## ANALISIS FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENDISTRIBUSIAN REKAM MEDIS KE POLIKLINIK RAWAT JALAN DI RSUD DOLOKSANGGUL
Sukaria Nababan*) ; Notapiaman Harepa
Author: sukariana.baban@stikeskb.ac.id
Program Studi S1-Administrasi Rumah Sakit STIKes Kesehatan Baru

## Abstrak
Waktu tunggu pasien merupakan salah satu tolak ukur dalam aspek mutu pelayanan Kesehatan. Jika  rekam  medis  sampai  di  poliklinik  rawat  jalan  dengan  tepat  waktu,  maka  pelayanan  akan tepat  waktu  pula  sehingga  dapat  meminimalisir  waktu  tunggu  pasien.  Berdasarkan  hasil  studi pendahuluan  yang  dilakukan  pada  bulan  Desember  2020  di  RSUD  Doloksanggul,  17  dari  25 rekam  medis  mengalami  keterlambatan  (68%)  saat  didistribusikan  ke  poliklinik  rawat  jalan karena melebihi standar waktu penyediaan rekam medis yaitu ≤ 10 menit. Tujuan dari  penelitian ini  adalah  untuk  mengetahui  faktor  penyebab  keterlambatan  pendistribusian  rekam  medis  ke poliklinik  rawat  jalan  di  RSUD  Doloksanggul.  Jenis  penelitian  ini  adalah  deskriptif  kualitatif. Metode  yang  digunakan  yaitu  wawancara,  observasi  dan  studi  dokumentasi.  Hasil  Penelitian tentang  keterlambatan  pendistribusian  rekam  medis  ke  poliklinik  rawat  jalan  disebabkan  oleh faktor man , yaitu kedisiplinan petugas. Kemudian faktor materials, yaitu kerusakan pada rekam medis, kejadia misfile (salah letak), serta rekam medis tidak ditemukan di rak filing. Selanjutnya ada faktor machines, yaitu terjadi gangguan  atau error pada komputer  atau printer, rak  rekam medis  belum  memadai, tracer  yang  tersedia  belum  layak.  Kemudian  faktor methods,  yaitu respon  time pengiriman  rekam medis belum sesuai dengan Standar Prosedur Operasional.

## Kata Kunci: Keterlambatan pendistribusian rekam medis

## Abstract
[English Title : Analysis Of The Factors Causing Delay In The Distribution Of Medical Records To  The  Outpatient  Clinic  At  The  Doloksanggul  Hospital].  Patient’s  waiting  time  is  one  of  the measure  in  the  aspect  of  health  service  quality.  If  medical  records  are  received  at  an outpatient polyclinic on time, then the service will be on time as well as to minimize patient’s waiting  time.  Based  on  the  results  of  a  preliminary  studies  conducted  in  December  2020  at Doloksanggul,  17  out  of  25  medical  records  experienced  delays  (68%)  when  distributed to  outpatient    polyclinics    because    it    exceeds    the    standard    time    for    providing    medical records around ≤ 10 minutes. The purpose of this study was to determine the factors causing the delay in distributing medical records to outpatient polyclinics at the Doloksanggul hospital. This type  of  the  researches  is  descriptive  qualitative.  The  methods  used  are  interviews,  observation and documentation study.  The  results of the  researches  is about the  delayed in  distributing medical records to outpatient polyclinics were caused by human factors, called the discipline of the  officers.    Then  the  other  factors  like  materials’  factors,  called  damage  to  medical  records, misfile events (misplaced), and medical records were not found on the filing’s rack. The next one there  is  machines’  factors,  such  as  a  disturbance  or  an  error  on  the  computer  or  printer, insufficient  medical  record’s  shelves,  and  the  available  tracer  is  not  yet  feasible.  Furthermore, there  is  method’s  factors  such  as  the  response’s  time  for  sending  medical  records  is  not  in accordance with the Standar Procedur Operational.

## Keywords: The delayed in distribution of medical records 1. Pendahuluan
Undang-Undang  No.44  Tahun  2009 tentang  Rumah  Sakit  menjelaskan  bahwa, pada  hakekatnya  rumah  sakit  merupakan institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan  pelayanan  rawat  inap,  rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karakter  tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan  kesehatan,  kemajuan  teknologi dan  kehidupan  sosial  ekonomi masyarakat yang    harus    tetap    mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau  oleh  masyarakat agar   terwujud derajat   kesehatan   yang setinggi-tingginya. UU Nomor 44 tahun 2009 tentang membuat, melaksanakan,  dan  menjaga  standar  mutu pelayanan dirumah sakit, digunakan sebagai   acuan  dalam melayani pasien.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/
Per/III/2008  bab  I  pasal  1,  Rekam  Medis adalah    berkas  yang  berisikan    catatan    dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,  pengobatan,  Tindakan    dan pelayanan    lain    yang    telah  diberikan kepada  pasien.  Unit  rekam  medis  yang
bertugas menyelenggarakan proses pengelolaan    serta  penyimpanan  rekam medis. Rekam medis merupakan  aspek yang menggambarkan   mutu   pelayanan terhadap pasien.  Standar  pelayanan  minimal    rumah sakit  digunakan  sebagai  acuan  dalam menjalankan mutu pelayanan untuk mencapai  kinerja terbaik  dari  sebuah  rumah sakit.
Salah  satu  tolak  ukur  dalam  aspek mutu  pelayanan  kesehatan  adalah  akses terhadap pelayanan tersebut dengan indikator  waktu  tunggu  pasien.  Semakin cepat  berkas  rekam  medis  sampai  di poliklinik  maka  semakin  cepat  pelayanan yang  diberikan  kepada  pasien  (Supriadi dan Damayanti,2019).  Penyediaan  rekam  medis pelayanan  rawat  jalan  dimulai  dari pasien mendaftar hingga dokumen tersebut disiapkan,  ditemukan,  kemudian  diberikan kepada petugas di poliklinik tujuan pasien.
Menurut
Keputusan Menteri Kesehatan  Nomor  129/Menkes/SK/II/2008, Standar  Pelayanan    Minimal  Penyediaan rekam  medis  rawat  jalan  yaitu  ≤  10  menit, dari keluarnya tracer hingga retrival menggunakan  sasaran  mutu  ≤10menit, kemudian  dokumen masuk ke bagian sortir, lalu  dokumen    didistribusikan  ke  poliklinik. Pada  Standar  Pelayanan  Minimal  rumah
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
sakit  terdapat  empat  indikator  sasaran  mutu rekam  medis  yakni  waktu  penyediaan rekam medis rawat jalan, waktu penyediaan  rekam  medis  rawat  inap, kelengkapan informed concent, dan pengembalian  rekam  medis  rawat  inap 2x24jam (Depkes, 2008).
Berdasarkan studi pendahuluan yang  dilakukan  oleh  penulis,  diperoleh hasil  bahwa  Rumah  Sakit  Umum  Daerah (RSUD)  Doloksanggul  adalah  rumah  sakit yang  mengelola      rekam      medis      dengan sistem  penyimpanan  sentralisasi,  yaitu menggabungkan    dan  menyimpan  semua berkas  rekam  medis  baik  rawat  jalan maupun  rawat  inap  menjadi  satu  folder  dan disimpan  di  satu  tempat.  Sistem  penjajaran dan  sistem  penomorannya  menggunakan Straigh  Numerical    Filing (SNF)  dan  Unit
Numbering
System (UNS). RSUD
Doloksanggul merupakan rumah sakit dengan  kunjungan  pasien  yang  cukup banyak. Menurut penuturan Kepala Instalasi Rekam  Medis  di  RSUD  Doloksanggul, penambahan  jumlah  pasien  baru  setiap harinya  mencapai  100-150  pasien  dan berdasarkan  keterangan  dari  petugas  filing, kunjungan  pasien  lama  bisa  mencapai  300 pasien setiap harinya.
Banyaknya jumlah kunjungan membuat tempat penyimpanan rekam  medis (filing) menjadi penuh dan rak rekam  medis atau rollo’pack tidak   mampu    menampung dokumen baru yang ada. Sehingga dokumen yang tidak  masuk  ke  dalam  rak diletakkan dilantai  ruang filing dengan posisi ditumpuk keatas.  Penyimpanan  dokumen  dengan  cara tersebut,  dapat  menjadi  salah  satu  penyebab keterlambatan  pendistribusian  rekam  medis ke  poli  rawat  jalan.  Petugas  seringkali kesulitan  untuk  mencari  dokumen      yang disimpan  dengan  cara  ditumpuk  dilantai karena nomor rekam medis  tidak  semuanya berurutan.    Dengan  permasalahan  yang  ada, peneliti melakukan observasi dan perhitungan  untuk  mengetahui  rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk pendistribusian  rekam  medis  ke  poliklinik rawat   jalan   melalu buku   catatan   waktu yang   dibuat   oleh petugas filing.
Pengamatan dan perhitungan dilakukan  pada    tanggal    14    Desember 2020,    dengan  mengambil  25  sampel  rekam medis  menggunakan      metode random sampling . Dari pengamatan dan penghitungan  tersebut,    diketahui    bahwa dokumen  yang disiapkan oleh bagian filing hingga di distribusikan ke poliklinik dengan waktu ≤ 10 menit adalah 8 dokumen (32%).
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
Sedangkan  dokumen  yang  sampai  di poliklinik    >10  menit    adalah  17  dokumen (68%).  Rata-rata  waktu   yang   dibutuhkan untuk    25    dokumen  sebagai  sampel  mulai dari  cetak    register    hingga    pendistribusian ke  poliklinik  rawat  jalan  adalah  15,2  menit per dokumen. Berdasarkan Standar Pelayanan Minimal, waktu yang dibutuhkan dari  pendaftaran  hingga  pendistribusian rekam  medis  ke  poli  rawat  jalan   adalah    ≤ 10  menit  per  dokumen.  Untuk  RSUD Doloksanggul      sendiri  juga  memiliki  SPO Respon  Time  Pengiriman  Rekam  Medis Rawat  Jalan  sebagai  acuan  penerapan langkah  untuk  memenuhi  standar  kebijakan mutu waktu penyediaan rekam medis  rawat jalan    yaitu    10    menit.  Dengan    demikian, dapat    diketahui    bahwa  ada  fenomena masalah        terkait    waktu  pendistribusian rekam  medis  ke  poliklinik  rawat  jalan  yang masih  belum  sesuai  Standar  Pelayanan Minimal  serta  belum  sesuai  dengan  SPO yang ada.
Apabila  hal  tersebut  terus  dibiarkan tanpa  adanya  upaya  perbaikan,  maka  dapat menimbulkan  dampak  yang  kurang  baik pada  image  pelayanan  di  rumah  sakit,  salah satu  bentuk  dampak  buruknya  dapat  berupa berkurangnya  kepercayaan  dari  pasien sehingga  mengakibatkan  penurunan  jumlah
kunjungan  di  poliklinik.  Dampak  buruk yang  lain  dari  ketidaksesuaian  antara Standar Prosedur Operasional (SPO) dengan capaian    yaitu  berdampak  pada  penilaian akreditasi,  yaitu  bisa  mengakibatkan  tidak lolosnya penilaian akreditasi.
Dari  uraian  tersebut,  penulis  tertarik untuk    melakukan  penelitian  dengan  judul “Analisis  Faktor  Penyebab  Keterlambatan Pendistribusian  Rekam  Medis  ke  Poliklinik Rawat Jalan RSUD Doloksanggul”.

## 2. Metode
Jenis  penelitian  yang  digunakan adalah penelitian deskriptif. Metode pengumpulan  data  yang  digunakan  adalah wawancara,  observasi  atau  pengamatan  dan studi dokumentasi dengan instrumen penelitian menggunakan pedoman wawancara  dan  check  list.  Subjekdalam penelitian  ini  adalah  kepala  instalasi  rekam medis,  2  petugas  filing,  dan  2  petugas pendistribusi  rekam  medis  dan  objek penelitiannya  adalah  aspek man,  money, material, machine, methods.
3. Hasil dan Pembahasan Mengidentifikasi faktor man yang menyebabkan keterlambatan pendistribusian rekam medis ke poliklinik rawat jalan.
1) Kedisiplinan Petugas
Kedisiplinan yang dimaksud pada penelitian ini  yaitu  bagaimana  petugas  melakukan
proses  penyediaan  rekam  medis  sehingga rekam medis akan sampai di poliklinik rawat jalan dengan tepat waktu.  Berdasarkan hasil observasi,  didapatkan  bahwa  petugas  filing melakukan  penumpukan  tracer  terlebih dahulu sebelum melakukan pencarian rekam medis, petugas   menunggu tracer terkumpul hingga  mencapai  10-20  tracer,  kemudian baru  akan  memulai  proses  pencarian  rekam medis.
Penyebab  lain  yang  menghambat penyediaan rekam medis yaitu ketidakdisiplinan petugas bangsal rawat inap dalam mengembalikan rekam medis.
Menurut  Dirjen  Yanmed  (1997)  seorang yang menerima dan meminjam rekam medis berkewajiban  untuk  mengembalikan  dalam keadaan  baik  dan  tepat  waktu  2x24  jam setelah pasien keluar dari rumah sakit.
Jika pengembalian rekam medis dari bangsal  tidak  tepat  waktu  atau    terlambat, maka  dapat  terjadi  fenomena  rekam  medis tidak  dapat  tersedia  pada  saat  akan digunakan  oleh  dokter  dalam  melakukan pelayanan  kepada  pasien  pasca  rawat  inap yang  melakukan  control  di  poliklinik  rawat jalan.
2) Tingkat  Pendidikan  Petugas  Penyedia Rekam  Medis  Rawat  Jalan  RSUD
Doloksanggul Tabel 3Tingkat Pendidikan Petugas Penyedia Rekam Medis No Pendidikan Presentase (%) 1 SD 7,7 % 2 SMP 15,4% 3 SMA/SMK 61,5% 4 D3 RMIK 15,4%
Berdasarkan  hasil  observasi  Sumber  Daya Manusia  penyediaan  rekam  medis  di Doloksanggul, masih terdapat petugas dengan  latar  belakang  pendidikan  terakhir SD  7,7%  (1orang),  SMP  15,4%  (2orang), SMA  61,5%  (8  orang).  Untuk  petugas dengan latar belakang Pendidikan D3 rekam medis yaitu 15,4% (2 orang).
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 55/MENKES/PER/III/2003 mengenai Penyelenggaraan  Pekerjaan  Perekam  Medis yang  menjelaskan  tentang  Sumber  Daya Manusia,  perekam  medis  adalah  seseorang yang  telah  lulus  Pendidikan  Rekam  Medis dan  Informasi  Kesehatan  sesuai  ketentuan peraturan perundang-undangan.

## 3) Usia Petugas Penyedia Rekam Medis
Tabel 4 Usia Petugas Penyedia Rekam Medis Usia Frekuensi 20-30 Tahun 3 31-40 Tahun 1 41-50 Tahun 0
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
51-60 Tahun 9 Total 13
Salah  satu  faktor  yang  mempunyai pengaruh  terhadap  produktivitas  karyawan adalah    faktor  usia  (Tanto  et,al  (2012),  & Mahendra  &  Woyanti  (2014)).  Usia  yang masih  dalam  masa  produktif  biasanya mempunyai  tingkat  produktivitas  lebih tinggi  dibandingkan  dengan  tenaga  kerja yang  sudah  berusia  tua  sehingga  fisik  yang dimiliki menjadi lemah dan terbatas.
Berdasarkan hasil observasi, diperoleh  bahwa  usia  dari  petugas  filing rata-rata  sudah    memasuki  usia  yang    tidak muda, terutama petugas pendistribusi  rekam medis.  Untuk  petugas    pengambilan  dan pengembalian  rekam  medis  berjumlah  6 orang, ada 3 orang dengan rata-rata usia 20- 30  tahun  dan  3  orang  dengan  rata-rata  usia 50  tahun  keatas.  Sedangkan  petugas pendistribusi  rekam  medis  berjumlah  7 orang dengan rata-rata usia 50 tahun keatas. Mengidentifikasi  faktor  materials  yang menyebabkan keterlambatan pendistribusian
rekam medis ke poliklinik rawat jalan .
1) Kerusakan Pada Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan petugas  filing  di  RSUD  Doloksanggul, diperolah bahwa tidak dilakukan pengecekkan  secara  rutin  terkait  kondisi
rekam  medis.  Rekam  medis    yang  kondisi map atau foldernya rusak hanya diganti pada saat  rekam  medis  tersebut  akan  dilakukan untuk  pelayanan  untuk  tetap  menjaga  nilai kerahasiaan rekam medis.
Sejalan  dengan  penelitian  Sari  (2019) bahwa  kendala  yang  terjadi  di  filing  seperti kerusakan  kertas  dapat  menghambat  proses pelaksanaan penyediaan rekam medis.
2) Terjadinya Misfile (salah letak) Misfile atau salah letak mempengaruhi  waktu  penyediaan  rekam medis.  Petugas  harus  melakukan  pencarian dokumen  sesuai  dengan  prosedur  yang terdapat  didalam  SPO  yang  ada  sampai dokumen dapat ditemukan. Kejadian misfile biasanya  diakibatkan  karena  kurangnya ketelitian  petugas,  misalnya  petugas  salah melihat  nomor  rekam  medis.  Menurut penuturan  petugas,  jika  dokumen  tidak ditemukan  di  tempat  sebenarnya,  maka petugas akan melakukan pencarian di tempat rekam  medis dengan  nomor yang kira-kira mirip  dengan  nomor  rekam  medis  yang belum ditemukan.
3) Rekam  Medis  Tidak  Berada  di  Rak Filing
Menurut KARS (2012), dalam  standar AP.1.5  disebutkan  bahwa  temuan  pada assesmen    didokumentasikan  dalam  rekam
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
medis  pasien  dan  siap  tersedia  bagi  para penanggung jawab.
Menurut  Dian  Budi  Santoso  (2018), Setiap berkas rekam medis yang kembali ke tempat  penyimpanan  harus  dicatat  datanya melalui  aplikasi  perangkat  lunak  baik  itu dari rawat jalan,   rawat inap, maupun berkas rekam  medis  yang  masuk  ke  bagian pengolahan  rekam  medis.  Dengan  sistem pencatatan  yang  baik  maka  dapat  diketahui dengan  cepat  jika  ada  berkas  rekam  medis yang belum kembali ke tempat penyimpanan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Berdasarkan  hasil  wawancara,  jika rekam  medis  tidak  dapat  ditemukan  di  rak filing,  maka  petugas  akan  melakukan tracking  dokumen  sesuai  dengan  prosedur yang  tertera  pada  SPO.  Salah  satu prosedurnya adalah petugas segera mengecek  buku  ekspedisi  peminjaman dokumen.  Berdasarkan  hasil  wawancara dengan  petugas  filing,  diperoleh  bahwa pencatatan  peminjaman  dan  pengembalian rekam medis masih dilakukan secara manual dengan dicatat pada buku. Hal tersebut tentu tidak  menjamin  semua  rekam  medis  yang keluar  atau  masuk  akan  selalu  tercatat  pada buku.
Mengidentifikasi  faktor  machins  yang menyebabkan keterlambatan
pendistribusian rekam medis ke poliklinik rawat jalan.
1) Terjadi  gangguan  atau error pada komputer atau printer
Berdasarkan  hasil  observasi  di  ruang filingdi  RSUD  Doloksanggul,  didapatkan bahwa  di    ruang  filing  hanya  terdapat  1 komputer  yang  terhubung  dengan  bagian pendaftaran  dan  terdapat  1  printer  untuk mencetak  lembar  register  yang  digunakan sebagai  tracer.  Menurut  penuturan  dari petugas,  komputer  tersebut  sering  error sehingga  tidak  dapat  digunakan  untuk pelayanan.  Jika  komputer  tidak  dapat digunakan  maka  tracer-pun  tidak  dapat dicetak  dan  mengakibatkan  petugas  tidak dapat  mencari  rekam  medis.  Kejadian seperti  ini  juga  terjadi  pada  saat  ada pemadaman listrik, hal ini tentu menghambat proses pencarian dan penyediaan  rekam  medis  sehingga  waktu untuk    mendistribusikan    rekam    medis    ke poliklinik rawat jalan menjadi lebih lama.
2) Rak  rekam  medis  atau roll  o’pack belum memadai
Penyimpanan  berkas  rekam  medis bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat  ditemukan  kembali  berkas rekam  medis  yang  disimpan  dalam  rak filing, mempermudah mengambil dari tempat  penyimpanan,  serta  melindungi  dari
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
bahaya  fisik,  kimiawi  dan  biologi  (Dian Budi, Eko Angga, 2018).
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara  di  RSUD  Doloksanggul, masih banyak  rekam  medis  yang  tidak  tersimpan didalam  rak  atau rollo’pack melainkan disimpan  di  atas  meja  dan  dilantai  ruang filing  dengan  posisi  rekam  medis  ditumpuk ke  atas.  Hal  tersebut  dikarenakan    jumlah rak  rekam  medis  tidak  sebanding  dengan jumlah  rekam  medis  yang  ada  sehingga mengakibatkan  kekurangan  rak  dan  rekam medis terpaksa disimpan di lantai.
3) Tracer yang tersedia masih belum sesuai Berdasarkan  observasi  di  RSUD Doloksanggul,  diperoleh  bahwa  tracer  yang digunakan  sebagai  pengganti  rekam  medis yang  sedang  digunakan  untuk  pelayanan masih  belum    memadai.  Tracer  yang digunakan  di  RSUD  Doloksanggul  adalah kertas  karton  yang  berasal  dari  Map  atau folder  rekam  medis  yang  sudah  tidak digunakan kemudian kertas tersebut digabungkan    dengan  lembar  register  dan dijadikan tracer. Lembar register terbuat dari kertas  tipis  dengan  jumlah  3  lembar.  Dari ketiga lembar tersebut, satu lembar berwarna kuning  digunakan  sebagai  tracer,  kemudian untuk dua lainnya akan dimasukan ke dalam
rekam  medis  yang  akan  digunakan  untuk pelayanan.
Menurut  International  Federation  of Health Information Management Associations (IFHIMA,012), tracer (outguide),  yaitu  pengganti  rekam  medis yang  akan  dikeluarkan  dari  penyimpanan untuk  tujuan  apapun.  Harus  terbuat  dari bahan  yang  kuat  dan  berwarna.  Ada berbagai jenis tracer yang tersedia. Beberapa termasuk kantong untuk menyimpan permintaan  slip  dan  laporan.  Menunjukkan di mana rekam medis ketika tidak ada dalam penyimpanan.  Tracer  juga  meningkatkan efisiensi  dan  akurasi  dengan  menunjukkan dimana rekam medis disimpan saat kembali.
4) Ketersediaan trolly untuk mendistribusikan  rekam  medis  masih belum memadai.
Pendistribusian rekam medis di RSUD Doloksanggul dilakukan menggunakan tangan kosong, menggunakan trolly ataupun sepeda. Trolly sangat  berguna  dalam kegiatan distribusi rekam medis ke poliklinik rawat jalan karena dapat menampung  dengan  jumlah  yang  banyak sekaligus.  Namun,  jumlah trolly yang tersedia  masih    terbatas,  jumlah trolly lebih sedikit dibandingkan dengan jumlah petugas yang  melakukan  distribusi.  Berdasarkan
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
hasil wawancara dengan petugas pendistribusi, diperoleh bahwa petugas harus bergantian jika menggunakan trolly .
Mengidentifikasi factor money  yang menyebabkan keterlambatan pendistribusian rekam medis ke poliklinik rawat jalan.
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan kepala  instalasi  rekam  medis  diperoleh bahwa    pengadaan  anggaran  dibuat  oleh Kepala  Bidang  (KaBid).  Untuk  periode pelaporan tersebut  dilaporkan setiap tahun.
Tidak ada faktor Money yang mempengaruhi pendistribusian. Namun, sejalan  dengan  penelitian  yang  dilakukan oleh  Mirfat,  dkk  (2017),  faktor  penyebab terjadinya keterlambatan pengembalian rekam  medis  dari  faktor money adalah belum  tersedianya  dukungan  dana  untuk Reward terkait  waktu  pengembalian  rekam medis. Reward atau  penghargaan  tidak hanya  harus  dalam  bentuk  uang, reward dapat  berupa  sebuah  pujian,  sertifikat  atau apapun  yang  dapat  menjadikan  motivasi untuk  bekerja  dengan  baik.  Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas,  belum ada reward yang  diberikan  apabila  petugas bekerja dengan baik.
Mengidentifikasi  faktor  methods  yang menyebabkan keterlambatan pendistribusian rekam medis ke poliklinik rawat jalan
Menurut Depkes RI (2007) disebutkan bahwa  penyediaan  rekam  medis  itu  adalah mulai  dari  saat  pasien  mendaftar  sampai rekam medis disediakan atau ditemukan oleh petugas dengan standar pelayanan minimalnya adalah ≤ 10 menit.
Berdasarkan hasil observasi dan perhitungan 15 rekam medis secara langsung dengan  mengikuti  kegiatan  petugas  dari mulai lembar register tercetak,  mengurutkan nomor  rekam    medis  yang  terdapat  pada lembar  register,  mencari  rekam  medis, mencatat rekam medis yang akan didistribusikan  pada  buku  dan  melakukan distribusi  rekam  medis  ke  poliklinik  tujuan. Waktu  penyediaan  rekam  medis  rawat  jalan di  RSUD  Doloksanggul  belum  memenuhi standar  indikator  mutu  penyediaan  rekam medis  rawat  jalan,  dengan  rata-rata  waktu penyediaan selama 42,67 menit.

## Tabel 5Perhitungan Respon Time
Pengiriman Nama Respon Time Kriteria MP 80 menit Tidak Sesuai NS 52menit Tidak Sesuai RP 51 menit Tidak Sesuai MP 31 menit Tidak Sesuai LSM 63 menit Tidak Sesuai DS 17 menit Tidak Sesuai RS 19 menit Tidak Sesuai PR 15 menit Tidak Sesuai
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
TM 43 menit Tidak Sesuai TP 107 menit Tidak Sesuai HS 35 menit Tidak Sesuai MN 61 menit Tidak Sesuai RP 15 menit Tidak Sesuai MN 57 menit Tidak Sesuai TS 24 menit Tidak Sesuai
Perhitungan kriteria “Sesuai”
= 0 15 𝑥100% = 0%

## Perhitungan kriteria “Tidak Sesuai”
= 15 15 𝑥100% = 100%

## 4. Simpulan dan Saran Simpulan
Didapatkan kesimpulan bahwa :
a. Faktor yang menyebabkan
keterlambatan  pendistribusian  rekam medis  ke  poliklinik  rawat  jalan  di RSUD Doloksanggul berdasarkan faktor man , yaitu kedisiplinan petugas.
b. Faktor yang menyebabkan keterlambatan  pendistribusian  rekam medis  ke  poliklinik  rawat  jalan  di RSUD Doloksanggul berdasarkan faktor materials ,  yaitu  kerusakan  pada  rekam
medis,    kejadian misfile (salah  letak)
serta  rekam  medis  tidak  berada  di  rak filing .
c. Faktor yang menyebabkan keterlambatan  pendistribusian  rekam medis  ke  poliklinik  rawat  jalan  di RSUD Doloksanggul berdasarkan faktor machines ,  yaitu  adanya  gangguan    atau error pada  komputer  atau trolly ,  rak rekam  medis  atau roll  o’pack belum memadai, tracer yang  tersedia  masih belum  layak  serta  ketersediaan trolly untuk  mendistribusikan    rekam  medis masih belum memadai.
d. Faktor yang menyebabkan keterlambatan  pendistribusian  rekam medis  ke  poliklinik  rawat  jalan  di RSUD Doloksanggul berdasarkan faktor money ,  yaitu  belum  adanya reward untuk karyawan.
e. Faktor yang menyebabkan keterlambatan  pendistribusian  rekam medis  ke  poliklinik  rawat  jalan  di RSUD Doloksanggul berdasarkan faktor methods ,  yaitu respon time pengiriman rekam  medis  rawat  jalan  belum  sesuai dengan  standar  pelayanan  minimal maupun  SPO  yang  ada  di  RSUD Doloksanggul.
Saran
a. Sebaiknya  kegiatan  penyediaan  rekam medis  dilakukan  oleh  petugas  yang berlatar  Pendidikan  D3  Rekam  Medis
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
dan  Informasi  Kesehatan  sesuai  dengan Permenkes  No.  55  tahun  2013  tentang penyelenggara Pekerjaan Perekam Medis.
b. Sebaiknya pelaksanaan penyediaan rekam  medis  di  RSUD  Doloksanggul
dilakukan  sesuai  dengan  SPM  rumah sakit serta SPO yang ada.
c. Sebaiknya  dilakukan  penambahan  rak rekam  medis  agar  semua  rekam  medis dapat  disimpan  di  rak  atau roll o’pack sehingga  akan  mempermudah  proses pencarian  rekam  medis  yang  dapat mengurangi  keterlambatan  penyediaan rekam medis.
d. Sebaiknya dilakukan pengecekkan secara  berkala  terkait  kondisi  rekam medis,  jika  terdapat  rekam  medis  yang rusak  dapat  segera  diganti  sehingga semua rekam medis akan dalam kondisi yang  baik  saat  akan  digunakan  untuk pelayanan.
e. Sebaiknya  dilakukan  pengadaan tracer yang sesuai dengan standar  untuk dapat menunjang  proses  penyediaan  rekam medis.
f. Sebaiknya  ada reward sebagai    salah satu  hal  yang  dapat  digunakan  untuk menilai  kinerja      dari  petugas  rekam medis.
g. Sebaiknya  dilakukan  retensi  secara berkala  untuk  menjaga  agar  rekam medis  yang  sudah    tidak    aktif  dapat dipindahkan  ke  ruang  in-aktif  untuk kemudian dapat dilakukan pemusnahan.

## 5. Daftar Pustaka
Aprella  Mahesta  Putri.  (2020).  Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Distribusi  Dokumen    Rekam  Medis
Pasien Rawat Jalan().  Semarang: Prodi
DIII  Rekam  Medis  dan  Informasi Kesehatan
Semarang
Poltekkes Kemenkes Semarang Azis,  F.,  &  Deharja,  A.  (2020).  Analisis Faktor
Penyebab
Keterlambatan Pendistribusian Dokumen Rekam Medis ke  Poli  Bedah  di  RSUPN  Dr.Cipto Mangunkusumo.
J-REMI: Jurnal
Rekam Medik dan Informasi Kesehatan,
1(4), 424-430. Habib  Abi  Maryan.  (2017).  Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Penyediaan Rekam  Medis    Rawat    Jalan    Di  Rsud Dr.  H.  Soewondo  Kendal  (2017). Poltekkes  Kemenkes  Semarang:  Prodi D3 Rmik Hartanto, Y. D., Sudalhar, S.,
&  Pratama,  T.  W.  Y.  (2020).  Analisa Faktor      Yang  Menyebabkan  Lamanya Penyediaan  Berkas  Rekam  Medis  Pada
Journal of Healtcare Technology and Medicine Vol. 7 No. 1 April 2021 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
Rawat  Jalan  Di    Rumah  Sakit  Islam
Muhammadiyah Sumberrejo. Jurnal Hospital Science,4(1), 134-140.
Hatta R, Gemala. 2011. Pendoman Manajemen  Informasi  Kesehatan  di Sarana  Pelayanan      Kesehatan.  Jakarta:
Penerbit Universitas Indonesia.
Keputusan  Menteri  Kesehatan  Nomor.  129 Tahun  2008  tentang  Standar  Pelayanan Minimal (SPM) di Rumah Sakit. Maria,  RF.,  Pertiwi,    M.,  &  Anifah,  I. N.(2020, July). Time Response Delivery Of  Medical    Record    Documents Outpatient  Nerve  Clinics  Tugurejo Hospital  Central  Java  Province    Three- Quarter  Period  Of  2016.  In  Prosiding" Seminar Rekam Medis Dan Manajemen Informasi Kesehatan" Tahun 2017. Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik
Indonesia Nomor. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang
Rekam  Medis.  2008.  Jakarta:  Depkes
RI.
Kotimah,  D.  (2017).  Waktu  Penyediaan
Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di RSUD Wates Tahun 2017.
Pujilestari, Anik. 2016. Pelaksanaan
Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis Berdasarkan Unsur   Manajamen 5M Di RSKIA  Permata  Bunda  Yogyakarta.
Surakarta.:  Universitas  Muhammadiyah Surakarta
Rahmawati, M. A., Nuraini, N., & Hasan, D. A.  (2020).  Analisis  Faktor  Penyebab Keterlambatan      Penyediaan    Dokumen Rekam    Medis    Rawat    Jalan    di    RSU Haji  Surabaya.J-REMI:  Jurnal  Rekam Medik  dan  Informasi  Kesehatan,1(4), 511-518.
Republik Indonesia. (2009). Undang-undang Republik    Indonesia    Nomor  44  Tahun 2009  tentang  Rumah  Sakit  .  2009. Jakarta : Kementerian Sekretariat
Republik Indonesia.
Sasmono.  (2020).  Faktor-Faktor  Penyebab Keterlambatan  Pengiriman  Dokumen Rekam Medis  Dari Filing Ke Poliklinik Di  RSUD  RA.  Kartini  Kabupaten Jepara  Tahun        2019  ().        Poltekkes Kemenkes  Semarang:    Prodi    DIII Rmik  Poltekkes Kemenkes Semarang. Savitri  Citra  Budi.  (2015).    Pentingnya Tracer  Sebagai  Kartu  Pelacak  Berkas Rekam Medis Keluar Dari Rak
Penyimpanan  (2015).  Sekola  Vokasi Universitas Gadjah Mada. Indonesia. Sekretariat  Negara.  2009  Undang-Undang
RI  No.44.  Tentang  Rumah  Sakit. Jakarta:Pemerintah.
Volita  Rismadhani. (2019).  Analisis Waktu
Penyediaan  Dokumen  Rekam  Medis Rawat  Jalan  Di  Rsud  Raa  Soewondo Pati  (2019).    Semarang:    Prodi    DIII Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Semarang Poltekkes Kemenkes
Semarang.