## TAHAPAN-TAHAPAN  TRANSAKSI BISNIS

## DAN DOKUMEN BISNIS

## lda Nuraida

## Abstract:
Every busrness deals with  forms in their  daily operational activities. We should know  how to design and fill out business  document forms as a lot of companies have  their own form destgns according to their companies' needs and situations. In administrative  office management, knowledge of how to design and fill out business documents is very impoftant for us in the real working environment. Learning  the basics of busrness doauments  also need our  knowledge of accounting practice. The basic reason for the existence of business  documents is that they are evident in some sfages of business fransacfions. An example of business  document application is described in PT Indraiaya Bandung, a company  which produces many kinds of spring beds. The company has certain suppliers to fulfill their raw materials, and certain retailers to distribute their product to the end user.  Both of them have a credit transaction with PT lndraiaya. By comparing  between the theory of creating and using business  document forms with the application of business documents, as sfafed in the example of PT lndraiaya,  we can analyse and conclude the effectiveness and  the efficiency of forms  that they use for their business transactions.

## PENDAHULUAN
Pada  perusahaan  kecil,  pemilik atau manajer  dimungkinkan untuk menahan dan mengelola sendiri informasi dengan  minimum rekaman catatan.  Semakin  besar  perusahaan, semakin  banyak dibutuhkan catatan / ringkasan,  instruksi,  statistik, dan lain - lain. Tulisan - tulisan  tersebut memudahkan  pendistribusian informasi kepada mereka yang membutuhkannya.
Dalam  kaitannya dengan  catatan kantor, hampir semua perusahaan pernah  berhubungan  dengan formulir  dalam  praktek kerja  sehari - hari. Menurut  Lembaga  Manajemen PPM ( 2002 : 35 ), formulir merupakan catatan  terbesar dari catatan  kantor. la merupakan alat utama untuk penyampaian  informasi dalam  bentuk standar dan repetitif (berulang - ulang).  Definisi formulir ( Moekijat, 1997:45  ) adalah daftar  isian yang dibuat atau  diketik dalam bentuk Seragam, dipergunakan  untuk mencatat, merekam,  mengumpulkan dan mengirim  informasi.  Formulir menyediakan data  yang  diperlukan  untuk menyusun kebijakan, pengendalian  operasional dan penilaian  pekerjaan.
Dalam melakukan aktivitas sehari - hari, sedikit  banyak setiap perusahaan pernah melakukan transaksi bisnis.  Transaksi bisnis
Tahapan-Tahapan  Transaksi Bisnis dan Dokumen Bisnis (Ida Nuraida) 75
berhubungan dengan dokumen  bisnis yang berisi kumpulan  catatan - catatan tentang  transaksi jual beli yang dicatat ke dalam  suatu formulir. Dengan semakin berkembangnya organisasi, kebutuhan akan informasi dari dalam dan dari  luar organisasi pun akan semakin besar sehingga banyaknya variasi daridokumen bisnis  pun semakin  dibutuhkan.
Dalam mendesain formulir, penghematan dapat dicapai melalui pertimbangan fungsionalnya yaitu dengan memperhatikan hal- hal sebagai berikut:
1. Maksud  dan tuiuan apa suatu  formulir  dipergunakan
2. Informasi  apa yang harus  dimasukkan 3. ldentifikasi nama formulir secukupnya  ( sesuai  dengan tujuannya ) 4. Tahap - tahap items pada  pokoknya harus berupa arus normal pekerjaan dan items  yang  berkaitan  harus  dikelompokkan 5. Jumfah copy ltembusan apakah single copy atau multiple copy dengan memperhatikan:
1. Siapa yang memerlukan  tembusan 2. Bilamana  tembusan
Di berbagai  instansi, salah satu  cara untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari transaksi bisnis  cukup sederhana, yaitu dengan meningkatkan  kualitas  dari formulir.  Akan  tetapi  pada  prakteknya seringkali orang meremehkan arti penting dari sebuah formulir,  atau tidak mengetahui dan tidak  mencari tahu bagaimana cara mendesain  dengan baik formulir yang sering dipakai dalam traksaksi  bisnis,  sehingga  desainnya seringkali dilakukan  secara  asal-asalan.
Penerapan dari transaksi bisnis dan dokumen bisnis digambarkankan oleh PT lndrajaya  Bandung. PT lndrajaya adalah perusahaan yang  bergerak di bidang industri  kasur pegas yang berlokasi  di Jl. Makam  Caringin  93 B Bandung. Jenis  kasur  pegas yang dihasilkannya bervariasi dari segi kualitas, ukuran dan harga yang berbeda. Mulai dari kualitas biasa  dengan harga murah,  kualitas menengah dengan harga standar,  sampai  dengan  kualitas terbaik  dengan harga mahal, sehingga semua  produknya  dapat terjangkau untuk  semua  kalangan  konsumen.
Dalam  melakukan transaksi  bisnis dengan supplier maupun  dengan toko - toko ( retailer ) yang menjadi saluran distribusinya, PT Indrajaya membeli bahan baku dan menjual  barang jadi secara kredit. Bahan baku yang dibeli PT Indrajaya  berupa  kain,  kawat  baja,  per M, kayu, plastik,  llsf panah dan sandaran.  Sedangkan barang jadi yang dihasilkan PT Indrajaya adalah  Spring Bed ( kasur  pegas ), Boxi Full Per ( kasur pegas lengkap dengan dipan ) dan Two ln One ( satu kasur  utama dan satu kasur tambahan  yang terdapat di bawah  kasur  utama,  untuk anak ).
Business Document / $ource Document Menurut  Kimmel ( 2002 ), sa/es may be made on credit or for cash. Every sa/es transaction should be supported by a busrness document  that provides wriften evidence of the sale.  Kualitas dari formulir  yang digunakan dalam transaksi  bisnis dapat mempengaruhi efisiensi dan efektivitas dari
BINA EKONOMI Vol. 8, No. l, Januari 2004: l-109
transaksi. Salah  satu  subyek dari Manajemen  Perkantoran atau Manajemen Administrasi  adalah  merencanakan, mendesain dan mengendalikan formulir kantor.
Source documents ( lan Birt, 2000 : 12 ) are essenfta/  financial records  because they are the the foundation of your financial recording sysfem. A source  document is sfandardised  document which records transaction  details. In the financial recording  process, the financial data found on source  document is entered  into relevantiournalbooks.
Tembusan  formulir  dokumen  bisnis diperlukan untuk mempermudah para eksekutif untuk menyebarkan  informasi secara  luas.  Tetapi jangan sampai  jumlah  tembusan  melebihi kebutuhan sehingga menyebabkan pemborosan dan penurunan  efisiensi.
Mengapa merekam  informasi  bisnis  penting ?
1. Memberi informasi yang jelas bagi intern perusahaan dan mempermudah  tindakan  audit.
Sebagai contoh, merekam laporan  penjualan per bulan darijumlah  order form yang diterima , yang berguna untuk evaluasi kinerja bagian pemasaran, untuk perbandingan rencana dengan kinerja, untuk forecasting  penjualan  di masa yang  akan datang,  dan sebagainya.
2. Memberi  benefit  bagi  orang yang bernegosiasi dengan  organisasi. Sebagai contoh, jika perusahaan meminjam dana dari bank, maka bank akan meminta copy dari Laporan  Rugi  Laba dan Neraca perusahaan tersebut.  Debitur juga membutuhkan ringkasan transaksi dengan perusahaan  sehingga dibutuhkan Statement Of Account per periode.
3. Memberi  informasi bagi pemerintah yang membutuhkan beberapa rekaman  untuk tujuan perhitungan  pajak.
Tahapan - tahapan  yang terjadi  dalam transaksi bisnis, khususnya untuk perusahaan  yang melakukan transaksi  secara  kredit  adalah sebagai berikut:
1. Goods Ordered
: Order Form ( Surat Pemesanan Barang ) 2. Goods Delivered : Delivery Note / Delivery  Order ( Surat Pengiriman  Barang ) lnvoice ( Faktur ) Credit  Nofe  ( Nota  Kredit ) Statement Of Account ( Surat Pernyataan  Piutang ) Cheque  ( cek  ), cash atau BilYet Giro
Receipt  ( Kuitansi )
3.
4.
5.
6.

## 7.
Goods Supplied Some Goods Returned Account Sent
Payment Given Receipt  Given
Tahapan-Tahapan  Transaksi Bisnis dan Dokumen Bisnis (Ida Nuraida) 77
Purchase Order
Delivery Order
iii. lnvoice
iv. Return
Credit Note
Statement Of
vii. Check, Bilyet Giro,
viii. Receipt
Gambar l.Tahapan - Tahapan Dalam Transaksi Bisnis
Order Forms  ( Formulir Pesanan ) Order forms merupakan formulir yang memuat pemberitahuan permintaan / pesanan  barang atau sesuatu yang dibutuhkan dari pihak customer ke pihak  supplier,  dan juga termasuk  permintaan  dari lingkungan internal perusahaan sendiri  dari  satu  bagian  ke bagian  lain. Contoh orderforms adalah  sebagai berikut: Di lingkungan perusahaan  ( intern ) a. Daftar Permintaan Barang
Tujuan dari Daftar  Permintaan Barang adqlah untuk meminta barang antara  bagian / unit. Daftar Permintaan  Barang dibuat  rangkap 2, satu yang aslidikirimkan ke bagian  yang  dituju, yang kedua dijadikan arsip di bagian / unit  peminta. b. Daftar Permintaan Pembelian ( DPP ) DPP dibuat rangkap 3, yaitu lembar  ke-1 untuk Bagian Pembelian, lembar ke-2 untuk  Bagian Gudang dan lembar ke-3  untuk Bagian Produksi. Di luar perusahaan ( ekstern  ), yaitu Purchase Order ( PO ) Purchase Order adalah  formulir yang memberitahukan pemesanan barang dari customer.kepada supplier yang berisi barang - barang yang dipesan.  Purchase  Order dibuat  rangkap 3, lembar ke-1 yang asli untuk Bagian  Penjualan di pihak penjual, lembar ke-2 dan lembar ke-3 untuk pihak  pembeli.  Lembar ke-2 diberikan untuk  Bagian Gudang sebagai pemberitahuan bahwa permintaannya sedang  dilakukan pembelian. Lembar ke-3 untuk Bagian  Akuntansi / Keuangan sebagai arsip pembelian.
,1 ,

## Customer
( Pembeli ) Supplier ( Penjual)
78 BINA EKONOMI Vol. 8, No. l, Januari 2004: l-109

## SURAT PEMESANAN BARANG
No :  238 Tanggal :15-11-2003 Kepada : CV AMBARAWA Jl. Sariwangi
113
Cimahi Utara
Mohon  dikirim tanggal :25 - 11 - 2003 Cara pengiriman : Dikirim  via
darat
Hormat  Kami,
() rlo Nama Baranq Jumlah ( meter ) larga per metet Harqa Total Keteranga n 1 2 3 4 GinA4
(ain B 3
(ain S 2 (ain  C 1 25 15 14 30 6,000 6,700 25,000 20,000 150,000 100,500 350,000 600.000 Total 1,200,500

## PT INDRAJAYA
Jl. Makam Caringin  93 B Bandung Telp.(022)5430430

## Orddrkepada  suPPlier
Informasi yang harus  tercantum  dalam  order  forms  adalah :
. Tanggal
. Nomor
. Nama  dan alamat penjual
. Nama  dan  alamat  pembeli
o Deskripsi  barang,  harga  satuan,  kuantitas,  harga total
. Instruksi  kapan  dikirimkan dan bagaimana cara pengiriman yang diinginkan o Tanda tangan petugas  Pembelian
Detivery  Order / ltofe ( Surat Pengiriman  Barang ) setelah barang disiapkan, maka barang  tersebut  dikirimkan ke customer disertai dengan formulir Delivery Order.  Delivery  Order  merupakan formulir yang memberitahukan  adanya pengiriman  barang  yang berfungsi
Tahapan-Tahapan  Transaksi Bisnis dan Dokumen Bisnis (Ida Nuraida) 79
sebagai  pengantar  barang yang dikirimkan dari pihak supplier  Re customer sebagai bukti bahwa barang yang telah dikirim sudah diterima. Fungsi delivery  order  adalah  sebagai  pengantar  barang dari supp/r'er ke customer, sedangkan bagi pihak customer  adalah untuk mencocokkan  barang yang diterima dengan barang  yang  dipesan.
Delivery order dibuat  rangkap 3 untuk dikirimkan  semuanya ke customer. Sebelumnya,  customer  mencocokkan terlebih dahulu delivery order  dengan  pesanan  yang diterima,  baru  kemudian menandatanganinya. Setelah  ditandatangani, lembar ke-1 disimpan  oleh cusfomer,  lembar ke-2 dan  lembar ke-3 dikembalikan  lagi ke supplier, yaitu  untuk  Bagian Gudang, dan untuk Bagian Penjualan  ( untuk  dibuat faktur ).
Delivery  Note  harus  memberikan  informasi  yang  sama  seperti  pada invoice,  kecuali  harga  yang tidak perlu  dicantumkan.
f nformasi yang harus tercantum dalam  delivery order adalah : . Tanggal . Nomor
o Nomor order ( DO ) . Nama  dan alamat pembeli o Nama  dan alamat penjual o Deskripsi  singkat tentang barang . Tanda tangan pembeli . Tanda tangan pengirim
lnvoice / faktur Setelah DO diterima  kembali oleh pihak supplier, baru kemudian dibuat faktur, yang sebenarnya faktur bisa  dikirimkan bersamaan dengan DO. Faktur  adalah formulir  yang dibuat oleh supplier untuk memberitahukan keterangan  lengkap  mengenai  barang - barang  yang sudah diterima atau sudah terjual. Faktur  digunakan  untuk  sejumlah  pembelian  yang dilakukan secara kredit dan sering pula dipergunakan untuk pembelian yang dilakukan secara  tunai.
Faktur dibuat rangkap 3, yaitu lembar ke-1 dikirim ke Bagian Keuangan di pihak  customer, lembar ke-2 dan lembar ke-3 untuk  pihak supplier ( Bagian Akuntansidan Bagian  Penjualan ). Faktur biasanya  dikirimkan oleh pihak supplier  setelah  DO dikirimkan yang maksudnya  adalah  untuk  menyatakan  bahwa barang - barang sudah diterima  / terjual.
Perbedaan DO  dengan faktur adalah DO tidak  mencantumkan harga barang,  sedangkan faktur mencantumkan  harga  satuan  dan diskon barang.
80 BINA EKONOMI Vol. 8, No. l, Januari 20M: l-109

## CV AMBARAWA
Jl. Sariwangi 113 Gimahi  Utara Tefp. ( 022 ) 6651000. Fax. (0221 6651000

## SURAT PENGIRIMAN BARANG
Tanggal : 21 - 11 - No. :336 2003 No Order :238
Jatuh tempo :21 - 12 - 2003 Dikirim via : Darat Kepada : PT Indrajaya Jl. Makam Caringin 93 B Bandung
Harao  diterima an Saudara No. Jenis Barano Jumlah ( m )
Keterangan
1 2 3
4 (ain A 4 (ain B 3 (ain S 2 (ain C 2 25 15 14 30
berikut:
Barang diterima : tanggal  21 - 11 -O"tat keadaan :baik
Yang menerima,
Hormat  kami,
(
) Gambar 3. Gontoh Delivery  Order
Tahapan-Tahapan  Transaksi Bisnis dan Dokumen Bisnis (Ida Nuraida) 8l

## CV AMBARAWA
Jl. Sariwangi t13 Cimahi Utara Telp. ( 022  ) 6651000, Fax. (0221 6691000 No :786 No Order :238 Jatuh tempo: 21 - 12
- 2003
Kepada : PT lndrajaya Jl. Makam  Caringin 93
Bandung

## FAKTUR
Tanggal :21 - 11 -2003
Syarat pembayaran : 5/7,n/30
PKP B BPKP NPWP Hormat  kami, ()
No. Jenis Baranq Jumlah ( m l Harqa  per m Harga Total
1 2 3 4 (ain A 4 GinB3 (ain S 2 GinCl 25 15 14 30 6,000 6,700 25,000 20.000 150,000 100,500 350,000 600.000 otal harga  Jual 1,200,500 )otongan  harga peniualan 5 % 60,025 fumlah  yang kena paiak 1.140.475 )PN 10 % 114,047.a 1.254.522.1 )ngkos kirim 50.000 Jumlah yang harus dibayarkan 1344,522.2
Satu juta tiga ratus empat ribu lima ratus dua puluh dua koma lima rupiah Gambar  4. Gontoh lnvoice 82 BINA EKONOMI  Vol. 8, No. l, Januari 2004: l-109
a a
o a a a
a
Informasi yang perlu dicantumkan  dalam  faktur  adalah :

## Nomor
Nomor order ( DO ) Tanggal Deskripsi  barang Kuantitas dan harga  barang  per unit
Total harga barang - barang  yang  dipesan
Syarat  pembayaran dan diskon  penjualan ( trade discount ), contoh 10/10,  n/30 Pajak penjualan ( sa/es fax ) . Ongkos angkut / kirim (freight cosf ) . Jumlah yang harus  dibayar,  yang  ditunjukkan  dalam  angka  dan  kalimat
. Nama  dan  alamat  pembeli
o Nama  dan alamat penjual
Credit  Note lNota  Kredit Apabila customer  mengembalikan  barang kepada supplier, maka supptier akan membuat dan mengirimkan credit nofe kepada customer.
Ciedit  Nofe adalah formulir yang memberitahukan  mengenai  pengurangan - pengurangan terhadap barang - barang yang dikembalikan karena diterima bem-beti  ci'alam keadaan rusik, pecah, busuk, dan  lain - lain. Credit note dibuat rangkap 2,yaitu untuk Bagian  Penjualan di pihak supplier dan Bagian
Keuangan  di pihak  customer.
JiXa ada pengembalian barang dari pembeli maka jumlah pembayaran  adalah  faktur dikurangi  credit  nofe. Sedangkan jika tidak ada peng"tbalian maka jumlah pembayaran adalah jumlah yang tercantum bafam  faktur. Jadi paiak  penjualan ( sa/es fax ) menambah  jumlah yang harus dibayar dalam iaktur,  tetapi jika ada  pengembalian  pajak penjualan.
juga menambah  jumlah  kredit yang diberikan  pada pembeli  melalui  credit note.
lnformasi yang harus  tercantum  dalam  credit  nofe adalah : . Nomor . Nomor faktur o Tanggal o Nama  dan alamat Pembeli
. Nama  dan alamat Penjual
o Pajak penjualan ( sa/es tax ) r Jumlah yang harus  dibayar,  yang  ditunjukkan  dalam  angka dan kalimat r Alasan pengembalian
Tahapan-Tahapan  Transaksi Bisnis dan Dokumen Bisnis (Ida Nuraida) 83

## CV AMBARAWA
Jl. Sariwangi 113 Gimahi  Utara No. No.  Faktur Kepada NOTA KREDIT
: 456
: 786 : PT Indrajaya Jl. Makam Caringin g3 B
Bandung
Tanggal :24-11 -200
Terbilang
Alasan pengembalian : rusak
Hormat  kami,
(
No. Jenis Baranq Jumlah Harga Satuan HarEa Total 1 (ain C 1 10 18.000 180,000 fotal harga jual 180.000 rajak penjualan t0 o/o 18,000 lumlah yang dikurangkin 198,000
Seratus  sembilan puluh delapan ribu rupiah
Statement of Accounf ( Surat pernyataan piutang ) Pada akhir periode, supplier membuat stitement of account  yang merupakan  pernyataan  hutang  piutang yang diberikan kepada debitur iadf setiap periode  tertentu, biasanya  dibuai  sebulan  sekali. 'rungsinya ;iJ;[ mencocokkan  catatan  antara penjual dan pembeli mengenai Sera'pa jfii;h hutang pembeli pada  suatu periode.  pembelian secira kredit'ajrim r periode  tercantum dalam statement of accounf., sehingga dikirimkannya setelah 1 periode berlalu. lnformasi yang harus tercantum  dalam  sfafemenf of accountadalah : o Nomor
. Tanggal o Nama  dan alamat pembeli
84 BINA EKONOMI  Vot. 8, No. l, Januari2004: l-t09
. Nama  dan alamat penjual o Jumlah hutang  dari  bulan  sebelumnya
. Perincian transaksi dalam 1 periode ( pembelian, pembayaran, pengembalian barang ) . Total hutang
Gambar 6. Gontoh Statement Of Account
Pelunasan  pembayaran bisa dilakukan customer dengan menggunakan kas, cek atau bilyet giro.

## CV AMBARAWA

## Jl.
Sariwangi 113 Gimahi  Utara
Telp. ( 022 ) 6651000, Fax. (0221 6651000
SURAT  PERNYATAAN PIUTANG No : 5 Tanggal :30 - 11 -2002
Kepada : PT lndrajaya Jl. Makam  Caringin 93 B Bandung
Berdasarkan  catatan / pembukuan  kami tertanggal  30 - 11 - 2003 , perusahaan Saudara  masih mempunyai kredit dengan  perincian berikut
lanqgal Uraian / Referensi Debet Kredit Saldo 1 -Nov )iutanq Dagang 860,000 8 -Nov (as dan Diskon 860.000 21-Nov aktur No.786 1,304,522.8 1,304,522. 5 25-Nov rlota Kredit  No. 45€ 198,000 1,106,522. 5
Apabila dalam jangka waktu 7 ( tujuh ) hari setelah  surat  ini diterima tidak ada pemberitahuan dari Saudara,  maka  kami  menganggap  tidak ada  kekeliruan.
Hormat  kami,
)
Tahapan-Tahapan  Transaksi Bisnis dan Dokumen Bisnis (Ida Nuraida) 85
Cfiegues  / Gek cek merupakan surat perintah  pembayaran dari seseorang yang menulis  cek, dimana  orang tersebut  memiliki  sejumlah  dana di ,r"ii, [r"ni tertentu,  agar bank tersebut  membayar orang / perusahaan yang namanya tercantum dalam cek tersebut. ce'k dapat-diuangran  secara tunai dan digunakan untuk membayar sejumlah pembelian  den-gan kas atau kredit.
Bilyet  Giro Bilyet giro adalah surat  perintah dari nasabah  kepada bank untuk memindahbukukan  dananya  kepada  orang yang ditunjuk  yang ,"rnprnv"i rekening  yang jelas  pada bank tertentu. Bilyei  gir6 tioatcoapat d'iuangk';;. '-

## Receiptt Kuitansi
Kuitansi  adalah formulir, yang memberitahukan bukti, .kebenaran penerimaan  pembayaran dari penjual ke pembeli. Kebanyakan perusahaan mendesain dan mencetak sendiri kuitansi  perusahaan. lnformasi yang harus  tercantum dalam kuitansi adalah : o Nomor . Tanggal o Nama orang yang membayar o Jumlah yang diterima, ditunjukkan daram angka  dan  katimat o Cara pembayaran ( kas, cek, dst ) . Tanda. tangan  orang yang menerima uang  atas nama perusahaan, seperti kasir o Kas diskon ( g"gl discount ) jika ada, sedangkan  diskon penjualan ( trade discounf ) tidak perlu  dicantumkan
Penerapan  Dokumen Bisnis pada pT lndrajaya Pada pelaksanaannya, pr Indrajayi tidak membuat formulir Pemesanan  Bahan pg\u kepada  pihak supptier melainkan p"r"r"n"nny" hanya dilakukan  melalui telepon atau  piha'k supptieryang  datang sendiri fte P'T. Indr.ajaya untuk menanyakan apakah  akan rlmJr"n -di";:b"t".
Akibatnya, jumlah  pesanan maupun jenis pesanan yang datang dari supptier seringkali tidak sesuai  dengan diminta oleh pr Indraja/a, sehingga  peianan yang  tidak sesuai  harus dibawa  kembali oleh supp/rer untuk  Oit'uiai dengan barang p_esanan yang  dibutuhkan oleh pT lndrajayi. sedangkan pemesanan barang dari pihak retailer kepada pr lndrajaya,  tidak semuanya menggunakan purchase order. Hal ini pernah mengakibatkan  kesalahan  pengiriman order pesanan dari pr lnitra;aya dikarenakan PT Indrajaya hanya mencatatnya  di secarik kertas saja. Dalam mengirimkan bahan  baku  yang dipesan pr Indrajaya, para supplier  memberikan  formulir surat Jalan atiu betivery'order iangi(;;p  r yang berisi  nama dan alamat pr Indrajaya selaku  pembeli,  nomor f6rmulir, informasi  bahan baku mengenai  jumtah, nama barang, harga satuan dan jumlah, tanda tangan penerima  dan pengirim.
BINA EKONOMI Vol. 8, No. I, Januari 2004: l-109
Tuan / Toko Tanda Terima.
Hormat kami,
NOTA NO. JUMLAH
HARGA  SATUAN NAMA BARANG BANYAKNYA
Gambar  7. Contoh  Detivery Alofe Dari salah satu supplier
Dalam  Detivery  Order tersebut  tidak dicantumkan judul formulir dan nama perusahaan iupptier sehingga menyulitkan PT. Indrajaya untuk mengetahui  dari  supplier mana formulir tersebut  berasal. sedangkan harga satuan sebenarnya tidak perlu dicantumkan. Dalam -hubungannya dengan faktur, supplier memberikan persyaratan kredit Xep-Oa PT lndrajaya  dan  sebaliknya PT lndrajaya pun memberikan  persyaratan kredit kepada retailer. Akan tetapi,  tidak ada supplier yang  mengirimkan  faktur  atau perincian  perhitungan  untuk setiap order repad-a PT lndrajaya. Akibatnya  pernah  terjadi ketidakcocokan p"initrngin jumlah  dan wiktu jatuh  tempo pembayaran  hutang piutang antara -supf1er aan PT Indraiaya sehingga  mereka harus membuat perhitungan kembali  agar  mencapai  kecocokan  perhitungan. ' p1 lndrajaya sindiri menggabungkan  antara  Surat Jalan ( delivery order) dan Faktur kepada retaiteiie dalam satu formulir dan  hanya dibuat 1 iangXip saja untuk diberikan kepada retailer  pada saat pengiriman barang'
Surit iatan dan Faktur  tersebut berisi nama  dan alamat penerima, nama dan alamat  pengirim, tanggal,  informasi nomor formulir,  banyaknya barang,
nama barang, hirga  satuin , jumlah, tanda tangan penerima  dan  pengirim'
Tahapan-Tahapan  Transaksi Bisnis dan Dokumen  Bisnis  (lda Nuraida)
87
PT INDRAJAYA Tgl Foam-Dacron-Spring  Bed-Picnic Bed Kepada Yth. Ttp (022) s430430

## SURAT JALAN + FAKTUR
NO:  I  I I Banyaknya Nama Barang Harga Jumlah Tanda Tangan Yg Terima Hormat Kami Mengetahui
Gambar 8. Surat Jalan + Faktur  Yang Dibuat pT Indrajaya
Pembuatan  Surat  Jalan dan Faktur dalam satu formulir tentu saja tidak tepat, karena surat Jalan merupakan bukti bahwa  barang sudah dikirim sampai  ke tujuan dan diterima  sesuai dengan  pesanan retailer.  sedangkan Faktur  adalah bukti  tertulis  mengenai perincian  perhitungan jumlah hutang piutang  untuk  setiap order pemesanan
Tidak adanya tembusan surat  Jalan + Faktur tersebut menyebabkan PT Indrajaya tidak memiliki  arsipnya. Akibatnya pr lndrajaya sering mengalami kesulitan jika sewaktu waktu  dibutuhkan pengecekan kembali apakah suatu order sudah dikirim  ke alamat yang dituju atau belum, apakah barang yang dituju  sudah diterima oleh retailer yang memesan atau dikirimkan ke alamat yang benar. PT Indrajaya juga memberikan  persyaratan kredit kepada para retailer ( 517,n130 ), akan tetapi  perincian  perhitungannya  tidak tercantum secara detail  pada formulir tersebut di atas  melainkan  hanya perhitungan secara'globalnya  saja,  sehingga  PT Indrajaya tidak memiliki  bukti perincian perhitungan secara tertulis yang dikirimkan kepada customer.  Akibatnya waktu dan jumlah penagihan kembali  piutang yang dibuat pr Indrajaya seringkali  tidak sama  dengan  perhitungan yang  dibuat  oleh refafier. Hanya selama ini para retailer banyak  yang  berinisiatif  untuk melunasi hutangnya sebelum  saat jatuh  tempo dan PT Indrajaya sendiri  belum menagihnya. Namun  ketidaksamaan  jumlah  perhitungan  hutang  dan waktu  jatuh tempo yang dibuat retailer dan PT Indrajaya menyebabkan pelunasan hutang baru bisa diselesaikan setelah lewat jatuh tempo setelah ada kesamaan perhitungan  dari kedua belah  pihak.
Selain itu, tidak ada satupun pihak supplier yang memberikan statement of Accounf kepada PT lndrajaya, dan  sebaliknya pr lndrajaya
BINA EKONOMI Vol. 8, No. l, Januari 2004: l-109
pun tidak  membuat Statement  Of Account untuk retailer. PT Indrajaya  hanya mengecek jumlah hutang piutang per  order dan  tidak  menghitung jumlah total hutang piutang per periode. Akibatnya bisa berakibat pada ketidakcocokan  catatan  hutang  piutang  antara  penjual dan pembeli dan tidak dihitung berapa jumlah  total hutang piutang yang belum dilunasi maupun  yang  sudah  dilunasi.

## Penutup
Formulir merupakan  komponen vital dari sistem yang terintegrasi.
Desain dari formulir  yang  digunakan dalam sistem yang terintegrasi adalah penting karena kebutuhan  akan  satu formulir berhubungan  dengan  formulir - formulir lainnya.
Dari sisi Manajemen Perkantoran,  desain dan pengisian formulir khususnya  formulir - formulir yang  berhubungan  dengan  transaksi bisnis, harus dlbuat seefektif dan seefisien  mungkin agar  dapat membantu pelaksanaan  pekerjaan  perusahaan dengan  usaha  manusia yang sesedikit mungkin sehingga membantu  pemrosesan  data dan penyampaian  informasi.
Selanjutnya diharapkan dapat menunjang dan memberi data serta informasi yang akuiat dan tepat  untuk  segala  aspek manajemen khususnya dalam pengelolaan keuangan perusahaan yang berhubungan dengan hutang piutang.
Dokumen  bisnis  yang diterapkan PT Indrajaya kurang menunjang efektivitas dan efisiensi perusahaan sehingga  mengakibatkan seringnya terjadi  kesalahan - kesalahan  yang tidak perlu, baik itu ditinjau dari sisi administrasi maupun dari sisi accounting.  Pembenahan desain dan penambahan formulir yang lebih baik akan  sangat berguna bagi PT indrajaya  untuk memberik-an data yang lengkap dan tepat mengenai transaksi - transaksi  perusahaan baik  dengan supplier  maupun dengan retailer, untuk pengawasan  yang berguna  untuk  mengurangi  kesalahan - kesalahan  administiatif  maupun  keuangan,  sehingga  memberi informasi yang akurat dalam pengambilan  keputusan,  mendukung lancarnya pen6rimaan dan pengeluaran yang berasal dari piutang dan hutang, memelihara hubungan baik dan memberikan  imej yang positif dengan mitra bisnis.
Untuk itu yang perlu  diperhatikan  dalam  membuat suatu formulir adalah sebagai berikut : 1. Apa tujuan utama  dari  setiap formulir 2. Metode memasukkan data untuk  setiap  formulir 3. Formulir - formulir  apa yang digunakan  oleh unit kerja  setiap bagian i departemen 4. Frekuensi  Penggunaan formulir 5. Berapa jumlah-t6mbusan  yang  dibutuhkan  setiap  multiple  copy formulir 6. Pencarian jalur i rute setiap tembusan dari multiple  copy formulir - 7 . Siapa yang mendapat  disposisi  terakhir  dari setiap  multiple  copy formulir
Tahapan-Tahapan  Transaksi Bisnis dan Dokumen Bisnis (Ida Nuraida) 89

## Daftar Pustaka
Birt, lan, Recordkeeping and Financial  Control in your Smatt Business,Prentice Hall, 2000 Lembaga Manajemen PPM  : Manajemen perkantoran,2002 Moekijat, Administrasi  Kantor,  Penerbit Alumni, Bandung, 199g Weygandt, Jerry  J., et. al., Accounting principle, John Wiley & Sons, Inc., 6 th Eoition,  2002
90 BINA EKONOMI Vol. 8, No. l, Januari 2004: l-109