## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEHADIRAN PADA PT.GAMA SENTAUSA ABADI

## Intan Chumalasari *, Suwarni**

## Abstrak
Dalam  ketatnya  persaingan  dunia  bisnis,  sebuah  perusahaan  jasa  dan  konstruksi    di daerah Jakarta Timur masih menggunakan sistem konvensional terutama untuk sistem informasi kehadiran. Sistem informasi kehadiran yang dibahas meliputi data cuti, data hadir  dan  lembur  serta  dokumen  surat  ijin  sakit,  perhitungan  jumlah  kehadiran  dan lembur yang akan dilanjutkan pada proses pembuatan laporan kehadiran. Tulisan ini diharapkan  membuat  sebuah  sistem  informasi  kehadiran  yang  lebih  baik  sehingga akan mengefisienkan pekerja dalam mengolah kehadiran.
Kata Kunci : absensi, Gama  Sentausa  Abadi, web, PHP, MySQL

## Abstract
Intense  competition  in the  business  world,  a  company's  services  and  construction  in East Jakarta are still using conventional systems primarily for attendance information system.  Presence  information  systems  covered  include  the  leave  data,  attendance data, overtime and sick leave letter documents, attendance and overtime calculations will be continued in the presence of the reporting process. This paper is expected to create  an  information  system  resulting  in  better  system  which  will  streamline processing workers in attendance .
Key words: attendance, Gama  Sentausa  Abadi, web, PHP, MySQL

## 1.PENDAHULUAN
Perjalanan  teknologi  informasi  memang  diakui  sangat  pesat,  oleh  karena  itu  kita dituntut  untuk  dapat  mengikutinya  karena  teknologi  informasi  dapat  mendukung  seluruh aktifitas  hidup  kita.  Teknologi  informasi  sendiri  sudah  menjadi  bagian  hidup  yang  kental, sekarang  seluruh  perusahaan  sudah  bersaing  dalam  menggunakan  teknologi    informasi karena  manfaatnya  yang  tidak  dapat  digantikan  oleh  uang.  Sejalan  perkembangan  ilmu pengetahuan  dan  teknologi  serta  informasi  di  era  globalisasi,  setiap  perusahaan  dituntut untuk dapat bersaing didalam perdagangan internasional. Pada umumnya  perusahaan yang bergerak dibidang  produksi, distribusi, pendidikan, jasa dan bidang lainnya tidak lepas dari problematika  manajemen.  Pada  setiap  perusahaan  memiliki  sumber  daya  manusia  untuk menjalankan  usahanya  yang  dinamakan  karyawan.  Peranan  karyawan  dalam  perusahaan memanglah    menjadi  faktor  utama,  jika  sebuah  perusahaan  tidak  mempunyai  karyawan maka  perusahaan  tersebut  tidak  dapat  berjalan.  Dalam  ketatnya  persaingan  dunia  bisnis, sebuah perusahaan jasa dan konstruksi di daerah Jakarta Timur masih menggunakan sistem konvensional .Untuk mengubah suatu sistem tidak dapat secara cut over , melainkan secara bertahap  untuk  menghindari  kegagalan  sistem  yang  telah  dibuat,  maka  bagian  yang  akan diambil  adalah  masalah  data  kehadiran.  Hal  tersebut  sering  menimbulkan  masalah  pada bagian  kepegawaian,  contohnya:  ketidakakuratan  pencatatan  waktu  kerja  karyawan, manipulasi data absensi, lamanya pengecekan  data  dan  pembuatan  laporan  dan    lain-lain. Berdasarkan contoh diatas sistem manual sangatlah tidak efektif dan tidak efisien sehingga menyebabkan  pekerjaan  menjadi  lama.  Penggunaan  teknologi  untuk  perusahaan  sebagai acuan  efektifitas  kinerja  adalah  dengan  adanya  pengadaan  sistem  terkomputerisasi  dalam aktifitas  kerja,  salah  satunya  adalah  membuat  sistem  kehadiran  karyawan  menggunakan sistem  komputerisasi yang baik .Permasalahan  yang  dihadapi Absensi  pada  perusahaan  ini masih  menggunakan punch  machines dan  form  tanda  tangan.  Kedua,  penggajian  pada perusahaan ini masih dilakukan secara manual, yaitu dengan pembayaran cash setiap awal bulan.  Ketiga,  data  karyawan  pada  perusahaan  ini  masih  disimpan  dalam  file  berupa  form biodata pegawai. Tujuan penelitian mencari alternatif  pemecahan masalah Prosedur sistem pencatatan  kehadiran  yang  diusulkan  dimulai  ketika    karyawan    mengambil  kartu  absen kemudian memasukkan kartu tersebut ke punch clock pada jam masuk pagi, jam keluar pagi, jam masuk siang, jam keluar siang dan ketika lembur.

## 2. Metode Penelitian

## 2.1. Perancangan Sistem Usulan
Prosedur sistem usulan menguraikan tentang prosedur sistem yang akan diterapkan dalam sistem yang ada sebagai sistem yang lama atau sistem berjalan. Penggambaran sistem usulan dapat dilihat pada data flow diagram atau diagram  alir data usulan. Komputerisasi merupakan usulan pengembangan sistem yang ada sehingga proses informasi menghasilkan keluaran yang tepat.
Diagram Konteks Sistem Usulan
Diagram Nol Sistem Usulan
1.1.P Penerimaan Pesanan Iklan 1.2.P Pencatatan Iklan Data harga iklan harga iklan Data harga iklan Materi iklan, Data FKPI Bukti cetak iklan Bagian Produksi FKPI media order Materi iklan Media order, Konsumen Bukti cetak iklan Berkas bukti cetak iklan Bukti cetak iklan FKPI kosong Berkas FKPI kosong Data Media order Data FKPI terisi FKPI kosong FKPI terisi Berkas FKPI terisi Media order Berkas media order Data Pesanan FKPI kosong
Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan

## Kamus Data Sistem Usulan
Struktur data suatu arus data di DFD secara lebih  terperinci dapat dilihat di kamus data. Terdapat data karyawan, form cuti, surat dokter, absensi dan rekap kehadiran
Nama arus data :  Karyawan Bentuk data :  Dokumen Arus data :  Dari karyawan ke proses 1.0 Dari proses 1.0 ke proses 9.0 Struktur data :  id_ karyawan + nik + nama + j_kel + tmp_lhr + tgl_lhr + almt + tlp + Agm + id_jabatan + status Nama arus data :  Form Cuti Bentuk data :  Dokumen form Arus data :  Dari admin ke proses 2.0 Dari proses 2.0 ke karyawan Dari karyawan ke proses 3.0 Dari proses 3.0 ke proses 7.0 Struktur data :  id_cuti + id_ karyawan + cuti_mulai + cuti_selesai + alasan Nama arus data   :  Surat dokter Bentuk data :  Dokumen Arus data :   Dari karyawan ke proses 4.0 Dari ke proses 4.0 ke proses 7.0 Struktur data :  id_sakit+ id_ karyawan + sakit_mulai + sakit_selesai Nama arus data   :  Kartu absensi Bentuk data :  Dokumen kartu Arus data :  Dari admin ke peoses 5.0 Dari proses 5.0 ke karyawan Dari karyawan ke proses 6.0 Dari proses 6.0 ke proses 7.0 Struktur data :  id_absensi + id_karyawan + jam_masuk + jam_pulang + istirahat_ keluar + istirahat_masuk + tanggal + kondisi +lembur
Nama arus data   :   Laporan kehadiran acc rangkap 3 lembar Bentuk data :   Laporan tercetak Arus data :   Dari proses 9.0 ke manajer personalia Dari manajer personalia ke proses 10.0 Struktur data :  nama, keterangan kehadiran, jumlah hadir, tanggal. Nama arus data   :   Laporan kehadiran cap rangkap 3 lembar Bentuk data :   Laporan tercetak Arus data :   Lembar 1 dari proses 10.0 ke bagian penggajian Lembar 2 dari proses 10.0 ke manajer personalia Lembar 3 dari proses 10.0 ke admin Struktur data :  nama, keterangan kehadiran, jumlah hadir, tanggal.

## Entry Relationship Diagram (ERD )
Berdasarkan  hasil  survey  maka  dapat  dirancang  relasi  dari  masing-masing  entity yang terkait kepada sistem ini sehingga menunjukkan hubungan masing-masing objek data. Adapun  rancangan  Entity  Relationship  Diagram  (ERD)  dari  sistem  ini  seperti  terlihat  pada gambar di bawah ini.

## Diagram Relasi Entitas

## Spesifikasi File
Ada enam file yang digunakan dalam database sistem informasi kehadiran ini, antara lain file karyawan, absensi, cuti, sakit, jabatan dan admin yang akan dijelaskan dalam bentuk tabel seperti terlihat  pada tabel di bawah ini :
Tabel  Spesifikasi file/tabel daftar karyawan
No Nama Tipe Data Panjang Keterangan 1. Nik integer 7 Nik karyawan 2. nama varchar 20 Nama karyawan 3. j_kel varchar 1 Jenis kelamin 4. tmp_lhr varchar 20 Tempat lahir 5. tgl_lhr varchar 10 Tanggal, bulan & tahun lahir 6. almt varchar 50 Alamat 7. tlp varchar 12 Nomor telepon 8. agm varchar 1 Agama 9. kode integer 4 Kode jabatan 10.  status varchar 25 Status karyawan Tabel  Spesifikasi file/tabel jabatan No Nama Tipe Data Panjang Keterangan 1. id_jabatan Integer 4 Primary key 2. nama_jabatan Varchar 20 Nama jabatan 3. jenis Integer 1 Jenis jabatan 4. kode Varchar 3 Kode jabatan Tabel  Spesifikasi file/tabel admin No Nama Tipe Data Panjang Keterangan 1. id_admin Integer 4 Primary key 2. nama Varchar 20 Nama admin 3. email Varchar 25 Email admin 4. password Varchar 25 Kode masuk 5. level Varchar 10 Jenis pengguna
Tabel  Spesifikasi file/tabel absensi
No Nama Tipe Data Panjang Keterangan 1. nik Integer 7 Nik karyawan 2. jam_masuk Time 8 Jam masuk kerja 3. jam_pulang Time 8 Jam pulang kerja 4. istirahat_masuk Time 8 Istirahat masuk 5. istirahat_keluar Time 8 Istitahat keluar 6. Tanggal Date 10 Tanggal absen 7. Kondisi Integer 1 Keterangan 8. Lembur Integer 2 Jumlah jam lembur Tabel  Spesifikaasi file/tabel cuti No Nama Tipe Data Panjang Keterangan 1. nik Integer 7 Nik karyawan 2. cuti_mulai Date 8 Tanggal mulai 3. cuti_selesai Date 8 Tanggal selesai 4. alasan Varchar 50 Keperluan cuti Tabel  Spesifikasi file/tabel sakit No Nama Tipe Data Panjang Keterangan 1. nik Integer 7 Nik karyawan 2. sakit_mulai Date 8 Tanggal mulai 3. sakit_selesai Date 8 Tanggal selesai
Struktur Menu Aplikasi

## 3. HASIL
3.1.Implementasi
Untuk mendukung penerapan sistem yang  telah dirancang, dibutuhkan komponen- komponen yang sangat berperan terhadap kebutuhan sistem antara lain hardware, software seperti terlihat pada tabel 4.1 dan 4.2
Tabel 4.1.Spesifikasi hardware
NO NAMA TIPE 1. Processor minimal intel pentium 4 2. Frekuensi clock 3.00 GHz 3. Hardisk minimal 10 GB 4. Layar monitor minimal 15" SVGA 5. RAM Minimal 504 MB 6. Keyboard Qwerty 7. Mouse Optical

## Tampilan Layar
Tampilan layar yang dirancang, terdiri dari Login, Menu Utama, Menu Master, Menu Transaksi, Konsumen, Print data konsumen, Harga iklan, print harga iklan, Media order, Print data  media  order,  Kuitansi,  Print  data  kuitansi,  Laporan,  Print  laporan  order  pemasangan, dan Print laporan  mutasi pendapatan. Seperti terlihat pada gambar-gambar di bawah ini.
Gambar: Tampilan layar Login
Gambar:  Tampilan Layar Menu Utama Admin
Gambar tampilan halaman data karyawan
Gambar tampilan halaman data absensi
Gambar tampilan halaman laporan kehadiran

## Evaluasi
Berikut  ini  merupakan  evaluasi  sistem  yang  sedang  berjalan  dengan  menggunakan metode  kerja  PIECES  yaitu performance,  information,  economy,  control,  efficiency dan service sebagai dasar untuk memperoleh pokok permasalahan yang lebih jelas dan spesifik.
Performance atau  kinerja, dilihat  dari  kemampuan  dalam  menyelesaikan  pekerjaan dengan  cepat  sehingga  hasil  yang  diharapkan  dapat  tercapai.  Salah  satu  tolak  ukur  dari kinerja  adalah  waktu,  waktu  yang  dibutuhkan  untuk  memproses  data  kehadiran  menjadi lebih cepat dan singkat.
Information atau informasi yang disajikan lebih akurat, karena data tersebut diinput setiap hari sehingga meminimalkan kesalahan pemasukkan data.
Economy atau ekonomi, dalam proses sistem ini hanya membutuhkan kartu absensi sebagai  data  input,  sehingga  dapat  mengurangi  penggunaan  kertas  ketika  sistem  absensi masih manual.
Control atau  kontrol,  merupakan  peningkatan  terhadap  pengendalian  untuk mendeteksi  dan  memperbaiki  kesalahan  atau  kekurangan  yang  akan  terjadi.  Kontrol  tidak hanya  terdapat  pada  admin  saja,  namun  karyawan  juga  dapat  mengontrol  data  masing- masing karyawan.
Efficiency atau efisiensi, mempermudah dalam penyajian data yang diinginkan.
Service atau    layanan,  pelayanan  merupakan  faktor  yang  menentukan  apakah perusahaan  dapat  mencapai  tujuan  dari  pembentukan  kebijakan  atau  tidak.dengan dibangunnya  sistem  ini  maka  mempermudah  manajer  memperoleh  informasi  yang dibutuhkan sehingga penggambilan keputusan dapat dilakukan segera.

## 4. SIMPULAN DAN SARAN

## 4.1.Simpulan
Berdasarkan  uraian  perancangan  sistem  informasi  kehadiran  pada  PT.Gama Sentausa Abadi tersebut diatas, kita dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Penggunaan  dan  pemanfaatan  aplikasi  sistem  informasi  kehadiran  ini  dapat memberikan kemudahan bagi pihak perusahaan dalam mengolah data kehadiran.
2. Dengan  adanya  sistem  informasi  kehadiran  ini,  baik  pimpinan  dan  karyawan dapat melihat langsung data absensi mereka. Karyawan juga dapat melihat data pribadinya sehingga jika terjadi kesalahan informasi data yang ditampilkan maka dapat langsung melaporkan kepada admin untuk segera diubah.
3. Dengan  adanya  sistem  informasi  kehadiran  ini,  resiko  manipulasi  laporan kehadiran dapat diminimalisasi.

## 4.2.Saran
Dari peninjauan yang telah dilakukan, maka penulis berkeinginan memberikan saran- saran yang mungkin dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi para pembaca, yaitu :  Sistem  ini  belumlah  sempurna,  untuk  dokumen  input  masih  secara  manual.  Maka  untuk selanjutnya  dihapkan  sistem  ini  dapat  dikembangkan  agar  dapat  membantu  kebutuhan perusahaan.

## DAFTAR PUSTAKA
Anonim. Sistem Absensi Elektronik . www.galoreindonesia.com . diakses tanggal 20 Desember 2011.
Gordon,  Davis.  1999. Kerangka  Dasar  Sistem  Informasi  Manajemen .  PT.Pustaka  Binarman Presindo.Jakarta.
Jogianto. 1990. Sistem dan Desain Sistem Informasi . Andi Offset, Yogyakarta.
Jogianto. 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur . Andi Offset. Yogyakarta. Jogiyanto .2001. Analisa dan Design Sistem Informasi.Pendekatan Struktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Edisi kedua , Andi Offset, Yogyakarta.
Jogianto. 2003. Sistem Teknologi Informasi : Pendekatan Terintegrasi . Andi.Yogyakarta. Kadir, Abdul.2003. Pemrograman WEB mencakup HTML,CSS,JavaScript dan PHP . Andi Offset, Yogyakarta.
Kristanto,  Andri.  2003. Pengembangan  Sistem  Informasi  dan  Aplikasinya .  Gaya Media.Yogyakarta.
Muhlis  Ahmad  &  Munthe  Eviana.  2009. Aplikasi  Absensi  Karyawan  Untuk  Berbagai Keperluan Bisnis . Elex Media. Jakarta.