2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 1
Dieses Dokument ist lediglich eine Dokumentationsquelle, für deren Richtigkeit die Organe der Gemeinschaften keine
Gewähr übernehmen
►B GESCHÄFTSORDNUNG DER KOMMISSION
(K(2000) 3614)
(ABl. L 308 vom 8.12.2000, S. 26)
Geändert durch:
Amtsblatt
Nr. Seite Datum
►M1Beschluss 2001/844/EG, EGKS, Euratom der Kommission vom 29.
November 2001L 317 1 3.12.2001
►M2Beschluss 2001/937/EG, EGKS, Euratom der Kommission vom 5.
Dezember 2001L 345 94 29.12.2001
►M3Beschluss 2002/47/EG, EGKS, Euratom der Kommission vom 23. Januar
2002L 21 23 24.1.2002
▼B
GESCHÄFTSORDNUNG DER KOMMISSION
(K(2000) 3614)
DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN —
gestützt auf den Vertrag über die Gründung der Europäischen Gemein-
schaft für Kohle und Stahl, insbesondere auf Artikel 16,
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,
insbesondere auf Artikel 218 Absatz 2,
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemein-
schaft, insbesondere auf Artikel 131,
gestützt auf den Vertrag über die Europäische Union, insbesondere auf
die Artikel 28 Absatz 1 und 41 Absatz 1 —
GIBT SICH FOLGENDE GESCHÄFTSORDNUNG:
KAPITEL I
KOMMISSION
Artikel 1
Die Kommission handelt als Kollegium nach Maßgabe dieser
Geschäftsordnung unter der politischen Führung ihres Präsidenten.
Artikel 2
Die Kommission bestimmt ihre Prioritäten und beschließt jährlich ihr
Arbeitsprogramm unter der politischen Führung ihres Präsidenten.
Artikel 3
Der Präsident kann den Mitgliedern der Kommission spezielle Aufga-
benbereiche zuweisen, in denen sie für die vorbereitenden Arbeitender Kommission und die Durchführung ihrer Beschlüsse besondersverantwortlich sind. Er kann diese Zuweisungen jederzeit ändern.
Der Präsident kann unter den Mitgliedern der Kommission Arbeits-
gruppen bilden, deren Vorsitzende er benennt.
Der Präsident nimmt die Vertretung der Kommission wahr. Er benennt
die Mitglieder der Kommission, die ihn bei dieser Tätigkeit unter-stützen.
Artikel 4
Die Kommission fasst ihre Beschlüsse
a) in gemeinschaftlicher Sitzung
oder
b) im schriftlichen Verfahren gemäß Artikel 12
oder
c) im Ermächtigungsverfahren gemäß Artikel 13
oder
d) im Verfahren der Delegation gemäß Artikel 14.
Abschnitt I
Sitzungen der Kommission
Artikel 5
Die Kommission wird durch den Präsidenten zu den Sitzungen einbe-
rufen.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 2
▼B
Die Kommission tritt in der Regel mindestens einmal wöchentlich
zusammen. Sie tagt ferner, wenn dies erforderlich ist.
Die Mitglieder der Kommission sind verpflichtet, an allen Sitzungen
teilzunehmen. Der Präsident beurteilt, ob eine Situation vorliegt, die
sie von dieser Pflicht entbinden könnte.
Artikel 6
Der Präsident legt für jede Sitzung der Kommission eine Tagesordnung
fest, wobei er insbesondere das in Artikel 2 genannte Arbeitsprogramm
berücksichtigt.
Unbeschadet der Befugnis des Präsidenten zur Festlegung der Tages-
ordnung sind mit größeren Ausgaben verbundene Vorschäge im
Einvernehmen mit dem für Haushalt zuständigen Kommissionsmitgliedvorzulegen.
Punkte, deren Aufnahme in die Tagesordnung von einem Mitglied der
Kommission vorgeschlagen wird, müssen dem Präsidenten mitgeteiltwerden, wobei — von Ausnahmefällen abgesehen — eine Frist vonneun Tagen einzuhalten ist.
Die Tagesordnung und die notwendigen Arbeitsunterlagen müssen den
Mitgliedern der Kommission innerhalb der Fristen und in den Arbeits-
sprachen zugehen, die von der Kommission gemäß Artikel 25festgelegt werden.
Falls ein Mitglied der Kommission die Streichung eines Punktes von
der Tagesordnung beantragt, wird dieser Punkt im Einvernehmen mitdem Präsidenten auf die folgende Sitzung vertagt.
Die Kommission kann auf Vorschlag des Präsidenten beschließen, über
einen Punkt zu beraten, der in der Tagesordnung nicht enthalten waroder zu dem die erforderlichen Arbeitsunterlagen verspätet verteilt
worden sind. Sie kann mit Stimmenmehrheit auch beschließen, über
einen in die Tagesordnung aufgenommenen Punkt nicht zu beraten.
Artikel 7
Die Kommission ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der im Vertrag
vorgesehenen Zahl der Mitglieder anwesend ist.
Artikel 8
Die Kommission beschließt auf Vorschlag eines oder mehrerer ihrer
Mitglieder.
Die Kommission nimmt auf Antrag eines ihrer Mitglieder eine Abstim-
mung vor. Dabei wird über den ursprünglichen Vorschlag oder über
einen von dem oder den zuständigen Mitglied(ern) oder dem Präsi-denten geänderten Vorschlag abgestimmt.
Die Beschlüsse der Kommission werden mit der Mehrheit der im
Vertrag vorgesehenen Zahl der Mitglieder gefasst. Diese Mehrheit istunabhängig von Inhalt und Art des Beschlusses erforderlich.
Artikel 9
Die Sitzungen der Kommission sind nicht öffentlich. Ihre Beratungen
sind vertraulich.
Artikel 10
Sofern die Kommission nichts anderes beschließt, nimmt der General-
sekretär an den Sitzungen teil. In den Durchführungsbestimmungen zudieser Geschäftsordnung wird festgelegt, unter welchen Vorausset-zungen andere Personen an den Sitzungen teilnehmen dürfen.
Ist ein Mitglied der Kommission abwesend, so kann sein Kabinettschef
an der Sitzung teilnehmen und auf Aufforderung des Präsidenten dieMeinung des abwesenden Mitglieds vortragen.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 3
▼B
Die Kommission kann beschließen, jede andere Person in der Sitzung
zu hören.
Artikel 11
Über jede Sitzung der Kommission wird ein Protokoll angefertigt.Der Protokollentwurf wird der Kommission in einer späteren Sitzung
zur Genehmigung vorgelegt. Das genehmigte Protokoll wird durch die
Unterschrift des Präsidenten und des Generalsekretärs festgestellt.
Abschnitt II
Andere Beschlussfassungsverfahren
Artikel 12
Die Zustimmung der Kommission zu dem Vorschlag eines oder
mehrerer ihrer Mitglieder kann im schriftlichen Verfahren eingeholtwerden, sofern die unmittelbar beteiligten Generaldirektionen demVorschlag zustimmen und der Juristische Dienst ihn befürwortet.
Zu diesem Zweck wird der Wortlaut des Vorschlags allen Mitgliedern
der Kommission in den von ihr gemäß Artikel 25 festgelegten Spra-chen schriftlich zugeleitet, wobei eine Frist gesetzt wird, vor derenAblauf die Vorbehalte oder Änderungsanträge mitzuteilen sind, zudenen der Vorschlag Anlass geben kann.
Jedes Mitglied der Kommission kann während des schriftlichen Verfah-
rens beantragen, dass der Vorschlag in der Sitzung behandelt wird.Dazu stellt es einen begründeten Antrag an den Präsidenten.
Ein Vorschlag, zu dem kein Mitglied der Kommission bis zum Ablauf
der für das schriftliche Verfahren gesetzten Frist einen Vorbehalt ange-
meldet oder aufrechterhalten hat, gilt als von der Kommissionangenommen. Die angenommenen Vorschläge werden in einem Tages-vermerk aufgeführt, auf den im Protokoll der nächstenKommissionssitzung Bezug genommen wird.
Artikel 13
Die Kommission kann — unter der Voraussetzung, dass der Grundsatz
der kollegialen Verantwortlichkeit voll gewahrt bleibt — eines odermehrere ihrer Mitglieder ermächtigen, in ihrem Namen innerhalb derGrenzen und gemäß den Bedingungen, die sie festlegt, Maßnahmen
der Geschäftsführung und der Verwaltung zu treffen.
Sie kann auch eines oder mehrere ihrer Mitglieder beauftragen, im
Einvernehmen mit dem Präsidenten den Wortlaut eines Beschlussesoder eines den übrigen Organen vorzulegenden Vorschlags, dessenwesentlichen Inhalt sie bereits in ihren Beratungen festgelegt hat,
endgültig anzunehmen.
Die so zugewiesenen Befugnisse können durch Subdelegation auf die
Generaldirektoren und Dienstleiter weiterübertragen werden, soweitdie Ermächtigungsentscheidung dies nicht ausdrücklich untersagt.
Die Bestimmungen der Absätze 1, 2 und 3 gelten unbeschadet der
Regeln über die Delegation in Finanzangelegenheiten und der Befug-nisse der Anstellungsbehörde sowie der zum Abschluss vonEinstellungsverträgen ermächtigten Behörde.
Artikel 14
Die Kommission kann — unter der Voraussetzung, dass der Grundsatz
der kollegialen Verantwortung voll gewahrt bleibt — den Generaldirek-toren und Dienstleitern die Befugnis delegieren, in ihrem Nameninnerhalb der Grenzen und gemäß den Bedingungen, die sie festlegt,Maßnahmen der Geschäftsführung und der Verwaltung zu treffen.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 4
▼B
Artikel 15
Die im Verfahren der Ermächtigung und der Delegation gefassten
Beschlüsse werden in einem Tagesvermerk aufgeführt, auf den im
Protokoll der nächsten Kommissionssitzung Bezug genommen wird.
Abschnitt III
Vorbereitung und Durchführung der Kommissionsbeschlüsse
Artikel 16
Die Mitglieder der Kommission können Kabinette bilden, die sie bei
der Erfüllung ihrer Aufgaben und bei der Vorbereitung der Kommissi-onsbeschlüsse unterstützen.
Zur Vollziehung der ihm zugewiesenen Aufgaben erteilt das zuständige
Kommissionsmitglied den betreffenden Dienststellen seine Weisungen.
Artikel 17
Der Generalsekretär unterstützt den Präsidenten bei der Vorbereitung
der Arbeiten und der Sitzungen der Kommission. Er unterstützt auchdie Vorsitzenden der gemäß Artikel 3 Absatz 2 gebildeten Arbeits-
gruppen bei der Vorbereitung und Abhaltung der Sitzungen dieser
Gruppen.
Er gewährleistet die Anwendung der Beschlussfassungsverfahren und
sorgt für den Vollzug der Beschlüsse gemäß Artikel 4.
Er sorgt für die notwendige Koordination der Dienststellen bei den
vorbereitenden Arbeiten und für die Beachtung der Vorschriften über
die Vorlage der Dokumente, die Gegenstand der Beschlussfassungsver-
fahren sind.
Er trifft die erforderlichen Maßnahmen für die amtliche Bekanntgabe
und die Veröffentlichung der Kommissionsbeschlüsse im Amtsblatt
der Europäischen Gemeinschaften sowie für die Übermittlung der
Dokumente der Kommission und ihrer Dienststellen an die anderen
Organe der Europäischen Gemeinschaften.
Er unterhält die offiziellen Beziehungen zu den anderen Organen der
Europäischen Gemeinschaften vorbehaltlich der Zuständigkeiten, diedie Kommission selbst auszuüben beschließt oder die sie einem ihrerMitglieder oder ihrer Verwaltung überträgt. Er verfolgt die Arbeiten
der anderen Organe der Europäischen Gemeinschaften und unterrichtet
die Kommission darüber.
Artikel 18
Die von der Kommission in einer Sitzung gefassten Beschlüsse sind in
der Sprache oder in den Sprachen, in denen sie verbindlich sind,untrennbar mit der Zusammenfassung verbunden, die unmittelbar nach
dem Ende der Kommissionssitzung, in der sie angenommen wurden,
erstellt wird. Diese Beschlüsse werden durch die Unterschrift des Präsi-denten und des Generalsekretärs auf der letzten Seite derZusammenfassung festgestellt.
Die im schriftlichen Verfahren gefassten Beschlüsse sind in der
Sprache oder in den Sprachen in denen sie verbindlich sind, untrennbar
mit den in Artikel 12 genannten Tagesvermerk verbunden. Diese
Beschlüsse werden durch die Unterschrift des Generalsekretärs auf derletzten Seite des Tagesvermerks festgestellt.
Die im Ermächtigungsverfahren gefassten Beschlüsse sind in des
Sprache oder in den Sprachen, in denen sie verbindlich sind,
untrennbar mit dem in Artikel 15 genannten Tagesvermerk verbunden.
Diese Beschlüsse werden durch die Unterschrift des Generalsekretärsauf der letzten Seite des Tagesvermerks festgestellt.
Die im Verfahren der Delegation oder durch Subdelegation gemäß
Artikel 13 Absatz 3 gefassten Beschlüsse sind in der Sprache oder inden Sprachen, in denen sie verbindlich sind, untrennbar mit dem in2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 5
▼B
Artikel 15 genannten Tagesvermerk verbunden. Diese Beschlüsse
werden durch eine vom Generaldirektor oder Dienstleiter unterzeich-nete Selbstbescheinigungserklärung festgestellt.
Im Sinne dieser Geschäftsordnung bezeichnet der Begriff Beschluss die
Rechtsakte, die in den Artikeln 14 EGKS-, 249 EG- und 161 Euratom-Vertrag genannt sind.
Unter den verbindlichen Sprachen sind die Amtssprachen der Gemein-
schaften zu verstehen, wenn es sich um Rechtsakte mit allgemeinerGeltung handelt; andernfalls sind darunter die Sprache(n) der Adres-saten zu verstehen.
KAPITEL II
DIENSTSTELLEN DER KOMMISSION
Artikel 19
Der Kommission stehen zur Vorbereitung und zur Durchführung ihrer
Amtstätigkeit eine Reihe von Dienststellen zur Verfügung, die inGeneraldirektionen und gleichgestellte Dienste gegliedert sind.
In der Regel sind die Generaldirektionen und die gleichgestellten
Dienste in Direktionen, die Direktionen in Referate gegliedert.
Artikel 20
Um speziellen Anforderungen gerecht zu werden, kann die Kommis-
sion besondere Verwaltungsstrukturen einrichten, denen genauumschriebene Aufgaben übertragen werden und deren Befugnisse undArbeitsbedingungen von der Kommission festgelegt werden.
Artikel 21
Um die Effizienz der Amtstätigkeit der Kommission sicherzustellen,
arbeiten die Dienstellen, die an der Ausarbeitung oder Durchführung
von Beschlüssen mitwirken, so eng wie möglich zusammen.
Die federführende Dienststelle hat, bevor der Kommission eine Vorlage
unterbreitet wird, alle nach den Zuständigkeitsbereichen und Befug-
nissen oder nach der Natur der Sache beteiligten oder zu
informierenden Dienststellen rechtzeitig zu hören und das Generalse-kretariat zu unterrichten, wenn Dienststellen gehört werden und essich nicht darunter befindet. Der Juristische Dienst ist zu allenEntwürfen von Beschlüssen und Vorschlägen von Rechtsakten sowiezu allen Vorlagen, die rechtliche Wirkungen haben können, zu hören.
Die mit den Haushalten sowie mit Personal und Verwaltung befassten
Generaldirektionen sind zu allen Vorlagen zu hören, die Auswirkungenauf den Haushaltsplan, die Finanzen, das Personal und die Verwaltunghaben können. Gleiches gilt, soweit erforderlich, auch für die General-direktion Finanzkontrolle.
Die federführende Dienststelle ist bemüht, einen Vorschlag zu erar-
beiten, der die Zustimmung der gehörten Dienststellen findet.Unbeschadet des Artikels 12 hat sie — falls es zu keiner Einigungkommt — abweichende Stellungnahmen dieser Dienststellen in ihrem
Vorschlag zu erwähnen.
KAPITEL III
VERTRETUNGEN
Artikel 22
Die Aufgaben des Präsidenten werden im Fall seiner Verhinderung von
einem Vizepräsidenten oder einem Mitglied in der von der Kommis-sion festgelegten Reihenfolge wahrgenommen.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 6
▼B
Artikel 23
Die Aufgaben des Generalsekretärs werden, falls dieser verhindert ist,
von seinem Stellvertreter oder, falls dies nicht möglich ist, von einem
von der Kommission bestimmten Beamten wahrgenommen.
Artikel 24
Die Aufgaben des Generaldirektors werden im Fall seiner Verhinde-
rung vom dienstältesten anwesenden stellvertretenden Generaldirektor
und, bei gleichem Dienstalter, vom ältesten anwesenden stellvertre-tenden Generaldirektor oder, falls ein solcher nicht vorhanden ist, voneinem von der Kommission bestimmten Beamten wahrgenommen. Hatdie Kommission keinen Beamten zur Vertretuzng bestimmt, wird diesevon dem dienstältesten anwesen Untergebenen und, bei gleichem
Dienstalter, von dem ältesten Untergebenen in der höchsten Laufbahn-
gruppe und der höchsten Besoldungsgruppe wahrgenommen.
Ein Referatsleiter wird im Fall seiner Verhinderung vom stellvertre-
tenden Referatsleiter vertreten, sofern ein solcher vorhanden ist.
Jeder andere Dienstvorgesetzte wird im Fall seiner Verhinderung von
einem vom Generaldirektor im Einvernehmen mit dem zuständigenKommisionsmitglied bestimmten Beamten vertreten. Hat der General-
direktor keinen Beamten zur Vertretung bestimmt, wird diese von dem
dienstältesten anwesenden Untergebenen und, bei gleichem Dienstalter,von dem ältesten Untergebenen in der höchsten Laufbahngruppe undder höchsten Besoldungsgruppe wahrgenommen.
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 25
Die Kommission erlässt, soweit erforderlich, Durchführungsbestim-
mungen zu dieser Geschäftsordnung.
Die Kommission kann in Bezug auf ihre Arbeitsweise und auf die ihrer
Dienstellen weitere Maßnahmen ergreifen, die als Anhang in diese
Geschäftsordnung aufgenommen werden.
Artikel 26
Die Geschäftsordnung vom 18. September 1999, geändert durch den
Beschluss 2000/633/EG, EGKS, Euratom, wird aufgehoben.
Artikel 27
Diese Geschäftsordnung tritt am 1. Januar 2001 in Kraft.
Artikel 28
Diese Geschäftsordnung wird im Amtsblatt der Europäischen Gemein-
schaftenveröffentlicht.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 7
▼B
ANHANG
KODEX FÜR GUTE VERWALTUNGSPRAXIS IN DEN BEZIEHUNGEN
DER BEDIENSTETEN DER EUROPÄISCHEN KOMMISSION ZUR
ÖFFENTLICHKEIT
Dienst von hoher Qualität
Die Kommission und ihre Bediensteten haben die Pflicht, dem Interesse der
Gemeinschaft und hierdurch auch dem öffentlichen Interesse zu dienen.
Die Öffentlichkeit erwartet zu Recht eine offene, zugängliche Verwaltung, die
effizient geführt wird und Dienste von hoher Qualität erbringt.
Hohe Qualität setzt voraus, dass sich die Kommission und ihre Bediensteten
höflich, sachlich und unparteiisch verhalten.
Zweck
Um die Kommission in die Lage zu versetzen, ihrer Verpflichtung zu einer
guten Verwaltungspraxis nachzukommen — insbesondere in Hinblick auf die
Beziehungen der Kommission mit der Öffentlichkeit —, verpflichtet sich die
Kommission, die in diesem Kodex niedergelegten Leitlinien einer guten Verwal-
tungspraxis zu beachten und sich durch sie in ihrer täglichen Arbeit leiten zu
lassen.
Geltungsbereich
Der Kodex ist für das gesamte Personal verbindlich, auf welches das Statut der
Beamten der Europäischen Gemeinschaften und die Beschäftigungsbedingungen
für die sonstigen Bediensteten dieser Gemeinschaften (das Statut) oder andere
Vorschriften zur Beziehung zwischen der Kommission und ihrem Personal, die
sich auf Beamte bzw. sonstige Bedienstete der Europäischen Gemeinschaften
beziehen, Anwendung finden. Personen mit privatrechtlichem Arbeitsvertrag,
abgeordnete nationale Sachverständige oder Praktikanten, die für die Kommis-
sion arbeiten, sollten sich jedoch ebenfalls in ihrer täglichen Arbeit durch den
Kodex leiten lassen.
Die Beziehungen der Kommission zu ihren Bediensteten werden ausschließlich
durch das Statut geregelt.
1. ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE GUTER VERWALTUNGSPRAXIS
Die Kommission beachtet in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit die
folgenden Grundsätze:
Rechtmäßigkeit
Die Kommission richtet sich in ihrem Handeln nach dem Recht und wendet
die gemeinschaftsrechtlichen Vorschriften und Verfahren an.
Diskriminierungsverbot und Gleichbehandlung
Die Kommission befolgt den Grundsatz der Nichtdiskriminierung und garan-
tiert insbesondere die Gleichbehandlung der Bürger unabhängig von ihrer
Nationalität, Geschlechtszugehörigkeit, Rasse oder ethnischen Zugehörigkeit,
Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexuellen Ausrich-
tung. Somit muss jedwede Ungleichbehandlung ähnlicher Fälle durch die
Umstände des Einzelfalls sachlich begründet sein.
Verhältnismäßigkeit
Die Kommission achtet darauf, dass die Maßnahmen in einem angemessenen
Verhältnis zu den angestrebten Zielen stehen.
Insbesondere wird sie stets dafür Sorge tragen, dass bei der Anwendung
dieses Kodexes der angestrebte Nutzen im konkreten Einzelfall nicht mit
einem unvertretbaren Verwaltungsaufwand verbunden ist.
Kohärenz
Die Kommission achtet auf eine kohärente Verwaltungspraxis und wendet
die gängigen Verwaltungsverfahren an. Abweichungen hiervon sind entspre-
chend sachlich zu begründen.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 8
▼B
2. LEITLINIEN FÜR GUTE VERWALTUNGSPRAXIS
Objektivität und Unparteilichkeit
Bedienstete handeln stets objektiv und unparteiisch sowie im Interesse der
Gemeinschaft und zum Wohl der Allgemeinheit. Innerhalb des von der
Kommission festgelegten politischen Rahmens entscheiden sie in voller
Unabhängigkeit, ohne sich von persönlichen oder nationalen Interessen leiten
zu lassen oder politischem Druck nachzugeben.
Informationen über Verwaltungsverfahren
Ersuchen Bürger um Auskünfte über Verwaltungsverfahren der Kommission,
so stellen die Bediensteten sicher, dass diese Auskünfte innerhalb der im
jeweiligen Verfahren festgelegten Fristen erteilt werden.
3. ERTEILUNG VON INFORMATIONEN ÜBER DIE RECHTE DER BETEI-
LIGTEN
Anhörung aller unmittelbar Beteiligten
Sieht das Gemeinschaftsrecht die Anhörung Beteiligter vor, so sorgen die
Bediensteten dafür, dass ihnen die Möglichkeit zur Äußerung gegeben wird.
Begründungspflicht
Entscheidungen der Kommission sind zu begründen und den Betroffenen
mitzuteilen.
Im Allgemeinen sollte eine vollständige Begründung erteilt werden. Soweit
es nicht möglich ist, eine detaillierte Angabe der Entscheidungsgründe im
Einzelfall vorzunehmen, zum Beispiel weil der Kreis derer, die von gleichar-
tigen Entscheidungen betroffen sind, zu groß ist, dürfen Standardantworten
erteilt werden. Diese Standardantworten sollten die wesentlichen Gründe
enthalten, auf denen die Entscheidung basiert. Darüber hinaus ist Beteiligten
auf ausdrückliches Ersuchen eine detaillierte Begründung zu übermitteln.
Informationspflicht über Rechtsbehelfe
Soweit das Gemeinschaftsrecht dies vorsieht, enthalten bekannt gegebene
Entscheidungen Angaben zu deren Anfechtbarkeit; ebenso ist anzugeben,
wie die Anfechtung vorgenommen werden kann (Name und Büroanschrift
der Person, bzw. der Dienststelle, bei der dieser Rechtsbehelf eingelegt
werden kann) und welche Frist zu beachten ist.
Gegebenenfalls weisen Entscheidungen auf die Möglichkeit der Einleitung
eines Gerichtsverfahrens und/oder zur Anrufung des Europäischen Bürgerbe-
auftragten gemäß Artikel 230 bzw. 195 EG-Vertrag hin.
4. BEHANDLUNG VON ANFRAGEN
Die Kommission verpflichtet sich, Anfragen von Bürgern in angemessener
Weise und so schnell wie möglich zu beantworten.
Anforderung von Dokumenten
Ist das angeforderte Dokument bereits veröffentlicht, so ist auf die Verkaufs-
stellen des Amtes für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen
Gemeinschaften sowie die Dokumentations- und Informationsstellen („Info-
points“, Europäische Dokumentationszentren, usw.) zu verweisen. Viele
Dokumente sind auch elektronisch verfügbar.
Der Zugang zu Dokumenten der Kommission wird durch einschlägige
Bestimmungen geregelt.
Schriftverkehr
Gemäß Artikel 21 EG-Vertrag sind Schreiben an die Kommission in der
Sprache zu beantworten, in der sie verfasst wurden, sofern es sich um eine
Amtssprache der Gemeinschaft handelt.
Die Antwort auf ein an die Kommission gerichtetes Schreiben ist innerhalb
einer Frist von fünfzehn Arbeitstagen ab dem Tag des Eingangs bei der
zuständigen Dienststelle abzusenden. Im Antwortschreiben ist der Name des
zuständigen Bediensteten anzugeben. Ebenfalls ist anzugeben, wie dieser
Bedienstete erreicht werden kann.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 9
▼B
Kann ein Schreiben nicht innerhalb von fünfzehn Arbeitstagen beantwortet
werden, so gibt der Bedienstete in einem vorläufigen Schreiben einen Zeit-
punkt an, an dem mit einer Antwort zu rechnen ist; dies gilt auch für alle
Fälle, in denen eine Kontaktaufnahme mit anderen Dienststellen erforderlich
ist oder Übersetzungen vorzunehmen sind. Der Zeitpunkt für die endgültige
Beantwortung bestimmt sich nach der relativen Dringlichkeit der Anfrage
und der Komplexität der Materie.
Erfolgt die Beantwortung durch eine andere als die ursprünglich als Adressat
bezeichnete Dienststelle, sind der Name und die Büroadresse des
Bediensteten, an den die Anfrage weitergeleitet wurde, anzugeben.
Diese Bestimmungen gelten nicht bei Missbrauch, d. h. wenn immer wieder
gleichlautende Schreiben mit beleidigendem Inhalt bzw. Äußerungen ohne
erkennbaren Sinn und Zweck eingehen. In diesen Fällen behält sich die
Kommission somit das Recht vor, den Schriftwechsel einzustellen.
Telefon
Bei der Annahme eines Telefongesprächs hat sich der Bedienstete mit seinem
Namen oder der Angabe seiner Dienststelle zu melden. Rückrufe sind so
rasch wie möglich vorzunehmen.
Auskunftsersuchen zu Fragen, die seinen unmittelbaren Zuständigkeitsbereich
betreffen, beantwortet der Bedienstete selbst; ansonsten sollte er den
Gesprächspartner an die zuständige Stelle verweisen. Falls erforderlich,
verweist der Bedienstete seinen Gesprächspartner an seinen Vorgesetzten
oder nimmt mit diesem Rücksprache, bevor er das Auskunftsersuchen beant-
wortet.
Fällt eine Anfrage in den unmittelbaren Zuständigkeitsbereich des
Bediensteten, so holt er Auskünfte über die Person des Informationssu-
chenden ein und prüft vor der Weitergabe der Information, ob sie der
Öffentlichkeit bereits zugänglich gemacht wurde. Wenn nicht, so kann der
Bedienstete davon ausgehen, dass die Information im Interesse der Gemein-
schaft nicht verbreitet werden darf. In diesen Fällen sollte er die Gründe
hierfür erläutern und gegebenenfalls auf die ihm nach Artikel 17 des Beam-
tenstatuts auferlegte Schweigepflicht verweisen.
Der Bedienstete ersucht den Informationssuchenden gegebenenfalls, die tele-
fonische Anfrage schriftlich zu bestätigen.
Elektronische Post
Der Bedienstete beantwortet elektronische Post unverzüglich unter Berücks-
ichtigung der Leitlinien für Telefongespräche.
Sollte eine Anfrage durch elektronische Post aufgrund ihrer Komplexität
einer schriftlichen Anfrage gleichzusetzen sein, so gelten jedoch die Leitli-
nien für den Schriftverkehr einschließlich der entsprechenden Fristen.
Anfragen der Medien
Der Presse- und Informationsdienst ist für die Beziehungen zu den Medien
zuständig. Die Beantwortung fachspezifischer Fragen der Medien zu seinem
eigenen Zuständigkeitsbereich kann jedoch der Bedienstete übernehmen.
5. SCHUTZ PERSÖNLICHER DATEN UND GEHEIMER INFORMA-
TIONEN
Die Kommission und ihre Bediensteten beachten insbesondere:
— die Vorschriften über den Schutz der Privatsphäre und personenbezogener
Daten;
— die Verpflichtungen gemäß Artikel 287 EG-Vertrag, insbesondere dieje-
nige betreffend das Berufsgeheimnis;
— die Geheimhaltungsvorschriften im Zusammenhang mit strafrechtlichen
Untersuchungen;
— die Geheimhaltungspflicht in Angelegenheiten, die im Rahmen der in
Artikel 9 und der Anhänge II und III zum Statut vorgesehenen verschie-
denen Ausschüsse behandelt werden.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 10
▼B
6. BESCHWERDEN
Europäische Kommission
Verstößt ein Bediensteter gegen die in diesem Kodex festgeschriebenen
Verhaltensregeln, kann beim Generalsekretariat(1) der Europäischen
Kommission Beschwerde dagegen eingelegt werden.
Der Generaldirektor bzw. der Leiter der Dienststelle unterrichtet den
Beschwerdeführer binnen zwei Monaten schriftlich darüber, welche
Maßnahmen zur weiteren Behandlung der Beschwerde getroffen wurden.
Der Beschwerdeführer kann sich daraufllin binnen eines Monats an den
Generalsekretär der Europäischen Kommission wenden und ihn bitten, das
Ergebnis des Beschwerdeverfahrens zu überprüfen. Der Generalsekretär
beantwortet dieses Überprüfungsersuchen innerhalb eines Monats.
Europäischer Bürgerbeauftragter
Beschwerden können nach Artikel 195 EG-Vertrag und dem Statut des Euro-
päischen Bürgerbeauftragten auch an letzteren gerichtet werden.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 11
(1)Postanschrift : Generalsekretariat der Europäischen Kommission, Referat SG/B/2
„Transparenz, Zugang zu Dokumenten und Beziehungen zur Zivilgesellschaft“, Ruede la Loi/Wetstraat 200, B-1049 Brüssel (Fax: (32-2)-296 72 42).
Elektronische Adresse : SG-Code-de-bonne-conduite@cec.eu.int.
▼M1
SICHERHEITSVORSCHRIFTEN DER KOMMISSION
In Erwägung nachstehender Gründe:
(1) Für die Ausweitung der Tätigkeiten der Kommission in Bereichen, die
ein bestimmtes Maß an Geheimhaltung erfordern, sollte ein umfassendes
Sicherheitssystem geschaffen werden, das die Kommission, die anderen
Organe, Einrichtungen, Ämter und Agenturen, die durch den EG-Vertrag
oder den Vertrag über die Europäische Union oder auf deren Grundlage
geschaffen wurden, die Mitgliedstaaten sowie jeden anderen Empfänger
von EU-Verschlusssachen, hiernach „EU-Verschlusssachen“ genannt,
einbezieht.
(2) Um die Effizienz des durch diese Vorschriften geschaffenen Sicherheits-
systems zu gewährleisten, gibt die Kommission EU-Verschlusssachen
nur an die externen Einrichtungen weiter, die garantieren, alle erforderli-
chen Maßnahmen getroffen zu haben, um Bestimmungen einzuhalten,
die diesen Vorschriften absolut gleichwertig sind.
(3) Diese Vorschriften lassen die Verordnung Euratom Nr. 3 des EAG-Rates
vom 31. Juli 1958 zur Anwendung des Artikels 24 des EAG-Vertrags(1),
die Verordnung des Rates Nr. 1588/90 vom 11. Juni 1990 über die
Übermittlung von unter die Geheimhaltungspflicht fallenden Informa-
tionen an das Statistische Amt der Europäischen Gemeinschaften(2) und
den Beschluss C (95) 1510 endg. der Kommission vom 23. November
1995 über den Schutz der Informationssysteme unberührt.
(4) Um einen reibungslosen Ablauf des Beschlussfassungsprozesses in der
Union sicherzustellen, beruht das Sicherheitssystem der Kommission auf
den Grundsätzen, die der Rat in seinem Beschluss 2001/264/EG vom 19.
März 2001 über die Annahme der Sicherheitsvorschriften des Rates(3)
ausgeführt hat.
(5) Die Kommission weist darauf hin, dass es wichtig ist, gegebenenfalls die
anderen Organe der Europäischen Union an den Geheimhaltungsregeln
und -normen, die zum Schutz der Interessen der Union und ihrer
Mitgliedstaaten erforderlich sind, zu beteiligen.
(6) Die Kommission stellt fest, dass sie ein eigenes Sicherheitskonzept
einführen muss, das allen Aspekten der Sicherheit und dem spezifischen
Charakter der Kommission als Organ Rechnung trägt.
(7) Diese Vorschriften lassen Artikel 255 des Vertrags und die Verordnung
(EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30.
Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Euro-
päischen Parlaments, des Rates und der Kommission(4) unberührt.
Artikel 1
Die Sicherheitsvorschriften sind im Anhang aufgeführt.
Artikel 2
(1) Das für Sicherheitsfragen zuständige Kommissionsmitglied trifft geeig-
nete Maßnahmen, um dafür zu sorgen, dass die Bestimmungen nach Artikel 1
beim Umgang mit EU-Verschlusssachen in der Kommission von deren Beamten
und sonstigen Bediensteten und von an die Kommission abgeordnetem Personal
eingehalten werden und ihre Einhaltung an allen Dienstorten der Kommission
einschließlich der Vertretungen und Büros in der Europäischen Union und in
den Delegationen in Drittländern sowie von Seiten externer Vertragspartner der
Kommission gesichert ist.
(2) Die Mitgliedstaaten sowie andere durch die Verträge oder auf deren
Grundlage eingerichtete Organe, Einrichtungen, Ämter und Agenturen erhalten
EU-Verschlusssachen unter der Voraussetzung, dass sie beim Umgang mit EU-
Verschlusssachen in ihren Dienststellen und Gebäuden für die Einhaltung von
Bestimmungen sorgen, die den Bestimmungen nach Artikel 1 absolut gleich-
wertig sind. Das gilt insbesondere für
a) die Mitglieder der Ständigen Vertretungen der Mitgliedstaaten bei der Euro-
päischen Union sowie die Mitglieder der nationalen Delegationen, die an
Sitzungen der Kommission oder ihrer Gremien teilnehmen bzw. in sonstige
Tätigkeiten der Kommission einbezogen sind;2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 12
(1) ABl. 17 vom 6.10.1958, S. 406.
(2) ABl. L 151 vom 15.6.1990, S. 1.
(3) ABl. L 101 vom 11.4.2001, S. 1.
(4) ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43.
▼M1
b) sonstige Mitglieder der nationalen Verwaltungen der Mitgliedstaaten, die mit
EU-Verschlusssachen zu tun haben, unabhängig davon, ob sie im Hoheitsge-
biet der Mitgliedstaaten oder außerhalb Dienst tun;
c) externe Vertragspartner und abgeordnetes Personal, die mit EU-Verschlusssa-
chen zu tun haben.
Artikel 3
Drittländer, internationale Organisationen und andere Einrichtungen erhalten
EU-Verschlusssachen unter der Voraussetzung, dass sie beim Umgang damit
für die Einhaltung von Bestimmungen sorgen, die den Bestimmungen nach
Artikel 1 absolut gleichwertig sind.
Artikel 4
Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission kann unter
Beachtung der in Teil I des Anhangs enthaltenen Grundprinzipien und Mindest-
standards für die Sicherheit Maßnahmen nach Teil II des Anhangs treffen.
Artikel 5
Die vorliegenden Vorschriften ersetzen ab dem Tag ihrer Anwendung
a) den Beschluss C (94) 3282 vom 30. November 1994 betreffend die Schutz-
maßnahmen für die als Verschlusssachen eingestuften Informationen, die im
Rahmen der Tätigkeiten der Europäischen Union ausgearbeitet oder ausge-
tauscht werden;
b) den Beschluss C (99) 423 vom 25. Februar 1999 über das Verfahren zur
Ermächtigung der Beamten und sonstigen Bediensteten der Europäischen
Kommission zum Zugang zu von der Kommission verwahrten Verschlusssa-
chen;
Artikel 6
Ab dem Tag der Anwendung dieser Vorschriften werden alle von der Kommis-
sion bis zu diesem Datum verwahrten Verschlusssachen, ausgenommen die
Euratom-Verschlusssachen,
a) die von der Kommission erstellt worden sind, automatisch als „EU — NUR
FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ eingestuft, sofern der Urheber nicht späte-
stens bis zum 31. Januar 2002 eine andere Einstufung beschließt oder die
Geheimhaltung aufhebt; in diesem Fall setzt er alle Empfänger des betref-
fenden Dokuments in Kenntnis;
b) die von Urhebern außerhalb der Kommission erstellt worden sind, unter der
ursprünglichen Einstufung weitergeführt und damit als EU-Verschlusssache
der entsprechenden Stufe behandelt, sofern der Urheber nicht der Aufhebung
der Geheimhaltung oder der Herabstufung der Verschlusssache zustimmt.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 13
▼M1
ANHANG
SICHERHEITSVORSCHRIFTEN DER EUROPÄISCHEN KOMMISSION
Inhalt
TEIL I: GRUNDPRINZIPIEN UND MINDESTSTANDARDS FÜR DIE
SICHERHEIT
1. EINLEITUNG
2. ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE3. GRUNDLAGEN FÜR DIE SICHERHEIT
4. GRUNDSÄTZE FÜR DIE SICHERHEIT VON VERSCHLUSSSACHEN
4.1.Ziele
4.2.Begriffsbestimmungen
4.3.Einstufung in Geheimhaltungsgrade
4.4.Ziele von Sicherheitsmaßnahmen
5. ORGANISATION DER SICHERHEIT5.1.Gemeinsame Mindesstandards
5.2.Organisation
6. SICHERHEIT DES PERSONALS6.1.Sicherheitsüberprüfung
6.2.Verzeichnis der Zugangsermächtigungen
6.3.Sicherheitsanweisungen für das Personal
6.4.Verantwortung der Führungskräfte
6.5.Sicherheitsstatus des Personals
7. MATERIELLER GEHEIMSCHUTZ7.1.Schutzbedarf
7.2.Kontrolle
7.3.Gebäudesicherheit
7.4.Notfallpläne
8. INFORMATIONSSICHERHEIT
9. MASSNAHMEN GEGEN SABOTAGE UND ANDERE FORMEN
VORSÄTZLICHER BESCHÄDIGUNG12
10. WEITERGABE VON VERSCHLUSSSACHEN AN DRITTSTAATEN
ODER INTERNATIONALE ORGANISATIONEN
TEIL II: DIE ORGANISATION DER SICHERHEIT IN DER KOMMIS-
SION
11. DAS FÜR SICHERHEITSFRAGEN ZUSTÄNDIGE MITGLIED DER
KOMMISSION
12. DIE BERATENDE GRUPPE FÜR DAS SICHERHEITSKONZEPT DER
KOMMISSION
13. DER SICHERHEITSRAT DER KOMMISSION
14. DAS SICHERHEITSBÜRO DER KOMMISSION
15. SICHERHEITSINSPEKTIONEN16. GEHEIMHALTUNGSGRADE, SICHERHEITSKENNUNGEN UND
KENNZEICHNUNGEN
16.1.Geheimhaltungsgrade
16.2.Sicherheitskennungen
16.3.Kennzeichnungen
16.4.Anbringung des Hinweises auf den Geheimhaltungsgrad
16.5.Anbringen von Sicherheitskennungen2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 14
▼M1
17. REGELN FÜR DIE EINSTUFUNG ALS VERSCHLUSSSACHE
17.1.Allgemeines
17.2.Anwendung der Geheimhaltungsgrade
17.3.Herabstufung und Aufhebung des Geheimhaltungsgrades
18. MATERIELLER GEHEIMSCHUTZ
18.1.Allgemeines
18.2.Sicherheitsanforderungen
18.3.Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes
18.3.1.Sicherheitsbereiche
18.3.2.Verwaltungsbereich
18.3.3.Eingangs- und Ausgangskontrollen
18.3.4.Kontrollgänge
18.3.5.Sicherheitsbehältnisse und Tresorräume
18.3.6.Schlösser
18.3.7.Kontrolle der Schlüssel und Kombinationen
18.3.8.Intrusionsmeldeanlagen
18.3.9.Zugelassene Ausrüstung
18.3.10.Materieller Geheimschutz für Kopier- und Faxgeräte
18.4.Sicht- und Abhörschutz
18.4.1.Sichtschutz
18.4.2.Abhörschutz
18.4.3.Einbringen elektronischer Geräte und von Aufzeichnungsgeräten
18.5.Hochsicherheitzonen
19. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN ZU DEM GRUNDSATZ „KENNTNIS
NOTWENDIG“ UND DER EU-SICHERHEITSÜBERPRÜFUNG VON
PERSONEN
19.1.Allgemeines
19.2.Besondere Vorschriften für den Zugang zu als „EU — STRENG
GEHEIM“ eingestuften Verschlussachen
19.3.Besondere Vorschriften für den Zugang zu als „EU — GEHEIM“ und
„EU - VERTRAULICH“ eingestuften Verschlusssachen
19.4.Besondere Vorschriften für den Zugang zu als „EU — NUR FÜR
DEN DIENSTGEBRAUCH“ eingestuften Verschlusssachen
19.5.Weitergabe
19.6.Besondere Anweisungen
20. VERFAHREN FÜR DIE SICHERHEITSÜBERPRÜFUNG VON
BEAMTEN UND SONSTIGEN BEDIENSTETEN DER KOMMISSION
21. HERSTELLUNG, VERTEILUNG UND ÜBERMITTLUNG VON EU-
VERSCHLUSSSACHEN, SICHERHEIT DER KURIERE, ZUSÄTZLICHE
KOPIEN ODER ÜBERSETZUNGEN SOWIE AUSZÜGE
21.1.Herstellung
21.2.Verteilung
21.3.Übermittlung von EU-Verschlusssachen
21.3.1.Vorkehrungen für den Versand, Empfangsbestätigung
21.3.2.Übermittlung innerhalb eines Gebäudes oder Gebäudekomplexes
21.3.3.Übermittlung innerhalb ein und desselben Landes
21.3.4.Beförderung von einem Staat in einen anderen
21.3.5.Übermittlung von Verschlusssachen mit der Einstufung „EU — NUR
FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“
21.4.Sicherheit der Kuriere2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 15
▼M1
21.5.Elektronische und andere technische Übermittlungswege
21.6.Zusätzliche Kopien und Übersetzungen von, beziehungsweise Auszüge
aus, EU-Verschlusssachen
22. REGISTER FÜR EU-VERSCHLUSSSACHEN, BESTANDSAUFNAHME,
PRÜFUNG, ARCHIVIERUNG UND VERNICHTUNG VON EU-
VERSCHLUSSSACHEN
22.1.Lokale Registraturen für EU-Verschlusssachen
22.2.Die „EU — STRENG GEHEIM“-Registratur
22.2.1.Allgemeines
22.2.2.Die „EU — STRENG GEHEIM“-Zentralregistratur
22.2.3.„EU — STRENG GEHEIM“-Unterregistraturen
22.3.Bestandsaufnahme und Prüfung von EU-Verschlusssachen
22.4.Archivierung von EU-Verschlusssachen
22.5.Vernichtung von EU-Verschlusssachen
22.6.Vernichtung im Notfall
23. SICHERHEITSMASSNAHMEN BEI BESONDEREN SITZUNGEN
AUSSERHALB DER KOMMISSIONSGEBÄUDE, BEI DENEN
VERSCHLUSSSACHEN BENÖTIGT WERDEN
23.1.Allgemeines
23.2.Zuständigkeiten
23.2.1.Sicherheitsbüro der Kommission
23.2.2.Sicherheitsbeauftragter für die Sitzung
23.3Sicherheitsmaßnahmen
23.3.1.Sicherheitsbereiche
23.3.2.Berechtigungsausweise
23.3.3.Kontrolle von fotografischen Ausrüstungen und Tonaufzeichnungsgeräten
23.3.4.Überprüfung von Aktentaschen, tragbaren Computern und Paketen
23.3.5.Technische Sicherheit
23.3.6.Dokumente der Delegationen
23.3.7.Sichere Aufbewahrung der Dokumente
23.3.8.Überprüfung der Büroräume
23.3.9.Abfallbeseitigung bei EU-Verschlusssachen
24. VERLETZUNG DER SICHERHEIT UND KENNTNISNAHME VON EU-
VERSCHLUSSSACHEN DURCH UNBEFUGTE
24.1.Begriffsbestimmungen
24.2.Meldung von Verstößen gegen die Sicherheit
24.3.Rechtliche Schritte
25. SCHUTZ VON EU-VERSCHLUSSSACHEN IN INFORMATIONSTECH-
NISCHEN SYSTEMEN UND KOMMUNIKATIONSSYSTEMEN
25.1.Einleitung
25.1.1.Allgemeines
25.1.2.Bedrohungen und Schwachstellen von Systemen
25.1.3.Hauptzweck von Sicherheitsmaßnahmen
25.1.4.Aufstellung der systemspezifischen Sicherheitsanforderungen (SSRS)
25.1.5.Sicherheitsmodus
25.2.Begriffsbestimmungen
25.3.Zuständigkeiten im Sicherheitsbereich
25.3.1.Allgemeines
25.3.2.Akkreditierungsstelle für IT-Sicherheit (SAA)2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 16
▼M1
25.3.3.INFOSEC-Stelle (IA)
25.3.4.Eigentümer des technischen Systems (TSO)
25.3.5.Eigentümer der Informationen (IO)
25.3.6.Nutzer
25.3.7.INFOSEC-Schulung
25.4.Nichttechnische Sicherheitsmaßnahmen
25.4.1.Personalbezogene Sicherheit
25.4.2.Materielle Sicherheit
25.4.3.Kontrolle des Zugangs zu einem System
25.5.Technische Sicherheitsmaßnahmen
25.5.1.Informationssicherheit
25.5.2.Kontrolle und Nachvollziehbarkeit in Bezug auf Informationen 37
25.5.3.Behandlung und Kontrolle von austauschbaren elektronischen Daten-
trägern
25.5.4.Freigabe und Vernichtung von elektronischen Datenträgern
25.5.5.Kommunikationssicherheit
25.5.6.Sicherheit der Installation und Sicherheit vor Abstrahlung
25.6.Sicherheit bei der Verarbeitung
25.6.1.Sicherheitsbezogene Betriebsverfahren (SecOPs)
25.6.2.Softwareschutz und Konfigurationsmanagement
25.6.3.Prüfung auf das Vorhandensein von Programmen mit Schadensfunk-
tionen und von Computerviren
25.6.4.Wartung
25.7.Beschaffungswesen
25.7.1.Allgemeines
25.7.2.Akkreditierung
25.7.3.Evaluation und Zertifizierung
25.7.4.Regelmäßige Überprüfung von Sicherheitseigenschaften zur Aufrechter-
haltung der Akkreditierung
25.8.Zeitlich befristete oder gelegentliche Nutzung
25.8.1.Sicherheit von Mikrocomputern bzw. PCs
25.8.2.Nutzung von privater IT-Ausrüstung für dienstliche Zwecke der Kommis-
sion
25.8.3.Nutzung von IT-Ausrüstung eines Auftragnehmers oder eines Mitglied-
staats für dienstliche Zwecke der Kommission
26. WEITERGABE VON EU-VERSCHLUSSSACHEN AN DRITTSTAATEN
ODER INTERNATIONALE ORGANISATIONEN
26.1.1.Grundsätze für die Weitergabe von EU-Verschlusssachen
26.1.2.Kooperationsstufen
26.1.3.Abkommen
ANLAGE 1: VERGLEICHSTABELLE DER NATIONALEN SICHER-
HEITSEINSTUFUNGEN
ANLAGE 2: LEITFADEN FÜR DIE EINSTUFUNGSPRAXIS
ANLAGE 3: LEITLINIEN FÜR DIE WEITERGABE VON EU-
VERSCHLUSSSACHEN AN DRITTSTAATEN ODER INTERNATIO-
NALE ORGANISATIONEN: KOOPERATIONSSTUFE 1
ANLAGE 4: LEITLINIEN FÜR DIE WEITERGABE VON EU-
VERSCHLUSSSACHEN AN DRITTSTAATEN ODER INTERNATIO-
NALE ORGANISATIONEN: KOOPERATIONSSTUFE 22000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 17
▼M1
ANLAGE 5: LEITLINIEN FÜR DIE WEITERGABE VON EU-
VERSCHLUSSSACHEN AN DRITTSTAATEN ODER INTERNATIO-
NALE ORGANISATIONEN: KOOPERATIONSSTUFE 3
ANLAGE 6: ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 18
▼M1
TEIL I: GRUNDPRINZIPIEN UND MINDESTSTANDARDS FÜR DIE
SICHERHEIT
1. EINLEITUNG
Die vorliegenden Bestimmungen enthalten die Grundprinzipien und Mindest-
standards für die Sicherheit, die von der Kommission an sämtlichen
Dienstorten sowie von allen Empfängern von EU-Verschlusssachen in ange-
messener Weise einzuhalten sind, damit die Sicherheit gewährleistet ist und
darauf vertraut werden kann, dass ein gemeinsamer Sicherheitsstandard herrscht.
2. ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE
Die Sicherheitspolitik der Kommission ist Bestandteil ihres Gesamtkonzepts für
das interne Management und unterliegt damit den Grundsätzen ihrer allge-
meinen Politik.
Zu diesen Grundsätzen zählen Legalität, Transparenz, Rechenschaftspflicht und
Subsidiarität (Verhältnismäßigkeit).
Legalität bezeichnet das Erfordernis, bei der Ausführung von Sicherheitsfunk-
tionen voll und ganz innerhalb des rechtlichen Rahmens zu bleiben und die
Rechtsvorschriften einzuhalten. Es bedeutet auch, dass die Verantwortlichkeiten
im Sicherheitsbereich auf angemessenen Rechtsvorschriften beruhen müssen.
Das Beamtenstatut ist voll und ganz anwendbar, insbesondere Artikel 17 betref-
fend die Verpflichtung des Personals, in Bezug auf Informationen der
Kommission Stillschweigen zu bewahren sowie Titel VI über Disziplinarmaß-
nahmen. Des weiteren bedeutet dieser Grundsatz, dass im
Verantwortungsbereich der Kommission liegende Sicherheitsverstöße im
Einklang mit ihrem Konzept für Disziplinarmaßnahmen und ihrem Konzept für
die Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten im Bereich des Strafrechts behan-
delt werden müssen.
Transparenz bezeichnet das Erfordernis der Klarheit in Bezug auf alle Sicher-
heitsvorschriften und -bestimmungen für die einzelnen Dienste und Bereiche
(materielle Sicherheit/Schutz von Verschlusssachen usw.) und die Notwendig-
keit eines in sich schlüssigen und strukturierten Konzepts für das
Sicherheitsbewusstsein. In diesem Zusammenhang sind auch klare schriftliche
Leitlinien für die Durchführung von Sicherheitsmaßnahmen erforderlich.
Rechenschaftspflicht bedeutet, dass die Verantwortlichkeiten im Sicherheitsbe-
reich eindeutig festgelegt werden. Des weiteren fällt unter diesen Begriff die
Notwendigkeit, in regelmäßigen Abständen festzustellen, ob die Verantwortlich-
keiten ordnungsgemäß wahrgenommen worden sind.
Subsidiarität oder Verhältnismäßigkeit bedeutet, dass die Sicherheit auf der
niedrigstmöglichen Ebene und möglichst nahe bei den einzelnen Generaldirek-
tionen und Diensten der Kommission organisiert wird. Dieser Grundsatz
bedeutet auch, dass Sicherheitsmaßnahmen auf die Bereiche beschränkt werden,
in denen sie wirklich erforderlich sind. Schließlich müssen Sicherheitsmaß-
nahmen auch im richtigen Verhältnis zu den zu schützenden Interessen und zu
der tatsächlichen oder potenziellen Bedrohung dieser Interessen stehen und
einen Schutz ermöglichen, der zu möglichst geringen Beeinträchtigungen führt.
3. GRUNDLAGEN FÜR DIE SICHERHEIT
Die Grundlagen für die Schaffung einer soliden Sicherheitslage sind
a) in jedem Mitgliedstaat eine nationale Sicherheitsorganisation, die dafür
zuständig ist,
1. Erkenntnisse über Spionage, Sabotage, Terrorismus und andere subversive
Tätigkeiten zu sammeln und zu speichern sowie
2. ihre jeweilige Regierung und — über sie — die Kommission über Art und
Umfang von Bedrohungen der Sicherheit und entsprechende Schutzmaß-
nahmen zu informieren und zu beraten;
b) in jedem Mitgliedstaat und in der Kommission eine technische INFOSEC-
Stelle, die dafür zuständig ist, in Zusammenarbeit mit der betreffenden
Sicherheitsbehörde Informationen und Beratung über technische Bedro-
hungen der Sicherheit und entsprechende Schutzmaßnahmen zu liefern;
c) eine regelmäßige Zusammenarbeit von Regierungsstellen und den entspre-
chenden Dienststellen der europäischen Organe, um erforderlichenfalls
1. die schutzbedürftigen Personen, Informationen und Ressourcen sowie
2. gemeinsame Schutzstandards
zu bestimmen und entsprechende Empfehlungen abzugeben.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 19
▼M1
d) eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Sicherheitsbüro der Kommission
und den Sicherheitsdiensten der anderen europäischen Organe sowie dem
Sicherheitsbüro der NATO (NOS).
4. GRUNDSÄTZE FÜR DIE SICHERHEIT VON VERSCHLUSSSACHEN
4.1.Ziele
Die Hauptziele im Bereich der Sicherheit von Verschlusssachen sind:
a) Schutz von EU-Verschlusssachen vor Spionage, Kenntnisnahme durch Unbe-
fugte oder unerlaubter Weitergabe;
b) Schutz von EU-Informationen, die in Kommunikations- und Informationssy-
stemen und -netzen behandelt werden, vor der Gefährdung ihrer
Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit;
c) Schutz von Gebäuden der Kommission, in denen EU-Informationen aufbe-
wahrt werden, vor Sabotage und vorsätzlicher Beschädigung;
d) im Falle eines Versagens der Sicherheitsvorkehrungen Bewertung des
entstandenen Schadens, Begrenzung seiner Folgen und Durchführung der
erforderlichen Maßnahmen zu seiner Behebung.
4.2.Begriffsbestimmungen
In diesen Vorschriften bedeutet
a) „EU-Verschlusssache“: Alle Informationen und Materialien, deren unerlaubte
Weitergabe den Interessen der EU oder eines oder mehrerer ihrer Mitglied-
staaten in unterschiedlichem Maße Schaden zufügen könnte, unabhängig
davon, ob es sich um ursprüngliche EU-Verschlusssachen handelt oder um
Verschlusssachen, die von Mitgliedstaaten, Drittländern oder internationalen
Organisationen stammen.
b) „Dokument“: Jede Form von Schreiben, Aufzeichnung, Protokoll, Bericht,
Memorandum, Signal/Botschaft, Skizze, Photo, Dia, Film, Karte, Schaubild,
Plan, Notizbuch, Matrize, Kohlepapier, Schreibmaschinen- oder Druckerfarb-
band, Magnetband, Kassette, Computer-Diskette, CD-ROM oder anderer
materieller Träger, auf denen Informationen gespeichert sind.
c) „Material“: Dasselbe wie „Dokument“ gemäß der Definition unter Buchstabe
b) sowie jeder Ausrüstungsgegenstand, der bereits hergestellt oder noch inHerstellung befindlich ist.
d) „Kenntnis notwendig“: Der Beamte oder Bedienstete muss Zugang zu EU-
Verschlusssachen haben, um eine Funktion auszuüben oder eine Aufgabe zu
erledigen.
e) „Zugangsermächtigung“: Eine Verfügung des Präsidenten der Kommission,
einer Person Zugang zu EU-Verschlusssachen bis zu einem bestimmten
Geheimhaltungsgrad zu gewähren auf der Grundlage einer von einer natio-
nalen Sicherheitsbehörde nach einzelstaatlichem Recht durchgeführten
Sicherheitsüberprüfung, die zu einem positiven Ergebnis geführt hat.
f) „Geheimhaltungsgrad“: Zuerkennung einer geeigneten Sicherheitsstufe für
Informationen, deren unerlaubte Weitergabe die Interessen der Kommission
oder der Mitgliedstaaten in gewissem Maße beeinträchtigen könnte.
g) „Herabstufung“: Einstufung in einen niedrigeren Geheimhaltungsgrad.h) „Aufhebung des Geheimhaltungsgrades“: Löschung jeder Geheimhaltungs-
kennzeichnung.
i) „Urheber“: Ordnungsgemäß ermächtigter Verfasser eines als Verschlusssache
eingestuften Dokuments. In der Kommission können die Leiter von Dienst-
stellen ihr Personal ermächtigen, EU-Verschlusssachen zu erstellen.
j) „Kommissionsdienststellen“: Dienststellen und Dienste der Kommission,
einschließlich der Kabinette, an allen Dienstorten, eingeschlossen die
Gemeinsame Forschungsstelle, die Vertretungen und Büros in der Europäi-
schen Union und die Delegationen in Drittländern.
4.3.Einstufung in Geheimhaltungsgrade
a) Im Bereich der Geheimhaltung muss bei der Auswahl der schutzbedürftigen
Informationen und Materialien und bei der Bewertung des Ausmaßes des
erforderlichen Schutzes mit Sorgfalt vorgegangen und auf Erfahrungen
zurückgegriffen werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das
Ausmaß des Schutzes der Sicherheitsrelevanz der zu schützenden Informa-
tionen und Materialien entspricht. Im Interesse eines reibungslosen
Informationsflusses muss dafür gesorgt werden, dass eine zu hohe oder zu
niedrige Einstufung von Verschlusssachen vermieden wird.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 20
▼M1
b) Das Einstufungssystem ist das Instrument, mit dem diesen Grundsätzen
Wirkung verliehen wird; ein entsprechendes Einstufungssystem sollte bei
der Planung und Organisierung von Maßnahmen zur Bekämpfung von Spio-
nage, Sabotage, Terrorismus und anderen Arten der Bedrohung angewandt
werden, so dass die wichtigsten Gebäude, in denen Verschlusssachen aufbe-
wahrt werden, und die sensibelsten Punkte innerhalb dieser Gebäude auch
den größten Schutz erhalten.
c) Die Verantwortung für die Festlegung des Geheimhaltungsgrades einer Infor-
mation liegt allein bei deren Urheber.
d) Der Geheimhaltungsgrad hängt allein vom Inhalt dieser Information ab.
e) Sind verschiedene Informationen zu einem Ganzen zusammengestellt, gilt als
Geheimhaltungsgrad für das gesamte Dokument der Geheimhaltungsgrad des
am höchsten eingestuften Bestandteils. Eine Zusammenstellung von Informa-
tionen kann indessen höher eingestuft werden als ihre einzelnen Bestandteile.
f) Eine Einstufung als Verschlusssache erfolgt nur dann, wenn dies erforderlich
ist und so lange dieses Erfordernis besteht.
4.4.Ziele von Sicherheitsmaßnahmen
Die Sicherheitsmaßnahmen sollen
a) alle Personen, die Zugang zu Verschlusssachen haben, die Träger von
Verschlusssachen und alle Gebäude umfassen, in denen sich derartige
Verschlusssachen und wichtige Einrichtungen befinden;
b) so ausgelegt sein, dass Personen, die aufgrund ihrer Stellung die Sicherheit
von Verschlusssachen und wichtigen Einrichtungen, in denen Verschlusssa-
chen aufbewahrt werden, gefährden könnten, erkannt und vom Zugang
ausgeschlossen oder fern gehalten werden;
c) verhindern, dass unbefugte Personen Zugang zu Verschlusssachen oder zu
Einrichtungen, in denen Verschlusssachen aufbewahrt werden, erhalten;
d) dafür sorgen, dass Verschlusssachen nur unter Beachtung des für alle
Aspekte der Sicherheit grundlegenden Prinzips der Kenntnis nur wenn dies
auch nötig ist verbreitet werden;
e) die Integrität (d. h. Verhinderung von Verfälschungen, unbefugten
Änderungen oder unbefugten Löschungen) und die Verfügbarkeit (d. h. keine
Verweigerung des Zugangs für Personen, die ihn benötigen und dazu befugt
sind) aller Informationen, ob sie als Verschlusssachen eingestuft sind oder
nicht, und insbesondere der in elektromagnetischer Form gespeicherten,
verarbeiteten oder übermittelten Informationen, gewährleisten.
5. ORGANISATION DER SICHERHEIT
5.1.Gemeinsame Mindeststandards
Die Kommission sorgt dafür, dass gemeinsame Mindeststandards für die Sicher-
heit von allen Empfängern von EU-Verschlusssachen innerhalb des Organs und
in seinem Zuständigkeitsbereich eingehalten werden, u. a. von allen Dienst-
stellen und Vertragspartnern, so dass bei der Weitergabe von EU-
Verschlusssachen darauf vertraut werden kann, dass diese mit derselben Sorgfalt
behandelt werden. Zu diesen Mindeststandards gehören Kriterien für die Sicher-
heitsüberprüfung des Personals und Verfahren zum Schutz von EU-Verschlusssachen.
Die Kommission gewährt externen Stellen nur dann Zugang zu EU-Verschluss-
sachen, wenn diese gewährleisten, dass für den Umgang damit Bestimmungen
eingehalten werden, die wenigstens diesen Mindeststandards entsprechen.
5.2.Organisation
In der Kommission ist die Sicherheit auf zwei Ebenen organisiert:
a) Auf der Ebene der Kommission als Ganzes gibt es ein Sicherheitsbüro der
Kommission mit einer Akkreditierungsstelle für Sicherheit, die auch als
Kryptographische Stelle (CrA) und als TEMPEST-Stelle fungiert sowie mit
einer INFOSEC-Stelle (für Informationssicherheit) und einer oder mehreren
Zentralen Registraturen für EU-Verschlusssachen, von denen jede über einen
Kontrollbeauftragten oder mehrere Kontrollbeauftragte für die Registratur
(RCO) verfügt.
b) Auf der Ebene der einzelnen Dienststellen sind für die Sicherheit einer oder
mehrere Lokale Sicherheitsbeauftragte (LSO), einer oder mehrere Sicher-
heitsbeauftragte für die zentrale IT (CISO), Beauftragte für die lokale IT-
Sicherheit (LISO) und Lokale Registraturen für EU-Verschlusssachen mit
einem oder mehreren Registraturkontrollbeauftragten zuständig.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 21
▼M1
c) Die zentralen Sicherheitsstellen geben den lokalen Sicherheitsstellen prakti-
sche Leitlinien an die Hand.
6. SICHERHEIT DES PERSONALS
6.1.Sicherheitsüberprüfung
Alle Personen, die Zugang zu Informationen erhalten wollen, die als „EU —
VERTRAULICH“ oder höher eingestuft sind, werden einer Sicherheitsüberprü-
fung unterzogen, bevor sie eine Zugangsermächtigung erhalten. Eine
entsprechende Sicherheitsüberprüfung wird auch im Falle von Personen vorgen-
ommen, zu deren Aufgaben der technische Betrieb oder die Wartung von
Kommunikations- und Informationssystemen gehört, die Verschlusssachen
enthalten. Bei der Sicherheitsüberprüfung soll festgestellt werden, ob die
genannten Personen
a) von unzweifelhafter Loyalität sind;
b) die charakterlichen Merkmale und die Diskretionsfähigkeit besitzen, die ihre
Integrität beim Umgang mit Verschlusssachen außer Zweifel stellt;
c) eventuell aus dem Ausland oder von anderer Seite her leicht unter Druck
gesetzt werden können.
Besonders gründlich ist die Sicherheitsüberprüfung bei Personen vorzunehmen,
die
d) Zugang zu Informationen des Geheimhaltungsgrades „EU — STRENG
GEHEIM“ erhalten sollen;
e) Stellen bekleiden, bei denen sie regelmäßig mit einer beträchtlichen Menge
an Informationen des Geheimhaltungsgrades „EU — GEHEIM“ zu tun
haben;
f) aufgrund ihres Aufgabenbereichs besonderen Zugang zu gesicherten
Kommunikations- oder Informationssystemen und somit Gelegenheit haben,
sich unbefugt Zugang zu einer größeren Menge von EU-Verschlusssachen
zu verschaffen oder in dem betreffenden Aufgabenbereich durch technische
Sabotageakte schweren Schaden zu verursachen.
In den unter den Buchstaben d), e) und f) genannten Fällen soll soweit als nur
möglich auf die Methode der Umfeldermittlung zurückgegriffen werden.
Werden Personen, für die die Notwendigkeit einer Kenntnis von Verschlusssa-
chen nicht klar erwiesen ist, unter Umständen beschäftigt, unter denen sie
Zugang zu EU-Verschlusssachen erhalten könnten (z. B. Boten, Sicherheitsbe-
dienstete, Wartungs- und Reinigungspersonal usw.), so sind sie zuerst einer
Sicherheitsüberprüfung zu unterziehen.
6.2.Verzeichnis der Zugangsermächtigungen
Alle Kommissionsdienststellen, die mit EU-Verschlusssachen zu tun haben oder
gesicherte Kommunikations- oder Informationssysteme verwalten, führen ein
Verzeichnis der Zugangsermächtigungen des bei ihnen arbeitenden Personals.
Jede Zugangsermächtigung ist erforderlichenfalls zu überprüfen, um sicherzu-
stellen, dass sie der derzeitigen Tätigkeit der betreffenden Person entspricht;
sie ist vorrangig zu überprüfen, wenn neue Informationen eingehen, denen
zufolge eine weitere Beschäftigung dieser Person mit Verschlusssachen nicht
länger mit den Sicherheitsinteressen vereinbar ist. Der Lokale Sicherheitsbeauf-
tragte der Kommissionsdienststelle führt ein Verzeichnis der
Zugangsermächtigungen in seinem Zuständigkeitsbereich.
6.3.Sicherheitsanweisungen für das Personal
Alle Angehörigen des Personals, die Stellen bekleiden, an denen sie Zugang zu
Verschlusssachen erhalten könnten, sind bei Aufnahme ihrer Tätigkeit und
danach in regelmäßigen Abständen eingehend über die Notwendigkeit von
Sicherheitsbestimmungen und über die Verfahren zu ihrer Durchführung zu
unterrichten. Von diesen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist eine schriftliche
Bestätigung zu verlangen, dass sie die vorliegenden Sicherheitsbestimmungen
gelesen haben und in vollem Umfang verstehen.
6.4.Verantwortung der Führungskräfte
Führungskräfte haben die Pflicht, sich Kenntnis darüber zu verschaffen, welche
ihrer Mitarbeiter mit Verschlusssachen zu tun haben oder über einen Zugang zu
gesicherten Kommunikations- oder Informationssystemen verfügen, sowie alle
Vorfälle oder offensichtlichen Schwachpunkte, die sicherheitsrelevant sein
könnten, festzuhalten und zu melden.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 22
▼M1
6.5.Sicherheitsstatus des Personals
Es sind Verfahren vorzusehen, um dafür zu sorgen, dass bei Bekanntwerden
nachteiliger Informationen über eine Person festgestellt wird, ob diese Person
mit Verschlusssachen zu tun hat oder über einen Zugang zu gesicherten
Kommunikations- oder Informationssystemen verfügt, und das Sicherheitsbüro
der Kommission in Kenntnis zu setzen. Ist klar erwiesen, dass die fragliche
Person ein Sicherheitsrisiko darstellt, ist sie von Aufgaben, bei denen sie die
Sicherheit gefährden könnte, auszuschließen oder fern zu halten.
7. MATERIELLE SICHERHEIT
7.1.Schutzbedarf
Das Ausmaß der anzuwendenden Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes
zur Gewährleistung des Schutzes von EU-Verschlusssachen muss in angeme-
ssenem Verhältnis zum Geheimhaltungsgrad, zum Umfang und zur Bedrohung
der entsprechenden Informationen und Materialien stehen. Alle Personen, die
EU-Verschlusssachen verwahren, haben einheitliche Praktiken bei der Einstu-
fung der Informationen anzuwenden und gemeinsame Schutzstandards für die
Verwahrung, Übermittlung und Vernichtung schutzbedürftiger Informationen
und Materialien zu beachten.
7.2.Kontrolle
Personen, die Bereiche, in denen sich ihnen anvertraute EU-Verschlusssachen
befinden, unbeaufsichtigt lassen, müssen dafür sorgen, dass die Verschlusssa-
chen sicher aufbewahrt und alle Sicherungsvorkehrungen (Schlösser, Alarm
usw.) aktiviert worden sind. Weitere hiervon unabhängige Kontrollen sind nach
den Dienststunden durchzuführen.
7.3.Gebäudesicherheit
Gebäude, in denen sich EU-Verschlusssachen oder gesicherte Kommunikations-
und Informationssysteme befinden, sind gegen unerlaubten Zutritt zu schützen.
Die Art der Schutzmaßnahmen für EU-Verschlusssachen (z. B. Vergitterung
von Fenstern, Schlösser an Türen, Wachen am Eingang, automatische Zugangs-
kontrollsysteme, Sicherheitskontrollen und Rundgänge, Alarmsysteme,
Einbruchmeldesysteme und Wachhunde) hängt von folgenden Faktoren ab:
a) Geheimhaltungsgrad und Umfang der zu schützenden Informationen und
Materialien sowie Ort ihrer Unterbringung im Gebäude;
b) Qualität der Sicherheitsbehältnisse, in denen sich die Informationsträger und
Materialien befinden, und
c) Beschaffenheit und Lage des Gebäudes.
Die Art der Schutzmaßnahmen für Kommunikations- und Informationssysteme
hängt in ähnlicher Weise von folgenden Faktoren ab: Einschätzung des Wertes
der betreffenden Objekte und der Höhe des im Falle einer Kenntnisnahme durch
Unbefugte eventuell entstehenden Schadens; Beschaffenheit und Lage des
Gebäudes, in dem das System untergebracht ist sowie Ort der Unterbringung
im Gebäude.
7.4.Notfallpläne
Es sind detaillierte Pläne auszuarbeiten, um im Falle eines örtlichen oder natio-
nalen Notstands auf den Schutz von Verschlusssachen vorbereitet zu sein.
8. INFORMATIONSSICHERHEIT
Informationssicherheit (INFOSEC) betrifft die Festlegung und Anwendung von
Sicherheitsmaßnahmen, mit denen in Kommunikations-, Informations- und
sonstigen elektronischen Systemen bearbeitete, gespeicherte oder übermittelte
Verschlusssachen davor geschützt werden sollen, versehentlich oder absichtlichin die Hände von Unbefugten zu gelangen bzw. ihre Integrität oder Verfügbar-
keit zu verlieren. Es sind geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen, um zu
verhindern, dass unbefugte Nutzer Zugang zu EU-Verschlusssachen erhalten,
befugten Nutzern der Zugang zu EU-Verschlusssachen verweigert wird oder es
zu einer Verfälschung, unbefugten Änderung oder Löschung von EU-
Verschlusssachen kommt.
9. MASSNAHMEN GEGEN SABOTAGE UND ANDERE FORMEN
VORSÄTZLICHER BESCHÄDIGUNG
Vorsichtsmaßnahmen im Bereich des Objektschutzes zum Schutz wichtiger
Einrichtungen, in denen Verschlusssachen untergebracht sind, sind die besten
Sicherheitsgarantien gegen Sabotage und vorsätzliche Beschädigungen; eine2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 23
▼M1
Sicherheitsüberprüfung des Personals allein ist kein wirklicher Ersatz. Die
zuständige einzelstaatliche Stelle wird gebeten, Erkenntnisse über Spionage,
Sabotage, Terrorismus und andere subversive Tätigkeiten zusammenzutragen.
10. WEITERGABE VON VERSCHLUSSSACHEN AN DRITTSTAATEN
ODER INTERNATIONALE ORGANISATIONEN
Der Beschluss, von der Kommission stammende EU-Verschlusssachen an einen
Drittstaat oder eine internationale Organisation weiterzugeben, wird von der als
Kollegium handelnden Kommission gefasst. Stammen die Verschlusssachen, um
deren Weitergabe ersucht wird, nicht von der Kommission, so hat diese zunächst
die Zustimmung des Urhebers der Verschlusssachen einzuholen. Kann dieser
Urheber nicht ermittelt werden, so trifft die Kommission an seiner Stelle die
Entscheidung.
Erhält die Kommission Verschlusssachen von Drittstaaten, internationalen Orga-
nisationen oder sonstigen Dritten, so werden sie in einer ihrem
Geheimhaltungsgrad angemessenen Weise nach Maßgabe der für EU-
Verschlusssachen geltenden Standards dieser Vorschriften oder aber höherer
Standards, falls diese von der die Verschlusssachen weitergebenden dritten Seite
gefordert werden, geschützt. Gegenseitige Kontrollen können vereinbart werden.
Die vorstehend dargelegten Grundprinzipien werden gemäß den detaillierten
Vorschriften des Teils II Abschnitt 26 und der Anhänge 3, 4 und 5 verwirklicht.
TEIL II: DIE ORGANISATION DER SICHERHEIT IN DER KOMMIS-
SION
11. DAS FÜR SICHERHEITSFRAGEN ZUSTÄNDIGE MITGLIED DER
KOMMISSION
Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission
a) führt das Sicherheitskonzept der Kommission durch;
b) befasst sich mit Sicherheitsproblemen, die die Kommission oder ihre
zuständigen Gremien ihm vorlegen;
c) prüft in enger Abstimmung mit den nationalen Sicherheitsbehörden (oder
sonstigen geeigneten Behörden) der Mitgliedstaaten Fragen, die eine
Änderung des Sicherheitskonzepts der Kommission erforderlich machen.
Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission ist insbesondere
für Folgendes zuständig:
a) es koordiniert alle die Tätigkeiten der Kommission betreffenden Sicherheits-
fragen;
b) es richtet an die hierfür benannten Behörden der Mitgliedstaaten Anträge auf
Sicherheitsüberprüfung in der Kommission beschäftigter Personen durch die
jeweilige nationale Sicherheitsbehörde im Einklang mit Abschnitt 20;
c) es ermittelt oder ordnet Ermittlungen an, wenn EU-Verschlusssachen Unbe-
fugten zur Kenntnis gelangt sind und die Ursache hierfür dem ersten
Anschein nach in der Kommission zu suchen ist;
d) es ersucht die entsprechenden Sicherheitsbehörden um die Einleitung von
Ermittlungen, wenn eine Kenntnisnahme von EU-Verschlusssachen durch
Unbefugte außerhalb der Kommission erfolgt zu sein scheint, und koordiniert
die Ermittlungen in den Fällen, in denen mehr als eine Sicherheitsbehörde
beteiligt ist;
e) es überprüft regelmäßig die Sicherheitsvorkehrungen für den Schutz von EU-
Verschlusssachen;
f) es unterhält enge Verbindungen zu allen betroffenen Sicherheitsbehörden, um
für eine Gesamtkoordinierung der Sicherheitsmaßnahmen zu sorgen;
g) es behält ständig das Sicherheitskonzept und die Sicherheitsverfahren der
Kommission im Auge und arbeitet gegebenenfalls entsprechende Empfeh-
lungen aus. In diesem Zusammenhang legt es der Kommission den von
ihrem Sicherheitsdienst erstellten jährlichen Inspektionsplan vor.
12. DIE BERATENDE GRUPPE FÜR DAS SICHERHEITSKONZEPT DER
KOMMISSION
Es wird eine Beratende Gruppe für das Sicherheitskonzept der Kommission
eingesetzt. Sie besteht aus dem für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglied der
Kommission und dessen Stellvertreter, das bzw. der den Vorsitz führt, und
Vertretern der nationalen Sicherheitsbehörden jedes Mitgliedstaates. Vertreter
anderer europäischen Organe können ebenfalls eingeladen werden. Vertreter
dezentraler EU-Einrichtungen können eingeladen werden, wenn sie betreffende
Fragen erörtert werden.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 24
▼M1
Die Beratende Gruppe für das Sicherheitskonzept der Kommission tritt auf
Antrag des Vorsitzenden oder eines ihrer Mitglieder zusammen. Sie prüft und
bewertet alle relevanten Sicherheitsfragen und legt der Kommission gegebenen-
falls Empfehlungen vor.
13. DER SICHERHEITSRAT DER KOMMISSION
Es wird ein Sicherheitsrat der Kommission eingesetzt. Er besteht aus dem
Generalsekretär, der den Vorsitz führt, und den Generaldirektoren des Juristi-
schen Dienstes, der Generaldirektion Personal und Verwaltung, der
Generaldirektion Außenbeziehungen, der Generaldirektion Justiz und Inneres
und der Gemeinsamen Forschungsstelle sowie den Leitern des Internen Audit-
dienstes und des Sicherheitsbüros der Kommission. Andere
Kommissionsbeamte können eingeladen werden. Der Sicherheitsrat beurteilt
Sicherheitsmaßnahmen innerhalb der Kommission und legt dem für Sicherheits-
fragen zuständigen Kommissionsmitglied gegebenenfalls Empfehlungen in
diesem Bereich vor.
14. DAS SICHERHEITSBÜRO DER KOMMISSION
Dem für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglied der Kommission steht für die
Wahrnehmung seiner in Abschnitt 11 genannten Aufgaben das Sicherheitsbüro
der Kommission für die Koordinierung, Überwachung und Durchführung von
Sicherheitsmaßnahmen zur Verfügung.
Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission ist der wichtigste Berater des
für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglieds der Kommission und zugleich
Sekretär der Beratenden Gruppe für das Sicherheitskonzept der Kommission. In
dieser Hinsicht leitet er die Aktualisierung der Sicherheitsvorschriften und koor-
diniert die Sicherheitsmaßnahmen mit den zuständigen Behörden der
Mitgliedstaaten und gegebenenfalls mit internationalen Organisationen, die
Sicherheitsabkommen mit der Kommission geschlossen haben. Er hat hierbei
die Rolle einer Verbindungsstelle.
Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission ist für die Zulassung von IT-
Systemen und -netzen in der Kommission zuständig. Er entscheidet im Einver-
nehmen mit den zuständigen nationalen Sicherheitsbehörden über die Zulassung
von IT-Systemen und -netzen, die die Kommission und alle anderen Empfänger
von EU-Verschlusssachen umfassen.
15. SICHERHEITSINSPEKTIONEN
Das Sicherheitsbüro der Kommission führt regelmäßige Inspektionen der Sicher-
heitsvorkehrungen zum Schutz von EU-Verschlusssachen durch.
Das Sicherheitsbüro der Kommission kann sich bei der Ausführung dieser
Aufgabe von den Sicherheitsdiensten anderer EU-Organe, die EU-Verschlusssa-
chen verwahren oder von den nationalen Sicherheitsbehörden der
Mitgliedstaaten unterstützen lassen(1).
Auf Ersuchen eines Mitgliedstaates kann dessen nationale Sicherheitsbehörde in
der Kommission gemeinsam mit dem Sicherheitsdienst der Kommission und in
gegenseitigem Einvernehmen eine Inspektion von EU-Verschlusssachen durch-
führen.
16. GEHEIMHALTUNGSGRADE, SICHERHEITSKENNUNGEN UND
KENNZEICHNUNGEN
16.1.Geheimhaltungsgrade (2)
Verschlusssachen werden wie folgt eingestuft (siehe auch Anhang 2):
„EU — STRENG GEHEIM“: Dieser Geheimhaltungsgrad findet nur auf Infor-
mationen und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe den
wesentlichen Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer
Mitgliedstaaten einen äußerst schweren Schaden zufügen könnte.
„EU — GEHEIM“: Dieser Geheimhaltungsgrad findet nur auf Informationen
und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Inter-
essen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten
schweren Schaden zufügen könnte.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 25
(1) Unbeschadet des Wiener Übereinkommens von 1961 über diplomatische Beziehungen
und des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Gemein-schaften vom 8. April 1965.
(
2) Anhang 1 enthält eine vergleichende Übersicht über die von der EU, der NATO, der
WEU und den Mitgliedstaaten verwendeten Geheimhaltungsgrade.
▼M1
„EU — VERTRAULICH“: Dieser Geheimhaltungsgrad findet auf Informationen
und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe den wesentlichen Inter-
essen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten
schaden könnte.
„EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“: Dieser Geheimhaltungsgrad
findet auf Informationen und Material Anwendung, deren unbefugte Weitergabe
für die Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer ihrer
Mitgliedstaaten nachteilig sein könnte.
Andere Geheimhaltungsgrade sind nicht zulässig.
16.2.Sicherheitskennungen
Um die Geltungsdauer eines Geheimhaltungsgrades zu begrenzen (bei
Verschlusssachen automatische Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhal-
tungsgrades) kann einvernehmlich eine Sicherheitskennung verwendet werden,
die lautet „BIS … (Uhrzeit/Datum)“ oder „BIS … (Ereignis)“.
Zusätzliche Kennzeichnungen wie z. B. „CRYPTO“ oder eine andere von der
EU anerkannte Sonderkennung werden verwendet, wenn zusätzlich zu der
Behandlung, die sich durch die VS-Einstufung ergibt, eine begrenzte Verteilung
und eine besondere Abwicklung erforderlich sind.
Sicherheitskennungen sind nur in Verbindung mit einem Geheimhaltungsgrad zu
verwenden.
16.3.Kennzeichnungen
Kennzeichnungen können benutzt werden, um den von einem Dokument abge-
deckten Bereich, eine besondere Verteilung gemäß dem Grundsatz „Kenntnis
notwendig“ oder (bei Dokumenten, die nicht als Verschlusssache eingestuft
sind) den Ablauf eines Sperrvermerks anzugeben.
Eine Kennzeichnung ist keine Einstufung und darf nicht anstelle einer solchen
verwendet werden.
Die Kennzeichnung „ESVP“ ist auf Dokumenten und Kopien von Dokumenten
anzubringen, die die Sicherheit und Verteidigung der Union oder eines oder
mehrerer ihrer Mitgliedstaaten, oder die militärische oder nichtmilitärische
Krisenbewältigung betreffen.
16.4.Anbringung des Hinweises auf den Geheimhaltungsgrad
Der Hinweis auf den Geheimhaltungsgrad wird wie folgt angebracht:
a) bei Dokumenten, die als „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“
eingestuft werden, mit mechanischen oder elektronischen Mitteln;
b) bei Dokumenten, die als „EU — VERTRAULICH“ eingestuft werden, mit
mechanischen Mitteln, von Hand oder durch Druck auf vorgestempeltem,
registriertem Papier;
c) auf Dokumenten, die als „EU — GEHEIM“ oder „EU — STRENG
GEHEIM“ eingestuft werden, mit mechanischen Mitteln oder von Hand.
16.5.Anbringen von Sicherheitskennungen
Sicherheitskennungen werden unmittelbar unter dem Hinweis auf den Geheim-
haltungsgrad angebracht; dabei sind die selben Mittel zu verwenden wie bei
der Anbringung des Hinweises auf den Geheimhaltungsgrad.
17. REGELN FÜR DIE EINSTUFUNG ALS VERSCHLUSSSACHE
17.1.Allgemeines
Informationen sind nur dann als Verschlusssachen einzustufen, wenn dies nötig
ist. Der Geheimhaltungsgrad ist klar und korrekt anzugeben und nur so lange
beizubehalten, wie die Informationen geschützt werden müssen.
Die Verantwortung für die Festlegung des Geheimhaltungsgrades einer Informa-
tion und für jede anschließende Herabstufung oder Aufhebung liegt allein beim
Urheber der Information.
Einstufungen, Herabstufungen oder Aufhebungen des Geheimhaltungsgrades
von Verschlusssachen werden von den Beamten und sonstigen Bediensteten derKommission auf Anweisung ihres Dienststellenleiters oder mit dessen Zustim-
mung vorgenommen.
Die detaillierten Verfahren für die Behandlung von Verschlusssachen sind so
ausgelegt, dass gewährleistet ist, dass die betreffenden Dokumente den ihrem
Inhalt entsprechenden Schutz erhalten.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 26
▼M1
Die Zahl der Personen, die dazu ermächtigt sind, Dokumente des Geheimhal-
tungsgrades „EU — STRENG GEHEIM“ in Umlauf zu bringen, ist möglichst
klein zu halten, und ihre Namen sind in einer Liste zu verzeichnen, die vom
Sicherheitsbüro der Kommission geführt wird.
17.2.Anwendung der Geheimhaltungsgrade
Bei der Festlegung des Geheimhaltungsgrades eines Dokuments wird das
Ausmaß der Schutzbedürftigkeit seines Inhalts entsprechend der Definition in
Abschnitt 16 zugrunde gelegt. Es ist wichtig, dass die Einstufung korrekt
vorgenommen wird und nur bei wirklichem Bedarf erfolgt. Dies gilt insbeson-
dere für eine Einstufung als „EU — STRENG GEHEIM“.
Der Urheber eines Dokuments, das als Verschlusssache eingestuft werden soll,
sollte sich der vorstehend genannten Vorschriften bewusst sein und eine zu
hohe oder zu niedrige Einstufung vermeiden.
Anhang 2 enthält einen praktischen Leitfaden für die Einstufung.Einzelne Seiten, Abschnitte, Teile, Anhänge oder sonstige Anlagen eines Doku-
ments können eine unterschiedliche Einstufung erforderlich machen und sind
entsprechend zu kennzeichnen. Als Geheimhaltungsgrad des Gesamtdokuments
gilt der Geheimhaltungsgrad seines am höchsten eingestuften Teils.
Ein Begleitschreiben oder ein Übermittlungsvermerk ist so hoch einzustufen wie
die am höchsten eingestufte Anlage. Der Urheber sollte klar angeben, welcher
Geheimhaltungsgrad für das Begleitschreiben bzw. den Übermittlungsvermerk
gilt, wenn ihm seine Anlagen nicht beigefügt sind.
Für den Zugang der Öffentlichkeit ist weiterhin die Verordnung (EG) Nr. 1049/
2001 maßgeblich.
17.3.Herabstufung und Aufhebung des Geheimhaltungsgrades
EU-Verschlusssachen dürfen nur mit Genehmigung des Urhebers und erforderli-
chenfalls nach Erörterung mit den übrigen beteiligten Parteien herabgestuft
werden; das Gleiche gilt für die Aufhebung des Geheimhaltungsgrades. Die
Herabstufung oder die Aufhebung des Geheimhaltungsgrades ist schriftlich zu
bestätigen. Dem Urheber obliegt es, die Empfänger des Dokuments über die
Änderung der Einstufung zu informieren, wobei letztere wiederum die weiteren
Empfänger, denen sie das Original oder eine Kopie des Dokuments zugeleitet
haben, davon zu unterrichten haben.
Soweit möglich gibt der Urheber auf dem als Verschlusssache eingestuften
Dokument den Zeitpunkt, eine Frist oder ein Ereignis an, ab dem die in dem
Dokument enthaltenen Informationen herabgestuft werden können oder deren
Geheimhaltungsgrad aufgehoben werden kann. Andernfalls überprüft er die
Dokumente spätestens alle fünf Jahre, um sicherzustellen, dass die ursprüngliche
Einstufung nach wie vor erforderlich ist.
18. MATERIELLER GEHEIMSCHUTZ
18.1.Allgemeines
Mit den Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes soll in erster Linie verhin-
dert werden, dass Unbefugte Zugang zu EU-Verschlusssachen und/oder -
material erhalten, dass Diebstahl und eine Beschädigung von Material und
anderem Eigentum eintritt und dass Beamte oder sonstige Bedienstete sowie
Besucher bedrängt oder auf eine andere Weise unter Druck gesetzt werden.
18.2.Sicherheitsanforderungen
Alle Gebäude, Bereiche, Büros, Räume, Kommunikations- und Informationssy-
steme usw., in denen als EU-Verschlusssache eingestufte Informationen und
Material aufbewahrt werden und/oder in denen damit gearbeitet wird, sind durch
geeignete Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes zu sichern.
Bei der Festlegung des erforderlichen materiellen Geheimschutzniveaus ist allen
relevanten Faktoren Rechnung zu tragen, wie beispielsweise
a) der Einstufung der Informationen und/oder des Materials;
b) der Menge und der Form (z. B. Papier, EDV-Datenträger) der verwahrten
Informationen;
c) der örtlichen Einschätzung der geheimdienstlichen Bedrohung, die gegen die
EU, die Mitgliedstaaten und/oder andere Institutionen oder Dritte gerichtet
ist, die EU-Verschlusssachen verwahren, sowie der Bedrohung insbesondere
durch Sabotage, Terrorismus und andere subversive und/oder kriminelle
Handlungen.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 27
▼M1
Die Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes zielen darauf ab,
a) das heimliche oder gewaltsame Eindringen unbefugter Personen von außen
zu verhindern;
b) von Tätigkeiten illoyaler Angehöriger des Personals (Spionage von innen)
abzuschrecken beziehungsweise diese zu verhindern und aufzudecken;
c) zu verhindern, dass Personen, die die betreffenden Kenntnisse nicht
benötigen, Zugang zu EU-Verschlusssachen haben.
18.3.Maßnahmen des materiellen Geheimschutzes
18.3.1.Sicherheitsbereiche
Die Bereiche, in denen mit als „EU — VERTRAULICH“ oder höher einge-
stuften Verschlusssachen gearbeitet wird oder in denen diese aufbewahrt
werden, sind so zu gestalten und auszustatten, dass sie einer der nachstehenden
Kategorien entsprechen:
a) Sicherheitsbereich der Kategorie I: Bereich, in dem mit als „EU —
VERTRAULICH“ oder höher eingestuften Verschlusssachen gearbeitet wird
oder in dem diese aufbewahrt werden, wobei das Betreten des Bereichs für
alle praktischen Zwecke den Zugang zu den Verschlusssachen ermöglicht.
Ein derartiger Bereich erfordert
i) einen klar abgegrenzten und geschützten Raum mit vollständiger Ein-
und Ausgangskontrolle;
ii) ein Zutrittskontrollsystem, mit dem dafür gesorgt wird, dass nur die
gehörig überprüften und eigens ermächtigten Personen den Bereich
betreten können;
iii) eine genaue Festlegung der Einstufung der Verschlusssachen, die in der
Regel in dem Bereich verwahrt werden, d. h. der Informationen, die
durch das Betreten des Bereichs zugänglich werden.
b) Sicherheitsbereich der Kategorie II: Bereich, in dem mit als „EU —
VERTRAULICH“ oder höher eingestuften Verschlusssachen gearbeitet wird
oder in dem diese aufbewahrt werden, wobei durch interne Kontrollen ein
Schutz vor dem Zugang Unbefugter ermöglicht wird, beispielsweise Gebäude
mit Büros, in denen regelmäßig mit als „EU-VERTRAULICH“ eingestuften
Verschlusssachen gearbeitet wird und in denen diese aufbewahrt werden. Ein
derartiger Bereich erfordert
i) einen klar abgegrenzten und geschützten Raum mit vollständiger Ein- und
Ausgangskontrolle;
ii) ein Zutrittskontrollsystem, mit dem dafür gesorgt wird, dass nur die
gehörig überprüften und eigens ermächtigten Personen den Bereich unbe-
gleitet betreten können. Bei allen anderen Personen ist eine Begleitung
oder eine gleichwertige Kontrolle sicherzustellen, damit der Zugang
Unbefugter zu EU-Verschlusssachen sowie ein unkontrolliertes Betreten
von Bereichen, die technischen Sicherheitskontrollen unterliegen, verhin-
dert werden.
Die Bereiche, die nicht rund um die Uhr von Dienst tuendem Personal
besetzt sind, sind unmittelbar nach den üblichen Arbeitszeiten zu inspizieren,
um sicherzustellen, dass die EU-Verschlusssachen ordnungsgemäß gesichert
sind.
18.3.2.Verwaltungsbereich
Um die Sicherheitsbereiche der Kategorien I und II herum oder im Zugangsbe-
reich zu ihnen kann ein Verwaltungsbereich mit geringerem Sicherheitsgrad
vorgesehen werden. Ein derartiger Bereich erfordert einen deutlich abgegrenzten
Raum, der die Kontrolle von Personal und Fahrzeugen ermöglicht. In den
Verwaltungsbereichen darf nur mit Verschlusssachen gearbeitet werden, die als
„EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ eingestuft sind, und es dürfen
auch nur diese Verschlusssachen dort aufbewahrt werden.
18.3.3.Eingangs- und Ausgangskontrollen
Das Betreten und Verlassen der Sicherheitsbereiche der Kategorien I und II wird
mittels eines Berechtigungsausweises oder eines Systems zur persönlichen Iden-
tifizierung des ständigen Personals kontrolliert. Ferner wird ein Kontrollsystem
für Besucher eingerichtet, damit der Zugang Unbefugter zu EU-Verschlusssa-
chen verhindert werden kann. Eine Regelung mit Berechtigungsausweisen kann
durch eine automatisierte Erkennung unterstützt werden, die als Ergänzung zum
Einsatz des Personals des Sicherheitsdienstes zu verstehen ist, diesen aber nicht
vollständig ersetzen kann. Eine Änderung in der Einschätzung der Bedrohungs-
lage kann eine Verschärfung der Ein- und Ausgangskontrollmaßnahmen zur2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 28
▼M1
Folge haben, beispielsweise anlässlich des Besuchs hochrangiger Persönlich-
keiten.
18.3.4.Kontrollgänge
In Sicherheitsbereichen der Kategorien I und II sind außerhalb der normalen
Arbeitszeiten Kontrollgänge durchzuführen, um das Eigentum der EU vor
Kenntnisnahme durch Unbefugte, Beschädigung oder Verluste zu schützen. Die
Häufigkeit der Kontrollgänge richtet sich nach den örtlichen Gegebenheiten, sie
sollten aber in der Regel alle zwei Stunden stattfinden.
18.3.5.Sicherheitsbehältnisse und Tresorräume
Zur Aufbewahrung von EU-Verschlusssachen werden drei Arten von
Behältnissen verwendet:
— Typ A: Behältnisse, die zur Aufbewahrung von als „EU — STRENG
GEHEIM“ eingestuften Verschlusssachen in Sicherheitsbereichen der Kate-
gorie I oder II auf nationaler Ebene zugelassen sind;
— Typ B: Behältnisse, die zur Aufbewahrung von als „EU — GEHEIM“ und
„EU — VERTRAULICH“ eingestuften Verschlusssachen in Sicherheitsbe-
reichen der Kategorie I oder II auf nationaler Ebene zugelassen sind;
— Typ C: Büromöbel, die ausschließlich für die Aufbewahrung von als „EU —
NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ eingestuften Verschlusssachen
geeignet sind.
In den in einem Sicherheitsbereich der Kategorie I oder II eingebauten Tresor-
räumen und in allen Sicherheitsbereichen der Kategorie I, wo als „EU —
VERTRAULICH“ und höher eingestufte Verschlusssachen in offenen Regalen
aufbewahrt werden oder auf Karten, Plänen usw. sichtbar sind, werden Wände,
Böden und Decken, Türen einschließlich der Schlösser von der Akkreditierungs-
stelle für Sicherheit geprüft, um festzustellen, dass sie einen Schutz bieten, der
dem Typ des Sicherheitsbehältnisses entspricht, der für die Aufbewahrung von
Verschlusssachen desselben Geheimhaltungsgrades zugelassen ist.
18.3.6.Schlösser
Die Schlösser der Sicherheitsbehältnisse und Tresorräume, in denen EU-
Verschlusssachen aufbewahrt werden, müssen folgende Anforderungen erfüllen:
— Gruppe A: sie müssen auf nationaler Ebene für Behältnisse vom Typ A
zugelassen sein;
— Gruppe B: sie müssen auf nationaler Ebene für Behältnisse vom Typ B
zugelassen sein;
— Gruppe C: sie müssen ausschließlich für Büromöbel vom Typ C geeignet
sein.
18.3.7.Kontrolle der Schlüssel und Kombinationen
Die Schlüssel von Sicherheitsbehältnissen dürfen nicht aus den Gebäuden der
Kommission entfernt werden. Die Kombinationen für Sicherheitsbehältnisse
sind von den Personen, die sie kennen müssen, auswendig zu lernen. Damit sie
im Notfall benutzt werden können, ist der Lokale Sicherheitsbeauftragte der
betreffenden Kommissionsdienststelle für die Aufbewahrung der Ersatzschlüssel
und die schriftliche Registrierung aller Kombinationen verantwortlich; letztere
sind einzeln in versiegelten, undurchsichtigen Umschlägen aufzubewahren. Die
Arbeitsschlüssel, die Ersatzschlüssel und die Kombinationen sind in gesonderten
Sicherheitsbehältnissen aufzubewahren. Für diese Schlüssel und Kombinationen
ist kein geringerer Sicherheitsschutz vorzusehen als für das Material, zu dem sie
den Zugang ermöglichen.
Der Kreis der Personen, die die Kombinationen der Sicherheitsbehältnisse
kennen, ist so weitgehend wie möglich zu begrenzen. Die Kombinationen sind
zu ändern
a) bei Entgegennahme eines neuen Behälters;
b) bei jedem Benutzerwechsel;
c) bei tatsächlicher oder vermuteter Kenntnisnahme durch Unbefugte;
d) vorzugsweise alle sechs Monate und mindestens alle zwölf Monate.
18.3.8.Intrusionsmeldeanlagen
Kommen zum Schutz von EU-Verschlusssachen Alarmanlagen, hauseigene
Fernsehsysteme und andere elektrische Vorrichtungen zum Einsatz, so ist eine
Notstromversorgung vorzusehen, um bei Ausfall der Hauptstromversorgung den
ununterbrochenen Betrieb der Anlagen sicherzustellen. Ein weiteres grundle-
gendes Erfordernis ist das Auslösen eines für das Überwachungspersonal2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 29
▼M1
bestimmten Alarmsignals oder anderen verlässlichen Signals bei Funktionsstö-
rungen dieser Anlagen oder Manipulationen an ihnen.
18.3.9.Zugelassene Ausrüstung
Das Sicherheitsbüro der Kommission unterhält aktualisierte, nach Typ und
Modell gegliederte Verzeichnisse der Sicherheitsausrüstung, die es für den
unmittelbaren oder mittelbaren Schutz von Verschlusssachen unter verschie-
denen genau bezeichneten Voraussetzungen und Bedingungen zugelassen hat.
Das Sicherheitsbüro der Kommission unterhält diese Verzeichnisse unter
anderem auf der Grundlage der von den nationalen Sicherheitsbehörden mitge-
teilten Informationen.
18.3.10.Materieller Geheimschutz für Kopier- und Faxgeräte
Für Kopier- und Faxgeräte ist im erforderlichen Maß durch Maßnahmen des
materiellen Geheimschutzes dafür zu sorgen, dass sie lediglich von befugten
Personen verwendet werden können und dass alle Verschlusssachen einer
ordnungsgemäßen Überwachung unterliegen.
18.4.SICHT- UND ABHÖRSCHUTZ
18.4.1.Sichtschutz
Es sind alle geeigneten Maßnahmen zu treffen, damit bei Tag und bei Nacht
gewährleistet ist, dass EU-Verschlusssachen nicht — auch nicht versehentlich
— von Unbefugten eingesehen werden können.
18.4.2.Abhörschutz
Die Büroräume oder Bereiche, in denen regelmäßig über als „EU — GEHEIM“
und höher eingestufte Verschlusssachen gesprochen wird, sind bei entspre-
chendem Risiko gegen Ab- und Mithören zu schützen. Für die Einschätzung
des Risikos ist das Sicherheitsbüro der Kommission zuständig, das erforderli-
chenfalls zuvor die betreffenden nationalen Sicherheitsbehörden zurate zieht.
18.4.3.Einbringen elektronischer Geräte und von Aufzeichnungsgeräten
Es ist nicht gestattet, Mobiltelefone, PCs, Tonaufnahmegeräte, Kameras und
andere elektronische Geräte oder Aufzeichnungsgeräte ohne vorherige Genehmi-
gung durch den zuständigen Lokalen Sicherheitsbeauftragten in
Sicherheitsbereiche oder Hochsicherheitszonen zu bringen.
Zur Festlegung der Schutzmaßnahmen für mithörgefährdete Bereiche (beispiels-
weise Schalldämmung von Wänden, Türen, Böden und Decken,
Lautstärkemessung) in Bezug auf Mit- bzw. Abhörgefahr bzw. abhörgefährdete
Bereiche (beispielsweise Suche nach Mikrofonen), kann das Sicherheitsbüro der
Kommission die nationalen Sicherheitsbehörden um Unterstützung durch Sach-
verständige ersuchen.
Ebenso können für die technische Sicherheit zuständige Sachverständige der
nationalen Sicherheitsbehörden erforderlichenfalls die Telekommunikationsein-
richtungen und die elektrischen oder elektronischen Büromaschinen aller Art,
die in den Sitzungen des Geheimhaltungsgrades „EU — GEHEIM“ und höher
verwendet werden, auf Ersuchen des Leiters des Sicherheitsbüros der Kommis-
sion überprüfen.
18.5.HOCHSICHERHEITSZONEN
Bestimmte Bereiche können als Hochsicherheitszonen ausgewiesen werden. Hier
findet eine besondere Zutrittskontrolle statt. Diese Zonen bleiben nach einem
zugelassenen Verfahren verschlossen, wenn sie nicht besetzt sind, und alle
Schlüssel sind als Sicherheitsschlüssel zu behandeln. Diese Zonen unterliegen
regelmäßigen Objektschutzkontrollen, die auch durchgeführt werden, wenn fest-
gestellt oder vermutet wird, dass die Zonen ohne Genehmigung betreten wurden.
Es wird eine detaillierte Bestandsaufnahme der Geräte und Möbel vorgen-
ommen, um deren Platzveränderungen zu überwachen. Kein Möbelstück oder
Gerät wird in eine dieser Zonen verbracht, bevor es nicht durch Sicherheitsper-
sonal, das für das Aufspüren von Abhörvorrichtungen besonders geschult ist,
sorgfältig kontrolliert worden ist. In der Regel dürfen in Hochsicherheitszonen
keine Telekommunikationsverbindungen ohne vorherige Genehmigung durch
die zuständige Stelle installiert werden.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 30
▼M1
19. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN ZU DEM GRUNDSATZ „KENNTNIS
NOTWENDIG“ UND DER EU-SICHERHEITSÜBERPRÜFUNG VON
PERSONEN
19.1.Allgemeines
Der Zugang zu EU-Verschlusssachen wird nur Personen gestattet, die Kenntnis
von ihnen haben müssen, um die ihnen übertragenen Aufgaben oder Aufträge
erfüllen zu können. Der Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“, „EU —
GEHEIM“ und „EU — VERTRAULICH“ eingestuften Verschlusssachen wird
nur Personen gestattet, die der entsprechenden Sicherheitsüberprüfung unter-
zogen worden sind.
Für die Entscheidung darüber, wer Kenntnis haben muss, ist die Dienststelle
zuständig, in der die betreffende Person eingesetzt werden soll.
Die Sicherheitsüberprüfung ist von der betreffenden Dienststelle zu beantragen.
Am Ende des Verfahrens wird eine „EU-Sicherheitsunbedenklichkeitsbescheini-
gung für Personen“ ausgestellt, in dem der Geheimhaltungsgrad der
Verschlusssachen, zu denen die überprüfte Person Zugang erhalten kann, und
das Ende der Gültigkeitsdauer der Bescheinigung angegeben werden.
Eine Sicherheitsunbedenklichkeitsbescheinigung für einen bestimmten Geheim-
haltungsgrad kann den Inhaber zum Zugang zu Informationen eines niedrigeren
Geheimhaltungsgrades berechtigen.
Andere Personen als Beamte oder sonstige Bedienstete, z. B. externe Vertrags-
partner, Sachverständige oder Berater, mit denen möglicherweise EU-
Verschlusssachen erörtert werden müssen oder die möglicherweise Einblick in
solche Verschlusssachen erhalten müssen, sind einer EU-Sicherheitsüberprüfung
für EU-Verschlusssachen zu unterziehen und über ihre Sicherheitsverantwortung
zu belehren.
Für den Zugang der Öffentlichkeit ist weiterhin die Verordnung (EG) Nr. 1049/
2001 maßgeblich.
19.2.Besondere Vorschriften für den Zugang zu als „EU — STRENG
GEHEIM“ eingestuften Verschlusssachen
Alle Personen, die Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften
Verschlusssachen benötigen, müssen zunächst einer Sicherheitsüberprüfung in
Bezug auf den Zugang zu den betreffenden Verschlusssachen unterzogen
werden.
Alle Personen, die Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften
Verschlusssachen benötigen, sind von dem für Sicherheitsfragen zuständigen
Mitglied der Kommission zu benennen, und ihre Namen sind in das einschlägige
„EU — STRENG GEHEIM“-Register einzutragen. Dieses Register wird vom
Sicherheitsbüro der Kommission angelegt und geführt.
Bevor diesen Personen der Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“ einge-
stuften Verschlusssachen gewährt wird, müssen sie eine Bestätigung
unterzeichnen, dass sie über die Sicherheitsverfahren der Kommission belehrt
worden und sich ihrer besonderen Verantwortung für den Schutz von als „EU
— STRENG GEHEIM“ eingestuften Verschlusssachen und der Folgen
vollständig bewusst sind, die die EU-Vorschriften und die einzelstaatlichen
Rechts- und Verwaltungsvorschriften für den Fall vorsehen, dass Verschlusssa-
chen durch Vorsatz oder durch Fahrlässigkeit in die Hände Unbefugter
gelangen.
Wenn Personen in Sitzungen usw. Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“
eingestuften Verschlusssachen erhalten, so teilt der Kontrollbeauftragte der
Dienststelle oder des Gremiums, bei der bzw. dem die Betreffenden beschäftigt
sind, der die Sitzung veranstaltenden Stelle mit, dass die betreffenden Personen
die entsprechende Ermächtigung besitzen.
Die Namen aller Personen, die nicht mehr für Aufgaben eingesetzt werden, bei
denen sie über den Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften
Verschlusssachen verfügen müssen, werden aus dem „EU — STRENG
GEHEIM“-Verzeichnis gestrichen. Ferner werden alle betreffenden Personen
erneut auf ihre besondere Verantwortung für den Schutz von als „EU —
STRENG GEHEIM“ eingestuften Verschlusssachen belehrt. Sie haben ferner
eine Erklärung zu unterzeichnen, wonach sie ihre Kenntnisse über als „EU —
STRENG GEHEIM“ eingestufte Verschlusssachen weder verwenden noch
weitergeben werden.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 31
▼M1
19.3.Besondere Vorschriften für den Zugang zu als „EU — GEHEIM“ und
„EU — VERTRAULICH“ eingestuften Verschlusssachen
Alle Personen, die Zugang zu als „EU — GEHEIM“ oder „EU — VERTRAU-
LICH“ eingestuften Verschlusssachen benötigen, müssen zunächst einer
Sicherheitsüberprüfung in Bezug auf den geeigneten Geheimhaltungsgrad unter-
zogen werden.
Alle Personen, die Zugang zu als „EU — GEHEIM“ oder „EU — VERTRAU-
LICH“ eingestuften Verschlusssachen benötigen, müssen über die
entsprechenden Sicherheitsvorschriftenregelungen unterrichtet werden und sich
der Folgen fahrlässigen Handelns bewusst sein.
Wenn Personen in Sitzungen Zugang zu als „EU — GEHEIM“ oder „EU —
VERTRAULICH“ eingestuften Verschlusssachen erhalten, so teilt der Kontroll-
beauftragte der Dienststelle oder des Gremiums, bei der bzw. dem die
Betreffenden beschäftigt sind, der die Sitzung veranstaltenden Stelle mit, dass
die betreffenden Personen die entsprechende Ermächtigung besitzen.
19.4.Besondere Vorschriften für den Zugang zu als „EU — NUR FÜR
DEN DIENSTGEBRAUCH“ eingestuften Verschlusssachen
Alle Personen, die Zugang zu als „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGE-
BRAUCH“ eingestuften Verschlusssachen haben, werden auf diese
Sicherheitsvorschriften und die Folgen fahrlässigen Handelns aufmerksam
gemacht.
19.5.WEITERGABE
Wird ein Angehöriger des Personals von einem Dienstposten, der mit der Arbeit
mit EU-Verschlusssachen verbunden ist, wegversetzt, so achtet die Registratur
darauf, dass die betreffenden Verschlusssachen ordnungsgemäß von dem
ausscheidenden an den eintretenden Beamten weitergegeben werden.
Wird ein Angehöriger des Personals auf einen anderen Dienstposten versetzt,
der mit der Arbeit mit EU-Verschlusssachen verbunden ist, wird er von dem
Lokalen Sicherheitsbeauftragten entsprechend belehrt.
19.6.BESONDERE ANWEISUNGEN
Personen, die mit EU-Verschlusssachen arbeiten müssen, sollten bei Aufnahme
ihrer Tätigkeit und danach in regelmäßigen Abständen auf Folgendes hinge-
wiesen werden:
a) die mögliche Gefährdung der Sicherheit durch indiskrete Gespräche;
b) die in den Beziehungen zur Presse und zu Vertretern besonderer Interessen-
gruppen zu treffenden Vorsichtsmaßnahmen;
c) die Bedrohung für EU-Verschlusssachen und -tätigkeiten durch die gegen die
EU und ihre Mitgliedstaaten gerichteten nachrichtendienstlichen Tätigkeiten;
d) die Verpflichtung, die zuständigen Sicherheitsbehörden unverzüglich über
jeden Annäherungsversuch oder jede Handlungsweise, bei denen ein
Verdacht auf Spionage entsteht, sowie über alle ungewöhnlichen Umstände
in Bezug auf die Sicherheit zu unterrichten.
Alle Personen, die gewöhnlich häufige Kontakte mit Vertretern von Ländern
haben, deren Nachrichtendienste in Bezug auf EU-Verschlusssachen und Tätig-
keiten gegen die EU und ihre Mitgliedstaaten arbeiten, sind über die Techniken
zu belehren, von denen bekannt ist, dass sich die einzelnen Nachrichtendienste
ihrer bedienen.
Es bestehen keine Sicherheitsvorschriften der Kommission für private Reisen
der zum Zugang zu EU-Verschlusssachen ermächtigten Personen nach irgend-
einem Zielland. Das Sicherheitsbüro der Kommission wird jedoch die Beamten
und sonstigen Bediensteten, für die es zuständig ist, über Reiseregelungen unter-
richten, denen sie möglicherweise unterliegen.
20. VERFAHREN FÜR DIE SICHERHEITSÜBERPRÜFUNG VON
BEAMTEN UND SONSTIGEN BEDIENSTETEN DER KOMMISSION
a) Nur Beamte und sonstige Bedienstete der Kommission oder andere bei der
Kommission tätige Personen, die aufgrund ihrer Aufgabenbereiche und
dienstlicher Erfordernisse von den von der Kommission verwahrten
Verschlusssachen Kenntnis nehmen müssen, oder sie zu bearbeiten haben,
erhalten Zugang zu diesen Verschlusssachen.
b) Um Zugang zu den als „EU — STRENG GEHEIM“, „EU — GEHEIM“
und „EU — VERTRAULICH“ eingestuften Verschlusssachen zu erhalten,
müssen die in Buchstabe a) genannten Personen hierzu nach dem Verfahren
der Buchstaben c) und d) ermächtigt worden sein.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 32
▼M1
c) Die Ermächtigung wird nur den Personen erteilt, die durch die zuständigen
nationalen Behörden der Mitgliedstaaten (nationale Sicherheitsbehörden)
einer Sicherheitsüberprüfung nach dem in den Buchstaben i) bis n) beschrie-
benen Verfahren unterzogen worden sind.
d) Die Erteilung der Ermächtigungen gemäß den Buchstaben a), b) und c)
obliegt dem Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission.
e) Der Leiter des Sicherheitsbüros erteilt die Ermächtigung nach Einholung der
Stellungnahme der zuständigen nationalen Behörden der Mitgliedstaaten auf
der Grundlage der gemäß den Buchstaben i) bis n) durchgeführten Sicher-
heitsüberprüfung.
f) Das Sicherheitsbüro der Kommission führt ein ständig aktualisiertes
Verzeichnis aller sensitiven Posten, die ihm von den betreffenden Kommis-
sionsdienststellen gemeldet werden und von allen Personen, die eine
(befristete) Ermächtigung erhalten haben.
g) Die Ermächtigung, die eine Geltungsdauer von fünf Jahren hat, erlischt,
wenn die betreffende Person die Aufgaben, die die Erteilung der Ermächti-
gung gerechtfertigt haben, nicht mehr wahrnimmt. Sie kann nach dem
Verfahren des Buchstabens e) erneuert werden.
h) Die Ermächtigung wird vom Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission
entzogen, wenn seiner Ansicht nach hierzu Grund besteht. Die Entzugsver-
fügung wird der betreffenden Person, die beantragen kann, vom Leiter des
Sicherheitsbüros der Kommission gehört zu werden, sowie der zuständigen
nationalen Behörde mitgeteilt.
i) Die Sicherheitsüberprüfung wird unter Mitwirkung der betreffenden Person
auf Ersuchen des Leiters des Sicherheitsbüros der Kommission von der
zuständigen nationalen Behörde desjenigen Mitgliedstaats vorgenommen,
dessen Staatsangehörigkeit die zu ermächtigende Person besitzt. Besitzt die
betreffende Person nicht die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten
der EU, so ersucht der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission den
EU-Mitgliedstaat, in dem die Person ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen
Aufenthalt hat, um eine Sicherheitsüberprüfung.
j) Die betreffende Person hat im Hinblick auf die Sicherheitsüberprüfung einen
Fragebogen auszufüllen.
k) Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission benennt in seinem Ersu-
chen die Art und den Geheimhaltungsgrad der Informationen, zu denen die
betreffende Person Zugang erhalten soll, damit die zuständigen nationalen
Behörden das Sicherheitsüberprüfungsverfahren durchführen und zu der der
betreffenden Person zu erteilenden Ermächtigungsstufe Stellung nehmen
können.
l) Für den gesamten Ablauf und die Ergebnisse des Sicherheitsüberprüfungs-
verfahrens gelten die einschlägigen Vorschriften und Regelungen des
betreffenden Mitgliedstaats, einschließlich der Vorschriften und Regelungen
für etwaige Rechtsbehelfe.
m) Bei befürwortender Stellungnahme der zuständigen nationalen Behörden der
Mitgliedstaaten kann der Leiter des Sicherheitsbüros der betreffenden Person
die Ermächtigung erteilen.
n) Bei ablehnender Stellungnahme der zuständigen nationalen Behörden wird
diese Ablehnung der betreffenden Person mitgeteilt, die beantragen kann,
von dem Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission gehört zu werden.
Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission kann, wenn er dies für
erforderlich hält, bei den zuständigen nationalen Behörden um weitere
Auskünfte, die diese zu geben vermögen, nachsuchen. Bei Bestätigung der
ablehnenden Stellungnahme kann die Ermächtigung nicht erteilt werden.
o) Jede ermächtigte Person im Sinne der Buchstaben d) und e) erhält zum Zeit-
punkt der Ermächtigung und danach in regelmäßigen Abständen die
gebotenen Anweisungen zum Schutz der Verschlusssachen und zu den
Verfahren zur Sicherstellung dieses Schutzes. Sie unterzeichnet eine Erklä-
rung, mit der sie den Erhalt dieser Anweisungen bestätigt und sich zu ihrer
Einhaltung verpflichtet.
p) Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission ergreift alle erforderlichen
Maßnahmen für die Durchführung dieses Abschnitts, insbesondere hinsicht-
lich der Vorschriften für den Zugang zum Verzeichnis der ermächtigten
Personen.
q) Ausnahmsweise kann der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission
aufgrund dienstlicher Erfordernisse, nachdem er die zuständigen nationalen
Behörden hiervon im Voraus unterrichtet hat und diese binnen einem Monat
nicht dazu Stellung genommen haben, auch eine einstweilige Ermächtigung
für höchstens sechs Monate erteilen, bis ihm die Ergebnisse der Sicherheits-
überprüfung nach Buchstabe i) vorliegen.
r) Die so erteilten vorläufigen und einstweiligen Ermächtigungen berechtigen
nicht zum Zugang zu als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 33
▼M1
Verschlusssachen; der Zugang wird auf die Beamten beschränkt, bei denen
tatsächlich eine Sicherheitsüberprüfung gemäß Buchstabe i) mit befürwor-
tender Stellungnahme abgeschlossen worden ist. Bis die Ergebnisse der
Sicherheitsüberprüfung vorliegen, können die Beamten, die die Ermächti-
gungsstufe „EU — STRENG GEHEIM“ erhalten sollen, vorläufig und
befristet zum Zugang zu als „EU — GEHEIM“ oder niedriger eingestuften
Verschlusssachen ermächtigt werden.
21. HERSTELLUNG, VERTEILUNG UND ÜBERMITTLUNG VON EU-
VERSCHLUSSSACHEN, SICHERHEIT DER KURIERE, ZUSÄTZLICHE
KOPIEN ODER ÜBERSETZUNGEN SOWIE AUSZÜGE
21.1.Herstellung
1. Die EU-Geheimhaltungsgrade sind in der in Abschnitt 16 angegebenen
Weise im Falle von als „EU — VERTRAULICH“ oder höher eingestuften
Verschlusssachen oben und unten in der Mitte jeder Seite anzubringen, wobei
jede Seite zu nummerieren ist. Auf jeder EU-Verschlusssache sind ein Akten-
zeichen und ein Datum anzugeben. Im Falle von Dokumenten der
Geheimhaltungsgrade „EU — STRENG GEHEIM“ und „EU — GEHEIM“
muss das Aktenzeichen auf jeder Seite erscheinen. Werden die Dokumente
in mehreren Ausfertigungen verteilt, so erhält jede Ausfertigung eine eigene
Nummer, die auf der ersten Seite zusammen mit der Gesamtzahl der Seiten
anzugeben ist. Alle Anhänge und Anlagen sind auf der ersten Seite von
Dokumenten aufzulisten, die als „EU — VERTRAULICH“ oder höher einge-
stuft werden.
2. Dokumente, die als „EU — VERTRAULICH“ oder höher eingestuft werden,
dürfen nur von Personen maschinegeschrieben, übersetzt, archiviert, fotoko-
piert und auf Magnetband oder Mikrofiche gespeichert werden, die eine
zumindest dem Geheimhaltungsgrad des betreffenden Dokuments entspre-
chende Zugangsermächtigung zu EU-Verschlusssachen haben.
3. Abschnitt 25 enthält die Vorschriften für die Erstellung von Verschlusssachen
mit Hilfe eines Computers.
21.2.Verteilung
1. EU-Verschlusssachen dürfen nur an Personen verteilt werden, für die deren
Kenntnis nötig ist und die in entsprechender Weise sicherheitsüberprüft
worden sind. Der Urheber bestimmt die Empfänger der erstmaligen Vertei-
lung.
2. Dokumente des Geheimhaltungsgrades „EU — STRENG GEHEIM“ werden
über Registraturen verteilt, die den Vermerk „EU — STRENG GEHEIM“
tragen (siehe Abschnitt 22.2). Im Falle von Mitteilungen, die als „EU —
STRENG GEHEIM“ eingestuft sind, kann die zuständige Registratur dem
Leiter des Kommunikationszentrums gestatten, die in der Liste der
Empfänger angegebene Anzahl von Ausfertigungen zu erstellen.
3. Als „EU — GEHEIM“ oder niedriger eingestufte Dokumente können vom
Erstempfänger an weitere Empfänger, für die deren Kenntnis nötig ist,
weitergegeben werden. Die Stellen, von denen die Verschlusssachen
stammen, können allerdings von ihnen gewünschte Einschränkungen bei der
Verteilung mitteilen. In diesem Fall dürfen die Empfänger die Dokumente
nur mit der Genehmigung der Stellen, von denen sie stammen, weitergeben.
4. Ein- und Ausgang jedes als „EU — VERTRAULICH“ oder höher einge-
stuften Dokuments sind in der jeweiligen Generaldirektion bzw. dem
jeweiligen Dienst von der lokalen Registratur für EU-Verschlusssachen zu
erfassen. Die Angaben, die hierbei zu erfassen sind (Aktenzeichen, Datum
und gegebenenfalls Nummer der Ausfertigung) müssen eine Identifizierung
des Dokuments ermöglichen und sind in einem Dienstbuch oder in einem
besonders geschützten Computermedium festzuhalten (siehe Abschnitt 22.1).
21.3.Übermittlung von EU-Verschlusssachen
21.3.1.Vorkehrungen für den Versand, Empfangsbestätigung
1. Als „EU — VERTRAULICH“ oder höher eingestufte Dokumente sind in
einem doppelten, widerstandsfähigen und undurchsichtigen Umschlag zu
übermitteln. Auf dem inneren Umschlag sind der entsprechende EU-Geheim-
haltungsgrad sowie möglichst die vollständige Amtsbezeichnung und
Anschrift des Empfängers anzugeben.
2. Nur der Registraturkontrollbeamte (siehe Abschnitt 22.1) oder sein Stellver-
treter darf den inneren Umschlag öffnen und den Empfang der übermittelten
Verschlusssachen bestätigen, es sei denn, der Umschlag ist ausdrücklich an
einen bestimmten Empfänger gerichtet. In diesem Fall vermerkt die2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 34
▼M1
zuständige Registratur (siehe Abschnitt 22.1) den Eingang des Umschlags
und nur der genannte Empfänger darf den inneren Umschlag öffnen und den
Empfang der darin enthaltenen Verschlusssachen bestätigen.
3. In dem inneren Umschlag ist eine Empfangsbestätigung beizulegen. In dieser
Bestätigung, die nicht als Verschlusssache eingestuft wird, sind Aktenzei-
chen, Datum und die Nummer der Ausfertigung der Verschlusssache,
niemals jedoch deren Betreff, anzugeben.
4. Der innere Umschlag wird in einen Außenumschlag gelegt, der für
Empfangszwecke eine Versandnummer erhält. Der Geheimhaltungsgrad darf
unter keinen Umständen auf dem Außenumschlag erscheinen.
5. Bei als „EU — VERTRAULICH“ oder höher eingestuften Dokumenten ist
Kurieren und Boten eine Empfangsbestätigung auszustellen, auf der die
Versandnummern der übermittelten Versandstücke angegeben sind.
21.3.2.Übermittlung innerhalb eines Gebäudes oder Gebäudekomplexes
Innerhalb eines bestimmten Gebäudes oder Gebäudekomplexes dürfen als
Verschlusssachen eingestufte Dokumente in einem versiegelten Umschlag, der
nur den Namen des Empfängers trägt, befördert werden, sofern die Beförderung
durch eine für den betreffenden Geheimhaltungsgrad ermächtigte Person erfolgt.
21.3.3.Übermittlung innerhalb ein und desselben Landes
1. Innerhalb ein und desselben Landes sollten Dokumente mit der Einstufung
„EU — STRENG GEHEIM“ nur unter Zuhilfenahme offizieller Kurier-
dienste oder durch Personen übermittelt werden, die eine
Zugangsermächtigung zu als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften
Verschlusssachen haben.
2. Wird zur Übermittlung eines als „EU — STRENG GEHEIM“ eingestuften
Dokuments an einen Empfänger außerhalb desselben Gebäudes oder Gebäu-
dekomplexes ein Kurierdienst verwendet, so sind die Bestimmungen über den
Versand und die Empfangsbestätigung in diesem Kapitel einzuhalten. Die
Zustelldienste sind personell so auszustatten, dass gewährleistet ist, dass
sich Versandstücke mit als EU — STRENG GEHEIM eingestuften Doku-
menten jederzeit unter der direkten Aufsicht eines verantwortlichen Beamten
befinden.
3. In Ausnahmefällen können Beamte, die nicht Boten sind, als „EU —
STRENG GEHEIM“ eingestufte Dokumente außerhalb des Gebäudes oder
Gebäudekomplexes zur Benutzung vor Ort anlässlich von Sitzungen oder
Erörterungen mitnehmen, vorausgesetzt, dass
a) der betreffende Beamte zum Zugang zu diesen als „EU — STRENG
GEHEIM“ eingestuften Dokumenten ermächtigt ist;
b) die Form der Beförderung den Vorschriften für die Übermittlung von
Dokumenten des Geheimhaltungsgrades „EU — STRENG GEHEIM“
entspricht;
c) der Beamte die Dokumente des Geheimhaltungsgrades „EU — STRENG
GEHEIM“ unter keinen Umständen unbeaufsichtigt lässt;
d) Vorkehrungen getroffen werden, damit die Liste der Dokumente, die
mitgenommen werden, in der „EU — STRENG GEHEIM“-Registratur
verwahrt, in einem Dienstbuch vermerkt und bei Rückkehr anhand dieses
Eintrags kontrolliert wird.
4. Innerhalb ein und desselben Landes dürfen als „EU — GEHEIM“ oder „EU
— VERTRAULICH“ eingestufte Dokumente entweder mit der Post, wenn
eine derartige Übermittlung nach den einzelstaatlichen Regelungen gestattet
ist und mit den einschlägigen Vorschriften in Einklang steht, oder über einen
Kurierdienst oder durch Personen übermittelt werden, die zum Zugang zu
EU-Verschlusssachen ermächtigt sind.
5. Das Sicherheitsbüro der Kommission arbeitet für das Personal, das EU-
Verschlusssachen befördert, auf diesen Vorschriften beruhende Weisungen
aus. Es ist vorzusehen, dass Personen, die Verschlusssachen befördern, diese
Weisungen lesen und unterzeichnen. In den Weisungen sollte insbesondere
deutlich gemacht werden, dass Dokumente unter keinen Umständen
a) von der sie befördernden Person aus den Händen gegeben werden dürfen,
es sei denn, sie seien entsprechend den Bestimmungen in Abschnitt 18 in
sicherem Gewahrsam;
b) in öffentlichen Transportmitteln oder Privatfahrzeugen oder an Orten wie
Restaurants oder Hotels unbeaufsichtigt bleiben dürfen. Sie dürfen nicht
in Hotelsafes verwahrt werden oder unbeaufsichtigt in Hotelzimmern
zurückbleiben;2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 35
▼M1
c) in der Öffentlichkeit (beispielsweise in Flugzeugen oder Zügen) gelesen
werden dürfen.
21.3.4.Beförderung von einem Staat in einen anderen
1. Als „EU — VERTRAULICH“ oder höher eingestuftes Material ist durch
diplomatische oder militärische Kurierdienste zu befördern.
2. Eine persönliche Beförderung von als „EU — GEHEIM“ oder „EU —
VERTRAULICH“ eingestuftem Material kann jedoch gestattet werden,
wenn durch die für die Beförderung geltenden Vorschriften gewährleistet
wird, dass das Material nicht in die Hände Unbefugter fallen kann.
3. Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission kann eine
persönliche Beförderung gestatten, wenn keine diplomatischen oder militäri-
schen Kuriere zur Verfügung stehen oder der Rückgriff auf derartige Kuriere
zu einer Verzögerung führen würde, die sich nachteilig auf Maßnahmen der
EU auswirken könnte, und wenn das Material vom Empfänger dringend
benötigt wird. Das Sicherheitsbüro der Kommission arbeitet Anweisungen
über die zwischenstaatliche persönliche Beförderung von Material des
Geheimhaltungsgrades „EU — GEHEIM“ oder geringer durch Personen, die
keine diplomatischen oder militärischen Kuriere sind, aus. In diesen Anwei-
sungen ist vorzusehen, dass
a) die Person, die das Material mit sich führt, über die entsprechende
Zugangsermächtigung verfügt;
b) sämtliches auf diese Weise beförderte Material in der zuständigen Dienst-
stelle oder Registratur verzeichnet sein muss;
c) Versandstücke oder Taschen, die EU-Material enthalten, mit einem
Dienstsiegel zu versehen sind, um Zollkontrollen zu vermeiden oder
diesen vorzubeugen, sowie mit Etiketten zu ihrer Erkennung und mit
Weisungen für den Finder;
d) die Person, die das Material mit sich führt, einen Kurierausweis und/oder
einen Dienstreiseauftrag mitführen muss, die von allen EU-Mitglied-
staaten anerkannt sind und ihn ermächtigen, das betreffende
Versandstück in der beschriebenen Weise zu befördern;
e) bei Überlandreisen die Grenze keines Staates, der nicht EU-Mitglied ist,
überschritten oder dieser Staat durchfahren werden darf, es sei denn,
dass der Staat, von dem die Beförderung ausgeht, über eine besondere
Garantie seitens des erstgenannten Staates verfügt;
f) die Reiseplanung der Person, die das Material mit sich führt, im Hinblick
auf Bestimmungsorte, Fahrtrouten und Beförderungsmittel mit den EU-
Vorschriften oder mit einzelstaatlichen Vorschriften, falls diese in dieser
Hinsicht strenger sind, in Einklang stehen muss;
g) das Material von der Person, die es mit sich führt, nicht aus der Hand
gegeben werden darf, außer wenn es nach den Bestimmungen des
Abschnitts 18 über sicheren Gewahrsam verwahrt ist;
h) das Material nicht in öffentlichen Transportmitteln oder Privatfahrzeugen
oder an Orten wie Restaurants oder Hotels unbeaufsichtigt bleiben darf.
Es darf nicht in Hotelsafes verwahrt werden oder unbeaufsichtigt in
Hotelzimmern zurückbleiben;
i) Dokumente, falls solche Bestandteil des beförderten Materials sind, nicht
in der Öffentlichkeit (beispielsweise in Flugzeugen, Zügen usw.) gelesen
werden dürfen.
4. Die mit der Beförderung der Verschlusssachen beauftragte Person muss eine
Geheimschutzunterweisung lesen und unterzeichnen, die mindestens die
vorstehenden Weisungen sowie Verfahren enthält, die im Notfall oder für
den Fall zu beachten sind, dass das Versandstück mit den Verschlusssachen
von Zollbeamten oder Sicherheitsbeamten auf einem Flughafen kontrolliert
werden soll.
21.3.5.Übermittlung von Verschlusssachen mit der Einstufung „EU — NUR
FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“
Für die Beförderung von als „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“
eingestuften Dokumenten werden keine besonderen Vorschriften eingeführt; bei
ihrer Beförderung ist allerdings sicherzustellen, dass sie nicht in die Hände
Unbefugter geraten können.
21.4.SICHERHEIT DER KURIERE
Alle Kuriere und Boten, die mit der Beförderung von Dokumenten beauftragt
werden, die als „EU — GEHEIM“ und „EU — VERTRAULICH“ eingestuft
sind, müssen entsprechend sicherheitsermächtigt sein.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 36
▼M1
21.5.Elektronische und andere technische Übermittlungswege
1. Mit den Maßnahmen für die Kommunikationssicherheit soll die sichere
Übermittlung von EU-Verschlusssachen gewährleistet werden. Die für die
Übermittlung dieser EU-Verschlusssachen geltenden Vorschriften sind in
Abschnitt 25 dargelegt.
2. Als „EU — VERTRAULICH“ oder „EU — GEHEIM“ eingestufte Informa-
tionen dürfen nur von zugelassenen Kommunikationszentren und -netzen
und/oder Terminals bzw. über entsprechende Systeme übermittelt werden.
21.6.Zusätzliche Kopien und Übersetzungen von beziehungsweise Auszüge
aus EU-Verschlusssachen
1. Das Kopieren oder die Übersetzung von „EU — STRENG GEHEIM“-Doku-
menten kann ausschließlich der Urheber gestatten.
2. Fordern Personen, die nicht über eine „EU — STRENG GEHEIM“-Sicher-
heitsermächtigung verfügen, Informationen an, die zwar in einem „EU —
STRENG GEHEIM“-Dokument enthalten, aber nicht als solche eingestuft
sind, so kann der Leiter der „EU — STRENG GEHEIM“-Registratur (siehe
Abschnitt 22.2) ermächtigt werden, die notwendige Anzahl von Auszügen
aus diesem Dokument auszuhändigen. Gleichzeitig ergreift er die erforderli-
chen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass diese Auszüge einen
angemessenen Geheimhaltungsgrad erhalten.
3. Als „EU — GEHEIM“ und niedriger eingestufte Dokumente können vom
Empfänger unter Einhaltung der Sicherheitsvorschriften und strikter Befol-
gung des Grundsatzes „Kenntnis notwendig“ vervielfältigt und übersetzt
werden. Die für das Originaldokument geltenden Sicherheitsvorschriften
finden auch auf Vervielfältigungen und/oder Übersetzungen dieses Doku-
ments Anwendung.
22. REGISTER FÜR EU-VERSCHLUSSSACHEN, BESTANDSAUFNAHME,
PRÜFUNG, ARCHIVIERUNG UND VERNICHTUNG VON EU-
VERSCHLUSSSACHEN
22.1.Lokale Registraturen für EU-Verschlusssachen
1. In jeder Dienststelle der Kommission sind erforderlichenfalls eine oder
mehrere Lokale Registraturen für EU-Verschlusssachen für die Registrierung,
die Vervielfältigung, den Versand und die Vernichtung von Dokumenten
zuständig, die als „EU — GEHEIM“ und „EU — VERTRAULICH“ einge-
stuft sind.
2. Dienststellen, die über keine Lokale Registratur für EU-Verschlusssachen
verfügen, nehmen die Registratur des Generalsekretariats in Anspruch.
3. Die Lokalen Registraturen für EU-Verschlusssachen erstatten dem Leiter der
Dienststelle Bericht, von dem sie ihre Anweisungen erhalten. Geleitet werden
die Registraturen von dem Registraturkontrollbeauftragten (RCO).
4. Im Hinblick auf die Anwendung der Bestimmungen für die Handhabung von
EU-Verschlusssachen und die Einhaltung der entsprechenden Sicherheitsvor-
schriften stehen sie unter der Aufsicht des Lokalen Sicherheitsbeauftragten.
5. Den Lokalen Registraturen für EU-Verschlusssachen zugewiesene Beamte
haben gemäß Abschnitt 20 Zugang zu EU-Verschlusssachen.
6. Die Lokalen Registraturen für EU-Verschlusssachen nehmen unter der
Verantwortung des betreffenden Dienststellenleiters folgende Aufgaben wahr:
a) Verwaltung der Registrierung, Vervielfältigung, Übersetzung, Weiterlei-
tung, Versendung und Vernichtung der Informationen;
b) Führung des Verschlusssachenregisters;
c) regelmäßige Anfragen bei den Urhebern, ob die Einstufung der betref-
fenden Informationen aufrechtzuerhalten ist;
7. Die Lokalen Registraturen für EU-Verschlusssachen führen ein Register mit
folgenden Angaben:
a) Datum der Erstellung der Verschlusssache,
b) Geheimhaltungsgrad,
c) Sperrfrist,
d) Name und Dienststelle des Urhebers,
e) der oder die Empfänger mit laufender Nummer,
f) Gegenstand,2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 37
▼M1
g) Nummer,
h) Zahl der verbreiteten Exemplare,
i) Erstellung von Bestandsverzeichnissen der der Dienststelle unterbreiteten
Verschlusssachen,
j) Register betreffend die Aufhebung des Geheimhaltungsgrades und die
Herabstufung von Verschlusssachen.
8. Für die Lokalen Registraturen für EU-Verschlusssachen gelten die allge-
meinen Vorschriften des Abschnitts 21, soweit sie nicht durch die
spezifischen Vorschriften dieses Abschnitts geändert werden.
22.2.Die „EU — STRENG GEHEIM“-Registratur
22.2.1.Allgemeines
1. Durch eine „EU — STRENG GEHEIM“-Zentralregistratur wird die Regi-
strierung, Handhabung und Verteilung von „EU — STRENG GEHEIM“-
Dokumenten gemäß den Sicherheitsvorschriften gewährleistet. Die „EU —
STRENG GEHEIM“-Registratur wird von dem Kontrollbeauftragten für die
„EU — STRENG GEHEIM“-Registratur geleitet.
2. Die „EU — STRENG GEHEIM“-Zentralregistratur ist die hauptsächliche
Empfangs- und Versandbehörde in der Kommission gegenüber anderen EU-
Organen, den Mitgliedstaaten, internationalen Organisationen und Dritt-
staaten, mit denen die Kommission Abkommen über Sicherheitsverfahren
für den Austausch von Verschlusssachen geschlossen hat.
3. Erforderlichenfalls werden Unterregistraturen eingerichtet, die für die interne
Verwaltung von „EU — STRENG GEHEIM“-Dokumenten zuständig sind;
sie führen ein Register der von ihnen aufbewahrten Dokumente, das stets
auf dem neuesten Stand gehalten wird.
4. „EU — STRENG GEHEIM“-Unterregistraturen werden nach Maßgabe des
Abschnitts 22.2.3 eingerichtet, damit längerfristigen Notwendigkeiten
entsprochen werden kann; sie werden einer zentralen „EU — STRENG
GEHEIM“-Registratur zugeordnet. Müssen „EU — STRENG GEHEIM“-
Dokumente nur zeitweilig und gelegentlich konsultiert werden, so können
sie ohne Einrichtung einer „EU — STRENG GEHEIM“-Unterregistratur
weitergeleitet werden, sofern Vorschriften festgelegt wurden, die gewährlei-
sten, dass diese Dokumente unter der Kontrolle der entsprechenden „EU —
STRENG GEHEIM“-Registratur verbleiben und alle materiellen und perso-
nenbezogenen Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden.
5. Unterregistraturen ist es nicht gestattet, ohne ausdrückliche Zustimmung ihrer
„EU — STRENG GEHEIM“-Zentralregistratur „EU — STRENG
GEHEIM“-Dokumente unmittelbar an andere Unterregistraturen derselben
Zentralregistratur zu übermitteln.
6. Der Austausch von „EU — STRENG GEHEIM“-Dokumenten zwischen
Unterregistraturen, die nicht derselben Zentralregistratur zugeordnet sind,
muss über die „EU — STRENG GEHEIM“-Zentralregistraturen abgewickelt
werden.
22.2.2.Die „EU — STRENG GEHEIM“-Zentralregistratur
In seiner Eigenschaft als Kontrollbeauftragter ist der Leiter der „EU —
STRENG GEHEIM“-Zentralregistratur zuständig für
a) die Übermittlung von „EU — STRENG GEHEIM“-Dokumenten gemäß den
in Abschnitt 21.3 festgelegten Vorschriften;
b) die Führung einer Liste aller ihm unterstehenden „EU — STRENG
GEHEIM“-Unterregistraturen mit Name und Unterschrift der ernannten
Kontrollbeauftragten und ihrer bevollmächtigten Stellvertreter;
c) die Aufbewahrung der Empfangsbescheinigungen der Registraturen für alle
von der Zentralregistratur verteilten „EU — STRENG GEHEIM“-Doku-
mente;
d) die Führung eines Registers aller aufbewahrten und verteilten „EU —
STRENG GEHEIM“-Dokumente;
e) die Führung einer aktuellen Liste aller „EU — STRENG GEHEIM“-Zentral-
registraturen, mit denen er üblicherweise korrespondiert, mit Name und
Unterschrift der ernannten Kontrollbeauftragten und ihrer bevollmächtigten
Stellvertreter;
f) den materiellen Schutz aller in der Registratur aufbewahrten „EU —
STRENG GEHEIM“-Dokumente gemäß den Vorschriften des Abschnitts 18.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 38
▼M1
22.2.3.„EU — STRENG GEHEIM“-Unterregistraturen
In seiner Eigenschaft als Kontrollbeauftragter ist der Leiter einer „EU —
STRENG GEHEIM“-Unterregistratur zuständig für
a) die Übermittlung von „EU— STRENG GEHEIM“-Dokumenten gemäß den
in Abschnitt 21.3 festgelegten Vorschriften;
b) die Führung einer aktuellen Liste aller Personen, die befugt sind, Zugang zu
den „EU — STRENG GEHEIM“-Informationen zu erhalten, welche seiner
Aufsicht unterliegen;
c) die Verteilung von „EU — STRENG GEHEIM“-Dokumenten gemäß den
Vorschriften des Urhebers oder nach dem Grundsatz „Kenntnis notwendig“,
nach vorheriger Prüfung, ob der Empfänger die erforderliche Sicherheits-
ermächtigung besitzt;
d) die Führung eines auf neuestem Stand zu haltenden Registers aller aufbe-
wahrten oder in Umlauf befindlichen „EU — STRENG GEHEIM“-
Dokumente, die seiner Aufsicht unterliegen oder die an andere „EU —
STRENG GEHEIM“-Registraturen weitergeleitet wurden, und Aufbewah-
rung aller entsprechenden Empfangsbescheinigungen;
e) die Führung einer aktuellen Liste der „EU — STRENG GEHEIM“-Registra-
turen, mit denen er „EU — STRENG GEHEIM“-Dokumente austauschen
darf, mit Name und Unterschrift ihrer Kontrollbeauftragten und bevollmäch-
tigten Stellvertreter;
f) den materiellen Schutz aller in der Unterregistratur aufbewahrten „EU —
STRENG GEHEIM“-Dokumente gemäß den Vorschriften des Abschnitts 18.
22.3.Bestandsaufnahme und Prüfung von EU-Verschlusssachen
1. Alljährlich führt jede „EU — STRENG GEHEIM“- Registratur im Sinne
dieses Abschnitts eine detaillierte Bestandsaufnahme der „EU — STRENG
GEHEIM“-Dokumente durch. Als nachgewiesen gilt jedes Dokument, das in
der Registratur materiell vorhanden ist oder für das die Empfangsbescheini-
gung einer „EU — STRENG GEHEIM“-Registratur, der das Dokument
übermittelt wurde, bzw. eine Vernichtungsbescheinigung oder aber eine
Anweisung zur Herabstufung dieses Dokuments oder der Aufhebung seines
Geheimhaltungsgrades vorliegt. Die Ergebnisse der jährlichen Bestandsauf-
nahmen werden bis spätestens 1. April jeden Jahres dem für
Sicherheitsfragen zuständigen Mitglied der Kommission übermittelt.
2. Die „EU — STRENG GEHEIM“-Unterregistraturen übermitteln die Erge-
bnisse ihrer jährlichen Bestandsaufnahme der Zentralregistratur, der sie
unterstehen, zu einem von dieser festgelegten Datum.
3. EU-Verschlusssachen mit einer niedrigeren Einstufung als „EU — STRENG
GEHEIM“ werden den Anweisungen des für Sicherheitsfragen zuständigen
Mitglieds der Kommission entsprechend einer internen Überprüfung unter-
zogen.
4. Hierbei soll ermittelt werden, ob nach Auffassung der Verwahrer
a) bestimmte Dokumente heruntergestuft oder der Geheimhaltungsgrad
aufgehoben werden kann,
b) Dokumente vernichtet werden sollten.
22.4.Archivierung von EU-Verschlusssachen
1. EU-Verschlusssachen werden unter Bedingungen archiviert, die allen in
Abschnitt genannten Anforderungen entsprechen.
2. Um Archivierungsprobleme möglichst gering zu halten, ist es den Kontroll-
beauftragten aller Registraturen gestattet, „EU — STRENG GEHEIM“, „EU
— GEHEIM“ und „EU — VERTRAULICH“-Dokumente auf Mikrofilm
aufzunehmen oder auf andere Weise auf magnetischen oder optischen Daten-
trägern zu Archivzwecken zu speichern, vorausgesetzt
a) das Verfahren zur Aufnahme auf Mikrofilm oder zur sonstigen Speiche-
rung wird von Personen durchgeführt, die über eine
Sicherheitsermächtigung für den dem Dokument entsprechenden Geheim-
haltungsgrad verfügen;
b) für den Mikrofilm/Datenträger wird die gleiche Sicherheit gewährleistet
wie für die Originaldokumente;
c) das Mikrofilmen/die Speicherung eines „EU — STRENG GEHEIM“-
Dokuments wird dem Urheber mitgeteilt;
d) die Filmrollen oder sonstigen Träger enthalten nur Dokumente der
gleichen „EU — STRENG GEHEIM“, „EU — GEHEIM“ oder „EU —
VERTRAULICH“-Einstufung;2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 39
▼M1
e) das Mikrofilmen/die Speicherung eines „EU — STRENG GEHEIM“ oder
„EU — GEHEIM“-Dokuments wird in dem für die jährliche Bestandsauf-
nahme verwendeten Register deutlich kenntlich gemacht;
f) die Originaldokumente, die auf Mikrofilm aufgenommen oder in anderer
Weise gespeichert sind, werden gemäß den Vorschriften des Abschnitts
22.5 vernichtet.
3. Diese Vorschriften gelten auch für alle anderen zugelassenen Speichermedien
wie elektromagnetische Träger und optische Speicherplatten.
22.5.Vernichtung von EU-Verschlusssachen
1. Um eine unnötige Anhäufung von EU-Verschlusssachen zu vermeiden,
werden die nach Auffassung des Leiters der aufbewahrenden Stelle inhaltlich
überholten oder überzähligen Dokumente so bald wie praktisch möglich auf
folgende Weise vernichtet:
a) „EU — STRENG GEHEIM“-Dokumente werden nur von der für diese
Dokumente zuständigen Zentralregistratur vernichtet. Jedes der Vernich-
tung zugeführte Dokument wird auf einer Vernichtungsbescheinigung
eingetragen, die vom „EU — STRENG GEHEIM“-Kontrollbeauftragten
und von dem der Vernichtung als Zeuge beiwohnenden Beamten, der
über die betreffende Sicherheitsermächtigung verfügt, zu unterzeichnen
ist. Der Vorgang wird im Dienstbuch festgehalten.
b) Die Registratur bewahrt die Vernichtungsbescheinigungen zusammen mit
den Verteilungsunterlagen zehn Jahre lang auf. Dem Urheber oder der
zuständigen Zentralregistratur werden Kopien nur zugesandt, wenn dies
ausdrücklich verlangt wird.
c) „EU — STRENG GEHEIM“-Dokumente einschließlich des bei ihrer
Herstellung angefallenen und als Verschlusssache zu behandelnden
Abfalls oder Zwischenmaterials wie fehlerhafte Kopien, Arbeitsvorlagen,
maschinegeschriebene Aufzeichnungen und Disketten werden unter der
Aufsicht eines „EU — STRENG GEHEIM“-Kontrollbeauftragten durch
Verbrennen, Einstampfen, Zerkleinern oder andere geeignete Verfahren
so vernichtet, dass der Inhalt weder erkennbar ist noch erkennbar gemacht
werden kann.
2. „EU — GEHEIM“-Dokumente werden mittels eines der in Nummer 1 Buch-
stabe c) genannten Verfahren unter der Aufsicht einer Person, die über die
betreffende Sicherheitsermächtigung verfügt, von der für diese Dokumente
zuständigen Registratur vernichtet. Vernichtete „EU — GEHEIM“-Doku-
mente werden auf einer unterzeichneten Vernichtungsbescheinigung
eingetragen, die von der Registratur zusammen mit den Verteilungsunter-
lagen mindestens drei Jahre lang aufbewahrt wird.
3. „EU — VERTRAULICH“-Dokumente werden mittels eines der in Nummer
1 Buchstabe c) genannten Verfahren unter der Aufsicht einer Person, die über
die betreffende Sicherheitsermächtigung verfügt, von der für diese Doku-
mente zuständigen Registratur vernichtet. Ihre Vernichtung wird gemäß den
Anweisungen des für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglieds der Kommis-
sion registriert.
4. „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“-Dokumente werden gemäß
den Anweisungen des für Sicherheitsfragen zuständigen Mitglieds der
Kommission von der für diese Dokumente zuständigen Registratur oder vom
Nutzer vernichtet.
22.6.VERNICHTUNG IM NOTFALL
1. Die Kommissionsdienststellen arbeiten unter Berücksichtigung der örtlichen
Gegebenheiten Pläne zum Schutz von EU-Verschlusssachen im Krisenfall
aus, die, falls erforderlich, auch Pläne für eine Vernichtung oder Auslagerung
der EU-Verschlusssachen im Notfall umfassen; sie erteilen die Anweisungen,
die sie für notwendig erachten, damit EU-Verschlusssachen nicht in unbe-
fugte Hände gelangen.
2. Vorschriften zum Schutz und/oder zur Vernichtung von „EU — GEHEIM“-
und „EU — VERTRAULICH“-Unterlagen im Krisenfall dürfen auf keinen
Fall den Schutz oder die Vernichtung von „EU — STRENG GEHEIM“-
Materialien, einschließlich der Verschlüsselungseinrichtungen, beein-
trächtigen, die Vorrang vor allen anderen Aufgaben haben.
3. Die für den Schutz und die Vernichtung der Verschlüsselungseinrichtungen
vorzusehenden Maßnahmen sind durch Ad-hoc-Anweisungen zu regeln.
4. Die Anweisungen sind an Ort und Stelle in einem versiegelten Umschlag zu
hinterlegen. Es müssen Vorrichtungen/Werkzeuge für die Vernichtung
vorhanden sein.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 40
▼M1
23. SICHERHEITSMASSNAHMEN BEI BESONDEREN SITZUNGEN
AUSSERHALB DER KOMMISSIONSGEBÄUDE, BEI DENEN
VERSCHLUSSSACHEN BENÖTIGT WERDEN
23.1.Allgemeines
Finden außerhalb der Kommissionsgebäude Sitzungen der Kommission oder
andere wichtige Sitzungen statt und ist es durch die besonderen Sicherheitsan-
forderungen aufgrund der hohen Empfindlichkeit der behandelten Fragen oder
Informationen gerechtfertigt, so werden die nachstehend beschriebenen Sicher-
heitsmaßnahmen ergriffen. Diese Maßnahmen betreffen lediglich den Schutz
von EU-Verschlusssachen; möglicherweise sind weitere Sicherheitsmaßnahmen
vorzusehen.
23.2.Zuständigkeiten
23.2.1.Sicherheitsbüro der Kommission
Das Sicherheitsbüro der Kommission arbeitet mit den zuständigen Behörden des
Mitgliedstaates zusammen, auf dessen Hoheitsgebiet die Sitzung stattfindet
(gastgebender Mitgliedstaat), um die Sicherheit der Kommissionssitzung oder
anderer wichtiger Sitzungen und die Sicherheit der Delegierten und ihrer Mitar-
beiter zu gewährleisten. In Bezug auf den Sicherheitsschutz sollte es
insbesondere gewährleisten, dass
a) Pläne für den Umgang mit Sicherheitsrisiken und sicherheitsrelevanten
Zwischenfällen aufgestellt werden, wobei die betreffenden Maßnahmen
insbesondere auf die sichere Verwahrung von EU-Verschlusssachen in Büro-
räumen abzielen;
b) Maßnahmen getroffen werden, um den etwaigen Zugang zum Kommunikati-
onssystem der Kommission für den Empfang und die Versendung von als
Verschlusssache eingestuften EU-Mitteilungen bereitzustellen. Der gastge-
bende Mitgliedstaat wird gebeten, erforderlichenfalls den Zugang zu
sicheren Telefonsystemen zu ermöglichen.
Das Sicherheitsbüro der Kommission fungiert als Sicherheitsberatungsstelle für
die Vorbereitung der Sitzung; es sollte auf der Sitzung vertreten sein, um erfor-
derlichenfalls den Sicherheitsbeauftragten für die Sitzung und die Delegationen
zu unterstützen und zu beraten.
Jede an der Sitzung teilnehmende Delegation wird gebeten, einen Sicherheitsbe-
auftragten zu benennen, der für die Behandlung von Sicherheitsfragen in seiner
Delegation zuständig ist und die Verbindung zu dem Sicherheitsbeauftragten für
die Sitzung sowie mit dem Vertreter des Sicherheitsbüros der Kommission
aufrechterhält.
23.2.2.Sicherheitsbeauftragter für die Sitzung
Es wird ein Sicherheitsbeauftragter ernannt, der für die allgemeine Vorbereitung
und Überwachung der allgemeinen internen Sicherheitsmaßnahmen und für die
Koordinierung mit den anderen betroffenen Sicherheitsbehörden verantwortlich
ist. Die von ihm getroffenen Maßnahmen erstrecken sich im Allgemeinen auf
Folgendes:
a) Schutzmaßnahmen am Sitzungsort, mit denen sichergestellt wird, dass es auf
der Sitzung zu keinem Zwischenfall kommt, der die Sicherheit einer dort
verwendeten EU-Verschlusssache gefährden könnte;
b) Überprüfung des Personals, das den Sitzungsort, die Bereiche der Delega-
tionen und die Konferenzräume betreten darf, sowie sämtlicher
Ausrüstungsgegenstände;
c) ständige Abstimmung mit den zuständigen Behörden des gastgebenden
Mitgliedstaats und dem Sicherheitsbüro der Kommission;
d) Einfügung von Sicherheitsanweisungen in das Sitzungsdossier unter gebüh-
render Berücksichtigung der Erfordernisse, die in diesen
Sicherheitsvorschriften und anderen für erforderlich erachteten Sicherheitsan-
weisungen enthalten sind.
23.3.Sicherheitsmaßnahmen
23.3.1.Sicherheitsbereiche
Es werden folgende Sicherheitsbereiche angelegt:
a) ein Sicherheitsbereich der Kategorie II, der nach Maßgabe der Erfordernisse
einen Redaktionsraum, die Büroräume der Kommission und die Vervielfälti-
gungsausrüstung sowie Büroräume der Delegationen umfasst;2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 41
▼M1
b) ein Sicherheitsbereich der Kategorie I, der den Konferenzraum sowie die
Dolmetschkabinen und die Kabinen für die Tontechnik umfasst;
c) einen Verwaltungsbereich, der aus dem Pressebereich und den für Verwal-
tung, Verpflegung und Unterkunft genutzten Bereichen des Sitzungsortes
sowie aus dem sich unmittelbar an das Pressezentrum und den Sitzungsort
anschließenden Bereich besteht.
23.3.2.Berechtigungsausweise
Der Sicherheitsbeauftragte für die Sitzung gibt entsprechend dem von den
Delegationen gemeldeten Bedarf geeignete Berechtigungsausweise aus. Erforde-
rlichenfalls kann eine Abstufung der Zugangsberechtigung für die verschiedenen
Sicherheitsbereiche vorgesehen werden.
Mit den Sicherheitsanweisungen für die Sitzung werden alle Betroffenen
verpflichtet, am Sitzungsort ihre Berechtigungsausweise stets gut sichtbar mit
sich zu führen, so dass sie erforderlichenfalls vom Sicherheitspersonal überprüft
werden können.
Abgesehen von den mit einem Berechtigungsausweis versehenen Sitzungsteil-
nehmern sollten so wenige Personen wie möglich Zugang zum Sitzungsort
erhalten. Der Sicherheitsbeauftragte für die Sitzung erteilt einzelstaatlichen
Delegationen nur auf Antrag die Genehmigung, während der Sitzung Besucher
zu empfangen. Die Besucher sollten einen Besucherausweis erhalten. Der Name
des Besuchers und der besuchten Person wird auf einem Besucherschein einge-
tragen. Besucher sind stets von einem Angehörigen des Sicherheitspersonals
oder von der besuchten Person zu begleiten. Der Besucherschein wird von der
Begleitperson mitgeführt und von dieser zusammen mit dem Besucherausweis
dem Sicherheitspersonal zurückgegeben, sobald der Besucher den Sitzungsort
verlässt.
23.3.3.Kontrolle von fotografischen Ausrüstungen und Tonaufzeichnungs-
geräten
Bild- oder Tonaufzeichnungsgeräte dürfen nicht in einen Sicherheitsbereich der
Kategorie I gebracht werden, sofern es sich nicht um die Ausrüstung von Foto-
grafen und Tontechnikern handelt, die vom Sicherheitsbeauftragten für die
Sitzung vorschriftsgemäß zugelassen worden sind.
23.3.4.Überprüfung von Aktentaschen, tragbaren Computern und Paketen
Inhaber von Berechtigungsausweisen, denen der Zugang zu einem Sicherheitsbe-
reich gestattet ist, dürfen in der Regel ihre Aktentaschen und tragbaren
Computer (nur mit eigener Stromversorgung) mitbringen, ohne dass diese über-
prüft werden. Bei für die Delegationen bestimmten Paketen dürfen die
Delegationen die Lieferung in Empfang nehmen; diese wird entweder vom
Sicherheitsbeauftragten der Delegation überprüft, mit Spezialgeräten kontrolliert
oder aber vom Sicherheitspersonal zur Überprüfung geöffnet. Wenn der Sicher-
heitsbeauftragte für die Sitzung es für erforderlich hält, können strengere
Maßnahmen für die Überprüfung von Aktentaschen und Paketen festgelegt
werden.
23.3.5.Technische Sicherheit
Der Sitzungsraum kann von einem für die technische Sicherheit zuständigen
Team technisch gesichert werden; dieses Team kann ferner während der Sitzung
eine elektronische Überwachung vornehmen.
23.3.6.Dokumente der Delegationen
Die Delegationen sind für die Beförderung von EU-Verschlusssachen zu und
von Sitzungen verantwortlich. Sie sind auch für die Überprüfung und Sicherheit
der betreffenden Unterlagen bei der Verwendung in den ihnen zugewiesenen
Räumlichkeiten verantwortlich. Der gastgebende Mitgliedstaat kann für die
Beförderung der Verschlusssachen zum und vom Sitzungsort um Hilfe ersucht
werden.
23.3.7.Sichere Aufbewahrung der Dokumente
Sind die Kommission oder die Delegationen nicht in der Lage, ihre Verschluss-
sachen gemäß den anerkannten Standards aufzubewahren, so können sie diese
Unterlagen in einem versiegelten Umschlag beim Sicherheitsbeauftragten für
die Sitzung gegen Empfangsbescheinigung hinterlegen, so dass dieser für eine
den genannten Standards entsprechenden Aufbewahrung Sorge tragen kann.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 42
▼M1
23.3.8.Überprüfung der Büroräume
Der Sicherheitsbeauftragte für die Sitzung sorgt dafür, dass die Büroräume der
Kommission und der Delegationen am Ende jedes Arbeitstages überprüft
werden, damit sichergestellt ist, dass alle EU-Verschlusssachen an einem
sicheren Ort aufbewahrt werden; andernfalls trifft er die erforderlichen Abhilfe-
maßnahmen.
23.3.9.Abfallbeseitigung bei EU-Verschlusssachen
Sämtliche Abfälle sind als EU-Verschlusssachen zu behandeln, und die
Kommission und die Delegationen sollten zur Entsorgung Papierkörbe oder
Abfallsäcke erhalten. Vor Verlassen der ihnen zugewiesenen Räumlichkeiten
bringen die Kommission und die Delegationen die Abfälle zum Sicherheitsbe-
auftragten für die Sitzung, der ihre vorschriftsmäßige Vernichtung veranlasst.
Am Ende der Sitzung werden alle Dokumente, die die Kommission oder die
Delegationen in ihrem Besitz hatten, aber nicht behalten wollen, als Abfall
behandelt. Es wird eine umfassende Inspektion der Räumlichkeiten der
Kommission und der Delegationen durchgeführt, bevor die für die Sitzung
getroffenen Sicherheitsmaßnahmen aufgehoben werden. Dokumente, für die
eine Empfangsbescheinigung unterzeichnet wurde, werden soweit möglich
gemäß den Vorschriften des Abschnitts 22.5 vernichtet.
24. VERLETZUNG DER SICHERHEIT UND KENNTNISNAHME VON EU-
VERSCHLUSSSACHEN DURCH UNBEFUGTE
24.1.Begriffsbestimmungen
Eine Verletzung der Sicherheit liegt vor, wenn durch eine Handlung oder durch
eine Unterlassung, die den Sicherheitsvorschriften der Kommission zuwiderläuft,
EU-Verschlusssachen in Gefahr geraten oder Unbefugten zur Kenntnis gelangen
könnten.
Eine Kenntnisnahme von EU-Verschlusssachen durch Unbefugte liegt vor, wenn
die Verschlusssache ganz oder teilweise in die Hände unbefugter Personen (d. h.
von Personen, die nicht die erforderliche Zugangsermächtigung haben oder
deren Kenntnis der Verschlusssachen nicht nötig ist) gelangt ist oder es wahr-
scheinlich ist, dass eine derartige Kenntnisnahme stattgefunden hat.
Die Kenntnisnahme von EU-Verschlusssachen durch Unbefugte kann die Folge
von Nachlässigkeit, Fahrlässigkeit oder Indiskretion, aber auch der Tätigkeit von
Diensten, die in der EU oder ihren Mitgliedstaaten Kenntnis von EU-
Verschlusssachen und geheimen Tätigkeiten erlangen wollen, oder von subver-
siven Organisationen sein.
24.2.Meldung von Verstößen gegen die Sicherheit
Alle Personen, die mit EU-Verschlusssachen umgehen müssen, werden einge-
hend über ihre Verantwortung in diesem Bereich unterrichtet. Sie melden
unverzüglich jede Verletzung der Sicherheit, von der sie Kenntnis erhalten.
Wenn ein Lokaler Sicherheitsbeauftragter oder ein Sicherheitsbeauftragter für
eine Sitzung eine Verletzung der Sicherheit betreffend EU-Verschlusssachen
oder den Verlust bzw. das Verschwinden von als EU-Verschlusssache einge-
stuftem Material entdeckt oder hiervon unterrichtet wird, trifft er rasch
Maßnahmen, um
a) Beweise zu sichern;
b) den Sachverhalt zu klären;
c) den entstandenen Schaden zu bewerten und möglichst klein zu halten;
d) zu verhindern, dass sich ein derartiger Vorfall wiederholt;
e) die zuständigen Behörden von den Folgen der Verletzung der Sicherheit zu
unterrichten.
In diesem Zusammenhang sind folgende Angaben zu machen:
i) eine Beschreibung der entsprechenden Verschlusssache unter Angabe
ihres Geheimhaltungsgrades, ihres Aktenzeichens und der Ausfertigungs-
nummer, des Datums, des Urhebers, des Themas und des Umfangs;
ii) eine kurze Beschreibung der Umstände, unter denen die Verletzung der
Sicherheit erfolgt ist, unter Angabe des Datums und des Zeitraums,
während dessen die Verschlusssache Unbefugten zur Kenntnis gelangen
konnte;
iii) eine Erklärung darüber, ob der Urheber informiert worden ist.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 43
▼M1
Jede Sicherheitsbehörde hat die Pflicht, unmittelbar nach ihrer Unterrichtung
von einer möglichen Verletzung der Sicherheit das Sicherheitsbüro der Kommis-
sion zu benachrichtigen.
Fälle, in denen es um als „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“
eingestufte Verschlusssachen geht, müssen nur dann gemeldet werden, wenn
sie ungewöhnlicher Art sind.
Wird das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission von einer
Verletzung der Sicherheit unterrichtet, so
a) unterrichtet es die Stelle, von der die entsprechende Verschlusssache stammt;
b) bittet es die zuständigen Sicherheitsbehörden um die Einleitung von Ermitt-
lungen;
c) koordiniert es die Ermittlungen, falls mehr als eine Sicherheitsbehörde
betroffen ist;
d) lässt es einen Bericht erstellen über die Umstände der Verletzung der Sicher-
heit, das Datum oder den Zeitraum, an dem bzw. während dessen die
Verletzung erfolgt ist und der Verstoß entdeckt wurde; der Bericht umfasst
eine detaillierte Beschreibung des Inhalts und des Geheimhaltungsgrades
des betreffenden Materials. Es ist auch zu berichten, welcher Schaden den
Interessen der EU oder eines oder mehrerer ihrer Mitgliedstaaten entstanden
ist und welche Maßnahmen ergriffen worden sind, um eine Wiederholung
des Vorfalls zu verhindern.
Die Stelle, von der die Verschlusssache stammt, unterrichtet die Empfänger des
Dokuments und gibt ihnen entsprechende Anweisungen.
24.3.Rechtliche Schritte
Gegen jede für die Kenntnisnahme von EU-Verschlusssachen durch Unbefugte
verantwortliche Person können nach den geltenden Vorschriften und Rege-
lungen, insbesondere nach Titel VI des Statuts Disziplinarmaßnahmen ergriffen
werden. Diese Maßnahmen lassen ein etwaiges gerichtliches Vorgehen unbe-
rührt.
In geeigneten Fällen leitet das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der
Kommission auf der Grundlage des Berichts nach Abschnitt 24.2 alle erforderli-
chen Schritte ein, um den zuständigen einzelstaatlichen Behörden die Einleitung
von Strafverfahren zu ermöglichen.
25. SCHUTZ VON EU-VERSCHLUSSSACHEN IN INFORMATIONSTECH-
NISCHEN SYSTEMEN UND KOMMUNIKATIONSSYSTEMEN
25.1.Einleitung
25.1.1.Allgemeines
Das Sicherheitskonzept und die Sicherheitsanforderungen gelten für alle
Kommunikations- und Informationssysteme und -netze (nachstehend als
„Systeme“ bezeichnet), in denen Informationen des Geheimhaltungsgrades „EU
— VERTRAULICH“ oder höher verarbeitet werden. Sie gelten ergänzend zum
Beschluss der Kommission C(95) 1510 endg. der Kommission vom 23.
November 1995 über den Schutz der Informatiksysteme.
Auch bei Systemen, in denen als „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGE-
BRAUCH“ eingestufte Informationen verarbeitet werden, sind
Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit dieser Informationen
erforderlich. Bei allen Systemen sind Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der
Integrität und der Verfügbarkeit dieser Systeme und der darin enthaltenen Infor-
mationen erforderlich.
Das von der Kommission angewandte IT-Sicherheitskonzept stützt sich auf
folgende Grundsätze:
— Es ist Bestandteil der Sicherheit im Allgemeinen und ergänzt alle Teil-
aspekte der Datensicherheit der personalbezogenen Sicherheit und der
materiellen Sicherheit;
— Aufteilung der Zuständigkeiten auf Eigentümer der technischen Systeme,
Eigentümer von EU-Verschlusssachen, die in technischen Systemen gespei-
chert oder verarbeitet werden, IT-Sicherheitsexperten und Nutzer;
— Beschreibung der Sicherheitsgrundsätze und Anforderungen jedes IT-
Systems;
— Genehmigung dieser Grundsätze und Anforderungen durch eine dafür
bestimmte Stelle;
— Berücksichtigung der spezifischen Bedrohungen und Schwachstellen in der
IT-Umgebung.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 44
▼M1
25.1.2.Bedrohungen und Schwachstellen von Systemen
Eine Bedrohung kann als Möglichkeit einer unabsichtlichen oder absichtlichen
Beeinträchtigung der Sicherheit definiert werden. Bei Systemen ist dies mit
dem Verlust einer oder mehrerer der Eigenschaften Vertraulichkeit, Integrität
und Verfügbarkeit verbunden. Eine Schwachstelle kann als unzureichende oder
fehlende Kontrolle definiert werden, die die Bedrohung eines bestimmten
Objekts oder Ziels erleichtern oder ermöglichen könnte.
EU-Verschlusssachen und sonstige Informationen, die in Systemen in einer zur
raschen Abfrage, Übermittlung und Nutzung konzipierten konzentrierten Form
vorliegen, sind in vielerlei Hinsicht gefährdet. So könnten z. B. Unbefugte auf
die Informationen zugreifen oder Befugten könnte der Zugriff verweigert
werden. Ferner besteht das Risiko einer unerlaubten Verbreitung, einer Verfäl-
schung, Änderung oder Löschung der Informationen. Außerdem sind die
komplexen und manchmal empfindlichen Geräte teuer in der Anschaffung, und
es ist häufig schwierig, sie rasch zu reparieren oder zu ersetzen.
25.1.3.Hauptzweck von Sicherheitsmaßnahmen
Die in diesem Abschnitt festgelegten Sicherheitsmaßnahmen dienen in erster
Linie dem Schutz von EU-Verschlusssachen vor unerlaubter Preisgabe (Verlust
der Vertraulichkeit) sowie dem Schutz vor dem Verlust der Integrität und der
Verfügbarkeit von Informationen. Um ein System, in dem EU-Verschlusssachen
verarbeitet werden, angemessen zu schützen, sind die einschlägigen konventio-
nellen Sicherheitsstandards vom Sicherheitsbüro der Kommission festzulegen,
zu denen geeignete, auf das jeweilige System zugeschnittene spezielle Sicher-
heitsverfahren und -techniken hinzukommen.
25.1.4.Aufstellung der systemspezifischen Sicherheitsanforderungen (SSRS)
Für alle Systeme, in denen als „EU — VERTRAULICH“ oder höher eingestufte
Informationen verarbeitet werden, ist eine Aufstellung der systemspezifischen
Sicherheitsanforderungen SSRS) erforderlich, die vom Eigentümer des techni-
schen Systems (TSO) (siehe Abschnitt 25.3.4) und dem Eigentümer der
Information (siehe Abschnitt 25.3.5) gegebenenfalls mit Beiträgen und Unter-
stützung des Projektpersonals und des Sicherheitsbüros der Kommission (als
INFOSEC-Stelle (IA) siehe Abschnitt 25.3.3) erstellt und von der Akkreditie-
rungsstelle für IT-Sicherheit (SAA, siehe Abschnitt 25.3.2) genehmigt werden.
Eine SSRS ist auch dann erforderlich, wenn die Verfügbarkeit und Integrität von
als „EU - NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ eingestuften Informationen
oder von Informationen ohne VS-Einstufung von der Akkreditierungsstelle für
IT-Sicherheit (SAA) als sicherheitskritisch angesehen wird.
Die SSRS wird im frühesten Stadium der Konzeption eines Projekts formuliert
und parallel zum Projektverlauf weiterentwickelt und verbessert; sie erfüllt
unterschiedliche Aufgaben in verschiedenen Stadien des Projekts und des
Lebenszyklus des Systems.
25.1.5.Sicherheitsmodus
Alle Systeme, in denen als „EU — VERTRAULICH“ oder höher eingestufte
Informationen verarbeitet werden, werden für den Betrieb in einem einzigen
Sicherheitsmodus oder — aufgrund zeitlich unterschiedlicher Anforderungen —
in mehreren der folgenden sicherheitsbezogenen Betriebsarten (oder deren
einzelstaatlichen Entsprechungen) freigegeben:
a) Dedicated,
b) System high,
c) Multi-level.
25.2.Begriffsbestimmungen
„Akkreditierung“ bezeichnet die Abnahme und Zulassung eines SYSTEMS zur
Verarbeitung von EU-Verschlusssachen in seinem betrieblichen Umfeld.
Anmerkung:Die Akkreditierung sollte erfolgen, nachdem alle einschlägigen sicherheitsrele-
vanten Verfahren durchgeführt worden sind und der Schutz der
Systemressourcen in ausreichendem Maße sichergestellt worden ist. Die Akkre-
ditierung sollte in der Regel auf der Grundlage der SSRS erfolgen und
Folgendes umfassen:
a) Festlegung der Zielvorgaben der Akkreditierung dieses System, insbesondere
welche Geheimhaltungsgrade verarbeitet werden sollen und welcher Sicher-
heitsmodus für das System oder Netz vorgeschlagen wird;2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 45
▼M1
b) Bestandsaufnahme des Risikomanagements, in der Bedrohungen und
Schwachstellen benannt und entsprechende Gegenmaßnahmen dargelegt
werden;
c) sicherheitsbezogene Betriebsverfahren (SecOP) mit einer detaillierten
Beschreibung der vorgesehenen Abläufe (z. B. Betriebsarten und Funktionen)
und mit einer Beschreibung der Sicherheitseigenschaften des Systems, die
die Grundlage für die Akkreditierung bildet;
d) Plan für die Implementierung und Aufrechterhaltung der Sicherheitseigen-
schaften;
e) Plan für die erstmalige und nachfolgende Prüfung, Evaluation und Zertifizie-
rung der System- oder Netzsicherheit;
f) gegebenenfalls Zertifizierung zusammen mit anderen Teilaspekten der
Akkreditierung.
Der „Beauftragte für die zentrale IT-Sicherheit“ (CISO) ist der Beamte in einer
zentralen IT-Dienststelle, der Sicherheitsmaßnahmen für zentral organisierte
Systeme koordiniert und überwacht.
„Zertifizierung“ bezeichnet eine - durch eine unabhängige Überprüfung der
Durchführung und der Ergebnisse einer Evaluation gestützte - förmliche
Bescheinigung darüber, inwieweit ein System die Sicherheitsanforderungen
erfüllt oder inwieweit ein Computersicherheitsprodukt vorgegebene Sicherheits-
leistungen erbringt.
„Kommunikationssicherheit“ (COMSEC) bezeichnet die Anwendung von
Sicherheitsmaßnahmen auf den Telekommunikationsverkehr, um zu verhindern,
dass Unbefugte in den Besitz wertvoller Informationen gelangen, die aus dem
Zugriff auf den Telekommunikationsverkehr und dessen Auswertung gewonnen
werden könnten, oder um die Authentizität des Telekommunikationsverkehrs
sicherzustellen.
Anmerkung:Diese Maßnahmen umfassen die kryptografische Sicherheit, die Sicherheit der
Übermittlung und die Sicherheit vor Abstrahlung und ferner die verfahrens-,
objekt- und personenbezogene Sicherheit sowie die Dokumenten- und Compu-
tersicherheit.
„Computersicherheit“ (COMPUSEC) bezeichnet den Einsatz der Sicherheitsei-
genschaften von Hardware, Firmware und Software eines Computersystems
zum Schutz vor unerlaubter Preisgabe, Manipulation, Änderung bzw. Löschung
von Informationen sowie vor einem Systemausfall (Denial of Service).
„Computersicherheitsprodukt“ ist ein allgemeines, der Computersicherheit
dienendes Produkt, das zur Integration in ein IT-System und zur Verbesserung
bzw. Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit der
verarbeiteten Informationen bestimmt ist.
Der „Sicherheitsmodus ‚DEDICATED‘“ bezeichnet eine Betriebsart, bei der
ALLE Personen, die Zugang zum SYSTEM haben, zum Zugriff auf den
höchsten im System verarbeiteten Geheimhaltungsgrad berechtigt sind und
generell einen berechtigten Informationsbedarf in Bezug auf ALLE im System
verarbeiteten Informationen haben.
Anmerkungen:
(1) Da alle Nutzer einen berechtigten Informationsbedarf haben, muss sicher-
heitstechnisch nicht unbedingt zwischen unterschiedlichen Informationen
innerhalb des Systems unterschieden werden.
(2) Andere Sicherheitseigenschaften (z. B. objekt-, personen- und verfahrensbe-
zogene Funktionen) müssen den Anforderungen für den höchsten
Geheimhaltungsgrad und für alle Kategorien von Informationen, die im
System verarbeitet werden, entsprechen.
„EVALUATION“ bezeichnet die eingehende technische Prüfung der Sicher-
heitsaspekte eines SYSTEMS oder eines Produkts für kryptografische
Sicherheit oder Computersicherheit durch eine zuständige Stelle.
Anmerkungen:
(1) Bei der Evaluation wird geprüft, ob die verlangten Sicherheitsfunktionen
tatsächlich vorhanden sind und ob sie negative Nebeneffekte haben, und es
wird bewertet, inwieweit diese Funktionen verfälscht werden könnten.
(2) Bei der Evaluation wird ferner bestimmt, inwieweit die für ein System
geltenden Sicherheitsanforderungen erfüllt bzw. die geltend gemachten
Sicherheitsleistungen eines Computersicherheitsprodukts erbracht werden,
und es wird die Vertrauenswürdigkeitsstufe des Systems oder des Produkts
für kryptografische Sicherheit oder Computersicherheit bestimmt.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 46
▼M1
Eigentümer der Information (IO) ist die Stelle (Dienststellenleiter), die für die
Schaffung, Verarbeitung und Nutzung von Informationen verantwortlich ist,
einschließlich der Entscheidung, wem der Zugriff auf diese Informationen
gewährt werden soll.
„Informationssicherheit“ (INFOSEC) bezeichnet die Anwendung von Sicher-
heitsmaßnahmen zum Schutz von Informationen, die in Kommunikations- und
Informationssystemen und anderen elektronischen Systemen verarbeitet, gespei-
chert oder übermittelt werden, vor dem unabsichtlichen oder absichtlichenVerlust der Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit, sowie zur Vermeidung
des Verlustes der Integrität und Verfügbarkeit der Systeme selbst.
„INFOSEC-Maßnahmen“ erstrecken sich auf die Sicherheit von Computern, die
Sicherheit der Übertragung, die Sicherheit vor Abstrahlung und die kryptografi-
sche Sicherheit sowie die Aufdeckung, Dokumentation und Bekämpfung von
Bedrohungen für Informationen und Systeme.
„IT-Umgebung“ bezeichnet einen Bereich, in dem sich ein oder mehrere
Computer, deren lokale Peripheriegeräte und Speichereinheiten, Steuereinheiten
sowie ihnen fest zugeordnete Netz- und Kommunikationseinrichtungen befinden.
Anmerkung:
Nicht eingeschlossen sind davon abgetrennte Bereiche, in denen sich dezentrale
Peripheriegeräte oder Terminals bzw. Datenstationen befinden, auch wenn diese
an Geräte innerhalb der IT-Umgebung angeschlossen sind.
„IT-Netz“ bezeichnet eine Gesamtheit von geografisch verteilten IT-Systemen,
die für den Datenaustausch miteinander verbunden sind; darin eingeschlossen
sind die Bestandteile der vernetzten IT-Systeme sowie deren Schnittstelle mit
den zugrunde liegenden Daten- oder Kommunikationsnetzen.
Anmerkungen:(1) Ein IT-Netz kann die Funktionen eines oder mehrerer Kommunikationsnetze
zum Datenaustausch nutzen; mehrere IT-Netze können die Funktionen eines
gemeinsamen Kommunikationsnetzes nutzen.
(2) Ein IT-Netz wird als „lokal“ bezeichnet, wenn es mehrere am selben
Standort befindliche Computer miteinander verbindet.
Die „Sicherheitseigenschaften eines IT-Netzes“ umfassen die Sicherheitseigen-
schaften der einzelnen IT-Systeme, aus denen das Netz besteht, sowie jene
zusätzlichen Bestandteile und Eigenschaften, die mit dem Netz als solchem
verbunden sind (z. B. Kommunikation im Netz, Mechanismen und Verfahren
zur Sicherheitsidentifikation und zur Kennzeichnung, Zugriffskontrollen,
Programme und automatische Ereignisprotokolle), und die erforderlich sind, um
einen angemessenen Schutz der Verschlusssachen sicherzustellen.
„IT-System“ bezeichnet eine Gesamtheit von Betriebsmitteln, Methoden und
Verfahren sowie gegebenenfalls Personal, die zusammenwirken, um Aufgaben
der Informationsverarbeitung zu erfüllen.
Anmerkungen:
(1) Darunter wird eine Gesamtheit von Einrichtungen verstanden, die zur Verar-
beitung von Informationen innerhalb des Systems konfiguriert sind.
(2) Diese Systeme können der Abfrage, der Steuerung, der Kontrolle, der
Kommunikation und wissenschaftlichen oder administrativen Anwendungen
einschließlich der Textverarbeitung dienen.
(3) Die Grenzen eines Systems werden im Allgemeinen in Bezug auf die
Bestandteile definiert, die der Kontrolle eines einzigen TSO) unterliegen.
(4) Ein IT-System kann Teilsysteme enthalten, von denen einige selbst
wiederum IT-Systeme sind.
Die „Sicherheitseigenschaften eines IT-Systems“ umfassen alle Funktionen,
Merkmale und Eigenschaften der Hardware, Firmware und Software; dazu
gehören die Betriebsverfahren, die Nachvollziehbarkeit, die Zugangs- und
Zugriffskontrollen, die IT-Umgebung, die Umgebung dezentraler Terminals
bzw. Datenstationen, der vorgegebene Managementrahmen, die physischen
Strukturen und Geräte sowie Personal- und Kommunikationskontrollen, die
erforderlich sind, um einen annehmbaren Schutz der Verschlusssachen sicherzu-
stellen, die in einem IT-System verarbeitet werden sollen.
Der „Beauftragte für die lokale IT-Sicherheit“ (LISO) ist der Beamte in einer
Dienststelle der Kommission, der für die Koordinierung und Überwachung von
Sicherheitsmaßnahmen in seinem Bereich zuständig ist.
Der „Sicherheitsmodus ‚Multi-level‘“ bezeichnet eine Betriebsart, bei der
NICHT ALLE Personen, die Zugang zum System haben, zum Zugriff auf den
höchsten Geheimhaltungsgrad im System berechtigt sind und bei der NICHT2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 47
▼M1
ALLE Personen, die Zugang zum System haben, generell einen berechtigten
Informationsbedarf in Bezug auf die im System verarbeiteten Informationen
haben.
Anmerkungen:
(1) In dieser Betriebsart ist derzeit die Verarbeitung von Informationen unter-
schiedlicher Geheimhaltungsgrade und verschiedener Kategorien von
Informationen möglich.
(2) Da nicht alle Personen zum Zugriff auf die höchsten Geheimhaltungsgrade
berechtigt sind und da nicht alle Personen generell einen berechtigten Infor-
mationsbedarf in Bezug auf die im System verarbeiteten Informationen
haben, muss die sicherheitstechnische Ausgestaltung einen selektiven
Zugriff auf Informationen und eine Trennung von Informationen innerhalb
des Systems gewährleisten.
„Umgebung von dezentralen Terminals bzw. Datenstationen“ bezeichnet einen
Bereich außerhalb einer IT-Umgebung, in dem sich Computer, deren lokale
Peripheriegeräte oder Terminals bzw. Datenstationen und alle zugehörigen
Kommunikationseinrichtungen befinden.
Die „sicherheitsbezogenen Betriebsverfahren“ sind die vom Eigentümer des
technischen Systems aufgestellten Verfahren zur Festlegung der in Sicherheits-
fragen geltenden Grundsätze, der einzuhaltenden Betriebsverfahren sowie der
Zuständigkeiten des Personals.
Der „Sicherheitsmodus ‚SYSTEM-HIGH‘“ bezeichnet eine Betriebsart, bei der
ALLE Personen, die Zugang zum System haben, zum Zugriff auf den höchsten
im System verarbeiteten Geheimhaltungsgrad berechtigt sind, bei der aber
NICHT ALLE Personen, die Zugang zum System haben, generell einen berech-
tigten Informationsbedarf in Bezug auf die im System verarbeiteten
Informationen haben.
Anmerkungen:
(1) Da nicht alle Nutzer generell einen berechtigten Informationsbedarf haben,
muss die sicherheitstechnische Ausgestaltung einen selektiven Zugriff auf
Informationen und eine Trennung von Informationen innerhalb des Systems
gewährleisten.
(2) Andere Sicherheitseigenschaften (z. B. objekt-, personen- und verfahrensbe-
zogene Funktionen) müssen den Anforderungen für den höchsten
Geheimhaltungsgrad und für alle Kategorien von Informationen, die im
System verarbeitet werden, entsprechen.
(3) Bei dieser Betriebsart werden alle im System verarbeiteten oder für das
System verfügbaren Informationen sowie die entsprechenden Ausgaben —
solange nichts anderes festgelegt wurde — so geschützt, als würden sie
unter die jeweilige Kategorie von Informationen und den höchsten verarbei-
teten Geheimhaltungsgrad fallen, es sei denn, eine vorhandene
Kennzeichnungsfunktion ist in ausreichendem Maße vertrauenswürdig.
Die „Aufstellung der systemspezifischen Sicherheitsanforderungen“ (SSRS) ist
eine vollständige und ausführliche Festlegung der einzuhaltenden Sicherheits-
grundsätze und der zu erfüllenden detaillierten Sicherheitsanforderungen. Sie
beruht auf dem Sicherheitskonzept und der Risikobewertung der Kommission
bzw. wird von Faktoren des betrieblichen Umfelds bestimmt, vom niedrigsten
Berechtigungsstatus des Personals, dem höchsten Geheimhaltungsgrad der verar-
beiteten Informationen, vom jeweiligen Sicherheitsmodus oder den
Benutzeranforderungen. Die SSRS ist Bestandteil der Projektdokumentation,
die den zuständigen Stellen zur Billigung der technischen, haushaltsbezogenen
und sicherheitsrelevanten Aspekte unterbreitet wird. In ihrer endgültigen
Fassung ist die SSRS eine vollständige Beschreibung der Voraussetzungen, die
gegeben sein müssen, damit ein bestimmtes System sicher ist.
Der „Eigentümer des technischen Systems“ (TSO) ist die für Einrichtung,
Wartung, Betrieb und Abschaltung eines Systems zuständige Stelle.
„Tempest“-Schutzmaßnahmen (Transient Electromagnetic Pulse Emanation
Standard) bezeichnen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von Geräten und
Kommunikationsinfrastruktur gegen die Preisgabe von Verschlusssachen durch
unabsichtliche elektromagnetische Abstrahlung oder durch Leitfähigkeit.
25.3.Zuständigkeiten im Sicherheitsbereich
25.3.1.Allgemeines
Die beratenden Aufgaben der gemäß Abschnitt 12 eingesetzten Beratenden
Gruppe für das Sicherheitskonzept der Kommission umfassen auch INFOSEC-2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 48
▼M1
Fragen. Die Gruppe organisiert ihre Tätigkeit so, dass sie zu den vorstehenden
Punkten sachverständigen Rat geben kann.
Das Sicherheitsbüro der Kommission ist dafür zuständig, auf der Grundlage der
Bestimmungen dieses Kapitels ausführliche INFOSEC-Bestimmungen aufzu-
stellen.
Im Falle von Sicherheitsproblemen (Zwischenfälle, Verstoß gegen Vorschriften
usw.) wird das Sicherheitsbüro der Kommission sofort tätig.
Das Sicherheitsbüro der Kommission hat ein INFOSEC-Referat.
25.3.2.Akkreditierungsstelle für IT-Sicherheit (SAA)
Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission ist die Akkreditierungsstelle für
IT-Sicherheit (SAA) für die Kommission. Die SAA ist zuständig im allgemeinen
Sicherheitsbereich und in den Sonderbereichen INFOSEC, Kommunikationssi-
cherheit, kryptografische Sicherheit und Tempest-Sicherheit.
Die SAA hat sicherzustellen, dass die Systeme dem Sicherheitskonzept der
Kommission entsprechen. Sie hat unter anderem die Aufgabe, die Verarbeitung
von EU-Verschlusssachen bis zu einem bestimmten Geheimhaltungsgrad mit
dem betreffenden SYSTEM in seinem betrieblichen Umfeld zu genehmigen.
Die Zuständigkeit der SAA der Kommission erstreckt sich auf alle Systeme, die
innerhalb der Räumlichkeiten der Kommission betrieben werden. Wenn unter-
schiedliche Bestandteile eines Systems in die Zuständigkeit der SAA der
Kommission und anderer SAA fallen, können alle Parteien ein gemeinsames
Akkreditierungsgremium einsetzen, dessen Koordinierung die SAA der
Kommission übernimmt.
25.3.3.INFOSEC-Stelle (IA)
Der Leiter des INFOSEC-Referats des Sicherheitsbüros der Kommission ist die
INFOSEC-Stelle für die Kommission. Die INFOSEC-Stelle ist für Folgendes
verantwortlich:
— technische Beratung und Unterstützung der SAA,
— Unterstützung bei der Entwicklung der SSRS,— Überprüfung der SSRS im Hinblick auf deren Konsistenz mit diesen Sicher-
heitsvorschriften und den Dokumenten betreffend die INFOSEC-Politik und
-Architektur,
— gegebenenfalls Teilnahme an den Sitzungen der Akkreditierungsgremien
bzw. -ausschüsse und Erstellung von INFOSEC-Empfehlungen für die SAA
betreffend Akkreditierung,
— Unterstützung bei Schulungs- und Ausbildungsmaßnahmen im INFOSEC-
Bereich,
— technische Beratung bei der Untersuchung von Zwischenfällen im
INFOSEC-Bereich,
— Erstellung technischer strategischer Leitlinien, um sicherzustellen, dass nur
zugelassene Software verwendet wird.
25.3.4.Eigentümer des technischen Systems (TSO)
Für die Implementierung und Kontrolle spezieller Sicherheitseigenschaften eines
Systems ist der Eigentümer des betreffenden Systems, d.h. der Eigentümer des
technischen Systems (TSO) zuständig. Bei zentral organisierten Systemen ist ein
Beauftragter für die zentrale IT-Sicherheit (CISO) zu benennen. Jede Dienst-
stelle benennt gegebenenfalls einen Beauftragten für die lokale IT-Sicherheit
(LISO). Die Zuständigkeit eines TSO umfasst auch die Festlegung von sicher-
heitsbezogenen Betriebsverfahren (SecOPs) und erstreckt sich über die gesamte
Lebensdauer eines Systems von der Konzeption des Projekts bis zur endgültigen
Entsorgung.
Der TSO legt die Sicherheitsstandards und -verfahren fest, die vom Lieferanten
des Systems eingehalten werden müssen.
Der TSO kann gegebenenfalls einen Teil seiner Zuständigkeiten an einen Beauf-
tragten für die lokale IT-Sicherheit delegieren. Die verschiedenen INFOSEC-
Aufgaben können von einer einzigen Person wahrgenommen werden.
25.3.5.Eigentümer der Informationen (IO)
Der Eigentümer der Informationen (IO) ist für EU-Verschlusssachen (und
andere Daten), die in technische Systeme eingebracht bzw. in technischen
Systemen verarbeitet und erstellt werden sollen, verantwortlich. Er legt die
Anforderungen für den Zugang zu diesen Daten in Systemen fest. Er kann diese
Zuständigkeit an einen Informationsmanager oder an einen Datenbankverwalter
in seinem Bereich delegieren.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 49
▼M1
25.3.6.Nutzer
Alle Nutzer müssen sicherstellen, dass ihr Handeln die Sicherheit des von ihnen
verwendeten Systems nicht beeinträchtigt.
25.3.7.INFOSEC-Schulung
INFOSEC-Ausbildung und -schulung wird allen Mitarbeitern geboten, die sie
benötigen.
25.4.Nichttechnische Sicherheitsmaßnahmen
25.4.1.Personalbezogene Sicherheit
Nutzer des Systems müssen sich erfolgreich einer Sicherheitsüberprüfung unter-
zogen haben, die dem Geheimhaltungsgrad der in ihrem bestimmten System
verarbeiteten Informationen entspricht, und sie müssen einen entsprechenden
berechtigten Informationsbedarf haben. Der Zugang zu bestimmten Einrich-
tungen oder Informationen, die für die Systeme sicherheitsrelevant sind,
erfordert eine besondere Ermächtigung, die gemäß den Verfahren der Kommis-
sion erteilt wird.
Die SAA benennt alle sicherheitskritischen Arbeitsplätze und legt fest, welcher
Sicherheitsüberprüfung und Überwachung sich alle Personen an diesen
Arbeitsplätzen unterziehen müssen.
Systeme werden so spezifiziert und konzipiert, dass die Zuweisung von
Aufgaben und Zuständigkeiten erleichtert wird und dass vermieden wird, dass
eine einzige Person umfassende Kenntnis oder Kontrolle über die für die
Systemsicherheit entscheidenden Punkte erhält.
IT-Umgebungen und Umgebungen von dezentralen Terminals bzw. Datensta-
tionen, in denen die Sicherheit des Systems beeinflusst werden kann, dürfen
nicht mit nur einem befugten Beamten oder sonstigen Bediensteten besetzt
werden.
Die Sicherheitseinstellungen eines Systems dürfen nur in Zusammenarbeit von
mindestens zwei befugte Personen geändert werden.
25.4.2.Materielle Sicherheit
IT-Umgebungen und Umgebungen von dezentralen Terminals bzw. Datensta-
tionen (gemäß Abschnitt 25.2), in denen als „EU — VERTRAULICH“ und
höher eingestufte Informationen mit informationstechnischen Mitteln verarbeitetwerden oder in denen der Zugriff auf solche Informationen potenziell möglich
ist, werden je nach Sachlage als EU-Sicherheitsbereiche der Kategorie I oder II
eingestuft.
25.4.3.Kontrolle des Zugangs zu einem System
Alle Informationen und jegliches Material, das die Kontrolle des Zugangs zu
einem System ermöglicht, werden durch Vorkehrungen geschützt, die dem
höchsten Geheimhaltungsgrad und der Kategorie von Informationen, zu denen
sie Zugang gewähren könnten, entsprechen.
Informationen und Material zur Zugangskontrolle werden gemäß Abschnitt
25.5.4 vernichtet, wenn sie nicht mehr zu diesem Zweck verwendet werden.
25.5.Technische Sicherheitsmaßnahmen
25.5.1.Informationssicherheit
Der Urheber einer Information hat die Aufgabe, alle informationstragenden
Dokumente zu identifizieren und ihnen einen Geheimhaltungsgrad zuzuordnen,
unabhängig davon, ob sie als Papierausdruck oder auf einem elektronischen
Datenträger vorliegen. Auf jeder Seite eines Papierausdrucks wird oben und
unten der Geheimhaltungsgrad vermerkt. Jeder Ausgabe, ob als Papierausdruck
oder auf einem elektronischen Datenträger, wird der höchste Geheimhaltungs-
grad der zu ihrer Erstellung verarbeiteten Informationen zugeordnet. Die
Betriebsart eines Systems kann den Geheimhaltungsgrad für Ausgaben dieses
Systems ebenfalls beeinflussen.
Die Kommissionsdienststellen und ihre Informationsträger müssen sich mit der
Problematik der Zusammenstellung einzelner Informationsbestandteile und den
Schlussfolgerungen, die aus den miteinander verknüpften Bestandteilen
gewonnen werden können, auseinander setzen und entscheiden, ob die Gesamt-
heit der Informationen höher eingestuft werden muss oder nicht.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 50
▼M1
Die Tatsache, dass die Information in einer Kurzform, als Übertragungscode
oder in einer beliebigen binären Darstellung vorliegt, bietet keinen Schutz und
sollte deshalb die Einstufung der Information nicht beeinflussen.
Wenn Informationen von einem System zu einem anderen übertragen werden,
werden diese Informationen bei der Übertragung und im Empfängersystem
entsprechend dem ursprünglichen Geheimhaltungsgrad und der ursprünglichen
Kategorie geschützt.
Die Behandlung aller elektronischen Datenträger muss dem höchsten Geheim-
haltungsgrad der gespeicherten Informationen bzw. der Datenträger-
Kennzeichnung entsprechen; elektronische Datenträger müssen jederzeit ange-
messen geschützt werden.
Wieder verwendbare elektronische Datenträger, die zur Speicherung von EU-
Verschlusssachen verwendet werden, behalten den höchsten Geheimhaltungs-
grad bei, für den sie jemals verwendet wurden, bis diese Informationen
ordnungsgemäß herabgestuft worden sind oder der Geheimhaltungsgrad aufge-
hoben wurde und der Datenträger entsprechend neu eingestuft beziehungsweise
der Geheimhaltungsgrad aufgehoben oder durch ein von der SAA zugelassenes
Verfahren vernichtet wurde (siehe 25.5.4).
25.5.2.Kontrolle und Nachvollziehbarkeit in Bezug auf Informationen
Der Zugriff auf Informationen, die als „EU — GEHEIM“ und höher eingestuft
sind, wird automatisch („audit trails“) oder manuell protokolliert und dokumen-
tiert. Die Protokolle werden im Einklang mit diesen Sicherheitsvorschriften
aufbewahrt.
EU-Verschlusssachen, die als Ausgaben innerhalb der IT-Umgebung vorliegen,
können als eine einzige Verschlusssache behandelt werden und brauchen nicht
registriert zu werden, sofern sie in geeigneter Weise identifiziert, mit dem
Geheimhaltungsgrad gekennzeichnet und angemessen kontrolliert werden.
Für die Fälle, in denen ein System, in dem EU-Verschlusssachen verarbeitet
werden, Ausgaben erstellt und diese Ausgaben aus einer IT-Umgebung in die
Umgebung von dezentralen Terminals bzw. Datenstationen übermittelt werden,
werden — von der SAA genehmigte — Verfahren festgelegt, um die Ausgabe
zu kontrollieren und aufzuzeichnen. Für Informationen, die als „EU —
GEHEIM“ oder höher eingestuft sind, beinhalten diese Verfahren besondere
Anweisungen für die Nachvollziehbarkeit in Bezug auf diese Informationen.
25.5.3.Behandlung und Kontrolle von austauschbaren elektronischen Daten-
trägern
Alle austauschbaren elektronischen Datenträger, die als „EU — VERTRAU-
LICH“ und höher eingestuft sind, werden als Material angesehen und
unterliegen den allgemeinen Regeln. Die Identifizierung und Kennzeichnung
des Geheimhaltungsgrades muss an das besondere physische Erscheinungsbild
der Datenträger angepasst werden, so dass diese eindeutig erkannt werden
können.
Die Nutzer sind dafür verantwortlich, dass EU-Verschlusssachen auf Daten-
trägern gespeichert werden, die korrekt mit dem Geheimhaltungsgrad
gekennzeichnet sind und angemessen geschützt werden. Um sicherzustellen,
dass die Speicherung von Informationen auf elektronischen Datenträgern für
alle EU-Geheimhaltungsgrade im Einklang mit diesen Sicherheitsvorschriften
erfolgt, werden entsprechende Verfahren festgelegt.
25.5.4.Freigabe und Vernichtung von elektronischen Datenträgern
Elektronische Datenträger, die zur Speicherung von EU-Verschlusssachen
verwendet werden, können herabgestuft werden oder ihr Geheimhaltungsgrad
kann aufgehoben werden, sofern Verfahren angewandt werden, die von der
SAA zugelassen sind.
Elektronische Datenträger, die Informationen des Geheimhaltungsgrades „EU —
STRENG GEHEIM“ oder Informationen spezieller Kategorien enthalten haben,
werden nicht freigegeben oder wiederverwendet.
Wenn elektronische Datenträger nicht freigegeben werden können oder nicht
wiederverwendbar sind, werden sie nach dem obengenannten Verfahren
vernichtet.
25.5.5.Kommunikationssicherheit
Der Leiter des Sicherheitsbüros der Kommission ist die Kryptografische Stelle.Wenn EU-Verschlusssachen elektromagnetisch übermittelt werden, werden
besondere Maßnahmen zum Schutz von Vertraulichkeit, Integrität und Verfüg-2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 51
▼M1
barkeit solcher Übermittlungsvorgänge ergriffen. Die SAA legt die Anforde-
rungen an den Schutz von Übermittlungsvorgängen vor Aufdeckungs- und
Abhörmaßnahmen fest. Der Schutz von Informationen, die in einem Kommuni-
kationssystem übermittelt werden, richtet sich nach den Anforderungen an die
Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit.
Wenn zum Schutz von Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit kryptografi-
sche Methoden erforderlich sind, werden diese Methoden und die damit
verbundenen Produkte speziell zu diesem Zweck von der SAA in ihrer Funktion
als Kryptografische Stelle zugelassen.
Während der Übermittlung wird die Vertraulichkeit von als „EU — GEHEIM“
und höher eingestuften Informationen durch kryptografische Methoden oder
Produkte geschützt, die das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der
Kommission nach Konsultation der Beratenden Gruppe für das Sicherheitskon-
zept der Kommission zugelassen hat. Während der Übermittlung wird die
Vertraulichkeit von als „EU — VERTRAULICH“ oder „EU — NUR FÜR
DEN DIENSTGEBRAUCH“ eingestuften Informationen durch kryptografische
Methoden oder Produkte geschützt, die die Kryptografische Stelle der Kommis-
sion nach Konsultation der Beratenden Gruppe für das Sicherheitskonzept der
Kommission zugelassen hat.
Detaillierte Regeln für die Übermittlung von EU-Verschlusssachen werden in
besonderen Sicherheitsanweisungen festgelegt, die das Sicherheitsbüro der
Kommission nach Konsultation der Beratenden Gruppe für das Sicherheitskon-
zept der Kommission erlässt.
Unter außergewöhnlichen Betriebsbedingungen können Informationen der
Geheimhaltungsgrade „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“, „EU —
VERTRAULICH“ und „EU — GEHEIM“ als Klartext übermittelt werden,
sofern dies in jedem einzelnen Fall vom Eigentümer der Informationen
ausdrücklich genehmigt und ordnungsgemäß registriert wird. Solche außer-
gewöhnlichen Bedingungen sind gegeben
a) während einer drohenden oder aktuellen Krisen-, Konflikt- oder Kriegssitua-
tion und
b) wenn die Schnelligkeit der Zustellung von vordringlicher Bedeutung ist und
keine Verschlüsselungsmittel verfügbar sind und wenn davon ausgegangen
wird, dass die übermittelte Information nicht rechtzeitig dazu missbraucht
werden kann, Vorgänge negativ zu beeinflussen.
Ein System muss in der Lage sein, bei Bedarf den Zugriff auf EU-Verschlusssa-
chen an einzelnen oder allen seiner dezentralen Datenstationen bzw. Terminals
zu verweigern, und zwar entweder durch eine physische Abschaltung oder durch
spezielle, von der SAA genehmigte Softwarefunktionen.
25.5.6.Sicherheit der Installation und Sicherheit vor Abstrahlung
Die Erstinstallation von Systemen und nachfolgende größere Änderungen
werden so geregelt, dass die Arbeiten von sicherheitsüberprüften Personen
durchgeführt und ständig durch technisch qualifiziertes Personal überwacht
werden, das zum Zugang zu EU-Verschlusssachen des höchsten im System
voraussichtlich gespeicherten und verarbeiteten Geheimhaltungsgrades ermäch-
tigt ist.
Systeme, in denen als „EU — VERTRAULICH“ und höher eingestufte Informa-
tionen verarbeitet werden, werden so geschützt, dass ihre Sicherheit nicht durch
kompromittierende Abstrahlung oder Leitfähigkeit bedroht werden kann, wobei
entsprechende Analyse- und Kontrollmaßnahmen als „TEMPEST“ bezeichnet
werden.
Tempest-Schutzmaßnahmen werden von der Tempest-Stelle (siehe Abschnitt
25.3.2) überprüft und genehmigt.
25.6.Sicherheit bei der Verarbeitung
25.6.1.Sicherheitsbezogene Betriebsverfahren (SecOPs)
In den sicherheitsbezogenen Betriebsverfahren (SecOPs) werden die in Sicher-
heitsfragen geltenden Grundsätze, die einzuhaltenden Betriebsverfahren sowie
die Zuständigkeiten des Personals festgelegt. Für die Erstellung der sicherheits-
bezogenen Betriebsverfahren ist der Eigentümer des technischen Systems (TSO)
verantwortlich.
25.6.2.Softwareschutz und Konfigurationsmanagement
Der Schutz von Anwendungsprogrammen wird auf der Grundlage einer Bewer-
tung der Sicherheitseinstufung des Programms selbst festgelegt, und nicht
aufgrund der Einstufung der zu verarbeitenden Informationen. Die benutzten2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 52
▼M1
Software-Versionen sollten in regelmäßigen Abständen überprüft werden, um
ihre Integrität und korrekte Funktion sicherzustellen.
Neue oder geänderte Versionen einer Software sollten erst für die Verarbeitung
von EU-Verschlusssachen benutzt werden, wenn sie vom TSO geprüft worden
sind.
25.6.3.Prüfung auf das Vorhandensein von Programmen mit Schadensfunk-
tionen und von Computerviren
Die Prüfung auf das Vorhandensein von Programmen mit Schadensfunktionen
und von Computerviren wird regelmäßig und im Einklang mit den Anforde-
rungen der SAA durchgeführt.
Alle elektronischen Datenträger, die bei der Kommission eingehen, sind auf das
Vorhandensein von Programmen mit Schadensfunktionen und von Computer-
viren zu überprüfen, bevor sie in ein System eingebracht werden.
25.6.4.Wartung
In Verträgen und Verfahrensanweisungen für die planmäßige und außerplanmä-
ßige Wartung von Systemen, für die eine SSRS erstellt worden ist, werden
Anforderungen und Vorkehrungen für den Zutritt von Wartungspersonal zu
einer IT-Umgebung und für die zugehörige Wartungsausrüstung festgelegt.
Die Anforderungen werden in der SSRS und die Verfahren in den SecOPs
präzise festgelegt. Wartungsarbeiten durch einen Auftragnehmer, die Diagnose-
verfahren mit Fernzugriff erfordern, sind nur unter außergewöhnlichen
Umständen und unter strenger Sicherheitskontrolle und nur nach Genehmigung
durch die SAA zulässig.
25.7.Beschaffungswesen
25.7.1.Allgemeines
Jedes zu beschaffende Sicherheitsprodukt, das zusammen mit dem System
verwendet werden soll, sollte auf der Grundlage international anerkannter Krite-
rien (wie z. B. Common Criteria for Information Technology Security
Evaluation, ISO 15408) entweder bereits evaluiert und zertifiziert sein oder
sich in der Phase der Evaluation und Zertifizierung durch eine geeignete Evalua-
tions- und Zertifizierungsstelle eines der Mitgliedstaaten befinden. Für
besondere Verfahren ist die Genehmigung des Vergabebeirats einzuholen.
Bei der Überlegung, ob Ausrüstung, insbesondere elektronische Speichermedien,
eher geleast als gekauft werden soll, ist zu berücksichtigen, dass diese Ausrü-
stung, sobald sie zur Verarbeitung von EU-Verschlusssachen verwendet wurde,
nicht mehr aus einem angemessen sicheren Umfeld herausgegeben werden kann,
ohne dass sie zuvor mit Zustimmung der SAA freigegeben worden ist, und dass
diese Zustimmung eventuell nicht immer gegeben werden kann.
25.7.2.Akkreditierung
Alle Systeme, für die eine SSRS erstellt werden muss, müssen von der SAA
akkreditiert werden, bevor EU-Verschlusssachen damit verarbeitet werden, und
zwar auf der Grundlage der Angaben in der SSRS, in den SecOPs und in
anderer relevanter Dokumentation. Teilsysteme und dezentrale Terminals bzw.
Datenstationen werden als Teil aller Systeme akkreditiert, mit denen sie
verbunden sind. Wenn ein System sowohl von der Kommission als auch von
anderen Organisationen genutzt wird, nehmen die Kommission und die rele-
vanten Sicherheitsstellen die Akkreditierung einvernehmlich vor.
Die Akkreditierung kann gemäß einer für das jeweilige System geeigneten und
von der SAA definierten Akkreditierungsstrategie durchgeführt werden.
25.7.3.Evaluation und Zertifizierung
Vor der Akkreditierung werden in bestimmten Fällen die Sicherheitseigen-
schaften der Hardware, Firmware und Software eines Systems evaluiert und
daraufhin zertifiziert, dass sie in der Lage sind, Informationen des beabsichtigten
Geheimhaltungsgrades zu schützen.
Die Anforderungen für Evaluation und Zertifizierung werden in die Systempla-
nung einbezogen und in der SSRS präzise festgelegt.
Die Evaluation und Zertifizierung wird gemäß genehmigter Leitlinien und von
technisch qualifiziertem und ausreichend sicherheitsüberprüftem Personal durch-
geführt, das im Auftrag des TSO tätig wird.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 53
▼M1
Das betreffende Personal kann von einer benannten Evaluations- und Zertifizie-
rungsstelle eines Mitgliedstaates oder dessen benannten Vertretern, z. B. einem
fachkundigen und ermächtigten Vertragspartner, bereitgestellt werden.
Wenn die Systeme auf bestehenden, einzelstaatlich evaluierten und zertifizierten
Computersicherheitsprodukten beruhen, kann die Evaluation und die Zertifizie-
rung vereinfacht werden (z. B. durch Beschränkung auf Integrationsaspekte).
25.7.4.Regelmäßige Überprüfung von Sicherheitseigenschaften zur Aufrechter-
haltung der Akkreditierung
Der TSO legt Verfahren für eine regelmäßige Kontrolle fest, durch die garantiert
wird, dass alle Sicherheitseigenschaften des Systems noch ordnungsgemäß
vorhanden sind.
Welche Änderungen eine neue Akkreditierung bzw. die vorherige Genehmigung
durch die SAA erfordern, wird in der SSRS präzise festgelegt. Nach jeder
Änderung, Instandsetzung oder Störung, die sich auf die Sicherheitseigen-
schaften des Systems ausgewirkt haben könnte, sorgt der TSO dafür, dass eine
Überprüfung durchgeführt wird, um die korrekte Funktion der Sicherheitseigen-
schaften sicherzustellen. Eine Aufrechterhaltung der Akkreditierung des Systems
hängt normalerweise vom zufrieden stellenden Ergebnis dieser Überprüfung ab.
Alle Systeme, die Sicherheitseigenschaften aufweisen, werden regelmäßig von
der SAA kontrolliert oder überprüft. Bei Systemen, die Informationen des
Geheimhaltungsgrades „EU — STRENG GEHEIM“ verarbeiten, werden die
Kontrollen mindestens einmal jährlich durchgeführt.
25.8.Zeitlich befristete oder gelegentliche Nutzung
25.8.1.Sicherheit von Mikrocomputern bzw. PCs
Mikrocomputer bzw. PCs mit eingebauten Speicherplatten (oder anderen nicht-
flüchtigen Datenträgern), die als Einzelrechner oder in einem Netz betrieben
werden, sowie tragbare Computer (z. B. tragbare PCs und Notebook-Computer)
mit eingebauten Festplatten werden im selben Sinne wie Disketten oder andere
austauschbare elektronische Datenträger als Speichermedium für Informationen
eingestuft.
Der Schutz dieser Geräte muss in Bezug auf Zugang, Verarbeitung, Speicherung
und Transport dem höchsten Geheimhaltungsgrad der jemals gespeicherten oder
verarbeiteten Informationen entsprechen (bis zur Herabstufung oder Aufhebung
des Geheimhaltungsgrades gemäß genehmigter Verfahren).
25.8.2.Nutzung von privater IT-Ausrüstung für dienstliche Zwecke der Kommis-
sion
Die Nutzung von privaten austauschbaren elektronischen Datenträgern, privater
Software und IT-Hardware mit Speichermöglichkeit (z. B. PCs und tragbare
Computer) zur Verarbeitung von EU-Verschlusssachen ist untersagt.
Private Hardware, Software und Speichermedien dürfen in Bereiche der Katego-
rien I oder II, in denen EU-Verschlusssachen verarbeitet werden, nur mit
schriftlicher Genehmigung des Leiters des Sicherheitsbüros der Kommission
verbracht werden. Diese Genehmigung kann nur ausnahmsweise aus technischen
Gründen erteilt werden.
25.8.3.Nutzung von IT-Ausrüstung eines Auftragnehmers oder eines Mitglied-
staats für dienstliche Zwecke der Kommission
Die Nutzung von IT-Ausrüstung und Software eines Auftragnehmers für dienst-
liche Zwecke der Kommission kann vom Leiter des Sicherheitsbüros der
Kommission erlaubt werden. Die Verwendung der IT-Ausrüstung und Software
eines Mitgliedstaats kann ebenfalls erlaubt werden; in diesem Fall unterliegt die
IT-Ausrüstung der jeweiligen Bestandskontrolle der Kommission. Wenn die IT-
Ausrüstung zur Verarbeitung von EU-Verschlusssachen verwendet werden soll,
wird in jedem Fall die SAA konsultiert, damit die INFOSEC-Aspekte, die auf
die Nutzung dieser Ausrüstung anwendbar sind, angemessen berücksichtigt und
umgesetzt werden.
26. WEITERGABE VON EU-VERSCHLUSSSACHEN AN DRITTSTAATEN
ODER INTERNATIONALE ORGANISATIONEN
26.1.1.Grundsätze für die Weitergabe von EU-Verschlusssachen
Über die Weitergabe von EU-Verschlusssachen an Drittstaaten oder internatio-
nale Organisationen beschließt die Kommission als Kollegium nach Maßgabe
— von Art und Inhalt dieser Verschlusssachen;2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 54
▼M1
— des Grundsatzes „Kenntnis notwendig“;
— der Vorteile für die EU.
Der Urheber der EU-Verschlusssache, die weitergegeben werden soll, wird um
Zustimmung ersucht.
Einschlägige Beschlüsse werden von Fall zu Fall gefasst und richten sich nach
— dem gewünschten Maß an Zusammenarbeit mit den betreffenden Drittstaaten
oder internationalen Organisationen;
— deren Vertrauenswürdigkeit, die nach dem Geheimhaltungsgrad, der für die
diesen Staaten oder Organisationen anvertrauten Verschlusssachen vorge-
sehen würde, und nach der Vereinbarkeit der dort geltenden
Sicherheitsvorschriften mit den Sicherheitsvorschriften der EU zu bemessen
ist; die Beratende Gruppe für das Sicherheitskonzept der Kommission gibt
dazu für die Kommission ein technisches Gutachten ab.
Durch die Annahme von EU-Verschlusssachen verpflichten sich die betref-
fenden Drittstaaten oder internationalen Organisationen, die übermittelten
Informationen nur zu den Zwecken zu verwenden, für die die Weitergabe oder
der Austausch von Informationen beantragt worden ist, und den von der
Kommission verlangten Schutz zu bieten.
26.1.2.Kooperationsstufen
Hat die Kommission beschlossen, die Weitergabe oder den Austausch von
Verschlusssachen im Falle eines bestimmten Staates oder einer internationalen
Organisation zu gestatten, so legt sie außerdem fest, wie weit diese Zusammen-
arbeit gehen kann. Dies hängt insbesondere von dem Sicherheitskonzept und den
Sicherheitsvorschriften dieses Staates oder dieser Organisation ab.
Es gibt drei Kooperationsstufen:
Stufe 1Zusammenarbeit mit Drittstaaten oder internationalen Organisationen, deren
Sicherheitskonzept und -vorschriften sehr weitgehend mit denen der EU überein-
stimmen;
Stufe 2
Zusammenarbeit mit Drittstaaten oder internationalen Organisationen, deren
Sicherheitskonzept und -vorschriften deutlich von denen der EU abweichen;
Stufe 3
Gelegentliche Zusammenarbeit mit Drittstaaten oder internationalen Organisa-
tionen, deren Sicherheitskonzept und -vorschriften nicht eingeschätzt werden
können.
Die in den Anhängen 3, 4 und 5 erläuterten Verfahren und Sicherheitsbestim-
mungen richten sich nach der jeweiligen Kooperationsstufe.
26.1.3.Abkommen
Beschließt die Kommission, dass ein ständiger oder langfristiger Austausch von
Verschlusssachen zwischen der EU und Drittstaaten oder anderen internatio-
nalen Organisationen erforderlich ist, so arbeitet sie mit diesen „Abkommen
über die Sicherheitsverfahren für den Austausch von Verschlusssachen“ aus,
die das Ziel der Zusammenarbeit und die gegenseitigen Vorschriften für den
Schutz der ausgetauschten Informationen festlegen.
Für den Fall einer gelegentlichen Zusammenarbeit im Rahmen der Stufe 3, die
per Definition zeitlich und sachlich begrenzt ist, kann eine einfache Vereinba-
rung, die die Art der auszutauschenden Verschlusssache und die gegenseitigen
Verpflichtungen festlegt, an die Stelle des „Abkommens über die Sicherheitsver-
fahren für den Austausch von Verschlusssachen“ treten, sofern die
Verschlusssache nicht höher als „EU — NUR FÜR DEN DIENSTGE-
BRAUCH“ eingestuft ist.
Die Entwürfe für Abkommen über die Sicherheitsverfahren oder für Vereinba-
rungen werden von der Beratenden Gruppe für das Sicherheitskonzept der
Kommission erörtert, bevor sie der Kommission zur Entscheidung vorgelegt
werden.
Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission ersucht die
nationalen Sicherheitsbehörden der Mitgliedstaaten um die erforderliche Unter-
stützung, damit sichergestellt ist, dass die Informationen, die weitergegeben
werden sollen, gemäß den Bestimmungen der Abkommen über die Sicherheits-
verfahren oder der betreffenden Vereinbarungen genutzt und geschützt werden.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 55
Anlage 1
VERGLEICHSTABELLE DER NATIONALEN SICHERHEITSEINSTUFUNGEN
EU-Einstufung EU-STRENG GEHEIM EU-GEHEIM EU-VERTRAULICH EU-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH
NATO-Einstufung(1)
WEU-Einstufung Focal Top Secret WEU SECRET WEU CONFIDENTIAL WEU RESTRICTEDEuratom-Einstufung (
2) EURATOM Top Secret EURATOM Secret EURATOM Confidential EURATOM Restricted
Belgien Très Secret
Zeer GeheimSecret
GeheimConfidentiel
VertrouwelijkDiffusion restreinte
Beperkte Verspreiding
Dänemark Yderst hemmeligt Hemmeligt Fortroligt Til tjenestebrugDeutschland STRENG GEHEIM GEHEIM VS(
3) — VERTRAULICH VS — NUR FÜR DEN DIENSTGE-
BRAUCH
Griechenland Άκρως Απόρρητο Απόρρητο Εµπιστευτικό Περιορισµένης χρήσης
Spanien Secreto Reservado Confidencial Difusión limitadaFrankreich Très Secret Défense (
4) Secret Défense Confidentiel Défense Diffusion restreinte
Irland Top Secret Secret Confidential RestrictedItalien Segretissimo Segreto Riservatissimo RiservatoLuxemburg Très Secret Secret Confidentiel Diffusion restreinte
Niederlande Stg. Zeer Geheim Stg. Geheim Stg. Confidentieel
Österreich Streng Geheim Geheim Vertraulich EingeschränktPortugal Muito Secreto Secreto Confidencial Reservado▼M12000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 56
EU-Einstufung EU-STRENG GEHEIM EU-GEHEIM EU-VERTRAULICH EU-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH
Finnland Erittäin salainen Erittäin salainen Salainen Luottamuksellinen
Schweden Kvalificerat hemlig Hemlig Hemlig HemligVereinigtes Königreich Top Secret Secret Confidential Restricted
(1) NATO: Die Übereinstimmung mit den Einstufungskriterien der NATO wird bei der Aushandlung des Sicherheitsabkommens zwischen der Europäischen Uni on und der NATO hergestellt.
(2) Euratom: Verordnung Nr. 3 vom 31 Juli 1958 über den Schutz von Euratom-Verschlusssachen.
(3) Deutschland: VS = Verschlusssache.
(4) Frankreich: Die Einstufung „Très Secret Défense“, die für Regierungsprioritäten gilt, bedeutet, dass ein Austausch nur mit Zustimmung des Premie rministers erfolgen darf.▼M12000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 57
Anlage 2
LEITFADEN FÜR DIE EINSTUFUNGSPRAXIS
Dieser Leitfaden hat lediglich Hinweischarakter und darf nicht im Sinne einer Änderung der Kernvorschriften der Abschnitte 16, 17, 20 und 21 ausgele gt werden.
Einstufung Wann Wer AnbringungHerabstufung/Aufhebung des Geheimhaltungsgrades/Vernichtung
Wer Wann
EU — STRENG GE-
HEIM:
Diese Einstufung ist nur
bei Informationen und
Materialien vorzuneh-
men, deren unbefugte
Weitergabe den wesentli-
chen Interessen der Euro-
päischen Union oder ei-
nes oder mehrerer ihrer
Mitgliedstaaten außeror-
dentlich schweren Scha-
den zufügen könnte
[16.1].Eine Kenntnisnahme durch Unbefugte
würde bei Gegenständen mit der Ein-
stufung „EU — STRENG GEHEIM“
wahrscheinlich Folgendes bewirken:
— unmittelbare Gefährdung der in-
neren Stabilität der EU oder eines
ihrer Mitgliedstaaten oder be-
freundeter Länder,
— außerordentlich schwerwiegende
Schädigung der Beziehungen zu
befreundeten Regierungen,
— unmittelbarer Verlust zahlreicher
Menschenleben,
— außerordentlich schwerwiegende
Schädigung der Einsatzfähigkeit
oder der Sicherheit von Streitkräf-
ten der Mitgliedstaaten oder ande-
rer Partner bzw. der andauernden
Wirksamkeit äußerst wertvoller
Sicherheits- oder Intelligence-
Operationen,
— schwere und langfristige Schädi-
gung der Wirtschaft der EU oder
ihrer Mitgliedstaaten.Förmlich dazu befugte
Personen (Urheber),
Generaldirektoren, Lei-
ter von Diensten [17.1]
Die Urheber bestimmen
ein Datum, einen Zeit-
raum oder ein Ereignis,
nach dessen Ablauf In-
halte herabgestuft oder
deren Geheimhaltungs-
grade aufgehoben wer-
den können [16.2]. An-
dernfalls überprüfen siespätestens alle fünf Jah-
re die betreffenden Do-
kumente, um sicherzu-
stellen, dass die
ursprüngliche Einstu-
fung nach wie vor erfor-
derlich ist [17.3].Die Einstufung „EU — STRENG
GEHEIM“ ist auf Dokumenten dieser
Kategorie, gegebenenfalls mit einer
Sicherheitskennung und/oder mit dem
Zusatz „-ESVP“ bei Verteidigungssa-
chen, mit mechanischen Mitteln oder
von Hand anzubringen [16.4, 16.5,
16.3].
Die EU-Einstufungen und sonstigen
Sicherheitskennungen müssen am
oberen und am unteren Rand in der
Mitte jeder Seite erscheinen, und
jede Seite ist zu nummerieren. JedesDokument trägt ein Aktenzeichen
und ein Datum; das Aktenzeichen
wird auf jeder Seite angegeben.
Soll eine Verteilung in mehreren Ko-
pien erfolgen, so ist jede Kopie mit
einer laufenden Nummer zu versehen,
die auf der ersten Seite zusammen
mit der Gesamtseitenzahl angegeben
wird. Alle Anhänge und Beilagen
sind auf der ersten Seite aufzuführen
[21.1].Eine Aufhebung des Geheimhaltungs-
grades oder Herabstufung erfolgt aus-
schließlich durch den Urheber, der
alle nachgeordneten Empfänger, de-
nen das Original oder eine Kopie des
Dokuments zugeleitet wurde, über die
Änderung unterrichtet [17.3].
„EU — STRENG GEHEIM“-Doku-
mente werden durch die Zentralregi-
stratur oder die für diese Dokumente
zuständige Unterregistratur vernichtet.
Jedes der Vernichtung zugeführte Do-
kument ist in einer Vernichtungsbe-scheinigung aufzuführen, die von
dem für die Überwachung der „EU
— STRENG GEHEIM“-Dokumente
zuständigen Beamten und dem der
Vernichtung als Zeuge beiwohnenden
Beamten, der einer Sicherheitsüber-
prüfung für „EU — STRENG GE-
HEIM“-Dokumente unterzogen wur-
de, zu unterzeichnen ist. Der
Vorgang ist im Dienstbuch festzuhal-
ten. Die Vernichtungsbescheinigun-
gen sind zusammen mit dem Vertei-
lungsnachweis durch die Registratur
zehn Jahre lang aufzubewahren
[22.5].Überzählige Exemplare
und nicht länger benötig-
te Dokumente sind zu
vernichten [22.5].
„EU — STRENG GE-
HEIM“-Dokumente ein-
schließlich des bei ihrer
Herstellung angefallenen
und als Verschlusssache
einzustufenden Zwischen-
materials, wie fehlerhafte
Kopien, Arbeitsentwürfe,
maschinenschriftlicheAufzeichnungen und
Kohlepapier, sind unter
der Aufsicht eines „EU
— STRENG GEHEIM“-
ermächtigen Beamten
durch Verbrennen, Ein-
stampfen, Zerkleinern
oder andere geeignete
Verfahren so zu vernich-
ten, dass der Inhalt weder
erkennbar ist noch er-
kennbar gemacht werden
kann [22.5].▼M12000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 58
Einstufung Wann Wer AnbringungHerabstufung/Aufhebung des Geheimhaltungsgrades/Vernichtung
Wer Wann
EU-GEHEIM:
Diese Einstufung ist nur
bei Informationen und
Materialien vorzuneh-
men, deren unbefugte
Weitergabe den wesentli-
chen Interessen der Euro-
päischen Union oder ei-
nes oder mehrerer ihrer
Mitgliedstaaten schweren
Schaden zufügen könnte
[16.1].Eine Kenntnisnahme durch Unbefugte
würde bei Gegenständen mit der
Kennzeichnung „EU — GEHEIM“
wahrscheinlich Folgendes bewirken:
— Hervorrufen internationaler Span-
nungen,
— schwerwiegende Schädigung der
Beziehungen zu befreundeten Re-
gierungen,
— unmittelbare Bedrohung von Le-
ben oder schwerwiegende Beein-
trächtigung der öffentlichen Ord-
nung oder der individuellen
Sicherheit oder Freiheit,
— schwerwiegende Schädigung der
Einsatzfähigkeit oder der Sicher-
heit von Streitkräften der Mit-
gliedstaaten oder anderer Partner
bzw. der andauernden Wirksam-
keit sehr wertvoller Sicherheits-oder Intelligence-Operationen,
— erhebliche materielle Schädigung
der finanziellen, monetären, wirt-
schaftlichen und handelspoliti-
schen Interessen der EU oder ei-
nes ihrer Mitgliedstaaten.Befugte Personen (Ur-
heber), Generaldirekto-
ren, Leiter von Diensten
[17.1].
Die Urheber bestimmen
ein Datum oder einen
Zeitraum, nach dessen
Ablauf, Inhalte herabge-
stuft oder deren Ge-
heimhaltungsgrade auf-
gehoben werden können
[16.2]. Andernfalls
überprüfen sie späte-
stens alle fünf Jahre die
betreffenden Dokumen-
te, um sicherzustellen,
dass die ursprüngliche
Einstufung weiterhin er-
forderlich ist [17.3].Die Einstufung „EU — GEHEIM“ ist
auf Dokumenten dieser Kategorie, ge-
gebenenfalls mit einer Sicherheitsken-
nung und/oder mit dem Zusatz „-
ESVP“ bei Verteidigungssachen, mit
mechanischen Mitteln oder von Hand
anzubringen [16.4, 16.5, 16.3].
Die EU-Einstufungen und sonstigen
Sicherheitskennungen müssen am
oberen und am unteren Rand in der
Mitte jeder Seite erscheinen, und
jede Seite ist zu nummerieren. Jedes
Dokument trägt ein Aktenzeichen
und ein Datum; das Aktenzeichen
wird auf jeder Seite angegeben.
Soll eine Verteilung in mehreren Ko-
pien erfolgen, so ist jede Kopie mit
einer laufenden Nummer zu versehen,
die auf der ersten Seite zusammen
mit der Gesamtseitenzahl angegeben
wird. Alle Anhänge und Beilagen
sind auf der ersten Seite aufzuführen
[21.1].Eine Aufhebung des Geheimhaltungs-
grades oder Herabstufung erfolgt aus-
schließlich durch den Urheber, der
alle nachgeordneten Empfänger, de-
nen das Original oder eine Kopie des
Dokuments zugeleitet wurde, über die
Änderung unterrichtet [17.3].
„EU — GEHEIM“-Dokumente wer-
den von der für diese Dokumente zu-
ständigen Registratur unter der Auf-
sicht einer sicherheitsüberprüften
Person vernichtet. „EU — GE-
HEIM“-Dokumente, die vernichtet
werden, sind auf Vernichtungsbe-
scheinigungen aufzuführen, die zu
unterzeichnen und zusammen mit
dem Verteilungsnachweis durch die
Registratur mindestens drei Jahre
lang aufzubewahren sind [22.5].Überzählige Exemplare
und nicht länger benötig-
te Dokumente sind zu
vernichten [22.5].
„EU — GEHEIM“-Doku-
mente einschließlich des
bei ihrer Herstellung an-
gefallenen und als Ver-
schlusssache einzustufen-
den Zwischenmaterials,
wie fehlerhafte Kopien,
Arbeitsentwürfe, maschi-
nenschriftliche Aufzeich-
nungen und Kohlepapier,
sind durch Verbrennen,
Einstampfen, Zerkleinern
oder andere geeignete
Verfahren so zu vernich-
ten, dass der Inhalt weder
erkennbar ist noch er-
kennbar gemacht werden
kann [22.5].▼M12000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 59
Einstufung Wann Wer AnbringungHerabstufung/Aufhebung des Geheimhaltungsgrades/Vernichtung
Wer Wann
EU-VERTRAULICH:
Diese Einstufung ist bei
Informationen und Mate-
rialien vorzunehmen, der-
en unbefugte Weitergabe
den wesentlichen Interes-
sen der Europäischen
Union oder eines oder
mehrerer ihrer Mitglied-
staaten abträglich wäre
[16.1].Eine Kenntnisnahme durch Unbefugte
würde bei Gegenständen mit der
Kennzeichnung „EU — VERTRAU-
LICH“ wahrscheinlich Folgendes be-
wirken:
— konkrete Schädigung diplomati-
scher Beziehungen in dem Sinne,
dass förmliche Proteste oder ande-
re Sanktionen hervorgerufen wer-
den,
— Beeinträchtigung individueller Si-
cherheit oder Freiheit,
— Schädigung der Einsatzfähigkeit
oder der Sicherheit von Streitkräf-
ten der Mitgliedstaaten oder ande-
rer Partner bzw. der Wirksamkeit
wertvoller Sicherheits- oder Intel-
ligence-Operationen,
— wesentliche Beeinträchtigung der
finanziellen Tragfähigkeit wichti-ger Organisationen,
— Behinderung der Ermittlungstätig-
keit oder Erleichterung des Bege-
hens schwerer Straftaten,
— wesentliche Beeinträchtigung der
finanziellen, monetären, wirt-
schaftlichen und handelspoliti-
schen Interessen der EU oder ih-
rer Mitgliedstaaten,
— ernstliche Behinderung der Ausar-
beitung oder Durchführung wich-
tiger EU-Politiken,
— Abbruch oder erhebliche Unter-
brechung wichtiger EU-Aktivitä-
ten.Befugte Personen (Ur-
heber), Generaldirekto-
ren, Leiter von Diensten
[17.1].
Die Urheber bestimmen
ein Datum oder einen
Zeitraum, nach dessen
Ablauf Inhalte herabge-
stuft oder deren Ge-
heimhaltungsgrade auf-
gehoben werden
können. Andernfalls
überprüfen sie späte-
stens alle fünf Jahre die
betreffenden Dokumen-
te, um sicherzustellen,
dass die ursprüngliche
Einstufung weiterhin er-
forderlich ist [17.3].Die Einstufung „EU — VERTRAU-
LICH“ ist auf Dokumenten dieser Ka-
tegorie, gegebenenfalls mit einer Si-
cherheitskennung und/oder mit dem
Zusatz „- ESVP“ bei Verteidigungs-
sachen, mit mechanischen Mitteln
oder von Hand anzubringen [16.4,
16.5, 16.3].
Die EU-Einstufungen müssen am
oberen und am unteren Rand in der
Mitte jeder Seite erscheinen, und
jede Seite ist zu nummerieren. Jedes
Dokument trägt ein Aktenzeichen
und ein Datum.
Alle Anhänge und Beilagen sind auf
der ersten Seite aufzuführen [21.1].Eine Aufhebung des Geheimhaltungs-
grades oder Herabstufung erfolgt aus-
schließlich durch den Urheber, der
alle nachgeordneten Empfänger, de-
nen das Original oder eine Kopie des
Dokuments zugeleitet wurde, über die
Änderung unterrichtet [17.3].
„EU — VERTRAULICH“-Dokumen-
te werden von der für diese Doku-
mente zuständigen Registratur unter
der Aufsicht einer sicherheitsüber-
prüften Person vernichtet. Die Ver-
nichtung der Dokumente ist gemäß
den einzelstaatlichen Vorschriften
bzw., im Falle der Kommission oder
dezentraler EU-Einrichtungen, gemäß
den Anweisungen des Präsidenten zu
dokumentieren [22.5].Überzählige Exemplare
und nicht länger benötig-
te Dokumente sind zu
vernichten [22.5].
„EU — VERTRAU-
LICH“-Dokumente ein-
schließlich des bei ihrer
Herstellung angefallenen
und als Verschlusssache
einzustufenden Zwischen-
materials, wie fehlerhafte
Kopien, Arbeitsentwürfe,
maschinenschriftliche
Aufzeichnungen und
Kohlepapier, sind durch
Verbrennen, Einstampfen,
Zerkleinern oder andere
geeignete Verfahren so
zu vernichten, dass der
Inhalt weder erkennbar
ist noch erkennbar ge-
macht werden kann
[22.5].▼M12000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 60
Einstufung Wann Wer AnbringungHerabstufung/Aufhebung des Geheimhaltungsgrades/Vernichtung
Wer Wann
EU — NUR FÜR DEN
DIENSTGEBRAUCH:
Diese Einstufung ist bei
Informationen und Mate-
rialien vorzunehmen, der-
en unbefugte Weitergabe
sich auf die wesentlichen
Interessen der Europäi-
schen Union oder eines
oder mehrerer ihrer Mit-
gliedstaaten nachteilig
auswirken könnte [16.1].Eine Kenntnisnahme durch Unbefugte
würde bei Gegenständen mit der
Kennzeichnung „EU — NUR FÜR
DEN DIENSTGEBRAUCH“ wahr-
scheinlich Folgendes bewirken:
— Belastung diplomatischer Bezie-
hungen,
— erhebliche Unannehmlichkeiten
für Einzelpersonen,
— Erschwerung der Wahrung der
Einsatzfähigkeit oder der Sicher-
heit von Streitkräften der Mit-
gliedstaaten oder anderer Partner,
— finanzielle Verluste oder die
Ermöglichung ungerechtfertigter
Gewinne oder Vorteile für Einzel-
personen oder Unternehmen,
— Bruch eigener Verpflichtungen
zur Wahrung der Vertraulichkeit
von Informationen, die von dritter
Seite erteilt wurden,
— Verstoß gegen gesetzlich begrün-
dete Einschränkungen der Weiter-
gabe von Informationen,
— Beeinträchtigung der Ermittlungs-
tätigkeit oder Erleichterung des
Begehens schwerer Straftaten,
— Benachteiligung der EU oder ihrer
Mitgliedstaaten bei Verhandlun-
gen mit Dritten über handelspoli-
tische oder allgemein politische
Fragen,
— Behinderung der wirksamen Aus-
arbeitung oder Durchführung von
EU-Politiken,
— Gefährdung einer sachgerechten
Verwaltung der EU und ihrer
Tätigkeiten.Befugte Personen (Ur-
heber), Generaldirekto-
ren, Leiter von Diensten
[17.1].
Die Urheber bestimmen
ein Datum, einen Zeit-
raum oder ein Ereignis,
nach dessen Ablauf In-
halte herabgestuft oder
deren Geheimhaltungs-
grade aufgehoben wer-
den können [16.2] An-
dernfalls überprüfen sie
spätestens alle fünf Jah-
re die betreffenden Do-
kumente, um sicherzu-
stellen, dass die
ursprüngliche Einstu-
fung nach wie vor erfor-
derlich ist [17.3].Die Einstufung „EU — NUR FÜR
DEN DIENSTGEBRAUCH“ ist auf
Dokumenten dieser Kategorie, gege-
benenfalls mit einer Sicherheitsken-
nung und/oder mit dem Zusatz „-
ESVP“ bei Verteidigungssachen, mit
mechanischen oder elektronischen
Mitteln anzubringen [16.4, 16.5,16.3].
Die EU-Einstufungen müssen am
oberen und am unteren Rand in der
Mitte jeder Seite erscheinen, und
jede Seite ist zu nummerieren. Jedes
Dokument trägt ein Aktenzeichen
und ein Datum [21.1].Eine Aufhebung des Geheimhaltungs-
grades erfolgt ausschließlich durch
den Urheber, der alle nachgeordneten
Empfänger, denen das Original oder
eine Kopie des Dokuments zugeleitet
wurde, über die Änderung unterrich-
tet [17.3].
„EU — NUR FÜR DEN DIENSTGE-
BRAUCH“-Dokumente werden von
der für diese Dokumente zuständigen
Registratur gemäß den Weisungen
des Präsidenten vernichtet [22.5].Überzählige Exemplare
und nicht länger benötig-
te Dokumente sind zu
vernichten [22.5].▼M12000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 61
▼M1
Anlage 3
LEITLINIEN FÜR DIE WEITERGABE VON EU-VERSCHLUSSSACHEN
AN DRITTSTAATEN ODER INTERNATIONALE ORGANISATIONEN:
KOOPERATIONSSTUFE 1
VERFAHREN
1. Für die Weitergabe von EU-Verschlusssachen an Länder, die nicht Mitglied
der Europäischen Union sind, oder an andere internationale Organisationen,
deren Sicherheitskonzept und -vorschriften mit denen der EU vergleichbar
sind, ist die Kommission als Kollegium zuständig.
2. Bis zum Abschluss eines Geheimschutzabkommens sind Anträge auf
Weitergabe von EU-Verschlusssachen durch das für Sicherheitsfragen
zuständige Mitglied der Kommission zu prüfen.
3. Das Mitglied der Kommission
— holt die Stellungnahme der Urheber der EU-Verschlusssache ein, welche
weitergegeben werden soll;
— knüpft die nötigen Kontakte zu den Sicherheitsbehörden der als
Empfänger vorgesehenen Länder oder internationalen Organisationen,
um zu prüfen, ob deren Sicherheitskonzept und -vorschriften gewährlei-
sten können, dass die weitergegebenen Verschlusssachen gemäß diesen
Sicherheitsvorschriften geschützt werden;
— fordert ein Gutachten der Beratenden Gruppe für das Sicherheitskonzept
der Kommission hinsichtlich der Vertrauenswürdigkeit der als
Empfänger vorgesehenen Länder oder internationalen Stellen an.
4. Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission legt der
Beratenden Gruppe für das Sicherheitskonzept der Kommission den Antrag
zur Entscheidung vor.
VON DEN EMPFÄNGERN EINZUHALTENDE SICHERHEITSVOR-
SCHRIFTEN
5. Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission stellt den als
Empfänger vorgesehenen Ländern oder internationalen Organisationen den
Beschluss der Kommission zur Genehmigung der Weitergabe von EU-
Verschlusssachen zu.
6. Der Weitergabebeschluss tritt nur dann in Kraft, wenn die Empfänger sich
schriftlich verpflichten,
— die Informationen nur zu den vereinbarten Zwecken zu nutzen;
— die Informationen gemäß diesen Sicherheitsvorschriften und insbeson-
dere unter Einhaltung der nachfolgenden speziellen Bestimmungen zu
schützen.
7. Personal
a) Die Zahl der Bediensteten, die Zugang zu EU-Verschlusssachen erhalten,
beschränkt sich nach dem Grundsatz „Kenntnis notwendig“ strikt auf die
Personen, deren Aufgabenstellung diesen Zugang erfordert.
b) Alle Bediensteten oder Staatsangehörigen, denen der Zugang zu Infor-
mationen des Geheimhaltungsgrades „EU — VERTRAULICH“ oder
darüber gestattet wird, müssen Inhaber einer für die betreffende Stufe
gültigen Sicherheitsunbedenklichkeitsbescheinigung oder einer entspre-
chenden Sicherheitsermächtigung sein, wobei diese
Sicherheitsunbedenklichkeitsbescheinigung oder die Ermächtigung von
der Regierung ihres eigenen Staates ausgestellt beziehungsweise erteilt
wird.
8. Übermittlung von Dokumenten
a) Die praktischen Verfahren für die Übermittlung von Dokumenten
werden durch ein Abkommen festgelegt. Bis zum Abschluss dieses
Abkommens gelten die Bestimmungen des Abschnitts 21. Darin wird
insbesondere die Registratur angeführt, an die EU-Verschlusssachen
weitergegeben werden sollen.
b) Umfassen die Verschlusssachen, deren Weitergabe von der Kommission
genehmigt wird, Informationen der Stufe „EU — STRENG GEHEIM“,
so richtet der Empfänger ein EU-Zentralregister und gegebenenfalls
EU-Unterregister ein. Für diese Register gelten die Bestimmungen des
Abschnitts 22 dieser Sicherheitsvorschriften.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 62
▼M1
9. Registrierung
Sobald eine Registratur ein als „EU — VERTRAULICH“ oder höher einge-
stuftes EU-Dokument erhält, trägt sie dieses Dokument in einem eigens
dafür angelegten Register ihrer Organisation ein; dieses Register umfasst
Spalten, in denen das Eingangsdatum, die Bestimmungsmerkmale des
Dokuments (Datum, Aktenzeichen und Nummer des Exemplars), sein
Geheimhaltungsgrad, sein Titel, der Name oder Titel des Empfängers, das
Rücksendedatum der Empfangsbestätigung und das Datum, zu dem das
Dokument an den EU-Urheber zurückgesandt oder vernichtet wird, zu
verzeichnen sind.
10. Vernichtung
a) EU-Verschlusssachen sind gemäß den Anweisungen des Abschnitts 22
dieser Sicherheitsvorschriften zu vernichten. Bei Dokumenten der Stufen
„EU — GEHEIM“ und „EU — STRENG GEHEIM“ sind Kopien der
Vernichtungsbescheinigungen an die EU-Registratur zu senden, von der
die Dokumente übermittelt wurden.
b) EU-Verschlusssachen sind in die Notfall-Vernichtungspläne einzube-
ziehen, die die zuständigen Stellen des Empfängers für ihre eigenen
Verschlusssachen aufgestellt haben.
11. Schutz der Dokumente
Es sind alle erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, damit Unbefugte
keinen Zugang zu EU-Verschlusssachen erhalten.
12. Kopien, Übersetzungen und Auszüge
Fotokopien, Übersetzungen oder Auszüge eines als „EU — VERTRAU-
LICH“ oder „EU — GEHEIM“ eingestuften Dokuments dürfen nur mit
Genehmigung des Leiters des betreffenden Sicherheitsorgans angefertigt
werden, der diese Kopien, Übersetzungen oder Auszüge registriert und prüft
und nötigenfalls mit einem Stempel versieht.
Die Vervielfältigung oder Übersetzung eines Dokuments der Stufe „EU —
STRENG GEHEIM“ kann nur von der Behörde genehmigt werden, von der
das Dokument stammt; sie legt die Anzahl der zulässigen Exemplare fest;
kann die Behörde, von der das Dokument stammt, nicht ermittelt werden,
so ist der Antrag an den Sicherheitsdienst der Kommission zu richten.
13. Verstöße gegen die Sicherheitsvorschriften
Bei Verstößen gegen die Sicherheitsvorschriften im Zusammenhang mit
einer EU-Verschlusssache oder bei einem entsprechenden Verdacht sollten
vorbehaltlich des Abschlusses eines Geheimschutzabkommens unverzüglich
folgende Schritte unternommen werden:
a) Einleitung einer Untersuchung zur Klärung der Umstände des Verstoßes
gegen die Sicherheitsvorschriften;
b) Benachrichtigung des Sicherheitsdienstes der Kommission und der
zuständigen nationalen Sicherheitsbehörde sowie der Behörde, von der
die Informationen stammen, oder aber gegebenenfalls eindeutige Mittei-
lung, dass die letztgenannte Behörde nicht benachrichtigt wurde;
c) Ergreifen von Maßnahmen, damit die Folgen eines Verstoßes gegen die
Sicherheitsvorschriften so weit wie möglich eingeschränkt werden;
d) erneute Prüfung und Durchführung von Maßnahmen, damit sich der
Vorfall nicht wiederholt;
e) Durchführung der vom Sicherheitsbüro der Kommission empfohlenen
Maßnahmen, damit sich der Vorfall nicht wiederholt.
14. Inspektionen
Der Sicherheitsdienst der Kommission kann im Benehmen mit den betref-
fenden Staaten oder internationalen Organisationen eine Bewertung der
Effizienz der Maßnahmen zum Schutz der weitergegebenen EU-Verschluss-
sachen vornehmen.
15. Berichterstattung
Solange Staaten oder internationale Organisationen EU-Verschlusssachen
aufbewahren, erstellen sie vorbehaltlich des Abschlusses eines Geheim-
schutzabkommens jährlich zu dem Datum, das in der Genehmigung zur
Informationsweitergabe angegeben ist, einen Bericht, mit dem bestätigt
wird, dass diese Sicherheitsvorschriften eingehalten wurden.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 63
▼M1
Anlage 4
LEITLINIEN FÜR DIE WEITERGABE VON EU-VERSCHLUSSSACHEN
AN DRITTSTAATEN ODER INTERNATIONALE ORGANISATIONEN:
KOOPERATIONSSTUFE 2
VERFAHREN
1. Für die Weitergabe von EU-Verschlusssachen an Drittstaaten oder interna-
tionale Organisationen, deren Sicherheitskonzept und -vorschriften deutlich
von denen der EU abweichen, ist der Urheber zuständig. Für die Weitergabe
von EU-Verschlusssachen, die von der Kommission stammen, ist die
Kommission als Kollegium zuständig.
2. Prinzipiell ist die Weitergabe auf Informationen bis einschließlich des
Geheimhaltungsgrades „EU — GEHEIM“ beschränkt; ausgenommen sind
Verschlusssachen, die durch besondere Sicherheitskennungen oder -zusätze
geschützt sind.
3. Bis zum Abschluss eines Geheimschutzabkommens sind Anträge auf
Weitergabe von EU-Verschlusssachen durch das für Sicherheitsfragen
zuständige Mitglied der Kommission zu prüfen.
4. Das Mitglied der Kommission:
— holt die Stellungnahme der Urheber der EU-Verschlusssache ein, welche
weitergegeben werden soll;
— knüpft die erforderlichen Kontakte zu den Sicherheitsbehörden der als
Empfänger vorgesehenen Länder oder internationalen Organisation, um
Informationen über deren Sicherheitskonzept und -vorschriften einzu-
holen, und insbesondere eine Vergleichstabelle der in der EU und in
den betreffenden Staaten oder Organisationen geltenden Geheimhal-tungsgrade zu erstellen;
— beruft eine Sitzung der Beratenden Gruppe für das Sicherheitskonzept
der Kommission ein oder ersucht, falls erforderlich im Wege des verein-
fachten schriftlichen Verfahrens, die nationalen Sicherheitsbehörden der
Mitgliedstaaten um Prüfung im Hinblick auf ein Gutachten der Bera-
tenden Gruppe für das Sicherheitskonzept der Kommission.
5. In dem Gutachten äußert sich die Beratende Gruppe für das Sicherheitskon-
zept der Kommission zu folgenden Aspekten:
— Vertrauenswürdigkeit der als Empfänger vorgesehenen Staaten oder
internationalen Organisationen im Hinblick auf eine Bewertung der für
die EU oder deren Mitgliedstaaten bestehenden Sicherheitsrisiken;
— Bewertung der Fähigkeit des Empfängers, von der EU weitergegebene
Verschlusssachen zu schützen;
— Vorschläge für die praktische Behandlung der EU-Verschlusssachen
(beispielsweise Übermittlung bearbeiteter Textfassungen) und der über-
mittelten Dokumente (Beibehaltung oder Streichung von EU-
Einstufungsvermerken, besonderen Kennzeichnungen usw.);
— Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrades, bevor die
Informationen an die als Empfänger vorgesehenen Länder oder interna-
tionalen Organisationen weitergegeben werden.
6. Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission legt der
Kommission den Antrag sowie das Gutachten der Beratenden Gruppe für
das Sicherheitskonzept der Kommission zur Entscheidung vor.
VON DEN EMPFÄNGERN EINZUHALTENDE SICHERHEITSVOR-
SCHRIFTEN
7. Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission unterrichtet
die als Empfänger vorgesehenen Länder oder internationalen Organisationen
über den Beschluss der Kommission zur Genehmigung der Weitergabe von
EU-Verschlusssachen und die entsprechenden Einschränkungen.
8. Der Weitergabebeschluss tritt nur dann in Kraft, wenn die Empfänger sich
schriftlich verpflichten,
— die Informationen nur zu den vereinbarten Zwecken zu nutzen;
— die Informationen gemäß den Sicherheitsvorschriften der Kommission
zu schützen.
9. Es werden folgende Schutzvorschriften festgelegt, sofern nicht die Kommis-
sion nach Einholung des technischen Gutachtens der Beratenden Gruppe für
das Sicherheitskonzept der Kommission ein besonderes Verfahren (Strei-2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 64
▼M1
chung des Einstufungsvermerks, der besonderen Kennzeichnung usw.) für
die Behandlung von EU-Verschlusssachen vorsieht.
10. Personal
a) Die Zahl der Bediensteten, die Zugang zu EU-Verschlusssachen erhalten,
beschränkt sich nach dem Grundsatz „Kenntnis notwendig“ strikt auf die
Personen, deren Aufgabenstellung diesen Zugang erfordert.
b) Alle Bediensteten oder Staatsangehörigen, denen der Zugang zu von der
Kommission weitergegebenen Verschlusssachen gestattet wird, müssen
Inhaber einer nationalen Sicherheitsunbedenklichkeitsbescheinigung
oder einer Zugangsermächtigung für den Fall nationaler Verschlusssa-
chen, auf einer entsprechenden und der EU-Einstufung gemäß der
Vergleichstabelle gleichwertigen Stufe sein.
c) Diese nationalen Sicherheitsunbedenklichkeitsbescheinigungen oder
Zugangsermächtigungen werden vom Präsidenten zur Information mitge-
teilt.
11. Übermittlung von Dokumenten
Die praktischen Verfahren für die Übermittlung von Dokumenten werden
durch ein Abkommen festgelegt. Bis zum Abschluss dieses Abkommens
gelten die Bestimmungen des Abschnitts 21. Darin wird insbesondere die
Registratur angeführt, an die EU-Verschlusssachen weitergegeben werden
sollen, sowie die genaue Anschrift, an die die Dokumente zuzustellen sind,
und der Kurier- oder Postdienst, der für die Übermittlung von EU-
Verschlusssachen eingesetzt wird.
12. Registrierung am Bestimmungsort
Die nationale Sicherheitsbehörde des Empfängerstaats, die ihr gleichzuset-
zende Stelle, die in diesem Staat im Auftrag ihrer Regierung die von der
Kommission weitergegebene Verschlusssache in Empfang nimmt, oder das
Sicherheitsbüro der als Empfänger vorgesehenen internationalen Organisa-
tion legt ein spezielles Register für EU-Verschlusssachen an und registriert
diese, sobald sie dort eingehen. Dieses Register umfasst Spalten, in denen
das Eingangsdatum, die Bestimmungsmerkmale des Dokuments (Datum,
Aktenzeichen und Nummer des Exemplars), sein Geheimhaltungsgrad, seinTitel, der Name oder Titel des Empfängers, das Rücksendedatum der
Empfangsbescheinigung und das Datum, zu dem das Dokument an die EU
zurückgesandt oder vernichtet wird, zu verzeichnen sind.
13. Rücksendung von Dokumenten
Bei Rücksendung einer Verschlusssache durch den Empfänger an die
Kommission ist das unter der Rubrik „Übermittlung von Dokumenten“
beschriebene Verfahren zu befolgen.
14. Schutz der Dokumente
a) Nicht benutzte Dokumente sind in einem Sicherheitsbehältnis aufzube-
wahren, das für die Aufbewahrung nationaler Verschlusssachen
desselben Geheimhaltungsgrades zugelassen ist. Das Behältnis darf keine
Angaben tragen, die Aufschluss über seinen Inhalt geben könnten; dieser
Inhalt ist nur den Personen zugänglich, die zur Behandlung von EU-
Verschlusssachen ermächtigt sind. Wenn Kombinationsschlösser
verwendet werden, so darf die Kombination nur den Bediensteten des
Staates oder der Organisation bekannt sein, denen der Zugang zu der in
dem Behältnis aufbewahrten EU-Verschlusssache gestattet ist; die
Kombination ist alle sechs Monate oder - bei Versetzung eines
Bediensteten, bei Entzug der Sicherheitsermächtigung für einen der
Bediensteten, denen die Kombination bekannt ist, oder bei Gefahr der
Verletzung des Kombinationsgeheimnisses - früher zu ändern.
b) EU-Verschlusssachen dürfen aus dem Sicherheitsbehältnis nur von
Bediensteten entnommen werden, die aufgrund einer Sicherheitsüberprü-
fung zum Zugang zu EU-Verschlusssachen ermächtigt sind und eine
Kenntnisnahme benötigen. Solange die Dokumente in ihrem Besitz
sind, tragen die Bediensteten die Verantwortung für deren sichere Aufbe-
wahrung und insbesondere dafür, dass Unbefugte keinen Zugang zu den
Dokumenten erhalten. Sie sorgen außerdem dafür, dass die Dokumente
nach erfolgter Einsichtnahme sowie außerhalb der Arbeitszeiten in einem
Sicherheitsbehältnis aufbewahrt werden.
c) Fotokopien von bzw. Auszüge aus als „EU — VERTRAULICH“ oder
darüber eingestuften Dokumenten dürfen nur mit Genehmigung des
Sicherheitsbüros der Kommission angefertigt werden.
d) Das Verfahren zur raschen und vollständigen Vernichtung der Doku-
mente im Notfall sollte im Benehmen mit dem Sicherheitsbüro der
Kommission festgelegt und bestätigt werden.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 65
▼M1
15. MATERIELLE SICHERHEIT
a) Nicht benutzte Sicherheitsbehältnisse, die zur Aufbewahrung von EU-
Verschlusssachen dienen, sind stets verschlossen zu halten.
b) Wartungs- oder Reinigungspersonal, das einen Raum betritt, in dem
solche Sicherheitsbehältnisse untergebracht sind, oder dort arbeitet,
muss stets von einem Angehörigen des Sicherheitsdienstes des Staates
oder der Organisation oder von dem Bediensteten begleitet werden, der
speziell für die Sicherheitsaufsicht über diesen Raum verantwortlich ist.
c) Außerhalb der normalen Arbeitszeiten (nachts, an Wochenenden oder
Feiertagen) sind die Sicherheitsbehältnisse, die EU-Verschlusssachen
enthalten, entweder durch einen Wachbeamten oder durch ein automati-
sches Alarmsystem zu sichern.
16. Verstöße gegen die Sicherheitsvorschriften
Bei Verstößen gegen die Sicherheitsvorschriften im Zusammenhang mit
einer EU-Verschlusssache oder bei einem entsprechenden Verdacht, sollten
unverzüglich folgende Schritte unternommen werden:
a) sofortige Übermittlung eines Berichts an das Sicherheitsbüro der
Kommission oder an die nationale Sicherheitsbehörde des Mitgliedstaats,
der die Initiative zur Übermittlung von Dokumenten ergriffen hat (mit
einer Abschrift an das Sicherheitsbüro der Kommission);
b) Einleitung einer Untersuchung und nach deren Abschluss Übermittlung
eines umfassenden Berichts an die Sicherheitsstelle (siehe Buchstabe
a)). Anschließend sollten die nötigen Maßnahmen ergriffen werden, um
Abhilfe zu schaffen.
17. Inspektionen
Das Sicherheitsbüro der Kommission kann im Benehmen mit den betref-
fenden Staaten oder internationalen Organisationen eine Bewertung der
Effizienz der Maßnahmen zum Schutz der weitergegebenen EU-Verschluss-
sachen vornehmen.
18. Berichterstattung
Solange Staaten oder internationale Organisationen EU-Verschlusssachen
aufbewahren, erstellen sie vorbehaltlich des Abschlusses eines Geheim-
schutzabkommens jährlich zu dem Datum, das in der Genehmigung zur
Informationsweitergabe angegeben ist, einen Bericht, mit dem bestätigt
wird, dass diese Sicherheitsvorschriften eingehalten wurden.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 66
▼M1
Anlage 5
LEITLINIEN FÜR DIE WEITERGABE VON EU-VERSCHLUSSSACHEN
AN DRITTSTAATEN ODER INTERNATIONALE ORGANISATIONEN:
KOOPERATIONSSTUFE 3
VERFAHREN
1. Es kann gelegentlich vorkommen, dass die Kommission unter bestimmten
Umständen mit Staaten oder Organisationen zusammenarbeiten möchte, die
die von diesen Sicherheitsvorschriften verlangten Garantien nicht bieten
können; eine solche Zusammenarbeit kann jedoch die Weitergabe von EU-
Verschlusssachen erforderlich machen.
2. Für die Weitergabe von EU-Verschlusssachen an Drittstaaten oder interna-
tionale Organisationen, deren Sicherheitskonzept und -vorschriften deutlich
von denen der EU abweichen, ist der Urheber zuständig. Für die Weitergabe
von EU-Verschlusssachen, die von der Kommission stammen, ist die
Kommission als Kollegium zuständig.
Prinzipiell ist die Weitergabe auf Informationen bis einschließlich des
Geheimhaltungsgrades „EU — GEHEIM“ beschränkt; ausgenommen sind
Verschlusssachen, die durch besondere Sicherheitskennungen oder -zusätze
geschützt sind.
3. Die Kommission prüft die Ratsamkeit einer Weitergabe von Verschlusssa-
chen, bewertet, inwieweit der Empfänger Kenntnis von diesen
Informationen haben muss, und beschließt, welche Kategorien von
Verschlusssachen übermittelt werden können.
4. Spricht sich die Kommission für eine Weitergabe von Informationen aus, so
unternimmt das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission
Folgendes. Es
— holt die Stellungnahme der Urheber der EU-Verschlusssache ein, welche
weitergegeben werden soll;
— beruft eine Sitzung der Beratenden Gruppe für das Sicherheitskonzept
der Kommission ein oder ersucht, falls erforderlich im Wege des verein-
fachten schriftlichen Verfahrens, die nationalen Sicherheitsbehörden der
Mitgliedstaaten um Prüfung im Hinblick auf ein Gutachten der Bera-
tenden Gruppe für das Sicherheitskonzept der Kommission.
5. In ihrem Gutachten äußert sich die Beratende Gruppe für das Sicherheits-
konzept der Kommission zu folgenden Aspekten:
a) Einschätzung der für die EU oder ihre Mitgliedstaaten bestehenden
Sicherheitsrisiken;
b) Geheimhaltungsgrad der Informationen, die weitergegeben werden
können;
c) Herabstufung oder Aufhebung des Geheimhaltungsgrads, bevor die
Informationen weitergegeben werden;
d) Behandlung der Dokumente, die weitergegeben werden sollen (s. unten);
e) mögliche Übermittlungswege (mit dem öffentlichen Postdienst, über
öffentliche oder sichere Telekommunikationssysteme, mit Diplomaten-
post, sicherheitsüberprüften Kurieren, usw.).
6. Dokumente, die an Staaten oder Organisationen weitergegeben werden, die
unter diesen Anhang fallen, werden prinzipiell ohne Bezugnahme auf die
Quelle oder eine EU-Einstufung erstellt. Die Beratende Gruppe für dasSicherheitskonzept der Kommission kann empfehlen,
— eine besondere Kennzeichnung oder einen Codenamen zu verwenden;
— ein spezielles Einstufungssystem zu verwenden, bei dem die Sensibilität
der Informationen im Zusammenhang mit den Kontrollmaßnahmen
gesehen wird, die aufgrund der vom Empfänger befolgten Methoden
für die Übermittlung von Dokumenten erforderlich werden.
7. Der Präsident legt der Kommission das Gutachten der Beratenden Gruppe
für das Sicherheitskonzept der Kommission zur Entscheidung vor.
8. Hat die Kommission die Weitergabe von EU-Verschlusssachen beschlossen
und die praktischen Durchführungsverfahren festgelegt, knüpft das Sicher-
heitsbüro der Kommission die nötigen Kontakte mit der Sicherheitsbehörde
der betreffenden Staaten oder Organisationen, um die Anwendung der
geplanten Sicherheitsmaßnahmen zu erleichtern.
9. Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission unterrichtet
die Mitgliedstaaten über Art und Einstufung der Informationen sowie über2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 67
▼M1
die Organisationen und Länder, an welche die Informationen gemäß dem
Beschluss der Kommission weitergegeben werden können.
10. Das Sicherheitsbüro der Kommission trifft alle erforderlichen Maßnahmen,
um eine Bewertung späteren Schadens und eine Überarbeitung der
Verfahren zu erleichtern.
Wenn sich die Bedingungen für eine Zusammenarbeitet ändern, wird sich
die Kommission erneut mit diesem Thema befassen.
VON DEN EMPFÄNGERN EINZUHALTENDE SICHERHEITSVOR-
SCHRIFTEN
11. Das für Sicherheitsfragen zuständige Mitglied der Kommission stellt den als
Empfänger vorgesehenen Ländern oder internationalen Organisationen den
Beschluss der Kommission zur Genehmigung der Weitergabe von EU-
Verschlusssachen zusammen mit den von der Beratenden Gruppe für das
Sicherheitskonzept der Kommission vorgeschlagenen und von der Kommis-
sion angenommenen Schutzvorschriften zu.
12. Der Weitergabebeschluss tritt nur dann in Kraft, wenn die Empfänger sich
schriftlich verpflichten,
— die Informationen nur zum Zweck der von der Kommission beschlos-
senen Zusammenarbeit zu nutzen;
— den Informationen den von der Kommission verlangten Schutz zu
gewähren.
13. Übermittlung von Dokumenten
a) Die praktischen Verfahren für die Übermittlung von Dokumenten
werden vom Sicherheitsbüro der Kommission und den Sicherheits-
behörden der als Empfänger vorgesehenen Staaten oder internationalen
Organisationen vereinbart. Sie regeln insbesondere die genaue Anschrift,
an die die Dokumente zuzustellen sind.
b) Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „EU — VERTRAULICH“
und darüber werden in doppeltem Umschlag zugestellt. Der innere
Umschlag trägt einen eigenen Stempel oder den festgelegten Codenamen
und einen Vermerk der für dieses Dokument genehmigten speziellen
Einstufung. Für jede Verschlusssache wird eine Empfangsbescheinigung
beigelegt. In der Empfangsbescheinigung, die als solche nicht eingestuft
ist, werden nur die Bestimmungsmerkmale des Dokuments (sein Akten-
zeichen, das Datum, die Nummer des Exemplars) und dessen
Sprachfassung, nicht aber der Titel, aufgeführt.
c) Der innere Umschlag wird in den äußeren Umschlag geschoben, der zu
Empfangszwecken eine Paketnummer trägt. Auf dem äußeren Umschlag
wird kein Geheimhaltungsgrad angegeben.
d) Den Kurieren wird stets eine Empfangsbescheinigung mit der Paket-
nummer ausgehändigt.
14. Registrierung am Bestimmungsort
Die nationale Sicherheitsbehörde des Empfängerstaates, die ihr gleichzuset-
zende Stelle, die in diesem Staat im Auftrag ihrer Regierung die von der
Kommission weitergegebene Verschlusssache in Empfang nimmt, oder das
Sicherheitsbüro der als Empfänger vorgesehenen internationalen Organisa-
tion legt ein spezielles Register für EU-Verschlusssachen an und registriert
diese, sobald sie dort eingehen. Dieses Register umfasst Spalten, in denen
das Eingangsdatum, die Bestimmungsmerkmale des Dokuments (Datum,
Aktenzeichen und Nummer des Exemplars), sein Geheimhaltungsgrad, sein
Titel, der Name oder Titel des Empfängers, das Rücksendedatum der
Empfangsbescheinigung und das Datum, zu dem das Dokument an die EU
zurückgesandt oder vernichtet wird, zu verzeichnen sind.
15. Verwendung und Schutz von ausgetauschten Verschlusssachen
a) Der Umgang mit Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „EU —
GEHEIM“ ist auf eigens dafür bestimmte Bedienstete zu beschränken,
die über eine Zugangsermächtigung für Informationen dieser Stufe
verfügen. Die Informationen werden in Panzerschränken von guter
Qualität aufbewahrt, die nur von den Personen geöffnet werden können,
die zum Zugang zu den darin befindlichen Informationen berechtigt sind.
Die Bereiche, in denen diese Panzerschränke untergebracht sind, werden
ständig bewacht, und es wird ein Überprüfungssystem eingerichtet, damitsichergestellt ist, dass nur ordnungsmäßig ermächtigten Personen der
Zugang gestattet wird. Informationen des Geheimhaltungsgrades „EU
— GEHEIM“ werden mit Diplomatenpost, sicheren Postdiensten und
sicheren Telekommunikationsmitteln übermittelt. Ein „EU —
GEHEIM“-Dokument darf nur mit schriftlicher Genehmigung der2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 68
▼M1
herausgebenden Stelle kopiert werden. Alle Kopien werden registriert,
und ihre Verteilung wird überwacht. Für alle Verrichtungen mit EU —
GEHEIM-Dokumenten werden Empfangsbescheinigungen ausgestellt.
b) Der Umgang mit Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „EU —
VERTRAULICH“ ist auf Bedienstete zu beschränken, die ordnungs-
gemäß ermächtigt sind, über das Thema informiert zu werden. Die
Dokumente werden in verschlossenen Panzerschränken in überwachten
Bereichen aufbewahrt.
Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „EU — VERTRAULICH“
werden mit Diplomatenpost, dem militärischen Postdienst und sicheren
Telekommunikationsmitteln übermittelt. Die empfangende Stelle kann
Kopien anfertigen, deren Anzahl und Verteilung in speziellen Registern
zu verzeichnen sind.
c) Der Umgang mit Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „EU —
NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ ist auf Räume zu beschränken,
die Unbefugten nicht zugänglich sind; die Dokumente sind in verschlos-
senen Behältnissen aufzubewahren. Die Dokumente können mit dem
öffentlichen Postdienst als Einschreiben in doppeltem Umschlag und im
Zuge von Operationen in Notfällen auch über nicht gesicherte öffentliche
Telekommunikationssysteme übermittelt werden. Die Empfänger können
Kopien anfertigen.
d) Nicht eingestufte Informationen erfordern keine speziellen Schutzmaß-
nahmen und können auf dem Postweg und über öffentliche
Telekommunikationssysteme übermittelt werden. Die Empfänger können
Kopien anfertigen.
16. Vernichtung
Dokumente, für die keine Verwendung mehr besteht, werden vernichtet. Für
Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „EU — NUR FÜR DEN
DIENSTGEBRAUCH“ und „EU — VERTRAULICH“ wird ein entspre-
chender Vermerk in die speziellen Register aufgenommen. Für „EU -
GEHEIM“-Verschlusssachen sind Vernichtungsbescheinigungen auszu-
stellen, die von zwei Personen unterzeichnet werden, die der Vernichtung
als Zeuge bewohnen.
17. Verstöße gegen die Sicherheitsvorschriften
Wurde bei einer Verschlusssache der Geheimhaltungsgrade „EU —
VERTRAULICH“ oder „EU — GEHEIM“ die Geheimschutzvorschrift
verletzt oder besteht ein entsprechender Verdacht, so leitet die nationale
Sicherheitsbehörde des Staates oder der Sicherheitsverantwortliche der
Organisation eine Untersuchung der Umstände ein. Das Sicherheitsbüro der
Kommission wird über die Ergebnisse unterrichtet. Es werden die nötigen
Maßnahmen getroffen, um bei ungeeigneten Verfahren oder Aufbewah-
rungsmethoden, die zu der Verletzung geführt haben, für Abhilfe zu sorgen.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 69
▼M1
Anlage 6
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
CrA Kryptographische Stelle
CCAM VergabebeiratCISO Sicherheitsbeauftragter für die zentrale IT
COMPUSEC Computersicherheit
COMSEC KommunikationssicherheitCSO Sicherheitsbüro der Kommission
ESVP Europäische Sicherheits- und Verteidigungspolitik
INFOSEC InformationssicherheitIO Eigentümer der Information
ISO Internationale Organisation für Normung
IT InformationstechnologieLISO Beauftragter für die lokale IT-Sicherheit
LSO Lokaler Sicherheitsbeauftragter
MSO Sicherheitsbeauftragter für die SitzungNSA Nationale Sicherheitsbehörde
PC Personalcomputer
RCO Kontrollbeauftragter für die RegistraturSAA Akkreditierungsstelle für Sicherheit
SecOP Sicherheitsbezogene Betriebsverfahren
SSRS Systemspezifische SicherheitsanforderungenTA TEMPEST-Stelle
TSO Eigentümer des technischen Systems2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 70
▼M2
DURCHFÜHRUNGSBESTIMMUNGEN ZUR VERORDNUNG (EG) Nr.
1049/2001 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES
ÜBER DEN ZUGANG DER ÖFFENTLICHKEIT ZU DOKUMENTEN
DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS, DES RATES UND DER
KOMMISSION
In Erwägung nachstehender Gründe:
(1) Gemäß Artikel 255 Absatz 2 EG-Vertrag haben das Europäische Parlament
und der Rat die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001(1) über den Zugang der
Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und
der Kommission angenommen,
(2) Gemäß Artikel 255 Absatz 3 EG-Vertrag legt diese Verordnung die allge-
meinen Grundsätze und Beschränkungen dieses Zugangsrechts fest und
sieht in Artikel 18 vor, dass jedes Organ seine Geschäftsordnung an die
Bestimmungen dieser Verordnung anpasst.
Artikel 1
Zugangsberechtigte
Unionsbürger und natürliche oder juristische Personen mit Wohnsitz oder Sitz in
einem Mitgliedstaat üben ihr Recht auf Zugang zu den Dokumenten der
Kommission nach Artikel 255 Absatz 1 EG-Vertrag und Artikel 2 Absatz 1 der
Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 gemäß den in den nachfolgenden Bestim-
mungen genannten Verfahren aus. Dieses Zugangsrecht umfasst die Dokumente
der Kommission, das heißt Dokumente die von ihr erstellt wurden oder bei ihr
eingegangen sind und sich in ihrem Besitz befinden.
Gemäß Artikel 2 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 kann allen
natürlichen oder juristischen Personen, die keinen Wohnsitz oder Sitz in einem
Mitgliedstaat haben, Zugang zu den Dokumenten der Kommission unter den
gleichen Voraussetzungen wie den in Artikel 255 Absatz 1 EG-Vertrag
genannten Zugangsberechtigten gewährt werden.
Gemäß Artikel 195 Absatz 1 EG-Vertrag haben diese Personen jedoch nicht die
Möglichkeit, eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten einzurei-
chen. Verweigert die Kommission allerdings nach einem Zweitantrag ganz oder
teilweise den Zugang, können sie entsprechend den Bestimmungen von Artikel
230 Absatz 4 EG-Vertrag vor dem Gericht erster Instanz der Europäischen
Gemeinschaften Klage erheben.
Artikel 2
Anträge auf Zugang zu einem Dokument
Anträge auf Zugang zu einem Dokument sind per Post, Fax oder elektronische
Post an das Generalsekretariat der Kommission, die zuständige Generaldirektion
oder den zuständigen Dienst zu richten. Die entsprechenden Anschriften werden
in dem in Artikel 8 dieser Bestimmungen genannten Leitfaden veröffentlicht.
Die Kommission beantwortet die Erst- und Zweitanträge auf Zugang zu einem
Dokument innerhalb von fünfzehn Werktagen ab dem Datum der Registrierung
des Antrags. Bei komplexen oder umfangreichen Anträgen kann diese Frist um
fünfzehn Werktage verlängert werden. Jede Fristverlängerung muss begründet
sein und dem Antragsteller vorher mitgeteilt werden.
Bei einem Antrag, der, wie in Artikel 6 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr.
1049/2001 beschrieben, unpräzise formuliert ist, fordert die Kommission den
Antragsteller auf, zusätzliche Informationen beizubringen, um die beantragten
Schriftstücke ausfindig machen zu können; die Beantwortungsfrist beginnt erst
zu dem Zeitpunkt, zu dem das Organ über diese Angaben verfügt.
Jeder, selbst teilweise, ablehnende Bescheid enthält eine Begründung der Ableh-
nung auf der Grundlage einer der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/
2001 genannten Ausnahmen und unterrichtet den Antragsteller über die ihm zur
Verfügung stehenden Rechtsmittel.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 71
(1) ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43.
▼M2
Artikel 3
Behandlung von Erstanträgen
Unbeschadet von Artikel 9 dieser Bestimmungen erhält der Antragsteller, sobald
sein Antrag registriert wurde, eine Eingangsbestätigung, es sei denn, der
Bescheid erging postwendend.
Die Eingangsbestätigung und der Bescheid werden schriftlich, eventuell per
elektronische Post, versandt.
Der Antragsteller wird vom Generaldirektor oder dem Leiter des für den Antrag
zuständigen Dienstes oder von einem zu diesem Zweck innerhalb des General-
sekretariats benannten Direktor bzw. von einem innerhalb des OLAF benannten
Direktor, sofern sich der Antrag auf Dokumente im Zusammenhang mit in
Artikel 2 Absätze 1 und 2 des Beschlusses 1999/352/EG, EGKS, Euratom der
Kommission(1) zur Errichtung des OLAF vorgesehenen, von OLAF durchge-
führten Maßnahmen bezieht, oder aber von dem Beamten, der zu diesem
Zweck bestimmt wurde, darüber unterrichtet, wie sein Antrag beschieden wurde.
In jedem, selbst teilweise, ablehnenden Bescheid wird der Antragsteller über
sein Recht informiert, innerhalb von 15 Werktagen nach Eingang des
Bescheides einen Zweitantrag beim Generalsekretariat der Kommission oder
beim Direktor des OLAF, sofern der Zweitantrag Dokumente im Zusammen-
hang mit in Artikel 2 Absätze 1 und 2 des Beschlusses 1999/352/EG, EGKS,
Euratom vorgesehenen, von dem OLAF durchgeführten Maßnahmen betrifft, zu
stellen.
Artikel 4
Behandlung von Zweitanträgen
Gemäß Artikel 14 der Geschäftsordnung der Kommission wird die Entschei-
dungsbefugnis über Zweitanträge dem Generalsekretär übertragen. Betrifft der
Zweitantrag allerdings Dokumente im Zusammenhang mit in Artikel 2 Absätze
1 und 2 des Beschlusses 1999/352/EG, EGKS, Euratom vorgesehenen, von dem
OLAF durchgeführten Maßnahmen, wird die Entscheidungsbefugnis dem
Direktor des OLAF übertragen.
Die Generaldirektion oder der Dienst unterstützen das Generalsekretariat bei der
Erarbeitung der Entscheidung.
Die Entscheidung wird durch den Generalsekretär oder den Direktor des OLAF
nach Zustimmung des Juristischen Dienstes getroffen.
Der Bescheid wird dem Antragsteller schriftlich, gegebenenfalls in elektroni-
scher Form, übermittelt und weist ihn auf sein Recht hin, beim Gericht erster
Instanz Klage zu erheben oder beim Europäischen Bürgerbeauftragten
Beschwerde einzulegen.
Artikel 5
Konsultationen
(1) Erhält die Kommission einen Antrag auf Zugang zu einem Dokument, in
dessen Besitz sie zwar ist, das aber von einem Dritten stammt, prüft die
Generaldirektion oder der Dienst, bei der bzw. dem sich das Dokument befindet,
die Anwendbarkeit einer der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001
vorgesehenen Ausnahmen. Handelt es sich bei dem beantragten Dokument um
eine Verschlusssache gemäß den Schutzvorschriften der Kommission, ist Artikel
6 dieser Bestimmungen anzuwenden.
(2) Gelangt die Generaldirektion oder der Dienst, bei der bzw. dem sich das
Dokument befindet, nach dieser Prüfung zu der Auffassung, dass der Zugang zu
dem beantragten Dokument entsprechend einer der in Artikel 4 der Verordnung
(EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmen zu verweigern ist, wird die
Ablehnung dem Antragsteller ohne Konsultation des Dritten zugestellt.
(3) Die Generaldirektion oder der Dienst, bei der bzw. dem sich das Doku-
ment befindet, erteilt einen positiven Bescheid, ohne den externen Verfasser zu
konsultieren, wenn:
a) das beantragte Dokument entweder durch seinen Verfasser bzw. aufgrund der
Verordnung oder entsprechender Bestimmungen bereits verbreitet wurde;
b) die, möglicherweise auch teilweise Verbreitung seines Inhalts nicht wesent-
lich gegen eines der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001
vorgesehenen Interessen verstößt.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 72
(1) ABl. L 136 vom 31.5.1999, S. 20.
▼M2
(4) In allen anderen Fällen wird der Urheber außerhalb der Organe konsul-
tiert. Insbesondere in Fällen, in denen der Antrag auf Zugang zu einem
Dokument eines Mitgliedstaates gestellt wird, konsultiert die Generaldirektion
oder der Dienst, bei der bzw. dem sich das Dokument befindet, die Heimat-
behörde, wenn:
a) das Dokument der Kommission vor dem Inkrafttreten der Verordnung (EG)
Nr. 1049/2001 übermittelt wurde;
b) der Mitgliedstaat die Kommission ersucht hat, das Dokument gemäß den
Bestimmungen von Artikel 4 Absatz 5 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001
nicht ohne seine vorherige Zustimmung zu verbreiten.
(5) Der konsultierte Dritte verfügt über eine Beantwortungsfrist, die
mindestens fünf Werktage beträgt und es gleichzeitig der Kommission ermögli-
chen muss, ihre eigenen Beantwortungsfristen zu wahren. Geht innerhalb der
festgesetzten Frist keine Antwort ein, oder ist der Dritte nicht auffindbar bzw.
nicht feststellbar, entscheidet die Kommission entsprechend der Ausnahmerege-
lung von Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 unter Berücksichtigung
der berechtigten Interessen des Dritten auf der Grundlage der Angaben, über die
sie verfügt.
(6) Sofern die Kommission beabsichtigt, gegen den ausdrücklichen Wunsch
seines Verfassers den Zugang zu einem Dokument zu gewähren, unterrichtet
sie den Verfasser über ihre Absicht, das Dokument nach einer Frist von zehn
Werktagen freizugeben und verweist ihn auf die Rechtsmittel, die ihm zur
Verfügung stehen, um diese Freigabe zu verhindern.
(7) Erhält ein Mitgliedstaat einen Antrag auf Zugang zu einem Dokument,
das von der Kommission stammt, kann er sich zu Konsultationszwecken an das
Generalsekretariat wenden, das die für das Dokument innerhalb der Kommission
zuständige Generaldirektion oder den zuständigen Dienst benennt. Die General-
direktion oder der Dienst, die bzw. der das Dokument verfasst hat, bearbeitet
diesen Antrag nach Konsultation des Generalsekretariats.
Artikel 6
Behandlung der Anträge auf Zugang zu Verschlusssachen
Betrifft der Antrag auf Zugang zu einem Dokument ein sensibles Dokument
entsprechend der Definition in Artikel 9, Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr.
1049/2001 oder eine andere Verschlusssache gemäß den Schutzvorschriften der
Kommission, wird er von Beamten geprüft, die befugt sind, dieses Dokument
einzusehen.
Wird der Antrag auf Zugang zu einer Verschlusssache ganz oder teilweise
abschlägig beschieden, so ist dies auf der Grundlage der in Artikel 4 der Verord-
nung (EG) Nr. 1049/2001 genannten Ausnahmeregelungen zu begründen. Stellt
sich heraus, dass der Zugang zu dem beantragten Dokument auf der Grundlage
dieser Ausnahmeregelungen nicht abgelehnt werden kann, sorgt der Beamte, der
diesen Antrag prüft, für die Freigabe des Dokumentes, bevor es dem Antrag-
steller übermittelt wird.
In jedem Fall ist für den Zugang zu einem sensiblen Dokument das
Einverständnis der Heimatbehörde erforderlich.
Artikel 7
Ausübung des Zugangsrechts
Die Dokumente werden je nach Art des Antrags schriftlich, per Fax oder gege-
benenfalls per E-Mail versandt. Bei umfangreichen oder schwer
handzuhabenden Dokumenten kann der Antragsteller gebeten werden, die Doku-
mente vor Ort einzusehen. Diese Einsichtnahme ist kostenlos.
Ist das Dokument veröffentlicht worden, so sind in dem Bescheid Hinweise zur
Veröffentlichung bzw. zu der Stelle zu geben, wo das Dokument verfügbar ist,
sowie gegebenenfalls die Internet-Adresse des Dokumentes auf dem Server
EUROPA.
Überschreitet der Umfang des beantragten Dokumentes 20 Seiten, kann dem
Antragsteller eine Gebühr von 0,10 EUR je Seite zuzüglich Versandkosten in
Rechnung gestellt werden. Über die Kosten im Zusammenhang mit anderen
Hilfsmitteln wird von Fall zu Fall entschieden, ohne dass diese über einen ange-
messenen Betrag hinausgehen dürfen.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 73
▼M2
Artikel 8
Maßnahmen zur Erleichterung des Zugangs zu den Dokumenten
(1) Der Umfang des in Artikel 11 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001
vorgesehenen Registers wird schrittweise erweitert und auf der Startseite der
EUROPA-Webseite angegeben.
Das Register enthält den Titel des Dokumentes (in den Sprachen, in denen es
verfügbar ist), die Signatur und andere nützliche Hinweise, eine Angabe zu
seinem Verfasser und das Datum seiner Erstellung oder seiner Verabschiedung.
Eine Hilfsseite (in allen Amtssprachen) unterrichtet die Öffentlichkeit darüber,
wie das Dokument erhältlich ist. Handelt es sich um ein veröffentlichtes Doku-
ment, erfolgt ein Verweis auf den Gesamttext.
(2) Die Kommission erarbeitet einen Leitfaden, der die Öffentlichkeit über
ihre Rechte aufgrund der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 informiert. Dieser
Leitfaden wird in allen Amtssprachen auf der EUROPA-Webseite sowie als
Broschüre veröffentlicht.
Artikel 9
Unmittelbar öffentlich zugängliche Dokumente
(1) Die Bestimmungen dieses Artikels finden nur auf solche Dokumente
Anwendung, die nach Inkrafttreten der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 erstellt
oder erhalten wurden.
(2) Folgende Dokumente werden auf Anfrage automatisch zur Verfügung
gestellt und, soweit möglich, unmittelbar in elektronischer Form zugänglich
gemacht:
a) Tagesordnungen der Kommissionssitzungen;
b) gewöhnliche Protokolle der Kommissionssitzungen nach ihrer Genehmigung;
c) von der Kommission verabschiedete Texte, die zur Veröffentlichung im
Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften bestimmt sind;
d) Dokumente Dritter, die bereits vom Verfasser oder mit seiner Zustimmung
veröffentlicht worden sind;
e) Dokumente, die bereits im Zusammenhang mit einem früheren Antrag verö-
ffentlicht wurden.
(3) Sofern eindeutig feststeht, dass keine der in Artikel 4 der Verordnung
(EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmen auf sie Anwendung findet,
können folgende Dokumente, soweit möglich in elektronischer Form, verbreitet
werden, vorausgesetzt, sie geben keine persönlichen Meinungen oder Stellung-
nahmen wieder:
a) nach Verabschiedung eines Vorschlags für einen Rechtsakt des Rates bzw.
des Europäischen Parlaments und des Rates die vorbereitenden Dokumente
zu diesen Vorschlägen, die dem Kollegium während des Verfahrens der
Annahme vorgelegt wurden;
b) nach Verabschiedung eines Rechtsakts der Kommission aufgrund der ihr
verliehenen Ausführungsbefugnisse die vorbereitenden Dokumente zu diesen
Rechtsakten, die dem Kollegium während des Verfahrens der Annahme
vorgelegt wurden;
c) nach Verabschiedung eines Rechtsakts aufgrund ihrer eigenen Befugnisse,
einer Mitteilung, eines Berichts oder eines Arbeitsdokumentes durch die
Kommission, die vorbereitenden Dokumente zu diesen Dokumenten, die
dem Kollegium während des Verfahrens der Annahme vorgelegt wurden.
Artikel 10
Interne Organisation
Die Generaldirektoren und Leiter der Dienste entscheiden über die Erstanträge.
Zu diesem Zweck benennen sie einen Beamten, der die Anträge auf Zugang zu
einem Dokument prüft und die Stellungnahme seiner Generaldirektion oder
seines Dienstes koordiniert.
Dem Generalsekretariat wird zur Kenntnisnahme mitgeteilt, wie die Erstanträge
beschieden wurden.
Der für den Erstantrag verantwortlichen Generaldirektion oder dem hierfür
verantwortlichen Dienst wird mitgeteilt, dass ein Zweitantrag gestellt wurde.
Das Generalsekretariat sorgt für die reibungslose Koordinierung und einheitliche
Anwendung dieser Vorschriften durch die Generaldirektionen und Kommissi-2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 74
▼M2
onsdienste. Hierzu stellt es alle notwendigen Leitlinien und Verhaltensmaßre-
geln zur Verfügung.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 75
▼M3
BESTIMMUNGEN ZUR VERWALTUNG VON DOKUMENTEN
In Erwägung nachstehender Gründe:
(1) Die Maßnahmen und Beschlüsse der Kommission in den Bereichen Politik,
Gesetzgebung, Technik, Finanzen und Verwaltung führen alle irgendwann
zur Erstellung von Dokumenten.
(2) Diese Dokumente müssen gemäß den für alle Generaldirektionen und
gleichgestellten Dienste geltenden Vorschriften verwaltet werden, da sie
gleichzeitig eine direkte Verbindung zu den laufenden Maßnahmen und ein
Abbild der abgeschlossenen Maßnahmen der Kommission in ihrer doppelten
Funktion als europäisches Organ und europäische öffentliche Verwaltung
darstellen.
(3) Diese einheitlichen Vorschriften müssen gewährleisten, dass die Kommis-
sion jederzeit Rechenschaft über das ablegen kann, dessen sie
rechenschaftspflichtig ist. Deshalb müssen die Dokumente und Akten, die
sich bei einer Generaldirektion bzw. einem gleichgestellten Dienst befinden,
die Arbeit des Organs nachvollziehbar machen, den Informationsaustausch
erleichtern, erfolgte Tätigkeiten belegen und den rechtlichen Verpflich-
tungen, denen die Dienste unterliegen, entsprechen.
(4) Die Umsetzung der zuvor genannten Vorschriften erfordert die Einrichtung
einer adäquaten und soliden Organisationsstruktur sowohl auf Ebene der
einzelnen Generaldirektionen bzw. gleichgestellten Dienste, als auch dienst-
übergreifend und auf Ebene der Kommission.
(5) Die Erstellung und Einführung eines Aktenplans, gestützt auf eine Nomen-
klatur, die allen Kommissionsdiensten im Rahmen des
maßnahmenbezogenen Managements (MBM) des Organs gemeinsam sein
wird, ermöglichen eine Strukturierung der Dokumente in Akten und
erleichtern den Zugang dazu sowie die Transparenz.
(6) Eine effiziente Verwaltung der Dokumente ist für eine effiziente Politik des
öffentlichen Zugangs zu den Dokumenten der Kommission unerlässlich; die
Ausübung dieses Zugangsrechts durch den Bürger wird erleichtert durch die
Einrichtung von Registern mit Verweisen auf die Dokumente, die von der
Kommission erstellt wurden oder bei ihr eingegangen sind.
Artikel 1
Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieser Bestimmungen bedeutet:
—Dokument : Inhalte, die von der Europäischen Kommission erstellt wurden
oder bei ihr eingegangen sind, und die einen Sachverhalt im Zusammenhang
mit den Politiken, Maßnahmen und Entscheidungen aus dem Zuständigkeits-
bereich des Organs im Rahmen seines offiziellen Auftrags betreffen,
unabhängig von der Form des Datenträgers (auf Papier oder in elektronischer
Form, Ton-, Bild- oder audiovisuelles Material)
—Akte: der Kern, um den die Dokumente entsprechend der Geschäftstätigkeit
des Organs zu Nachweis-, Rechtfertigungs- oder Informationszwecken sowie
zur Gewährleistung der Arbeitseffizienz organisiert werden.
Artikel 2
Gegenstand
Diese Bestimmungen legen die Grundsätze der Verwaltung von Dokumenten
fest.
Die Verwaltung von Dokumenten muss Folgendes gewährleisten:
— die Erstellung, den Empfang und die Aufbewahrung der Dokumente in
vorschriftsmäßiger Form;
— die Kennzeichnung jedes Dokuments mit Hilfe angemessener Kennzeichen,
die seine einfache Zuordnung und Suche sowie Verweise auf dasselbe
ermöglichen;
— die Bewahrung des Gedächtnisses des Organs, die Erhaltung der Nachweise
über durchgeführte Maßnahmen und die Beachtung der rechtlichen
Verpflichtungen, denen die Dienste unterliegen;
— den einfachen Informationsaustausch;
— die Beachtung der Verpflichtung zur Transparenz des Organs.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 76
▼M3
Artikel 3
Einheitliche Vorschriften
Dokumente unterliegen folgenden Arbeitsgängen:
— Registrierung,
— Ablage,— Aufbewahrung,— Abgabe der Akten an das Historische Archiv.
Diese Arbeitsgänge werden im Rahmen der für alle Generaldirektionen und
gleichgestellten Dienste der Kommission einheitlichen Vorschriften durchge-
führt.
Artikel 4
Registrierung
Vom Zeitpunkt seines Eingangs oder seiner formalen Erstellung durch einen
Dienst unterliegt ein Dokument, unabhängig von der Form des Datenträgers,
einer Analyse, die das weitere Verfahren bestimmt, welches dem Dokument
vorbehalten ist, mithin die Verpflichtung, es zu registrieren oder nicht.
Ein Dokument, das von einem Kommissionsdienst erstellt wurde oder bei
diesem eingegangen ist, muss registriert werden, wenn es wichtige dauerhafte
Informationen enthält und/oder zu einem Tätigwerden oder zu Folgemaßnahmen
der Kommission bzw. einem ihrer Dienste führen kann. Handelt es sich um ein
erstelltes Dokument, erfolgt die Registrierung durch den ausfertigenden Dienst
in dem System, dem es entstammt. Handelt es sich um ein eingegangenes Doku-
ment, wird die Registrierung von dem Dienst vorgenommen, an den es gerichtet
wurde. Bei jeder weiteren Bearbeitung dieses auf diese Weise registrierten
Dokuments muss auf die ursprüngliche Registrierung verwiesen werden.
Die Registrierung muss die deutliche und sichere Identifikation der von der
Kommission oder einem ihrer Dienste erstellten oder bei diesen eingegangenen
Dokumente erlauben, in einer Weise, die die Rückverfolgbarkeit der betref-
fenden Dokumente während ihres vollständigen Lebenszyklus gewährleistet.
Die Registrierung gibt Anlass zur Anlegung von Registern die Angaben zu den
Dokumenten enthalten.
Artikel 5
Ablage
Die Generaldirektionen und gleichgestellten Dienste erstellen einen Aktenplan,
der ihren spezifischen Erfordernissen entspricht.
Dieser Aktenplan, der mit Mitteln der Informationstechnik zugänglich sein wird,
ist auf eine vom Generalsekretariat für alle Kommissionsdienste definierte
gemeinsame Nomenklatur gestützt. Diese Nomenklatur fügt sich in den Rahmen
des maßnahmenbezogenen Managements (MBM) der Kommission ein.
Die registrierten Dokumente werden in Akten organisiert. Für jeden Vorgang,
der in die Zuständigkeit der Generaldirektion oder des gleichgestellten Dienstes
fallt, wird eine einzige offizielle Akte angelegt. Jede offizielle Akte muss
vollständig sein und der Geschäftstätigkeit des jeweiligen Dienstes in Bezug
auf den Vorgang entsprechen.
Das Anlegen einer Akte und ihre Eingliederung in den Aktenplan einer General-
direktion oder eines gleichgestellten Dienstes obliegt dem für den jeweiligen
Bereich zuständigen Dienst entsprechend den anzuwendenden Modalitäten, die
in den einzelnen Generaldirektionen oder gleichgestellten Diensten festzulegen
sind.
Artikel 6
Aufbewahrung
Jede Generaldirektion bzw. gleichgestellter Dienst stellt den materiellen Schutz
der Dokumente, die sich in deren Zuständigkeit befinden sowie den kurz- und
mittelfristigen Zugang zu diesen Dokumenten sicher. Sie müssen ferner in der
Lage sein, die dazugehörigen Akten bereitzustellen oder zu rekonstruieren.
Die Verwaltungsvorschriften und die rechtlichen Verpflichtungen bestimmen die
Mindestaufbewahrungsdauer eines Dokuments.
Jede Generaldirektion bzw. gleichgestellter Dienst legt ihre interne Organisati-
onsstruktur im Hinblick auf die Aufbewahrung ihrer Akten fest. Die
Mindestaufbewahrungsdauer innerhalb ihrer Dienste richtet sich nach einer2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 77
▼M3
gemeinsamen Liste, die entsprechend den in Artikel 12 genannten Anwendungs-
modalitäten erstellt wurde und für die gesamte Kommission gilt.
Artikel 7
Vorauswahl und Abgabe an das Historische Archiv
Unbeschadet der in Artikel 6 genannten Mindestaufbewahrungsfristen treffen die
in Artikel 9 genannten Registraturen in regelmäßigen Abständen gemeinsam mit
den für die Akten zuständigen Diensten eine Vorauswahl der Dokumente und
Akten im Hinblick auf ihre Archivwürdigkeit und eine mögliche Abgabe an
das Historische Archiv der Kommission. Nach Prüfung der Vorschläge kann
das Historische Archiv die Abgabe ablehnen. Jede ablehnende Entscheidung
wird begründet und den betreffenden Diensten mitgeteilt.
Akten und Dokumente, deren Aufbewahrung durch die Dienste sich als nicht
mehr notwendig erweist, werden spätestens fünfzehn Jahre nach ihrer Erstellung
über die Registraturen und unter der Verantwortung des Generaldirektors an das
Historische Archiv der Kommission abgegeben. Danach werden diese Akten und
Dokumente einer Bewertung entsprechend den Regeln, die in den in Artikel 12
genannten Anwendungsmodalitäten festgelegt sind, unterzogen. Diese Bewer-
tung dient dazu, diejenigen Akten und Dokumente, die aufbewahrt werden
müssen, von denen zu trennen, die weder von administrativem noch von histori-
schem Interesse sind.
Das Historische Archiv verfügt über besondere Magazine für die Aufbewahrung
dieser übernommenen Akten und Dokumente. Auf Anfrage werden sie für die
Generaldirektion bzw. gleichgestellten Dienst, aus der sie stammen, bereitge-
stellt.
Artikel 8
Verschlusssachen
Als Verschlusssache eingestufte Dokumente werden entsprechend den geltenden
Schutzvorschriften behandelt.
Artikel 9
Registraturen
Jede Generaldirektion bzw. gleichgestellter Dienst richtet unter Berücksichti-
gung ihrer Struktur und ihrer Sachzwänge eine oder mehrere Registraturen ein.
Die Registraturen haben zu gewährleisten, dass die in ihrer Generaldirektion
bzw. Dienst erstellten oder dort eingegangenen Dokumente entsprechend den
festgelegten Vorschriften verwaltet werden.
Artikel 10
Beauftragte für die Verwaltung von Dokumenten
Jeder Generaldirektor oder Dienstleiter benennt einen Beauftragten für die
Verwaltung von Dokumenten.
Im Zuge der Einrichtung eines modernen und leistungsfähigen Verwaltungs- und
Archivierungssystems der Dokumente kontrolliert dieser Beauftragte folgende
Aufgaben:
— Identifizierung der verschiedenen für die Aufgabenfelder seiner Generaldi-
rektion oder seines gleichgestellten Dienstes spezifischen Arten von
Dokumenten und Akten;
— Erstellung eines Inventars der bestehenden Datenbanken und Informationssy-
steme sowie dessen Aktualisierung;
— Erstellung des Aktenplans seiner Generaldirektion bzw. gleichgestellten
Dienstes;
— Festlegung besonderer Vorschriften und Verfahren seiner Generaldirektion
oder seines gleichgestellten Dienstes für die Verwaltung der Dokumente
und Akten sowie Kontrolle ihrer Anwendung;
— Organisation von Schulungen der Mitarbeiter, die mit der Durchführung, der
Überwachung und den Folgemaßnahmen der in diesen Bestimmungen fest-
gelegten Verwaltungsvorschriften in seiner Generaldirektion oder seinem
gleichgestellten Dienst betraut sind.
Der Beauftragte gewährleistet die horizontale Koordinierung zwischen der oder
den Registraturen und den übrigen beteiligten Dienststellen.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 78
▼M3
Artikel 11
Dienstübergreifende Gruppe von Beauftragten für die Verwaltung von
Dokumenten
Es wird eine dienstübergreifende Gruppe von Beauftragten für die Verwaltung
von Dokumenten unter Vorsitz des Generalsekretariats eingerichtet, die folgendeAufgaben wahrnimmt:
— Kontrolle der korrekten und einheitlichen Anwendung dieser Bestimmungen
in den Dienststellen;
— Behandlung eventueller Fragen bei der Anwendung derselben;— Beteiligung an der Erarbeitung der in Artikel 12 genannten Anwendungsmo-
dalitäten;
— Weiterleitung des Schulungsbedarfs sowie des Bedarfs an Unterstützungs-
maßnahmen der Generaldirektionen und gleichgestellten Dienste.
Die Gruppe wird von ihrem Vorsitzenden auf dessen Initiative oder auf Anfrage
einer Generaldirektion bzw. eines gleichgestellten Dienstes einberufen.
Artikel 12
Anwendungsmodalitäten
Die Anwendungsmodalitäten dieser Bestimmungen werden vom Generalsekretär
im Einvernehmen mit dem Generaldirektor für Personal und Verwaltung auf
Vorschlag der dienstübergreifenden Gruppe von Beauftragten für die Verwal-
tung von Dokumenten erlassen und regelmäßig aktualisiert.
Bei der Aktualisierung sind insbesondere folgende Aspekte zu berücksichtigen:
— Entwicklung neuer Technologien im Bereich der Information und Kommuni-
kation;
— Weiterentwicklung der Dokumentationswissenschaften sowie Forschungser-
gebnisse auf Gemeinschafts- und internationaler Ebene einschließlich der
Entwicklung von Normen in diesem Bereich;
— Verpflichtungen der Kommission im Hinblick auf Transparenz und öffentli-
chen Zugang zu den Dokumenten und zu den Dokumentenregistern;
— Entwicklungen im Hinblick auf Standardisierung und formalen Aufbau der
Dokumente der Kommission und ihrer Dienste;
— Definition der anzuwendenden Vorschriften im Hinblick auf den Beweiswert
elektronischer Dokumente.
Artikel 13
Umsetzung innerhalb der Dienste
Jeder Generaldirektor bzw. Dienstleiter schafft die organisatorischen, admini-
strativen, materiellen und personellen Voraussetzungen für die praktische
Umsetzung dieser Bestimmungen und ihrer Anwendungsmodalitäten durch seine
Dienststellen.
Artikel 14
Information, Schulung und Unterstützung
Das Generalsekretariat und die Generaldirektion für Personal und Verwaltung
stellen Informations-, Schulungs- und Unterstützungsmaßnahmen bereit, die für
die erfolgreiche Umsetzung und Durchführung dieser Bestimmungen in den
Generaldirektionen und gleichgestellten Diensten notwendig sind.
Bei der Festlegung der Schulungsmaßnahmen berücksichtigen sie sorgfältig den
von der dienstübergreifenden Gruppe von Beauftragten für die Verwaltung von
Dokumenten festgestellten Schulungs- und Unterstützungsbedarf der Generaldi-
rektionen und gleichgestellten Dienste.
Artikel 15
Durchführung der Bestimmungen
Das Generalsekretariat sorgt in Absprache mit den Generaldirektoren und
Dienstleitern für die Durchführung der vorliegenden Bestimmungen.2000Q3614 — DE — 24.01.2002 — 003.001 — 79