## APLIKASI REPOSITORY KARYA ILMIAH POLITEKNIK GORONTALO
Ismail Mohidin 1) , Egi Putra Mula 2)
1,2 Program Studi Teknik Informatika, Politeknik Gorontalo Email: is.mohidin@poligon.ac.id 1) Nomor Telp : +62 8222 555 4808 Asal Negara: Indonesia

## ABSTRAK
Aplikasi repository Politeknik Gorontalo pada saat ini masih menggunakan sistem semi manual, yakni pada proses pendistribusian nya yang masih harus datang ke perpustakaan dan share menggunakan google drive dalam  mengakses  tugas  akhir  penelitian  mahasiswa.  Oleh  sebab  itu  dibutuhkan  sebuah  layanan  system  yang terintegrasi  yang  baik.  tujuan  dari  dibagunnya  aplikasi repository ini  untuk  memudahkan  mahasiswa  untuk mengakses  dan  mencari  referensi  secara  online  tugas  akhir  hasil  penelitian  mahasiswa  Politeknik  Gorontalo. Pembuatan  aplikasi  ini  menggunakan  metode  restful  api.  Pada  tahapan  perancangan  sistem  menggunakan Unified Modeling Language (UML). pengambilan data dilakukan dengan berdiskusi langsung dengan pimpinan perpustakaan  pusat,  program  studi  dan  mahasiswa,  dari  hasil  diskusi  dan  pengamatan  langsung  ditemukan berbagai  kendala  teknis  yang  dihadapi  oleh  pengelola  perpustakaan  pusat,  program  studi  dan  mahasiswa, selanjutnya  data-data  tersebut  dianalisis  dan  digunakan  sebagai  merancang  sistem  yang  akan  dibagun.  Proses perancangan  sistem  menggunakan  konsep  Model  View  Control  (MVC)  sehingga  aplikasi  yang  dibagun  lebih dinamis,  hasil  penelitian  berupa  tampilan  hasil  pencarian  berdasarkan  judul  penelitian,  nama  mahasiswa, pembimbing dan penguji, yang dapat memudahkan mahasiswa didalam mengakses informasi secara detail, serta bahan  pustaka  yang  telah  upload  ke  sistem  dapat  diakses  pada  aplikasi  android  sehingga  dapat  menghemat waktu dan penggunaan tempat karena dapat diakses dari mobile dan website.

## Kata kunci: Repository, Karya Ilmiah, Android

## ABSTRACT
The Gorontalo Polytechnic repository application is currently still using a semi-manual system, namely in  the  distribution  process  you  still  have  to  come  to  the  library  and  share  it  using  Google  Drive  in  accessing student  research  final  assignments.  Therefore  we  need  a  good  integrated  service  system.  The  purpose  of building this repository application is to make it easier for students to access and find references online for the final assignment of the research results of Gorontalo Polytechnic students. The making of this application uses the restful fire method. At the system design stage using the Unified Modeling Language (UML). data collection was carried out by discussing directly with the leaders of the central library, study programs and students, from the  results  of  discussions  and  direct  observations  found  various  technical  constraints faced  by  central  library administrators, study programs and students, then these data  were analyzed and used to  design  a system that will be built. The system design process uses the Model View Control (MVC) concept so that the applications built  are  more  dynamic,  the  results  of  the  research  are  in  the  form  of  displaying  search  results  based  on research  titles,  student  names,  supervisors  and  examiners,  which  can  make  it  easier  for  students  to  access detailed information, as well as library materials that have been uploaded to the system can be accessed on the Android  application  so  that  it  can  save  time  and  use  of  space  because  it  can  be  accessed  from  mobile  and websites.
Keywords: Repository, Scientific Papers, Android.

## 1. PENDAHULUAN
Repositori  artikel  pada  perguruan  tinggi merupakan wadah yang digunakan untuk mengumpulkan, mengelola, melestarikan dan menyebarluaskan  atau  mempublikasikan  karya ilmiah mahasiswa, dosen, dan peneliti dalam format digital  (Dinni  Ambariani  &  Andi  Iwan  N,  2020). Pada  perpustakaan  perguruan  tinggi  koleksi local content merujuk pada kumpulan karya ilmiah berupa tugas akhir mahasiswa dan jurnal. Untuk menghasilkan  koleksi electronic  local  content dari koleksi local  content maka  dilakukan  pengumpulan
tugas akhir mahasiswa yang telah dalam bentuk file PDF  dan  dengan  kegiatan  digitalisasi  yang dilakukan  oleh  perpustakaan  (Andi  C,  Muchlis, 2020).  Menurut  hirwade  dalam  (Herwatin, et  al., 2019) repository institusi adalah konten digital yang dikelola  secara  formal  yang  menjadi  koleksi  pada sebuah perpustakaan perguruan  tinggi  (Herwatin, et al .,  2019). Repository institusi  adalah  perangkat layanan  manajemen  yang  mengatur,  mengolah  dan menyebarkan informasi ilmiah dan melestarikan aset ilmiah  lainnya  yang  dihasilkan  oleh  civitas akademika  dalam  suatu  institusi  perguruan  tinggi
(repositori  institusi  pada  perguruan  tinggi  ini  selalu memiliki  interaksi  dengan  dunia  yang  lebih  luas yang  melibatkan  teknologi  sebagai  penghubung pada  sistem  kerjanya  dan  menjadikan  civitas akademika  dalam  suatu  perguruan  tinggi  sebagai sasaran  dan  masyarakat  umum  sebagai  sasaran lainnya  (S.  A.  Suwanto,  2017).  mekanisme e- repository tujuannya  untuk  mengelola,  menyimpan data digital  karya ilmiah,  serta  koleksi  karya ilmiah dapat  dimasukkan  dalam e-repository untuk mahasiswa dan dosen (P. Saputri, et al , 2016). Data repository , dapat mencakup hasil penelitian mahasiswa dan dosen seperti artikel e-naska proyek akhir,  bahan  ajar,  serta  data-data  lainya.  kendala yang  sering  ditemui  adalah  mahasiswa  kerepotan dalam  mencari  naska  proyek  akhir  untuk  dijadikan referensi  atau  rujukan,  kendala  lainya  juga    belum tersedianya sistem pencarian artikel berbasis digital, di  Politeknik  Gorontalo  sendiri  saat  ini  belum memaksimalkan layanan e-repository untuk pengumpulan  data  dan  publikasi  karya  ilmiah, mahasiswa  yang  telah  melaksanakan  ujian  akhir hanya  menyerahkan  hasilnya  dalam  bentuk  naskah yang  telah  dicetak  ( hardcopy )  dan  juga  CD  yang berisikan dokumen.

## 2. METODE
Metode  yang  digunakan  adalah  kualitatif dengan cara melakukan observasi dan wawancara di lapangan  terkait  proses  pengarsipan  data  proyek akhir  yang  berlaku  di  Politeknik  Gorontalo,  data yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  sebanyak  45 data,  diambil  dari  tahun  2019–2021  diambil masing–masing  prodi  TI  15,  THP  15,  MPP  15 totalnya 45 data judul proyek akhir.

## 2.1. Analisis Sistem
Gambar 1. Pada  gambar  ini  menunjukan  alur  yang  berjalan pada setiap program studi di Politeknik Gorontalo.
Mahasiswa  yang  sudah  dinyatakan  selesai dalam pelaksanaan ujian akhir untuk bisa memberikan  hasilnya  yang  berbentuk  naskah  yang telah  dijilid  ( hardcopy )  dan  mengupload  file  ke Google  Drive atau  CD  yang  berisikan  file-file  dari naskah,  jurnal  dan  ppt  yang  dibuat  ( softcopy )  serta
yang  nanti  diserahkan  ke  admin  program  studi  dan akademik  untuk  nantinya  didata  dan  diarsipkan setelah  data  lengkap  maka  admin  prodi  akan mengeluarkan surat hasil serah terima.

## 2.2. Rancangan Sistem
Gambar 2. Pada gambar ini menunjukan alur sistem yang akan diusulkan,  yakni  dimulai  dari  mahasiswa  yang sudah dinyatakan lulus harus mengupload document naskah, jurnal dan ppt.
Pada  tahapan  perancangan  ini  admin  prodi akan memverifikasi data yang sudah di upload oleh mahasiswa setelah dinyatakan valid, maka mahasiswa  akan  menerima  surat  tanda  terima. kemudian  untuk  mahasiswa  yang  ingin  mencari referensi  proyek  akhir  harus  menginstal  aplikasi  e- repository berbasis  android  atau  mengunjungi website resmi e-repository Politeknik Gorontalo.

## 2.3. Use Case Diagram
Gambar 3. Aktor  Mahasiswa  bisa  melakukan  login  dengan memasukan  username  dan  password,  kemudian mahasiswa mengupload naskah, jurnal, dan ppt.
Pada  perancangan  ini  menggunakan  diagram use case tujuannya  untuk  menggambarkan  hubungan
antar  aktor  atau  pelaku  sistem  dengan  yang  lainnya pada use case diagram sehingga terlihat secara detail aktivitas  sistem,  serta  kegiatan  apa  saja  yang  bisa dilakukan oleh aktor di dalam sistem sendiri.

## 2.4. Class Diagram
Gambar 4.   Class  user merupakan  gabungan  dari  semua  aktor pada use  case , class mengelola  data  di  didapatkan dari Use  Case admin  program  studi, class upload karya ilmiah.

## 3. PEMBAHASAN DAN HASIL
Untuk  bagian  pembahasan  dapat  dilihat implementasi  aplikasi  saat  dijalankan.  dalam aplikasi terbagi dalam tiga yaitu, mahasiswa sebagai user,  admin  program  studi  sebagai  admin  yang melakukan verifikasi data mahasiswa, yang terakhir administrator  dimana tugas admin untuk  mengelola dan  memastikan  proses  jalankan  aplikasi.  Adapun hasilnya sebagai berikut:
Gambar 5. Pada gambar ini menunjukkan halaman login untuk mahasiswa  dan  admin  prodi  untuk  masuk  ke aplikasi e-repository Politeknik Gorontalo.
selanjutnya semua roll aplikasi baik dari mahasiswa maupun  admin  prodi,  semuanya  harus  melalui tahapan login terlebih dahulu dan memastikan akun yang bersangkutan sudah diverifikasi oleh administrator aplikasi. Sehingga peran administrator aplikasi e-repository sangat penting untuk membuat semua  akun  dari  pengguna  baik  itu  mahasiswa Maupun  dosen,  jika  sudah  memiliki  akun  bisa langsung  mengakses  dan  login  menggunakan
username  dan  juga  password,  seperti  gambar dibawah ini.
Gambar  6. Pada  gambar  ini  menunjukan  tampilan  untuk mahasiswa tingkat akhir.
mahasiswa yang sudah  menyelesaikan ujian proyek akhir  dan  dokumennya  sudah  selesai  disahkan  oleh pembimbing  dan  penguji  maka  wajib  mengupload dokumen  (jurnal, naskah, ppt, poster, dalam bentuk zip  dan  abstrak)  kedalam  sistem  e-repository sebagai prasyarat yudisium.
Gambar 7 . Dokumen yang diupload kesistem menunggu verifikasi oleh admin program studi.
Pada tampilan gambar 7, mahasiswa melakukan upload data dokumen (jurnal, naskah, ppt, poster, dalam bentuk zip  dan  abstrak)  menunggu  hasil  verifikasi  admin program  studi  untuk  memastikan  keabsahan  dokumen yang diupload.
Gambar 8. Tampilan  pada  akun  admin  prodi,  memverifikasi  upload dokumen  (jurnal,  naskah,  ppt,  poster,  dalam  bentuk  zip dan abstrak).
Pada  gambar  8,  akun  admin  program  studi  mengecek data dokumen (jurnal, naskah, ppt, poster, dalam bentuk zip  dan  abstrak),  yang  akan  diverifikasi  apakah  sudah sesuai  ketentuan  yang  sudah  disampaikan  kepada mahasiswa  calon  wisudawan,  selanjutnya  admin
program  studi  memverifikasi  dokumen  tersebut kemudian  sistem  akan    menginformasikan  mengenai dokumen yang sudah diverifikasi dan dikirim langsung di akun mahasiswa yang bersangkutan.
Gambar 9. Tampilan  halaman  di  akun  mahasiswa  yang  berhasil diverifikasi oleh admin program studi.
Pada  gambar  10,  menampilkan  hasil  proses verifikasi  dari  admin  prodi,  yang  dikirim  di  akun mahasiswa  yakni  surat  bebas  persoalan,  kemudian dokumen  tersebut  dicetak  sebagai  bukti  otentik  bahwa mahasiswa  tersebut  sudah  melakukan  upload  data  ke system e-repository sebagai prasyarat yudisium.
Gambar 10. Halaman akun mahasiswa menampilkan dokumen untuk mencetak surat bebas persoalan.
Gambar 11. Halaman akun administrator e-repository melihat aktivitas semua akun pada sistem untuk mengelola data mahasiswa.
Pada  gambar  11,  menampilkan  halaman administrator  terdapat  menu  data  mahasiswa  dan  data akun pengguna e-repository . Selain itu akun administrator bisa menghapus data mahasiswa yang tidak valid.
Pada gambar 12, menunjukan tampilan hasil dari akun mahasiswa yang menggunakan perangkat android, pada  tampilan  ini  mahasiswa  bisa  mencari  data  artikel yang sudah di upload dalam system  e-repository seperti gambar dibawah ini :
Gambar 12. Pada  Tampilan  aplikasi  android  menunjukkan  proses pencarian data berdasarkan judul artikel yang dicari.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  uji  coba  aplikasi  e-repository pada  Politeknik  Gorontalo.  Bisa  ditarik  kesimpulan berikut:
1. Dokumen (jurnal, naskah, ppt, poster, dalam bentuk zip dan abstrak). yang telah upload ke e-repository dapat diakses pada android dan web e-repository.
2. Dengannya  aplikasi e-repository yang  berbasis android  dapat  memberikan  kemudahan  dalam  hal penghematan  waktu,  penggunaan  tempat,  dan fasilitas  lainnya,  karena  mahasiswa  yang  ingin melakukan penelitian dapat mencari dengan mudah hanya  menggunakan  perangkat  mobile  yang  bisa mengakses dimana saja. 3. Aplikasi e-repository dengan  memanfaatkan teknologi  smartphone  berbasis  android,  dapat mempermudah  dalam  hal  proses  pencarian  artikel dan download file pdf.
4. Pengelola  perpustakaan  dan  program  studi  sangat terbantu  dengan  adanya  aplikasi  e-repository karena bisa mengurangi kerusakan dan kehilangan hasil  karya  ilmiah  karena  sering  digunakan  para mahasiswa, pembaca dalam mencari dan menemukan referensi terbaru.

## DAFTAR PUSTAKA
Dinni  Ambariani,  Andi  Iwan  N,”  Rancang  Bangun
Repository Publikasi Ilmiah Dosen Berbasis  Web  Menggunakan  Framework Laravel”,Jurnal Manajemen
Informatika,vol.10 no 1 tahun 2020 Andi  C,  Muchlis  ,”Pengembangan  Aplikasi  Sistem Informasi  Repository  Karya  Ilmiah  Pada STMIK  Prabumulih”,  Paradigma-Jurnal Informatika  dan  Komputer  vol  22,  no  2 tahun 2020 Herwatin,  A.,  Purwaningrum  ,  A.,  Suwarti,  A.  D., Alfianne, D. M., Aprilla, F., Azizah, L. R., et al.  (2019).  Antologi  Pustakawan.  Malang  : UMMPres.
S.  A.  Suwanto,  “Manajemen  Layanan  Repository
Perguruan  Tinggi,” Lentera  Pustaka  J.  Kaji. Ilmu  Perpustakaan,  Inf.  dan  Kearsipan ,  vol.
3, no. 2, p. 165, 2017, doi: 10.14710/lenpust.v3i2.16740.
P.  Saputri,  Z.  Arifin,  and  Y.  Yulianto,  “Rancang Bangun  Web  Repositori  Skripsi  Mahasiswa
Berbasis  Oai-Pmh  2.0 Menggunakan Google App  Engine  (Studi  Kasus :  Program  Studi
Ilmu  Komputer  Universitas  Mulawarman),” Inform.  Mulawarman  J.  Ilm.  Ilmu  Komput. , vol.  11,  no.  1,  p.  64,  2016,  doi: 10.30872/jim.v11i1.206.