Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 5 No. 2, 2024 |pp: 2232-2235 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v5i2.3209

## Evaluasi Pencatatan dan Pelaporan Arsip (Kegiatan Bulanan) Di UPTD Karang Asam Samarinda
1) Windi Indah Saputri*, 2) Erwin Purwaningsih
1,2) Program Studi Administrasi Rumah Sakit, Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Mutiara Mahakam Samarinda, Kota Samarinda, Indonesia
Email Corresponding: Windiindahsaputrii@gmail.com*

## INFORMASI ARTIKEL ABSTRAK
Kata Kunci: Evaluasi Kinerja Pencatatan arsip Pelaporan arsip
Penelitian ini mengevaluasi pencatatan dan pelaporan arsip di UPTD Karang Asam Samarinda menggunakan Metode deskrptif kualitatif, informasi di kumpulkan melalui observasi, wawancara dan  dokumentasi.  Hasil  Observasi  yaitu  menunjukkan  bahwa  pencatatan  dan  pelaporan  arsip belum optimal. Hal ini ditandai dengan tidak lengkapnya pencatatan arsip, pelaporan yang tidak rutin dan tepat waktu, serta sistem penyimpanan yang tidak tertata. Berdasarkan temuan tersebut, disimpulkan  bahwa  pencatatan  dan  pelaporan  arsip  di  UPTD  Karang  Asam  Samarinda  perlu ditingkatkan. Rekomendasi yang diberikan adalah sosialisasi tentang pentingnya pencatatan dan pelaporan arsip, penyediaan formulir standar, pembentukan tim pengelola arsip yang kompeten, dan pembangunan sistem penyimpanan arsip yang terpadu. Penelitian ini dapat diperluas dengan menggunakan  metode  kuantitatif  dan  meneliti  aspek  lain  dari  pengelolaan  arsip,  seperti pengarsipan dan penyusunan arsip.

## ABSTRACT
Keywords: Evaluation Performens Archival Recording Archival Reporting Keywords_4 Keywords_5
This research evaluates archival recording and reporting at UPTD Karang Asam Samarinda using qualitative  descriptive  methods,  information  is  collected  through  observation,  interviews  and documentation. The observation results show that archival recording and reporting is not optimal. This is characterized by incomplete archival records, reporting that is not routine and timely, and a disorganized storage system. Based on these findings, it was concluded that archival recording and reporting at UPTD Karang Asam Samarinda needed to be improved. The recommendations given are  socializing  the  importance  of  recording  and  reporting  archives,  providing  standard  forms, forming a competent archive management team, and building an integrated archive storage system. This  research  can  be  expanded  by  using  quantitative  methods  and  examining  other  aspects  of records management, such as archiving and archiving.
This is an open access article under the CC–BY-SA license.

## I. PENDAHULUAN
Puskesmas (Pusat Kesehatan Masyarakat) adalah lembaga kesehatan yang menyelenggarakan pekerjaan kesehatan  masyarakat  dan pekerjaan kesehatan  perseorangan yang  bermutu  tinggi, dengan  mengutamakan upaya promotif dan preventif , untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di bidang tugasnya.  (Ritonga & Mansuri, 2017).
Puskesmas merupakan institusi kesehatan termuka dan pemimpin dalam pelayanan kesehatan di seluruh tanah air, terutama dalam hal asuransi kesehatan, mempromosikan tidak melupakan kegiatan pengobatan dan rehabilitasi , kegiatan puskesmas juga semakin kompleks (Renaldi & Nanda, 2019). Karena merupakan pusat pembemberdayaan  masyarakat  dan  pusat  pelayanan  kesehatan  primer  masyarakat  yang  meliputi  pelayanan kesehatan perseorangan yang tujuan utamanya memelihara  dan meningkatkan derajat kesehatan masyarakat serta mencegah penyakit tanpa mengabaikan pengobatan dan rehabilitasi (Afifah et al., 2022) .
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 5 No. 2, 2024 |pp: 2232-2235 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v5i2.3209
Peraturan Mentri Kesehatan No. 857 tahun 2009 dan peraturan Mentri Kesehatan Nomer 75 tahun 2013 yang  menjelaskan  bahwa  subsistem  pekerjaan  kesehatan  menempatkan  puskesmas  sebagai  garda  terdepan dalam  pelayanan  kesehatan  dasar.  Puskesmas  mempunyai  peranan  yang  sangat  strategis  sebagai  Lembaga pelaksanaan teknis, oleh karena itu harus mempunyai kemampuan dalam meningkatkan mutu pelayananprimer melalui peningkatan kinerja sumber daya manusianya (Meda Goda, 2020).
Tenaga  kesehatan  seperti  dokter,  perawat,  bidan,  ahli  gizi,  apoteker  dan  unsur  lain  nya  di  lingkungan puskesmas  sangat  berperan  penting  dalam  terselengaranya  pelayanan  yang  bermutu  seuai  dengan  tujuan kementrian kesehatan republic Indonesia. Puskesmas memerlukan staf yang termotivasi dan kelompok kerja yang focus dan terintegrasi untuk mencapai hasil terbaik (Margareth, 2019).
Kinerja tenaga kerja disebut efisiensi tenaga tenaga kerja dalam arti luas, yaitu hasil karja secara kualitatif, kuantitif dan tepat waktu yang dicapai pekerja selama melaksanakan tugasnya sesuai dengan tugas waktu yang di capai pekerja selama melaksanakan tugasnya sesuai dengan tugas yang diberikan. Hampir semua ukuran kinerja karyawan mempertimbangkan kuantitas, kualitas dan ketepatan waktu pekerjaan (Riska Susanti, 2022).
Sistem informasi kesehatan adalah suatu sistem yang mengelola informasi dan data pada seluruh tingkat manajemen secara sistematis dan terpadu untuk mendukung manajemen kesehatan. (Lestary & Suryani, 2023). Sehubungan dengan peningkatan pelayannaan kesehatan masyarakat sistem informasi kesehatan meruoakan pengelolaan  informasi  secara  sistematis  yang  berkaitan  dengan  pemberian  pelayanan  pada  seluruh  tingkat administrasi.  Ketentuan  hukum  yang  menyebutkan  sistem  informasi  kesehatan  adalah  peraturan  mentri kesehatan  No.  004/Menkes/SK/I/2003  tentang  kebijakan  dan  strategi  desentralisasi  sektor  kesehatan  dan peraturan  mentri  kesehatan  No.  932/Menkes/SK/VII/2002  tentang  pelaksanaannya  ataupun  intruksinya (Menteri Kesehatan RI, 2014) .
Dengan penelitian ini penulis memperoleh masalah yaitu keterlambatan dalam mengumpulkan laporan kegiatan bulanan hal ini di pengaruhi oleh kurangnya pelatihan sdm, lemahnya sistem monitoring dan evaluasi maka dari itu penulis mengakat permasalah tersebut dengan judul “Evaluasi Pencatatan Dan Pelaporan Arsip (kegiatan Bulanan) di UPTD Karang Asam Samarinda”.

## II. MASALAH
Adapun permasalahan yang di temukan adalah terdapat beberapa Poli di UPTD Karang asam Samarinda Provinsi  Kalimantan  Timur  belum  mencapai  standar  dalam  Pelaporan  dan  penyimpanan  arsip  kegiatan bulanan, yang dimana hal tersebut harus sesuai dengan “standar minimal Kegiatan Pelaporan serta pengarsipan kegiatan bulanan yang telah di atur pada Permenkes RI Nomor 31 Tahun 2019”.

## III. METODE
Metode  yang  penulis  gunakan  untuk  identifikasi  masalah  yaitu  metode  deskriptif  kualitatif,  Dimana Penulis  mengumpulkan  data  berupa kata-kata,  gambar  dan bukan  angka.  Mencatatat  hasil  wawancara  yang telah di lakukan mendokumentasikan berupa foto serta dokumentasi lainnya sebagai pendukung permasalahan (Waruwu,  2023).setelah  observasi  dilakukan,  penulis  selama  satu  bulan  menganalisis  masalah  yang  dipilih yaitu evaluasi kegiatan pelaporan dan pencatatan (kegiatan bulanan) yang mana petugas sering sekali terlambat mengumpulkan laporan kegiatannya,pada langkah selanjutnya dengan melakukan observasi langsung untuk mengetahui petugas di puskesmas karang asam di poli  mana sering terlambat mengumpulkan laporan kegiatan bulanan di UPTD Karang Asam samarinda.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 1. Identifikasi masalah
Kosep  arsip  adalah  pengelolaan  arsip  operasional  atau  sumber  informasi  yang  bernilai  manfaat  secara terorganisir  dan  terencana,  baik  informasi  itu  dibuat  atau  di  peroleh,  sehingga  mudah  ditemukan  pada  saat diperlukan. Arsip dapat berupa surat, naskah, dokumen, piagam, buku, dan lainlain, yang dapat dijadikan bukti sah atas tindakan dan keputusan. Dengan berkembangnya teknologi arsip dapat terbentuk audio, video, dan digital.  Sistem  kearsipan  yang  terorganisir  secara  optimal  memudahkan  kegiatan  dan  tujuan  Lembaga, organisasi,Lembaga dan individu(Nugraheni & Syaiful, 2022)
Pengertian arsip menurut priansa dan garnida (2013: 157) : kata arsip disebut “ archive” dalam Bahasa Belanda “archive” dalam Bahasa inggris “archivum” atau “archium” dalam bahasa latindisebut “arche” dalam
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 5 No. 2, 2024 |pp: 2232-2235 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v5i2.3209
bahasa Yunani yang artinya permulaan kata Yunani “arche” berkembang menjadi “archia” yang berarti catatan (Widosari, 2019).
Berdasarkan kegiatan praktek magang untuk menganalisis Kegiatan pengarsipan dan Penyimpanan arsip kegiatan bulanan di UPTD Karang Asam Samarinda,  Identifikasi masalah yang dilakukan dengan observasi secara langsung dan melakukan wawancara kepada petugas TU yang bertanggung jawab. Kemudian penulis mengambil gambar check list laporan bulanan untuk di sesuaikan dengan Peraturan mentri kesehatan Nomor 31  Tahun  2019  untuk  kepada  setiap  kepala  unit  pelayanan  kesehatan. Check  list tersebut  terdiri  Ketepatan waktu pelaporan atau pun laporan bulan apa saja yang tidak di laporkan.

## 2. Analisis Masalah
Kemudian  analisis  masalah  dilakukan  dengan  observasi  langsung,  masalah  yang  ditemukan  pada  hasil analisis yakni Pelaporan kegiatan bulanan yang pengumpulan ya tidak tepat waktu. Hasil analisis masalah ini dilakukan bersama Staf TU yang bertangung jawab. Berdasarkan hasil analisis masalah, beberapa factor yang menjadi penyebab dan akibat tertundanya pelaporan kegiatan bulanan terdiri dari :
SDM  dimana  perlunya  melakukan  evaluasi  secara  berkelanjutan  dalam  mengerjakan  laporan  kegiatan bulanan tersebut agar dapat di kumpul sesuai dengan waktu yang di tentukan serta dan sesuai dengan peraturan Kementrian Kesehatan Republik Indonesia yang berlaku pada saat ini.
Faktor  yang  kedua  yaitu  Beberapa  petugas  belum  fasih  mengunakan  komputer  Ketika  mengerjakan laporan bulanan online sehingga memperlamabat pengerjaan laporan kegiatan jika laporan kegiatan di kerjakan tepat waktu dapat meningkatkan kinerja mutu.
3. Plan Of Action
Setelah  menganalisis  masalah,  penulis  membuat  rencana  tindakan  atau  pun plain  of  action untuk memutuskan tindakan apa yang akan di ambil untuk memecahkan masalah yang terjadi, yaitu :
Tabel 4.1 Plain of action No Kegiatan Sasaran Target Waktu
Penangung jawab
Angg aran Evaluasi 1 Diusulkan membuat pelatihan pada petugas yang belum mahir mengunakan komputer Petugas puskesmas Petugas puskesmas 2024 Puskesmas - Meningkatkan  Keterampilan Petugas: Pelatihan dapat membantu petugas meningkatkan keterampilan komputer  mereka,  agar  dapat bekerja  dengan  lebih  efektif dan efesien. Meningkatkan  Produktivitas: Peningkatan keterampilan komputer dapat meningkatkan produktivitas kerja. Meningkatkan Motivasi: Pelatihan dapat meningkatkan motivasi  dan  semangat  kerja petugas. Meningkatkan Layanan: Pelatihan  dapat  membantu petugas  melakuakn pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan 2 Membuat peraturan internal terkait jadwal pengumpulan Petugas Puskesmas Petugas puskesmas 2024 Puskesmas - eraturan internal dapat membantu meningkatkan kedisiplinan, efisiensi, akuntabilitas, dan transparansi dalam organisasi.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 5 No. 2, 2024 |pp: 2232-2235 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v5i2.3209
laporan
kegiatan bulanan 3 Membuat pengumpulan online yang
dapat di akses semua orang tidak hanya pemegang program Petugas puskesmas Petugas puskesmas 2024 Puskesmas - Hal ini agar dapat mempermudah petugas yang lain Ketika membutuh data pada program yang lain dan akan sangan mempersingkat waktu yang ada.

## 4. Recomendasi
Setelah  melakukan  observasi  penulis  dapat  merekomendasikan  hasil  evaluasi,terkait  evaluasi  sistem pencatatan  dan  pelaporan  di  uptd  karang  asam  samarinda sebagai  berikut  :  dengan  membuat  peraturan tersendiri  dari  pkm  serta  penyesuain  pengumpulan  laporan  dengan  peraturan  permenkes  ,memberi  sanksi kepada pegawai yang tidak tepat waktu mengumpulkan laporan tersebut serta memberi pelatihan pada pegawai yang tidak mahir mengunakan komputer.

## V. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil observasi terdapat beberapa kesimpulan antara lain:
1. UPTD  Karang  Asam  samarinda  Provinsi  Kalimantan  Timur  secara  keseluruhan  telah  memiliki  waktu pengumpulan  Laporan  kegitan  bulanan  yang  belum  dipenuhi  yang  sesuai  dengan  standar  Pemerintah Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2019 sebagai sistem informasi puskesmas
2. Berdasarkan plan of  action yang  disusun penulis,beberapa  rencana  dapat  dilaksanakan  untuk  mencari solusi atas permasalahan tersebut.
3. Berdasarkan plan of action serta melakukan obasevasi penulis memberikan rekomendasi yang menjadi prioritas  yaitu  memberi  sanksi  pada  para  petugas  yang  melanggar  waktu  pelaporan  serta  memberikan pelatihan kepada para petugas yang tidak mahir dalam mengunakan komputer.

## DAFTAR PUSTAKA
Afifah,  A.,  Yoyet,  E.,  &  Agustin,  N.  (2022).  Rancangan  Sistem  Penyimpanan  Arsip  kegiatan  Puskesmas  Dengan Microsoft Access. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP) , 10 (3), 256–262.
Lestary,  F.  D.,  &  Suryani,  D.  L.  (2023).  Analisis  Pelaksanaan  Sistem Pencatatan  Dan  Pelaporan  Puskesmas  (Sp3)  Di Puskesmas Panawangan Kabupaten Ciamis. Jurnal Informasi Kesehatan Indonesia , 9 (1), 12–23. Margareth, H. (2019). Fasilitas puskesmas. Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia , 32.
Meda  Goda,  M.  (2020).  Perancangan  Sistem  Informasi  kegiatan  puskesmas  Berbasis  Web  Dengan  Fingerprint  Di Puskesmas. Jurnal Fasilkom , 10 (3), 199–208. Menteri Kesehatan RI. (2014). Permenkes Nomer 75 . Nugraheni, R., & Syaiful, A. M. (2022). Pelaksanaan Program Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu (SP2TP). Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI) , 7 (2), 154–160.
Renaldi, R., & Nanda, D. (2019). Manajemen Pengelolaan Arsip di Puskesmas Limapuluh Kota Pekanbaru Tahun 2019. Menara Ilmu , XI (78), 101–107. Riska Susanti. (2022). ANALISIS BEBAN KERJA PEGAWAI PADA PUSKESMAS. Journal of Ekomnomi Kesehatan , 2 (1), 1–4.
Ritonga,  Z.  A.,  &  Mansuri,  I.  (2017).  Evaluasi  Pelaksanaan  Program  Sistem  Pencatatan  Dan  Pelaporan  Terpadu Puskesmas(Sp2Tp) Di Puskesmas Rantang. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda , 2 (2), 292– 306.
Waruwu, M. (2023). Pendekatan Penelitian Pendidikan: Metode Penelitian Kualitatif, Metode Penelitian Kuantitatif dan Metode Penelitian Kombinasi (Mixed Method). Jurnal Pendidikan Tambusai , 7 (1), 2896–2910.
Widosari,  ayu dyah. (2019). prosedur pelaksanaan penyimpanan arsip elektronik pada direktorat jendral pengembangan kawasan transmigrasi Jakarta Selatan. Journal of Chemical Information and Modeling , 53 (9), 1689–1699.