KREANOVA  : Jurnal Kreativitas dan Inovasi ISSN : 2798-527X DOI : 10.24034/kreanova.v2i3.5343

## OPTIMALISASI SIM-RS DALAM PENDAFTARAN PASIEN ONLINE DI RSUD SLG KEDIRI
Ratna Wardani
Ilham Nur Muhammad Agus Zainal Abidin Fendy Hardyanto Didit Setiawan

## inm.ilhamnur@gmail.com
Institut Ilmu Kesehatan Strada Indonesia

## ABSTRACT
Background: Hospital Management Information System (SIMRS) is a very important supporting facility and has even become an absolute necessity for hospitals. The development of information and communication technology has made the role of SIMRS even higher in hospital services. Online registration is part of SIMRS which can be directly benefited by patients because they directly interact with patients/patient families. RSUD SLG Kediri already has SIMRS operating until now to support its services. Online registration at the SLG Hospital has been launched through an android application, but its use is still minimal until now so it is necessary to evaluate it. Methods: Carried out by field studies through searching documents related to SIMRS, interviews with stakeholders, and direct observations in the field. Brainstorming and focus group discussions were conducted to identify problems through fishbone diagrams, determine problem priorities with USG and determine strategies through SWOT. Results: The analysis carried out produces a turn around strategy that will be carried out for optimizing online registration. Preparation of online registration SOP for patients and staff, as well as integration of social media with hospital websites to provide information on health and services provided by hospital.
Keywords: SIMRS, Online registration, SOP

## ABSTRAK
Latar belakang: Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) merupakan sarana pendukung yang sangat penting bahkan telah menjadi kebutuhan mutlak bagi rumah sakit. Berkembangya teknologi informasi dan komunikasi membuat peran SIMRS menjadi semakin tinggi  dalam pelayanan rumah sakit. Pendaftaran online menjadi bagian dari SIMRS yang dapat secara langsung dirasakan manfaatnya oleh pasien karena secara langsung berinteraksi dengan pasien atau keluarga pasien. RSUD SLG Kediri telah memiliki SIMRS yang beroperasi sampai saat ini untuk menunjang pelayanannya. Pendaftaran online di RSUD SLG telah diluncurkan melalui aplikasi android namun hingga sekarang penggunaannya masih sangat minim sehingga perlu dilakukan evaluasi. Metode: Melakukan studi lapangan melalui penelusuran dokumen terkait SIMRS, wawancara dengan stakeholder , dan pengamatan secara langsung di lapangan. Brainstorming dan focus group discussion dilakukan untuk identifikasi masalah melalui diagram fishbone , menentukan prioritas masalah dengan USG dan penentuan strategi melalui SWOT. Hasil: Analisis yang dilakukan menghasilkan strategi turn around yang akan dilakukan demi optimalisasi pendaftaran online . Penyusunan SOP pendaftaran online untuk pasien dan petugas, serta integrasi sosial media dengan website RS untuk memberikan informasi kesehatan dan pelayanan yang dimiliki RS.
Kata kunci: SIMRS, Pendaftaran online , SOP

## PENDAHULUAN
Rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing sebagai badan usaha de- ngan tidak mengurangi fungsi sosial yang diem- bannya pada masa industrialisasi 4.0 ini. Rumah sakit harus merumuskan kebijakan strategis internal organisasi, manajemen, dan sumberda- ya manusia serta harus mampu secara cepat dan
tepat mengambil keputusan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan kepada masyarakat agar menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan tentu saja menguntungkan bagi pemilik modal dengan tidak mengabaikan fungsi sosialnya (Handiwidjojo, 2009).
Kebutuhan organisasi akan implementasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
(SIMRS) yang terintegrasi sangat penting sebagai alat ukur kinerja organisasi, maka perlu adanya laporan untuk manajemen RS maupun Dinas sesuai kebutuhan yang mendasari organi- sasi responsif, inovatif, transparan, efektif, dan efisien sebagai alat monitoring dalam implemen- tasi secara terukur. SIMRS bermanfaat dalam meningkatkan kinerja rumah sakit terhadap kecepatan pengambilan keputusan dalam me- nyusun strategi (Pujihastuti et al ., 2021).
Sistem informasi ( information system ) dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen (Jogiyanto, 2007). Vegoda (1987) memberikan definisi terhadap Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) yaitu sistem informasi terintegrasi yang meningkatkan perawatan pasien dengan meningkatkan pengetahuan pengguna dan me- ngurangi ketidakpastian yang memungkinkan keputusan rasional dibuat dari informasi yang diberikan. Menurut Naicker dan Jairam-Owthar, (2017) kualitas informasi yang didapatkan dari SIMRS sangat penting untuk operasional RS dan pengambilan keputusan oleh manajemen RS.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sebuah sistem komputer yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh infor- masi secara cepat, tepat dan akurat (Winter et al ., 1996). Saat ini SIMRS merupakan sarana pen- dukung yang sangat penting, bahkan bisa dikata- kan mutlak untuk mendukung pengelolaan ope- rasional rumah sakit (Handiwidjojo, 2009). Pe- ngaturan SIMRS bertujuan meningkatkan efisi- ensi, efektivitas, profesionalisme, kinerja, serta akses dan pelayanan rumah sakit (Kementrian Kesehatan Republik Indonesia, 2013)
Pendaftaran online menjadi salah satu bagian penting dari penerapan SIMRS. Semakin meratanya akses teknologi informasi di daerah membuat kebutuhan akan akses layanan kese- hatan melalui online semakin diminati. Dengan penerapan yang optimal, maka hal ini akan memudahkan pasien untuk mendapatkan pelaya- nan kesehatan serta rumah sakit juga akan diun- tungkan karena mengurangi antrian pasien yang terlalu panjang di loket pendaftaran.
RSUD Simpang Lima Gumul telah me- luncurkan program pendaftaran online menggu- nakan aplikasi android namun dalam perjalanan-
nya masih perlu dilakukan evaluasi kinerjanya. Tercatat pada playstore aplikasi “Yukngantri RSUD SLG” telah dirilis pada 25 desember 2018 baru di- download 500 kali serta memiliki rating bintang yang kurang memuaskan (3,2 bintang). Menurut wawancara dengan pihak rumah sakit meskipun sudah ada pendaftaran online melalui aplikasi namun penggunaannya oleh pasien masih sangat minimal.
Evaluasi terhadap pendaftaran online yang ada perlu dilakukan agar kedepannya men- jadi lebih optimal. Evaluasi terhadap SIMRS RSUD SLG Kediri bertujuan untuk memberikan solusi terhadap pengelolaan SIMRS khususnya pendaftaran pasien online , sehingga dapat memberikan masukan yang membangun rumah sakit menjadi semakin baik lagi.

## METODE PELAKSANAAN
Program diawali dengan pemaparan situa- si lapangan oleh pihak rumah sakit sehingga didapatkan topik yang menjadi hal penting untuk dilakukan evaluasi dan pemberian solusi peme- cahan permasalahan.
Topik SIMRS dipilih dengan fokus utama pada sistem pendaftaran pasien online . Identifi- kasi masalah dilakukan dengan metode diagram fishbone , dilanjutkan penentuan prioritas penye- lesaian masalah dengan metode analisis USG ( Urgency, Seriousness, Growth ). Identifikasi strategi solusi dari prioritas masalah dilakukan dengan analisis SWOT ( Strength, Weakness, Opportunity, Threats ). Solusi pemecahan masa- lah yang didapatkan kemudian dirumuskan secara lebih detail untuk menjadi bahan evaluasi dan laporan kepada pihak rumah sakit.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis  situasi yang dilakukan dengan metode fishbone dengan panduan 5M ( Man, Method, Material, Machine, dan Mother Nature ) terlihat pada gambar 1.
Dari segi Man ditemukan bahwa petugas belum memiliki pengetahuan dalam pelayanan pasien online dan belum ada petugas penang- gungjawab pendaftaran online yang secara khu- sus mengatur tentang hal tersebut. Analisis di bidang Method didapatkan bahwa tidak ada pembagian khusus dari 5 loket yang ada untuk melayani pasien umum, BPJS, maupun pendaf- tar online , belum adanya SOP dan alur yang jelas mengenai pendaftaran pasien online .

## Sumber: Dokumen Peneliti diolah, 2022

## Gambar 1 Diagram Fishbone
Material: terdapat kendala SIMRS yang belum bisa terintegrasi dengan antrian online, tidak ada informasi panduan pendaftaran online yang bisa menjangkau pasien baik lewat poster informasi di ruang tunggu maupun media cetak dan elektronik lainnya. Machine :  kurangnya fasilitas penunjang berupa server yang memadai untuk dioperasikan, tidak semua pasien memiliki smartphone yang kompeten untuk mengakses aplikasi yang telah disediakan. Mother nature : Akses internet yang kurang merata di daerah yang jauh dari perkotaan, kultur pasien yang lebih menyukai mengantri secara langsung, dan
pasien belum tahu cara mengoperasikan antrean pasien online . Metode USG ( Urgency, Seriousness, Growth ) merupakan analisis yang dapat diguna- kan untuk menentukan prioritas masalah yang akan diatasi. Hasil analisis melalui skoring dida- patkan bahwa ada 3 prioritas masalah yang akan dilakukan intervensi yaitu tidak adanya SOP dan alur pasien online , tidak ada petugas penang- gungjawab pendaftaran online , dan tidak ada penggolongan loket pendaftaran. Detail skoring dapat dilihat pada tabel 1 dan tabel 2.
Tabel 1 Analisis USG No Masalah U  S  G  Skor  Prioritas 1 Petugas belum siap menjalankan sistem pendaftaran online 8 7 7 392 6 2 Tidak ada petugas penanggungjawab khusus pendaftaran online 9 8 9 648 2 3 Pasien tidak tahu cara mengakses pendaftaran online 8 5 7 280 8 4 Tidak ada penggolongan loket pendaftaran 8 8 9 576 3 5 Tidak ada SOP dan alur pasien online yang khusus 10  9  10 900 1 7 SIMRS yang ada saat ini belum support 7 8 9 504 4 8 Kurang media sosialisasi 7 7  10 490 5 9 Server SIMRS belum memadai 7 6 8 336 7 10  Tidak semua pasien punya dan cakap mengoperasikan smartphone 6 5 5 150 10 11  Informasi antrean pendaftaran online tidak menjangkau pasien 6 6 8 288 8 12  Akses internet kurang merata 5 5 7 175 9
Sumber: Data Peneliti, diolah, 2022
Kreanova Vol.2 No.3 September 2022 92-96
Tabel 2

## Analisis SWOT
No S/W/O/T Skor  Bobot Nilai Total Strength 1 Tenaga kerja di bagian pendaftaran cukup, masih muda, dan sesuai kompetensi 8 0.1 0.8 2 Sarpras penunjang seperti APM, komputer loket, dan kelengkapan ruang tunggu sudah ada dan bekerja dengan baik 7 0.125  0.875 3  Pelayanan poli rawat jalan dan inap yang lengkap 6 0.15 0.9 4 Bagian promkes dan pemasaran RS aktif membuat konten edukasi di sosial media 8 0.135 1.08

## Weakness
1  Penumpukkan pasien di ruang tunggu membuat flow pasien terhambat 8 0.135 1.08 2  Digitalisasi belum terlaksana dengan baik di RS SLG 8 0.125 1 3 Maintenance website RS kurang optimal 7 0.06 0.42 4 Integrasi antara website , call center , sistem pendaftaran, dan sosmed kurang baik 7 0.07 0.49 5 Tidak ada pembeda pasien yang menggunakan antrean pendaftaran online dengan yang konvensional 9 0.1 0.9 Total 1 -0.235 Opportunity 1  Jumlah pasien yang semakin bertambah sejak pandemi reda 8 0.25 2 2 Perkembangan teknologi semakin merata, semakin banyak pasien mengkses smartphone 7 0.125  0.875 3  Pemerintah daerah memberikan dukungan penuh pada RS 6 0.12 0.72 Threat 1  Selesainya pandemi membuat pendanaan insentif Covid berhenti 4 0.08 0.32 2  Masyarakat belum paham pendaftaran pasien online 7 0.225  1.575 3  Keterbatasan waktu dan biaya dalam pengembangan SIMRS 7 0.1 0.7 4 RS/Klinik lain yang memiliki antrean online dengan UI dan responsibilitas lebih baik 6 0.1 0.6 Total 1 0.4 Sumber: Data Peneliti diolah, 2022
Sumber: Dokumen Peneliti diolah, 2022 Gambar 2 SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, dan

## Threat)
Penentuan strategi yang akan dilakukan harus memperhatikan kekuatan dan kelemahan
internal rumah sakit serta peluang dan ancaman dari eksternal rumah sakit sehingga strategi yang digunakan akan sesuai dengan kondisi lapangan. Analisis SWOT ( Strength, Weakness, Oppor- tunity, dan Threat ) digunakan untuk menentukan strategi yang dipilih beserta dengan rencana intervensi yang akan dilakukan. Strategi bisa bersifat agresif, diversifikasi, defensive , maupun turn around . Didapatkan skor total SW -0,235 dan OT 0,4 sehingga masuk dalam kuadran IV yaitu strategi turn around pada gambar 2.
Strategi kombinasi WO atau turn around merupakan strategi yang dilakukan dengan perubahan untuk memperbaiki kondisi institusi yang sedang kurang baik. Dalam  kasus ini kondisi pendaftaran online yang telah ada tidak optimal sehingga minim sekali digunakan oleh pasien, sehingga evaluasi dilakukan untuk mem- perbaiki kondisi tersebut. Strategi yang tepat diru-
muskan dengan memperhatikan kelemahan dan
S W O T (-0.235, 0.4)
Optimalisasi SIM-RS dalam Pendaftaran... (Wardani, Muhammad, Abidin, Hardyanto, Setiawan)
peluang yang ada sehingga bisa menjadi solusi untuk optimalisasi pendaftaran pasien online. Rencana intervensi atas strategi turn around ini antara lain penyusunan standar operasional prosedur yang mengatur tata cara pendaftaran pasien online , alur pelayanan pasien oleh petugas dan pembagian loket secara lebih khusus sesuai tipe pasien yang mendaftar serta integrasi website rumah sakit  dengan sosmed yang telah lebih dulu aktif membuat postingan secara berkala.
Pembuatan SOP pendaftaran pasien online melalui dua metode yaitu pendaftaran via WhatsApp official dan Website , dengan demiki- an diharapkan pasien memiliki lebih bayak opsi, bagi yang lebih familiar dengan Whatsapp bisa memilih daftar melalui WA pada H-1 , sedangkan bagi pasien yang ingin lebih memanfaatkan website dapat melakukannya melalui situs web milik RSUD SLG. Petugas yang sebelumnya tidak familiar dengan pendaftaran online perlu dibuatkan prosedur tugas yang mendetail mela- lui SOP pelayanan pasien online dimulai dari respon petugas standby WA hingga alur pelaya- nan pasien yang telah mendaftar online saat datang di loket. Satu loket dikhususkan untuk pasien pendaftar online agar mereka tidak me- numpuk dengan antrian pasien offline yang sudah ada di ruang tunggu, dengan demikian diharapkan pelaksanaan pendaftaran online dan pelayanan di loket menjadi lebih terstruktur dan memuaskan pasien.
Integrasi website dengan maintenance dan evaluasi situs web secara berkala untuk melaku- kan perbaikan kendala, bug, tampilan, dan kon- ten. Konten edukasi dan jenis pelayanan harus dimuat dalam website secara lengkap sehingga memberikan informasi yang komplit kepada pa- sien, akun sosial media promkes rumah sakit yang sampai saat ini telah aktif selayaknya di- tautkan dengan alamat website agar masyarakat menjadi lebih mengetahuinya.

## SIMPULAN DAN SARAN
Sistem Informasi dan Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) merupakan hal yang sangat penting bagi keberlangsungan dan perkembang- an sebuah rumah sakit. Integrasi SIMRS yang baik akan membuahkan pelayanan prima kepada pasien. Pendaftaran online sebagai bagian dari SIMRS memainkan peranan yang penting dalam
memberikan pengalaman yang baik bagi pasien. Dengan pendaftaran online yang terlaksana de- ngan  prosedur yang tepat diharapkan membuat waktu tunggu pendaftaran dan pelayanan pasien semakin singkat sehingga pasien semakin puas terhadap kinerja rumah sakit

## UCAPAN TERIMA KASIH
Tim peneliti menyampaikan terima kasih kepada seluruh komponen RSUD Simpang Lima Gumul (SLG) Kediri yang atas dukungan dan kerjasamanya untuk pelaksanaan kegiatan.

## DAFTAR PUSTAKA
Pujihastuti, A., Hastuti, N. M., dan Yuliani, N. (2021). Penerapan Sistem Informasi Ma- najemen Rumah Sakit dalam Mendukung Pengambilan Keputusan Manajemen. Jur- nal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, 9 (2), 191-200.
Handiwidjojo, W. (2009). Sistem Informasi Manajemen Rumah  Sakit. Jurnal EKSIS, 2 (2), 32-38.
Jogiyanto. (2007). Sistem Informasi Keperi- lakuan Edisi Revisi. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset.
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia.
(2013). Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 82 tentang Sistem Informasi Ma- najemen Rumah Sakit . Peraturan Menteri Kesehatan.
Naicker, V. dan Jairam-Owthar, D. (2017). The Linkage of Information  Quality to an Executive  Decision  Support  Framework for the Financial  Service  Sector of a Developing  Economy. South African Journal of Information Management ,
19 (1), 1–9.
Vegoda, P. R. (1987). Introduction to Hospital Information Systems. International Jour- nal of Clinical Monitoring and Compu- ting,  4 (2),  105–109.  https://doi.org/ 10.1007/BF02915853.
Winter, A., Lagemann, A., Budig, B., Grothe, W., Haux, R., Herr, S., dan Schmücker, P. (1996). Integration of Health Professional Workstations in Hospital  Information Systems. Medical Informatics Europe’96,
34 , 685–689. https://doi.org/10.3233/978- 1-60750-878-6-685.