INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 3 Nomor 5 Tahun 2023 Page 5126-5140 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative

## Faktor Yang Menghambat Terlaksananya Retensi Dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Di Puskesmas Kebasen Kabupaten Banyumas
Isna Retno Asih 1 ✉ Sapto Harry Kriswanto 2 ,  Cristina T. Setiawan 3
Politeknik Yakpermas Banyumas
Email  : isnaretno171@gmail.com 1 ✉
Abstrak
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  faktor  yang  menghambat  terlaksananya  retensi  dan pemusnahan  berkas  rekam  medis  di  Puskesmas  Kebasen  dengan  melakukan  identifikasi menggunakan aspek 5M ( Man, Money, Material, Machine, Method). Jenis penelitian ini menggunakan metode kualitatif dan metode pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara, observasi, dan dokumentasi. Subjek penelitian ini adalah 2 petugas rekam medis. Hasil penelitian didapatkan faktor yang menghambat terlaksananya retensi dan pemusnahan berkas rekam medis yaitu faktor man, latar belakang pendidikan sudah sesuai standar profesi perekam medis, faktor method sudah tersedianya standar operasional prosedur (SOP), sedangkan faktor yang menghambat tidak terlaksananya retensi dan  pemusnahan  yaitu  faktor money  yaitu  tidak  tersedianya  anggaran  khusus  retensi  dan pemusnahan, faktor material tidak adanya jadwal retensi arsip,  dokumentasi pemusnahan meliputi berita acara pemusnahan serta rak penyimpanan inaktif, faktor machine tidak tersedianya alat scanner dan alat pemusnahan berkas rekam medis Kata Kunci : Retensi, Pemusnahan, Rekam Medis.

## Abstract
This study aims to determine the factors that hinder the implementation on retention and destruction of medical record files at the Kebasen public health center by identifying them using the 5M (Man, Money, Material, Machine, Method). This type of research is qualitative methods, and collecting the date using interviews, observation, and documentation. The subjects of this study were 2 medical record officers. The research result showed that the factors that hinder the implementation of retention and destruction are the man factor, the educational background is in accordance with the standards of the medical record profession, the method factor has standard operating procedures available, while the factors that inhibits the non implementation of retention and destruction are not the money factor, namely the unavailability of a special budget for retention and destruction, the material factor is  the  absence  of  an  archive  retention  schedule,  destruction  documentation  includes  minutes  of destruction  and  inactive  storage  racks,  machine  factor  unavailability  of  scanner  tools  and  medical record file destruction tools.
Keywords: Retention, Destruction, Medical Record.

## PENDAHULUAN
Pusat  Kesehatan  Masyarakat  yang  selanjutnya  disebut  Puskesmas  adalah  fasilitas pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan  upaya  kesehatan  masyarakat  dan  upaya kesehatan peirseiorangan tingkat pirtama, dingan leibih meingutamakan upaya promotif dan  preventif  di  wilayah  kerjanya  (Permenkes  RI  Nomor  43  tahun  2019).  Puskesmas mempunyai  beberapa  pelayanan  kesehatan  untuk  meningkatkan  kualitas  dan  mutu pelayanan  kesehatan  kepada  masyarakat,  salah  satu  pelayanan  kesehatan  di  Puskesmas adalah  melaksanakan  pelayanan  rekam  medis.  Aspeik  peinting  dalam  peilayanan  reikam meidis pasiein ialah ruang peinyimpanan ( filing), dimana beirkas reikam meidis disimpan kareina beirkas reikam meidis beirsifat rahasia dan meimpunyai aspeik hukum, maka keiamanan fisik meinjadi  tanggung  jawab  peilayanan  keiseihatan,  seidangkan  aspeik  isi  reikam  meidis meirupakan milik pasiein. (Jannah, 2021).
Meinurut  PEiRMEiNKEiS  RI  No  269/MEiNKEiS/PEiR/III/2008,  Rekam  medis  pada  sarana peilayanan keiseihatan non rumah sakit wajib  disimpan seikurang-kurangnya  untuk jangka waktu 2 (dua) tahun teirhitung dari tanggal teirakhir pasiein beirobat. Seiteilah batas waktu simpan  2  (dua)  tahun  dilampaui,  reikam  meidis  dapat  dimusnahkan.  Di  dalam  ruang peinyimpanan  beirkas  reikam  meidis  diteirapkan  sisteim  peinyimpanan  agar  meinunjang peingeindalian  beirkas  reikam  meidis  supaya  teirtata  deingan  rapi,  seihingga  meingurangi keirusakan  pada  beirkas  ataupun missfilei,  dan  untuk  meingeifisieinsi  ruang  peinyimpanan beirkas reikam meidis, maka harus dilakukan reiteinsi dan peimusnahan beirkas reikam meidis.
Reiteinsi  atau  peinyusutan  adalah  proseis  meimindahkan  arsip  reikam  meidis  aktif  ke inaktif  deingan  cara  meimilah  pada  rak  peinyimpanan  seisuai  deingan  tahun  kunjungan. Penyusutan  berarti  mengurangi  jumlah  rekam  medis  yang  ada  di  rak  penyimpanan dokumen  rekam  medis  aktif,  memilah  dokumen  rekam  medis  yang  inaktif, memindahkannya ke ruang penyimpanan rekam medis inaktif, menilai, lalu memusnahkan yang tidak bernilai guna sesuai dengan aturan yang berlaku (Amin Mahbub, 2019).  Beirkas rekam medis yang terdapat di ruang penyimpanan di Puskeismas Keibasein sampai bulan juni tahun 2023 sudah meincapai 52.000 beirkas reikam meidis. Rata-rata kunjungan pasien baru setiap bulannya di Puskesmas Kebasen tahun 2023 yaitu 1.344 pasien.
Puskesmas Kebasen sudah melakukan sebagian penyusutan dokumen rekam medis. Jumlah  dokumen  rekam  medis  inaktif  tidak  diketahui  jumlah  pastinya,  karena  tidak dilakukannya  perhitungan  pada  dokumen  rekam  medis  inaktif.  Jumlah  dokumen  rekam medis  yang  telah  dilakukan  penyusutan  yaitu  sebanyak  6.000  dokumen  rekam  medis. Puskesmas  Kebasen  belum  pernah  melakukan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  inaktif sesuai dengan ketentuan yanga ada. Dampak dari belum terlaksananya retensi di Puskesmas Kebasen  yaitu rak  penyimpanan  di ruang filling  sudah  penuh dan berdesakan, sehingga menyulitkan  petugas  dalam  mencari,  mengambil,  maupun  mengembalikkan  dokumen rekam  medis.    Meinurut  Hilmansyah  (2021)  salah  satu  faktor  yang  meimpeingaruhi  tidak teirlaksananya proseis reiteinsi dan peimusanahan beirkas reikam meidis adalah sumbeir daya manusia  yang  meiliputi  jumlah  peitugas,  tingkat  peindidikan  peitugas  dan  peingeitahuan peitugas.
Penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Nurhuda, dkk (2020) dengan judul “Analisis Penyebab  Keterlambatan  Pemusnahan  Berkas  Rekam  Medis  Inaktif  Di  Puskesmas Jenggawah” diketahui bahwa keterlambatan dalam pemusnahan rekam medis dari faktor 5M  yaitu  faktor Man  kurangnya  pengetahuan  tentang  pemusnahan,  latar  belakang pendidikan masih SMA, dan tidak pernah mengikuti proses pemusnahan rekam medis, pada faktor Method tidak adanya standar operasional prosedur (SOP) pemusnahan, faktor Money tidak  adanya  anggaran  untuk  membeli  alat  penghancur  kertas  dan  teknik  pemusnahan, faktor Machine  dikarenakan  tidak  mempunyai  mesin  penghancur  kertas,  dan  dari  faktor Material tidak menyebabkan rekam medis dimusnahkan. Beirdasarkan peimaparan masalah diatas, sehingga peineiliti teirtarik untuk meilakukan peineilitian leibih lanjut meingei nai “Faktor Yang  Menghambat  Teirlaksananya  Reiteinsi  Dan  Peimusnahan  Beirkas  Reikam  Meidis  Di Puskeismas Keibasei n”.

## METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang diguakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan  pendekatan  studi  kasus,  yaitu  kegiatan  yang  mengeksplorasikan  suatu  masalah dengan batasan terperici, memiliki pengambilan data yang mendalam, dan menyertakan berbagai informasi (Suilmantril, 2011).
HASIL DAN PEMBAHASAN
1.  Mengetahui  faktor  yang  menghambat  terlaksananya  retensi  dan  pemusnahan  berkas rekam medis di Puskesmas Kebasen dari aspek man
“Diruang filing ada 2 (dua) petugas rekam medis, pendidikan terakhir DIII Rekam Medis”
Informan 1
Pada tahun 2023 petugas telah melakukan penyusutan sebanyak 6.000 berkas rekam medis,  dimana  merupakan  rekam  medis  dibawah  2018.  Hal  ini  diperkuat  dengan  hasil wawancara sebagai berikut :
“Kita baru tahap fase apa penyusutan, baru nyicil penyusutan yang aktif ke inaktif, yang udah 2 tahun kita pindah ke rak inaktif, tapi baru nyicil, belum semua, karena banyak banget, yang awal banget, yang 2018 kesana nggak periksa lagi udah di inaktif, 2019 masih disini iya heeh, kalo 2019 kita masih pikir-pikir lagi mbok nanti kesini lagi gitu loh, kan kita inaktif 2 tahun, terus nanti tambah 2 tahun lagi buat pemusnahan, jadi kita ambilnya 2018 kesana yang udah pindah ke rak, sudah 6.000 dokumen rekam medis yang sudah disusutke”
Informan 1
Berdasarkan  pernyataan tersebut  dapat disimpulkan bahwa  petugas rekam  medis yang berhubungan dengan pengelolaan berkas rekam medis terdapat 2 petugas filing yang berlatar belakang pendidikan terakhir yaitu DIII Rekam Medis.
2.  Mengetahui  faktor  yang  menghambat  terlaksananya  retensi  dan  pemusnahan  berkas rekam medis di Puskesmas Kebasen dari aspek money
“Belum  ada,  sosialisasikan  si belum,  cuman  pas  akreditasi  terakhir  emang harus udah pemusnahan, tapi belum jalan”
Informan 1
Informan  2  juga  menyatakan  hal  yang  sama  dengan  informan  1  yaitu  tidak  adanya anggaran  khusus  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis.  Informasi  terselbut didapatkan yaitu selbagai berikut :
“Penganggaran belum ada, kalo penganggaran pengadaan ya itu minta ke bendahara  pengadaan,  kalau  misalnya  memang  itu  dianggarkan  biasanya dikasih,  tapi  kalau  misalnya  itu  tidak  dianggarkan  menunggu  perubahan, anggaran perubahan untuk dialok asikan dana yang kita butuhkan”
Informan 2
Hal  tersebut  didukung  oleh  pernyataan  informan  1  yang  menyatakan  bahwa penyusunan anggaran dilakukan oleh tim pengadaan olelh pihak Puskesmas, tetapi untuk pengusulan anggaran sendiri dari petugas relkam medisnya yang mengusulkan. Hal terselbut didapatkan informasi yaitu selbagai berikut :
“yang menyusun tim pengadaan, pengusulan dari kita si”
Informan 1
Sehingga  dapat  disimpulkan  bahwa  semua  informan  menyatakan  bahwa  tidak adanya  anggaran  khusus  retensi  dan  pemusnahan,  serta  tidak  adanya  perencanaan penyusunan anggaran retensi dan pemusnahan berkas relkam medis dari petugas rekam medis di Puskesmas Kelbasen.
3.  Mengetahui  faktor  yang  menghambat  terlaksananya  retensi  dan  pemusnahan  berkas relkam medis di Puskesmas Kebasen dari aspek material Berilkut faktor material terdiri dari : a. Jadwal Retelnsi Arsilp
Hasill wawancara kelpada petugas didapatkan yakni sebagai berikut :

## “Jadwal retensi arsip ya, nggak ada mbak”
Informan 2
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi sehingga dapat disimpulkan bahwa tidak tersedianya  jadwal  retensi  arsip  di  Puskesmas  Kebasen  dan  diperolelh  informasi  bahwa petugas  telah  melakukan  penyusutan  rekam  medis,  namun  Puskesmas  belum  memiliki jadwal retensi arsilp untuk mendukung pelaksanaan retensi.
b. Dokumelntasil Pelmusnahan:
“Kalau daftar pertelaan sudah ada dek, iyakan kita udah mulai nyicil - nyicil, kita nulis juga tanggal kunjungan dia terakhir kapan, diagnosanya apa, sama satu lagi nama dokter, i tu kita tulis buat bukti”
Informan 1
“Belum ada, nantikan berita acara kita laporan ke dinas dulu, kitakan harus nyetorkan data-data yang dimusnahkan berapa aja nomornya itu tadi, ”
Informan 1
Berdasarkan  observasi  dan  wawancara  yang  telah  dilakukan  sehingga  dapat disimpulkan  bahwa  sudah  tersedianya  daftar  pertelaan,  dimana  petugas  melakukan pencatatan  yang  nantinya  daftar  pertelaan  tersebut  akan  dikirimkan  ke  dinas,  dan pencatatan tersebut berisi nomor rekam medis, tahun kunjungan terakhir,  jangka waktu penyimpanan dan diagnosa akhir, dan belum tersedianya berita acara pemusnahan berkas rekam medis di Puskesmas Kebasen.
. Rung Pelnyilmpanan Belrkas Relkam Meldils Inaktif
Berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawancara  yang  telah  dilkukan,  dalam penerapannya  di  Puskesmas  Kebasen  sudah  tersedia  ruang  penyimpanan  berkas  rekam medis inaktif.
“Ada, di depan Puskesmas, depan Puskesmas sini ada parkiran kan, iya situ”
Informan 1
Berdasarkan hasil wawancara kepada kedua informan, sehingga dapat disimpulkan bahwa terdapatnya ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif di Puskesmas Kebasen. d. Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif
“Raknya cuman ini mbak yang ada di ruang filing”
Informan 1
Dapat disimpulkan secara keeluruhan bahwa faktor yang menghambat terlaksananya retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di Puskesmas Kebasen dari aspek Material yaitu  (tidak  adanya  jadwal  retensi  arsip,  tidak  adanya  dokumentasi  yang  meliputi  berita acara  pemusnahan  serta  tidak  adanya  rak  penyimpanan  berkas  rekam  medis  inaktif)  di Puskesmas Kebasen Kabupaten Banyumas.
4.  Mengetahui  faktor  yang  menghambat  terlaksananya  retensi  dan  pemusnahan  berkas rekam medis di Puskesmas Kebasen dari aspek machine
Berikut faktor machine terdiri dari :
a. Scanner
Belrdasarkan hasill observasi  yang dillakukan yailtu dalam  pelnelrapannya dil Puskelsmas Kelbaseln tildak adanya keltelrseldilaan alat scannelr yang dilgunakan untuk pelndokumelntasilan dokumeln relkam meldils ilnaktilf selbellum dilmusnahkan.

## “Belum ada, buat pergantian itu ya, belum ada”
Informan 1
Belgiltupun  juga  yang  dilsampailkan  olelh  ilnforman  2  yang  melnyatakan  bahwa Puskelsmas Kelbaseln melmillilkil alat scannelr, namun bukan alat scannelr khusus reltelnsil. Belrilkut pelrnyataan ilnforman 2 :
“Kalo scanner ada di unit lain mbak, tetapi bukan scanner khusus untuk retensi”
Informan 2
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  kedua  informan,  sehingga  dapat  disimpulkan bahwa Puskesmas Kebasen tidak terdapatnya ketersediaan scanner untuk penyusutan atau retensi, melainkan hanya terdapat alat scanner pada unilt lailn. Puskesmas Kebasen belum memiliki scanner  khusus  retensi  untuk  memudahkan  petugas  dalam  melakukan  retensi berkas rekam medis sebelum dimusnahkan.

## b. Alat pemusnahan berkas rekam medis
Puskesmas Kebasen tidak memiliki alat pemusnahan belrkas relkam medis berupa alat pencacah kertas. Adapun jika dilaksanakan kegiatan pemusnahan belrkas relkam medis oleh pihak Puskesmas Kelbaseln berdsarkan pernyataan kelpala TU yang melnyatakan bahwasanya jilka dillakukan kegiatan pelmusnahan akan dillakukan menggunakan alat pencacah pinjam dari Puskesmas lain yang sudah melmpunyail alat telrselbut. Hal telrselbut didukung delngan hasill wawancara peltugas yakni selbagai berilkut :
“Belum ada, kalo bisa nanti kita pinjem ke Puskesmas la in, dari KTUnya kemaren bilang kalo bisa pinjem aja, kalo buat beli sendiri kita ngga ada anggaran gitu, disini ngga ada anggarannya iya, udah pengajuan, tapi nggak di acc”
Informan 1
Dapat  dilsilmpulkan  selcara  kelselluruhan  bahwa  faktor  yang  menghambat telrlaksananya reltelnsil dan pelmusnahan belrkas relkam meldils dari aspek Machilnel yaitu (tildak adanya alat scannelr dan tildak adanya alat pelmusnahan belrkas relkam meldils) dil Puskelsmas Kelbaseln Kabupateln Banyumas
5.  Melngeltahuil  faktor  yang  menghambat  telrlaksananya  reltelnsil  dan  pelmusnahan  belrkas relkam meldils di Puskesmas Kebasen dari aspek melthod
“Untuk SOP retensi dan pemusnahan sudah ada mbak”
Informan 2

## “SOP retensi dan pemusnahan ya, udah ada”
Informan 1
Belrdasarkan  hasill  wawancara  dan  oselrvasil  yang  tellah  dillakukan,  bahwasanya Puskelsmas  Kelbaseln  sudah  telrdapat  standar  opelrasilonal  proseldur  (SOP)  reltelnsil  dan pelmusnahan belrkas relkam meldils dil Puskelsmas Kelbaseln.
PEMBAHASAN
1. Mendeskripsikan faktor yang menghambat terlaksananya retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di Puskesmas Kebasen dari aspek man
Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan peneliti terhadap informan tentang faktor  yang  menghambat  terlaksananya  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis berdasarkan aspek man di Puskesmas Kebasen Kabupaten Banyumas telah memiliki petugas rekam medis  sejumlah 2 (dua) petugas  berlatar bellakang pendidilkan DIII Relkam Medis, adapun yang bertanggung jawab terhadap kelgilatan retensi rekam medis yaitu 2  orang petugas terselbut. Hal ini tellah sesuai delngan standar kualifilkasi yang tellah diltetapkan olelh Kemenkels  (2013)  nomor  55  tentang  penyelenggaraan  pelkerjaan  perelkam  medis  yakni pendidilkan minimal yang perlu ditempuh adalah lulusan Diploma tiga selbagai Ahli        Madya Relkam Medis dan Informasi Kesehatan.
Berdasarkan  hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  petugas  mengetahui  tata  cara retensi, petugas melakukan pemilahan berkas relkam medis yang memiliki nilai guna seperti lembar  kematian  dan lembar  identifilkasi bayi baru  lahir akan disimpan atau dilabadilkan, sedangkan  dokumen  relkam  medis  yang  tidak  memiliki  nilai  guna  bisa  dilakukan pemusnahan, petugas juga melakukan pencatatan pada lembar daftar pertelaan yang berisi nomor rekam medils, tahun kunjungan terakhilr, jangka waktu penyimpanan dan diagnosa. Hal  ini  sesuai  dengan  Departemen  Keselhatan  RI  (2006)  tidak  hanya  memilah  berkas berdasarkan tanggal kunjungan terakhir saja melainkan juga berdasarkan nilai kelgunaan suatu berkas relkam medis yang perlu dilsimpan, memilndahkan berkas yang inaktif dari rak aktif ke rak inaktif, dan milkrofilmilsasi berkas inaktif menggunakan scanner.
Sumber daya manusia ( man) ialah salah satu faktor yang sangat penting, bahkan tidak dapat dilepaskan  dari sebuah organisasi bailk ilnstansi maupun perusahaan. Sumber daya manusila  selbagai  penggerak  harus  memiliki  pengetahuan  mengenail  pengelolaan berkasrekam medis, selhilngga dapat dipungkiri bahwa pendidikan petugas tersebut penting khususnya  sebagai  pelaksana  kegiatan  retensi  dan  pemusnahan.  Tingkat  pendidilkan petugas berimplilkasi pada kegilatan retelnsi dan pelmusnahan dokumeln relkam medis karena
petugas  delngan  kualifilkasi  pendidikan  SMA,  efektifitas  kerjanya  berbeda  dengan  yang sudah tilnggi tilngkat pendidilkan dan pelngeltahuan (Jennie et all, 2022).  .
2. Mendeskripsikan faktor yang menghambat terlaksananya retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di Puskesmas Kebasen dari aspek Money
Dari  hasil  penelitian  diperoleh  hasil  bahwa  faktor Money  menghambat  tidak terlaksananya  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  di  Puskesmas  Kebasen Kabupaten Banyumas. Pentingnya retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di fasilitas kesehatan,  termasuk  Puskesmas,  tidak  dapat  diabaikan.  Praktik  ini  merupakan  bagian penting  dari  manajemen  informasi  kesehatan  yang  bertujuan  untuk  melindungi  privasi pasien, memastikan akurasi  data medis,  dan menjaga keamanan  informasi yang sensitif. Rekam medis sangat menentukan keberlangsungan pelayanan kesehatan. Kesinambungan data medis dalam berkas rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam menjaga  nilai  rekam  medis  yang  baik  untuk  mendukung  perawatan  kesehatan  yang maksimal (Amin Mahbub, 2019).
Serta  menurut  hasil  wawancara  dengan  petugas  bahwa  petugas  tidak  menyusun perencanaan  anggaran,  melainkan  megusulkan  apa  saja  yang  dibutuhkan  kepada  pihak bendahara  Puskesmas.  Tindakan  petugas  yang  hanya  mengusulkan  kebutuhan  tanpa menyusun perencanaan anggaran yang matang dapat menyebabkan beberapa masalah yang berpotensi berdampak negatif pada manajemen keuangan Puskesmas. Perencanaan anggaran  yang  baik  sangat  penting  untuk  menjaga  keuangan  yang  sehat,  efisiensi pengelolaan  sumber  daya,  dan  efektivitas  pelayanan  kesehatan  kepada  masyarakat. Nurhuda (2020).
Hal ini  juga tidak sesuai  dengan  Kemenkes RI (2007) nomor 377 tentang  standar profesi  perekam  medis,  salah  satu  kompetensi  pendukung  yang  dimiliki  profesional perekam  medis  adalah  menyusun  anggaran  dan  menggunakan  anggaran.  Penyusunan anggaran  diharapkan  dapat  membantu  menjelaskan  kebutuhan  dana  yang  dibutuhkan dalam suatu kegiatan.  Menurut Huda (2021) tidak terlaksananya pemusnahan rekam medis inaktif  di  Puskesmas  Jenggawah  dari  faktor money  yaitu  karena  tidak  adanya  anggaran untuk scanner dan pelatihan bagi petugas.
3.  Mendeskripsikan  Faktor  yang  menghambat  terlaksananya  retensi  dan  pemusnahan berkas rekam medis di Puskesmas Kebasen dari aspek material Dari  hasil  penelitian  diperoleh  hasil  bahwa  faktor Material  menghambat  tidak terlaksananya retensi dan pemusnahan berkas rekam medis (tidak adanya jadwal retensi
arsip, tidak adanya dokumentasi pemusnahan yang meliputi berita acara pemusnahan serta tidak adanya rak penyimpanan berkas rekam medis inktif).
a. Jadwal Retensi Arsip
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah  dilakukan,  diperoleh  informasi  bahwa petugas telah melakukan penyusutan  rekam medis, namun Puskesmas Kebasen  belum memiliki jadwal retensi arsip rekam medis untuk mendukung pelaksanaan proses retensi, sehingga  petugas melakukan retensi tidak  berdasarkan  jadwal  dan  petugas  melakukan retensi sewaktu-waktu apabila petugas memiliki waktu luang. Tersedianya jadwal retensi arsip  diperlukan  untuk  dapat  memperkecil  terjadinya  tidak  dilaksanakan  retensi  dan pemusnahan berkas rekam medis dan dengan adanya JRA maka pelaksanaan retensi dan pemusnahan  dapat  terlaksana  dan  dapat  mengurangi  dampak  yang  ditimbulkan  dari belum terlaksananya retensi dan pemusnahan (Istikomah eit al., 2020).
Tidak  terlaksananya  retensi  dapat  didasari  dengan  tidak  adanya  jadwal  retensi, sehingga petugas tidak tahu kapan harus melakukan retensi. Jadwal retensi yang tetap sangat  diperlukan  bagi  petugas filing  agar  mengetahui  pelaksanaan  retensi  dokumen rekam  medis  di  Puskesmas  Kebasen.  Jika  jadwal  tersebut  masih  belum  dibuat  dapat berakibat pada tidak terlaksananya retensi, dan dokumen rekam medis menjadi semakin menumpuk. Hal ini selaras dengan  pernyataan  dalam  penelitian  Marsum (2018) bahwa keterlambatan pelaksanaan retensi dokumen rekam medis disebabkan oleh tidak adanya jadwal  retensi,  sehingga  petugas filing  tidak  tahu  kapan  harus  melaksanakan  retensi dokumen rekam medis (Hilmansyah 2021).
b. Dokumentasi Pemusnahan
Berdasarkan observasi dan wawancara yang telah dilakukan dapat diketahui bahwa sudah tersedianya daftar pertelaan, dimana petugas melakukan pencatatan yang nantinya daftar pertelaan tersebut akan dikirimkan ke dinas, dan pencatatan tersebut berisi nomor rekam medis, tahun kunjungan terakhir, jangka waktu penyimpanan dan diagnosa akhir, dan  belum  tersedianya  berita  acara  pemusnahan  berkas  rekam  medis  di  Puskesmas Kebasen.  Sejalan  dengan  pernyataan  Henny  Maria  et  al.,  (2020)  perlu  membuat dokumentasi dalam pemusnahan berkas rekam medis seperti pembuatan daftar pertelaan, pembuatan  berita  acara  pemusnahan  berkas  rekam  medis  dengan  tujuan  untuk mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah, tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam medis jika sewaktu-waktu diperlukan dan  menyelamatkan  rekam  medis  yang  bernilai  guna  tinggi  atau  atau  nilai  gunanya rendah.
Menurut  Surat  Edaran  Dirjen  Pelayanan  Medik  (1995)  tentang  petunjuk  teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di Rumah Sakit, dokumentasi pemusnahan rekam medis yang terdiri dari daftar pertelaan dengan tujuan untuk mengetahui dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan sesuai jadwal retensi berkas serta berita acara pemusnahan yang bertujuan untuk dilaporkan sebagai bukti  pertanggung  jawaban  kepada  kepala  Puskesmas  Kebasen  dan  Dinas  Kesehatan Banyumas.  Dengan  adanya  dokumentasi  pemusnahan  bertujuan  untuk  mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah, dan menyelamatkan rekam medis yang bernilai guna tinggi  (Ulfa et al., 2021).
c. Ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah  dilakukan  di  Puskesmas  Kebasen,  dalam penerapannya di Puskesmas Kebasen sudah tersedia ruang penyimpanan berkas rekam medis  inaktif.  Semakin  banyak  dokumen  rekam  medis  pasien  baru  yang  berobat  di Puskesmas, maka akan semakin penuh juga ruang penyimpanan dokumen rekam medis aktif yang berguna untuk melindungi kerahasiaan. Dengan adanya ruangan penyimpanan rekam medis inaktif bisa bernilai guna dan dapat menghindari terjadinya penumpukan di ruangan penyimpanan aktif berkas rekam medis yang siap diretensi dan terjaganya rekam medis  inaktif  yang  masih  memiliki  nilai  guna  (Sari eit  al.,  2021).  Ruang  penyimpanan dokumen  rekam  medis  sangatlah  penting  sebagai  faktor  penunjang  untuk  melindungi kerahasiaan pasien yang ada di dokumen rekam medis yang masih aktif maupun sudah inaktif. Hal ini selaras dengan pernyataan (Kemenkes, 2008), rak dan ruang rekam medis yang telah memenuhi standar pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik sesuai dengan prosedur yang ada dan terjamin kerahasiaannya.
d. Rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif
Berdasarkan  hasil  penelitian  di  Puskesmas  Kebasen  ditemukan  bahwa  belum adanya  rak  khusus  penyimpanan  berkas  rekam  medis  inaktif.  Rak  berkas  rekam  medis inaktif diperlukan untuk memisahkan penyimpanan antara berkas rekam medis aktif dan inaktif,  dan juga untuk mengurangi tumpukan penyimpanan  berkas rekam  medis yang terdapat di kardus dan agar mempercepat proses pencarian berkas rekam medis pasien. Menurut Permenkes No  269 MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis BAB 7 bahwa lembaga pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang dibutuhkan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Rak penyimpanan berkas rekam medis  inaktif yaitu rak yang  digunakan  untuk  menyimpan  dokumen  rekam  medis  yang  sudah  diretensi  dan dipilah  formulir-formulir  mana  yang  akan  diabadikan  agar  rak  penyimpanan  dokumen rekam medis aktif tidak penuh maka dilakukan retensi (Istikomah eit al., 2020).
Faktor material yang menghambat tidak terlaksananya retensi dan pemusnahan berkas  rekam  medis  di  Puskesmas  Kebasen  yaitu  tidak  adanya  jadwal  retensi  arsip, sehingga tidak adanya pedoman yang pasti mengenai waktu pelaksanaan retensi, sejalan dengan  Pujilestari  (2018)  belum  adanya  jadwal  retensi  dalam  penyusutan  dapat menyebabkan petugas tidak mengetahui waktu untuk menyimpan rekam medis. Jadwal retensi arsip harus dibuat sebelum ada kegiatan retensi, karena dengan jadwal retensi arsip ini petugas lebih mudah untuk menentukan forrmulir rekam medis yang akan disimpan dan berapa lama jangka waktunya.
Tidak  adanya  dokumentasi  yang  meliputi  berita  acara  pemusnahaan  sehingga kurangnya kesiapan arsip yang dibutuhkan untuk pelaksanaan retensi dan pemusnahan yang disebabkan kurangnya informasi petugas terkait kegiatan retensi dan pemusnahan. Sejalan  dengan  penelitian  Masruro  (2016)  yang  menjadi  permasalahan  dalam  kegiatan penyusutan  dan  pemusnahan  di  Puskesmas  Maesan  adalah  belum  tersedianya dokumentasi  pemusnahan  yang  dibuat  oleh  petugas  rekam  medis  yang  tidak  sesuai dengan standar ketentuan yang berlaku.. Hal ini sejalan dengan penelitian (Marsum et al., 2018) yang menyatakan bahwa dokumen rekam medis inaktif hanya diletakkan begitu saja di  atas  lantai  dengan  mengurutkan  berdasarkan  tahun  terakhir  berobat  tanpa memperhatikan urutan nomor rekam medisnya..
4. Mendeskripsikan faktor yang menghambat terlaksananya retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di Puskesmas Kebasen dari aspek machine
Salah  satu faktor yang mempengaruhi kinerja  pegawai ialah tersedianya  peralatan dan  fasilitas  kerja  untuk  memenuhi  kebutuhan  pekerjaan  setiap  saat.  Berdasarkan  hasil penelitian diperoleh hasil bahwa faktor Machine menghabmbat tidak terlaksananya retensi dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  (tidak  adanya  alat scanner  dan  tidak  adanya  alat pemusnahan berkas rekam medis) di Puskesmas Kebasen Kabupaten Banyumas. Dari hasil penelitian yang menunjukkan bahwa faktor mesin  seperti tidak adanya alat scanner dan tidak adanya alat pemusnahan berkas rekam medis mempengaruhi pelaksanaan retensi dan pemusnahan  berkas  rekam  medis  di  Puskesmas  Kebasen,  sangat  jelas  bahwa  masalah infrastruktur dan fasilitas berperan penting dalam manajemen informasi kesehatan.. Mutia (2018) juga menyatakan bahwa Machine adalah peralatan yang dipergunakan oleh orang- orang yang ada didalam suatu organisasi untuk memperlancar atau memudahkan upaya pencapaian tujuan. Berikut faktor machine terdiri dari :
a. Alat scanner
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  dilakukan  peneliti  terhadap  informan  tentang faktor  yang  menghambat  terlaksananya  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis berdasarkan unsur machine yaitu tidak tersedianya alat scanner khusus retensi, terdapat scanner di Puskesmas Kebasen, namun terdapat di unit lain, dan tidak tersedianya alat pemusnahan berkas rekam medis (mesin pencacah  untuk memusnahkan berkas rekam medis). Meskipun ada scanner di Puskesmas Kebasen, namun jika alat tersebut terletak di unit lain, hal ini dapat menyulitkan petugas dalam melakukan retensi berkas rekam medis. . Lestari (2019) membuktikan bahwa kegiatan retensi dan pemusnahan membutuhkan alat scanner, alat tersebut digunakan sebagai pengalih median berkas rekam medis inaktif di rumah sakit menggunakan scann sehingga rumah sakit mempunyai backup data terhadap berkas rekam medis inaktif yang sudah disusutkan.
Scanner dibutuhkan untuk proses pemeliharaan berkas atau formulir yang bernilai guna,  sehingga  dapat  dilestarikan  dan  disimpan  dalam  bentuk  file  apabila  dibutuhkan sewaktu-waktu  sebelum  dokumen  rekam  medis  dimusnahkan.  Tidak  tersedianya  alat scanner dapat menjadi penyebab belum terlaksananya retensi rekam medis (Istikomah eit al., 2020).  Puskesmas Kebasen belum memiliki alat pemusnahan berkas rekam medis (alat pencacah berkas rekam medis) yang dapat digunakan untuk pelaksanaan pemusnahan. Ketiadaan alat pemusnahan berkas rekam medis yang dapat digunakan untuk pelaksanaan pemusnahan  merupakan  kekurangan  serius  dalam  manajemen  informasi  kesehatan  di Puskesmas Kebasen. Proses ini harus dilakukan dengan baik agar tidak terjadi tumpang tindih  dan  penumpukan  dokumen  rekam  medis,  sehingga  memudahkan  proses penemuan kembali apabila dibutuhkan (Istikomah eit al., 2020)..
5. Mendeskripsikan faktor yang menghambat terlaksananya retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di Puskesmas Kebasen dari aspek Method
Dari  hasil  penelitian  diperoleh  hasil  bahwa  faktor Methode  menghambat terlaksananya  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  di  Puskesmas  Kebasen Kabupaten Banyumas. Berdasarkan observasi dan wawancara yang telah peneliti lakukan, Puskesmas  Kebasen  sudah  memiliki  standar  operasional  prosedur  (SOP)  retensi  dan pemusnahan. Dengan adanya standar operasional prosedur yaitu sebagai proses kerja rutin agar terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten atau  seragam  dan aman dalam rangka peningkatan  mutu  pelayanan  melalui  pemenuhan  standar  operasional  yang  berlaku. Menurut Susanto (2018) dalam (Istikomah eit al., 2020) menyatakan bahwa jika adanya SOP retensi  rekam  medis  dan  jadwal  retensi  arsip  petugas  dapat  mengerti  langkah-langkah
penyusutan rekam medis secara periodik dan memperkecil terjadinya tidak dilaksanakan retensi dan pemusnahan.
Methode  ialah  salah  satu  tata  cara  kerja  yang  dapat  memperlancar  jalannya pekerjaan. Dalam pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis, perlu adanya standar  operasional  prosedur  (SOP),  karena  hal  ini  akan  menjadi  suatu  pedoman  yang digunakan  dalam  pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis.  Satandar Operasional  Prosedur  (SOP)  memberikan  langkah  yang  benar  dan  terbaik  dalam  rekam medis berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi (Swari dkk, 2019).

## SIMPULAN
Berdasarkan  uraian  hasil  dan  pembahasan  dari  penelitian  tentang  faktor  yang menghambat  terlaksananya  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  di  Puskesmas Kebasen Kabupaten Banyumas dapat disimpulkan bahwa :
Faktor Man tidak menghambat terlaksananya retensi dan pemusnahan berkas rekam medis  di  Puskesmas  Kebasen  Kabupaten  Banyumas  Faktor  Money  menghambat  tidak terlaksananya  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medi  di  Puskesmas  Kebasen Kabupaten  Banyumas    Faktor  Material  menghambat  tidak  terlaksananya  retensi  dan pemusnahan  berkas  rekam  medis  di  Puskesmas  Kebasen  Kabupaten  Banyumas    Faktor Machine menghambat tidak terlaksananya retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di Puskesmas  Kebasen  Kabupaten  Banyumas    Faktor  Method  tidak  menghambat terlaksananya  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  di  Puskesmas  Kebasen Kabupaten Banyumas

## DAFTAR PUSTAKA
Amin, M. 2019. (2019). Tinjauian Peilaksanaan Reiteinsi dan Peimuisnahan Beirkas Reikam Meidis di Puiskeismas Kapas. Juirnal Hospital Scieincei, Juirnal Hos, 41 – 45.
Deiparteimein Keiseihatan RI. (2006). Buikui Peidoman Peinyeileinggaraan Reikam Meidis Ruimah Sakit.  In  Peidoman  Peinyeileinggaraan  dan  Proseiduir  Reikam  Meidis  Ruimah  Sakit Indoneisia Reivisi II (p. 203).
Hilmansyah,  R.  (2021). Analisis  Penyebab  Tidak  Terlaksananya  Retensi  dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Natuna. Jember : Politeknik Negeri Jember.
Istikomah,  F.  A.,  Nuiraini,  N.,  Eirawantini,  F.,  &  Ardianto,  Ei.  T.  (2020). Analisis  Prioritas
Peinyeibab Beiluim Teirlaksananya Reiteinsi dan Peimuisnahan Dokuimein Reikam Meidis Rawat Inap di RS Mitra Meidika Bondowoso Tahuin 2019. J-REiMI : Juirnal Reikam Meidik Dan Informasi Keiseihatan, 1(4), 381 – 392. https://doi.org/10.25047/j-reimi.v1i4.2212
Jannah, S. R., Sonia, D., & Abduissalaam, F. (2021). (2021). Peirancangan sisteim informasi reiteinsi reikam meidis pasiein rawat jalan di ruimah sakit uimuim proklamasi karawang Jawa Barat : Politeiknik Piksi Ganeisha Banduing. 2(9), 6.
Kemenkes.(2013). Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  Tentang  Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis Nomor 55 Tahun 2013. Jakarta : Departemen Kesehatan Repulik Indonesia.
Lestari, N., Bahrudin,
M. I., & Sudalhar.(2019). Evaluasi  Pelaksanaan Penyusutan  Berkas  Rekam  Medis  Inaktif  di  Rumah  Sakit  Bhayangkara Wahyu Tutuko Bojonegoro.Bojonegoro : Stikes Muhammadiyah Bojonegoro.
Meidik,  D.  J.  P.  (1995). Peituinjuik  Teiknis  Peingadaan  Formuilir  Reikam  Meidis  Dasar  Dan Peimuisnahan Arsip Reikam Meidis Di Ruimah Sakit. 1 – 7.
Nurhuda, Nuraini, N., Erawantini, F., & Muna, N. (2021). Analisis Penyebab Keterlambatan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di Puskesmas Jenggawah. 3(1), 72 – 83. PEiRMEiNKEiS RI No 269/MEiNKEiS/PEiR/III/2008. (2008). peirmeinkeis ri 269/MEiNKEiS/PEiR/III/2008. In Peirmeinkeis Ri No 269/Meinkeis/Peir/Iii/2008 (Vol. 2008,
p. 7).
PEiRMEiNKEiS RI Nomor 43 tahuin. (2019). Peiratuiran Meinteiri Keiseihatan RI Nomor 43 tahuin 2019 teintang Puiskeismas. Jakarta : Deiparteimein Keiseihatan Reipuilik Indoneisia. (Vol. 8, Issuiei 5).
RIl, K. (2022). Peliratuilran Melinteliril Kelselihatan RIl Telintang Relikam Melidils. Nomor 24/MElilNKElilS/PElilR/IlIlIl/20022.Jakarta. (Ilssuilelil 8.5.2017).
Sari,  D.,  Maisharoh,  &  Yusmita.  (2021). Analisis  Fishbone  Faktor  Penghambat Belum  Terlaksananya  Pemusnahan  Dokumen  Rekam  Medis  di  Rsi  Ibnu  Sina Padang. Padang : STIKES Dharma Landbouw Padang.
Seitijaningsih, R. A., & Praseitya, J. (2020). analisis Proseiduir Peinyuisuitan Dokuimein Reikam Meidis  di  Puiskeimas  Rawat  Inap  di  Kota  Seimarang.  VIisiKeis  Juirnal  Keiseihatan Masyarakat, 15(1 April), 1 – 68.
Sumantri, H. A. (2011). Metodologi Penelitian Kesehatan (Edisi Pertama). Kencana.
Susanto, Edy., et al. 2018. Tinjauan Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis di Puskesmas Pandanaran Semarang. Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Vol. 1 No. 1, Maret 2018
Swari SJ, Alfiansyah G, Wijayanti RA, Kurniawati RD. Analisis Kelengkapan Pengisian Berkas
Rekam Medis Pasien Rawat Inap RSUP Dr. Kariadi Semarang. Arter J Ilmu Kesehat. 2019;1(1):50 – 6.
Ulfa,  H.  M.,  dkk.  (2021). Analisis  Penyusutan  dan  Pemusnahan  Dalam  Menjaga  91 Nilai  Guna  Rekam  Medis  Di  Rumah  Sakit  Pekanbaru  Medical  Center  Tahun 2020. Lembaga Riset Dan Inovasi Al-Matani: Journal of Hospital Management and Health Sciences.
Utomo, A dan Ernawati, D. 2017. Analisis Faktor-Faktor Kendala Pelaksanaan Retensi DRM Nonaktif Oleh Petugas Filling Rawat Inap RSI Sultan Agung Semarang.  Universitas Dian Nuswantoro Semarang. http://eprints.dinus.ac.id/21477/ [19 Desember 2019]
Vincent, G., 2017. Lean Six Sigma for Manufacturing and Services Industries PT Gramedia Pustaka Utama, ed., Jakarta.