## APLIKASI PENDUKUNG KEPUTUSAN PENENTUAN PROMOSI JABATAN MENGGUNAKAN METODE PROFILE MATCHING (STUDI KASUS DI PT. PETROKIMIA GRESIK)
(Application Of Position Promotion Decision Support Application Using Profile Matching Method (Case Study At. Petrokimia Gresik))

## Wimpi Sancaka
Prodi. Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Muhammadiyah Gresik Jl. Sumatera No.101, Gn. Malang, Randuagung, Kec. Gresik, Kabupaten Gresik, Jawa Timur 61121
Email : sancaka.wimpi@gmail.com
Abstract Human  resources  play  an  essential  role  in helping companies to achieve their vision and mission. As a large scale company, PT Petrokimia Gresik obviously needs to invest in Employees’ Performance Assessment System. It could act as a decision-making tool or a measure to evaluate and  assess  employees'  performance  at  work  so  that theemployees’  promotion  would  be  moreobjective  and organized. Decision support system could be used to reduce the  subjectivity  in  decision-making  process.  The  decision support  system  that  uses  profile  matching  method  or competency  gap  analysis  was  created  based  on  the  data which refers to the decree of the board of directors issued by PT Petrokimia Gresik. This system analyzes and assesses employee’s competencies by grouping and calculating core factors and secondary factors in each variable. The output of  the  calculation  is  a  ranking  of  the  candidates.  By implementing  decision  support  system  which  uses  Profile Matching  method,  it  assists  company  decision-making process  in  promotion  decision  based  on  employees’ competency scores more optimally.
Key words :       Decision Support System, Job Promotion, Profile  Matching.  Competency  Gap,  Core  Factor, Secondary Factor.

## I. P ENDAHULUAN
Sumber  daya  manusia  didalam  suatu  organisasi perusahaan  merupakan  hal  yang  sangat  penting  untuk mendukung  kemajuan  dan  kualitas  suatu  perusahaan dalam  mencapai  tujuan  yang  lebih  baik.  Kenaikan jabatan  merupakan  faktor  yang  sangat  penting  bagi perencanaan karir seorang pegawai. Dalam hal ini proses evaluasi  dan  penilaian  kinerja  pegawai  relatif  sering dilakukan,  sehingga  perusahaan  tersebut  memerlukan suatu prosedur yang baku dalam menetapkan persyaratan bagi seorang karyawan untuk menempati jabatan tertentu dalam perusahaan. PT. Petrokimia Gresik adalah sebuah perusahaan  yang  bergerak  dalam  bidang  industri  kimia serta produsen pupuk terbesar di asia, dimana  memiliki jumlah  karyawan  yang  cukup  banyak.  Perusahaan  ini dihadapkan  pada  kendala  dalam  bidang  pengelolaan sumber daya  manusia. Beberapa kendala tersebut  yakni
jumlah  karyawan  yang  banyak,  pengkaderan  karyawan yang dinilai belum maksimal serta adanya subyektifitas dalam suatu promosi kenaikan jabatan.
Kenaikan jabatan merupakan salah satu faktor yang sangat penting bagi perencanaan karir pegawai dan juga untuk  meremajakan  suatu  posisi  jabatan  agar  diduduki oleh seorang yang mempunyai kriteria dan kemampuan yang  cocok  untuk  menempati  suatu  jabatan  yang diususlkan.  Dalam  pelaksanaanya  beberapa  masalah yang  sering terjadi dalam proses evaluasi dan penilaian kinerja  karyawan  diantaranya  adalah  subyektifitas pengambilan  keputusan.  Subyektifitas  yang  dimaksud adalah  jika  karyawan  langsung  mendapatkan  promosi jabatan  dikarenakan  pada  satu  kriteria  penilaian  saja tanpa  melihat  dari  hasil  penilaian  yang  lain,  dimana subyektifitas  ini  terjadi  untuk  mengurangi  kerumitan proses  pengambilan  keputusan  akibat  banyaknya alternatif pilihan. Selain itu proses kenaikan jabatan dan perencanaan  karir  pada  perusahaan  hanya  didasarkan pada  faktor  tertentu  saja,  yakni  tingkat  penididikan, lamanya waktu bekerja serta golongan. Namun demikian masih  terdapat  banyak  faktor  lain  untuk  menilai seseorang  dalam  proses  kenaikan  jabatan  yakni  seperti daya  tahan  terhadap  suatu  masalah,  ketekunan  dan ketelitian atau keahlian lainnya yang dimiliki.
Proses  pengambilan  keputusan  untuk  promosi kenaikan  jabatan  dapat  diselesaikan  dengan  sistem pendukung  keputusan  yang  digunakan  oleh  manajer sebagai salah satu dukungan informasi dalam menyelesaikan  permasalahan  untuk  mengisi  jabatan, dimana fungsi kinerjanya dapat menghitung pertimbangan  setiap  kompetensi  yang  dimiliki  masing- masing SDM. Diharapkan subyektifitas dalam pengambilan  keputusan  dapat  dikurangi  dan  dapat diganti dengan kriteria penilaian yang lebih akurat yang digunakan  sebagai  promosi  kenaikan  jabatan,  serta apabila  hasil  penilaian  kurang  memuaskan  dapat dilakukan  tindakan  dan  perencanaan  jenjang  karir  guna memaksimalkan  kinerja  setiap  karyawan.  Untuk menyelesaikan  permasalahan  yang  ada,  maka  penulis
INDEXIA, Vol. 1, No. 1, Februari 2019
mengambil  judul  “ Aplikasi  Pendukung  Keputusan Penentuan  Promosi  Jabatan  menggunakan  Metode Profile  Matching  (Studi  Kasus  di  PT.  Petrokimia Gresik ) ".

## II. T INJAUAN P USTAKA

## A. Pengertian Sistem Pendukung Keputusan
Sistem  pendukung  keputusan  merupakan  sebuah sistem  yang  digunakan  untuk  mendukung  para pengambil  keputusan  dalam  mengidentifikasi  masalah, memilih data yang relevan, serta menentukan pendekatan yang  digunakan  dalam  proses  pengambilan  keputusan sampai dengan tahap evaluasi pilihan alternatif yang ada. Konsep  sistem  pendukung  keputusan  diperkenalkan pertama kali oleh Michael S. Scoott Morton pada tahun 1970-an  dengan  istilah  Management  Decision  System (Sprague, 1982). Sistem pendukung keputusan / Decision Support  System  (DSS)  ini  dimaksudkan  menjadi  alat bantu bagi para pengambil keputusan untuk memperluas kapabilitas  mereka  namun  tidak  untuk  menggantikan penilaian mereka. Sistem itu digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak  seorangpun  tahu  secara  pasti  bagaimana  keputusan seharusnya dibuat (Alter, 2002).

## B. Pengertian Profile Matching
Metode  pencocokan  profil  atau  profile  matching adalah  sebuah  mekanisme  pengambilan  keputusan dengan mengasumsikan bahwa terdapat tingkat variabel prediktor  yang  ideal  yang  harus  dipenuhi  oleh  subyek yang diteliti, bukan tingkat minimal yang harus dipenuhi atau  dilewati.  Dalam  pencocokan  profil,  dilakukan identifikasi  terhadap  kelompok  karyawan  yang  baik maupun  buruk,  karyawan  yang  mendekati  profil  ideal ialah seorang pegawai yang berhasil (Kusrini, 2007).
Metode profile matching sering juga disebut dengan metode  gap,  yaitu  sebuah  mekanisme  pengambilan keputusan  dengan  mengasumsikan  bahwa  terdapat tingkat variabel prediktor yang ideal yang harus dimiliki oleh  subyek  yang  dinilai  (Mukhsin  A,  2006).  Dalam proses  metode  profile  matching,  secara  garis  besar merupakan  proses  membandingkan  antara  nilai  data actual  dari  suatu  profile  yang  akan  dinilai  dengan  nilai profil  yang  diharapkan,  sehingga  dapat  diketahui perbedaan kompetensinya atau disebut juga gap.

## C. Diagram Alir Sistem
Diagram  alir  merupakan  alur  algoritma  serta  proses yang digunakan oleh sistem, berikut merupakan alur dari diagram alir sistem :
Mulai Input Profil
Jabatan
Input Profil Karyawan Pemetaan gap Kompetensi Tidak Proses pembobotan nilai gap
Perhitungan & Pengelompokan Core&Secondary Factor Perhitungan Nilai Total Perankingan Ya Laporan Hasil Perankingan Selesai Kandidat Terakhir?
Gambar 1. Diagram Alir Sistem

## III.M ETODE P ENELITIAN

## A. Analisis Sistem
Tahap analisis dapat diketahui dengan jelas masalah- masalah yang terjadi, bagaimana user dapat menggunakan  sistem  yang  berjalan  sampai  solusi  yang dapat  dijalankan  untuk  memecahkan  permasalahan tersebut.  Berdasarkan  hasil  penilaian  yang  dilakukan, didapatkan bahwa :
1) Kurang  terstrukturnya  data-data  nilai  kompetensi karyawan  secara  menyeluruh,  sehingga  akan membutuhkan  waktu  yang  lama  dalam  setiap penilaian kenaikan jabatan.
2) Penganalisaan beberapa calon karyawan yang sesuai bobot  nilai  suatu  jabatan  masih  dilakukan  dengan membandingkan antar kandidat secara subyektif.
3) Proses  penentuan  syarat-syarat  untuk  kenaikan jabatan  belum  dilakukan  secara  otomatisasi  dalam mengambil  keputusan,  sehingga  terjadi  ketidak- efektifan dalam kinerja perusahaan.

## B. Perhitungan Profile Matching
Perancangan  proses  perhitungan  metode profile matching menurut  Kusrini  (2007),  langkah  pertama adalah menentukan Bobot Nilai Gap. Pada tahap ini akan ditentukan bobot  nilai  masing- masing  aspek  dengan menggunakan bobot  nilai  yang  telah  ditentukan  bagi masing-masing  aspek  itu  sendiri. Adapun inputan dari proses  pembobotan  ini    adalah    selisih    dari    profil karyawan dan profil jabatan.
Langkah    pertama  yakni  dengan  melakukan pemetaan  Gap. Gap  yang dimaksud  adalah  perbedaan antara profil  jabatan  dengan  profil  karyawan.
Gap = Profil Karyawan – Profil Jabatan.
Langkah    kedua  dengan  Melakukan    pencocokan dengan  table bobot  Gap  Hasil  Gap  dari  pengurangan profil    karyawan    dan    profil    jabatan    bila  dicocokkan dengan  kolom  selisih  gap pada  table  bobot  nilai  yang dihasilkan.
Langkah ketiga yakni dengan melakukan perhitungan Nilai Total . Setelah menentukan bobot nilai gap untuk variabel yang dibutuhkan, kemudian tiap sub variabel  dikelompokkan  lagi  menjadi core  factor dan secondary  factor.  Core  factor merupakan  aspek (kompetensi) yang paling dibutuhkan oleh suatu jabatan, untuk menghitung nya digunakan rumus :
NCF = ∑ 𝑁𝐶(𝑥..)
∑ 𝐼𝐶 (1) NRC   = Nilai rata-rata core factor NC      = Jumlah total nilai core factor IC       = Jumlah item tiap variabel
Secondary factor adalah item-item selain aspek yang ada pada core factor. Berikut rumus yang digunakan : NSF = ∑ 𝑁𝑆(𝑥..)
∑ 𝐼𝑆 (2)
NSF   = Nilai rata-rata secondary factor NS     = Jumlah total nilai secondary factor IS       = Jumlah item tiap variabel
Langkah  keempat  yakni  menentukan  Nilai  Total dengan  memasukkan  rumus  perhitungan  dari  tiap variabel yang ada.
NT  =   (x)% . NCF(x) + (x)% . NSF(x) (3)
NT   = Nilai total dari variabel NCF(x)   = Nilai rata-rata core factor variabel NSF(x)   = Nilai rata-rata secondary factor variabel (x)%        =Nilai persen yang diinputkan (total 100%)
Langkah  kelima  yakni  menentukan  Hasil  Akhir perhitungan  dengan  menentukan ranking, berikut rumusnya :
HA  =   (x)% . NT(1) + (x)% . NT(2) +  (x)% . NT(3) +
(4)
HA      : Hasil akhir NT(1)  : Nilai total variabel 1 NT(2)  : Nilai total variabel 2 NT(3)  : Nilai total variabel 3 (x)%    : Nilai prosentase setiap variabel (total 100%)

## IV. H ASIL D AN P EMBAHASAN

## A. Desain Implementasi
Penerapan hasil dari desain dan analisis dapat dilihat pada  gambar  berikut,  halaman  menu  beranda  depan sistem.
Gambar 2. Halaman Menu Beranda
Halaman  penilaian  kualifikasi  karyawan  merupakan syarat  awal  kualifikasi  berkas  ataupun  ketentuan  yang harus dipenuhi terlebih dahulu oleh karyawan.
Gambar 3. Halaman Penilaian Kualifikasi Karyawan
Proses  rating  profil  jabatan  dapat  dilakukan  setelah pada    proses  sebelumnya  yakni  kualifikasi  karyawan terpenuhi yakni mendapatkan minimal 3 point dari syarat kualifikasi, berikut  adalah  proses  penilaian rating profil  karyawan pada aplikasi pendukung keputusan.
Gambar 4. Halaman Rating Profil Karyawan
Proses  hitung  profil  merupakan  output  terakhir  atas perhitungan  dari  sistem  dimana  akan  dihasilkan  nilai
akhir serta ranking karyawan. Berikut dapat dilihat dari hasil proses hitung profil.
Gambar 5. Halaman Hitung Profil Karyawan

## 4.2 Pengujian Sistem
Pengujian  sistem  yang  telah  dibangun  dilakukan dengan  menerapkan  pengujian  perhitungan  manual dengan membandingkan perhitungan excel dan sistem.
TABLE I. P ERHITUNGAN N ILAI A KHIR E XCEL
Berikut adalah hasil perhitungan nilai akhir / perankingan pada sistem :
Gambar 6. Perhitungan Nilai Kahir pada Sistem

## 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  pengujian  yang  dilakukan  pada penelitian ini, maka disimpulkan bahwa :
1. Secara  fungsional  bahwa  sistem  yang  telah dibangun dapat diterim dan dapat menghasilkan output penilaian  yang  diharapkan  oeh  Kepala Bagian  dengan  menghilangkan  subyektifitas penilaian.
Sistem  yang  telah  dibangun  dapat  membantu mempersingkat  waktu  penilaian  Kepala  Bagian  untuk merekomendasikan karyawan yang akan diajukan untuk mendapat promosi jabatan.

## V. P ENUTUP

## A. Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  pengujian  yang  dilakukan  pada penelitian ini, maka disimpulkan bahwa :
1) Secara  fungsional  bahwa  sistem  yang  telah dibangun  dapat  diterim  dan  dapat  menghasilkan output penilaian  yang  diharapkan  oeh  Kepala Bagian  dengan  menghilangkan  subyektifitas penilaian.
2) Sistem  yang  telah  dibangun  dapat  membantu mempersingkat  waktu  penilaian  Kepala  Bagian untuk  merekomendasikan  karyawan  yang  akan diajukan untuk mendapat promosi jabatan.

## B. Saran
Beberapa  saran  untuk  pengembangan  sistem  lebih lanjut, yaitu:
1) Sistem hanya mampu melakukan 1 kali penilaian untuk setiap perhitungan proses promosi jabatan, maka sebaiknya perlu ditambahkan fitur penyimpanan untuk tiap proses perhitungan yang dilakukan.
Perlunya akses halaman tambahan untuk user karyawan yang  mengikuti  seleksi,  agar  dapat  mengetahui  seluruh proses penilaian.
No NIK NT(kp) NT(sk) NT(pk) SKOR Ranking 1  T515023 4,075  4,36667 4,06666 4,1458 5 2  T515024 4,2 4,26667 4,2 4,2166 2 3  T515029 4,275  4,46667 4,2 4,3041 1 4  T515055 4,2 4,06667 4,2 4,1666 4 5  T515155 4,3 4,23333 3,93333 4,1916 3
INDEXIA, Vol. 1, No. 1, Februari 2019

## D AFTAR P USTAKA
[1] Budyanto,  Dhony  Harry.,  dan  Soleman,  Arief. Optimalisasi Sitem Pendukung Keputusan Penilaian Kinerja Pegawai untuk Penentuan Pegawai Berprestasi dengan Metode Profile Matching.Jurnal Teknologi Informasi, Volume 9 No.2, Oktober 2013.
[2] Effendi,  Onong  Uchjana.  (1989). Sistem  Informasi Manjemen. Bandung : Mandar Maju.
[3] Hamalik,  Oemar.  (1993). Pengelolaan  Sistem Informasi . Bandung : Trigenda Karya.
[4] Hariandja, Marihot Tua Efendi (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia : Pengadaan,Pengembangan,Pengkompensasian,dan
Peningkatan  Produktivitas  Pegawai.  Jakarta  :
Grasindo.
[5] Hidayat, Arif Lukman., dan Pinandita, Tito. (2013). Sistem  Pendukung  Keputusan  Evaluasi  Kinerja Kryawan  untuk  Promosi  Jabatan  Struktural  pada Bimbingan  Belajar  Sciencemaster  menggunakan
Metode  Gap  Kompetensi  (Profil  Matching). Purwokerto : Jurnal Teknologi Technoscientia Vol.5
No.2 Februari 2013.
[6] Jogiyanto.  (2005).  Analisis  dan  Desain  Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.
[7] Kusrini.  (2007).  Konsep  dan  Aplikasi  Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta : Andi.
[8] McLeod,  Raymond.  (2001).  Sistem  Informasi Manajemen,  Jilid  1,  Edisi  Ketujuh.  Jakarta  : Prenhallindo.
[9] Muqtadir,  Asfan.,  dan  Purdianto,  Irwan.  (2013). Sistem  Pendukung  Keputusan  Kenaikan  Jabatan Menggunakan Metode Profil Matching (Studi Kasus PT. Industri Kemasan Semen Gresik). Yogyakarta :
SNATI.
[10] Sarumaha,
Kardiaman
Lius.
(2014).
SistemPendukung  Keputusan  Pemelihan  Jabatan Area  Supervisor  pada  PT.  Indomarco  Prismatama dengan Metode Profile Mathing. Pelita Informatika
Budi Darma, Volume : VI, No.1, Maret 2014.
[11] Sutanta, Edhy. (2003). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : Graha Ilmu.