How to cite: Jufrina Mandulangi, Deky E. Wibowo Mundung (2023), Prosedur Sistem Penataan Arsip di Program Studi  Administrasi  Bisnis  Jurusan  Administrasi  Bisnis    Politeknik  Negeri  Manado , (5)  8, https://doi.org/ E-ISSN: 2684-883X Published by:
Ridwan Institute

## PROSEDUR SISTEM PENATAAN ARSIP DI PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS POLITEKNIK NEGERI MANADO
Jufrina Mandulangi, Deky E. Wibowo Mundung Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Bisnis, Politeknik Negeri Manado jufrinam@gmail.com , Meneer.deky@gmail.com

## Abstrak
Program  studi  administrasi  bisnis  merupakan  bagian  dari  Departemen  Administrasi Bisnis  yang  dimiliki  oleh  institusi  pendidikan  vokasi  di  Politeknik  Negeri  Manado, didirikan pada tahun 1987 dan bertujuan untuk menghasilkan lulusan mahasiswa yang mampu menjalankan fungsi sebagai staf administrasi secara profesional sesuai dengan bidang  keahlian  mereka.  Selain  itu,  mereka  juga  mampu  menyelesaikan  tugas-tugas administratif dalam waktu relatif singkat yang didukung oleh kemampuan menggunakan bahasa,  teknologi  terkini,  serta  didukung  oleh  moralitas  tinggi,  tanggung  jawab,  dan disiplin. Dalam menjalankan proses kegiatan, terdapat standar yang harus dicapai dalam meningkatkan  kualitas,  salah  satunya  adalah  dengan  selalu  menghasilkan  arsip berkualitas  baik  dan  pada  waktu  tertentu  dibutuhkan  untuk  kelancaran  kegiatan  di program studi administrasi bisnis. Oleh karena itu, arsip yang dihasilkan harus dikelola sesuai dengan prosedur yang digunakan, kemudian disimpan dan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat saat dibutuhkan. Peran arsip sebagai pendukung bagi organisasi dalam pelaksanaan  kegiatan  yang  lancar  sesuai  dengan  prosedur  manajemennya.  Faktanya, ditemukan bahwa saat observasi awal dilakukan, terdapat kekurangan dokumen lengkap baik  secara  manual  maupun  elektronik,  tidak  ada  petugas  khusus  yang  menangani pengelolaan arsip, sehingga ketika dibutuhkan sangat sulit untuk ditemukan. Sejumlah dokumen  atau  arsip  yang  tersedia  tidak  terorganisir  dengan  baik  karena  keterbatasan peralatan yang masih minim. Penelitian ini dilakukan dengan tujuan agar ketersediaan dokumen  dan  sejumlah  dokumen  dapat  diorganisir  dengan  baik  dan  dilindungi,  arsip dapat diorganisir dengan baik dengan ketersediaan peralatan dan petugas khusus yang menanganinya.  Penelitian  ini  akan  menggunakan  metode  penelitian  kualitatif  dengan mengumpulkan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi.
Kata Kunci: Arsip, Sistem Penataan, Prosedur.

## Abstract
The business administration study program is one part of the Business administration Department  owned  by  the  Vocational  education  institution  at  the  Manado  State Polytechnic, established in 1987 and aims to produce student graduates who are able to carry out functions as an administrative staff professionally in accordance with their field of expertise. As well as being able to complete administrative tasks in a relatively short time  which  is  supported  by  the  ability  to  use  language,  the  latest  technology  and supported  by  high  morals,  responsibility  and  discipline.  In  carrying  out  the  activity
JOURNAL SYNTAX IDEA p–ISSN: 2723-4339 e-ISSN: 2548-1398 Vol. 5, No. 11, November 2023
process has benchmarks that must be achieved in improving quality, one of which is by always  producing  good  quality  archives  and  at  certain  times  it  is  needed  for  smooth activities in the Business administration study program. For this reason, the resulting archive must be managed according to the procedures used and then stored and can be found  quickly  and  precisely  when  needed.  The  role  of  archives  as  a  support  for  the organization  in  the  smooth  implementation  of  activities  in  accordance  with  its management procedures. In fact, it was found when the initial observation was made that there was a lack of complete documents manually or electronically, there was no special officer to handle the management of archives, so that when needed it was very difficult to find.  A  number  of  documents  or  archives  available  are  not  well  organized  due  to  the availability of equipment that is still minimal. This research was conducted with the aim that the availability of documents and a number of documents can be well organized and protected, archives can be well organized with the availability of equipment and special officers who handle it. This research will use qualitative research methods by collecting data through observation, interviews and documentation.
Keywords: Archives, Arrangement Systems, Procedures.

## INTRODUCTION
Politeknik Negeri Manado adalah salah satu perguruan tinggi yang menyediakan pendidikan  ketrampilan  dan  ilmu  terapan.  Dengan  berlokasi  di  Kelurahan  Buha Kecamatan Mapanget Kota Manado. Politeknik menyediakan jenjang studi vokasi yang terdiri dari DIII dan DIV dengan 6 (enam) jurusan. Sebagai perguruan tinggi negeri yang merupakan  suatu  institusi  pemerintah  memiliki  kewajiban  untuk  menyelenggarakan Tridharma  Perguruan  Tinggi  yaitu  Pendidikan,  Penelitian  dan  Pengabdian  kepada Masyarakat.
Program  Studi  Administrasi  Bisnis  adalah  salah  satu  bagian  dari  Jurusan administrasi Bisnis yang dimiliki oleh lembaga pendidikan  Vokasi di Politeknik Negeri Manado (Mangunjaya, 2019). Didirikan  pada tahun 1987 dan bertujuan untuk mencetak lulusan  mahasiswa  yang  mampu  melaksanakan  fungsi  sebagai  seorang  tenaga administrasi  secara    professional    sesuai  dengan  bidang  keahliannya,  serta  dapat menyelesaikan    tugas  tugas  administrasi  dalam  waktu  yang  relatif    singkat    yang  di dukung  oleh  kemampuan    menggunakan    bahasa  serta  teknologi  terkini  dan  ditunjang oleh  moral,  tanggung  jawab  serta    disiplin  yang  tinggi.  Dalam  menjalankan  proses kegiatan mempunyai tolak ukur yang harus dicapai dalam meningkat mutu. Salah satunya dengan selalu menghasilkan kualitas arsip yang baik dan   pada waktu tertentu sangat dibutuhkan  untuk  kelancaran  kegiatan  di  program  studi  adminitrasi  bisnis.  Kegiatan akademik selalu tidak terlepas dengan tersedianya sejumlah dokumen/arsip yang telah memenuhi  standard  yang  ada  untuk  dipersiapkan  oleh  penyelenggara  pendidikan  di program studi yang telah memenuhi standard yang ada.
Arsip merupakan pusat ingatan bagi semua instansi dan organisasi, apabila arsip yang  dimiliki  oleh  organisasi  kurang  baik  pengelolaannya,  maka  akibatnya  akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang besangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuannya (Erdawati, 2022). Informasi yang
diperlukan  melalui  arsip,  dapat  menghindarkan  salah  komunikasi,  mencegah  adanya duplikasi  pekerjaan  dan  membantu  mencapai  efisiensi  kerja  (Aprilya,  2021).  Dalam rangka suatu pelaksanaan kegiatan tertib administrasi arsip mempunyai arti yang sangat penting yaitu untuk menyusun rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya, karena dengan arsip dapat diketahui bermacam macam informasi yang sudah dimiliki sehingga ditentukan  sasaran  yang  akan  dicapai  dengan  menggunakan  potensi  yang  ada  secara maksimal (Primantoro & Mushsin, 2015). Arsip juga dikatakan sebagai sumber ingatan bagi suatu organisasi, karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna, dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat disajikan setiap saat dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan (Normansyah & Arifin, 2020). Kegiatan kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi untuk mengelola proses  peminjaman  (Basya  &  Puspasari,  2021).  Arsip  meliputi  semua  dokumen  yang penting untuk disimpan karena merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu lembaga atau organisasi. Tanpa arsip tidak mungkin dokumen/arsip yang dibutuh dapat dengan mudah tepat dan cepat ditemukan, maka kegiatan kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi utuk mengelola proses penataan
Untuk  itu  arsip  yang  dihasilkan  harus  dikelola  sesuai  prosedur  yang  dipakai kemudian  disimpan  dan  dapat  ditemukan  dengan  cepat  dan  tepat  ketika  di  butuhkan. Sebagai  penyelenggara  pendidikan  Nasional  setiap  perguruan  tinggi  harus  mampu meningkatkan  mutu  dan  daya  saing  terhadap  lulusannya  dan  dapat  menjamin  proses belajar mengajar sesuai dengan standard yang ditentukan oleh pemerintah. Standar ini akan dinilai oleh pihak luar untuk memenuhi penilaian ini maka program studi hendaknya mempersiapkan  ketersediaan  dokumen  arsip  yang  dibutuhkan  dengan  dukungan tersedianya sistem dalam menata dokumen atau arsip di prodi AB tersedianya peralatan serta perlengkapan arsip dan hadirnya petugas yang menanganinya. Untuk itu arsip yang dihasilkan  harus  dikelola  sesuai  prosedur  yang  dipakai  kemudian  disimpan  dan  dapat ditemukan dengan cepat dan tepat ketika di butuhkan. Peranan arsip sebagai penunjang organisasi  dalam  kelancaran  pelaksanaan  kegiatan  sesuai  dengan  prosedur pengelolaannya.  Pada  kenyataan  yang  ditemui  ketika  dilakukan  observasi  awal  bahwa kurang tersedianya dokumen yang lengkap secara baik dan teratur.
Dalam  proses  kegiatan  akademik  tidak  terlepas  dengan  tersedianya  sejumlah dokumen  yang  memenuhi  standard  yang  ada  untuk  dipersiapkan  oleh  penyelenggara pendidikan di program studi dan jurusan dimana dokumen-dokumen tersebut merupakan pusat ingatan dalam setiap aktivitas atau proses kegiatan yang diselenggaakan baik oleh jurusan  maupun  program  studi  hingga  diperlukan  sudah  tersedia  secara  lengkap  dan sistematis. Suatu tatanan arsip yang merupakan kumpulan sejumlah dokumen yang diatur dan  ditata  secara  sistematis  sehingga  sewaktu  diperlukan  data  dengan  mudah  untuk ditemuka kembali terutama dalam proses kegiatan akademik.
Ketersediaan  dan  penataan  arsip  yang  baik  tentunya  didukung  oleh  perhatian pimpinan tentang ketersediaan penunjang kearsipan berupa peralatan dan perlengkapa, sistem  yang  digunakan  dalam  menata  dokumen  atau  arsip,  serta  petugas  khusus  yang menangani  dokumen  atau  arsip  yang  ada  di  Prodi  Administrasi  Bisnis.  Dalam
peningkatan  mutu  di  program  studi  masih  banyak  diperhadapkan  pada  kurangnya ketersediaan dokumen yang lengkap baik secara manual maupun elektronik. Sejumlah dokumen  dokumen  yang  tersediapun  belum  tertata  dengan  baik  dan  sistematis  karena kurangnya  peralatan  dan  perlengkapan  yang  mendukung  untuk  penempatan  dokumen arsip  yang  ada.  Selain  itu  jga  program  studi  tidak  tersedianya  petugas  khusus  sebagai arsiparis  yang  khusus  menangani  penataan  arsip  atau  dokumen  sehingga  memerlukan waktu yang lama dan dokumen belum tertata secara sistematis. Hal berdampak ketika membutuhkan data untuk pengurusan borang akreditasi, banyak data yang tidak tersedia sehingga  membutuhkan  waktu  yang  panjang  untuk  memenuhi  ketersediaan  akan dokumen  tersebut.  Selain  itu  para  dosen  atau  pegawai  belum  sepenuhnya    menyadari untuk  menyerahkan data  yang dibutuhkan  kepada jurusan dan lebih khusus ke program studi untuk diarsipkan  berupa surat keputusan, tanda  penghargaan, ijasah atau sertifikat sertifikat pelatihan  yang dimiliki, kegiatan penelitian dan penulisan buku ajar, yang tellah selesai dikerjakan atau kegiatan akademiklainnya yang belum sempat diserahkan ke prodi ataupunke jurusan sehingga ketika dibutuhkan  tidak harus menunggu  untuk diminta  tapi tentunya  kesadaran kita untuk menyerahkan sehingga  tidak memerlukan waktu yang panjang.
Permasalahan  yang  lain  yang  terjadi  di  program  studi  harus  mengsosialisasikan kepada dosen ataupun pegawai akan arti pentingnya kearsipan sehingga perlu disiapkan ketersediaan dokumen dalam persiapan akreditasi. Disamping itu ketersediaan dokumen dalam    kegiatan    proses  akademik  berupa  jumlah  mahasiswa    mendaftar  dan    jumlah mahasiswa  lulusan  yang  datanya  masih  kurang      sama  dengan  data  antara  bagian akademik dengan data yang ada di jurusan serta program studi masing masing.sehingga mengakibatkan    ketidak  akuratnya  data  yang  dimiliki  baik  data  manual  mupun  data elektronik, sehingga dampanya harus menelusuri ketidak akuratnya  data tersebut agar mendapatkan  hasil  yang  akurat  sehingga  memerlukan  waktu  dalam  mengerjakannya. Berkaitan  dengan  uraian  di  atas,  peneliti  memilih  Politeknik  Negeri  Manado  Jurusan Administrasi  Bisnis  sebagai  objek  penelitian  dilandaskan  karena  pengelolaan  arsip terkendala pada kurangnya perhatian terhadap pentingnya arsip sehingga arsip semakin hari semakin menumpuk dan tidak tertata dengan baik, peralatan yang kurang memadai, ketidak hadiran seorang arsiparis

## METODE PENELITIAN
Dalam  penelitian  ini  peneliti  menggunakan  pendekatan  kualitatif  deskriptif, dengan menggunakan metode studi kasus. Maka penelitian berdasarkan kasus prosedur sistem penataan arsip di Program Studi Administrasi Binsis Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Manado.
Dengan  demikian  peneliti  ini  hendak  mngungkapkan  keseluruhan  integrasi, bagaimana prosedur penataan arsip dalam bidang sistem kearsipan, objek penelitian yang diteliti mulai pimpinan jurusan, pimpinan program studi serta pegawai administrasi dan mahasiswa di jurusan administrasi bisnis.
Berdasarkan permasalahan diatas, maka peneliti merasa perlu untuk melakukan eksplorasi data secara empiris untuk memberikan deskripsi dan penjelasannya yang kritis
dan  memadai  bagi  peningkatan  prosedur  sebagai  upaya  penataan  arsip  di  Prodi Administrasi Bisnis dalam kaitannya dengan pengembangan arsiparis.
Penelitian  ini  dilakukan  pada  Jurusan  Administrasi  Bisnis  Program  studi Administrasi  Bisnis  Politeknik  Negeri  Manado,  Jalan  raya  kampus  Politeknik  Negeri Manado Desa Buha Kecamatan Mapanget Provinsi Sulawesi Utara.
Prosedur pengumpulan data dalam penelitian ini adalah mengacuh pada prosedur yang dikembangkan oleh Creshwell yang meliputi 3 (tiga) komponen yaitu, observasi, wawancara  dandokumentasi.  Maka  prosedur  pengumpulan  data  dilakukan  dengan memfokuskan  pada  prinsip  prinsip  dasar  dari  metode  studi  kasus  eksplorasi  deskriptif dengan pendekatan penelitian kualitatif.
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif, suatu penelitian dengan paradigm penelitian  naturalistic  yang  menggunakan  metode  studi  kasus.  Penelitian  seperti  yang dijelaskan  Bogdan  dan  Bigklen,  penelitian  kualitatif  memiliki  pengaturan  alamiah sebagai sumber data langsung dan peneliti adalah   instrument kunci, peneliti kualitatif adalah  deskriptif,  peneliti  kualitatif  sangat  memperhatikan  proses  dari  pada  hasil  atau produk.
Sumber dan jenis data yang digunakan penulis dalam penelitian ini, adalah data primer dan data sekunder.
Metode  pengumpulan  data  yang  penulis  gunakan  dalam  penelitian  ini  adalah observasi, wawncara dan dokumentasi.
Peneliti  melakukan  prosedur  analisis  data  berdasarkan  model  interaktif,  yakni analisis yang dilakukan secara interaktif dan berlangsung terus menerus yang mencakup tiga tahapan dalam analisis sebagaimana yang dikemukakan oleh Miles dan Huberman yaitu  :  1.  Data reduction (reduksi  data),  2  data display (menampilkan  data),  dan  3 conclusion drawing verivication (menarik kesimpulan).
Teknik  pengumpulan  data  merupakan  langkah  yang  paling  strategis  dalam penelitian, karena tujuan utama dalam penelitian adalah mendapatkan data. Pengumpulan data menggunakan sumber primer dn sumber sekunder. Teknik pengumpulan data dalam penelitian  ini  adalah  teknik  trianggiulasi  yaitu  teknik  pengumpulan  data  yang  bersifat menggabungkan  dari  berbagai  teknik  pengumpulan  data  yang  berbeda-beda  untuk mendapatkan data dari sumber yang sama.

## RESULTS AND DISCUSSION Sumber Daya Program Studi Administrasi Bisnis
Program studi Administrasi Bisnis (D III) mempunyai 15 (lima belas) orang staf pendidik (dosen) dan 1 (satu) orang staf kependidikan (pegawai) seperti terlihat pada tabel dibawah ini :

## Tabel 1. Dosen pada Jurusan Administrasi Bisnis Program Studi AB
No. Nama Dosen N I P/NIDN Satus 1 DR. Selvy Manueke, SE. MHRMgt&IR 196308271989032003  Dosen Prodi AB 2 DR. Jufrina Mandulangi, SE., MSi 196701191993032002  Dosen Prodi AB 3 Dra. Selvie R. I. Mandang, MM 196109111989032001  Dosen Prodi AB 4 Silvy Truly Sambuaga, SE., MSi 196109271988112001  Dosen Prodi AB 5 DR. Jeaneta J. Rumerung, SE., MSi  196701311992032002  Dosen Prodi AB
6 Muhammad K. Bakary, SE., MSi 196408021994031002  Dosen Prodi AB
7 Deky. E.W. Mundung, SE., MM 197304042002121001  Dosen Prodi AB 8 Iyam L. Dua, SE., MSi 196501161990112001  Dosen Prodi AB 9 DR. Christine A. Karambut, SE., MM 197112202005012001  Dosen Prodi AB 10 Grace Joice S. N. Rumimper, SH., MH 197611042002122002  Dosen Prodi AB 11 Gratia Natrina Kaparang, SAB., MAB 199210302019032022  Dosen Prodi AB 12 Melky Krisna Elia Paendong, SE., MBA 198505032019031010  Dosen Prodi AB 13 Irvans R. Christian Tiwatu, SST., MSi NIDN : 0025039004 Dosen Prodi AB 14 Walangitan Melania, S.Pd., MPd NIDN : 0031059203 Dosen Prodi AB 15 Riski Amalia, S.SPd., M.Hum 19940118202202009 Dosen Prodi AB 16 Anggreni A. S. A. Y. Sumangkut, SP 197308042006042001 Pegawai Prodi AB
Sumber : Administrasi Akademik Politeknik Negeri Manado, 2023
Objek penelitian ini di laksanakan di Jurusan Administrasi Bisnis Program studi administrasi  Bisnis  dimana  banyak  dokumen  yang  terkait  dengan  institusi,  dosen  dan mahasiswa  sehingga  dokumen  dokumen  yang  ada  di  program  studi  sehingga  program studi membutuhkan penataan arsip dengan system dan peralatan serta perlengkapan yang ada  bahkan  harus  ditunjang  dengan  kehadiran  seorang  arsiparis  dalam  pengaturan dokumen ini. Sehubugan dengan sub fokus penelitian dimana penataan nya menggunakan sistem  subjek  yang  di  padukan  dengan  system  kronologis  dan  sistem  abjad.  Didalam peyimpanan arsip dalam map odner menggunakan sistem abjad yang pokok masalahnya untuk  penyimpanan  arsip  menggunakan  standar  kriteri  dalam  pedoman  akreditasi program studi.

## Dokumen Akreditasi Standar 1 Sampai dengan Standar 9
Standar Nama Dokumen Standar 1 : Visi, Misi, Tujuan dan Strategi 1.1. RIP 1.2. Renstra UPPS 1.3. Statuta atau Pedoman Dasar Penyelenggaraan Kegiatan Standar 2 : Tata Kelola, Tata Pamong dan Kerjasama 1.1. Dokumen Survey dan Kepuasan 1.2. Kerjasama 1.3. Organisasi dan Tatakerja 1.4. Panduan Kode Etik 1.5. Sarmud 1.6. SPMI Standar 3 : Kemahasiswaan 3.1. LKS 3.2. Layanan kepada Mahasiswa 3.3. KIP, Seleksi, Mandiri, UMPN 3.4. Profil Mahasiswa 3.5. SOP Beasiswa dan Magang
3.6. Surat Peringatan Mahasiswa Standar 4 : Sumber Daya Manusia 4.1. Modul 4.2. Jadwal Kuliah 4.3. SK Dosen 4.4. BKD Standar 5 : Keuangan, Sarana dan Prasarana 5.1. Borang 5.2. Data Keuangan 5.3. Realisasi Anggaran Standar 6 : Pendidikan 6.1. Peraturan Akademik 6.2. Kebijakan SPMI 6.3. Kurikulum Standar 7 : Penelitian 7.1. Jurnal Penelitian 7.2. RPS 7.3. SK. Penelitian 7.4. Panduan Penelitian 7.5. Renstra Penelitian Standar 8 : Pengabdian kepada Masyarakat 8.1. SK. Pengabdian 8.2. Renstra Pengabdian 8.3. Kriteria Pengabdian Standar 9 : Luaran dan Capaian Tridharma 9.1. Laporan Hasil Tracer Studi 9.2. Daftar Mahasiswa 9.3. Data Lulusan 9.4. Daftar Homebase

## 2. Temuan Penelitian
Berdasarkan tujuan penelitian, penulis akan memaparkan hasil temuan penelitian yang didapatkan dari beberapa informan :

## a. Prosedur Penataan Arsip di Program Studi Administrais Bisnis
Pertanyaan :
o Bagaimana prosedur penataan arsip yang dilakukan di Prodi Administrasi Bisnis?
Tabel 2. Jawaban Informan TENAGA PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN Informan Jawaban Informan Keterangan 1 Prosedur  penataan  arsip  di  program  studi administrasi  bisnis  belum  memiliki  aturan  yang dapat ditetapkan karena arsip masih tercecar disana sini  sehingga  untyuk  menemukannya  sangat  lama dan memakan waktu yang panjang. Juni 2023 2 Pengaturan  arsip  di  program  studi  belum sepenuhnya  memakai  aturan  dan  prosedur  arsip karena ada dokumen yang belum lengkap dan hilang keberadaannya,  sehingga  ketika  dibutuhkan  tidak tersedia dokumen yang dimaksudkan. Juni 2023
3 Di program studi administrasi bisnis belum memiliki prosedur serta langkah langkah yang dipakai dalam penataan  arsip.  Sehingga  ketika  mengatur  arsip dalam map serta lemari masih kacau dan belum bisa ditemukan dengan cepat. Juni 2023 4 Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip dan dokumen sudah dilakukan tetapi hanya sebatas dengan  kemampuan  serta  pemahaman  saya  sendiri dalam penyimpanan arsip. Juni 2023 5 Setahu  saya  prosedur  penyimpanan  arsip  ada  dua macam yaitu prosedur penyimpanan arsip sementara dan  prosedur  penyimpanan  arsip  tetap  tapi  di program  studi  belum  diterapkan  akibatnya  arsip masih  sangat  susah  ditemukan  dengan  cepat  dan tepat. Juni 2023
b. Prosedur Penyimpanan Arsip dan Penemuan Arsip Pertanyaan :
o Bagaimana prosedur penyimpanan dan penemuan arsip yang dilakukan di Program studi AB di jurusan Administrasi Bisnis?
Tabel 3. Jawaban Informan TENAGA PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN Informan Jawaban Informan Keterangan 1 Pengaturan arsip di Prodi belum begitu baik, karena belum  tersedia  dan  masih  banyak  berkas  ataupun dokumen  dokumen  secara  lengkap  yang  akan dipakai. Juni 2023 2 Pengaturaan arsip belum diatur secara rapi dan masih berantakan  disana  sini  sehingga  ketika  dibutuhkan sangat susah untuk ditemukan dan memakan waktu. Juni 2023 3 Pengaturan  dan  penataan  arsip    sudah  dilakukan tetapi  hanya  sebatas  dengan  kemampuan  serta pemahamannya  sendiri  dalam  penyimpanan  arsip, sehingga susah untuk ditemukan karena sering lupa dimana dokumen itu disimpan. Juni 2023 4 Dalam  pengamatan  saya    untuk  penataan  arsip  di program  studi  administrasi  bisnis  sudah  baik  tetapi belum  maksimal  dan  penemuannya  masih  butuh waktu Juni 2023 5 Masih banyak dokumen  yang belum ditata dengan baik  di  dalam  masing  masing  folder  dengan menggunakan  system  penyimpanan  subjek  khusus pengunaan  standard  1  sampai  9    dengan  berbagai macam kriteria. Juni 2023
c . Sistem Penataan Arsip di Prodi Administrasi Bisnis Pertanyaan :
o Sistem apakah yang paling sesuai untuk dipakai dalam menata arsip di program studi administrasi Bisnis?
Tabel 4. Jawaban Informan TENAGA PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN Informan Jawaban Informan Keterangan 1 Saya  mengusulkan  bahwa  dalam  penataan  arsip  di program studi administrasi sebaiknya menggunakan sistem subjek, karena ketika ada surat atau dokumen yang datang hal yang paling utama dilihat dari pokok masalah yang tertera dalam dokumen tersebut. Juni 2023 2 Saya  tidak  begitu  paham  dengan  system  yang digunakan di program studi administrasi bisnis. Juni 2023 3 Saya  merasa  sangat  senang  ketika  program  studi melakukan  penataan  arsip    dengan  menggunakan system  subjek  yang  dipadukan  dengan  sistem kronologis dan sistem abjad. Juni 2023 4 Saya  berkeinginan  apabila  penataan  arsip  di  prodi AB tersusun dengan baik dan menggunakan system penyimpanan yang sesuai yaitu system Subjek yang mungkin dipadukan dengan system kronologis serta system abjad. Juni 2023 5 menurut  saya  ada  baiknya    penataan  arsip  ataupun dokumen secara sistem subjek dengan kelengkapan peralatan  dan  perlengkapan  yang  tepat    sehingga pada saat dibutuhkan dengan cepat boleh ditemukan. Juni 2023

## d. Peralatan dan Perlengkapan yang dibutuhkan
Pertanyaan :
o Apakah peralatan dan perlengkapan arsip yang yang dibutuhkan, tersedia di Prodi Administrasi Bisnis?
Tabel 5. Jawaban Informan

## TENAGA PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN
Informan Jawaban Informan Keterangan 1 Untuk  peralatan  tersedia  tetapi  kebanyakan  tidak layak  lagi  untuk  dipakai  dan  menampung  semua dokumen yang akan ditata di program studi karena sudah  rusak  sedangkan  perlengkapannya  tersedia tapi sangat terbatas. Juni 2023 2 Adanya  lemari    arsip  tetapi  tidak  cukup  ukurannya jika  menyimpan  arsip  yang  sudah  tertata  didalam map  odner  dan  diatur  secara  vertical  maupun Juni 2023
horizontal  dan  salah  satu  lemari    serta  salah  satu filling cabinet yang digunakan dalam penyimpanan arsip  sudah  perlu  diganti  karena    sudah  rusak berakibat untuk keselamatan penyimpanan dokumen. Untuk perlengkapan sudah tersedia tetapi belum  memenuhi  untuk  kebutuhan  yang  akan dipakai. 3 Adanya  lemari  arsip  yang  sdh  tidak  layak  untuk menyimpan dokumen karena sudah rusak dan filling cabinet juga sudah tidak layak untuk dipakai karena arsip  dan  dokumen  selalu  bertambah.untuk perlengkapan sudah tersedia Juni 2023 4 Ketersediaan  peralatan  dan  perlengkapan  masih kurang  sehingga  arsip  dan  dokumen  lainnya  masih tersebar  disana  sini  dan  ketika  akan  dipakai  susah untuk ditemukan Juni 2023 5 Sudah ada tetapi perlu untuk menambahnya karena volume arsip setiap saat bertambah banyak. Juni 2023
e. Petugas Arsip atau Arsiparis
Pertanyaan :
o Apakah perlu dihadirkan arsiparis atau petugas arsip di Prodi Administrasi Bisnis?
Tabel 6 Jawaban Informan TENAGA PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN Informan Jawaban Informan Keterangan 1 Sangat  perlu  untuk  dihadirkan  arsiparis,  karena selama  ini  yang  ada  hanya  pegawai  administrasi yang  merangkap  semua  pekerjaan  yang  ada  di program studi administrasi bisnis. Juni 2023 2 Belum, sebaiknya pegawai yang ada di program studi perlu  memiliki    pengetahuan  tentang  arsip    agar supaya  tidak  perlu  dihadirkan  seorang  arsiparis dalam  menata menyimpan dan menemukan kembali arsip yang ada dan tidak memakan waktu yang lama untuk menemukan nya. Juni 2023 3 Sangat perlu untuk menghadirkan seorang arsiparis karena sangat membantu pimpinan untuk mengatur dan  mengelola  dokumen  di  program  studi administrasi bisnis. Juni 2023 4 Perlu,  agar  semua  dokumen  yang  tersedia  dapat terkontrol dengan baik oleh seorang petugas arsip. Juni 2023 5 Sangat  dibutuhkan,  tetapi  ketika  sudah  ada  yang ditugaskan  jangan  dimutasikan  ke  bagian  lain  agar tidak menyulitkan program studi untuk memberikan Juni 2023
pelatihan kepada pegawai yang ditunjuk, dan ketika sudah  dihadirkan  arsiparis  tidak  boleh    disibukkan dengan  pekerjaan  lain  sehingga  dapat  mengganggu dalam  proses  penyimpanan  dan  penemuan  kembali arsip yang disimpan.

## 3. Hasil Pembahasan Penemuan

## a. Prosedur Penataan Arsip di Program Studi Administrais Bisnis
Penataan arsip yang baik dapat membantu suatu organisasi dalam memperoleh informasi  yang  akurat  dan  dapat  menjadi  acuan  dalam  pengambilan  suatu  keputusan. Pada  kenyataannya  penataan  arsip  di  program  studi  administrasi  bisnis  yang  telah disimpan,  masih  bercampur  aduk  dan  belum  ada  penataan  arsip  sesuai  dengan  aturan dalam menggunakan sistem kearsipan, arsip-arsip masih menumpuk dalam satu folder dan odner yang belum di klasifikasikan berdasarkan pokok masalah atau subjek sehingga dalam mencari arsip dan dokumen harus membuka satu persatu isi dari folder atau otner dan  sangat  memakan  waktu  yang  panjang,  sehingga  arsip  susah  untuk  ditemukan. Kenyataan  yang  diperoleh  dari  hasil  wawancara  dengan  informan  bahwa  prosedur penataan  arsip  di  program  studi  administrasi  bisnis  belum  memiliki  aturan  yang membedakan  antara  mana  golongan  arsip  yang  masih  dalam  taraf  penyimpanan sementara dan mana golongan arsip yang sudah harus masuk dalam penyimpanan tetap, tetapi hanya sebatas dengan kemampuan serta pemahaman dari pegawai itu sendiri dalam menatannya  yang  mengakibatkan  arsip  masih  tercecer  disana  sini  sehingga  untuk menemukannya sangat lama dan memakan waktu yang panjang, masih banyak juga arsip dan    dokumen  yang  belum  lengkap  dan  hilang  keberadaannya,  sehingga  ketika dibutuhkan  tidak  tersedia  dokumen  yang  dimaksudkan,sehingga  arsip  masih  terlihat sangat kacau dan tidak dapat ditemukan dengan cepat dan tepat, dan arsip masih  banyak tercecer disana sini. Setiap pimpinan, dosen dan pegawai menginginkan adanya penataan arsip  dengan  menggunakan  sistem  subjek  agar  supaya  pengaturannya  sesuai  dengan pokok masalah dan lebih mudah untuk ditata dan ditemukan, dan tidak memakan waktu yang  lama.  Arsip  yang  tersusun  dengan  rapi  sangat  membantu  suatu  organisasi  dalam memperoleh informasi yang akurat dan dapat menjadi acuan dalam pengambilan suatu keputusan.  Pada  kenyataannya  penataan  arsip  yang  telah  disimpan  dapat  membantu menemukannya  kembali  arsip  tersebut  dengan  cepat  dan  tepat  serta  dapat  menunjang terlaksananya penyusunan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.

## b. Prosedur Penyimpanan Arsip dan Penemuan Arsip di Program Studi Administrais Bisnis
Setiap  pekerjaan  yang  akan  dilakukan  mempunyai  langkah  untuk  dapat menyelesaikan pekerjaan itu sendiri, seperti halnya sejak permulaan dibuatnya arsip sampai selesai, memiliki tahapan dalam penanganannya atau sejak awal arsip dibuat sampai arsip disimpan. Demikian halnya dengan penyimpanan arsip di program studi administrasi bisnis agar penyimpanannya boleh teratur dengan baik harus memiliki dan mengikuti aturan dan langkah  penyimpanannya.  Dari  hasil  wawancara  dengan  informan  bahwa  ada  yang mengatakan  prosedur  penyimpanan  belum  mengikuti  aturan  yang  sebenarnya  melainkan hanya menggunakan pemahaman dan kemampuan sendiri sehingga kadang kala lupa dimana dokumen itu disimpan. Ada juga informan mengatakan bahwa prosedur penyimpanan arsip sudah bagus tetapi belum maksimal dan masih butuh proses untuk menemukan arsip tersebut
dalam  proses  penyimpanan  berkas  atau  arsip.  dan  ketersediaan  berkas  dokumen  yang dibutuhkan  sesuai  dengan  system  subjek  atau  masalah  dalam  penyimpanan  arsip,  belum lengkap  bilamana  disesuaikan  dengan  standar  kriteria  dalam  akreditasi  program  studi sejumlah  9  standard  dengan  masing  masing  kriterinya.  Dokumen  didalam  program  studi belum teratur rapi sehingga dibutuhkan sangat susah untuk mendapatkannya.
Dalam  penataan  dan  penyimpanan  arsip  di  program  studi  administrasi  harus menggunakan prosedur langkah dibawah ini sehubungan dengan penataan arsip yang akan disimpan. Adapun langkah-langkah yang akan kita lakukan adalah :
1. Pemeriksaan Arsip.
Tahap  pertama  dalam  penataan  arsip  /  dokumen  di  program  studi  administrasi bisnis  yang  nantinya  akan  disimpan  dan  ditemukan  kembali  arsip  adalah memeriksa  surat.  Surat-surat  atau  dokumen  dari  berbagai  unit  organisasi dikumpulkan kemudian diperiksa agar layak untuk disimpan. Cara memeriksanya adalah  memastikan  bahwa  setiap  surat  terdapat  tanda  perintah  disimpan  yang diperintahlan oleh atasan.
2. Tahap Mengindeks Arsip. Mengindeks merupakan kegiatan menentukan tempat penyimpanan sebuah surat.
Surat terlebih dahulu dibaca sehingga diketahui nama pengirim atau nama yang akan dikirimi surat. Nama tersebut kemudian diuraikan menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
3. Memberi Tanda.
Langkah  ini  lazim  juga  disebut  pengkodean,  dilakukan  secara  sederhana  yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, disamping itu bila suatu saat  nanti  surat  ini  dipinjam  atau  keluar  file,  petugas  akan  mudah  menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.
4. Menyortir Arsip. Menyortir  adalah  mengelompokkan  warkat-warkat  untuk  persiapan  kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat  yang  banyak,  sehingga  untuk  memudahkan  penyimpanan  perlu dikelompokkan  terlebih  dahulu  sesuai  dengan  pengelompokkan  system penyimpanan yang dipergunakan.
Menyimpan Arsip.
5. Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai  dengan  system  penyimpanan  dan  peralatan  yang  dipergunakan,  system penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai.
Dalam mengelola sistem kearsipan, sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Hal yang perlu diperhatikan juga dalam penyimpanan arsip adalah ruangan tempat  penyimpanan  arsip.  Nilai  guna  yang  terkandung  dalam  arsip  tidak  boleh berkurang,  maka  menyimpan  arsip  tidak  boleh  disembarang  tempat.  Tempat penyimpanan arsip harus dalam kondisi yang baik, sehingga dapat menjamin keselamatan arsip, di mana arsip-arsip akan terhindar dari bahaya kerusakan dan gangguan keamanan, dan dengan demikian arsip-arsip organisasi akan cenderung awet dan tidak rusak. Oleh
karena  itu,  ruangan  penyimpanan  arsip  haruslah  terhindar  dari  kemungkinan- kemungkinan serangan tikus atau serangga, jamur, kebakaran, kebanjiran, kelembaban ataupun  kekeringan  udara  yang  dapat  merusak  arsip.  Akan  tetapi  dalam  penyimpanan arsip jika hanya menyimpan hardfile saja makan akan menyebabkan terjadinya masalah seperti hilangnya arsip, kerusakan arsip, dan lain-lain.

## c. Sistem Penataan Arsip di Prodi Administrasi Bisnis
Dari  hasil  observasi  ditemukan  bahwa  proses  penemuan  dokumen  dan  arsip  di program studi administrasi bisnishanya menggunakan buku agenda secara manual saja. Dari  buku  agenda  ini  dapat  ditemukan  perihal  serta  nomor  dan  tanggal  dari  dokumen tersebut sehingga dapat di ingat dimana posisi dokumen arsip itu berada. Hal ini dapat berakibat  keamanan  dari  dokumen  arsip  tersebut.  Karena  penyimpanan  berkas  atau dokumen arsip tersebut diletakkan dalam map biasa dan disimpan dalam lemari arsip. Sehingga  kadang  kala  ada  orang  lain  yang  membutuhkan  hanya  diambil  sembarangan saja sehingga arsip tersebut tercecer dimana mana dan susah untuk ditemukan. Hal ini dilakukan  karena  kurangnya  perhatian  pimpinan  di  program  studi  maupun  jurusan administrasi bisnis. Seperti kita ketahui bersama bahwa dalam pengelolaan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan, berbagai kendala seperti kurangnya tenaga dibidang kearsipan maupun  terbatasnya  sarana  dan  prasarana  selalu  menjadi  alasan  yang  teburuk  dalam pengelolaan arsip hampir disebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam  itu  diperparah  dengan image yang  selalu  menempatkan  bidang  kearsipan sebagai bidang peripheral diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Realita tersebut dapat dilihat dalam seminar dan diskusi bidang kearsipan yang senantiasa  muncul  keluhan  dan  persoalan  klasik  seputar  tidak  diperhatikannya  bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu  ingin  pelayanan  cepat  dan  tentunya  persoalan  tidak  sebanding  insentif  yang diperoleh  pengelola  kearsipan  dengan  beban  kerja  yang  ditanggungnya.  Problema- problema semacam ini tentunya sangat memprihatinkan karena muaranya pada citra yang tidak baik dibidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka adminstrasi yang selalu ada di instansi instansi pemerintah maupun swasta.
Seperti  kita  lihat  secara  bersama  pada  program  studi  administrasi  bisnis, pengelolaan  arsip  terkendala  pada  kurangnya  perhatian  dari  sumber  daya  manusia terhadap  pentingnya  arsip  sehingga  tidak  disadari  arsip  yang  ada  di  program  studi semakinhari semakin bertambah dan menumpuk sehingga di tertata dengan baik, sarana serta  prasarana  kurang  memadai,  kerusakan  akibat  kurangnya  perawatan  dan  masalah lainnya  ketidak  tersedianya  kartu  pinjam  arsip  sehingga  arsip  dapat  hilang  ataupun terselip.  Dari  uraian  informan  dalam  wawancara  di  ungkapkan  bahwa  usulan  dalam menata arsip di program studi administrasi sebaiknya menggunakan sistem subjek, karena ketika  ada  surat  atau  dokumen  yang  datang  hal  yang  paling  utama  dilihat  dari  pokok masalah yang tertera dalam dokumen tersebut.
Hal  ini  juga  sudah  berlaku  di  prodi  dimana  proses  penyimpanan  arsip  dan dokumen hanya menggunakan buku agenda yang diberikan kode permasalahan sehingga untuk  menemukan  arsip  yang  disimpan  selalu  mencari  bantuan  dalam  buku  agenda tersebut, karena ketika ada surat atau dokumen yang datang hal yang paling utama dilihat dari  pokok  masalah  yang  tertera  dalam  dokumen  tersebut.  Hal  ini  dilakukan  karena pegawai  tidak  terlalu  paham  dengan  pemahaman  tentang  pengetahuan  sistem penyimpanan  arsip.  Ada  juga  informan  mengusulkan  untuk  penataan  system penyimpanan arsip menggunakan perpaduan sistem subjek dengan sistem kronologis atau
sistem  waktu  dan  sistem  abjad  atau  alfabetha  dan  ditunjang  dengan  peralatan  dan perlengkapan arsip sehingga memudahkan untuk ditemukan.
Sistem penyimpanan arsip dapat diartikan sebagai sistem yang dipergunakan pada penyimpanan  dokumen  agar  kemudahan  kerja,  penyimpanan  dapat  diciptakan  dan penemuan  dokumen  yang  sudah  disimpan  dapat  dilakukan  dengan  cepat  bilamana dokumen tersebut sewaktu waktu dibutuhkan. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan dalam kegiatan penyimpanan arsip di program studi administarsi bisnis terdiri dari :
1. Sistem Subjek
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana dokumen dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk menentukan masakah masalah yang pada umumnya terjadi.
2. Sistem Kronologis Sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan waktu surat/ dokumen diterima atau waktu surat / dokumen di kirim keluar.
3. Sistem Abjad
Sistem penyimpanan yang menyimpan arsip menurut abjad dari nama orang/organisasi/ instansi) yang ada di dalam tiap tiap arsip.
Sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada isi dari arsip yang bersangkutan adalah :
1. Sistem Geografis
Sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada pengelompokkan menurut nama tempat.  Sistem  ini  sering  disebutn  juga  dengan  sistem  lokasi  atau  sistem  nama tempat.
2. Sistem Numerik
Sistem  Penyimpanan  yang  berdasarkan  kode  nomor  sebagai  pengganti  dari  nama orang, organisasi, dan instansi.
Pada  sistem  penyimpanan  arsip  di  program  studi  administrasi  bisnis  jurusan administrasi ini, arsip dikelompokkan terlebih dahulu berdasarkan surat/ dokumen masuk ataupun surat/ dokumen keluar. Metode penyimpanan arsip untuk surat/ dokumen masuk dan  surat/  dokumen  keluar  menggunakan  sistem  penyimpanan  yang  berbeda.  Untuk pengarsipan  surat/  dokumen  masuk  menggunakan  sistem  penyimpanan  berdasarkan waktu  kronologis  dan  akan  diurutkan  sesuai  tanggal,  bulan  dan  tahun.  Kemudian disimpan di dalam odner, lalu diletakkan di dalam lemari arsip.
Berdasarkan peraturan pemerintah No 28 tahun 2012, maka sistem penyimpanan arsip  yang  digunakan  di  Program  Studi  Administrasi  Bisnis  ini  menggunakan  sistem pengkodean klasifikasi sesuai dengan sistem subjed dan diikuti oleh sistem kronologis atau sistem waktu untuk pengarsip surat/ dokumen yang masuk. Adapun surat / dokumen yang masuk di kategorikan dalam 9 kriteria standard yang dipakai ketika akan diadakan akreditasi  program  studi  administrasi  bisnis  di  jurusan  administasi  bisnis  politeknik negeri manado. Adapun surat / dokumen nya meliputi kriteria dalam standard 1. Visi dan Misi,  tujuan  serta  startegis  yang  didalamnya  ada  dokumen  Rip,  Renstra  UPPS  serta Statuta  atau  Pedoman  Dasar  Penyelenggara  Kegiatan.  Kriteria  dalam  standard  2,  tata kelola, tata pamong, dan kerja sama yang didalamnya ada dokumen survey dan kepuasan, kerjasama, organisasi dan tata kerja, panduan kode etik, sarmud, dan SPMI. Kriteria 3 tentang Mahasiswa, di dalamnya berisi: Dokumen bimbingan akademik (LKS), dokumen terkait layanan dan fasilitas kemahasiswaan, kebijakan prosedur penerimaan mahasiswa dan  magang  (SOP  praktek  kerja  lapangan),  surat  peringatan  mahasiswa.  Kriteria  4 meliputi Sumber daya manusia, yang di dalamnya ada modul, Surat keputusan Dosen.
Kriteria  5  didalamnya  meyangkut  keuangan,  sarana  dan  prasarana,  Kriteria  6  tentang Pendidikan  yang  di  dalmnya  berisi;  peraturan  akademik,  kebijakan  SPMI,  serta kurikulum. Kriteria 7 Penelitian yang didalamnya ada jurnal penelitian, RPS (Rencana Pembelajaran Semester) dan SK. Kriteria 8 meliputi Pengabdian pada Masyarakat, serta kriteria 9 meliputi luaran dan capaian tridarma yang berisikan laporan hasil stracer studi.

## d. Peralatan dan Perlengkapan yang Dibutuhkan
Berhasil  dan  lancarnya  kegiatan  kearsipan  di  program  studi  salah  satunya ditunjang oleh ketersediaan peralatan dan perlengkapan arsip yang dipergunakan untuk menyimpan dan menemukan arsip. Jumlah peralatan yang ada di prodi AB sangat minim sekali dan perlu ditambahkan karena volume arsip semakin hari semakin bertambah.
Dari beberapa informan mengatakan bahwa untuk peralatan tersedia kebanyakan tidak layak lagi untuk dipakai dalam menampung semua dokumen yang akan ditata di program studi karena salah satu lemari arsip sudah rusak dan tidak cukup ukurannya jika menyimpan arsip yang sudah tertata didalam map odner dan diatur secara vertikal maupun horizontal  jumlahnya  sangat  terbatas.  Ketersediaan  salah  satu filling  cabinet yang digunakan  dalam  penyimpanan  arsip  sudah  perlu  diganti  karena  sudah  rusak  juga berakibat untuk keselamatan penyimpanan dokumen. Untuk perlengkapan sudah tersedia tetapi belum memenuhi untuk kebutuhan yang akan dipakai. Ada juga hal yang utama dan perlu diperhatikan dalam penyimpanan arsip disamping peralatan dan perlengkapan arsip adalah ruangan tempat penyimpanan arsip. Nilai guna yang terkandung dalam arsip tidak boleh  berkurang,  maka  menyimpan  arsip  tidak  boleh  disembarang  tempat.  Tempat penyimpanan arsip harus dalam kondisi yang baik, sehingga dapat menjamin keselamatan arsip, di mana arsip-arsip akan terhindar dari bahaya kerusakan dan gangguan keamanan, dan dengan demikian arsip-arsip di prodi AB akan cenderung awet dan tidak rusak. Oleh karena  itu,  ruangan  penyimpanan  arsip  haruslah  terhindar  dari  kemungkinan- kemungkinan  serangan  tikus  atau  serangga,  jamur,  kebakaran,  kebanjiran,  kelembaban ataupun  kekeringan  udara  yang  dapat  merusak  arsip.  Akan  tetapi  dalam  penyimpanan arsip jika hanya menyimpan hard file saja akan menyebabkan terjadinya masalah seperti hilangnya arsip, kerusakan arsip, dan lain-lain.
e. Petugas Arsip atau Arsiparis
Profesi seseorang yang memiliki keahlian dibidang kearsipan, dimana bidang ini dapat  diperoleh  melalui  pendidikan  formal,  dan  pelatihan  kearsipan  disebut  Arsiparis. Orang  yang  bekerja  sebagai  arsiparis  memiliki  tugas,  tanggung  jawab,  fungsi  untuk melaksanakan kegiatan kearsipan. Di Program studi administrasi bisnis selama ini  tidak mempunyai    tenaga  arsiparis  yang  khusus  menangani    arsip  dan  dokumen  yang  ada. Tetapi semua pegawai yang ada dibebani untuk melaksanakan tugas dalam menangani dokumen  arsip  yang  mengakibatkan  arsip  di  prodi  kurang  teratur  dan  banyak  yang menumpuk  disudut  sudut  ruangan  sehingga  sangat  sulit  untuk  menemukan  arsip  atau dokumen yang dibutuhkan.
Dari hasil wawancara yang diperoleh dari para informan bahwa di program studi administrasi bisnis sangat membutuhkan kehadiran seorang arsiparis atau petugas khusus untuk membantu pimpinan dalam mengatur dan mengelola dokumen arsip di program studi admninstrasi bisnis, sehingga semua dokumen yang tersedia dapat terkontrol dengan baik.  Kita  ketahui  bersama  selama  ini  yang  ada  hanya  pegawai  administrasi  yang merangkap semua pekerjaan di program studi administrasi bisnis. Untuk itu program studi harus menyiapkan seorang arsiparis yang dapat bekerja dan penuh tanggung jawab dalam melaksanakan fungsi sebagai arsiparis dan ketika sudah ada jangan dimutasikan ke bagian
lain agar tidak menyulitkan program studi untuk memberikan pelatihan kepada pegawai yang  ditunjuk,  dan  tidak  boleh  disibukkan  dengan  pekerjaan  lain  sehingga  dapat mengganggu  dalam  proses  penyimpanan  dan  penemuan  kembali  arsip  yang  disimpan. Dalam melaksanakan tugas sebagai seorang arsiparis sangat sulit karena mencari sumber daya manusia yang siap sangat sulit untuk diperoleh sementara volume dokumen arsip di program  studi  administrasi  setiap  hari  semakin  bertambah  membuat  pegawai  yang berjumlah satu orang sangat padat pekerjaannya sehingga tidak memiliki waktu untuk mengatur arsip di program studi ini. Setelah diobservasi dalam pelaksanaan penelitian ini ternyata dalam menunjukkan sesorang pegawai yang tugas pokoknya megerjakan tugas mengarsip dokumen perlu untuk dibekali dan diberikan pengetahuan serta pelatihan untuk bidang kearsipan.
4. Kendala-kendala yang dihadapi dalam prosedur sistem penataan arsip di program studi administrasi bisnis
Dalam meningkatkan mutu dan kualitas pelayanan penataan arsip diprogram studi administrasi bisnis, ada kendala yang dihadapi dalam prosedur sistem penataan arsip.

## a. Prosedur Sistem Penataan Arsip
Prosedur  sistem  penataan  arsip  di  program  studi  administrasi  bisnis        belum konsisten dalam penerapan sistem yang digunakannya, sehingga ada arsip yang hilang, masih bercampur aduk dengan arsip lainnya bahkan masih tercecer disana sini. Sesuai pengamatan  bahwa  penggunaan  sistem  subjek  dan  sistem  kronologis  dan  dipadukan dengan sistem abjad belum begitu efektif dalam penerapannya.  Dokumen tidak tersusun sesuai 9 standar dengan masing-masing kriteria yang ada. Hal ini dibatasi karena ketidak hadirnya pegawai yang khusus menangani semua pekerjaan yang berhubungan dengan pengarsipan  dokumen  dan  arsip  yang  diterapkan  di  program  studi  administrasi  bisnis sehingga dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

## b. Keterbatasan Fasilitas Peralatan dan Perlenkapan Kearsipan
Kegiatan  setiap  saat  dari  tahun  ke  tahun  di  program  studi  administrasi  bisnis banyak  mengalami  kenaikan  dalam  volume  dokumen  dan  arsip.  Dengan  bertambah banyaknya  volume  dokumen  arsip  ini  kebutuhan  akan  fasilitas  tempat  untuk menyimpannya  juga  meningkat  dan  harus  sesuai  dengan  kebutuhan.  Kelancaran  dan keberhasilan  suatu  pekerjaan  kearsipan  dapat  ditunjang  dengan  ketersediaan  sarana prasaran  kearsipan  atau  dengan  kata  lain  adanya  peralatan  dan  perlengkapan  yang memadai. Peralatan dan perlengkapan yang sesuai akan sangat membantu dalam proses kegiatan penataan arsip dan bisa terjaminnya keamanan arsip yang disimpan di program studi administrasi bisnis.
Setelah diobservasi ternyata di program studi administrasi bisnis hanya terdapat satu filling cabinet dan satu buah lemari yg tidak layak lagi untuk dipakai karena bahan kayu lemari sudah rapuh sehingga membuat arsip akan dimakan rayap dan mengalami kelembaban.  Keberadaan  posisi  filling  cabinet  berada  di  ruang  lantai  dua  sedangkan ruang  kaprodi  bergandengan  dengan  lemari  tempat  menyimpan  arsip  yang  berada  di posisi  lantai  satu  ruang  jurusan  administrasi  bisnis.  Karena  ketersediaan  lemari  hanya berjumlah satu buah maka dokumen arsip tidak mampu menampug semua dokumen yang ada yang setiap hari bertambah jumlahnya sehingga terjadi penumpukan dimana mana terutama  di  meja  kerja  pegawai  yang  berakibat  aktivitas  kerja  terhambat.  Untuk menghindari  penumpukan  dokumen  arsip  yang  volumenya  bertambah  setiap  hari,  ada baiknya Jurusan administrasi menggantikan 1 buah lemari yang telah rusak dengan lemari penyimpanan arsip lebih besar lagi dan menambahkan beberapa peralatan berupa mesin penghancur kertas,  untuk mengurangi penumpukan kertas dan  berkas yang sudah tidak
layak lagi dipakai dan mengurangi  resiko dari  penggunaan berkas  penting untuk hal hal yang tidak diinginkan dari program studi administrasi bisnis, kemudian  jurusan boleh memberikan baki surat atau alat penerima surat yang  dapat digunakan sebagai fasilitas untuk meletakkan surat masuk dan surat keluar  dengan tujuan agar boleh terpisah dengan dokumen arsip yang sudah lama. Dan sebagai bahan masukan lainnya agar ketika akan dilaksanakan  akreditasi  di  program  studi  administrasi  bisnis  semua  berkas  yang dibutuhkan sudah boleh tertata dengan baik sesuai dengan 9 (sembilan) standard dengan kriterianya  masing  masing  yang  selalu  di  pakai  dalam  akreditasi  di  program  studi administrasi bisnis ini.

## c. Arsiparis (Petugas Arsip)
Kualitas  dari  hasil  kerja  seseorang  menjadi  faktor  yang  terpenting  dalam mencapai  tujuan  dari  kegiatan  yang  ada  di  program  studi  administrasi  bisnis.  Untuk mencapai kualitas kerja yang maksimum harus di dukung dengan sumber daya manusia. Di  program  studi  administrasi  hanya  memiliki  1  (satu)  pegawai  sebagai  sumber  daya manusia yang belum maksimal.  Hal ini menjadi suatu aspek yang perlu diperhatikan oleh jurusan  administrasi  bisnis  sebab  kekurangan  sumber  daya  manusia  atau  pegawai  ini berakibat  dalam  menangani  pekerjaan  dalam  kegiatan  pengarsipan.  Dengan  begitu banyaknya  arsip  atau  dokumen  yang  tersedia  di  program  studi  tidak  mampu  untuk menyelesaikan  pekerjaan  penataan  arsip  karena  banyak  tugas  keseharian  yang  dia lakukan  dalam  program  studi  ini,  mulai  dari  institusi,  jurusan,  dosen,  bahkan  sampai mahasiswa harus dilakukan pelayanan yang sangat memadai.
Untuk  mengatasi  berbagai  kendala  kendala  yang  ada  sebaiknya  Program  Studi Administrasi Bisnis menambahkan pegawai yang akan berstatus sebagai arsiparis di prodi AB dengan berlatar belakang pendidikan atau memiliki ketrampilan di bidang arsiparis yang  terampil  dan  lebih  teliti  dalam  pelaksanaan  pekerjaan  pengarsipan.,  sehingga memudahkan  dalam  pekerjaan  mem  proses  pengarsipan  di  program  studi  sera menghindari bertumpuknya pekerjaan akibat ketidak hadirnya seorang arsiparis.
5. Upaya-upaya dalam mengatasi kendala kendala yang dihadapi dalam prosedur sistem penataan arsip di program studi administrasi bisnis
Dalam mengatasi kendala yang dihadapi oleh program studi administrasi bisnis ada berbagai upaya yang perlu dilakukan antara lain :
1. Berupaya untuk menerapkan sistem penyimpanan arsip yaitu sistem subjek yang diklasifikasikan dengan sistem kronologis serta sistem abjad sehingga dokumen arsip lebih mudah untuk ditata serta penyimpanannya sesuai dengan standard dan kriteria yang dipakai pada saat akreditasi nanti.
2. Pimpinan jurusan akan berupaya untuk memfasilitasi pengadaan peralatan berupa lemari arsip yang lebih baik lagi dengan ukuran yang lebih besar dan dilengkapi dengan beberapa map odner untuk digunakan dalam menata dokumen  dokumen arsip yang ada  sesuai dengan ke 9 standard yang dipakai sehingga mempermudah untuk mendapatkan data  yang akan dipakai pada saat akreditasi nanti.
3. Pimpinan jurusan akan mengkoordinir melalui program studi untuk  memberikan pelatihan  kepada  pegawai    tentang  kearsipan  sehingga  pegawai  ini  boleh merangkap  tugas  sebagai  arsiparis,  sehingga  dapat  mengelola    dokumen  arsip yang ada di program studi dengan memisah misahkan berkas dokumennya sesuai dengan standard dan kriteria dalam akreditasi nanti.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  uraian  pembahasan  tentang  prosedur  sistem penataan arsip di program studi administrasi bisnis jurusan administrasi bisnis  Politeknik Negeri Manado, maka  penulis menarik kesimpulan bahwa :
1. Dalam  penataan  dokumen  arsip  yang  dilakukan  di  Program  studi  administrasi bisnis belum menerapkan sistem penyimpanan arsip sesuai dengan sistem subjek.
2. Peralatan  dan  perlengkapan  arsip  belum  memadai  sehingga  perlua  adanya penambahan peralatan agar supaya arsip dapat tersusun dengan baik dan cepat ditemukan.
3. Kurangnya sumber daya manusia dalam menangani kegiatan arsip sehingga arsip belum tertata dengan baik

## Ucapan Terima Kasih
Artikel  ini  dapat  terselesaikan  atas  bantuan  dari  berbagai  pihak.  Apresiasi  yang  tinggi penulis  berikan  kepada  Kementian  Pendidikan,  Kebudayaan,  Riset  dan  Teknologi, melalui Lembaga Penelitian di Politeknik Negeri Manado yg telah mendanai penelitian ini.  Kritikan,  saran  dan  masukan  yang  bersifat  membangun,  demi  penyempurnaan penulisan ini, sangat diharapkan. Tuhan memberkati.

## BLIBLIOGRAFI
Aprilya,  Y.  (2021). PENGELOLAAN  ARSIP  DALAM  MENINGKATKAN  KUALITAS PELAYANAN  PUBLIK  PADA  BIDANG  HUKUM  POLDA  KALIMANTAN SELATAN (Doctoral dissertation, Universitas Islam Kalimantan MAB).
Basya, M. R., & Puspasari, D. (2021). Analisis Pengelolaan Arsip di Kantor Kecamatan Bungah  Kabupaten  Gresik. Jurnal  Pendidikan  Administrasi  Perkantoran  (JPAP) , 9 (2), 439–453.
Erdawati, M. (2022). Efektifitas Kearsipan dalam Meningkatkan Pelayanan Administrasi.
Journal of Indonesian Scholars for Social Research , 2 (2), 120–133. Mangunjaya, F. M. (2019). Konservasi Alam dalam Islam edisi revisi . Yayasan Pustaka Obor Indonesia.
Normansyah, N., & Arifin, J. (2020). EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP PADA SUBBAGIAN  UMUM  DAN  KEPEGAWAIAN  DINAS  PEKERJAAN  UMUM DAN PENATAAN RUANG KABUPATEN TABALONG. JAPB , 3 (2), 1003–1015. Primantoro, A. Y., & Mushsin, M. (2015). Sistem Pengelolaan Arsip di Kantor Perum Perhutani  Divisi  Regional  Jawa  Tengah. Economic  Education  Analysis  Journal ,
4 (2).
Airlangga, S. P., Faisal, T., & Nugraha, M. C. R. (2018). Archival Management at the University  of  Lampung.FIAT  JUSTISIA:  Jurnal  Ilmu  Hukum,  12(4),  298. https://doi.org/10.25041/fiatjustisia.v12no4.1371 Amsyah, Z. (2003). Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama.
Caplan, P. (2004). Building a digital preservation archive: Tales from the front. VINE, 34(1), 38–42. https://doi.org/10.1108/03055720410530988
Cheney, D. (1991). A strategic plan for managing and preserving electronic records in New  York  state  government:  Final  report  of  the  special  media  records  project. Government  Information  Quarterly,  8(3),  332.  https://doi.org/10.1016/0740- 624X(91)90075-J
Esteva, M. (2009). Formation process and preservation of a natural electronic archive.
Proceedings of the American Society for Information Science and Technology, 45(1), 1– 9. https://doi.org/10.1002/meet.2008.1450450270
Fahmi Abidin. (2019, Desember). Erick Thohir Batalkan Pembangunan Gedung Arsip BUMN Senilai Rp50 Miliar. https://www.idxchannel.com/. https://www.idxchannel.com/market-news/erick-thohir-batalkan- pembangunangedung-arsip-bumn-senilai-rp50-miliar
Grau, O. (Ed.). (2017). Digital Art’s Complex Expression and Its Impact on Archives and Humanities: For a Concerted Museum-Network of Expertise and Preservation. Dalam W. Coones & V. Rühse, Museum and Archive on the Move (hlm. 99–117). De Gruyter. https://doi.org/10.1515/9783110529630-007
Hirschler. (2016). From Archive to Archival Practices: Rethinking the Preservation of Mamluk  Administrative  Documents.  Journal  of  the  American  Oriental  Society, 136(1), 1. https://doi.org/10.7817/jameroriesoci.136.1.1
ICA-International  Council  on  Archives.  (2016).  What  are  Archives?  International Council on Archives. https://www.ica.org/en/what-archive
Indah  Aprilin  Cahyani.  (2019,  Desember).  Batalkan  Rencana  Pembangunan  Gedung
Arsip  BUMN,  Erick  Thohir:  Saya  Rasa  Sekarang  Eranya  Sudah  iCloud.  Sudah iCloud.
https://www.tribunnews.com.
https://www.tribunnews.com/nasional/2019/12/15/batalkan-
rencanapembangunan-gedung-arsip-bumn-erick-thohir-saya-rasa-sekarang- eranyasudah-icloud.
Indonesia.  Kemendikbud.  (2012).  Undang-Undang  Nomor  12  Tahun  2012  Tentang Pendidikan Tinggi. Kemendikbud.
Miles, M. B. (1992). Analisis Data Kualitatif (Terjemahan). UI Press.
Mohajan, H. (2018). Methodolgy Qualitative Research in Social Sciences and Related Subjects. Journal of Economic Development, Environment and People, 7(1), 23– 48. https://doi.org/10.1007/BF01591250 20
Paul  H.  MC  Carthy.  (1988).  The  Management  of  Archives:  A  Research  Agenda. American Archivist, 51(Winter and Spring 1988), 52–70.
Pouchard, L. (2016). Revisiting the Data Lifecycle with Big Data Curation International Journal of Digital Curation, 10(2), 176–192. https://doi.org/10.2218/ijdc.v10i2.342
Prodi  D3  Pepustakaan.  (2021).  Tentang  Prodi  D3  Perpustakaan  FISIP  Universitas Lampung. Prodi D3 Perpustakaan FISIP Unila.
https://perpustakaan.fisip.unila.ac.id/
Randall C. Jimerson. (2007). Archives for All: Professional Responsibility and Social Justice. The American Archivist. Society of American Archivists, 70(2), 252– 281.
Richard  Pearce-Moses.  (2005).  A  Glossary  of  Archival  and  Records  Terminology
(Laurie Baty, Ed.). The Society of American Archivists.
https://files.archivists.org/pubs/free/SAA-Glossary-2005.pdf
Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis. Gramedia Pustaka Utama.
Mohamad  Fadli  Sunur.  2021,  Pengelolaan  Arsip  Elektroni.  Kementerian  Keuangan Republik Indonesia. Jakarta.
Keputusan  Menteri  Keuangan  Nomor  184  /KMK.01/2021  Tentang  Ketentuan Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Elektronik Dan Alih Media Arsip Di Lingkungan Kementerian Keuangan
Srirahayu. 2013. Manajemen Arsip Elektronik. Surabaya: Universitas Airlangga.
Sukoco, BM. 2006. Manajemen Administrasi perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Nomor 43 Tahun 2009 8 (2009).
Vaismoradi,  M.,  Turunen,  H.,  &  Bondas,  T.  (2013).  Content  analysis  and  thematic analysis: Implications for conducting a qualitative descriptive study: Qualitative descriptive  study.  Nursing  &  Health  Sciences,  15(3),  398–405. https://doi.org/10.1111/nhs.12048
Yatin, S. F. M., Sabarudin, A. S. A., Ahmad, A., Sulaiman, S., Aziz, M. A. A., Haron, H.,  &  Zulkanain,  N.  N.  A.  (2019).  Trends  in  Commercial  Record  Center Development. International Journal of Academic Research in Business and Social Sciences, 9(3), Pages 1473-1487. https://doi.org/10.6007/IJARBSS/v9- i3/5870.

## Copyright Holder:
Jufrina Mandulangi, Deky E. Wibowo Mundung (2023)
First publication right:

## Syntax Idea
This article is licensed under: