e-ISSN: 2686-5238, p-ISSN 2686-4916
DOI: https://doi.org/10.31933/jemsi.v4i5 Received: 5 April 2023, Revised: 20 Mei 2023, Publish: 23 Mei 2023 https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/

## Efektivitas Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi Terhadap Tata Persuratan Elektronik (Literature Review Manajemen Sekuriti)
Ananda  Tiara 1 ,  Achmad  Fauzi 2 , Helmi  Dayanti 3 ,  Novita  Sari 4 ,  Nurul  Khotimmah 5 , Tesalonika Roliyanah 6
1 Universitas Bhayangkara Jakarta Raya, Indonesia, 202010325441@mhs.ubharajaya.ac.id 2 Universitas Bhayangkara Jakarta Raya, Indonesia, achmad.Fauzi@dsn.ubharajaya.ac.id 3 Universitas Bhayangkara Jakarta Raya, Indonesia, 202010325436@mhs.ubharajaya.ac.id 4 Universitas Bhayangkara Jakarta Raya, Indonesia, 202010325392@mhs.ubharajaya.ac.id 5 Universitas Bhayangkara Jakarta Raya, Indonesia, 202010325424@mhs.ubharajaya.ac.id 6 Universitas Bhayangkara Jakarta Raya, Indonesia, 202010325431@mhs.ubharajaya.ac.id

## Korespondensi Penulis: Ananda Tiara
Abstract: In  order  to  determine  the  degree  to  which  the  use  of  information  technology  in electronic  communication  may  improve  the  efficacy  and  efficiency  of  the  communication process within an organization or institution, this research will investigate the effectiveness of its  usage  in  electronic  communication.  It  is  crucial  for  an  organization  or  business  to  have explicit policies and guidelines for using electronic communications, including guidelines for file storage and information security.
Keywords: Information Technology, Communication, Electronic Correspondence.
Abstrak: Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menganalisis  efektivitas  penggunaan  teknologi informasi  dalam  komunikasi  elektronik  untuk  menilai  sejauh  mana  penggunaan  teknologi informasi  dalam  komunikasi  elektronik  dapat  meningkatkan  efektivitas  dan  efisiensi  proses komunikasi  dalam  suatu  organisasi  atau  lembaga.  Penting  bagi  suatu  organisasi  atau perusahaan  untuk  memiliki  kebijakan  dan  prosedur  yang  jelas  mengenai  penggunaan komunikasi  elektronik,  termasuk  tata  cara  penggunaan  komunikasi  elektronik,  penyimpanan file dan keamanan informasi.
Kata Kunci: Teknologi Informasi, Komunikasi, Tata Persuratan Elektronik.

## PENDAHULUAN
Teknologi  informasi  dan  komunikasi  (TIK)  menjadi  jauh  semakin  penting  di  era modernisasi  dan  globalisasi  saat  ini  di  berbagai  bidang  kehidupan,  termasuk  komunikasi. Teknologi berkembang pesat seiring dengan pertumbuhan teknologi. Di era teknologi saat ini, teknologi  merupakan  salah  satu  kebutuhan  yang  sangat  signifikan,  dan  pertumbuhan teknologi  informasi  saat  ini  sangat  vital  dalam  hal  pelayanan  publik  (Khairil,  2012).  Email elektronik  telah  menggantikan  korespondensi  tradisional  di  banyak  organisasi  dan  bisnis. Penggunaan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  (TIK)  untuk  mengirim,  menerima, menyimpan, dan mengolah surat atau dokumen secara elektronik disebut dengan komunikasi elektronik.  Tanpa  menggunakan  kertas  atau  kertas  berwujud,  surat  atau  dokumen  dikirim secara elektronik menggunakan email, pesan instan, atau platform komunikasi lainnya.
Berbeda  dengan  korespondensi  tradisional,  menggunakan  korespondensi  elektronik menawarkan  beberapa  keuntungan.  Efisiensi  dalam  hal  waktu  dan  uang,  kemudahan  akses, dan fleksibilitas adalah beberapa dari keuntungan tersebut. Selain itu, sistem surat elektronik mempermudah  bisnis  atau  organisasi  untuk  mengatur  dan  menyimpan  surat  atau  pesan  agar lebih mudah dicari. Namun,  manajemen  yang baik dan penggunaan teknologi  informasi  dan komunikasi  (TIK)  diperlukan  untuk  memaksimalkan  efektivitas  penggunaan  sistem  surat elektronik.  Maka,  dapat  dikatakan  bahwa  teknologi  informasi  ialah  suatu  proses,  cara,  atau media yang peruntukan untuk mengirimkan pesan secara dua arah untuk mengumpulkan data dan informasi serta untuk mengirimkan informasi kepada orang lain (Nurhadi & Kurniawan, 2017).
Aturan  dan  prosedur  yang  jelas  seputar  penggunaan  komunikasi  elektronik,  termasuk penggunaannya,  penyimpanan  dokumen,  dan  keamanan  informasi,  sangat  penting  untuk setiap  organisasi  atau  bisnis.  Penggunaan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  (TIK)  yang tepat,  termasuk  mengirim  email  dan  menggunakan  lampiran,  serta  pentingnya  menjaga keamanan  informasi  saat  mengirim  dokumen  atau  surat  secara  elektronik,  adalah keterampilan lain yang harus diketahui oleh pengguna korespondensi elektronik.
Dalam konteks ini, sangat  penting untuk  memaksimalkan efisiensi dan efektivitas saat menggunakan  teknologi  komunikasi  dan  informasi  untuk  korespondensi  elektronik  untuk mengirim  dan  mengelola  dokumen  atau  surat.  penggunaan  teknologi  informasi  dan komunikasi berikut ini.
Rumusan  masalah  berikut  ini  berkaitan  dengan  latar  belakang  tersebut  di  atas  dan berfungsi untuk mengidentifikasi hipotesis selanjutnya:
1. Bagaimana  seberapa  efektif  penggunaan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  dapat memengaruhi tata persuratan elektronik?
2. Bagaimana persepsi pengguna terhadap penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam proses tata surat elektronik?
3. Bagaimana tingkat keamanan dan privasi data dalam proses tata persuratan elektronik? Penelitian  ini  akan  mengkaji  seberapa  baik  teknologi  informasi  dan  komunikasi digunakan  untuk  korespondensi  elektronik.  Secara  khusus  akan  dinilai  seberapa  besar pemanfaatan TIK untuk surat menyurat secara elektronik dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses surat menyurat dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintah.
Contohnya termasuk menilai keamanan dan privasi data selama komunikasi elektronik, dan memberikan saran untuk meningkatkan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam korespondensi elektronik.

## METODE
Penelitian dari perpustakaan dan teknik  penulisan kuantitatif digunakan untuk  menulis publikasi  ini.  Kaji  keterkaitan  dalam  buku  dan  jurnal  online  seperti  Google  Books,  Google
Scholar,  iPusnas,  dan  media  online  lainnya  untuk  mengetahui  bagaimana  teori  berinteraksi atau mempengaruhi variabel.
Tinjauan  pustaka  menurut  Castetter  dan  Heisler  adalah  suatu  proposal  yang  berisi pendahuluan, pembahasan, penelitian lebih lanjut, dan kesimpulan. Eki Meliansyah, seorang ahli, menjelaskan penelitian kepustakaan sebagai proses mencari, membaca, dan menganalisis laporan penelitian yang telah selesai.
Tabel 1: Penelitian terdahulu yang relevan
No (Penulis Tahun) Penelitian Terdahulu Kesamaan Artikel Perbedaan Artikel 1 (Awang Sugiarto, 2020) Efektifitas Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi terhadap Tata Persuratan Elektronik. Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi berpengaruh secara signifikan terhadap tata persuratan elektronik. Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi memiliki pengaruh yang signifikan terhadap tata persuratan elektronik di Universitas Islam Negeri Raden Fatah. 2 Parsaorantua, P. humisar, Pasoreh, Y., & Rondonuwu, sintje A. (2017). Implementasi Teknologi Informasi Dan Komunikasi Studi Tentang Web E- Government. Implementasi Teknologi Infromasi dan Komunikasi mempermudah segala urusan pemerintah. Adanya implementasi teknologi informasi dan komunikasi memiliki pengaruh yang signifikan pada Kominfo Kota Manado. 3 Dwiyanti, I. A. I., & Jati, I. ketut. (2022) Pengaruh E-Office Dan Sistem Tata Kelola Persuratan Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor. Electronic office berpengaruh signifikan terhadap kinerja karyawan di Badan Pertanahan Nasional. Electronic office dan sistem tata kelola persuratan secara bersama-sama berpengaruh terhadap kinerja karyawan di badan pertanahan nasional kanwil provinsi sumatera selatan. 4 Debora, T., & Fanida, E. H. (2016). Efektivitas Sistem Tata Persuratan Digital (E-Surat) Di Dinas Komunikasi Dan Informatika. Adanya pengaruh yang signifikan pada efektivitas sistem tata persuratan digital (e- surat). Efektivitas elektronik surat dengan total keseluruhannya berada pada kategori sangat efektif dengan prosentase 82,83%. 5 Bahan, P., & Praktik, A. (2015). Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Manajemen Persuratan. Semakin optimal pemanfaatan teknologi informasi maka akan membantu proses persuratan. Pemanfaatan teknologi informasi dalam manajemen persuratan di Kementrian Agama DIY
*ket variabel: Y1= Tata Kelola Persuratan  X1= Teknologi Informasi   X2= Komunikasi

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Hubungan antara Efektifitas Penggunaan Teknologi dengan Komunikasi
Manusia  lebih  mampu  melakukan  tugasnya  seiring  dengan  kemajuan  teknologi. Misalnya,  menangani  dokumen  yang  sebelumnya  disimpan  secara  eksklusif  di  lemari  arsip kini  dapat  dilakukan  berkat  terciptanya  sistem  manajemen  dokumen  berbasis  digital.  Oleh karena  itu,  memiliki  sistem  informasi  yang  dapat  meningkatkan  efektivitas  dan  kualitas lembaga  menjadi  sangat  penting.  Sekitar  waktu  ini,  banyak  organisasi  mulai  menggunakan sistem informasi untuk mengumpulkan data untuk penggunaan di berbagai tingkatan. Pekerja
memanfaatkan  data  terkomputerisasi  untuk  fungsi  internal  atau  manajemen,  untuk mempercepat layanan pelanggan, atau keduanya (Reja & Suban, 2016).
Teknologi  berkembang  pesat,  membuat  tugas  administrasi  kantor  seperti  pengarsipan, dokumen, dan korespondensi — yang sering diselesaikan di lingkungan kantor menjadi lebih efektif  dan  efisien.  Perangkat  lunak  e-office  adalah  jenis  teknologi  informasi  yang  dapat membantu operasi ini (Herdiana & Marsofiyati, 2019).
E-office, produk kemajuan teknis, tidak diragukan lagi akan sangat membantu pegawai kantoran dalam tugasnya. Hasilnya akan menguntungkan bagi manajer dan pekerja, misalnya dengan membuat laporan dengan segera menggunakan data yang terintegrasi dalam sistem e- office.  Sistem  e-office  tidak  hanya  mengurangi  penggunaan  kertas  (paperless),  tetapi  juga mempermudah  pengolahan  dan  penyimpanan  data  di  kantor  karena  data  terletak  terpusat dengan  bantuan  database,  sehingga  dapat  dihubungkan  dengan  data  lain  dan  dibentuk. menjadi  satu  kesatuan  yang  koheren  yang  dapat  memberikan  informasi  kepada  para  pekerja kantoran (Mulyono, 2018).
Sebagai  hasil  dari  kemajuan  teknis  selama  revolusi  industri  keempat,  institusi  publik dan  swasta  berubah  menjadi  lingkungan  digital.  Paperless  Office  System  diciptakan  dengan tujuan tambahan untuk  membangun budaya baru  yang membutuhkan penggunaan perangkat digital  di  semua  area  operasi  untuk  perusahaan  agensi.  Itu  lebih  dari  sekadar  berhenti menggunakan  kertas.  Berikut  adalah  beberapa  keuntungan  dari  sistem  kantor  tanpa  kertas: kerja tim dan komunikasi yang lebih baik; output yang lebih tinggi, efisiensi, dan efektivitas.

## Hubungan antara Komunikasi dengan Tata Persuratan Elektronik
Anda  dapat  berkomunikasi  secara  lisan  atau  tertulis.  Diklat  Kearsipan  akan diselenggarakan  sebagai  contoh  komunikasi  lisan  oleh  perusahaan  yang  bergerak  di  bidang pendidikan  dan  pelatihan,  Pusdiklat.  Untuk  mempersiapkan  acara  tersebut,  pimpinan  dan bawahan mengadakan perbincangan tentang kurikulum, peserta, jumlah peserta, pengajar, dan topik lainnya pada rapat dan pertemuan lainnya.
Selain  komunikasi  lisan,  diperlukan  komunikasi  tertulis  untuk  melaksanakan kegiatannya.  Contohnya  seperti  pengiriman  surat  ke  unit  kerja  lain  untuk  meminjam  ruang kuliah  (surat  internal),  surat  ke  instansi  lain  untuk  menawarkan  peserta  pendidikan  dan pelatihan  (pelatihan),  dan  kunjungan  untuk  menambah  konteks.  Naskah  resmi  adalah  surat yang ditujukan kepada unit atau organisasi afiliasi sebagai bagian dari bisnis resmi.
Naskah  dinas  berfungsi  sebagai  duta  atau  perwakilan  perusahaan  yang  bertugas menyebarkan  pesan.  Anda  harus  memahami,  mengevaluasi,  dan  memanfaatkan  surat  dan formulir sebagai dokumen resmi yang digunakan oleh organisasi baik secara manual maupun elektronik  karena  surat-surat  resmi  memainkan  peran  penting  dalam  organisasi.  Jika komunikasi dilakukan secara verbal, seperti saat rapat, berbicara, atau hanya melalui telepon, dianggap  kurang  berhasil  karena  memakan  waktu  lama,  manusia  mungkin  tidak  dapat menyimpan  semua  informasi  yang  diterima,  dan  mungkin  ada  kekurangan  tambahan  yang tidak ada buktinya.
Oleh  karena  itu,  agar  kegiatan  dapat  berjalan  dengan  lancar  dan  efektif,  setiap  divisi atau  unit  kerja  harus  mengajukan  proposal  dan  menulis  surat  kepada  berbagai  pihak  yang terkait  dengan  kegiatan  tersebut,  seperti  stasiun  televisi,  permintaan  pemasangan  iklan, memberikan  informasi  keuangan,  mencapai  kesepakatan  kerjasama.  ,  dan  melaporkan kegiatan  yang  telah  diselesaikan.  Sangat  penting  untuk  menetapkan  standar  penulisan  surat resmi  atau  naskah  resmi,  khususnya  bagaimana  proses  korespondensi  harus  digunakan  oleh suatu organisasi, agar distribusi informasi ke berbagai organisasi dan individu menjadi efektif. Hal ini penting karena surat atau surat resmi berfungsi sebagai duta atau juru bicara organisasi saat menyampaikan pesan atau memberikan bukti pertanggungjawaban atas tindakan.

## Hubungan  antara  Efektifitas  Penggunaan  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi terhadap Tata Persuratan Elektronik
Pimpinan  dan  karyawan  dapat  memperoleh  banyak  manfaat  dengan  mengadopsi layanan  aplikasi  e-office  untuk  menyelesaikan  aktivitas  seperti  menyimpan  catatan,  menulis surat, dan tugas lainnya. Hal ini memungkinkan mereka untuk melakukan tugas mereka lebih cepat  dan  tepat  waktu.  Rencana  dan  proses  untuk  fungsi  sistem  kantor  tanpa  kertas sebagaimana dimaksud, memberikan kemudahan bagi manajer dan karyawan, dan membantu efektivitas  dan  efisiensi  waktu  sekaligus  meningkatkan  produktivitas  karyawan,  khususnya bagi  manajer.  Produktivitas  dapat  ditingkatkan  dari  waktu  ke  waktu  dengan  meningkatkan kinerja  karyawan  dan  kapasitas  mereka  untuk  melakukan  tugas  dalam  waktu  yang dialokasikan.
Paperless  office  system  dapat  membantu  mengurangi  penggunaan  kertas  dan  menjaga agar  file  tidak  menumpuk  di  meja  bos.  Surat-surat  yang  telah  masuk  sistem  dengan  riwayat disposisi  lengkap  dapat  diubah  menjadi  arsip  digital.  Memiliki  arsip  digital  akan mempermudah  pencarian  surat-surat  lama.  Surat  tersebut  diterima  terlebih  dahulu  di  bagian tata  usaha,  diagendakan  dalam  buku  kendali,  kemudian  diteruskan  kepada  pimpinan  sesuai dengan  klasifikasinya.  Beginilah  biasanya  surat  masuk  ke  agensi  ditangani.  Sayangnya, mungkin  diperlukan  waktu  berhari-hari  untuk  menyelesaikan  maksud  dan  tujuan  surat tersebut, sehingga sulit untuk menawarkan layanan yang dibutuhkan pemangku kepentingan.
Isu  keterlambatan  terus-menerus  menjadi  serius  ketika  organisasi  pelayanan  publik tidak  mampu  menjamin  pelayanan.  Mengolah  surat  masuk  menjadi  salah  satu  kendala,  dan sangat bergantung pada kehadiran pimpinan. Agar karyawan dengan surat perintah, pemimpin di  tingkat  bawah,  dan  pemimpin  puncak  untuk  secara  efektif  memberikan  layanan  dan mengeluarkan  perintah,  pemimpin  harus  hadir.  Pemrosesan  surat  tidak  dapat  terjadi  sampai pemimpin  berada  di  kantornya  karena  hanya  ada  tujuh  setengah  jam  dalam  sehari,  yang memiliki  pengaruh  signifikan  dalam  menyelesaikan  tugas  atau  memberikan  layanan  kepada pemangku kepentingan.
Oleh  karena  itu,  proses  manual  atau  tradisional  seperti  ini  dapat  menghambat penyediaan  layanan  administrasi,  menyebabkan  ketidakpuasan  publik,  dan  menyebarkan pandangan  yang  salah.  Subbagian  tata  usaha  di  Rektorat  dan  subbagian  umum  di  fakultas merupakan pintu masuk bagi semua surat yang masuk ke dalam sistem. Penggunaan teknologi oleh  karyawan,  akses  internet  yang  tidak  teratur,  dan  kurangnya  pemahaman  tentang  alur proses bisnis dapat menjadi masalah saat membangun sistem kantor tanpa kertas.
Seseorang dapat merasakan keuntungan dari paperless office system. Pelayanan kepada masyarakat  dapat  dilakukan  tanpa  memerlukan  kehadiran  pimpinan,  dan  pimpinan  dapat memberikan instruksi atau menjawab surat masuk dari lokasi manapun dan kapanpun. Surat dapat dibuang oleh pemimpin pada akhir pekan dan selama liburan.

## Conceptual Framework
Kerangka  pemikiran  berikut  dalam  artikel  ini  didasarkan  pada  rumusan  masalah  yang diberikan di atas dan hubungan antar variabel:
1. Electronic Office: Dwiyanti, I. A. I., & Jati, I. ketut. (2022)
2. Manajemen Persuratan: Bahan, P., & Praktik, A. (2015).
Kinerja Karyawan: Dwiyanti, I. A. I., & Jati, I. ketut. (2022)

## KESIMPULAN
Pemanfaatan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  memegang  peranan  penting  dalam komunikasi elektronik, sebagaimana dapat dilihat dari penjelasan di atas. Sebuah kantor telah mampu  menghemat,  menyederhanakan,  dan  merampingkan  komunikasi  atau  file  elektronik atau  digital  dengan  penggunaan  teknologi  informasi  dan  komunikasi.  Selain  itu,  sistem administrasi  kantor  dapat  berfungsi  dengan  lancar  dan  menemukan  file  atau  dokumen  lebih cepat  dengan  memanfaatkan  teknologi  informasi  dan  komunikasi.  Korespondensi  elektronik atau digital menghilangkan atau mengurangi penggunaan kertas dalam korespondensi.
Karena informasi  dan pesan disampaikan dengan cepat  ketika  menggunakan teknologi informasi untuk komunikasi elektronik, komunikasi di tempat kerja juga terjalin dengan baik. Oleh  karena  itu,  jika  teknologi  informasi  digunakan  secara  efektif  di  kantor-kantor  akan berdampak  positif  pada  penyampaian  informasi,  mempermudah  korespondensi  elektronik atau  pengarsipan  digital,  dan  juga  memastikan  proses  administrasi  di  kantor-kantor  tersebut berjalan  dengan  lancar.  Jika  administrasi  berjalan  lancar,  maka  suatu  perusahaan  akan mendorong  masyarakat  untuk  memiliki  kepercayaan  terhadap  organisasi  atau  perusahaan tersebut.

## REFERENSI
Bahan, P., & Praktik, A. (2015). Arsip Universitas Gadjah Mada . 3 . Bahan, P., & Praktik, A. (2015). Manajemen Persuratan
Dua  Reja,  Imelda  and  Suban,  A.  L.  (2016). Analisis  Penerapan  dan  Optimalisasi    Sistem Informasi  Sekolah  Terpadu  (SisTer)  Sebagai  perwujudan  Paperless  Administration Menuju Sekolah Berbasis E- Document.
Dwiyanti, I. A. I., & Jati, I. ketut. (2019). 肖沉 1, 2, 孙莉 1, 2∆, 曹杉杉 1, 2, 梁浩 1, 2, 程焱
1, 2. Tjyybjb.Ac.Cn , 27 (2), 58–66.
Debora,  T.,  &  Fanida,  E.  H.  (2016).  Efektivitas  Sistem  Tata  Persuratan  Digital  (e-Surat)  di Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Surabaya. E-Journal , 1104067401 , 1–7. Dwiyanti, I. A. I., & Jati, I. ketut. (2022). Electronic Office Dwiyanti, I. A. I., & Jati, I. ketut. (2022). Kinerja Karyawan Herdiana,  F.  (n.d.).  Penerapan  Dan  Pemanfaatan  E--Office  Sebagai  Dalam  Perwujudan Paperless Office. JIKAP (Jurnal Informasi Dan Komunikasi Administrasi Perkantoran.
Jogiyanto, H. (2008). Sistem Teknologi Informasi Edisi III. Kadir, Abdul., & Wahyuni., T. (2013). Pengenalan Teknologi Informasi . April , 45. Nurhadi,  Z.  F.,  &  Kurniawan,  A.  W.  (2017).  Jurnal  Komunikasi  Hasil  Pemikiran  dan Penelitian. Jurnal Komunikasi Hasil Pemikiran Dan Penelitian , 3 (1), 90–95.
Mulyono,  T.  (2018).  Sistem  Informasi  E-Office  Sebagai  Pendukung  Program  Paperless Korespondensi  Perkantoran  (Studi  Kasus:  Bagian  Administrasi  Akademik  Akademi Komunitas Semen Indonesia Gresik)},. JURNAL TECNOSCIENZA . Parsaorantua,  P.  humisar,  Pasoreh,  Y.,  &  Rondonuwu,  sintje  A.  (2017).  Implementasi teknologi informasi dan komunikasi. Acta Diurna , VI (3), 1–14. Rifauddin, M. (2016). Pengelolaan arsip elektronik berbasis teknologi. Khizanah Al-Hikmah: Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, Dan Kearsipan .
Sugiarto,  A.  (2020).  Efektifitas  Pemanfaatan  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi  terhadap
Tata  Persuratan  Elektronik  (Paperless  Office  System)  (Studi  Kasus:  Universitas  Islam Negeri Raden Fatah Palembang). Jusifo , 6 (1), 45–54.
https://doi.org/10.19109/jusifo.v6i1.5632