## EVALUASI LAYANAN IT MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 4.1

## STUDI KASUS UNIVERSITAS PERADABAN BREBES
Mukrodin Email: mukrodins@gmail.com Informatika, Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Peradaban Universitas Peradaban, Jl. Raya Pagojengan KM 03 Paguyangan Brebes 52276 Indonesia telp (0289) 432032

## Abstrak
Kebutuhan  informasi  menjadi  salah  satu  faktor  penggunaan  TI,  karena  dengan  TI  kita  dapat menghasilkan  informasi  yang  cepat,  akurat,  dan  bisa  diakses  kapanpun  dibutuhkan.  Saat  ini  informasi menjadi dasar dan pendukung dalam pengambilan keputusan, karena penggunaan TI pada saat ini bukan hanya  untuk  membantu  proses  perhitungan  tetapi  penggunaan  TI  telah  mencapai  satu  titik  yang  sangat tinggi,  yakni  sebagai  alat  pendukung  pengambilan  keputusan.  Namun  masalah  yang  sering  terjadi  di instansi  adalah  penggunaan  teknologi  informasi  yang  kadang  tidak  sesuai  dengan  harapan.  Oleh  karena itu  diperlukan  tata  kelola  terhadap  penggunaan  teknologi  informasi  yang  biasa  disebut  dengan IT Governance .  Universitas  Peradaban  Brebes adalah  salah  satu  Universitas  yang  dalam  operasionalnya sangat  mengandalkan  teknologi  informasi,  baik  dalam  aktifitas  belajar  mengajar  maupun  dalam menjalankan operasional bisnis. Kondisi sekarang di Universitas Peradaban Brebes sendiri tidak terdapat suatu indicator yang dapat menyatakan bahwa kinerja TI yang berjalan telah sesuai dengan visi  dan misi Universitas,  oleh  karena  itu  perlu  dilakukan  analisis  tata  kelola  teknologi  informasi,  guna  mengetahui performa TI sekarang sesuai dengan yang diharapkan oleh managemen atau tidak. Hasil dari analisis ini berupa  tingkat  kematangan  tata  kelola  TI  yang  mecerminkan  kondisi  tata  kelola  TI  di  Universitas Peradaban Brebes dengan mengacu pada maturity level yang disediakan kerangka kerja COBIT 4.1, yakni dari level 0 ( non-existent ) sampai 5 ( optimized ). Berdasarkan analisis yang dilakukan, secara garis besar kondisi kematangan tata kelola TI Universitas Peradaban Brebes berada pada level 2 yakni repeatable but intuitive .  Kondisi  ini  mengacu  pada  beberapa  kelemahan  dalam  proses-proses  TI  yang  berjalan, diantaranya penetapan dan dokumentasi tindakan, kebijakan dan prosedur yang minim.
Kata Kunci: Evaluasi layanan TI, Tingkat Kematangan, COBIT 4.1
1. Pendahuluan
Pada  awalnya  TI  hanya  digunakan untuk  proses  perhitungan  konvensional dengan  kalkulator  menjadi  penggunaan aplikasi perhitungan dan pembuatan dokumen  perkantoran  dari  penggunaan masin  ketik  menjadi  penggunaan  aplikasi Office ,  pada  berkembangnya  TI  maka digunakan  untuk  mendukung  berbagai proses bisnis guna meningkatkan operasional proses bisnis perusahaan, institusi atau instansi. Teknologi  informasi  (TI)  dianggap
mampu membantu pada peningkatan efisiensi  aktivitas  bisnis  yang  berlangsung pada  sebuah  organisasi  sehingga  TI  banyak digunakan  oleh  sebagian  besar  organisasi. TI tidak hanya digunakan pada perusahanan tetapi  juga  pada  instansi  pendidikan  untuk mendukung  kegiatan  permbelajaran  pada sekolah dan kampus.
Salah  satu  contoh  instansi  pendidikan yang  menggunakan  teknologi  informasi secara berkala antara lain adalah Universitas
Peradaban  Brebes.  Universitas  Universitas
Peradaban Brebes adalah salah satu perguruan  tinggi  yang  sedang  berkembang dalam penggunaan IT. Universitas Peradaban  Brebes  telah  menggunakan sarana teknologi informasi sebagai penunjang  dalam  segala  aktivitas  yang diperuntukkan bagi seluruh civitas akademika. Upaya  yang  dilakukan  Universitas Peradaban Brebes dalam mendukung pencapain visi misi lembaga untuk meningkat-kan  orientasi  dan  pelayanan pelanggan  dengan  meng-implementasikan aplikasi Sistem Informasi Akademik. Bertujuan  untuk  merubah  pola  proses administrasi  akademik  mahasiswa.  Sistem ini mendukung aktivitas akademik mahasiswa  untuk  pengisian  Kartu  Rencana studi, Nilai, Pembayaran, Kartu Hasil Studi, dan Jadwal Kuliah. Terjadi perubahan pola kerja administrasi setelah sistem diimplementasikan. Pangisian KRS
sebelumnya dengan mengisi secara konvensional  pada  formulir  KRS  berubah pola  dengan  memilih  mata  kuliah  yang tercantum  pada  web,  registrasi  pebayaran dilakukan
dengan megirim bukti
pembayaran.  Mahsiswa  dapat  mencetak Kartu  Hasil  Study  secara  mandiri  tanpa menunggu  pencetakan  komulatif.  Sistem Informasi Akademik mendukung kemudahan administrasi akademik
mahasiswa  yang  tidak  harus  dilakukan dikampus.
Berdasarkan penilaian
subjektif implementasi  Sistem  Informasi  Akademik telah  memenuhi  standar  pengelolaan  yang baik dilihat dari tingkat kepuasan
mahasiswa  sebagai  pelanggan.  Tidak  ada nilai yang nyata terhadap tingkat pengelolaan  sistem.  Untuk  mendapatkan nilai  tingkat  kematangan  pengelolaan  saat ini,  harus  diadakan  tindakan  audit  pada Sistem  Informasi  Akademik  yang  berdasar pada  standar  kerangka  kerja  baku  yang mencakup  pada  seluruh  tingkatan  proses bisnis penyelenggaraan.
Sehubungan  dengan  alasan  tersebut, diperlukan  adanya  sebuah  mekanisme  audit terhadap  pengelolaan  teknologi  informasi (IT governance ).  Secara  umum  kerangka kerja tata kelola TI serta pengendalian yang dibutuhkan  untuk  mencapainya  disediakan oleh COBIT ( Control Objective for
Information and related Technology ). COBIT  merupakan  suatu  kerangka  kerja atau  panduan  standar  praktik  manajemen teknologi informasi. Praktik-praktik tersebut akan  membantu  mengoptimalkan  investasi teknologi informasi, memastikan penyampaian  layanan  dan  menghasilkan pengukuran dalam menentukan saat dimana terjadi kesalahan [1] .

## 2. Metode Penelitian
Metodologi  penelitian  yang  digunakan pada  penelitian  ini  adalah  metodologi kualitatif,  yakni  prosedur  penelitian  yang menghasilkan  data  deskriptif  berupa  kata- kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku  yang  dapat  diamati.  Penelitian  ini menggunakan  studi  kasus  (objek),  yaitu suatu  cara  yang  sistematis  dalam  melihat suatu kejadian, mengumpulkan data,
menganalisa  informasi  dan  melaporkan hasilnya.
Adapun tahapan penelitian ini digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1 . Diagram alir metode penelitian
Pada  tahap  ini  dilakukan  pengumpulan data  terkait  dengan  penelitian,  baik  melalui studi pustaka maupun observasi.
Analisis  tujuan  bisnis  dari  Universitas
Peradaban  Brebes  yang  telah  ditetapkan dalam Rencana Strategis Universitas Peradaban Brebes 2015-2020 untuk memperoleh  gambaran  kemana  arah  yang akan dituju. Kemudian tujuan bisnis tersebut disesuaikan  dan  dicari  padanannya  yang sesuai dengan COBIT 4.1.
Identifikasi  dan  analisa  tujuan  dari pengembangan  teknologi  infomasi  COBIT berdasarkan  tujuan  bisnis  instansi  yang sebelumnya telah ditentukan. Tujuan Teknologi  Informasi  ( IT  Goals )  didapatkan dengan  cara  pengaitan  antara  tujuan  bisnis dengan  tujuan  teknologi  informasi  yang pemetaannya telah disediakan oleh COBIT.
Identifikasi  proses  TI  pada  COBIT berdasarkan  tujuan  TI  COBIT  yang  telah ditemukan sebelumnya [2] . Identifikasi maturity level untuk proses yang  telah  didapat  dari  tahap  sebelumnya.
Pertanyaan wawancara dibuat dari pernyataan-pernyataan  yang  ada  di  masing- masing  level  dari meturity  level dari  setiap proses TI yang ada
MatuRity Level  merupakan  tahap pengukuran,  sesuai  dengan maturity  model berdasarkan  COBIT  4.1.  kondisi maturity level sendiri nantinya akan menggambarakan kondisi as-is dari instansi itu sendiri [3] .
Penelitian dilakukan dengan cara mencari  dan  mengumpulkan  data,  sumber informasi  dan  bahan-bahan  yang  diperoleh dari  buku,  literatur,  artikel  terkait  COBIT, IT  Governance ,  metode  penelitian  yang digunakan, dan sebagainya.
Studi  dilakukan  dengan  mendapatkan data  secara  langsung  dari  obyek  penelitian. Data sekunder yang yang diambil merupakan  data  yang  berupa  Rencana Strategis,  Laporan  Keuangan  Tahunan,  dan lain-lain.
Untuk  tingkat  kematangan  ( maturity
level ),  penulis  menggunakan  pertanyaan tertutup, dimana penulis membatasi responden untuk menjawab dengan ya/tidak, dengan  sumber  pertanyaan  berdasarkan COBIT  4.1.  Hal  ini  dilakukan  demi memusatkan  pertanyaan  agar  lebih  fokus pada  penilaian  kinerja  serta  tidak  terlalu luas.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Hal  yang  pertama  kali  dilakukan  pada tahap  ini  adalah  mengidentifikasi  tujuan bisnis  dan  sasaran  Universitas  Peradaban Brebes, yaitu 1) Peningkatan mutu pembelajaran sehingga diakui secara nasional  maupun  internasional,  dari  segi kurikulum dan akreditasi program studi/jurusan. 2) Peningkatan iklim penelitian  dan  pengabdian  masyarakat  serta publikasi  nasional  maupun  internasional.  3)
Peningkatan  kualitas  sumber  daya  manusia di  Universitas  Peradaban  Brebes.  4) Peningkatan  sarana  dan  prasarana  yang efisien dan efektif. 5) Mewujudkan penyelenggaraan  keuangan  dan  sistem pengelolaan yang
transparan,
terdokumentasi  dengan  baik  dan  dapat diper-  tanggung  jawabkan.  6)  Terciptanya organisasi  dan  sistem  manajemen  internal yang  komitmen,  konsisten,  bertanggung jawab,  profesional,  dan  berdedikasi  tinggi. 7)  Mewujudkan  komputerisasi  data  di universitas  dalam  bentuk  otomatisasi  dan perpindahan data.
Setelah  dirumuskan  tujuan  dan  sasaran bisnis  dari  perusahaan  selanjutnya  akan dilakukan pemetaan dari tujuan  dan sasaran bisnis  tersebut  dengan business  goals COBIT  4.1.  Berikut  adalah  tabel  Business goal COBIT.
Tabel 1 . Business goal COBIT 4.1
Financial Perspective 1 Provide a good return of investment of ITenabled business investment
2 Manage IT-related business risk
3
Improve corporate governance and transparency Customer Perspective 4 Improve customer orientation and service 5 Offer competitive product and service
6 Establish service continuity and availability
7
Create agility in responding to changing business requirements
8 Achieve cost optimisation of service delivery
9 Obtain reliable and useful information for strategic decision making Internal Perspective 10 Improve and maintain business process functionality
11 Lower process cost
12 Provide compliance with external laws,
regulation and contracts
13 Provide compliance with internal policy
14 Manage business change
15 Improve and maintain operational and staff productivity Learning and growth Perspective 16 Manage product and business innovation 17 Acquire and maintain skilled and motivated people
Setelah mengidentifikasi business goals langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi IT  goals yang  sesuai  dengan  studi  kasus. COBIT  sendiri  sudah  memetakan business goals dengan IT  goals ,  dan  dari  pemetaan itu  dapat  terlihat IT  goals apa  saja  yang nantinya  akan  menunjang business  goals perusahaan.  Berikut  adalah IT  goals yang merupakan  hasil  dari  pemetaan business goals yang sudah didapat ke dalam IT goals COBIT 4.1.
Tabel 2 . Hasil pemetaan business goals ke IT goals COBIT 4.1 No IT Goals 1 Respond to business requirements in line with board direction.
2 Ensure satisfaction of end users with service offerings and service levels.
3 Create IT agility.
4 Define how business functional and control requirements are translated in effective and efficient automated solutions.
5 Acquire and maintain integrated and standardized application systems.
6 Acquire and maintain an integrated and standardised IT infrastructure.
7 Acquire and maintain IT skills that respond to the IT strategy.
8 Ensure mutual satisfaction of third-party relationships.
9 Seamlessly integrate applications and technology solutions into business processes.
10 Ensure proper use and performance of the applications and technology solutions.
11 Establish clarity of business impact of risks to IT objectives and resources.
12 Ensure critical and confidential information is withheld from those who should not have access to it.
13 Ensure automated business transactions and information exchanges can be trusted.

## 14
Ensure IT services and the IT infrastructure can properly resist and recover from failures due to error,
deliberate attack or disaster.
15 Ensure minimum business impact in the event of an IT service disruption or change.
16 Make sure that IT services are available as required.
17 Improve IT's cost-efficiency and its contribution to business profitability.
18 Maintain the integrity of information and processing infrastructure.
19 Ensure IT compliance with laws, regulations and contracts.
20 Ensure that IT demonstrates cost-efficient service quality,continuous improvement and readiness for future change.
Tahapan  selanjutnya  adalah  penetapan IT  process yang  sesuai  dengan IT  goals yang  sudah  terpilih.  Berikut  adalah  hasil dari IT  process yang  telah  diidentifikasi berdasarkan IT goals :
Tabel 3. Daftar Hasil IT process COBIT 4.1 No IT process 1 PO2 Define the information architecture 2 PO3 Determine technological direction 3 PO4 Define the IT processes, organisation andrelationships 4 PO5 Manage the IT investment 5 PO6 Communicate management aims and direction 6 PO7 Manage IT Human resources 7 PO8 Manage quality 8 PO10 Manage projects 9 AI2 Acquire and maintain application software 10 AI3 Acquire and maintain technology infrastructure 11 AI4 Enable operation and use 12 AI5 Procure IT resources 13 AI6 Manage changes 14 DS1 Define and manage service levels 15 DS2 Manage third-party services 16 DS3 Manage performance and capacity 17 DS4 Ensure continuous service 18 DS5 Ensure systems security 19 DS6 Identify and allocate costs 20 DS7 Educate and train users 21 DS8 Manage service desk and incidents 22 DS10 Manage problems 23 DS11 Manage data 24 DS12 Manage the physical environment 25 DS13 Manage operations 26 ME1 Monitor and evaluate IT performance 27 ME2 Monitor and Evaluate Internal Control 28 ME4 Provide IT governance Klasifikasi narasumber dilakukan berdasarkan  peran  yang  telah  ditentukan COBIT 4.1 dalam diagram RACI ( Responsible, Accountable, Consulted and/or  Informed )  pada  setiap  proses  TI. hasil  pemetaan  setiap  proses  TI  kepada narasumber secara spesifik dengan mengacu pada  tanggung  jawab  Divisi  di  SIAKAD (Sistem Informasi Akademik) yang berbasis web pada Universitas Peradaban [4] .
Pembahasan  ini  didasarkan  pada  hasil wawancara dengan narasumber, lalu didapatkan  ukuran  tingkat  kematangan
dalam  menerapkan  tata  kelola  teknologi informasi  yang  berdasarkan  kerangka  kerja COBIT 4.1.
Tabel 6. Daftar hasil tingkat kematangan proses TI No Proses Tingkat Kematangan 1 PO2 2,75 2 PO3 2,80 3 PO4 2,50 4 PO5 2,50 5 PO6 1,00 6 PO7 2,60 7 PO8 1,10 8 PO10 2,40 9 AI2 2,20 10 AI3 2,05 11 AI4 2,40 12 AI5 2,90 13 AI6 2.40 14 DS1 1,10 15 DS2 1,90 16 DS3 2,50 17 DS4 2,30 18 DS5 2,00 19 DS6 2,15 20 DS7 3,00 21 DS8 2,40 22 DS10 2,50 23 DS11 2,70 24 DS12 2,30 25 DS13 2,50 26 ME1 1,00 27 ME2 1,50 28 ME4 1,00 Rata-rata 2,40 Berdasarkan perhitungan tingkat
kemata-ngan  diatas,  dapat  diketahui  bahwa nilai rata-rata yang merupakan kondisi as-is tingkat  kematangan  Fakultas  Teknik  secara keseluruhan  berada  pada  level  2 repeatable but intuitive , artinya dalam proses-proses TI yang berjalan telah terdapat prosedur serupa yang  diikuti  oleh  orang  berbeda  yang melakukan tugas yang sama.
Kurangnya  pelatihan  atau  komunikasi formal  tentang  prosedur  standar,  serta tanggung jawab diserahkan kepada individu masing-masing. Terdapat suatu ketergantungan yang tinggi terhadap pengetahuan/keahlian dari individu, oleh karena itu kesalahan masih sering terjadi.

## 4. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan
pembahasan,  dapat    di  simpulkan:  1)
Berdasarkan mapping antara  tujuan  bisnis Universitas  Peradaban  dan  tujuan  bisnis yang  disediakan  COBIT  4.1,  didapat  28 proses yang layak untuk dilakukan audit tata kelola  TI.  2)  Belum  ada  pelatihan  dan komunikasi  formal  dari  prosedur  standar, dan  tanggung  jawab  masih  diserahkan kepada  individu  mengakibatkan  Secara keseluruhan  kondisi  kematangan  tata  kelola Teknologi Informasi di Universitas Peradaban  menurut  kerangka  kerja  COBIT 4.1 berada pada level 2 yakni repeatable but intuitive. 3) Berdasarkan analisis tata kelola
TI  di  Fakultas  Teknik  secara  keseluruhan, didapat  beberapa  kelemahan  dalam  proses TI yang berjalan, diantaranya penetapan dan dokumentasi tindakan, kebijakan dan prosedur  yang  minim.  Tidak  tersedianya service  level yang  disetujui  bersama, minimnya  manajemen  mutu  dengan  tidak adanya fungsi monitoring pada setiap proses TI.  Dan  minimnya  evaluasi  terhadap performansi TI serta tidak adanya pelaporan resmi dalam keberjalanan proses TI.

## 5. Daftar Pustaka
[1] Prasetyo  and  N.  Mariana, “Analisis Tata  Kelola  Teknologi  Informasi (IT  Governance)  pada  Bidang Akademik  dengan  Cobit  Frame Work Studi Kasus pada Universitas Stikubank  Semarang,” J.  Teknol.
Inf.  Din. ,  vol.  16,  no.  2,  pp.  139– 149, 2011.
[2] A.  Arumana et  al. ,  “Analisis  tata
kelola teknologi informasi mengunakan  kerangka  kerja  cobit
4.1  pada  fakultas  teknik  undip,”
2007. [3] D.  Mulyana,  “Pengukuran  Tingkat Maturity Tata Kelola Sistem Informasi Akademik,” pp. 1–14. [4] D. Mulyana, “Penetapan IT Procces,” 2007 [5] A. D. Laksito, “Pengukuran Tingkat Model Kematangan Proses Menggunakan  Aplikasi  Berbasis WEB  (Studi  Kasus  di  STMIK AMIKOM  Yogyakarta)  Abstrak,”
Semin.  Nas.  Teknol.  Inf.  dan Multimed. ,  no.  January,  pp.  1–6, 2013.