p-ISSN : 2460-3562 / e-ISSN : 2620-8989

## Perancangan Sistem Informasi Reimbursment Biaya Operasional pada Restoran Golden Lamian
Nurul Jannah Salsabila a1 , Sri Hadianti b2
a Departemen Sistem Informasi, Universitas Nusa Mandiri Jalan Raya Jatiwaringin no 2, Jakarta Timur, DKI Jakarta
1 njsalsabila18@gmail.com
2 sri.shv@nusamandiri.ac.id
Abstrak
PT.  Sumber  Natural  Indonesia  merupakan  perusahaan  yang  bergerak  dalam  bidang  restoran  dengan  merek dagang  Golden  Lamian.  Pada  sistem  bisnis  berjalannya,  restoran  Golden  Lamian  masih  menerapkan  sistem reimbursment biaya operasional secara manual. Sistem manual tersebut mengakibatkan waktu yang lama untuk dokumen  sampai  kepada  staff finance ,  mengingat  restoran  Golden  Lamian  sudah  tersebar  didalam  dan  diluar Pulau Jawa. Maka dari itu, tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengatasi permasalahan yang timbul akibat pengajuan reimbursment yang masih dilakukan secara manual dengan cara membangun sebuah sistem informasi reimbursment berbasis website agar dapat diakses oleh seluruh outlet serta meminimalisir adanya kehilangan dokumen yang diakibatkan oleh proses pengiriman dokumen. Pada penelitian ini penulis menggunakan metode prototype dengan  melibatkan  para users agar  sistem  yang  dibangun  sesuai  dengan  kebutuhan users .  Dengan adanya  sistem  informasi  yang  telah  dibangun,    sistem  tersebut  dapat  mempercepat  proses  pengajuan reimbursment sehingga arus kas pada outlet dapat berjalan lebih efektif.
Kata kunci: Sistem Informasi, Reimbursment , Prototype

## Title is Bold and Each Letter is Written Capital Except for Conjunctions

## Abstract
PT. Sumber Natural Indonesia is a company engaged in the restaurant sector with the Golden Lamian trademark. In its current business system, Golden Lamian restaurant still applies a manual operating expense reimbursement system. The manual system results in a long time for documents to reach the finance staff, considering that Golden Lamian restaurants are already scattered inside and outside Java. Therefore, the purpose of this research is to overcome the problems that arise due to the submission of reimbursement which is still done manually by building a website-based reimbursement information system so that it can be accessed by all outlets and minimize the loss of documents caused by the process of sending documents. In this study, the authors use the prototype method by involving users so that the system built is in accordance with the needs of users. With the information system that has been built, the system can speed up the reimbursement application process so that cash flow at outlets can run more effectively.
Keywords: Information Systems, Reimbursment, Prototype

## I. P ENDAHULUAN
Sistem informasi menjadi salah satu peran penting pada sebuah perusahaan dan perguruan tinggi dalam menjalankan  proses  bisnisnya  [1].  Akan  tetapi  masih banyak  pelaku  usaha  yang  belum  memanfaatkan  sistem informasi  dengan  maksimal,  bahkan  masih  banyak perusahaan  dalam  menjalankan  proses  bisnisnya  secara manual, termasuk terjadi pada restoran Golden Lamian.
Sistem yang berjalan pada restoran Golden Lamian saat melakukan  pengajuan  reiumbursment  biaya  operasional masih berjalan secara manual dan memakan banyak waktu. Sehingga  membuat cash  flow  petty  cash pada  restoran
menjadi terhambat. Bahkan juga berimbas pada cash sales yang  terpakai,  yang  mana  seharusnya cash  sales tidak boleh terpakai dan harus disetorkan tepat waktu.
Berdasarkan  permasalahan  tersebut  penulis  mencoba menerapkan  sebuah  sistem  dengan  menerapkan  metode prototype . Dengan menggunakan model prototype peneliti dan staff keuangan dapat saling memberikan timbal balik selama proses pembuatan sistem aplikasi [2], dikarenakan metode yang ada saat prototyping memberikan kesempatan untuk pengembang mengetahui serta memenuhi kebutuhan dan  keinginan user [3]  selain  itu  metode  ini  juga memberikan ijin kepada user agar mengetahui seperti apa
tahapan yang ada dalam pembuatan sistem sehingga sistem dapat beroperasi dengan baik [4].
Dengan  adanya  penelitian  ini  penulis  berharap  dapat menyelesaikan  permasalahan  yang  ada  agar  proses  bisnis yang  berjalan  lebih  efisien  dan  efektif.  Sehingga mengurangi  adanya  kemungkinan human  eror yang ditimbulkan akibat sistem yang masih manual.

## II. M ETODE P ENELITIAN
Pada  penelitian  perancangan  sistem  ini  menerapkan sebuah  model  pengembangan  sistem  dengan  metode prototype . Prototype merupakan sebuah metode pengembangan  sistem  dengan  didasarkan  pada  konsep working  model [5].  Pada  proses  penerapan  metode prototype terdiri  dari  tiga  tahapan  [6],  yakni  terdiri  dari: pengumpulan  kebutuhan  user,  membangun protoyping , serta evaluasi protoype . Penilaian atau evaluasi ini ditinjau oleh  pengguna,  apakah  sistem  harus  dibuat  atau ditingkatkan  lebih  lanjut.  Sehingga  secara  garis  besar, metode prototype menjadi  pilihan  utama  apabila  sistem yang akan dibangun diharapkan sesuai dengan kebutuhan penguuna.  Hal  ini  dikarenakan  metode prototype merupakan metode pengembangan sistem yang memberikan  kewenangan  secara  menyeluruh  kepada pengguna terkait seperti apa sistem akan dibangun.

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN
PT  Sumber  Natural  Indonesia  merupakan  perusahaan yang bergerak dibidang penjualan makanan dan minuman dengan  memiliki brand restoran  dengan  nama  Golden Lamian. Saat ini restoran Golden Lamian sendiri tersebar di Pulau Jawa dan masih dalam proses berkembang dengan memperbanyak outlet diluar  Pulau  Jawa.  Akan  tetapi proses  bisnis  berjalan  untuk  melakukan  pengajuan reimbursment biaya  operasional  outlet  masih  berjalan secara manual dan memakan banyak waktu. Masalah yang terjadi  pada  sistem  berjalannya  adalah  dokumen  yang dikirimkan  oleh outlet-outlet dikirimkan  via driver , kemudian driver akan membawa dokumen tersebut untuk dikumpulkan terlebih dahulu ke warehouse bahan baku dan logistic yang terletak di Kota Tangerang, kemudian admin yang  ada  di warehouse akan  memisahkan  dokumen menjadi  dua  yang  mana  jika  dokumen  biaya  pembelian bahan  baku  akan  dibuatkan  PO  terlebih  dahulu  oleh  tim procurement di warehouse Tangerang sedangkan jika biaya pembelian  alat  tulis  kantor  akan  dikirimkan  ke  admin operasional yang berada di office Bintaro.
Jika  admin  procurement  dan  admin  operasional  sudah melakukan  verifikasi  dokumen  tersebut  akan  dikirimkan kembali  via driver dan driver akan  membawa  dokumen tersebut  kembali  ke warehouse Tangerang  kemudian menunggu  sesuai  jadwal  untuk  dikirimkan  ke  bagian finance di office Ancol untuk dilakukan pembayaran.
Atas permasalahan tersebut peneliti memberikan solusi dengan  merancang  sebuah  sistem  informasi  berbasis website ,  agar  dapat  diakses  seluruh outlet yang  sudah tersebar  diberbagai  kota.  Selain  itu  dengan  adanya perancangan sistem informasi yang telah dibangun resiko yang  terjadi  akibat  sistem  yang  manual  dapat  dihindari. Dengan  penerapan  teknologi  dari  sebuah  sistem  dapat
menjadi  solusi  serta  mempelancar  proses reimbursment tanpa adanya kecurangan dari karyawan, serta menghasilkan report  reimbursment setiap  bulannya  [7]. Dari  analisis  ini,  disimpulkan  bahwa  sistem  informasi reimbursment dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan operasional dan kinerja perusahaan [8].
Prinsipnya,  suatu  sistem  terdiri  dari  gabungan  atas berbagai  elemen  yang  digabungkan  menjadi  satu  guna meraih  tujuan  tertentu.  Jika  disederhanakan,  sistem didefinisikan seperti kombinasi atau kumpulan yang terdiri dari  berbagai  elemen  atau  juga  disebut  sebagai  variabel yang  satu  sama  lain  saling  bergantung,  terhubung  dan terintegrasi  [9].  Menurut  [10]  konsep  sistem  informasi digambarkan dengan blok bangunan yang terdiri dari : blok input, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali.
Pada  perancangan  sistem  ini  dibangun  menggunakan visual  studio  code sebagai  media  teks  editor  pembuatan program. Visual studio code menjadi salah satu teks editor handal  dan  ringan  ciptaan  Microsoft  ditahun  2015  dan dirilis  untuk  publik  pada  tanggal  14  April  2016  untuk berbagai  sistem  operasi  [11].  Sedangkan  bahasa pemrograman  yang  digunakan  pada  sistem reimbursment ini  adalah  bahasa  PHP.  Bahasa  pemrograman  PHP ( Hypertext  Preprocessor )  merupakan  bahasa  yang dipasang dan terintegrasi pada dokumen HTML sehingga menjadikan sebuah web menjadi bersifat dinamis dan tidak lagi  bersifat  statis  [12].  Sedangkan  menurut  [13] merupakan bahasa pemrograman yang dimanfaatkan untuk mengubah kode dari sebuah program menjadi kode mesin agar  dapat  diinterpretasikan  ke  komputer ketika  memiliki properti server  side yang  dimasukkan  pada  dokumen HTML.  Untuk  memudahkan  saat  proses  pengembangan sistem,  peneliti  menggunakan framework  laravel sebagai kerangka  kerja  agar  menghasilkan  sebuah  aplikasi  yang tersusun  dan  terstruktur  secara  rapi.  Laravel  berfungsi untuk  membantu  para  pengembang  untuk  menciptakan sebuah aplikasi atau sistem yang bersifat istimewa, simple, kode yang bersih dan menyenangkan [14].
Untuk  menggambarkan  sistem  yang  telah  dirancang, dapat  dilihat  melalui activity  diagram pada  Gambar.1 berikut ini:
Gambar 1. Activity diagram system reimbursment
Pada  sistem  usulan  yang  dirancang  terdapat  4  aktor utama yakni admin, outlet , area manager , dan finance . Dari keempat aktor tersebut berikut ini masing-masing use case diagram untuk menggambarkan akses sistem yang dimiliki:
Gambar 2. Use case diagram admin
Gambar 2. Menunjukan akses sistem yang dapat diakses oleh user admin .
Gambar 3. Use case diagram outlet
Gambar 3. Menunjukan akses sistem yang dapat diakses oleh user outlet .
Gambar 4. Use case diagram area manager
Gambar 4. Menunjukan akses sistem yang dapat diakses oleh user area manager .
Gambar 5. Use case diagram finance
Gambar 5. Menunjukan akses sistem yang dapat diakses oleh user finance .
Dari  sistem  usulan  tersebut  menghasilkan  sebuah database yang  berfungsi  untuk  menampung  seluruh  data reimbursment yang telah diajukan.  Menurut [15] database diartikan sebagai kumpulan dari berbagai objek data yang terdiri  dari table , form , image , query , report dan  lainnya. Maka  dari  itu,  untuk  menggambarkan database tersebut digambarkan  melalui  Gambar  6.  E ntity  Relationship Diagram dan Gambar 7. Logical Record Structure berikut ini:
Gambar 7. Logical record structure
Gambar 8. Sequence diagram menu reimbursment outlet
Gambar  8.  Menggambarkan  s oftware  architecture yang  ada  pada  sistem,  khususnya  pada  menu reimbursment user outlet .
Sedangkan user interface yang telah dirancang sebagai media  komunikasi  antara  sistem  dengan user terdiri  dari sebagai berikut:
Gambar 9. Halaman Login
Pada Gambar 9. Menunjukan tampilan halaman log in , dimana user harus memiliki email dan password agar dapat mengakses sistem.
Gambar 10. Halaman reimbursment outlet
Pada Gambar 10. Menunjukan tampilan utama halaman reimbursment user outlet .
Gambar 11. Halaman create reimbursment
Pada Gambar 11. Menunjukan tampilan halaman ketika outlet akan mengajukan reimbursment baru.
Pada  Gambar  12.  Menunjukkan  tampilan  untuk  detail atas pengajuan reimbursment yang akan diajukan.
Gambar 13. Halaman reimbursment area manager
Pada Gambar 13. Menunjukan tampilan utama halaman reimbursment user area manager .
Gambar 14. Halaman approve reimbursment
Pada  Gambar  14.  Menunjukan  tampilan  halaman user finance ketika akan melakukan approve rembursment.
Gambar 15. Halaman periode report
Pada  Gambar  15.  Menunjukan  tampilan  pilih  periode report sesuai dengan periode yang dibutuhkan oleh user .
Pada  Gambar  16.  Menunjukan  tampilan  hasil report yang telah dipilih.

## IV. K ESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisis dan sistem usulan yang telah diuraikan  maka  dapat  disimpulkan  bahwa:  a.  Sistem reimbursment yang  berjalan  pada  PT.  Sumber  Natural Indonesia atau Golden Lamian masih belum efektif, hal ini disebabkan sistem masih berjalan manual dan memerlukan waktu  yang  cukup  lama;  b.  Sistem reimbursment ini dibangun dengan berbasis website agar dapat diakses oleh seluruh  outlet;    c.  Rancangan  sistem reimbursment yang telah dirancang diharapkan dapat mengatasi permasalahan dari  sistem  bisnis  yang  telah  berjalan  secara  manual  agar proses pengajuan reimbursment dapat diproses lebih cepat. Akan  tetapi  setelah  melakukan  analisis  dan  perancangan sistem  usulan,  masih  terdapat  kekurangan  yang  ditemui pada sistem usulan salah satunya adalah output report yang dihasilkan  masih  sangat  sederhana  atau  tidak  informatif secara maksimal, selain itu fitur yang tersedia pada sistem masih  terbatas  untuk  itu  saran  yang  dapat  diberikan  oleh penulis  diantaranya  sebagai  berikut:  a.  Melakukan pengembangan  sistem  lebih  lanjut  agar  sistem  yang  telah dibangun  dapat  berjalan  lebih  baik  serta  meminimalisir kemungkinan  adanya error pada  sistem;  b.  Melakukan sosialisasi  terhadap  sistem  yang  telah  dibangun  kepada seluruh tim selaku user dari sistem tersebut; c. Melakukan backup data secara berkala.
D AFTAR P USTAKA
[1] B. K. Simpony and D. Riana, “Peta Strategi IT Balanced Scorecard Di Amik BSI Tasikmalaya,” vol. 1, no. 1, pp. 1–16, 2016, [Online]. Available:
http://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/ijcit/article/download/41
1/314.
[2] V.  P.  Anugerah,  A.  Fitriansyah,  and  E.  Satryawati,  “Sistem Reimbursement  Elektronik  (e-Reimbursement)  Pada  PT  Fan Integrasi Teknologi,” J. Teknol. Inform. dan Komput. MH Thamrin , vol. Volume 6 N, p. 3, 2020.
[3] N. Putri, N. Agung Prabowo, and R. A. Widyanto, “Implementasi Metode Prototyping pada Perancangan Aplikasi Electronic Ticket (E-Ticket) berbasis Android,” J. Komtika (Komputasi dan Inform. ,
vol. Vol. 3 No., p. 2, 2019,
doi: DOI: https://doi.org/10.31603/komtika.v3i2.3474.
[4] P. Yoko, R. Adwiya, and W. Nugraha, “Perancangan, Penerapan Metode  Prototype  dalam  Website,  Aplikasi  SIPINJAM  Berbasis Antutn, pada Credit Union Canaga,” J. Ilm. MERPATI , vol. VOL. 7, p. 2, 2019.
[5] Y.  N.  Syarif  Sidiq,  N.  Siti  Fathonah,  and  Riza  Noviana, Metode Klasifikasi  Menentukan  Kenaikan  Level  UMKM  Bandung  Timur Dengan Algoritma Naive Bayes Pada Sistem JURAGAN Berbasis Komunitas . Bandung, 2020, p. 14.
[6] Muharto  and  A.  Ambarita, Metode  Penelitian  Sistem  Informasi .
Deepublish, 2016.
[7] djustari  prehatin  Ningrum  and  I.  Kholil,  “Sistem  Informasi Penjualan Dream Catcher Berbasis Web,” no. 18, 2014.
[8] D.  W.  Justine,  “Sistem  Reimbursment  Biaya  Bahan  Bakar Kendaraan  Bermotor  Dengan  Memperhitungkan  Jarak  Tempuh Menggunakan Google Maps API dan GPS,” J. Tek. Inform. Univ. Esa Unggul , p. 1, 2016.
[9] E. Yunaeti Anggraeni and R. Irviani, Pengantar Sistem Informasi . Yogyakarta: CV Andi Offset, 2017.
[10]  D.  Rahman  Prehanto, Buku  Ajar  Konsep  Sistem  Informasi . Surabaya: Scopindo Media Pustaka, 2020.
[11]  U.  Gusti  Salamah, Tutorial Visual  Studio Code . Bandung:  Media Sains Indonesia, 2021.
[12]  D.  Setiawan, Buku  Sakti  Pemrograman  Web .  Yogyakarta:  Anak Hebat Indonesia, 2017.
[13]  Supono  and  V.  Putratama, Pemrograman  Web  dengan menggunakan  PHP  dan  Framework  Codeigniter .  Yogyakarta: Deepublish, 2016.
[14]  K.  Harianto,  H.  Pratiwi,  and  Y.  Suhariyadi, Sistem  Monitoring Lulusan  Perguruan  Tinggi  Dalam  Memasuki  Dunia  Kerja Menggunakan  Tracer  Study .  Surabaya:  Media  Sahabat  Cendikia, 2019.
[15]  Aryanto, Pengolahan  Databse  MySql .  Yogyakarta:  Deepublish, 2016.