2000Q3614 — DE — 27.07.2004 — 005.001

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GESCHÄFTSORDNUNG DER KOMMISSION

(K(2000) 3614)







DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN — gestützt auf den Vertrag über die Gründung der Europäischen Gemeinschaft für Kohle und Stahl, insbesondere auf Artikel 16, gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft, insbesondere auf Artikel 218 Absatz 2, gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft, insbesondere auf Artikel 131, gestützt auf den Vertrag über die Europäische Union, insbesondere auf die Artikel 28 Absatz 1 und 41 Absatz 1 — GIBT SICH FOLGENDE GESCHÄFTSORDNUNG:







KAPITEL I

KOMMISSION

Artikel 1

Die Kommission handelt als Kollegium nach Maßgabe dieser Geschäftsordnung unter der politischen Führung ihres Präsidenten.

Artikel 2

Die Kommission bestimmt ihre Prioritäten und beschließt jährlich ihr Arbeitsprogramm unter der politischen Führung ihres Präsidenten.

Artikel 3

Der Präsident kann den Mitgliedern der Kommission spezielle Aufgabenbereiche zuweisen, in denen sie für die vorbereitenden Arbeiten der Kommission und die Durchführung ihrer Beschlüsse besonders verantwortlich sind. Er kann diese Zuweisungen jederzeit ändern.

Der Präsident kann unter den Mitgliedern der Kommission Arbeitsgruppen bilden, deren Vorsitzende er benennt.

Der Präsident nimmt die Vertretung der Kommission wahr. Er benennt die Mitglieder der Kommission, die ihn bei dieser Tätigkeit unterstützen.

Artikel 4

Die Kommission fasst ihre Beschlüsse

a) in gemeinschaftlicher Sitzung oder

b) im schriftlichen Verfahren gemäß Artikel 12 oder

c) im Ermächtigungsverfahren gemäß Artikel 13 oder

d) im Verfahren der Delegation gemäß Artikel 14.







Abschnitt I

Sitzungen der Kommission

Artikel 5

Die Kommission wird durch den Präsidenten zu den Sitzungen einberufen.

Die Kommission tritt in der Regel mindestens einmal wöchentlich zusammen. Sie tagt ferner, wenn dies erforderlich ist.

Die Mitglieder der Kommission sind verpflichtet, an allen Sitzungen teilzunehmen. Der Präsident beurteilt, ob eine Situation vorliegt, die sie von dieser Pflicht entbinden könnte.

Artikel 6

Der Präsident legt für jede Sitzung der Kommission eine Tagesordnung fest, wobei er insbesondere das in Artikel 2 genannte Arbeitsprogramm berücksichtigt.

Unbeschadet der Befugnis des Präsidenten zur Festlegung der Tagesordnung sind mit größeren Ausgaben verbundene Vorschäge im Einvernehmen mit dem für Haushalt zuständigen Kommissionsmitglied vorzulegen.

Punkte, deren Aufnahme in die Tagesordnung von einem Mitglied der Kommission vorgeschlagen wird, müssen dem Präsidenten mitgeteilt werden, wobei — von Ausnahmefällen abgesehen — eine Frist von neun Tagen einzuhalten ist.

Die Tagesordnung und die notwendigen Arbeitsunterlagen müssen den Mitgliedern der Kommission innerhalb der Fristen und in den Arbeitssprachen zugehen, die von der Kommission gemäß Artikel 25 festgelegt werden.

Falls ein Mitglied der Kommission die Streichung eines Punktes von der Tagesordnung beantragt, wird dieser Punkt im Einvernehmen mit dem Präsidenten auf die folgende Sitzung vertagt.

Die Kommission kann auf Vorschlag des Präsidenten beschließen, über einen Punkt zu beraten, der in der Tagesordnung nicht enthalten war oder zu dem die erforderlichen Arbeitsunterlagen verspätet verteilt worden sind. Sie kann mit Stimmenmehrheit auch beschließen, über einen in die Tagesordnung aufgenommenen Punkt nicht zu beraten.

Artikel 7

Die Kommission ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der im Vertrag vorgesehenen Zahl der Mitglieder anwesend ist.

Artikel 8

Die Kommission beschließt auf Vorschlag eines oder mehrerer ihrer Mitglieder.

Die Kommission nimmt auf Antrag eines ihrer Mitglieder eine Abstimmung vor. Dabei wird über den ursprünglichen Vorschlag oder über einen von dem oder den zuständigen Mitglied(ern) oder dem Präsidenten geänderten Vorschlag abgestimmt.

Die Beschlüsse der Kommission werden mit der Mehrheit der im Vertrag vorgesehenen Zahl der Mitglieder gefasst. Diese Mehrheit ist unabhängig von Inhalt und Art des Beschlusses erforderlich.

Artikel 9

Die Sitzungen der Kommission sind nicht öffentlich. Ihre Beratungen sind vertraulich.

Artikel 10

Sofern die Kommission nichts anderes beschließt, nimmt der Generalsekretär an den Sitzungen teil. In den Durchführungsbestimmungen zu dieser Geschäftsordnung wird festgelegt, unter welchen Voraussetzungen andere Personen an den Sitzungen teilnehmen dürfen.

Ist ein Mitglied der Kommission abwesend, so kann sein Kabinettschef an der Sitzung teilnehmen und auf Aufforderung des Präsidenten die Meinung des abwesenden Mitglieds vortragen.

Die Kommission kann beschließen, jede andere Person in der Sitzung zu hören.

Artikel 11

Über jede Sitzung der Kommission wird ein Protokoll angefertigt.

Der Protokollentwurf wird der Kommission in einer späteren Sitzung zur Genehmigung vorgelegt. Das genehmigte Protokoll wird durch die Unterschrift des Präsidenten und des Generalsekretärs festgestellt.







Abschnitt II

Andere Beschlussfassungsverfahren

Artikel 12

Die Zustimmung der Kommission zu dem Vorschlag eines oder mehrerer ihrer Mitglieder kann im schriftlichen Verfahren eingeholt werden, sofern die unmittelbar beteiligten Generaldirektionen dem Vorschlag zustimmen und der Juristische Dienst ihn befürwortet.

Zu diesem Zweck wird der Wortlaut des Vorschlags allen Mitgliedern der Kommission in den von ihr gemäß Artikel 25 festgelegten Sprachen schriftlich zugeleitet, wobei eine Frist gesetzt wird, vor deren Ablauf die Vorbehalte oder Änderungsanträge mitzuteilen sind, zu denen der Vorschlag Anlass geben kann.

Jedes Mitglied der Kommission kann während des schriftlichen Verfahrens beantragen, dass der Vorschlag in der Sitzung behandelt wird. Dazu stellt es einen begründeten Antrag an den Präsidenten.

Ein Vorschlag, zu dem kein Mitglied der Kommission bis zum Ablauf der für das schriftliche Verfahren gesetzten Frist einen Vorbehalt angemeldet oder aufrechterhalten hat, gilt als von der Kommission angenommen. Die angenommenen Vorschläge werden in einem Tagesvermerk aufgeführt, auf den im Protokoll der nächsten Kommissionssitzung Bezug genommen wird.

Artikel 13

Die Kommission kann — unter der Voraussetzung, dass der Grundsatz der kollegialen Verantwortlichkeit voll gewahrt bleibt — eines oder mehrere ihrer Mitglieder ermächtigen, in ihrem Namen innerhalb der Grenzen und gemäß den Bedingungen, die sie festlegt, Maßnahmen der Geschäftsführung und der Verwaltung zu treffen.

Sie kann auch eines oder mehrere ihrer Mitglieder beauftragen, im Einvernehmen mit dem Präsidenten den Wortlaut eines Beschlusses oder eines den übrigen Organen vorzulegenden Vorschlags, dessen wesentlichen Inhalt sie bereits in ihren Beratungen festgelegt hat, endgültig anzunehmen.

Die so zugewiesenen Befugnisse können durch Subdelegation auf die Generaldirektoren und Dienstleiter weiterübertragen werden, soweit die Ermächtigungsentscheidung dies nicht ausdrücklich untersagt.

Die Bestimmungen der Absätze 1, 2 und 3 gelten unbeschadet der Regeln über die Delegation in Finanzangelegenheiten und der Befugnisse der Anstellungsbehörde sowie der zum Abschluss von Einstellungsverträgen ermächtigten Behörde.

Artikel 14

Die Kommission kann — unter der Voraussetzung, dass der Grundsatz der kollegialen Verantwortung voll gewahrt bleibt — den Generaldirektoren und Dienstleitern die Befugnis delegieren, in ihrem Namen innerhalb der Grenzen und gemäß den Bedingungen, die sie festlegt, Maßnahmen der Geschäftsführung und der Verwaltung zu treffen.

Artikel 15

Die im Verfahren der Ermächtigung und der Delegation gefassten Beschlüsse werden in einem Tagesvermerk aufgeführt, auf den im Protokoll der nächsten Kommissionssitzung Bezug genommen wird.







Abschnitt III

Vorbereitung und Durchführung der Kommissionsbeschlüsse

Artikel 16

Die Mitglieder der Kommission können Kabinette bilden, die sie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und bei der Vorbereitung der Kommissionsbeschlüsse unterstützen.

Zur Vollziehung der ihm zugewiesenen Aufgaben erteilt das zuständige Kommissionsmitglied den betreffenden Dienststellen seine Weisungen.

Artikel 17

Der Generalsekretär unterstützt den Präsidenten bei der Vorbereitung der Arbeiten und der Sitzungen der Kommission. Er unterstützt auch die Vorsitzenden der gemäß Artikel 3 Absatz 2 gebildeten Arbeitsgruppen bei der Vorbereitung und Abhaltung der Sitzungen dieser Gruppen.

Er gewährleistet die Anwendung der Beschlussfassungsverfahren und sorgt für den Vollzug der Beschlüsse gemäß Artikel 4.

Er sorgt für die notwendige Koordination der Dienststellen bei den vorbereitenden Arbeiten und für die Beachtung der Vorschriften über die Vorlage der Dokumente, die Gegenstand der Beschlussfassungsverfahren sind.

Er trifft die erforderlichen Maßnahmen für die amtliche Bekanntgabe und die Veröffentlichung der Kommissionsbeschlüsse im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften sowie für die Übermittlung der Dokumente der Kommission und ihrer Dienststellen an die anderen Organe der Europäischen Gemeinschaften.

Er unterhält die offiziellen Beziehungen zu den anderen Organen der Europäischen Gemeinschaften vorbehaltlich der Zuständigkeiten, die die Kommission selbst auszuüben beschließt oder die sie einem ihrer Mitglieder oder ihrer Verwaltung überträgt. Er verfolgt die Arbeiten der anderen Organe der Europäischen Gemeinschaften und unterrichtet die Kommission darüber.

Artikel 18

Die von der Kommission in einer Sitzung gefassten Beschlüsse sind in der Sprache oder in den Sprachen, in denen sie verbindlich sind, untrennbar mit der Zusammenfassung verbunden, die unmittelbar nach dem Ende der Kommissionssitzung, in der sie angenommen wurden, erstellt wird. Diese Beschlüsse werden durch die Unterschrift des Präsidenten und des Generalsekretärs auf der letzten Seite der Zusammenfassung festgestellt.

Die im schriftlichen Verfahren gefassten Beschlüsse sind in der Sprache oder in den Sprachen in denen sie verbindlich sind, untrennbar mit den in Artikel 12 genannten Tagesvermerk verbunden. Diese Beschlüsse werden durch die Unterschrift des Generalsekretärs auf der letzten Seite des Tagesvermerks festgestellt.

Die im Ermächtigungsverfahren gefassten Beschlüsse sind in des Sprache oder in den Sprachen, in denen sie verbindlich sind, untrennbar mit dem in Artikel 15 genannten Tagesvermerk verbunden. Diese Beschlüsse werden durch die Unterschrift des Generalsekretärs auf der letzten Seite des Tagesvermerks festgestellt.

Die im Verfahren der Delegation oder durch Subdelegation gemäß Artikel 13 Absatz 3 gefassten Beschlüsse sind in der Sprache oder in den Sprachen, in denen sie verbindlich sind, untrennbar mit dem in Artikel 15 genannten Tagesvermerk verbunden. Diese Beschlüsse werden durch eine vom Generaldirektor oder Dienstleiter unterzeichnete Selbstbescheinigungserklärung festgestellt.

Im Sinne dieser Geschäftsordnung bezeichnet der Begriff Beschluss die Rechtsakte, die in den Artikeln 14 EGKS-, 249 EG- und 161 Euratom-Vertrag genannt sind.

Unter den verbindlichen Sprachen sind die Amtssprachen der Gemeinschaften zu verstehen, wenn es sich um Rechtsakte mit allgemeiner Geltung handelt; andernfalls sind darunter die Sprache(n) der Adressaten zu verstehen.







KAPITEL II

DIENSTSTELLEN DER KOMMISSION

Artikel 19

Der Kommission stehen zur Vorbereitung und zur Durchführung ihrer Amtstätigkeit eine Reihe von Dienststellen zur Verfügung, die in Generaldirektionen und gleichgestellte Dienste gegliedert sind.

In der Regel sind die Generaldirektionen und die gleichgestellten Dienste in Direktionen, die Direktionen in Referate gegliedert.

Artikel 20

Um speziellen Anforderungen gerecht zu werden, kann die Kommission besondere Verwaltungsstrukturen einrichten, denen genau umschriebene Aufgaben übertragen werden und deren Befugnisse und Arbeitsbedingungen von der Kommission festgelegt werden.

Artikel 21

Um die Effizienz der Amtstätigkeit der Kommission sicherzustellen, arbeiten die Dienstellen, die an der Ausarbeitung oder Durchführung von Beschlüssen mitwirken, so eng wie möglich zusammen.

Die federführende Dienststelle hat, bevor der Kommission eine Vorlage unterbreitet wird, alle nach den Zuständigkeitsbereichen und Befugnissen oder nach der Natur der Sache beteiligten oder zu informierenden Dienststellen rechtzeitig zu hören und das Generalsekretariat zu unterrichten, wenn Dienststellen gehört werden und es sich nicht darunter befindet. Der Juristische Dienst ist zu allen Entwürfen von Beschlüssen und Vorschlägen von Rechtsakten sowie zu allen Vorlagen, die rechtliche Wirkungen haben können, zu hören. Die mit den Haushalten sowie mit Personal und Verwaltung befassten Generaldirektionen sind zu allen Vorlagen zu hören, die Auswirkungen auf den Haushaltsplan, die Finanzen, das Personal und die Verwaltung haben können. Gleiches gilt, soweit erforderlich, auch für die Generaldirektion Finanzkontrolle.

Die federführende Dienststelle ist bemüht, einen Vorschlag zu erarbeiten, der die Zustimmung der gehörten Dienststellen findet. Unbeschadet des Artikels 12 hat sie — falls es zu keiner Einigung kommt — abweichende Stellungnahmen dieser Dienststellen in ihrem Vorschlag zu erwähnen.







KAPITEL III

VERTRETUNGEN

Artikel 22

Die Aufgaben des Präsidenten werden im Fall seiner Verhinderung von einem Vizepräsidenten oder einem Mitglied in der von der Kommission festgelegten Reihenfolge wahrgenommen.

Artikel 23

Die Aufgaben des Generalsekretärs werden, falls dieser verhindert ist, von seinem Stellvertreter oder, falls dies nicht möglich ist, von einem von der Kommission bestimmten Beamten wahrgenommen.

Artikel 24

Die Aufgaben des Generaldirektors werden im Fall seiner Verhinderung vom dienstältesten anwesenden stellvertretenden Generaldirektor und, bei gleichem Dienstalter, vom ältesten anwesenden stellvertretenden Generaldirektor oder, falls ein solcher nicht vorhanden ist, von einem von der Kommission bestimmten Beamten wahrgenommen. Hat die Kommission keinen Beamten zur Vertretuzng bestimmt, wird diese von dem dienstältesten anwesen Untergebenen und, bei gleichem Dienstalter, von dem ältesten Untergebenen in der höchsten Laufbahngruppe und der höchsten Besoldungsgruppe wahrgenommen.

Ein Referatsleiter wird im Fall seiner Verhinderung vom stellvertretenden Referatsleiter vertreten, sofern ein solcher vorhanden ist.

Jeder andere Dienstvorgesetzte wird im Fall seiner Verhinderung von einem vom Generaldirektor im Einvernehmen mit dem zuständigen Kommisionsmitglied bestimmten Beamten vertreten. Hat der Generaldirektor keinen Beamten zur Vertretung bestimmt, wird diese von dem dienstältesten anwesenden Untergebenen und, bei gleichem Dienstalter, von dem ältesten Untergebenen in der höchsten Laufbahngruppe und der höchsten Besoldungsgruppe wahrgenommen.







SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Artikel 25

Die Kommission erlässt, soweit erforderlich, Durchführungsbestimmungen zu dieser Geschäftsordnung.

Die Kommission kann in Bezug auf ihre Arbeitsweise und auf die ihrer Dienstellen weitere Maßnahmen ergreifen, die als Anhang in diese Geschäftsordnung aufgenommen werden.

Artikel 26

Die Geschäftsordnung vom 18. September 1999, geändert durch den Beschluss 2000/633/EG, EGKS, Euratom, wird aufgehoben.

Artikel 27

Diese Geschäftsordnung tritt am 1. Januar 2001 in Kraft.

Artikel 28

Diese Geschäftsordnung wird im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht.









ANHANG

KODEX FÜR GUTE VERWALTUNGSPRAXIS IN DEN BEZIEHUNGEN DER BEDIENSTETEN DER EUROPÄISCHEN KOMMISSION ZUR ÖFFENTLICHKEIT

Dienst von hoher Qualität

Die Kommission und ihre Bediensteten haben die Pflicht, dem Interesse der Gemeinschaft und hierdurch auch dem öffentlichen Interesse zu dienen.

Die Öffentlichkeit erwartet zu Recht eine offene, zugängliche Verwaltung, die effizient geführt wird und Dienste von hoher Qualität erbringt.

Hohe Qualität setzt voraus, dass sich die Kommission und ihre Bediensteten höflich, sachlich und unparteiisch verhalten.

Zweck

Um die Kommission in die Lage zu versetzen, ihrer Verpflichtung zu einer guten Verwaltungspraxis nachzukommen — insbesondere in Hinblick auf die Beziehungen der Kommission mit der Öffentlichkeit —, verpflichtet sich die Kommission, die in diesem Kodex niedergelegten Leitlinien einer guten Verwaltungspraxis zu beachten und sich durch sie in ihrer täglichen Arbeit leiten zu lassen.

Geltungsbereich

Der Kodex ist für das gesamte Personal verbindlich, auf welches das Statut der Beamten der Europäischen Gemeinschaften und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten dieser Gemeinschaften (das Statut) oder andere Vorschriften zur Beziehung zwischen der Kommission und ihrem Personal, die sich auf Beamte bzw. sonstige Bedienstete der Europäischen Gemeinschaften beziehen, Anwendung finden. Personen mit privatrechtlichem Arbeitsvertrag, abgeordnete nationale Sachverständige oder Praktikanten, die für die Kommission arbeiten, sollten sich jedoch ebenfalls in ihrer täglichen Arbeit durch den Kodex leiten lassen.

Die Beziehungen der Kommission zu ihren Bediensteten werden ausschließlich durch das Statut geregelt.

1. ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE GUTER VERWALTUNGSPRAXIS

Die Kommission beachtet in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit die folgenden Grundsätze:

Rechtmäßigkeit Die Kommission richtet sich in ihrem Handeln nach dem Recht und wendet die gemeinschaftsrechtlichen Vorschriften und Verfahren an.

Diskriminierungsverbot und Gleichbehandlung Die Kommission befolgt den Grundsatz der Nichtdiskriminierung und garantiert insbesondere die Gleichbehandlung der Bürger unabhängig von ihrer Nationalität, Geschlechtszugehörigkeit, Rasse oder ethnischen Zugehörigkeit, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexuellen Ausrichtung. Somit muss jedwede Ungleichbehandlung ähnlicher Fälle durch die Umstände des Einzelfalls sachlich begründet sein.

Verhältnismäßigkeit Die Kommission achtet darauf, dass die Maßnahmen in einem angemessenen Verhältnis zu den angestrebten Zielen stehen. Insbesondere wird sie stets dafür Sorge tragen, dass bei der Anwendung dieses Kodexes der angestrebte Nutzen im konkreten Einzelfall nicht mit einem unvertretbaren Verwaltungsaufwand verbunden ist.

Kohärenz Die Kommission achtet auf eine kohärente Verwaltungspraxis und wendet die gängigen Verwaltungsverfahren an. Abweichungen hiervon sind entsprechend sachlich zu begründen.

2. LEITLINIEN FÜR GUTE VERWALTUNGSPRAXIS

Objektivität und Unparteilichkeit

Bedienstete handeln stets objektiv und unparteiisch sowie im Interesse der Gemeinschaft und zum Wohl der Allgemeinheit. Innerhalb des von der Kommission festgelegten politischen Rahmens entscheiden sie in voller Unabhängigkeit, ohne sich von persönlichen oder nationalen Interessen leiten zu lassen oder politischem Druck nachzugeben.

Informationen über Verwaltungsverfahren

Ersuchen Bürger um Auskünfte über Verwaltungsverfahren der Kommission, so stellen die Bediensteten sicher, dass diese Auskünfte innerhalb der im jeweiligen Verfahren festgelegten Fristen erteilt werden.

3. ERTEILUNG VON INFORMATIONEN ÜBER DIE RECHTE DER BETEILIGTEN

Anhörung aller unmittelbar Beteiligten

Sieht das Gemeinschaftsrecht die Anhörung Beteiligter vor, so sorgen die Bediensteten dafür, dass ihnen die Möglichkeit zur Äußerung gegeben wird.

Begründungspflicht

Entscheidungen der Kommission sind zu begründen und den Betroffenen mitzuteilen.

Im Allgemeinen sollte eine vollständige Begründung erteilt werden. Soweit es nicht möglich ist, eine detaillierte Angabe der Entscheidungsgründe im Einzelfall vorzunehmen, zum Beispiel weil der Kreis derer, die von gleichartigen Entscheidungen betroffen sind, zu groß ist, dürfen Standardantworten erteilt werden. Diese Standardantworten sollten die wesentlichen Gründe enthalten, auf denen die Entscheidung basiert. Darüber hinaus ist Beteiligten auf ausdrückliches Ersuchen eine detaillierte Begründung zu übermitteln.

Informationspflicht über Rechtsbehelfe

Soweit das Gemeinschaftsrecht dies vorsieht, enthalten bekannt gegebene Entscheidungen Angaben zu deren Anfechtbarkeit; ebenso ist anzugeben, wie die Anfechtung vorgenommen werden kann (Name und Büroanschrift der Person, bzw. der Dienststelle, bei der dieser Rechtsbehelf eingelegt werden kann) und welche Frist zu beachten ist.

Gegebenenfalls weisen Entscheidungen auf die Möglichkeit der Einleitung eines Gerichtsverfahrens und/oder zur Anrufung des Europäischen Bürgerbeauftragten gemäß Artikel 230 bzw. 195 EG-Vertrag hin.

4. BEHANDLUNG VON ANFRAGEN

Die Kommission verpflichtet sich, Anfragen von Bürgern in angemessener Weise und so schnell wie möglich zu beantworten.

Anforderung von Dokumenten

Ist das angeforderte Dokument bereits veröffentlicht, so ist auf die Verkaufsstellen des Amtes für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften sowie die Dokumentations- und Informationsstellen („Info-points“, Europäische Dokumentationszentren, usw.) zu verweisen. Viele Dokumente sind auch elektronisch verfügbar.

Der Zugang zu Dokumenten der Kommission wird durch einschlägige Bestimmungen geregelt.

Schriftverkehr

Gemäß Artikel 21 EG-Vertrag sind Schreiben an die Kommission in der Sprache zu beantworten, in der sie verfasst wurden, sofern es sich um eine Amtssprache der Gemeinschaft handelt.

Die Antwort auf ein an die Kommission gerichtetes Schreiben ist innerhalb einer Frist von fünfzehn Arbeitstagen ab dem Tag des Eingangs bei der zuständigen Dienststelle abzusenden. Im Antwortschreiben ist der Name des zuständigen Bediensteten anzugeben. Ebenfalls ist anzugeben, wie dieser Bedienstete erreicht werden kann.

Kann ein Schreiben nicht innerhalb von fünfzehn Arbeitstagen beantwortet werden, so gibt der Bedienstete in einem vorläufigen Schreiben einen Zeitpunkt an, an dem mit einer Antwort zu rechnen ist; dies gilt auch für alle Fälle, in denen eine Kontaktaufnahme mit anderen Dienststellen erforderlich ist oder Übersetzungen vorzunehmen sind. Der Zeitpunkt für die endgültige Beantwortung bestimmt sich nach der relativen Dringlichkeit der Anfrage und der Komplexität der Materie.

Erfolgt die Beantwortung durch eine andere als die ursprünglich als Adressat bezeichnete Dienststelle, sind der Name und die Büroadresse des Bediensteten, an den die Anfrage weitergeleitet wurde, anzugeben.

Diese Bestimmungen gelten nicht bei Missbrauch, d. h. wenn immer wieder gleichlautende Schreiben mit beleidigendem Inhalt bzw. Äußerungen ohne erkennbaren Sinn und Zweck eingehen. In diesen Fällen behält sich die Kommission somit das Recht vor, den Schriftwechsel einzustellen.

Telefon

Bei der Annahme eines Telefongesprächs hat sich der Bedienstete mit seinem Namen oder der Angabe seiner Dienststelle zu melden. Rückrufe sind so rasch wie möglich vorzunehmen.

Auskunftsersuchen zu Fragen, die seinen unmittelbaren Zuständigkeitsbereich betreffen, beantwortet der Bedienstete selbst; ansonsten sollte er den Gesprächspartner an die zuständige Stelle verweisen. Falls erforderlich, verweist der Bedienstete seinen Gesprächspartner an seinen Vorgesetzten oder nimmt mit diesem Rücksprache, bevor er das Auskunftsersuchen beantwortet.

Fällt eine Anfrage in den unmittelbaren Zuständigkeitsbereich des Bediensteten, so holt er Auskünfte über die Person des Informationssuchenden ein und prüft vor der Weitergabe der Information, ob sie der Öffentlichkeit bereits zugänglich gemacht wurde. Wenn nicht, so kann der Bedienstete davon ausgehen, dass die Information im Interesse der Gemeinschaft nicht verbreitet werden darf. In diesen Fällen sollte er die Gründe hierfür erläutern und gegebenenfalls auf die ihm nach Artikel 17 des Beamtenstatuts auferlegte Schweigepflicht verweisen.

Der Bedienstete ersucht den Informationssuchenden gegebenenfalls, die telefonische Anfrage schriftlich zu bestätigen.

Elektronische Post

Der Bedienstete beantwortet elektronische Post unverzüglich unter Berücksichtigung der Leitlinien für Telefongespräche.

Sollte eine Anfrage durch elektronische Post aufgrund ihrer Komplexität einer schriftlichen Anfrage gleichzusetzen sein, so gelten jedoch die Leitlinien für den Schriftverkehr einschließlich der entsprechenden Fristen.

Anfragen der Medien

Der Presse- und Informationsdienst ist für die Beziehungen zu den Medien zuständig. Die Beantwortung fachspezifischer Fragen der Medien zu seinem eigenen Zuständigkeitsbereich kann jedoch der Bedienstete übernehmen.

5. SCHUTZ PERSÖNLICHER DATEN UND GEHEIMER INFORMATIONEN

Die Kommission und ihre Bediensteten beachten insbesondere:

— die Vorschriften über den Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten;

— die Verpflichtungen gemäß Artikel 287 EG-Vertrag, insbesondere diejenige betreffend das Berufsgeheimnis;

— die Geheimhaltungsvorschriften im Zusammenhang mit strafrechtlichen Untersuchungen;

— die Geheimhaltungspflicht in Angelegenheiten, die im Rahmen der in Artikel 9 und der Anhänge II und III zum Statut vorgesehenen verschiedenen Ausschüsse behandelt werden.

6. BESCHWERDEN

Europäische Kommission

Verstößt ein Bediensteter gegen die in diesem Kodex festgeschriebenen Verhaltensregeln, kann beim Generalsekretariat ( 1 ) der Europäischen Kommission Beschwerde dagegen eingelegt werden.

Der Generaldirektor bzw. der Leiter der Dienststelle unterrichtet den Beschwerdeführer binnen zwei Monaten schriftlich darüber, welche Maßnahmen zur weiteren Behandlung der Beschwerde getroffen wurden. Der Beschwerdeführer kann sich daraufllin binnen eines Monats an den Generalsekretär der Europäischen Kommission wenden und ihn bitten, das Ergebnis des Beschwerdeverfahrens zu überprüfen. Der Generalsekretär beantwortet dieses Überprüfungsersuchen innerhalb eines Monats.

Europäischer Bürgerbeauftragter

Beschwerden können nach Artikel 195 EG-Vertrag und dem Statut des Europäischen Bürgerbeauftragten auch an letzteren gerichtet werden.

▼M1

SICHERHEITSVORSCHRIFTEN DER KOMMISSION

In Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Für die Ausweitung der Tätigkeiten der Kommission in Bereichen, die ein bestimmtes Maß an Geheimhaltung erfordern, sollte ein umfassendes Sicherheitssystem geschaffen werden, das die Kommission, die anderen Organe, Einrichtungen, Ämter und Agenturen, die durch den EG-Vertrag oder den Vertrag über die Europäische Union oder auf deren Grundlage geschaffen wurden, die Mitgliedstaaten sowie jeden anderen Empfänger von EU-Verschlusssachen, hiernach „EU-Verschlusssachen“ genannt, einbezieht.

(2) Um die Effizienz des durch diese Vorschriften geschaffenen Sicherheitssystems zu gewährleisten, gibt die Kommission EU-Verschlusssachen nur an die externen Einrichtungen weiter, die garantieren, alle erforderlichen Maßnahmen getroffen zu haben, um Bestimmungen einzuhalten, die diesen Vorschriften absolut gleichwertig sind.

(3) Diese Vorschriften lassen die Verordnung Euratom Nr. 3 des EAG-Rates vom 31. Juli 1958 zur Anwendung des Artikels 24 des EAG-Vertrags ( 2 ), die Verordnung des Rates Nr. 1588/90 vom 11. Juni 1990 über die Übermittlung von unter die Geheimhaltungspflicht fallenden Informationen an das Statistische Amt der Europäischen Gemeinschaften ( 3 ) und den Beschluss C (95) 1510 endg. der Kommission vom 23. November 1995 über den Schutz der Informationssysteme unberührt.

(4) Um einen reibungslosen Ablauf des Beschlussfassungsprozesses in der Union sicherzustellen, beruht das Sicherheitssystem der Kommission auf den Grundsätzen, die der Rat in seinem Beschluss 2001/264/EG vom 19. März 2001 über die Annahme der Sicherheitsvorschriften des Rates ( 4 ) ausgeführt hat.

(5) Die Kommission weist darauf hin, dass es wichtig ist, gegebenenfalls die anderen Organe der Europäischen Union an den Geheimhaltungsregeln und -normen, die zum Schutz der Interessen der Union und ihrer Mitgliedstaaten erforderlich sind, zu beteiligen.

(6) Die Kommission stellt fest, dass sie ein eigenes Sicherheitskonzept einführen muss, das allen Aspekten der Sicherheit und dem spezifischen Charakter der Kommission als Organ Rechnung trägt.

(7) Diese Vorschriften lassen Artikel 255 des Vertrags und die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission ( 5 ) unberührt.







Artikel 1

Die Sicherheitsvorschriften sind im Anhang aufgeführt.

Artikel 2

(1) Das für Sicherheitsfragen zuständige Kommissionsmitglied trifft geeignete Maßnahmen, um dafür zu sorgen, dass die Bestimmungen nach Artikel 1 beim Umgang mit EU-Verschlusssachen in der Kommission von deren Beamten und sonstigen Bediensteten und von an die Kommission abgeordnetem Personal eingehalten werden und ihre Einhaltung an allen Dienstorten der Kommission einschließlich der Vertretungen und Büros in der Europäischen Union und in den Delegationen in Drittländern sowie von Seiten externer Vertragspartner der Kommission gesichert ist.

(2) Die Mitgliedstaaten sowie andere durch die Verträge oder auf deren Grundlage eingerichtete Organe, Einrichtungen, Ämter und Agenturen erhalten EU-Verschlusssachen unter der Voraussetzung, dass sie beim Umgang mit EU-Verschlusssachen in ihren Dienststellen und Gebäuden für die Einhaltung von Bestimmungen sorgen, die den Bestimmungen nach Artikel 1 absolut gleichwertig sind. Das gilt insbesondere für

a) die Mitglieder der Ständigen Vertretungen der Mitgliedstaaten bei der Europäischen Union sowie die Mitglieder der nationalen Delegationen, die an Sitzungen der Kommission oder ihrer Gremien teilnehmen bzw. in sonstige Tätigkeiten der Kommission einbezogen sind;

b) sonstige Mitglieder der nationalen Verwaltungen der Mitgliedstaaten, die mit EU-Verschlusssachen zu tun haben, unabhängig davon, ob sie im Hoheitsgebiet der Mitgliedstaaten oder außerhalb Dienst tun;

c) externe Vertragspartner und abgeordnetes Personal, die mit EU-Verschlusssachen zu tun haben.

Artikel 3

Drittländer, internationale Organisationen und andere Einrichtungen erhalten EU-Verschlusssachen unter der Voraussetzung, dass sie beim Umgang damit für die Einhaltung von Bestimmungen sorgen, die den Bestimmungen nach Artikel 1 absolut gleichwertig sind.

Artikel 4

Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission kann unter Beachtung der in Teil I des Anhangs enthaltenen Grundprinzipien und Mindeststandards für die Sicherheit Maßnahmen nach Teil II des Anhangs treffen.

Artikel 5

Die vorliegenden Vorschriften ersetzen ab dem Tag ihrer Anwendung

a) den Beschluss C (94) 3282 vom 30. November 1994 betreffend die Schutzmaßnahmen für die als Verschlusssachen eingestuften Informationen, die im Rahmen der Tätigkeiten der Europäischen Union ausgearbeitet oder ausgetauscht werden;

b) den Beschluss C (99) 423 vom 25. Februar 1999 über das Verfahren zur Ermächtigung der Beamten und sonstigen Bediensteten der Europäischen Kommission zum Zugang zu von der Kommission verwahrten Verschlusssachen;

Artikel 6

Ab dem Tag der Anwendung dieser Vorschriften werden alle von der Kommission bis zu diesem Datum verwahrten Verschlusssachen, ausgenommen die Euratom-Verschlusssachen,

a) die von der Kommission erstellt worden sind, automatisch als „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ eingestuft, sofern der Urheber nicht spätestens bis zum 31. Januar 2002 eine andere Einstufung beschließt oder die Geheimhaltung aufhebt; in diesem Fall setzt er alle Empfänger des betreffenden Dokuments in Kenntnis;

b) die von Urhebern außerhalb der Kommission erstellt worden sind, unter der ursprünglichen Einstufung weitergeführt und damit als EU-Verschlusssache der entsprechenden Stufe behandelt, sofern der Urheber nicht der Aufhebung der Geheimhaltung oder der Herabstufung der Verschlusssache zustimmt.









ANHANG

SICHERHEITSVORSCHRIFTEN DER EUROPÄISCHEN KOMMISSION

Inhalt TEIL I: GRUNDPRINZIPIEN UND MINDESTSTANDARDS FÜR DIE SICHERHEIT 1. EINLEITUNG 2. ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE 3. GRUNDLAGEN FÜR DIE SICHERHEIT 4. GRUNDSÄTZE FÜR DIE SICHERHEIT VON VERSCHLUSSSACHEN 4.1. Ziele 4.2. Begriffsbestimmungen 4.3. Einstufung in Geheimhaltungsgrade 4.4. Ziele von Sicherheitsmaßnahmen 5. ORGANISATION DER SICHERHEIT 5.1. Gemeinsame Mindesstandards 5.2. Organisation 6. SICHERHEIT DES PERSONALS 6.1. Sicherheitsüberprüfung 6.2. Verzeichnis der Zugangsermächtigungen 6.3. Sicherheitsanweisungen für das Personal 6.4. Verantwortung der Führungskräfte 6.5. Sicherheitsstatus des Personals 7. MATERIELLER GEHEIMSCHUTZ 7.1. Schutzbedarf 7.2. Kontrolle 7.3. Gebäudesicherheit 7.4. Notfallpläne 8. INFORMATIONSSICHERHEIT 9. MASSNAHMEN GEGEN SABOTAGE UND ANDERE FORMEN VORSÄTZLICHER BESCHÄDIGUNG12 10. WEITERGABE VON VERSCHLUSSSACHEN AN DRITTSTAATEN ODER INTERNATIONALE ORGANISATIONEN TEIL II: DIE ORGANISATION DER SICHERHEIT IN DER KOMMISSION 11. DAS FÜR SICHERHEITSFRAGEN ZUSTÄNDIGE MITGLIED DER KOMMISSION 12. DIE BERATENDE GRUPPE FÜR DAS SICHERHEITSKONZEPT DER KOMMISSION 13. DER SICHERHEITSRAT DER KOMMISSION 14. DAS SICHERHEITSBÜRO DER KOMMISSION 15. SICHERHEITSINSPEKTIONEN 16. GEHEIMHALTUNGSGRADE, SICHERHEITSKENNUNGEN UND KENNZEICHNUNGEN 16.1. Geheimhaltungsgrade 16.2. Sicherheitskennungen 16.3. Kennzeichnungen 16.4. Anbringung des Hinweises auf den Geheimhaltungsgrad 16.5. Anbringen von Sicherheitskennungen 17. REGELN FÜR DIE EINSTUFUNG ALS VERSCHLUSSSACHE 17.1. Allgemeines 17.2. Anwendung der Geheimhaltungsgrade 17.3. Herabstufung und Aufhebung des Geheimhaltungsgrades 18. MATERIELLER GEHEIMSCHUTZ 18.1. Allgemeines 18.2. Sicherheitsanforderungen 18.3. Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes 18.3.1. Sicherheitsbereiche 18.3.2. Verwaltungsbereich 18.3.3. Eingangs- und Ausgangskontrollen 18.3.4. Kontrollgänge 18.3.5. Sicherheitsbehältnisse und Tresorräume 18.3.6. Schlösser 18.3.7. Kontrolle der Schlüssel und Kombinationen 18.3.8. Intrusionsmeldeanlagen 18.3.9. Zugelassene Ausrüstung 18.3.10. Materieller Geheimschutz für Kopier- und Faxgeräte 18.4. Sicht- und Abhörschutz 18.4.1. Sichtschutz 18.4.2. Abhörschutz 18.4.3. Einbringen elektronischer Geräte und von Aufzeichnungsgeräten 18.5. Hochsicherheitzonen 19. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN ZU DEM GRUNDSATZ „KENNTNIS NOTWENDIG“ UND DER EU-SICHERHEITSÜBERPRÜFUNG VON PERSONEN 19.1. Allgemeines 19.2. Besondere Vorschriften für den Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften Verschlussachen 19.3. Besondere Vorschriften für den Zugang zu als „EU — GEHEIM“ und „EU - VERTRAULICH“ eingestuften Verschlusssachen 19.4. Besondere Vorschriften für den Zugang zu als „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ eingestuften Verschlusssachen 19.5. Weitergabe 19.6. Besondere Anweisungen 20. VERFAHREN FÜR DIE SICHERHEITSÜBERPRÜFUNG VON BEAMTEN UND SONSTIGEN BEDIENSTETEN DER KOMMISSION 21. HERSTELLUNG, VERTEILUNG UND ÜBERMITTLUNG VON EU-VERSCHLUSSSACHEN, SICHERHEIT DER KURIERE, ZUSÄTZLICHE KOPIEN ODER ÜBERSETZUNGEN SOWIE AUSZÜGE 21.1. Herstellung 21.2. Verteilung 21.3. Übermittlung von EU-Verschlusssachen 21.3.1. Vorkehrungen für den Versand, Empfangsbestätigung 21.3.2. Übermittlung innerhalb eines Gebäudes oder Gebäudekomplexes 21.3.3. Übermittlung innerhalb ein und desselben Landes 21.3.4. Beförderung von einem Staat in einen anderen 21.3.5. Übermittlung von Verschlusssachen mit der Einstufung „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ 21.4. Sicherheit der Kuriere 21.5. Elektronische und andere technische Übermittlungswege 21.6. Zusätzliche Kopien und Übersetzungen von, beziehungsweise Auszüge aus, EU-Verschlusssachen 22. REGISTER FÜR EU-VERSCHLUSSSACHEN, BESTANDSAUFNAHME, PRÜFUNG, ARCHIVIERUNG UND VERNICHTUNG VON EU-VERSCHLUSSSACHEN 22.1. Lokale Registraturen für EU-Verschlusssachen 22.2. Die „EU — STRENG GEHEIM“-Registratur 22.2.1. Allgemeines 22.2.2. Die „EU — STRENG GEHEIM“-Zentralregistratur 22.2.3. „EU — STRENG GEHEIM“-Unterregistraturen 22.3. Bestandsaufnahme und Prüfung von EU-Verschlusssachen 22.4. Archivierung von EU-Verschlusssachen 22.5. Vernichtung von EU-Verschlusssachen 22.6. Vernichtung im Notfall 23. SICHERHEITSMASSNAHMEN BEI BESONDEREN SITZUNGEN AUSSERHALB DER KOMMISSIONSGEBÄUDE, BEI DENEN VERSCHLUSSSACHEN BENÖTIGT WERDEN 23.1. Allgemeines 23.2. Zuständigkeiten 23.2.1. Sicherheitsbüro der Kommission 23.2.2. Sicherheitsbeauftragter für die Sitzung 23.3 Sicherheitsmaßnahmen 23.3.1. Sicherheitsbereiche 23.3.2. Berechtigungsausweise 23.3.3. Kontrolle von fotografischen Ausrüstungen und Tonaufzeichnungsgeräten 23.3.4. Überprüfung von Aktentaschen, tragbaren Computern und Paketen 23.3.5. Technische Sicherheit 23.3.6. Dokumente der Delegationen 23.3.7. Sichere Aufbewahrung der Dokumente 23.3.8. Überprüfung der Büroräume 23.3.9. Abfallbeseitigung bei EU-Verschlusssachen 24. VERLETZUNG DER SICHERHEIT UND KENNTNISNAHME VON EU-VERSCHLUSSSACHEN DURCH UNBEFUGTE 24.1. Begriffsbestimmungen 24.2. Meldung von Verstößen gegen die Sicherheit 24.3. Rechtliche Schritte 25. SCHUTZ VON EU-VERSCHLUSSSACHEN IN INFORMATIONSTECHNISCHEN SYSTEMEN UND KOMMUNIKATIONSSYSTEMEN 25.1. Einleitung 25.1.1. Allgemeines 25.1.2. Bedrohungen und Schwachstellen von Systemen 25.1.3. Hauptzweck von Sicherheitsmaßnahmen 25.1.4. Aufstellung der systemspezifischen Sicherheitsanforderungen (SSRS) 25.1.5. Sicherheitsmodus 25.2. Begriffsbestimmungen 25.3. Zuständigkeiten im Sicherheitsbereich 25.3.1. Allgemeines 25.3.2. Akkreditierungsstelle für IT-Sicherheit (SAA) 25.3.3. INFOSEC-Stelle (IA) 25.3.4. Eigentümer des technischen Systems (TSO) 25.3.5. Eigentümer der Informationen (IO) 25.3.6. Nutzer 25.3.7. INFOSEC-Schulung 25.4. Nichttechnische Sicherheitsmaßnahmen 25.4.1. Personalbezogene Sicherheit 25.4.2. Materielle Sicherheit 25.4.3. Kontrolle des Zugangs zu einem System 25.5. Technische Sicherheitsmaßnahmen 25.5.1. Informationssicherheit 25.5.2. Kontrolle und Nachvollziehbarkeit in Bezug auf Informationen37 25.5.3. Behandlung und Kontrolle von austauschbaren elektronischen Datenträgern 25.5.4. Freigabe und Vernichtung von elektronischen Datenträgern 25.5.5. Kommunikationssicherheit 25.5.6. Sicherheit der Installation und Sicherheit vor Abstrahlung 25.6. Sicherheit bei der Verarbeitung 25.6.1. Sicherheitsbezogene Betriebsverfahren (SecOPs) 25.6.2. Softwareschutz und Konfigurationsmanagement 25.6.3. Prüfung auf das Vorhandensein von Programmen mit Schadensfunktionen und von Computerviren 25.6.4. Wartung 25.7. Beschaffungswesen 25.7.1. Allgemeines 25.7.2. Akkreditierung 25.7.3. Evaluation und Zertifizierung 25.7.4. Regelmäßige Überprüfung von Sicherheitseigenschaften zur Aufrechterhaltung der Akkreditierung 25.8. Zeitlich befristete oder gelegentliche Nutzung 25.8.1. Sicherheit von Mikrocomputern bzw. PCs 25.8.2. Nutzung von privater IT-Ausrüstung für dienstliche Zwecke der Kommission 25.8.3. Nutzung von IT-Ausrüstung eines Auftragnehmers oder eines Mitgliedstaats für dienstliche Zwecke der Kommission 26. WEITERGABE VON EU-VERSCHLUSSSACHEN AN DRITTSTAATEN ODER INTERNATIONALE ORGANISATIONEN 26.1.1. Grundsätze für die Weitergabe von EU-Verschlusssachen 26.1.2. Kooperationsstufen 26.1.3. Abkommen ANLAGE 1: VERGLEICHSTABELLE DER NATIONALEN SICHERHEITSEINSTUFUNGEN ANLAGE 2: LEITFADEN FÜR DIE EINSTUFUNGSPRAXIS ANLAGE 3: LEITLINIEN FÜR DIE WEITERGABE VON EU-VERSCHLUSSSACHEN AN DRITTSTAATEN ODER INTERNATIONALE ORGANISATIONEN: KOOPERATIONSSTUFE 1 ANLAGE 4: LEITLINIEN FÜR DIE WEITERGABE VON EU-VERSCHLUSSSACHEN AN DRITTSTAATEN ODER INTERNATIONALE ORGANISATIONEN: KOOPERATIONSSTUFE 2 ANLAGE 5: LEITLINIEN FÜR DIE WEITERGABE VON EU-VERSCHLUSSSACHEN AN DRITTSTAATEN ODER INTERNATIONALE ORGANISATIONEN: KOOPERATIONSSTUFE 3 ANLAGE 6: ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

TEIL I: GRUNDPRINZIPIEN UND MINDESTSTANDARDS FÜR DIE SICHERHEIT

1. EINLEITUNG

Die vorliegenden Bestimmungen enthalten die Grundprinzipien und Mindeststandards für die Sicherheit, die von der Kommission an sämtlichen Dienstorten sowie von allen Empfängern von EU-Verschlusssachen in angemessener Weise einzuhalten sind, damit die Sicherheit gewährleistet ist und darauf vertraut werden kann, dass ein gemeinsamer Sicherheitsstandard herrscht.

2. ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE

Die Sicherheitspolitik der Kommission ist Bestandteil ihres Gesamtkonzepts für das interne Management und unterliegt damit den Grundsätzen ihrer allgemeinen Politik.

Zu diesen Grundsätzen zählen Legalität, Transparenz, Rechenschaftspflicht und Subsidiarität (Verhältnismäßigkeit).

Legalität bezeichnet das Erfordernis, bei der Ausführung von Sicherheitsfunktionen voll und ganz innerhalb des rechtlichen Rahmens zu bleiben und die Rechtsvorschriften einzuhalten. Es bedeutet auch, dass die Verantwortlichkeiten im Sicherheitsbereich auf angemessenen Rechtsvorschriften beruhen müssen. Das Beamtenstatut ist voll und ganz anwendbar, insbesondere Artikel 17 betreffend die Verpflichtung des Personals, in Bezug auf Informationen der Kommission Stillschweigen zu bewahren sowie Titel VI über Disziplinarmaßnahmen. Des weiteren bedeutet dieser Grundsatz, dass im Verantwortungsbereich der Kommission liegende Sicherheitsverstöße im Einklang mit ihrem Konzept für Disziplinarmaßnahmen und ihrem Konzept für die Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten im Bereich des Strafrechts behandelt werden müssen.

Transparenz bezeichnet das Erfordernis der Klarheit in Bezug auf alle Sicherheitsvorschriften und -bestimmungen für die einzelnen Dienste und Bereiche (materielle Sicherheit/Schutz von Verschlusssachen usw.) und die Notwendigkeit eines in sich schlüssigen und strukturierten Konzepts für das Sicherheitsbewusstsein. In diesem Zusammenhang sind auch klare schriftliche Leitlinien für die Durchführung von Sicherheitsmaßnahmen erforderlich.

Rechenschaftspflicht bedeutet, dass die Verantwortlichkeiten im Sicherheitsbereich eindeutig festgelegt werden. Des weiteren fällt unter diesen Begriff die Notwendigkeit, in regelmäßigen Abständen festzustellen, ob die Verantwortlichkeiten ordnungsgemäß wahrgenommen worden sind.

Subsidiarität oder Verhältnismäßigkeit bedeutet, dass die Sicherheit auf der niedrigstmöglichen Ebene und möglichst nahe bei den einzelnen Generaldirektionen und Diensten der Kommission organisiert wird. Dieser Grundsatz bedeutet auch, dass Sicherheitsmaßnahmen auf die Bereiche beschränkt werden, in denen sie wirklich erforderlich sind. Schließlich müssen Sicherheitsmaßnahmen auch im richtigen Verhältnis zu den zu schützenden Interessen und zu der tatsächlichen oder potenziellen Bedrohung dieser Interessen stehen und einen Schutz ermöglichen, der zu möglichst geringen Beeinträchtigungen führt.

3. GRUNDLAGEN FÜR DIE SICHERHEIT

Die Grundlagen für die Schaffung einer soliden Sicherheitslage sind

a) in jedem Mitgliedstaat eine nationale Sicherheitsorganisation, die dafür zuständig ist, 1. Erkenntnisse über Spionage, Sabotage, Terrorismus und andere subversive Tätigkeiten zu sammeln und zu speichern sowie 2. ihre jeweilige Regierung und — über sie — die Kommission über Art und Umfang von Bedrohungen der Sicherheit und entsprechende Schutzmaßnahmen zu informieren und zu beraten;

b) in jedem Mitgliedstaat und in der Kommission eine technische INFOSEC-Stelle, die dafür zuständig ist, in Zusammenarbeit mit der betreffenden Sicherheitsbehörde Informationen und Beratung über technische Bedrohungen der Sicherheit und entsprechende Schutzmaßnahmen zu liefern;

c) eine regelmäßige Zusammenarbeit von Regierungsstellen und den entsprechenden Dienststellen der europäischen Organe, um erforderlichenfalls 1. die schutzbedürftigen Personen, Informationen und Ressourcen sowie 2. gemeinsame Schutzstandards zu bestimmen und entsprechende Empfehlungen abzugeben.

d) eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Sicherheitsbüro der Kommission und den Sicherheitsdiensten der anderen europäischen Organe sowie dem Sicherheitsbüro der NATO (NOS).

4. GRUNDSÄTZE FÜR DIE SICHERHEIT VON VERSCHLUSSSACHEN

4.1. Ziele

Die Hauptziele im Bereich der Sicherheit von Verschlusssachen sind:

a) Schutz von EU-Verschlusssachen vor Spionage, Kenntnisnahme durch Unbefugte oder unerlaubter Weitergabe;

b) Schutz von EU-Informationen, die in Kommunikations- und Informationssystemen und -netzen behandelt werden, vor der Gefährdung ihrer Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit;

c) Schutz von Gebäuden der Kommission, in denen EU-Informationen aufbewahrt werden, vor Sabotage und vorsätzlicher Beschädigung;

d) im Falle eines Versagens der Sicherheitsvorkehrungen Bewertung des entstandenen Schadens, Begrenzung seiner Folgen und Durchführung der erforderlichen Maßnahmen zu seiner Behebung.

4.2. Begriffsbestimmungen

In diesen Vorschriften bedeutet

a) „EU-Verschlusssache“: Alle Informationen und Materialien, deren unerlaubte Weitergabe den Interessen der EU oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten in unterschiedlichem Maße Schaden zufügen könnte, unabhängig davon, ob es sich um ursprüngliche EU-Verschlusssachen handelt oder um Verschlusssachen, die von Mitgliedstaaten, Drittländern oder internationalen Organisationen stammen.

b) „Dokument“: Jede Form von Schreiben, Aufzeichnung, Protokoll, Bericht, Memorandum, Signal/Botschaft, Skizze, Photo, Dia, Film, Karte, Schaubild, Plan, Notizbuch, Matrize, Kohlepapier, Schreibmaschinen- oder Druckerfarbband, Magnetband, Kassette, Computer-Diskette, CD-ROM oder anderer materieller Träger, auf denen Informationen gespeichert sind.

c) „Material“: Dasselbe wie „Dokument“ gemäß der Definition unter Buchstabe b) sowie jeder Ausrüstungsgegenstand, der bereits hergestellt oder noch in Herstellung befindlich ist.

d) „Kenntnis notwendig“: Der Beamte oder Bedienstete muss Zugang zu EU-Verschlusssachen haben, um eine Funktion auszuüben oder eine Aufgabe zu erledigen.

e) „Zugangsermächtigung“: Eine Verfügung des Präsidenten der Kommission, einer Person Zugang zu EU-Verschlusssachen bis zu einem bestimmten Geheimhaltungsgrad zu gewähren auf der Grundlage einer von einer nationalen Sicherheitsbehörde nach einzelstaatlichem Recht durchgeführten Sicherheitsüberprüfung, die zu einem positiven Ergebnis geführt hat.

f) „Geheimhaltungsgrad“: Zuerkennung einer geeigneten Sicherheitsstufe für Informationen, deren unerlaubte Weitergabe die Interessen der Kommission oder der Mitgliedstaaten in gewissem Maße beeinträchtigen könnte.

g) „Herabstufung“: Einstufung in einen niedrigeren Geheimhaltungsgrad.

h) „Aufhebung des Geheimhaltungsgrades“: Löschung jeder Geheimhaltungskennzeichnung.

i) „Urheber“: Ordnungsgemäß ermächtigter Verfasser eines als Verschlusssache eingestuften Dokuments. In der Kommission können die Leiter von Dienststellen ihr Personal ermächtigen, EU-Verschlusssachen zu erstellen.

j) „Kommissionsdienststellen“: Dienststellen und Dienste der Kommission, einschließlich der Kabinette, an allen Dienstorten, eingeschlossen die Gemeinsame Forschungsstelle, die Vertretungen und Büros in der Europäischen Union und die Delegationen in Drittländern.

4.3. Einstufung in Geheimhaltungsgrade

a) Im Bereich der Geheimhaltung muss bei der Auswahl der schutzbedürftigen Informationen und Materialien und bei der Bewertung des Ausmaßes des erforderlichen Schutzes mit Sorgfalt vorgegangen und auf Erfahrungen zurückgegriffen werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das Ausmaß des Schutzes der Sicherheitsrelevanz der zu schützenden Informationen und Materialien entspricht. Im Interesse eines reibungslosen Informationsflusses muss dafür gesorgt werden, dass eine zu hohe oder zu niedrige Einstufung von Verschlusssachen vermieden wird.

b) Das Einstufungssystem ist das Instrument, mit dem diesen Grundsätzen Wirkung verliehen wird; ein entsprechendes Einstufungssystem sollte bei der Planung und Organisierung von Maßnahmen zur Bekämpfung von Spionage, Sabotage, Terrorismus und anderen Arten der Bedrohung angewandt werden, so dass die wichtigsten Gebäude, in denen Verschlusssachen aufbewahrt werden, und die sensibelsten Punkte innerhalb dieser Gebäude auch den größten Schutz erhalten.

c) Die Verantwortung für die Festlegung des Geheimhaltungsgrades einer Information liegt allein bei deren Urheber.

d) Der Geheimhaltungsgrad hängt allein vom Inhalt dieser Information ab.

e) Sind verschiedene Informationen zu einem Ganzen zusammengestellt, gilt als Geheimhaltungsgrad für das gesamte Dokument der Geheimhaltungsgrad des am höchsten eingestuften Bestandteils. Eine Zusammenstellung von Informationen kann indessen höher eingestuft werden als ihre einzelnen Bestandteile.

f) Eine Einstufung als Verschlusssache erfolgt nur dann, wenn dies erforderlich ist und so lange dieses Erfordernis besteht.

4.4. Ziele von Sicherheitsmaßnahmen

Die Sicherheitsmaßnahmen sollen

a) alle Personen, die Zugang zu Verschlusssachen haben, die Träger von Verschlusssachen und alle Gebäude umfassen, in denen sich derartige Verschlusssachen und wichtige Einrichtungen befinden;

b) so ausgelegt sein, dass Personen, die aufgrund ihrer Stellung die Sicherheit von Verschlusssachen und wichtigen Einrichtungen, in denen Verschlusssachen aufbewahrt werden, gefährden könnten, erkannt und vom Zugang ausgeschlossen oder fern gehalten werden;

c) verhindern, dass unbefugte Personen Zugang zu Verschlusssachen oder zu Einrichtungen, in denen Verschlusssachen aufbewahrt werden, erhalten;

d) dafür sorgen, dass Verschlusssachen nur unter Beachtung des für alle Aspekte der Sicherheit grundlegenden Prinzips der Kenntnis nur wenn dies auch nötig ist verbreitet werden;

e) die Integrität (d. h. Verhinderung von Verfälschungen, unbefugten Änderungen oder unbefugten Löschungen) und die Verfügbarkeit (d. h. keine Verweigerung des Zugangs für Personen, die ihn benötigen und dazu befugt sind) aller Informationen, ob sie als Verschlusssachen eingestuft sind oder nicht, und insbesondere der in elektromagnetischer Form gespeicherten, verarbeiteten oder übermittelten Informationen, gewährleisten.

5. ORGANISATION DER SICHERHEIT

5.1. Gemeinsame Mindeststandards

Die Kommission sorgt dafür, dass gemeinsame Mindeststandards für die Sicherheit von allen Empfängern von EU-Verschlusssachen innerhalb des Organs und in seinem Zuständigkeitsbereich eingehalten werden, u. a. von allen Dienststellen und Vertragspartnern, so dass bei der Weitergabe von EU-Verschlusssachen darauf vertraut werden kann, dass diese mit derselben Sorgfalt behandelt werden. Zu diesen Mindeststandards gehören Kriterien für die Sicherheitsüberprüfung des Personals und Verfahren zum Schutz von EU-Verschlusssachen.

Die Kommission gewährt externen Stellen nur dann Zugang zu EU-Verschlusssachen, wenn diese gewährleisten, dass für den Umgang damit Bestimmungen eingehalten werden, die wenigstens diesen Mindeststandards entsprechen.

5.2. Organisation

In der Kommission ist die Sicherheit auf zwei Ebenen organisiert:

a) Auf der Ebene der Kommission als Ganzes gibt es ein Sicherheitsbüro der Kommission mit einer Akkreditierungsstelle für Sicherheit, die auch als Kryptographische Stelle (CrA) und als TEMPEST-Stelle fungiert sowie mit einer INFOSEC-Stelle (für Informationssicherheit) und einer oder mehreren Zentralen Registraturen für EU-Verschlusssachen, von denen jede über einen Kontrollbeauftragten oder mehrere Kontrollbeauftragte für die Registratur (RCO) verfügt.

b) Auf der Ebene der einzelnen Dienststellen sind für die Sicherheit einer oder mehrere Lokale Sicherheitsbeauftragte (LSO), einer oder mehrere Sicherheitsbeauftragte für die zentrale IT (CISO), Beauftragte für die lokale IT-Sicherheit (LISO) und Lokale Registraturen für EU-Verschlusssachen mit einem oder mehreren Registraturkontrollbeauftragten zuständig.

c) Die zentralen Sicherheitsstellen geben den lokalen Sicherheitsstellen praktische Leitlinien an die Hand.

6. SICHERHEIT DES PERSONALS

6.1. Sicherheitsüberprüfung

Alle Personen, die Zugang zu Informationen erhalten wollen, die als „EU — VERTRAULICH“ oder höher eingestuft sind, werden einer Sicherheitsüberprüfung unterzogen, bevor sie eine Zugangsermächtigung erhalten. Eine entsprechende Sicherheitsüberprüfung wird auch im Falle von Personen vorgenommen, zu deren Aufgaben der technische Betrieb oder die Wartung von Kommunikations- und Informationssystemen gehört, die Verschlusssachen enthalten. Bei der Sicherheitsüberprüfung soll festgestellt werden, ob die genannten Personen

a) von unzweifelhafter Loyalität sind;

b) die charakterlichen Merkmale und die Diskretionsfähigkeit besitzen, die ihre Integrität beim Umgang mit Verschlusssachen außer Zweifel stellt;

c) eventuell aus dem Ausland oder von anderer Seite her leicht unter Druck gesetzt werden können.

Besonders gründlich ist die Sicherheitsüberprüfung bei Personen vorzunehmen, die

d) Zugang zu Informationen des Geheimhaltungsgrades „EU — STRENG GEHEIM“ erhalten sollen;

e) Stellen bekleiden, bei denen sie regelmäßig mit einer beträchtlichen Menge an Informationen des Geheimhaltungsgrades „EU — GEHEIM“ zu tun haben;

f) aufgrund ihres Aufgabenbereichs besonderen Zugang zu gesicherten Kommunikations- oder Informationssystemen und somit Gelegenheit haben, sich unbefugt Zugang zu einer größeren Menge von EU-Verschlusssachen zu verschaffen oder in dem betreffenden Aufgabenbereich durch technische Sabotageakte schweren Schaden zu verursachen.

In den unter den Buchstaben d), e) und f) genannten Fällen soll soweit als nur möglich auf die Methode der Umfeldermittlung zurückgegriffen werden.

Werden Personen, für die die Notwendigkeit einer Kenntnis von Verschlusssachen nicht klar erwiesen ist, unter Umständen beschäftigt, unter denen sie Zugang zu EU-Verschlusssachen erhalten könnten (z. B. Boten, Sicherheitsbedienstete, Wartungs- und Reinigungspersonal usw.), so sind sie zuerst einer Sicherheitsüberprüfung zu unterziehen.

6.2. Verzeichnis der Zugangsermächtigungen

Alle Kommissionsdienststellen, die mit EU-Verschlusssachen zu tun haben oder gesicherte Kommunikations- oder Informationssysteme verwalten, führen ein Verzeichnis der Zugangsermächtigungen des bei ihnen arbeitenden Personals. Jede Zugangsermächtigung ist erforderlichenfalls zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie der derzeitigen Tätigkeit der betreffenden Person entspricht; sie ist vorrangig zu überprüfen, wenn neue Informationen eingehen, denen zufolge eine weitere Beschäftigung dieser Person mit Verschlusssachen nicht länger mit den Sicherheitsinteressen vereinbar ist. Der Lokale Sicherheitsbeauftragte der Kommissionsdienststelle führt ein Verzeichnis der Zugangsermächtigungen in seinem Zuständigkeitsbereich.

6.3. Sicherheitsanweisungen für das Personal

Alle Angehörigen des Personals, die Stellen bekleiden, an denen sie Zugang zu Verschlusssachen erhalten könnten, sind bei Aufnahme ihrer Tätigkeit und danach in regelmäßigen Abständen eingehend über die Notwendigkeit von Sicherheitsbestimmungen und über die Verfahren zu ihrer Durchführung zu unterrichten. Von diesen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist eine schriftliche Bestätigung zu verlangen, dass sie die vorliegenden Sicherheitsbestimmungen gelesen haben und in vollem Umfang verstehen.

6.4. Verantwortung der Führungskräfte

Führungskräfte haben die Pflicht, sich Kenntnis darüber zu verschaffen, welche ihrer Mitarbeiter mit Verschlusssachen zu tun haben oder über einen Zugang zu gesicherten Kommunikations- oder Informationssystemen verfügen, sowie alle Vorfälle oder offensichtlichen Schwachpunkte, die sicherheitsrelevant sein könnten, festzuhalten und zu melden.

6.5. Sicherheitsstatus des Personals

Es sind Verfahren vorzusehen, um dafür zu sorgen, dass bei Bekanntwerden nachteiliger Informationen über eine Person festgestellt wird, ob diese Person mit Verschlusssachen zu tun hat oder über einen Zugang zu gesicherten Kommunikations- oder Informationssystemen verfügt, und das Sicherheitsbüro der Kommission in Kenntnis zu setzen. Ist klar erwiesen, dass die fragliche Person ein Sicherheitsrisiko darstellt, ist sie von Aufgaben, bei denen sie die Sicherheit gefährden könnte, auszuschließen oder fern zu halten.

7. MATERIELLE SICHERHEIT

7.1. Schutzbedarf

Das Ausmaß der anzuwendenden Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes zur Gewährleistung des Schutzes von EU-Verschlusssachen muss in angemessenem Verhältnis zum Geheimhaltungsgrad, zum Umfang und zur Bedrohung der entsprechenden Informationen und Materialien stehen. Alle Personen, die EU-Verschlusssachen verwahren, haben einheitliche Praktiken bei der Einstufung der Informationen anzuwenden und gemeinsame Schutzstandards für die Verwahrung, Übermittlung und Vernichtung schutzbedürftiger Informationen und Materialien zu beachten.

7.2. Kontrolle

Personen, die Bereiche, in denen sich ihnen anvertraute EU-Verschlusssachen befinden, unbeaufsichtigt lassen, müssen dafür sorgen, dass die Verschlusssachen sicher aufbewahrt und alle Sicherungsvorkehrungen (Schlösser, Alarm usw.) aktiviert worden sind. Weitere hiervon unabhängige Kontrollen sind nach den Dienststunden durchzuführen.

7.3. Gebäudesicherheit

Gebäude, in denen sich EU-Verschlusssachen oder gesicherte Kommunikations- und Informationssysteme befinden, sind gegen unerlaubten Zutritt zu schützen. Die Art der Schutzmaßnahmen für EU-Verschlusssachen (z. B. Vergitterung von Fenstern, Schlösser an Türen, Wachen am Eingang, automatische Zugangskontrollsysteme, Sicherheitskontrollen und Rundgänge, Alarmsysteme, Einbruchmeldesysteme und Wachhunde) hängt von folgenden Faktoren ab:

a) Geheimhaltungsgrad und Umfang der zu schützenden Informationen und Materialien sowie Ort ihrer Unterbringung im Gebäude;

b) Qualität der Sicherheitsbehältnisse, in denen sich die Informationsträger und Materialien befinden, und

c) Beschaffenheit und Lage des Gebäudes.

Die Art der Schutzmaßnahmen für Kommunikations- und Informationssysteme hängt in ähnlicher Weise von folgenden Faktoren ab: Einschätzung des Wertes der betreffenden Objekte und der Höhe des im Falle einer Kenntnisnahme durch Unbefugte eventuell entstehenden Schadens; Beschaffenheit und Lage des Gebäudes, in dem das System untergebracht ist sowie Ort der Unterbringung im Gebäude.

7.4. Notfallpläne

Es sind detaillierte Pläne auszuarbeiten, um im Falle eines örtlichen oder nationalen Notstands auf den Schutz von Verschlusssachen vorbereitet zu sein.

8. INFORMATIONSSICHERHEIT

Informationssicherheit (INFOSEC) betrifft die Festlegung und Anwendung von Sicherheitsmaßnahmen, mit denen in Kommunikations-, Informations- und sonstigen elektronischen Systemen bearbeitete, gespeicherte oder übermittelte Verschlusssachen davor geschützt werden sollen, versehentlich oder absichtlich in die Hände von Unbefugten zu gelangen bzw. ihre Integrität oder Verfügbarkeit zu verlieren. Es sind geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen, um zu verhindern, dass unbefugte Nutzer Zugang zu EU-Verschlusssachen erhalten, befugten Nutzern der Zugang zu EU-Verschlusssachen verweigert wird oder es zu einer Verfälschung, unbefugten Änderung oder Löschung von EU-Verschlusssachen kommt.

9. MASSNAHMEN GEGEN SABOTAGE UND ANDERE FORMEN VORSÄTZLICHER BESCHÄDIGUNG

Vorsichtsmaßnahmen im Bereich des Objektschutzes zum Schutz wichtiger Einrichtungen, in denen Verschlusssachen untergebracht sind, sind die besten Sicherheitsgarantien gegen Sabotage und vorsätzliche Beschädigungen; eine Sicherheitsüberprüfung des Personals allein ist kein wirklicher Ersatz. Die zuständige einzelstaatliche Stelle wird gebeten, Erkenntnisse über Spionage, Sabotage, Terrorismus und andere subversive Tätigkeiten zusammenzutragen.

10. WEITERGABE VON VERSCHLUSSSACHEN AN DRITTSTAATEN ODER INTERNATIONALE ORGANISATIONEN

Der Beschluss, von der Kommission stammende EU-Verschlusssachen an einen Drittstaat oder eine internationale Organisation weiterzugeben, wird von der als Kollegium handelnden Kommission gefasst. Stammen die Verschlusssachen, um deren Weitergabe ersucht wird, nicht von der Kommission, so hat diese zunächst die Zustimmung des Urhebers der Verschlusssachen einzuholen. Kann dieser Urheber nicht ermittelt werden, so trifft die Kommission an seiner Stelle die Entscheidung.

Erhält die Kommission Verschlusssachen von Drittstaaten, internationalen Organisationen oder sonstigen Dritten, so werden sie in einer ihrem Geheimhaltungsgrad angemessenen Weise nach Maßgabe der für EU-Verschlusssachen geltenden Standards dieser Vorschriften oder aber höherer Standards, falls diese von der die Verschlusssachen weitergebenden dritten Seite gefordert werden, geschützt. Gegenseitige Kontrollen können vereinbart werden.

Die vorstehend dargelegten Grundprinzipien werden gemäß den detaillierten Vorschriften des Teils II Abschnitt 26 und der Anhänge 3, 4 und 5 verwirklicht.

TEIL II: DIE ORGANISATION DER SICHERHEIT IN DER KOMMISSION

11. DAS FÜR SICHERHEITSFRAGEN ZUSTÄNDIGE MITGLIED DER KOMMISSION

Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission

a) führt das Sicherheitskonzept der Kommission durch;

b) befasst sich mit Sicherheitsproblemen, die die Kommission oder ihre zuständigen Gremien ihm vorlegen;

c) prüft in enger Abstimmung mit den nationalen Sicherheitsbehörden (oder sonstigen geeigneten Behörden) der Mitgliedstaaten Fragen, die eine Änderung des Sicherheitskonzepts der Kommission erforderlich machen.

Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission ist insbesondere für Folgendes zuständig:

a) es koordiniert alle die Tätigkeiten der Kommission betreffenden Sicherheitsfragen;

b) es richtet an die hierfür benannten Behörden der Mitgliedstaaten Anträge auf Sicherheitsüberprüfung in der Kommission beschäftigter Personen durch die jeweilige nationale Sicherheitsbehörde im Einklang mit Abschnitt 20;

c) es ermittelt oder ordnet Ermittlungen an, wenn EU-Verschlusssachen Unbefugten zur Kenntnis gelangt sind und die Ursache hierfür dem ersten Anschein nach in der Kommission zu suchen ist;

d) es ersucht die entsprechenden Sicherheitsbehörden um die Einleitung von Ermittlungen, wenn eine Kenntnisnahme von EU-Verschlusssachen durch Unbefugte außerhalb der Kommission erfolgt zu sein scheint, und koordiniert die Ermittlungen in den Fällen, in denen mehr als eine Sicherheitsbehörde beteiligt ist;

e) es überprüft regelmäßig die Sicherheitsvorkehrungen für den Schutz von EU-Verschlusssachen;

f) es unterhält enge Verbindungen zu allen betroffenen Sicherheitsbehörden, um für eine Gesamtkoordinierung der Sicherheitsmaßnahmen zu sorgen;

g) es behält ständig das Sicherheitskonzept und die Sicherheitsverfahren der Kommission im Auge und arbeitet gegebenenfalls entsprechende Empfehlungen aus. In diesem Zusammenhang legt es der Kommission den von ihrem Sicherheitsdienst erstellten jährlichen Inspektionsplan vor.

12. DIE BERATENDE GRUPPE FÜR DAS SICHERHEITSKONZEPT DER KOMMISSION

Es wird eine Beratende Gruppe für das Sicherheitskonzept der Kommission eingesetzt. Sie besteht aus dem für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglied der Kommission und dessen Stellvertreter, das bzw. der den Vorsitz führt, und Vertretern der nationalen Sicherheitsbehörden jedes Mitgliedstaates. Vertreter anderer europäischen Organe können ebenfalls eingeladen werden. Vertreter dezentraler EU-Einrichtungen können eingeladen werden, wenn sie betreffende Fragen erörtert werden.

Die Beratende Gruppe für das Sicherheitskonzept der Kommission tritt auf Antrag des Vorsitzenden oder eines ihrer Mitglieder zusammen. Sie prüft und bewertet alle relevanten Sicherheitsfragen und legt der Kommission gegebenenfalls Empfehlungen vor.

13. DER SICHERHEITSRAT DER KOMMISSION

Es wird ein Sicherheitsrat der Kommission eingesetzt. Er besteht aus dem Generalsekretär, der den Vorsitz führt, und den Generaldirektoren des Juristischen Dienstes, der Generaldirektion Personal und Verwaltung, der Generaldirektion Außenbeziehungen, der Generaldirektion Justiz und Inneres und der Gemeinsamen Forschungsstelle sowie den Leitern des Internen Auditdienstes und des Sicherheitsbüros der Kommission. Andere Kommissionsbeamte können eingeladen werden. Der Sicherheitsrat beurteilt Sicherheitsmaßnahmen innerhalb der Kommission und legt dem für Sicherheitsfragen zuständigen Kommissionsmitglied gegebenenfalls Empfehlungen in diesem Bereich vor.

14. DAS SICHERHEITSBÜRO DER KOMMISSION

Dem für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglied der Kommission steht für die Wahrnehmung seiner in Abschnitt 11 genannten Aufgaben das Sicherheitsbüro der Kommission für die Koordinierung, Überwachung und Durchführung von Sicherheitsmaßnahmen zur Verfügung.

Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission ist der wichtigste Berater des für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglieds der Kommission und zugleich Sekretär der Beratenden Gruppe für das Sicherheitskonzept der Kommission. In dieser Hinsicht leitet er die Aktualisierung der Sicherheitsvorschriften und koordiniert die Sicherheitsmaßnahmen mit den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten und gegebenenfalls mit internationalen Organisationen, die Sicherheitsabkommen mit der Kommission geschlossen haben. Er hat hierbei die Rolle einer Verbindungsstelle.

Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission ist für die Zulassung von IT-Systemen und -netzen in der Kommission zuständig. Er entscheidet im Einvernehmen mit den zuständigen nationalen Sicherheitsbehörden über die Zulassung von IT-Systemen und -netzen, die die Kommission und alle anderen Empfänger von EU-Verschlusssachen umfassen.

15. SICHERHEITSINSPEKTIONEN

Das Sicherheitsbüro der Kommission führt regelmäßige Inspektionen der Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz von EU-Verschlusssachen durch.

Das Sicherheitsbüro der Kommission kann sich bei der Ausführung dieser Aufgabe von den Sicherheitsdiensten anderer EU-Organe, die EU-Verschlusssachen verwahren oder von den nationalen Sicherheitsbehörden der Mitgliedstaaten unterstützen lassen ( 6 ).

Auf Ersuchen eines Mitgliedstaates kann dessen nationale Sicherheitsbehörde in der Kommission gemeinsam mit dem Sicherheitsdienst der Kommission und in gegenseitigem Einvernehmen eine Inspektion von EU-Verschlusssachen durchführen.

16. GEHEIMHALTUNGSGRADE, SICHERHEITSKENNUNGEN UND KENNZEICHNUNGEN

16.1. Geheimhaltungsgrade ( 7 )

Verschlusssachen werden wie folgt eingestuft (siehe auch Anhang 2):

„EU — STRENG GEHEIM“: Dieser Geheimhaltungsgrad findet nur auf Informationen und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten einen äußerst schweren Schaden zufügen könnte.

„EU — GEHEIM“: Dieser Geheimhaltungsgrad findet nur auf Informationen und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten schweren Schaden zufügen könnte.

„EU — VERTRAULICH“: Dieser Geheimhaltungsgrad findet auf Informationen und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten schaden könnte.

„EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“: Dieser Geheimhaltungsgrad findet auf Informationen und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe für die Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten nachteilig sein könnte.

Andere Geheimhaltungsgrade sind nicht zulässig.

16.2. Sicherheitskennungen

Um die Geltungsdauer eines Geheimhaltungsgrades zu begrenzen (bei Verschlusssachen automatische Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades) kann einvernehmlich eine Sicherheitskennung verwendet werden, die lautet „BIS … (Uhrzeit/Datum)“ oder „BIS … (Ereignis)“.

Zusätzliche Kennzeichnungen wie z. B. „CRYPTO“ oder eine andere von der EU anerkannte Sonderkennung werden verwendet, wenn zusätzlich zu der Behandlung, die sich durch die VS-Einstufung ergibt, eine begrenzte Verteilung und eine besondere Abwicklung erforderlich sind.

Sicherheitskennungen sind nur in Verbindung mit einem Geheimhaltungsgrad zu verwenden.

16.3. Kennzeichnungen

Kennzeichnungen können benutzt werden, um den von einem Dokument abgedeckten Bereich, eine besondere Verteilung gemäß dem Grundsatz „Kenntnis notwendig“ oder (bei Dokumenten, die nicht als Verschlusssache eingestuft sind) den Ablauf eines Sperrvermerks anzugeben.

Eine Kennzeichnung ist keine Einstufung und darf nicht anstelle einer solchen verwendet werden.

Die Kennzeichnung „ESVP“ ist auf Dokumenten und Kopien von Dokumenten anzubringen, die die Sicherheit und Verteidigung der Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten, oder die militärische oder nichtmilitärische Krisenbewältigung betreffen.

16.4. Anbringung des Hinweises auf den Geheimhaltungsgrad

Der Hinweis auf den Geheimhaltungsgrad wird wie folgt angebracht:

a) bei Dokumenten, die als „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ eingestuft werden, mit mechanischen oder elektronischen Mitteln;

b) bei Dokumenten, die als „EU — VERTRAULICH“ eingestuft werden, mit mechanischen Mitteln, von Hand oder durch Druck auf vorgestempeltem, registriertem Papier;

c) auf Dokumenten, die als „EU — GEHEIM“ oder „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuft werden, mit mechanischen Mitteln oder von Hand.

16.5. Anbringen von Sicherheitskennungen

Sicherheitskennungen werden unmittelbar unter dem Hinweis auf den Geheimhaltungsgrad angebracht; dabei sind die selben Mittel zu verwenden wie bei der Anbringung des Hinweises auf den Geheimhaltungsgrad.

17. REGELN FÜR DIE EINSTUFUNG ALS VERSCHLUSSSACHE

17.1. Allgemeines

Informationen sind nur dann als Verschlusssachen einzustufen, wenn dies nötig ist. Der Geheimhaltungsgrad ist klar und korrekt anzugeben und nur so lange beizubehalten, wie die Informationen geschützt werden müssen.

Die Verantwortung für die Festlegung des Geheimhaltungsgrades einer Information und für jede anschließende Herabstufung oder Aufhebung liegt allein beim Urheber der Information.

Einstufungen, Herabstufungen oder Aufhebungen des Geheimhaltungsgrades von Verschlusssachen werden von den Beamten und sonstigen Bediensteten der Kommission auf Anweisung ihres Dienststellenleiters oder mit dessen Zustimmung vorgenommen.

Die detaillierten Verfahren für die Behandlung von Verschlusssachen sind so ausgelegt, dass gewährleistet ist, dass die betreffenden Dokumente den ihrem Inhalt entsprechenden Schutz erhalten.

Die Zahl der Personen, die dazu ermächtigt sind, Dokumente des Geheimhaltungsgrades „EU — STRENG GEHEIM“ in Umlauf zu bringen, ist möglichst klein zu halten, und ihre Namen sind in einer Liste zu verzeichnen, die vom Sicherheitsbüro der Kommission geführt wird.

17.2. Anwendung der Geheimhaltungsgrade

Bei der Festlegung des Geheimhaltungsgrades eines Dokuments wird das Ausmaß der Schutzbedürftigkeit seines Inhalts entsprechend der Definition in Abschnitt 16 zugrunde gelegt. Es ist wichtig, dass die Einstufung korrekt vorgenommen wird und nur bei wirklichem Bedarf erfolgt. Dies gilt insbesondere für eine Einstufung als „EU — STRENG GEHEIM“.

Der Urheber eines Dokuments, das als Verschlusssache eingestuft werden soll, sollte sich der vorstehend genannten Vorschriften bewusst sein und eine zu hohe oder zu niedrige Einstufung vermeiden.

Anhang 2 enthält einen praktischen Leitfaden für die Einstufung.

Einzelne Seiten, Abschnitte, Teile, Anhänge oder sonstige Anlagen eines Dokuments können eine unterschiedliche Einstufung erforderlich machen und sind entsprechend zu kennzeichnen. Als Geheimhaltungsgrad des Gesamtdokuments gilt der Geheimhaltungsgrad seines am höchsten eingestuften Teils.

Ein Begleitschreiben oder ein Übermittlungsvermerk ist so hoch einzustufen wie die am höchsten eingestufte Anlage. Der Urheber sollte klar angeben, welcher Geheimhaltungsgrad für das Begleitschreiben bzw. den Übermittlungsvermerk gilt, wenn ihm seine Anlagen nicht beigefügt sind.

Für den Zugang der Öffentlichkeit ist weiterhin die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 maßgeblich.

17.3. Herabstufung und Aufhebung des Geheimhaltungsgrades

EU-Verschlusssachen dürfen nur mit Genehmigung des Urhebers und erforderlichenfalls nach Erörterung mit den übrigen beteiligten Parteien herabgestuft werden; das Gleiche gilt für die Aufhebung des Geheimhaltungsgrades. Die Herabstufung oder die Aufhebung des Geheimhaltungsgrades ist schriftlich zu bestätigen. Dem Urheber obliegt es, die Empfänger des Dokuments über die Änderung der Einstufung zu informieren, wobei letztere wiederum die weiteren Empfänger, denen sie das Original oder eine Kopie des Dokuments zugeleitet haben, davon zu unterrichten haben.

Soweit möglich gibt der Urheber auf dem als Verschlusssache eingestuften Dokument den Zeitpunkt, eine Frist oder ein Ereignis an, ab dem die in dem Dokument enthaltenen Informationen herabgestuft werden können oder deren Geheimhaltungsgrad aufgehoben werden kann. Andernfalls überprüft er die Dokumente spätestens alle fünf Jahre, um sicherzustellen, dass die ursprüngliche Einstufung nach wie vor erforderlich ist.

18. MATERIELLER GEHEIMSCHUTZ

18.1. Allgemeines

Mit den Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes soll in erster Linie verhindert werden, dass Unbefugte Zugang zu EU-Verschlusssachen und/oder -material erhalten, dass Diebstahl und eine Beschädigung von Material und anderem Eigentum eintritt und dass Beamte oder sonstige Bedienstete sowie Besucher bedrängt oder auf eine andere Weise unter Druck gesetzt werden.

18.2. Sicherheitsanforderungen

Alle Gebäude, Bereiche, Büros, Räume, Kommunikations- und Informationssysteme usw., in denen als EU-Verschlusssache eingestufte Informationen und Material aufbewahrt werden und/oder in denen damit gearbeitet wird, sind durch geeignete Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes zu sichern.

Bei der Festlegung des erforderlichen materiellen Geheimschutzniveaus ist allen relevanten Faktoren Rechnung zu tragen, wie beispielsweise

a) der Einstufung der Informationen und/oder des Materials;

b) der Menge und der Form (z. B. Papier, EDV-Datenträger) der verwahrten Informationen;

c) der örtlichen Einschätzung der geheimdienstlichen Bedrohung, die gegen die EU, die Mitgliedstaaten und/oder andere Institutionen oder Dritte gerichtet ist, die EU-Verschlusssachen verwahren, sowie der Bedrohung insbesondere durch Sabotage, Terrorismus und andere subversive und/oder kriminelle Handlungen.

Die Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes zielen darauf ab,

a) das heimliche oder gewaltsame Eindringen unbefugter Personen von außen zu verhindern;

b) von Tätigkeiten illoyaler Angehöriger des Personals (Spionage von innen) abzuschrecken beziehungsweise diese zu verhindern und aufzudecken;

c) zu verhindern, dass Personen, die die betreffenden Kenntnisse nicht benötigen, Zugang zu EU-Verschlusssachen haben.

18.3. Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes

18.3.1. Sicherheitsbereiche

Die Bereiche, in denen mit als „EU — VERTRAULICH“ oder höher eingestuften Verschlusssachen gearbeitet wird oder in denen diese aufbewahrt werden, sind so zu gestalten und auszustatten, dass sie einer der nachstehenden Kategorien entsprechen:

a) Sicherheitsbereich der Kategorie I: Bereich, in dem mit als „EU — VERTRAULICH“ oder höher eingestuften Verschlusssachen gearbeitet wird oder in dem diese aufbewahrt werden, wobei das Betreten des Bereichs für alle praktischen Zwecke den Zugang zu den Verschlusssachen ermöglicht. Ein derartiger Bereich erfordert i) einen klar abgegrenzten und geschützten Raum mit vollständiger Ein- und Ausgangskontrolle; ii) ein Zutrittskontrollsystem, mit dem dafür gesorgt wird, dass nur die gehörig überprüften und eigens ermächtigten Personen den Bereich betreten können; iii) eine genaue Festlegung der Einstufung der Verschlusssachen, die in der Regel in dem Bereich verwahrt werden, d. h. der Informationen, die durch das Betreten des Bereichs zugänglich werden.

b) Sicherheitsbereich der Kategorie II: Bereich, in dem mit als „EU — VERTRAULICH“ oder höher eingestuften Verschlusssachen gearbeitet wird oder in dem diese aufbewahrt werden, wobei durch interne Kontrollen ein Schutz vor dem Zugang Unbefugter ermöglicht wird, beispielsweise Gebäude mit Büros, in denen regelmäßig mit als „EU-VERTRAULICH“ eingestuften Verschlusssachen gearbeitet wird und in denen diese aufbewahrt werden. Ein derartiger Bereich erfordert i) einen klar abgegrenzten und geschützten Raum mit vollständiger Ein- und Ausgangskontrolle; ii) ein Zutrittskontrollsystem, mit dem dafür gesorgt wird, dass nur die gehörig überprüften und eigens ermächtigten Personen den Bereich unbegleitet betreten können. Bei allen anderen Personen ist eine Begleitung oder eine gleichwertige Kontrolle sicherzustellen, damit der Zugang Unbefugter zu EU-Verschlusssachen sowie ein unkontrolliertes Betreten von Bereichen, die technischen Sicherheitskontrollen unterliegen, verhindert werden. Die Bereiche, die nicht rund um die Uhr von Dienst tuendem Personal besetzt sind, sind unmittelbar nach den üblichen Arbeitszeiten zu inspizieren, um sicherzustellen, dass die EU-Verschlusssachen ordnungsgemäß gesichert sind.

18.3.2. Verwaltungsbereich

Um die Sicherheitsbereiche der Kategorien I und II herum oder im Zugangsbereich zu ihnen kann ein Verwaltungsbereich mit geringerem Sicherheitsgrad vorgesehen werden. Ein derartiger Bereich erfordert einen deutlich abgegrenzten Raum, der die Kontrolle von Personal und Fahrzeugen ermöglicht. In den Verwaltungsbereichen darf nur mit Verschlusssachen gearbeitet werden, die als „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ eingestuft sind, und es dürfen auch nur diese Verschlusssachen dort aufbewahrt werden.

18.3.3. Eingangs- und Ausgangskontrollen

Das Betreten und Verlassen der Sicherheitsbereiche der Kategorien I und II wird mittels eines Berechtigungsausweises oder eines Systems zur persönlichen Identifizierung des ständigen Personals kontrolliert. Ferner wird ein Kontrollsystem für Besucher eingerichtet, damit der Zugang Unbefugter zu EU-Verschlusssachen verhindert werden kann. Eine Regelung mit Berechtigungsausweisen kann durch eine automatisierte Erkennung unterstützt werden, die als Ergänzung zum Einsatz des Personals des Sicherheitsdienstes zu verstehen ist, diesen aber nicht vollständig ersetzen kann. Eine Änderung in der Einschätzung der Bedrohungslage kann eine Verschärfung der Ein- und Ausgangskontrollmaßnahmen zur Folge haben, beispielsweise anlässlich des Besuchs hochrangiger Persönlichkeiten.

18.3.4. Kontrollgänge

In Sicherheitsbereichen der Kategorien I und II sind außerhalb der normalen Arbeitszeiten Kontrollgänge durchzuführen, um das Eigentum der EU vor Kenntnisnahme durch Unbefugte, Beschädigung oder Verluste zu schützen. Die Häufigkeit der Kontrollgänge richtet sich nach den örtlichen Gegebenheiten, sie sollten aber in der Regel alle zwei Stunden stattfinden.

18.3.5. Sicherheitsbehältnisse und Tresorräume

Zur Aufbewahrung von EU-Verschlusssachen werden drei Arten von Behältnissen verwendet:

— Typ A: Behältnisse, die zur Aufbewahrung von als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften Verschlusssachen in Sicherheitsbereichen der Kategorie I oder II auf nationaler Ebene zugelassen sind;

— Typ B: Behältnisse, die zur Aufbewahrung von als „EU — GEHEIM“ und „EU — VERTRAULICH“ eingestuften Verschlusssachen in Sicherheitsbereichen der Kategorie I oder II auf nationaler Ebene zugelassen sind;

— Typ C: Büromöbel, die ausschließlich für die Aufbewahrung von als „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ eingestuften Verschlusssachen geeignet sind.

In den in einem Sicherheitsbereich der Kategorie I oder II eingebauten Tresorräumen und in allen Sicherheitsbereichen der Kategorie I, wo als „EU — VERTRAULICH“ und höher eingestufte Verschlusssachen in offenen Regalen aufbewahrt werden oder auf Karten, Plänen usw. sichtbar sind, werden Wände, Böden und Decken, Türen einschließlich der Schlösser von der Akkreditierungsstelle für Sicherheit geprüft, um festzustellen, dass sie einen Schutz bieten, der dem Typ des Sicherheitsbehältnisses entspricht, der für die Aufbewahrung von Verschlusssachen desselben Geheimhaltungsgrades zugelassen ist.

18.3.6. Schlösser

Die Schlösser der Sicherheitsbehältnisse und Tresorräume, in denen EU-Verschlusssachen aufbewahrt werden, müssen folgende Anforderungen erfüllen:

— Gruppe A: sie müssen auf nationaler Ebene für Behältnisse vom Typ A zugelassen sein;

— Gruppe B: sie müssen auf nationaler Ebene für Behältnisse vom Typ B zugelassen sein;

— Gruppe C: sie müssen ausschließlich für Büromöbel vom Typ C geeignet sein.

18.3.7. Kontrolle der Schlüssel und Kombinationen

Die Schlüssel von Sicherheitsbehältnissen dürfen nicht aus den Gebäuden der Kommission entfernt werden. Die Kombinationen für Sicherheitsbehältnisse sind von den Personen, die sie kennen müssen, auswendig zu lernen. Damit sie im Notfall benutzt werden können, ist der Lokale Sicherheitsbeauftragte der betreffenden Kommissionsdienststelle für die Aufbewahrung der Ersatzschlüssel und die schriftliche Registrierung aller Kombinationen verantwortlich; letztere sind einzeln in versiegelten, undurchsichtigen Umschlägen aufzubewahren. Die Arbeitsschlüssel, die Ersatzschlüssel und die Kombinationen sind in gesonderten Sicherheitsbehältnissen aufzubewahren. Für diese Schlüssel und Kombinationen ist kein geringerer Sicherheitsschutz vorzusehen als für das Material, zu dem sie den Zugang ermöglichen.

Der Kreis der Personen, die die Kombinationen der Sicherheitsbehältnisse kennen, ist so weitgehend wie möglich zu begrenzen. Die Kombinationen sind zu ändern

a) bei Entgegennahme eines neuen Behälters;

b) bei jedem Benutzerwechsel;

c) bei tatsächlicher oder vermuteter Kenntnisnahme durch Unbefugte;

d) vorzugsweise alle sechs Monate und mindestens alle zwölf Monate.

18.3.8. Intrusionsmeldeanlagen

Kommen zum Schutz von EU-Verschlusssachen Alarmanlagen, hauseigene Fernsehsysteme und andere elektrische Vorrichtungen zum Einsatz, so ist eine Notstromversorgung vorzusehen, um bei Ausfall der Hauptstromversorgung den ununterbrochenen Betrieb der Anlagen sicherzustellen. Ein weiteres grundlegendes Erfordernis ist das Auslösen eines für das Überwachungspersonal bestimmten Alarmsignals oder anderen verlässlichen Signals bei Funktionsstörungen dieser Anlagen oder Manipulationen an ihnen.

18.3.9. Zugelassene Ausrüstung

Das Sicherheitsbüro der Kommission unterhält aktualisierte, nach Typ und Modell gegliederte Verzeichnisse der Sicherheitsausrüstung, die es für den unmittelbaren oder mittelbaren Schutz von Verschlusssachen unter verschiedenen genau bezeichneten Voraussetzungen und Bedingungen zugelassen hat. Das Sicherheitsbüro der Kommission unterhält diese Verzeichnisse unter anderem auf der Grundlage der von den nationalen Sicherheitsbehörden mitgeteilten Informationen.

18.3.10. Materieller Geheimschutz für Kopier- und Faxgeräte

Für Kopier- und Faxgeräte ist im erforderlichen Maß durch Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes dafür zu sorgen, dass sie lediglich von befugten Personen verwendet werden können und dass alle Verschlusssachen einer ordnungsgemäßen Überwachung unterliegen.

18.4. SICHT- UND ABHÖRSCHUTZ

18.4.1. Sichtschutz

Es sind alle geeigneten Maßnahmen zu treffen, damit bei Tag und bei Nacht gewährleistet ist, dass EU-Verschlusssachen nicht — auch nicht versehentlich — von Unbefugten eingesehen werden können.

18.4.2. Abhörschutz

Die Büroräume oder Bereiche, in denen regelmäßig über als „EU — GEHEIM“ und höher eingestufte Verschlusssachen gesprochen wird, sind bei entsprechendem Risiko gegen Ab- und Mithören zu schützen. Für die Einschätzung des Risikos ist das Sicherheitsbüro der Kommission zuständig, das erforderlichenfalls zuvor die betreffenden nationalen Sicherheitsbehörden zurate zieht.

18.4.3. Einbringen elektronischer Geräte und von Aufzeichnungsgeräten

Es ist nicht gestattet, Mobiltelefone, PCs, Tonaufnahmegeräte, Kameras und andere elektronische Geräte oder Aufzeichnungsgeräte ohne vorherige Genehmigung durch den zuständigen Lokalen Sicherheitsbeauftragten in Sicherheitsbereiche oder Hochsicherheitszonen zu bringen.

Zur Festlegung der Schutzmaßnahmen für mithörgefährdete Bereiche (beispielsweise Schalldämmung von Wänden, Türen, Böden und Decken, Lautstärkemessung) in Bezug auf Mit- bzw. Abhörgefahr bzw. abhörgefährdete Bereiche (beispielsweise Suche nach Mikrofonen), kann das Sicherheitsbüro der Kommission die nationalen Sicherheitsbehörden um Unterstützung durch Sachverständige ersuchen.

Ebenso können für die technische Sicherheit zuständige Sachverständige der nationalen Sicherheitsbehörden erforderlichenfalls die Telekommunikationseinrichtungen und die elektrischen oder elektronischen Büromaschinen aller Art, die in den Sitzungen des Geheimhaltungsgrades „EU — GEHEIM“ und höher verwendet werden, auf Ersuchen des Leiters des Sicherheitsbüros der Kommission überprüfen.

18.5. HOCHSICHERHEITSZONEN

Bestimmte Bereiche können als Hochsicherheitszonen ausgewiesen werden. Hier findet eine besondere Zutrittskontrolle statt. Diese Zonen bleiben nach einem zugelassenen Verfahren verschlossen, wenn sie nicht besetzt sind, und alle Schlüssel sind als Sicherheitsschlüssel zu behandeln. Diese Zonen unterliegen regelmäßigen Objektschutzkontrollen, die auch durchgeführt werden, wenn festgestellt oder vermutet wird, dass die Zonen ohne Genehmigung betreten wurden.

Es wird eine detaillierte Bestandsaufnahme der Geräte und Möbel vorgenommen, um deren Platzveränderungen zu überwachen. Kein Möbelstück oder Gerät wird in eine dieser Zonen verbracht, bevor es nicht durch Sicherheitspersonal, das für das Aufspüren von Abhörvorrichtungen besonders geschult ist, sorgfältig kontrolliert worden ist. In der Regel dürfen in Hochsicherheitszonen keine Telekommunikationsverbindungen ohne vorherige Genehmigung durch die zuständige Stelle installiert werden.

19. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN ZU DEM GRUNDSATZ „KENNTNIS NOTWENDIG“ UND DER EU-SICHERHEITSÜBERPRÜFUNG VON PERSONEN

19.1. Allgemeines

Der Zugang zu EU-Verschlusssachen wird nur Personen gestattet, die Kenntnis von ihnen haben müssen, um die ihnen übertragenen Aufgaben oder Aufträge erfüllen zu können. Der Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“, „EU — GEHEIM“ und „EU — VERTRAULICH“ eingestuften Verschlusssachen wird nur Personen gestattet, die der entsprechenden Sicherheitsüberprüfung unterzogen worden sind.

Für die Entscheidung darüber, wer Kenntnis haben muss, ist die Dienststelle zuständig, in der die betreffende Person eingesetzt werden soll.

Die Sicherheitsüberprüfung ist von der betreffenden Dienststelle zu beantragen.

Am Ende des Verfahrens wird eine „EU-Sicherheitsunbedenklichkeitsbescheinigung für Personen“ ausgestellt, in dem der Geheimhaltungsgrad der Verschlusssachen, zu denen die überprüfte Person Zugang erhalten kann, und das Ende der Gültigkeitsdauer der Bescheinigung angegeben werden.

Eine Sicherheitsunbedenklichkeitsbescheinigung für einen bestimmten Geheimhaltungsgrad kann den Inhaber zum Zugang zu Informationen eines niedrigeren Geheimhaltungsgrades berechtigen.

Andere Personen als Beamte oder sonstige Bedienstete, z. B. externe Vertragspartner, Sachverständige oder Berater, mit denen möglicherweise EU-Verschlusssachen erörtert werden müssen oder die möglicherweise Einblick in solche Verschlusssachen erhalten müssen, sind einer EU-Sicherheitsüberprüfung für EU-Verschlusssachen zu unterziehen und über ihre Sicherheitsverantwortung zu belehren.

Für den Zugang der Öffentlichkeit ist weiterhin die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 maßgeblich.

19.2. Besondere Vorschriften für den Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften Verschlusssachen

Alle Personen, die Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften Verschlusssachen benötigen, müssen zunächst einer Sicherheitsüberprüfung in Bezug auf den Zugang zu den betreffenden Verschlusssachen unterzogen werden.

Alle Personen, die Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften Verschlusssachen benötigen, sind von dem für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglied der Kommission zu benennen, und ihre Namen sind in das einschlägige „EU — STRENG GEHEIM“-Register einzutragen. Dieses Register wird vom Sicherheitsbüro der Kommission angelegt und geführt.

Bevor diesen Personen der Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften Verschlusssachen gewährt wird, müssen sie eine Bestätigung unterzeichnen, dass sie über die Sicherheitsverfahren der Kommission belehrt worden und sich ihrer besonderen Verantwortung für den Schutz von als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften Verschlusssachen und der Folgen vollständig bewusst sind, die die EU-Vorschriften und die einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften für den Fall vorsehen, dass Verschlusssachen durch Vorsatz oder durch Fahrlässigkeit in die Hände Unbefugter gelangen.

Wenn Personen in Sitzungen usw. Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften Verschlusssachen erhalten, so teilt der Kontrollbeauftragte der Dienststelle oder des Gremiums, bei der bzw. dem die Betreffenden beschäftigt sind, der die Sitzung veranstaltenden Stelle mit, dass die betreffenden Personen die entsprechende Ermächtigung besitzen.

Die Namen aller Personen, die nicht mehr für Aufgaben eingesetzt werden, bei denen sie über den Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften Verschlusssachen verfügen müssen, werden aus dem „EU — STRENG GEHEIM“-Verzeichnis gestrichen. Ferner werden alle betreffenden Personen erneut auf ihre besondere Verantwortung für den Schutz von als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften Verschlusssachen belehrt. Sie haben ferner eine Erklärung zu unterzeichnen, wonach sie ihre Kenntnisse über als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestufte Verschlusssachen weder verwenden noch weitergeben werden.

19.3. Besondere Vorschriften für den Zugang zu als „EU — GEHEIM“ und „EU — VERTRAULICH“ eingestuften Verschlusssachen

Alle Personen, die Zugang zu als „EU — GEHEIM“ oder „EU — VERTRAULICH“ eingestuften Verschlusssachen benötigen, müssen zunächst einer Sicherheitsüberprüfung in Bezug auf den geeigneten Geheimhaltungsgrad unterzogen werden.

Alle Personen, die Zugang zu als „EU — GEHEIM“ oder „EU — VERTRAULICH“ eingestuften Verschlusssachen benötigen, müssen über die entsprechenden Sicherheitsvorschriftenregelungen unterrichtet werden und sich der Folgen fahrlässigen Handelns bewusst sein.

Wenn Personen in Sitzungen Zugang zu als „EU — GEHEIM“ oder „EU — VERTRAULICH“ eingestuften Verschlusssachen erhalten, so teilt der Kontrollbeauftragte der Dienststelle oder des Gremiums, bei der bzw. dem die Betreffenden beschäftigt sind, der die Sitzung veranstaltenden Stelle mit, dass die betreffenden Personen die entsprechende Ermächtigung besitzen.

19.4. Besondere Vorschriften für den Zugang zu als „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ eingestuften Verschlusssachen

Alle Personen, die Zugang zu als „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ eingestuften Verschlusssachen haben, werden auf diese Sicherheitsvorschriften und die Folgen fahrlässigen Handelns aufmerksam gemacht.

19.5. WEITERGABE

Wird ein Angehöriger des Personals von einem Dienstposten, der mit der Arbeit mit EU-Verschlusssachen verbunden ist, wegversetzt, so achtet die Registratur darauf, dass die betreffenden Verschlusssachen ordnungsgemäß von dem ausscheidenden an den eintretenden Beamten weitergegeben werden.

Wird ein Angehöriger des Personals auf einen anderen Dienstposten versetzt, der mit der Arbeit mit EU-Verschlusssachen verbunden ist, wird er von dem Lokalen Sicherheitsbeauftragten entsprechend belehrt.

19.6. BESONDERE ANWEISUNGEN

Personen, die mit EU-Verschlusssachen arbeiten müssen, sollten bei Aufnahme ihrer Tätigkeit und danach in regelmäßigen Abständen auf Folgendes hingewiesen werden:

a) die mögliche Gefährdung der Sicherheit durch indiskrete Gespräche;

b) die in den Beziehungen zur Presse und zu Vertretern besonderer Interessengruppen zu treffenden Vorsichtsmaßnahmen;

c) die Bedrohung für EU-Verschlusssachen und -tätigkeiten durch die gegen die EU und ihre Mitgliedstaaten gerichteten nachrichtendienstlichen Tätigkeiten;

d) die Verpflichtung, die zuständigen Sicherheitsbehörden unverzüglich über jeden Annäherungsversuch oder jede Handlungsweise, bei denen ein Verdacht auf Spionage entsteht, sowie über alle ungewöhnlichen Umstände in Bezug auf die Sicherheit zu unterrichten.

Alle Personen, die gewöhnlich häufige Kontakte mit Vertretern von Ländern haben, deren Nachrichtendienste in Bezug auf EU-Verschlusssachen und Tätigkeiten gegen die EU und ihre Mitgliedstaaten arbeiten, sind über die Techniken zu belehren, von denen bekannt ist, dass sich die einzelnen Nachrichtendienste ihrer bedienen.

Es bestehen keine Sicherheitsvorschriften der Kommission für private Reisen der zum Zugang zu EU-Verschlusssachen ermächtigten Personen nach irgendeinem Zielland. Das Sicherheitsbüro der Kommission wird jedoch die Beamten und sonstigen Bediensteten, für die es zuständig ist, über Reiseregelungen unterrichten, denen sie möglicherweise unterliegen.

20. VERFAHREN FÜR DIE SICHERHEITSÜBERPRÜFUNG VON BEAMTEN UND SONSTIGEN BEDIENSTETEN DER KOMMISSION

a) Nur Beamte und sonstige Bedienstete der Kommission oder andere bei der Kommission tätige Personen, die aufgrund ihrer Aufgabenbereiche und dienstlicher Erfordernisse von den von der Kommission verwahrten Verschlusssachen Kenntnis nehmen müssen, oder sie zu bearbeiten haben, erhalten Zugang zu diesen Verschlusssachen.

b) Um Zugang zu den als „EU — STRENG GEHEIM“, „EU — GEHEIM“ und „EU — VERTRAULICH“ eingestuften Verschlusssachen zu erhalten, müssen die in Buchstabe a) genannten Personen hierzu nach dem Verfahren der Buchstaben c) und d) ermächtigt worden sein.

c) Die Ermächtigung wird nur den Personen erteilt, die durch die zuständigen nationalen Behörden der Mitgliedstaaten (nationale Sicherheitsbehörden) einer Sicherheitsüberprüfung nach dem in den Buchstaben i) bis n) beschriebenen Verfahren unterzogen worden sind.

d) Die Erteilung der Ermächtigungen gemäß den Buchstaben a), b) und c) obliegt dem Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission.

e) Der Leiter des Sicherheitsbüros erteilt die Ermächtigung nach Einholung der Stellungnahme der zuständigen nationalen Behörden der Mitgliedstaaten auf der Grundlage der gemäß den Buchstaben i) bis n) durchgeführten Sicherheitsüberprüfung.

f) Das Sicherheitsbüro der Kommission führt ein ständig aktualisiertes Verzeichnis aller sensitiven Posten, die ihm von den betreffenden Kommissionsdienststellen gemeldet werden und von allen Personen, die eine (befristete) Ermächtigung erhalten haben.

g) Die Ermächtigung, die eine Geltungsdauer von fünf Jahren hat, erlischt, wenn die betreffende Person die Aufgaben, die die Erteilung der Ermächtigung gerechtfertigt haben, nicht mehr wahrnimmt. Sie kann nach dem Verfahren des Buchstabens e) erneuert werden.

h) Die Ermächtigung wird vom Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission entzogen, wenn seiner Ansicht nach hierzu Grund besteht. Die Entzugsverfügung wird der betreffenden Person, die beantragen kann, vom Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission gehört zu werden, sowie der zuständigen nationalen Behörde mitgeteilt.

i) Die Sicherheitsüberprüfung wird unter Mitwirkung der betreffenden Person auf Ersuchen des Leiters des Sicherheitsbüros der Kommission von der zuständigen nationalen Behörde desjenigen Mitgliedstaats vorgenommen, dessen Staatsangehörigkeit die zu ermächtigende Person besitzt. Besitzt die betreffende Person nicht die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten der EU, so ersucht der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission den EU-Mitgliedstaat, in dem die Person ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat, um eine Sicherheitsüberprüfung.

j) Die betreffende Person hat im Hinblick auf die Sicherheitsüberprüfung einen Fragebogen auszufüllen.

k) Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission benennt in seinem Ersuchen die Art und den Geheimhaltungsgrad der Informationen, zu denen die betreffende Person Zugang erhalten soll, damit die zuständigen nationalen Behörden das Sicherheitsüberprüfungsverfahren durchführen und zu der der betreffenden Person zu erteilenden Ermächtigungsstufe Stellung nehmen können.

l) Für den gesamten Ablauf und die Ergebnisse des Sicherheitsüberprüfungsverfahrens gelten die einschlägigen Vorschriften und Regelungen des betreffenden Mitgliedstaats, einschließlich der Vorschriften und Regelungen für etwaige Rechtsbehelfe.

m) Bei befürwortender Stellungnahme der zuständigen nationalen Behörden der Mitgliedstaaten kann der Leiter des Sicherheitsbüros der betreffenden Person die Ermächtigung erteilen.

n) Bei ablehnender Stellungnahme der zuständigen nationalen Behörden wird diese Ablehnung der betreffenden Person mitgeteilt, die beantragen kann, von dem Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission gehört zu werden. Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission kann, wenn er dies für erforderlich hält, bei den zuständigen nationalen Behörden um weitere Auskünfte, die diese zu geben vermögen, nachsuchen. Bei Bestätigung der ablehnenden Stellungnahme kann die Ermächtigung nicht erteilt werden.

o) Jede ermächtigte Person im Sinne der Buchstaben d) und e) erhält zum Zeitpunkt der Ermächtigung und danach in regelmäßigen Abständen die gebotenen Anweisungen zum Schutz der Verschlusssachen und zu den Verfahren zur Sicherstellung dieses Schutzes. Sie unterzeichnet eine Erklärung, mit der sie den Erhalt dieser Anweisungen bestätigt und sich zu ihrer Einhaltung verpflichtet.

p) Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission ergreift alle erforderlichen Maßnahmen für die Durchführung dieses Abschnitts, insbesondere hinsichtlich der Vorschriften für den Zugang zum Verzeichnis der ermächtigten Personen.

q) Ausnahmsweise kann der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission aufgrund dienstlicher Erfordernisse, nachdem er die zuständigen nationalen Behörden hiervon im Voraus unterrichtet hat und diese binnen einem Monat nicht dazu Stellung genommen haben, auch eine einstweilige Ermächtigung für höchstens sechs Monate erteilen, bis ihm die Ergebnisse der Sicherheitsüberprüfung nach Buchstabe i) vorliegen.

r) Die so erteilten vorläufigen und einstweiligen Ermächtigungen berechtigen nicht zum Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften Verschlusssachen; der Zugang wird auf die Beamten beschränkt, bei denen tatsächlich eine Sicherheitsüberprüfung gemäß Buchstabe i) mit befürwortender Stellungnahme abgeschlossen worden ist. Bis die Ergebnisse der Sicherheitsüberprüfung vorliegen, können die Beamten, die die Ermächtigungsstufe „EU — STRENG GEHEIM“ erhalten sollen, vorläufig und befristet zum Zugang zu als „EU — GEHEIM“ oder niedriger eingestuften Verschlusssachen ermächtigt werden.

21. HERSTELLUNG, VERTEILUNG UND ÜBERMITTLUNG VON EU-VERSCHLUSSSACHEN, SICHERHEIT DER KURIERE, ZUSÄTZLICHE KOPIEN ODER ÜBERSETZUNGEN SOWIE AUSZÜGE

21.1. Herstellung

1. Die EU-Geheimhaltungsgrade sind in der in Abschnitt 16 angegebenen Weise im Falle von als „EU — VERTRAULICH“ oder höher eingestuften Verschlusssachen oben und unten in der Mitte jeder Seite anzubringen, wobei jede Seite zu nummerieren ist. Auf jeder EU-Verschlusssache sind ein Aktenzeichen und ein Datum anzugeben. Im Falle von Dokumenten der Geheimhaltungsgrade „EU — STRENG GEHEIM“ und „EU — GEHEIM“ muss das Aktenzeichen auf jeder Seite erscheinen. Werden die Dokumente in mehreren Ausfertigungen verteilt, so erhält jede Ausfertigung eine eigene Nummer, die auf der ersten Seite zusammen mit der Gesamtzahl der Seiten anzugeben ist. Alle Anhänge und Anlagen sind auf der ersten Seite von Dokumenten aufzulisten, die als „EU — VERTRAULICH“ oder höher eingestuft werden.

2. Dokumente, die als „EU — VERTRAULICH“ oder höher eingestuft werden, dürfen nur von Personen maschinegeschrieben, übersetzt, archiviert, fotokopiert und auf Magnetband oder Mikrofiche gespeichert werden, die eine zumindest dem Geheimhaltungsgrad des betreffenden Dokuments entsprechende Zugangsermächtigung zu EU-Verschlusssachen haben.

3. Abschnitt 25 enthält die Vorschriften für die Erstellung von Verschlusssachen mit Hilfe eines Computers.

21.2. Verteilung

1. EU-Verschlusssachen dürfen nur an Personen verteilt werden, für die deren Kenntnis nötig ist und die in entsprechender Weise sicherheitsüberprüft worden sind. Der Urheber bestimmt die Empfänger der erstmaligen Verteilung.

2. Dokumente des Geheimhaltungsgrades „EU — STRENG GEHEIM“ werden über Registraturen verteilt, die den Vermerk „EU — STRENG GEHEIM“ tragen (siehe Abschnitt 22.2). Im Falle