## Pengendalian Hak Akses pada Electronic Document and Records
Management System di Kementerian Kelautan dan Perikanan

## Republik Indonesia
Naila Rahma 1*) , Nina Mayesti 2
1 Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Indonesia
* ) Korespondensi: nailarahma@gmail.com

## Abstract
This  paper  discusses  the  Electronic  Document  and  Records  Management  System  (EDRMS)  implemented  by Indonesia’s  Ministry  of  Marine  Affairs  and  Fisheries  (KKP).  KKP  has  implemented  an  EDRMS  since  2012  to support the management of KKP’s electronic records. This study focuses on how KKP controls the access towards their electronic records through SIKap, the EDRMS software, as a means to control the security of the system. The aim of this research is to find out whether SIKap follows the EDRMS requirements set by the International Council of  Archives  (ICA)  when  applying  its  policies  regarding  the  security  of  its  electronic  records,  and  if  so,  how  it  is implemented. Data were collected through participant observation, based on ICA’s EDRMS requirements regarding access  and  security  control,  i.e.  requirements  number  91  to  107.  Complementary  data  were  collected  through interviews with the archivists. The findings show that SIKap were used to applies KKP policies regarding archival access and security control in the system, which is controlled by the admin. Out of 17 requirements, 13 requirements are  fulfilled  by  SIKap  though  some  are  customized  to  be  aligned  with  KKP’s  records  management  needs.  The security  and  access  to  electronic  records  are  controlled  by  the  admin  through  applying  security  levels  in  both electronic  records  and system  users,  to ensure  users  are  only able  to  access  records  whose  access  are  granted  to them.

## Keywords: access control; EDRMS; electronic records; hybrid record management; system security

## Abstrak
Artikel ini membahas Electronic Document and Records Management System (EDRMS) di Kementerian Kelautan dan  Perikanan  (KKP)  Republik  Indonesia.  KKP  telah  mengimplementasikan  EDRMS  bernama  Sistem  Kearsipan (SIKap)  sejak  tahun  2012,  untuk  menunjang  pengelolaan  rekod  elektronik.  Fokus  pembahasan  artikel  ini adalah bagaimana  KKP  mengendalikan  akses  terhadap  rekod  elektronik  di  SIKap,  dalam  rangka  menjaga  keamanan sistem.  Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengidentifikasi  persyaratan  EDRMS  dari International  Council  of Archives (ICA)  yang  dipenuhi  oleh  SIKap  terkait  keamanan  rekod  elektronik  dalam  sistem,  serta  bagaimana  hal tersebut  diimplementasikan.  Data  didapatkan  melalui  observasi  partisipatif  yang  dilakukan  berdasarkan persyaratan  fungsional  EDRMS  yang  ditetapkan  ICA  terkait  dengan  pengendalian  akses  dan  keamanan  dalam sistem,  yaitu  persyaratan  nomor  91  hingga  107.  Data  pelengkap  didapatkan  melalui  wawancara  yang  dilakukan dengan  arsiparis.  Hasil  temuan  penelitian  menunjukkan  bahwa  SIKap  mengaplikasikan  kebijakan  terkait  dengan pengendalian  akses  dan  keamanan  pada  rekod  elektronik  dalam  sistem,  yang  dikontrol  oleh  admin.  Dari  17 persyaratan yang ditetapkan,  13 persyaratan dipenuhi oleh SIKap, meskipun perlu dilakukan penyesuaian terlebih dahulu agar dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan rekod di KKP. Akses dan keamanan pada rekod elektronik di SIKap dikendalikan oleh admin dengan cara mengaplikasikan lapisan keamanan ke masing-masing rekod elektronik dan  pengguna  sistem,  untuk  memastikan  pengguna  hanya  dapat  mengakses  rekod  yang  dibuka  aksesnya  untuk mereka.

## Kata kunci: pengendalian akses; EDRMS; rekod elektronik; pengelolaan rekod hibrid; keamanan dalam sistem

## 1. Pendahuluan
Pengelolaan  arsip  merupakan  kegiatan  penting  dalam  berjalannya  setiap  organisasi  karena  tanpa arsip  dikhawatirkan  tidak  ada  bukti  eksistensi  sebuah  organisasi  maupun  kegiatan-kegiatan  yang  telah, sedang,  ataupun  akan  dilakukan.  Selain  itu  perkembangan  teknologi  yang  begitu  pesat  memungkinkan

## 34
kegiatan  kearsipan  dapat  dilakukan  secara  lebih  efektif  dan  efisien  karena  adanya  bantuan  teknologi tersebut.  Dalam  kegiatan  kearsipan,  peran  teknologi  tersebut  dapat  diupayakan  semaksimal  mungkin hingga  seluruh  kegiatan  menggunakan  teknologi.  Mulai  dari  penciptaan,  pengelolaan,  penggunaan, preservasi, retensi, penyusutan, retensi, dan pemusnahan.
Pada  tahun  1999  mulai  dikembangkan  perangkat  lunak  yang  dikenal  dengan  sebutan Electronic Document and Record Management System (EDRMS) yaitu sistem pengelolaan dokumen dan rekod arsip dinamis  elektronik.  Sebagai  perangkat  lunak  yang  memang  dikhususkan  untuk  membantu  kegiatan kearsipan,  maka  pada  dasarnya  sebuah  EDRMS  mengotomasi  seluruh  kegiatan  kearsipan  seperti penciptaan,  pengelolaan,  pemanfaatan,  hingga  penyusutan  atau  pemusnahan.  Ada  berbagai  macam manfaat  implementasi  EDRMS  bagi  organisasi  seperti  misalnya  untuk  kebutuhan  manajemen  informasi dalam  jumlah  besar,  penyimpanan,  indeks,  pencarian,  dan  temu  kembali  rekod  dan  arsip  elektronik. EDRMS juga membantu organisasi dalam  memastikan autentisitas rekod dan arsip digital yang dikelola, hingga  untuk  membantu  mengontrol  jadwal  retensi  dan  melakukan  penilaian  maupun  pemusnahan terhadap rekod dan arsip elektronik.
Kementerian  Kelautan  dan  Perikanan  (selanjutnya  disebut  KKP),  merupakan  salah  satu  lembaga pemerintah  Republik  Indonesia  yang  sudah  mengimplementasikan  pemanfaatan  tekonologi  informasi dalam  kegiatan  pengarsipannya  sehari-hari.  Implementasi  ini  dimulai  secara  perlahan  pada  tahun  2005. Seiring  dengan  penggunaannya,  perkembangan  terus  dilakukan  terhadap  sistem  tersebut  atas  dasar kendala  yang  ditemukan,  perkembangan  teknologi  informasi,  dan  juga  adanya  peraturan  baru.  Baru kemudian  pada  tahun  2011,  terbit  Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  (ANRI)  yang mendorong organisasi dan lembaga pemerintahan untuk mengelola arsip elektronik.
Setelah melewati pengembangan dan pergantian sistem beberapa kali, unit kearsipan I KKP—yang terletak  di  Subbagian  Persuratan  dan  Kearsipan  KKP—menggunakan  EDRMS  yang  dikembangkannya sendiri  dengan  nama  SIKap  (Sistem  Informasi  Kearsipan).  SIKap  merupakan  sistem  yang  dikhususkan untuk membantu pengelolaan arsip KKP. Arsip yang dimaksud disini juga tidak hanya terbatas pada arsip statis  saja,  tetapi  juga  meliputi  arsip  dinamis.  Saat  pertama  kali  digunakan  di  tahun  2012  SIKap merupakan aplikasi yang harus di install di masing-masing perangkat keras, dan datanya tidak terintegrasi. Baru pada tahun 2014  SIKap  dikembangkan  dan  menjadi aplikasi berbasis jaringan sehingga  pertukaran data dapat dilakukan secara lebih mudah.
Pengelolaan  rekod  yang  dilakukan  secara  elektronik  dan  berbasis  jaringan  ini  tentu  saja mempengaruhi  banyak  aspek  dalam  pengelolaan  rekod  elektronik,  salah  satunya  adalah  hak  akses  pada rekod.  Isu terkait  dengan  hak  akses  disinggung  dalam  beberapa  poin  di  kode  etik  yang  diterbitkan  ICA (1996),  yang  secara  garis  besar  mengharuskan  arsiparis  untuk  memberikan  akses  pada  rekod  kepada pihak  yang  memiliki  hak  dan  wewenang  kepada  rekod  tersebut,  dan  turut  menghargai  privasi  yang dimiliki  setiap  rekod  untuk  melindungi  informasi  yang  dikandungnya  dari  pihak  yang  tidak  berwenang. Smallwood  (2013)  menjelaskan  bahwa  dalam  implementasi  EDRMS,  hak  akses  dan  keamanan  pada rekod  elektronik  merupakan  salah  satu  aspek  penting  yang  harus  diperhatikan.  Organisasi  pengguna
EDRMS harus menetapkan kebijakan berkaitan dengan hak akses dan keamanan tersebut untuk kemudian diimplementasikan,  dimonitor,  dan  dievaluasi  secara  rutin.  Hal  tersebut  dilakukan  agar  dapat diaplikasikan  dalam  EDRMS  agar  rekod  elektronik  dapat  terus  menunjang  kegiatan  organisasi  dengan resiko  seminimal  mungkin,  karena  terlindungnya  informasi  yang  sifatnya  penting  dan  rahasia  bagi kelangsungan kegiatan organisasi.
Hal  serupa  juga  dijelaskan  oleh  Imine,  Lounis,  dan  Bouabdallah  (2018)  yang  mengatakan  bahwa pengendalian  akses  merupakan  kegiatan  yang  melibatkan  banyak  mekanisme  untuk  memastikan  bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses data tertentu. Penting untuk diingat bahwa topik pengendalian  akses  tidak  hanya  meliputi  pemberian  hak  akses  dan  pengawasan  penggunaan  hak  akses tersebut  saja.  Diantara  yang  perlu  diatur  dalam  pengendalian  hak  akses  adalah  pencabutan  hak  akses tersebut dari pengguna sistem yang dianggap sudah tidak lagi berhak untuk mengakses data tertentu.
Dalam  pengaturan  hak  akses  rekod  non  elektronik,  arsiparis  terlibat  secara  langsung  dalam kegiatan  peggunaannya.  Hal  ini  dikarenakan  pada  umumnya  rekod  non  elektronik  disimpan  di  ruangan khusus, yang hanya dapat diakses oleh arsiparis atau unit kerja pencipta/penanggungjawab rekod tersebut. Apabila  ada  yang  membutuhkan,  maka  harus  melalui  arsiparis  atau  unit  kerja  yang  bertanggungjawab terlebih  dahulu.  Karena  dalam  kasus  rekod  elektronik  penyimpanannya  berada  dalam  server  sistem tersebut,  maka  sistem  tersebut  lah  yang  harus  dapat  mengontrol  akses  pada  setiap  rekod  elektronik  agar tidak diakses oleh pengguna yang tidak berwenang.
Berdasarkan  latar  belakang  di  atas,  masalah  dalam  artikel  ini  adalah  bagaimana  KKP mengendalikan akses pada rekod elektronik yang dikelola dalam SIKap. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk  mencari  tahu  apakah  SIKap  menetapkan  kebijakan  dalam  terkait  dengan  keamanan  rekod elektronik,  dan  bagaimana  kebijakan  tersebut  diimplementasikan.  Dalam  artikel  ini  akan  diidentifikasi dan dideskripsikan bagaimana SIKap mengatur hak akses pada rekod elektronik yang dikelolanya.

## 2. Metode Penelitian
Penelitian  ini  dilakukan  secara  kualitatif  dengan  menggunakan  pendekatan  studi  kasus.  Creswell (2014)  menjelaskan  metode  studi  kasus  dengan  mengutip  Stake  (1995)  dan  Yin  (2009,  2012)  yang mendeskripsikan  metode  studi  kasus  sebagai  metode  penelitian  dimana  peneliti  melakukan  analisis masalah  tertentu  secara  mendalam.  Salah  satu  karakteristik  metode  studi  kasus  yang  membedakannya dengan metode penelitian lainnya adalah terikatnya penelitian yang dilakukan dengan waktu dan kegiatan tertentu.  Data  yang  didapatkan  peneliti  pada  suatu  kegiatan  dari  jangka  waktu  tertentu,  sangat mempengaruhi hasil analisis dan pemecahan masalah penelitian nantinya.
Penelitian  dilakukan  di  unit  kerja  Subbagian  Persuratan  dan  Kearsipan  KKP,  pada  Maret  hingga April  2019.  Untuk  mendapatkan  data,  dilakukan  wawancara  semi-terstandarisasi  dan  observasi partisipatif. Wawancara dilakukan dengan tiga orang informan yaitu Dede Abdurahman dan Ester Triuma Ida selaku arsiparis ahli, dan Andetta Yulnanda selaku Kepala Subbidang Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi dari Pusat, Statistik dan Informasi (PUSDATIN) KKP. Sedangkan objek yang diobservasi ialah

## 36
SIKap  selaku  EDRMS  yang  digunakan  KKP  untuk  mengelola  rekod  elektronik,  dengan  mengacu  pada persyaratan  EDRMS  yang  diterbitkan  ICA  mengenai Principles  and  Functional  Requirements  for Records in Electronic Office Environments .
Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments merupakan panduan  hasil  proyek  ICA  dengan  lembaga  kearsipan  beberapa  negara  lain  yang  bertujuan  untuk menetapkan prinsip dan persyaratan global untuk EDRMS. Prinsip dan persyaratan yang ditetapkan ICA memiliki dasar ISO 15489  yang  membahas mengenai  manajemen rekod.  Tujuan  yang  ingin  dicapai  dari adanya  proyek  dan  panduan  ini  adalah  agar  dalam  mengembangkan  EDRMS,  lembaga  negara  maupun swasta dapat  mengacu  pada  panduan yang telah  diciptakan agar ada keseragaman  dalam sistem. Dengan digunakannya  sistem  yang  seragam,  maka  lembaga  pengguna  tidak  hanya  menjadi  lebih  efektif  dan efisien  dalam  melakukan  kegiatan  kearsipannya,  tetapi  juga  lebih  fleksibel  terhadap  perkembangan teknologi dan EDRMS.
Panduan tersebut terbagi dalam tiga modul. Modul pertama membahas prinsip-prinsip dasar dalam pengelolaan  rekod  elektronik,  untuk  memberikan  konteks  bagi  pengguna  panduan.  Modul  kedua  fokus pada  persyaratan  yang  diberikan  untuk  EDRMS.  Terdapat  275  persyaratan  yang  dibagi  kedalam  empat kategori    persyaratan  berdasarkan  kegiatan  yang  dilakukan.  Empat  kategori  persyaratan  tersebut  adalah create , maintain , disseminate ,  dan administer .  Terakhir  adalah  modul  ketiga,  yang  dikhususkan  bagi organisasi  yang  ingin  mengintegrasikan  kegiatan  pengelolaan  rekod  elektroniknya  kedalam  perangkat lunak yang digunakan untuk mencatat transaksi bisnis dalam organisasi.
Penelitian  artikel  ini  akan  banyak  bergantung  pada  modul  kedua,  sebagai  panduan  dasar  peneliti dalam  melakukan  observasi.  Agar  penelitian  terfokus,  maka  peneliti  memutuskan  untuk  fokus  pada persyaratan  dari  kategori maintain .  Dalam  setiap  kategori,  ICA  masih  membagi  persyaratan  yang  ada kedalam beberapa  kelompok.  Peneliti telah  memilah  persyaratan  yang ada  dalam  kategori maintain ,  dan menemukan bahwa ada tiga kelompok yang membahas mengenai hak akses pada rekod elektronik dalam sistem.
Kelompok  pertama  ialah  kelompok  pengendalian  akses,  yang  terdiri  dari  satu  persyaratan  yaitu persyaratan nomor 91. Berikutnya adalah persyaratan kelompok penerapan pengendalian keamanan, yang terdiri  dari  empat  persyaratan  yaitu  persyaratan  nomor  92  hingga  95.  Ketiga  adalah  persyaratan  dalam kelompok  penerapan  tingkat  keamanan,  yang  terdiri  dari  enam  persyaratan  yaitu  persyaratan  nomor  96 hingga  101.  Kelompok  persyaratan  terakhir  adalah  kelompok  eksekusi  pengendalian  keamanan. Kelompok ini terdiri dari enam persyaratan, yaitu persyaratan nomor 102 hingga 107. Secara keseluruhan, penelitian ini akan membahas temuan di EDRMS KKP berdasarkan 11 persyaratan tersebut.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Seluruh  kegiatan  kearsipan  Kementerian  Kelautan  dan  Perikanan,  dipusatkan  di  Subbagian Persuratan dan Kearsipan. Hal ini disebabkan Subbagian Persuratan dan Kearsipan sebagai unit kearsipan I memiliki tanggung jawab untuk memonitor seluruh kegiatan kearsipan yang berlangsung di KKP. Untuk
menunjang  tanggung  jawab  tersebut,  maka  Subbagian  Persuratan  dan  Kearsipan  memiliki  wewenang untuk  membuat  kebijakan  dan  aturan  terkait  dengan  kegiatan  kearsipan  yang  berlangsung  di  KKP. Sebagai lembaga  pemerintah,  kebijakan  tersebut  disusun atas dasar peraturan  yang  telah  ditetapkan  oleh ANRI,  dan  juga  bekerja  sama  dengan  pejabat  eselon  I  dan  II  kearsipan  untuk  memastikan  bahwa kebijakan  yang  ditetapkan  akan  sesuai  dengan  hukum  undang-undang  yang  ada  dan  juga  sesuai  dengan kebutuhan dan kegiatan yang ada di KKP.
Kebijakan  yang  diberlakukan antara  rekod  dengan  arsip  tentu  saja  berbeda.  Untuk  rekod  karena merupakan arsip dinamis dan penggunaannya oleh unit kerja yang terkait cukup tinggi, maka disimpan di unit  kerja  tersebut  masing-masing.  Di  unit  kerja,  rekod-rekod  tersebut  disimpan  dan  dikelola  oleh arsiparis unit kearsipan II atau UPT yang mengatasi unit kerja tersebut. Saat frekuensi penggunaan masih tinggi, penyimpanan dan  pengelolaan  dilakukan di  masing-masing  unit  kerja  untuk  mempermudah akses apabila dibutuhkan. Adanya kebijakan ini juga memperjelas siapa penanggungjawab dari masing-masing rekod.  Indentifikasi  ini  penting  untuk  menjaga  keamanan  informasi  yang  terkandung  di  dalamnya  dan memastikan bahwa informasi tersebut tidak akan jatuh ke pihak yang tidak berwenang.
Saat  frekuensi  penggunaan  rekod  sudah  turun,  baru  kemudian  akan  diserahkan  ke  Subbagian Persuratan  dan  Kearsipan.  Selain  rekod  yang  tingkat  penggunaannya  menurun,  rekod  yang  telah  habis retensinya  namun  diberikan  status  permanen  karena  nilai  guna  yang  dikandungnya,  juga  diserahkan kepada Subbagian Persuratan dan Kearsipan untuk dikelola sebagai arsip statis. Sebagai unit kearsipan I, Subbagian  Persuratan  dan  Kearsipan  difasilitasi  ruang  arsip  sebagai  tempat  penyimpanan  seluruh  rekod dan  arsip  yang  diserahkan  oleh  unit  kerja  II  dan/atau  UPT  yang  hanya  boleh  diakses  oleh  arsiparis Subbagian  Persuratan  dan  Kearsipan.  Saat  rekod  dan  arsip  diserahkan  untuk  disimpan  di  ruang  arsip, maka tanggung jawab  dari rekod  dan arsip tersebut juga  diserahkan pada arsiparis Subbagian Persuratan dan  Kearsipan.  Tanpa  terkecuali,  pengendalian  hak  akses  dari  masing-masing  rekod  dan  arsip  tersebut juga menjadi tanggung jawab arsiparis Subbagian Persuratan dan Kearsipan.
Kebijakan  yang  ditetapkan  Subbagian  Persuratan  dan  Kearsipan  ialah  untuk  mengakses  rekod dan/atau arsip dibutuhkan bukti otorisasi dari pejabat unit kerja yang meminta akses pada rekod tersebut. Apabila sebuah  unit  kerja  membutuhkan  rekod  yang  diciptakan/menjadi  tanggung  jawab  unit  kerja  lain, maka  dibutuhkan  juga  otorisasi  dari  pejabat  unit  kerja  yang  menciptakan/bertanggung  jawab  atas rekod yang diminta.
Pada  tahun  2012,  KKP  mulai  mengimplementasikan  adanya  EDRMS  untuk  memulai  transisi  ke pengelolaan  rekod  secara  elektronik.  Sistem  pertama  yang  digunakan  ialah  SIKap,  yang diimplementasikan  dengan  harapan  dapat  meningkatkan  efektifitas  dan  juga  kualitas  hasil  pekerjaan. Seiring  dengan  berjalannya  waktu,  perkembangan  teknologi,  dan  respon  yang  didapat  dari  penggunaan SIKap,  maka  untuk  kegiatan  persuratan  dan  kearsipan  KKP  menciptakan  dua  sistem  baru  lagi  yaitu SIMPeL di tahun 2013, dan SIDoeL di tahun 2016. Meskipun  waktu  menciptakan ketiga sistem tersebut berbeda, namun  kronologis penciptaan tidak  merepresentasikan alur  proses pengelolaan surat dan rekod. Hal  ini  disebabkan  intensi  awal  sistem-sistem  tersebut  diciptakan  adalah  untuk  mengotomasi  kegiatan
38
tertentu,  bukan  untuk  mengotomasi  kegiatan  secara  keseluruhan  dalam  tahapan  yang  kronologis.  Alur pemanfaatan sistem berdasarkan proses kegiatan persuratan dan kearsipan dimulai dari SIMPeL, SIDoeL, dan diakhiri dengan SIKap.
Pertama adalah SIMPeL, yang dikembangkan sejak tahun 2013. SIMPeL merupakan singkatan dari Sistem  Informasi  dan  Manajemen  Persuratan  Elektronik.  Sesuai  dengan  namanya,  SIMPeL  ini  memiliki fungsi yang cukup spesifik yaitu untuk mengelola persuratan KKP. SIMPeL tidak hanya digunakan untuk surat  masuk  maupun  surat  keluar  saja,  tetapi  merupakan  alat  bantu  untuk  mencatat  seluruh  persuratan yang  masuk  dan  keluar  dari  KKP.  Setelah  surat  dikelola,  maka  akan  didisposisikan  dan  pengelolaannya berlanjut ke Sistem Informasi Disposisi Elektronik, yang biasa dikenal dengan nama SIDoeL.
Diciptakan  pada  tahun  2016,  SIDoeL  merupakan  sistem  yang  diciptakan  untuk  menjembatani proses dan kegiatan  yang  dilakukan  di  SIMPeL  dengan  SIKap. Kegiatan  yang  dilakukan  dalam  SIDoeL adalah distribusi surat dari petugas persuratan ke unit kerja, untuk membantu pelacakan tindak lanjut dari masing-masing  surat.  Setelah  proses  di  SIDoeL  selesai,  maka  rekod  disimpan  di  Sistem  Informasi Kearsipan, yang biasa disebut sebagai SIKap.
SIKap  sendiri  telah  diciptakan  dan  digunakan  sejak  tahun  2012,  namun  setelah  dilakukan pengembangan di tahun 2014 baru SIKap menjadi sebuah sistem yang berbasis jaringan internet. Sebagai sistem  yang  memfasilitasi  pengelolaan  arsip  dinamis  dan  statis,  maka  SIKap  memiliki  fitur-fitur tambahan untuk melengkapi kegiatan kearsipan seperti misalnya pencatatan metadata arsip, kontrol masa retensi,  melayani  temu  kembali  dan  penggunaan  arsip,  hingga  membantu  arsiparis  dalam  melakukan penyusutan dan  pemusnahan arsip.  Fitur-fitur tersebut tidak tersedia  dalam  SIMPeL  dan SIDoeL  karena seperti yang telah dibahas sebelumnya, penggunaan SIMPeL lebih dikhususkan pada fungsi penangkapan dan penciptaan arsip berbentuk surat, sedangkan SIDoeL lebih dikhususkan pada fungsi disposisi.
Bersamaan  dengan  diimplementasikannya  EDRMS  tersebut  sejak  tahun  2012,  maka  tentu  saja banyak  kebijakan  berkaitan  dengan  kegiatan  persuratan  dan  kearsipan  yang  diubah  untuk  disesuaikan dengan  keadaan  Subbagian  Persuratan  dan  Kearsipan  yang  kegiatannya  sudah  lebih  banyak  terotomasi memanfaatkan  teknologi.  Meskipun  kebijakan  dasar  dari  kegiatan  persuratan  dan  kearsipan  itu  sendiri tidak diubah secara drastis, namun yang berubah ialah cara kebijakan tersebut diimplementasikan.
Salah satu  diantara aspek  dari kebijakan  yang implementasinya berubah, ialah kebijakan berkaitan dengan  hak  akses  pada  rekod  elektronik.  Terjadinya  perubahan  implementasi  kebijakan  mengenai  hak akses  pada rekod  elektronik  ini  dipengaruhi  oleh  tidak  adanya  ruangan  yang  bisa  dikontrol  dan  diawasi oleh arsiparis  secara  langsung.  Berhubung  kegiatan  kearsipan  tidak  lagi  dilakukan  secara  manual,  maka tidak mungkin bagi arsiparis untuk  menjaga rekod elektronik tersebut secara  manual karena tidak  wujud fisik dari rekod-rekod tersebut. Oleh karena itu, pengendalian hak akses rekod elektronik harus dilakukan secara digital juga, mengandalkan sistem yang digunakan.
Dalam  persyaratan  yang  diterbitkan  ICA  (2008),  terdapat  17  persyaratan  berkaitan  dengan  hak akses pada rekod  elektronik untuk  dipenuhi EDRMS  yang  dibagi  kedalam empat  kelompok  persyaratan. Empat  kelompok tersebut  terdiri  dari  pengendalian akses, penetapan  pengendalian  keamanan,  penerapan
tingkat  keamanan,  dan  penerapan  tingkat  keamanan.  Penyajian  data  observasi  dan  hasil  analisis  akan dikelompokkan berdasarkan tiga kelompok tersebut.

## Pengendalian Akses
Kelompok  persyaratan pertama adalah pengendalian akses, yang terdiri dari satu  persyaratan yaitu persyaratan  nomor  91.  Yang  dimaksud  dengan  pengendalian  akses  dalam  kelompok  persyaratan  ini adalah  adanya  penerapan Role  Based  Access  Control (RBAC)  untuk  memberikan  batasan  pada  fungsi- fungsi tertentu bagi setiap pengguna sistem. RBAC sendiri merupakan mekanisme otorisasi dalam sistem perangkat lunak yang memberikan relasi antara peran pengguna, dengan hak akses kepada objek yang ada dalam sistem. Berikut ini adalah persyaratan nomor 91:
Tabel 1 Persyaratan kelompok pengendalian akses
Nomor Persyaratan (V/X) 91 Membatasi  akses  fungsi  sistem  bergantung  pada  peran  pengguna  dan  kontrol  admin sistem. V
Dari persyaratan tersebut,  dapat  dilihat bahwa  dalam EDRMS  pengguna diberikan  peran berbeda- beda. Dalam SIKap persyaratan ini dipenuhi dengan adanya beberapa peran pengguna yaitu super admin, admin,  arsiparis,  dan  pegawai  fungsional  umum.  Peran-peran  ini  diadakan  untuk  membantu  melakukan kontrol terhadap akses pada fitur sistem maupun pada dokumen dan rekod elektronik.
Peran  yang  memiliki  hak  akses tertinggi  adalah  super  admin  yang  terdiri  dari  satu  orang  pegawai Pusdatin  dan  satu  orang  arsiparis  ahli  dari  Subbagian  Persuratan  dan  Kearsipan,  dan  kemudian  diikuti oleh peran admin yang terdiri dari pejabat eselon II, III, dan IV kearsipan dari masing-masing unit kerja. Penetapan peran admin ini juga sesuai dengan pernyataan Ellis (2008) yang mengatakan bahwa pengguna yang  dalam  sistem  diberikan  kewenangan  untuk  mengubah  hak  akses  pengguna  lainnya  baiknya merupakan pemimpin unit kerja.
Perbedaan  antara  peran  admin  dengan  super  admin  adalah  peran  admin  dapat  mengatur  akses pengguna  yang  secara  struktural  memiliki  jabatan  dibawah  masing-masing  admin  tersebut  saja, sedangkan peran super admin dapat  mengatur akses seluruh pengguna, termasuk akses para admin. Pada praktiknya, pembedaan antara peran super admin dengan admin diadakan agar akses pengguna non admin dapat diatur langsung oleh admin yang secara struktural bertanggungjawab atas pengguna non admin dari masing-masing unit kerja, sementara peran super admin mengatur akses dari masing-masing admin.
Tidak hanya peran admin dan super admin yang diberikan hak akses  fungsi berbeda dari pengguna sistem  lainnya,  antara  peran  arsiparis  dan  pegawai  fungsional  juga  diberikan  batasan  yang  berbeda. Arsiparis diberikan akses pada fungsi input rekod ke dalam SIKap, sedangkan pegawai fungsional hanya dapat mengakses rekod elektronik  yang  dimana  mereka diberikan akses saja. Pembatasan  peran  pegawai fungsional  untuk  menginput  rekod  meliputi  kemampuan  mereka  untuk  menginput  rekod  yang  berkaitan dengan unit kerja asal mereka. Kebijakan ini ditetapkan agar penginputan dilakukan secara terfokus oleh arsiparis saja, untuk mempermudah pertanggungjawaban.
40
Dipenuhinya persyaratan nomor 91 ini juga sesuai dengan penjelasan Bantin (2008) dalam bukunya Understanding  Data  and  Information  Systems  for  Recordkeeping yang  mengatakan  bahwa  cara  paling mudah  untuk  membatasi  hak  akses  adalah  dengan  mengaplikasikan  tingkatan  keamanan  kepada  rekod elektronik berdasarkan pengguna sistem. Meskipun dalam SIKap pembatasan yang diterapkan didasarkan atas  unit  kerja,  namun  hasil  yang  dicapai  dari  pembatasan  tersebut  sama  dengan  pencapaian  apabila pembatasan yang dilakukan sesuai dengan tingkatan yang dimaksud Bantin (2008).

## Penerapan Pengendalian Keamanan
Berikutnya  adalah  kelompok  persyaratan  penetapan  pengendalian  keamanan.  Kelompok  ini memiliki empat  persyaratan  yaitu  persyaratan  nomor  92  hingga  95.  Berikut  ini  adalah  persyaratan  yang terkandung dalam kelompok penerapan pengendalian keamanan:
Tabel 2 Persyaratan kelompok penerapan pengendalian keamanan
Nomor Persyaratan (V/X) 92 Hanya  izinkan  admin  sistem  untuk  membuat  profil  pengguna  dan  mengalokasikan pengguna ke grup. V 93 Hanya  izinkan  admin  sistem  untuk  memberikan  batasan akses  pada  rekod,  agregasi, dan metadata kepada pengguna atau grup pengguna tertentu. V 94 Hanya izinkan admin sistem untuk mengubah kategori keamanan rekod. V 95 Hanya  izinkan  admin  sistem  untuk  melakukan  perubahan  atribut  keamanan  pada pengguna atau grup pengguna tertentu (seperti hak akses dan tingkat keamanan). V
Empat  persyaratan  yang  ada  dalam  kelompok  persyaratan  penerapan  pengendalian  keamanan dipenuhi  seluruhnya  oleh  SIKap.  Persyaratan  nomor  92  mengharuskan  EDRMS  untuk  memberikan kewenangan  bagi  admin  untuk  membuatkan  dan  menghapus  profil  pengguna  dalam  sistem.  Baru  pada persyaratan  nomor  93,  pembahasan  mulai  membahas  mengenai  pengendalian  akses  pada  rekod elektronik.  Pada  persyaratan  nomor  93  admin  EDRMS  diharuskan  memiliki  kemampuan  untuk memberikan  batasan  akses  menuju  rekod  elektronik  tertentu  kepada  pengguna  yang  memiliki  peran  dan asal unit kerja berbeda.
Pengendalian akses pada rekod tidak hanya dibatasi oleh peran yang dimiliki pengguna saja, tetapi juga oleh asal unit  kerja  pengguna. Untuk  menjaga  keamanan  dari informasi  yang terkandung agar tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang, maka seorang pengguna hanya diberikan akses kepada rekod  elektronik  yang  diciptakan  dan/atau  diperuntukkan  unit  kerja  asalnya  saja.  Karena  setiap  rekod elektronik  diasosiasikan  kepada  setidaknya  satu  agregasi,  maka  pengendalian  akses  kepada  rekod dilakukan  langsung  kepada  setiap  agregasi  agar  dapat  dilakukan  secara  mudah.  Meskipun  begitu,  tidak menutup  kemungkinan  bagi  admin  untuk  mengubah  batasan  akses  bagi  rekod-rekod  tertentu  secara individu,  sesuai  dengan  apa  yang  disebutkan  dalam  persyaratan  nomor  94.  Pentingnya  persyaratan  ini untuk dipenuhi adalah untuk menghadapi kemungkinan adanya rekod tertentu yang dibutuhkan oleh unit kerja lain selain unit kerja pencipta.
Untuk  memberikan  contoh  bagi  implementasi  persyaratan  nomor  94,  maka  akan  digunakan  unit kerja  hubungan  masyarakat  dengan  unit  kerja  keuangan.  Pada  dasarnya,  pengguna  SIKap  yang  berasal dari unit kerja hubungan masyarakat hanya diberikan akses kepada rekod elektronik yang diciptakan oleh unit  kerja  hubungan  masyarakat  saja.  Hal  tersebut  tidak  menutup  kemungkinan  bahwa  unit  kerja hubungan  masyarakat  dapat  membutuhkan  rekod  milik  unit  kerja  keuangan  pada  suatu  saat,  karena adanya  informasi  yang  terkandung  dalam  rekod  tersebut  yang  dibutuhkan  unit  kerja  hubungan masyarakat. Saat ada kebutuhan seperti itu lah unit kerja hubungan masyarakat dapat mengajukan kepada super  admin  untuk  diberikan  akses  kepada  rekod  yang  dibutuhkan  tersebut,  dengan  adanya  persetujuan dari  unit  kerja  keuangan.  Pengubahan  batasan  akses  pada  rekod  elektronik  secara  individu,  hanya  akan mengubah hak akses pada rekod elektronik itu saja tanpa akan mempengaruhi batasan akses bagi agregasi dimana rekod itu berada.
Implementasi persyaratan nomor 92 hingga 94 ini sesuai dengan kapabilitas kunci yang ditetapkan HP  Software  Big  Data  (2015)  terkait  dengan  skema  keamanan  dan  akses.  Disebutkan  bahwa  EDRMS yang baik harus mengimplementasikan sebuah skema keamanan dan akses, agar seluruh pihak yang rekod elektroniknya  dikelola  dalam  EDRMS  tersebut  merasa  data  informasinya  aman  dan  terlindungi.  Hal tersebut  diimplementasikan  melalui  adanya  hak  akses  yang  ditetapkan  pada  setiap  pengguna  dalam sistem,  dimana  pengguna  dengan  peran  tinggi  yang  dapat  menentukan  sejauh  mana  hak  akses  yang dimiliki  oleh  setiap  pengguna  ke  setiap  rekod  elektronik  yang  ada  dalam  sistem.  Seperti  yang  telah dijelaskan sebelumnya,  hal  tersebut  dipenuhi  dalam  SIKap  dengan  adanya  super  admin  dan  admin  yang mengatur hak akses setiap pengguna SIKap.
Dalam  SIKap,  seluruh  perubahan  yang  dibuat  terkait  dengan  hak  akses  pengguna  kepada  fitur sistem  maupun  akses  kepada  rekod  hanya  dapat  dilakukan  oleh  admin  sistem.  Hal  ini  seusai  dengan persyaratan  nomor  95,  yang  mengharuskan  EDRMS  untuk  hanya  memberikan  kewenangan  tersebut kepada  admin.  Karena  kebetulan  ada  dua  peran  admin  yang  diimplementasikan  di  SIKap,  maka  peran admin  kewenangannya  sebatas  untuk  mengatur  hak  akses  pengguna  non  admin  kepada  fitur  yang disediakan,  sementara  super  admin  dapat  mengatur  hak  akses  pengguna  admin  maupun  non  admin, kepada fitur dalam sistem dan juga kepada rekod elektronik.

## Penerapan Tingkat Keamanan
Selain  penerapan  RBAC  di  persyaratan  nomor  91,  kelompok  persyaratan  penerapan  tingkat keamanan juga  masih  terkait  dengan  adanya  RBAC  di  EDRMS.  Selain  itu,  ICA  juga  meminta  EDRMS untuk menerapkan Attribute Based Access Control (ABAC) terutapa pada persyaratan nomor 96. Berikut ini adalah persyaratan nomor 96 hingga 97:
Tabel 3 Persyaratan kelompok penerapan tingkat keamanan (1)
Nomor  Persyaratan (V/X) 96 Hanya izinkan admin sistem untuk memberikan atribut pada pengguna untuk mengatur keamanan dalam sistem. Atribut yang dimaksud mencakup: • melarang akses ke EDRMS tanpa adanya otentikasi dari sistem; V
• membatasi akses pengguna ke rekod atau agregasi tertentu; • membatasi akses pengguna pada fitur tertentu (misalnya membaca, memperbaharui, dan/atau menghapus rekod atau metadata tertentu); • membatasi akses pengguna ke rekod dalam jangka waktu tertentu;
• mengalokasikan pengguna ke satu grup atau lebih;
97 Mampu  mengendalikan  akses  pada  fungsi-fungsi  tertentu  dalam  sistem  ke  peran tertentu, seperti pengendalian akses yang dilakukan pada pengguna. V
Dibuka  dengan  persyaratan  nomor  96,  yang  mengharuskan  EDRMS  untuk  memberikan  atribut kepada  profil  para  pengguna  sistem  untuk  membantu  pemberian  batasan  akses  kepada  fitur  dan  rekod. Persyaratan  ini  dipenuhi  dalam  SIKap,  meskipun  tidak  seutuhnya.  Pada  dasarnya,  pembatasan  akses dalam  rangka  menjaga  keamanan  di  EDRMS  KKP  dilakukan  dengan  adanya  peran  seperti  yang  telah dibahas sebelumnya. Pemberian atribut yang dibahas di persyaratan nomor 96 diimplementasikan dengan adanya  keterangan  mengenai  asal  unit  kerja  pengguna  untuk  memberikan  batasan  akses  kepada  rekod. Selain  kedua  hal  tersebut,  maka  tidak  ada  atribut  tambahan  yang  diberikan  pada  pengguna  karena pemberian  batasan  akses  hanya  didasarkan  atas  peran  dan  unit  kerja  asal  pengguna  seperti  yang  telah disebutkan sebelumnya.
Dalam  persyaratan  nomor  96  juga  disebutkan  bahwa  admin  EDRMS  diharuskan  memiliki kemampuan  untuk  memberikan  jangka  waktu  akses  untuk  rekod-rekod  tertentu.  Hal  ini  dapat  dicapai dalam SIKap,  namun  tidak  dengan  cara  yang  dimaksud  dalam  persyaratan  nomor  96.  Untuk  memenuhi persyaratan tersebut, maka semestinya admin memiliki opsi untuk memberikan akses dalam jangka waktu tertentu  agar  nantinya  EDRMS  itu  sendiri  yang  akan  menutup  akses  pengguna  yang  diberikan  akses tersebut,  sesuai  dengan  apa  yang  diperintahkan  oleh  admin  sebelumnya.  SIKap  sendiri  tidak  memiliki fitur yang dapat memungkinkan hal tersebut, sehingga apabila sebuah rekod akan dibuka aksesnya untuk pengguna tertentu  dalam  jangka  waktu  yang  telah  ditentukan,  admin  itu  sendiri  yang  bertanggungjawab untuk menutup kembali akses pengguna tersebut.
Persyaratan nomor 96 berkaitan dengan persyaratan nomor 97 yang  mengharuskan EDRMS untuk dapat  memberikan  batasan  fungsi  dalam  sistem  kepada  pengguna  dengan  peran  tertentu,  dengan  cara yang  sama  batasan  hak  akses  pada  rekod  elektronik  diberikan.  Persyaratan  nomor  97  ini  dipenuhi  oleh SIKap.  Seperti  halnya  pembatasan  hak  akses  diberikan  dengan  dasar  asal  unit  kerja  pengguna,  dalam SIKap juga dibatasi  fungsi-fungsi tertentu berdasarkan  peran  yang  dimiliki  pengguna. Contohnya antara peran admin, dengan peran arsiparis. Meskipun keduanya dapat menginput rekod ke SIKap, namun hanya peran admin  yang  dapat  mengakses fungsi sistem  untuk  menambahkan  pengguna baru  ke  dalam sistem. Bisa juga dicontohkan antara peran arsiparis dengan peran pegawai fungsional, yang meskipun keduanya dapat mengakses rekod elektronik namun hanya peran arsiparis yang dapat menambahkan rekod baru ke dalam sistem.
Dari  persyaratan  nomor  92  hingga  97  dapat  dilihat  bagaimana  RBAC  dan  ABAC diimplementasikan  sebagai  mekanisme  otorisasi  dalam  SIKap.  Dalam  persyaratan  nomor  92  hingga  94
dan 97, RBAC  diberlakukan  untuk  memberikan batasan  hak akses dan juga fungsi  dalam sistem  kepada masing-masing  peran  pengguna.  Sementara  dalam  persyaratan  nomor  95  dan  96,  ABAC  diberlakukan untuk memberikan atribut pada setiap pengguna dalam rangka meningkatkan keamanan hak akses dalam SIKap.  Apa  yang  ditemukan  di  SIKap  ini  serupa  dengan  saran  Lo,  Yang,  dan  Guo  (2015)  dalam artikelnya An  Attribute-Role  Based  Access  Control  Mechanism  for  Multi-tenancy  Cloud  Environment , yang menjelaskan bahwa dengan diaplikasikannya RBAC dan juga ABAC, maka pengendalian hak akses dalam sistem dapat menjadi lebih aman dan dilakukan secara lebih efisien.
Empat  persyaratan  berikutnya  dalam  kelompok  persyaratan  penerapan  tingkat  keamanan membahas  mengenai  penciptaan  grup  pengguna  untuk  membantu  memberikan  batasan  hak  akses,  dan juga  pemberian  izin  bagi  pengguna  kepada  rekod  dalam  agregasi  tertentu  dan  untuk  menentukan  hak akses rekod elektronik kepada pengguna lainnya. Berikut ini adalah persyaratan nomor 98 hingga 101:
Tabel 4 Persyaratan kelompok penerapan tingkat keamanan (2)
Nomor  Persyaratan (V/X) 98 Mampu menciptakan grup pengguna yang diasosiasikan dengan agregasi tertentu. X 99 Mengizinkan pengguna untuk menjadi anggota dalam lebih dari satu grup. X 100 Mampu membatas akses pengguna pada rekod tertentu yang berada dalam sebuah agregasi. V 101 Mengizinkan  pengguna  untuk  menentukan  siapa  saja  yang  memiliki  akses  pada rekod tertentu yang dimana pengguna tersebut merupakan penanggungjawabnya. X
Masih  mengenai  keamanan  dalam  sistem,  persyaratan  nomor  98  dan  99  membahas  mengenai pembuatan  grup  diantara  pengguna  dalam  rangka  menciptakan  tingkatan  keamanan  baru.  Dalam  modul yang  diterbitkan  ICA  (2008),  diberikan  keterangan  pada  persyaratan  nomor  98  bahwa  grup  yang dimaksud  dalam  persyaratan  dapat  berupa  grup  ‘HRD’  atau  ‘Sales’,  yang  merepresentasikan  unit  kerja asal  pengguna.  Namun  berhubung  dalam  SIKap  unit  kerja  asal  pengguna  dijadikan  atribut  pada  setiap pengguna,  maka  kebutuhan  untuk  membuat  grup  pun  tidak  ada.  Oleh  karena  itu,  kedua  persyaratan  ini tidak dipenuhi oleh EDRMS KKP.
Persyaratan  nomor  100  merupakan  pengembangan  dari  beberapa  persyaratan  yang  telah  dibahas sebelumnya  terkait  dengan  akses  pengguna  pada  rekod  elektronik.  Persyaratan  nomor  100,  memastikan kembali  bahwa  EDRMS  harus  membatasi  akses  pengguna  kepada  rekod  yang  hak  aksesnya  tidak dimiliki,  meskipun  pengguna  tersebut  diberikan  hak  untuk  mengakses  rekod  lain  dalam  agregasi  yang sama.  Persyaratan  ini  dipenuhi  oleh  EDRMS  KKP,  tepatnya  oleh  SIKap.  Apabila  pengguna  melakukan penelusuran  dalam  agregasi,  maka  rekod  elektronik  yang  haknya  tidak  dimiliki  oleh  pengguna  tersebut tidak  akan  muncul  dalam  daftar  maupun  dalam  hasil  pencarian,  seakan-akan  rekod  elektronik  tersebut tidak  ada  dalam  sistem.  Kebijakan  seperti  ini  diterapkan  dalam  SIKap  untuk  memastikan  kemananan setiap rekod elektronik agar dapat dijaga semaksimal mungkin.
44
Kemudian  dalam  persyaratan  nomor  101  admin  EDRMS  diharuskan  untuk  bisa  memberikan  hak lebih  pada  pengguna  tertentu,  agar  pengguna  tersebut  bisa  mengubah  hak  akses  kepada  rekod  yang dimana pengguna  tersebut  merupakan  penanggungjawabnya.  Hal  ini  tidak  dipenuhi  oleh  EDRMS  KKP, karena  peran  yang  memiliki  wewenang  untuk  mengatur  hak  akses  tiap  pengguna  hanyalah  admin  dan super  admin.  Apabila  pengguna  selain  admin  dan  super  admin  diberikan  kemampuan  untuk  mengubah hak akses pada rekod atau  pengguna tertentu,  maka akan bertentangan  dengan anjuran HP  Software Big Data  (2015)  yang  telah  dibahas  sebelumnya,  mengenai  hanya  peran  tertinggi  yang  sebaiknya  mengatur hak akses pengguna lainnya dalam sistem.

## Eksekusi Pengendalian Keamanan
Kelompok  persyaratan  terakhir  adalah  kelompok  eksekusi  pengendalian  keamanan.  Terdiri  dari enam  persyaratan,  kelompok  persyaratan  ini  merupakan  lanjutan  dari  kelompok  persyaratan  penetapan pengendalian  keamanan.  Pembahasan  kelompok  persyaratan  ini  akan  dibagi  menjadi  dua,  agar  dapat dilakukan analisis secara lebih mendalam. Berikut ini adalah persyaratan nomor 102 hingga 104:
Tabel 5 Persyaratan kelompok eksekusi pengendalian keamanan (1)
Nomor  Persyaratan (V/X) 102 Hanya izinkan admin sistem untuk mengubah status keamanan seluruh rekod dalam suatu agregasi sekaligus. EDRMS diharuskan untuk memberikan peringatan apabila status  keamanan  rekod  akan  diubah,  dan  menunggu  konfirmasi  sebelum mengaplikasikan perubahan tersebut. V 103 Hanya izinkan admin untuk mengubah status keamanan suatu agregasi. V 104 Mendokumentasikan  seluruh  perubahan  terkait  dengan  status  keamanan  dalam metadata rekod atau agregasi yang diubah status keamanannya. V
Tiga  persyaratan  pertama  yaitu  persyaratan  nomor  102,  103,  dan  104  membahas  mengenai kemungkinan  admin  untuk  mengubah  batasan  keamanan  bagi  agregasi  rekod  tertentu  dan  dokumentasi yang  dilakukan  terkait  dengan  perubahan  tersebut.  Dokumentasi  dari  setiap  perubahan  yang  dilakukan merupakan  bagian  penting  dari  perubahan  status  keamanan,  maupun  perubahan  aspek  lain  dari  sistem maupun  metadata  rekod  elektronik.  Seperti  yang  dijelaskan  Bantin  (2008),  admin  sistem  harus  terus memantau bahwa kegiatan yang dilakukan di sistem selalu terdokumentasi, dan hal ini tentu saja meliputi perubahan status keamanan terhadap data dalam sistem.
Ketiga  persyaratan  ini  dipenuhi  oleh  SIKap.  Peran  super  admin  memiliki  kewenangan  untuk mengubah batasan akses agregasi rekod yang ada. Peran admin tidak memiliki kewenangan ini, sehingga harus meminta super admin untuk melakukan perubahan tersebut dilengkapi dengan persetujuan dari unit kerja  yang  terkait  dengan  agregasi  rekod  tersebut.  Karena  perubahan  yang  dilakukan  berkaitan  dengan teknis  sistem,  maka  akan  tercatat  secara  otomatis  dalam  log  yang  bersifat  rahasia.  Dari  seluruh  peran pengguna,  hanya  super  admin  yang  dapat  mengakses  log  tersebut.  Apabila  dibutuhkan  untuk  keperluan hukum  atau  pertanggungjawaban,  maka  super  admin  diharuskan  untuk  memberikan  log  SIKap  kepada
pihak  yang  berwenang.  Hal  ini  juga  sesuai  dengan  pemaparan  Bantin  (2008)  yang  mengatakan  bahwa dokumentasi  dalam  sistem  selain  harus akurat,  juga  harus selalu  siap  untuk  diakses  dan  digunakan  oleh pihak-pihak yang berwenang apabila dibutuhkan.
Dalam persyaratan nomor 105 hingga 107, ICA mengatur respon sistem apabila seorang pengguna mencoba  untuk  mengakses  agregasi  atau  rekod  yang  tidak  menjadi  bagian  dari  hak  akses  pengguna tersebut. Berikut ini tiga persyaratan terakhir dalam kelompok eksekusi pengendalian keamanan:
Tabel 6 Persyaratan kelompok eksekusi pengendalian keamanan (2)
Nomor  Persyaratan (V/X) 105 Memberikan  salah  satu  dari  respon  berikut,  apabila  pengguna  meminta  akses atau
melakukan pencarian rekod atau agregasi yang diluar batasan akses mereka:
• menampilkan judul rekod atau agregasi beserta metadatanya;
• menampilkan keberadaan rekod atau agregasi tersebut, tetapi tidak judul dan/atau
metadata dari rekod atau agregasi; atau
•  tidak  menampilkan  informasi  terkait  dengan  rekod  atau  agregasi  tersebut,
termasuk tidak mengindikasikan eksistensinya dalam sistem. V 106 Tidak  menampilkan  rekod  yang  aksesnya  tidak  dimiliki  pengguna,  dalam  daftar rekod maupun hasil penelusuran. V 107 Mendokumentasikan  seluruh  upaya  pengguna  dalam  mengakses  rekod  atau agregasi yang hak aksesnya tidak mereka miliki. X
Persyaratan  nomor  105  memberikan  beberapa  opsi  bagi  sistem  untuk  merespon  pengguna  yang mencoba  untuk  mengakses  agregasi  atau  rekod  yang  tidak  menjadi  bagian  dari  hak  akses  pengguna tersebut,  dan  yang  diimplementasikan  oleh  SIKap  adalah  opsi  untuk  tidak  menampilkan  rekod  yang bukan  merupakan  akses  pengguna  tersebut  dalam  daftar  maupun  hasil  pencarian.  Ini  berkaitan  dengan persyaratan  nomor  106  yang  megharuskan  EDRMS  untuk  tidak  menampilkan  rekod  ataupun  agregasi kepada  pengguna  yang  tidak  memiliki  akses  pada  rekod  dan/atau  agregasi  tersebut.  SIKap mengimplementasikan kedua aturan ini untuk menjaga informasi yang terkandung dalam masing-masing rekod, agar tidak dapat digunakan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.
Dieliminasinya  seluruh  kemungkinan  pengguna  untuk  mengetahui  eksistensi  rekod-rekod  yang dimana  mereka  tidak  diberikan  hak  akses  dalam  SIKap  merupakan  salah  satu  bentuk  manajemen  resiko yang dilakukan  oleh KKP  untuk  melinndungi rekod  elektronik  yang dikelolanya. Hal ini  dijelaskan  oleh Safady  (2012)  dalam  bukunya Managing  Electronic  Records yang  menjelaskan  bahwa  akses  yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang merupakan salah satu ancaman dalam implementasi EDRMS. Apabila  pihak  yang  tidak  berwenang  dapat  mengakses  rekod-rekod  elektronik  tertentu,  maka  informasi yang dikandungnya menjadi rawan terhadap penyalahgunaan. Oleh karena itu kebijakan KKP dalam tidak menampilkan  rekod  kepada  pengguna  merupakan  tindakan  yang  tepat  bagi  rekod  elektronik  dan  pihak- pihak terkait dengan rekod elektronik yang dilindungi.
46
Dipenuhinya  persyaratan  nomor  105  dan  106  berdampak  pada  persyaratan  nomor  107,  yang menjadi  tidak  relevan  dalam  konteks  EDRMS  KKP  meskipun  termasuk  diantara  persyaratan  EDRMS yang wajib untuk diimplementasikan. Persyaratan tersebut mengharuskan EDRMS untuk mencatat usaha pengguna  untuk  mengakses  rekod  dan/atau  agregasi  yang  dimana  mereka  tidak  memiliki  hak  akses. Namun karena  pengguna  hanya  dapat  melihat rekod  dan/atau agregasi  yang  mereka  memiliki  hak akses, maka kemungkinan untuk mengakses rekod diluar hak akses mereka menjadi tidak  mungkin. Karena hal tersebut, maka persyaratan nomor 107 ini tidak diimplementasikan dalam SIKap.

## 4. Simpulan
Untuk fungsi pengendalian hak akses dalam sistem, SIKap memenuhi 13 dari 17 persyaratan yang ditetapkan  ICA.  Pengendalian  hak  akses  pada  rekod  elektronik  di  SIKap  dilakukan  dengan  cara memberikan  batasan  pada  masing-masing  rekod  elektronik  dan  juga  pada  pengguna  SIKap.  Hak  akses dalam  sistem  diatur  oleh  pengguna  yang  memiliki  peran  admin  dan  super  admin  dalam  sistem,  dengan cara  memberikan  batasan  pada  setiap  rekod  elektronik  dan  pengguna.  Saat  pengguna  didaftarkan, diberikan atribut  yang  menunjukkan  unit  kerja  asal  pengguna  tersebut  dan  juga  perannya.  Kedua  atribut itu lah yang memberikan batasan bagi penggua untuk mengakses rekod elektronik.
Saat  melakukan  penelusuran  dan  temu  kembali  dalam  SIKap,  pengguna  hanya  dapat  menemukan rekod  elektronik  yang  hak  aksesnya  mereka  miliki.  Meskipun  ada  rekod  elektronik  yang  sesuai  dengan kata  kunci  yang  digunakan  pengguna  saat  melakukan  penelusuran  tetapi  hak  aksesnya  tidak  dimiliki pengguna  tersebut,  maka  tidak  akan  muncul  dalam  daftar  hasil  penelusuran.  Dapat  dikatakan  bahwa pengguna  tidak  dapat  mengetahui  rekod-rekod  elektronik  apa  saja  yang  dikelola  dalam  SIKap,  karena hanya rekod elektronik yang hak aksesnya ia miliki yang akan ditampilkan oleh sistem. Hal ini ditetapkan sebagai upaya manajemen resiko dalam sistem, agar arsiparis juga terbantu pekerjaannya dalam menjaga akses pada setiap rekod elektronik dari pihak-pihak yang tidak memiliki wewenang.
Temuan  dalam  penelitian  ini  juga  cukup  serupa  dengan  temuan  dalam  Penerapan  Standar Internasional  Dalam  Fitur  Registrasi  Aplikasi  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis  (SIKD)  di Kementerian  Pertanian  (Sendrian,  2013),  yang  juga  memanfaatkan  persyaratan  ICA  dalam  melakukan observasi. Dalam  penelitian  tersebut  ditemukan  bahwa  SIKD  yang  digunakan  di  Kementerian  Pertanian secara  garis  besar  sudah  memenuhi  persyaratan  ICA  yang  berkaitan  dengan  kegiatan  registrasi  arsip  ke dalam  sistem.  Ditemukan  adanya  beberapa  persyaratan  yang  tidak  dipenuhi,  namun  tidak  menjadikan SIKD menjadi sistem yang tidak dapat mengakomodir kebutuhan para arsiparis di Kementerian Pertanian. Hanya  saja  tidak  cukup  fleksibel  untuk  menolerir human  error .  Sedangkan  dalam  penelitian  ini,  secara garis  besar  seluruh  persyaratan  terkait  dengan  hak  akses  sudah  dipenuhi.  Alasan  yang  ada  dibalik beberapa  persyaratan  yang  tidak  dipenuhi  adalah  karena  telah  dilakukan  penyesuaian  antara  persyaratan ICA dengan kebutuhan dan keadaan di Subbagian Persuratan dan Kearsipan KKP.

## Daftar Pustaka
Ab Aziz, Azlina, Zawiyah Mohammad Yusof, Umi Asma’ Mokhtar, and Dian Indrayani Jambari. 2018. “Electronic Document and Records Management System Implementation in Malaysia: A Preliminary Study of Issues Embracing the Initiative.” Pp. 585–91 in Transforming Digital Worlds , edited by G. Chowdhury, J. McLeod, V. Gillet, and P. Willett. Springer International Publishing. (Retrieved: https://doi.org/10.1007/978-3-319-78105-1_65)
Bantin, Philip C. 2008. Understanding Data and Information Systems for Recordkeeping . New York: Neal-Schuman Publishers, Inc.
Creswell, John W. 2014. Research Design - Qualitative, Quantitative,  Mixed Methods Approaches . Vol. 4th Ed.
Ellis,  Judith.  2008.  “Implementing  a  Solution  for  Electronic  Recordkeeping  in  the  Public  Sector.”  Pp.
163–85  in Managing  Electronic  Records ,  edited  by  J.  Mcleod  and  C.  Hare.  London:  Facet Publishing.
HP Software Big Data. 2015. Choosing an EDRMS for Best Practice Records Management . (Retrieved: https://cdn.shopify.com/s/files/1/0605/7777/files/HPE_Choosing_EDRMS.pdf)
Imine, Youcef, Ahmed Lounis, and Abdelmadjid Bouabdallah. 2018. “Revocable Attribute-Based Access Control in Multi-Authority Systems.” Journal of Network and Computer Applications
122(January):61–76. (Retrieved: https://doi.org/10.1016/j.procs.2018.05.078)
International Council on Archives. 2008. Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments – Module 2: Guidlines and Fuctional Requirements for Electronic Record Management Systems .
Lo, Nai Wei, Ta Chih Yang, and Ming Huang Guo. 2015. “An Attribute-Role Based Access Control Mechanism for Multi-Tenancy Cloud Environment.” Wireless Personal Communications
84(3):2119–34. (Retrieved: https://doi.org/10.1007/s11277-015-2515-y)
Mcleod, Julie and Catherine Hare, eds. 2008. Managing Electronic Records . London: Facet Publishing.
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan . Jakarta: Sekretariat Negara Republik Indonesia.
Safady, William. 2012. Managing Electronic Records . 4th Edition. New York: Neal-Schuman Publishers, Inc.
48
Sendrian, Rengga. 2013. “Penerapan Standar Internasional Dalam Fitur Registrasi Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Di Kementerian Pertanian.” Universitas Indonesia.
Smallwood, F. Robert. 2013. Managing Electronic Records: Methods, Best Practices, and Technologies . New Jersey: John Wiley  Sons.
Wang, Ziheng. 2015. “Analysing the Impact of Electronic Health Records” edited by S. Siuly, I. Lee, Z. Huang, R. Zhou, H. Wang, and W. Xiang. Health Information Science 17(3):156–63. (Retrieved: https://doi.org/10.1007/978-3-030-01078-2_14)
Wijaya, Muhammad. 2013. “Penerapan Persyaratan Fungsional Administrasi Rekod Elektronik Studi Kasus World Bank Indonesia.” Universitas Indonesia.
Williams, Caroline. 2006. Managing Archives: Foundations, Principles, and Practice . Oxford: Chandos Publishing (Oxford) Limited.