2008D0022 — DE — 10.07.2009 — 001.001

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►B ENTSCHEIDUNG DER KOMMISSION vom 19. Dezember 2007 mit Durchführungsbestimmungen zur Entscheidung Nr. 573/2007/EG des Europäischen Parlaments und des Rates zur Einrichtung des Europäischen Flüchtlingsfonds für den Zeitraum 2008 bis 2013 innerhalb des Generellen Programms „Solidarität und Steuerung der Migrationsströme“ in Bezug auf die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten, die Vorschriften für die Verwaltung und finanzielle Abwicklung aus dem Fonds kofinanzierter Projekte und die Förderfähigkeit der Ausgaben im Rahmen solcher Projekte (Bekannt gegeben unter Aktenzeichen K(2007) 6396) (Nur der bulgarische, der deutsche, der englische, der estnische, der finnische, der französische, der griechische, der italienische, der lettische, der litauische, der maltesische, der niederländische, der polnische, der portugiesische, der rumänische, der schwedische, der slowakische, der slowenische, der spanische, der tschechische und der ungarische Text sind verbindlich) (2008/22/EG) (ABl. L 007, 10.1.2008, p.1)

Geändert durch:









▼B

ENTSCHEIDUNG DER KOMMISSION

vom 19. Dezember 2007

mit Durchführungsbestimmungen zur Entscheidung Nr. 573/2007/EG des Europäischen Parlaments und des Rates zur Einrichtung des Europäischen Flüchtlingsfonds für den Zeitraum 2008 bis 2013 innerhalb des Generellen Programms „Solidarität und Steuerung der Migrationsströme“ in Bezug auf die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten, die Vorschriften für die Verwaltung und finanzielle Abwicklung aus dem Fonds kofinanzierter Projekte und die Förderfähigkeit der Ausgaben im Rahmen solcher Projekte

(Bekannt gegeben unter Aktenzeichen K(2007) 6396)

(Nur der bulgarische, der deutsche, der englische, der estnische, der finnische, der französische, der griechische, der italienische, der lettische, der litauische, der maltesische, der niederländische, der polnische, der portugiesische, der rumänische, der schwedische, der slowakische, der slowenische, der spanische, der tschechische und der ungarische Text sind verbindlich)

(2008/22/EG)







DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN — gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft, gestützt auf die Entscheidung Nr. 573/2007/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Mai 2007 zur Einrichtung des Europäischen Flüchtlingsfonds für den Zeitraum 2008 bis 2013 innerhalb des Generellen Programms „Solidarität und Steuerung der Migrationsströme“ und zur Aufhebung der Entscheidung 2004/904/EG des Rates ( 1 ), insbesondere auf Artikel 23, Artikel 31 Absatz 5, Artikel 33 Absatz 6 and Artikel 35 Absatz 4, in Erwägung nachstehender Gründe: (1) Die Bedingungen, unter denen die Mitgliedstaaten Maßnahmen im Rahmen des Fonds durchführen sollten, müssen festgelegt und es muss insbesondere bestimmt werden, unter welchen Umständen die zuständige Behörde Projekte direkt durchführen kann. In Bezug auf die beauftragten Behörden sollten weitere Bestimmungen festgelegt werden. (2) Die Verfahren und/oder praktischen Modalitäten, die die verschiedenen benannten Behörden festlegen und bei der Durchführung des Fonds einhalten sollten, müssen aufgelistet werden. (3) Es muss festgelegt werden, welche Pflichten die zuständigen Behörden gegenüber den Endbegünstigten in der Phase, die zur Auswahl und Genehmigung der zu finanzierenden Projekte führt, und in Bezug auf die Aspekte haben sollten, die Gegenstand der Überprüfungen der von den Endbegünstigten und/oder den Projektpartnern geltend gemachten Ausgaben, einschließlich Verwaltungskontrollen der Erstattungsanträge und Vor-Ort-Kontrollen einzelner Projekte, sein sollten. (4) Damit die im Rahmen der Jahresprogramme getätigten Ausgaben ordnungsgemäß geprüft werden können, müssen die Kriterien festgelegt werden, denen Prüfpfade genügen sollten, um als hinreichend zu gelten. (5) Projekt- und Systemprüfungen werden unter der Verantwortung der Prüfbehörde durchgeführt. Um zu gewährleisten, dass die Prüfungen in angemessenem Umfang und mit hinreichender Wirksamkeit sowie in allen Mitgliedstaaten nach denselben Normen durchgeführt werden, müssen die Bedingungen, denen die Prüfungen genügen sollten, einschließlich der Grundlage für die Auswahl der zu prüfenden Projekte, festgelegt werden. (6) Bei der Vorlage des Mehrjahresprogramms müssen die Mitgliedstaaten der Kommission eine Beschreibung ihrer Verwaltungs- und Kontrollsysteme unterbreiten. Da dieses Dokument zu den wichtigsten Unterlagen zählt, auf die die Kommission im Rahmen der geteilten Mittelverwaltung des Gemeinschaftshaushalts zurückgreift, um zu prüfen, ob die Mitgliedstaaten die betreffende finanzielle Unterstützung gemäß den geltenden Regeln und Grundsätzen zum Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft verwenden, müssen die Informationen, die dieses Dokument enthalten sollte, im Einzelnen festgelegt werden. (7) Um einheitliche Standards für die Programmplanung, das Follow-up der Fondsdurchführung sowie die Prüfung und Bescheinigung von Ausgaben aufzustellen, müssen die Inhalte des Mehrjahresprogramms, des Jahresprogramms, des Fortschrittsberichts, des Schlussberichts, der Zahlungsanträge sowie der Prüfstrategie, des jährlichen Prüfberichts, der Gültigkeitserklärung und der Ausgabenbescheinigung genau angegeben werden. (8) Da die Mitgliedstaaten gehalten sind, Unregelmäßigkeiten zu melden und zu überwachen sowie im Rahmen der Finanzierung aus dem Fonds zu Unrecht gezahlte Beträge wiedereinzuziehen, müssen die Anforderungen für die der Kommission zu übermittelnden Daten festgelegt werden. (9) Erfahrungsgemäß sind sich die Bürger der Europäischen Union unzureichend bewusst, welche Rolle der Gemeinschaft bei Finanzierungsprogrammen zukommt. Daher sollten die Informations- und Publizitätsmaßnahmen, die erforderlich sind, um diese Kommunikations- und Informationslücke zu schließen, im Einzelnen festgelegt werden. (10) Der Transparenz halber und um sicherzustellen, dass Informationen über etwaige Finanzierungsmöglichkeiten weit verbreitet werden und allen interessierten Kreisen zur Verfügung stehen, sollten die Mindestmaßnahmen, die erforderlich sind, um potenzielle Endbegünstigte über die von der Gemeinschaft und den Mitgliedstaaten gemeinsam über den Fonds angebotenen Finanzierungsmöglichkeiten zu informieren, vorgegeben werden. Um die Transparenz hinsichtlich der Verwendung der Fondsmittel zu verbessern, sollten das Verzeichnis der Endbegünstigten, die Bezeichnungen der Projekte und der Betrag der den Projekten zugewiesenen öffentlichen Mittel veröffentlicht werden. (11) Aufgrund der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr ( 2 ) und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr ( 3 ) ist im Zusammenhang mit den Informations- und Publizitätsmaßnahmen und den Prüftätigkeiten im Rahmen der vorliegenden Entscheidung vorzusehen, dass die Kommission und die Mitgliedstaaten jede unbefugte Weitergabe von personenbezogenen Daten oder jeden unbefugten Zugriff darauf verhindern müssen, und es ist festzulegen, zu welchem Zweck die Kommission und die Mitgliedstaaten solche Daten verarbeiten dürfen. (12) Die Verwendung elektronischer Mittel für den Austausch von Informationen und finanziellen Daten zwischen den Mitgliedstaaten und der Kommission führt zur Vereinfachung, zu größerer Effizienz und Transparenz sowie zu Zeitersparnis. Um diese Vorteile voll auszuschöpfen und gleichzeitig die Sicherheit des Austauschs zu gewährleisten, kann die Kommission ein gemeinsames computergestütztes System einrichten. (13) Zur Gewährleistung einer wirksamen, den Grundsätzen einer wirtschaftlichen Haushaltsführung entsprechenden Durchführung des Fonds in den Mitgliedstaaten sind eine Reihe gemeinsamer Bestimmungen für die Förderfähigkeit der Ausgaben im Rahmen des Fonds zu erlassen. Um den Verwaltungsaufwand für die Endbegünstigten und die benannten Behörden zu verringern, sollten unter bestimmten Bedingungen für die Förderfähigkeit der indirekten Kosten Pauschalsätze festgelegt werden. (14) Gemäß Artikel 3 des Protokolls über die Position des Vereinigten Königreichs und Irlands im Anhang des Vertrages über die Europäische Union und des Vertrages zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft ist das Vereinigte Königreich an den Basisrechtsakt und damit an diese Entscheidung gebunden. (15) Gemäß Artikel 3 des Protokolls über die Position des Vereinigten Königreichs und Irlands im Anhang des Vertrages über die Europäische Union und des Vertrages zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft ist Irland an den Basisrechtsakt und damit an diese Entscheidung gebunden. (16) Gemäß Artikel 2 des Protokolls über die Position Dänemarks im Anhang des Vertrages über die Europäische Union und des Vertrages zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft ist diese Entscheidung für Dänemark nicht verbindlich und diesem Staat gegenüber nicht anwendbar. (17) Die in dieser Entscheidung vorgesehenen Maßnahmen entsprechen der Stellungnahme des Fonds-Verwaltungsausschusses — in Erwägung nachstehender Gründe: HAT FOLGENDE ENTSCHEIDUNG ERLASSEN:







INHALTSVERZEICHNIS Teil I Einleitung Kapitel 1 Gegenstand und Begriffsbestimmungen Artikel 1 Gegenstand Artikel 2 Begriffsbestimmungen Teil II Für alle vier Fonds geltende Bestimmungen Kapitel 1 Benannte Behörden Artikel 3 Gemeinsame Behörden Artikel 4 Beauftragte Behörde Artikel 5 Auslagerung von Aufgaben Kapitel 2 Verwaltungs- und Kontrollsysteme Artikel 6 Verfahrenshandbuch Artikel 7 Durchführung des Fonds durch die zuständige Behörde Artikel 8 Bedingungen, unter denen die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert Artikel 9 Auswahl- und Vergabeverfahren, wenn die zuständige Behörde als Vergabegremium fungiert Artikel 10 Finanzhilfevereinbarungen mit Endbegünstigten, wenn die zuständige Behörde als Vergabegremium fungiert Artikel 11 Durchführungsaufträge Artikel 12 Bestimmung des endgültigen Gemeinschaftsbeitrags Artikel 13 Technische Hilfe Artikel 14 Ausgaben für die technische Hilfe im Falle einer gemeinsamen Behörde Artikel 15 Überprüfungen durch die zuständige Behörde Artikel 16 Prüfpfad Artikel 17 System- und Projektprüfungen Artikel 18 Überprüfungen durch die Bescheinigungsbehörde Kapitel 3 Über die Verwendung der Fondsmittel bereitzustellende Informationen Artikel 19 Grundsatz der Verhältnismäßigkeit Artikel 20 Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme Artikel 21 Änderung der Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme Artikel 22 Programmplanungsdokumente Artikel 23 Änderung der finanziellen Verteilung in Jahresprogrammen Artikel 24 Fortschritts- und Schlussberichte über die Durchführung der Jahresprogramme Artikel 25 Von der Prüfbehörde erstellte Unterlagen Artikel 26 Von der Bescheinigungsbehörde erstellte Unterlagen Kapitel 4 Meldung von Unregelmäßigkeiten Artikel 27 Erste Berichterstattung — Abweichungen Artikel 28 Meldesystem für das Follow-up — Nichteinziehung Artikel 29 Kontakte zu den Mitgliedstaaten Artikel 30 Verwendung der Informationen Kapitel 5 Information und Publizität Artikel 31 Information potenzieller Endbegünstigter Artikel 32 Information der Endbegünstigten Artikel 33 Verantwortlichkeiten der zuständigen Behörde im Zusammenhang mit Informations- und Publizitätsmaßnahmen für die breite Öffentlichkeit Artikel 34 Verantwortlichkeiten der Endbegünstigten im Zusammenhang mit Informations- und Publizitätsmaßnahmen für die breite Öffentlichkeit Artikel 35 Technische Merkmale der Informations- und Publizitätsmaßnahmen für das Projekt Kapitel 6 Personenbezogene Daten Artikel 36 Schutz personenbezogener Daten Kapitel 7 Elektronischer Austausch von Unterlagen Artikel 37 Elektronischer Austausch von Unterlagen Artikel 38 Computergestütztes System für den Austausch von Unterlagen Teil III Nur den Europäischen Flüchtlingsfonds betreffende Bestimmungen Kapitel 1 Bestimmungen für die Förderfähigkeit Artikel 39 Bestimmungen für die Förderfähigkeit Kapitel 2 Verwaltungs- und Kontrollsysteme Artikel 40 Sofortmaßnahmen Artikel 41 Festbetrag für neu angesiedelte Personen Artikel 42 Durchführung der Jahresprogramme Teil IV Schlussbestimmungen Artikel 43 Adressaten ANHÄNGE







TEIL I

EINLEITUNG







KAPITEL 1

Gegenstand und Begriffsbestimmungen

Artikel 1

Gegenstand

(1) In dieser Entscheidung werden Bestimmungen zur Durchführung des Fonds in Bezug auf Folgendes festgelegt:

a) benannte Behörden;

b) Verwaltungs- und Kontrollsysteme;

c) Informationen hinsichtlich der Verwendung der Fondsmittel, die der Kommission von den Mitgliedstaaten zu übermitteln sind;

d) Meldung von Unregelmäßigkeiten;

e) Information und Publizität;

f) personenbezogene Daten;

g) elektronischer Austausch von Unterlagen.

(2) Die nachstehenden Bestimmungen gelten unbeschadet der Verordnung (EURATOM, EG) Nr. 2185/96 des Rates vom 11. November 1996 betreffend die Kontrollen und Überprüfungen vor Ort durch die Kommission zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften vor Betrug und anderen Unregelmäßigkeiten ( 4 ).

Artikel 2

Begriffsbestimmungen

Für diese Entscheidung gelten folgende Begriffsbestimmungen:

— „Basisrechtsakt“: die Entscheidung Nr. 573/2007/EG;

— „Fonds“: der durch den Basisrechtsakt eingerichtete Europäische Flüchtlingsfonds;

— „vier Fonds“: der Europäische Flüchtlingsfonds, der Außengrenzenfonds, der Europäische Rückkehrfonds und der Europäische Fonds für die Integration von Drittstaatsangehörigen, die durch die Entscheidungen Nr. 573/2007/EG, Nr. 574/2007/EG des Europäischen Parlaments und des Rates ( 5 ), Nr. 575/2007/EG des Europäischen Parlaments und des Rates ( 6 ) und 2007/435/EG des Rates ( 7 ) innerhalb des Generellen Programms „Solidarität und Steuerung der Migrationsströme“ eingerichtet wurden;

— „zuständige Behörde“: die von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a des Basisrechtsakts benannte Einrichtung oder Stelle;

— „Bescheinigungsbehörde“: die von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe b des Basisrechtsakts benannte Einrichtung oder Stelle;

— „Prüfbehörde“: die von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe c des Basisrechtsakts benannte Einrichtung oder Stelle;

— „beauftragte Behörde“: die von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe d des Basisrechtsakts benannte Einrichtung oder Stelle;

— „benannte Behörden“: alle von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 25 des Basisrechtsakts benannte Behörden;

— „Maßnahme“: eine der in den Artikeln 3 und 5 des Basisrechtsakts definierten Fondsmaßnahmen;

— „Projekt“: die Mittel, die von den Endbegünstigten der Finanzhilfen praktisch und konkret eingesetzt werden, um eine Aktion ganz oder teilweise durchzuführen;

— „Endbegünstigter“: die für die Durchführung eines Projekts verantwortliche juristische Person, zum Beispiel eine NRO, eine bundes- oder zentralstaatliche, regionale oder örtliche Behörde, eine gemeinnützige Organisation, ein privates oder öffentlich-rechtliches Unternehmen oder eine internationale Organisation;

— „Projektpartner“: jede juristische Person, die ein Projekt in Zusammenarbeit mit einem Endbegünstigten durchführt, indem sie Ressourcen für das Projekt bereitstellt und über den Endbegünstigten einen Teil des Gemeinschaftsbeitrags erhält;

— „strategische Leitlinien“: der durch die Entscheidung 2007/815/EG der Kommission ( 8 ) angenommene Rahmen für die Intervention des Fonds;

— „Priorität“: in den strategischen Leitlinien als Priorität definiertes Maßnahmenpaket;

— „spezifische Priorität“: in den strategischen Leitlinien als spezifische Priorität definiertes Maßnahmenpaket, bei dem der Kofinanzierungssatz gemäß Artikel 14 Absatz 4 des Basisrechtsakts erhöht werden kann;

— „erste amtliche oder gerichtliche Feststellung“: eine erste schriftliche Bewertung einer zuständigen Verwaltungs- oder Gerichtsbehörde, in der diese anhand konkreter Tatsachen zu dem Schluss kommt, dass eine Unregelmäßigkeit vorliegt, auch wenn dieser Schluss aufgrund des weiteren Verlaufs des Verwaltungs- bzw. Gerichtsverfahrens möglicherweise revidiert oder zurückgezogen werden muss;

— „Unregelmäßigkeit“: jeder Verstoß gegen eine Gemeinschaftsbestimmung als Folge einer Handlung oder Unterlassung eines Wirtschaftsteilnehmers, die dadurch einen Schaden für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Union bewirkt hat oder haben würde, dass ihm eine ungerechtfertigte Ausgabe angelastet werden muss oder müsste;

— „mutmaßlicher Betrug“: eine Unregelmäßigkeit, aufgrund derer in dem betreffenden Mitgliedstaat ein Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren eingeleitet wird, um festzustellen, ob ein vorsätzliches Verhalten, insbesondere Betrug im Sinne von Artikel 1 Absatz 1 Buchstabe a des Übereinkommens aufgrund von Artikel K.3 des Vertrages über die Europäische Union über den Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften ( 9 ), vorliegt;

— „Insolvenz“: ein Insolvenzverfahren im Sinne von Artikel 2 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 1346/2000 des Rates ( 10 ),

— „Finanzhilfevereinbarung“: eine Vereinbarung oder ein gleichwertiges Rechtsinstrument, auf deren bzw. dessen Grundlage ein Mitgliedstaat dem Endbegünstigten eine Finanzhilfe zur Durchführung eines Projekts im Rahmen des Fonds gewährt.







TEIL II

FÜR ALLE VIER FONDS GELTENDE BESTIMMUNGEN







KAPITEL 1

Benannte Behörden

Artikel 3

Gemeinsame Behörden

Die Mitgliedstaaten können für mindestens zwei der vier Fonds dieselbe zuständige Behörde, Prüfbehörde oder Bescheinigungsbehörde benennen.

Artikel 4

Beauftragte Behörde

(1) Jede Aufgabenübertragung muss mit dem Grundsatz der wirtschaftlichen Haushaltsführung in Einklang stehen, der eine effiziente und wirksame interne Kontrolle voraussetzt, und es muss sichergestellt sein, dass der Grundsatz der Nichtdiskriminierung beachtet wird und die Erkennbarkeit der Gemeinschaftsfinanzierung gewährleistet ist. Die übertragenen Durchführungsaufgaben dürfen nicht zu Interessenkonflikten führen.

(2) Der Umfang der Aufgaben, die die zuständige Behörde der beauftragten Behörde überträgt, und die genauen Verfahren für die Ausführung der übertragenen Aufgaben werden formal schriftlich festgehalten.

Die Übertragungsverfügung enthält zumindest Folgendes:

a) Verweise auf die einschlägigen gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften;

b) die der beauftragten Behörde übertragene Aufgabe;

c) die Rechte und Pflichten der beauftragten Behörde und die Verantwortlichkeiten, die sie übernimmt;

d) die Verpflichtung der beauftragten Behörde, eine für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben geeignete Organisationsstruktur sowie ein für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben geeignetes Verwaltungs- und Kontrollsystem einzurichten und aufrechtzuerhalten;

e) die Vorgabe, dass eine Zusicherung hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung sowie hinsichtlich der Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Ausführung der übertragenen Aufgaben abzugeben ist.

(3) Die Aufgabe der zuständigen Behörde, als Ansprechpartner der Kommission gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a des Basisrechtsakts zu fungieren, darf nicht übertragen werden. Die beauftragte Behörde tritt über die zuständige Behörde mit der Kommission in Kontakt.

(4) Handelt es sich bei der beauftragten Behörde nicht um eine öffentliche Verwaltung oder eine dem Privatrecht des Mitgliedstaats unterliegende Einrichtung, die im öffentlichen Auftrag tätig wird, so darf die zuständige Behörde dieser Behörde keine Exekutivbefugnisse übertragen, die mit einem substanziellen Ermessensspielraum für politische Optionen einhergehen.

(5) Die Übertragung von Aufgaben an beauftragte Behörden berührt nicht die Verantwortlichkeit der zuständigen Behörde, die weiterhin die Verantwortung für die von ihr übertragenen Aufgaben trägt.

(6) Hat die zuständige Behörde der beauftragten Behörde Aufgaben übertragen, finden alle Bestimmungen dieser Entscheidung, die die zuständige Behörde betreffen, mutatis mutandis auf die beauftragte Behörde Anwendung.

Artikel 5

Auslagerung von Aufgaben

Die benannten Behörden können gewisse Aufgaben auslagern, tragen aber im Einklang mit den in den Artikeln 27, 29 und 30 des Basisrechtsakts festgelegten Verantwortlichkeiten weiterhin die Verantwortung für die ausgelagerten Aufgaben.







KAPITEL 2

Verwaltungs- und Kontrollsysteme

Artikel 6

Verfahrenshandbuch

Im Einklang mit Artikel 31 Absatz 2 des Basisrechtsakts erstellen die Mitgliedstaaten unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit ein Handbuch mit den Verfahren und praktischen Modalitäten in Bezug auf:

a) die Arbeitsweise der benannten Behörden;

b) Vorkehrungen, die eine angemessene Aufgabentrennung gewährleisten;

c) gegebenenfalls die Überwachung der beauftragten Behörden und ausgelagerter Aufgaben;

d) die Aufstellung der Mehrjahres- und Jahresprogramme;

e) die Festlegung der Prüfstrategie und der jährlichen Prüfpläne;

f) die Auswahl der Projekte, die Vergabe von Finanzhilfen sowie die Begleitung und finanzielle Abwicklung der Projekte;

g) den Umgang mit Unregelmäßigkeiten, Finanzkorrekturen und Wiedereinziehungen;

h) die Vorbereitung und Durchführung von Prüfungen;

i) die Erstellung von Prüfberichten und Erklärungen;

j) die Ausgabenbescheinigung;

k) die Bewertung des Programms;

l) die Berichterstattung an die Kommission;

m) den Prüfpfad.

Artikel 7

Durchführung des Fonds durch die zuständige Behörde

(1) Im Hinblick auf die Durchführung des Fonds kann die zuständige Behörde als Vergabegremium und/oder als Durchführungsstelle fungieren.

(2) In den Fällen, in denen die zuständige Behörde die Projekte durchführt, stützt sie sich als Vergabegremium grundsätzlich auf jährliche offene Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen.

Weder die zuständige Behörde noch eine beauftragte Behörde sind im Rahmen einer solchen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen zur Antragstellung berechtigt.

In hinlänglich begründeten Fällen, einschließlich der Fortführung von Mehrjahresprojekten im Einklang mit Artikel 14 Absatz 6 des Basisrechtsakts, die nach einer vorangegangenen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ausgewählt wurden, oder in Notsituationen können Finanzhilfen ohne Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen gewährt werden.

(3) Die zuständige Behörde fungiert als Durchführungsstelle, wenn sie beschließt, die Projekte direkt durchzuführen, weil aufgrund der Projektmerkmale wie beispielsweise einer De-jure-Monopolstellung oder aus Sicherheitsgründen keine andere Durchführungsoption in Frage kommt. In diesen Fällen finden die Bestimmungen, die den Endbegünstigten betreffen, mutatis mutandis auf die zuständige Behörde Anwendung.

Artikel 8

Bedingungen, unter denen die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert

(1) Die Gründe, die dazu geführt haben, dass die zuständige Behörde als für die Durchführung der Projekte verantwortliche Stelle fungiert, werden erläutert und im Rahmen des betreffenden Jahresprogramms der Kommission mitgeteilt.

(2) Bei der Durchführung der Projekte trägt die zuständige Behörde dafür Sorge, dass dem Grundsatz eines ausgewogenen Preis-Leistungs-Verhältnisses Rechnung getragen wird und Interessenkonflikte vermieden werden.

(3) Die zuständige Behörde kann die im Einklang mit Artikel 7 Absatz 3 ausgewählten Projekte direkt und/oder in Zusammenarbeit mit einer nationalen Behörde durchführen, die aufgrund des Fachwissens ihrer Mitarbeiter, ihres hohen Spezialisierungsgrades oder ihrer Verwaltungsbefugnisse eine entsprechende Kompetenz besitzt. Die wichtigsten an der Durchführung der Projekte beteiligten nationalen Behörden werden auch in dem betreffenden Jahresprogramm genannt.

(4) Die Verwaltungsentscheidung zur Kofinanzierung eines Projekts im Rahmen des Fonds enthält die Angaben, die erforderlich sind, um die kofinanzierten Produkte und Dienstleistungen überwachen und die Ausgaben überprüfen zu können. Alle relevanten Bestimmungen, die in Artikel 10 Absatz 2 für Finanzhilfevereinbarungen festgelegt sind, werden in einem entsprechenden Rechtsinstrument angegeben.

(5) Der Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms enthält Angaben zu den Verfahren und Modalitäten, die eine angemessene Aufgabentrennung, eine wirksame Kontrolle und einen hinlänglichen Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften gewährleisten sollen, und erläutert, wie Interessenkonflikte vermieden wurden.

(6) Ist davon auszugehen, dass die zuständige Behörde regelmäßig als Durchführungsstelle für aus dem Fonds kofinanzierte Projekte fungieren wird,

a) darf die Prüfbehörde nicht Teil derselben Einrichtung sein wie die zuständige Behörde, es sei denn, ihre Unabhängigkeit in Bezug auf Prüfungen ist gewährleistet und sie erstattet einer anderen Stelle außerhalb der Einrichtung, zu der sie und die zuständige Behörde gehören, Bericht;

b) darf sich die Tatsache, dass die zuständige Behörde auch Projekte direkt durchführt, nicht nachteilig auf die in Artikel 27 des Basisrechtsakts genannten Aufgaben der zuständigen Behörde auswirken.

(7) Ist davon auszugehen, dass eine beauftragte Behörde als Durchführungsstelle für aus dem Fonds kofinanzierte Projekte fungieren wird, so darf diese beauftragte Behörde nicht der einzige Endbegünstigte der Mittel sein, mit deren Verwaltung sie beauftragt wurde.

Artikel 9

Auswahl- und Vergabeverfahren, wenn die zuständige Behörde als Vergabegremium fungiert

(1) Die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen gemäß Artikel 7 Absatz 2 werden in einer Form veröffentlicht, die eine möglichst breite Bekanntmachung bei den potenziellen Begünstigten gewährleistet. Etwaige Änderungen des Inhalts der Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen werden unter denselben Bedingungen veröffentlicht.

Die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen enthalten folgende Angaben:

a) die Ziele;

b) die Auswahlkriterien, die mit Artikel 14 Absatz 5 des Basisrechtsakts in Einklang stehen müssen, und die entsprechenden Unterlagen;

c) die Modalitäten für eine Finanzierung durch die Gemeinschaft und gegebenenfalls von nationaler Seite;

d) die Modalitäten und die Frist für die Einreichung der Vorschläge.

(2) Die zuständige Behörde trägt für die Zwecke der Auswahl der Projekte und die Vergabe von Finanzhilfen dafür Sorge, dass die potenziellen Begünstigten über die folgenden besonderen Bedingungen für die durchzuführenden Projekte informiert werden:

a) die Bestimmungen für die Förderfähigkeit der Ausgaben,

b) die Durchführungsfrist und

c) die aufzubewahrenden und mitzuteilenden finanziellen und sonstigen Informationen.

Bevor die zuständige Behörde eine Vergabeentscheidung trifft, vergewissert sie sich, dass der Endbegünstigte und/oder die Projektpartner in der Lage sind, diese Bedingungen zu erfüllen.

(3) Die zuständige Behörde stellt sicher, dass die Projekte, für die Finanzhilfen vergeben wurden, einer formalen, fachlichen und haushaltstechnischen Prüfung und einer qualitativen Bewertung anhand der in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen festgelegten Kriterien unterzogen worden waren. Die Gründe für die Ablehnung der anderen Projekte sind festzuhalten.

(4) Die Mitgliedstaaten bestimmen, welche Stelle zur Projektvergabe befugt ist, und stellen sicher, dass in jedem Fall Interessenkonflikte vermieden werden, insbesondere wenn es sich bei den Antragstellern um nationale Einrichtungen oder Stellen handelt.

(5) Die Vergabeentscheidung enthält zumindest folgende Angaben: den Namen des Endbegünstigten und/oder der Projektpartner, die wesentlichen Projektdetails und die operativen Projektziele, den Höchstbetrag der Kofinanzierung aus dem Fonds und den Höchstsatz für die Kofinanzierung der gesamten förderfähigen Kosten.

(6) Jeder Antragsteller wird schriftlich über die Ergebnisse des Auswahlverfahrens mit Erläuterungen zu den Auswahlentscheidungen benachrichtigt. Sofern in den innerstaatlichen Rechtsvorschriften vorgesehen, wird das entsprechende Überprüfungsverfahren angegeben.

Artikel 10

Finanzhilfevereinbarungen mit Endbegünstigten, wenn die zuständige Behörde als Vergabegremium fungiert

(1) Die zuständige Behörde legt detaillierte Projektverwaltungsverfahren fest, die unter anderem Folgendes abdecken:

a) die Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarungen mit den ausgewählten Endbegünstigten;

b) die Weiterverfolgung der Vereinbarungen und gegebenenfalls deren Änderung durch ein System der administrativen Projektbegleitung (Schriftwechsel, Ausarbeitung und Überwachung von Änderungen und Mahnschreiben, Entgegennahme und Bearbeitung von Berichten usw.).

(2) In den Finanzhilfevereinbarungen wird unter anderem Folgendes festgelegt:

a) der Höchstbetrag der Finanzhilfe;

b) der Höchstsatz des Gemeinschaftsbeitrags im Einklang mit Artikel 14 Absatz 4 bzw. Artikel 21 Absatz 3 des Basisrechtsakts;

c) eine ausführliche Beschreibung des geförderten Projekts mit Zeitplan;

d) gegebenenfalls der Teil der Aufgaben und der entsprechenden Kosten, den der Endbegünstigte an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt;

e) der vereinbarte Kostenvoranschlag und Finanzierungsplan für das Projekt, einschließlich des festgelegten Anteils der indirekten Kosten gemäß Anhang 11 betreffend die Regeln für die Förderfähigkeit von Ausgaben;

f) der Zeitplan und Bestimmungen zur Durchführung der Vereinbarung (Berichterstattungspflichten, Änderungen und Kündigung);

g) die operativen Projektziele und die zugrunde zu legenden Indikatoren;

h) die Definition der förderfähigen Kosten;

i) die Bedingungen für die Zahlung der Finanzhilfe und Buchführungsbestimmungen;

j) die Bedingungen betreffend den Prüfpfad;

k) die entsprechenden Datenschutzbestimmungen;

l) die entsprechenden Publizitätsbestimmungen.

(3) Gegebenenfalls tragen die Endbegünstigten dafür Sorge, dass alle Projektpartner denselben Verpflichtungen unterliegen wie sie selbst. Die Projektpartner tragen eine Mitverantwortung, aber letzten Endes ist der Endbegünstigte für die Einhaltung der Vertragsbedingungen durch ihn selbst und alle Projektpartner verantwortlich.

Die Endbegünstigten bewahren beglaubigte Kopien der Buchführungsunterlagen auf, die die Einnahmen und Ausgaben der Projektpartner im Zusammenhang mit dem betreffenden Projekt belegen.

(4) Die Finanzierungsvereinbarungen sehen ausdrücklich die Befugnis der Kommission und des Rechnungshofs vor, Kontrollen an Ort und Stelle und Belegkontrollen bei allen Endbegünstigten, Projektpartnern und Unterauftragnehmern durchzuführen.

Artikel 11

Durchführungsaufträge

Unbeschadet der geltenden Vorschriften der Gemeinschaft und der Mitgliedstaaten über die Vergabe öffentlicher Aufträge wird in den Finanzhilfevereinbarungen festgelegt, dass im Rahmen der Projektdurchführung die Endbegünstigten und/oder die Projektpartner nach einer Ausschreibung dem wirtschaftlich günstigsten Angebot, d. h. dem Angebot mit dem besten Verhältnis zwischen Qualität und Preis, den Zuschlag erteilen, wobei sie dafür Sorge tragen, dass es nicht zu einem Interessenkonflikt kommt. Unbeschadet der geltenden Vorschriften der Gemeinschaft und der Mitgliedstaaten über die Vergabe öffentlicher Aufträge können jedoch Aufträge im Wert von unter 5 000 EUR auf der Grundlage eines einzigen Angebots ohne Ausschreibung vergeben werden.

Artikel 12

Bestimmung des endgültigen Gemeinschaftsbeitrags

Für die Berechnung des endgültigen Betrags, der dem Endbegünstigten gezahlt wird, gilt die Voraussetzung, dass der gesamte Gemeinschaftsbeitrag für das jeweilige Projekt der niedrigste der folgenden drei Beträge ist:

a) in der Finanzhilfevereinbarung angegebener Höchstbetrag,

b) maximale Kofinanzierung, die sich aus der Multiplikation der gesamten förderfähigen Kosten des betreffenden Projekts mit dem in Artikel 14 Absatz 4 bzw. Artikel 21 Absatz 3 des Basisrechtsakts festgelegten Prozentsatz (d. h. 50 %, 75 % oder 80 %) ergibt, und

c) Betrag aufgrund der Anwendung des Grundsatzes des Gewinnverbots gemäß Ziffer I.3.3 von Anhang 11.

Artikel 13

Technische Hilfe

(1) Die technische Hilfe auf Initiative der Kommission gemäß Artikel 15 des Basisrechtsakts kann bis zu 100 % aus dem Fonds finanziert werden.

(2) Die technische Hilfe auf Initiative der Mitgliedstaaten gemäß Artikel 16 des Basisrechtsakts kann bis zu 100 % aus dem Fonds finanziert werden.

(3) Die technische Hilfe auf Initiative der Kommission oder der Mitgliedstaaten kann in Form von Beschaffungsaufträgen, Sachverständigenhonoraren und/oder Verwaltungsausgaben im Einklang mit den Förderfähigkeitsbestimmungen in Teil III, Kapitel 1 erfolgen.

Artikel 14

Ausgaben für die technische Hilfe im Falle einer gemeinsamen Behörde

(1) Sind eine oder mehrere benannte Behörden für mindestens zwei der vier Fonds zuständig, können die Mittel für die Ausgaben im Zusammenhang mit der technischen Hilfe in jedem der betreffenden Jahresprogramme teilweise oder ganz zusammengefasst werden.

(2) Die Ausgaben für die technische Hilfe werden den betreffenden Fonds vorzugsweise anhand einfacher Verteilungsschlüssel zugewiesen, die den jeweiligen Anteilen Rechnung tragen. Diese Verteilungsschlüssel dürfen nicht zu einer Erhöhung des Höchstbetrags der Ausgaben für die technische Hilfe im Rahmen der jeweiligen Jahresprogramme führen.

Artikel 15

Überprüfungen durch die zuständige Behörde

(1) Die von der zuständigen Behörde oder unter ihrer Verantwortung gemäß Artikel 27 Absatz 1 Buchstabe g des Basisrechtsakts durchzuführenden Überprüfungen betreffen gegebenenfalls administrative, finanzielle, technische und materielle Aspekte der Projekte.

Die Überprüfungen sollen gewährleisten, dass die geltend gemachten Ausgaben tatsächlich getätigt wurden und für den Zweck des Projekts gerechtfertigt sind, dass die genehmigten Projekte im Einklang mit den Finanzhilfevereinbarungen durchgeführt wurden, dass der Gemeinschaftsbeitrag den Bestimmungen, insbesondere zur Finanzierungsstruktur gemäß Artikel 14 des Basisrechtsakts, entspricht, dass die vom Endbegünstigten eingereichten Erstattungsanträge korrekt sind und dass die Projekte und Ausgaben mit den gemeinschaftlichen und einzelstaatlichen Bestimmungen in Einklang stehen und eine Doppelfinanzierung von Ausgaben im Rahmen anderer gemeinschaftlicher oder einzelstaatlicher Regelungen oder anderer Programmplanungszeiträume ausgeschlossen ist.

Außerdem umfassen die Überprüfungen:

a) administrative und finanzielle Überprüfungen jedes Erstattungsantrags der Endbegünstigten;

b) Überprüfungen der Relevanz, Korrektheit und Förderfähigkeit der von den Endbegünstigten angegebenen Ausgaben, Einnahmen und durch zweckgebundene Einnahmen gedeckten Kosten, zumindest auf der Grundlage einer repräsentativen Stichprobe von Belegen, die alle Rubriken des der Finanzhilfevereinbarung beigefügten Kostenvoranschlags abdecken;

c) Vor-Ort-Kontrollen einzelner Projekte, zumindest auf der Grundlage einer Stichprobe von Projekten unterschiedlicher Art und Größenordnung und unter Berücksichtigung bereits ermittelter Risikofaktoren, damit eine hinreichende Gewähr für die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge in Bezug auf das von der zuständigen Behörde ermittelte Risiko erlangt wird.

Die unter den Buchstaben a und b genannten Überprüfungen müssen nicht vorgenommen werden, wenn dem Endbegünstigten die Verpflichtung auferlegt wird, eine Prüfbescheinigung eines unabhängigen Prüfers vorzulegen, die alle unter den Buchstaben a und b genannten Aspekte abdeckt.

(2) Für jede Überprüfung werden Aufzeichnungen geführt, in denen die durchgeführten Arbeiten, der Zeitpunkt, die Ergebnisse und die Maßnahmen festgehalten werden, die im Zusammenhang mit den festgestellten Fehlern getroffen wurden. Die zuständige Behörde trägt dafür Sorge, dass sämtliche Belege für die vorgenommenen Überprüfungen zur Einsicht durch die Kommission und den Rechnungshof nach Projektabschluss fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Dieser Zeitraum wird im Falle von Gerichtsverfahren oder auf ordnungsgemäß begründeten Antrag der Kommission unterbrochen.

(3) Fungiert die zuständige Behörde im Rahmen des Jahresprogramms als Durchführungsstelle gemäß Artikel 7 Absatz 3, so werden die in Absatz 1 genannten Überprüfungen im Einklang mit dem Grundsatz einer angemessenen Aufgabentrennung durchgeführt.

Artikel 16

Prüfpfad

(1) Ein Prüfpfad gilt als hinreichend im Sinne von Artikel 27 Absatz 1 Buchstabe k des Basisrechtsakts, wenn er folgende Kriterien erfüllt:

a) er ermöglicht den Abgleich zwischen den der Kommission bescheinigten Beträgen einerseits und den detaillierten Buchführungsunterlagen und den Belegen andererseits, die von der Bescheinigungsbehörde, der zuständigen Behörde, den beauftragten Behörden und den Endbegünstigten für die aus dem Fonds kofinanzierten Projekte aufbewahrt werden;

b) er ermöglicht die Überprüfung der Auszahlung des öffentlichen Beitrags an den Endbegünstigten sowie der Zuweisung und Überweisung der aus dem Fonds bereitgestellten Gemeinschaftsmittel sowie anderer Kofinanzierungsbeiträge zu dem Projekt;

c) er ermöglicht die Überprüfung der Anwendung der für das Jahresprogramm festgelegten Auswahlkriterien;

d) er umfasst für jedes Projekt gegebenenfalls die technischen Spezifikationen und den Finanzierungsplan, die Unterlagen über die Bewilligung der Finanzhilfe, die Unterlagen zu den Verfahren für die Vergabe öffentlicher Aufträge und die Berichte über die durchgeführten Kontrollen und Prüfungen.

(2) Die zuständige Behörde trägt dafür Sorge, dass der Ablageort aller Unterlagen im Zusammenhang mit bestimmten im Rahmen des Fonds getätigten Zahlungen verzeichnet wird.

Artikel 17

System- und Projektprüfungen

(1) Die Prüfungen gemäß Artikel 30 Absatz 1 Buchstaben a und b des Basisrechtsakts werden bezüglich der von den Mitgliedstaaten eingerichteten Verwaltungs- und Kontrollsysteme und einer Stichprobe von Projekten durchgeführt, die nach einem von der Prüfbehörde genehmigten Verfahren ausgewählt wurden.

Die ausgewählte Stichprobe

a) umfasst Projekte von unterschiedlicher Art und Größenordnung;

b) trägt den durch die Kontrollen der Mitgliedstaaten oder der Gemeinschaft ermittelten Risikofaktoren und den Kosten-Nutzen-Aspekten der Überprüfungen Rechnung.

In die Stichprobe sind zumindest anteilig auch Projekte einzubeziehen, die von der als Durchführungsstelle fungierenden zuständigen Behörde durchgeführt werden.

Das zur Auswahl der Stichprobe herangezogene Verfahren wird dokumentiert.

(2) Die Prüfung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme deckt jeden der folgenden Vorgänge vor dem Jahr 2013 mindestens einmal ab: Programmplanung, Übertragung von Aufgaben, Projektauswahl und -vergabe, Projektbegleitung, Zahlung, Ausgabenbescheinigung, Berichterstattung an die Kommission, Feststellung etwaiger Unregelmäßigkeiten und Umgang mit solchen Unregelmäßigkeiten sowie Bewertung der Programme.

(3) Die Projektprüfungen werden vor Ort anhand der vom Endbegünstigten und/oder den Projektpartnern geführten Unterlagen und Aufzeichnungen vorgenommen. Dabei wird geprüft, ob

a) das Projekt den Auswahlkriterien für das Jahresprogramm entspricht, ob es im Einklang mit der Finanzhilfevereinbarung durchgeführt wurde und ob es gegebenenfalls die geltenden Bedingungen in Bezug auf Funktionalität und Verwendung oder die zu erreichenden Ziele erfüllt,

b) die geltend gemachten Ausgaben mit den im Besitz des Endbegünstigten und/oder der Projektpartner befindlichen Buchführungsunterlagen und Belegen übereinstimmen und diese Unterlagen mit den Belegen übereinstimmen, die von der zuständigen Behörde oder einer beauftragten Behörde aufbewahrt werden;

c) die Ausgabenposten die in Anhang 11 genannten Förderfähigkeitskriterien, die Anforderungen des nationalen Auswahlverfahrens und die Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung erfüllen und den tatsächlich durchgeführten Arbeiten sowie gegebenenfalls anderen gemeinschaftlichen oder einzelstaatlichen Bestimmungen entsprechen;

d) die tatsächliche oder vorgesehene Zweckbestimmung des Projekts den Zielen und Maßnahmen nach Artikel 3, 5 und 16 des Basisrechtsakts entspricht und gegebenenfalls die Zielgruppe abdeckt;

e) der öffentliche oder private Beitrag im Einklang mit Artikel 14 Absatz 2 des Basisrechtsakts an den Endbegünstigten ausgezahlt wurde;

f) ein hinreichender Prüfpfad vorhanden ist;

g) keine Interessenkonflikte bestehen und ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis erzielt wurde, insbesondere dann, wenn die zuständige Behörde als für die Durchführung des Projekts verantwortliche Stelle fungiert.

(4) Nur Ausgaben, die unter eine Prüfung nach Absatz 3 fallen, werden dem Betrag der gemäß Artikel 30 Absatz 1 Buchstabe b des Basisrechtsakts geprüften Ausgaben zugerechnet. Wird die Prüfung vor Abschluss des Projekts durchgeführt, werden nur die tatsächlich geprüften Ausgaben bei der Berechnung des erfassten Anteils berücksichtigt.

(5) Sind ermittelte Probleme offenbar systembedingt, wodurch ein Risiko für andere Projekte entstehen kann, so stellt die Prüfbehörde sicher, dass weitere Untersuchungen — einschließlich erforderlichenfalls zusätzlicher Prüfungen — durchgeführt werden, um das Ausmaß solcher Probleme festzustellen. Die zuständigen Behörden treffen die erforderlichen Präventiv- und Abhilfemaßnahmen.

(6) Die Prüfbehörde zieht Schlussfolgerungen aus den Ergebnissen der Prüfungen im Zusammenhang mit den bei der Kommission geltend gemachten Ausgaben und übermittelt diese Schlussfolgerungen im jährlichen Prüfbericht an die Kommission. Bei Jahresprogrammen, bei denen die Fehlerquote über der Erheblichkeitsschwelle von 2 % des Gemeinschaftsbeitrags liegt, analysiert die Prüfbehörde die Signifikanz der Fehler und ergreift die erforderlichen Maßnahmen, einschließlich der Erteilung geeigneter Empfehlungen, die zumindest im jährlichen Prüfbericht mitgeteilt werden.

Artikel 18

Überprüfungen durch die Bescheinigungsbehörde

(1) Hat die Prüfbehörde eine eingeschränkt positive oder eine negative Stellungnahme zum Funktionieren der Verwaltungs- und Kontrollsysteme abgegeben, überprüft die Bescheinigungsbehörde, ob die entsprechenden Informationen der Kommission übermittelt worden sind. Sie trägt auch dafür Sorge, dass die zuständige Behörde einen geeigneten Aktionsplan durchführt, damit die Verwaltungs- und Kontrollsysteme wieder wirksam funktionieren und die Auswirkungen des mangelhaften Funktionierens der Systeme auf die Ausgabenerklärung bewertet werden.

(2) Wird der Zahlungsantrag oder die Rückzahlungserklärung von der Prüfbehörde im Hinblick auf den Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms nicht validiert, trägt die Bescheinigungsbehörde dafür Sorge, dass unverzüglich ein korrekter Zahlungsantrag bzw. eine korrekte Rückzahlungserklärung erstellt wird.







KAPITEL 3

Über die Verwendung der Fondsmittel bereitzustellende Informationen

Artikel 19

Grundsatz der Verhältnismäßigkeit

(1) Gemäß Artikel 9 Absatz 2 des Basisrechtsakts kann sich der Umfang der einem Mitgliedstaat über die Verwendung der Fondsmittel vorliegenden Informationen, die der Kommission in den in diesem Kapitel genannten Unterlagen zu übermitteln sind, nach dem Betrag des dem betreffenden Mitgliedstaat zugewiesenen Gemeinschaftsbeitrags bestimmen; gegebenenfalls können diese Informationen zusammenfassend dargestellt werden.

(2) Auf Anfrage der Kommission sind von dem Mitgliedstaat jedoch detaillierte Informationen zu übermitteln. Die Kommission kann solche Informationen verlangen, wenn sie diese offenkundig benötigt, um ihren Verpflichtungen aus dem Basisrechtsakt und der Haushaltsordnung angemessen nachzukommen.

Artikel 20

Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme

(1) Die Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme gemäß Artikel 31 Absatz 4 und Artikel 32 Absatz 2 des Basisrechtsakts wird nach dem Muster in Anhang 1 vorgelegt.

(2) Die zuständige Behörde validiert die Beschreibung der von beauftragten Behörden implementierten Systeme. Jede benannte Behörde bestätigt die Korrektheit der sie betreffenden Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme. Außerdem bestätigt die Prüfbehörde die Vollständigkeit der Beschreibung.

(3) Im Zuge der Überprüfung der Beschreibung kann die Kommission Klarstellungen erbeten und Maßnahmen vorschlagen, die zu treffen sind, damit den Bestimmungen des Basisrechtsakts nachgekommen wird. Erforderlichenfalls können Beamte der Kommission oder deren ermächtigte Vertreter Vor-Ort-Kontrollen durchführen.

(4) Ist die zuständige Behörde für mindestens zwei der vier Fonds dieselbe oder finden für mindestens zwei der Fonds gemeinsame Systeme Anwendung, kann eine Beschreibung der gemeinsamen Verwaltungs- und Kontrollsysteme vorgelegt werden, in der gegebenenfalls etwaige Besonderheiten hervorgehoben werden.

Artikel 21

Änderung der Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme

(1) Die zuständige Behörde

a) teilt bei der Vorlage des Entwurfs des Jahresprogramms mit, ob an den Verwaltungs- und Kontrollsystemen Änderungen vorgenommen wurden;

b) setzt die Kommission von wesentlichen Änderungen spätestens dann in Kenntnis, wenn solche Änderungen wirksam geworden sind;

c) übermittelt im Falle mehrerer wesentlicher Änderungen auf Anfrage der Kommission eine geänderte Beschreibung.

(2) Wesentliche Änderungen sind Änderungen, die sich voraussichtlich auf die Trennung der Aufgaben, die Wirksamkeit der Auswahl-, Vergabe-, Kontroll- und Zahlungsverfahren und auf die Kommunikation mit der Kommission auswirken. Dazu gehören insbesondere Änderungen, die eine der benannten Behörden, das Buchführungssystem und die Zahlungs- und Bescheinigungsverfahren betreffen.

(3) Im Falle einer Änderung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme ist wie in Artikel 20 festgelegt zu verfahren.

Artikel 22

Programmplanungsdokumente

(1) Die Mitgliedstaaten legen der Kommission nach dem Muster in Anhang 2 ein Mehrjahresprogramm gemäß Artikel 18 des Basisrechtsakts vor.

(2) Die Mitgliedstaaten legen der Kommission nach dem Muster in Anhang 3 die Jahresprogramme gemäß Artikel 20 des Basisrechtsakts vor.

(3) In den Finanzplänen zum Mehrjahresprogramm werden die veranschlagten Beträge nach den in den strategischen Leitlinien vorgegebenen Prioritäten aufgeschlüsselt.

In den Finanzplänen zu den Jahresprogrammen werden die veranschlagten Beträge nach den in Artikel 3 Absatz 1 des Basisrechtsakts genannten Maßnahmenkategorien mit einem Verweis auf die Prioritäten aufgeschlüsselt.

Artikel 23

Änderung der finanziellen Verteilung in Jahresprogrammen

▼M1

(1) Im Hinblick auf eine Änderung des von der Kommission gemäß Artikel 20 Absatz 5 des Basisrechtsakts gebilligten Jahresprogramms legt der betreffende Mitgliedstaat der Kommission spätestens drei Monate vor Ablauf des Förderzeitraums einen geänderten Entwurf des Jahresprogramms vor. Die Kommission prüft das geänderte Programm und billigt es so rasch wie möglich nach dem in Artikel 20 Absatz 5 des Basisrechtsakts festgelegten Verfahren.

▼B

(2) Änderungen der finanziellen Verteilung ohne Änderung des Jahresprogramms nach Absatz 1 dürfen 10 % des gesamten Beitrags aus dem Fonds nicht überschreiten und werden nur dann gestattet, wenn sie aus Gründen, auf die die zuständige Behörde keinen Einfluss hat, gerechtfertigt sind. Derartige Änderungen sind im Fortschrittsbericht und/oder im Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms hinreichend zu begründen.

Artikel 24

Fortschritts- und Schlussberichte über die Durchführung der Jahresprogramme

(1) Die Mitgliedstaaten legen der Kommission nach dem Muster in Anhang 4 die Fortschrittsberichte über die Durchführung des Jahresprogramms und die Zahlungsanträge gemäß Artikel 39 Absatz 4 des Basisrechtsakts vor.

(2) Die Mitgliedstaaten legen der Kommission nach dem Muster in Anhang 5 die Schlussberichte über die Durchführung des Jahresprogramms und die Zahlungsanträge gemäß Artikel 40 Absatz 1 Buchstabe b des Basisrechtsakts vor.

(3) In den Finanztabellen zu den Fortschritts- und den Schlussberichten werden die Beträge sowohl nach den in den strategischen Leitlinien vorgegebenen Prioritäten als auch nach den Projekten, die sich auf die einzelnen in Artikel 3 Absatz 1 des Basisrechtsakts genannten Maßnahmenkategorien beziehen, aufgeschlüsselt.

Artikel 25

Von der Prüfbehörde erstellte Unterlagen

(1) Die Prüfstrategie gemäß Artikel 30 Absatz 1 Buchstabe c des Basisrechtsakts wird nach dem Muster in Anhang 6 aufgestellt.

(2) Außer wenn der jährliche Beitrag der Gemeinschaft für jedes der beiden letzten von der Kommission angenommenen Jahresprogramme unter einer Million Euro liegt, legt die Prüfbehörde ab 2009 vor dem 15. Februar jedes Jahres einen jährlichen Prüfplan vor. Der Prüfplan wird nach dem Muster in Anhang 6 als Anhang zur Prüfstrategie aufgestellt. Im Falle einer einheitlichen Prüfstrategie gemäß Artikel 30 Absatz 2 des Basisrechtsakts kann ein einheitlicher jährlicher Prüfplan vorgelegt werden.

(3) Der Prüfbericht und die Stellungnahmen gemäß Artikel 30 Absatz 3 Buchstabe a und Artikel 30 Absatz 3 Buchstabe b des Basisrechtsakts stützen sich auf die entsprechend der Prüfstrategie durchgeführten System- und Projektprüfungen und werden nach den Mustern in den Anhängen 7.A und 7.B erstellt.

(4) Die Gültigkeitserklärung gemäß Artikel 30 Absatz 3 Buchstabe c des Basisrechtsakts stützt sich auf sämtliche von der Prüfbehörde durchgeführten Prüftätigkeiten und erforderlichenfalls auf zusätzliche Kontrollen. Die Gültigkeitserklärung wird nach dem Muster in Anhang 7.C erstellt.

(5) Kann aufgrund einer Einschränkung des Prüfungsumfangs oder aufgrund des Ausmaßes der aufgedeckten vorschriftswidrigen Ausgaben keine uneingeschränkt positive Stellungnahme im Rahmen der jährlichen Stellungnahme gemäß Artikel 30 Absatz 3 Buchstabe b des Basisrechtsakts oder der Erklärung gemäß Artikel 30 Absatz 3 Buchstabe c abgegeben werden, so nennt die Prüfbehörde die Gründe hierfür und schätzt das Ausmaß des Problems sowie dessen finanzielle Auswirkungen ab.

Artikel 26

Von der Bescheinigungsbehörde erstellte Unterlagen

(1) Die bescheinigte Ausgabenerklärung zum Antrag auf Zahlung einer zweiten Vorfinanzierung gemäß Artikel 39 Absatz 4 des Basisrechtsakts wird nach dem Muster in Anhang 8 erstellt und der Kommission übermittelt.

(2) Die bescheinigte Ausgabenerklärung zum Antrag auf Zahlung des Restbetrags gemäß Artikel 40 Absatz 1 Buchstabe a des Basisrechtsakts wird nach dem Muster in Anhang 9 erstellt und der Kommission übermittelt.







KAPITEL 4

Meldung von Unregelmäßigkeiten

Artikel 27

Erste Berichterstattung — Abweichungen

(1) Im Einklang mit den Mustern in den Anhängen 4 und 5 teilen die Mitgliedstaaten der Kommission alle Unregelmäßigkeiten, die Gegenstand einer ersten amtlichen oder gerichtlichen Feststellung gewesen sind, in den Fortschritts- oder Schlussberichten über die Durchführung der Jahresprogramme mit.

In dem jeweiligen Bericht ist Folgendes anzugeben:

a) der Fonds, das Jahresprogramm und das betreffende Projekt;

b) gegen welche Vorschrift verstoßen wurde;

c) zu welchem Zeitpunkt und aus welcher Quelle die erste Information übermittelt wurde, die die Unregelmäßigkeit vermuten ließ;

d) die beim Begehen der Unregelmäßigkeit angewandten Praktiken;

e) gegebenenfalls ob die angewandten Praktiken Anlass zu einem Betrugsverdacht geben;

f) wie die Unregelmäßigkeit aufgedeckt wurde;

g) der Betrag des betreffenden Gemeinschaftsbeitrags.

Folgende Fälle brauchen jedoch nicht mitgeteilt zu werden, sofern kein mutmaßlicher Betrug vorliegt:

a) Fälle, in denen die Unregelmäßigkeiten Beträge von weniger als 10 000 EUR zulasten des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Gemeinschaften betreffen;

b) Fälle, in denen die Unregelmäßigkeit lediglich darin besteht, dass infolge der Insolvenz des Endbegünstigten ein im Jahresprogramm vorgesehenes Projekt nicht oder nicht vollständig durchgeführt wurde;

c) Fälle, die die Endbegünstigten der zuständigen Behörde vor oder nach der Zahlung des öffentlichen Beitrags von sich aus mitgeteilt haben, bevor die zuständige Behörde die Unregelmäßigkeiten festgestellt hat;

d) Fälle, die von der zuständigen Behörde vor der Zahlung des öffentlichen Beitrags an den Endbegünstigten und vor der Aufnahme der betreffenden Ausgabe in eine der Kommission vorgelegte Ausgabenerklärung festgestellt und berichtigt wurden.

(2) Auf Anfrage der Kommission teilen die Mitgliedstaaten in allen Fällen Folgendes mit:

a) gegebenenfalls welche anderen Mitgliedstaaten und Drittländer betroffen sind;

b) in welchem Zeitraum oder zu welchem Zeitpunkt die Unregelmäßigkeit begangen wurde;

c) welche einzelstaatlichen Behörden oder Einrichtungen den offiziellen Bericht über die Unregelmäßigkeit erstellt haben und welche Behörden für die verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Folgemaßnahmen zuständig sind;

d) den Zeitpunkt der ersten amtlichen oder gerichtlichen Feststellung der Unregelmäßigkeit;

e) welche natürlichen und/oder juristischen Personen oder anderen Einrichtungen beteiligt waren, es sei denn, diese Angaben sind wegen der Art der betreffenden Unregelmäßigkeit nicht hilfreich für die Bekämpfung von Unregelmäßigkeiten;

f) das Gesamtbudget und den für das betreffende Projekt insgesamt bewilligten öffentlichen Beitrag und die gemeinschaftlichen und nationalen Kofinanzierungsanteile;

g) die Höhe des von der Unregelmäßigkeit betroffenen öffentlichen Beitrags und den entsprechenden Gemeinschaftsbeitrag, für den ein Risiko besteht;

h) in den Fällen, in denen den angegebenen Personen oder Einrichtungen der öffentliche Beitrag gemäß Buchstabe g nicht gezahlt wurde, die Beträge, die zu Unrecht gezahlt worden wären, wenn die Unregelmäßigkeit nicht festgestellt worden wäre;

i) ob die Zahlungen ausgesetzt wurden und gegebenenfalls welche Einziehungsmöglichkeiten bestehen;

j) die Art der rechtsgrundlos erfolgten Ausgabe.

(3) Liegen einige der in Absatz 2 genannten Angaben, insbesondere Angaben über die Begehungsweise der Unregelmäßigkeit sowie über die Art und Weise, in der die Unregelmäßigkeit aufgedeckt wurde, nicht vor, so liefern die Mitgliedstaaten die fehlenden Angaben, soweit möglich, bei der Übermittlung der späteren Mitteilungen über Unregelmäßigkeiten an die Kommission.

Artikel 28

Meldesystem für das Follow-up — Nichteinziehung

(1) Die Mitgliedstaaten setzen die Kommission unter Bezugnahme auf frühere Mitteilungen nach Artikel 27 über die Verfahren, die infolge der mitgeteilten Unregelmäßigkeiten eingeleitet wurden, sowie über wichtige daraus resultierende Änderungen in Kenntnis. Diese Informationen werden nach den Mustern in den Anhängen 4 und 5 in den Fortschritts- oder Schlussberichten über die Durchführung der Jahresprogramme mitgeteilt.

In dem jeweiligen Bericht werden die Beträge der erfolgten oder erwarteten Rückzahlungen angegeben.

(2) Auf Anfrage der Kommission teilen die Mitgliedstaaten in allen Fällen Folgendes mit:

a) alle inzwischen von den Mitgliedstaaten getroffenen Maßnahmen zur Gewährleistung der Einziehung der zu Unrecht gezahlten Beträge;

b) etwaige Gerichts- und Verwaltungsverfahren, die zur Einziehung der zu Unrecht gezahlten Beträge sowie zur Verhängung von Strafmaßnahmen eingeleitet wurden;

c) die Gründe für die etwaige Einstellung von Einziehungsverfahren;

d) die Gründe für die etwaige Einstellung von Strafverfahren.

Die Mitgliedstaaten übermitteln der Kommission alle Verwaltungs- oder Gerichtsentscheidungen über den Abschluss solcher Verfahren oder die wesentlichen Punkte dieser Entscheidungen und teilen insbesondere mit, ob die Feststellungen einen Betrugsverdacht begründen.

Artikel 29

Kontakte zu den Mitgliedstaaten

(1) Die Kommission unterhält geeignete Kontakte zu den betreffenden Mitgliedstaaten, um die in Artikel 27 genannten übermittelten Angaben über die Unregelmäßigkeiten und über die in Artikel 28 genannten Verfahren für die mögliche Einziehung zu ergänzen.

(2) Unabhängig von den Kontakten gemäß Absatz 1 unterrichtet die Kommission die Mitgliedstaaten, wenn die Art der Unregelmäßigkeit vermuten lässt, dass gleiche oder ähnliche Praktiken auch in anderen Mitgliedstaaten angewandt werden könnten.

Artikel 30

Verwendung der Informationen

(1) Die Kommission kann alle allgemeinen oder operativen Informationen, die die Mitgliedstaaten ihr im Rahmen dieser Entscheidung mitteilen, verwenden, um Risikoanalysen durchzuführen sowie Berichte und Frühwarnsysteme zu erarbeiten, die eine effizientere Risikoermittlung ermöglichen.

(2) Die Kommission unterrichtet die betreffenden Mitgliedstaaten regelmäßig über die Verwendung der Informationen nach Absatz 1.







KAPITEL 5

Information und Publizität

Artikel 31

Information potenzieller Endbegünstigter

(1) Die zuständige Behörde trägt dafür Sorge, dass die grundlegenden Informationen über die Mehrjahres- und die Jahresprogramme sowie Einzelheiten über die betreffenden finanziellen Beiträge weit verbreitet werden und allen interessierten Kreisen zur Verfügung stehen.

Die zuständige Behörde kann jedoch beschließen, die im Mehrjahresprogramm oder in den Jahresprogrammen festgelegten internen Verwaltungsregelungen oder sonstige Informationen über die Durchführung des Fonds aus Gründen der öffentlichen Sicherheit vertraulich zu behandeln.

(2) Die zuständige Behörde informiert die potenziellen Endbegünstigten mindestens über Folgendes:

a) die Förderbedingungen, die erfüllt sein müssen, um eine Finanzierung im Rahmen eines Jahresprogramms erhalten zu können;

b) die Verfahren für die Prüfung der Finanzierungsanträge und die betreffenden Fristen;

c) die Kriterien für die Auswahl der zu finanzierenden Projekte;

d) die Kontaktpersonen, über die Informationen über die Jahresprogramme erlangt werden können.

Darüber hinaus unterrichtet die zuständige Behörde die potenziellen Endbegünstigten über die Veröffentlichung gemäß Artikel 33 Absatz 2 Buchstabe b.

Artikel 32

Information der Endbegünstigten

Die zuständige Behörde informiert die Endbegünstigten darüber, dass sie sich, wenn sie die Finanzierung annehmen, zugleich damit einverstanden erklären, in das gemäß Artikel 33 Absatz 2 Buchstabe b veröffentlichte Verzeichnis der Endbegünstigten aufgenommen zu werden.

Artikel 33

Verantwortlichkeiten der zuständigen Behörde im Zusammenhang mit Informations- und Publizitätsmaßnahmen für die breite Öffentlichkeit

(1) Die zuständige Behörde trägt dafür Sorge, dass bei der Durchführung der Informations- und Publizitätsmaßnahmen eine möglichst umfassende Berichterstattung in den Medien angestrebt wird und verschiedene Kommunikationsformen und -verfahren auf der geeigneten Gebietsebene genutzt werden.

(2) Die zuständige Behörde organisiert zumindest die folgenden Informations- und Publizitätsmaßnahmen:

a) mindestens eine Informationsaktion pro Jahr, mit der ab 2008 die Einleitung des Mehrjahresprogramms bekannt gemacht wird oder die bisher erzielten Ergebnisse des Jahresprogramms bzw. der Jahresprogramme dargelegt werden;

b) die jährliche Veröffentlichung des Verzeichnisses der Endbegünstigten, der Bezeichnungen der Projekte und des Betrags der den Projekten zugewiesenen öffentlichen und gemeinschaftlichen Mittel zumindest auf einer Website. Die Personen der in Artikel 6 des Basisrechtsakts angegebenen Zielgruppen werden nicht namentlich genannt. Die Internet-Adresse wird der Kommission mitgeteilt.

Artikel 34

Verantwortlichkeiten der Endbegünstigten im Zusammenhang mit Informations- und Publizitätsmaßnahmen für die breite Öffentlichkeit

(1) Es obliegt dem Endbegünstigten, die Öffentlichkeit durch die in den Absätzen 2, 3 und 4 genannten Maßnahmen über die aus dem Fonds erhaltene Unterstützung zu informieren.

(2) Der Endbegünstigte bringt spätestens drei Monate nach Abschluss eines Projekts, das die nachstehenden Bedingungen erfüllt, eine gut sichtbare, dauerhafte Hinweistafel von bedeutender Größe an:

a) der gesamte Gemeinschaftsbeitrag für das Projekt übersteigt 100 000 EUR, und

b) bei dem Projekt handelt es sich um den Erwerb eines materiellen Gegenstands oder die Finanzierung einer Infrastruktur oder eine Baumaßnahme.

Auf der Tafel werden die Art und die Bezeichnung des Projekts angegeben. Außerdem nehmen die in Artikel 35 genannten Angaben mindestens 25 % der Fläche der Tafel ein.

(3) Erhält ein Projekt eine Finanzierung im Rahmen eines aus dem Fonds kofinanzierten Jahresprogramms, so sorgt der Endbegünstigte dafür, dass die Projektteilnehmer über diese Finanzierung in Kenntnis gesetzt werden.

(4) Alle Unterlagen einschließlich der Teilnahmebestätigungen und Bescheinigungen im Zusammenhang mit einem solchen Projekt enthalten den Hinweis darauf, dass das Projekt aus dem Fonds kofinanziert wird.

Artikel 35

Technische Merkmale der Informations- und Publizitätsmaßnahmen für das Projekt

Alle Informations- und Publizitätsmaßnahmen, die sich an die Endbegünstigten, die potenziellen Endbegünstigten und die breite Öffentlichkeit richten, umfassen Folgendes:

1. das Emblem der Europäischen Union entsprechend den in Anhang 10 angegebenen grafischen Normen und einen Verweis auf die Europäische Union;

2. einen Verweis auf den Fonds;

3. einen von der zuständigen Behörde gewählten Hinweis auf den durch den Gemeinschaftsbeitrag geschaffenen Mehrwert.

Auf kleines Werbematerial oder Werbematerial für mindestens zwei der vier Fonds sind die Absätze 1 und 3 nicht anwendbar.







KAPITEL 6

Personenbezogene Daten

Artikel 36

Schutz personenbezogener Daten

(1) Die Mitgliedstaaten und die Kommission ergreifen alle Maßnahmen, die erforderlich sind, um jede unbefugte Weitergabe der Angaben gemäß Artikel 27 Absatz 1 Buchstabe h des Basisrechtsakts, der von der Kommission im Laufe ihrer Vor-Ort-Kontrollen gesammelten Informationen und der in Kapitel 4 genannten Angaben oder jeden unberechtigten Zugriff auf diese Angaben und Informationen zu verhindern.

(2) Die in Kapitel 4 genannten Angaben dürfen nur Personen mitgeteilt werden, die in den Mitgliedstaaten oder innerhalb der Gemeinschaftsorgane aufgrund ihrer Aufgaben davon Kenntnis erhalten müssen, es sei denn, der Mitgliedstaat, der sie übermittelt hat, hat der Mitteilung an andere Personen ausdrücklich zugestimmt.







KAPITEL 7

Elektronischer Austausch von Unterlagen

Artikel 37

Elektronischer Austausch von Unterlagen

Zusätzlich zu den ordnungsgemäß unterzeichneten Papierfassungen der in Kapitel 3 genannten Unterlagen werden die Informationen nach Möglichkeit auch elektronisch übermittelt.

Artikel 38

Computergestütztes System für den Austausch von Unterlagen

(1) Wenn die Kommission ein computergestütztes System für den sicheren Datenaustausch zwischen der Kommission und den einzelnen Mitgliedstaaten im Hinblick auf die Durchführung des Fonds entwickelt, werden die Mitgliedstaaten über die Entwicklung eines solchen Systems in Kenntnis gesetzt und, sofern sie dies wünschen, an der Systementwicklung beteiligt.

(2) Die Kommission und die benannten Behörden sowie die Stellen, denen Aufgaben übertragen wurden, speisen die in Kapitel 3 genannten Unterlagen in das in Absatz 1 erwähnte computergestützte System ein.

(3) Darüber hinaus können die Mitgliedstaaten ersucht werden, von sich aus die in den Artikeln 27 und 28 genannten Angaben unter Verwendung des von der Kommission verwalteten spezifischen Systems zur Erfassung der im Rahmen der Strukturfonds festgestellten Unregelmäßigkeiten bereitzustellen.

(4) Die etwaigen Kosten einer Schnittstelle zwischen dem gemeinsamen computergestützten System und nationalen, regionalen und lokalen computergestützten Systemen sowie die etwaigen Kosten für die Anpassung der nationalen, regionalen und lokalen Systeme an die technischen Anforderungen des gemeinsamen Systems sind im Rahmen von Artikel 16 des Basisrechtsakts förderfähig.







TEIL III

NUR DEN EUROPÄISCHEN FLÜCHTLINGSFONDS BETREFFENDE BESTIMMUNGEN







KAPITEL 1

Bestimmungen für die Förderfähigkeit

Artikel 39

Bestimmungen für die Förderfähigkeit

(1) Die in Anhang 11 festgelegten Bestimmungen, auf die in Artikel 35 Absatz 4 des Basisrechtsakts Bezug genommen wird, werden zugrunde gelegt, um zu ermitteln, ob Ausgaben für die im Rahmen der Jahresprogramme finanzierten Maßnahmen förderfähig sind.

(2) Die Bestimmungen für Ausgaben der Endbegünstigten finden mutatis mutandis auf Ausgaben der Projektpartner Anwendung.

(3) Die Mitgliedstaaten können nationale Förderfähigkeitsbestimmungen anwenden, die strenger sind als die in dieser Entscheidung festgelegten Bestimmungen.

Es obliegt der Kommission zu bewerten, ob die geltenden nationalen Förderfähigkeitsbestimmungen dieser Bedingung entsprechen.







KAPITEL 2

Verwaltungs- und Kontrollsysteme

Artikel 40

Sofortmaßnahmen

(1) Sofortmaßnahmen werden nach dem Muster in Anhang 12 bei der zuständigen Behörde beantragt.

(2) Jede Genehmigung von Sofortmaßnahmen durch die Kommission hat eine Änderung der Finanzierungsentscheidung zur Billigung des Jahresprogramms des betreffenden Mitgliedstaats zur Folge. In der geänderten Finanzierungsentscheidung wird Folgendes angegeben: der dem betreffenden Mitgliedstaat zugewiesene Betrag, der Zeitraum, in dem die Ausgaben förderfähig sind, und gegebenenfalls die Abweichung von den in Anhang 11 enthaltenen Regeln für die Förderfähigkeit von Ausgaben in Bezug auf in Artikel 5 des Basisrechtsakts aufgelistete Maßnahmen.

(3) Der Bericht über die Durchführung dieser Maßnahmen wird in den Fortschritts- und den Schlussbericht über die Durchführung des betreffenden Jahresprogramms aufgenommen.

(4) Eine erste Vorfinanzierung in Höhe von 80 % des für die Sofortmaßnahmen zugewiesenen Betrags wird dem Mitgliedstaat binnen 60 Tagen nach Annahme der Entscheidung gemäß Absatz 2 ausgezahlt. Der Restbetrag wird gezahlt, wenn die entsprechende Zahlung für das betreffende Jahresprogramm erfolgt.

Artikel 41

Festbetrag für neu angesiedelte Personen

(1) In Bezug auf den Festbetrag für neu angesiedelte Personen gemäß Artikel 13 Absatz 3 des Basisrechtsakts bewahrt die zuständige Behörde während des in Artikel 43 des Basisrechtsakts genannten Zeitraums Folgendes auf:

a) die Informationen, die eine ordnungsgemäße Identifizierung der neu angesiedelten Personen ermöglichen und denen der Zeitpunkt der Neuansiedlung zu entnehmen ist;

b) die erforderlichen Nachweise dafür, dass die betreffenden Personen unter eine der vier in Artikel 13 Absatz 3 des Basisrechtsakts genannten Kategorien fallen.

(2) Die Neuansiedlung der Personen erfolgt während des Kalenderjahres, auf das sich das Jahresprogramm bezieht.

(3) In den Fortschritts- und Schlussberichten über die Durchführung der Jahresprogramme wird die Zahl der neu angesiedelten Personen, aufgeschlüsselt nach den vier in Artikel 13 Absatz 3 des Basisrechtsakts genannten Kategorien, angegeben.

Artikel 42

Durchführung der Jahresprogramme

(1) Für die Durchführung des Jahresprogramms gilt abweichend von Artikel 23 Folgendes:

a) Der für neu angesiedelte Personen gemäß Artikel 13 Absatz 3 des Basisrechtsakts zugewiesene Gemeinschaftsbeitrag darf nicht für andere Maßnahmen verwendet werden.

b) Der für Sofortmaßnahmen gemäß Artikel 21 des Basisrechtsakts zugewiesene Gemeinschaftsbeitrag darf nicht für andere Maßnahmen verwendet werden.

(2) Die Summe der jährlich verfügbaren Mittel gemäß Artikel 14 Absatz 7 des Basisrechtsakts in Bezug auf die 15-%-Schwelle für die im Rahmen von Artikel 3 Absatz 4 des Basisrechtsakts durchgeführten Maßnahmen wird unter Zugrundelegung des in der Kommissionsentscheidung zur Annahme des Jahresprogramms festgelegten Betrags berechnet, wobei etwaige zusätzliche Mittel für Sofortmaßnahmen unberücksichtigt bleiben.







TEIL IV

SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Artikel 43

Adressaten

Diese Entscheidung ist an das Königreich Belgien, die Republik Bulgarien, die Tschechische Republik, die Bundesrepublik Deutschland, die Republik Estland, Irland, die Hellenische Republik, das Königreich Spanien, die Französische Republik, die Italienische Republik, die Republik Zypern, die Republik Lettland, die Republik Litauen, das Großherzogtum Luxemburg, die Republik Ungarn, die Republik Malta, das Königreich der Niederlande, die Republik Österreich, die Republik Polen, die Portugiesische Republik, Rumänien, die Republik Slowenien, die Slowakische Republik, die Republik Finnland, das Königreich Schweden und das Vereinigte Königreich Großbritannien und Nordirland gerichtet.









ANHÄNGE

ANHANG 1 Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme (Muster) ANHANG 2 Mehrjahresprogramm (Muster) ANHANG 3 Jahresprogramm (Muster) ANHANG 4 Fortschrittsbericht über die Durchführung des Jahresprogramms (Muster) A. Technischer Bericht B. Antrag auf Zahlung der zweiten Vorfinanzierungstranche ANHANG 5 Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms (Muster) A. Technischer Bericht B. Antrag auf Zahlung des Restbetrags/Erklärung über die Rückzahlung ANHANG 6 Prüfstrategie (Muster) Anhang (Anhänge) zur Prüfstrategie: Jährliche Prüfpläne ANHANG 7 Bericht der Prüfbehörde (Muster) A. Jährlicher Prüfbericht B. Stellungnahme zur Funktionsweise der Verwaltungs- und Kontrollsysteme C. Erklärung über die Gültigkeit des Zahlungsantrags ANHANG 8 Ausgabenerklärung für die zweite Vorfinanzierungstranche (Muster) ANHANG 9 Ausgabenerklärung für die Zahlung des Restbetrags (Muster) ANHANG 10 Grundregeln für die äußere Form des Emblems und Hinweise zu den Originalfarben ANHANG 11 Regeln für die Förderfähigkeit von Ausgaben — Europäischer Flüchtlingsfonds ANHANG 12 Antrag auf Sofortmaßnahmen









ANHANG 1

BESCHREIBUNG DER VERWALTUNGS- UND KONTROLLSYSTEME (MUSTER)

 ursprüngliche Fassung

 überarbeitete Fassung (Nummer, Datum TT/MM/Jahr) nach Rücksprache mit der Kommission

 aus anderen Gründen überarbeitete Fassung

MITGLIEDSTAAT:

FONDS:

HAUPTANSPRECHPARTNER:

DIE ANGABEN ENTSPRECHEN DEM STAND VOM: …

1. IDENTIFIZIERUNG DER BENANNTEN BEHÖRDEN

1.1. Allgemeine Angaben zu den benannten Behörden

1.1.1. Kurze Erläuterung der bei der Benennung der verschiedenen Behörden getroffenen Entscheidungen

1.1.2. Sind die Verwaltungs- und Kontrollsysteme operationell? Falls nicht, ab wann werden sie operationell sein?

1.1.3. Sind die Verwaltungs- und Kontrollsysteme für andere Finanzierungsinstrumente der Gemeinschaft von der Kommission anerkannt worden (falls relevant)?

1.2. Organisationsplan(-pläne) der gesamten Einrichtung(en), in der die benannten Behörden angesiedelt sind

1.3. Zuständige Behörde 1.3.1. Datum und Form der förmlichen Benennung der zuständigen Behörde 1.3.2. Rechtsstatus der zuständigen Behörde 1.3.3. Beschreibung der von der zuständigen Behörde unmittelbar wahrgenommenen Aufgaben und (falls zutreffend und/oder vorgesehen) der von anderen Stellen unter der Verantwortung der zuständigen Behörde wahrgenommenen Aufgaben (Auslagerung von Aufgaben, ausgenommen die der beauftragten Behörde/den beauftragten Behörden (Ziff. 1.4) übertragenen Aufgaben) 1.3.4. Organisationsplan und Beschreibung der Aufgaben der Referate (einschließlich einer unverbindlichen Angabe der Zahl der zugewiesenen Posten) 1.3.5. Kann die zuständige Behörde auch als Durchführungsstelle für die aus dem Fonds kofinanzierten Projekte fungieren? 1.3.6. Falls die zuständige Behörde für mehr als einen der vier Fonds dieselbe ist: Beschreibung der Aufgaben und Systeme, die für die betreffenden Fonds identisch sind

1.4. Beauftragte Behörde(n) 1.4.1. Gründe für die Einsetzung einer beauftragten Behörde 1.4.2. Datum und Form der förmlichen Benennung der beauftragten Behörde(n) 1.4.3. Rechtsstatus der beauftragten Behörde(n) 1.4.4. Beschreibung der von der beauftragten Behörde (den beauftragten Behörden) unmittelbar wahrgenommenen Aufgaben und (falls zutreffend und/oder vorgesehen) der von anderen Stellen unter der Verantwortung der beauftragten Behörde(n) wahrgenommenen Aufgaben (Auslagerung von Aufgaben) 1.4.5. Organisationsplan und Beschreibung der Aufgaben der Referate (einschließlich einer unverbindlichen Angabe der Zahl der zugewiesenen Posten) 1.4.6. Kann die beauftragte Behörde (können die beauftragten Behörden) auch als Durchführungsstelle(n) für die aus dem Fonds kofinanzierten Projekte fungieren? 1.4.7. Falls die beauftragte(n) Behörde(n) für mehr als einen der vier Fonds dieselbe ist (sind): Beschreibung der Aufgaben und Systeme, die für die betreffenden Fonds identisch sind

1.5. Bescheinigungsbehörde 1.5.1. Datum und Form der förmlichen Benennung der Bescheinigungsbehörde 1.5.2. Rechtsstatus der Bescheinigungsbehörde 1.5.3. Beschreibung der von der Bescheinigungsbehörde unmittelbar wahrgenommenen Aufgaben und (falls zutreffend und/oder vorgesehen) der von anderen Stellen unter der Verantwortung der Bescheinigungsbehörde wahrgenommenen Aufgaben (Auslagerung von Aufgaben) 1.5.4. Organisationsplan und Beschreibung der Aufgaben der Referate (einschließlich einer unverbindlichen Angabe der Zahl der zugewiesenen Posten) 1.5.5. Falls die Bescheinigungsbehörde für mehr als einen der vier Fonds dieselbe ist: Beschreibung der Aufgaben und Systeme, die für die betreffenden Fonds identisch sind

1.6. Prüfbehörde 1.6.1. Datum und Form der förmlichen Benennung der Prüfbehörde 1.6.2. Rechtsstatus der Prüfbehörde 1.6.3. Beschreibung der von der Prüfbehörde unmittelbar wahrgenommenen Aufgaben und (falls zutreffend und/oder vorgesehen) der von anderen Stellen unter der Verantwortung der Prüfbehörde wahrgenommenen Aufgaben (Auslagerung von Aufgaben) 1.6.4. Organisationsplan und Beschreibung der Aufgaben der Referate (einschließlich einer unverbindlichen Angabe der Zahl der zugewiesenen Posten) 1.6.5. Qualifikation des Personals der Prüfbehörde und (falls zutreffend und/oder vorgesehen) der anderen Stellen, die Prüfungen vornehmen sollen (Auslagerung von Aufgaben) 1.6.6. Falls die Prüfbehörde für mehr als einen der vier Fonds dieselbe ist: Beschreibung der Aufgaben und Systeme, die für die betreffenden Fonds identisch sind 1.6.7. Falls die zuständige Behörde auch als Durchführungsstelle für die aus dem Fonds kofinanzierten Projekte fungieren kann: Beschreibung der Vorkehrungen, die die Unabhängigkeit der Prüfbehörde im Einklang mit Artikel 8 gewährleisten.

Leitlinien für die Abschnitte 2 bis 4

Erster Teil jeder Tabelle

Bei der Erläuterung der Vorgehensweise sind die von den einzelnen benannten Behörden (oder den Stellen unter ihrer Verantwortung) wahrgenommenen Aufgaben und ihre Zusammenarbeit zu berücksichtigen. Die Erläuterungen sollten knapp gefasst sein, aber dennoch einen genauen Aufschluss über das konkrete Vorgehen in der Praxis geben.

Zweiter Teil jeder Tabelle

In der Checkliste sollte angegeben werden, ob die einzelnen Ziele erreicht wurden oder nicht; ggf. sollten weitere Angaben gemacht werden. Wurde das Ziel nicht erreicht, sind die diesbezüglichen Gründe und ggf. der voraussichtliche Zeitpunkt, zu dem das Ziel erreicht sein wird, zu nennen.

Im Falle formalisierter Verfahren ist auf das entsprechende Dokument zu verweisen.

2. AUFGABEN DER BENANNTEN BEHÖRDEN







2.1. Benennung der Behörden und Beaufsichtigung der benannten Behörden Kurze Erläuterung der Vorgehensweise bei der Einsetzung der einzelnen benannten Behörden [unter Berücksichtigung aller Behörden] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Nennung der jeweiligen Verantwortlichkeiten in den Vorschriften, die die Beziehungen des Mitgliedstaats zu den benannten Behörden regeln (Ja/Nein) 2 Von dem Mitgliedstaat den benannten Behörden erteilte Anleitungen im Hinblick auf die Gewährleistung einer wirtschaftlichen Haushaltsführung (im Rahmen von Schulungen und/oder durch Bereitstellung von Handbüchern) (Ja/Nein) 3 Von allen Behörden vorgenommene Information der Mitarbeiter über die Aufgabenbeschreibung der Einrichtung sowie über die Arbeitsplatzbeschreibung des jeweiligen Mitarbeiters und die erwarteten Ergebnisse (Ja/Nein) 4 Vorkehrungen, die gewährleisten, dass die verschiedenen Behörden mit einer ausreichenden Zahl von Mitarbeitern ausgestattet sind, die aufgrund ihres Dienstalters und ihrer Erfahrung die ihnen zugewiesenen Aufgaben wahrnehmen können (Ja/Nein)







2.2. Aufgabentrennung Kurze Erläuterung der Vorkehrungen, die eine angemessene Aufgabentrennung gewährleisten sollen [unter Berücksichtigung aller Behörden] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Festlegung von Regeln, die eine angemessene Aufgabentrennung zwischen den Akteuren gewährleisten, die innerhalb der zuständigen Behörde für die Unterzeichnung der Verträge/Finanzhilfevereinbarungen verantwortlich sind (Ja/Nein) 2 Festlegung von Regeln, die eine angemessene Aufgabentrennung zwischen den Akteuren gewährleisten, die innerhalb der zuständigen Behörde für die Einleitung, Überprüfung und Genehmigung von Finanzvorgängen verantwortlich sind (Ja/Nein) 3 Aufgabenmäßige Unabhängigkeit der Prüfbehörde von der zuständigen Behörde und der Bescheinigungsbehörde (Ja/Nein) 4 Keine Beteiligung der Bescheinigungsbehörde an der Auswahl und der Durchführung von Maßnahmen und an Finanzvorgängen im Zusammenhang mit Gemeinschaftsmitteln (Ja/Nein)







2.3. Überwachung der beauftragten Behörde(n) — falls zutreffend Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Berücksichtigung der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Genaue Definition der zu übertragenden Aufgaben (Ja/Nein) 2 Einführung von Verfahren für die Aufgabenübertragung, deren Vereinbarkeit mit den im Basisrechtsakt festgelegten Vorschriften und den Durchführungsbestimmungen überprüft wurde (Ja/Nein) 3 Durchführung von Überwachungskontrollen, die gewährleisten, dass die Aufgaben entsprechend den festgelegten Verfahren ausgeführt werden (Ja/Nein)







2.4. Überwachung anderer Aufgaben, die nicht von den Behörden selbst wahrgenommen werden — falls zutreffend Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Berücksichtigung aller Behörden] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Falls (nicht als beauftragte Behörden anzusehende) Stellen unter der Verantwortung der zuständigen Behörde tätig sind: Vorhandensein von Überwachungsmechanismen, die eine wirtschaftliche Haushaltsführung gewährleisten (Ja/Nein) 2 Falls Prüfaufgaben ausgelagert wurden und andere Stellen unter der Verantwortung der Prüfbehörde tätig sind: Vorhandensein von Überwachungsmechanismen, die eine einheitliche Prüfmethodik und kohärente Prüfungen gewährleisten (Ja/Nein) 3 Falls Bescheinigungstätigkeiten ausgelagert wurden und andere Stellen unter der Verantwortung der Bescheinigungsbehörde tätig sind: Vorhandensein von Überwachungsmechanismen, die ein einheitliches Bescheinigungskonzept gewährleisten (Ja/Nein) 4 Falls privaten Stellen, die nicht im öffentlichen Auftrag tätig sind, Aufgaben übertragen wurden: Festlegung von Mechanismen, die gewährleisten, dass die ggf. übertragenen Aufgaben weder die Ausübung hoheitlicher Befugnisse noch eines Ermessens beinhalten (Ja/Nein)

3. OPERATIVE UND FINANZIELLE ABWICKLUNG







3.1. Festlegung der Mehrjahresprogramme Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Berücksichtigung der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Vorkehrungen, die die Umsetzung des Grundsatzes der Partnerschaft im Einklang mit den geltenden innerstaatlichen Regelungen und Praktiken gewährleisten (Ja/Nein) 2 Festlegung von Verfahren, um zu überprüfen, ob das Mehrjahresprogramm mit den strategischen Leitlinien in Einklang steht und mit dem Gemeinschaftsrecht vereinbar ist, insbesondere mit den Rechtsvorschriften der Gemeinschaft zur Gewährleistung des freien Personenverkehrs in Verbindung mit den unmittelbar damit zusammenhängenden flankierenden Maßnahmen in Bezug auf die Kontrollen an den Außengrenzen, Asyl und Einwanderung (Ja/Nein) 3 Genehmigung des Mehrjahresprogramms durch eine entsprechend ermächtigte Person (Ja/Nein)







3.2. Festlegung der Jahresprogramme Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Berücksichtigung der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Einführung von Verfahren, die Folgendes gewährleisten: — die Kohärenz zwischen den Jahresprogrammen und dem Mehrjahresprogramm — die Förderfähigkeit der in den Jahresprogrammen vorgesehenen Maßnahmen — die Kohärenz und Komplementarität dieser Maßnahmen mit anderen Instrumenten des Mitgliedstaats und der Gemeinschaft — die Beachtung der Bestimmungen über den Kofinanzierungsanteil — die Übereinstimmung mit den in den strategischen Leitlinien genannten Prioritäten/spezifischen Prioritäten (Ja/Nein) 2 Einführung von Verfahren, die im Falle gebührend begründeter Notsituationen gemäß dem Basisrechtsakt (falls anwendbar) eine Änderung des Jahresprogramms ermöglichen (Ja/Nein) 3 Einführung von Verfahren, die die Vorlage eines geänderten Jahresprogramms ermöglichen, sofern dies gemäß Artikel 23 Absatz 1 dieser Entscheidung erforderlich ist (Ja/Nein) 4 Dokumentierung aller Änderungen der Aufteilung der Finanzmittel auf die Maßnahmen eines Jahresprogramms und der entsprechenden Begründung (Ja/Nein) 5 Dokumentierung aller Änderungen bei der Durchführung des Jahresprogramms, die die Aufteilung der Finanzmittel nicht betreffen (z. B. Art und Zeitpunkt der Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen oder Umfang der technischen Hilfe), und der entsprechenden Begründung (Ja/Nein)







3.3. Festlegung der Prüfstrategie und der jährlichen Prüfpläne Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [betrifft die Prüfbehörde] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Festlegung von Vorschriften, die eine transparente und angemessene Kommunikation zwischen der zuständigen Behörde und der Prüfbehörde über die angewandten Verwaltungsverfahren und über die vor dem Programmzeitraum und die während des Programmzeitraums eingeleiteten Projekte gewährleisten (Ja/Nein) 2 (ggf.) Einführung von Verfahren für die Festlegung der (jedes Jahr der Prüfstrategie beizufügenden) jährlichen Prüfpläne und für die rechtzeitige Übermittlung dieser Pläne an die Kommission (Ja/Nein) 3 Genehmigung der Prüfstrategie und der jährlichen Prüfpläne durch eine entsprechend ermächtigte Person (Ja/Nein)







3.4. Falls die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert Kurze Erläuterung der Gründe, die dazu geführt haben, dass die zuständige Behörde Projekte direkt durchführt, und der besonderen Maßnahmen, die zur Stärkung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme vorgesehen sind [unter Berücksichtigung aller Behörden] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Dokumentierung und Billigung der Gründe, aus denen es notwendig ist, dass die zuständige Behörde Projekte durchführt, auf der entsprechenden Ebene (Ja/Nein) 2 Besondere Vorkehrungen, die gewährleisten, dass die Art und die Ziele der Projekte mit den für den Fonds festgelegten Bestimmungen in Einklang stehen (Ja/Nein) 3 Besondere Vorkehrungen, damit Interessenkonflikte zugunsten der von der zuständigen Behörde durchgeführten Projekte vermieden werden (Ja/Nein) 4 Besondere Vorkehrungen, die gewährleisten, dass bei der Durchführung von Projekten durch die zuständige Behörde dem Grundsatz eines ausgewogenen Preis-Leistungs-Verhältnisses Rechnung getragen wird (Ja/Nein) 5 Festlegung von Verfahren, die gewährleisten, dass die für diese Projekte geltenden Vertragsbedingungen eindeutig und vollständig sind, insbesondere in Bezug auf die Finanzierungsbedingungen, die Zahlungsmodalitäten, die Förderfähigkeitsbestimmungen und die Verpflichtungen hinsichtlich der operativen und finanziellen Berichterstattung (Ja/Nein) 6 Besondere Vorkehrungen, die gewährleisten, dass die zuständige Behörde ihre Hauptaufgaben gemäß dem Basisrechtsakt in Bezug auf die von ihr durchgeführten Projekte ohne Beeinträchtigung wahrnehmen kann (Ja/Nein) 7 Falls die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert: Die Prüfbehörde ist in einer anderen Einrichtung angesiedelt als die zuständige Behörde (sollte dies nicht der Fall sein, ist zu beschreiben, welche Maßnahmen zusätzlich getroffen wurden, um eine angemessene Unabhängigkeit der Prüfbehörde zu gewährleisten) (Ja/Nein) 8 Abdecken der speziellen Risiken, die sich daraus ergeben könnten, dass die zuständige Behörde Projekte durchführt, durch die Prüfstrategie (Ja/Nein)







3.5. Auswahl und Durchführung der Projekte (zuständige Behörde fungiert als Vergabegremium) Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Berücksichtigung der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Im Falle von Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen (oder Ausschreibungen): Festlegung von Bestimmungen, die einen offenen Wettbewerb und eine angemessene Bekanntmachung gewährleisten (Ja/Nein) 2 Vereinbarkeit der Auswahlkriterien mit den im Basisrechtsakt festgelegten Mindestkriterien (Ja/Nein) 3 Festlegung von Verfahren für die Entgegennahme der Vorschläge (oder Angebote) (Ja/Nein) 4 Festlegung von Verfahren, die gewährleisten, dass die Vorschläge (oder Angebote) unter Zugrundelegung der vorgegebenen Regeln und Kriterien auf transparente und nichtdiskriminierende Weise bewertet werden (Ja/Nein) 5 Genehmigung der Vergabeentscheidungen und der Verträge/Finanzhilfevereinbarungen durch eine entsprechend ermächtigte Person (Ja/Nein) 6 Festlegung von Verfahren, die gewährleisten, dass die Antragsteller nachträglich angemessen über die Ergebnisse des Auswahlverfahrens informiert werden (Ja/Nein) 7 Festlegung von Verfahren, die gewährleisten, dass die Durchführung der Finanzhilfevereinbarungen/Verträge entsprechend den Vertragsbedingungen überwacht wird (Ja/Nein)







3.6. Überwachung der von den Endbegünstigten durchgeführten Projekte Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Berücksichtigung der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Festlegung und Überwachung operativer und finanzieller Schlüsselindikatoren, die der zuständigen Behörde für jedes Projekt mitgeteilt werden (Ja/Nein) 2 Vor-Ort-Überprüfungen seitens der zuständigen Behörde, damit die Projekte (sowohl in operativer als auch in finanzieller Hinsicht) überwacht werden können (Ja/Nein) 3 Die zuständige Behörde wird dafür Sorge tragen, dass die Endbegünstigten ein geeignetes computergestütztes Buchführungssystem verwenden (Ja/Nein) 4 Die zuständige Behörde wird dafür Sorge tragen, dass die Endbegünstigten den Bestimmungen über die Bekanntmachung der EU-Finanzierung Rechnung tragen (Ja/Nein)







3.7. Finanzielle Abwicklung des Projekts Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Einbeziehung der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Genehmigung der Finanzvorgänge durch entsprechend ermächtigte Personen (Ja/Nein) 2 Bevor Zahlungen/Einziehungen vorgenommen werden, wird insbesondere Folgendes überprüft: — die Genauigkeit und Ordnungsmäßigkeit des Zahlungsantrags unter Zugrundelegung der Förderfähigkeitsbestimmungen für den (die) Fonds — die tatsächliche Bereitstellung der im Rahmen des Projekts kofinanzierten Produkte und/oder Dienstleistungen — die Genauigkeit, Vollständigkeit und tatsächliche Zahlung anderer Beiträge aus öffentlichen oder privaten Quellen — die Berücksichtigung der Ergebnisse aller Prüfungen (Ja/Nein) 3 Durchführung von Überprüfungen, damit die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge hinreichend gewährleistet sind (Ja/Nein) 4 Durchführung von Überwachungskontrollen während des gesamten Programmzeitraums, damit die Einhaltung der festgelegten Finanzverfahren gewährleistet ist (Ja/Nein) 5 Durchführung von Überprüfungen hinsichtlich der Komplementarität mit anderen Finanzierungsprogrammen der Gemeinschaft, um Doppelfinanzierungen zu vermeiden (Ja/Nein)







3.8. Unregelmäßigkeiten, Korrekturen und Einziehungen Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Berücksichtigung der zuständigen Behörde, der beauftragten Behörde(n) und der Bescheinigungsbehörde] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Definition von Unregelmäßigkeiten entsprechend den Vorgaben der Gemeinschaft (Ja/Nein) 2 Vorhandensein von Mechanismen, die gewährleisten, dass Unregelmäßigkeiten rechtzeitig entdeckt und unverzüglich Abhilfemaßnahmen getroffen werden können (Ja/Nein) 3 Vorhandensein von Verfahren, die gewährleisten, dass die Kommission über die festgestellten Unregelmäßigkeiten und ggf. über die im Einklang mit den Verpflichtungen aus dieser Entscheidung getroffenen Abhilfemaßnahmen laufend unterrichtet wird (Ja/Nein) 4 Vorhandensein von Verfahren, die ein angemessenes Follow-up hinsichtlich der ausgestellten Einziehungsanordnungen und ggf. der Verzugszinsen gewährleisten (Ja/Nein) 5 Wenn im Falle von Einziehungsanordnungen keine Einziehung der betreffenden Beträge möglich ist: Ermittlung der diesbezüglichen Gründe, um bewerten zu können, ob die Mitgliedstaaten die Finanzmittel an den Gemeinschaftshaushalt zurückerstatten müssen oder nicht (Ja/Nein)







3.9. Vorbereitung und Durchführung von Prüfungen Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Berücksichtigung der Prüfbehörde und — als zu prüfende Stellen — der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n) sowie — als Empfängerin der Schlussfolgerungen — der Bescheinigungsbehörde] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Vereinbarkeit der Prüfpraxis mit international anerkannten Standards (Ja/Nein) 2 Erstellung eines Prüfhandbuchs für Prüfer auf der Grundlage der Vorgaben des Basisrechtsakts (Ja/Nein) 3 Durchführung von Prüfungen, um zu kontrollieren, ob die Verwaltungs- und Kontrollsysteme richtig funktionieren (Ja/Nein) 4 Durchführung von Prüfungen hinsichtlich der förderfähigen Ausgaben anhand angemessener Stichproben, die mindestens 10 % der förderfähigen Ausgaben abdecken (Ja/Nein) 5 Im Zuge der Prüfungen hinsichtlich der förderfähigen Ausgaben werden zumindest die Einhaltung der vorgegebenen Kriterien und die folgenden Elemente im Hinblick auf Effizienz und Wirksamkeit kontrolliert: Auswahlverfahren, Projektziele, tatsächliche Leistungen, Förderfähigkeit der Ausgaben, gültige Ausgabenbelege, nationale Kofinanzierung, Prüfpfad (Ja/Nein) 6 Regelmäßiges Follow-up früherer Empfehlungen (Ja/Nein) 7 Gründliche Kontrolle der von der zuständigen Behörde durchgeführten Projekte (Ja/Nein)







3.10. Prüfbericht zu den Jahresprogrammen und diesbezügliche Erklärungen Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Einbeziehung der Prüfbehörde] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Einführung von Verfahren zur Konsolidierung der Schlussfolgerungen aufgrund der Prüfung der Systeme und der Prüfung der Projekte für jedes Jahresprogramm (Ja/Nein) 2 Durchführung von Prüfungen zur Bewertung der Gültigkeit der Zahlungsanträge (Ja/Nein) 3 Eingehendere Überprüfung bei Feststellung von systembedingten Fehlern oder Fehlern über der Signifikanzschwelle (Ja/Nein) 4 Genehmigung des Berichts und der diesbezüglichen Erklärungen durch eine entsprechend ermächtigte Person (Ja/Nein)







3.11. Ausgabenbescheinigung Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Einbeziehung insbesondere der Bescheinigungsbehörde, aber auch der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Einführung von Verfahren, die gewährleisten, dass die für die Bescheinigung notwendigen Auskünfte von der zuständigen Behörde eingehen (Ja/Nein) 2 Einführung von Verfahren, die gewährleisten, dass der Prüfbericht zu jedem Jahresprogramm und die diesbezüglichen Erklärungen von der Prüfbehörde eingehen (Ja/Nein) 3 Einführung von Verfahren, die gewährleisten, dass bei der endgültigen Ausgabenerklärung Einziehungen berücksichtigt und dass die laufenden Gerichts- oder Verwaltungsverfahren mit aufschiebender Wirkung bezüglich der Einziehungen weiterverfolgt werden (Ja/Nein) 4 Durchführung von Überprüfungen, die die Richtigkeit und die Vollständigkeit der Ausgabenerklärung gewährleisten (insbesondere hinsichtlich Zinserträgen aus von der Kommission erhaltenen Vorfinanzierungen sowie ihrer effektiven Verwendung als nationaler Beitrag) (Ja/Nein) 5 Im Falle der Verwendung einer Landeswährung: Umrechnung der Beträge in Euro entsprechend den von der Kommission festgelegten Regeln (Ja/Nein)







3.12. Bewertung des Programms Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Einbeziehung der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde(n)] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Weite Verbreitung der Bewertungsanleitungen der Kommission und Bereitstellung dieser Unterlagen für alle potenziellen Endbegünstigten und sonstige Interessierte (Ja/Nein) 2 Erfassung der von den Endbegünstigten mitgeteilten operativen und finanziellen Schlüsselindikatoren zur Messung der Projektleistungen (Ja/Nein) 3 Die zuständige Behörde (und/oder die beauftragten Behörden) wird (werden) dafür Sorge tragen, dass sich die mitgeteilten Indikatoren zur Messung der Ergebnisse der einzelnen Projekte eignen (Ja/Nein) 4 Vorhandensein von Verfahren, die gewährleisten, dass die erforderliche Bewertung gemäß dem Basisrechtsakt vorgenommen wird (Ja/Nein)

4. INFORMATIONSMANAGEMENT







4.1. Dokumentierung der Verfahren Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Einbeziehung aller Behörden] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Die Behörden werden dafür Sorge tragen, dass die festgelegten Verfahren gemäß Artikel 7 dieser Entscheidung den innerstaatlichen und den gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften (z. B. den Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge und den Buchführungsregeln) entsprechen (Ja/Nein) 2 Genehmigung der Verfahren durch eine entsprechend ermächtigte Person (Ja/Nein) 3 Die festgelegten Verfahren enthalten klare Anweisungen für die wichtigsten Vorgänge und eine Erläuterung der Entscheidungsabläufe im Hinblick auf die Wahrnehmung der Aufgaben (Ja/Nein) 4 Vorkehrungen, die gewährleisten, dass alle relevanten Mitarbeiter über die festgelegten Verfahren informiert sind (Ja/Nein) 5 Ggf. umfassen diese Verfahren Checklisten mit den wichtigsten durchzuführenden Kontrollen (Ja/Nein) 6 Vorkehrungen, die den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten (Ja/Nein)







4.2. Buchführung Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Einbeziehung der zuständigen Behörde, der beauftragten Behörde(n) und der Bescheinigungsbehörde] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Vorkehrungen, die gewährleisten, dass die Buchführungsdaten vollständig, zuverlässig und korrekt sind. Das Buchführungssystem ermöglicht insbesondere Folgendes: — eine uneingeschränkte Rückverfolgbarkeit der Gemeinschaftsmittel auf der Ebene der Endbegünstigten und der Projekte — die Ermittlung etwaiger Zinserträge aus von der Kommission erhaltenen Vorfinanzierungen — die Identifizierung ausgestellter Einziehungsanordnungen und ggf. die Überprüfung, ob die Einziehungen tatsächlich erfolgt sind (Ja/Nein) 2 Das System für die Buchführung und Finanzberichterstattung steht im Einklang mit den innerstaatlichen Datenschutzvorschriften (Ja/Nein) 3 Computergestütztes System für die Buchführung und Finanzberichterstattung (Ja/Nein) 4 Vorhandensein eines Notfallsystems, das erforderlichenfalls den weiteren Dienstbetrieb gewährleistet (Ja/Nein) 5 Im Falle der Verwendung einer Landeswährung: Umrechnung der Beträge in Euro entsprechend den von der Kommission festgelegten Regeln (Ja/Nein)







4.3. Berichterstattung an die Kommission Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Einbeziehung aller Behörden] Grundlegende Ziele Erreicht? Anmerkungen 1 Bestimmung der Berichterstattungspflichten sowie der Auswirkungen auf die Ressourcen (Ja/Nein) 2 Angemessene, fristgerechte und vollständige Beiträge der benannten Behörden dank der festgelegten Verfahren (Ja/Nein) 3 Genehmigung der Berichte durch eine entsprechend ermächtigte Person (Ja/Nein)







4.4. Prüfpfad Kurze Erläuterung der Vorgehensweise [unter Einbeziehung aller Behörden] Wo werden folgende Unterlagen aufbewahrt? Stelle/Referat Für wie lange? Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme einschließlich des Verfahrenshandbuchs (der Verfahrenshandbücher) Prüfstrategie Nationales Mehrjahresprogramm und etwaige Änderungen Nationale Jahresprogramme und etwaige Änderungen Beschlüsse der Europäischen Kommission über Mehrjahres- und Jahresprogramme Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen/Ausschreibungen Antragsunterlagen/Vertragsunterlagen Verwaltungstechnische, technische und finanzielle Analyse der eingegangenen Vorschläge/Angebote (Bewertungsschemata) und Berichte des Bewertungsausschusses Kofinanzierungsentscheidungen oder Ablehnungen Projektfinanzierungsvereinbarungen Mittelbindungsentscheidungen für die einzelnen Projekte Fortschritts- und Schlussberichte der Begünstigten Finanzberichte und Zahlungsanträge für das kofinanzierte Projekt Belege für die Ausgaben und Einnahmen im Rahmen des kofinanzierten Projekts Zahlungen/Einziehungsbewilligungen (Nachweis der vorgenommenen Überprüfungen) Zahlungen/Einziehungsanordnungen Nachweis der Zahlungen/Rückzahlung von Mitteln Dokumentation zum Stichprobenverfahren für die Prüfungen Berichte über Projektprüfungen Berichte über die innerstaatlichen Überprüfungen der Verwaltungs- und Kontrollsysteme Prüfberichte zu den Jahresprogrammen Prüfgutachten zu den Verwaltungs- und Kontrollsystemen Prüferklärungen zur Gültigkeit der Zahlungsanträge An die Europäische Kommission gesandte Zahlungsanträge An die Europäische Kommission gesandte Ausgabenbescheinigung An die Europäische Kommission gesandte Fortschrittsberichte An die Europäische Kommission gesandte Schlussberichte Nachweis der von der Europäischen Kommission erhaltenen Zahlung An die Europäische Kommission gesandte Bewertungsberichte

5. GENEHMIGUNG DER BESCHREIBUNG DER VERWALTUNGS- UND KONTROLLSYSTEME







Behörde Erklärung Datum und Unterschrift Zuständige Behörde Der/die Unterzeichnete bestätigt die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben zu der zuständigen Behörde und zu deren internen Kontrollsystemen. Name: Funktion: Datum: Unterschrift Bescheinigungsbehörde Der/die Unterzeichnete bestätigt die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben zu der Bescheinigungsbehörde und zu deren internen Kontrollsystemen. Name: Funktion: Datum: Unterschrift Prüfbehörde Der/die Unterzeichnete bestätigt die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben zu der Prüfbehörde und zu deren internen Kontrollsystemen und bekräftigt, dass die Beschreibung einen zuverlässigen Überblick über alle Verwaltungs- und Kontrollsysteme vermittelt. Name: Funktion: Datum: Unterschrift









ANHANG 2

MEHRJAHRESPROGRAMM (MUSTER)

 ursprüngliche Fassung

 überarbeitete Fassung (Nummer, Datum TT/MM/Jahr) nach Rücksprache mit der Kommission

 überarbeitete Fassung infolge von Bewertungen und/oder Durchführungsschwierigkeiten

 überarbeitete Fassung infolge einer Überarbeitung der strategischen Leitlinien

MITGLIEDSTAAT:

FONDS:

ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE:

PROGRAMMZEITRAUM:

1. SITUATION IN DEM MITGLIEDSTAAT

Beschreibung der Ausgangssituation in dem Mitgliedstaat in dem unter die Ziele des Fonds fallenden Politikbereich

1.1. Die nationale Situation und die Migrationsströme, die Einfluss auf diese Situation haben

1.2. Die bisher von dem Mitgliedstaat ergriffenen Maßnahmen

1.3. Die insgesamt bereitgestellten nationalen Ressourcen

2. ANALYSE DES BEDARFS IN DEM MITGLIEDSTAAT

2.1. Der Bedarf in dem Mitgliedstaat bezogen auf die Ausgangssituation

2.2. Die operativen Ziele des Mitgliedstaats, mit denen seinem Bedarf entsprochen werden soll

3. STRATEGIE FÜR DIE VERWIRKLICHUNG DER ZIELE

Beschreibung der Art und Weise, in der der Fonds zur Deckung des Bedarfs beiträgt, sowie Darlegung, welche Prioritäten aus welchem Grund gewählt wurden

3.1. Priorität 1

3.2. Priorität 2

3.3. usw.

Gliederung der Informationen zu den gewählten Prioritäten

a) Ziel(e) der Strategie und Beispiele für Leitaktionen

b) Beschreibung der betreffenden Zielsetzung(en) und der verwendeten Indikatore