## Pengembangan Sistem E-Government Untuk Peningkatan Layanan Publik Pada Tata Kelola Administrasi Desa
Winda Sulastri 1 , Dedi Kustiawan 2 , Alfry Aristo Jansen Sinlae 3* , Muhammad Irfan 4
1 Manajemen Informatika, AMIK Citra Buana Indonesia, Sukabumi, Indonesia
2 Komputerisasi Akuntansi, AMIK Citra Buana Indonesia, Sukabumi, Indonesia
3 Ilmu Komputer, Universitas Katolik Widya Mandira, Kupang, Indonesia
4 Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Informasi NIIT, Jakarta Selatan, Indonesia Email: 1 windasulastripeko@yahoo.co.id, 2 deddy.koestiaone@gmail.com, 3,* alfry.aj@unwira.ac.id, 4 muhammad.irfan@i-tech.ac.id
Email Penulis Korespondensi: alfry.aj@unwira.ac.id
Submitted 12-10-2021 ; Accepted 05-12-2021 ; Published 30-12-2021

## Abstrak
Kantor  Desa  merupakan  Instansi  pemerintah  tingkat  yang  paling  bawah  yang  melaksanakan  pelayanan  publik  di  bidang  administrasi kependudukan berdasarkan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 salah satunya dalam melayani administrasi masyarakat. Proses kegiatan pengarsipan  pada  kantor desa  masih  secara  manual  dilakukan  dengan  menggunakan  buku  arsip,  dan  dokumen  arsip disimpan  didalam lemari atau tempat pengarsipan. Begitupun dalam proses pelayanan masyarakat terutama pada pembuatan surat menyurat masih kurang maksimal, dikarnakan keterbatasan staff yang bekerja pada kantor desa tersebut sehingga lama dalam proses layanan surat menyurat. Pada penelitian  ini  dikembangkan  sistem E-Government yang  memmiliki  kemampuan  dalam  melakukan  arsip  digital  dan  surat  menyurat sehingga  meningkatkan  layanan  administrasi  desa.  Penelitian  dimulai  dari  metode  pengumpulan  data  (wawancara,  pengamatan  dan dokumentasi)  menggunakan  metode  pengembangan prototype ,  pembuatan  rancangan  sistem  menggunakan  UML  dengan  model perancangan usecase diagram, activity diagram dan class diagram . Hasil pengujian ISO 25010 yang telah dilakukan dengan melibatkan 10 responden bahwa kesimpulan kualitas kelayakan perangkat lunak yang dihasilkan memiliki presentase keberhasilan dengan total rata- rata 95,92%.
Kata Kunci: Arsip Digital; Administrasi; ISO 25010; Pelayanan; UML

## Abstract
The Village Office is the lowest level government agency that carries out public services in the field of population  administration based on Law Number 6 of 2014 one of which is in serving community administration. The process of archiving activities at the village office is still done manually using archive books, and archival documents are stored in cabinets or filing places. Likewise, in the community service process, especially in making correspondence, it is still not optimal, due to the limited staff working at the village office so that it takes a long  time  to  process  correspondence.  In  this  study,  an  E-Government  system  was  developed  which  has  the  ability  to  perform  digital archives  and  correspondence  so  as  to  improve  village  administration  services.  The  research  started  from  data  collection  methods (interviews, observations and documentation) using the prototype development method, making system designs using UML with use case diagrams, activity diagrams and class diagrams. The results of the ISO 25010 test that has been carried out by involving 10 respondents that the conclusion of the quality of the resulting software feasibility has a success percentage with a total average of 95.92%.
Keywords : Digital Archive; Administration; ISO 25010; Service; UML

## 1. PENDAHULUAN
Setiap  organisasi  atau  instansi  dalam  pelaksanaan  kegiatan  administrasi  sehari–hari  tidak  terlepas  dari  proses  penciptaan arsip, karena arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Catatan ini secara umum disebut naskah atau dokumen atau informasi terekam, yang dalam realisasinya baik berupa tulisan, gambar maupun suara. Dokumen tersebut dapat dinamakan arsip yang merupakan salah satu faktor dalam menunjang kelancaran penyelenggaraan kegiatan administrasi yang berhubungan dengan kegiatan kearsipan [1]. Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi  penting  untuk  menunjang  proses  kegiatan  administrasi  dan  manajemen  sebuah  instansi  [2].  Semua  kegiatan  yang dilakukan oleh  instansi  tersebut,  baik  itu berupa  proposal, surat-menyurat  maupun dokumen-dokumen  lain  akan  menjadi arsip. Hal ini haru dikelola dengan baik, karena ini merupakan bagian dari pelayanan publik. Informasi yang terekam tersebut merupakan  bukti  dan  dokumentasi  atau  memori  bagi  instansi  yang  bersangkutan  salah  satunya  dalam  pengarsipan  surat menyurat.
Surat  merupakan  salah  satu  sarana  atau  media  secara  tertulis  yang  digunakan  oleh  manusia  untuk  melakukan komunikasi.  Surat  dibedakan ke  dalam  dua  golongan  yaitu  surat  pribadi dan  surat  resmi.  surat  pribadi  adalah  surat  yang ditujukan dari seseorang kepada orang lain dan bersifat tidak resmi, sedangkan yang dimaksud dengan surat resmi adalah surat yang ditujukan dari suatu instansi atau perusahaan kepada instansi lainnya dan bersifat resmi, di dalam pembuatan surat resmi biasanya menggunakan kop surat dan dicantumkan nomor surat, perihal, dan biasanya digunakan stempel agar lebih resmi [3]. Beberapa faktor penentu kualitas informasi adalah keakuratan, ketepatan waktu, relevansi dan kemudahan untuk membuat  sebuah  surat  [4].  Kantor  Desa  merupakan  instansi  pemerintah  tingkat  yang  paling  bawah  yang  melaksanakan pelayanan publik  di bidang  administrasi  kependudukan  berdasarkan  Undang-Undang  Nomor  6  Tahun  2014.  Kantor  desa melayani  administrasi  masyarakat  yang  dalam  proses  pelaksanaannya  berlaku  bagi  semua  warga  yang  terdata  sebagai penduduk [5]. Kantor Desa ini merupakan suatu instansi yang melakukan pendataan penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), Surat Kelahiran, Surat Kematian, Surat Keterangan Pendatang, dan Surat Keterangan Pindah. Pelayanan pada dasarnya dapat berjalan dengan baik apabila dapat memenuhi kebutuhan [6].
Saat ini di Kantor Desa dalam kegiatan pengarsipan saat ini masih menggunakan metode manual.  Pelayanan surat menyurat  seta  pengarsipan  dokumen  secara  manual  dilakukan  melalui  pengetikan  menggunakan  komputer  tisak  dengan sistem  informasi  serta  menggunakan  buku  arsip,  dan  dokumen  arsip  disimpan  didalam  lemari  atau  tempat  pengarsipan. Pengarsipan dokumen secara manual mungkin masih dapat digunakan bila data yang dimiliki jumlahnya masih sedikit, akan tetapi  dokumen  arsip  akan  terus  bertambah  banyak  dengan  seiring  bertambahnya  waktu  karena  semakin  kompleksnya kegiatan dan fungsi instansi. Dalam proses pencarian, penyimpanan, dan pengolahan arsip manual masih memerlukan waktu, dan  tenaga  yang  lebih.  Begitupun  dalam  proses  pelayanan  masyarakat  terutamaa  pada  pembuatan  surat  menyurat  masih kurang maksimal, dikarnakan keterbatasan staff yang bekerja pada kantor desa tersebut sehingga lama dalam proses layanan surat menyurat dikarenakan dalam pembuatan surat masih dicatat kedalam masing-masing formulir surat. Dalam layanan surat  menyurat  dapat  memakan  waktu  1  hingga  2  jam  dikarnakan  harus  melakukan  pengantrian  dalam  pembuatan  surat akibatnya  proses  layanan  pembuatan  surat  menyurat  tidak  efektif.  Penggunaan  teknologi  yang  baik  dan  memadai  akan membantu  dalam  menyelesaikan  pekerjaan  [7].  Dewasa  ini  teknologi  yang  bergeser  ke  sistem  berbasis  website,  hal  ini dikarenakan teknologi web dapat memberikan kenyamanan untuk mengakses informasi di mana saja dan kapan saja melalui jaringan  komputer  [8].  Perkembangan  teknologi  ini  telah merambah  pada  pengelolaan administrasi  pemerintahan dengan dengan  munculnya E-Government.  E-Government adalah  suatu  upaya  untuk  mengembangkan  penyalenggaraan kepemerintahan yang berbasis elektronik [9]. E-Government dapat dikatakan sebagai suatu penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi [10]. E- Goverment dapat  diartikan  sebagai  penggunaan  teknologi  informasi  oleh  pemerintah  untuk  memberikan  informasi  dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan [11].
Berdasarkan  permasalahan  yang  sebelunya  telah  dipapatkan,  tentunya  dibutuhkan  solusi  yang  dapat  mengatasi permasalahan dalam hal pengelolaan administrasi desa, terutama pada pengarsipan agar ke depannya dapat dikelola dengan baik. Dalam hal ini dikarenakan arsip bukan hanya berupa tumpukan-tumpukan kertas, tetapi arsip memiliki arti dan peranan yang besar dalam suatu lembaga atau instansi. Setiap kejadian atau peristiwa yang terjadi dapat direkam pada arsip. Maka, pada  penelitian  ini  akan  dilakukan  pengembangan  sistem E-Government untuk  mengelola  administrasi  desa  agar  dapat meningkatkan pelayanan publik.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN

## 2.1 Tahapan Penelitian
Untuk  mengembangkan  sistem E-Government dibutuhkan  langkah-langkah  yang  terstruktur  dan  sistematis  agar  dapat memberikan solusi yang sesuai dengan kebutuhan. Gambar 1 berikut ini adalah tahapan penelitian yang dilakukan.
Gambar 1. Tahapan Penelitian
1) Problems (Masalah)
Tahapan  peneitian  berawal  dari  identifikasi  masalah  masalah.  Identifikasi  masalah  merupakan  proses  dan  hasil pengenalan masalah atau inventarisasi masalah [12]. Masalah yang terdapat pada penelitian ini adalah pada arsip digital yang masih dilakukan secara manual sehingga lama dalam proses pencarian dan untuk pelayanan yang kurang maksimal masyrakat harus datang langsung untuk melakukan pelayanan.
2) Approach (Pendekatan)
Pendekatan  terhadap  masalah  dilakukan  dengan  acuan  data  dari  Kantor  Desa  serta  melakukan  pengembangan  dan membangun sistem aplikasi untuk mempermudah proses pengarsipan digital untuk pelayanan masyarakat 3) Identification (Identifikasi)
Indentifikasi  dalam  tahap  ini  terkait  dalam  menganalisis  sistem  yang  sudah  ada,  serta  merancang  dan  membangun aplikasi. Pada tahap ini akan dilakukan analisa terhadap kebutuhan sistem melalui analisa kebutuhan fungsional. Analisa kebutuhan fungsional berfungsi untuk memahami konteks alur bisnis dari aplikasi, mendefinisikan luarannya, fitur dan fungsi yang ada pada aplikasi, serta tahapan pengembangan aplikasi yang akan dicapai [13].
4) Purposed (Tujuan)
Data  transformasi  merupakan  proses  mengubah  data  menjadi  format  yang  sesuai,  sehingga  dapat  digunakan  dalam pemrosesan data mining.
Problems
Approach Identification Purposed Validation Result
5) Validation (Validasi Pengujian)
Pengujian dilakukan terhadap aplikasi yaitu menggunakan ISO 25010. ISO 25010 merupakan standar kualitas pengujian terhadap perangkat lunak berdasarkan aspek fungsionality , efficiency , dan realibility [14]. Pada penelitian ini pengujian ISO 25010 akan dilakukan dengan membagikan kuesioner kepada 10 responden.
6) Result (Hasil)
Penelitian ini menghasilkan sistem informasi manajemen arsip digital untuk pelayanan masyarakat dalam E-Government Desa.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem yang dikembangkan adalah sistem administrasi desa dalam bentuk E-Government . Berdasarkan analisa kebutuhan, maka fokus dari sistem yang dikemabgkana adalah pada pengelolaan data kependudukan dan surat-surat yang berhubungan dengan administrasi desa. Sebelum dilakukan implementasi sistem, maka dibutuhkan perancangan sistem. Pada perancangan sistemmenggunakan  pendekatan Unified  Modeling  Language (UML)  dengan  menggunakan use  case  diagram,  activity diagram dan class  diagram .  Use  case  diagram  menggambarkan  interaksi  antara  pengguna  dan  sistem  yang  akan dikembangkan  [15]. Use  case  Diagram mendeskripsikan  sebuah  interaksi  antara  satu  atau  lebih  aktor  dengan  sistem informasi yang akan dibuat. Pengguna sistem yang dikembangkan terdiri dari 4 (empat) user, diantaranya: Admin sebagai pengelola  sistem.  Kepala  Desa,  Ketua  RT  dan  masyarakat  umum.  Adapun  gambar Usecase diagram  dapat  dilihat  pada gambar 1.

## Gambar 2. Usecase Diagram
Setelah use  case  diagram dibuat,  selanjuntya  adalah  merancang activity  diagram atau  diagram  aktivitas. Acitvity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis dari pemecahan masing- asing  actor  yang  berinteraksi  pada  sistem  [16].  Gambar  3  berikut  ini  merupakan activity  diagram dari  sistem  yang  akan dikembangkan.

## Gambar 3. Activity Diagram
Selanjutnya,  dilakukan  perancangan  diagram  kelas  atau class  diagram menggambarkan  struktur  sistem  dari  segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas memiliki apa yang disebut atribut dan metode atau operasi. Gambar 4 berikut adalah class diagram dari aplikasi yang dibangun.

## Gambar 4. Class Diagram
Setelah  dilakukan  perancangan  selanjutnya  dilakukan  implementasi  sistem  atau  tahapan  pengkodean.  pengkodean merupakan kegiatan implementasi dari perancangan menjadi bahasa pemrograman yang dikenali oleh komputer [17]. Pada penelitian ini, pengkodean  dilakukan  dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan compailer  Sublime Text 3 dan DBMS MySQL. Sistem diawali dengan menu login, dimana menu ini merupakan tampilan untuk masuk kedalam sistem disini  masyarakat  dapat  memasukan email dan password setelah  mendaftar  ataupun  yang  sudah  tedaftar.  Tombol  login digunakan untuk masuk kedalam sistem. Adapun tampilannya menu login dapat dilihat pada Gambar 5 berikut ini.
Gambar 5. Halaman Login
Menu utama adalah adalah tampilan yang menampilkan tampilan awal program masyarakat. Adapun tampilan menu utama dapat dilihat pada Gambar 6 berikut ini.
Gambar 6. Halaman Dashboard
Menu  Pengajuan  Surat  domisili  adalah  tampilan  yang  menampilkan  untuk  melakukan  penginputan  data    surat domisili. Adapun tampilan menu pengajuan surat domisili dapat dilihat pada Gambar 7 berikut ini.
Gambar 7. Halaman Menu Pengajuan Surat Domisili
Menu Pengajuan Surat ahli waris adalah tampilan yang menampilkan untuk melakukan penginputan data  surat ahli waris. Adapun tampilan menu pengajuan surat ahli dapat dilihat pada gambar 8 berikut ini.
Gambar 8. Halaman Menu Pengajuan Surat Ahli Waris
Menu  Pengajuan Surat  penghantar nikah  adalah tampilan yang menampilkan untuk melakukan  penginputan data surat penghantar nikah. Adapun tampilannya dapat dilihat pada Gambar 9 berikut ini.
Gambar 9. Surat Pengantar Nikah
Setelah dilakukan implementasi selanjutnya  adalah pengujian sistem. Pengujian menggunakan ISO 25010, dengan menguji functionality dan usability dari sistem yang dikembangkan. Hasil pengujian ISO 25010 secara keseluruhan pada aplikasi dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1. Hasil Keseluruhan Pengujian ISO 25010 Aspek Skor Aktual Skor Ideal % Skor Aktual Kriteria Functionality 584 600 97,33 Sangat Baik Usability 663 700 94,71 Sangat Baik Total 1247 1300 95,92 Sangat Baik
Hasil Keseluruhan = (Total Score Aktual / Total Score Ideal) X 100% = (1247 / 1300) X 100% = 95.92%
Berikut ini adalah tampilan grafik hasil perhitungan ISO 25010, dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10. Grafik Hasil Perhitungan Keseluruhan
584 663 600 700 500 550 600 650 700 750 Functionality Usability Grafik Pengujian Keseluruhan Skor Aktual Skor Ideal
Berdasarkan hasil pengujian ISO 25010 yang telah dilakukan dengan melibatkan 10 Responden bahwa kesimpulan kualitas  kelayakan  perangkat  lunak  yang  dihasilkan  memiliki  persentase  keberhasilan  dengan  total  rata-rata 95.92% . Sehingga  dapat  disimpulkan  bahwa  nilai  persentase  yang  diperoleh  menunjukkan  kualitas  perangkat  lunak  secara keseluruhan mempunyai skala “Sangat Baik” untuk pengujian ISO 25010 yang telah dilakukan.

## 4. KESIMPULAN
Sistem E-Goverment di Kantor Desa untuk pelayanan masyarakat yang dibangun memudahkan masyarakat untuk melakukan pembuatan surat menyurat yang dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja dengan link yang telah diberikan oleh pihak Kantor  Desa.  Pembuatan  dan  perancangan  Aplikasi  Sistem  Informasi  Manajemen  Arsip  Digital  di  Kantor  Desa  untuk pelayanan  masyarakat  dimulai  dari  metode pengumpulan  data  (wawancara,  pengamatan dan  dokumentasi)  menggunakan metode pengembangan  prototype, pembuatan  rancangan  sistem    menggunakan UML yaitu dengan model perancangan Usecase  Diagram,  Activity  Diagram,  dan  Class  Diagram.  Hasil  pengujian  ISO  25010  yang  telah  dilakukan  dengan melibatkan  10  Responden  bahwa  kesimpulan  kualitas  kelayakan  perangkat  lunak  yang  dihasilkan  memiliki  persentase keberhasilan dengan total rata-rata 95.92%.

## REFERENCES
[1] M.  Susilowati  and  D.  Chandra,  “Sistem  Informasi  Administrasi  Desa  di  Kantor  Desa  Sumbermekar,” KURAWAL    J.  Teknol. Informasi, dan Ind. , vol. I, no. 1, pp. 40–44, 2018.
[2] S. Ardiana and B. Suratman, “Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha di Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo,” J. Pendidik. Adm. Perkantoran , vol. 9, no. 2, pp. 335–348, 2021.
[3] C. T. Prakoso, “Inovasi Layanan Publik di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Kutai Kartanegara Dalam Perspektif Digital Government,” J. Paradig. , vol. 9, no. 2, pp. 131–146, 2020.
[4] D. Aditiyawarman, D. R. Setiadi, R. Kumbara, I. Umbara, and N. Pambudi, “Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Desa Terpadu Pada Desa Karoya Kabupaten Purwakarta,” J. Abdimas BSI , vol. 1, no. 3, pp. 541–553, 2018.
[5] R. Watrianthos, A. P. Nasution, and M. Syaifullah, “Model e-Government Pemerintahan Desa,” Maj. Ilm. UNIKOM , vol. 17, no. 1, pp. 53–60, 2017.
[6] M. Melinda, R. I. Borman, and E. R. Susanto, “Rancang Bangun Sistem Informasi Publik Berbasis Web (Studi Kasus : Desa Durian Kecamatan Padang Cermin Kabupaten Pesawaran),” J. Tekno Kompak , vol. 11, no. 1, p. 1, 2018.
[7] M. Maysara and H. As’ari, “Inovasi Pelayanan Publik Melalui Sistem Aplikasi Potensi Investasi (SIAPI) di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Dumai,” J. Manaj. dan Ilmu Adm. Publik , vol. 3, no. 3, pp. 215–226, 2021.
[8] R. D. Gunawan, T. Oktavia, and R. I. Borman, “Perancangan Sistem Informasi Beasiswa Program Indonesia Pintar (PIP) Berbasis Online (Tudi Kasus : SMA N 1 Kota Bumi),” J. Mikrotik , vol. 8, no. 1, pp. 43–54, 2018.
[9] A. Shafira and A. Kurniasiwi, “Implementasi E-Government Dalam Upaya Peningkatan Pelayanan Berbasis Online di Kabupaten Kulon Progo,” J. Caraka Prabu , vol. 5, no. 1, pp. 52–68, 2021.
[10]  E. S. Rachman and B. Noviyanto, “Pemanfaatan E-Government Pada Desa Wonokarto Untuk Meningkatkan Akurasi dan Informasi Potensi Desa,” J. TAM (Technology Accept. Model. , vol. 8, no. 1, pp. 45–50, 2017.
[11]  W. Rahmawati and Z. A. Tyas, “Pengembangan Sistem Informasi Desa untuk E Government di Desa Girikerto,” in Seminar Nasional Dinamika Informatika , 2020, pp. 143–147.
[12]  I. Ahmad, A. T. Prastowo, E. Suwarni, and R. I. Borman, “Pengembangan Aplikasi Online Delivery Sebagai Upaya Untuk Membantu Peningkatan Pendapatan,” JMM (Jurnal Masy. Mandiri) , vol. 5, no. 6, pp. 4–12, 2021.
[13]  R. D. Gunawan, R. Napianto, R. I. Borman, and I. Hanifah, “Penerapan Pengembangan Sistem Extreme Programming Pada Aplikasi Pencarian Dokter Spesialis di Bandar lampung Berbasis Android,” J. Format , vol. 8, no. 2, pp. 148–157, 2019.
[14]  M. Audrilia and A. Budiman, “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Bengkel Berbasis Web (Studi Kasus : Bengkel Anugrah),” J. MADANI Ilmu Pengetahuan, Teknol. dan Hum. , vol. 3, no. 1, pp. 141–150, 2020.
[15]  R. I. Borman, I. Yasin, M. A. P. Darma, I. Ahmad, Y. Fernando, and A. Ambarwari, “Pengembangan Dan Pendampingan Sistem Informasi Pengolahan Pendapatan Jasa Pada PT. DMS Konsultan Bandar Lampung,” J. Soc. Sci. Technol. Community Serv. , vol. 1, no. 2, pp. 24–31, 2020.
[16]  R. I. Borman, A. T. Priandika, and A. R. Edison, “Implementasi Metode Pengembangan Sistem Extreme Programming (XP) pada Aplikasi Investasi Peternakan,” JUSTIN (Jurnal Sist. dan Teknol. Informasi) , vol. 8, no. 3, pp. 272–277, 2020.
[17]  Y.  Rahmanto,  J.  Alfian,  and  R.  I.  Borman,  “Penerapan  Algoritma  Sequential  Search  pada  Aplikasi  Kamus  Bahasa  Ilmiah Tumbuhan,” J. Buana Inform. , vol. 12, no. 1, pp. 21–30, 2021.