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VERORDNUNG (EG) Nr. 1663/95 DER KOMMISSION
vom 7. Juli 1995
mit Durchführungsbestimmungen zu der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 des Rates bezüglich des
Rechnungsabschlußverfahrens des EAGFL, Abteilung Garantie
(ABl. Nr. L 158 vom 8. 7. 1995, S. 6)
Geändert durch:
Amtsblatt
Nr. Seite Datum
Verordnung (EG) Nr. 896/97 der Kommission vom 20. Mai 1997 L 128 8 21. 5. 1997
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IVERORDNUNG (EG) Nr. 1663/95 DER KOMMISSION
vom 7. Juli 1995
mit Durchführungsbestimmungen zu der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 des Rates bezüglich des
Rechnungsabschlußverfahrens des EAGFL, Abteilung Garantie
DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN
GEMEINSCHAFTEN —
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen
Gemeinschaft,
gestützt auf die Verordnung (EWG) Nr. 729/70 des Rates
vom 21. April 1970 über die Finanzierung der gemeinsa-
men Agrarpolitik (1), zuletzt geändert durch die Verord-
nung (EG) Nr. 1287/95 (2), insbesondere auf Artikel 4 Ab-
satz 6 und Artikel 5 Absatz 3,
in Erwägung nachstehender Gründe:
Die Reform des Rechnungsabschlußverfahrens, die durch
die Verordnung (EG) Nr. 1287/95 in Kraft gesetzt wurde,
sieht den Erlaß von Durchführungsbestimmungen in bezug
auf die Zulassung der Zahlstellen und die Bescheinigung
und den Abschluß der Jahresrechnungen vor.
Die Zahl der vom EAGFL, Abteilung Garantie, finanzier-
ten Maßnahmen ist in den letzten Jahren stark gestiegen;
auch die Art dieser Maßnahmen hat sich geändert. Das
gleiche gilt für die Methoden der Informationsaufzeich-
nung und -übermittlung. Deshalb müssen Art und Inhalt
der Informationen überprüft werden, die der Kommission
für die Zwecke des Rechnungsabschlusses zu übermittelnsind.
Die Verordnung (EWG) Nr. 1723/72 der Kommission (
3),
zuletzt geändert durch die Verordnung (EWG) Nr.
295/88 (4) ist daher aufzuheben.
Der Verwaltungsausschuß des EAGFL hat nicht innerhalb
der ihm von seinem Vorsitzenden gesetzten Frist Stellung
genommen —
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
(1) ABl. Nr. L 94 vom 28. 4. 1970, S. 13.
(2) ABl. Nr. L 125 vom 8. 6. 1995, S. 1.
(3) ABl. Nr. L 186 vom 16. 8. 1972, S. 1.
(4) ABl. Nr. L 30 vom 2. 2. 1988, S. 7.
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1Artikel 1
(1) Die beschränkte Zahl an zuzulassenden Zahlstellen
gemäß Artikel 4 Absatz 2 der Verordnung (EWG) Nr.
729/70 wird von dem Mitgliedstaat im Einvernehmen mit
der Kommission festgelegt. Die Kommission kann insbe-
sondere Einwände geltend machen, die sich auf die Anzahl
der Zahlstellen und deren Auswirkungen auf die Einhal-
tung der in Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe b) der genannten
Verordnung festgelegten Fristen sowie auf die T ransparenz
der Kontrollen der Arbeitsweise des Fonds beziehen. Die
Kommission unterrichtet die Mitgliedstaaten über die in al-
len Mitgliedstaaten zugelassen Zahlstellen.
(2) Für jede Zahlstelle übermittelt der Mitgliedstaat der
Kommission die Bezeichnung der Stelle bzw. der Stellen,
die die Zulassung erteilen und entziehen und die auch die
Frist festsetzen, innerhalb deren die notwendigen Anpas-
sungen im Sinne des Artikels 4 Absatz 4 der Verordnung(EWG) Nr. 729/70 durchzuführen sind („zuständige Behör-
de“).
(3) Vor der Zulassung vergewissert sich die zuständige
Behörde, ob die verwaltungs- und buchungstechnischen
Verfahren der betreffenden Einrichtung die Anforderungen
gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) der Verordnung
(EWG) Nr. 729/70 erfüllen. Die Mitgliedstaaten legen die
von den zuständigen Behörden anzuwendenden Zulas-
sungskriterien fest, die die im Anhang angegebenen Orien-
tierungen der Kommission berücksichtigen. Bei Nichtein-
haltung einer für den Geschäftsablauf der Zahlstelle
wichtigen Bedingungen findet Artikel 4 Absatz 4 der Ver-
ordnung Anwendung.
Der Zulassungsentscheidung geht eine Prüfung voraus, die
sich auf die verwaltungs- und buchungstechnischen Bedin-
gungen bezieht, einschließlich derjenigen, welche die Inter-
essen der Gemeinschaft in bezug auf die Vorschußzahlun-
gen, die Sicherheitsleistungen, die Interventionsläger und
die wiedereinzuziehenden Beträge schützen sollen. Die
Prüfung umfaßt insbesondere die im Zusammenhang mit
den Ausgaben des EAGFL, Abteilung Garantie, bestehen-
den Verfahren für die Ausführung der Zahlungen, den
Schutz der Kassenmittel, die Sicherheit der EDV-Systeme,
die Führung der Bücher, die interne Aufgabenverteilung
und die Zweckmäßigkeit der internen und externen Kon-
trollen.
(4) Hat sich die zuständige Behörde davon überzeugt,
daß die überprüfte Zahlstelle alle wichtigen Anforderungen
erfüllt, so spricht sie die Zulassung aus. Andernfalls über-mittelt sie der Zahlstelle Weisungen bezüglich der verwal-
tungs- und buchungstechnischen Verfahren, insbesondere
zu den Voraussetzungen, die die Zahlstelle vor ihrer Zulas-
sung erfüllen muß. Während der erforderlichen Anpassun-
gen der verwaltungs- und buchungstechnischen Verfahren
kann die Zulassung je nach der Schwierigkeit des Problems
befristet erfolgen.1663/95
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2(5) Im Fall des Entzugs einer Zulassung bestimmt der
Mitgliedstaat entsprechend den Bestimmungen des Artikels
4 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 und der vorstehen-
den Absätze 3 und 4 eine andere Zahlstelle und sorgt da-
für, daß Zahlungen an die Begünstigten nicht unterbrochen
werden.
(6) Die Zulassungsurkunde besteht in einer schriftlichen
Bestätigung, daß die betreffende Einrichtung den Zulas-
sungskriterien entspricht. Gegebenenfalls muß aus der Ur-
kunde hervorgehen, welche Anpassungen in welcher Frist
vorzunehmen sind. Die Zulassungsurkunde wird der Kom-
mission übermittelt.
(7) Die Mitteilung gemäß Artikel 4 Absatz 3 der Verord-
nung (EWG) Nr. 729/70 wird umgehend nach der erstmals
erfolgten Zulassung übermittelt und enthält für jede Zahl-
stelle folgende Angaben:
— die ihr übertragenen Zuständigkeiten,— die interne Aufgabenverteilung,
— ihre Beziehungen zu anderen öffentlichen oder priva-
ten Stellen, die ebenfalls in T eilbereichen für die
Durchführung von Maßnahmen zuständig sind, für die
Ausgaben an den EAGFL, Abteilung Garantie, gemel-
det werden,
— die Verfahren zur Annahme und Prüfung der Anträge,
zur Bewilligung, Ausführung und Verbuchung der Aus-
gaben,
— die Vorschriften zur internen Revision.
Die im Fall der Anwendung des Artikels 4 Absatz 4 der
genannten Verordnung zu übermittelnden Informationen
enthalten insbesondere Angaben zu allen Weisungen über
die verwaltungs- und buchungstechnisch zu treffenden
Maßnahmen und zu den Anpassungen, die die Zahlstelle
vornehmen muß, um den Entzug der Zulassung zu vermei-
den, sowie die dafür vorgesehene Frist.
Artikel 2
(1) Die in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe b) der Verord-
nung (EWG) Nr. 729/70 vorgesehene K oordinierungsstelle
fungiert als einziger Ansprechpartner des Mitgliedstaats ge-
genüber der Kommission bei allen die Abteilung Garantie
des EAGFL betreffenden Fragen; sie hat zur Aufgabe,
— die T exte und die diesbezüglichen Leitlinien der Ge-
meinschaft den einzelnen Zahlstellen und den für ihre
Durchführung zuständigen Verwaltungen zu übermit-
teln,
— ihre einheitliche Anwendung zu fördern,1663/95
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3— die in dieser und in der Verordnung (EWG) Nr.
729/70 vorgesehenen Informationen der Kommission
zuzuleiten,
— sämtliche Buchführungsdaten, die die Kommission für
Statistik- und Kontrollzwecke benötigt, für die Kom-
mission bereitzustellen.
Das bei den Zahl- und Bewilligungsstellen in Dokumentar-
form vorliegende Material muß der Kommission nicht
übermittelt werden; diese Informationen sind jedoch von
den Zahl- oder Bewilligungsstellen bereitzuhalten. Eine
Zahlstelle kann die Rolle einer Koordinierungsstelle über-
nehmen, sofern diese beiden Aufgaben voneinander ge-
trennt bleiben. Bei der Erfüllung ihrer Aufgaben kann die
Koordinierungsstelle entsprechend den einzelstaatlichen
Verfahren die Hilfe anderer Einrichtungen oder Behörden
in Anspruch nehmen, insbesondere solche, die für Fragen
der Rechnungsführung oder technische Fragen zuständigsind.
(2) Der Mitgliedstaat übermittelt der Kommission die
Angaben über die Bezeichnung und die Satzung der Koor-
dinierungsstelle sowie die verwaltungs-, buchungstechni-
schen und die interne Kontrolle betreffenden Bedingungen,
unter denen diese Tätigkeiten ausgeübt werden.
(3) Die Kommission teilt den Mitgliedstaaten innerhalb
von drei Monaten nach Inkrafttreten dieser Verordnung
und nach Anhörung des Fonds-Ausschusses mit, welche
Form und welchen Inhalt die in Absatz 1 genannten Buch-
führungsdaten haben müssen. Etwaige Änderungen werden
den Mitgliedstaaten binnen drei Monaten nach dem Ereig-
nis mitgeteilt, das für diese Änderungen ursächlich ist; die
Mitgliedstaaten müssen die entsprechenden Änderungen
innerhalb einer nach Anhörung des Fonds-Ausschusses von
der Kommission festzusetzenden Frist übernehmen.
Artikel 3
(1) Die Bescheinigung, auf die in Artikel 5 Absatz 1
Buchstabe b) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 Bezug
genommen wird, muß von einer Dienststelle oder einer
Einrichtung ausgestellt werden, die die fachlichen Voraus-
setzungen aufweist. Diese Stelle muß von der Zahl- und
der Koordinierungsstelle funktionell unabhängig sein (be-
scheinigende Stelle).
Der Bescheinigung geht eine Prüfung der Verfahren und
eine Stichprobe von Geschäftsvorgängen voraus. Sie er-
streckt sich auf die Übereinstimmung der Zahlungen mit
den Gemeinschaftsvorschriften nur insoweit, als es sich um
die Angemessenheit der Verwaltungsstrukturen der Zahl-
stelle handelt, durch die sichergestellt werden soll, daß die
Einhaltung der Vorschriften vor der Ausführung einer Zah-
lung kontrolliert worden ist.
Die bescheinigende Stelle führt ihre Prüfungen nach inter-
national anerkannten Prüfungsstandards durch. Die Prüfun-gen werden sowohl während als auch nach dem Ende eines
Rechnungsjahres vorgenommen. Die bescheinigende Stelle
erstellt bis zum 31. Januar des jeweiligen folgenden Jahres
die Bescheinigung sowie einen Bericht über ihre Feststel-
lungen, aus dem insbesondere hervorgeht, ob ausreichend
gewährleistet ist, daß die der Kommission zu übermitteln-
den Rechnungen richtig, vollständig und genau sind und ob
das interne Kontrollsystem zufriedenstellend funktioniert
hat.1663/95
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4(2) Wird mehr als eine Zahlstelle zugelassen, so kann der
Mitgliedstaat, vorausgesetzt, er erhält hinreichende Ge-
währ, daß Umfang und Standard der durchgeführten Prü-
fungen den Anforderungen des Absatzes 1 entsprechen,
sich auf die Bescheinigungen der Rechnungen stützen, die
von den Stellen ausgestellt wurden, die ihrerseits Beschei-
nigungen für die Rechnungen der jeweiligen Zahlstellen
ausgestellt haben.
(3) Der Prüfungsbericht gemäß Absatz 1 soll darüber
Auskunft geben,
— ob die Verfahren der Zahlstellen unter Berücksichti-
gung der Zulassungskriterien ausreichende Gewähr da-
für bieten, daß die zu Lasten des Fonds finanzierten
Maßnahmen in Übereinstimmung mit den Gemein-
schaftsvorschriften erfolgt sind, und bzw. welche Emp-
fehlungen zur Systemverbesserung gemacht wurden,
— ob die Jahresrechnungen gemäß Artikel 4 Absatz 1
Buchstabe a) mit den Büchern und Aufzeichnungen
der Zahlstellen übereinstimmen,
— ob die Ausgabenübersichten und die Aufzeichnungen
über Lagerhaltungsvorgänge gemäß Artikel 5 die zu
Lasten des Fonds finanzierten Maßnahmen vollständig,
richtig und genau wiedergeben,
— ob die finanziellen Interessen der Gemeinschaft in be-
zug auf die Vorschußzahlungen, die Sicherheitsleistun-
gen, die Interventionsläger, die Einnahmen und die
wiedereinzuziehenden Beträge in geeigneter Weise ge-
schützt werden,
— ob an Zahlstellen gerichtete Prüfungsempfehlungen zur
Verbesserung der Systeme befolgt worden sind.
Dem Prüfungsbericht sind Angaben über Anzahl und Qua-
lifikation des Prüfpersonals, durchgeführte Arbeiten, An-
zahl der überprüften Geschäftsvorgänge, die Repräsentati-
vität der geprüften Ausgaben und die erhaltene
Aussagesicherheit, die festgestellten Schwachstellen und die
ausgesprochenen Verbesserungsvorschläge beizufügen.
A u c hs i n dA n g a b e nb e i z u f ü g e nü b e rd i eM a ß n a h m e ns o -
wohl der bescheinigenden Stelle als auch etwaiger weiterer
Prüfungsorgane innerhalb und außerhalb der Zahlstellen,
aus denen die bescheinigende Stelle ihre Gewißheit in be-
zug auf die geschilderten Sachverhalte bezieht.
Artikel 4
(1) Für den Rechnungsabschluß gemäß Artikel 5 Absatz
2 Buchstabe b) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 über-
mitteln die Mitgliedstaaten der Kommission folgende Un-
terlagen:
a) die Jahresrechnungen über die Ausgaben zu Lasten
des EAGFL, Abteilung Garantie, sowie die von den
einzelnen Dienststellen oder Einrichtungen gemäß Ar-
tikel 5 Absatz 1 der genannten Verordnung erstellten
Berichte;
b) die Bescheinigungen und Berichte der bescheinigenden
Stelle oder Stellen.1663/95
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5(2) Die in Absatz 1 genannten Unterlagen sollen der
Kommission in vierfacher Ausfertigung bis zum 10. Fe-
bruar des Jahres zugehen, das auf das betreffende Haus-
haltsjahr folgt.
(3) Auf Verlangen der Kommission oder auf Initiative des
Mitgliedstaats können der Kommission zusätzliche In-
formationen im Zusammenhang mit dem Rechnungsab-
schluß bis zu einem Termin übermittelt werden, der von
ihr unter Berücksichtigung des für die Erstellung der In-
formationen erforderlichen Arbeitsaufwands festgesetzt
wird. Gehen ihr diese Informationen nicht zu, so kann die
Kommission die Rechnungsabschlußentscheidung auf der
Grundlage der ihr zu dem betreffenden T ermin vorliegen-
den Informationen annehmen.
(4) Die Kommission kann in begründeten Fällen Verzöge-
rungen bei der Übermittlung der Informationen akzeptie-
ren, wenn diese der Kommission vor Ablauf der Frist mit-geteilt werden.
Artikel 5
(1) Die in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) genannten
Jahresrechnungen umfassen:
a) die Ausgaben, aufgeschlüsselt nach Posten und Unter-
posten des Gesamthaushaltsplans der Europäischen
Gemeinschaften,
b) eine Übersicht über die Interventionsmaßnahmen so-
wie eine Aufstellung über Umfang und Lagerort der
Interventionsbestände zum Ende des Rechnungsjahres,
c) Informationen über Ausgaben bzw. eine Bestätigung,
daß die entsprechenden Angaben in rechnergestützten
Dateien zur Verfügung der Kommission gehalten wer-
den,
d) eine Bestätigung, daß alle Daten über die Zu- und Ab-
gänge der Interventionsläger in den Büchern der Zahl-
stelle registriert werden,
e) Erklärungen für etwaige Unterschiede zwischen den in
der Jahresrechnung gemeldeten Ausgaben und den
Ausgaben, die für denselben Zeitraum in den Unterla-
gen gemäß Artikel 3 Absatz 5 der Verordnung (EWG)
Nr. 2776/88 der Kommission (
5) gemeldet und gemäß
Artikel 9 Absatz 7 derselben Verordnung berichtigt
worden sind.
(2) Die Berichte gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a)
dieser Verordnung enthalten, für jede Zahl- und Koordi-
nierungsstelle, folgende Informationen:
— Angaben zu außergewöhnlichen Vorgängen oder be-
sonderen technischen Schwierigkeiten, die in dem be-
treffenden Haushaltsjahr aufgetreten sind,
— jede wichtige, seit Übermittlung des letzten Berichts
eingetretene Änderung der Informationen gemäß Arti-
kel 1 Absatz 7.
(5) ABl. Nr. L 249 vom 8. 9. 1988, S. 9.1663/95
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6Artikel 6
Die Unterlagen zu den vom EAGFL, Abteilung Garantie,
finanzierten Ausgaben und den wiedereinzuziehenden Be-
trägen werden nach dem Jahr, in dem die Kommission die
Rechnungen für ein bestimmtes Haushaltsjahr abschließt,
noch mindestens drei Jahre lang zur Verfügung der Kom-
mission gehalten. Ist eine Rechnungsabschlußentscheidung
Gegenstand eines Verfahrens vor dem Gerichtshof der Eu-
ropäischen Gemeinschaften, so sind die Unterlagen bis zu
einem Jahr nach Abschluß dieses Verfahrens zur Verfü-
gung zu halten.
Artikel 7
(1) Die Rechnungsabschlußentscheidung gemäß Artikel 5
Absatz 2 Buchstabe b) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70
bestimmt, unbeschadet späterer Entscheidungen gemäß
Absatz 2 Buchstabe c) derselben Verordnung, die vom
EAGFL zur Finanzierung anzuerkennenden Ausgaben, die
während des betreffenden Haushaltsjahres von dem jeweili-
gen Mitgliedstaat getätigt wurden, unter Zugrundelegung
der in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b) der vorstehenden
Verordnung genannten Richtungen sowie der auf das be-
treffende Haushaltsjahr entfallenden Kürzungen und Aus-setzungen von Vorschüssen einschließlich der in Artikel 4
Absatz 3 Unterabsatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 296/96
der Kommission (
1) genannten Kürzungen
Zur Bestimmung der Beträge, die vom Mitgliedstaat ge-
mäß der in Unterabsatz 1 genannten Rechnungsabschlu-
ßentscheidung wieder einzuziehen oder ihm zu erstatten
sind, werden die in dem betreffenden Haushaltsjahr gelei-
steten Vorschüsse von den Ausgaben abgezogen, die gemäß
Unterabsatz 1 für dasselbe Haushaltsjahr anerkannt sind.
Die wieder einzuziehenden oder die zu erstattenden Beträ-
ge werden von den Vorschüssen abgezogen, die auf die
Ausgaben des zweiten Monats nach dem Monat geleistet
werden, in dem die Rechnungsabschlußentscheidung ge-
t r o f f e nw i r d ,b z w .s i ew e r d e nd i e s e nV o r s c h ü s s e nz u g e f ü g t .
(2) Die Kommission teilt den betroffenen Mitgliedstaatenvor dem 31. März des Jahres, das auf das Haushaltsjahr
folgt, die Ergebnisse ihrer Überprüfungen der von den
Mitgliedstaaten vorgelegten Informationen zusammen mit
etwaigen Änderungsvorschlägen mit.
(3) Kann die Kommission aus Gründen, die von dem
Mitgliedstaat zu vertreten sind, die Rechnungen nicht vor
dem 30. April des folgenden Jahres abschießen, so benach-
richtigt sie den Mitgliedstaat über die gemäß Artikel 9 der
Verordnung (EWG) Nr. 729/70 zusätzlich durchzuführen-
den Untersuchungen.
(1) ABl. Nr. L 39 vom 17. 2. 1996, S. 5.1663/95
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7Artikel 8
(1) Kommt die Kommission aufgrund von Nachforschun-
gen zu dem Schluß, daß bestimmte Ausgaben nicht in
Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften getä-
tigt wurden, so teilt sie dem betreffenden Mitgliedstaat ih-
re Feststellungen mit und gibt die zu treffenden Korrektur-
maßnahmen, die künftig die Beachtung der vorgenannten
Vorschriften sicherstellen sollen, sowie eine Schätzung der
Beträge an, die möglicherweise gemäß Artikel 5 Absatz 2
Buchstabe c) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 ausge-
schlossen werden. Diese Mitteilung muß auf die vorliegen-
de Verordnung Bezug nehmen. Der Mitgliedstaat antwortet
innerhalb von zwei Monaten, und die Kommission kann
ihren Standpunkt dementsprechend ändern. In begründeten
Fällen kann sie einer Verlängerung der Frist zur Beantwor-
tung zustimmen.
Nach Ablauf dieser Frist führt die Kommission bilaterale
Gespräche; beide Parteien versuchen einvernehmlich die zu
ergreifenden Maßnahmen festzulegen. Anschließend teilt
die Kommission dem Mitgliedstaat förmlich ihre Schlußfol-
gerungen unter Bezugnahme auf die Entscheidung
94/442/EG der Kommission (1)m i t .
(2) Die Entscheidungen gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buch-
stabe c) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 sind nach Prü-
fung der von der Schlichtungsstelle gemäß der Entschei-
dung 94/442/EG erstellten Berichte zu treffen.
(3) Die gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe c) der Ver-
ordnung (EWG) Nr. 729/70 auszuschließenden Ausgaben
werden von den Vorschüssen der Ausgaben des zweiten
Monats abgezogen, der dem Monat der Entscheidung
folgt. Auf Antrag des Mitgliedstaats kann die Kommission
indessen nach Anhörung des Fonds-Ausschusses in durch
d i eH ö h ed e rA u s g a b e nb e g r ü n d e t e nF ä l l e na u c ha n d e r e
Daten festlegen.
Artikel 9
Die Verordnung (EWG) Nr. 1723/72 wird zum 16. Okto-
ber 1995 aufgehoben.
Sie bleibt jedoch auf die Rechnungsabschlüsse bis zum
EAGFL-Haushaltsjahr 1995 anwendbar.
Artikel 10
Diese Verordnung tritt am siebten T ag nach ihrer Veröf-
fentlichung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften
in Kraft.
Sie gilt ab dem am 16. Oktober 1995 beginnenden Haus-
haltsjahr.
(1) ABl. Nr. L 182 vom 16. 7. 1994, S. 45.1663/95
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8ANHANG
Orientierungen für Zulassungskriterien einer Zahlstelle
Die Zulassungskriterien müssen sicherstellen, daß, die Zahlstelle betreffend ausreichende Garantien hinsicht-
lich der Wirksamkeit des Verwaltungsablaufs, des internen Kontrollsystems sowie der Führung der Unterlagengemäß Artikel 4 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 gewährleistet sind. Lediglich der geringe Umfang an
Geschäftsvorgängen einer Zahlstelle kann die Anwendung einfacherer Kriterien rechtfertigen. Bei Nichteinhal-
tung einer für den Geschäftsablauf der Zahlstelle wichtigen Bedingung findet Artikel 4 Absatz 4 dieser Ver-ordnung Anwendung.
1. Die Einrichtung einer Zahlstelle durch den Mitgliedstaat hat in Form eines V erwaltungsakts zu erfolgen,
der die Befugnisse, Verpflichtungen und Zuständigkeiten der Zahlstelle, insbesondere hinsichtlich dervom EAGFL, Abteilung Garantie, finanzierten Ausgaben im Sinne der Artikel 2 und 3 der Verordnung
(EWG) Nr. 729/70, festlegt und die V erwaltungsstruktur der Zahlstelle beschreibt.
2. Die Zahlstelle hat bezüglich der Ausgaben des EAGFL, Abteilung Garantie, drei Hauptfunktionen:
i) Bewilligung der Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Feststellung des Betrags, der einem An-
tragsteller in Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften zu zahlen ist.
ii) Ausführung der Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Erteilung einer Anweisung an die Bank-
verbindung der Zahlstelle oder gegebenenfalls an eine staatliche Kassenstelle, dem Antragsteller
oder seinem Bevollmächtigten den bewilligten Betrag auszuzahlen.
iii) Verbuchung der Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Verzeichnung der Zahlung in der norma-
lerweise auf EDV- Träger unterhaltenen Buchführung der Zahlstelle sowie in der Erstellung periodi-
scher Ausgabenübersichten, einschließlich der Monats- und der Jahreserklärungen an die Europäi-sche Kommission. Die Buchführung verzeichnet ferner die Bestände des Fonds, insbesondere
hinsichtlich der Interventionsbestände, nicht abgerechneter Vorschüsse und noch ausstehender For-
derungen.
3. Unbeschadet der in Ziffer 4 aufgeführten Delegierungsmöglichkeiten verfügt die Zahlstelle in der Regel
über die folgenden beiden Dienste:
i) Interner Revisionsdienst: Die Aufgabe dieser Dienststelle bzw. gleichwertiger Verfahrensregeln liegt
darin sicherzustellen, daß das interne Kontrollsystem der Zahlstelle wirksam funktioniert. Der inter-
ne Revisionsdienst muß von den anderen Abteilungen der Zahlstelle unabhängig und der Zahlstel-
lenleitung unmittelbar unterstellt sein.
ii) T echnischer Prüfdienst: Seine Aufgabe liegt darin, die T atbestände zu überprüfen, auf die sich die
Zahlungen an die Antragsteller stützen. Beispielsweise handelt es sich hier um Tatbestände, wie die
Qualität und die Merkmale von Erzeugnissen, Tieren, Böden usw., um das Lieferdatum, die Verar-beitung zu einem anderen Erzeugnis und weitere Kontrollen technischer Art. Die Überprüfung sol-
cher T atbestände erfolgt im Wege eines Kontroll- und Inspektionssystems. Eine wichtige Rolle des
technischen Prüfdienstes bildet die Beaufsichtigung dieses Kontrollsystems.
4. Die Bewilligungsfunktion und/oder die Aufgaben des technischen Prüfdienstes können ganz oder teilwei-
se anderen Einrichtungen übertragen werden, sofern sämtliche der nachfolgenden Bedingungen erfülltsind:
i) Die Zuständigkeiten und Pflichten dieser anderen Einrichtungen, insbesondere hinsichtlich der Kon-
trolle und Überprüfung der Einhaltung der Gemeinschaftsvorschriften, sind eindeutig definiert.
ii) Die Einrichtungen müssen über wirksame Systeme verfügen, um ihre V erantwortlichkeiten in zufrie-
denstellender Weise wahrnehmen zu können.
iii) Die Einrichtungen müssen der Zahlstelle gegenüber ausdrücklich bestätigen, daß sie ihren Verant-
wortlichkeiten tatsächlich nachkommen, und die hierzu eingesetzten Mittel beschreiben.
iv) Die Zahlstelle wird regelmäßig und so rechtzeitig über die Ergebnisse der durchgeführten Kontrol-
len unterrichtet, daß vor der Abwicklung eines Antrags stets beurteilt werden kann, ob diese Kon-trollen ausreichend waren. Die durchgeführten Arbeiten werden ausführlich in einem Bericht be-
schrieben, der dem jeweiligen Antrag oder der Gruppe von Anträgen beigefügt wird, oder
gegebenenfalls in einem Bericht, der ein ganzes Wirtschaftsjahr abdeckt. Der Bericht ist verbundenmit einer Bescheinigung über die Begründetheit der genehmigten Anträge sowie über Art, Umfang
und Grenzen der verrichteten Arbeiten. Waren die körperlichen oder verwaltungsmäßigen Kontrol-
len nicht umfassend, sondern wurden aufgrund einer Stichprobe von Anträgen durchgeführt, so sinddie ausgewählten Anträge anzugeben, ist die Stichprobenmethode darzulegen und sind die Ergebnis-
se aller Vor-Ort-Inspektionen sowie die Maßnahmen aufzuführen, die bei vorgefundenen Abwei-
chungen und Unregelmäßigkeiten getroffen wurden. Die der Zahlstelle vorgelegten Belegdokumentemüssen hinreichende Gewähr dafür bieten, daß alle erforderlichen Kontrollen bezüglich der Begrün-
detheit der bewilligten Anträge vorgenommen worden sind.1663/95
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9v) Werden Unterlagen zu bewilligten Anträgen und durchgeführten Kontrollen bei den betreffenden
anderen Einrichtungen aufbewahrt, so schaffen sowohl diese Einrichtungen als auch die Zahlstelle
geeignete Verfahren, damit der Ablageort aller derartigen Dokumente, die für spezifische von der
Zahlstelle getätigte Zahlungen bedeutsam sind, verzeichnet wird und die Dokumente zur Einsicht-nahme in den Amtsräumen der Zahlstelle verfügbar gemacht werden können, wenn Personen oder
Einrichtungen hierum ersuchen, die gewöhnlich zur Einsicht berechtigt sind. Hierzu gehören
— die Bediensteten der Zahlstelle, die den Antrag bearbeiten;— der interne Revisionsdienst der Zahlstelle;
— die Einrichtung, die die Jahreserklärung der Zahlstelle zu bescheinigen hat;
— entsprechend beauftragte Bedienstete der Europäischen Union.
5. Die Verwaltungsstruktur der Zahlstelle muß eine Trennung der drei Funktionen von Bewilligung, Aus-
führung und Verbuchung der Zahlungen vorsehen, indem hierfür jeweils eine gesonderte verwaltungsmä-
ßige Untereinheit zuständig ist, deren jeweilige Aufgaben in einem Organisationsplan festgelegt sind.Allerdings kann die Verwaltungsstruktur so gestaltet sein, daß die Aufgaben des technischen Prüfdienstes
gegebenenfalls durch die mit der Zahlungsbewilligung betraute Abteilung wahrgenommen werden.
6. Die Zahlstelle legt Vorschriften für die folgenden Verfahrensabläufe bzw. für solche, die eine gleichwerti-
ge Wirksamkeit garantieren, fest:
i) Verfahrensvorschriften über die Einreichung, die Erfassung und die Bearbeitung der Anträge müs-
sen von der Zahlstelle schriftlich festgelegt werden.
ii) Die Amtsgeschäfte müssen so verteilt sein, daß kein Bediensteter für mehr als eine der drei Funk-
tionen von Bewilligung, Auszahlung oder Verbuchung der zu Lasten des EAGFL gehenden Beträge
zuständig ist und daß kein Bediensteter eine dieser Funktionen ausübt, ohne daß seine Arbeit unter
der Aufsicht eines zweiten Bediensteten steht.
Die Zuständigkeiten eines jeden Bediensteten sind schriftlich festzulegen, einschließlich zu setzender
finanzieller Obergrenzen für seine Entscheidungsbefugnis. Für einschlägige Ausbildungsmaßnahmen
ist zu sorgen. Das Personal mit Aufgaben relativer Bedeutung sollte wahlweise durch eine entspre-
chende Personalpolitik einer Rotation unterliegen oder einer verstärkten Dienstaufsicht unterworfenwerden.
iii) Jeder für Bewilligungen zuständige Bedienstete muß eine umfassende Prüfliste über die von ihm
durchzuführenden Kontrollen besitzen und hat den Belegdokumenten des jeweiligen Antrags seineBescheinigung beizufügen, daß die genannten Kontrollen vorgenommen worden sind. Diese Beschei-
nigung kann in elektronischer Form erfolgen, sofern die Bedingungen gemäß dem Unterabsatz vi)
eingehalten werden. Die Tätigkeiten aller Bediensteten sind von Dienstvorgesetzten nachweislichnachzuprüfen.
iv) Ein Antrag darf erst zur Auszahlung bewilligt werden, nachdem hinreichende Kontrollen stattgefun-
den haben, um die Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften zu überprüfen. Hierzu ge-hören zum einen die Kontrollen, die in der Verordnung über die spezifische Maßnahme vorgesehen
sind, in deren Rahmen die Beihilfe beantragt wird, und zum anderen die Kontrollen gemäß Artikel
8 der V erordnung (EWG) Nr. 729/70, um unter besonderer Berücksichtigung der vorhandenen Risi-ken Betrugshandlungen und Unregelmäßigkeiten zu verhindern oder aufzudecken. Die vorzuneh-
menden Kontrollen müssen in einer Prüfliste aufgeführt sein, und ihre Durchführung ist für jeden
Antrag oder jede Gruppe von Anträgen zu bescheinigen.
v) Durch entsprechende V erfahren ist sicherzustellen, daß Zahlungen ausschließlich an den Antragstel-
ler, auf dessen Bankkonto oder an den Bevollmächtigten des Antragstellers geleistet werden. Inner-
halb von fünf Arbeitstagen nach Verbuchung zu Lasten des EAGFL wird die Zahlungsüberweisung
durch die Bankverbindung der Zahlstelle, gegebenenfalls durch eine staatliche Kassenstelle oder
durch auf dem Postweg übersandten Scheck ausgeführt. Mittels geeigneter Verfahren ist dafür zusorgen, daß die Zahlungsbeträge aller nicht ausgeführten Überweisungen oder nicht eingelöster
Schecks dem Fonds wieder gutgeschrieben werden. Zahlungen in bar sind nicht zulässig. Die Geneh-
migung des Anweisungsbefugten und/oder seines Dienstvorgesetzten kann in elektronischer Formerfolgen, soweit bei den betreffenden EDV-Einrichtungen ein angemessenes Sicherheitsniveau ge-
währleistet ist und die Identität des Unterzeichners in den elektronischen Aufzeichnungen festgehal-
ten wird.
vi) Werden Anträge rechnergestützt bearbeitet, so ist der Zugang zu dem EDV-System derart zu schüt-
zen und zu kontrollieren, daß
— alle in das System eingegebene Daten gründlich validiert werden, um Eingabefehler aufdecken
und berichtigen zu können;
— Daten nur von hierzu ermächtigten Bediensteten eingegeben, geändert oder validiert werden
dürfen, denen individuelle Paßwörter zugeteilt worden sind;
— die Identität eines jeden Bediensteten, der Daten eingibt oder ändert, in ein Logbuch eingetra-
gen wird.1663/95
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10Zur Vermeidung von Mißbrauch sind die Paßwörter regelmäßig zu ändern. Die EDV-Systeme sind
im Wege körperlicher Kontrollen gegen einen unbefugten Zugang zu schützen, und von den Daten
müssen Sicherungskopien erstellt werden, die an einem gesonderten geschützten Ort aufzubewahren
sind. Die eingegebenen Daten sind auf ihre Logik hin zu testen, um wiedersprüchliche oder unge-wöhnliche Daten aufzuspüren.
vii) Die Verfahren der Zahlstelle haben zu gewährleisten, daß alle Änderungen der Gemeinschaftsvor-
schriften und insbesondere der geltenden Beihilfesätze registriert und die Dienstanweisungen sowiedie Datenbanken und Prüflisten rechtzeitig aktualisiert werden.
7. Vorschußzahlungen müssen in der Buchführung ausgewiesen werden, wobei durch geeignete Verfahren
zu gewährleisten ist, daß
i) Sicherheiten nur von Finanzinstituten angenommen werden, die den Anforderungen der Verordnung
(EWG) Nr. 2220/85 der Kommission (
1) entsprechen und von den befugten Behörden anerkannt
sind. Die Sicherheitsleistung muß bis zur endgültigen Entlastung gültig sein und auf einfaches Ver-langen der Zahlstelle in Anspruch genommen werden können;
ii) Vorschüsse innerhalb der festgelegten Fristen abgerechnet werden. Wurde die Abrechnungsfrist für
einen Vorschuß überschritten, so ist dies festzustellen und die Sicherheit unverzüglich abzurufen;
iii) die Abrechnung der Vorschüsse den gleichen Kontrollen durch die Anweisungsbefugten wie im Fall
der Zahlungen unterliegt.
8. Die Buchführung über die Interventionslagerhaltung muß sicherstellen, daß die Erzeugnismengen und
die zugehörigen Kosten auf jeder Stufe, von der Annahme eines Angebots bis zur materiellen Auslage-
rung des Erzeugnisses, richtig und in Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften sowie nach
Einzellosen auf den korrekten Konten aufgezeichnet und rechtzeitig bearbeitet werden und daß Menge
und Art der an jedem Lagerort befindlichen Bestände jederzeit feststellbar sind. Die Bestände müssen
regelmäßig einer körperlichen Kontrolle durch von den Lagerhaltern unabhängige Personen, Einrichtun-g e no d e rD i e n s t s t e l l e nu n t e r z o g e nw e r d e n .
9. Die Buchführungsverfahren müssen eine Gewähr dafür bieten, daß die monatlichen und jährlichen Aus-
gabenerklärungen vollständig richtig und rechtzeitig erfolgen und daß etwaige Fehler oder Auslassungenentdeckt und berichtigt werden, insbesondere durch Überprüfungen und Abgleiche, die in Zeitabständen
von höchstens drei Monaten stattfinden.
10. Der interne Revisionsdienst hat zu kontrollieren, ob die von der Zahlstelle geschaffenen Verfahren als
zweckmäßig erscheinen, um die Übereinstimmung der Anträge mit den Gemeinschaftsvorschriften beur-
teilen zu können, und ob die Buchführung richtig und vollständig ist und sich auf dem neuesten Stand
befindet. Die Kontrollen des Prüfdienstes können sich auf ausgewählte Maßnahmen und Stichprobenvon Geschäftsvorgängen beschränken, sofern durch ein Prüfprogramm sichergestellt wird, daß alle be-
deutenden Bereiche, einschließlich der für die Bewilligung zuständigen Dienststellen, innerhalb eines
Zeitraums von höchstens fünf Jahren abgedeckt werden. Die Arbeiten des Prüfdienstes sind nach inter-national anerkannten Standards durchzuführen und in Prüfungsprotokollen festzuhalten und müssen in
Berichte und Empfehlungen an die Zahlstellenleitung münden. Die Prüfprogramme und -berichte müs-
sen der bescheinigenden Stelle und den zur Durchführung von finanziellen Prüfungen mandatierten Be-diensteten der Europäischen Union zwecks ausschließlicher Beurteilung der Wirksamkeit der internen
Revision zur Verfügung gestellt werden.
11. Alle vorstehenden Absätze gelten sinngemäß für „negative Ausgaben“, wie erhobene Abgaben, verfallene
Sicherheiten und zurückgezahlte Beträge, die die Zahlstelle im Namen des EAGFL, Abteilung Garantie,
einzuziehen hat. Insbesondere hat die Zahlstelle ein System einzurichten, um alle dem EAGFL zustehen-
den Beträge auszuweisen und alle derartigen Forderungen bis zum Zahlungseingang in einem Debitoren-
buch zu verzeichnen. Das Debitorenbuch ist regelmäßig mit dem Ziel zu überprüfen, die Einziehung
überfälliger Forderungen einzuleiten.
Die Zuständigkeit für die Einziehung bestimmter Arten von negativen Ausgaben kann die Zahlstelle auf
andere Einrichtungen übertragen. Eine solche Übertragung der Zuständigkeit unterliegt den in Ziffer 4
vorgesehenen Bedingungen, die gegebenenfalls entsprechend anzupassen sind, sowie der zusätzlichen Be-dingung, daß die betreffende andere Einrichtung an die Zahlstelle regelmäßig und pünktlich, d. h. min-
destens monatlich, Bericht über alle buchmäßig ausgewiesenen Einkünfte und erhaltenen Geldbeträge
erstattet.
12. Die von der Zahlstelle eingerichteten Verfahren müssen eine rasche Bearbeitung aller eingegangenen
Anträge gewährleisten.
(1) ABl. Nr. L 205 vom 3. 8. 1985, S. 5.1663/95