Jurnal Unitek Vol.15 No.2 Juli - Desember 2022 e-ISSN : 2580-2582, p-ISSN: 2089-3957

## Aplikasi Pendataan Invoice Pada PT Kudamas Bintang Sejahtera
Rudi Faisal 1 , Wetri Febrina 2 , John Suarlin 3 , Soni Fajar Mahmud 4 , Febrina Sari 5 , Tri Jayanti 6 1,2,3,4) Program Studi Teknik Industri, Sekolah Tinggi Teknologi Dumai 5,6) Program Studi Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Dumai Jl. Utama Karya Bukit Batrem II Email: rudi_faisal@gmail.com

## ABSTRAK
PT  Kudamas  Bintang  Sejahtera  merupakan  sebuah  perusahaan  yang  bergerak  di bidang  jasa  pengurusan  transport  di  Kota  Dumai,  dalam  menjalankan  kegiatan operasional  sehari-hari  perusahaan  memiliki  kendala  saat  melakukan  pendataan rekapitulasi invoice. Pendataan invoice masih dilakukan secara semi komputerisasi yang mengakibatkan sulitnya mebuat dan mendata invoice yang ada, Sebagai upaya untuk  mengoptimalkan  kinerja  karyawan  perusahaan  membutuhkan  sebuah aplikasi yang dapat mengelola pengelolaan invoice secara cepat dan tepat. Penelitian ini dimaksudkan untuk  meningkatkan  kinerja  dan  membantu bagian admin dalam mengelola invoice sehingga  mengurangi terjadinya kesalahan pada saat pendataan dan pembuatan laporan invoice .
Kata kunci : Perusahaan Jasa, Invoice, Aplikasi, Pendataan.

## ABSTRACT
PT  Kudamas  Bintang  Sejahtera  is  a  company  engaged  in  the  field  of  transport management  services  in  the  City  of  Dumai,  in  carrying  out  its  daily  operational activities  the  company  has  problems  when  collecting  recapitulation  invoice  data. Invoice data collection is still carried out in a semi-computerized manner which makes it  difficult  to  make  and  record  existing  invoices.  In  an  effort  to  optimize  employee performance,  companies  need  an  application  that  can  manage  invoice  management quickly and precisely. This research is intended to improve performance and assist the admin in managing invoices so that it reduce the occurrence of errors when collecting data and preparing invoice reports.
Keywords : Service Companies, Invoices, Applications, Data Collection

## Pendahuluan
Kemajuan  teknologi  sangat  cepat  mendorong  setiap  perusahaan  untuk  tetap mengikuti perkembangan dan terus meningkatkan kemampuannya dalam mengelola data-data  dan  informasi  yang  dimiliki.  Sehingga  untuk  mencapai  tujuan  tersebut perusahaan  memerlukan  informasi  tepat  dan  efisiensi  yang  cepat.  Untuk  itu  suatu perusahaan  membutuhkan  suatu  aplikasi yang  mendukung kebutuhan  perusahaan dan  akan  sangat  membantu  sebuah  manajemen  perusahaan  baik  dalam
Jurnal Unitek Vol.15 No.2 Juli - Desember 2022 e-ISSN : 2580-2582, p-ISSN: 2089-3957
menciptakan  efisiensi  dan  efektivitas  kerja  perusahaan  itu  sendiri,  maupun  dalam meningkatkan  pelayanan  perusahaan  terhadap  pelanggan  (Desyanti  &  Febrina, 2020), (Sari et al., 2022).
Salah  satu  perusahaan  yang  ingin  mengembangkan  usahanya  menjadi  lebih maju dan menjadi lebih baik lagi adalah PT Kudamas Bintang Sejahtera merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang pengurusan transport.
Sistem  pendataan  penagihan  yang  berjalan  saat  ini  masih  dengan  mendata  ulang dokumen  surat  jalan  dan  no invoice kemudian  dicatat  di  dalam  buku Invoice .Kemudian  setelah  selesai  dicatat  di  dalam  buku,  admin  membuat  laporan invoice di Microsoft  Excel .  Sistem  yang  berjalan  saat  ini  masih  belum  berjalan dengan  baik  yaitu  admin  belum  bisa  mencari  data  tagihan  utang  dengan  cepat karena harus mencari data di Microsoft Excel satu persatu dan membutuhkan waktu yang  lama  dalam  membuat  laporan  invoice  dan  laporan  yang  dihasilkan  datanya terkadang  tidak  sesuai  dengan  total  tagihan  yang  masuk,  untuk  meningkatkan kualitas  dari  usaha  ini  maka  dibutuhkan  aplikasi  yang  dapat  membantu  admin dalam mendata tagihan invoice . Sehingga invoice yang keluar sesuai dengan nomor kontrak dan nomor delivery order . Pendataan merupakan suatu proses pencatatan keterangan  yang  benar  dan  nyata  tentang  sesuatu,  baik  manusia,  benda, lingkungan,  maupun  kejadian  tertentu.  Pencatatan  ini  dimaksudkan  sebagai suatu dokumentasi atau arsip yang dapat digunakan untuk suatu  keperluan di masa  depan.  Adapun  keperluan  utama  yang  lazim  menjadi  penggagas  suatu pendataan adalah pembuatan laporan
Invoice /  faktur  penjualan  adalah  dokumen  yang  diterbitkan  oleh  penjual (eksportir)  kepada  pembeli  (importir)  yang  mencantumkan  tanggal  pengeluaran invoice ,  tanggal  pengiriman  barang,  uraian  barang  (berat,  ukuran),  harga,  biaya  – biaya lain, jumlah total yang harus di bayar pembeli, syarat penyerahan barang dan syarat  pembayaran,  nama  kapal  laut  /  kapal  udara  /  kereta  api  /  dan  nama pelabuhan  /  bandara  /  stasiun  muat,  serta  pelabuhan  /  bandara  /  stasiun  bongkar (Agusvianto, 2017), (Ardian, 2019)..

## Metode Penelitian
1. Metode Pengumpulan Data (Febrina et al., 2022)
Adapun metode yang memperoleh data yaitu dalam rancangan Aplikasi Pendataan Rekap Invoice antara lain :
a. Observasi (pengamatan)
Metode observasi adalah metode pengumpulan data dengan cara mengamati Secara langsung pembukuan dan pemasukan data ke dalam Microsoft Excel. Untuk  memperoleh  data-  data,  observasi  di  lakukan  di  perusahan bersangkutan
b. Wawancara ( Interview) Wawancara  adalah  metode  pengumpulan  data  dengan  cara  tanya  jawab kepada pihak yang bersangkutan diPerusahaan tersebut.
c. Metode Keperpustakaan (Library Research)
Jurnal Unitek Vol.15 No.2 Juli - Desember 2022 e-ISSN : 2580-2582, p-ISSN: 2089-3957
Metode  yang  mengumpulkan  dan  membaca  buku,  serta  tulisan-tulisan ilmiah yang berkaitan dengan invoice .

## 2. Metode Perancangan Sistem
Metode Perancangan Sistem dibuat untuk menetapkan cara-cara yang lazim digunakan  dalam  proses  pembangunan  suatu  sistem  baru,  Perancangan  Sistem dapat  didefenisikan  sebagai  penggambaran  dan  perencanaan  atau  pengaturan  dari beberapa  elemen  yang  terpisah  kedalam  satu  kesatuan  yang  utuh  dan  berfungsi. UML  (Unified  Modeling  Language)  adalah  bahasa  pemodelan  untuk  sistem  atau perangkat lunak yang berparadigma berorientasi objek.
1) Use Case Diagram Use  case diagram merupakan  diagram  yang  menggambarkan  hubungan antara  aktor  dengan  sistem. Use  case diagram bisa  mendeskripsikan  sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem yang akan dibuat. Adapun use  case  diagram untuk  Aplikasi  Pendataan  Rekap Invoice di  PT  Kudamas Bintang Sejahtera sebagai berikut :
Gambar 1. Usecase Diagram Login
2) Activity Diagram Diagram  aktivitas atau  activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada
Jurnal Unitek Vol.15 No.2 Juli - Desember 2022 e-ISSN : 2580-2582, p-ISSN: 2089-3957
pada  perangkat  lunak.  Perancangan  sistem  dapat  digambarkan  dengan menggunakan Activity Diagram sebagai berikut :
Gambar 2. Activity Diagram Login
3) Sequence Diagram
Diagram sequence menggambarkan kelakuan / perilaku objek pada use case dengan  mendeskripsikan  waktu  hidup  objek  dan  message  yangdikirimkan  dan diterima antar objek.
Gambar 3. Sequence Diagram Login
Jurnal Unitek Vol.15 No.2 Juli - Desember 2022 e-ISSN : 2580-2582, p-ISSN: 2089-3957

## 4) Class Diagram
Diagram  kelas  atau class  diagram menggambarkan  struktur  sistem  dari segi  pendefinisian  kelas-kelas  yang  akan  dibuat  untuk  membangun sistem.Bagan rancang diagram yang sesuai dengan database yang digunakan.
Gambar 4. Class Diagram

## 5) Perancangan Struktur Program
Dalam perancangan program ini menggunakan menu yang mengintergrasikan semua field dalam program. Adapun gambaran menu seperti yang ditampilkan pada gambar struktur menu berikut ini :
Gambar 5. Perancangan Struktur Program

## Hasil dan Pembahasan
Pada  gambar  6  adalah  menu login  admin sebagai  akses  masuk  kedalam  aplikasi pendataan rekap invoice dengan memasukkan username dan password yang benar.
Jurnal Unitek Vol.15 No.2 Juli - Desember 2022 e-ISSN : 2580-2582, p-ISSN: 2089-3957
Pada  gambar  7  adalah  halaman  untuk  melakukan input data invoice di  Aplikasi Pendataan Rekap Invoice di PT Kudamas Bintang Sejahtera.
Gambar 7. Input Data Invoice
Pada gambar 8 adalah halaman untuk menampilan output data invoice di Aplikasi Pendataan Rekap Invoice di PT Kudamas Bintang Sejahtera.
Gambar 8. Output Data Invoice
Jurnal Unitek Vol.15 No.2 Juli - Desember 2022 e-ISSN : 2580-2582, p-ISSN: 2089-3957
Pada  gambar  9  adalah  menu  untuk  menampilkan  laporan invoice di  Aplikasi Pendataan Rekap Invoice di PT.Kudamas Bintang Sejahtera.
Gambar 9. Laporan Data Invoice

## Simpulan
Berdasarkan hasil  uji  coba  aplikasi  yang  telah dilakukan,  dapat  disimpulkan Aplikasi  Pendataan  Rekap Invoice di  PT  Kudamas  Bintang  Sejahtera  dapat  dalam mempermudah  bagian  admin  dalam  membuat  laporan  kwitansi,  perkapalan  dan uang jalan serta invoice. Aplikasi Pendataan Rekap Invoice di PT Kudamas Bintang Sejahtera  merupakan  aplikasi  yang  dapat  mencetak  dan  menyimpan  pendataan kwitansi, perkapalan dan uang jalan serta invoice.

## Daftar Pustaka
Agusvianto,  H.  (2017).  Sistem  informasi  inventori  gudang  untuk  mengontrol persediaan  barang.  In Journal  Infrmation  Engineering  and  Educational Technology (Vol. 01, Issue 012017, pp. 40–46).
Ardian, A., & Purnama. (2019). Perancangan Aplikasi Pengolah Data Siswa Berbasis Android  (Studi  Kasus :  Mis  Nurul  Huda  Labuhan  Batu  Selatan). Pengabdian
Jurnal Unitek Vol.15 No.2 Juli - Desember 2022 e-ISSN : 2580-2582, p-ISSN: 2089-3957
Masyarakat Ika Bina En Pabolo , 1 (1), 40–53.
A.S., Rosa dan Shalahuddin, M. (2016). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. In Informatika Bandung .
Desyanti,  &  Febrina,  W.  (2020).  Pemodelan  Unified  Modelling  Language  (UML) dalam  Pembuatan  Aplikasi  Data  Penduduk. Satin-Sains  Dan  Teknologi Informasi , 6 (2), 56–66. https://doi.org/10.33372/stn.v6i2.668 Febrina,  W.,  Arif,  M.,  Marbun,  N.,  Fitra,  &  Azmi.  (2022). Metodologi  Penelitian  di Bidang Teknik . Deepublish.
Kurniawan,  H.,  &  Rudiarto,  S.  (2019).  Aplikasi  Penghitung  Upah  Lembur Berdasarkan Jumlah Waktu Lembur Dengan Menggunakan Algoritma Linear Search. Petir , 12 (1), 47–53. https://doi.org/10.33322/petir.v12i1.417
Musyafa,  A.,  Prasetyo,  D.  E.,  Studi,  P.,  Informatika,  T.,  Teknik,  F.,  Pamulang,  U., Selatan-indonesia, T., & Kunci, K. (2017). Faktur Berbasis Web Pada PT Indah Jaya Textile Design Information System Invoices Receipt . 1 , 133–142.
Purba,  I.  S.,  &  Wanto,  A.  (2018).  Prediksi  Jumlah  Nilai  Impor  Sumatera  Utara Menurut Negara Asal Menggunakan Algoritma Backpropagation. Techno.Com ,
17 (3), 302–311. https://doi.org/10.33633/tc.v17i3.1769
Pratiwi, E. (2016). Sistem Informasi Pendataan Usaha Kecil Menengah (UKM) Pada Dinas  Koperasi,  Usaha  Kecil  Dan  Menengah  Provinsi  Sumatera  Selatan. Politeknik Negeri Sriwijaya , 7 (1), 4–31.
Sari,  F.,  Febrina,  W.,  Suhaidi,  M.,  &  Mahmud,  S.  F.  (2022).  Sistem  Manajemen Laporan Kinerja Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer , 14 (1), 24–30.
Syifani,  D.,  &  Dores,  A.  (2018).  Aplikasi  Sistem  Rekam  Medis  Di  Puskesmas Kelurahan Gunung. Teknologi Informatika Dan Komputer , 9 (1).
Yulianto,  A.,  &  Ariani,  A.  (2020).  Perancangan  Sistem  Informasi  Pembuatan  E- Invoice  Pada  PT.  Hasta  Perkasa  Graha  Berbasis  Web. REMIK  (Riset  Dan  E- Jurnal Manajemen Informatika Komputer) , 4 (2), 39.
https://doi.org/10.33395/remik.v4i2.10555.