## Pengaruh Pengendalian Piutang Usaha dalam Meminimalkan Piutang Tak Tertagih pada PT Gaya Sastra Indah

## PENGARUH PENGENDALIAN PIUTANG USAHA DALAM MEMINIMALKAN PIUTANG TAK TERTAGIH PADA PT GAYA SASTRA INDAH

## Tiara Timuriana
Dosen Tetap Program Studi Akuntansi D3 Fakultas Ekonomi Universitas Pakuan

## Risti Eni Nasution
Mahasiswa Program Studi Akuntansi D3 Fakultas Ekonomi
Universitas Pakuan

## ABSTRAK
PT Gaya Sastra Indah yang dalam kegiatan usahanya  melakukan penjualan secara tunai dan secara kredit, namun pada umumnya penjualan yang dilakukan secara kredit lebih sering digunakan  karena  dapat  meningkatkan  volume  penjualan.  Namun,  penjualan  kredit menyebabkan timbulnya suatu tagihan berupa piutang usaha.
PT Gaya Sastra Indah  berlokasi di Jl. Pulo Gadung II E/3 Jakarta. Maksud dan tujuan dari  penelitian  ini  adalah:  (a) untuk mengetahui  penerapan  pengendalian piutang  usaha;  (b) untuk mengetahui upaya yang dilakukan manajemen dalam meminimal piutang tak tertagih; dan  (c)  untuk  mengetahui  pengaruh  pengendalian piutang  usaha  dalam  meminimalkan piutang  tak  tertagih.  Indentifikasi  masalah  dalam  penelitian  ini  adalah:  (a)  bagaimana penerapan  pengendalian  piutang  usaha;  (b)  bagaimana  upaya  untuk  meminimalkan  piutang tak  tertagih;  dan  (c) bagaimana  pengaruh  pengendalian piutang  usaha  dalam  meminimal piutang tak tertagih.
Berdasarkan  hasil  penelitian  dapat  disimpulkan  bahwa  dengan  naiknya  persentase piutang yang lewat jatuh tempo dari tahun ke tahun, semakin lambatnya perputaran piutang, dan  semakin  lamanya  periode  rata-rata  pengumpulan  piutang,  maka  penulis  menyimpulkan bahwa pengendalian terhadap piutang belum efektif.
Kata  kunci: Pengendalian Piutang,  Piutang  Tak  tertagih,  Pemberian  Kredit, Penagihan, Kebijakan Pengumpulan Piutang.

## I. Pendahuluan
Pengendalian  ini  biasanya  melibatkan  penyelidikan  atas kredibilitas  pelanggan, dengan  menggunakan  referensi  dan  pemeriksaan  atas  latar  belakang  pelanggan.  Dengan adanya pengendalian piutang  diharapkan perusahaan dapat meminimalkan terjadinya piutang tak  tertagih,  karena  dengan  timbulnya  piutang  tak  tertagih dapat  menyebabkan  kegiatan perusahaan terhenti bahkan perusahaan dapat menjadi bangkrut.
PT  Gaya  Sastra  Indah  yang  dalam  kegiatan  usahanya    melakukan  penjualan  secara tunai dan secara kredit, namun pada umumnya penjualan yang dilakukan secara kredit lebih
sering  digunakan  karena  dapat  meningkatkan  volume  penjualan  dan  agar  dapat  bersaing dengan perusahaan lain. Namun, akibat dari penjualan kredit menyebabkan timbulnya suatu tagihan berupa piutang usaha.
Piutang  usaha  merupakan  salah  satu  faktor  yang  sangat penting  untuk  diperhatikan karena berpengaruh terhadap likuiditas suatu perusahaan. Hal ini dikarenakan piutang usaha termasuk ke dalam kategori aktiva lancar dan diharapkan akan dapat dicairkan dalam waktu singkat.  Karena  sifatnya  yang  dapat  dicairkan  dalam  waktu  yang  singkat  tanpa  adanya pencatatan  dan  pengawasan  yang  baik,  kesalahan  dan  penyelewengan  terhadap  piutang tersebut  akan  mudah  terjadi.  Oleh  karena  itu  pimpinan  atau  pihak  perusahaan  harus  dapat menetapkan  prosedur  serta  metode  akuntansi  yang  akan  digunakan,  pemilihan  pelanggan yang  layak,  penagihan  secara  berkala  kepada  pelanggan,  serta  pencatatan  akuntansi  yang memadai  sehingga  kesalahan  dan  penyelewengan  terhadap  piutang  serta  kerugian  akibat piutang yang tak tertagih dapat dihindari. Guna menghindari tidak tertagihnya piutang, maka PT Gaya Sastra Indah menerapkan pengendalian atas piutang dengan cara menganalisa setiap calon debitur, pemisahan antara fungsi-fungsi penjualan dan  adanya pengesahan dari fungsi kredit.
Oleh  karena  itu,  tujuan  penelitian  adalah  sebagai  berikut:  1) Untuk mengetahui penerapan  pengendalian piutang  usaha  pada  PT  Gaya  Sastra  Indah  Jakarta;  2) Untuk mengetahui  upaya  yang  dilakukan  manajemen  PT  Gaya  Sastra  Indah  Jakarta  dalam meminimal piutang tak tertagih; 3) Untuk mengetahui pengaruh pengendalian piutang usaha dalam meminimalkan piutang tak tertagih pada PT Gaya Sastra Indah Jakarta.

## II. Metode Penelitian
Jenis  penelitian  dalam  penulisan  makalah  ini  adalah Deskriptif (eksploratif),  Metode penelitian yang digunakan  dalam  penelitian  ini adalah studi kasus. Teknik  penelitian  yang digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah Deskriktif  Kualitatif  (non  statistik), Metode  Analisis yang digunakan oleh penulis adalah Deskriptif Kualitatif (non statistik).

## III. Hasil dan Pembahasan

## 3.1 Prosedur Penjualan Kredit
Bagian-bagian  yang  terkait  dalam  prosedur  penjualan  kredit  adalah  salesman, pelanggan,  kepala  bagian  perdagangan,  bagian  gudang,  bagian  pengiriman  dan  bagian akuntansi. Sedangkan  dokumen-dokumen  yang  digunakan  dalam  penjualan  kredit  pada  PT Gaya Sastra Indah adalah sales order, dan faktur penjualan.

## Pengaruh Pengendalian Piutang Usaha dalam Meminimalkan Piutang Tak Tertagih pada PT Gaya Sastra Indah
Catatan-catatan akuntansi yang digunakan adalah siklus penjualan kredit adalah jurnal penjualan,kartu  piutang,  dan  kartu  gudang.  Prosedur  penjualan  kredit  yang  dilakukan perusahaan pada PT Gaya Sastra Indah adalah:
a. Pelanggan  menghubungi  perusahaan  baik  melalui  telepon,  ataupun  salesman  yang datang ke pelanggan, kemudian salesman membuat sales order.
b. Sales  order yang  telah  dibuat  tersebut  diminta  persetujuan  dari  kepala  bagian perdagangan.  Apabila  pesanan  dari  pelanggan  disetujui  maka  kepala  bagian  perdagangan akan menandatangani sales order tersebut.
c. Copy  sales  order lembar  keempat  diserahkan  kepada  kepala  bagian  keuangan  untuk meminta persetujuan kredit. Bila persetujuan kredit disetujui, maka kepala bagian keuangan membubuhi  tandatangan  dalam copy  sales tersebut. Copy  sales tersebut  yang  telah ditandatangani diserahkan kembali kepada kepala bagian perdagangan.
d. Sales  order yang  telah  disetujui  didistribusikan,  lembar  kesatu  diserahkan  ke  bagian administrasi,  lembar  kedua  dan  ketiga  diserahkan  ke  gudang  untuk  mempersiapkan barangnya, lembar keempat di file.
e. Berdasarkan copy  sales  order,  bagian  administrasi  umum  akan  membuat  faktur  dan membubuhi nomor faktur disales order dan mengarsipnya.
f. Oleh  kepala  bagian  gudang  faktur  asli  dan  tiga copy faktur  yang  diterimanya  dari bagian  administrasi  di  cek  dengan  fisik  atau  barang  yang  telah  disipkan  melalui  sales  order pada  point  (d).  Sehingga  apabila  ada  kesalahan  dalam  pembuatan  faktur  dapat  segera diketahui dan dilakukan koreksi.
g. Setelah barang  yang disipkan sama dengan faktur, maka barang, faktur asli, dan tiga lembar copynya serta lembar kedua sales order diserahkan ke bagian pengiriman. Kemudian bagian  pengiriman  memberi  paraf  pada  copy sales  order tersebut,  lembar  ketiga  untuk pertinggal di gudang. Kepala gudang mencatat sales order ke dalam kartu gudang.
h. Barang yang sudah disiapkan, faktur asli dan tiga lembar copy faktur dan sales order lembar  kedua  dibawa  oleh  pengantar  barang  ke  pelanggan.  Dalam  hal  ini sales  order berfungsi  sebagai  tembusan  surat  perintah  pengiriman  atau  pengantar  barang.  Barang diserahkan  ke  pelanggan,  kemudian  pelanggan  menandatangani  di  faktur.  Satu  lembar copy faktur yaitu lembar keempat dan sales order diserahkan kepada pelanggan.
i. Faktur  asli  dan  dua  lembar  copy faktur  yang  sudah  ditandatangani  oleh  pelanggan diserahkan ke administrasi untuk disortir dan di registrasi. Faktur asli diarsip terpisah dengan
faktur  penjualan  yang  akan  ditagih  oleh  bagian  penagihan,  dan  faktur  lembar  ketiga  untuk seksi akuntansi (pembukuan).
j. Oleh seksi akuntansi, setiap hari faktur  yang diterimanya akan dicatat kedalam kartu piutang,  merupakan  buku  pembantu  yang  merinci  perkiraan  kontrol  piutang  dalam  buku besar.
k. Berdasarkan copy faktur  penjualan  seksi  akuntansi  akan mencatat  ke  dalam  buku jurnal penjualan setiap hari,yaitu:
Db. Piutang    xx
Kr. Penjualan    xx

## 3.2 Kebijakan Penjualan Kredit PT Gaya Sastra Indah
Dalam menghadapi persaingan dari perusahaan  distributor buku tulis lain pihak manajemen menetapkan kebijaksanaan pemberian kredit antara lain:
1. Untuk  jangka  waktu  kredit,  konsumen  ditawarkan  untuk  hutangnya  dalam  jangka waktu 60 hari.
2. Jika  konsumen  dalam  melunasi  hutangnya  lebih  dari  batas  waktu  kredit  maka  akan diberikan denda sebesar 5% tiap bulannya
3. jika  konsumen  dalam  melunasi  hutangnya  lebih  cepat  6  hari  dari  batas  kredit  maka akan  diberikan  discount  3%.  untuk  setiap  pengajuan  kredit  maka  calon  konsumen  harus membayar uang muka minimal 20% dari harga buku tulis yang  dipesannya.

## 3.3 Pengendalian atas Penjualan Kredit
Pengendalian  Piutang Usaha
Ada  3  faktor  yang  diperhatikan  dalam  pengendalian  atas    piutang  antara  lain: pemberian kredit, penagihan (collection), penetapan dan penyelenggaraan intern yang layak. Berikut pengendalian piutang pada PT Gaya Sastra Indah:
1. Pemberian Kredit
Dalam menghadapi persaingan dari perusahaan  distributor  buku tulis lain,  pihak manajemen menetapkan kebijaksanaan pemberian kredit  yang  ringan.  Untuk jangka waktu kredit, konsumen ditawarkan untuk hutangnya dalam jangka waktu 60 hari.
Pada  PT  Gaya  Sastra  konsumen  dalam  melunasi  hutangnya  lebih  dari  batas  waktu kredit  maka  akan  diberikan  denda  sebesar  5%  tiap  bulannya  dan  jika  konsumen  dalam melunasi  hutangnya  lebih  cepat  6  hari  dari  batas  kredit  maka  akan  diberikan  discount  3%. Adapun penagihan piutang pada PT Gaya Sastra Indah sebagai berikut:

## Pengaruh Pengendalian Piutang Usaha dalam Meminimalkan Piutang Tak Tertagih pada PT Gaya Sastra Indah
a) Invoice diterbitkan  dilengkapi  dengan  dokumen – dokumen  pendukungnya.  Setiap invoice yang  diterbitkan  harus  diadministrasikan  dalam  register invoice, demikian  juga penyerahannya kepada petugas.
b) Setiap invoice yang  diserahkan  kepada  pelanggan  melalui  petugas  penagihan  harus dibuatkan dokumen serah terima invoice yang ditandatangani oleh pelanggan dan kemudian akan diserahkan kembali jika telah dilakukan pembayaran. Invoice yang belum terbayar harus dapat  ditunjukan  dokumen  searah  terimanya  oleh  petugas  penagih,  jika  diperlukan  oleh manajer keuangan.
c) Reminder Letters kepada langganan harus diterbitkan dan dikirimkan  sesuai  jadwal yang  ditetapkan  sebagai pemberitahuan  kepada  langganan  atas  piutang  yang  telah outstanding.

## 3. Penetapan dan penyelenggaraan pengendalian intern yang layak
Tinjauan customer baru yang di lakukan oleh PT Gaya Sastra Indah adalah  Finance Manager berkoordinasi  dengan marketing dan sales manager  untuk  menetapkan  syarat-syarat  atau prosedur bagi pelanggan baru
Finance manager bersama  dengan marketing & sales manager meninjau  persyaratan  kredit pelanggan yang meliputi :
-Order Quantity -Payment Record -Term of payment -Customer Loyalty
a. Hasil  evaluasi  terhadap  kredit  pelanggan  dan  aspek-aspek  tersebut  diatas  disajikan dalam customer profile report dan direview minimal 6 bulan sekali.

## 3.4 Pengendalian  atas Piutang Tak Tertagih
Pengendalian piutang  sebagai  salah  satu  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  manajemen yang  bertujuan  untuk  meminimalkan  resiko  tidak  tertagihnya  piutang.  Faktor  untuk mengawasi  piutang  perusahaan  perlu  membuat  daftar  pengelompokan  piutang  berdasarkan umur (aging schedule)
Berdasarkan tabel yang diperoleh jumlah piutang yang lewat jatuh tempo tahun 2008 mengalami kenaikan dibandingkan dengan total piutang lewat jatuh tempo tahun 2009 yaitu 27,92%.  Dengan  membandingkan  piutang  yang  lewat  jatuh  tempo  tahun  2008  dan  2009, dapat dilihat persentase umur piutang 31-60 hari mengalami penurunan yaitu 18,53% menjadi 0,50%, persentase umur piutang 61-90 hari mengalami kenaikan yaitu 3,61% menjadi 4,71%,
persentase  91-120  hari  mengalami  kenaikan  yaitu  0,05%  menjadi  1,30%,  persentase  umur piutang >120 hari mengalami kenaikan yaitu 5,66%menjadi 15,84%.
Jumlah piutang yang lewat jatuh tempo tahun 2009 mengalami kenaikan dibandingkan dengan  total  piutang  lewat  jatuh  tempo  tahun  2010  yaitu  95,04%.  Dengan  membandingkan piutang yang lewat jatuh tempo tahun 2009 dan 2010, dapat dilihat persentase umur piutang 31-60 hari mengalami kenaikan yaitu 0,12% menjadi 12,66%, persentase umur piutang 61-90 hari  mengalami  kenaikan  yaitu  3,85%  menjadi  2,92%,  persentase  91-120  hari  mengalami kenaikan  yaitu  0,68%  menjadi  1,07%,  persentase  umur  piutang  >120  hari  mengalami kenaikan yaitu 11,69% menjadi 83,03%.
Jumlah piutang yang lewat jatuh tempo tahun 2010 mengalami kenaikan dibandingkan dengan  total  piutang  lewat  jatuh  tempo  tahun  2011  yaitu  57,25%.  Dengan  membandingkan piutang yang lewat jatuh tempo tahun 2010 dan 2011, dapat dilihat persentase umur piutang 31-60 hari mengalami kenaikan yaitu 0,12% menjadi 12,66%, persentase umur piutang 61-90 hari  mengalami  penurunan  yaitu  3,85%  menjadi  2,92%,  persentase  91-120  hari  mengalami kenaikan  yaitu  0,68%  menjadi  1,07%,  persentase  umur  piutang  >120  hari  mengalami kenaikan yaitu 11,69% menjadi 83,03%.

## 3.5 Pengendalian Piutang Usaha dalam Meminimalkan Piutang Tak Tertagih
Pengendalian piutang dagang adalah proses evaluasi atas kebijakan kredit yang telah dijalankan,  khususnya  pemantauan  apabila  terjadi  perubahan  pola  pembayaran  pada pelanggan.  Misalnya,  pelanggan  yang  semula  tergolong  patuh  dalam  membayar  kini  mulai terlambat membayar kewajibannya.
Kebijakan pengumpulan piutang yang diterapkan PT Gaya Sastra Indah adalah sebagai berikut:
1. Bagian piutang wajib memberikan surat konfirmasi piutang kepada seluruh pelanggan minimal 6 bulan sekali, untuk memastikan bahwa daftar piutang  yang terdapat pada catatan perusahaan sudah sesuai dengan catatan customer.
2. Setiap pelanggan yang membayar hutangnya lebih cepat 6 hari dari batas waktu kredit maka akan diberikan discount 3% kepada konsumen yang membayar hutangnya tepat waktu setiap 2 bulan sekali.
Untuk menjaga langkah pembayaran dari para pelanggan, pada umumnya perusahaan harus mengawasi perkiraan-perkiraan  yang belum dibayar. Pertama kali, sebuah perusahaan secara normal harus menjaga rata-rata periode penagihan piutang (average collection period) serta  tingkat perputaran piutang (recevable turnover).

## Pengaruh Pengendalian Piutang Usaha dalam Meminimalkan Piutang Tak Tertagih pada PT Gaya Sastra Indah
Berikut  tabel  rata-rata  periode  penagihan  piutang (average  collection  period) serta tingkat perputaran piutang (recevable turnover).
a. Perputaran piutang (recevable turnover)
Pelunasan  piutang  usaha  dari  pelanggan  tentu  akan  menjadi  sumber  dana  yang  akan digunakan  bagi  kegiatan  operasional  perusahaan.  Perusahaan  dapat  melakukan  kontrol  atas piutang usaha dengan menghitung account receivable turnover.
Dari hasil perhitungan Account Receivable Turnover yang diolah penulis, dapat dilihat bahwa perputaran piutang pada tahun 2008 sebanyak 23,51 kali, tahun 2009 sebanyak 12,54 kali dan tahun 2010 sebanyak 9,85 kali dan tahun 2011 sebanyak 9,11 kali. Ini berarti pada tahun  2008  dana  yang  tertanam  dalam  piutang  lebih  sedikit  jika  dibandingkan  tahun-tahun sesudahnya (tahun 2009, 2010 dan 2011). Sedangkan perputaran piutang yang paling lambat terjadi pada tahun 2011 yaitu sebanyak 19,13 kali, ini berarti terjadi kelebihan investasi.
Hasil perhitungan account receivable turnover selama tempat tahun  yaitu tahun 2008- 2011  dapat  dikatakan,  kebijakan  kredit  perusahaan  kurang  baik.  Hal  ini  dapat  dilihat  dari tingkat  perputaran  piutang  yang  semakin  menurun  dari  tahun  ke  tahun.  Hal  ini  disebabkan terjadinya peningkatan dana yang tertanam dalam piutang.
b. Periode pengumpulan piutang (Average collection period)
Dari hasil perhitungan pada tahun 2008 average collection period yaitu 15 hari berarti 45 hari lebih cepat dari batas terakhir yang ditetapkan yaitu 60 hari atau 2 bulan. Pada tahun 2009 average  collection  period yaitu  29  hari  berarti  31  hari  lebih  cepat  dari  batas  terakhir yang ditetapkan yaitu 60 hari atau 2 bulan. Pada tahun 2010 average collection period yaitu 37  hari  berarti  23  hari  lebih  cepat  dari  batas  terakhir  yang  ditetapkan  60  hari  atau  2  bulan. Pada tahun 2011 average collection period yaitu 40 hari berarti 20 hari lebih cepat dari batas terakhir  yang ditetapkan 60 hari atau 2 bulan. Meningkatnya Average collection period dari tahun ke tahun menunjukkan pelanggan makin lambat membayar kewajibannya. Hal ini dapat dijadikan indikator awal kemungkinan timbulnya piutang tidak tertagih atau kredit macet.

## IV. Simpulan
1 Sistematika penyajian dan prosedur Standar Oprating Procedure Account Recevable pada  PT  Gaya  Sastra  Indah  sudah menunjukan  adanya  kesinambungan  prosedur  antara  sub prosedur yang satu dengan yang lainnya, sehingga alur dokumen dapat terlihat jelas dimulai dari mana dan berakhir dimana serta bagiam mana saja yang bertanggung jawab.
2 Dalam prosedur penjualan kredit pada PT Gaya Sastra tidak ada  bagian kredit khusus yang  meneliti  status  dari  pelanggan  yang  lama  maupun  pelanggan  baru.  Karena  dengan adanya  bagian  kredit  ini  dapat  berfungsi  untuk  bertanggung  jawab  membuat  kebijakan- kebijakan pemberian kredit yang memadai.
3 Jangka waktu  yang ditetapkan PT Gaya Sastra 60 hari. Namun, berdasarkan analisis ternyata  jangka  waktu  yang  diberikan  sebelumnya  adalah  60  hari  tidaklah  cukup.  Masih banyak pelanggan yang melampaui batas waktu yang ditetapkan perusahaan.
4 Pengendalian  dan pengawasan  piutang  yang  dilakukan  oleh  perusahaan  kurang optimal,  hal  ini  bisa  dilihat  dari  meningkatnya  piutang  yang  lewat  jatuh  tempo  yang  pada tahun  2008  mengalami  kenaikan  sebesar 27,92%.    Dengan  membandingkan jumlah  piutang yang lewat jatuh tempo tahun 2009 mengalami kenaikan dibandingkan dengan total piutang lewat jatuh tempo tahun 2010 yaitu 95,04%. Dengan membandingkan  jumlah  piutang yang lewat jatuh tempo tahun 2010 mengalami kenaikan dibandingkan dengan total piutang lewat jatuh  tempo  tahun  2011 yaitu  57,25%. Serta  menurunya  rata-rata  periode  pengumpulan piutang antara lain tahun  2008 sebanyak 23,51 kali, tahun 2009 sebanyak 12,54 kali, tahun 2010 sebanyak  9,85 kali dan 2011 sebanyak 9,11 kali yang berarti masih banyak pelanggan yang  tidak  memenuhi  syarat  pembayaran  yang  telah  ditetapkan  oleh  perusahaan.  Rata-rata perputaran piutang kurang cepat hal ini mengakibatkan makin lama waktu terikatnya modal dalam piutang. Kondisi piutang selama empat  tahun menunjukkan kondisi kurang baik, hal ini disebabkan karena piutang yang sudah jatuh tempo sebagian besar belum tertagih.

## V. Daftar Pustaka
Hall,  A.  James.  2009. Sistem Informasi  Akuntansi. Buku  Dua.  Edisi  Empat.Alih  Bahasa:
Dewi Fitriasari, Deny Kuary Arnos. Jakarta: Salemba Empat.
http://www.investopedia.com/terms/d/dso.asp ( Diakses 8 oktober 2011). http://www.scribd.com/doc/82424296/analisa-pengendalian-piutang (Diakses 10 Mei 2012) http://www.scribd.com/doc/16618702/Pengendalian-Piutang (Diakses 16 Mei 2012) Kieso, Donald E., Jerry J. Weygandt, dan Terry D. Warfield. 2010. Akuntansi Intermediate.
Edisi Kesepuluh. Alih Bahasa: Emil Salim. Jilid 1. Jakarta: Erlangga.