## SISTEM INFORMASI AKADEMIK (SIAKAD)  SEBAGAI  LAYANAN  SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS  PERADABAN

## Mukrodin 1
Email  : mukrodins@gmail.com
1 Sistem Informasi,  Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Peradaban Universitas Peradaban, Jl.  Raya Pagojengan KM  03  Paguyangan Brebes 52276,
Indonesia Telp (0289)  432032

## Abstrak
Dalam  era  globalisasi  dan  komputerisasi,  sistem  informasi  elektronik  tidak  hanya  memegang peranan  yang  sangat  strategis  dalam  membentuk  SDM  akan  tetapi  juga  berbagai  unsur  pembangun. Integrasi  berbagai  informasi  yang  ada  dilapangan  akan  menjadi  sangat  strategis  sekali  sifatnya  dalam melakukan  perencanaan  /  antisipasi  dan  pengendalian.  Hal  ini  sangat  diperlukan  untuk  melakukan melakukan justifikasi kebijakan-kebijakan pada tingkat nasional maupun regional. Tanpa didukung sistem informasi  yang  integral  akan  sulit  sekali  bagi  berbagai  unsur  pembangun  untuk  melakukan  antisipasi maupun perencanaan pembangunan untuk jangka panjang . Sistem Akademik adalah sistem yang pasti ada di  setiap  perguruan  tinggi.  Tingkat  kompleksitas  dan  kemajemukan  kepentingan  kerja  dalam manajemen perguruan  tinggi  akan  lebih  mudah  jika sistem terbagi dalam beberapa subsistem dimana masing -masing subsistem  berkonsentrasi pada satu kepentingan. Jika proses makin kompleks, yang biasanya sebanding dengan  banyaknya  mahasiswa  yang  dikelola,  maka  akan  dibutuhkan  Sistem  Akademik  yang  lebih  baik, dimana  informasi  dikelola  dengan  lebih  teratur,  sistematik,  diikuti  dengan  prosedur  dan  aturan  baku. Sistem  seperti ini akan berkembang  menjadi  Sistem  Informasi  Akademik .
Kata  kunci : Sistem Informasi, Ak ademik
1. Pendahuluan Dalam  era  teknologi  saat  ini,  maka informasi harus bisa dengan cepat didapatkan  dengan  cara  yang  efisien.  Jika pencarian informasi yang dibutuhkan, seperti  daftar  mahasiswa  yang  terkena 'kasus  akademik',  rekap  laporan  kehadiran, profil  prestasi  mahasiswa  suatu  angkatan, dan  sebagainya,  dilakukan  dengan  cara klasik  melalui  kertas  daftar  nilai,  daftar kehadiran,  dan  sebagainya,  maka  cara  ini tidak akan cukup efisien.
Kegiatan  pengelolaan  sistem akademik, seperti  pengelolaan  database  mahasiswa, pengelolaan  mata  kuliah,  nilai  akademik, nilai kelakuan, manajemen peringatan, profil/trend,  atau  masalah  pelaporan,  seperti laporan statistik, rekapitulasi, dan
sebagainya  merupakan kegiatan yang faktor rutinitasnya  cukup  besar,  sehingga  rentan terjadi  kesalahan,  mudah  terjadi  in-efisiensi, dan kontra produktif jika tidak menggunakan alat bantu.
Sistem  dokumentasi  dan  pelaporan yang  baik  menunjukkan  kualitas manajemen yang  baik.  Informasi  yang  bersumber  dari
data  mentah  ( raw  data) merupakan  dasar yang  bermutu  bagi  pembangunan  sistem dokumentasi  dan  pelaporan.  Hal  ini  perlu didukung  pula  oleh  ketentuan,  aturan  dan ketetapan yang baku dari tingkat
manajemen yang membutuhkan (upper level management). Pekerjaan  membuat  laporan dan dokumentasi seringkali diabaikan.
Proses  pembuatan  laporan  sering  secara mendadak  dan  bukan  diambil  dari  data mentah,  tetapi  dari  data  agregat  sehingga memiliki tingkat bias yang tinggi. Penggunaan  hardcopy/kertas  membutuhkan ruang  yang  cukup  besar.  Sedangkan alternatif  lain,  dengan  digitalisasi,  akan sangat memungkinkan
tersimpannya dokumentasi  secara  digital  yang  aman  dan tidak  membutuhkan  ruang  besar,  namun dapat diakses lebih  cepat. Banyak hal yang merupakan
keuntungan  otomasi  sistem  disebabkan  data disimpan  dalam  bentuk  digital,  misalnya dalam proses pencarian dengan kriteria yang kompleks (multi-kriteria), trace  status, mendapatkan  berbagai  cara  pandang  yang berbeda  pada  kumpulan  data  yang  sama
(penggunaan pada laporan), integritas dan konsistensi data yang tinggi, dan sebagainya. Dengan  kemudahan  dan  keuntungan otomasi  sistem,  maka  secara  rasional  akan meningkatkan layanan penyediaan informasi, meningkatkan efektifitas pengelolanya karena mereka bisa
mengerjakan  pekerjaan  produktif  lainnya, meningkatkan  profesionalisme  sistem,  dan sebagainya.
A. Identifikasi  Masalah
Berdasarkan Latar belakang yang ada,
berapa langkah awal yang harus dilakukan  agar  terwujud  kondisi  seperti tertulis  diatas  diantaranya  adalah  sebagai berikut : 1) Belum  tersajinya  sistem  informasi secara  sistematik  yang  diperlukan bagi pengambilan keputusan terhadap aspek perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian dan pengawasan.
2) Perlunya  perbaikan  sistem  dan prosedur kerja.
3) Belum diimplementasi dan disosialisasikannya Sistem Informasi  Akademik  (SIAKAD) secara terpadu dan tersentral. B. Tujuan dan Kegunaan Penelitian
1) Untuk  mengetahui  dan  memahami mengenai Pengelolaan Sistem Informasi, terutama dalam pengelolaan  data akademik. 2) Diharapkan  dari  hasil  penelitian  ini dapat memberikan sumbangan pemikiran dalam upaya meningkatkan  pelayanan  di  bidang administasi akademik dan mengembangkan  Sistem  Informasi akademik Sebagai solusi bagi manajemen  informasi  di  Universitas Peradaban,  terutama yang berkaitan dengan masalah akademik.
C. Hipotesis Berdasarkan anggapan dasar  diatas penulis  mengajukan  hipotesis  sebagai berikut Dengan Sistem Informasi Akademik  (SIAKAD)  terpadu  yang dikembangkan oleh Universitas Peradaban dapat berjalan, diimplementasikan  serta  disosialisaikan dengan  baik,  maka  data  administrasi
akademik akan terintegrasi secara keseluruhan dengan memanfaatkan jaringan  komputer  ( Wide  Area  Network ) dan  berbasis Website yang  memudahkan pelayanan  akses  bagi  seluruh  civitas akademika  baik  di  lingkungan  kampus dengan menggunakan fasilitas INTRANET  maupun  untuk  akses  global dari luar kampus dengan melalui
INTERNET.

## 2. Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif.  Menurut  M.  Nazir,  metode deskriptif  adalah  suatu  metode  dalam meneliti  status  sekelompok  manusia,  suatu objek,  suatu  set  kondisi,  suatu  sistem pemikiran  ataupun  suatu  kelas  peristiwa pada  masa  sekarang.  Tujuan  dari  penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi,  gambaran  atau  lukisan  secara sistematis,  faktual  dan  akurat  mengenai fakta-fakta,  sifat-sifat  seta  hubungan  antar fenomena yang diselidiki.  (Nazir, 1988:63).
A. Teknik  Pengumpulan  dan  Analisis Data Teknik pengumpulan data yang digunakan  oleh  penulis  dalam  penelitian ini  adalah melalui  : 1. Studi kepustakaan, yaitu teknik pengumpulan  data  yang  dilakukan dengan  cara  mempelajari  buku-buku yang  ada  kaitannya  dengan penelitian dan  mempelajari  dokumen-dokumen yang diperoleh  dari hasil penelitian.
2. Studi  lapangan,  yaitu  mengumpulkan data  dengan  cara  terjun  langsung  ke lapangan yang menjadi objek penelitian  melalui  : a. Observasi Mengumpulkan data  dengan cara mengadakan pengamatan lansung pada objek penelitian, dengan  tujuan  guna  mendapatkan data  mengenai  pengelolaan  sistem informasi  akademik  (SIAKAD)  di bagian Administrasi Akademik Politeknik Manufaktur Bandung. Observasi  yang  dilakukan  adalah observasi  participant  dimana  penulis ikut serta dalam proses kerja.
b. Wawancara Mengumpulkan data dengan cara mengadakan  tanya  jawab  secara langsung  kepada  pihak-pihak  yang berhubungan langsung dengan masalah yang diteliti. B. Landasan  Teori 1) Pengantar DBMS (Database Management System)
Pada  saat  ini  peranan  Basis  Data sangatlah  menonjol.  Pemrosesan  basis data  menjadi  perangkat  andalan  yang kehadirannya  sangat  diperlukan  oleh berbagai  institusi  maupun  perusahaan. Basis  Data  tidak  hanya  mempercepat perolehan  informasi,  tetapi  juga  dapat meningkatkan kepada pelanggan. Hal ini pulalah  yang  mendorong  banyak  intitusi Perguruan  Tinggi  yang  menggunakan pemrosesan manual mulai beralih memanfaatkan  basis  data.  Dalam  era informasi sekarang ini, informasi menjadi  sumber  penting  untuk  dapat mengurangi ketidakpastian dan mempermudah  pengambilan  keputusan Basis data didefinisikan sebagai kumpulan informasi bermanfaat yang diorganisasikan ke dalam tatacara yang khusus.
Gambar  1. DBMS
2) Sistem Informasi Sebagai Parameter Pengelolaan Perguruan Tinggi
Sistem  Informasi  adalah  salah  satu
parameter pengelolaan Perguruan Tinggi, sistem  informasi  sebagai  parameter pengelolaan  Perguruan  Tinggi  harus memiliki  nilai-nilai  atau  muatan  yang harus diperhatikan, nilai-nilai atau muatan tersebut adalah :
a. Kesesuaian dan kecukupan sarana
b. Keberadaan dan pemanfaatan jaringan komputer c. Keberadaan dan pemanfaatan Website d. Kemudahan penggunaan sarana Sistem  informasi  yang  baik  harus  dapat dipergunakan untuk mendukung kegiatan-kegiatan administrasi dari mulai level  operasional  sampai  dengan  level top manajemen Perguruan Tinggi.

## C. Data Penelitian
Dibawah  ini  beberapa  contoh laporan yang  membutuhkan  data  akademik  pada kegiatan-kegiatan yang dilakukan  di Universitas Peradaban : 1) Data  Pendukung  Evaluasi  Program Studi  Berdasarkan  Evaluasi  Diri (EPSBED). 2) Data Pendukung Laporan Akuntabilitas Kinerja Jurusan. 3) Data  Pendukung  Sistem  Informasi Management Perguruan Tinggi.
Tabel. 1 Database  Program

## 3. Pembahasan
Sistem  informasi  Akademik  (SIAKAD) sebagai  penyedia  data  pendukung  harus mampu  memberikan  data  dan  informasi secara  cepat  dan  akurat  untuk  kegiatan- kegiatan pelaporan, rapat kerja,  self
assesment,  self-evaluation  dan  kegiatan- kegiatan lainnya.
Dibawah  ini  diberikan  beberapa contoh kebutuhan item  data  akademik  pada kegiatan-kegiatan yang dilakukan di Universitas  Peradaban yang disediakan oleh Sistem Informasi Akademik (SIAKAD). A. Kebutuhan Database :
1) Pengelolaan Data Mahasiswa a. Update Data Mahasiswa
b. Pembuatan Kelas
c. Penentuan  Kelas  Mahasiswa
Baru
d. Pemberian NIM
e. Penentuan Kelas Mahasiswa
2) Pengelolaan Data Pengajar
a. Update Data Pengajar b. Penentuan MK pengajar 3) Pengelolaan Data Kehadiran a. Update Data Kehadiran Mahasiswa b. Pemberian PL/PT non Kehadiran c. Rekap Kehadiran per Mahasiswa
d. Update  Tutup  Semester  Data Kehadiran
e. Rekap Kehadiran Mingguan
f. Rekap Kehadiran Semesteran g. Pengecekan PL/PT Rekap Kehadiran h. Evaluasi NK/NKK 4) Pengelolaan Data Akademik
a. Penentuan MK Kelas
b. Update Nilai  semua MK
c. Update Nilai  MK oleh Pengajar
d. Evaluasi IPS
e. Evaluasi IP Profesi
f. Update Nilai  Tugas Akhir
g. Evaluasi IPK
5) Penentuan Status Akademik
a. Penentuan Status Akademik
b. Penentuan Kelulusan
6) Laporan
a. Multikriteria  Data Mahasiswa
b. Multikriteria  Mata Kuliah
c. Multikriteria  Prestasi Akademik
d. Laporan Nilai  Semester
e. Kelengkapan NK/NKK
f. Kelengkapan  Nilai,  IPK,  & Transkrip
g. Kehadiran Mingguan
h. Kehadiran Semester
i. Multikriteria  Data Kehadiran
N o Database 1 2 3 4 5 1. Master Program Studi  2. Master Mahasiswa      3. Master Dosen   4. Master Riwayat Pendidikan Dosen   5. Master Kurikulum/Matakuli ah     6. Transaksi Aktifitas Kuliah  Mahasiswa     7. Transaksi Nilai Semester Mahasiswa (sementara belum)     8. Transaksi Mahasiswa Cuti/ Lulus/Keluar/DO/ Nonaktif     9. Transaksi  Mengajar Dosen     10. Transaksi Dosen Keluar/Cuti/ Studi Lanjut     11. Transaksi  Kapasitas Mahasiswa Baru     12. Transaksi Penunjang Akademik    13. Transaksi  Publikasi Dosen   14. Transaksi Nama Pimpinan dan Tenaga Non Akademik   15. Transaksi Hasil Isian
Kuesioner  16. Transaksi Laboratorium  17. Transaksi Isian Jawaban Pertanyaan  18. Tabel Perguruan Tinggi 
19. Tabel Program  Studi 
20. Tabel Kode Aplikasi 
21. Tabel Propinsi  
7) Data Referensi
a. Jurusan
b. Program Studi
c. Mata Kuliah
d. Sesi
e. Ruang/Lab
f. Propinsi
g. Kabupaten
h. Data Pengelola
8) Jenis Kelompok/User
a. Admin Akademik
 mahasiswa
 mata kuliah  per kelas
 laporan terkait
b. Admin Jadwal
 pengajar
 kehadiran
 laporan terkait
c. Pengajar
 Nilai  MK tertentu kelas tertentu
d. Admin Jurusan
 mata kuliah
 mata kuliah  pengajar
 kehadiran
 status akademik
 laporan terkait
e. Pimpinan
 laporan
f. Mahasiswa
 nilai  ybs
 kehadiran ybs
Dalam  Sistem  Informasi  Akademik (SIAKAD)  tersedia  fasilitas query  (jenis laporan) yang  memudahkan  pengguna untuk  memperoleh  informasi.  pengguna yang tidak memiliki
kemampuan pemograman  pun  dengan  mudah  bisa menggunakan  fasilitas  query  tersebut. SIAKAD Universitas
Peradaban diharapkan  dapat  meningkatkan  efektifitas dan efisiensi kerja.
B. Keuntungan  yang  dapat  dilihat dengan program ini  adalah :
1) Pemusatan Kontrol data Dengan  adanya  pemusatan  data,dan dibawah kontrol satu orang atau kelompok  dapat  terpeliharanya  standar kualitas  data  dan  keamanan  pembatasan pemakaian.
2) Pemakaian data bersama Dengan SIAKAD, informasi  yang ada
dalam  basis  data  dapat  digunakan  secara efektif  oleh  beberapa  pemakai  dengan kontrol  data  terjaga.  Fasilitas penanganan data  dalanm  SIAKAD  juga  memberi kemungkinan untuk mengembangkan program  aplikasi  yang  baru  (dengan menggunakan basis data yang ada).
3) Pemakaian secara langsung Sistem  basis  data  pada  SIAKAD menyediakan  jendela  pemakai,  sehingga user  (bukan  pemogram) dapat melakukan analisa  data  yang  rumit  sekalipun.  Pada saat yang sama sistem basis data berperan sebagai pengontrol penggunaan  dan operasi basis data untuk menjaga konsistensi  dan adanya perlindungan pada integritas  basis  data.  Berikut  Diagram Alir Pencetakan Laporan Program SIAKAD Universitas Peradaban :
Gambar  2 Diagram  Alir Pencetakan Laporan
Program  SIAKAD  Universitas Peradaban
Dengan  Sistem  Informasi  Akademik Terpusat yang dikembangkan oleh Universitas Peradaban dengan memanfaatkan kehadiran teknologi komputer dan internet akan terwujud : a. INTEGRASI DENGAN JARINGAN KOMPUTER Integrasi  sistem  menjamin  distribusi data  online  bagi  seluruh  user  di  lingkup Universitas Peradaban. Proses pengolahan data-data akademik dan user akan  dipermudah  karena  user  tidak bergantung  pada  suatu  unit  komputer tertentu. b. SINKRONISASI  DATA  YANG
TERDISTRIBUSI
Distribusi  data  di  Bagian  administrasi akademik  dan  di  setiap  jurusan  tidak menyebabkan  perbedaan  data  karena sistem  dilengkapi  dengan  kemampuan sinkronisasi  data  antar  bagian  sistem secara real-time  ataupun  periodik. Perubahan  pada  suatu  bagian  sistem dapat diketahui  oleh bagian sistem lain. c. PENCADANGAN (BACKUP) DATA Secara  tidak  langsung,  distribusi  pusat data  juga  menambahkan  kemampuan pencadangan  data  secara  otomatis. Keberadaan  data  terjamin  ketika  suatu pusat  data  mengalami  kerusakan  atau kegagalan  sistem.  Selain  itu,  setiap pusat  data  dapat  dilengkapi  perangkat untuk pencadangan data tanpa mengganggu kinerja  sistem. d. TINGKAT  KEAMANAN  DATA TINGGI Sistem  ini  menyimpan  dan  mengolah data penting bagi Universitas Peradaban,  karena  dilengkapi  dengan tingkat perlindungan data secara bertingkat.  Metode  perlindungan  yang digunakan  berupa  password  sistem secara  bertingkat  dan  enkripsi  data secara kompleks. e. ADAPTASI TERHADAP PERUBAHAN KURIKULUM Distribusi  data  di  Bagian  administrasi akademik  serta  di  setiap  jurusan  tidak menyebabkan  perbedaan  data  karena sistem  dilengkapi  dengan  kemampuan sinkronisasi  data  antar  bagian  sistem secara real-time  ataupun  periodik. Perubahan  pada  suatu  bagian  sistem dapat diketahui  oleh bagian sistem lain.
f. STANDARISASI
ATURAN AKADEMIK
Penerapan  Sistem  Informasi  Akademik di  seluruh  jurusan  memudahkan  Bagian administrasi akademik menerapkan standarisasi aturan-aturan akademik secara lebih terorganisir. Sebagai contoh,  seluruh  jurusan  dan  program studi akan mempunyai prosedur registrasi  yang  sama,  bentuk  berkas akademik yang sama, jadwal perkuliahan  dan ujian  yang sama. DIREKSI BAA/APSI/JURUSAN DIKTI
BAN/LAIN2
Data Mahas iswa Data Pengaj ar Akade m ik Mahas iswa Kehad iran Kurik ulum Jadwal Rekap Kehad iran PL/PT non- kehadi ran Pencetakan berbagai j enis laporan Laporan Laporan Laporan Laporan
g. ANALISA DATA SECARA AKURAT Sistem Informasi Akademik juga dilengkapi  dengan  kemampuan  untuk analisa  data  secara  grafis.  Analisa data dirancang  dapat  diakses  dengan  cepat,
mudah,  dan  akurat.  Analisa  tersebut sangat  bermanfaat  untuk  melakukan pemantauan  prestasi akademik terhadap mahasiswa.
h. LAYANAN  ONLINE  MELALUI
WEB
Sistem  Informasi  Akademik  juga  dapat diakses  melalui  web  dari  manapun  user berada.  Layanan  ini  hanya  ditujukan kepada  mahasiswa.  Sementara  akses melalui  web  bersifat  hanya-baca  (read only)  dan  tidak  dapat  mengolah  data melalui  web.
i. KEMUDAHAN
PENGEMBANGAN LANJUTAN Sistem  telah  dirancang  agar dapat terus dibenahi  dan  dikembangkan  menjadi lebih  baik  secara  dinamis  tanpa  harus membangun  ulang  keseluruhan  sistem. Rencana  pengembangan  yang  mungkin akan dilaksanakan  antara lain :
 Layanan melalui  web secara penuh
 Integrasi online  dengan  sistem perbankan.
 Integrasi  dengan  sistem  layanan Teknologi  Informasi lainnya.
 Sistem login  elektronis.
4) Kesimpulan
Dari  paparan  diatas  penulis  mengambil kesimpulan  dan saran sebagai berikut  :
a. Terlihat  jelas  bahwa  data  akademik dipergunakan  tidak  hanya  dalam  satu kegiatan  tertentu  saja,  item  data  bisa sama  tetapi  format  penyajian  yang berbeda  sehingga  peranan  Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) mutlak  dibutuhkan  untuk  manajemen dan operasional kegiatan-kegiatan administrasi  dalam  suatu  Perguruan Tinggi khususnya Universitas Peradaban. . b. Diimplementasi dan disosialisasikannya    Sistem  Informasi Akademik  (SIAKAD)  secara  terpadu ke setiap jurusan.
c. Adanya  Pengembangan  Sumber  Daya Manusia  (SDM)  di bagian administrasi akademik  dan  merupakan  salah  satu prioritas yang penting. Karena Keberhasilan  pengembangkan  SDM hanya mungkin terlaksana jika ditunjang  sebuah  sistem  informasi yang dapat di akses  dan  di  dukung keberadaannya  oleh  sumber  daya manusia yang bersangkutan.
d. Disempurnakannya kurikulum dan kodefikasi  mata  kuliah  yang  dapat menunjang lancarnya kegiatan akademik, serta untuk kepentingan data pelaporan. 5) Daftar Pustaka
[1] Heru Sukoco. 2005 Pengantar Database Management System.
[2] Moh. Nazir. 1988. Metode Penelitian . Jakarta :  Ghalia Indonesia
[3] O.W.  Purbo,  ,  Armein  Langi,  dan Suryono  Adisoemarta, "Alternatif pengembangan  jaringan  komputer biaya murah: sebuah studi kasus. [4] Petunjuk Penggunaan Program Pengisian Data untuk Evaluasi Penyelenggaraan Sistem [5] Informasi Akademik (SIAKAD) Universitas Peradaban [6] Program Studi Berdasarkan Keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi No. 34/DIKTI/KEP/2002 [7] Sistem Administrasi Akademi Terpadu  berorientasi  HELTS  dan Integrated D-Base [8] Sondang  P.  Siagian.  1996. Filsafat Administrasi .  Jakarta  :  PT.  Gunung Agung [9] Sugiyono. 1997. Metodologi Penelitian  Administrasi .  Bandung  : Alfabeta