https://jamsi.jurnal-id.com
Pelatihan Penggunaan “BAKUTEKU” sebagai Pengganti Folder Penyimpanan Arsip Warga Tidar Sari Kota Magelang
Dian Fithra Permana* 1 , Ahmad Saeroji 2 , Shelahiya 3
1,2,3 Program Studi Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang, Indonesia *e-mail: dianfithrapermana@mail.unnes.ac.id 1 , saeroji@mail.unnes.ac.id 2 , shelahiya@student.unnes.ac.id 3 Abstrak Pengabdian ini dilaksanakan dengan didasarkan pada banyaknya individu yang menyimpan arsip surat-surat berharga dengan menumpuknya di dalam satu map dan hanya diletakkan di dalam lemari tanpa perawatan tertentu sehingga arsip  tersebut rentan terhadap kerusakan. Warga Tidar Sari Kota Magelang khususnya  banyak  yang  masih  menyimpan  arsip  surat  berharga  mereka  dengan  metode  yang  demikian, sehingga  ketika  arsip  tersebut  dibutuhkan  untuk  digunakan  cenderung  sudah  menemui  kerusakan  pada arsip tersebut. Penulis mencoba mengembangkan folder penyimpanan arsip menjadi suatu produk bernama “BAKUTEKU” (Baca Aku Temukan Aku) agar proses penyimpanan arsip dapat berjalan dengan baik, arsip terhindar  dari  kerusakan  dan  mudah  untuk  ditemukan  kembali  khususnya  bagi  warga  Tidar  Sari  kota Magelang.  Pengabdian  dilaksanakan  dengan  melakukan  pemaparan  materi  mengenai  kearsipan  dan pelatihan penggunaan BAKUTEKU. Hasil dari pengabdian ini menjadikan warga Tidar Sari kota Magelang menjadi  lebih  memahami  pentingnya  arsip  dan  dapat  menyimpan  arsip  dengan  baik,  menjaga  dan melindungi  arsip  yang  disimpan  dengan  penyimpanan  yang  lebih  terstruktur  dan  dapat  dengan  mudah ditemukan kembali.
Kata kunci : Arsip, BAKUTEKU, Folder, Penyimpanan

## Abstract
This devotion is carried out based on the number of individuals who keep archives of securities by stacking them in a folder and only placed in a closet without certain care so that the archive is vulnerable to damage. Residents of Tidar Sari Magelang City in particular many still keep their securities archive by such methods, so when the archive is needed for use tends to have encountered damage to the archive. The servicer tried to develop the archive storage folder into a product called "BAKUTEKU" (Read me and Found Me) so that the archive storage process can run well, the archive avoids damage and is easy to rediscover, especially for the residents of Tidar Sari magelang city. The service is carried out by conducting material presentations on archival and training in the use of BAKUTEKU. The result of this devotion makes the citizens of Tidar Sari magelang  city  become  more  understanding  of  the  importance  of  archives  and  can  store  archives  well, maintain and protect archives stored with more structured storage and can be easily rediscovered.
Keywords :  Archive, BAKUTEKU, Folder, Storage

## 1. PENDAHULUAN
Kehidupan dalam suatu organisasi atau seseorang tidak pernah terlepas dari kebutuhan akan  informasi.  Pada  dasarnya  semua  kegiatan  yang  dilakukan  seseorang  membutuhkan informasi  sebagai  pendukung  administrasi  yang  dibutuhkan  dalam  kehidupan  bermasyarakat. Salah satu sumber informasi yang dibutuhkan oleh seseorang dapat diperoleh dari arsip, yang proses  pengelolaanya  disebut  kearsipan.  Istilah  arsip  seperti  diungkapkan  oleh  A.W  Widjaja (1986:  99)  berasal  dari  bahasa  Yunani,  yaitu  dari  kata  arche,  kemudian  menjadi  archea  dan selanjutnya  mengalami  perubahan  kembali  menjadi  archeon.  Archea  berarti  dokumen  atau catatan  mengenai  permasalahan.  Dalam  bahasa  Inggris  disebut  archives  yang  berarti  tempat atau  dokumen.    Sedangkan  menurut  Kamus  Administrasi  Perkantoran  arsip  adalah  kumpulan dokumen  yang  disimpan  secara  teratur,  berencana,  karena  mempunyai  suatu  kegunaan  agar setiap kali dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat. UU No. 43 tahun 2009 mengenai kearsipan menyebutkan pengertian arsip sebagai berikut. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
https://jamsi.jurnal-id.com
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan  bernegara.  (http://dunia  arsip.com  8- 11-2012). Selain itu arsip merupakan versi lengkap dari pekerjaan dan semua bahan tambahan yang disimpan setelah  publikasi awal di setidaknya satu  repositori online yang didukung oleh akademisi lembaga, civitas akademika, instansi pemerintah, atau organisasi mapan lainnya yang berusaha  untuk  memungkinkan  akses  terbuka,  distribusi  tidak  terbatas,  interoperabilitas,  dan jangka panjang pengarsipan (Suber, 2003). Bidang kearsipan sendiri mengalami perkembangan, maka  muncul  banyak  ahli  yang  mencoba  mengemukakan  pendapat-pendapatnya  mengenai arsip.  Dengan  demikian  kearsipan  menjadi  suatu  kegiatan  yang  sangat  penting.  Hal  ini  sangat disadari,  karena  seseorang  akan  terkendala  apabila  sistem  kearsipannya  tidak  baik.  Kegiatan kearsipan tidak akan pernah terlepas dari pengelolaan arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam  proses  penyajian  informasi  untuk  kepentingan  perorangan  dalam  rangka  memenuhi kebutuhan  administrasi  yang  dituntut  dalam  kehidupan  bermasyarakat.  Oleh  sebab  itu  untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar harus ada sistem yang baik di bidang kearsipan.
Kearsipan  memiliki  tujuan  untuk  menjamin  keselamatan  bahan  pertanggungjawaban mengenai perencanaan, penyelenggaraan kehidupan seseorang serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban yang diperlukan bagi seseorang. Menurut Sularso Mulyono (1985: 1), yang disebut  arsip  secara  umum  adalah “1. Tempat  untuk  menyimpan  berkas  sebagai  bahan pengingatan,  2.  Bahan-bahan,  baik  berwujud  surat,  laporan,  perjanjian-perjanjian,  gambar- gambar  hasil  kegiatan,  statistik,  kuitansi  dan  sebagainya,  yang  disimpan  sebagai  bahan pengingatan”. Salah satu jenis arsip yang intensitas penggunaannya masih tinggi dan merupakan salah  satu  sumber  informasi  utama  bagi  seseorang  adalah  surat-surat  penting  atau  surat berharga yang dimiliki seseorang. Agus Sugiarto & Teguh Wahyono (2005: 7) mengungkapkan arsip disini adalah setiap catatan (record/dokumen) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk  huruf,  angka  atau  gambar,  yang  mempunyai  arti  dan  tujuan  tertentu  sebagai  bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film- strip, mikrofilm), media computer (disket, pita magnetic, piringan), kertas photocopy, dan lain- lain.  Pendapat lain dikemukakan oleh Basir Barthos (2003: 1), di dalam bukunya yang berjudul Manajemen  Kearsipan mengemukakan  arsip adalah “setiap catatan  tertulis baik  dalam  bentuk bagan  atau  gambar  yang  memuat  keterangan-keterangan  mengenai  suatu  subjek  (pokok persoalan)  ataupun  peristiwa  yang  dibuat  orang  untuk  membantu  daya  ingatan  orang  (itu) pula”. Dengan  demikian  arsip  tersebut  harus  dikelola  dengan  baik  karena  masih  digunakan secara  langsung  dalam  pemenuhan  kebutuhan  administratif  seseorang.  Informasi  yang dibutuhkan  tentang  kebijakan  pengarsipan  sebagai  alat  advokasi  untuk  mendorong  praktik pengarsipan  dan  untuk  mengirimkan  pesan  yang  jelas  tentang  apa  arti  pengarsipan  dan memungkinkan  akses  terbuka  dalam  kearsipan  (Jenkins,  2007).  Menyadari  pentingnya  arsip bagi kelangsungan hidup seseorang, dalam hal ini arsip dipandang ip sebagai alat pengingat dan sumber  informasi  yang  dapat  membantu  seseorang  dalam  pemenuhan  kebutuhan administratifnya.  Setiap  individu  dituntut  dapat  mengetahui  intensitas  penggunaan  arsip  yang dimilikinya agar informasi yang dibutuhkannya dapat mudah untuk ditemukan, dan tujuan dari individu  tersebut  dapat  tercapai.  Banyak  warga  masyarakat  yang  masih  menganggap  bahwa arsip  merupakan  hal  yang  kurang  penting.  Sehingga  dalam  proses  pengelolaannya  kurang mendapatkan perhatian. Banyak individu-individu yang menyimpan arsip surat-surat berharga mereka dengan menumpuknya di dalam satu map dan hanya diletakkan di dalam lemari tanpa perawatan tertentu sehingga arsip tersebut rentan terhadap kerusakan.
Warga Tidar Sari Kota Magelang khususnya banyak yang masih menyimpan arsip surat berharga  mereka  dengan  metode  yang  demikian,  sehingga  ketika  arsip  tersebut  dibutuhkan untuk digunakan cenderung sudah menemui kerusakan pada  arsip tersebut. Endang Wiryatmi Tri Lestari (1993:  75), mengungkapkan Prinsip penyimpanan arsip adalah “aman, awet, up to date,  dan  efisien.  Penyelenggaraan  kearsipan  tiap  organisasi  berbeda-beda,  sesuai  dengan kebutuhannya”. Hal  di  atas  menunjukkan  bahwa  memang  kearsipan  sekarang  ini  belum mencapai  hasil  yang  diinginkan,  masih  terpinggirkan  dan  butuh  pengelolaan  lebih  baik mengenai  pelaksanaan  pengelolaannya  agar  di  kemudian  hari  pengelolaan  arsip  dapat
https://jamsi.jurnal-id.com
dipandang  seutuhnya  sebagai  sesuatu  yang  urgent  dan  sangat  dibutuhkan  dalam  pencapaian tujuan seseorang.  Salah satu cara dalam menyimpan arsip surat berharga bagi seseorang adalah dengan folder yang  mana  arsip  disimpan  pada  suatu  map  yang  di  dalamnya  terdapat  plastik- plastik  pelindung  untuk  meletakkan  arsip  agar  dapat  terlindung  dari  kerusakan.  Akan  tetapi penggunaan folder sendiri masih masih dirasa kurang efektif dalam prosess penemuan kembali arsip surat berharga yang dibutuhkan. Peletakkan arsip secara acak tanpa  terindeks membuat seseorang kesulitan dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan. Hal tersebut pula yang terjadi pada warga Tidar Sari kota Magelang dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Sulistyo-Basuki  (2003:  220),  menyebutkan  sistem  manajemen  keamanan  memiliki  sasaran sebagai  berikut:  a)  Memberikan  kerahasiaan  informasi  dan  data  tentang  pribadi,  miliki,  atau yang  bersifat  sensitive  b)  Menyediakan  integritas  isi  arsip  dinamis  dan  ketepatan  data  c) Mencegah upaya akses tidak berkewenangan terhadap sistem dan data d) Akses yang cepat bagi pemakai sah pada informasi dan data. Cara lain adalah dengan sistem warna pengarsipan diri – putih,  kuning  dan  hijau – dikembangkan  selama  Proyek  RoMEO  asli  (Gadd  et  al.,  2004)  dan banyak  digunakan  di  open  mengakses  lingkaran.  Ini  dikembangkan  untuk  digunakan  dalam database SHERPA/RoMEO dengan penambahan "biru". Penerbit diberi warna pengarsipan diri tertentu, tergantung pada apa yang mereka izinkan untuk diarsipkan sendiri. istilah dan definisi pengarsipan  diidentifikasi  dan  dimasukkan  ke  dalam  kategori,  dan  kosakata  terkontrol  yang dihasilkan  dikembangkan  (Jenkins  et  al.,  2006).  Untuk  itu  dibutuhkan  inovasi  yang  baik mengenai cara penyimpanan arsip bagi seseorang khususnya dalam hal ini bagi warga Tidar Sari kota magelang agar mereka dapat menyimpan arsip dengan baik, terhindar dari kerusakan dan mudah dalam menemukan kembali arsip. Folder saja dirasa kurang efektif untuk mewujudkan hal tersebut. Untuk itu peneliti mencoba mengembangkan Folder menjadi suatu produk bernama “BAKUTEKU” (Baca Aku Temukan Aku) agar proses penyimpanan arsip dapat berjalan dengan baik,  arsip  terhindar  dari  kerusakan  dan  mudah  untuk  ditemukan  kembali  khususnya  bagi warga Tidar Sari kota Magelang yang masih mengalami kendala dalam penyimpanan arsip. Dari uraian  tersebut  penulis  bermaksud  melakukan  pengabdian  kepada  masyarakat  dengan  judul “ Pelatihan Penggunaan ‘ B AKUTEKU’ sebagai Pengganti Folder Penyimpanan Arsip Warga Tidar Sari Kota Magelang ” .
Berdasarkan  permasalahan  warga  Tidar  Sari  Kota  Magelang  terkait  dengan  sistem penyimpanan  arsip  yang  masih  kurang  tertata  dengan  baik,  banyak  terjadi  kerusakan  arsip penting,  dan  juga  sulitnya  penemuan  Kembali  arsip  yang  diinginkan,  maka  solusi  yang  dapat ditawarkan  membuat  pelatihan  penyimpanan  arsip  melalui  BAKUTEKU  “ Baca  Aku  Temukan Aku ”  yaitu  sistem  penyimpanan  arsip  yang  merupakan  pengembangan  dari  folder  dimana di dalam  folder  tersebut  terdapat  plastik-plastik  pelindung  dan  berguna  sebagai  tempat penyimpanan arsip agar terhindar dari kerusakan sekaligus memisahkan arsip yang satu dengan yang  lainnya  agar  tidak  bercampur.  Dibagian  luar  folder  tersebut  terdapat  tempat – tempat kartu yang bisa ditulis secara manual jenis arsip yang disimpan dengan warna yang diinginkan dan disesuaikan dengan warna sekat pembatas pada bagian arsip yang disimpan agar penemuan Kembali arsip tersebut dapat dilakukan dengan mudah.

## 2. METODE
Ada lima tahapan yang dilaksanakan dalam pengabdian ini dari awal hingga akhir seperti yang digambarkan pada bagan Gambar 1.
Berikut ini adalah penjelasan detail mengenai Gambar 1.
1. Pemetaan  masalah  dilaksanakan  oleh  penulis  mengenai  masalah  kearsipan  yang  dihadapi oleh warga Tidar Sari kota Magelang.
2. Koordinasi dengan kepala desa warga Tidar Sari Kota Magelang mengenai pelatihan teknis pengabdian yang akan dilakukan khususnya mengenai pelatihan yang akan dilaksanakan.
3. Mengkaji  pemahaman  warga  Tidar  Sari  mengenai  pentingnya  arsip  dengan  melakukan pemaparan materi kearsipan dan menarik pemahaman setelah pemaparan materi.
https://jamsi.jurnal-id.com
4. Pelatihan cara menggunakan BAKUTEKU sebagai alat penyimpanan arsip bagi warga Tidar Sari Kota Magelang.
5. Melakukan  evaluasi  terhadap  pengabdian  yang  telah  dilakukan  dengan  menganalisis kekurangan apa yang muncul selama pelaksanaan pengabdian.

## Gambar 1. Prosedur kerja pengabdian masyarakat pelatihan penggunaan BAKUTEKU

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berikut  adalah  tahapan  pelatihan  penggunaan  BAKUTEKU  pada  warga  Tidar  Sari  Kota Magelang.

## 3.1 Pemetaan Masalah
Pemetaan  masalah  dilakukan  penulis  dengan  melakukan  survey  secara  langsung  pada warga  Tidar  Sari  Kota  Magelang  mengenai  permasalahan  apa  yang  dihadapi  warga  mengenai kearsipan.  Selain  survey  juga  dilakukan  sedikit  wawancara  kepada  warga  Tidar  Sari  Kota Magelang  mengenai  hal  tersebut.  Dari  hasil  survey  dan  wawancara  ditemukan  permasalahan mengenai penyimpanan arsip warga Tidar Sari Kota Magelang dimana warga masih menyimpan arsip khususnya surat – surat penting dengan cara ditumpuk begitu saja di lemari kayu sehingga rentan  terdapat  kerusakan  dan  apabila  dibutuhkan  Kembali  dirasa  sulit  dalam  menemukan Kembali arsip yang dibutuhkan tersebut.

## 3.2 Koordinasi dengan Kepala Desa Tidar Sari Kota Magelang
Setelah ditemukan permasalahan mengenai kearsipan di warga Tidar Sari Kota Magelang maka  penulis  melakukan  koordinasi  dengan  kepala  desa  warga  Tidar  Sari  Kota  Magelang mengenai  solusi  yang  akan  dilakukan  untuk  mengatasi  masalah.  Dalam  hal  ini  penulis berkoordinasi  mengenai  pelatihan  yang  akan  dilakukan  untuk  membenahi  cara  penyimpanan arsip  warga  Tidar  Sari  Kota  Magelang.  Penulis  berkoordinasi  mengenai  pelatihan  yang  akan dilakukan yaitu pelatihan penggunaan BAKUTEKU sebagai pengganti folder penyimpanan arsip yang  dirasa  dapat  menjadi  solusi  mengenai  permasalahan  penyimpanan  arsip  yang  dihadapi. Kemudian  berkoordinasi  mengenai  peserta  yang  akan  mengikuti  pelatihan  tersebut  dan bagaimana  teknisnya.  Dalam  hal  ini  kepala  desa  warga  Tidar  Sari  menginstruksikan  untuk melakukan  pelatihan  dengan  jumlah  peserta  20  orang  dengan  teknis  tatap  muka  sebanyak peserta  10  orang  dan door  to  door sebanyak  10  orang  dikarenakan  masih  dalam  kondisi pandemic COVID-19.

## 3.3 Mengkaji Pemahaman
Mengkaji  pemahaman  kearsipan  dilaksanakan  dengan  melakukan  pemaparan  materi mengenai  kearsipan  sebelum  melakukan  pelatihan.  Penulis  melakukan  presentasi  dan pemaparan  mengenai  materi-materi  arsip  dan  kearsipan,  bagaimana  penyimpanan  arsip  yang baik dan benar, dan bagaimana mengamankan arsip dengan benar. Berikut adalah foto kegiatan pemaparan materi yang dilakukan penulis.
https://jamsi.jurnal-id.com
(a)
(b)
Gambar 2. Pelaksanaan Pemaparan Materi Kearsipan (a) pemaparan materi secara tatap muka (b) pemaparan materi secara door to door
Gambar  (a)  merupakan  pelaksanaan  tahap  pengabdian  mengkaji  pemahaman  dengan cara  memaparkan  materi – materi  mengenai  kearsipan  secara  tatap  muka  dengan  peserta  10 orang.  Kemudian  Gambar  (b)  merupakan  pelaksanaan  kegiatan  mengkaji  pemahaman  dengan cara  pemaparan  materi  kearsipan  secara door  to  door ke  rumah  warga.  Adapun  materi  yang dipaparkan  meliputi  pengertian  arsip  dan  kearsipan,  bagaimana  cara  menyimpan  arsip  yang baik  dan  benar,  dan  juga  bagaimana  mengamankan  arsip  dengan  baik  agar  terhindar  dari kerusakan.  Dari  hasil  pemaparan  maka  dapat  ditarik  pemahaman  kearsipan  warga  Tidar  Sari Kota Magelang yang lebih meningkat.

## 3.4 Pelatihan Cara Penyimpanan Arsip menggunakan BAKUTEKU
Sebelum  membahas  mengenai  pelaksanaan  pelatihan  penggunaan  BAKUTEKU  penulis akan  membahas  terlebih  dahulu  apa  itu  BAKUTEKU.  BAKUTEKU  merupakan  singkatan  dari “BACA AKU TEMUKAN AKU” yaitu sistem pe nyimpanan arsip yang merupakan pengembangan dari  folder  dimana  di  dalam tools BAKUTEKU  tersebut  terdapat  plastik-plastik  pelindung  dan berguna  sebagai  tempat  penyimpanan  arsip  agar  terhindar  dari  kerusakan  sekaligus memisahkan  arsip  yang  satu  dengan  yang  lainnya  agar  tidak  bercampur.  Dibagian  luar tools BAKUTEKU  tersebut  terdapat  tempat-tempat  kartu  berwarna  -  warni  yang  bisa  ditulis  secara manual  dimana  dapat  ditulis  jenis  arsip  yang  disimpan  dengan  warna  yang  diinginkan  sesuai dengan  keinginan  individu  hal  ini  bertujuan  agar  individu  tahu  urutan  letak  penyimpanan arsipdi  dalam  BAKUTEKU  sesuai  urutan  warna  kartu  pada  sampul  BAKUTEKU  sehingga memudahkan  penemuan  kembali  arsip  yang  disimpan.  Berikut  adalah  gambar  tahapan pembuatan tools BAKUTEKU.
(a) (b) (c)
Gambar 3. Desain Produk BAKUTEKU (a) sampul depan (b) sampul belakang (c) desain utuh
Hal pertama yang dilakukan untuk membuat tools BAKUTEKU adalah mendesain bagian luar  atau  sampul  yang  nantinya  akan  di  tempel  Di  bagian  luar fileholder sebagai  tempat penyimpanan  arsip.  Gambar  (a)  menunjukkan  desain  sampul  depan  dimana  terdapat  kotak- kotak warna – warni yang bertujuan sebagai space untuk tempat kartu penamaan arsip. Gambar (b)  merupakan  desain  sampul  belakang tools BAKUTEKU  dan  gambar  (c)  adalah  desain  utuh
https://jamsi.jurnal-id.com
tools BAKUTEKU yang nantinya akan di printout dengan bahan sticker yang kemudian di tempel pada fileholder tempat penyimpanan arsip. Setelah  desain  selesai  dibuat,  kemudian  di  printout  dengan  bahan  sticker  yang selanjutnya  ditempelkan  pada fileholder penyimpanan  arsip.  Selain  menempel  hasil  desain tersebut penulis juga menempelkan plastik tempat penyimpanan kartu pada bagian kotak-kotak warna-warni  pada  sampul  bagian  depan  sesuai  dengan  ukuran  kotak  warna-warni  tersebut yaitu  10  x  5  cm.  Penulis  juga  menyiapkan  kartu  dari  bahan  kertas  Ivory  untuk  dimasukkan dalam plastic tersebut sesuai dengan warna kotak yang terdapat dalam sampul dengan ukuran 9.5 x 4.5 cm. kertas ini yang nantinya digunakan untuk menulis secara manual jenis arsip yang disimpan. Berikut adalah gambar dari produk BAKUTEKU yang telah jadi.
(a)
(b) (c) (d) Gambar 4. Produk BAKUTEKU (a) Bagian depan produk (b) Bagian belakang produk (c) Bagian dalam produk (d) Bagian luar produk
Gambar  (a)  merupakan  bagian  depan  BAKUTEKU  yaitu  terdapat  kotak  warna – warni yang  telah  dilengkapi  tempat  penyimpanan  kartu  dari  plastik  dan  diisi  kartu  sesuai  dengan warna kotak untuk menuliskan nama atau  jenis arsip yang akan disimpan. Gambar (b) adalah bagian  belakang  dari  BAKUTEKU.  Gambar  (c)  adalah  bagian  dalam  dari  BAKUTEKU  terdapat plastic-plastik  untuk  menyimpan  arsip  agar  awet  dan  terhindar  dari  kerusakan.  Gambar  (d) merupakan gambar keseluruhan penampakan bagian luar dari produk BAKUTEKU.
Setelah  produk/ tools BAKUTEKU  berhasil  dibuat  dan  diselesaikan  maka  kemudian digunakan dalam pelatihan penggunaan BAKUTEKU sebagai sarana penyimpanan arsip penting pada  warga  Tidar  Sari  Kota  Magelang.  Berikut  adalah  gambar  dari  pelaksanaan  pelatihan penggunaan BAKUTEKU.
(a) (b)
Gambar 5. Pelaksanaan Pelatihan Penggunaan BAKUTEKU (a) Pelatihan secara tatap muka (b) Pelatihan secara door to door
Gambar (a) merupakan gambaran situasi pelaksanaan pelatihan penggunaan BAKUTEKU sebagai  pengganti  folder  penyimpanan  arsip  warga  Tidar  Sari  Kota  Magelang  secara  langsung tatap muka dengan jumlah peserta 10 orang saja dikarenakan adanya pembatasan kerumunan sebagai  dampak  pandemic  COVID-19.  Dalam  pelatihan  tersebut  penulis  mencontohkan bagaimana  menyimpan  arsip  penting  menggunakan  BAKUTEKU.  Misalnya  menyimpan  arsip
https://jamsi.jurnal-id.com
Kartu  Keluarga  (KK)  maka  penulis  mencontohkan  dengan  mengambil  salah  satu  kartu  pada sampul  BAKUTEKU  kemudian  ditulis  secara  manual  nama  arsip  yang  akan  disimpan  (dalam contoh ini KK) maka ditulis Kartu Keluarga pada kartu tersebut. Setelah ditulis kemudian kartu masukkan  Kembali  pada  plastik  kartu  sesuai  warna  kartu.  Kemudian  arsip  KK  tersebut dimasukkan  pada  bagian  dalam  BAKUTEKU  pada  sekat  plastic  sesuai  dengan  urutan  kartu  di sampul  BAKUTEKU.  Gambar  (2)  merupakan  pelatihan  yang  sama,  penulis  mencontohkan  hal yang  sama  akan  tetapi  dilakukan  secara door  to  door dikarenakan  sesuai  arahan  kepala  desa dikarenakan  dampak  pandemi  COVID-19  yang  tidak  memperbolehkan  terjadi  banyak kerumunan.    Penulis  melakukan  pelatihan  secara door  to  door dengan  mengunjungi  rumah – rumah warga sebanyak 10 orang.

## 3.5 Evaluasi
Evaluasi  yang  dilakukan penulis  adalah  dengan  cara  melakukan  diskusi  dengan  kepala desa Tidar Sari Kota Magelang, dan warga Tidar Sari Kota Magelang sendiri terkait hal apa saja yang perlu ditambahkan dari kegiatan pengabdian, yang kemudian didiskusikan dengan seluruh anggota pelaksanaan pengabdian.
Hasil diskusi dengan kepala desa Tidar Sari Kota Magelang dihasilkan masih kurangnya Batasan  jumlah  warga  yang  dapat  mengikuti  pelatihan.  Perlu  diketahui  bahwa  penulis  hanya membatasi jumlah peserta sebanyak 20 orang dikarenakan keterbatasan waktu dan biaya. Oleh karena  itu  menurut  kepala  desa  Tidar  Sari  Kota  Magelang  masih  terlalu  sedikit  jumlah keikutsertaan warga dan masih sangat dimungkinkan bagi warga yang tidak mengikuti pelatihan masih belum dapat menyimpan arsip dengan baik dan masih menemui kerusakan arsip.
Hasil diskusi dengan warga Tidar Sari Kota Magelang menghasilkan masukkan mengenai produk  BAKUTEKU.  Warga  menambahkan  akan  lebih  baik  jika  terdapat  sekat  penunjuk  pada setiap penyimpanan arsip dalam BAKUTEKU sesuai dengan warna kotak pada sampul bakuteku agar  saat  menemukan  kembali  arsip  bisa  lebih  cepat  lagi  karena  ada  tanda  warna  yang  sama antara warna kotak yang ditulis nama arsip dengan sekat tempat penyimpanan arsip.
Masukan-masukan  dari  kepala  desa  dan  warga  kemudian  penulis  diskusikan  bersama anggota pengabdi yang kemudian disampaikan kepada instansi apa yang perlu disampaikan dan membuat perbaikan produk BAKUTEKU untuk kedepannya sehingga pelaksanaan pengabdian di masa mendatang bisa ditingkatkan lebih baik lagi.

## 4. KESIMPULAN
Setelah  pelaksanaan  pengabdian  warga  Tidar  Sari  Kota  Magelang  mulai  memahami pentingnya  arsip,  dan  dapat  menyimpan  arsip  penting  dengan  baik,  terhindar  dari  kerusakan, terstruktur,  dan  mudah  ditemukan  kembali.  Warga  Tidar  Sari  Kota  Magelang  juga  dapat melakukan  penyimpanan  arsip  dengan  benar,  yang semula  hanya ditumpuk  begitu saja  dalam lemari  dan  rentan  terhadap  kerusakan  setelah  dilakukan  pelatihan,  warga  Tidar  Sari  Kota Magelang  dapat  menyimpan  arsip  menggunakan  BAKUTEKU  sehingga  arsip  penting  yang mereka  miliki  awet,  terstruktur  dalam  penyimpanannya,  dan  juga  mudah  dalam  penemuan kembali.
Dalam pelaksanaan  pengabdian kedepannya perlu mencakup lebih  banyak warga yang terlibat  agar  seluruh  warga  dapat  mengikuti  pelatihan  dan  mendapat  pemahaman  mengenai kearsipan dan penyimpanan arsip yang baik menggunakan BAKUTEKU, dan juga perlu dilakukan penambahan pada produk berupa sekat pembatas yang sewarna dengan kotak tempat memberi nama arsip Di bagian sampul agar lebih cepat lagi dalam menemukan arsip yang dibutuhkan.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terimakasih  kepada  warga  desa  Tidar  Sari  Kota  Magelang  atas antusiasme  keikutsertaan  dalam  pengabdian  ini,  Rektor  Universitas  Negeri  Semarang,  Dekan
https://jamsi.jurnal-id.com
Fakultas  Ekonomi  Universitas  Negeri  Semarang,  dan  Ketua  Jurusan  Pendidikan  Ekonomi Universitas Negeri Semarang atas support dan bantuannya dalam pengabdian ini.

## DAFTAR PUSTAKA
A.W., Widjaja. 1986. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar . Jakarta: CV Rajawali Agus, Sugiarto & Teguh, Wahyono.  2005. Manajemen Kearsipan Modern . Yogyakarta: Gava Media Badri Munir Sukoco. (2007). Manajemen Adminiistrasi Perkantoran Modern . Jakarta: Erlangga. Bartos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan . Jakarta: PT Bumi Aksara
DPR RI & Presiden RI. 2009. Undang-undang No. 43 Tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan. Jakarta
Endang,  Wiyartini  Tri  Lestari.  1993. Arsip  Dinamis  Dalam  Arus  Informasi .  Yogyakarta:  Arikha Media Cipta
Gadd, E., Oppenheim, C. and Probets, S. (2004), RoMEO Studies 5: IPR issues facing OAI data and service providers , The Electronic Library, Vol. 22 No. 2, pp. 121-38. RoMEO Studies 8: self- archiving 131
Gie, The Liang. 2000. Adminstrasi Perkantoran Modern . Yogyakarta: Liberty. Yogyakarta Jenkins,  C.,  Oppenheim,  C.,  Probets,  S.  and  Hubbard,  B.  (2006), RoMEO  studies  7:  creation  of  a controlled  vocabulary  to  analyse  copyright  transfer  agreements ,  Journal  of  Information Science.
Jenkins,  C.,  Probets,  S.,  Oppenheim,  C.,  &  Hubbard,  B.  (2007). RoMEO  Studies  8:  self ‐ archiving. Program, 41(2), 124 – 133. doi:10.1108/00330330710742908
Sularso Mulyono, dkk. 1985. Dasar-Dasar Kearsipan . Yogyakarta: Liberty. Yogyakarta Suber,  P.  (2003),  Bethesda  Statement  on  Open  Access  Publishing,  available  at: www.earlham.edu/peters/fos/bethesda.htm