## TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN TERHADAP ASPEK KEAMANAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BANDUNG KIWARI
Ira Febriyanti 1 , Dodi Syaripudin 2
Politeknik Piksi Ganesha, Bandung, Indonesia 1,2
Email: febriyantii870@gmail.com 1 , dodisyaripudin@gmail.com 2 ,

## ABSTRAK
Kata Kunci: Penyimpanan, Keamanan, Rekam Medis Salah  satu  tempat  pengelolaan  rekam  medis  yang  sangat penting  adalah  ruang  penyimpanan  dokumen  rekam  medis. Pengaturan ruang penyimpanan rekam medis yang baik akan mengakibatkan  pelaksanaan  pekerjaan  petugas  di  ruang penyimpanan  rekam  medis  dapat  diatur  secara  tertib  dan lancar  dan  bisa  mencapai  efisiensi  dan  menjaga  keamanan rekam medis. Di Rumah Sakit Umum Daerah Bandung Kiwari telah  dilakukan  sebuah  penelitian  untuk  mengetahui  lebih lanjut mengenai tinjauan pelaksanaan penyimpanan terhadap aspek  keamanan  dokumen  rekam  medis  di  Rumah  Sakit Umum  Daerah  Bandung  Kiwari.  Metode  yang  digunakan dalam  penelitian  ini  adalah  analisis  kualitatif  dengan pendekatan  deskriptif  dengan  metode  observasi,  wawancara dan  studi  Pustaka.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  untuk mengidentifikasi  metode  pengelolaan  dan  penyimpanan rekam  medis  yang  diterapkan  serta  tindakan  yang  diambil untuk  melindungi  integritas  dokumen  tersebut.  Kesimpulan dari  penelitian  yang  dilakukan,  yaitu  dari  segi  fisik berdasarkan  hasil  penelitian  di  ruang  penyimpanan  RSUD
Bandung Kiwari yaitu 26°-27°C. yang masih tergolong suhu tinggi  karena  normalnya  adalah  18°-24°C.  Kurangnya ventilasi  udara  dan  AC  di  ruang  penyimpanan.  Kurangnya ruang penyimpanan. Sistem penyimpanan yang belum selesai standar karena masih banyaknya Rekam medis yang tercecer Dan  dari  kebersihan  ruangan  RSUD  Bandung  Kiwari  sudah baik, karena membersihkan ruang penyimpanan tiap hari.

## Coresponden Author: Ira Febriyanti
Email: febriyantii870@gmail.com Artikel dengan akses terbuka dibawah lisensi

## Pendahuluan
Rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisikan  sebuah  catatan  tentang  dan  dokumen identitas  pasien,  pemeriksaan,  dan  pengobatan  pasien  (Rahman  et  al.,  2020)  (Abduh,  2021). Berdasarkan Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang tenaga kesehatan adalah setiap orang  yang  mengabdikan  diri  dalam  bidang  kesehatan  serta  memiliki  pengetahuan  dan keterampilan  melalui  Pendidikan  di  bidang  kesehatan  untuk  jenis  tertentu  memerlukan kewenangan untuk melakukan Upaya Kesehatan  (Menkes, Nomor , 36 C.E.). Perekam medis
dan informasi kesehatan adalah seseorang yang lulus pendidikan rekam medis dan informasi kesehatan  sesuai  ketentuan  peraturan  perundang-undangan  (Syahdilla  &  Susilawati,  2022) (Maidelia, 2023).
Seorang  Perekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan  (PMIK)  dapat  melakukan pekerjaannya pada fasilitas pelayanan kesehatan, dinas kesehatan, asuransi kesehatan, institusi pendidikan, dan instansi pelayanan yang terkait (Erawantini et al., 2022) (Aulia, 2023). Dalam melaksanakan  tugasnya  tenaga  PMIK  minimal  mempunyai  kemampuan  berdasarkan  standar kompetensi  perekam  medis  dan  informasi  kesehatan  Indonesia  yang  diatur  dalam  keputusan Menteri  Kesehatan  No.HK.01.07/MENKES/312/2020  tentang  standar  profesi  Rekam  Medis dan Informasi Kesehatan, meliputi ilmu pengetahuan, keterampilan, dan sikap profesional yang harus dikuasai dan dimiliki untuk dapat melakukan kegiatan secara profesional.
Salah  satu  kegiatan  yang  terdapat  dalam  rekam  medis  adalah  pengelolaan  sistem penyimpanan  berkas  (Ohoiwutun  &  Setiatin,  2021)  (Ariyanti  et  al.,  2023).  Pengelolaan penyimpanan  dokumen  rekam  medis  sangat  penting  untuk  dilakukan  dalam  salatul  institusi pelayanan  kesehatan  karena  dapat  mempermudah  dan  mempercepat  ditemukan  kembali dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, mudah dalam pengambilan dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi dokumen rekam medis dari bahaya peluncuran, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi (ALFIAN, 2021).
Adapun bahaya dan kerusakan yang di maksud meliputi bahaya kimiawi, bahaya fisik, serta peluncuran dan pemalsuan. Bahaya kimiawi adalah kerusakan dokumen yang disebabkan oleh kontak gas yang berbahaya, cat, pixlr, tinta dan lain-lain. Bahaya fisik adalah kerusakan dokumen  yang  disebabkan  oleh  suhu,  kelembaban  udara,  ventilasi,  kebersihan  ruangan, pencahayaan,  kelemahan  dari  air  atau  banjir  dan  kelainan  tulang  dari  kebakaran.  Sedangkan untuk keamanan isi dari  dokumen  rekam  medis  perlu adanya  kelentukan peminjaman  dalam peminjaman dokumen rekam medis sehingga dapat diketahui keberadaan dokumen dan siapa peminjamnya,  selain  itu  perlu  diketahui  juga  kepentingan  peminjam  dokumen  dan  harus diperhatikan dari aspek hukumnya.
Manfaat  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  meningkatkan  efisiensi  pengelolaan  rekam medis di RS Kiwari Bandung, sehingga dokumen dapat  dengan mudah diakses dan diambil. Mengurangi  resiko  rusaknya  rekam  medis  akibat  faktor  fisik,  kimia  dan  radiologi. Meningkatkan  mutu  pelayanan  kesehatan  dengan  memastikan  data  rekam  medis  pasien tersimpan  dengan  baik.  Meningkatkan  keamanan  dan  pengendalian  dokumen  rekam  medis, untuk mencegah pemalsuan dan penyalahgunaan data pasien. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk  meningkatkan  kualitas  sistem  pencatatan  medis  di  RSUD  Kiwari  Bandung  dan mengidentifikasi permasalahan terkait sistem pencatatan medis di RSUD Kiwari Bandung.
Penelitian  sebelumnya  yang  dilakukan  Nisaa  dan  Cahyani  (2022)  menyebutkan langkah-langkah menghindari kebakaran di ruang penyimpanan. Penelitian lebih lanjut dapat mengevaluasi efektivitas langkah-langkah tersebut dan dapat memberikan saran perbaikan jika diperlukan (Nisaa & Cahyani, 2022).
Hasil  observasi  yang  dilakukan  peneliti  di  RSUD  Bandung  Kiwari  peneliti menimbulkan  beberapa  permasalahan  diantaranya  adalah  sistem  penyimpanan  di  RSUD Bandung  Kiwari  masih  belum  memenuhi  standar  sistem  penyimpanan,  kurangnya  AC,  dan masih terbatasnya ruang penyimpanan. Hal ini menyebabkan terjadinya penumpukan dokumen
Rekam  medis  di  luar  rak  penyimpanan  dan  membulat  petugas  mencari  berkas  di  ruangan tersebut menjadi sulit.

## Metode Penelitian
Metode  penelitian  ini  menggunakan  metode  kualitatif  dengan  pendekatan  deskriptif dengan teknik pengambilan data menggunakan cara observasi, wawancara dan studi pustaka. Tujuan  nya  untuk  mengetahui  bagaimana  penyimpanan  rekam  medis  terhadap  keamanan dokumen rekam medis di RSUD Bandung Kiwari.
Dari  hasil  wawancara  yang  dilakukan  peneliti  di  RSUD  Bandung  Kiwari  diketahui bahwa masih banyaknya dokumen rekam medis yang tercecer akibat kurangnya fasilitas ruang penyimpanan di rumah sakit tersebut.

## Hasil dan Pembahasan
Usaha  pengelolaan  dokumen  dapat  berupa  menjaga  dari  kehilangan  dokumen  rekam medis  tindakan-tindakan  yang  betul  jalan  untuk  menyelamatkan  dokumen-dokumen  berikut informasi serta menjamin kelangsungan hidup dokumen dari kemusnahan.

## Pengamanan Dokumen Rekam Medis

## Segi Fisik
1) Kertas rekam medis menggunakan kertas HVS 70 gsm. Folder rekam medisnya berbentuk plastik.
2) Rekam medis setiap hari sudah dibersihkan dengan kucing agar jauh dari debu Segi Kimiawi
Tabel 1 Pengukuran Jumlah DRM Baik dan tidak baik Jumlah DRM Penjelasan Persen (%) Baik = 46 DRM Segi Fisik (sulhul, delbul, kelembaban) Selgi Kimia (gantulngan, map berkarat, tinta melmuldar) 46% Tidak Baik = 54 DRM
100 DRM
Segi Fisik (Suluk 4 dokumen Rekam medis 4,05%) (Delbul 33 dokumen rekam medis 33,9%) (Kelembaban 1 berkas 1,07%) Selgi Kimia (Gantungan map berkarat 4 berkas 4,08% (Tinta mel mulder 10 10,9%)
54% %100
3) Tinta,  Tinta  yang  digunakan  untuk  menulis  adalah  pena  warna  hitam  yang  tidak  mudah luntur.
4) Gantungan map berkarat. Dampak kerusakan rekam medis disebabkan karena kurangnya AC di ruang penyimpanan. AC berfungsi untuk menjaga kestabilan ruangan, apabila suhu ruangan terjaga maka kelembaban dokumen akan terjaga.

## Pengelolaan dan penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Pengaturan Ruang Penyimpanan
a) Kondisi pencahayaan
Untuk penerangan yang digunakan ruang penyimpanan menggunakan lampu neon 1 buah lampu dengan daya 20 watt. Pada ruangan penyimpanan agar sinar matahari dapat masuk  di  ruang  penyimpanan  di  ruang  tersebut  sudah  dibalut  jendela  serta  ventilasinya. Dengan adanya ventilasi dan jendela tersebut maka dapat membantu melanggar suhu udara dalam ruangan sehingga ruangan tidak terlalu lembab.
b) Temperatur Udara
Berdasarkan hasil pengukuran yang diperoleh suhu dan kelembaban udara di ruang penyimpanan adalah 26°-27°C. Sedangkan suhu ideal pada ruang penyimpanan adalah 18°- 24°C  (Estusari, 2019) (Rohmawati et al., 2023).
c) Keamanan ruangan dari serangan api/kebakaran
Ruang  penyimpanan  untuk  melancong  kemungkinan  terjadinya  kebakaran  pada penempatan rak dokumen rekam medis sudah jauh dari tempat penyimpanan barang-barang yang  mudah  terbakar  dan  juga  sudah  terdapatnya  tabung  pemadam  kebakaran.  Hal  ini dimaksudkan untuk menghindari kebakaran di ruang penyimpanan berisikan kertas-kertas yang mudah terbakar (Nisaa & Cahyani, 2022).
d) Keamanan ruangan dari serangan dari air/banjir
Di ruang penyimpanan terdapat adanya saluran air (talang pipa air) yang melalui ruangan tersebut, dimana talang pipa air tersebut dalam keadaan baik. Akan tetapi jendela atau ventilasi yang terbuka sebaiknya ditutup supaya percikan air hujan tidak dapat masuk, sehingga kurang baik, sebab tidak sesuai dengan teori, karena air hujan dapat masuk yang menyebabkan rekam medis dapat rusak.

## Kebersihan
a) Kebersihan Ruangan
Di  ruang  penyimpanan  untuk  Menjaga  kebersihan  di  ruangan  tersebut  harus dilakukan  dengan  cara  dihisap  dan  di  pell  dengan  alat  yang  sederhana.  Dengan menggunakan  alat  tersebut  hanya  akan  memindahkan  album  dari  lantai  ke  dokumen, sehingga di ruang penyimpanan masih ditemukannya sel bagian DRM yang berdebu, dan akibatnya dokumen rekam medis akan menjadi lapuk/rusak.
b) Kebersihan DRM
Dokumen  Rekam  Medis  dibersihkan  setiap  hari  oleh  pltu  gas  penyimpanan  agar dokumen rekam medis terhindar dari debu dan kebersihan dokumen rekam medis terjaga.

## Kondisi tempat penyimpanan DRM
Tempat  penyimpanan  Rekam  medis  letaknya  harus  strategis.  Sehingga  petugas  akan dimudahkan dalam proses distribusi, serta pengambilan dan penyimpanan data. Selanjutnya ruang rekam medis harus memiliki pemisah ruangan antara rekam medis aktif dan inaktif. Perlindungan Rekam Medis Terhadap Segi Fisik dan Kimia
1. Segi fisik
a) Delbul
Di ruang  penyimpanan tidak boleh terlalu banyak debu yang membulat  rekam  medis cepat  rusak  atau  kusam,  maka  sebaiknya  dipasang  AC  dan  selalu  menjaga  kebersihan ruangan.
b) Sinar Matahari
Jendela pada ruang penyimpanan sel baiknya ada disebelah barat agar matahari tidak secara  langsung  masuk  melalui  rekam  medis  maka  rekam  medis  bisa  terjangkau  dari kerusakan yang disebabkan sinar matahari karena ada disebelah timur.
2. Selgi Kimiawi
a) Tinta
Perlindungan sudah dilakukan dengan baik, yaitu digunakannya tinta warna hitam yang tidak pernah luntur untuk mengisi rekam medis.
b) Gantungan Map Berkarat
Dampak  kerusakan  rekam  medis  disebabkan  karena  kurangnya  AC  di  ruang penyimpanan.  AC  berfungsi  untuk  Menjaga  kestabilan  ruangan,  apabila  suhu  ruangan terjaga maka kelembaban dokumen akan terjaga (Susilowati & Nashiroh, 2022) (Wendanto et al., 2021).
Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  mengidentifikasi  metode  pengelolaan  dan penyimpanan  rekam  medis  yang  diterapkan  serta  tindakan  yang  diambil  untuk  melindungi integritas dokumen tersebut. Penelitian ini memberikan pemahaman yang lebih baik mengenai bagaimana  kondisi  lingkungan  dan  tata  letak  ruang  penyimpanan  dapat  mempengaruhi ketahanan dokumen rekam medis. Dibandingkan dengan penelitian sebelumnya, penelitian ini memiliki keunggulan dalam menyajikan tindakan spesifik yang telah diambil untuk mengelola, menyimpan dan melindungi  rekam medis. Dalam studi ini, praktik-praktik ini telah dilakukan dengan baik dan terdapat potensi untuk pengembangan lebih lanjut dan evaluasi efektivitasnya.

## Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu dari segi fisik berdasarkan hasil penelitian di ruang penyimpanan RSUD Bandung Kiwari yaitu 26°-27°C yang masih tergolong suhu tinggi karena normalnya  adalah  18°-24°C.  Kurangnya  ventilasi  udara  dan  AC  di  ruang  penyimpanan. Kurangnya ruang penyimpanan. Sistem penyimpanan yang belum selesai standar karena masih banyaknya Rekam medis yang tercecer dan dari kebersihan ruangan RSUD Bandung Kiwari sudah baik, karena membersihkan ruang penyimpanan tiap hari.

## Bibliografi
Abduh, R. (2021). Kajian Hukum Rekam Medis Sebagai Alat Bukti Malapraktik Medis. De Lega Lata: Jurnal Ilmu Hukum , 6 (1), 221–234.
Alfian,  T.  D.  W.  I.  (2021). Tinjauan  Aspek  Keamanan  Dan  Kerahasiaan  Rekam  Medis  Di Ruang Filing Rumah Sakit Tingkat Iv Madiun . Stikes Bhakti Husada Mulia.
Ariyanti, R., Aini, N. D. N., & Maulana, M. (2023). Pemberdayaan Petugas Kesehatan Terkait Pelaksanaan  Sistem  Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis  Pasien. Selaparang:  Jurnal Pengabdian Masyarakat Berkemajuan , 7 (3), 1657–1660.
Aulia, D. (2023). Gambaran Pendistribusian Rekam Medis Pasien Di Unit Rawat Jalan Rumah Sakit Ali  Sibroh Malisi  Jakarta  Tahun 2020 . Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Indonesia Maju.
Erawantini,  F.,  Yuliandari,  A.,  Deharja,  A.,  &  Santi,  M.  W.  (2022).  Strategi  Mengurangi Keterlambatan  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  di  RSUD  Pasirian Lumajang Tahun 2020. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia , 10 (2), 160.
Estusari, F. (2019). Perancangan Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis Berdasarkan Ilmu Ergonomi Di Rumah Sakit Tni Al Dr. Oepomo Surabaya . Stikes Yayasan Rs. Dr Soetomo.
Maidelia, N. W. (2023). Perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Pada Fitur Penelitian Di RSUD Dr Saiful Anwar .
Nisaa, A., & Cahyani, R. (2022). Pelaksanaan Manajemen Rekam Medis dan Sistem Informasi Kesehatan di RS X Wonogiri. Jurnal Manajemen Informasi Dan Administrasi Kesehatan , 5 (2).
Nomor,  U.-U.  (36  C.E.).  Tahun  2014  tentang  Tenaga  Kesehatan,(2014). Peraturan  Menteri Kesehatan Nomor , 75 .
Ohoiwutun, N., & Setiatin, S. S. (2021). Pengaruh Latarbelakang Pendidikan Perekam Medis Terhadap Sistem Penyimpanan Rekam Medis Di RSUD Boven Digoel. Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia , 1 (8), 1029–1036.
Rahman,  T.,  Hakim,  L.,  &  Sari,  O.  M.  (2020).  Sistem  informasi  rekam  medis  pada  dinas kesehatan kabupaten musirawas berbasis web mobile. JUTIM (Jurnal Teknik Informatika Musirawas) , 5 (2), 141–156.
Rohmawati, H., Rosita, A., & Sureni, I. (2023). Tinjauan Ergonomi Tata Ruang Filing Rekam Medis  Guna  Meningkatkan  Produktivitas  Kerja  Petugas  Rekam  Medis  di  Puskesmas Setono Kabupaten Ponorogo. Journal Buana of Medical Record , 1 (1), 1–11.
Susilowati, I., & Nashiroh, S. (2022). Tinjauan Kebijakan Pengamanan Fisik Dokumen Rekam Medis  dari  Faktor  Ekstrinsik  dan  Intrinsik  Di  RSU  X  Kediri. Jenggala:  Jurnal  Riset Pengembangan Dan Pelayanan Kesehatan , 1 (1), 9–18.
Syahdilla, I., & Susilawati, S. (2022). Pengaruh Latar Belakang Pendidikan Terhadap Kinerja Dan Produktivitas Tenaga Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Humantech: Jurnal
Ilmiah Multidisiplin Indonesia , 1 (8), 981–986.
Wendanto, W., Prasetyo, O. B., Praweda, D. R., & Arbi, A. R. K. (2021). Alat Pengontrolan Suhu Penetas Telur Otomatis Menggunakan ESP8266 Wemos D1 Mini Berbasis Internet of Things. Go Infotech: Jurnal Ilmiah STMIK AUB , 27 (2), 167–176.