https://jamsi.jurnal-id.com

## Pelatihan Penulisan Surat Dinas pada Perangkat Desa Sidorahayu Kecamatan Belitang
Prillia Ekaningtiass* 1 , Fisnia Pratami 2 , Rizki Pangestu 3
1,2,3 PBSI, Fakultas Bahasa dan Sastra, Universitas Nurul Huda, Indonesia *e-mail: prilliaeka@unha.ac.id 1

## Abstrak
Pelatihan  penulisan  surat  dinas  penting  dilakukan  untuk  meminimalisir  terjadinya  kesalahan dalam  menulis  surat  resmi.  Tujuan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  yakni  untuk  memberi  pelatihan penulisan  surat  dinas  pada  perangkat  Desa  Sidorahayu.  Metode  yang  digunakan  yakni  dengan  metode ceramah,  diskusi,  dan  praktik.  Metode  ceramah  bertujuan  untuk  pemberian  informasi  terkait  kegiatan pelatihan  yang  akan  disampaikan  oleh  narasumber.  Metode  diskusi  dan  praktik  dilakukan  untuk mengetahui  kemampuan  perangkat  desa  dalam  hal  penulisan  surat  dinas.  Wawancara  dilakukan  untuk menemukan permasalahan atau kendala dalam penulisan surat dinas. Subjek pengabdian pada masyarakat ini yakni para perangkat Desa Sidorahayu yang berjumlah sepuluh orang. Hasil pengabdian menunjukkan bahwa  melalui  pelatihan  penulisan  surat  dinas  dan  praktik  per  individu,  para  perangkat  desa  mampu menulis surat dinas dengan baik dan benar sesuai dengan pedoman umum ejaan bahasa Indonesia (PUEBI).
Kata kunci: Pelatihan, Penulisan, Surat Dinas

## Abstract
It is important to write official letters to minimize the occurrence of errors in writing official letters. The  purpose  of  this  community  service  is  to  provide  training  on  writing  official  letters  to  the  Sidorahayu Village apparatus. The method used is the lecture, discussion, and practice methods. The lecture method aims to provide information related to training activities that will be delivered by resource persons. Discussion and practice  methods  were  carried  out  to  determine  the  ability  of  village  officials  in  writing  official  letters. Interviews  were  conducted  to  find  problems  or  obstacles  in  writing  official  letters.  The  subjects  of  this community service are the Sidorahayu Village apparatus, totaling ten people. The results of the service show that  through  training  in  writing  official  letters  and  individual  practice,  village  officials  are  able  to  write official letters properly and correctly in accordance with general Indonesian spelling guidelines (PUEBI).
Keywords: Official Letters, Training, Writing

## 1. PENDAHULUAN
Bahasa  merupakan  alat  komunikasi  yang  biasa  digunakan  untuk  menyampaikan  ide, gagasan,  perasaan,  dan  ekspresi  mengenai  sesuatu.  Setiap  aktivitas,  manusia  selalu menggunakan  bahasa.  Berbagai  macam  situasi  yang  dilakukan,  bahasa  dapat  dimanfaatkan untuk  menyampaikan  gagasan  pembicara  kepada  pendengar  atau  penulis  kepada  pembaca. Berkaitan dengan hal tersebut, menurut sarana ragam bahasa dibagi menjadi dua, yaitu ragam lisan dan tulisan. Ragam lisan lebih mudah digunakan daripada ragam tulisan.
Ragam lisan digunakan ketika pembicara berhadapan langsung dengan pendengar. Oleh karena  itu,  unsur-unsur  seperti  gerak  isyarat,  pandangan,  atau  anggukan  sebagai  tanda penegasan,  tinggi  rendahnya  aksen  pengucapan  dapat  terlihat  langsung  dari  pembicara. Sementara  itu,  ragam  tulisan  pihak  yang  diajak  berbahasa  tidak  berhadapan  langsung.  Oleh sebab itu, agar maksud yang diungkapkan penulis dapat dipahami pembaca, maka bahasa yang digunakan  harus  lebih  terang,  jelas,  dan  eksplisit.  Ini  dikarenakan  bahasa  tulis tidak  disertai  dengan  gerak  isyarat,  aksen,  pandangan  atau  anggukan  sebagaimana  yang digunakan  dalam  ragam  lisan.  Dengan  kata  lain,  ragam  lisan  lebih  mudah  dipahami  daripada ragam tulisan.
Menulis merupakan bentuk komunikasi berbahasa (verbal) dengan simbol-simbol tulis sebagai  medianya  (Yunus,  2021).  Melalui  kegiatan  menulis  seseorang  dapat  berekspresi menuangkan  gagasan,  pendapat,  perasaannya.  Unsur-unsur  dalam  menulis  di  antaranya  (1)
https://jamsi.jurnal-id.com
penulis  sebagai  penyampai  pesan,  (2)  pesan,  (3)  media  atau  saluran,  (4)  penerima  pesan. Menulis  memiliki  beberapa  fungsi  seperti  fungsi  personal,  instrumental,  interaksional, informatif, heuristik, dan estetik.
Bentuk kegiatan menulis yang banyak digunakan di sebuah instansi yaitu menulis surat. Ini  dikarenakan  kegiatan  surat  menyurat  berkaitan  pengadministrasian  instansi.  Penguasaan bahasa  tulis  dalam menulis surat  perlu  dikuasai  agar  pesan  yang  disampaikan  dapat  diterima dengan baik oleh pembaca. Pemahaman dan penguasaan tata bahasa yang menjadi penekanan. Hal ini karena menulis surat harus menggunakan aturan atau kaidah baku bahasa Indonesia.
Surat  merupakan  komunikasi  bahasa  tulis  yang  berasal  dari  pihak  pertama  dan ditujukan  kepada  pihak  kedua  yang  bertujuan  menyampaikan  berita  atau  pesan  (Malik  dan Shanty,  2003).  Surat  juga  merupakan  sesuatu  yang  ditulis  dengan  berbagai  macam  isi  (KBBI, 2022). Isi surat dapat berupa pernyataan, teguran, pemberitahuan, perintah, dan lain-lain.
Surat terbagi menjadi surat resmi dan tidak resmi. Surat dinas termasuk dalam kategori surat resmi. Dikatakan resmi karena penulisan dalam surat dinas ditulis menggunakan format dan  bahasa  resmi.  Sebab  surat  dinas  sebagai  alat  komunikasi  tertulis  yang  berkaitan  dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
Surat dinas merupakan surat yang dikirim oleh kantor pemerintahan (KBBI, 2022). Surat dinas  juga  sebagai  duta  sebuah  organisasi  dalam  penyampaian  maksud  dengan  fungsi  lain sebagai akta autentik, (Hamzah, 2017). Isi surat dinas biasanya berisi keperluan kedinasan baik kepemerintahan  maupun  swasta,  seperti  pemberian  tugas,  penyampaian  informasi  atau pengumuman, pemberian petunjuk dan lain sebagainya.
Pengabdian  kepada  masyarakat  berupa  pelatihan  surat  dinas  dilaksanakan  atas permintaan  Kepala  Desa  Sidorahayu.  Walaupun  penulisan  surat  dinas  sering  dilakukan,  akan tetapi  pengetahuan  dan  pemahaman  perangkat  desa  belum  memadai.  Sehingga  tidak  dapat diimplementasikan dengan baik. Berdasarkan situasi tersebut, diharapkan kegiatan pelatihan ini mampu  menambah  wawasan  mengenai  penulisan  surat  dinas  dengan  baik  dan  benar  sesuai pedoman umum ejaan bahasa Indonesia (PUEBI).

## 2. METODE
Metode  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  dilakukan  melalui  kegiatan pelatihan  penulisan  surat  dinas  kepada  perangkat  desa  Sidorahayu.  Adapun  pelaksanaan kegiatan ini melalui tahap-tahap sebagai berikut:
a. Tahap persiapan
Tahap ini meliputi:
1) Survei lokasi pengabdian masyarakat
2) Konsultasi dengan mitra
3) Persiapan penyusunan materi pelatihan, persiapan alat dan bahan.
b. Tahap pelaksanaan
Kegiatan pengabdian masyarakat dilaksanakan di Desa Sidorahayu, Kecamatan Belitang Kabupaten OKU Timur, pada 10-11 Januari 2022. Sasaran pengabdian ini yakni para perangkat Desa Sidorahayu yang berjumlah 7 orang. Adapun peserta kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Khalayak Sasaran No Nama Pendidikan Terakhir Jabatan 1. Dino Partikelir SMA Staf 2. Fitriana S-1 Staf 3. Fredi Kurniawan S-1 Staf 4. Hepri SMA Staf 5. Ismiadi SMA Staf 6. M. Sholeh SMA Staf 7. Nurokim SMA Kepala Desa 8. Robi Ariyanto SMA Staf 9. Suparno SMA Staf
https://jamsi.jurnal-id.com
Bahan  serta  peralatan  yang  digunakan  dalam  pelaksanaan  pengabdian  berupa  buku panduan  penulisan  surat  dinas, powerpoint, LCD.  Buku  panduan  penulisan  surat  dinas digunakan untuk memandu peserta pelatihan dalam menulis surat dinas yang baik dan benar. Powerpoint digunakan saat penyampaian materi kepada peserta, dan LCD untuk menayangkan materi/ powerpoint agar lebih mudah dipahami.
Adapun  langkah-langkah  pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  adalah sebagai berikut;
a. Hari  pertama,  sebelum  kegiatan  dimulai  tim  pengabdian  membagikan  lembaran  pretes kepada  peserta.  Pretes  bertujuan  untuk  melihat  seberapa  paham  para  peserta  terkait penulisan surat dinas. Kegiatan dilanjutkan dengan melakukan presentasi pemaparan materi tentang  definisi  dan  struktur  surat  dinas,  setelah  paparan  dilanjutkan  dengan  sesi  tanya jawab dengan peserta pelatihan.
b. Hari kedua, tim pengabdian kepada masyarakat menyampaikan hasil latihan peserta di hari sebelumnya.  Selanjutnya  diulas  kembali  materi  mengenai  penulisan  surat  dinas  yang  baik dan benar sesuai dengan Pedoman Ejaan Umum Bahasa Indonesia. Tahap ini juga diadakan refleksi dan evalusi kembali mengenai materi yang sudah dilaksanakan.
Berikut metode yang digunakan dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini yakni:
a. Ceramah Metode ceramah dilakukan oleh narasumber saat memaparkan materi mengenai penulisan surat dinas kepada para perangkat desa.
b. Diskusi Metode  diskusi  merupakan  metode  yang  memerlukan  keterlibatan  dua  orang  atau  lebih, terdapat aktivitas bertukar informasi, keduanya saling berhadapan, saling mempertahankan pendapat  dengan  tujuan  memecahkan  sebuah  masalah.  Melalui  metode  ini  peserta  akan berdikusi perihal paparan yang belum dipahami kepada narasumber.
c. Praktik
Tujuan metode praktik digunakan yaitu untuk melatih para perangkat desa praktik langsung menyusun surat dinas dengan baik dan benar sesuai pedoman.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1. Persiapan Kegiatan Pengabdian Masyarakat
Persiapan sebelum kegiatan dilaksanakan di antaranya,
a. Melakukan studi pustaka mengenai surat dinas.
b. Menentukan sasaran pengabdian masyarakat.
c. Mempersiapkan materi, alat dan bahan, serta keperluan yang mendukung.
d. Menentukan waktu pelaksanaan kegiatan pengabdian.

## 3.2. Pelaksanaan Kegiatan Pengabdian Masyarakat
Kegiatan pengabdian pada masyarakat dilaksanakan selama dua hari yaitu tanggal 10-11 Januari 2022. Bertempat di Aula Desa Sidorahayu, Kecamatan Belitang. Acara dimulai dari pukul 10.00 s.d. 12.00 WIB.
Gambar 1. Kegiatan Pembukaan Pelatihan Surat Dinas
https://jamsi.jurnal-id.com
a. Hari pertama, setelah kegiatan pembukaan tim pengabdian masyarakat membagikan lembar pretes kepada peserta. Pretes bertujuan untuk melihat seberapa paham para peserta terkait penulisan surat dinas. Berikut nilai yang diperoleh peserta sebelum kegiatan berlangsung;
Tabel 2. Nilai Peserta Hari-1 No Nama Pendidikan Terakhir Nilai Struktur surat dinas Ejaan 1. Dino Partikelir SMA 80 60 2. Fitriana S-1 85 75 3. Fredi Kurniawan S-1 78 70 4.   Hepri SMA 75 60 5. Ismiadi SMA 80 60 6. M. Sholeh SMA 78 60 7. Nurokim SMA 77 60 8. Robi Ariyanto SMA 70 60 9. Suparno SMA 70 60
Kegiatan  dilanjutkan  dengan  melakukan  presentasi  pemaparan  materi  tentang  ejaani dan struktur surat dinas, setelah paparan dilanjutkan dengan sesi tanya jawab  dengan peserta pelatihan.
Gambar 2. Kegiatan Penyampaian Teori Surat Dinas
b. Hari kedua, tim pengabdian kepada masyarakat menyampaikan hasil latihan peserta di hari sebelumnya.  Selanjutnya  diulas  kembali  materi  mengenai  penulisan  surat  dinas  yang  baik dan benar sesuai dengan Pedoman Ejaan Umum Bahasa Indonesia. Tahap ini juga diadakan refleksi dan evalusi kembali mengenai materi yang sudah dilaksanakan. Berikut nilai hasil refleksi peserta;
Tabel 3. Nilai Refleksi Peserta No Nama Pendidikan Terakhir Nilai Struktur surat dinas Ejaan 1. Dino Partikelir SMA 90 80 2. Fitriana S-1 95 95 3. Fredi Kurniawan S-1 90 90 4.   Hepri SMA 80 85 5. Ismiadi SMA 85 88 6. M. Sholeh SMA 88 85 7. Nurokim SMA 90 90 8. Robi Ariyanto SMA 90 88 9. Suparno SMA 88 95
https://jamsi.jurnal-id.com

## Gambar 3. Kegiatan Latihan Penulisan Surat Dinas

## 3.3. Hasil Kegiatan
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat berjalan dengan lancar dan mendapat respon positif  dari  peserta.  Hasil  diskusi,  tanya  jawab,  dan  pengamatan  selama  kegiatan  berlangsung memberikan hasil sebagai berikut,
a. Pengetahuan dan pemahaman tentang penulisan surat dinas terjadi peningkatan.
b. Keterampilan  para  peserta  sudah  baik  dan  mampu  mengaplikasikan  materi  yang  sudah diberikan  dalam  penyusunan  surat  dinas.  Hal  ini  ditunjukkan  dengan  hasil  pre-tes memperlihatkan  bahwa  80%  peserta  pelatihan  terkendala  pada  penulisan  nomor  surat, ejaan,  ketidaksesuaian  hal  dan  isi  surat.  Setelah  paparan  materi,  hasil  post-tes  peserta mengalami  peningkatan  yang  signifikan.  Peserta  sudah  mampu  menerapkan  materi pelatihan dengan baik.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  yang  dilaksanakan  di  Aula  Desa Sidorahayu  Kecamatan  Belitang  mendapatkan  hasil  yang  baik.  Tingkat  pemahaman  peserta kegiatan  mengenai  penyusunan  surat  dinas  yang  baik  dan  benar  meningkat  setelah  diadakan pelatihan. Selain peningkatan terdapat juga kendala. Adapaun kendala dalam penyusunan surat dinas yaitu
a. Terbatasnya waktu yang sangat singkat, hanya dua hari saja sehingga hasil kurang maksimal.
b. Pemahaman materi peserta sangat rendah.
c. Minimnya  sumber  referensi  dari  pemerintah  mengenai  surat  menyurat  dalam  kegiatan administrasi desa.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan  terima  kasih  terutama  ditujukan  kepada  mitra-mitra  yang  terlibat  dalam pengabdian kepada masyarakat ini baik yang berhubungan dengan materi,moral, dan bantuan moril. Ucapan terimakasih kami ucapkan kepada:
a. LPPM STKIP Nurul Huda
b. Jajaran  Prodi  Pendidikan  Bahasa  dan  Sastra  Indonesia  STKIP  Nurul  Huda  yang telahmemberikan  dukungan  moril  maupun  materil  terlaksananya  Pengabdian  Kepada Masyarakat
c. Seluruh peserta pelatihan, staf kantor desa sidorahayu kecamatan belitang
d. Anggota pengabdian masyarakat dan semua pihak yang terlibat di dalamnya.

## DAFTAR PUSTAKA
Dalman. 2014. Keterampilan Menulis . Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.
Finoza, Lamuddin. 2009. Komposisi Bahasa Indonesia . Jakarta: Diksi Insan Mulia.
https://jamsi.jurnal-id.com
Hamzah, Muhammad dan Andi Neneng Nur Fauziah. 2017. Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas. Makassar: CV. Social Politic Genius.
Hani’ah, Munnal. 2018. Panduan Terlengkap PUEBI (Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia). Yogyakarta: Laksana
Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia.  [ Online ].  Tersedia  di  kbbi.kemdikbud.go.id/entri/surat  dinas. Diakses 15 Januari 2022 Malik, Abdul dan Shanty, Isnaini Leo. 2003. Kemahiran Menulis. Pekanbaru: UNRI Pers.
Syam,  Suhendi.,  Dina  Komalasari.,  Yurfiah..  (2019).  Pelatihan  Penulisan  Surat  Dinas  di  Desa Lanto  Kecamatan  Mawasangka  Tengah  Kabupaten  Buton  Tengah. Jurnal  Pengabdian Kepada Masyarakat MEMBANGUN NEGERI Vol.3 No. 2 Oktober 2019
Widjajanti,  Sri.  (2016).  Analisis  Kesalahan  Bahasa  Surat  Dinas  Kantor  NU  Cabang  Pamekasan.
Komposisi, Tahun 1, No. 2