## SISTEM INFORMASI EFILING DOKUMEN DESA BERBASIS WEB
STUDI KASUS DESA BANGUN-PUNGGING
Yeni Kurnia Wati 1,* , Ika Ratna Indra Astutik 2
1,2 Program Studi Teknik Informatika, Universitas Muhammadiyah Sidoarjo, 61271
*Yenikurnia718@gmail.com, Ikaratna@umsida.ac.id

## Abstract
Efiling  village  information  system  is  a  collection  of  software  and  computer  hardware and  human  devices  that  will  process  archival  data  in  the  form  of  village  documentation systematically  so  that  when  needed  again  can  be  found  again  quickly  which  will  be  needed Bangun  village.  Archiving  of  the  Bangun  village  is  still  manual  and  its  layout  is  hard  to remember in the long run when needed. The purpose of this study is to facilitate the admin, staff and the  community  in  data  archiving,  data  search and  reminder  functions in  personal identity renewal  and  payment  of  land  and  building  tax  effectively  and  efficiently.  Efiling  system  is designed  by  using  PHP  programming  language  and  MySQL  database  consisting  of  3 permissions by admin, staff, and community. This system works by scanning incoming data to be archived  and  stored  in  the  village  admin  database  and  can  be  seen  through  the  android community.  The  result  of  this  application  is  to  archive  personal  letters  of  citizens  and  as  a function of reminder when personal letter updates and efficient tax payments. From the results of the application test found that 91% of applications run well.
Keywords : Efiling Village, Reminder Document, PHP, MySQL

## Abstrak
Sistem  informasi efiling dokumen  desa  merupakan  kumpulan  dari software dan hardware komputer  serta  perangkat  manusia  yang  akan  mengolah  data  kearsipan  desa  yang berupa  penyusunan  dokumen    secara  sistematis  sehingga  bilamana  diperlukan  lagi  dapat ditemukan kembali secara cepat yang akan dibutuhkan desa Bangun. Pengarsipan desa bangun masih  manual  dan  tata  letaknya  yang  sulit  diingat  dalam  jangka  panjang  saat  dibutuhkan. Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  mempermudah  admin  dan  staff  maupun  masyarakat  dalam pengarsipan  data,  pencarian  data  dan  fungsi reminder dalam  pembaharuan  identitas  personal dan  pembayaran  Pajak  Bumi  dan  Bangunan  dengan  efektif  dan  efisien.  Sistem efiling ini dirancang  dengan  menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP  dan  database  MySQL  yang  terdiri dari  3  hak  akses  yaitu  admin,  staff,  dan  masyarakat.  Sistem  ini  bekerja  dengan  cara  menscan data masuk untuk diarsipkan dan tersimpan di database admin desa dan bisa dilihat masyarakat melalui  android.  Hasil  dari  aplikasi  ini  adalah  sebagai  pengarsipan  surat  personal  warga  dan sebagai fungsi reminder saat pembaharuan surat personal serta pembayaran pajak yang efesien. Dari hasil pengujian aplikasi didapatkan bahwa 91% aplikasi berjalan dengan baik.
Kata kunci: Efiling Desa, Reminder Dokumen, PHP, MySQL

## 1. Pendahuluan
Sistem  informasi  merupakan  kumpulan dari perangkat lunak ( software ) dan
perangkat  keras  ( hardware )  komputer  serta
perangkat manusia yang akan  mengolah data menggunakan software dan hardware tersebut (Kristanto Andri, 2008).
Sistem  informasi  juga  diperlukan  desa dalam  pengarsipan  dokumen  warga.  Desa
adalah  kesatuan  masyarakat  hukum  yang memiliki suatu batas-batas wilayah yuridiksi, yaitu  yang  berwenang  untuk  mengatur  dan mengurus  segala  kepentingan  masyarakat setempat  yang  diakui  atau  dibentuk  dalam suatu  sistem  pemerintahan  nasional  dan berada  di  kabupaten  atau  kota  (Hermansyah, 2015).
Menurut  Sugiarto  dan  Wahyono  (2005) mengatakan  bahwa  e-filing  adalah Kearsipan atau filing adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha  yang  berupa  penyusunan  dokumen- dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan  lagi,  dokumen-dokumen  itu  dapat ditemukan kembali secara cepat (Widilestariningtyas Ony, 2015).
Salah  satu  contoh  desa  yang  memerlukan sistem informasi dalam pengolahan dokumen warga  adalah  Desa  Bangun.  Desa  Bangun terletak  di  kecamatan  Pungging  Kabupaten Mojokerto.  Dimana  memiliki  luas  desa sebesar  231.084  HA.  Kondisi  geografis  pada ketinggian  tanah  dari  permukaan  laut  adalah 525 M dan suhu udara rata-rata 24 o C. Batas wilayah  sebelah  utara  adalah  Desa  Gedang Rowo,  Kecamatan  Prambon,  Kabupaten Sidoarjo.  Sebelah  selatan  adalah  Desa Ngrame  Kecamatan  Pungging  Kabupaten Mojokerto.  Sebelah  barat  adalah  Desa Ngimbangan Kecamatan Mojosari Kabupaten Mojokerto.  Sebelah  timur  adalah  Desa  Wiro Biting    Kecamatan  Prambon  Kabupaten
Sidoarjo. Pelayanan di desa Bangun dalam pengarsipan  dokumen  warga  masih  manual. Tata  letak  pengarsipan  data  juga  masih manual.  Sering  kali  data  personal  warga diarsipan jadi satu dan ditumpuk dengan data lainnya.  Sehingga  mempersulit  dan  butuh waktu lama bagi admin desa dalam pencarian data  sebelumnya  yang  diperlukan  untuk diperharui  dan  bila  terjadi  kehilangan  data yang dilakukan oleh warganya. Biasanya juga warga  sering  lupa  untuk  perbaharui  identitas personalnya  saat  sudah  waktunya.  Dalam pembayaran  Pajak  Bumi  dan  Bangunan  juga staff desa perlu mendatangi rumah warga saat sudah  jatuh  tempo  tetapi  dalam  penanganan masih  manual  yaitu  dengan  cara  menagih langsung di setiap rumah warga.
Dari  latar  belakang  tersebut  penulis tertarik untuk membuat “Sistem Informasi E- filing Dokumen Desa  Berbasis  Web”.
Dimana  website  digunakan  oleh  admin  desa dan  staff  Desa  sedangkan  user  atau masyarakat memakai aplikasi android. Sistem ini  diharap  bisa  mempermudah  admin  dalam pengarsipan  data  dengan  waktu  yang  cepat dan  mudah  dicari  penempatannya  dalam waktu  yang  singkat  dan  pencarian  data  yang lengkap  serta  bisa  sebagai  pengingat  warga dalam  pembaharuan  identitas  personal  dan pembayaran  Pajak  Bumi  dan  Bangunan sehingga  bisa  berjalan  dengan  efektif  dan efisien.  Sistem  ini  bekerja  dengan  cara menscan  data  masuk  untuk  diarsipkan  dan tersimpan di database admin desa.

## 2. Metode Penelitian
Desain Perancangan Aplikasi Dalam perancangan sistem ada beberapa  tahapan  yang  perlu  dilakukan.
Tahapan  -  tahapan  yang  akan  dilakukan untuk  merancang  sistem  tersebut  adalah Pengamatan (Observasi), Wawancara ( Interview ), Studi Literatur. Detail langkahnya sebagai berikut: 1. Pengamatan (Observasi)
Yaitu  suatu  teknik  pengumpulan  data yang  diperoleh  dengan  jalan  melakukan pengamatan dan pencatatan secara langsung pada objek yang diteliti.
2. Wawancara ( Interview )
Melakukan  tanya  jawab  secara  langsung kepada  Staff  Desa  Bangun    dengan memberikan  beberapa  pertanyaan  dengan perbahasan seputar obyek penelitian untuk memperoleh keterangan yang lebih relevan.
3. Studi Literatur Menelusuri sumber-sumber tulisan yang pernah dibuat sebelumnya. Studi literatur adalah cara yang dipakai untuk menghimpun  data-data  atau  sumber- sumber  yang  berhubungan  dengan  topik yang  diangkat  dalam  suatu  penelitian. Studi  literatur  bisa  didapat  dari  berbagai sumber diantaranya jurnal, buku dokumentasi, internet dan pustaka.

## Flowchart
Flowchart efiling dokumen,  sistem ini  dijalankan  admin  dimulai  dari  login,  lalu masukkan  username  dan  password  yang
benar  bila  salah  kembali  ke  login,  kemudian mengolah  data  admin,  staff  dan  masyarakat, mengolah  data  tipe  dokumen  serta  mengolah data mapping setelah itu di logout.
Gambar 1. Flowchart Admin
Flowchart efiling dokumen,  sistem ini  dijalankan  staff  dimulai  dari  login,  lalu masukkan  username  dan  password  yang benar  bila  salah  kembali  ke  login,  kemudian mengolah  mapping  dokumen  dan  perbarui dokumen setelah itu di logout.
Gambar 2. Flowchart Staff Flowchart efiling dokumen,  sistem ini dijalankan masyarakat  dimulai dari login, lalu  masukkan  username  dan  password  yang benar  bila  salah  kembali  ke  login,  kemudian dapat  mencari  dokumen  dan  mendapat reminder  dokumen  saat  ada  pembaruan  surat personal warga dan PBB setelah itu di logout.

## DFD Level 0
Pada context diagram , terdapat 3 user yaitu  admin,  staff  dan  masyarakat.  Dimana admin  dapat  mengolah  data  user,  mapping, dan  tipe  dokumen  kemudian  dari  sistem admin  mendapatkan  rekap  data  dokumen. Staff  dapat  mngolah  mapping  dokumen  dan perbarui  dokumen  kemudian  dari  sistem admin mendapatkan data dokumen. Masyarakat  dapat  mencari  dokumen  dan reminder dokumen.
Gambar 4. DFD Level 0

## DVD Level 1
Pada  DVD  Level  1,  berikut    adalah perkembangan dari DVD Level 0.

## DVD Level 2
Pada  DVD  Level  2,  berikut  adalah perkembangan dari DVD Level 1.
Gambar 6. DFD Level 2 Input Admin
Gambar 7. DFD Level 2 Edit Admin
Gambar 8. DFD Level 2 Hapus  Admin
Gambar 9. DFD Level 2 Input Staff
Gambar 10. DFD Level 2 Edit Staff
Gambar 11. DFD Level 2 Hapus  Staff
Gambar 12. DFD Level 2 Input Masyarakat

## Relasi Tabel
Hubungan  data  antara  tabel  dalam database disebut  relasi.  Relasi  digunakan untuk  meringkas,  adapun  gambar  dari  relasi antar tabel dapat dilihat dibawah ini :
Gambar 13. Relasi Tabel

## Penjelasan tabel :

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil  penelitian  ini  adalah  membangun sebuah  aplikasi  sistem  informasi  efiling dokumen  guna  mempermudah  user  dalam pengarsipan surat personal warga dan sebagai reminder.
A. Login Admin Halaman login admin merupakan tampilan pertama dalam aplikasi agar bisa masuk.
Gambar 14. Login Gambar  14. halaman login ini menggunakan  username  dan  password privasi  setiap  user.  Jika  login  berhasil maka  user  masuk  kemenu  utama  tapi jika gagal tetap di menu login .
Halaman Utama
Gambar 15. Berisikan  grafik  user yang  sudah  melakukan  pembaruan  surat personalnya.

## Master User
Gambar 16. Master User Gambar  16.  H alaman  data  proposal ini berisikan username dan password user agar bisa masuk ke dokumen pribadinya
.
Gambar 17. Master User Baru Gambar 17. M aster user baru dimana akan  menginputkan  nama  baru  yang belum mempunyai username dan password.

## Master Tipe Dokumen
Gambar 18. Master Tipe Dokumen
Gambar  18. Master  Tipe  Dokumen berisi tipe dokumen apa saja yang dibatasi dalam program tersebut.
Gambar 19. Master Tipe Dokumen Baru Gambar  19. Master  Tipe  Dokumen Baru  berisi  inputan  tipe  dokumen  yang terbaru  agar  bisa  dijadikan  batasan  surat apa saja yang ada.

## Master Mapping
Gambar 20. Master Mapping Gambar  20. Master  Mapping  berisi tata  letak  penyimpanan  dokumen  di almari.
Gambar 21 Master Mapping Baru G ambar  21. Master  Mapping  berisi inputan  baru  tata  letak  penyimpanan dokumen di almari.

## Mapping Dokumen
Gambar 22. Almari Di Mapping Dokumen Gambar 22. Almari  Di  Mapping
Dokumen  ini  seperti  nama  tiap  dusun  di desa Bangun.
Gambar 23. Bin Di Mapping Dokumen
Gambar 23. Bin  Di  Mapping Dokumen  ini  seperti  nama  tiap  RT  di dusun desa Bangun.
Gambar 24.  Folder Di Mapping Dokumen
Gambar  24. Folder  Di  Mapping Dokumen  ini  seperti  nama  tiap  kepala keluarga di tiap RT di dusun desa Bangun.
Gambar 25. Inputan Di Mapping Dokumen Gambar  25. Inputan  Di  Mapping Dokumen  ini  adalah  inputan  untuk mengupload surat personal warga.
Report Dokumen
Gambar 26. Report Dokumen Gambar 26. Report Dokumen berisi tentang  hasil  upload  surat  personal  warga secara  keseluruhan  yang  dilakukan  oleh staff.
Logout
Gambar 27. Logout Gambar  27. Logout  adalah  saat selesai  membuka  aplikasi  maka  akan ditutup.

## B. Login Staff
Halaman login merupakan tampilan pertama dalam aplikasi agar bisa masuk.
Gambar 28. Login
Gambar  28. H alaman login ini menggunakan  username  dan  password privasi  setiap  user.  Jika  login  berhasil maka  user  masuk  kemenu  utama  tapi jika gagal tetap di menu login .
Halaman Utama
Gambar 29. Halaman Utama Gambar  29. Berisikan  grafik  user yang  sudah  melakukan  pembaruan  surat personalnya.

## Mapping Dokumen
Gambar 30. Almari Di Mapping Dokumen Gambar 30. Almari  Di  Mapping Dokumen  ini  seperti  nama  tiap  dusun  di desa Bangun.

## Gambar 31. Bin Di Mapping Dokumen
Gambar 31. Bin  Di  Mapping Dokumen  ini  seperti  nama  tiap  RT  di dusun desa Bangun.

## Gambar 32. Folder Di Mapping Dokumen
Gambar 32. Folder  Di  Mapping Dokumen  ini  seperti  nama  tiap  kepala keluarga di tiap RT di dusun desa Bangun.

## Gambar 33. Inputan Di Mapping Dokumen
Gambar  33. Inputan  Di  Mapping Dokumen  ini  adalah  inputan  untuk mengupload surat personal warga.
Report Dokumen
Gambar 34. Report Dokumen Gambar  34. Report  Dokumen  berisi tentang  hasil  upload  surat  personal  warga secara  keseluruhan  yang  dilakukan  oleh staff.
Logout
Gambar 35. Logout
Gambar  35. Logout  adalah  saat selesai  membuka  aplikasi  maka  akan ditutup.

## C. Login Masyarakat
Halaman login merupakan tampilan pertama dalam aplikasi agar bisa masuk.
Gambar 36. Login Gambar 36. halaman login ini
menggunakan  username  dan  password privasi  setiap  user.  Jika  login  berhasil maka  user  masuk  kemenu  utama  tapi jika gagal tetap di menu login .

## Halaman Utama
Halaman utama berupa reminder
pembaharuan surat.
Gambar  37. Berisikan  reminder surat personal warga.

## List Dokumen
Tampilan dalam isi dokumen .
Gambar 38. Tampilan Dokumen
Gambar 38. Tampilan  Dokumen berisi  list  surat  personal  warga  secara online.

## Logout
Menu logout dalam android.
Gambar 39. Logout
Gambar 39. Logout adalah saat selesai membuka aplikasi maka akan ditutup.

## Hasil Kelayakan Aplikasi
Dari  hasil  pengujian  yang  dilakukan dengan admin, staff dan beberapa masyarakat :

## TABEL 1 HASIL PENGUJIAN APLIKASI
Dari  hasil  pengujian  tabel  1  hasil  pengujian aplikasi  didapatkan  bahwa  91%  aplikasi berjalan dengan baik.

## 4. Penutup
Sesuai  dengan  hasil  pembahasan yang  sudah  dilakukan  maka  dapat    di simpulkan bahwa:
a. Dengan adanya sistem informasi ini maka efiling dokumen  desa  lebih  cepat  dan efisien.
b. Mempermudah  pengarsipan  dokumen desa dan pencarian data.
c. Sebagai  fungsi reminder atau  pengingat pembaharuan  personal  dokumen  dan pembayaran pajak.
d. Hasil  pengujian  aplikasi  didapatkan bahwa  91%  aplikasi  berjalan  dengan baik.

## Saran
Penelitian  yang  penulis  kerjakan tentu  masih  banyak  kekurangan  baik  dari segi  penulisan,  sistem  dan  teori  yang digunakan. Bagi para pembaca, semoga hasil sistem  ini  bermanfaat . Sistem  ini  juga  jauh dari  kata  sempurna  karena  ini  adalah  sistem yang  baru  dibuat  sehingga  perlu  untuk dikembangkan  lagi  dan  masih  banyak kekurangan :
a. Sangat dimungkinkan untuk dapat dikembangkan  agar  lebih  bagus  dalam web maupun android.
b. Mengingat  masih  bisa  di  kembangkan untuk menjadi sistem yang lebih efisien.

## Daftar Pustaka
Akhmad  Husain  Mubarok,  Erlina  Dayanti,
(2015), Aplikasi  Panduan  Teknisi Berbasis Android Untuk Mempermudah Penanganan Troubleshooting  Pada  Pt  Kai  ( Persero ) Daop 3 Cirebon , Vol. ,No. , Hal 13-14. Alexander  F.  K.  Sibero,  (2011), Kitab  Suci Web Programming , 1 rd edition, Mediakom, Yogyakarta. Andri Kristanto, (2008), Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, 1 rd
Edition, Gava Media, Yogyakarta.
Ardhian  Agung  Yulianto,  Inne  Gartina,  Rini Astuti, Sari Dewi, Siska Komala Sari, Wina  Witanti,  (2009), Analisis  dan Desain  Sistem  Informasi ,  1 rd Edition, Politeknik Telkom Bandung, Bandung. A.Yudi  Setianto,S.H.,  L.  Jehari,S.H.,  Agn Nemen, Niko Budiman,S.Ag.,  dan L. Jehadun, SE., (2008), Panduan
Lengkap Mengurus Segala Dokumen ,
1 rd edition,  Praninta  Forum  Sahabat, Jakarta.
Bangil  (2011), Situs  Resmi  Kecamatan Bangil ,bangil.pasuruankab.go.id/page s-31-prosedur-pembuatan-sktm.html, (Diakses  pada  tanggal  30  Januari
2017 jam 09.00 WIB). Dr.  Ony  Widilestariningtyas,  SE.,  M.Si, Gartina Wulan Utami, (2015),
Penerapan  E-Filing  dan  Kesadaran Wajib  Pajak  Terhadap  Kepatuhan
Formal  (Survey  Pada  WP  OP Pekerjaan  Bebas  di  KPP  Pratama
Bandung Karees) , Universitas
Komputer Indonesia.
Fathansyah, (2012), BASIS DATA , 1 rd Edition, Informatika Bandung, Bandung.
Hafiz  Ridha,  (2013), Implementasi  Twitter
Bootstrap Pada Codeigniter , http://ilmukomputer.org/2013/05/10/i mplementasi-twitter-bootstrap-pada- codeigniter/  (Diakses  pada  tanggal  7
Desember 2016 jam 10.00 WIB).
Hermansyah,  (2015), Peran  Kepala  Desa Dalam  Pelaksanaan  Pembangunan
Kecamatan  Tana  Lia  Kabupaten
Tana  Tidung (Studi  Kasus  Di  Desa Tanah Merah dan Desa Sambungan), Vol. 3, No. 2, Hal 354.
Ikhsan,  (2010), E-Filing  :  Tata  Naskah
Dokumen  Elektronik  (Tnde)  Dan Persuratan,
http://www.digital- sense.net/e-filing-sistem-pengarsipan
(Diakses  pada  tanggal  1  November 2016 jam 09.00 WIB).
Jerry Fonda, (2014), Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Bengkel Pt.Abadi  Sekawan  Perkasa ,  STMIK MDP, Palembang.
Kakakpintar,  (2015), Definisi  dan  Contoh Surat  Pernyataan  belum  Nikah, http://kakakpintar.com/definisi-dan- 3-contoh-surat-pernyataan-belum- menikah/  (Diakses  pada  tanggal  30 Januari 2017 jam 09.00 WIB).
Kominfo,  (2003), Panduan  Manajemen Sistem  Dokumen  Elektronik ,  Versi 1.0,  Kementerian  Komunikasi  Dan
Informasi, Jakarta.
Kusrini,  S.kom  ,  Andri  Koniyo,  (2007), Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi  Akuntansi  Dengan  Visual Basic  dan  Microsoft  Sql  Server ,  1 rd edition, C.Vandi offset,Yogyakarta.
Mirza  Ayu  Sugiharti,  Suhadak,  Rizki  Yudhi Dewantara, (2015),
Analisis Efektivitas  Dan  Kelayakan  Sistem Pelaporan  Pajak  Menggunakan  E-
Filing  Terhadap  Kepuasan  Wajib
Pajak (Studi  Pada  KPP  Pratama Malang Utara Periode 2015), Vol. 6
No. 2, Hal 5.
Nazruddin  Safaat  H,  (2015), Android
Pemrograman Aplikasi Mobile Smart Phone  Dan  Tablet  Pc  Berbasis Android ,  2 rd edition,  Informatika
Bandung, Bandung. Oky  Ustiawan,  Puspadini  Putri  Utami, Mardiani,  Nur  Rachmat,  (2014), Sistem Informasi Manajemen Dokumen  Badan  Penjaminan  Mutu Pada STMIK GI MDP , STMIK MDP, Palembang. Reza maulana, (2015), https://teknorial.com/membuat- aplikasi-webview-di-android-studio (Diakses  pada  tanggal  22  Agustus jam 11.00 WIB). Rizka  Novianti  Pertiwi,  Devi  Farah  Azizah, dan  Bondan  Catur  Kurniawan  , (2014), Analisis Efektivitas Pemungutan Pajak Bumi dan Bangunan (Studi Pada Dinas Pendapatan,  Pengelolaan  Keuangan dan  Aset  Kota  Probolinggo) ,  Vol.  3 No. 1, Universitas Brawijaya, Malang. Siswosoediro,  Henry  S.,  dan  veronica  Dian A, (2008), Mengurus Surat Kependudukan  (identitas  Diri) ,  1 rd
edition, Visimedia, Jakarta.
Polri.go.id, (2014), Surat Keterangan Catatan Kepolisian, https://www.polri.go.id/layanan- skck.php  (Diakses  pada  tanggal  30 Januari 2017 jam 09.00 WIB).