Maleo Law Journal Volume 6 Issue 1, April 2022 Fakultas Hukum Universitas Muhammadiyah Palu

## KEABSAHAN AKTA PERNYATAAN KEPUTUSAN RAPAT, RISALAH RAPAT DAN AKTA PERNYATAAN KEPUTUSAN SIRKULER DIKAITKAN DENGAN WILAYAH JABATAN NOTARIS
Melissa Lin
Program Studi Magister Kenotariatan, Fakultas Hukum Universitas Indonesia Email : lin01@ui.ac.id
Fitra Arsil
Hukum Univesitas Indonesia Email : fitra.arsil@ui.ac.id

## ABSTRACT
The  General  Meeting  of  Shareholders  (GMS)  is  the  organ  that  holds  the  highest power in a Limited Liability Company (LLC) under Article 75 paragraph (1) of the Law No. 40 Year 2007 concerning Limited Liability Company. The GMS is held by the  company  to  make  joint  decisions  between  the  shareholders  of  the  company. Moreover,  Article  91  of  Law  No.  40  Year  2007  concerning  Limited  Liability Company provides another option for a company to make decisions outside of GMS (Circular  Resolutions).  Generally,  the  results  of  either  the  GMS  or  Circular Resolutions  will  be  stated  in  an  authentic  deed  to  achieve  full  evidentiary  force. Notaries, in accordance to Law No. 30 Year 2004 concerning the Title of Notary that has been amended by the Law No. 2 Year 2014 concerning Amendments to Law No. 30 Year 2004 have the authority, one of which is to make an authentic deed with the procedures and limits determined by the laws and regulations and supervised by the Supervisory Board, including the regulations regarding the Notary’s area of office. However, in practice, there are still many Notaries who work outside of the area of their  respective  offices.  Not  only  these  Notaries  will  be  subjected  to  sanctions,  but this also will bring legal consequences to the deed they made.
Keywords:  RUPS,  Circular  Resolutions,  Notary,  Authentic  Deed,  Notary’s  Office Area.

## A. PENDAHULUAN
Notaris sebagai pejabat  umum yang diangkat untuk menjalankan jabatannya mempunyai kewenangan dan aturan dalam menjalankan jabataan yang diatur dalam peraturan jabatan notaris. Pada saat ini aturan yang berlaku adalah Undang-Undang Nomor  2  Tahun  2014  tentang  Perubahan  atas  Undang-Undang  Nomor  30  Tahun 2004  tentang  Jabatan  Notaris,  namun  undang-undang  nomor  2  Tahun  2014  ini
Fakultas Hukum Universitas Muhammadiyah Palu
tidak  mencabut  Undang-Undang  Nomor  30  Tahun  2004  melainkan  hanya mengubah  beberapa  pasal  didalamnya.  Sebagai  pejabat  umum  yang  diberikan kewenangan  oleh  undang-undang  tersebut,  notaris  memiliki  kewenangan  yang diatur dalam Pasal 15 Undang-Undang Jabatan Notaris yaitu: 1
1. ”Notaris  berwenang  membuat  akta  autentik  mengenai  semua perbuata,  perjanjian  dan  penetapan  yang  diharuskan  oleh  peraturan perundang-undangan  dan/atau  yang  dikehendaki  oleh  yang berkepentingan  untuk  dinyatakan  dalam  Akta  autentik,  menjamin kepastian  tanggal  pembuatan  akta,  menyimpan  akta,  memberikan grosse, salinan dan kutipan akta, semuanya itu sepanjang pembuatan akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang.
2. Selain  kewenangan  sebagaimana  dimaksud  pada  ayat  (1),  Notaris berwenang pula:
a. Mengesahkan  tanda  tangan  dan  menetapkan  kepastian  tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus;
b. Membukukan  surat  di  bawah  tangan  dengan  mendaftar  dalam buku khusus;
c. Membuat  kopi  dari  asli  surat  di  bawah  tangan  berupa  salinan yang  memuat  uraian  sebagaimana  ditulis  dan  digambarkan dalam surat yang bersangkutan;
d. Melakukan  pengesahan  kecocokan  fotokopi  dengan  surat aslinya;
e. Memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan Akta;
f. Membuat Akta yang berkaitan dengan pertanahan; atau
g. Membuat Akta risalah lelang.
3. Selain  kewenangan  sebagaimana  dimaksud  pada  ayat  (1)  dan  ayat (2),  Notaris  mempunyai  kewenangan  lain  yang  diatur  dalam peraturan perundang-undangan.”
1 Indonesia. Undang-Undang Jabatan Notaris, UU No. 2 Tahun 2014, LN No. 3 Tahun 2014, TLN No. 5491, Ps. 15.
Fakultas Hukum Universitas Muhammadiyah Palu
Menurut  Sudikno  Mertokusumo  akta  adalah  surat  yang  diberi  tanda  tangan, yang  memuat  peristiwa-peristiwa  hukum,  yang  menjadi  dasar  dari  suatu  hak  atau perikatan,  yang  dibuat  sejak  semula  untuk  tujuan  pembuktian. 2 Akta  memiliki  2 (dua)  fungsi  penting,  yaitu  fungsi  formil  ( formalitas  causa )  dan  fungsi  alat  bukti ( probationis  causa ) 3 .  Fungsi  formil  diartikan  bahwa  untuk  lengkapnya  atau sempurnanya  suatu  perbuatan  hukum  haruslah  dibuat  suatu  akta  sedangkan  fungsi alat  bukti  diartikan  bahwa  akta  dibuat  sejak  semula  dengan  sengaja  untuk  tujuan pembuktian  di  kemudian  hari.  Akta  dibagi  menjadi  akta  autentik  dan  akta  dibawah tangan.  Berdasarkan  Pasal  1868  KUHPerdata  menyatakan  bahwa  “Suatu  akta autentik  ialah  akta  yang  dibuat  dalam  bentuk  yang  ditentukan  undang-undang  oleh atau dihadapan pejabat umum yang berwenang untuk itu ditempat akta itu dibuat.” 4
Sedangkan  pengertian  akta  dibawah  tangan  berdasarkan  Pasal  1874  KUHPerdata ialah  “yang  dianggap  tulisan  dibawah  tangan  adalah  akta  yang  ditandatangani  di bawah  tangan,  surat  datar,  surat  urusan  rumah  tangga  dan  tulisan-tulisan  yang  lain yang  dibuat  tanpa  perantaraan  seorang  pejabat  umum.” 5 Pengertian  mengenai pejabat umum pada kedua pasal tersebut adalah notaris. Akta autentik atau biasa juga disebut dengan akta notariil merupakan akta yang mempunyai kekuatan pembuktian yang  sempurna,  hal  inilah  yang  membedakannya  dengan  akta  di  bawah  tangan. Kekuataan  pembuktian  yang  sempurna  disini  diartikan  bahwa  kebenaran  mengenai isi yang termuat didalam akta tersebut sudah dijamin kebenarannya dan tidak dapat disangkal, sehingga tidak perlu lagi  adanya suatu pembuktian  yang dibantu  dengan alat  bukti  lain  terhadap  akta  tersebut.  Undang-undang  memberikan  kekuatan pembuktian  demikian  itu  atas  akta  tersebut  karena  akta  itu  dibuat  oleh  atau dihadapan  notaris  sebagai  pejabat  umum  yang  diangkat  oleh  pemerintah  dan diberikan  wewenang  serta  kewajiban  untuk  melayani  publik/kepentingan  umum dalam  hal-hal  tertentu,  oleh  karena  itu  notaris  ikut  melaksanakan  kewibawaan
2 Daeng Naja. Teknik Pembuatan Akta (Yogyakarta: Pustaka Yustisia, 2012), 1.
3 Ketut Tjukup, et al . “Akta Notaris (Akta Otentik) Sebagai Alat Bukti Dalam Peristiwa Hukum Perdata.” Acta Comitas 2 : 180-188, (2016), 181.
4 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata [Burgerlijk Wetboek]. Diterjemahkan oleh R. Subekti dan R. Tjitrosudibio (Jakarta, Balai Pustaka), Ps. 1868.
5 Ibid, ps. 1874.

## Fakultas Hukum Universitas Muhammadiyah Palu
pemerintah. 6 Akta autentik yang dibuat dihadapan Notaris dibagi menjadi dua jenis, yaitu: 7

## 1. Akta yang dibuat oleh Notaris ( Relaas )
Akta  yang  dibuat  oleh  Notaris  dapat  merupakan  suatu  akta  yang menguraikan  secara  otentik  suatu  tindakan  yang  dilakukan  ataupun suatu  keadaan  yang  dilihat  atau  disaksikan  oleh  Notaris  itu  sendiri dalam  menjalankan  jabatannya  sebagai  Notaris.  Akta  yang  dibuat memuat  uraian  dari  apa  yang  dilihat  dan  disaksikan  serta dialaminya.  Contohnya  antara  lain:  Berita  Acara  Rapat  Umum Pemegang Saham dalam Perseroan Terbatas, Akta Pencatatan Budel, dan akta-akta lainnya.

## 2. Akta yang dibuat dihadapan Notaris ( Partij )
Akta Partij merupakan  uraian  yang  diterangkan  oleh  pihak  lain kepada Notaris dalam menjalankan jabatannya dan untuk keperluan mana  pihak  lain  itu  sengaja  datang  di  hadapan  Notaris  dan memberikan keterangan tersebut atau melakukan perbuatan tersebut dihadapan notaris, agar keterangan tersebut dikonstatir oleh Notaris dalam  suatu  akta  otentik.  Ciri  khas  pada  akta  ini  adalah  adanya komparisi  yang  menjelaskan  kewenangan  para  pihak  yang menghadap notaris untuk membuat akta. 8 Contohnya yaitu: kemauan terakhir dari penghadap pembuat wasiat, kuasa dan lain sebagainya.
Peranan  notaris  dalam  menjalankan  kewenanganya  untuk  membuat  akta  ini sangat  dibutuhkan  dalam  kegiatan  sehari-hari  terutama  pada  kegiatan  perseroan terbatas  (PT).  Perseroan  Terbatas  berdasarkan  pasal  1  ayat  (1)  Undang-Undang Nomor  40  Tahun  2007  diartikan  dengan  “Perseroan  Terbatas,  yang  selanjutnya disebut  Perseroan,  adalah  badan  hukum  yang  merupakan  persekutuan  modal, didirikan  berdasarkan  perjanjian,  melakukan  kegiatan  usaha  dengan  modal  dasar
6 Ellise T. Sulastini dan Aditya Wahyu. Pertanggungjawaban Notaris Terhadap Akta yang Berindikasi Pidana , (Bandung: Refika Aditama, 2011), 20.
7 Habib Adjie. Meneropong Khazanah Notaris dan PPAT Indonesia (Kumpulan Tulisan tentang Notaris dan PPAT), (Bandung: PT Citra Aditya Bakti, 2009), 45.
8 Sjaifurrachman  dan  Habib  Adjie, Aspek  Pertanggungjawaban  Notaris  dalam  Pembuatan Akta, (Bandung: Mandar Maju, 2011), 10.

## Fakultas Hukum Universitas Muhammadiyah Palu
yang seluruhnya terbagi  dalam saham  dan memenuhi  persyaratan  yang ditetapkan dalam  Undang-Undang  ini  serta  peraturan  pelaksanaannya.” 9 Sehingga  dapat disimpulkan  bahwa  perseroan  terbatas  merupakan  suatu  badan  usaha  berbadan hukum  yang  modalnya  terbagi  atas  saham-saham  yang  dimiliki  oleh  para pemegang  saham  berdasarkan  perjanjian,  kemudian  dalam  menjalankan  perseroan terbatas  ini  dibutuhkan  organ  perseroan  yang  terbagi  menjadi  Rapat  Umum Pemegang  Saham  (RUPS),  Direksi  dan  Dewan  Komisaris.  Organ  perseroan  yang memiliki  kekuasaan  atau  kewenangan  tertinggi  adalah  Rapat  Umum  Pemagang Saham sebagaimana dinyatakan dalam Pasal 1 ayat (4) Undang-Undang Nomor 40 Tahun  2007  tentang  Perseroan  Terbatas,  yaitu  “Rapat  Umum  Pemegang  Saham, selanjutnya  disebut  RUPS,  adalah  Organ  Perseroan  yang  mempunyai  wewenang yang  tidak  diberkan  kepada  Direksi  atau  Dewan  Komisaris  dalam  batas  yang ditentukan dalam Undang-Undang ini dan/atau  anggaran dasar.” 10 Perseroan  yang didalamnya  terdiri  dari  beberapa  pemegang  saham  ini,  memerlukan  RUPS  baik untuk  memberikan  laporan  pertanggungjawaban  kepada  seluruh  pemegang  saham maupun  untuk  mengambil  keputusan  bersama  diantara  para  pemegang  saham terkait  mengenai  kebijakan  yang  akan  dilakukan  dalam  melakukan  pengelolaan perseroan tersebut. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dibedakan menjadi 2, yaitu RUPS tahunan dan RUPS Luar  Biasa. RUPS tahunan diadakan setiap tahun dalam jangka waktu paling lambat enam bulan setelah tahun buku ditutup dan juga dapat  diadakan  sewaktu-waktu  sesuai  dengan  kebutuhan,  biasa  disebut  dengan Rapat  Umum  Luar  Biasa  Pemegang  Saham. 11 Perbedaan  antara  RUPS  tahunan dengan  RUPS  Luar  Biasa  terletak  pada  mata  acara  rapat  atau  agenda  dan  waktu pelaksanaanya, RUPS tahunan wajib diadakan oleh perseroan dalam jangka waktu paling  lambat  6  (enam)  bulan  setelah  tahun  buku  berakhir  sedangkan  RUPS  luar biasa  atau  dikenal  juga  dengan  RUPS  lainnya  dapat  diadakan  setiap  waktu berdasarkan  kepada  kebutuhan  atau  kepentingan  perseroan  tersebut.  Perseroan dalam  menyelenggarakan  RUPS  harus  juga  tunduk  kepada  peraturan  perundang-
9 Indonesia. Undang-Undang Perseroan Terbatas, UU No. 40 Tahun 2007, LN No. 106 Tahun 2007, TLN No. 4756, Ps. 1 Ayat (1).
10 Ibid, Ps. 1 Ayat (4).
11 CST Kansil. Seluk Beluk Perseroan Terbatas (Menurut Undang-Undang Nomor 40 tahun 2007), (Jakarta: Rineka Cipta, 2009), 12.
Maleo Law Journal Volume 6 Issue 1, April 2022 Fakultas Hukum Universitas Muhammadiyah Palu
undangan yang mengaturnya, seperti aturan mengenai mekanisme penyelenggaraan RUPS yang harus didahului dengan pemanggilan RUPS kepada seluruh pemegang saham  perseroaan,  jumlah  kuorum  kehadiran  yang  harus  terpenuhi  tergantung kepada agenda RUPS yang akan dibahas dan aturan mengenai kuorum persetujuan pemegang  saham  yang  harus  terpenuhi  serta  aturan  mengenai  tempat dilaksanakannya  RUPS.  Pengambilan  keputusan  dalam  perseroan  bukan  hanya dapat dilakukan melalui RUPS tahunan maupun RUPS luar biasa, melainkan dapat juga  dilakukan  pengambilan  keputusan  di  luar  RUPS  atau  yang  dikenal  dengan keputusan  sirkuler  yang  diatur  pada  Pasal  91  Undang-Undang  Nomor  40  Tahun 2007 yaitu “Pemegang saham dapat juga mengambil keputusan yang mengikat di luar  RUPS  dengan  syarat  semua  pemegang  saham  dengan  hak  suara  menyetujui secara  tertulis  dengan  menandatangani  usul  yang  bersangkutan.” 12 Pengambilan keputusan  di  luar  RUPS  ini  disebut  juga  dengan  keputusan  sirkuler.  Adanya kesulitan  perseroan  untuk  mengumpulkan  seluruh  pemegang  saham  dalam  satu waktu  dan  tempat  yang  sama  menjadi  dasar  diperbolehkannya  untuk  diadakan pengambilan keputusan secara sirkuler ini. Pengambilan keputusan secara sirkuler ini  berbeda  dengan  pengambilan  keputusan  melalui  RUPS  karena  pada  keputusan sirkuler  tidak  perlu  adanya  kehadiran  secara  fisik  dari  seluruh  pemegang  saham. Mekanisme atau cara pengambilan keputusan di luar RUPS dilakukan dengan cara sebagai berikut: 13
1. Mengirimkan  secara  tertulis  usul  yang  akan  diputuskan  kepada semua pemegang saham dan;
2. Usul tersebut disetujui secara tertulis oleh seluruh pemegang saham.
Dalam pengambilan keputusan di luar RUPS, kehadiran fisik para pemegang saham  bukan  menjadi  syarat  tetapi  persetujuan  dari  seluruh  pemegang  saham menjadi  syarat  yang  wajib  atau  mutlak  agar  kekuatan  hukum  keputusan  sirkuler sama  atau  sederajat  dengan  keputusan  yang  diambil  dalam  RUPS  yang  dihadiri secara fisik oleh pemegang saham. Tidak boleh ada satupun pemegang saham  yang tidak memberikan persetujuannya, apabila terdapat satu pemegang saham yang tidak
12 Indonesia. Undang-Undang Perseroan Terbatas, UU No. 40 Tahun 2007, LN No. 106 Tahun 2007, TLN No. 4756, Ps. 91.
13 M. Yahya Harahap. Hukum Perseroan Terbatas , (Jakarta: Sinar Grafika,2013), 26.
Fakultas Hukum Universitas Muhammadiyah Palu
setuju  maka  keputusan  sirkuler  tersebut  menjadi  tidak  sah.  Keputuan  sirkuler  pada umumnya  dalam  praktik  dibuat  dalam  bentuk  keputusan  dibawah  tangan  yang kemudian untuk memenuhi kebutuhan akan alat bukti yang mempunyai pembuktian yang  sempurna  maka  keputusan  sirkuler  bawah  tangan  tersebut  akan  dituangkan dalam bentuk akta autentik yang dibuat dihadapan notaris.
Peran  notaris  sangat  penting  dalam  pembuatan  akta  autentik  disebuah perseroan  baik  itu  dalam  pembuatan  akta  pernyataan  keputusan  rapat  umum pemegang saham, akta pernyataan keputusan sirkuler atau akta pernyataan keputusan di  luar  rapat  umum  pemegang  saham  maupun  dalam  pembuatan  akta  risalah  rapat umum  pemegang  saham.  Ketiga  jenis  akta  tersebut  dibuat  dalam  bentuk  akta autentik  dengan  tujuan  agar  memiliki  kekuatan  pembuktian  yang  sempurna  dan menjadi  suatu  keputusan  bersama  yang  mengikat  seluruh  pemegang  saham perseroan.
Oleh  karena  pentingnya  notaris  dalam  membuat  akta-akta  autentik  untuk suatu kegiatan perseroan sehingga notaris dalam membuat akta tersebut harus sesuai dengan  peraturan  perundang-undangan  agar  akta  tersebut  tidak  mengandung  cacat hukum. Peraturan perundang-udangan yang mengatur mengenai jabatan notaris salah satunya mengatur terkait wilayah jabatan dimana seorang notaris dalam menjalankan jabatannya  harus  didalam  wilayah  jabatannya,  hal  tersebut  diatur  dalam  Pasal  17 ayat  (1)  huruf  a  Undang-Undang  Jabatan  Notaris  Nomor  2  Tahun  2014  jo.  Pasal  3 Kode Etik Notaris. Apabila notaris menjalankan jabatannya di luar wilayah jabatan, notaris  tersebut  bukan  hanya  dapat  dikenakan  sanksi  mulai  dari  teguran  sampai dengan  pemberhentian  dengan  tidak  hormat,  melainkan  akan  membawa  dampak hukum  terhadap  akta  yang  dibuatnya.  Akta  yang  dibuat  diluar  wilayah  jabatannya hanya  berkedudukan  seperti  akta  di  bawah  tangan. 14 Sehingga  notaris  harus mengetahui batasan yang diatur dalam peraturan dalam menjalankan jabatannya agar tidak merugikan masyarakat.
Pada  prakteknya,  penulis  masih  banyak  menemukan  permasalahan  notaris yang  menjalankan  jabatan  di  luar  wilayah  jabatannya.  Selain  itu,  masih  banyak masyarakat yang belum memahami mengenai adanya aturan terkait wilayah jabatan
14 G.H.S Lumban Tobing. Peraturan Jabatan Notaris, Cet.3, (Jakarta: Erlangga, 2007), 49- 50.
Fakultas Hukum Universitas Muhammadiyah Palu
notaris  yang  berdampak  kepada  keabsahan  dan  kekuataan  hukum  dari  akta  yang dibuat  oleh  notaris  tersebut.  Penulis  memiliki  ketertarikan  untuk  membahas  lebih dalam  mengenai  keabsahan  dan  kekuataan  hukum  dari  akta  pernyataan  keputusan rapat  umum  pemegang  saham,  akta  risalah  rapat  umum  pemegang  saham  dan  akta pernyataan keputusan sirkuler.

## B. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  penulisan  ini  adalah  metode penelitian  yuridis  normative,  yaitu  penelitian  yang  difokuskan  untuk  mengkaji penerapan  kaidah-kaidah  atau  norma-norma  hukum  positif. 15 Pembahasan  dalam penelitian  ini  dilakukan  dengan  cara  mengkaji  mengenai  ketentuan  peraturan perundang-undangan  yang  berlaku  diantaranya  Kitab  Undang-Undang  Hukum Perdata,  Undang-Undang  Nomor  40  Tahun  2007  tentang  Perseroan  Terbatas, Undang-Undang Nomor 30  Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, Undang-Undang Nomor  2  Tahun  2014  tentang  Perubahan  Atas  Undang-Undang  Nomor  30  Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris.

## C. PEMBAHASAN
Pengambilan  keputusan  dalam  suatu  perseroan  yang  terdiri  dari  lembaran saham yang dimiliki lebih dari satu orang tentunya membutuhkan suatu organ yang dapat  dijadikan  sebagai  sarana  untuk  musyawarah  dalam  hal  ini  dikenal  dengan sebutan  rapat  umum  pemegang  saham.  Organ  perseroan  berupa  rapat  umum pemegang  saham,  bukan  hanya  sebagai  sarana  untuk  pengambilan  keputusan seluruh  pemegang  saham  perseroan  melainkan  juga  merupakan  kewajiban  yang memang  harus  dilaksanakan  perseroan  berdasarkan  Undang-Undang  Nomor  40 Tahun  2007  tentang  perseroan  terbatas,  rapat  umum  pemegang  saham  yang diwajibkan ini disebut dengan rapat umum pemegang saham tahunan.
Peran  notaris  dalam  kegiatan  perseroan  menjadi  sangat  penting  dalam pembuatan akta autentik. Akta autentik yang dibuat notaris ini menjadi acuan atau pedoman  perseroan  untuk  menjalankan  pengurusan  kedepan  serta  mengikat
15 Johnny Ibrahim. Teori dan Metodologi Penelitian Hukum Normatif (Malang, Bayumedia Publishing, 2006), 295.
Fakultas Hukum Universitas Muhammadiyah Palu
keputusan yang telah diambil oleh para pemegang saham. Oleh karena itu, notaris dalam  menjalankan  kewenangannya  untuk  membuat  akta  autentik  ini  harus memiliki  kompetensi  dan  bertanggung  jawab  untuk  mematuhi  peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai notaris dalam menjalankan jabatan. Notaris  dalam  menjalankan  tugas  dan  jabatannya  harus  bertanggung  jawab, artinya: 16
1. Notaris dituntut melakukan pembuatan akta dengan baik dan benar.
Artinya  akta  yang  dibuat  memenuhi  kehendak  hukum  dan permintaan pihak berkepentingan karena jabatannya.
2. Notaris  dituntut  menghasilkan  akta  yang  bermutu,  akta  yang dibuatnya itu sesuai dengan aturan hukum dan kehendak para pihak yang berkepentingan dalam arti sebenarnya, bukan mengada-ngada.
Notaris  menjelaskan  kepada  pihak  yang  berkepentingan  kebenaran isi dan prosedur akta yang dibuatnya itu.
3. Berdampak positif, artinya siapapun akan mengakui akta notaris itu mempunyai kekuatan bukti sempurna.
Mengenai  tanggung  jawab  Notaris  selaku  pejabat  umum  berhubungan dengan kebenaran materil dibedakan mejadi 4 (empat) poin, yaitu: 17
1. Tanggung  jawab  notaris  secara  perdata  terhadap  kebenaran  materil terhadap akta yang dibuatnya.
2. Tanggung  jawab  notaris  secara  pidana  terhadap  kebenaran  materil dalam akta yang dibuatnya.
3. Tanggung  jawab  notaris  berdasarkan  peraturan  jabatan  notaris terhadap kebenaran materil dalam akta yang dibuatnya.
4. Tanggung  jawab  notaris  dalam  menjalankan  tugas  dan  jabatannya berdasarkan kode etik notaris.
Kemudian  mengenai  akta  autentik  yang  lazim  dibuat  oleh  notaris  dalam  hal terjadinya  rapat  umum  pemegang  saham  maupun  adanya  keputusan  di  luar  rapat umum pemegang saham dalam suatu perseroan dibagi menjadi 3 (tiga), yaitu:
16 Abdul Khadir Mohammad. Hukum Perdata Indonesia, (Bandung: Citra Aditya Bakti, 2005), 49.
17 Abdul Ghofur Ansori. Filsafat Hukum, (Yogyakarta: Gadjah Mada Universitas, 2009), 34.
1. Akta  risalah  rapat  umum  pemegang  saham  atau  sering  juga  disebut dengan akta berita acara rapat umum pemegang saham.
Dalam pembuatan akta autentik yang pertama ini, notaris akan diundang oleh  perseroan  untuk  turut  hadir  secara  fisik  dalam  rapat  umum pemegang  saham,  kemudian  notaris  yang  hadir  akan  mEmbuat  akta risalah rapat umum pemegang saham berdasarkan dari apa  yang dilihat, didengar  dan  disaksikannya  sendiri  pada  saat  rapat  umum  pemegang saham  itu  berlangsung  mulai  dari  pembukaan  hingga  penutupan  rapat. Dilihat dari isi materiil dalam akta risalah rapat umum pemegang saham ini  maka  dapat  dikatakan  bahwa  bentuk  akta  autentik  yang  dibuat  oleh notaris dalam hal ini merupakan akta relaas .
2. Akta  pernyataan  keputusan  rapat  umum  pemegang  saham  yang  dibuat berdasarkan risalah rapat umum pemegang saham di bawah tangan.
Pada  akta  ini,  Direktur  yang  ditunjuk  berdasarkan  kuasa  dari  para pemegang  saham  akan  membawa  risalah  rapat  umum  pemegang  saham di  bawah tangan  yang sudah ditandatangani  oleh ketua rapat  dan paling sedikit  1  (satu)  orang  pemegang  saham  yang  ditunjuk  dari  dan  oleh peserta  RUPS  kepada  notaris  yang  kemudian  oleh  notaris  akan dituangkan  dalam  akta  pernyataan  keputusan  rapat  pemegang  saham. Notaris dalam membuat akta ini tidak menghadiri rapat umum pemegang saham  tersebut  melainkan  pihak  yang  berkepentingan  baik  itu  direksi atau  orang  yang  ditunjuk  di  dalam  rapat  umum  pemegang  saham  hadir atau mendatangi notaris dengan menjelaskan maksud dan tujuannya yang kemudian  akan  dikonstantir  oleh  notaris  lalu  dituangkan  dalam  akta pernyataan keputusan rapat umum pemegang saham.
3. Akta  pernyataan  keputusan  sirkuler  atau  sering  juga  dikenal  dengan nama  akta  pernyataan  keputusan  di  luar  rapat  umum  pemegang  saham. Keputuan sirkuler ini merupakan perluasan dari mekanisme pengambilan keputusan  dalam  perseroan,  Pasal  91  Undang-Undang  Perseroan Terbatas  memberikan  mekanisme  pengambilan  keputusan  di  luar  rapat umum  pemegang  saham  yang  kemudian  disebut  dengan  keputusan sirkuler.  Pengambilan  keputusan  sirkuler  ini  mempunyai  perbedaan
Fakultas Hukum Universitas Muhammadiyah Palu
dengan  pengambilan  keputusan  secara  rapat  umum  pemegang  saham, dimana  dalam  pengambilan  keputusan  sirkuler  para  pemegang  saham tidak perlu hadir secara fisik dan saling bertatap muka dalam tempat dan waktu  yang  bersamaan,  melainkan  surat  persetujuan  yang  harus ditandatangani  para  pemegang  saham  akan  dikirimkan  ke  alamat  para pemegang saham kemudian pemegang saham terakhir akan mengirimkan kembali  ke  alamat  perseroan  untuk  kemudian  oleh  direktur  atau  pihak berkepentingan  yang  menerima  kuasa  akan  diberikan  kepada  notaris untuk  dituangkan  dalam  akta  pernyataan  keputusan  di  luar  rapat  umum pemegang saham. Namun, perlu diingat bahwa dalam keputusan sirkuler ini persetujuan para pemegang saham yang memiliki suara aktif menjadi syarat  yang  mutlak.  Oleh  karena  itu,  seluruh  pemegang  saham  yang memiliki suara aktif wajib memberikan persetujuannya secara bulat, hal ini  agar  keputusan  sirkuler  bisa  dianggap  sah  dan  mempunyai  kekuatan yang  sederajat  dengan  risalah  rapat  umum  pemegang  saham  pada umumnya.  Akta  pernyataan  keputusan  sirkuler  yang  dibuat  berdasarkan keputusan sirkuler yang sudah ditandatanganin seluruh pemegang saham dengan  suara  aktif  ini  merupakan  akta  notariil  dalam  bentuk  akta partij karena  notaris  tidak  mendengar  dan  melihat sendiri hanya mengkonstantirkan maksud dan tujuan dari direktur yang datang kepada notaris  dengan  membawa  keputusan  sirkuler  tersebut.  Sehingga  akta pernyataan  keputusan  sirkuler  ini  sama  dengan  bentuk  akta  pernyataan keputusan rapat umum pemegang saham.
Notaris  dalam  membuat  ketiga  akta  auntentik  untuk  kepentingan  perseroan diatas  tunduk  para  peraturan  jabatan  notaris,  salah  satu  aturan  yang  diatur  adalah mengenai wilayah jabatan. Pasal 17 ayat (1) huruf a undang-undang jabatan notaris menyatakan bahwa notaris dilarang menjalankan jabatan di luar wilayah jabatannya. Pasal 18 ayat (1) dan (2) undang-undang jabatan notaris menyatakan bahwa notaris mempunyai  tempat  kedudukan  di  daerah  kabupaten  atau  kota;  notaris  mempunyai wilayah jabatan meliputi seluruh wilayah propinsi dari tempat kedudukannya.
Akta  autentik  yang  dibuat  oleh  notaris  di  luar  wilayah  jabatannya  akan mengalami  degradasi  atau  penurunan  kekuataan  pembuktian  menjadi  seperti  akta
Fakultas Hukum Universitas Muhammadiyah Palu
dibawah  tangan  dimana  kekuatan  pembuktiannya  tidak  lagi  sempurna,  karena berdasarkan  pasal  1868  KUHPerdata  dikatakan  bahwa  yang  dimaksud  dengan  akta autentik mempunyai 3 (tiga) syarat mutlak diantaranya:
1. Akta dibuat dalam bentuk yang telah ditentukan oleh undang-undang.
Syarat pertama akta autentik mensyaratkan bahwa dalam pembuatan akta ini  harus  sesuai  dengan  bentuk  yang  telah  ditentukan  oleh  undang- undang  yaitu  dalam  bentuk  akta  pernyataan  keputusan  rapat  umum pemegang  saham,  akta  risalah  rapat  umum  pemegang  saham  ataupun akta pernyataan keputusan di luar rapat umum pemegang saham.
2. Dibuat oleh atau dihadapan pejabat umum yang berwenang.
Syarat  kedua  ini  mensyaratkan  bahwa  pejabat  umum  yang  berwenang dalam  hal  ini  adalah  notaris.  Kemudian  mengenai  akta  pernyataan keputusan rapat umum pemegang saham dan akta pernyataan keputusan sirkuler  atau  keputusan  di  luar  rapat  umum  pemegang  saham  dimana pihak  yang  berkepentingan  menghadap  ke  notaris  untuk  menjelaskan maksud  dan  tujuannya  kemudian  dikonstantir  lalu  dibuatkan  akta pernyataan  tersebut  maka  akta  ini  termasuk  dalam  akta  yang  dibuat dihadapan notaris. Sedangkan untuk akta risalah rapat umum pemegang saham dimana notaris hadir dalam rapat umum pemegang saham tersebut kemudian  menuangkannya  dalam  akta  yang  dibuatnya  berdasarkan  apa yang  notaris  tersebut  lihat,  dengar  dan  saksikan  sendiri  maka  akta  ini termasuk dalam akta yang dibuat oleh notaris.
3. Ditempat akta tersebut dibuat.
Syarat  yang  ketiga  ini  berhubungan  dengan  wilayah  jabatan  notaris. Pasal  18  ayat  (2)  menyatakan  bahwa  wilayah  jabatan  notaris  meliputi seluruh  wilayah  provinsi  tempat  kedudukannya.  Sehingga  dalam  hal  ini jika  notaris  ingin  membuat  akta  autentik  harus  di  dalam  wilayah jabatannya,  apabila  ia  membuat  akta  autentik  tersebut  di  luar  wilayah jabatan  maka  akan  mempunyai  akibat  hukum  akta  autentik  yang mempunyai  kekuatan  pembuktian  sempurna  tersebut  menjadi  turun kekuatan  pembuktiannya  dan  dianggap  sebagai  akta  di  bawah  tangan.
Selain  itu,  notaris  yang  membuat  akta  di  luar  wilayah  jabatan  ini  juga akan mendapatkan sanksi jabatan.
Jika melihat dari ketiga syarat diatas, maka syarat tersebut merupakan syarat kumulatif  yaitu  harus  dipenuhi  ketiga-tiganya  agar  akta  autentik  tersebut  sah  dan mengikat.  Terkait  syarat  yang  ketiga,  mengenai  wilayah  jabatan  notaris  pada nyatanya masih banyak notaris yang menjalankan jabatan di luar wilayah jabatan.
Kemudian  untuk  membahas  mengenai  keabsahan  dari  akta  pernyataan keputusan rapat umum pemegang saham, akta risalah rapat umum pemegang saham dan  akta  keputusan  sirkuler  atau  keputusan  di  luar  rapat  umum  pemegang  saham yang  berkaitan  dengan  wilayah  jabatan  notaris  maka  harus  dilihat  dari  bentuk  akta tersebut  untuk  mengetahui  apakah  akta  tersebut  dibuat  dengan  menyalahi  aturan wilayah jabatan notaris atau tidak.
Pertama,  untuk  akta  keputusan  rapat  umum  pemegang  saham  dimana  akta tersebut  dibuat  berdasarkan  risalah  rapat  umum  pemegang  saham  dibawah  tangan yang  kemudian  dituangkan  dalam  akta  keputusan  pernyataan  rapat  yang  dibuat dihadapan  notaris,  maka  dalam  hal  ini  jika  perseroan  yang  melakukan  rapat  umum pemegang  saham  tersebut  berada  di  luar  wilayah  jabatan  notaris  tersebut  yang membuat  akta,  hal  ini  tidak  bisa  dikatakan  bahwa  notaris  menjalankan  jabatannya diluar  wilayah  jabatan  selama  bukan  notaris  yang  mendatangi  perseroan  tersebut. Kemudian  notaris  juga  perlu  menambakan  keterangan  pada  akta  yang  dibuatnya yaitu  “bahwa  untuk  sementara  ini  berada  di  wilayah…”  wilayah  yang  dimaksud adalah  wilayah  jabatan  notaris,  apabila  notaris  berada  di  wilayah  jabatan  Jakarta Selatan  maka  alamat  perseroan  tersebut  harus  diberikan  keterangan  “untuk sementara  berada  di  wilayah  Jakara  Selatan”  sehingga  dalam  hal  ini  notaris  yang membuat  akta  tersebut  tetap  menjalankan  jabatannya  sesuai  koridornya  karena notaris  tersebut  tidak  membuat  akta  di  luar  wilayah  jabatan  melainkan  pihak  yang berkepentingan  mewakili  perseroan  yang  menghadap  ke  kantor  notaris  dengan membawa  risalah  rapat  umum  pemegang  saham  bawah  tangan  untuk  dituangkan dalam akta pernyataan rapat.
Kedua, dalam hal notaris membuat akta risalah rapat umum pemegang saham dimana  risalah  rapat  ini  merupakan  akta relaas karena  apa  yang  ditulis  dalam  akta tersebut  merupakan  semua  hal  yang  dilihat,  didengar  dan  disaksikan  sendiri  oleh
Maleo Law Journal Volume 6 Issue 1, April 2022 Fakultas Hukum Universitas Muhammadiyah Palu
notaris tersebut maka dalam pembuatan akta ini notaris harus sangat memperhatikan wilayah jabatannya. Artinya, notaris yang memiliki wilayah jabatan di Jakarta Barat tidak bisa menghadiri  rapat  umum pemegang saham  suatu  perseroan di  daerah luar Jakarta  Barat  misalnya  daerah  Bekasi  karena  apabila  notaris  tersebut  menghadiri rapat  tersebut  di  daerah  Bekasi  dan  membuat  akta  risalah  rapat  umum  pemegang saham  yang  berbentuk  akta relaas tersebut  berarti  notaris  telah  menjalankan jabatannya di luar wilayah jabatan. Hal ini membuat akta tersebut menjadi tidak sah dan  memiliki  kekuatan  pembuktian  seperti  akta  dibawah  tangan,  selain  itu  notaris tersebut  telah  melanggar  undang-undang  dan  kode  etik  notaris.  Sanksi  yang  akan diberikan  kepada  notaris  yang  menjalankan  jabatan  diluar  wilayah  jabatan  diatur pada pasal 17 ayat (2) Undang-Undang Jabatan Notaris, diantaranya adalah:
1. Peringatan tertulis;
2. Pemberhentian sementara;
3. Pemberhentian dengan hormat;
4. Pemberhentian dengan tidak hormat.
Ketiga,  dalam  hal  notaris  membuat  akta  pernyataan  keputusan  sirkuler  atau akta keputusan diluar rapat umum pemegang saham dimana akta ini merupakan akta partij yaitu  pihak  yang  diberikan  kuasa  oleh  perseroan  yang  menghadap  ke  notaris untuk  membuat  akta  autentik  dari  keputusan  sirkuler  yang  telah  ditandatangani dengan persetujuan buat dari para pemegang saham. Sehingga dalam hal ini, berlaku ketentuan  yang  sama  dengan  pembuatan  akta  pernyataan  rapat  yang  dibuat berdasarkan  risalah  rapat  umum  pemegang  saham  dibawah  tangan,  karena  bukan pihak  notaris  yang  mendatangi  perseroan  yang  berada  diluar  wilayah  jabatannya melainkan pihak dari perseroan tersebut yang datang kepada notaris.

## D. PENUTUP
1. Kesimpulan
A. Akta autentik yang memiliki kekuatan pembuktian sempurna menjadi alasan mendasar  banyak  pihak  yang  tertarik  untuk  menuangkan  keputusan  dalam bentuk  akta  tersebut,  terutama  dalam  kegiatan  perseroan.  Notaris  sebagai pejabat  umum  yang  diberikan  kewenangan  untuk  membuat  akta  autentik tersebut  tentu  diberikan  aturan  dan  batasan  oleh  undang-undang  dalam
menjalankan kewenangannya, salah satunya mengenai aturan wilayah jabatan notaris.  Notaris  yang  menjalankan  jabatan  diluar  wilayah  jabatannya  akan membawa 2 (dua) dampak yang besar yaitu akibat hukum terhadap akta yang dibuatnya menjadi  bukan lagi akta  autentik  melainkan mengalami  degradasi atau  penurunan  pembuktian  menjadi  seperti  akta  dibawah  tangan  dan  akan adanya  sanksi  yang  dikenakan  kepada  notaris  tersebut.  Sehingga  dalam pembuatan  akta  notariil  yang  merupakan  akta relaas harus  memperhatikan wilayah jabatan notaris yang membuat akta tersebut.
B. Pertanggungjawaban  dan  sanksi  yang  akan  dikenakan  kepada  notaris  yang menjalankan  jabatan  di  luar  wilayah  jabatannya  adalah  notaris  tersebut melanggar  ketentuan  undang-undang  jabatan  notaris  dan  kode  etik  notaris karena  keduanya  mengatur  mengenai  larangan  notaris  untuk  menjalankan jabatan diluar wilayahnya. Sanksi yang akan dikenakan kepada notaris dapat berupa  tegusan  lisan,  teguran  tertulis,  sanksi  administrative,  pemberhentian sementara,  pemberhentian  dengan  hormat  bahkan  sampai  dengan pemberhentian dengan tidak hormat.

## 2. Saran
A. Untuk  masyarakat  sebagai  pengguna  jaasa  notaris,  terutama  dalam  hal penulisan ini adalah perseroan harus lebih cermat dan memiliki pengetahuuan mengenai batasan wilayah jabatan notaris karena hal ini sangat berpengaruh terhadap keabsahan akta autentik yang dibuat oleh notaris tersebut.
B. Untuk notaris sebagai pejabat umum yang terikat dengan ketentuan peraturan perundang-undangan  harus  memiliki  tanggung  jawab  kerja  dan  etika  yang baik  dalam  menjalankan  jabatannya,  hal  ini  agar  menghindari  adanya kerugian  pada  masyarakat  karena  kurangnya  tanggung  jawab  dan  etika  dari notaris serta juga menghindari notaris dari sanksi yang bisa dijatuhkan.

## DAFTAR PUSTAKA

## Buku
Adjie,  Habib. Meneropong  Kzahanah  Notaris  dan  PPAT  Indonesia  (Kumpulan Tulisan Tentang Notaris dan PPAT), Bandung, PT Citra Aditya Bakti, 2009. Ansori,  Abdul  Ghofur. Filsafat  Hukum, Yoygakarta,  Gadjah  Mada  Universitas, 2009.
C.S.T Kansil. Seluk Belok Perseroan Terbatas (Menurut Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007) , Jakarta, Rineka Cipta, 2009.
Harahap, M. Yahya. Hukum Perseroan Terbatas . Jakarta, Sinar Grafika, 2013. Ibrahim,  Johnny. Teori  dan  Metodologi  Penelitian  Hukum  Normatif, Malang, Bayumedia Publishing, 2006.
Mohammad, Abdul Kadir. Hukum Perdata Indonesia, Bandung, Ctra Aditya BAakti, 2005.
Naja, Daeng. Teknik Pembuatan Akta , Yogyakarta, Pustaka Yustisia, 2012.
Sjaifurrachman  dan  Habib  Adjie. Aspek  Pertanggungjawaban  Notaris  dalam Pembuatan Akta, Bandung, Mandar Maju, 2011.
Sulastini, Ellise T dan Aditya Wahyu. Pertanggungjawaban Notaris Terhadap Akta yang Berindikasi Pidana, Bandung, Refika Aditama, 2011.
Tobing, G.H.S Lumban. Peraturan Jabatan Notaris, Jakarta, Erlangga, 2007.

## Jurnal
Tjukup,  Ketut, et  al. “Akta  Notaris  (Akta  Otentik)  Sebagai  Alat  Bukti  dalam Peristiwa Hukum Perdata.” Acta Comitas, No. 2 (2016): 180-188
Peraturan Perundang-Undangan
Indonesia. Undang-Undang  Perseroan  Terbatas, UU  No.  40  Tahun  2007,  LN.  No. 106 Tahun 2007, TLN No. 4756.
Indonesia. Undang-Undang  Jabatan  Notaris, UU  No.  2  Tahun  2014,  LN  No.  3 Tahun 2014, TLN No. 5491
Kitab  Undang-Undang  Hukum  Perdata  [Burgerlijk  Wetboek]. Diterjemahkan  oleh R. Subekti dan R. Tjitrosudibio (Jakarta, Balai Pustaka, 2015)