Aswari, Feri Sulianta (2022) Penerapan Sistem Informasi Persuratan dengan Legalisasi Digital Signature di Universitas Pendidikan Indonesia, (4) 12, https://doi.org/10.36418/syntax- idea.v3i6.1227 E-ISSN: 2684-883X Published by:
Ridwan Institute
Syntax Idea: p–ISSN: 2684-6853 e-ISSN: 2684-883X Vol. 4, No. 12, Desember 2022

## PENERAPAN SISTEM INFORMASI PERSURATAN DENGAN LEGALISASI DIGITAL SIGNATURE DI UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

## Aswari, Feri Sulianta
Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Widyatama, Indonesia Email: aswari@widyatama.ac.id, feri.sulianta@widyatama.ac.id

## Abstrak
Universitas  Pendidikan  Indonesia  merupakan  Perguruan  Tinggi  di  Bandung  juga melakukan kegiatan persuratan untuk mendukung proses administrasi. Selama ini Universitas  Pendidikan  Indonesia  membuat  surat  dilakukan  secara  manual  dan memakan waktu saat melakukan penandatanganan sampai dengan pendistribusian surat. Begitu juga dalam pengonsepan surat juga sering tidak seragam bentuk serta formatnya.  Maka  dari  itu,  sistem  informasi  persuratan  ini  dibangun  untuk menangani proses persuratan dengan memanfaatkan tanda tangan secara elektronik tersertifikasi oleh BSrE BSSN untuk mengamankan dokumen elektronik. Selain itu sistem akan membantu melakukan pendistribusian mulai dari registrasi surat keluar, surat masuk, dan disposisi. Sistem ini diharapkan dapat membantu pembuatan surat secara  elektronik  dan  dapat  mempermudah  proses  birokrasi  di  lingkungan Universitas  Pendidikan  Indonesia.  Metode  yang  digunakan System  Development Life  Cycle atau  yang  dikenal  dengan  SDLC  yang  merupakan  metodologi  yang sering  digunakan  oleh  pengembang (development) dalam  mengembangkan  suatu sistem  informasi.  Hasil,  Tampilan  antarmuka  digunakan  pengguna  diantaranya admin, pimpinan, dan pegawai untuk berinteraksi dengan sistem persuratan. Setiap tampilan  ditampilkan  berdasarkan  rolenya  agar  memudahkan  pengguna  dalam penggunaan  sistem  persuratan.  Kesimpulan,  Sistem  persuratan  ini  dapat memecahkan  masalah  dimana  surat  dibuat  secara  manual  yang  dapat  memakan waktu  lama  menjadi  lebih  cepat,  efektif  dan  efisien  yang  mana  dapat  dilakukan dimanapun  dan  kapanpun.  Selain  itu  surat  menggunakan  tanda  tangan  elektronik tersertifikasi oleh BSrE BSSN yang menjadikan surat lebih aman.
Kata  kunci :  Surat  Elektronik;  Dokumen  Elektroni;  Tanda  Tangan  Elektronik;  Tanda Tangan Digital.

## Abstract
Correspondence is a routine work within an organization. Indonesia University of Education,  a  university  located  in  Bandung,  also  carries  out  correspondence activities to support the administrative process. Indonesia University of Education issued the letters manually so far so the distribution takes time. Moreover, in drafting process,  the  form  and  format  of  the  letters  are  often  not  uniform.  Therefore,  this information system was established to manage the correspondence process by using digital  signatures  certified  by  the  Electronic  Certification  Center  (BSrE)-National
Cyber and Crypto Agency (BSSN) to secure electronic documents. In addition, the system will help to manage outgoing letters, incoming letters, and dispositions. This system is expected to assist in the issuance of electronic letters and can simplify the bureaucratic procedures within the Indonesia University of Education. Results, the interface used by users includes admins, leaders, and employees to interact with the mail system. Each display is displayed based on its role to make it easier for users to use  the  mail  system.  In  conclusion,  this  mailing system  can  solve  problems  where letters are made manually which can take a long time to become faster, more effective and efficient which can be done anywhere and anytime. In addition, the letter uses an  electronic  signature  certified  by  the  BSrE  BSSN  which  makes  the  letter  more secure.
Keywords: Electronic  Mail;  Electronic  Documen;,  Electronic  Signature;  Digital Signature .

## Pendahuluan
Perkembangan teknologi dan informasi saat ini merupakan kebutuhan mutlak untuk seluruh  organisasi  baik  pemerintah  maupun  swasta (Rosalia  &  Alamsyah,  2017) . Teknologi saat ini memiliki peran yang sangat strategis yang dapat dijadikan alat untuk membantu suatu pekerjaan/ rutinitas suatu organisasi. Sistem informasi memiliki manfaat dalam  melakukan  pengelolaan  data  secara  cepat,  tepat  dan  akurat.  Dengan  bantuan teknologi  dapat  membantu  proses  tersebut  dilakukan  dimanapun  dan  kapanpun (Suminten, Rani, Roni, Anggraeni, & Indarti, 2021) .
Surat  adalah  sarana  atau  alat  untuk  komunikasi  dalam  menyampaikan  informasi dalam  bentuk  tulisan  dari  satu  pihak  yang  ditujukan  untuk  pihak  yang  lainnya  dalam kegiatan  bisnis  atau  non  bisnis (Putra,  Santoso,  Muhammad,  &  Junemaro,  2019) . Informasi yang terkandung dalam surat juga digunakan sebagai bahan pimpinan dalam dalam mengambil suatu keputusan (Sutabri, 2012) .
Kegiatan persuratan yang dilakukan secara manual ini dapat menimbulkan masalah. Salah satunya diantaranya penyimpanan surat secara konvensional membutuhkan tempat dan  ruang  apabila  surat  tersebut  disimpan  dalam  jangka  waktu  yang  lama (Saubari  & Windarsyah, 2020) .
Dalam tahapan penciptaan surat dimulai dari pembuatan draf, verifikasi surat, dan pengesahan surat. Setelah surat tercipta selanjutnya dilakukan distribusi atau dikirimkan ke  tujuan  penerima  surat  tersebut  dan  diproses  melalui  disposisi  surat.  Proses  tersebut apabila dilakukan secara manual akan membutuhkan banyak waktu dan terkadang surat tersebut sulit untuk ditelusuri.
Universitas Pendidikan Indonesia memiliki Peraturan Rektor Nomor 59 tahun 2020 tentang  tata  naskah  dinas  yang  mana  mengatur  terkait  penciptaan  surat  di  lingkungan Universitas  Pendidikan  Indonesia.  Namun  pengguna  seringkali  abai  dengan  ketentuan pembuatan surat dikarenakan harus membaca dan tidak bisa mengingat keseluruhan isi aturan dalam pembuatan surat.
Selama ini di Universitas Pendidikan Indonesia melakukan pembuatan surat dengan bantuan  aplikasi MS.  Word kemudian dicetak  dan  ditandatangani  secara  manual.
Sedangkan  untuk  pendistribusian  surat  menggunakan  Sistem  Informasi  Kearsipan Dinamis yang merupakan pemberian oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. SIKD ini merupakan sistem yang di bangun dengan bahasa pemograman PHP dengan engine lawas dan sering terjadi trouble karena sistem ini tidak pernah dilakukan pembaharuan sampai saat  ini.  SIKD  itu  sendiri  tidak  memiliki  notifikasi  sehingga  pengguna  diharuskan mengecek aplikasi secara berkala.
Berdasarkan (Putra,  Karmila,  &  Indrianto,  2021) revitalisasi  sistem  informasi persuratan agar tetap eksis mengikuti perkembangan teknologi saat ini. Sistem yang akan dibangun dengan menggunakan framework PHP codeigniter dengan sistem manajemen database  MySQL.  Diharapkan  dengan  sistem  ini  pores  persuratan  akan  lebih  cepat, efektif, dan efisien.

## Metode Penelitian
Untuk  membangun  sistem  persuratan  ini  metode  yang  digunakan System Development Life Cycle atau yang dikenal dengan SDLC yang merupakan metodelogi yang  sering  digunakan  oleh  pengembang (development) dalam  mengembangkan  suatu sistem  informasi (Widharma,  2017) .  Dalam  metode  SDLC  pembangunan  sistem menggunakan  aamodel Waterfall yang yang  digunakan  dalam  pengembangan  sistem persuratan  ini.  Model  ini  menggunakan  pendekatan  sistematis  dan  secara  berurutan. Tahapan  dalam  model  ini  dimulai  dari  tahap  analisis  hingga  tahap  pengelolaan (maintenance) dan  dilakukan  secara  bertahap (Wahid,  2020) .  Tahapan  digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1
Model Waterfall (Mallisza, Hadi, & Aulia, 2022)
a. Analysis (analisis) merupakan fase mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk membangun  sistem  persuratan  yang  diinginkan.  Proses  yang  dilakukan  dengan dengan  wawancara  serta  mengumpulkan  data  terkait  prosedur  persuratan  di Lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia.
b. Design (desain) persyaratan yang dikumpulkan dari fase analisis kemudian dilakukan perancangan  dengan  membuat  dokumen  SKPL  (Spesifikasi  Kebutuhan  Perangkat Lunak) sebagai dasar untuk membangun arsitektur sistem persuratan.
c. Implementation (implementasi)  merupakan  fase  dimana  mulain  melakukan pengmbangan dengan menulisan kode program yang telah dirancang dalam bahasa pemrograman.  Bahasa  pemrograman  yang  digunakan  untuk  sistem  persuratan diantaranya HTML, CSS, JS, PHP dan SQL.
d. Testing (uji coba) pada fase ini, sistem persuratan yang dikembangkan dilakukan uji coba  secara  menyeluruh  dan  tiap  kekurangan/kesalahan  yang  ditemukan  akan dilakukan  perbaikan  dan  penyempurnaan.  Cara  yang  digunakan  untuk  uji  coba dengan menggunakan Black Box Testing .
e. Deployment (penerapan)  fase  ini  merupakan  penerapan  di  lingkungan  produksi dengan menerapkan sistem untuk pertama kali di Lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia.
f. Maintenance (pemeliharaan) merupakan pemeliharaan sistem persuratan dimana jika ditemukan  ada  masalah  yang  muncul  maka  perlu  dilakukan  perbaikan  atau peningkatan sesuai dengan kebutuhannya.
1. Diagram Activity Persuratan
Diagram Activity digunakan  untuk  menggambarkan  aktivitas  dari  objek  yang dihasilkan  kemudian  diurutkan  eksekusi  tindakannya. Edges digunakan  untuk mengontrol aliran eksekusi node dalam suatu aktivitas (Ahmad, Iqbal, Ashraf, Truscan,
&  Porres,  2019) .  Pada  aktivitas  persuratan  di  lingkungan  Universitas  Pendidikan Indonesia  dibagi  kedalam  3  aktivitas  diantaranya:  proses  pembuatan  surat,  registrasi naskah  masuk,  registrasi  naskah  keluar.  Dari  aktivitas  tersebut  digambarkan  pada diagram activity sebagai berikut:
Gambar 3 Diagram Activity Registrasi Surat Keluar
Gambar 4

## Diagram Activity Registrasi Surat Masuk
2. Use Case Diagram
Use  case  diagram digunakan  untuk  menggambarkan  sistem  dari  sudut  pandang pengguna  sistem  tersebut  atau  disebut  dengan user ,  sehingga  pembuatan use  case
diagram lebih ditekankan pada fungsionalitas yang ada pada sistem (Hatta, Anwar, Diana,
& Amarul M, 2019) . Pada sistem surat use case diagram digambarkan sebagai berikut:
Gambar 5

## Use Case Diagram Admin
Gambar 6
Use Case Diagram Pimpinan

## Gambar 7 Use Case Diagram Pegawai

## 3. Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD  digunakan  untuk  menggambarkan  relasi  antara  tabel  yang  saling  berkaitan. ERD ini mempresentasikan bagaimana entitas saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya  pada  database.  Dengan  dibuat  ERD  dapat  membantu  perancang  dalam menganalisis  database  yang  akan  dibuat (Afiifah,  Fira  Azzahra,  &  Anggoro,  2022) . Adapun tabel relasi digambarkan pada pada ERD sebagai berikut:

## Hasil dan Pembahasan

## 1. Implementasi Antarmuka
Tampilan  antarmuka  digunakan  pengguna  diantaranya  admin,  pimpinan,  dan pegawai  untuk  berinteraksi  dengan  sistem  persuratan.  Setiap  tampilan  ditampilkan berdasarkan rolenya agar memudahkan pengguna dalam penggunaan sistem persuratan. Implementasi antarmuka yang dibuat sebagai berikut:
Gambar 9 Antarmuka Awal
Gambar 10
Antarmuka Login menggunkan SSO
Gambar 11 Antarmuka Dashboard
Gambar 12 Antarmuka Input Data Surat Keluar
Gambar 13
Antarmuka informasi Surat Keluar

## 2. Pengujian Software
Pengujian sistem persuratan yang dilakukan dengan menggunakan black box testing merupakan pengujian sistem informasi yang lebih berfokus pada spesifikasi fungsional, penguji sistem informasi dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan pengetesan  pada  spesifikasi  fungsional  sistem  informasi (Astuti,  2018) .  Contoh  hasil pengujian sistem persuratan sebagai berikut:
Tabel 1 Hasil Pengujian Black Box Testing Registrasi Surat Keluar No  Skenario Hasil Yang Diharapkan kesimpulan 1 Melakukan  registrasi  naskah  keluar yang di tanda tangan secara elektronik Sistem  akan  menampilkan  form registrasi naskah keluar Valid 2. Mengosongkan form dan klik kirim Sistem akan memunculkan pesan pada field yang wajib di isi Valid 3. Mengisi  form  sesuai  dan  ketentuan mengklik kirim Sistem akan menampilkan pesan naskah keluar berhasil Valid

## 3. Tanda Tangan Digital (E-Sign)
Tanda tangan  digital  ( Digital  Signature ) merupakan suatu  mekanisme mengganti tanda  tangan  manual  pada  dokumen  kertas (Ihwani,  2016) .  Tanda  tangan  digital merupakan  penggunaan  teknik hash dan  enkripsi  yang  dimana  dokumen  elektronik dilakukan hashing dan selanjutnya dilakukan dienkripsi. Teknik hash menjamin integritas dari dokumen, dikarenakan apabila terjadi perubahan pada dokumen maka hasil hash juga akan berubah, yang mengakibatkan tanda tangan digital menjadi tidak valid (Yuniati & Sidiq,  2020) .  Sistem  persuratan  ini  terintegrasi  dengan  tanda  tangan  elektronik tersertifikasi  oleh  BsrE  BSSN  menggunakan Web API Esign Service yang  telah disediakan.

## Kesimpulan
Sistem  persuratan  ini  dapat  memecahkan  masalah  dimana  surat  dibuat  secara manual yang dapat memakan waktu lama menjadi lebih cepat, efektif dan efisien yang mana  dapat  dilakukan  dimanapun  dan  kapanpun.  Selain  itu  surat  menggunakan  tanda tangan elektronik tersertifikasi oleh BSrE BSSN yang menjadikan surat lebih aman.
Sistem pendistribusian akan jauh lebih efektif dan efisien dan dapat menggantikan sistem  persuratan  yang  lama  dengan  fasilitas  yang  lebih  lengkap  dan  tanpa  berpindah aplikasi  saat  pendistribusian  surat  tersebut.  Selain  sistem  ini  dilengkapi  dengan  bot telegram  yang  membantu  memberikan  notifikasi  secara real  time kepada  seluruh pengguna sistem persuratan.

## Bibliografi
Afiifah, K., Fira Azzahra, Z., & Anggoro, Azaroby Dwi. (2022). Analisis Teknik Entity Relationship  Diagram  Dalam  Perancangan  Database  Sebuah  Literature  Review. Jurnal Intech , 3 (1), 8–11. Google Scholar
Ahmad, Tanwir, Iqbal, Junaid, Ashraf, Adnan, Truscan, Dragos, & Porres, Ivan. (2019). Model-Based Testing Using UML Activity Diagrams: A Systematic Mapping Study. Computer Science Review , 33 , 98–112. Google Scholar
Astuti, Puji. (2018). Penggunaan Metode Black Box Testing (Boundary Value Analysis) Pada Sistem Akademik (Sma/Smk). Faktor Exacta , 11 (2), 186–195. Google Scholar
Hatta,  Mochammad,  Anwar,  M.  Miftachul,  Diana,  Ilvi  Nur,  &  Amarul  M,  M.  Hafidz.
(2019).  Perancangan  Sistem  Informasi  Pengarsipan  Dan  Disposisi  Surat  Berbasis Web  Dengan  Menggunakan  Framework  Codeigniter. SCAN-Jurnal  Teknologi Informasi Dan Komunikasi , 14 (2), 8–12. Google Scholar
Ihwani,  Mohamad.  (2016).  Model  Keamanan  Informasi  Berbasis  Digital  Signature Dengan  Algoritma  Rsa. CESS  (Journal  Of  Computer  Engineering,  System  And Science) , 1 (1), 15–20. Google Scholar
Mallisza, Danyl, Hadi, Harry Setya, & Aulia, Annisa Tri. (2022). Implementasi Model Waterfall  Dalam  Perancangan  Sistem  Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas  Berbasis Website  Dengan  Metode  SDLC. Jurnal  Teknik,  Komputer,  Agroteknologi  Dan Sains , 1 (1), 24–35. Google Scholar
Putra,  Aprian  Gilang,  Karmila,  Selly,  &  Indrianto,  Indrianto.  (2021). Sistem  Informasi Pelayanan Dinas Kesehatan Provinsi Jambi Sebagai Upaya Meningkatkan Kinerja E-Government Kepada Puskesmas . Institut Teknologi Pln. Google Scholar
Putra,  Galang  Perdana,  Santoso,  Nurudin,  Muhammad,  E.,  &  Junemaro,  A.  (2019). Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Manajemen  Persuratan  Dinas  Pendidikan Banyuwangi. Jurnal  Pengembangan  Teknologi  Informasi  Dan  Ilmu  Komputer  E- ISSN , 2548 , 964X. Google Scholar
Rosalia,  Hotmah  Nur,  &  Alamsyah,  Alamsyah.  (2017).  Analisis  Penerapan  Sistem Pengelolaan Persuratan Dalam Kegiatan Temu Kembali Arsip Surat Di Pt Pelindo Iii  (Persero)  Cabang  Tanjung  Emas  Semarang. Jurnal  Ilmu  Perpustakaan , 6 (1),
121–130. Google Scholar
Saubari,  Nahdi,  &  Windarsyah,  Windarsyah.  (2020).  Sistem  Informasi  Arsip  Dan Administrasi  Persuratan  Berbasis  Web  Pada  Universitas  Muhammadiyah Banjarmasin. Musamus  Journal  Of  Research  Information  And  Communication Technology , 2 (2), 41–50. Google Scholar
Suminten, Suminten, Rani, Rani, Roni, Faizal, Anggraeni, Sita, & Indarti, Wahyu. (2021). Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Menyurat Berbasis Web Pada Stai Muhammadiyah. Teknika , 15 (2), 257–264. Google Scholar
Sutabri, Tata. (2012). Konsep Sistem Informasi . Penerbit Andi. Google Scholar
Wahid, Aceng Abdul. (2020). Analisis Metode Waterfall Untuk Pengembangan Sistem Informasi. J.  Ilmu-Ilmu  Inform. Dan Manaj. STMIK,  No. November , 1–5. Google Scholar
Widharma,  I.  Gede Suputra. (2017). Perancangan Simulasi  Sistem  Pendaftaran Kursus Berbasis  Web  Dengan  Metode  Sdlc. Matrix:  Jurnal  Manajemen  Teknologi  Dan Informatika , 7 (2), 38–41. Google Scholar
Yuniati,  Trihastuti,  &  Sidiq,  Muhammad  Fajar.  (2020).  Literature  Review:  Legalisasi Dokumen  Elektronik  Menggunakan  Tanda  Tangan  Digital  Sebagai  Alternatif Pengesahan  Dokumen  Di  Masa  Pandemi. Jurnal  RESTI  (Rekayasa  Sistem  Dan Teknologi Informasi) , 4 (6), 1058–1069. Google Scholar
Copyright holder: Aswari, Feri Sulianta (2022)
First publication right:

## Syntax Idea
This article is licensed under: