## ANALISIS FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA MISSFILE BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT PHC SURABAYA

## TAHUN 2020
Muzaffatul Hasan 1* , Efri Tri Ardianto 2 , Dony Setiawan Hendyca 3
Program Studi Rekam Medik, Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember 1,2,3 *e-mail: muzaffatulhasan98@gmail.com

## Abstrak
Berdasarkan  hasil  studi  pendahuluan  yang  dilakukan  di  Rumah  sakit  PHC  Surabaya  pada  tahun  2020  di bagian filing di  RS  PHC  Surabaya  masih  terdapat  kejadian missfile pada  berkas  rekam  medis  rawat  inap. Missfile merupakan  kejadian tidak  ditemukannya berkas  rekam medis  yang  dicari karena  adanya  kesalahan dalam  penempatan  berkas  rekam  medis  pada  rak filing ,  hal  ini  dapat  menyebabkan  turunnya  kualitas pelayanan  yang  diberikan . Pentingnya  peranan  dokumen  rekam  medis  dalam  menciptakan  informasi  yang berkesinambungan,  peneliti tertarik  untuk meneliti masalah  tentang  kejadian  kesalahan (missfile). Penelitian ini betujuan untuk menganalisis Menganalisis faktor – faktor penyebab missfile berkas rekam medis di Rumah sakit PHC Surabaya dengan menggunakan metode PTA ( Problem Tree Analysis ). Jenis penelitian ini adalah kualitatif  dengan  teknik  pengumpulan  data  observasi  dan  wawancara.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  faktor utama  penyebab missfile adalah  perilaku  petugas,  faktor  penyebab  level  1  adalah  Tidak  ada  penanggung jawab di bagian penyimpanan berkas rekam medis rawat inap, kurang maksimalnya penggunaan sarana dan prasarana  dan  SOP  (Standar  Operasional  Prosedur)  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  tidak pernah  disosialisasikan.  Faktor  penyebab  level  2  adalah  perlu  adanya  petugas  untuk  penanggung  jawab  di bagian penyimpanan berkas rekam medis rawat inap, kurangnya pengetahuan mengenai tracer dan adanya map  pada  berkas  rekam  medis  rawat  inap  masih  kurang,  penerapan  SOP  (Standar  Operasional  Prosedur) tidak  sesuai kenyataan  disebabkan karena  hanya sebatas  syarat  pemenuhan akreditasi.  Maka  pelaksanaan penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  di  Rumah  sakit  PHC  Surabaya  masih  kurang  baik,  sehingga masih  terjadi missfile. Sebaiknya  pihak  rumah  sakit  menambah  jumlah  tenaga  kerja  di  unit  rekam  medis bagian filing , mengadakan sosialisasi  pentingnya  penggunaan tracer , mempercepat  pengadaan map  berkas rekam medis  rawat  inap  dan menerapkan  SOP  sebagai  pedoman  petugas  dalam melaksanakan  pekerjaan. Sehingga pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis rawat inap menjadi lebih baik.
Kata Kunci: Missfile , Rekam Medis, PTA( Problem Tree Analysis)

## Abstract
Based  on  the  results  of  a  preliminary  study  conducted  at  the  Surabaya  PHC  Hospital  in  2020  in  the  filing section  of  the  Surabaya  PHC  Hospital  there  was  still  a  missfile  incident  in  the  inpatient  medical  record  file. Missfile  is  an  incident  where  the  medical  record file  is  not  found  because  of an  error  in  placing  the  medical record file on the filing rack, this can cause a decrease in the quality of services provided. The importance of the  role  of  medical  record  documents  in  creating  information  that  is  sustainable,  researchers  interested  in examining  the problem  of the  occurrence  of  errors (missfile).  This  study  aims  to analyze  the analysis  of the factors  that  cause  the  medical  file  file  missfile  in  Surabaya  PHC  Hospital  using  the  PTA  (Problem  Tree Analysis)  method.  This  type  of  research  is  qualitative  with  observation  and  interview  data  collection techniques. The results of this study are the main factors causing missfile  is the behavior of officers, level 1 contributing  factors  are  There  is  no  responsible  person  in  the  inpatient  medical  record  file  storage,  less maximum  use  of  facilities  and  infrastructure  and  SOP  (Standard  Operating  Procedure)  storage  of  inpatient medical record files never been socialized. Factors causing level 2 are the need for officers to be responsible for  storing  inpatient  medical  record  files,  lack  of  knowledge  about  tracers  and  the  existence  of  maps  in inpatient medical record files, lack of application of SOP (Standard Operating Procedure) does not match the reality  because  it  is  only  limited  accreditation  fulfillment  requirements.  So  the  implementation  of  inpatient medical  record  file  storage  in  Surabaya  PHC  Hospital  is  still  not  good,  so  that  there  is  still  a  missfile.  The hospital  should  increase  the  number  of  workers  in  the  medical  records  unit  in  the  filing  section,  conduct socialization  on  the  importance  of  using  tracers,  accelerate  the  procurement  of  inpatient  medical  record  file folders and apply SOPs as guidelines for officers in carrying out work. So that the implementation of inpatient medical record file storage for the better.
Keywords: Missfile, Medical record, PTA (Problem Tree Analysis).

## 1. Pendahuluan
Rumah  sakit  meruupakan  institusi  pelayanan  kesehatan  bagi  masyarakat  dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan,kemajuan  teknologi,  dan  kehidupan  sosial  ekonomi  masyarakat  yang  harus  tetap mampu  meningkatkan  pelayanan  yang  lebih  bermutu  dan  terjangkau  oleh  masyarakat  agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya (DEPKES RI, 2009).
Rekam  Medis  merupakan  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas pasien,  hasil  pemeriksaan,  pengobatan  yang  telah  diberikan,  serta  tindakan  dan  pelayanan  lain yang  diberikan  kepada  pasien.  Pasien  merupakan  setiap  orang  yang  melakukan  konsultasi masalah  kesehatannya  untuk  memperoleh  pelayanan  kesehatan  yang  diperlukan,  baik  secara langsung maupun tidak langsung dari dokter atau dokter  gigi dan atau tenaga kesehatan tertentu, laporan  hasil  pemeriksaan  penunjang,  catatan  observasi  dan  pengobatan  harian  dan  semua rekaman,  baik  berupa foto  radiologi,  gambar  pencitraan  ( imaging )  dan  rekaman  elektrodiagnostik (Menkes RI, 2008).
Salah  satu  kegiatan  yang  dilaksanakan  dalam  rekam  medis  pengelolaan  sistem penyimpanan  berkas.  Menurut (Pujilestari  A,  2016),  pengelolaan  penyimpanan  berkas  rekam medis  sangat  penting  untuk  dilakukan  dalam  suatu  institusi  pelayanan  kesehatan  karena  dapat mempermudah  dan  mempercepat  ditemukan  kembali  berkas  rekam  medis  yang  disimpan  dalam rak penyimpanan, mudah dalam pengambilan dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi  berkas  rekam  medis  dari  bahaya  pencurian,  bahaya  kerusakan  fisik,  kimiawi,  dan biologi.  Rekam  medis  akan  terlaksana  dengan  baik  apabila  bagian  pengolahan  data  dan pencatatan  melakukan  tugasnya  dengan  baik.  Salah  satunya  pengolahan  data  dibagian Penyimpanan  ( filing) . Filing adalah  unit  kerja  Rekam  Medis  yang  diakreditasi  oleh  Departemen Kesehatan  yang  berfungsi  sebagai  tempat  pengaturan  dan  penyimpanan  dokumen  atas  dasar sistem  penataan  tertentu  melalui  prosedur  yang  sistematis  sehingga  sewaktu-waktu  dibutuhkan dapat menyajikan secara cepat dan tepat. Dokumen Rekam Medis adalah catatan yang berisikan identitas pasien, diagnosis serta riwayat penyakit pasien.
Berdasarkan  dari  hasil  penelitian  pada  saat  praktek  kerja  lapang  yang  telah  dilakukan  di bagian filing di  RS  PHC  Surabaya  masih  terdapat  kejadian missfile pada  berkas  rekam  medis rawat  inap,  dari  penelitian  ditemukan  bahwa  penyebab missfile dikarenakan  terdapatnya double pekerjaan  dimana  terdapat  semua  petugas  yang  memiliki  tanggung  jawab  terhadap  rak penyimpanan  berkas  rekam  medis  namun  beliau  juga  bertanggung  jawab  terhadap  pekerjaan lainnya,  dan  tidak  adanya  petugas  yang  bertanggung  jawab  sepenuhnya  di  penyimpanan  berkas rekam medis rawat inap. Kurangnya rak berkas rekam medis sehingga berkas rekam medis yang tidak  cukup  ditaruh  rak,  maka  berkas  rekam  medis  ditaruh  secara  menumpuk  dalam  posisi menaruh  berkas  dari  bawah-keatas  agar  berkas  rekam  medis  bisa  ditaruh  dalam  rak  dan penempatan  berkas  rekam  medis  yang  tidak  sesuai  urutan  nomor.  Apabila  berkas  rekam  medis tidak  cukup  ditaruh  rak  maka  berkas  rekam  medis  ditaruh  dalam  kardus.  Terdapat  juga  berkas rekam medis yang tidak diberi map sehingga mempersulit petugas saat melakukan pencarian dan pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap.  Kejadian  missfile  juga  dapat  disebabkan  tidak terdapatnya  tracer  yang  berfungsi  sebagai  pengendali  bagi  berkas  yang  keluar  dari  rak penyimpanan.
Kejadian missfile berkas  rekam  medis  rawat  inap  tersebut  dapat  menyebabkan  turunnya kualitas  pelayanan  yang  diberikan  kepada  pasien,  karena  berkaitan  dengan  waktu  tunggu pemberian  pelayanan.  Data  sosial  maupun  medis  milik  pasien  seluruhnya  terdapat  pada  berkas rekam  medis,  apabila  berkas  rekam  medis  tidak  segera  ditemukan  dikarenakan  kejadian missfile maka petugas tidak dapat melakukan tindakan medis dengan segera (Dian Ingwi Anunggra, 2013).
Berdasarkan hal tersebut peneliti berkeinginan untuk melakukan penelitian tentang “Analisis Faktor  Penyebab  Terjadinya Missfile Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  di  RS  PHC  Surabaya Tahun 2020”. Peneliti menganalisis faktor penyebab missfile berkas rekam medis dengan metode PTA  ( problem  tree  anlysis )  karena  untuk  menganalisis  masalah  dapat  dilihat  sebab  akibat,  PTA sendiri merupakan suatu teknik untuk mengidentifikasi semua masalah dalam suatu situasi tertentu dan memperagakan informasi sebagai rangkaian hubungan sebab akibat (Azizah A, 2011).

## 2. Metode Penelitian
Metode penelitian adalah cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu  (Elisanti,  A.  D  &  Ardianto,  E.  T.  2020).  Dalam  metode  penelitian  ini,  peneliti  bermaksud memberikan  gambaran  mengenai  faktor  penyebab  masalah missfile berkas  rekam  medis  rawat
inap di Rumah sakit PHC Surabaya dengan menggunakan metode PTA( Problem Tree Analysis ). .

## 2.1 Jenis/desainPenelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  merupakan  pendekatan  penelitian  kualitatif.  Penelitian kualitatif merupakan penelitian fenomenologi, grounded, etnogrofi, historis, kasus, filosofi, dan lain- lain.  Pada  penelitian  kualitatif,  proses  pengumpulan  data  dapat  diperoleh  melalui  cerita,  gambar atau dokumen lainnya (Elisanti, A. D & Ardianto, E. T. 2020).

## 2.2  SubjekPenelitian
Subjek  penelitian  adalah  sumber  data  utama  data  penelitian,  yaitu  yang  memiliki  data mengenai variabel-variabel yang diteliti. Subjek penelitian yang akan diteliti merupakan 3 petugas di unit rekam medis.

## 2.3  Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data untuk menganalisis penyebab terjadinya missfile berkas rekam medis rawat inap menggunakan wawancara yang disertai pedoman wawancara yang berisi daftar pertanyaan  yang  telah  dipersiapkan  sebelumnya  dan  akan  disajikan  ke  informan  yang  berkaitan dengan missfile berkas rekam medis rawat inap di RS PHC Surabaya, observasi beserta pedoman observasi  yang  berisi  hal-hal  yang  perlu  diamati  yang  berkaitan  dengan  kinerja  petugas  rekam medis  dan  dokumentasi  yang  merupakan  bukti  penunjang  dari  wawancara  dan  observasi  yang telah dilakukan.

## 2.4  Metode Analisis Data
Metode  analisis  data  pada  penelitian  ini  dianalisis  dengan  menggunakan  analisis  kualitatif yaitu dengan memaparkan hasil penelitian pada kejadian missfile berkas rekam medis rawat inap dengan  menggunakan  wawancara,  observasi  dan  dokumentasi.  Analisis  data  dilakukan  untuk memperoleh  informasi  terkait  penyebab  masalah missfile berkas  rekam  medis  rawat  inap  di  RS PHC  Surabaya  menggunakan  metode  PTA  ( problem  tree  anlysis )  dengan  cara  mengidentifikasi dan merumuskan penyebab masalah utama, penyebab level pertama, penyebab level kedua.

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1 Identifikasi faktor penyebab dan menentukan faktor penyebab utama terjadinya Missfile berkas rekam medis rawat inap di Rumah sakit PHC Surabaya
Faktor  penyebab  utama terjadinya missfile berkas  rekam medis  rawat  inap  adalah  perilaku petugas  terkait  dengan  penyimpanan  berkas  rekam  medis.  Perilaku  yang  dimaksudkan  adalah tentang  pengembalian  berkas  rekam  medis  ke  dalam  rak  penyimpanan.  Perilaku  petugas  yang dimaksud  adalah  perilaku  petugas  dalam  pelaksanaan  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat inap  Rumah  sakit  PHC  Surabaya.  Berdasarkan  hasil  observasi  di  Rumah  sakit  PHC  Surabaya mengenai  perilaku  petugas  dalam  mengembalikan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  kedalam  rak penyimpanan masih terdapat berkas rekam medis rawat inap yang belum dikembalikan ke dalam rak. Perilaku petugas diukur berdasarkan hasil observasi dan wawancara terhadap petugas rekam medis.  Berkas  tergeletak  diluar  rak  penyimpanan. Berikut  ini  hasil  wawancara  dengan  responden mengenai pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis rawat inap.
“Nanti  setelah  berkas rekam  medis  rawat  inap  setelah  dilakukan sensus,koding,evaluasi, assembling dan scan dimasukkan ke dalam rak. Biasanya petugas yang shift malam yang masukkan  berkas  rekam  medis  rawat  inap,  kalau  yang  shift  pagi  biasanya  lebih  sibuk dengan  tugasnya  sendiri  karena  disini  juga  ga  ada  petugas  yang  menjadi  coordinator penanggung  jawab  di  bagian  filing  makanya  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis rawat inap tidak bisa langsung d ikembalikan kedalam rak, tergantung petugasnya sendiri” Dapat disimpulkan bahwa perilaku petugas dalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis  rawat  inap,  khususnya  pada  penyimpanan  kembali  berkas  rekam  medis  masih  belum memadai.  karena  petugas  hanya  akan  menata  berkas  rekam  medis  rawat  inap  tersebut  ketika tidak  sibuk  atau  ditunda  sampai  berkas  rekam  medis  rawat  inap  menumpuk.  Menurut  peneliti perilaku  petugas  yang  kurang  karena  penundaan  pekerjaan  dalam  pengembalian  berkas  rekam medis rawat inap ke dalam rak penyimpanan berkas rekam medis rawat inap. Dengan penundaan pengembalian  berkas  rekam  medis  pada  penyimpanan  yang  seharusnya  dapat  menyebabkan
terjadinya missfile berkas rekam medis rawat inap karena berkas rekam medis tidak berada pada tempat yang seharusnya.
3.2  Identifikasi  Faktor  Penyebab  Level  1  penyebab  tejadinya  Missfile  berkas  rekam  medis rawat inap
faktor penyebab level 1 missfile berkas rekam medis adalah petugas di bagian penyimpanan berkas  rekam  medis  rawat  inap,  sarana  dan  prasarana,  peraturan  yang  tekait  dengan penyimpanan berkas rekam medis.
a.  Petugas di bagian penyimpanan berkas rekam medis rawat inap
Penyelenggaraan  rekam  medis  menurut  Keputusan  Menteri  Pendayagunaan  Aparatur Negara  No.135/Kep/Menpan/  12/2002  adalah  kegiatan  pelayanan  penunjang  secara  professional yang berorientasi pada kebutuhan informasi kesehatan bagi setiap pemberi pelayanan kesehatan, administrator,  dan  manajemen  pada  sarana  pelayanan  kesehatan  dan  instansi  lain  yang berkepentingan berdasarkan pada ilmu pengetahuan rekam medis. Terselenggaranya manajemen informasi  kesehatan  dimulai  dengan  dibuatnya  rekam  medis  secara  baik  dan  benar  oleh  tenaga kesehatan  pada  sarana  pelayanan  kesehatan  yang  kemudian  dikelola  secara  terencana  melalui teknologi  informasi  dan  komunikasi.  Penyelenggaraan  rekam  medis  yang  baik  tergantung  pada petugas  rekam medis itu  sendiri.  Dengan  terpenuhinya  jumlah  petugas  rekam medis  yang  sesuai dengan  uraian  pekerjaan  di  tiap  tiap  unit  kerja  maka  pelayanan  akan  menjadi  lebih  maksimal. Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  dilakukan  dengan  wawancara  dan  observasi  didapatkan  hasil sebagai berikut :
1)  Tidak ada penanggung jawab di bagian penyimpanan berkas rekam medis rawat inap penanggung  jawab  di  bagian  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  tidak  ada petugas  yang  bertanggung  jawab  dibagian filing ,  Hal  ini  dilihat  dari  tugas  pokok  dan  fungsi  di bagian filing adalah  bertugas  untuk  mengatur,  menyimpan,  mengambil  dokumen  rekam  medis. Pada  unit  kerja  rekam  medik  di  rumah  sakit  citra  husada  tidak  ada  penanggung  jawab  di  bagian filing, tetapi  petugas  yang  sudah  memiliki  bagian  tugas  sendiri-sendiri  juga  dituntut  bertanggung jawab pada penyimpanan berkas rekam medis. Sehingga petugas mendapat tambahan pekerjaan dan  dapat  mengakibatkan  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  tidak  terkontrol  dan menyebabkan  missfile.  Berikut  merupakan  bagian  dan  jumlah  tenaga  kerja  di  unit  rekam  medik rumah sakit PHC Surabaya:
Tabel 1: Bagian dan jumlah tenaga kerja di unit rekam medik rumah sakit PHC Surabaya
No Bagian Jumlah Tenaga 1. Supervisor Management Information System 1 2. Assembling Rawat Inap 3 3. Coding 6 4. Pelaporan 2 JUMLAH 12 Sumber: Rumah Sakit PHC Surabaya
Apabila  terdapat  penanggung  jawab  khusus  bagian filing maka  berkas    rekam  medis terkontrol dan bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis  yang  disimpan  dalam  rak  penyimpanan,  mudah  mengambil  dari  tempat  penyimpanan, mudah  pengembaliannya,  melindungi  berkas  rekam  medis  dari  bahaya  pencurian,  bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi. b.  Sarana dan Prasarana
Sarana dan Prasarana yang dimaksud dalam penelitian ini merupakan segala sesuatu hal yang  dapat  memudahkan  dan  memperlancar  pelaksanaan  segala  sesuatu  usaha.  Dalam  hal  ini yang  dimaksud merupakan  sarana  dan  prasarana  yang  dimiliki  dalam  pelaksanaan  penyimpanan berkas rekam medis. Berdasarkan hasil observasi yang dilaksanaakan pada bagian penyimpanan berkas rekam medis rawat inap didapatkan bahwa pada bagian penyimpanan terdapat sarana dan prasarana antara lain rak penyimpanan, map penyimpanan, dan buku ekspedisi.
1)  Belum terdapat tracer
Berkas rekam medis yang disimpan, sewaktu – waktu akan diambil kembali untuk keperluan tertentu,  seperti  untuk  pencatatan  data  pemeriksaan  pasien.  Untuk  mempermudah  pengendalian berkas  rekam  medis  keluar  dari  rak filing ,  dengan  mengetahui  keberadaan  dan  penggunaannya dapat  dibantu  dengan  memberikan  fasilitas  penyimpanan  berkas  rekam  medis  yaitu tracer atau kartu  petunjuk  ( out guide ). Tracer atau  kartu  petunjuk  keluar  ( out  guide )  merupakan  kartu  yang
digunakan  untuk  penggantii  berkas  Rekam  Medis  yang  diambil  untuk  digunakan  berbagai keperluan.
Berdasarkan  hasil  obervasi  yang  dilakukan  pada  pelaksanaan  penyimpanan  berkas  rekam medis  rawat  inap  di  Rumah  sakit  PHC  Surabaya  tidak  menggunakan tracer hall  tersebut  sesuai dengan  hasil  wawancara  kepada  setiap  responden  mengenai  adanya  atau  tidak  adanya tracer sebagai alat bantu pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis rawat inap.
Dengan  tidak  adanya tracer dapat  menyebabkan  bertambahnya  berkas  rekam  medis  yang mengalami missfile. Karena tracer sebagai sarana untuk mencegah terjadinya missfile, membantu petugas  dalam  mengambil  dan  mengembalikan  dokumen  dan  melacak  keberdaan  berkas  rekam medis  rawat  inap.  Menurut  pendapat  peneliti  dengan  tidak  adanya tracer dapat  memperbeasar kemungkinan berkas rekam medis mengalami missfile karena tidak terkontrolnya atau tercatatnya keberadaan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  tersebut  dan  dengan  adanya tracer pengembalian berkas  rekam  medis  dapat  terkontrol  dan  mengurangi  kesalahan  dalam  pengembalian,  sehingga dapat mengurangi terjadinya missfile berkas rekam medis rawat inap.
2)  Kurangnya map berkas rekam medis rawat inap
Sarana  dan  prasarana  yang  dimaksud  dalam  poin  ini  adalah  adanya  map  berkas  rekam medis  rawat  inap  yang  dapat  digunakan  sebagai  alat  bantu  pelaksanaan  penyimpanan  berkas rekam medis rawat inap Rumah sakit PHC Surabaya. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di  Rumah  sakit PHC   didapatkan  bahwa  pada  pelaksanaan  penyimpnana  berkas  rekam medis  di Rumah  sakit  PHC  Surabaya  sudah  memiliki  map  berkas  rekam  medis  rawat  inap  tetapi  map berkas  rekam medis  rawat  inap masih  kurang  sehingga  terdapat  berkas  rekam medis  rawat  inap yang tidak diberi map sehingga dalam penyimpanan berkas rekam medis rawat inap ke dalam rak tidak sesuai nomor urutan rekam medis dan dapat mengakibatkan terjadinya missfile .

## Gambar 1. Berkas rekam medis ditumpuk dan tidak beri map
Gambar  1  menunjukkan  bahwa  berkas  rekam  medis  yang  ditumpuk  dan  ada  yang  tidak diberikan  map  berkas  rekam  medis  hal  tersebut  dapat  mengakibatkan  terjadinya missfile .  Dapat disimpulkan  bahwa  tersedianya  map  berkas  rekam  medis  dapat  membantu  dalam  proses penyimpanan, terutama untuk pencegahan kejadian missfile. a.  Peraturan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Inap
1)  SOP  (Standar  Operasional  Prosedur)  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  belum pernah disosialisasikan
SOP (Standar Operasional Prosedur) yang dimaksudkan pada poin ini lebih fokus pada SOP penyimpanan  berkas  rekam medis  yang  dimiliki  dan  digunakan  dalam  pelaksanaan  penyimpanan berkas rekam medis rawat inap Rumah sakit PHC Surabaya.
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  diperoleh  dari  responden  didapatkan  bahwa  sudah terdapat  SOP  dalam  pelaksanaan  penyimpanan  berkas  rekam  medis.  SOP  (Standar  Operational Procedur)  penyimpanan  berkas  rekam  medis  yang  dimiliki  Rumah  sakit  PHC  Surabaya  tetapi penerapannya  tidak  sesuai  dengan  SOP  pada  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap.
responden  didapatkan  bahwa  pada  bagian  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  tidak pernah  dilakukan  sosialisasi  dan  evaluasi  terhadap  pelaksanaan  penyimpanan  berkas  rekam medis rawat inap yang dilaksanakan oleh petugas rekam medis.
pada  pelaksanaan  penyimpanan  seharusnya  dilakukan  suatu  kegiatan  evaluasi,  tetapi selama ini belum pernah ada sosialisasi dan evaluasi yang dilakukan terhadap hasil pelaksanaan penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap.  Karena  tidak  adanya  evaluasi  mengenai penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  sehingga  tidak  dapat  diketahui  apa  masalah  yang sedang  terjadi  pada  bagian  penyimpanan.  Seperti  tidak  diketahui  adanya  kejadian missfile , sehingga  tidak  dapat  dilakukan  penanganan  terhadap  masalah  yang  dihadapi.  Tidak  adanya penanganan semakin lama masalah akan semakin melebar dan tidak ada solusi untuk mengatasi masalah tersebut.
3.3  Identifikasi  Faktor  Penyebab  Level  2  penyebab  tejadinya  Missfile  berkas  rekam  medis rawat inap
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di Rumah sakit PHC Surabaya mengenai faktor penyebab  level  dua  atau  faktor yang  menyebabkan  munculnya  faktor  penyebab  level  pertama terjadinya missfile berkas rekam medis rawat inap di Rumah sakit PHC Surabaya, antara  lain:
a.  Perlu  adanya  petugas  untuk  penanggung  jawab  di  bagian  penyimpanan  berkas  rekam  medis rawat inap
Berdasarkan  hasil  wawancara  dan  observasi  didapatkan  bahwa  penyebab  penanggung jawab  di  bagian  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  adalah  kurangnya  jumlah  tenaga kerja  di  unit  rekam medis  sehingga  tidak  ada  penanggung  jawab  khusus  di  bagian  penyimpanan berkas rekam medis rawat inap.
Dari hasil penelitian tersebut didapatkan bahwa selama petugas bekerja belum pernah ada pembahasan terhadap penanggung jawab di bagian penyimpanan berkas rekam medis rawat inap. Sehingga semua petugas di unit rekam medis bertanggung jawab  di bagian penyimpanan berkas rekam  medis  rawat  inap  dan  mengakibatkan  double  pekerjaan  kepada  petugas.  Apabila  ada penanggung  jawab  khusus  terhadap  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  akan mengurangi  terjadinya  missfile  karena  petugas  akan  lebih  fokus  terhadap  tugasnya  masing- masing.
b.  Sarana dan Prasarana
Berdasarkan  hasil  wawancara  dan  observasi  didapatkan  bahwa  penyebab  kurang maksimalnya  penggunaan  sarana  dan  prasarana  penunjang  penyimpanan  berkas  rekam  medis rawat inap seperti tidak adanya penggunaan tracer dan kurangnya map berkas rekam medis rawat inap.  Penyebab  kurang  maksimalnya  penggunaan  sarana  dan  prasarana  tersebut  disebabkan karena petugas males menggunakan tracer akibat penataan berkas rekam medis rawat inap di rak penyimpanan  tidak  sesuai  urutan  dan  ada  beberapa  berkas  rekam  medis  rawat  inap  yang  tidak diberi  map  sehingga  membuat  petugas  kebingungan  menggunakan  tracer  dikarenakan  berkas rekam medis tidak sesuai urutan nomor rekam medis.
Dapat  disimpulkan  bahwa  pengetahuan  manfaat  mengenai tracer masih  kurang.  Tidak adanya tracer dalam rak filing akan menyebabkan kesulitan untuk mengembalikan dokumen rekam medis ke tempat semula, karena secara teori tracer adalah suatu alat yang penting untuk melacak keberadaan  dokumen  rekam  medis.  Sehingga  dari  hasil  penelitian  tersebut  disebabkan  karena kurangnya pengetahuan petugas mengenai manfaat tracer .
c.  Penerapan  SOP  (Standar  Operasional  Prosedur)  tidak  sesuai  kenyataan  disebabkan  karena hanya sebatas syarat pemenuhan akreditasi
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi didapatkan bahwa penyebab penerapan SOP (Standar Operasional Prosedur) tidak sesuai kenyataan  disebabkan karena selama ini pembuatan atau  penyusunan  SOP  (Standar  Operasional  Prosedur)  hanya  sekedar  untuk  memenuhi kebutuhan  akreditasi  saja.  Pembuatan  SOP  (Standar  Operasional  Prosedur)  belum  pernah dilakukannya  evaluasi  terhadap  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  karena  tugas  dari petugas  di  Rumah  sakit  PHC  Surabaya  masih  tumpang  tindih  dan  pelaksanaan  evaluasi  masih belum seratus persen berjalan, hal tersebut menyebabkan tidak terkontrolnya berkas rekam medis yang maksimal dan keluar ruang penyimpanan.
Dapat  disimpulkan  bahwa  tidak  dilakukan  evaluasi  terhadap  penyimpanan  berkas  rekam medis  rawat  inap  di  Rumah  sakit  PHC  Surabaya  dikarenakan  belum  terdapatnya  petugas  yang memiliki  wewenang  untuk  melakukan  evaluasi  berkas  rekam  medis  rawat  inap  yang  disebabkan tumpang tindihnya pekerjaan masing-masing petugas.

## 3.4  Menyusun Rekomendasi Alternatif Memecahkan Permasalahan
a.  Faktor petugas di bagian penyimpanan berkas rekam medis rawat inap
Berdasarkan  faktor  petugas  di  bagian  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap didapatkan bahwa pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis rawat inap masih kurang, yang disebabkan  karena  tidak  ada  petugas  yang  bertanggung  jawab.  Tetapi  petugas  yang  sudah memiliki  bagian  tugas  sendiri-sendiri  juga  dituntut  bertanggung  jawab  pada  penyimpanan  berkas rekam  medis,  sehingga  petugas  mendapat  tambahan  pekerjaan  dan  dapat  mengakibatkan penyimpanan berkas rekam medis rawat inap tidak terkontrol dan menyebabkan missfile. Apabila ada  penanggung  jawab  khusus  terhadap  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  akan mengurangi  terjadinya  missfile  karena  petugas  akan  lebih  fokus  terhadap  tugasnya  masing- masing. Solusi yang didapat adalah perlunya jumlah tenaga kerja di unit  rekam medis khususnya di bagian penyimpanan berkas rekam medis rawat inap sehingga ada penanggung jawab khusus di  bagian  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  dan  tidak  adanya  tumpang  tindih  atau double pekerjaan.
b.  Faktor sarana dan prasarana
Penggunaan  sarana  dan  prasarana  kurang maksimal  ,  antara lain  tidak  adanya tracer dan kurangnya  map  berkas  rekam  medis  yang  kurang  karena    petugas  males  menggunakan  tracer akibat penataan berkas rekam medis rawat inap di rak penyimpanan tidak sesuai urutan dan ada beberapa  berkas  rekam  medis  rawat  inap  yang  tidak  diberi  map  sehingga  membuat  petugas kebingungan  menggunakan  tracer  dikarenakan  berkas  rekam  medis  tidak  sesuai  urutan  nomor rekam  medis.  Solusi  yang  didapat  adalah  dengan  cara  atasan  atau  penanggung  jawab  bagian penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  mensosialisasikan  pentingnya  penggunaan  tracer kepada  petugas  agar  petugas  tidak  malas  dalam  menggunakan  tracer  pada  saat  peminjaman berkas  rekam  medis  rawat  inap  agar  tidak  tejadinya  missfile  atau  kesulitan  pada  saat  pencarian ataupun  pengembalian  berkas  rekam  medis,  karena  di  SOP  penyimpanan  sudah  terdapat pedoman penggunaan tracer tetapi oleh petugas tidak diterapkan. Dan mempercepat penyediaan berkas rekam medis agar berkas rekam medis rawat inap supaya berkas rekam medis rawat inap agar tertata sesuai urutan nomor rekam medis di rak penyimpanan berkas rekam medis rawat inap untuk  dapat  mengontrol  berkas  rekam  medis  rawat  inap  di  ruangan  penyimpanan  berkas  rekam medis.
c.  Faktor penyebab SOP (Standar Operasional Prosedur)
Faktor penyebab SOP (Standar Operasional Prosedur) tersebut hanya sebatas pemenuhan syarat akreditasi dan belum disosialisasikan sehingga petugas belum meninjau lebih lanjut isi yang sesuai  dengan  kebutuhan  dan  pedoman  tentang  pelaksanaan  penyimpanan  berkas  rekam medis rawat  inap  yang  ada.  Solusi  yang  didapat  adalah  dengan  cara  atasan  atau  penanggung  jawab bagian  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  melakukan  evaluasi  secara  rutin  dengan membuka  forum  pendapat  bagi  pimpinan  dan  bawahan  agar  tercipta  suasana  yang  musyawarah dan  menghindari  kesenjangan  antar  petugas  dan  pimpinan.  Pimpinan  memberikan punishment , dan reward untuk menciptakan kedisiplinan petugas rekam medis sehingga kegiatan pengelolahan rekam  medis  rawat  inap  di  bagian  penyimpanan berjalan  dengan  maksimal  sesuai  dengan  SOP (Standar Operasional Prosedur).

## 4. Simpulan dan Saran

## 4.1 Simpulan
Faktor  penyebab  utama terjadinya missfile berkas  rekam medis  rawat  inap  di  Rumah  sakit PHC  Surabaya  merupakan  karena  Perilaku  petugas  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis rawat inap ke dalam rak penyimpanan ditunda sampai berkas rekam medis rawat inap menumpuk.
Faktor penyebab level pertama terjadinya missfile berkas rekam medis rawat inap di Rumah sakit  PHC  Surabaya  merupakan  karena  Tidak  ada  penanggung  jawab  di  bagian  penyimpanan berkas rekam medis rawat inap, sarana dan prasarana belum terdapat tracer dan kurangnya map berkas rekam medis rawat inap, SOP (Standar Operasional Prosedur) penyimpanan berkas rekam medis rawat inap tidak pernah disosialisasikan.
Faktor  penyebab  level  kedua  terjadinya missfile berkas  rekam  medis  rawat  inap  di  Rumah sakit PHC Surabaya merupakan karena perlu adanya petugas untuk penanggung jawab di bagian penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap,  kurangnya  pengetahuan  mengenai tracer dan adanya  map  pada  berkas  rekam  medis  rawat  inap  masih  kurang,  penerapan  SOP  (Standar Operasional  Prosedur)  tidak  sesuai  kenyataan  disebabkan  karena  hanya  sebatas  syarat pemenuhan akreditasi.

## 4.2 Saran
Pihak rumah sakit sebaiknya menambah jumlah tenaga kerja di unit rekam medis khususnya di  bagian  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  agar  berkas  rekam  medis  rawat  inap mudah terkontrol dan menghindari terjadinya missfile .
Pihak rumah sakit sebaiknya mengadakan sosialisasi kepada petugas mengenai pentingnya penggunaan tracer pada saat peminjaman berkas rekam medis dan mempercepat pengadaan map berkas rekam medis rawat inap.
Pihak  rumah  sakit  sebaiknya  menerapkan  SOP  sebagai  acuan  atau  pedoman  petugas dalam  melaksanakan  suatu  pekerjaan  dan  melakukan  rapat  rutin  yang  terjadwal  dengan  tujuan untuk mengevaluasi atau menilai kinerja dalam pengolahan rekam medis.

## Daftar Pustaka
Azizah A. (2011). Makalah Perencanaan dan Evaluasi Pohon Masalah .
DEPKES RI. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.  Diambil  Dari:  http://www.depkes.go.id/resources/  download/peraturan/UU  No.  44  Th 2009 ttg Rumah Sakit.PDF. Diakses Pada Tanggal 26 Februari 2020.
Dian I.A. (2013). Faktor-Faktor Penyebab Terjadinya Missfile di Bagian Filing Rumah Sakit Umum Daerah Banyu Mas Tahun 2013 .
Elisanti,  A.  D.  &  Ardianto,  E.  T.  (2020). Dasar-Dasar  Metodologi  Penelitian  Kuantitatif  Bidang Kesehatan . Polije Press.
Menkes,  RI.  (2008). Permenkes  Nomor  269/Menkes/Per/III/2008  Tentang  Rekam  Medis . Jakarta:Kemenkes RI.
Pujilestari  A.  (2016). Pelaksanaan  Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis  Berdasarkan  Unsur Manajemen 5M di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta .