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"B VERORDNUNG (EURATOM, EGKS, EG) Nr. 3418/93 DER KOMMISSION
vom 9. Dezember 1993
mit Durchführungsbestimmungen zu einigen V orschriften der Haushaltsordnung vom 21. Dezember 1977
(ABl. L 315 vom 16.12.1993, S. 1)
Geändert durch:
Amtsblatt
Nr. Seite Datum
"M1 Beschluß 97/594/EGKS, EG, Euratom der Kommission vom 30. Juli
1997 L 239 54 30.8.1997
"M2 Beschluß 98/539/EG, EGKS, Euratom der Kommission vom
7. September 1998 L 252 67 12.9.1998
NB: Diese konsolidierte Fassung enthält Bezugnahmen auf die Europäische Rechnungseinheit und/oder den Ecu, welche ab 1. Januar 1999
als Bezugnahmen auf den Euro zu verstehen sind — Verordnung des Rates (EWG) Nr. 3308/80 (ABl. L 345 vom 20.12.1980, S. 1) undVerordnung des Rates (EG) Nr. 1103/97 (ABl. L 162 vom 19.6.1997, S. 1).1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 1
VERORDNUNG (EURATOM, EGKS, EG) Nr. 3418/93 DER
KOMMISSION
vom 9. Dezember 1993
mit Durchführungsbestimmungen zu einigen V orschriften der Haus-
haltsordnung vom 21. Dezember 1977
DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN —
gestützt auf den Vertrag über die Gründung der Europäischen Gemeinschaft
für Kohle und Stahl,
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft;
gestützt auf die Haushaltsordnung des Rates vom 21. Dezember 1977 für den
Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (
1), zuletzt geändert
durch die Verordnung (Euratom, EGKS, EWG) Nr. 610/90 (2), insbesondere
auf Artikel 126,
nach Anhörung des Europäischen Parlaments und des Rates,
nach Stellungnahme des Gerichtshofs, des Rechnungshofs und des Wirt-
schafts- und Sozialausschusses,
in Erwägung nachstehender Gründe:
in einigen V orschriften der Artikel 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38, 41,
45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94, 97, 123 und 128
der Haushaltsordnung sind ausdrücklich Durchführungsbestimmungen vor-gesehen.
Die Verordnung 86/610/EWG, Euratom, EGKS der Kommission (
3) erfordert
eine Reihe von Anpassungen, insbesondere infolge der Änderung derHaushaltsordnung.
Es empfiehlt sich, Durchführungsbestimmungen vorzusehen, um die Behand-
lung bestimmter Beiträge Dritter zu Gemeinschaftsaktionen zu regeln.
Im Interesse größerer Klarheit und Übersichtlichkeit ist es notwendig, die
geltenden Durchführungsbestimmungen in einem einzigen Text zusammen-
zufassen und die Verordnung 86/610/EWG, Euratom, EGKS aufzuheben.
Der Erlaß dieser Bestimmungen steht dem späteren Erlaß weiterer Durch-
führungsbestimmungen, die in der Haushaltsordnung nicht ausdrücklichvorgesehen sind, sich aber in der Folge als zweckmäßig erweisen könnten,nicht entgegen —
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
TITEL I
BEDINGUNGEN FÜR DIE ANWENDUNG DES ECU AUF DIE
EINNAHMEN UND AUSGABEN
(Artikel 11 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
Artikel 1
Die Umrechnung zwischen dem Ecu und den Landeswährungen erfolgt
grundsätzlich zum Tageskurs des Ecu, der im Amtsblatt der Europäischen
Gemeinschaften veröffentlicht wird. Zum Zwecke der in den Artikeln 69 bis
72 der Haushaltsordnung vorgesehenen Rechnungsführung werden die
Landeswährungen jedoch gemäß der Verweisbestimmung in Artikel 11
Absatz 4 der Haushaltsordnung nach den monatlichen Umrechnungskursen inEcu umgerechnet. Diese werden auf der Grundlage der Kurse ermittelt, die
am vorletzten Arbeitstag des Monats Gültigkeit haben, der dem Monat
vorausgegangen ist, für den die Umrechnungskurse ermittelt worden sind.!B
(1) ABl. Nr. L 356 vom 31. 12. 1977, S. 1.
(2) ABl. Nr. L 70 vom 16. 3. 1990, S. 1.
(3) ABl. Nr. L 360 vom 19. 12. 1986, S. 1.1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 2
Artikel 2
Werden die Mittelbindungsanträge und die Feststellungen der Forderungen in
Landeswährung ausgestellt, so erfolgt die Umrechnung in Ecu nach Artikel 1.
Die entsprechende Auszahlungsanordnung und die Einziehungsanordnung
können nur in der gleichen Währung ausgestellt werden.
Der in Ecu ausgedrückte Saldo einer auf Landeswährung lautenden Mittel-
bindung oder Feststellung einer Forderung wird bei jedem monatlichenAbschluß der Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge neu bewertet.Die letzte Neubewertung des Haushaltsjahres erfolgt hinsichtlich des Saldos
der Mittelbindungen zum Umrechnungskurs des Monats Dezember; der Saldo
der festgestellten Forderungen wird im Hinblick auf die Erstellung derVermögensübersicht zu dem am 31. Dezember geltenden Umrechnungskursneu bewertet.
Die Salden können ferner im Laufe des Monats neu bewertet werden, wenn
eine Währungsanpassung erfolgt ist.
Artikel 3
Abweichend von Artikel 1 ist für den Monat „n“, für den die Ausgaben des
EAGFL, Abteilung Garantie, gemäß Artikel 3 Absatz 5 der Verordnung(EWG) Nr. 2776/88 der Kommission (
1) gemeldet worden sind, der
Umrechnungskurs vom 10. des Monats „n + 1“ oder des ersten vorange-
gangenen Tages, für den eine allgemeine Notierung vorliegt, zu verwenden.
Dieser Kurs ist ebenfalls zur Umrechnung der in den Artikeln 4 und 5 der
Verordnung (EWG) Nr. 2776/88 vorgesehenen entsprechenden V orschüsse zu
verwenden.
Die in Landeswährung festgestellten Unterschiede zwischen den Beträgen,
die den Mitgliedstaaten für den Monat „n“ zur Verfügung gestellt wordensind, und den für diesen Monat buchmäßig erfaßten Ausgaben werden zu dem
Umrechnungskurs vom 10. des Monats „n + 2“ in Ecu umgerechnet.
Artikel 4
Die bei Abschluß des Haushaltsjahres noch abzuwickelnden Verpflichtungen
und die auf das folgende Haushaltsjahr zu übertragenden Mittel (nicht-
getrennte Mittel) werden unter Zugrundelegung der Umrechnungskurse fürden Ecu vom Dezember berechnet.
Die Zahlungen zu Lasten eines Haushaltsjahres, die vom 1. bis 15. Januar des
darauffolgenden Haushaltsjahres geleistet werden, werden zum Umrech-
nungskurs für den Ecu vom Dezember in der Haushaltsrechnung erfaßt.
Artikel 5
Die noch auszuzahlenden gebundenen Mittel (nichtgetrennte Mittel) werden
bis zur Höhe der auf das folgende Haushaltsjahr übertragenen Mittel inLandeswährung oder in Ecu gezahlt; die Zahlungen werden zu dem im
Zeitpunkt der Zahlung geltenden Umrechnungskurs buchmäßig erfaßt.
Übersteigt ein zu zahlender Betrag die Höhe der bei der betreffendenHaushaltslinie gebundenen Mittel, so wird der Unterschied gemäß Artikel 15der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1552/89 des Rates (
2)b e id e r
Berechnung des Saldos des Haushaltsjahres berücksichtigt.
Die Beträge, die bei den Neubewertungen im Hinblick auf die Anpassung der
aus früheren Haushaltsjahren fortbestehenden Verpflichtungen (getrennteMittel) berechnet werden, werden in der Rechnungsführung über die
Haushaltsvorgänge festgestellt und in der Übersicht über die Inanspruch-
nahme der Mittelbindungen aus den der Haushaltsrechnung vorangegangenenHaushaltsjahren ausgewiesen.!B
(1) ABl. Nr. L 249 vom 8. 9. 1988, S. 9.
(2) ABl. Nr. L 155 vom 7. 6. 1989, S. 1.1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 3
TITEL II
BEFUGNISÜBERTRAGUNGEN
(Artikel 22 der Haushaltsordnung)
Artikel 6
In den Verfügungen zur Übertragung von Befugnissen gemäß Artikel 22
Absatz 4 der Haushaltsordnung werden die Bediensteten des Organs benannt,
die anstelle des V ollmachtgebers zeichnungsbefugt sind.
Diese Verfügungen enthalten einen Hinweis auf die Bestimmungen der in
Artikel 22 Absatz 4 der Haushaltsordnung genannten Geschäftsordnung, diedie Übertragung von Befugnissen regelt.
Artikel 7
Die Übertragungsverfügungen nach Artikel 6 werden zusammen mit einer
Unterschriftsprobe des Bediensteten, dem die Befugnis übertragen wurde,
folgenden Personen mitgeteilt:
— dem V ollmachtgeber;
— dem Rechnungsführer des Organs, der keine von nicht anweisungs-
befugten Bediensteten angeordnete Zahlungen leisten kann;
— dem Finanzkontrolleur des Organs, dem insbesondere die Überprüfung
der Rechtmäßigkeit und der Ordnungsmäßigkeit der Einnahmen und
Ausgaben obliegt;
— den Anweisungsbefugten, und zwar ausschließlich dann, wenn es sich um
eine Übertragung von Befugnissen durch den Finanzkontrolleur bzw. denRechnungsführer oder um Befugnisse handelt, die durch bevollmächtigteAnweisungsbefugte im Rahmen ihrer Zuständigkeit weiterübertragen
wurden;
— dem Rechnungshof.
Die Verfügungen zur Aufhebung von Befugnisübertragungen werden unter
den gleichen Bedingungen mitgeteilt.
Artikel 8
In der Übertragungsverfügung wird in jedem Fall festgelegt, innerhalb
welcher Grenzen die V ollmachtgeber ermächtigt sind, die Feststellung von
Forderungen vorzuschlagen, Einziehungsanordnungen zu erteilen, Mittel-
bindungen zu beantragen und Auszahlungsanordnungen auszustellen; fernerwerden darin die Nummern der unter die Befugnisübertragung fallenden
Artikel und Posten sowie gegebenenfalls die Dauer der Befugnisübertragung
niedergelegt.
Artikel 9
In Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Haushaltsordnung und dieser
Verordnung trifft jedes Organ die Maßnahmen zur Mittelbewirtschaftung, dieihm für eine reibungslose Ausführung seines Einzelplans notwendigerscheinen.
Jedes Organ faßt die zu diesem Zweck erlassenen internen V orschriften in
einem Schriftstück zusammen. In diesem Schriftstück werden die wichtigsten
Regeln für die Zuordnung der Aufgabenbereiche der Anweisungsbefugten
und der bewirtschaftenden Dienststellen bei der Ausführung des Einnahme-plans und des Ausgabenplans im Rahmen des Einzelplans, der für jedesOrgan aufgestellt wurde, niedergelegt.
Das vorstehend bezeichnete Schriftstück sowie alle sonstigen internen
Weisungen von allgemeiner Tragweite betreffend den Haushaltsvollzug und
die Buchführung werden allen an der Haushaltsführung beteiligten Dienst-stellen sowie dem Rechnungshof zugeleitet.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 4
TITEL III
VERW ALTUNG DURCH INTEGRIERTE DV-SYSTEME
(Artikel 23 der Haushaltsordnung)
Artikel 10
(1) Integrierte Verwaltungssysteme im Sinne des Artikels 23 der Haushalts-
ordnung sind DV -Programme zur Verwaltung und Buchführung, die ein
Tätigwerden des Anweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs und des
Rechnungsführers implizieren und von diesen einvernehmlich eingeführtwerden.
(2) Für die Anwendung der Systeme gelten folgende Regeln:a) Das System soll die Verfügbarkeit der Mittel für den vorgeschlagenen
V organg überprüfen und V orgänge, für die keine Mittel verfügbar sind,
verweigern;
b) das System soll sicherstellen, daß die einzelnen V orgänge nur von den
bevollmächtigten Beamten innerhalb der Dienststellen des Anweisungs-befugten, des Finanzkontrolleurs und des Rechnungsführers im Einklang
mit den von jedem Organ gemäß Artikel 9 beschlossenen Maßnahmen
bearbeitet werden;
c) das System muß eine wirksame Trennung der Funktionen des
Anweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs und des Rechnungsführersgewährleisten;
d) das Organ sorgt dafür, daß bei den internen und externen Verfahren der
Datenschutz und die Sicherheit beim Betrieb des Systems gewährleistet
sind;
e) das Organ sorgt dafür, daß die physische Sicherheit des Systems
gewährleistet ist;
f) unbeschadet der Artikel 84, 87 und 89 der Haushaltsordnung kann jedes
Organ — sofern das System nach übereinstimmender Auffassung des
Anweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs und des Rechnungsführers
die erforderliche Sicherheit bietet — beschließen, die bisher verwendetenFormulare für Mittelbindungsanträge, Auszahlungsanordnungen undEinziehungsanordnungen durch DV -Datenträger zu ersetzen.
TITEL IV
VORSCHRIFTEN BETREFFEND DEN RECHNUNGSFÜHRER, DIE
UNTERSTELLTEN RECHNUNGSFÜHRER UND DIE ZAHLSTEL-
LENVERW ALTER
(Artikel 25 und 75 der Haushaltsordnung)
Abschnitt I
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 11
Jedes Organ ernennt im Wege einer mit Gründen versehenen Verfügung einen
Rechnungsführer mit folgendem Aufgabenbereich:
— Einziehung der Forderungen, Annahme der Einzahlungen und Zahlung
der Ausgaben sowie Verwaltung der Kassenmittel;
— Buchführung sowie V orbereitung der Finanzübersichten gemäß den
Artikeln 69 bis 72 und 78 bis 81 der Haushaltsordnung.
Artikel 12
Das Organ kann aufgrund einer mit Gründen versehenen Stellungnahme des
Rechnungsführers einen oder mehrere unterstellte Rechnungsführer ernennen.
Diese unterstehen dienstlich dem Rechnungsführer, der deren Zuständigkeitfestlegt.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 5
Artikel 13
Der Rechnungsführer ist von jedem einzelnen Organ aus dem Kreis der
Beamten der Laufbahngruppe A oder B, welche die Staatsangehörigkeit eines
der Mitgliedstaaten besitzen, zu ernennen.
Die unterstellten Rechnungsführer sind von jedem einzelnen Organ aus dem
Kreis der Beamten der Laufbahngruppen A, B oder ausnahmsweise C zu
ernennen, welche die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten besitzen.
Die Zahlstellenverwalter, die gemäß Artikel 83 ernannt werden, sind aus dem
Kreis der Beamten der Laufbahngruppen A, B oder C, oder, erforderlichen-falls, aus dem Kreis der „sonstigen Bediensteten“ eines diesen Laufbahn-
gruppen entsprechenden Niveaus auszuwählen.
Artikel 14
Der Rechnungsführer und die unterstellten Rechnungsführer sind von dem
Organ aufgrund ihrer besonderen Sachkenntnis, die durch Zeugnisse oder
eine gleichwertige Berufserfahrung nachgewiesen ist, auszuwählen.
Artikel 15
Die Tätigkeit des Rechnungsführers und der unterstellten Rechnungsführer ist
mit der Tätigkeit der Anweisungsbefugten, der Zahlstellenverwalter und desFinanzkontrolleurs unvereinbar.
Die Tätigkeit der Zahlstellenverwalter ist mit der Tätigkeit des Finanz-
kontrolleurs unvereinbar.
Artikel 16
Der Rechnungsführer nimmt seine besonderen Aufgaben im Einklang mit den
V orschriften der Haushaltsordnung wahr.
Der Rechnungsführer garantiert insbesondere die Objektivität bei der
Rechnungsführung und bei der V orlage der in den Artikeln 69 bis 72 und
78 bis 81 der Haushaltsordnung vorgesehenen Finanzübersichten.
Das Organ stellt dem Rechnungsführer das Personal und die Sachmittel zur
Verfügung, die zur Erfüllung seiner Aufgaben notwendig sind.
V or der Ausführung der Ausgaben überzeugt sich der Rechnungsführer davon,
ob die in der Haushaltsordnung und dieser Verordnung vorgeschriebenen
Formen beachtet wurden, und vergewissert sich, daß die Zahlung schuldbe-freiende Wirkung hat und kein sachlicher Irrtum vorliegt.
Sooft die Kontrollen ergeben, daß die obigen V orschriften nicht beachtet
wurden, setzt der Rechnungsführer die Ausführung der Zahlungen aus und
legt die Gründe dafür dar.
Für unter Nichtbeachtung der V orschriften des Artikels 51 Absatz 3 der
Haushaltsordnung durchgeführte Zahlungen sind die Rechnungsführer, die
unterstellten Rechnungsführer und die Zahlstellenverwalter nach Maßgabeder Artikel 22 und 86 bis 89 des Statuts für die Beamten der EuropäischenGemeinschaften und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen
Bediensteten — im folgenden „Statut“ genannt — disziplinarisch verantwort-
lich und gegebenenfalls zum Schadenersatz verpflichtet.
Artikel 17
Der Rechnungsführer wird bei der Ausarbeitung des V orentwurfs des
Haushaltsplans automatisch zu allen etwaigen Problemen der Haushalts-darstellung gehört, die sich auf die Rechnungsvorgänge des Haushaltsvoll-
zugs auswirken können.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 6
Abschnitt II
Rechnungsführung und V orbereitung der Finanzübersichten
Artikel 18
(1) Gemäß Artikel 25 Absatz 4 der Haushaltsordnung erstellt der Rechnungs-
führer die periodischen Übersichten sowie die Haushaltsrechnung und dieÜbersicht über das Vermögen und die Schulden des Organs, dem er angehört.
Zu diesem Zweck gewährleistet er die buchmäßige Erfassung aller V orgänge
des Haushaltsjahres und nimmt die Rechnungsabschlüsse vor.
(2) Die Finanzübersichten werden dem Finanzkontrolleur gemäß den
Artikeln 79 und 81 der Haushaltsordnung zwecks Erteilung des Sicht-
vermerks vorgelegt und dann vom Organ endgültig verabschiedet.
(3) Scheidet der Rechnungsführer aus seinem Amt aus, so wird eine
Übersicht über die bisherige Rechnungsführung erstellt; Stichtag ist der letzteTag des Monats, in dem der Rechnungsführer ausgeschieden ist.
Diese Übersicht wird vom scheidenden Rechnungsführer und vom neuen
Rechnungsführer zwecks Billigung unterschrieben.
Artikel 19
Die übrigen Organe übermitteln der Kommission spätestens bis zum 1. März
die von ihnen erstellte Haushaltsrechnung und die Übersicht über dasVermögen und die Schulden sowie alle für den Rechnungsabschlußzweckdienlichen Schriftstücke und Informationen.
Artikel 20
Der Rechnungsführer der Kommission zentralisiert alle von ihm benötigten
Daten und bereitet die konsolidierte Haushaltsrechnung und die konsolidierte
Übersicht über das Vermögen und die Schulden der Europäischen
Gemeinschaften vor, damit die Kommission sie verabschieden und spätestensbis zum 1. Mai dem Europäischen Parlament, dem Rat und dem Rechnungs-hof übermitteln kann.
Artikel 21
Die Kommission — nachdem ihr Rechnungsführer die Rechnungsführer der
anderen Organe gehört hat —
— erläßt die allen Organen gemeinsamen Buchführungsmethoden,
— erläßt und aktualisiert die Struktur des Buchungsplans der Organe,
— harmonisiert die Darstellung der Finanzübersichten.Sie begründet und erläutert jede Änderung einer Buchführungsmethode in
den Anmerkungen im Anhang zu der Übersicht über das Vermögen und dieSchulden.
Abschnitt III
V erwaltung der Kassenmittel
Artikel 22
Gemäß Artikel 25 Absatz 1 der Haushaltsordnung obliegt dem Rechnungs-
führer, der für die Annahme von Einzahlungen und die Leistung von
Auszahlungen zuständig ist, die Verwaltung der entsprechenden Kassenmittel.
Jedes Organ eröffnet oder veranlaßt die Eröffnung der erforderlichen Konten
bei Finanzinstituten nach Aushandlung der Bedingungen, zu denen sie gemäß
den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung geführt und ver-
wendet werden sollen. Die Bedingungen für die Kontenführung werden einerregelmäßigen Prüfung unterzogen und gegebenenfalls neu ausgehandelt; sie
unterliegen der Aufsicht durch den Finanzkontrolleur.
Der Rechnungsführer der Kommission hat die Aufgabe, die Bedingungen, zu
denen die von den einzelnen Organen eröffneten Konten geführt und
verwendet werden sollen, nach Anhörung der Rechnungsführer der anderen
Organe zu harmonisieren.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 7
Artikel 23
Der Rechnungsführer bewirtschaftet die Barmittel des Organs, dem er
angehört, weist die Übertragungen zwischen den bei verschiedenen Finanz-
instituten eröffneten Konten an und nimmt die Währungsumrechnungen vor;
dabei trägt er Sorge dafür, daß keines der Konten einen Passivsaldo aufweist.
Die Übertragungen zwischen den bei verschiedenen Finanzinstituten eröff-
neten Konten müssen im Rahmen der verfügbaren Mittel erfolgen.
Artikel 24
Der Rechnungsführer der Kommission teilt die bei den Finanzverwaltungen
und den Zentralbanken der Mitgliedstaaten verfügbaren Mittel gemäß Artikel12 der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1552/89 auf die Mitgliedstaaten auf.
Artikel 25
Der Rechnungsführer gleicht die bei Finanzinstituten eingerichteten Konten
regelmäßig mit der Rechnungsführung aus und kontrolliert die reibungslose
Anwendung der ausgehandelten Bedingungen für die Führung und Verwen-
dung dieser Konten.
Artikel 26
Der Rechnungsführer stellt die Mittelausstattung der Zahlstellen und deren
finanzielle Überwachung sicher.
Artikel 27
Der Rechnungsführer der Kommission ermittelt monatlich gemäß Artikel 1
den Kurs für die Umrechnung des Ecu in die einzelnen Landeswährungen, diedie Organe bei der Ausführung des Haushaltsplans zugrunde zu legen haben.
Abschnitt IV
V ersicherung
Artikel 28
Der Rechnungsführer, die unterstellten Rechnungsführer und die Zahlstellen-
verwalter versichern sich über das Organ gegen die mit ihrer Aufgabeverbundenen Risiken.
Artikel 29
Die Versicherungsprämien werden dem Versicherer unmittelbar vom Organ
ausgezahlt.
Artikel 30
Unbeschadet
— der Artikel 86 bis 89 des Statuts,— des Artikels 75 der Haushaltsordnung,
— seiner Regreßansprüche gegenüber Dritten
trägt das Organ in Anwendung des Artikels 215 Absatz 2 des EG-Vertrags die
Risiken und die von den Versicherern nicht gedeckten Defizite, sofern das
Guthaben des auf den Namen des verantwortlichen Beamten eröffneten
Garantiekontos zur Deckung des Defizits nicht ausreicht.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 8
Abschnitt V
Sondervergütung und Garantiekonto
Artikel 31
Die in Artikel 75 Absatz 4 der Haushaltsordnung genannte Sondervergütung
beträgt monatlich:
—"M21343ECU für den Rechnungsführer,
—"M2893ECU für die unterstellten Rechnungsführer,
—"M2453 ECU für die Zahlstellenverwalter, die mindestens
"M13 6003ECU, und zwar für mindestens 30 aufeinanderfolgende
Tage, zu verwalten haben.
Diese Sondervergütung wird in Ecu ausgedrückt. Der entsprechende Betrag
wird dem in Artikel 32 vorgesehenen Garantiekonto in Ecu gutgeschrieben.
Artikel 32
In der allgemeinen Rechnung des Organs wird ein Garantiekonto auf den
Namen des betroffenen Bediensteten eröffnet. Auf Antrag des betreffenden
Organs kann das Konto zentral in der allgemeinen Rechnung der Kommission
geführt werden. Diesem Konto werden regelmäßig die in Artikel 31 genanntemonatliche Sondervergütung und die jährlichen Zinsen gutgeschrieben, diedem Jahresdurchschnitt der vom Europäischen Fonds für währungspolitische
Zusammenarbeit für seine Transaktionen in Ecu berechneten monatlichen
Zinsen entspricht (
1).
Das Konto wird mit dem Defizit belastet, für das der Betreffende von dem
Organ, das ihn ernannt hat, für verantwortlich erklärt wird, soweit es nicht aus
Leistungen der Versicherungsgesellschaften gedeckt worden ist.
Artikel 33
(1) Der Habensaldo des Garantiekontos wird dem Betreffenden oder dem
Anspruchsberechtigten bei Beendigung seiner Tätigkeit als Rechnungsführeroder unterstellter Rechnungsführer nach Beschluß der in Artikel 22 derHaushaltsordnung festgelegten Behörden und Erteilung der in Artikel 77 der
Haushaltsordnung genannten Entlastung nach befürwortendem Sichtvermerk
des Rechnungsführers, außer in den ihn betreffenden Fällen, und desFinanzkontrolleurs ausgezahlt.
(2) Im Fall der Zahlstellenverwalter wird das Guthaben des Garantiekontos
den Betreffenden oder den Anspruchsberechtigten bei Beendigung ihrerTätigkeit nach Zustimmung und Prüfung des Rechnungsführers und desbetreffenden Anweisungsbefugten und nach befürwortendem Sichtvermerk
des Finanzkontrolleurs ausgezahlt.
(3) Die in den Absätzen 1 und 2 genannten Auszahlungen erfolgen
ausschließlich auf schriftliche Weisung des Leiters der Generaldirektion oderder Verwaltungseinheit, der der Rechnungsführer angehört.
TITEL V
VORSCHRIFTEN FÜR DEN FINANZKONTROLLEUR UND DIE
UNTERSTELLTEN FINANZKONTROLLEURE
(Artikel 24 der Haushaltsordnung)
Artikel 34
Jedes Organ ernennt durch eine mit Gründen versehene Verfügung den
Finanzkontrolleur. Dieser wird mit der Kontrolle der Mittelbindungen und der
Anordnung aller Ausgaben sowie der Kontrolle aller Einnahmen betraut, die
im Haushaltsplan der Gemeinschaft zu verbuchen sind und für die das Organanweisungsbefugt ist.!B
(1) Der Zinssatz wird monatlich im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften ,
Reihe C, veröffentlicht1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 9
Artikel 35
Das Organ kann einen oder mehrere unterstellte Finanzkontrolleure ernennen.
Diese unterstehen dienstlich dem Finanzkontrolleur, der festlegt, welcheBefugnisse er ihnen überträgt. Sie sind im Rahmen dieser Befugnisüber-tragungen verantwortlich für die von ihnen erteilten Sichtvermerke.
Artikel 36
Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure sind von dem
Organ aufgrund ihrer besonderen Sachkenntnis aus dem Kreis der
Angehörigen der Mitgliedstaaten auszuwählen.
Artikel 37
Das Organ stellt dem Finanzkontrolleur das Personal und die Sachmittel zur
Verfügung, die zur Erfüllung seiner Kontrollaufgaben notwendig sind.
Artikel 38
Für alle Verfügungen betreffend die Übertragung und Weiterübertragung von
Befugnissen durch den Finanzkontrolleur oder die unterstellten Finanz-kontrolleure gelten die Artikel 6, 7 und 8.
Artikel 39
Bei der Wahrnehmung seiner Kontrollaufgaben ist der Finanzkontrolleur
vollkommen unabhängig und nur dem Organ verantwortlich. Er ist an
keinerlei Weisung für die Erfüllung der Aufgaben gebunden, die ihm durch
seine Ernennung aufgrund der Haushaltsordnung übertragen sind, noch dürfenihm diesbezüglich Einschränkungen auferlegt werden.
Diese Bestimmungen gelten auch für die unterstellten Finanzkontrolleure im
Rahmen der ihnen durch ihren Dienstvorgesetzten, den Finanzkontrolleur,
übertragenen Befugnisse.
Artikel 40
Der Finanzkontrolleur kann jederzeit und über jede Frage mit finanziellen
Auswirkungen dem Organ Bericht erstatten, insbesondere hinsichtlich derAnwendung von Artikel 2 der Haushaltsordnung.
Das Organ übermittelt diese Berichte auf Antrag dem Europäischen
Parlament und dem Rechnungsghof, sofern es sie nicht als vertraulicheinstuft.
Artikel 41
Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure haben Zugang
zu allen Belegen und sonstigen Dokumenten im Zusammenhang mit den zukontrollierenden Ausgaben und Einnahmen. Sie können Kontrollen vor Ort
vornehmen.
Artikel 42
Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure können nur
vom Organ selbst im Sinne von Artikel 74 der Haushaltsordnungdisziplinarisch verantwortlich gemacht und zum Schadenersatz verpflichtetwerden, und zwar unter folgenden Bedingungen:
Das Organ erläßt eine mit Gründen versehene Verfügung zur Einleitung einer
Untersuchung. Diese Verfügung wird dem Betreffenden und, im Fall einesunterstellten Finanzkontrolleurs, dem Finanzkontrolleur mitgeteilt. Das Organkann unter seiner unmittelbaren Verantwortung einen oder mehrere Beamte
der gleichen oder einer höheren Besoldungsgruppe als der des betreffenden
Bediensteten, die nicht die Aufgabe des Finanzkontrolleurs, des Anweisungs-befugten oder des Rechnungsführers wahrnehmen, mit der Untersuchungbeauftragen. Im Laufe dieser Untersuchung müssen der Betreffende und, im
Fall eines unterstellten Finanzkontrolleurs, der Finanzkontrolleur angehört
werden.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 10
Der Bericht über die Untersuchung wird dem Betreffenden und, im Fall eines
unterstellten Finanzkontrolleurs, dem Finanzkontrolleur mitgeteilt. Sodannwird der Betreffende vom Organ zu diesem Bericht angehört.
Auf der Grundlage des Berichts und der Anhörung erläßt das Organ entweder
eine mit Gründen versehene Verfügung zur Entlastung des Betreffenden odereine mit Gründen versehene Verfügung gemäß den Artikeln 22 und 86 bis 89
des Statuts. Die Verfügungen zur Verhängung von Disziplinar- und/oder
Geldstrafen werden dem Betreffenden mitgeteilt und den übrigen Organen,dem Rechnungshof, und, im Fall eines unterstellten Finanzkontrolleurs, demFinanzkontrolleur zur Kenntnisnahme übermittelt.
Gegen diese Verfügungen kann der Betreffende unter den im Statut
vorgesehenen Bedingungen beim Gerichtshof Klage erheben.
Artikel 43
Unbeschadet der Rechtsmittel, die das Statut bietet, können der Finanz-
kontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure gegen jede Verfügung im
Zusammenhang mit der Wahrnehmung ihrer Kontrollaufgabe beim Gerichts-hof Klage erheben. Diese Klage muß innerhalb von drei Monaten, gerechnetvom Tag der Mitteilung der betreffenden Verfügung, eingereicht werden.
Der vorstehende Absatz gilt auch für Klagen des Organs gegen seinen
Finanzkontrolleur oder seine unterstellten Finanzkontrolleure.
Bei Klagen wird nach Maßgabe von Artikel 91 Absatz 5 des Statuts
untersucht und entschieden.
TITEL VI
EINZIEHUNG DER FORDERUNGEN
(Artikel 28 und 29 der Haushaltsordnung)
Artikel 44
In Anwendung des Artikels 28 Absatz 1 der Haushaltsordnung erstellt der
zuständige Anweisungsbefugte für alle Maßnahmen, die eine Forderung der
Gemeinschaft begründen oder verändern können, einen Forderungsvor-
anschlag. Läßt sich anhand der Verfügung oder des Beschlusses, der einekünftige Forderung begründet, die Höhe oder das Fälligkeitsdatum dieserForderung nicht bestimmen, so ist der Forderungsvoranschlag dennoch zu
erstellen: darin sind, soweit möglich, der veranschlagte Betrag und die
voraussichtliche Fälligkeit der Forderung anzugeben.
Der V oranschlag ist dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung des Sicht-
vermerks und dem Rechnungsführer zuzuleiten, der die Forderung mit demHinweis „p.m.“ in ein Verzeichnis einträgt.
Artikel 45
(1) In Anwendung des Artikels 28 Absatz 2 der Haushaltsordnung stellt der
zuständige Anweisungsbefugte für jede festgestellte Forderung unverzüglich
eine Einziehungsanordnung aus.
Diese wird dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung des Sichtvermerks und
dem Rechnungsführer zwecks Eintragung zugeleitet. Darin wird unter
anderem das Fälligkeitsdatum angegeben.
(2) Zur Einziehung der Forderung fordert der Rechnungsführer den
Schuldner auf, den geschuldeten Betrag zum festgesetzten Zeitpunkt zuzahlen.
(3) Bei der tatsächlichen Einziehung der Forderung stellt der Rechnungs-
führer eine Annahmeanordnung aus, die er in die Haushaltskonten einträgt.Der Anweisungsbefugte und der Finanzkontrolleur werden über die Ein-
ziehung der Forderung durch den Rechnungsführer unterrichtet.
(4) Wird eine Forderung nicht bei Ablauf der vorgesehenen Zahlungsfrist
eingezogen, so leitet der Rechnungsführer unverzüglich das Einziehungs-
verfahren ein, gegebenenfalls auf dem Rechtsweg.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 11
(5) Eine Forderung, die im Laufe eines Haushaltsjahres oder mehrerer
Haushaltsjahre in Form mehrerer Teilbeträge eingezogen werden soll, wirdunmittelbar nach ihrer Feststellung in voller Höhe durch Eintragung derEinziehungsanordnung auf dem Konto erfaßt.
Artikel 46
Die zusammengefaßten Feststellungen im Sinne des Artikels 28 der
Haushaltsordnung sind streng auf die laufenden Einnahmen zu begrenzen.
Die unter diese zusammengefaßten Feststellungen fallenden Einziehungs-
anordnungen sind daher dem Finanzkontrolleur nicht einzeln zwecksErteilung des Sichtvermerks zuzuleiten.
Der Anweisungsbefugte ist verpflichtet, dem Finanzkontrolleur vor Abschluß
des Haushaltsjahres Änderungen der zusammengefaßten Feststellungen
mitzuteilen, um diese mit den tatsächlich festgestellten Forderungen inEinklang zu bringen.
Artikel 47
Jede Einziehung ist dem Anweisungsbefugten und dem Finanzkontrolleur
gemäß Artikel 45 Absatz 3 so bald wie möglich mitzuteilen. Erfolgt dieEinziehung nicht aufgrund einer gemäß Artikel 45 ausgestellten Einziehungs-
anordnung, so ist der entsprechende Betrag unverzüglich einem Verwahrkonto
der allgemeinen Rechnung gutzuschreiben; der zuständige Anweisungs-befugte ist aufzufordern, das Verfahren zur Feststellung einer Forderungeinzuleiten und die fehlende Einziehungsanordnung zwecks Verbuchung auf
den Haushaltskosten auszustellen. Ist auf einem Verwahrkonto ein zu Unrecht
eingezogener Betrag verbucht worden, so ist dieser Betrag umgehendzurückzuzahlen.
Artikel 48
Die V oranschläge und die Einziehungsanordnungen sind buchmäßig getrennt
zu erfassen, indem eine chronologische Numerierung vorgenommen wird,anhand deren bei sämtlichen Forderungen des Organs insbesondere fest-
gestellt werden kann,
— welche Maßnahmen, die eine Forderung begründen können, getroffen
wurden;
— wie hoch die einzuziehenden Forderungen sind;
— wann diese Forderungen fällig werden;
— welche Forderungen eingezogen worden sind;— welche Forderungen noch einzuziehen sind und welche Bemühungen
unternommen wurden, um deren Einziehung sicherzustellen.
Artikel 49
Die Rechnungsführung muß so aufgebaut sein, daß der Finanzkontrolleur in
der Lage ist, jederzeit die Richtigkeit der Eintragung der Forderungsvor-
anschläge und der Einziehungsanordnungen nachzuprüfen und die Aufgaben
zu erfüllen, die ihm gemäß Artikel 29 Absatz 3 der Haushaltsordnungübertragen worden sind.
Artikel 50
Beantragt der Anweisungsbefugte gemäß Artikel 29 Absatz 2 der Haushalts-
ordnung auf die Einziehung einer festgestellten Forderung zu verzichten, soist in dem Antrag folgendes anzugeben: Schuldner, Art, voraussichtliche
Höhe und Verbuchungsstelle der Einnahmen im Haushaltsplan, zum Zweck
ihrer Einziehung unternommene Bemühungen und Grund der beantragtenStreichung.
Hat sich die höchste Stelle des Organs über eine Verweigerung des
Sichtvermerks durch den Finanzkontrolleur hinweggesetzt, so wird der
Beschluß dem Anweisungsbefugten zugeleitet; dieser schickt den Verzicht-antrag zusammen mit dem Beschluß an den Finanzkontrolleur. Der Verzicht-
antrag, dem der Beschluß, sich über die Verweigerung des Sichtvermerks
hinwegzusetzen, beigefügt ist, wird nach Maßgabe des Artikels 28 Absatz 2erster Unterabsatz der Haushaltsordnung eingetragen.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 12
TITEL VII
MITTELBINDUNG
(Artikel 36 der Haushaltsordnung)
Artikel 51
Bevor eine Maßnahme getroffen wird, die zu einer Ausgabe führen kann, muß
der zuständige Anweisungsbefugte bei der Finanzkontrolle einen Mittel-bindungsantrag stellen. V orher muß sich der Anweisungsbefugte versichern,
daß diese Maßnahme den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushalts-
führung und insbesondere der Sparsamkeit und des Kosten-Nutzen-Verhält-nisses entspricht, die in Artikel 2 der Haushaltsordnung vorgesehen sind.
Grundsätzlich wird dieser Antrag nach einem Formblatt gestellt, das der
Anweisungsbefugte, der Rechnungsführer und der Finanzkontrolleur einver-nehmlich festzulegen haben. Der Mittelbindungsantrag muß die in Artikel 37der Haushaltsordnung vorgesehenen Angaben enthalten.
Artikel 52
Als Maßnahmen, die zu Ausgaben führen können, ohne daß ein neuer
Beschluß erforderlich ist, gelten die Entwürfe von allgemeinen Beschlüssen
des Organs, die eine Ausgabeverpflichtung gegenüber Dritten beinhalten.
Artikel 53
Erfordert eine Ausgabe vor der Mittelbindung einen Grundsatzbeschluß des
Organs, so wird der Entwurf dieses Grundsatzbeschlusses zusammen miteinem entsprechenden Mittelbindungsantrag dem Finanzkontrolleur zur
Erteilung des Sichtvermerks unterbreitet.
Sobald das Organ den Beschlußentwurf gebilligt hat, wird der entsprechende
Mittelbindungsantrag dem Finanzkontrolleur zur Erteilung des Sichtvermerks
unterbreitet.
Wird der Beschlußentwurf vom Organ nicht gebilligt oder der vorgeschlagene
Ausgabenbetrag gekürzt, so wird der Mittelbindungsantrag annulliert und
gegebenenfalls ein neuer Mittelbindungsantrag in entsprechender Höhe
gestellt, der dem Finanzkontrolleur zur Erteilung des Sichtvermerksunterbreitet wird.
Artikel 54
Die zusammengefaßten Mittelbindungen im Sinne von Artikel 36 Absatz 1
der Haushaltsordnung sind strikt auf die laufenden Ausgaben begrenzt. Die
einzelnen Mittelbindungen, die durch derartige zusammengefaßte Mittel-
bindungen gedeckt werden, dürfen dem Finanzkontrolleur nicht einzeln zurErteilung des Sichtvermerks unterbreitet werden.
Im Fall zusammengefaßter Mittelbindungen hat der Anweisungsbefugte unter
seiner Verantwortung nachzuprüfen, ob die einzelnen Mittelbindungen diezusammengefaßte Mittelbindung, durch die sie gedeckt werden, nichtüberschreiten.
Diese zusammengefaßten Mittelbindungen können nur insoweit Gegenstand
automatischer Übertragungen nach Maßgabe von Artikel 7 der Haushalts-ordnung sein, als sie am Ende des Haushaltsjahres finanziellen Verbindlich-
keiten entsprechen, die tatsächlich vor den in der Haushaltsordnung
festgesetzten Terminen eingegangen wurden.
Als laufende Ausgaben gelten die im Laufe des gleichen Haushaltsjahres
anfallenden und sich wiederholenden Verwaltungsausgaben beispielsweise
folgender Art:
— Personalausgaben (Gehälter und sonstige Vergütungen, Kosten für
Personaleinstellungen usw.),
— Ausgaben für Dienstreisen,
— Repräsentationsausgaben,
— Kosten für Sitzungen,
— Freelance-Dolmetscher,!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 13
— Austausch von Beamten,
— Miete von Gebäuden,
— verschiedene Versicherungen,— Reinigung und Unterhaltung,— Anmietungen,— Telekommunikation,— Wasser, Gas, Strom,— regelmäßige Veröffentlichungen (monatliche Bulletins usw.),
— Abonnements.
Artikel 55
Kann für bestimmte Maßnahmen, die zu einer Ausgabe führen können, zu
dem Zeitpunkt, da der entsprechende Mittelbindungsantrag dem Finanz-
kontrolleur unterbreitet und dem Rechnungsführer übermittelt wird, dieAusgabe noch nicht genau in Zahlen ausgedrückt werden, dann muß derAnweisungsbefugte die vorausichtliche Ausgabe schätzen und in seinem
Mittelbindungsantrag angeben, worauf sich diese Schätzung stützt.
Artikel 56
Sämtliche Mittelbindungsanträge sind dem Finanzkontrolleur so rechtzeitig
zu unterbreiten, daß er eine Stellungnahme abgeben kann und daßgegebenenfalls die Bemerkungen, die er für zweckmäßig hält, berücksichtigtwerden können.
Artikel 57
Den Mittelbindungsanträgen sind unbeschadet der Anwendung des Artikels
23 der Haushaltsordnung sämtliche Belege und gegebenenfalls alle sonstigen
Dokumente und Informationen beizufügen, die der Finanzkontrolleur für diein Artikel 38 Absatz 1 der Haushaltsordnung vorgeschriebenen Feststellungen
benötigt.
TITEL VIII
EINTRAGUNG DER MITTELBINDUNGSANTRÄGE NACH ERTEI-
LUNG DES SICHTVERMERKS DURCH DEN FINANZKONTROL-
LEUR
(Artikel 37 der Haushaltsordnung)
Artikel 58
Die Eintragung der Mittelbindungsanträge wird von der Rechnungsführung
des Organs vorgenommen. Sie soll die Möglichkeit geben, jederzeit für das
Haushaltsjahr nach Haushaltsposten folgendes festzustellen:
1. verfügbare Mittel,
2. Beträge der eingegangenen Verpflichtungen,
3. geleistete entsprechende Zahlungen,4. Saldo der noch bestehenden Zahlungsverpflichtungen.Die Eintragung muß es ferner ermöglichen, jederzeit folgendes festzustellen:1. Betrag der ursprünglichen Mittelbindung zuzüglich etwaiger zusätzlicher
Mittelbindungen,
2. zu Lasten vorangehender Haushaltsjahre geleistete entsprechende Zah-
lungen,
3. Betrag der zu Beginn des Haushaltsjahres noch bestehenden Zahlungs-
verpflichtungen,
4. Zahlungen des Haushaltsjahres,5. noch auszuzahlender Saldo.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 14
Ebenso ist die Höhe der zusammengefaßten Mittelbindungen gemäß Artikel
99 der Haushaltsordnung einzutragen.
Artikel 59
Die Rechnungsführung muß so aufgebaut sein, daß der Finanzkontrolleur in
der Lage ist, die Richtigkeit der Eintragung der Mittelbindungen und derZahlungen nachzuprüfen.
TITEL IX
SICHTVERMERK FÜR DIE MITTELBINDUNGSANTRÄGE
(Artikel 38 der Haushaltsordnung)
Artikel 60
V orbehaltlich der Artikel 10 und 61 wird der Sichtvermerk durch
Unterzeichnung des Mittelbindungsantrags durch den Finanzkontrolleur —oder durch einen unterstellten Finanzkontrolleur oder einen gemäß Artikel 38
bevollmächtigten Bediensteten — erteilt. Ferner wird der Mittelbindungs-
antrag mit einem Stempel versehen und datiert.
Artikel 61
In dringenden Fällen kann der Sichtvermerk durch einen Boten, durch ein
Fernschreiben oder durch jedes andere Mittel erteilt werden, das eindeutig
erkennen läßt, daß der betreffende Mittelbindungsantrag mit einem Sicht-
vermerk versehen worden ist.
Artikel 62
Hat sich die höchste Stelle des Organs gemäß Artikel 39 der Haushalts-
ordnung über eine Verweigerung des Sichtvermerks durch den Finanz-kontrolleur hinweggesetzt, so wird der Beschluß dem Anweisungsbefugten
zugeleitet. Dieser schickt den Mittelbindungsantrag zusammen mit diesem
Beschluß an den Finanzkontrolleur. Der Mittelbindungsantrag, dem derBeschluß, sich über die Verweigerung des Sichtvermerks hinwegzusetzen,
beigefügt ist, wird nach Maßgabe von Artikel 37 der Haushaltsordnung
eingetragen.
Artikel 63
Die Artikel 60, 61 und 62 sind auf die zusammengefaßten Mittelbindungen im
Sinne von Artikel 99 der Haushaltsordnung anzuwenden.
Artikel 64
Hält der Finanzkontrolleur die in Artikel 28 Absatz 2 und in den Artikeln 37,
41 und 45 der Haushaltsordnung vorgesehenen und in den nachstehenden
Artikeln 65 bis 73 genauer bezeichneten Belege für unzureichend oderunvollständig, so schiebt er die Erteilung seines Sichtvermerks auf undschickt den Antrag unter Angabe der erbetenen Belege zurück an den
Anweisungsbefugten.
TITEL X
BELEGE
(Artikel 28 Absatz 2 und Artikel 37, 41 und 45 der Haushaltsordnung)
Abschnitt 1
Einziehung der Forderungen
Artikel 65
Als Belege zu den Einziehungsanordnungen gelten der Beschluß oder die
Verfügung, die die Forderung begründet, sowie alle Unterlagen, die die!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 15
Überprüfung der Art der Forderung, der Berechnung des Betrags, des
Fälligkeitsdatums und der Identität des Schuldners ermöglichen, d. h.:
a) im Fall der Eigenmittel (1):
— hinsichtlich der Zölle, Agrarabschöpfungen und Zuckerbeiträge: die
Übersichten über die Buchführung der Mitgliedstaaten gemäß den
Durchführungsverordnungen (2);
— hinsichtlich der MwSt.- und BSP-Eigenmittel: den Haushaltsplan für
das betreffende Jahr (Haushaltsjahr „n“), in dem der Betragfestgesetzt ist, sowie hinsichtlich der jeweiligen Salden (Haushalts-jahr „n + 1“ und folgende) die einzelnen Aufstellungen, zusammen-
fassenden Übersichten und Rechnungsauszüge gemäß den Durch-
führungsverordnungen (
2);
b) im Fall der sonstigen Einkommen: den Basisrechtsakt, den Beschluß, den
Vertrag oder das Abkommen, der oder das die Forderungen begründet,
sowie die Belege, aus denen alle Berechnungselemente ersichtlich sind.
Abschnitt II
Mittelbindung
Artikel 66
Hinsichtlich der Mittelbindungsanträge gelten als Belege die Schriftstücke,
die den Verbindlichkeiten des Organs entsprechen, d. h.:
a) in den Bereichen der Ausgabenleistung im Rahmen eines Vertrags:
der Entwurf eines Abkommens oder Vertrags, der Auftragsschein oder
sonstige ähnliche Unterlagen, denen bei Aufträgen gegebenenfalls dieeingegangenen Angebote, die Begründung der freiwilligen Vergabe und,soweit erforderlich, die Stellungnahme des Vergabebeirats bereits
beigefügt sind;
b) im Fall einer autonomen Beihilfegewährung:
— bei Gewährung einer finanziellen Unterstützung im Rahmen der
einzelnen Fonds oder ähnlicher Aktionen: die gegebenfalls in denentsprechenden Grundverordnungen vorgesehenen Unterlagen sowie
die Beschlüsse über die Gewährung der Unterstützung;
— bei Zuschüssen im allgemeinen:
— der Antrag des Zahlungsempfängers, dem gegebenenfalls ein
Bericht über die Durchführung vorher gewährter Zuschüssebeigefügt ist;
— die Begründung des bewilligten Betrags;— der Entwurf des Schreibens, Abkommens oder alle sonstigen
ähnlichen Belege;
— der Haushaltsvoranschlag für das Haushaltsjahr, zu dessen
Lasten der Zuschuß beantragt wurde, oder jedes dem ent-sprechende Dokument.
Abschnitt III
Feststellung der Ausgaben und Leistung der Zahlungen
Artikel 67
Für die Lieferungen im allgemeinen gilt als Beleg insbesondere die vom
Lieferanten ausgestellte Rechnung, der gegebenenfalls ein Exemplar desDokuments beizufügen ist, aus dem sich die Verpflichtung der Gemeinschaft
ergibt (z. B. Auftragsschein oder Vertrag).!B
(1) Beschluß 88/376/EWG, Euratom des Rates (ABl. Nr. L 185 vom 15. 7. 1988, S.
24).
(2) — Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1552/89.
— Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1553/89 des Rates (ABl. Nr. L 155 vom 7.
6. 1989, S. 9).1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 16
In jedem Fall müssen in dem vom Lieferanten erstellten Dokument folgende
Angaben erscheinen:
— Art und Menge der Lieferungen oder gegebenenfalls eine Beschreibung
der im Zusammenhang damit erbrachten Leistungen;
— der Preis je Einheit und der Gesamtpreis;
— der Hinweis auf die Steuer- und Abgabenbefreiung; gegebenfalls die
Höhe der in den Preis eingehenden Abgaben, Steuern und Zölle auf dieLieferungen.
Ferner muß dieses Dokument oder ein beigefügtes Dokument die Vermerke
des Anweisungsbefugten oder des von ihm ermächtigten Bedienstetenenthalten, durch die
— der ordnungsgemäße Eingang der Lieferungen sowie der Lieferzeit und
der Lieferort,
— die Eintragung der Lieferungen in das Bestandsverzeichnis, wenn sie
vorgeschrieben ist,
— die Nachprüfung sämtlicher Elemente der Rechnung,
— die Stellungnahme des Vergabebeirats, soweit diese erforderlich ist,
festgestellt werden.
Artikel 68
Bei der Erbringung von Leistungen gilt als Beleg insbesondere die Rechnung
des Leistungserbringers, der gegebenenfalls der Vertrag beigefügt ist.
Diese Rechnung muß folgende Angaben enthalten:
— die Art der Leistung, gegebenenfalls den Preis je Einheit, den Gesamt-
preis, den Hinweis auf die Befreiung von Steuern und Abgaben oder —
soweit möglich — die Höhe der in den Preis eingehenden Steuern und
Abgaben auf die Leistung;
— den vom Anweisungsbefugten oder von dem von ihm ermächtigten
Bediensteten erteilten und unterzeichneten Vermerk „zur Zahlung“, mit
dem die ordnungsgemäße Ausführung der Leistung und die Nachprüfungsämtlicher Elemente der Rechnung bestätigt werden.
Artikel 69
(1) Für Studien- und Forschungsverträge gelten als Belege:
a) ein Exemplar des Vertrages und der etwaigen Zusatzverträge, das der
ersten Auszahlungsanordnung beizufügen ist;
b) alle Dokumente, die nach den Finanzbestimmungen dieser Verträge die
entsprechenden Zahlungen rechtfertigen (Schreiben des Mitkontrahenten,Rechnungen, Bezeichnung der Verwaltungsausschüsse im Fall von
Assoziationsverträgen und alle sonstigen Dokumente zur Begründung
der Ausgaben). Der letzten Zahlung muß ein Dokument mit der vomAnweisungsbefugten erteilten Bescheinigung über die „erbrachte Dienst-leistung“ beigefügt werden.
(2) Bei Beschlüssen über die Gewährung einer finanziellen Unterstützung im
Rahmen der verschiedenen Fonds oder ähnlicher Maßnahmen gelten als
Belege:
a) ein Exemplar des Beschlusses, das der ersten Auszahlungsanordnung
beizufügen ist;
b) alle sonstigen Unterlagen, die nach Maßgabe der Finanzbestimmungen
der Grundverordnungen und der Beschlüsse über die Gewährung derfinanziellen Unterstützung als Nachweis für die entsprechenden Zah-
lungen dienen (Zahlungsantrag, Bescheinigung über den Beginn der
Arbeiten, Berichte über den Fortgang der Arbeiten und sonstigeUnterlagen). Dem letzten Zahlungsantrag ist unbedingt ein Dokumentbeizufügen, in dem der Abschluß des Programms oder des V orhabens
sowie die Höhe der für dieses Programm oder V orhaben tatsächlich
geleisteten Ausgaben bestätigt werden.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 17
(3) Im Fall der in Artikel 66 Buchstabe b) zweiter Gedankenstrich
bezeichneten Zuschüsse gelten als Belege:
a) ein Exemplar des Beschlusses über die Gewährung des Zuschusses;
b) die Bestätigung des Zuschußempfängers, daß er mit den in Artikel 87 der
Haushaltsordnung vorgesehenen Gemeinschaftskontrollen einverstanden
ist, sowie — sofern die Höhe des Zuschusses dies rechtfertigt — ein
Bericht über die Durchführung des V orhabens und die Verwendung derbereitgestellten Mittel.
Artikel 70
Im Fall der Personalausgaben gelten als Belege:
a) für das monatliche Gehalt:
— das vollständige Personalverzeichnis, in dem alle Bestandteile der
Bezüge aufgeführt sind. Dieses Verzeichnis wird der Auszahlungs-anordnung beigefügt;
— ein Formblatt (Personalbogen), in dem jede Änderung eines
Bestandteils der Bezüge erscheint. Dieses Formblatt wird anhandder in jedem Einzelfall gefaßten Beschlüsse erstellt;
— bei Einstellungen oder Ernennungen wird der ersten Gehaltszahlung
eine beglaubigte Abschrift des Einstellungs- oder Ernennungs-
beschlusses beigefügt;
b) für die sonstigen Bezüge (stunden- oder tageweise besoldetes Personal):
eine vom Anweisungsbefugten erstellte Übersicht über die Anwesen-
heitstage und -stunden;
c) für Überstunden:
eine von dem zuständigen Beamten unterzeichnete Aufstellung, mit der
die vom Bediensteten erbrachten zusätzlichen Leistungen bescheinigtwerden;
d) für Dienstreisekosten:
— der von der zuständigen Behörde ordnungsgemäß unterzeichnete
Dienstreiseauftrag;
— die Dienstreisekosten-Abrechnung, in der — mit Belegen — der
Dienstreiseort, das Datum und die Uhrzeit der Abreise und der
Ankunft am Dienstreiseort, die Transportkosten, die Aufenthalts-kosten und die ordnungsgemäß genehmigten sonstigen Kostenaufgeführt sind; diese Abrechnung wird vom Dienstreisenden und
von der bevollmächtigten Dienstbehörde unterzeichnet;
e) für die sonstigen Personalausgaben:
die Belege, die auf den Beschluß verweisen, auf den sich die Ausgabe
stützt, und aus denen alle Berechnungselemente hervorgehen.
Artikel 71
Bei allen Mittelbindungen, deren Ausführung Abschlagszahlungen mit sich
bringt, wird der ersten Auszahlungsanordnung eine beglaubigte Abschrift desVertrages oder des Beschlusses über die Gewährung der finanziellen
Unterstützung beigefügt. In den übrigen Auszahlungsanordnungen wird auf
dieses Dokument und auf die frühere(n) Zahlung(en) verwiesen.
Bei Ausstellung der letzten Auszahlungsanordnung muß der Anweisungs-
befugte bescheinigen, daß die betreffende Maßnahme abgeschlossen ist,
damit die Rechnungsführung entsprechend verfahren und eine vorgenommeneund nicht in Anspruch genommene Mittelbindung gegebenenfalls annullieren
kann.
Wurde gemäß Artikel 1 Absatz 7 der Haushaltsordnung ein Termin
festgesetzt, können anhand der Rechnungsführung die einen Monat vor
Ablauf des Termins noch nicht in Anspruch genommenen Mittelbindungen
festgestellt und ausgesondert werden. Die Anweisungsbefugten sind sodannverpflichtet, den V orschlag für die Annullierung der nicht in Anspruchgenommenen Mittelbindung vorzubereiten oder, wenn die V oraussetzungen
des Artikels 1 Absatz 7 erfüllt sind, einen ordnungsgemäß begründeten
V orschlag zur Änderung der ursprünglichen Mittelbindung vorzulegen.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 18
Artikel 72
Gilt ein oder derselbe Beleg für mehrere Zahlungen, so wird in allen
Auszahlungsanordnungen auf das Original und die Nummer der Auszahlungs-anordnung, der es beigefügt ist, verwiesen.
Artikel 73
Mit Ausnahme der in den Artikeln 65 bis 72 vorgesehenen Fälle kann der
Anweisungsbefugte, wenn der Originalbeleg nicht beigebracht werden kann,eine beglaubigte Abschrift vorlegen. Der Anweisungsbefugte muß begründen,weshalb das Original nicht eingereicht werden konnte, und bescheinigen, daß
die Zahlung nicht erfolgt ist.
TITEL XI
GEWÄHRUNG VON VORSCHÜSSEN
(Artikel 46 der Haushaltsordnung)
Artikel 74
Der Anweisungsbefugte kann, abgesehen von den im Statut oder in einer
anderen V orschrift vorgesehenen V orschüssen, V orschüsse zur Deckung von
Beträgen gewähren, die ein Beamter oder sonstiger Bediensteter für
Rechnung seines Organs zu verausgaben hat. Bei diesen Beträgen, die imallgemeinen im Rahmen der Personal- und Sachausgaben zu leisten sind, kannes sich um Ausgaben für eine besondere Maßnahme oder um voraussichtlich
anfallende, ihrer Art und Höhe nach unbestimmte Ausgaben handeln.
Artikel 75
Die in Artikel 22 der Haushaltsordnung bezeichneten Behörden beschließen
auf V orschlag des Anweisungsbefugten, nach Erteilung des Sichtvermerksdurch den Finanzkontrolleur und nachdem der Rechnungsführer den
V orschlag befürwortet hat, über die Gewährung der V orschüsse und die
Bezeichnung des betreffenden Beamten oder sonstigen Bediensteten. Siesetzen die Höhe des V orschusses und dessen Verwendungsdauer fest.
V or Auszahlung eines V orschusses ist ein Mittelbindungsantrag zu stellen,
soweit die Art der Ausgabe hinreichend bestimmt wurde.
Artikel 76
Der bezeichnete Beamte oder sonstige Bedienstete ist für die ihm zur
Verfügung gestellten Mittel verantwortlich. Er trifft zweckdienliche V or-
kehrungen, um die Aufbewahrung der Mittel zu gewährleisten.
Er legt dem Rechnungsführer innerhalb von zehn Tagen, nachdem er den
V orschuß für den Zweck verwendet hat, für den er genehmigt worden war,
einen ausführlichen Bericht über die Verwendung des V orschusses vor undzahlt gegebenenfalls den Restbetrag zurück.
Innerhalb von sechs Wochen nach diesem Termin rechnet der Anweisungs-
befugte den V orschuß ab, damit das bei der Genehmigung des V orschusseseröffnete Verwahrkonto abgeschlossen werden kann.
TITEL XII
BANK- UND POSTSCHECKKONTEN
(Artikel 53 der Haushaltsordnung)
Artikel 77
Das Organ kann für seine finanziellen Transaktionen Bank- und/oder
Postscheckkonten in den Mitgliedstaaten und gegebenenfalls in Drittländern
eröffnen.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 19
Artikel 78
Ferner kann das Organ Konten bei der Notenbank jedes einzelnen Mitglied-
staats bzw. bei dem zugelassenen Finanzinstitut unterhalten.
Artikel 79
Das Organ läßt allen Finanzinstituten, bei denen es Konten eingerichtet hat,
die Namen und Unterschriftsproben der von ihm bezeichneten Bedienstetenmitteilen, die ermächtigt sind, Konten zu eröffnen und über diese zu verfügen.
Es gibt an, bis zu welcher Höhe jeder ermächtigte Bedienstete gegebenenfalls
Mittel abheben kann.
Artikel 80
Um über die Konten verfügen zu können, sind die Unterschriften zweier
ordnungsgemäß ermächtigter Bediensteter erforderlich, darunter notwendi-gerweise diejenige des Rechnungsführers, eines unterstellten Rechnungs-
führers oder eines Zahlstellenverwalters.
Gemäß Artikel 53 der Haushaltsordnung bestimmt das Organ die Bedien-
steten, die ermächtigt sind, die Schecks und die Bank- oder Postüber-weisungen zu unterzeichnen.
V or der Unterzeichnung prüfen diese Bediensteten die Übereinstimmung der
Zahlungsanordnungen mit den Schecks sowie den Bank- oder Postüber-
weisungen.
Artikel 81
In der Regel sind folgende Zahlungen entweder durch Scheck oder durch
Bank- oder Postüberweisung zu tätigen:
— die monatlichen Bezüge der Beamten und sonstigen Bediensteten,— die Ausgaben für Lieferungen und Leistungen im Wert von mehr als
"M14003ECU.
TITEL XIII
ZAHLSTELLEN
(Artikel 54 der Haushaltsordnung)
Artikel 82
Es können Zahlstellen eingerichtet werden, wenn die Zahlung bestimmter
Ausgaben aufgrund ihrer Natur oder besonderen Dringlichkeit nicht durch
eine vom Anweisungsbefugten unterzeichnete und vom Finanzkontrolleur mit
einem Sichtvermerk versehene Auszahlungsanordnung ausgeführt werdenkann. Abweichend von den Artikeln 40 und 51 der Haushaltsordnung ist derZahlstellenverwalter befugt, die vorläufige Feststellung und die Zahlung der
Ausgaben vorbehaltlich der späteren Anwendung der Artikel 40, 41, 44, 45,
47 und 50 der Haushaltsordnung vorzunehmen.
Die Errichtung von Zahlstellen, ihre Änderung oder die neue Gestaltung der
Bedingungen ihrer Funktionsweise sind Gegenstand einer Entscheidung der inArtikel 22 der Haushaltsordnung bezeichneten Behörden. Diese Entscheidung
ergeht auf ordnungsgemäß begründeten V orschlag des Anweisungsbefugten
nach befürwortender Stellungnahme des Rechnungsführers und des Finanz-kontrolleurs.
Artikel 83
Die Bestellung eines Zahlstellenverwalters ist Gegenstand einer Entscheidung
der in Artikel 22 der Haushaltsordnung bezeichneten Behörden; diese
Entscheidung ergeht auf V orschlag des Anweisungsbefugten nach befür-wortender Stellungnahme des Rechnungsführers.
Darin wird auf die Verantwortung des Zahlstellenverwalters hingewiesen.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 20
Artikel 84
Die in den Artikeln 82 und 83 genannten Entscheidungen werden den
Anweisungsbefugten, dem Finanzkontrolleur, dem Rechnungsführer und dem
Rechnungshof mitgeteilt.
Artikel 85
(1) In der Entscheidung zur Errichtung einer Zahlstelle werden insbesondere
festgelegt:
a) der Gegenstand und der Höchstbetrag der V orschüsse, die gewährt
werden können;
b) gegebenenfalls die Eröffnung eines Bank- und/oder Postscheckkontos auf
den Namen des betreffenden Organs;
c) die Art und der Höchstbetrag jeder Ausgabe, die ohne vorherige
Genehmigung geleistet werden kann;
d) die Fristen und Einzelheiten für die V orlage der Belege;e) die Bestimmungen über eine etwaige Wiederauffüllung der Mittel um den
Betrag der V orschüsse;
f) die Frist, innerhalb deren die Transaktionen der Zahlstelle abgerechnet
werden müssen.
(2) Die Zahlungen können nur auf der Grundlage und bis zur Höhe der
Mittelbindungen geleistet werden, die vorher vom Anweisungsbefugtenunterschrieben und vom Finanzkontrolleur mit einem Sichtvermerk versehen
worden sind.
Artikel 86
Gemäß Artikel 54 Absatz 2 der Haushaltsordnung obliegt die Mittel-
ausstattung der Zahlstellen allein dem Rechnungsführer.
Die vor Ort getätigten verschiedenen Einnahmen, unter anderem infolge
— der Veräußerung von Material,
— von Veröffentlichungen,— verschiedener Rückzahlungen,— von Zinserträgen usw.werden jedoch von den entsprechenden Zahlstellen direkt abgerechnet. Die
Abrechnung erfolgt entsprechend den Bestimmungen, die auf die Haushalts-ordnung und diese Verordnung anwendbar sind.
Die betreffenden Beträge werden vom Rechnungsführer bei der späteren
Wiederauffüllung der Mittelausstattung abgezogen.
Artikel 87
Jeder Zahlstellenverwalter ist dem Anweisungsbefugten für die Begleichung
der Schulden gegenüber Dritten und dem Rechnungsführer für die Aus-
führung der Zahlungen verantwortlich.
Artikel 88
Der Zahlstellenverwalter führt nach den Weisungen des Rechnungsführers
Buch über die ihm zur Verfügung stehenden Mittel, die geleisteten Ausgaben
und die vereinnahmten Beträge.
Artikel 89
Der Zahlstellenverwalter trifft alle V orkehrungen zur Sicherung der ihm zur
Verfügung gestellten Mittel.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 21
Artikel 90
Unbeschadet der Kontrolle durch den Finanzkontrolleur hat der Rechnungs-
führer regelmäßig — nach Möglichkeit in kurzen Zeitabständen — durchunvorhergesehene Kontrollen, die er in der Regel vor Ort entweder selbst
vornimmt oder durch einen unterstellten Rechnungsführer bzw. einen hierzu
besonders ermächtigten Beamten durchführen läßt, das V orhandensein derden Zahlstellenverwaltern anvertrauten Mittel und die Buchführung zuüberprüfen.
Artikel 91
Der Rechnungsführer und der Finanzkontrolleur unterrichten sich gegenseitig
über das Ergebnis ihrer Nachprüfungen und teilen es dem Anweisungs-
befugten mit.
TITEL XIV
BESTIMMUNGEN ÜBER DIE ERHEBUNG VON ZINSEN BEI DER
RÜCKFORDERUNG ZU UNRECHT GEZAHLTER BETRÄGE
(Artikel 49 der Haushaltsordnung)
Artikel 92
Die Bestimmungen dieses Titels sind — unbeschadet der gegebenenfalls in
den sektoralen Basisrechtsakten über die Gemeinschaftspolitiken vorgesehe-
nen Bestimmungen — im Fall der Rückforderung zu Unrecht gezahlterBeträge durch die Gemeinschaft anwendbar.
Artikel 93
(1) Die in Artikel 28 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannte Einziehungs-
anordnung sieht für jede festgestellte Forderung im Zusammenhang mit der
Rückzahlung eines zu Unrecht gezahlten Betrags einen Fälligkeitstermin vor.
(2) Zusätzliche Zahlungsfristen können vom Rechnungsführer im Einver-
nehmen mit dem betreffenden Anweisungsbefugten nur auf einen ordnungs-
gemäß begründeten schriftlichen Antrag des Schuldners genehmigt werden,
vorausgesetzt, der Schuldner verpflichtet sich zur Zahlung der Zinsen zu demin Artikel 94 vorgesehenen Satz während der gesamten Dauer der
genehmigten Frist ab dem Fälligkeitstermin.
(3) Bei Bewilligung einer Zusatzfrist kann der Rechnungsführer zur besseren
Wahrung der Rechte der Gemeinschaft vom Schuldner eine Sicherungs-leistung in Höhe der Schuld (Kapital und Zinsen) verlangen.
Artikel 94
(1) Jede bei Fälligkeit nicht zurückgezahlte Forderung ist wie folgt
verzinslich:
— auf Ecu lautende Forderungen: zu dem vom Europäischen Fonds für
währungspolitische Zusammenarbeit bei seinen Transaktionen in Ecu
angewandten Zinssatz (
1), zusätzlich eineinhalb Punkte;
— bei den auf Landeswährung lautenden Forderungen: zum Interbanken-
Angebotssatz für drei Monate auf dem betreffenden Markt, zuzüglich
eineinhalb Punkte.
(2) Anwendbar ist der während des Monats der Fälligkeit geltende Zinssatz.
(3) Bei der Berechnung des Zinsbetrags wird der Zeitraum zwischen dem in
der Einziehungsanordnung festgesetzten Fälligkeitsdatum und der Tilgung derGesamtschuld zugrunde gelegt.!B
(1) Der Zinssatz wird monatlich im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften ,
Reihe C, veröffentlicht.1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 22
Artikel 95
Der Rechnungsführer kann im Einvernehmen mit dem Finanzkontrolleur auf
die Einziehung der Zinsen verzichten, wenn die finanzielle Auswirkung —entweder wegen der Höhe des Betrags oder wegen der Dauer des Verzugs —
im Verhältnis zu den Verwaltungskosten der Maßnahme geringfügig ist.
Artikel 96
Jede Teilzahlung wird zuerst mit den gemäß Artikel 94 festgesetzten
Verzugszinsen und sodann mit der Hauptschuld verrechnet.
TITEL XV
AUSSCHREIBUNGSVERF AHREN
(Vergabe im Preiswettbewerb und V ergabe im Leistungs-
wettbewerb)
(Artikel 57 der Haushaltsordnung)
Artikel 97
Die in diesem Titel vorgesehenen Verfahren gelten unbeschadet der Artikel
126 bis 129.
Artikel 98
Die Ausschreibungen zur Teilnahme an einem Wettbewerb erfolgen soweit
wie möglich nach einem Standardformblatt oder einem Standardtext.
Artikel 99
Die Ausschreibungen zur Vergabe im Leistungswettbewerb enthalten
insbesondere Angaben über:
a) die Einzelheiten für die Abgabe und Aufmachung der Angebote, vor
allem die etwaige V orschrift, ein Standard-Antwortformblatt auszufüllen;
b) die Anwendung des Protokolls über die V orrechte und Befreiungen sowie
die Bezugnahme auf die Allgemeinen Bestimmungen für den betreffen-
den Auftrag (Lieferungen, Bauleistungen, sonstige Leistungen oder
Veröffentlichungen) und gegebenenfalls auf das Dokument mit denBesonderen Bestimmungen für den Auftrag;
c) eine Bestimmung, der zufolge mit der Abgabe eines Angebots das
betreffende Lastenheft akzeptiert wird;
d) die Besichtigungsbedingungen, die genau festgelegt werden müssen,
wenn eine Besichtigung vor Ort vorgesehen ist;
e) die Geltungsdauer der Angebote, während deren der Bieter sämtliche
Bedingungen seines Angebots aufrechterhalten muß;
f) die Strafen, die bei Nichteinhaltung der Vertragsbestimmungen vor-
gesehen sind;
g) den Inhalt der Rechnungen (oder der Belege dazu) gemäß den Artikeln
65 bis 73;
h) das Verbot jeglichen Kontakts zwischen dem Organ und dem Bieter, es
sei denn in Ausnahmefällen unter folgenden Bedingungen:
1. vor Ablauf der Abgabefrist:
— auf Veranlassung der Bieter
Den Bietern können zusätzliche Auskünfte erteilt werden, die
einzig und allein zur Erläuterung der Art der Ausschreibungdienen;
— auf Veranlassung des Organs:!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 23
Bemerken die Dienststellen des Organs einen Irrtum, eine
Ungenauigkeit, eine Auslassung oder einen anderen sachlichenIrrtum im Wortlaut des Ausschreibungstextes, so können sie diesden Beteiligten unter genau den gleichen Bedingungen wie
denen der Ausschreibung mitteilen;
2. nach Eröffnung der Angebote auf Veranlassung der Dienststellen des
Organs:
— Erfordert ein Angebot Klarstellungen oder sind offenkundige
sachliche Irrtümer im Wortlaut des Angebots zu berichtigen, so
kann das Organ mit dem Bieter Kontakt aufnehmen.
Artikel 100
In allen Fällen, in denen Kontakte unter den Bedingungen des Artikels 99
Buchstabe h) stattgefunden haben, wird ein „Vermerk für die Unterlagen“erstellt, und der Kontakt (die Kontakte) ist (sind) in dem Bericht zu erwähnen,
der dem Vergabebeirat später unterbreitet wird.
Artikel 101
Das Lastenheft mit den Allgemeinen Bestimmungen für den geplanten
Auftrag wird der Ausschreibung beigefügt. Gegebenenfalls wird auch ein
Dokument mit den Besonderen Bestimmungen für den Auftrag beigefügt.
Artikel 102
Die Angebotsfrist wird je nach der Art des Auftrags aufgrund der für die
Antwort notwendigen Zeit festgesetzt.
Artikel 103
Die Einreichung der Angebote erfolgt nach Wahl der Bieter
— entweder durch die Post:
In diesem Fall ist in der Ausschreibung zu vermerken, daß das
Ausgabedatum (Poststempel) maßgebend ist. Die Postsendungen müssenper Einschreiben geschickt werden;
— oder durch Abgabe bei den Dienststellen des Organs, die unmittelbar
oder durch jeden Bevollmächtigten des Bieters, einschließlich privater
Kurierdienste, erfolgen kann:
In diesem Fall sind in der Ausschreibung Tag und Uhrzeit, bis zu denen
die Umschläge bei dem Organ abgegeben werden müssen, sowie dieDienststelle, der sie gegen eine datierte und unterschriebene Empfangs-
bestätigung auszuhändigen sind, anzugeben.
Das Datum ist in diesen beiden Fällen das gleiche.Zur Geheimhaltung und zur Vermeidung von Schwierigkeiten ist in der
Ausschreibung folgendes zu vermerken:
„Das Angebot ist in zwei Umschlägen einzureichen. Beide Umschläge
werden verschlossen, und der innere Umschlag trägt außer der Angabeder in der Ausschreibung genannten Empfänger-Dienststelle den
Vermerk „Ausschreibung — nicht durch den Postdienst zu öffnen“. Bei
Verwendung von selbstklebenden Umschlägen sind diese mit Klebebän-dern zu verschließen, über denen der Absender quer seine Unterschriftanzubringen hat.“
Artikel 104
Sämtliche Angebote sind zu öffnen.
Die Angebote werden von einem zu diesem Zweck eingesetzten Ausschuß
geöffnet. Der Finanzkontrolleur wird von der Öffnung der Angeboteunterrichtet. Der Finanzkontrolleur oder sein Vertreter kann dabei als
Beobachter anwesend sein, wenn er es für zweckmäßig hält.
Nicht berücksichtigt werden Angebote, die den in der Ausschreibung
genannten Erfordernissen nicht entsprechen.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 24
Die Ausschußmitglieder haben jede Seite eines jeden Angebots abzuzeichnen
und ein Protokoll über die Öffnung der eingegangenen Angebote anzuferti-gen, in dem insbesondere anzugeben ist, welche Angebote den Erfordernissenentsprechen und welche nicht. Dabei sind die Fälle der Zurückweisung von
Angeboten, die den Erfordernissen nicht entsprechen, zu begründen.
Artikel 105
Allen Bietern wird mitgeteilt, wie über ihr Angebot entschieden wurde.
TITEL XVI
FESTLEGUNG DER SCHWELLEN FÜR DIE VERGABE DER
AUFTRÄGE
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
Artikel 106
Die Schwelle, bis zu der gemäß Artikel 58 Buchstabe a) der Haushalts-
ordnung die freihändige Vergabe zulässig ist, wird auf
"M113 200 3ECU
festgesetzt.
Artikel 107
Die Schwelle, ab der gemäß Artikel 60 der Haushaltsordnung der
Vergabebeirat zuständig ist, wird auf "M146 000 3ECU festgesetzt.
Artikel 108
Die Schwelle, ab der gemäß Artikel 62 der Haushaltsordnung die Sicher-
heitsleistung obligatorisch ist, wird auf "M1329 000 3ECU festgesetzt.
Artikel 109
Die Schwellen, bis zu denen Aufträge gemäß Artikel 63 der Haushalts-
ordnung lediglich gegen Rechnung vergeben werden dürfen, werden wie folgt
festgesetzt:
—"M11 0003ECU für Ausgaben, die an den vorläufigen Arbeitsorten
des Organs getätigt werden;
—"M12 6003 ECU für Ausgaben, die außerhalb der vorläufigen
Arbeitsorte des Organs getätigt werden.
Artikel 110
Gemäß Artikel 97 der Haushaltsordnung über die Auftragsvergabe im Bereich
der Mittel für Forschung und technologische Entwicklung werden folgendeSchwellen festgesetzt:
— die Schwelle, bis zu der die freihändige Vergabe eines Auftrags zulässig
ist, wird für wissenschaftliches und technisches Material sowie fürBauleistungen auf
"M198 700 3ECU festgesetzt;
— die Schwelle, ab der der Vergabebeirat zuständig ist, wird wie folgt
festgesetzt:
a) für wissenschaftliche und technische Aufträge auf "M1460 600
3ECU;
b) für Aufträge über Lieferungen und Material ohne wissenschaftlichen
und technischen Charakter auf "M198 700 3ECU;
c) für Aufträge über Lieferungen und Material ohne wissenschaftlichen
und technischen Charakter, auf die Artikel 58 Buchstaben c), d) und
e) der Haushaltsordnung Anwendung finden, auf "M132 900
3ECU.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 25
TITEL XVII
ARBEITSWEISE DER VERGABEBEIRÄTE
(Artikel 60 und 97 der Haushaltsordnung)
Abschnitt I
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 111
Nach Maßgabe der Artikel 60, 61 und 97 der Haushaltsordnung wird der
Vergabebeirat in folgenden Fällen gutachtlich gehört:
a) zu allen Entwürfen von Aufträgen über Bauleistungen, Lieferungen oder
sonstige Leistungen, einschließlich Studien, deren Summe die in denArtikeln 107 und 110 genannten Summen übersteigt, sowie, unabhängigvon ihrem Betrag, zu allen Entwürfen von Kaufverträgen über Grund-
stücke und Gebäude;
b) zu den Entwürfen von Zusatzaufträgen zu den in Buchstabe a) genannten
Aufträgen in allen Fällen wesentlicher Änderungen, insbesondere dann,wenn sich der Betrag des ursprünglichen Auftrags durch diese Zusatz-
aufträge ändern würde;
c) zu den Entwürfen von Zusatzaufträgen, durch die sich die Gesamtsumme
eines bereits erteilten Auftrags, die ursprünglich innerhalb der inBuchstabe a) genannten Grenzen lag, über diese Grenze hinaus erhöht;
d) zu den Formblättern und Standardtexten für die Ausschreibung und zu
den Entwürfen, die eine erhebliche Abweichung von diesen Standard-
texten vorsehen;
e) zu den Entwürfen für Ausschreibungen von besonderer Bedeutung oder
besonderem Charakter;
f) zu den bei der Vergabe oder Ausführung der Aufträge auftretenden
Fragen (Annullierung von Bestellungen, Ersuchen um Erlaß vonVerzugsstrafen, Abweichungen von den V orschriften der Lastenhefte
und von den Allgemeinen Bestimmungen usw.), wenn die betreffende
Frage so schwerwiegend ist, daß sie die Einholung einer Stellungnahmerechtfertigt;
g) auf Antrag der zuständigen Anweisungsbefugten oder eines Mitglieds des
Vergabebeirats zu den Entwürfen von Aufträgen, deren Summe unter der
in Buchstabe b) angegebenen Summe liegt, wenn angenommen wird, daßdiese Aufträge Grundsatzfragen aufwerfen oder einen besonderenCharakter haben.
Artikel 112
Der Vergabebeirat formuliert Empfehlungen:
a) zur allgemeinen Beschaffungspolitik innerhalb oder außerhalb der
Gemeinschaft; er führt die entsprechenden Erhebungen und Untersu-chungen selbst durch oder läßt sie gegebenenfalls durchführen;
b) zur Festlegung der Allgemeinen Vergabebestimmungen.
Artikel 113
Den Unterlagen, die dem Vergabebeirat zur Stellungnahme unterbreitet
werden, ist ein Bericht beizufügen, der von dem zuständigen Beamten oder
einem vom Anweisungsbefugten bezeichneten Stellvertreter ausgearbeitetund vorgelegt wurde.
Der Bericht muß insbesondere folgendes enthalten:a) die Bewertung eines jeden Angebots nach technischen und finanziellen
Gesichtspunkten sowie eine vergleichende Übersicht über die Preise je
Einheit;
b) die Begründung, weshalb die Wahl eines bestimmten Bieters empfohlen
wird.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 26
Artikel 114
Jede Angelegenheit ist Gegenstand einer Stellungnahme, die vom V or-
sitzenden des Vergabebeirats unterzeichnet wird. Diese Stellungnahme wird
den beteiligten Dienststellen mitgeteilt.
Artikel 115
Jeder Vergabebeirat gibt sich eine Geschäftsordnung. Der Wortlaut dieser
Geschäftsordnung wird dem betreffenden Organ, dem Vergabebeirat der
anderen Organe und dem Rechnungshof mitgeteilt.
Jeder Vergabebeirat sorgt innerhalb seines Zuständigkeitsbereichs für die
reibungslose Umsetzung der in Artikel 126 bezeichneten Richtlinien desRates.
Abschnitt II
Sonderbestimmungen für die Gemeinsame Forschungsstelle
Artikel 116
In bezug auf die Tätigkeit der Gemeinsamen Forschungsstelle kann die
Kommission aufgrund der besonderen Erfordernisse in diesem Bereich
geeignete interne V orschriften für Zusammensetzung und Arbeitsweise desVergabebeirats erlassen.
Diese V orschriften werden nach Anhörung des Finanzkontrolleurs ausgear-
beitet und dem Europäischen Parlament und dem Rechnungshof zurKenntnisnahme zugeleitet.
Abschnitt III
Organgemeinsamer V ergabebeirat (
1)
Artikel 117
Das Kollegium der Verwaltungschefs der Gemeinschaftsorgane kann die
erforderlichen Maßnahmen zur Einsetzung eines organgemeinsamen Ver-gabebeirats treffen, der die Aufgabe hat, entsprechend dem Grundsatz einerwirtschaftlichen Haushaltsführung die Zusammenarbeit zwischen den Orga-
nen im Bereich der gemeinsamen Vergabe bestimmter Lieferaufträge sowie
sonstiger Aufträge im Rahmen der Bewirtschaftung der Mittel zurFinanzierung organgemeinsamer Tätigkeiten zu verbessern.
Artikel 118
Der organgemeinsame Vergabebeirat hat insbesondere folgende Befugnisse:
a) Er wird gutachtlich gehört, wenn alle oder mehrere Organe wegen der mit
Sammelbestellungen verbundenen finanziellen V orteile die gemeinsameVergabe von Lieferaufträgen in den in Artikel 117 bezeichneten
Bereichen beschließen.
Sein Gutachten bezieht sich auf die Ordnungsmäßigkeit des angewandten
Verfahrens, auf die Auswahl des Bieters sowie allgemein auf die
Bedingungen der Auftragsvergabe unter Berücksichtigung der Belangealler Organe.
In diesem Fall erübrigt sich eine gutachtliche Anhörung der Vergabebei-
räte der einzelnen Organe, die jedoch über das Gutachten unterrichtetwerden;
b) er kann insbesondere von einem oder mehreren Verwaltungschefs
beauftragt werden, Fragen zu prüfen, die in den in Artikel 117 genannten
Bereichen der Vergabe von Bauaufträgen interinstitutionell relevant sein
oder interinstitutionelle Auswirkungen haben könnten, sowie Empfeh-lungen dazu abzugeben.
In diesem Fall prüft er die ihm vorgelegten Fragen und formuliert
entsprechende Empfehlungen.!B
(1) Als Organe gelten hier alle Organe gemäß Artikel 22 Absatz 5 der Haushalts-
ordnung.1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 27
Artikel 119
Der organgemeinsame Vergabebeirat setzt sich aus jeweils zwei Vertretern je
Organ zusammen, die nach Möglichkeit unter den Mitgliedern des
Vergabebeirats des Organs ausgewählt werden. Neben den Vertretern derjeweiligen Verwaltungsdienste gehören ihm entsprechend einer Vereinbarungder Organe folgende Personen an:
— ein Rechtssachverständiger,— ein Finanzsachverständiger,— ein Vertreter des Finanzkontrolleurs als Beobachter.Für diesen Personenkreis können die Organe einvernehmlich ein Rotations-
verfahren festlegen.
Den V orsitz des organgemeinsamen Vergabebeirats übernehmen die einzelnen
Organe turnusmäßig jeweils für einen Zeitraum von zwei Jahren.
Die Kommission übernimmt das Sekretariat des organgemeinsamen Ver-
gabebeirtas.
Artikel 120
Hinsichtlich des Verfahrens gelten die Artikel 113 und 114.
Artikel 121
Der organgemeinsame Vergabebeirat gibt sich eine Geschäftsordnung. Der
Wortlaut dieser Geschäftsordnung wird allen Organen mitgeteilt.
TITEL XVIII
BÜRGSCHAFTEN UND VORHERIGE SICHERHEITSLEISTUNG
ALS GARANTIE FÜR DIE AUSFÜHRUNG DER AUFTRÄGE
(Artikel 62 der Haushaltsordnung)
Artikel 122
Wird von den Lieferanten, Unternehmern oder Erbringern von Dienst-
leistungen als Garantie für die Ausführung der Aufträge verlangt, daß sie im
voraus eine Sicherheit leisten, dann muß die Sicherheitsleistung nicht nur dieGesamtdauer der Garantie, sondern auch einen für die Inanspruchnahme derSicherheit ausreichenden Zeitraum abdecken. Die Sicherheit muß grund-
sätzlich in einer Zahlung an das Organ in der Währung bestehen, die für die
Bezahlung der Lieferungen oder Leistungen angegeben ist.
Artikel 123
Diese Sicherheit kann durch die selbstschuldnerische Bürgschaft eines vom
Rechnungsführer des Organs zugelassenen Dritten ersetzt werden. Die
Bürgschaft lautet auf die im Vertrag oder Auftrag vorgesehene Währung
und unterliegt denselben V orschriften wie die Sicherheitsleistung nach Artikel122.
Artikel 124
Als Unterlage für die erste Auszahlungsanordnung im Rahmen eines
Auftrags, der eine Sicherheitsleistung erfordert, werden die üblichen Belegeergänzt durch eine vom Rechnungsführer beglaubigte Abschrift der bei derEinzahlung der Sicherheit ausgestellten Empfangsbestätigung oder durch eine
vom Rechnungsführer beglaubigte Abschrift der Erklärung der Institution
oder des Dritten, welche(r) die Bürgschaft stellt.
Artikel 125
Die Rückgabe der Sicherheit oder die Befreiung des selbstschuldnerischen
Bürgen erfolgt — außer in den in Artikel 62 Absatz 4 der Haushaltsordnung
vorgesehenen Fällen der Nichtausführung oder der verspäteten Ausführung
— nach Maßgabe der Bestimmungen für die Anträge.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 28
TITEL XIX
BESTIMMUNGEN ÜBER DIE ANWENDUNG DER RICHTLINIEN
DES RATES IM BEREICH DER ÖFFENTLICHEN BAU-, LIEFER-
UND DIENSTLEISTUNGSAUFTRÄGE DURCH DIE GEMEIN-
SCHAFTSORGANE
(Artikel 64 der Haushaltsordnung)
Artikel 126
Bei der Auftragsvergabe durch die Organe finden die Ratsrichtlinien über
öffentliche Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge Anwendung, sobald die
Auftragsbeträge die in diesen Richtlinien festgesetzten Schwellen erreichenoder überschreiten.
Artikel 127
Für die Begriffe „Bauaufträge“, „Lieferaufträge“ und „Dienstleistungsauf-
träge“ gelten die in den jeweiligen Richtlinien enthaltenen Definitionen.
Artikel 128
Die Organe gelten — soweit die Aufträge aus den Mitteln ihres jeweiligen
Einzelplans des Gesamthaushaltsplans finanziert werden — als „öffentliche
Auftraggeber“ im Sinne dieser Richtlinien.
Artikel 129
Die Organe sind bei der Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungs-
aufträgen verpflichtet, die Bestimmungen der betreffenden Richtlinien zu
beachten, insbesondere:
— die Bekanntmachungsvorschriften,
— die gemeinsamen V orschriften auf technischem Gebiet,
— die gemeinsamen Teilnahmeregeln,— die Eignungskriterien und— die Zuschlagskriterien.
TITEL XX
FESTLEGUNG DES WERTES, BEI DESSEN ÜBERSCHREITUNG
BEWEGLICHE GEGENSTÄNDE IN DAS BESTANDSVERZEICHNIS
AUFGENOMMEN WERDEN
(Artikel 65 der Haushaltsordnung)
Artikel 130
In das Bestandsverzeichnis eingetragen werden alle beweglichen Gegenstände
— mit einem Kaufwert von
"M14003ECU oder mehr
und
— mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr (zwei Jahre bei
beweglichen Gegenständen mit wissenschaftlichen und technischenCharakter (
1))
und
— bei denen es sich nicht um Verbrauchsgüter handelt.
In das Bestandsverzeichnis, das auch die Empfangsbestätigungen umfaßt, ist
bei der Eintragung eines jeden gekauften Gegenstands eine zweckdienliche
Beschreibung des Gegenstands aufzunehmen. Ferner sind der Ort, an demsich der Gegenstand befindet, das Anschaffungsdatum und der Stückpreisanzugeben.!B
(1) Festgelegt im Rahmen der Gemeinsamen Forschungsstelle in der „Sammlung der
Richtlinien für die Bestandsverzeichnisse“ (Dok. 13.131/XV/68-F) und in der
„Materialnomenklatur — allgemeine Übersicht“ (Dok. 2168/IX/1972-F und Erg-
änzungen).1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 29
Die Empfangsbestätigungen gelten als Beschreibung.
Artikel 131
Die Gemeinschaftsorgane haben sich bei der Kontrolle der Bestandsverzeich-
nisse davon zu überzeugen, daß jeder Gegenstand körperlich vorhanden istund daß er mit der Eintragung im Bestandsverzeichnis übereinstimmt. DieKontrolle ist im Rahmes eines dreijährigen Überprüfungsprogramms durch-
zuführen.
TITEL XXI
VERÖFFENTLICHUNG DER VERÄUSSERUNG VON BEWEG-
LICHEN GEGENSTÄNDEN
(Artikel 66 der Haushaltsordnung)
Artikel 132
(1) Die Veräußerung beweglicher Gegenstände wird wie folgt bekannt-
gegeben:
a) bei einem Einheitswert von
"M17 7003ECU oder mehr durch
geeignete lokale Veröffentlichung. Die Frist zwischen der Veröffent-lichung der letzten Anzeige und dem Abschluß des Kaufvertrags mußmindestens 14 Tage betragen;
b) bei einem Einheitskaufwert in Höhe von
"M1372 900 3ECU oder
mehr durch eine Verkaufsbekanntmachung im Amtsblatt der Euro-
päischen Gemeinschaften . Eine geeignete Veröffentlichung in der Presse
der Mitgliedstaaten kann außerdem erfolgen. Die Frist zwischen der
Veröffentlichung der Bekanntmachung im Amtsblatt und dem Abschlußdes Kaufvertrags muß mindestens einen Monat betragen.
(2) Bietet diese Veröffentlichung wegen ihrer Kosten keine besonderen
V orteile, so kann darauf verzichtet werden.
(3) Die Organe sind gehalten, bei der Veräußerung von beweglichen
Gegenständen stets die Erzielung der günstigsten Preise anzustreben.
TITEL XXII
EINZELHEITEN DER AUFSTELLUNG UND AUSFÜHRUNG DES
BUCHUNGSPLANS
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Artikel 133
Aufstellung des Buchungsplans
Der Buchungsplan besteht aus zwei getrennten, jedoch koordinierten Teilen,
je einem für
— die Haushaltsrechnung,
— die allgemeine Rechnung.
Artikel 134
Haushaltsrechnung
(1) In der Haushaltsrechnung werden für jede Untergliederung des Haus-
haltsplans erfaßt:
a) Ausgaben:
— die im Haushaltsplan bewilligten Mittel, die in Nachtrags- und/oder
Berichtigungshaushaltspläne eingesetzten Mittel, die infolge Betei-ligungen Dritter veranschlagte Mittel, die durch Mittelübertragungen
bereitgestellten Mittel sowie der Gesamtbetrag der verfügbaren
Mittel. Die Verpflichtungsermächtigungen und die Zahlungsermäch-tigungen werden getrennt ausgewiesen und abgewickelt;!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 30
— die während des Haushaltsjahres vorgenommenen Mittelbindungen
und geleisteten Zahlungen;
b) Einnahmen:
— die Einnahmenansätze des Haushaltsplans, die Einnahmenansätze
der Berichtigungs- und/oder Nachtragshaushaltspläne, die Einnah-men aus der Beteiligung Dritter und der Gesamtbetrag dervoraussichtlichen Einnahmen;
— die während des Haushaltsjahres festgestellten Forderungen und
eingezogenen Beträge;
c) die Übernahme der noch abzuwickelnden Mittelbindungen und der noch
einzuziehenden Einnahmen früherer Haushaltsjahre.
In der Haushaltsrechnung werden ferner die globalen vorläufigen Mittel-
bindungen für den Europäischen Ausrichtungs- und Garantiefonds für die
Landwirtschaft (EAGFL), Abteilung „Garantie“, und die entsprechendenZahlungen (d. h. die zu zahlenden V orschüsse) ausgewiesen.
Diese Mittelbindungen werden dem Gesamtbetrag der Mittel des EAGFL-
Garantie gegenübergestellt.
(2) Es werden besondere Konten eröffnet, um— die Verwendung der übertragenen Mittel,— die Verwendung der wiedereingesetzten Mittel,— die Abwicklung der noch nicht in Anspruch genommenen Mittel-
bindungen
getrennt zu verfolgen.Bei den Einnahmen werden besondere Konten eröffnet, um die aus früheren
Haushaltsjahren noch einzuziehenden Forderungen getrennt zu verfolgen.
(3) Die Konten können detailliert werden, um analytische Ergebnisse zu
ermitteln.
(4) Die Konten sind in Büchern, auf Karteikarten oder nach einem
Datenverarbeitungssystem zu führen.
Artikel 135
Allgemeine Rechnung
(1) Die allgemeine Rechnung läßt den Stand der Aktiva und Passiva des
Organs erkennen.
(2) Der Kontenplan der allgemeinen Rechnung wird nach der Dezimal-
klassifikation aufgestellt.
(3) Der Kontenrahmen umfaßt mindestens folgende Klassen:
Klasse 1: Kapitalkonten,
Klasse 2: Anlagekonten,
Klasse 3: Bestandskonten,
Klasse 4: Anderkonten,
Klasse 5: Finanzkonten,
Klasse 6: Kostenkonten,Klasse 7: Ertragskonten,
Klasse 8: Sonderkonten.
(4) Jede Klasse umfaßt Gruppen (zu zwei Ziffern); diese sind in Unter-
gruppen (zu drei Ziffern) unterteilt. Nach Maßgabe der Erfordernisse des
Organs werden diese Untergruppen wiederum in Konten zu fünf oder sechsZiffern unterteilt.
(5) In Klasse 4 „Anderkonten“ werden alle V orgänge erfaßt, welche die
Beziehungen zu Dritten und die Abrechnungsbuchungen betreffen.
Sie umfaßt die besonderen Verbuchungsstellen für Einnahmen aus der
Rückzahlung von Abschlagszahlungen gemäß Artikel 7 Nummer 7 der
Haushaltsordnung und für die Erfassung der Wiederverwendung gemäßArtikel 27 Absatz 2 der Haushaltsordnung.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 31
(6) In Klasse 5 „Finanzkonten“ werden Wertpapierbewegungen, Kassen-
transaktionen, V orgänge auf Bank- und Postscheckkonten sowie die von denunterstellten Rechnungsführern und Zahlstellenverwaltern bewirkten V or-gänge ausgewiesen. Für jedes Bankkonto, Postscheckkonto, für jede Kasse
und jede Zahlstelle wird ein getrenntes Konto eingerichtet.
(7) In Klasse 6 „Kostenkonten“ wird der Bruttobetrag der in der Haushalts-
rechnung erfaßten Ausgaben verzeichnet.
Separate Konten werden eröffnet für Ausgaben im Zusammenhang mit:
— den Mitteln des laufenden Haushaltsjahres,— den gemäß Artikel 7 Nummer 1 Buchstabe b) der Haushaltsordnung
übertragenen Mitteln;
— den gemäß Artikel 7 Nummer 1 Buchstabe a) der Haushaltsordnung
übertragenen Mitteln;
— den gemäß Artikel 7 Nummer 2 der Haushaltsordnung übertragenen
Mitteln;
— den Mitteln für Beteiligungen Dritter gemäß Artikel 4 Absatz 2 der
Haushaltsordnung.
(8) In Klasse 7 „Ertragskonten“ wird der Betrag der in der Haushalts-
rechnung erfaßten eingezogenen Forderungen verzeichnet.
Separate Konten werden eröffnet für die folgenden eingezogenen Beträge:
— festgestellte Forderungen des laufenden Haushaltsjahres,— festgestellte Forderungen der vorhergehenden Haushaltsjahre, die noch
einzuziehen waren.
(9) In Klasse 8 „Sonderkonten“ werden am Ende des Haushaltsjahres die
Jahresabschlußvorgänge verzeichnet.
(10)V orbehaltlich des Artikels 21 erstellt der Rechnungsführer jedes Organs
einen ausführlichen Kontenplan aufgrund des in Absatz 3 festgelegten
Kontenrahmens. Er eröffnet Gruppen, Untergruppen und Konten nach denbesonderen Bedürfnissen seiner Haushaltsführung und legt jeweils fest,
welche V orgänge erfaßt und wie die Konten geführt werden.
Artikel 136
Führung der allgemeinen Rechnung
(1) Die allgemeine Rechnung ist nach Kalenderjahren in Form der doppelten
Buchführung zu führen.
(2) Die Buchungen haben in Büchern, auf Karteikarten oder mit Hilfe eines
EDV -Systems zu erfolgen.
(3) Die Rechnungsführung ermöglicht die Aufstellung einer allgemeinen
Kontenbilanz, d. h. einer Übersicht über alle Aktiv- und Passivkonten des
Organs, einschließlich der saldierten Konten, jeweils mit Angabe
— der Kontonummer,— der Bezeichnung,
— des gesamten Sollbetrags,
— des gesamten Habenbetrags,
— des Saldos.
(4) Die Konten sind so zu führen, daß eine genaue Analyse der V orgänge und
Salden möglich ist. Die Finanzübersichten sind so anzulegen, daß sie diewesentlichen Bestandteile der Aktiva und Passiva des Organs zweckmäßig
gegliedert und korrekt wiedergeben. Die einzuziehenden Einnahmen
erscheinen auf der Passivseite in einem Rechnungsabgrenzungsposten,während die entsprechenden Forderungen auf der Aktivseite in der Rubrik„Verschiedene Schuldner“ oder in anderen geeigneten Rubriken ausgewiesen
werden. Die noch nicht zu Lasten der Haushaltsrechnung verbuchten
Ausgaben des Haushaltsjahres werden auf der Aktivseite in einem Rech-nungsabgrenzungsposten unter der Rubrik „Zu verbuchende Ausgaben“
erfaßt. In der Haushaltsrechnung sind alle zum Nachweis der Überein-
stimmung mit der Übersicht über das Vermögen und die Schuldenerforderlichen Elemente aufgeführt.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 32
Die Salden der Konten sind regelmäßig mit den Belegen oder den sonstigen
Nachweisen zu vergleichen, insbesondere mit:
— Anlagekonten, wie dies in Artikel 130 vorgesehen ist;— Guthaben auf Bankkonten und Postscheckkonten durch monatliche
Überprüfung anhand der von den Finanzinstituten übermittelten Konto-
auszüge;
— Kassenguthaben durch Überprüfung anhand des Kassenbuchs;— Zahlstellen und sonstigen V orschüssen gemäß Artikel 74, indem
nachgeprüft wird, ob die V orschriften über die Arbeitsweise der
Zahlstellen und die V orschußgewährung sowie die Regeln für diebuchmäßige Erfassung eingehalten worden sind;
— Aufwands- und Ertragskonten der Klassen 6 und 7, die monatlich mit den
entsprechenden Gesamtbeträgen der Haushaltsrechnung abzustimmen
sind.
(5) Die interinstitutionellen Konten werden monatlich abgestimmt und
regelmäßig abgeschlossen.
(6) Die Verwahrkonten werden regelmäßig wie folgt geprüft:
— unerledigte Einziehungen: der Rechnungsführer setzt den Anweisungs-
befugten über die nicht eingezogenen Einnahmen und die eingeleitetenSchritte in Kenntnis;
— unerledigte Zahlungen: der Rechnungsführer teilt dem Anweisungs-
befugten die Gründe für die Nichtausführung der Zahlungen und diebetreffenden Beträge mit;
— zu übertragende Mittel: Prüfung anhand der Gesamtübersichten über die
Dienstbezüge des Personals oder anhand ähnlicher Übersichten;
— sonstige Verwahrkonten: Analyse der buchmäßigen Salden und Unter-
richtung des Anweisungsbefugten über jeden V organg, der innerhalb deralljährlich festzulegenden Fristen nicht abgerechnet worden ist.
Die Verwahrkonten werden so rasch wie möglich, spätestens jedoch innerhalb
der in Artikel 71 der Haushaltsordnung vorgesehenen Frist abgerechnet.
(7) Die besonderen Verbuchungsstellen zur Wiederverwendung geben die
Möglichkeit, die Wiederverwendung der in Artikel 27 Absatz 2 der
Haushaltsordnung vorgesehenen Einnahmen zu verfolgen und die in Artikel
78 Ziffern 1 und 3 der Haushaltsordnung genannte Übersicht zu erstellen.
(8) Die Finanzkonten (Bank- oder Postscheckkonten) werden in Devisen und
in Ecu geführt.
Die in Landeswährung ausgedrückten Beträge werden auf der Grundlage der
gemäß Artikel 1 festzulegenden Umrechnungskurse in Ecu umgerechnet. DieSalden in Ecu der in Devisen und in Ecu geführten Konten werden monatlichabgestimmt.
(9) Die Rechnung der Gemeinsamen Forschungsstelle wird in der allgemei-
nen Rechnung der Kommission erfaßt.
(10)Alle Finanzübersichten werden nach den Buchführungsgrundsätzen, die
insbesondere die in den Richtlinien des Rates niedergelegten Grundsätze
umfassen, aufgestellt, es sei denn, daß in einer Verordnung etwas anderes
bestimmt ist. Die Anwendungsmodalitäten zu diesen Grundsätzen, dieregelmäßig aktualisiert werden, werden im Einklang mit Artikel 21 festgelegt.
TITEL XXIII
BESTIMMUNGEN ÜBER MITTEL FÜR FTE
(Artikel 94 und 96 der Haushaltsordnung)
Artikel 137
Für den Tätigkeitsbereich der Gemeinsamen Forschungsstelle wird ergänzend
zum Haushaltsplan eine Übersicht über die Entsprechungen zwischen der
Zweckbestimmung der Ausgaben — Forschungsziele und sonstige Tätig-
keiten — und der Art der zu ihrer Ausführung eingesetzten Mittel aufgestellt:
— Statutspersonal und nicht unter das Statut fallendes Personal,!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 33
— administrative und technische Infrastruktur,
— wissenschaftliche und technische Unterstützung,— direkte operationelle Mittel.
Die Gemeinsame Forschungsstelle sorgt zur Verwaltung der in ihre
Zuständigkeit fallenden Aufgabenbereiche — einschließlich der Arbeitenim Zusammenhang mit Dienstleistungen für Dritte und der Unterstützung derKommissionsdienststellen — durch eine entsprechende Buchführung dafür,
daß die tatsächlichen Kosten auf der Grundlage der Angaben in der Übersicht
über die Entsprechungen überwacht werden.
Artikel 138
Für den Tätigkeitsbereich der indirekten Aktion wird ergänzend zum
Haushaltsplan eine Übersicht über die Entsprechungen zwischen der Zweck-bestimmung — Forschungsziele und sonstige Tätigkeiten — und der Art der
Ausgaben gemäß folgender Untergliederung aufgestellt:
— Intervention,— nicht unter das Statut fallendes Personal (
1),
— Dienstbetrieb,
— Infrastruktur,— Information und Veröffentlichungen,
— Statuspersonal (
1).
Durch eine entsprechende Buchführung wird gewährleistet, daß die Aus-
führung des Haushaltsplans je Forschungsziel unter Berücksichtigung der
Angaben in der Übersicht über die Entsprechungen überwacht wird.
Artikel 139
(1) Die Kommission erhält V orschüsse für Tätigkeiten, die sie für Rechnung
Dritter ausführt. Diese V orschüsse sind dafür bestimmt, zum einen die durchdiese Tätigkeiten entstehenden Ausgaben für Personal, allgemeine Kostenund technische Mittel zu decken und zum anderen die dadurch erforderlichen
spezifischen Investitionen zu finanzieren. Diese V orschüsse sind in den
entsprechenden Mittelzuweisungen enthalten.
(2) Die nicht in Anspruch genommenen V orschüsse werden durch Annullie-
rung der entsprechenden Mittel im Wege der Haushaltsrechnung zurück-
erstattet. Die verwendeten V orschüsse werden mit Hilfe eines Teils derEinnahmen aufgrund der erhaltenen Vergütungen für Dienstleistungenzugunsten Dritter zurückerstattet. Der für die Erstattung der V orschüsse
bestimmte Einnahmenanteil entspricht dem Teil der Personalausgaben, der
Ausgaben für die Benutzung der allgemeinen Dienste und technischen Mittelder Kommission sowie der spezifischen Investitionen. Die restlichen
Einnahmen, das heißt die Einnahmen, die den laufenden, sich aus den
Verträgen ergebenden besonderen Ausgaben entsprechen, werden von derKommission durch Einsetzung zusätzlicher Mittel in Haushaltslinien, ausdenen diese besonderen Ausgaben finanziert wurden, einbehalten.
(3) Der zur Erstattung dienende Einnahmeanteil wird bei der Ausfertigung
der Verträge über Dienstleistungen für Dritte gemäß den internen V orschriftenfestgelegt.
Die für die Erstattung der V orschüsse bestimmten Einnahmen und die
Einnahmen, die zur Bereitstellung zusätzlicher Mittel dienen, werden imEinnahmenplan der Kommission unter gesonderten Haushaltslinien verbucht.!B
(1) Unter die Rubrik „Statuspersonal“ fallende Beamte, die eine im Stellenplan auf-
geführte Planstelle innehaben, sowie die sonstigen Bediensteten im Sinne derBeschäftigungsbedingungen. Alle anderen Bediensteten (Leiharbeitskräfte, Abge-
ordnete nationale Beamte, Dienstleistungserbringer, im Rahmen von Werkver-
trägen zur Verfügung gestelltes Personal usw.) gehören zur Rubrik „Nicht unter das
Statut fallendes Personal“ (siehe Regelung vom 22. Mai 1990 betreffend die Mi-
nibudgets).1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 34
TITEL XXIV
BESTIMMUNGEN BETREFFEND DIE BEWIRTSCHAFTUNG DER
MITTEL FÜR DEN DIENSTBETRIEB AUSSERHALB DER GE-
MEINSCHAFT
(Artikel 121, 122 und 123 der Haushaltsordnung)
Abschnitt I
Zahlstellen
Artikel 140
Gemäß Artikel 54 der Haushaltsordnung wird zur Zahlung bestimmter Arten
von Ausgaben für jede dezentrale Verwaltungseinheit in Drittländern eineeigene Zahlstelle eingerichtet.
In dem Beschluß zur Einrichtung dieser Zahlstellen wird nach Maßgabe der
besonderen Erfordernisse dieser dezentralen Verwaltungseinheiten auch dieArbeitsweise der Zahlstellen festgelegt.
Abschnitt II
Mittelbindungen und Zahlungen
Artikel 141
Für alle dezentralen Verwaltungseinheiten in Drittländern werden Anträge auf
globale vorläufige Mittelbindungen gestellt.
Diese Anträge werden zusammen mit einem V oranschlag der Ausgaben der
einzelnen dezentralen Verwaltungseinheiten in Drittländern dem Finanz-kontrolleur zwecks Erteilung des Sichtvermerks vorgelegt und anschließendin der Buchführung erfaßt. Diese globalen Mittelbindungen können nach
Maßgabe der Bedarfsentwicklung überprüft werden.
Artikel 142
(1) Im Fall von Delegationen, die nicht über genügend Beamte oder sonstige
Bedienstete verfügen, denen die Befugnisse zur Unterzeichnung von Schecks,Post- oder Banküberweisungen übertragen werden kann, können die in Artikel22 der Haushaltsordnung bezeichneten Behörden auf V orschlag des
Anweisungsbefugten und nach Zustimmung des Rechnungsführers und des
Finanzkontrolleurs die Genehmigung erteilen, daß nur eine Unterschriftgeleistet zu werden braucht.
(2) Die Kommission legt fest, unter welchen Bedingungen die von ihr
bezeichneten Bediensteten, die aufgrund dieser Befugnisübertragung über dieeingerichteten Konten verfügen können, ermächtigt sind, den örtlichenFinanzinstituten ihre Namen und Unterschriftsmuster mitzuteilen.
Abschnitt III
Besondere Bedingungen für die Befassung des V ergabebeirats
Artikel 143
(1) Gemäß Artikel 60 der Haushaltsordnung und Artikel 111 dieser
Verordnung können Aufträge, die sich auf die Anmietung eines Gebäudesin Drittländern beziehen, in Ausnahmefällen unmittelbar vom Anweisungs-
befugten vergeben werden; V oraussetzung dafür ist, daß der Vergabebeirat
zuvor in angemessener Form über die Marktlage — in den betreffendenLändern oder Städten — informiert worden ist und den Basiskriterien
zugestimmt hat, die sich insbesondere auf folgendes beziehen:
— die Art des anzumietenden Gebäudes je nach Verwendungszweck
(Wohnung, Büros usw.),
— die zu beachtenden Parameter betreffend Fläche und Preis sowie
eventuelle Spielräume,
— die Vertragsbedingungen.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 35
(2) Sieht der Anweisungsbefugte sich einer Situation gegenüber, die von den
nach Absatz 1 vereinbarten und vom Vergabebeirat zuvor gebilligtenKriterien abweicht, so ist der Vergabebeirat zu dem besonderen Fall bzw.den Fällen, um den bzw. die es geht, nochmals anzuhören.
(3) Der Anweisungsbefugte berichtet dem Vergabebeirat regelmäßig über die
Anwendung des Absatzes 1.
Abschnitt IV
Bestandsverzeichnisse
Artikel 144
(1) Die laufenden Bestandsverzeichnisse über die zum Vermögen der
Gemeinschaften gehörenden beweglichen Gegenstände werden von den
Delegationen vor Ort geführt. Sie werden den Zentraldiensten nach den von
der Kommission festgelegten Modalitäten regelmäßig mitgeteilt.
Bewegliche Gegenstände, die in die Delegationen verbracht werden sollen,
werden vor ihrer Aufnahme in die laufenden Bestandsverzeichnisse in einem
vorläufigen Verzeichnis erfaßt.
(2) Die Veräußerung beweglicher Gegenstände erfolgt nach den vor Ort
geltenden rechtlichen Bestimmungen bzw. den ortsüblichen Gepflogenheiten.
TITEL XXV
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 145
Die in dieser Verordnung vorgesehenen Pauschalbeträge werden entsprechend
den Schwankungen des Index der Verbraucherpreise der Gemeinschaft in
folgenden Zeitabständen proportional geändert:
— alle drei Jahre — ausgenommen im Fall einer außergewöhnlichen
Entwicklung dieses Index — bei den in den Artikeln 31 (von der
Zahlstelle zu verwaltender Betrag), 81, 130, 132 und in den Artikeln 106
bis 110 genannten Beträgen. Diese Beträge werden entsprechendgerundet;
— alljährlich bei den in Artikel 31 (Höhe der Vergütung) genannten
Beträgen. Diese Beträge werden auf den unmittelbar darunter oder
darüber liegenden Ecu gerundet.
Die Kommission, der es obliegt, die neuen Beträge in vorgenannten
Zeitabständen und nach vorgenannten Kriterien festzulegen, teilt diese
Beträge den übrigen Organen mit.
Artikel 146
Die obigen Bestimmungen stehen der Anwendung der Sonderbestimmungen
der Haushaltsordnung für die Forschungs- und Investitionsmittel (Titel VII
der Haushaltsordnung), den Europäischen Ausrichtungs- und Garantiefonds
für die Landwirtschaft, Abteilung „Garantie“ (Titel VIII der Haushalts-ordnung), die Außenhilfe (Titel IX der Haushaltsordnung), die Bewirt-schaftung der Mittel betreffend das in Drittländern diensttuende Personal und
den entsprechenden Dienstbetrieb (Titel X der Haushaltsordnung) sowie das
Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften (TitelXI der Haushaltsordnung) nicht entgegen.
Artikel 147
Die Organe unterrichten den Rechnungshof binnen sechs Monaten nach
Inkrafttreten dieser Verordnung über die Bestimmungen, die sie zu ihrer
Durchführung erlassen haben.
Artikel 148
Die Verordnung 86/610/EWG, Euratom, EGKS wird aufgehoben.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 36
Artikel 149
Diese Verordnung tritt am 1. Januar 1994 in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in
jedem Mitgliedstaat.!B1993R3418 — DE — 01.01.1998 — 002.001 — 37