## PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

## ARSIP DINAMIS AKTIF DI UNIT PROCUREMENT & LOGISTIC STAFF, PROYEK INDARUNG VI PT SEMEN PADANG
Fauzia Rikasari 1 , Nurizzati 2
Program Studi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan FBS Universitas Negeri Padang Email: fauziarikasari05@gmail.com

## Abstract
This  paper  discusses  about  the  Making  of  Standard  Operating Procedure  (SOP) of Active  Dynamic Archive at Unit  Procurement & Logistic Staff, Indarung VI Project PT Semen Padang. This study aims to;  (1)  to  describe  the  making  of  active  dynamic  operating  system standard (SOP) in the Procurement & Logistic Staff unit, Indarung VI Project  of  PT  Semen  Padang;  (2)  to  know  the  result  of  standard operating  procedure  (SOP)  of  active  dynamic  archive  in  Unit Procurement & Logistic Staff, Indarung VI Project PT Semen Padang. The  method  used  is  descriptive  method.  Data  were  collected  through observation and direct interview with archival officer at Procurement &  Logistic  Staff  unit,  Indarung  VI  Project  PT  Semen  Padang.  Based on  research  result;  In  the  management  of  active  dynamic  archives using  SOPs  to  direct  and  improve  the  quality  of  work  processes  in active  dynamic  records  management  in  the  Procurement  &  Logistic Staff unit, Indarung VI Project of PT Semen Padang can be concluded from the process of archive creation, archival recording and archive maintenance and use.
Keyword : Standard Operating Procedure (SOP), Active Dinamic Archive

## A. Pendahuluan
Setiap organisasi, baik organisasi yang berorientasi pada keuntungan profit motive maupun  organisasi  yang  tidak  berorientasi  pada  keuntungan non  profit motive, pasti  mempunyai  suatu  unit  khusus  yang  bertugas  dalam  bidang administrasi.  Dengan  kata  lain,  setiap  organisasi  pasti  memerlukan  suatu  unit
1 Mahasiswa penulis Makalah Prodi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan untuk wisuda periode Maret  2017
2 Pembimbing, dosen FBS Universitas Negeri Padang
Vol. 5, No. 1, Maret 2017, Seri D
untuk mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan  administrasi  disuatu  kantor  pada  dasarnya  juga  mempunyai  suatu  hasil seperti  unit-unit  lainnnya.  Pengelolaan  surat,  formulir,  dan  laporan  yang dihasilkan  dan  diterima  oleh  suatu  kantor  pada  akhirnya  akan  berhubungan dengan kearsipan.
Setiap  pekerjaan  dan  kegiatan  di  perkantoran  memerlukan  data  dan informasi.  Salah  satu  sumber  data  adalah  arsip,  karena  arsip  adalah  bukti  dan rekaman  dari  kegiatan  transaksi  mulai  dari  kegiatan-kegiatan  terdepan  sampai kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan (Wahyono, 2005:2). Menurut (Sugiarto, 2015:13), pengelolaan arsip yang baik berperan dalam aktivitas organisasi, yaitu sebagai  sumber  informasi  dan  sebagai  pusat  ingatan  organisasi,  yang  dapat bermanfaat  untuk  bahan  penelitian,  pengambilan  keputusan,  atau  penyusunan program pengembangan dari organisasi bersangkutan. Oleh sebab itu, pengelolaan arsip  lingkungan  organisasi  ada  pengelolaan  arsip  dinamis.  Pengelolaan  arsip dinamis dilakukan oleh unit pengolah atau unit kerja dan unit kearsipan (pencipta arsip).  Untuk  menghasilkan  kinerja  yang  sesuai  dengan  standar  yang  telah ditentukan maka diperlukan adanya rangkaian prosedur yang distandarkan. Unit Procurement & Logistic Staff , Proyek Indarung VI PT Semen Padang dalam  pengorganisasian  arsip  unit  kerja  menggunakan  sistem  desentralisasi. Sistem  desentralisasi  merupakan  pengelolaan  arsip  yang  dilakukan  pada  setiap unit  kerja  suatu  organisasi.  Dalam  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  Unit Procurement  &  Logistic  Staff ,  Proyek  Indarung  VI  PT  Semen  Padang  belum memiliki Standard  Operating  Procedure (SOP).  Sistem  pengelolaan  arsip  harus dilakukan dengan prosedur yang ada agar pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip berjalan dengan efektif.
Arsip  dinamis  aktif  adalah  arsip  yang  masih  dipergunakan  terus-menerus, bagi  kelangsungan  pekerjaan  di  lingkungan  unit  pengolah  dari  suatu organisasi/kantor  (Sedarmayanti,  2003:33).  Menurut  Barthos  (2007:4)  arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan  dalam  penyelenggaraan  administrasi  sehari-hari  serta  masih  dikelola oleh  unit  pengolah.  Menurut  Winata  (2016:33)  arsip  dinamis  aktifadalah  arsip yang  frekuensi  penggunaannya  tinggi  dan/atau  terus-menerus.  Tinggi  ferekuensi penggunaan  terhadap  arsip  aktif  menyebabkan  arsip  aktif  sebagai  bagian  atau unsure penting dalam keputusan.
Menurut  PP  No.  28  tahun  2012  (dalam  Winata,  2016:35)  ruang  lingkup pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  meliputi:  penciptaan  arsip,  penyimpanan  arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip. Penciptaan arsip merupakan kegiatan untuk menghasilkan  arsip,  melalui  kegiatan  merekam  informasi  dalam  media  rekam tertentu  untuk  dikomunikasikan  dalam  rangka  melaksanakan  fungsi  dan  tugas organisasimaupun  kegiatan  yang  berhubungan  dengan  pengaturan  arsip  yang berasal dari pihak luar (organisasi dan/atau individu).
Standard Operating Procedure (SOP) atau dalam bahasa Indonesia dikenal dengan  istilah  Prosedur  Baku  Mutu  adalah  suatu  panduan  tertulis  dalam menjalankan kegiatan sehari-hari di suatu lembaga untuk menjamin standar mutu hasil pekerjaan. Menurut Budihardjo (2016:7) SOP adalah suatu perangkat lunak pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu.
Pembuatan Standard  Operating  Procedure (Sop)  Arsip  Dinamis  Aktif  Di  Unit Procurement  &  Logistic  Staff, Proyek  Indarung  Vi  Pt  Semen  Padang-Fauzia Rikasari, Nurizzati
Oleh karena prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah- ubah,  prosedur  kerja  tersebut  dibakukan  menjadi  dokumen  tertulis  yang  disebut sebagai Standard  Operating  Procedure atau  disingkat  SOP.  Soemohadiwidjojo (2014:11) SOP merupakan  panduan yang digunakan untuk memastikan  kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
Menurut  Sailendra  (2015:55)  tahap-tahap  penyusunan  SOP  yaitu:  (1) dapatkan  informasi  sebanyak  mungkin  mengenai  proses  kerja.  Hal  ini  bisa dilakukan  dengan  cara  berdiskusi  dan  melakukan interview dengan  Kepala Departemen  yang  sedang  menjabat  pada  posisi  yang  akan  dibuat  SOP,  (2)  catat efisiensi  waktu,  biaya,  dan  hal  penting  lainnya  untuk  kemungkinan  sistem  yang akan  digunakan,  (3)  lakukan brainstorming terlebih  dahulu  untuk  menerima pendapat dan masukan. Brainstorming bisa melibatkan staff , customer , dan pihak- pihak  lain  yang  terlibat,  (4)  buat  terlebih  dahulu  draf  baku  untuk  dilakukan pembahasan dengan tim, (5) uji coba instrument yang ada dengan draf SOP yang telah menjalani proses pembahasan, (6) jika SOP dirasa sudah cukup efektif dan efisien,  minta  persetujuan  pimpinan,  setelah  sebelumnya  dibuat  draf  revisi  final atas  SOP  tersebut,  (7)  gunakan  bahasa  yang  mudah  dibaca,  dipahami,  dan dilaksanakan, (8) tuliskan langkah demi langkah secara bertahap, (9) gunakan kata kerja  dalam  kalimat  aktif  karena  diharapkan  pembaca  melakukan  sesuatu,  (10) gunakan kalimat positif dan hindari kata tidak dan jangan, (11) buat bagan alurnya ( flowchart),  ( 12)  buat  penjelasan  yang  dibutuhkan,  (13)  buat  dan  cantumkan dokumen pendukung SOP, (14) cantumkan tanggal pembuatan SOP serta tanggal revisi, (15) cantumkan petugas pembuat SOP dan siapa yang mengesahkan, (16) cantumkan tanggal waktu pelaksanaan.
Menurut Santoso (dalam Purnamasari, 2015:50-51) tahap-tahap penyusunan SOP yaitu: (1) SOP harus didokumentasikan. SOP berwujud instruksi nyata yang berisi tulisan sehingga perlu tata cara untuk mendokumentasikan tulisan tersebut, (2)  SOP  ditulis  oleh  individu.  Individu  yang  ditunjuk  adalah  individu  yang memahami betul seluk-beluk kegiatan dan struktur internal perusahaan. Individu yang ditunjuk ini bisa seorang yang ahli, orang yang berpengalaman, orang yang diberi kepercayaan oleh manajer, atau seorang manajer, (3) bila diperlukan untuk menyusun SOP dibentuklah sebuah tim khusus. Tim ini bisa dibentuk atau tidak, tergantung dari situasi perusahaan masing-masing, (4) penulisan SOP harus detail dan  cukup.  Ini  bertujuan  apabila  seseorang  memiliki  pengetahuan  yang  terbatas mengenai prosedur tersebut, tetapi memiliki dasar pemahaman, bisa memproduksi ulang prosedur itu tanpa perlu pengarahan, (5) SOP harus ditinjau ulang.

## B. Metodologi Penelitian
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  makalah  adalah  metode deskriptif. Menurut (Nazir, 2014:43) metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti  suatu  sekelompok  manusia,  suatu  objek,  suatu  set  kondisi,  suatu  set pemikiran,  ataupun  suatu  kelas  peristiwa  pada  masa  sekarang.  Tujuan  dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat deskriptif, gambaran atau lukisan secara  sistematis,  factual  dan  akurat  mengenai  fakta-fakta,  sifat-sifat  serta hubungan  antarfenomena  yang  diselidiki.Pengumpulan  data  dilakukan  dengan teknik  observasi  atau  pengamatan  langsung  ke  lapangan,  wawancara,  serta
Vol. 5, No. 1, Maret 2017, Seri D
melakukan  studi  kepustakaan  menggunakan  buku-buku  dan  bacaan  yang berkaitan dengan pembahasan masalah.

## C. Pembahasan
1. Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Arsip Dinamis Aktif di Unit Procurement  &  Logistic  Staff, Proyek  Indarung  VI  PT  Semen Padang
Unit Procurement & Logistic Staff , Proyek Indarung VI PT Semen Padang merupakan  salah  satu  unit  yang  memproses  dan  mengelola  pengadaan pembangunan  Indarung  VI.  Pengadaan  barang  dan  jasa  merupakan  kebutuhan yang  harus  dipenuhi  untuk  kelancaran  pembangunan  yang  sedang  berlangsung. Kegiatan  ini  memerlukan  sistem  administrasi  dan  proses  pengadaan  dilakukan oleh unit menghasilkan berbagai macam informasi. Tentunya data dan informasi ini harus dikelola dengan baik dan benar agar tidak tercecer. Maka dari itu perlu adanya prosedur sebagai acuan atau panduan pengelolaan arsip dinamis yang akan membantu staff (pegawai) melakukan proses kegiatan pengadaan Proyek Indarung VI PT Semen Padang.
Pentingnya  SOP  dalam  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  menjadi  pedoman bagi  pegawai  karena  merupakan  peraturan  tertulis.  Dalam  pembuatan  SOP terdapat beberapa prosedur yang harus dilakukan antaranya adalah:
1. Prosedur Pembuatan SOP
a. Mendapatkan  informasi  sebanyak  mungkin  mengenai  proses  kerja.  Hal  ini bisa  dilakukan  dengan  cara  berdiskusi  dan  melakukan interview dengan arsiparis yang akan membuat SOP. Jadi disini, penulis melakukan wawancara langsung  dengan  arsiparis Procurement  &  Logistic  Staff, Proyek  Indarung VIPT  Semen  Padang  untuk  mendapatkan  data  dan  informasi  mengenai pengelolaan arsi dinamis aktif
b. Mencatat efesiensi waktu, biaya, dan hal penting lainnya untuk kemungkinan sistem yang digunakan. Disini penulis mencantumkan efisiensi waktu dalam pembuatan SOP dengan jelas.
c. Melakukan brainstorming terlebih  dahulu  untuk  menerima  pendapat  dan masukan.  Disini  penulis  melakukan brainstorming dengan  arsiparis  dan pegawai yang ada di unit Procurement & Logistic Staff, Proyek Indarung VI PT  Semen  Padang  untuk  mendiskusikan  bentuk  SOP  yang  akan  dibuat tersebut.
d. Membuat terlebih dahulu draf baku untuk dilakukan pembahasan dengan tim. Berikut bentuk draf SOP sementara yang penulis buat:

## Contoh Header SOP
Logo Perusahaan Nama Unit Perusahaan
Pembuatan Standard  Operating  Procedure (Sop)  Arsip  Dinamis  Aktif  Di  Unit Procurement  &  Logistic  Staff, Proyek  Indarung  Vi  Pt  Semen  Padang-Fauzia Rikasari, Nurizzati
Standar Operasional Prosedur (SOP)
No. Dokumen No. Revisi Tgl Terbit Page Dibuat oleh Disahkan oleh
e. Menguji  coba  instrumen  yang  ada  dengan  draf  SOP  yang  telah  menjalani proses  pembahasan.  uji  coba  ini  dilakukan  untuk  mengetahui   keefektifan instrument draf SOP pada bagian pembahasan.
f. Jika SOP dirasa sudah cukup efisien dan efektif, minta persetujuan pimpinan, setelah sebelumnya dibuat draf final atas SOP tersebut. Jika draf SOP sudah efektif dan efisien harus disetujui oleh pimpinan.
g. Mensosialisasikan  kepada  tim  terkait  SOP  baru  tersebut  yang  akan diterapkan.  Sosialisaikan  SOP  kepada  tim  supaya  ketika  bekerja,  tim  akan mengikuti  prosedur  kerja  yang  sudah  disepakati  bersama  dan  disetujui  oleh pimpinan.
h. Menggunakan bahasa yang mudah dibaca, dipahami, dan dilaksanakan. SOP merupakan prosedur kerja agar pekerjaan bisa terselesaikan dengan baik dan cermat, penulis menggunakan bahasa yang mudah dibaca dan dipahami oleh tim kerja.
i. Tuliskanlah langkah demi langkah secara bertahap. 1) pembuatan header, 2) pembuatan  dasar-dasar  hukum,  3)  pembuatan  jenis  kegiatan  arsip  dinamis aktif dari penciptaan arsip, pentimpanan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip,  4)  pembuatan  defenisi  yang  digunakan  dalam  SOP,  5)  sistem, mekanisme, dan prosedur.
j. Menggunakan  kata  kerja  dan  kalimat  aktif  karena  diharapkan  pembaca melakukan  sesuatu.  Penggunaan  kata  kerja  dalam  kalimat  memudahkan  tim kerja memahami SOP.
k. Menggunakan kalimat positif dan hindari kata tidak dan jangan.
Dalam  pembuatan  SOP  tidak  boleh  ada  kata tidak dan jangan ,  karena  itu merupakan  salah  satu  syarat  pembuatan  SOP  dan  boleh  mengganti  dengan kata yang lain menyerupai maknanya.
l. Membuat  bagan  alurnya  ( flowchart). Berikut  bentuk  alur  pengelolaan  arsip dinamis aktif
Mulai Penciptaan  Arsip
Penyimpanan Arsip Pemeliharaan dan Penggunaan Arsip
Vol. 5, No. 1, Maret 2017, Seri D
Gambar 1. Flowcart pengelolaan arsip dinamis aktif
m. Membuat penjelasan yang dibutuhkan.
Alur  pengelolaan  arsip  dimulai  dari:  penciptaan  arsip  merupakan  kegiatan menghasilkan  arsip  melalui  kegiatan  merekam  informasi  dalam  media tertentu. Arsip yang bertambahpun akan menumpuk maka dari itu harus ada tempat  untuk  menyimpan  arsip.  Penyimpanan  arsip  dilakukan  untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan sebagai sarana acuan, referensi,  alat  pembuktian  dan  sebagainya.Seiring  penemuan  kembali berlangsung  tentu  arsip  yang  sudah  disimpan  masih  banyak  kegiatan  untuk menyajikan  atau  pemanfaatan  arsip  bagi  kepentingan  perusahaan  atau  unit kerja.
n. Mencantumkan dokumen pendukung SOP.
Penulis  mencantumkan  UU  No.  43  tahun  2009  tentang  Kearsipan  sebagai dokumen pendukung SOP.
o. Mencantumkan  tanggal  pembuatan  SOP  serta  tanggal  revisi.  Tanggal pembuatan SOP harus dicantumkan sebagai bukti pembuatan SOP itu dibuat dan tanggal revisi dicantumkan apabila ada perubahan pada SOP.
p. Mencantumkan petugas pembuatan SOP dan siapa yang mengesahkan. Disini petugas  yang  melakukan  pembuatan  SOP  adalah  penulis  sendiri  dan  yang mengesahkan Arsiparis dan kepala unit kerja.
q. Mencantumkan  tanggal  waktu  pelaksanaan.  Pencantuman  tanggal  waktu pembuatan SOP harus dicantumkan sebagai bukti waktu pembuatan SOP.
Pembuatan Standard  Operating  Procedure (Sop)  Arsip  Dinamis  Aktif  Di  Unit Procurement  &  Logistic  Staff, Proyek  Indarung  Vi  Pt  Semen  Padang-Fauzia Rikasari, Nurizzati
SOP Procurement & Logistic Staff, Proyek Indarung VI PT Semen Padang

## PROCUREMENT & LOGISTIC STAFF

## PROYEK INDARUNG VI
PT SEMEN PADANG Standar Operasional Prosedur (SOP) Visi dan Misi Procurement &  Logistic Staff , Proyek Indarung VI  PT Semen Padang No. Dokumen No Revisi Tgl Terbit Page Padang, Dibuat Oleh Fauzia Rikasari Penulis
Disahkan Oleh
Setia Wia Erlina Arsiparis VISI MISI “Menjadi  perusahaan  persemenan yang handal, unggul dan berwawasan lingkungan diIndonesia bagian Barat dan Asia Tenggara”. 1. Memproduksidan memperdagangkan  semen  serta produk  terkait lainnya yang berorientasi kepuasan pelanggan 2. Mengembangkan SDM yang kompeten, professional dan berintegritas tinggi 3. Meningkatkan  kemauan  rekayasa dan engineering untuk mengembangkan  industri  semen nasionaL 4. Memperdagangkan, mengembangkan dan mensinergikan sumber daya perusahaan yang berwawasan lingkungan. 5. Meningkatkan  nilai  perusahaan secara berkelanjutan dan memberikan  yang  tebaik  kepada stakeholder .
SOP Procurement & Logistic Staff, Proyek Indarung VI PT Semen Padang
PROCUREMENT & LOGISTIC STAFF PROYEK INDARUNG VI PT SEMEN PADANG
Standar Operasional Prosedur (SOP) Penciptaan Arsip No. Dokumen No Revisi Tgl Terbit Page Padang, Dibuat Oleh Fauzia Rikasari Penulis Disahkan Oleh Setia Purnama Wia Erlina Arsiparis REFERENSI KUALIFIKASI PELAKSANAAN 1. PP No 28 tahun 2012 2. Undang-Undang No 43 tahun 2009 tentang kearsipan
3. Pedoman Teknis Pengadaan Barang dan jasa Proyek Indarung VI (No. Dok.PD/PIND6/PROCT/001) 4. Pedoman sistem manajemen semen padang (SMSP) (No. Dok. PD/PSM/001)
5. SKD penetapan wewenang
Approval Proyek Indarung VI (No. Dok.. SKD No.001/SKD/PIND6/02.2014)
6. Notulen rapat perubahan prosedur pengadaan barang dan jasa proyek indarung 6 tertanggal 12 desember
2014
1. Memahami undang-undang dan peraturan kearsipan tentang tata cara menerima, mencatat,mengarahkan, dan mengelola dokumen
2. Kegiatan penciptaan arsip mengacu pada referensi yang dicantumkan KETERKAITAN PERLENGKAPAN/PERALATAN Semua SOP 1. Tata naskah 2. Buku agenda 3. Sarana dan prasarana arsip hackter, penjepit kertas, folder/map gantung, dan label TUJUAN RUANG LINGKUP Sebagai pedoman atau acuan standar pelaksanaan aktivitas penciptaan arsip 1. Proses ini dimulai dari awal proses surat masuk (korin pengadaan) pengadaan barang
dan jasa 2. Prosedur ini berlaku sampai pembangunan selesai ( closing)
Vol. 5, No. 1, Maret 2017, Seri D

## SOP Penyimpanan Arsip
REFERENSI KUALIFIKASI PELAKSANAAN 1.PP No 28 tahun 2012 2.Undang-Undang No 43 tahun 2009 tentang kearsipan 1. Melakukan pemeriksaan dokumen 2. Mengindeks dokumen yang sudah diperiksa 3. Member tanda pada doumen yang diindeks 4. Menyortir dan membri klasifikasi dokumen yang akan disimpan 5. Memberkaskan dan meletakkan dalam satu kesatuan dokumen 6. Meletakkan dokumen yang sudah siap di lemari arsip KETERKAITAN PERLENGKAPAN/PERALATAN Semua SOP 1. (stempel) FILE, ARSIP, DOKUMEN 2. Filing cabinet dilengkapi dengan tab, sekat atau guide, hang map, schnelhecter map, folder, tickler file, 3. Data tray (baki data), Safe keeping document (brankas), Lemari arsip, Visible record cabinet, Compact rolling shelving (roll-opact) TUJUAN RUANG LINGKUP Sebagai pedoman atau acuan standar penyimpanan arsip Proses penyimpanan arsip dimulai dari pengelompokkan arsip,
pengklasifikasian arsip, sarana dan

## PROCUREMENT & LOGISTIC STAFF
PROYEK INDARUNG VI

## PT SEMEN PADANG
Standar Operasional Prosedur (SOP)

## Penyimpanan Arsip
No. Dokumen No Revisi: Tgl Terbit Page Padang, Dibuat Oleh Fauzia Rikasari Penulis Disahkan Oleh Setia Wia Purnama Erlina
Arsiparis

## prasarana penyimpanan arsip

## Uraian Penyimpanan Arsip
PELAKSANA MUTU BAKU N O URAIAN KEGIATAN ADMINIST RASI MANAG ER PURCHA SER PETUG AS ARSIP KELENGKA PAN KE T 1 petugas arsip pemeriksaan dokumen  yang sudah  siap  atau dokumen tender; Dokumen /tender 2 setelah melakukan pemeriksaan dokumen lalu mengindeks dokumen; Dokumen /tender 3 memberikan tanda pada dokumen  yang sudah diindeks; Dokumen /tender 4 menyortir, memberkaskan, dan  meletakkan dokumen di lemari arsip yang  sudah  siap untuk disimpan
Komputer, printer, CD, ruang arsip
Vol. 5, No. 1, Maret 2017, Seri D

## SOP Pemeliharaan dan Penggunaan Arsip
REFERENSI KUALIFIKASI PELAKSANAAN 1. PP No 28 tahun 2012 2. Undang-Undang No 43 tahun 2009 tentang kearsipan 1. Membuat formulir penggunaan arsip 2. Usaha pencegahan kerusakan dokumen 3. Pengamanan dokumen KETERKAITAN PERLENGKAPAN/PERALATAN Semua SOP 1. Air conditioner (AC) atau pengatur udara 2. Formulir penggunaan arsip 3. Sarana dan prasarana pemeliharaan, penggunaan dan pengamanan arsip TUJUAN RUANG LINGKUP Sebagai pedoman atau acuan standar penyimpanan arsip Proses penyimpanan arsip dimulai dari pengelompokkan arsip,  pengklasifikasian arsip, sarana dan prasarana penyimpanan arsip
Pemeliharaan dan Penggunaan Arsip

## PROCUREMENT & LOGISTIC STAFF
PROYEK INDARUNG VI

## PT SEMEN PADANG
Standar Operasional Prosedur (SOP)

## Pemeliharaan dan Penggunaan Arsip
No. Dokumen No Revisi:  Tgl Terbit Page Padang, Dibuat Oleh Fauzia Rikasari Penulis Disahkan Oleh Setia Wia Purnama Erlina
Arsiparis
PELAKSANA MUTU BAKU N O URAIAN KEGIATAN ADMINIST RASI MANAG ER PURCHA SER PETUGA S ARSIP KELENGKA PAN KET 1 Penggunaan arsip diselingkungan Procurement harus mengisi formulir;
Formulir penggunaan arsip 2 Usaha pencegahan kerusakan dokumen dilakukan leh semua karyawan
;
Formulir penggunaan arsip 3 Mengatur suhu ruangan arsip; Formulir pemeliharaan arsip 4 Saranadanprasar ana pengamanan arsip agar terhindar dari pencurian dan lain sebagainya
Komputer, printer, CD, ruang arsip
Vol. 5, No. 1, Maret 2017, Seri D

## D. Simpulan dan Saran
Berdasarkan  pembahasan  yang  telah  dijelaskan,  maka  dapat  disimpulkan bahwaprosedur  pembuatan  SOP  dimulai  dari; Pertama, mendapatkan  informasi sebanyak  mungkin  mengenai  proses  kerja.  Mencatat  efisiensi  waktu  dan  hal  penting lainnya untuk kemungkinan sistem yang digunakan. Melakukan brainstorming terlebih dahulu  dengan  petugas  arsip.  Membuat  draf  baku  dan  uji  instrument  draf  SOP.  Minta persetujuan untuk draf yang sudah disepakati. Sosialisasikan dan menggunakan bahasa yang  mudah  dipahami.  Membuat  bagan  alur  dengan  penjelasannya.  Mencantumkan dokumen pendukung SOP, tanggal waktu penjelasan dan petugas pembuatan SOP dan siapa yang mengesahkan. Kedua, dengan adanya SOP dapat membantu akan membuat aturan-aturan  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  yang  diterapkan  di Procurement  & Logistic  Staff, Proyek  Indarung  VI  PT  Semen  Padang  dapat  berjalan  sesuai  SOP  dan ketika  karyawan  bekerja  jadi  lebih  terarah  dan  tidak  melanggar  peraturan  yang ditetapkan dalam pengelolaan arsip dinamis aktif.
Berdasarkan  simpulan  yang  telah  dijelaskan,  penulis  memberi  saran  kepada  Unit Procuremnet  &  Logistic  Staff, Proyek  Indarung  VI  PT  Semen  Padang  untuk menggunakan  SOP  dalam  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  dan  penulis  juga menyarankan  kepada  seluruh  staf  untuk  memanfaatkan  SOP  dalam  pengelolaan  arsip dinamis  aktif.  Agar  proses  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  lebih  terarah  dalam mengelola arsip-arsip tersebut.
Catatan: artikel  ini  disusun  berdasarkan  makalah  tugas  akhir  penulis  dengan pembimbing Dr. Nurizzati, M.Hum

## DAFTAR RUJUKAN
Basir, Barthos. 2014. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Baru Press. Budihardjo, M. 2016. Panduan Praktis Menyusun SOP. Jakarta: Raih Asa Sukses. Fatimah, Endah Nur. 2015. Strategi Pinter Menyusun SOP. Yogyakarta: Pustaka Baru Press. Nazir, Moh. 2014. Metode Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia. Sailendra,  Annie.  2015. Langkah-langkah  Praktis  Membuat  SOP. Yogjakarta:  Trans Media Publishing.
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan elektronik.
Yogyakarta : Gava Media Purnamasari, Evita P. 2015. Panduan Menyusun SOP. Yogyakarta: PT. Buku Kita. Wahyono,  A.  S.  2015.  Manajemen  Kearsipan  Modern:  dari  Konvensional  ke  Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.
Winata,  S.  A.  (2016). Manajemen  Kearsipan:  untuk  Organisasi  Publik,Bisnis,  Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung: CV Pustaka Setia.