## SISTEM INFORMASI PENOMORAN SURAT (STUDI KASUS FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT)

## Dwi Hastuti
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Lambung Mangkurat Banjarmasin, Kalimantan Selatan e-mail: dwi.hastuti@unlam.ac.id

## ABSTRAK
Surat adalah salah satu media komunikasi yang memegang peranan penting. Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga menjadi dokumen yang penting bagi organisasi. Karena semua bentuk komunikasi resmi dikirim melalui surat. Fakultas  Teknik  Universitas  Lambung  Mangkurat  merupakan  universitas  yang  terus  berkembang  di  Kalimantan  Selatan. Dimana  didalamnya  dikendalikan  oleh  organisasi  yang  mengelola  surat  sebagai  alat  komunikasi  resmi.  Namun,  dengan semakin  meningkatnya  jumlah  surat,  maka  muncullah  permasalahan  dalam  mengelola  surat  khusunya  dalam  mengelola nomor surat dan pencarian surat. Dengan menggunakan dan memanfaatkan sistem informasi, penulis mencoba untuk mem- berikan  solusi.  Dalam  penelitian  ini  penulis  menggunakan  pendekatan  metode  dengan  mendesain  sistem  dengan  tool  use case  diagrams,  activity  diagrams,  dan  sequence  diagrams,  class  diagrams.  Kemudian,  penulis  membuat  prototype  sistem tersebut. Untuk mendukung penelitian ini dibutuhkan data primer seperti dari hasil observasi dan wawancara, sedangkan data sekunder dari dokumen-dokumen yang ada di perusahaan tersebut.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Penomoran Surat.

## ABSTRACT
Letter is one of the communication media has an important role. Besides having the function of a messenger, the letter al- so become one of the important documents for an organization. Because all forms of official communication must be submit- ted by mail. Engineering Faculty of Lambung Mangkurat University  is one of the leading  universities in South Kalimantan. As a university, its driven by an organization to which the letter became one of the important means of communication. But along the way with the increasing number of letters and the development of the organization, it raises some issues that oc- cur, like mail numbering dan searching. By taking advantage of information systems, author tries to do a study to resolve those problems. In this study the authors use an object-oriented approach a method of designing systems with tools such as use case diagrams, activity diagrams, sequence diagrams,  and class diagrams. In addition, the authors use a prototyping approach to software development methods. To Support this research data is needed to determine the solution of the prob- lem. Sources of primary data obtained from direct observation (observation) and interviews, while the secondary data ob- tained from the documents that exist in them.
Keywords : Information Systems, Mail Numbering.

## I. P ENDAHULUAN
Pengelolaan  surat  merupakan  hal  yang  penting  bagi  sebuah  organisasi.  Melalui  surat  setiap  bagian  dari organisasi baik yang berada di dalam maupun di luar organisasi melakukan komunikasi. Surat yang terdapat pada organisasi  tersebut  berupa  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Berbagai  informasi  penting  mengenai  kegiatan organisasi disampaikan kepada pihak-pihak yang membutuhkan melalui surat.
Surat  adalah  sebuah  alat  komunikasi  tertulis  yang  digunakan  oleh  pengirim  untuk  mengirimkan  berita  atau informasi kepada penerima. Surat juga memiliki fungsi dokumentasi yang berisi rekaman tentang aktivitas suatu organisasi. Surat pula dapat dijadikan sebuah bukti atau dasar untuk melakukan tindakan tertentu karena memiliki tanda  keabsahan  perintah  yang  kuat,  yaitu  tanda  tangan  pembuatnya.  Oleh  karena  itu  penanganan  pengelolaan surat  perlu  mendapatkan  perhatian  yang  tinggi,  terutama  pada  kegiatan  pengarsipan  untuk  menjaga  agar  surat dapat digunakan kapan saja. Fakultas Teknik Universitas Lambung Mangkurat merupakan perguruan tinggi yang perkembangannya sangat pesat. Hal ini terwujud dengan adanya sinergi yang baik diantara setiap bagian rektorat yaitu rektor, wakil rektor I (WR-I) bidang akademik, wakil rektor II (WR-II) bidang administrasi, kepegawaian dan keuangan dan wakil rektor III (WR-III) bidang kemahasiswaan serta fakultas, program studi dan semua pihak terkait baik pihak dalam maupun luar universitas. Sinergi yang baik ini diupayakan dengan adanya komunikasi,
terutama  melalui  surat.  Pengelolaan  surat  yang  yang  dilakukan  oleh  perusahaan  tersebut  berkaitan  dengan rektorat, fakultas, program studi, departemen lain, mahasiswa dan pihak eksternal perusahaan.
Namun  saat  ini  dalam  pelaksanaannya  pengelolaan  surat  banyak  mengalami  kendala.  Seperti  pada  saat pengagendaan surat masuk yang diterima dan surat keluar yang akan dikirimkan, penomoran surat sulit dilakukan karena surat dicatat pada buku agenda konvensional. Pengarsipan dokumen fisik surat belum optimal, terutama pada  saat  pencarian  berkas  arsip  surat  membutuhkan  waktu  cukup  lama  karena  posisi  penyimpanan  arsip  surat bercampur dan tidak memiliki pengkodean khusus. Hal tersebut berakibat membutuhkan waktu yang yang cukup lama  dan  biaya  lebih,  karena  harus  digandakan  terlebih  dahulu  untuk  kemudian  disampaikan  kepada  penerima surat.  Mengingat  pentingnya  peranan  pengelolaan  surat,  sudah  seharusnya  surat  tersebut  dikelola  dengan  baik sejak surat itu diterima atau dikeluarkan. Oleh karena itu diperlukan adanya sistem yang dapat digunakan untuk mengelola kegitan surat menyurat secara terpadu. Sistem tersebut adalah Sistem Informasi Penomoran Surat.

## II. LANDASAN TEORI

## Sistem Informasi
Menurut Richardus Eko Indrajit (2000:3) Sistem Informasi adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam  perusahaan  atau  organisasi  yang  berhubungan  dengan  proses  penciptaan  dan  pengaliran  informasi. Menurut  Robert  A.  Leitch  dan  K.  Roscoe  Davis  (Jogiyanto,  2005:11)  Sistem  Informasi  adalah  suatu  sistem  di dalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan  kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian,  mendukung  operasi, bersifat  manajerial  dan  kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan  menyediakan  pihak  luar  tertentu  dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut Abdul Kadir (2003:10) Sistem Informasi adalah sejumlah komponen (manusia,  komputer,  teknologi  informasi,  dan  prosedur  kerja),  ada  sesuatu  yang  diproses  (data  menjadi informasi),  dan  dimaksudkan  untuk  mencapai  suatu  sasaran  atau  tujuan.  Setelah  diuraikan  mengenai  definisi sistem dan informasi maka secara umum sistem informasi didefinisikan sebagai kumpulan dari sub-sub sistem, baik  fisik  maupun  non  fisik  yang  saling  berhubngan  dan  bekerjasama  secara  harmonis  untuk  mencapai  suatu tujuan  yaitu  mengolah  data  menjadi  informasi  yang  berguna.  Komponen-komponen  sistem  informasi  menurut Jogiyanto (2005:12), terdiri dari :
1. Hardware
Kumpulan  dari  perangkat  keras  yang  terlihat  memungkinkan  dapat  membentuk  sistem  seperti  komputer, printer dan jaringan.
2. Software
Kumpulan dari perintah-perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu, memerintahkan komputer agar melaksanakan fungsi tertentu.
3. Data
Bahan  dasar  dari  suatu  informasi  berupa  fakta  yang  mengangkat  kejadian-kejadian  nyata  dan  dituangkan kedalam suatu simbol.
4. Prosedur
Suatu  tahapan  yang  berupa  urutan  kegiatan  yang  saling  berhubungan  untuk  mencapai  tujuan  yang  berupa suatu dokumen prosedur seperti : buku petunjuk operasional dan teknis.
5. Manusia
Merupakan  pelaksana  dari  suatu  sistem  informasi  seperti  :  Operator,  Programmer,  Analis,  Desainer  dan sebagainya.

## Surat
Surat  merupakan  salah  satu  sara  komunikasi  secara  tertulis  yang  berbentuk  lembaran  kertas  yang  memuart suatu  informasi  yang  hendak  disampaikan  oleh  seseorang  kepada  orang  lain.  Informasi  tersebut  dapat  berupa pemberitahuan,  pertanyaan,  permintaan,  laporan,  peringatan,  dan  sebagainya.  Selain  sebagai  alat  komunikasi, surat juga dapat berfungsi sebagai:
1. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, surat keputusan, dan sebagainya.
2. Alat pengingat, misalnya surat yang telah diarsipkan.
3. Dokumentasi  historis,  misalnya  surat  dalam  arsip  lama  yang  digunakan  kembali  untuk  penyelidikan mengenai masa lalu.
4. Pedoman tindakan, misalnya surat perintah, surat tugas, surat edaran, dan sebagainya.
5. Jaminan keamanan, misalnya surat keterangan jalan.
6. Duta  atau  wakil  organisasi,  maksudnya  surat  mencerminkan  keadaan  mentalitas,  jiwa,  dan  kondisi  intern dari  organisasi  yang  mengeluarkannya.  Surat-surat  yang  dikirim  oleh  suatu  kantor  sering  merupakan  satu- satunya hubungan kantor yang satu dengan kantor yang lain. Karena itu, perlu sekali surat dirumuskan dan ditata sedemikian rupa sehingga menciptakan kesan baik dan berwibawa.

## Jaringan Komputer
Jaringan komputer adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer, software dan perangkat jaringan lainnya yang  bekerja  bersama-sama  untuk  mencapai  suatu  tujuan  yang  sama.  Tujuan  dari  jaringan  komputer  adalah berbagi  sumber  daya.Informasi  dan  data  bergerak  melalui  media  transmisi  jaringan  sehingga  memungkinkan pengguna  jaringan  komputer  dapat  saling  bertukar  dokumen  dan  data,  mencetak  pada  printer  yang  sama  dan bersama  sama  menggunakan  hardware/software  yang  terhubung  dengan  jaringan.  Tiap  komputer,  printer  atau perangkat yang terhubung dengan jaringan disebut node. Sebuah jaringan komputer dapat memiliki dua, puluhan, ribuan atau bahkan jutaan node.

## III. M ETODE P ENELITIAN
Metode  ialah  suatu  kerangka  kerja  untuk  melakukan  suatu  tindakan,  atau  suatu  kerangka  berfikir  menyusun gagasan,  yang  beraturan,  berarah  dan  berkonteks,  yang  patut  (relevant)  dengan  maksud  dan  tujuan.  Secara ringkas, metode ialah suatu sistem berbuat. Karena berupa sistem maka metode merupakan seperangkat unsur- unsur  yang  membentuk  suatu  kesatuan.  (Notohadiprawiro,  2006).  Sebelum  melakukan  penelitian  kita  perlu menentukan  rencana  untuk  memilih  sumber-sumber  dan  jenis  informasi  yang  dipakai  untuk  menjawab pertanyaan  penelitian.  Desain  penelitian  merupakan  kerangka  kerja  untuk  merinci  hubungan-hubungan  antara variabel  dalam  penelitian  dan  merupakan  blue  print  yang  memberi  garis  besar  dari  setiap  prosedur  penelitian mulai dari masalah/pertanyaan penelitian sampai dengan analisis data.

## Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Dalam  menunjang  penelitian  ini  diperlukan  data  untuk  menentukan  pemecahan  masalah  yang ditemukan.Sumber data primer diperoleh dari pengamatan langsung (observasi) dan wawancara, sedangkan data sekunder diperoleh dari dokumen-dokumen yang ada di perusahaan.

## Sumber Data Primer (Wawancara, Observasi)
a. Observasi
Pada saat melakukan pengamatan langsung (observasi) peneliti mengamati setiap kegiatan yang terjadi pada subjek penelitian.Pada penelitian ini, penliti melakukan pengamatan langsung di perusahaan.
b. Wawancara
Wawancara  dilakukan  dengan  cara  melakukan  tanya  jawab  secara  lisan  dengan  orang-orang  yang  terlibat dan  berhubungan  dengan  objek  penelitian.  Peneliti  mengumpulkan  dan  mencari  informasi  dengan  cara melakukan tanya jawab secara lisan dengan pengelola sekretariat perusahaan.

## Sumber Data Sekunder
Data sekunder didapatkan dengan cara mempelajari data yang telah tersedia di perusahaan. Data sekunder yang diperoleh mengenai struktur organisasi, tugas, fungsi, prosedur pengelolaan surat, jurnal surat, dan arsip surat.

## Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Dalam  pembuatan  sistem  informasi,  diperlukan  suatu  metodologi  yang  dapat  digunakan  sebagai  panduan dalam  membangun  sebuah  sistem  yaitu,  metodependekatan  dan  pengembangan  sistem.  Dalam  penelitian  ini peneliti  menggunakan  metode  pendekatan  sistem  berorientasi  objek  dan  untuk  metode  pengembangan  sistem menggunakan metode pengembangan sistem Prototype.

## Metode Pendekatan Sistem
Metode  pendekatan  sistem  yang  digunakan  adalah  pendekatan  sistem  berorientasi  objek.  Metode  pendekatan sistem berorientasi objek adalah suatu strategi pembangunan perangkat lunak yang mengorganisasikan perangkat lunak sebagai kumpulan objek yang berisi data dan operasi yang diberlakukan terhadapnya. Metode pendekatan sistem berorientasi objek merupakan suatu cara bagaimana sistem perangkat lunak dibangun melalui pendekatan
objek  secara  sistematis.  Metode  pendekatan  sistem  berorientasi  objek  didasarkan  pada  penerapan  prinsip  – prinsip  pengelolaan  kompleksitas.  Metode  berorientasi  objek  meliputi  rangkaian  aktivitas  analisis  berorientasi objek, perancangan berorientasi objek, pemrograman berorientasi objek dan pengujian berorientasi objek. (Rosa dan Shalahudin, 2011).

## Metode Pengembangan Sistem
Untuk membangun suatu sistem yang kompleks secara sistematis dan terintegrasi, dibutuhkan metode-metode pembangunan  sistem  agar  dapat  menuntun  pembuat  untuk  menghasilkan  suatu  sistem  standar.  Untuk mengembangkan  suatu  sistem  informasi,  kebanyakan  orang  menggunakan  suatu  metodologi  pengembangan sistem. Prototyping merupakan salah satu metode pengembangan sistem yang banyak digunakan. Dengan metode prototyping  ini  pengembang  dan  pengguna  dapat  saling  berinteraksi  selama  proses  pembuatan  sistem.  Sering terjadi  seorang  pengguna  hanya  mendefinisikan  secara  umum  apa  yang  dikehendakinya  tanpa  menyebutkan secara  detil  output  apa  saja  yang  dibutuhkan,  pemrosesan  dan  data-data  apa  saja  yang  dibutuhkan.  Sebaliknya disisi  pengembang  kurang  memperhatikan  efesiensi  algoritma,  kemampuan  sistem  operasi  dan  interface  yang menghubungkan  manusia  dan  komputer.  Untuk  mengatasi  ketidakserasian  antara  pengguna  dan  pengembang  , maka harus dibutuhakan kerjasama yanga baik diantara keduanya sehingga pengembang akan mengetahui dengan benar  apa  yang  diinginkan  pengguna  dengan  tidak  mengesampingkan  segi-segi  teknis  dan  pengguna  akan mengetahui  proses-proses  dalm  menyelasaikan  sistem  yang  diinginkan.  Dengan  demikian  akan  menghasilkan sistem sesuai dengan jadwal waktu penyelesaian yang telah ditentukan. Kunci agar metode prototype ini berhasil dengan baik adalah dengan mendefinisikan aturan - aturan main pada saat awal, yaitu pengguna dan pengembang harus  setuju  bahwa  prototype  dibangun  untuk  mendefinisikan  kebutuhan.  Prototype  akan  dihilangkan  sebagian atau  seluruhnya  dan  perangkat  lunak  aktual  aktual  direkayasa  dengan  kualitas  dan  implementasi  yang  sudah ditentukan.

## Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Alat bantu analisis dan perancangan yang digunakan untuk memudahkan dalam perancangan sistem informasi ini  adalah  Unified  Modelling  Language  (UML).  UML  didefinisikan  sebagai  solusi  notasi  diagram  untuk mengambarkan artefak pada perancangan sistem berorientasi objek. Dengan UML kita bisa memvisualisasikan, menetapkan, membuat dan mendokumentasikan aplikasi sofware kita. Saat sistem software menjadi lebih besar dan  lebih  kompleks,  kita  perlu  untuk  mengatur  kekompleksan  tersebut  dan  dalam  arti  menyederhanakannya sehingga kita bisa lebih mengertinya. (Dharwiyanti : 2003). Seperti bahasa-bahasa lainnya, UML Mendefinisikan notasi dan syntax/semantik. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan berbagai diagram  piranti  lunak.  Setiap  bentuk  memiliki  makna  tertentu,  dan  UML  syntax  mendefinisikan  bagaimana bentuk-bentuk tersebut dapat dikombinasikan. Diagram-diagram yang terdapat di dalam pemodelan UML adalah sebagai berikut :
1. Diagram Use Case
Diagram  Use  Case  menggambarkan  fungsionalitas  yang  diharapkan  dari  sebuah  sistem.  Yang  ditekankan adalah  “apa”  yang  diperbuat  sistem,  dan  bukan  “bagaimana”.  Sebuah  use  case  merepresentasikan  sebuah interaksi antara aktor dengan sistem.
2. Diagram Aktivitas
Diagram aktivitas menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing  alur  berawal,  decision  yang  mungkin  terjadi,  dan  bagaimana  mereka  berakhir.  Diagram aktivitas juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Diagram aktivitas  merupakan  state  diagram  khusus,  di  mana  sebagian  besar  state  adalah  action  dan  sebagian  besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu, diagram aktivitas tidak menggambarkan behaviour internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses – proses dan jalur-jalur aktivitas dari level atas secara umum.
3. Diagram Sequence
Diagram sequence menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Diagram sequence terdiri atas dimensi  vertikal  (waktu)  dan  dimensi  horizontal  (objek-objek  yang  terkait).  Diagram  sequence  biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebagai respon dari  sebuah  event  untuk  menghasilkan  dan  perubahan  apa  saja  yang  terjadi  secara  internal  dan  output  apa yang dihasilkan.
4. Diagram Kelas
Diagram  kelas  adalah  sebuah  spesifikasi  yang  jika  diinstansiasi  akan  menghasilkan  sebuah  objek  dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Diagram kelas menggambarkan keadaan (atribut/properti)  suatu  sistem,  sekaligus  menawarkan  layanan  untuk  Memanipulasi  keadaan  tersebut (metoda/fungsi).  Diagram  kelas  menggambarkan  struktur  dari  deskripsi  class,  package,  dan  objek  beserta hubungan  satu  sama  lain  seperti  containment,  pewarisan,  asosiasi,  dan  lain-  lain.  Diagram  kelas  memiliki tiga area pokok:
a. Nama (dan stereotype)
b. Atribut
c. Metoda

## Pengujian Software
Pengujian  perangkat  lunak  adalah  proses  pemeriksaan  atau  evaluasi  sistem  atau  komponen  sistem  secara manual atau otomatis untuk memverifikasi apakah sistem memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang dispesifikasikan atau  mengidentifikasi  perbedaan-perbedaan  antara  hasil  yang  diharapkan  dengan  hasil  yang  terjadi  (Hariyanto: 2004). Sasaran pengujian adalah penemuan semaksimum mungkin kesalahan dengan usaha yang dapat dikelola pada  rentang  waktu  realistik.  Pengujian  perangkat  lunak  merupakan  tahap  kritis  dalam  penjaminan  kualitas perangkat  lunak  dan  merupakan  review  menyeluruh  terhadap  spesifikasi  perancangan  dan  pengkodean (Hariyanto: 2004).

## IV. H ASIL
Diagram Usecase
Diagram Aktivitas
Diagram Class
Interface

## V. K ESIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang telah dilaksanakan, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem yang dirancang ini adalah sistem informasi pengelolaan surat secara digital.
2. Implementasi  dari  perancangan  sistem  informasi  ini  dengan  cara  membuat  kode  program  dengan menggunakan bahasa pemrograman. Sehingga menghasilkan sebuah sistem informasi pengelolaan surat.
3. Pengujian  yang  dilakukan  terhadap  setiap  fungsi  sistem  dengan  menggunakan  pengujian  blackbox menunjukkan  hasil  yang  baik.  Karena  setiap  fungsi  yang  dibuat  dapat  digunakan  dengan  baik  dan  sesuai dengan kebutuhan.

## VI. D AFTAR P USTAKA
[1] Amsyah, Dra. Zulkifli, ML.S. (2005). Manajemen Sistem Informasi. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama.
[2]  Fatta,  Hanif  Al.  (2007).  Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Informasi  untuk  Keunggulan  Bersaing  Perusahaan  dan Organisasi Modern. Yogyakarta : C.V ANDI OFFSET.
[3]  Gaol,  Chr.  Jimmy  L.  (2008).  Sistem  Informasi  Manajemen  :  Pemahaman  dan  Aplikasi,  Yogyakarta  :  C.V  ANDI  PT. GRASINDO.
[4]  Hakim, Lukmanul. (2010). Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework CodeIgniter. Lokomedia.Yogyakarta.
[5]  Jogiyanto HM, MBA, Akt. (2005). Analisis dan Desain . Andi. Yogyakarta.
[6]  Nugroho,  Adi  (2010).  Rekayasa  Perangkat  Lunak  Berorientasi  Objek  dengan  Metode  USDP  (Unified  Software Development Process).Penerbit Andi. Yogyakarta.
[7]  Rosa  A.S  dan  M.  Shalahuddin.  2011.  Rekayasa  Perangkat  Lunak  Terstruktur  dan  Berorientasi  Objek.  Modula  2011. Bandung.
[8] Simarmata, Janner (2010). Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta : C.V ANDI OFFSET. ISBN : 978 – 979 – 29 – 1347 – 7.
[9] Yakub. (2012). Pengantar Sistem Informasi Ed.I.Graha Ilmu. Yogyakarta. ISBN: 978-979-756-807-8.