECRET UE“-Dokumente werden auf einer unterzeichneten Vernichtungsbescheinigung eingetragen, die von der Registratur zusammen mit den Verteilungsunterlagen mindestens drei Jahre lang aufbewahrt wird.

33. „CONFIDENTIEL UE“-Dokumente werden mittels eines der in Nummer 31 Buchstabe c) genannten Verfahren unter der Aufsicht einer Person, die über die betreffende Sicherheitsermächtigung verfügt, von der für diese Dokumente zuständigen Registratur vernichtet. Ihre Vernichtung wird gemäß den einzelstaatlichen Vorschriften oder, im Falle des Generalsekretariats des Rates oder dezentraler EU-Einrichtungen, gemäß den Anweisungen des Generalsekretärs/Hohen Vertreters registriert.

34. „RESTREINT UE“-Dokumente werden von der für diese Dokumente zuständigen Registratur gemäß den einzelstaatlichen Vorschriften oder, im Falle des Generalsekretariats des Rates oder dezentraler EU-Einrichtungen, gemäß den Anweisungen des Generalsekretärs/Hohen Vertreters vernichtet.

35. Das Generalsekretariat des Rates, die Mitgliedstaaten und die dezentralen EU-Einrichtungen arbeiten unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten Pläne zum Schutz von EU-Verschlusssachen im Krisenfall aus, die, falls erforderlich, auch Pläne für eine Vernichtung oder Auslagerung der EU-Verschlusssachen im Notfall umfassen; sie erteilen innerhalb ihrer Organisation die Anweisungen, die sie für notwendig erachten, damit EU-Verschlusssachen nicht in unbefugte Hände gelangen.

36. Regelungen zum Schutz und/oder zur Vernichtung von „SECRET UE“- und „CONFIDENTIEL UE“-Unterlagen im Krisenfall dürfen auf keinen Fall den Schutz oder die Vernichtung von „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Materialien, einschließlich der Verschlüsselungseinrichtungen, beeinträchtigen, die Vorrang vor allen anderen Aufgaben haben. Die für den Schutz und die Vernichtung der Verschlüsselungseinrichtungen vorzusehenden Maßnahmen sind durch Ad-hoc-Anweisungen zu regeln.

Kapitel VI

Spezielle Vorschriften für Dokumente, die für den Rat bestimmt sind

37. Innerhalb des Generalsekretariats des Rates verfolgt ein „Verschlusssachenbüro“ die Behandlung der als „SECRET UE“ und „CONFIDENTIEL UE“ eingestuften Informationen, wenn sie Gegenstand von Ratsdokumenten sind. Unter der Verantwortung des Generaldirektors für Personal und Verwaltung nimmt es folgende Aufgaben wahr: a) Verwaltung der Registrierung, Vervielfältigung, Übersetzung, Weiterleitung, Versendung und Vernichtung der Informationen; b) Führung des Verschlusssachenregisters; c) regelmäßige Anfragen bei den Urhebern, ob die Einstufung der betreffenden Informationen aufrechtzuerhalten ist; d) im Benehmen mit dem Sicherheitsdienst Festlegung des praktischen Vorgehens bei der Einstufung und der Aufhebung des Geheimhaltungsgrades von Informationen.

38. Das Verschlusssachenbüro führt ein Register mit folgenden Angaben: a) Datum der Erstellung der Verschlusssache, b) Geheimhaltungsgrad, c) Sperrfrist, d) Name und Dienststelle des Urhebers, e) der oder die Empfänger mit laufender Nummer, f) Gegenstand, g) Nummer, h) Zahl der verbreiteten Exemplare, i) Erstellung von Bestandsverzeichnissen der dem Rat unterbreiteten Verschlusssachen, j) Register betreffend die Aufhebung des Geheimhaltungsgrades und die Herabstufung von Verschlusssachen.

39. Für das Verschlusssachenbüro des Generalsekretariats des Rates gelten die allgemeinen Vorschriften der Kapitel I bis V dieses Abschnitts, soweit sie nicht durch die spezifischen Vorschriften dieses Kapitels geändert werden.

ABSCHNITT VIII

„TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-REGISTRATUREN

1. Durch „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Registraturen ist zu gewährleisten, dass die Registrierung, Handhabung und Verteilung von „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumenten gemäß den Sicherheitsvorschriften erfolgt. Die Leiter der „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Registraturen in den einzelnen Mitgliedstaaten, beim Generalsekretariat des Rates und gegebenenfalls in dezentralen EU-Einrichtungen sind „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Kontrollbeamte.

2. Die Zentralregistraturen sind die hauptsächliche Empfangs- und Versandbehörde in den Mitgliedstaaten, beim Generalsekretariat des Rates und in dezentralen EU-Einrichtungen, in denen solche Registraturen eingerichtet wurden, sowie gegebenenfalls in anderen EU-Einrichtungen, internationalen Organisationen und Drittstaaten, mit denen der Rat Abkommen über die Sicherheitsverfahren für den Austausch von Verschlusssachen geschlossen hat.

3. Nötigenfalls werden Unterregistraturen eingerichtet, die für die interne Verwaltung von „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumenten zuständig sind; sie führen ein Register der von ihnen aufbewahrten Dokumente, das stets auf dem neuesten Stand gehalten wird.

4. „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Unterregistraturen werden nach Maßgabe des Abschnitts I eingerichtet, damit längerfristigen Notwendigkeiten entsprochen werden kann; sie werden einer zentralen „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Registratur zugeordnet. Müssen „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumente nur zeitweilig und gelegentlich konsultiert werden, so können sie ohne Einrichtung einer „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Unterregistratur weitergeleitet werden, sofern Vorschriften festgelegt wurden, die gewährleisten, dass diese Dokumente unter der Kontrolle der entsprechenden „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Registratur verbleiben und alle materiellen und personenbezogenen Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden.

5. Unterregistraturen ist es nicht gestattet, ohne ausdrückliche Zustimmung ihrer „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Zentralregistratur „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumente unmittelbar an andere Unterregistraturen derselben Zentralregistratur zu übermitteln.

6. Der Austausch von „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumenten zwischen Unterregistraturen, die nicht derselben Zentralregistratur zugeordnet sind, muss über die „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Zentralregistraturen abgewickelt werden.

7. In seiner Eigenschaft als Kontrollbeamter ist der Leiter einer „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Zentralregistratur zuständig für a) die Übermittlung von „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumenten gemäß den in Abschnitt VII festgelegten Vorschriften; b) die Führung einer Liste aller ihm unterstehenden „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Unterregistraturen mit Name und Unterschrift der ernannten Kontrollbeamten und ihrer bevollmächtigten Stellvertreter; c) die Aufbewahrung der Empfangsbescheinigungen der Registraturen für alle von der Zentralregistratur verteilten „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumente; d) die Führung eines Registers aller aufbewahrten und verteilten „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumente; e) die Führung einer aktuellen Liste aller „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Zentralregistraturen, mit denen er üblicherweise korrespondiert, mit Name und Unterschrift der ernannten Kontrollbeamten und ihrer bevollmächtigten Stellvertreter; f) den materiellen Schutz aller in der Registratur aufbewahrten „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumente gemäß den Vorschriften des Abschnitts IV.

8. In seiner Eigenschaft als Kontrollbeamter ist der Leiter einer „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Unterregistratur zuständig für a) die Übermittlung von „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumenten gemäß den in Abschnitt VII und Abschnitt VIII Nummern 5 und 6 festgelegten Vorschriften; b) die Führung einer aktuellen Liste aller Personen, die befugt sind, Zugang zu den „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Informationen zu erhalten, welche seiner Aufsicht unterliegen; c) die Verteilung von „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumenten gemäß den Vorschriften des Herausgebers oder nach dem Grundsatz „Kenntnis nur wenn nötig“, nach vorheriger Prüfung, ob der Empfänger die erforderliche Sicherheitsermächtigung erhalten hat; d) die Führung eines auf neuestem Stand zu haltenden Registers aller aufbewahrten oder in Umlauf befindlichen „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumente, die seiner Aufsicht unterliegen oder die an andere „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Registraturen weitergeleitet wurden, und Aufbewahrung aller entsprechenden Empfangsbescheinigungen; e) die Führung einer aktuellen Liste der „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Registraturen, mit denen er „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumente austauschen darf, mit Name und Unterschrift ihrer ernannten Kontrollbeamten und bevollmächtigten Stellvertreter; f) den materiellen Schutz aller in der Unterregistratur aufbewahrten „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ Dokumente gemäß den Vorschriften des Abschnitts IV.

9. Alle zwölf Monate führt jede „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Registratur eine ausführliche Bestandsaufnahme aller „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Dokumente durch, für die sie nachweispflichtig ist. Als nachgewiesen gilt jedes Dokument, das in der Registratur materiell vorhanden ist oder für das die Empfangsbescheinigung einer „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Registratur, der das Dokument übermittelt wurde, bzw. eine Vernichtungsbescheinigung oder aber eine Anweisung zur Herabstufung dieses Dokuments oder der Aufhebung seines Geheimhaltungsgrades vorliegt. 10. Die Unterregistraturen übermitteln die Ergebnisse ihrer jährlichen Bestandsaufnahme der Zentralregistratur, der sie unterstehen, zu einem von dieser festgelegten Datum. 11. Die nationalen Sicherheitsbehörden und die EU-Einrichtungen, die internationalen Organisationen und die dezentralen EU-Einrichtungen, in denen eine „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Zentralregistratur eingerichtet wurde, übermitteln dem Generalsekretär/Hohen Vertreter spätestens zum 1. April eines jeden Jahres die Ergebnisse der jährlichen Bestandsaufnahme ihrer „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“-Zentralregistraturen.

ABSCHNITT IX

SICHERHEITSMASSNAHMEN BEI BESONDEREN TAGUNGEN AUSSERHALB DER RATSGEBÄUDE, BEI DENEN HOCH EMPFINDLICHE ANGELEGENHEITEN ERÖRTERT WERDEN

ALLGEMEINES

1. Finden Tagungen des Europäischen Rates, Rats- und Ministertagungen oder andere wichtige Tagungen außerhalb der in Brüssel und Luxemburg befindlichen Gebäude des Rates statt und ist es durch die besonderen Sicherheitsanforderungen aufgrund der hohen Empfindlichkeit der behandelten Fragen oder Informationen gerechtfertigt, so werden die nachstehend beschriebenen Sicherheitsmaßnahmen ergriffen. Diese Maßnahmen betreffen lediglich den Schutz von EU-Verschlusssachen; möglicherweise sind weitere Sicherheitsmaßnahmen vorzusehen.

VERANTWORTLICHKEITEN

Gastgebender Mitgliedstaat

2. Der Mitgliedstaat, in dessen Gebiet eine Tagung des Europäischen Rates, eine Rats- oder Ministertagung oder eine andere wichtige Tagung stattfindet (gastgebender Mitgliedstaat), sollte in Zusammenarbeit mit dem Sicherheitsbüro des Generalsekretariats des Rates für die Sicherheit dieser Tagung und die materielle Sicherheit der Hauptdelegierten und ihres Personals verantwortlich sein. In Bezug auf den Sicherheitsschutz sollte der Mitgliedstaat insbesondere gewährleisten, dass a) Pläne für den Umgang mit Sicherheitsrisiken und sicherheitsrelevanten Zwischenfällen aufgestellt werden, wobei die betreffenden Maßnahmen insbesondere auf die sichere Verwahrung von EU-Verschlusssachen in Büroräumen abzielen; b) Maßnahmen getroffen werden, um den etwaigen Zugang zum Kommunikationssystem des Rates für den Empfang und die Versendung von eingestuften EU-Nachrichten bereitzustellen. Der gastgebende Mitgliedstaat wird erforderlichenfalls ferner den Zugang zu sicheren Telefonsystemen bereitstellen.

Mitgliedstaaten

3. Die Behörden der Mitgliedstaaten sollten die erforderlichen Maßnahmen treffen, um dafür zu sorgen, dass a) für ihre nationalen Delegierten geeignete Sicherheitsunbedenklichkeitsbescheinigungen bereitgestellt und erforderlichenfalls per Signalübertragung oder Fax entweder unmittelbar oder über das Sicherheitsbüro des Generalsekretariats des Rates dem Sicherheitsbeauftragten für die betreffende Tagung übermittelt werden; b) alle besonderen Risiken den Behörden des gastgebenden Mitgliedstaats und erforderlichenfalls dem Sicherheitsbüro des Generalsekretariats des Rates mitgeteilt werden, so dass geeignete Abhilfemaßnahmen getroffen werden können.

Sicherheitsbeauftragter für die Tagung

4. Es sollte ein Sicherheitsbeauftragter ernannt werden, der für die allgemeine Vorbereitung und Überwachung der allgemeinen internen Sicherheitsmaßnahmen und für die Koordinierung mit den anderen betroffenen Sicherheitsbehörden verantwortlich ist. Die vom ihm getroffenen Maßnahmen sollten sich im Allgemeinen auf Folgendes erstrecken: i) Schutzmaßnahmen am Tagungsort, mit denen sichergestellt wird, dass es auf der Tagung zu keinem Zwischenfall kommt, der die Sicherheit einer dort verwendeten EU-Verschlusssache gefährden könnte; ii) Überprüfung des Personals, das den Tagungsort, die Bereiche der Delegationen und die Konferenzräume betreten darf, sowie sämtlicher Ausrüstungsgegenstände; iii) ständige Abstimmung mit den zuständigen Behörden des gastgebenden Mitgliedstaats und dem Sicherheitsbüro des Generalsekretariats des Rates; a) b) Einfügung von Sicherheitsanweisungen in das Tagungsdossier unter gebührender Berücksichtigung der Erfordernisse, die in diesen Sicherheitsvorschriften und anderen für erforderlich erachteten Sicherheitsanweisungen enthalten sind.

Sicherheitsbüro des Generalsekretariats des Rates

5. Das Sicherheitsbüro des Generalsekretariats des Rates sollte als Sicherheitsberatungsstelle für die Vorbereitung der Tagung fungieren; es sollte auf der Tagung vertreten sein, um erforderlichenfalls den Sicherheitsbeauftragten für die Tagung und die Delegationen zu unterstützen und zu beraten.

6. Jede an der Tagung teilnehmende Delegation sollte einen Sicherheitsbeauftragten benennen, der für die Behandlung von Sicherheitsfragen in seiner Delegation zuständig ist und die Verbindung zu dem Sicherheitsbeauftragten für die Tagung sowie mit dem Vertreter des Sicherheitsbüros des Generalsekretariats des Rates aufrecht erhält.

SICHERHEITSMASSNAHMEN

Sicherheitsbereiche

7. Es werden folgende Sicherheitsbereiche angelegt: a) ein Sicherheitsbereich der Kategorie II, der nach Maßgabe der Erfordernisse einen Redaktionsraum, die Büroräume des Generalsekretariats des Rates und die Vervielfältigungsausrüstung sowie die Büroräume der Delegationen umfasst; b) ein Sicherheitsbereich der Kategorie I, der den Konferenzraum sowie die Dolmetschkabinen und die Kabinen für die Tontechnik umfasst; c) einen Verwaltungsbereich, der aus dem Pressebereich und den für Verwaltung, Verpflegung und Unterkunft genutzten Bereichen des Tagungsorts sowie aus dem sich unmittelbar an das Pressezentrum und den Tagungsort anschließenden Bereich besteht.

Berechtigungsausweise

8. Der Sicherheitsbeauftragte für die Tagung sollte entsprechend den von den Delegationen gemeldeten Bedarf geeignete Berechtigungsausweise ausgeben. Erforderlichenfalls kann eine Abstufung der Zugangsberechtigung für die verschiedenen Sicherheitsbereiche vorgesehen werden.

9. Mit den Sicherheitsanweisungen für die Tagung sollten alle Betroffenen verpflichtet werden, am Tagungsort ihre Berechtigungsausweise stets gut sichtbar mit sich zu führen, so dass sie erforderlichenfalls vom Sicherheitspersonal überprüft werden können.

10. Abgesehen von den mit einem Berechtigungsausweis versehenen Tagungsteilnehmern sollten so wenige Personen wie möglich Zugang zum Tagungsort erhalten. Die einzelstaatlichen Delegationen, die während der Tagung Besucher empfangen möchten, sollten dies dem Sicherheitsbeauftragten für die Tagung mitteilen. Die Besucher sollten einen Besucherausweis erhalten. Es sollte ein Besuchsnachweisformblatt ausgefüllt werden, in das der Name des Besuchers und der Name der besuchten Person eingetragen werden. Besucher sollten stets von einem Angehörigen des Sicherheitspersonals oder von der besuchten Person begleitet werden. Das Besuchsnachweisformblatt sollte von der begleitenden Person mitgeführt und von dieser zusammen mit dem Besucherausweis dem Sicherheitspersonal zurückgegeben werden, sobald der Besucher den Tagungsort verlässt.

Kontrolle von fotografischen Ausrüstungen und Tonaufzeichnungsgeräten

11. Bild- oder Tonaufzeichnungsgeräte dürfen nicht in einen Sicherheitsbereich der Kategorie I gebracht werden, sofern es sich nicht um die Ausrüstung von Fotografen und Tontechnikern handelt, die vom Sicherheitsbeauftragten der Tagung vorschriftsgemäß zugelassen worden sind.

Überprüfung von Aktentaschen, tragbaren Computern und Paketen

12. Inhaber von Berechtigungsausweisen, denen der Zugang zu einem Sicherheitsbereich gestattet ist, dürfen für gewöhnlich ihre Aktentaschen und tragbaren Computer (nur mit eigener Stromversorgung) mitbringen, ohne dass diese überprüft werden. Bei für die Delegationen bestimmten Paketen dürfen die Delegationen die Lieferung in Empfang nehmen; diese wird entweder vom Sicherheitsbeauftragten der Delegation überprüft und mit Spezialgeräten kontrolliert oder aber vom Sicherheitspersonal zur Überprüfung geöffnet. Wenn der Sicherheitsbeauftragte für die Tagung es für erforderlich hält, können strengere Maßnahmen für die Überprüfung von Aktentaschen und Paketen festgelegt werden.

Technische Sicherheit

13. Der Tagungsraum kann von einem für die technische Sicherheit zuständigen Team technisch gesichert werden; dieses Team kann ferner während der Tagung eine elektronische Überwachung vornehmen.

Dokumente der Delegationen

14. Die Delegationen sollten für die Beförderung von EU-Verschlusssachen zu und von Tagungen verantwortlich sein. Sie sollten auch für die Überprüfung und Sicherheit der betreffenden Unterlagen bei der Verwendung in den ihnen zugewiesenen Räumlichkeiten verantwortlich sein. Der gastgebende Mitgliedstaat kann für die Beförderung der Verschlusssachen zum und vom Tagungsort um Hilfe ersucht werden.

Sichere Aufbewahrung der Dokumente

15. Sind das Generalsekretariat des Rates, die Kommission oder die Delegationen nicht in der Lage, ihre Verschlusssachen gemäß den anerkannten Standards aufzubewahren, so können sie diese Unterlagen in einem versiegelten Umschlag beim Sicherheitsbeauftragten für die Tagung gegen Empfangsbescheinigung hinterlegen, so dass dieser für eine den genannten Standards entsprechenden Aufbewahrung Sorge tragen kann.

Überprüfung der Büroräume

16. Der Sicherheitsbeauftragte der Tagung sollte dafür sorgen, dass die Büroräume des Generalsekretariats des Rates und der Delegationen am Ende jedes Arbeitstages überprüft werden, damit sichergestellt ist, dass alle EU-Verschlusssachen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden; andernfalls sollte er die erforderlichen Abhilfemaßnahmen treffen.

Abfallbeseitigung bei EU-Verschlusssachen

17. Sämtliche Abfälle sind als EU-Verschlusssachen zu behandeln und das Generalsekretariat des Rates und die Delegationen sollten zur Entsorgung Papierkörbe oder Abfallsäcke erhalten. Das Generalsekretariat des Rates und die Delegationen sollten vor Verlassen der ihnen zugewiesenen Räumlichkeiten die Abfälle zum Sicherheitsbeauftragten für die Tagung bringen, der ihre vorschriftsmäßige Vernichtung veranlasst.

18. Am Ende der Tagung sollten alle Dokumente, die das Generalsekretariat des Rates oder die Delegationen in ihrem Besitz hatten, aber nicht behalten wollen, als Abfall behandelt werden. Es sollte eine umfassende Inspektion der Räumlichkeiten des Generalsekretariats des Rates und der Delegationen durchgeführt werden, bevor die für die Tagung getroffenen Sicherheitsmaßnahmen aufgehoben werden. Dokumente, für die eine Empfangsbescheinigung unterzeichnet wurde, sollten soweit möglich gemäß den Vorschriften des Abschnitts VII vernichtet werden.

ABSCHNITT X

VERLETZUNG DER SICHERHEIT UND KENNTNISNAHME VON EU-VERSCHLUSSSACHEN DURCH UNBEFUGTE

1. Zu einer Verletzung der Sicherheit kommt es, wenn durch eine Handlung oder durch eine Unterlassung, die den Sicherheitsvorschriften des Rates oder eines der Mitgliedstaaten zuwiderläuft, EU-Verschlusssachen in Gefahr geraten oder Unbefugten zur Kenntnis gelangen.

2. Eine Kenntnisnahme von EU-Verschlusssachen durch Unbefugte liegt vor, wenn die Verschlusssachen ganz oder teilweise in die Hände unbefugter Personen (d. h.