## Digitalisasi Layanan Administrasi Surat Di Desa Wangunsari Berbasis Mobile

## AHMAD RIZAL IMADUDDIN, GUNAWANSYAH , MUHAMAD ATH-THARIQ, GUNAWAN
Universitas Sangga Buana YPKP, Indonesia Email: amdrizalc@gmail.com

## ABSTRAK
Desa  Wangunsari  adalah  sebuah  desa  yang  terletak  di  Kecamatan  Lembang perbatasan  antara  Kota  Bandung  dan  Kabupaten  Bandung  Barat,  pelayanan administrasi  surat  seperti  surat  keterangan,  surat  domisili,  dan  lain  lain  masih dilakukan secara manual sehingga proses pengajuannya memerlukan waktu yang lumayan lama. Pemanfaatan pengembangan teknologi informasi berbasis android dapat menjadi solusi untuk membuat proses pengajuan surat menjadi lebih efisien. Flutter  merupakan  sebuah  SDK  yang  dapat  membantu  pengembangan  aplikasi berbasis android dan iOS dengan satu kode tunggal, dengan memanfaatkan data API,  layanan  administrasi  surat  dapat  dilakukan  secara portable  sehingga membuat  proses  pengajuan  surat  lebih  singkat  dan  efisien.  Hasil  akhir implementasi, masyarakat Desa Wangunsari dapat melakukan pengajuan berbagai macam  surat  seperti  surat  domisili,  surat  keterangan  dan  surat  keterangan kelahiran.
Kata kunci : android, API, flutter, desa, surat

## ABSTRACT
Wangunsari Village is a village located in Lembang District on the border between Bandung City and West Bandung Regency, administrative services for letters such as  certificates,  domicile  letters,  and  others  are  still  done  manually  so  the submission process takes quite a long time. The use of Android-based information technology development can be a solution to make the letter submission process more  efficient.  Flutter  is  an  SDK  that  can  help  develop  Android  and  iOS-based applications with one single code, by utilizing API data, mail administration services can be carried out portable so as to make the letter submission process shorter and  more  efficient.  The  end  result  of  the  implementation,  the  people  of Wangunsari Village can submit various types of letters such as domicile letters, certificates and birth certificates.
Keywords : android, API, flutter, mail, village

## 1. PENDAHULUAN
Kabupaten  Bandung  Barat  merupakan  salah  satu  kota/kabupaten  di  bagian  Provinsi  Jawa Barat,  memiliki  luas  sebesar  1.305.77  km 2 dan  terletak  berdekatan  di  bagian  utara  pusat ibukota  provinsi  Jawa  barat  yaitu  Kota  Bandung,  membuat  Kabupaten  Bandung  Barat mempunyai  potensi  yang  sangat  tinggi  terutama  di  bidang  wisata  dan  kuliner (Ruminta, 2016) .  Salah  satunya  adalah  Desa  Wangunsari.  Desa  Wangunsari  merupakan  desa  yang berada di kecamatan Lembang Kabupaten Bandung Barat, yang memiliki luas wilayah 380 Ha Provinsi  Jawa  Barat.  Desa  Wangunsari  berbatasan  dengan  Kota  Bandung  dan  Kecamatan Lembang. Jumlah warga Desa Wangunsari adalah tiga belas ribu enam puluh lima jiwa, dengan warga yang tersebar dalam 4 Dusun dan 15 RW dan 56 RT.
Sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang saling terintegrasi dan memiliki tujuan yang sama. Setiap sistem terdiri dari sebuah rangkaian proses masukan (input), pengolahan data  (proses),  dan  hasil  pemrosesan (output)  yang  dibutuhkan  oleh  user  atau  pengguna (Suryadi, 2019) .
Informasi merupakan hasil dari pemrosesan berbagai macam kumpulan data dengan suatu metode  atau  rumus  tertentu  agar  menghasilkan  suatu  arti (Asyari  et  al.,  2021) .  Data merupakan fakta dan angka yang relatif tidak berarti bagi pengguna apabila tidak diproses terlebih dahulu.
Surat merupakan bagian dari sarana komunikasi untuk menyampaikan suatu informasi atau berita secara tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lainnya baik bersifat resmi maupun non- resmi, baik untuk individu maupun umum, dengan tujuan memberitahukan maksud isi pesan dari  pihak  pengirim (Sihotang,  2019) .  Informasi  yang  terlampir  di  dalam  surat  berupa pengantar, tanggal surat, pemberitahuan, tugas, permintaan, perjanjian, pesanan, perintah, laporan  dan  putusan.  Dengan  merancang  sebuah  sistem  yang  dapat  membantu  proses pengelolaan surat menyurat yang semula bersifat manual menjadi lebih digital.
Digital  merupakan  sebuah  pembaruan  sebuah  konsep  atau  proses  yang  semula  bersifat tradisional kemudian dikembangkan dengan teknologi atau komputerisasi. Digital juga dapat berarti sebuah teknologi yang dapat menyimpan, mengelola dan menghasilkan berbagai data yang mempunyai dua keadaan yaitu positif dan negatif atau 0 dan 1 (Danuri, 2019) .
Arti  dari mobile  adalah  sebuah  perangkat  digital  yang  dapat  diakses  secara  portable  dan memiliki fungsi yang sama seperti halnya sebuah komputer berjalan pada perangkat seperti smartphone, smartwatch, laptop dan lain-lain (Aprianto, 2018) .
Proses  pengajuan  surat  membutuhkan  waktu  dan  tenaga  yang  tidak  sedikit,  hal  ini dikarenakan proses pengelolaan masih dilakukan secara manual, sehingga setiap masyarakat perlu menulis dan menyiapkan dokumen tambahan setiap kali akan mengajukan surat. Tujuan dibuatnya sistem ini salah satunya adalah agar dapat mempermudah proses pengajuan dan pengelolaan surat baik dari pihak pemohon (warga) maupun pihak yang menyetujui (RT, RW dan Desa) dengan mengembangkan sistem pengajuan surat berbasis mobile, membuat proses pengajuan lebih singkat dan efisien, sehingga pihak pemohon (warga) tidak perlu melampirkan dokumen tambahan setiap kali mengajukan surat, cukup upload file dokumen satu kali saja serta mempermudah proses pengarsipan surat menjadi digital sehingga lebih efisien baik dari segi biaya dan waktu dengan memanfaatkan database untuk penyimpanan data (Prayogi et al., 2020) .

## 2. METODE

## 2.1 Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Pada era revolusi industri 4.0 saat ini, salah satu permasalahan yang ditemukan yaitu adalah bagaimana proses pengolah data sedemikian rupa agar dapat menghasilkan informasi yang berguna dan mudah digunakan oleh para pengelola data maupun masyarakat (Tarantang et al.,  2019) .  Proses  pengelolaan  layanan  administrasi  surat  di  desa  Wangunsari  masih dilakukan secara manual, dengan banyaknya jumlah surat yang diterima serta meningkatnya jumlah pengajuan surat akan memakan banyak waktu dan tenaga sehingga prosesnya menjadi tidak efisien, oleh karena itu pembuatan aplikasi untuk digitalisasi layanan administrasi surat diharapkan dapat membantu pengelolaan proses tersebut.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode agile development, metode agile merupakan salah satu metode dalam pengembangan perangkat lunak yang memungkinkan melakukan perubahan dilakukan secara berulang atau iterasi sesuai dengan perubahan pada kebutuhan sistem (Susanto, 2023) , metode tersebut terdiri dari beberapa tahapan seperti:
Berikut  penjelasan  dari  metode agile  development  yang  digunakan  sebagai  metode pengembangan perangkat lunak:

## 1. Perencanaan
Pada  tahapan  ini,  pengembang  melakukan  survei  ke  Desa  Wangunsari,  Kecamatan Lembang,  Kabupaten  Bandung  Barat,  untuk  melakukan  wawancara  terhadap perangkat  desa  setempat  tentang  potensi  desa  yang  bisa  dikembangkan  secara digitalisasi,  salah  satunya  adalah  dengan  mengubah  konsep  pengajuan  dan pengelolaan  surat  yang  semula  dilakukan  manual  menjadi  lebih  modern  dengan memanfaatkan perkembangan teknologi.
2. Implementasi
Proses  yang  dilakukan  pada  tahapan  ini  adalah  membuat  tampilan  antarmuka  atau user interface yang kemudian diterapkan pada sebuah aplikasi sistem informasi surat digital berbasis mobile.
3. Tes Perangkat Lunak
Pada  tahapan  ini  dilakukan  pengecekan  apakah  aplikasi  yang  dibuat  sudah  sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pada rencana sebelumnya, lalu dilakukan tahapan integrasi API  (application  programming  interface)  untuk  melakukan  permintaan  dan pengiriman data penduduk, pengajuan surat dan proses persetujuan surat.
4. Dokumentasi Tahapan  ini  dilakukan  untuk  membuat  dokumen  atau manual  book  penggunaan aplikasi, seperti tahapan autentikasi, jenis surat yang dapat diajukan, melacak status surat, perbaikan dan persetujuan surat.
5. Deployment
Tahapan selanjutnya adalah merilis aplikasi agar dapat digunakan oleh seluruh elemen masyarakat Desa Wangunsari.
6. Pemeliharaan Tahapan terakhir yaitu monitoring dan pemeliharaan untuk mengetahui apakah aplikasi dapat  berjalan  lancar  di  berbagai  jenis  dan  sistem  operasi smartphone  berbasis android,  apabila  ditemukan  kendala  seperti error  atau  bug  maka  akan  dilakukan perbaikan.

## 2.2  Android
Android merupakan sistem operasi berbasis Linux yang digunakan sebagai pengelola sumber daya  perangkat  keras  untuk  ponsel, smartphone,  dan  tablet.  Secara  umum,  Android merupakan  platform  terbuka  ( Open  Source)  yang  memungkinkan  pengembang  membuat aplikasi sendiri untuk digunakan di beberapa perangkat seluler (Ceryna Dewi et al., 2018) .
Sistem  informasi  surat  digital  ini  dibuat  untuk  perangkat  berbasis mobile  dengan  harapan dapat digunakan oleh sebagian besar masyarakat di Desa Wangunsari, karena pada zaman industri 4.0 ini, teknologi berperan penting dalam semua bidang. Menurut riset digital lembaga maketing  emarketer,  jumlah  pengguna  smartphone  di  Indonesia  sendiri  pada  tahun  2017- 2018 mencapai 142 juta pengguna atau sekitar 56 % dari total populasi masyarakat Indonesia (Siahaan, 2019) , dan diprediksi meningkat menjadi 89 % pada tahun 2025, data tersebut menunjukan bahwa perangkat mobile seperti gadget atau smartphone menjadi suatu alat yang tidak bisa dipisahkan dalam kehidupan di masyarakat.

## 2.3  Flutter
Flutter merupakan SDK ( software development kit) bersifat open source yang dikembangkan oleh  Google  dengan  kinerja  tinggi  dan high-fidelity  yang  diperkenalkan  pada  tahun  2017. Flutter sendiri dibangun dengan dasar bahasa pemrograman Dart dan menjalankan semua UI ( user  interface)  dengan  basis  widget, Flutter  memerlukan  SDK  Android  untuk  membangun sebuah aplikasi native android dan perangkat Apple untuk membangun aplikasi native untuk IOS, oleh karena itu Flutter menerapkan slogan “ write once, run anywhere ” yang artinya cukup menuliskan  satu kode  untuk  dijalankan  di  berbagai platform  operasi sistem  seperti  aplikasi Alibaba, Ebay dan Google ads merupakan salah satu aplikasi popular yang dibangun dengan Flutter (Herdiansah et al., 2022) . Meskipun demikian Flutter juga masih memiliki beberapa kekurangan antara lain: ukuran file yang cenderung besar, library yang belum terlalu lengkap dan  komunitas  yang  masih  berkembang.  Kini  pada  tahun  2023  Flutter  menjadi framework multi platform yang paling diminati setelah sebelumnya dipegang oleh react native.

## 2.4 API
Fitur pada aplikasi layanan administrasi penyuratan pada umumnya adalah untuk administrasi data.  Proses  yang  biasa  dilakukan  adalah input  atau  pengajuan  surat,  edit  surat,  hapus pengajuan  surat,  dan  melihat  histori  pengajuan  surat.  Pada  proses  administrasi input (pengajuan), modifikasi dan hapus data pada umumnya menggunakan metode API POST, PUT dan DELETE meskipun langkah tersebut sebenarnya dapat menggunakan metode GET juga, tetapi  penggunaan  metode  GET  memiliki  kelemahan  dalam  implementasinya  yaitu  proses pengiriman data dilakukan melalui URL params, sehingga data atau parameter yang dikirim dapat  terlihat  di url  pada  browser,  oleh  karena  itu  metode  GET  hanya  dilakukan  untuk melakukan request atau permintaan data yang bersifat umum, untuk data yang bersifat pribadi maka  dilakukan  melalui  metode  POST,  PUT  dan  DELETE  dikarenakan  metode  tersebut menggunakan metode data params sehingga proses pengiriman data tidak dapat terlihat di url browser (Fakhrun & Gumilang, 2018) .

## 2.5 Workflow Aplikasi
a. Sebelum adanya aplikasi
Sebelum adanya Sistem Informasi Surat Digital Desa Wangunsari tahapan atau proses dalam pengajuan surat masih dilakukan manual yaitu seperti berikut:

## Gambar 1. Alur Pengajuan Surat Sebelum Adanya Aplikasi

## b. Sesudah adanya aplikasi
Sesudah  adanya  implementasi  Sistem  Informasi  Surat  Digital  Desa  Wangunsari, tahapan atau proses pengajuan surat menjadi lebih mudah efisien yaitu seperti berikut:

## Gambar 2. Alur Pengajuan Surat Sesudah Adanya Aplikasi

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan metode agile development yang digunakan dalam penelitian ini, maka tahapan yang dilakukan dalam mengembangkan aplikasi sistem informasi surat digital adalah sebagai berikut:

## 3.1 Perancangan Sistem
UML atau unifield modeling language merupakan salah satu metode perancangan visual dalam proses pengembangan suatu sistem atau software dengan orientasi objek, UML dapat diartikan juga cetakan biru atau blue print gambaran alur kerja suatu program dan juga bisnis proses (Prihandoyo, 2018) .
a. Use Case Diagram Adapun tampilan use case diagram dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
Gambar 3. Use Case Diagram
Berdasarkan gambar diagram diatas, setelah pengguna login, pengguna dapat memilih menu seperti profile menu, pengajuan surat atau cek status surat.
b. Activity Diagram
Adapun Tampilan activity diagram dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
Gambar 4. Activity Diagram

## Gambar diagram diatas menunjukkan alur bagaimana proses pengajuan surat dilakukan

## 3.2 Perancangan struktur data
Rancangan  struktur  data  yang  diterapkan  pada  penelitian  berikut  tidak  dilakukan  secara konvensional namun dengan menggunakan database mySQL serta melakukan pengembangan website dan API dengan format JSON (javascript object notation) agar proses permintaan dan pengiriman data antara aplikasi versi web dan mobile dapat sinkron (Roihan et al., 2019) .

## Gambar 5. Struktur Basis Data API JSON

## 3.3 Perancangan dan integrasi aplikasi
Adapun implementasi program pada aplikasi surat digital Desa Wangunsari berbasis android adalah sebagai berikut:
a. Halaman login Berikut merupakan tampilan halaman autentikasi pengguna atau login dimana pengguna harus memasukkan nomor induk kependudukan dan password untuk melakukan proses pengajuan surat.
Gambar 6. Halaman Login
b. Halaman Home Pada halaman home, pengguna dapat melihat informasi data diri, status pengajuan surat dan juga menu pengajuan surat yang terdiri dari beberapa jenis surat
Gambar 7. Halaman Home
c. Contoh Halaman Pengajuan Surat
Berikut  contoh  halaman  pengajuan  surat,  beberapa field  pada  form  dapat  diisi  secara otomatis  melalui  permintaan  kepada  API  data  penduduk,  namun  pengguna  harus melakukan isi manual apabila terdapat field yang kosong.

## Digitalisasi Layanan Administrasi Surat Di Desa Wangunsari Berbasis Mobile
Gambar 8. Halaman Home
d. Halaman Tracking Surat
Pada halaman berikut, pengguna dapat melihat status pengajuan surat yang ditampilkan secara timeline,  selain  itu  pada  halaman  berikut  juga  terdapat  menu  tambahan  yaitu pembatalan surat dan juga edit pengajuan surat yang dapat dilakukan apabila pengguna merasa ada kesalahan pada form pengajuan surat.
Gambar 9. Halaman Home

## 4. KESIMPULAN DAN SARAN
Aplikasi  sistem  informasi  surat  digital  ini  dibangun  dengan  menggunakan  basis  bahasa pemrograman dart dengan bantuan framework Flutter dapat mempermudah masyarakat dan pihak  desa  Wangunsari  dalam  melakukan  pengajuan  dan  pengelolaan  administrasi  surat, seperti surat keterangan domisili, surat keterangan kelahiran dan surat-surat lainnya. Untuk pengembangan aplikasi ini kedepannya dapat dilakukan dengan menambahkan beberapa jenis pengajuan  surat  lainnya,  saat  ini sistem  berikut dapat  melakukan  6 jenis  pengajuan  surat, serta mengembangkan aplikasi berikut agar dapat berjalan tidak hanya di android namun juga di smartphone dengan sistem operasi iOS.

## DAFTAR RUJUKAN
Aprianto, R. (2018). Pengembangan Aplikasi Web Mobile Penjadwalan Tugas Aparatur Desa Untuk Meningkatkan Layanan Masyarakat. JTKSI, 01(03), 81 – 86.
Asyari, M. R., Ramadhani, S., & Baru, S. (2021). Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat. Jurnal Teknologi Dan Informasi Bisnis, 3(1), 175 – 184.
Ceryna Dewi, N. K., Anandita, I. B. G., Atmaja, K. J., & Aditama, P. W. (2018). Rancang Bangun Aplikasi Mobile Siska Berbasis Android. SINTECH (Science and Information Technology)
Journal, 1(2), 100 – 107. https://doi.org/10.31598/sintechjournal.v2i1.291
Danuri, M. (2019). Development and transformation of digital technology. Infokam, XV(II), 116 – 123.
Fakhrun, M. W. R., & Gumilang, S. F. S. (2018). Rancangan Web Service Dengan Metode Rest Api Untuk Integrasi Aplikasi Mobile Dan Website Pada Bank Sampah. Konferensi Nasional Sistem Informasi, 214 – 219.
Herdiansah,  A.,  Nurnaningsih,  D.,  &  Rusdianto,  H.  (2022).  Pemanfaatan  Flutter  Pada Pengembangan  Aplikasi  Mobile  Ebisnis Penyediaan  Bahan  Baku  Bisnis  Katering. Jurnal Teknoinfo, 16(2), 291. https://doi.org/10.33365/jti.v16i2.1937
Prayogi,  Y.  R.,  Hardiansyah,  F.  F.,  Ramadijanti,  N.,  Ahsan,  A.  S.,  &  Erifani,  U.  (2020). Penerapan Aplikasi Pelayanan Desa Berbasis Mobile Dengan Konsep Smart Village Di Desa Pegantenan,  Kecamatan  Pegantenan,  Kabupaten  Pamekasan. SELAPARANG  Jurnal Pengabdian Masyarakat Berkemajuan, 4(1), 646.
https://doi.org/10.31764/jpmb.v4i1.3370
Prihandoyo,  M  T..  (2018).  Unified  Modeling  Language  (UML)  Model  Untuk  Pengembangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web. Jurnal Informatika: Jurnal Pengembangan IT, 3(1), 126 – 129.
Roihan,  A.,  Wisanto,  A. A.,  Sulaeman,  Y.,  Nur,  F.  M.,  & Williandi,  S. (2019). Implementasi Metode  Realtime,  Live  Data  Dan  Parsing  JSON  Berbasis  Mobile  Dengan  Menggunakan Android Studio Dan PHP Native. Jurnal Teknologi Informasi, 5(2).
Ruminta,  R.  (2016).  Analisis  penurunan  produksi  tanaman  padi  akibat  perubahan  iklim  di
Kabupaten Bandung Jawa Barat. Kultivasi, 15(1), 37 – 45. https://doi.org/10.24198/kultivasi.v15i1.12006
Siahaan, W. C. (2019). Strategi Komunikasi Pemasaran Perusahan Terbatas OPPO Indonesia dalam  Meningkatkan  Citra  Smartphone  OPPO. Jurnal  Perspektif,  6(1),  9 – 10. http://ojs.uma.ac.id/index.php/perspektif/article/view/2539
Sihotang, H. T. (2019). Sistem Informasi Pengagendaan Surat Berbasis Web Pada Pengadilan Tinggi Medan. 3(1), 6 – 9. https://doi.org/10.31227/osf.io/bhj5q
Suryadi,  A.  (2019).  Rancang  Bangun  Sistem  Pengelolaan  Arsip  Surat  Berbasis  Web Menggunakan Metode Waterfall (Studi Kasus : Kantor Desa Karangrau Banyumas). Jurnal Khatulistiwa Informatika, 7(1), 13 – 21. https://doi.org/10.31294/jki.v7i1.36
Susanto,  A.  (2023). JUSTIFY :  Jurnal  Sistem  Informasi  Ibrahimy  PENERAPAN  AGILE DEVELOPMENT  METHODS  PADA  PERANCANGAN  SISTEM  INFORAMSI  RENTAL  MOBIL BAROKAH. 1(2), 126 – 132.
Tarantang,  J.,  Awwaliyah,  A.,  Astuti,  M.,  &  Munawaroh,  M.  (2019).  Perkembangan  Sistem Pembayaran Digital Pada Era Revolusi Industri 4.0 Di Indonesia. Jurnal Al-Qardh, 4(1),
60 – 75. https://doi.org/10.23971/jaq.v4i1.1442