## Perancangan Sistem Informasi Supply Chain Management Pengadaan Barang Perlengkapan Penanganan Covid-19. (Studi Kasus Pada Industri Kesehatan XYZ)
Izatun Nihayah * , Anna Retno Indrawati ** , Rubby Harris *** , Irawan Syaifulloh **** , Yusuf Amrozi *****
Program Studi Sistem Informasi, Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya
* izatunnihayah29@gmail.com , ** annaretno03@gmail.com, *** rubbyharris44@gmail.com ,
**** irawansyaifulloh11@gmail.com, ***** yusuf.amrozi@uinsby.ac.id

## ABSTRACT
The  Supply  Chain  Management  Information  System  combines  several  business  processes  across organizations  from  the  initial  organization  to  the  end  user.  In  the  procurement  of  raw  materials,  the procurement  of  Covid-19  takes  time  and  causes  inventory.  With  the  Supply  Chain  Management Information System, it is expected to simplify the procurement process and minimize shortages of goods so as to speed up patient handling. This study resulted in the design of an SCM information system that uses the waterfall model software development method which is useful for helping the health industry get the  flow  of  information,  goods,  and  money  because  the  related  parties  have  been  integrated  with  the designed system.
Keyword: Information Systems , Supply Chain Management, Covid-19 .

## 1. Introduction
Virus Corona (Covid-19) melanda sejumlah negara dan menimbulkan dampak yang lebih buruk dari masalah  ekonomi  politik  yang  terjadi  di  seluruh  dunia[1].  Penularannya  terjadi  melalui  cairan  saat  bersin maupun  batuk  serta  yang  menempel  pada  benda  sekitar[2].  Oleh  karena  itu,  penanganannya  pun  sudah semestinya dilakukan dengan cepat. Namun, ketersediaan perlengkapan barang untuk penanganan Covid-19 seperti APD, masker N95, masker operasi, alat diagnosa cepat, VTM Dacron Swab, Ventilator, RT-PCR and reagent ,  serta  termometer  seringkali  menjadi  masalah  penting  dalam  industri  kesehatan  yang  menangani Covid-19.
Saat  ini  pengadaan  barang  penanganan  Covid-19  masih  bersifat  manual  berdasarkan  dengan  Surat Edaran  No.3  Tahun  2020  tentang  Penjelasan  Atas  Pelaksanaan  Pengadaan  Barang/Jasa[3]  dalam  Rangka Penanganan Corona Virus Disease (Covid-19). Dalam proses pengadaan, Pejabat Pembuat Komitmen(PPK) selaku pihak yang berwenang dalam pengadaan harus mengeluarkan surat pesanan yang harus disetujui oleh pihak penyedia. Kemudian, penyedia menyiapkan bukti harga barang dan PPK melakukan pembayaran baik menggunakan uang muka terlebih dahulu maupun saat barang datang.
Proses tersebut tentu akan lama, sedangkan barang dibutuhkan dalam waktu dekat. Penerapan Supply Chain Management diperlukan untuk membantu menentukan perkiraan jumlah pesanan ke supplier dan untuk persediaan  [4].  Dengan  tersedianya  persediaan  memungkinkan  pasien  teratasi  lebih  cepat  dan  dapat menurunkan angka kematian yang disebabkan oleh virus Covid-19 ini.
Upaya penanganan penyebaran Covid-19 dari pasien dan petugas yang menangani bergantung pada APD[5].  Di  berbagai  industri  kesehatan  banyak  yang  mengalami  kekurangan  APD  sehingga  mereka  harus menghemat  penggunaan  APD  bahkan  menggunakan  APD  yang  tidak  sesuai  dengan  standart  padahal  setiap petugas medis diharapkan menggunakan perlengkapan tersebut untuk melindungi diri dari virus. Hal tersebut, terjadi  karena  beberapa  hal  mulai  dari  melambungnya  harga,  barang  yang  tidak  selalu  siap    membuat penanganan terhambat.
Upaya  untuk  mengurangi  adanya  resiko  kekurangan  APD  banyak  dilakukan  dengan  cara meningkatkan  jumlah  produksi  dengan  melibatkan  industri  rumah  tangga  dalam  produksi  APD  hingga mengatur distribusi dengan memanfaatkan jalur birokrasi dinas kesehatan. Namun, meningkatnya Covid-19 memunculkan  potensi  rantai  penularan  Covid.  Sehingga  industri  kesehatan  yang  menangani  Covid-19 mengalami peningkatan kebutuhan APD maupun alat penanganan yang lain.
Untuk mengelola ketersediaan perlengkapan barang tersebut diperlukan Supply Chain Management (SCM).  SCM  merupakan  pendekatan  yang  mengintegrasikan  supplier  sehingga  barang  dapat  dikirimkan dengan waktu, lokasi, jumlah yang sesuai dengan permintaan [6]. SCM menjadikan sistem informasi semakin efektif dan efisien[7].Dalam pengelolaan persediaan terhadap pihak lain yang terlibat dalam proses tersebut
seperti pengelola industri kesehatan, pemasok dan konsumen. SCM memiliki berbagai macam proses penting salah satunya yaitu pengadaan. SCM memudahkan rantai pasokan barang dalam perusahaan[8]
Pada bank BRI Unit Cot Girek, pendataan mahasiswa kerja praktek masih dilakukan secara manual, yaitu  dengan  cara  menyimpan  surat  permohonan  kerja  praktek  mahasiswa  dalam  bentuk  arsip,  dengan hal  seperti    ini,  dapat    menyebabkan  penyimpanan  data  double,  data    juga  dapat  mudah    hilang  dalam penempatan data yang tidak terstruktur, atau pun akibat bencana alam yang tidak dapat selalu diprediksikan, dan pada saat karyawan  membutuhkan  data  mahasiswa  kerja  praktek  tersebut,  maka  data  kemungkinan akan  hilang, karyawan juga akan mengalami kesulitan dalam melakukan pendataan mahasiswa kerja praktek.
Ketersediaan  perlengkapan  penanganan  Covid-19  tersebut  dimaksudkan  untuk  mempercepat  dan mendukung  pelayanan  kesehatan  pasien  Covid-19.  Karena,  meningkatnya  jumlah  yang  terkena  Covid-19 menyebabkan  meningkatnya  permintaan  akan  perlengkapan  penanganannya  semakin  bervariasi  mulai  dari jumlah, waktu pengiriman, dll. Namun, teknologi pengelolaan yang ada masih menggunakan email, telepon, maupun  fax  sebagai  alat  komunikasi.  Hal  tersebut  membuat  penanganan  pasien  Covid-19  berjalan  dengan lancar, efektif dan efisien dibutuhkan perancangan tentang cara pengadaan barang untuk penanganan Covid- 19 untuk SCM pada industri kesehatan yang menganani Covid-19.

## 2. Software Development Method
Pada penelitian ini metode yang digunakan dalam pengembangan system adalah Waterfall Model.
Metode waterfall merupakan model pengembangan sistem informasi yang sistematik dan sekuensial [9].
Metode Waterfall memiliki tahapan-tahapan antara lain sebagai berikut[10]:
1. Requirements definition , Tahapan perancangan sistem dengan cara Menganalisa kebutuhan dari sistem kemudian mendefinisikan secara rinci dan fungsi spesifikasi sistem.
2. System and software design, Tahapan perancangan sistem dengan cara mengalokasikan kebutuhan sistem perangkat  keras  dan  perangkat  lunak  dengan  cara  membuat  arsitektur  sistem  secara  keseluruhan.
Perancangan tersebut melibatkan identifikasi dan penggambaran abstraksi sistem dasar perangkat lunak dan hubungannya.
3. Implementation  and  unit  testing ,  Pada  tahapan  ini  perancangan  sistem  akan  direalisasikan  ke  dalam bentuk  pemrograman.  Pada  tahapan  ini  juga  akan  dilakukan  Pengujian  dengan  melibatkan  verifikasi setiap unit apakah memenuhi kriteria yang diinginkan atau belum.
4. Integration  and  system  testing, pada  tahapan  ini  adalah  pengintegrasian  kedalam  sistem  secara keseluruhan.  Setelah proses tersebut selesai akan diuji sebagai sebuah sistem untuk memastikan apakah sesuai dengan kebutuhan perangkat lunak atau tidak.
5. Operation  and  maintenance ,  Tahapan  ini  merupakan  Maintenance  melibatkan  pembetulan  kesalahan yang tidak ditemukan pada tahapan-tahapan yang ada sebelumnya, peningkatan implementasi dari unit sistem dan peningkatan layanan sistem sebagai kebutuhan baru.
Gambar diatas adalah bagan metode waterfall dalam metode pengembangan sistem yang digunakan pada penelitian ini.

## 3. Result and Analysis
Perancangan  sistem  secara  umum  yang  akan  dibangun  yaitu  Bisnis Proses SCM, Diagram  Konteks, Data  Flow  Diagram (DFD) dan Conceptual Data Model (CDM).

## 3.1. Bisnis proses SCM
Proses yang nantinya akan terdapat pada sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Proses permintaan data barang dari industri kesehatan
2. Proses pengajuan pengadaan barang
3. Proses pembelian barang kepada supplier
4. Proses pengiriman barang dari supplier ke industri kesehatan
5. Proses pembayaran

## 3.2. Diagram Konteks
Dari hasil analisis, dirumuskan sistem konteks diagram sebagai berikut :
Gambar 2. Diagram Konteks
Dalam  diagram  konteks  terdapat  4  entitas  yaitu  Admin,  Supplier,  Manager,  dan  Bag.Keuangan. Admin  dapat  mengelola  data  pengadaan  barang,  Manager  mengelola  data  validasi  pengadaan  barang, menerima  laporan,  Keuangan  mengelola  data  tagihan  keuangan,  sedangkan  Supplier  dapat  mengelola data pernawaran barang.

## 3.3.  Perancangan Data Flow Diagram (DFD)

## Gambar 3. DFD level 1
Data Flow Diagram level 1 menggambarkan seluruh sistem yang ada pada sistem, meliputi proses data master, transaksi pengadaan, dan laporan pengadaaan seperti yang tertera pada Gambar 3.

## 3.3. Perancangan Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model adalah table yang menunjukkan entitas yang terdapat dalam sistem beserta atribut-atributnya.  Dalam  perancangan  ini  terdapat  6  entitas  yaitu  pengadaan,  barang,  user,  supplier, penyerahan, dan penerimaan.
Gambar 4. CDM
3.4. Perancangan Interface
3.4.1 Perancangan halaman login
Halaman login merupakan halaman awal yang dapat diakses oleh user dengan memasukkan username dan password yang sudah terdaftar seperti yang tertera pada Gambar 5.
Gambar 6. Perancangan Halaman Login

## 3.4.2 Perancangan halaman pengadaan barang
Halaman pengadaan barang merupakan halaman awal yang bisa diakses oleh admin setelah melakukan login . Pada halaman ini admin dapat memasukkan data barang pengadaan meliputi kode barang, jenis barang, nama barang, jumlah barang, dan keterangan. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 7.

## Gambar 7. Perancangan Halaman Pengadaan Barang

## 3.4.3 Perancangan Halaman Data Pengadaan Barang
Halaman ini merupakan halaman yang tampil ketika admin selesai menambahkan data pengadaan barang. Menampilkan list barang yang masuk dalam pengadaan seperti yang tertera pada Gambar 8.

## Gambar 8. Perancangan Halaman Data Pengadaan Barang
Bahwa dengan desain system informasi diatas dimungkinkan koordinasi dan komunikasi lebih sinergis dan integrative dalam rangkaian system rantai pasok pengadaan dan distribusi alat kesehatan penanganan COVID-19.

## 4. Conclusion
Dari penelitian yang dilakukan maka dapat diketahui desain sistem informasi dibuat dalam bentuk data flow  diagram,  dan  desain  dari  database  dan  user  interface  yang  selaras  dengan  analisis  kebutuhan  sistem. Terdapat 4 pihak yang terlibat dalam rantai pasok pengadaan barang Covid-19 yaitu admin, manager, bagian keuangan dari industri kesehatan, dan supplier/Pemasok. Penerapan konsep supply chain management pada Industri Kesehatan juga dapat diambil kesimpulan sebagai berikut, yaitu:
1. Perancangan system informasi supply chain management dibuat agar memberikan kemudahan dalam proses pemesanan pembelian barang perlengkapan penanganan covid-19.
2. Dengan  adanya  sistem  informasi supply  chain  management dapat  mempermudah  dan  mempercepat proses pelayanan. Baik ketika melakukan pemesanan produk ke rantai pasok yang di atasnya ataupun ketika menginformasikan produk ke aliran rantai pasok yang di bawahnya.
3. Dengan  adanya  sistem supply  chain  management ini  industri  kesehatan  dapat  mengendalikan  stok barang perlengkapan penanganan covid-19 sehingga permintaan konsumen dapat terpenuhi.
4. Dengan supply chain management ini industri kesehatan dapat mengendalikan pemesanan dan distribusi barang  perlengkapan  penanganan  covid-19  baik  dari  supplier  ke  industry  kesehatan  maupun  dari industry kesahatan ke cabang sehingga semua permintaan konsumen dapat terpenuhi.

## References
[1]   Komalasari, Rita.;, “Manfaat Teknologi Informasi dan Komunikasi di Masa Pandemi Covid-19,” Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, vol.7.,no 1. Nov.2020
[2] Yanti, Etri,dkk.; , “Mencegah Penularan Virus Corona,” Jurnal Abdimas Saintika, vol 2 no 1.2020
[3] Lembaga  Kebijakan  Pengadaan  Barang/Jasa  Pemerintah,  https://jdih.lkpp.go.id/regulation/surat-edaran-kepala- lkpp/surat-edaran-kepala-lkpp-nomor-3-tahun-2020 .
[4] Simorangkir,  Y.O,  dkk.,;  “Penerapan  Sistem  Informasi  Manajemen  Rantai  Pasok  pada  CV.Martin  Lestari,” SEMNATI. Juli.2019
[5] Theophilus, Yansen,dkk.;, “Analisis Risiko Produk Alat Pelindung Diri (APD) Pencegah Penularan Covid-19 untuk Pekerja Informal di Indonesia,” Jurnal Rekayasa Sistem Industri vol.9.,no.2.Juli 2920
[6] Suryaman, Aep,dkk.;, “Implementasi Supply Chain Management pada Toko Alat-Alat Olahraga Berbasis Web.Studi Kasus pada Dodi Sport,”. Jurnal Nuansa Informatika vol.12.,no1.Jan 2020
[7] Saputra,Erwin,dkk.;, “Penerapan Electronic Supply Chain Management dalam Upaya Mengatasi Pengadaan Bahan Baku untuk Produksi pada PT.Bandar Wireprima,” Jurnal Idealis, vol.3.,no.1. Jan.2020
[8] Damayanti.;, “Sistem Informasi Pendistribusian Barang Bengkel Las dan Advertising Menggunakann Model SCM.,” Jurnal Komputer dan Informatika, vol.15.,no.1.Jan 2020
[9] Pressman, R.S. (2002). Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi (Buku Dua). Yogyakarta: Penerbit Andi.
[10]  Sommerville, I. (2011). Software Engineering 9th Edition. Addison-Wesley.