## PEMBICARA  RAPAT SELAIN GM, ADALAH  MARKETING MANAGER,  OPERATION/  MANAJEMEN  RAPAT YANG EFEKTIF  DAN EFISIEN

## Merry  Marianti
Abslract
Meeting is something sometimes meeting takes a is important for managers,  but of times without achieving ifs objectives. ln order to have an effective and efficient meeting, minagement of meeting should be applied. Management is the planning,  organizing, leading and controlling of resources, to achieve organizational goals effectively and efficiently. Planning should consider why, what, who,  when,  where, and  how.

## Pendahuluan
Seringkali rapat menghabiskan waktu yang  cukup banyak tanpa memberikan hasil yang memuaskan, sehingga rapat sering dianggap sebagai hal yang memboroskan waktu. Sebetulnya rapat adalah suatu sarana yang penting bagi manajer atau pimpinan untuk mendapatkan/ memberikan  informasi,  untuk merundingkan atau memutuskan  suatu, atau untuk menghasilkan  sesuatu  dll.
Suatu  rapat disebut  efektif  dan efisien  apabila  dapat  mencapai  tujuan yang telah  dinyatakan  dalam agenda rapat, dengan waktu yang singkat. Agar  dapat  menyelenggarakan  rapat yang  efektif dan efisien, Qibutuhkan manajemen  rapat yang  baik.
Menurut  Weihrich and Koontz  (Weihrich and Koontz, 1993)
Managemenf  adalah:
"The process of designing and maintaining an environment in which individuals worktogether in groups  to accomplish efficiently  selected  aimS'
Dalam hal manajemen  rapat  peran  pemimpin rapat  adalah menciptakan kondisi dimana para peserta rapat dapat  memberikan kontribusi secara optimal  sehingga  rapat  tersebut  dapat mencapai tujuannya  secara efisien yaitu menggunakan  waktu yang  singkat.
Menurut  Jones,  George and Hill, (Jones, George and  Hill, 2000) Managemenf  adalah:
that lot
Pembicara  Rapat  Selain GM, Adalah Marketing Manager (Merry  Marianti)
-'.r 'The planning, organizing,  Ieading, and controlling of resources to achieve  organizational goals effectively  and  efficiently".
Manajemen  rapat juga perlu melaksanakan fungsi-fungsi  manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumberdaya untuk mencapai tujuan  rapat  (yang sesuai dengan tujuan organisasi)  secara  efektif  dan efisien.
Dalam hal manajemen  rapat,  penulis  menggunakan  patokan 4P yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, dan  Pengendalian. Keempat hal ini menurut  penulis sangat penting,  terutama  pengendalian, karena seringkali  hasil rapat  dibiarkan  begitu  saja  secara  berlarut-larut, tanpa ada tindak laniut, sehingga akhirnya  terlupakan.

## Perencanaan  Rapat
Langkah  pertama adalah membuat  perencanaan  rapat, langkah ini sangat  penting  karena  dapat  menentukan  keberhasilan  rapat yang akan dibuat.  Sebelum  membahas  hal-hal yang  harus direncanakan dalam rapat, pen u I is akan  membahas pen gertian  perencana  an (pl an n i ng).
Menurut Jones,  George and  Hill, (Jones, George and Hill, 2000) Planning adalah:
"ldentifying  and selecting  appropriate  goals  and  courses  of action"
Perencanaan adalah proses mengidentifikasi dan memilih tujuan yang tepat dan langkah-langkah tindakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut.  Ada dua hal yang  penting  yaitu: 1. Menetapkan tujuan rapat.
2. Menetapkan  tindakan-tindakan  yang  dibutuhkan.
Untuk menetapkan 2 hal ini penulis  selalu berpatokan  pada SWIH, yaitu Why, What,  Who,  When,  Where, How.
Why (Mengapa) yaitu menetapkan  alasan dan tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan rapat  tersebut.  Tuiuan ini perlu dibuat tertulis, jelas, dan singkat, agar rapat  tersebut terarah dan pada akhir  rapat dapat dievaluasi apakah tujuan  rapat telah  tercapai atau belum. Contoh tujuan rapat Membuat  program kerja dan anggaran tahun 2004 (Januari sampai Desember).
What (Apa) yaitu  menetapkan  informasi  dan data-data pendukunq apa yang  dibutuhkan dalam rapat tersebut. Infonnasi  dan data-data ini harus disiapkan dengan  lengkap  sebelumnya, agar  dapat dibuat  keputusan rapat
BINA EKONOMI Vol. 8, No. 2, Agustus 20M: l-76
yang tepat. Misalnya: jika rapat mengenai  program kerja dan anggaran
pertu Oisiapkan  Peraturan  Perusahaan yang berkaitan  dengan tarif-tarif (misalnya tarif kerja lembur, biaya konsumsi, biaya dinas keluar kota, tunjangan kesehatan  karyawan dll) dan  data-data yang dibutuhkan  misalnya mengenai  ramalan atau perkiraan penjualan, data-data  mengenai program kerja dan anggaran tahun lalu beserta evaluasi keberhasilannya, pendapatan  dan biaya operasitahun lalu dll.
Dalam hal contoh di atas, agar rapat  dapat  berlangsung dengan efisien  dan efektif, maka lebih baik apabita sebelum  rapat  berlangsung,  telah disiapkan draft Program Kerja dan Anggaran, yang dibagikan kepada peserta rapat  bersama dengan undangannya, sehingga peserta rapat  dapat mempelajari  sebelumnya.
Hal lain yang  harus ditentukan yaitu peralat?n apa saia yang dibutuhkan  dalam  rapat  tersebut, misalnya:  speaker,  komputer, overhead projector,  LCD,  layar, alat perekam dll. Hal ini penting  agar  alat-alat  tersebut baiat dipersiapkan  sebelumnya.  Sebelum digunakan sebaiknya alat-alat tersebut  dicoba  terlebih dahulu  apakah  dapat berfungsi  dengan  baik atau tidak. Kalau tidak maka sebaiknya alat-alat tersebut  diperbaiki atau diganti dengan  yang lain.
wfio (siapa) yaitu  menetapkan siapa saia orang yang  akan terlibat dalam rapat;  misalnya  Siapa yang  akan  memimpin  rapat, yang akan  menjadi pembicara, yang akan menjadi peserta rapat atau yang diundang rapat, yang  akan  menjadi notulis dan menyiapkan  segala keperluan pendukung rapat.
Pemimpin  Rapat adalah orang yang mengendalikan jalannya rapat, dan  bertanggung jawab agar rapat dapat  berjalan  dengan  efektif  dan  efisien' Pembicara adalah orang-orang yang akan mengungkapkan suatu gagasan, usulan, atau proposal yang telah dipersiapkan  sebelumnya. Misalnya: pemimpin rapat adalah General Manager (GM), Production Manager, 'Finance Manager. Yang  akan  diundang rapat adalah GM, Marketing Manager, Operation/Production Manager, Finance Manager, dan para wakilnya. Yang akan menyiapkan segala keperluan rapat (undangal, daft3r hadir, ruangan  dan perlengkapan  rapat,  konsumsi dll) dan meniadi notulis rapat yaitu  sekretaris  GM.
When  (Bilamana)  yaitu  menentukan waktu  rapat yang  paling tepat (meliputi  tanggal, hari, dan jam pelaksanaan rapa$, dan lamanya rapat tersebut  (berapa iam atau berapa  hari).
Hal yang perlu dipertimbangkan dalam menetapkan waktu rapat adatah kita harus  memilih waktu  dimana  sebanyak  mungkin  peserta rapat bisa hadir, apalagi iika rapat tersebut bertuiuan untuk memutuskan  sesuatu
Pembicara  Rapat  Selain GM, Adalah Marketing Manager (Merry Marianti) 3
yang harus  memenuhi  Ketentuan  Quorum fiumlah  minimum anggota yang harus hadir dalam rapat, agar keputusan rapat  tersebut  dianggap sah). Dalam  menentukan.waktu  rapat juga perlu diperhatikan  rencana kegiatan lain yang akan dilaksanakan agar tidak bersamaan dengan waktu rapat yang telah  ditentukan.
Apabila rapat sering dilakukan, atau dilakukan secara rutin, maka sebaiknya dibuat kesepakatan  bersama  diantara  anggota  organisasi untuk mengosongkan haritertentu pada jam tertentu, untuk acara  rapat.
waktu mulai dan berakhirnya rapat  harus ditentukan, usahakan waktunya jangan  terlalu panjang. Jika waktunya panjang, dikarenakan acaranya  banyak,  sebaiknya  ada waktu untuk  istirahat.
Where  (Dimana) yaitu menentukan tempat diadakannya rapat. Dalam  menentukan  tempiat perlu diperhatikan pula acara atau kegiatan rapat  tersebut, jika rapat membutuhkan  konsentrasi  yang tinggi dari para peserta  rapat dan waktu yang cukup lama, misalnya 2 hari  penuh, maka dapat  saja  diadakan di lokasi  khusus  misalnya di hotel di luar-kota,  sehingga para peseda  rapat tidak  diganggu oleh urusan lainnya. Hal lain yang perlu diperhatikan yaitu banyaknya peserta rapat,  karena akan menentukan uKuran. ruano yang  dibutuhkan dan bentuk tata-letak  meja serta kursi yang akan digunakan.
How (Bagaimana) yaitu menentukan  bagaimana cara menginfor- masikan  dan  memimpin  rapat tersebut.
cara menoinformasikan  raoat sebaiknya  adalah dengan memberikan undangan  rapat  secara  tertulis.  Undangan sebaiknya  berisi  informasi yang lengkap  yaitu:  agenda  rapat, tempat, waktu,  susunan acara dan disertai dofumen pendukung agar peserta rapat dapat membaca dan mempersiapkap  diri sebelumnya.
Undangan rapat sebaiknya diberikan  seminggu sebelumnya. Undangan jangan  diberikan dalam waktu yang terlalu singkat, agar peserta rapat dapat merencanakan/mengatur  kegiatannya dengan baik, namun l?ng?n  terlalu jauh waktunya, karena  dikhawatirkan peserta rapat akan lupa. Untuk mencegah agar tidak  lupa sebaiknya pada saat kita menerima undangan  rapat, kita selalu  mencatat  dalam  agenda  kerja  kita.
gara memimpin  rapat sebaiknya  disesuaikan dengan kondisi  pesert4 rapat.  semakin  baik persiapan yang  dilakukan  sebelum  rapat, maka akan pemakin mudah Qan cepat  rapat ditaksanakan.  Metode  partisipatif qdalah salah satu cara memimpin rapat yang paling baik. pada metode ini peserta rapat  diberikan kesempatan  mengemukakan saran dan pendapatnya, pendapat ini kemudian dievaluasi secara bersama-sama dan kemudian dib'uat keputusan  oleh pemimpin  rapat.
Rumus  untuk  rapat yang sukses  adalah  (Julie-Ann  Amos,  2003):
+ Partisipasi  = Hasil

## Pengorganisasian  Rapat
Langkah  kedua  adalah  membuat  pengorganisasian  rapat,  langkah ini juga penting karena  dapat menentukan  keberhasilan rapat. Sebelum membahas  hal-hal yang harus diorganisir, penulis akan membahas pengertian pengorganisasian (organizing). Menurut Jones, George and Hill,
(Jones,  George and Hill, 2000), Organizing adalah:
"structuring  working relationships in a way  that allows organizational members to work together  to achieve  organizational  goals".
Dalam hal rapat  organizing disiniyaitu menentukan  pembagian  tugas yang harus dilakukan, agar tujuan  rapat dapat tercapai  secara efisien.
Misitnya: menentukan  apa saia tugas pemimpin  rapat, tugas masing-masing pembiiara,  tugas sekretaris  rapat dll. Tugas-tugas  ini harus dikomunikasikan sebelumnya dengan jelas agar hasilnya tidak menyimpang dari yang diharapkan.
Pengarahan RaPat
Langkah ketiga adalah pengarahan, langkah ini juga penting karena dapat menlntukan keberhasilan rapat. Sebelum  membahas mengenai pengarahan dalam rapat, penulis akan membahas pengertian pengarahan '(teading) secara umum.  Menurut Jones,  George  and  Hill, (Jones, George and Hill,2000) Leading Yaitu:
"Articulating  a clear  vision and  energizing  and  enabling  organizational members so that  they  understand  the part they play in achieving organi zational  goals".
Memberikan pengarahan merupakan tugas  dari  pemimpin rapat. Pemimpin rapat  diharapkan mampu mengarahkan,  memberikan semangat pada peserta rapat agar ikut berpartisipasi dalam memberikan saran dan pendapat, dan membuat  para  anggota  organisasi  sadar akan perannya dalam  mencapai  tuiuan'organisasi.
Pada awal rapat sebaiknya  pemimpin rapat memberitahu para peserta  mengenai tuiuan rapat tersebut,  agar seluruh  peserta fokus pada masalah yang akan dibahas dan tidak menyimpang dari tuiuan rapat tersebut.
Pembicara  Rapat  Selain GM, Adalah Marketing Manager (Merry  Marianti)
2.
3.
Kriteria kunci untuk  mentransformasikan  rapat dari kegiatan yang membosankan dan menghabiskan waktu menjadi  pengalaman atau pertemuan yang menyenangkan dan memberi kekuatan yaitu (Jane Smith, 2002):
1. Sebelum dilangsungkan, rapat harus direncanakan dan dipersiapkan dengan  baik.
Setiap orang harus tahu maksud  dan tujuan rapat. Waktu yang tersedia harus ditata dengan tepat. Jika ada beberapa agenda  rapat yang akan dibicarakan,  sebelum  rapat  dimulai sebaiknya pemimpin menentukan alokasi waktu yang akan digunakan untuk membahas  masing-masing  agenda.
4. Para peserta harus  didorong  untuk berkomunikasi secara efektif. Pemimpin rapat sebaiknya  mendorong setiap orang untuk berkata dengan singkat  sehingga batas waktu untuk setiap agenda dapat tercapai, dan rapat dapat  selesai  pada waktu  yang  diinginkan.
5. Rapat harus difasilitasi secara efektif. Seorang fasilitator yang ahli mampu membuat  semua peserta  rapat untuk  memberikan  kontiibusi, membuat setiap peserta tetap pada jalurnya, dan mengurangi pengulangan.
6. Para  peserta harus mengkaji  ulang jalannya rapat. Mengkaji ulang jalannya rapat  sebelum  rapat tersebut  ditutup, akan memberi manfaat. Peserta dapat memberikan  umpan-balik untuk memperbaiki rapat selanjutnya.
Setelah  rapat  selesai,  sebelum  rapat ditutup, jangan lupa membuat kesimpulan hasil rapat tersebut  (termasuk kesepakatan yang telah  dibuat dalam rapat), mengingatkan peserta  rapat akan tindakan, tugas, dan tanggung-jawab  yang telah  disetujui dan akan dilaksanakan oleh peserta rapat, dan jangan lupa'mengucapkan  terima-kasih  atas partisipasi  peserta lapat.
Kesimpulan hasil rapat  perlu  dibacakan  kepada  peserta  rapat agar mereka rnengetahuinya dan  dapat mengkoreksi jika ada hal-hal yang tidak sesuai. Kesimpulan  yang telah  dibacakan,  dikoreksi, dan disepakati akan ditulis dalam  notulen  rapat sebagai  hasil  rapat tersebut.

## Pengendalian Rapat
yang  paling penting karena tanpa pengendalian  semua  yang telah dilakukan dalam  rapat dapat menjaditidak ada gunanya.
BINA EKONOMI  Vol. 8, No. 2, Agustus 2OO4: l-76
Sebelum  membahas  hal-hal yang harus  dikendalikan,  penulis akan membahas  pengertian  pengendalian (control/rng). Menurut Jones, George and  Hill, (Jones,  George  and Hill, 2000) Controlling yaitu:
'Evaluating how well an organization is achieving its goals and taking  action  to maintain  or improve  pertormance".
Mengendalikan yaitu mengevaluasi  keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya  dan mengambil tindakan  untuk mempertahankan atau memperbaiki  kinerja.
Dalam hal rapat, setelah rapat  selesai  dilaksanakan, pemimpin rapat perlu  segera  mengevaluasi  keberhasilan  rapat tersebut  dalam  mencap*i tujuan  yang telah ditetapkan (yang telah dicantumkan dalam  agenda rapat) dan segera  melaksanakan  tindakan  sebagai  berikut:
1. Menugaskan  sekretaris  untuk  segera  membuat  notulen  rapat. (notulen rapat ini sebaiknya  singkat,  padat,  dan jelas)'
2. Memeriksa notulen rapat  yang telah dibuat oleh sekretaris, mengkoreksi hal-hal yang  kurang tepat,  dan menandatanganinya.
3. Membagikan  notulen  rapat  tersebut  kepada  peserta  rapat, termasuk orang yang diundang rapat  namun tidak hadir rapat, agar mereka dapat mengetahui  hal-hal yang dibahas  dan diputuskan dalam rapat'
4. Memeriksa  hal-hal  apa yang masih  belum  tuntas dibahas  dalam rapat
tersebut  dan perlu dibahas  dalam  rapat berikutnya.
5. Menindak-lanjuti  hal-hal yang telah diputuskan dalam rapat tersebut, misalnya:  menghubungi  orang yang harus  dihubungi,  melaksanakan  hal- halyang harus dilaksanakan  dll
Pemimpin  rapat juga perlu  melakukan  umpan  balik (feed bacll, yaitu mengevaluasi jalannya rapat tersebut dan merencanakan  hal-hal yang perlu diperbaiki  berkenaan  dengan  kegiatan  rapat berikutnya:
1. Bagaimana  persiapan  rapat yang dilakukan?  Apakah  sudah  baik?
2. Apakah cara menentukan  waktu  rapat  tersebut  sudah  tepat? 3. Apakah  jumlah  yang  hadir sesuai  dengan  yang diharapkan?
4. Bagaimana  partisipasi  para peserta  rapat?
5. Bagaimana alokasiwaktu raPat?
6. Apakah  rapat tersebut  sudah  efektif dan efisien?
Pembicara  Rapat  Selain GM, Adalah Marketing Manager (Merry  Marianti)
Manajemen rapat  meliputi kegiatan  perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian  semua  kegiatan yang akan dilaksanakan dalam rapat. Perencanaan  rapat perlu  memperhatikan  mengapa, apa, siapa, bilamana, dimana, dan bagaimana rapat akan diselenggarakan. Dengan manajemen rapat yang baik diharapkan rapat  dapat diselenggarakan dengan  efektif  dan  efisien.

## Pustaka
Amos, Julie-Ann., Essentials 80/20  Managemenf, Aturan Pareto,  alih bahasa oleh Bangun,  Anna. W., Penerbit  Elex  Media  Komputindo, Jakarta, 2003.
Jones, Gareth. R; George, Jennifer M.; Hill, Charles W.L., Contemporary Management, 2no Edition. McGraw-Hill International  Edition, Boston, 2000.
Smith, Jane.,  How to be a befter time manager  (Mengelola  waktu secara efisien), alih bahasa oleh Wahyudi, Hari. Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta, 2002.
Weihrich,..Heinz., and Harold Koontz, Management a Global perspective,
1Oth Edition.  McGraw-Hill  International Edition, 1999.
BINA EKONOMI  Vol. 8, No. 2, Agustus  2O0/: l-76