Penerapan Layanan Arsip Peraturan Pemerintah Sebagai Arsip Dinamis Inaktif ...
Volume 1
Halaman 108 – 120
No. 2 Maret 2018

## PENERAPAN LAYANAN ARSIP PERATURAN PEMERINTAH SEBAGAI ARSIP DINAMIS INAKTIF BERDASARKAN KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DI KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA
Dewi Rahmawati Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia dewirawa@gmail.com

## Abstract
The  systematic  records  process  of  Peraturan  Pemerintah  is  also  balanced  with  the application of security classification and records access. This classification is to protect the  information  and  physical  records  from  damage  and  lose  so  that  the  records  are available, easy to read, intact, authentic, trustworthy, and save. There are three methods used  in  writing  this  final report.  Participation  observation  that  was  done  by  joining  in process of records managing in Ministry of State Secretary of Indonesia from processing to records service in Bagian Arsip. Interview that was done by asking and answering to records managers who manage and give the records service in Ministry of State Secretary of Indonesia. The third is literature review which is used as reference and to collect the data in writing this final project.
The  records  services  of  Peraturan  Pemerintah  in  Kementrian  Sekretariat  Negara Republik Indonesia has been appropriate to the security classification and records access. However,  there  is  less  coordination  between  Bagian  Arsip,  PPID,  and  Asisten  Deputi Hukum on providing clarity in charge of records service of the original draft file.
Key  words :  Records  services,  government  regulation  records,  inactive  records, security classification, access

## Intisari
Pengolahan  arsip  Peraturan  Pemerintah  secara  sistematis  diimbangi  dengan penerapan  klasifikasi  keamanan  dan  akses  arsip.  Klasifikasi  ini  bertujuan  untuk melindungi fisik dan informasi arsip dari kerusakan dan kehilangan agar dapat tetap tersedia, mudah dibaca, utuh, otentik, andal serta terjaga keamanannya. Terdapat tiga metode yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini. Observasi partisipasi yang dilakukan dengan turut serta langsung dalam proses pengelolaan arsip di Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia dari pengolahan sampai layanan arsip di Bagian Arsip.  Wawancara  yang  dilakukan  dengan  tanya  jawab  kepada  arsiparis  yang mengelola dan memberikan layanan arsip di Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia.  Studi  pustaka  yang  digunakan  sebagai  referensi  dan  pengumpulan  data dalam penulisan tugas akhir.
Layanan  arsip  Peraturan  Pemerintah  di  Kementerian  Sekretariat  Negara  Republik Indonesia  sudah  berdasarkan  pada  klasifikasi  keamanan  dan  akses  arsip.  Namun terdapat kendala yang menghambat yaitu kurangnya koordinasi antara Bagian Arsip, PPID,  dan  Asisten  Deputi  Hukum  dalam  memberikan  kejelasan  penanggungjawab layanan arsip berkas naskah asli.
Kata kunci : Layanan arsip, arsip peraturan pemerintah, arsip dinamis inaktif, klasifikasi keamanan, akses
Penerapan Layanan Arsip Peraturan Pemerintah Sebagai Arsip Dinamis Inaktif ...

## PENDAHULUAN
Kementerian  Sekretariat  Negara Republik  Indonesia  merupakan  lembaga pemerintah yang dipimpin oleh Sekretaris  Negara,  berkedudukan  di bawah  dan  bertanggungjawab  kepada Presiden. Kementerian
Sekretariat Negara  Republik  Indonesia  bertugas menyelenggarakan  dukungan  teknis  dan administrasi  serta  analisis  urusan pemerintahan  di  bidang  kesekretariatan negara  untuk  membantu  Presiden  dan Wakil Presiden dalam menyelenggarakan kekuasaan negara.
Kementerian Sekretariat  Negara  Republik  Indonesia disebut  sebagai  satuan  organisasi  atau wadah  dalam  penyelenggaraan  kegiatan penunjang  presiden.  Menteri  Sekretaris Negara  dalam  hal  ini  sebagai  sekretaris pimpinan  tertinggi  yaitu  presiden.  Tugas yang  diemban  oleh  Menteri  Sekretaris Negara  beserta  jajarannya  disebut dengan kesekretariatan
negara.
Kesekretariatan negara merupakan segala  bentuk  kegiatan  penunjang  untuk mencapai  tujuan  atau  visi  misi  yang hendak dicapai oleh Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. Salah  satu  misi  Kementerian
Sekretariat  Negara  Republik  Indonesia adalah  menyelenggarakan  pelayanan yang  efektif  dan  efisien  di  bidang pengawasan, administrasi umum, informasi  dan  hubungan  kelembagaan. Bidang-bidang  tersebut  termasuk  ke dalam pelayanan publik. Misi Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia dengan mengedepankan efektivitas  dan  efisiensi  di  bidang pengawasan, administrasi umum, informasi,  dan  hubungan  kelembagaan tersebut  merupakan  rangkaian  kegiatan dalam  rangka  pemenuhan  kebutuhan pelayanan  jasa  dan  administratif.  Salah satu  pemenuhan  pelayanan  jasa  dan administratif  tersebut  adalah  pelayanan informasi.  Informasi  memiliki  peran penting  dan  strategis  untuk  menjawab permasalahan  pelayanan  publik  dan perubahan  dinamika  masyarakat  yang
serba  cepat.  Pemberian  pelayanan informasi  dapat  dikatakan  sebagai pemenuhan  kebutuhan  masyarakat  akan informasi.
Kementerian  Sekretariat  Negara Republik Indonesia menyediakan pelayanan  informasi  kepada  publik  atau sering  disebut  dengan  memberikan pelayanan informasi publik. Pelayanan ini dapat diakses oleh publik melalui Pejabat Pengelola  Informasi  dan  Dokumentasi  di Kemeterian  Sekretariat  Negara.  Pejabat Pengelola  Informasi  dan  Dokumentasi adalah  pejabat  yang  bertanggung  jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian,  penyediaan,  dan/ atau pelayanan informasi di Badan Publik (Mulyadi,  2016).  Dalam  melaksanakan tugas  dan  tanggungjawabnya,  Pejabat Pengelola  Informasi  dan  Dokumentasi  di Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia mempunyai standar pelayanan tersendiri. Standar pelayanan merupakan suatu komitmen penyelenggara pelayanan untuk menyediakan pelayanan dengan  suatu  kualitas  tertentu  yang ditentukan atas dasar perpaduan harapan -harapan  masyarakat  dan  kemampuan penyelenggara pelayanan (Mulyadi,
2016).  Standar  pelayanan  ini  dijadikan sebagai  tolok  ukur  dan  pedoman  dalam memberikan pelayanan informasi.
Pejabat  Pengelola  Informasi  dan Dokumentasi dalam memberikan pelayanan informasi tidak berdiri sendiri. Bagian Arsip Biro Tata Usaha merupakan penyedia  arsip  yang  dibutuhkan  oleh publik melalui Pejabat Pengelola
Informasi dan Dokumentasi. Bagian Arsip sendiri  juga  bekerjasama  dengan  unit pencipta  arsip  yang  memindahkan  arsip yang dimiliki yang sudah menjadi inaktif. Salah  satu  unit  kerja  tersebut  adalah Asisten
Deputi Hukum yang menyerahkan arsip peraturan perundang -undangannya  ke  Bagian  Arsip.  Asisten Deputi  Hukum  sebagai  unit  pencipta arsip  peraturan  perundang-undangan mempunyai  salah  satu  series  arsip  yang
Penerapan Layanan Arsip Peraturan Pemerintah Sebagai Arsip Dinamis Inaktif ...
tergolong  sering  diakses  masyarakat dalam  bentuk  salinan  yang  diunggah  ke website, internal Kementerian Sekretariat  Negara  Republik  Indonesia, maupun badan peradilan yang membutuhkan.  Series  arsip  tersebut adalah  arsip  Peraturan  Pemerintah.
Peraturan Pemerintah
merupakan merupakan  peraturan  yang  diterbitkan untuk  memberikan  penjelasan  terhadap undang-undang agar tidak terjadi kesalah tafsiran  bagi  masing-masing  penafsir kebijakan.  Hal  tersebut  berarti  bahwa arsip  Peraturan  Pemerintah  tercipta setelah adanya Undang-Undang mengenai  aturan  tertentu  agar  tidak terjadi salah tafsir atau sebagai peraturan penjelas dari Undang-Undang.
Arsip    Peraturan    Pemerintah    ini dalam    pelayanannya    diatur    dengan adanya  klasifikasi  keamanan  dan  akses arsip.    Aturan    ini    terdapat    dalam Peraturan  Menteri  Sekretaris  Negara nomor  2  tahun  2016  tentang  Petunjuk
Pelaksanaan Klasifikasi Keamanan
Dan    Akses    Arsip    Di    Kementerian Sekretariat  Negara.  Definisi  petunjuk pelaksanaan  klasifikasi  keamanan  dan akses  arsip  yaitu  pedoman  bagi  pejabat/ pegawai  terkait  dalam  menyediakan layanan  informasi  arsip  kepada  pihak- pihak  yang  berkepentingan  baik  secara internal  maupun  eksternal/  publik dengan  prinsip  cepat,  tepat,  terotorisasi, dan aman. Definisi  tersebut  menjelaskan bahwa pihak-pihak yang berkepentingan terkait
dengan penyediaan  layanan  informasi  arsip harus mengikuti pedoman tersebut. Pihak -pihak  yang  dimaksud  yaitu  Pejabat Pengelola  Informasi  dan  Dokumentasi sebagai  penyedia  layanan  informasi publik,  Bagian  Arsip  sebagai  penyedia layanan  arsip  internal,  dan  unit  pencipta dalam  hal  ini  adalah  Asisten  Deputi Hukum.
Arsip  Peraturan  Pemerintah  yang sudah diserahkan, dikelola, dan disimpan di  Bagian  Arsip  merupakan  salah  satu arsip    inaktif    tekstual.    Arsip    inaktif
merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya  telah  menurun (Sugiarto dan  Wahyono,  2015).  Arsip  yang  telah menurun  frekuensinya  tersebut  harus diserahkan ke Bagian Arsip sebagai pusat arsip. Records  center atau  pusat  arsip didirikan untuk mengelola dan menyimpan arsip inaktif. The centers are used to fulfill two major needs: to serve as low cost  storage  centers  for  inactive records  and  to  serve  as  reference  service center (Ricks,  1992) . Pusat  yang digunakan untuk memenuhi dua kebutuhan  besar:  untuk menyediakan pusat  penyimpanan  untuk  arsip  inaktif dengan  biaya  rendah  dan  menyediakan pusat  layanan  referensi.  Hal  ini  berarti bahwa records  center s elain  sebagai tempat penyimpanan arsip inaktif dengan biaya  rendah  juga menyediakan  pusat layanan referensi bagi pengguna. Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut: 1.  Bagaimana pengolahan arsip inaktif yang  mendukung  adanya  layanan arsip  di  Kementerian  Sekretariat Negara Republik Indonesia? 2.  Bagaimana  prosedur  layanan  arsip baik  secara  internal  maupun eksternal di Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia? 3.  Bagaimana  penerapan  klasifikasi keamanan dan akses arsip Peraturan Pemerintah dalam lingkup  internal  maupun  eksternal Kementerian  Sekretariat  Negara Republik Indonesia? 4.  Apa  kendala  dalam  memberikan layanan arsip Peraturan Pemerintah  dalam  lingkup  internal dan eksternal Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia

## Metode Pengumpulan Data
Dalam  pengumpulan  data,  peneliti menggunakan  3  (tiga)  metode,  yaitu
Penerapan Layanan Arsip Peraturan Pemerintah Sebagai Arsip Dinamis Inaktif ...
observasi
partisipasi, wawancara terstruktur,  dan  kajian  pustaka.  Peneliti mengobservasi  prosedur  layanan  arsip dinamis  inaktif  dan  penerapan  pedoman klasifikasi  keamanan  dan  akses  arsip.
Wawancara terstruktur
dilakukan dengan mewawancarai arsiparis Kementerian Sekretariat Negara RI.
Pengelolaan  Arsip  di  Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia
Kementerian  Sekretariat  Negara Republik  Indonesia  sebagai  lembaga pemerintah yang bertanggungjawab kepada  Presiden  dan  Wakil  Presiden membuat  arsip  yang  tercipta  di lingkungan Kementerian
Sekretariat Negara  Republik  Indonesia  mempunyai berbagai jenis atau series arsip. Berbagai jenis  arsip  di  Kementerian  Sekretariat Negara Republik Indonesia dalam bentuk ataupun  media  yang  bermacam-macam jenis  pula.  Media  tersebut  yaitu  tekstual dan  dalam  bentuk  khusus.  Bentuk tekstual  adalah  arsip  yang  medianya berupa  kertas.  Kertas  dalam  hal  ini merupakan  media  untuk  merekam kegiatan dengan menggunakan tinta yang digoreskan  ke  kertas  tersebut.  Selain  itu juga terdapat bentuk khusus seperti arsip audiovisual (sound recording, still image, moving image), mini DV, mikrofilm. Mikrofilm  merupakan  kebijakan  di Bagian  Arsip  Kementerian  Sekretariat Negara  Republik  Indonesia  bahwasanya arsip  yang  sebelum  diserahkan  ke  Arsip Nasional Republik Indonesia harus sudah dialih mediakan dengan mikrofilm karena berfungsi  sebagai back  up arsip.  Hal  ini dilakukan  karena  pimpinan,  pegawai, maupun masyarakat masih mencari arsip yang sudah diserahkan ke Arsip Nasional Republik  Indonesia.  Khusus  untuk masyarakat  untuk  autentikasinya  harus datang  ke  Arsip  Nasional  Republik Indonesia karena sudah arsip yang sudah diserahkan  ke  ANRI  sudah  menjadi wewenang  ANRI  untuk  memberikan legalisasi  dan  unit  pencipta  arsip  tidak dapat  memberikan  legalisasi  kepada
masyarakat dengan mudah karena untuk menghindari  ancaman  maupun  resiko yang  akan  muncul.    Bagian  Arsip menganggap  mikrofilm  sampai  saat  ini masih  menjadi  teknologi  yang  paling sesuai  untuk  penyimpanan  arsip-arsip yang  bernilai  kesejarahan  dan  arsip  vital yang dimiliki oleh Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. Arsip  inaktif  di  Bagian  Arsip berasal  dari  berbagai  unit  kerja  di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara  Republik  Indonesia.  Arsip  inaktif tersebut  disimpan  dalam mobile  file. Terdapat  24 mobile  file di  ruang penyimpanan  arsip  inaktif  di  Bagian Arsip. Mobile  file tersebut  terdiri  dari mobile  file A  sampai  X  yang  terpisah menjadi dua ruang penyimpanan. Mobile file A  sampai  dengan mobile  file Q terdapat  di  ruang  penyimpanan arsip  I dan  dari mobile  file R  sampai  dengan mobile  file X  terdapat  di  ruang penyimpanan  arsip  II. Mobile  file F sampai  dengan  Q  berisi  masing-masing 12  roll, Mobile  file R sampai  dengan  U masing-masing  10  roll,  dan mobile  file V sampai  dengan  X  masing-masing  12  roll. Setiap  roll  dari mobile  file A  sampai mobile  file E  terdiri  dari  9  shelf  sehingga mobile  file A-E  terdiri  dari  250  shelf. Setiap  shelf  berisi  10  boks  arsip  yang berukuran  kecil  sehingga  jumlah  boks dari mobile file A-E  adalah  2500  boks. Untuk mobile  file F  sampai  dengan  Q, setiap rollnya  terdiri  dari  10  shelf sehingga mobile  file F  sampai  dengan  Q terdiri dari 1440 shelf. Setiap shelf berisi 10  boks  arsip  yang  berukuran  kecil sehingga  jumlah  boks  dari mobile  file F sampai Q adalah 14.400 boks. Dari mobile file R  sampai  dengan mobile  file U,  setiap rollnya  terdiri  dari  5  shelf  sehingga mobile file R sampai dengan mobile file U terdiri  dari  200  shelf.  Setiap  shelf  berisi 10  boks  arsip  yang  berukuran  kecil sehingga  jumlah  boksnya  yaitu  2000 boks. Untuk mobile file V sampai dengan X,  setiap  rollnya  terdiri  dari  10  shelf
Penerapan Layanan Arsip Peraturan Pemerintah Sebagai Arsip Dinamis Inaktif ...
sehingga mobile  file V  sampai  dengan mobile file X terdiri dari 360 shelf. Setiap shelf berisi 10 boks arsip yang berukuran kecil  sehingga  jumlah  boks  dari mobile file V  sampai  X  adalah  3600  boks.  Jadi, total  keseluruhan  boks  arsip  adalah 22.000  boks.  Dari  data  tersebut  dapat diketahui jumlah volume yang terdapat di ruang penyimpanan arsip yaitu 2.250 ML. Pada  kenyataannya,  beberapa  kali arsiparis Bagian Arsip menemukan daftar arsip  pindah  tidak  sinkron  dengan  fisik arsipnya,  Bagian  arsip  juga  masih menyimpan  arsip  yang  sering  dikatakan “ arsip  tak  bertuan ”. Pernyataan  tersebut berarti  bahwa  arsip  tersebut  tidak  jelas siapa penciptanya karana adanya perubahan  nomenklatur  dan  tidak adanya  unit  yang  mengakui  kepemilikan arsip tersebut.
Unit  kerja  yang  menyerahkan daftar  arsip  dalam  membuat  klasifikasi arsip  masih  terdapat  kesalahan  dalam memberikan  kode  klasifikasi.  Beberapa unit  kearsipan  menyerahkan  daftar pemindahan  arsip  dengan  klasifikasi dalam bentuk primer dan/atau sekundernya saja.
Pengklasifikasian tersebut  masih  sangat  umum.  Hal  ini menyebabkan adanya proses pengolahan arsip  ulang  oleh  arsiparis  Bagian  Arsip. Selain  itu  dalam  penyimpanan  arsip dalam  bentuk  media  khusus  maupun tekstual  belum  ada cross  reference atau petunjuk  silang.  Arsip  yang  disimpan masih  diklasifikasikan  sendiri-sendiri sesuai dengan jenis medianya. Arsip yang mempunyai  satu  jalan  cerita  tetapi mempunyai  jenis  media  yang  berbeda haruslah jelas letak penyimpanan berkas pendukungnya atau arsip audiovisualnya, dan  lain  sebagainya.  Dilihat  dari  segi keamanan  fisik  arsip  yang  disimpan  di Bagian  Arsip,  masih  terdapat  beberapa arsip  dalam  bentuk  berlubang  maupun disteples.  Kondisi  ini  muncul  sejak  arsip tersebut  berada  di  unit  penciptanya. Steples tersebut membuat arsip berlubang dan arsiparis harus menghilangkannya  agar  mempermudah
dalam  alih  media  serta  menghilangkan steples yang semakin berkarat. Selain itu arsip  yang  dipindahkan  ke  Bagian  Arsip juga  masih  terdapat  beberapa  unit kearsipan  menyerahkan  dalam  boks plastik  yang  bersifat  panas  dan  dapat membuat fisik arsip lengket dengan boks. Hal  ini  menyebabkan  beberapa  arsip yang  sudah  ada  di mobile  file masih terdapat  arsip  yang  disimpan  dengan menggunakan boks plastik.
Penerapan  Layanan  Arsip  Peraturan Pemerintah  Berdasarkan  Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Layanan  arsip  di  Kementerian Sekretariat  Negara  Republik  Indonesia terdapat di Bagian Arsip, Biro Tata Usaha. Layanan ini dinamakan dengan peminjaman  arsip.  Peminjaman  arsip dilakukan  oleh  pegawai  di  setiap  unit kerja  yang  membutuhkan  arsip.  Pegawai yang  datang  ke  Bagian  Arsip  untuk meminjam  arsip  mempunyai  berbagai kepetingan dalam penggunaan arsip yang diciptakan oleh unit pencipta.
Kepentingan tersebut seperti menjadikan arsip sebagai acuan untuk melaksanakan suatu kegiatan, digunakan sebagai bahan pertimbangan,  dan  lain-lain  sesuai dengan kepentingan masing-masing pegawai.
Selain  layanan  arsip,  Kementerian Sekretariat  Negara  Republik  Indonesia juga  menyediakan  layanan  informasi publik. Suatu informasi tentu berasal dari arsip. Layanan informasi publik dilaksanakan Pejabat Pengelola Informasi dan  Dokumentasi  di  bawah  naungan Asisten Deputi Hubungan Kemasyarakatan.  Pihak  yang  dapat mendapatkan  layanan  informasi  publik yaitu  pihak  eksternal  Kementerian Sekretariat  Negara  seperti  masyarakat, lembaga,  badan  peradilan,  dan  lain-lain. Untuk  mendapatkan  layanan  informasi publik mauun layanan peminjaman arsip di  Kementerian  Sekretariat  Negara Republik  Indonesia  terdapat  beberapa
Penerapan Layanan Arsip Peraturan Pemerintah Sebagai Arsip Dinamis Inaktif ...
prosedur  yang  harus  dilalui  oleh pengguna.  Prosedur-  prosedur  tersebut tentunya harus diimbangi dengan adanya syarat yang berlaku untuk pengguna, dan sarana  prasarana  penunjang  adanya layanan  arsip.  Komponen-komponen tersebut diantaranya:
1.  Prosedur Pelayanan Peminjaman Arsip di Bagian Arsip:
a.  Staf Bagian Arsip menerima dan
mencatat memorandum permohonan  peminjaman  arsip inaktif  dari  satuan  organisasi/ unit kerja di lingkungan Kementerian  Sekretariat  Negara Republik  Indonesia  yang  telah mendapat  arahan  dari  Kepala Biro  Tata  Usaha  kemudian menyampaikannya kepada Kepala Bagian Arsip (2 menit) b.  Kepala Bagian menugaskan Kepala  Subbagian  Inventarisasi dan Pengolahan untuk menindaklanjuti  arahan  Kepala Biro Tata Usaha (5 menit) c.  Kepala  Subbagian  Inventarisasi dan Pengolahan melakukan penelitian terhadap memorandum/surat permohonan  peminjaman  arsip dengan  arsip  yang  ada  untuk: arsip inaktif (5 menit) dan arsip vital dan penting (15 menit) d.  Kepala  Subbagian  Inventarisasi dan  Pengolahan  menugaskan arsiparis/ staf pada Bagian Arsip untuk  melakukan  penemuan kembali  (pencarian)  arsip  yang dipinjam (3 menit). e.  Arsiparis/staf Bagian Arsip melakukan  penemuan  kembali arsip  yang  akan  dipinjam  (5 menit) f. Arsiparis/staf Bagian Arsip melakukan penggandaan dokumen/arsip  yang  dipinjam (3-10 menit). g. Arsiparis  melakukan  pengisian dan penandatangan lembar peminjaman  arsip  yang  tersedia
dan  meminta  tanda  tangan peminjam (2 menit).
2.  Persyaratan Pelaksana Pelayanan di Bagian Arsip
a.  Adanya permohonan
peminjaman arsip dari satuan organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia , instansi Pemerintah, dan masyarakat b.  Adanya arahan dari pimpinan c.  Memiliki  kompetensi  sesuai dengan  jenjang  masing-masing. Kompetensi  yang  dimaksud adalah  kompetensi  profesional dan kompetensi teknis. Kompetensi profesional merupakan  kemampuan  dalam penguasaan  teori  kearsipan secara  luas  dan  mendalam (Rokhmatun, 2013). Selain kompetensi profesional, arsiparis harus memiliki kompetensi  teknis.  Kompetensi teknis adalah kemampuan dalam mengelola penyelenggaraan kearsipan (Rokhmatun, 2013). 3.  Persyaratan  Administratif/Teknis Bagi Pengguna Pelayanan di Bagian Arsip,  Mengajukan  permohonan peminjaman  arsip  kepada  Kepala Biro Tata Usaha
4. Sarana dan Prasarana Pelayanan di Bagian  Arsip:  Sarana  penemuan kembali  arsip  (daftar  arsip  dan
Gambar 1. Petugas membuat lembar pem- injaman arsip (koleksi pribadi)
Penerapan Layanan Arsip Peraturan Pemerintah Sebagai Arsip Dinamis Inaktif ...
kode  klasifikasi  arsip),  lembar peminjaman arsip, alat tulis kantor, masker, mesin foto kopi, komputer, printer dan scanner
Pelayanan  Informasi  Publik  Melalui Penanganan Permohonan 1.  Tim  Sekretariat  PPID  menerima permohonan  informasi  publik  baik secara  tertulis  maupun  tidak tertulis  dari  pengguna  pelayanan (pemohon) a.  Apabila  permohonan  diajukan secara  tidak  tertulis,  maka  akan dilakukan tahap pemeriksaan b.  Apabila  permohonan  diajukan secara  tidak  tertulis,  maka  Tim Sekretariat PPID mencatat permohonan pada formulir yang tersedia (30 menit) 2.  Tim  Sekretariat  PPID  memeriksa kejelasan  permohonan  informasi dan  validitas  identitas  pemohon (15 menit). a.  Apabila  data  valid,  maka  akan dilakukan tahap pencatatan b.  Apabila data tidak valid (permohonan  informasi  dan/ atau  identitas  pemohon  tidak jelas),  maka  Tim  Sekretariat PPID akan menghubungi pemohon  untuk  konfirmasi  agar memperjelas  permohonan  dan/ atau  melengkapi  data  serta mengirim kembali kelengkapannya 3.  Tim  Sekretariat  PPID  melakukan pencatatan  permohonan  informasi pada register permohonan informasi publik (15 menit) 4.  Tim Sekretariat PPID menyerahkan nomor pendaftaran kepada pemohon  informasi  sebagai  tanda bukti permohonan (5 menit): a.  Apabila pemohon datang langsung  atau  melalui  surat elektronik, maka nomor pendaftaran diberikan pada saat permohonan diterima
b.  Apabila  tidak  dapat  diberikan
secara langsung, nomor pendaftaran dapat dikirim bersamaan  dengan  jawaban permohonan  kepada  pemohon informasi 5.  Tim  Sekretariat  PPID  mengajukan lembaran  permohonan  informasi publik  kepada  Ketua  PPID  melalui Sekretaris PPID (5 menit): a.  Ketua PPID menelaah permohonan  informasi  publik dan memberikan arahan kepada Anggota  PPID  terkait  untuk menindaklanjutinya (1 jam). b.  Ketua  PPID  memeriksa  dan menandatangani pemberitahuan tertulis/ jawaban  dan  Surat  Keputusan PPID tentang Penolakan Permohonan Informasi 6. Tim Sekretariat PPID menyampaikan pemberitahuan tertulis/  jawaban  beserta  Surat Keputusan  PPID  tentang  Penolakan Permohonan  Informasi  baik  secara langsung  maupun  melalui  kantor pos  atau  email  (10  menit). Penjelasan      mengenai      prosedur tersebut      digunakan      untuk permohonan informasi selain produk  hukum  atau  peraturan Perundang-undangan. Salinan Peraturan Perundang-undangan yang  telah  diotentifikasi  khususnya Peraturan Pemerintah
sudah tersedia  di website .  Pengguna  yang sudah  tahu  akan  adanya website dapat mengunduh Peraturan Pemerintah  yang  diinginkan  dan mencetaknya.  Namun  pemohon yang  tidak  tahu  adanya website yang  sudah  tersedia  beberapa produk  hukum  di  dalamnya  masih terdapat  yang  datang  langsung, mengirim  formulir  melalui  pos maupun  email.  Hal  tersebut  tetap dilayani oleh staff PPID dengan cara mencetakkan Peraturan Pemerintah yang  dikehendaki  oleh  pemohon
Penerapan Layanan Arsip Peraturan Pemerintah Sebagai Arsip Dinamis Inaktif ...
tetapi  tetap  menyerahkan  atau mengirimkan  formulir  dan  kartu identitas sebagai bukti permohonan.
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Peraturan Pemerintah
Klasifikasi  keamanan  dan  akses arsip  di  Kementerian  Sekretariat  Negara Republik  Indonesia  tertuang  dalam peraturan  Menteri  Sekretaris  Negara nomor  2  tahun  2016.  Peraturan  ini diciptakan  oleh  Bagian  Arsip  sebagai pusat arsip atau unit kearsipan I dan Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja. Arsiparis di Bagian
Arsip  sebagai  perancang  Klasifikasi  dan Keamanan  Akses  Arsip  yang  disesuaikan
dengan UU nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan  dan  mengacu  pada  Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pembuatan  Sistem  Klasifikasi  Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis.
Klasifikasi keamanan adalah kategori  kerahasiaan  informasi  arsip berdasarkan  pada  tingkat  keseriusan dampak  yang  akan  ditimbulkannya terhadap  kepentingan  dan  keamanan
negara,  masyarakat,  dan  perorangan. Klasifikasi  akses  arsip  adalah  kategori pembatasan akses berdasarkan kewenangan  penggunaan  arsip  terkait dengan  pelaksanaan  fungsi  tertentu.
Kedua  pengertian  tersebut  dipadukan menjadi  klasifikasi  keamanan  dan  akses arsip  yang  berarti  kategori  informasi arsip  berdasarkan  dampak  yang  akan ditimbulkan  dan  pembatasan  akses kewenangan  penggunaan  arsip  terkait dengan  pelaksanaan  fungsi  tertentu. Klasifikasi  keamanan  dan  akses  arsip bertujuan untuk menjaga suatu arsip dari resiko  yang  mengancam  arsip  dan mempermudah  adanya  proses  layanan baik untuk internal Kementerian Sekretariat  Negara  Republik  Indonesia dan  publik/  eksternal  Kementerian Sekretariat  Negara  Republik  Indonesia. Layanan  yang  baik  tentunya  harus meninjau  dari  klasifikasi  keamanan  dan akses  arsipnya.  Klasifikasi  biasa  dan terbatas  masih  bisa  diakses  oleh  publik tetapi  untuk  rahasia  dan  sangat  rahasia sangatlah  sulit  untuk  mendapatkan  arsip ataupun informasi yang dicari. Klasifikasi keamanan  dan  akses  arsip  menurut Permensesneg  nomor  2  tahun  2016 terdapat  4  klasifikasi,  yaitu  biasa, terbatas,  rahasia,  dan  sangat  rahasia. Klasifikasi  biasa  merupakan  arsip  yang memiliki informasi yang apabila diketahui  oleh  orang  banyak,  tidak merugikan siapapun. Arsip  terbatas  merupakan  arsip yang memiliki informasi apabila diketahui  oleh  pihak-pihak  yang  tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya  pelaksanaan  tugas  dan fungsi  lembaga  pemerintahan.  Arsip terbatas  ini  sering  dinilai  sama  dengan klasifikasi  biasa.  Namun    kenyataannya klasifikasi  ini  lebih  beresiko  daripada arsip  atau  berkas  yang  mempunyai klasifikasi  biasa.  Arsip  rahasia  adalah arsip  yang  memiliki  informasi  apabila diketahui  oleh  pihak  yang  tidak  berhak dapat mengakibatkan terganggunya
Gambar 2. Buku petunjuk pelaksanaan klas- ifikasi keamanan dan akses arsip (koleksi pribadi)
Penerapan Layanan Arsip Peraturan Pemerintah Sebagai Arsip Dinamis Inaktif ...
fungsi  penyelenggaraan  negara,  sumber daya  nasional  dan/  atau  ketertiban umum.  Arsip  sangat  rahasia  adalah arsip yang  memiliki  informasi  yang  apabila diketahui  oleh  pihak  yang  tidak  berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan  wilayah  Negara  Kesatuan Republik
Indonesia, dan/ atau keselamatan  bangsa.  Arsip  peraturan pemerintah  diciptakan  oleh  Asisten Deputi  Hukum,  Deputi  Bidang  Hukum dan Perundang-undangan. Pada pembuatan Klasifikasi peraturan perundang-undangan  khususnya  arsip peraturan pemerintah, bagian arsip telah memberikan formulir untuk diisikan yang berisi arsip-arsip yang diciptakan berserta  klasifikasi  keamanan  dan  akses arsip oleh Deputi Bidang yang bersangkutan.  Setelah  formulir  diisi Bagian  Arsip  menuangkannya  ke  dalam peraturan  klasifikasai  keamanan  dan akses arsip, begitu juga sama dengan unit kerja lainnya.
Deputi Bidang Hukum dan Perundang-undangan memindahkan
arsip  Peraturan  Pemerintah  yang  telah memasuki  masa  inaktif  ke  Bagian  Arsip. Sebagai  pencipta  arsip,  Deputi  Hukum dan  Perundang-undangan  mempunyai hak  penuh  terhadap  kepemilikan  arsip yang  dipindahkan  di  Bagian  Arsip. Tempat dimana arsip Peraturan Pemerintah  memang  sudah  berpindah tetapi  kepemilikan  dan  kewenangan terhadap  arsip  peraturan  pemerintah masih  berada  di  tangan  Deputi  Bidang Hukum  dan  Perundang-undangan.  Arsip peraturan  pemerintah  mempunyai  2 berkas  yang  disimpan  oleh  Bagian  Arsip yang  berasal  dari  Deputi  Hukum  dan Perundang-undangan sebagai unit pencipta,  diantaranya  berkas  naskah  asli dan  berkas  pendukung.  Berkas  naskah asli berisi penetapan Presiden; Peraturan Pemerintah  yang  telah  ditetapkan;  dan otentikasi.  Selain  berkas  asli,  terdapat pula berkas pendukung. Berkas pendukung berisi pengajuan pemrakarsa; hasil  harmonisasi  dari  Kementerian
Hukum  dan  HAM  kepada  pemrakarsa; hasil  analisis;  tindak  lanjut  pendapat hukum,  dan  telaah  staf;  hasil  rakor pemantauan, dan pelaporan; evaluasi dan pendapat  hukum  atas  RPP;  perubahan RPP  dan  perubahan  PP.    Berikut  ini klasifikasi  keamanan  berkas  arsip Peraturan Pemerintah:
Adanya klasifikasi keamanan tersebut timbul batasan-batasan pengakses arsip atau disebut dengan hak akses. Hak akses merupakan pihak-pihak yang dizinkan atau mempunyai hak untuk mengakses  arsip  peraturan  pemerintah. Hak  akses  dan  identifikasi  pengguna arsip Peraturan Pemerintah yaitu:
a.  Biasa 1) Penentu kebijakan 2) Pelaksana kebijakan 3) Pengawas 4) Pengelola arsip 5) Penegak hukum 6) Publik b.  Terbatas 1) Penentu kebijakan 2) Pelaksana kebijakan 3) Pengawas 4) Penegak hukum c.  Rahasia
1) Penentu kebijakan
2) Pengawas
3) Penegak hukum
d. sangat rahasia 1)  Penentu kebijakan
2)  Pengawas
3)  Penegak hukum
Arsip  Pengajuan  dari  pemrakarsa dan  arsip  Hasil  haromonisasi  dari Kementerian  Hukum  dan  HAM  kepada pemrakarsa  diklasifikasikan  terbatas karena  arsip  terebut  masih  berupa pengajuan  dari  si  pemangku  kebijakan yang  mengajukan  untuk  membuat  suatu peraturan pemerintah dan hasil penyelarasan  dari  Kementerian  Hukum dan  HAM  kepada pemrakarsa.  Klasifikasi terbatas  tersebut  menunjukan  bahwa yang  berhak  mengakses  yaitu  penentu
Penerapan Layanan Arsip Peraturan Pemerintah Sebagai Arsip Dinamis Inaktif ...
kebijakan,
pelaksana kebijakan, pengawas,  dan  penegak  hukum.  Arsip yang  mempunyai  klasifikasi  keamanan rahasia  yaitu  hasil  analisis,  tindak  lanjut pendapat  hukum  dan  telaah  staf,  hasil rakor  pemantauan  dan  pelaporan, evaluasi  dan  pendapat  hukum  atas  RPP, Perubahan  RPP  dan  perubahan  PP, Penetapan  Presiden,  dan  PP  yang  telah ditetapkan.  Adanya  klasifikasi  tersebut menandakan bahwa yang berhak mengakses  arsip-arsip  tersebut  yaitu penentu  kebijakan,  pengawas,  dan penegak  hukum.  Hal  ini  berbeda  dengan arsip  peraturan  pemerintah  yang  telah melewati tahap otentifikasi yang mempunyai  klasfikasi  biasa.  Pihak-pihak yang  berhak  mengakses  arsip  tersebut yaitu  Penentu  kebijakan,  Pelaksana kebijakan,  Pengawas,  Pengelola  arsip, Penegak hukum, dan Publik.
Hak  akses  arsip  yang  sudah diotentifikasi  juga  diberikan  untuk publik. tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan  Perundang-Undangan  Bagian ketiga mengenai Naskah
yang Disebarluaskan  pasal  95  yang  berbunyi: “ Naskah  Peraturan  Perundang-undangan yang  disebarluaskan  harus  merupakan salinan  naskah  yang  telah  diundangkan dalam  Lembaran  Negara  Republik Indonesia,  Tambahan  Lembaran  Negara Republik  Indonesia,  Berita  Negara Republik  Indonesia,  Tambahan  Berita Negara  Republik  Indonesia,  Lembaran Daerah,  Tambahan  Lembaran  Daerah, dan Berita Daerah ”. Bunyi pasal tersebut menjelaskan  bahwa  naskah  peraturan perundang- undangan
yang disebarluaskan  berupa  lembaran  negara, berita  negara,  dan  lain  sebagainya  yang sudah diundangkan dan diberi otentifikasi  pada  lembar  pengesahan suatu  peraturan  perundang-undangan. Namun  bentuk  redaksi  tersebut    harus berupa    salinan    arsipnya    saja.    Adanya hak  akses  yang dibuktikan dengan  bunyi pasal    tersebut    menandakan    bahwa berkas  pendukung    berupa    naskah rancangan    Peraturan    Pemerintah,
perubahan Peraturan Pemerintah,    hasil analisis  tidak  dapat  disebarluaskan  dan mempunyai klasifikasi rahasia.
Penerapan  Klasifikasi  Keamanan  Dan Akses Arsip melalui Peminjaman Arsip Peraturan  Pemerintah  (manual)  di Bagian Arsip (internal)
Penerapan Peraturan Menteri Sekretaris  Negara  nomor  2  tahun  2016 menganai Petunjuk Pelaksanaan Klasifikasi  Keamanan  dan  Akses  Arsip telah  dilaksanakan  oleh  Bagian  Arsip sebagai  pembuat  kebijakan.  Tidak  dapat dipungkiri  dalam  pembuatan  peraturan tersebut,
Bagian Arsip tetap mengikutsertakan  pencipta  arsip  dengan cara membagikan kuesioner atau formulir  untuk  diisikan  arsip  yang tercipta  di  bidang  masing-masing, klasifikasi keamanannya beserta klasifikasinya dalam hal ini adalah Bidang Distribusi,  Publikasi,  dan  Dokumentasi yang  berada  di  bawah  Asisten  Deputi Hukum.  Bagian  Arsip  pun  tetap berpedoman  terhadap  peraturan  yang telah dibuat bersama dengan seluruh unit pencipta arsip di
lingkungan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia.
Saat  pemilik  arsip  membutuhkan arsip  ke  Bagian  Arsip,  arsiparis mengizinkan  orang  yang  bersangkutan untuk masuk ke dalam ruang penyimpanan.  Hal  itu  terjadi  karena arsiparis  Bagian  Arsip  merasa  pemilik arsip  berwenang  untuk  masuk  ke  ruang penyimpanan  arsipyang  mereka  miliki. Pemilik arsip pun menyadari bahwa tetap menjaga arsip yang dimiliki dan menjaga keamanan arsip tersebut karena memasuki  ruang  penyimpanan  yang tidak  hanya  menyimpan  arsip  Peraturan Pemerintah  saja.  Kedua  belah  pihak merasa  saling  memiliki  dan  menjaga keamanan  dari  arsip  yang  berada  di Bagian  Arsip.  Bagian  arsip  dalam memberikan layanan peminjaman arsipnya  sudah  menggunakan  klasfikasi
Penerapan Layanan Arsip Peraturan Pemerintah Sebagai Arsip Dinamis Inaktif ...
keamanan  dan  akses  arsip  tetapi  perlu adanya  evaluasi  dalam  pelaksanaan layanan  tersebut.  Evaluasi  layanan peminjaman  arsip  dapat  dilakukan dengan
cara
menghitung rasio penggunaan dan rasio akurasi penemuan kembali (Place, 1992):
Rasio Penggunaan:
Arsip  peraturan  Pemerintah  yang dipinjam oleh bidang Distribusi, Publikasi,  dan  Dokumentasi  terdapat  7 arsip Peraturan Pemerintah yang dipinjam setiap tahunnya. Jumlah tersebut sangat sedikit dibanding dengan Arsip Peraturan Pemerintah yang berjumlah 323 boks di Bagian Arsip. Hasil dari  rasio  penggunaan  berasal  dari jumlah  arsip  yang  diminta  setiap tahunnya  adalah  7  arsip  Peraturan Pemerintah  dibagi  dengan  jumlah  arsip Peraturan  Pemerintah  yang  tersedia  di Bagian  Arsip  dengan  jumlah  323  boks. Berdasarkan  hasil  persentase  0,021  % tersebut menyatakan bahwa penggunaan atau peminjaman  arsip Peraturan
Pemerintah  terbilang  rendah.  Rasio penggunaan  yang  rendah  berarti  bahwa arsip dengan nilai yang rendah diciptakan dan dirawat atau
prosedur pemberkasannya  tidak  efektif.  Namun hasil persentase tersebut berbeda dengan pernyataan  salah  seorang  arsiparis  yang menjadi
koordinator layanan peminjaman  arsip  yang  menyatakan bahwa  arsip  Peraturan  Pemerintah penggunaannya  tergolong sedang  karena arsip Undang-Undang lebih tinggi daripada arsip Peraturan Pemerintah dan masih  ada  peraturan  perundangan  yang penggunaannya  lebih  rendah  daripada arsip Peraturan Pemerintah.
Selain  rasio  penggunaan,  terdapat pula  rasio  akurasi  penemuan  kembali. Penghitungan  ini  berguna  mengetahui keakuratan  dalam  proses  penemuan
kembali  suatu  arsip.  Penghitungannya sebagai berikut (Place, 1992):
Rasio akurasi penemuan kembali :
Rumus  asli  pada  penghitungan rasio  akurasi  penemuan  kembali  ini sebenarnya tidak dikali dengan angka 10. Hal ini dikarenakan arsip yang ditemukan dalam 1 boksnya terdapat 10 berkas yang dapat ditemukan apabila membuka boks. Berbeda  dengan  jumlah  arsip  yang diminta oleh bidang Distribusi, Publikasi, dan  Dokumentasi,  rata-rata  hanya  2 berkas saja. Jumlah arsip yang ditemukan oleh  arsiparis  Bagian  Arsip  rata-rata terdapat  10  berkas  dalam  1  boks  dan dibagi dengan arsip yang diminta yaitu 2 berkas  arsip.  Hasil  dari  pembagian  itu adalah  50%.  Hasil  ini  tergolong  cukup baik  akurasi  penemuan  kembali  karena 100%  merupakan  angka  yang  paling akurat  untuk  penemuan  kembali  (Place, 1992).
Arsip  Peraturan  Pemerintah  biasa dipinjam  untuk  beberapa  kepetingan. Kepentingan tersebut diantaranya sebagai  bahan  kajian,  pertimbangan revisi/ perubahan Peraturan Pemerintah. Pihak  yang  berkepentingan  tentunya merupakan pihak yang mendapatkan hak akses sesuai dengan klasifikasi keamanan dan  akses  arsip.  Kepentingan  tersebut mengharuskan  untuk  meminjam  naskah yang  ditanda  tangani  basah  atau  naskah asli yang disimpan di dalam kertas casing dan  prosedurnya  melalui  PPID  terlebih dahulu  lalu  diarahkan  ke  Asisten  Deputi Hukum  jika  arsip  tersebut  masih  berada di  Asisten  Deputi  Hukum  dapat dilayankan.  Hal  itu  berbeda  jika  sudah dipindahkan  di  Bagian  Arsip  maka Asisten  Deputi  Hukum  meminjamkan terlebih  dahulu  ke  Bagian  Arsip.  PPID juga dapat langsung menghubungi Bagian Arsip  apabila  sudah  mengetahui  arsip
Penerapan Layanan Arsip Peraturan Pemerintah Sebagai Arsip Dinamis Inaktif ...

## yang  dibutuhkan  sudah  dipindahkan  ke
Bagian Arsip.
Penerapan  Klasifikasi  Keamanan  Dan Akses  Arsip  melalui  Layanan  Salinan Arsip Peraturan Pemerintah (website) di  Pejabat  Pengelola  Informasi  dan Dokumentasi (eksternal)
Seiring  perkembangan  zaman, majunya teknologi informasi, dan tuntutan  adanya e - government, menu  di website Kementerian  Sekretariat  Negara Republik  Indonesia  telah  berbasis pelayanan  publik  khususnya  layanan informasi  publik  yang  menyediakan layanan  arsip  berupa  salinan.  Pelayanan arsip  berupa  salinan  maupun  layanan informasi publik di
Kementerian Sekretariat  Negara  Republik  Indonesia sudah  lebih  maju.  Hal  itu  dapat  dilihat dari  ketersediaan  arsip  berupa  salinan yang terdapat dalam website setneg.go.id terdapat  salinan  peraturan  perundang- undangan  pada  bagian  produk  hukum. Pengguna  dapat  mengunduhnya  kapan pun dan dimana pun. Terdapat kekurangan dari website ini, kekurangan tersebut terletak pada jumlah pengunguh arsip  atau  informasi  yang  tersedia  di website tidak  terlihat  dan  tidak  dapat mengetahui  grafik  pelayanan  informasi publik.
Penerapan website sebagai  media untuk  memberikan  layanan  arsip berupa salinan  ini  diselenggarakan  oleh  PPID yang bekerjasama dengan Biro Informasi Dan  Teknologi,  serta  Bidang  Distribusi, Publikasi,  dan  Dokumentasi  yang  berada di  bawah  Asisten  Deputi  Hukum.  Tidak hanya  salinan  arsip  maupun  informasi yang  tersedia  di website tetapi  dengan website pula pengguna dapat mengunduh formulir  peminjaman  arsip.  Formulir  ini dapat diunduh melalui website setneg.go.id,  dicetak,  dan  dikirm  melalui pos, datang langsung, maupun email . Hal ini  akan  sangat  memudahkan  bagi pengguna website yang  akan  memohon informasi  publik  atau  meminjam  arsip untuk keperluan tertentu di Kementerian
Sekretariat Negara Republik Indonesia.
Peraturan perundang-undangan termasuk  Peraturan  Pemerintah  yang tersedia  di  website    dalam  bentuk  PDF. Adanya bentuk PDF tersebut mengamankan  salinan  arsip  Peraturan Pemerintah agar tidak dapat diubah oleh siapapun. Namun yang masih disayangkan adalah bentuk PDF tersebut masih  dapat  disalin  oleh  pengguna. Pemohon  informasi  dapat  menyatakan keberatan  kepada  PPID  Kementerian Sekretariat  Negara  Republik  Indonesia jika  permohonannya  tidak  ditanggapi oleh  PPID.  Surat  pernyataan  tersebut harus  mempunyai  dasar  atau  bukti bahwa  surat  yang  dikirim  sebelumnya tidak mendapat tanggapan. Surat pernyataan  keberatan  tersebut  dapat diunduh melalui website setneg.go.id tab informasi  publik  dan  pilih  formulir. Formulir tersebut dapat diberikan secara langsung  ke  PPID,  pos,  maupun  email dengan catatan, harus melampirkan surat yang  telah  dikirim  sebelumnya.  Adanya kemudahan  dalam  penyampaian  surat pernyataan  keberatan  ini  memudahkan bagi  publik  yang  ingin  menyampaikan keberatannya tidak hanya datang langsung  melainkan  PPID  Kementerian Sekretariat  Negara  Republik  Indonesia
Gambar 3. Daftar Peraturan Pemerintah yang dapat diunduh dalam bentuk Pdf.
(koleksi pribadi)
Penerapan Layanan Arsip Peraturan Pemerintah Sebagai Arsip Dinamis Inaktif ...
memberikan pilihan lain untuk efektivitas dan efisiensi waktu.
Kendala dalam penerapkan klasifikasi  keamanan  dan  akses  arsip pada  arsip  Peraturan  Pemerintah  yaitu terletak  pada  kurangnya  koordinasi antara Bagian Arsip, unit kerja, dan PPID dalam  memberikan  layanan  arsip  berkas naskah asli peraturan pemerintah kepada pihak–pihak yang berkepentingan. Selain itu,  dari  ketiga  pihak  tersebut  belum sepenuhnya staff di dalamnya mengetahui  tentang  adanya  Petunjuk
Klasifikasi  Keamanan  di  Kementerian Sekretariat  Negara  Republik  Indonesia. Hal  itu  terjadi  karena  Peraturan  Menteri Sekretaris  Negara  nomor  2  tahun  2016 terbilang  masih  baru  dan  belum disosialisasikan secara mendalam.

## KESIMPULAN
Prosedur  layanan  arsip  Peraturan Pemerintah berdasarkan standar pelayanan peminjaman arsip dan pemberian  informasi  publik  masih terlihat birokratis karena banyaknya alur prosedur melalui berbagai pihak terlebih dahulu  dan  dapat  dibuktikan  dengan rasio  penggunaan  yang  rendah  yaitu 0,021 %. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi  yang  mengklasifikasikan informasi  dibuka  dan  dikecualikan  dapat sedikit  menyelaraskan  dengan  adanya petunjuk  klasifikasi  keamanan  yang mengkategorikan  arsip  dibagi  menjadi biasa,  terbatas,  rahasia,  dan  sangat rahasia melalui pembagian formulir arsip yang  dikecualikan  disesuaikan  dengan permensesneg  nomor  2  tahun  2016  ke unit  kerja.  Bagian  arsip  sebelum memberikan  layanan  peminjaman  arsip juga berdasar pada Permensesneg nomor 2 tahun 2016.
Kendala
dalam
penerapkan klasifikasi  keamanan  dan  akses  arsip pada  arsip  Peraturan  Pemerintah  yaitu kurangnya  koordinasi  antara  Bagian Arsip,  unit  kerja,  dan  PPID  dalam memberikan layanan arsip berkas naskah asli peraturan pemerintah kepada pihak–
pihak  yang  berkepentingan.  Prosedur dalam peminjaman arsip maupun pemberian  informasi  publik  haruslah lebih  efektif  dan  efisien  sehingga pengguna dapat mengakses arsip dengan mudah, cepat, dan tepat.

## DAFTAR PUSTAKA
Betty  R.  Ricks  (1992). Information  and Image  Management:  A  Records System Approach, 7d  Edition.  Ohio: South-Western Publishing.
Moelong,  Lexy  J.  (2016). Metodologi Penelitian Kualitatif . Bandung:
Rosda.
Mulyadi,  Deddy(2016). Studi  Kebijakan Publik  dan  Pelayanan  Publik: Konsep dan Aplikasi Proses Kebijakan  Publik  Berbasis  Analisis Bukti  untuk  Pelayanan  Publik . Bandung: Alfabeta. Rokhmatun,  Burhanudin  Dwi  (2013). Profesi Kearsipan: Memahami Profesi  Kearsipan,  Karakteristik  & Syarat, Ketrampilan & Pengetahuan, Kompetensi, dan Kode Etik Arsiparis . Yogyakarta: Panduan. Sugiarto,  Agus  dan  Teguh  Wahyono ( 2015). Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional ke Basis Komputer . Yogyakarta: Gava Media. Sukandarrumidi  (2008). Dasar - dasar Penulisan Proposal Penelitian. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.