Available at: http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/index

## Analisis Penataan Arsip Dinamis Berbasis Digital di Universitas Negeri Semarang
Djoko Legowo 1 , Ahmad Saeroji 1 , Dwi Untung Prakosa 1 , Yuniar Kurniati 1 , Ismiyati 1 , Mar’atus Sholikah 1 * 1 Universitas Negeri Semarang *Corresponding author, e-mail: djoko_legowo@mail.unnes.ac.id

## Abstrak
This study aims to determine the dynamic archive management carried out digitally by the work unit of the Faculty of Economics, State University of Semarang (UNNES). This study uses a qualitative descriptive with an interactive model. Data analysis starts from data reduction, data presentation, and drawing conclusions. Research informants are employees who manage dynamic archives in the work unit of the Faculty of Economics, UNNES who were selected using the  snowball  sampling  technique.  The  findings  of  this  study  explain  that  the  process  of organizing digital-based archives is still in the planning and testing stages. In structuring digital archives, there are three stages, namely filing, borrowing, and destroying archives. Although, the  work  unit  of  the  Faculty  of  Economics,  UNNES,  has  conducted  trials  of  digital-based structuring, the archive file process still uses a manual system. Next, the archive lending stage, if there are borrowers from external parties, they must fill in the digital archive system menu. This is so that the status of the archive can be known easily whether the archive is available or still borrowed. The third stage is the destruction of the archive. The work unit of the Faculty of Economics  has  carried  out  the  destruction  according  to  a  predetermined  archive  retention schedule. Thus, the development of digital-based archive arrangement is very much needed by the work unit so that the archive arrangement process can be more effective and efficient in providing services to the academic community, especially during the COVID-19 pandemic.
Key Word : dynamic archive management, archive filing, archive borrowing, archive destruction.
This is an open access article distributed under the Creative Commons 4.0 Attribution License, which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited. ©2018 by author.

## Introduction
Era digital menimbulkan dampak yang esensial bagi kegiatan organisasi, khususnya terkait arsip. Arsip merupakan sebuah informasi yang dapat mempengaruhi individu atau organisasi  (Setyawan, Ratminto, & Priyanto, 2019). Menurut Barthos (2007), arsip didefinisikan sebagai bukti catatan yang berbentuk tulisan atau gambar mengenai peristiwa tertentu yang bermanfaat sebagai alat pengingat bagi individu. Agar arsip dapat menjadi informasi yang berguna, arsip harus dikelola dan ditata dengan baik  (Sholikah & Oktarina, 2019). Dengan demikian, perkembangan digital berpengaruh terhadap pengelolaan arsip.
Saat ini,  pengelolaan arsip  berbasis  kertas atau  sistem manual sudah  mulai digantikan dengan format digital. Dengan demikian, arsip digital telah menjadi tren, menjadi tuntutan masyarakat, dan menjadi fokus pengembangan bagi instansi. Berdasarkan Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi  Nasional  Pembangunan Electronic  Government (E- Government )  bahwa  pemerintah  harus  mampu memanfaatkan teknologi informasi untuk menciptakan kemampuan mengolah, mengelola, menyalurkan, dan mendistribusikan informasi dan pelayanan publik. Untuk itu, kebijakan tersebut  menjadi landasan bahwa pengelolaan arsip berbasis digital perlu digalakkan (Muhidin, 2016).
Proses digitalisasi diartikan sebagai konversi arsip dari bentuk hardcopy ke bentuk softcopy atau digital. Disampaikan oleh Robert (Juni, 2017), digitalisasi dimaknai sebagai proses memindah tanpa merubah bentuk fisik dan isi informasi dari arsip tersebut. Oleh karena itu, penggunaan media digital dalam pengelolaan atau penataan arsip akan meningkatkan kecepatan, kemudahan, dan hemat. Kecepatan berkaitan dengan waktu yang tepat dan singkat. Kemudahan merujuk pada  pencarian, pendistribusian, dan  pengolahan informasi. Sementara hemat mengacu pada tenaga, pikiran, dan biaya dalam menata arsip.
Perubahan pengelolaan arsip dari manual ke digital memberikan keuntungan, tetapi juga dapat menjadi ancaman  serius  bagi  institusi  yang  belum  memiliki  kesiapan  digital.  Sebagai  contoh,  Unit  kerja  Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang (UNNES) merupakan salah satu unit kerja yang telah memanfaatkan sistem digital untuk mengelola arsip dinamis. Pemanfaatan sistem arsip dinamis  berbasis digital tersebut dihadapi  dengan  ketidaksiapan  pengetahuan  petugas  arsip,  sehingga  mereka  merasa  kesulitan  dalam menerapkan penataan arsip digital.
Selain itu, petugas arsip juga masih sering kehilangan arsip karena arsip dipinjam pihak eksternal dan tidak dikembalikan. Hal ini terjadi dikarenakan proses peminjaman arsip tidak di input dalam sistem terlebih dahulu.  Ditambah  lagi,  jumlah  sumber  daya  manusia  (SDM)  dalam  menangani  arsip  juga  masih  kurang memadai. Oleh karena itu, penataan arsip digital harus mendapat perhatian dari semua pihak, khususnya pejabat yang berkaitan langsung dengan penataan arsip seperti surat-menyurat. Penelitian ini dilakukan di Unit kerja Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang, dimana latar belakan dilaksanakan penelitian di tempat  ini  adalah  karena  pentingnya  penataan  dan  pemeliharaan  arsip  agar  aman  dari  pihak  yang  tidak berkepentingan. Dengan demikian, instansi sangat perlu mengalihkan data arsip dari manual ke digital.
Tujuan penerapan sistem arsip digital yaitu untuk meningkatkan keamanan arsip dari pihak yang tidak berkepentingan,  menghindari  kerusakan  arsip,  mengurangi  intensitas  kehilangan  arsip,  dan  agar  dapat menemukan arsip dengan cepat, tepat, dan akurat. Dengan implementasi sistem arsip digital, instansi dapat memberikan  pelayanan  secara  mudah,  cepat,  akurat,  dan  akuntabel,  karena  mengutamakan  kepuasan pelanggan. Penelitian sebelumnya menjelaskan bahwa penataan arsip elektronik atau digital berpengaruh signifikan  terhadap  efisiensi  kerja  karyawan  di  PT  ABC  Batam  (Hati  &  Nurhayani,  2016).  Senada  dengan Maengkom, Mandey, & Tampi (2015) dan Istiqomah, Hendrayady, & Yudiatmaja (2015), pengelolaan arsip digital sangat berpengaruh kuat dan positif terhadap efisiensi kerja pegawai. Karena pengelolaan arsip digital sangat penting bagi keberlangsungan organisasi, maka penelitian tentang bagaimana penataan arsip dinamis secara digital di Unit Kerja Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang  sangat perlu dilakukan. Dengan demikian, tujuan penelitian ini adalah untuk menggambarkan bagaimana tahapan-tahapan penataan arsip dinamis berbasis digital.

## Method
Penelitian  ini  menggunakan  penelitian  deskriptif  kualitatif  dengan  pendekatan  studi  kasus.  Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui secara mendalam mengenai penataan arsip dinamis secara digital oleh unit kerja Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. Informan penelitian ini adalah petugas arsip yang dipilih menggunakan teknik snowball sampling. Metode wawancara, observasi, dan dokumentasi digunakan untuk  mengumpulkan  data.  Sementara  itu,  keabsahan  data  didasarkan  pada  empat  kriteria,  yaitu  derajat kepercayaan  ( credibility ),  keteralihan  ( transferability ),  kebergantungan  ( dependability ),  dan  kepastian ( confirmability ) (Moleong, 2007).
Untuk  analisis  data,  penelitian  ini  menggunakan  model  interaktif  yang  terdiri  atas  tahap  sebelum  di lapangan, tahap selama di lapangan, dan tahap analisis data. Pertama, tahap sebelum di lapangan, analisis dilakukan terhadap data hasil studi pendahuluan. Studi pendahuluan dalam penelitian ini dilakukan dengan mencari dan mengumpulkan informasi dari beberapa referensi dari berbagai sumber dari artikel, internet, observasi  awal,  dan  wawancara  dengan  informan.  Kedua,  tahap  selama  di  lapangan,  peneliti  akan mengumpulkan  sejumlah  informasi  dari  berbagi  sumber,  dengan  studi  lapangan,  wawancara,  dan dokumentasi.  Selama  di  lapangan,  peneliti  akan  secara  langsung  melakukan  peninjauan  secara  langsung terkait permasalahan yang sedang diteliti. Ketiga, tahap analisis data, tahap ini merupakan tahap terakhir dimana  pada  tahap  ini  hasil  penelitian  disusun,  ditulis  secara  sistematis  sesuai  dengan  peraturan  yang ditentukan. Pada tahap ini, peneliti harus cermat dan teliti dalam menganalisis data sehingga akan diperoleh hasil  yang  baik.  Dalam  melakukan  aktivitas  analisis  data  yaitu  dengan  reduksi  data,  penyajian  data  dan penarikan kesimpulan.

## Result and Discussion
Penataan  arsip  dalam  sebuah  instansi  sangatlah  penting.  Menurut  Mulyono  (2011)  didalam  penataan arsip terkandung adanya tiga unsur pokok yaitu penyimpanan, penempatan dan penerimaan kembali.  Jadi arsip tidak hanya sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur bagaimana penyimpanannya, bagaimana prosedurnya, langkah-langkah apa yang perlu diikuti. Sehingga apabila diperlukan arsip dapat ditemukan dengan  mudah  dan  cepat.  Untuk  mempermudah  dalam  penemuan  arsip,  seorang  arsiparis  harus  dapat melakukan penataan arsip dengan baik dan benar, dari mulai arsip itu diterima, diberi kode arsip, disimpan, sampai  dengan  penemuan  kembali  arsiup  tersebut.  Dalam  penataan  arsip,  seorang  arsiparis  biasanya
menggunakan  kode  penyimpanan  tertentu  untuk  mempermudah  dalam  proses  penyimpanan  dan  dalam proses penemuan kembali arsip tersebut.
Pada tahap pertama dalam proses penataan arsip yaitu proses pemberkasan arsip. Dalam penelitian ini, proses  pemberkasan  arsip  di  Fakultas  Ekonomi  belum  begitu  tertata  dengan  baik  dan  benar,  dan  untuk proses penyimpanannya masih menggunakan sistem manual, dan apa adanya. Dalam proses pemberkasan arsip, petugas arsip di fakultas ekonomi setelah menerima arsip,hanya dimasukkan kedalam outner sesuai dengan jenis suratnya, belum disesuaikan dengan kode klasifikasi arsip sesuai dengan prosedur penataan arsip.  Hal  ini  diperkuat  dalam  Peraturan  Arsip  Nasional  RI  Nomor  9  tahun  2018  tentang  Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis di mana dalam proses pemberkasan arsip aktif dilakukakan dalam beberapa tahap diantaranya pemeriksaan, penentuan indeks, penentuan kode, tunjuk silang (apabila ada), pelabelan, dan  penyusunan  daftar  arsip  aktif.  Sedangkan  tahapan  untuk  pemeliharaan  arsip  inaktif  diantaranya penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip inaktif, penataan arsip inaktif yang belum memiliki daftar arsip dari unit pengolah.
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pengamatan  di  Tata  Usaha  Fakultas  Ekonomi  (FE)  dalam  proses penataan arsip berbasis digital masih dalam tahap uji coba, di mana dalam penataan arsip secara digital di FE diambilkan  dari  beberapa  sub-bagian,  mulai  dari  sub-bagian  akuntansi,  sub-bagian  keuangan,  sub-bagian kemahasiswaan, dan sub kepegawaian dan umum. Setelah dipilah berdasarkan sub-bagian tersebut, arsip di scan dan dimasukkan kedalam sistem arsip digital. Dalam proses penginputan arsip pada sistem e-digital dengan  memasukkan  nomor  arsip  dan  keterangan  arsip  lalu  diinput  pada  sistem  e-digital.  Dalam  proses penginputannya  dapat  berbentuk  pdf  maupun  dalam  bentuk  yang  lain.  Tahapan  selanjutnya  setelah melakukan pemberkasan arsip, yaitu dengan proses peminjaman arsip. Dalam sistem e-digital, apabila ada peminjaman dari pihak luar seorang admin harus mengisi pada menu peminjaman arsip pada sistem digital hal ini dilakukan agar status pada arsip dapat diketahui dengan mudah apakah arsip itu tersedia atau masih dipinjam.
Tahapan  ketiga  dalam  proses  penataan  arsip  yaitu  tahap  pemusnahan  arsip.  Menurut  Undang- Undang Nomor 34 tahun 2009 Pasal 1 Ayat 23  menyebutkan  bahwa penyusutan  atau  pemusnahan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,  pemusnahan  arsip  yang  tidak  ada  nilai  guna,  dan  penyerahan  arsip  statis  kepada  lembaga kearsipan.  Hal  ini  sesuai  dengan  hasil  penelitian  bahwa  unit  kerja  Fakultas  Ekonomi  Universitas  Negeri Semarang melakukan pemusnahan sesuai dengan jadwal retensi arsip yang telah ditentukan sebelumnya. Jadwal retensi arsip dilakukan pemusnahan sesuai dengan jenis arsip, jika arsip bersifat biasa seperti surat tugas, undangan pemusnahannya dilakukan 2 tahun sedangkan untuk arsip yang bersifat penting dilakukan pemusnahan 10 tahun serta untuk arsip yang bersifat statis seperti akta pendirian Fakultas Ekonomi yang sifatnya permanen tidak bisa dimusnahkan.

## Tampilan Penataan Arsip Surat Berbasis Digital
Langkah  pertama,  masuk  ke  apps.unnes.ac.id  dengan  menggunakan login  personal (lebih  jelasnya  dapat dilihat pada gambar 1). Setelah masuk menu login personal , kemudian pilih Arsip Digital dan muncul menu utama seperti gambar 2.
Gambar 2. Menu Utama Sistem Arsip Digital
Selanjutnya untuk memilih menu yang diinginkan dapat dilihat dibaris sebelah kiri ke bawah.

## Gambar 3. Salah satu menu arsip digital
Pilih Data Arsip Fakultas seperti tampilan di bawah ini.

## Gambar 4. Tampilan Data Arsip
Selanjutnya untuk memasukkan Arsip Fakultas ke sistem Arsip Digital lebih baiknya sudah menscan file yang akan diunggah ke sistem dengan format PDF terlebih dahulu dan diberi nama sesuai dengan data file
yang  akan  diunggah,  pilih  Arsip  Baru  untuk  memasukkan  file  tersebut.  Kemudian  akan  muncul  tampilan seperti gambar di bawah ini

## Gambar 6. Tampilan menu tambahan arsip digital
Selanjutnya, melengkapi data kelengkapan berikut ini:
Nomor :  Diisi dengan nomor surat yang ada pada file yang akan di unggah (kalau sudah pernah mengisi nomor surat tersebut akan muncul pada kolom ini) Keterangan :  Diisi dengan melihat Perihal yang ada pada surat tersebut Tanggal Arsip   :  Diisi dengan tanggal saat mengarsipkan ke sistem Arsip Digital Bidang :  Diisi sesuai dengan bidang arsip yang akan di unggah
Upload Arsip   :  Diisi sesuai dengan file yang sudah disiapkan untuk diunggah dalam bentuk File PDF atau yang lainnya.
Kemudian Pilih  Tambah  Arsip. Berikutnya akan muncul tampilan seperti gambar di bawah  ini, hal ini berarti file sudah masuk Data Arsip Fakultas.
Gambar 7. Tampilan data arsip sudah terrekap

## Permasalahan dalam Implementasi Arsip Digital
Peralihan  atas  perubahan  penataan  arsip  di  era  digital  hendaknya  mempertimbangkan  berbagai perspektif dan kebutuhan pengguna. Hal ini dikarenakan salah satu faktor dari kegagalan penerapan arsip digital  adalah  tingginya  tekanan  satu  sisi  untuk  memenuhi  standar  infrastruktur  teknologi  informasi, sehingga  tidak  menekankan  pada  dinamika  pengelolaan  atau  penataan  di  instansi  secara  konkrit  dapat berubah (Harries, 2009; Mosweu & Rakemane, 2020).
Di era digital, penataan arsip dinilai hanya berlandaskan pada indikator ketersediaan fasilitas atau sarana prasarana saja. Padahal, kemampuan dan pemahaman tentang perbedaan antara keinginan dan kebutuhan dalam  organisasi  juga  memiliki  peranan  penting  dalam  proses  perubahan  tersebut.  Dengan  kata  lain, ketersediaan  infrastruktur  dan  fasilitas  tidak  menjamin  bahwa  implementasi  arsip  digital  dapat  berjalan dengan  baik.  melainkan  adanya  sumber  daya  manusia  yang  memadai  justru  adalah  faktor  utama  dalam keberhasilan penerapan arsip digital. Hasil penelitian McLeod (2012) menemukan bahwa teknologi hanya mampu mempengaruhi 20%, karena 80% perubahan ditentukan oleh kemampuan mengelola yaitu sumber daya manusianya. Senada dengan fakta di lapangan, di mana Unit kerja Fakultas Ekonomi UNNES menghadapi kendala yaitu sumber daya manusia yang masih minim di bidang kearsipan. Sehingga implementasi arsip digital tidak dapat dilaksanakan dengan optimal.
Penerapan  penataan  arsip  digital  membutuhkan  proses  yang  panjang  dan  kompleks  (Gregory,  2005). Sebagai contoh dalam fakta penelitian, Unit kerja Fakultas Ekonomi UNNES telah menerapkan penataan arsip digital, akan tetapi terdapat kesalahan pemahaman dalam proses pemberkasan. Pada tahap pemberkasan, petugas  arsip  masih  menggunakan  sistem  manual,  padahal  sudah  dalam  tahap  uji  coba  penerapan  arsip digital. Peristiwa ini tentu menjadi salah satu kasus kesalahan pemahaman sehingga menimbulkan situasi di mana  arsip  yang  seharusnya  digital  justru  dicetak  (Shepherd,  Stevenson,  &  Flinn,  2018).  Kasus  tersebut terlihat  tidak  serius,  tetapi  justru  dapat  menjadi  kasus  yang  serius  karena  kesalahan  dalam  berpikir  dan mengelola  perubahan.  Oleh  karena  itu,  perlu  kemampuan  untuk  memahami  perspektif  pengguna  dan mengelola kebutuhan mereka, agar mereka tidak kesulitan dalam mengimplementasi-kan sistem yang baru. Dengan demikian, sistem arsip digital dapat berjalan dengan maksimal.

## Conclusion
Kesimpulan  dari  hasil  penelitian  tentang  pengelolaan  dan  penataan  arsip  dinamis  berbasis  digital  di Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang, yaitu: Pertama, pengelolaan dan penataan arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang masih manual karena hal tersebut dianggap kurang efektif dan efisien serta  masih  memiliki  banyak  kendala  anatara  lain  arsip  susah  ditemukan,  belum  tersentralisasi  dalam penataan dan penyimpanan arsip, hilangnya arsip, dan penataan arsip yang tidak sesuai dengan prosedur. Kedua, penyimpanan arsip berbasis digital di Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang masih dalam tahap  perencanaan,  dan  tahap  uji  coba.  Ketiga,  arsip  E-Digital  hanya  dapat  diakses  oleh user yang  telah memiliki tanggung jawab sesuai dengan jobdesknya dan tidak dapat diakses oleh umum.
Hasil penelitian ini masih terdapat banyak kekurangan dan hal-hal yang masih perlu dikaji lebih dalam dan dikembangkan seperti proses penyimpanan arsip secara manual hendaknya disesuaikan kembali dengan prosedur  penataan  arsip.  Selain  itu,  perencanaan  pada  sistem  arsip  berbasis  digital  di  Fakultas  Ekonomi masih perlu dikembangkan dan dilanjutkan kembali agar proses penataan arsip dinamis menjadi efektif dan efisien dimasa pandemi Covid-19 ini.

## References
Barthos, B. (2007). Record Manaagement . Jakarta: Bumi Aksara.
Gregory,  K.  (2005).  Implementing  an  electronic  records  management  system.  A  public  sector  case  study. Records Management Journal , 15 (2), 80 – 85. https://doi.org/10.1108/09565690510614229 Harries, S. (2009). Managing records, making knowledge and good governance. Records Management Journal , 19 (1), 16 – 25. https://doi.org/10.1108/09565690910937218
Hati, S. W., & Nurhayani, S. (2016). Pengelolaan Arsip Elektronik Terhadap Efisiensi Kerja Karyawan Bagian Staf  Kantor  Pada  Pt  Abc  Di  Batam. Inovbiz:  Jurnal  Inovasi  Bisnis , 4 (1),  65. https://doi.org/10.35314/inovbiz.v4i1.35
Istiqomah, Hendrayady, A., & Yudiatmaja, W. E. (2015). Pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja  pada  Dinas  Sosial  dan  Tenaga  Kerja  Kota  Tanjungpinang .  Universitas  Maritim  Raja  Ali  Haji, Tanjungpinang.
Juni, I. A. W. (2017). Pengaruh Sistem Digital Dan Keamanan Arsip Terhadap Efisiensi Waktu Kerja Pada Dinas Penanaman  Modal  Dan  PelayananTerpadu  Satu  Pintu  Kota  Denpasar. Public  Inspiration:  Jurnal Administrasi Publik , 81 – 90.
Maengkom, V. M., Mandey, J., & Tampi, G. (2015). Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai Negeri Sipil Di Kantor Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan Propinsi Sulawesi Utara. JAP , III (31), 1 – 11.
McLeod,  J.  (2012).  On  being  part  of  the  solution,  not  the  problem:  Taking  a  proportionate  approach  to managing records. Records Management Journal , 22 (3), 186 – 197. https://doi.org/10.1108/09565691211283147
Moleong. (2007). Qualitative Research Methodology . Bandung: PT Raja Grafindo Persada.
Mosweu, O., & Rakemane, D. (2020). The role of records management in ensuring good governance in Africa.
Journal of the South African Society of Archivists , 53 (Svärd 2017),
103 – 123. https://doi.org/10.4314/jsasa.v53i1.8
Muhidin, S. A. (2016). Pengelolaan Arsip Digital . Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia.
Mulyono, S. (2011). Manajemen kearsipan . Semarang: Unnes Press.
Setyawan, H., Ratminto, & Priyanto, I. F. (2019). Kedudukan Kelembagaan dan Praktik Pengelolaan Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi : Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan , 12 (1).
Shepherd, E., Stevenson, A., & Flinn, A. (2018). Records management in English local government: the effect of freedom of information. The Eletronic Library , 34 (1), 1 – 5.
Sholikah,  M.,  &  Oktarina,  N.  (2019).  Pelaksanaan  Pengelolaan  Kearsipan  Untuk  Menunjang  Akuntabilitas
Sekolah. Economic Education Analysis Journal , 7 (3), 1178 – 1192. https://doi.org/10.15294/eeaj.v7i3.28348