## Pemanfaatan teknologi informasi pada pengelolaan arsip dinamis di bidang pelayanan pencatatan sipil Disdukcapil Kabupaten Karanganyar
Annisa Dwi Lestari 1
1 Mahasiswa Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas Padjadjaran e-mail: annisa19033@mail.unpad.ac.id

## ABSTRACT
The  purpose  of  this  study  is  to  see  how  the  field  of  recording  in  the Disdukcapil  of Karanganyar Regency  which  is  one  of  the  government  institutions  engaged  in  the  field  of  population  and  civil registration takes advantage of advances in information technology. The research method carried out by the researcher is a descriptive qualitative research method through interviews and literature studies.  The  result  of  this  study  is  that  the  civil  registration  registry  of  the  Karanganyar Regency Disdukcapil  manages  archives  digitally  through  the  complete  Paklay  applicatuion, which  has  the purpose  of  the  archive  as  a  source  of  information  and  as  a  means  of  retrieving  information  in carrying out an activity, such a request for reprinting of a deed due to a wrongf writing which can be directly printed based on the data that has been attached at the time of the first submission. The conclusion of this research is the use of information technology properly to maintain the value of a document and to avoid damage to the document. Suggestions in this study is to increase the number of archivists in the Disdukcapil Karanganyar Regency to prevent the accumulation of documents or archives.

## Keywords: Archive; Dynamic archive; Information technology; Digital archive; Archivist

## ABSTRAK
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  melihat  bagaimana  bidang  pencatatan  di  Disdukcapil Kabupaten  Karanganyar  yang  merupakan  salah  satu  lembaga  pemerintah  yang  bergerak  dalam bidang kependudukan dan pencatatan sipil dalam manfaatkan kemajuan teknologi informasi. Metode penelitian yang dilakukan peneliti adalah metode penelitian kualitatif deskriptif melalui wawancara serta  studi  literatur.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  pencatatan  sipil  Disdukcapil  Kabupaten Karanganyar  melakukan  pengelolaan  arsip  secara  digital  dengan  melalui  aplikasi  paklay  komplit, yang  memiliki  tujuan  arsip  tersebut  sebagai  sumber  informasi  dan  sebagai  sarana  temu  kembali informasi  dalam  melaksanakan  suatu  aktivitas,  seperti  adanya  permintaan  pencetakan  ulang  akta karena adanya penulisan salah yang dapat langsung dilakukan pencetakan berdasar pada data-data yang  telah  dilampirkan  pada  saat  pengajuan  pertama  kali.  Simpulan  dari  penelitian  ini  adalah pemanfaatan  teknologi  informasi  dengan  baik  untuk  menjaga  nilai  suatu  dokumen  serta  untuk menghindari  adanya  kerusakan  pada  dokumen.  Saran  dalam  penelitian  ini  adalah  adanya penambahan  jumlah  arsiparis  di  Disdukcapil  Kabupaten  Karanganyar  untuk  mencegah penumpukkan dokumen atau arsip.
Kata Kunci: Arsip; Arsip dinamis; Teknologi informasi; Arsip digital; Arsiparis

## A. PENDAHULUAN
Pada  hakikatnya  dalam  kehidupan  kita  melalui  berbagai  perkembangan  yang  terus terjadi baik dari segi teknologi informasi, gaya hidup, ekonomi, hingga pada  pengetahuan. Perkembangan pengetahuan dapat tercermin pada situasi dan kondisi masyarakat pada saat
ini  yang  semakin  berangsur  dapat  menyesuaikan  berbagai  kemajuan  dengan  memahami, mempelajari serta menerapkan berbagai perubahan-perubahan yang cukup pesat dan cepat, salah  satunya  adalah  dalam  memahami  kemajuan  teknologi  informasi  yang  sangat  pesat yang  mengharuskan  masyarakat  luas  untuk  merasakan  implementasi  dari  kemajuan  pada teknologi informasi yang dengan semakin canggihnya serta mulai banyaknya lembaga atau instansi  serta  perorangan  yang  menerapkan  kemajuan  teknologi  informasi  pada  berbagai kebutuhan nya untuk mendorong dan menyajikan suatu hal tersebut dengan baik dan dapat sesuai dengan keadaan saat ini, atau yang dikenal juga dengan melek teknologi.
Arsip  memiliki  makna  sebagai  rekaman  suatu  kegiatan  dalam  berbagai  bentuk  dan media, yang diciptakan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang mana arsip diciptakan baik oleh perorangan maupun oleh lembaga dengan memiliki nilai informasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan administrasi ataupun transaksi. Berdasar hal  tersebut,  arsip  memiliki  kedudukan  yang  sangat  penting  dalam  pengelolaan  suatu lembaga atau organisasi selama organisasi atau lembaga tersebut masih dijalankan. Semakin banyak  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  suatu  lembaga,  semakin  banyak  pula  arsip  yang dihasilkan.
Arsip  memiliki  dua  peranan  yakni,  arsip  sebagai  sumber  informasi  yang  dapat berpengaruh pada pengambilan keputusan oleh pimpinan suatu lembaga atau institusi dan arsip sebagai sumber dokumen yang dapat digunakan sebagai sarana temu kembali informasi baik bagi pegawai maupun bagi pihak yang memerlukan. Maka dari itu, pentinglah suatu lembaga  atau  individu  untuk  melakukan  pengelolaan  arsip  agar  dapat  tersimpan  dengan aman dan dapat ditemukan kembali pada saat dibutuhkan. Selain itu, arsip juga merupakan bukti  eksistensi  dari  suatu  organisasi  yang  dapat  menggambarkan  bagaimana  sejarah  dari keberadaan suatu organisasi atau lembaga tersebut terjadi dari waktu ke waktu dengan berisi fakta-fakta yang dapat disimak serta diulas kembali di kemudian hari atau bahkan di masa depan serta di masa mendatang.
Kata  arsip  memiliki  berbagai  pandangan  pengertian,  yakni  kumpulan  naskah  atau dokumen yang disimpan, ruangan atau gedung tempat penyimpanan naskah atau dokumen, serta institusi atau lembaga yag mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. Arsip  harus  dikelola  serta  dikendalikan  dengan  efektif,  agar  dapat  dimanfaatkan  kembali bagi  dokumen  atau  arsip  yang  masih  memiliki  nilai  guna  atau  memiliki  informasi,  serta dilakukan penyusutan bagi dokumen atau arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna arsip agar tidak terjadinya penumpukkan kertas atau dokumen-dokumen.
Seperti  yang  telah  dipaparkan  diatas,  arsip  memiliki  peranan  penting  dalam keberlangsungan  suatu  organisasi  atau  institusi,  begitupun  pada  Bidang  Pelayanan Pencatatan  Sipil  di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  (Disdukcapil)  Kabupaten Karanganyar  sebagai  salah  satu  lembaga  atau  instansi  pemerintah  yang  bertugas  dalam pembantuan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil serta tugas lainnya yang diberikan sesuai dengan lingkup tugas dan fungsinya di wilayah Karanganyar Provinsi Jawa Tengah. Fungsi dan tugas Disdukcapil Kabupaten Karanganyar tersebut merupakan pelayanan dalam mengurus  berbagai  persuratan  diantaranya  membuat  surat  akta  lahir  atau  akta  kelahiran, surat  dokumen  kependudukan,  kartu  keluarga  (KK),  akta  perkawinanan,  surat  keterangan pindah,hingga pembuatan e-KTP atau KTP elektronik.
Salah satu bidang yang dijalankan Disdukcapil Kabupaten Karanganyar adalah bidang pelayanan  pencatatan  sipil,  yang  mana  salah  satu  kegiatan  yang  dilakukannya  adalah penerbitan  atau  pembuatan  akta  kelahiran  dan  akta  kematian  yang  tidak  luput  serta  tidak dapat dipisahkan dari lingkup administrasi yang kemudian terhubung dengan harapan pada terlaksananya  pengelolaan  arsip  yang  efektif  yang  kemudian  dapat  memudahkan  para pengguna  nya.  Seiring  dengan  berjalan  nya  waktu  dan  kemajuan  teknologi  informasi
pengelolaan arsip dilakukan secara digital dengan melampirkan dokumen-dokumen terkait pengajuan  akta  baik  akta  kelahiran  maupun  akta  kematian  oleh  masyarakat  atau  individu yang kemudian terhubung pada suatu sistem penyimpanan dokumen secara online.
Perubahan  sistem  pengelolaan  tersebut  dilatarbelakangi  karena  adanya  pandemi COVID-19 di seluruh dunia termasuk di Indonesia dengan pengumuman kasus pertama pada tanggal  2  Mei  2020  yang  diumumkan  oleh  Presiden  RI  Ke-7  yakni  Bapak  Jokowi  yang kemudian WHO beserta negara-negara yang terjangkit bersepakat adanya ketetapan untuk melakukan  pembatasan  aktivitas  masyarakat  yang  beralih  menjadi  pengerjaannya  dari rumah  saja  bagi  semua  masyarakat.  Sehingga,  untuk  dapat  memberikan  pelayanan, Disdukcapil Kabupaten Karanganyar salah satunya pada bidang pelayanan pencatatan sipil melakukan  inovasi  dengan  pelayanan  serta  pendaftaran  secara  online  yang  menyebabkan juga pada berubahnya sistem pengelolaan arsip di bidang pelayanna pencatatan sipil.
Dari  uraian  di  atas,  maka  peneliti  merasa  perlu  untuk  melakukan  penelitian  terkait pemanfaatan  teknologi  informasi  pada  pengelolaan  arsip  dinamis  di  bidang  pelayanan pencatatan  sipil  Disdukcapil  Kabupaten  Karanganyar.  Penelitian  serta  observasi  ini dilakukan dengan tujuan untuk memberikan gambaran, pandangan serta wawasan baru bagi masyarakat  luas  dalam  pengelolaan  arsip  dengan  baik  serta  untuk  dapat  memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dengan baik.

## B. TINJAUAN PUSTAKA
Pada  bagian  ini  peneliti  mencantumkan  berbagai  hasil  penelitian  terdahulu  yang memiliki keterkaitan dengan topik pada penelitian ini sebagai berikut:
a. Agita  Devi  Larasati  dan  Jumino  tentang  “Pemanfaatan  Aplikasi  E-Surat  Dalam Mendukung Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi  Jawa  Tengah”.  Dalam  penelitian  tersebut  peneliti  menggunakan  metode penelitian  observasi,  dokumentasi,  dan  wawancara.  Hasil  penelitian  menunjukkan bahwa  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa  Tengah  memanfaatkan aplikasi  e-surat  yang  digunakan  sebagai  sistem  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif secara  elektronik  berbasis  web  yang  mengacu  pada  standar  yang  telah  ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dengan dapat dikontrol melalui akses oleh operator, administrator utama dan administrator yang memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mengelola arsip dinamis tanpa terkendala ruang dan waktu dengan menggunakan bantuan internet.
b. Muhammad Dedi Irawan dan Selli Aprilla Simargolang tentang “Implementasi E- Arsip Pada Program Studi Teknik Informatika”. Dalam penelitian tersebut peneliti menggunakan metode penelitian adalah observasi dan studi pustaka. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pembuatan implementasi E-Arsip pada Program Studi Teknik Informatika  diupayakan  untuk  kesempurnaan  dalam  penyelenggaraan  kearsipan yang  saat  ini  ditengah  kemajuan  teknologi  informasi  belum  bersifat  terpadu,  dan seringkali pengelolaan dokumen-dokumen dilakukan hanya secara manual, sehingga tidak efektif dan efisien ketika dokumen tersebut dibutuhkan dengan cepat.
c. Machsun  Rifauddin  tentang  “Pengelolaan  Arsip  Elektronik  Berbasis  Teknologi”. Dalam  penelitian  tersebut  peneliti  menggunakan  metode  studi  literature.  Hasil penelitian menunjukkan bahwa dengan adanya perkembangan teknoliogi informasi yang  mengharuskan  pengelelolaan  arsip  secara  elektronik,  yang  mana  arsip elektronik  memiliki  peranan  penting  dalam  sistem  administrasi  serta  sebagai  alat bukti  yang  sah  berdasar  pada  Undang-Undang  Nomor  11  Pasal  5  ayat  (1)  Tahun 2008.  Peralatan  yang  digunakan  dalam  mengelola  arsip  elektronik  diantaranya adalah  berupa  hardware  seperti  komputer,  print,  scanner, media  penyimpanan  dan
software.  Empat  siklus  pengelolaan  arsip  elektronik,  diantaranya  penciptaan  dan peyimpanan,  distribusi  dan  penggunaan,  pemeliharaan  dan  disposisi.  Yang  mana, kegiatan  alih  media  arsip  dapat  dilakukan  melalui scanning,  conversion ,  dan importing.
Berdasarkan  hasil  penelitian  terdahulu  yang  dipaparkan,  terdapat  relevansi  antara penelitian  terdahulu  dengan  topik  yang  diteliti  yang  mana  untuk  menyempurnakan  hasil penelitian  terdahulu  peneliti  akan  memberikan  gambaran  serta  wawasan  mengenai pemanfaatan teknologi informasi dalam berbagai aktivitas saat ini yang salah satunya adalah pengelolaan arsip pada suatu lembaga.

## Landasan Teori Kemajuan Teknologi Informasi
Kemajuan teknologi informasi atau yang dikenal sebagai revolusi industri merupakan perubahan  pada  unsur  sosial  dan  kebudayaan  yang  terjadi  dalam  waktu  cepat  dan menyangkut pokok-pokok kehidupan masyarakat. Revolusi industri terjadi dalam berbagai lini  kehidupan  yang  menyebabkan  berbagai  perubahan  pada  sektor  ekonomi,  sosial  dan kebudayaan  di  masyarakat.  Kemajuan  teknologi  informasi  atau  revolusi  indistri  telah berkembang  seiring  dengan  berjalannya  waktu  juga,  hingga  saat  ini  telah  berada  di  era revolusi  industri  4.0  dengan  berkembangnya  teknologi  otomatisasi,  teknologi  siber,  dan kecerdasan buatan yang menyebabkan adanya perkembangan informasi yang sangat pesat hingga  informasi  kian  tidak  terbendung  atau  disebut  juga  dengan  fenomena  tsunami informasi.
Dengan  adanya  perkembangan  teknologi  informasi,  menyebabkan  terjadinya perubahan  gaya  hidup,  begitu  pun  perubahan  pada  tata  cara  bekerja  suatu  organisasi  atau lembaga yang kian menerapkan kemajuan teknologi informasi tersebut. Yang mana, revolusi industri  4.0  ditandai  dengan  penggunaan  internet  saat  ini  yang  ada  dimana-mana  dengan mengalirnya  informasi  dari  manapun  dan  kapanpun  tanpa  terkendala  ruang  dan  waktu. Kemajuan teknologi informasi dapat berdampak positif dan dapat juga berdampak negatif, yang mana masyarakat luas harus mengggunakan atau memanfaatkannya dengan baik. Salah satu penerapan kemajuan teknologi informasi pada lembaga salah satunya adalah perubahan sistem kerja yang pada awalnya dilakukan secara manual menjadi beralih pada sistem digital dengan menggunakan jaringan internet sebagai komponen penting dalam pelaksanaan nya yang  tidak  terbatas  oleh  ruang  dan  waktu.  Dengan  adanya  perubahan  tersebut  tentunya memberikan kemudahan serta secara tidak langsung sebagai sarana untuk menjaga eksistensi suatu lembaga.

## Arsip
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki nilai guna tinggi untuk dapat menunjang proses kegiatan administrasi dan birokrasi. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran,  arsip  memiliki  makna  bahwa  merupakan  kumpulan  warkat  yang  disimpan secara teratur dan terencana karena memiliki suatu kegunaan. Selain itu, arsip dapat diartikan sebagai  suatru  badan  atau  agensi  yang  dapat  melakukan  segala  kegiatan  dalam  arsip diantaranya  pencatatan,  penanganan,  penyimpanan,  dan  pemeliharaan  surat-surat  serta dokumen-dokumen  yang  memiliki  arti  penting  baik  ke  dalam  maupun  ke  luar  yang menyangkut  perihal  pemerintahan  maupun  non-pemerintahan  dengan  menerapkan kebijaksanaan  dan  sistem  tertentu  yang  dapat  dipertanggung  jawabkan  di  kemudian  hari. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arsip memiliki arti simpanan surat-surat  penting,  yang  mana  terdapat  beberapa  standar  untuk  mendukung  bahwa  surat tersebut merupakan arsip, diantaranya:
a. Surat  tersebut  harus  masih  memiliki  kepentingan  baik  bagi  lembaga,  organisasi, instansi, dan individu atau perseorangan untuk masa kini maupun masa yang akan datang.
b. Surat  masih  memiliki  nilai  guna  serta  nilai  kepentingan  harus  disimpan  dengan menggunakan  suatu  sistem,  sehingga  dapat  ditemukan  dengan  cepat  pada  proses penemuan kembali informasi.
Di Indonesia, kearsipan telah diatur dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 yang membahas  mengenai  kearsipan,  yang  mana  dinyatakan  bahwa  arsip  merupakan  sebagai berikut:
a. Kearsipan adalah hal-hal yang berkaitan dengan arsip.
b. Arsip  merupakan  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  yang  tersimpan  atau  terekam dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  dalam  bermasyarakat,  berbangsa,  dan bernegara. (Fathurrahman 2018)
Menurut Ana Pujiastuti dalam (Mulyapradana, Anjarini, and Hermanto 2021), fungsi arsip dapat dijkelompokkan menjadi 4 kepentingan yakni: 1. Arsip merupakan kebutuhan hidup manusia, 2. Arsip merupakan urat nadi administrasi organisasi sebagai suatu bentuk administrasi  tidak  mungkin  mengabaikan  keberadaan  arsip,  3.  Arsip  merupakan  bukti sumber  otentik  kehidupan  modern  dapat  dikatakan  bertumpu  pada  keberadaan  arsip,  4. Rekam kegiatan atau peristiwa di kehidupan modern yang memiliki kecanggihan teknologi yang  cukup  mengagumkan  dengan  semakin  memberi  kemungkinan  untuk  menempatkan arsip sebagai rekam kegiatan atau peristiwa.
Arsip dalam lingkup organisasi berfungsi sebagai sumber informasi serta merupakan salah  satu  yang  menunjang  proses  kegiatan  administrasi  suatu  organisasi  dan  manajemen birokrasi.  Selain  itu,  arsip  juga  sebagai  alat  pengawasan  yang  sangat  diperlukan  saat menjalankan  suatu  lembaga  atau  organisasi  yakni  dalam  berbagai  kegiatan  diantaranya perencanaan,  penganalisisan,  pengembangan  perumusan,  kebijakan,  pengambilan keputusan,  pembuatan  laporan  pertanggung  jawaban,  serta  penilaian  dan  pengendalian secepat-cepatnya. Contoh konkrit dari peranan arsip di lembaga atau organisasi adalah arsip dapat digunakan dalam membuat kebijakan dengan mendapatkan informasi atau gambaran mengenai  bagaimana  kondisi  organisasi  sehingga  apakah  kebijakan  tersebut  cocok  untuk digunakan  dalam  kondisi  organisasi  yang  demikian,  pengambilan  keputusan  tersebut bertujuan untuk dapat efektifnya suatu kebijakan yang dikeluarkan.
Dan  juga,  peranan  arsip  bagi  individu  atau  perorangan  bermanfaat  untuk  sebagai identitas diri  dan bukti yang memiliki nilai guna, yang mana para  individu juga memiliki kepentingan  dan  kebutuhan  nya.  Contoh  konkrit  dari  peranan  arsip  bagi  individu  atau perorangan adalah ketika seseorang ingin melamar pekerjaan dan salah satu dokumen yang harus  dilampirkan  nya  adalah ijazah,  namun  ijazah tersebut  hilang  dimakan  rayap  karena tidak teliti untuk menyimpan suatu informasi yang penting yang dapat berdampak pada tidak diterimanya seseorang ketika melamar pekerjaan.

## Arsip Dinamis
Dalam  buku  manajemen  kearsipan:  untuk  lembaga  negara,  swasta,  dan  perguruan tinggi  oleh  Barthos  (2012:4)  menjelaskan  bahwa  arsip  dinamis  merupakan  arsip  yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan  pada  umumnya  atau  dipergunakan  secara  langsung  dalam  penyelenggaraan administrasi  negara.  Arsip  dinamis  adalah  arsip  yang  keberadaannya  terdapat  diberbagai
kantor,  baik  kantor  milik  pemerintah,  swasta  atau  organisasi  kemasyarakatan  yang  harus dilakukan pengelolaan secara tertib dan teratur yang didukung oleh tersedianya informasi yang lengkap, akurat dan memiliki nilai guna tinggi sehingga memiliki kualitas yang baik agar dapat bermanfaat bagi berbagai pihak baik pengguna, penerima bahkan pencipta arsip tersebut.
Menurut  Sulistyo  Basuki  (2003:  13)  dalam    (Laili  2014)  menjelaskan  bahwa  arsip dinamis  atau  yang  sering  kali  disebut record merupakan  informasi  terekam,  termasuk didalamnya  data  dalam  sistem  komputer  yang  dibuat  atau  diterima  oleh  badan  korporasi serta  perorangan  dalam  transaksi  kegiatan  atau  pengambilan  tindakan  ssebagai  bukti  dari adanya aktivitas tersebut. Dengan demikian, arsip dinamis memiliki beberapa fungsi yang dapat dimanfaakan sebagai sumber informasi bagi organisasi, diantaranya:
1. Mendukung kegiatan pengambilan keputusan.
2. Mendukung kegiatan perencanaan.
3. Mendukung kegiatan pengawasan.
4. Dimanfaatkan sebagai bukti arau alat pembuktian.
5. Sebagai memori perusahaan.
6. Dimanfaarkan sebagai pendukung dalam kepentingan politik dan ekonomi.
Pengelolaan  arsip  merupakan  salah  satu  tahapan  yang  sangat  penting  yang  harus diberikan perhatian, yang mana hal tersebut bertujuan untuk menjaga agar informasi yang terdapat dalam sebuha arsip terjaga dan aman serta dapat dengan mudah ditemukan kembali informasi, diantaranya adalah tersedianya atau adanya sarana dan prasana yang menunjang proses pengelolaan arsip dinamis yang meliputi penyekat, map, petunjuk, kata tangkap, rak arsip, dan alat penyimpanan berputar. Dan juga sistem pengelolaan arsip menurut Amsyah dapat dilakukan secara tersusun berdasarkan urutan tertentu, yang mana terdapat dua jenis penyusunan arsip yakni:
1. Urutan  abjad (Alphabetical  Filling  System) yang  diantaranya  penyusunan  dengan menggunakan sistem abjad, sistem geografi, serta sistem subyek arsip.
2. Urutan  angka  ( Numbering  Filling  System) yang  diantaranya  penyusunan  dengan menggunakan sistem numeric dan sistem kronologis. Terdapat beberapa tahapan pada alur hidup kearsipan, diantaranya;
a. Tahap  penciptaan  arsip  yang  merupakan  tahap  awal  dari  proses  kehidupan  arsip, yang  mana  arsip  diciptakan  dilatarbelakangi  karena  dapat  dibuat  sendiri  baik  oleh individu atau bahkan lembaga serta organisasi yang bersangkutan dengan memiliki data dan informasi.
b. Tahap  penerimaan  arsip  yang  merupakan  tahapan  penerimaan  dokumen  yang berkaitan  dengan  penciptaan  arsip  tersebut,  yang  mana  dokumen  tersebut  dapat berupa surat, laporan, formulir atau gambar.
c. Tahap  penginvetarisasian  arsip  yang  merupakan  prosedur  buku  agenda,  buku ekspedisi, prosedur kartu kendali, dan prosedur tata naskah.
d. Tahap  penyimpanan  dan  penerimaan  arsip  yang  mana  penyimpanan  arsip  dapat dilakukan dalam beberapa sistem, yakni sistem abjad dan sistem angka atau numeric.
e. Tahap penggunaan arsip yang merupakan tahap pemanfaatan arsip oleh para pencari informasi.
f. Tahap  pemeliharaan  arsip  yang  merupakan  usaha  pengamanan  agar  arsip  terawat dengan  baik  dan  mengurangi  resiko  terjadinya  kerusakan  pada  arsip  yang bersangkutan maupun kehilangan arsip-arsip tersebut. Salah satu faktor yang harus diperhatikan  dalam  pemeliharaan  adalah  perlu  diperhatikannya  ruang  arsip  yakni ruang yang bersih dan penerangan yang cukup, Suhu ruangan dan kelembaban yang disesuaikan  dengan  kebutuhan  penyimpanan,  Lokasi  yang  aman  dari  serangan
bencana alam seperti banjir dal lain sebagainya, bahan material ruangan yang kuat dan tidak lembab. Serta peralatan yang harus disiapkan, dalam hal ini terkait dengan peralatan yang memadai seperti rak, filling cabinet, roll o pack, dengan kualitas yang baik dan memenuhi standar yang ditentukan.
g. Tahap  penyusutan  atau  retensi  arsip  merupakan  tahapan  pemusnahan  arsip,  yang mana arsip tersebut telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Beberapa tahapan dalam alur kehidupan akan terus berputar dan melalui proses yang sama dan tidak aka ada habisnya sampai suatu arsip tersebut tidak memiliki nilai informasi yang  dapat  digunakan  dalam  kegiatan  administrasi  baik  oleh  suatu  organisasi,  lembaga bahkan pada perorangan.

## Pemeliharaan Atau Preservasi Kearsipan
Pemeliharaan atau preservasi arsip sangat perlu dilakukan, yang mana preservasi atau pelestarian  arsip  adalah  proses  dan  kerja  dalam  rangka  perlindungan  fisik  arsip  terhadap kerusakan  atau  unsur  perusak  dan  restorasi  atau  resvarasi  bagian  arsip  yang  rusak  dapat disebabkan oleh
berbagai  faktor  baik  faktor  intrinsik  arsip  itu  sendiri  maupun  faktor  ekstrinsik.  Tujuan diadakannya preservasi pada arsip yaitu untuk menjaga kelestariannya dan memperpanjang usia  penggunaannya  sehingga  dapat  bertahan  dan  bermanfaat  lebih  luas.  Selain  itu, preservasi arsip juga dilakukan untuk menyelamatkan nilai informasi dokumen. Pelaksanaan preservasi arsip dapat dilakukan dengan salah satunya dapat melalui fumigasi yakni kegiatan mengasapi  ruangan  penyimpanan  dokumen  menggunakan  bahan  kimia  untuk  menekan pertumbuhan jamur dan serangga. Selain itu dapat juga dilakukan dengan kegiatan laminasi, yakni melapisi dokumen yang telah rapuh dengan kertas lainnya. Dan juga dapat dilakukan penjilidan, terhadap dokumen yang terlepas.
Namun, dengan adanya kemajuan teknologi informasi pemeliharaan arsip pada saat ini bisa serta dapat dilakukan dengan melalui teknologi informasi yang dengan adanya upaya tersebut  akan  mengurangi  resiko  dari  terjadinya  kerusakan  atau  hilangnya  arsip-arsip tersebut  dengan  harapan  arsip  akan  sangat  aman  dan  tidak  akan  rusak  dari  segi  fisiknya sehingga umur dari suatu informasi dapat bertahan lama untuk mendukung kegiatan pada suatu  lembaga.  Selain  itu,  dokumen-dokumen  arsip  tidak  akan  mengalami  penumpukkan atau bahkan menyebabkan sempitnya suatu ruangan

## C. METODE PENELITIAN
Metode penelitian merupakan suatu skenario pelaksanaan penelitian yang dijalankan. Dalam  penelitian  ini,  metode  yang  digunakan  oleh  peneliti  adalah  metode  kualitatif deskriptif dan juga dengan melalui wawancara secara mendalam kepada informan sebagai bentuk  pencarian  informasi  serta  diterapkan  juga  studi  literature  untuk  mendukung  serta memperkokoh  bahasan.  Metode  penelitian  kualitatif  merupakan  salah  satu  jenis  metode penelitian  yang  memiliki  tujuan  atau  goals  untuk  mengungkapkan  kejadian  atau  fakta, keadaan,  fenomena,  variabel  serta  keadaan  yang  terjadi  pada  saat  proses  penelitian berlangsung dengan disuguhkan pada apa yang sebenarnya terjadi di lapangan.
Penelitian kualitatif biasanya digunakan untuk ekplorasi ketertarikan peneliti. Menurut Sukmadinata, mendefinisikan bahwa penelitian kualitatif merupakan suatu penelitian yang ditujukan  untuk  mendeskripsikan  ataupun  menggambarkan  serta  menganalisis  fenomena, peristiwa,  aktivitas  sosial,  sikap,  kepercayaan,  persepsi,  pemikiran  orang  baik  secara individu ataupun secara kelompok.
Penelitian  ini  dilakukan  dengan  menafsirkan  dan  menguraikan  data  yang  berkaitan dengan situasi yang terjadi pada saat penelitian, diantaranya mengenai sikap serta pandangan yang terjadi di dalam suatu kelompok masyarakat, pertentangan serta perbedaan pendapat antara dua keadaan atau lebih, hubungan antar variabel yang timbul, perbedaan antara fakta yang  ada  dengan  pengaruhnya  terhadap  suatu  kondisi.  Pada  metode  kualitatif  deskriptif, kegiatan  penelitian  yang  dilakukan  diantaranya  dengan  cara  mengumpulkan  data, menyusun,  mengklasifikasikan  data,  yang  mana  data  yang  dikumpulkan  bukan  angka melainkan hanya berupa kata-kata. Jenis penelitian kualitatif deskriptif yang digunakan pada penelitian  ini  bertujuan  untuk  memperoleh  informasi  mengenai  inovasi  pemanfaatan kemajuan teknologi informasi pada pengelolaan arsip di bidang pelayanan pencatatan sipil Disdukcapil Kabupaten Karanganyar serta melalui proses studi literature untuk memperkuat fakta-fakta  dilapangan  dengan  melalui  halaman  resmi  atau  situs  web  pada  lembaga  atau institusi tersebut.

## D. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Di  Bidang  Pelayanan  Pencatatan  Sipil  Disdukcapil Kabupaten Karanganyar
Arsip  dinamis  di  bidang  pelayanan  pencatatan  sipil  Disdukcapil  Kabupaten Karanganyar  dapat  berupa  dokumen  data  pribadi  masyarakat  yang  melakukan  pengajuan pembuatan  akta  baik  akta  kematian,  akta  perkawinan  Non  Muslim  dan  kelahiran,  Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk (KTP), serta surat keterangan pindah datang dan pindah keluar yang salah satu persyaratannya adalah diharuskannya untuk melampirkan identitas diri bagi semua permohonan yang dilakukan oleh masyarakat. Pengelolaan arsip dinamis di Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil Disdukcapil Kabupaten Karanganyar sangat penting dan sangat berpengaruh terhadap aktivitas yang akan dilakukan di masa yang akan datang, yang mana  pengelolaan  arsip  di  bidang  pelayanan  pencatatan  sipil  digunakan  sebagai  sumber informasi yang mendukung terlaksananya pengajuan seperti pengajuan pembuatan akta yang salah nama, salah penulisan serta hal-hal yang tidak sesuai lain nya yang kemudian minta untuk  dilakukan  pencetakan  ulang  dapat  langsung  dilaksanakan  jika  dokumen-dokumen yang dilampirkan sebelumnya terbukti ada pada rak arsip di bidang  pelayanan  pencatatan sipil Disdukcapil Kabupaten Karanganyar.
Penciptaan arsip dinamis di bidang pelayanan pencatatan sipil Disdukcapil Kabupaten Karanganyar  dilaterbelakangi  adanya  kegiatan  administrasi  yang  harus  dipenuhi  oleh masyarakat  luas  yang  memiliki  kebutuhan  dengan  melakukan  pengajuan  pembuatan  akta baik akta kelahiran maupun akta kemartian di bidang pelayanan pencatatan sipil Disdukcapil Kabupaten  Karanganyar.  Lampiran  dokumen  yang  harus  dipenuhi  tersebut  merupakan aktivitas masuknya dokumen yang nantinya akan menciptakan surat, berkas atau dokumen.
Pengelolaan arsip dinamis di bidang pelayanan pencatatan sipil Disdikcapil Kabupaten Karanganyar dilakukan dengan melakukan agenda pengelolaan arsip secara berkala dengan disusunnya  berkas  atau  dokumen-dokumen  yang  akan  di  arsipkan  dengan  memberikan nomor agenda pada setiap dokumennya berdasar pada sistem penomoran atau angka, yang kemudian  dokumen  tersebut  disimpan  pada  sebuah  buku  dengan  kuota  setiap  bukunya sebanyak 50 dokumen secara berurutan dari nomor agenda 1 hingga 50 yang disusun pada buku  yang  sama,  kemudian  dokumen  dengan  nomor  agenda  51  hingga  100  disusun  pada buku  yang  sama  juga,  begitu  pun  seterusnya  yang  dikelola  oleh  bagian  pembenahan  akta sekaligus  dengan  melakukan  arsip  pada  dokumen  tersebut.  Buku  yang  berisi  dokumen tersebut kemudian disimpan pada rak arsip yang tersedia khusus di suatu ruangan.
Selain  itu,  pada  prosesnya  dilakukan  juga  pemeliharaan  arsip  di  bidang  pelayanan pencatatan sipil Disdukcapil Kabupaten Karanganyar dengan melakukan pemeliharaan pada
arsip yakni melalui penetapan suhu yang tepat agar sirkulasi udara tetap terpelihara dengan baik,  membersihkan  debu-debu  yang  menempel  atau  hinggap  pada  arsip,  melakukan fumigasi pada arsip dengan tujuan untuk menghindari kerusakan pada arsip seiring dengan berjalannya waktu.

## Hambatan  dan  Solusi  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Di  Bidang  Pelayanan  Pencatatan Sipil Disdukcapil Kabupaten Karanganyar
Pengelolaan  arsip  dinamis  di  bidang  pelayanan  pencatatan  sipil  Disdukcapil Kabupaten Karanganyar memiliki hambatan yakni pada kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM)  untuk  mengelola  arsip  yang  kian  hari  semakin  banyak,  yang  mana  arsiparis  di Disdukcapil  Kabupaten  Karanganyar  memiliki  seorang  arsiparis  saja  yang  bertanggung jawab  pada  kegiatan  arsip  dokumen  utama  instansi  tersebut.  Yang  mana,  kegiatan pengelolaan  pada  arsip  dilakukan  oleh  staff  yang  berada  pada  suatu  bidang  seperti  pada bidang pelayanan pencatatan sipil yang mengelola arsip adalah staff yang bertanggung jawab pada  pembenahan  akta.  Namun,  biasanya  sangat  terbantu  oleh  adanya  siswa  serta  siswi Sekolah  Menengah  Kejuruan  (SMK)  yang  melakukan  kegiatan  Prakter  Kerja  Lapangan (PKL) di Disdukcapil Kabupaten Karanganyar.
Hingga  sampai  pada  suatu  waktu,  sebagian  besar  negara-negara  di  dunia  terserang pandemi COVID-19 yang mulai ada sekitar akhir tahun 2019 pertama kali di Cina, hingga Indonesia pun mengalaminya pada 2 Mei 2020 yang kemudian ditetapkan kebijakan untuk mengurangi mobilitas  di  luar  rumah  dan dianjurkan  untuk  melakukan  segala aktivitasnya dari  rumah.  Untuk  menghindari  adanya  penumpukkan  dokumen,  Disdukcapil  Kabupaten Karanganyar  melakukan  inovasi  dengan  menerapkan  serta  memanfaatkan  kemajuan teknologi  informasi  pada  pelayanan  serta  pengelolaan  arsip  yang  dilakukan  secara  digital dengan  terjadinya  perubahan  sistem  kerja  di  lembaga  pemerintahan  yang  berawal  dari dilakukan nya secara manual menjadi digital. Pengelolaan arsip digital di bidang pelayanan pencatatan  sipil  Disdukcapil  Kabupaten  Karanganyar  dilakukan  dengan  melalui  proses pendaftaran secara online pada aplikasi “paklay komplit” yang berbasis  web dan android dengan  prosesnya  masyarakat  sebagai  pihak  pemohon  atau  yang  melakukan  pengajuan mengupload  atau  melampirkan  data  serta  dokumen  yang  diminta  sesuai  dengan  jenis permohonan  masyarakat  dengan  kemudian  dapat  langsung  diketahui  serta  diakses  untuk kemudian  dilakukan  penciptaan  dokumen  yang  dilakukan  oleh  pihak  bidang  pelayanan pencatatan sipil Disdukcapil Kabupaten Karanganyar.
Paklay merupakan kepanjangan dari Paket Pelayanan, seluruh permohonan yang pada awalnya  dilakukan  secara offline atau  luring  di  Disdukcapil  Kabupaten  Karanganyar  kini telah dapat dilakukan pengajuan juga secara online yang tidak terbatas oleh jarak dan waktu. Serta  secara  sistem  data-data  pada  berkas  mengenai  permohonan  yang  dilakukan  oleh masyarakat  akan  secara  otomatis  tersimpan  secara  digital  yang  kemudian  memberikan berbagai nilai plus, yakni adanya akses pengajuan yang mudah serta  arsip yang baru tidak akan menyita tempat dan juga arsiparis tidak kewalahan dalam mengelola arsip dinamis di Disdukcapil  Kabupaten  Karanganyar.  Pemanfaatan  Paklay  Komplit  ini  didasarkan  oleh kebutuhan  pegawai  dalam  mengelola  arsip  dinamis  yang  cepat  dan  tepat  dengan mengimplementasikan  sarana  dari  kemajuan  teknologi  informasi.  Dokumen  yang  telah diajukan  melalui  Paklay  Komplit  salah  satunya  dapat  didistribusikan  melalui  POS,  serta masyarakat  dapat  merasakan  transparansi  Disdukcapil  Kabupaten  Karanganyar  dengan mengecek  pengajuan  setelah  melakukan  pendaftaran  administrasinya.  Tampilan  Paklay Komplit pada web maupun aplikasi berbasis android dapat sangat mudah untuk dipahami dan  digunakan,  dimana  pemohon  tinggal  memilih  layanan  yang  ingin  didaftar  kemudian
mengupload berkas-berkas persyaratannya dan dokumen yang telah selesai akan dikirimkan melalui POS.

## E. KESIMPULAN
Arsip  merupakan  salah  satu  bukti  terjadinya  aktivitas  pada  suatu  lembaga,  instansi bahkan perorangan yang terkait dengan kegiatab administrasi. Salah satu jenis arsip adalah arsip dinamis atau yang sering disebut juga dengan record atau rekaman yang merupakan dokumen  yang  masih  sering  digunakan  dan  terlibat  dalam  suatu  kegiatan  dan  kerap berpengaruh  terhadap  pengambilan  keputusan.  Berdasarkan  penjelasan  diatas  mengenai pemanfaatan  teknologi  informasi  pada  pengelolaan  arsip  dinamis  di  bidang  pelayanan pencatatan sipil Disdukcapil Kabupaten Karanganyar, penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut: 1) arsip merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting untuk dilakukan dengan tujuan sebagai sumber informasi serta saran temu kembali informasi di bidang  pelayanan pencatatan  sipil  Disdukcapil  Kabupaten  Karanganyar  dalam  melakukan  aktivitas administrasi;  2)  sistem  pengelolaan  arsip  sebelum  diterapkannya  sistem  arsip  digital dilakukan  oleh  staff  bagian  pembenahan  akta  yang  sekaligus  mengelola  arsip  dengan melakukan  penyusunan  arsip  berdasarkan  sistem  numeric  atau  angka;  3)  terjadinya perubahan  sistem  yang  disebabkan  karena  adanya  pandemi  COVID-19  yang  mulanya dilakukan  secara  manual  kemudian  menjadi  secara  online  atau  digital  sehingga  dapat memudahkan dalam mencari dokumen atau arsip yang dibutuhkan. Dengan adanya sistem pengelolaan  arsip  secara  digital  memberikan  gambaran  serta  wawasan  mengenai pemanfaatan  teknologi  informasi  dengan baik  akan menghasilkan  sesuatu  yang  baik  pula yakni adanya beberapa kemudahan.
Untuk mengatasi kendala atau hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis di bidang pelayanan  pencatatan sipil Disdukcapil Kabupaten Karanganyar yakni kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM) yang khusus mengelola arsip, maka untuk mendukung pengelolaan arsip secara optimal sebaiknya Sumber Daya Manusia (SDM) yakni arsiparis di Disdukcapil Kabupaten  Karanganyar  dapat  dilakukan  penambahan  staff  untuk  menghindari  adanya kerusakan dokumen atau arsip yang secara langsung dapat menghilangkan suatu informasi di Disdukcapil Kabupaten Karanganyar.

## DAFTAR PUSTAKA
Barthos,  Basir.  2016. Manajemen  Kearsipan :  Untuk  Lembaga  Negara,  Swasta,  Dan Perguruan Tinggi . Kedua. Jakarta: PT Bumi Aksara.
Bkis, Probo Kusumo. 2019. “Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis Di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo.” Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran 07 (04):
201–5.
https://jurnalmahasiswa.unesa.ac.id/index.php/JPAPUNESA/article/view/31720/287 72.
Dewi,  Sita,  Dwi  Listyowati,  and  Bertha  Elvy  Napitupulu.  2020.  “Sektor  Infromal  Dan Kemajuan Teknologi Infromasi Di Indonesia.” Jurnal Mitra Manajemen 11 (1): 29– 38. https://journal.universitassuryadarma.ac.id/index.php/jmm/article/view/391/0. Fajri, Hamdani. 2012. “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Perpustakaan, Arsip,  Dan  Dokumentasi  Kabupaten  Pesisir  Selatan.” Jurnal  Ilmu  Informasi Perpustakaan  Dan  Kearsipan  Vol.  1,  No.  1,  September  2012,  Seri  E  Arsip ,  no. September: 409–17.
Fathurrahman,  Muslih.  2018.  “PENTINGNYA  ARSIP  SEBAGAI  SUMBER
INFORMASI.” Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi 3 (2): 215–25.
Irawan,  Muhammad  Dedi,  and  Selli  Aprilla  Simargolang.  2018.  “Implementasi  E-Arsip Pada  Program  Studi  Teknik  Informatika.” Jurnal  Teknologi  Informasi 2  (1):  67. https://doi.org/10.36294/jurti.v2i1.411.
Kuswantoro, Agung. 2017. “Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Upaya Pelayanan.” Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat 23 (2): 279–86. https://jurnal.unimed.ac.id/2012/index.php/jpkm/article/view/6877.
Laili, Maskurotul. 2014. “Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan Umum Dan Arsip Daerah Kota Semarang.” Economic Education Analysis Journal 3 (3): 551–57. Mulyapradana, Aria, Ary Dwi Anjarini, and Nanang Hermanto. 2021. “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Di Lembaga Pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan.” Widya Cipta:
Jurnal Sekretari Dan Manajemen 5 (1): 60–68.
https://doi.org/10.31294/widyacipta.v5i1.10037.
Rahmadeni,  Rico,  and  Syahyuman.  2012.  “Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Aktif  Di  Kantor Cabang Perum Pegadaian Marapalam Padang.” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan 1 (1): 215–23.
Rifauddin,  Machsun.  2016.  “PENGELOLAAN  ARSIP  ELEKTRONIK  BERBASIS TEKNOLOGI.” Khizanah  Al-Hikmah :  Jurnal  Ilmu  Perpustakaan,  Informasi,  Dan Kearsipan 4 (2): 168–78. https://doi.org/10.24252/kah.v4i27. Sufa’ah, Ayu, and Lydia Christiani. 2018. “Optimalisasi Pengelolaan Arsip Dinamis Melalui Pembinaan  Kearsipan  Di  Badan  Perencanaan  Pembangunan,  Penelitian  Dan Pengembangan Daerah Kota Pekalongan.” Jurnal Ilmu Perpustakaan 7 (3): 141–50. https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/22927.
Tarigan,  Agita  Devi  Larasati,  and  Jumino.  2018.  “Pemanfaatan  Aplikasi  E-Surat  Dalam Mendukung Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi  Jawa  Tengah.” Jurnal Ilmu Perpustakaan 7 (3): 71–80. https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/22920.
Tjiptasari,  Fitriana.  2018.  “Persepsi  Kegunaan  Pengelolaan  Arsip  Digital  Menggunakan SIKD  (Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis).” Jurnal  Kajian  Informasi  Dan Perpustakaan 5 (2): 111. https://doi.org/10.24198/jkip.v5i2.12645.