## SISTEM INFORMASI REKAPITULASI DAFTAR HADIR MAHASISWA
(STUDI KASUS : PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA )
Syahrul Mauluddin Dosen Program Studi Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia

## ABSTRAK
Kebutuhan  terhadap  penyajian  informasi  daftar  hadir  mahasiswa  yang  cepat diperlukan  oleh  program  studi  manajemen  informatika,  tetapi  pada  sistem  yang  sedang berjalan hal tersebut belum  terwujud. Pada sistem yang sedang berjalan, staf sekretariat membutuhkan  waktu  yang  lama  untuk  mendapatkan  informasi  daftar  hadir  perkuliahan seorang  mahasiswa.  Staf  sekretariat  harus  melakukan  pencarian  data  pada  daftar  hadir mahasiswa yang berupa lembaran kertas yang sebagian tersebar di masing-masing dosen pembina  matakuliah.  Permasalahan  lain  adalah  sulitnya  membuat  daftar  hadir  ujian tengah  dan  akhir  semester  dengan  ketentuan  mahasiswa  yang  boleh  mengikuti  ujian tengah atau akhir semester yaitu mahasiswa yang tingkat kehadirannya minimal 80% .
Dalam penelitian ini metode pendekatan yang digunakan yaitu berorientasi objek dengan  metode  pengembangan  sistem  yang  digunakan  adalah  model  prototipe.  Adapun perangkat lunak  pendukung  yang  digunakan  untuk  membangun  aplikasi  sistem  informasi rekapitulasi daftar hadir mahsiswa ini adalah Borland Delphi 7.0 dan SQL Server 2000.
Hasil akhir dari penelitian ini yakni berupa produk sistem informasi  rekapitulasi daftar  hadir  mahasiswa.  Dengan  sistem  informasi  ini  diharapkan  pencarian  data  dan pembuatan  laporan  daftar  hadir  mahasiswa  dapat  dilakukan  dengan  lebih  mudah  dan waktu yang relatif lebih cepat.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Daftar Hadir, Model Prototipe.

## I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Dewasa ini perkembangan teknologi informasi semakin maju. Seiring perkembangan
teknologi informasi,  kebutuhan  terhadap  penyajian informasi yang cepat pun semakin besar. Hal  ini  mendorong  masyarakat  untuk menggunakan teknologi informasi dalam setiap bidang pekerjaannya.
Kebutuhan terhadap penyajian informasi yang cepat khususnya informasi daftar hadir mahasiswa diperlukan oleh program
studi manajemen  informatika,  tetapi  pada sistem  yang  sedang  berjalan  hal  tersebut belum  terwujud.  Pada  sistem  yang sedang  berjalan,  ketika  ada  permintaan informasi  daftar  hadir  mahasiswa  dari
orang  tua  atau  wali  mahasiswa  ,staf sekretariat  membutuhkan  waktu  yang lama  untuk  mendapatkan  informasi daftar  hadir  perkuliahan  mahasiswa tersebut.
Staf sekretariat harus melakukan  pencarian  data  pada  daftar hadir  mahasiswa  yang  berupa  lembaran kertas yang sebagian tersebar di masing- masing  dosen  pembina  matakuliah. Banyaknya orang tua atau wali mahasiswa yang ingin mengetahui tentang daftar hadir mahasiswanya, maka semakin  banyak  waktu  kerja  sekretariat yang terbuang untuk melakukan perkerjaan lainnya.
Permasalahan  lain  adalah sulitnya membuat  daftar  hadir  ujian  tengah  dan akhir  semester.  Setiap  menjelang  ujian tengah  atau  akhir  semester  sekretariat harus  mempersiapkan  daftar  hadir  ujian tengah  dan  akhir  semester  dengan ketentuan mahasiswa yang boleh mengikuti  ujian  tengah  atau  akhir semester  yaitu  mahasiswa  yang  tingkat kehadirannya  minimal  80%.  Sehingga mahasiswa  yang  kehadirannya  kurang dari  80%  tidak  boleh  tercantum  di dalam daftar hadir.
Melalui kegiatan
penelitian ini diharapkan  produk  sistem  informasi rekapitulasi  daftar  hadir  mahasiswa dapat menjadi
solusi untuk
permasalahan-permasalahan di atas.

## 1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan  latar  belakang  di  atas, rumusan masalahnya sebagai berikut : 1. Bagaimana sistem
informasi
rekapitulasi  daftar  hadir  mahasiswa yang  sedang  berjalan  di  Program Studi Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia . 2. Bagaimana perancangan sistem informasi  rekapitulasi  daftar  hadir mahasiswa di Program Studi
Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia .

## 1.3 Maksud dan Tujuan
Adapun  maksud  dari  penelitian ini  adalah  untuk  merancang  sistem informasi  rekapitulasi  daftar  hadir mahasiswa di Program Studi Manajemen  Informatika  Universitas Komputer Indonesia. Sedangkan tujuan  penelitian ini
adalah sebagai berikut :
1. Untuk  mengetahui  sistem  informasi rekapitulasi  daftar  hadir  mahasiswa yang  sedang  berjalan  di  Program  Studi Manajemen  Informatika  Universitas
Komputer Indonesia.
2.
Untuk  merancang  sistem  informasi
rekapitulasi  daftar  hadir  mahasiswa  di
Program  Studi  Manajemen  Informatika
Universitas Komputer Indonesia.

## 1.4 Kegunaan Penelitian
Adapun  penelitian  ini  diharapakan dapat  berguna  bagi  pihak-pihak  atau  hal sebagai berikut :
1. Bagi  staf  sekretariat  program  studi manajemen infromatika , dengan sistem informasi ini diharapkan penyajian informasi daftar hadir mahasiswa  dan pembuatan daftar hadir ujian  tengah  dan  akhir  semester  dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. 2. Bagi pengembangan ilmu, dapat memperluas khasanah dalam pembangunan sistem rekapitulasi daftar hadir mahasiswa.

## 1.5 Batasan Masalah
Adapun  batasan  masalah  dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Sistem ini dibuat hanya untuk program studi  manajemen  informatika  sehingga pada  semua  laporan  setiap  nama program  studi  tertulis  program  studi manajemen informatika secara statis.
2. Sebagai  data  awal,  Sistem  informasi rekapitulasi  daftar  hadir  mahasiswa melakukan import data  dari  file  daftar hadir  mahasiswa  dalam  format  Ms. Excel  yang  sudah  ditentukan  tata  letak baris dan kolomnya.
3. Laporan  yang  dihasilkan  berupa rekapitulasi daftar hadir permahasiswa  dan    daftar  hadir ujian  tengah  dan  akhir  semester yang sudah memenuhi ketentuan bahwa  mahasiswa  yang  boleh mengikuti  ujian  tengah  atau akhir  semester  yaitu  mahasiswa yang tingkat kehadirannya minimal 80%. II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Definisi Sistem Menurut Jogiyanto (2005)
pendekatan  sistem  yang  menekankan pada  prosedur  mendefinisikan  sistem sebagai  :  ”jaringan  kerja  dan  prosedur- prosedur  yang  saling  berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan  suatu  kegiatan  atau  untuk menyelesaikan sasaran tertentu”.
Adapun  pendekatan  sistem  yang menekankan pada elemen atau
komponennya  mendefinisikan  sistem sebagai : ”kumpulan dari elemen-elemen yang  berinteraksi  untuk  mencapai  suatu tujuan tertentu”.

## 2.2 Definisi Informasi
Menurut Jogiyanto (2005)
informasi  adalah ” data  yang  diolah menjadi  bentuk  yang  lebih  berguna  dan lebih berarti bagi yang menerimanya ”.
Menurut Abdul  Kadir  (2003) informasi adalah ”data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya  dan  bermanfaat  dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang”.

## 2.3 Definisi Sistem Informasi
Menyangkut pemahaman tentang pengertian  sistem  informasi  ini,  dalam bukunya  Abdul  Kadir  (2003)  mengutip beberapa pendapat para ahli, diantaranya :
Menurut  Hall  sistem  Informasi adalah  ”sebuah  rangkaian  prosedur formal  di  mana  data  dikelompokkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai”.
Menurut  Bodnar  dan  Hopwood sistem  Informasi  adalah ” Kumpulan perangkat  keras  dan  perangkat  lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data kedalam bentuk informasi yang berguna ”.
2.4 Definisi Daftar Hadir Mahasiswa Daftar  Hadir  Mahasiswa  adalah dokumen  yang  dipergunakan  untuk mencatat  dan  mengetahui  kehadiran mahasiswa.  Setiap  kegiatan  perkuliahan daftar hadir mahasiswa di berikan kepada mahasiswa untuk ditandatangani masing- masing mahasiswa. Daftar hadir mahasiswa  yang  ada  di  program  studi manajemen  informatika  terdiri  dari atribut :
1. Kode Matakuliah
2. Nama Matakuliah
3. NIP/ NIDN Dosen
4. Nama Dosen
5. Program Studi / Jenjang
6. Kelas / Fakultas
7. Hari / Jam / Ruang
8. Semester / Tahun Akademik
9. Nim
10. Nama Mahasiswa
11. Kolom  tanda  tangan  daftar hadir 16 pertemuan

## III. METODE PENELITIAN 3.1 Metode Pengumpulan Data
Adapun  data  yang  dikumpulkan pada  penelitian  ini  berasal  dari  dua sumber yaitu sebagai berikut : 1) Sumber Data Primer Data  yang  berasal  dari  sumber data primer diperoleh dengan menggunakan dua cara yaitu : a. Observasi Observasi  adalah  teknik  pengumpulan data  melalui  pengamatan  langsung
terhadap  gejala  atau  peristiwa  yang terjadi  pada  obyek  penelitian.  Dalam hal  ini  penulis  melakukan  observasi untuk mengamati keadaan fisik, lokasi atau  daerah  penelitian  yaitu  program studi manajemen informatika Universitas Komputer Indonesia. b. Wawancara Wawancara adalah teknik pengumpulan  data  melalui  tatap  muka dan  tanya  jawab  langsung  antara pengumpul  data  dengan  pihak  yang berkaitan  dengan  obyek  penelitian. Dalam  hal  ini  yang  diwawancarai adalah  staf  sekretariat  dan  ketua program studi manajemen informatika.

## 2) Sumber Data Sekunder
Adapun  data  yang  berasal  dari sumber  data  sekunder  diperoleh  dengan teknik dokumentasi. Dokumentasi adalah teknik  pengumpulan  data  dengan  cara mengumpulkan  dokumen-dokumen  yang berhubungan  dengan  obyek  penelitian. Dokumen  yang  dikumpulkan  seperti daftar  hadir  perkuliahan,  daftar  hadir ujian tengah atau akhir semester.

## 3.2 Metode Pengembangan Sistem
Pada penelitian ini metode pengembangan  sistem  yang  digunakan yaitu  model  prototipe.  Adapun  tahapan dari  model  prototipe  dapat  dilihat  pada gambar 1.
Mengidentifikasi Kebutuhan Pemakai Mengembangkan prototipe Menggunakan Sistem Operasional Prototipe dapat diterima ? 1 2 3 4 Gambar 1. Model Prototipe (Sumber : Raymond McLeod, George Schell, “Sistem Informasi Manajemen”)
Berikut ini penjelasan dari masing- masing tahapan model prototipe tersebut : 1) Mengidentifikasi kebutuhan pemakai.  Pada  tahap  ini  Analis sistem mewawancarai pemakai untuk mendapatkan  gagasan  dari  apa  yang diinginkan  pemakai  terhadap  sistem, kemudian melakukan pemodelan terhadap sistem informasi rekapitulasi  daftar  hadir  mahasiswa yang sedang berjalan. 2) Mengembangkan    Prototipe.  Pada tahap  ini  dilakukan  perancangan prototipe sistem informasi rekapitulasi  daftar  hadir  mahasiswa, seperti perancangan database, perancangan antar muka dan pembangunan prototipe aplikasi sistem  informasi  rekapitulasi  daftar hadir mahasiswa. 3) Menentukan  apakah  prototipe  dapat diterima. Pemakai memberikan masukan kepada analis apakah prototipe  sudah  sesuai  kebutuhan atau  belum.  Jika  belum  sesuai  maka kembali ke tahap awal.

## IV HASIL PENELITIAN
4.1  Analisis  Sistem  yang  Sedang Berjalan Pada tahap ini dilakukan kegiatan  analisis  sistem  yang  sedang berjalan  dan  hasilnya  dapat  dilihat  pada use case diagram dan skenario use case.

## 4.1.1  Use  Case  Diagram  Sistem  yang Sedang Berjalan
Pada  use  case  diagram  ini  dapat dilihat  fungsionalitas  sistem  yang  ada pada  sistem  yang  sedang  berjalan.
Gambar 2. Use Case Diagram Sistem yang Sedang Berjalan
4.1.2 Skenario Use Case
Identifikasi Nama Use Case Rekapitulasi Daftar Hadir Mahasiswa Deskripsi Pencarian dan pengumpulan daftar hadir mahasiswa Aktor Wali Mahasiswa dan Sekretariat Aksi Aktor Respon Sistem 1. Wali Mahasiswa datang ke sekretariat kemudian  menanyakan  Daftar  Hadir Mahasiswa wali bersangkutan. 2.  Sekretariat  mencari  daftar  hadir  mahasiswa  di tempat  arsip  daftar  hadir  jika  tidak  ada  di  arsip daftar hadir akan mencari ke dosen-dosen Pembina matakuliah mahasiswa tersebut. 3. Sekretariat memperlihatkan daftar hadir mahasiswa kepada wali mahasiswa. 4.2 Perancangan Sistem yang Diusulkan
Pada Tahap berikut ini dilakukan perancangan  sistem  yang  hasilnya  dapat dilihat pada beberapa diagram  yaitu  use case  diagram,  skenario  use  case  dan Sequence Diagram.

## 4.2.1  Use  Case  Diagram  Sistem  yang Diusulkan
Pada  use  case  diagram  ini  dapat dilihat  fungsionalitas  sistem  yang  ada pada  sistem  informasi  rekapitulasi  daftar hadir mahasiswa yang diusulkan.
Gambar 3.  Use Case Sistem yang Diusulkan

## 4.2.2 Skenario Use Case
Melalui  skenario  use  case  ini dapat  dipahami  urutan  aktivitas  pada masing-masing  use  case  dan  yang  akan dijelaskan yaitu pada use case Rekapitulasi Daftar Hadir Mahasiswa. Nama Use Case Rekapitulasi Daftar Hadir Deskripsi Proses  memasukan  data  daftar  hadir  dari  dokumen  daftar hadir  ke  sistem  informasi  rekapitulasi  daftar  hadir mahasiswa. Aktor Sekretariat Aksi Aktor Respon Sistem 1.  Setelah  masuk  sistem  informasi rekapitulasi  daftar  hadir  mahasiswa sekretariat  mencari  dosen  Pembina matakuliah pada daftar dosen. 2.  Sistem  akan  mencari  dan  menampilkan pada  combobox  data  matakuliah  dan  kelas yang dibina dosen yang dipilih. 3. Sekretariat  memilih  matakuliah  dan
kelas pada combobox. 4. Sistem akan memunculkan data mahasiswa pada matakuliah dan kelas tersebut. 5. Sekretariat mengisi tabel daftar hadir mahasiswa dengan Klik kanan pada cell tabel dan memilih H (Hadir ), A (Alfa), I (Izin) dan S (Sakit). 6.  Sistem menyimpan secara otomatis setelah memilih  H  (Hadir  ),  A  (Alfa),  I  (Izin),  S (Sakit). 4.2.3  Sequence  Diagram  Use  Case Rekapitulasi Daftar Hadir Mahasiswa Pada sequence diagram ini dapat dilihat  urutan-urutan  operasi  dari  sistem yang melibatkan objek-objek.

## Gambar. 4 Sequence Diagram Use Case Rekapitulasi Daftar Hadir Mahasiwa

## 4.3 Perancangan Antar Muka
Tahap  perancangan  antar  muka ( interface )  ini  menghasilkan  prototipe
antar  muka  yang  dapat  dilihat  pada Gambar dibawah ini.
Gambar 5. Antar Muka Sistem Rekapitulasi Daftar Hadir Mahasiswa

## V. KESIMPULAN DAN SARAN
5. 1 Kesimpulan
1. Berdasarkan  hasil  analisis  terhadap sistem informasi yang sedang berjalan  diketahui  bahwa  sistem yang ada sekarang memiliki berbagai permasalahan seperti lamanya  pencarian  data  daftar  hadir mahasiswa,  dan  sulitnya  mencetak daftar  hadir  ujian  tengah  dan  akhir semester yang sesuai dengan ketentuan kehadiran mahasiswa harus mencapai minimal 80% . 2. Melalui perancangan sistem informasi  rekapitulasi  daftar  hadir mahasiswa diharapkan siapapun yang membutuhkan informasi daftar hadir  mahasiswa  dapat  diperoleh dengan  mudah  dan  cepat,  karena cukup  dengan  melakukan  pencarian bedasarkan  nim  mahasiswa  semua daftar  hadir  dari  semua  perkuliahan dan  semua  tahun  akademik  dapat ditampilkan dengan cepat.

## 5.2 Saran
Pada  aplikasi  sistem  informasi daftar  hadir  mahasiswa  ini  terdapat kelemahan-kelemahan  atau  kekurangan- kekurangan. Oleh sebab itu ada beberapa saran  yang  hendak  disampaikan  antara lain : 1. Sistem  ini  dibuat  untuk  program studi manajemen
informatika
sehingga  semua  label  atau  tulisan program studi tertulis program studi manajemen informatika secara statis.
Untuk
pengembangan selanjutnya  diharapkan  sistem  ini dapat  digunakan  untuk  semua program studi.
2. Sistem ini tidak terintegrasi dengan sistem  perwalian  dan  penjadwalan sehingga  input  data  awal  masih dilakukan dengan import data daftar hadir  berupa  file  Ms.  excel.  Untuk pengembangan  selanjutnya  sistem
informasi  daftar  hadir  mahasiswa ini  dapat  diintegrasikan  dengan sistem informasi akademik khususnya  sistem  perwalian  dan penjadwalan.

## VI. DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto,  HM.  2005. Analisis  dan Desain  Sistem  Informasi .  Yogyakarta  : ANDI Yogyakarta.
Abdul  Kadir.  2003. Pengenalan  Sistem Informasi . Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.
Budhi Irawan. 2005. Jaringan Komputer . Yogyakarta: Graha Ilmu. Raymond McLeod, George Schell. 2004. Sistem  Informasi  Manajemen .  Jakarta:
Indeks.
Al-bahra Bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.