## SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN (STUDI KASUS : DESA PARSAORAN AJIBATA KECAMATAN AJIBATA KABUPATEN TOBA SAMOSIR)
Novendra Adisaputra Sinaga 1) , Sarida Sirait 2) Komputerisasi Akuntansi, Politeknik Bisnis Indonesia Email : mrnoven@gmail.com 1 , saridasrt@gmail.com 2

## Abstract
Parsaoran Sibisa Village, Ajibata is the village with the highest population density with a fairly high population movement in Ajibata Subdistrict, Toba Samosir Regency. At present the administrative system and population data activities are used by the filing method. Filing method is done by recording population data in population archive books, this method is less effective and efficient when there is a complex  process  of finding  population data  and  population data  reports.  From  these data  it  can  be concluded  that  the  problem  in  Parsaoran  Ajibata  Village  is  the  lack  of  orderly  administration  of population so that population services are less effective and efficient. Therefore, the writer tries to offer a  solution  to  build  Population  Administration  Information  System  as  Supporting  Population Administration Order in Parsaoran Sibisa Village, Ajibata District, Toba Samosir Regency. Through assistance and training to the Village Government it will increase the knowledge and understanding of the  importance  of  using  Information  Systems  in  terms  of  efficiency  and  effectiveness  so  that  the Population Database in the Pisaoran Sibisa Village, Ajibata District is complete, accurate, and up to date.
Keywords : Systems, Information Systems, Administration, Population

## 1. PENDAHULUAN
Desa  Parsaoran  Ajibata  adalah  salah satu  Pemerintahan  yang  berada  di  Kecamatan Ajibata Kabupaten Toba Samosir. Berdasarkan data  BPS  Toba  Samosir    Tahun  2017 (https://tobasamosirkab.bps.go.id/publication) di Kecamatan Ajibata, Desa Parsaoran Ajibata adalah  desa  dengan jumlah  penduduk  terbesar berkisar 1.545
Saat  ini  Pengolahan  data  penduduk yang  sedang  berjalan  di        Desa  Parsaoran Ajibata masih menggunkan pembukuan secara manual  yaitu  data  penduduk  masih  dicatat dalam  buku  induk  kependudukan  yang disediakan  oleh  Desa  dan  cara tersebut  belum dapat  diakses  secara  komputerisasi.(Sumber wawancara  dengan  Pemerintah        Desa Parsaoran Ajibata 13 Agustus 2018).
Dengan  Sistem  yang  masih  manual banyak  sekali  ditemukan  masalah  diantaranya kesulitan  mendata  Penduduk  Lahir,  mati, pindah  dan  datang.  Ditambah  lagi  masalah pembuatan Surat Keterangan yang menyebabkan  banyaknya  terjadi  kesalahan. Masalah  yang  lain  juga  ditemukan  berupa keterlambatan  informasi  yang  dibutuhkan, proses pengarsipan yang tidak efisien, kemungkinan  kesalahan  penyajian  data  yang dilakukan oleh manusia atau Pemerintah Desa
itu  sendiri.    Selain  itu  Pemerintah  Desa  juga kesulitan  mendapatkan  informasi  seputar Warga  apabila  Data  Pendudukan  diperlukan informasi. (Sumber wawancara dengan Pemerintah  Desa Parsaoran Ajibata 13 Agustus 2018).
Berdasarkan  latar  belakang  diatas, penulis ingin membuat sebuah penelitian dalam membangun sebuah Sistem Informasi Administrasi  Kependudukan  (Studi  Kasus  : Desa  Parsaoran  Ajibata  Kecamatan  Ajibata Kabupaten Toba Samosir).

## 2. METODE PENELITIAN
2.1. Administrasi Kependudukan Administrasi  kependudukan  adalah rangkaian  kegiatan  penataan  dan  penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan  melalui  pendaftaran  penduduk dan  catatan  sipil,  pengelolaan  informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan  hasilnya  untuk  pelayanan publik  dan  pembangunan  sektor  lain  (Vide Pasal  1  UU  No.  23  Thn  2006).  Hakikat administrasi  kependuduka  adalah  pengakuan negara  terhadap  hak  public  (domisili,  pindah- datang)  dan  hak  sipil  penduduk  di  bidang administrasi kependudukan.

## 2.2. Sistem
Suatu  sistem  adalah  suatu  jaringan kerja  dari  prosedur-prosedur  yang  saling berhubungan,  berkumpul  bersama-sama  untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu [1].
Sistem  adalah  sekumpulan  elemen yang  saling  terkait  atau  terpadu  yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan [2].
Elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : a. Tujuan (Goal)
Setiap  sistem  memiliki  tu\juan  (goal),  entah hanya  satu  atau  mungkin  banyak.  Tujuan inilah  yang  menjadi  pemotivasi  yang mengarahkan  sistem.  Tanpa  tujuan,  sistem menjadi  tidak  terarah  dan  tidak  terkendali. Tentu saja, tujuan antara suatu sistem dengan sistem  lain  berbeda-beda.  Begitu  pula  yang berlaku pada sistem informasi.
b. Masukan (Input)
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi  bahan  untuk  diproses.  Masukan dapat  berupa  hal-hal  berwujud  (tampak secara  fisik)  maupun  yang  tidak  tampak. Contoh  masukan  yang  berwujud  adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa dari pelanggan). Pada sistem informasi,  masukan  dapat  berupa  data transaksi  dan  data  non-transaksi  (misalnya, surat pemberitahuan), serta instruksi.
c. Proses (Process)
Proses  (process)  merupakan  bagian  yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan  menjadi  keluaran  yang  berguna, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah.
Pada  sistem  informasi,  proses  dapat  berupa suatu tindakan yang bermacam-macam.
d. Keluaran (Output)
Keluaran  (output)  merupakan  hasil  dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa  berupa  suatu  informasi,  saran,  cetakan laporan dan sebagainya.
e.Mekanisme Pengendalian (Control Mechanism) dan Umpan Balik (Feed-Back) Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feed-back), yang mencuplik  keluaran.  Umpan  balik  berfungsi untuk mengendalikan baik masukan maupun
proses.  Tujuannya  adalah  untuk  mengatur agar  sistem  berjalan  sesuai  dengan  tujuan. Dalam  bentuk  yang  sederhana,  dilakukan perbandingan  antara  keluaran  sistem  dan keluaran  yang  dikehendaki  (standar).  Jika terdapat  penyimpangan,  akan  dilakukan pengiriman  masukan  untuk  melakukan penyesuaian terhadap proses supaya keluaran berikutnya mendekati standar. Bila penyimpangan terletak pada proses,
prosesnyalah yang diperbaiki.
f. Batas (Boundary)
Batas  (boundary)  sistem  adalah  pemisah antara  sistem  dan  daerah  di  luar  sistem (lingkungan).  Batas  sistem  menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, pertumbuhan sebuah toko  kelontong  dipengaruhi  oleh  pembelian oleh  pelanggan,  gerakan  pesaing  dan ketersediaan dana dari bank.
g. Lingkungan Lingkungan  adalah  segala  sesuatu  yang berada  di  luar  sistem.  Lingkungan  dapat berpengaruh  terhadap  operasi  sistem  dalam arti  dapat  merugikan  atau  menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan  tentu  saja  harus  ditahan  dan dikendalikan  supaya  tidak  mengganggu kelangsungan  operasi  sistem,  sedangkan lingkungan yang menguntungkan tetap harus dijaga, karena memacu terhadap kelangsungan hidup sistem. Lingkungan bagi sebuah organisasi berupa pemasok, pelanggan,  pemilik,  pemerintah,  bank  dan bahkan pesaing [2].

## 2.3. Sistem Informasi
Sistem  informasi  yang  didefinisikan
Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis :
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan  pengolahan    transaksi  harian, mendukung  operasi,  bersifat  manajerial  dan kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan menyediakan  pihak  luar  tertentu  dengan laporan-laporan yang diperlukan.” [1].
Menurut  John  Burch  dan  Gary  Grudnitski, dalam  sistem  informasi  terdiri  dari  beberapa komponen yaitu :
a. Blok  masukkan  (input  block),  meliputi metode  dan  media  untuk  menangkap  data yang  akan  dimasukkan,  dapat  berupa dokumen dasar.
b. Blok  model  (model  block),  terdiri  dari kombinasi  prosedur,  logika  dan  model
matematik  yang  berfungsi  memanipulasi data untuk keluaran tertentu.
c. Blok  keluaran  (output  block),  berupa  data keluaran  seperti  dokumen  dan  informasi yang berkualitas.
d. Blok teknologi (technology block), digunakan  untuk  menerima  masukkan, menjalankan  model,  menyimpan  dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan  keluaran  serta  membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
e. Blok basis data (database block), merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak yang memanipulasinya.
f. Blok  kendali  (controls  block),  meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem  yang  berfungsi  mencegah  dan menangani  kesalahan  atau  kegagalan sistem [1].

## 2.4. Database
Basis  data  tidak  hanya  merupakan kumpulan file. Lebih dari itu, basis data adalah pusat  sumber  data  yang  caranya  dipakai  oleh banyak  pemakai  untuk  berbagai  aplikasi.  Inti dari basis data adalah Data Base  Management System (DBMS), yang membolehkan pembuatan, modifikasi, dan pembaharuan basis data; mendapatkan kembali data; dan membangkitkan laporan [3].
Tujuan basis data yang efektif yaitu :
a. Memastikan  bahwa  data  dapat  dipakai  di antara pemakai untuk berbagai aplikasi.
b. Memelihara  data  baik  keakuratan  maupun kekonsistenannya.
c. Memastikan  bahwa  semua  data  yang diperlukan  untuk  aplikasi  sekarang  dan yang akan datang akan disediakan dengan cepat.
d. Membolehkan basis data untuk berkembang dan kebutuhan pemakai untuk berkembang.
e. Membolehkan pemakai untuk membangun pandangan personalnya tentang data tanpa memperhatikan  cara  data  disimpan  secara fisik [4].

## 2.5. MySQL
SQL  (Structured  Query  Language) adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses basis data yang tergolong relasional.  MySQL  adalah  salah  satu  jenis
database server yang sangat terkenal. Kepopulerannya disebabkan MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses  database-nya.  Selain  itu,  bersifat open source (Anda tidak perlu membayar untuk menggunakannya)  pada  berbagai  platform (kecuali  untuk  jenis  enterprise,  yang  bersifat komerisal) [2].

## 2.6. PHP
PHP  singkatan  dari  Page  Hypertext Processor  (Kadir,  2008).  PHP  merupakan bahasa  script  yang  ditempatkan  di  server  dan diproses diserver hasilnya dikirimkan ke klien, tempat  pemakainya  menggunakan  browser.
Kelebihan dari PHP antara lain :
a. PHP  merupakan    bahasa  script  yang  tidak melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaannya.
b. PHP  dapat  berjalan  pada  web  server  yag dirilis  oleh  Microsoft,  juga  pada  Apache yang bersifat open source.
c. Karena  sifatnya  yang  open  source, perubahan  dan  perkembangan  interpreter PHP  lebih  cepat  dan  mudah,  karna banyakdeveloper  yang  siap  membantu pengembangannya.
d. PHP  memiliki  banyak  referensi  sehingga sangat mudah untuk dipahami.
PHP  dapat  berjalan  pada  3  operating system,  yaitu  linux,  Unix  dan  Windows,  dan juga dapat dijalankan secara runtime pada suatu console

## 2.7. Metode Penelitan
Metode  yang  digunakan  menerapkan perancangan sistem melalui tahap-tahap Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle - SDLC). Tahapannya : a. Tahap Komunikasi terhadap Objek
Penelitian  Peneliti  melakukan  survei  dan mengumpulkan data berupa catatan administrasi  secara  manual  di  Desa Parsaoran  Ajibata  Kecamatan  Ajibata Kabupaten Toba Samosir.
b. Tahap  Perencanaan  Sistem  Perencanaan sistem  dilakukan  berdasarkan  data  dan permasalahan pada waktu tahap
komunikasi,  dengan  mempertimbangkan atribut dan kebutuhan pendataan objek yang ada.
c. Tahap  Analisis  Sistem  Tahap  ini  untuk menentukan  kebutuhan  (requirement)  yang
dimungkinkan  ada  di  dalam  Sistem Informasi  Administrasi  Kependudukan.
Hasil dari analisis berbentuk sebuah Desain Aplikasi
yang digunakan
untuk
mengadministrasikan    informasi  secara sistematis data kependudukan. d. Tahap Pembangunan Sistem dan Implementasi Pada tahap ini aplikasi sistem informasi administrasi
kependudukan disusun  berdasarkan  tahapan  tahapannya kemudian dilakukan desain antarmuka, kode program,  desain  basis  data,  pembangunan sistem, dan tahap implementasi.
e. Tahap  Uji  Coba  Pengujian  dilakukan menggunakan  pengujian  black  box,  yaitu pengujian  dengan  melihat  input  dan  output yang akan di hasilkan. Dan proses pengujian white  box,  yaitu  pengujian  dengan  melihat alur  uji  untuk  melihat  kompleksitas  logis dari  desain  yang  terdapat  pada  sistem tersebut.
f. Tahap Evaluasi Evaluasi dilakukan menggunakan kuisioner kepada masyarakat apakah  ada  dampak  secara  signifikan terhadap pelayanan terhadap masyarakat.

## 2.8. Lokasi dan Objek Penelitian
Kegiatan penelitian dilakukan di Desa Parsaoran Ajibata Kecamatan Ajibata Kabupaten  Toba  Samosir  Provinsi  Sumatera Utara

## 2.9. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data meliputi: a. Metode Wawancara Dalam  penelitian  ini  narasumber  adalah
Kepala Desa Parsaoran Ajibata Kecamatan Ajibata Kabupaten Toba Samosir
b. Studi Pustaka
Dengan mempelajari buku-buk kepustakaan,  jurnal  ilmiah,  dan  informasi dari  internet,  serta  referensi  terkait mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan kebutuhan penelitian ini
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Form Login
Form Login aplikasi untuk mengautentikasi pengguna dari Sistem agar dapat masuk kedalam Aplikasi. Form Login aplikasi dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Form Login
2. Menu Utama
Gambar 2. Menu Utama
Gambar  2  merupakan  Menu  utama, ketika  Login  berhasil  maka  user  akan langung masuk ke Menu Utama seperti Rancangan di atas.
3. Form Agama
Gambar 3. Master Agama Gambar  3  merupakan  Form  Agama  untuk memasukkan agama yang ada di Indonesia, sehingga dibuat dalam 1 Master.

## 4. Form Pekerjaan

## Gambar 4. Master Pekerjaan
Gambar  4  merupakan  Master  Pekerjaan, sebagaimana  setiap  list  pekerjaan  dari masyarakan dibuat dalam satu master.
5. Form Pendidikan
Gambar 5. Master Pendidikan
Gambar 5 merupakan Master Pendidikan, sebagaimana setiap list pendidikan dari masyarakan dibuat dalam satu master.

## 6. Form Status Keluarga
Gambar 6. Form Status Keluarga Gambar  6  merupakan  Form  Status Keluarga,  sebagaimana  setiap  list  Status keluarga  dari  masyarakan  dibuat  dalam satu master.
7. Data Penduduk
Gambar 7. Data Penduduk
Gambar  7  merupakan  Form  Data Penduduk,  semua  masyarakat  di  Desa Parsaoran  Sibisa,  semua  data  masing masing  penduduk  di  input  kedalam sistem  sebagai  Sumber  Basis  Data Penduduk yang terdiri dari NIK, Nomor Kartu Keluarga, Nama, Tempat Tanggal Lahir,  Jenis  Kelamin,  Status  Menikah, Status  Keluarga,  Alamat,  Pendidikan, Pekerjaan, Nama  Ibu, Nama Ayah, RT,
RW,  Warga  Negara  dan  Golongongan Darah.

## 8. Form Kelahiran
Gambar 8. Form Data Kelahiran
Gambar  8  merupakan  Data  Kelahiran, setiap bayi yang lahir, salah satu dari orang tua  dapat  langsung  melaporkan  kepada perangkat  Desa  agar  identitas  dari  bayi langsung  di  input  yang  datanya  input  nya sama dengan Form Data Penduduk.

## 9. Form Kematian
Gambar 9. Form Kematian
Gambar 9 merupakan Form Kematian yang apabila ada penduduk yang meninggal agar dapat  meminta  surat  keterangan  sudah meniggal.  Syarat  untuk  bisa  dimasukkan kedalam Form Kematian adalah penduduk yang  sudah  terdaftar  didalam  Data Kependudukan  di  Aplikasi  tersebut  dan ketika  sudah  berhasil  maka  Informasi tambahan  yang  harus  diisi  adalah  Tempat Persemayaman,  Tanggal  Meninggal  dan Keterangan kapan

## 10. Mutasi Masuk
Gambar 10. Form Mutasi Masuk
Gambar  10  merupakan  Form  Mutasi Masuk,  penduduk  yang  masuk  ke  Desa Parsaoran Sibisa harus dimasukkan kedalam  Sistem.  Sistem  penginputan kontennya sama dengan  penginputan Data Penduduk  dan  menambah  beberapa  data tambahan seperti Provinsi Asal, Kabupaten Asal,  Kecamatan  Asal,  Alamat  Asal, RT/RW Asal dan keterangan tambahan.

## 11. Mutasi Keluar
Gambar 11. Form Mutasi Keluar
Gambar 11 merupakan Form Mutasi Keluar, penduduk  yang  keluar  ke  Desa  Parsaoran Sibisa  harus  dimasukkan  kedalam  Sistem. Sistem  penginputan  harus  terdaftar  dulu Datanya  di  Sistem  yang  sudah  ada.  Data yang  di  input  adalah  no  KTP,  apabila  data ditemukan maka akan tampil Data Penduduk dan  bisa  di  mutasikan  keluar  dengan menambah  beberapa  data  tambahan  seperti Provinsi Tujuan, Kabupaten Tujuan,
Kecamatan Tujuan, Alamat Tujuan, RT/RW
Tujuan dan keterangan tambahan.

## 12. Form Pengurusan KTP
Gambar 12. Form Program Keluarga

## Harapan
Gambar  12  merupakan  Form  Program Keluarga  Harapan  untuk  memasukkan kedalam daftar penerima Keluarga Harapan Per  Tahun  Anggaran  dan  yang  berhak menerima  adalah  penduduk  yang  tetap sudah terdapaftar dalam Sistem.

## 13. Form Pengurusan KK
Gambar 13. Form Surat Keterangan

## Pengurusan KTP
Gambar  13  merupakan  Form  untuk membuat surat keterangan pengurusan KTP dimana    identitas  penduduk  tetap  akan dipanggil  yang  sudah  tersimpan  di  dalam Database. Setelah data diinput maka sistem dapat  secara  langsung  mencetak  Surat Keterangan Pengurusan KTP.

## 14. Form Pengurusan Akta Kelahiran

## Gambar 14. Rancangan Form Surat Keterangan Pengurusan KK
Gambar  14  merupakan  Rancangan  Form untuk membuat surat keterangan pengurusan KK dimana identitas penduduk tetap akan dipanggil yang sudah tersimpan di  dalam  Database.  Setelah  data  diinput maka  sistem  dapat  secara  langsung mencetak  Surat  Keterangan  Pengurusan KTP.
15. Form Surat Keterangan Kematian
Gambar 15. Form Surat Keterangan
Pengurusan Akta Lahir
Gambar  15  merupakan  Rancangan  Form untuk membuat surat keterangan
pengurusan Akta Kelahiran dimana identitas  penduduk  tetap  akan  dipanggil yang  sudah  tersimpan  di  dalam  Database dan  dengan  informasi  tambahan  sepertai Nama Ayah, Nama Ibu dan Alamat Tinggal dari Orang Tua. Setelah data diinput maka sistem  dapat  secara  langsung  mencetak
Surat Keterangan Pengurusan Akta Kelahiran.

## IV. KESIMPULAN
Setelah      melakukan  perancangan  dan implementasi  Sistem  Informasi  Administrasi Kependudukan  maka      dapat  diambil kesimpulan sebagai berikut  :
1. Sistem  Informasi  Kependudukan  Desa
Parsaoran  Ajibata  Kecamatan  Ajibata Kabupaten Toba Samosir sudah dilakukan secara  terkomputerisasi  sehingga  dalam pengolahan data lebih cepat.
2. Sistem  Informasi  dapat  mengakomodir pencarian  data  lebih  cepat  dan  efisien untuk kebutuhan Pemerintah Desa.
3. Sistem Informasi juga melayani
masyarakat  dalam  urusan  surat  menyurat karena semua template nya sudah tersedia dan tinggal di cetak berdasarkan surat yang diinginkan.

## V.  DAFTAR PUSTAKA
[1] Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & Desain. Edisi 3. Yogyakarta : Andi
[2] Kadir,  Abdul.  2014.  Pengenalan  Sistem Informasi. Edisi 1. Yogyakarta : Andi.
[3] Kendall,  K.E.  dan  J.E.  Kendall.  2011. Systems  Analysis  and  Design,  Jilid  1, Edisi 8. Prentice-Hall, Inc.
[4] Kendall.,  K.E.  dan  J.E.  Kendall.  2003. Analisis  dan  Perancangan  Sistem,  Alih bahasa  oleh  Thamir  Abdul  Hafedh  Al- Hamdany.  Jilid  2.  Edisi  5.  Jakarta  : Indeks.
[5] https://tobasamosirkab.bps.go.id/publicat ion/download.html?nrbvfeve=YjI4ZjJiZ DNjOWI2YWM5M2VmOWM1MTQz &xzmn=aHR0cHM6Ly90b2Jhc2Ftb3Np cmthYi5icHMuZ28uaWQvcHVibGljYX Rpb24vMjAxNy8wOS8xMy9iMjhmMm JkM2M5YjZhYzkzZWY5YzUxNDMva 2VjYW1hdGFuLWFqaWJhdGEtZGFsY W0tYW5na2EtMjAxNy5odG1s&twoadf noarfeauf=MjAxOC0wOS0wMSAyMzo yOTo1Mw%3D%3D.