## SISTEM PENCATATAN SIRKULASI DOKUMEN PERIZINAN PADA BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU PROVINSI ACEH

## Andre Pratama Adiwijaya
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Gunadarma andrepratama16@gmail.com

## Abstrak
Alur  dokumen  adalah  siklus  hidup  dokumen  dari  hulu  sampai  hilir  yang  melibatkan beberapa  aktor  untuk  pendisposisian  dokumen  tersebut.  Banyak  instasi  yang  masuk menggunakan sistem konvensional untuk melakukan alur dokumen pada instansinya yang menyebabkan hilangnya bangian dari dokumen maupun hilangnya dokumen tersebut dan tidak  termonitor  letak  keberadaan  dokumen  saat  melakukan  disposisi.  Yang  membuat user  pada  instansi  tersebut  susah  melakukan  pengumpulan  kembali  dokumen-dokumen yang  sudah  disposisikan  .  Sistem  pencatatan  sirkulasi  dokumen  perizinan  adalah  salah satu wadah untuk memonitoring dokumen-dokumen yang didisposisikan. Sistem ini juga dapat  membuat  form  dinamic,  aktor  yang  menggunakan  aplikasi  dan  penuntuan  alur yang  membuat  dokumen  tetap  termonitor  walupun  didisposisikan  ke  lain  instansi.  Alur dokumen adalah siklus hidup dokumen dari hulu sampai hilir yang melibatkan beberapa aktor untuk pendisposisian dokumen tersebut. Banyak instasi yang masuk menggunakan sistem konvensional untuk melakukan alur dokumen pada instansinya yang menyebabkan hilangnya  bangian  dari  dokumen  maupun  hilangnya  dokumen  tersebut  dan  tidak termonitor  letak  keberadaan  dokumen  saat  melakukan  disposisi.  Sistem  ini  juga  dapat menbuat  form  dinamik,  actor  yang  menggunakan  aplikasi  dan  penuntuan  alur  yang membuat dokumen tetap termonitor walupun didisposisikan ke lain instansi.
Kata Kunci : Perizinan Online, Sirkulasi Dokumen BP2T Provinsi Aceh, Pemohon.

## LICENSE DOCUMENT CIRCULATION RECORDING SYSTEM ON ACEH PROVINCE INTERGRATED LICESING SERVICES

## Abstract
The  flow  of  documents  is  the  life  cycle  of  documents  from  upstream  to  downstream involving  multiple  actors  for  the  document's  disposition.  Many  institutions  use conventional systems as their documents stream-flow in their institution, resulting part of the documents loss or the loss of documents and unmonitored where about of documents while disposing. Which makes the user at the institution difficult to do the recollection of documents-documents that have been disposition? The recording of licensing documents circulation is one of the medium to monitor the dispositions documents. This system can also  create  dynamic  forms,  for  user  by  using  apps  and  paths-guidance  that  keep  the document monitored even if it is disposed to other institutions.
Keywords : online licensing, document circulation BP2T Aceh Province, The Applicant.

## PENDAHULUAN
Kebijakan penerapan Perizinan terpadu  berdasarkan  Permendagri  Nomor 20  Tahun  2008  Tentang  Pedoman Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelayanan Perijinan Terpadu di Daerah sangat mem- bantu  mempermudah  proses  pengajuan proses  perizinan  dari  masyarakat  kepada pemerintah.  Teknologi  Informasi  yang saat  ini  berkembang  cukup  pesat  dapat digunakan  sebagai  sarana  untuk  mem- bantu penerapan pelayanan terpadu tersebut. Perangkat lunak berbasis teknologi  informasi  dapat  mengolah informasi dan data dengan lebih cepat dan akurat.  Untuk  itu  diperlukan  sebuah aplikasi  perizinan  terpadu  yang  diha- rapkan dapat membantu Badan Pelayanan Perizinan  Terpadu  (BP2T)  dalam  rangka memberikan  pelayanan  perizinan  kepada masyarakat  agar  lebih  optimal,  trans- paran,  efektif  dan  efisien.  Aplikasi  per- izinan  dengan  berbasis  web  akan  dapat membantu  mengurangi  kendala  dalam proses  operasionalisasi  sistem  aplikasi tersebut  karena  pengguna  aplikasi  sistem perizinan  ini  sangat  dimungkinkan  me- miliki berbagai macam platform.
Dengan  sistem  aplikasi  berbasis web  maka  aplikasi  ini  dapat  multi- platform  yang  dapat  diakses  oleh  semua pengguna  baik  itu  operator  maupun pihak-pihak  yang  berkepentingan  untuk memanfaatkan  sistem  ini.  Aplikasi  ber- basis  web  juga  akan  memudahkan  dalam proses  integrasi  dengan  sistem  lainnya apabila  nantinya  dalam  pengembangan sistem  ini  diperlukan  integrasi  dengan sistem  aplikasi  yang  lain,  selain  itu dengan  berbasis  web  paka  masyarakat dapat mengakses sistem perizinan terpadu ini  melalui  internet.  Untuk  mendekatkan diri  antara  Badan  Pelayanan  Perizinan Terpadu  (BP2T)  dengan  masyarakat  ma- ka perlu dibuat sebuah media komunikasi yang  dapat  dijadikan  sebagai  saluran pengaduan,  pemberikan  masukan  dan lain-lain  dari  masyarakat  kepada  Badan
Pelayanan  Perizinan  Terpadu  (BP2T) Provinsi  Aceh.  Masukan  maupun  penga- duan  dari  masyarakat  secara  langsung dapat membantu Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BP2T) untuk mereview  kinerjanya  yang  diharapkan dapat  terus  menerus  memberikan  pela- yanan yang lebih baik kepada masyarakat sehingga  citra  pemerintah  Provinsi  Aceh dengan Badan Pelayanan Perizinan Terpadu  (BP2T)  sebagai  garda  terdepan dalam  proses  perizinan  dapat  semakin meningkat di mata masyarakat. Pemilihan sistem pengaduan perizinan berbasis web ini  adalah  pemilihan  teknologi  yang cukup  tepat  karena  kedua  teknologi tersebut  sudah  cukup  dikenal  dimasya- rakat.

## METODE PENELITIAN
Penulis telah membuat suatu pedoman/prinsip  untuk  melaksanakan penelitian  ini  yang  akan  menjadi  dasar pelaksanaan  studi.  Adapun  pedoman prinsip  dalam  pelaksanaan  penelitian  ini adalah sebagai berikut :
1.  Koordinasi antara Tim. Tim Konsul- tan  di  bawah  pimpinan  Team  Leader akan  selalu  melakukan  koordinasi antara  sesama  anggota  Tim.  Hal  ini perlu  dilakukan  agar  seluruh  anggota Tim  dapat  melakukan  pekerjaan dengan  baik,  mengetahui  perkem- bangan  kemajuan  pekerjaan  dan  pada akhirnya pekerjaan studi dapat diselesaikan  dengan  tepat  waktu  dan sesuai dengan KAK.
2.  Koordinasi  dengan  Pengguna  Jasa Selama  proses  pelaksanaan  studi, Penulis akan selalu, melakukan koordinasi  dan  diskusi  dengan  Pem- beri  Tugas.  Hal  ini  dimaksudkan untuk  menjamin  agar  hasil  pekerjaan sesuai dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK),  serta  jadwal  pelaksanaan pekerjaan terpenuhi.
3.  Koordinasi  dengan  Instansi  dan  lem- baga  terkait Selama  proses  pelaksa-
naan  studi,  Penulis  akan  selalu melakukan  koordinasi  dan  diskusi dengan  Instansi  Terkait  terutama dalam  pengumpulan  dan  verifikasi data  dari  dinas-dinas  terkait  Dalam melaksanakan  pekerjaan  ini,  konsul- tan  membagi  kegiatan  mejadi  bebe- rapa  tahapan  sebagai  berikut:  per- siapan  dan  mobilisasi,  melakukan inventarisasi  dan  mengidentifikasi database yang ada dari instansi terkait beserta  jenis/ software yang  ada, pengumpulan data primer berupa data eksisting  dan  data  sekunder  berupa literatur  yang  mendukung  dalam proses  pekerjaan  ini,  melakukan berbagai  analisis  dan  pemodelan untuk  memformulasikan  bagan  data dan  database  yang  tepat  dan  dapat menterjemahkan  serta  merangkum seluruh sistem infrastruktur yang ada, dan  melakukan  Audiensi  dan  diskusi dengan  Pemberi  Pekerjaan  Pem- bangunan Sistem Pencatatan Sirkulasi Dokumen  Perizinan. Diagram  alur pelaksanaan  kegiatan  seperti  yang ditunjukkan dalam Gambar 1.
Lokasi  penelitian  terdiri  dari  dua tempat  yaitu:  (1)  Kantor  PT.  Dinamika Metamorfosa  Indonesia  yang  digunakan untuk  tahap  analisa,  pengembangan sistem  setelah  data    terkumpul,  dan tempat bertukar pikiran dari antar tim dan penulis,  (2)  BP2T  Provinsi  Aceh,  meru- pakan  lokasi  utama  dari  penelitian dikarenakan  pengguna  aplikasi  semua berada  di  tempat  ini  dari  administrator, operator  dan  usernya,  serta  digunakan untuk tempat sosialisasi dari sistem ini.
Data  Primer  yang  dikumpulkan dalam penelitian ini adalam alur perizinan sumber  daya  alam,  alur  perizinan  non sumber  daya  alam,  form  perizinan  dan report (laporan). Perizinan yang berada BP2T
provinsi  Aceh  semua  perizinan  yang berhubungan  dengan  sumber  daya  alam yaitu  katogeri  perizinan  sumber  daya alam. Jumlah perizinan sumber daya alam yaitu  55  perizinan,  sedangkan  perizinan yang tidak berkaitan dengan sumber daya alam yaitu kategori perizinan non sumber daya alam berjumlah 84.
Gambar 1. Diagram Alur Metodologi Pelaksanaan Kegiatan
E-Goverment
E-Government  adalah  kepanjangan dari Electronic  Government ,  selanjutnya disebut  “E-Gov”.  Dalam  bahasa  Indo- nesia  biasa  disebut  dengan  Pemerintahan secara  Elektronik.  E-Gov  sendiri  adalah suatu  upaya  untuk  mengembangkan penyelenggaraan  kepemerintahan  yang berbasis  elektronik.  Suatu  penataan  sis- tem  manajemen  dan  proses  kerja  di lingkungan pemerintah dengan mengopti- malkan  pemanfaatan  teknologi  informasi dan  komunikasi.  Definisi  E-Gov  sendiri adalah  penggunaan  teknologi  informasi oleh  pemerintah  untuk  memberikan informasi  dan  pelayanan  bagi  warganya, urusan  bisnis,  serta  hal-hal  lain  yang berkenaan dengan pemerintahan.

## Sirkulasi Dokumen
Data merupakan bentuk yang masih mentah,  belum  dapat  berceritera  banyak, sehingga  perlu  diolah  lebih  lanjut.  Data diolah  melalui  suatu  model  untuk dihasilkan  informasi.  Data  dapat  berben- tuk  simbol-simbol  semacam  huruf-huruf atau  alphabet,  angka-angka,  bentuk- bentuk  suara,  sinyal-sinyal,  gambar- gambar  dan  sebagainya.  Di  dalam  ke- giatan  suatu  perusahaan,  misalnya  dari hasil  transaksi  penjualan  oleh  sejumlah salesman,  dihasilkan  sejumlah  faktur- faktur yang merupakan data dari penjualan  tersebut  masih  belum  dapat berceritera  banyak  kepada  manejemen.
Untuk keperluan pengambilan keputusan,
maka  fakturfaktur  tersebut  perlu  diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi.  Beraneka  ragam  informasi dapat dihasilkan darinya, misalnya :
•  Informasi  berupa  laporan  penjualan tiap-tiap  salesman,  berguna  bagi  ma- najemen  untuk  menetapkan  besarnya komisi dan bonus.
•  Informasi  berupa  laporan  penjualan tiap-tiap  daerah,  berguna  bagi  mana- jemen untuk pelaksanaan promosi dan pengiklanan.
•  Informasi  berupa  laporan  penjualan tiap-tiap  jenis  barang,  berguna  bagi manajemen  untuk  mengevaluasi  ba- rang  yang  tidak  atau  kurang  laku terjual.
Data  yang  diolah  melalui  suatu model  menjadi  informasi,  penerima kemudian  menerima  informasi  tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan,  yang  berarti  menghasilkan suatu  tindakan  yang  lain  yang  akan membuat  sejumlah  data  kembali.  Data tersebut  akan  ditangkap  sebagai  input, diproses  kembali  lewat  suatu  model  dan seterusnya  membentuk  suatu  siklus. Siklus  ini  oleh  John  Burch  disebut dengan  siklus  informasi  ( information cycle )  atau  ada  yang  menyebutnya dengan  istilah  siklus  pengolahan  data ( data  processing  cycles ).  Gambar  2 menujukkan siklus informasi.
Gambar 2. Siklus informasi Sumber: Laporan Akhir Proyek Sistem Perizinan Online

## Perizinan
Dalam  menjalankan  atau  melaksa- nakan  suatu  kegiatan,  maka  mutlak diperlukan  adanya  izin  guna  memper- mudah  dan  menertibkan  jalannya  suatu kegiatan.  Untuk  lebih  memperjelas  me- ngenai  izin,  maka  berikut  ini  akan dipaparkan  beberapa  pengertian  yang berkaitan  dengan  izin,  baik  tentang  izin trayek,  izin  operasi  angkutan  maupun perizinan tertentu. Berdasarkan Ketentuan Umum  Peraturan  Daerah  tentang  Ang- kutan  Jalan  dan  Retribusi  Perizinan Angkutan  dalam  Pasal  1  angka  16 dijelaskan  pengertian  izin  trayek,  yaitu  : Izin yang diberikan kepada badan hukum atau  perorangan  yang  bermaksud  meng- operasikan  kendaraan  umum  angkutan kota  pada  trayek  yang  telah  ditetapkan. Agar  terwujud  ketertiban  di  jalan, utamanya yang berhubungan dengan jalur atau  trayek  yang  harus  dilalui  oleh kendaraan  umum  maka  harus  ditetapkan jalur  khusus  terhadap  kendaraan  tersebut guna menghindari kemacetan dan kesemrawutan.
Izin  trayek  diatur  dalam  peraturan daerah  tersebut  memang  sangat  perlu diatur  mengingat  banyaknya  kendaraan beroperasi  tanpa  adanya  izin  trayek  atau adanya  izin  tetapi  bukan  merupakan trayek  sebenarnya.  Selanjutnya  dalam Pasal  1  angka  17  dijelaskan  mengenai Izin  operasi  angkutan  bahwa  :  Izin  yang diberikan  kepada  badan  hukum  atau perorangan  yang  bermaksud  mengope- rasikan  kendaraan  umum  atau  mobil
barang  tidak  dalam  trayek  dalam  daerah. Ketentuan  ini  lebih  memfokuskan  pada kendaraan  yang  membawa  barang,  di mana pengaturannya diatur secara khusus mengingat  banyaknya  kendaraan  barang sering  beroperasi  tanpa  trayek  atau beroperasi di luar wilayah izin trayeknya. Sedangkan  pengertian  perizinan  tertentu berdasarkan  ketentuan  Undang-Undang Nomor  34  Tahun  2000  tentang  dasar pemungutan  retribusi  daerah,  adalah: Kegiatan  tertentu  pemerintah  daerah dalam  rangka  pemberian  izin  kepada orang  pribadi  atau  badan  yang  dimak- sudkan  untuk  pembinaan,  pengaturan, pengendalian dan pengawasan atas kegiatan, pemanfaatan ruang, penggunaan sumber  daya  alam,  barang,  prasarana, sarana,  atau  fasilitas  tertentu  guna melindungi kepentingan umum dan menjaga  kelestarian  lingkungan.  Dalam perizinan  yang  berada  didalam  BP2T provinsi  Aceh  terdapat  dua  kategori perizinan  yaitu  perizinan  sumber  daya alam  dan  perizinan  non  sumber  daya alam.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Fitur  System dalam  penelitian ini  dibagi  menjadi  3  tahap  yaitu: iInisialisasi, proses sistem, dan output sistem. Fitur  System ditunjukkan pada  Gambar  3  mengenai  skema sistem  pencatatan  sirkulasi  dokumen perizinan inisialisasi.
Gambar 3. Gambar Skema Sistem Pencatatan Sirkulasi Dokumen Perizinan Inisialisasi
Proses inisaliasi adalah proses awal yang  dimana  semua  yang  berkaitan dengan  perizinan  dideklarasikan  terlebih dahulu  dari  mulai  form,  tahapan,  dan operatornya.  Didalam  proses  inisialisasi terdapat  beberapa  pendeklarasian  secara dinamis yaitu: pendeklarasian  form permohonan,  pendeklarasian  operator, pendeklarasian group operator, pendekla- rasian  tahapan  perizinan,  pendeklarasian group  tahapan  perizinan,  pendeklarasian syarat  pengajuan  perizinan,  pendekla- rasian  group  syarat  pengajuan  perizinan, dan pendeklarasian perizinan.
Proses inisialiasi ini terdapat pada halama  administrator  dari  sistem  penca- tatan  sirkulasi  dokumen  perizinan  yang mendeklarasikan  semua  yang  berhu- bungan  dengan  permohonan  perizinan didepan  sebelum  proses  permohonan dimulai.

## Proses Sistem
Proses  sistem  adalah  digunakan dalam untuk menjalankan sirlukasi doku- men  perizinan  dari  pemohon  mengum- pulkan  permohonan  dokumen  sampai surat rekomendasi keluar. Dalam tahapan
ini  proses  sistem  menjalan  proses  yang sudah  dideklarasikan  sebelumnya  pada proses  inisialisasi  dari  segi  tahapan sampai  dengan  operatornya.  Pemohon dalam  proses  sistem  dapat  melakukan monitoring  terhadap  perizinan  yang diajukannya.

## Output Sistem
Output berisikan kumpulan data yang sudah  diolah  dalam  fase  permohonan perizinan sampai perizinan tersebut dike- luarkan.  Output  yang  dikeluarkan  dalam fase ini adalah sebagai berikut: (1) Report dalam  bentuk  tabel,  Report  ini  berisikan data  dari  permohonan  perizinan  yang diterbitkan, ditolak, dan disposisi, dan (2) Report dalam bentuk diagram, Report ini berisikan  sumary  dari  perizinan  yang dikeluarkan  sampai  permohonan  per- izinan  yang  ditolak.  Dalam  report  ini digunakan  dua  diagram  yaitu  chart  dan piechart . Capaian  pembahasan  masalah ditunjukkan  pada  Tabel  1  yaitu  tabel perbandingan  kondisi  awal  dan  sesu- dah adanya sistem.
Tabel 1. Tabel Perbandingan Kondisi Awal dan Sesudah Adanya Sistem
Dalam  sistem  ini  sudah  dapat dibuat  menjadi  dinamis  yang  awalnya masih konfensional. Sistem ini pun sudah dapat mengehemat dari segi biaya, waktu dan  sdm  dikarenakan  sudah  dapat terintegrasi  dari  pemohon  sampai  kese- mua  bagian  didalam  bidang  perizinan. Didalam  capain  sistem  perizinan  online semua  akitivitas  dari  surat  permohonan sampai  kegiatan  yang  dilakukan  oleh staff  perizinan  tersimpan  dengan  baik, dan  juga  dapat  di  keluarkan  sebagai laporan  dinamis  yang  menggunakan pie chart .

## SIMPULAN DAN SARAN
Pada  proses  permohonan  perizinan yang  dimana  pada  awalnya  proses  per- mohonan  untuk  penelitian  sistem  pen- catatan sirkulasi dokumen perizinan pada badan pelayanan perizinan terpadu provinsi  aceh  masih  dilakukan  menggu- nakan proses manual menjadi proses yang berbasiskan  digital.  Didalam  penelitian sistem  pencatatan  sirkulasi  dokumen perizinan pada badan pelayanan perizinan terpadu  provinsi  aceh,  proses  integrasi awal  masih  dilakukan  manual  sudah difasilitasi  dengan  web  base  yang  me- mungkinkan  untuk  para  operator  saling terintegrasi.  Fasilitas-fasilitas  yang  digu- nakan  dalam  sistem  ini  sudah  sangat membantu  dalam  proses  perizinan  dan monitoring proses perizinan dari sisi user dan  operator.  Didalam  sistem  ini  juga
transpransi  dari  kinerja  BP2T  Provinsi
Aceh sudah mulai terjadi dimana diletakkan  pada  summary  perizinan  dan check status perizinan. Dari sisi pemohon atau  user  waktu  yang  digunakan  untuk melakukan  proses  permohonan  perizinan juga sangat mudah dengan teknologi web base,  pemohon  bisa  melakukan  regsitrasi sekaligus  permohonan  perizinan  secara online dimana saja dan kapan saja secara online.

## DAFTAR PUSTAKA
Latif  Al-Hakim.  (2007).  Global  E- Government:  Theory,  Applications and Benchmarking. Idea Group Publishing. Supriyo  Bhattacharjee.  (2008).  Software development life cycle (sdlc). page 56.
James  A.  O.  Brien.  (2006).  Pengantar
Sistem Informasi. Salemba Empat.
Helmut  Drüke.  (2005).  Local  Electronic
Government. Routledge.
Richard  Gause.  (2005).  Local  and Regional  Government  Information:
How  to  Find  It,  How  to  Use  It.
GREENWOOD PRESS.
Kemendagri.  (2008).  Peraturan  menteri dalam negri nomor 20 tahun 2008.
Donald  Norris.  (2008).  E-Government
Research  :  Policy  and  Management.
IGI Publishing.
George  M.  Scott.  (2002).  Prinsip-prinsip Sistem  Informasi  Manajemen.  Raja Grafindo Persada.