## Peningkatan Akuntabilitas Pengelolaan Bahan Habis Pakai Sekolah
Sri Rahayu 1) , Yudi, Rahayu dan Yuliana Program Studi Akuntanasi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Jambi Email: sri_rahayu@unja.ac.id
Abstrak: Tujuan utama dari kegiatan pengabdian ini adalah tertibnya administrasi pengelolaan bahan habis pakai di  sekolah  yang  menjadi  mitra  pengabdian.  Tersedianya  program  pengelolaan  persediaan  bahan  habis  pakai sederhana  yang  berbasis  excel  sehingga  menghasilkan  pengelolaan  bahan  habis  pakai  yang  baik,  serta  dapat meningkatkan  akuntabilitas  dan  transparansi  pengelolaan  bahan  habis  pakai.  Tim  Peneliti  memilih  dua  mitra Sekolah Dasar Negeri di Kota Jambi yaitu SDN 60 dan SDN 85 Kota Jambi. Pelatihan diberikan kepada operator pengelola data persediaan sekolah. Hasil pemantauan setelah pelaksanaan kegiatan oleh tim, operator kedua sekolah telah mampu menggunakan aplikasi pengelolaan bahan habis pakai sekolah. Pelatihan Pengelolaan Keuangan bagi Sekolah belum banyak dilakukan. Hasil dari pelatihan ini diharapkan dapat meningkatkan akuntabilitas pengelolaan bahan  habis  pakai  di  sekolah,  sehingga  dapat  meningkatkan  kualitas  pertanggungjawaban  pengelolaan  keuangan sekolah.
Kata Kunci : Laporan Keuangan, Sekolah, Bahan Habis Pakai, Operator.

## 1. PENDAHULUAN
Otonomi  daerah  memberikan  konsekuensi  penyelenggaran good  governance baik  bagi pengelolaan  pendapatan,  belanja  maupun  pembiayaan  bagi  seluruh  organisasi  pemerintah  di daerah.  Penerapan  dasar  akrual  dalam  pengelolaan  akuntansi  menjadi  salah  satu  momentum penerapan good governance . Peraturan Pemerintah No 71 Tahun 2010 tentang  Standar Akuntansi Pemerintah mengamanatkan seluruh organisasi pemerintah sudah diwajibkan menggunakan basis akrual dalam proses akuntansinya.
Perubahan basis menjadikan organisasi pemerintah tidak hanya harus mengakui pengeluaran negara yang telah benar-benar dikeluarkan kasnya, tetapi juga harus mengakui beban yang bersifat akrual. Laporan keuangan yang harus disusun bukan lagi hanya berupa laporan realisasi anggaran, neraca  dan  laporan  arus  kas.  Namun  terdapat  tuntutan  tambahan  yaitu  menyusun  laporan operasional  dan  laporan  perubahan  ekuitas.  Salah  satu  tujuan  penyusunan  laporan  operasional untuk menyajikan seluruh pendapatan dan beban yang bersifat akrual.
Pendapatan  yang  bersifat  akrual  muncul  karena  belum  diterimanya  pendapatan  sedangkan kewajiban telah dilaksanakan atau pendapatan yang sudah diterima namun bukan menjadi hak periode pelaporan. Contoh pendapatan yang bersumber dari pemanfaatan aset pemerintah seperti sewa yang dananya telah diterima diawal periode sewa, namun masa sewa melebihi periode satu tahun pelaporan. Beban akrual muncul karena adanya biaya periode pelaporan saat ini yang belum dibayarkan, karena kondisi tertentu. Contoh beban listrik Bulan Desember yang akan dibayarkan pada Bulan Januari, karena sudah menjadi biaya tahun anggaran yang bersangkutan maka sudah harus diakui sebagai beban.
Sekolah  Dasar  Negeri  termasuk  salah  satu  organisasi  pemerintah  yang  juga  harus menggunakan  basis  akrual.  Sekolah  sebagai  bagian  dari  Dinas  Pendidikan  Tingkat
Kabupaten/Kota  diwajibkan  menyusun  laporan  pengelolaan  keuangan yang  akan dikonsolidasikan  (menjadi  salah  satu  sumber)  dari  laporan  keuangan  Dinas  Pendidikan selanjutnya  dikonsolidasikan  menjadi  laporan  keuangan  tingkat  daerah  (Direktorat  Pembinaan SD, 2017a).
Sebelum  tahun  2005,  sekolah  hanya  sebagai  institusi  penyelenggara  pendidikan  tanpa memiliki  kewenangan  pengelolaan  keuangan  secara  mandiri.  Mulai  digulirnya  dana  Bantuan Operasional Sekolah (BOS), Pada Juli 2015 yang dialokasikan berdasarkan jumlah murid. Maka sekolah  diberikan  otonomi  pengelolaan  dana  BOS.  Sekolah  wajib  membuat  laporan pertanggungjawaban per triwulan dan laporan tahunan (Direktorat Pembinaan SD 2017b). Salah satu item belanja yang cukup dominan dikeluarkan sekolah adalah bahan habis pakai. Bahan habis pakai  ini  pada  akhir  tahun  harus  dihitung  saldo  akhir  dan  dilakukan  perhitungan  fisik  sebagai dasar untuk pelaporan nilai akhir persediaan.
Dalam  penerapan  basis  akrual  di  lembaga  pendidikan  dasar  banyak  tantangan  yang  harus dihadapi, salah satunya adalah kompetensi sumber daya manusia.  Basis akrual dapat dipahami dengan mudah bagi aparatur pemerintah yang memiliki latar belakang pendidikan akuntansi atau pernah mengikuti bimbingan teknis atau pelatihan terkait hal tersebut. Salah satu rekening yang harus disajikan pada laporan operasional yaitu beban persediaan. Beban persediaan muncul dari saldo  persediaan  awal  periode,  ditambahkan  dengan  belanja  barang  persediaan  periode  yang bersangkutan  dan  dikurangi  dengan  pemakaian  di  periode  tersebut.  Pengelolaan  persediaan menjadi  permasalahan  tersendiri  bagi  organisasi  pemerintah,  yang  belum  terbiasa  dengan penyajian  beban  persediaan.  Salah  satunya  membutuhkan  pembuatan  dan  penyusunan  buku persediaan  yang  lebih  tertib,  karena  dijadikan  dasar  untuk  perhitungan  fisik  persediaan  akhir periode. Tertib administrasi persediaan akan meningkatkan akuntabilitas pengelolaan bahan habis pakai (Yusuf, 2011) di organisasi pemerintah.
Bahan habis pakai juga disebut persediaan merupakan salah satu akun kelompok aset lancar yang disajikan di Neraca organisasi pemerintah (Sagoro, 2012). Persediaan menunjukkan saldo yang  belum  terpakai  pada  periode tersebut.  Persediaan  berbeda dengan  aset  tetap,  karena sifat persediaan  yang  habis  pakai  sedangkan  aset  tetap  dapat  digunakan  lebih  dari  satu  periode akuntansi.  Contoh  persediaan  adalah  perlengkapan  kantor  seperti  alat  tulis  kantor,  barang konsumsi, serta pembelian untuk barang dengan nilai dibawah nilai kapitalisasi dan masa manfaat kurang dari satu tahun.
Pada tahun sebelumnya (2017) Tim pengabdian telah melakukan pelatihan bagi penyusunan kartu persediaan bagi operator sekolah di Kota Jambi. Sebagai tindak lanjut dari kegiatan tersebut, maka tahun ini tim pengabdian telah menyusun program pengelolaan bahan habis pakai berbasis excel  sederhana sehingga mudah digunakan oleh sekolah. Otuput dari program ini dapat di susun administrasi bahan habis pakai yang tersusun dan terisi dengan rapi, akan sangat mempermudah proses penyusunan laporan keuangan dan proses rekonsiliasi data persediaan.
Belanja barang dan nilai persediaan yang cukup tinggi harus dikelola degan administrasi yang tertib. Berdasarkan diskusi awal tim memilih SD Negeri 60 dan SD Negeri 85 Kota Jambi untuk pelatihan dan diskusi menghadapi masalah terkait administrasi bahan habis pakai sekolah. Oleh karena itu,  Tim Pengabdian Program Magister Ilmu Akuntansi Program Pascasarjana Universitas
Jambi tertarik untuk melakukan kegiatan pengabdian pada masyarakat dalam bentuk Peningkatan Akuntabilitas Pengelolaan Bahan Habis Pakai Sekolah.

## 2. METODE PELAKSANAAN
Tahapan pelaksanaan kegiatan pengabdian ini terdiri dari empat tahap yaitu:

## 2.1.Tahap Perencanaan
Pada  tahap  ini,  tim  peneliti  melakukan  survei  dan  koordinasi  awal  dengan  mitra  tentang rencana  pengabdian  yang  akan  dilakukan.  Output  dari  kegiatan  ini  berupa  persetujuan  dalam bentuk pernyataan kesediaan kerja sama dari Mitra. Kegiatan Koordinasi awal ini dilakukan ke dua mitra pengabdian pada awal Januari 2018. Selanjutnya, tim pengabdian menyusun proposal pengabdian yang diusulkan ke LPPM Universitas Jambi. Setelah dinyatakan sebagai salah satu proposal  yang  diterima  untuk  dilaksanakan  dan  dibiayai  dari  alokasi  dana  PNBP  Program Magister  Ilmu  Akuntansi  Program  Pascasarjana  Universitas  Jambi,  maka  tim  siap  melakukan kegiatan pengabdian.

## 2.2.Tahap Pelaksanaan
Sebelum  melaksanakan  kegiatan  pengabdian  inti  maka  beberapa  kegiatan  telah  dilakukan antara lain pembuatan aplikasi  sederhana  Bahan Habis  Pakai  Sekolah dan Koordinasi Tim  ke sekolah  untuk  penentuan  jadwal  dan  teknis  pelaksanaan  pengabdian.  Kegiatan  Koordinasi dilakukan  pada  tanggal  8  Mei  2018.  Dari  hasil  koordinasi  ditetapkan  pelaksanaan  kegiatan dilaksanakan  tanggal  15  Mei  2018.  Pelaksanaan  kegiatan  Pengabdian  Pada  Masyarakat  ini dilakukan dengan menggunakan metode ceramah, diskusi dan latihan soal. Adapun sistematika pelaksanaan kegiatan pengabdian ini adalah sebagai berikut:

## 1) Langkah 1 (Metode Ceramah)
Peserta  diberikan  motivasi  agar  memiliki  kemauan  untuk  melaksanakan  pengelolaan admistrasi bahan habis pakai secara baik. Selain itu, peserta diberikan materi gambaran umum  tentang  pengelolaan  persediaan  pada  organisasi  pemerintah,  peran  penting administrasi  bahan  habis  pakai  dan  cara  membuat  serta  menyusun  kartu  bahan  habis pakai. Langkah pertama diselenggarakan selama 2 jam.

## 2) Langkah 2 (Metode Latihan)
Peserta  pelatihan  diberikan  kasus  bahan  habis  pakai,  selanjutnya  peserta    diminta membuat  dan  menyusun  kartu  bahan  habis  pakai  mulai  dari  input  saldo  awal  dan pengelolaan  mutasi  persediaan,  serta  penyusunan  laporan  bahan  habis  pakai  secara periodik dengan program berbasis excel. Langkah kedua diselenggarakan selama 4 jam.
3) Langkah 3 (Metode Diskusi)
Peserta  pelatihan  diberikan  kesempatan  untuk  mendiskusikan  permasalahan  yang berkaitan dengan pengelolaan bahan habis pakai yang selama ini dihadapi. Langkah ketiga diselenggarakan selama 2 jam.

## 2.3.Monitoring dan Evaluasi
Tim  akan  melakukan  monitoring  dan  evaluasi  penerapan  hasil  pengabdian  dalam kegiatan  pengelolaan  bahan  habis  pakai.    Hal  ini  dilakukan  untuk  memantau  kendala  dari penggunaan program yang telah diberikan. Kegiatan Monitoring oleh tim dilakukan dengan cara datang langsung ke kedua sekolah untuk melihat kendala  yang dihadapi oleh operator terkait  penggunaan  aplikasi  yang  telah  dilatih.  Pelaksanaan  monitoring  dan  evaluasi  telah dilakukan tim pada tanggal 11 Juli 2018.

## 2.4.Tahap Pelaporan.
Salah satu kewajiban dan output dari pelaksanaan kegiatan pengabdian ini adalah penyusunan laporan akhir dan artikel. Tim sedang dalam proses penyelesaian laporan akhir.

## 3. HASIL DAN LUARAN YANG DICAPAI
Luaran penelitian ini terdiri dari dua yaitu aplikasi berbasis excel untuk pengelolaan bahan habis pakai  sekolah  dan  laporan  akhr  penelitian.  Penggunaan  basis  excel  sederhana mempertimbangkan  kemudahan  implementasi  sehari-hari    dalam  kegiatan  operasional perusahaan,  karena  kemampuan  teknologi  informasi  setiap  operator  sekolah  berbeda-beda. Dengan  demikian,  maka  aplikasi  yang  sudah  diberikan  dan  dilatih  kepada  operator,  dapat digunakan  secara  berkelanjutan  di  sekolah.  Hasil  akhirnya  akan  meningkatkan  akuntabilitas pengelolaan  bahan  habis  pakai  sekolah.  Rekam  mutasi  bahan  habis  pakai  akan  tercatat  dan terlaporkan mulai dari pembelian, penggunaan, laporan akhir sampai dengan hasil pemeriksaan fisik secara berkala.
Luaran yang telah tercapai adalah aplikasi pengelolaan bahan habis pakai sekolah yang telah diberikan kepada operator melalui pelaksanaan kegiatan pengabdian. Publikasi pada media telah  diterbitkan  pada http://jambiberita.com tanggal  4  Oktober  2018  dengan  Judul  Berita “Dosen Akuntansi UNJA berikan Pelatihan Peningkatan Akuntabilitas Pengelolaan BHP di Dua Sekolah” (Terlampir).
Gambar 3.1. Tampilan awal dari aplikasi adalah sebagai berikut:
Beberapa fitur  yang disediakan dalam aplikasi  berupa stock  card untuk  setiap jenis bahan habis  pakai  sekolah. Kartu  persediaan ini  berfungsi  untuk  merekam  mutasi  bahan habis  pakai sekolah  baik  bersifat  penambahan  atau  pengurangan.  Penambahan  bahan  habis  pakai  sekolah berasal  dari  pembelian  atau  sumbangan  dari  berbagai  pihak.  Pengurangan  bahan  habis  pakai sekolah karena adanya penggunaan bahan habis pakai sekolah untuk kegiatan operasional. Bahan habis  pakai  sekolah  yang  berkurang  karena  rusak  atau  hilang  harus  dibuatkan  berita  acara tersendiri.
Hasil dari fitur ini dapat menghasilkan laporan pembelian dan penggunaan bahan habis pakai sekolah untuk periode tertentu. Selain itu, monitoring dan evaluasi terhadap bahan habis pakai sekolah akan dapat dilakukan setiap saat oleh pihak yang berwenang, karena data sudah tersedia. Untuk melengkapi data penggunaan bahan habis pakai sekolah maka disediakan form permintaan dari pengguna, dalam form tersebut dijelaskan alasan pengajuan permintaan. Setelah permintaan disetujui oleh kepala sekolah maka saat pengambilan persediaan, pengguna baik itu guru maupun pegawai harus menandatangani form pengambilan bahan habis pakai sekolah.
Output lain dari aplikasi ini adalah daftar persediaan yang berisi jenis bahan habis pakai yang dimiliki sekolah beserta saldo akhir pada periode tertentu menurut catatan operator. Hasil dari daftar  persediaan  ini  menjadi  dasar  untuk  dilakukan  pemeriksaan  fisik  atas  sekolah.  Dari pemeriksaan  fisik  ini  maka  akan  diketahui  kesesuaian  jumlah  antara  catatan  persediaan, penyebab selisih bisa karena kehilangan ataupun kerusakan. Semua penyebab selisih dituangkan dalam berita acara hasil pemeriksaan fisik sekolah. Aplikasi ini juga menyediakan berita acara tersebut. Beberapa output yang telah dgunakan oleh sekolah terlampir dalam laporan ini.
Saldo akhir dari bahan habis pakai sekolah seharusnya dilaporkan ke Dinas Pendidikan Kota Jambi  untuk  direkonsiliasikan  dan  dilaporkan  ke  bagian  akuntansi  dan  pelaporan  Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Jambi. Hasil rekonsiliasi seluruh saldo akhir bahan
habis pakai dari setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) menjadi nilai akhir akun bahan habis pakai  yang  disajikan  dalam  Neraca  Kota  Jambi.  Saldo  akun  yang  disajikan  berdasarkan dukungan administrasi yang baik dan benar akan sangat membantu meningkatkan akuntabilitas pengelolaaan keuangan daerah.
Tim telah melakukan pemantauan setelah melaksanakan kegiatan pengabdian tanggal 11 Juli 2018. Berdasarkan hasil dan diskusi saat pemantauan telah digunakannya aplikasi oleh sekolah mitra  pengabdian.  Beberapa  hasil  output  dari  aplikasi  yang  digunakan  (terlampir).  Kegiatan pengabdian ini dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Berdasarkan informasi dari operator dan  kepala  sekolah,  sekolah  lain  juga  menginginkan  pendampingan  dan  mengikuti  kegiatan pelatihan terkait pengelolaan bahan habis pakai ini.

## 4. KESIMPULAN DAN SARAN
Kegiatan pengabdian pada masyarakat ini telah dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Proses  pengelolaan  bahan  habis  pakai  sekolah  dan  akuntabilitasnya  belum  banyak  menjadi perhatian khususnya bagi para akademisi. Peserta begitu antusias dalam proses diskusi, banyak topik di luar pengelolaan bahan habis pakai juga menjadi menjadi pertanyaan peserta, khususnya berkaitan dengan pengendalian internal sekolah dan administrasi keuangan sekolah yang baik. Tahapan kegiatan pengabdian ini terdiri dari tahapan perencanaan dan tahapan pelaksanaan serta tahapan pelaporan.
Berdasarkan  proses  pengabdian  yang  telah  dilaksanakan,  maka  sebaiknya  pengelolaan bahan habis pakai yang menjadi bagian pengelolaan keuangan sekolah menjadi salah satu target yang harus dibina bukan hanya oleh Dinas Pendidikan dan Pemerintah Daerah saja, tetapi juga oleh  lembaga  pendidikan  tinggi.    Pengelolaan  bahan  habis  pakai  sekolah  yang  baik  menjadi bagian dari usaha meningkatkan akuntabilitas dan transparansi pengelolaan keuangan sekolah.

## DAFTAR PUSTAKA
Endra Murti Sagoro. 2012. Akuntansi Tanpa Stres . Yogyakarta: AB Publiser.
Al Haryono Yusuf, 2011. Dasar-dasar Akuntansi . Jakarta : Yogyakarta : BPFE
Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010, Standar Akuntansi Pemerintah
Direktorat Pembinaan Sekolah Dasar, 2017a, Best Practices Tata Kelola Dana BOS di Sekolah Dasar
Direktorat Pembinaan Sekolah Dasar, 2017b, Inovasi Tata kelola Sekolah Dasar