## Perancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang dan Produksi di CV Tasifa Jaya
Elsa Novia Sari, Djamaludin*, Ahmad Arif Nurrahman
Prodi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Islam Bandung, Indonesia.

## A R T I C L E   I N F O
Article history : Received  : 16/2/2023 Revised : 8/7/2023 Published  : 14/7/2022
Creative Commons Attribution- NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.
Volume : 3
No. : 2 Halaman  : 27 - 34
Terbitan  : Juli 2023

## A B S T R A K
CV  Tasifa  Jaya  yang  adalah  suatu  perusahaan  industri  makanan  yang memproduksi  bakso.  Permasalahan  yang  ada  pada  perusahaan  ini  yaitu    pada pendataan  bahan  mentah  yang  ada  pada  gudang  tidak  dapat  diketahui  secara otomatis  apakah  bahan  baku  tersedia  atau  tidak  sehingga  hal  ini  dapat mengakibatkan proses produksi menjadi terhambat. Selain itu pendataan barang jadi pun tidak dapat diketahui secara otomatis maka perhitungan hasil produksi tidak sesuai dengan jumlah produksi. Pembuatan sistem informasi ini dilakukan dengan  menggunakan  metode  prototype.  Metode  prototype  merupakan  suatu metode  yang  memiliki  fase  analisis  cukup  menyeluruh  yang  digunakan  untuk mengumpulkan  kebutuhan  dan  mengembangkan  ide-ide  untuk  konsep  sistem. Metode  ini  memiliki  empat  tahapan  yang  paling  utama  yaitu  terdiri  dari perencanaan, analisis, design pemodelan dan implementasi. Hasil yang diperoleh dari  perancangan  sistem  informasi  manajemen  gudang  dan  produksi  ini diantaranya sistem dapat diakses oleh bagian gudang, produksi dan admin. Selain itu jumlah stok persediaan bahan baku maupun barang jadi akan berubah secara otomatis apabila telah terjadi penambahan maupun pengurangan.
Kata Kunci : Sistem informasi manajemen gudang dan produksi; Prototype.

## A B S T R A C T
CV Tasifa Jaya which’s a food industry company that produces meatballs. The problem that exists in this company is that the data collection of raw materials in the  warehouse  cannot  be  known  automatically  whether  raw  materials  are available or not so that it can result in delays in the production process. In addition, data  collection  on  finished  goods  cannot  be  known  automatically,  so  that  the calculation  of  production  results  is  not  in  accordance  with  the  amount  of production.  Making  this  information  system  is  done  by  using  the  prototype method. The prototype method is a method that has a fairly thorough analysis stage that is used to gather requirements and develop ideas for system concepts. This  method  has  four  main  stages,  namely  planning,  analysis,  design  and implementation. The results obtained from designing a warehouse and production management information system include a system that can be accessed by the warehouse, production and admin departments. In addition, the amount of stock of  raw  materials  and  finished  goods  will  change  automatically  if  there  is  an increase or decrease.
Keywords  : Warehouse  and  production  management  information  system; Prototype.
@ 2023 Jurnal Riset Teknik Industri Unisba Press. All rights reserved.
Elsa Novia Sari et al . Perancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang dan Produksi di CV Tasifa Jaya

## A. Pendahuluan
Teknologi  informasi  yang  ada  saat  ini  semakin  berkembang  di  setiap  harinya  sehingga  membuat beberapa industri sudah menjalankan aktivitas bisnisnya dengan melakukan perbaikan terhadap proses bisnis atau mengembangkan rencana bisnis yang sudah lama diterapkannya, salah satunya pada proses kegiatan yang dapat  mengubah  sistem  yang  semula  masih  manual  menjadi  terkomputerisasi  [1].  Hal  ini  dilakukan  karena demi meningkatkan produktivitas maupun kinerja perusahaan sehingga perusahaan akan menjadi lebih efektif dan efisien dalam menjalankan aktivitas kerja di perusahaannya. Salah satu perusahaan di Bandung yang ingin mengembangkan teknologi informasi adalah CV Tasifa Jaya. Pengelolaan sistem informasi yang baik dan tepat dapat  mempermudah  perusahaan  dalam  menjalankan  proses  bisnisnya  sehingga  dapat  meningkatkan  nilai tambah dan daya saingnya [2]. Pengelolaan sistem informasi dapat dilakukan dengan memperbaiki komponen- komponen sistem informasi yang terdiri dari masukan, keluaran, basis data, teknologi dan kontrol[3].
CV Tasifa Jaya merupakan suatu perusahaan industri makanan yang ingin melakukan perbaikan untuk perusahaannya. Salah satu upaya yang akan dilakukan perbaikan yaitu pada bagian gudang dan produksi yang ada di perusahaan tersebut. Gudang merupakan suatu bagian atau unit penyimpanan pada suatu pabrik yang dapat  menyimpan  berbagai  jenis  produk  dalam  berbagai  ukuran  mulai  dari  ukuran  besar  hingga  produk berukuran  kecil  yang  disimpan  dalam  jangka  waktu  tertentu  mulai  dari  produk  tersebut  diproduksi  sampai produk tersebut dibutuhkan oleh bagian produksi lainnya [4]. Proses kegiatan yang ada di gudang ini meliputi pencatatan  penyediaan  stok  bahan  mentah  maupun  barang  jadi.  Pencatatan  terhadap  bagian  gudang  ini semuanya  masih  dilakukan  secara  manual  dengan  adanya  bukti  dokumen  fisik  yang  berbeda-beda  sesuai dengan kebutuhan yang diperlukannya, sehingga jumlah produk atau bahan mentah yang tersedia ini tidak bisa diketahui  secara  otomatis  hal  ini  sangat  berpengaruh  terhadap  proses  produksi.  Oleh  karena  itu  penerapan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan kegiatan yang ada di perusahaan dapat membantu pencatatan yang dilakukan oleh sistem sehingga aktivitas ini akan berjalan dengan efektif dan efisien. Selain itu   sistem informasi ini dibangun guna dapat memberikan kemudahan dalam pengolahan dan pengelolaan data di gudang, sehingga  diharapkan  dengan  dibangunnya  sistem  informasi  ini  maka  data  persediaan  bahan  baku  maupun barang  jadi  dapat  di  olah  dan  dikelola  secara  lebih  tepat  dan  akurat  serta  sebagai  pencegahan  terhadap manipulasi data [5].
Berdasarkan  dari  latar  belakang  yang  telah  diuraikan  sebelumnya,  maka  perumusan  masalah  dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: “Bagaimana proses bisnis yang sedang berlangsung saat ini di CV Tasifa Jaya?”,  “Bagaimana  penerapan  pemanfaatan  sistem  agar  menjadi  lebih  efisien  serta  perbaikan  dalam manajemen pergudangan dan produksi perusahaan?”.
Adapun tujuan dalam penelitian ini diuraikan dalam pokok-pokok berikut yaitu: Mengidentifikasi proses bisnis yang sedang berlangsung di CV Tasifa Jaya.
Mengidentifikasi  dan  merancang  sistem  informasi  agar  menjadi  lebih  efisien  serta  mengetahui  perbaikan dalam memanajemenkan pergudangan dan produksi perusahaan.

## B. Metode Penelitian
Sistem merupakan kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan dan bersinergi secara teratur dari seluruh unsur dan elemen yang ada didalamnya, sehingga sistem  diperlukan sebagai pedoman bagi suatu organisasi maupun kesatuan kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan [6]. Sedangkan informasi merupakan data yang sudah melalui pengolahan dan analisis sehingga memiliki arti dan nilai nyata bagi orang yang menerima untuk proses  pengambilan keputusan[7]. Adapun  pengertian  sistem  informasi  adalah  suatu  kombinasi  yang saling terintegrasi antara manusia, perangkat keras, perangkat lunak , jaringan komunikasi dan dan data dalam sebuah perusahaan atau organisasi [8].
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode Prototype dimana pada metode ini memiliki fase analisis yang cukup menyeluruh yang digunakan untuk mengumpulkan kebutuhan dan mengembangkan ide- ide untuk konsep sistem [9]. Sehingga metode ini dipilih agar sistem manajemen gudang dan produksi yang akan  dibuat  dapat  sesuai  dengan  kebutuhan user, kesalahan  sistem  dapat  diketahui  lebih  cepat  karena user diberikan kesempatan untuk melakukan uji coba prototype dan pembangunan sistem dilakukan secara cepat.

## Jurnal Riset Teknik Industri (JRTI)
Pengembangan sistem informasi ini dilakukan di CV Tasifa Jaya yang memiliki tiga stakeholder yaitu gudang,  produksi  dan  admin.  Berdasarkan  penelitian  terdahulu  pemodelan  interaksi  sistem  digambarkan dengan Use Case Digaram guna mendeskripsikan tingkah laku dalam berbagai kondisi saat sistem menanggapi permintaan  dari  aktor  [10].  Sedangkan  pengembangan  proses  sistem  dilakukan  dengan Bussiness  Process Model and Notation 2.0 dan untuk pemodelan data menggunakan Entitiy Relationship Diagram (ERD).

## C. Hasil dan Pembahasan
Penelitian dilakukan di CV Tasifa Jaya pada bagian pergudangan dan produksi. Tahapan pertama dalam pengembangan sistem informasi adalah perencanaan sistem dimana peneliti akan mengidentifikasikan sistem saat ini untuk mengetahui system request sebagai dasar pengembangan sistem serta menganalisis kebutuhan fungsional  dan  non-fungsional  bagi  pengguna.  Berikut  merupakan  tabel  dari system  request, kebutuhan fungsional dan non-fungsional yang akan ditunjukan pada Tabel 1 sampai dengan Tabel 3.
Tabel 1. System Request
System Request – Sistem Informasi Manajemen Gudang dan Produksi
Sponsor proyek : CV. Tasifa Jaya
Kebutuhan Bisnis : Pekerja dapat menggunakan aplikasi untuk mempermudah:
- Kegiatan penerimaan bahan mentah, perhitungan bahan mentah baik penambahan ataupun pengurangan bahan mentah.
- Kegiatan produksi yang terdiri dari penjadwalan produksi dan perhitungan hasil produksi.
- Kegiatan penyimpanan barang jadi dan laporan hasil produksi.
Persyaratan bisnis : Fungsi atau fitur yang harus ada dan dimiliki oleh sistem secara spesifik antara lain:
- Sistem dapat menampilkan nama dan stok barang.
- Sistem dapat melakukan pembaruan terhadap stok barang.
- Sistem dapat memisahkan fitur-fitur yang dapat diakses sesuai dengan kebutuhan pengguna ( user ).
- Sistem dapat membuat laporan hasil produksi.
Nilai bisnis : Pembangunan sistem dapat memberikan dampak terhadap waktu yang dibutuhkan untuk memeriksa, menghitung dan menginformasikan stok bahan mentah lebih cepat, sehingga dapat mempercepat  proses produksi.
Isu khusus dan batasan : Sistem dibutuhkan dalam waktu dekat.

## Tabel 2. Kebutuhan Fungsional
Bagian
No  Kebutuhan Fungsional Sistem
Gudang
1 Sistem dapat menyimpan data bahan mentah dan barang jadi.
2 Sistem dapat menampilkan stok bahan mentah dan bahan jadi.
3 Sistem menyediakan fitur Log In.
4 Sistem dapat menyimpan data vendor baru.
5 Sistem dapat membantu dalam membuat dan menyimpan data penerimaan dan pengeluaran bahan mentah serta barang jadi.
Produksi  1 Sistem dapat melihat stok bahan mentah
Tabel 2. Kebutuhan Fungsional (Lanjutan) Bagian No  Kebutuhan Fungsional Sistem Produksi 2 Sistem dapat membuat jadwal produksi
3 Sistem dapat melakukan pengurangan bahan mentah secara otomatis
4 Sistem dapat melakukan penambahan hasil produksi
Elsa Novia Sari et al . Perancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang dan Produksi di CV Tasifa Jaya
5 Sistem menyediakan fitur Log In.
6 Sistem dapat menampilkan riwayat hasil produksi
Administrator
1 Sistem dapat menyimpan dan mengubah data pegawai.
2 Sistem dapat melakukan pembelian bahan mentah untuk dikirim ke pemasok
3 Sistem dapat membantu dalam membuat dan menyipan dokumen laporan hasil produksi dan keluar masuk produk ke gudang.
4 Sistem menyediakan fitur Log In.
5 Sistem dapat melihat aktivitas di gudang dan di produksi
6 Sistem dapat menampilkan penjualan produksi
7 Sistem dapat menyimpan dan mengubah data supplier .
8 Sistem dapat menyimpan dan mengubah data konsumen.

## Tabel 2. Kebutuhan Fungsional (Lanjutan)
Kebutuhan Non-Fungsional
Kebutuhan Operasional ( Hardware dan Software) • Processor: intel(R) core(TM) i7- 4720HQ CPU @2.60GHz
• Harddisk: 2TB atau lebih
• RAM: 8 GB atau lebih
• Sistem operasi Windows 10 atau 11.
• Google Chrome
• Jaringan LAN.
• Perangkat keras keyboard , mouse dan printer.
Kebutuhan Keamanan
Sistem aplikasi maupun database yang dirancang dilengkapi dengan kata sandi yang dimiliki level user yang berbeda dan hanya bisa diakses oleh staf terkait. Kebutuhan Kinerja Waktu pemrosesan produksi, stok barang dan laporan dapat dilakukan dengan cepat.
Tahapan kedua adalah pemodelan sistem, dimana pada tahapan ini analisis kebutuhan dari fungsional dan  non-fungsional  yang  ada  akan  dimodelkan  secara  logis  dan  fisik.  Gambar  1  menunjukkan  pemodelan interaksi  sistem  logis  yang  digambarkan  dengan Use  Case  Diagram (UCD)  sehingga  dapat  mengetahui gambaran  aktor  yang  akan  terlibat  dalam  sistem  dan  bagaimana  aktor  itu  berinteraksi  terhadap  sistem. Selanjutnya adalah pemodelan perancangan proses secara logis akan digunakan untuk tiga aktor yang terdiri dari staff gudang,  staff  produksi  dan  admin.  Proses  perancangan  logis  ini  diawali  dengan  melakukan pembuatan  jadwal  produksi  yang  dilakukan  oleh  bagian  produksi.  Setelah  dilakukan  pembuatan  jadwal produksi,  selanjutnya  melakukan  perencanaan  kebutuhan  material  yang  akan  digunakan  untuk  melakukan produksi.  Kemudian  dibuatkan daftar  kebutuhan  material  yang  akan  digunakan,  selanjutnya  bagian  gudang memeriksa  ketersediaan  stok  bahan  mentah  melalui  sistem  yang  telah  dibangun.  Jika  bahan  mentah  yang dibutuhkan tersedia maka bagian gudang akan mengirim pemberitahuan kepada bagian produksi berdasarkan ketersediaan bahan mentah. Namun apabila bahan mentah yang dibutuhkan tidak tersedia maka bagian gudang akan membuat purchase requestion dikirim kebagian admin agar segera menghubungi pemasok untuk segera mengirimkan bahan mentah sesuai dengan permintaan. Bahan mentah yang sudah datang diperbaharui stoknya dan  akan  dikirimkan  kebagian  produksi  untuk  segera  dilakukan  produksi.  Setelah  mengetahui  jadwal  dan perencanaan  produksi,  maka  bagian  produksi  akan  melakukan  produksi  sesuai  dengan  jadwal  yang  telah ditentukan. Produk yang  telah  selesai  diproduksi  akan  segera  di  input  kedalam  sistem  agar  dapat  diketahui riwayat hasil produksi setiap harinya. Kemudian hasil produksi barang jadi ini akan dikirim kebagian gudang untuk segera di kirimkan dan disimpan. Bagian gudang akan melakukan pengiriman yang disesuaikan dengan pemesanan  dari  konsumen,  pemesanan  ini  dapat  diterima  oleh  pihak  gudang  maupun  admin  perusahaan. Admin  perusahaan  juga  dapat  membuat  riwayat  hasil  pemesanan,  produksi  yang  dihasilkan  maupun pengurangan  produk.  Proses  secara  logis  ini  dapat  dilihat  pada  Gambar  2  yang  dimodelkan  dengan menggunakan diagram BPMN.
Gambar 1. Pemodelan Interaksi Sistem Logis
Gambar 2. Pemodelan Proses Sistem Logis
Model struktur data logis dapat menggambarkan relasi antar data yang ada pada sistem baru kemudian data  ini  nantinya  menjadi  dasar  sebuah  basis  data.  Pemodelan  ini  akan  digambarkan  dengan Entitiy Relationship  Diagram (ERD)  dimana  entitas  yang  ada  didalamnya  terdiri  dari purchase  order, karyawan, pelanggan, pemasok, bahan mentah, barang jadi, riwayat barang mentah, riwayat barang jadi, produksi dan pengiriman. Setelah melakukan pemodelan sistem secara logis Gambar 3 dan selanjutnya adalah melakukan perancangan secara fisik. Perancangan fisik merupakan suatu transformasi proses dari perancangan proses dan perancangan  data  sistem  secara  logis  sehingga  dapat  disesuaikan  dengan  sistem  yang  telah  dibangun. Perancangan  ini  dapat  menggambarkan  proses  yang  akan  berjalan  pada  suau  sistem  yang  baru.  Adapun Sturktur data fisik dirancang untuk menggambarkan penjalaran data secara jelas.  Perancangan sistem secara
logis dapat dikatakan  belum menentukan apakah sistem tersebut digunakan dalam aplikasi yang akan dibuat maka dilanjutkan untuk melakukan perancangan data fisik yang ditunjukan oleh Gambar 4.
Gambar 3. Pemodelan Struktur Data Logis
Gambar 4. Pemodelan Struktur Data Fisik
Kemudian dilanjutkan dengan membuat rancangan proses fisik yang dapat menggambarkan proses yang nantinya  akan  berjalan  pada  sistem  yang  telah  dibangun.  Pada  perancangan  proses  fisik,  aktivitas-aktivitas yang dapat dilakukan didalam aplikasi akan digambarkan dengan simbol mulai yang diawali dengan Log in terlebih dahulu. Sehingga setiap pengguna akan masuk kedalam sistem sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan setiap bagiannya. Pemodelan proses fisik dapat dilihat pada Gambar 5.
Tahap  terakhir  dari  metode prototype ini  adalah  pembangunan  atau  implementasi  sistem  ( prototype ) yang dibuat berdasarkan dari hasil perancangan sistem informasi yang akan dibangun. Pembangunan sistem informasi  ini  dilakukan  sebagai  implementasi  tahap  akhir  dari  suatu  pengembangan  sistem  informasi  yang
terdiri dari penggabungan antarmuka sistem yang dapat dilihat pada Gambar 6 dan pembangunan sistem basis data ( database ) dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 5. Pemodelan Proses Fisik
Gambar 6. Antarmuka Sistem
Secara umum penelitian ini menghasilkan rancangan sistem informasi Manajemen Gudang dan Produksi yang dapat menyelesaikan beberapa masalah yang ada di CV Tasifa Jaya diantaranya dengan memberikan kebutuhan pencatatan stok bahan mentah maupun barang jadi dengan menginput jumlahnya terhadap sistem sehingga dapat diketahui secara otomatis tanpa melakukan perhitungan dan pencatatan lagi apabila ada barang masuk maupun keluar.

## D. Kesimpulan
Perancangan sistem informasi manajemen gudang dan produksi pada CV Tasifa Jaya, terdapat beberapa perubahan proses bisnis saat ini apabila dibandingkan dengan proses bisnis logis dan fisik yang telah dibuat dan dirancang. Dibangunnya sistem informasi mengakibatkan beberapa aktivitas sebelumnya yang dilakukan secara  manual  sekarang  digantikan  dengan  menjadi  lebih  otomatisasi  dan  sederhana.  Dengan  adanya pemanfaatan  sistem  yang  berdasarkan  kepada  kebutuhan  sistem  dan  hasil  perancangan  pembangunan prototype, maka  perencanaan  perancangan  pengembangan  sistem  informasi  ini  dilanjutkan  ketahapan perancangan dan implementasi. Sistem manajemen gudang dan produksi diharapkan mempermudah pegawai atau pengguna dalam mendapatkan berbagai macan informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan sehingga aktivitas gudang dan produksi yang ada di perusahaan berjalan dengan lebih efisien khususnya pada bagian pencatatan barang keluar maupun barang masuk.

## Daftar Pustaka
[1] Sari dan Nuari, E,. 2017. Rancang Bangun Sistem Informasi Persediaan Barang Berbasis Web Dengan Metode Fast (Framework For The Applications). Jurnal PILAR Nusa Mandiri. 13 (2): 261-266.
[2] A.  Firmansyah  and  Yan  Orgianus,  “Perancangan  Sistem  Informasi  Dana  Sosial  di  Baitul  Maal Universitas Islam Bandung,” J. Ris. Tek. Ind. , pp. 141–150, 2022, doi: 10.29313/jrti.v2i2.1284.
[3] H. M. Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi, 3rd ed. Yogyakarta: Andi Yogyakarta, 2008.
[4] David E Mulcahy., 1994. Warehouse distribution and operations handbook . Newyork: McGraw-Hill.
[5] Listiani,  Supena  dan  Rukmana,  O,.  2019.  Perancangan  Sistem  Informasi  Manajemen  Warehouse Persediaan  Bahan  Baku  (Studi  Kasus:  PT  Lawe  Adyaprima  Spinning  Mills).  Prosiding  Teknik Industri. 5 (1): 111-118
[6] Deni dan Kunkun., 2016. Sistem Informasi  Manajemen. Edisi 4.  Bandung: PT Remaja Rosdakarya Offset.
[7] Wallace, P., 2014 . Introduction to Information Systems . edisi 2. New Jersey: Pearson Education.
[8] Yunaeti, E., & Rita., 2017. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: CV. Andi Offset.
[9] Dennis, Wixom, dan Roth., 2014 . Systems Analysis and Design, The 6th Edition of Systems Analysis and Design continues to offer a hands-on approach to SAD while focusing on the core set of skills that all analysts must posses. Jerman: Wiley.
[10] Hermanto dan Khalimah, S,. 2020. Rancang Bangun Sistem Informasi Pergudangan Berbasis Website. Jurnal Ilmu Komputer dan Desain Komunikasi Visual. 5 (1): 2541-4550.