## ANALISIS PENGEMBALIAN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS SENAPELAN PEKANBARU

## HENNY MARIA ULFA, TONA DOLI SILITONGA, M. RIZKI RAAFI
Fakultas Kesehatan, Universitas Hang Tuah Pekanbaru hennyulfa84@gmail.com
Abstrak: Rekam  medis  memiliki  beberapa  aspek  kegunaan  yaitu  aspek  administrasi,  aspek medis,  aspek  hukum,  aspek  keuangan,  aspek  penelitian,  aspek  pendidikan  dan  aspek dokumentasi  sehingga  tujuan  dari  rekam  medis  dapat  menunjang  tercapainya  tertip administrasi  dalam  rangka  upaya  peningkatan  pelayanan  kesehatan  di  Puskesmas  untuk  itu perlu prosedur rekam medis yaitu alur rekam medis rawat jalan. Alur rekam medis rawat jalan salah  satunya  setelah  pemberian  pelayanan  kesehatan  di  poliklinik  selesai  dilaksanakan, petugas  poliklinik  mengirimkan  seluruh  berkas  rekam  medis  pasien  rawat  jalan  berikut rekapitulasi  harian  pasien  rawat  jalan  ke  instalasi  rekam  medis  paling  lambat  1  jam  sebelum berakhir  jam  kerja.  Untuk  mengetahui  Analisis  Pengembalian  Rekam  Medis  di  Puskesmas Senapelan  Pekanbaru.  Metode  penelitian  yaitu  menggunakan  penelitian  kualitatif.  Informan dalam  penelitian  berjumlah  4  orang.  Teknik  pengumpulan  data  dengan  wawancara  dan observasi.  Pengolahan  data  dilakukan  dengan  teknik  triagulasi,  analisis  data  dengan  analisis kualitatif. Hasil penelitian alur  rekam medis  di Puskesmas yaitu pasien baru diberikan nomor rekam  medisnya,  pasien  lama  diambil  rekam  medisnya  didalam  rak  penyimpanan,  kemudian diantarkan  ke  poli,  pelayanan  selesai  rekam  medis  di  pulangkan,  kendala  terlambat keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  ke  ruangan  penyimpanan,  tidak  dipulangkan  ke ruang  rekam  medis  tidak  dikembalikan  ke  rekam  medis  sehingga  mengakibatkan  jika  pasien kontrol  ulang  rekam  medis  tidak  ditemukan  di  dalam  rak  penyimpanan.  Satu  orang penganggung  jawab  rekam  medis  sudah  pernah  mengikuti  seminar  rekam  medis,  sedangkan diperbantukan  2  orang  petugas  berpendidikan  SMA  belum  pernah  mengikuti  seminar  dan pelatihan  rekam  medis.  SOP  rekam  medis  sudah  ada  dan  sudah  dilakukan  sosialisasi  ke selueruh petugas di Puskesmas.  Alur rekam  medis di pukesmas  sudah dilakukan tetapi masih terdapat  keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  dan  pernah  rekam  medis  tidak dikembalikan  ke  rekam  medis,  satu  orang  penanggung  jawab  rekam  medis  yang  sudah mengikuti  seminar  rekam  medis  dan  diperbantu  2  orang  sebagai  tenaga  pendaftaran  semua tenaga  tamatan  SMA,  SOP  rekam  medis  sudah  ada  dan  sudah  dilakukan  seosialisasi. Menerapkan,  sosialisasi  kembali  alur  rekam  medis  dan  memberikan  seminar  dan  pelatihan kepada penanggugjawab rekam medis, petugas pendaftaran pasien.
Kata kunci: Analisis, Pengembalian, Rekam Medis, Puskesmas

## A.Pendahuluan
Pusat  Kesehatan  Masyarakat  yang  selanjutnya  disebut  Puskesmas  adalah  fasilitas pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan  upaya  kesehatan  masyarakat  dan  upaya kesehatan  perseorangan  tingkat  pertama,  dengan  lebih  mengutamakan  upaya  promotif  dan preventif  di  wilayah  kerjanya.  Puskesmas  mempunyai  tugas  melaksanakan  kebijakan kesehatan untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya. Pembangunan kesehatan  yang  diselenggarakan  di  Puskesmas  bertujuan  untuk  mewujudkan  wilayah  kerja Puskesmas  yang  sehat,  dengan  masyarakat  yang  mampu  menjangkau  Pelayanan  Kesehatan bermutu  sehingga  berwenang  untuk  melaksanakan  pencatatan,  pelaporan,  dan  evaluasi terhadap akses, mutu, dan cakupan Pelayanan Kesehatan (Menteri Kesehatan RI, 2019).
Pencatatan  puskesmas  dengan  melaksanakan  penyelenggaraan  rekam  medis,  Menurut Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor  269/MENKES/PER/2008  tentang rekam  medis,  rekam  medis  merupakan  berkas  atau  dokumen  yang  berisikan  catatan  dan dokumen  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan,  dan  pelayanan  lain yang telah diberikan kepada pasien (PERMENKES, 2008).
Rekam medis memiliki beberapa aspek kegunaan yaitu aspek administrasi, aspek medis, aspek  hukum,  aspek  keuangan,  aspek  penelitian,  aspek  pendidikan  dan  aspek  dokumentasi
sehingga  tujuan  dari  rekam  medis  dapat  menunjang  tercapainya  tertip  administrasi  dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di Puskesmas  untuk  itu perlu prosedur rekam medis yaitu alur rekam medis rawat jalan. Alur rekam medis rawat jalan salah satunya setelah pemberian  pelayanan  kesehatan  di  poliklinik  selesai  dilaksanakan,  petugas  poliklinik mengirimkan seluruh berkas rekam medis pasien rawat jalan berikut rekapitulasi harian pasien rawat jalan ke instalasi rekam medis paling lambat 1 jam sebelum berakhir jam kerja (DepKes RI, 2006).
Berdasarkan  data  Dinas  Kesehatan  Provinsi  Riau  Tahun  2016,  Puskesmas  yang  sudah beroperasional  di  wilayah  Provinsi  Riau  berjumlah  225  Puskesmas,  dimana  213  Puskesmas sudah memiliki nomor registrasi dan 12 Puskesmas dalam proses pengurusan yang mewakili di Kota Pekanbaru. Puskesmas Senapelan merupakan puskesmas yang berada di Pekanbaru yang sudah  sudah  memiliki  rekam  medis  dengan  sebutan  personal  folder.  Bedasarkan  Studi pendahuluan  melalui  wawancara  dengan  penanggungjawab  rekam  medis  di  Puskesmas Senapelan  Pekanbaru  di  peroleh  keterangan  bahwa  masih  ditemukan  keterlambatan  rekam medis/personal  folder  rawat  jalan  pasien  yang  selesai  mendapatkan  pelayanan  di  poliklinik seperti  satu  minggu  rekam  medis/personal  folder  rawat  jalan  baru  di  kembalikan  ke  ruang rekam medis, bahkan ada rekam medis/personal folder pasien setelah mendapatkan pelayanan di  poliklinik  tidak  dikembalikan  ke  ruang  rekam  medis,  apabila  keterlambatan  pengembalian rekam  medis  terjadi  berkelanjutan  bahkan  ada  rekam  medis  pasien  yang  hilang  maka  akan menyebabkan  keterlambatan  pula  dalam  pengolahan  data  rekam  medis  dapat  mempengaruhi informasi  yang  disampaikan  kepada  pimpinan  tidak  disajikan  secara  tepat  waktu  berguna untuk  pengambilan  keputusan  pimpinan  secara  efektif,  sedangkan  bagi  pihak  pasien terlambatnya  pelayanan  rawat  jalan  dalam  penyediaan  rekam  medis  dan  terlambat  dalam mengetahui  informasi  tentang  kesehatan  dirinya  atas  pelayanan  yang  telah  diberikan  oleh puskesmas.  Mengingat  pentingnya  Pengembalian  rekam  medis  dalam  meningkatkan  mutu pelayanan kepada pasien dan menjaga mutu rekam medis, Oleh sebab itu maka peneliti tertarik untuk  mengambil  judul  Analisis  Pengembalian  Rekam  Medis  di  Puskesmas  Senapelan Pekanbaru.

## B.Metodologi Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  menggunakan  pendekatan  kualitatif  dengan  metode  Studi dokumentasi.  Informan  dalam  penelitian  ini  dibagi  atas  dua  jenis  yaitu  informan  utama  dan informan  pendukung.  Informan  utama  adalah,  Penanggung  jawab  Rekam  Medis,  Petugas Pendafttaran  Supir  ambulan  perbantukan  di  pendaftran,  petugas  pendaftaran,  sedangkan informan Pendukung adalah PJ UKP di Puskesmas Senapelan Pekanbaru. Instrumen penelitian menggunakan  pedoman  wawaancara  dan  observasi.  Pengolahan  data  menggunakan Triangulasi Sumber, metode, teori/data.

## C.Pembahasan dan Analisa

## 1. Alur Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  penelitian  bahwa  alur  rekam  medis  di  Puskesmas  yaitu  jika  pasien baru akan diberikan nomor rekam medisnya, pasien lama diambil rekam medisnya didalam rak penyimpanan,  kemudian  diantarkan  ke  poli,  setelah  pelayanan  selesai  rekam  medis  di pulangkan,  kendala  dalam  pelaksanaan  alur  rekam  medis  di  puskesmas  yaitu  keterlambatan pengembalian rekam medis ke ruangan penyimpanan,  ada rekam medis tidak dipulangkan ke ruang  rekam  medis  dengan  alasan  lupa  mengembalikan  dan  banyak  program  yang  harus dicapai  makanya  perawat  harus  mengutamkan  dulu  pelayanan  dan  melaksanakan  program puskesmas  setelah  itu  baru  mengembalikan  berkas  rekam  medis  ke  ruang  penyimpanan. Pernah tidak dikembalikan ke rekam medis sehingga mengakibatkan jika pasien kontrol ulang rekam  medis  tidak  ditemukan  di  dalam  rak  penyimpanan,  maka  akan  di  cari  di  poli  terakhir pasien berobat.
Menurut Depkes RI (2006) Alur Rekam Medis Rawat Jalan 1)Pasien pendaftar ke tempat pendaftaran Rawat Jalan (TPP RJ)
2)Apabila  Pasien  Baru  :  pasien  mengisi  formulir  pendaftaran  pasien  baru  yang  telah  di sediakan
3)Apabila pasien lama (pasien yang pernah berobat sebelumnya) pasien menyerahkan kartu pasien (kartu berobat) kepada petugas di TPP RJ
4)DI  TPP:  a)  Untuk  pasien  baru,  petugas  TPP  rawat  jalan  terlebih  dahulu  menginput identitas sosial dan untuk pasien lama pasien lama petugas menginput antara lain : Nama Pasien, Nomor Rekam Medis, Nomor Registrasi, Poliklinik yang dituju, Keluhan yang di alami;  b)  Petugas  TPP  membuat  kartu  berobat  (kartu  pasien)  untuk  diberikan  kepada pasien  baru  yang  harus  dibawa  apabila  pasien  tersebut  berobat  ulang;  c)  Untuk  pasien baru, petugas TPP RJ akan menyiapkan berkas rekam medis pasien baru; d) Bagi pasien kunjungan ulang atau pasien lama, harus memperlihatkan kartu berobat kepada petugas penerimaan  pasien.  Selanjutnya  petugas  akan  menyiapkan  berkas  rekam  medis  pasien lama  tersebut;  dan  e)  Apabila  pasien  lupa  membawa  kartu  berobat  maka  berkas  rekam medis  pasien  lama  dapat  ditemukan  dengan  mengetahui  nomor  Rekam  Medis  pasien melalui  pencarian  melalui  KIUP  atau  pada  Puskesmas  yang  telah  menggunakan  sistem komputerisasi  dengan  mudah  nomor  pasien  dapat  dicari  melalui  pencarian  pada  data base.
5)Rekam  Medis  Pasien  dikirim  ke  poliklinik  oleh  petugas  Rekam  Medis  yang  telah  diberi kewenangan untuk membawa berkas Rekam Medis.
6)Petugas poliklinik mencatat pada buku register pasien rawat jalan poliklinik antara lain : tanggal kunjungan, nama  pasien, nomor  rekam  medis,  jenis  kunjungan, tindakan/pelayanan yang diberikan
7)Dokter  pemeriksaan  mencatatat  riwayat  penyakit,  hasil  pemeriksaan,  diagnosis,  terapi yang ada relevansinya dengan penyakitnya  pada kartu/lembaran Rekam Medis (Catatan Dokter Poliklinik)
8)Setelah  pemberian  pelayanan  kesehatan  dipoliklinik  selesai  dilaksanakan,  petugas poliklinik mengirim seluruh Rekam Medis pasien rawat jalan berikut rekapitulasi harian pasien rawat jalan. Ke Instalasi Rekam Medis paling lambat 1 jam sebelum berakhir jam kerja.
9)Petugas  rekam  medis  memeriksa  kelengkapan  pengisian  rekam  medis  dan  untuk  yang belum lengkap segera diupayakan kelengkapannya.
10) Petugas rekam medis mengelolah rekam medis yang sudah lengkap, dimaksukan kedalam kartu indeks penyakit sesuai dengan penyakitnya.
11) Rekam  Medis  pasien  disimpan  berdasarkan  nomor  rekam  medisnya  (apabila  menganut desentralisasi)  rekam  medis  pasien  rawat  jalan  disimpan  secara  terpisah  pada  tempat penerimaan pasien rawat jalan.

## 2. Sumber Daya Manusia Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  penelitian  bahwa  kualitas  sumber  daya  manusia  dilihat  dari  sudah pernah  mengikuti  seminar  tentang  rekam  medis  yang  diselenggarakan  oleh  profesi  rekam medis,  tidak  ada  petugas  rekam  medis  dan  pendaftaran  yang  tamatan  rekam  medis  semua pendidikan  terakhir  SMA,  unruk  kuantitas  petugas  rekam  medis  hanya  1  orang,  belum mencukupi yang dibutuhkan oleh Puskesmas, diperbantukan 2 orang semua petugas yang ada di  pendaftaran  mengambil  berkas  rekam  medis  di  ruang  penyimpanan,  dan  distribusi  rekam medis.
Menurut Notoatmodjo (2009) ada dua aspek  yang dilihat dalam sumber daya manusia yakni:  1)  Kuantitas,  yaitu  menyangkut  jumlah  sumberdaya  manusia;  dan  2)  Kualitas,  yaitu menyangkut  mutu  sumber  daya  manusia  tersebut,  yang  menyangkut  kemampuan  fisik maupun  kemampuan  non  fisik  (kecerdasan  dan  mental).  Untuk  meningkatkan  kualitas  fisik dapat  di  upayakan  program-program  kesehatan  dan  gizi.  Sedangkan  untuk  meningkatkan kemampuan non fisik dapat diupayakan dengan pelatihan dan pendidikan.
Pelatihan adalah suatu kegiatan peningkatan kemampuan karyawan atau pegawai dalam suatu institusi, sehingga pelatihan dapat diartikan suatu proses yang dapat menghasilkan suatu perubahan  perilaku  bagi  karyawan  atau  pegawai  (Notoatmodjo,  2009).  Tujuan  utama  setiap
pelatihan adalah agar supaya masing-masing pengikut pelatihan dapat melakukan pekerjaanya lebih  efisien,  meningkatkan  penghayatan  jiwa  dan  ideology,  meningkatkan  produktivitas kerja,  meningkatkan  kualitas  kerja,  meninggkatkan  ketepatan  perencanaan  SDM, meningkatkan  sikap  moral  dan  semangat  kerja,  meningkatkan  rangsangan  agar  pegawai mampu  berprestasi  secara  maksimal,  meningkatkan  kesehatan  dan  keselamatan  kerja, menghidarkan keusangan (obsolescence), meningkatkan perkembangan pribadi pegawai.
Berdasarkan  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Nomor  55  Tahun  2013  tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis bahwa Perekam Medis dan Informasi Kesehatan adalah seorang yang telah lulus pendidikan Rekam Medik dan  Informasi Kesehatan (RMIK) yang sesuai peraturan perundang-undangan. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: HK.01.07/MENKES/312/2020 tentang standar profesi perekam medis dan informasi kesehatan terdiri atas standar kompetensi dan kode etik profesi, standar kompetensi terdiri atas area kompetensi yang salah satunya tentang Manajemen Pelayanan perekam medis dan  informasi  kesehatan  terdiri  dari  pengumpulan  data  pelayanan  dan  program  kesehatan secara  manual  dan  elektronik,  Pengolahan  data  pelayanan  dan  program  kesehatan  secara manual  dan  elektronik,  Penyajian  data  pelayanan  dan  program  kesehatan  secara  manual  dan elektronik,  Analisis  data  pelayanan  dan  program  kesehatan  secara  manual  dan  elektronik, Pemanfaatan  data  pelayanan  dan  program  kesehatan  sebagai  informasi/masukan  untuk pengambilan  keputusan,  Pengelolaan  pelayanan  RMIK  di  fasilitas  pelayanan  kesehatan, Pengelolaan  pelayanan  RMIK  di  seluruh  fasilitas  kesehatan,  Pengelolaan  mutu  pelayanan RMIK.
Hasil  penelitian  ini  bahwa  kuantitas  sumber  daya  manusia  dalam  penyusutan  dan pemusnahan  dalam  menjaga  nilai  guna  rekam  medis  perlu  menempatkan  sumber  daya manusia  rekam  medis  dalam  pelaksanaan  penyusutan  dan  pemusnahan  rekam  medis  sesuai dengan  standar  kompetensi  terdiri  atas  area  kompetensi  salah  satunya  adalah  Manajemen Pelayanan  perekam  medis  dan  informasi  kesehatan  dengan  telah  lulus  pendidikan  Rekam Medik  dan  Informasi  Kesehatan  (RMIK)  yang  sesuai  peraturan  perundang-undangan. Meningkatkan  kualitas  sumber  daya  manusia  rekam  medis  dengan  pelatihan  dan  seminar tetang  rekam  medis  yang  inaktif  sehingga  dapat  meningkatkan  produktifitas  kerja, meningkatkan  kualitas  kerja  sehingga  kegiatan  tersebut  dapat  terlaksana  dengan  baik  dan benar.

## 3. SOP Pengembalian Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  penelitian  bahwa  SOP  rekam  medis  sudah  ada  termasuk  SOP pengembalian  dan  SOP  distribusi  rekam  medis,  sudah  dilakukan  sosialisasikan  karena Puskesmas sudah melakukan akreditasi, rekam medis yang ada di poli dikembalikan ke ruang penyimpanan rekam medis oleh perawat yang bertugas di poli setelah selesai pelayanan. SPO (Standar  Prosedur  Operasional)  merupakan  pedoman  yang  berisi  standar  prosedur  oprasional yang ada didalam suatu oraganisasi yang ada didalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan  bahwa  setiap  keputusan,  langkah  atau  tindakan  dan  penggunaan  fasilitas pemprosesan  yang  dilaksanakan  oleh  orang-orang  didalam  suatu  organisasi,  telah  berjalan secara efektif, konsisten, standard dan sistematis (Tambunan, 2013).
Tujuan  rekam  medis  adalah  menunjang  tercapainya  tertib  administrasi  dalam  rangka upaya  peningkatan  pelayanan  kesehatan  di  Rumah  Sakit  (Depkes  RI,  2006),  karena  menurut Peraturan Menteri kesehatan Republik Indonesia nomor 269/Menkes/Per/III/2008 rekam medis adalah  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Kegunaan rekam medis  dapat  dilihat  dari  beberapa  aspek  yaitu  bagi  aspek  administrasi,  medis,  hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dokumentasi (Depkes RI, 2006).

## D.Penutup
Alur  rekam  medis  di  Puskesmas  dimulai  dari  pasien  baru  akan  diberikan  nomor  rekam medisnya,  pasien  lama  diambil  rekam  medisnya  didalam  rak  penyimpanan,  kemudian diantarkan  ke  poli,  setelah  pelayanan  selesai  rekam  medis  di  pulangkan,  kendala  dalam
pelaksanaan  yaitu  keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  ke  ruangan  penyimpanan  dan pernah tidak dikembalikan ke rekam medis sehingga mengakibatkan jika pasien kontrol ulang rekam  medis  tidak  ditemukan  di  dalam  rak  penyimpanan,  maka  akan  di  cari  di  poli  terakhir pasien berobat. Sumber daya manusia 1 orang penganggung jawab rekam medis sudah pernah mengikuti  seminar  rekam  medis,  sedangkan  diperbantukan  2  orang  petugas  berpendidikan SMA  yang  belum  pernah  mengikuti  seminar  rekam  medis  untuk  pendaftaran  pasien, mengambil rekam medis, distribusi rekam medis. Sudah ada SOP pengembalian dan distribusi rekam medis dan sudah dilakukannya sosialisasi SOP.

## Daftar Pustaka
Adamy,  M.  (2016)  Manajemen  Sumber  Daya  Manusia,  UNIVERSITAS  MALIKUSSALEH. Lhokseumawe.
Adisasmito, W. (2012) Sistem Kesehatan. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. DepKes  RI  (2006)  Pedoman  Penyelenggaran  Rekam  Medis  Revisi  2.  Jakarta:  Departemen
Kesehatan RI Drektorat Jenderal Bina Pelayanan Medik.
Ekotama,  S.  (2015)  Pedoman  Mudah  Menyusun  Standar  Opeasional  Prosedure.  Yogyakarta:
Medpress.
KOMPAK,  T.  L.  F.  I.-  (2021)  Modul  penyusunan  standar  operasional  prosedur  kesehatan. Jakarta.
Menteri  Kesehatan  RI  (2019)  ‘Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  No  43  tentang Puskesmas.Jakarta’, Nomor 65(879), pp. 2004–2006.
Notoatdmojo S (2009) Pengembangan Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Rineka Cipta. PERMENKES (2008) Permenkes 269 Tahun 2008 Tentang Rekam Medis.