## JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA
Vol.6 No.2, Agustus2021, pp. 101-107 ISSN: 2597-7156 (Online), 2502-7786 (Print) http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI
 101
Pengaruh Pemberian Kode Warna Wilayah Pada Folder Terhadap Ketepatan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Puskesmas
Wadaslintang 1

## Deni Gunawan
Program Studi D3 Teknik Elektro dan Rekam Medis Kesehatan, Politeknik Dharma Patria
Kebumen Article Info ABSTRACT Article history: Received  June 28, 2021 Revised July 15, 2021 Accepted July 19, 2021 A  Medical  records  are  files  containing  notes  and  documents regarding  the  patient's  identity,  examination,  treatment,  actions  and other services that have been provided to patients. So that a medical file  is  strictly  protected  so  that  it  is  not  damaged  or  lost.  Based  on observations,  it  was  found  that  there  were  several  files  of  medical records  that  were  interchanged  or  not  in  the  normal  filling  rack. Medical  record  files  can  be  exchanged  due  to  the  large  number  of regional  shelf  columns  so  that  alternatives  and  innovations  are needed  to  increase  the  accuracy  of  returning  and  retrieving  medical record  files  correctly.  Troubleshooting  efforts  are  being  made, namely by providing a regional color code in the medical record file folder so that errors in taking and returning medical record files can be  minimized.  Based  on  the  results  of  observations  made  by  the author,  it  was  found  that  there  was  an  effect  before  and  after  color coding the region in the medical record file folder. Keywords:
Regional Color Code in Medical Record File Folder Medical Record File Storage
This is an open access article under the CC BY-SA license.
Corresponding Author:
Deni Gunawan, Program Studi D3 Teknik Elektro dan Rekam Medis Kesehatan, Politeknik Dharma Patria Kebumen,
Jl. Letjend Suprapto No. 73 Kebumen Jawa Tengah. Email: denigunawan3270@gmail.com

## 1. PENDAHULUAN
Puskesmas  merupakan  kesatuan  organisasi  fungsional  yang  menyelenggarakan upaya kesehatan  yang  bersifat  menyeluruh,  terpadu,  merata  dapat  diterima  dan  terjangkau  oleh masyarakat  dengan  peran  serta  aktif  masyarakat  dan  menggunakan  hasil  pengembangan ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  tepat  guna,  dengan  biaya  yang  dapat  dipikul  oleh pemerintah dan masyarakat luas guna mencapai derajat kesehatan yang optimal [1].
Dalam  mencapai  tujuan  tentu  para  tenaga  medis  harus  melakukan  tugasnya  sesuai dengan  porsi  yang  telah  ditentukan,  salah  satunya  adalah  perekam  medis  yang  harus mampu  mengelola  data  rekam  medis  pasien  sehingga  kegiatan  pelayanan  kesehatan  akan lebih lancar dan tidak terjadi kekeliruan terutama dalam penyimpanan berkas rekam medis [2].
Kegiatan perekam medis dalam suatu instansi pelayanan kesehatan sangatlah penting, dikerenakan  rekam  medis  memiliki  beberapa  fungsi,  diantaranya  adalah  dasar
102
pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien; bahan pembuktian dalam perkara hukum; bahan  untuk  keperluan  penelitian  dan  pendidikan;  dasar  pembayaran  biaya  pelayanan kesehatan; dan bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan. Oleh karena itu dalam sistem peyimpanan  berkas  rekam  medis  harus  dilakukan  secara  benar  sesuai  peraturan  yang  ada sehingga  perekam  medis  akan  mudah  untuk  menemukan  serta  mengembalikan  berkas rekam medis ketika dibutuhkan [3].
Untuk mempermudah jalannya kegiatan perekam medis di Puskesmas Wadaslintang 1, maka  perekam  medis  melakukan  beberapa  metode  diantaranya  memberikan  kode  nomor wilayah pada setiap berkas rekam medis sehingga berkas rekam medis akan mudah untuk ditemukan  ketika  akan  dibutuhkan,  namun  demikian  masih  saja  terdapat  permasalahan yang  terjadi  ketika  kegiatan  perekam  medis  berlangsung,  salah  satunya  kekeliruan penyimpanan berkas rekam medis pada rak sehingga akan membutuhkan waktu yang lama ketika  berkas  rekam  medis  akan  dicari.  Oleh  kerena  itu  maka  perekam  medis  perlu membuat inovasi supaya dapat meminimalisir terjadinya permasalahan.
Para ahli psikologi mengatakan bahwa otak manusia akan mudah mengingat suatu hal pada  objek-objek  yang  lebih  menonjol  atau  unik,  hal  tersebut  biasa  disebut  sebagai  efek isolasi,  hal  tersebut  juga  biasa  digunakan  oleh  para  pembisinis  dalam  memperkenalkan brand nya  atau  yang  disebut  sebagai  psikologi  warna  pada branding ,  yaitu  bagaimana sebuah  warna  dari brand dapat  memengaruhi  kesadaran,  pengalaman,  hingga  keputusan konsumen dalam  memilih brand anda,  mengingat akan hal tersebut maka pemberian kode warna pada wilyah diharapkan  mampu untuk memperkecil terjadinya  suatu permasalahan baik  dalam  pengambilan  maupun  pengembalian  berkas  rekam  medis  pasien.  Namun penerapan kode warna wilayah ini lebih efektif diterapkan pada folder berkas rekam medis dikarena  jika  kode  warna  ini  diterapkan  pada  folder  maka  perekam  medis  akan  mudah mengenali  lokasi  penyimpanan  berkas  rekam  medisnya  mengingat  jumlah  folder  yang telah  berjejer  disetiap  kolom  rak  penyimpanan  dari  pada  memberikan  kode  warna  pada bagian rak penyimpanannya saja [4].

## 2. METODE PENELITIAN
Jenis  penelitian  yang  dilakukan  adalah  penelitian  kuantitatif  yaitu  menginvestigasi permasalahan  ketidaktepatan  penyimpanan  berkas  rekam  medis  pada  rak  dengan mengumpulkan beberapa data yang dapat diukur dengan menggunakan metode survei dan eksperimen [5].
Eksperimen  yang  dilakukan  adalah  memberikan  kode  warna  wilayah  pada  folder berkas rekam medis di Puskesmas Wadaslintang 1 [4], kemudian membandingkan apakah ada  perbedaan  sebelum  dan  sesudah  eksperimen  tersebut  dilakukan.  Lokasi  penelitian  ini berada di Puskesmas Wadaslintang 1 dengan lama penelitian 1 bulan terhitung dari tanggal 15 Desember 2020 hingga 15 Januari 2021.
Sistem  pengambilan  sampel  yang  digunakan  adalah Probality  Sampling dengan pendekatan Cluster  Sampling yaitu  berkas  rekam  medis  dikelompokan  berdasarkan  kode wilayah  masing-masing  kemudian  peneliti  menentukan  5  wilayah  sampel  yang  dianggap telah mewakilidari 19 wilayah yang ada [6]. Wilayah yang terpilih menjadi sampel adalah:
103 Tabel 1. Sampel Berkas Rekam Medis Berdasarkan Wilayah No Wilayah Alasan 1. Wadaslintang Memiliki  jumlah  kepala  keluarga  terbanyak  yang  telah memiliki berkas rekam medis, yaitu sebanyak 1937 KK. 2. Kaligowong Memiliki  kode  wilayah  001  yang  dikhawatirkan  bisa tertukar dengan kode 010 yaitu daerah Lancar. 3. Lancar Memiliki  kode  wilayah  010  yang  dikhawatirkan  bisa tertukar dengan kode 001 yaitu daerah Kaligowong. 4. Sumbersari Memiliki  jumlah kepala keluarga paling sedikit  yang telah memiliki berkas rekam medis, yaitu sebanyak 91 KK. 5. Plunjaran Mengambil data Median dari 19 wilayah yang ada.
Berikut  kami  paparkan  populasi  atau  daftar  wilayah  yang  terdaftar  di  Puskesmas Wadaslintang 1.
Tabel 2. Daftar Wilayah yang Terdaftar di Puskesmas Wadaslintang 1 Kode Nama Wiayah Jumlah KK 001 Kaligowong 631 002 Sumbersari 91 003 Sumberjo 332 004 Erorejo 531 005 Karanganyar 932 006 Panerusan 1221 007 Wadaslintang 1937 008 Plunjaran 782 009 Kumejing 615 010 Lancar 1237 011 Somogede 994 012 Trimulyo 1773 013 Tirip 1766 014 Besuki 874 015 Gumelar 259 016 Ngalian 942 017 Kalidadap 216 018 Luar Kecamatan 262 019 Luar Kabupaten 248

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Hasil
Setelah  dilakukan  survei  sesuai  dengan  sampel  yang  digunakan  ternyata  terdapat beberapa berkas rekam medis yang salah penempatan pada rak penyimpanan, yaitu seperti tabel berikut ini.
Tabel 3. Hasil Survei No. Wilayah Jumlah Total RM Jumlah Kesalahan RM 1. Kaligowong 631 5 2. Lancar 1237 5 3. Wadaslintang 1937 7 4. Sumbersari 91 0 5 Plunjaran 782 0
Dari  hasil  survei  tersebut  diketahui  bahwa  ada  beberapa  wilayah  yang  salah penempatan  dalam  penyimpanan  berkas  rekam  medis,  diantaranya  adalah  wilayah
104
Kaligowong,  Lancar  dan  Wadaslintang.  Pada  wilayah  Kaligowong  ternyata  terdapat  5 berkas  rekam  medis  yang  tertukar  tempat  dengan  wilayah  Lancar,  hal  ini  disebabkan karena  kode  berkas  rekam  medis  yang  hampir  sama  dimana  untuk  wilayah  Kaligowong memiliki  kode  wilayah  001  sedangkan  wilayah  Lancar  010.  Selain  dua  wilayah  tersebut pada wilayah  Wadaslintang  juga terdapat kesalahan penempatan  berkas rekam  medis,  hal ini  dikarenakan  terlalu  banyak  berkas  rekam  medis  pada  wilayah  Wadaslintang  yaitu sekitar 1937 KK yang terdaftar.
Setelah mendapatkan hasil dari survei yang telah dilakukan, maka dilakukan suatu percobaan  yang  telah  dipelajari  berdasarkan  teori  psikologi  mengenai  efekisolasi  [4] selama  2  minggu  setelah  dilakukan  survei  pertama,  dan  menghasilkan  hasil  seperti  tabel berikut ini.
Tabel 4. Hasil Percobaan No Wilayah Jumlah Total RM Jumlah Kesalahan RM 1. Kaligowong 631 0 2. Lancar 1237 0 3. Wadaslintang 1937 0 4. Sumbersari 91 0 5. Plunjaran 782 0
Dari hasil tersebut maka dapat kita amati bahwa ada perubahan data jumlah kesalahan dari sebelum dan sesudah  menerapkan pemberian kode warna wilayah pada  folder berkas rekam medis di Puskesmas Wadaslintang 1.
Pada  wilayah  Kaligowong  yang  awalnya  terdapat  5  berkas  rekam  medis  yang mengalami kesalahan penempatan berkas setelah menerapkan kode warna wilayah menjadi tidak  ada  kesalahan  penempatan  lagi,  hal  tersebut  juga  dialami  pada  berkas  rekam  medis yang berada pada wilayah Lancar dan Wadaslintang.
Berikut disajikan grafik perbandingan persentase ketepatan penempatan penyimpanan berkas  rekam  medis  sesudah  dan  sebelum  menerapkan  kode  warna  wilayah  pada  folder berkas rekam medis di Puskesmas Wadaslintang 1.

## Gambar 1. Persentase Ketepatan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Sebelum Menerapkan Kode Warna Wilayah Pada Folder Berkas Rekam Medis di Puskesmas Wadaslintang 1
Dari  grafik  1  tersebut  menunjukan  bahwa  tingkat  ketepatan  penyimpanan  berkas rekam  medis  pada  wilayah  kaligowong  sebesar  99,21%  yang  artinya  terdapat  0,79%
105 ketidaktepatan  dalam  penyimpanan  berkas  rekam  medis  dalam  wilayah  tersebut.  Pada wilayah  Lancar  menunjukan  99,60%  ketapatan  penyimpanan  berkas  rekam  medis  dan 0,40%  ketidaktepatan  penyimpanan  berkas  rekam  medis,  pada  wilayah  Wadaslintang menunjukan  99,64%  ketepatan  penyimpanan  berkas  rekam  medis  dan  0,36% ketidaktepatan  dalam  penyimpanan  berkas  rekam  medis  sedangkan  pada  wilayah Sumbersari  dan  Plunjaran  menunjukan  100%  tepat  dalam  penyimpanan  berkas  rekam medis.

## Gambar 2. Persentase Ketepatan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Setelah Menerapkan Kode Warna Wilayah Pada Folder Berkas Rekam Medis di Puskesmas Wadaslintang 1
Dari  gambar  2  tersebut  menunjukan  bahwa  setelah  menerapkan  kode  warna  wilayah pada folder berkas rekam medis maka tingkat ketepatan penyimpanan berkas rekam medis menunjukan persentase 100% yang artinya tidak ada kesalahan atau ketidaktepatan dalam penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Wadaslintang 1.
Gambar 3. Perbandingan Persentase Ketepatan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Sebelum dan Sesudah Menerapkan Kode Warna Wilayah Pada Folder Berkas Rekam Medis di Puskesmas Wadaslintang 1
106
Dari  gambar  3  tersebut  menunjukan  adanya  perbedaan  persentase  dalam  ketepatan penyimpanan  berkas rekam  medis  sebelum dan sesudah  menerapkan kode warna wilayah pada  folder  berkas  rekam  medis  di  Puskesmas  Wadaslintang  1,  yaitu  pada  wilayah Kaligowong  sebelumnya  memiliki  persentase  ketepatan  sebesar  99,21%  dan  setelah menerapkan  kode  warna  wilayah  menjadi  100%,  begitu  juga  dengan  wilayah-wilayah lainnya,  yaitu  wilayah  lancar  sebelumnya  99,60%  dan  setelah  menerapkan  kode  warna wilayah  kini  menjadi  100%  dan  yang  terakhir  adalah  wilayah  Wadaslintang  sebelumnya 99,64% sekarang menjadi 100%.

## 3.2 Pembahasan
Dari  data-data  yang  telah  diperoleh  maka  ditemukan  beberapa  fakta  diantaranya adalah  adanya  perbedaan  persentase  kelengkapan  penyimpanan  berkas  rekam  medis sebelum dan setelah diterapkan kode warna wilayah pada folder berkas rekam medis.
Sebelum  diterapkan  kode  warna  wilayah  pada  folder  berkas  rekam  medis  wilayah kaligowong  menunjukan  99,21%  ketepatan  dan  setelah  diterapkan  kode  warna  wilayah menjadi 100% sehingga ada kenaikan sebesar 0,79%. Pada wilayah Lancar  yang awalnya 99,60%  kini  menjadi  100%  yang  berarti  ada  kenaikan  sebesar  0,40%  dan  pada  wilayah Wadaslintang yang semula 99,64% mengalamikenaikan 0,36%.
Dari  hasil  tersebut  menunjukan  kebenaran  akan  teori  efek  isolasi  pada  warna  [4], dimana setiap cover folder diberikan tanda berupa label dengan warna yang berbeda setiap wilayahnya,  diantaranya  untuk  wilayah  Kaligowong  diberi  warna  merah,  Lancar  diberi warna  kuning,  Wadaslintang  diberi  warna  hijau,  Sumbersari  diberi  warna  biru  dan Plunjaran  diberi  warna  ungu.  Dengan  adanya  pembeda  warna  tersebut  ditambah  kode angka  yang  telah  tertera  disetiap cover folder maka  dapat  meminimalisir  terjadinya kesalahan  dan  menambah  tingkat  kefokusan  perekam  medis  dalam  penyimpanan  berkas sesuai dengan  tempat yang telah ditentukan.

## 4. Kesimpulan
Pemberian  kode  warna  wilayah  pada  folder  berkas  rekam  medis  di  Puskesmas Wadaslintang  1  sangat  berpengaruh  dalam  ketepatan  penyimpanan  berkas  rekam  medis, terbukti  dengan  angka  persentase  yang  mengalami  kenaikan  setelah  diterapkannya  kode warna wilayah pada berkas rekam medis di Puskesmas Wadaslintang 1.

## REFERENCES
[1] R.  Maliya,  “Sistem  Informasi  Geografis  Puskesmas  Di  Bandar  Lampung,” J. Cendikia , vol. 19, no. 1, pp. 419–423, 2020.
[2] S.  Z.  Fenia  and  Y.  Candra,  “Ketetapan  Jumlah  Petugas  Filing  Dengan  Ketepatan Penyimpanan  Rekam  Medis  Di  Rumah  Sakit  X  Padang,” J.  Ekon.  dan  Bisnis Dharma Andalas , vol. 21, no. 2, pp. 231–239, 2019.
[3] A. Deharja, Buku Ajar Praktik Klinis Rekam Medis (Pengantar Awal Turun Lapang) . Pelita Medika, 2021.
[4] H.  Wahyudi,  “Optimalisasi  Daya  Kerja  Otak  Melalui  Pemanfaatan  Stimulan Eksternal,” J. Pembelajaran Fis. , vol. 5, no. 4, pp. 384–391, 2017.
[5] G.  R.  Somantri,  “Memahami  metode  kualitatif,” Makara  Hum.  Behav.  Stud.  Asia , vol. 9, no. 2, pp. 57–65, 2005.
[6] N.  Nurdiani,  “Teknik  sampling  snowball  dalam  penelitian  lapangan,” ComTech Comput. Math. Eng. Appl. , vol. 5, no. 2, pp. 1110–1118, 2014.

## BIOGRAPHIES OF AUTHORS
Deni  Gunawan, Mahasiswa  Politeknik  Dharma  Patria  Kebumen  Program  Studi  D3 Teknik Elektro dan Rekam Medis Kesehatan Tahun Ajaran 2017/2018. Beragama Islam, kelahiran Wonosobo Jawa Tengah, 15 Mei 1999.