## Sistem dan Prosedur Pengelolaan Arsip di Kantor Kecamatan Nekamese Kabupaten Kupang
Heni M. Sauw, Reisanty M. Djami, Maisy F. Bori Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri kupang Jln. Adisucipto Penfui, Kelapa Lima, 85258, Kupang

## Abstrak
Arsip perlu dikelola dengan efektif dan efisien, dengan prosedur dan sistem yang baik sehingga kegiatan yang membutuhkan arsip akan mudah untuk ditemukan dan digunakanjuga suatu organisasi mempunyai pusat ingatan dan sumber informasi yang dapat melancarkan kehidupan dan perkembangan Organisasi. Arsip memiliki peranan yang sangat penting yaitu sebagai alat bantu dalam pelaksanaan kegiatan pemerintah dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan, selain itu juga sebagai salah satu bahan penelitian ilmiah, usaha-usaha pemeliharaan akan lebih mudah apabila data-data  yang  bersumber  dari  arsip  tertera  sudah  tertata  dengan  baik  dan sistematis.  Namun  Kenyataannya  memang  ada  sebagian  besar  instansi  jarang memperhatikan pemeliharaan arsip dimana dalam pelaksanaannya banyak dijumpai arsip  yang  ditumpuk-tumpuk  di  gudang-gudang  bersamaan  dengan  kursi-kursi bekas,  ban  bekas  dan  sebagainya.  Selain  itu  pengamanannyapun  jarang  pula diperhatikan,  sehingga  akibatnya  banyak  arsip-arsip  yang  hilang  ataupun  rusak. Untuk  itu  perawatan  dan  pemeliharaan  arsip  sangatlah  penting  dan  mutlak dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.  Penelitian  ini  dilakukan  untuk  mengetahui  sejauh  mana  sistem  dan prosedur  pengelolaan  kearsipan  di  Kantor  Kecamatan  Nekamese  Kabupaten Kupang. Teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis menggunakan observasi langsung  ke  lapangan,  wawancara  dengan  informan  yaitu  pegawai  dan dokumentasi pada saat penelitian dilakukan. Teknik analisis data yang digunakan penulis dalam penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif yang mendeskripsikan  fenomena  tertentu  secara  rinci.  Hasil  penelitian  menunjukkan bahwa belum ada penerapan sistem dan prosedur yang  baik di kantor kecamatan Nekamese,  namun  beberapa  tahapan  prosedur  pengelolaan  arsip  seperti  prosedur permulaan  penanganan  surat  masuk  sudah  dilakukan  dengan  cara  mencatat, prosedur  penyimpanan  juga  dilakukan  masih  sangat  sederhana  disimpan  dalam dalam map, diletakan di lemari dan ditumpuk di meja kerja, tahapan pemeliharaan arsip juga sudah dilakukan dengan cara membersihkan ruangan, lembari dan meja jika berdebu. Selain itu juga masih terdapat berbagai keterbatasan seperti sumber daya  manusia  yang  mengelola  arsip  juga  fasilitas  pendukung  seperti  ruangan, peralatan dan perlengkapan arsip yang minim, sehingga prosedur pengelolaan arsip belum ada.
Kata Kunci: Arsip, Prosedur Pengelolaan, Sistem

## PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  pada  zaman  sekarang  ini  semakin  menuntut  betapa pentingnya  informasi  bagi  setiap  organisasi,  baik  organisasi  pemerintah  maupun organisasi swasta. Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan administrasi perkantoran membutuhkan informasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip.
Arsip-arsip digunakan untuk keperluan dalam perkantoran baik itu keperluan intern maupun ekstern. Data kemudian diolah menjadi informasi secara manual oleh komputer dan informasi ini digunakan oleh para pimpinan untuk mengambil keputusan. Data itu sendiri  berasal  dari  berbagai  kegiatan  yang  terekam  pada  arsip.  Meskipun  arsip  sudah diolah  oleh  komputer  tetapi  arsip  tetap  harus  ada  sebagai  bahan  bukti  yang  otentik. Disinilah letak pentingnya arsip didalam perkembangan peralatan teknologi saat ini. Arsip tidak hanya sekedar untuk disimpan saja, arsip juga perlu dirawat/dipelihara dengan baik agar keberadaan arsip tersebut tetap terjaga dengan baik. Pemeliharaan arsip merupakan usaha  pengamanan  agar  arsip  terawat  dengan  baik  dan  mengurangi  resiko  terjadinya kerusakan  pada  arsip  ataupun  kehilangan  arsip-arsip  tersebut.  Dengan  adanya  metode pemeliharaan dan perawatan arsip yang baik maka secara otomatis membuat masa pakai arsip menjadi lebih panjang.
Arsip perlu dikelola dengan efektif dan efisien, dengan prosedur dan sistem yang baik sehingga  kegiatan  yang  membutuhkan  arsip  akan  mudah  untuk  ditemukan  dan digunakanjuga  suatu  organisasi  mempunyai  pusat  ingatan  dan  sumber  informasi  yang dapat  melancarkan  kehidupan  dan  perkembangan  Organisasi.  Arsip  memiliki  peranan yang sangat penting yaitu sebagai alat bantu dalam pelaksanaan kegiatan pemerintah dan pelaksanaan  kehidupan  kebangsaan,  selain  itu  juga  sebagai  salah  satu  bahan  penelitian ilmiah, usaha-usaha pemeliharaan akan lebih mudah  apabila data-data yang bersumber dari arsip tertera sudah tertata dengan baik dan sistematis.
Namun  Kenyataannya  memang  ada  sebagian  besar  instansi  jarang  memperhatikan pemeliharaan arsip dimana dalam pelaksanaannya banyak dijumpai arsip yang ditumpuk- tumpuk  di  gudang-gudang  bersamaan  dengan  kursi-kursi  bekas,  ban  bekas  dan sebagainya. Selain itu pengamanannyapun jarang pula diperhatikan, sehingga akibatnya banyak  arsip-arsip  yang  hilang  ataupun  rusak.  Untuk  itu  perawatan  dan  pemeliharaan arsip sangatlah penting dan mutlak dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Dalam pengelolaan arsip, tentu dibutuhkan sistem dan prosedur yang tepat agar arsip- arsip bisa disimpan dan terjaga dengan baik. Dalam kantor Kecamatan Nekamese masih banyak berkas surat penting, berkas laporan yang tidak dirawat dengan baik, ini terlihat dengan bertumpuknya arsip di dalam lemari, atas lemari, atas meja bahkan di atas kursi yang ditaruh begitu saja dan ketika dibutuhkan maka akan dibongkar lagi untuk dicari, sehingga pegawai maupun masyarakat yang butuh arsip harus membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari. Selain itu, ada arsip sudah dimakan rayap, berdebu, bahkan ada  arsip  yang  dibuang.  Berdasarkan  hal  tersebut  maka  penulis  bermaksud  ingin melakukan penelitian tentang sistem dan prosedur pengelolaan arsip di Kantor Kecamatan Nekamese  Kabupaten  Kupang,  untuk  mengetahui  secara  lebih  mendalam  tentang bagaimana sistem dan prosedur pengelolaan arsip di kantor tersebut.
Menurut  Gie  (2003:  182),  arsip  adalah  kumpulan  warkat  yang  disimpan  secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar ssetiap kali diperlukan dapat dengan mudah ditemukan. Menurut Wiyasa (2003: 79) arsip adalah kumpulan berkas baik berupa tulisan maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, ditata dan diatur serta
disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan kembali. Menurut Sedarmayanti (2003) Sistem pengelolaan arsip merupakan sistem yang mencakup keseluruhan  aktivitas  dan  daur  hidup  arsip.  Daur  hidup  arsip  meliputi  penciptaan, pemanfaatan, penyimpanan dan penemuan kembali, tahap pemindahan, penyusutan serta pemusnahan.
1. Tahap penciptaan
Pada  tahap  ini,  arsip  diciptakan  /  dibuat,  kemudian  digunakan  sebagai  media informasi.  Ada  dua  cara  diciptakan,  Pertama  dari  seseorang  atau  organisasi  yang berasal dari organisasi lain (eksternal). Seperti surat, laporan, formulir. Kedua, dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih.
2. Tahap  pemanfaatan  Arsip.  Pada  tahap  ini,  arsip  dapat  dikategorikan  sebagai  arsip dinamis yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggraan administrasi.
3. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan bembali.
4. Tahap pemindahan Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dinamis aktif. Namun  demikian  arsip  tidak  selalu  secara  terus  menerus  digunakan,  maka  perlu dimusnahkan atau dipindahkan.
5. Tahap pemusnahan Tahap pemusnahan merupakan tahap penghapusan arsip yang tidak dipergunakan lagi Zulkifli Amsyah (2001: 71).
Kegiatan pengelolaan arsip di kalangan kantor maupun organisasi harus dilakukan dengan cepat dan tepat, karena pengelolaan arsip mempunyai pengaruh terdapat kantor atau organisasi tersebut karena mengingat keberadaan arsip dalam suatu organisasi atau kantor sangat penting untuk keberlangsungan kegiatan sehari-hari. Dalam pelaksanaannya hendaknya menganut pedoman dalam pengelolaan arsip untuk menghindari  terjadinya sulit  ditemukannya  arsip  atau  masalah  lainnnya.  Menurut  The  Liang  Gie  (2009:120) pedoman yang perlu diperhatikan dalam mengatasi masalah - masalah dalam pengelolaan arsip, antara lain: (1) Sistem penyimpan arsip; (2) Tata kerja penyimpanan dan pemakaian arsip; (3) Penyusutan arsip; dan (4) Penataran pegawai-pegawai bagian arsip. The Liang Gie (2009:120) mengemukakan bahwa “Aktifitas yang paling pokok dalam bidang kearsipan adalah penyimpanan arsip. Arsip harus disimpan menurut suatu sistem yang  memungkinkan  penemuan  kembali  dengan  cepat  apabila  sewaktu  –  waktu  arsip tersebut diperlukan”. Menurut The Liang Gie (2009:120) terdapat 5 (lima) macam sistem penyimpanan  arsip  yaitu  (1)Penyimpanan  menurut  abjad (alphabetic  filing );
(2)Penyimpanan  menurut  pokok  soal  ( subject  filing );  (2)Penyimpanan  menurut  wilayah ( geographic  filing );  (3)Penyimpanan  menurut  nomor  ( numeric  filing );  (4)Penyimpanan menurut  tanggal  ( chronological  filing )  Penyimpanan  arsip  menurut  abjad  adalah  sistem penyimpanan yang dimana penyimpanan arsip didasarkan pada abjad dari nama-nama orang atau nama organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip itu. Kemudian untuk penyimpanan arsip menurut pokok soal arsip akan disimpan menurut permasalahan atau pokok soal yang ada dalam tiap-tiap arsip. Untuk sistem penyimpanan wilayah merupakan penyimpanan  arsip  menurut  wilayah  dari  arsip-arsip.  Sistem  penyimpanan  menurut nomor adalah arsip yang memiliki nomor disimpan menurut urutan-urutan angka dari 1 hingga  bilangan  yang  lebih  besar.  Sedangkan  sistem  penyimpanan  menurut  tanggal disimpan menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat tersebut. Penyimpanan arsip dengan kecepatan yang tinggi dan mengalami sedikit kesalahan, diperlukan  peralatan  dan  pelengkapan  yang  bisa  menjalankan  fungsi  setiap  sistem  dan metode dengan sebaik-baiknya. Sedarmayanti (2003:67) menyatakan bahwa peralatan yang
digunakan  untuk  menyimpan  dan  menemukan  kembali  arsip  harus  menunjang terlaksananya  tujuan  penataan  arsip,  yaitu  dapat  menyimpan  dan  menemukan  kembali arsip  dengan  cepat  dan  tepat.  Peralatan  dan  perlengkapan  untuk  menyimpan  dan menemukan kembali arsip sebagai berikut : (1) Filing cabinet;(2) Ordner;(2) Letter tray (baki surat); (3) Safe keeping documen (brangkas);(3) Rak buku (lemari terbuka);(4) Lemari arsip; (5)  Visible  record  cabinet;  (6)  Compact  rolling  shelving  (roll-Opact);(7)Rotary  filing sistem;(8)Compact  rotary  filing;(9)  Mobiplan  filing  sistem;(10)Vertical  plan  filing sistem;(11)Detaplan  tray  filing  sistem  (kerdek);(12)Retrix;(13)Memory  writer  (Mesin  tik elektronik);(14) Microfilm; (15)Computer; (16)Desk tray; (17)Rollafile trolley.
Pengelolaan arsip juga memerlukan perlengkapan arsip. Menurut Sugiarto (2005:79), perlengkapan-perlengkapan  dalam  penyimpanan  arsip  adalah  sebagai  berikut:  (1) Penyekat; (2) Map (folder); (3) Penunjuk (Guide); (4) Kata Tangkap; (5) Perlengkapan lain. Menurut Amsyah (2005:188) perlengkapan untuk menyimpan arsip yaitu sebagai berikut: (1)  Penyekat;  (2)  Map  (folder);  (3)  Petunjuk  (Guide);  (4)  Kata  Tangkap;  (5)  Alat  Bantu Kearsipan.
Pemeliharan  arsip  dalam  suatu  organisasi  bertujuan  untuk  menjaga  dan menyelamatkan arsip dari kerusakan atau pemusnahan. Dengan dilakukan pemeliharaan diharapkan isi atau informasi yang terdapat dalam arsip masih tetap dalam kondisi baik. Mulyono, dkk (2011:59) menyatakan bahwa “Pemeliharaan arsip perlu direncanakan dan dilaksanakan  dengan  sungguh-sungguh  dengan  melakukan  pemeriksaan  secara  rutin dalam  periode  tertentu  harus  dijalankan  tidak  perlu  menunggu  adanya  tanda-tanda kerusakan  arsip.  Apabila  tindakan  dilakukan  setelah  terjadinya  kerusakan,  berarti pengamanan arsip sudah terlambat.”

## METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah  penelitian  kualitatif  dimana memperlakukan partisipan sebagai subjek bukan objek sehingga partisipan menganggap bahwa dirinya sangat berharga karena informasi dari mereka berikan sangat bermanfaat. Penelitian  ini  dilakukan  pada  kantor  Kecamatan  Nekamese  Kabupaten  Kupang.  Dalam penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif. Instrumen penelitian yang dapat membantu dalam pengumpulan data, yaitu berupa:
a. Pedoman wawancara, pedoman ini berisikan hal-hal pokok yang akan ditanyakan pada saat  melakukan  wawancara.  Pedoman  ini  bersifat  fleksibel,  tidak  mengikat,  hanya sebagai pembuka dan mengarah pada pembicaraan.
b. Perekam suara, selain alat tulis sebagai alat bantu peneliti juga menggunakan perekam suara karena pada dasarnya pengamatan dan ingatan manusia sangat terbatas.
Adapun informan yang peneliti wawancari adalah 2 orang, yaitu mereka yang bekerja ada kaitannya dengan mengelola arsip juga selain tugas-tugas lain.
Adapun  metode  analisis  data  yang  digunakan  dalam  menganalisis  data  adalah  analisis deskriptif kualitatif yaitu analisis yang menggunakan keterangan yang jelas secara nyata tentang  sistem  dan  Prosedur  pengelolaan  arsip  pada  Kantor  Kecamatan  Nekamese Kabupaten Kupang.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang peneliti lakukan, maka pengelolaan arsip yang dilakukan pada bagian Perpustakaan meliputi:
1. Prosedur Permulaan yaitu penanganan surat masuk
Arsip  yang  diterima  kantor  Kecamatan  Nekamese  berupa  surat-surat  atau  laporan- laporan yang berasal dalam maupun luar wilayah kecamatan Nekamese. Surat-surat
yang diterima kemudian disimpan sebagai arsip. Cara mereka mengelola yaitu surat yang diterima, dicatat, disampaikan ke penerima atau bagian yang dituju. Setelah surat disampaikan maka akan disimpan sebagai arsip.
2. Prosedur Penyimpanan Arsip
Pada dasarnya keberadaan arsip sangat bergantung pada tempat penyimpanan arsip. Sebuah ketersediaan informasi yang terdapat pada arsip tidak akan berjalan dengan baik  tanpa  tersedianya  tempat  penyimpanan  arsip  dengan  tata  ruang  (sarana)  dan fasilitas fisik yang mendukung.
Untuk prosedur penyimpanan khusus kami belum ada karena mereka membutuhkan penyuluhan  tentang  prosedur  penyimpanan  arsip  yang  baik  dan  benar.”  Cara penyimpanan  arsip  di  kantor  Kecamatan  Nekamese  dilakukan  secara  manual  dan masih sederhana yaitu diletakkan dalam map kemudian ditumpuk di lemari dan meja- meja kerja saja.
3. Prosedur peminjaman arsip
Pencatatan untuk peminjaman arsip sebaiknya dilakukan untuk mencegah kehilangan arsip,  jika  arsip  yang  dipinjam  hilang  atau  belum  kembali  maka  tentunya  akan merepotkan  dan  menghambat  pekerjaan  jika  tidak  dicatat.  Di  kantor  Kecamatan Nekamese,  tidak  ada  pencatatan  peminjaman  arsip  sehingga  menyulitkan  ketika membutuhkan arsip dan tidak ada ditempatnya.
4. Penemuan Kembali Arsip
Tujuan  utama  dari  pengelolaan  kearsipan  tentunya  adalah  penemuan  kembali  arsip dengan cepat dan tepat. Penemuan kembali sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan yang digunakan.
Di  kantor  Kecamatan  Nekamese  untuk  prosedur  penemuan  kembali  arsip,  dicari  di tumpukan map, sehingga membutuhkan waktu lebih untuk menemukan kembali arsip sewaktu dibutuhkan.
5. Pemeliharaan Arsip
Kegiatan pemeliharaan arsip di kantor Kecamatan Nekamese dilakukan dengan cara membersihkan ruangan, menyapu, mengepel lantai, membersihkan/melap lemari dan meja-meja jika kelihatan berdebu, meletakkan kamper di lemari agar rayap atau jamur maupun  serangga  tidak  menghancurkan  kertas  arsip  yang  disimpan.  Selainitu  juga mereka menggunakan kapur barus juga.
Berdasarkan hasil tersebut di atas sistem dan prosedur pengelolaan belum dilakukan dengan  baik  dan  maksimal  karena  berbagai  keterbatasan  seperti  sumber  daya  manusia yang  mengelola  arsip  juga  fasilitas  pendukung  seperti  ruangan,  peralatan  dan perlengkapan arsip yang minim, sehingga prosedur pengelolaan arsip belum ada, namun langkah-langkah  dalam  prosedur  pengelolaan  arsip  seperti  pencatatan,  penyimpanan, pemeliharaan sudah dilakukan, namun masih secara manual dan tidak maksimal.

## KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Adapun kesimpulan dalam penelitian ini sebagai berikut:
1. Belum ada penerapan sistem dan prosedur yang baik di kantor kecamatan Nekamese, namun  beberapa  tahapan  prosedur  pengelolaan  arsip  seperti  prosedur  permulaan penanganan  surat  masuk  sudah  dilakukan  dengan  cara  mencatat,  prosedur penyimpanan  juga  dilakukan  masih  sangat  sederhana  disimpan  dalam  dalam  map, diletakan di lemari dan ditumpuk di meja kerja, tahapan pemeliharaan arsip juga sudah dilakukan dengan cara membersihkan ruangan, lembari dan meja jika berdebu.
2. Masih terdapat berbagai keterbatasan seperti sumber daya manusia  yang mengelola arsip juga fasilitas pendukung seperti ruangan, peralatan dan perlengkapan arsip yang minim, sehingga prosedur pengelolaan arsip belum ada.

## Saran
1. Sebaiknya  pihak  kantor  kecamatan  Nekamese  menetapkan  sistem  dan  prosedur pengelolaan  arsip  yang  baik,  sehingga  memudahkan  aktivitas  yang  membutuhkan arsip.
2. Sebaiknya  pegawai  yang  mengelola  arsip  dberikan  pelatihan,  sehingga  bisa  trampil dalam mengelola arsip.
3. Perlu  nya  pengadaan  fasilitas  seperti  ruangan,  peralatan  dan  perlegkapan  arsip sehingga pengeolaan arsip bisa maksimal.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Fachtun Hasyim, Drs. Agus Suratno, Riyadi, SE, KEARSIPAN Untuk Mahasiswa Politeknik Jurusan Administrasi Niaga.
Mulyono,  Sularso,  Partono,  dan  Agung  Kuswantoro.  2011.  Manajemen  Kearsipan.
Semarang: Unnes Press
Sugiyono, (2013), Metodologi Penelitian Kualitatif, Bandung, Remaja Rosdakarya _____________,  (2018),  Metode  Penelitian  Kuantitatif  dan  Kualitatif,  R  &  D  Bandung Alfabeta CV
Sedarmayanti,  2003,  Perawatan  arsip  Dengan  Memanfaatkan  Teknologi  Modern,  Maju Mundur: Bandung.
The Liang Gie, (2003), Administrasi perkantoran modern, Penerbit liberty, Yogyakarta The Liang Gie, (2009), Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Wursanto, (2007), Kearsipan II, Penerbit Kanisius, Yogyakarta