## Analisis Faktor-Faktor Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis  Rawat Inap Ke Bagian Rekam Medis RSUD Dr. M. Yunus Bengkulu
Kinanti Putri Larasati, Alih Germas Kodyat, Nurcahyo Andarusito Universitas Respati Indonesia Email: alih_germas@urindo.ac.id

## ABSTRAK
Ketepatan  waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  ke  bagian rekam  medis  menurut  standar  prosedur  operasional  RSUD  dr.  M.  Yunus  Bengkulu adalah 2x24 jam setelah pasien pulang. Namun pada studi pendahuluan didapatkan bahwa  masih  terdapatnya  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat inap  yang  mencapai  40-50%  dari    total  berkas  rawat  inap  yang  dikembalikan. Tingginya  tingkat  keterlambatan  pengembalian    ini  tentunya  dapat  berdampak negatif  pada  mutu  pelayanan  rumah  sakit.  Penelitian  ini  bertujuan  mengetahui prevalensi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dari instalasi rawat inap ke bagian rekam medis RSUD dr. M. Yunus Bengkulu selama bulan Mei dan Juni 2016 serta  faktor-faktor  yang  mempengaruhinya.  Metode  penelitian  adalah  penelitian Observasional, dengan rancangan analitik kuantitatif. Sampel penelitian berjumlah 30 berkas yang diambil secara random dengan teknik Purposive sample dari total berkas yang  masuk  selama  bulan  Mei  dan  Juni  2016.Hasil  penelitian  didapatkan  bahwa keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  pada  bulan  Mei  2016 sejumlah  44,5%  dari  total  berkas  yang  masuk  ke  bagian  rekam  medis  selama  bulan Mei  2016  dan  41,5%  dari  total  seluruh  berkas  yang  masuk  kebagian  rekam  medis selama  bulan  Juni  2016.  Hasil  analisis  hubungan  variabel  bebas  dan  variabel  terikat menggunakan  uji Chi-square menunjukkan  hubungan  persepsi  petugas  administrasi dengan  keterlambatan  menghasil  kan p  value 0,023,  dan  hubungan  persepsi  dokter dengan keterlambatan menghasilkan p value 0,008. Dari hasil analisis data didapatkan bahwa  terdapat  hubungan  antara  jenis  kelamin  petugas  administrasi,  persepsi petugas  administrasi  dan  persepsi  dokter  dengan  keterlambatan  pengembalian berkas  rekam  medis.  Saran  dilakukan  evaluasi  dan  monitoring  terhadap  standar prosedur operasional tentang alur berkas rawat inap di RSUD dr. M. Yunus Bengkulu.
Kata Kunci : Keterlambatan, Berkas Rekam Medis

## ABSTRACT
The timeliness of returning the inpatient medical record file to the medical record section  according  to  the  standard  operating  procedures  of  the  RSUD  dr.  M.  Yunus Bengkulu is 2x24 hours after the patient returns home. But in the preliminary study it was  found  that  there  was  still  a  delay  in  returning  the  inpatient  medical  record  file which  reached  40-50%  of the  total  inpatient  files  returned.  The  high  rate  of  delay  in return  can  certainly  have  a  negative  impact  on  the  quality  of  hospital  services.  This study aims to determine the prevalence of delay in returning medical record files from inpatient  installations  to  the  medical  record  department  of  RSUD  dr.  M.  Yunus Bengkulu  during  May  and  June  2016  and  the  factors  that  influence  it.  The  research method  is  observational  research,  with  quantitative  analytical  design.  The  research sample amounted to 30 files taken randomly with a purposive sample technique from the total files entered during May and June 2016. The results showed that the delay in returning the inpatient medical record file in May 2016 amounted to 44.5% of the total files entered to the medical record section during May 2016 and 41.5% of the total files that were included in the medical record during June 2016. The results of the analysis of the relationship between independent variables and dependent variables using Chi- square test showed a relationship between perceptions of administrative officers and late value of 0.023, and the relationship between the perception of the doctor and the delay resulted in a p value of 0.008. From the results of data analysis, it was found that there was a relationship between the sex of the administration officer, the perception of  the  administration  officer  and  the  perception  of  the  doctor  with  the  delay  in returning the medical record file. Suggestions are made for evaluation and monitoring of standard operational procedures regarding the flow of inpatient files at the RSUD dr. M. Yunus Bengkulu.
Keywords: Delay, Medical Record File.

## PENDAHULUAN
Berdasarkan  SK  Menkes Nomor  1983  Tahun  1992,  salah satu  fungsi  rumah  sakit  adalah menyelenggarakan pelayanan medik  dan  non  medik  termasuk salah  satu  didalamnya  adalah penyelenggaraan rekam medis.
Pada PERMENKES no. 269/MENKES/PER/III/2008, disebutkan  bahwa  rekam  medis adalah  berkas  yang  berisikan catatan  dan  dokumen  tentang identitas  pasien,  pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan  kepada  pasien.  Hal  ini sebagai  landasan  hukum  bagi semua  pengelola  rumah  sakit untuk  menyelenggarakan  rekam medis  rumah  sakit. . Dapat  dilihat bahwa rekam medis pasien merupakan  aspek  penting  dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan dalam rangka peningkatan mutu pelayanan rumah  sakit.  (Trisnawati,2012). Aspek ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis tertuang di dalam standar prosedur  operasional  (SPO)  Sub Bagian  rekam  medis  RSUD  dr.  M. Yunus  Bengkulu  tentang  pengisian berkas/dokumen  rekam  medis,
dimana berkas  rekam medis harus dikembalikan ke Sub Bagian Rekam Medis  (bagian  pengolahan  data dan pelaporan) paling lambat 2x24 jam  setelah  pasien  dinyatakan boleh pulang.
Dari  hasil  wawancara, observasi  dan  penelusuran  data awal  yang  didapatkan  penulis, angka waktu pengembalian dokumen  rekam  medis  yang  tidak tepat  waktu  (lebih  dari  2x24  jam) pada  bulan  Januari  hingga  Maret 2016  berkisar  40-50%.  Tingginya angka waktu pengembalian dokumen  rekam  medis  yang  tidak tepat  waktu  ini  tentunya  akan mempunyai efek  yang kurang  baik terhadap  mutu  pelayanan  yang diberikan  suatu  institusi  rumah sakit. Oleh karena adanya beberapa  dampak  negatif  dari keterlambatan pengembalian berkas  rekam  medis  itulah,  maka peneliti  tertarik  untuk  melakukan penelitian ini.

## METODE
Jenis penelitian yang
dilakukan adalah penelitian observasional, yaitu melakukan uji analitik hubungan persepsi dokter dan persepsi petugas administrasi rawat inap terhadap
keterlambatan pengembalian
berkas  rekam  medis  dari  rawat inap ke bagian rekam medis RSUD dr.M.Yunus Bengkulu.
Pengambilan  data  dilakukan secara  cross-sectional.  Metode yang  digunakan  dengan  kuisioner kepada  dokter  untuk  mengetahui tentang  persepsi  dokter  terhadap berkas rekam medis dan kuisioner kepada petugas administrasi rawat  inap  untuk  mengetahui tentang persepsi petugas administrasi terhadap keterlambatan pengembalian
berkas  rekam  medis  dari  rawat inap ke bagian rekam medis RSUD dr.M.Yunus Bengkulu.
Penelitian  dilakukan  di  RSUD dr.M.Yunus Bengkulu di ruang sub bagian  rekam  medis  dan  ruang rawat  inap.  Penelitian  dilakukan pada  bulan  Mei  2016  hingga  Juli 2016 mulai dari proses pengambilan  data  awal  hingga proses pengolahan data.
Populasi penelitian ini adalah berupa seluruh berkas rawat inap yang  masuk  ke  bagian  rekam medis  selama  bulan  Mei  dan  Juni 2016.  Sampel  pada  penelitian  ini diambil  sebanyak  30  berkas
secara  random  dari  keseluruhan berkas yang yang masuk ke rekam medis  pada  bulan  Mei  dan  Juni 2016 menggunakan teknik purposive sampling .
Sementara,  untuk  responden kuisioner  persepsi  dokter  adalah para dokter yang  merawat  pasien selama  bulan  Mei  dan  Juni  2016 dari  seluruh  bagian  yang
RSUD dr. M.Yunus (misal: kebidanan  dan  kandungan,  anak, bedah,  dll)  dan  responden  pada kuisioner persepsi petugas administrasi adalah petugas administrasi  pada  masing-masing ruang  bangsal  rawat  inap  yang ada  di  RSUD  dr.  M.Yunus Bengkulu.

## HASIL
Penelitian
menunjukkan bahwa  kondisi  keterlambatan pengembalian berkas rekam
medis  bulan  Mei  2016  adalah sejumlah 44,5% dan
keterlambatan    pengembalian rekam  medis  bulan  Juni  2016 adalah 41,5%.
Tabel Hubungan Jenis Kelamin Petugas Administrasi dengan Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis
Jenis Kelamin Petugas Keterlambatan Total P value Tidak Terlambat Terlambat F % F % F % Perempuan 12 57,1 9 42,9 21 100 0,042 Laki-Laki 1 11,1 8 88,9 9 100 Penelitian  ini  menunjukkan bahwa  hubungan  antara  jenis kelamin  petugas  administrasi dengan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis  menghasilkan  p  value
0,042, hubungan persepsi
petugas  administrasi  dengan keterlambatan    menghasilkan p value 0,023,
hubungan  persepsi  dokter  dengan keterlambatan menghasilkan p value 0,008, . Dari hasil analisis data didapatkan bahwa terdapat hubungan  antara  jenis  kelamin petugas administrasi, persepsi petugas  administrasi  dan  persepsi dokter dengan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. Tabel  Kondisi Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Bulan Mei Juni 2016 Waktu Tidak Terlambat Terlambat Total n % N % N % Mei 120 55,5 98 44,5 218 100 Juni 89 58,9 62 41,4 151 100 Tabel Hubungan Umur Petugas Administrasi dengan Keterlambatan Pengembalian berkas Rekam Medis Umur Petugas Keterlambatan Total P value Tidak Terlambat Terlambat F % F % F % Muda 9 50 9 50 18 100 0,599 Tua 4 33,3 8 66,7 12 100
Tabel Hubungan Pendidikan Petugas Administrasi dengan Keterlambatan
Pengembalian berkas Rekam Medis
Pendidikan Petugas Tidak Terlambat Terlambat Total P value F % F % F % Tinggi 10 55,6 8 44,4 18 100 0,201 Rendah 3 25 9 75 12 100
Tabel Hubungan Masa Kerja Petugas Administrasi dengan Keterlambatan
Pengembalian berkas Rekam Medis Masa Kerja Petugas Keterlambatan Total P value Tidak Terlambat Terlambat F % F % F % Lama 6 54,5 5 45,5 11 100 0,454 Baru 7 36,8 12 63,2 19 100

## Tabel Hubungan Jenis Kelamin Dokter dengan Keterlambatan Pengembalian
berkas Rekam Medis Jenis Kelamin Dokter Keterlambatan Total P value Tidak Terlambat Terlambat F % F % F % Perempuan 9 52,9 8 47,1 17 100 0,399 Laki-Laki 4 30,8 9 69,2 13 100

## Tabel Hubungan Umur Dokter dengan Keterlambatan Pengembalian berkas
Rekam Medis Umur Dokter Keterlambatan Total P value Tidak Terlambat Terlambat F % F % F % Muda 7 36,8 12 63,2 19 100 0,454 Tua 6 54,5 5 45,5 17 100

## Tabel Hubungan Pendidikan Dokter dengan Keterlambatan Pengembalian berkas
Rekam Medis Pendidikan Dokter Keterlambatan Total P value Tidak Terlambat Terlambat F % F % F % Tinggi 9 37,5 15 62,5 24 100 0,360 Rendah 4 66,7 2 33,3 6 100
Tabel Hubungan Masa Kerja Dokter dengan Keterlambatan Pengembalian berkas
Rekam Medis Masa Kerja Dokter Keterlambatan Total P value Tidak Terlambat Terlambat F % F % F % Lama 6 50 6 50 12 100 0,821 Baru 7 38,9 11 61,1 12 100

## Tabel Hubungan Persepsi Petugas dengan Keterlambatan Pengembalian Berkas
Rekam Medis Persepsi Petugas Keterlambatan Total P value Tidak Terlambat Terlambat F % F % F % Baik 9 69,2 4 30,8 13 100 0,033 Kurang Baik 4 43,3 13 56,7 17 100

## Tabel Hubungan Persepsi Dokter dengan Keterlambatan Pengembalian Berkas
Rekam Medis Persepsi Dokter Keterlambatan Total P value Tidak Terlambat Terlambat F % F % F % Baik 11 68,8 5 31,2 16 100 0,008 Kurang baik 2 14,3 12 85,7 14 100

## SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan pembahasan dapat diambil beberapa kesimpulan, yaitu : 1. Standar Prosedur Operasional sub bagian rekam  medis  tentang  alur dokumen rekam medis
rawat inap belum dijalankan sebagaimana mestinnya
karena masih terdapat
keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis sebanyak 45,5
% pada bulan Mei 2016 dan 41,4% pada bulan Juni 2016
2. Pada penelitian ini terdapat
hubungan  yang  bermakna antara jenis kelamin petugas administrasi, persepsi petugas administrasi  dan  persepsi dokter terhadap keterlambatan pengembalian berkas rekam medis 3. Pengembalian berkas rekam medis terhambat pada
proses  pengembalian  dari masing-masing  ruang  rawat inap ke instalasi rawat inap
4. Standar  pelayanan  medis bagian  rekam  medis  poin pertama  dan  poin  ketiga
masih  berada  di  bawah standar yang telah ditentukan.

## DAFTAR PUSTAKA
1. Antara,  A.A  Gede  Bagus
Loji,  Sang  Ketut  Arta.  2013 . Faktor-Faktor Yang Berhubungan Dengan Tingkat Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam  Medis  Dari  Instalasi Rawat  inap  ke  Instalasi Rekam  Medis  Di  RSUD
Wangya  Kota  Denpasar
Tahun  2013. Community
Health  2013 ,  I:2,Hal  112-
121
2. Dahlan,  M.Sopiyudin.  2008 . Langkah-Langkah Membuat Proposal  Penelitian  Bidang Kedokteran  dan  Kesehatan Seri 3. Jakarta : Sagung Seto
3. Depkes  ,  RI.  1994. Buku
Pedoman Pencatatan Kegiatan  Pelayanan  Rumah Sakit  di  Indonesia .  Jakarta  :
Direktorat Jendral Bina

## Pelayanan Medik
4. Depkes  RI.  2004. Undang- Undang  Republik  Indonesia No.29 Tahun  2004  Tentang Praktik Kedokteran . Jakarta
: Depkes RI
5. Depkes  RI.  2006. Pedoman
Penyelenggaraan dan Prosedur  Rekan      Medis Rumah Sakit (Revisi).
Jakarta  :  Direktorat  Jendral Bina Pelayanan Medik
6. Depkes  RI.  2009. Undang- Undang  Republik  Indonesia No.44 Tahun  2009  Tentang Rumah  Sakit .  Jakarta  :
Depkes RI
7. Depkes  RI.            2008 Peraturan            Menteri Kesehatan          Indonesia
Nomor269/MENKES/PER/2
008  Tentang  Rekam  Medis . Jakarta : Depkes RI 8. Hatta, Gemala. 2008 Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayananan Kesehatan. Jakarta : Penerbit Universitas Indonesia 9. Hastuti,  Sari  Dewi,  dkk. 2009. Analisis Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Inap  Di  Bagian  Assembling di RSU PKU Muhammadyah Delanggu  Triwulan  I  Tahun 2009 .  Jurnal  Kesehatan,
ISSN  1979-9551,  Vol.III, No.1, Hal. 43-59
10. Iqbal,  muhammad.  2013.
Hubungan  Antara  Persepsi Peserta  Diklat  Terhadap Penyelenggaraan  Program Pendidikan  dan  Pelatihan Dasar  Komputer    dengan
Motivasi  Belajar.  Skripsi. Universitas Pendidikan Indonesia, Jakarta 11. Irwanto, dkk. 2002. Psikologi Umum(Buku Pedoman  Mahasiswa) . Jakarta : PT.Prenhallindo
12. Masduki.  2010.  Hubungan
Sikap  dan  Persepsi  dengan
Kepatuhan  Dokter  pada Pengobatan Rasional Penyakit  ISPA  (Infeksi  Akut Saluran Pernapasan Atas) di Puskesmas Kabupaten Tulung Agung. Tesis. PascaSarjana. Universitas Sebelas Maret Surakarta 13. Mawarni,  Dian,  Ratna  DW.
2013, Identifikasi Ketidaklengkapan Rekam Medis  Pasien  Rawat  Inap Rumah  Sakit  Muhamadyah Lamongan. Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia ,Volume 1 No.2 14. Notoadmodjo, Soekidjo. 2005. Promosi  Kesehatan Teori dan Aplikasi . Jakarta : PT Rineka Cipta.
15. Notoadmodjo, Soekidjo. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan .  Jakarta  :        PT. Rineka Cipta.
16. Purnamawati, 2008. Pengaruh Faktor Predisposisi, Pendorong,
dan  Pendukung  Terhadap Pencatatan  Rekam  Medis Sesuai  dengan  Undang- Undang  Republik  Indonesia
Nomor  29  Tahun  2004 tentang Praktek Kedokteran di  RSUP  H.  Adam  Malik Tahun 2007. Tesis. Universitas Sumatera Utara, Medan 17. Putra,  Ageng  Abadi.  2016. Hubungan Persepsi Perawat tentang Karakteristik Pekerjaannya dengan Kepatuhan dalam Pendokumentasian  Asuhan Keperawatan (Kajian di Instalasi  Rawat  Inap  RSUD Kota  Mataram,NTB).  Tesis. Fakultas Kedokteran. Universitas Diponegoro, Semarang

## Jurnal Manajemen dan Administrasi Rumah Sakit Indonesia Vol 1, No. 1, October 2017