Vol. 4, No. 2 November 2022, ISSN 2723-4371, E-ISSN 2723-5912

## Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Menyurat Berbasis Website Pada Kecamatan Sooko
Dita Nurmadewi *1) , Pradita Maulidya Effendi 2)
1) Sistem Informasi, Fakultas Teknik, Informasi, dan Komputer, Universitas Bakrie Jalan H.R Rasuna Said No.2, Kota Jakarta, 12940, Indonesia
2) Sistem Informasi, Fakultas Teknologi dan Informatika, Universitas Dinamika Jalan Raya Kedung Baruk 98, Kota Surabaya, 60298, Indonesia Email: dita.nurmadewi@bakrie.ac.id 1) , pradita@dinamika.ac.id 2)

## Abstrak
Salah satu bentuk implementasi digitalisasi pelayanan di pemerintah adalah sistem pengarsipan surat menyurat. Kecamatan Sooko yang berada di Ponorogo, Jawa Timur, memiliki kegiatan pengarsipan surat sepanjang bulan. Dalam pelaksanaannya, pengelolaan arsip surat menyurat ini masih dilakukan dengan  cara  tradisional,  yakni  menyimpan  satu-per-satu  ke  dalam  map-map  tertentu.  Hal  ini mengakibatkan  ada  surat  yang  tidak  tersimpan karena  hilang atau  terbuang,  serta  berdampak  pada menumpuknya  surat.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  membangun  sebuah  sistem  informasi  surat menyurat di Kecamatan Sooko berbasis website. Sistem ini dibangun menggunakan model Waterfall, dengan  bahasa  pemrograman  PHP  dan  basis  data  MySQL.  Pengumpulan  data  dilakukan  dengan observasi  dan  wawancara  kepada  pihak-pihak  Kecamatan  Sooko.  Sistem  informasi  yang  dibuat menghasilkan  delapan  menu  yang  didalamnya terdapat fitur input data,  ubah  data,  hapus  data,  dan cetak seluruh data. Sistem informasi ini sangat membantu pegawai administrasi dan Camat Kecamatan Sooko dalam mengelola data dan melihat daftar yang masuk dan keluar secara berkala.

## Kata kunci: Surat menyurat, surat masuk, surat keluar, sistem informasi, website

## 1. Pendahuluan (Introduction)
Dalam  laporan  Status  Literasi  Digital  di  Indonesia  tahun  2021,  Kementerian  Komunikasi  dan Informatika melakukan penilaian terhadap indeks literasi digital untuk 34 provinsi di Indonesia dengan skala penilaian 1 sampai dengan 5. Pada hasil tersebut menunjukkan bahwa provinsi Jawa Timur berada di posisi 13 dari 34 provinsi dengan nilai 3,55. Artinya, secara umum tingkat literasi digital masyarakat Jawa  Tmur  berada di  level  sedang  (Kominfo  &  KIC,  2022). Masyarakat Jawa Timur sebagian  besar diasumsikan telah mampu mendefinisikan, mengakses, maupun mengelola dan menghasilkan informasi yang  akurat  melalui  teknologi  digital  (UNESCO  (2018)). Sejalan  dengan  hasil  evaluasi  Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang dilakukan oleh Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) di tahun 2021 untuk wilayah Jawa Timur, Pemerintah Kabupaten Ponorogo merupakan salah satu kabupaten di Jawa Timur yang mendapat predikat indeks SPBE cukup (Menpan, 2021).
Saat ini, banyak pemerintah daerah yang  bergegas saling membangun inovasi digitalisasi dalam pelayanan publik, dimulai dari kecamatan, kelurahan, hingga dinas-dinas terkait. Digitalisasi pelayanan publik di kecamatan salah satunya dapat diterapkan pada proses pengarsipan. Sistem kearsipan berperan selaku memori kolektif lembaga ( corporate memory ), media informasi, atau sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan (Nozomi, I., & Hamzah, 2018). Dokumen administrasi yang sering diarsip oleh sebuah lembaga adalah surat yang masuk dan surat yang keluar. Surat menyurat ini penting bagi suatu lembaga pemerintahan, karena setiap surat yang masuk dan keluar tidak hanya menjadi perlengkapan komunikasi,  namun  juga  sebagai  fakta  autentik  (Susanto,  A.,  Septiani,  N.  W.  P.,  &  Lestari,  2021). Seperti pada penelitian di PT. BPR Sentral Mitra  Sejahtera (SMS) oleh Mayasari (Mayasari, M. S., Andrika, Y., Fitriyani, F., & Zailun, 2020), sistem pengarsipan yang telah bergerak ke sistem digital
dapat merubah sistem kinerja tata usaha   dalam  proses  pengarsipan  surat  menyurat  menjadi  lebih efektif dan efisien.
Kecamatan Sooko yang berada di Ponorogo, Jawa Timur, juga aktif dalam melakukan pengarsipan surat  masuk  dan surat  keluar  sebagai  kegiatan  administrasi rutin  setiap  bulannya.  Selama  ini,  proses pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar  masih  dilakukan  dengan  memasukkan  satu-per-satu  surat masuk atau surat keluar ke dalam map-map yang telah disediakan. Tidak jarang dalam prosesnya, masih banyak surat yang belum disimpan di dalam map karena telah hilang, terselip, atau bahkan terbuang dengan tidak sengaja.  Hal ini berdampak pada jumlah surat yang  direkap belum tentu sesuai dengan jumlah masuk dan keluarnya surat sebenarnya, serta adanya penumpukan berkas dari tahun ke tahun. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk membangun sebuah sistem informasi pengarsipan surat masuk dan keluar (surat menyurat) berbasis website pada Kecamatan Sooko agar surat masuk dan surat keluar dapat terekam secara efektif dan efisien.

## 2. Metode Penelitian (Methods)
Penelitian ini dijalankan melalui beberapa tahapan, diantaranya adalah tahap pengumpulan data, tahap pengembangan sistem, dan tahap implementasi sistem.

## Gambar 1. Tahapan Penelitian

## Tahap Pengumpulan Data
Pada  tahap  pengumpulan  data  dilakukan  dengan  dua  cara,  yakni  observasi  dan  wawancara. Observasi dilakukan dengan mengamati proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang ada saat ini  di  Kecamatan  Sooko.  Dalam  menggali  permasalahan  serta  data-data  yang  dibutuhkan,  kami melakukan wawancara dan diskusi kepada Camat dan pegawai bagian Administrasi.

## Tahap Pengembangan Sistem
Tahap pengembangan sistem pada penelitian ini menggunakan  model ( System Development Life Cycle )  SDLC Waterfall yang  pada  tahapannya  diilustrasikan  melalui  Gambar  2.  Model Waterfall merupakan pendekatan siklus hidup pengembangan sistem yang sistematis, dimana setiap langkah yang dikerjakan  harus  diselesaikan  terlebih  dahulu sebelum  masuk  ke  langkah berikutnya  (Ganney et al., 2020).
Gambar 2. Model Waterfall
a. Requirement Specification
Pada  tahap Requirement  Specification akan  dilakukan  analisa  kebutuhan  fungsional  dan  non- fungsional sistem.
Pengumpulan Data Pengembangan Sistem Implementasi Sistem
b. Design
Pada tahap design , akan dilakukan desain sistem yang meliputi Data Flow Diagram (DFD) dan Use Case System
c. Development
Pada tahap development , akan dilakukan pengkodean menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database management system (DBMS) yang digunakan adalah MySQL.
d. Testing
Setelah  program  selesai  dibuat,  tahap  selanjutnya  adalah  melakukan  pengujian  sistem.  Pada penelitian  ini,  pengujian  sistem  dilakukan  dengan blacbox  testing . Blackbox  testing merupakan pengujian yang dilakukan untuk mengamati hasil input dan output dari program tanpa mengetahui struktur kode dari program tersebut (Setiawan, 2021).
e. Maintenance
Tahap maintenance akan dilakukan setelah program diimplementasikan di Kecamatan Sooko.

## Tahap Implementasi Sistem
Pada  tahap  implementasi  sistem,  dilakukan  instalasi  DBMS  MySQL  dan  migrasi  database  ke DBMS  Kecamatan  Sooko.  Kemudian  pegawai  bagian  Administrasi  dan  Camat  akan  diberikan  hak akses untuk masuk ke dalam program.

## 3. Hasil dan Pembahasan (Results and Discussions)
Berdasarkan  hasil  pengumpulan  data  yang  telah  dilakukan,  didapatkan  beberapa  permasalahan yang menjadi pokok pada penelitian ini, yakni (1) kegiatan pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Sooko masih dilakukan dengan memasukkan surat satu-per-satu ke dalam map, (2) surat yang  terlalu  banyak  disimpan  di  dalam  map  membuat  surat  menumpuk.  Oleh  karena  itu,  sistem informasi  dibutuhkan  untuk  membantu  menyelesaikan  permasalahan  tersebut.  Hasil  pelaksanaan penelitian dijabarkan sebagai berikut.

## Analisis Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan  fungsional  berisi  proses-proses  apa  saja  yang  nantinya  disediakan  oleh  sistem (MateriDosen, 2017). Pada penelitian ini, kebutuhan fungsional sistem terdiri atas lima kebutuhan yang dijabarkan pada Tabel 1.
Tabel 1. Kebutuhan Fungsional No Kebutuhan Fungsional 1 Sistem dapat melakukan login dan logout
2 Sistem dapat menampilkan halaman dashboard dan menu
3 Sistem  dapat  melakukan  proses  pengelolaan  surat  masuk,  meliputi input, update, delete, search , dan cetak
4 Sistem  dapat  melakukan  proses  pengelolaan  surat  keluar,  meliputi input, update, delete, search , dan cetak
5 Sistem dapat melakukan proses pengelolaan disposisi surat, meliputi
input, update, delete, search , dan cetak

## Use Case System Diagram
Pada diagram use case system ini disajikan interkasi antara sistem dengan pengguna. Use case system menggambarkan  fungsionalitas  sistem  dari  sudut  pandang  pengguna.  Gambar  3  merupakan diagram use case system untuk pembuatan sistem informasi surat menyurat di Kecamatan Sooko.

## Gambar 3. Use Case System Diagram

## Implementasi Sistem
Berdasarkan hasil analisis kebutuhan sistem dan desain sistem yang telah dilakukan, implementasi pengkodean sistem informasi surat  menyurat  pada  Kecamatan  Sooko menghasilkan  8 (delapan)  fitur menu, yang beberapa diantaranya ditunjukkan sebagai berikut.

## Halaman Login
Halaman  login  digunakan  pengguna  untuk  dapat  masuk  ke  dalam  sistem.  Pada  halaman  ini, pengguna akan diminta untuk memasukkan username dan password sesuai dengan yang ditentukan.
Vol. 4, No. 2 November 2022, ISSN 2723-4371, E-ISSN 2723-5912
Gambar 4. Halaman Login

## Halaman Beranda
Halaman beranda merupakan halaman awal setelah pengguna berhasil login ke dalam aplikasi. Pada halaman ini ditunjukkan dashboard dan menu-menu yang ada di sistem, sehingga memudahkan pengguna untuk melihat informasi.

## Gambar 5. Halaman Beranda

## Halaman Data Pimpinan
Halaman data pimpinan digunakan untuk menyimpan data pimpinan yang sedang menjabat di Kecamatan Sooko. Pengguna dapat melakukan tambah data baru, ubah data pada data sebelumnya, dan hapus data pimpinan yang diinginkan.

## JAIIT (Journal of Advances in Information and Industrial Technology)
Vol. 4, No. 2 November 2022, ISSN 2723-4371, E-ISSN 2723-5912

## Halaman Data Klasifikasi Surat
Halaman  data  klasifikasi  surat  digunakan  untuk  menyimpan  klasifikasi  surat  yang  masuk ataupun yang keluar. Pada halaman ini, pengguna juga dapat mengisi deskripsi terkait klasifikasi yang dimasukkan. Pengguna juga dapat melakukan aksi tambah klasifikasi baru, ubah data klasifikasi, dan hapus data klasifikasi.
Gambar 7. Halaman Data Klasifikasi Surat

## Halaman Surat Masuk
Halaman surat masuk merupakan menu yang digunakan untuk menyimpan data surat masuk di Kecamatan Sooko. Pada halaman ini, terdapat fitur untuk memasukkan file surat dengan format PDF, sehingga lampiran surat dapat terekam di sistem.

## Gambar 8. Halaman Surat Masuk

## Halaman Surat Keluar
Halaman surat keluar merupakan menu untuk menyimpan data surat keluar yang dikirim dari Kecamatan Sooko ke instansi lain. Di halaman ini, pengguna dapat melakukan tambah data surat keluar baru, ubah data, dan hapus data. Pengguna juga dapat mencetak daftar surat keluar yang telah disimpan.
Vol. 4, No. 2 November 2022, ISSN 2723-4371, E-ISSN 2723-5912

## Halaman Disposisi
Halaman disposisi merupakan halaman untuk menyimpan data disposisi surat masuk yang ada di Kecamatan Sooko. Menu ini memudahkan pegawai administrasi untuk mendisposisi langsung surat kepada Camat. Pegawai juga dapat mencetak daftar disposisi surat yang telah dimasukkan.
Gambar 10. Halaman Disposisi

## 4. Kesimpulan (Conclusion)
Penelitian ini menghasilkan solusi untuk permasalahan dalam proses surat menyurat di Kecamatan Sooko yang dikaitkan dengan teknologi informasi. Solusi yang diberikan adalah sebuah sistem informasi surat menyurat berbasis website untuk memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Adanya sistem informasi ini juga menjadikan proses surat menyurat lebih efisien dikarenakan semua data telah disimpan ke database dan sistem ini dapat meminimalisir kesalahan dalam pengarsipan surat.  Proses mencetak laporan ataupun daftar surat menjadi lebih efektif dengan adanya sistem ini. Data-data pada sistem juga telah disesuaikan dengan kebutuhan Kecamatan Sooko, sehingga dalam penerapannya dapat memberikan  hasil  informasi  yang  akurat.  Dalam  penelitian  ini  tentunya  masih  memiliki  banyak kekurangan,  yang  mana  sistem  belum  dapat  diintegrasikan  dengan  berbagai  instansi  yang  ada  di Ponorogo,  sehingga  proses  pemberian  surat  dari  atau  ke  Kecamatan  Sooko  masih  dilakukan  secara manual. Untuk penelitian ke depan diharapkan sistem ini dapat memiliki fitur penerimaan surat masuk dan keluar online yang juga terhubung dengan berbagai instansi di Kecamatan Sooko.

## Ucapan Terima Kasih (Acknowledgement)
Ucapan terima kasih dihaturkan untuk Camat beserta jajarannya di Kecamatan Sooko yang telah membantu penulis dalam memberikan dukungan data, informasi, serta saran kepada penulis untuk dapat menyelesaikan penelitian.

## Daftar Pustaka
Ganney,  P.  S.,  Pisharody,  S.,  &  Claridge,  E.  (2020).  Chapter  9  -  Software  engineering.  In Clinical Engineering  (Second  Edition) (pp.  131–168).  https://doi.org/https://doi.org/10.1016/B978-0-08- 102694-6.00009-7
Kominfo,  &  KIC.  (2022). Provinsi  dengan  Literasi  Digital  Terbaik  Nasional  pada  2021 . https://databoks.katadata.co.id/datapublish/2022/07/13/ini-provinsi-dengan-literasi-digital- terbaik-nasional-pada-2021
MateriDosen.  (2017). Perbedaan  Kebutuhan  Fungsional  dan  Non  Fungsional,  Lengkap  Contoh  dan Penjelasan . https://www.materidosen.com/2017/03/perbedaan-kebutuhan-fungsional-dan- non.html
Mayasari, M. S., Andrika, Y., Fitriyani, F., & Zailun, Z. (2020). Optimalisasi Aplikasi Surat Menyurat Pada  PT.  BPRSentral  Mitra  Sejahtera  (SMS)  Sungailiat. Simetris:  JurnalTeknik  Mesin,  Elektro Dan Ilmu Komputer , 11 (1), 185–196.
Menpan.  (2021). Hasil  Evaluasi  Sistem  Pemerintahan  Berbasis  Elektronik  Pada  Kementerian, Lembaga, Dan Pemerintah Daerah Tahun 2021 .

## JAIIT (Journal of Advances in Information and Industrial Technology)
Vol. 4, No. 2 November 2022, ISSN 2723-4371, E-ISSN 2723-5912
Nozomi, I., & Hamzah, M. (2018). Aplikasi Pengolahan Data Surat Izin Usaha Angkutan Barang pada Kantor  Dinas  Perhubungan  Kabupaten  Lima  puluh  Kota. INTECOMS:  Journal  of  Information Technology and Computer Science , 1 (1), 110–118. https://doi.org/https://doi.org/https://doi.org/10.31539/intecoms.v1i1.167
Setiawan,  R.  (2021). Black  Box  Testing  Untuk  Menguji  Perangkat  Lunak .  Dicoding  Blog. https://www.dicoding.com/blog/black-box-testing/
Susanto, A., Septiani, N. W. P., & Lestari, M. (2021). Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk  Surat  Keluar  dan  SPPD  Dikelurahan  Jatijajar. Jurnal  Riset  Dan  Aplikasi  Mahasiswa Informatika (JRAMI) , 2 (1).