## PENGENDALIAN PERSEDIAAN TABUNG GAS LPG UNTUK MEMINIMASI TOTAL BIAYA PERSEDIAAN (Studi kasus di PT Wina Wira Usaha Jaya, Yogyakarta)
Gunawan Madyono Putro  dan Rizky Fawzi Eka Saputro Program Studi Teknik Industri, Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik Industri Universitas pembangunan Nasional “Veteran” Yogyakarta
Jl. Babarsari 2 Tambakbayan, Yogyakarta, 55281 Telp. (0274) 485363 Fak : (0274) 486256 email : jur_tiupn@telkom.net

## ABSTRAK
Penelitian dilakukan pada sistem persediaan tabung gas LPG di
PT.  Wina  Wira  Usaha  Jaya,  Yogyakarta.    Saat  ini  perusahaan  tersebut  belum memiliki  jadwal  pasti  untuk  penebusan tabung  gas  dan  hanya  melakukan  penebusan tabung  LPG  perhari  tergantung  pada  tabung  kosong  yang  tersedia.  Terbatasnya penebusan  tabung  LPG  serta  permintaan  konsumen  yang  tidak  pasti  sering menyebabkan  kurangnya  persediaan  tabung  LPG  di  gudang.  Kekurangan  dari permintaan  baru  bisa  dipenuhi  pada  periode  pemesanan  berikutnya  yang mengakibatkan  beberapa  konsumen  beralih  kepada  agen  lain  untuk  memenuhi kebutuhannya.  Adapun  tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  menentukan  periode pemesanan  serta  jumlah  pemesanan  tabung  gas  LPG  supaya  dapat    memenuhi permintaan konsumen.
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  dengan  menggunakan  model periodic  review  (P).  Metode  periodic  review  ini  digunakan  untuk  menentukan  waktu periode  pemesanan  dan  menentukan  jumlah  maksimal  persediaan  di  gudang.  Hasil analasis perhitungan biaya persediaan  dengan menggunakan metode model  periodic review  ini  akan  dibandingkan  dengan  biaya  persediaan  yang  dilakukan  oleh perusahaan saat ini.
Berdasarkan  dari  hasil  pengolahan  data      dapat  disimpulkan  bahwa  dengan menggunakan  model  periodic  review  didapatkan  biaya  persediaan  yang  lebih minimal.  .  Adapun  system  persediaan  yang  dilakukan  adalah  dengan  cara  sebagai berikut:    periode pemesanan untuk tabung gas 12 kg adalah   0,0022 tahun (1 hari), dan  periode  pemesanan  untuk  tabung  gas  50  kg  adalah    0,0192  tahun  (7  hari). Sedangkan jumlah  persediaan maksimal  untuk tabung gas ukuran 12 kg  adalah 817 tabung.  dan  untuk  50  kg  adalah    79  tabung  .    Dengan  menggunakan  system persediaan  periodic  review      maka    biaya  persediaan  berkurang  3,24  %.  dari kebijakan perusahaan sebelumnya.
Kata Kunci: Persediaan, biaya , Periodic Review model

## PENDAHULUAN

## A. Latar belakang penelitian
Setiap  perusahaan  selalu  memerlukan  persediaan  dalam  rangka  menjaga  kontinuitas produksi,  tanpa  adanya  persediaan  perusahaan  akan  dihadapkan  pada  resiko  bahwa perusahaannya suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan konsumen (Rangkuti, 2007). Pada  perusahaan  yang  bergerak  dalam  bidang  distributor,  persediaan  menjadi  salah  satu komponen  penting  dalam  kegiatan  penjualan.  Kegiatan  penjualan  perusahaan  akan  terus berlangsung  selama  perusahaan  memiliki  persediaan  yang  cukup.  Terjadinya  kekurangan persediaan  selain  dapat  menghentikan  kegiatan  perusahaan  juga  dapat  mengakibatkan
konsumen  untuk  beralih  mencari  produk  sejenis  pada  perusahaan  lain,  sehingga  dapat mengurangi  kesempatan  perusahaan  untuk  memperoleh  laba.  Sebaliknya  jika  perusahaan memiliki  persediaan  yang  cukup  besar,  perusahaan  dapat  memenuhi  seluruh  permintaan yang  ada.  Sedangkan  persediaan  yang  terlalu  besar (overstock) dapat  melipatgandakan beban biaya persediaan selama penyimpanan di gudang.
PT.  Wina  Wira  Usaha  Jaya  adalah  perusahaan  distributor  yang  bergerak  dalam penyaluran  bahan  bakar  gas  atau  LPG.  Produk  LPG  yang  dijual  perusahaan  berupa  LPG dengan ukuran tabung subsidi 5 kg, non subsidi 12 kg serta 50 kg. PT. Wina Wira Usaha Jaya  memiliki  kelompok  konsumen  yang  beragam  mulai  dari  konsumen  rumah  tangga, retail,  industri,  bisnis,  hingga  peternakan  dengan  area  jangkauan  yang  tersebar  meliputi daerah Sleman, Bantul, sebagian kota Yogyakarta, serta sebagian daerah Kulon Progo. PT. Wina Wira Usaha Jaya mengikuti aturan main dari Pertamina sebagai pemasok dalam pengadaan  persediaannya.  Setiap  awal  bulan  pertamina  memberikan  kuota  tabung  LPG maksimal  yang  dapat  diambil  oleh  perusahaan  perbulan.  Pertamina  tidak  memberikan batasan jumlah serta kapan distributor akan melakukan pemesanan selama tidak melebihi kuota per bulan yang telah ditetapkan. Tabung  LPG baru dapat diambil setelah PT. Wina Wira  Usaha  Jaya  melakukan  penebusan  pembayaran  pesanan  tabung  LPG  selambat- lambatnya  sehari  sebelumnya.  Setelah  itu    LPG  dapat  diambil  di  Stasiun  Pengisian  dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE) yang telah ditunjuk.
Saat ini  PT. Wina Wira Usaha Jaya  belum memiliki jadwal pasti untuk penebusan tabung  gas  dan  hanya  melakukan  penebusan  tabung  LPG  perhari  tergantung  pada tabung kosong  yang  tersedia.  Selain  itu,  Pertamina  sebagai  pemasok  memberikan  batasan penebusan  khususnya  untuk  tabung  gas  ukuran  12  kg  hanya  bisa  ditebus  sebanyak  540 tabung perhari. Terbatasnya penebusan tabung LPG serta permintaan konsumen yang tidak pasti  sering  menyebabkan  kurangnya  ketersediaan  tabung  LPG  di  gudang.  Kekurangan dari  permintaan  baru  bisa  dipenuhi  pada  periode  pemesanan  berikutnya  yang mengakibatkan  beberapa  konsumen  beralih  kepada  agen  lain  untuk  memenuhi kebutuhannya, hal ini tentunya merupakan kerugian bagi perusahaan.
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan diatas, penelitian di PT. Wina Wira Usaha  Yogyakarta  akan  difokuskan  pada  sistem  persediaan  tabung  gas  LPG.  Menurut Silver  (1998)  persediaan  dengan  permintaan  yang  probabilistik  dapat  dikelola  dengan metode  Periodic  Review  (Model  P).  Metode  periodic  review  ini  dapat  digunakan  untuk menentukan  waktu  periode  pemesanan  dan  menentukan  jumlah  maksimal  persediaan digudang

## B. Perumusan masalah
Berdasarkan  latar  belakang  maka  rumusan  masalah  dalam  penelitian  ini  adalah Bagaimana mengatur persediaan tabung gas yang ada di gudang agar selalu bisa memenuhi permintaan konsumen dengan biaya yang minimal.

## C. Batasan  masalah
Batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Produk yang diteliti adalah tabung LPG   ukuran 12 kg dan 50 kg.
2. Data persediaan yang di gunakan adalah data perusahaan tahun 2014-2015.

## D. Tujuan penelitian
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  menentukan  waktu  periode  pemesanan  dan menentukan jumlah persediaan maksimal tabung gas yang ada di gudang.

## METODOLOGI PENELITIAN

## A. Objek penelitian
Obyek  penelitian  ini  dilakukan  di  PT.  Wina  Wira  Usaha  Jaya  yang  beralamat  di Jalan  Kyai  Mojo  No.65,  Tegalrejo,  Kota  Yogyakarta.  Penelitian  dilakukan  pada  produk tabung LPG ukuran 12 kg  dan  50 kg.

## B. Teknik pengumpulan data
Untuk  mendapatkan  hasil  yang  memuaskan  tentang  gambaran  suatu  persoalan dalam  suatu  penelitian,  diperlukan  pengumpulan  data-data.  Berdasarkan  macamnya data dibagi menjadi 2 yaitu:
1. Data primer
Data primer didapatkan peneliti melalui wawancara dengan pihak   PT. Wina Wira Usaha Jaya
2. Data sekunder Data-data sekunder  yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
a. Data permintaan tabung gas LPG dengan ukuran 12 kg dan 50 kg  pada  bulan Mei 2014 sampai dengan bulan Mei 2015.
b. Data harga pembelian tabung gas LPG ke supplier .
c. Biaya pemesanan per sekali pesan.
d. Biaya penyimpanan
C. Kerangka penelitian
Langkah-langkah penelitian ini dapat dilihat pada kerangka penelitian Gambar 1.1
Gambar 1 Kerangka penelitian

## ANALISA DAN PEMBAHASAN A. Pengumpulan data
1. Data permintaan
Data  permintaan  dan  pembelian  tabgng  gas  LPG    bulan  Mei  2014    sampai dengan bulan April 2015  adalah seprti dalam table 3.1
Tabel 1.  Permintaan dan pembelian tabung Gas LPG bulan Mei 2014 sampai dengan  bulan April 2015
TAHU N BULAN PERMINTAAN TABUNG GAS LPG
PEMBELIAN
TABUNG GAS LPG Ukuran 12 kg (Tabung) Ukuran 50 kg (Tabung) Ukuran 12 kg (Tabung) Ukuran 50 kg (Tabung)
2014
Mei 14609 313 14371 260 Juni 14624 355 14551 370 Juli 15099 298 15377 310 Agustus 15388 344 15241 365 Septembe r 13102 284 13481 265 Oktober 13927 352 13837 365 November 14762 324 14542 315 Desember 15554 344 15266 370 Januari 13285 245 13666 210 2015 Februari 11705 185 11605 210 Maret 11716 242 11963 260 April 11397 273 10700 270 Jumlah 165168 3559 164600 3570

## 2. Data biaya persediaan
Biaya-biaya  yang  berkaitan  dengan  persediaan  di  PT.  Wina  Wira  Usaha  Jaya, meliputi biaya pembelian, Biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan biaya kekurangan persediaan . Adapun perincian biaya persediaan   dapat di lihat pada tabel 3.2, tabel 3.3, tabel 3.4, dan tabel 3.5
Tabel 2 Biaya pembelian tabung gas LPG Jenis tabung Harga beli Ukuran 12 kg Rp 119.500,- Ukuran 50 kg Rp 475.500,- Tabel 3  Biaya pemesanan tabung gas LPG Jenis tabung Biaya E-mail Biaya Administrasi TOTAL Ukuran 12 kg Rp 50,- Rp 750,- Rp 800,- Ukuran 50 kg Rp 50,- Rp 750,- Rp 800,-

## Tabel 4  Biaya penyimpanan
Jenis tabung Biaya simpan gudang (2,5%) Biaya Bongkar Muat TOTAL Ukuran 12 kg Rp 2.987,5 Rp 1.000,- Rp 3.987,5 Ukuran 50 kg Rp 11.887,5 Rp 1.000,- Rp 12.887,5 Tabel 5 Biaya kekurangan persediaan Jenis tabung Biaya Kekurangan (5%) Ukuran 12 kg Rp 5.975,- Ukuran 50 kg Rp 23.775,-

## B. Pengolahan data
1. Uji normalisasi data menggunakan software SPSS
Hasil uji normalisasi data menggunakan teknik Kolmogorov Smirnov dapat dilihat pada tabel  3.6 berikut :
Tabel 6  Hasil analisa normalitas SPSS Tests of Normality Kolmogorov-Smirnov a Shapiro-Wilk Statistic df Sig. Statistic df Sig. DEMAND_12kg .213 12 .138 .891 12 .123 DEMAND_50kg .148 12 .200 * .919 12 .281 BELI_12kg .189 12 .200 * .892 12 .123 BELI_50kg .202 12 .191 .883 12 .094
Dari tabel di atas disimpulkan bahwa seluruh data yaitu data permintaan tabung gas ukuran  12  kg  dan  50  kg  serta  data  pembelian  tabung  gas  ukuran  12  kg  dan  50  kg berdistribusi normal dilihat dari nilai standar deviasi masing-masing data yang lebih besar dari 0,05.

## 2. Perhitungan biaya persediaan menggunakan kebijakan perusahaan
Berdasarkan data perusahaan, biaya persediaan yang dikeluarkan perusahaan dapat dilihat pada table 7
Tabel 7 Hasil perhitungan biaya kebijakan perusahaan Biaya Tabung  12  kg (Rp) Tabung  50  kg (Rp) Total  (Rp) Pembelian 19.669.100.000,- 1.697.535.000,- 21.367.235.000,- Pemesanan 420.800,- 54.400,- 475.200,- Penyimpanan 656.342.500,- 46.008.357,- 702.350.875,- Kekurangan persediaan 84.050.325,- 2.020.875,- 86.071.200,- Total biaya persediaan Rp 22.156.132.275,-
Total  biaya  persediaan  yang  dikeluarkan  perusahaan  selama  setahun  terhitung bulan Mei 2014 sampai dengan bulan April 2015 sesuai data perusahaan adalah sebesar Rp 22.156.132.275,-
3. Perhitungan biaya persediaan menggunakan model periodic review ( P )
Hasil perhitungan standar deviasi untuk  tabung 12 kg dan tabung gas 50 kg  dapat dilihat pada Tabel 8  .
Tabel 8 Hasil perhitungan standar deviasi tabung LPG 12 kg dan tabung gas 50 kg
Tabung 12 Kg Tabung 50 kg Peri ode Bulan Permintaan (Tabung gas) Permintaan (tabung gas) 1 Mei 14.609 714.025,00 313 269,51 2 Juni 14.624 739.600,00 355 3412,51 3 Juli 15.099 1.782.225,00 298 2,01 4 Agustus 15.388 2.637.376,00 344 2248,34 5 September 13.102 438.244,00 284 158,34 6 Oktober 13.927 26.569,00 352 3071,01 7 November 14.762 996.004,00 324 751,67 8 Desember 15.554 3.204.100,00 344 2248,34 9 Januari 13.285 189.447.696,00 245 87961,67 10 Februari 11.705 229.441,00 185 2660,84 11 Maret 11.716 4.239.481,00 242 12450,84 12 April 11.397 4.194.304,00 273 2979,34 Jumlah 165.168 3.559 Rata-rata 1.3764,00 296,58
Proses  perhitungan  selanjutnya  menentukan  total  ongkos  persediaan  yang  optimal dengan  metode Hadley-Within dengan  kasus lost  sales melalui  proses  iterasi.  Berikut contoh perhitungan iterasi yang dilakukan pada tabung ukuran 12 kg yang ada:
 Iterasi 1
a. Mengitung nilai periode antar pemesanan T 0 :
0,0022
b. Menghitung kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (α) :
0,0015
c. Menghitung nilai R :
Berdasarkan tabel distribusi normal standar (Bahagia, 2006) dengan nilai α = 0,0015 diperoleh z α = 3,00
816,80 ≈ 817
d. Menghitung total ongkos persediaan O T
Rp 19.743.195.777,-

##  Iterasi 2
a. Disini iterasi dicoba dengan penambahan T0 sebesar 0,0027 tahun sehingga T 0 = 0,0049 kemudian kembali ke langkah 2.
b. Menghitung kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (α) :
0,0033
c. Menghitung nilai R :
Berdasarkan tabel distribusi normal standar (Bahagia, 2006) dengan nilai α = 0,0033 diperoleh z α = 2,72 1262,78 ≈ 1263
d. Menghitung total ongkos persediaan O T

## RP 19.746.415.998,-
 Iterasi 3
a. Karena  hasil  total  biaya  persediaan  iterasi  2  lebih  besar  maka  iterasi  penambahan dihentikan  dan  dilanjutkan  dengan  iterasi  pengurangan  T0  sebesar  0,0015  tahun sehingga T0 = 0,0007 kemudian kembali ke langkah 2.
b. Menghitung kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (α) :
0,0005
c. Menghitung nilai R :
Berdasarkan tabel distribusi normal standar (Bahagia, 2006) dengan nilai α = 0,0005 diperoleh z α = 3,30
569,03 ≈ 570
d. Menghitung total ongkos persediaan O T
Rp
19.749.036.431,-
Karena  total  ongkos  persediaan  yang  didapat  lebih  besar,  maka  iterasi  dihentikan dan  tidak  dilanjutkan.  Selanjutnya  dilakukan  perhitungan  untuk  tabung  gas  ukuran  50  kg dengan cara yang sama seperti diatas.  Hasil iterasi  pada tabung gas ukuran 12 kg dan 50 kg selengkapnya dapat dilihat pada tabel 3.9
Tabel 3.9 Hasil periode pesan dan jumlah persediaan opimum berdasarkan hasil Iterasi Jenis
Tabung Iterasi ke T (tahun) R (Tabung) N (Tabung) OT (Rp) Keterangan Ukuran 12 kg 1 0,0022 817 1 19.743.195.777 OPTIMAL 2 0,0049 1263 3 19.746.415.998 3 0,0007 570 1 19.749.036.431
Ukuran 50 kg 1 0,0084 40 1 1.695.936.722 2 0,0111 50 1 1.695.385.395 3 0,0138 60 1 1.695.125.463 4 0,0165 69 1 1.695.000.578 5 0,0192 79 1 1.694.973.951 OPTIMAL 6 0,0219 88 1 1.694.988.164
Dari hasil perhitungan diperoleh kebijakan optimal sebagai berikut:
1. Periode antar pemesanan optimal T* masing-masing :
-   Tabung gas ukuran 12 kg T1* = 0,0022 tahun -  Tabung gas ukuran 50 kg T2* = 0,0192 tahun 2. Nilai inventori maksimal R* untuk masing-masing ukuran tabung gas :
-   Tabung gas ukuran 12 kg R1* = 817 tabung
-   Tabung gas ukuran 50 kg R2* = 79 tabung
3. Total biaya persediaan yang dikeluarkan menjadi :
OT = Rp 19.743.195.777,- + Rp 1.694.973.951,- = Rp 21.438.169.728,-
Perbandingan  biaya persediaan antara system persediaan yang dilakukan oleh perusahaan dengan  system  persediaan  menggunakan  model periodic  review dapat  dilihat  pada  tabel 3.10
Tabel 3.10 Perbandingan  biaya persediaan antara yang dilakukan perusahaan dengan perhitungan biaya persediaan menggunakan model P Jenis tabung T (tahun) R (Tabung) N (Tabung) OT (Rp) TOTAL (Rp) Hasil perusahaan 22.156.132.275 Periodic Review System (Model P) 12 kg 0,0022 817 tabung N1 = 1 tabung 19.743.195.777
Rp 21.438.169.728 50 kg 0,0192 79 tabung N2 = 1 tabung 1.694.973.951 50 kg 0,0192 79 tabung N2 = 1 tabung 1.694.973.951

## C. Analisis hasil
Berdasarkan hasil analisa normalitas dengan bantuan software SPSS menggunakan Uji  Kolmogorov  -  Smirnov  yang  dapat  dilihat  pada  Tabel  4.2  diketahui  sebagai  berikut: data permintaan tabung gas ukuran 12 kg memiliki nilai standar deviasi sebesar 0,138, data permintaan  tabung  gas  ukuran  50  kg  memiliki  nilai  standar  deviasi  sebesar  0,200,  data pembelian  tabung  gas  12  kg  perusahaan  memiliki  nilai  standar  deviasi  0,200,  serta  data pembelian tabung gas 50 kg perusahaan memiliki nilai standar deviasi 0,191. Nilai standar deviasi  dari  keseluruhan  data  lebih  besar  dari  0,05  sehingga  dapat  disimpulkan  bahwa seluruh data diambil dari populasi yang berdistribusi normal.
Berdasarkan  data  pembelian  yang  diperoleh  dari  data  perusahaan  didapati  bahwa total  biaya  persediaan  yang  dikeluarkan  perusahaan  selama  setahun  terhitung  dari  bulan Mei  2014  hingga  April  2015  adalah  sebesar  Rp22.156.132.275,-.  Perusahaan  memiliki
jumlah tabung maksimal untuk ukuran 12 kg sebanyak 1.380 tabung serta untuk ukuran 50 kg sebanyak 150 tabung.
Berdasarkan  hasil  perhitungan  iterasi  yang  terangkum  dalam  Tabel  4.6  didapati kebijakan  persediaan  yang  optimal  dengan  total  biaya  persediaan  yang  dikeluarkan pertahun  sebesar  OT  =  Rp  21.438.169.728,-  dengan  interval  waktu  antar  pemesanan masing-masing sebesar T* = 0,0022 tahun (19 jam 18 menit) untuk tabung gas ukuran 12 kg  serta  T*  =  0,0192  tahun  (6  hari  23  jam  46  menit)  untuk  tabung  gas  berukuran  50  kg. Inventori  maksimal  yang  optimal  untuk  tiap  tabung  gas  masing-masing  sebanyak  817 tabung untuk tabung gas ukuran 12 kg dan sebanyak 79 tabung untuk tabung gas ukuran 50 kg.
Berdasarkan hasil perhitungan   didapakan bahwa biaya persediaan dengan  Model P lebih rendah bila dibandingkan dengan biaya persediaan yang dilakukan oleh perusahaan saat ini. Adapun selisih  biaya adalah sebesar Rp 717.962.547,-

## KESIMPULAN
Berdasarkan  dari  hasil  pengolahan  data  dapat  disimpulkan  bahwa  dengan menggunakan  model periodic  review didapatkan  biaya  persediaan  yang  lebih  minimal,    . yaitu  bisa  menurunkan  biaya  persediaan  sebesar  3,24  %.  dari  kebijakan  perusahaan sebelumnya.

## DAFTAR PUSTAKA
Bahagia, S.N., 2006, Sistem Inventori , Bandung; Penerbit ITB. Nasution,  A.  H.,  dan  Prasetyawan,  Y.,  2008, Perencanaan  dan  Pengendalian  Produksi , Edisi Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Mardani  M.M.,  2001, Petunjuk  Praktis  SPSS  10.0 ,  Badan  Penerbit  Fakultas  Ekonomi Universitas Islam, Malang
Penangsang,  W.  A.  S.,  2010, Pengendalian  Persediaan  Spare  Part  dengan  Pendekatan Periodic Review (R,s,S) System , Jurnal TI ITS, Surabaya Rangkuti,  F.,  2007, Manajemen  Persedian  Aplikasi  di  Bidang  Bisnis ;  PT.  Raja  Grafindo Persada, Jakarta.
Silver,  E.  A.,  Pyke,  David,  F.,  Peterson,  Rein,  1998, Inventory  Management  and Production Planning and Scheduling , John Wiley & Sons, New York. Tersine,  Richard  J.,  1994, Inventory  and  Material  Management ,  3 rd Edition,  Elsevier Publishing, USA.
Yamit, Z., 2003, Manajemen Persediaan , Yogyakarta; Ekonisia Fakultas Ekonomi UII.