ANUVA Volume 3 (4): 447-460, 2019 Copyright ©2019, ISSN: 2598-3040 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/anuva

## Jadwal Retensi Arsip di Era Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Tri Handayani 1*)
1 Departemen Sejarah, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro, Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia
*) Korespondensi: tri.handayani.undip@gmail.com

## Abstract
[ Title:  Record  Retention  Schedule  in  the  Era  of  the  Law  of  the  Republic  of  Indonesia  Number  43  Year  2009 concerning  Archives ] The  Record  Retention  Schedule  is  one  of  the  four  guidelines  needed  in  the  record management process. Its existence is needed as a guide in determining the shelf life of the archive. Referring to the 15  Record  Retention  Schedules  belonging  to  15  government  institutions  it  is  known  that  the  format  of  the  record retention schedule tends to be different. The method of this research is descriptive qualitative by analyzing archival laws,  especially  related to archival value and  storage  flow  chart.  The  purpose  of  this  study  is for the  community, especially government institutions, business entities, educational institutions to find out the elements that need to be considered in the preparation of archival retention records. They will also find out what references can be used in determining archive value. ANRI has provided various ANRI head regulations as a guideline in the formulation of record retention schedules that apply to internal institutions. This study uses an office management approach. The results showed that the success in compiling an record retention schedule was influenced by an understanding of the applicable archival laws.

## Keywords: archive; information value; archive retention schedule; guidelines; legislation

## Abstrak
Jadwal  Retensi  Arsip merupakan  salah  satu  dari  empat  pedoman  yang  diperlukan  dalam  proses  pengelolaan arsip dinamis. Keberadaannya diperlukan sebagai pedoman dalam penentuan masa simpan arsip. Merujuk pada 15 Jadwal Retensi  Arsip  milik  15  institusi  pemerintah  diketahui  bahwa  format  jadwal  retensi  arsip  tersebut  cenderung  tidak sama. Metode  penelitian  ini  adalah  deskriptif  kualitatif  dengan  melakukan  analisis  terhadap perundang-undangan kearsipan  khususnya  terkait  nilaiguna  arsip  beserta  bagan  alir  penyimpanannya. Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah untuk masyarakat, khususnya institusi pemerintah, badan usaha, lembaga pendidikan untuk mengetahui unsur-unsur yang  perlu  diperhatikan  dalam  penyusunan  jawal  retensi  arsip.  Mereka  juga  akan  mengetahui  referensi  apa  yang dapat  digunakan  dalam  penentuan  nilaiguna  arsip.  ANRI  telah  menyediakan  berbagai  peraturan  kepala  ANRI sebagai  pedoman  dalam  perumusan  jadwal  retensi  arsip  yang  berlaku  bagi  internal  institusi  masing-masing. Penelitian ini menggunakan pendekatan manajemen perkantoran. Hasil penelitian menunjukkan bahwa keberhasilan dalam penyusunan jadwal retensi arsip dipengaruhi oleh pemahaman terhadap perundang-undangan kearsipan yang berlaku.
Kata kunci: arsip; nilaiguna informasi; jadwal retensi arsip; pedoman; perundang-undangan

## 1. Pendahuluan
Penelitian ini berjudul Jadwal Retensi Arsip di Era Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun  2009  tentang  Kearsipan.  Tujuan  dari  kegiatan  ini  adalah  agar  masyarakat,  khususnya  institusi pemerintah,  badan  usaha,  lembaga  pendidikan  untuk  mengetahui  perundang-undangan  terkait  dengan pedoman penyusunan Jadwal Retensi Arsip. Selain itu dapat diketahui profil masa simpan arsip menurut Jadwal Retensi Arsip yang saat ini berlaku pada institusi pemerintah.
Jadwal  Retensi  Arsip  merupakan  satu  dari  empat  pedoman  yang  diperlukan  dalam  proses pengelolaan arsip dinamis. Keempat pedoman tersebut secara lengkap adalah: (a) Tata Naskah Dinas, (b) Klasifikasi Arsip, (c) Jadwal Retensi Arsip, (d) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Ketentuan tersebut diatur dalam  Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun tentang Kearsipan Pasal 40 Ayat (4).
Jadwal  Retensi  Arsip  menurut  Pasal  1  butir  22  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43 Tahun 2009 adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip,  dan  keterangan  yang  berisi  rekomendasi  tentang  penetapan  suatu  jenis  arsip  dimusnahkan,  dinilai kembali,  atau  dipermanenkan.  Keberadaannya  digunakan  sebagai  pedoman  dalam  penyelenggaraan penyusutan  dan  penyelamatan  arsip.  Dari  definisi  tersebut  diketahui  bahwa  fungsi  Jadwal  Retensi  Arsip adalah sebagai pedoman bagi para Arsiparis maupun pengelola arsip ketika melakukan penyusutan arsip.
Suprayitno  dan  Sumarno  (2018:139-156)  melakukan  penelitian  terhadap  Jadwal  Retensi  Arsip milik  Kementerian  Ketenagakerjaan  Republik  Indonesia. Tujuan  penelitiannya  adalah  untuk  mengetahui berapa  jumlah  arsip  dalam  Jadwal  Retensi  Arsip  di  kementerian  tersebut  yang  menurut  analisis  peneliti akan  berakhir  permanen.  Hasilnya  diketahui,  bahwa  persentase  arsip  yang  berakhir  permanen  jauh  lebih tinggi daripada teori yang kita pelajari selama ini.
Berbeda  dengan  penelitian  Suprayitno,  penelitian  ini  adalah  untuk  memetakan  profil  Jadwal Retensi  Arsip  institusi  pemerintah  apakah  sudah  sesuai  dengan  perundang-undangan  kearsipan  yang berlaku  saat  ini.  Penerbitan  kebijakan  kearsipan  sebagai  pedoman  bagi  para  penyelenggara  kearsipan mulai  dari  undang-undang  kearsipan,  peraturan  pemerintah  hingga  peraturan  kepala  arsip  nasional  tidak dalam waktu yang berurutan, menjadi tantangan tersendiri bagi implementasi penyelenggaraan kearsipan. Kondisi ini juga berlaku bagi implementasi penyusunan jadwal retensi arsip.
Keberadaan Jadwal Retensi Arsip bagi institusi secara teoritis merupakan bagian dari Administrasi Perkantoran atau bisa juga disebut sebagai Manajemen Perkantoran (Sukoco, 2007:3). Alasannya adalah keberadaannya  merupakan  sarana  bagi  penyelenggaraan  perkantoran  yang  efektif  dan  efisien.  Dengan demikian  keberadaan  Jadwal  Retensi  Arsip  turut  menghantarkan  penyelenggaraan  institusi  tersebut mencapai tujuannya.

## 2. Tinjauan Pustaka

## A. Jadwal Retensi Arsip
Jadwal  Retensi  Arsip  sangat  diperlukan  bagi  para  pengelola  arsip  atau  Arsiparis  dalam  proses penyusutan  arsip.  Penyusutan  arsip  merupakan  bagian  dari  rangkaian  pengelolaan  arsip.  Terdapat  dua model  pengelolaan  arsip  yang  kita  kenal,  yaitu  Model Life  Cycle  of  a  Record .  Menurut  model  ini rangkaian pengelolaan arsip diibaratkan sebagai proses perjalanan hidup (Ricks and Swafford and Gow, 1992: 14). Sementara itu Upward  menemukan teori baru bahwa model yang tepat untuk menggambarkan pengelolaan  arsip  adalah  dalam  bentuk Record  Continuum .    Menurut  Upward  penggunaan  teknologi informasi menghubungkan seluruh pihak terkait dalam satu jaringan informasi. Dengan jaringan tersebut,
maka  seluruh  riwayat  transaksi  informasi  terekam  secara  lengkap  dan  tersimpan  secara  terstruktur.
Dengan demikian mudah untuk diakses (Kennedy and Schauder, 1998:11).
Jadwal  Retensi  Arsip  berupa  daftar  yang  memuat  khazanah  arsip  menurut  level  series.    Selanjutnya Jadwal Retensi Arsip disusun dan diubah oleh pencipta arsip. Komponen Jadwal Retensi Arsip mencakup arsip  kantor  yang  diciptakan,  kelompok/kelas  arsip,  masa  simpan  arsip    (Reed,  1993:166  –  167;  Robek and  Brown  and  Maedke,  1987  :119-122).  Robek  and  Brown  and  Maedke  menegaskan,  bahwa  jadwal retensi arsip harus dikuatkan legalitasnya karena terkait dengan penyusutan informasi
Kearsipan di Indonesia diatur dalam perundang-undangan kearsipan. Jadwal Retensi Arsip disusun oleh  masing-masing  institusi.  Pemahaman  tentang  Jadwal  Retensi  Arsip  diatur  dalam  Pasal  1  butir  22
Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  tahun  2009  tentang  Kearsipan.  Pada  ketentuan  tersebut disampaikan,  bahwa  “Jadwal  Retensi  Arsip  yang  selanjutnya  disingkat  JRA  adalah  daftar  yang  berisi sekurang-kurangnya  jangka  waktu  penyimpanan  atau  retensi,  jenis  arsip,  dan  keterangan  yang  berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip”
Penerapan  terhadap  Jadwal  Retensi  tersebut  dapat  dilakukan  setelah  mendapat  persetujuan  dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku pembina kearsipan nasional.

## B.  Penyusutan Arsip
Tujuan  dari  kegiatan  penyusutan  arsip  yang  dituangkan  dalam  jadwal  retensi  arsip  adalah  untuk (Robek and Brown and Maedke, 1987 : 105) :
(1) Memusnahkan  arsip  yang  isi  informasinya  sudah  tidak  diperlukan  lagi  bagi  penyelenggaraan organisasi
(2) Arsip  yang  memuat  informasi  yang  mengandung  nilai  hukum,  bisnis  dan  kesejarahan disimpan secara permanen
(3) Meminimalkan sarana dan prasarana kearsipan
(4) Memaksimalkan ruang simpan  media  elektronik setelah informasi  yang sudah tidak  memiliki nilaiguna lagi dihapus.
Robek and Brown and Maedke  (1987 : 105) memberikan penjelasan, bahwa Jadwal Retensi  Arsip terkait  dengan  penyelenggaraan  penyusutan  arsip.  Arsip  yang  tidak  digunakan  lagi  isi  informasinya dimusnahkan.  Selanjutnya  arsip  yang  sudah  jarang  digunakan  dalam  kegiatan  administrasi  sehari-hari dipindahkan  ke  depot  arsip  yang  khusus  menyimpan  arsip  tersebut.  Sementara  itu  arsip-arsip  yang  isi informasinya  harus  disimpan  secara  permanen  dan  diciptakan  oleh  seluruh  unit  kerja  di  institusi  itu disimpan di depot arsip statis milik institusi.
Pemahaman tentang penyusutan arsip di lingkungan negara Indonesia didasarkan pada Pasal 1 butir 23 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pada ketentuan tersebut disampaikan,  bahwa  “penyusutan  arsip  adalah  kegiatan  pengurangan  jumlah  arsip  dengan  cara
pemindahan  arsip  inaktif  dari  unit  pengolah  ke  unit  kearsipan,  pemusnahan  arsip  yang  tidak  memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Berdasar  pada  paparan  tersebut  diketahui,  nasib  akhir  informasi  berbasis  arsip  tergantung  pada tinggi atau rendahnya nilai  informasi yang  dikandungnya. Semakin tinggi  nilai  informasi akan berakibat arsip  yang  memuat  informasi  tersebut  disimpan  lebih  lama.  Sebaliknya  semakin  rendah  nilai  informasi yang dimuat dalam suatu arsip akan semakin cepat arsip tersebut disusutkan.

## 3. Metode Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  metode    penelitian  kualitatif.  Menurut  Creswell  (2009:  4)  penelitian kualitatif  merupakan  “metode-metode  untuk  mengekplorasi  dan  memahami  makna  yang  diperoleh sejumlah individu atau sekelompok orang yang dianggap berasal dari masalah sosial atau kemanusiaan”. Selanjutnya  disebutkan,  bahwa  penelitian  kualitatif  ini  melibatkan  upaya-upaya  penting,  seperti mengajukan  pertanyaan-pertanyaan  dan  prosedur-prosedur,  mengumpulkan  data  yang  spesifik  dari  para partisipan,  menganalisis  data  secara  induktif  serta  penafsiran  makna  data  dari  kompleksitas  suatu persoalan”
Peneliti  melakukan  pengamatan  terhadap  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  tahun 2009  tentang  Kearsipan,  Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor  28  Tahun  2012  tentang Pelaksanaan  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  tahun  2009  tentang  Kearsipan.  Peneliti mengamati  dan  menganalisis  keduanya  khususnya  pada  klausul  yang    mengatur  tentang  jadwal  retensi arsip. Selanjutnya juga diamati dan dianalisis tentang teknis penyusunan Jadwal Retensi Arsip yang diatur dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional (Perka ANRI).
Hasil pengamatan dan analisis terhadap perundang-undangan  kearsipan khususnya tentang Jadwal Retensi  Arsip  digunakan  untuk  mengamati  dan  menganalisis  Jadwal  Retensi  Arsip  yang  saat  ini  sedang diberlakukan pada institusi pemerintah.  Peneliti  mengambil 15 sampel Jadwal Retensi  Arsip secara acak untuk diamati dan dianalisis kesesuaiannya dengan perundang-undangan kearsipan yang berlaku.

## 4.  Hasil dan Pembahasan

## A. Jadwal Retensi Arsip dalam Aspek Perundangan-undangan Kearsipan
(1) Jadwal  Retensi  Arsip  dalam  ketentuan  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  tahun 2009 tentang Kearsipan
Undang-undang kearsipan mengatur tentang Jadwal Retensi Arsip dalam :
a. Pasal 40 Ayat (4), bahwa Jadwal Retensi  Arsip adalah salah satu dari empat pedoman  yang mendukung penyelenggaraan kearsipan dinamis yang efektif dan efisien.
b. Pasal  47  Ayat  (2),  bahwa  penyelenggaraan  penyusutan  arsip  dilaksanakan  oleh  lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD. Bahwa penyelenggaraan penyusutan arsip dilaksanakan berdasar pada Jadwal Retensi Arsip masing- masing  institusi  dengan  memperhatikan  kepentingan  pencipta  arsip  serta  kepentingan masyarakat, bangsa dan Negara
c.1.  Pasal  48  Ayat  (1),  bahwa  Lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  perguruan  tinggi  negeri,
serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip
c.2.  Pasal  48  Ayat  (2),  bahwa  untuk  keperluan  penguatan  hukum  terhadap  keberadaan  Jadwal Retensi  Arsip,  pedoman  tersebut  ditetapkan  oleh  pimpinan  lembaga  negara,  pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD
c.3.  Pasal 48 Ayat (2), bahwa ketentuan lebih lanjut tentang Jadwal Retensi Arsip diatur di dalam Peraturan Pemerintah
d. Pasal  51  Ayat  (1)  huruf  b,  bahwa  arsip  yang  dimusnahkan  adalah  arsip  yang  sudah  tidak memiliki  nilaiguna  lagi  dalam  penyelenggaraan  administrasi  institusi.  Selain  itu  nasib akhirnya menurut jadwal retensi arsip memiliki keterangan “musnah”
e. Pasal  53  Ayat  (7)  huruf  b,  bahwa  arsip  yang  telah  selesai  nilaiguna  informasinya  dalam mendukung  penyelenggaraan  institusi  adalah  arsip  yang  memiliki  nilaiguna  kesejarahan. Bahwa, arsip dengan kategori tersebut dikuatkan dalam Jadwal Retensi  Arsip sebagai  Arsip Permanen
f. Pasal 53 Ayat (8), bahwa suatu arsip juga dapat dikategorikan sebagai arsip statis jika arsip tersebut  dimuat  dalam  Daftar Pencarian  Arsip  (DPA)  sebagai  arsip  statis.  Kondisi  ini  dapat berlaku demikian bila institusi tersebut belum atau tidak memiliki Jadwal Retensi Arsip
g. Pasal 55, bahwa ketentuan mengenai penyelenggaraan penyusutan arsip arsip serta ketentuan mengenai Jadwal Retensi Arsip diatur dalam Peraturan Pemerintah
(2) Jadwal  Retensi  Arsip  dalam  Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor  28  Tahun  2012 tentang  Pelaksanaan  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  tahun  2009  tentang Kearsipan
Peraturan  Pemerintah  sebagai  Pelaksanaan  Undang-undang  kearsipan  mengatur  tentang  Jadwal Retensi Arsip dalam :
a. Pasal  47  Ayat  (4),  bahwa  jangka  waktu  simpan  arsip aktif,  inaktif  diatur,  ditetapkan  dalam Jadwal Retensi Arsip
b. Pasal 52, bahwa kegiatan penyusutan arsip didasarkan pada Jadwal Retensi Arsip
c.1.  Pasal  53  Ayat  (1),  bahwa  Lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  perguruan  tinggi  negeri,
BUMN dan BUMD wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip
c.2.  Pasal 53 Ayat (2), bahwa  keberadaan Jadwal Retensi  Arsip  harus ditetapkan  oleh pimpinan masing-masing institusi pemerintah setelah mendapat persetujuan dari kepala ANRI
c.3.  Pasal 53 Ayat (3), bahwa perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan harus memiliki Jadwal Retensi Arsip
c.4.  Pasal 53 Ayat (4), bahwa  keberadaan Jadwal Retensi  Arsip  harus ditetapkan  oleh pimpinan masing-masing institusi non pemerintah setelah mendapat pertimbangan dari kepala ANRI
d. Pasal  54  Ayat  (1)  dan  (2),  bahwa  masa  simpan  arsip  sebagaimana  dimuat  dalam  Jadwal Retensi  Arsip  didasarkan  pada  pedoman  retensi  arsip  yang  disusun  oleh  Kepala  ANRI bersama lembaga teknis terkait.
e. Pasal  55,  bahwa  tata  cara  penetapan  Jadwal  retensi  Arsip  dan  pedoman  masa  simpan  arsip diatur dalam Peraturan Kepala ANRI
f. Pasal 65 Ayat (2) huruf b, bahwa arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang telah telah habis masa  simpan  informasinya  dan  ditetapkan  dalam  Jadwal  Retensi  Arsip  dengan  keterangan “musnah”
g. Pasal  79  Ayat  (1)  huruf  c,  bahwa  arsip  yang  disimpan  di  lembaga  kearsipan  adalah  arsip yang dalam jadwal Retensi Arsip berketerangan “permanen”
h. Pasal  163,  bahwa  penyelenggaraan  pemusnahan  arsip  bagi  institusi  yang  belum  memiliki Jadwal Retensi Arsip dapat mengikuti prosedur pemusnahan arsip sebagaimana diatur dalam Pasal  66  Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  nomor  28  Tahun  2012  tentang Pelaksanaan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan setelah mendapat persetujuan dari kepala ANRI
(3) Jadwal Retensi Arsip dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
ANRI  telah  menerbitkan  sejumlah  pedoman  penyusunan  jadwal  retensi  arsip.  Beberapa pedoman yang berlaku umum untuk seluruh institusi adalah sebagai berikut:
(1) Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi  Arsip  Fasilitatif  Non  Keuangan  dan  Non  Kepegawaian.  Peraturan  ini  ditetapkan untuk  dijadikan  sebagai  pedoman  dalam  penentuan  masa  simpan  arsip  yang  mendukung pelaksanaan  tugas-tugas  umum  pemerintahan  dan  pembangunan.  Dengan  demikian keberadaan arsip tersebut dapat diberdayakan secara efektif dan efisien.
(2) Peraturan  Bersama  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  dan  Kepala  Badan Kepegawaian  Negara  Nomor  08  Tahun  2012  dan  Nomor  15  Tahun  2012  tentang  Pedoman Retensi  Arsip  Kepegawaian  Pegawai  Negeri  Sipil  dan  Pejabat  Negara. Sehubungan  dengan ketentuan  dalam  pasal  55  Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor  28  tahun  2012 tentang  Pelaksanaan  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan,  maka  Peraturan  Bersama  tersebut  perlu  disesuaikan  menurut  ketentuan perundang-undangan.  Peraturan  Bersama  tersebut  diganti  dengan  Peraturan  Kepala  Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2017 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kepegawaian
(3) Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 tentang Pedoman
Retensi Arsip Keuangan. Sehubungan dengan Peraturan tersebut masih terdapat kekurangan dan belum mengakomodir seluruh kegiatan penyelenggaraan pemerintahan urusan keuangan, maka  perlu  dilakukan  perubahan  terhadap  Peraturan  tersebut.  Perubahan  dimaksud,
ditetapkan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2016 tentang  Perubahan  Atas  Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  6 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan
(4) Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  14  Tahun  2015  tentang  Tata Cara Penyusunan Pedoman Retensi Arsip
Selain  pedoman  yang  berlaku  bagi  seluruh  institusi  khususnya  institusi  pemerintah  tersebut,  juga terdapat  pedoman  sektoral.  Pedoman  tersebut  cukup  banyak  mengikuti  jumlah  sektor  yang  ada. Dengan pertimbangan tersebut, maka peneliti hanya memberikan dua contoh saja, yaitu:
(1) Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  2  Tahun  2015  tentang  Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Perencanaan Pembangunan
(2) Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  3  Tahun  2015  tentang  Pedoman

## Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Pembangunan Daerah tertinggal

## B.  Penerapan Perundang-Undangan Kearsipan tentang Jadwal Retensi Arsip
Pada  Sub  4  A  telah  dipaparkan  tentang  pedoman  retensi  arsip  yang  menurut  ketentuan  peraturan perundang-undangan  diterapkan  oleh  para  pelaksananya.  Peneliti  secara  acak  mendapatkan  15  Jadwal Retensi  Arsip  milik  15  institusi  pemerintah.  Rincian  pedoman  tersebut  adalah:  sembilan  Jadwal  Retensi Arsip  dari  lingkungan  pemerintah  pusat,  dua  dari  lingkungan  Pemerintah  Daerah  Provinsi,  dua  dari lingkungan Pemerintah Kota, satu dari lingkungan Pemerintah Kabupaten, satu dari lingkungan perguruan tinggi negeri. Profil Jadwal Retensi Arsip tersebut dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1. Profil Jadwal Retensi Arsip pada Institusi Pemerintah
No. Institusi Kategori Tahun Arsip Inaktif dengan masa simpan  10  tahun atau lebih Penjelasan Masa Simpan Arsip 1 2 3 4 5 6 1 Pemerintah Pusat (1) JRA Fasilitatif 2015 Tidak ada Kombinasi  angka  dan penjelasan closed file 2 Perguruan Tinggi Negeri JRA Substantif 2012 Tidak ada Kombinasi  angka  dan penjelasan closed file 3 Pemerintah Pusat (2) JRA Substantif 2015 Tidak ada Kombinasi  angka  dan penjelasan closed file 4 Pemerintah Pusat (3) JRA Substantif 2018 Tidak ada Angka 5 Pemerintah Pusat (4) JRA 2013 Tidak ada Kombinasi  angka  dan penjelasan closed file 6 Pemerintah Pusat (5) JRA 2018 Ada Kombinasi  angka  dan penjelasan closed file 7 Pemerintah Pusat (6) JRA 2015 Tidak ada Kombinasi  angka  dan penjelasan closed file
No. Institusi Kategori Tahun Arsip Inaktif dengan masa simpan  10  tahun atau lebih Penjelasan Masa Simpan Arsip 1 2 3 4 5 6 8 Pemerintah Kabupaten (1) JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian 2018 Tidak ada Kombinasi angka dan penjelasan closed file 9 Pemerintah Kota (1) JRA Substantif dan Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian 2014 Tidak ada Kombinasi angka dan penjelasan closed file 10 Pemerintah Pusat (7) JRA Substantif dan Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian 2012 Tidak ada Kombinasi angka dan penjelasan closed file 11 Pemerintah Kota (2) JRA Keuangan, Kepegawaian dan JRA Substantif 2017 Tidak ada Kombinasi angka dan penjelasan closed file 12 Pemerintah Pusat (8) JRA 2010 Tidak ada Kombinasi angka dan penjelasan closed file 13 Pemerintah Provinsi (1) JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian 2014 Tidak ada Kombinasi  angka  dan penjelasan closed file 14 Pemerintah Provinsi (2) JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian 2013 Tidak ada Kombinasi  angka  dan penjelasan closed file 15 Pemerintah Pusat (9) JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian 2013 Tidak ada Kombinasi  angka  dan penjelasan closed file

## Sumber: Diolah dari JRA masing-masing institusi
Merujuk pada Peraturan Kepala Arsip Nasional terkait Jadwal Retensi Arsip terkini, diketahui:
(1) Institusi  –  institusi  pemerintah  menerbitkan  peraturan  terkait  Jadwal  Retensi  Arsip  dalam beberapa  bentuk.  Dari  data  tabel  1  diketahui  terdapat Jadwal  Retensi  Arsip  yang  terintegrasi untuk seluruh subyek, namun ada yang memisahkannya menurut kategori tertentu.
(2) Sehubungan  dengan  penyelenggaraan  pemerintahan  yang  dinamis,  maka  pedoman penyusunan  JRA  pun  mengikuti  perkembangan  terkini  dari  penyelenggaraan  pemerintahan dan penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Hal ini berdampak pada ketentuan-ketentuan yang  harus  dimuat  dalam  tata  naskah  dinas,  klasifikasi arsip,  klasifikasi  arsip  maupun  sistem klasifikasi  keamanan  dan  akses  arsip.  Institusi  –  institusi  pemerintah  perlu  melakukan pemeriksaan  kembali  format  Jadwal  Retensi  Arsip  mereka  dengan  mempelajari  pedoman terkini  dari  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia.  Dengan  mempelajari  bagian  konsideran  dari
masing-masing  peraturan  terkait  Jadwal  Retensi  Arsip  pada  sampel  1  sampai  dengan  15 diketahui,  bahwa  nampaknya  institusi  pemerintah  maupun  pendidikan  tinggi  negeri  kesulitan untuk  terus  mengikuti  dinamika  tersebut,  sehingga  pada  titik  tertentu  mereka  nampak  tidak meng update perkembangan  terakhir  pedoman  pengelolaan  arsip  dinamis  termasuk  Jadwal Retensi Arsip.
(3) Merujuk pada kolom 5 (kecuali sampel 2, 3, 4 karena JRA Substantif) diketahui, bahwa tidak semua institusi  menciptakan arsip inaktif  masa simpan lebih dari 10 tahun. Dari sampel yang ada  diketahui  hanya  ada  satu  Jadwal  Retensi  Arsip  yang  memuat  arsip  inaktif  dengan  masa simpan 13 tahun.
(4) Merujuk  pada  kolom  6  diketahui  hanya  ada  satu  dari  15  sampel  yang  tidak  menggunakan teknik  penulisan  teknik  penghitungan  retensi  setelah  kegiatan  selesai  dan  tidak  berubah  lagi.
Ketentuan  ini  diatur  dalam  Pasal  4  Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia Nomor 14 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penyusunan Pedoman Retensi Arsip
Tabel 2.  Nasib Akhir Arsip Menurut Jadwal Retensi Arsip Institusi Pemerintah
No.  Institusi Aktif  Inaktif II Inaktif I Permanen  Dinilai Kembali Musnah  Masuk Berkas Pribadi Pegawai Simpan di Perpustakaan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Pemerintah Pusat (1) V V - V - - - - V V - - V - - - V V - - - V - - V V - - - - V - V - - - - V - - 2 Perguruan Tinggi Negeri V V - V - - - - V V - - V - - - V V - - - V - - V - - - - - V - V V - - - - V - V - - - - V - - V Vital - - - - - - Vital - - - - - - - 3 Pemerintah Pusat (2) V V - V - - - - V V - - V - - - V V - - - V - - 4 Pemerintah Pusat (3) V V - V - - - - V V - - - V - -
No.  Institusi Aktif  Inaktif II Inaktif I Permanen  Dinilai Kembali Musnah  Masuk Berkas Pribadi Pegawai Simpan di Perpustakaan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 5 Pemerintah Pusat (4) V V - V - - - - V V - - V - - - V V - - - V - - Vital - - - - - - - V - - - - V - - V Vital - - - - - - 6 Pemerintah Pusat (5) V V - V - - - - V V - - V - - - V V - - - V - - V - - - - V - - - - - - - - V - V - - - - - V - V V - - - - V - V - V - - V - - 7 Pemerintah Pusat (6) V V - V - - - - V V - - V - - - V V - - - V - - V V - - - - V - V V - - - - - V 8 Pemerintah Kabupaten (1) V V - V - - - - V V - - V - - - V V - - - V - - V V - - - - - V 9 Pemerintah Kota (1) V V - V - - - - V V - - V - - - V V - - - V - - V Vital - - - - - - V - - - - - - V V - - - - V - - 10 Pemerintah Pusat (7) V V - V - - - - V V - - V - - - V V - - - V - - 11 Pemerintah Kota (2) V V - V - - - - V V - - V - - - V V - - - V - - V - - V - - - - V - - - - V - - - - - - - - V -
No.  Institusi Aktif  Inaktif II Inaktif I Permanen  Dinilai Kembali Musnah  Masuk Berkas Pribadi Pegawai Simpan di Perpustakaan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 12 Pemerintah Pusat (8) V V - V - - - - V V - - V - - - V V - - - V - - V - - - - V - - V V - - - - V - - - - - - - V - V - - - - - V - Vital - - - - - - - V - - - V - - - V - - - - - - V V V - - - - - - - V - - V - - - 13 Pemerintah Provinsi (1) V V - V - - - - V V - - V - - - V V - - - V - - V - - - - V - - 14 Pemerintah Provinsi (2) V V - V - - - - V V - - V - - - V V - - - V - - V - - - V - - - V - - - - V - - 15 Pemerintah Pusat (9) V V - V - - - - V V - - V - - - V V - - - V - - V - - - V - - - V - - - - V - - V - - - - - - V Vital - - - - - - - - Vital - - - - - -
Sumber: Diolah dari JRA masing-masing institusi
Merujuk pada data tabel 2 diketahui, bahwa  penyelenggaraan kearsipan di Indonesia tidak  menunjukkan indikasi Model Life Cycle . Bahkan data tabel tersebut juga mematahkan teori kearsipan selama ini bahwa arsip yang telah habis nilai guna informasinya untuk pelaksanaan tugas sehari-hari akan berakhir di Unit Pengolah  sebagai  arsip  vital,  atau  dimusnahkan,  atau  disimpan  di  depot  arsip  statis.  Ekspektasi  peneliti semula  akan  tampil  bagan  alir  kearsipan  sebagaimana tampak  pada  gambar  1.  Bagan  Alir  Penyimpanan
Arsip  Menurut  Ilmu  Kearsipan.  Ekspektasi  itu  harus  dipatahkan  oleh  data  tabel  2.  Kenyataan  bahwa terdapat produk administrasi yang berakhir di perpustakaan atau langsung disimpan di berkas pegawai.
Gambar 1. Bagan Alir Penyimpanan Arsip Menurut Ilmu Kearsipan
No URAIAN NILAIGUNA ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF PERMANEN DINILAI KEMBALI MUSNAH < 10 THN 10 THN < 1 DICIPTAKAN  2 DICIPTAKAN   3 DICIPTAKAN   4 DICIPTAKAN   5 DICIPTAKAN   6 DICIPTAKAN   7 DICIPTAKAN    8 DICIPTAKAN    9 DICIPTAKAN    10 DICIPTAKAN    11 DICIPTAKAN    12 DICIPTAKAN   
Sumber: Diolah dari Teori tentang Nilaiguna Arsip
Gambar 2. Bagan Alir Penyimpanan Arsip Menurut Kondisi di Lapangan No URAIAN NILAIGUNA ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF PERMA- NEN DINILAI KEMBALI MUSNAH BERKAS PEGAWAI PERPUS- TAKAAN < 10 THN 10 THN <
1
DICIPTAKAN

2 DICIPTAKAN   4 DICIPTAKAN   5 DICIPTAKAN   6 DICIPTAKAN   7 DICIPTAKAN  8 DICIPTAKAN   9 DICIPTAKAN   10 DICIPTAKAN    11 DICIPTAKAN    12 DICIPTAKAN    10 DICIPTAKAN    11 DICIPTAKAN   12 DICIPTAKAN    13 DICIPTAKAN   
Sumber: Diolah dari JRA masing-masing institusi

## 5.  Simpulan
Pedoman  Jadwal  Retensi  Arsip  yang  operasional  digunakan  di  lingkungan  institusi  pemerintah menurut  hasil  penelitian  ini  tidak  sepenuhnya  merujuk  pada  pedoman  penyusunan  Jadwal  Retensi  Arsip yang telah ditetapkan oleh Pemerintah.
Merujuk  pada  alur  proses  perjalanan  administrasi  diketahui,  bahwa  proses  administrasi  ini  tidak sejalan  dengan  Model Life  Cycle  of  a  Record .  Kondisi  yang  sama  apabila  diajukan  Model Record Continuum karena penyelenggaraan kearsipan tidak sepenuhnya secara elektronik.
Diketahui,  bahwa  para  pelaksana  kebijakan  kearsipan  menerapkan  beberapa  pelaksanaan  diluar kebijakan. Sehubungan dengan pelaksanaan tersebut, maka terjadi penyimpanan arsip khususnya produk kebijakan berupa pedoman disimpan di perpustakaan.

## Daftar Pustaka
Creswell,  John  W.,  2017.  Research  Desain  (Pendekatan  Metode  Kualitatif,  Kuantitatif,  dan  Campuran).
Edisi 4. Terjemahan: Achmad Fawaid dan Rianayati Kusmini Pancasari. Yogyakarta: Pustaka Pelajar Kennedy,  Jay  and  Schauder,  Cherryl,  1998.  Records  Management  (a  Guide  to  Corporate  Record
Keeping). South Melbourne, australia: Addison Wesley Longman Australia Pty Limited
Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Pelaksanaan  Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  12  Tahun  2009  tentang  Jadwal  Retensi
Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  14  Tahun  2015  tentang  Tata  Cara
Penyusunan Pedoman Retensi Arsip
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  4  Tahun  2016  tentang  Perubahan  Atas
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  22  Tahun  2017  tentang  Pedoman  Retensi
Arsip Urusan Kepegawaian
Reed, Barbara, 1993. Appraisal and Disposal. Port Melbourne : DW Thorpe
Ricks,  Betty  and  Swafford,  Ann  J..  and  Gow,Kay  E.,  1992.  Information  and  Image  Management  (a
Records Systems Approach)., Cincinnati,Ohio: South-Western Publishing Co
Robek,  Mary  F.  and  Brown,  Gerald  F.  and  Maedke,  Wilmer  O.,  1987.  Information  and  Records
Management (Third Edition). Mission Hills, California: Glencoe Publishing Company
Sukoco, Badri Munir, 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga
Suprayitno  dan  Sumarno,  2018.    Arsip  dan  Retensi:  Analisis  Isi  Jadwal  Retensi  Arsip  Kementerian
Ketenagakerjaan. Jurnal Kearsipan, Vol. 3, No.2, 2018. 139-156
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan