Saly Salim Saleh Alatas, Helen Andriani (2022) Analisis Pengadaan, Distribusi dan Pengelolaan Obat di Rumah Sakit X Kota Bogor Tahun 2022, (7)11, http://dx.doi.org/10.36418/syntaxliterate.v7i11.12689 E-ISSN: 2548-1398 Published by: Ridwan Institute
Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia p–ISSN: 2541-0849 e-ISSN: 2548-1398
Vol. 7, No. 11, November 2022

## ANALISIS  PENGADAAN,  DISTRIBUSI  DAN  PENGELOLAAN  OBAT  DI RUMAH SAKIT X KOTA BOGOR TAHUN 2022

## Saly Salim Saleh Alatas, Helen Andriani
Program  Pasca  Sarjana  Kajian  Administrasi  Rumah  Sakit,  Fakultas  Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia
Departemen  Administrasi  Kebijakan  Kesehatan,  Fakultas  Kesehatan  Masyarakat,
Universitas Indonesia E-mail: helenandriani@ui.ac.id, salyalatas@ymail.com

## Abstrak
Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit  (IFRS)  RS  X  kota  Bogor  mempunyai  salah  satu peran  penting  dalam  pengelolaan,  pengadaan  dan  distribusi  obat,  karena kekurangan  obat  akan  mengakibatkan  keterlambatan  pelayanan  ke  pasien, sementara  kelebihan  obat  akan  merugikan  pihak  rumah  sakit.  Pengadaan  dan pengolaan obat pada jumlah yang tepat, waktu yang tepat, dan di tempat yang tepat akan membantu rumah sakit dalam meningkatkan kualitas pelayanan, produktivtas, dan efisiensi pengeluaran rumah sakit. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran  sistem  pengadaan,  distribusi  dan  pengelolaan  obat,  mengidentifikasi masalah,  dan  memberikan  usul  pemecahan  masalah  di  IFRS  RSU  X.  Metode wawancara  semi  terstruktur,  observasi  partisipatif,  dan  studi  literatur.  Hasil penelitian  ini  menunjukkan  bahwa  IFRS  RS  X  mengalami  berapa  masalah  yaitu kesesuaian obat yang ada dengan fakta obat yang terpakai, kecocokan obat dengan kartu stok, presentase obat kadaluarsa dan rusak, rata-rata waktu  yang digunakan untuk  melayani  resep  sampai  ke  tangan  pasien,  persentase  resep  dengan  obat generik, presentase stok mati, jumlah item obat tiap lembar resep, persentase obat yang diresepkan berdasarkan formularium RS yang masih dibawah standar. RS X memiliki  beberapa  kendala  dalam  manajemen  farmasi  rumah  sakit  terutama mengenai  waktu  tunggu  yang  digunakan  untuk  melayani  resep  ke  tangan  pasien karena sistem IT yang ada belum terintegrasi dengan IFRS dan kepatuhan dokter terhadap  formularium  sehingga  memerlukan  waktu  yang  cukup  besar,  salah  satu siasatnya  adalah  penerapan  sistem  pesan  antar  obat  online  yang  membantu mengurangi waktu tunggu sebelumnya dan perbaikan sistem IT terhubung antara dokter dan instalasi farmasi dalam peresepan obat.
Kata Kunci: Distribusi Obat, Pengadaan Obat, Pengelolaan Obat, Instalasi Farmasi, Rumah Sakit.

## Abstract
Hospital Pharmacy Installation (IFRS) RS X Bogor city has one of the important roles  in  the  management,  procurement  and  distribution  of  drugs,  because  drug shortages will result in delays in service to patients, while excess drugs will harm the hospital. Procurement and processing of drugs at the right amount, at the right time,  and  in  the  right  place  will  help  hospitals  improve  the  quality  of  service, productivity, and efficiency of hospital expenses. This study aims to determine the description of the drug procurement, distribution and management system, identify problems,  and  provide  suggestions  for  problem  solving  in  IFRS  RSU  X.  Semi- structured interview methods, participatory observation, and literature studies. The results of this study show that IFRS RS X experienced several problems, namely the suitability of existing drugs with the fact of the drug used, the compatibility of drugs with stock cards, the percentage of expired and damaged drugs, the average time used to serve prescriptions to the hands of patients, the percentage of prescriptions with  generic  drugs,  the  percentage  of  dead  stock,  the  number  of  drug  items  per prescription  sheet,    percentage  of  drugs  prescribed  based  on  substandard  RS formularies.  RS  X  has  several  obstacles  in  hospital  pharmacy  management, especially  regarding  the  waiting  time  used  to  serve  prescriptions  to  patients because  the  existing  IT  system  has  not  been  integrated  with  IFRS  and  doctor compliance with formularies so it requires considerable time, one of the strategies is the implementation of an online drug delivery system that helps reduce previous waiting times and improvements to the IT system connected between doctors and pharmaceutical installations in prescribing medicine.
Keywords: drug distribution, drug procurement, drug management, pharmaceutical installation, hospital.

## Pendahuluan
Rumah Sakit (RS) X adalah rumah sakit umum tipe C dengan jumlah tempat tidur 193 dan Bed Occupancy Rate (BOR) 81,3%. RS  X memberikan pelayanan kesehatan dengan layanan unggulan berupa pelayanan kesehatan bagi Ibu dan Anak, dengan lokasi RSU  Xyang  dekat  dari  Istana  Bogor. RS  X  dalam  menjalankan  pelayanannya membutuhkan  banyak  dukungan  operasional  termasuk  dalam  hal  manajemen pengelolaan obat sehingga dapat memenuhi semua kebutuhan pasien yang datang berobat sesuai  dengan  Undang-undang  nomor  44  tahun  2009  tentang  kefarmasian  rumah  sakit (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, n.d.).
Pelayanan kefarmasian meliputi penyediaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang bermutu termasuk tahapan seleksi, pengadaan, distribusi sampai  ke  penggunaan  obat  (Nurhadi,  2020).  Sistem  persediaan  obat  di  rumah  sakit adalah suatu sistem yang sangat penting dalam mendukung pengelolaan barang dan jasa karena dapat memperlancar kegiatan operasional (Bachtiar et al., 2019). Instalasi Farmasi Rumah  Sakit  (IFRS)  dalam  menjalankan  tugasnya  terkadang  mengalami  beberapa
kendala, termasuk yang terjadi di RSU X (Hidayat et al., 2021). Permasalahan pelayanan kefarmasian RS X  yang utama adalah waktu tunggu  yang dibutuhkan untuk pelayanan resep, hal ini dapat dipengaruhi oleh kecepatan   dan   ketepatan petugas  yang  melayani, kelengkapan  persyaratan  dan data  yang diperlukan  dari dokter dan pasien serta  semua data dan peresepan menggunakan Sistem Manajemen Informasi Rumah Sakit (SIMRS) yang terkomputerisasi pada proses    penerimaan    resep    hingga penyerahan  obat (Meila & dkk, 2020).
Ketidak sesuaian pengadaan dengan kenyataan pakai untuk masing-masing item obat, dan obat yang kadaluarsa dan obat stok mati/ death stock juga menjadi permasalahan di  RS  X . Stok  mati  obat  adalah  obat  yang  tidak  mengalami  transaksi  dalam  waktu minimal  3  bulan  (Rugiarti  et  al.,  2021).  faktor-faktor  yang  menyebabkan  hal  tersebut adalah kurangnya perencanaan dan komitmen dokter untuk lebih efisien dalam alokasi obat  yang  baik  sehingga  obat  yang  tersedia  bukan  merupakan  obat  yang  dibutuhkan (Akbar, 2015). dengan analisis dan pembenahan  masalah diatas, diharapkan visi-misi RS X  yaitu  melengkapi  sarana  prasarana  yang  sesuai  dengan  perkembangan  IPTEK  dan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pelayanan yang prima dapat berjalan dengan lancar.
Tujuan penelitian ini untuk mengidentifikasi dan memahami masalah manajemen logistik  obat  yaitu  pengadaan,  distribusi,  dan  pengelolaan  obat  di  Instalasi  Farmasi Rumah Sakit X dan memberikan usulan pemecahan masalah tersebut.

## Metode Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  metode  wawancara  semi  terstruktur,  observasi partisipatif,  dan  studi  literatur.  Wawancara  dilakukan  antara  penulis  dengan  direktur utama RS X dan kepala instalasi farmasi (Sugita et al., 2020).

## Hasil dan Pembahasan
Hasil  penelitian  dan  analisis  yang  dilakukan  di  instalasi  farmasi  RS  X membuktikan  bahwa  IFRS    mengalami  beberapa  kendala  yang  cukup  serius,  terutama dalam hal rata-rata waktu yang digunakan untuk melayani resep sampai ke tangan pasien, untuk penjelasan lebih rinci tiap permasalahan terlampir pada tabel sebagai berikut.
Tabel 1

## Permasalahan Pengadaan, Distribusi, dan Pengelolaan Obat RS X
Indikator Kasus Nilai Standar (Akhmad Fakhriadi, 2011) Keterangan kesesuaian obat yang ada dengan fakta obat yang terpakai 95% 100% Pengadaan obat dibawah standar
Diketahui dari Tabel 1 bahwa kesesuaian obat yang ada dengan kenyataan obat terpakai  masih  dibawah  standar,  berdasarkan  analisis  dan  wawancara  mendalam  yang dilakukan peneliti hal ini terjadi karena kurangnya pengontrolan dalam pengadaan obat yang  tidak  dicocokan  dengan  obat  yang  terpakai  di  rumah  sakit.  Jenis  obat  yang digunakan di RS X ada 1053 jenis dimana jumlah ini sangat banyak yang mengakibatkan banyak obat yang tidak terpakai sehingga terjadi kenaikan stok mati dan stok kadaluarsa, obat  kadaluwarsa  dalam  persediaan  kemungkinan  besar  merupakan  obat  –  obat  yang sudah ada sejak satu hingga tiga tahun yang lalu yang telah rusak atau pengembalian dari pasien  yang  sudah  dalam  bentuk  tidak  utuh  sehingga  tidak  dapat  diretur  ke  pihak distributor. hal ini menunjukan bahwa pengelolaan dan obat yang tersedia belum efisien (WHO, 1993), (Akbar, 2015).
Kecocokan obat dengan kartu stok masih menjadi permasalahan di RS X dari tabel terlihat bahwa nilainya 93% dengan standar 100%, artinya terdapat 7 % obat yang tidak
Kecocokan obat dengan kartu stok 93% 100% Kecocokan obat dengan kartu stok dibawah standar Presentase obat kadaluarsa dan rusak 0,5% ≤ 0,2% Presentase obat kadaluarsa dan rusak masih terlalu banyak/diatas standar Rata-rata waktu yang digunakan untuk melayani resep sampai ke tangan pasien 174 menit (racikan) 111 menit (non racikan) ≤60 menit (racikan) ≤30 menit (sediaan jadi) Waktu yang digunakan untuk melayani resep hingga ke tangan pasien terlalu lama Persentase resep dengan obat generik 78% 82-94% Dokter  yang Meresepkan obat generik masih sedikit/ dibawah standar Presentase stok mati 1,5% 0% Ada stok yang tidak bergerak Jumlah item obat tiap lembar resep 5,9 (rawat inap) 8,9 (rawat jalan) 1,3-2,2 Persentase obat yang diresepkan berdasarkan formularium RS 91% 100% Di bawah standar
sesuai dengan kartu stok, kurangnya ketelitian dan kedisiplinan karyawan dalam mencatat jumlah  sebenarnya  pada  saat  pengeluaran  dan  pemasukan  obat  dapat  menjadi penyebabnya.
Rata-rata waktu yang digunakan untuk melayani resep sampai ke tangan pasien di RS X merupakan permasalahan utama karena dibutuhkan waktu rata-rata 174 menit untuk obat racikan dan 111 menit untuk obat non racikan angka ini jauh diatas standar yang  telah  ditetapkan  departemen  kesehatan,  hal  ini  terjadi  karena  sistem  IT  yang diterapkan  adalah  sistem  IT  “ FreeTech” dimana  sistem  yang  diinput  dokter  tidak terintegrasi  dengan  IFRS,  jadi  apa  yang  dokter  input  atau  resepkan,  informasi  tidak tersampaikan dan obat  yang ada tidak berkurang di IFRS, hal ini mengakibatkan harus adanya  komunikasi  lebih  lanjut  antara  dokter  dan  apoteker  (Yuningsih  et  al.,  2022). Dokter  yang  ada  bisa  jadi  masih  melayani  pasien  sehingga  terkadang  waktu  yang dibutuhkan akan lebih banyak (Hidayat et al., 2021). Kendala lain yang ada adalah dokter meresepkan  obat  untuk  pasien  BPJS  yang  melebihi  dari  kapasitas  anggaran  yang  ada, sehingga pihak farmasi harus mengkonfirm alternatif obat pengganti atau penghapusan salah  satu  obat  yang  ada,  hal  ini  memakan  waktu  yang  cukup  lama,  hal  ini  dapat dibuktikan dengan data rata-rata Jumlah item obat tiap lembar resep yaitu 5,9 item obat untuk  resep pasien rawat inap dan 8,9 item  obat untuk  resep pasien rawat jalan.  RS  X telah  melakukan  satu  program  baru  untuk  membantu  memecahkan  masalah  tersebut dengan program sistem pesan antar obat online yang dilakukan oleh kurir dari rumah sakit sehingga  pasien  tidak  perlu  menunggu  obat  terlalu  lama  biaya  jasa  sistem  pesan  antar tersebut ditanggung oleh pasien (Nurjanah et al., 2021).
Presentase dokter yang meresepkan obat generik ada di angka 78% atau kurang dari standar ideal yang telah ditetapkan yaitu 82-94%, Rendahnya persentase karena pada umumnya  dokter  lebih  mudah  untuk  mengingat  nama branded daripada  nama  generik dan  untuk  pasien  tertentu  ada  yang  sudah  merasa  cocok  pada  suatu  obat branded dan tidak mau di ganti obat generik.
Persentase obat yang diresepkan berdasarkan formularium RS berada di angka 91 %  dari  yang  seharusnya  (100%)  hal  ini  terjadi  akibat  kurangnya  kepatuhan  dokter terhadap  formularium  yang  telah  di  buat.  Seharusnya,  Jika  obat  yang  diresepkan  tidak ada  dalam  formularium,  maka  sesuai  dengan  Standar  Prosedur  Operasional  yang  ada, apoteker akan berkomunikasi dengan dokter agar obat yang diberikan sesuai dengan obat yang  tersedia  di  rumah  sakit.  Jika  dokter  tidak  bersedia mengganti obat dengan obat lain yang memiliki kelas terapi yang sama, maka pasien akan diberikan salinan resep untuk membeli obat tersebut di apotek luar (Jonathan D. Quick, 2012; Winda, 2018).

## Kesimpulan
RS X memiliki beberapa kendala dalam manajemen farmasi rumah sakit terutama mengenai  waktu  tunggu  yang digunkan untuk  melayani  resep ke tangan pasien karena sistem  IT  yang  ada  belum  terintegrasi  dengan  IFRS  dan  kepatuhan  dokter  terhadap formularium sehingga memerlukan waktu yang cukup besar, salah satu siasatnya adalah penerapan  sistem  “Si  Gesit”  yang  membantu  mengurangi  waktu  tunggu  sebelumnya.
pengadaan  obat  yang  kurang  efisien  yang  menyebabkan  angka  stok  mati  dan  obat kadaluarsa yang diatas standar, jenis obat yang ada terlalu banyak sehingga rata-rata item.

## BIBLIOGRAFI
Akbar,  D.  (2015).  Analisis  manajemen  penyimpanan  obat  di  puskesmas. Analisis Manajemen  Penyimpanan  Obat , Program  Studi  Farmasi  Universitas  Lambung Mangkurat , Kalimantan Selatan. , 255–260.
Akhmad Fakhriadi,  et all. (2011). Analisis pengelolaan obat di instalasi farmasi rumah sakit  PKU  muhammadiyah  temanggung  tahun  2006,  2007,  dan  2008. Jurnal Manajemen Dan Pelayanan Farmasi , 1 .
Bachtiar, M. A. P., Germas, A., & Andarusito, N. (2019). Analisis pengelolaan obat di instalasi  rawat  inap  rumah  rakit  jantung  bina  waluya  jakarta  timur  tahun  2019. Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit Indonesia (MARSI) , 3 (2), 119–130.
Departemen  Kesehatan  Republik  Indonesia.  (n.d.). Undang-undang  no  44  tahun  2009 Tentang Rumah Sakit. Jakarta. https://doi.org/10.1038/132817a0
Hidayat, A. R., Hanipah, H., Nurjanah, A., & Farizki, R. (2021). Upaya untuk Mencegah Penyakit  Diabetes  pada  Usia  Dini. Jurnal  Forum  Kesehatan:  Media  Publikasi Kesehatan Ilmiah , 11 (2), 63–69.
Jonathan  D.  Quick.  (2012).  Managing  access  to  medicines  and  health  technologies. Management Sciences for Health , 3 Rd Ed , Chapter 9.
Meila, & dkk. (2020). Evaluasi waktu tunggu pelayanan obat di instalasi farmasi rawat jalan RS X. Saintech Farma , 13 (1), 37–39.
Nurhadi, J. (2020). Pengaruh Pandemi Covid-19 terhadap Tingkat Aktivitas Fisik pada Masyarakat  Komplek  Pratama,  Kelurahan  Medan  Tembung. Jurnal  Health  Sains , 1 (5), 294–298.
Nurjanah,  A.,  Farizki,  R.,  Hidayat,  A.  R.,  &  Saebah,  N.  (2021).  Perspektif  Orang  Tua pada Kesehatan Gigi Anak Usia Sekolah. Jurnal Forum Kesehatan: Media Publikasi Kesehatan Ilmiah , 11 (1), 38–45.
Rugiarti,  N.  D.,  Hidayati,  A.  N.,  Medisa,  D.,  &  Nugraheni,  D.  A.  (2021).  Evaluasi penyimpanan  obat  di  Puskesmas  “X”  Kabupaten  Sleman. Jurnal  Ilmiah  Farmasi , 17 (1), 74–79. https://doi.org/10.20885/jif.vol17.iss1.art8
Sugita, A., Hidayat, A. R., Hardiyanto, F., & Wulandari, S. I. (2020). Analisis Peranan Pengelolaan  Dana  Ziswaf  Dalam  Pemberdayaan  Ekonomi  Umat  Pada  Lazisnu Kabupaten Cirebon. Jurnal Indonesia Sosial Sains , 1 (01), 9–18.
WHO.  (1993). How  to  investigate  drug  use  in  health  facilities.  Selected  drug  use indicators (p. 92).
Winda,  S.  W.  (2018).  Formularium  nasional  (FORNAS)  dan  e-catalogue  obat  sebagai upaya  pencegahan  korupsi  dalam  tata  kelola  obat  Jaminan  Kesehatan  Nasional
(JKN). Integritas , 4 (2), 30. https://doi.org/10.32697/integritas.v4i2.328
Yuningsih,  O.,  Febriyossa,  A.,  Apriani,  A.,  Najmi,  N.,  &  Hidayat,  A.  R.  (2022). Gambaran  Hiperurisemia  pada  Pria  dan  Wanita  Obesitas  Usia  Produktif. Jurnal Sehat Indonesia (JUSINDO) , 4 (01), 1–9.

## Copyright holder:
Saly Salim Saleh Alatas, Helen Andriani (2022)

## First publication right:
Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia
This article is licensed under: