## Pembuatan Aplikasi Filling Rekam Medis Rumah Sakit
Sustin Farlinda 1 *, Rinda Nurul 1 , Sapitri Adinta Rahmadani 1
¹ Rekam Medik Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember Email: sustin@polije.ac.id*

## Abstrak
Sistem informasi rekam medis sub bagian filling adalah informasi yang dihasilkan secara terkomputerisasi yang  juga  dapat  digunakan  untuk  mempermudah  petugas  rekam  medis  di  unit filling dalam  pencarian dokumen rekam medis yang sedang dipinjam dan mempermudah dalam pelaksanaan retensi dengan studi kasus  pada  RSIA  Srikandi  IBI  Jember. Filling adalah  unit  kerja  rekam  medis  yang  diakreditasi  oleh Departemen Kesehatan yang berfungsi sebagai tempat pengaturan dan penyimpanan dokumen atas dasar sistem  penataan  tertentu  melalui  prosedur  yang  sistematis,  sehingga  sewaktu-waktu  dibutuhkan  dapat menyajikan secara cepat dan tepat. Pada sistem penyimpanan ( filling) menggunakan Sentralisasi dengan penomoran Terminal Digit Filling , dengan jumlah rata-rata pasien rawat jalan 45-50 pasien dan rawat inap 10-15 pasien.Peneliti menggunakan jenis penelitian kualitatif yaitu untuk pengumpulan data dengan cara wawancara,  observasi,  FGD,  serta  dokumentasi  dan  menggunakan  metode waterfall. Dalam  proses perancangan  sistem  ini  menggunakan  Flowchart system , Contex  Diagram , Data  Flow  Diagram , Entity Relationship  Diagram serta  dalam  mengimplementasikan  program  menggunakan microsoft  visual  basic 6.0. Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  sistem  informasi  rekam  medis filling untuk  mempermudah  petugas dalam  mengontrol  DRM  di filling melalui  peminjaman,  pengembalian  serta  retensi.  Peneliti  selanjutnya diharapkan dapat mengintegrasikan pada SIMRS yang ada agar pengisian data rekam medis dapat secara otomatis muncul ketika di bagian filling .
Kata kunci : Rekam Medis Filling , Waterfall , Contex Diagram ,Microsoft Visual Basic 6.0,
1. Pendahuluan Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan  pelayanan  kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan  pelayanan  rawat  inap,  rawat jalan,  dan  gawat  darurat.  Rumah  Sakit diselenggarakan  berasaskan  Pancasila  dan didasarkan  kepada  nilai  kemanusiaan,  etika dan  profesionalitas,  manfaat,  keadilan, persamaan  hak  dan  anti  diskriminasi, pemerataan,  perlindungan  dan  keselamatan pasien, serta mempunyai fungsi sosial. Salah satu  mutu  pelayanan  yang  harus  dijaga  di rumah sakit adalah adanya penyelenggaraan rekam medis menurut UU no.44 tahun 2009.
Berdasarkan  Permenkes  RI  No.  269 tahun  2008  yang  dimaksud  dengan  rekam medis  adalah  berkas  yang  berisikan  catatan dan  dokumen  tentang  identitas  pasien, pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan,  dan pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada pasien.  Catatan-catatan  tersebut  sangat penting  untuk  pelayanan  pasien  karena dengan data yang lengkap dapat memberikan  informasi  dalam  menentukan
keputusan  baik  pengobatan,  penanganan, tindakan medis dan lainnya.
Penyelenggaraan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah  sakit,  dilanjutkan  dengan    kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit.  Penanganan  berkas  rekam  medik meliputi  penyelenggaraan  penyimpanan serta  pengeluaran  berkas  dari  penyimpanan untuk melayani permintaan atau peminjaman dan untuk keperluan lainnya. Sistem informasi adalah suatu  sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan  kebutuhan  pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu  dan  menyediakan  pihak  luar  tertentu dengan  laporan-laporan  yang  diperlukan. Sistem  informasi  juga  dapat  digunakan untuk  mempermudah  petugas  rekam  medis di  sub  bagian filling dalam  pencarian dokumen  rekam  medis  untuk  kunjungan pasien baru dan kunjungan pasien lama.
Filling adalah unit kerja rekam medis yang diakreditasi oleh Departemen Kesehatan  yang  berfungsi  sebagai    tempat
pengaturan dan penyimpanan dokumen atas dasar  sistem  penataan  tertentu  melalui prosedur yang sistematis, sehingga sewaktu- waktu  dibutuhkan  dapat  menyajikan  secara cepat  dan  tepat.  Pada  bagian filling sering terjadi  masalah  seperti missfile serta mengakibatkan  keterlambatan  pencarian dokumen rekam medis, satu pasien mempunyai dua nomor rekam medis, angka pada dokumen rekam medis yang tidak jelas.
Berdasarkan hasil survei pendahuluan yang telah dilakukan di Rumah Sakit Ibu dan Anak  Srikandi  IBI  Jember.  Pada  sistem penyimpanan ( filling) di RSIA Srikandi IBI Jember  menggunakan  Sentralisasi  dengan penomoran Terminal  Digit  Filling ,  dengan jumlah  rata-rata  pasien  rawat  jalan  45-50 pasien  dan  rawat  inap  10-15  pasien.  Salah satu masalah yang terjadi yaitu pada sistem penyimpanan,  terjadinya missfile (salah letak  atau  hilang).  Jika  rumah  sakit mengadakan  Imunisasi  pasien  yang  datang mengalami peningkatan, sehingga pada saat pengembalian dokumen rekam medis sering salah letak. Petugas filling hanya berjumlah 2 orang dan mengalami kesulitan karena rak yang  masih  belum    sesuai,  dengan  susunan satu  sap  digunakan  tiga  nomor  angka  yang berbeda.  Dokumen  yang  dipinjam  untuk kepentingan  pelayanan  kesehatan  pada pasien,  mengakibatkan  petugas filling mengalami  kesulitan  untuk  mengotrol dimana  dokumen  dipinjam.  Dalam  sistem peminjaman  dan  pengembalian  dokumen rekam medis pada rak filling petugas masih menggunakan  sistem  manual  yaitu  dengan menuliskan  pada  buku  ekspedisi  serta mencari  dengan  membuka  satu  persatu setiap  halaman  buku  tersebut.  Pada  unit filling RSIA  Srikandi  IBI  Jember  pada tanggal  25  juli  sampai  dengan  30  juli  2016 pasien  yang  datang  sejumlah  131  pasien, dengan kasus missfile sebanyak 6 dokumen rekam  medis.  Tingginya  angka  kejadian missfile pada sistem penyimpanan mengakibatkan  sistem  pelayanan  pada pasien  terhambat.  Masalah missfile pasien yang  seharunya  mendapatkan  pelayanan secara  cepat,  namun  harus  menunggu  lama karena  dokumen  pasien  tersebut  tidak  ada pada  rak  penyimpanan.  Hal  tersebut  dapat mengakibatkan pasien yang merasa kecewa kemudian berdampak pada tingkat kepuasan
pasien  terhadap  pelayanan  rumah  sakit. Sistem  informasi  pada  era  sekarang  sangat dibutuhkan, karena dapat berfungsi mempermudah petugas filling untuk mengontrol  atau  mengendalikan  dokumen rekam medis yang dipinjam sudah dikembalikan  atau  belum.  Petugas  tidak akan  memerlukan  waktu  yang  lama  untuk pengecekkan dimana dokumen rekam medis sebelumnya dipinjam, petugas dapat langsung  mencari  dengan  mengetikan nomor  rekam  medis  pada  sistem  informasi. Dengan begitu dokter tidak perlu menunggu lama  untuk  melakukan  pemeriksaan  pada pasien,  jika  petugas  dengan  cepat  dapat mengetahui  bahwa  dokumen  pasien  belum kembali  pada  ruang  penyimpanan  namun ada  pada poliklinik  atau  dipinjam  dokter  di waktu  sebelumnya.  Dengan  adanya  sistem informasi rekam medis unit filling di rumah sakit  Ibu  dan  Anak  Srikandi  IBI  Jember, dapat mempermudah petugas filling bukan hanya  dapat  mengontrol  dokumen  rekam medis. Namun, petugas juga dapat dengan mudah mengetahui bahwa dokumen termasuk  dokumen  rekam  medis  aktif  atau inaktif  (retensi) secara  komputerisasi. berdasarkan latar belakang tersebut, peneliti mengambil  judul  “Perancangan  Sistem Informasi Rekam Medis Sub Bagian Filling Di RSIA Srikandi IBI Jember Tahun 2016”.

## 2. Metode penelitian
Penelitian  dilakukan  di  Rumah  Sakit Ibu  Dan  Anak  Srikandi  IBI  Jember  yang beralamat  di  jalan  KH.  Agus  Salim  no.20 Jember. Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif  dengan  metode waterfall. Data yang  diperoleh    hasil  dari  observasi, wawancara, FGD pada petugas rekam medis sub bagian filling.

## 3. Hasil dan pembahasan
3.1 Analisi Kebutuhan Sistem Perangkat lunak
Dalam  observasi  peneliti  melakukan wawancara  kepada  petugas filling yang
berjumlah  dua  orang  kemudian  dan melakukan  FGD  dengan  jumlah  anggota minimal  lima  orang  sehingga  peneliti memperoleh hasil kebutuhan item – item apa saja  yang  diperlukan  rekam  medis filling . Berdasarkan  hasil  wawancara  dan  FGD ( Focus  Group  Discussion )  pada  petugas filling mengenai  kebutuhan  dan  harapan dikemudian  hari,  agar  adanya  sistem  yang terkomputerisasi yang dapat mempermudah untuk  mengontrol  dokumen  rekam  medis yang  dipinjam  dan  pada  saat  pengembalian serta  mempermudah  dalam  pelaksanaan retensi. Hasilnya sebagai berikut:
Alasan  responden  pada  wawancara  yang dilakukan oleh peneliti kenapa perlu adanya system  informasi  rekam  medis  sub  bagian filling yaitu:
“karena  Buku  ekspedisi  yang  kurang efektif  dari  semua  berkas  masih  belum  bisa diketahui  DRM  yang  belum  kembali  ke  unit RM  Di  URM  RSIA  serta  petugas  tidak memiliki  buku  ekspedisi  peminjaman  hanya memiliki buku  ekspedisi  pengembalian dimana  terkadang  lupa  dicatat  pada  buku ekspedisi  jika  petugas  RM  tidak  ada,  karena agar untuk mengontrol dokumen rekam medis yang  dalam  masa  retensi  dan  bisa  menjadi remaider masa retensi dukomen rekam medis” (R1R2)
Item yang dibutuhkan proses wawancara
sebelum
proses buat
perancangan  dan  FGD  setelah  sistem informasi  selesai  pada  sistem  informasi rekam medis sub bagian filling yaitu:
“Item yang dibutuhkan
pada
perancangan  sistem  informasi  yaitu  No.RM, Nama,  Tanggal  Masuk,  Tanggal  Akhir
Berkunjung  (kunjungan  Terakhir),  Diagnosa Akhir,  Jenis  Tindakan.  Sedangkan  pada  saat pengujian  sistem  informasi  perlu  ditambahi hak akses ” (R1 R2) Berdasarkan  hasil  wawancara  dan
FGD dia atas bahwa petugas sulit mengotrol DRM yang dipinjam dan memerlukan sistem informasi yang di dalam nya terdapat nama, nomor RM, tamggal masuk, tanggal keluar, Diagnosa akhir, serta tindakan jika ada agar mempermudah  saat  pelaksanaan  retensi. KEPMENKES  269  tahun  2008  tentang penyimpanan,  pemusnahan  menjelaskan bahwa  batas  waktu  dilakukan  pemusnahan
dan  item  –  item  apa  saja  yang  harus  masih tetap disimpan tidak dimusnahkan.
3.2 Merancang  Sistem  Menggunakan
Folwchart  system,  Context  Diagram (CD), DFD, ERD Hasil rancangan sistem berupa flowchart  system,  context  diagram,  DFD, dan ERD.
Admin              Petugas fiiling
Login Petugas Admin Registrasi Laporan Peminjaman Input Data rekam Medis Input Data Pegawai Peminjaman DRM Laporan Pengembalian Pengembalian DRM Laporan Retensi & Kunjungan Login Petugas Filling Selelsai Gambar 1 Flowchart System Gambar 2 Context diagram
Gambar 3 DFD level 1
Gambar 4 DFD Level 2 Proses Filling
Gambar 5 DFD level 2 proses Laporan
Gambar 6 Entity Relationship Diagram (ERD) 3.3 Merancang  Sistem  Menggunakan Aplikasi  Visual  Basic  6.0  Dan  Basis Data Menggunakan Microsoft
Access
Gambar 7 Basis Data Gambar 8 Form Login Gambar 9 Form Menu
Input Data Pegawai/Karyawan Data RM Pasien. Data Peminjaman, Data Pengembalian Data Retensi Data RM Pasien Data Peminjaman DRM Data Pengembalian DRM Data Retensi Addmin Petugas Filling 1.1 Input Data Pegawai 1.2 Filling 1.3 Retensi 1.4 Laporan 1 Data Pegawai/ Karyawan 2 Data Peminjaman DRM 3 Data Retensi Data RM Pasien. Data Peminjaman, Data Pengembalian Data RM Pasien. Data Peminjaman, Data Pengembalian Data RM Pasien. Data Peminjaman, Data Pengembalian Input Data RM Pasien Data Retensi Input Data RM Pasien. Data Peminjaman, Data Pengembalian Lapora Data RM Pasien LaporanData Peminjaman Laporan Data Pengembalian Data Pegawai/Karyawan Data Pegawai/Karyawan Data Pegawai/Karyawan Data Pegawai/Karyawan Data Pegawai/Karyawan Data RM Pasien Data Peminjam Data Peminjam DRM Data Peminjaman DRM Data Pengembalian DRM Petugas Filling 1 Data Peminjaman DRM 2 Data Pengembalian DRM 1.2.1 Peminjaman 1.2.2 Pengembalian Data RM Pasien Data Peminjaman DRM Input Data RM Pasien, Data Peminjam Data Peminjaman DRM Input Data RM Pasien, Data Peminjam Data Pengembalian DRM Data RM Pasien Data RM Pasien Data Peminjam Data RM Pasien Data Retensi Laporan Retensi Laporan Pengembalian DRM Laporan Peminjaman DRM Data Retensi Petugas Filling 3 Data Retensi 1 Data RM Pasien 2 Data Pengembalian DRM 1.4.1 Laporan Kunjungan 1.4.2 Laporan peminjaman DRM 1.4.3 Laporan Pengembalian DRM 1.4.4 Laporan Retensi 6 Data Peminjaman DRM Data RM Pasien Data RM Pasien Data Peminjaman DRM Data RM Pasien Data Peminjam Data RM Pasien Data Pengembalian DRM Data RM Pasien Data Retensi Data RM Pasien Data Peminjam Data RM Pasien Data Peminjam Data RM Pasien Data RM Pasien
Gambar 10 Form Pasien Gambar 11 Form Diagnosa Gambar 12 Form Pegawai
Gambar 13 Form Peminjaman
Gambar 14 Form Pengembalian
Gambar 15 Form Laporan
3.4 Melakukan Pengujian Sistem Informasi Kepada Petugas Filling. Pengujian  dilakukan  pada Form
Login, Form Pasien, Form Diagnosa, Form Pegawai, Form
Peminjaman, Form
Pengembalian, Form Laporan, Form Refresh, Form File ( Logout dan Exit ).

## 4. Kesimpulan
Kebutuhan  yang  di  perlukan  petugas
filling dalam  pembuatan  sistem  informasi adalah  nama,  nomor  RM,  tanggal  masuk, tanggal  keluar,  Diagnosa  akhir,  serta tindakan  jika  ada  agar  mempermudah  saat pelaksanaan retensi.
Mendesain  sistem  informasi  rekam medis filling di  RSIA  Srikandi  IBI  Jember,
desai  sistem  informasi    menggunakan microsoft  visio 2003  untuk  pembuatan  ( flowchart system , Entity Relationship Diagram ),    menggunakan power  designer 15.2 untuk  pembuatan contex  diagram dan data flow diagram (DFD), serta menggunakan microsoft  access untuk membuat database . Mentranslasikan kode program sesuai dengan  desain  yang  telah  dibuat  pada perancangan  sistem  informasi  rekam  medis filling di RSIA Srikandi IBI Jember, dimana aplikasi  ini  dibuat  dengan  menggunakan Visual  Basic 6.0  sehingga coding yang digunakan  sesuai  bahasa  pemrograman tersebut. Pengujian  sistem  informasi  rekam medis filling ini  di  ujikan  pada  dua  orang petugas filling yang  ada  di  RSIA  Srikandi IBI Jember, dengan tujuan yang diharapakan semua form dapat di uji dan berhasil. Sebanyaiknya  RSIA  Srikandi  IBI
Jember  dapat  mengganti  buku  ekspedisi dengan  sistem  komputerisasi  agar  petugas filling dapat  mengontrol  dokumen  rekam medis  yang  dipinjam  dan  mengurangi dampak  terjadinya missfile .  Agar  petugas yang  akan  melakukan  pelaksanaan  retensi bisa lebih mudah jika pengecekan dilakukan secara  komputerisasi.  Peneliti  selanjutnya diharap dapat mengintegrasikan pada SIMRS yang ada agar pengisian data rekam medis  dapat  secara  otomatis  muncul  ketika di bagian filling .

## Daftar pustaka
Budi,  Savitri  Citra.  2011. Manajemen  Unit Kerja  Rekam  Medis .  Yogyakarta; Quantum Sinergis Media.
Djaelani, Aunu R. 2013. Teknik Pengumpulan Data Dalam Penelitian Kualitatif. Semarang: FPTK IKIP Veteran
Semarang.
Departemen  Kesehatan  RI.  2006. Pedoman Penyelenggaraan  Rekam  Medis Rumah  Sakit  di  Indonesia .  Jakarta.
http://www.scribd.com.  [diakses  18 Maret 2016]. Hatta,  Gemala.2012. Pedoman  Manajemen Informasi Kesehatan Disarana Pelayanan  Kesehatan.Edisi  Revisi 2 . Jakarta:Penerbit Universitas Indonesia. Huffman, Edna K. 1999. Health Information Management. Berwyn, Illionis: Physicians Record Company. Kurniawan, Moch. Arif. 2015. Perancanagan  Dan  Pembuatan Sistem  Informasi  peminjaman  dan pengembalian    Rekam  Medis  Di Rumah  Sakit  Daerah  dr.  Soebandi Jember. Skripsi,    Jember:Program Studi D-IV Reklam Medik Politeknik Negeri Jember. Kurniawati.  A  &  Asfawa.  S.  2015. Analisis Deskriptif Faktor Penyebab Kejadian Missfile Di Bagian Filling Rawat  Jalan  Rsud  Dr.  M.  Ashari
Pemalang    Tahun  2015 .Semarang: UDINUS.
Mudiono, D.R.P. 2015. Perancanagan Dan Pembuatan Sistem Informasi Pengendalian Berkas Rekam Medis Di  Rumah  Sakit  Kalisat  Jember .
Skripsi,    Jember:Program  Studi  D-
IV Reklam Medik Politeknik Negeri
Jember.
Notoatmodjo, S. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka cipta. Nurullah. 2012. Perancangan Dan Pembuatan Sistem Informasi Akuntansi Pada STMIK
U’BUDIYAH menggunakan VB.NET. http://ejournal.uui.ac.id.Diakses Pada Juli 2016 Permenkes RI.2010. No. 340/Menkes/Per/III/2010 tentang kalsifikasi rumah sakit. http://bppsdmk.depkes.go.id/we b/filesa/peraturan/2.pdf .    diakses 22  juni 2015. Sukamto, Sulistyo.W, Suyanto.B. 2012. Sistem Terpadu Rekam Medik Rumah  Sakit    Dengan  Smart  Card. Semarang: Program  Studi  Teknik Informatika Politeknik Negeri Semarang. Jurnal Informatika.
Suyantara  I.G.N.  2015. Merancang  Aplikasi
Rekam  Medis  dengan  VB.Net . Jakarta:  Penerbit  PT  Elex  Medika Komputindo.