## JURNAL ABDIMAS BUDI DARMA

## Perancangan Sistem Arsip Berbasis Online Pada BPP Medan Krio
Farid Akbar Siregar 1* , Fatma Sari Hutagalung 2 , Ferdy Riza 3
1 Prodi Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Dan Teknologi Informasi, Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara Jl. Kapten Muchtar Basri No.3, Glugur Darat II, Kec. Medan Tim., Kota Medan, Sumatera Utara Email: 1* faridakbar@umsu.ac.id, 2 fatmasari@umsu.ac.id, 3 ferdyriza@umsu.ac.id (*: coressponding author)

## Abstrak
Saat  ini  sistem  arsip  pada  BPP  Medan  Krio  masih  menggunakan  cara  manual,  yaitu  dengan  harus  mendatangi  tim arsip langsung ke lokasi dan memberikan berkas yang akan diarsip kepada tim arsip, hal ini menjadi kurang efisien karena memakan waktu dalam pengumpulan arsip dan beresiko arsip hilang. Sumber Daya Manusia yang ada di BPP Medan  Krio  bukan  berasal  dari  profesional  bidang  pengembangan  sistem,  sehingga  penggunaan  teknologi  belum optimal dilakukan dikarenakan keterbatasan dari kemampuan dan wawasan staff.  Maka dari itu  kami memberikan solusi berupa pembuatan dan pelatihan sistem arsip online sehingga berkas-berkas pengarsipan dapat dikumpulkan dari jauh (online) tanpa harus mendatangi tim arsip ke lokasi. Rencana kegiatan yang nanti akan tim lakukan yaitu dimulai dengan sosialisasi mengenai sistem yang akan ditawarkan kepada pihak mitra dan pengumpulan data yang diperlukan, lalu kemudian tim membuat aplikasi yang diusulkan kepada mitra bersama dengan modul penggunaan aplikasi dan simulasi penggunaan aplikasi oleh tim. Setelah aplikasi dan modul sudah rampung kemudian tim akan melakukan  pelatihan  penggunaan  aplikasi  kepada  BPP  medan  krio  yang  diakhiri  dengan  evaluasi  pelatihan  serta penyusunan  laporan  akhir.Dengan  harapan  pelatihan  tersebut  dapat  membantu  para  staff  untuk  meningkatkan pelayanan sistem pengarsipan yang ada di BPP medan Krio dengan cara online.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Arsip, Online, Web, Teknologi Informasi

## Abstract
Currently the archive system at BPP Medan Krio still uses the manual  method, by having to go to the archive team directly to the location and provide the files to be archived by the archive team, this is less efficient because it takes time to collect archives and is at risk of lost archives. The human resources at BPP Medan Krio are not professionals in the system development, so the use of technology is not optimal due to the limited ability and knowledge of the staff. Therefore we provide a solution in the form of creating and training an online archive system so that archiving files can be collected remotely (online) without having to go to the archive team on site. The activity plan that the team will carry out is to start with socializing the system that will be offered to partners and collecting the necessary data, then the  team  makes  the  application  that  is  proposed  to  the  partner  along  with  the  application  usage  module  and simulation of using the application by the team. After the application and modules have been completed, the team will do the application usage training for the BPP Medan Krio which ended with a training evaluation and make a final report. It is hoped that this training can help staff in improve the archive system services at the BPP Medan Krio with online system.
Keywords : Information Systems, Archives, Online, Web, Information Technology

## 1. PENDAHULUAN
Balai Pelatihan Pertanian (disingkat BPP) adalah unit pelaksana teknis (UPT) di bidang pelatihan pertanian  yang  berada  di  bawah  Kementerian  Pertanian  Indonesia.  BPP  bertanggung  jawab  kepada Kepala  Badan  Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia  Pertanian,  yang  secara  teknis  dibina  oleh  Kepala Pusat Pengembangan Pelatihan Pertanian. BPP dipimpin oleh seorang Kepala Balai. BPP mempunyai tugas melaksanakan pelatihan teknis, fungsional dan kewirausahaan di bidang pertanian bagi aparatur dan non aparatur pertanian.
BPP Medan Krio beralamat di Jl. Bengawan No.1A, Dusun III, Medan Krio, Kec. Sunggal, Kabupaten Deli Serdang, Sumatera Utara. Dimana, pada BPP Medan Krio masih kurang dan minim sekali penggunaan teknologi  serta  kurangnya  wawasan  sumber  daya  manusia  tentang  teknologi,  sehingga  masih  banyak sistem  yang  manual  dan  kurang  efisien.  Salah  satunya  adalah  sistem  pengarsipan  yang  ada  pada  BPP Medan Krio tersebut.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan yang menyatakan bahwa arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara, pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Mahmudah et al., 2019).
Setiap  kegiatan  atau  pekerjaan  didalam  suatu  instansi  atau  organisasi  diharuskan  melakukan pengarsipan data dan pengelolaan data menjadi informasi yang bermanfaat bagi instansi atau organisasi

## JURNAL ABDIMAS BUDI DARMA
tersebut, baik digunakan sebagai bukti atau legalitas maupun sebagai bahan dalam proses pengambilan suatu keputusan.
Sistem pengarsipan pada BPP Medan Krio masih dilakukan secara manual, terkadang jika dilakukan secara manual dapat memakan waktu dan beresiko hilang sehingga tidak efisien dan aman.
Setelah mengamati dan meneliti dari masalah diatas tim penulis mengusulkan alternatif yang dapat digunakan yaitu membangun sebuah sistem untuk mendukung system pengarsipan pada BPP Medan Krio agar  lebih  efisien  dan  aman  dengan  membangun  sistem  arsip  secara  online  berbasis  web  agar  lebih mudah dan cepat dalam pengumpulan arsip pada BPP Medan Krio.
Solusi  yang  ditawarkan  untuk  menyelesaikan  permasalahan  diatas  dengan  cara  yaitu  merancang sistem pengarsipan online pada BPP Medan Krio, memberikan pelatihan kepada staff  penggunaan Sistem arsip online, melakukan simulasi dan implementasi penggunaan sistem arsip online.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA

## 2.1 Sistem Informasi
Sistem adalah suatu himpunan dari berbagai bagian atau elemen, yang saling berhubungan secara terorganisasi  berdasar  fungsi-fungsinya,  menjadi  satu  kesatuan.  Dari  pernyataan  di  atas  dapat disimpulkan  bahwa  sistem  dapat  didefenisikan  sebagai  suatu  kesatuan  yang  terdiri  dari  dua  atau  lebih komponen elemen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Informasi adalah data- data  yang  diolah  sehingga  memiliki  nilai  tambah  dan  bermanfaat  bagi  pengguna.  Jadi,  informasi  adalah kumpulan data - data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk atau keputusan yang lebih  berguna dan berarti bagi yang menerimanya, sehingga menigkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.  Sistem  Informasi  adalah  suatu  sistem  di  dalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat managerial dengan  kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  untuk  dapat  menyediakan  kepada  pihak  luar  tertentu dengan  laporan-laporan  yang  diperlukan.  Jadi,  Sistem  informasi  dapat  diartikan  sebuah  kombinasi  dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian atas kegiatan kegiatan tertentu yang  menghasilkan  sebuah  informasi  yang  dapat  dimanfaatkan  oleh  pemakainya(Simanjuntak  et  al., 2019).

## 2.2 Arsip
Kata  arsip  berasal  dari  bahasa  Belanda  yaitu  archief  berarti  tempat  penyimpanan  secara  teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta. Arsip dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku  (kecuali buku  yang dikelola  perpustakaan),  mikrofilm,  magnetic  tape,  atau  bahan  lain  tanpa  menghiraukan  bentuk  fisiknya dibuat atau diterima menurut undang-undang. Dari beberapa pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah sebuah  kumpulan informasi yang disimpan dalam bentuk berkas hard file atau soft file  yang  dibuat,  diterima,  atau  dikelola  oleh  organisasi  maupun  peseorangan  sebagi  bukti  dari  suatu kegiatan.  Kearsipan  merupakan  dasar  dari  pemeliharaan  surat,  kearsipan  mengandung  proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga berkas tersebut dapat diketemukan kembali bila diperlukan. Kegiatan administrasi di suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti  unit  -  unit  lainnya.  Setiap  pekerjaan  dan  kegiatan  di  perkantoran  memerlukan  data  dan informasi(Parinduri & Hutagalung, 2022).
Organisasi sektor publik maupun privat, dalam kegiatan administrasi akan selalu berkaitan dengan arsip.  Arsip  yang  dimiliki  sebuah  organisasi  dapat  menyajikan  informasi  yang  penting  dan  yang dibutuhkan  bagi  jalannya  organisasi.  Dengan  semakin  meningkatnya  aktivitas  dan  dinamika  organisasi maka akan membawa kecenderungan bertambahnya kebutuhan akan informasi dalam mendukung proses pengambilan keputusan untuk pencapaian tujuan. Peranan arsip yang penting dalam kegiatan organisasi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai media pengawasan yang diperlukan dalam kegiatan proses  perencanaan,  proses  analisa,  pengembangan,  perumusan  kebijakan,  pengambilan  keputusan, pembuatan  laporan,  pertanggungjawaban,  penilaian,  dan  pengendalian  setepat-tepatnya(Saputra  et  al., 2022).

## 2.3 Website
Website  Website  adalah  keseluruhan  halaman-halaman  web  yang  terdapat  dari  sebuah  domain yang mengandung informasi. Domain adalah nama unik yang dimiliki oleh sebuah institusi sehingga bisa di akses melalui internet, misalnya: yahoo.com, google.com dan lain-lain. Untuk mendapat sebuah domain harus disewa melalui register-register yang ditentukan (Siregar et al., 2021).

## 2.4 MySQL

## JURNAL ABDIMAS BUDI DARMA
MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengolahan datanya. MySQL merupakan database yang pertama kali didukung oleh bahasa pemrograman script untuk internet (PHP dan  Perl).  MySQL  lebih  sering  digunakan  untuk  membangun  aplikasi  berbasis  web,  umumnya pengembangan aplikasinya menggunakan bahasa pemrograman script PHP. XAMPP (X(Windows/Linux) Apache MySQL PHP dan perl) merupakan paker server web PHP dan database MySQL yang paling populer di  kalangan  pengembangan  web  dengan  menggunakan  PHP  dan  MySQL  sebagai  databasenya (Simangunsong & Informatika, 2018).

## 3. METODE PELAKSANAAN

## 3.1 Pendekatan dan Metode Pelaksanaan
Metode  pelaksanaan  kegiatan  tim  dilaksanakan  dengan  pendekatan  langsung (direct  approach) , yaitu  memebrikan  pelatihan  secara  langsung  pada  peserta  cara  penggunaan  sistem  aplikasi,  peserta langsung mempraktikan apa yang diajarkan oleh tutor.
Tahapan  yang  akan  dilakukan  dalam  pelaksanaan  kegiatan  ini  memiliki  langkah-langkah  yang terdapat Gambar 1.
Gambar 1. Kerangka Kerja PKM
1. Studi Literatur Studi  literatur  yang  dilakukan  pada  PKM  ini  yaitu  mengumpulkan  bahan  referensi  mengenai  sistem pengarsipan  online  dari  berbagai  sumber  yang  terpecaya  untuk  melengkapi  informasi  sehingga memiliki landasan teori dan ilmu yang sesuai.
2. Analisa Permasalahan
Pada  tahap  ini  dilakukan  analisis  terhadap  hasil  studi  literatur  untuk  mengetahui  dan  mendapatkan pemahaman mengenai sistem dan permasalahan yang ada dan sedang terjadi.
3. Perancangan Sistem Pada  tahap  perancangan  sistem  dilakukan  perancangan  arsitektur,  pengumpulan  data  pelatihan, merancang antarmuka. Proses perancangan dilakukan berdasarkan hasil analisis studi literatur yang telah didapatkan.
4. Implementasi Sistem Pada tahap implementasi sistem ini dilakukan penerapan pada sistem untuk melakukan pengarsipan dan penambahan fitur-fitur dari sistem.
5. Pelaksanaan Kegiatan Pada tahap ini dilakukan pengujian sistem terhadap kelompok sasaran secara langsung dengan cara memberikan pengajaran penggunaan sistem dan praktik sistem langsung.
6. Evaluasi Evaluasi  merupakan  tahapan  untuk  mengukur  dan  menilai  hasil  dari  proses  pelaksanaan  kegiatan berdasarkan analisa permasalahan yang ingin diselesaikan.
3.2 Kelompok Sasaraan dan Bentuk Pelibatan
kelompok sasaran program ini adalah tim pengarsipan dari BPP Medan Krio. Oleh Karena itu, Mitra penelitian  ini  adalah  BPP  Medan  Krio.  Dalam  kegiatan  ini  Mitra  terlibat  sebagai  penyedia  tempat penyelenggaraan  program,  penyedia  peserta  pelatihan,  dan  melibatkan  beberapa  dosen  yang  menjadi anggota tim untuk ikut menjadi tutor pada program pelatihan ini.
Studi Literatur Analisa Permasalahan Perancangan Sistem
Implementasi Sistem
Pelaksanaan Kegiatan
Evaluasi

## JURNAL ABDIMAS BUDI DARMA

## 3.3 Mekanisme Evaluasi
Penilaian hasil kegiatan ini dievaluasi dengan melakukan survey dengan memberi kuisioner kepada para peserta kegiatan di akhir pelaksanaan kegiatan. Kuisioner berisi tentang penilaian peserta mengenai pemahaman  tentang  sistem  pengarsipan  dan  keefektifan  penggunaan  sistem  aplikasi.  Mekanisme pelaksanaan evaluasi dilakukan dengan bentuk tertulis dan praktik langsung.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil  yang  dicapai  yaitu  terciptanya  sebuah  sistem  informasi  pengarsipan  online,  sistem  yang dibuat untuk menyelesaikan masalah pada mitra adalah sistem yang dibuat dengan berbasis web, dalam sistem  nantinya  administrator  atau  tim  IT  mitra  dapat  melakukan  upload  dan  download  dokumen- dokumen arsip ke database sistem.
Gambar 2. Tampilan Halaman Login
Gambar  2.  merupakan  tampilan  awal  masuk  ke  sistem,  sistem  akan  meminta  username  dan password dari administrator untuk dapat login ke dalam sistem, setelah berhasil masuk ke dalam sistem, sistem akan menampilkan halam selanjutnya yaitu halaman beranda. Seperti yang terlihat pada gambar 3.
Gambar 3. Tampilan Halaman Beranda
Gambar 3. merupakan halaman beranda dari sistem, dimana sistem memiliki 3 menu utama, yaitu data kategori, data admin, dan data arsip. Sistem juga memiliki fitur untuk mengubah password akun yang sedang login, dan juga fitur logout atau keluar dari sistem.

## JURNAL ABDIMAS BUDI DARMA
Gambar 4. merupakan tampilan halaman data kategori, disini ditampilkan jenis kategori dari arsip dan keterangan kategori dari arsip. Administrator juga dapat menambahkan, mengedit, dan menghapus data kategori dari arsip sesuai dengan kebutuhan dari mitra.
Gambar 5. Tampilan Halaman Data Admin
Gambar  5.  merupakan  tampilan  halaman  data  admin,  disini  ditampilkan  nama  lengkap  dan username  dari  administrator  yang  ada.  Administrator  juga  dapat  menambahkan  administrator  baru, mengedit  data  administrator,  dan  menghapus  administrator  sesuai  dengan  kebutuhan  dari  mitra  untuk jumlah sumber daya manusia dalam mengolah pengarsipan online.
Gambar 6. Tampilan Halaman Data Arsip
Gambar  6.  merupakan  tampilan  halaman  data  arsip,  disini  ditampilkan  semua  data  arsip  yang pernah  diupload.  Mulai  dari  waktu  upload,  data-data  arsip,  kategori  arsip,  administrator  yang mengupload, dan keterangan file arsip. Administrator juga dapat menambahkan arsip baru, mengedit data arsip, menghapus berkas arsip, dan dapat mendownload arsip apabila dibutuhkan oleh mitra untuk dilihat atau dicetak sesuai dengan kebutuhan dari mitra.

## 5. KESIMPULAN
Kesimpulan dari kegiatan pelatihan dan pembuatan sistem arsip berbasis online pada BPP medan krio adalah meningkatkan pelayanan sistem pengarsipan yang ada di BPP Medan Krio dengan cara online, menambah  wawasan  pengetahuan  mengenai  arsip  dan  teknologi  bagi  tim  penyelenggara  dan  juga  para peserta  kegiatan  yagn  merupakan  tim  IT  BPP  Medan  Krio,  memberikan  ide  gagasan  dan  saran  untuk sistem  kedepannya  bedasarkan  evaluasi    akhir  dari  kegiatan  dan  meningkatkan  silahturahmi  dan menambah relasi kerjasama antara tim pelaksana dan mitra..

## Daftar Pustaka
Mahmudah,  S.,  Widiastuti,  L.,  &  Ernawati,  S.  (2019).  Sistem  Informasi  Manajemen  Pengarsipan  Surat Masuk Dan Surat Keluar (Studi Kasus : Ma Darul Ihya Bogor). Jurnal Media Informatika Budidarma , 3 (3), 225. https://doi.org/10.30865/mib.v3i3.1215
Parinduri,  I.  P.,  &  Hutagalung,  S.  N.  (2022).  Pelatihan  Microsoft  Excel  &  Access  Pada  Pembuatan  Data
Keuangan CV. Karya Agung Sejati. Jurnal ABDIMAS Budi Darma , 2 (2), 104. https://doi.org/10.30865/pengabdian.v2i2.3766 Saputra,  I.,  Yanny,  A.,  &  Hutabarat,  S.  A.  (2022).  Pembuatan  Surat-Menyurat  Dengan  Mail  Merge Menggunakan  Microsoft  Office  Word  dan  Microsoft  Office  Excel  Versi  2019. Jurnal  ABDIMAS  Budi Darma , 2 (2), 93. https://doi.org/10.30865/pengabdian.v2i2.3711 Simangunsong, A., & Informatika, M. (2018). Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Web. Jurnal Mantik Penusa , 2 (1), 11–19.
ISSN: 2745- 5319 (Media Online)
Simanjuntak,  N.  J.,  Suryadi,  S.,  &  Silaen,  G.  J.  .  (2019).  Sistem  Pengarsipan  Surat  Bagian  Organisasi  Dan Tatalaksana Pada Kantor Bupati Labuhanbatu Berbasis Web. In Jurnal Informatika (Vol. 5, Nomor 3). https://doi.org/10.36987/informatika.v5i3.733
Siregar, S. R., Pristiwanto, & Sunandar, H. (2021). Pemanfaatan Sistem Informasi Dalam Pengelolan Data Masjid Al-Ikhlas Deli Tua. Jurnal ABDIMAS Budi Darma , 1 (2), 69–72.