PEMODELAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BARANG MENGGUNAKAN UNIFIED MODELING LANGUAGE STUDI KASUS : PT. YAYANG MANDIRI
Noviyanto 1) , Lis Suryadi 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : noviyanto3@yahoo.com 1) , lis.suryadi@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Perkembangan teknologi informasi telah mengalami kemajuan yang sangat pesat yang mengakibatkan usia informasi  menjadi  sangat  pendek.  Maka  tidak  heran  penguasaan  informasi  tidak  cukup  hanya  sekedar menguasai,  tetapi  diperlukan  juga  kecepatan  dan  ketepatan.  Karena  kebutuhan  akan  informasi  merupakan kebutuhan  utama  pada  setiap  aspek  kehidupan  masyarakat.  Oleh  sebab  itu  tidak  ada  gunanya  menguasai informasi  yang telah usang, karena informasi  lama akan diabaikan dengan adanya informasi  yang lebih baru. Dalam  suatu  perusahan  atau  organisasi,  data  dan  informasi  adalah  salah  satu  hal  yang  penting  untuk melakukan  suatu  proses  bisnis.  Data  yang  valid  adalah  suatu  modal  bagi  terciptanya  sebuah  informasi  yang sangat  berguna  bagi  kelangsungan  sebuah  kineja  perusahaan.  Nilai  data  dalam  sebuah  perusahaan  atau organisasi  bisa  menjadi  sangat  mahal  apabila  data  tersebut  sangat  diperlukan.  Selain  itu  sistem  yang terkomputerisasi  juga  sangat  diperlukan  tidak  hanya  perusahaan  besar  saja  melainkan  perusahan  kecil  pun sekarang sudah banyak menggunakan jasa komputer untuk pengelolah data dan membantu menyelesaikan suatu pekerjaan  dengan cepat  dan akurat. Dengan sistem manual maka perusahaan tidak akan bisa berjalan  secara optimal sehingga  target  perusahaan sulit  dicapai, sehingga  akan sulit  untuk bersaing  dengan perusahaan lain yang  sudah  lebih  dulu  menggunakan  sistem  yang  terkomputerisasi.  Tujuanya  dibuat  secara  terkomputerisasi merupakan    sebagai  usaha  untuk  memudahkan  perusahaan  dalam  memonitor  sistem  pembelian  barang  yang sedang berjalan saat ini.
Kata kunci: Perkembangan Teknologi Kehidupan Masyarakat, Proses Bisnis dan Monitor Sistem Pembelian Barang.
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi telah mengalami  kemajuan  yang  sangat  pesat  yang mengakibatkan  usia  informasi  menjadi  sangat pendek.  Maka  tidak  heran  penguasaan  informasi tidak  cukup  hanya  sekedar  menguasai,  tetapi diperlukan  juga  kecepatan  dan  ketepatan.  Karena kebutuhan  akan  informasi  merupakan  kebutuhan utama  pada  setiap  aspek  kehidupan  masyarakat. Oleh  sebab  itu  tidak  ada  gunanya  menguasai informasi  yang  telah  usang,  karena  informasi  lama akan diabaikan dengan adanya  informasi  yang  lebih baru.  PT.  Yayang  Mandiri  adalah  perusahaan  yang bergerak  di  bidang  jasa  Interior Design ,  khususnya pembangunan  hotel, retail ,  mall,  ruko,  resto, perkantoran,  perumahan,  dan  lain-lain.  PT.  Yayang Mandiri  berdiri  sejak  tanggal  30  Oktober  2015, memiliki  komitmen  yang  besar  untuk  maju  dan berkembang, selalu mengedepankan sikap profesional  dan  tanggung  jawab,  juga  memiliki prinsip  kejujuran  dan  disiplin  yg  tinggi,  Pada  setiap proyek  yang  ditangan  ,  namun  dalam  administrasi kegiatan  pembelian  barang  masih  menggunakan sistem  manual  sehingga  ada  permasalahan  yang dihadapi  seperti  Kesulitan  dalam  pencarian  data, sehingga waktu yang dibutuhkan kurang efisien.
Tidak  adanya  laporan  khusus  pengadaan  barang, yang mengakibatkan sulitnya membuat laporan akhir pengadaan  barang  Tidak  adanya  dokumen  retur, sehingga  pengembalian  barang  ke supplier kurang terorganisir  dengan  baik.  Proses  pembelian  yang dikerjakan  seperti  pencarian  data,  pembuatan transaksi,  dan  pembuatan  laporan  menghabiskan waktu yang cukup lama karena banyaknya pekerjaan masih  dilakukan  secara  manual  yang  masih menggunakan  Ms.Office  yaitu Excel dan Word. Kurang terjaminnya keakuratan dan keamanan data, seperti  kehilangan  data  dan  manipulasi  data. Cendrung mengalami keterlambatan dalam pembuatan  laporan karena harus  mencari arsip-arsip yang  tidak  tersusun  dengan  baik.  Tidak  tersedianya laporan serah terima barang .

## 2. LANDASAN TEORI

## 2.1. Pola Pikir
Konsep  Dasar  Sistem  penelitian  didapatkan dengan  cara  menganalisa  masalah  yang  ada  pada lingkungan  Perusaan  serta  menganalisa  kebutuhan apa saja  yang dibutuhkan untuk mengatasi   masalah tersebut. hal ini bertujuan untuk mengetahui masalah apa  yang  terjadi,  apa  yang  dibutuhkan,  bagaimana cara menyelesaikan masalah tersebut dan menganalisa  kebutuhan  perangkat  lunak  maupun
Analisa masalah dan analisa kebutuhan . Analisa kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak. Hasil penelitian yang sudah dilakukan Aplikasi
perangkat  keras  apa  saja  yang  nantinya  dibutuhkan dalam penelitian tersebut.
kebutuhan  perangkat  lunak  maupun  perangkat keras  tentu  disesuaikan  dengan  aplikasi  yang  akan dibuat  sehingga  nantinya  diharapkan  aplikasi  yang dihasilkan  dapat  berjalan  dengan  baik.  Langkah berikutnya  pola  pikir  penelitian  didapatkan  dengan membaca  studi  literatur  penelitian  yang  ada sebelumnya  untuk  mengetahui  penelitian  terkini sehingga penelitian yang dibuat dapat mengembangkan  penelitian  sebelumnya.  Pola  pikir penelitian dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
. Gambar 1 Pola Pikir

## 2.2. Analisa Sistem
Dalam melakukan penelitian ini, penulis menggunakan  alur  pikir  yang  dapat  dilihat  pada gambar dibawah ini
Perumusan Masalah Studi Literatur
Pengumpulan Data Analisa Data Analisa masalah dan kebutuhan untuk membangun aplikasi Desain Sistem Analisa perangkat lunak dan perangkat keras yang dibutuhkan untuk membangun aplikasi Pengujian  sistem dengan Black - box testing Aplikasi siap di implementasikan

## Gambar 2: Alur Analisa Sistem
Di  dalam  mendapatkan  data  untuk  bahan penelitian  laporan  ini,  digunakan  metode  sebagai berikut :
a. Metode Wawancara
Wawancara adalah proses memperoleh informasi dengan mengajukan sejumlah pertanyaan secara  lisan  untuk  dijawab  secara  lisan  pula,  yaitu dengan  tatap  muka  secara  langsung  antara  peneliti dan  narasumber.  Wawancara  dilakukan  untuk mendapatkan  penjelasan  informasi  yang  lebih mendalam  dari  orang-orang  yang  dianggap  lebih tahu mengenai bahan penelitian yang sedang diteiti. Sebelum melakukan wawancara kepada narasumber, peneliti menyiapkan pertanyaan seputar  topik  pembahasan  pada  penelitian  ini, sehingga data  yang diperoleh sesuai dengan pokok permasalahan.  Peneliti  melakukan  wawancara kepada  narasumber  saat  memiliki  waktu  yang luang.
b. Metode Pengamatan
Pengamatan  merupakan  salah  satu  teknik pengumpulan  data  yang  tidak  hanya  mengukur sikap dari responden,  namun  juga dapat digunakan untuk  merekam  berbagai  fenomena  yang  terjadi baik  situasi  maupun  kondisi.  Dalam  metode  ini, peneliti  secara  langsung  terlibat  dalam  kegiatan sehari-hari  atau  situasi  yang  diamati  yaitu  dengan mencatat hal-hal, perilaku, pertumbuhan dan ketika menghadapi suatu masalah.
c. Metode Studi Pustaka
Metode  ini  dilakukan  dengan  cara  mencari masukan-masukan  dan  memperdalam  pengetahuan melalui  buku-buku  jurnal,  artikel-artikel  maupun sumber  lain  yang  berhubungan  dengan  masalah yang sedang dihadapi. Dengan didukung kemudahan  berinteraksi  melalui  internet  dapat mempermudah peneliti dalam menemukan referensi-referensi  jurnal  atau  prosiding  yang terkait  dengan  topik  pembahasan  yang  sudah dipublish  secara  umum  dan  juga  disertai  dengan ISSN  atau  ISBN.  Dari  referensi  jurnal  atau prosiding  tersebut  dapat  diringkas  dan  digunakan sebagai studi literatur.

## 2.3. Konsep Dasar Beroritnasi Obyek
Pengujian  sistem  dilakukan  dengan  cara memberikan  sistem  kepada  pengguna  untuk  diuji coba  dan  dievaluasi  oleh  pengguna  apakah  sudah selesai dengan kebutuhan pengguna atau belum. jika belum,  maka  dilakukan  sebuah  perubahan,  dan biasanya  dilakukan  berulang  kali  sampai  sistem benar-benar  sesuai  dengan  kebutuhan.  Tahapan pengujian  selanjutnya  menggunakan black-box testing .  Pengujian black-box adalah  salah  satu metode  pengujian  perangkat  lunak  yang  fokus  pada sisi fungsionalitas, khususnya pada input dan output aplikasi  (apakah  sudah  sesuai  dengan  apa  yang diharapkan  apa  sebaliknya).  Tahap  pengujian merupakan  salah  satu  tahap  dalam  sebuah  siklus pengembangan  perangkat  lunak  (selain  tahap perencanaan). [1]
2.4. Visual Studio 2008
Microsoft  Visual  Studio.NET 2008  merupakan program  aplikasi  berteknologi  yang  mumpuni  dari Microsoft  Windows dan  juga  mendukung  bahasa SQL  ( Structure  Query  Language )  yang  merupakan bahasa query yang  sangat  handal.  Selain  itu, Microsoft  Visual  Studio.NET 2008  ini  juga mempunyai  beberapa  jenis  bahasa  pemrograman yang  masih  terus  dikembangkan  oleh Microsoft yaitu bahasa Basic, C++, C# dan J# .[2]
2.5. Mysql
MySQL termasuk  jenis Relational  Database Management  System ( RDBMS ). MySQL merupakan sistem database yang  menggunakan  arsitektur client-server yang berpusat disekitar server , mysqld . Server adalah  program client yang  benar  –  benar memanipulasi database .  Program client tidak melakukan  itu  secara  langsung.  Sebaliknya,  mereka berkomunikasi  ke server melalui  pernyataan  tertulis di Structured  Query  Language (SQL).  Setelah SunMicrosystem diakusisi  oleh Oracle terjadi perubahan  lisensi  untuk MySQL ,  jadi  terdapat beberapa  jenis  yaitu Enterprise  Edition dan  juga CommunityEdition ,  namun  karena  perubahan  oleh Oracle , terdapat perubahan pada CommunityEdition , perubahan  fitur  dengan Enterprise  Edition jadi sangat  banyak,  masalah  kecepatan  yang  menjadi pembedanya[3] 2.6. Fishbond Fishbone  Diagram sering  juga  disebut  dengan istilah  Diagram Ishikawa .  Penyebutan  diagram  ini sebagai Diagram Ishikawa karena yang mengembangkan  model  diagram  ini  adalah  Dr. Kaoru  Ishikawa  pada  sekitar  Tahun  1960-an. Mengapa  diagram  ini  dinamai  diagram fishbone ? Penyebutan  diagram  ini  sebagai  diagram fishbone karena diagram ini bentuknya menyerupai kerangka tulang ikan yang bagian-bagiannya meliputi kepala, sirip, dan duri[4]

## 2.7. Teori
Setelah  penulis  melakukan  penelitian  pada sistem  yang  berjalan  pada  kegiatan  pembelian barang yang masih menggunakan sistem manual sehingga  ada  permasalahan  yang  dihadapi adalah sebagai berikut :
a. Kesulitan  dalam  pencarian  data,  sehingga waktu yang dibutuhkan kurang efisien.
b. Tidak  adanya  laporan  khusus  pengadaan barang, yang mengakibatkan sulitnya membuat laporan akhir pengadaan barang
c. Tidak  adanya  dokumen  retur,  sehingga pengembalian  barang  ke supplier kurang terorganisir dengan baik.
d. Proses  pembelian  yang  dikerjakan  seperti pencarian  data,  pembuatan  transaksi,  dan pembuatan  laporan  menghabiskan  waktu yang  cukup  lama  karena  banyaknya pekerjaan  masih  dilakukan  secara  manual
yang  masih  menggunakan  Ms.Office  yaitu Excel dan Word. e. Kurang terjaminnya keakuratan dan keamanan data, seperti kehilangan data dan manipulasi data.
f. Cendrung  mengalami  keterlambatan  dalam pembuatan  laporan  karena  harus  mencari arsip-arsip yang tidak tersusun dengan baik.

## 3. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Analisa Masalah
Dalam analisa masalah dilakukan pembuatan fish bond Diagram akan ditentukan permasalahan utama yang  ada  lalu  akan  diuraikan  sebab  dan  akibat  dari permasalahan  tersebut  sehingga  di  dapatkan  sumber dari permasalahan yang ada
Proses Pembelian Barang Kurang efektif TEMPAT Informasi Tidak dapat megetahui informasi berapa besar dana pembelian barang  per Departemen Tidak tersedianya laporan Rekap pembelian barang Sering terjadi kesalahan pencatatan data, perhitungan Laporan yang disajikan kurang akurat Penyimpanan Berkas terbatas dan Kurang Baik Data Rusak Data Hilang PROSES Kesulitan pencarian data dan terjadi kerangkapan data Data/berkas semakin bertambah banyak Sistem pencatatan masih manual Tidak tersedianya laporan serah terima barang Tidak mengetahui informasi serah terima barang MANUSIA harus merekap kembali dokumen yang ada kedalam format laporan Laporan yang disajikan ke pimpinan sering terlambat Tidak memili informasi yang benar terkait dengan retur sebagi bahan pertimbangan untuk menilai supplier Tidak tersedianya laporan retur Gambar 3: Fishbone Diagram

## 3.2. Analisa Porses Bisnis
DIbawah  ini  akan  di  uraikan  proses  bisnis Pengedaan  barang  di  PT.  YAYANG  MANDIRI adalah sebagai berikut :
1) Proses Permintaan dan Pemesanan Barang Unit  Kerja  mengisi  Form  permintaan  barang sesuai kebutuhan setiap Project, kemudian From di  serahkan  ke  Bagian  Pembelian  untuk  di lakuan Verivikasi ulang dan memlakukan Cetak PO  berisikan  data  barang  yang  akan  di  beli  ke Supplier , kemudia PO di serahkan ke Supplier. Activity Diagram Permintaan Pembelian
Gambar 4 : Activity Diagram Permintaan Pembelian
2) Proses Penerimaan Barang
Supplier mengirimkan  barang  yang  telah    di pesan  dan  DO  beserta  Nota  kepada  Bagian Pembelian Barang, kemudian Bagian Pembelian melakukan  pengecekan  barang  yang  di  terima  , jika  barang  yang  di  terima  tidak  sesuai  maka Bagian  Pembelian  mengembalikan  barang beserta  DO  dan  Nota  ke  pada Supplier .  Tetapi Jika  barang  yang  diterima  sesuai  Bagian Pembelina    mendatangani  DO  dan  Tanda Terima  Barang  1  rangkap  ,  sedangkan  rangkap lain nya di kembalikan ke Supplier
Gambar 5 : Activity Diagram Penerimaan Barang
3) Proses Pembayaran Bagian  Pembelian  Melakukan  pembayaan sesuai  Nota  pembelian  barang  .  jika  sudah  di bayarkan  Bagian  Pembelian  memberi  info  ke
Supplier bahwa Nota sudah di bayar.

## Gambar 6 :Activity Diagram Pembayaran

## 4) Proses Retur Barang
Bagian  Pembelian  memberi  informasi  bahwa ada  beberapa  barang  yg  harus  di  Retur  karena rusak  sebelum  di  gunakan  dan  membuat  surat Retur , Supplier menerima surat Retur

## Gambar 7 : Activity Diagram Surat Retur
5) Proses Pembuatan Laporan Bagian Pembelian membuat Laporan rekapitulasi  Pembelian  Barang  perPO  dalam setiap Projct
Gambar 8 : Activity Diagram Pembuatan Laporan

## 3.3. Use Case Diaram
Gambar 9 : Use Case Diagram Pada Use  Case  Diagram diatas  menggambarkan sistem usulan yang akan dibuat pada program
3.4. 1 t Model Data
A a. Class Diagram
PROJECT KdProject NmProject
PIC AlmtProject Get Project() Simpan() Hapus() Ubah() PERMINTAAN NoPP TglPP Dikirimke Tujuan Jenisminta Infotambahan Get Permintaan () Simpan Permintaan() BARANG KdBrg NmBrg Stuan JenisBrg Harga Simpan() Hapus() Ubah() Get Barang() MINTA JmlMinta SpesifikasiBrg Get Minta() Simpan Minta() SUPPLIER KdSPl NmSPl AlamatSpl TlpSpl FaxSpl
EmailSpl Get Supplier() SimpanSupplier()
UbahSupplier() HapusSupplier() PO NoPo TglPo PPN LokasiKirim SyaratKirim TglKirim DeskripsiPP Infotambahan Attn Get PO()
Simpan PO()
PESAN HergaPO QTY Get Pesan() Simpan Pesan() KIRIM Jlmterima Get Kirim() Simpan Kirim() KEMBALI JlmRet KetRet Get Kembali() JmlKembali() DO NoDO TglDO NoRetDO Get DO() SimpanDO() RETUR NORet TglRet Get Retur() Simpan Retur() NOTA NoNota TglNota NoRefNota JmlNota TglJthTempo TgldiBayar Ket Get Supplier()
SimpanSupplier() UbahSupplier() HapusSupplier() 1 1..* 1 1..* 1..* 1..* 1..* 1..* 1..* 1..* 1..* 1 1..* 1..* 1 1 1 1..* Gambar 10 : Class Diagram
b. LRS (Logical Record Structure) KdSpl NmSpl AlamatSpl TlpSpl FaxSpl EmailSpl NoRet TglRet NoDo Permintaan NoPP TglPP KdUnit Project Minta PO NoPo TglPO PPN KdSpl Supplier NoPo KdBrg HrgPO Qty Pesan Nota NoNota TglNota NorefNota JmlNota TglDibayarkan Ket NoPo Do NoDo TglDo NoRefDo NoPo NoDo KdBrg JmlTerima Kirim Barang KdBrg NamaBrg Satuan Harga JenisBrg Retur Noret KdBrg Jmlret KetRet Kembali KdUnit NoPP Kdbrg Kdbrg Kdbrg K d b rg NoPP KdSpl NoPo NoPo NoPo NoDo NoDo NoRet KdProject NmProject PIC AlmProject NoPP KdBrg Jmlminta Spesifikasi
Gambar 11 : LRS (Logical Record Structure)
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Form Master
1) Form Entry Data Barang
Form yang digunakan untuk entry data barang.
Gambar 12 : Menu Form Barang (Master)
2) Form Entry Data Supplier
Gambar 13 : Menu Form Data Supplier (Master) Form yang di gunakan untuk Entry Data Supplier
3) Form Entry Unit Kerja
Gambar 14 : Master Form Unit Kerja(Master)
Form Yang di gunakan untuk entry unit kerja
c. Form Transaksi
1) Form Permintaan Barang
Gambar 15 : Form Permintaan Barang(Transaksi)
Form yang di gunakan untuk melakukan permintaan barang

## 2) Form Purchase Order (PO)
Gambar 14 : Form Purchase Order  (Transaksi)
Form ini  di  gunakan  untuk  melakukan permintaan Purchacse Order (PO)
3) Form Penerimaan Barang

## Gambar 15 : Form Peneriamaan Barang (Transaksi)
Form  ini  di  gunakan  untuk  melakukan penerimaan barang
4) Form Pembayaran Nota

## Gambar 16 : Form Pembayaran Nota (Transaksi)
From  ini  di  gunakan  untuk  melakukan pembayaran nota
5) From Retur Barang
Gambar 17 : Form Retur Barang (Transaksi)
Form ini  di  gunakan  untuk  melakukan  retur barang dari supplier
d. Hasil Cetakan Sistem

## 1) Laporan Permintaan Barang
Gambar 18 : Laporan Permintaan Barang
Gambar  tersebut menunjukan  Hasil Cetakan keluaran  pada saat  pengguna ingin melihat Laporan Permintaan Barang

## 2) Laporan Penerimaan Barang

## Gambar 19 : Laporan Penerimaan Barang
Gambar  tersebut  menunjukan  Hasil  Cetakan  pada saat    pengguna  ingin  melihat  Laporan  Penerimaan Barang.

## 3) Laporan Pembelian

## Gambar 20 : Laporan Pembelian
Gambar  tersebut  menunjukan  Hasil  Cetakan  pada saat    pengguna  ingin  melihat  Laporan  Pembelian Barang.

## 4) Laporan Retur Barng
Gambar  tersebut menunjukan  Hasil Cetakan keluaran  pada saat  pengguna ingin melihat Laporan Retur Barang Barang

## 5) Laporan Rekap Pembelian

## Gambar 22 : Laporan Rekap Pembelian Barang
Gambar  tersebut  menunjukan  Hasil  Cetakan  pada saat    pengguna  ingin  melihat  Laporan  Rekap Pembelian Barang

## 2.8. KESIMPULAN
a. Dengan  sistem  yang  terkomputerisasi, maka dapat mengurangi kesalahan pencatatan  dan  perhitungan  yang  sering dilakukan oleh manusia.
b. Proses  pembelian  setelah  terkomputerisasi dapat dilakukan lebih efektif dan efisien.
c. Ketersediaan
laporan-laporan yang
dibutuhkan  pimpinan  berhubungan  dengan transaksi  pembelian,  sehingga  bermanfaat bagi perencanaan dan pengambilan keputusan.
d. Kesulitan  dalam  pembuatan  laporan  secara manual  dapat  dipermudah  dan  dipercepat dengan adanya
sistem yang terkomputerisasi.

## 2.9. DAFTAR PUSTAKA
[1]   Indrajani, 2011, Perencanaan Basis Data dalam All in 1, Jakarta : elex Media Komputindo.
[2]    Jogiyanto.  2009.  Konsep  Dan  Aplikasi  PLS (Partial Least Square), Yogyakarta: UGM
[3]  Rosa A.s., M. Shalahuddin. Rekayasa Perangkat Lunak. Edisi  Pertama.  Bandung  :  Informatika Bandung, 2013.
[4]    Tata  Sutabri. Analisis  Sistem  Informasi. Edisi Pertama. Yogyakarta : Andi, 2012 Berorientasi
Objek , Yogyakarta