Rancangan Sistem Layanan Terpadu ( One Stop Service ) dengan Pendekatan Knowledge Capture
43

## RANCANGAN SISTEM LAYANAN TERPADU
( ONE STOP SERVICE ) DENGAN PENDEKATAN

## KNOWLEDGE CAPTURE
Safrina Amini 1) , Sri Mulyati 2) , Noni Juliasari 3)
Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl.Ciledug Raya Petukangan Utara, Jakarta Selatan, 12260
e-mail : safrina.amini@budiluhur.ac.id 1)

## Abstract
Processing student data currently spread across  various systems that can only be accessed by  the  relevant  working  area(bureau)    and  authorities  user.  Constraints  on  the  field  then appeared  at  a  particular  official  or  staff  to  deal  with  customers  in  providing  information related to the student data they need. The separation of access to information related to the system  by  the  bureau  become  obstacles  for  such  staff  in  the  provision  of  information.  So sometimes questions from customers  only can be answered after the routing of requests for data or by way of calls to the bureau that has authority over related data. This results in a long service. This research will try to present a solution of the above problems. Through the knowledge capture approach, we will combine the data needs to be taken from the back end system  as  well  as  the  tacit  knowledge  of  the  staff  or  officials  usually  interact  directly  in serving customers. The final results are expected in the form of a draft (prototype) one stop service  system  related  to  the  presentation  of  data  are  often  required  students  both  in academic and non-academic of data.
Keywords : Students Data, One Stop Service, Knowledge Capture

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi saat ini  telah  banyak  memberikan  kemudahan dalam  pengelolaan knowledge dari  suatu organisasi, baik organisasi yang berorientasi  produk  maupun layanan  yang prima.  Universitas  Budi  Luhur  yang merupakan  salah  satu  institusi  yang bergerak  dalam  bidang  pendidikan  adalah salah satu bentuk organisasi yang berorientasi  pada  layanan  prima  terhadap pelanggannya.  Melalui motto  “Mahasiswa adalah segalanya”, Universitas Budi Luhur bermaksud  menyampaikan  pesan  moral agar  mutu  layanan  yang  terkait  pada mahasiswa  menjadi  fokus  utama  bagi seluruh  jajaran  pejabat  akademik  dan stafnya.  Layanan  ini  juga  kemudian meluas pada kebutuhan penyajian
informasi  kepada  pihak  orangtua/wali  dan juga perusahaan pengguna lulusan. Namun  kendala  di  lapangan  muncul pada  saat  staf  ataupun  pejabat  tertentu harus berhadapan dengan pelanggan (mahasiswa, orangtua/wali dan perusahaan pengguna  lulusan)  dalam  memberikan informasi  terkait  data  mahasiswa  yang mereka butuhkan. Data transaksional yang terkait dengan mahasiswa pada Universitas Budi  Luhur  saat  ini  masih  tersebar  dalam penyimpanan  dan  penyajiannya,  sehingga hanya dapat diakses oleh sistem informasi yang  terkait  dengan  Biro  atau  Bagian kerja.  Sementara  pada  beberapa  personal atau  staf  kerja  di  beberapa  Biro/Bagian yang bertugas melayani pelanggan dituntut untuk  dapat  menjawab  semua  pertanyaan yang  ditujukan  ke  staf  terkait  mengenai data mahasiswa tersebut. Adanya pemisahan  akses  informasi  berdasarkan sistem  pada  Biro/Bagian  tertentu  menjadi kendala  bagi  para  staf  tersebut  dalam
Rancangan Sistem Layanan Terpadu ( One Stop Service ) dengan Pendekatan Knowledge Capture
44
pemberian  informasi.  Hal  ini  karena mereka  tidak  memiliki  hak  akses  untuk masuk ke dalam sistem di luar Biro/Bagian tempat  mereka  bekerja  sekalipun  mereka memiliki  kepentingan  terhadap  informasi di dalamnya. Mekanisme peminjaman hak akses  ke  dalam  sistem  ( User id  dan password) pun tidak diperkenankan dalam hal ini.
Penelitian ini akan mencoba menggunakan pendekatan knowledge capture untuk memadukan antara kebutuhan  data  yang  dapat  diambil  dari back end system serta tacit knowledge dari para  staf  ataupun  pejabat  yang  biasa berinteraksi  langsung  dalam  melayani pelanggan.  Hasil  akhir  penelitian  berupa rancangan  ( prototype )  sistem  pelayanan terpadu ( one stop service ) terkait penyajian  data  mahasiswa  yang  sering dibutuhkan,  baik  akademik  maupun  data non akademik.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Informasi dan Knowledge. Para ahli dibidang informasi
menyebutkan  bahwa  informasi  adalah knowledge yang disajikan kepada seseorang  dalam  bentuk  yang  dapat dipahami;  atau  data  yang  telah  diproses atau  ditata  untuk  menyajikan  fakta  yang mengandung  arti.  Sedangkan knowledge berasal  dari  informasi  yang  relevan  yang diserap  dan  dipadukan  dalam  pikiran seseorang dan knowledge berkaitan dengan apa  yang  diketahui  dan  dipahami  oleh seseorang.  Informasi  cenderung  nyata, sedangkan knowledge adalah  informasi yang  diinterpretasikan  dan  diintegrasikan. Knowledge adakalanya dikategorikan sebagai  terstruktur,  tidak  terstruktur, eksplisit  atau  implisit.  Jika knowledge diorganisasikan dan mudah didiseminasikan disebut
knowledge terstruktur. Knowledge yang tidak terstruktur  dan  dipahami,  tetapi  tidak dengan jelas dinyatakan adalah knowledge implisit. Knowledge implisit  juga  disebut tacit  (dipahami  tanpa  dikatakan),  yaitu
keahlian  dan  pengalaman  pekerja  yang belum  didokumentasikan  secara  formal Untuk  mengkonversi knowledge implisit ke  dalam knowledge eksplisit, knowledge tersebut  harus  diekstraksi  dan  diformat.
Organisasi perlu terampil dalam mengalihkan tacit  knowledge ke explicit knowledge dan kembali ke tacit yang dapat mendorong  inovasi  dan  pengembangan produk baru.
2.2. Knowledge Capture
Penangkapan knowledge ini berkaitan dengan bagaimana mengumpulkan knowledge - knowledge yang  sudah  ada  di organisasi sebelumnya, termasuk pembuatan knowledge yang  baru  apabila knowledge tersebut belum ada sebelumnya. Sedangkan kodifikasi berkaitan dengan bagaimana merepresentasikan knowledge yang ditangkap/diciptakan  tersebut  ke  dalam bentuk  yang  dapat  dieksplisitkan  guna diproses  pada  langkah  selanjutnya  dalam siklus terintegrasi knowledge management .
Yang menjadi perhatian adalah bagaimana  cara  menangkap knowledge tacit  yang  ada  di  tingkat  individual,  grup,
hingga organisasi sehingga dapat dikodifikasi ke dalam bentuk eksplisit dan pada  gilirannya  akan  disebarluaskan  ke seluruh  lingkup  organisasi.  Teknik  atau metoda  yang digunakan untuk menangkap knowledge tacit  antara  lain adalah  dengan melakukan  wawancara,  kuesioner,  survei, observasi, dan simulasi.

## 2.3. Knowledge Management
Knowledge Management merupakan sistem  yang  dibuat  untuk  menciptakan,
mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge
dalam perusahaan.  Dengan  demikian, knowledge mudah  digunakan  kapan  pun  diperlukan, oleh  siapa  saja  sesuai  dengan  tingkat otoritas  dan  kompetensinya. Knowledge Management mengelola  seluruh  elemen sistem  berupa  dokumen,  basis  data, kebijakan  dan  prosedur  lengkap,  beserta informasi  tentang  pengalaman,  keahlian,
Rancangan Sistem Layanan Terpadu ( One Stop Service ) dengan Pendekatan Knowledge Capture
45
dan  kecakapan  sumber  daya  manusia secara  individu  maupun  kolektif  yang dimiliki perusahaan dengan bantuan teknologi  informasi.  Pengelolaan  elemen sistem knowledge  management ditujukan agar  perusahaan  menjadi  selalu  kreatif serta  efisien  sehingga  mempunyai  daya saing  tinggi  untuk  jangka  waktu  yang panjang.

## 3. METODOLOGI

## 3.1. Identifikasi Masalah
Pada  tahap  ini  dilakukan  identifikasi terhadap  permasalahan  yang  ada  saat  ini seputar  mekanisme  layanan  terhadap customer pada  Universitas  Budi  Luhur terkait  penyajian  data  mahasiswa  yang biasa  dibutuhkan  melalui  sistem  yang berjalan.  Pada  tahapan  ini  juga  akan dilakukan  analisis  terhadap  kebutuhan untuk  pembangunan  perangkat  lunak one stop  service  system (OSS)  melalui  proses knowledge capture sebagai langkah analisis requirement.
Knowledge  capture dipilih  agar analisis  kebutuhan  terhadap  sistem  OSS bukan hanya sekedar diperoleh dari analisa masalah  yang  ada  serta  harapan  terhadap kebutuhan sistem yang belum ada. Namun melalui  metode  ini  kami  juga  ingin menangkap tacit  knowledge yang  dimiliki oleh  staf  di  masing-masing  divisi  yang berkenaan  dengan  data  mahasiswa  agar dapat  diterjemahkan  ke  dalam eksplisit knowledge .  Dimana eksplisit  knowledge ini akan kami bentuk menjadi bentuk form maupun  panduan  yang  ada  dalam  sistem sehingga  apabila  terdapat  staf  baru  atau terjadi restrukturisasi staf, maka diharapkan  tidak  muncul  kendala  tentang sulitnya  melakukan  penelusuran  terhadap kebutuhan data mahasiswa.

## 3.2. Pengumpulan data dan literatur
Pengumpulan literatur
yang mendukung penelitian  dilakukan  pada tahap  ini.  Literatur-literatur  diambil  dari penelitian-penelitian  sebelumnya  maupun dari  jurnal-jurnal  ilmiah  serta  buku. Pengumpulan  data  juga  dilakukan  dengan
observasi  terhadap  seluruh  sistem  yang saat  ini  berjalan,  kemudian  juga  terhadap keberadaan  data  yang  mendukung  sistem- sistem tersebut.
Setelah dilakukan pengumpulan data, maka  dilakukan  gap analysis .  Pada  tahap ini  dilakukan  kegiatan  mengidentifikasi sistem  informasi  yang  mendukung  proses pelayanan  kepada  pelanggan  Kemudian dibandingkan dengan kebutuhan data yang sudah  didapat  pada  proses  pengumpulan data  di  atas.  Proses  analisa  ini  memang menghasilkan    fakta  bahwa  ada  data  yang belum bisa dipenuhi oleh sistem informasi yang  ada  saat  ini.  Sebagai  contoh  adalah data  non  akademik  mahasiswa.  Data kegiatan mahasiswa pada unit-unit kegiatan mahasiswa tidak direkam
sehingga  sulit  sekali  untuk  menyajikan informasi  tersebut  kepada  pihak  yang membutuhkannya.
Untuk  data  yang  bersifat  akademik memang  sudah  tersedia  sistem  informasi untuk menanganinya. Namun yang menjadi  kendala  adalah  modul-modul yang sifatnya hanya menampilkan informasi  tersebut  masih  tersebar  ataupun hanya  berada  pada  satu  sistem  informasi. Sebagai  contoh  data  mata  kuliah  yang belum diambil oleh mahasiswa hanya bisa dilihat  pada  sistem  informasi  yang menangani  KRS.  Untuk  itulah  hasil  dari gap analysis ini  akan  dijadikan  acuan dalam  menentukan  modul-modul  apa  saja yang  nantinya  masuk  ke  dalam  sistem pelayanan  terpadu  ini,  baik  modul  yang sudah  ada  di  sistem  informasi  yang  lain maupun  modul  yang  nantinya  juga  akan dibuat guna memenuhi kebutuhan data non akademik.

## 3.3. Perancangan Prototipe Sistem
Pada tahap ini akan dilakukan proses pengembangan  prototipe  sistem.  Hal-hal yang dilakukan meliputi:
1) Rancangan alur proses
2) Rancangan data
3) Rancangan antar muka pemakai
Rancangan Sistem Layanan Terpadu ( One Stop Service ) dengan Pendekatan Knowledge Capture
46
3.4. Dokumentasi Setelah dilakukan perancangan terhadap  sistem  yang  akan  dibangun, selanjutnya adalah pendokumentasian hasil rancangan sistem dan juga pembuatan laporan penelitian.

## 4. PEMBAHASAN

## 4.1. Pengidentifikasian Masalah
Proses  pengidentifikasian  masalah dilakukan  dengan  cara  mewawancarai beberapa  dosen  PA,  staf  dan  dosen  BK. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan bersifat  pertanyaan  terbuka  dengan  tujuan untuk  mendapatkan  masukan  atau  data yang  lebih  sesuai  dengan  keinginan user terkait dengan penelitian ini.
Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan kepada responden penelitian ini dibedakan berdasarkan  status  dari  responden  terkait data  mahasiswa  ini,  yaitu  staf,  dosen  PA dan dosen BK. Berdasarkan hasil jawaban dari para responden yang ada, maka dapat ditarik  beberapa  jawaban  yang  penulis anggap  bisa  mewakili  keinginan  dari  para responden tersebut. Umumnya para
responden  menginginkan  adanya  data mahasiswa  yang  bisa  diakses  dengan mudah,  yaitu  biodata  mahasiswa,  jadwal kuliah, absensi, nilai, histori kuliah, histori pembayaran,  kegiatan  ORMAWA,  dan pengumuman.
Berdasarkan hasil yang diperoleh dari langkah knowledge  capture maka  akan diperoleh  pengalaman,  kebutuhan  serta harapan  para user sistem  informasi  serta tingkat  efektifitas  sistem  terkait  data mahasiswa.  Dimana  hasil  tersebut  akan dijadikan  acuan  dalam  merancang  sistem pelayanan terpadu ( one stop service ) yang menjadi fokus utama penelitian ini.
4.2. Prototipe
4.2.1. Use Case Diagram Proses-proses yang akan ditampilkan pada Sistem Pelayanan
Terpadu ini dibagi atas beberapa tipe user . Tipe user yang ada  adalah  staf,  dosen  PA dan  dosen  BK.  Proses-proses  yang  bisa dilakukan  oleh user yang  bertindak sebagai staf dapat dilihat pada gambar use case berikut :
Staff Lihat Histori Kuliah Lihat Histori Pembayaran Lihat Jadwal Kuliah Lihat Absensi Kuliah Lihat Biodata Mhs Lihat Jadwal Ujian Lihat Nilai Lihat Tugas Akhir Lihat KKP Lihat Kegiatan ORMAWA Lihat Pengumuman «extends» «extends» «extends» «extends» «extends» «extends» «extends» «extends» «extends» «extends» Entri Pengumuman
Gambar 1. Use Case Sistem Pelayanan Terpadu untuk Staf
Rancangan Sistem Layanan Terpadu ( One Stop Service ) dengan Pendekatan Knowledge Capture
47
Sedangkan  proses-proses  yang  dapat dilakukan  oleh user yang  bertindak
sebagai  dosen  PA  atau  dosen  BK  dapat dilihat pada gambar use case berikut ini : Dosen PA Lihat Histori Kuliah Lihat Histori Pembayaran Lihat Jadwal Kuliah Lihat Absensi Kuliah Lihat Biodata Mhs Lihat Jadwal Ujian Lihat Nilai Lihat Tugas Akhir Lihat KKP Lihat Kegiatan ORMAWA Mahasiswa Lihat Pengumuman «extends» «extends» «extends» «extends» «extends» «extends» «extends» «extends» «extends» «extends» Verifikasi KRS/KPRS Entri KRS/KPRS «uses» Entri Konseling Akademik Lihat Konseling Akademik «uses» Dosen BK Lihat Konseling Non Akademik Entri Konseling Non Akademik «uses»
Gambar 2. Use Case Sistem Pelayanan Terpadu untuk Dosen PA dan Dosen BK

## a) Analisis kebutuhan data
Analisa  kebutuhan  data  dilakukan untuk  mendapatkan  rancangan  simpanan basis data yang akan dijadikan acuan bagi sistem  informasi  yang  dibuat.  Pada penelitian  ini,  kebutuhan  akan  data sebagian didapat dari rancangan basis data yang sudah ada, ditambah dengan rancangan basis data yang baru, yaitu yang terkait dengan pengumuman dan konseling non akademik.
[1]. Nama Tabel : MHS Primary Key : NIM Tabel  ini  akan berisikan  data mahasiswa Tabel 1. MHS No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. NIM Character 10 Nim Mahasiswa 2. Nama Character 50 Nama Mahasiswa [2]. Nama Tabel
: KRS
Primary Key : Thajar, Semester,
NIM Tabel  ini  akan  berisikan  data  rekam jejak  pengisian  Kartu  Rencana  Studi (KRS mahasiswa di setiap semesternya).
Tabel 2. KRS
No Nama Field Tipe Data Lebar  Keterangan 1. Thajar Character 8 Tahun Ajaran KRS
2.
Semester Character 1 Semester KRS 3. NIM Character 10 NIM Mahasiswa [3]. Nama Tabel
: ISI KRS
Primary Key : Thajar, Semester,
NIM, Kd_mk Tabel  ini  akan  berisikan  data  mata kuliah  yang  akan  diambil  mahasiswa
Rancangan Sistem Layanan Terpadu ( One Stop Service ) dengan Pendekatan Knowledge Capture
48
pada  Kartu  Rencana  Studi  di  setiap semester tertentu.
Tabel 3. ISIKRS No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. Thajar Character 8 Tahun Ajaran KRS 2. Semester Character 1 Semester KRS 3. NIM Character 10 NIM
Mahasiswa 4. Kd_mk Character 5 Kode Mata Kuliah 5. Kelompok Character 2 Kelompok mata Kuliah [4]. Nama Tabel : JADWAL Primary Key : Thajar, Semester,
NIM,  Kd_mk, Kelompok Tabel  ini  akan  berisikan  data  jadwal kuliah  dari  seluruh  mata  kuliah  yang ditempuh mahasiswa di setiap semester.

## Tabel 4. JADWAL
No Nama Field
Tipe Data Lebar Keterangan 1. Thajar Character 8 Tahun Ajaran KRS 2. Semester Character 1 Semester KRS 3. Kd_mk Character 5 Kode Mata Kuliah 4. Kelompok Character 2 Kelompok Mata Kuliah 5. NIP Character 6 NIP Dosen 6. Kd_ruang Character 5 Kode ruang Kuliah [5]. Nama Tabel : MATKUL
Primary Key : Kd_mk
Tabel  ini  akan  berisikan  data  master mata kuliah
Tabel 5. MATKUL
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. Kd_mk Character 5 Kode mata Kuliah 2. Nm_mk Character 40 Nama Mata Kuliah 3. SKS Integer - Sks mata Kuliah [6]. Nama Tabel : DOSEN Primary Key : NIP
Tabel  ini  akan  berisikan  data  master dosen

## Tabel 6. DOSEN
No Nama Field Tipe Data  Lebar Keterangan 1. NIP Character 6 NIP Dosen 2. Nm_dos Character 40 Nama Dosen 3. Alamat Character 50 Alamat Dosen [7]. Nama Tabel : RUANG Primary Key : Kd_ruang Tabel  ini  akan  berisikan  data master ruang perkuliahan yang tersedia.
Tabel 7 RUANG No Nama Field Tipe Data Lebar  Keterangan 1. Kd_ruang Character  5 Kode Ruangan 2. Nm_ruang  Character  40 Nama Ruangan 3. Kapasitas Character  3 Kapasitas Ruang [8]. Nama Tabel : NILAI Primary Key :Thajar, Semester, NIM, Kd_mk
Tabel ini akan berisikan data nilai mahasiswa  dari  seluruh  mata  kuliah yang  diambil  mahasiswa  di  setiap semester.
Tabel 8. NILAI
No Nama Field Tipe Data Lebar  Keterangan 1. Thajar Character  8 Tahun Ajaran KRS 2. Semester Character  1 Semester KRS 3. NIM Character  10 NIM Mahasiswa 4. Kd_mk Character  5 Kode Mata Kuliah 5. Kelompok Character  2 Kelompok mata Kuliah 6. Nilai Character  1
Nilai
Mahasiswa [9].Nama Tabel : UJIAN Primary Key :Thajar, Semester, NIM, Kd_mk, kelompok Tabel  ini  akan  berisikan  data jadwal  ujian  seluruh  mata kuliah  yang ditempuh mahasiswa di setiap semester.
Rancangan Sistem Layanan Terpadu ( One Stop Service ) dengan Pendekatan Knowledge Capture
49
Tabel 9. UJIAN
No Nama Field
Tipe Data  Lebar  Keterangan 1. Thajar Character 8 Tahun Ajaran KRS 2. Semester Character 1 Semester KRS
3. NIM
Character 10 NIM Mahasiswa 4. Kd_mk Character 5 Kode Mata Kuliah
5. Kelompok Character 2 Kelompok mata Kuliah 6. Tgl_Ujian Date Tanggal Ujian 7. Jam Character 5 Jam Ujian
8. Ruangan Character 5 Ruangan Ujian
[10]. Nama Tabel : ABSEN Primary Key :Thajarm,
semester, NIM, Kd_mk, Kelompok
Tabel  ini  akan  berisikan  data kehadiran  mahasiswa  pada  seluruh  mata kuliah yang ditempuh mahasiswa di setiap semester
Tabel 10. ABSEN No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. Thajar Character 8 Tahun Ajaran KRS 2. Semester Character 1 Semester KRS 3. NIM Character 10 NIM Mahasiswa 4. Kd_mk Character 5 Kode Mata Kuliah 5. Kelompok Character 2 Kelompok mata Kuliah 6. Tgl_Absen Date
Tanggal
Absen 7. Keterangan Character 1 Keterangan Absen
[11]. Nama Tabel : PEMBAYARAN Primary Key : NoBayar
Tabel ini akan berisikan data rekam jejak pembayaran kuliah mahasiswa Tabel 11. PEMBAYARAN
No Nama Field Tipe Data  Lebar Keterangan 1. NoBayar Character 7 Nomor Pembayaran 2. Tglbyr Date - Tanggal Bayar 3. Total Number - Total Jumlah Pembayaran [12]. Nama Tabel : ISIBAYAR Primary Key : NoBayar,
NoAccount Tabel  ini  akan  berisikan  data  rinci pembayaran kuliah mahasiswa
Tabel 12. ISIBAYAR
No  Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. NoBayar Character 7 Nomor Pembayaran 2. NoAccount Character 5 Nomor Account Pembayaran 3. Bayar Number - Jumlah Pembayaran [13]. Nama Tabel : JENISBAYAR Primary Key : NoAccount Tabel  ini  akan  berisikan  data master jenis pembayaran yang
dilakukan mahasiswa.
Tabel 13. JENISBAYAR No  Nama Field Tipe Data Lebar  Keterangan 1. NoAccount Character 5 Nomor Account Pembayaran 2. Nm_Account Character 20 Nama Account Pembayaran [14]. Nama Tabel : KKP Primary Key : NoKKP Tabel  ini  akan  berisikan  data Kuliah Kerja Praktek (KKP) mahasiswa. Tabel 14. KKP No Nama Field Tipe Data  Lebar  Keterangan 1. NoKKP Character 5 Nomor KKP 2. JudulKKP Character 120 Judul KKP 3. Tgl_KKP Date Tanggal KKP 4. NIM Character 10 Nim mhs KKP [15]. Nama Tabel : TA
Primary Key
: NoTA
Tabel  ini  akan  berisikan  data Tugas Akhir (Skripsi) mahasiswa
Tabel 15. TA No  Nama Field Tipe Data Lebar  Keterangan 1. NoTA Character  5 Nomor TA 2. JudulTA  Character  120 Judul TA 3. Tgl_TA Date Tanggal TA
4. NIM Character  10 Nim mhs TA
Rancangan Sistem Layanan Terpadu ( One Stop Service ) dengan Pendekatan Knowledge Capture
50
[16]. Nama Tabel : DOSENKONSELING
Primary Key : NIP
Tabel  ini  akan  berisikan  data  master dosen yang melakukan konseling terhadap mahasiswa
Tabel 16. DOSENKONSELING
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. NIP Character 6 NIP Dosen Konseling 2. Nm_dos Character 40 Nama Dosen Konseling
3. Keteran gan Character 50 Keterangan Dosen
[17]. Nama Tabel : KONSELING Primary Key : NoKonseling Tabel  ini  akan  berisikan  data  catatan konseling masalah non akademik mahasiswa.
Tabel 17. KONSELING No  Nama Field Tipe Data Lebar  Keterangan 1.  NoKoneling Character 6 Nomor urut Konseling 2.  TglKonseling Date - Tanggal konseling 3.  Jam Character 5 Jam Konseling 4.  Tempat Character 20 Tempat Konseling 5.  Keterangan Character 120 Isi Konsultasi 6.  NIM Character 10 Nim Mhs Konseling 7.  NIP Character 6 NIP Dosen Konseling
[18]. Nama Tabel : ORMAWA
Primary Key : Kd_Ormawa
Tabel  ini  akan  berisikan  data  master organisasi mahasiswa.
Tabel 18. ORMAWA No  Nama Field Tipe Data Lebar  Keterangan 1.  Kd_Ormawa Character 4 Kode Ormawa 2.  Nm_Ormawa Character 50 Nama Ormawa 3.  Keterangan Character 100 Keterangan Ormawa
[19]. Nama Tabel : IKUTORMAWA Primary Key : Kd_Ormawa, NIM
Tabel ini akan berisikan data keikutsertaan mahasiswa dalam kepengurusan  atau  keanggotaan  pada organisasi mahasiswa.

## Tabel 19. IKUTORMAWA
No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. Kd_Ormawa Character 4 Kode Ormawa 2. NIM Character 10 NIM Mhs ikut Ormawa 3. Status Character 50 Status Mhs ikut Ormawa [20]. Nama Tabel : KEGIATAN Primary Key : Kd_kegiatan Tabel  ini  akan  berisikan  data kegiatan yang diselenggarakan oleh organisasi mahasiswa.
Tabel 20. KEGIATAN No Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. Kd_kegiatan Character 4 Kode Kegiatan 2. Nm_kegiatan Character 50 Nama Kegiatan 3. Tanggal Date Tanggal Kegiatan 4. Tempat Character 50 Tempat Kegiatan [21]. Nama Tabel : IKUTKEGIATAN Primary Key : Kd_kegiatan, NIM, Kd_ormawa Tabel  ini  akan  berisikan  data keikutsertaan mahasiswa dalam kegiatan  yang  diselenggarakan  oleh organisasi mahasiswa.
Tabel 21. KEGIATAN No Nama Field
Tipe Data Lebar  Keterangan 1. Kd_Ormawa Character 4 Kode Ormawa 2. NIM Character 10 NIM Mhs ikut Kegiatan 1. Kd_kegiatan Character 4 Kode Kegiatan 4. Keterangan Character 50 Keterangan b) Rancangan Interface
Rancangan Interface dari  prototype system usulan ini didapat dengan menyatukan modul-modul yang sebenarnya sudah ada namun tersebar, dan menambahkan  rancangan  interface  dari modul-modul  yang  diharapkan  oleh user , yang  didapat  dari  hasil  interview  dengan beberapa dosen PA, staf dan dosen BK.
Rancangan  sistem  informasi One  Stop Service ini  akan  memiliki  sejumlah  menu seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.
Rancangan Sistem Layanan Terpadu ( One Stop Service ) dengan Pendekatan Knowledge Capture
51
Gambar 3. Menu-menu pada sistem pelayanan terpadu (OSS)
5. SIMPULAN
[1]. Pada    dasarnya,    keberadaan  sistem- sistem    informasi  pada  tiap  Biro/Bagian yang  ada  saat  ini  telah  cukup  memadai untuk  membantu  tugas  pokok  dan    fungsi dari para staf dengan baik. Adapun usulan penerapan  system  layanan  terpadu  ini dapat menjadi tambahan fasilitas kerja dari tiap  staf  agar  mampu  memberi  layanan prima terhadap kebutuhan data mahasiswa yang diinginkan customer . [2]. Penerapan    OSS    menyebabkan mampu  memangkas  waktu  dan  tenaga serta Birokrasi pengaksesan data mahasiswa  agar  menjadi  lebih  cepat  dan mudah.
[3]. Penerapan  OSS  ini  nantinya  mampu mengatasi kendala ketidaktersediaan(availability)  SDM  pada lintas Biro/Bagian saat data dibutuhkan.Misal saat staf BAAK
melayani orangtua mahasiswa yang menginginkan  data kehadiran  kuliah anaknya, maka staf BAAK tersebut cukup mengakses  modul  di  OSS  tanpa  harus routing  pertanyaan  ke  staf  pengajaran untuk  menjawab  pertanyaan  seperti  yang saat  ini  berlaku.  Karena  modul  cek kehadiran kuliah yang hanya terdapat pada sistem informasi pengajaran sudah diintegrasikan pada OSS ini.
[4]. Penerapan OSS juga dapat mengatasi masalah  penyesuaian  lingkungan  kerja bagi staf baru, baik yang baru bekerja atau baru dimutasi ke Biro/Bagian lain.
6. PUSTAKA
[1]. Becerra-Fernandez,  Irma,  Gonzalez, Avelino dan Sabherwal, Rajiv, 2004, Knowledge Management: Challenges , Solutions and Technologies.Pearson/Prentice Hall.
[2]. Ikujiro,  Nonaka,  Takeuchi,  Hirotaka, 2004, Hitotsubashi on Knowledge Management .  Jon  Wiley  &  Sons  (Asia) Pte Ltd.
[3]. Dalkir,  Kimiz,    2005, Knowledge Management    in    Theory    and  Practice , Elsevier Butterworth–Heinemann.
[4]. Davidson, Carl, Voss, Phillip, , 2003, Knowledge  Management  An  Introduction to  creating  competitive  advantage  from intellectual capital , Vision Book.
[5]. Dyer,  G.  dan  McDonough,  B,  2001,
The State of KM, Knowledge
Management . [6]. http://www.utuhwibowo.com/top- blogger-indonesia-pakar-it-indonesia- pengertian- knowledge-management .html, diakses pada 30 Oktober 2011.
[7]. http://suryo.bagi2ilmu.com/?p=196, diakses pada 30 Oktober 2011.