## PENGEMBANGAN SISTEM PRESENSI DAN KEDISIPLINAN DOSEN TERHADAP BIAYA OPERASIONAL PERGURUAN TINGGI

## Agus Wantoro
Sistem Informasi, STMIK Teknokrat Jl.ZA Pagar Alam No.9-11 Kedaton, Bandar Lampung, Indonesia
Email : aguswantoro87@gmail.com

## ABSTRAK
Salah  satu  tugas  dosen  adalah  melaksanakan  tri  darma perguruan tinggi  yaitu melakukan pengajaran. Beberapa perguruan  tinggi,  presensi  dosen  mengajar  masih dilakukan  tulis  tangan  yang  dilakukan  oleh  dosen  yang bersangkutan  dengan  mengisi  form  presensi  dosen.  Bagi dosen yang tidak dapat mengajar sesuai jadwalnya, maka akan ditulis sebagai ketidakdisiplinan dosen yang dicatat manual  kedalam  form  kesiplinan  dosen  oleh  staf  tata usaha  setiap  minggu.  Sistem  ini  masih  digunakan dibeberapa perguruan tinggi di Indonesia
Berdasarkan  sistem  yang  saat  ini  berjalan,  terdapat beberapa  kelemahan  seperti  manipulasi  presensi  dosen yang  tidak  mengajar  tetapi  menulis  pada  daftar kehadiran  atau  presensi  dosen.  Dosen  mengisi  presensi terkadang  tidak  rutin  sesuai  jam  mengajar  yang mengkibatkan  dosen  tidak  sesuai  dengan  jam  mengajar yang dapat  merugikan instansi.  Penggunaan kertas yang digunakan  mengisi  presensi  menggunakan  biaya  yang tidak sedikit, dengan jumlah dosen 120 yang menggunakan form presensi 2 lembar, maka membutuhkan  240  lembar  per  bulan  dengan  biaya Rp.48.000.  Jika  dalam  1  tahun,  maka  biaya  yang dibutuhkan  sekitar  Rp.576.000.  Setiap  akhir  bulan pembuatan  rekap  presensi  dosen  membutuhkan  waktu yang  sangat  lama  sekitar  8  jam.  Selain  presensi  dosen, rekap  kedisiplinan  membutuhkan  waktu  30  menit  yang rutin  dilakukan  setiap  minggu.  Selain  itu,  pemantauan beban jam kerja dosen belum termonitor dengan baik.
Menggunakan  sistem  presensi  dan  pengolahan  data kedisiplinan dosen secara komputerisasi, untuk melakukan  presensi  dosen  tidak  perlu  mengisi  form kehadiran  karna  sudah  dilakukan  oleh  staf  tata  usaha. Kesalahan  presensi  dosen  dapat  berkurang.  Pembuatan rekap  presensi  dosen  lebih  mudah  dan  cepat  hanya membutuhkan  waktu  1  menit.  Biaya  operasioanl berkurang Rp.576.000/bulan karna tidak perlu menggunakan  form  presensi  dosen.  Rekap  kedisiplinan setiap minggu hanya membutuhkan waktu 30 detik Katakunci :  Presensi,  Kesidiplinan  Dosen,  Biaya Operasional
I. PENDAHULUAN
Dosen  dituntut  melaksanakan  tridarma  perguruan tinggi  yang  meliputi  pengajaran  dan  pembimbingan, penelitian, serta pengabdian kepada masyarakat. Berdasarkan Permendikbud RI No. 84 tahun 2013 tentang Pengangkatan  Dosen  Tetap  non  Pegawai  Negeri  Sipil pada  Perguruan  tinggi  Negeri  dan  Dosen  Tetap  pada
Perguruan  Tinggi  Swasta  pasal  9  ayat  2.  Beberapa perguruan  tinggi,  melakukan  presensi  dosen  mengajar masih  dilakukan  tulis  tangan  yang  dilakukan  oleh  dosen yang  bersangkutan  dengan  mengisi  form  presensi  dosen. Bagi  dosen  yang  tidak  dapat  mengajar  sesuai  jadwalnya, maka  akan  ditulis  sebagai  ketidakdisiplinan  dosen  yang dicatat kedalam form kesiplinan dosen oleh staf tata usaha setiap  minggu.  Sistem  ini  masih  digunakan  dibeberapa perguruan tinggi di Indonesia
Berdasarkan  sistem  yang  saat  ini  berjalan,  maka terdapat  beberapa  kelemahan  seperti  manipulasi  presensi dosen  yang  tidak  mengajar  tetapi  menulis  pada  daftar kehadiran  atau  presensi  dosen.  Dosen  mengisi  presensi terkadang  tidak  rutin  sesuai  jam  mengajar  yang mengkibatkan  dosen  tidak  sesuai  dengan  jam  mengajar yang  dapat  merugikan  instansi.  Penggunaan  kertas  yang digunakan  mengisi  presensi  menggunakan  biaya  yang tidak sedikit, dengan jumlah dosen 120 yang menggunakan form presensi 2 lembar, maka membutuhkan  240  lembar  per  bulan  dengan  biaya Rp.48.000.  Jika  dalam  1  tahun,  maka  biaya  yang dibutuhkan  sekitar  Rp.576.000.  Setiap  akhir  bulan pembuatan  rekap  presensi  dosen  membutuhkan  waktu yang  sangat  lama  sekitar  8  jam.  Selain  presensi  dosen, rekap  kedisiplinan  membutuhkan  waktu  30  menit  yang rutin dilakukan setiap minggu.

## II.  LANDASAN TEORI

## A. Pengembangan Sistem
Penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang  lama  secara  keseluruhan  atau memperbaiki sistem yang telah ada [1]. Sistem yang lama perlu  diperbaiki atau diganti disebabkan karena  beberapa hal,  seperti  permasalahan-permasalahan  (problems)  yang timbul  di  sistem  yang  lama  yang  dapat  berupa Ketidakberesan  dalam  sistem  yang  lama  menyebabkan sistem  yang  lama  tidak  dapat  beroperasi  sesuai  dengan yang diharapkan

## B.    Presensi
Menurut  Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia,  presensi merupakan  kehadiran  atau  daftar  hadir  bagi  seseorang pada suatu organisasi maupun kegiatan [2]

## C.    Dosen
Dosen  adalah  pendidik  profesional  dan  ilmuwan dengan tugas utama
mentransformasi-kan,
mengembangkan, dan
menyebarluaskan ilmu
pengetahuan,  teknologi,  dan  seni  melalui  pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat [8]

## D.   Biaya Operasional
P roses  pengelompokan  secara  sistematis  atas keseluruhan  elemen  yang   ada  di  dalam  yang  lebih ringkas untuk dapat memberikan informasi. Penggolongan  biaya  operasional  tergantung  untuk  apa biaya  tersebut  digolongkan  dan  untuk   apa  di  perlukan. Tidak ada konsepsi biaya yang dapat memenuhi berbagai macam  tujuan,  oleh  karena  itu  terdapat  bermacam  – macam penggolongan biaya operasional [6]
E. Unified Modelling Language (UML) Bahasa pemodelan standar. Jika menggunakan UML harus dapat membuat model-model yang dapat berhubungan satu dengan yang lainnya dengan mengikuti standar  yang  ada  [5].  UML  diaplikasikan  untuk  maksud tertentu,  biasanya  digunakan  untuk  merancang  sebuah perangkat  lunak,  sebagai  sarana  komunikasi  antara perangkat  lunak  dengan  proses  bisnis,  digunakan  pula untuk  menjabarkan  sistem  secara  rinci  untuk  analisa  dan mencari  apa  yang  diperlukan  suatu  sistem,  serta  sebagai dokumentasi  sistem  yang  ada,  proses-proses  dan organisasinya. UML menyediakan beberapa jenis diagram yang menggambarkan model-model perangkat lunak yang akan dibuat

## F. Tinjauan Study
Tabel 1. Daftar Literatur Judul dan Pengarang Pembahasan Hasil Sistem absensi asisten dosen menggunakan QR Code scannercc Berbasis android (Mukhamad Taqwa Nuddin, Diana Laily Fithri, 2005)[3] Sistem Absensi Asisten Dosen digunakan  untuk merekap jumlah kehadiran  asisten Dosen  dan  juga merekap honor yang di dapat setiap asisten Dosen berdasarkan kehadiran  asisten Dosen. Metode Pengembangan yang digunakan dalam system absensi Asisten Dosen menggunakan Model  Waterfall, perancangan menggunakan UML, bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP dan Android  dengan Database My Aplikasi berbasis Android, QRCode  dan web untuk Asisten Dosen SQL.  Teknologi menggunakan QRCode untuk pengambilan  data absensi Perancangan sistem  informasi absensi  dosen  dan mahasiswa Universitas Sumatera Utara (Dedi  Eka  Putra Nasution, 2009) [4] Permasalahan yaitu pada absensi dosen dan mahasiswa  mesih menggunakan manual  sehingga terdapat permasalahan manipulasi  data. Berdasarkan permasalahan dikembangkan menggunakan sistem  informasi berbasis web yang dapat mempermudah dalam  mengolah data absensi dosen dan mahasiwa. Adanya sistem informasi  mdapat membantu mempermudah pengolahan  data absensi Aplikasi berbasis  web yang  mampu mempermud ah pengolahan data  absensi dosen dan mahasiswa
Sistem absensi dosen menggunakan near field communication (nfc)  technology (Eko Budi Setiawan  &  Bobi Kurniawan,  2015) [7] Membangun sistem absensi kehadiran  dosen berikut manajemen absensi dosen, serta memperkenalkan alternative teknologi wireless berupa Near Field Communication (NFC),  membuat transaksi yang bersifat contactless. Metode pengembangan piranti lunak yang digunakan meliputi tiga bagian pokok yaitu metode analisa, perancangan  dan studi pustaka. Metode analisis meliputi pengumpulan data menggunakan sample, pembelajaran pada  sistem  yang telah ada, dan analisis  terhadap hasil  wawancara yang ditujukan pada  pihak-pihak yang bersangkutan. Rancangan sistem kehadiran dosen  yang digunakan pada saat dosen mengajar ( cek-in )  dan sesudah
mengajar ( cek-out ). Aplikasi manajemen absensi dosen  yang digunakan untuk me- manajemen data  absensi dosen dan pencetakan laporan secara harian, mingguan, bulanan serta tahunan

## G.  Metodologi
Konsep  yang  diterapkan  dalam  tahap  perancangan Sistem  Presensi  dan  Kedisiplinan  Dosen  adalah menggunakan  model  waterfall  [5].  tahap-tahap  dalam model waterfall, antara lain:
a. Analisis Kebutuhan
Proses  pengumpulan  kebutuhan  perangkat  lunak agar  dapat  dipahami  perangkat  lunak  yang dibutuhkan  oleh user seperti  kebutuhan  fungsional dan non fungsional. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak perlu didokumentasikan.
b. Desain
Proses  berfokus  pada  desain  pembuatan  perangkat lunak  termasuk  struktur  data,  arsitektur  perangkat lunak,  representasi  antar  muka  menggunakan tools UML
c. Pengkodean
Harus  ditranslasikan  kedalam  program  perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai  dengan  desain  yang  telah  dibuat  pada  tahap desain.  Untuk  pengetikan  script  program  pada aplikasi ini menggunakan pascal

## d. Pengujian
Pengujian fokus pada perangkat lunak dari segi logik dan  fungsional  dan  memastikan  bahwa  semua bagian sudah diuji
III.   Analisis dan Perancangan
A. Analisis Kebutuhan Fungsional a.   Sistem dapat mengolah data dosen
b.   Sistem dapat mengolah data kelas dan matakuliah
c.   Sistem dapat mengolah jadwal dosen
d.   Sistem  dapat  mengolah  presensi  dosen  dan asisten
e.   Sistem dapat mengolah kedisiplinan dosen f.   Sistem  dapat  mencetak  rekapitulasi  presensi dosen
g.   Sistem  dapat  mencetak  rekapitulasi  kedisiplinan dosen

## B. Analisis Kebutuhan Non Fungsional
a.   Operasional
HD 250 Gb RAM 2 Gb Mouse dan Keyboard USB Printer Canon IP2700 Sistem Operasi Windows 10 Borland Delphi 7.0 Database My SQL Enteprise ODBC Appserv b.  Keamanan Menggunakan password  login aplikasi  dan basisdata
c.   Informasi Informasi  jumlah  mengajar  dosen  dan  asisten Informasi jumlah ketidakdisiplinan dosen

## C. Perancangan Sistem
Perancangan  menggunakan  tools  UML  diantaranya usecase  diagram.  Terdapat  aktor  staf  tata  usaha  dan beberapa  usecase.  Rancangan  usecase  dapat  dilihat  pada gambar 3.1.
Gambar 1. Usecase Presensi Dosen dan Kedisiplinan

## D. Arsitektur Sistem
Staff Tata Usaha Dosen Mengajar Rekapitulasi dan Lap Kedisiplinan Dosen Bagian Keuangan
Gambar 2. Arsitektur Sistem Presensi dan Kedisiplinan

## Dosen

## IV.  Implementasi Dan Pembahasan
Menggunakan  sistem  merupakan  tahap  meletakkan sistem  agar  siap  dioperasikan.Tahap  penggunaan  sistem ini  dilakukan  setelah  sistem  selesai  dievaluasi,  kemudian peneliti melaksanakan pelatihan terhadap personil dengan memberi pengertian dan pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi, posisi dan tugas setiap fungsi. Pelatihan ini  untuk  personil  yang  mengoperasikan  sistem,  yaitu staff  tata  usaha  dosen.  Hal  ini  dimaksudkan  agar user memahami  prosedur  kerja  sistem,  dapat  mengurangi kesalahan-kesalahan yang timbul yang dapat menghambat kelancaran operasional perusahaan

## A.   Login
Merupakan  tampilan  pertama  pada  saat  program dijalankan.Tampilan form ini,  berfungsi  untuk  keamanan data  di  mana  pengguna  diminta  untuk  meng- inputkan password yang telah ditentukan sebelumnya.
Gambar 3. Form Login

## B. Form Menu Utama
Form ini  merupakan  menu  utama  dalam  aplikasi karena  berfungsi  untuk  mengakses  menu-menu  lainnya yang  terdapat  pada  aplikasi.  Tampilan  menu  utama program dapat di lihat pada gambar berikut
Gambar 4. Form Menu Utama

## C. Form Rekap Presensi
Form  ini  digunakan  oleh  staff  tata  usaha  untuk menginput  data  presensi  dosen  mengjar,  menggantikan, mengwas uas dan pencarian data. Menggunakan  presensi terkomputerisasi  mengurangi  penggunaan  kertas  dan manipulasi data presensi dosen mengajar

## D.   Form Kedisiplinan Dosen
Form  ini  digunakan  untuk  menginputkan  data kedisiplinan atau ketidakhadiran dosen mengajar. Adanya aplikasi  terkomputerisasi  memudahkan  staff  tata  usaha merekap kedisiplinan dosen

## Gambar 6. Form Kedisiplinan Dosen

## E.   Laporan Rekapitulasi Presensi Dosen
Laporan  ini  berisi  informasi  dosen  mengjar  di instansi STMIK/AMIK/TBA, jumlah mengawas, koreksi, mengajar kelas besar dan kelas kecil

## Gambar 7. Laporan Rekapitulasi Presensi

## F. Laporan Kedisiplinan Dosen
Laporan ini berisi data kedisiplinan dosen yang tidak dapat mengjar beserta solusi yang telah diberikan.

## Gambar 8. Laporan Kedisiplinan Dosen

## G.  Hasil Pembahasan
Setelah  menggunakan  sistem  komputerisasi,  maka proses  presensi  dosen  mengajar  lebih  menghemat  biaya operasional  pembelian  kertas  atau  dapat  menghemat Rp.576.000,-  /tahun  atau  Rp.48.000,-/bulan.  Mengurangi manipulasi presensi dan memercepat rekapitulasi presensi dosen  selama  7  Jam.  Rekapitulasi  kedisiplinan  dosen awalnya membutuhkan waktu 1 menit, menjadi 30 detik

## V. Kesimpulan Dan Saran

## A.  Simpulan
Berdasarkan  pembahasan  yang  telah  dilakukan,  dapat disimpulkan :
a. Adanya sistem terkomputerisasi dapat mengurangi manipulasi  data  karna  semua  presensi  diolah  oleh staff  tata  usaha  secara  langsung  sehingga mengurangi  manipulasi  dan  kesalahan  presensi yang  dilakukan  dosen  sehingga  dapat  mengurangi biaya operasional pembayaran gaji
b. Sistem  terkomputerisasi  mengurangi  penggunaan kertas  sebanyak  90%.  Semua  presensi  telah diinputkan  kedalam  basisdata.  Penggunaan  kertas 240  lembar  setiap  bulan  sudah  dapat  dikurangi sehingga  dapat  mengurangi  biaya  operasional penggunaan kertas
c. Cara  mempermudah  rekapitulasi  presensi  dan kedisiplinan  yaitu  dengan  sistem  terkomputerisasi yang  telah  diinput  kedalam  basisdata,  sehingga data  mudah  untuk  dicetak  langsung  dari  sistem. Proses rekapitulasi presensi awalnya membutuhkan  waktu  8  jam,  dengan  sistem terkomputerisasi  hanya  1  menit.  Rekapitulasi kedisiplinan  membutuhkan  waktu  30  menit  setiap minggu,  saat  ini  cukup  30  detik  sehingga  dapat mempercepat rekapitulasi
d. Sistem  presensi  terkomputerisasi  dapat  digunakan oleh beberapa perguruan tinggi

## B.  Saran
Berdasarkan  simpulan  yang  telah  diuraikan,  maka saran yang diberikan untuk sistem ini adalah:
a. Sistem  presensi  terintegrasi  dengan  bagian BAAKU  dalam  penginputan  data  matakuliah  dan dosen pengampu
b. Melakukan bakcup data  rutin  agar  menjaga  data dari hal yang tidak diinginkan

## VI. Daftar Pustaka
[1]  Al  Fatta,  Hanif.  (2007). Analisis  dan  Perancangan Sistem Informasi, ANDI, 7
[2]  Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2016. Online [3]  Nuddin,  M.,  Fithri.  DL.  (2005).  “ Sistem  absensi asisten dosen menggunakan QR Code scannerccBerbasis android ”, ISSN,Vol.10, (Desember, 2005) : 2-8
[4]  Nasution,  D.E.P.,  (2009). Perancangan  sistem informasi absensi dosen dan mahasiswa Universitas Sumatera  Utara ISSN,  Vol.11  (November,  2009)  : 2-7
[5]  Rosa  A.S  dan  Shalahuddin  M.  (2011). Rekayasa Perangkat  Lunak  –  Terstruktur  dan  Berorientasi Objek. Modula, Bandung.
[6]  Sutrisno,  Edy.  (2000). Management  Sumber  Daya Manusia ; Jakarta, Prenada Kencana Group
[7]  Setiawan,  E.B.,  Kurniawan,  Bobi.  (2015). Sistem absensi dosen menggunakan near field communication  (NFC)  technology, ISSN  (Oktober, 2015):  2-7
[8]  Undang-Undang No.14 Th.(2005)