Indonesian of Health Information Management Journal

## Analisis Pendayagunaan Tenaga Rekam Medis di Puskesmas Kota Padang
Oktamianiza, Devid Leonard Program Studi D-3 Rekam Medis, STIKES Dharma Landbouw Padang Jl. Jhoni Anwar No.29, Ulak Karang, Padang, Indonesia Korespondensi E-mail: oktamianiza@gmail.com
Submitted: 26 November 2019, Revised: 17 Desember 2019, Accepted: 28 Desember 2019

## Abstract
Utilization of health workers is an effort to equalize, utilize and develop health workers. The initial survey was conducted  at five puskesmas in Padang, namely Pemancungan Puskesmas, Padang Pasir Puskesmas, Air Tawar Puskesmas, Rawang Puskesmas and Ambacang Puskesmas. Researchers found that there are still human health (HR) resources that manage medical record units instead of skilled workers graduating from diploma three (D-III) medical records. Puskesmas which have skilled medical records have not been utilized properly due to uneven distribution. The purpose of this study was to analyze the utilization of medical records personnel in the Padang City Health Center. The study was conducted from 18 May to 3 June 2018. This type of qualitative research was a case study approach. There were 11 informants in the study. The study was conducted with in-depth interviews using in-depth interview guidelines and observation. Data processing and analysis consists of transcription, reduction, coding and categorization. The sampling technique is purposive sampling that is people who know, are involved in the topic of the research being conducted. The results of the analysis showed that the distribution of medical recorders and health information was not evenly distributed, the job description was not in accordance with Permenpan No.30 of 2013, there were still medical record personnel who did not have a medical record education background, namely graduates from high school and lack of training or educational development of the record workers. medical and non-medical records. The City Health Office and the Puskesmas should encourage the distribution of medical record personnel through the Regional Public Service Board (BLUD) by specializing in medical background education. Workers with a high school education background can continue their education through the Past Learning Recognition (RPL) program.
Keywords: medical record, utilization, first level health facilities (FKTP)

## Abstrak
Pendayagunaan  tenaga  kesehatan  adalah  upaya pemerataan, pemanfaatan  dan pengembangan tenaga kesehatan. Survei awal dilakukan pada lima puskesmas yang ada di Padang yaitu Puskesmas Pemancungan, Puskesmas Padang Pasir, Puskesmas Air Tawar, Puskesmas Rawang dan Puskesmas Ambacang. Peneliti menemukan masih ada sumber daya manusia (SDM) kesehatan yang mengelola unit rekam medis bukan tenaga terampil lulusan dari diploma tiga (D-III) rekam medis. Puskesmas yang sudah ada tenaga terampil rekam medis belum didayagunakan secara baik karena distribusi yang belum merata. Tujuan penelitian ini untuk menganalisa pendayagunaan tenaga rekam medis di Puskesmas Kota Padang. Penelitian dilaksanakan pada tanggal 18 Mei - 3 Juni 2018. Jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan case study . Informan dalam penelitian berjumlah 11 orang. Penelitian dilakukan dengan indepth interview menggunakan  pedoman  wawancara  mendalam  dan  observasi.  Pengolahan  dan  analisa  data  terdiri  dari transkripsi, reduksi, koding dan kategorisasi. Teknik pengambilan sampel yaitu purposive sampling yaitu orang yang mengetahui,  terlibat  terkait  topik  penelitian  yang  dilakukan.  Hasil  analisis  didapatkan  distribusi  tenaga  perekam medis dan infomasi kesehatan belum merata, uraian tugas tidak sesuai dengan Permenpan No.30 Tahun 2013, masih ditemukan tenaga rekam medis yang tidak berlatar belakang pendidikan rekam medis yaitu tamatan dari SMA dan minimnya pelatihan atau pengembangan pendidikan terhadap tenaga rekam medis dan non rekam medis.  Dinas Kesehatan Kota dan Puskesmas sebaiknya mendorong pemerataan distribusi tenaga rekam medis melalui Badan Layanan Umum Daerah (BLUD) dengan mengkhususkan penerimaan yang berlatar belakang pendidikan rekam medis.  Tenaga  yang  berlatar  pendidikan  SMA  dapat  melanjutkan  pendidikan  melalui  program  Rekognisi Pembelajaran Lampau (RPL).
Kata Kunci: rekam medis, pendayagunaan fasilitas kesehatan tingkat pertama (FKTP)

## Pendahuluan
Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP) merupakan ujung tombak pelayanan kesehatan di masyarakat  dan  memiliki  fungsi  sebagai  kontak  pertama  dari  peserta  BPJS  Kesehatan  sehingga berdampak besar bagi peningkatan status kesehatan masyarakat.Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertam yang  selanjutnya  disingkat  FKTP  adalah  fasilitas  kesehatan  yang  melakukan  pelayanan  kesehatan perorangan yang bersifat nonspesialistik untuk keperluan observasi, diagnosis, perawatan, pengobatan, dan  pelayanan  kesehatan  lainnya.  Puskesmas  adalah  unit  pelaksana  teknis  dinas  kesehatan kabupaten/kota  yang  bertanggungjawab  menyelenggarakan  pembangunan  kesehatan  di  suatu  wilayah kerja (1).
Puskesmas adalah pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya  kesehatan  perseorangan  tingkat  pertama,  dengan  lebih  mengutamakan  upaya  promotif  dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya (2). Puskesmas  adalah  unit  pelaksana  teknis  dinas  kesehatan  kabupaten/kota  yang  bertanggungjawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja(1).
Tenaga  kesehatan  adalah  setiap  orang  yang  mengabdikan  diri  dalam  bidang  kesehatan  serta memiliki pengetahuan dan atau keterampilan melalui pendidikan di bidang kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan untuk melakukan upaya kesehatan (3). Keberhasilan puskesmas dalam menjalankan  programnya  ditentukan  oleh  ketersediaan  sumber  daya  manusia  (SDM)  yang  seimbang antara tenaga pengobatan disatu pihak dengan tenaga promotif dan preventif dipihak lain. Tetapi hingga saat ini masih banyak masalah yang dihadapi puskesmas terkait pengelolaan tenaga kesehatan diantaranya tentang distribusi SDM yang tidak merata (4).
Pendayagunaan  tenaga  kesehatan  adalah  upaya  pemerataan  dan  pemanfaatan  serta pengembangan tenaga kesehatan. Pendayagunaan tenaga kesehatan, utamanya dalam rangka pemerataan tenaga kesehatan dilaksanakan sesuai dengan rencana kebutuhan tenaga kesehatan, baik untuk memenuhi kebutuhan  pada  fasilitas  pelayanan  kesehatan  Pemerintah  atau  fasilitas  pelayanan  kesehatan  swasta. Pemerataan tenaga kesehatan juga dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kesehatan sebagai administrator kesehatan, regulator, pendidik, peneliti dan tenaga pemberdayaan masyarakat (5).
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan merupakan profesi yang memfokuskan kegiatannya pada  data  pelayanan  kesehatan  dan  pengelolaan  sumber  informasi  pelayanan  kesehatan  dengan menjabarkan  sifat  alami  data,  struktur  dan  menterjemahkannya  ke  berbagai  bentuk  informasi  demi kemajuan kesehatan dan pelayanan kesehatan perorangan, pasien, dan masyarakat. Jabatan Fungsional Perekam Medis adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk  melakukan  kegiatan  pelayanan  rekam  medis  informasi  kesehatan  yang  diduduki  oleh  Pegawai Negeri Sipil (6).
Data yang didapatkan peneliti dari hasil survey awal yang dilakukan pada tanggal 26 Maret tahun 2018, dari 23 Puskesmas Kota Padang terdapat 18  puskesmas yang memiliki tenaga rekam medis dan 5 Puskesmas yang tidak memiliki tenaga rekam medis. Dari 18 Puskesmas Kota Padang, 14 Puskesmas memiliki  1  tenaga  rekam  medis  dan  4  Puskesmas  memiliki  2  tenaga  rekam  medis  di  level  terampil. Menurut Permenpan No. 30 Tahun 2013 jumlah tenaga rekam medis di lingkungan Puskesmas harus memliki 5 tenaga rekam medis di level terampil dan 2 tenaga rekam medis di level ahli(6).
Keberadaan perekam medis dan informasi kesehatan berperan sangat penting dalam penerapan SIMPUS, diantaranya menganalisis kebutuhan SIMPUS baik dari input data, proses dan output informasi dari software SIMPUS yang diterapkan. Dimana hal ini, rekam medis merupakan salah satu sumber data penting  yang  nantinya  akan  diolah  menjadi  informasi.  Kegiatan  selanjutnya  yaitu  membuat  laporan bulanan  yang  harus  dilakukan.    Tetapi  kenyataan  dilapangan  tenaga  perekam  medis  dan  informasi kesehatan kurang didayagunakan dengan maksimal.
Distribusi tenaga Perekam Medis dan Informasi Kesehatan di Puskesmas Kota Padang belum merata baik di level ahli maupun terampil. Uraian tugas salah satu satu jabatan fungsional perekam medis terampil  pada  jenjang  pelaksana  yaitu  mendistribusikan  rekam  medis  ke  unit  terkait,  tetapi  kenyataan dilapangan seperti setelah pasien mendapatkan  pelayanan di bagian pendaftaran, pasien diarahkan ke bagian poliklinik dan langsung membawa rekam medis tersebut. Hal ini tidak sesuai dengan uraian tugas sebagai perekam medis terampil. Pada puskesmas yang tidak memiliki tenaga rekam medis baik di level terampil  maupun  ahli,  bagian  rekam  medis  ditempatkan  oleh  profesi  lain  yang  tidak  sesuai  dengan bidangnya. Sehingga terdapat kesenjangan antara uraian tugas dengan kompetensi perekam medis pada
puskesmas  tersebut.  Ini  dikarenakan  kurangnya  tenaga  rekam  medis  terampil  dan  ahli  di  Puskesmas tersebut. Dasar pendidikan petugas rekam medis (PMIK) yang mengelola unit kerja rekam medis pada tingkat puskesmas  tidak  sesuai  dengan bidang  Rekam  Medis dan Informasi  Kesehatan. Dan  ini  akan berdampak terhadap penyelenggaraan rekam  medis dalam menunjang tertib administrasi dalam upaya peningkatan  pelayanan  kesehatan  tingkat  pertama.  Berdasarkan  uraian  permasalahan,  maka tujuan penelitian ini untuk menganalisa pendayagunaan tenaga rekam medis di Puskesmas Kota Padang.
Metode Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  kualitatif  dengan  menggunakan pendeketan case study. Pengumpulan data penelitian  yang akan dilakukan adalah dengan cara wawancara mendalam. Alat bantu yang  digunakan antara  lain pedoman wawancara  mendalam, alat perekam, dan kamera.  Penelitian  ini  dilaksanakan  di  Dinas  Kesehatan  Kota  (DKK)  dan  5  Puskesmas  diantaranya Puskesmas  Pemancungan,  Puskesmas  Padang  Pasir,  Puskesmas  Air  Tawar,  Puskesmas  Rawang  dan Puskesamas Ambacang. Waktu pelaksanaan penelitian pada 18 Mei sampai dengan 3 Juni 2018. Variabel yang  diteliti  adalah  Distribusi  tenaga  Perekam  Medis  dan Informasi  Kesehatan (PMIK),  uraian tugas, riwayat  pendidikan  dan  pengembangan  tenaga  perekam  medis  dan  informasi  kesehatan.  Teknik pengambilan sampel menggunakan Purposive Sampling . Jumlah Informan sebanyak 11 orang yaitu Kepala Bidang Kepegawaian Dinas Kesehatan Kota, 5 orang Kepala Puskesmas dan 5 orang Petugas Rekam Medis. Analisis dalam pengolahan data yang dilakukan yaitu transkripsi, reduksi, koding dan kategorisasi.

## Hasil dan Pembahasan

## Distribusi Tenaga Perekam Medis dan Informasi Kesehatan (PMIK)
Hasil  wawancara  mendalam  yang  peneliti  dapatkan  dari informan mengenai  distribusi  tenaga perekam medis dan informasi kesehatan belum merata. ketidakmerataan tersebut dikarenakan kurangnya jumlah  tenaga  rekam  medis  di  masing-masing  Puskesmas  Kota  Padang  serta  pada  saat  ini  rata-rata puskesmas hanya memiliki 1 orang tenaga PNS bidang rekam medis dan informasi kesehatan. Selain itu, peneliti  juga  melakukan  observasi  terhadap  kondisi  tenaga  perekam  medis  dan  informasi  kesehatan. Peneliti mengamati bahwa masih  terdapat puskesmas yang tidak memiliki tenaga rekam medis. Hal ini dikarenakan jumlah tenaga rekam medis yang tidak banyak, serta adanya beberapa petugas yang memilih lokasi  kerja  yang  tidak  sesuai  dengan  penempatan  yang  telah  ditentukan  oleh  DKK,  alasannya penempatan tersebut jauh dari tempat tinggal petugas.
Tenaga  rekam  medis  dari  PNS  pendistribusiannya  langsung  dari  pusat  atas  permintaan  dari DKK. Sedangkan untuk tenaga non PNS pengrekrutannya melalui dana BLUD sepanjang dana yang dikelola mencukupi untuk tenaga kontrak. Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Sidiq tahun (2014) di Puskesmas Kota Langsa didapatkan bahwa gambaran distribusi tenaga rekam medis pada Puskesmas di Kota Langsa adalah jumlah petugas rekam medis rata-rata 4 orang di setiap Puskesmas. Pengelolaan rekam medis sebagia besar dilaksanakan oleh lulusan SMA/SMU, hanya 30% saja  yang  berasal  dari  keahlian  rekam  medis  berstatus  PNS  (7).  Oleh  sebab  itu  karena  penempatan ataupun ketersedian tenaga rekam medis yang relatif belum memadai maka perlu adanya  perhitungan secara  tepat  terhadap  kebutuhan  yang  sesungguhnya  dari  pada  tenaga  PMIK  pada  level  puskesmas menurut Permenpan no 30 tahun 2013 yaitu minimal 5 orang(6).

## Uraian Tugas Tenaga Perekam Medis dan Informasi Kesehatan  (PMIK)
Hasil wawancara  mendalam  yang  peneliti  dapatkan dari informan yakni  bagi  puskesmas yang sudah memiliki petugas rekam medis maka petugas tersebut telah memiliki uraian tugas. Sementara itu, puskesmas yang tidak memiliki tenaga rekam medis  maka tidak adanya  uraian tugas yang didapatkan. Setiap  Puskesmas  sudah  memiliki  SOP,  dikarenakan  puskesmas  tersebut  telah  melakukan  proses akreditasi.  Namun  dalam  penyelenggaraan  rekam  medis  belum  sesuai  dengan  SOP  yang  ada.  Hal  ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Henny tahun (2015) di Puskesmas Harapan Raya Kota Pekanbaru didapatkan bahwa belum adanya uraian tugas untuk petugas yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan pengelolaan rekam medis di Puskesmas Harapan Raya Kota Pekanbaru. Selain itu belum adanya Standar Operasional Prosedur dalam pelaksanaan pengelolaan rekam medis(8).
Berdasarkan Permenpan No. 30 Tahun 2013 tenaga rekam medis dan informasi kesehatan baik di level terampil dan level ahli memiliki angka kredit sesuai dengan uraian tugas yang tercantum. Seperti, memasukkan  data  demografi  pasien,  kode  diagnosa  dan  tindakan  medis  pasien  rawat  jalan ke  dalam software case mix , menyimpan rekam medis rawat jalan dan menjaga agar penyimpanan rekam medis aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berkepentingan, mendistribusikan rekam medis ke unit terkait, dan lain sebagainya(6).

## Riwayat Pendidikan Tenaga Perekam Medis dan Informasi Kesehatan (PMIK)
Hasil wawancara mendalam yang peneliti dapatkan dari informan mengenai riwayat pendidikan tenaga  perekam  medis  dan  informasi  kesehatan  bahwa  di  beberapa  Puskesmas  hanya  memiliki  1 petugas  yang  berlatar  belakang  pendidikan  rekam  medis  dan  informasi  kesehatan.  Selebihnya  di beberapa puskesmas petugas rekam medis tersebut di tempati oleh profesi lain bahkan tamatan ada beberapa yang berlatar belakang pendidikan SMA. Selain itu peneliti juga melihat sikap kurang peduli terhadap  perkembangan  ilmu  yang  ada  pada  bagian  rekam  medis  khususnya  pada  petugas  yang berlatar  belakang  pendidikan  SMA.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Yuliani tahun (2013) di Puskesmas Pucang Sawit Surakarta di dapatkan bahwa UPT Puskesmas Pucang Sawit Surakarta uraian tugas belum  sesuai dengan tugas dan fungsi (jafung) pelaksana tugas PMIK pada bagian pendaftaran sebagaimana mestinya menurut Permenpan no. 30 tahun 2013 (9).

## Pengembangan Tenaga Perekam Medis dan Informasi Kesehatan(PMIK)
Hasil wawancara  mendalam  yang  peneliti dapatkan dari informan mengenai  pengembangan tenaga perekam medis dan informasi kesehatan bahwa masih kurangnya pelatihan yang diadakan oleh DKK  yang  berhubungan  dengan  rekam  medis.  Sementara  itu  untuk  kebutuhan  pribadi  dalam memenuhi  Sasaran Kerja Pegawai (SKP) petugas tersebut mencari informasi sendiri karena minimnya pelatihan yang diadakan. Hal tersebut  merupakan salah satu cara yang dilakukan oleh petugas rekam medis yang sudah menjadi PNS. Sebaliknya untuk petugas non rekam medis tidak ada target untuk memenuhi SKP tersebut. Sementara itu dalam pengembangan ilmu terdapat 2 (dua) izin sekolah, yaitu izin belajar dan tugas belajar. Pengembangan ilmu tersebut harus sesuai dengan kebutuhan yang sesuai dengan latar belakang pendidikan yang sebelumnya. Hal ini sejalan dengan Penelitian yang dilakukan Paruntu tahun (2015) di Puskesmas Kabupaten Minahasa di dapatkan pengembangan sumber daya manusia kesehatan tidak pernah direncanakan hanya berdasarkan kemauan atau inisiatif dari tenaga kesehatan  tersebut  dan  sumber  daya  manusia  kesehatan  yang  telah  mengikuti  pendidikan  dan pelatihan tidak pernah dilakukan evaluasi kemampuan atau kompetensinya (10).
Rekogninsi  Pembelajaran  Lampau  yang  selanjutnya  disingkat  RPL  adalah  pengakuan  atas capaian pembelajaran seseorang yang diperoleh dari pendidikan formal atau non formal atau informal, dan  atau  pengalaman  kerja  ke  dalam  pendidikan  formal.  Capaian  Pembelajaran  yang  selanjutnya disingkat  CP  adalah  kemampuan  yang  diperoleh  melalui  internalisasi  pengetahuan,  sikap, keterampilan, kompetensi dan akumulasi pengalaman kerja. CP yang diperoleh melalui pendidikan formal atau non formal atau informal, dan atau pengalaman  kerja dapat di akui kualifikasinya melalui RPL dalam rangka mengikuti studi pada program studi yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi (11).

## Kesimpulan
Distribusi  tenaga  perekam  medis  dan  informasi  kesehatan  yang  ada  di  puskesmas  belum merata, Sebaiknya pihak Puskesmas mendorong pemerataan distribusi tenaga rekam medis melalui BLUD,  melakukan  monitoring  dan  evaluasi  terhadap  pendistribusian  tenaga  perekam  medis  serta informasi kesehatan. Dalam uraian tugas masih terdapat petugas rekam medis yang belum mempunyai uraian tugas di beberapa puskesmas sesuai Permenpan No. 30 Tahun 2013. Pada Riwayat pendidikan masih terdapatnya pada unit rekam medis profesi tenaga kesehatan lainnya seperti bidan dan perawat, serta adanya petugas yang berlatar belakang pendidikan SMA. Sebaiknya pihak puskesmas dan DKK lebih mengkhususkan penerimaan untuk tenaga perekam medis dan infomasi kesehatan sesuai dengan latar belakang pendidikan rekam medis melalui BLUD. Selain itu, Masih kurangnya penyelenggaraan pelatihan yang berhubungan dengan rekam medis oleh Dinas Kesehatan Kota (DKK) maupun
Puskesmas.  Sehingga  Perlu  adanya  sarana  pendidikan lanjutan bagi  Perekam  Medis dan Informasi Kesehatan terampil ke level ahli yaitu pendidikan D4/ S1 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

## Ucapan Terima Kasih
Pada  kesempatan  ini  peneliti    ingin  mengucapkan  terimakasih  kepada  Program  Studi  D3 Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan  dan  STIKES  Dharma  Landbouw    yang  telah  banyak membantu  sehingga  peneliti  dapat  menyelesaikan  penelitian  ini  dan  pihak-pihak  yang  telah memberikan masukan dan bantuan kepada peneliti. Penelitian ini didanai dari skim penelitian dosen di STIKES Dharma Landbouw Padang.

## Daftar Pustaka
1. Kemenkes. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 128/MENKES/SK/II/2004 Tentang Kebijakan Dasar Pusat Kesehatan Masyarakat. Jakarta; 2004.
2. Permenkes. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2015 Tentang Pusat Kesehatan Masyaakat. Jakarta; 2015.
3. Republik Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor: 36 Tahun 2014 Tentang Tenaga Kesehatan: Jakarta; 2014.
4. Tri Rini Puji Lestari. Analisis Ketersediaan Tenaga Kesehatan di Puskesmas Kota Mamuju Provinsi Sulawesi Barat Tahun 2014. J Pus Penelit Badan Keahlian DPR RI. 2014;75 – 88.
5. Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. Rencana Pembangan Tenaga Kesehatan Tahun 2011 – 2025. Jakarta; 2011.
6. Permenpanrb. Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2013 Tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis dan Angka Kreditnya. Jakarta; 2013.
7. Sidiq R. Distribusi Tenaga Rekam Medis Pada Puskesmas DI Kota Langsa ,Kabupaten Pidie Dan Simeulue Provinsi Aceh. J Manaj Inf Kesehat Indones. 2013;(36).
8. Henny UM. Analisis Pelaksanaan Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Harapan Raya Kota Pekanbaru. J Ilm Rekam Medis dan Inf Kesehat. 2015;3(2).
9. Novita Yuliani UH. Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Rekam Medis Bagian Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di UPT Puskesmas Pucang Sawit Surakarta. J Ilm Rekam Medis dan Inf Kesehat. 2013;3(3).
10. Paruntu BRL. Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia di Puskesmas Kabupaten Minahasa. ejournal unsrat. 2015;
11. Kemenristekdikti. Peraturan Menteri Rest, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2016 Tentang Rekognisi Pembelajaran Lampau. Jakarta; 2016.