02018D1220 — DE — 03.07.2021 — 001.001

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BESCHLUSS (EU) 2018/1220 DER KOMMISSION

vom 6. September 2018

über die Geschäftsordnung des in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates genannten Gremiums







KAPITEL I

ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

Artikel 1

Gegenstand

In dieser Verordnung wird die Geschäftsordnung des in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 genannten Gremiums festgelegt.

Artikel 2

Ernennung, Ausscheiden aus dem Amt und Entlassung des Vorsitzenden und seines Stellvertreters

▼M1

(1) Der Vorsitzende des Gremiums wird von der Kommission gemäß Artikel 143 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 im Anschluss an einen Aufruf zur Interessenbekundung für eine Amtszeit von fünf Jahren ernannt, die nicht verlängerbar ist. Seine Amtszeit beginnt mit dem im Beschluss zur Ernennung dafür festgelegten Tag. Dieser Beschluss wird im Amtsblatt — Reihe C — veröffentlicht.

Der Vorsitzende bleibt nach Ablauf seiner Amtszeit — soweit dies für die Arbeitsweise des Gremiums erforderlich ist — so lange im Amt, bis eine Neubesetzung erfolgt ist. Dieser Zeitraum darf sechs Monate nicht überschreiten.

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(2) Der Vorsitzende wird als Sonderberater der Kommission im Sinne des Artikels 5 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union angestellt. In seinem Sonderberatervertrag wird seine Unabhängigkeit in vollem Umfang respektiert und die Dauer seiner Amtszeit nicht berührt.

(3) Die Kommission kann den Vorsitzenden entlassen, wenn er die für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Voraussetzungen nicht mehr erfüllt.

(4) Die für die Ernennung des Vorsitzenden, sein Ausscheiden aus dem Amt und seine Entlassung geltenden Vorschriften gelten auch für seinen Stellvertreter. Die Absätze 1 bis 3 dieses Artikels und die Bestimmungen des Artikels 143 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 gelten auch für den Stellvertreter des Vorsitzenden.

Artikel 3

Vertretung des Vorsitzenden

(1) Ist der Vorsitzende verhindert, werden seine Aufgaben von seinem Stellvertreter wahrgenommen.

(2) Ist das Amt des Vorsitzenden unbesetzt, werden die Aufgaben des Vorsitzenden bis zur Ernennung des neuen Vorsitzenden von seinem Stellvertreter wahrgenommen.

(3) Sind der Vorsitzende und sein Stellvertreter gleichzeitig verhindert, werden die Aufgaben von dem dienstältesten ständigen Mitglied wahrgenommen, das die Kommission vertritt.

Artikel 4

Befugnisse des Vorsitzenden

(1) Der Vorsitzende vertritt das Gremium.

(2) Er leitet die Sitzungen des Gremiums und organisiert dessen Arbeiten.

(3) Er wird zu diesem Zweck vom dem in Artikel 7 genannten ständigen Sekretariat unterstützt.

(4) Er kann seine Unterzeichnungsbefugnis an jedes der ständigen Mitglieder delegieren, die die Kommission vertreten, sodass diese in seinem Namen und für ihn gemäß seinen Anweisungen Dokumente unterzeichnen können, die mit einem bestimmten Fall oder Verwaltungsangelegenheiten in Zusammenhang stehen.

(5) Er legt nach Konsultation der ständigen Mitglieder den Zeitplan für die Sitzungen des Gremiums fest.

(6) Er nimmt die anderen Befugnisse wahr, die ihm mit diesem Beschluss übertragen werden.

Artikel 5

Ernennung der anderen Mitglieder des Gremiums und ihrer Stellvertreter

▼M1

(1) Der Direktor des Zentralen Finanzdienstes der Generaldirektion Haushalt ist nach Artikel 143 Absatz 2 Buchstabe b der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 eines der beiden ständigen Mitglieder des Gremiums, die die Kommission vertreten. Der Generaldirektor für Haushalt ernennt einen Beamten, der zumindest die Funktion eines Referatsleiters oder eine gleichwertige Funktion innehat, zum Stellvertreter dieses ständigen Mitglieds.

Der Generaldirektor für Haushalt ernennt als zweites ständiges Mitglied, das die Kommission vertritt, ad personam einen Beamten der Kommission, der zumindest der Besoldungsgruppe AD14 angehört. Der Generaldirektor für Haushalt ernennt einen Beamten, der zumindest die Funktion eines Referatsleiters oder eine gleichwertige Funktion innehat, zum Stellvertreter dieses ständigen Mitglieds.

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(2) Das Mitglied, das den zuständigen Anweisungsbefugten vertritt (im Folgenden „die verweisende Stelle“), und sein Stellvertreter sind Beamte oder Bedienstete auf Zeit, die gemäß der Geschäftsordnung und den internen Verwaltungsvorschriften des betreffenden Organs, der betreffenden Einrichtung oder der betreffenden Stelle nach Artikel 73 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 ernannt werden. Sie nehmen zumindest die Funktionen eines Referatsleiters oder eines Delegationsleiters wahr.

Artikel 6

Beobachter

(1) Die Beobachter nehmen an den Beratungen des Gremiums teil, ohne sich an der Verabschiedung von Empfehlungen zu beteiligen.

(2) Der Juristische Dienst der Kommission genießt von Rechts wegen für jeden an das Gremium verwiesenen Fall Beobachterstatus und gibt aus eigener Initiative oder auf Ersuchen des Vorsitzenden Stellungnahmen ab. Zu diesem Zweck nimmt eines seiner Mitglieder an allen Beratungen des Gremiums teil. Der Juristische Dienst wird über alle schriftlichen Verfahren informiert.

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(3) In den Fällen, in denen sich der Antrag der verweisenden Stelle insbesondere auf vom OLAF übermittelte Informationen stützt, nimmt der Vertreter des OLAF an den Sitzungen des Gremiums sowie an den mündlichen und schriftlichen Verfahren teil. Er gibt auf Ersuchen des Vorsitzenden Stellungnahmen ab.

In Fällen, in denen das Ersuchen der verweisenden Stelle ganz oder teilweise auf von der Europäischen Staatsanwaltschaft übermittelten Informationen beruht, erfolgt die Übermittlung von Informationen durch diese und ihre Teilnahme als Beobachterin im Einklang mit der Vereinbarung nach Artikel 103 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2017/1939 des Rates.

(4) In anderen Fällen kann das OLAF auf Ersuchen des Vorsitzenden um Informationen oder Stellungnahmen gebeten werden. Die Europäische Staatsanwaltschaft kann auch gebeten werden, auf Ersuchen des Vorsitzenden Informationen oder Stellungnahmen im Einklang mit der Vereinbarung nach Artikel 103 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2017/1939 des Rates vorzulegen.

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(5) Außer der verweisenden Stelle haben die anderen Anweisungsbefugten der Kommission, eines von der Kommission eingerichteten europäischen Amtes, einer Exekutivagentur, eines anderen Organs oder einer anderen europäischen Einrichtung oder sonstigen Stelle, die von dem an das Gremium verwiesenen Fall betroffen sind, Beobachterstatus inne. Diese Anweisungsbefugten können an den Beratungen des Gremiums teilnehmen, sie werden über die schriftlichen Verfahren unterrichtet und geben auf Ersuchen des Vorsitzenden mündliche und schriftliche Stellungnahmen ab.

(6) Der Vorsitzende kann nach Konsultation der ständigen Mitglieder des Gremiums weitere Beobachter zu den Beratungen des Gremiums einladen und sie zu mündlichen und schriftlichen Stellungnahmen auffordern.

Artikel 7

Ständiges Sekretariat

(1) Das ständige Sekretariat des Gremiums wird von Beamten oder sonstigen Bediensteten der Generaldirektion Haushalt gestellt, bei der es administrativ angesiedelt ist.

(2) Das ständige Sekretariat, das dem Vorsitzenden untersteht, a) überprüft die Qualität der verweisenden Stellen, ihrer benannten Vertreter und der Beobachter; b) überprüft, ob die Befassungen vollständig sind und alle notwendigen Unterlagen und Informationen enthalten, insbesondere den Auskunftsbogen; c) stellt fest, ob andere Anweisungsbefugte von dem Fall betroffen sind, die als mögliche Beobachter benannt werden können; d) organisiert die notwendigen Schritte und Kontakte mit der verweisenden Stelle, dem Juristischen Dienst der Kommission und anderen Stellen, die an dem betreffenden Fall beteiligt sind oder beteiligt sein könnten, um die in den Befassungen enthaltenen Informationen zu aktualisieren; e) fasst die Entwürfe ab, die dem Gremium zur Prüfung vorzulegen sind, und leitet sie an den Vorsitzenden, die anderen Mitglieder und die Beobachter, die zur Bearbeitung eines Falles zugezogen werden, weiter; f) schlägt dem Vorsitzenden den Entwurf des Zeitplans für die Sitzungen des Gremiums vor; g) erstellt einen Tagesordnungsentwurf für die Sitzungen des Gremiums und leitet ihn an die Mitglieder und die Teilnehmer der Sitzungen des Gremiums weiter; h) überprüft, ob die Personen anwesend sind und die Unterlagen vorliegen, die notwendig sind, um die Ordnungsmäßigkeit der Beratungen des Gremiums zu gewährleisten; i) nimmt an den Beratungen des Gremiums teil und gewährleistet deren Weiterverfolgung; j) erstellt für den jeweiligen Fall einen Kurzbericht über jede Sitzung und legt ihn den Mitgliedern vor; k) stellt den Wirtschaftsteilnehmern Benachrichtigungen zu; l) unterrichtet die verweisende Stelle über die von dem Gremium abgegebene Empfehlung; m) stellt die Bearbeitung des gesamten Schriftverkehrs sicher, der an das Gremium gerichtet ist oder seine Tätigkeiten betrifft; n) führt das Verzeichnis der vom Gremium abgegebenen Empfehlungen und der vom zuständigen Anweisungsbefugten gefassten Beschlüsse; o) gewährleistet die Veröffentlichung der in Artikel 140 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 vorgesehenen Entscheidungen über den Ausschluss und finanzielle Sanktionen.

Artikel 8

Vermeidung und Bewältigung von Interessenkonflikten

(1) Befinden sich der Vorsitzende oder sein Stellvertreter, jedes andere Mitglied oder dessen Stellvertreter, die Beamten und sonstigen Bediensteten, aus denen sich das Sekretariat des Gremiums zusammensetzt, oder jede andere Person, die an den Sitzungen des Gremiums teilnimmt oder Kenntnisse in Bezug auf einen Fall hat, in einer Situation, die die Gefahr eines Interessenkonflikts mit sich bringen könnte, so unterrichten sie unverzüglich die anderen Mitglieder und das Sekretariat. Das Gleiche gilt, wenn sie sich in einer Situation befinden, die objektiv als Interessenkonflikt angesehen werden könnte.

(2) Keine der in Absatz 1 genannten Personen nimmt an Beratungen oder der Annahme der Empfehlung teil. Ein Vermerk darüber, wie die Gefahr eines Interessenkonflikts behandelt wurde, wird in die Akte aufgenommen.

Artikel 9

Zusammenarbeit zwischen dem Gremium und dem OLAF

(1) Das OLAF arbeitet gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates ( 1 ) unter gebührender Berücksichtigung der Achtung der Verfahrens- und Grundrechte sowie des Schutzes von Hinweisgebern eng mit dem Gremium zusammen.

(2) Stützt sich der Antrag der verweisenden Stelle auf vom OLAF übermittelte Informationen, so konsultiert das Gremium das OLAF vor der Übermittlung der Mitteilung an den Wirtschaftsteilnehmer' damit die Vertraulichkeit von vom OLAF durchgeführten oder koordinierten Gerichtsverfahren und Untersuchungen, einschließlich des Schutzes von Hinweisgebern, und von einzelstaatlichen Untersuchungen oder Gerichtsverfahren, sofern diese bekannt sind, nicht beeinträchtigt wird.

(3) Die Übermittlung von Informationen, die aus vom OLAF durchgeführten oder koordinierten Untersuchungen stammen oder damit zusammenhängen, an Wirtschaftsteilnehmer oder deren Beauftragte erfordert die Zustimmung des OLAF.

▼M1

Artikel 9a

Zusammenarbeit mit der Europäischen Staatsanwaltschaft

Die Modalitäten der Zusammenarbeit mit der Europäischen Staatsanwaltschaft werden in der Vereinbarung nach Artikel 103 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2017/1939 des Rates festgelegt.

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Artikel 10

Befassung des Gremiums

(1) Ein Antrag auf eine Empfehlung wird von einem bevollmächtigten Anweisungsbefugten der Kommission, einem anderen Organ, einem von der Kommission eingerichteten europäischen Amt, einer Exekutivagentur oder einer anderen europäischen Einrichtung oder sonstigen Stelle an das Gremium verwiesen.

Geht die Verweisung eines Falles auf eine Behörde zurück, die nicht bei der Kommission angesiedelt ist, so werden vom ständigen Sekretariat unverzüglich die notwendigen Kontakte geknüpft, um die Vertraulichkeit des Austauschs im Zusammenhang mit dem betreffenden Fall von beiden Seiten zu gewährleisten.

(2) Der Antrag wird dem Sekretariat in vertraulicher Form per E-Mail an folgende Anschrift übermittelt: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

(3) Erhält die verweisende Stelle Kenntnis von Informationen nach Artikel 136 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046, so befasst sie — außer in hinreichend begründeten Fällen — das Gremium innerhalb kürzester Frist damit, nachdem sie von diesen Informationen Kenntnis erlangt hat.

▼M1

(4) Der Antrag auf eine Empfehlung enthält alle Informationen, die nach Artikel 142 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 notwendig sind. Er enthält zudem die übrigen sachdienlichen Informationen nach Artikel 136 der genannten Verordnung, gegebenenfalls einschließlich der Berichte des OLAF und der Informationen, die von der Europäischen Staatsanwaltschaft übermittelt werden, damit geeignete Maßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union ergriffen werden können. Er umfasst einen ordnungsgemäß ausgefüllten Auskunftsbogen.

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Artikel 11

Einberufung des Gremiums

Das Gremium tritt auf Einberufung durch seinen Vorsitzenden zusammen, um

a) die vorläufige rechtliche Bewertung gemäß Artikel 136 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 zum Zwecke ihrer Mitteilung an den betreffenden Wirtschaftsteilnehmer festzulegen;

b) eine Empfehlung gemäß Artikel 143 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 abzugeben;

c) Fragen im Zusammenhang mit der Arbeitsweise des Gremiums zu erörtern.

Artikel 12

Schriftliches Verfahren

Auf Initiative des Vorsitzenden oder auf Ersuchen eines anderen Mitglieds des Gremiums können die Feststellung der Sachverhalte und die Festlegung der vorläufigen rechtlichen Bewertung sowie die Abgabe der Empfehlung im Wege des schriftlichen Verfahrens erfolgen. Jedes Mitglied des Gremiums kann die Anwendung des schriftlichen Verfahrens ablehnen. Die Beobachter nehmen an diesem Verfahren teil.

Artikel 13

Anspruch des Wirtschaftsteilnehmers auf rechtliches Gehör

(1) Außer wenn zwingende schutzwürdige Gründe für die Wahrung der Vertraulichkeit der Untersuchung oder des einzelstaatlichen Gerichtsverfahrens vorliegen, hat der Wirtschaftsteilnehmer gemäß Artikel 143 Absatz 5 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 das Recht, sich zu äußern.

(2) Ein Mitteilungsschreiben über die Sachverhalte und ihre vorläufige rechtliche Bewertung, in der das Gremium nur die Unterlagen berücksichtigt, von denen der Wirtschaftsteilnehmer Kenntnis nehmen konnte, wird dem Wirtschaftsteilnehmer vorbehaltlich der Anwendung des Artikel 143 Absatz 5 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 übermittelt. Diese Mitteilung erfolgt grundsätzlich per E-Mail.

(3) Der Wirtschaftsteilnehmer übermittelt dem Sekretariat seine Stellungnahmen schriftlich und elektronisch per E-Mail an Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu oder an die E-Mail-Adresse, die ihm im Mitteilungsschreiben genannt wird, als elektronische Standarddatei, die mithilfe einer gängigen Bürosoftware erstellt wird.

(4) Die schriftlichen Stellungnahmen haben einen Umfang von maximal 10 Seiten ohne Anhänge, außer in den Fällen, in denen de jure oder de facto eine hinreichend begründete Komplexität vorliegt.

(5) Dem Wirtschaftsteilnehmer wird in der Regel eine Frist von drei Wochen zur Stellungnahme eingeräumt. Diese Frist beginnt an dem Tag, der auf die Mitteilung der Sachverhalte und deren vorläufige rechtlichen Bewertung folgt. Hat der Wirtschaftsteilnehmer einer Kommunikation mit dem zuständigen Anweisungsbefugten auf elektronischem Wege vertraglich zugestimmt, erfolgt die Benachrichtigung durch Übermittlung des Mitteilungsschreibens auf diesem Wege.

(6) In Ausnahmefällen kann auf begründeten Antrag des Wirtschaftsteilnehmers eine Fristverlängerung gewährt werden, die die Hälfte der ursprünglich gewährten Frist nicht überschreiten darf.

(7) Nach Ablauf der festgesetzten Frist und falls kein ordnungsgemäß begründeter Antrag auf Verlängerung vorliegt oder bei Ablauf der verlängerten Frist wird das kontradiktorische Verfahren abgeschlossen.

(8) Stellt der Vorsitzende fest, dass der Wirtschaftsteilnehmer innerhalb der ihm eingeräumten Frist nicht Stellung genommen hat, wird das Verfahren fortgesetzt, und der Vorsitzende beruft das Gremium zur Abgabe der Empfehlung ein.

Artikel 14

Annahme von Schreiben und Abgabe von Empfehlungen

Der Vorsitzende und die anderen Mitglieder strebt einen Konsens über den Inhalt des Schreibens an, mit dem der betreffende Wirtschaftsteilnehmer über die beanstandeten Sachverhalte und deren vorläufige rechtliche Bewertung unterrichtet wird, und später einen Konsens über die Empfehlung.

Kommt kein Konsens zustande, so findet eine Abstimmung mit der Mehrheit der Stimmen statt, bei der

a) der Vorsitzende eine Stimme hat,

b) die beiden ständigen Mitglieder zusammen eine Stimme haben,

c) das Mitglied, das die verweisende Stelle vertritt, eine Stimme hat.

Artikel 15

Unterrichtung über die Empfehlung

Das Gremium unterrichtet die verweisende Stelle und die Beobachter über seine Empfehlung.

Artikel 16

Geltende Fristen für die Erledigung eines Vorgangs

(1) Hat das Sekretariat die Befassung geprüft und den Sachverhalt nach den geltenden Bestimmungen des Artikels 7 ermittelt, leitet es den Vorgang an den Vorsitzenden und die Mitglieder des Gremiums weiter. Der Vorsitzende stellt die Vollständigkeit der Akte fest, nachdem er gegebenenfalls zusätzliche Prüfungs- oder Untersuchungsmaßnahmen gefordert hat.

(2) Das Verfahren, das mit der Feststellung der Vollständigkeit der Akte durch den Vorsitzende beginnt und mit der Übermittlung einer Stellungnahme an die verweisende Stelle und gegebenenfalls mit einer Empfehlung endet, dauert grundsätzlich nicht länger als drei Monate. Diese Frist kann vom Vorsitzenden verlängert werden, insbesondere um die Wahrung des Anspruchs auf rechtliches Gehör zu gewährleisten.

Artikel 17

Vertraulichkeit der Arbeiten und Beratungen

Unbeschadet der Anwendung des Artikels 8 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 und des Artikels 22a des Statuts der Beamten ( 2 ) wahren die Mitglieder des Gremiums und seines Sekretariats sowie alle Personen, die in einer bestimmten Funktion an den Arbeiten oder an den Sitzungen des Gremiums teilgenommen haben oder an der Ausarbeitung der Dokumente, Stellungnahmen oder Standpunkte des Gremiums beteiligt waren, in dieser Hinsicht strengste Vertraulichkeit gemäß ihrer etwaigen administrativen, satzungsgemäßen oder vertraglichen Verantwortung. Dies gilt auch für den Vorsitzenden und seinen Stellvertreter.

Artikel 18

Behandlung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten und Schutz personenbezogener Daten

Für die Arbeiten des Gremiums gelten die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 und die Verordnung (EG) Nr. 45/2001.







KAPITEL II

BESONDERE BESTIMMUNGEN IM HINBLICK AUF DIE AUSÜBUNG DER BERATUNGSFUNKTION DES ARTIKELS 93 DER HAUSHALTSORDNUNG

Artikel 19

Grundsätze

(1) Die Artikel 1 bis 4, 8, 12, 13, 17 und 18 in Kapitel I dieser Geschäftsordnung gelten für die Ausübung der Beratungsfunktion des Gremiums, die ihm durch Artikel 93 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 übertragen wird.

(2) Die anderen Artikel des Kapitels I dieser Geschäftsordnung gelten ebenfalls für die Ausübung der in Absatz 1 genannten Funktion durch das Gremium, sofern im vorliegenden Kapitel nichts anderes bestimmt ist.

Artikel 20

Zusätzliche Mitglieder des Gremiums und ihre Stellvertreter

(1) Bei der Abgabe der in Artikel 93 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 genannten Stellungnahme setzt sich das Gremium aus den in Artikel 143 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 genannten Mitgliedern und den folgenden drei zusätzlichen Mitgliedern zusammen: a) einem Vertreter der für die Disziplinarmaßnahmen zuständigen Anstellungsbehörde des betreffenden Organs oder der betreffenden Einrichtung, b) einem Mitglied, das von der Personalvertretung des betreffenden Organs oder der betreffenden Einrichtung ernannt wird, c) einem Mitglied des Juristischen Dienstes des Organs, eines von der Kommission eingerichteten europäischen Amtes, einer Exekutivagentur oder einer anderen europäischen Einrichtung oder sonstigen Stelle des betreffenden Mitglieds des Personals.

(2) Jedes dieser drei Mitglieder hat einen Stellvertreter, der je nach Fall ernannt wird durch: a) die betreffende Anstellungsbehörde, b) den betreffenden Personalausschuss, c) den betreffenden Juristischen Dienst.

Artikel 21

Ernennung von Beobachtern

(1) Der Juristische Dienst der Kommission ernennt einen Beobachter, wenn das betreffende Mitglied des Personals nicht der Kommission angehört.

(2) Der zuständige Anweisungsbefugte oder gegebenenfalls der Leiter der Delegation der Union, der als nachgeordnet bevollmächtigter Anweisungsbefugter handelt, oder ihre Vertreter haben Beobachterstatus.

(3) Das OLAF ernennt einen Beobachter, wenn die Angaben über den mutmaßlichen Verstoß gegen eine Bestimmung der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046, gegen eine andere Bestimmung über die finanzielle Abwicklung oder die Kontrolle von Vorgängen auf von ihm übermittelte Informationen zurückzuführen sind.

(4) Das Disziplinaramt des betreffenden Organs oder der betreffenden Einrichtung ernennt einen Beobachter, wenn die Anstellungsbehörde einen Fall an das Gremium verweist. In anderen Fällen kann das Disziplinaramt vom Vorsitzenden aufgefordert werden, einen Beobachter zu ernennen.

(5) Nach Anhörung der Mitglieder kann der Vorsitzende weitere Beobachter einladen.

Artikel 22

Ständiges Sekretariat des Gremiums

(1) Es gilt Artikel 7 mit Ausnahme von Absatz 2 Buchstabe k.

(2) Insbesondere ist das Sekretariat für Folgendes zuständig: a) wird das Gremium direkt von einem Mitglied des Personals über eine Angelegenheit unterrichtet, so leitet es den Vorgang an die Anstellungsbehörde weiter und setzt das Mitglied des Personals, das die Informationen übermittelt hat, gemäß Artikel 23 Absatz 2 hiervon in Kenntnis; b) wird ein Fall an das Gremium verwiesen, überprüft es die Eigenschaft der verweisenden Stelle und der von ihr benannten Vertreter; c) es legt im Einvernehmen mit dem Vorsitzenden die drei zusätzlichen Mitglieder des Gremiums und die Beobachter fest und überprüft deren Eigenschaft; d) es prüft, ob die Vorgänge vollständig sind und alle notwendigen Unterlagen und Informationen enthalten, insbesondere den Auskunftsbogen, eine Darstellung der Sachverhalte und der mutmaßlichen Unregelmäßigkeit und die Belege, einschließlich der Untersuchungsberichte; e) es prüft, ob das betreffende Mitglied des Personals von der Anstellungsbehörde oder gegebenenfalls vom zuständigen Anweisungsbefugten regelmäßig gehört wurde; f) es fasst die Entwürfe der Stellungnahmen ab, die dem Gremium für die Beschlussfassung zur Prüfung vorzulegen sind, und leitet sie an den Vorsitzenden, die anderen Mitglieder und die Beobachter, die zur Bearbeitung eines Falles zugezogen werden, weiter; g) es leitet die in Artikel 93 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 genannten Empfehlungen an den zuständigen Anweisungsbefugten und den zuständigen internen Auditdienst weiter; h) ist das Gremium der Auffassung, dass der Fall in die Zuständigkeit des OLAF fällt, leitet es den Vorgang an die Anstellungsbehörde weiter und setzt das OLAF hiervon in Kenntnis.

Artikel 23

Verweisung von Fällen an das Gremium

(1) Gemäß Artikel 93 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 wird das Gremium auf Ersuchen einer für Disziplinarmaßnahmen zuständigen Anstellungsbehörde oder der zuständigen Anweisungsbefugten einberufen, einschließlich der Leiter der Delegationen der Union oder deren Stellvertreter, die als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind (im Folgenden „verweisende Stellen“).

(2) Wird das Gremium von einem Mitglied des Personals direkt über eine Angelegenheit unterrichtet, so leitet das Gremium den Vorgang an die zuständige Anstellungsbehörde oder gegebenenfalls an die zum Abschluss von Dienstverträgen ermächtigte Behörde weiter und setzt dieses Mitglied des Personals hiervon in Kenntnis. Beschließt die zuständige Anstellungsbehörde, den Fall an das Gremium zu verweisen, so setzt sie das Mitglied des Personals hiervon in Kenntnis. Beschließt sie, den Fall nicht an das Gremium zu verweisen, so setzt sie das Gremium und das Mitglied des Personals hiervon in Kenntnis.

Um einen wirksamen Schutz von Hinweisgebern gemäß Artikel 22a Absatz 3 des Statuts der Beamten zu gewährleisten, kann das Gremium abweichend vom vorangegangenen Unterabsatz beschließen, die zuständige Anstellungsbehörde nicht zu unterrichten und das OLAF davon in Kenntnis zu setzen.

Artikel 24

Schriftliches Verfahren

Auf Initiative des Vorsitzenden oder auf Ersuchen eines Mitglieds des Gremiums kann die Abgabe der Stellungnahme im schriftlichen Verfahren erfolgen. Jedes Mitglied des Gremiums oder gegebenenfalls der Vorsitzende kann die Anwendung des schriftlichen Verfahrens ablehnen. In diesem Fall beruft der Vorsitzende innerhalb einer angemessenen Frist eine Sitzung ein. Dasselbe gilt für die in Artikel 93 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 genannte Empfehlung.

Artikel 25

Abgabe der Stellungnahme und der Empfehlung

(1) Das Gremium strebt einen Konsens bei der Feststellung an, ob eine finanzielle Unregelmäßigkeit vorliegt, und über die Begründung, auf die sich die Stellungnahme oder Empfehlung stützt.

(2) Kommt kein Konsens zustande, so findet eine Abstimmung statt, bei der a) der Vorsitzende eine Stimme hat, b) die beiden ständigen Mitglieder, die die Kommission vertreten, zusammen eine Stimme haben, c) das Mitglied, das die verweisende Stelle vertritt, eine Stimme hat, d) die drei zusätzlichen Mitglieder zusammen eine Stimme haben.

Bei Stimmengleichheit ist die Stimme des Vorsitzenden ausschlaggebend.

(3) Die Absätze 1 und 2 gelten für die Abgabe von Empfehlungen entsprechend. Bei dem Konsens oder der Abstimmung wird insbesondere berücksichtigt, ob eine finanzielle Unregelmäßigkeit systemischer Art ist.

▼M1

Artikel 26

Unterrichtung über die Stellungnahme und die Empfehlung

Das Gremium unterrichtet die verweisende Stelle, den zuständigen Anweisungsbefugten und die Beobachter unverzüglich über die Stellungnahme. Falls die Europäische Staatsanwaltschaft als Beobachterin eingeladen ist, gelten die Bestimmungen der Vereinbarung nach Artikel 103 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2017/1939 des Rates.

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Artikel 27

Anspruch des Mitglieds des Personals auf rechtliches Gehör

Bevor ein Fall an das Gremium verwiesen wird, gibt die Anstellungsbehörde oder gegebenenfalls der zuständige Anweisungsbefugte dem Mitglied des Personals gemäß Artikel 93 Absatz 2 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 Gelegenheit, sich zu den ihn betreffenden Sachverhalten zu äußern. Gemäß Artikel 22 Absatz 2 Buchstabe e prüft das ständige Sekretariat nach der Verweisung des Falls, ob der Betreffende ordnungsgemäß gehört wurde.







KAPITEL III

SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Artikel 29

Überprüfung

Dieser Beschluss wird spätestens an dem von der Kommission gemäß Artikel 120 Absatz 2 Unterabsätze 2 und 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2017/1939 des Rates ( 3 ) festgelegten Zeitpunkt überprüft.

Artikel 30

Aufhebung

(1) Der Beschluss C(2011) 6109 final wird aufgehoben.

(2) Der Beschluss (EU, Euratom) 2015/2463 wird aufgehoben.

Artikel 31

Inkrafttreten und Geltungsbeginn

Dieser Beschluss tritt am dritten Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.

Er gilt ab dem Tag des Geltungsbeginns des Artikels 143 Absatz 4 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046.