P-ISSN 2620-3227

## Article history
Received May 7, 2018 Accepted May 23, 2018

## SISTEM INFORMASI SPT (SURAT PERINTAH TUGAS) DAN SPD (SURAT  PERJALANAN DINAS)
Nor Apri Yuneta 1) , Novita Andiyani 2) , Ronny Mantala 3) , Rahma Indera 4) 1,2,3,4) Politeknik Negeri Banjarmasin email : 1) apriyuneta.ay@gmail.com, 2) andiyaninovita23@gmail.com, 3) rmantala@gmail.com,
4) indera.poliban@gmail.com

## Abstract
SPT (letter of assignment) and SPD (letter of official travel) are two common forms of letters made in government agencies related to the implementation of assignment and travel of civil servant (ASN). SPT and SPD are also related to the state finances used by an agency relating to the costs incurred during the official travel. The old documentary system of SPT and SPD at Balai Litbang (R & D Center) Rawa Banjarmasin is considered not effective in the process, especially in terms of making, reporting, and documentation.  This  research  aims  is  to  design and implement  SPT  and  SPD  Information System  at Balai  Litbang  Rawa  of  Banjarmasin  City.  This  research  uses  Applied  Research  method  with  system development  method  using  SDLC  (System  Development  Life  Cycle),  all  data  are  obtained  through observation and interview.  The  system  design  includes  DFD,  Normalization  and  EER  Model and its implementation  using  Java  &  MySQL.  The  results  of  new  application  of  SPT  and  SPD  information system  is  able  to  integrate,  to  reduce  errors,  and  to  manage  the  issuance  of  SPT  and  SPD  at  Balai Litbang Rawa of Banjarmasin city so that the new documentary system of SPT and SPD would be better.
Keywords : Information Systems , System Development Life Cycle , SPT, SPD

## Abstrak
SPT (surat perintah tugas) dan SPD (surat perjalanan dinas) merupakan dua bentuk surat yang umum dibuat di instansi pemerintah berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan perjalanan dinas ASN (aparatur sipil  negara).  SPT  dan  SPD  juga  berkaitan  dengan  keuangan  negara  yang  digunakan  suatu  instansi berkaitan dengan biaya-biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas. Sistem Pendokumentasian SPT dan SPD yang lama di Balai Litbang Rawa Kota Banjarmasin dianggap belum efektif dalam prosesnya, terutama dalam hal pembuatan, pelaporan hingga pendokumentasian. Penelitian ini bertujuan mendesain dan mengimplementasikan Sistem Informasi SPT dan SPD di Balai Litbang Rawa Kota Banjarmasin. Penelitian  ini  menggunakan  metode  Penelitian  Terapan  dengan  metode  pengembangan  sistem menggunakan  SDLC  (System  Development  Life  Cycle),  seluruh  data  penelitian  diperoleh  melalui observasi  dan  wawancara.  Perancangan  sistem  meliputi  DFD,  Normalisasi  dan  Model  EER  dan implementasinya menggunakan Java & MySQL. Hasil penerapan Sistem Informasi SPT dan SPD yang baru mampu mengintegrasikan, mengurangi kesalahan dan mengendalikan penerbitan SPT dan SPD di Balai Litbang Rawa Banjarmasin menjadi lebih baik.
Kata Kunci : Sistem Informasi, System Development Life Cycle , SPT, SPD

## 1. PENDAHULUAN
Di  masa  sekarang  ilmu  pengetahuan  dan teknologi  saat  ini  terus  berkembang  khususnya pada  bidang  teknologi  informasi.  Hal  tersebut ditandai dengan semakin meningkatnya penggunaan komputer dalam menangani pengolahan  data.  Sekarang  ini  penggunaan
komputer  menjadi satu  pilihan  utama  baik  yang berskala  besar  maupun  kecil.  Pengolahan  data secara  manual,  dimana  ketergantungan  pada lembaran kertas sebagai media penyimpanan data sudah tidak efektif lagi dan tidak efisien dari segi biaya, waktu, dan tenaga.

## P-ISSN 2620-3227
Komputer  menjadi  alat  terbaru  dewasa  ini dalam  sistem  pengolahan  data,  semakin berkembang  kemampuan  dan  manfaatnya  bagi dunia perkantoran dan perusahaan karena sangat membantu  efisiensi  dan  efektifitas  pekerjaan kantor.  Tidak  mengherankan  lagi  apabila  pada saat sekarang ini semua instansi seperti di Balai Litbang  Rawa  Banjarmasin  dalam  penanganan Surat Perintah Tugas dan Surat Perjalanan Dinas dengan menggunakan sistem komputer.
Pada Kantor
Balai Litbang Rawa Banjarmasin  dalam  kegiatan  perkantorannya membutuhkan  SPT  (surat  perintah  tugas)  dan SPD  (surat  perjalanan  dinas,  sebagai  surat pengantar bagi ASN (aparatur sipil negara) yang akan melakukan perjalanan dinas. Dalam proses pembuatan SPT dan SPD oleh bagian tata usaha Balai Litbang banjarmasin menggunakan aplikasi Microsoft Word, dimana template “ soft ” SPT dan SPD  yang  lama  diedit,  diisi  data  dari  formulir- formulir  fisik  yang  sudah  diisi  ASN.  SPT  dan SPD  kemudian  dicetak  dan  di approved oleh pejabat berwenang dan diarsipkan.
Sekian  lama  proses  SPT  dan  SPD  yang terjadi  di  balai  litbang  rawa  kota  banjarmasin menimbulkan  beragam  permasalahan.  Salah satunya bagian tata usaha sering kesulitan ketika melakukan  proses  rekapitulasi  SPT  dan  SPD dalam setiap periode karena harus mengolah file fisik yang ada diarsip untuk menyediakan rekap- rekap yang diperlukan manajemen, dan ini cukup memakan waktu. Selain itu ada beberapa masalah lain yang ditimbulkan oleh kegiatan manual yang sedang berlangsung berkaitan dengan pengolahan SPT dan SPD ini :  tidak terintegrasinya data dan kesulitan dalam pencarian. Hal itu sangat mudah diprediksi karena semua data dan informasi hanya mengandalkan  dan  sangat  tergantung  pada dokumen-dokumen fisik yang akan menyulitkan dalam  pengolahan  informasi.  Oleh  karena  itu menjadi  hal  yang  sangat  mendesak  untuk menyediakan  sebuah  sistem  baru  yang memanfaatkan  tehnologi  komputer  untuk mengelola SPT dan SPD menjadi lebih baik dan memberikan  informasi  yang  efektif  dan  efisien bagi manajemen.
Penelitian ini bertujuan mengembang sebuah sistem  informasi  berbasis  komputer  untuk mengelola SPT dan SPD dan memberikan luaran berupa  sebuah  aplikasi  untuk  pengelolaan  SPT dan SPD di balai litbang rawa banjarmasin.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN

## Jenis Penelitian
Penelitian ini bersifat terapan yang bertujuan untuk menentukan solusi-solusi praktis, aplikatif dan  kreatif  terhadap  masalah-masalah  yang  ada dan  hasilnya  dapat  diberdayakan  untuk kemanfaatan  manusia  baik  individu,  kelompok maupun  industri.  Hasil  penelitian  terapan umumnya juga bukan hal sesuatu penemuan yang terkini  dan  update,  tetapi  kadang  kala  berupa penerapan  praktis  dari  penelitian-penelitian sebelumnya tetapi masih memiliki manfaat yang relevan dan ber-impact langsung terhadap obyek.

## Lokasi Penelitian
Lokasi Penelitian berada pada Kantor Balai Litbang  Rawa  Jl.  Gatot  Subroto  No.  6,  Kebun Bunga,  Kecamatan  Banjarmasin  Timur,  Kota Banjarmasin,  Telp  (0511)  3252029,  Fax  (0511) 3256623,  Kode    Pos  70235.  Balai  Litbang merupakan  salah  satu  instansi  di  provinsi kalimantan selatan yang tingkat perjalanan dinas aparaturnya  dalam  melakukan  perjalanan  dinas cukup tinggi dan satu-satunya balai litbang rawa yang ada di Indonesia.

## Sumber Data
Sumber  data  yang  digunakan  dalam penelitian  ini  hanya  menggunakan  sumber  data sekunder, yaitu data dan informasi yang diperoleh dan dikumpulkan dari sumber yang telah ada di obyek penelitian. Data berupa catatan, kwitansi, formulir, dokumen maupun alur proses yang telah tersedia di  balai  litbang  rawa  banjarmasin.  Data yang  didapatkan  dari  sumber  data  sekunder berupa :
 SPT Pegawai Balai Litbang Rawa Tahun 2017
 SPD Pegawai Balai Litbang Rawa Tahun 2017
 Alur  Pengajuan  SPT  Pegawai  Balai  Litbang Rawa Banjarmasin
 Alur  Pengajuan  SPD  Pegawai  Balai  Litbang Rawa Banjarmasin

## Teknik Pengumpulan Data
Observasi  dilakukan  dalam  penelitian  ini untuk  mengamati  secara  langsung  proses  yang terjadi pada sistem SPT dan SPD di balai litbang rawa  banjarmasin  agar  didapat  gambaran  yang lengkap  dan  komprehensif  tentang  alur  proses SPT  dan  SPD  mulai  dari  undangan,  pengajuan, pelaksanaan, pencairan biaya hingga pelaporan/rekapitulasi. Dalam kegiatan observasi didapat  pemahaman  lengkap  tentang  alur

## P-ISSN 2620-3227
pengajuan  SPT  dan  alur  pengajuan  SPD. Wawancara  terhadap  personal-personal  kunci yang terlibat dan mengendalikan proses SPT dan SPD  di  balai  litbang  rawa  banjarmasin  juga dilakukan  agar  lebih  akurat  dalam  mempelajari sistem  yang  sedang  berjalan.  Dalam  wawancara juga formulir-formulir SPT dan SPD manual juga didapat,  dan  ini  sangat  membantu  dalam  proses perancangan sistem yang dibangun.

## Metode Pengembangan Sistem
SDLC  (System  Development  Life  Cycle) menjadi metode yang dipilih dalam pengembangan sistem ini. SDLC merupakan pola dan menjadi dasar dari berbagai jenis metodologi dalam  mengembangkan  sistem  informasi  dan perangkat  lunak  (Jogiyanto,  2005).  Tahapan- tahapan  dalam  pengembangan  Sistem  Informasi SPT dan SPD di balai litbang rawa banjarmasin. Penelitian  ini  hanya  berfokus  pada  tahapan analisis kebutuhan, perancangan dan implementasi dari metode SDLC.
Gambar 1. System Development Life Cycle.

## Pengujian Sistem
Pengujian  sistem  dilakukan  dengan  teknik black box testing , yaitu pengujian perangkat lunak dalam  segi  fungsionalitas  yang  telah  ditentukan tanpa  memperhatikan  detail  proses,  desain  dan coding .  Pengujian  dilakukan  dengan  dengan mengamati  input  -  output  apakah  sudah  sesuai dengan  spesifikasi  fungsionalitas  yang  telah ditetapkan  diawal  terhadap  perangkat  lunak, (Shalahuddin dan Rosa, 2011). Black box testing berfokus pada :
 Fungsionalitas modul-modul sistem
 Kesesuian antarmuka.
 Struktur dan akses database
 Kinerja sistem
 Inisialisasi dan terminasi.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam  membangun  sistem  informasi  SPT dan  SPD  di  balai  litbang  rawa  ada  beberapa tahapan yang harus dilakukan, mengikuti tahapan yang  ditentukan  dalam  SDLC.  Penelitian  ini berfokus  pada  hanya  pada  beberapa  tahapan SDLC  saja,  yaitu  :  menentukan  kebutuhan- kebutuhan  sistem,    perancangan  dan  pengujian sistem, serta implementasi sistem.

## Analisa Kebutuhan Sistem
Kebutuhan  fungsional  terhadap  sistem  yang dibangun  mendefinisikan  kebutuhan  proses- proses  apa  saja  yang  disediakan  oleh  sistem. Kebutuhan-kebutuhan fungsional yang didefinisikan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
A. Sistem dapat melakukan manipulasi terhadap data pegawai :
 Pengguna dapat menambah pegawai baru.
 Pengguna dapat mengubah data pegawai.
 Pengguna dapat menghapus data pegawai.
 Pengguna dapat melakukan pencarian data pegawai
 Pengguna dapat menampilkan data pegawai, keseluruhan dan individu.
 Pengguna dapat mencetak data pegawai, individu dan keseluruhan.
B. Sistem dapat bisa melakukan manipulasi data terhadap SPT :
 Pengguna dapat menambah SPT baru.
 Pengguna dapat meng-update data SPT
 Pengguna dapat menghapus data SPT
 Pengguna dapat melakukan pencarian data SPT
 Pengguna dapat menampilkan data SPT secara individu maupun keseluruhan
 Pengguna dapat mencetak SPT secara individu maupun rekapitulasi
C. Sistem dapat bisa melakukan manipulasi data terhadap SPD :
P-ISSN 2620-3227
 Pengguna dapat menambah SPD baru.
 Pengguna dapat meng-update data SPD
 Pengguna dapat menghapus data SPD
 Pengguna dapat melakukan pencarian data SPD
 Pengguna dapat menampilkan data SPD secara individu maupun keseluruhan
 Pengguna dapat mencetak SPD secara individu maupun rekapitulasi
Kebutuhan non fungsional dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Kebutuhan Operasional :
a. Perangkat Keras (Hardware), perangkat keras yang digunakan berupa seperangkat personal komputer dengan spesifikasi sebagai berikut :
- Processor Pentium 4 atau lebih
- RAM 2 Gb atau lebih
- Perangkat pendukung lainnya
- Hardisk 250 Gb untuk media penyimpanan
- Printer untuk mencetak SPT, SPD dan Pelaporan.
b. Perangkat Lunak (Software), yang akan digunakan sehingga kinerja aplikasi yang diusulkan dapat berjalan dengan baik. Adapun perangkat lunak yang nantinya dibutuhkan adalah sebagai berikut :
- Microsoft Windows 7.
- Java Development Kit (JDK) 1.5 keatas.
- Netbeans IDE 7.3 atau keatas.
- MySQL Server 5.0 atau keatas.
2. Keamanan  (security),  sistem  menyediakan form  login  sehingga  hanya  pengguna  yang memiliki  user  dan  password  yang  tepat  saja yang dapat mengakses sistem.
3. Informasi,  sistem  dapat  mengolah  data  baik pegawai,  spt  mapun  spd  sehingga  dapat mencetak  rekapitulasi  dalam  range  periode tertentu (minggu, bulan dan tahun). Selain itu, sistem  juga  menyediakan tool pencarian  data berdasar  parameter  tertentu  (statemen select yang  digunakan  dalam  pencarian  data menggunakan  operator  ‘ like ’ )  sehingga pencarian  dapat  menjadi  lebih  detail  sesuai kriteria pengguna.
4. Kinerja,  proses  pembuatan  SPT,  SPD  serta pencarian  data  cukup  efisien  sehingga  sistem ini  dianggap  mampu  memangkas  waktu tanggap dan meningkatkan kinerja.

## Desain dan Implementasi
Desain  atau  perancangan  sistem  dalam penelitian  ini  dilakukan  melalui  perancangan logis  :  DFD  (data  flow  diagram),  normalisasi, EERD (Entity Enhanched Relationship Diagram); serta  perancangan  fisik  :  perancangan  database, perancangan  antarmuka  input  dan  output  serta prototype.
Gambar 3. 3th Normal Form
Model Enhanced Entity Relationship Diagram (EERD) adalah suatu pendekatan sistem untuk menggambarkan hubungan antar entitas/relasi satu ke satu, banyak ke satu atau banyak ke banyak.
Gambar 3. EER model dan Rancangan Database Sistem Informasi SPT & SPD
Gambar 4. Dari kiri atas searah jarum jam, desain form antarmuka “menu utama”, form “spt” dan form “pegawai”.
Prototype dan implementasi program dibangun dengan java versi 1.7 dan swing frame work. Untuk DBMS yang digunakan adalah mysql Server versi : 5.5.54 MySQL Community Server (GPL)

## Gambar 6. Menu Utama
Hasil Pengujian ( black box testing )
Pengujian fungsionalitas sistem informasi SPT dan SPD di balai litbang rawa banjarmasin  dengan black box menghasilkan beberapa pengamatan dan penilaian terhadap sistem yang dibangun.
Fungsionalitas Input Output yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan keamanan akses melalui form login - username - password - sistem mengenali pengguna - menu-menu yang berkaitan dengan wewenang user, “aktif”. - sistem mengenali pengguna - menu-menu yang berkaitan dengan wewenang user aktif. [ √ ] diterima [  ] ditolak tambah data - data pegawai - data spt - data spd data masuk pada database data masuk pada server database [ √ ] diterima [  ] ditolak ubah data - data pegawai - data spt - data spd perubahan data fisibel pada antarmuka dan database perubahan data fisibel pada antarmuka dan database [ √ ] diterima [  ] ditolak hapus data - data pegawai - data spt - data spd penghapusan data fisibel di Penghapusan data fisibel di [ √ ] diterima [  ] ditolak
antarmuka dan database antarmuka dan database pencarian - data pegawai - data spt - data spd - pencarian data fleksibel - mampu mencari berdasar kriteria semua kolom dalam tabel - mampu mencari berdasar range tertentu - pencarian data fleksibel - mampu mencari berdasar kriteria semua kolom dalam tabel - mampu mencari berdasar range tertentu [ √ ] diterima [  ] ditolak cetak surat - data pegawai - data spt - data spd - surat perintah tugas - surat perjalanan dinas - surat perintah tugas - surat perjalanan dinas [ √ ] diterima [  ] ditolak rekapitulasi - data pegawai - data spt - data spd - rekap pegawai - rekap spt - rekap spd - rekap spt-spd per pegawai - rekap spd per kota. - rekap pegawai - rekap spt - rekap spd
- rekap spt-spd per pegawai - rekap spd per kota. [ √ ] diterima [  ] ditolak

## 5. KESIMPULAN

## Kesimpulan
Administrasi SPT (Surat Perintah Tugas) dan SPD (Surat Perjalanan Dinas) di balai litbang rawa banjarmasin  masih  manual  yang  menyisakan beberapa  kelemahan  seperti  integritas  data, pengolahan  laporan,  rekapitulasi  laporan  berkala hingga  pencarian  data.  Untuk  itu  sangat  perlu kiranya  dikembang  sebuah  sistem  informasi  yang menunjang proses pengolahan dan pendokumentasian SPT dan SPD.
Penelitian  ini  bertujuan  membangun  sistem informasi SPT dan SPD melalui metode SDLC dan berfokus  hanya  pada  tahapan  analisis  sistem, spesifikasi kebutuhan, perancangan, implementasi dan pengujian.
Hasil penelitian berupa Sistem Informasi SPT dan  SPD  telah  memenuhi  semua  spesifikasi kebutuhan  baik  fungsional  dan  non  fungsional (operasional, keamanan, informasi, dan kinerja).
Perangkat lunak yang dibangun telah melalui black  box  testing  untuk  menguji  kesesuaian fungsionalitas  melalui  pengamatan  terhadap input dan output yang diharapkan. Hasil pengujian pada ke-7  parameter  (keamanan  pada  akses  sistem, penambahan data, pengubahan data, penghapusan, pencarian,  pencetakan  spt-spd,  serta  rekapitulasi
pelaporan) menunjukan bahwa semua fungsionalitas  dapat  terpenuhi  sehingga  sistem dapat  diimplementasikan  pada  balai  litbang  rawa banjarmasin.
6. REFERENSI
Harianto, B. Ir., MT. 2013. Esensi-Esensi Bahasa Pemrograman Java .
Hartono,  J.  (2005).  Analisis  dan  Desain  Sistem Informasi:  pendekatan  terstruktur  teori  dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi .
Kadir,  A.  (2009).  Dasar  perancangan  dan implementasi
database relasional. Yogyakarta: Andi .
Mantala,  R.  (2017).  Pengembangan  Sistem Informasi  Pariwisata  Kota  Banjarmasin Berbasis  Android. At-Tadbir:  jurnal  ilmiah manajemen , 1 (1).
McLeod, R., & Schell, G. (2004). Sistem informasi manajemen . Indeks.
Oktaviani, I., & Mulyani, A. (2016).
Pengembangan  Aplikasi  Surat  Perintah Perjalanan Dinas. Jurnal Algoritma , 13 (1).
Pratomo, A., & Mantala, R. (2016). Pengembangan
Aplikasi  Ujian  Berbasis  Komputer  Beserta Analisis  Uji  Guna  Sistem  Perangkat Lunaknya  Menggunakan  Metode  Sumi (Software Usability Measurement Inventory). POSITIF:  Jurnal  Sistem  dan Teknologi Informasi , 2 (1).
Rosa, A. S., & Shalahuddin, M. (2013). Rekayasa
Perangkat Lunak Terstruktur Dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika . Sutabri,
T. (2012). Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset , 4 (5), 0.