1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 1
DiesesDokumentistlediglicheineDokumentationsquelle,fürderenRichtigkeitdieOrganederGemeinschaftenkeineGewähr
übernehmen
►B VERORDNUNG(EURATOM,EGKS,EG)Nr.3418/93DERKOMMISSION
vom9.Dezember1993
mit Durchführungsbestimmungen zu einigen Vorschriften der Haushaltsordnung vom 21.
Dezember 1977
(ABl. L 315 vom 16.12.1993, S. 1)
Geändertdurch:
Amtsblatt
Nr. Seite Datum
►M1 Beschluß 97/594/EGKS, EG, Euratom der Kommission vom 30. Juli 1997 L 239 54 30.8.1997
►M2 Beschluss 98/539/EG, EGKS, Euratom der Kommission vom 7.
September 1998 L 252 67 12.9.1998
►M3 Beschluss 1999/537/EG, EGKS, Euratom der Kommission vom 23. Juli
1999 L 206 24 5.8.1999
NB: Diese konsolidierte Fassung enthält Bezugnahmen auf die Europäische Rechnungseinheit und/oder den Ecu, welche ab
1. Januar 1999 als Bezugnahmen auf den Euro zu verstehen sind — Verordnung des Rates (EWG) Nr. 3308/80 (ABl. L 345vom 20.12.1980, S. 1) und Verordnung des Rates (EG) Nr. 1103/97 (ABl. L 162 vom 19.6.1997, S. 1).
▼B
VERORDNUNG (EURATOM, EGKS, EG) Nr. 3418/93 DER
KOMMISSION
vom9.Dezember 1993
mit Durchführungsbestimmungen zu einigen Vorschriften der
Haushaltsordnungvom21.Dezember1977
DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN —
gestützt auf den Vertrag über die Gründung der Europäischen
Gemeinschaftfür Kohle und St ahl,
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atom-
gemeinschaft;
gestützt auf die Haushaltsordnung des Rates vom 21. Dezember 1977 für
den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (1), zuletzt
geändertdurch die Verordnung (Eurat om, EGKS, EWG) Nr. 610/90 (2),
insbesondere auf Artikel 126,
nach Anhörung des Europäischen Parlaments und des Rates,
nach Stellungnahme des Gerichtshofs, des Rechnungshofs und des
Wirtschafts- und Sozialausschusses,
in Erwägung nachstehender Gründe:
in einigen Vorschriften der Artikel 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38,
41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94, 97, 123und 128 der Haushaltsordnung sind ausdrücklich Durchführungsbe-
stimmungen vorgesehen.
Die Verordnung 86/610/EWG, Euratom, EGKS der Kommission (
3)
erforderteine Reihe von Anpassungen, insbesondere infolge derÄnderung der Haushaltsordnung.
Es empfiehltsich, Durchführungsbest immungen vorzusehen, um die
Behandlung bestimmter Beiträge Dritter zu Gemeinschaftsaktionen zuregeln.
Im Interesse größerer Klarheit und Übersichtlichkeit ist es notwendig,
die geltenden Durchführungsbestimmungen in einem einzigen Textzusammenzufassen und die Verordnung 86/610/EWG, Euratom, EGKS
aufzuheben.
Der Erlaß dieser Bestimmungen steht dem späteren Erlaß weiterer
Durchführungsbestimmungen, die in der Haushaltsordnung nichtausdrücklich vorgesehen sind, sich aber in der Folge als zweckmäßig
erweisen könnten, nicht entgegen —
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
TITEL I
BEDINGUNGEN FÜR DIE ANWENDUNG DES ECU AUF DIE
EINNAHMENUNDAUSGABEN
(Artikel 11 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
Artikel 1
Die Umrechnung zwischen dem Ecu und den Landeswährungen erfolgt
grundsätzlich zum Tageskurs des Ecu, der im Amtsblatt der Europäi-
schen Gemeinschaften veröffentlicht wird. Zum Zwecke der in den
Artikeln 69 bis 72 der Haushaltsordnung vorgesehenen Rechnungsfüh-1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 2
(1) ABl. Nr. L 356 vom 31. 12. 1977, S. 1.
(2) ABl. Nr. L 70 vom 16. 3. 1990, S. 1.
(3) ABl. Nr. L 360 vom 19. 12. 1986, S. 1.
▼B
rung werden die Landeswährungen jedoch gemäß der Verweisbestim-
mung in Artikel 11 Absatz 4 der Haushaltsordnung nach den
monatlichen Umrechnungskursen in Ecu umgerechnet. Diese werden
auf der Grundlage der Kurse ermittelt, die am vorletzten Arbeitstag desMonats Gültigkeit haben, der dem Monat vorausgegangen ist, für dendie Umrechnungskurse ermittelt worden sind.
Artikel 2
Werden die Mittelbindungsanträge und die Feststellungen der Forde-
rungen in Landeswährung ausgestellt, so erfolgt die Umrechnung in Ecu
nach Artikel 1.
Die entsprechende Auszahlungsanordnung und die Einziehungsanord-
nung können nur in der gleichen Währung ausgestellt werden.
Der in Ecu ausgedrückte Saldo einer auf Landeswährung lautenden
Mittelbindung oder Feststellung einer Forderung wird bei jedemmonatlichen Abschluß der Rechnungsführung über die Haushalts-vorgänge neu bewertet. Die letzte Neubewertung des Haushaltsjahres
erfolgt hinsichtlich des Saldos der Mittelbindungen zum Umrechnungs-
kurs des Monats Dezember; der Saldo der festgestellten Forderungenwird im Hinblick auf die Erstellung der Vermögensübersicht zu dem am31. Dezember geltenden Umrechnungskurs neu bewertet.
Die Salden können ferner im Laufe des Monats neu bewertet werden,
wenn eine Währungsanpassung erfolgtist .
Artikel 3
Abweichend von Artikel 1 ist für den Monat „n“, für den die Ausgaben
des EAGFL, Abteilung Garantie, gemäß Artikel 3 Absatz 5 derVerordnung (EWG) Nr. 2776/88 der Kommission (
1) gemeldetworden
sind, der Umrechnungskurs vom 10. des Monats „n + 1“ oder des ersten
vorangegangenen Tages, für den eine allgemeine Notierung vorliegt, zu
verwenden.
Dieser Kurs istebenfalls zur Umrechnung der in den Art ikeln 4 und 5
der Verordnung (EWG) Nr. 2776/88 vorgesehenen entsprechenden
Vorschüsse zu verwenden.
Die in Landeswährung festgestellten Unterschiede zwischen den
Beträgen, die den Mitgliedstaaten für den Monat „n“ zur Verfügung
gestellt worden sind, und den für diesen Monat buchmäßig erfaßten
Ausgaben werden zu dem Umrechnungskurs vom 10. des Monats „n + 2“in Ecu umgerechnet.
Artikel 4
Die bei Abschluß des Haushaltsjahres noch abzuwickelnden Verpflich-
tungen und die auf das folgende Haushaltsjahr zu übertragenden Mittel(nichtgetrennte Mittel) werden unter Zugrundelegung der Umrechnungs-kurse für den Ecu vom Dezember berechnet.
Die Zahlungen zu Lasten eines Haushaltsjahres, die vom 1. bis 15.
Januar des darauffolgenden Haushaltsjahres geleistet werden, werdenzum Umrechnungskurs für den Ecu vom Dezember in der Haushalts-
rechnung erfaßt.
Artikel 5
Die noch auszuzahlenden gebundenen Mittel (nichtgetrennte Mittel)
werden bis zur Höhe der auf das folgende Haushaltsjahr übertragenen
Mittel in Landeswährung oder in Ecu gezahlt; die Zahlungen werden zu
dem im Zeitpunkt der Zahlung geltenden Umrechnungskurs buchmäßigerfaßt. Übersteigt ein zu zahlender Betrag die Höhe der bei derbetreffenden Haushaltslinie gebundenen Mittel, so wird der Unterschied1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 3
(1) ABl. Nr. L 249 vom 8. 9. 1988, S. 9.
▼B
gemäß Artikel 15 der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1552/89 des
Rates (1) bei der Berechnung des Saldos des Haushaltsjahres berücksich-
tigt.
Die Beträge, die bei den Neubewertungen im Hinblick auf die
Anpassung der aus früheren Haushaltsjahren fortbestehenden Verpflich-tungen (getrennte Mittel) berechnet werden, werden in der
Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge festgestellt und in der
Übersicht über die Inanspruchnahme der Mittelbindungen aus den derHaushaltsrechnung vorangegangenen Haushaltsjahren ausgewiesen.
TITEL II
BEFUGNISÜBERTRAGUNGEN
(Artikel 22 der Haushaltsordnung)
Artikel 6
In den Verfügungen zur Übertragung von Befugnissen gemäß Artikel 22
Absatz 4 der Haushaltsordnung werden die Bediensteten des Organs
benannt, die anstelle des Vollmachtgebers zeichnungsbefugt sind.
Diese Verfügungen enthalten einen Hinweis auf die Bestimmungen der
in Artikel 22 Absatz 4 der Haushaltsordnung genannten Geschäfts-ordnung, die die Übertragung von Befugnissen regelt.
Artikel 7
Die Übertragungsverfügungen nach Artikel 6 werden zusammen mit
einer Unterschriftsprobe des Bediensteten, dem die Befugnis übertragen
wurde, folgenden Personen mitgeteilt:
— dem Vollmachtgeber;
— dem Rechnungsführer des Organs, der keine von nichtanweisungs-
befugten Bediensteten angeordnete Zahlungen leisten kann;
— dem Finanzkontrolleur des Organs, dem insbesondere die Überprü-
fung der Rechtmäßigkeit und der Ordnungsmäßigkeit der Einnahmen
und Ausgaben obliegt;
— den Anweisungsbefugten, und zwar ausschließlich dann, wenn es
sich um eine Übertragung von Befugnissen durch den Finanz-kontrolleur bzw. den Rechnungsführer oder um Befugnisse handelt,die durch bevollmächtigte Anweisungsbefugte im Rahmen ihrerZuständigkeit weiterübertragen wurden;
— dem Rechnungshof.
Die Verfügungen zur Aufhebung von Befugnisübertragungen werden
unter den gleichen Bedingungen mitgeteilt.
Artikel 8
In der Übertragungsverfügung wird in jedem Fall festgelegt, innerhalb
welcher Grenzen die Vollmachtgeber ermächtigt sind, die Feststellungvon Forderungen vorzuschlagen, Einziehungsanordnungen zu erteilen,
Mittelbindungen zu beantragen und Auszahlungsanordnungen auszu-
stellen; ferner werden darin die Nummern der unter dieBefugnisübertragung fallenden Artikel und Posten sowie gegebenenfallsdie Dauer der Befugnisübertragung niedergelegt.
Artikel 9
In Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Haushaltsordnung und
dieser Verordnung trifft jedes Organ die Maßnahmen zur Mittel-
bewirtschaftung, die ihm für eine reibungslose Ausführung seinesEinzelplans notwendig erscheinen.
Jedes Organ faßt die zu diesem Zweck erlassenen internen Vorschriften
in einem Schriftstück zusammen. In diesem Schriftstück werden diewichtigsten Regeln für die Zuordnung der Aufgabenbereiche der1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 4
(1) ABl. Nr. L 155 vom 7. 6. 1989, S. 1.
▼B
Anweisungsbefugten und der bewirtschaftenden Dienststellen bei der
Ausführung des Einnahmeplans und des Ausgabenplans im Rahmen desEinzelplans, der für jedes Organ aufgestellt wurde, niedergelegt.
Das vorstehend bezeichnete Schriftstück sowie alle sonstigen internen
Weisungen von allgemeiner Tragweite betreffend den Haushaltsvollzug
und die Buchführung werden allen an der Haushaltsführung beteiligten
Dienststellen sowie dem Rechnungshof zugeleitet.
TITEL III
VERWALTUNGDURCHINTEGRIERTEDV-SYSTEME
(Artikel 23 der Haushaltsordnung)
Artikel 10
(1) Integrierte Verwaltungssysteme im Sinne des Artikels 23 der
Haushaltsordnung sind DV-Programme zur Verwaltung und Buch-führung, die ein Tätigwerden des Anweisungsbefugten, des
Finanzkontrolleurs und des Rechnungsführers implizieren und von
diesen einvernehmlich eingeführtwerden.
(2) Für die Anwendung der Systeme gelten folgende Regeln:
a) Das System soll die Verfügbarkeit der Mittel für den vorgeschla-
genen Vorgang überprüfen und Vorgänge, für die keine Mittel
verfügbar sind, verweigern;
b) das System soll sicherstellen, daß die einzelnen Vorgänge nur von
den bevollmächtigten Beamten innerhalb der Dienststellen desAnweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs und des Rechnungs-
führers im Einklang mitden von jedem Organ gemäß Art ikel 9
beschlossenen Maßnahmen bearbeitet werden;
c) das System muß eine wirksame Trennung der Funktionen des
Anweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs und des Rechnungs-führers gewährleisten;
d) das Organ sorgt dafür, daß bei den internen und externen Verfahren
der Datenschutz und die Sicherheit beim Betrieb des Systems
gewährleistet sind;
e) das Organ sorgtdafür, daß die physische Sicherheitdes Syst ems
gewährleistet ist;
f) unbeschadet der Artikel 84, 87 und 89 der Haushaltsordnung kann
jedes Organ — sofern das System nach übereinstimmender
Auffassung des Anweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs unddes Rechnungsführers die erforderliche Sicherheitbiet et—beschließen, die bisher verwendeten Formulare für Mittelbindungs-anträge, Auszahlungsanordnungen und Einziehungsanordnungendurch DV-Datenträger zu ersetzen.
TITEL IV
VORSCHRIFTEN BETREFFEND DEN RECHNUNGSFÜHRER, DIE
UNTERSTELLTEN RECHNUNGSFÜHRER UND DIE ZAHLSTELLEN-
VERWALTER
(Artikel 25 und 75 der Haushaltsordnung)
Abschnitt I
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 11
Jedes Organ ernenntim Wege einer mitGründen versehenen Verfügung
einen Rechnungsführer mitfolgendem Aufgabenbereich:
— Einziehung der Forderungen, Annahme der Einzahlungen und
Zahlung der Ausgaben sowie Verwaltung der Kassenmittel;
— Buchführung sowie Vorbereitung der Finanzübersichten gemäß den
Artikeln 69 bis 72 und 78 bis 81 der Haushaltsordnung.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 5
▼B
Artikel 12
Das Organ kann aufgrund einer mitGründen versehenen St ellungnahme
des Rechnungsführers einen oder mehrere unterstellte Rechnungsführerernennen. Diese unterstehen dienstlich dem Rechnungsführer, der deren
Zuständigkeit festlegt.
Artikel 13
Der Rechnungsführer istvon jedem einzelnen Organ aus dem Kreis der
Beamten der Laufbahngruppe A oder B, welche die Staatsangehörigkeit
eines der Mitgliedstaaten besitzen, zu ernennen.
Die unterstellten Rechnungsführer sind von jedem einzelnen Organ aus
dem Kreis der Beamten der Laufbahngruppen A, B oder ausnahmsweiseC zu ernennen, welche die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaatenbesitzen.
Die Zahlstellenverwalter, die gemäß Artikel 83 ernannt werden, sind aus
dem Kreis der Beamten der Laufbahngruppen A, B oder C, oder,
erforderlichenfalls, aus dem Kreis der „sonstigen Bediensteten“ einesdiesen Laufbahngruppen entsprechenden Niveaus auszuwählen.
Artikel 14
Der Rechnungsführer und die unterstellten Rechnungsführer sind von
dem Organ aufgrund ihrer besonderen Sachkenntnis, die durch Zeug-nisse oder eine gleichwertige Berufserfahrung nachgewiesen ist,auszuwählen.
Artikel 15
Die Tätigkeit des Rechnungsführers und der unterstellten Rechnungs-
führer ist mit der Tätigkeit der Anweisungsbefugten, derZahlstellenverwalter und des Finanzkontrolleurs unvereinbar.
Die Tätigkeit der Zahlstellenverwalter ist mit der Tätigkeit des
Finanzkontrolleurs unvereinbar.
Artikel 16
Der Rechnungsführer nimmtseine besonderen Aufgaben im Einklang
mit den Vorschriften der Haushaltsordnung wahr.
Der Rechnungsführer garantiert insbesondere die Objektivität bei der
Rechnungsführung und bei der Vorlage der in den Artikeln 69 bis 72und 78 bis 81 der Haushaltsordnung vorgesehenen Finanzübersichten.
Das Organ stellt dem Rechnungsführer das Personal und die Sachmittel
zur Verfügung, die zur Erfüllung seiner Aufgaben notwendig sind.
Vor der Ausführung der Ausgaben überzeugtsich der Rechnungsführer
davon, ob die in der Haushaltsordnung und dieser Verordnungvorgeschriebenen Formen beachtet wurden, und vergewissert sich, daß
die Zahlung schuldbefreiende Wirkung hatund kein sachlicher Irrt um
vorliegt.
Sooft die Kontrollen ergeben, daß die obigen Vorschriften nicht beachtet
wurden, setzt der Rechnungsführer die Ausführung der Zahlungen ausund legtdie Gründe dafür dar.
Für unter Nichtbeachtung der Vorschriften des Artikels 51 Absatz 3 der
Haushaltsordnung durchgeführte Zahlungen sind die Rechnungsführer,
die unterstellten Rechnungsführer und die Zahlstellenverwalter nach
Maßgabe der Artikel 22 und 86 bis 89 des Statuts für die Beamten derEuropäischen Gemeinschaften und der Beschäftigungsbedingungen fürdie sonstigen Bediensteten — im folgenden „Statut“ genannt —disziplinarisch verantwortlich und gegebenenfalls zum Schadenersatzverpflichtet.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 6
▼B
Artikel 17
Der Rechnungsführer wird bei der Ausarbeitung des Vorentwurfs des
Haushaltsplans automatisch zu allen etwaigen Problemen der Haus-haltsdarstellung gehört, die sich auf die Rechnungsvorgänge desHaushaltsvollzugs auswirken können.
Abschnitt II
RechnungsführungundVorbereitungderFinanzübersichten
Artikel 18
(1) Gemäß Artikel 25 Absatz 4 der Haushaltsordnung erstellt der
Rechnungsführer die periodischen Übersichten sowie die Haushalts-rechnung und die Übersichtüber das Vermögen und die Schulden desOrgans, dem er angehört. Zu diesem Zweck gewährleistet er diebuchmäßige Erfassung aller Vorgänge des Haushaltsjahres und nimmt
die Rechnungsabschlüsse vor.
(2) Die Finanzübersichten werden dem Finanzkontrolleur gemäß den
Artikeln 79 und 81 der Haushaltsordnung zwecks Erteilung desSichtvermerks vorgelegt und dann vom Organ endgültig verabschiedet.
(3) Scheidetder Rechnungsführer aus seinem Amtaus, so wird eine
Übersicht über die bisherige Rechnungsführung erstellt; Stichtag ist derletzte Tag des Monats, in dem der Rechnungsführer ausgeschieden ist.
Diese Übersichtwird vom scheidenden Rechnungsführer und vom neuen
Rechnungsführer zwecks Billigung unterschrieben.
Artikel 19
Die übrigen Organe übermitteln der Kommission spätestens bis zum 1.
März die von ihnen erstellte Haushaltsrechnung und die Übersicht überdas Vermögen und die Schulden sowie alle für den Rechnungsabschlußzweckdienlichen Schriftstücke und Informationen.
Artikel 20
Der Rechnungsführer der Kommission zentralisiert alle von ihm
benötigten Daten und bereitet die konsolidierte Haushaltsrechnung unddie konsolidierte Übersicht über das Vermögen und die Schulden derEuropäischen Gemeinschaften vor, damit die Kommission sie verab-
schieden und spätestens bis zum 1. Mai dem Europäischen Parlament,
dem Rat und dem Rechnungshof übermitteln kann.
Artikel 21
Die Kommission — nachdem ihr Rechnungsführer die Rechnungsführer
der anderen Organe gehörthat—
— erläßtdie allen Organen gemeinsamen Buchführungsmet hoden,
— erläßt und aktualisiert die Struktur des Buchungsplans der Organe,
— harmonisiert die Darstellung der Finanzübersichten.
Sie begründet und erläutert jede Änderung einer Buchführungsmethode
in den Anmerkungen im Anhang zu der Übersichtüber das Vermögen
und die Schulden.
Abschnitt III
VerwaltungderKassenmittel
Artikel 22
Gemäß Artikel 25 Absatz 1 der Haushaltsordnung obliegt dem
Rechnungsführer, der für die Annahme von Einzahlungen und die
Leistung von Auszahlungen zuständig ist, die Verwaltung der entspre-
chenden Kassenmittel.
Jedes Organ eröffnetoder veranlaßtdie Eröffnung der erforderlichen
Konten bei Finanzinstituten nach Aushandlung der Bedingungen, zu1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 7
▼B
denen sie gemäß den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung
geführtund verwendetwerden sollen. Die Bedingungen für dieKontenführung werden einer regelmäßigen Prüfung unterzogen und
gegebenenfalls neu ausgehandelt; sie unterliegen der Aufsicht durch den
Finanzkontrolleur.
Der Rechnungsführer der Kommission hatdie Aufgabe, die Bedin-
gungen, zu denen die von den einzelnen Organen eröffneten Kontengeführtund verwendetwerden sollen, nach Anhörung der Rechnungs-führer der anderen Organe zu harmonisieren.
Artikel 23
Der Rechnungsführer bewirtschaftet die Barmittel des Organs, dem er
angehört, weist die Übertragungen zwischen den bei verschiedenenFinanzinstituten eröffneten Konten an und nimmt die Währungsum-
rechnungen vor; dabei trägt er Sorge dafür, daß keines der Konten einen
Passivsaldo aufweist.
Die Übertragungen zwischen den bei verschiedenen Finanzinstituten
eröffneten Konten müssen im Rahmen der verfügbaren Mittel erfolgen.
Artikel 24
Der Rechnungsführer der Kommission teilt die bei den Finanzverwal-
tungen und den Zentralbanken der Mitgliedstaaten verfügbaren Mittelgemäß Artikel 12 der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1552/89 auf dieMitgliedstaaten auf.
Artikel 25
Der Rechnungsführer gleicht die bei Finanzinstituten eingerichteten
Konten regelmäßig mit der Rechnungsführung aus und kontrolliert diereibungslose Anwendung der ausgehandelten Bedingungen für dieFührung und Verwendung dieser Konten.
Artikel 26
Der Rechnungsführer stellt die Mittelausstattung der Zahlstellen und
deren finanzielle Überwachung sicher.
Artikel 27
Der Rechnungsführer der Kommission ermittelt monatlich gemäß
Artikel 1 den Kurs für die Umrechnung des Ecu in die einzelnenLandeswährungen, die die Organe bei der Ausführung des Haushalts-plans zugrunde zu legen haben.
Abschnitt IV
Versicherung
Artikel 28
Der Rechnungsführer, die unterstellten Rechnungsführer und die
Zahlstellenverwalter versichern sich über das Organ gegen die mit ihrerAufgabe verbundenen Risiken.
Artikel 29
Die Versicherungsprämien werden dem Versicherer unmittelbar vom
Organ ausgezahlt.
Artikel 30
Unbeschadet
— der Artikel 86 bis 89 des Statuts,
— des Artikels 75 der Haushaltsordnung,
— seiner Regreßansprüche gegenüber Dritten1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 8
▼B
trägt das Organ in Anwendung des Artikels 215 Absatz 2 des EG-
Vertrags die Risiken und die von den Versicherern nicht gedecktenDefizite, sofern das Guthaben des auf den Namen des verantwortlichen
Beamten eröffneten Garantiekontos zur Deckung des Defizits nicht
ausreicht.
Abschnitt V
SondervergütungundGarantiekonto
Artikel 31
Die in Artikel 75 Absatz 4 der Haushaltsordnung genannte Sonderver-
gütung beträgt monatlich:
—►
M3136◄ECU für den Rechnungsführer,
—►M391◄ECU für die unterstellten Rechnungsführer,
—►M346◄ECU für die Zahlstellenverwalter, die mindestens
►M13 600◄ECU, und zwar für mindestens 30 aufeinanderfol-
gende Tage, zu verwalten haben.
Diese Sondervergütung wird in Ecu ausgedrückt. Der entsprechende
Betrag wird dem in Artikel 32 vorgesehenen Garantiekonto in Ecu
gutgeschrieben.
Artikel 32
In der allgemeinen Rechnung des Organs wird ein Garantiekonto auf
den Namen des betroffenen Bediensteten eröffnet. Auf Antrag desbetreffenden Organs kann das Konto zentral in der allgemeinen
Rechnung der Kommission geführtwerden. Diesem Kont o werden
regelmäßig die in Artikel 31 genannte monatliche Sondervergütung unddie jährlichen Zinsen gutgeschrieben, die dem Jahresdurchschnitt dervom Europäischen Fonds für währungspolitische Zusammenarbeit fürseine Transaktionen in Ecu berechneten monatlichen Zinsenentspricht (
1).
Das Konto wird mit dem Defizit belastet, für das der Betreffende von
dem Organ, das ihn ernannt hat, für verantwortlich erklärt wird, soweites nicht aus Leistungen der Versicherungsgesellschaften gedeckt wordenist.
Artikel 33
(1) Der Habensaldo des Garantiekontos wird dem Betreffenden oder
dem Anspruchsberechtigten bei Beendigung seiner Tätigkeit als
Rechnungsführer oder unterstellter Rechnungsführer nach Beschlußder in Artikel 22 der Haushaltsordnung festgelegten Behörden undErteilung der in Artikel 77 der Haushaltsordnung genannten Entlastungnach befürwortendem Sichtvermerk des Rechnungsführers, außer in den
ihn betreffenden Fällen, und des Finanzkontrolleurs ausgezahlt.
(2) Im Fall der Zahlstellenverwalter wird das Guthaben des Garantie-
kontos den Betreffenden oder den Anspruchsberechtigten beiBeendigung ihrer Tätigkeit nach Zustimmung und Prüfung desRechnungsführers und des betreffenden Anweisungsbefugten und nachbefürwortendem Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs ausgezahlt.
(3) Die in den Absätzen 1 und 2 genannten Auszahlungen erfolgen
ausschließlich auf schriftliche Weisung des Leiters der Generaldirektionoder der Verwaltungseinheit, der der Rechnungsführer angehört.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 9
(1) Der Zinssatz wird monatlich im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften ,
Reihe C, veröffentlicht
▼B
TITEL V
VORSCHRIFTEN FÜR DEN FINANZKONTROLLEUR UND DIE
UNTERSTELLTENFINANZKONTROLLEURE
(Artikel 24 der Haushaltsordnung)
Artikel 34
Jedes Organ ernenntdurch eine mitGründen versehene Verfügung den
Finanzkontrolleur. Dieser wird mit der Kontrolle der Mittelbindungen
und der Anordnung aller Ausgaben sowie der Kontrolle aller Einnahmen
betraut, die im Haushaltsplan der Gemeinschaft zu verbuchen sind undfür die das Organ anweisungsbefugtist .
Artikel 35
Das Organ kann einen oder mehrere unterstellte Finanzkontrolleure
ernennen. Diese unterstehen dienstlich dem Finanzkontrolleur, derfestlegt, welche Befugnisse er ihnen überträgt. Sie sind im Rahmendieser Befugnisübertragungen verantwortlich für die von ihnen erteilten
Sichtvermerke.
Artikel 36
Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure sind von
dem Organ aufgrund ihrer besonderen Sachkenntnis aus dem Kreis derAngehörigen der Mitgliedstaaten auszuwählen.
Artikel 37
Das Organ stellt dem Finanzkontrolleur das Personal und die Sachmittel
zur Verfügung, die zur Erfüllung seiner Kontrollaufgaben notwendigsind.
Artikel 38
Für alle Verfügungen betreffend die Übertragung und Weiterüber-
tragung von Befugnissen durch den Finanzkontrolleur oder die
unterstellten Finanzkontrolleure gelten die Artikel 6, 7 und 8.
Artikel 39
Bei der Wahrnehmung seiner Kontrollaufgaben ist der Finanzkontrolleur
vollkommen unabhängig und nur dem Organ verantwortlich. Er ist ankeinerlei Weisung für die Erfüllung der Aufgaben gebunden, die ihmdurch seine Ernennung aufgrund der Haushaltsordnung übertragen sind,
noch dürfen ihm diesbezüglich Einschränkungen auferlegtwerden.
Diese Bestimmungen gelten auch für die unterstellten Finanzkontroll-
eure im Rahmen der ihnen durch ihren Dienstvorgesetzten, den
Finanzkontrolleur, übertragenen Befugnisse.
Artikel 40
Der Finanzkontrolleur kann jederzeit und über jede Frage mit
finanziellen Auswirkungen dem Organ Bericht erstatten, insbesonderehinsichtlich der Anwendung von Artikel 2 der Haushaltsordnung.
Das Organ übermittelt diese Berichte auf Antrag dem Europäischen
Parlamentund dem Rechnungsghof, sofern es sie nichtals vert raulicheinstuft.
Artikel 41
Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure haben
Zugang zu allen Belegen und sonstigen Dokumenten im Zusammenhangmitden zu kont rollierenden Ausgaben und Einnahmen. Sie könnenKontrollen vor Ort vornehmen.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 10
▼B
Artikel 42
Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure können
nur vom Organ selbstim Sinne von Art ikel 74 der Haushalt sordnung
disziplinarisch verantwortlich gemacht und zum Schadenersatz
verpflichtet werden, und zwar unter folgenden Bedingungen:
Das Organ erläßteine mitGründen versehene Verfügung zur Einleit ung
einer Untersuchung. Diese Verfügung wird dem Betreffenden und, imFall eines unterstellten Finanzkontrolleurs, dem Finanzkontrolleurmitgeteilt. Das Organ kann unter seiner unmittelbaren Verantwortungeinen oder mehrere Beamte der gleichen oder einer höheren Besol-
dungsgruppe als der des betreffenden Bediensteten, die nicht die
Aufgabe des Finanzkontrolleurs, des Anweisungsbefugten oder desRechnungsführers wahrnehmen, mit der Untersuchung beauftragen. ImLaufe dieser Untersuchung müssen der Betreffende und, im Fall einesunterstellten Finanzkontrolleurs, der Finanzkontrolleur angehört werden.
Der Bericht über die Untersuchung wird dem Betreffenden und, im Fall
eines unterstellten Finanzkontrolleurs, dem Finanzkontrolleur mitgeteilt.
Sodann wird der Betreffende vom Organ zu diesem Bericht angehört.
Auf der Grundlage des Berichts und der Anhörung erläßt das Organ
entweder eine mit Gründen versehene Verfügung zur Entlastung desBetreffenden oder eine mit Gründen versehene Verfügung gemäß denArtikeln 22 und 86 bis 89 des Statuts. Die Verfügungen zur Verhängungvon Disziplinar- und/oder Geldstrafen werden dem Betreffenden
mitgeteilt und den übrigen Organen, dem Rechnungshof, und, im Fall
eines unterstellten Finanzkontrolleurs, dem Finanzkontrolleur zurKenntnisnahme übermittelt.
Gegen diese Verfügungen kann der Betreffende unter den im Statut
vorgesehenen Bedingungen beim Gerichtshof Klage erheben.
Artikel 43
Unbeschadet der Rechtsmittel, die das Statut bietet, können der
Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure gegen jedeVerfügung im Zusammenhang mitder Wahrnehmung ihrer Kont roll-
aufgabe beim Gerichtshof Klage erheben. Diese Klage muß innerhalb
von drei Monaten, gerechnet vom Tag der Mitteilung der betreffendenVerfügung, eingereichtwerden.
Der vorstehende Absatz gilt auch für Klagen des Organs gegen seinen
Finanzkontrolleur oder seine unterstellten Finanzkontrolleure.
Bei Klagen wird nach Maßgabe von Artikel 91 Absatz 5 des Statuts
untersucht und entschieden.
TITEL VI
EINZIEHUNGDERFORDERUNGEN
(Artikel 28 und 29 der Haushaltsordnung)
Artikel 44
In Anwendung des Artikels 28 Absatz 1 der Haushaltsordnung erstellt
der zuständige Anweisungsbefugte für alle Maßnahmen, die eineForderung der Gemeinschaftbegründen oder verändern können, einenForderungsvoranschlag. Läßtsich anhand der Verfügung oder desBeschlusses, der eine künftige Forderung begründet, die Höhe oder das
Fälligkeitsdatum dieser Forderung nicht bestimmen, so ist der Forde-
rungsvoranschlag dennoch zu erstellen: darin sind, soweit möglich, derveranschlagte Betrag und die voraussichtliche Fälligkeit der Forderunganzugeben.
Der Voranschlag ist dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung des
Sichtvermerks und dem Rechnungsführer zuzuleiten, der die Forderungmit dem Hinweis „p.m.“ in ein Verzeichnis einträgt.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 11
▼B
Artikel 45
(1) In Anwendung des Artikels 28 Absatz 2 der Haushaltsordnung
stellt der zuständige Anweisungsbefugte für jede festgestellte Forderung
unverzüglich eine Einziehungsanordnung aus.
Diese wird dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung des Sichtvermerks
und dem Rechnungsführer zwecks Eintragung zugeleitet. Darin wirdunter anderem das Fälligkeitsdatum angegeben.
(2) Zur Einziehung der Forderung fordertder Rechnungsführer den
Schuldner auf, den geschuldeten Betrag zum festgesetzten Zeitpunkt zu
zahlen.
(3) Bei der tatsächlichen Einziehung der Forderung stellt der
Rechnungsführer eine Annahmeanordnung aus, die er in die Haushalts-konten einträgt. Der Anweisungsbefugte und der Finanzkontrolleur
werden über die Einziehung der Forderung durch den Rechnungsführer
unterrichtet.
(4) Wird eine Forderung nichtbei Ablauf der vorgesehenen
Zahlungsfristeingezogen, so leit etder Rechnungsführer unverzüglichdas Einziehungsverfahren ein, gegebenenfalls auf dem Rechtsweg.
(5) Eine Forderung, die im Laufe eines Haushaltsjahres oder
mehrerer Haushaltsjahre in Form mehrerer Teilbeträge eingezogen
werden soll, wird unmittelbar nach ihrer Feststellung in voller Höhedurch Eintragung der Einziehungsanordnung auf dem Konto erfaßt.
Artikel 46
Die zusammengefaßten Feststellungen im Sinne des Artikels 28 der
Haushaltsordnung sind streng auf die laufenden Einnahmen zu
begrenzen.
Die unter diese zusammengefaßten Feststellungen fallenden Einzie-
hungsanordnungen sind daher dem Finanzkontrolleur nicht einzelnzwecks Erteilung des Sichtvermerks zuzuleiten.
Der Anweisungsbefugte ist verpflichtet, dem Finanzkontrolleur vor
Abschluß des Haushaltsjahres Änderungen der zusammengefaßten
Feststellungen mitzuteilen, um diese mit den tatsächlich festgestelltenForderungen in Einklang zu bringen.
Artikel 47
Jede Einziehung istdem Anweisungsbefugt en und dem Finanzkon-
trolleur gemäß Artikel 45 Absatz 3 so bald wie möglich mitzuteilen.
Erfolgtdie Einziehung nichtaufgrund einer gemäß Art ikel 45
ausgestellten Einziehungsanordnung, so ist der entsprechende Betragunverzüglich einem Verwahrkonto der allgemeinen Rechnung gutzu-schreiben; der zuständige Anweisungsbefugte ist aufzufordern, dasVerfahren zur Feststellung einer Forderung einzuleiten und die fehlendeEinziehungsanordnung zwecks Verbuchung auf den Haushaltskosten
auszustellen. Ist auf einem Verwahrkonto ein zu Unrecht eingezogener
Betrag verbucht worden, so ist dieser Betrag umgehend zurückzuzahlen.
Artikel 48
Die Voranschläge und die Einziehungsanordnungen sind buchmäßig
getrennt zu erfassen, indem eine chronologische Numerierung vorgen-ommen wird, anhand deren bei sämtlichen Forderungen des Organs
insbesondere festgestellt werden kann,
— welche Maßnahmen, die eine Forderung begründen können,
getroffen wurden;
— wie hoch die einzuziehenden Forderungen sind;— wann diese Forderungen fällig werden;— welche Forderungen eingezogen worden sind;— welche Forderungen noch einzuziehen sind und welche Bemühungen
unternommen wurden, um deren Einziehung sicherzustellen.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 12
▼B
Artikel 49
Die Rechnungsführung muß so aufgebautsein, daß der Finanz-
kontrolleur in der Lage ist, jederzeit die Richtigkeit der Eintragungder Forderungsvoranschläge und der Einziehungsanordnungen nachzu-prüfen und die Aufgaben zu erfüllen, die ihm gemäß Artikel 29 Absatz 3der Haushaltsordnung übertragen worden sind.
Artikel 50
Beantragt der Anweisungsbefugte gemäß Artikel 29 Absatz 2 der
Haushaltsordnung auf die Einziehung einer festgestellten Forderung zuverzichten, so ist in dem Antrag folgendes anzugeben: Schuldner, Art,voraussichtliche Höhe und Verbuchungsstelle der Einnahmen im
Haushaltsplan, zum Zweck ihrer Einziehung unternommene Bemü-
hungen und Grund der beantragten Streichung.
Hat sich die höchste Stelle des Organs über eine Verweigerung des
Sichtvermerks durch den Finanzkontrolleur hinweggesetzt, so wird derBeschluß dem Anweisungsbefugten zugeleitet; dieser schickt den
Verzichtantrag zusammen mit dem Beschluß an den Finanzkontrolleur.
Der Verzichtantrag, dem der Beschluß, sich über die Verweigerung desSichtvermerks hinwegzusetzen, beigefügt ist, wird nach Maßgabe desArtikels 28 Absatz 2 erster Unterabsatz der Haushaltsordnung einge-tragen.
TITEL VII
MITTELBINDUNG
(Artikel 36 der Haushaltsordnung)
Artikel 51
Bevor eine Maßnahme getroffen wird, die zu einer Ausgabe führen
kann, muß der zuständige Anweisungsbefugte bei der Finanzkontrolleeinen Mittelbindungsantrag stellen. Vorher muß sich der Anweisungs-befugte versichern, daß diese Maßnahme den Grundsätzen derWirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und insbesondere der Sparsam-keit und des Kosten-Nutzen-Verhältnisses entspricht, die in Artikel 2 der
Haushaltsordnung vorgesehen sind. Grundsätzlich wird dieser Antrag
nach einem Formblatt gestellt, das der Anweisungsbefugte, derRechnungsführer und der Finanzkontrolleur einvernehmlich festzulegenhaben. Der Mittelbindungsantrag muß die in Artikel 37 der Haushalts-ordnung vorgesehenen Angaben enthalten.
Artikel 52
Als Maßnahmen, die zu Ausgaben führen können, ohne daß ein neuer
Beschluß erforderlich ist, gelten die Entwürfe von allgemeinenBeschlüssen des Organs, die eine Ausgabeverpflichtung gegenüberDritten beinhalten.
Artikel 53
Erfordert eine Ausgabe vor der Mittelbindung einen Grundsatzbeschluß
des Organs, so wird der Entwurf dieses Grundsatzbeschlusses zusammenmit einem entsprechenden Mittelbindungsantrag dem Finanzkontrolleur
zur Erteilung des Sichtvermerks unterbreitet.
Sobald das Organ den Beschlußentwurf gebilligt hat, wird der
entsprechende Mittelbindungsantrag dem Finanzkontrolleur zur Ertei-lung des Sichtvermerks unterbreitet.
Wird der Beschlußentwurf vom Organ nicht gebilligt oder der
vorgeschlagene Ausgabenbetrag gekürzt, so wird der Mittelbindungs-antrag annulliert und gegebenenfalls ein neuer Mittelbindungsantrag inentsprechender Höhe gestellt, der dem Finanzkontrolleur zur Erteilungdes Sichtvermerks unterbreitet wird.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 13
▼B
Artikel 54
Die zusammengefaßten Mittelbindungen im Sinne von Artikel 36
Absatz 1 der Haushaltsordnung sind strikt auf die laufenden Ausgaben
begrenzt. Die einzelnen Mittelbindungen, die durch derartige zusam-
mengefaßte Mittelbindungen gedeckt werden, dürfen demFinanzkontrolleur nicht einzeln zur Erteilung des Sichtvermerks unter-breitet werden.
Im Fall zusammengefaßter Mittelbindungen hat der Anweisungsbefugte
unter seiner Verantwortung nachzuprüfen, ob die einzelnen Mittel-
bindungen die zusammengefaßte Mittelbindung, durch die sie gedecktwerden, nichtüberschreit en.
Diese zusammengefaßten Mittelbindungen können nur insoweit Gegen-
stand automatischer Übertragungen nach Maßgabe von Artikel 7 derHaushaltsordnung sein, als sie am Ende des Haushaltsjahres finanziellen
Verbindlichkeiten entsprechen, die tatsächlich vor den in der Haus-
haltsordnung festgesetzten Terminen eingegangen wurden.
Als laufende Ausgaben gelten die im Laufe des gleichen Haushaltsjahres
anfallenden und sich wiederholenden Verwaltungsausgaben beispiels-weise folgender Art:
— Personalausgaben (Gehälter und sonstige Vergütungen, Kosten für
Personaleinstellungen usw.),
— Ausgaben für Dienstreisen,— Repräsentationsausgaben,— Kosten für Sitzungen,— Freelance-Dolmetscher,— Austausch von Beamten,— Miete von Gebäuden,— verschiedene Versicherungen,— Reinigung und Unterhaltung,— Anmietungen,— Telekommunikation,— Wasser, Gas, Strom,— regelmäßige Veröffentlichungen (monatliche Bulletins usw.),— Abonnements.
Artikel 55
Kann für bestimmte Maßnahmen, die zu einer Ausgabe führen können,
zu dem Zeitpunkt, da der entsprechende Mittelbindungsantrag demFinanzkontrolleur unterbreitet und dem Rechnungsführer übermitteltwird, die Ausgabe noch nichtgenau in Zahlen ausgedrücktwerden, dannmuß der Anweisungsbefugte die vorausichtliche Ausgabe schätzen und
in seinem Mittelbindungsantrag angeben, worauf sich diese Schätzung
stützt.
Artikel 56
Sämtliche Mittelbindungsanträge sind dem Finanzkontrolleur so recht-
zeitig zu unterbreiten, daß er eine Stellungnahme abgeben kann und daßgegebenenfalls die Bemerkungen, die er für zweckmäßig hält,
berücksichtigt werden können.
Artikel 57
Den Mittelbindungsanträgen sind unbeschadet der Anwendung des
Artikels 23 der Haushaltsordnung sämtliche Belege und gegebenenfallsalle sonstigen Dokumente und Informationen beizufügen, die derFinanzkontrolleur für die in Artikel 38 Absatz 1 der Haushaltsordnungvorgeschriebenen Feststellungen benötigt.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 14
▼B
TITEL VIII
EINTRAGUNG DER MITTELBINDUNGSANTRÄGE NACH ERTEI-
LUNGDESSICHTVERMERKSDURCHDENFINANZKONTROLLEUR
(Artikel 37 der Haushaltsordnung)
Artikel 58
Die Eintragung der Mittelbindungsanträge wird von der Rechnungsfüh-
rung des Organs vorgenommen. Sie soll die Möglichkeitgeben, jederzeitfür das Haushaltsjahr nach Haushaltsposten folgendes festzustellen:
1. verfügbare Mittel,
2. Beträge der eingegangenen Verpflichtungen,3. geleistete entsprechende Zahlungen,4. Saldo der noch bestehenden Zahlungsverpflichtungen.
Die Eintragung muß es ferner ermöglichen, jederzeit folgendes festzu-
stellen:
1. Betrag der ursprünglichen Mittelbindung zuzüglich etwaiger zusätzli-
cher Mittelbindungen,
2. zu Lasten vorangehender Haushaltsjahre geleistete entsprechende
Zahlungen,
3. Betrag der zu Beginn des Haushaltsjahres noch bestehenden
Zahlungsverpflichtungen,
4. Zahlungen des Haushaltsjahres,5. noch auszuzahlender Saldo.
Ebenso ist die Höhe der zusammengefaßten Mittelbindungen gemäß
Artikel 99 der Haushaltsordnung einzutragen.
Artikel 59
Die Rechnungsführung muß so aufgebautsein, daß der Finanz-
kontrolleur in der Lage ist, die Richtigkeit der Eintragung derMittelbindungen und der Zahlungen nachzuprüfen.
TITEL IX
SICHTVERMERKFÜRDIEMITTELBINDUNGSANTRÄGE
(Artikel 38 der Haushaltsordnung)
Artikel 60
Vorbehaltlich der Artikel 10 und 61 wird der Sichtvermerk durch
Unterzeichnung des Mittelbindungsantrags durch den Finanzkontrolleur— oder durch einen unterstellten Finanzkontrolleur oder einen gemäßArtikel 38 bevollmächtigten Bediensteten — erteilt. Ferner wird derMittelbindungsantrag mit einem Stempel versehen und datiert.
Artikel 61
In dringenden Fällen kann der Sichtvermerk durch einen Boten, durch
ein Fernschreiben oder durch jedes andere Mittel erteilt werden, daseindeutig erkennen läßt, daß der betreffende Mittelbindungsantrag miteinem Sichtvermerk versehen worden ist.
Artikel 62
Hat sich die höchste Stelle des Organs gemäß Artikel 39 der
Haushaltsordnung über eine Verweigerung des Sichtvermerks durch
den Finanzkontrolleur hinweggesetzt, so wird der Beschluß dem
Anweisungsbefugten zugeleitet. Dieser schickt den Mittelbindungsan-trag zusammen mit diesem Beschluß an den Finanzkontrolleur. DerMittelbindungsantrag, dem der Beschluß, sich über die Verweigerungdes Sichtvermerks hinwegzusetzen, beigefügt ist, wird nach Maßgabevon Artikel 37 der Haushaltsordnung eingetragen.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 15
▼B
Artikel 63
Die Artikel 60, 61 und 62 sind auf die zusammengefaßten Mittel-
bindungen im Sinne von Artikel 99 der Haushaltsordnung anzuwenden.
Artikel 64
Hält der Finanzkontrolleur die in Artikel 28 Absatz 2 und in den
Artikeln 37, 41 und 45 der Haushaltsordnung vorgesehenen und in dennachstehenden Artikeln 65 bis 73 genauer bezeichneten Belege für
unzureichend oder unvollständig, so schiebt er die Erteilung seines
Sichtvermerks auf und schickt den Antrag unter Angabe der erbetenenBelege zurück an den Anweisungsbefugten.
TITEL X
BELEGE
(Artikel 28 Absatz 2 und Artikel 37, 41 und 45 der Haushaltsordnung)
Abschnitt 1
EinziehungderForderungen
Artikel 65
Als Belege zu den Einziehungsanordnungen gelten der Beschluß oder
die Verfügung, die die Forderung begründet, sowie alle Unterlagen, diedie Überprüfung der Artder Forderung, der Berechnung des Bet rags, desFälligkeitsdatums und der Identität des Schuldners ermöglichen, d. h.:
a) im Fall der Eigenmittel (
1):
— hinsichtlich der Zölle, Agrarabschöpfungen und Zuckerbeiträge:
die Übersichten über die Buchführung der Mitgliedstaaten gemäß
den Durchführungsverordnungen (2);
— hinsichtlich der MwSt.- und BSP-Eigenmittel: den Haushaltsplan
für das betreffende Jahr (Haushaltsjahr „n“), in dem der Betrag
festgesetzt ist, sowie hinsichtlich der jeweiligen Salden (Haus-haltsjahr „n + 1“ und folgende) die einzelnen Aufstellungen,zusammenfassenden Übersichten und Rechnungsauszüge gemäßden Durchführungsverordnungen (
2);
b) im Fall der sonstigen Einkommen: den Basisrechtsakt, den Beschluß,
den Vertrag oder das Abkommen, der oder das die Forderungenbegründet, sowie die Belege, aus denen alle Berechnungselementeersichtlich sind.
Abschnitt II
Mittelbindung
Artikel 66
Hinsichtlich der Mittelbindungsanträge gelten als Belege die Schrift-
stücke, die den Verbindlichkeiten des Organs entsprechen, d. h.:
a) in den Bereichen der Ausgabenleistung im Rahmen eines Vertrags:
der Entwurf eines Abkommens oder Vertrags, der Auftragsschein
oder sonstige ähnliche Unterlagen, denen bei Aufträgen gegebenen-falls die eingegangenen Angebote, die Begründung der freiwilligenVergabe und, soweiterforderlich, die St ellungnahme des Vergabe-beirats bereits beigefügt sind;1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 16
(1) Beschluß 88/376/EWG, Euratom des Rates (ABl. Nr. L 185 vom 15. 7. 1988,
S. 24).
(2) — Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1552/89.
— Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1553/89 des Rates (ABl. Nr. L 155 vom
7. 6. 1989, S. 9).
▼B
b) im Fall einer autonomen Beihilfegewährung:
— bei Gewährung einer finanziellen Unterstützung im Rahmen der
einzelnen Fonds oder ähnlicher Aktionen: die gegebenfalls in den
entsprechenden Grundverordnungen vorgesehenen Unterlagensowie die Beschlüsse über die Gewährung der Unterstützung;
— bei Zuschüssen im allgemeinen:
— der Antrag des Zahlungsempfängers, dem gegebenenfalls ein
Berichtüber die Durchführung vorher gewährt er Zuschüssebeigefügtist ;
— die Begründung des bewilligten Betrags;— der Entwurf des Schreibens, Abkommens oder alle sonstigen
ähnlichen Belege;
— der Haushaltsvoranschlag für das Haushaltsjahr, zu dessen
Lasten der Zuschuß beantragt wurde, oder jedes dementsprechende Dokument.
Abschnitt III
FeststellungderAusgabenundLeistungderZahlungen
Artikel 67
Für die Lieferungen im allgemeinen giltals Beleg insbesondere die vom
Lieferanten ausgestellte Rechnung, der gegebenenfalls ein Exemplar des
Dokuments beizufügen ist, aus dem sich die Verpflichtung derGemeinschaft ergibt (z. B. Auftragsschein oder Vertrag).
In jedem Fall müssen in dem vom Lieferanten erstellten Dokument
folgende Angaben erscheinen:
— Artund Menge der Lieferungen oder gegebenenfalls eine Beschrei-
bung der im Zusammenhang damit erbrachten Leistungen;
— der Preis je Einheitund der Gesamt preis;
— der Hinweis auf die Steuer- und Abgabenbefreiung; gegebenfalls die
Höhe der in den Preis eingehenden Abgaben, Steuern und Zölle aufdie Lieferungen.
Ferner muß dieses Dokumentoder ein beigefügt es Dokumentdie
Vermerke des Anweisungsbefugten oder des von ihm ermächtigten
Bediensteten enthalten, durch die
— der ordnungsgemäße Eingang der Lieferungen sowie der Lieferzeit
und der Lieferort,
— die Eintragung der Lieferungen in das Bestandsverzeichnis, wenn sie
vorgeschrieben ist,
— die Nachprüfung sämtlicher Elemente der Rechnung,
— die Stellungnahme des Vergabebeirats, soweit diese erforderlich ist,
festgestellt werden.
Artikel 68
Bei der Erbringung von Leistungen gilt als Beleg insbesondere die
Rechnung des Leistungserbringers, der gegebenenfalls der Vertragbeigefügtist .
Diese Rechnung muß folgende Angaben enthalten:
— die Art der Leistung, gegebenenfalls den Preis je Einheit, den
Gesamtpreis, den Hinweis auf die Befreiung von Steuern undAbgaben oder — soweitmöglich — die Höhe der in den Preiseingehenden Steuern und Abgaben auf die Leistung;
— den vom Anweisungsbefugten oder von dem von ihm ermächtigten
Bediensteten erteilten und unterzeichneten Vermerk „zur Zahlung“,mitdem die ordnungsgemäße Ausführung der Leist ung und dieNachprüfung sämtlicher Elemente der Rechnung bestätigt werden.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 17
▼B
Artikel 69
(1) Für Studien- und Forschungsverträge gelten als Belege:
a) ein Exemplar des Vertrages und der etwaigen Zusatzverträge, das der
ersten Auszahlungsanordnung beizufügen ist;
b) alle Dokumente, die nach den Finanzbestimmungen dieser Verträge
die entsprechenden Zahlungen rechtfertigen (Schreiben des Mitkon-
trahenten, Rechnungen, Bezeichnung der Verwaltungsausschüsse imFall von Assoziationsverträgen und alle sonstigen Dokumente zurBegründung der Ausgaben). Der letzten Zahlung muß ein Dokumentmit der vom Anweisungsbefugten erteilten Bescheinigung über die„erbrachte Dienstleistung“ beigefügt werden.
(2) Bei Beschlüssen über die Gewährung einer finanziellen Unter-
stützung im Rahmen der verschiedenen Fonds oder ähnlicher
Maßnahmen gelten als Belege:
a) ein Exemplar des Beschlusses, das der ersten Auszahlungsanordnung
beizufügen ist;
b) alle sonstigen Unterlagen, die nach Maßgabe der Finanzbestim-
mungen der Grundverordnungen und der Beschlüsse über dieGewährung der finanziellen Unterstützung als Nachweis für die
entsprechenden Zahlungen dienen (Zahlungsantrag, Bescheinigung
über den Beginn der Arbeiten, Berichte über den Fortgang derArbeiten und sonstige Unterlagen). Dem letzten Zahlungsantrag istunbedingtein Dokumentbeizufügen, in dem der Abschluß desProgramms oder des Vorhabens sowie die Höhe der für diesesProgramm oder Vorhaben tatsächlich geleisteten Ausgaben bestätigt
werden.
(3) Im Fall der in Artikel 66 Buchstabe b) zweiter Gedankenstrich
bezeichneten Zuschüsse gelten als Belege:
a) ein Exemplar des Beschlusses über die Gewährung des Zuschusses;
b) die Bestätigung des Zuschußempfängers, daß er mit den in Artikel 87
der Haushaltsordnung vorgesehenen Gemeinschaftskontrollen einver-standen ist, sowie — sofern die Höhe des Zuschusses dies rechtfertigt— ein Berichtüber die Durchführung des Vorhabens und die
Verwendung der bereitgestellten Mittel.
Artikel 70
Im Fall der Personalausgaben gelten als Belege:
a) für das monatliche Gehalt:
— das vollständige Personalverzeichnis, in dem alle Bestandteile der
Bezüge aufgeführtsind. Dieses Verzeichnis wird der Auszah-
lungsanordnung beigefügt;
— ein Formblatt (Personalbogen), in dem jede Änderung eines
Bestandteils der Bezüge erscheint. Dieses Formblatt wird anhand
der in jedem Einzelfall gefaßten Beschlüsse erstellt;
— bei Einstellungen oder Ernennungen wird der ersten Gehalts-
zahlung eine beglaubigte Abschrift des Einstellungs- oder
Ernennungsbeschlusses beigefügt;
b) für die sonstigen Bezüge (stunden- oder tageweise besoldetes
Personal):
eine vom Anweisungsbefugten erstellte Übersicht über die Anwesen-
heitstage und -stunden;
c) für Überstunden:
eine von dem zuständigen Beamten unterzeichnete Aufstellung, mit
der die vom Bediensteten erbrachten zusätzlichen Leistungen
bescheinigtwerden;
d) für Dienstreisekosten:
— der von der zuständigen Behörde ordnungsgemäß unterzeichnete
Dienstreiseauftrag;1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 18
▼B
— die Dienstreisekosten-Abrechnung, in der — mit Belegen — der
Dienstreiseort, das Datum und die Uhrzeit der Abreise und derAnkunft am Dienstreiseort, die Transportkosten, die Aufenthalts-
kosten und die ordnungsgemäß genehmigten sonstigen Kosten
aufgeführtsind; diese Abrechnung wird vom Dienst reisenden undvon der bevollmächtigten Dienstbehörde unterzeichnet;
e) für die sonstigen Personalausgaben:
die Belege, die auf den Beschluß verweisen, auf den sich die
Ausgabe stützt, und aus denen alle Berechnungselemente hervor-gehen.
Artikel 71
Bei allen Mittelbindungen, deren Ausführung Abschlagszahlungen mit
sich bringt, wird der ersten Auszahlungsanordnung eine beglaubigteAbschriftdes Vert rages oder des Beschlusses über die Gewährung derfinanziellen Unterstützung beigefügt. In den übrigen Auszahlungsan-
ordnungen wird auf dieses Dokumentund auf die frühere(n)
Zahlung(en) verwiesen.
Bei Ausstellung der letzten Auszahlungsanordnung muß der Anwei-
sungsbefugte bescheinigen, daß die betreffende Maßnahmeabgeschlossen ist, damit die Rechnungsführung entsprechend verfahren
und eine vorgenommene und nicht in Anspruch genommene Mittel-
bindung gegebenenfalls annullieren kann.
Wurde gemäß Artikel 1 Absatz 7 der Haushaltsordnung ein Termin
festgesetzt, können anhand der Rechnungsführung die einen Monat vorAblauf des Termins noch nicht in Anspruch genommenen Mittel-
bindungen festgestellt und ausgesondert werden. Die
Anweisungsbefugten sind sodann verpflichtet, den Vorschlag für dieAnnullierung der nicht in Anspruch genommenen Mittelbindung vorzu-bereiten oder, wenn die Voraussetzungen des Artikels 1 Absatz 7 erfülltsind, einen ordnungsgemäß begründeten Vorschlag zur Änderung derursprünglichen Mittelbindung vorzulegen.
Artikel 72
Giltein oder derselbe Beleg für mehrere Zahlungen, so wird in allen
Auszahlungsanordnungen auf das Original und die Nummer derAuszahlungsanordnung, der es beigefügtist , verwiesen.
Artikel 73
MitAusnahme der in den Art ikeln 65 bis 72 vorgesehenen Fälle kann
der Anweisungsbefugte, wenn der Originalbeleg nicht beigebrachtwerden kann, eine beglaubigte Abschrift vorlegen. Der Anweisungs-befugte muß begründen, weshalb das Original nicht eingereicht werdenkonnte, und bescheinigen, daß die Zahlung nicht erfolgt ist.
TITEL XI
GEWÄHRUNGVONVORSCHÜSSEN
(Artikel 46 der Haushaltsordnung)
Artikel 74
Der Anweisungsbefugte kann, abgesehen von den im Statut oder in einer
anderen Vorschriftvorgesehenen Vorschüssen, Vorschüsse zur Deckung
von Beträgen gewähren, die ein Beamter oder sonstiger Bediensteter für
Rechnung seines Organs zu verausgaben hat. Bei diesen Beträgen, dieim allgemeinen im Rahmen der Personal- und Sachausgaben zu leistensind, kann es sich um Ausgaben für eine besondere Maßnahme oder umvoraussichtlich anfallende, ihrer Art und Höhe nach unbestimmteAusgaben handeln.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 19
▼B
Artikel 75
Die in Artikel 22 der Haushaltsordnung bezeichneten Behörden
beschließen auf Vorschlag des Anweisungsbefugten, nach Erteilungdes Sichtvermerks durch den Finanzkontrolleur und nachdem derRechnungsführer den Vorschlag befürwortet hat, über die Gewährung
der Vorschüsse und die Bezeichnung des betreffenden Beamten oder
sonstigen Bediensteten. Sie setzen die Höhe des Vorschusses und dessenVerwendungsdauer fest.
Vor Auszahlung eines Vorschusses ist ein Mittelbindungsantrag zu
stellen, soweit die Art der Ausgabe hinreichend bestimmt wurde.
Artikel 76
Der bezeichnete Beamte oder sonstige Bedienstete ist für die ihm zur
Verfügung gestellten Mittel verantwortlich. Er trifft zweckdienliche
Vorkehrungen, um die Aufbewahrung der Mittel zu gewährleisten.
Er legtdem Rechnungsführer innerhalb von zehn Tagen, nachdem er
den Vorschuß für den Zweck verwendethat , für den er genehmigt
worden war, einen ausführlichen Berichtüber die Verwendung des
Vorschusses vor und zahlt gegebenenfalls den Restbetrag zurück.
Innerhalb von sechs Wochen nach diesem Termin rechnetder
Anweisungsbefugte den Vorschuß ab, damit das bei der Genehmigungdes Vorschusses eröffnete Verwahrkonto abgeschlossen werden kann.
TITEL XII
BANK-UNDPOSTSCHECKKONTEN
(Artikel 53 der Haushaltsordnung)
Artikel 77
Das Organ kann für seine finanziellen Transaktionen Bank- und/oder
Postscheckkonten in den Mitgliedstaaten und gegebenenfalls inDrittländern eröffnen.
Artikel 78
Ferner kann das Organ Konten bei der Notenbank jedes einzelnen
Mitgliedstaats bzw. bei dem zugelassenen Finanzinstitut unterhalten.
Artikel 79
Das Organ läßt allen Finanzinstituten, bei denen es Konten eingerichtet
hat, die Namen und Unterschriftsproben der von ihm bezeichnetenBediensteten mitteilen, die ermächtigt sind, Konten zu eröffnen und über
diese zu verfügen. Es gibt an, bis zu welcher Höhe jeder ermächtigte
Bedienstete gegebenenfalls Mittel abheben kann.
Artikel 80
Um über die Konten verfügen zu können, sind die Unterschriften zweier
ordnungsgemäß ermächtigter Bediensteter erforderlich, darunternotwendigerweise diejenige des Rechnungsführers, eines unterstellten
Rechnungsführers oder eines Zahlstellenverwalters.
Gemäß Artikel 53 der Haushaltsordnung bestimmt das Organ die
Bediensteten, die ermächtigt sind, die Schecks und die Bank- oder
Postüberweisungen zu unterzeichnen.
Vor der Unterzeichnung prüfen diese Bediensteten die Übereinstimmung
der Zahlungsanordnungen mitden Schecks sowie den Bank- oder
Postüberweisungen.
Artikel 81
In der Regel sind folgende Zahlungen entweder durch Scheck oder
durch Bank- oder Postüberweisung zu tätigen:
— die monatlichen Bezüge der Beamten und sonstigen Bediensteten,1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 20
▼B
— die Ausgaben für Lieferungen und Leistungen im Wert von mehr als
►M1400◄ECU.
TITEL XIII
ZAHLSTELLEN
(Artikel 54 der Haushaltsordnung)
Artikel 82
Es können Zahlstellen eingerichtet werden, wenn die Zahlung
bestimmter Ausgaben aufgrund ihrer Natur oder besonderen Dringlich-keit nicht durch eine vom Anweisungsbefugten unterzeichnete und vomFinanzkontrolleur mit einem Sichtvermerk versehene Auszahlungsan-
ordnung ausgeführtwerden kann. Abweichend von den Art ikeln 40 und
51 der Haushaltsordnung ist der Zahlstellenverwalter befugt, dievorläufige Feststellung und die Zahlung der Ausgaben vorbehaltlichder späteren Anwendung der Artikel 40, 41, 44, 45, 47 und 50 derHaushaltsordnung vorzunehmen.
Die Errichtung von Zahlstellen, ihre Änderung oder die neue Gestaltung
der Bedingungen ihrer Funktionsweise sind Gegenstand einer Entschei-
dung der in Artikel 22 der Haushaltsordnung bezeichneten Behörden.Diese Entscheidung ergeht auf ordnungsgemäß begründeten Vorschlagdes Anweisungsbefugten nach befürwortender Stellungnahme desRechnungsführers und des Finanzkontrolleurs.
Artikel 83
Die Bestellung eines Zahlstellenverwalters ist Gegenstand einer
Entscheidung der in Artikel 22 der Haushaltsordnung bezeichnetenBehörden; diese Entscheidung ergeht auf Vorschlag des Anweisungs-befugten nach befürwortender Stellungnahme des Rechnungsführers.
Darin wird auf die Verantwortung des Zahlstellenverwalters hinge-
wiesen.
Artikel 84
Die in den Artikeln 82 und 83 genannten Entscheidungen werden den
Anweisungsbefugten, dem Finanzkontrolleur, dem Rechnungsführer unddem Rechnungshof mitgeteilt.
Artikel 85
(1) In der Entscheidung zur Errichtung einer Zahlstelle werden
insbesondere festgelegt:
a) der Gegenstand und der Höchstbetrag der Vorschüsse, die gewährt
werden können;
b) gegebenenfalls die Eröffnung eines Bank- und/oder Postscheck-
kontos auf den Namen des betreffenden Organs;
c) die Art und der Höchstbetrag jeder Ausgabe, die ohne vorherige
Genehmigung geleistet werden kann;
d) die Fristen und Einzelheiten für die Vorlage der Belege;
e) die Bestimmungen über eine etwaige Wiederauffüllung der Mittel um
den Betrag der Vorschüsse;
f) die Frist, innerhalb deren die Transaktionen der Zahlstelle abge-
rechnetwerden müssen.
(2) Die Zahlungen können nur auf der Grundlage und bis zur Höhe
der Mittelbindungen geleistet werden, die vorher vom Anweisungs-
befugten unterschrieben und vom Finanzkontrolleur mit einemSichtvermerk versehen worden sind.
Artikel 86
Gemäß Artikel 54 Absatz 2 der Haushaltsordnung obliegt die Mittel-
ausstattung der Zahlstellen allein dem Rechnungsführer.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 21
▼B
Die vor Ort getätigten verschiedenen Einnahmen, unter anderem infolge
— der Veräußerung von Material,
— von Veröffentlichungen,— verschiedener Rückzahlungen,
— von Zinserträgen usw.
werden jedoch von den entsprechenden Zahlstellen direkt abgerechnet.
Die Abrechnung erfolgt entsprechend den Bestimmungen, die auf dieHaushaltsordnung und diese Verordnung anwendbar sind.
Die betreffenden Beträge werden vom Rechnungsführer bei der späteren
Wiederauffüllung der Mittelausstattung abgezogen.
Artikel 87
Jeder Zahlstellenverwalter ist dem Anweisungsbefugten für die Beglei-
chung der Schulden gegenüber Dritten und dem Rechnungsführer für dieAusführung der Zahlungen verantwortlich.
Artikel 88
Der Zahlstellenverwalter führt nach den Weisungen des Rechnungs-
führers Buch über die ihm zur Verfügung stehenden Mittel, diegeleisteten Ausgaben und die vereinnahmten Beträge.
Artikel 89
Der Zahlstellenverwalter trifft alle Vorkehrungen zur Sicherung der ihm
zur Verfügung gestellten Mittel.
Artikel 90
Unbeschadet der Kontrolle durch den Finanzkontrolleur hat der
Rechnungsführer regelmäßig — nach Möglichkeitin kurzen Zeit -abständen — durch unvorhergesehene Kontrollen, die er in der Regelvor Ort entweder selbst vornimmt oder durch einen unterstelltenRechnungsführer bzw. einen hierzu besonders ermächtigten Beamten
durchführen läßt, das Vorhandensein der den Zahlstellenverwaltern
anvertrauten Mittel und die Buchführung zu überprüfen.
Artikel 91
Der Rechnungsführer und der Finanzkontrolleur unterrichten sich
gegenseitig über das Ergebnis ihrer Nachprüfungen und teilen es dem
Anweisungsbefugten mit.
TITEL XIV
BESTIMMUNGEN ÜBER DIE ERHEBUNG VON ZINSEN BEI DER
RÜCKFORDERUNGZUUNRECHTGEZAHLTERBETRÄGE
(Artikel 49 der Haushaltsordnung)
Artikel 92
Die Bestimmungen dieses Titels sind — unbeschadet der gegebenenfalls
in den sektoralen Basisrechtsakten über die Gemeinschaftspolitikenvorgesehenen Bestimmungen — im Fall der Rückforderung zu Unrechtgezahlter Beträge durch die Gemeinschaft anwendbar.
Artikel 93
(1) Die in Artikel 28 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannte
Einziehungsanordnung sieht für jede festgestellte Forderung im Zusam-menhang mit der Rückzahlung eines zu Unrecht gezahlten Betrags einen
Fälligkeitstermin vor.
(2) Zusätzliche Zahlungsfristen können vom Rechnungsführer im
Einvernehmen mit dem betreffenden Anweisungsbefugten nur auf einenordnungsgemäß begründeten schriftlichen Antrag des Schuldnersgenehmigt werden, vorausgesetzt, der Schuldner verpflichtet sich zur1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 22
▼B
Zahlung der Zinsen zu dem in Artikel 94 vorgesehenen Satz während
der gesamten Dauer der genehmigten Frist ab dem Fälligkeitstermin.
(3) Bei Bewilligung einer Zusatzfrist kann der Rechnungsführer zur
besseren Wahrung der Rechte der Gemeinschaft vom Schuldner eine
Sicherungsleistung in Höhe der Schuld (Kapital und Zinsen) verlangen.
Artikel 94
(1) Jede bei Fälligkeitnichtzurückgezahlt e Forderung istwie folgt
verzinslich:
— auf Ecu lautende Forderungen: zu dem vom Europäischen Fonds für
währungspolitische Zusammenarbeit bei seinen Transaktionen inEcu angewandten Zinssatz (
1), zusätzlich eineinhalb Punkte;
— bei den auf Landeswährung lautenden Forderungen: zum Inter-
banken-Angebotssatz für drei Monate auf dem betreffenden Markt,zuzüglich eineinhalb Punkte.
(2) Anwendbar ist der während des Monats der Fälligkeit geltende
Zinssatz.
(3) Bei der Berechnung des Zinsbetrags wird der Zeitraum zwischen
dem in der Einziehungsanordnung festgesetzten Fälligkeitsdatum undder Tilgung der Gesamtschuld zugrunde gelegt.
Artikel 95
Der Rechnungsführer kann im Einvernehmen mitdem Finanzkont rolleur
auf die Einziehung der Zinsen verzichten, wenn die finanzielleAuswirkung — entweder wegen der Höhe des Betrags oder wegen der
Dauer des Verzugs — im Verhältnis zu den Verwaltungskosten der
Maßnahme geringfügig ist.
Artikel 96
Jede Teilzahlung wird zuerst mit den gemäß Artikel 94 festgesetzten
Verzugszinsen und sodann mit der Hauptschuld verrechnet.
TITEL XV
AUSSCHREIBUNGSVERFAHREN
(Vergabe im Preiswettbewerb und Vergabe im Leistungswett-
bewerb)
(Artikel 57 der Haushaltsordnung)
Artikel 97
Die in diesem Titel vorgesehenen Verfahren gelten unbeschadet der
Artikel 126 bis 129.
Artikel 98
Die Ausschreibungen zur Teilnahme an einem Wettbewerb erfolgen
soweit wie möglich nach einem Standardformblatt oder einem Stand-ardtext.
Artikel 99
Die Ausschreibungen zur Vergabe im Leistungswettbewerb enthalten
insbesondere Angaben über:
a) die Einzelheiten für die Abgabe und Aufmachung der Angebote, vor
allem die etwaige Vorschrift, ein Standard-Antwortformblatt auszu-füllen;
b) die Anwendung des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen
sowie die Bezugnahme auf die Allgemeinen Bestimmungen für den1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 23
(1) Der Zinssatz wird monatlich im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften ,
Reihe C, veröffentlicht.
▼B
betreffenden Auftrag (Lieferungen, Bauleistungen, sonstige Leis-
tungen oder Veröffentlichungen) und gegebenenfalls auf dasDokument mit den Besonderen Bestimmungen für den Auftrag;
c) eine Bestimmung, der zufolge mit der Abgabe eines Angebots das
betreffende Lastenheft akzeptiert wird;
d) die Besichtigungsbedingungen, die genau festgelegt werden müssen,
wenn eine Besichtigung vor Ort vorgesehen ist;
e) die Geltungsdauer der Angebote, während deren der Bieter sämtliche
Bedingungen seines Angebots aufrechterhalten muß;
f) die Strafen, die bei Nichteinhaltung der Vertragsbestimmungen
vorgesehen sind;
g) den Inhaltder Rechnungen (oder der Belege dazu) gemäß den
Artikeln 65 bis 73;
h) das Verbot jeglichen Kontakts zwischen dem Organ und dem Bieter,
es sei denn in Ausnahmefällen unter folgenden Bedingungen:
1. vor Ablauf der Abgabefrist:
— auf Veranlassung der Bieter
Den Bietern können zusätzliche Auskünfte erteilt werden, die
einzig und allein zur Erläuterung der Art der Ausschreibungdienen;
— auf Veranlassung des Organs:
Bemerken die Dienststellen des Organs einen Irrtum, eine
Ungenauigkeit, eine Auslassung oder einen anderen sachlichenIrrtum im Wortlaut des Ausschreibungstextes, so können sie
dies den Beteiligten unter genau den gleichen Bedingungen
wie denen der Ausschreibung mitteilen;
2. nach Eröffnung der Angebote auf Veranlassung der Dienststellen
des Organs:
— Erfordertein AngebotKlarst ellungen oder sind offenkundige
sachliche Irrtümer im Wortlaut des Angebots zu berichtigen,so kann das Organ mit dem Bieter Kontakt aufnehmen.
Artikel 100
In allen Fällen, in denen Kontakte unter den Bedingungen des Artikels
99 Buchstabe h) stattgefunden haben, wird ein „Vermerk für dieUnterlagen“ erstellt, und der Kontakt (die Kontakte) ist (sind) in demBericht zu erwähnen, der dem Vergabebeirat später unterbreitet wird.
Artikel 101
Das Lastenheft mit den Allgemeinen Bestimmungen für den geplanten
Auftrag wird der Ausschreibung beigefügt. Gegebenenfalls wird auch
ein Dokument mit den Besonderen Bestimmungen für den Auftragbeigefügt.
Artikel 102
Die Angebotsfrist wird je nach der Art des Auftrags aufgrund der für die
Antwort notwendigen Zeit festgesetzt.
Artikel 103
Die Einreichung der Angebote erfolgt nach Wahl der Bieter
— entweder durch die Post:
In diesem Fall istin der Ausschreibung zu vermerken, daß das
Ausgabedatum (Poststempel) maßgebend ist. Die Postsendungenmüssen per Einschreiben geschicktwerden;
— oder durch Abgabe bei den Dienststellen des Organs, die unmittelbar
oder durch jeden Bevollmächtigten des Bieters, einschließlichprivater Kurierdienste, erfolgen kann:
In diesem Fall sind in der Ausschreibung Tag und Uhrzeit, bis zu
denen die Umschläge bei dem Organ abgegeben werden müssen,1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 24
▼B
sowie die Dienststelle, der sie gegen eine datierte und unterschrie-
bene Empfangsbestätigung auszuhändigen sind, anzugeben.
Das Datum ist in diesen beiden Fällen das gleiche.Zur Geheimhaltung und zur Vermeidung von Schwierigkeiten ist in der
Ausschreibung folgendes zu vermerken: „Das Angebotistin zwei
Umschlägen einzureichen. Beide Umschläge werden verschlossen, undder innere Umschlag trägt außer der Angabe der in der Ausschreibunggenannten Empfänger-Dienststelle den Vermerk ‚Ausschreibung —nicht durch den Postdienst zu öffnen‘. Bei Verwendung von selbst-klebenden Umschlägen sind diese mitKlebebändern zu verschließen,
über denen der Absender quer seine Unterschrift anzubringen hat.“
Artikel 104
Sämtliche Angebote sind zu öffnen.
Die Angebote werden von einem zu diesem Zweck eingesetzten
Ausschuß geöffnet. Der Finanzkontrolleur wird von der Öffnung derAngebote unterrichtet. Der Finanzkontrolleur oder sein Vertreter kanndabei als Beobachter anwesend sein, wenn er es für zweckmäßig hält.
Nicht berücksichtigt werden Angebote, die den in der Ausschreibung
genannten Erfordernissen nicht entsprechen.
Die Ausschußmitglieder haben jede Seite eines jeden Angebots
abzuzeichnen und ein Protokoll über die Öffnung der eingegangenen
Angebote anzufertigen, in dem insbesondere anzugeben ist, welche
Angebote den Erfordernissen entsprechen und welche nicht. Dabei sinddie Fälle der Zurückweisung von Angeboten, die den Erfordernissennichtent sprechen, zu begründen.
Artikel 105
Allen Bietern wird mitgeteilt, wie über ihr Angebot entschieden wurde.
TITEL XVI
FESTLEGUNG DER SCHWELLEN FÜR DIE VERGABE DER
AUFTRÄGE
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
Artikel 106
Die Schwelle, bis zu der gemäß Artikel 58 Buchstabe a) der
Haushaltsordnung die freihändige Vergabe zulässig ist, wird auf►
M113 200◄ECU festgesetzt.
Artikel 107
Die Schwelle, ab der gemäß Artikel 60 der Haushaltsordnung der
Vergabebeirat zuständig ist, wird auf ►M146 000◄ECU festgesetzt.
Artikel 108
Die Schwelle, ab der gemäß Artikel 62 der Haushaltsordnung die
Sicherheitsleistung obligatorisch ist, wird auf ►M1329 000 ◄ECU
festgesetzt.
Artikel 109
Die Schwellen, bis zu denen Aufträge gemäß Artikel 63 der Haushalts-
ordnung lediglich gegen Rechnung vergeben werden dürfen, werden wie
folgt festgesetzt:
—►M11 000◄ECU für Ausgaben, die an den vorläufigen
Arbeitsorten des Organs getätigt werden;
—►M12 600◄ECU für Ausgaben, die außerhalb der vorläufigen
Arbeitsorte des Organs getätigt werden.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 25
▼B
Artikel 110
Gemäß Artikel 97 der Haushaltsordnung über die Auftragsvergabe im
Bereich der Mittel für Forschung und technologische Entwicklung
werden folgende Schwellen festgesetzt:
— die Schwelle, bis zu der die freihändige Vergabe eines Auftrags
zulässig ist, wird für wissenschaftliches und technisches Materialsowie für Bauleistungen auf ►
M198 700◄ECU festgesetzt;
— die Schwelle, ab der der Vergabebeirat zuständig ist, wird wie folgt
festgesetzt:
a) für wissenschaftliche und technische Aufträge auf
►M1460 600 ◄ECU;
b) für Aufträge über Lieferungen und Material ohne wissenschaft-
lichen und technischen Charakter auf ►M198 700◄ECU;
c) für Aufträge über Lieferungen und Material ohne wissenschaft-
lichen und technischen Charakter, auf die Artikel 58 Buchstabenc), d) und e) der Haushaltsordnung Anwendung finden, auf►
M132 900◄ECU.
TITEL XVII
ARBEITSWEISEDERVERGABEBEIRÄTE
(Artikel 60 und 97 der Haushaltsordnung)
Abschnitt I
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 111
Nach Maßgabe der Artikel 60, 61 und 97 der Haushaltsordnung wird der
Vergabebeirat in folgenden Fällen gutachtlich gehört:
a) zu allen Entwürfen von Aufträgen über Bauleistungen, Lieferungen
oder sonstige Leistungen, einschließlich Studien, deren Summe die inden Artikeln 107 und 110 genannten Summen übersteigt, sowie,unabhängig von ihrem Betrag, zu allen Entwürfen von Kaufverträgen
über Grundstücke und Gebäude;
b) zu den Entwürfen von Zusatzaufträgen zu den in Buchstabe a)
genannten Aufträgen in allen Fällen wesentlicher Änderungen,insbesondere dann, wenn sich der Betrag des ursprünglichen Auftrags
durch diese Zusatzaufträge ändern würde;
c) zu den Entwürfen von Zusatzaufträgen, durch die sich die
Gesamtsumme eines bereits erteilten Auftrags, die ursprünglichinnerhalb der in Buchstabe a) genannten Grenzen lag, über dieseGrenze hinaus erhöht;
d) zu den Formblättern und Standardtexten für die Ausschreibung und
zu den Entwürfen, die eine erhebliche Abweichung von diesenStandardtexten vorsehen;
e) zu den Entwürfen für Ausschreibungen von besonderer Bedeutung
oder besonderem Charakter;
f) zu den bei der Vergabe oder Ausführung der Aufträge auftretenden
Fragen (Annullierung von Bestellungen, Ersuchen um Erlaß von
Verzugsstrafen, Abweichungen von den Vorschriften der Lastenhefteund von den Allgemeinen Bestimmungen usw.), wenn die betref-fende Frage so schwerwiegend ist, daß sie die Einholung einerStellungnahme rechtfertigt;
g) auf Antrag der zuständigen Anweisungsbefugten oder eines Mitglieds
des Vergabebeirats zu den Entwürfen von Aufträgen, deren Summeunter der in Buchstabe b) angegebenen Summe liegt, wennangenommen wird, daß diese Aufträge Grundsatzfragen aufwerfenoder einen besonderen Charakter haben.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 26
▼B
Artikel 112
Der VergabebeiratformuliertEmpfehlungen:
a) zur allgemeinen Beschaffungspolitik innerhalb oder außerhalb der
Gemeinschaft; er führt die entsprechenden Erhebungen und Unter-suchungen selbstdurch oder läßtsie gegebenenfalls durchführen;
b) zur Festlegung der Allgemeinen Vergabebestimmungen.
Artikel 113
Den Unterlagen, die dem Vergabebeirat zur Stellungnahme unterbreitet
werden, ist ein Bericht beizufügen, der von dem zuständigen Beamtenoder einem vom Anweisungsbefugten bezeichneten Stellvertreterausgearbeitet und vorgelegt wurde.
Der Bericht muß insbesondere folgendes enthalten:
a) die Bewertung eines jeden Angebots nach technischen und
finanziellen Gesichtspunkten sowie eine vergleichende Übersicht
über die Preise je Einheit;
b) die Begründung, weshalb die Wahl eines bestimmten Bieters
empfohlen wird.
Artikel 114
Jede Angelegenheit ist Gegenstand einer Stellungnahme, die vom
Vorsitzenden des Vergabebeirats unterzeichnet wird. Diese Stellung-
nahme wird den beteiligten Dienststellen mitgeteilt.
Artikel 115
Jeder Vergabebeirat gibt sich eine Geschäftsordnung. Der Wortlaut
dieser Geschäftsordnung wird dem betreffenden Organ, dem Vergabe-beirat der anderen Organe und dem Rechnungshof mitgeteilt.
Jeder Vergabebeirat sorgt innerhalb seines Zuständigkeitsbereichs für
die reibungslose Umsetzung der in Artikel 126 bezeichneten Richtlinien
des Rates.
Abschnitt II
SonderbestimmungenfürdieGemeinsame Forschungsstelle
Artikel 116
In bezug auf die Tätigkeit der Gemeinsamen Forschungsstelle kann die
Kommission aufgrund der besonderen Erfordernisse in diesem Bereich
geeignete interne Vorschriften für Zusammensetzung und Arbeitsweise
des Vergabebeirats erlassen.
Diese Vorschriften werden nach Anhörung des Finanzkontrolleurs
ausgearbeitet und dem Europäischen Parlament und dem Rechnungshof
zur Kenntnisnahme zugeleitet.
Abschnitt III
Organgemeinsamer Vergabebeirat (
1)
Artikel 117
Das Kollegium der Verwaltungschefs der Gemeinschaftsorgane kann die
erforderlichen Maßnahmen zur Einsetzung eines organgemeinsamenVergabebeirats treffen, der die Aufgabe hat, entsprechend dem Grund-
satz einer wirtschaftlichen Haushaltsführung die Zusammenarbeit
zwischen den Organen im Bereich der gemeinsamen Vergabebestimmter Lieferaufträge sowie sonstiger Aufträge im Rahmen der1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 27
(1) Als Organe gelten hier alle Organe gemäß Artikel 22 Absatz 5 der
Haushaltsordnung.
▼B
Bewirtschaftung der Mittel zur Finanzierung organgemeinsamer Tätig-
keiten zu verbessern.
Artikel 118
Der organgemeinsame Vergabebeirathatinsbesondere folgende Befug-
nisse:
a) Er wird gutachtlich gehört, wenn alle oder mehrere Organe wegen
der mit Sammelbestellungen verbundenen finanziellen Vorteile diegemeinsame Vergabe von Lieferaufträgen in den in Artikel 117bezeichneten Bereichen beschließen.
Sein Gutachten bezieht sich auf die Ordnungsmäßigkeit des
angewandten Verfahrens, auf die Auswahl des Bieters sowieallgemein auf die Bedingungen der Auftragsvergabe unter Berücks-
ichtigung der Belange aller Organe.
In diesem Fall erübrigt sich eine gutachtliche Anhörung der
Vergabebeiräte der einzelnen Organe, die jedoch über das Gutachten
unterrichtet werden;
b) er kann insbesondere von einem oder mehreren Verwaltungschefs
beauftragt werden, Fragen zu prüfen, die in den in Artikel 117genannten Bereichen der Vergabe von Bauaufträgen interinstitutio-nell relevant sein oder interinstitutionelle Auswirkungen habenkönnten, sowie Empfehlungen dazu abzugeben.
In diesem Fall prüfter die ihm vorgelegt en Fragen und formuliert
entsprechende Empfehlungen.
Artikel 119
Der organgemeinsame Vergabebeiratset ztsich aus jeweils zwei
Vertretern je Organ zusammen, die nach Möglichkeit unter denMitgliedern des Vergabebeirats des Organs ausgewählt werden. Neben
den Vertretern der jeweiligen Verwaltungsdienste gehören ihm entspre-
chend einer Vereinbarung der Organe folgende Personen an:
— ein Rechtssachverständiger,
— ein Finanzsachverständiger,— ein Vertreter des Finanzkontrolleurs als Beobachter.
Für diesen Personenkreis können die Organe einvernehmlich ein
Rotationsverfahren festlegen.
Den Vorsitz des organgemeinsamen Vergabebeirats übernehmen die
einzelnen Organe turnusmäßig jeweils für einen Zeitraum von zwei
Jahren.
Die Kommission übernimmtdas Sekret ariatdes organgemeinsamen
Vergabebeirtas.
Artikel 120
Hinsichtlich des Verfahrens gelten die Artikel 113 und 114.
Artikel 121
Der organgemeinsame Vergabebeiratgibtsich eine Geschäft sordnung.
Der Wortlaut dieser Geschäftsordnung wird allen Organen mitgeteilt.
TITEL XVIII
BÜRGSCHAFTEN UND VORHERIGE SICHERHEITSLEISTUNG ALS
GARANTIEFÜRDIEAUSFÜHRUNGDERAUFTRÄGE
(Artikel 62 der Haushaltsordnung)
Artikel 122
Wird von den Lieferanten, Unternehmern oder Erbringern von Dienst-
leistungen als Garantie für die Ausführung der Aufträge verlangt, daß sieim voraus eine Sicherheit leisten, dann muß die Sicherheitsleistung nichtnur die Gesamtdauer der Garantie, sondern auch einen für die1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 28
▼B
Inanspruchnahme der Sicherheitausreichenden Zeit raum abdecken. Die
Sicherheitmuß grundsät zlich in einer Zahlung an das Organ in derWährung bestehen, die für die Bezahlung der Lieferungen oder
Leistungen angegeben ist.
Artikel 123
Diese Sicherheitkann durch die selbst schuldnerische Bürgschafteines
vom Rechnungsführer des Organs zugelassenen Dritten ersetzt werden.Die Bürgschaft lautet auf die im Vertrag oder Auftrag vorgeseheneWährung und unterliegt denselben Vorschriften wie die Sicherheits-leistung nach Artikel 122.
Artikel 124
Als Unterlage für die erste Auszahlungsanordnung im Rahmen eines
Auftrags, der eine Sicherheitsleistung erfordert, werden die üblichen
Belege ergänztdurch eine vom Rechnungsführer beglaubigt e Abschriftder bei der Einzahlung der Sicherheit ausgestellten Empfangsbestäti-gung oder durch eine vom Rechnungsführer beglaubigte Abschrift derErklärung der Institution oder des Dritten, welche(r) die Bürgschaft
stellt.
Artikel 125
Die Rückgabe der Sicherheitoder die Befreiung des selbst schul-
dnerischen Bürgen erfolgt — außer in den in Artikel 62 Absatz 4 derHaushaltsordnung vorgesehenen Fällen der Nichtausführung oder derverspäteten Ausführung — nach Maßgabe der Bestimmungen für dieAnträge.
TITEL XIX
BESTIMMUNGEN ÜBER DIE ANWENDUNG DER RICHTLINIEN DES
RATES IM BEREICH DER ÖFFENTLICHEN BAU-, LIEFER- UND
DIENSTLEISTUNGSAUFTRÄGE DURCH DIE GEMEINSCHAFTSOR-
GANE
(Artikel 64 der Haushaltsordnung)
Artikel 126
Bei der Auftragsvergabe durch die Organe finden die Ratsrichtlinien
über öffentliche Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge Anwendung,sobald die Auftragsbeträge die in diesen Richtlinien festgesetztenSchwellen erreichen oder überschreiten.
Artikel 127
Für die Begriffe „Bauaufträge“, „Lieferaufträge“ und „Dienstleistungs-
aufträge“ gelten die in den jeweiligen Richtlinien enthaltenen
Definitionen.
Artikel 128
Die Organe gelten — soweit die Aufträge aus den Mitteln ihres
jeweiligen Einzelplans des Gesamthaushaltsplans finanziert werden —als „öffentliche Auftraggeber“ im Sinne dieser Richtlinien.
Artikel 129
Die Organe sind bei der Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungs-
aufträgen verpflichtet, die Bestimmungen der betreffenden Richtlinienzu beachten, insbesondere:
— die Bekanntmachungsvorschriften,
— die gemeinsamen Vorschriften auf technischem Gebiet,— die gemeinsamen Teilnahmeregeln,— die Eignungskriterien und
— die Zuschlagskriterien.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 29
▼B
TITEL XX
FESTLEGUNG DES WERTES, BEI DESSEN ÜBERSCHREITUNG
BEWEGLICHE GEGENSTÄNDE IN DAS BESTANDSVERZEICHNIS
AUFGENOMMENWERDEN
(Artikel 65 der Haushaltsordnung)
Artikel 130
In das Bestandsverzeichnis eingetragen werden alle beweglichen
Gegenstände
— miteinem Kaufwertvon ►M1400◄ECU oder mehr
und
— miteiner Nut zungsdauer von mehr als einem Jahr (zwei Jahre bei
beweglichen Gegenständen mit wissenschaftlichen und technischen
Charakter (1))
und
— bei denen es sich nicht um Verbrauchsgüter handelt.
In das Bestandsverzeichnis, das auch die Empfangsbestätigungen
umfaßt, ist bei der Eintragung eines jeden gekauften Gegenstands eine
zweckdienliche Beschreibung des Gegenstands aufzunehmen. Fernersind der Ort, an dem sich der Gegenstand befindet, das Anschaffungs-datum und der Stückpreis anzugeben.
Die Empfangsbestätigungen gelten als Beschreibung.
Artikel 131
Die Gemeinschaftsorgane haben sich bei der Kontrolle der Bestands-
verzeichnisse davon zu überzeugen, daß jeder Gegenstand körperlichvorhanden ist und daß er mit der Eintragung im Bestandsverzeichnisübereinstimmt. Die Kontrolle ist im Rahmes eines dreijährigen
Überprüfungsprogramms durchzuführen.
TITEL XXI
VERÖFFENTLICHUNG DER VERÄUSSERUNG VON BEWEGLICHEN
GEGENSTÄNDEN
(Artikel 66 der Haushaltsordnung)
Artikel 132
(1) Die Veräußerung beweglicher Gegenstände wird wie folgt
bekanntgegeben:
a) bei einem Einheitswert von ►M17 700◄ECU oder mehr durch
geeignete lokale Veröffentlichung. Die Frist zwischen der Veröffent-lichung der letzten Anzeige und dem Abschluß des Kaufvertrags mußmindestens 14 Tage betragen;
b) bei einem Einheitskaufwert in Höhe von ►
M1372 900 ◄ECU
oder mehr durch eine Verkaufsbekanntmachung im Amtsblatt der
Europäischen Gemeinschaften . Eine geeignete Veröffentlichung in
der Presse der Mitgliedstaaten kann außerdem erfolgen. Die Fristzwischen der Veröffentlichung der Bekanntmachung im Amtsblattund dem Abschluß des Kaufvertrags muß mindestens einen Monat
betragen.
(2) Bietet diese Veröffentlichung wegen ihrer Kosten keine beson-
deren Vorteile, so kann darauf verzichtet werden.
(3) Die Organe sind gehalten, bei der Veräußerung von beweglichen
Gegenständen stets die Erzielung der günstigsten Preise anzustreben.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 30
(1) Festgelegt im Rahmen der Gemeinsamen Forschungsstelle in der „Sammlung
der Richtlinien für die Bestandsverzeichnisse“ (Dok. 13.131/XV/68-F) und in
der „Materialnomenklatur — allgemeine Übersicht“ (Dok. 2168/IX/1972-F
und Ergänzungen).
▼B
TITEL XXII
EINZELHEITEN DER AUFSTELLUNG UND AUSFÜHRUNG DES
BUCHUNGSPLANS
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Artikel 133
AufstellungdesBuchungsplans
Der Buchungsplan besteht aus zwei getrennten, jedoch koordinierten
Teilen, je einem für
— die Haushaltsrechnung,
— die allgemeine Rechnung.
Artikel 134
Haushaltsrechnung
(1) In der Haushaltsrechnung werden für jede Untergliederung des
Haushaltsplans erfaßt:
a) Ausgaben:
— die im Haushaltsplan bewilligten Mittel, die in Nachtrags- und/
oder Berichtigungshaushaltspläne eingesetzten Mittel, die infolge
Beteiligungen Dritter veranschlagte Mittel, die durch Mittelüber-
tragungen bereitgestellten Mittel sowie der Gesamtbetrag derverfügbaren Mittel. Die Verpflichtungsermächtigungen und dieZahlungsermächtigungen werden getrennt ausgewiesen undabgewickelt;
— die während des Haushaltsjahres vorgenommenen Mittelbin-
dungen und geleisteten Zahlungen;
b) Einnahmen:
— die Einnahmenansätze des Haushaltsplans, die Einnahmenansätze
der Berichtigungs- und/oder Nachtragshaushaltspläne, dieEinnahmen aus der Beteiligung Dritter und der Gesamtbetragder voraussichtlichen Einnahmen;
— die während des Haushaltsjahres festgestellten Forderungen und
eingezogenen Beträge;
c) die Übernahme der noch abzuwickelnden Mittelbindungen und der
noch einzuziehenden Einnahmen früherer Haushaltsjahre.
In der Haushaltsrechnung werden ferner die globalen vorläufigen
Mittelbindungen für den Europäischen Ausrichtungs- und Garantiefondsfür die Landwirtschaft (EAGFL), Abteilung „Garantie“, und dieentsprechenden Zahlungen (d. h. die zu zahlenden Vorschüsse)ausgewiesen.
Diese Mittelbindungen werden dem Gesamtbetrag der Mittel des
EAGFL-Garantie gegenübergestellt.
(2) Es werden besondere Konten eröffnet, um
— die Verwendung der übertragenen Mittel,
— die Verwendung der wiedereingesetzten Mittel,
— die Abwicklung der noch nicht in Anspruch genommenen Mittel-
bindungen
getrennt zu verfolgen.Bei den Einnahmen werden besondere Konten eröffnet, um die aus
früheren Haushaltsjahren noch einzuziehenden Forderungen getrennt zuverfolgen.
(3) Die Konten können detailliert werden, um analytische Ergebnisse
zu ermitteln.
(4) Die Konten sind in Büchern, auf Karteikarten oder nach einem
Datenverarbeitungssystem zu führen.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 31
▼B
Artikel 135
Allgemeine Rechnung
(1) Die allgemeine Rechnung läßt den Stand der Aktiva und Passiva
des Organs erkennen.
(2) Der Kontenplan der allgemeinen Rechnung wird nach der
Dezimalklassifikation aufgestellt.
(3) Der Kontenrahmen umfaßt mindestens folgende Klassen:
Klasse 1: Kapitalkonten,
Klasse 2: Anlagekonten,Klasse 3: Bestandskonten,
Klasse 4: Anderkonten,
Klasse 5: Finanzkonten,Klasse 6: Kostenkonten,Klasse 7: Ertragskonten,Klasse 8: Sonderkonten.
(4) Jede Klasse umfaßtGruppen (zu zwei Ziffern); diese sind in
Untergruppen (zu drei Ziffern) unterteilt. Nach Maßgabe der Erfor-dernisse des Organs werden diese Untergruppen wiederum in Konten zufünf oder sechs Ziffern unterteilt.
(5) In Klasse 4 „Anderkonten“ werden alle Vorgänge erfaßt, welche
die Beziehungen zu Dritten und die Abrechnungsbuchungen betreffen.
Sie umfaßtdie besonderen Verbuchungsst ellen für Einnahmen aus der
Rückzahlung von Abschlagszahlungen gemäß Artikel 7 Nummer 7 derHaushaltsordnung und für die Erfassung der Wiederverwendung gemäß
Artikel 27 Absatz 2 der Haushaltsordnung.
(6) In Klasse 5 „Finanzkonten“ werden Wertpapierbewegungen,
Kassentransaktionen, Vorgänge auf Bank- und Postscheckkonten sowie
die von den unterstellten Rechnungsführern und Zahlstellenverwaltern
bewirkten Vorgänge ausgewiesen. Für jedes Bankkonto, Postscheck-konto, für jede Kasse und jede Zahlstelle wird ein getrenntes Kontoeingerichtet.
(7) In Klasse 6 „Kostenkonten“ wird der Bruttobetrag der in der
Haushaltsrechnung erfaßten Ausgaben verzeichnet.
Separate Konten werden eröffnet für Ausgaben im Zusammenhang mit:
— den Mitteln des laufenden Haushaltsjahres,
— den gemäß Artikel 7 Nummer 1 Buchstabe b) der Haushaltsordnung
übertragenen Mitteln;
— den gemäß Artikel 7 Nummer 1 Buchstabe b) der Haushaltsordnung
übertragenen Mitteln;
— den gemäß Artikel 7 Nummer 2 der Haushaltsordnung übertragenen
Mitteln;
— den Mitteln für Beteiligungen Dritter gemäß Artikel 4 Absatz 2 der
Haushaltsordnung.
(8) In Klasse 7 „Ertragskonten“ wird der Betrag der in der
Haushaltsrechnung erfaßten eingezogenen Forderungen verzeichnet.
Separate Konten werden eröffnet für die folgenden eingezogenen
Beträge:
— festgestellte Forderungen des laufenden Haushaltsjahres,
— festgestellte Forderungen der vorhergehenden Haushaltsjahre, die
noch einzuziehen waren.
(9) In Klasse 8 „Sonderkonten“ werden am Ende des Haushaltsjahres
die Jahresabschlußvorgänge verzeichnet.
(10) Vorbehaltlich des Artikels 21 erstellt der Rechnungsführer jedes
Organs einen ausführlichen Kontenplan aufgrund des in Absatz 3festgelegten Kontenrahmens. Er eröffnet Gruppen, Untergruppen und1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 32
▼B
Konten nach den besonderen Bedürfnissen seiner Haushaltsführung und
legt jeweils fest, welche Vorgänge erfaßt und wie die Konten geführtwerden.
Artikel 136
Führungderallgemeinen Rechnung
(1) Die allgemeine Rechnung istnach Kalenderjahren in Form der
doppelten Buchführung zu führen.
(2) Die Buchungen haben in Büchern, auf Karteikarten oder mit Hilfe
eines EDV-Systems zu erfolgen.
(3) Die Rechnungsführung ermöglichtdie Aufst ellung einer allge-
meinen Kontenbilanz, d. h. einer Übersicht über alle Aktiv- und
Passivkonten des Organs, einschließlich der saldierten Konten, jeweilsmitAngabe
— der Kontonummer,
— der Bezeichnung,— des gesamten Sollbetrags,
— des gesamten Habenbetrags,
— des Saldos.
(4) Die Konten sind so zu führen, daß eine genaue Analyse der
Vorgänge und Salden möglich ist. Die Finanzübersichten sind soanzulegen, daß sie die wesentlichen Bestandteile der Aktiva und Passiva
des Organs zweckmäßig gegliedertund korrektwiedergeben. Die
einzuziehenden Einnahmen erscheinen auf der Passivseite in einemRechnungsabgrenzungsposten, während die entsprechenden Forde-rungen auf der Aktivseite in der Rubrik „Verschiedene Schuldner“oder in anderen geeigneten Rubriken ausgewiesen werden. Die nochnicht zu Lasten der Haushaltsrechnung verbuchten Ausgaben des
Haushaltsjahres werden auf der Aktivseite in einem Rechnungsab-
grenzungsposten unter der Rubrik „Zu verbuchende Ausgaben“ erfaßt.In der Haushaltsrechnung sind alle zum Nachweis der Übereinstimmungmitder Übersichtüber das Vermögen und die Schulden erforderlichenElemente aufgeführt.
Die Salden der Konten sind regelmäßig mit den Belegen oder den
sonstigen Nachweisen zu vergleichen, insbesondere mit:
— Anlagekonten, wie dies in Artikel 130 vorgesehen ist;
— Guthaben auf Bankkonten und Postscheckkonten durch monatliche
Überprüfung anhand der von den Finanzinstituten übermittelten
Kontoauszüge;
— Kassenguthaben durch Überprüfung anhand des Kassenbuchs;
— Zahlstellen und sonstigen Vorschüssen gemäß Artikel 74, indem
nachgeprüft wird, ob die Vorschriften über die Arbeitsweise der
Zahlstellen und die Vorschußgewährung sowie die Regeln für die
buchmäßige Erfassung eingehalten worden sind;
— Aufwands- und Ertragskonten der Klassen 6 und 7, die monatlich mit
den entsprechenden Gesamtbeträgen der Haushaltsrechnung abzu-stimmen sind.
(5) Die interinstitutionellen Konten werden monatlich abgestimmt
und regelmäßig abgeschlossen.
(6) Die Verwahrkonten werden regelmäßig wie folgt geprüft:
— unerledigte Einziehungen: der Rechnungsführer setzt den Anwei-
sungsbefugten über die nicht eingezogenen Einnahmen und die
eingeleiteten Schritte in Kenntnis;
— unerledigte Zahlungen: der Rechnungsführer teilt dem Anweisungs-
befugten die Gründe für die Nichtausführung der Zahlungen und die
betreffenden Beträge mit;
— zu übertragende Mittel: Prüfung anhand der Gesamtübersichten über
die Dienstbezüge des Personals oder anhand ähnlicher Übersichten;
— sonstige Verwahrkonten: Analyse der buchmäßigen Salden und
Unterrichtung des Anweisungsbefugten über jeden Vorgang, der1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 33
▼B
innerhalb der alljährlich festzulegenden Fristen nicht abgerechnet
worden ist.
Die Verwahrkonten werden so rasch wie möglich, spätestens jedoch
innerhalb der in Artikel 71 der Haushaltsordnung vorgesehenen Fristabgerechnet.
(7) Die besonderen Verbuchungsstellen zur Wiederverwendung
geben die Möglichkeit, die Wiederverwendung der in Artikel 27 Absatz2 der Haushaltsordnung vorgesehenen Einnahmen zu verfolgen und diein Artikel 78 Ziffern 1 und 3 der Haushaltsordnung genannte Übersichtzu erstellen.
(8) Die Finanzkonten (Bank- oder Postscheckkonten) werden in
Devisen und in Ecu geführt.
Die in Landeswährung ausgedrückten Beträge werden auf der Grundlage
der gemäß Artikel 1 festzulegenden Umrechnungskurse in Ecuumgerechnet. Die Salden in Ecu der in Devisen und in Ecu geführtenKonten werden monatlich abgestimmt.
(9) Die Rechnung der Gemeinsamen Forschungsstelle wird in der
allgemeinen Rechnung der Kommission erfaßt.
(10) Alle Finanzübersichten werden nach den Buchführungs-
grundsätzen, die insbesondere die in den Richtlinien des Rates
niedergelegten Grundsätze umfassen, aufgestellt, es sei denn, daß ineiner Verordnung etwas anderes bestimmt ist. Die Anwendungsmoda-litäten zu diesen Grundsätzen, die regelmäßig aktualisiert werden,werden im Einklang mit Artikel 21 festgelegt.
TITEL XXIII
BESTIMMUNGENÜBERMITTELFÜRFTE
(Artikel 94 und 96 der Haushaltsordnung)
Artikel 137
Für den Tätigkeitsbereich der Gemeinsamen Forschungsstelle wird
ergänzend zum Haushaltsplan eine Übersicht über die Entsprechungen
zwischen der Zweckbestimmung der Ausgaben — Forschungsziele und
sonstige Tätigkeiten — und der Art der zu ihrer Ausführungeingesetzten Mittel aufgestellt:
— Statutspersonal und nicht unter das Statut fallendes Personal,
— administrative und technische Infrastruktur,
— wissenschaftliche und technische Unterstützung,
— direkte operationelle Mittel.
Die Gemeinsame Forschungsstelle sorgt zur Verwaltung der in ihre
Zuständigkeit fallenden Aufgabenbereiche — einschließlich der
Arbeiten im Zusammenhang mit Dienstleistungen für Dritte und derUnterstützung der Kommissionsdienststellen — durch eine entspre-chende Buchführung dafür, daß die tatsächlichen Kosten auf derGrundlage der Angaben in der Übersichtüber die Ent sprechungenüberwachtwerden.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 34
▼B
Artikel 138
Für den Tätigkeitsbereich der indirekten Aktion wird ergänzend zum
Haushaltsplan eine Übersicht über die Entsprechungen zwischen derZweckbestimmung — Forschungsziele und sonstige Tätigkeiten — und
der Art der Ausgaben gemäß folgender Untergliederung aufgestellt:
— intervention,
— nicht unter das Statut fallendes Personal (
1),
— Dienstbetrieb,— Infrastruktur,
— Information und Veröffentlichungen,
— Statuspersonal (
1).
Durch eine entsprechende Buchführung wird gewährleistet, daß die
Ausführung des Haushaltsplans je Forschungsziel unter Berücksichti-gung der Angaben in der Übersichtüber die Ent sprechungen überwachtwird.
Artikel 139
(1) Die Kommission erhält Vorschüsse für Tätigkeiten, die sie für
Rechnung Dritter ausführt. Diese Vorschüsse sind dafür bestimmt, zumeinen die durch diese Tätigkeiten entstehenden Ausgaben für Personal,allgemeine Kosten und technische Mittel zu decken und zum anderendie dadurch erforderlichen spezifischen Investitionen zu finanzieren.
Diese Vorschüsse sind in den entsprechenden Mittelzuweisungen
enthalten.
(2) Die nichtin Anspruch genommenen Vorschüsse werden durch
Annullierung der entsprechenden Mittel im Wege der Haushaltsrech-nung zurückerstattet. Die verwendeten Vorschüsse werden mit Hilfeeines Teils der Einnahmen aufgrund der erhaltenen Vergütungen fürDienstleistungen zugunsten Dritter zurückerstattet. Der für die Erstat-
tung der Vorschüsse bestimmte Einnahmenanteil entspricht dem Teil der
Personalausgaben, der Ausgaben für die Benutzung der allgemeinenDienste und technischen Mittel der Kommission sowie der spezifischenInvestitionen. Die restlichen Einnahmen, das heißt die Einnahmen, dieden laufenden, sich aus den Verträgen ergebenden besonderen Ausgabenentsprechen, werden von der Kommission durch Einsetzung zusätzlicher
Mittel in Haushaltslinien, aus denen diese besonderen Ausgaben
finanziertwurden, einbehalt en.
(3) Der zur Erstattung dienende Einnahmeanteil wird bei der
Ausfertigung der Verträge über Dienstleistungen für Dritte gemäß deninternen Vorschriften festgelegt.
Die für die Erstattung der Vorschüsse bestimmten Einnahmen und die
Einnahmen, die zur Bereitstellung zusätzlicher Mittel dienen, werden imEinnahmenplan der Kommission unter gesonderten Haushaltslinienverbucht.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 35
(1) Unter die Rubrik „Statuspersonal“ fallende Beamte, die eine im Stellenplan
aufgeführte Planstelle innehaben, sowie die sonstigen Bediensteten im Sinneder Beschäftigungsbedingungen. Alle anderen Bediensteten (Leihar-
beitskräfte, Abgeordnete nationale Beamte, Dienstleistungserbringer, im
Rahmen von Werkverträgen zur Verfügung gestelltes Personal usw.) gehören
zur Rubrik „Nicht unter das Statut fallendes Personal“ (siehe Regelung vom
22. Mai 1990 betreffend die Minibudgets).
▼B
TITEL XXIV
BESTIMMUNGEN BETREFFEND DIE BEWIRTSCHAFTUNG DER
MITTEL FÜR DEN DIENSTBETRIEB AUSSERHALB DER GEMEIN-
SCHAFT
(Artikel 121, 122 und 123 der Haushaltsordnung)
Abschnitt I
Zahlstellen
Artikel 140
Gemäß Artikel 54 der Haushaltsordnung wird zur Zahlung bestimmter
Arten von Ausgaben für jede dezentrale Verwaltungseinheit inDrittländern eine eigene Zahlstelle eingerichtet.
In dem Beschluß zur Einrichtung dieser Zahlstellen wird nach Maßgabe
der besonderen Erfordernisse dieser dezentralen Verwaltungseinheitenauch die Arbeitsweise der Zahlstellen festgelegt.
Abschnitt II
MittelbindungenundZahlungen
Artikel 141
Für alle dezentralen Verwaltungseinheiten in Drittländern werden
Anträge auf globale vorläufige Mittelbindungen gestellt.
Diese Anträge werden zusammen mit einem Voranschlag der Ausgaben
der einzelnen dezentralen Verwaltungseinheiten in Drittländern dem
Finanzkontrolleur zwecks Erteilung des Sichtvermerks vorgelegt und
anschließend in der Buchführung erfaßt. Diese globalen Mittelbin-dungen können nach Maßgabe der Bedarfsentwicklung überprüftwerden.
Artikel 142
(1) Im Fall von Delegationen, die nicht über genügend Beamte oder
sonstige Bedienstete verfügen, denen die Befugnisse zur Unterzeichnungvon Schecks, Post- oder Banküberweisungen übertragen werden kann,können die in Artikel 22 der Haushaltsordnung bezeichneten Behördenauf Vorschlag des Anweisungsbefugten und nach Zustimmung desRechnungsführers und des Finanzkontrolleurs die Genehmigung
erteilen, daß nur eine Unterschrift geleistet zu werden braucht.
(2) Die Kommission legt fest, unter welchen Bedingungen die von ihr
bezeichneten Bediensteten, die aufgrund dieser Befugnisübertragung
über die eingerichteten Konten verfügen können, ermächtigt sind, denörtlichen Finanzinstituten ihre Namen und Unterschriftsmuster mitzu-teilen.
Abschnitt III
BesondereBedingungenfürdieBefassungdesVergabebeirats
Artikel 143
(1) Gemäß Artikel 60 der Haushaltsordnung und Artikel 111 dieser
Verordnung können Aufträge, die sich auf die Anmietung einesGebäudes in Drittländern beziehen, in Ausnahmefällen unmittelbar
vom Anweisungsbefugten vergeben werden; Voraussetzung dafür ist,
daß der Vergabebeiratzuvor in angemessener Form über die Markt lage— in den betreffenden Ländern oder Städten — informiert worden istund den Basiskriterien zugestimmt hat, die sich insbesondere auffolgendes beziehen:
— die Artdes anzumiet enden Gebäudes je nach Verwendungszweck
(Wohnung, Büros usw.),
— die zu beachtenden Parameter betreffend Fläche und Preis sowie
eventuelle Spielräume,1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 36
▼B
— die Vertragsbedingungen.
(2) Sieht der Anweisungsbefugte sich einer Situation gegenüber, die
von den nach Absatz 1 vereinbarten und vom Vergabebeirat zuvor
gebilligten Kriterien abweicht, so ist der Vergabebeirat zu dem
besonderen Fall bzw. den Fällen, um den bzw. die es geht, nochmalsanzuhören.
(3) Der Anweisungsbefugte berichtet dem Vergabebeirat regelmäßig
über die Anwendung des Absatzes 1.
Abschnitt IV
Bestandsverzeichnisse
Artikel 144
(1) Die laufenden Bestandsverzeichnisse über die zum Vermögen der
Gemeinschaften gehörenden beweglichen Gegenstände werden von den
Delegationen vor Ort geführt. Sie werden den Zentraldiensten nach den
von der Kommission festgelegten Modalitäten regelmäßig mitgeteilt.
Bewegliche Gegenstände, die in die Delegationen verbracht werden
sollen, werden vor ihrer Aufnahme in die laufenden Bestandsverzeich-nisse in einem vorläufigen Verzeichnis erfaßt.
(2) Die Veräußerung beweglicher Gegenstände erfolgt nach den vor
Ort geltenden rechtlichen Bestimmungen bzw. den ortsüblichen
Gepflogenheiten.
TITEL XXV
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 145
Die in dieser Verordnung vorgesehenen Pauschalbeträge werden
entsprechend den Schwankungen des Index der Verbraucherpreise der
Gemeinschaft in folgenden Zeitabständen proportional geändert:
— alle drei Jahre — ausgenommen im Fall einer außergewöhnlichen
Entwicklung dieses Index — bei den in den Artikeln 31 (von derZahlstelle zu verwaltender Betrag), 81, 130, 132 und in den Artikeln
106 bis 110 genannten Beträgen. Diese Beträge werden entsprechend
gerundet;
— alljährlich bei den in Artikel 31 (Höhe der Vergütung) genannten
Beträgen. Diese Beträge werden auf den unmittelbar darunter oderdarüber liegenden Ecu gerundet.
Die Kommission, der es obliegt, die neuen Beträge in vorgenannten
Zeitabständen und nach vorgenannten Kriterien festzulegen, teilt dieseBeträge den übrigen Organen mit.
Artikel 146
Die obigen Bestimmungen stehen der Anwendung der Sonderbestim-
mungen der Haushaltsordnung für die Forschungs- und
Investitionsmittel (Titel VII der Haushaltsordnung), den EuropäischenAusrichtungs- und Garantiefonds für die Landwirtschaft, Abteilung„Garantie“ (Titel VIII der Haushaltsordnung), die Außenhilfe (Titel IXder Haushaltsordnung), die Bewirtschaftung der Mittel betreffend das in
Drittländern diensttuende Personal und den entsprechenden Dienst-
betrieb (Titel X der Haushaltsordnung) sowie das Amt für amtlicheVeröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften (Titel XI derHaushaltsordnung) nicht entgegen.
Artikel 147
Die Organe unterrichten den Rechnungshof binnen sechs Monaten nach
Inkrafttreten dieser Verordnung über die Bestimmungen, die sie zu ihrerDurchführung erlassen haben.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 37
▼B
Artikel 148
Die Verordnung 86/610/EWG, Euratom, EGKS wird aufgehoben.
Artikel 149
Diese Verordnung tritt am 1. Januar 1994 in Kraft.
Diese Verordnung istin allen ihren Teilen verbindlich und gilt
unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.1993R3418 — DE — 01.01.1999 — 003.001 — 38