## Tinjauan Aspek Keamanan Dan Kerahasiaan Rekam Medis Di Ruang Penyimpanan Rumah Sakit Bhakti Mulia
Annisah Isnaeni 1 , Siswati 2 1,2 Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Esa Unggul Jalan Arjuna Utara No.09, Duri Kepa , Kebon Jeruk, Jakarta Barat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 11510 annisaisnaeni37@gmail.com
Abstract
Security is a method of securing information against access to unauthorized changes. Confidentiality is a limitation of the disclosure of certain personal information. The general objective of this study was to determine the security and  confidentiality aspects of medical records in the medical record storage room of Bhakti Mulia Hospital, Jakarta. The specific purpose of this study was to identify the SPO  security  and  confidentiality  of  medical  records  in  the  storage  room,  identify  aspects  of  security  and  confidentiality  of  medical records. The research method used was qualitative with a case study approach to describe how the security aspects and confidentiality of medical  records  in  the  storage  room  of  Bhakti  Mulia  Hospital  Jakarta.  The  technique  of  collecting  data  is  by  observation  and interview. The results of the study found, the existence of storage space has not been maintained because of the narrow space, the door is not locked, officers from other parts can enter the storage room. This situation resulted in the medical record being easily lost, the contents of the medical record scattered, and the leakage of the confidentiality of medical records by irresponsible parties. The SPO for security  and  confidentiality  has  been  established  but  has  not  been  implemented  maximally,  which  has  caused  the  security  and confidentiality  aspects  of  the  medical  record  to  not  be  properly  maintained.  It  is  recommended  that  the  SPO  be  reaffirmed  in accordance with government regulations.
Keywords : Security and confidentiality, medical records, hospital storage rooms

## Abstrak
Keamanan  adalah  metode  pengamanan  informasi  terhadap  akses  perubahan  yang  tidak  sah.  Kerahasiaan merupakan pembatasan pengungkapan informasi pribadi tertentu. Tujuan umum penelitian ini untuk mengetahui aspek  keamanan  dan  kerahasiaan  rekam  medis  di  ruang  penyimpanan  rekam  medis  RS  Bhakti  Mulia  Jakarta. Tujuan  khusus  penelitian  ini  adalah  mengidentifikasi  SPO  keamanan  dan  kerahasiaan  rekam  medis  di  ruang penyimpanan, mengidentifikasi aspek keamanan dan kerahasiaan rekam medis. Metode penelitian yang digunakan adalah  kualitatif  dengan  pendekatan  studi  kasus  untuk  menggambarkan  bagaimana  aspek  keamanan  dan kerahasian  rekam  medis  di  ruang  penyimpanan  Rumah  Sakit  Bhakti  Mulia  Jakarta.  Teknik  pengumpulan  data dengan cara observasi dan wawancara. Hasil penelitian yang ditemukan, adanya ruang penyimpanan belum terjaga keamananya  karena    ruang  sempit,  pintu  tidak  terkunci,    petugas  dari  bagian  lain  dapat  masuk  ke  ruang penyimpanan. Keadaan ini mengakibatkan  rekam medis mudah hilang, isi rekam medis tercecer, dan bocornya kerahasiaan rekam medis oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. SPO keamanan dan kerahasiaan sudah ada dibuat  tetapi  belum  dilaksanakan  dengan  maksimal,  yang  mengabkibatkan    aspek  keamanan  dan  kerahasiaan rekam medis belum terjaga dengan baik. Disarankan perlu menegaskan kembali SPO yang telah ditetapkan sesuai peraturan perundangan pemerintah.
Kata Kunci : Keamanan dan kerahasiaan, rekam medis, ruang penyimpanan RS

## Pendahuluan
Berdasarkan Undang-Undang  RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, Rumah sakit adalah  institusi  pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan  kesehatan  perorangan  secara paripurna  yang  menyediakan  pelayanan  rawat  jalan,  rawat  inap  dan  gawat  darurat.  Usaha  dalam peningkatan  mutu  rumah  sakit  berkaitan  dengan  pemenuhan  pelayanan  kesehatan  yang  dibutuhkan masyarakat,  antara  lain  pelayanan  rekam  medis(1).  Selain  itu  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia  Nomor  269  Tahun  2008  tentang  Rekam  Medis,  disebutkan  bahwa  rekam  medis  adalah berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan  pengobatan, tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada  pasien(2).  Rekam  medis  mengandung  nilai kerahasiaan  yang  harus  dijaga.  Rekam  medis  harus  dilindungi  karena  isi  rekam  medis  mengandung riwayat pengobatan pasien dari awal sampai akhir pasien tersebut berobat. Oleh sebab itu rumah sakit
berkewajiban memelihara dan menjaga keamanan dan kerahasiaan serta keawetan rekam medis dan isi rekam medis setiap pasien karena sifat dari rekam medis adalah rahasia pasien.(3).
Rumah Sakit Bhakti Mulia Jakarta adalah rumah sakit  swasta tipe C+ yang berlokasi di Jalan Aipda  KS.  Tubun  No.  79  Jakarta  Barat.  Sebagai  gambaran  kunjungan  pasien  rawat  inap  rata-rata perhari  mencapai  30  pasien.  Januari  2018  BOR  adalah  77.99%,  BTO  8.76,  ALOS  3  hari.  Ruang penyimpanan rekam medis masih ditemukan beberapa masalah yang terkait keamanan dan kerahasiaan rekam medis. Pertama, berdasarkan ruangan, Ruang penyimpanan rekam medis sangat sempit, pintu langsung menuju ke ruang penyimpanan,  dan pintu tidak pernah terkunci.  Masih ditemukan petugas dari bagian lain masuk keruang penyimpanan  rekam medis dengan alasan yang tidak jelas. Keadaan seperti  ini  dapat  mengakibatkan  rekam  medis  hilang,  isi  rekam  medis  tercecer,  dan  bocornya kerahasiaan  rekam  medis  oleh  pihak  yang  tidak  bertanggung  jawab.  Kedua,  Dari  20  sampel  rekam medis    yang  diambil  terdapat  5  rekam  medis  dalam  keadaan  rusak  berat  (sampul  robek  sehingga formulir-formulir yang terdapat di dalam map dapat rusak, dan formulir terlepas dari sampul sehingga menyebabkan rekam medis tercecer). Ditemukan 4 rekam medis dengan map terlipat dan warna pudar dikarenakan  rekam  medis  tidak  masuk  ke  rak  penyimpanan  hanya  dimasukkan  dalam  kardus  dan diletakkan  di  lantai.  Keadaan  ini  dapat  menyebabkan  lembaran  rekam  medis  hilang  dan  tercecer. Masalah Ketiga, tidak tersedianya Alat Pemadam Api Ringan (APAR) untuk keselamatan rekam medis di ruang penyimpanan rekam medis, mengingat ruang rekam medis mudah terjadi kebakaran.
Berdasarkan latar belakang di atas peneliti ingin mengetahui aspek keamanan dan kerahasiaan rekam medis di ruang penyimpanan rekam medis Rumah Sakit Bhakti Mulia Jakarta.

## Metode Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  metode  deskriptif  untuk  menggambarkan  bagaimana  aspek keamanan dan kerahasiaan rekam medis di ruang penyimpanan Rumah Sakit Bhakti Mulia tahun 2018. Teknik  pengumpulan  data melalui  wawancara,  dan  observasi.    Sedangkan  instrumen  yang  digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman wawancara dan tabel cheklist. Pedoman wawancara dibuat dengan daftar pertanyaan yang diajukan kepada petugas di unit rekam medis  Rumah Sakit Bhakti Mulia. Tabel cheklist  disusun  untuk  melihat  pelaksanaan  keamanan  dan  kerahasiaan  rekam  medis  di  ruang penyimpanan.

## Hasil dan Pembahasan
Hasil penelitian  ditemukan bahwa Standar Prosedur Operasional Keamanan dan Kerahasiaan rekam medis sudah dibuat. Namun demikian hasil wawancara dan observasi ditemukan bahwa belum semua SPO dilaksanakan secara maksimal. Ada beberapa point dalam ketentuan isi SPO keamanan dan kerahasiaan rekam medis yang belum diterapkan bahkan tidak diterapkan.
1. Keamanan Rekam Medis
Keamanan  rekam  medis  dapat  disebabkan beberapa  faktor  antara  lain  penyebab  kerusakan  arsip yang  dapat  dibedakan  menjadi  dua,  yaitu  faktor  intrinsik  dan  faktor  ekstrinsik  (Sugiarto,  Agus ; Wahyono, 2005) :
a. Faktor Intrinsik
Tabel 1 Faktor Intrinsik No Pernyataan Ya Tidak 1. Kertas dibuat dari campuran bahan yang mengandung unsur – unsur kimia 
2. Tinta yang berkualitas tidak bagus  3. Bahan perekat dapat menyebabkan kertas rusak 
Berdasarkan  hasil  observasi  melalui  daftar  cheklist  seperti  pada  tabel  1  di  atas,  yang dilakukan oleh peneliti bahwa keamanan rekam medis dapat dikatakan sudah baik, namun bahan baku map rekam medis masih menggunakkan bahan yang berkualitas rendah.
b. Faktor ekstrinsik

## Tabel 2 Faktor Ekstrinsik
Berdasarkan  hasil  observasi  melalui  daftar  cheklist  seperti  pada  tabel  2  di  atas  yang dilakukan  oleh  peneliti  ditemukan  bahwa  keamanan  rekam  medis  dari  faktor  ekstrinsik untuk  lingkungan  ditemukan  ruangan  berdebu,  lembab  dan  kotor.  Keadaan  ini dikarenakan  ruang  penyimpanan  sempit,  tidak  ada  ventilasi  dan  banyak  rekam  medis disimpan dalam kardus dan diletakkan di lantai. Dari unsur biologis ruang penyimpanan yang lembab menyebabkan rekam medis berjamur, dan ditemukan binatang ngengat. Dari unsur kimiawi kertas rekam medis sudah dapat dikatakkan berkualitas baik.
c. Ruang Penyimpanan Rekam Medis
Tabel 3 Ruang Penyimpanan Rekam Medis No Pernyataan Ya Tidak 1. Faktor lingkungan yang mempengaruhi  arsip  antara  lain temperatur,  kelembaban  udara, sinar  matahari,  polusi  udara,  dan debu  2. Biologis,  organisme  perusak  arsip antara  lain  jamur,  kutu  buku, ngengat, rayap, kecoak, dan tikus  3. Kimiawi,  yaitu  kerusakan  arsip yang lebih diakibatkan merosotnya  kualitas  kandungan bahan kimia dalam bahan arsip  4. Kelalaian  manusia  yang  sering terjadi  yang  dapat  menyebabkan arsip  bisa  rusak  adalah  percikan bara  rokok,  tumpahan  atau percikan minuman, dan sebagainya  No Pernyataan Ya Tidak 1. Lokasi ruangan/gedung arsip sebaiknya terletak  di  luar  daerah  industri  dengan luas yang cukup untuk menyimpan arsip yang  sudah  diperkirakan  sebelumnya.
Kalau  merupakan  bagian  dari  satu bangunan  gedung,  hendaknya  ruang arsip  terpisah  dari  keramaian  kegiatan kantor  lainnya  dan  tidak  dilalui  oleh saluran air.  2. Konstruksi  bangunan  sebaiknya  tidak menggunakan  kayu  yang  langsung menyentuh  tanah  untuk  menghindari serangan rayap.  3. Ruangan  sebaiknya  dilengkapi  dengan penerangan yang baik  4. Pengatur  temperatur  ruangan,  dan  air conditioner  (AC)  yang  bermanfaat untuk mengendalikan kelembabab udara  di  dalam  ruangan.  Kelembaban 
Berdasarkan hasil observasi pada tabel  3 di atas yang dilakukan oleh peneliti ditemukan bahwa lokasi  ruang  penyimpanan  rekam  medis  bersebelahan  dengan  ruang  IGD,  sehingga  pasien,  keluarga pasien atau petugas lain dapat keluar masuk ke ruang rekam medis. Keadaan ini dapat menyebabkan hilangnya rekam medis di ruang penyimpanan. Kontruksi bangunan ruang rekam medis sudah terbuat dari  tembok  permanen,  namun  petugas  mengalami  kesulitan  mencari  rekam  medis  disebabkan penerangan  dan  pencahayaan  tidak  sesuai  standar.  Suhu  ruangan  dan  kelembaban  sudah  baik. Kebersihan  ruangan  belum  terjaga  dengan  baik,  masih  ditemukan  sisa  makanan,  kertas  bekas,  dan berdebu. Ruang penyimpanan rekam medis belum tersedia alat pemeliharaan seperti mesin penghisap debu, termohigrometer, alat pendeteksi api/asap, dan pemadam kebakaran APAR.
2. Kerahasiaan Rekam Medis

## Tabel 4 Kerahasiaan Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawancara  sesuai  pada  tabel  4  di  atas  ditemukan  bahwa rahasia penggunakan rekam medis untuk kepentingan kesehatan pasien, memenuhi aparatur penegak  hukum,  untuk  kepentingan  pasien  sendiri  telah  sesuai  dengan  peraturan perundangan. Pimipinan rumah sakit bertanggungjawab atas hilangnya rekam medis, rusak, pemalsuan, dan/atau penggunaan oleh badan yang tidak berhak terhadap rekam medis.

## Kesimpulan
Dari pembahasan di atas peneliti menyimpulkan sebagai berikut: pertama, Rumah Sakit Bhakti Mulia Jakarta telah menyusun dan menetapkan Standar Prosedur Operasional tentang keamanan dan kerahasian  rekam  medis  di  ruang  penyimpanan.  Namun  dalam  penerapannya  belum  sesuai  dengan SPO  yang  ditetapkan.  Kedua,  untuk  keamanan  rekam  medis  di  ruang  penyimpanan  masih  perlu diperhatikan  seperti  bahan  dari  map  rekam  medis  agar  ditingkatkan  kualitasnya  untuk  melindungi lembaran-lembaran rekam medis. Ruang penyimpanan hendaknya dibuat  ventilasi agar ruangan tidak
udara  yang  baik  sekitar  50-60%  dan temperatur sekitar 600 – 750F atau 220
– 250C. 5. Ruangan  harus  selalu  bersih  dari  debu, kertas  bekas,  putung  rokok,  maupun sisa makanan.  6. Alat  pemeliharaan  antara  lain  mesin penghisap  debu  (vaccum  cleaner), termohigrometer (alat pengukur temperatur dan kelembaban udara), alat pendeteksi  api/asap  (fire/  smoke detector),  pemadam  kebakaran,  dan lain-lain.  No Pernyataan Ya Tidak 1. Rahasia  kedokteran  dapat  dibuka hanya  untuk  kepentingan  kesehatan pasien  2. Rahasia  kedokteran  dapat  dibuka hanya  memenuhi  permintaan  aparatur penegak hukum dalam rangka penegakan hukum  3. Rahasia  kedokteran  dapat  dibuka  atas permintaan pasien sendiri  4. Rahasia  kedokteran  dapat  dibuka berdasarkan  ketentuan  perundang  – undangan  5. Pemimpin sarana pelayanan kesehatan bertanggung  jawab  atas  hilang,  rusak, pemalsuan, dan/atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis. 
lembab dan berbau. Perlu sosialisasi untuk petugas unit rekam medis agar menjaga kebersihan ruang penyimpanan  untuk  menghindari  binatang-binatang  perusak  kertas.  Ketiga,  rahasia  kedokteran  isi rekam medis di ruang penyimpanan sudah terjaga dengan baik kerahasiaannya sesuai dengan peraturan dan perundangan.

## Daftar Pustaka
1. Pemerintah RI. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Jakarta; 2009. p. 2–11.
2. Menkes RI. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta; 2008. p. 2.
3. Permenkes, R. (2012). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2012. Jakarta.
4. Sugiarto, Agus ; Wahyono, T. (2005). Manajemen Kearsipan Modern (p. 84). Yogyakarta: Gava Media.