## Manajemen Pemeliharaan Arsip di SMPN 23 Palembang
Andrias *1 , Ita Erliyani 2 , Handriadi Handriadi 3 , Alfan Bachtiar 4 , Ema Ambiapuri 5

## Abstrak
Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui  proses  perencanaan  dan  pengorganisasian  pemeliharaan arsip di SMPN 23 Palembang. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dokumentasi, dan triangulasi data. Jenis pendekatan penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Data dianalisis dengan menggunakan pengumpulan, reduksi, penyajian, dan verifikasi data.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  manajemen  pemeliharaan  arsip  telah  dilaksanakan  dengan cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari empat  fungsi manajemen yang dilaksanakan yaitu perencanaan dan pengorganisasian  pemeliharaan  arsip.  Perencanaan  pemeliharaan  arsip  meliputi  1)  perancangan  lokasi penyimpanan  arsip  dengan  menentukan  posisi  rak  yang  berdekatan  dengan  unit  pengolah  yang bersangkutan; 2) menyiapkan peralatan seperti map dan pemilik plastik untuk menyimpan arsip agar aman secara fisik dan informasi. Kemudian pengorganisasian meliputi 1) pemberkasan arsip aktif dimulai dengan identifikasi pustaka dari kepala tata usaha, yaitu menerima  arsip yang masuk dan membaginya ke setiap unit  pengolah  berdasarkan  jenis  arsip  aktif;  2)  memeriksa  kelengkapan  pustaka  dengan  melihat  lembar disposisi dan lampiran arsip.
Kata kunci: manajemen; pemeliharaan arsip
History: Received : 20 November 2022 Revised : 5 Desember 2022 Accepted : 7 Desember 2022 Published : 13 Desember 2022
1 Universitas Halu Oleo
2 Universitas Raharja
3 STIT Syekh Burhanuddin Pariaman
4 Institut Bisnis dan Informatika Kosgoro 1957
5 Akademi Sekretari dan Manajemen Ariyanti *Author Correspondent : andrias.fkip@uho.ac.id
Publishers: LPM  IAIN  Shaykh  Abdurrahman  Siddik  Bangka Belitung, Indonesia
Licensed: This work is licensed under aCreative Commons Attribution 4.0 International License.

## Pendahuluan
Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut pentingnya informasi bagi semua organisasi, baik pemerintah maupun swasta (Sri Maharsi, 2000). Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan  organisasi  membutuhkan  informasi  sebagai  pendukung  proses  kerja  administrasi  dan pelaksanaan  fungsi  manajemen  (Sinulingga,  2021).  Salah  satu  pendukung  proses  kegiatan administrasi adalah arsip.
Sebagai rekaman informasi dari seluruh kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh  organisasi  dalam  rangka  pelaksanaan  kegiatan  dan  disimpan  sebagai  bukti kebijakan  dalam aktivitasnya (Fathurrahman, 2018). Pada bidang perkantoran sekarang sudah semakin maju, dan perkembangan  ilmu  pengetahuan  serta  teknologi  secara  umum,  khususnya  bidang  manajemen, telah  menyebabkan  berkembangnya  industri  kearsipan  (Haryati,  2012).  Arsip  diperlukan  untuk memberikan informasi internal dan eksternal kepada organisasi (Ardiana & Suratman, 2020). Oleh karena  itu,  arsip  memiliki  dampak  yang  signifikan  terhadap  semua  kegiatan  yang  berhubungan dengan manajemen di semua bagian yang terdapat di perkantoran.
Arsip juga merupakan pusat memori organisasi (Asnawi, 2021). Arsip bahkan memberikan akses  ke  berbagai  jenis  informasi  yang  sudah  dimiliki  organisasi,  memungkinkan  organisasi menggunakan  potensi  maksimum  yang  tersedia  untuk  menentukan  tujuan  yang  perlu  dicapai (Magetsari, 2008). Dari semua sumber daya organisasi  yang  ada,  arsip  adalah  salah  satu  yang paling  berharga.  Arsip  merupakan  warisan  bangsa  dari  generasi  ke  generasi  dan  harus dilestarikan.
Luasnya eksistensi suatu negara dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian arsipnya, termasuk perkantoran. Berkaitan dengan hal tersebut, arsip harus dikelola dengan baik dan benar. Selain komunikasi dalam  kegiatan perkantoran, penataan arsip juga penting dalam organisasi dan perkantoran. Arsip sebagai sumber informasi memiliki fungsi pendukung yang sangat penting bagi proses administrasi.
Permasalahan yang muncul kemudian adalah penumpukan arsip setiap tahunnya yang tidak terkendali,  yang  dapat  mengakibatkan  kerusakan  dan  kehilangan  arsip.  Agar  arsip  dapat menjalankan perannya, maka harus dikelola dengan baik dan benar. Artinya arsip harus disajikan secara cepat, tepat, lengkap, dan sistematis sehingga upaya pemeliharaan arsip dapat diupayakan sesuai kebutuhan, Arsip tidak  rusak secara fisik dan tidak ada informasi yang diungkapkan.
Informasi  yang  diperoleh  melalui  arsip  juga  dapat  membantu  menghindari  masalah komunikasi,  mencegah  duplikasi  pekerjaan,  dan  berkontribusi  pada  efisiensi  kerja.  Seperti  yang telah ketahui, arsip memiliki siklus hidup. Siklus hidup yang dimaksud adalah serangkaian fase siklus hidup arsip  sebelum  disusutkan.  Selama  siklus  hidup,  penyimpanan  melewati beberapa tahap: pembuatan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan.
Dari  segi  waktu  proses  arsip  bervariasi  dalam  siklus  hidup.  Misalnya,  siklus  hidup  arsip mungkin mencakup jangka waktu tertentu dan mewakili operasi manajemen arsip tertentu. Setelah arsip dibuat, arsip digunakan sebagaimana didefinisikan dan dikelola dan dapat digunakan untuk membuat  keputusan  oleh  pengguna  yang  berwenang.  Ketika  informasi  pada  arsip  tidak  lagi berguna, catatan dihapus dari aksesibilitas operasional. Tergantung pada sifat arsipnya, hasil akhir arsip dapat diarsipkan, dipindahkan, diarsipkan kembali, atau dimusnahkan.
Barang-barang  arsip  yang  jarang  digunakan  tetapi  masih  berharga  harus  diarsipkan  dan dipelihara. Jika masa penyimpanan telah habis tetapi tidak berlaku lagi, maka harus dimusnahkan untuk mengurangi jumlah bahan arsip, Mengingat pentingnya bahan arsip sebagai pusat memori dan  sumber informasi,  bahan  arsip  harus  aman  dan  terpelihara.  Oleh  karena  itu,  Pemerintah Republik  Indonesia  telah  menetapkan  Undang-Undang  Nomor  3  Tahun  2009  tentang Kearsipan yang menjamin perlindungan dan pelestarian arsip.
Pada dasarnya arsip perlu melalui proses pemeliharaan untuk tetap menjaga keamanan dan keberadaanya  dengan  salah  satunya  terus  mengawasi  dalam  beberapa  waktu  sekali  di  tempat penyimpanannya agar dapat diketahui kondisi dari arsip tersebut lalu apabila terlihat kurang bersih dan  sedikit  rusak  maka  perlu  dicegah  dan  diantisipasi  dengan  melakukan  pemeliharaan.  Arsip terbagi  menjadi  dua  yaitu  arsip  dinamis  dan  arsip  statis  dimana  arsip  dinamis  adalah  arsip  yang digunakan  secara  langsung  pada  kegiatan administrasi  sehari-hari  sedangkan  arsip  statis  adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi sehari-hari.
Menurut Barthos Arsip dinamis terbagi dua menjadi arsip aktif dan arsip inaktif, arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari sedangkan arsip inaktif adalah arsip tidak terlalu sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari dan apabila sudah tidak digunakan lagi  maka  arsip  inaktif ini dapat disusutkan atau dimusnahkan (Barthos, 2016). Pada penelitian ini peneliti  membahas  arsip  dinamis  aktif  dimana  arsip  jenis  ini  adalah  arsip  yang  paling  sering digunakan  selama  berlangsungnya  kegiatan  administrasi  di  perkantoran  pada  umumnya,  maka arsip  ini  perlu  melalui  proses  pemeliharaan  agar  tidak  ada  kendala  dalam  menjaga  keamanan informasi dari arsip tersebut. SMPN 23 Palembang adalah lembaga pendidikan Negeri yang berada di  bawah  perlindungan  Kementrian  Pendidikan  dn  Kebudayaan  Republik  Indonesia.  SMPN  23 Palembang sebagai lembaga pendidikan yang terlibat dalam kegiatan masyarakat dan pemerintah memiliki tata usaha untuk mengelola arsipnya.
Sebagai  lembaga  pendidikan  yang  memiliki  bagian  administrasi  dalam  pengelolaan dokumen atau arsip, di tata usaha SMPN 23 Palembang  tidak terlepas dari berbagai permasalahan yang  muncul  di  bidang  kearsipan,  salah  satunya  yang  akan  dibahas  pada  penelitian  ini  adalah masalah  pada  manajemen  pemeliharaannya.  Dari  informasi  yang  diperoleh  selama  melakukan pengamatan dan wawancara, menunjukkan bahwa dalam manajemen pemeliharaan arsip di tata usaha SMPN 23 Palembang masih ditemukan masalah. Hal ini terlihat dari adanya arsip yang masih
kotor dan kusam hingga ada beberapa yang berkerut atau berlipat dan tidak rapi lagi, serta terlihat ada bekas lipatannya, walaupun dari segi informasi masih dapat terbaca.
Dari  hasil  wawancara  awal  dengan  salah  satu  pegawai  TU  diketahui  bahwa  manajemen pemeliharaan  arsip  belum  memenuhi  standar  pemeliharan  karena  penyimpanannya  masih menggunakan  map  odner  yang mana  beberapa  arsipnya  harus  dilubangi  dulu  agar  dapat disimpan di dalam map odner tersebut sehingga arsip terlihat kurang bersih secara fisik  dan kurang terlindungi. Berdasarkan hasil pengamatan awal, peneliti melihat bahwa arsi yang disimpan oleh beberapa unit pengolah masih ada beberapa arsip yang disimpan di dalam map odner dan masih rapi dan dokumen tersebut juga dimasukan kedalam plastik odner yang sudah dilubangi sehingga arsip  tersebut  masih  utuh  secara  fisiknya,  tetapi  ada  juga  arsip  yang  tidak  dimasukan  ke  dalam plastik  odner  sehingga  perlu  dilubangi,  serta  ada  beberapa  arsip  yang  masih  baru  yang  hanya disimpan pada berkas (map-map tipis) kemudian ditumpuk di atas meja kerja yang tidak menutup kemungkinan bisa saja kotor karena noda minuman dan makanan atau hilang dan tercecer karena faktor  kesalahan  manusianya.  Berdasarkan  uraian  tersebut,  maka  penelitian  ini  perlu  dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui “Manajemen Pemeliharaan Arsip di SMPN 23 Palembang”.

## Metode Penelitian
Jenis penelitian dalam penelitian ini adalah penelitian lapangan ( field research ) yang bersifat kualitatif,  yaitu  penelitian  lapangan  yang  datanya  diperoleh  langsung  dari  lapangan  dengan berpedoman  pada  teori  dan  pertanyaan  dalam  wawancara  di  lapangan,  observasi,  dan dokumentasi (Meolong, 2016). Pendekatan penelitian dalam penelitian ini merupakan pendekatan penelitian deskriptif  kualitatif  yaitu  proses-proses  berfikir  secara  induktif  yang berkaitan  dengan dinamika  hubungan  antar  fenomena  yang  diamati  dan senantiasa  menggunakan  logika  ilmiah (Abuzar,  2015).  Teknik  pengumpulan data  yang digunakan  adalah  wawancara,  dokumentasi dan observasi.

## Hasil dan Diskusi
Manajemen  Pemeliharaan  Arsip  di  Tata  Usaha  SMPN 23 Palembang 1. Perencanaan Pemeliharaan Arsip
a. Merancang Skema Lokasi Simpan Arsip
Berdasarkan hasil wawancara, dokumentasi, dan observasi diketahui bahwa rencana yang disiapkan adalah menyiapkan ruangan dan tempat penyimpanan yaitu rak dan lemari penyimpanan arsip. Kemudian dalam pembuatan skema lokasi simpan arsip ini dilakukan berdasarkan jenisnya, lalu arsip tersebut  diletakan  berdekatan  dengan  unit  pengolah  yang  mengurus arsip tersebut sehingga  setiap  unit  pengolah  mendapatkan  akses  yang  mudah  dalam  menemukan  arsip  yang dibutuhkan.
Gambar 1. Rak dan Lemari Penyimpanan Arsip

## b. Persiapan Pemberkasan Arsip
Berdasarkan  hasil  wawancara,  dokumentasi  dan  observasi  diketahui  bahwa  perencanaan pemeliharaan arsip di tata usaha SMPN 23 Palembang dapat dinilai dan dilihat bahwa unit pengolah telah  menyiapkan  ruangan dan  tempat  penyimpanan  arsip  aktif  yaitu  rak  dan  lemari  besi  dan merancang  skema  lokasi  penyimpanan  arsip  aktif  dengan  menempatkan rak  penyimpanan  arsip berdekatan dengan unit pengolahnya masing- masing sehingga arsip dapat diakses dengan mudah. serta  peralatan  untuk  melakukan  pemberkasan  pada  arsip  aktif  tersebut  yaitu  dengan menggunakan map odner, plastik odner, dan label dengan tujuan untuk menyimpan dan melindung arsip tersebut dari segi fisik dan informasinya sekaligus menjadi sarana yang memudahkan dalam menemukan kembali arsip tersebut saat diperlukan dan komputer untuk menginput data arsip aktif dan printer untuk memperbanyak arsip.

## 2. Pengorganisasian Pemeliharaan Arsip

## a. Identifikasi Arsip
Berdasarkan  hasil  wawancara,  dokumentasi,  dan  observasi  maka  diketahu  bahwa  proses identifikasi arsip ini diawali dengan masuknya surat atau dokumen dan berkas yang diterima oleh unit  pengolah  administrasi  umum,  lalu  dicatat  tanggal  dan  perihal  surat  menggunakan  lembar disposisi dan diserahkan  kepada  kepala  tata  usaha,  setelah  itu  baru  kepala  tata  usaha mengisi lembar disposisi dan memberikan tanda perintah lalu dikembalikan ke unit pengolah umum untuk mengarahkan dokumen tersebut mau diteruskan dan diarahkan kemana, lalu dari situ baru dapat diketahui dan ditentukan tujuan arsip tersebut. Selanjutnya setiap unit pengolah membaca tanda perintah  terlebih  dahulu  untuk  dapat  memproses  masalah  pada  dokumen  tersebut  sehingga proses pemberkasan selanjutnya dapat dilakukan.

## b. Memeriksa Kelengkapan Arsip
Berdasarkan  hasil  wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi  diketahui  bahwa  dalam pengorganisasian pemeliharaan arsip di tata usaha SMPN 23 Palembang dapat dinilai dan dilihat bahwa arsip yang masuk dikelompokkan dan dibagikan ke beberapa unit pengolah berdasarkan masalah pada arsip tersebut melalui tanda perintah dilembar disposisi yang diberikan oleh kepala tata usaha kepada setiap unit pengolah. Unit pengolah juga memeriksa kelengkapan arsip dengan melihat lembar disposisi, dan lampiran yang bersangkutan untuk mengantisipasi apabila ada arsip berupa surat yang perlu dibalas dan ditindaklajuti.

## Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan tentang pengelolaan pemeliharaan arsip di SMPN 23 Palembang di atas, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai, yaitu pengelolaan pemeliharaan  arsip  meliputi  dua  indikator  yaitu  perencanaan  dan  pengorganisasian,  sebagai berikut:
1. Perencanaan  dalam  pemeliharaan  arsip  mencakup:  1)  Membuat  rancangan  skema  lokasi penyimpanan  arsip,  yaitu  dengan  menetapkan  ruangan  tata  usaha  dan  tempat  penyim- panan arsip yaitu rak dan lemari besi yang diletakan di dekat masing-masing meja kerja peg- awai di unit pengolah yang bersangkutan; 2) Mempersiapkan peralatan pemberkasan arsip, yaitu dengan menggunakan map odner, plastik odner, dan label dengan tujuan untuk me- nyimpan dan melindung arsip tersebut dari segi fisik dan informasinya serta mudah dalam penemuan kembali arsip
2. Pengorganisasian dalam pemeliharaan arsip mencakup: 1) Identifikasi arsip, yaitu setiap ada arsip yang masuk kepala tata  usaha  mengelompokkan  dan  membagikan  arkepada setiap unit pengolah berdasarkan jenis arsip tersebut melalui tanda perintah dilembar disposisi; 2) Memeriksa  kelengkapan  arsip,  yaitu  setiap  unit  pengolah  memeriksa  kelengkapan  arsip dengan  melihat  lembar  disposisi,  dan lampiran  yang  bersangkutan  untuk  mengantisipasi apabila  ada arsip berupa surat masuk yang perlu dibalas dan ditindaklajuti.

## Referensi
Abdi, H. (2021). Pendidikan adalah Proses Pengubahan Sikap, Kenali Pengertiannya Menurut Para Ahli . Liputan6.Com. https://hot.liputan6.com/read/4511269/pendidikan-adalah-proses- pengubahan-sikap-kenali-pengertiannya-menurut-para-ahli
Adib, H. S. (2016). Metodelogi Penelitian . Noer Fikri.
Amri, D. (2014). Metode Penelitian Islam . PT Raja Grafindo Persada.
Annur, S. (2013). Metodologi Penelitian Pendidikan . Noer Fikri.
Arikunto, S. (2005). Manajemen Penelitian, edisi Revisi. Jakarta: Rineka Cipta .
Fenny  Oktavia.  (2016).  Upaya  Komunikasi  Interpersonal  Kepala  Desa  Dalam  Memediasi Kepentingan Pt. Bukit Borneo Sejahtera Dengan Masyrakat Desa Long Lunuk. EJournal Ilmu Komunikasi 2016 , 4 (1), 239–253. https://ejournal.ilkom.fisip-unmul.ac.id/site/wp- content/uploads/2016/03/Jurnal Fenny Oktavian (03-03-16-07-36-02).pdf
Hakim, I. (2020). Manajemen Kegiatan Ekstrakurikuler Di Madrasah. Jurnal Al-Hikmah , 2 (2), 149–153. Handoko, T. H. (2003). Manajemen . UGM.
Hertanti, S., Nursetiawan, I., Garvera, R. R., & Asep Nurwanda. (2014). Pelaksanaan Program Karang Taruna  Dalam  Upaya  Meningkatkan  Pembangunan  Di  Desa  Cintaratu  Kecamatan  Parigi Kabupaten Pangandaran. Gastronomía Ecuatoriana y Turismo Local. , 1 (69), 5–24.
Malayu, H. (2006). Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah . PT Bumi Aksara.
Meolong, L. (2016). Metedologi Penelitian Kualitatif. In PT.Remaja Rosadakarya .
Munir.  (2021). Tujuan  Pendidikan  Islam  Menurut  Para  Ahli  dan  Klasifikasinya  yang  Perlu  Dipahami . Upttikp.Dindik.Jatimprov.Go.Id.
https://upttikp.dindik.jatimprov.go.id/web/index.php/berita/142-tujuan-pendidikan-islam- menurut-para-ahli-dan-klasifikasinya-yang-perlu-dipahami#:~:text=Tujuan pendidikan Islam adalah untuk,menuju kesuksesan dunia dan akhirat.
Mursitho, J. (2010). Kursus Mahir Dasar untuk Pembina Pramuka . Kwarcab Kulonprogo.
Simanjuntak, P. J. (2010). Manajemen Evaluasi Kinerja . Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Siswanto. (2017). Pengantar Manajemen . Bumi Aksara.
Siswanto, B. (2005). Manajemen Kerja Indonesia . Bumi Aksara.
SMP,  P.  W.  D.  (2022). Tiga  Manfaat  Mengikuti  Ekstrakurikuler  Pramuka  di  Sekolah . Ditsmp.Kemdikbud.Go.Id. https://ditsmp.kemdikbud.go.id/tiga-manfaat-mengikuti- ekstrakurikuler-pramuka-di-sekolah/#:~:text=Mengasah keterampilan umum&text=Keterampilan  yang  secara  tidak  langsung,keterampilan  emosional%2C  dan keterampilan sosial.
Sugiyono.  (2015).  Sugiyono,  Metode  Penelitian  dan  Pengembangan  Pendekatan  Kualitatif, Kuantitatif,  dan  R&D  ,  (Bandung:  Alfabeta,  2015),  407  1. Metode  Penelitian  Dan Pengembangan Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, Dan R&D .
Torang, S. (2014). Organisasi Majemen . Alfabeta.
Umam.  (2022). Memahami  Tujuan  dan  Fungsi  Pendidikan  di  Indonesia .  Gramedia.Com. https://www.gramedia.com/literasi/tujuan-dan-fungsi-pendidikan-di-indonesia/
Umam, K. (2012). Manajemen Organisasi . Pustaka Setia.
Unpad.  (2020). Ternyata,  Kecerdasan  Emosional  Memegang  Peran  Penting  dalam  Kesuksesan Seseorang . Pip.Unpad.Ac.Id. https://pip.unpad.ac.id/postdetail/Ternyata-Kecerdasan- Emosional-Memegang-Peran-Penting-dalam-Kesuksesan-Seseorang
Wijayanti,  D.  (2017).  PENDIDIKAN  KARAKTER  MELALUI  METODE  KEPRAMUKAAN  DI  SEKOLAH DASAR TAMAN MUDA JETIS YOGYAKARTA. Taman Cendekia: Jurnal Pendidikan Ke-SD-An . https://doi.org/10.30738/tc.v1i1.1575
Yanti, N., Adawiah, R., & Matnuh, H. (2016). Pelaksanaan Kegiatan Ekstrakurikuler Dalam Rangka Pengembangan Nilai-Nilai Karakter Siswa Untuk Menjadi Warga Negara Yang Baik Di Sma Korpri Banjarmasin. Jurnal Pendidikan Kewarganegaraan , 6 (11), 963–970.
Zuriah, N. (2008). Pendidikan Moral dan Budi Pekerti Dalam Perspektif Perubahan . PT Bumi Aksara.