1995R1663 — DE — 24.10.2001 — 003.001 — 1
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übernehmen
►B VERORDNUNG(EG)Nr.1663/95DERKOMMISSION
vom7.Juli1995
mit Durchführungsbestimmungenzu der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 des Rates bezüglich des
RechnungsabschlußverfahrensdesEAGFL,AbteilungGarantie
(ABl. L 158 vom 8.7.1995, S. 6)
Geändert durch:
Amtsblatt
Nr. Seite Datum
►M1Verordnung (EG) Nr. 896/97 der Kommission vom 20. Mai 1997 L 128 8 21.5.1997
►M2Verordnung (EG) Nr. 2245/1999 der Kommission vom 22. Oktober 1999 L 273 5 23.10.1999
►M3Verordnung (EG) Nr. 2025/2001 der Kommission vom 16. Oktober 2001 L 274 3 17.10.2001
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VERORDNUNG(EG)Nr.1663/95derKommission
vom7.Juli1995
mit Durchführungsbestimmungen zu der Verordnung (EWG) Nr.
729/70 des Rates bezüglich des Rechnungsabschlußverfahrens des
EAGFL,AbteilungGarantie
DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN —
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,
gestützt auf die Verordnung (EWG) Nr. 729/70 des Rates vom 21. April
1970 über die Finanzierung der gemeinsamen Agrarpolitik (1), zuletzt
geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 1287/95 (2), insbesondere auf
Artikel 4 Absatz 6 und Artikel 5 Absatz 3,
in Erwägung nachstehender Gründe:Die Reform des Rechnungsabschlußverfahrens, die durch die Verord-
nung (EG) Nr. 1287/95 in Kraft gesetzt wurde, sieht den Erlaß vonDurchführungsbestimmungen in bezug auf die Zulassung der Zahlstellenund die Bescheinigung und den Abschluß der Jahresrechnungen vor.
Die Zahl der vom EAGFL, Abteilung Garantie, finanzierten
Maßnahmen ist in den letzten Jahren stark gestiegen; auch die ArtdieserMaßnahmen hat sich geänder t. Das gleiche gilt fürdie Methoden
der Informationsaufzeichnung und -übermittlung. Deshalb müssen Art
und Inhalt der Informationen überprüft werden, die der Kommission fürdie Zwecke des Rechnungsabschlusses zu übermitteln sind.
Die Verordnung (EWG) Nr. 1723/72 der Kommission (
3), zuletzt
geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 295/88 (4) ist daher
aufzuheben.
Der Verwaltungsausschuß des EAGFL hat nicht innerhalb der ihm von
seinem Vorsitzenden gesetzten Frist Stellung genommen —
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
Artikel 1
(1) Die beschränkte Zahl an zuzulassenden Zahlstellen gemäß Artikel
4 Absatz 2 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 wird von demMitgliedstaat im Einvernehmen mit der Kommission festgelegt. Die
Kommission kann insbesondere Einwände geltend machen, die sich auf
die Anzahl der Zahlstellen und deren Auswirkungen auf die Einhaltungder in Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe b) der genannten Verordnungfestgelegten Fristen sowie auf die Transparenz der Kontrollen derArbeitsweise des Fonds beziehen. Die Kommission unterrichtet dieMitgliedstaaten überdie in allen Mitgliedstaaten zugelassen Zahlstellen.
(2) Fürjede Zahlstelle über mittelt derMitgliedstaat derKommission
die Bezeichnung derStelle bzw. derStellen, die die Zulassung er teilen
und entziehen und die auch die Frist festsetzen, innerhalb deren die
notwendigen Anpassungen im Sinne des Artikels 4 Absatz 4 derVerordnung (EWG) Nr. 729/70 durchzuführen sind („zuständigeBehörde“).
(3) Vor der Zulassung vergewissert sich die zuständige Behörde, ob
die verwaltungs- und buchungstechnischen Verfahren der betreffendenEinrichtung die Anforderungen gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a)der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 erfüllen. Die Mitgliedstaaten legen
die von den zuständigen Behörden anzuwendenden Zulassungskriterien
fest, die die im Anhang angegebenen Orientierungen der Kommissionberücksichtigen. Bei Nichteinhaltung einer für den Geschäftsablauf der1995R1663 — DE — 24.10.2001 — 003.001 — 2
(1) ABl. Nr. L 94 vom 28. 4. 1970, S. 13.
(2) ABl. Nr. L 125 vom 8. 6. 1995, S. 1.
(3) ABl. Nr. L 186 vom 16. 8. 1972, S. 1.
(4) ABl. Nr. L 30 vom 2. 2. 1988, S. 7.
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Zahlstelle wichtigen Bedingungen findet Artikel 4 Absatz 4 der
Verordnung Anwendung.
Der Zulassungsentscheidung geht eine Prüfung voraus, die sich auf die
verwaltungs- und buchungstechnischen Bedingungen bezieht,einschließlich derjenigen, welche die Interessen der Gemeinschaft inbezug auf die Vorschußzahlungen, die Sicherheitsleistungen, die
Interventionsläger und die wiedereinzuziehenden Beträge schützen
sollen. Die Prüfung umfaßt insbesondere die im Zusammenhang mitden Ausgaben des EAGFL, Abteilung Garantie, bestehenden Verfahrenfürdie Ausführ ung derZahlungen, den Schutz derKassenmittel, dieSicherheit der EDV-Systeme, die Führung der Bücher, die interne
Aufgabenverteilung und die Zweckmäßigkeit der internen und externen
Kontrollen.
(4) Hat sich die zuständige Behörde davon überzeugt, daß die
überprüfte Zahlstelle alle wichtigen Anforderungen erfüllt, so spricht sie
die Zulassung aus. Andernfalls übermittelt sie der Zahlstelle Weisungenbezüglich der verwaltungs- und buchungstechnischen Verfahren, insbe-sondere zu den Voraussetzungen, die die Zahlstelle vor ihrer Zulassungerfüllen muß. Während der erforderlichen Anpassungen der verwal-tungs- und buchungstechnischen Verfahren kann die Zulassung je nach
der Schwierigkeit des Problems befristet erfolgen.
(5) Im Fall des Entzugs einerZulassung bestimmt derMitgliedstaat
entsprechend den Bestimmungen des Artikels 4 der Verordnung (EWG)
Nr. 729/70 und der vorstehenden Absätze 3 und 4 eine andere Zahlstelle
und sorgt dafür, daß Zahlungen an die Begünstigten nicht unterbrochenwerden.
(6) Die Zulassungsurkunde besteht in einer schriftlichen Bestätigung,
daß die betreffende Einrichtung den Zulassungskriterien entspricht.Gegebenenfalls muß aus der Urkunde hervorgehen, welche Anpas-sungen in welcher Frist vorzunehmen sind. Die Zulassungsurkunde wirdderKommission über mittelt.
(7) Die Mitteilung gemäß Artikel 4 Absatz 3 der Verordnung (EWG)
Nr. 729/70 wird umgehend nach der erstmals erfolgten Zulassungübermittelt und enthält für jede Zahlstelle folgende Angaben:
— die ihr übertragenen Zuständigkeiten,
— die interne Aufgabenverteilung,
— ihre Beziehungen zu anderen öffentlichen oder privaten Stellen, die
ebenfalls in Teilbereichen für die Durchführung von Maßnahmen
zuständig sind, fürdie Ausgaben an den EAGFL, Abteilung
Garantie, gemeldet werden,
— die Verfahren zur Annahme und Prüfung der Anträge, zur
Bewilligung, Ausführung und Verbuchung der Ausgaben,
— die Vorschriften zur internen Revision.
Die im Fall derAnwendung des Ar tikels 4 Absatz 4 dergenannten
Verordnung zu übermittelnden Informationen enthalten insbesondere
Angaben zu allen Weisungen überdie ver waltungs- und buchungs-
technisch zu treffenden Maßnahmen und zu den Anpassungen, die dieZahlstelle vornehmen muß, um den Entzug der Zulassung zu vermeiden,sowie die dafür vorgesehene Frist.
Artikel 2
(1) Die in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe b) der Verordnung (EWG)
Nr. 729/70 vorgesehene Koordinierungsstelle fungiert als einziger
Ansprechpartner des Mitgliedstaats gegenüber der Kommission bei
allen die Abteilung Garantie des EAGFL betreffenden Fragen; sie hatzurAufgabe,
— die Texte und die diesbezüglichen Leitlinien derGemeinschaft den
einzelnen Zahlstellen und den für ihre Durchführung zuständigenVerwaltungen zu übermitteln,
— ihre einheitliche Anwendung zu fördern,
— die in dieser und in der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 vorgesehenen
Informationen der Kommission zuzuleiten.1995R1663 — DE — 24.10.2001 — 003.001 — 3
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►M3 ◄Eine Zahlstelle kann die Rolle einerKoor dinie-
rungsstelle übernehmen, sofern diese beiden Aufgaben voneinandergetrennt bleiben. Bei der Erfüllung ihrer Aufgaben kann die Koordinie-
rungsstelle entsprechend den einzelstaatlichen Verfahren die Hilfe
anderer Einrichtungen oder Behörden in Anspruch nehmen, insbeson-dere solche, die für Fragen der Rechnungsführung oder technischeFragen zuständig sind.
(2) DerMitgliedstaat über mittelt derKommission die Angaben über
die Bezeichnung und die Satzung der Koordinierungsstelle sowie die
verwaltungs-, buchungstechnischen und die interne Kontrolle betref-fenden Bedingungen, unterdenen diese Tätigkeiten ausgeübt wer den.
(3) Form und Inhalt der in ►
M3Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe c)
dieser Verordnung ◄genannten Buchführungsdaten werden nach dem
Verfahren des Artikels 13 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70genehmigt.
Artikel 3
(1) Die Bescheinigung, auf die in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b) der
Verordnung (EWG) Nr. 729/70 Bezug genommen wird, muß von einer
Dienststelle oder einer Einrichtung ausgestellt werden, die die fach-lichen Voraussetzungen aufweist. Diese Stelle muß von der Zahl- undder Koordinierungsstelle funktionell unabhängig sein (bescheinigendeStelle).
Der Bescheinigung geht eine Prüfung der Verfahren und eine Stichprobe
von Geschäftsvorgängen voraus. Sie erstreckt sich auf die Übereinstim-mung der Zahlungen mit den Gemeinschaftsvorschriften nur insoweit,als es sich um die Angemessenheit der Verwaltungsstrukturen derZahlstelle handelt, durch die sichergestellt werden soll, daß die
Einhaltung der Vorschriften vor der Ausführung einer Zahlung kontroll-
iert worden ist.
Die bescheinigende Stelle führt ihre Prüfungen nach international
anerkannten Prüfungsstandards durch. Die Prüfungen werden sowohlwährend als auch nach dem Ende eines Rechnungsjahres vorgenommen.
Die bescheinigende Stelle erstellt bis zum 31. Januar des jeweiligen
folgenden Jahres die Bescheinigung sowie einen Bericht über ihreFeststellungen, aus dem insbesondere hervorgeht, ob ausreichendgewährleistet ist, daß die der Kommission zu übermittelnden Rech-nungen richtig, vollständig und genau sind und ob das interne
Kontrollsystem zufriedenstellend funktioniert hat.
(2) Wird mehr als eine Zahlstelle zugelassen, so kann der Mitglied-
staat, vorausgesetzt, er erhält hinreichende Gewähr, daß Umfang undStandard der durchgeführten Prüfungen den Anforderungen desAbsatzes 1 entsprechen, sich auf die Bescheinigungen der Rechnungen
stützen, die von den Stellen ausgestellt wurden, die ihrerseits
Bescheinigungen fürdie Rechnungen derjeweiligen Zahlstellenausgestellt haben.
(3) Der Prüfungsbericht gemäß Absatz 1 soll darüber Auskunft
geben,
— ob die Verfahren der Zahlstellen unter Berücksichtigung der
Zulassungskriterien ausreichende Gewähr dafür bieten, daß die zu
Lasten des Fonds finanzierten Maßnahmen in Übereinstimmung mit
den Gemeinschaftsvorschriften erfolgt sind, und bzw. welcheEmpfehlungen zur Systemverbesserung gemacht wurden,
— ob die Jahresrechnungen gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) mit
den Büchern und Aufzeichnungen der Zahlstellen übereinstimmen,
— ob die Ausgabenübersichten und die Aufzeichnungen über Lage-
rhaltungsvorgänge gemäß Artikel 5 die zu Lasten des Fonds1995R1663 — DE — 24.10.2001 — 003.001 — 4
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finanzierten Maßnahmen vollständig, richtig und genau wieder-
geben,
— ob die finanziellen Interessen der Gemeinschaft in bezug auf die
Vorschußzahlungen, die Sicherheitsleistungen, die Interventi-
onsläger, die Einnahmen und die wiedereinzuziehenden Beträge in
geeigneterWeise geschützt wer den,
— ob an Zahlstellen gerichtete Prüfungsempfehlungen zur Verbesse-
rung der Systeme befolgt worden sind.
Dem Prüfungsbericht sind Angaben über Anzahl und Qualifikation des
Prüfpersonals, durchgeführte Arbeiten, Anzahl der überprüftenGeschäftsvorgänge, die Repräsentativität der geprüften Ausgaben unddie erhaltene Aussagesicherheit, die festgestellten Schwachstellen unddie ausgesprochenen Verbesserungsvorschläge beizufügen. Auch sind
Angaben beizufügen überdie Maßnahmen sowohl derbescheinigenden
Stelle als auch etwaiger weiterer Prüfungsorgane innerhalb und außer-halb derZahlstellen, aus denen die bescheinigende Stelle ihr e Gewißheitin bezug auf die geschilderten Sachverhalte bezieht.
Artikel 4
(1) Fürden Rechnungsabschluß gemäß Ar tikel 5 Absatz 2 Buchstabe
b) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 übermitteln die MitgliedstaatenderKommission folgende Unter lagen:
a) die Jahresrechnungen über die Ausgaben zu Lasten des EAGFL,
Abteilung Garantie, sowie die von den einzelnen Dienststellen oderEinrichtungen gemäß Artikel 5 Absatz 1 der genannten Verordnungerstellten Berichte;
b) die Bescheinigungen und Berichte der bescheinigenden Stelle oder
Stellen;
c) ausführliche Aufzeichnungen über alle Buchführungsdaten, die für
statistische und Kontrollzwecke benötigt werden, deren Form und
Inhalt auf der Grundlage von Artikel 2 Absatz 3 dieser Verordnungfestgelegt worden sind.
(2) Die in Absatz 1 genannten Unterlagen sollen der Kommission bis
zum 10. Februar des Jahres zugehen, das auf das betreffendeHaushaltsjahr folgt. Die in Absatz 1 Buchstaben a) und b) vermerkten
Unterlagen sollen der Kommission in vierfacher Ausfertigung zugehen
oder als Alternative in einfacher Ausfertigung zusammen mit einerelektronischen Ausfertigung.
(3) Auf Verlangen der Kommission oder auf Initiative des Mitglied-
staats können derKommission zusätzliche Infor mationen im
Zusammenhang mit dem Rechnungsabschluß bis zu einem Termin
übermittelt werden, der von ihr unter Berücksichtigung des für dieErstellung der Informationen erforderlichen Arbeitsaufwands festgesetztwird. Gehen ihr diese Informationen nicht zu, so kann die Kommissiondie Rechnungsabschlußentscheidung auf derGr undlage derihrzu dembetreffenden Termin vorliegenden Informationen annehmen.
(4) Die Kommission kann in begründeten Fällen Verzögerungen bei
der Übermittlung der Informationen akzeptieren, wenn diese der
Kommission vor Ablauf der Frist mitgeteilt werden.
Artikel 5
(1) Die in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) genannten Jahres-
rechnungen umfassen:
a) die Ausgaben, aufgeschlüsselt nach Posten und Unterposten des
Gesamthaushaltsplans derEur opäischen Gemeinschaften;
b) eine Übersicht über etwaige Unterscheide zwischen den in der
Jahresrechnung gemeldeten Ausgaben und den Ausgaben, die fürdenselben Zeitraum in den Unterlagen gemäß Artikel 3 Absatz 5 derVerordnung (EG) Nr. 296/96 gemeldet worden sind, aufgeschlüsselt1995R1663 — DE — 24.10.2001 — 003.001 — 5
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nach Posten und Unterposten des Gesamthaushaltsplans der Euro-
päischen Gemeinschaften. Dieser Übersicht ist eine Erklärung füretwaige Unterschiede, aufgeschlüsselt nach Unterposten, beizufügen;
c) die Tabelle gemäß Artikel 3 Absatz 6a Buchstabe a) der Verordnung
(EG) Nr. 296/96 für das Ende des Rechnungsjahres;
d) eine Übersicht über die Interventionsmaßnahmen sowie eine
Aufstellung über Umfang und Lagerort der Interventionsbestände
zum Ende des Rechnungsjahres;
e) eine Bestätigung, dass die Zahlstelle die entsprechenden Ausgaben in
rechnergestützten Dateien zur Verfügung der Kommission hält;
f) die Tabellen gemäß Artikel 3 Absatz 6a Buchstabe b) der
Verordnung (EG) Nr. 296/96 für das Ende des Rechnungsjahres.
(2) Die Berichte gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) dieser
Verordnung enthalten, für jede Zahl- und Koordinierungsstelle, folgendeInformationen:
— Angaben zu außergewöhnlichen Vorgängen oder besonderen tech-
nischen Schwierigkeiten, die in dem betreffenden Haushaltsjahraufgetreten sind,
— jede wichtige, seit Übermittlung des letzten Berichts eingetretene
Änderung der Informationen gemäß Artikel 1 Absatz 7.
Artikel 6
Die Unterlagen zu den vom EAGFL, Abteilung Garantie, finanzierten
Ausgaben und den wiedereinzuziehenden Beträgen werden nach demJahr, in dem die Kommission die Rechnungen für ein bestimmtesHaushaltsjahr abschließt, noch mindestens drei Jahre lang zur VerfügungderKommission gehalten. Ist eine RechnungsabschlußentscheidungGegenstand eines Verfahrens vor dem Gerichtshof der Europäischen
Gemeinschaften, so sind die Unterlagen bis zu einem Jahr nach
Abschluß dieses Verfahrens zur Verfügung zu halten.
Artikel 7
(1) Die Rechnungsabschlußentscheidung gemäß Artikel 5 Absatz 2
Buchstabe b) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 bestimmt, unbeschadetspäterer Entscheidungen gemäß Absatz 2 Buchstabe c) derselben
Verordnung, die vom EAGFL zur Finanzierung anzuerkennenden
Ausgaben, die während des betreffenden Haushaltsjahres von demjeweiligen Mitgliedstaat getätigt wurden, unter Zugrundelegung der inArtikel 5 Absatz 1 Buchstabe b) der vorstehenden Verordnunggenannten Richtungen sowie derauf das betr effende Haushaltsjahr
entfallenden Kürzungen und Aussetzungen von Vorschüssen einschließ-
lich der in Artikel 4 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Verordnung (EG) Nr.296/96 derKommission (
1) genannten Kürzungen
ZurBestimmung derBetr äge, die vom Mitgliedstaat gemäß derin
Unterabsatz 1 genannten Rechnungsabschlußentscheidung wieder einzu-
ziehen oder ihm zu erstatten sind, werden die in dem betreffendenHaushaltsjahrgeleisteten Vor schüsse von den Ausgaben abgezogen, diegemäß Unterabsatz 1 für dasselbe Haushaltsjahr anerkannt sind. Diewieder einzuziehenden oder die zu erstattenden Beträge werden von denVorschüssen abgezogen, die auf die Ausgaben des zweiten Monats nach
dem Monat geleistet werden, in dem die Rechnungsabschlußentschei-
dung getroffen wird, bzw. sie werden diesen Vorschüssen zugefügt.
(2) Die Kommission teilt den betroffenen Mitgliedstaaten vor dem
31. März des Jahres, das auf das Haushaltsjahr folgt, die Ergebnisse ihrerÜberprüfungen der von den Mitgliedstaaten vorgelegten Informationenzusammen mit etwaigen Änderungsvorschlägen mit.1995R1663 — DE — 24.10.2001 — 003.001 — 6
(1) ABl. Nr. L 39 vom 17. 2. 1996, S. 5.▼B
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(3) Kann die Kommission aus Gründen, die von dem Mitgliedstaat zu
vertreten sind, die Rechnungen nicht vor dem 30. April des folgendenJahres abschießen, so benachrichtigt sie den Mitgliedstaat über die
gemäß Artikel 9 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 zusätzlich
durchzuführenden Untersuchungen.
Artikel 8
(1) Kommt die Kommission aufgrund von Nachforschungen zu dem
Schluß, daß bestimmte Ausgaben nicht in Übereinstimmung mit denGemeinschaftsvorschriften getätigt wurden, so teilt sie dem betreffendenMitgliedstaat ihre Feststellungen mit und gibt die zu treffendenKorrekturmaßnahmen an, die künftig die Beachtung der vorgenanntenVorschriften sicherstellen sollen.
Diese Mitteilung muß auf die vorliegende Verordnung Bezug nehmen.
Der Mitgliedstaat antwortet innerhalb von zwei Monaten. Die Kommis-sion kann einer Verlängerung dieser Frist in begründeten Fällen
zustimmen.
Nach Ablauf dieser Frist führt die Kommission bilaterale Bespre-
chungen. Beide Parteien versuchen einvernehmlich, die zu ergreifendenMaßnahmen festzulegen, die Schwere des Verstoßes und den der
Europäischen Union entstandenen finanziellen Schaden zu schätzen.
Nach Abschluß dieser Besprechungen und nach Ablauf einer Frist, diedie Kommission im Einvernehmen mit dem Mitgliedstaat nach denbilateralen Besprechungen der Mitteilung zusätzlicher Angaben setzt,oder wenn der Mitgliedstaat der betreffenden Aufforderung in der
gesetzten Frist nicht nachkommt, teilt die Kommission dem Mitglied-
staat ihre Schlußfolgerung unter Bezugnahme auf die Entscheidung 94/442/EG derKommission (
1) förmlich mit. Unbeschadet von Unterabsatz
4 dieses Absatzes legt sie in dieserMitteilung die Ausgaben fest, die siegemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 auszuschließen beabsichtigt.
DerMitgliedstaat setzt die Kommission schnellstmöglich überdie von
ihm zur Einhaltung der Gemeinschaftsvorschriften getroffenen Korrek-turmaßnahmen und über das Datum ihrer tatsächlichen Anwendung in
Kenntnis. In Anwendung von Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe c) der
Verordnung (EWG) Nr. 729/70 beschließt die Kommission gegebenen-falls den Ausschuß derwegen derNichteinhaltung derGemeinschaftsvorschriften in Frage stehenden Ausgaben bis zurtatsächlichen Anwendung der Korrekturmaßnahmen.
(2) Die Entscheidungen gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe c) der
Verordnung (EWG) Nr. 729/70 sind nach Prüfung der von derSchlichtungsstelle gemäß derEntscheidung 94/442/EG er stelltenBerichte zu treffen.
(3) Die gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung
(EWG) Nr. 729/70 auszuschließenden Ausgaben werden von denVorschüssen der Ausgaben des zweiten Monats abgezogen, der demMonat derEntscheidung folgt. Auf Antr ag des Mitgliedstaats kann dieKommission indessen nach Anhörung des Fonds-Ausschusses in durch
die Höhe der Ausgaben begründeten Fällen auch andere Daten festlegen.
Artikel 9
Die Verordnung (EWG) Nr. 1723/72 wird zum 16. Oktober 1995
aufgehoben.
Sie bleibt jedoch auf die Rechnungsabschlüsse bis zum EAGFL-
Haushaltsjahr1995 anwendbar .1995R1663 — DE — 24.10.2001 — 003.001 — 7
(1) ABl. L 182 vom 16.7.1994, S. 45.▼M2
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Artikel 10
Diese Verordnung tritt am siebten Tag nach ihrer Veröffentlichung im
Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften in Kraft.
Sie gilt ab dem am 16. Oktober1995 beginnenden Haushaltsjahr .
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt
unmittelbarin jedem Mitgliedstaat.1995R1663 — DE — 24.10.2001 — 003.001 — 8
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ANHANG
Orientierungen fürZulassungskriterieneinerZahlstelle
Die Zulassungskriterien müssen sicherstellen, daß, die Zahlstelle betreffend
ausreichende Garantien hinsichtlich der Wirksamkeit des Verwaltungsablaufs,
des internen Kontrollsystems sowie der Führung der Unterlagen gemäß Artikel 4
der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 gewährleistet sind. Lediglich der geringe
Umfang an Geschäftsvorgängen einer Zahlstelle kann die Anwendung einfacherer
Kriterien rechtfertigen. Bei Nichteinhaltung einer für den Geschäftsablauf der
Zahlstelle wichtigen Bedingung findet Artikel 4 Absatz 4 dieser Verordnung
Anwendung.
1. Die Einrichtung einer Zahlstelle durch den Mitgliedstaat hat in Form eines
Verwaltungsakts zu erfolgen, der die Befugnisse, Verpflichtungen und
Zuständigkeiten derZahlstelle, insbesonder e hinsichtlich dervom EAGFL,
Abteilung Garantie, finanzierten Ausgaben im Sinne der Artikel 2 und 3 der
Verordnung (EWG) Nr. 729/70, festlegt und die Verwaltungsstruktur der
Zahlstelle beschreibt.
2. Die Zahlstelle hat bezüglich derAusgaben des EAGFL, Abteilung Gar antie,
drei Hauptfunktionen:
i) Bewilligung derZahlungen: Diese Funktion besteht in derFeststellung
des Betrags, der einem Antragsteller in Übereinstimmung mit den
Gemeinschaftsvorschriften zu zahlen ist.
ii) Ausführ ung derZahlungen: Diese Funktion besteht in derEr teilung einer
Anweisung an die Bankverbindung der Zahlstelle oder gegebenenfalls an
eine staatliche Kassenstelle, dem Antragsteller oder seinem Bevollmäch-
tigten den bewilligten Betrag auszuzahlen.
iii) Ver buchung derZahlungen: Diese Funktion besteht in derVer zeichnung
der Zahlung in der normalerweise auf EDV-Träger unterhaltenen
Buchführung der Zahlstelle sowie in der Erstellung periodischer
Ausgabenübersichten, einschließlich der Monats- und der Jahreserklä-rungen an die Europäische Kommission. Die Buchführung verzeichnet
ferner die Bestände des Fonds, insbesondere hinsichtlich der Interven-
tionsbestände, nicht abgerechneter Vorschüsse und noch ausstehender
Forderungen.
3. Unbeschadet der in Ziffer 4 aufgeführten Delegierungsmöglichkeiten verfügt
die Zahlstelle in derRegel überdie folgenden beiden Dienste:
i) Interner Revisionsdienst: Die Aufgabe dieser Dienststelle bzw. gleich-
wertiger Verfahrensregeln liegt darin sicherzustellen, daß das interne
Kontrollsystem der Zahlstelle wirksam funktioniert. Der interne Revi-
sionsdienst muß von den anderen Abteilungen der Zahlstelle unabhängig
und derZahlstellenleitung unmittelbarunter stellt sein.
ii) Technischer Prüfdienst: Seine Aufgabe liegt darin, die Tatbestände zu
überprüfen, auf die sich die Zahlungen an die Antragsteller stützen.
Beispielsweise handelt es sich hierum Tatbestände, wie die Qualität und
die Merkmale von Erzeugnissen, Tieren, Böden usw., um das Liefer-
datum, die Verarbeitung zu einem anderen Erzeugnis und weitere
Kontrollen technischer Art. Die Überprüfung solcher Tatbestände erfolgt
im Wege eines Kontroll- und Inspektionssystems. Eine wichtige Rolle destechnischen Prüfdienstes bildet die Beaufsichtigung dieses Kontroll-
systems.
4. Die Bewilligungsfunktion und/oderdie Aufgaben des technischen Pr üfdien-
stes können ganz oder teilweise anderen Einrichtungen übertragen werden,
sofern sämtliche der nachfolgenden Bedingungen erfüllt sind:
i) Die Zuständigkeiten und Pflichten dieser anderen Einrichtungen,
insbesondere hinsichtlich der Kontrolle und Überprüfung der Einhaltung
der Gemeinschaftsvorschriften, sind eindeutig definiert.
ii) Die Einrichtungen müssen über wirksame Systeme verfügen, um ihre
Verantwortlichkeiten in zufriedenstellender Weise wahrnehmen zu
können.
iii) Die Einrichtungen müssen der Zahlstelle gegenüber ausdrücklich
bestätigen, daß sie ihren Verantwortlichkeiten tatsächlich nachkommen,
und die hierzu eingesetzten Mittel beschreiben.
iv) Die Zahlstelle wird regelmäßig und so rechtzeitig über die Ergebnisse der
durchgeführten Kontrollen unterrichtet, daß vor der Abwicklung eines
Antrags stets beurteilt werden kann, ob diese Kontrollen ausreichendwaren. Die durchgeführten Arbeiten werden ausführlich in einem Bericht
beschrieben, der dem jeweiligen Antrag oder der Gruppe von Anträgen
beigefügt wird, oder gegebenenfalls in einem Bericht, der ein ganzes
Wirtschaftsjahr abdeckt. Der Bericht ist verbunden mit einer Bescheini-
gung über die Begründetheit der genehmigten Anträge sowie über Art,1995R1663 — DE — 24.10.2001 — 003.001 — 9
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Umfang und Grenzen der verrichteten Arbeiten. Waren die körperlichen
oder verwaltungsmäßigen Kontrollen nicht umfassend, sondern wurden
aufgrund einer Stichprobe von Anträgen durchgeführt, so sind die
ausgewählten Anträge anzugeben, ist die Stichprobenmethode darzu-
legen und sind die Ergebnisse aller Vor-Ort-Inspektionen sowie die
Maßnahmen aufzuführen, die bei vorgefundenen Abweichungen und
Unregelmäßigkeiten getroffen wurden. Die der Zahlstelle vorgelegten
Belegdokumente müssen hinreichende Gewähr dafür bieten, daß alle
erforderlichen Kontrollen bezüglich der Begründetheit der bewilligten
Anträge vorgenommen worden sind.
v) Werden Unterlagen zu bewilligten Anträgen und durchgeführten
Kontrollen bei den betreffenden anderen Einrichtungen aufbewahrt, so
schaffen sowohl diese Einrichtungen als auch die Zahlstelle geeignete
Verfahren, damit der Ablageort aller derartigen Dokumente, die für
spezifische von derZahlstelle getätigte Zahlungen bedeutsam sind,
verzeichnet wird und die Dokumente zur Einsichtnahme in den
Amtsräumen der Zahlstelle verfügbar gemacht werden können, wenn
Personen oder Einrichtungen hierum ersuchen, die gewöhnlich zur
Einsicht berechtigt sind. Hierzu gehören
— die Bediensteten der Zahlstelle, die den Antrag bearbeiten;
— derinter ne Revisionsdienst derZahlstelle;— die Einrichtung, die die Jahreserklärung der Zahlstelle zu beschei-
nigen hat;
— entsprechend beauftragte Bedienstete der Europäischen Union.
4a. Im Fall der kofinanzierten Maßnahmen dürfen, wenn viele kleine Beträge zu
überweisen sind, nach vorheriger Genehmigung durch die Kommission
andere Stellen mit der Gewährung der Beihilfe an den Antragsteller
beauftragt werden. Die Art der der Zahlstelle vorzulegenden Angaben und
Belege sowie die Frist, innerhalb der diese Angaben und Belege zu erbringen
sind, sind zwischen derZahlstelle und derander en Stelle schr iftlich zu
vereinbaren. Die Zahlstelle muß dank dieser Angaben und Belege mindestens
in der Lage sein, den Zulassungskriterien nachzukommen und die Fristen
einzuhalten, die in der Vorlage der Monats- und Jahresabschlüsse gesetzt
sind. Die Zahlstelle ist nach wie vor für die gute Verwaltung der betreffenden
Mittel und dafür verantwortlich, daß die Buchführungsunterlagen auf dem
letzten Stand gehalten werden. Die Bevollmächtigten der Zahlstelle, der
bescheinigenden Stelle sowie derEur opäischen Union sind befugt, alle von
der anderen Stelle verwahrten Belege zu prüfen und bei den Antragstellern
Kontrollen vorzunehmen.
5. Die Verwaltungsstruktur der Zahlstelle muß eine Trennung der drei
Funktionen von Bewilligung, Ausführung und Verbuchung der Zahlungen
vorsehen, indem hierfür jeweils eine gesonderte verwaltungsmäßige Unter-
einheit zuständig ist, deren jeweilige Aufgaben in einem Organisationsplan
festgelegt sind. Allerdings kann die Verwaltungsstruktur so gestaltet sein, daß
die Aufgaben des technischen Prüfdienstes gegebenenfalls durch die mit der
Zahlungsbewilligung betraute Abteilung wahrgenommen werden.
Der mit der Zahlung beauftragten Untereinheit oder der Einheit, die diese zu
beaufsichtigen hat, müssen die Belege vorliegen, aus denen die Begründet-
heit der Beihilfeanträge und die Durchführung der vorgeschriebenen
Verwaltungs- und Warenkontrollen ersichtlich ist. Die Informationen und
Belege dürfen gemäß Abschnitt 4 Ziffer iv) zusammengefaßt bzw. durch das
EDV-System erfaßt werden.
6. Die Zahlstelle legt Vorschriften für die folgenden Verfahrensabläufe bzw. für
solche, die eine gleichwertige Wirksamkeit garantieren, fest:
i) Verfahrensvorschriften über die Einreichung, die Erfassung und die
Bearbeitung der Anträge müssen von der Zahlstelle schriftlich festgelegt
werden.
ii) Die Amtsgeschäfte müssen so verteilt sein, daß kein Bediensteter für
mehrals eine derdr ei Funktionen von Bewilligung, Auszahlung oder
Verbuchung der zu Lasten des EAGFL gehenden Beträge zuständig ist
und daß kein Bedienstetereine dieserFunktionen ausübt, ohne daß seine
Arbeit unter der Aufsicht eines zweiten Bediensteten steht.
Die Zuständigkeiten eines jeden Bediensteten sind schriftlich fest-
zulegen, einschließlich zu setzender finanzieller Obergrenzen für seine
Entscheidungsbefugnis. Füreinschlägige Ausbildungsmaßnahmen ist zu
sorgen. Das Personal mit Aufgaben relativer Bedeutung sollte wahlweise
durch eine entsprechende Personalpolitik einer Rotation unterliegen oder
einer verstärkten Dienstaufsicht unterworfen werden.
►
M2Interessenkonflikte, die sich für verantwortliche Personen, die1995R1663 — DE — 24.10.2001 — 003.001 — 10
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außerhalb der Zahlstelle noch andere Funktionen ausüben, hinsichtlich
derKontr olle, derFeststellung derBegr ündetheit und derBeihilfe-
gewährung zu Lasten des Fonds ergeben könnten, sind durch geeignete
Maßnahmen auszuschließen. ◄
iii) JederfürBewilligungen zuständige Bedienstete muß eine umfassende
Prüfliste über die von ihm durchzuführenden Kontrollen besitzen und hat
den Belegdokumenten des jeweiligen Antrags seine Bescheinigung
beizufügen, daß die genannten Kontrollen vorgenommen worden sind.
Diese Bescheinigung kann in elektronischer Form erfolgen, sofern die
Bedingungen gemäß dem Unterabsatz vi) eingehalten werden. Die
Tätigkeiten allerBediensteten sind von Dienstvor gesetzten nachweislich
nachzuprüfen.
iv) Ein Antrag darf erst zur Auszahlung bewilligt werden, nachdem
hinreichende Kontrollen stattgefunden haben, um die Übereinstimmung
mit den Gemeinschaftsvorschriften zu überprüfen. Hierzu gehören zum
einen die Kontrollen, die in der Verordnung über die spezifische
Maßnahme vorgesehen sind, in deren Rahmen die Beihilfe beantragt
wird, und zum anderen die Kontrollen gemäß Artikel 8 der Verordnung
(EWG) Nr. 729/70, um unter besonderer Berücksichtigung der
vorhandenen Risiken Betrugshandlungen und Unregelmäßigkeiten zu
verhindern oder aufzudecken. Die vorzunehmenden Kontrollen müssen
in einer Prüfliste aufgeführt sein, und ihre Durchführung ist für jeden
Antrag oder jede Gruppe von Anträgen zu bescheinigen.
v) Durch entsprechende Verfahren ist sicherzustellen, daß Zahlungen
ausschließlich an den Antragsteller, auf dessen Bankkonto oder an den
Bevollmächtigten des Antragstellers geleistet werden. Innerhalb von
fünf Arbeitstagen nach Verbuchung zu Lasten des EAGFL wird die
Zahlungsüberweisung durch die Bankverbindung der Zahlstelle, gege-
benenfalls durch eine staatliche Kassenstelle oder durch auf dem
Postweg übersandten Scheck ausgeführt. Mittels geeigneter Verfahren
ist dafür zu sorgen, daß die Zahlungsbeträge aller nicht ausgeführten
Überweisungen oder nicht eingelöster Schecks dem Fonds wieder
gutgeschrieben werden. Zahlungen in bar sind nicht zulässig. Die
Genehmigung des Anweisungsbefugten und/oderseines Dienstvor ge-
setzten kann in elektronischer Form erfolgen, soweit bei den
betreffenden EDV-Einrichtungen ein angemessenes Sicherheitsniveau
gewährleistet ist und die Identität des Unterzeichners in den elek-
tronischen Aufzeichnungen festgehalten wird.
vi)►M3Die Vertraulichkeit, Vollständigkeit und Verfügbarkeit aller
Computerdaten wird durch Maßnahmen gewährleistet, die dem Verwal-
tungsaufbau, derPer sonalausstattung und dem technischen Umfeld jeder
einzelnen Zahlstelle angemessen sind. Dabei sollte derfinanzielle und
technische Aufwand im Verhältnis zu den tatsächlichen Risiken stehen.
Jedes Computersystem sollte angemessene Verfahren für folgende
Teilbereiche enthalten:
a) allgemeine Organisation, Management und Audit,
b) physische Sicherheit,
c) logische Sicherheit,
d) Systementwicklung, Programmierung und Wartung,
e) Routineoperationen,
f) Telekommunikation,
g) Mikrocomputer,
h) Pläne für unvorhersehbare Zwischenfälle,
i) Antragskontrollen. ◄
vii) Die Verfahren der Zahlstelle haben zu gewährleisten, daß alle
Änderungen der Gemeinschaftsvorschriften und insbesondere der
geltenden Beihilfesätze registriert und die Dienstanweisungen sowie
die Datenbanken und Prüflisten rechtzeitig aktualisiert werden.
7. Vorschußzahlungen müssen in der Buchführung ausgewiesen werden, wobei
durch geeignete Verfahren zu gewährleisten ist, daß
i) Sicherheiten nur von Finanzinstituten angenommen werden, die den
Anforderungen der Verordnung (EWG) Nr. 2220/85 der Kommission(1)
entsprechen und von den befugten Behörden anerkannt sind. Die
Sicherheitsleistung muß bis zur endgültigen Entlastung gültig sein und
auf einfaches Verlangen der Zahlstelle in Anspruch genommen werden
können;1995R1663 — DE — 24.10.2001 — 003.001 — 11
(1) ABl. Nr. L 205 vom 3. 8. 1985, S. 5.
▼B
ii) Vorschüsse innerhalb der festgelegten Fristen abgerechnet werden.
Wurde die Abrechnungsfrist für einen Vorschuß überschritten, so ist
dies festzustellen und die Sicherheit unverzüglich abzurufen;
iii) die Abrechnung der Vorschüsse den gleichen Kontrollen durch die
Anweisungsbefugten wie im Fall derZahlungen unter liegt.
8. Die Buchführung über die Interventionslagerhaltung muß sicherstellen, daß
die Erzeugnismengen und die zugehörigen Kosten auf jeder Stufe, von der
Annahme eines Angebots bis zur materiellen Auslagerung des Erzeugnisses,
richtig und in Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften sowie
nach Einzellosen auf den korrekten Konten aufgezeichnet und rechtzeitig
bearbeitet werden und daß Menge und Art der an jedem Lagerort
befindlichen Bestände jederzeit feststellbar sind. Die Bestände müssen
regelmäßig einer körperlichen Kontrolle durch von den Lagerhaltern
unabhängige Personen, Einrichtungen oder Dienststellen unterzogen werden.
9. Die Buchführungsverfahren müssen eine Gewähr dafür bieten, daß die
monatlichen und jährlichen Ausgabenerklärungen vollständig richtig und
rechtzeitig erfolgen und daß etwaige Fehler oder Auslassungen entdeckt und
berichtigt werden, insbesondere durch Überprüfungen und Abgleiche, die in
Zeitabständen von höchstens drei Monaten stattfinden.
10. Der interne Revisionsdienst hat zu kontrollieren, ob die von der Zahlstelle
geschaffenen Verfahren als zweckmäßig erscheinen, um die Übereinstim-
mung der Anträge mit den Gemeinschaftsvorschriften beurteilen zu können,
und ob die Buchführung richtig und vollständig ist und sich auf dem neuesten
Stand befindet. Die Kontrollen des Prüfdienstes können sich auf ausgewählte
Maßnahmen und Stichproben von Geschäftsvorgängen beschränken, sofern
durch ein Prüfprogramm sichergestellt wird, daß alle bedeutenden Bereiche,
einschließlich derfürdie Bewilligung zuständigen Dienststellen, inner halb
eines Zeitraums von höchstens fünf Jahren abgedeckt werden. Die Arbeiten
des Prüfdienstes sind nach international anerkannten Standards durch-
zuführen und in Prüfungsprotokollen festzuhalten und müssen in Berichte
und Empfehlungen an die Zahlstellenleitung münden. Die Prüfprogramme
und -berichte müssen der bescheinigenden Stelle und den zur Durchführung
von finanziellen Prüfungen mandatierten Bediensteten der Europäischen
Union zwecks ausschließlicher Beurteilung der Wirksamkeit der internen
Revision zur Verfügung gestellt werden.
11. Alle vorstehenden Absätze gelten sinngemäß für „negative Ausgaben“, wie
erhobene Abgaben, verfallene Sicherheiten und zurückgezahlte Beträge, die
die Zahlstelle im Namen des EAGFL, Abteilung Garantie, einzuziehen hat.
Insbesondere hat die Zahlstelle ein System einzurichten, um alle dem
EAGFL zustehenden Beträge auszuweisen und alle derartigen Forderungen
bis zum Zahlungseingang in einem Debitorenbuch zu verzeichnen. Das
Debitorenbuch ist regelmäßig mit dem Ziel zu überprüfen, die Einziehung
überfälliger Forderungen einzuleiten.
Die Zuständigkeit fürdie Einziehung bestimmterAr ten von negativen
Ausgaben kann die Zahlstelle auf andere Einrichtungen übertragen. Eine
solche Übertragung der Zuständigkeit unterliegt den in Ziffer 4 vorgesehenen
Bedingungen, die gegebenenfalls entsprechend anzupassen sind, sowie der
zusätzlichen Bedingung, daß die betreffende andere Einrichtung an die
Zahlstelle regelmäßig und pünktlich, d. h. mindestens monatlich, Bericht
über alle buchmäßig ausgewiesenen Einkünfte und erhaltenen Geldbeträge
erstattet.
12. Die von der Zahlstelle eingerichteten Verfahren müssen eine rasche
Bearbeitung aller eingegangenen Anträge gewährleisten.1995R1663 — DE — 24.10.2001 — 003.001 — 12