Munaddhomah: Jurnal Manajemen Pendidikan Islam e-ISSN: 2775-2933 Volume 3, Issue. 1, 2022, pp. 57-69

## Pengelolaan  Arsip  dalam  Menunjang  Layanan  Informasi  pada Bagian Tata Usaha di Madrasah Aliyah Negeri
Aufi Azmi Fu’dah 1* Nikmatus Sholihah 2 , Masthuroh 3
1,2 Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya, Indonesia
3 Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik, Indonesia e-mail: aufiaf10@gmail.com , nickssholihah@gmail.com , tututrohim@gmail.com Submitted: 08-12-2021 Revised : 20-04-2022 Accepted: 19-06-2022
ABSTRAK. Pengelolaan arsip yang baik sangat penting dalam memberikan layanan informasi agar tidak  menghambat  kegiatan  operasional  di  madrasah.  Tujuan  penelitian  ini  untuk  menjelaskan pengelolaan arsip dalam menunjang layanan informasi pada bagian tata usaha di Madrasah Aliyah Negeri  1  Gresik.  Metode  penelitian  yang  digunakan  yakni  pendekatan  kualitatif  dengan  jenis penelitian diskriptif. Tempat penelitian di Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik. Informan penelitian ini  adalah  staff  tata usaha.  Hasil  yang  diperoleh  dari  penelitian  menerangkan  bahwa pengelolaan arsip di Madrasah Aliyah 1 Gresik yang dinaungi bagian tata usaha telah dilaksanakan dengan baik dalam  menunjang  layanan  informasi  di  madrasah  melalui  beberapa  tahapan:  1)  Penciptaan  arsip melalui surat masuk dan keluar; 2) Pendistribusian arsip dilakukan melalui prosedur yang tertulis dalam  standard  operasional  prosedur  pendistribusian  surat  di  madrasah;  3)  Penyimpanan  arsip dilakukan  dengan  sistem  penomoran;  4)  Penggunaan  arsip  melalui  penemuan  kembali  dan peminjaman  arsip;  5)  Pemeliharaan  arsip  dilakukan  secara  rutin  tiap  dua  bulan  sekali;  6) Penyusutan arsip hanya dilakukan kegiatan pemindahan arsip ke gudang. Namun terdapat kendala dalam pengelolaannya yakni belum adanya tenaga arsiparis, almari penyimpanan kurang, dan belum ada  pelatihan  pengelolaan  arsip.  Sedangkan  pendukungnya  yakni  gudang  penyimpanan  yang memadai dan staff tata usaha yang telaten dalam mengelola arsip.
Kata Kunci: Arsip, Pengelolaan Arsip, Layanan Informasi
ABSTRACT. Good archive management is very important in providing information services so as not to hinder operational  activities  in  madrasas.  The  purpose  of  this  study  is  to  explain  archive  management  in  supporting information services in the administrative section at Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik. The research method used is a qualitative approach with the type of descriptive research. The research site is at Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik. The informants of this research are administrative staff. The results obtained from the study explain that the  management  of  archives  at  Madrasah  Aliyah  1  Gresik  which  is  under  the  administrative  division  has  been carried  out  well  in  supporting  information  services  at  the  madrasa  through  several  stages:  1)  Creating  archives through incoming and outgoing letters; 2) The distribution of archives is carried out through the procedures written in the  standard  operating  procedures  for  distributing  letters  in  madrasas;  3)  Archive  storage  is  done  by  numbering system;  4)  Use  of  archives  through  retrieval  and  borrowing  of  records;  5)  Archive  maintenance  is  carried  out regularly every two months; 6) Shrinkage of archives is only carried out by transferring archives to the warehouse. However, there are obstacles in its management, namely the absence of archivists, fewer storage cupboards, and no training in archive management. While the supporters are adequate storage warehouse and administrative staff who are painstaking in managing archives.
Keywords : Archives, Records Management, Information Services
https://doi.org/10.31538/munaddhomah.v3i1.113
How to Cite Fu’dah ,  A.  A.  Sholihah,  N.  Masthuroh  (2022).  Pengelolaan  Arsip  dalam  Menunjang  Layanan Informasi pada Bagian Tata Usaha di Madrasah Aliyah Negeri. Munaddhomah: Jurnal Manajemen Pendidikan Islam, Vol. 3 (1),

## PENDAHULUAN
Sebuah  organisasi  maupun  lembaga  dalam  melakukan  suatu  kegiatan  pelayanan  kepada masyarakat  pasti  memerlukan  data  dan  informasi,  salah  satu  data  yang  dibutuhkan  yakni  arsip. Arsip merupakan informasi yang tercatat pada perangkat tertentu dan keberadaannya muncul dari fungsi  suatu  lembaga(Abriani  et  al.,  2018;  Jannana  &  Fadhilah,  2019).  Informasi  yang  terdapat dalam  arsip  merupakan  informasi  yang  sangat  berguna  untuk  kelancaran  operasional  lembaga. Utamanya dalam menunjang kelancaran administrasi dan pengelolaan suatu lembaga, khususnya sebagai  sumber  informasi,  sumber  sejarah,  pusat  ingatan,  barang  bukti  serta  referensi  untuk lembaga. Arsip perlu dikelola dengan baik dan benar karena arsip nilai gunanya tinggi dan harus dilindungi (Rahmadeni & Syahyuman, 2012).
Menurut  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  menerangkan  bahwa  yang  dimaksud dengan arsip yakni rekaman peristiwa atau kegiatan yang diakui oleh lembaga negara, pemerintah daerah, perusahaan, organisasi politik, lembaga pendidikan dan perseorangan untuk menjalankan kehidupan  masyarakat  dengan  berbagai  bentuk  dan  media  sosial  sesuai  dengan  perkembangan teknologi  informasi  dan  komunikasi.  Dapat  dikatakan  bahwa  arsip  adalah  naskah  yang  berisi infomasi  penting  untuk  merumuskan  kebijakan  dan  mengambil  keputusan  agar  nantinya  dapat memberikan informasi yang akurat dan lengkap sehingga harus memiliki metode dan sistem yang baik dalam pengelolaan kearsipannya. Proses semacam itu dapat menciptakan arsip jenis apapun baik  tekstual  maupun  non  tekstual.  Arsip-arsip  ini  suatu  saat  akan  diarsipkan  atau  diberkaskan berdasarkan  transaksi  dan  kegiatannya  yang  sesuai  dengan  preferensi  unit  kerja  untuk memudahkan pencarian dan penemuan kembali (Wijaya et al., 2018, p. 232).
Masalah  kearsipan  selama  ini  belum  sepenuhnya  mendapat  perhatian  penting  bagi lembaga.  Banyak  lembaga  yang  masih  belum  mengetahui  dan  memahami  urgensi  arsip  dan manfaat  arsip  dalam  kehidupan  sehari-hari.  Banyak  dari  mereka  yang  menganggap  arsip merupakan hal yang remeh padahal arsip terus berkembang seiring dengan perkembangan suatu lembaga.  Jika  arsip  dibiarkan  akan  menyebabkan  kesulitan  dalam  pencarian  dokumen.  Hal  ini semakin  berbahaya  jika  dokumen  tersebut  hilang  atau  jatuh  ke  tangan  orang  yang  tak bertanggungjawab (Irwanti et al., 2019, p. 118).
Pengelolaan  arsip  adalah  pekerjaan  mengurus  arsip  mulai  pencatatan,  pengendalian, pendistribusian,  penyimpanan,  pemeliharaan,  pemantauan,  pemindahan  dan  pemusnahan. Dengan  demikian  pekerjaan  tersebut  terdiri  dari  putaran  dokumen  kehidupan  dari  lahir  sampai mati (Sugiarto & Wahyono, 2005, pp. 14 – 15). Tugas kearsipan agar berfungsi dengan baik harus di  dukung  pengelolaan  dan  sistem  kearsipan  yang  baik  dengan  memelihara  arsip  mulai  dari penciptaan hingga pemusnahan demi kelancaran pekerjaan administrasi. Jika arsip tidak dikelola dengan  baik  maka  akan  menimbulkan  masalah  yang  lebih  kompleks  bagi  suatu  lembaga.  Arsip sebagai  sumber  informasi  membutuhkan  pengelolaan  yang  tepat  agar  dapat  menciptakan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas bagi lembaga (Hayati, 2020).
Kegiatan  kearsipan  bertanggung  jawab  untuk  menyediakan  layanan  informasi  yang diperlukan  dalam  pengoperasian  kegiatan  lembaga  dalam  hal  ini  terkhusus  sekolah  ataupun
madrasah. Dalam mengelola arsip mau tidak mau harus mampu menghadapi banyak masalah dan tantangan  yang  berbeda  (Soehana  &  Sontani,  2019).  Perlu  dicatat  bahwa  item  penting  dalam mengatasi  masalah  pengelolaan  arsip  yakni  sistem  penyimpanan  arsip  yang  tepat  artinya  arsip disimpan berdasarkan sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat jika sewaktu- waktu  diperlukan  (Simanjuntak  et  al.,  2021).  Selain  itu  metode  dan  peralatan  kearsipan  harus dilengkapi  dengan  tenaga  pegawai  arsip  yang  berkompeten  agar  arsip  benar-benar  menjadi sumber  informasi  yang  tepat  dan  pusat  ingatan  yang  melancarkan  kegiatan  sekolah  atapun madrasah (Gie, 2009, p. 150)
Layanan  informasi  arsip  merupakan  layanan  yang  dapat  memproses  informasi  dalam format  yang  berguna  untuk  menghasilkan  informasi  yang  dibutuhkan  pengguna.  Informasi merupakan  hal  penting  karena  dengan  adanya  informasi  pengguna  dapat  melihat  status  kondisi pengelolaan  arsip  yang  ada  di suatu  lembaga.  Pengguna  layanan informasi  arsip  yakni  pengolah arsip di sektor sekolah atau madrasah. Layanan informasi arsip ini dapat memudahkan pencarian informasi arsip dengan mudah, cepat, dan tepat. Hal ini dapat mendukung aktivitas manajemen sekolah atau madarasah sesuai target yang telah ditentukan (Arum & Irhandayaningsih, 2020).
Tata  usaha  merupakan  segenap  rangkaian  kegiatan  dalam  menghimpun,  mencatat, mengolah, menggandakan, menyimpan data atau informasi mengenai suatu obyek tertentu yang dilaksanakan secara berkesinambungan dan sistematis untuk tujuan tertentu. Salah satu tugas yang diemban oleh pegawai tata usaha adalah masalah pengelolaan arsip (Santoso et al., 2021). Arsip diperlukan  untuk  membantu  memberikan  pelayanan  kepada  pihak  yang  berkepentingan  untuk memberikan  layanan  informasi  guna  perencanaan,  pengambilan  keputusan,  pengawasan,  dan keperluan intern sekolah atau madarasah yang bersangkutan. Faktor yang berperan penting dalam mengoptimalkan  pengelolaan  arsip  yakni  sumber  daya  manusia,  sarana  prasarana  penyimpanan arsip, dan pembiayaan (Suparyati et al., 2000, p. 33).
Dalam penelitian ini, Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik merupakan salah satu  madrasah yang  telah  menerapkan  pengelolaan  arsip.  Untuk  meningkatkan  layanan  informasi  arsip  di Madrasah  Aliyah  Negeri  1  Gresik  perlu  adanya  kontribusi  dari  beberapa  pihak  yang  paling penting  yakni  pihak  pengelola  arsip  itu  sendiri  dalam  hal  ini  di  naungi  oleh  bagian  tata  usaha madrasah.  Keberadaan  tata  usaha  madrasah  dalam  pengelolaan  arsip  menjadi  suatu  hal  yang urgen. Tata usaha dinilai baik dalam mengelola arsip jika dapat memberikan informasi kearsipan dengan  tepat  sehingga  dapat  memberikan  kepuasan  bagi  pengguna/pemakai  arsip.  Mengingat betapa  pentingnya  pengelolaan  arsip  di  suatu  madrasah,  oleh  karena  itu  dalam  penelitian  ini bertujuan untuk menjelaskan pengelolaan arsip dalam menunjang layanan informasi di Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  kualitatif  dengan  jenis  penelitian  diskriptif. Menurut  Sugiyono,  penelitian  kualitatif  merupakan  pendekatan  penelitian  berdasarkan  pada filsafat postpositivisme ,  digunakan  untuk  meneliti  kondisi  objek  yang  sebenarnya  dimana  peneliti sebagai instrumen kunci (Sugiyono, 2016, p. 9). Pendekatan ini dipilih oleh peneliti dikarenakan masalah yang diteliti tentang pengelolaan arsip dalam mendukung layanan informasi.
Penelitian  dilakukan  di  Madrasah  Aliyah  Negeri  1  Gresik  dimulai  pada  tanggal  15-27 November 2021.  Subjek penelitian dalam penelitian ini yakni staff tata usaha. Penentuan subjek
penelitian  didasarkan  pada purposive  sampling yakni  memilih  subjek  yang  memahami  terkait permasalahan  dalam  penelitian.  Teknik  pengumpulan  data  dilakukan  dengan  observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data dilakukan dengan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Keabsahan data menggunakan teknik triangulasi data.

## KAJIAN TEORI

## Konsep Arsip
Arsip  berperan  penting  sebagai  sumber  informasi  dan  pusat  ingatan  terhadap  jalannya organisasi.  Wursanto  berpendapat  bahwa  arsip  merupakan  segala  kertas  baik  itu  berupa  naskah buku, film, rekaman, surat, atau dokumen lain yang sengaja untuk diciptakan oleh suatu lembaga kemudian  nantinya  diterima  oleh  lembaga  lain  sebagai  bukti  atas  fungsi,  tujuan,  kebijakan, keputusan, dan kegiatan lembaga dikarenakan didalamnya terdapat informasi penting (Wursanto, 1991,  p.  18).    Menurut  (Amsyah,  2005,  p.  2),  arsip  merupakan  catatan  dan  bukti  dari  suatu kegiatan  yang  bermuara  pada  kegiatan  pengambilan  keputusan.  Sedangkan  menurut  The  Liang Gie, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan dan memiliki nilai kegunaan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat (Gie, 2000, p. 118). Pengertian arsip tersebut sejalan dengan Wiyasa yang menjelaskan bahwa arsip adalah sekumpulan berkas yang nantinya di klasifikasikan dan disimpan secara sistematis agar sewaktu-waktu membutuhkan dapat ditemukan kembali (Wiyasa, 2003, p. 79). Berdasarkan pendapat para tokoh diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip  adalah  kumpulan  berkas,  warkat,  naskah  yang  secara  sistematis  disimpan  dan  dapat ditemukan kembali sehingga bernilai guna dalam pengambilan keputusan.

## Jenis Arsip
Menurut (Mulyono et al., 2011, pp. 7 – 8),  jenis arsip berdasarkan frekuensi penggunaan arsip  dibedakan  menjadi  empat:  1)  arsip  aktif  yaitu  arsip  yang  masih  digunakan  dalam  proses kegiatan  dan  disimpan  di  tempat  tertentu  apabila  sewaktu  dibutuhkan  harus  dikeluarkan  dari tempat penyimpanan tersebut; 2) arsip inaktif yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung dan disimpan  di  tempat  tertentu  serta  jarang  bahkan  tidak  pernah  keluar  dari  tempat  penyimpanan arsip;  3)  arsip  dinamis  yaitu  arsip  yang  digunakan  langsung  oleh  pencipta  arsip  dan  disimpan selama jangka waktu tertentu; dan 4) arsip statis yaitu arsip yang nilai kegunaannya abadi.
Wursanto  berpendapat  bahwa  terdapat  empat  jenis  arsip  berdasarkan  sifat kepentingannya,  yakni  1)  arsip  nonesensial  yaitu  arsip  yang  tidak  berhubungan  dengan  hal-hal penting dan tidak perlu disimpan dalam waktu lama; 2) arsip yang dipelukan yaitu arsip memiliki nilai  kegunaan  tetapi  bersifat  sementara  dan  terkadang  diperlukan;  3)  arsip  penting  yaitu  arsip yang masih dipergunakan untuk membantu kelancaran opersional kegiatan; dan 4) arsip vital yaitu arsip yang sifatnya permanen dan disimpan selamanya (Wursanto, 1991, pp. 27 – 28).
Berdasarkan fungsi arsip, dibedakan menjadi dua jenis: 1) arsip dinamis yaitu arsip  yang setiap  harinya  digunakan  dalam  kegiatan  perkantoran  secara  langsung  dan  2)  arsip  statis  yaitu arsip yang setiap harinya tidak digunakan dalam kegiatan perkantoran (Sugiato & Wahyono, 2015, p. 15).

## Peranan Arsip
Arsip  memegang  peranan  penting  dalam  menunjang  tertibnya  administasi  di  sekolah khusunya  dalam  hal  penyajian  dan  pelayanan  informasi,  oleh  karena  itu  agar  dapat  menyajikan
informasi  yang  cepat  dan  akurat  perlu  adanya  sistem  dan  proses  dalam  pengelolaan  arsip  yang baik. Menurut (Sugiato & Wahyono, 2015, pp. 10 – 11), arsip berperan sebagai dasar pertimbangan pengambilan  keputusan    dan  merumuskan  kebijakan.  Pernyataan  tersebut  diperkuat  dengan pendapat  Sedarmayanti  yang  menjelaskan  bahwa  peran  arsip  yakni  sebagai  ingatan  organisasi, bukti otentik organisasi, dasar perencanaan pengambilan keputusan, kriteria kegiatan organisasi, dan arsip juga berperan sebagai bahan informasi kegiatan organisasi (Sedarmayanti, 2003, p. 19).
Dapat  dikatakan  bahwa  arsip  berperan  penting  dalam  organisasi  termasuk  sekolah  atau madrasah terutama untuk menunjang tertib administrasi dan pelayanan informasi sekolah.

## Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip adalah kegiatan dalam mengatur data dan informasi arsip dengan tujuan untuk memudahkan penemuan Kembali (Armstrong, 2022; Lee & Yang, 2011). Pengelolaan arsip dikatakan  baik  jika  berperan  dalam  jalannya  kegiatan  organisasi  dan  dapat  bermanfaat  untuk pengambilan keputusan. Terdapat beberapa langkah dalam pengelolaan arsip:
Tahap Penciptaan Arsip : Penciptaan arsip merupakan tahap awal kehidupan arsip yakni kegiatan membuat dokumen atau surat yang diperlukan dalam organisasi untuk mencapai tujuan. Arsip  yang  diciptakan  harus  tergolong  arsip  aktif,  artinya  diciptakan  karena  adanya  kegiatan pembuatan  arsip  baik  berupa  tulisan,  gambar,  maupun  rekaman  terkait  organisasi  (Rahmi  & Prahatmaja,  2012,  p.  8).  Ada  beberapa  poin  penting  yang  harus  diperhatikan  oleh  pihak-pihak pencipta arsip yakni isinya jelas, bentuk atau model, dan kualitas bahan dalam pembuatan arsip. Ketiga  poin  tersebut  perlu  dipertimbangkan  dan  diarahkan  untuk  mengoptimalkan  tujuan kearsipan, selain itu juga penting dalam upaya membangun komunikasi dan citra lembaga (Suraja, 2006, p. 33).
Tahap  Pendistribusian  Arsip .  Pendistribusian  arsip  merupakan  serangkaian  kegiatan dalam  menerima  atau  menyampaikan,  mengarahkan,  mencatat,  mengendalikan  dan  menyimpan arsip (Suraja, 2006, p. 101). Proses pencatatan dan pendistribusian surat dapat dilakukan dengan menggunakan  buku  agenda,  kartu  kendali,  maupun  tata  naskah  (Amsyah,  2005,  p.  56).  Seiring berjalannya  suatu  lembaga,  semakin  banyak  pula  jenis  surat  yang  akan  didistribusikan.  Agar pendistribusian berjalan teratur, maka harus ada prosedur surat masuk maupun keluar. Menurut (Suraja,  2006,  pp.  117 – 143),  prosedur  surat  masuk  sebagai  berikut:  (1)  Menerima  surat. Aktivitasnya  dilakukan  dari  mulai  menerima  surat  dari  pengantar,  meneliti  kebenaran  alamat, memberikan paraf, menyortir surat, mengeluarkan surat dari amplop, dan menyampaikan kepada pengarah.  (2)  Mengarahkan  surat.  Aktivitasnya  yakni  menentukan  unit  pengolah  yang  akan memproses  surat  sesuai  dengan  isinya  kemudian  di  disposisi.  (3)  Mencatat  surat.  Aktivitasnya mencatat  nomor,  maksud  surat,  dan  ditujukan  kepada  siapa.  (4)  Mengendalikan  surat. Aktivitasnya  menyampaikan  surat  kepada  pihak  yang  dituju.  (5)  Menyimpan  surat.  Aktivitasnya menyimpan surat dalam almari katalog.
Sedangkan  prosedur  surat  keluar  melalui  tahapan  sebagai  berikut:  (1)  Mencatat  surat keluar  (2)  Menyampaikan  surat.  (3)  Menyimpan  surat,  (4)  Memeriksa  surat  yang  belum  selesai dikelola dan menyampaikan surat yang telah dikelola kepada penyimpan.
Tahap Penyimpanan Arsip . Penyimpanan arsip merupakan kegiatan menempatkan atau menyusun  arsip  secara  teratur  dengan  menggunakan  berbagai  metode  dan  alat  di  suatu  tempat yang  aman  serta  apabila  membutuhkannya  dapat  ditemukan  kembali  secara  cepat.  Menurut
(Suraja, 2006, p. 154), metode penyimpanan arsip terbagi menjadi lima, yakni metode berdasarkan pokok  masalah,  urutan  nama,  urutan  abjad,  urutan  tanggal,  dan  urutan  nomor.  Lebih  detail, Suraja juga menjelaskan terkait prosedur dalam penyimpanan arsip, yaitu: mengindeks, memberi kode,  menyortir,  mengurutkan  dan  mengklasifikasikan  serta  menyimpan  arsip  pada  map  atau folder dalam filling cabinet (Suraja, 2006, p. 157).
Tahap  Pengunaan  Arsip .  Penggunaan  arsip  merupakan  tahap  yang  digunakan  untuk memperoleh  informasi  yang  diperlukan  terkait  arsip.  Untuk  mencapai  efektivitas  pengelolaan arsip,  maka  waktunya  penggunaanya  harus  diperhatikan.  Arsip  surat  harus  ditindaklanjuti maksimal  tiga  hari  setelah  menerima  surat.  Sedangkan  peminjaman  arsip  untuk  kepentingan kegiatan lembaga harus segera dikembalikan jika selesai diperlukan dan digunakan (Suraja, 2006, pp.  70 – 71).  Penggunaan  arsip  bisa  dilakukan  melalui  peminjaman  ataupun  penemuan  kembali arsip (Anggrawati, 2004, p. 21).
Tahap  Pemeliharaan  Arsip .  Pemeliharaan  arsip  merupakan  kegiatan  dalam  rangka menyimpan  arsip  secara  optimal  dengan  memastikan  keamanan  arsip,  sehingga  bila  sewaktu- waktu  dibutuhkan  arsip  dapat  segera  tersedia.  Kegiatan  ini  bertujuan  untuk  melindungi  arsip dengan cara menyimpan, merawat, dan melindungi dari berbagai penyabab yang dapat merusak atau bahkan dapat memusnahkan arsip itu sendiri.
Tahap Penyusutan Arsip . Penyusutan arsip merupakan tahap terakhir kehidupan arsip. Penyusutan  arsip  dilakukan  dengan  tujuan  untuk  mengurangi  penumpukan  arsip  yang  tidak terpakai sehingga dengan adanya penyusutan arsip dapat mencegah terjadinya pencampuradukan antara  arsip  yang  sifatnya  penting  dan  biasa  serta  arsip  aktif  dan  inaktif,  dengan  begitu  dapat menyediakan  tempat  penyimpanan  yang  lebih  longgar  untuk  arsip  baru.  Bentuk  kegiatan penyusutan arsip yakni pemindahan dan pemusnahan arsip. Kedua kegiatan tersebut sangat urgen dilakukan guna menjamin keefektifan dan efisiensi kearsipan. Sebelum dimusnahkan, arsip harus ditentukan  kelayakannya  sesuai  jadwal  retensi  arsip  maupun  nilai  kegunannya  (Suraja,  2006,  p. 193).

## Layanan Informasi Arsip
Layanan  informasi  arsip  adalah  salah  satu  bagian  yang  berkewajiban  untuk  melayani pengguna  arsip.  Layanan  ini  berfungsi  menyediakan  layanan  mulai  dari  pengelolaan  sampai penataan arsip. Terdapat beberapa layanan informasi yang bisa diberikan kepada pengguna arsip, yakni:  (1)  Memberikan  layanan  informasi  dan  penelusuran  arsip  yang  mengandung  legalitas, seperti arsip yang berhubungan dengan data diri pencatatan sipil dan lainnya. (2) Memberikan jasa penelusuran arsip bernilai pembuktian, seperti surat menyurat. (3) Memberikan jasa penelusuran arsip yang memuat informasi kalangan untuk kepentingan tertentu (Widyarsono, n.d., pp. 15 – 16).

## Kendala dan Pendukung Pengelolaan Arsip
Pengelolaan  arsip  tidak  selamanya  berjalan  mulus,  dalam  pelaksanaannya  terdapat beberapa  kendala  diantaranya:  (1)  Kurangnya  pengetahuan  dan  pemahaman  akan  pentingnya dokumen kearsipan sehingga fungsi arsip sebagai pusat memori dan sumber informasi lembaga tidak  terpenuhi  dengan  baik.  (2)  Staff  tidak  memenuhi  kualifikasi  persyaratan,  banyak  orang beranggapan bahwa staff yang mengelola arsip cukup berpendidikan sekolah dasar bahkan hanya orang  yang  mau  saja  dalam  mengelola  arsip  sehingga  mereka  tidak  memiliki  pengetahuan  lebih terkait pengelolaan arsip yang baik.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengelolaan  Arsip  dalam  Menunjang  Layanan  Informasi  pada  Bagian  Tata  Usaha  di Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik

## Penciptaan Arsip
Penciptaan  arsip  di  Madrasah  Aliyah  Negeri  1  Gresik  disesuaikan  dengan  kebijakan  dan prosedur yang berkaitan dengan edaran, pemberitahuan, pengumuman, dan permintaan dari pihak internal Madrasah maupun lembaga lain. Arsip di Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik tidak hanya berkaitan dengan surat menyurat saja, namun ada  beberapa arsip lainnya seperti arsip kurikulum, kesiswaan,  kepegawaian,  dan  keuangan.  Penciptaan  arsip tersebut  yang bertanggung jawab  yakni pegawai  tata  usaha  yang  sudah  dibagi  beberapa  komponen  kearsipan.  Arsip  kurikulum  berisi terkait  jurnal  pembelajaran,  daftar  hadir  guru,  rencana  pembelajaran,  dan  penilaian.  Arsip kesiswaan berupa arsip data identitas siswa, ijazah dan lainnya. Arsip kepegawaian berisi data-data pegawai  yang  ada  di  Madrasah.  Arsip  keuangan  berisi  rancangan  maupun  realisasi  anggaran Madrasah dari tahun ke tahun. Akan tetapi dalam penelitian ini difokuskan pada pengelolaan arsip persuratan.
Menurut Anggrawati, pengelolaan arsip penciptaan surat terdiri dari dua bagian, yakni: (1) Surat  masuk.  Kegiatan  yang  dilakukan  mulai  surat  masuk  diterima,  di  proses,  dan  disimpan. Singkatnya surat masuk merupakan surat yang diterima dari lembaga atau instansi lain.
Surat keluar. Kegiatan yang dilakukan mulai surat dibuat, dikirim dan salinannya disimpan. Singkatnya,  surat  keluar  merupakan  surat  yang  dikirim  untuk  lembaga  atau  instansi  lain. (Anggrawati, 2004, p. 14).
Metode penciptaan arsip di Madrasah Aliyah Negeri Gresik semuanya sudah menggunakan metode komputerisasi, tidak menggunakan cara lama menulis manual dengan tangan. Penciptaan arsip  surat  disesuikan  dengan  keperluan  dan  sifat  surat,  apakah  itu  termasuk  surat  yang kebutuhannya penting sehingga harus segera ditindak lanjuti ataukah termasuk surat yang sifatnya biasa. Proses yang dilalui oleh staff tata usaha Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik dalam penciptaan arsip tergantung dari isu atau informasi yang akan disampaikan. Penciptaan surat masuk dalam hal ini  tidak  langsung  di  serahkan  di  ruang  tata  usaha,  namun  terlebih  dahulu  melewati  ruang Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP). Sedangkan surat keluar yang biasanya di buat oleh staff tata usaha  berupa  surat  undangan,  surat  keterangan,  maupun  nota  dinas.  Sebelum  surat  keluar didistribusikan  perlu  adanya  persetujuan  dan  tanda  tangan  dari  kepala  madrasah.  Dalam penciptaan  surat  di  Madrasah  Aliyah  1  Gresik  sesuai  fakta  di  lapangan  sudah  ada  sistem  dan prosedur dari madrasah sehingga staff tata usaha tinggal melaksanakan apa yang sudah tertulis dan diatur dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) tersebut.

## Pendistribusian Arsip
Pendistribusian arsip di Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik melewati berbagai prosedur agar arsip  persuratan  sampai  kepada  pihak  yang  bersangkutan.  Tentu  dalam  hal  ini  ada  perbedaan prosedur antara pendistribusian surat masuk dan keluar. Pendistribusian surat di Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik telah di atur dalam Standar Operasional Prosedur Persuratan Dinas sesuai dengan Permenpan  Nomor  80  Tahun  2012  tentang  Pedoman  Tata  Naskah  Dinas  Instansi  Pemerintah. Hal  penting  dalam  pendistribusian  arsip  yakni  ketepatan  maksud  tujuan  surat  dan  pihak  yang
dituju,  sehingga  perlu  adanya  pencatatan  surat  dengan  menggunakan  buku  agenda  surat  masuk maupun keluar.
Prosedur pendistribusian surat masuk di Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik diawali dengan pihak luar/ekspedisi mengirimkan surat ke Madrasah dan diterima oleh Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP). PTSP ini merupakan inovasi tempat dari madrasah dalam memberikan pelayanan kepada publik secara terpadu dan terintegrasi. Kemudian Petugas PTSP membawa ke kantor tata usaha  bagian  persuratan  untuk  dilakukan  pengendalian  surat  dengan  mencatat  hal  surat  dalam lembar  disposisi  dan  meneruskannya  kepada  Kepala  Madrasah.  Setelah  itu  Mengantar  surat kepada  Kepala  Madrasah.  Selanjutnya  kepala  madrasah  menerima,  mengecek  surat  masuk, membaca  dan  memahami  maksud  isi  surat  yang  terdisposisi  Oleh  staff  tata  usaha  bagian persuratan.  Setelah  itu  kepala  madrasah  merespon/mengambil  keputusan/tindak  lanjut  serta membuat disposisi langsung kepada yang berkepentingan Kemudian surat tersebut di kembalikan lagi  ke  staff  tata  usaha  untuk  didistribusikan  sesuai  lembar  disposisi  dan  mengambil  tindakan lembar disposisi. Tindak lanjut surat masuk tergantung dari sifat suratnya. Jika sifat surat sangat segera maka dalam kurun 24 jam ditindaklanjuti. Jika suratnya segera maka kurun waktu surat 2 x 24 jam bisa ditindaklanjuti dan jika sifat surat biasa maka kurun waktu surat lebih dari 2 x 24 jam. Mekipun terkadang sifat suratnya biasa juga dapat langsung ditindaklanjuti. Pada akhirnya surat masuk  diarsipkan  dan  disimpan.  Agar  lebih  memahami  pendistribusian  surat  masuk,  berikut flowchart Standar Operasional Prosedur (SOP) surat dinas di Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik:
Gambar 1 . Flowchart Surat Masuk di Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik
Lain  halnya  dengan  surat  masuk,  pendistribusian  surat  keluar  juga  mengalami  beberapa tahapan  yang  harus  dilakukan.  Surat  keluar  diawali  dari  permintaan  surat  baik  itu  dari  kepala
madrasah, kepala TU, ataupun pihak internal madrasah lainnya atau dengan kata lain pihak kepala madrasah menerima dan menindaklanjuti memo/nota/disposisi. Kemudian meneruskan kepada Kaur  TU/pelaksana  untuk  mengkonsep  surat  keluar.  Setelah  itu  staff  tata  usaha  persuratan memproses penerbitan surat sesuai petunjuk Kepala Madrasah. Selanjutnya kaur TU memberikan paraf.  Kemudian  kepala  madrasah  memeriksa  dan  menandatangani  surat.  Staff  tata  usaha mencatat  dan  melakukan  penomoran  surat,  memasukan  surat  ke  amplop,  mengirim  surat  ke alamat  tujuan  surat  langsung  /  via  pos,  dan  menyimpan  copy  surat  sebagai  arsip.  Berikut flowchart  surat keluar di Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik :

## Gambar 2. Flowchart Surat Keluar di Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik

## Penyimpanan Arsip
Sistem  penyimpanan  arsip  di  bagian  tata  usaha  Madrasah  Aliyah  Negeri  1  Gresik menggunakan  sistem  penomoran  sesuai  urutan  tanggal  penerimaan  maupun  pembuatan  surat. Penyimpanan  surat  dipisahkan  dalam  dua  buku  agenda  surat  masuk  dan  keluar.  Buku  agenda tersebut  berisikan  nomor  urut  surat,  tanggal  penerimaan  /  pembuatan  surat,  perihal  surat  dan ditujukan kepada siapa. Surat masuk dicatat di buku agenda surat masuk dan surat keluar di catat di buku  agenda  surat  keluar.  Kemudian  arsip  tersebut  di  masukkan  di  ordner  disesuaikan  dengan nomor  urutan  surat  dan  dipisah  dengan  pembatas  tiap  bulannya  agar  dapat  memudahkan pencarian  kembali  surat/arsip  tersebut.  Penyimpanan  arsip  ditempatkan  di  rak  lemari  disusun dengan rapi dan berurutan sesuai tulisan penomoran di ordner tiap bulannya. Sistem penyimpanan arsip  di  Madrasah  Aliyah  Negeri  1  Gresik  ini  dinilai  telah  menunjang  layanan  informasi  bagi lembaga  karena  fasilitas  dan tempat  penyimpanan  arsip  yang  memadai  serta  dapat  memudahkan staff tata usaha dalam penemuan kembali.

## Penggunaan Arsip
Setelah  arsip  diciptakan  diciptakan,  didistribusikan,  dan  disimpan  maka  arsip  bisa  dapat digunakan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Penggunaan arsip di Madrasah Aliyah 1 Gresik bisa dilakukan dengan penemuan kembali dan peminjaman arsip.
Penemuan  kembali  arsip  dilakukan  apabila  ada  pihak  yang  membutuhkan  arsip  tersebut. Cara  penemuan  kembali  arsip  di  Madrasah  Aliyah  1  Gresik  yakni  dengan  menanyakan  terlebih dahulu arsip yang dibutuhkan, tahun berapa, perkiraan bulan apa, kemudian bisa dicarikan dulu di buku agenda surat masuk atau keluar dan disortir perbulan pertanggal sehingga bisa ditemukan di tempat penyimpanan arsip.
Peminjaman  arsip  tidak  sering  dilakukan,  hanya  di  momen-momen  tertentu  melakukan peminjaman  seperti  kegiatan  adiwiyata,  SKK,  dan  kegiatan  yang  berhubungan  dengan pengumpulan data satu tahun berlalu. Dalam meminjamkan arsip kepada yang membutuhkan, tata usaha bagian persuratan belum melakukan pencatatan kepada siapa saja arsip dipinjamkan karena kebanyakan arsip langsung di salin dan dikembalikan ke tata usaha. Namun disisi lain pada saat ada yang  ingin  meminjam  arsip  terkadang  masih  ada  arsip  yang  hilang  karena  belum  belum dikembalikan sehingga mengakibatkan layanan informasi menjadi terhambat.

## Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip di Madrasah Aliyah 1 Gresik dilakukan dengan menjaga arsip tersebut agar  tidak  rusak  fisiknya.  Menempatkan  arsip  tersebut  di  tempat  yang  tidak  berantakan  dan bercampur  dengan  banyak  hal.  Menyapu  ruangan  dan  membersihkan  debu  almari  penyimpanan kemocing.  Ventilasi  untuk  mengatur  sirkulasi  udara  ruangan  juga  diperhatikan.  Selain  itu  juga tempat  penyimpanan  arsip  diberi  kamper  dan  disemprot  dengan  obat  anti  serangga.  Kegiatan pemeliharaan  arsip  tersebut  dilakukan  secara  rutin  dua  bulan  sekali  agar  arsip  terjaga  sehingga dapat menjamin kelestarian informasi yang ada dalam arsip tersebut.

## Penyusutan Arsip
Penyusutan  arsip  di  Madrasah  Aliyah  1  Gresik  dalam  artian  pemusnahan  masih  belum pernah dilakukan dikarenakan tempat penyimpanan arsip  (gudang arsip) dinilai masih layak untuk ditempati.  Staff  tata  usaha  hanya  memindahkan  arsip  ke  gudang  jika  arsip  tersebut  sudah  tidak terpakai. Pemindahan arsip yang dilakukan tersebut tidak mengganggu pelayanan informasi yang ada karena di simpan di tempat aman, jika nanti ada informasi yang dibutuhkan bisa dicarikan.

## Kendala dan Pendukung Pengelolaan Arsip
Secara umum pengelolaan arsip di Madrasah Aliyah 1 Gresik sudah dilaksanakan dengan baik.  Namun  sesempurnanya  kegiatan  tersebut,  pasti  ada  kendala  di  dalam  pelaksanaannya. Kendalanya yang paling utama yakni tidak ada arsiparis tersendiri, staff tata usaha belum ada yang khusus  lulusan  pendidikan  kearsipan.  Semuanya  dibebankan  kepada  staff  tata  usaha  yang  sudah bertahun-tahun  berpengalaman  dalam  mengelola  arsip.  Jika  semisal  ada  tenaga  arsiparis  maka kegiatan  pengelolaan  arsip  bisa  diprioritaskan  sehingga  pengelolaannya  dapat  berjalan  dengan optimal  dan  dapat  mempermudah  pekerjaan.  Selain  itu  juga  fasilitas  lemari  arsip  masih  kurang sehingga tidak semua arsip bisa masuk ke lemari tetapi kebersihan dan kerapiannya tetap di jaga oleh bagian tata usaha. Kendala yang terakhir yakni belum adanya pelatihan khusus yang diberikan madrasah terkait pengelolaan arsip sehingga staff masih belum memahami betul pengelolaan arsip
yang  baik  dan  benar.  Contoh  sederhananya  seperti  belum  pernah  melakukan  penyusutan  arsip sehingga  mengakibatkan  volume  arsip  semakin  banyak  meskipun  gudang  penyimpanannya memadai tetapi perlu adanya penyusutan arsip setiap 5 tahun sekali yang disesuaikan dengan nilai kegunaan dan jadwal retensi arsip tersebut.
Disamping  adanya  kendala-kendala tersebut,  kegiatan  pengelolan  arsip dalam  menunjang layanan  informasi  di  Madrasah  Aliyah  1  Gresik  dikatakan  berhasil  karena  adanya  gudang penyimpanan  arsip  yang  memadai.  Selain  itu  juga  adanya  staff  tata  usaha  yang  cekatan,  telaten, cakap,  dan  rapi  dalam  mengelola  arsip  serta  rutin  membersihkan  tempat  arsip  di  madrasah sehingga dapat memberikan layanan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna arisp.

## CONCLUSION
Pengelolaan  arsip  dalam  menunjang  layanan  informasi  di  Madrasah  Aliyah  Negeri  1 berjalan dengan baik melalui beberapa tahapan dalam pengelolaannya mencakup: 1)  Penciptaan arsip dalam penelitian ini difokuskan pada surat masuk dan keluar yang penciptaannya dilakukan pada  bagian  tata  usaha  disesuikan  dengan  standar  operasional  prosedur  di  madrasah;  2) Pendistribuan  arsip  melalui  beberapa  tahapan  dalam  pendistribusian  surat  masuk  dan  keluar sesuai  dengan  standar  operasional  prosedur  penerimaan  surat  masuk  maupun  pengiriman  surat keluar,  kedua  surat  tersebut  prosedur  pendistribusiannya  berbeda;  3)  Penyimpanan  arsip dilakukan dengan menggunakan buku agenda surat yang ditulis manual dan diketik menggunakan excel  diklasifikasikan  tiap  bulannya  dengan  sistem  penomoran  yang  disesuaikan  dengan  tanggal penerimaan  maupun  pembuatan  surat;  4)  Penggunaan  arsip  di  madrasah  dilakukan  melalui kegiatan  penemuan  kembali  dan  peminjaman  arsip.  Penemuan  kembali  arsip  dikatakan  baik karena staff tata usaha cepat dalam menemukannya dan peminjaman arsip belum menggunakan prosedur tertulis dan belum ada kartu pinjam arsip sehingga terkadang ada arsip yang hilang. 5) Pemeliharaan  arsip  dilakukan  dengan  menata  rapi  arsip,  rutin  membersihkan  ruang  dan  tempat penyimpanan  serta  diberi  kamper  dan  obat  serangga.  6)  Penyusutan  arsip  dalam  artian pemusnahan  arsip  belum  pernah  dilakukan,  tetapi  hanya  ada  pemindahan  arsip  dari  lemari penyimpanan  ke  gudang  arsip.  Kendala  pengelolaan  arsip  di  Madrasah  Aliyah  Negeri  1  Gresik diantaranya yaitu masih belum adanya tenaga khusus lulusan arsiparis, fasilitas lemari arsip masih kurang,  dan  belum  adanya  pelatihan  khusus  pengelolaan  kearsipan.  Sedangkan  pendukung pengelolaan arsip di Madrasah Aliyah Negeri 1 Gresik yakni gudang penyimpanan yang memadai dan staff tata usaha yang telaten dalam mengelola arsip.

## REFERENCES
Abriani,  N.,  Anggorowati,  A.,  &  Wardani,  N.  P.  (2018).  Tata  Kelola  Arsip  Kantor  Desa  di Wilayah  Kecamatan  Sumbang  Kabupaten  Banyumas  dalam  Mewujudkan  Tertib  Arsip Desa. Khazanah Jurnal Pengembangan
Kearsipan , 11 (1), 26 – 36. https://doi.org/10.22146/khazanah.41536
Amsyah, Z. (2005). Manajemen Kearsipan . PT. Gramedia Pustaka Utama.
Anggrawati, D. (2004). Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk Menjamin Integritas . CV. Armico.
Armstrong, M. (2022). Armstrong’s Handbook of Performance Management: An Evidence -Based Guide to Performance Leadership . Kogan Page Publishers.
Arum,  T.  N.,  &  Irhandayaningsih,  A.  (2020).  Pengolahan  Arsip  Dinamis  Inaktif  Dalam  Upaya Mendukung  Layanan  Informasi  di  Dinas  Perpustakaan  Dan  Arsip  Kabupaten  Batang. Jurnal Ilmu Perpustakaan , 8 (2), 246 – 255.
Gie, T. L. (2000). Administrasi Perkantora  Modern . Liberty.
Gie, T. L. (2009). Administrasi Perkantoran . Liberty.
Hayati, A. A. (2020). Pengelolaan Arsip Dalam Meningkatkan Pelayanan Pada Kantor Kelurahan Muara Jawa Ulu Kabupaten Kutai Kartanegara. Ilmu Pemerintahan , 1 , 12.
Irwanti, I., Tambe, M. N., & Jamaluddin, J. (2019). Efektivitas Pengelolaan Kearsipan di Kantor Badan  Kepegawaian  Negara  Regional  IV  Makassar. Jurnal  Office , 3 (2),  117. https://doi.org/10.26858/jo.v3i2.8942
Jannana, N. S., & Fadhilah, R. S. N. (2019). Manajemen Arsip sebagai Bagian Hidup Organisasi: Studi Kasus di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Magelang. MANAGERIA Jurnal Manajemen Pendidikan  Islam , 3 (2), 335 – 351. https://doi.org/10.14421/manageria.2018.32- 07
Lee,  C.-L.,  &  Yang,  H.-J.  (2011).  Organization  structure,  competition,  and  performance measurement  systems  and  their  joint  effects  on  performance. Management  Accounting Research , 22 (2), 84 – 104. https://doi.org/10.1016/j.mar.2010.10.003
Mulyono, S., Partono, & Kuswantoro, A. (2011). Manajemen Kearsipan . UNNES Press.
Rahmadeni,  R.,  &  Syahyuman,  S.  (2012).  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Aktif  di  Kantor  Cabang Perum  Pengadaian  Marapalam  Padang. Ilmu  Informasi  Perpustakaan  Dan  Kearsipan , 1 (1),
215 – 223. https://doi.org/10.24036/707-0934
Rahmi, H., & Prahatmaja, N. (2012). PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI BADAN KEPEGAWAIAN  DAERAH  PROVINSI  JAWA  BARAT  Studi  Kualitatif  di  Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat . 10.
Santoso,  B.,  Badarudin,  K.,  &  Annur,  S.  (2021).  Pelaksanaan  Tata  Kelola  Administrasi  Data Kesiswaan  Di  Madrasah  Tsanawiyah  Darul  Jannah  Muara  Burnai  II. Studia  Manageria ,
3 (2), 149 – 160. https://doi.org/10.19109/studiamanageria.v3i2.8359
Sedarmayanti. (2003). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, . Mandar Maju.
Simanjuntak,  R.,  Hutagalung,  S.  S.,  &  Karmilasari,  V.  (2021).  Kapasitas  Organisasi  dalam Penyelenggaraan Kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandar Lampung. Administrativa  Jurnal  Birokrasi  Kebijakan  Dan  Pelayanan  Publik , 3 (2),  195 – 212. https://doi.org/10.23960/administrativa.v3i2.82
Soehana,  P.  M.,  &  Sontani,  U.  T.  (2019).  Implementasi  sistem  kearsipan  sebagai  faktor determinan  efisiensi  kerja  pegawai. Jurnal  Pendidikan  Manajemen  Perkantoran , 4 (1),  67 – 73. https://doi.org/10.17509/jpm.v4i1.14956
Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2005). Manajemen Kearsipan Modern . Gava Media.
Sugiato, A., & Wahyono, T. (2015). Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer . Gava Media.
Sugiyono. (2016). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D . Alfabeta.
Suparyati, Tuginem, & Puji, R. (2000). Tata Usaha dan Kearsipan . Kanisius.
Suraja, Y. (2006). Manajemen Kearsipan . DIOMA Anggota IKAPI.
Widyarsono, T. (n.d.). Pengantar Layanan Informasi . 22.
Wijaya,  R.  A.,  Wiyono,  B.  B.,  &  Bafadal,  I.  (2018).  PENGELOLAAN  KEARSIPAN. Jurnal Administrasi dan Manajemen Pendidikan , 1 (2), 231 – 237. https://doi.org/10.17977/um027v1i22018p231
Wiyasa, T. (2003). Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis . Pradnya Paramita.
Wursanto, I. (1991). Kearsipan 1 . Kanisius.