1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 1
DiesesDokumentistlediglicheineDokumentationsquelle,fürderenRichtigkeitdieOrganederGemeinschaftenkeineGewähr
übernehmen
►B VERORDNUNG(EURATOM,EGKS,EG)Nr.3418/93DERKOMMISSION
vom9.Dezember1993
mit Durchführungsbestimmungen zu einigen Vorschriften der Haushaltsordnung vom 21.
Dezember 1977
(ABl. L 315 vom 16.12.1993, S. 1)
Geändertdurch:
Amtsblatt
Nr. Seite Datum
►M1 Beschluß 97/594/EGKS, EG, Euratom der Kommission vom 30. Juli 1997 L 239 54 30.8.1997
►M2 Beschluss 98/539/EG, EGKS, Euratom der Kommission vom 7.
September 1998 L 252 67 12.9.1998
►M3 Beschluss 1999/537/EG, EGKS, Euratom der Kommission vom 23. Juli
1999 L 206 24 5.8.1999
►M4 Beschluss 2000/716/EG der Kommission vom 16. November 2000 L 290 52 17.11.2000
►M5 Beschluss 2001/642/EG der Kommission vom 21. August2001 L 226 7 22.8.2001
►M6 Verordnung (EG) Nr. 1687/2001 der Kommission vom 21. August2001 L 228 8 24.8.2001
NB: Diese konsolidierte Fassung enthält Bezugnahmen auf die Europäische Rechnungseinheit und/oder den Ecu, welche ab
1. Januar 1999 als Bezugnahmen auf den Euro zu verstehen sind — Verordnung des Rates (EWG) Nr. 3308/80 (ABl. L 345vom 20.12.1980, S. 1) und Verordnung des Rates (EG) Nr. 1103/97 (ABl. L 162 vom 19.6.1997, S. 1).
▼B
VERORDNUNG (EURATOM, EGKS, EG) Nr. 3418/93 DER
KOMMISSION
vom9.Dezember 1993
mit Durchführungsbestimmungen zu einigen Vorschriften der
Haushaltsordnungvom21.Dezember1977
DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN —
gestützt auf den Vertrag über die Gründung der EuropäischenGemeinschaftfür Kohle und St ahl,
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atom-
gemeinschaft;
gestützt auf die Haushaltsordnung des Rates vom 21. Dezember 1977 für
den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (
1), zuletzt
geändertdurch die Verordnung (Eurat om, EGKS, EWG) Nr. 610/90 (2),
insbesondere auf Artikel 126,
nach Anhörung des Europäischen Parlaments und des Rates,
nach Stellungnahme des Gerichtshofs, des Rechnungshofs und des
Wirtschafts- und Sozialausschusses,
in Erwägung nachstehender Gründe:
in einigen Vorschriften der Artikel 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38,
41, 45, 46, 49, 53, 54, 56, 58, 59, 60, 63, 64a, 65, 66, 70, 70a, 75, 94, 97und 123 der Haushaltsordnung sind ausdrücklich Durchführungsbe-stimmungen vorgesehen.
Die Verordnung 86/610/EWG, Euratom, EGKS der Kommission (
3)
erforderteine Reihe von Anpassungen, insbesondere infolge derÄnderung der Haushaltsordnung.
Es empfiehltsich, Durchführungsbest immungen vorzusehen, um die
Behandlung bestimmter Beiträge Dritter zu Gemeinschaftsaktionen zuregeln.
Im Interesse größerer Klarheit und Übersichtlichkeit ist es notwendig,
die geltenden Durchführungsbestimmungen in einem einzigen Textzusammenzufassen und die Verordnung 86/610/EWG, Euratom, EGKS
aufzuheben.
Der Erlaß dieser Bestimmungen steht dem späteren Erlaß weiterer
Durchführungsbestimmungen, die in der Haushaltsordnung nicht
ausdrücklich vorgesehen sind, sich aber in der Folge als zweckmäßigerweisen könnten, nicht entgegen —
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
TITEL I
BEWERTUNGDERAUSGABEN
(Artikel 2 der Haushaltsordnung)
Artikel 1
(1) Alle Vorschläge für neue Programme und Maßnahmen, die
Ausgaben zu Lasten des Gesamthaushaltsplans verursachen, werden vor1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 2
(1) ABl. Nr. L 356 vom 31. 12. 1977, S. 1.
(2) ABl. Nr. L 70 vom 16. 3. 1990, S. 1.
(3) ABl. Nr. L 360 vom 19. 12. 1986, S. 1.▼M6
▼B
▼M6
▼M6
der Einleitung einer Ex-ante-Bewertung unterzogen, in deren Rahmen
folgende Informationselemente ermittelt werden:
a) kurz- oder längerfristig zu deckender Bedarf;
b) zu erreichende Ziele;
c) erwartete Ergebnisse und für deren Bewertung erforderliche
Indikatoren;
d) durch die Gemeinschaftsintervention bedingter Mehrwert;
e) mitden Vorschlägen verbundene Risiken, einschließlich Bet rugs-
risiko, und mögliche Alternativlösungen;
f) im Zuge vergleichbarer Aktionen gewonnene Erfahrungen;
g) unter Beachtung des Kostenwirksamkeitsprinzips bereitzustellende
Haushaltsmittel, Human- und Verwaltungsressourcen;
h) einzurichtende Überwachungssysteme.
(2) Alle Programme und Maßnahmen werden sodann ex-postunt er
dem Gesichtspunkt der eingesetzten Humanressourcen und Finanzmittel
sowie der erreichten Ergebnisse geprüft, um ihre Übereinstimmung mit
den vorgegebenen Zielen sicherzustellen.
(3) Die bei der Durchführung eines Mehrjahresprogramms erzielten
Ergebnisse werden periodisch nach einem Zeitplan bewertet, der esermöglicht, die Bewertungsergebnisse bei allen Beschlüssen über dieWeiterführung, Änderung oder Unterbrechung des Programms zuberücksichtigen.
Die bei der Durchführung von auf Jahresbasis finanzierten Maßnahmen
erzielten Ergebnisse werden mindestens alle sechs Jahre bewertet.
TITEL Ia
BEDINGUNGENFÜRDIEANWENDUNGDES ►M6 EURO ◄AUFDIE
EINNAHMENUNDAUSGABEN
(Artikel 11 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
Artikel 1
Die Umrechnung zwischen dem ►M6Euro◄und den Landeswäh-
rungen erfolgtgrundsät zlich zum Tageskurs des ►M6Euro◄, der im
Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht wird. Zum
Zwecke der in den Artikeln 69 bis 72 der Haushaltsordnungvorgesehenen Rechnungsführung werden die Landeswährungen jedoch
gemäß der Verweisbestimmung in Artikel 11 Absatz 4 der Haushalts-
ordnung nach den monatlichen Umrechnungskursen in ►
M6Euro◄
umgerechnet. Diese werden auf der Grundlage der Kurse ermittelt, dieam vorletzten Arbeitstag des Monats Gültigkeit haben, der dem Monatvorausgegangen ist, für den die Umrechnungskurse ermittelt wordensind.
Artikel 1a
(1) Die Kommission bestimmt den Kurs für die Umrechnung
zwischen dem Euro und den Landeswährungen, den die Organe beider Haushaltsausführung zugrunde legen, anhand der von der Europäi-schen Zentralbank festgesetzten und im Amtsblatt der Europäischen
Gemeinschaften veröffentlichten Referenzkurse.
(2) Die Umrechnung zwischen dem Euro und den Landeswährungen
erfolgtzum Tageskurs des Euro, der im Amtsblatt der Europäischen
Gemeinschaften veröffentlicht wird. Zum Zwecke der in den Artikeln 69
bis 72 der Haushaltsordnung vorgesehenen Rechnungsführung werdendie Landeswährungen jedoch gemäß der Verweisbestimmung in Artikel11 Absatz 4 der Haushaltsordnung nach den monatlichen Umrech-nungskursen in Euro umgerechnet. Diese werden auf der Grundlage derKurse ermittelt, die am vorletzten Arbeitstag des Monats Gültigkeit1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 3
▼B
▼M6
▼M6
haben, der dem Monatvorausgegangen ist , für den die Umrechnungs-
kurse ermittelt worden sind.
(3) Im Falle der Landeswährungen, deren Tageskurs nichtim
Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht wird,
bestimmt die Kommission den Kurs für die Umrechnung zwischen
dem Euro und diesen Währungen anhand der Informationsquellen, die
sie für zuverlässig erachtet.
Artikel 2
Werden die Mittelbindungsanträge und die Feststellungen der Forde-
rungen in Landeswährung ausgestellt, so erfolgt die Umrechnung in►
M6Euro◄nach►M6Artikel 1a ◄.
Die entsprechende Auszahlungsanordnung und die Einziehungsanord-
nung können nur in der gleichen Währung ausgestellt werden.
Der in►M6Euro◄ausgedrückte Saldo einer auf Landeswährung
lautenden Mittelbindung oder Feststellung einer Forderung wird beijedem monatlichen Abschluß der Rechnungsführung über die Haus-haltsvorgänge neu bewertet. Die letzte Neubewertung desHaushaltsjahres erfolgt hinsichtlich des Saldos der Mittelbindungen
zum Umrechnungskurs des Monats Dezember; der Saldo der fest-
gestellten Forderungen wird im Hinblick auf die Erstellung derVermögensübersichtzu dem am 31. Dezember gelt enden Umrech-nungskurs neu bewertet.
Die Salden können ferner im Laufe des Monats neu bewertet werden,
wenn eine Währungsanpassung erfolgtist .
Artikel 3
Abweichend von ►
M6Artikel 1a ◄istfür den Monat„n“, für den die
Ausgaben des EAGFL, Abteilung Garantie, gemäß Artikel 3 Absatz 5
der►M6Verordnung (EG) Nr. 296/96 der Kommission ◄(1)
gemeldetworden sind, der Umrechnungskurs vom 10. des Monat s „n+ 1“ oder des ersten vorangegangenen Tages, für den eine allgemeineNotierung vorliegt, zu verwenden.
Dieser Kurs istebenfalls zur Umrechnung der in den Art ikeln 4 und 5
der►
M6Verordnung (EG) Nr. 296/96 der Kommission ◄vorge-
sehenen entsprechenden Vorschüsse zu verwenden.
Die in Landeswährung festgestellten Unterschiede zwischen den
Beträgen, die den Mitgliedstaaten für den Monat „n“ zur Verfügunggestellt worden sind, und den für diesen Monat buchmäßig erfaßtenAusgaben werden zu dem Umrechnungskurs vom 10. des Monats „n + 2“
in►
M6Euro◄umgerechnet.
Artikel 4
Die bei Abschluß des Haushaltsjahres noch abzuwickelnden Verpflich-
tungen und die auf das folgende Haushaltsjahr zu übertragenden Mittel(nichtgetrennte Mittel) werden unter Zugrundelegung der Umrechnungs-kurse für den ►
M6Euro◄vom Dezember berechnet.
Die Zahlungen zu Lasten eines Haushaltsjahres, die vom 1. bis 15.
Januar des darauffolgenden Haushaltsjahres geleistet werden, werdenzum Umrechnungskurs für den ►
M6Euro◄vom Dezember in der
Haushaltsrechnung erfaßt.
Artikel 5
Die noch auszuzahlenden gebundenen Mittel (nichtgetrennte Mittel)
werden bis zur Höhe der auf das folgende Haushaltsjahr übertragenenMittel in Landeswährung oder in ►
M6Euro◄gezahlt; die Zahlungen
werden zu dem im Zeitpunkt der Zahlung geltenden Umrechnungskurs1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 4
(1) ABl. Nr. L 249 vom 8. 9. 1988, S. 9.▼B
▼B
buchmäßig erfaßt. Übersteigt ein zu zahlender Betrag die Höhe der bei
der betreffenden Haushaltslinie gebundenen Mittel, so wird der Unter-schied gemäß Artikel 15 der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1552/89
des Rates (
1) bei der Berechnung des Saldos des Haushaltsjahres
berücksichtigt.
Die Beträge, die bei den Neubewertungen im Hinblick auf die
Anpassung der aus früheren Haushaltsjahren fortbestehenden Verpflich-tungen (getrennte Mittel) berechnet werden, werden in derRechnungsführung über die Haushaltsvorgänge festgestellt und in derÜbersicht über die Inanspruchnahme der Mittelbindungen aus den der
Haushaltsrechnung vorangegangenen Haushaltsjahren ausgewiesen.
TITEL II
BEFUGNISÜBERTRAGUNGENUNDAUFTRAGSWEITERVERGABE
(Artikel 22 der Haushaltsordnung)
Artikel 6
In den Verfügungen zur Übertragung von Befugnissen gemäß Artikel 22
Absatz 4 der Haushaltsordnung werden die Bediensteten des Organsbenannt, die anstelle des Vollmachtgebers zeichnungsbefugt sind.
Diese Verfügungen enthalten einen Hinweis auf die Bestimmungen der
in Artikel 22 Absatz 4 der Haushaltsordnung genannten Geschäfts-ordnung, die die Übertragung von Befugnissen regelt.
Artikel 7
Die Übertragungsverfügungen nach Artikel 6 werden zusammen mit
einer Unterschriftsprobe des Bediensteten, dem die Befugnis übertragenwurde, folgenden Personen mitgeteilt:
— dem Vollmachtgeber;
— dem Rechnungsführer des Organs, der keine von nichtanweisungs-
befugten Bediensteten angeordnete Zahlungen leisten kann;
— dem Finanzkontrolleur des Organs, dem insbesondere die Überprü-
fung der Rechtmäßigkeit und der Ordnungsmäßigkeit der Einnahmenund Ausgaben obliegt;
— den Anweisungsbefugten, und zwar ausschließlich dann, wenn es
sich um eine Übertragung von Befugnissen durch den Finanz-kontrolleur bzw. den Rechnungsführer oder um Befugnisse handelt,die durch bevollmächtigte Anweisungsbefugte im Rahmen ihrer
Zuständigkeit weiterübertragen wurden;
— dem Rechnungshof.
Die Verfügungen zur Aufhebung von Befugnisübertragungen werden
unter den gleichen Bedingungen mitgeteilt.
Artikel 8
In der Übertragungsverfügung wird in jedem Fall festgelegt, innerhalb
welcher Grenzen die Vollmachtgeber ermächtigt sind, die Feststellungvon Forderungen vorzuschlagen, Einziehungsanordnungen zu erteilen,Mittelbindungen zu beantragen und Auszahlungsanordnungen auszu-stellen; ferner werden darin die Nummern der unter die
Befugnisübertragung fallenden Artikel und Posten sowie gegebenenfalls
die Dauer der Befugnisübertragung niedergelegt.
Artikel 9
In Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Haushaltsordnung und
dieser Verordnung trifft jedes Organ die Maßnahmen zur Mittel-1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 5
(1) ABl. Nr. L 155 vom 7. 6. 1989, S. 1.▼M6
▼B
▼B
bewirtschaftung, die ihm für eine reibungslose Ausführung seines
Einzelplans notwendig erscheinen.
Jedes Organ faßt die zu diesem Zweck erlassenen internen Vorschriften
in einem Schriftstück zusammen. In diesem Schriftstück werden die
wichtigsten Regeln für die Zuordnung der Aufgabenbereiche derAnweisungsbefugten und der bewirtschaftenden Dienststellen bei derAusführung des Einnahmeplans und des Ausgabenplans im Rahmen desEinzelplans, der für jedes Organ aufgestellt wurde, niedergelegt.
Das vorstehend bezeichnete Schriftstück sowie alle sonstigen internen
Weisungen von allgemeiner Tragweite betreffend den Haushaltsvollzugund die Buchführung werden allen an der Haushaltsführung beteiligtenDienststellen sowie dem Rechnungshof zugeleitet.
Artikel 9a
Bevor der Anweisende oder der Anweisungsempfänger eine Handlung
im Rahmen des Haushaltsvollzugs vornimmt, setzt er seinen Dienstvor-gesetzten schriftlich von etwaigen Interessenkonflikten in Kenntnis, diegeeignet sind, die Unparteilichkeit und Objektivität seiner Amtsführungzu beeinträchtigen. Solche Interessenkonflikte können verschiedensteUrsachen haben, beispielsweise familiäre oder gefühlsmäßige
Bindungen, gleichgelagerte politische Interessen, gleiche Staatsange-
hörigkeit, wirtschaftliche Interessen oder sonstigeWesensgemeinsamkeiten mit dem Begünstigten. Der Dienstvorgesetztedes Anweisenden oder des Anweisungsempfängers bestätigt schriftlich,entweder dass ein Interessenkonflikt vorliegt — die Handlung im
Rahmen des Haushaltsvollzugs darf dann nicht vorgenommen werden
— oder dass dies nichtder Fall ist .
Der Anweisende oder der Anweisungsempfänger, der einen Interes-
senkonflikt nicht mitteilt, kann gemäß Artikel 73 bis 77 derHaushaltsordnung disziplinarisch belangt und zu Schadenersatzverpflichtet werden. Nimmt er eine Handlung im Rahmen des
Haushaltsvollzugs vor, obwohl sein Dienstvorgesetzter das Vorliegen
eines Interessenkonflikts bestätigt hat, kann er ebenfalls gemäß Artikel73 der Haushaltsordnung disziplinarisch belangt und zu Schadenersatzverpflichtet werden.
Artikel 9b
Um die Transparenz der Vorgänge im Rahmen der Auftragsvergabe und
-weitervergabe zu gewährleisten, werden die verwaltungsbedingten
Kosten der Maßnahme sowie die Zinsen und sonstigen Erträge ausden vom Auftragnehmer im Namen der Kommission verwaltetenMitteln gesondert ausgewiesen.
Die abgeschlossenen Verträge müssen insbesondere geeignete Bestim-
mungen über die Behandlung der Zinsen und sonstigen Erträge, die
Führung der Rechnungen und die Rückforderung von zu Unrecht
gezahlten Beträgen enthalten.
Die Regeln über die Verwaltung der Mittel, die den Auftragnehmern u. a.
für Zahlungen an die Begünstigten von Gemeinschaftsprogrammen oder-maßnahmen zur Verfugung gestellt werden, sowie die Verhaltensmaß-regeln betreffend insbesondere Unvereinbarkeiten, Interessenkonflikte
sowie Vertraulichkeit sind in den Verträgen festzuschreiben, die das
Organ mit den Auftragnehmern schließt.
TITEL III
VERWALTUNGDURCHINTEGRIERTEDV-SYSTEME
(Artikel 23 der Haushaltsordnung)
Artikel 10
(1)►M6Integrierte Datenverarbeitungssysteme ◄im Sinne des
Artikels 23 der Haushaltsordnung sind DV-Programme zur Verwaltung1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 6
▼M6
▼B
▼B
und Buchführung, die ein Tätigwerden des Anweisungsbefugten, des
Finanzkontrolleurs und des Rechnungsführers implizieren und vondiesen einvernehmlich eingeführtwerden.
(2) Für die Anwendung der Systeme gelten folgende Regeln:
a) Das System soll die Verfügbarkeit der Mittel für den vorgeschla-
genen Vorgang überprüfen und Vorgänge, für die keine Mittelverfügbar sind, verweigern;
b) das System soll sicherstellen, daß die einzelnen Vorgänge nur von
den bevollmächtigten Beamten innerhalb der Dienststellen desAnweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs und des Rechnungs-
führers im Einklang mitden von jedem Organ gemäß Art ikel 9
beschlossenen Maßnahmen bearbeitet werden;
c) das System muß eine wirksame Trennung der Funktionen des
Anweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs und des Rechnungs-
führers gewährleisten;
d) das Organ sorgt dafür, daß bei den internen und externen Verfahren
der Datenschutz und die Sicherheit beim Betrieb des Systemsgewährleistet sind;
e) das Organ sorgtdafür, daß die physische Sicherheitdes Syst ems
gewährleistet ist;
f) unbeschadet der Artikel 84, 87 und 89 der Haushaltsordnung kann
jedes Organ — sofern das System nach übereinstimmender
Auffassung des Anweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs unddes Rechnungsführers die erforderliche Sicherheitbiet et—beschließen, die bisher verwendeten Formulare für Mittelbindungs-anträge, ►
M6Auszahlungsanweisungen,
Forderungsvorausschätzungen und Einziehungsanordnungen ◄
durch DV-Datenträger zu ersetzen. ►M6In gleicher Weise werden
auch die Originalbelege durch elektronische Archivierungssystemeabgelöst. ◄
(3) In Fällen, in denen die Verwaltung durch integrierte Datenver-
arbeitungssysteme gemäß den Absätzen 1 und 2 gewährleistet wird,können die Kontrollen des Rechnungsführers zur Bestätigung derAuszahlungsvorgänge durch regelmäßige Überprüfungen dieser inte-grierten Verwaltungssysteme, erforderlichenfalls vor Ort, ergänzt
werden.
TITEL IV
VORSCHRIFTEN BETREFFEND DEN RECHNUNGSFÜHRER, DIE
UNTERSTELLTEN RECHNUNGSFÜHRER UND DIE ZAHLSTELLEN-
VERWALTER
(Artikel 25 und 75 der Haushaltsordnung)
Abschnitt I
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 11
Jedes Organ ernenntim Wege einer mitGründen versehenen Verfügung
einen Rechnungsführer mitfolgendem Aufgabenbereich:
— Einziehung der Forderungen, Annahme der Einzahlungen und
Zahlung der Ausgaben sowie Verwaltung der Kassenmittel;
— Buchführung sowie Vorbereitung der Finanzübersichten gemäß den
Artikeln 69 bis 72 und 78 bis 81 der Haushaltsordnung.
Artikel 12
Das Organ kann aufgrund einer mitGründen versehenen St ellungnahme
des Rechnungsführers einen oder mehrere unterstellte Rechnungsführerernennen. Diese unterstehen dienstlich dem Rechnungsführer, der derenZuständigkeit festlegt.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 7
▼M6
▼B
▼B
Artikel 13
Der Rechnungsführer istvon jedem einzelnen Organ aus dem Kreis der
Beamten der Laufbahngruppe A oder B, welche die Staatsangehörigkeit
eines der Mitgliedstaaten besitzen, zu ernennen.
Die unterstellten Rechnungsführer sind von jedem einzelnen Organ aus
dem Kreis der Beamten der Laufbahngruppen A, B oder ausnahmsweiseC zu ernennen, welche die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten
besitzen.
Die Zahlstellenverwalter, die gemäß Artikel 83 ernannt werden, sind aus
dem Kreis der Beamten der Laufbahngruppen A, B oder C, oder,erforderlichenfalls, aus dem Kreis der „sonstigen Bediensteten“ eines
diesen Laufbahngruppen entsprechenden Niveaus auszuwählen.
Artikel 14
Der Rechnungsführer und die unterstellten Rechnungsführer sind von
dem Organ aufgrund ihrer besonderen Sachkenntnis, die durch Zeug-nisse oder eine gleichwertige Berufserfahrung nachgewiesen ist,
auszuwählen.
Die Zahlstellenverwalter werden aufgrund ihrer besonderen Qualifika-
tionen ernannt, die der Bedeutung der jeweiligen Zahlstelle angemessen
sein müssen und durch Zeugnisse, eine gleichwertige Berufserfahrungoder eine entsprechende Schulung nachzuweisen sind.
Artikel 15
Die Tätigkeit des Rechnungsführers und der unterstellten Rechnungs-
führer ist mit der Tätigkeit der Anweisungsbefugten, derZahlstellenverwalter und des Finanzkontrolleurs unvereinbar.
Die Tätigkeit der Zahlstellenverwalter ist mit der Tätigkeit des
Finanzkontrolleurs unvereinbar.
Artikel 16
Der Rechnungsführer nimmtseine besonderen Aufgaben im Einklang
mit den Vorschriften der Haushaltsordnung wahr.
Der Rechnungsführer garantiert insbesondere die Objektivität bei der
Rechnungsführung und bei der Vorlage der in den Artikeln 69 bis 72und 78 bis 81 der Haushaltsordnung vorgesehenen Finanzübersichten.
Das Organ stellt dem Rechnungsführer das Personal und die Sachmittel
zur Verfügung, die zur Erfüllung seiner Aufgaben notwendig sind.
Vor der Ausführung der Ausgaben überzeugtsich der Rechnungsführer
davon, ob die in der Haushaltsordnung und dieser Verordnungvorgeschriebenen Formen beachtet wurden, und vergewissert sich, daßdie Zahlung schuldbefreiende Wirkung hatund kein sachlicher Irrt um
vorliegt.
Sooft die Kontrollen ergeben, daß die obigen Vorschriften nicht beachtet
wurden, setzt der Rechnungsführer die Ausführung der Zahlungen ausund legtdie Gründe dafür dar.
Für unter Nichtbeachtung der Vorschriften des Artikels 51 Absatz 3 der
Haushaltsordnung durchgeführte Zahlungen sind die Rechnungsführer,die unterstellten Rechnungsführer und die Zahlstellenverwalter nachMaßgabe der Artikel 22 und 86 bis 89 des Statuts für die Beamten derEuropäischen Gemeinschaften und der Beschäftigungsbedingungen fürdie sonstigen Bediensteten — im folgenden „Statut“ genannt —
disziplinarisch verantwortlich und gegebenenfalls zum Schadenersatz
verpflichtet.
Artikel 17
Der Rechnungsführer wird bei der Ausarbeitung des Vorentwurfs des
Haushaltsplans automatisch zu allen etwaigen Problemen der Haus-1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 8
▼M6
▼B
▼B
haltsdarstellung gehört, die sich auf die Rechnungsvorgänge des
Haushaltsvollzugs auswirken können.
Abschnitt II
RechnungsführungundVorbereitungderFinanzübersichten
Artikel 18
(1) Gemäß Artikel 25 Absatz 4 der Haushaltsordnung erstellt der
Rechnungsführer die periodischen Übersichten sowie die Haushalts-rechnung und die Übersichtüber das Vermögen und die Schulden desOrgans, dem er angehört. Zu diesem Zweck gewährleistet er diebuchmäßige Erfassung aller Vorgänge des Haushaltsjahres und nimmt
die Rechnungsabschlüsse vor.
(2) Die Finanzübersichten werden dem Finanzkontrolleur gemäß den
Artikeln 79 und 81 der Haushaltsordnung zwecks Erteilung desSichtvermerks vorgelegt und dann vom Organ endgültig verabschiedet.
(3) Scheidetder Rechnungsführer aus seinem Amtaus, so wird eine
Übersicht über die bisherige Rechnungsführung erstellt; Stichtag ist derletzte Tag des Monats, in dem der Rechnungsführer ausgeschieden ist.
Diese Übersichtwird vom scheidenden Rechnungsführer und vom neuen
Rechnungsführer zwecks Billigung unterschrieben.
Artikel 20
Der Rechnungsführer der Kommission zentralisiert alle von ihm
benötigten Daten und bereitet die konsolidierte Haushaltsrechnung und
die konsolidierte Übersicht über das Vermögen und die Schulden derEuropäischen Gemeinschaften vor, damit die Kommission sie verab-schieden und spätestens bis zum 1. Mai dem Europäischen Parlament,dem Rat und dem Rechnungshof übermitteln kann.
Artikel 21
Die Kommission — nachdem ihr Rechnungsführer die Rechnungsführer
der anderen Organe gehörthat—
— erläßtdie allen Organen gemeinsamen Buchführungsmet hoden,
— erläßt und aktualisiert die Struktur des Buchungsplans der Organe,
— harmonisiert die Darstellung der Finanzübersichten.
Sie begründet und erläutert jede Änderung einer Buchführungsmethode
in den Anmerkungen im Anhang zu der Übersichtüber das Vermögenund die Schulden.
Abschnitt III
VerwaltungderKassenmittel
Artikel 22
Gemäß Artikel 25 Absatz 1 der Haushaltsordnung obliegt dem
Rechnungsführer, der für die Annahme von Einzahlungen und dieLeistung von Auszahlungen zuständig ist, die Verwaltung der entspre-chenden Kassenmittel.
Jedes Organ eröffnetoder veranlaßtdie Eröffnung der erforderlichen
Konten bei Finanzinstituten nach Aushandlung der Bedingungen, zu
denen sie gemäß den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung
geführtund verwendetwerden sollen. Die Bedingungen für dieKontenführung werden einer regelmäßigen Prüfung unterzogen undgegebenenfalls neu ausgehandelt; sie unterliegen der Aufsicht durch denFinanzkontrolleur.
Der Rechnungsführer der Kommission hatdie Aufgabe, die Bedin-
gungen, zu denen die von den einzelnen Organen eröffneten Konten1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 9
▼M6
▼B
▼B
geführtund verwendetwerden sollen, nach Anhörung der Rechnungs-
führer der anderen Organe zu harmonisieren.
Artikel 23
Der Rechnungsführer bewirtschaftet die Barmittel des Organs, dem er
angehört, weist die Übertragungen zwischen den bei verschiedenenFinanzinstituten eröffneten Konten an und nimmt die Währungsum-rechnungen vor; dabei trägt er Sorge dafür, daß keines der Konten einen
Passivsaldo aufweist.
Die Übertragungen zwischen den bei verschiedenen Finanzinstituten
eröffneten Konten müssen im Rahmen der verfügbaren Mittel erfolgen.
Artikel 24
Der Rechnungsführer der Kommission teilt die bei den Finanzverwal-
tungen und den Zentralbanken der Mitgliedstaaten verfügbaren Mittelgemäß Artikel 12 der ►
M6Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1150/
2000◄auf die Mitgliedstaaten auf.
Artikel 25
Der Rechnungsführer gleicht die bei Finanzinstituten eingerichteten
Konten regelmäßig mit der Rechnungsführung aus und kontrolliert diereibungslose Anwendung der ausgehandelten Bedingungen für dieFührung und Verwendung dieser Konten.
Artikel 26
Der Rechnungsführer stellt die Mittelausstattung der Zahlstellen und
deren finanzielle Überwachung sicher.
Abschnitt IV
Versicherung
Artikel 28
Der Rechnungsführer, die unterstellten Rechnungsführer und die
Zahlstellenverwalter versichern sich über das Organ gegen die mit ihrerAufgabe verbundenen Risiken.
Artikel 29
Die Versicherungsprämien werden dem Versicherer unmittelbar vom
Organ ausgezahlt.
Artikel 30
Unbeschadet
— der Artikel 86 bis 89 des Statuts,
— des Artikels 75 der Haushaltsordnung,— seiner Regreßansprüche gegenüber Dritten
trägt das Organ in Anwendung des ►
M6Artikels 288 ◄Absatz 2 des
EG-Vertrags die Risiken und die von den Versicherern nicht gedecktenDefizite, sofern das Guthaben des auf den Namen des verantwortlichenBeamten eröffneten Garantiekontos zur Deckung des Defizits nichtausreicht.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 10
▼M6
▼B
▼B
Abschnitt V
SondervergütungundGarantiekonto
Artikel 31
Die in Artikel 75 Absatz 4 der Haushaltsordnung genannte Sonderver-
gütung beträgt monatlich:
a) 139 EUR für den Rechnungsführer;
b) 94 EUR für die unterstellten Rechnungsführer;
c) 47 EUR für die Zahlstellenverwalter, die mindestens 3 800 EUR, und
zwar für mindestens 30 aufeinander folgende Tage, zu verwalten
haben.
Diese Sondervergütung wird in EUR ausgedrückt; der entsprechende
Betrag wird dem in Artikel 32 vorgesehenen Garantiekonto gutge-
schrieben.
Artikel 32
In der allgemeinen Rechnung des Organs wird ein Garantiekonto auf
den Namen des betroffenen Bediensteten eröffnet. Auf Antrag desbetreffenden Organs kann das Konto zentral in der allgemeinen
Rechnung der Kommission geführtwerden. ►
M6Diesem Konto
werden regelmäßig die in Artikel 31 genannte Sondervergütung sowiedie jährlichen Zinsen gutgeschrieben, die dem Jahresdurchschnitt dervon der Europäischen Zentralbank für ihre Refinanzierungsoperationenin Euro berechneten monatlichen Zinsen entsprechen. ◄
Das Konto wird mit dem Defizit belastet, für das der Betreffende von
dem Organ, das ihn ernannt hat, für verantwortlich erklärt wird, soweites nicht aus Leistungen der Versicherungsgesellschaften gedeckt wordenist.
Artikel 33
(1) Der Habensaldo des Garantiekontos wird dem Betreffenden oder
dem Anspruchsberechtigten bei Beendigung seiner Tätigkeit alsRechnungsführer oder unterstellter Rechnungsführer nach Beschluß
der in Artikel 22 der Haushaltsordnung festgelegten Behörden und
Erteilung der in Artikel 77 der Haushaltsordnung genannten Entlastungnach befürwortendem Sichtvermerk des Rechnungsführers, außer in denihn betreffenden Fällen, und des Finanzkontrolleurs ausgezahlt.
(2) Im Fall der Zahlstellenverwalter wird das Guthaben des Garantie-
kontos den Betreffenden oder den Anspruchsberechtigten beiBeendigung ihrer Tätigkeit nach Zustimmung und Prüfung desRechnungsführers und des betreffenden Anweisungsbefugten und nachbefürwortendem Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs ausgezahlt.
(3) Die in den Absätzen 1 und 2 genannten Auszahlungen erfolgen
ausschließlich auf schriftliche Weisung des Leiters der Generaldirektionoder der Verwaltungseinheit, der der Rechnungsführer angehört.
TITEL V
VORSCHRIFTEN FÜR DEN FINANZKONTROLLEUR, DIE UNTER-
STELLTENFINANZKONTROLLEUREUNDDENINTERNENPRÜFER
(Artikel 24 und 24a der Haushaltsordnung)
(Artikel 24 der Haushaltsordnung)
Artikel 34
Jedes Organ ernenntdurch eine mitGründen versehene Verfügung den
Finanzkontrolleur. Dieser wird mit der Kontrolle der Mittelbindungenund der Anordnung aller Ausgaben sowie der Kontrolle aller Einnahmen1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 11
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼B
betraut, die im Haushaltsplan der Gemeinschaft zu verbuchen sind und
für die das Organ anweisungsbefugtist .
Artikel 35
Das Organ kann einen oder mehrere unterstellte Finanzkontrolleure
ernennen. Diese unterstehen dienstlich dem Finanzkontrolleur, der
festlegt, welche Befugnisse er ihnen überträgt. Sie sind im Rahmendieser Befugnisübertragungen verantwortlich für die von ihnen erteiltenSichtvermerke.
Artikel 36
Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure sind von
dem Organ aufgrund ihrer besonderen Sachkenntnis aus dem Kreis derAngehörigen der Mitgliedstaaten auszuwählen.
Artikel 37
Das Organ stellt dem Finanzkontrolleur das Personal und die Sachmittel
zur Verfügung, die zur Erfüllung seiner Kontrollaufgaben notwendig
sind.
Artikel 38
Für alle Verfügungen betreffend die Übertragung und Weiterüber-
tragung von Befugnissen durch den Finanzkontrolleur oder dieunterstellten Finanzkontrolleure gelten die Artikel 6, 7 und 8.
Artikel 39
Bei der Wahrnehmung seiner Kontrollaufgaben ist der Finanzkontrolleur
vollkommen unabhängig und nur dem Organ verantwortlich. Er ist an
keinerlei Weisung für die Erfüllung der Aufgaben gebunden, die ihm
durch seine Ernennung aufgrund der Haushaltsordnung übertragen sind,noch dürfen ihm diesbezüglich Einschränkungen auferlegtwerden.
Diese Bestimmungen gelten auch für die unterstellten Finanzkontroll-
eure im Rahmen der ihnen durch ihren Dienstvorgesetzten, denFinanzkontrolleur, übertragenen Befugnisse.
Artikel 40
Der Finanzkontrolleur kann jederzeit und über jede Frage mit
finanziellen Auswirkungen dem Organ Bericht erstatten, insbesondere
hinsichtlich der Anwendung von Artikel 2 der Haushaltsordnung.
Das Organ übermittelt diese Berichte auf Antrag dem Europäischen
Parlamentund dem Rechnungsghof, sofern es sie nichtals vert raulicheinstuft.
Artikel 41
Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure haben
Zugang zu allen Belegen und sonstigen Dokumenten im Zusammenhang
mitden zu kont rollierenden Ausgaben und Einnahmen. Sie können
Kontrollen vor Ort vornehmen.
Artikel 42
Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure können
nur vom Organ selbstim Sinne von Art ikel 74 der Haushalt sordnungdisziplinarisch verantwortlich gemacht und zum Schadenersatzverpflichtet werden, und zwar unter folgenden Bedingungen:
Das Organ erläßteine mitGründen versehene Verfügung zur Einleit ung
einer Untersuchung. Diese Verfügung wird dem Betreffenden und, im
Fall eines unterstellten Finanzkontrolleurs, dem Finanzkontrolleurmitgeteilt. Das Organ kann unter seiner unmittelbaren Verantwortungeinen oder mehrere Beamte der gleichen oder einer höheren Besol-dungsgruppe als der des betreffenden Bediensteten, die nicht dieAufgabe des Finanzkontrolleurs, des Anweisungsbefugten oder des1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 12
▼B
Rechnungsführers wahrnehmen, mit der Untersuchung beauftragen. Im
Laufe dieser Untersuchung müssen der Betreffende und, im Fall einesunterstellten Finanzkontrolleurs, der Finanzkontrolleur angehört werden.
Der Bericht über die Untersuchung wird dem Betreffenden und, im Fall
eines unterstellten Finanzkontrolleurs, dem Finanzkontrolleur mitgeteilt.Sodann wird der Betreffende vom Organ zu diesem Bericht angehört.
Auf der Grundlage des Berichts und der Anhörung erläßt das Organ
entweder eine mit Gründen versehene Verfügung zur Entlastung desBetreffenden oder eine mit Gründen versehene Verfügung gemäß den
Artikeln 22 und 86 bis 89 des Statuts. Die Verfügungen zur Verhängung
von Disziplinar- und/oder Geldstrafen werden dem Betreffendenmitgeteilt und den übrigen Organen, dem Rechnungshof, und, im Falleines unterstellten Finanzkontrolleurs, dem Finanzkontrolleur zurKenntnisnahme übermittelt.
Gegen diese Verfügungen kann der Betreffende unter den im Statut
vorgesehenen Bedingungen beim Gerichtshof Klage erheben.
Artikel 43
Unbeschadet der Rechtsmittel, die das Statut bietet, können der
Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure gegen jedeVerfügung im Zusammenhang mitder Wahrnehmung ihrer Kont roll-aufgabe beim Gerichtshof Klage erheben. Diese Klage muß innerhalb
von drei Monaten, gerechnet vom Tag der Mitteilung der betreffenden
Verfügung, eingereichtwerden.
Der vorstehende Absatz gilt auch für Klagen des Organs gegen seinen
Finanzkontrolleur oder seine unterstellten Finanzkontrolleure.
Bei Klagen wird nach Maßgabe von Artikel 91 Absatz 5 des Statuts
untersucht und entschieden.
Artikel 43a
Die interne Auditfunktion wird nach Maßgabe der einschlägigen
international anerkannten Normen wahrgenommen. Die interne Audittä-tigkeit hat die Wirksamkeit und Effizienz der Verwaltungs- und
Kontrollsysteme zum Gegenstand. Die Prüfberichte werden den Dienst-
stellen, die einem Audit unterzogen wurden, und den von demjeweiligen Organ benannten Instanzen zugeleitet, um sich zu verge-wissern, dass die Dienststellen den Empfehlungen nachkommen.
Artikel 43b
Der interne Prüfer wird aufgrund seiner besonderen Sachkenntnis unter
den Staatsangehörigen der Mitgliedstaaten ausgewählt.
TITEL VI
EINZIEHUNGDERFORDERUNGEN
(Artikel 28 und 29 der Haushaltsordnung)
Artikel 44
►M6In Anwendung von Artikel 28 Absatz 1 der Haushaltsordnung
erstellt der zuständige Anweisungsbefugte für alle Maßnahmen oderSituationen, die eine Forderung der Gemeinschaft begründen oder
verändern können, eine Forderungsvorausschätzung. ◄Läßtsich
anhand der Verfügung oder des Beschlusses, der eine künftigeForderung begründet, die Höhe oder das Fälligkeitsdatum dieserForderung nichtbest immen, so istder Forderungsvoranschlag dennochzu erstellen: darin sind, soweit möglich, der veranschlagte Betrag unddie voraussichtliche Fälligkeit der Forderung anzugeben.
Der Voranschlag ist dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung des
Sichtvermerks und dem Rechnungsführer zuzuleiten, der die Forderungmit dem Hinweis „p.m.“ in ein Verzeichnis einträgt.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 13
▼M6
▼B
▼B
Artikel 45
(1) In Anwendung des Artikels 28 Absatz 2 der Haushaltsordnung
stellt der zuständige Anweisungsbefugte für jede festgestellte Forderungunverzüglich eine Einziehungsanordnung aus.
Diese wird dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung des Sichtvermerks
und dem Rechnungsführer zwecks Eintragung zugeleitet. Darin wirdunter anderem das Fälligkeitsdatum angegeben.
(2) Zur Einziehung der Forderung ►
M6 ◄.
(3) Bei der tatsächlichen Einziehung der Forderung stellt der
Rechnungsführer eine Annahmeanordnung aus, die er in die Haushalts-konten einträgt. Der Anweisungsbefugte und der Finanzkontrolleur
werden über die Einziehung der Forderung durch den Rechnungsführer
unterrichtet.
(4) Wird eine Forderung nichtbei Ablauf der vorgesehenen
Zahlungsfristeingezogen, so leit etder Rechnungsführer unverzüglichdas Einziehungsverfahren ein, gegebenenfalls auf dem Rechtsweg.
(5) Eine Forderung, die im Laufe eines Haushaltsjahres oder
mehrerer Haushaltsjahre in Form mehrerer Teilbeträge eingezogenwerden soll, wird unmittelbar nach ihrer Feststellung in voller Höhedurch Eintragung der Einziehungsanordnung auf dem Konto erfaßt.
Artikel 46
Die►
M6vorläufigen ◄Feststellungen im Sinne des Artikels 28 der
Haushaltsordnung sind streng auf die laufenden Einnahmen zubegrenzen.
Die unter diese ►
M6vorläufigen ◄Feststellungen fallenden Einzie-
hungsanordnungen sind daher dem Finanzkontrolleur nicht einzelnzwecks Erteilung des Sichtvermerks zuzuleiten.
Der Anweisungsbefugte ist verpflichtet, dem Finanzkontrolleur vor
Abschluß des Haushaltsjahres Änderungen der ►
M6vorläufigen ◄
Feststellungen mitzuteilen, um diese mit den tatsächlich festgestellten
Forderungen in Einklang zu bringen.
Artikel 47
Jede Einziehung istdem Anweisungsbefugt en und dem Finanzkon-
trolleur gemäß Artikel 45 Absatz 3 so bald wie möglich mitzuteilen.Erfolgtdie Einziehung nichtaufgrund einer gemäß Art ikel 45
ausgestellten Einziehungsanordnung, so ist der entsprechende Betrag
unverzüglich einem Verwahrkonto der allgemeinen Rechnung gutzu-schreiben; der zuständige Anweisungsbefugte ist aufzufordern, dasVerfahren zur Feststellung einer Forderung einzuleiten und die fehlendeEinziehungsanordnung zwecks Verbuchung auf den Haushaltskostenauszustellen. Ist auf einem Verwahrkonto ein zu Unrecht eingezogener
Betrag verbucht worden, so ist dieser Betrag umgehend zurückzuzahlen.
Artikel 48
Die Voranschläge und die Einziehungsanordnungen sind buchmäßig
getrennt zu erfassen, indem eine chronologische Numerierung vorgen-ommen wird, anhand deren bei sämtlichen Forderungen des Organs
insbesondere festgestellt werden kann,
— welche Maßnahmen, die eine Forderung begründen können,
getroffen wurden;
— wie hoch die einzuziehenden Forderungen sind;
— wann diese Forderungen fällig werden;
— welche Forderungen eingezogen worden sind;
— welche Forderungen noch einzuziehen sind und welche Bemühungen
unternommen wurden, um deren Einziehung sicherzustellen.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 14
▼B
Artikel 49
Die Rechnungsführung muß so aufgebautsein, daß der Finanz-
kontrolleur in der Lage ist, jederzeit die Richtigkeit der Eintragungder Forderungsvoranschläge und der Einziehungsanordnungen nachzu-prüfen und die Aufgaben zu erfüllen, die ihm gemäß Artikel 29 Absatz 3
der Haushaltsordnung übertragen worden sind.
Artikel 50
Beantragt der Anweisungsbefugte gemäß Artikel 29 Absatz 2 der
Haushaltsordnung auf die Einziehung einer festgestellten Forderung zuverzichten, so ist in dem Antrag folgendes anzugeben: Schuldner, Art,voraussichtliche Höhe und Verbuchungsstelle der Einnahmen imHaushaltsplan, zum Zweck ihrer Einziehung unternommene Bemü-
hungen und Grund der beantragten Streichung.
Hat sich die höchste Stelle des Organs über eine Verweigerung des
Sichtvermerks durch den Finanzkontrolleur hinweggesetzt, so wird der
Beschluß dem Anweisungsbefugten zugeleitet; dieser schickt denVerzichtantrag zusammen mit dem Beschluß an den Finanzkontrolleur.Der Verzichtantrag, dem der Beschluß, sich über die Verweigerung desSichtvermerks hinwegzusetzen, beigefügt ist, wird nach Maßgabe desArtikels 28 Absatz 2 erster Unterabsatz der Haushaltsordnung einge-
tragen.
TITEL VII
MITTELBINDUNG
(Artikel 36 der Haushaltsordnung)
Artikel 51
Bevor eine Maßnahme getroffen wird, die zu einer Ausgabe führen
kann, muß der zuständige Anweisungsbefugte bei der Finanzkontrolle
einen Mittelbindungsantrag stellen. Vorher muß sich der Anweisungs-befugte versichern, daß diese Maßnahme den Grundsätzen derWirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und insbesondere der Sparsam-keit und des Kosten-Nutzen-Verhältnisses entspricht, die in Artikel 2 derHaushaltsordnung vorgesehen sind. Grundsätzlich wird dieser Antrag
nach einem Formblatt gestellt, das der Anweisungsbefugte, der
Rechnungsführer und der Finanzkontrolleur einvernehmlich festzulegenhaben. Der Mittelbindungsantrag muß die in Artikel 37 der Haushalts-ordnung vorgesehenen Angaben enthalten.
Artikel 52
Als Mittelbindung gilt jeder Grundsatzbeschluss des Organs, der eine
Ausgabeverpflichtung gegenüber Dritten beinhaltet.
Artikel 53
Erforderteine Ausgabe einen Grundsat zbeschluss des Organs, so kann
das Organ den Entwurf dieses Beschlusses erst dann annehmen, wenn erzuvor vom Finanzkontrolleur genehmigt worden ist. Der Finanz-kontrolleur genehmigt den Entwurf nur, wenn er den Anforderungeneiner wirtschaftlichen Haushaltsführung genügt. Der Anweisungsbefugte
unterbreitet dem Finanzkontrolleur zusammen mit dem Entwurf des
Grundsatzbeschlusses einen entsprechenden Mittelbindungsantrag.
Sobald das Organ den Beschlussentwurf genehmigt hat, wird der
entsprechende globale Mittelbindungsantrag, gegebenfalls zusammen
mit dem Entwurf einer entsprechenden rechtlichen Verpflichtung, demFinanzkontrolleur zur Erteilung des Sichtvermerks zugeleitet.
Wird der Beschlussentwurf vom Organ nicht genehmigt oder der
vorgeschlagene Ausgabenbetrag gekürzt, so wird der Mittelbindungs-antrag abgeändert oder annulliert und gegebenenfalls ein neuerMittelbindungsantrag in entsprechender Höhe gestellt, der dem Finanz-kontrolleur zur Erteilung des Sichtvermerks zugeleitet wird.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 15
▼M6
▼M6
Der Anweisungsbefugte schließt innerhalb der in Artikel 36 Absatz 2
der Haushaltsordnung festgesetzten Fristen die einzelnen Verträge ab.Jeder dieser Verträge wird vor seiner Unterzeichnung dem Finanz-
kontrolleur zwecks Erteilung des Sichtvermerks (Artikel 37 Absatz 2 der
Haushaltsordnung) vorgelegt. Er wird vor seiner Unterzeichnung vomAnweisungsbefugten im zentralen Rechnungsführungssystem erfasstund auf die globale Mittelbindung angerechnet.
Nach Ablauf der Abwicklungsfrist für die globale Mittelbindung wird
die Differenz zwischen dem Betrag der Mittelbindung im Sinne von
Absatz 2 und der Summe der gemäß Absatz 4 im zentralen Rechnungs-führungssystem erfassten Beträge möglichst umgehend, spätestensjedoch binnen drei Monaten, vom Anweisungsbefugten freigegeben.
Artikel 54
Die zusammengefaßten Mittelbindungen im Sinne von Artikel 36
Absatz 1 der Haushaltsordnung sind strikt auf die laufenden Ausgabenbegrenzt. Die einzelnen Mittelbindungen, die durch derartige zusam-mengefaßte Mittelbindungen gedeckt werden, dürfen dem
Finanzkontrolleur nicht einzeln zur Erteilung des Sichtvermerks unter-
breitet werden.
Im Fall zusammengefaßter Mittelbindungen hat der Anweisungsbefugte
unter seiner Verantwortung nachzuprüfen, ob die einzelnen Mittel-bindungen die zusammengefaßte Mittelbindung, durch die sie gedecktwerden, nichtüberschreit en.
Diese zusammengefaßten Mittelbindungen können nur insoweit Gegen-
stand automatischer Übertragungen nach Maßgabe von Artikel 7 derHaushaltsordnung sein, als sie am Ende des Haushaltsjahres finanziellenVerbindlichkeiten entsprechen, die tatsächlich vor den in der Haus-haltsordnung festgesetzten Terminen eingegangen wurden.
Als laufende Ausgaben gelten die im Laufe des gleichen Haushaltsjahres
anfallenden und sich wiederholenden Verwaltungsausgaben beispiels-weise folgender Art:
— Personalausgaben (Gehälter und sonstige Vergütungen, Kosten für
Personaleinstellungen usw.),
— Ausgaben für Dienstreisen,— Repräsentationsausgaben,— Kosten für Sitzungen,— Freelance-Dolmetscher ►
M6oder Übersetzer ◄,
— Austausch von Beamten,— Miete von Gebäuden,— verschiedene Versicherungen,— Reinigung und Unterhaltung,— Anmietungen,— Telekommunikation,— Wasser, Gas, Strom,— regelmäßige Veröffentlichungen (monatliche Bulletins usw.),— Abonnements.
Artikel 55
Kann für bestimmte Maßnahmen, die zu einer Ausgabe führen können,
zu dem Zeitpunkt, da der entsprechende Mittelbindungsantrag demFinanzkontrolleur unterbreitet und dem Rechnungsführer übermitteltwird, die Ausgabe noch nichtgenau in Zahlen ausgedrücktwerden, dann
muß der Anweisungsbefugte die vorausichtliche Ausgabe schätzen und
in seinem Mittelbindungsantrag angeben, worauf sich diese Schätzungstützt.
Artikel 56
Sämtliche Mittelbindungsanträge sind dem Finanzkontrolleur so recht-
zeitig zu unterbreiten, daß er eine Stellungnahme abgeben kann und daß1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 16
▼B
▼B
gegebenenfalls die Bemerkungen, die er für zweckmäßig hält,
berücksichtigt werden können.
Artikel 57
Den Mittelbindungsanträgen sind unbeschadet der Anwendung des
Artikels 23 der Haushaltsordnung sämtliche Belege und gegebenenfallsalle sonstigen Dokumente und Informationen beizufügen, die derFinanzkontrolleur für die in Artikel 38 Absatz 1 der Haushaltsordnungvorgeschriebenen Feststellungen benötigt.
TITEL VIII
EINTRAGUNG DER MITTELBINDUNGSANTRÄGE NACH ERTEI-
LUNGDESSICHTVERMERKSDURCHDENFINANZKONTROLLEUR
(Artikel 37 der Haushaltsordnung)
Artikel 58
Die Eintragung der Mittelbindungsanträge wird von der Rechnungsfüh-
rung des Organs vorgenommen. Sie soll die Möglichkeitgeben, jederzeit
für das Haushaltsjahr nach Haushaltsposten folgendes festzustellen:
1. verfügbare Mittel,
2. Beträge der eingegangenen Verpflichtungen,
3. geleistete entsprechende Zahlungen,
4. Saldo der noch bestehenden Zahlungsverpflichtungen.
Die Eintragung muß es ferner ermöglichen, jederzeit folgendes festzu-
stellen:
1. Betrag der ursprünglichen Mittelbindung zuzüglich etwaiger zusätzli-
cher Mittelbindungen,
2. zu Lasten vorangehender Haushaltsjahre geleistete entsprechende
Zahlungen,
3. Betrag der zu Beginn des Haushaltsjahres noch bestehenden
Zahlungsverpflichtungen,
4. Zahlungen des Haushaltsjahres,
5. noch auszuzahlender Saldo.
Ebenso ist die Höhe der zusammengefaßten Mittelbindungen gemäß
Artikel 99 der Haushaltsordnung einzutragen.
Artikel 59
Die Rechnungsführung muß so aufgebautsein, daß der Finanz-
kontrolleur in der Lage ist, die Richtigkeit der Eintragung der
Mittelbindungen und der Zahlungen nachzuprüfen.
TITEL IX
SICHTVERMERKFÜRDIEMITTELBINDUNGSANTRÄGE
(Artikel 38 der Haushaltsordnung)
Artikel 60
Vorbehaltlich der Artikel 10 und 61 wird der Sichtvermerk durch
Unterzeichnung des Mittelbindungsantrags durch den Finanzkontrolleur— oder durch einen unterstellten Finanzkontrolleur oder einen gemäßArtikel 38 bevollmächtigten Bediensteten — erteilt. Ferner wird derMittelbindungsantrag mit einem Stempel versehen und datiert.
Artikel 61
In dringenden Fällen kann der Sichtvermerk durch einen Boten, durch
ein Fernschreiben oder durch jedes andere Mittel erteilt werden, daseindeutig erkennen läßt, daß der betreffende Mittelbindungsantrag miteinem Sichtvermerk versehen worden ist.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 17
▼B
Artikel 62
Hat sich die höchste Stelle des Organs gemäß Artikel 39 der
Haushaltsordnung über eine Verweigerung des Sichtvermerks durch
den Finanzkontrolleur hinweggesetzt, so wird der Beschluß demAnweisungsbefugten zugeleitet. Dieser schickt den Mittelbindungsan-trag zusammen mit diesem Beschluß an den Finanzkontrolleur. DerMittelbindungsantrag, dem der Beschluß, sich über die Verweigerungdes Sichtvermerks hinwegzusetzen, beigefügt ist, wird nach Maßgabe
von Artikel 37 der Haushaltsordnung eingetragen.
Artikel 63
Die Artikel 60, 61 und 62 sind auf die zusammengefaßten Mittel-
bindungen im Sinne von Artikel 99 der Haushaltsordnung anzuwenden.
Artikel 64
Hält der Finanzkontrolleur die in Artikel 28 Absatz 2 und in den
Artikeln 37, 41 und 45 der Haushaltsordnung vorgesehenen und in den
nachstehenden Artikeln 65 bis 73 genauer bezeichneten Belege für
unzureichend oder unvollständig, so schiebt er die Erteilung seinesSichtvermerks auf und schickt den Antrag unter Angabe der erbetenenBelege zurück an den Anweisungsbefugten.
TITEL X
BELEGE
(Artikel 28 Absatz 2 und Artikel 37, 41 und 45 der Haushaltsordnung)
Abschnitt 1
EinziehungderForderungen
Artikel 65
Als Belege zu den Einziehungsanordnungen gelten der Beschluß oder
die Verfügung, die die Forderung begründet, sowie alle Unterlagen, diedie Überprüfung der Artder Forderung, der Berechnung des Bet rags, desFälligkeitsdatums und der Identität des Schuldners ermöglichen, d. h.:
a) im Fall der Eigenmittel (
1):
— hinsichtlich der Zölle, Agrarabschöpfungen und Zuckerbeiträge:
die Übersichten über die Buchführung der Mitgliedstaaten gemäßden Durchführungsverordnungen (
2);
— hinsichtlich der MwSt.- und BSP-Eigenmittel: den Haushaltsplan
für das betreffende Jahr (Haushaltsjahr „n“), in dem der Betrag
festgesetzt ist, sowie hinsichtlich der jeweiligen Salden (Haus-haltsjahr „n + 1“ und folgende) die einzelnen Aufstellungen,zusammenfassenden Übersichten und Rechnungsauszüge gemäßden Durchführungsverordnungen (
2);
b) im Fall der sonstigen Einkommen: den Basisrechtsakt, den Beschluß,
den Vertrag oder das Abkommen, der oder das die Forderungenbegründet, sowie die Belege, aus denen alle Berechnungselementeersichtlich sind.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 18
(1) Beschluß 88/376/EWG, Euratom des Rates (ABl. Nr. L 185 vom 15. 7. 1988,
S. 24).
(2) — Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1552/89.
— Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1553/89 des Rates (ABl. Nr. L 155 vom
7. 6. 1989, S. 9).
▼B
Abschnitt II
Mittelbindung
Artikel 66
Hinsichtlich der Mittelbindungsanträge gelten als Belege die Schrift-
stücke, die den Verbindlichkeiten des Organs entsprechen, d. h.:
a) in den Bereichen der Ausgabenleistung im Rahmen eines Vertrags:
der Entwurf eines Abkommens oder Vertrags, der Auftragsschein
oder sonstige ähnliche Unterlagen, denen bei Aufträgen gegebenen-falls die eingegangenen Angebote, die Begründung der freiwilligenVergabe und, soweiterforderlich, die St ellungnahme des Vergabe-beirats bereits beigefügt sind;
b) im Fall einer autonomen Beihilfegewährung:
— bei Gewährung einer finanziellen Unterstützung im Rahmen der
einzelnen Fonds oder ähnlicher Aktionen: die gegebenfalls in denentsprechenden Grundverordnungen vorgesehenen Unterlagensowie die Beschlüsse über die Gewährung der Unterstützung;
— bei Zuschüssen im allgemeinen:
— der Antrag des Zahlungsempfängers, dem gegebenenfalls ein
Berichtüber die Durchführung vorher gewährt er Zuschüssebeigefügtist ;
— die Begründung des bewilligten Betrags;
— der Entwurf des Schreibens, Abkommens oder alle sonstigen
ähnlichen Belege;
— der Haushaltsvoranschlag für das Haushaltsjahr, zu dessen
Lasten der Zuschuß beantragt wurde, oder jedes dementsprechende Dokument.
Abschnitt III
FeststellungderAusgabenundLeistungderZahlungen
Artikel 67
Für die Lieferungen im allgemeinen giltals Beleg insbesondere die vom
Lieferanten ausgestellte Rechnung, der gegebenenfalls ein Exemplar desDokuments beizufügen ist, aus dem sich die Verpflichtung derGemeinschaft ergibt (z. B. Auftragsschein oder Vertrag).
In jedem Fall müssen in dem vom Lieferanten erstellten Dokument
folgende Angaben erscheinen:
— Artund Menge der Lieferungen oder gegebenenfalls eine Beschrei-
bung der im Zusammenhang damit erbrachten Leistungen;
— der Preis je Einheitund der Gesamt preis;
— der Hinweis auf die Steuer- und Abgabenbefreiung; gegebenfalls die
Höhe der in den Preis eingehenden Abgaben, Steuern und Zölle auf
die Lieferungen.
Ferner muß dieses Dokumentoder ein beigefügt es Dokumentdie
Vermerke des Anweisungsbefugten oder des von ihm ermächtigten
Bediensteten enthalten, durch die
— der ordnungsgemäße Eingang der Lieferungen sowie der Lieferzeit
und der Lieferort,
— die Eintragung der Lieferungen in das Bestandsverzeichnis, wenn sie
vorgeschrieben ist,
— die Nachprüfung sämtlicher Elemente der Rechnung,
— die Stellungnahme des Vergabebeirats, soweit diese erforderlich ist,
festgestellt werden.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 19
▼B
Artikel 68
Bei der Erbringung von Leistungen gilt als Beleg insbesondere die
Rechnung des Leistungserbringers, der gegebenenfalls der Vertrag
beigefügtist .
Diese Rechnung muß folgende Angaben enthalten:
— die Art der Leistung, gegebenenfalls den Preis je Einheit, den
Gesamtpreis, den Hinweis auf die Befreiung von Steuern und
Abgaben oder — soweitmöglich — die Höhe der in den Preis
eingehenden Steuern und Abgaben auf die Leistung;
— den vom Anweisungsbefugten oder von dem von ihm ermächtigten
Bediensteten erteilten und unterzeichneten Vermerk „zur Zahlung“,mitdem die ordnungsgemäße Ausführung der Leist ung und dieNachprüfung sämtlicher Elemente der Rechnung bestätigt werden.
Artikel 69
(1) Für Studien- und Forschungsverträge gelten als Belege:
a) ein Exemplar des Vertrages und der etwaigen Zusatzverträge, das der
ersten Auszahlungsanordnung beizufügen ist;
b) alle Dokumente, die nach den Finanzbestimmungen dieser Verträge
die entsprechenden Zahlungen rechtfertigen (Schreiben des Mitkon-
trahenten, Rechnungen, Bezeichnung der Verwaltungsausschüsse im
Fall von Assoziationsverträgen und alle sonstigen Dokumente zurBegründung der Ausgaben). Der letzten Zahlung muß ein Dokumentmit der vom Anweisungsbefugten erteilten Bescheinigung über die„erbrachte Dienstleistung“ beigefügt werden.
(2) Bei Beschlüssen über die Gewährung einer finanziellen Unter-
stützung im Rahmen der verschiedenen Fonds oder ähnlicher
Maßnahmen gelten als Belege:
a) ein Exemplar des Beschlusses, das der ersten Auszahlungsanordnung
beizufügen ist;
b) alle sonstigen Unterlagen, die nach Maßgabe der Finanzbestim-
mungen der Grundverordnungen und der Beschlüsse über dieGewährung der finanziellen Unterstützung als Nachweis für dieentsprechenden Zahlungen dienen (Zahlungsantrag, Bescheinigungüber den Beginn der Arbeiten, Berichte über den Fortgang der
Arbeiten und sonstige Unterlagen). Dem letzten Zahlungsantrag ist
unbedingtein Dokumentbeizufügen, in dem der Abschluß desProgramms oder des Vorhabens sowie die Höhe der für diesesProgramm oder Vorhaben tatsächlich geleisteten Ausgaben bestätigtwerden.
(3) Im Fall der in Artikel 66 Buchstabe b) zweiter Gedankenstrich
bezeichneten Zuschüsse gelten als Belege:
a) ein Exemplar des Beschlusses über die Gewährung des Zuschusses;
b) die Bestätigung des Zuschußempfängers, daß er mit den in Artikel 87
der Haushaltsordnung vorgesehenen Gemeinschaftskontrollen einver-
standen ist, sowie — sofern die Höhe des Zuschusses dies rechtfertigt
— ein Berichtüber die Durchführung des Vorhabens und dieVerwendung der bereitgestellten Mittel.
Artikel 70
Im Fall der Personalausgaben gelten als Belege:
a) für das monatliche Gehalt:
— das vollständige Personalverzeichnis, in dem alle Bestandteile der
Bezüge aufgeführtsind. Dieses Verzeichnis wird der Auszah-lungsanordnung beigefügt;
— ein Formblatt (Personalbogen), in dem jede Änderung eines
Bestandteils der Bezüge erscheint. Dieses Formblatt wird anhandder in jedem Einzelfall gefaßten Beschlüsse erstellt;1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 20
▼B
— bei Einstellungen oder Ernennungen wird der ersten Gehalts-
zahlung eine beglaubigte Abschrift des Einstellungs- oderErnennungsbeschlusses beigefügt;
b) für die sonstigen Bezüge (stunden- oder tageweise besoldetes
Personal):
eine vom Anweisungsbefugten erstellte Übersicht über die Anwesen-
heitstage und -stunden;
c) für Überstunden:
eine von dem zuständigen Beamten unterzeichnete Aufstellung, mit
der die vom Bediensteten erbrachten zusätzlichen Leistungenbescheinigtwerden;
d) für Dienstreisekosten:
— der von der zuständigen Behörde ordnungsgemäß unterzeichnete
Dienstreiseauftrag;
— die Dienstreisekosten-Abrechnung, in der — mit Belegen — der
Dienstreiseort, das Datum und die Uhrzeit der Abreise und derAnkunft am Dienstreiseort, die Transportkosten, die Aufenthalts-kosten und die ordnungsgemäß genehmigten sonstigen Kostenaufgeführtsind; diese Abrechnung wird vom Dienst reisenden undvon der bevollmächtigten Dienstbehörde unterzeichnet;
e) für die sonstigen Personalausgaben:
die Belege, die auf den Beschluß verweisen, auf den sich die
Ausgabe stützt, und aus denen alle Berechnungselemente hervor-
gehen.
Artikel 71
Bei allen Mittelbindungen, deren Ausführung Abschlagszahlungen mit
sich bringt, wird der ersten Auszahlungsanordnung eine beglaubigteAbschriftdes Vert rages oder des Beschlusses über die Gewährung der
finanziellen Unterstützung beigefügt. In den übrigen Auszahlungsan-
ordnungen wird auf dieses Dokumentund auf die frühere(n)Zahlung(en) verwiesen.
Bei Ausstellung der letzten Auszahlungsanordnung muß der Anwei-
sungsbefugte bescheinigen, daß die betreffende Maßnahme
abgeschlossen ist, damit die Rechnungsführung entsprechend verfahren
und eine vorgenommene und nicht in Anspruch genommene Mittel-bindung gegebenenfalls annullieren kann.
Wurde gemäß Artikel 1 Absatz 7 der Haushaltsordnung ein Termin
festgesetzt, können anhand der Rechnungsführung die einen Monat vor
Ablauf des Termins noch nicht in Anspruch genommenen Mittel-
bindungen festgestellt und ausgesondert werden. DieAnweisungsbefugten sind sodann verpflichtet, den Vorschlag für dieAnnullierung der nicht in Anspruch genommenen Mittelbindung vorzu-bereiten oder, wenn die Voraussetzungen des Artikels 1 Absatz 7 erfülltsind, einen ordnungsgemäß begründeten Vorschlag zur Änderung der
ursprünglichen Mittelbindung vorzulegen.
Artikel 72
Giltein oder derselbe Beleg für mehrere Zahlungen, so wird in allen
Auszahlungsanordnungen auf das Original und die Nummer derAuszahlungsanordnung, der es beigefügtist , verwiesen.
Artikel 73
MitAusnahme der in den Art ikeln 65 bis 72 vorgesehenen Fälle kann
der Anweisungsbefugte, wenn der Originalbeleg nicht beigebrachtwerden kann, eine beglaubigte Abschrift vorlegen. Der Anweisungs-befugte muß begründen, weshalb das Original nicht eingereicht werdenkonnte, und bescheinigen, daß die Zahlung nicht erfolgt ist.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 21
▼B
TITEL XI
GEWÄHRUNGVONVORSCHÜSSEN
(Artikel 46 der Haushaltsordnung)
Artikel 74
Der Anweisungsbefugte kann, abgesehen von den im Statut oder in einer
anderen Vorschriftvorgesehenen Vorschüssen, Vorschüsse zur Deckung
von Beträgen gewähren, die ein Beamter oder sonstiger Bediensteter fürRechnung seines Organs zu verausgaben hat. Bei diesen Beträgen, dieim allgemeinen im Rahmen der Personal- und Sachausgaben zu leistensind, kann es sich um Ausgaben für eine besondere Maßnahme oder umvoraussichtlich anfallende, ihrer Art und Höhe nach unbestimmte
Ausgaben handeln.
Artikel 75
Die in Artikel 22 der Haushaltsordnung bezeichneten Behörden
beschließen auf Vorschlag des Anweisungsbefugten, nach Erteilungdes Sichtvermerks durch den Finanzkontrolleur und nachdem der
Rechnungsführer den Vorschlag befürwortet hat, über die Gewährung
der Vorschüsse und die Bezeichnung des betreffenden Beamten odersonstigen Bediensteten. Sie setzen die Höhe des Vorschusses und dessenVerwendungsdauer fest.
Vor Auszahlung eines Vorschusses ist ein Mittelbindungsantrag zu
stellen, soweit die Art der Ausgabe hinreichend bestimmt wurde.
Artikel 76
Der bezeichnete Beamte oder sonstige Bedienstete ist für die ihm zur
Verfügung gestellten Mittel verantwortlich. Er trifft zweckdienlicheVorkehrungen, um die Aufbewahrung der Mittel zu gewährleisten.
Er legtdem Rechnungsführer innerhalb von zehn Tagen, nachdem er
den Vorschuß für den Zweck verwendethat , für den er genehmigtworden war, einen ausführlichen Berichtüber die Verwendung desVorschusses vor und zahlt gegebenenfalls den Restbetrag zurück.
Innerhalb von sechs Wochen nach diesem Termin rechnetder
Anweisungsbefugte den Vorschuß ab, damit das bei der Genehmigung
des Vorschusses eröffnete Verwahrkonto abgeschlossen werden kann.
TITEL XII
BANK-UNDPOSTSCHECKKONTEN
(Artikel 53 der Haushaltsordnung)
Artikel 77
Das Organ kann für seine finanziellen Transaktionen Bank- und/oder
Postscheckkonten in den Mitgliedstaaten und gegebenenfalls in
Drittländern eröffnen.
Artikel 78
Ferner kann das Organ Konten bei der Notenbank jedes einzelnen
Mitgliedstaats bzw. bei dem zugelassenen Finanzinstitut unterhalten.
Artikel 79
Das Organ läßt allen Finanzinstituten, bei denen es Konten eingerichtet
hat, die Namen und Unterschriftsproben der von ihm bezeichnetenBediensteten mitteilen, die ermächtigt sind, Konten zu eröffnen und überdiese zu verfügen. Es gibt an, bis zu welcher Höhe jeder ermächtigteBedienstete gegebenenfalls Mittel abheben kann.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 22
▼B
Artikel 80
Um über die Konten verfügen zu können, sind die Unterschriften zweier
ordnungsgemäß ermächtigter Bediensteter erforderlich, darunternotwendigerweise diejenige des Rechnungsführers, eines unterstelltenRechnungsführers oder eines Zahlstellenverwalters.
Gemäß Artikel 53 der Haushaltsordnung bestimmt das Organ die
Bediensteten, die ermächtigt sind, die Schecks und die Bank- oderPostüberweisungen zu unterzeichnen.
Vor der Unterzeichnung prüfen diese Bediensteten die Übereinstimmung
der Zahlungsanordnungen mitden Schecks sowie den Bank- oder
Postüberweisungen.
Artikel 81
In der Regel sind folgende Zahlungen entweder durch Scheck oder
durch Bank- oder Postüberweisung zu tätigen:
— die monatlichen Bezüge der Beamten und sonstigen Bediensteten,
— die Ausgaben für Lieferungen und Leistungen im Wert von mehr als
►
M6420 EUR ◄.
Artikel 81a
(1) Zahlungen durch Bank- oder Postüberweisung können vom
Rechnungsführer nur veranlasstwerden, wenn die Bankdat en des
Zahlungsempfängers zuvor in eine spezifische, von jedem Organ zentralverwaltete Datei eingetragen worden sind.
Die Aufnahme der Bankdaten des Zahlungsempfängers in die genannte
Datei oder die Änderung dieser Daten erfolgt anhand eines traditionell
auf Papier oder in elektronischer Form erstellten Dokuments, das vonder Bank des Zahlungsempfängers ausgefertigt oder bei Zahlungen anBeamte und sonstige Bedienstete vom Zahlungsempfänger ausgefertigtwird.
(2) Bei Bank- oder Postüberweisungen können die Anweisungs-
befugten nur dann im Namen ihres Organs eine Verpflichtung gegenübereinem Dritten eingehen, wenn dieser die erforderlichen Unterlagen fürdie Eintragung in die vorgenannte Datei beibringt.
Die Anweisungsbefugten vergewissern sich, dass die vom Zahlungs-
empfänger mitgeteilten Bankdaten während der gesamten Laufzeit derVerpflichtung des Organs gegenüber diesem Dritten Gültigkeit behalten.Gegebenenfalls nimmt der Anweisungsbefugte eine Aktualisierung
dieser Daten nach Maßgabe von Absatz 1 zweiter Unterabsatz vor.
TITEL XIII
ZAHLSTELLEN
(Artikel 54 der Haushaltsordnung)
Artikel 82
Es können Zahlstellen eingerichtet werden, wenn die Zahlung
bestimmter Ausgaben aufgrund ihrer Natur oder besonderen Dringlich-keit nicht durch eine vom Anweisungsbefugten unterzeichnete und vomFinanzkontrolleur mit einem Sichtvermerk versehene Auszahlungsan-ordnung ausgeführtwerden kann. Abweichend von den Art ikeln 40 und
51 der Haushaltsordnung ist der Zahlstellenverwalter befugt, die
vorläufige Feststellung und die Zahlung der Ausgaben vorbehaltlichder späteren Anwendung der Artikel 40, 41, 44, 45, 47 und 50 derHaushaltsordnung vorzunehmen.
Der Rechnungsführer beschließt die Einrichtung von Zahlstellen sowie
Änderungen oder substantielle Anpassungen ihrer Funktionsweise auf1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 23
▼M6
▼B
▼M6
▼M6
ordnungsgemäß begründeten Vorschlag des Anweisungsbefugten und
nach befürwortender Stellungnahme des Finanzkontrolleurs.
Artikel 83
Der Rechnungsführer benennt die Zahlstellenverwalter auf ordnungs-
gemäß begründeten Vorschlag des Anweisungsbefugten.
Darin wird auf die Verantwortung des Zahlstellenverwalters hinge-
wiesen.
Artikel 84
Die in den Artikeln 82 und 83 genannten Entscheidungen werden den
Anweisungsbefugten, dem Finanzkontrolleur, dem Rechnungsführer unddem Rechnungshof mitgeteilt.
Artikel 85
(1) In der Entscheidung zur Errichtung einer Zahlstelle werden
insbesondere festgelegt:
a) der Gegenstand und der Höchstbetrag der Vorschüsse, die gewährt
werden können;
b) gegebenenfalls die Eröffnung eines Bank- und/oder Postscheck-
kontos auf den Namen des betreffenden Organs;
c) die Art und der Höchstbetrag jeder Ausgabe, die ohne vorherige
Genehmigung geleistet werden kann;
d) die Fristen und Einzelheiten für die Vorlage der Belege;
e) die Bestimmungen über eine etwaige Wiederauffüllung der Mittel um
den Betrag der Vorschüsse;
f) die Frist, innerhalb deren die Transaktionen der Zahlstelle abge-
rechnetwerden müssen.
(2) Die Zahlungen können nur auf der Grundlage und bis zur Höhe
der Mittelbindungen geleistet werden, die vorher vom Anweisungs-
befugten unterschrieben und vom Finanzkontrolleur mit einemSichtvermerk versehen worden sind.
Artikel 86
Gemäß Artikel 54 Absatz 2 der Haushaltsordnung obliegt die Mittel-
ausstattung der Zahlstellen allein dem Rechnungsführer.
Die vor Ort getätigten verschiedenen Einnahmen, unter anderem infolge
— der Veräußerung von Material,
— von Veröffentlichungen,— verschiedener Rückzahlungen,— von Zinserträgen usw.
werden jedoch von den entsprechenden Zahlstellen direkt abgerechnet.
Die Abrechnung erfolgt entsprechend den Bestimmungen, die auf dieHaushaltsordnung und diese Verordnung anwendbar sind.
Die betreffenden Beträge werden vom Rechnungsführer bei der späteren
Wiederauffüllung der Mittelausstattung abgezogen.
Artikel 87
Jeder Zahlstellenverwalter ist dem Anweisungsbefugten für die Beglei-
chung der Schulden gegenüber Dritten und dem Rechnungsführer für dieAusführung der Zahlungen verantwortlich.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 24
▼B
▼M6
▼B
▼B
Artikel 88
Der Zahlstellenverwalter führt nach den Weisungen des Rechnungs-
führers Buch über die ihm zur Verfügung stehenden Mittel, diegeleisteten Ausgaben und die vereinnahmten Beträge.
Artikel 89
Der Zahlstellenverwalter trifft alle Vorkehrungen zur Sicherung der ihm
zur Verfügung gestellten Mittel.
Artikel 90
Unbeschadet der Kontrolle durch den Finanzkontrolleur hat der
Rechnungsführer regelmäßig — nach Möglichkeitin kurzen Zeit -abständen — durch unvorhergesehene Kontrollen, die er in der Regelvor Ort entweder selbst vornimmt oder durch einen unterstelltenRechnungsführer bzw. einen hierzu besonders ermächtigten Beamtendurchführen läßt, das Vorhandensein der den Zahlstellenverwaltern
anvertrauten Mittel und die Buchführung zu überprüfen.
Artikel 91
Der Rechnungsführer und der Finanzkontrolleur unterrichten sich
gegenseitig über das Ergebnis ihrer Nachprüfungen und teilen es dem
Anweisungsbefugten mit.
TITEL XIV
BESTIMMUNGEN ÜBER DIE ERHEBUNG VON ZINSEN BEI DER
RÜCKFORDERUNGZUUNRECHTGEZAHLTERBETRÄGE
(Artikel 49 der Haushaltsordnung)
Artikel 92
Die Bestimmungen dieses Titels sind — unbeschadet der gegebenenfalls
in den sektoralen Basisrechtsakten über die Gemeinschaftspolitikenvorgesehenen Bestimmungen — im Fall der Rückforderung zu Unrechtgezahlter Beträge durch die Gemeinschaft anwendbar.
Artikel 93
(1) Die in Artikel 28 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannte
Einziehungsanordnung sieht für jede festgestellte Forderung im Zusam-menhang mit der Rückzahlung eines zu Unrecht gezahlten Betrags einenFälligkeitstermin vor.
(2) Zusätzliche Zahlungsfristen können vom Rechnungsführer im
Einvernehmen mit dem betreffenden Anweisungsbefugten nur auf einenordnungsgemäß begründeten schriftlichen Antrag des Schuldnersgenehmigt werden, vorausgesetzt, der Schuldner verpflichtet sich zur
Zahlung der Zinsen zu dem in Artikel 94 vorgesehenen Satz während
der gesamten Dauer der genehmigten Frist ab dem Fälligkeitstermin.
(3) Bei Bewilligung einer Zusatzfrist kann der Rechnungsführer zur
besseren Wahrung der Rechte der Gemeinschaft vom Schuldner eine
Sicherungsleistung in Höhe der Schuld (Kapital und Zinsen) verlangen.
Artikel 94
(1) Jede bei Fälligkeitnichtzurückgezahlt e Forderung istwie folgt
verzinslich:
— auf►
M6Euro◄lautende Forderungen: zu dem ►M6von der
Europäischen Zentralbank für ihre Kapitalrefinanzierungsopera-
tionen in Euro ◄angewandten Zinssatz (1), zusätzlich eineinhalb
Punkte;1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 25
(1) Der Zinssatz wird monatlich im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften ,
Reihe C, veröffentlicht.
▼B
— bei den auf Landeswährung lautenden Forderungen: zum Inter-
banken-Angebotssatz für drei Monate auf dem betreffenden Markt,zuzüglich eineinhalb Punkte.
(2) Anwendbar ist der während des Monats der Fälligkeit geltende
Zinssatz.
(3) Bei der Berechnung des Zinsbetrags wird der Zeitraum zwischen
dem in der Einziehungsanordnung festgesetzten Fälligkeitsdatum und
der Tilgung der Gesamtschuld zugrunde gelegt.
Artikel 95
Der Rechnungsführer kann im Einvernehmen mitdem Finanzkont rolleur
auf die Einziehung der Zinsen verzichten, wenn die finanzielleAuswirkung — entweder wegen der Höhe des Betrags oder wegen derDauer des Verzugs — im Verhältnis zu den Verwaltungskosten der
Maßnahme geringfügig ist.
Artikel 96
Jede Teilzahlung wird zuerst mit den gemäß Artikel 94 festgesetzten
Verzugszinsen und sodann mit der Hauptschuld verrechnet.
TITEL XV
VERFAHRENFÜRDIEAUFTRAGSVERGABE
(Artikel 56 und 58 der Haushaltsordnung)
(Vergabe im Preiswettbewerb und Vergabe im Leistungswettbewerb)
(Artikel57derHaushaltsordnung)
Artikel 97
(1) Die Richtlinien des Rates über die Vergabe öffentlicher Bau-,
Liefer- und Dienstleistungsverträge gelangen bei der Auftragsvergabedurch die Organe zur Anwendung, wenn der jeweilige Betragmindestens so hoch ist wie die in diesen Richtlinien festgesetztenSchwellenbeträge.
In diesen Richtlinien ist im Einzelnen Folgendes geregelt:
a) die Vergabeverfahren,
b) die gemeinsamen Bestimmungen über die Bekanntmachung,
c) die gemeinsamen Bestimmungen im Bereich der technischen
Spezifikationen,
d) die gemeinsamen Bestimmungen über die Beteiligung,
e) die qualitativen Auswahlkriterien,
f) die Zuschlagskriterien.
(2) Das gleiche giltfür die Auft räge, die die Kommission gemäß dem
innerhalb der Welthandelsorganisation geschlossenen multilateralenÜbereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen vergibt. Beider Anwendung dieses Übereinkommens beachtet die Kommission diein den Richtlinien des Rates zur Koordinierung der Verfahren zur
Vergabe öffentlicher Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge vorge-
sehenen Verfahrensregeln.
Artikel 97a
Für die Auslegung der Begriffe „Bauauftrag“, „Lieferauftrag“ und
„Dienstleistungsauftrag“ sind die Begriffsbestimmungen maßgebend,die in den in Artikel 97 genannten Richtlinien enthalten sind.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 26
▼M6
▼B
▼M6
▼M6
Artikel 97b
Die Organe gelten — sofern der betreffende Auftrag aus den im
jeweiligen Einzelplan des Gesamthaushaltsplans veranschlagten Mitteln
finanziert wird — als „Auftraggeber“ im Sinne der in Artikel 97
genannten Richtlinien, es sei denn, sie handeln im Auftrag einesbegünstigten Drittlandes oder einer von diesem benannten Einrichtung.
Artikel 97c
Für die nicht unter die Artikel 97 bis 97b fallenden Aufträge gelten die
Bestimmungen der Artikel 97d und 97e.
Artikel 97d
(1) Die Vergabe von Aufträgen erfolgt entweder durch Ausschrei-
bung im Leistungswettbewerb im Wege eines offenen oder beschränktenVerfahrens oder aber freihändig bzw. im Wege des Verhandlungsver-fahrens.
(2) Bei Vergabe durch Ausschreibung im Leistungswettbewerb wird
der Vertrag zwischen den Vertragsparteien nach einer Ausschreibung
abgeschlossen.
Bei einer offenen Ausschreibung kann jeder Bieter ein Angebot
einreichen; bei einer beschränkten Ausschreibung können nur Bewerber,deren Beteiligung aufgrund ihrer besonderen Qualifikationenbeschlossen worden ist, ein Angebot einreichen.
(3) Bei der freihändigen Auftragsvergabe und der Vergabe im Wege
des Verhandlungsverfahrens konsultiert der Auftraggeber die von ihmausgewählten Bieter und handelt mit einem oder mehreren von diesendie präzisen Auftragsbedingungen aus.
Artikel 97e
Bei Aufträgen, die nicht in den Geltungsbereich der Richtlinien fallen,
wird die Frist für die Einreichung der Angebote je nach Art des Auftrags
nach Maßgabe der für die Vorbereitung der Antworten notwendigen
Zeitspanne festgesetzt.
Für die offenen oder beschränkten Verfahren muss sie in jedem Falle
mindestens 21 Kalendertage betragen. Ist dies aus Dringlichkeitsgründennicht vertretbar, so kann die Frist für die Einreichung der Angebote bei
beschränkten Ausschreibungen auf 10 Kalendertage verkürzt werden,
jedoch unter der Voraussetzung, dass ein effektiver Wettbewerbzwischen den Bietern gewährleistet ist.
Artikel 97f
Bei allen Aufträgen finden die nachstehenden Bestimmungen Anwen-
dung.
Artikel 98
Die Bekanntmachung öffentlicher Aufträge erfolgt anhand der Muster
im Anhang zu den in Artikel 97 genannten Richtlinien des Rates über
die Vergabe öffentlicher Aufträge.
Artikel 98a
(1) Der Auftrag muss klar, präzise und erschöpfend formuliert sein.(2) Bei jedem Vergabeverfahren sind folgende Auswahlkriterien zu
beachten:
a) Zulassung des Bieters zu der Ausschreibung nach Prüfung der
auszuschließenden Fälle,
b) Kriterien für die Beurteilung der finanziellen, wirtschaftlichen,
technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 27
▼M6
(3) Bei jedem Vergabeverfahren sind folgende Zuschlagskriterien zu
beachten:
a) entweder preisgünstigstes Angebot unter allen ordnungsgemäßen,
anforderungsgerechten und vergleichbaren Angeboten, oder
b) wirtschaftlich günstigstes Angebot, d. h. Angebot mit dem besten
Preis-Leistungs-Verhältnis, wobei der Preis, die Betriebskosten, dertechnische Wert, die Verfahrens- und Organisationsweise, dieAusführungs- oder Lieferfristen und der Kundendienst zu berücks-
ichtigen sind. Eine etwaige Gewichtung der Zuschlagskriterien und
die Methode, nach der das Preis-Leistungs-Verhältnis bestimmt wird,sind in den Ausschreibungsunterlagen anzukündigen.
(4) Die Auswahl- und Zuschlagskriterien sind in der Bekanntma-
chung der Ausschreibung, in der Aufforderung zur Einreichung vonAngeboten oder in der Leistungsbeschreibung anzugeben.
Artikel 98b
(1) Die Bestimmungen über die Ausschreibung zur Teilnahme an
einem Wettbewerb sehen vor, inwieweit Festpreisangebote einzureichensind.
Gegenteiligenfalls ist darin geregelt, unter welchen Voraussetzungen
und/oder nach welcher Formel der Preis gegebenenfalls während der
Vertragsdauer angepasst werden kann.
(2) Bei einer etwaigen Preisanpassung während der Vertragsdauer
berücksichtigt das Organ insbesondere:
a) die Art des Auftrags und die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen,
b) die Artund die Laufzeitdes Vert rags,
c) die finanziellen Interessen des Organs.
Artikel 99
Die Ausschreibungen enthalten außerdem Angaben über:
a) die Einzelheiten für die Abgabe und Aufmachung der Angebote, vor
allem die etwaige Vorschrift, ein Standard-Antwortformblatt auszu-
füllen;
b) die Anwendung des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen
sowie die Bezugnahme auf die Allgemeinen Bestimmungen für denbetreffenden Auftrag (Lieferungen, Bauleistungen, sonstige Leis-
tungen oder Veröffentlichungen) und gegebenenfalls auf das
Dokument mit den Besonderen Bestimmungen für den Auftrag;
c) eine Bestimmung, der zufolge mit der Abgabe eines Angebots das
betreffende Lastenheft akzeptiert wird;
d) die Besichtigungsbedingungen, die genau festgelegt werden müssen,
wenn eine Besichtigung vor Ort vorgesehen ist;
e) die Geltungsdauer der Angebote, während deren der Bieter sämtliche
Bedingungen seines Angebots aufrechterhalten muß;
f) die Strafen, die bei Nichteinhaltung der Vertragsbestimmungen
vorgesehen sind;
g) den Inhaltder Rechnungen (oder der Belege dazu) gemäß den
Artikeln 65 bis 73;1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 28
▼B
▼M6
▼B
▼B
h)►M6das Verbot jeglichen Kontakts zwischen dem Organ und den
Bietern während eines Verfahrens zur Auftragsvergabe, außer unterfolgenden Bedingungen: ◄
1. vor Ablauf der Abgabefrist:
— auf Veranlassung der Bieter:
Die Organe können zusätzliche Auskünfte erteilen, die
ausschließlich zur Erläuterung der Art des Auftrags dienen;diese Auskünfte werden allen Bietern, die die Leistungs-beschreibung angefordert haben, binnen derselben Frist erteilt;
— auf Veranlassung des Organs:
Stellen die Dienststellen des Organs einen Irrtum, eine
Ungenauigkeit, eine Auslassung oder einen anderen sachlichenIrrtum im Wortlaut der Ausschreibung, der Aufforderung zurEinreichung von Angeboten oder der Leistungsbeschreibungfest, so können sie dies den Beteiligten binnen derselben Frist
unter genau den gleichen Bedingungen wie denen der
Ausschreibung mitteilen;
2.►
M6nach Eröffnung der Angebote:
Erfordertein AngebotKlarst ellungen oder sind offenkundige
sachliche Irrtümer im Wortlaut des Angebots zu berichtigen, sokann das Organ mit dem Bieter Kontakt aufnehmen, wobei dies
nichtzu einer Änderung des Angebot s führen darf. ◄
Artikel 100
In allen Fällen, in denen Kontakte unter den Bedingungen des Artikels
99 Buchstabe h) stattgefunden haben, wird ein „Vermerk für die
Unterlagen“ erstellt, und der Kontakt (die Kontakte) ist (sind) in dem
Bericht zu erwähnen, der dem Vergabebeirat später unterbreitet wird.
Artikel 101
Für jeden geplanten Auftrag wird eine Leistungsbeschreibung erstellt
und der Aufforderung zur Einreichung von Angeboten beigegeben. Die
Verdingungsordnung mitden allgemeinen Best immungen wird ebenfallsbeigefügt.
Artikel 103
Die Einreichung der Angebote erfolgt nach Wahl der Bieter
— entweder durch die Post:
In diesem Fall istin der Ausschreibung zu vermerken, daß das
Ausgabedatum (Poststempel) maßgebend ist. Die Postsendungenmüssen per Einschreiben geschicktwerden;
— oder durch Abgabe bei den Dienststellen des Organs, die unmittelbar
oder durch jeden Bevollmächtigten des Bieters, einschließlich►
M6Botendienste ◄, erfolgen kann:
In diesem Fall sind in der Ausschreibung Tag und Uhrzeit, bis zu
denen die Umschläge bei dem Organ abgegeben werden müssen,sowie die Dienststelle, der sie gegen eine datierte und unterschrie-bene Empfangsbestätigung auszuhändigen sind, anzugeben.
Das Datum ist in diesen beiden Fällen das gleiche.Zur Geheimhaltung und zur Vermeidung von Schwierigkeiten ist in der
Ausschreibung folgendes zu vermerken: „Das Angebotistin zweiUmschlägen einzureichen. Beide Umschläge werden verschlossen, undder innere Umschlag trägt außer der Angabe der in der Ausschreibung1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 29
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼B
genannten Empfänger-Dienststelle den Vermerk ‚Ausschreibung —
nicht durch den Postdienst zu öffnen‘. Bei Verwendung von selbst-klebenden Umschlägen sind diese mitKlebebändern zu verschließen,
über denen der Absender quer seine Unterschrift anzubringen hat.“
Artikel 104
(1) Alle Angebote, die gemäß Artikel 103 eingereicht worden sind,
werden eröffnet.
(2) Die Eröffnung der Angebote wird durch einen zu diesem Zweck
eingesetzten Ausschuss vorgenommen.
Diesem Ausschuss gehören wenigstens drei Bedienstete an, die
mindestens zwei verschiedene Dienststellen vertreten. Eine Dienststelleist eine der innerhalb des Organs eingerichteten Verwaltungseinheitender höchsten Rangstufe.
Der Finanzkontrolleur wird von der Eröffnung der Angebote unter-
richtet. Er selbst oder sein Vertreter kann an der Eröffnung der Angebote
als Beobachter teilnehmen, wenn er dies für zweckmäßig hält.
(3) Die Mitglieder des Ausschusses verfahren wie folgt:
a) Sie paraphieren alle Seiten eines jeden Angebots, oder
b) sie paraphieren das Deckblatt und alle Seiten der Finanzübersicht
eines jeden Angebots, wobei die Vollständigkeit des ursprünglichenAngebots durch Anbringung einer Versiegelung oder sonstige
Sicherungsvorkehrungen seitens einer von der für die Ausschreibung
zuständigen Dienststelle unabhängigen Instanz gewährleistet wird;
c) sie unterzeichnen das Protokoll über die Eröffnung der einge-
gangenen Angebote, in dem insbesondere angegeben ist, welcheAngebote den Anforderungen entsprechen und welche nicht, und die
Ablehnung von nicht den anforderungsgerechten Angeboten
begründetwird.
(4) Alle für anforderungsgerechtbefundenen Angebot e werden von
einem zu diesem Zweck benannten Ausschuss bewertet und anschlie-ßend in ein rangmäßig gegliedertes Auswahlverzeichnis aufgenommen.
Diesem Ausschuss gehören wenigstens drei Bedienstete an, die
mindestens zwei verschiedene Dienststellen vertreten. Er kann sichaus denselben Personen zusammensetzen wie der Ausschuss für die
Eröffnung der Angebote.
Angebote, die nicht alle in den Ausschreibungsunterlagen verlangten
wesentlichen Angaben enthalten oder die nicht den spezifischenAnforderungen der Ausschreibung, der Aufforderung zur Einreichungvon Angeboten oder der Leistungsbeschreibung entsprechen, werdenabgelehnt. Was hingegen die Unterlagen angeht, anhand deren
nachgewiesen werden kann, dass der Bewerber oder Bieter die
Auswahlkriterien erfüllt, so kann der Bewertungsausschuss denbetreffenden Bewerber oder Bieter auffordern, binnen einer von ihmfestgesetzten Frist ergänzende oder erläuternde Belege beizubringen.
Der Ausschuss erstellt ein Protokoll über die Wertung und Auswahl der
Angebote, das von allen Mitgliedern des Ausschusses abgezeichnetwird. Es wird als Referenzdokument zwecks späterer Konsultation
aufbewahrt.
Artikel 105
Allen Bietern wird mitgeteilt, wie über ihr Angebot entschieden wurde.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 30
▼M6
▼B
▼M6
TITEL XVI
FESTLEGUNG DER SCHWELLEN FÜR DIE VERGABE DER
AUFTRÄGE
Artikel 106
Die Schwelle, bis zu der die freihändige Vergabe eines Auftrags gemäß
Artikel 59 Buchstabe a) der Haushaltsordnung zulässig ist, wird auf13 800 EUR festgesetzt.
Artikel 107
(1) Die Schwelle, ab der gemäß Artikel 63 der Haushaltsordnung der
Vergabebeirat zuständig ist, wird festgesetzt auf
a) 500 000 EUR für die Kommission;
b) 100 000 EUR für die anderen Organe.
Für Aufträge in einem Volumen zwischen 50 000 und 500 000 EUR
(Kommission) bzw. zwischen 50 000 und 100 000 EUR (übrige Organe)übermittelt der Anweisungsbefugte dem Vergabebeirat einen Informa-tionsbogen, anhand dessen dieser entscheiden kann, ob zu dem
betreffenden Auftrag seine Stellungnahme eingeholt werden muss. Der
Vergabebeirat teilt seine Entscheidung binnen fünf Werktagen ab demEingang des betreffenden Antrags dem Anweisungsbefugten mit. Dieserkann in der Zwischenzeitkeinerlei Verpflicht ungen im Namen desOrgans eingehen.
(2) Jeder Anweisungsbefugte kann dem Vergabebeirat außerdem
jederzeit Dossiers zur Stellungnahme unterbreiten.
(3) Die Informationsbogen und die Anträge der Anweisungsbefugten
auf Stellungnahme werden einem unter der Aufsicht des Vergabebei-
ratsvorsitzenden tätigen ständigen Dienst zur Prüfung vorgelegt. Dieser
Dienst unterbreitet dem Vergabebeirat Empfehlungen zu den Dossiers,die aufgrund ihres Finanzvolumens, ihres Risikogrades oder ihrerNeuartigkeit vom Vergabebeirat im Einzelnen geprüft werden sollen.
Artikel 108
Die Schwelle, ab der gemäß Artikel 64a der Haushaltsordnung eine
Sicherheitsleistung obligatorisch ist, wird auf 345 000 EUR festgesetzt.
Artikel 109
Die Schwellen, bis zu denen Aufträge gemäß Artikel 60 der Haushalts-
ordnung lediglich gegen Rechnung vergeben werden dürfen, werden wie
folgt festgesetzt:
a) 1 050 EUR für Ausgaben, die an den Arbeitsorten der Organe getätigt
werden;
b) 2 700 EUR für Ausgaben, die außerhalb der Arbeitsorte der Organe
getätigt werden.
Artikel 110
Gemäß Artikel 97 der Haushaltsordnung über die Auftragsvergabe im
Rahmen der Mittel für Forschung und technologische Entwicklung wird
die Schwelle, bis zu der die freihändige Vergabe eines Auftrags zulässigist (Artikel 59 Buchstabe a) der Haushaltsordnung), für wissenschaft-liches und technisches Material sowie für Bauleistungen auf103 500 EUR festgesetzt.
Die Schwelle, ab der der Vergabebeirat zuständig ist, wird gemäß den
Bestimmung von Artikel 107 dieser Verordnung festgesetzt. BeiAufträgen mit wissenschaftlichem und technischem Charakter sowieAufträgen über Bauleistungen wird die Schwelle, ab der der Anwei-sungsbefugte einen Informationsbogen gemäß Artikel 107 Absatz 1zweiter Unterabsatz zu übermitteln hat, auf 103 500 EUR festgesetzt.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 31
▼M6
TITEL XVII
ARBEITSWEISEDERVERGABEBEIRÄTE
(Artikel 63 und 97 der Haushaltsordnung)
Abschnitt I
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 111
►M6Nach Maßgabe der Artikel 63, 64 und 97 der Haushaltsordnung ◄
wird der Vergabebeirat in folgenden Fällen gutachtlich gehört:
a) zu allen Entwürfen von Aufträgen über Bauleistungen, Lieferungen
oder sonstige Leistungen, einschließlich Studien, deren Summe die inden Artikeln 107 und 110 genannten Summen übersteigt, sowie,unabhängig von ihrem Betrag, zu allen Entwürfen von Kaufverträgenüber Grundstücke und Gebäude;
b) zu den Entwürfen von Zusatzaufträgen zu den in Buchstabe a)
genannten Aufträgen in allen Fällen wesentlicher Änderungen,insbesondere dann, wenn sich der Betrag des ursprünglichen Auftrags
durch diese Zusatzaufträge ändern würde;
c) zu den Entwürfen von Zusatzaufträgen, durch die sich die
Gesamtsumme eines bereits erteilten Auftrags, die ursprünglich
innerhalb der in Buchstabe a) genannten Grenzen lag, über dieseGrenze hinaus erhöht;
d) zu den Formblättern und Standardtexten für die Ausschreibung und
zu den Entwürfen, die eine erhebliche Abweichung von diesenStandardtexten vorsehen;
e) zu den Entwürfen für Ausschreibungen von besonderer Bedeutung
oder besonderem Charakter;
f) zu den bei der Vergabe oder Ausführung der Aufträge auftretenden
Fragen (Annullierung von Bestellungen, Ersuchen um Erlaß vonVerzugsstrafen, Abweichungen von den Vorschriften der Lastenhefteund von den Allgemeinen Bestimmungen usw.), wenn die betref-fende Frage so schwerwiegend ist, daß sie die Einholung einer
Stellungnahme rechtfertigt;
g) auf Antrag der zuständigen Anweisungsbefugten oder eines Mitglieds
des Vergabebeirats zu den Entwürfen von Aufträgen, deren Summe
unter der in Buchstabe b) angegebenen Summe liegt, wennangenommen wird, daß diese Aufträge Grundsatzfragen aufwerfenoder einen besonderen Charakter haben.
Artikel 112
Der VergabebeiratformuliertEmpfehlungen:
a) zur allgemeinen Beschaffungspolitik innerhalb oder außerhalb der
Gemeinschaft; er führt die entsprechenden Erhebungen und Unter-suchungen selbstdurch oder läßtsie gegebenenfalls durchführen;
b) zur Festlegung der Allgemeinen Vergabebestimmungen.
Artikel 113
Den Unterlagen, die dem Vergabebeirat zur Stellungnahme unterbreitet
werden, ist ein Bericht beizufügen, der von dem zuständigen Beamtenoder einem vom Anweisungsbefugten bezeichneten Stellvertreterausgearbeitet und vorgelegt wurde.
Der Bericht muß insbesondere folgendes enthalten:
a) die Bewertung eines jeden Angebots nach technischen und
finanziellen Gesichtspunkten sowie eine vergleichende Übersichtüber die Preise je Einheit;
b) die Begründung, weshalb die Wahl eines bestimmten Bieters
empfohlen wird.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 32
▼B
▼B
Artikel 114
Jede Angelegenheit ist Gegenstand einer Stellungnahme, die vom
Vorsitzenden des Vergabebeirats unterzeichnet wird. Diese Stellung-nahme wird den beteiligten Dienststellen mitgeteilt.
Artikel 115
Jeder Vergabebeirat gibt sich eine Geschäftsordnung. Der Wortlaut
dieser Geschäftsordnung wird dem betreffenden Organ, dem Vergabe-
beirat der anderen Organe und dem Rechnungshof mitgeteilt.
Jeder Vergabebeirat sorgt innerhalb seines Zuständigkeitsbereichs für
die reibungslose Umsetzung der in ►
M6Artikel 97 ◄bezeichneten
Richtlinien des Rates.
Abschnitt III
Organgemeinsamer Vergabebeirat (1)
Artikel 117
Das Kollegium der Verwaltungschefs der Gemeinschaftsorgane kann die
erforderlichen Maßnahmen zur Einsetzung eines organgemeinsamenVergabebeirats treffen, der die Aufgabe hat, entsprechend dem Grund-
satz einer wirtschaftlichen Haushaltsführung die Zusammenarbeit
zwischen den Organen im Bereich der gemeinsamen Vergabebestimmter Lieferaufträge sowie sonstiger Aufträge im Rahmen derBewirtschaftung der Mittel zur Finanzierung organgemeinsamer Tätig-keiten zu verbessern.
Artikel 118
Der organgemeinsame Vergabebeirathatinsbesondere folgende Befug-
nisse:
a) Er wird gutachtlich gehört, wenn alle oder mehrere Organe wegen
der mit Sammelbestellungen verbundenen finanziellen Vorteile diegemeinsame Vergabe von Lieferaufträgen in den in Artikel 117bezeichneten Bereichen beschließen.
Sein Gutachten bezieht sich auf die Ordnungsmäßigkeit des
angewandten Verfahrens, auf die Auswahl des Bieters sowie
allgemein auf die Bedingungen der Auftragsvergabe unter Berücks-
ichtigung der Belange aller Organe.
In diesem Fall erübrigt sich eine gutachtliche Anhörung der
Vergabebeiräte der einzelnen Organe, die jedoch über das Gutachtenunterrichtet werden;
b) er kann insbesondere von einem oder mehreren Verwaltungschefs
beauftragt werden, Fragen zu prüfen, die in den in Artikel 117
genannten Bereichen der Vergabe von Bauaufträgen interinstitutio-
nell relevant sein oder interinstitutionelle Auswirkungen habenkönnten, sowie Empfehlungen dazu abzugeben.
In diesem Fall prüfter die ihm vorgelegt en Fragen und formuliert
entsprechende Empfehlungen.
Artikel 119
Der organgemeinsame Vergabebeiratset ztsich aus jeweils zwei
Vertretern je Organ zusammen, die nach Möglichkeit unter denMitgliedern des Vergabebeirats des Organs ausgewählt werden. Neben1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 33
(1) Als Organe gelten hier alle Organe gemäß Artikel 22 Absatz 5 der
Haushaltsordnung.▼M6
▼B
▼B
den Vertretern der jeweiligen Verwaltungsdienste gehören ihm entspre-
chend einer Vereinbarung der Organe folgende Personen an:
— ein Rechtssachverständiger,
— ein Finanzsachverständiger,
— ein Vertreter des Finanzkontrolleurs als Beobachter.
Für diesen Personenkreis können die Organe einvernehmlich ein
Rotationsverfahren festlegen.
Den Vorsitz des organgemeinsamen Vergabebeirats übernehmen die
einzelnen Organe turnusmäßig jeweils für einen Zeitraum von zwei
Jahren.
Die Kommission übernimmtdas Sekret ariatdes organgemeinsamen
Vergabebeirtas.
Artikel 120
Hinsichtlich des Verfahrens gelten die Artikel 113 und 114.
Artikel 121
Der organgemeinsame Vergabebeiratgibtsich eine Geschäft sordnung.
Der Wortlaut dieser Geschäftsordnung wird allen Organen mitgeteilt.
TITEL XVIII
BÜRGSCHAFTEN UND VORHERIGE SICHERHEITSLEISTUNG ALS
GARANTIEFÜRDIEAUSFÜHRUNGDERAUFTRÄGE
(Artikel 64 der Haushaltsordnung)
Artikel 122
Wird von den Lieferanten, Unternehmern oder Erbringern von Dienst-
leistungen als Garantie für die Ausführung der Aufträge verlangt, daß sie
im voraus eine Sicherheit leisten, dann muß die Sicherheitsleistung nichtnur die Gesamtdauer der Garantie, sondern auch einen für dieInanspruchnahme der Sicherheitausreichenden Zeit raum abdecken.Die Sicherheitmuß grundsät zlich in einer Zahlung an das Organ in derWährung bestehen, die für die Bezahlung der Lieferungen oder
Leistungen angegeben ist.
Artikel 123
Diese Sicherheitkann durch die selbst schuldnerische Bürgschafteines
vom Rechnungsführer des Organs zugelassenen Dritten ersetzt werden.
Die Bürgschaft lautet auf die im Vertrag oder Auftrag vorgeseheneWährung und unterliegt denselben Vorschriften wie die Sicherheits-leistung nach Artikel 122.
Artikel 124
Als Unterlage für die erste Auszahlungsanordnung im Rahmen eines
Auftrags, der eine Sicherheitsleistung erfordert, werden die üblichenBelege ergänztdurch eine vom Rechnungsführer beglaubigt e Abschriftder bei der Einzahlung der Sicherheit ausgestellten Empfangsbestäti-
gung oder durch eine vom Rechnungsführer beglaubigte Abschrift der
Erklärung der Institution oder des Dritten, welche(r) die Bürgschaftstellt.
Artikel 125
Die Rückgabe der Sicherheitoder die Befreiung des selbst schul-
dnerischen Bürgen erfolgt— außer in den in ►
M6Artikel 64a ◄
Absatz 4 der Haushaltsordnung vorgesehenen Fällen der Nichtaus-führung oder der verspäteten Ausführung — nach Maßgabe derBestimmungen für die Anträge.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 34
▼M6
▼B
▼M6
TITEL XX
FESTLEGUNG DES WERTES, BEI DESSEN ÜBERSCHREITUNG
BEWEGLICHE GEGENSTÄNDE IN DAS BESTANDSVERZEICHNIS
AUFGENOMMENWERDEN
(Artikel 65 der Haushaltsordnung)
Artikel 130
In das Bestandsverzeichnis eingetragen werden alle beweglichen
Gegenstände
— miteinem Kaufwertvon ►M6420 EUR ◄oder mehr
und
— miteiner Nut zungsdauer von mehr als einem Jahr (zwei Jahre bei
beweglichen Gegenständen mit wissenschaftlichen und technischenCharakter (
1))
und
— bei denen es sich nicht um Verbrauchsgüter handelt.
In das Bestandsverzeichnis, das auch die Empfangsbestätigungen
umfaßt, ist bei der Eintragung eines jeden gekauften Gegenstands einezweckdienliche Beschreibung des Gegenstands aufzunehmen. Ferner
sind der Ort, an dem sich der Gegenstand befindet, das Anschaffungs-
datum und der Stückpreis anzugeben.
Die Empfangsbestätigungen gelten als Beschreibung.
Artikel 131
Die Gemeinschaftsorgane haben sich bei der Kontrolle der Bestands-
verzeichnisse davon zu überzeugen, daß jeder Gegenstand körperlichvorhanden ist und daß er mit der Eintragung im Bestandsverzeichnisübereinstimmt. Die Kontrolle ist im Rahmes eines dreijährigenÜberprüfungsprogramms durchzuführen.
TITEL XXa
BESTIMMUNGEN ÜBER ABSCHREIBUNGEN UND RÜCKSTEL-
LUNGEN
(Artikel 70a der Haushaltsordnung)
Artikel 131a
Der Rechnungsführer der Kommission legt nach Konsultation der
Rechnungsführer der übrigen Organe nach dem Verfahren des Artikels
21 dieser Verordnung die buchtechnischen Vorschriften für Abschrei-bungen und Bestandsverzeichnisse fest.
Artikel 131b
(1) Im Falle von Anlagen, bei denen es sich nichtum Finanzanlagen
handelt, ergibt sich der Wert bei Rechnungsabschluss (Bilanzwert) auseinem Abschreibungsplan.
(2) Dem Abschreibungsplan werden eine lineare Abschreibung und
volle Nutzungsjahre ab der Erstnutzung des Gegenstands zugrundegelegt.
(3) Bei nicht abschreibungsfähigen Anlagen, deren Zeitwert unter
dem Buchwertliegt , erfolgteine Sonderabschreibung, wenn die
Wertminderung für irreversibel erachtet wird.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 35
(1) Festgelegt im Rahmen der Gemeinsamen Forschungsstelle in der „Sammlung
der Richtlinien für die Bestandsverzeichnisse“ (Dok. 13.131/XV/68-F) und in
der „Materialnomenklatur — allgemeine Übersicht“ (Dok. 2168/IX/1972-F
und Ergänzungen).▼B
▼M6
▼M6
Artikel 131c
(1) Für die Wertminderung eines Aktivpostens oder die Wert-
steigerung einer mittel- oder längerfristig falligen Verbindlichkeitmüssen Rückstellungen gebildet werden.
(2) Die Bildung dieser Rückstellungen muss auf Ursachen beruhen,
deren Wirkungen nichtnot wendigerweise irreversibel sind.
TITEL XXI
VERÖFFENTLICHUNG DER VERÄUSSERUNG VON BEWEGLICHEN
GEGENSTÄNDEN
(Artikel 66 der Haushaltsordnung)
Artikel 132
(1) Die Veräußerung beweglicher Gegenstände wird wie folgt
bekanntgegeben:
a) bei einem Einheitswert von ►M68 100 EUR ◄oder mehr durch
geeignete lokale Veröffentlichung. Die Frist zwischen der Veröffent-lichung der letzten Anzeige und dem Abschluß des Kaufvertrags muß
mindestens 14 Tage betragen;
b) bei einem Einheitskaufwert in Höhe von ►
M6391 100 EUR ◄
oder mehr durch eine Verkaufsbekanntmachung im Amtsblatt der
Europäischen Gemeinschaften . Eine geeignete Veröffentlichung in
der Presse der Mitgliedstaaten kann außerdem erfolgen. Die Fristzwischen der Veröffentlichung der Bekanntmachung im Amtsblattund dem Abschluß des Kaufvertrags muß mindestens einen Monatbetragen.
(2) Bietet diese Veröffentlichung wegen ihrer Kosten keine beson-
deren Vorteile, so kann darauf verzichtet werden.
(3) Die Organe sind gehalten, bei der Veräußerung von beweglichen
Gegenständen stets die Erzielung der günstigsten Preise anzustreben.
TITEL XXII
EINZELHEITEN DER AUFSTELLUNG UND AUSFÜHRUNG DES
BUCHUNGSPLANS
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Artikel 133
Die Rechnungsführung istin zwei Teile — die allgemeine oder
Finanzbuchführung und die Haushaltsbuchführung — untergliedert, dieaufeinander abgestimmt sind. Die Gestaltung des Buchungsplans musseine ordnungsgemäße Führung dieser beider Rechnungen ermöglichen.
Artikel 134
Haushaltsrechnung
(1) In der Haushaltsrechnung werden für jede Untergliederung des
Haushaltsplans erfaßt:
a) Ausgaben:
— die im Haushaltsplan bewilligten Mittel, die in Nachtrags- und/
oder Berichtigungshaushaltspläne eingesetzten Mittel, die infolgeBeteiligungen Dritter veranschlagte Mittel, die durch Mittelüber-
tragungen bereitgestellten Mittel sowie der Gesamtbetrag der
verfügbaren Mittel. Die Verpflichtungsermächtigungen und dieZahlungsermächtigungen werden getrennt ausgewiesen undabgewickelt;
— die während des Haushaltsjahres vorgenommenen Mittelbin-
dungen und geleisteten Zahlungen;1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 36
▼B
▼M6
▼B
▼B
b) Einnahmen:
— die Einnahmenansätze des Haushaltsplans, die Einnahmenansätze
der Berichtigungs- und/oder Nachtragshaushaltspläne, die
Einnahmen aus der Beteiligung Dritter und der Gesamtbetragder voraussichtlichen Einnahmen;
— die während des Haushaltsjahres festgestellten Forderungen und
eingezogenen Beträge;
c) die Übernahme der noch abzuwickelnden Mittelbindungen und der
noch einzuziehenden Einnahmen früherer Haushaltsjahre.
In der Haushaltsrechnung werden ferner die globalen vorläufigen
Mittelbindungen für den Europäischen Ausrichtungs- und Garantiefondsfür die Landwirtschaft (EAGFL), Abteilung „Garantie“, und die
entsprechenden Zahlungen (d. h. die zu zahlenden Vorschüsse)
ausgewiesen.
Diese Mittelbindungen werden dem Gesamtbetrag der Mittel des
EAGFL-Garantie gegenübergestellt.
(2) Es werden besondere Konten eröffnet, um
— die Verwendung der übertragenen Mittel,
— die Verwendung der wiedereingesetzten Mittel,
— die Abwicklung der noch nicht in Anspruch genommenen Mittel-
bindungen
getrennt zu verfolgen.Bei den Einnahmen werden besondere Konten eröffnet, um die aus
früheren Haushaltsjahren noch einzuziehenden Forderungen getrennt zuverfolgen.
(3) Die Konten können detailliert werden, um analytische Ergebnisse
zu ermitteln.
(4) Die Konten sind in Büchern, auf Karteikarten oder nach einem
Datenverarbeitungssystem zu führen.
Artikel 135
Allgemeine Rechnung
(1) Die allgemeine oder Finanzbuchführung spiegeltdie Vermögens-
lage des Organs wider.
(2) Der Kontenrahmen für diese Buchführung wird nach der
Dezimalklassifikation erstellt.
(3) Der Kontenrahmen umfasst folgende Klassen:
— Klasse 1: Kapitalkonten,
— Klasse 2: Anlagekonten,
— Klasse 3: Bestandskonten,
— Klasse 4: Anderkonten,— Klasse 5: Finanzkonten,
— Klasse 6: Aufwandskonten,
— Klasse 7: Ertragskonten,— Klasse 8: Sonderkonten.
(4) Jede Klasse gliedertsich je nach dem Bedarf des Organs in
Gruppen und Untergruppen, damit alle Vorgänge entsprechend den in
Artikel 136 Absatz 10 genannten Rechnungsführungsnormen erfasstwerden können.
(5) In Klasse 4 „Anderkonten“ werden alle Vorgänge erfaßt, welche
die Beziehungen zu Dritten und die Abrechnungsbuchungen betreffen.
Sie umfaßtdie besonderen Verbuchungsst ellen für Einnahmen aus der
Rückzahlung von Abschlagszahlungen gemäß Artikel 7 Nummer 7 derHaushaltsordnung und für die Erfassung der Wiederverwendung gemäßArtikel 27 Absatz 2 der Haushaltsordnung.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 37
▼M6
▼B
▼B
(6) In Klasse 5 „Finanzkonten“ werden Wertpapierbewegungen,
Kassentransaktionen, Vorgänge auf Bank- und Postscheckkonten sowiedie von den unterstellten Rechnungsführern und Zahlstellenverwaltern
bewirkten Vorgänge ausgewiesen. Für jedes Bankkonto, Postscheck-
konto, für jede Kasse und jede Zahlstelle wird ein getrenntes Kontoeingerichtet.
(7) In Klasse 6 „Kostenkonten“ wird der Bruttobetrag der in der
Haushaltsrechnung erfaßten Ausgaben verzeichnet.
Separate Konten werden eröffnet für Ausgaben im Zusammenhang mit:
— den Mitteln des laufenden Haushaltsjahres,
— den gemäß Artikel 7 Nummer 1 Buchstabe b) der Haushaltsordnung
übertragenen Mitteln;
— den gemäß Artikel 7 Nummer 1 Buchstabe a) der Haushaltsordnung
übertragenen Mitteln;
— den gemäß Artikel 7 Nummer 2 der Haushaltsordnung übertragenen
Mitteln;
— den Mitteln für Beteiligungen Dritter gemäß Artikel 4 Absatz 2 der
Haushaltsordnung.
(8) In Klasse 7 „Ertragskonten“ wird der Betrag der in der
Haushaltsrechnung erfaßten eingezogenen Forderungen verzeichnet.
Separate Konten werden eröffnet für die folgenden eingezogenen
Beträge:
— festgestellte Forderungen des laufenden Haushaltsjahres,
— festgestellte Forderungen der vorhergehenden Haushaltsjahre, die
noch einzuziehen waren.
(9) In Klasse 8 „Sonderkonten“ werden am Ende des Haushaltsjahres
die Jahresabschlußvorgänge verzeichnet.
(10) Vorbehaltlich des Artikels 21 erstellt der Rechnungsführer jedes
Organs einen ausführlichen Kontenplan aufgrund des in Absatz 3festgelegten Kontenrahmens. Er eröffnet Gruppen, Untergruppen und
Konten nach den besonderen Bedürfnissen seiner Haushaltsführung und
legt jeweils fest, welche Vorgänge erfaßt und wie die Konten geführtwerden.
Artikel 136
Führungderallgemeinen Rechnung
(1) Die allgemeine Rechnung istnach Kalenderjahren in Form der
doppelten Buchführung zu führen.
(2) Die Rechnungsführung erfolgtmitHilfe einer ent sprechenden
DV-Software.
(3) Die Rechnungsführung ermöglichtdie Aufst ellung einer allge-
meinen Kontenbilanz, d. h. einer Übersicht über alle Aktiv- undPassivkonten des Organs, einschließlich der saldierten Konten, jeweilsmitAngabe
— der Kontonummer,
— der Bezeichnung,
— des gesamten Sollbetrags,
— des gesamten Habenbetrags,— des Saldos.
(4) Die Konten sind so zu führen, daß eine genaue Analyse der
Vorgänge und Salden möglich ist. Die Finanzübersichten sind so
anzulegen, daß sie die wesentlichen Bestandteile der Aktiva und Passiva
des Organs zweckmäßig gegliedertund korrektwiedergeben. Dieeinzuziehenden Einnahmen erscheinen auf der Passivseite in einemRechnungsabgrenzungsposten, während die entsprechenden Forde-rungen auf der Aktivseite in der Rubrik „Verschiedene Schuldner“oder in anderen geeigneten Rubriken ausgewiesen werden. Die noch1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 38
▼M6
▼B
▼B
nicht zu Lasten der Haushaltsrechnung verbuchten Ausgaben des
Haushaltsjahres werden auf der Aktivseite in einem Rechnungsab-grenzungsposten unter der Rubrik „Zu verbuchende Ausgaben“ erfaßt.
In der Haushaltsrechnung sind alle zum Nachweis der Übereinstimmung
mitder Übersichtüber das Vermögen und die Schulden erforderlichenElemente aufgeführt.
Die Salden der Konten sind regelmäßig mit den Belegen oder den
sonstigen Nachweisen zu vergleichen, insbesondere mit:
—►
M6Anlagekonten — wie dies in Artikel 135 Absatz 3 vorgesehen
ist◄;
— Guthaben auf Bankkonten und Postscheckkonten durch monatliche
Überprüfung anhand der von den Finanzinstituten übermitteltenKontoauszüge;
— Kassenguthaben durch Überprüfung anhand des Kassenbuchs;— Zahlstellen und sonstigen Vorschüssen gemäß Artikel 74, indem
nachgeprüft wird, ob die Vorschriften über die Arbeitsweise derZahlstellen und die Vorschußgewährung sowie die Regeln für diebuchmäßige Erfassung eingehalten worden sind;
— Aufwands- und Ertragskonten der Klassen 6 und 7, die monatlich mit
den entsprechenden Gesamtbeträgen der Haushaltsrechnung abzu-
stimmen sind.
(5) Die interinstitutionellen Konten werden monatlich abgestimmt
und regelmäßig abgeschlossen.
(6) Die Verwahrkonten werden regelmäßig wie folgt geprüft:
— unerledigte Einziehungen: der Rechnungsführer setzt den Anwei-
sungsbefugten über die nicht eingezogenen Einnahmen und dieeingeleiteten Schritte in Kenntnis;
— unerledigte Zahlungen: der Rechnungsführer teilt dem Anweisungs-
befugten die Gründe für die Nichtausführung der Zahlungen und diebetreffenden Beträge mit;
— zu übertragende Mittel: Prüfung anhand der Gesamtübersichten über
die Dienstbezüge des Personals oder anhand ähnlicher Übersichten;
— sonstige Verwahrkonten: Analyse der buchmäßigen Salden und
Unterrichtung des Anweisungsbefugten über jeden Vorgang, derinnerhalb der alljährlich festzulegenden Fristen nicht abgerechnet
worden ist.
Die Verwahrkonten werden so rasch wie möglich, spätestens jedoch
innerhalb der in Artikel 71 der Haushaltsordnung vorgesehenen Fristabgerechnet.
(8) Die Finanzkonten (Bank- oder Postscheckkonten) werden inDevisen und in Euro geführt.
Die in Landeswährung ausgedrückten Beträge werden auf der Grundlage
der gemäß Artikel 1a festzulegenden Kurse in Euro umgerechnet. DieSalden in Euro der in Devisen und in Euro geführten Konten werdenmonatlich abgestimmt.
(9) Die Rechnung der Gemeinsamen Forschungsstelle wird mit der
allgemeinen Rechnung der Kommission konsolidiert.
(10) Die Jahresabschlüsse müssen regelgemäß, wahrheitsgetreu und
vollständig sein und ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendesBild der Vermögens- und Finanzlage sowie des Haushaltsergebnissesvermitteln. Sie werden nach Maßgabe der allgemein anerkanntenRechnungsführungsgrundsätze erstellt. Die praktischen Anwendungs-
modalitäten zu diesen Grundsätzen werden im Einklang mit Artikel 21
festgelegt und regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht.
(11) Der Rechnungsführer bildetRückst ellungen für Risiken und
Verbindlichkeiten zur Absicherung gegen Entwicklungen mit genauabgegrenztem Gegenstand, die entweder bereits eingetreten sind, oderdie unmittelbar bevorstehen und deren Realisierung ungewiss ist.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 39
▼M6
▼M6
(12) Die Rückstellungen für Risiken und Verbindlichkeiten gemäß
dem vorstehenden Absatz 11 und für Wertminderungen bei den Aktivagemäß Artikel 131c sowie die Abschreibungen gemäß Artikel 131b
werden in den außer-budgetären Aufwands- und Ertragskonten erfasst
und getrennt in einem Anhang zur Vermögensübersicht ausgewiesen.
TITEL XXIII
BESTIMMUNGENÜBERMITTELFÜRFTE
(Artikel 94 und 96 der Haushaltsordnung)
Artikel 137
Für den Tätigkeitsbereich der Gemeinsamen Forschungsstelle wird
ergänzend zum Haushaltsplan eine Übersicht über die Entsprechungen
zwischen der Zweckbestimmung der Ausgaben — Forschungsziele undsonstige Tätigkeiten — und der Art der zu ihrer Ausführungeingesetzten Mittel aufgestellt:
— Statutspersonal und nicht unter das Statut fallendes Personal,
— administrative und technische Infrastruktur,
— wissenschaftliche und technische Unterstützung,
— direkte operationelle Mittel.
Die Gemeinsame Forschungsstelle sorgt zur Verwaltung der in ihre
Zuständigkeit fallenden Aufgabenbereiche — einschließlich der
Arbeiten im Zusammenhang mit Dienstleistungen für Dritte und derUnterstützung der Kommissionsdienststellen — durch eine entspre-chende Buchführung dafür, daß die tatsächlichen Kosten auf derGrundlage der Angaben in der Übersichtüber die Ent sprechungen
überwachtwerden.
Artikel 138
Für den Tätigkeitsbereich der indirekten Aktion wird ergänzend zum
Haushaltsplan eine Übersicht über die Entsprechungen zwischen der
Zweckbestimmung — Forschungsziele und sonstige Tätigkeiten — undder Art der Ausgaben gemäß folgender Untergliederung aufgestellt:
— intervention,
— nicht unter das Statut fallendes Personal (
1),
— Dienstbetrieb,
— Infrastruktur,
— Information und Veröffentlichungen,— Statuspersonal (
1).
Durch eine entsprechende Buchführung wird gewährleistet, daß die
Ausführung des Haushaltsplans je Forschungsziel unter Berücksichti-gung der Angaben in der Übersichtüber die Ent sprechungen überwachtwird.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 40
(1) Unter die Rubrik „Statuspersonal“ fallende Beamte, die eine im Stellenplan
aufgeführte Planstelle innehaben, sowie die sonstigen Bediensteten im Sinneder Beschäftigungsbedingungen. Alle anderen Bediensteten (Leihar-
beitskräfte, Abgeordnete nationale Beamte, Dienstleistungserbringer, im
Rahmen von Werkverträgen zur Verfügung gestelltes Personal usw.) gehören
zur Rubrik „Nicht unter das Statut fallendes Personal“ (siehe Regelung vom
22. Mai 1990 betreffend die Minibudgets).▼B
▼M6
TITEL XXIV
BESTIMMUNGEN BETREFFEND DIE BEWIRTSCHAFTUNG DER
MITTEL FÜR DEN DIENSTBETRIEB AUSSERHALB DER GEMEIN-
SCHAFT
(Artikel 121 und 123 der Haushaltsordnung)
Abschnitt I
Zahlstellen
Artikel 140
Gemäß Artikel 54 der Haushaltsordnung wird zur Zahlung bestimmter
Arten von Ausgaben für jede dezentrale Verwaltungseinheit inDrittländern eine eigene Zahlstelle eingerichtet.
In dem Beschluß zur Einrichtung dieser Zahlstellen wird nach Maßgabe
der besonderen Erfordernisse dieser dezentralen Verwaltungseinheitenauch die Arbeitsweise der Zahlstellen festgelegt.
Abschnitt II
MittelbindungenundZahlungen
Artikel 141
Für alle dezentralen Verwaltungseinheiten in Drittländern werden
Anträge auf globale vorläufige Mittelbindungen gestellt.
Diese Anträge werden zusammen mit einem Voranschlag der Ausgaben
der einzelnen dezentralen Verwaltungseinheiten in Drittländern demFinanzkontrolleur zwecks Erteilung des Sichtvermerks vorgelegt undanschließend in der Buchführung erfaßt. Diese globalen Mittelbin-dungen können nach Maßgabe der Bedarfsentwicklung überprüftwerden.
Artikel 142
(1) Im Fall von Delegationen, die nicht über genügend Beamte oder
sonstige Bedienstete verfügen, denen die Befugnisse zur Unterzeichnungvon Schecks, Post- oder Banküberweisungen übertragen werden kann,können die in Artikel 22 der Haushaltsordnung bezeichneten Behördenauf Vorschlag des Anweisungsbefugten und nach Zustimmung des
Rechnungsführers und des Finanzkontrolleurs die Genehmigung
erteilen, daß nur eine Unterschrift geleistet zu werden braucht.
(2) Die Kommission legt fest, unter welchen Bedingungen die von ihr
bezeichneten Bediensteten, die aufgrund dieser Befugnisübertragung
über die eingerichteten Konten verfügen können, ermächtigt sind, denörtlichen Finanzinstituten ihre Namen und Unterschriftsmuster mitzu-teilen.
Abschnitt III
BesondereBedingungenfürdieBefassungdesVergabebeirats
Artikel 143
(1) Gemäß ►
M6Artikel 63 ◄der Haushaltsordnung und Artikel
111 dieser Verordnung können Aufträge, die sich auf die Anmietungeines Gebäudes in Drittländern beziehen, in Ausnahmefällen unmittelbarvom Anweisungsbefugten vergeben werden; Voraussetzung dafür ist,daß der Vergabebeiratzuvor in angemessener Form über die Markt lage— in den betreffenden Ländern oder Städten — informiert worden ist1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 41
▼B
▼M6
▼B
▼B
und den Basiskriterien zugestimmt hat, die sich insbesondere auf
folgendes beziehen:
— die Artdes anzumiet enden Gebäudes je nach Verwendungszweck
(Wohnung, Büros usw.),
— die zu beachtenden Parameter betreffend Fläche und Preis sowie
eventuelle Spielräume,
— die Vertragsbedingungen.
(2) Sieht der Anweisungsbefugte sich einer Situation gegenüber, die
von den nach Absatz 1 vereinbarten und vom Vergabebeirat zuvorgebilligten Kriterien abweicht, so ist der Vergabebeirat zu dembesonderen Fall bzw. den Fällen, um den bzw. die es geht, nochmals
anzuhören.
(3) Der Anweisungsbefugte berichtet dem Vergabebeirat regelmäßig
über die Anwendung des Absatzes 1.
Abschnitt IV
Bestandsverzeichnisse
Artikel 144
(1) Die laufenden Bestandsverzeichnisse über die zum Vermögen der
Gemeinschaften gehörenden beweglichen Gegenstände werden von denDelegationen vor Ort geführt. Sie werden den Zentraldiensten nach denvon der Kommission festgelegten Modalitäten regelmäßig mitgeteilt.
Bewegliche Gegenstände, die in die Delegationen verbracht werden
sollen, werden vor ihrer Aufnahme in die laufenden Bestandsverzeich-nisse in einem vorläufigen Verzeichnis erfaßt.
(2) Die Veräußerung beweglicher Gegenstände erfolgt nach den vor
Ort geltenden rechtlichen Bestimmungen bzw. den ortsüblichen
Gepflogenheiten.
TITEL XXV
ÜBERGANGS-UNDSCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 144a
Die in Artikel 107 genannte Schwelle für die Zuständigkeit des
Vergabebeirats wird für die Kommission vorläufig auf 300 000 EUR
herabgesetzt, dies ab Inkrafttreten dieser Änderungsverordnung und bis
die Kommission einen Bewertungsbericht über die ersten sechs Monateder Anwendung dieser neuen Verordnung gebilligthat , in demnachgewiesen wird, dass die bisherige Schwelle von 500 000 EURden Qualitätserfordernissen der Kontrolle der gemeinschaftlichen Haus-haltsführung angemessen Rechnung trägt.
Artikel 145
Die in dieser Verordnung vorgesehenen Pauschalbeträge werden
entsprechend den Schwankungen des Index der Verbraucherpreise derGemeinschaft in folgenden Zeitabständen proportional geändert:
— alle drei Jahre — ausgenommen im Fall einer außergewöhnlichen
Entwicklung dieses Index — bei den in den Artikeln 31 (von derZahlstelle zu verwaltender Betrag), 81, 130, 132 und in den Artikeln106 bis 110 genannten Beträgen. Diese Beträge werden entsprechendgerundet;
— alljährlich bei den in Artikel 31 (Höhe der Vergütung) genannten
Beträgen. Diese Beträge werden auf den unmittelbar darunter oderdarüber liegenden ►
M6Euro◄gerundet.
Die Kommission, der es obliegt, die neuen Beträge in vorgenannten
Zeitabständen und nach vorgenannten Kriterien festzulegen, teilt dieseBeträge den übrigen Organen mit.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 42
▼M6
▼B
▼B
Artikel 146
Die obigen Bestimmungen stehen der Anwendung der Sonderbestim-
mungen der Haushaltsordnung für die Forschungs- und
Investitionsmittel (Titel VII der Haushaltsordnung), den Europäischen
Ausrichtungs- und Garantiefonds für die Landwirtschaft, Abteilung„Garantie“ (Titel VIII der Haushaltsordnung), die Außenhilfe (Titel IXder Haushaltsordnung), die Bewirtschaftung der Mittel betreffend das inDrittländern diensttuende Personal und den entsprechenden Dienst-betrieb (Titel X der Haushaltsordnung) sowie das Amt für amtliche
Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften (Titel XI der
Haushaltsordnung) nicht entgegen.
Artikel 147
Die Organe unterrichten den Rechnungshof binnen sechs Monaten nach
Inkrafttreten dieser Verordnung über die Bestimmungen, die sie zu ihrerDurchführung erlassen haben.
Artikel 148
Die Verordnung 86/610/EWG, Euratom, EGKS wird aufgehoben.
Artikel 149
Diese Verordnung tritt am 1. Januar 1994 in Kraft.
Diese Verordnung istin allen ihren Teilen verbindlich und gilt
unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.1993R3418 — DE — 31.08.2001 — 006.001 — 43