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"BVERORDNUNG (EG) Nr. 1663/95 DER KOMMISSION
vom 7. Juli 1995
mit Durchführungsbestimmungen zu der V erordnung (EWG) Nr. 729/70 des Rates bezüglich des
Rechnungsabschlußverfahrens des EAGFL, Abteilung Garantie
(ABl. L 158 vom 8.7.1995, S. 6)
Geändert durch:
Amtsblatt
Nr. Seite Datum
"M1 Verordnung (EG) Nr. 896/97 der Kommission vom 20. Mai 1997 L 128 8 21.5.1997
"M2 Verordnung (EG) Nr. 2245/1999 der Kommission vom 22.
Oktober 1999L 273 5 23.10.19991995R1663 — DE — 30.10.1999 — 002.001 — 1
VERORDNUNG (EG) Nr. 1663/95 der Kommission
vom 7. Juli 1995
mit Durchführungsbestimmungen zu der V erordnung (EWG) Nr.
729/70 des Rates bezüglich des Rechnungsabschlußverfahrens des
EAGFL, Abteilung Garantie
DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN —
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,
gestützt auf die Verordnung (EWG) Nr. 729/70 des Rates vom 21. April
1970 über die Finanzierung der gemeinsamen Agrarpolitik (1), zuletzt
geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 1287/95 (2), insbesondere auf
Artikel 4 Absatz 6 und Artikel 5 Absatz 3,
in Erwägung nachstehender Gründe:Die Reform des Rechnungsabschlußverfahrens, die durch die Verord-
nung (EG) Nr. 1287/95 in Kraft gesetzt wurde, sieht den Erlaß von
Durchführungsbestimmungen in bezug auf die Zulassung der Zahlstellen
und die Bescheinigung und den Abschluß der Jahresrechnungen vor.
Die Zahl der vom EAGFL, Abteilung Garantie, finanzierten Maßnahmen
ist in den letzten Jahren stark gestiegen; auch die Art dieser Maßnahmen
hat sich geändert. Das gleiche gilt für die Methoden der Informations-
aufzeichnung und -übermittlung. Deshalb müssen Art und Inhalt der
Informationen überprüft werden, die der Kommission für die Zwecke des
Rechnungsabschlusses zu übermitteln sind.
Die Verordnung (EWG) Nr. 1723/72 der Kommission (
3), zuletzt
geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 295/88 (4)i s td a h e r
aufzuheben.
Der Verwaltungsausschuß des EAGFL hat nicht innerhalb der ihm von
seinem V orsitzenden gesetzten Frist Stellung genommen —
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
Artikel 1
(1) Die beschränkte Zahl an zuzulassenden Zahlstellen gemäß Artikel 4
Absatz 2 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 wird von dem Mitgliedstaat
im Einvernehmen mit der Kommission festgelegt. Die Kommission kann
insbesondere Einwände geltend machen, die sich auf die Anzahl der
Zahlstellen und deren Auswirkungen auf die Einhaltung der in Artikel 5
Absatz 2 Buchstabe b) der genannten Verordnung festgelegten Fristen
sowie auf die Transparenz der Kontrollen der Arbeitsweise des Fonds
beziehen. Die Kommission unterrichtet die Mitgliedstaaten über die in
allen Mitgliedstaaten zugelassen Zahlstellen.
(2) Für jede Zahlstelle übermittelt der Mitgliedstaat der Kommission die
Bezeichnung der Stelle bzw. der Stellen, die die Zulassung erteilen und
entziehen und die auch die Frist festsetzen, innerhalb deren die
notwendigen Anpassungen im Sinne des Artikels 4 Absatz 4 der
Verordnung (EWG) Nr. 729/70 durchzuführen sind („zuständige
Behörde“).
(3) V or der Zulassung vergewissert sich die zuständige Behörde, ob die
verwaltungs- und buchungstechnischen Verfahren der betreffenden
Einrichtung die Anforderungen gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe
a) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 erfüllen. Die Mitgliedstaaten legen
die von den zuständigen Behörden anzuwendenden Zulassungskriterien!B
(1) ABl. Nr. L 94 vom 28. 4. 1970, S. 13.
(2) ABl. Nr. L 125 vom 8. 6. 1995, S. 1.
(3) ABl. Nr. L 186 vom 16. 8. 1972, S. 1.
(4) ABl. Nr. L 30 vom 2. 2. 1988, S. 7.1995R1663 — DE — 30.10.1999 — 002.001 — 2
fest, die die im Anhang angegebenen Orientierungen der Kommission
berücksichtigen. Bei Nichteinhaltung einer für den Geschäftsablauf der
Zahlstelle wichtigen Bedingungen findet Artikel 4 Absatz 4 der
Verordnung Anwendung.
Der Zulassungsentscheidung geht eine Prüfung voraus, die sich auf die
verwaltungs- und buchungstechnischen Bedingungen bezieht, ein-
schließlich derjenigen, welche die Interessen der Gemeinschaft in bezug
auf die Vorschußzahlungen, die Sicherheitsleistungen, die Interventions-
läger und die wiedereinzuziehenden Beträge schützen sollen. Die
Prüfung umfaßt insbesondere die im Zusammenhang mit den Ausgaben
des EAGFL, Abteilung Garantie, bestehenden Verfahren für die
Ausführung der Zahlungen, den Schutz der Kassenmittel, die Sicherheit
der EDV -Systeme, die Führung der Bücher, die interne Aufgaben-
verteilung und die Zweckmäßigkeit der internen und externen Kon-
trollen.
(4) Hat sich die zuständige Behörde davon überzeugt, daß die überprüfte
Zahlstelle alle wichtigen Anforderungen erfüllt, so spricht sie die
Zulassung aus. Andernfalls übermittelt sie der Zahlstelle Weisungen
bezüglich der verwaltungs- und buchungstechnischen Verfahren, ins-
besondere zu den V oraussetzungen, die die Zahlstelle vor ihrer Zulassung
erfüllen muß. Während der erforderlichen Anpassungen der verwaltungs-
und buchungstechnischen Verfahren kann die Zulassung je nach der
Schwierigkeit des Problems befristet erfolgen.
(5) Im Fall des Entzugs einer Zulassung bestimmt der Mitgliedstaat
entsprechend den Bestimmungen des Artikels 4 der Verordnung (EWG)
Nr. 729/70 und der vorstehenden Absätze 3 und 4 eine andere Zahlstelle
und sorgt dafür, daß Zahlungen an die Begünstigten nicht unterbrochen
werden.
(6) Die Zulassungsurkunde besteht in einer schriftlichen Bestätigung,
daß die betreffende Einrichtung den Zulassungskriterien entspricht.
Gegebenenfalls muß aus der Urkunde hervorgehen, welche Anpassungen
in welcher Frist vorzunehmen sind. Die Zulassungsurkunde wird der
Kommission übermittelt.
(7) Die Mitteilung gemäß Artikel 4 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr.
729/70 wird umgehend nach der erstmals erfolgten Zulassung über-
mittelt und enthält für jede Zahlstelle folgende Angaben:
— die ihr übertragenen Zuständigkeiten,
— die interne Aufgabenverteilung,
— ihre Beziehungen zu anderen öffentlichen oder privaten Stellen, die
ebenfalls in Teilbereichen für die Durchführung von Maßnahmen
zuständig sind, für die Ausgaben an den EAGFL, Abteilung
Garantie, gemeldet werden,
— die Verfahren zur Annahme und Prüfung der Anträge, zur Bewil-
ligung, Ausführung und Verbuchung der Ausgaben,
— die Vorschriften zur internen Revision.Die im Fall der Anwendung des Artikels 4 Absatz 4 der genannten
Verordnung zu übermittelnden Informationen enthalten insbesondere
Angaben zu allen Weisungen über die verwaltungs- und buchungstech-
nisch zu treffenden Maßnahmen und zu den Anpassungen, die die
Zahlstelle vornehmen muß, um den Entzug der Zulassung zu vermeiden,
sowie die dafür vorgesehene Frist.
Artikel 2
(1) Die in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe b) der Verordnung (EWG) Nr.
729/70 vorgesehene Koordinierungsstelle fungiert als einziger Ansprech-
partner des Mitgliedstaats gegenüber der Kommission bei allen die!B1995R1663 — DE — 30.10.1999 — 002.001 — 3
Abteilung Garantie des EAGFL betreffenden Fragen; sie hat zur
Aufgabe,
— die Texte und die diesbezüglichen Leitlinien der Gemeinschaft den
einzelnen Zahlstellen und den für ihre Durchführung zuständigen
Verwaltungen zu übermitteln,
— ihre einheitliche Anwendung zu fördern,
— die in dieser und in der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 vorgesehenen
Informationen der Kommission zuzuleiten,
— sämtliche Buchführungsdaten, die die Kommission für Statistik- und
Kontrollzwecke benötigt, für die Kommission bereitzustellen.
Das bei den Zahl- und Bewilligungsstellen in Dokumentarform
vorliegende Material muß der Kommission nicht übermittelt werden;
diese Informationen sind jedoch von den Zahl- oder Bewilligungsstellen
bereitzuhalten. Eine Zahlstelle kann die Rolle einer Koordinierungsstelle
übernehmen, sofern diese beiden Aufgaben voneinander getrennt
bleiben. Bei der Erfüllung ihrer Aufgaben kann die Koordinierungsstelle
entsprechend den einzelstaatlichen Verfahren die Hilfe anderer Einrich-
tungen oder Behörden in Anspruch nehmen, insbesondere solche, die für
Fragen der Rechnungsführung oder technische Fragen zuständig sind.
(2) Der Mitgliedstaat übermittelt der Kommission die Angaben über die
Bezeichnung und die Satzung der Koordinierungsstelle sowie die
verwaltungs-, buchungstechnischen und die interne Kontrolle betreffen-
den Bedingungen, unter denen diese Tätigkeiten ausgeübt werden.
(3) Form und Inhalt der in Absatz 1 genannten Buchführungsdaten
werden nach dem Verfahren des Artikels 13 der Verordnung (EWG) Nr.
729/70 genehmigt.
Artikel 3
(1) Die Bescheinigung, auf die in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b) der
Verordnung (EWG) Nr. 729/70 Bezug genommen wird, muß von einer
Dienststelle oder einer Einrichtung ausgestellt werden, die die fachlichen
Voraussetzungen aufweist. Diese Stelle muß von der Zahl- und der
Koordinierungsstelle funktionell unabhängig sein (bescheinigende Stel-
le).
Der Bescheinigung geht eine Prüfung der Verfahren und eine Stichprobe
von Geschäftsvorgängen voraus. Sie erstreckt sich auf die Überein-
stimmung der Zahlungen mit den Gemeinschaftsvorschriften nur
insoweit, als es sich um die Angemessenheit der Verwaltungsstrukturen
der Zahlstelle handelt, durch die sichergestellt werden soll, daß die
Einhaltung der V orschriften vor der Ausführung einer Zahlung kon-
trolliert worden ist.
Die bescheinigende Stelle führt ihre Prüfungen nach international
anerkannten Prüfungsstandards durch. Die Prüfungen werden sowohl
während als auch nach dem Ende eines Rechnungsjahres vorgenommen.
Die bescheinigende Stelle erstellt bis zum 31. Januar des jeweiligen
folgenden Jahres die Bescheinigung sowie einen Bericht über ihre
Feststellungen, aus dem insbesondere hervorgeht, ob ausreichend
gewährleistet ist, daß die der Kommission zu übermittelnden Rech-
nungen richtig, vollständig und genau sind und ob das interne
Kontrollsystem zufriedenstellend funktioniert hat.
(2) Wird mehr als eine Zahlstelle zugelassen, so kann der Mitgliedstaat,
vorausgesetzt, er erhält hinreichende Gewähr, daß Umfang und Standard
der durchgeführten Prüfungen den Anforderungen des Absatzes 1
entsprechen, sich auf die Bescheinigungen der Rechnungen stützen,
die von den Stellen ausgestellt wurden, die ihrerseits Bescheinigungen
für die Rechnungen der jeweiligen Zahlstellen ausgestellt haben.
(3) Der Prüfungsbericht gemäß Absatz 1 soll darüber Auskunft geben,— ob die Verfahren der Zahlstellen unter Berücksichtigung der
Zulassungskriterien ausreichende Gewähr dafür bieten, daß die zu!B
!M2
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Lasten des Fonds finanzierten Maßnahmen in Übereinstimmung mit
den Gemeinschaftsvorschriften erfolgt sind, und bzw. welche
Empfehlungen zur Systemverbesserung gemacht wurden,
— ob die Jahresrechnungen gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) mit
den Büchern und Aufzeichnungen der Zahlstellen übereinstimmen,
— ob die Ausgabenübersichten und die Aufzeichnungen über Lager-
haltungsvorgänge gemäß Artikel 5 die zu Lasten des Fonds
finanzierten Maßnahmen vollständig, richtig und genau wiederge-
ben,
— ob die finanziellen Interessen der Gemeinschaft in bezug auf die
V orschußzahlungen, die Sicherheitsleistungen, die Interventions-
läger, die Einnahmen und die wiedereinzuziehenden Beträge in
geeigneter Weise geschützt werden,
— ob an Zahlstellen gerichtete Prüfungsempfehlungen zur Verbes-
serung der Systeme befolgt worden sind.
Dem Prüfungsbericht sind Angaben über Anzahl und Qualifikation des
Prüfpersonals, durchgeführte Arbeiten, Anzahl der überprüften Ge-
schäftsvorgänge, die Repräsentativität der geprüften Ausgaben und die
erhaltene Aussagesicherheit, die festgestellten Schwachstellen und die
ausgesprochenen Verbesserungsvorschläge beizufügen. Auch sind An-
gaben beizufügen über die Maßnahmen sowohl der bescheinigenden
Stelle als auch etwaiger weiterer Prüfungsorgane innerhalb und außer-
halb der Zahlstellen, aus denen die bescheinigende Stelle ihre Gewißheit
in bezug auf die geschilderten Sachverhalte bezieht.
Artikel 4
(1) Für den Rechnungsabschluß gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe b)
der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 übermitteln die Mitgliedstaaten der
Kommission folgende Unterlagen:
a) die Jahresrechnungen über die Ausgaben zu Lasten des EAGFL,
Abteilung Garantie, sowie die von den einzelnen Dienststellen oder
Einrichtungen gemäß Artikel 5 Absatz 1 der genannten Verordnung
erstellten Berichte;
b) die Bescheinigungen und Berichte der bescheinigenden Stelle oder
Stellen.
(2) Die in Absatz 1 genannten Unterlagen sollen der Kommission in
vierfacher Ausfertigung bis zum 10. Februar des Jahres zugehen, das auf
das betreffende Haushaltsjahr folgt.
(3) Auf Verlangen der Kommission oder auf Initiative des Mitgliedstaats
können der Kommission zusätzliche Informationen im Zusammenhang
mit dem Rechnungsabschluß bis zu einem Termin übermittelt werden,
der von ihr unter Berücksichtigung des für die Erstellung der
Informationen erforderlichen Arbeitsaufwands festgesetzt wird. Gehen
ihr diese Informationen nicht zu, so kann die Kommission die
Rechnungsabschlußentscheidung auf der Grundlage der ihr zu dem
betreffenden Termin vorliegenden Informationen annehmen.
(4) Die Kommission kann in begründeten Fällen Verzögerungen bei der
Übermittlung der Informationen akzeptieren, wenn diese der Kommis-
sion vor Ablauf der Frist mitgeteilt werden.
Artikel 5
(1) Die in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) genannten Jahresrechnungen
umfassen:
a) die Ausgaben, aufgeschlüsselt nach Posten und Unterposten des
Gesamthaushaltsplans der Europäischen Gemeinschaften,
b) eine Übersicht über die Interventionsmaßnahmen sowie eine
Aufstellung über Umfang und Lagerort der Interventionsbestände
zum Ende des Rechnungsjahres,!B1995R1663 — DE — 30.10.1999 — 002.001 — 5
c) Informationen über Ausgaben bzw. eine Bestätigung, daß die
entsprechenden Angaben in rechnergestützten Dateien zur Ver-
fügung der Kommission gehalten werden,
d) eine Bestätigung, daß alle Daten über die Zu- und Abgänge der
Interventionsläger in den Büchern der Zahlstelle registriert werden,
e) Erklärungen für etwaige Unterschiede zwischen den in der Jahres-
rechnung gemeldeten Ausgaben und den Ausgaben, die für
denselben Zeitraum in den Unterlagen gemäß Artikel 3 Absatz 5
der Verordnung (EWG) Nr. 2776/88 der Kommission (1) gemeldet
und gemäß Artikel 9 Absatz 7 derselben Verordnung berichtigt
worden sind,
f) eine Zusammenstellung der noch nicht erledigten Wiedereinziehun-
gen, aufgeschlüsselt nach den Rechnungsjahren der Einziehungs-
anordnungen, sowie der Beträge, die während des Rechnungsjahres
als unwiderbringlich eingestuft werden.
(2) Die Berichte gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) dieser
Verordnung enthalten, für jede Zahl- und Koordinierungsstelle, folgende
Informationen:
— Angaben zu außergewöhnlichen Vorgängen oder besonderen tech-
nischen Schwierigkeiten, die in dem betreffenden Haushaltsjahr
aufgetreten sind,
— jede wichtige, seit Übermittlung des letzten Berichts eingetretene
Änderung der Informationen gemäß Artikel 1 Absatz 7.
Artikel 6
Die Unterlagen zu den vom EAGFL, Abteilung Garantie, finanzierten
Ausgaben und den wiedereinzuziehenden Beträgen werden nach dem
Jahr, in dem die Kommission die Rechnungen für ein bestimmtes
Haushaltsjahr abschließt, noch mindestens drei Jahre lang zur Verfügung
der Kommission gehalten. Ist eine Rechnungsabschlußentscheidung
Gegenstand eines Verfahrens vor dem Gerichtshof der Europäischen
Gemeinschaften, so sind die Unterlagen bis zu einem Jahr nach Abschluß
dieses Verfahrens zur Verfügung zu halten.
Artikel 7
(1) Die Rechnungsabschlußentscheidung gemäß Artikel 5 Absatz 2
Buchstabe b) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 bestimmt, unbeschadet
späterer Entscheidungen gemäß Absatz 2 Buchstabe c) derselben
Verordnung, die vom EAGFL zur Finanzierung anzuerkennenden
Ausgaben, die während des betreffenden Haushaltsjahres von dem
jeweiligen Mitgliedstaat getätigt wurden, unter Zugrundelegung der in
Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b) der vorstehenden Verordnung genannten
Richtungen sowie der auf das betreffende Haushaltsjahr entfallenden
Kürzungen und Aussetzungen von V orschüssen einschließlich der in
Artikel 4 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 296/96 der
Kommission (2) genannten Kürzungen
Zur Bestimmung der Beträge, die vom Mitgliedstaat gemäß der in
Unterabsatz 1 genannten Rechnungsabschlußentscheidung wieder ein-
zuziehen oder ihm zu erstatten sind, werden die in dem betreffenden
Haushaltsjahr geleisteten V orschüsse von den Ausgaben abgezogen, die
gemäß Unterabsatz 1 für dasselbe Haushaltsjahr anerkannt sind. Die
wieder einzuziehenden oder die zu erstattenden Beträge werden von den
Vorschüssen abgezogen, die auf die Ausgaben des zweiten Monats nach
dem Monat geleistet werden, in dem die Rechnungsabschlußentschei-
dung getroffen wird, bzw. sie werden diesen V orschüssen zugefügt.!B
(1) ABl. Nr. L 249 vom 8. 9. 1988, S. 9.
(2) ABl. Nr. L 39 vom 17. 2. 1996, S. 5.!M2
!B
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(2) Die Kommission teilt den betroffenen Mitgliedstaaten vor dem 31.
März des Jahres, das auf das Haushaltsjahr folgt, die Ergebnisse ihrer
Überprüfungen der von den Mitgliedstaaten vorgelegten Informationen
zusammen mit etwaigen Änderungsvorschlägen mit.
(3) Kann die Kommission aus Gründen, die von dem Mitgliedstaat zu
vertreten sind, die Rechnungen nicht vor dem 30. April des folgenden
Jahres abschießen, so benachrichtigt sie den Mitgliedstaat über die
gemäß Artikel 9 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 zusätzlich durch-
zuführenden Untersuchungen.
Artikel 8
(1) Kommt die Kommission aufgrund von Nachforschungen zu dem
Schluß, daß bestimmte Ausgaben nicht in Übereinstimmung mit den
Gemeinschaftsvorschriften getätigt wurden, so teilt sie dem betreffenden
Mitgliedstaat ihre Feststellungen mit und gibt die zu treffenden
Korrekturmaßnahmen an, die künftig die Beachtung der vorgenannten
Vorschriften sicherstellen sollen.
Diese Mitteilung muß auf die vorliegende Verordnung Bezug nehmen.
Der Mitgliedstaat antwortet innerhalb von zwei Monaten. Die Kommis-
sion kann einer Verlängerung dieser Frist in begründeten Fällen
zustimmen.
Nach Ablauf dieser Frist führt die Kommission bilaterale Besprechun-
gen. Beide Parteien versuchen einvernehmlich, die zu ergreifenden
Maßnahmen festzulegen, die Schwere des Verstoßes und den der
Europäischen Union entstandenen finanziellen Schaden zu schätzen.
Nach Abschluß dieser Besprechungen und nach Ablauf einer Frist, die
die Kommission im Einvernehmen mit dem Mitgliedstaat nach den
bilateralen Besprechungen der Mitteilung zusätzlicher Angaben setzt,
oder wenn der Mitgliedstaat der betreffenden Aufforderung in der
gesetzten Frist nicht nachkommt, teilt die Kommission dem Mitglied-
staat ihre Schlußfolgerung unter Bezugnahme auf die Entscheidung
94/442/EG der Kommission (1) förmlich mit. Unbeschadet von Unter-
absatz 4 dieses Absatzes legt sie in dieser Mitteilung die Ausgaben fest,
die sie gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung (EWG)
Nr. 729/70 auszuschließen beabsichtigt.
Der Mitgliedstaat setzt die Kommission schnellstmöglich über die von
ihm zur Einhaltung der Gemeinschaftsvorschriften getroffenen Korrek-
turmaßnahmen und über das Datum ihrer tatsächlichen Anwendung in
Kenntnis. In Anwendung von Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe c) der
Verordnung (EWG) Nr. 729/70 beschließt die Kommission gegebenen-
falls den Ausschuß der wegen der Nichteinhaltung der Gemeinschafts-
vorschriften in Frage stehenden Ausgaben bis zur tatsächlichen
Anwendung der Korrekturmaßnahmen.
(2) Die Entscheidungen gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe c) der
Verordnung (EWG) Nr. 729/70 sind nach Prüfung der von der
Schlichtungsstelle gemäß der Entscheidung 94/442/EG erstellten Be-
richte zu treffen.
(3) Die gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung (EWG)
Nr. 729/70 auszuschließenden Ausgaben werden von den V orschüssen
der Ausgaben des zweiten Monats abgezogen, der dem Monat der
Entscheidung folgt. Auf Antrag des Mitgliedstaats kann die Kommission
indessen nach Anhörung des Fonds-Ausschusses in durch die Höhe der
Ausgaben begründeten Fällen auch andere Daten festlegen.
Artikel 9
Die Verordnung (EWG) Nr. 1723/72 wird zum 16. Oktober 1995
aufgehoben.!B
(1) ABl. L 182 vom 16.7.1994, S. 45.!M2
!B1995R1663 — DE — 30.10.1999 — 002.001 — 7
Sie bleibt jedoch auf die Rechnungsabschlüsse bis zum EAGFL-Haus-
haltsjahr 1995 anwendbar.
Artikel 10
Diese Verordnung tritt am siebten Tag nach ihrer Veröffentlichung im
Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften in Kraft.
Sie gilt ab dem am 16. Oktober 1995 beginnenden Haushaltsjahr.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt
unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.!B1995R1663 — DE — 30.10.1999 — 002.001 — 8
ANHANG
Orientierungen für Zulassungskriterien einer Zahlstelle
Die Zulassungskriterien müssen sicherstellen, daß, die Zahlstelle betreffend
ausreichende Garantien hinsichtlich der Wirksamkeit des Verwaltungsablaufs, desinternen Kontrollsystems sowie der Führung der Unterlagen gemäß Artikel 4 derVerordnung (EWG) Nr. 729/70 gewährleistet sind. Lediglich der geringe Umfang
an Geschäftsvorgängen einer Zahlstelle kann die Anwendung einfacherer
Kriterien rechtfertigen. Bei Nichteinhaltung einer für den Geschäftsablauf derZahlstelle wichtigen Bedingung findet Artikel 4 Absatz 4 dieser VerordnungAnwendung.
1. Die Einrichtung einer Zahlstelle durch den Mitgliedstaat hat in Form eines
Verwaltungsakts zu erfolgen, der die Befugnisse, Verpflichtungen undZuständigkeiten der Zahlstelle, insbesondere hinsichtlich der vom EAGFL,
Abteilung Garantie, finanzierten Ausgaben im Sinne der Artikel 2 und 3
der Verordnung (EWG) Nr. 729/70, festlegt und die Verwaltungsstrukturder Zahlstelle beschreibt.
2. Die Zahlstelle hat bezüglich der Ausgaben des EAGFL, Abteilung
Garantie, drei Hauptfunktionen:
i) Bewilligung der Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Fest-
stellung des Betrags, der einem Antragsteller in Übereinstimmung mit
den Gemeinschaftsvorschriften zu zahlen ist.
ii) Ausführung der Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Erteilung
einer Anweisung an die Bankverbindung der Zahlstelle odergegebenenfalls an eine staatliche Kassenstelle, dem Antragstelleroder seinem Bevollmächtigten den bewilligten Betrag auszuzahlen.
iii) Verbuchung der Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Ver-
zeichnung der Zahlung in der normalerweise auf EDV -Trägerunterhaltenen Buchführung der Zahlstelle sowie in der Erstellungperiodischer Ausgabenübersichten, einschließlich der Monats- und
der Jahreserklärungen an die Europäische Kommission. Die Buch-
führung verzeichnet ferner die Bestände des Fonds, insbesonderehinsichtlich der Interventionsbestände, nicht abgerechneter V orschüs-se und noch ausstehender Forderungen.
3. Unbeschadet der in Ziffer 4 aufgeführten Delegierungsmöglichkeiten
verfügt die Zahlstelle in der Regel über die folgenden beiden Dienste:
i) Interner Revisionsdienst: Die Aufgabe dieser Dienststelle bzw.
gleichwertiger Verfahrensregeln liegt darin sicherzustellen, daß das
interne Kontrollsystem der Zahlstelle wirksam funktioniert. Derinterne Revisionsdienst muß von den anderen Abteilungen derZahlstelle unabhängig und der Zahlstellenleitung unmittelbar unter-
stellt sein.
ii) Technischer Prüfdienst: Seine Aufgabe liegt darin, die Tatbestände zu
überprüfen, auf die sich die Zahlungen an die Antragsteller stützen.Beispielsweise handelt es sich hier um Tatbestände, wie die Qualitätund die Merkmale von Erzeugnissen, Tieren, Böden usw., um das
Lieferdatum, die Verarbeitung zu einem anderen Erzeugnis und
weitere Kontrollen technischer Art. Die Überprüfung solcher Tat-bestände erfolgt im Wege eines Kontroll- und Inspektionssystems.Eine wichtige Rolle des technischen Prüfdienstes bildet die Beauf-
sichtigung dieses Kontrollsystems.
4. Die Bewilligungsfunktion und/oder die Aufgaben des technischen Prüf-
dienstes können ganz oder teilweise anderen Einrichtungen übertragen
werden, sofern sämtliche der nachfolgenden Bedingungen erfüllt sind:
i) Die Zuständigkeiten und Pflichten dieser anderen Einrichtungen,
insbesondere hinsichtlich der Kontrolle und Überprüfung der Ein-haltung der Gemeinschaftsvorschriften, sind eindeutig definiert.
ii) Die Einrichtungen müssen über wirksame Systeme verfügen, um ihre
Verantwortlichkeiten in zufriedenstellender Weise wahrnehmen zu
können.
iii) Die Einrichtungen müssen der Zahlstelle gegenüber ausdrücklich
bestätigen, daß sie ihren Verantwortlichkeiten tatsächlich nach-
kommen, und die hierzu eingesetzten Mittel beschreiben.
iv) Die Zahlstelle wird regelmäßig und so rechtzeitig über die Ergebnisse
der durchgeführten Kontrollen unterrichtet, daß vor der Abwicklung!
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eines Antrags stets beurteilt werden kann, ob diese Kontrollen
ausreichend waren. Die durchgeführten Arbeiten werden ausführlich
in einem Bericht beschrieben, der dem jeweiligen Antrag oder der
Gruppe von Anträgen beigefügt wird, oder gegebenenfalls in einemBericht, der ein ganzes Wirtschaftsjahr abdeckt. Der Bericht istverbunden mit einer Bescheinigung über die Begründetheit der
genehmigten Anträge sowie über Art, Umfang und Grenzen der
verrichteten Arbeiten. Waren die körperlichen oder verwaltungs-mäßigen Kontrollen nicht umfassend, sondern wurden aufgrund einerStichprobe von Anträgen durchgeführt, so sind die ausgewählten
Anträge anzugeben, ist die Stichprobenmethode darzulegen und sind
die Ergebnisse aller V or-Ort-Inspektionen sowie die Maßnahmenaufzuführen, die bei vorgefundenen Abweichungen und Unregel-mäßigkeiten getroffen wurden. Die der Zahlstelle vorgelegten
Belegdokumente müssen hinreichende Gewähr dafür bieten, daß alle
erforderlichen Kontrollen bezüglich der Begründetheit der bewilligtenAnträge vorgenommen worden sind.
v) Werden Unterlagen zu bewilligten Anträgen und durchgeführten
Kontrollen bei den betreffenden anderen Einrichtungen aufbewahrt,so schaffen sowohl diese Einrichtungen als auch die Zahlstelle
geeignete Verfahren, damit der Ablageort aller derartigen Dokumente,
die für spezifische von der Zahlstelle getätigte Zahlungen bedeutsamsind, verzeichnet wird und die Dokumente zur Einsichtnahme in denAmtsräumen der Zahlstelle verfügbar gemacht werden können, wenn
Personen oder Einrichtungen hierum ersuchen, die gewöhnlich zur
Einsicht berechtigt sind. Hierzu gehören
— die Bediensteten der Zahlstelle, die den Antrag bearbeiten;
— der interne Revisionsdienst der Zahlstelle;
— die Einrichtung, die die Jahreserklärung der Zahlstelle zu
bescheinigen hat;
— entsprechend beauftragte Bedienstete der Europäischen Union.
4a. Im Fall der kofinanzierten Maßnahmen dürfen, wenn viele kleine Beträge
zu überweisen sind, nach vorheriger Genehmigung durch die Kommissionandere Stellen mit der Gewährung der Beihilfe an den Antragstellerbeauftragt werden. Die Art der der Zahlstelle vorzulegenden Angaben und
Belege sowie die Frist, innerhalb der diese Angaben und Belege zu
erbringen sind, sind zwischen der Zahlstelle und der anderen Stelleschriftlich zu vereinbaren. Die Zahlstelle muß dank dieser Angaben undBelege mindestens in der Lage sein, den Zulassungskriterien nach-
zukommen und die Fristen einzuhalten, die in der V orlage der Monats- und
Jahresabschlüsse gesetzt sind. Die Zahlstelle ist nach wie vor für die guteVerwaltung der betreffenden Mittel und dafür verantwortlich, daß dieBuchführungsunterlagen auf dem letzten Stand gehalten werden. Die
Bevollmächtigten der Zahlstelle, der bescheinigenden Stelle sowie der
Europäischen Union sind befugt, alle von der anderen Stelle verwahrtenBelege zu prüfen und bei den Antragstellern Kontrollen vorzunehmen.
5. Die Verwaltungsstruktur der Zahlstelle muß eine Trennung der drei
Funktionen von Bewilligung, Ausführung und Verbuchung der Zahlungen
vorsehen, indem hierfür jeweils eine gesonderte verwaltungsmäßigeUntereinheit zuständig ist, deren jeweilige Aufgaben in einem Organisa-tionsplan festgelegt sind. Allerdings kann die Verwaltungsstruktur so
gestaltet sein, daß die Aufgaben des technischen Prüfdienstes gegebenen-
falls durch die mit der Zahlungsbewilligung betraute Abteilung wahr-genommen werden.
Der mit der Zahlung beauftragten Untereinheit oder der Einheit, die diese
zu beaufsichtigen hat, müssen die Belege vorliegen, aus denen dieBegründetheit der Beihilfeanträge und die Durchführung der vorgeschrie-benen Verwaltungs- und Warenkontrollen ersichtlich ist. Die Informatio-
nen und Belege dürfen gemäß Abschnitt 4 Ziffer iv) zusammengefaßt bzw.
durch das EDV -System erfaßt werden.!
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6. Die Zahlstelle legt V orschriften für die folgenden Verfahrensabläufe bzw.
für solche, die eine gleichwertige Wirksamkeit garantieren, fest:
i) Verfahrensvorschriften über die Einreichung, die Erfassung und die
Bearbeitung der Anträge müssen von der Zahlstelle schriftlichfestgelegt werden.
ii) Die Amtsgeschäfte müssen so verteilt sein, daß kein Bediensteter für
mehr als eine der drei Funktionen von Bewilligung, Auszahlung oder
Verbuchung der zu Lasten des EAGFL gehenden Beträge zuständig ist
und daß kein Bediensteter eine dieser Funktionen ausübt, ohne daßseine Arbeit unter der Aufsicht eines zweiten Bediensteten steht.
Die Zuständigkeiten eines jeden Bediensteten sind schriftlich fest-
zulegen, einschließlich zu setzender finanzieller Obergrenzen fürseine Entscheidungsbefugnis. Für einschlägige Ausbildungsmaßnah-
men ist zu sorgen. Das Personal mit Aufgaben relativer Bedeutung
sollte wahlweise durch eine entsprechende Personalpolitik einerRotation unterliegen oder einer verstärkten Dienstaufsicht unterwor-fen werden. "
M2Interessenkonflikte, die sich für verantwortliche
Personen, die außerhalb der Zahlstelle noch andere Funktionen
ausüben, hinsichtlich der Kontrolle, der Feststellung der Begründet-heit und der Beihilfegewährung zu Lasten des Fonds ergeben könnten,sind durch geeignete Maßnahmen auszuschließen. 3
iii) Jeder für Bewilligungen zuständige Bedienstete muß eine umfassende
Prüfliste über die von ihm durchzuführenden Kontrollen besitzen und
hat den Belegdokumenten des jeweiligen Antrags seine Bescheini-
gung beizufügen, daß die genannten Kontrollen vorgenommenworden sind. Diese Bescheinigung kann in elektronischer Formerfolgen, sofern die Bedingungen gemäß dem Unterabsatz vi)
eingehalten werden. Die Tätigkeiten aller Bediensteten sind von
Dienstvorgesetzten nachweislich nachzuprüfen.
iv) Ein Antrag darf erst zur Auszahlung bewilligt werden, nachdem
hinreichende Kontrollen stattgefunden haben, um die Übereinstim-mung mit den Gemeinschaftsvorschriften zu überprüfen. Hierzugehören zum einen die Kontrollen, die in der Verordnung über die
spezifische Maßnahme vorgesehen sind, in deren Rahmen die Beihilfe
beantragt wird, und zum anderen die Kontrollen gemäß Artikel 8 derVerordnung (EWG) Nr. 729/70, um unter besonderer Berücksichti-gung der vorhandenen Risiken Betrugshandlungen und Unregel-
mäßigkeiten zu verhindern oder aufzudecken. Die vorzunehmenden
Kontrollen müssen in einer Prüfliste aufgeführt sein, und ihreDurchführung ist für jeden Antrag oder jede Gruppe von Anträgenzu bescheinigen.
v) Durch entsprechende Verfahren ist sicherzustellen, daß Zahlungen
ausschließlich an den Antragsteller, auf dessen Bankkonto oder anden Bevollmächtigten des Antragstellers geleistet werden. Innerhalb
von fünf Arbeitstagen nach Verbuchung zu Lasten des EAGFL wird
die Zahlungsüberweisung durch die Bankverbindung der Zahlstelle,gegebenenfalls durch eine staatliche Kassenstelle oder durch auf demPostweg übersandten Scheck ausgeführt. Mittels geeigneter Verfahren
ist dafür zu sorgen, daß die Zahlungsbeträge aller nicht ausgeführten
Überweisungen oder nicht eingelöster Schecks dem Fonds wiedergutgeschrieben werden. Zahlungen in bar sind nicht zulässig. DieGenehmigung des Anweisungsbefugten und/oder seines Dienstvor-
gesetzten kann in elektronischer Form erfolgen, soweit bei den
betreffenden EDV -Einrichtungen ein angemessenes Sicherheitsniveaugewährleistet ist und die Identität des Unterzeichners in denelektronischen Aufzeichnungen festgehalten wird.
vi) Werden Anträge rechnergestützt bearbeitet, so ist der Zugang zu dem
EDV -System derart zu schützen und zu kontrollieren, daß
— alle in das System eingegebene Daten gründlich validiert werden,
um Eingabefehler aufdecken und berichtigen zu können;
— Daten nur von hierzu ermächtigten Bediensteten eingegeben,
geändert oder validiert werden dürfen, denen individuelle
Paßwörter zugeteilt worden sind;
— die Identität eines jeden Bediensteten, der Daten eingibt oder
ändert, in ein Logbuch eingetragen wird.
Zur Vermeidung von Mißbrauch sind die Paßwörter regelmäßig zu
ändern. Die EDV -Systeme sind im Wege körperlicher Kontrollen
gegen einen unbefugten Zugang zu schützen, und von den Datenmüssen Sicherungskopien erstellt werden, die an einem gesonderten!
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geschützten Ort aufzubewahren sind. Die eingegebenen Daten sind
auf ihre Logik hin zu testen, um wiedersprüchliche oder ungewöhn-
liche Daten aufzuspüren.
vii) Die Verfahren der Zahlstelle haben zu gewährleisten, daß alle
Änderungen der Gemeinschaftsvorschriften und insbesondere der
geltenden Beihilfesätze registriert und die Dienstanweisungen sowiedie Datenbanken und Prüflisten rechtzeitig aktualisiert werden.
7. V orschußzahlungen müssen in der Buchführung ausgewiesen werden,
wobei durch geeignete Verfahren zu gewährleisten ist, daß
i) Sicherheiten nur von Finanzinstituten angenommen werden, die den
Anforderungen der Verordnung (EWG) Nr. 2220/85 der Kommis-sion (
1) entsprechen und von den befugten Behörden anerkannt sind.
Die Sicherheitsleistung muß bis zur endgültigen Entlastung gültig
sein und auf einfaches Verlangen der Zahlstelle in Anspruch
genommen werden können;
ii) V orschüsse innerhalb der festgelegten Fristen abgerechnet werden.
Wurde die Abrechnungsfrist für einen V orschuß überschritten, so istdies festzustellen und die Sicherheit unverzüglich abzurufen;
iii) die Abrechnung der V orschüsse den gleichen Kontrollen durch die
Anweisungsbefugten wie im Fall der Zahlungen unterliegt.
8. Die Buchführung über die Interventionslagerhaltung muß sicherstellen,
daß die Erzeugnismengen und die zugehörigen Kosten auf jeder Stufe, vonder Annahme eines Angebots bis zur materiellen Auslagerung desErzeugnisses, richtig und in Übereinstimmung mit den Gemeinschafts-
vorschriften sowie nach Einzellosen auf den korrekten Konten auf-
gezeichnet und rechtzeitig bearbeitet werden und daß Menge und Art deran jedem Lagerort befindlichen Bestände jederzeit feststellbar sind. DieBestände müssen regelmäßig einer körperlichen Kontrolle durch von den
Lagerhaltern unabhängige Personen, Einrichtungen oder Dienststellen
unterzogen werden.
9. Die Buchführungsverfahren müssen eine Gewähr dafür bieten, daß die
monatlichen und jährlichen Ausgabenerklärungen vollständig richtig und
rechtzeitig erfolgen und daß etwaige Fehler oder Auslassungen entdeckt
und berichtigt werden, insbesondere durch Überprüfungen und Abgleiche,die in Zeitabständen von höchstens drei Monaten stattfinden.
10. Der interne Revisionsdienst hat zu kontrollieren, ob die von der Zahlstelle
geschaffenen Verfahren als zweckmäßig erscheinen, um die Überein-
stimmung der Anträge mit den Gemeinschaftsvorschriften beurteilen zu
können, und ob die Buchführung richtig und vollständig ist und sich aufdem neuesten Stand befindet. Die Kontrollen des Prüfdienstes können sichauf ausgewählte Maßnahmen und Stichproben von Geschäftsvorgängen
beschränken, sofern durch ein Prüfprogramm sichergestellt wird, daß alle
bedeutenden Bereiche, einschließlich der für die Bewilligung zuständigenDienststellen, innerhalb eines Zeitraums von höchstens fünf Jahrenabgedeckt werden. Die Arbeiten des Prüfdienstes sind nach international
anerkannten Standards durchzuführen und in Prüfungsprotokollen fest-
zuhalten und müssen in Berichte und Empfehlungen an die Zahl-stellenleitung münden. Die Prüfprogramme und -berichte müssen derbescheinigenden Stelle und den zur Durchführung von finanziellen
Prüfungen mandatierten Bediensteten der Europäischen Union zwecks
ausschließlicher Beurteilung der Wirksamkeit der internen Revision zurVerfügung gestellt werden.
11. Alle vorstehenden Absätze gelten sinngemäß für „negative Ausgaben“,
wie erhobene Abgaben, verfallene Sicherheiten und zurückgezahlte
Beträge, die die Zahlstelle im Namen des EAGFL, Abteilung Garantie,einzuziehen hat. Insbesondere hat die Zahlstelle ein System einzurichten,um alle dem EAGFL zustehenden Beträge auszuweisen und alle derartigen
Forderungen bis zum Zahlungseingang in einem Debitorenbuch zu
verzeichnen. Das Debitorenbuch ist regelmäßig mit dem Ziel zuüberprüfen, die Einziehung überfälliger Forderungen einzuleiten.
Die Zuständigkeit für die Einziehung bestimmter Arten von negativen
Ausgaben kann die Zahlstelle auf andere Einrichtungen übertragen. Einesolche Übertragung der Zuständigkeit unterliegt den in Ziffer 4
vorgesehenen Bedingungen, die gegebenenfalls entsprechend anzupassen
sind, sowie der zusätzlichen Bedingung, daß die betreffende andereEinrichtung an die Zahlstelle regelmäßig und pünktlich, d. h. mindestens!
B
(1) ABl. Nr. L 205 vom 3. 8. 1985, S. 5.1995R1663 — DE — 30.10.1999 — 002.001 — 12
monatlich, Bericht über alle buchmäßig ausgewiesenen Einkünfte und
erhaltenen Geldbeträge erstattet.
12. Die von der Zahlstelle eingerichteten Verfahren müssen eine rasche
Bearbeitung aller eingegangenen Anträge gewährleisten.!B1995R1663 — DE — 30.10.1999 — 002.001 — 13