EDISI MEI 2002, Volume VII, No. 2 ISSN z 0854-9524

## PENGEL OLAAN PE REI\CAI\AAN

## PROYEK E-BUSINESS
Oleh:
Yoltunes Suhari

## ABSTRAK
In today's fast growing demand of electronic transactions, with more peopleaccessing the internet  worldwide,  online  shopping becomes an increasingty profitabte  but iislg, business. Sittrng online becornes a very competitive business and tinte is a ct'itii(tt factor in taunching ct web .site for business. This paper studies the stralegic  planning  process  of an electronic  busiiess project artcl identifies how risks can be minimized by proper plaLnning  and  how planning  is implemented. It also describes how to detect any changes in the marketplaci so that  effectiv" i"orurL, can be made  to avoid  dropping out from'comp"ittor. The empiasis is on the planning tactics, particularly in ensuring  accurate tracking  that is specific to the  e-business start up process.
Kata lcunci  :e-business, planning, selling  online

## 1. PENGANTAR
Pada beberapa tahun terakhir ini ",COM"  telah memiliki lalulintas informasi superhighw(ty  yang tujuamya adalah memberikan perubahan pada konsumen  tentang cara berbelanja' Dengan  bisnis  berbasis elektronik, yang ditulis e-business,  beberapa  beaya dapat diturunkan secara signifikan. Beaya  yang  dapat tiiturunkan antara lain adalah  beaya yang berkaitan dengan lokasi penjualan, beayauntuk mendemonstrasikan hasil produksi, beaya persediaan. Dengan  e-businees lokasi penjualan menjadi tidak begitu penting karena pembelian barang dapat dipesan melalui internet. Daftar hasil produksi beserta spesifikasinya dapat ditampilkan melalui  internet. Karena persediaan  barang  berada pada satu tempat  maka dengan mudah persediaan dapat dikontrol, dan  karena untuk barang- barang  tertentu pembelian  dilakukan  dengan  cara pemesanan berarti persediaan dapat diminimalkan.
Salah satu  cara  agar dapat bersaing  dalam  memasuki  pasar global  khususnya e- business, desain struktur web yang baik adalah  merupakan  kebutuhan yang vital. Kekomplekan struktur  web tergantung  pada banyak faktor, antara lain :dilihat dari
t77
"Pengelolaarr  Perancangan  Proyek  E-Business,,
EDISI MEI2002, Volume VII, No.2
ISSN,0854-9524
fungsinya,  kepentingannya  dan tingkat keamanannya. Dilihat dari fungsinya, terdapat tiga kategori  e-business, yartu:company-to-company atau business-to-business (B2B), compony internal dan company-to-costumer atau business-to-customer (B2C). Kebanyakan bisnis/perdagangan yang melalui  internet adalah business-to-customer (B2C). Dilihat dari kepentingannya, misalnya apakah hanya sekedar memberikan informasi atau komunikasi dua  arah, seberapa jauh manfaat  bisnis  melalui  internet. Tingkat keamanan mencakup banyak hal, misalnya kerahasiaan  nasabah,  aman dari serangan hecker, tidak  terjadi error bila salah input.
Keadaan buruk yang mungkin  timbul berkaitan  dengan  pembuatan web adalah situs web sebenarnya tidak terlalu komplek tetapi  memeriukan  beaya ekstra  yang besar, banyak terjadi  error dan sulit dilakukan pelacakan.  Salah satu cara agar situs web yang dirancang
memiliki  efektivitas dan kwalitas yang baik adalah  adanya perencanaan  yang baik.

## 2. PERENCANAAN
Perencanaan proyek  mengidentifikasikan  ketidaktentuan berkaitan dengan proyek yang  akan dibuat. Agar proyek dapat berjalan dengan baik perlu dibuat perencanaan yang matang. Disisi lain diinginkan agar bisnis  tidak hanya menjangkau pasaryang potensial, dan dengan visual yang baik dapat menarik pasar yang kurang potensial.  Situs web yang valid adalah  sangat penting.  Oleh karena itu perencanaan  yang baik merupakan  salah satu
langkah yang  penting  dalam membangun situs  web. Beberapa faktor yang berpengaruh terhadap jalannya proyek adalah : waktu, resiko (risk), sumber keuangan, sumber daya manusia dan mendapatkan  bahan-bahan  khusus  yang diperlukan'
Faktor-faktor yang dapat  mempengaruhi  dalam mengaplikasikan e-business yang  terkait dengan masalah waktu adalah :
o Keusangan teknologi
. Perubahan lingkungan  ekonomi
o Perubahan  sentimen pembeli dalam  melakukan  pembelian
o Perubahan  peraturan  perdagangan
t78
"Pengelolaan  Perancangan Proyek  E-Business"
EDISI MEI2002, Volume VII, No.2 ISSN 10854-9524 o Penentuan prioritas resiko
. Kenaikanbeayaoperasional
Terdapat  beberapa sifat yang perlu diperhatikan  dalam membangun proyek e-business : a. [nvis ibility
Situs web  berisi  program code, tidak ada objek  yang bersifat fisik. pengamatan terhadap tingkah  laku hanya merupakan cara untuk memvisualkan sistem.
b. Complexity
Situs web e-business dapat saling  berkaitan  dengan berbagai  bagian dari situs yalg lain.

## c. Flexibility
Setiap  bagian software dibuat untuk dapat beradaptasi  dengan  perubahan komponen lbagian software,  hardware, struktur organisasi, dll. Sehingga dalam perencanaan e- business sudah  dipersiapkan/diperhitungkan akan adanya perubahan-perubahan sehingga  bisa mengikuti perkembanan.
Dalam  pengimplementasian  e-business tidal< bisa lepas dari adanya  berbagai  resiko, misalnya adalah perubahan lingkungan pasar, teknologi  dan produksi  yang cepat usang. Disamping itu juga terdapat faktor-fakto r yang tidak dapat dikontrol yang dapat berpengaruh dalam pembutan proyek, antara lain : resesi ekonomi, keadaan politik yang tidak stabil,  perubahan  peraturan  pemerintah,  perdagangan  bebas regional.
Beberapa resiko yang melekan  pada proyek e-business  adalah : a. Inter-platform compatibitity
Teknologi tertentu  hanya bisa diakses  dengan platform tertentu. Sehingga situs web e-busines s memiliki /e atur e dan kinerj a yang terb  atas.
b. Company restructuring
Aliansi dalam bisnis menjadi lebih populer untuk lebih mengefektifkan dalam pengoperasian bisnis'  Merger antar  perusahaan berpengarr-rh terhadap spesifikasi situs web i-burir,.rr.
"Pengelolaan  Perancangan proyek E-Business,,
179
EDISI MEI 2002, Volume VII, No. 2
ISSN 10854-9524
f.

## Security
Semua transaksi bisnis dan data yang ada pada web seryer harus dilindungi dari pemakai yang tidak memiliki hak untuk mengakses data  tersebut. Untuk data
perusahaan yang sensitif, antara situs internet untuk keperluan external trading dan internal  perusahaan  dibuat  terpisah.

## Competition
Banyak situs web  yang menawarkan produk dan jasa yang sama / identik. Masing-
masing situs web memiliki gaya tersendiri.

## Market saturation
Banyaknya  perdagangan baru  yang ditetapkan tumbuh lebih cepat dari pada banyaknya  transaksi  perdagangan secara online.

## Sistem reliability
Nasabah menginginkan  sistem  yang  mudah digunakan dan reliabel. Walaupun keamanan lebih berkaitan dengan reliabilitas, pelayanaan  e-business harus dapat
digunakan  setiap saat.
Gambaran dasar proyek e-business  mencakup  semua faktor berikut ini :
a. Elektronic Data  Interchange (EDI)
Dengan  elektronic data interchage (EDI) memungkinkan  pertukaran  data antara situs web e-business  dengan supplier,  patner bisnis dan nasabah'
b. Security
Transaksi  dapat  dilakukan dari berbagai  lokasi di penjuru  dunia, sehingga perlu adanya perlindungan  dari resiko diakses oleh pemakai  yang tidak punya  otoritas.
c. Human-Computer Interface (HCI)
Human-computer  interface (HCI) adalah aiat yang memungkinkan pengguna  dapat mengakses situs web e-business.

## d. Graphic
Graphic membuat tampilan  situs web e-business menjadi  lebih menarik bagi pemakai dan  dapat mendukung HCI.
e.
180
"Pengelolaan Perancangan  Proyek  E-Business"
EDISI MEI2002, Volume VII, No.2
ISSN : 0854-9524
Faktor-faktor di atas penting untuk diperhatikan dalam kaitannya mencapai target banyaknya audience.

## 2.1. TBKNIK PERENCANAAN
Komponen  pertama untuk keperluan proyek pengembangan situs web adalah sederetan halaman web yang  menghasilan informasi yang ringkas dan menarik termasuk gambaran hasil pruduksi dan pelayanan,  serta bagaimana pembelian atau pemesanan  dapat dilakukan  melalui  situs web tersebut. Disamping  sebelum situs web didesain  diperlukan informasi  dari pemakai tetang apa yang dikehendaki oleh pemakai berkaitan dengan web. Feasibility study diperlukan  untuk mernberikan jaminan  bahwa semLra objek dapat  dibuat dengan resource yang  ada.
Gambar I berikut ini rnenggambarkan flowchart  untuk situs web  e-business  yang sederhana (Fong, Bernard CM., Fong, A.C.M. and Chan, Chatherine HY :2002).
Gambar l. Flowcharl situs  web e-business yang sederhana
Froducts/ Search Engine Customer Registation Database Add to Cart
EDISI MEI2002, Volume VII, No.2
ISSN  :0854-9524
Flow chart  pada  gambar 1 di atas  membantu manager proyek sebagai alat untuk memvisualkan b agaitnanasitus web b eroperasi dan dari sini p erencanaan dan optimisasi dapat dilanjutkan.
2.2. SCHEDULING
Tugas  dasar pada proyek e-business B2C dapat diidentifikasikan sebagai berikut : system analysis,  design, site construction, system integration, system test, final evaluation.
Metodologi umum yang  digunakan  oleh manajer  proyek  dalam membangun  proyek e- business  adalah  dengan alat bantu  Gantt  chart dengan  membuat daftar semua aktivitas yang diperlukan. Gantt chart diperlukan  untuk memantau setiap  kemajuan yang dibuat.
Penafsiran waktu yang akurat dibuat pada saat  dilakukan  perencanaan. Critical Path
Method (CPM) dapat digunakan untuk merencanakan awal dan akhir setiap aktivitas.
Secara lebih rinci masing-masing  tugas dasar tersebut dapat dituliskan dalam bentuk Gantt chart sebagai berikut (Fong, Bernard CM., Fong, A.C.M. and Chan, Chatherine HY :2002):
Task Duration  (working days) Starl date Finish date Proiect Analysis
Define user  requirements
Analvze web site requirements
Cost  and functionality analysis
Acquisition  ofgoods and services  details Design Define standards for  proiect Design web site structure
Desktop/User interface Securitv feafures Prototyping
System Development
Web  nages Graphics Database Styie  consistency inspection UniVcomponent test Svstem Intesration
Link paees  and images
r82
"Pengelolaan Perancangan  Proyek  E-Business"
EDISI MEI2002, Volume VII, No. 2
ISSN :0854-9524 Link Database
Overall Svstem  Test
Page links
User  Interface Database access
Exceotions handlins
Trial Tradins
Connection to the internet
Transaction handling Linkase to financial institutions
Tabel l. Ganlt chart untuk pelacakan kemajuan

## 2.3. MODEL NETWORK
Program  Evaluation and Review Techniques (PERT)  biasanya  digunakan untuk mengevaluasi resiko  pada  skedul / perencanaan. Di dalam PERT  terdapat probabilitas untuk memperkirakan probabilitas selesainya proyek. Dengan menggunakan PERT sebagai  model jaringan kerja, keterkaitan  antar  aktivitas dapat digambarkan  dalam bentuk grafik. Pada
CPM awal dan akhir setiap aktivitas dilambangkan  dengan  lingkaran.
1.1 ,:.'\ rd
Gambar 2. Aktivitas  proyek e-business  yang sederhana pada jaringan  kerja CPM
Pada CPM aktivitas digambarkan  dalam bentuk  hubungan  antar peristiwa.  PERT digunakan untuk  memprediksi  kemajuan  dari berbagai tugas dan dapat manghasilkan besarnya nilai
system Web slte spccification Wre house ilegement
"Pengelolaan  Perancangan  Proyek  E-Business"
r83
ISSN.0854-9524
EDISI MEI2002' Volume VII, No.2
harapan dengan mengambil selisih antara paling optimis  untuk setiap  aktivitas.
penafsiran yang paling pesimis  dengan yang
2.4. FAKTOR  MANUSIA
proyek  dikerjakan oleh individu-individu dalam  suatu tim. Masing-masing  individu memiliki kemampuan  yang  berbeda. Keahlian antara individu  yang satu dengan yang lain berbeda. Jenis  pekerjatan tertentu lebih  cocok dikerjakan  oleh orang tertentu dan mungkin kurang cocok oleh orang  yang berbeda karena tidak  memiliki  keahlian  yang sesuai  dengan jenis pekerjaan tersebut.
Karena  aktivitas dalambentuk  jaringan, berartiketerlambatan salah satu aktivitas berakibat selesainya proyek secara keseluruhan ikut mundur. Sehingga pemilihan orang yang akan menangani kegiatan  tertentu dipilih dengan selektif  dan pelaksanaan kegiantannya dipantau secara ketat. Untuk mengurangi gangguan akibat faktor manusia dibuat pertanggungjawaban untuk setiap unit aktivitas  dan apabila  terdapat tanda-tanda adanya masalah  pada suatu aktivitas maka  dengan segera dacarikan orang yang  menangani aktivitas  tersebut. walaupun masing-masing aktivitas terbentuk  dalam  suatu tim akan  tetapi perlanggungj aw ab an tetap p ada masing-masing individu'

## 2.5. RESPON  PASAR SEBAGAI AKIBAT DARI PERUBAHAN EKONOMI
Pada penjualan  yang  biasa  (yang  tidak menggunakan jaringan  intemet)' biasanya barang dari perusahaan dikirim ke agen / ke pusat-pusat distribusi, baru setelah  itu dikirimkan ke pasar. Hal ini menjadikan  prosedur lebih rumit dan biaya lebih mahal'
Dengan  e-business menunjukkan  prosedur penjualan yang  lebih sederhana  karena  barang dari  sumbemya langsung dikirim ke nasabah dimanapun di seluruh dunia' Dengan cara baru ini berarli terjadi penghematan biaya misalnya biaya inventory dan keterbatasan produk serta pemilihan  produk  dapat lebih  mudah di atasi karena hasil  produksi berada pada satu lokasi.
184 "Pengelolaan  Perancangan Prol'ek E-Business"
EDISI MtrI 2002, Volume VII, No. 2
ISSN :0854-9524

## 2.5.1. Analisis Ekonomi
I(etidakpastian pada industri yang lain dapat  mengubah  cara pembentukan model e- business. Banyak  cara yang dapat dilakukan untuk menganalisa pengaruh lingkungan.
Beberapa  cara memiliki teknik yang  khusus yallg membantu  mengorganisasikan informasi tentang pengaruh lingkungan.  Evaluasi  pada masalah ekonomi  dapat  dilakukan dengan banyak cara. Secara periodek e-business perlu ditinjau ulang untuk melakukan analisa beaya-manfaat (cost-benefit), sehingga bila ada penrbairan segera  dapat terdeteksi. Analisa biaya-rnanfaat merupakan  metoda  yang nasuk akal untuk  mengorganisasikan informasi tentzrng hubungan manfaat  sosial  dan beaya. Beaya dan  manlaat dievaluasi berdasarkan pada kerelaan individu untuk membeli produk atau jasa
2.5.2. Perubahan  yang  BerkeLanjutan
Pertumbuhan  pendapatan nasabah seiring dengan adanya dukungan teknologi yang semakin maju.  lnovasi  memperbaiki  kwalitas  hidup. Sebagaimana desain produk dirubah, permintaan  nasabah terhadap hasil produksi juga meningkat.  Teknologi  yang rneningkat akan meningkatkan produktivitas. Data ekonomi  menunjakkan  bahwa ada hubungan posotif antara tingkat pendapatan  dengan tingkat produktivitas tenaga kerja. E-business memiliki sifat adaptif sehingga  pada saat perencaan  sudah dipersiapkan untuk mengantisipasi  adanya perubahan diddalam  ekonomi. Hal ini untuk meminimalkan perubahan pengembangan proyek.
2.5.3. G!obalisasi
Ekonomi pasar telah dibentuk  oleh adanya globalisasi.  Momentum ini telah mulai dibentuk  sejak akhir tahun 1980an dimana beberapa negara sudah mulai membuka diri untuk melakukan ekspansi perdagangan tingkat  regional. Salah  satu hal penting dalam era globalisasi adalah  pengurangan biaya transportasi dan beaya telekomunikasi yang turun secara signifikan. Beaya pengiriman barang di seluruh  dunia turun secara drastis sementara banyaknya  arus data  yang lewat melalui  informasi global superhighway naik secara drastis.
"Pengelolaal Pelancangan  Proyek  E-Business" 185
HDISI  Iv{EI 2002, \/olurne \.'Ii. I{o. 2 ,{SSN : 0E5/"-q524
3" Kfl,S{I\,{tr[Jf-AF{
i
Daiam rnembangun situs wel: e-business selalu tci:i<ait der:gun lesiko. Felacakan
Lem;rjuitn yang juga belhubungan dengan model anaiisis jariirgan kcija secara umum telah
cligunakan dalam  mengembangkan  situs  rveb. Proyek 5'311t tertunda dapat disebabkan  oleh banyak faktor yang tidak telkontrol sebagai  contohnya adalah aktivitas manusia dan teknologi baru yang tidak  memiliki platicrm yang  standar. Faktor  manusia dan keiidakpastian tentang iitus web yang akan dibuat menyebabkan resiko yang memerlukan
usaha yang sangat berat untuk mengatasinya  sebeium masuk ke langkah berikutnya. Dilain pihak  perubahan  pasar sangat  cepat dan terus menerus, hal ini beral'ti ciidalam perencanaan harus  sudair ciiperhitungkan akan adanya pr:ru1:aban dzJ.a.;*. -q;ti:s 'i,,eb sesuai dengan permi.ir.taa"n.

## DAF'TAR PUSTAKA
Baresi, L., Garzotto, F. and Paolini,P., Concepiual Design of Web App{ications  With Uiv'tL,
Technical  Report., Politecnico  di h4ilano, April2002
Fong, Bernard CM., Fong, A.C.M. and  Chan, Chatherine HY., E-Business  Project Managernent: Managing The Planing Process., University of Thailand, Huamark, Bangkok:  International Journal for Computer  and Management Vol. 10 Number  1,2002
Turban, E. and Aronson Jay E., Decision  Support System  and Intelligent  Support System., 6th edition, USA: Prentice-H all, 2001.
E-Business Planni)tg http : //www.  nervewire. c o m/p df/tivo li-c ase study. pif
Adirondack, Sandi., Managing the Planning  Proceis, 1998 (artikei)
http : //www.  actionlink. ore. uk/home/plannine.  doc
"Pengelolaan  Perancangan  Proyek  E-Business"