## ANALISIS UMUM PELAYANAN PENDAFTARAN RAWAT JALAN DI KLINIK UTAMA X TAHUN 2022
Mulyana 1), Masriani Situmorang 2) & Gevi Larasty 3)
1)2)3) Prodi Studi D-III Rekam Medis dan Informasi dan Informasi Kesehatan, Universitas Awal Bros
mulyanarekam@gmail.com 1 , masrianisitumorang23@gmail.com 2 , gevilarasty@gmail.com 3
RINGKASAN - Pelayanan pendaftaran adalah jenis pelayanan pertama dan secara langsung  berinteraksi  dengan  pasien.  Tergantung  kebijakan  masing-masing poliklinik, alur prosedur pendaftaran rawat jalan memiliki sistem pelayanan yang beragam.  Proses  pelaksanaan  pendaftaran  rawat  jalan  di  Klinik  Utama  X  masih belum berjalan dengan baik, dan masih banyak pasien yang belum memahami cara kerjanya.  Penelitian  ini  bertujuan  agar  mengetahui  gambaran  umum pelayanan pendaftaran rawat jalan di Klinik Utama X. Penelitian ini menggunakan  metode kualitatif dengan wawancara dan pengamatan langsung/observasi di Klinik Utama X. Metode wawancara dilakukan dengan bertanya langsung dengan petugas rekam medis  sedangkan  metode  metode  observasi  dilakukan  dengan  cara  mengamati langsung alur pasien pendaftaran rawat jalan. Hasil penelitian mendapatkan sistem pendaftaran pasien rawat jalan di Klinik Utama X yaitu secara langsung, whatsapp, dan telepon. Selama proses pelayanan terdapat beberapa permasalahan yang terjadi antara lain pasien  mendaftar secara manual, serta Server Sistem Informasi error di Klinik Utama X. Oleh karena itu perlunya sistem antrian pendaftaran online serta upaya  menghidupkan  kembali  kartu  identitas  berobat (KIB)  untuk  memudahkan petugas dan adanya  monitoring.

## Kata Kunci: Pendaftaran, Pasien, Rawat Jalan
ABSTRACT- Registration service is the first type of service and directly interacts with  patients.  Depending on  the  policy  of each  polyclinic,  the  flow  of outpatient registration  procedures  has  a  variety  of  service  systems.  The  process  of implementing outpatient registration at Main Clinic X is still not going well, and there are still many patients who don't understand how it works. This study aims to find out the general description of outpatient registration services at Main Clinic X. This  study  used  a  qualitative  method  with  interviews  and  direct observation/observation at the Main Clinic X. The interview method was carried out by asking directly the medical record officer while the observation method was carried out by directly observing the flow of outpatient registration patients. The results of the study obtained an outpatient registration system at the Main X Clinic, namely in person, whatsapp and telephone. During the service process there were several problems that occurred, including patients registering manually, as well as an error Information System Server at Main Clinic X. Therefore, there is a need for an  online  registration  queuing  system  as  well  as  an  effort  to  revive  medical treatment identity cards (KIB) to make it easier for officers and for monitoring.

## Keywords: Registration, Patients, Outpatient

## PENDAHULUAN
Menurut Permenkes No. 9 Tahun 2014 Klinik adalah tempat di mana orang dapat  pergi  untuk  menerima  perawatan  medis  dasar  dan/atau  khusus.  Istilah "klinik"  mengacu  pada  jenis  organisasi  perawatan  kesehatan  yang mengoordinasikan layanan kesehatan preventif, kuratif, promosi, dan rehabilitatif individual.  Perawatan  rawat  inap,  rawat  jalan,  perawatan  satu  hari,  dan/atau perawatan  di  rumah  merupakan  konfigurasi  yang  memungkinkan  untuk  klinik. Pemerintah,  pemerintah  daerah,  dan  masyarakat  setempat  semuanya  dapat memiliki klinik. Perorangan atau badan usaha dapat mendirikan klinik rawat jalan milik masyarakat.(kemenkes, 2014) Pelayanan pendaftaran adalah jenispelayanan pertama  dan  secara  langsung  berinteraksi  dengan  pasien.  Alur  prosedur pendaftaran rawat jalan pada setiap rumah sakit memiliki sistem pelayanan yang berbeda,  tergantung  dari  kebijakan  masing-masing  rumah  sakit.  Menurut penelitian Sulistiyorini (2012) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) merupakan pintu masuk pertama penerimaan dan pendaftaran pasien rawat jalan karena  setiap  pasien  yang  akan  berobat  ke  rumah  sakit  harus  terlebih  dahulu melakukan pendaftaran di TPRRJ. Penelitian lain yang dilakukan oleh (Pujiono, 2015) Pelayanan kesehatan memiliki jalur dan prosedur yang harus diketahui dan dipatuhi oleh pasien. Kelengkapan persyaratan administrasi akan mempengaruhi cepat  atau  lambatnya  proses  pelayanan  kesehatan.  Meningkatnya  pengetahuan masyarakat  akan  berdampak  pada  meningkatnya  tuntutan  masyarakat  terhadap kualitas  pelayanan  kesehatan.  Berdasarkan  pemaparan  beberapa  penelitian, ternyata masih banyak proses pendaftaran rawat jalan di rumah sakit yang belum berjalan  maksimal  dan  masih  banyak  pasien  yang  belum  memahami  alur pendaftaran rawat jalan. Oleh karena itu untuk mendalami permasalahan tersebut, salah  satu  unit pelayanan  yang  penting  dalam  proses  berjalannya  sebuah  klinik adalah unit pendaftaran di Klinik Utama X sebagai tempat praktek kerja lapangan. Melihat  penjelasan  yang  disampaikan  diatas  mengenai  pentingnya  pendaftaran rawat  jalan  di  poliklinik  maka  kami  mengambil  judul  laporan  PKL  3  yaitu “Tinjauan Pelayanan Pendaftaran Rawat Jalan di Klinik Utama X Tahun 2022”.

## METODE PENELITIAN
Menggunakan penelitian kualitatif dengan objek penelitiannya pendaftaran pasien rawat jalan bagian pendaftaran Klinik X. Pengumpulan data penelitian ini melalui wawancara dan observasi. Dengan  waktu penelitian tanggal 25 Juli 2022 sampai tanggal 6 Agustus 2022.

## KAJIAN TEORI

## Pendaftaran
Prosedur adalah prosedur kerja, atau prosedur kerja, yang merupakan cara tetap untuk sampai ke tahap tertentu dalam hubungan untuk mencapai tujuan akhir (Dewi 2011). Prosedur merupakan serangkaian tindakan, langkah, atau tindakan yang harus dilakukan oleh seseorang. Berikut ini beberapa karakteristik prosedur menurut (Pahlevi, 2019), diantaranya adalah:
1. Dapat menunjang urutan yang logis         dan sederhana
2. Mampu  menciptakan  pengawasan  yang  baik  dan  menggunakan biaya yang minimal
3. Dapat menunjukkan penetapan keputusan dan tanggung jawab
4. Menggambarkan tidak adanya keterlambatan dan hambatan
5. Terdapat  sebuah  pedoman  kerja yang  harus  diikuti  oleh  anggota organisasi
6. Mencegah terjadinya persimpangan
7. Membantu  organisasi  agarefisiensi,  efektivitas  dan  produktivitas kerja suatu unit.
Manfaat dari suatu prosedur menurut (Pahlevi, 2019) diantaranya: 1) Memudahkan dalam  menentukan tata kerja kegiatan dimasa yang akan datang
2) Mengubah pekerjaan  yang berulang- ulang menjadi rutin dan terbatas,  sehingga  menyederhanakan  pelaksanaan dan  untuk selanjutnya mengerjakan yang seperlunya saja.
3) Adanya  suatu  petunjuk  atau  program  kerja  yang  jelas  dan harus dipatuhi oleh seluruh pelaksana
4) Membantu  dalam  usaha meningkatkan  produktivitas  kerja yang efektif dan efisien 5) Mencegah terjadinya      penyimpangan dan memudahkan dalam pengawasan.

## Pasien
Pasien  adalah  orang  yang  lemah  secara  fisik  atau  mental  dan  yang menyetujui  pengawasan,  perawatan,  dan  pengobatan  dari  tenaga kesehatan  seperti  yang  disarankan  oleh  Prabowo  (Wilhamda,  2011). Sesuai  dengan  Peraturan  Negara  Republik  Indonesia  No.  Pasien  adalah setiap orang yang berkonsultasi dengan dokter atau dokter gigi mengenai masalah  kesehatan  guna  memperoleh  pelayanan  kesehatan  yang diperlukan,  baik  secara  langsung  maupun  tidak  langsung. 269/Menkes/Per/III/2008.  (Departemen  Kesehatan,  2008).  Pasien  yang datang ke rumah sakit dapat diklasifikasikan menjadi beberapa kategori, antara lain: Mereka akan menghadapi berbagai jenis pasien saat menerima pasien :
1. Layanan rumah sakit dibagi ke dalam kategori berikut :
a. Pasien yang bisa menunggu
Pasien  yang rawat jalan dan tidak  memiliki keadaan darurat harus membuat janji.
b. Pasien darurat, atau pasien yang membutuhkan pertolongan segera.
2. Jenis kedatangan pasien dibagi menjadi :
a. Pasien  baru  adalah  pasien  yang  mencari  pelayanan  kesehatan  di rumah sakit untuk pertama kali.
b. Pasien  lama  adalah  pasien  yang  sebelumnya  telah  datang  mencari pengobatan atau pelayanan kesehatan.
3. Alasan pasien  datang dikarenakan :
a. Dikirim dari dokter praktik yang bukan rumah sakit.
b. Dikirim  oleh  fasilitas  medis  lain,  klinik,  atau  penyedia  layanan kesehatan.
c. Datang atas kehendaknya sendiri. (Dirjen  Yanmed 2006: 33 dalam Hidayah, 2016).

## Rawat Jalan
Tanpa harus tinggal di rumah sakit, medis dan pelayanan kesehatan lainnya. (Departemen  Kesehatan,  2003).  Layanan  rawat  jalan,  sederhananya,  adalah layanan medis yang ditawarkan kepada pasien di luar lingkungan rumah sakit. Istilah  "layanan  rawat  jalan"  mengacu  pada  berbagai  pilihan  perawatan kesehatan  di  luar  pengaturan  rumah  sakit  atau  klinik  tradisional,  seperti perawatan yang diberikan di rumah pasien (home care) dan di fasilitas perawatan (nursing  home).  (Azwar  1996  dalam  Hidayah,  2016).  Menurut  Sabarguna (2008:83) dalam Hidayah, 2016 jenis rawat jalan yang pertama diberikan oleh klinik  yang  berafiliasi  dengan  rumah  sakit  (hospital  based  ambulatory  care). Jenis  pelayanan  rawat jalan  rumah  sakit secara  umum  dapat dibagi  menjadi  4 kategori, antara lain :
1. Pasien  yang  membutuhkan  pertolongan  segera  harus  ditangani  oleh layanan gawat darurat.
2. Pelayanan  rawat  jalan  lengkap  (disebut  juga  pelayanan  rawat  jalan rumah sakit menyeluruh) adalah pelayanan yang memberikan pelayanan medis lengkap sesuai dengan kebutuhan pasien.
3. Hanya  pasien  yang  telah  dirujuk  oleh  fasilitas  kesehatan  lain  yang dilayani  oleh  pelayanan  rujukan.  Paling  sering  untuk  diagnosis  atau terapi, dengan perawatan tambahan yang masih ditangani oleh fasilitas medis yang merujuk.
4. Pusat  bedah  rawat  jalan  menawarkan  prosedur  bedah  pada  hari  yang sama yang menghasilkan pemulangan.

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
1. Permasalahan di tempat pendaftaran Rawat Jalan Klinik Utama X
Berdasarkan pengamatan selama PKL, permasalahan yang ditemui di tempat pendaftaran antara lain:
1. Sistem  antrian  menggunakan  sistem  FCFS  (First  Come  First  Server) sehingga  pasien  yang  sudah  mendaftar  online  menggunakan  whatsapp masih tetap menunggu dan tidak langsung mendapat pelayanan.
2. Terhentinya pembuatan KIB (Kartu Identitas Berobat)
3. Server sistem yang error apabila listrik padam
4. Kurangnya petugas pendaftaran di TPPRJ

## 2. Solusi alternatif  pada pelayanan pendaftaran rawat jalan
Terkait masalah diatas, maka penulis memberikan alternatif solusi pada masalah  yang  terjadi  di  tempat  pendaftaran  rawat  jalan  di  Klinik  Utama  X, antara lain:
1. Menyediakan  sistem  nomor  antrian  online  dan  melakukan  sosialisasi terhadap sistem antrian pendaftaran online
2. Membuatkan kembali kartu identitas berobat (KIB)
3. Dilakukan  kontroling  sistem  oleh  petugas  IT  di  semua  tempat  yang menggunakan sistem
4. Menambah 1 orang petugas pendaftaran

## SIMPULAN
1. Pendaftaran  Pasien  Rawat  Jalan  merupakan  serangkaian  kegiatan penerimaan  pasien  dan  registrasi  data  pasien  yang  akan  berobat  ke poliklinik yang dituju sesuai dengan prosedur pelayanan Klinik
2. Alur pelayanan rawat jalan Klinik Utama X sudah sesuai SOP.
3. Sistem pendaftaran pasien di Klinik Utama X antara lain
a. Sistem  pendaftaran  Langsung  (umum  dan  BPJS)  yang  merupakan pendaftaran  secara  langsung  ke  Klinik  Utama  dan  mendaftar  lalu mendapatkan nomor antrian baik pasien umum maupun BPJS.
b. Sistem  whatsapp  pendaftaran  melalui  online  untuk  berobat  di  Klinik Utama X, dan
c. Sistem telepon (Umum) merupakan sarana antara klinik dan pasien untuk mendapat dan memberikan informasi.
4. Masalah  yang  terjadi  di  pendaftaran  rawat  jalan  pasien  Klinik  Utama  X adalah
a. Sistem  antrian  menggunakan  sistem  FCFS  (First  Come  First  Server) sehingga pasien yang sudah mendaftar online menggunakan whatsapp masih tetap menunggu dan tidak langsung mendapat pelayanan,
b. Terhentinya pembuatan KIB,
c. Server sistem informasi error apabila lampu padam, dan
d. Kurangnya petugas pendaftaran.
5. Solusi alternatif terkait masalah pelayanan pendaftaran rawat jalan  Klinik Utama X yaitu
a. Menyediakan sistem pendaftaran online antrian online
b. Untuk terhentinya pembuatan Kartu Identitas Berobat, sebaiknya klinik melakukan  pembuatan  KIB  kembali  karna  fungsi  dari  KIB  adalah memudahkan  Petugas  untuk  mencari  NO  RM  pasien  yang  pernah berobat agar tidak terjadi Berkas Rekam Medis Double
c. Untuk  server  system  yang  error  saat  lampu  padam  petugas  IT seharusnya  melakukan  monitoring  dan  kontrol  untuk  menghindari gangguan  jaringan  dan  komputer  yang  tidak  diinginkan  pada  saat melayani pendaftaran.

## DAFTAR PUSTAKA
Hidayah,  A.  N.  (2016). Konsep  Pendaftaran  Pasien  Rawat  Jalan . https://aepnurulhidayat.wordpress.com/2016/08/27/konsep-pendaftaran- pasien-rawat-jalan-by-    aep-nurul-hidayah/
Huffman  E.K.  (1994).  Health  Information  Management. United  States  of
America: Physicians Record Company Berwin.Illnois. Kemenkes. (2003). Surat Keputusan Mentri Kesehatan RI No.560/Menkes/SK/IV/2003 Tentang Rekam Medis .
kemenkes.  (2008). PERATURAN  MENTERI  KESEHATAN  REPUBLIK INDONESIA  NOMOR  269/MENKES/PER/III/2008  TENTANG  REKAM MEDIS .
Kemenkes.  (2014).  PERMENKES  NO  9  TAHUN  2014  TENTANG  KLINIK.
Implementation Science , 39 (1), 1–24.
Pahlevi.  (2019). Pengertian  Prosedur,  Manfaat  dan  Karakteristik . https://www.pahlevi.net/pengertian-prosedur/
Pujiono, A. dan E. R. (2015). Pengetahuan Peserta BPJS tentang Alur Prosedur Pelayanan Pasien Rawat Jalan RSUP Dr Kariadi Semarang .
UU  RI  Nomor  44.  (2009). Undang-Undang  No.  44  Tahun  2009  tentang  Rumah Sakit . 26 (4), 551–556.
Vincent, G. (2007). Panduan Kreatif Solusi Masalah Untuk Sukses . PT Gramedia Pustaka Utama.
Wahyudin, Uud,  suprapto H. (2015). Sosialisasi Sanitasi Diri dan Lingkungan di Pesantren Salafi Melalui Pos Kesehatan Pesantren (POSKESTREN) Dalam Membentuk Santri Terhadap Sanitasi. Jurnal Kajian Komunikasi , Volume3 ,
N , halaman 148-153.
Wilhamda.  (2011).  Tingkat  Kepuasan  Pasien  Terhadap  Mutu  Pelayanan Keperawatan di Rumah Sakit Umum Haji Medan. Skripsi .