## Indah Dwi Martha Sari

## PROSEDUR INVENTARISASI BARANG PADA BAGIAN KITCHEN DI MELKA EXCELSIOR HOTEL
Oleh : Kadek Indah Dwi Martha Sari Jurusan Akuntansi Program Diploma III, FEB Undiksha arbei_maniez@yahoo.co.id

## Abstrak
Penelitian  ini  bertujuan  (1)  untuk  mengetahui  prosedur  inventarisasi  barang pada  bagian kitchen di  Melka  Excelsior  Hotel  dan  (2)  untuk  mengetahui  standar- standar prosedur inventarisasi barang pada bagian kitchen di Melka Excelsior Hotel. Penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif. Subjek penelitian ini adalah pihak Purchasing,  Receiving,  User,  Storage dan Supplier yang  ada  di  hotel.  Data  tentang prosedur  inventarisasi  didapat  menggunakan  metode  observasi,  wawancara,  dan dokumentasi.  Data  dianalisis  secara  deskriptif.Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa (1) prosedur inventarisasi barang pada bagian kitchen di Melka Excelsior Hotel belum memadai  karena  masih  adanya  kelemahan  yaitu  pemesanan  barang  yang  dilakukan mengalami gangguan karena human error dan sistem yang sering eror, sering terjadi pembelian  yang  mendadak  dan  terkadang  melakukan  pemaksaan  terhadap supplier berkaitan  dengan  pengadaan  barang.  (2)  standar  inventarisasi  barang  sudah  cukup baik  namun  sering  terjadi  permasalahan  berkaitan  dengan  proses  pencatatan  dan kurangnya controlling dari  pihak purchasing dalam  menjalankan  tahapan-tahapan yang ada sehingga menyebabkan kehilangan barang. Hal ini menunjukkan pentingnya controlling bagi  pihak-pihak  yang  terkait  dalam  prosedur  dan  standar  inventarisasi barang sehingga mendukung untuk kelancaran proses produksi.
Kata Kunci : Prosedur, Standar Inventarisasi dan barang

## Abstract
This study aims ( 1 ) to know the inventory procedure of goods on kitchen at Melka  Excelsior  Hotel  and  (  2  )  to  determine  standards  of  inventory  procedure  of goods on  kitchen at Melka Excelsior Hotel . This research is descriptive qualitative research . The subjects were the Purchasing , Receiving , Users , Storage and Supplier in the hotel . Data on inventory procedures obtained using the method of observation , interviews  ,  and  documentation  .  Data  were  analyzed  by  descriptive  method.  The result  showed  that  (  1  )  the  inventory  procedure  of  goods  in  the  kitchen  at  Melka Excelsior  Hotel  is  not  adequate  because  there  are  still  weaknesses  ,  ordering  goods interference  experience  due  to  human  error  and  system  error  often,  incidental purchases  happen  frequently  and  sometimes  do  coercion  to  suppliers  relating  to  the procurement  of  goods  .  (  2  )  the  inventory  standard  of  goods  is  quite  good  but common  problems  associated  with  a  lack  of  recording  process  and  controlling  from purchasing  parties  in  carrying  out  the  exist  stages  that  cause  the  loss  of  the  goods. This  shows  the  importance  of  controlling  for  the  parties  involved  in  the  procedures and  standards  that  support  the  inventory  of  goods  for  a  smooth  production  process. Keywords : Procedures , Standards Inventory and goods

## Indah Dwi Martha Sari

## Pendahuluan
Salah  satu  jenis  akomodasi yang  mempergunakan  sebagian  atau keseluruhan bagian untuk jasa pelayanan penginapan, penyedia
makanan  dan  minuman  serta  jasa lainnya  bagi  masyarakat  umum  yang dikelola  secara  komersil  (Keputusan Menteri Parpostel no Km
94/HK103/MPPT  1987)  adalah  hotel. Kesuksesan  sebuah  usaha  perhotelan sangatlah  ditentukan  oleh  untung- ruginya  usaha  itu  dijalankan.  Untuk menentukan  untung-rugi  sebuah  usaha itu  sangatlah  dipengaruhi  oleh  baik- buruknya income dan outcome hotel tersebut. Bila dilihat dari segi outcome sebuah hotel, yang sangat berhubungan dengan  bagaimana  cara  mengeluarkan dana  agar outcome tetap  lebih  kecil dari  pada income ,  dalam  hal  ini outcome diartikan sebagai pengeluaran dana dari pihak hotel untuk mendapatkan barang atau bahan dalam proses produksi yang dilakukan. Proses produksi yang dimaksud adalah proses penjualan makanan dan minuman  yang  terjadi  di  bagian kitchen .  Di  dalam  bagian kitchen, dalam  hal  ini  menyangkut  proses
pengadaan  atau  pembelian  barang, penerimaan, penyimpanan, permintaan. Pengadaan barang tersebut sangat  berhubungan  dengan  besar- kecilnya  pengeluaran  yang  dilakukan oleh hotel tersebut.
Kegiatan  pengadaan  barang- barang  hotel  tidak  dapat  dipisahkan dengan  proses  produksi  atau  kegiatan operasional  hotel  yang  berlangsung setiap  hari.  Dalam  proses  pengadaan barang tersebut perlu diadakan pengendalian (pengawasan) yang dimulai  sejak  barang-barang  dipesan, diterima,  disimpan  dan  dikeluarkan untuk  dipergunakan  dalam  proses produksi untuk dijual oleh hotel. Besar kecilnya persediaan akan sangat tergantung  dari  fasilitas  yang  dimiliki hotel,  tingkat  hunian  kamar,  dan tingkat  perputaran  ( turn  over )  barang itu sendiri. Bagi sebuah hotel, persediaan  mempunyai  arti  khusus dimana dari persediaan dapat diketahui kelancaran  operasional  usaha,  tingkat liquiditas  sebuah  usaha  dan  bahkan dapat dipakai mengukur besar kecilnya laba  yang  diharapkan.  Bahkan  dalam rangka  untuk  memudahkan  membuat

## Indah Dwi Martha Sari
laporan ( cost reconsiliation ), persediaan barang-barang
ini dibuatkan  suatu  rekening  yang  diberi nama  “Rekening  Inventory”  (Reja Arjana, 2008).
Proses  pengawasan  atau  proses pengendalian  merupakan  suatu  usaha dari pimpinan hotel untuk mengarahkan seluruh aktifitas kegiatan hotel agar apa yang telah direncanakan dapat  berjalan  dengan  baik  dan  benar atau  minimal  menghindari  terjadinya penyimpangan-penyimpangan yang
mungkin terjadi dalam proses
operasional hotel. Dalam hal pengadaan  barang  ini,  menurut  aturan yang  ada  hanya  boleh  dilakukan  oleh masing-masing  dari  kepala  bagian ( Departement  Head ).  (Reja  Arjana, 2008).
Untuk  membuat  perencanaan pengadaan  barang  atau  bahan  yang optimal  dalam  sebuah  hotel,  maka perlu diadakannya inventarisasi barang
( inventory ). Dalam proses
penyimpanan  barang  (inventarisasi) tersebut  perlu  bagi  orang-orang  yang berkecimpung  dalam  bidangnya  untuk mengetahui  bagaimana  barang-barang itu  disimpan  agar  tidak mudah
mengalami  kerusakan  atau  bahkan tercemar.
Adapun standar bahan baku yang dapat dibedakan inventarisasi yaitu :
a. Bahan makanan tidak tahan lama ( Perishables ) adalah bahan makanan  segar  yang  memiliki waktu simpan yang relatif pendek,  seperti  :  ikan,  sayur  dan buah-buahan.
b. Bahan makanan tahan lama ( Non Perishables )  adalah  barang  atau bahan  yang  memiliki  jangka waktu simpan cukup lama karena bahan  atau  barang  ini  memilki ketahanan tersendiri apabila disimpan.
Selain  kesuksesan  sebuah  usaha perhotelan  diperhitungkan  dari  segi untung-ruginya  industri  tersebut,  yang sangat  menentukan  adalah  dari  segi pelayanan kepada tamu. Tujuan daripada industri perhotelan itu adalah guest  satisfaction ,  bagaimana  pelaku perhotelan  harus  bisa  melayani  tamu hingga  tamu  itu  merasa  puas  dengan pelayanan  yang  diberikan.  Dalam  hal ini  di  bagian kitchen yaitu  bagian penjualan  makanan  dan  minuman kepada tamu. Pada bagian ini

## Indah Dwi Martha Sari
dibutuhkan  strategi-strategi  bagaimana menghandle produksi  makanan  agar pekerjaan  yang  dilakukan  bisa  selesai seefektif  dan  seefisien  mungkin  untuk memberikan pelayanan yang memuaskan  kepada  tamu.  Dalam memproduksi  makanan  dan  minuman dibutuhkan barang-barang yang menunjang kelancaran proses produksi tersebut,  maka  dari  itu  dibutuhkan bagaimana melakukan sistem inventaris  yang  menyangkut  prosedur dan  standar  inventarisasi  yang  baik agar  barang  yang  dibutuhkan  untuk proses produksi itu ada pada saat akan digunakan.
Penting dalam memenuhi standar- standar  prosedur  yang  dijalankan  oleh pihak-pihak  yang  berkepentingan  di hotel  pada  saat  proses  pengadaan barang  itu  dilakukan  karena  hal  ini menyangkut  pada  lancarnya  proses produksi  yang  dijalankan  oleh  pihak user .  Standar-standar  prosedur  yang dimaksud  adalah  melakukan  proses pemesanan  pembelian  yang  sesuai dengan  alur  yaitu  dimulai  dari  pihak user .  Pihak user ini  dimaksud  adalah departemen  pengguna  barang  itu sendiri  dalam  hal  ini kitchen .  Dalam
memesan bahan makanan yang diperlukan,  pihak  harus  melalui  pihak purchasing terlebih  dahulu.  Segala macam  pembelian  yang  diadakan  di hotel  harus  dilakukan  oleh  pihak purchasing, minimal pihak purchasing tahu  barang  apa  saja  yang  dibeli  oleh pihak user, dalam  hal  ini  kaitannya adalah  agar  pihak receiving mudah menerima barang karena adanya purchase  order dari purchasing ke supplier, selanjutnya  barang  itu  akan diterima  kembali  oleh  pihak user . Demikian  halnya  bagi user sangat penting  untuk  memahami  prosedur pemesanan dan controlling yang harus dijalankannya untuk kepentingan produksi.
Prosedur dan standar-standar inventarisasi  barang  pada  bagian kitchen ini  penting  untuk  diteliti  agar nantinya  masalah  yang  ditemukan dapat dicarikan bagaimana solusi yang tepat  ataupun  strategi  yang  digunakan agar  proses  produksi  bisa  dilakukan seefisen mungkin.
Berdasarkan dari latar belakang tersebut  diatas,  maka  dari  pada  itu penulis berminat melakukan penelitian terhadap prosedur dan standar

## Indah Dwi Martha Sari
inventarisasi  di  bagian kitchen pada Melka Excelsior Hotel.
Berdasarkan  latar  belakang  masalah maka  rumusan  masalah  diantaranya: (1)  Bagaimana  Prosedur  Inventarisasi Barang  pada  bagian Kitchen di  Melka Excelsior  Hotel?,  dan  (2)  Apa  saja Standar-Standar Prosedur Inventarisasi Barang  pada  bagian Kithen di  Melka Excelsior Hotel?.

## Metode Penelitian
Penelitian  ini  difokuskan  pada permasalahan  tentang  prosedur  dan standar  inventarisasi  barang  pada departemen kitchen di Melka Excelsior Hotel,  Singaraja  Bali.  Dalam  hal  ini membahas  secara  khusus  mengenai bagaimana prosedur dan standar inventarisasi barang yang tepat dilakukan, agar nantinya dapat meningkatkan  kualitas service yang diberikan  kepada  tamu.  Pihak-pihak yang  berperan  penting  dalam  hal  ini adalah pihak kitchen, supplier, purchasing , dan receiving serta storage yang bertugas.
Adapun  data  yang  digunakan pada  saat  penelitian  adalah  Deskriptif Kualitatif yaitu penelitian dan
pengamatan  yang  memiliki  tujuan memberikan gambaran atau penjelasan mengenai prosedur dan standar inventarisasi barang yang baik dijalankan  di  bagian kitchen guna meningkatkan efisiensi produksi dalam proses penyediaan dalam proses penyediaan  makanan  dan  minuman kepada tamu.
Subjek  penelitian  ini  adalah  :
(1)  Pihak Chef yang  mengetahui jalannya  proses  produksi  dan  masalah yang  terjadi  di  outlet  dalam  proses produksi, kaitannya dengan inventarisasi barang di outletnya sendiri,  (2)  Pihak Purchasing, sebagai informan  yang  bertugas  menjalankan proses  pemesanan,  pembelian,  serta penawaran  barang  ke  pihak supplier (vendor) , untuk
mendapatkan informasi sekaligus memahami bagaimana  sebenarnya  prosedur  dari pemesanan barang yang dilakukan, (3) Pihak Receiving, sebagai  informan yang  bertugas  menjalankan  proses penerimaan  barang  yang  dilakukan  di hotel,  (4)  Pihak  penerima  barang  di kitchen, sebagai  perwakilan  dari user dalam  menandatangani  kedatangan barang  sekaligus  menyimpan  barang

## Indah Dwi Martha Sari
yang  datang,  (5)  Pihak Head  Store, sebagai  informan  dalam  hal inventory barang yang ada di gudang.
Sedangkan  untuk  objek  penelitian  ini adalah  tentang  fakta  mengenai  proses pengadaan, penerimaan,  penyimpanan, permintaan,  yang  dilakukan  pihak kitchen dalam  pengolahan  makanan dan  minuman,  prosedur  dan  standar inventarisasi  barang  yang  terjadi  di Melka Excelsior Hotel Singaraja, Bali.
Dalam penelitian ini teknik pengumpulan  data  yang  digunakan adalah  dengan  3  metode  yaitu:  (1) Observasi.  Cara  ini  dilakukan  dengan cara  meninjau  secara  langsung  ke lokasi  yang  dipilih  untuk  melakukan penelitian,  dengan  berpedoman  pada aspek  lokasi,  proses,  benda,  serta prilaku  manusia  itu  sendiri.  Lokasi yang  dimaksud  adalah  di  Melka Excelsior  Hotel  yang  diteliti  tepatnya pada bagian kitchen . Melalui peninjauan langsung ke lokasi
dilakukan penelitian berdasarkan
masalah  yang teliti berdasarkan proses
daripada pengadaan, penerimaan, penyimpanan,  permintaan,  prosedur dan  standar  inventarisasi  barang  yang dilakukan.  Berdasarkan  proses  itulah
penelitian dapat dilakukan berdasarkan benda  atau  barang  yang  diadakan  di hotel,  baik  itu  dari  proses  pengadaan ataupun  penyimpanannya  yang  sesuai dengan  jenis  barang.  Benda  yang dikaji  adalah  barang-barang  yang menjadi  permasalahan  di  hotel  terkait dengan prosedur dan standar inventarisasi yang dijalankan.
Aspek terakhir adalah prilaku, sangatlah  penting  untuk  menjalankan prilaku  manusianya  yang  mendukung jalannya  proses  daripada  prosedur inventarisasi  tersebut.  Dalam  hali  ini yang  berperan  sebagai  pelakunya adalah  pihak-pihak  yang  digunakan sebagai  subjek  penelitian  yaitu  pelaku produksi, purchasing, receiving, beserta store itu  sendiri.  Adanya standar,  penting  untuk  menjalakan prilaku-prilaku  yang  baik  dalam  suatu proses  menurut  pada  prosedur  yang ada. Hal inilah yang sangat menunjang kelancaran proses daripada penggunaan barang pada saat produksi. (2)  Wawancara.  Tanya  jawab  antara pewawancara dengan narasumber untuk meminta keterangan atau pendapat  mengenai  masalah  yang terjadi  kaitannya  dengan  prosedur  dan

## Indah Dwi Martha Sari
standar  inventarisasi  barang  di  hotel. Narasumber  yang  dimaksud  adalah orang-orang  yang  berperan  sebagai informan  penting  dalam  penelitian  ini yang turut memberikan paparan mengenai prosedur dan standar inventarisasi  yang  dijalankan  oleh pihak  hotel,  yaitu  Bapak  Trisna sebagai  selaku  pihak purchasing,
Bapak  Ketut  sebagai  pihak receiving,
Bapak Ardi selaku penerima barang di kitchen dan sebagai perwakilan persetujuan  penerimaan  barang  dari outlet, serta  Ibu  Rela  selaku Head Store selaku  informan  dari inventory yang terjadi di store. Wawancara yang digunakan adalah wawancara berstruktur,  yaitu  wawancara  secara terencana  yang  berpedoman  pada daftar pertanyaan  yang telah disiapkan sebelumnya. Pedoman wawancara terlampir.  (3)  Dokumentasi.  Dalam penelitian  ini  peneliti  mengambil dokumentasi  dalam bentuk tulisan dan karya  yaitu  mengambil  dokumentasi dalam  bentuk  data  yang  ada  dan  foto- foto  yang  diambil  dalam  proses pengambilan data.
PEMBAHASAN
Tujuan  utama  pendirian  suatu  hotel adalah untuk mencari keuntungan atau laba,  dalam  proses  pencapaian  tujuan tersebut  kegiatan  operasional  suatu hotel  tidak  akan  bisa  terlepas  dari adanya  proses  produksi  dalam  hal  ini menyangkut  pengadaan  barang-barang hotel.  Untuk  membuat  perencanaan barang atau bahan yang optimal dalam sebuah  hotel,  maka  perlu  diadakan inventarisasi barang. Inventarisasi barang merupakan barang yang disimpan untuk operasional, dijual dan bahkan untuk dikonsumsi yang tersimpan  di  gudang  setiap  hotel  yang sewaktu-waktu siap digunakan.
Melka  Excelsior  Hotel  yang bergerak  dibidang  perhotelan,  dimana hotel  ini  sudah  memakai  sistem komputerisasi  dan  manual  dalam menjalankan  prosedur  dan  standar inventarisasi ini.
Adapun  beberapa  pihak  yang berperan  penting  dalam  menjalankan prosedur inventarisasi barang yang ada di hotel ini adalah sebagai berikut :
1. User
User adalah  pihak  yang  paling berperan  penting  dalam  melakukan prosedur  inventarisasi  barang.  Tugas

## Indah Dwi Martha Sari
daripada user ini  adalah  mengecek barang  kebutuhan  yang  sudah  akan mencapai minimum  level, membuat market  list (data  pembelanjaan)  setiap harinya yang nantinya akan dikirim ke pihak purchasing untuk  melakukan pembelian barang ke supplier, menerima barang yang akan digunakan setiap  hari  yang  datang  ke  hotel,  dan menerima  pembelian  langsung (direct order), serta tugas daripada pihak user adalah  melakukan  permintaan  barang ke Stroreroom dengan  menggunakan
PO (Purchase order) . Dalam melakukan  inventarisasi  barang,  pihak user harus  melakukan  pengecekan terlebih  dahulu  mengenai  barang- barang apa saja  yang sudah mendekati titik  nol  yang  dibutuhkan  untuk  hari berikutnya  atau  bahkan  1  minggu berikutnya,  yang  berdasarkan  pada lama  barang  itu  akan  datang  dari jangka  waktu  pemesanan  yang  akan dilakukan (lead time).
2. Purchasing Purchasing adalah  salah  satu pihak  yang  bertugas  dalam  segala pembelian  barang  di  hotel  baik  itu pembelanjaan  melalui  pihak supplier
atau pembelanjaan langsung ke market.
Dalam  memilih supplier yang baik perlu adanya usaha bagi purchasing untuk  mengetahui  karakter daripada supplier itu  sendiri,  usaha yang  dilakukan  oleh  pihak purchasing untuk mengenal supplier yang menguntungkan  bagi  hotel  adalah dengan  cara  datang  ke  lokasi  dimana supplier itu  tinggal.  Pada  saat  itulah pihak purchasing bisa menilai dari segi fisik terlebih dahulu yaitu dari kebersihan, produk atau sampel barang yang akan dijual ke hotel, jarak tempat supplier dengan hotel, serta mengadakan perjanjian yang
disepakati  yaitu  waktu,  harga  dan kualitas.

## 3. Receiving
Receiving adalah  salah  satu pihak  yang  bertugas  menerima  barang yang dipesan oleh pihak purchasing ke supplier serta  memeriksa  barang  yang akan  datang  secara  kuantitas,  serta tugas  dari receiving adalah  membuat laporan  harian (daily  report) yang digunakan  untuk  nantinya  sebagai laporan  barang-barang  yang  sudah diterima  dan  akan  ditandatangani  oleh

## Indah Dwi Martha Sari
chef ,  selanjutnya  akan  diserahkan  ke cost  control untuk  cek  ulang  dan mencocokan antara PO dan invoice.
4. Supplier
Supplier adalah  salah  satu pihak  yang  menjual  barang-barang keperluan  hotel  yang  sudah  mendapat ijin  terlebih  dahulu  dari  pihak  hotel.
Supplier inilah yang menerima pesanan dan pembelian yang dilakukan pihak purchasing kemudian  akan membawa  barang-barang  tersebut  ke hotel  dan  akan  diterima  oleh  pihak receiving.
5. Pihak Storage
Tugas  daripada  seorang  yang bertugas di bagian store yaitu menyiapkan barang-barang untuk operasional  hotel  yang  termasuk  di dalamnya  adalah Departemen Kitchen.
Barang-barang  atau  bahan  makanan baik  itu  bahan  mentah,  setengah  jadi ataupun  barang  siap  pakai  yang mempunyai  jangka  waktu  simpan relatif  lama  adalah  barang storage .
Barang-barang  yang  disiapkan  oleh pihak storage adalah  barang-barang keperluan  semua  departemen.  Adapun jenis-jenis storage yang  ada  di  hotel ini adalah :
a. General store: tempat penyimpanan barang-barang supplies ataupun barang-barang keperluan masing-masing departemen  khususnya kitchen.
Biasanya barang keperluan kitchen  yang  disimpan  disini adalah  berjenis  plastik wrap, tissue, note bill dan lainnya.
b. Daily store : tempat penyimpanan barang-barang yang digunakan setiap hari dan tempatnya ada pada departemen masing-masing termasuk kitchen.
Barng- barang  yang  disimpan  adalah barang  yang  berjenis  sayuran dan buah-buahan.
c. Dry  store :  gudang  tempat penyimpanan  bahan  makanan kalengan  berjenis  kecap,  saos, dan bahan-bahan lainnya.
d. Refrigerator adalah tempat penyimpanan barang-barang seperti susu, syrup dan minuman lainnya.
e. Frizer adalah tempat penyimpanan  sekaligus  tempat untuk membekukan bahan makanan.

## Indah Dwi Martha sari
Hasil  penelitian  dapat  menerangkan
langkah-langkah
prosedur
inventarisasi melalui market list :
1. Langkah  awal  bermula  dari pihak  user  membuat market list untuk  pembelanjaan  esok hari yang harus disetujui oleh
Head Departemen yaitu chef,
tujuannya adalah untuk mengetahui dan untuk
mengontrol cost daripada pembelanjaan departemen . Bila  pembelanjaan  melebihi daripada  perkiraan chef yang berdasarkan pada tingkat occupany (hunian kamar
hotel),  maka  pembelanjaan akan  dikurangi,  begitu  pula sebaliknya. Setelah itu market  list akan  dibawa  ke pihak purchasing.
2. Pihak purchasing akan melakukan permintaan penawaran kepada pihak supplier berdasarkan best pricing,  best  delivery, dan best quality . Setelah itu pihak purchasing akan  melakukan persetujuan  ke chef bahwa barang  yang  dipesan  oleh pihak user itu  ada  atau  tidak,
memperlihatkan harga barang serta  kualitas  dari  barang tersebut,  jika  sudah  disetujui oleh chef, pihak purchasing akan membeli barang tersebut dari pihak supplier
berdasarkan purchase  order dengan melalui proses opproval terlebih  dahulu  ke
purchase manager. 3. Pihak supplier akan
mengirim barang-barang yang  telah dipesan oleh  hotel berdasarkan  pada purchase order yang  dikirim  oleh pihak purchasing. Supplier akan membawa barang- barang tersebut dengan membawa invoice (rangkap
3) sebagai tanda bukti penerimaan barang oleh hotel yang nantinya akan dilegalisir oleh pihak receiving.
4. Dalam melakukan proses penerimaan  barang  di  hotel, pihak receiving akan didampingi oleh seorang pihak  user  yang  berfungsi sebagai  perwakilan  daripada penerimaan barang pada
departemen yang dituju

## Indah Dwi Martha sari
dalam hal ini kitchen. Dimana pihak  perwakilan user ini
bertugas  memeriksa  barang secara kualitas dan menandatangani tanda penerimaan barang. Sedangkan  pihak purchasing
memeriksa barang secara kuantitas dan akan mencocokkan  harga  barang antara  yang  ada  di purchase order dengan invoice
(rangkap 3) yang dibawa oleh pihak supplier, setelah  itu
invoice akan  dilegalisir  oleh pihak receiving,  receiving akan  membawa  2  rangkap daripada invoice.
5. Setelah barang diterima
selanjutnya  akan  disimpan ditempat masing-masing yang  akan  dikoordinasi  oleh pihak user, jika  barang  itu disimpan  di kitchen. Jika barang  itu  merupakan  barang store, maka  barang  tersebut akan  disimpan  di storeroom
yang  akan  dikoordinasi  oleh pihak storerage.
Prosedur  Inventarisasi  Barang Melalui  Pembelian  Langsung ( Direct Order)
Prosedur  inventarisasi  barang melalui pembelian langsung (direct  order) merupakan  sistem order barang yang dilakukan oleh pihak user ke  bagian purchasing kemudian supplier yang  terlebih dahulu disetujui oleh head department. Barang-barang  yang diorder  ini  adalah  barang-barang yang  tidak  distok  di  gudang  atau store .
Dapat  diterangkan  langkah-langkah prosedur  inventarisasi  melalui direct order :
1. Pihak user dari outlet yang bersangkutan  akan  membuat purchase  request yang  akan dikirim ke
bagian purchasing, dengan  terlebih dahulu  mendapat  persetujuan dari head  department yaitu chef. User adalah  pihak  yang terkuat  dibandingkan  dengan yang lainnya. Hal ini dikarenakan  oleh  pihak user
sebagai pemeran utama
dalam  inventarisasi  barang ini.

## Indah Dwi Martha sari
2. Pihak purchasing akan mengorder barang tersebut ke pihak supplier atas
persetujuan  dari purchase manager dengan melalui proses permintaan penawaran terlebih dahulu dengan membuat purchase order dan dikirim ke supplier.
3. Pihak supplier akan
mengirimkan  barang  yang dipesan  tersebut  ke  hotel dengan  membawa invoice sebagai tanda bukti
penerimaan.
4. Barang tersebut akan diterima oleh bagian receiving dengan berpedoman pada purchase order dan pihak receving akan melakukan legalisir invoice yang dibawa oleh
supplier, kemudian barang tersebut akan dibawa ke pihak outlet yang
bersangkutan.
Prosedur  inventarisasi  barang pada  bagian kitchen di  Melka Excelsior  Hotel  meliputi  catatan pembelanjaan (market  list) dan pembelian  langsung (  direct  order).
Prosedur  inventarisasi  yang  ada  di
hotel  ini  tercermin  dalam  laporan harian  yang  telah  disusun  sesuai dengan  bukti-bukti  transaksi  yang tersedia. Misalnya bukti PO (purchase order), bukti laporan serah terima  barang,  bukti  invoice,  bukti kartu stok dan bukti lainnya.
Sehingga dalam hal ini, pola kebijakan
masing-masing departement sangat berpengaruh terhadap kelancaran kegiatan inventarisasi  barang  serta  proses pencatatan  akuntansinya.
Berdasarkan  hasil  penelitian
yang telah dilakukan dan dibandingkan dengan teori yang ada, bahwa  prosedur  inventarisasi  barang pada bagian  kitchen belum  memadai dimana  terdapat  kelemahan  yang terjadi  pada  Melka  Excelsior  Hotel. Kelemahan itu antara lain :
a. Pada  saat  pemesanan  barang dari pihak user ke purchasing sering mengalami gangguan.
b. Sering  terdapat  pembelian secara mendadak
c. Pihak user terkadang melakukan pemaksaan terhadap pihak supplier dalam  hal  pengadaan  barang yaitu bawang merah.

## Indah Dwi Martha sari
Berikut  ini  akan  diuraikan masing-masing kelemahan tersebut:
a) Pada  saat  pemesanan  barang dari pihak user ke purchasing sering mengalami gangguan.
Disebabkan  karena purchase request yang dikirim ke pihak purchasing dari user sering tidak masuk ke sistem komputer, sehingga
menyebabkan  barang-barang yang  dipesan  dari  pihak user
tidak dipesan ke supplier oleh pihak purchasing itu  sendiri. Penyebabnya dikarenakan
oleh  sistem  yang  ada  sering error . Untuk menghindari hal tersebut, maka masing- masing departemen harus melakukan komunikasi ganda ke pihak purchasing sehingga setelah melakukan order, pihak user harus  memastikan
terlebih  dahulu  apakah  order yang  dilakukan  sudah  masuk atau  tidak.  Sehingga  dengan adanya  komunikasi  tersebut, akan sangat membantu dalam proses inventariasi barang.
b) Sering  terdapat  pembelian secara mendadak.
Dalam pembelian akan dilakukan oleh pihak purchasing, baik itu
pemesanan  melalui supplier ataupun membeli langsung ke pasar.  Apabila  barang  yang dipesan oleh hotel di supplier tidak  ada  maka  pemesanan akan dilakukan secara mendadak,  pihak purchasing akan berusaha membeli langsung  ke  pasar.  Pihak purchasing memiliki    uang tersendiri (house  bank) yang digunakan  untuk  pembelian barang-barang yang mendadak. Uang yang digunakan itu akan dikembalikan nantinya
kepada pihak accounting dengan  syarat  ada invoice
yang digunakan sebagai bukti pembayaran barang pembelian keluar. c) Pihak user terkadang melakukan pemaksaan terhadap pihak supplier dalam  hal  pengadaan  barang yaitu bawang merah.
Kejadian ini timbul  pada saat departemen
kitchen

## Indah Dwi Martha sari
mengorder  barang  ke  bagian
user untuk  membeli  bawang merah sebagai bumbu
pelengkap  masakan.  Peneliti mengamati masalah ini terjadi karena  pada  saat  pihak user
telah  mengorder  barang  ke supplier, namun terjadi
masalah  pada supplier yang
tidak bisa mencarikan bawang merah yang dikarenakan  pada  saat  itu sulit  dicari  dan  harganya mahal. Selanjutnya pihak user memaksa pertanggungjawaban yang sesuai dengan awal perjanjian pemesanan  yang  telah  dibuat terhadap supplier
agar diadakannya  bawang  merah harus  ada  pada  saat  itu  juga. Hal  ini  merupakan  masalah yang  sangat  riskan  bagi supplier karena  tidak  bisa memenuhi  keinginan user.
Sedangkan  pihak user harus mempertimbangkan dan berkoordinasikan kepada departemen kitchen
secepatnya  bila  barang  yang sudah dipesan ada atau tidak.
Dalam  hal  standar-standar  yang dilakukan  di  Melka  Excelsior  Hotel, sudah cukup baik, dilihat dari adanya kerja  sama  pada  masing-masing depertemen.  Hal ini terbukti dengan digunakannya formulir PO (purchase order) dan  formulir  serah  terima barang yang digunakan pada masing- masing departemen pada saat pengorderan barang. Meskipun demikian sering terjadi permasalahan yang  timbul  karena  kesalahan  atau kekeliruan  terkait  dengan  standar- standar  inventarisasi  barang  pada bagian kitchen ini. Adapun permasalahan tersebut berkaitan dengan proses pencatatan akuntansinya.  Kegiatan  pencatatan merupakan dasar bagi setiap manajemen untuk mengadakan pengawasan  terhadap  operasi  dan transaksi-transaksi yang terjadi. Pada Melka Excelsior
Hotel, pencatatannya  sudah  sesuai  dengan teori yang ada. Namun pada kenyataannya sering terjadi
kehilangan  barang yang  terjadi karena pihak purchasing lupa mencatat barang yang keluar di kartu serah  terima  barang,  sedangkan penerima  barang  sudah  mengambil

## Indah Dwi Martha sari
barangnya.  Untuk  menghindari  hal itu,  yang  dilakukan  adalah  pihak purchasing akan  segera  mengingat dan  langsung  mencatat  di  kartu  stok barang-barang yang telah diorder dan barang-barang  yang  dikeluarkan  dari gudang.

## Penutup
Berdasarkan
pada pembahasan  sebelumnya,  mengenai prosedur  dan  standar  inventarisasi barang  di  Melka  Excelsior  Hotel, maka  dapat  ditarik suatu  kesimpulan yaitu:  (1)  Prosedur    inventarisasi barang pada bagian kitchen di Melka Excelsior  Hotel  belum  memadai karena  masih  adanya  kelemahan yaitu pemesanan barang yang dilakukan mengalami gangguan karena human error dan sistem yang eror, sering  terjadi  pembelian  yang mendadak  dan  terkadang  melakukan pemaksaan terhadap supplier berkaitan  dengan  pengadaan  barang sehingga mengakibatkan proses produksi  menjadi  tidak  lancar,  dan (2)  Standar-standar  yang  dilakukan pada  Melka  Excelsior  Hotel  sudah cukup  baik  namun  sering  terjadi permasalahan berkaitan dengan proses  pencatatan  dan  kurangnya
controlling dari  pihak  purchasing dalam  menjalankan  tahapan-tahapan yang sehingga menyebabkan kehilangan barang.
Berdasarkan  hasil  penelitian yang  didapatkan,  adapun  hal-hal yang disarankan kepada setiap departemen yang  terkait  dalam prosedur  dan  standar  inventariasi barang  yaitu  sebagai  berikut:  (1) Kepada  pihak user agar  dalam mengurus inventarisasi barang semua staf  harus  ikut terlibat dalam mengontrol segala barang  yang  akan diinventarisasikan,  yang  nantinya akan  dipergunakan  sebagai  bahan produksi  guna  memperlancar  proses produksi  yang  dilakukan.  Sehingga dalam  melakukan  order  ke  pihak purchasing bisa  terencana,  tidak dengan  cara  mendadak,  (2)  Kepada pihak user dalam  melakukan  sistem order  ke  bagian purchasing ,  agar melakukan komunikasi ganda, artinya  dalam  mengorder  barang dengan  menggunakan market  list melalui  sistem,  ada  baiknya  setelah melakukan order pihak user memastikan  kembali  kepada  pihak purchasing tentang  masuk  atau tidaknya orderan. Begitu juga halnya

## Indah Dwi Martha sari
antara purchasing dengan supplier, dan  (3)  Kepada  pihak storage agar lebih teliti dalam mengontrol inventory yang ada, khususnya untuk barang-barang yang diperlukan untuk proses  produksi,  yang  nantinya  akan berdampak  terhadap service kepada tamu.

## Daftar Rujukan
Albers,  Carl  H.  1979, Food  and Beverage  Cost  Planning  and Contol Procedures, Michigan
:  American  Hotel  &  Motel
Association.
Ismail  Masya,  Kamarudin,  Ibnu
Syamsi,  dkk.  2009. Definisi Prosedur . (online) :
http://www.researchgate.com /doc/acess; 24 juni 2010
Keputusan  Menteri  Pariwisata,  Pos dan  Telekomunikasi  No.  KM 37/PW.340/MPP7.68  tentang definisi  hotel. Jakarta  :  PT.
Raja Grafindo Persada.
Keputusan  Menteri  Parpostel  No. Km  94/HK103/MPPT  1987 tentang  hotel. 1990.  Jakarta  :
PT. Raja Grafindo Persada.
Keputusan  Menteri  Perhubungan No.  Pm  10  IPW  301/phb.77.
tanggal  12  Desember  1977 pengertian  hotel .  Jakarta  : PT. Raja Grafindo Persada. Muhammad Ali, Amin Widjaja, dkk.
2000. Pengertian  Prosedur .
(online) : http: //www. id.shvoong.com/writing-and- speaking/presenting/2061462
Reja  Arjana  &  Made  Mentra  2008, Pengendalian Biaya  Hotel, Buku Satu, Denpasar : penerbit KPN Werdhi Wisata.
Richard  J.  Tersine  1979, Materials Management  and  Inventory System, Elsevier. North