ABSTRACT  -  This  research  aims  to  identify  and understand  the  document  management  activities  on Inspektorat  pembantu  Kota  Administrasi  Jakarta Selatan.  Document  management  activities  are  selec- ting,  assessing,  analyzing,  inerpreting  and  finding materials.  There  are  several  stages  on  document management,  invention  and  enrollment,  retention, distribution, and human resources. The method wich used on this research is descriptive qualitative method, the  data  collection  techniques  are  interviews, observations, and  literature.  The  results showed that Inspektorat  Pembantu  Kota  Administrasi  Jakarta Selatan  did  document  mana-  gement,  so  that documents can be managed in according to the state of human resouces perfor- mance.
Keyword: Document  management,  Document,  South Jakarta
ABSTRAK  -  Penelitian  ini  bertujuan  untuk mengetahui  dan  memahami  kegiatan  pengelolaan dokumen  di  Inspektorat  Pembantu  Kota  Ad- ministrasi  Jakarta  Selatan.  Kegiatan  pengelolaan dokumen  merupakan  kegiatan  memilih,  menilai, menganalisis,  menerjemahkan  dan  menemu  kem- bali kan materi. Ada beberapa tahap dalam penge- lolaan dokumen yaitu penciptaan dan penerimaan, peyimpanan,  distribusi,  dan  SDM.  Pada  penelitian ini  metode  yang  digunakan  adalah  metode  Kua- litatif Deskriptif, dengan teknik pengumpulan data yaitu  wawancara,  observasi  dan  studi  pustaka. Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  Inspektorat Pembantu  Kota  Administrasi  melakukan  Penge- lolaan  Dokumen,  Sehingga  dokumen  yang  ada  da- pat  dikelola  dengan  baik  sesuai  dengan  keadaan kinerja SDM
Kata  Kunci: Pengelolaan  dokumen,  Dokumen, Jakarta Selatan

## PENDAHULUAN
Pada  lingkungan  provinsi  DKI  Jakarta dibentuk  suatu  badan  pengawas  daerah  yang bernama  Inspektorat.  Inspektorat  merupakan Satuan  Badan  Pengawas  Interen  (SPI)  sebagai
lembaga  teknis  perangkat  daerah  yang  secara teknis operasional dan teknis administratif berada di  bawah  Gubernur  Provinsi  DKI  Jakarta  dan bertanggung  jawab  terhadap  kegiatan  pengawa- san  terhadap  Unit  Kerja  Pemerintah  Daerah (UKPD)  di  masing-masing  wilayah  administrasi tingkat  II/Kota  kepada  Gubernur,  melalui Sekretaris Daerah.
Catatan hasil pengawasan merupakan dokumen  yang  sifatnya  rahasia  dan  memiliki peranan  yang  sangat  penting  bagi  auditor  yang bertugas  pada  inspektorat.  Dokumen  tersebut memiliki fungsi sebagai bahan bukti dalam sistem manajemen pengawasan, dan keputusan- keputusan  dalam  menjalankan  tugas  dan  fungsi pengawasan serta dijadikan dasar dalam menyusun  Laporan  Hasil  Pengawasan.  Meng- ingat  sifat  dokumen  yang  rahasia  dan  peranan dokumen begitu penting bagi aparat pengawasan dalam  hal  ini  auditor,  maka  keberadaan  dokumen perlu  dikelola  dengan  sistematis  dan  terprogram dengan  baik  dalam  rangka  mendukung  kegiatan pengawasan.
Dokumen  dalam  sebuah  instansi  merupakan bagian  yang  sangat  vital  sebagai  bukti  kegiatan organisasi.  Mengacu  pada  Undang-Undang  no  8 tahun 1997 dalam Makalah Manajemen Kearsipankarangan  Sukaesih  tentang  Dokumen Perusahaan:
Winda Chairisnaeni 1 , Agus Rusmana 2 , Neneng Komariah 3
1 Kangean Energy Indonesia 2,3 Program Studi Ilmu Perpustakaan Fikom Unpad 1 zukazukazaya@yahoo.com , 2 rusmana.fikom@gmail.com , 3 nenengkomariah@yahoo.com

## PENGELOLAAN DOKUMEN INSPEKTORAT PEMBANTU KOTA ADMINISTRASI JAKARTA SELATAN
“Setiap lembaga atau perusahaan diwajibkan untuk membuat catatan yang terdiri dari pendirian perusahaan/lembaga, neraca tahunan, perhitungan laba  rugi  tahunan,  rekening,  jurnal  transaksi harian,  atau  setiap  tulisan  yang  berisi  keterangan mengenai  hak  dan  kewajiban  serta  hal-hal  yang berkaitan  dengan  aktivitas kegiatan  suatu perusahaan.” (Sukaesih 2008, 5)

## TINJAUAN PUSTAKA
Setiap  kegiatan  organisasi  sudah  dapat dipastikan  akan  membuat  berita  acara  yang kemudian  disimpan  sebagai  bukti  penyeleng- garaan  kegiatan  organisasi,  sehingga  terjadi penciptaan arsip/dokumen yang sifatnya sirkuler.
Sub  Bagian  tata  usaha  merupakan  pengelola dokumen  Laporan  Hasil  Pengawasan  (LHP)  dari setiap  seksi  kerja  yang  berada  di  Inspektorat Pembantu Kota Jakarta Selatan. Pengelolaan LHP sangat diperlukan oleh Inspektorat Pembantu Kota Jakarta  Selatan  untuk  memudahkan  para  auditor yang  bekerja  pada  Inspektorat  Pembantu  Kota Jakarta  Selatan,  ketika  membutuhkan  LHP tersebut  sebagai  bahan  referensi  dan  rujukan dalam  melakukan  tugas  dan  fungsi  Inspektorat Pembantu Kota.
LHP  reguler  penting  di  Inspektorat  Jakarta Selatan  karena  memberikan  informasi  terhadap kegiatan UKPD mengenai tugas pokok dan fungsi setiap  tahunnya  sebagai  unit  kerja.  LHP memberikan  data  dan  informasi  sebagai  bahan evaluasi dalam rangka menentukan kebijaksanaan pengawasan  dilingkungan  Pemerintahan  Provinsi Daerah  Khusus  Ibu  Kota  Jakarta  sehingga  dapat menjamin  tugas-tugas  pemerintah,  pembangunan dan  kemas-  yarakatan  sesuai  dengan  rencana.
Kebijaksanaan , dan peraturan Undang – Undang yang berlaku.
Melihat  pentingnya  LHP  yang  dimiliki  oleh Inspektorat  Pembantu  Kota  dalam  menjalankan tugas  dan  fungsinya  secara  berkala.  Peneliti tertarik  untuk  mendalami  pengelolaan  LHP Reguler  dengan  melihat  dari  segi  siklus  arsip dinamis yang dijadikan peneliti sebagai teori dasar dalam  penelitian,  mulai  dari  penciptaan  dan penerimaan,  pendistribusian,  penyimpanan  dan kualifikasi  terhadap  SDM  nya  berupaya  untuk melihat  pengelolaan  LHP  yang  menjadi  dasar penelitian.
Seperti yang dijelaskan pada undang-undang No.43 Tahun 2009 tentang ketentuan arsip pasal 2 bahwa arsip menurut fungsinya, dibedakan:
a. Arsip dinamis
Arsip  adalah  yang  masih  digunakan  untuk menyusun  perencanaan,  pelaksanaan  kegia- tan  pada  umumnya  atau  dalam  penyeleng- garaan pelayanan ketatausahaan.
b. Arsip Statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung  dalam  perencanaan,  penyeleng- garaan  kegiatan  maupun  untuk  penyeleng- garaan  pelayananan  ketatausahaan  dalam rangka  penyelenggaraan  kehidupan  kebang- saan  ataupun  untuk  penyelenggaraan  sehari- hari administasi.
Sistem  pengelolaan  arsip  dikatakan  baik apabila  pada  waktu  arsip  diperlukan  dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat, kunci utama agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan  tepat  adalah  arsip  terletak  pada  sistem penyimpanan arsip yang digunakan.
Dari keterangan diatas  dokumen  yang sama dengan  arsip  dinamis  harus  dikelola  agar bermanfaat bagi pencipta, penerima, dan pemakainya.  Untuk  sampai  ke  pemakai  arsip/ dokumen harus dikelola sebaik-baiknya dan harus tersedia apabila diperlukan.
Menurut  Amsyah  (2003,  32)  siklus  hidup arsip  dinamis  meliputi  tahap  penciptaan  dan penerimaan,  tahap  penyebaran,  tahap  pengguna, tahap penyimpanan berkas  dan temu  balik, tahap penempatan, penyimpanan dan pemusnahan.
Dalam  pengelolaan  dokumen  pada  badan pemerintahan,  peneliti  mendasari  teori  siklus hidup  arsip  sesuai  dengan  keadaan  dokumen  di tempat  penelitian.  Mulai  dari  penciptaan  dan penerimaan dokumen, distribusi dan penggunaan- nya, penyimpanan dan sumber daya manusia yang melakukan pengelolaan dokumen.
Dapat  dilihat  pada  bagan  1.1  siklus  hidup arsip dibawah ini. Kegiatan arsip mengalami fase utama  yaitu  pembuatan,  distribusi,  penggunaan, pemeliharaan  dan  aktivitas.  Dalam  setiap  fase terdapat berbagai elemen dan kegiatan. Pada akhir fase kelima arsip dinamis mengalami dua pilihan yaitu pemusnahan atau penyimpanan permanen.
Pengelolaan  LHP  yang  pertama  adalah dengan  adanya  pencatatan.  Penyimpanan  LHP merupakan  kegiatan  rutin,  yang  menunjukan dimana  LHP  dapat  dicari  bilamana  dibutuhkan. Penyajian  LHP  yang  dilakukan  atau  disajikan sebagai  prosedur  dalam  penyebaran  informasi. Dalam  pengelolaan  LHP  pastinya  dibutuhkan Staff  atau  SDM . Dalam  pengelolaan  LHP,  perlu adanya  staff  yang  mempunyai  kualifikasi  untuk penempatan dalam pengelolaan LHP maka dari itu harus  adanya  pelatihan  pengelolaan  LHP  supaya
keterampilan staf dapat meningkat dan mempunyai  kualitas  tinggi  dalam  pengelolaan dokumen.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan kualitatif.  Penelitian  kualitatif  adalah  penelitian yang  digunakan  untuk  meneliti  dalam  kondisi obyek  yang  ilmiah,  dimana  peneliti  adalah sebagai  instrumen  kunci,  teknik  pengumpulan data  dilakukan  secara  gabungan,  analisis  data bersifat  induktif,  dan  hasil  penelitian  kualitatif menekankan makna dari pada generalisasi.
Dalam  penelitian  ini,  peneliti  menggunakan pendekatan  kualitatif  karena  peneliti  mengambil metode  ini  karena  pengelolaan  LHP  yang berlangsung  pada  Kedinasan  tidak  dapat  diukur dengan angka-angka. Pengelolaan dokumen LHP lebih  menyangkut  pada  gambaran  mengenai kegiatan  yang  berlangsung  pada  lembaga  yang dikelola oleh Sub.Bagian Tata Usaha.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Penciptaan Dokumen  memuat  informasi tentang  tugas,  garis  haluan,  keputusan,  prosedur, operasi  dan  aktivitas  sebuah  instansi,  lembaga, yayasan, departemen, badan korporasi swasta dan perorangan.
Menurut  Webster’s  Collegiate  Thesaurus (1998)  dalam  Pengantar  Ilmu  perpustakaan dokumen sendiri adalah:
“Something preserved an surving as evidence ( asof an event, a situation or the culture of a periode).”
“Suatu  peristiwa  yang  dipelihara  dan bertindak  sebagai  bukti  (mulai  dari  peristiwa, suatu situasi atau budaya suatu periode).”
Keberadaan  dokumen  di  Inspektorat  pem- bantu  Kota  Adminstrasi  Jakarta  Selatan  meru- pakan  penting  dalam  melakukan  Tugas  Pokok dan  Fungsi  kedinasan  berjalan.  Dalam  hal  ini dokumen  dinamakan  Sebagai  Laporan  Hasil Pengawasan.  Laporan  Hasil  Pengawasan  meru- pakan  konsepan  dari  pelaksanaan  Program  kerja Inspektorat  kota  Jakarta  Selatan  yaitu  PKPT (Program  Kerja  Pengawasan  Tahunan)  sesuai dengan peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor  102  Tahun  2009  Tentang  organisasi  dan tata  kerja  inspektorat  pada  pasal  37  ayat  2 disebutkan  bahwa  Inspektorat  Pembantu  Kota yang  berkedudukan  dibawah  dan  bertanggung- jawab  kepada  Inspektur  dan  secara  operasional berkoordinasi  dengan  walikota.  Dalam  program Inspektorat  kenyataannya  tercipta  dokumen melalui  pengawasan  yang  dilakukan  oleh  setiap seksie  dan  mereka  memberi  surat  tugas  kepada Inspektorat  Pembantu  Kota  administrasi  Jakarta Selatan.  Penciptaan  LHP  yang  berawal  dari program kerja Inspektorat.
Berikut hasil dari wawancara penulis kepada Dra. Sukaesih M.Si :
“Dokumen tercipta karna adanya aktivitas dari sebuah organisasi baik itu pemerintahan, swasta maupun perorangan, tentu  saja  aktivitas  diekspresikan  dalam program  kerja,  mana  kala  kita  meneliti tentang  pengelolaan  dokumen  kita  harus tau  program  kerjanya  apa,  dihasilkannya apa,  produk  kerja  dokumenya  apa sehingga institusi itu menghasilkan
sebuah  rekam  jejak  suatu  kegiatan” (wawancara, 4 oktober 2012)
Dari  hasil  wawancara  dengan  narasumber, hasil  observasi  dilapangan  setelah  melakukan perbandingan  maka  dapat  dikatakan  bahwa penciptaan  sebagai  tahap  awal,  baik  pada  daur hidup arsip maupun perjalanan dokumen selanjutnya.
Pada  proses  penerimaan  LHP  sebelum memberikan  LHP  tersebut  ke  Kasubag  TU  harus dievaluasi  lagi  karena  sebuah  dokumen  diterima oleh  TU  dan  disampaikan  kepada  Inspektur sebagai  atasan  tertinggi,  revisi  dokumen  tetap dilakukan  karena  yang  namanya  dokumen  itu harus  benar-benar  sesuai  sama  peraturan  yang berlaku.
A. Proses Pendataan
Berdasarkan pemgamatan peneliti di lapangan,  serta  pemahaman  peneliti  mengenai prosedur  penerimaan  LHP,  seharusnya  setiapkali LHP  diserahkan  dari  satu  bagian  ke  bagian  lain, misalnya dari TU ke Kasubag TU, proses tersebut harus  selalu  dimasukkan  ke  dalam  kartu  kendali agar dapat diketahui dengan pasti alur penerimaan LHP  yang  bersangkutan.  Akan  tetapi  pada  saat peneliti  melakukan  pengamatan,  yang  terjadi justru  sebaliknya,  ketika  LHP  berpindah  tangan dari  satu  bagian  ke  bagian  lainnya,  tidak  pernah ada pencatatan pada kartu kendali sehingga seksie tidak  jarang  mengalami  kebingungan  untuk “melacak” keberadaan LHP tersebut.

## Gambar 1. Siklus LPH

## B. Proses Klasifikasi
Klasifikasi  ini  terdapat  pada  Pedoman Petunjuk Pelaksanaan Laporan pengawasan. Jenis LHP  reguler  menggunakan  singkatan  “LR” sebagai  penciri  bahwa  LHP  tersebut  merupakan LHP  reguler.  Dilihat  dari  Sebuah  sistem klasifikasi  yang  baik  harus  memenuhi  syarat sebagai  berikut  Sebuah  bagan  klasifikasi  harus bersifat  inkusif  dan  komprehensif,  mencangkup seluruh  lapangan  pengetahuan,  Harus  bersifat luwes dan meluas sehingga tambahan subjek baru tidak  mengganggu  urutan  klasifikasi  secara umum, Harus bersifat sistematis, Memiliki notasi yang sederhana, dikenal umum dan luwes, Diakui oleh  umum  dan  susunannya  taat  asas,  Memiliki indeks yang lengkap, ada badan yang mengawasi perkembangan. (Sulistyo Basuki 1993,166).
Setelah  adanya  pencatatan,  LHP  didistri- busikan.  Pendistribusian  yang  dilakukan  Inspek- torat  Kota  Jakarta  Selatan  ada  dua  yaitu Penyebaran  internal  merupakan  pendelegasian konsep  LHP  yang  sudah  ditandatangani  dan
disetujui  oleh  inspektorat  Provinsi  dikirimkan  ke inspektorat  kota  disebarkan  ke  seksi  dan  unit  / suku dinas  yang bersangkutan di Jakarta Selatan, Sedangkan  eksternal  LHP  yang  sudah  ditan- datangani  oleh  inspektorat  kota  didelegasikan  ke inspektorat  provinsi  untuk  disetujui  dan  dise- barkan ke Gubernur Provinsi DKI Jakarta. LHP di Inspektorat  Pembantu  Kota  Administrasi  Jakarta Selatan  merupakan  dokumen  rahasia,  hanya kepada  orang-orang  dalam  instansi  saja  LHP  itu didistribusikan.  Sehingga  dokumen  digunakan untuk  kepentingan  yang  bersang-  kutan  saja. Pendistribusiaan pada saat penge- lolaan sebelumnya  melakukan  Kartu  Kendali  untuk mengetahui  keberadaan  LHP  pada  saat  dikoreksi kembali,  akan  tetapi  Kartu  kendali  jarang digunakan  maka  kesulitan  dalam  melacak  LHP pada saat pengkoreksian sulit.
Dalam  proses  pengelolaan  LHP  disimpan menggunakan  di  Inspektorat  Pembantu  Kota Jakarta  Selatan  tidak  menggunakan  Ruang Khusus. Dalam penyimpanan LHP, berada di dua tempat  yaitu  di  Sub  bagian  TU  dan  seksie  yang memproduksi. LHP yang disimpan di dua tempat merupakan  LHP  yang  sama.  Tempat  untuk penyimpanan  di  Subagian  TU  yaitu  ruang  rapat, ruang  kepala  sub  bag  tata  usaha,  dan  ruang inspektur.  Ketiga  ruangan  terdapat  lemari  kayu untuk  menyimpan  LHP  yang  terletak  di  setiap sudut.  Penyusunan  bertumpuk  dan  tidak  meng- gunakan karton sehingga LHP bisa dapat terlipat. Penataan  seperti  itu  akan  memberikan  dampak buruk dalam temu balik.
Penyajian  LHP  berupa hardcopy, karerna validitas  bisa  terjamin  dilakukan  dalam  peng- awasan  tersebut. Softcopy dalam  pengawasan
sangat  sulit  diperhitungkan  karena  LHP  tersebut sangat  rahasia  untuk  khalayak  orang  yang  tidak memiliki kepentingan.
Yang  terpenting  dalam  pengelolaan  doku- men  ialah  sumber  daya  manusia/pegawai  di  Ins- pektorat  kota  dan  berlaku  bagi  Inspektorat provinsi  ada  pembedaan  yaitu  Staf  merupakan pegawai  biasa tetapi  tidak mempunyai  hak untuk memeriksa  atau  mengawasi  sesuai  tugas  dan fungsi  Inspektorat,  Auditor  merupakan  pegawai inspektorat  yang  mempunyai  tugas  dan  we- wenang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.  Sudah  mempunyai  sertifikasi  auditor dengan melaksanakan diklat dan ujian sertifikasi.
Pegawai  di  subbagian  tata  usaha  memiliki pendidikan dan latar belakang yang berbeda beda. Penanganan  LHP  dilakukan  oleh  staf  lulusan SMA  yang  bertugas  sebagai  mencatat  ke  dalam buku agenda, dan mendistribusikan LHP ke kantor Provinsi.  Maka  diperlukan  pelatihan  terhadap pengelola LHP. Inspektorat Kota selalu mendelegasikan  staf  pengelola  LHP  dalam Pelatihan  yang  diadakan  dari  Pusat  Badan Kearsipan.  Mereka  kurang  memahami  pelatihan terserbut  karena  hanya  diberikan  petunjuk  untuk Pengelolaan  arsip/dokumen  berbentuk  pedoman saja.  Mereka  mengharapkan  praktik  dalam pelatihan  yang  diberikan,  sehingga  mereka mengerti pengelolaan yang baik dan benar.

## SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pemba- hasan,  peneliti  dapat  mengambil  kesimpulan sebagai berikut :
Penciptaan  dan  Penerimaan  LHP  sesuai dengan peraturan mempan tetapi dalam melakukan  pendokumentasian  LHP  belum  mela-
kukan  prinsip  arsip  dengan  baik.  Dalam  Pen- distribusianpun  memiliki  kelemahan  pada  kece- patan  keberadaan  LHP  yang  sering  hilang  dika- renakan tidak berfungsinya kartu kendali. Adanya Klasifikasi  LHP  menggunakan  kode  merupakan klasifikasi yang baik sebagai simbol bahwa “LR” merupakan  LHP  reguler.  Inspektorat  Menyajian LHP  dalam  bentuk  hardcopy  yang  cukup  baik karena  hardcopy  sebagai  menjamin  kelegalitasan LHP.
Fasilitas  Penyimpanan  di  Inspektorat  cukup baik  akan  tetapi  penyimpanan  terhadap  LHP kurang  baik  tidak  sesuai  dengan  prosedur penyimpanan  dokumen  dengan  benar  sehingga terlihat berantakan.
Kualifikasi  SDM  belum  memenuhi  standar pengelola  dokumen,  dalam  hal  ini  dokumen dikelola  oleh  staf  yang  belum  mengerti pengelolaan  dokumen  dengan  baik.  Kualifikasi SDM  Inspektorat  pembantu  Kota  Administrasi Jakarta  Selatan  belum  ada  khusus  untuk mengelola  LHP  yang  merupakan  produk  Inspek- torat.  Pelatihan  pengelolaan  dokumen  pegawai hanya  memberikan  modul  dan  teori  dasar  tanpa aplikasi  untuk  staf  merupakan  hal  yang  buruk karena  memberikan  teori  dengan  staf  yang  tidak ada basic mengenai dokumen tidak menghasilkan perubahan yang lebih baik.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. (2003). Manajemen Kearsipan . Jakarta: Gramedia Pustaka Chair, Abdul. (2011) . Kertas kerja Perorangan . Rencana  Peningkatan  Kinerja  Pengawasan . Jakarta
Http://www.scribd.com/doc/78704076/18/Pencat atan-Dokumen diakses 2 Oktober 2012 Moleong,  Lexy  J.  (2006). Metode  Penelitian Kualitatif .  edisi  revisi.  Bandung:  Remaja
Rosdakarya
Sukaesih,  (2008). Manajemen Kearsipan: Suatau Keharusan dalam Aktivitas Organisasi
Perusahaan. Makalah  Presentasi  Pelatihan
Manajemen. Bandung : FIKOM Unpad
Sulistyo Basuki. (2004). Pengantar  Ilmu
Dokumentasi .    Bandung: Rekayasa Sains
Webster’s Collegiate Thesaurus. (1998).