## INFOTECH: JOURNAL OF TECHNOLOGY INFORMATION
DOI: https://doi.org/10.37365/jti.v7i2.116

## ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA ALUMNI STMIK WIDURI BERBASIS WEB
Diah Ayu Puspita 1 , Rouly Doharma 2 , Ahmad Taufik 3
1,2,3 Sistem Informasi
1,2,3 Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Widuri Jakarta, Indonesia Correspondence email : rouly.doharma@gmail.com
Article history: Submission date: November 7, 2021     Revised date: November 26, 2021      Accepted date: November 30, 2021

## ABSTRACT
Rapid developments in the field of information and communication technology have an impact on various fields. One application of technology applications is a web-based alumni data management information system. The existence of alumni  is  one  of  the  resources  for  an  educational  institution  that  must  be  embraced  and  developed  as  well  as possible in order to take advantage of alumni opportunities to the institution. STMIK Widuri, especially the student affairs unit, does not yet have an information system that supports the alumni data management process, and there is no clear report on the STMIK Widuri alumni data. The purpose of this study is to analyze the ongoing alumni data management  process,  find  out  how  to  make  alumni  data  reports  more  accurate,  and  design  a  web-based  STMIK Widuri alumni data management application. The author conducts a document review step through a literature study taken from a research journal similar to this study, the author makes direct observations on the object of research, and  the  author  conducts  interviews  with  related  parties  to  explore  the  issues  raised  in  this  study.  With  this information  system, it  can  make it  easier  to  make STMIK Widuri  alumni  data  reports  that  are  more  accurate  and faster and can facilitate student units in managing and storing STMIK Widuri alumni data properly.
Keywords: Information System, Data, Management, Alumni.

## ABSTRAK
Perkembangan dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang pesat membawa pengaruh terhadap berbagai bidang.  Salah  satu  penerapan  aplikasi  teknologi  adalah  sistem  informasi  pengelolaan  data  alumni  berbasis web . Keberadaan  alumni  merupakan  salah  satu  sumber  daya  bagi  suatu  institusi  pendidikan  yang  harus  dirangkul  dan dikembangkan  sebaik-baiknya  guna  memanfaatkan  peluang  alumni  terhadap  institusi.  STMIK  Widuri  khususnya unit  kemahasiswaan  belum  memiliki  sistem  informasi  yang  mendukung  proses  pengelolaan  data  alumni,  belum tersedia  laporan  yang  jelas  mengenai  data  alumni  STMIK  Widuri.  Tujuan  dari  penelitian  ini  yaitu,  menganalisa proses pengelolaan data alumni yang berjalan, mengetahui cara membuat laporan data alumni agar lebih akurat, dan merancang  sebuah  aplikasi  pengelolaan  data  alumni  STMIK  Widuri  berbasis web. Penulis  melakukan  langkah penelaahan  dokumen  melalui  studi  pustaka  yang  diambil  dari  jurnal  penelitian  yang  serupa  dengan  penelitian  ini, penulis  melakukan  pengamatan  secara  langsung  pada  objek  penelitian,  dan  penulis  melakukan  wawancara  kepada pihak terkait guna mendalami permasalahan yang diangkat dalam penelitian ini. Dengan adanya sistem informasi ini dapat  mempermudah  pembuatan  laporan  data  alumni  STMIK  Widuri  yang  lebih  akurat  dan  cepat  serta  dapat memudahkan unit kemahasiswaan dalam melakukan proses pengelolaan maupun penyimpanan data alumni STMIK Widuri dengan baik.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Pengelolaan, Data, Alumni.

## PENDAHULUAN
Perkembangan dalam bidang teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  pesat  membawa pengaruh terhadap berbagai bidang. Teknologi informasi  dan  komunikasi  memiliki  peran  yang  besar dalam  peningkatan  kualitas hidup manusia  serta dapat
mendukung  terciptanya  kinerja  suatu  instansi  yang optimal  serta  dapat  menyelesaikan  pekerjaan  dengan baik  dan  efisien  (Afnoto  &  Nugrahaningsih,  2017). Dalam  pengelolaan  data  dan  informasi  diperlukan penggunaan teknologi  yang dapat membantu pekerjaan menjadi  lebih  mudah.  Salah  satu  penerapan  aplikasi
DOI: https://doi.org/10.37365/jti.v7i2.116
VOL. 7 No. 2 November 2021 P-ISSN : 2460-2108 E-ISSN : 2620-5181
teknologi  adalah  sistem  informasi  pengelolaan  data alumni berbasis web (Seprihadi Natanael, 2018).
Keberadaan  alumni  merupakan  salah  satu sumber daya bagi suatu institusi pendidikan yang harus dirangkul  dan  dikembangkan  sebaik-baiknya  guna memanfaatkan  peluang  alumni  terhadap  institusi. Alumni  berperan  untuk  memberi  masukan  kepada institusi  dengan  harapan  mampu  mengembangkan jaringan antara alumni  dan  institusi  serta    membangun citra baik institusi di masyarakat. Hubungan yang baik antara  alumni  dengan  institusi  akan  menghasilkan dampak  besar  bagi  pengembangan  institusi  di  masa mendatang  (Egziabher  &  Edwards,  2013).  Maka, jalinan komunikasi antara alumni dengan institusi harus terus berjalan dengan baik. Institusi harus memiliki data informasi  mengenai  para  alumninya  setelah  lulus, misalnya  biodata  diri  para  alumni  dan  riwayat pekerjaan para alumni.
STMIK  Widuri  merupakan  institusi  yang menyelenggarakan  sistem  pendidikan  nasional  dalam rangka  mencerdaskan  kehidupan  bangsa  melalui teknologi  informasi,  meningkatkan  sumber  daya manusia  yang  beriman  dan  bertaqwa  kepada  Tuhan Yang  Maha  Esa  demi  mencapai  kesejahteraan  umum berdasarkan  pancasila  dan  Undang-undang  Dasar Negara  Republik  Indonesia.  STMIK  Widuri  terus berupaya  menjalin  komunikasi  dengan  para  alumninya melalui kegiatan tracer study atau penelusuran alumni . Pada  saat  ini, hubungan antara  STMIK  Widuri  dengan para  alumni  belum  terjalin  dengan  maksimal.  STMIK Widuri khususnya unit kemahasiswaan belum memiliki media  penyimpanan  data  mengenai  informasi  alumni. Sebaliknya,  alumni  STMIK  Widuri  juga  belum memiliki  wadah  yang  dapat  memberikan  informasi mengenai lowongan pekerjaan serta kegiatan kemahasiswaan  yang  berlangsung  di  STMIK  Widuri saat ini.
Melalui  data  yang  bersumber  dari  unit kemahasiswaan Sekolah Tinggi Manajemen Informatika  dan  Komputer  (STMIK)  Widuri  telah meluluskan  banyak  mahasiswa/i  dengan  gelar  Strata Satu ( S1 ) untuk jurusan Sistem Informasi dan Teknik Informatika.  Pengumpulan  data  masih  dilakukan dengan  cara  menyebarkan  angket  kepada  para  alumni. Hal  ini  menyebabkan  data  alumni  yang  diperoleh  unit kemahasiswaan  kurang  maksimal  karena  kurangnya partisipasi  dari  alumni  untuk  mengembalikan  angket yang  telah  diisi.  Unit  kemahasiswaan STMIK  Widuri sewaktu-waktu  akan  mengalami  kesulitan  dalam mengelola  data  alumni  karena  memungkinkan  adanya data yang hilang atau rusak. Demi kelancaran kegiatan pengelolaan  data  alumni  di  STMIK  Widuri,  maka sistem kerja yang sudah ada perlu ditingkatkan kembali menjadi  sistem  yang  lebih  baik  guna  mempermudah proses peningkatan kualitas intansi melalui alumni.
Pengelolaan data alumni yang masih menggunakan dokumen
Microsoft Excel mengakibatkan  pengelolaan  data  yang  dilakukan terhadap  data  pribadi  para  alumni  belum  maksimal, sering  terjadi  kesalahan  serta  memakan  waktu  yang cukup lama untuk memperbarui data karena menunggu hasil  isian  dari  angket  yang  disebarkan  kepada  para alumni  melalui  kegiatan tracer  study atau  penelusuran alumni.  Serta  minimnya  laporan  akhir  yang  jelas  dari proses pengumpulan data yang dilakukan. Permasalahan  ini  dapat  diatasi  dengan  pemanfaatan sebuah sistem informasi.
Sehubungan dengan permasalahan yang dihadapi  oleh  STMIK  Widuri  tersebut,  penulis mencoba merancang sistem informasi pengelolaan data alumni  yang  dapat  membantu  proses  pengelolaan  dan penyimpanan data alumni di STMIK Widuri agar lebih terstruktur.  Pembuatan  laporan  yang  lebih  jelas  serta pemanfaatan teknologi informasi dalam bentuk aplikasi.

## METODE PENELITIAN
Metode  yaitu  cara  yang  digunakan  oleh  peneliti untuk membantu menyelesaikan  masalah  yang  diambil dalam penelitian. Metode  penelitian adalah cara ilmiah yang  dilakukan  untuk  mendapatkan  data  guna melengkapi  tujuan  dan  memiliki  kegunaan  tertentu (Ummi  Khalifah,  Nur  Nawaningtyas  Pusparini,  2020). Dalam memilih metodologi penelitian, ada hal-hal yang harus  menjadi  pertimbangan  seperti  metodologi terdahulu yang digunakan dalam penelitian sejenis serta batasan sumber daya yang dimiliki oleh peneliti.
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam penelitian  ini  yaitu  metode  penelitian  kualitatif deskriptif,  dimana  segala  informasi  yang  di  dapatkan berupa  lisan,  tulisan  dan  gambar  yang  dapat berkontribusi  untuk  menjawab  permasalahan  yang diangkat  dalam  penelitian  (Subandi,  2011).  Penelitian kualitatif dilakukan dalam pengaturan tertentu yang ada dalam kehidupan nyata dengan tujuan menganalisa dan memahami fenomena apa yang terjadi, mengapa terjadi dan  bagaimana  fenomena  itu  terjadi.  Tujuan  dari penelitian  kualitatif  yaitu  membuat  fakta  mudah dipahami  dan  jika  memungkinkan  hasil  dari  penelitian kualitatif dapat menghasilkan hipotesis baru.
Metode  yang  digunakan  dalam  perancangan sistem  informasi  pengelolaan  data  alumni  ini  yaitu metode System Development Life Cycle ( SDLC) dengan pemodelan waterfall. Metode ini merupakan salah satu metode  yang  umum  digunakan  oleh  para  penganalisa sistem.  Pengerjaan  sistem  dengan  metode waterfall dilakukan  secara  berurutan  dari  proses  satu  ke  proses lainnya  sehingga  jika  proses  ke-1  belum  selesai dikerjakan maka proses lainnya belum dapat dikerjakan (Arifad watung et al., 2014).

## INFOTECH: JOURNAL OF TECHNOLOGY INFORMATION
DOI: https://doi.org/10.37365/jti.v7i2.116
Urutan  proses  pengerjaan  dengan  metode  ini berjalan  lebih  teratur  dikarenakan  semua  proses  harus dilakukan  satu  tahap  ke  tahap  berikutnya.  Pengguna dapat  merencanakan  kebutuhan  data  dan  proses  yang dibutuhkan  dalam  sistem  yang  akan  dibuat.  Jadwal pengerjaan  dengan  metode  ini  menjadi  lebih  teratur karena kegiatan dari proses satu ke proses yang lainnya dapat ditentukan dengan pasti waktu pengerjaannya.
Beberapa  tahapan  dalam  metode waterfall adalah sebagai berikut :
Analysis
Design Development Testing Implementation Maintenance Sumber : (Balaji, 2012)
Gambar 1 . Tahapan Metode Waterfall
Keterangan Dari Tahapan Metode Waterfall : 1. Analysis
Merupakan  tahapan  proses  analisa  terhadap kebutuhan  sebuah  sistem.  Peneliti  mengumpulkan data-data  yang  digunakan  untuk  bahan  dasar pengembangan  sistem.  Pengumpulan  data  dalam penelitian ini dilakukan dengan teknik observasi dan wawancara (Nur Rofiq, Agung Perdananto, 2021).
2. Design
Dalam proses ini kebutuhan diubah ke dalam bentuk “blue  print”  software sebelum  proses coding dimulai.  Dalam  proses design diharapkan  dapat menerapkan kebutuhan sistem yang disebutkan pada proses sebelumnya (Fadallah & Rosyida, 2018).
3. Development Proses  ini  adalah  tahapan  dalam  melakukan pengembangan pada sistem sesuai dengan kebutuhan. Dalam proses ini segala kebutuhan yang telah  didefinisikan  sebelumnya  dikerjakan  untuk mencapai  hasil  akhir  yang  sesuai  dengan  tujuan utama  pembuatan  sistem  (Suryantara  &  Andry, 2018).
4. Testing
Sesuatu yang dibuat harus melalui tahapan uji coba, begitupun  dengan  sebuah software. Segala  fungsi dalam software harus  di  uji  coba,  agar software yang  dibuat  terbebas  dari error dan  hasil  yang didapatkan  dapat  benar-benar  sesuai  dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.
5. Implementation Proses  penerapan  sistem  yang  telah  selesai  dibuat untuk  digunakan  sebagai  alat  bantu  suatu  proses bisnis yang sebelumnya masih belum menggunakan sistem dalam proses pengerjaannya.
6. Maintenance
Pemeliharaan  terhadap  sebuah software sangat diperlukan,  karena software yang  dibuat  tidak selamanya  hanya  seperti  itu.  Ketika  mulai dioperasikan, kemungkinan adanya error kecil yang tidak  terdeteksi  dalam  proses  sebelumnya,  adanya penambahan beberapa fitur yang sebelumnya belum tersedia  pada software yang  dikembangkan. Pengembangan  dibutuhkan  ketika  ada  perubahan eksternal  seperti  ketika  adanya  pergantian  sistem operasi atau perangkat lainnya.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Berikut  merupakan  penjabaran  implementasi dari aplikasi yang telah dibuat :
1. Tampilan Menu Login Admin
Dalam  menu  ini  admin  dapat  melakukan  proses login dengan memasukkan username dan password yang sudah diregistrasi terlebih dahulu.
Sumber : (Ayu Puspita, 2021) Gambar 2. Menu Login Admin
2. Tampilan Menu Utama Setelah login ke  dalam  aplikasi,  admin  masuk kedalam  menu  utama  dimana  ada  menu home, alumni, verifikasi, laporan, daftar admin dan logout.
DOI: https://doi.org/10.37365/jti.v7i2.116
VOL. 7 No. 2 November 2021 P-ISSN : 2460-2108 E-ISSN : 2620-5181
Sumber : (Ayu Puspita, 2021) Gambar 3. Menu Utama
3. Tampilan Menu Alumni
Admin  dapat  menginput  data  pribadi  alumni  satu persatu  maupun  dengan  meng- upload data  alumni dalam bentuk file excel pada menu alumni.
Sumber : (Ayu Puspita, 2021) Gambar 4. Input Data Pribadi Alumni
Admin  dapat  melihat  data  pribadi  alumni  yang telah terinput dalam aplikasi.
Sumber : (Ayu Puspita, 2021) Gambar 5 . Tampilan Data Pribadi Alumni
4. Tampilan Menu Verifikasi
Admin  dapat  melakukan  proses  verifikasi  pada pengajuan  perubahan  data  profil  alumni  seperti alamat,  telepon, email,  website ,  dan  deskripsi  diri alumni.
Sumber : (Ayu Puspita, 2021) Gambar 6. Verifikasi Perubahan Data Profil Alumni
5. Tampilan Laporan
Admin dapat melihat laporan keseluruhan berdasarkan  tahun  lulus  dan  program  studi  dalam betuk grafik line chart.
Sumber : (Ayu Puspita, 2021) Gambar 7 . Laporan Keseluruhan dengan Grafik Line Chart
Admin  dapat  membuat  laporan  dalam  bentuk  tabel berdasarkan  tahun  lulus  dan  program  studi  lalu mencetaknya dalam bentuk file PDF.
Sumber : (Ayu Puspita, 2021) Gambar 8. Laporan dalam bentuk tabel

## INFOTECH: JOURNAL OF TECHNOLOGY INFORMATION
DOI: https://doi.org/10.37365/jti.v7i2.116
6. Tampilan Register Alumni Setelah mendapatkan link dari admin kemahasiswaan  alumni  melaukan  registrasi  akun dengan membuat password.
Sumber : (Ayu Puspita, 2021) Gambar 9. Register Alumni
7. Tampilan Halaman Portal Alumni
Halaman awal aplikasi untuk akun alumni.
Sumber : (Ayu Puspita, 2021) Gambar 10 . Halaman Portal Alumni
8. Tampilan Login Alumni
Setelah  melakukan  registrasi password, alumni dapat  melakukan  proses login ke  dalam  aplikasi dengan  memasukkan  NIM  dan password yang sudah dibuat sebelumnya.
Sumber : (Ayu Puspita, 2021) Gambar 11. Login Alumni
9. Tampilan Home Pada  halaman Home alumni  dapat  melihat  dan membaca artikel yang dibuat oleh admin kemahasiswaan.
Sumber : (Ayu Puspita, 2021) Gambar 12. Tampilan Home
10. Tampilan Profil Alumni Alumni  dapat  mengajukan  perubahan  data  profil dan mengajukan perubahan data tersebut.
Sumber : (Ayu Puspita, 2021)
Gambar 13 . Profil Alumni
11. Tampilan Pencarian Alumni Alumni  dapat  melakukan  pencarian  profil  sesama alumni dengan memasukkan nim atau nama alumni yang ingin dicari.
DOI: https://doi.org/10.37365/jti.v7i2.116
VOL. 7 No. 2 November 2021 P-ISSN : 2460-2108 E-ISSN : 2620-5181
Sumber : (Ayu Puspita, 2021) Gambar 14 . Tampilan Pencarian Alumni

## KESIMPULAN
Setelah  menganalisa  proses  pengelolaan  data alumni di STMIK Widuri, dapat diketahui bahwa belum ada  aplikasi  pengelolaan  data  alumni  sehingga  proses pengelolaan  data  alumni  yang  berjalan  belum terstruktur.  Sistem  informasi  pengelolaan  data  alumni ini akan mempermudah pembuatan laporan data alumni STMIK Widuri yang lebih akurat. Laporan data alumni yang  dibutuhkan  juga  dapat  diproses  dengan  cepat. Aplikasi berbasis web ini memiliki database yang dapat memudahkan  unit  kemahasiswaan  STMIK  Widuri melakukan  proses  pengelolaan  maupun  penyimpanan data alumni STMIK Widuri dengan baik.

## DAFTAR PUSTAKA
Afnoto,  M.  Y.,  &  Nugrahaningsih,  D.  (2017).  Sistem
Informasi Data Alumni Politeknik
Muhammadiyah  Pekalongan  Berbasis  Web.
Jurnal Surya Informatika , 4 (1), 47–55.
Arifad  watung,  I.,  A,  A.,  Sinsuw,  ST.,  M.,  Sary  D.E. Paturusi,  ST.,  M.  E.,  &  Saverius  B.N  Najoan, ST.,  M.  (2014). Perancangan  Sistem  Informasi
Data  Alumnifakultas  Teknik  Unsrat  Berbasis Web.pdf . 4.
Ayu  Puspita,  D.  (2021). Analisa  dan  Perancangan Sistem  Informasi  Pengelolaan  Data  Alumni
STMIK Widuri .
Balaji,  S.  (2012).  Waterfall  vs  v-model  vs  agile :  A comparative  study  on  SDLC. Wateerfall  Vs  V- Model  Vs  Agile : A  Comparative  Study  On Sdlc , 2 (1), 26–30.
Egziabher,  T.  B.  G.,  &  Edwards,  S.  (2013). Pengembangan  Sistem  Informasi  Pengelolaan Data  Alumni  (Tracer  Study)  Di  Smk  Negeri  1 Bulukumba  Lia. Africa’s  Potential  for  the Ecological  Intensification  of  Agriculture , 53 (9),
1689–1699.
Fadallah,  M.  F.,  &  Rosyida,  S.  (2018).  Program Pemesanan Percetakan Berorientasi Objek dengan Pemodelan  Unified  Modeling  Language. AMIK BSI Bekasi , 8 , 61–70.
Nur  Rofiq,  Agung  Perdananto,  N.  (2021). Penerapan Model Waterfall Pada Aplikasi Bank Sampah . Seprihadi  Natanael.  (2018). PERENCANAAN  BISNIS Erpin  .  Biz  Sebagai  Aplikasi  Erp  Financial Berbasis Cloud Computing Untuk Usaha Mikro , Kecil  Dan  Menengah  Seprihadi  Natanael Program  Sistem  Informasi  ,  Program  Studi Sistem  Informasi  ,  Universitas  Bina  Nusantara . 4 (9), 2–7.
Subandi.  (2011). Qualitative  Description  as  one Method in Performing Arts Study . 19 , 173–179.
Suryantara,  I.  G.  N.,  &  Andry,  J.  F.  (2018).
Development  of  Medical  Record  With  Extreme Programming  SDLC. International  Journal  of New Media Technology , 5 (1), 47–53. https://doi.org/10.31937/ijnmt.v5i1.706
Ummi  Khalifah,  Nur  Nawaningtyas  Pusparini,  O.  K.
(2020). Analisis  Evaluasi  Penerapan  Sistem Informasi  Pengolahan  Nilai  Pada  Kurikulum 2013 Dengan Metode TAM .