Pelatihan  Adminintrasi  Perkantoran  Bagi  Mahasiswa Perbankan Syariah STEBIS IGM
1 Fadilla, 2 Doly Nopiansyah
1 Program Studi Perbankan Syariah STEBIS IGM Palembang
2 Kepala BPM STEBIS IGM Palembang Email : dila@stebisigm.ac.id, dolynopiansyah@stebisigm.ac.id

## Abstract
This community service activity is the provision of training on office administration as a provision  before  students  undertake  an  internship.  Participants  in  this  office administration  briefing  activity  are  Semester  5  Sharia  Banking  students  who  cannot intern at bank and bank financial institutions due to covid 19. The purpose of this office administration training is so that students can understand how to work in an office, what activities  can  be  done  there.  In  this  office  administration  training,  the  speakers  provide knowledge  about  what  administration  is,  the  scope  of  administration  in  the  office,  what activities  will  be  carried  out  in  the  office.  In  this  provision,  students  will  also  be  given training  on  how  to  combine  files  into  one  PDF  format.  Students  will  also  be  given knowledge  about  accreditation  and  preparation  of  evidence  in  accreditation  criteria  9 forms.
Keywords: Office Administration, Training

## Abstrak
Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  merupakan  pemberian  pelatihan  tentang administrasi  perkantoran  sebagai  bekal  sebelum  mahasiswa  melakukan  magang.  Peserta kegiatan  pembekalan  adminitrasi  perkantoran  ini  adalah  mahasiswa  Perbankan  Syariah Semester  5  yang  tidak  dapat  magang  di  lembaga  keuangan  bank  dan  bank  dikarenakan covid  19.  Tujuan  pelatihan  adminitrasi  perkantoran    ini  adalah  agar  mahasiswa  dapat mengerti    cara  bekerja  di  kantor,  kegiatan  apa  saja  yang  dapat  dilakukan  di  sana.  Pada pelatihan administrasi perkantoran ini pemateri memberikan pengetahuan tentang apa itu adminitrasi,  ruang  lingkup  adminitrasi  dalam  kantor,  kegiatan  apa  saja  yang  akan dilakukan  dalam  kantor.  Pada  pembekalan  ini  mahasiswa  juga  akan  diberikan  pelatihan cara  menggabungkan  file  kedalam  satu  bentuk  PDF.  Mahasiswa  juga  akan  diberikan pengetahuan  mengenai  akreditasi  dan  penyusunan  barang  bukti  dalam  borang  akreditasi kriteria 9.
Kata Kunci: Administrasi Perkantoran, Pelatihan

## Pendahuluan
Mahasisswa  merupakan  aset  bangsa  yang  berharga  karena  mahasiswa  lah yang  pada  akhirnya  akan  meneruskan  cita-cita  para  pejuang  kita  dalam membesarkan  Indonesia.  Untuk  dapat  gelar  sarjana  maka  seorang  mahasiswa harus  menempuh  pendidikan  selama  kurang  lebih  4(empat)  tahun.  Salah  satu kurikulum dalam Program Studi Perbankan Syariah adalah Magang/PKL.
Magang/PKL merupakan suatu program kegiatan yang mengharuskan seorang mahasiswa bekerja dalam suatu perusahaan agar dapat mengetahui pekerjaan yang harus dilakukan ketika mereka bekerja selesai lulus Sarjana dan meraih gelar S1. Mahasiswa  Perbankan  Syariah  STEBIS  IGM  melakukan  PKL  atau  Magang diberbagai macam perusahaan baik lembaga keuangan Bank maupun non Bank.
Pada  tahun  2020  dunia  dihebohkan  dengan  wabah  Virus  Korona  yang membahayakan  serta  telah  meresahkan  banyak  manusia  di  dunia  ini  termasuk Indonesia.  Pemerintah  Indonesia  memerintahkan  kepada  seluruh  pelajar  dan mahasiswa  untuk  melakukan  kegiatan  belajar  mengajar  di  rumah  serta  tidak diperkenankan  lagi  datang  ke  kampus  maupun  sekolah  karena  Pandemi  ini. Mahasiswa STEBIS IGM juga mengikuti aturan pemerintah tersebut. Oleh karena hal  ini  maka  mahasiswa  Program  Studi  Perbankan  Syariah  yang  seharusnya magang  di  perusahaan  tidak  dapat  melakukannya  karena  sedikit  sekali perusahaan  baik  bank  maupun  non  bank  yang  mau  menerima  mahasiswa  untuk magang  diperusahaanya.  Oleh  sebab  itu  STEBIS  IGM  memberikan  kesempatan kepada  mahasiswa  magang  untuk  dapat  melakukan  magang  di  STEBIS  IGM. Proses  mahasiswa  magang  selama  2  minggu  dari  senin  sampai  jumat  pukul  09- 14.00.
Sebelum  melakukan  magang  mahasiswa  STEBIS  IGM  program  studi perbankan  syariah  diberikan  bekal  terlebih  dahulu  tentang  apa  saja  yang  akan dilakukan  dalam  magang  tersebut.  Dalam  hal  ini  ketua  program  studi  perbankan syariah  memberikan  arahan  mengenai  aplikasi-aplikasi  yang  ada  didalam  kantor dan  biasanya  diguanakan  untuk  mempermudah  kegiaatan  operasional  dalam kantor.

## Metode Pengabdian
1. Metode Pelaksanaan
Rangkaian pengabdian masyarakat yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1) Bentuk Kegiatan Bentuk  kegiatan  yang  dilakukan  dalam  pembelakalan  mahasiswa  magang adalah:
 Pemaparan materi mengenai aplikasi perkantoran
 Praktik  mengaplikasikan  program-program  komputer  yang  dibutuhkan  dalam kantor
 Pemaparan  tentang  akreditasi  dan  pentingnya  akreditasi  bagi  sebuah  institusi pendidikan
2) Tempat kegiatan
Kegiaatan  pemberian  materi  aplikasi  perkantoran  ini  dilakukan  di  STEBIS IGM lantai 2.
3) Proses Kegiatan
Proses  kegiatan  pembekalan  dilakukan  selama  2  hari  yaitu  2-3  September 2020  yaitu  hari  Rabu  dan  Kamis.  Adapun  kegiaatan  yang  berlangsung  adalah sebagai berikut :
a. Tanggal 2 September  2020 : Adapun kegiatan yang dilakukan pada pertemuan I adalah sebagai berikut :
1)  registrasi peserta
2)  Penyampaian  materi  sesi  I  oleh  Fadilla  S.E.I.M.Si  dengan  judul  materi Pengertian Kantor, apa saja yang diperlukan dalam kantor.
3)  Penjelasan  mengenai  pengertian  akreditasi  dan  pentingnya  akreditasi  bagi intitusi pendidikan.
4)  Tanya jawab mengenai aplikasi perkantoran dan akreditasi
b. Tanggal 3 September 2020 : Pada sesi ke II ini merupakan lanjutan dari sesi pertama
1) Penyampaian materi sesi II dilakukan oleh Bapak Doli Nopriansyah S.E.,M.Si
2) Penjelasan mengenai  program  Penggabungan  file,  Mailing,  konsep  penulisan dalam email dalam administrasi perkantoran.
3) Tanya jawab mengenai aplikasi perkantoran.
4) Doa dan penutup oleh Bapak Doli Nopriansyah S.E.,M.Si
Waktu Kegiatan dan Materi Pokok dalam Kegiatan
Pelaksanaan  Kegiatan  dilakukan  dalam  waktu  dua  hari    yaitu  hari  rabu  dan kamis. Adapun jadwal kegiatannya adalah sebagai berikut :
Tanggal 2 September 2020 Waktu Materi Narasumber 08.00.-08.30 Registrasi peserta Fachrurozi 08.30.-09.00 Pembukaan Fachrurozi 09.00.-10.00. Kantor dan lingkungannya Fadilla S.E.I.M.Si 10.00-11.00 Tanya jawab materi Fadilla S.E.I.M.Si 11.00.-12.30 ISHOMA - 12.30-13.30 Administrasi perkoantoran dan program apa saja yang digunakan Fadilla S.E.I.M.Si 13.30-14.00 Tanya jawab materi Fadilla S.E.I.M.Si 14.00-14.30 Penutup  dan  pembacaan doa Fachrurozi Tanggal 3 September 2020 Waktu Materi Narasumber 09.00.-10.00. Akreditasi dan cakupannya Doli Nopriansya M.Si 10.00-11.00 Tanya jawab materi Doli Nopriansya MS.i 11.00.-12.30 ISHOMA - 12.30-13.30 Pentingnya tertib administrasi dalam akreditasi Doli Nopriansya MS.i 13.30-14.00 Tanya jawab materi Doli Nopriansyah 14.00-14.30 Penutup  dan  pembacaan doa Fachrurozi Total  durasi  pelaksanaan  pengabdian  pda  mayarakat  untuk  masing-masing pelaksana : No  Nama NIDN/NPM Status Durasi 1 Fadilla S.E.I.,M.Si 2108089001 Dosen 36 jam 2 Doli Nopriansyah BPM 36 jam 3 Fachrurozi 201702004 Mahasiswa 1 jam

## Hasil dan Pembahasan
1. Materi Sosialisasi/Pembekalan
a. Pengertian Administrasi
Administrasi  adalah  perencanaan,  pengendalian,  pengorganisasian,  pekerjaan perkantoran  perkantoran,  serta  penggerakan  mereka  yang  melaksanakannya  agar mencapai  tujuan  yang  telah  ditetapkan  Sutha  dalam  sugiah  dan  Nurhidayanti 2019).
b. Kegiatan Administrasi Meliputi :
 pembukuan ringan,
 mencatat,
 menyurat,
 mengetik,
 agenda dan
 sebagainya  yang  bersifat  teknis  ketatausahaan  [Priansa  and  Damayanti, 2015 dalam sugiah dan Nurhidayanti 2019)
c. Karakteristik administrasi perkantoran yaitu:
1).  Bersifat  pelayanan  :mengandung  arti  melayani  pelaksanaan  pekerjaan operasional  (tugas-tugas  pokok  kantor)  dalam  pencapaian  tujuan organisasi,
2).  Merembes  segenap  bagian  organisasi  artinya  pekerjaan  kantor  bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif.
3).  Dilakukan  semua  pihak,  sebagai  akibat  perembetan  pekerjaan  kantor  ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang  yang  ada  dalam  organisasi  tersebut  [Gavinov,  2016  dalam  dalam sugiah dan Nurhidayanti 2019)
d. Fungsi-fungsi administrasi adalah [Siagian, 2014]:
1)  Perencanaan  ( planning ):  diartikan  keseluruhan  proses  pemikiran  dan penentuan  secara  matang  tentang  hal-hal  yang  akan  dikerjakan  di  masa yang akan datang untuk pencapaian tujuan yang telah ditentukan,
2).  Pengorganisasian( organizing ):  ialah  keseluruhan  proses  pengelompokan orang-orang,  alat-alat,  tugas-tugas,  tanggung  jawab  dan  wewenang sedemikian  rupa  sehingga  tercipta  suatu  organisasi  yang  dapat  digerakan sebagai  suatu  kesatuan  dalam  rangka  pencapaian  tujuan  yang  telah ditentukan,
3).  Penggerakan  ( motivating ):  ialah  keseluruhan  proses  pemberian  motif bekerja  kepada  para  bawahan  sedemikaian  rupa  sehingga  mereka  mau bekerja  dengan  ikhlas  demi  tercapainya  tujuan  organisasi  dengan  efisien dan ekonomis,
4).  Pengawasan  ( controlling ) ialah  proses  pengamatan  dari  pada  pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin supaya semua pekerjaan yang sedang  dilakukan  berjalan  sesuai  dengan  rencana  yang  telah  ditentukan sebelumnya.,
5).  Penilaian  ( evaluating )  adalah  proses  pengukuran  dan  perbandingan  hasil- hasil  pekerjaan  yang  telah  dicapai  dengan  hasil-  hasil  yang  seharusnya dicapai.

## b. Pengertian Administrasi Perkantoran
Menurut Pendapat William Spriegel dan Ernest Davies, yang dituliskan dalam buku beliau yaitu Principle of Business Organization and Operation, Manajemen Perkantoran  adalah  pengarahan  menyeluruh  terhadap  kegiatan-kegiatan  seperti transportasi, manufakturing, pergudangan dan penjualan.
Menurut  Edwin  Robinson  Dan  William Leffingwell  dalam  buku  beliau  yang berjudul  Textbook  of  Office  Management,  mengemukakan  bahwa  administrasi perkantoran  sebagai  fungsi,yang  merupakan  turunan  dari  seni  dan  ilmu manajemen  yang  berkaitan  dengan  pelaksanaan  pekerjaan  kator  secara efisien,kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.
Menurut  Arthur  Granger,  dalam  buku  beliau  yang  berjudul  National  Office Management  Association  Report,  administrasi  perkantoran  adalah  fungsi  untuk menyelenggarakan  tata  pelayanan  komunikasi  dan  perekaman  dari  suatu organisasi.
George  R.Terry  mengemukakan  dalam  buku  beliau  yang  berjudul  Office Management  and  Control,  administrasi  perkantoran  adalah  perencanaan  , pengorganisasian  ,perngkordinasian  ,  dan  pengawasan  pekerjaan  kantor  dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan.
(https://www.gurupendidikan.co.id/administrasi-perkantoran/,  diakses  tanggal  19 Agustus 2020)

## c. Kegiatan Dalam Kantor
William  H.  Lefingwell  dan  Edwin  N.  Robinson  menyatakan  bahwa  ada beberapa pekerjaan dalam kantor antara lain :
1. Menerima, mengirim dan mengangkut pekerjaan.
2. Membuat rekening.
3. Surat menyurat, mendikte, pengetikan.
4. Kearsiapan.
5. Passing  credit  and  collecting  outstanding  accounts (menyampaikan hutang  dan  mengumpulkan  perhitungan-perhitungan  yang  belum diselesaikan).
6. Handling,  distributing  and  dispatching  mail (mengurus,  membagi  dan mengirimkan surat-surat pos).
7. Duplicating  and  addressing  work (pekerjaan  memperbanyak  warkat  dan memberikan alamat).
8. Miscellaneousm  such as  telephone, receiving visitors, messenger service (bermacam-  macam  pekerjaan  seperti  menelepon,  menerima  tamu-tamu, pelayanan pesuruh). (Zainuddin, dkk, 2020 : 80)

## d. Manajemen Kantor
Manajemen  perkantoran  merupakan  bagian  dari  ilmu  manajemen  yang membahas  tentang  pengelolaan  kantor  secara  efektif  dan  efisien.  Manajemen perkantoran  menurut  George  R  Terry  sebagaimana  dikutip  oleh  Gie  (2000) adalah "Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran,  serta  penggerakan  mereka  yang  melaksanakan  agar  mencapai tujuan-tujuan  yang  telah  ditentukan.  (The  Liang  Gie  dalam  Zainuddin,  dkk, 2020 : 81)

## e.  Memindahkan dan Menggabungkan File
Dalam  pekerjaan  dalam  kantor  tidak  terlepas  dari  kecanggihan  teknologi terutama  IT.  Dalam  dunia  perkantoran  salah  satu  pekerjaan  aplikasi  yang sering  diguankan  adalah  ILovePDF.    Adapun  cara  yang  langkah-langkah penggabungkan PDF yaitu :
1. Klik IlovePDF
2. Pili Merger Pdf
3. Pili Selecf PDF
4. Pilih File Nya
5. Pilih file yang mau digabunakan
6. Klik merger pdf dan klik safe file
7. Hasil gabungannya

## f.  Akreditasi Kriteria 9
IAPS  4.0  ini  berorientasi  pada output dan outcome dan  terdiri  dari  2  bagian yaitu: 1)  Laporan  Laporan  Kinerja Program Studi (LKPS) dan  Laporan Evaluasi Diri (LED) Program Studi. LKPS berisi data kuantitatif yang secara bertahap akan diambil dari Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD-Dikti) yang memuat capaian indikator  kinerja  unit  pengelola  program  studi  (UPPS)  sebagai  unit  pengusul akreditasi  program  studi  (APS),  serta  program  studi  yang  diakreditasi.  Indikator ini disusun BAN-PT secara khusus dengan mempertimbangkan kekhasan program studi tersebut.
LED merupakan dokumen evaluasi yang disusun secara komprehensif sebagai bagian  dari  pengembangan  program  studi,  yang  tidak  hanya  menggambarkan status  capaian  masing-masing  kriteria,  tetapi  juga  memuat  analisis  atas ketercapaian  atau  ketidaktercapaian  suatu  kriteria.  UPPS  juga  diharapkan menemukenali  kekuatan  yang  dimiliki  serta  aspek  yang  perlu  mendapat perbaikan.  Pada  bagian  akhir  dari  LED,  UPPS  harus  melakukan  analisis  dan menetapkan  program  pengembangan  UPPS  dan  program  studi  yang  akan digunakan sebagai basis penilaian pada siklus APS berikutnya. Dengan demikian upaya  peningkatan  mutu  secara  berkelanjutan  dalam  upaya  membangun  budaya mutu, dapat segera terwujud.
STEBIS  Indo  Global  Mandiri  (STEBIS  IGM)  adalah  salah  satu  Perguruan Tinggi Swasta yang ada di Sumatera Selatan, bertujuan untuk menyiapkan sumber daya  manusia  yang  memenuhi  kebutuhan  masyarakat  akan  tenaga  kerja  yang memiliki  kemampuan,  kecakapan,  keterampilan,  professional  dan  berintegritas dalam  pengembangan  dan  penyebarluasan  ilmu  pengetahuan,  dan  teknologi. STEBIS  IGM  didirikan  pada  tanggal  5  Mei  2014,  berdasarkan  Surat  Keputusan Menteri  Pendidikan  Nasional  Nomor  :  2516  Tahun  2014.  Sebagai  bagian  dari masyarakat  ilmiah  yang  berperan  aktif  ditingkat  regional  dan  nasional.  STEBIS IGM adalah Sekolah Tinggi Swasta dibawah Yayasan Indo Global Mandiri yan g didirikan berdasarkan Surat Keputusan Dirjen No.Dj.I/Dt.I.IV/PP.00.9/1224/2014 pada  tanggal  16  April  2014danberkedudukan  di  Jl.  Jendral  Sudirman  No.629 KM.4  Palembang.  STEBIS  IGM  memiliki  2  (Dua)  Program  Studi  (1)  Program Studi Ekonomi Syariah (S1) (2) Program Studi Perbankan Syariah(S1). Perbankan syariah  saat  ini  telah  terakreditasi  Baik  oleh  BAN-PT.    Pada  magang  ini mahasiswa  Perbankan  Syariah  akan  membantu  proses  akreditasi  di  Perbankan Syariah.Terutama  dalam  menyiapkan  Barang  Bukti.  Kegiatan  magang  ini diharapkan  juga  akan  memberikan  pengalaman  serta  menambah  pengetahuan mahasiswa tentang akreditasi.
2.  Hasil Sosialisasi
Dari  pelatihan  yang  telah  diberikan  oleh  para  pemateri  diharapkan  kepada mahasiswa  Perbankan  syariah  yang  akan  Magang  dapat  menjalankan  proses kegiatan  Magang  dengan  baik.  Dari  kegiatan  Pembekalan  magang  mahasiswa mendapakan wawasan tentang :
1. Pengertian aplikasi perkantoran serta ruang lingkupnya
2. Pentingnya administrasi yang teratur dan rapi di dalam kantor.
3. Jobdescription dan pembagiannya.
4. Akreditasi serta penyusunan LED dan LKPS

## Simpulan
Berdasarkan  kegiatan  pelatihan  administrasi  perkantoran  dan  pembekalan magang  yang  diberikan  oleh  pemateri  dalam  hal  ini  adalah  Kaprodi  Perbankan Syariah  dan  Kepala  Bagian  Penjaminan  Mutu.    Dapat  diambil  beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Kegiatan ini bermanfaat bagi mahaisswa untuk melakukan magang
2. Menambah pengetahuan tentang administrasi perkantoran
3. Menambah wawasan tentang akreditasi

## Daftar Pustaka
Borang Akreditasi Perbankan Syariah 2020.
Panduan Penyusunan LED Borang kriteria 9.
Sugiah  dan  Nurhidayanti.  2019.  Administrasi  Program  Beasiswa  Bagi  Pegawai Negeri Sipil. Jurnal Administrasi Kantor. Vol.7 No. 2
Zainuddin,  Wafi  Ali  Hajaj,  dan  Abdul  Haq.  Manajemen  Perkantoran  Modern. Islamic Akademika Jurnal Pendidikan dan Keislaman. Vol. 3 No.1
(https://www.gurupendidikan.co.id/administrasi-perkantoran/,  diakses  tanggal  19 Agustus 2020)