02009D0496 — DE — 12.07.2012 — 001.001

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►B ►M1 BESCHLUSS DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS, DES EUROPÄISCHEN RATES, DES RATES, DER KOMMISSION, DES GERICHTSHOFS DER EUROPÄISCHEN UNION, DES RECHNUNGSHOFS, DES EUROPÄISCHEN WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES UND DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union ◄ (2009/496/EG, Euratom) (ABl. L 168 vom 30.6.2009, S. 41)

Geändert durch:









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BESCHLUSS DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS, DES EUROPÄISCHEN RATES, DES RATES, DER KOMMISSION, DES GERICHTSHOFS DER EUROPÄISCHEN UNION, DES RECHNUNGSHOFS, DES EUROPÄISCHEN WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES UND DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN

vom 26. Juni 2009

über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union

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(2009/496/EG, Euratom)







Artikel 1

Amt für Veröffentlichungen

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(1) Das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (nachstehend „Amt“) ist ein interinstitutionelles Amt, das unter optimalen Bedingungen die Herausgabe von Veröffentlichungen der Organe der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft gewährleisten soll.

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Hierzu ermöglicht das Amt den Organen, ihren Verpflichtungen zur Veröffentlichung von Verordnungstexten nachzukommen, und leistet im Rahmen seiner Zuständigkeiten einen Beitrag zur technischen Planung und zur Umsetzung der Informations- und Kommunikationspolitik.

(2) Das Amt wird von seinem Direktor entsprechend den strategischen Leitlinien verwaltet, die von einem Direktorium aufgestellt werden. Abgesehen von den spezifischen Bestimmungen des vorliegenden Beschlusses über die interinstitutionelle Ausrichtung wendet das Amt die Verwaltungs- und Finanzverfahren der Kommission an. Bei der Festlegung dieser Verfahren trägt die Kommission den Besonderheiten des Amtes Rechnung.

Artikel 2

Begriffsbestimmungen

In diesem Beschluss bezeichnet

1. „Herausgabe“ jede erforderliche Maßnahme zur Planung, Überprüfung, Zuteilung international standardisierter Nummern und/oder Katalognummern, Herstellung, Katalogisierung, Indexierung, Verbreitung, Verkaufsförderung und zum Verkauf, Aufbewahrung und Archivierung von Veröffentlichungen in jedweder Form und Aufmachung im Wege herkömmlicher und künftiger Verfahren;

2. „Veröffentlichungen“ alle Texte, die auf jedem beliebigen Informationsträger und in jedweder Aufmachung veröffentlicht werden und eine international standardisierte Nummer und/oder eine Katalognummer tragen;

3. „obligatorische Veröffentlichungen“ die Veröffentlichungen, die Kraft der Verträge oder anderer Rechtsakte herausgegeben werden;

4. „nichtobligatorische Veröffentlichungen“ alle Veröffentlichungen, die im Rahmen der Befugnisse jedes Organs herausgegeben werden;

5. „Verwaltung von Urheberrechten“ die Bestätigung, dass die Autorendienste die Urheber- oder Wiederverwertungsrechte innehaben und das Amt diese Rechte für die Veröffentlichungen verwaltet, mit deren Herausgabe es betraut ist;

6. „Nettoerlös aus dem Verkauf“ alle Rechnungsbeträge abzüglich der Verwaltungskosten, Einzugs- und Bankgebühren;

7. „Organe“ die Organe, Institutionen und Einrichtungen, die Kraft der Verträge bzw. auf deren Grundlage geschaffen wurden.

Artikel 3

Zuständigkeiten des Amtes

(1) Die Zuständigkeiten des Amtes erstrecken sich auf folgende Bereiche:

a) Herausgabe des Amtsblatts der Europäischen Union (nachstehend „Amtsblatt“) und Sicherung der Authentizität;

b) Herausgabe sonstiger obligatorischer Veröffentlichungen;

c) Herausgabe oder Koedition nichtobligatorischer Veröffentlichungen, mit der das Amt im Rahmen der Befugnisse der Organe insbesondere im Zusammenhang mit ihrer Kommunikationstätigkeit betraut wird;

d) Herausgabe oder Koedition von Veröffentlichungen aus eigener Initiative, einschließlich Veröffentlichungen zur Förderung eigener Dienstleistungen; das Amt kann sich dabei Übersetzungen im Wege eines Dienstleistungsauftrags beschaffen;

e) Ausbau, Wartung und Aktualisierung seiner elektronischen Publikationsdienste für die Öffentlichkeit;

f) Bereitstellung sämtlicher Rechtsvorschriften und sonstiger offizieller Texte für die Öffentlichkeit;

g) Aufbewahrung und Bereitstellung sämtlicher Veröffentlichungen der Organe in elektronischer Form für die Öffentlichkeit;

h) Zuteilung international standardisierter Nummern und/oder Katalognummern für Veröffentlichungen der Organe;

i) Verwaltung der Reproduktions- und Übersetzungsrechte für Veröffentlichungen der Organe;

j) Verkaufsförderung und Verkauf von Veröffentlichungen und der Öffentlichkeit angebotenen Dienstleistungen.

(2) Das Amt bietet den Organen Beratung und Hilfestellung an in Bezug auf

a) Programmierung und Planung ihrer Veröffentlichungsprogramme;

b) Durchführung ihrer Editionsprojekte unabhängig vom Editionsverfahren;

c) Layout und Design ihrer Editionsprojekte;

d) Information über Entwicklungen des Publikationsmarkts in den Mitgliedstaaten und über publikumswirksame Themen und Titel;

e) Festlegung der Auflagenhöhe und Erstellung von Vertriebsplänen;

f) Festsetzung der Preise von Publikationen und deren Verkauf;

g) Verkaufsförderung, Verbreitung und Auswertung ihrer kostenlosen oder kostenpflichtigen Veröffentlichungen;

h) Analyse, Evaluierung und Aufbau von Webseiten und Internetdiensten für die Öffentlichkeit;

i) Ausarbeitung von Rahmenverträgen im Zusammenhang mit Editionstätigkeiten;

j) Technologiebeobachtung auf dem Gebiet der Editionssysteme.

Artikel 4

Verantwortlichkeiten der Organe

(1) Über die Veröffentlichung entscheidet ausschließlich das einzelne Organ.

(2) Die Organe nehmen für die Herausgabe ihrer obligatorischen Veröffentlichungen die Dienste des Amtes in Anspruch.

(3) Die Organe können nichtobligatorische Veröffentlichungen ohne Einschaltung des Amtes herausgeben. In diesem Fall beantragen die Organe bei dem Amt die international standardisierten Nummern und/oder die Katalognummern und überlassen dem Amt eine elektronische Fassung der Veröffentlichung ungeachtet ihres Formats sowie gegebenenfalls zwei Papierfassungen.

(4) Die Organe verpflichten sich, alle Urheber-, Übersetzungs- und Vertriebsrechte für die wesentlichen Bestandteile einer Veröffentlichung zu wahren.

(5) Die Organe verpflichten sich, für ihre Veröffentlichungen einen vom Amt genehmigten Vertriebsplan zu erstellen.

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(6) Die Organe können die Modalitäten ihrer Zusammenarbeit mit dem Amt im Rahmen von Leistungsvereinbarungen definieren. Der Europäische Auswärtige Dienst kann ebenfalls mit dem Amt zusammenarbeiten und zu diesem Zweck eine Leistungsvereinbarung schließen.

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Artikel 5

Aufgaben des Amtes

(1) Die Erfüllung der Aufgaben des Amtes schließt insbesondere Folgendes ein:

a) Zusammenstellung der zur Veröffentlichung bestimmten Dokumente;

b) Vorbereitung, grafische Gestaltung, Korrektur, das Layout und die Überprüfung der Texte und sonstiger Elemente ungeachtet des Formats oder Informationsträgers entsprechend den Vorgaben der Organe und den in Zusammenarbeit mit den Organen festgelegten Normen für die typografische und sprachliche Gestaltung;

c) Indexierung und Katalogisierung der Veröffentlichungen;

d) dokumentarische Auswertung der im Amtsblatt veröffentlichten Texte und anderer, nicht im Amtsblatt veröffentlichten offiziellen Texte;

e) Konsolidierung von Rechtstexten;

f) Verwaltung, Weiterentwicklung, Aktualisierung und Verbreitung des mehrsprachigen Thesaurus Eurovoc;

g) Vergabe von Unteraufträgen;

h) Überwachung der Arbeiten;

i) Qualitätskontrolle;

j) Qualitäts- und Quantitätsabnahme;

k) physischer und elektronischer Vertrieb des Amtsblatts und nicht im Amtsblatt veröffentlichter offizieller Texte sowie sonstiger nichtobligatorischer Publikationen;

l) Aufbewahrung;

m) physische und elektronische Archivierung;

n) Neuauflage vergriffener Veröffentlichungen und Druck auf Nachfrage;

o) Erstellung eines konsolidierten Katalogs der Veröffentlichungen der Organe;

p) Verkauf einschließlich Ausstellung von Rechnungen, Annahme von Einzahlungen und Abführung der Einnahmen, Verwaltung der Außenstände;

q) Verkaufsförderung;

r) Erstellung, Kauf, Verwaltung, Aktualisierung, Begleitung und Kontrolle von Adressenlisten der Organe sowie Erstellung gezielter Adressenlisten.

(2) Im Rahmen der eigenen Zuständigkeiten sowie auf Grundlage der von den Organen übertragenen Anweisungsbefugnisse übernimmt das Amt Folgendes:

a) Vergabe öffentlicher Verträge, einschließlich rechtlicher Verpflichtungen;

b) finanzielle Überwachung der Unteraufträge;

c) Feststellung der Ausgaben, insbesondere durch Qualitäts- und Quantitätsabnahme und Anbringung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“);

d) Anordnung der Ausgaben;

e) Abwicklung der Einnahmenvorgänge.

Artikel 6

Direktorium

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(1) Es wird ein Direktorium gebildet, in dem alle unterzeichnenden Organe vertreten sind. Das Direktorium setzt sich zusammen aus dem Kanzler des Gerichtshofs der Europäischen Union sowie den Generalsekretären der anderen Organe oder deren Vertretern. Die Europäische Zentralbank nimmt an den Arbeiten des Direktoriums als Beobachter teil. Die Europäische Zentralbank wird durch den Sekretär ihres Direktoriums vertreten oder durch den für diesen benannten Vertreter.

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(2) Das Direktorium ernennt aus den Reihen seiner Mitglieder einen Präsidenten für eine Amtszeit von zwei Jahren.

(3) Das Direktorium tritt auf Initiative seines Präsidenten oder auf Antrag eines Organs mindestens viermal pro Jahr zusammen.

(4) Das Direktorium gibt sich eine Geschäftsordnung, die im Amtsblatt veröffentlicht wird.

(5) Das Direktorium fasst seine Beschlüsse, falls nicht anders bestimmt, mit einfacher Mehrheit.

(6) Jedes Organ, das diesen Beschluss unterzeichnet hat, verfügt im Direktorium über eine Stimme.

Artikel 7

Aufgaben und Zuständigkeiten des Direktoriums

(1) Abweichend von Artikel 6 fasst das Direktorium einstimmig im gemeinsamen Interesse der Organe und im Rahmen der Zuständigkeiten des Amtes folgende Beschlüsse:

a) Auf Vorschlag des Direktors legt es die strategischen Ziele und die Regeln für die Arbeitsweise des Amtes fest;

b) es stellt die Leitlinien für die allgemeine Politik des Amtes auf, insbesondere in den Bereichen Verkauf, Vertrieb und Herausgabe, und achtet darauf, dass das Amt im Rahmen seiner Zuständigkeiten zur Konzeption und Umsetzung der Informations- und Kommunikationspolitik beiträgt;

c) es erstellt auf Grundlage eines vom Direktor des Amtes ausgearbeiteten Entwurfs einen jährlichen Geschäftsbericht über die Umsetzung der Strategie und die vom Amt erbrachten Leistungen, der an die Organe gerichtet ist. Vor dem 1. Mai eines jeden Jahres übermittelt es den Organen den Bericht über das vorhergehende Haushaltsjahr;

d) es genehmigt den Haushaltsvoranschlag der Einnahmen und Ausgaben des Amtes im Rahmen des Haushaltsverfahrens für den Haushalt des Amtes;

e) es genehmigt die Kriterien, nach denen die analytische Buchhaltung des Amtes geführt wird und die der Direktor des Amtes festlegt;

f) es unterbreitet den Organen Vorschläge zur Erleichterung der Tätigkeit des Amtes.

(2) Das Direktorium berücksichtigt die Leitlinien, die von den zu diesem Zweck geschaffenen interinstitutionellen Gremien im Bereich Kommunikation und Information aufgestellt werden. Der Präsident des Direktoriums führt jährlich Gespräche mit diesen Gremien.

(3) Der Präsident des Direktoriums fungiert in seiner Eigenschaft als Vertreter der interinstitutionellen Zusammenarbeit als Gesprächspartner der Entlastungsbehörde für strategische Entscheidungen in den Zuständigkeitsbereichen des Amtes.

(4) Der Präsident des Direktoriums und der Direktor des Amtes legen einvernehmlich die Regeln zur gegenseitigen Information und Kommunikation fest und formalisieren so ihre Beziehungen. Diese Regeln werden den Mitgliedern des Direktoriums zur Information mitgeteilt.

Artikel 8

Direktor des Amtes

Der Direktor des Amtes ist unter Aufsicht des Direktoriums und im Rahmen von dessen Zuständigkeiten für das ordnungsgemäße Funktionieren des Amtes verantwortlich. Bei Anwendung der Verwaltungs- und Finanzverfahren handelt er unter Aufsicht der Kommission.

Artikel 9

Aufgaben und Zuständigkeiten des Direktors des Amtes

(1) Der Direktor des Amtes führt die Sekretariatsgeschäfte des Direktoriums, er gibt diesem Rechenschaft über die Erfüllung seiner Aufgaben und legt hierzu einen vierteljährlichen Bericht vor.

(2) Der Direktor des Amtes unterbreitet dem Direktorium Vorschläge für das ordnungsgemäße Funktionieren des Amtes.

(3) Nach Stellungnahme des Direktoriums legt der Direktor des Amtes die Art und Kosten der Leistungen fest, die das Amt für die Organe gegen Entgelt erbringen kann.

(4) Nach Zustimmung des Direktoriums legt der Direktor des Amtes die Kriterien fest, nach denen die analytische Buchhaltung des Amtes geführt wird. Er legt die Einzelheiten der Zusammenarbeit in der Rechnungsführung zwischen dem Amt und den Organen im Einvernehmen mit dem Rechnungsführer der Kommission fest.

(5) Der Direktor des Amtes erstellt im Rahmen des Haushaltsverfahrens für den Haushalt des Amtes einen Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben des Amtes. Nach Zustimmung des Direktoriums werden diese Vorschläge der Kommission übermittelt.

(6) Der Direktor des Amtes entscheidet, ob und nach welchen Modalitäten Veröffentlichungen von Dritten übernommen werden können.

(7) Der Direktor des Amtes nimmt im Rahmen der Zuständigkeiten des Amtes an interinstitutionellen Tätigkeiten im Bereich Information und Kommunikation teil.

(8) In Bezug auf die Herausgabe von Rechtsakten und amtlichen Dokumenten in Zusammenhang mit dem Rechtsetzungsverfahren einschließlich des Amtsblatts übt der Direktor folgende Befugnisse aus:

a) Er wirkt bei den zuständigen Stellen der einzelnen Organe auf den Erlass grundsätzliche Entscheidungen hin, die gemeinsam anzuwenden sind;

b) er unterbreitet Verbesserungsvorschläge für die Gliederung und Aufmachung des Amtsblatts und amtlicher Rechtstexte;

c) er macht den Organen Vorschläge, wie die Gestaltung der zur Veröffentlichung bestimmten Texte harmonisiert werden könnte;

d) er prüft die bei laufenden Tätigkeiten auftretenden Schwierigkeiten und erstellt innerhalb des Amtes die notwendigen Anweisungen zur Beseitigung dieser Schwierigkeiten und richtet an die Organe entsprechende Empfehlungen.

(9) Der Direktor des Amtes erstellt gemäß der Haushaltsordnung einen jährlichen Tätigkeitsbericht, der sich auf die Verwaltung der von der Kommission und anderen Organen kraft der Haushaltsordnung übertragenen Mittel erstreckt. Dieser Bericht richtet sich an die Kommission und die beteiligten Organe und wird dem Direktorium zur Information zugeleitet.

(10) Im Rahmen der Mittelübertragung der Kommission und der Ausführung des Haushalts werden die Modalitäten der Information und Konsultation zwischen dem für die Beziehungen zum Amt zuständigen Kommissionsmitglied und dem Direktor des Amtes im gegenseitigen Einvernehmen festgelegt.

(11) Der Direktor des Amtes ist verantwortlich für die Umsetzung der vom Direktorium aufgestellten strategischen Ziele und die ordnungsgemäße Führung des Amtes, dessen Tätigkeiten sowie die Verwaltung seines Haushalts.

(12) Ist der Direktor des Amtes abwesend oder verhindert, gelangen die auf Dienstgrad und Dienstalter basierenden Vertretungsregeln zur Anwendung, es sei denn, das Direktorium beschließt auf Vorschlag seines Präsidenten oder des Direktors des Amtes eine andere Rangfolge.

(13) Der Direktor des Amtes informiert die Organe anhand eines vierteljährlichen Berichts über die Planung und Verwendung der Mittel sowie über den Stand der Arbeiten.

Artikel 10

Personal

(1) Ernennungen in Funktionen der Grundamtsbezeichnungen Generaldirektor und Direktor werden von der Kommission nach einstimmiger Zustimmung des Direktoriums vorgenommen. Die Regeln der Kommission für die Mobilität und Beurteilung höherer Führungskräfte sind auf den Generaldirektor und die Direktoren (Besoldungsgruppen AD 16/AD 15/AD 14) anwendbar. Sobald sich die normalerweise in den einschlägigen Vorschriften vorgesehene Verweildauer eines Beamten auf einem solchen Dienstposten dem Ende nähert, informiert die Kommission das Direktorium, dass eine einstimmige Stellungnahme dazu abgeben kann.

(2) Das Direktorium wird eng an den Verfahren beteiligt, die der Ernennung von Beamten und Bediensteten des Amtes für die Grundamtsbezeichnungen Generaldirektor (Besoldungsgruppen AD 16/AD 15) und Direktor (Besoldungsgruppen AD 15/AD 14) gegebenenfalls vorausgehen; dies gilt insbesondere für Stellenausschreibungen, die Prüfung von Bewerbungen und die Ernennung von Prüfungsausschüssen für diese Grundamtsbezeichnungen.

(3) Die Befugnisse der Anstellungsbehörde (AIPN) und der zur Unterzeichnung von Arbeitsverträgen ermächtigten Behörde (AHCC) werden in Bezug auf die Beamten und Bediensteten des Amtes von der Kommission ausgeübt. Die Kommission kann bestimmte Befugnisse innerhalb der Kommission und an den Direktor des Amtes übertragen. Eine solche Übertragung erfolgt unter den gleichen Bedingungen wie für die Generaldirektoren der Kommission.

(4) Vorbehaltlich des Absatzes 2 gelten die von der Kommission zur Umsetzung des Statuts und der Regelungen für die sonstigen Bediensteten erlassenen Bestimmungen und Verfahren für die Beamten und Bediensteten des Amtes zu den gleichen Bedingungen wie für die Beamten und Bediensteten der Kommission, die in Luxemburg dienstlich verwendet werden.

(5) Ausschreibungen für zu veröffentlichende freie Stellen des Amtes werden den Beamten aller Organe bekannt gegeben, sobald die Anstellungsbehörde oder die zur Unterzeichnung von Einstellungsverträgen ermächtigte Behörde beschlossen hat, die jeweilige Planstelle zu besetzen.

(6) Der Direktor des Amtes informiert das Direktorium vierteljährlich über die Verwaltung des Personals.

Artikel 11

Finanzielle Fragen

(1) Die dem Amt zur Verfügung gestellten Mittel werden in eine besondere Haushaltslinie des Einzelplans „Kommission“ des Haushaltsplans eingestellt und in einem Anhang zu diesem Einzelplan aufgeschlüsselt. Dieser Anhang enthält die Ausgaben- und Einnahmenansätze, die in gleicher Weise wie die Einzelpläne des Haushaltsplans unterteilt werden.

(2) Der Stellenplan des Amtes wird in einem Anhang zum Stellenplan der Kommission aufgeführt.

(3) Jedes Organ bleibt für die Mittel des Kapitels „Veröffentlichungen“ in seinem Einzelplan anweisungsbefugt.

(4) Die Organe können dem Direktor des Amtes die Anweisungsbefugnis für die Mittel übertragen, die in ihrem Einzelplan ausgewiesen sind; sie legen die Grenzen und Modalitäten dieser Übertragung entsprechend der Haushaltsordnung fest. Der Direktor des Amtes informiert das Direktorium vierteljährlich über diese Übertragungen.

(5) Die Haushalts- und Finanzführung des Amtes erfolgt unter Einhaltung der Haushaltsordnung und deren Durchführungsbestimmungen sowie des geltenden Finanzrahmens der Kommission; dies gilt auch für die von anderen Organen als der Kommission übertragenen Mittel.

(6) Die Rechnungsführung des Amtes basiert auf den einschlägigen Vorschriften und Methoden, die vom Rechnungsführer der Kommission aufgestellt werden. Das Amt unterhält jeweils eine gesonderte Buchführung für den Verkauf des Amtsblatts und der Veröffentlichungen. Der Nettoerlös aus dem Verkauf wird an die Organe abgeführt.

Artikel 12

Kontrolle

(1) Die Funktion des internen Prüfers wird gemäß der Haushaltsordnung vom Internen Prüfer der Kommission wahrgenommen. Analog zu den Generaldirektionen und Dienststellen der Kommission richtet das Amt einen internen Auditdienst ein. Die Organe können vom Direktor des Amtes verlangen, dass in das Arbeitsprogramm des internen Auditdienstes des Amtes spezifische Audits einbezogen werden.

(2) Im Zusammenhang mit dem Auftrag des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) beantwortet das Amt alle in seinen Zuständigkeitsbereich fallenden Fragen. Zum Schutze der finanziellen Interessen der Europäischen Union verständigen sich der Präsident des Direktoriums und der Direktor des OLAF über die Modalitäten der gegenseitigen Information.

Artikel 13

Beschwerden und Anträge

(1) Im Rahmen seiner Zuständigkeiten ist das Amt verantwortlich für die Beantwortung von Anfragen des Europäischen Bürgerbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

(2) Jede Klage im Zuständigkeitsbereich des Amtes ist gegen die Kommission zu richten.

Artikel 14

Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten

(1) Der Direktor des Amtes trifft die Entscheidungen gemäß Artikel 7 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission ( 4 ). Im Falle der Ablehnung entscheidet der Generalsekretär der Kommission über die Zweitanträge.

(2) Das Amt verfügt über ein Dokumentenregister gemäß Artikel 11 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001.

Artikel 15

Aufhebung

Der Beschluss 2000/459/EG, EGKS, Euratom wird aufgehoben.

Die Verweisungen auf den aufgehobenen Beschluss gelten als Verweisungen auf den vorliegenden Beschluss.

Artikel 16

Inkrafttreten

Dieser Beschluss tritt am Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.