## PENGGUNAAN PENGAYA (ADD-ON) AUTOCRAT PADA GOOGLE SHEETS DALAM APLIKASI SERING CUTI
Rochmat Ali Syaefudin 1 , Wahyu Hanggoro Suseno 2
1) Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Surakarta Jalan Letjen Sutoyo, Mojosongo, Jebres, Surakarta
2) Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan Jalan HR Rasuna Said Blok X-5 Kav. 4-9 Jakarta Email: rochmatalis@gmail.com, wahyuhanggoros@gmail.com

## ABSTRACT
The  use  of  information  technology  in  the  government  administration  is  carried  out  to realize  good  governance,  including  for  human  resource  administration.  Administration  of employee  leave  at  the  Politeknik  Kesehatan  Kementerian  Kesehatan  Surakarta  running manually.  This  manual  administration  often  cause  problems  because  the  employee  leave application not in accordance with the provisions, among others are the misidentification of the authorized  official  to  provide  leave  which  makes  the  administration  of  employee  leave ineffective. Sering Cuti using free Google facilities which easy to learn and can be easily used by employees and Autocrat add-on. This add-on processes mail merge the employee leave data, converting  into  filled  application  form  and  sends  directly  to  the  employee's  e-mail  address. Autocrat uses in the Sering Cuti has made it easier to administer and reduce errors in employee leave  applications.  Sering  Cuti  can  be  accessed  by  employees  easily  and  apply  for  employee leave anywhere online.
Keyword : add-on, application, civil servant, employee leave, google, governance

## PENDAHULUAN
Pemanfaatan  teknologi  informasi pada penyelenggaraan pemerintahan dilaksanakan  untuk  mewujudkan  tata laksana  pemerintahan  yang  baik (good governance) dan  memberikan  pelayanan yang  cepat,  tepat,  dan  tidak  berbelit- belit.  Teknologi  informasi  merupakan suatu  hal  mutlak  untuk  merancang sebuah sistem informasi untuk melakukan  pengelolaan  data  untuk
menghasilkan
informasi yang
berkualitas.
Penggunaan sistem informasi  memungkinkan  otomatisasi pekerjaan dan fungsi pelayanan termasuk  dalam  administrasi  sumber daya manusia. (Damayanti dan
Nirmalasari, 2019) Pelaksanaan pemberian cuti pegawai  di  lingkungan  Kementerian Kesehatan  masih  terdapat  interpretasi yang berbeda terhadap beberapa
ketentuan
peraturan perundang-
undangan  yang  berlaku,  hal  ini  juga terjadi di Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan (Poltekkes Kemenkes) Surakarta. Poltekkes Kemenkes  Surakarta  merupakan  salah satu  Unit  Pelaksana  Teknis  Vertikal Kementerian Kesehatan di bidang
pendidikan  yang  pembinaannya  berada
pada Badan
Pengembangan dan
Pemberdayaan  Sumber  Daya  Manusia Kesehatan Kementerian
Kesehatan dengan  3  (tiga)  lokasi  kampus  dan memiliki  425  orang  pegawai  terdiri  atas Pegawai  Negeri  Sipil,  pegawai  kontrak, maupun pegawai Badan Layanan Umum dengan jabatan dosen, pranata laboratorium  pendidikan,  dan  tenaga kependidikan. (Sistem Informasi Kepegawaian  Kementerian  Kesehatan, 2019).
Kewenangan  pemberian  cuti  yang telah  didelegasikan  oleh  Menteri  kepada pejabat-pejabat  yang  berwenang  adalah salah  satu  yang  menjadi  permasalahan dalam  pengajuan  cuti  di  Poltekkes Kemenkes  Surakarta.  Pegawai  yang tidak paham akan mencantumkan
Pejabat yang berbeda dari yang seharusnya  berwenang  memberikan  cuti dalam permohonan cuti yang diajukan.
Pengelolaan cuti pegawai di Poltekkes  Kemenkes  Surakarta  masih dilakukan  secara  manual.  Pegawai  yang akan mengambil cuti mengajukan permohonan  cuti  secara  manual  dengan mengisi  lembar  formulir  permohonan yang  telah  dicetak  menggunakan  tulisan tangan,  menggunakan  mesin  ketik,  atau mengetik  formulir  permohonan  pada komputer.
Proses  ini  sering  menimbulkan permasalahan administrasi karena permohonan  cuti  tidak  sesuai  ketentuan. Kesalahan  administrasi  yang  terjadi antara lain dikarenakan terjadi kesalahan dalam  mencantumkan  pejabat  yang berwenang  memberikan  cuti.  Formulir permohonan yang salah harus diperbaiki atau dibuat ulang, sehingga memperpanjang proses dan waktu penyelesaian administrasi cuti pegawai.
Data  cuti  pegawai  juga  dicatat secara  manual  pada  buku  induk  oleh bagian  kepegawaian.  Proses  pengajuan cuti dan pencatatan  data cuti yang masih dilakukan  secara  manual  tidak  efektif karena  membutuhkan  proses  yang  lebih lama.
Permasalahan  dalam  administrasi cuti  pegawai  inilah  yang  kemudian mendorong  pembuatan  aplikasi  Sering Cuti  (Sistem  Informasi  Dalam  Jaringan
Permohonan Cuti Pegawai) yang bertujuan memudahkan
proses pengajuan  cuti  oleh  pegawai  dan pengadministrasian  data  cuti  pegawai oleh bagian kepegawaian.
Penelitian terdahulu (Setiyanto dkk., 2013) cenderung membahas pembuatan aplikasi cuti berbasis website atau desktop yang  membutuhkan  biaya yang  tidak  sedikit  dan  sumber  daya manusia  pendukung  yang  mengerti bahasa pemrograman komputer.
Aplikasi Sering Cuti dibuat dengan memadukan fasilitas Google yang gratis, mudah dipelajari, dan yang lebih penting dapat  digunakan  dengan  mudah  oleh pegawai  di  manapun  dan  kapanpun asalkan  terkoneksi  dengan  internet  atau dalam  jaringan  (daring/ online )  dengan pengaya  ( add-on )  Autocrat  (Nithya  dan Selvi, 2017).

## METODE
Metode  penelitian  yang  dilakukan dalam penelitian ini meliputi wawancara, observasi, dan tinjauan pustaka.
Wawancara  dilakukan  dengan  bertanya secara  langsung  kepada  pengelola  cuti pegawai  pada  bagian  kepegawaian Poltekkes Kemenkes Surakarta.
Pertanyaan yang ditanyakan adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana proses pengajuan cuti pegawai  di  Poltekkes  Kemenkes Surakarta?
2. Bagaimana cara pegawai membuat  formulir  permohonan cuti pegawai?
3. Apakah sudah ada sistem informasi  yang  digunakan  dalam pengelolaan  cuti  pegawai  di Poltekkes Kemenkes Surakarta?
4. Apa kendala dalam dalam pengelolaan  cuti  pegawai  di Poltekkes Kemenkes Surakarta?
Dalam penelitian ini juga dilakukan  observasi  dengan  pengamatan secara langsung pada proses administrasi cuti  pegawai  serta  mempelajari  aturan- aturan terkait cuti  Pegawai  Negeri  Sipil, baik  yang  berlaku  secara  nasional maupun  di  lingkungan  Kementerian Kesehatan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Google  telah  dikenal  di  seluruh dunia karena menyediakan berbagai fitur yang dapat digunakan secara cuma-cuma dan  terhubung  dengan  sistem  operasi Android . Aplikasi Sering Cuti menggunakan  fasilitas  Google  yaitu layanan  surat  elektronik  Gmail,  Google Forms,  Google  Sheets,  Google  Docs, dan  Google  Drive.  Akun  universal Google  harus  digunakan  untuk  dapat
mengakses  ke  semua  produk  Google dalam  pembuatan  aplikasi  ini  (Iqbal dkk., 2018)
Dalam  penggunaan  aplikasi  Sering Cuti,  pegawai  sebagai  pengguna  ( user ) tidak memerlukan akun tersebut. Pegawai  hanya  perlu  memiliki  alamat surat elektronik yang aktif.
Google  Forms  atau  Rinfo  Forms adalah  salah  satu  aplikasi  dari  Google berupa  template  formulir  atau  lembar kerja  yang  dapat  dimanfaatkan  secara mandiri  ataupun  bersama-sama  untuk tujuan mendapatkan informasi pengguna (Batubara, 2016). Formulir dalam jaringan ( online )
yang dibuat menggunakan  Google  Forms  memiliki dua pilihan aksesibilitas, yaitu read only
(hanya  dapat  diisi  oleh  pemilik  tautan/
link ) dan editable (dapat diedit).
Bersifat  umum  dan  dapat  diakses secara  gratis  meskipun  tidak  memiliki akun  Google  membuat  Google  Forms tepat  digunakan  dalam  aplikasi  ini (Rahardja  dkk.,  2018).  Tidak  semua pegawai memiliki akun universal Google atau menggunakan layanan surat
elektronik Gmail sebagai media
korespondensi  utama.  Meski  demikian, sebagian besar pegawai telah menggunakan  telepon  seluler  dengan sistem operasi Android.
Google  Forms  digunakan  dalam aplikasi  Sering  Cuti  sebagai  tampilan pengguna (user interface) pada peramban (browser) untuk
mengumpulkan  informasi  cuti  pegawai berupa alamat surat elektronik, jenis cuti yang  diajukan,  lokasi  pelaksanaan  cuti, waktu pelaksanaan cuti, alasan pengajuan  cuti  dan  identitas  pegawai yang  kemudian  secara  otomatis  tercatat dalam  aplikasi  pengolah  angka/  lembar lajur (spreadsheet) milik  Google    yaitu Google Sheets (Gambar 1).
Gambar 1. Tampilan pengguna (user interface) pada aplikasi Sering Cuti
Data  cuti  yang  diinput  oleh pegawai  kemudian  digabungkan  dengan data  identitas  pegawai  meliputi  Nama, Nomor Identitas Pegawai (NIP), Jabatan, Unit Kerja, Masa Kerja, Atasan Langsung,  dan  Pejabat  yang  Berwenang
Memberikan Cuti yang telah dipersiapkan sebagai basis data ( database ). Penggabungan data dilakukan menggunakan beberapa fungsi/  formula  pada  Google  Sheets antara  lain  QUERY  dan  VLOOKUP. Fitur  yang  dimiliki  Google  Sheets hampir  sama  dengan  Microsoft  Excel sehingga  familiar  dan  mudah  digunakan (Handayani dkk., 2017).
Data  yang  telah  digabungkan kemudian  diproses mail  merge untuk menghasilkan  formulir  permohonan  cuti pegawai.  Google  Docs  yang  fungsinya hampir  mirip  Microsoft  Word  sebagai pengolah  kata  belum  menyediakan fasilitas mail merge sehingga diperlukan penggunaan  pengaya  ( add-on )  yaitu aplikasi yang dipasang untuk menambahkan berbagai fitur pada fasilitas Google.
Gambar 2. Proses mail merge data yang telah diinput menggunakan pengaya Autocrat.
Pengaya    Autocrat  digunakan dalam  aplikasi  Sering  Cuti  untuk membantu  proses mail  merge .  Pengaya ini menggabungkan data dan mengubahnya  ke  dalam  format  lain seperti dokumen atau portable document format (PDF).
Autocrat juga memungkinkan data yang telah digabung dikirim  langsung  ke  alamat  surat elektronik.  Untuk  dapat  digunakan  pada Google  Sheets,  pengaya  Autocrat  harus terlebih  dahulu  di- install pada  Google Sheets melalui Google Webstore.
Berbagai  pengaya  lain  juga  tersedia  di situ.
Tersedia dua pilihan pemicu ( trigger )  pengiriman  surat  elektronik dalam  pengaya,  yaitu  melalui  data  pada spreadsheet ( form  trigger )  atau  dengan waktu  ( time  trigger ).  Pilihan  form trigger  berarti  menggunakan  data  yang masuk dalam salah satu kolom spreadsheet yang  dipilih,  sedangkan pilihan time trigger berarti menggunakan jangka  waktu  sejak  data  diterima  pada spreadsheet dengan pilihan waktu paling cepat  adalah  satu  jam  sejak  data diterima.  Kedua  pilihan  tersebut  dapat diatur sesuai kebutuhan pengguna pengaya.
Aplikasi Sering Cuti menggunakan pengaya  Autocrat  untuk  dapat  secara
otomatis
mengirimkan formulir
permohonan  cuti  sesuai  ajuan  pegawai ke  alamat  surat  elektronik  yang  telah diinput pegawai melalui Google. Pegawai  wajib  mengisi  alamat  surat elektronik untuk menerima surat elektronik berisi lampiran berupa formulir  cuti  dikirim  dalam  bentuk  PDF siap cetak.
Gambar 3. Penggunaan form trigger pada aplikasi Sering Cuti
Selain mengirimkan surat elektronik  ke  pegawai  yang mengajukan cuti, pengaya
Autocrat
juga
mengirimkan surat elektronik ke pengelola kepegawaian dengan lampiran surat pengantar persetujuan cuti pegawai yang  telah  dilengkapi  dengan  data  cuti pegawai  dan  nama  pejabat  yang  perlu dimintakan tanda tangan persetujuan.
Dokumen yang dikirimkan kepada  pegawai  juga  tersimpan  dalam
Google  Drive  sebagai  arsip  pengelola kepegawaian.  Data  cuti  pegawai  yang telah  dimasukkan  pegawai  melalui aplikasi  menjadi  rekapitulasi  data  yang dapat digunakan oleh bagian kepegawaian  untuk  diolah,  misalnya menjadi  data  pelaksanaan  cuti  pada tahun  berjalan  atau  data  lain  sesuai kebutuhan. Penelitian ini berhasil memanfaatkan pengaya ( add-on ) Autocrat  pada  Google  Sheets  yang membantu  proses  administrasi  cuti pegawai di Poltekkes Kemenkes
Surakarta  melalui  Aplikasi  Sering  Cuti. Aplikasi  telah  diujigunakan  ( trial )  di Poltekkes  Kemenkes  Surakarta  mulai bulan  Agustus  2019  dan  berhasil mengatasi kesalahan-kesalahan yang muncul di awal penelitian.
Gambar 4. Contoh surat elektronik (e-mail) yang dikirim setelah pegawai mengajukan permohonan cuti
Data  cuti  pegawai  juga  dapat dengan  mudah  diakses  dan  digunakan pengelola kepegawaian untuk mendukung proses kepegawaian lainnya, misalnya  pembayaran  uang  makan pegawai.  Penggunaan  pengaya  Autocrat dalam aplikasi Sering Cuti telah memudahkan  administrasi  cuti  pegawai dan  mengurangi  kesalahan-kesalahan yang  muncul  dalam  proses  pengajuan cuti  pegawai  sehingga  membuat  proses administrasi  cuti  pegawai  oleh  bagian kepegawaian lebih efektif.
Aplikasi  Sering  Cuti  dapat  diakses oleh  semua  pegawai  dengan  mudah  dan pegawai  dapat  mengajukan  cuti  secara dalam  jaringan (online) kapanpun  dan dari  manapun  selama  terkoneksi  dengan internet.

## DAFTAR PUSTAKA
Setiyanto,  A.,  Samopa,  F.,  Alwi,  2013, Pembuatan  Sistem  Informasi  Cuti pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan  Negara  dengan Menggunakan  PHP  dan  MySQL, JURNAL TEKNIK POMITS Volume 2, Nomor 2 Damayanti,  Nirmalasari,  N.,  2019, Sistem Informasi Manajemen Penggajian  dan  Penilaian  Kinerja Pegawai  pada  SMK  Taman  Siswa Lampung, Jurnal Teknologi Informasi  dan  Ilmu  Komputer, Volume 6, Nomor 4, hlm. 389-396 Batubara,  H.H.,  2016,  Penggunaan Google Form Sebagai Alat Penilaian  Kinerja  Dosen  di  Prodi PGMI  Uniska  Muhammad  Arsyad Al  Banjari,  Jurnal  Pendidikan
Dasar  Islam,  Volume  8,  Nomor  1, hlm. 39-50
Iqbal,  M.,  Rosramadhana,  Amal,  B.K. Rumapea, M.E., 2018, Penggunaan
Google  Forms  Sebagai  Media
Pemberian  Tugas  Mata  Kuliah Pengantar  Ilmu  Sosial,  Jurnal Pendidikan Ilmu-Ilmu Sosial, Volume  10,  Nomor  1,  hlm  120- 127 Rahardja,  U.,  Lutfiani,  N.,  Alpansuri, M.S.,  2018    Pemanfaatan  Google Formulir Sebagai Sistem Pendaftaran Anggota Pada Website Aptisi.or.id,  Jurnal Ilmiah SISFOTENIKA, Volume 8, Nomor 2, hlm. 128-129 Handayani,  I.,  Kusumahati,  H.,  Badriah, A.N., 2017, Jurnal Ilmiah SISFOTENIKA, Pemanfaatan Google Spreadsheet Sebagai Media Pembuatan Dashboard pada Official Site iFacility di Perguruan Tinggi,  Volume  7,  Nomor  2,  hlm. 177-186 Handayani, I., Kurniati, D., Yakin, S.A., 2017, Penerapan Dashboard Sebagai  Media  Pengumpulan  Data Laporan  Penulisan  Mahasiswa  di Widuri Menggunakan Rinfo Spreadsheet Pada Perguruan Tinggi, Technomedia Journal, Volume 2, Nomor 2, hlm. 107-118
Nithya,  P.,  Muthamil  Selvi,  P.,  2017,
Google Docs: An Effective Collaborative  Tool  for  Students  to Perform  Academic  Activities  in
Cloud , Volume 3, Issue 3, May-Jun 2017, hlm. 1-5