## ANALISA PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN E-STATEMENT
(SEBUAH PENDEKATAN STUDI KASUS DI BANK XYZ)

## Ikrar Adinata Arin
Program Sistem Informasi, Program Studi Sistem Informasi, Universitas Bina Nusantara Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat, 11480
Telp. (021) 5345830 E-mail: ikrar@binus.ac.id

## ABSTRAKSI
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  memberikan  solusi  atas  permasalahan  yang  hampir  kebanyakan  dihadapi oleh  nasabah  sebuah  bank  yaitu  untuk  keterlambatan  Lembar  Tagihan  Transaksi  yang  diterima  setiap bulannya.  Belakangan  semakin  marak  produk  tabungan  menggunakan e-statement ,  kita  ambil  contoh CIMB Niaga AirAsia Saver, Simas Lion Ticket, atau PermataMe bank permata. Kehadiran mereka seperti mempertegas  bahwa  kini  zamannya  serba  elektronik.  Lebih  dari  itu,  ini  juga  sebagai  upaya  perbankan menerapkan green-banking di  institusinya.  Penelitian  ini  menggunakan  metode Analisis  Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) , dan hasil diterapkannya sistem layanan e-statement ( electronic statement ) pada Bank XYZ. Hasil dari analisis dan perancangan sistem informasi layanan e-statement ini diharapkan Bank XYZ dapat memiliki sistem yang dapat mengirimkan laporan transaksi apapun dapat di lihat dalam satu  dokumen  itu.  Setoran,  tarik  tunai  di  atm, transfer antar  rekening  bank,  pembelian  ke  mana,  bunga bank dll. Bandingkan jika menggunakan passbook , semua transaksi yang pernah kita lakukan hanya bisa dilihat  jika  mencetak  buku  tabungan.  Apabila  tidak  mencetak  dalam  periode  tertentu,  maka  hanya  akan terlihat hanya total kredit dan debet saja selama periode itu.
Kata Kunci : Pengembangan Sistem, Sistem Informasi e-Statement, e-Statement

## 1.  PENDAHULUAN
Pada  masa  dewasa  ini,  pengiriman  tagihan  seperti tagihan kartu credit, tagihan listrik  (PLN),  tagihan  air (PAM),    dan    tagihan    lainnya    masih    menggunakan jasa kurir (via  pos)  atau  dapat  disebut  sebagai  sistem manual    karena    tagihan    masih  menggunakan  kertas tagihan  yang  dihasilkan  oleh  sistem  dan  diberikan kepada  kurir  untuk  diantarkan  ke  alamat  tagihan. Lamanya pengiriman pun ada yang dalam beberapa hari saja  sejak  akhir  bulan  pemakaian  dan  bahkan  ada tagihan  yang  tidak  sampai  ke  pelanggan.  Akibatnya pelanggan    yang  tidak  mendapat  tagihan  pun  lupa membayar  karena   tidak   mendapat   kiriman tagihan dan  berdampak   pelanggan dikenakan  sanksi  berupa denda    ataupun    sanksi    lainnya.    Pengiriman    tagihan ini  menggunakan  sangat    banyak    kertas    dan  dengan banyaknya    pelanggan  serta    banyaknya  tagihan    yang diterima  setiap  pelanggan  untuk  setiap  bulannya.
Cara    pengiriman  tagihan  lainnya  adalah  pengiriman tagihan  dalam  bentuk email .  Tetapi  masih  sedikit perusahaan yang menggunakan email untuk mengirimkan  tagihan  kepada  pelanggan  dikarenakan alasan      kearnanan      ataupun      masalah      dimana pelanggan      melakukan  komplain    bahwa      pelanggan tidak      menerima      tagihan      berupa email padahal perusahaan sudah melakukan pengiriman.
Di  dunia  perbankan,  tagihan  yang  dikirimkan  ke nasabah  tentunya  berisikan  data  dan  informasi  yang rekening  yang  sangat  pribadi  dan  rahasia  (misalnya pembayaran loan ,  pembayaran  gaji, autodebit tagihan, dll)  maka  bank  wajib  menyediakan password khusus yang  hanya  dihasilkan  oleh  sistem,  sehingga password tersebut  sulit  untuk  ditebak  atau  diterka  orang  lain. Dengan password yang  dihasilkan  oleh  sistem,  maka keamanan  &  kerahasiaan    informasi  transaksi  nasabah akan lebih maksimal.
Penerapan  sistem  informasi  layanan e - statement pada Bank  XYZ  untuk  membantu  perusahanan  dalam menyediakan e-statement langsung tersedia dengan cara meregistrasikan  nomor  rekening  dan  informasi  diri seperti email address dari masing-masing nasabah pada portal  online  banking  Bank  XYZ. e-statement dikirimkan  lewat email dalam  format secured PDF sebagai  keamanan  tambahan.  Disamping  itu,  akses e- statement nasabah  hingga  7  tahun  ke  belakang  akan tetap  disimpan  dengan  aman  dan  di- download dalam format PDF.
Sistem  informasi  layanan e-statemen t  yang  disediakan oleh Bank XYZ untuk lembaran transaksi berikut:
 Consolidated Statement
 Current Account
 Foreign Currency Current Account
 Savings Account
 EcoSave Account
 Fixed Deposit
 Foreign Currency Fixed Deposit
 Loan
 Wealth Management
 Credit Card, and
 Mutual Fund
Otoritas  Jasa  Keuangan  (OJK)  pada  hari  Kamis,  24 April  2014  telah  merilis  Surat  Edaran  OJK  Nomor  7  / SEOJK.04 / 2014 tentang pelaksanaan pertemuan tatap muka  untuk  penerimaan  pemegang  reksa  dana  melalui pembukaan  rekening  secara  elektronik  dan  prosedur berlangganan  dan  penebusan  reksadana  oleh  sistem elektronik.  Surat  edaran  ini  mengatur  bahwa  bank kustodian  khusus  untuk  secara  khusus  memenuhi penggunaan sistem pengiriman elektronik.
Dinyatakan  dalam  ketentuan  umum,  Pasal  17c,  Bank Kustodian  yang  mengelola  langganan  dan  penebusan reksa  dana  harus  dapat  mengirim  laporan  konfirmasi secara elektronik melalui email ke unit pemegang reksa dana. Peraturan baru ini dimaksudkan untuk memfasilitasi  promosi  investasi  reksadana  dan  layanan ini  sudah  lama  ditunggu  oleh  manajer  investasi  dan pelanggan.
Sistem informasi layanan e-statement ini akan dibangun menggunakan  basis  web (web-based) dan  dapat dipergunakan oleh Operasional User di Bank.

## 2.  RUANG LINGKUP
Ruang lingkup merupakan sebuah batasan pembahasan  yang  menentukan  seluas  dan  sedalam  apa pembahasan  dalam  sebuah  penelitian,  dan  berfungsi juga membantu mempermudah penelitian, agar pembahasan penelitian menjadi terfokus. Ruang lingkup pada penelitian ini sebagai berikut:
a. Menganalisis  permasalahan  yang  dihadapi  oleh User  Operasional  Bank  XYZ  dan  merincikan keinginan  dari  mereka  untuk  kehadiran  sebuah sistem  layanan  yang  memberikan  kemudahan dalam mengirimkan lembaran tagihan transaksi ke nasabah
b. Membuat  desain  dari  seluruh  dokumentasi  yang telah dibuat kedalam sebuah sistem.

## 3.  METODE PENELITIAN
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Studi Pustaka
Mengumpulkan data dan informasi dengan cara mencari referensi mengenai analisis dan perancangan suatu web aplikasi melalui internet, jurnal, buku-buku, dan artikel yang  menyediakan  informasi  yang  dibutuhkan  dalam penelitian ini.
2. Studi Lapangan Metode  yang  digunakan  dalam  studi  lapangan  terdiri atas 3 (tiga) cara, yaitu:
a. Wawancara
Wawancara dilakukan secara langsung dengan Head of  Operation  Transfer  Agency PT.  Bank  XYZ. Wawancara tersebut dilakukan guna untuk mengetahui  proses  bisnis  yang  sedang  berjalan terkait dengan bagaimana lembaran  tagihan transaksi yang dikirimkan ke nasabah, masalah yang dihadapi, dan harapan perusahaan akan pengembangan sistem ini bagi perusahaan. Tujuan bisnis adalah untuk dapat menghasilkan dan mengirimkan e-statement untuk  laporan  rekening dan  laporan  konfirmasi  nasabah  sesuai  persyaratan dan peraturan.
b. Dokumentasi Dokumentasi  dilakukan  dengan  cara  menelusuri bukti  fisik  yang  terkait  dengan  lembaran  tagihan transaksi berupa hardcopy .
c. Dokumen Sampling Mempelajari  dokumen-dokumen  yang  diberikan oleh  tim  pengembang  sistem  layanan e-statement, untuk  kemudian  dianalisis  menjadi  basis  data  yang diperlukan dalam  perancangan aplikasi e-statement
3. Metode Analisis dan Perancangan
Menurut  (Naresh  Kumar,  2013)  terdapat  9  tahapan  di dalam  metode prototyping .  Dari 9  tahapan  yang ada  di dalam  metode prototyping kami  hanya  melakukan  5 tahap, diantaranya sebagai berikut:
a. Analisis
Membuat aktivitas sistem yang berupa:
 Activity Diagram
 Use case diagram
 Use case description
 Class diagram
 System sequence diagram
 User Interface
b. Desain
Membuat  desain  kasar  untuk web  e-statement agar memudahkan pada saat membuat prototipe c. Prototipe Membuat  prototipe  dari  hasil  desain  kasar  yang telah dibuat sebelumnya
d. Evaluasi User Melakukan evaluasi dari prototipe yang telah dibuat
e. Revisi dan update
Memperbaiki  kesalahan  yang  ditemukan  pada  saat evaluasi dengan pelanggan

## Gambar 1. Model System Development Life Cycle
Sumber : Naresh Kumar, A. S. (2013). Evolving a New Software Development Life. Evolving a New Software Development Life Cycle Model SDLC - 2013 with Client Statisfaction , 5.

## 4.  HASIL DAN DISKUSI
Upaya  pengiriman hardcopy ke  setiap  nasabah untuk  lembaran  tagihan  transaksi  bukanlah  hal  mudah dan  cepat.  Dibawah  ini  adalah  perbandingan  yang memperlihatkan keuntungan dalam penggunaan mekanisma e-delivery dan hardcopy  delivery diperoleh dari requirement  document yang  disampaikan  oleh User/Bisnis.
Tabel 1 : Perbandingan hardcopy delivery dan e-delivery Scenario Hardcopy Delivery E-Delivery Storing letterheads from Fund Managers Requires storage room, transport costs to pick up the papers and FTE time to arrange the safekeeping -
Management of Invoice & Receipts Large number of airway bills and courier invoices which have to be sorted, safe kept, and managed. All confirmations are stored and monitored electronically Delivery Process
Higher chance of delivery failure. Points of failure include:
- Wrong address
- Delivery mistakes by the courier - Delivered to people other than the intended recipient Lower chance of delivery failure as long as email is registered correctly. Will directly be received by the intended recipient. Delivery failure correction (Could be caused by wrong registered address, delivery errors
/courier, etc.)
Requires FTE effort to check the airway bill, contact the delivery vendor , receive the recipient’s name, confirm it with client, and finally redeliver the statements Waiting for the delivery vendor to get back, and redelivering
Efforts are limited to checking the registered email, then resending/reconfirming/changing the registered email Requiring a relatively lower rechecking and redelivery time
the statements would certainly take some time and effort
Merupakan persyaratan peraturan bahwa bank perlu mengirim  pernyataan  kepada  pelanggan  untuk  tujuan rekonsiliasi.  Aplikasi  akan  mengirimkan  pernyataan kepada pelanggan melalui email seperti digambarkan:
Gambar 2. Flow process diagram

## Keterangan Gambar :
1. Dashboard Module Modul  ini  memberikan  informasi  ringkasan permintaan proses proses persetujuan yang harus dilakukan oleh pemeriksa.
2. A udit Trail/User Log
Modul  ini  memberikan  informasi  kegiatan pengguna dalam aplikasi ini.
3. Preference/System Parameter
Modul ini memberikan informasi dan memungkinkan untuk mengelola parameter yang digunakan oleh aplikasi.
4. Master Modul ini memberikan referensi informasi untuk modul yang lain.

## Product
Modul  ini  memberikan  informasi  dan memungkinkan  untuk  mengelola  produk master

## Selling Agent
Modul  ini  memberikan  informasi  dan memungkinkan  untuk  mengelola  agen penjualan utama

## Fund Manager
Modul  ini  memberikan  informasi  dan memungkinkan  untuk  mengelola  manajer dana master.
5. Upload File Modul ini menyediakan fitur untuk mengunggah file untuk diproses oleh layanan.
6. Statement Setup
Modul ini memberikan informasi dan memungkinkan untuk mengelola proses pengiriman email pernyataan persiapan.
Email Template
Modul  ini  memberikan  informasi  dan memungkinkan  untuk  mengelola  template email untuk pengiriman email pernyataan.

## Statement Logo
Modul  ini  menyediakan  informasi  dan memungkinkan untuk mengelola gambar / logo untuk logo header pernyataan PDF.
7. Adhoc Statement
Modul  ini  menyediakan  fitur  untuk  mengirim ulang pernyataan elektronik yang telah dikirim.
8. Approval Log
Modul  ini  menyediakan  informasi  permintaan untuk  persetujuan  dan  proses  persetujuan riwayat. Approval system parameter. Modul  ini  memberikan  informasi  dan memungkinkan pemeriksa untuk melakukan proses persetujuan. Approval master product. Modul  ini  memberikan  informasi  dan memungkinkan pemeriksa untuk melakukan proses persetujuan. Approval master selling agent. Modul  ini  memberikan  informasi  dan memungkinkan
pemeriksa untuk melakukan proses persetujuan. Approval master fund manager. Modul  ini  memberikan  informasi  dan memungkinkan
pemeriksa untuk melakukan proses persetujuan.
Approval email template.
Modul ini memberikan informasi dan memungkinkan pemeriksa untuk melakukan proses persetujuan.

## Approval statement logo.
Modul ini memberikan informasi dan memungkinkan pemeriksa untuk melakukan proses persetujuan.
9. Report
Modul  ini  menyediakan  informasi  transaksi  / pernyataan log yang diproses.
10. Background Process/Windows Service

## Raw Statement Processing
Proses ini akan menangani input file yang ada setiap hari dan pernyataan bulanan (file TXT). Proses ini juga akan membuat pernyataan PDF massal dan pemisahan XML berdasarkan pernyataan tata letak harian dan bulanan .
Statement Splitting
Proses ini akan membagi Pernyataan PDF setiap hari dan pernyataan bulanan. Proses ini juga akan membuat file impor XML untuk Layanan Impor File File Importing
Proses ini akan menangani pernyataan file keberadaan dari keluaran Layanan
Pemisahan Pernyataan dan profil pelanggan. Proses ini juga akan mengimpor file impor XML ke dalam basis data dan menempatkan pernyataan file PDF mentah.
Statement PDF Processing Proses ini akan menyiapkan / mendaftarkan pernyataan untuk menjadwalkan pengiriman layanan pengiriman email dengan alamat email terdaftar dan enkripsi file PDF pernyataan non-perusahaan. Schedule Email Sending Layanan ini akan mengirimkan pernyataan reguler.

## TXT Hardcopy Generating
Layanan ini akan menghasilkan file teks (hardcopy untuk vendor pencetakan) dari pernyataan yang gagal mengirim email melalui layanan pengiriman email.
Email Delivery Report Generating Proses ini akan menghasilkan file TXT status terbaru dari setiap pernyataan (laporan harian dan bulanan) setiap hari. Email Delivery Tracking Layanan ini akan melakukan tracking untuk status pengiriman e-statement ke nasabah Non Schedule Email Sending Layanan ini akan melakukan pengiriman e-statement ad-hoc jika ada permintaan pengiriman dari nasabah

## Generate Hardcopy
Layanan ini untuk memisahkan tipe tagihan / statement nasabah yang harus dicetak dalam bentuk hardcopy
Gambar 3. E-Statement Flow Diagram
User Interface Design
Gambar 4. E-Statement Progress Dashboard
Gambar 5. Daily Statement Delivery Report
Gambar 6. Monthly Statement Delivery Report
Gambar 7 : E-Statement System Bank Xyz

## 5.  KESIMPULAN
Dengan merancang sistem layanan e-statement ini diharapkan  dapat  mengatasi  permasalahan  yang terjadi  pada  sistem  percetakan  lembaran  tagihan transaksi  nasabah  yang  masih  manual  yang digunakan  saat  ini,  sehingga  waktu  kerja diharapkan  dapat  terdokumentasi  secara  akurat dan meningkatkan waktu pengerjaan dan pengendalian  proses  internal  disisi  Operasional User.  Layanan  e-statement  ini  menerima  laporan aktifitas  perbankan  dan  transaksi  baik  secara harian (daily) atau  bulanan (monthly) melalui
email  dengan  lebih  nyaman,  cepat  dan  aman, sekaligus turut serta dalam usaha mempertahankan kelestarian  hutan.  Informasi  yang  terdapat  pada lembaran  tagihan  transaksi  telah  dilindungi dengan password dan  pengiriman  melalui  email dilindungi  dengan  128-bit  enkripsi  dengan kombinasi password .

## DAFTAR PUSTAKA
Kumar,  Naresh,  A.  S.  Zadgaonkar,  Abhinav  Shukla. (2013).  Evolving  a  New  Software  Development Life  Cycle  Model  SDLC-2013  with  Client Satisfaction. India: m Dr. C. V. Raman University Project Documentation. (2018). Business Requirement Document  Jakarta, Bank XYZ.
Press  Release:  Issuance  of  OJK  Circular  Letter Number  7/SEOJK.04/2014.  OJK  Circular  Letter Number 7/SEOJK.04/2014
Satzinger  ,  J.W.,  Jacson,  R.B.,  &  Burd,  S.D.  (2005). Object-Oriented  Analysis  and  Design  with  the Unified  Process.  (4th  Edition).  Oston:  Course Technology, Cengage Learning.
Whitten, Jeffrey L., Bentley, Lonie D. (2007). System Analysis and Design Methods. (7th Edition). New York: Mc Graw-Hill