1983R0354 — DE — 26.03.2015 — 002.001

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VERORDNUNG (EWG, EURATOM) Nr. 354/83 DES RATES

vom 1. Februar 1983

über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft







DER RAT DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN — gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft, insbesondere auf Artikel 235, gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft, insbesondere auf Artikel 203, auf Vorschlag der Kommission ( 1 ), nach Stellungnahme des Europäischen Parlaments ( 2 ), in Erwägung nachstehender Gründe: in Erwägung nachstehender Gründe: Die Organe der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft haben im Rahmen ihrer Tätigkeit eine umfangreiche Aktensammlung angelegt. Diese Archive sind ein Gut dieser Gemeinschaften, die beide Rechtspersönlichkeit besitzen. Sowohl in den Mitgliedstaaten als auch bei den internationalen Organisationen ist es allgemein üblich, die Archive nach Ablauf einer Anzahl von Jahren der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Es empfiehlt sich, gemeinsame Vorschriften für die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Gemeinschaften zu erlassen. Ein Teil der Schriftstücke und des sonstigen Archivguts der Organe der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft befindet sich in den Archiven der Mitgliedstaaten. Diese wenden hinsichtlich der Frist und der Bedingungen für die Freigabe ihrer Archive unterschiedliche Vorschriften an. Es sollte verhindert werden, daß zur Geheimhaltung eingestufte Schriftstücke und sonstiges Archivgut der Gemeinschaftsorgane der Öffentlichkeit über die einzelstaatlichen Archive unter weniger strengen Bedingungen als den in dieser Verordnung festgelegten zugänglich werden. Die Auswertung und kritische Analyse der Archive der Europäischen Gemeinschaften dienen nicht nur der Geschichtsforschung im allgemeinen, sondern können gleichzeitig die Tätigkeiten der betroffenen Personenkreise auf Gemeinschaftsebene erleichtern und so zu einer besseren Verwirklichung sämtlicher Ziele der Gemeinschaften beitragen. In den Verträgen sind keine besonderen Befugnisse für den Erlaß gemeinsamer Vorschriften für die Gemeinschaftsarchive vorgesehen. Es empfiehlt sich, sich auf die Festlegung einiger wesentlicher Grundsätze zu beschränken und es jedem Gemeinschaftsorgan anheimzustellen, die für die interne Anwendung dieser Grundsätze erforderlichen Vorschriften zu erlassen — HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:







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Artikel 1

(1) Mit dieser Verordnung soll gewährleistet werden, dass Dokumente von historischem oder administrativem Wert nach Möglichkeit aufbewahrt und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.

Zu diesem Zweck legen jedes Organ der Europäischen Gemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft sowie der Europäische Wirtschafts- und Sozialausschuss, der Ausschuss der Regionen und die Agenturen und ähnliche vom Gemeinschaftsgesetzgeber geschaffene Einrichtungen, nachstehend „Organe“ genannt, historische Archive an und machen sie unter den in dieser Verordnung vorgesehenen Bedingungen und nach Ablauf einer Frist von dreißig Jahren, von dem Zeitraum der Anfertigung des Dokuments an gerechnet, öffentlich zugänglich.

(2) Im Sinne dieser Verordnung bezeichnet der Begriff

a) „Archive der Organe der Europäischen Gemeinschaften“ die Gesamtheit der Dokumente jeder Art, unabhängig von ihrer Form und ihrem materiellen Träger, die ein Organ, einer seiner Vertreter oder einer seiner Bediensteten in Ausübung seiner Amtstätigkeit angefertigt oder empfangen hat und die die Tätigkeit der Europäischen Gemeinschaft und/oder der Europäischen Atomgemeinschaft — nachstehend „Europäische Gemeinschaften“ genannt — betreffen;

b) „Historische Archive der Organe der Europäischen Gemeinschaften“ den Teil der Archive der Organe der Europäischen Gemeinschaften, der unter den in Artikel 7 vorgesehenen Bedingungen zur ständigen Aufbewahrung ausgewählt wurde.

(3) Alle vor Ablauf der in Absatz 1 vorgesehenen Frist zugänglich gemachten Dokumente bleiben ohne Einschränkung für die Öffentlichkeit zugänglich.

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(4) Nach Ablauf der in Absatz 1 vorgesetzten Frist von dreißig Jahren wird Zugang zu den historischen Archiven jedem gewährt, der einen entsprechenden Antrag stellt und bereit ist, die diesbezüglichen internen Vorschriften jedes Organs einzuhalten.

(5) Die historischen Archive sind in Form von Kopien zugänglich. Die Organe können jedoch die Originale der Schriftstücke und des sonstigen Archivguts zugänglich machen, wenn der Benutzer ein hinreichend begründetes besonderes Interesse geltend macht.

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Artikel 2

(1) Bei Dokumenten, die unter die in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe b) der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission ( 3 ) festgelegte Ausnahmeregelung zum Schutz der Privatsphäre und der Unversehrtheit des Einzelnen sowie unter die in Artikel 4 Absatz 2 erster Gedankenstrich der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 festgelegte Ausnahmeregelung betreffend die geschäftlichen Interessen einer bestimmten natürlichen oder juristischen Person, einschließlich des geistigen Eigentums, fallen, können diese Ausnahmeregelungen für das gesamte Dokument oder einen Teil des Dokuments auch über die Frist von dreißig Jahren hinaus gelten, wenn die für sie geltenden Anwendungsvoraussetzungen weiterhin vorliegen.

(2) Dokumente, die unter die in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe b) der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 festgelegten Ausnahmeregelung zum Schutz der Privatsphäre und der Unversehrtheit des Einzelnen fallen, einschließlich der Personalakten der Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften, können gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr ( 4 ), insbesondere gemäß den Artikeln 4 und 5, freigegeben werden.

(3) Bevor das Organ beschließt, die in Artikel 4 Absatz 2 erster Gedankenstrich der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 genannten Dokumente, deren Verbreitung die geschäftlichen Interessen einer bestimmten natürlichen oder juristischen Person, einschließlich des geistigen Eigentums, beeinträchtigen könnte, öffentlich zugänglich zu machen, unterrichtet es die betreffende Person gemäß den von jedem Organ festzulegenden Durchführungsbestimmungen über seine Absicht, die betreffenden Dokumente öffentlich zugänglich zu machen. Diese Dokumente werden nicht freigegeben, wenn das Organ aufgrund von Hinweisen der betroffenen Person zu der Auffassung gelangt, dass ihre Freigabe diese geschäftlichen Interessen beeinträchtigen würde, es sei denn, ein höheres öffentliches Interesse überwiegt.

(4) Sensible Dokumente im Sinne von Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 sind im Rahmen der durch diese Vorschrift festgelegten Einschränkungen zugänglich.

Artikel 3

Nicht der Öffentlichkeit zugänglich sind Dokumente, die in einen der Geheimschutzgrade gemäß Artikel 10 der Verordnung Nr. 3 des Rates vom 31. Juli 1958 zur Anwendung des Artikels 24 des Vertrages zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft ( 5 ) eingestuft und nicht freigegeben worden sind.

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Artikel 5

Im Interesse der Einhaltung der in Artikel 1 Absatz 1 vorgesehenen Frist von dreißig Jahren prüft jedes Organ rechtzeitig, spätestens jedoch im fünfundzwanzigsten Jahr nach ihrer Anfertigung, die gemäß den Bestimmungen des betreffenden Organs als Verschlusssachen eingestuften Dokumente, um gegebenenfalls über ihre Freigabe zu entscheiden. Dokumente, die bei der ersten Prüfung nicht freigegeben wurden, werden regelmäßig, spätestens jedoch alle fünf Jahre, einer neuen Prüfung unterzogen.

Artikel 6

Beabsichtigt ein Mitgliedstaat nach Ablauf der in Artikel 1 Absatz 1 genannten Frist von dreißig Jahren der Öffentlichkeit Dokumente zugänglich zu machen, die von den Organen stammen und unter Artikel 2 oder Artikel 3 fallen, so konsultiert er das betreffende Organ, um eine Entscheidung zu treffen, die die Verwirklichung der Ziele dieser Verordnung nicht beeinträchtigt.

Artikel 7

Spätestens fünfzehn Jahre nach ihrer Anfertigung gibt jedes Organ die in seinen laufenden Archiven befindlichen Dokumente an die historischen Archive ab. Sie werden sodann anhand von Kriterien, die jedes Organ entsprechend Artikel 9 festlegt, durchgesehen, um die zur Aufbewahrung bestimmten Dokumente von solchen zu trennen, die keinen administrativen oder geschichtlichen Wert haben.

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Artikel 8

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(1) Jedes Organ mit Ausnahme des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) und der Europäischen Zentralbank (EZB) hinterlegt die Dokumente, die Bestandteil seines historischen Archivs sind und die es gemäß dieser Verordnung für die Öffentlichkeit freigegeben hat, beim Europäischen Hochschulinstitut (EHI) in Florenz. Die Hinterlegung erfolgt nach Maßgabe des Anhangs.

Unbeschadet des Unterabsatzes 1 können die hinterlegenden Organe bestimmte Originaldokumente aus rechtlichen oder administrativen Gründen von der Hinterlegung beim EHI ausnehmen. In diesem Fall hinterlegen sie einen Mikroträger oder eine digitale Kopie dieser Dokumente.

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(2) Auf Wunsch stellt jedes Organ den Mitgliedstaaten und den anderen Organen, sofern es sich nicht um den Mitgliedstaat handelt, in dem sich das Organ befindet oder um Organe, die sich im gleichen Mitgliedstaat befinden, einen vollständigen Satz von Mikrokopien seiner historischen Archive zur Verfügung, soweit diese gemäß dieser Verordnung der Öffentlichkeit zugänglich sind.

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(3) Der EuGH und die EZB können ihre historischen Archive auf freiwilliger Basis beim EHI hinterlegen.

(4) Die hinterlegenden Organe bleiben Eigentümer ihrer Archive und behalten die ausschließliche Zuständigkeit für die Zusammenstellung der Dokumente und Akten, die beim EHI hinterlegt oder dem EHI auf andere Weise zugänglich gemacht werden.

(5) Die Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim EHI beeinträchtigt nicht deren Unverletzlichkeit gemäß Artikel 2 des dem Vertrag über die Europäische Union und dem Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union beigefügten Protokolls (Nr. 7) über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union.

(6) Das EHI gewährleistet die Aufbewahrung und den Schutz der hinterlegten Archive. Aufbewahrung und Schutz der Archivbestände müssen den anerkannten internationalen Normen für den Schutz von Archivmaterial und mindestens den technischen und Sicherheitsbestimmungen genügen, die in Italien für die Aufbewahrung und den Schutz öffentlicher Archive gelten. Zu diesem Zweck werden die hinterlegten Dokumente in einem eigens errichteten Archivmagazin aufbewahrt.

(7) Das EHI trägt die alleinige Verantwortung für das mit der Verwaltung der beim EHI hinterlegten historischen Archive der Union betraute Personal. Das EHI trägt dafür Sorge, dass das mit der Verwaltung der historischen Archive betraute Personal über die für die Ausübung der Aufgaben in diesem Bereich erforderlichen beruflichen Qualifikationen verfügt.

(8) Jedes hinterlegende Organ ist befugt, Informationen zur Verwaltung seines Archivs durch das EHI zu erhalten und vor Ort Inspektionen des von ihm dort hinterlegten Archivs vorzunehmen.

(9) Das EHI gewährt der Öffentlichkeit Zugang zu den historischen Archiven, die bei ihm gemäß den Absätzen 1 und 3 hinterlegt werden. Die Organe können der Öffentlichkeit ihrerseits eine Kopie der gleichen historischen Archive zugänglich machen.

(10) Die Kosten für die Verwaltung der historischen Archive der Union werden innerhalb des Rahmens der jährlichen Mittel, die die Haushaltsbehörde gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union ( 6 ) zur Verfügung stellt, durch Beiträge aller hinterlegenden Organe zur entsprechenden Haushaltslinie bestritten. Die Kosten für die Bereitstellung und Ausstattung der Räumlichkeiten und Magazine zur Beherbergung der Archive und die Mitarbeiter werden durch diese finanziellen Beiträge nicht abgedeckt.

Die Höhe der Beiträge nach Unterabsatz 1 ist proportional zum Umfang der jeweiligen Stellenpläne der hinterlegenden Organe. Die Beiträge werden jedes Mal neu berechnet, wenn ein weiteres Organ seine historischen Archive beim EHI hinterlegt, oder mindestens alle fünf Jahre.

(11) Das EHI handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne des Artikels 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 auf Anweisung der hinterlegenden Organe. Das EHI verarbeitet die in den historischen Archiven der Organe enthaltenen personenbezogenen Daten gemäß den Garantien dieser Verordnung.

(12) Der Europäische Datenschutzbeauftragte hat weiterhin die Befugnis zu überwachen, wie die Organe die personenbezogenen Daten, die in den beim EHI hinterlegten Archiven enthalten sind, verarbeiten.

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Artikel 9

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(1) Jedes Organ erlässt interne Durchführungsbestimmungen zu dieser Verordnung. Diese enthalten Regeln über die Aufbewahrung und die Freigabe für die Öffentlichkeit der historischen Archive sowie den Schutz der darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Die Organe machen ihre Archive, einschließlich digitalisierter und digital entstandener Dokumente, soweit möglich der Öffentlichkeit elektronisch zugänglich und erleichtern die Sichtung im Internet. Sie bewahren ebenfalls Dokumente auf, die in einer Form vorliegen, die besonderen Bedürfnissen entspricht (wie Blindenschrift, Großbuchstaben oder Tonaufzeichnungen).

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(2) Jedes Organ veröffentlicht jährlich eine Mitteilung über seine Aktivitäten im Bereich der historischen Archive.

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(3) Die Kommission schließt im Namen der hinterlegenden Organe eine Partnerschaftsrahmenvereinbarung mit dem EHI. Diese Partnerschaftsrahmenvereinbarung enthält ausführliche Bestimmungen über die jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten der Organe und des EHI bei der Verwaltung der historischen Archive der Union, einschließlich ihrer Hinterlegung, Aufbewahrung, des Zugang zu ihnen und ihrer Sichtung durch die Öffentlichkeit.

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Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.

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ANHANG

BESTIMMUNGEN ÜBER DIE HINTERLEGUNG DER HISTORISCHEN ARCHIVE DER ORGANE BEIM EUROPÄISCHEN HOCHSCHULINSTITUT IN FLORENZ

1. Im Falle eines nicht digitalisierten Archivs werden die Originaldokumente beim EHI zur ständigen Aufbewahrung zusammen mit einem Mikroträger und/oder einer digitalen Kopie davon hinterlegt. Im Falle eines digitalisierten Archivs wird dem EHI ein dauerhafter Zugang zu den Dokumenten gewährt, damit es seiner Aufgabe, die historischen Archive der Öffentlichkeit an einem einzigen Standort zugänglich zu machen und deren Nutzung zu fördern, nachkommen kann. Die Herkunftsorgane bleiben für die langfristige Aufbewahrung ihres digitalisierten Archivs zuständig.

2. Die Bestände werden jährlich und möglichst im Rahmen der normalen Archivierungsverfahren der Organe beim EHI hinterlegt.

3. Das EHI nimmt keine Änderung an der von den hinterlegenden Organen vorgenommenen Klassifizierung des Archivguts vor und vernichtet und verändert keine Dokumente oder Akten.

4. Das EHI gibt hinterlegte Originaldokumente und -akten den betreffenden Organen auf Aufforderung zurück. Die Organe hinterlegen die Originale erneut beim EHI, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

5. Das EHI unterrichtet die hinterlegenden Organe unverzüglich von sämtlichen Umständen, die die Unverletzlichkeit des hinterlegten Archivguts gefährden könnten.