## EVALUASI PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT DI INSTALASI FARMASI RSUP PROF. DR. R. D. KANDOU MANADO BERDASARKAN ANALISIS ABC-VEN
Vionita Martini Mumek 1) , Gayatri Citraningtyas 1) , Paulina V.Y. Yamlean 1)
1) Program Studi Farmasi FMIPA UNSRAT Manado, 95115

## ABSTRACT
Planning  is  the  determination  of  the  types  and  amounts  of  pharmaceuticals  in  accordance with the pattern of disease and the need for health services in the hospital. Procurement is an activity to  realize  the  needs  that  exist,  so  that  the  necessary  evaluation  to  control  the  amount  of  drug  use ABC-VEN analysis. The purpose of this study is to determine the planning and procurement of drug at the pharmacy installation department of Prof. Dr. R. D. Kandou Manado whether in accordance with the  standards  of  the  hospital  and  to  determine  the  influence  of  ABC-VEN  analysis  of  the cardiovascular and anesthetic drug. This research is descriptive research with data collection in the form of reports and interviews. The results showed that the planning and procurement of the number of drugs are less effective due to the advantages and disadvantages of the drug. Influence analysis of ABC-VEN  against  drugs  on  cardiovascular  and anesthetic  drugs is that  there  is  of  drugs  that  enter the category of VA that the amount of the drug is less when categorized as vital, there is of drug in the category of VC supply is excessive although including vital and there is of drug in the category of EC number of drugs only required small amount of funds.
Keywords : planning, procurement, ABC-VEN analysis, Prof. Dr. R. D. Kandou Manado Hospital

## ABSTRAK
Perencanaan  ialah  penetapan  jenis  dan  jumlah  perbekalan  farmasi  sesuai  dengan  pola penyakit  dan  kebutuhan  pelayanan  kesehatan  di  rumah  sakit.  Pengadaan  merupakan  kegiatan  untuk merealisasikan kebutuhan yang ada, sehingga diperlukan evaluasi untuk mengendalikan jumlah obat menggunakan  analisis  ABC-VEN.  Tujuan  dari  penelitian  ini  ialah  mengetahui  proses  perencanaan dan pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou Manado apakah telah sesuai dengan  standar  rumah  sakit  serta  mengetahui  pengaruh  analisis  ABC-VEN  terhadap  obat kardiovaskuler  dan  obat  anastesi.  Jenis  penelitian  yang  digunakan  ialah  jenis  penelitian  deskriptif dengan  pengumpulan  data  berupa  laporan  dan  wawancara.  Hasil  penelitian  menunjukan  bahwa perencanaan  dan  pengadaan  jumlah  obat  masih  kurang  efektif  karena  terjadi  kelebihan  serta kekurangan  obat.  Pengaruh  analisis  ABC-VEN  terhadap  obat  kardiovaskuler  dan  obat  anastesi ialah terdapat  jenis  obat  yang  masuk  kategori  VA  yang    jumlah  obatnya  kurang  padahal  masuk  kategori vital,  terdapat  jenis  obat  yang  masuk  kategori  VC  persediaannya  berlebih  walaupun  termasuk  vital serta  terdapat  jenis  obat  yang  masuk  kategori  EC  jumlah  obat  berlebih  walaupun  hanya  menyerap dana sedikit.
Kata Kunci : perencanaan, pengadaan, analisis ABC-VEN, RSUP. Prof. Dr. R. D. Kandou Manado

## PENDAHULUAN
Perencanaan  perbekalan  farmasi ialah  menetapkan  jenis  dan  jumlah perbekalan  farmasi  sesuai  dengan  pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan  di  rumah  sakit.  Pengadaan merupakan  kegiatan  untuk  merealisasikan kebutuhan  yang  telah  direncanakan  dan disetujui  melalui  pembelian,  baik  secara langsung  atau  tender  dari  distributor, produksi/pembuatan  sediaan  farmasi  baik steril  maupun  non  steril,  maupun  berasal dari sumbangan/ hibah.
Sistem  perencanaan  perbekalan farmasi  diperlukan  evaluasi  perencanaan untuk mengendalikan pengadaan obat-obat diantaranya  ialah  analisis  ABC,  analisis VEN  (Vital,  Esensial,  Non-esensial),  dan analisis  EOQ  ( Economy  Order  Quantity ). Metode  analisis  ABC  merupakan  metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan  perangkat  nilai  dari  nilai tertinggi  hingga  terendah  dan  dibagi menjadi  3  kelompok  besar  yang  disebut kelompok  A  (nilai  investasi  tinggi),  B (nilai  investasi  sedang)  dan  C  (nilai investasi  rendah).  Metode  ini  sangat berguna  dalam  menfokuskan  perhatian manajemen  terhadap  penentuan  jenis barang  yang  paling  penting  dan  perlu  di prioritaskan  dalam  persediaan.  Analisis VEN artinya menentukan prioritas kebutuhan  suatu  perbekalan  farmasi, dengan  kata  lain  analisis  VEN  merupakan penentuan  apakah  suatu  jenis  perbekalan farmasi  termasuk  vital  (harus  tersedia), esensial  (perlu  tersedia),  atau  non-esensial (tidak prioritas untuk disediakan)
(Anonim, 2008).
Tujuan  dari  penelian  ini  ialah
Mengetahui proses perencanaan dan pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSUP Prof.  DR.  R.  D.  Kandou  Manado  apakah telah sesuai dengan standar yang
digunakan  rumah  sakit  serta  mengetahui pengaruh  analisis  ABC-VEN  terhadap persediaan  obat  kardiovaskuler  dan  obat anastesi.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  dilaksanakan  di  RSUP Prof.  Dr.  R.  D.  Kandou  Manado,  pada November 2015-Juni 2016. Jenis penelitian  yang  digunakan  ialah  jenis penelitian  deskriptif  dengan  pengambilan data  secara  Retrospektif  dan  Prospektif. Terdapat  2  sumber  data  yakni  data  primer yang diperoleh melalui wawancara Kepala instalasi  Farmasi,  Kepala  Gudang,  Bagian unit  pelayanan  pengadaan,  Kepala  Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Panitia pemeriksa  dan  penerima  hasil  kerja.  Data sekunder  berupa  laporan  stok  opname obat,  laporan  mengenai  jenis  obat  yang digunakan  di  IFRS  Prof  Kandou  Manado, laporan  mengenai  harga  obat,  laporan mengenai jumlah pemakaian obat.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Perencanaan  kebutuhan  obat  yang ada  di  RSUP  Prof  Dr.  R.  D  berdasarkan hasil  wawancara  alur  perencanaan  sesuai dengan  standar  operasional  prosedur  yang ada akan tetapi masih belum efisien dalam hal  penetapan  jumlah  perencanaan  obat yang  ada  karena  dilihat  dari  hasil  analisa ada  beberapa  obat  yang  penggunaannya pada  periode  lalu  telah  habis  akan  tetapi tidak  masuk  pada  daftar  perencanaan contohnya  ialah  obat  ketamin  injeksi.
Selain  itu  juga  terdapat  obat  direncanakan berlebih jika dihitung rata-rata pemakaiannya,  obat-obat  tersebut  akan mengalami  penumpukan  digudang  karena pemakaiannya  melebihi  dari  pemakaian rata-rata  contoh  obat  yang  termasuk berlebih  pada  saat  perencanaan  ialah amiodaron.  Terdapat  obat  yang  jika
dihitung rata-rata pemakaiannya obat yang direncanakan  dalam  periode  4  bulan  tidak akan  mencukupi  penggunaan  obat  hal  ini dapat menyebabkan kekosongan obat.
Berdasarkan  teori  Anshari  (2009), hal-hal  yang  harus  diperhatikan  dalam perencanaan  yaitu  alokasi  dana  yang tersedia,  harga  per  item  obat  dan penentuan  berapa  besar  serta  kapan pemesanan  harus  dilakukan.  Apabila  hal ini  tidak  sesuai,  maka  pengendalian perencanaan  belum  bisa  dikatakan  efektif. Efektif  yang  dimaksud  ialah  perencanaan yang  mendapatkan  jenis  dan  jumlah  obat yang  tepat  dan  sesuai  dengan  kebutuhan serta menghindari adanya kekosongan obat dan penumpukan obat.
Pengadaan yang ada di RSUP Prof. Dr. R. D Kandou Manado telah mengikuti alur atau standar yang di rumah sakit, akan tetapi  masih  belum  efektif  dalam  hal pengadaan  jumlah  obat  hal  ini  terlihat berdasarkan hasil analisa terdapat beberapa obat  yang  direncanakan  akan  tetapi  pada saat  pengadaan  obat  tersebut  tidak  ada dalam  daftar  penerimaan  obat,  hal  ini dapat  mempengaruhi  ketersediaan  obat yang  dapat  menyebabkan  kekosongan obat.  Selain  itu  ada  beberapa  obat  yang pengadaannya  lebih  banyak  dibandingkan dengan  yang  telah  direncanakan  hal  ini dapat  mempengaruhi  persediaan  obat dimana obat-obat tersebut akan mengalami kelebihan.  Dalam  hal  penentuan  harga, dimana harga yang tercatum pada penerimaan  barang  ada  yang  lebih  mahal dibandingkan dengan harga yang tercantum  pada  perencanaan.  Hal  ini sangat  mempengaruhi  penggunaan  dana rumah  sakit  yang  akan  lebih  banyak dibandingkan  dengan  yang  direncanakan. Pengadaan obat ini masih dikatakan belum efektif  hal  ini  didukung  dengan  teori Mushuda  (2011)  yang  menyatakan  bahwa
pengadaan  yang  efektif  ialah  pengadaan yang  ekonomis,  menjamin  ketersediaan dalam  jenis  dan  jumlah  yang  tepat,  serta harga yang ekonomis.
Analisis  ABC  terhadap  gabungan obat  golongan  kardiovaskuler  dan  obat golongan  anastesi  terlihat  bahwa  jumlah obat yang termasuk kelompok A sebanyak 6 item (20%) dengan biaya Rp.342.470.000  (70%),  sedangkan  yang temasuk  kelompok  B  sebanyak  6  item (10%)  dengan  biaya  Rp.127.233.500 (20%),  dan  yang  termasuk  kelompok  C sebanyak  24  item  (70%)  dengan  biaya Rp.54.787.360 (10%). Menurut Heizer dan Barry  (2010),  item  obat  yang  masuk kelompok  A  merupakan  barang  dengan jumlah  yang  kecil  dengan  nilai  investasi yang  besar,  sehingga  obat  tersebut  harus memiliki  kontrol  persediaan  yang  lebih ketat,  pencatatan  harus  sesering  mungkin serta  frekuensi  pemeriksaan  yang  lebih sering. Sedangkan untuk kelompok B juga memerlukan perhatian yang cukup penting setelah  kelompok  A  karena  memiliki  nilai investasi  sedang.  Dan  untuk  kelompok  C tidak  memerlukan  pengendalian  yang cukup ketat dibandingkan dengan kelompok  A  dan  B  karena  memiliki  nilai investasi yang rendah.
Berdasarkan hasil yang telah diperoleh  dengan  analisis  VEN  obat-obat yang termasuk kategori Vital (V) sebanyak item  5  contoh  obatnya  ialah  furosemid injeksi,  obat  ini  harus  tersedia  dirumah sakit  karena  obat  ini  merupakan  obat  live saving  yang  jika  persediaannya  tidak  ada dirumah  sakit  maka  akan  meningkatkan resiko  terhadap  pasien.  Obat-obat  yang termasuk  kategori  Esensial  (E)  sebanyak 31  item,  salah  satu  obat  yang  termasuk kategori ini ialah obat telmisartan, obat ini harus  tetap  tersedia  di  rumah  sakit  karena
merupakan  obat  yang  digunakan  oleh pasien dalam proses penyembuhan pasien.
Dari  hasil  analisis  ABC-VEN terdapat  obat  yang  masuk  kategori  VA dilihat dari rata-rata pemakaiannya volume pengadaan  obatnya  kurang  walaupun  obat ini  termasuk  kategori  A  yang  menyerap anggaran  yang  besar  akan  tetapi  tetap membutuhkan perhatian yang khusus serta pengontrolan  karena  berhubungan  dengan keselamatan  pasien.  Selain  kategori  VA dalam kategori VC terdapat obat yang jika dilihat dari rata-rata pemakaiannya perencanaannya  belum  efektif  karena jumlah obatnya berlebih walaupun kelompok  obat  ini  masuk  kategori  vital tetapi  perlu  perhatian  khusus  karena  akan berdampak terjadinya penumpukan. Selain kedua kategori tersebut perlu juga diperhatikan obat-obat yang masuk kategori  lain  seperti  kategori  EC  karena dari  hasil  analisa  terdapat  obat  yang volume perencanaannya
berlebih dibandingkan dengan rata-rata pemakaiannya,  walaupun  obat-obat  ini menyerap  anggaran  yang  sedikit  akan tetapi akan lebih efektif jika persediaannya tepat  yakni  tidak  berlebih.  Berdasarkan Anonim  (2008),  jenis  perbekalan  yang termasuk  kategori  A  dari  analisis  ABC ialah  jenis  perbekalan  farmasi  yang diperlukan  untuk  penaggulangan  penyakit terbanyak,  dengan  kata  lain  statusnya  dari analisis  VEN  harus  E  dan  sebagian  V. Sebaliknya jenis perbekalan dengan satusnya  N  harusnya  masuk  kategori  C dari analisis ABC.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  tentang perencanaan dan pengadaan obat di RSUP Prof.  Dr.  R.  D.  Kandou  Manado berdasarkan  Analisis  ABC-VEN  terhadap
Nilai  persediaan  maka  dapat  disimpulkan sebagai berikut:
1. Proses perencanaan dan
pengadaan obat di Instalasi Farmasi  RSUP  Prof.  Dr.  R.  D. Kandou  Manado  telah  mengikuti prosedur  sesuai  dengan  standar yang ada dirumah sakit akan tetapi belum  efektif  dalam  penentuan beberapa jumlah atau volume obat yang  direncanakan  dan  yang diadakan,  sehingga  menyebabkan kekurangan bahkan kelebihan obat.
2. Pengaruh analisis ABC-VEN terhadap  obat  kardiovaskuler  dan obat  anastesi  ialah  terdapat  jenis obat  yang  masuk  kategori    VA yang  jumlah  obatnya  kurang padahal masuk kategori vital salah satunya  ialah  Nikardipin,  terdapat jenis  obat  yang  masuk  kategori VC persediaannya berlebih walaupun termasuk vital salah satu obatnya  ialah  lidokain  injeksi  2%, serta  terdapat  jenis  obat  yang masuk  kategori  EC  jumlah  obat berlebih walaupun hanya menyerap  dana  sedikit  salah  satu obatnya ialah lisinopril 10 mg.

## DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2008. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi  Di  Rumah  Sakit. Direktorat Jendral Bina Kefarmasian Dan Alat Kesehatan Dapartemen Kesehatan RI & Japan Internasional Cooperstion Agency, Jakarta. Anshari, M. 2009. Aplikasi Managemen Pengelolaan Obat
dan  Makanan .  Nuha  Medika,
Jakarta.
Heizer,  J  dan  Barry  R.  2010.
Operations Management-
Manajemen  Operasi. Edisi  9
Buku  2.  Salemba  Empat,
Jakarta.
Mushuda,  2011. Pedoman  Cara Pelayanan  Kefarmasian  yang Baik .  Kerjasama  Direktorat Jendral  Bina  Kefarmasian  dan Alat  Kesehatan  Kementrian Kesehatan  Republik  Indonesia dengan  Pengurus  Pusak  Ikatan Apoteker Indonesia, Jakarta.