Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Berbasis Website untuk Meningkatkan Infrastruktur dan Kualitas Kinerja Tenaga Kependidikan Taman Kanak-kanak (TK) Kristen Gereja Masehi Injili di Timor (GMIT) Silo Kota Kupang
Sebastianus Adi Santoso Mola 1), Ayuntha Gloria 2), Dian Putri Novita Polly 3),
Elisabeth Ester Eunike Leobisa 4)
Program Studi Ilmu Komputer, Fakultas Sains dan Teknik, Universitas Nusa Cendana,
Indonesia 1),2),3)
email: adimola@staf.undana.ac.id 1) ; ayuntha21@gmail.com 2) ; princess.dian2411@gmail.com 3) ; leobisanike@gmail.com 4) Dikirim: 11, 05, 2023 Direvisi: 07, 07, 2023 Diterbitkan: 31, 08, 2023

## Abstrak
Sistem informasi telah diterapkan dalam segala bidang kehidupan termasuk dalam bidang Pendidikan. Salah satu contoh penerapan sistem informasi yaitu pembuatan sistem informasi akademik bagi institusi pendidikan.  Taman  kanak-kanak  (TK)  Kristen  Gereja  Masehi  Injili  di  Timor  (GMIT)  Silo  belum memiliki sistem informasi akademik. Hal ini menyebabkan proses pengelolaan data masih dicatat pada sebuah  buku  induk  anak  didik.  Selain  itu,  TK  Kristen  GMIT  Silo  juga  mengalami  kesulitan  dalam proses  penerimaan  siswa  baru.  TK  Kristen  GMIT  Silo  masih  memberikan  informasi  mengenai penerimaan peserta didik baru melalui gereja sebagai sarana promosi. Tujuan dari kegiatan pengabdian ini untuk membangun sebuah sistem informasi akademik bagi TK Kristen GMIT Silo berbasis website, meningkatkan  kulitas  kinerja  dari  para  guru  dan  membangun  infrastruktur.  Metode  pengabdian  ini dimulai  dari  analisis  kebutuhan,  pembangunan  sistem  dan  implementasi  serta  pelatihan  bagi  pihak sekolah.  Hasil  dari  kegiatan    ini  berupa  sebuah  sistem  informasi  akademik  berbasis website yang mampu mengelola data anak didik, data penilaian hasil belajar anak didik dan mengelola penerimaan calon peserta didik secara online serta memberikan pelatihan bagi pihak TK Kristen GMIT Silo agar dapat  mengoperasikan  sistem  informasi  akademik  tersebut  secara  mandiri,  sehingga  mempermudah pengelolaan data akademik di TK Kristen GMIT Silo.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Website, Taman kanak-kanak, Sekolah, Akademik

## Abstract
Information systems have been implemented in various areas of life, including the field of education. One  example  of  information  system  implementation  is  the  development  of  an  academic  information system  for  educational  institutions.  Silo  Christian  Kindergarten  (TK)  of  the  Evangelical  Christian Church in Timor (GMIT) does not currently have an academic information system. As a result, data management processes are still recorded in a manual student register. Additionally, Silo Christian TK of  GMIT  faces  difficulties  in  the  admission  process  for  new  students.  Information  regarding  the admission  of  new  students  is  currently  provided  through  the  church  as  a  means  of  promotion.  The objective of this community service project is to establish a web-based academic information system for Silo Christian TK of GMIT, improve the performance quality of teachers, and build infrastructure. The  activities  of  this  community  service  project  include  conducting  a  needs  analysis,  system development and implementation, as well as providing training for the school staff. The outcomes of this community service project include a web-based academic information system capable of managing student  data,  assessing  student  learning  outcomes,  and  handling  online  admissions  for  prospective
students.  Additionally,  training  is  provided  to  enable  the  staff  of  Silo  Christian  TK  of  GMIT  to independently operate the academic information system.
Keywords: Information System, Website, Kindergarten, School, Academic.

## PENDAHULUAN
Di  era  revolusi  industri  4.0,  teknologi  informasi  berperan  dalam  segala  bidang kehidupan. Seiring dengan berkembangnya teknologi yang  begitu pesat  saat  ini  teknologi informasi  tidak  hanya  menjadi media untuk  memperoleh  informasi,  tetapi  dapat  juga digunakan  sebagai  alat  bantu  di  dunia  akademis  (Herliana,  2017). Salah  satu  contoh penerapan  teknologi  informasi  dalam  bidang  akademis  adalah  pembangunan  sistem informasi  akademik.  Sistem  informasi  akademik    merupakan  sistem  yang  memanfaatkan teknologi  komputer  untuk  pengolahan  data  yang  diolah  secara  digital  serta  dapat meningkatkan kualitas kegiatan akademik (Utomo & Sakuroh, 2018). Dengan menerapkan sistem informasi akademik pada sekolah dapat mengelola data-data akademik dan beberapa kegiatan administrasi serta meningkatkan kualitas pendidikan (Irawan, 2018) dengan begitu civitas  akademik  akan  menggerakan  siswa,  guru,  administrasi,  penilaian  dan  data  atribut lainya  proses  tersebut  akan  dikelola  oleh  sebuah  sistem  informasi  akademik  serta  dapat meningkatkan  efisiensi  (Anam  &  Muharram,  2018)  serta  dengan  menggunakan  sistem informasi dalam suatu lembaga yang membutuhkan pengelolahan data harian yang bersifat manajerial  yang  menyediakan  luaran  dengan  laporan-laporan  yang  diperlukan  dapat mempermudah dalam pengolahanya  (Pamungkas, 2017). Pembangunan sistem informasi akademik berbasis website dalam taman kanak-kanak dapat menjadi sarana prasarana dalam mendukung dan memudahkan interaksi antara guru dan murid dalam berkomunikasi serta dapat membantu para orangtua/wali murid dalam monitoring apa yang terjadi di sekolah.
Taman kanak-kanak yang sering disebut TK adalah salah satu  bentuk  pendidikan  anak  usia  dini  (PAUD)  yang memiliki peran  penting  untuk  mengembangkan  kepribadian  anak  serta mempersiapkan mereka     memasuki     jenjang     pendidikan selanjutnya (Rahardian, 2019). Taman Kanak- kanak  (TK)  Kristen  Gereja  Masehi  Injili  di  Timor  (GMIT)  Silo  telah  berdiri  sejak  30 November  2003  dan  masih  aktif  mengajar  para  siswa.  TK  Kristen  GMIT  Silo  belum memiliki sistem infomasi yang terkomputerisasi. Saat ini, para pengajar mengolah data anak didik dan data penilaian hasil belajar anak didik dengan cara mencatat pada buku induk anak didik  dan  buku  laporan  pendidikan.  Selain  memakan  waktu  yang  lama  dalam  proses pengolahan datanya, proses manual ini sangat rentan akan kerusakan dan kehilangan. Proses pengolahan  data  secara  manual  ini  juga  berpotensi  adanya  perulangan  data.  Gambar  1 menunjukan buku induk anak didik yang berisi informasi mengenai data anak didik.
Gambar 1. Data anak didik dan data penilaian hasil belajar anak didik
Selain  dalam  pengolahan  data,  TK  Kristen  GMIT  Silo  juga  mengalami  kesulitan dalam  proses  penerimaan  peserta  didik  baru.  Saat  ini,  TK  Kristen  GMIT  Silo  masih memberikan  informasi  mengenai  penerimaan  peserta  didik  baru  melalui  gereja  sebagai sarana promosi. Selanjutnya, pihak sekolah akan memberikan formulir pendaftaran kepada orang tua calon peserta didik yang akan diisi lalu orang tua akan menyerahkan kembali ke sekolah sekaligus melengkapi persyaratan lainnya. Hal ini tentu menyulitkan orang tua calon peserta  didik  yang  sibuk  dan  yang  berada  di  luar  wilayah  gereja  untuk  mendapatkan informasi pendaftaran dan mengikuti proses pendaftaran.
Sistem yang digunakan saat ini juga mengakibatkan proses administrasi penerimaan anak  didik  baru  kurang  efisien  dalam  waktu  dan  biaya.  Proses  menyerahkan  kembali formulir  pendaftaran  yang  telah  diisi  dan  proses  melengkapi  persyaratan  pendaftaran membutukan  waktu  yang  lama.  Oleh  karena  itu,  kebutuhan  akan  sebuah  sistem  yang memanfaatkan  teknologi  informasi  menjadi  hal  yang  perlu  dipertimbangkan.  Dengan demikian, solusi yang ditawarkan berupa pembangunan sistem informasi akademik berbasis website sebagai  media informasi bagi pihak sekolah dan orang tua anak didik, pengelolaan data akademik dan media promosi sekolah.
Tujuan  dari  kegiatan pengabdian  ini  untuk  membangun  Sistem  Informasi  Akademik  TK  Kristen  GMIT  Silo berbasis website yang dapat mengoptimalkan manajemen proses penerimaan peserta didik baru, pengelolaan data anak didik dan data penilaian hasil belajar anak didik.

## METODE
Pengabdian dilaksanakan di TK Kristen GMIT Silo berlokasi di Jl. Advokat No. 12, Kelurahan  Naikoten  1,  Kecamatan  Kota  Raja,  Kota  Kupang,  Nusa  Tenggara  Timur. Kegiatan pengabdian berlangsung selama 2 bulan terhitung dari tanggal 15 Februari 2023 hingga  21  April  2023.  Metode  yang  digunakan  dalam  kegiatan  pengabdian  ini  adalah sebagai berikut:
a) Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan merupakan tahap utama yang harus dilakukan untuk mengetahui tujuan  dari  sebuah  sistem  (Satzinger  et  al.,  2012).  Analisis  kebutuhan  perangkat lunak  dapat  dikatakan  sebagai  proses  mendapatkan  informasi,  model,  spesifikasi sistem  yang  diinginkan  pengguna  (Simarmata,  2010)  .  Pada  tahap  ini  dilakukan aktivitas pengumpulan data untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang dihadapi
TK  Kristen  GMIT  Silo.  Masalah-masalah  tersebut  menjadi  kebutuhan  pada  saat pembangunan  Sistem  Informasi  Akademik  TK  Kristen  GMIT  Silo.  Pengumpulan data dilakukan dengan beberapa cara, diantaranya adalah: (1) Observasi, dilakukan dengan cara meninjau langsung lokasi dan mengamati pekerjaan secara manual yang selama ini diterapkan oleh pihak sekolah. (2) Wawancara, pengumpulan data dengan mengadakan  tatap  muka  secara  langsung  dan  tanya  jawab  untuk  memperoleh informasi atau data yang akan dimuat kedalam website berupa data guru, data siswa, alur pendaftaran siswa baru dan informasi lain seputar sekolah.
Gambar 2 . Wawancara Kepala Sekolah
b) Pembangunan sistem
Pembangunan  Sistem  Informasi  Akademik  TK  Kristen  GMIT  Silo  dilakukan dengan:  (1)  Perancangan  sistem  informasi  akademik,  pada  tahap  ini,  akan  dibuat rancangan  atau  desain  dari  sistem  yang  diusulkan,  yaitu  langkah-langkah  operasi dalam proses  pengolahan data dan prosedur untuk mendukung operasi  sistem.  (2) Pengkodean sistem informasi akademik, pengkodean adalah suatu tahap dari analisa kebutuhan  sistem  dan  desain  sistem  yang  dituliskan  dalam  suatu  bahasa pemrograman  komputer  tertentu  yang  biasanya  oleh  pabrik  komputer  sudah ditentukan  spesifikasinya  (Kristanto,  2018). Pengkodean  dilakukan  untuk menerjemahkan  perancangan  sistem  yang  telah  dibuat  ke  dalam  bentuk  perintah- perintah yang dimengerti komputer dengan mempergunakan bahasa pemrograman. Program  dibangun  dengan  menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP, desain antarmuka  pada sistem ini menggunakan Bootsrap karena framework ini memiliki class-class CSS yang dapat dipergunakan atau  dimodifikasi  sesuai  keperluan (Putra et  al.,  2020),  dan  basis  data MySQL .  (3)  Pengujian  Sistem  Informasi  Akademik, pengujian  dilakukan  untuk  memastikan  semua  fitur  yang  ada  pada  sistem  dapat berfungsi  dengan  baik  tanpa  adanya  kesalahan.  Pengujian  ini  dilakukan  kepada pengguna yaitu Operator dan Guru TK Kristen GMIT Silo.
c) Implementasi dan Pelatihan Pada tahap ini, program yang telah dibuat akan diupload ke server . Proses ini dimulai dengan  melakukan  konfigurasi  pada server terlebih  dahulu.  Setelah server dikonfigurasi,  tahap  selanjutnya  adalah  mengunggah  program  ke  dalam server . Setelah  program  berhasil  diunggah,  maka  dilakukan  konfigurasi  pada  basis  data.
Konfigurasi  ini  meliputi  pembuatan  tabel-tabel  dan  mengisi  data  awal  yang dibutuhkan  untuk  menjalankan  sistem.  Setelah  proses hosting dilakukan  maka pengguna-pengguna sistem yaitu operator dan guru akan diberikan pelatihan dalam menggunakan  sistem  yang  telah  dibangun.  Pelatihan  ini  bertujuan  agar  pihak  TK Kristen GMIT Silo dapat mengoperasikan Sistem Informasi Akademik yang telah dibangun secara mandiri.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan  kerja  praktek  ini  diawali  dengan  mempersiapkan  beberapa  hal  yang berkaitan dengan pemecahan masalah yang sudah diidentifikasi sebelumnya antara lain:
a) Analisis kebutuhan fungsional sistem
Analisis  kebutuhan perangkat lunak menentukan apa yang harus dilakukan sistem dan  mendefinisikan  batasan  batasan  operasi  dan  implementasinya  agar  dapat mengomunikasikan secara tepat semua fungsi yang diberikan (Sommervile, 2011). Analisis  kebutuhan  fungsional  adalah  pernyataan  layanan  yang  harus  diberikan kepada  sistem  agar  dapat  melakukan  keperilakuannya  dalam  bereaksi  terhadap masukan tertentu dan pada situasi tertentu (Kosasi & Kuway, 2012). Dengan kata lain, kebutuhan fungsional merupakan jenis proses yang dapat dilakukan oleh sistem yang dibangun dan informasi-informasi yang dapat disajikan dalam sistem. Dalam sistem  informasi  akademik  TK  Kristen  GMIT  Silo  analisis  kebutuhan  fungsional sebagai  berikut  :  (1)  Sistem  dapat  memberikan  informasi  mengenai  pendaftaran peserta didik baru (2) Sistem dapat melakukan pendaftaran peserta didik baru secara online  (3)  Sistem  dapat  mengelola  data  pendaftaran  dengan  baik  (4)  Pengunjung dapat  melihat  informasi  seputar  sekolah  dan  pendaftaran  peserta  didik  baru  yang diposting oleh admin (5) pengunjung dapat melihat hasil pendaftaran dan mencetak formulir  pendaftaran  (6)  Guru  dapat  melakukan  penilaian  dan  mencetak  hasil penilaian (7) Operator dapat mengolah data anak didik, calon peserta didik dan data guru.
b) Perancangan sistem
Setelah  proses  analisis  kebutuhan  fungsional  sistem,  kemudian  dilakukan perancangan sistem. Dalam tahapan ini, perancangan sistem yang digunakan yaitu diagram konteks dan Entity Relationship Diagram (ERD).
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang  lingkup  suatu  sistem. Diagram  Konteks  memberikan  gambaran  umum mengenai  interaksi  yang  terjadi  antara  Sistem, Administrator dan User (Yudihartanti, 2017). Berikut merupakan diagram konteks dari desain website TK Kristen GMIT Silo.

## Gambar 3. Diagram Konteks
Pemodelan awal basis data yang paling banyak digunakan adalah Entity Relationship Diagram (ERD)  (Sukamto  &  Shalahudin,  2011). Entity  Relationship  Diagram (ERD)merupakan penggambaran hubungan antara beberapa entity yang digunakan untuk merancang database yang akan dipergunakan (Jogiyanto, 2005).  ERD lebih menekankan  pada  struktur  dan  hubungan  antar  data.  Sistem  yang  akan  dibangun memiliki ERD seperti gambar dibawah.

## Gambar 4. Entity Relationship Diagram
c) Implementasi Sistem
Sistem  Informasi  Akademik  TK  Kristen  GMIT  Silo  berbasis website ini  dapat diakses  oleh  pengguna  yaitu  operator,  guru  dan  pengunjung  menggunakan web browser . Untuk mengakses fitur-fitur yang tersedia, operator dan guru harus login terlebih dahulu. Gambar 5 menampilkan halaman utama website.
Gambar 5. Tampilan awal website
Gambar 6. Halaman pengisian form pendaftaran
Pada halaman formulir pendaftaran peserta didik, orang tua calon peserta didik dapat mengisi data diri anak dan data orang tua sesuai dengan petunjuk yang sudah ada. Pengisian formulir pendaftaran dapat dilakukan tanpa melakukan login ke sistem.
Gambar 7. Halaman login
Halaman login hanya dapat dilakukan oleh guru dan admin yang memiliki username dan password yang  telah  terdaftar  dalam  sistem.  Untuk  penambahan  akun  hanya dapat dilakukan oleh admin.

## Gambar 8. Halaman Admin
Pada halaman admin terdapat  beberapa menu seperti menu user untuk  menambah username dan password untuk guru, dan menu data sekolah yang berisi menu guru, menu kelas, dan menu siswa untuk mengelola data guru, data kelas, dan data siswa di TK tersebut, serta menu konfirmasi calon siswa.
Gambar 9. Halaman Guru
Pada  halaman  guru  terdapat list nama  siswa  yang  masuk  dalam  kelasnya.  Untuk melakukan  penilaian  bagi  peserta  didik,  guru  dapat  mengisinya  melalui  menu penilaian.
d) Pelatihan
Hasil  dari  kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  berupa  sebuah  sistem  informasi akademik TK  Kristen GMIT Silo berbasis website . Pelatihan dan  penyerahan sistem informasi  telah  dilaksanakan  pada  tanggal  04  Mei  2023.  Dalam  pelatihan  ini,  tim memberikan training berupa  cara  mengakses  serta  mengoperasikan  sistem  informasi akademik  yang  telah  dibuat  diantaranya,  operator  dapat  mengolah  data  anak  didik, calon  peserta  didik  dan  data  guru,  guru  melakukan  penilaian  dan  mencetak  hasil penilaian,  pengunjung/orang  tua  anak  didik  dapat  mengakses website untuk  mencari informasi  seputar  pendaftaran  peserta  didik  baru  dan  melakukan  pendaftaran  secara online , dan informasi lain seputar TK Kristen GMIT Silo. Tujuan dari pelatihan agar admin  dan  guru  mengetahui  bagaimana  cara  mengoperasikan  sistem  tersebut  secara mandiri  dan  meningkatkan  kualitas  kinerja  dari  para  guru  serta  membangun infrastruktur  teknologi  informasi.  Dokumentasi  kegiatan  pelatihan  dan  penyerahan sistem informasi terdapat pada gambar 10.
Gambar 10. Kegiatan pelatihan dan penyerahan sistem informasi

## SIMPULAN DAN SARAN
Kegiatan  pengabdian  pada  masyarakat  ini  telah  mencoba  untuk  memanfaatkan penggunaan  sistem  informasi  sebagai  media  untuk  mengelola  data  akademik  di  TK  Kristen GMIT Silo. Bersama kepala sekolah dan para guru, tim telah bekerja sama untuk membangun sebuah sistem informasi berbasis website dan memberi pelatihan bagi para guru dan operator agar  dapat  mengoperasikan  sistem  informasi  akademik  tersebut,  sehingga  sistem  informasi akademik  yang  telah  dibangun  mampu  mengatasi  permasalahan  yang  sudah  diidentifikasi sebelumnya.
Saran yang dapat diambil adalah pada sistem informasi akademik ini yaitu sistem dapat dilengkapi  dengan  menu  absensi  untuk  para  guru  dan  anak  didik  agar  pengelolaan  data akademik menjadi lebih baik. Selain itu, perlu adanya pendampingan bagi pihak sekolah untuk mengatasi kesulitan dalam mengoperasikan sistem dan juga setelah sistem informasi akademik sudah  digunakan  maka  butuh  berbagai  tindakan  yang  dilakukan  untuk  menjaga  sistem ( maintenance ) agar berjalan dengan baik, seperti update fitur sistem dan instal antivirus pada komputer yang digunakan agar kinerja sistem tidak terganggu.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Tim  penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada  semua  pihak  yang  telah  berpartisipasi pada kegiatan pengabdian ini. Terutama kepada pihak TK Kristen GMIT Silo atas kerjasama yang menyenangkan dan penuh semangat.

## REFERENSI
Anam,  K.,  &  Muharram,  A.  T.  (2018).  ANALISA  DAN  PERANCANGAN  SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB PADA MI AL-MURSYIDIYYAH AL- ‘ASYIROTUSSYAFI’IYYAH. JURNAL  TEKNIK  INFORMATIKA , 11 (2),  Article  2. https://doi.org/10.15408/jti.v11i2.8867
Herliana,  R.  (2017). Perancangan  Sistem  Informasi  Perkembangan  Belajar  Anak  Berbasis Web Pada Tmana Kanak-Kanak ARMIA Bandung [PhD Thesis]. Universitas Komputer Indonesia.
Irawan, I. (2018). PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK UNIVERSITAS PAHLAWAN  TUANKU  TAMBUSAI  RIAU. JURNAL  TEKNOLOGI  DAN  OPEN SOURCE , 1 (2), 55–66. https://doi.org/10.36378/jtos.v1i2.21
Jogiyanto, H. M. (2005). Sistem teknologi informasi. Andi. Yogyakarta .
Kosasi,  S.,  &  Kuway,  S.  M.  (2012).  Studi  Analisis  Persyaratan  Kebutuhan  Sistem  Dalam
Menghasilkan Perangkat Lunak Yang Berkualitas. SISFOTENIKA , 2 (1), 1–10.
Kristanto, A. (2018). Perancangan sistem informasi dan aplikasinya .
Pamungkas, R. (2017). Perancangan Sistem Informasi Pembayaran Administrasi SMK Negeri
1  Jiwan. INTENSIF:  Jurnal  Ilmiah  Penelitian  Dan  Penerapan  Teknologi  Sistem Informasi , 1 (2), Article 2. https://doi.org/10.29407/intensif.v1i2.799
Putra, I. P. B. C. D., Suardika, I. G., & Nata, G. N. M. (2020). Sistem Informasi Pengelolaan Bank Sampah di Desa Adat Pemogan Berbasis Framework Laravel. Seminar Nasional Teknologi Komputer & Sains (SAINTEKS) , 1 (1), 74–81.
Rahardian,  R.  L.  (2019).  Sistem  Informasi  Akademik  Taman  Kanak-Kanak  dengan  Model Layanan Software as a Services: Naratif : Jurnal Nasional Riset, Aplikasi dan Teknik Informatika , 1 (1), Article 1. https://doi.org/10.53580/naratif.v1i1.22
Satzinger,  J.  W.,  Jackson,  R.  B.,  &  Burd,  S.  D.  (2012). Systems  analysis  and  design  in  a changing world (6th ed). Course Technology, Cengage Learning.
Simarmata, J. (2010). Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta . Andi Publisher.
Sommervile,  I.  (2011). Software  Engineering  nineth  edotion.  Massachusetts .  Pearson Education, Inc., publishing as Addison-Wesley.
Sukamto, R. A., & Shalahudin, M. (2011). Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Modula .
Utomo, P., & Sakuroh, L. (2018). Perancangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web di
SMP PGRI 174 Cikupa. JURNAL SISFOTEK GLOBAL , 8 (1). https://doi.org/10.38101/sisfotek.v8i1.172
Yudihartanti,  Y.  (2017). Model  Sistem  Informasi  Akademik  Pada  Sekolah  Taman  Kanak- Kanak . 13 (1).