## PENGGUNAAN APLIKASI DIGITAL KEARSIPAN PADA PAUD ARRAHMAN DESA KARANGMANGU KABUPATEN CIREBON
Sri Wulandari 1 , Aghnia Dian Lestari 2* , Otto Fajarianto 3 1 Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Swadaya Gunung Jati 2,3 Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Swadaya Gunung Jati Email: wlnlivia@gmail.com, aghniacahya55@gmail.com*, ofajarianto@gmail.com
Submission 2021-03-25 Review 2021-04-26 Publication 2021-06-30

## Abstrak
Di  era  perkembangan  teknologi  yang  begitu  pesat  memiliki  dampak  positif  terhadap kelancaran  dan  kemudahan  dalam  melaksanakan  berbagai  kegiatan  salah  satunya kearsipan.  Optimalisasi  fungsi  teknologi  dapat  mempermudah  proses  pencarian  data, dokumen  atau  arsip.  Masalah  yang  dihadapi  oleh  mitra  adalah  pengelolaan  arsip dokumen  yang  masih  manual  (mencari  satu  per  satu)  dan  konvesional.  Hal  tersebut membuat rentan hilangnya data-data karena masih tersimpan dalam sebuah map atau box.  Mitra  pada  pengabdian  kepada  masyarakat  dilakukan  di  Paud  Arrahman,  Desa Karangmangu,  Kabupaten  Cirebon.  Menggunakan  metode  kualitatif,  kegiatan  ini memperoleh  data  dan  informasi  dengan  melakukan  tes  wawancara,  observasi, Forum Group Discussion (FGD), dan kajian literatur. Pelaksanaan pelatihan ini melalui ceramah, diskusi dan praktik. Adapun solusi yang kami berikan terhadap permasalahan tersebut adalah  dengan  adanya  digitalisasi  arsip  dokumen,  kemampuan  pencarian  dan  bagian file  dapat  dengan  mudah  ditemukan  dan  diambil. Backup data  digunakan  sebagai mekanisme pemulihan data yang bisa digunakan untuk mengembalikan data jika rusak atau  hancur.  Program  ini  diharapkan  dapat  membantu  tertatanya  pengelolaan kearsipan  yang  berbasis  digital  bagi  sekolah  demi  peningkatan  efisiensi  waktu  dan keterbatasan SDM.
Kata Kunci: aplikasi digital, kearsipan, Paud Arrahman, Cirebon

## Pendahuluan
Proses administrasi di suatu organisasi dan perusahaan tidak lepas dari kegiatan surat-surat, formula, dan laporan. Penataan surat, formulir, dan laporan yang dihasilkan dan  diterima  oleh  suatu  kantor  pada  akhirnya  akan  berhubungan  dengan  kearsipan. Kegiatan  administrasi  pada  dasarnya  adalah  menghasilkan,  menerima,  mengolah,  dan menyimpan  berbagai  surat,  formulir,  laporan,  dan  lain  sebagainya.  Arsip  mempunyai peranan  penting  dalam  proses  penyajian  informasi  bagi  pimpinan  untuk  membuat keputusan  dan  merumuskan  kebijakan.  Oleh  sebab  itu,  untuk  dapat  menyajikan informasi  secara  lebih  lengkap,  cepat,  dan  benar,  haruslah  ada  sistem  dan  prosedur kerja yang baik dalam bidang penataan arsip.
Menurut  Barthos  (2013),  kearsipan  mempunyai  peranan  sebagai  “pusat  ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya”. Arsip berarti juga sesuatu  yang  tanpa  mempedulikan  zaman  dan  bentuknya,  di  antara  segala  informasi yang  dicatat  oleh  manusia,  informasi  yang  memiliki  nilai  sejarah  atau  budaya  dan dipandang  perlu  untuk  disimpan  sebagai  data  sejarah  atau  sekadar  perlu  untuk disimpan.
Perkembangan teknologi di era digital saat ini begitu pesat sehingga segala macam aktivitas  manusia  telah  sangat  bergantung  pada  kemajuan  teknologi.  Digitalisasi  telah merambah ke segala sektor kehidupan manusia modern ini, termasuk dalam aktivitas melakukan  pengarsipan  data.  Arsip  sangat  penting  bagi  suatu  organisasi  ataupun pemerintahan  apabila  arsip  dikelola  dengan  baik  dan  benar  (Shofiyah,  2011).  Secara umum,  digitalisasi  adalah  proses  penciptaan  arsip  elektronik  dari  arsip  konvensional dengan  tujuan  untuk  melindungi  arsip  konvensional  dari  kerusakan  secara  fisik (Budiman, 2009).
Mengingat  peranan  arsip  yang  begitu  penting  bagi  kehidupan  berorganisasi, keberadaan  arsip  perlu  mendapat  perhatian  khusus.  Sehingga,  keberadaan  arsip  di kantor  benar-benar  menunjukkan  peran  yang  sesuai  dan  dapat  mendukung penyelesaian  pekerjaan  yang  dilakukan  semua  personel  dalam  organisasi.  Perhatian yang  perlu  diberikan  kepada  arsip  yang  dimiliki  organisasi  berupa  sistem  penataan yang benar dan efektif sehingga dapat mendukung efisiensi kerja dalam hal penyediaan informasi.
Paud  Arrahman  terletak  di  Blok  Saolih-olih,  Desa  Karangmangu,  Kecamatan Susukanlebak, Kabupaten Cirebon. Sekolah merupakan suatu lembaga yang digunakan untuk  kegiatan  belajar  bagi  para  pendidik  serta  menjadi  tempat  memberi  dan  juga menerima  pelajaran  yang  sesuai  dengan  bidangnya.  Banyaknya  peserta  didik,  lalu bergantinya  peserta  didik  dari  tahun  per  tahun  tidak  akan  lepas  dari  kegiatan kearsipan, seperti ijazah, KTP-el Bapak Ibu, Akta Kelahiran, dan lain sebainya.
Pengelolaan  dokumen  disini  masih  dilakukan  secara  manual  dengan  disimpan dalam  sebuah  box  atau  map  sehingga  rawan  untuk  hilang,  tercecer,  dan  rusak. Pengelolaan dokumen secara manual yang dilakukan mempunyai beberapa kelemahan, antara lain membutuhkan ruang dan tempat penyimpanan yang besar, risiko kerusakan arsip  akibat  bencana.  Selain  itu,  membutuhkan  sumber  daya  manusia  yang  relatif banyak, serta, serta waktu pencarian arsip yang lama. “Kelemahan tersebut kini dapat diatasi  dengan  melakukan  transformasi  manajemen  kearsipan  dengan  memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi (TIK),” (www.menpan.go.id/ diakses pada tanggal 29 Oktober 2020 pukul 16.30)
Digitalisasi  arsip  ini  nantinya  diharapkan  dapat  mempermudah  mitra  untuk mengumpulkan  arsip  dokumen.  Proses  pencarian  dan  penyimpanan  data  dapat dilakukan  dengan  mudah  sehingga  dapat  menghemat  waktu  dan  tenaga  pada  proses pencarian  arsip  di  Paud  Arrahman.  Dengan  dibuatnya  E-Arsip,  penataan  dan pengumpulan  arsip  yang  selama  ini  kurang  efisien  dapat  berjalan  secara  efisien  serta tidak lagi memerlukan waktu yang lama untuk mengelola arsip.

## Metode
Pada  kegiatan  Penggunaan  Aplikasi  Digital  Kearsipan  pada  Paud  Arrahman  Desa Karangmangu  Kabupaten  Cirebon  ini  menggunakan  metode  kualitatif  dengan  analisis deskriptif.  Metode  kualitatif  memfokuskan,  mengangkat  fakta,  keadaan,  serta menonjolkan proses dan makna yang terdapat dalam fenomena-fenomena yang terjadi ketika  penelitian  berlangsung  dan  menyajikan  apa  adanya.  Analisis  deskriptif  adalah suatu  penelitian  yang  berusaha  menggambarkan  suatu  gejala,  peristiwa,  fenomena tertentu,  kejadian  yang  menjadi  perhatian.  Dalam  hal  ini  penulis  menggambarkan rangkaian suatu kegiatan yang saling berhubungan.
Dengan metode ini, tim PkM melalukan observasi langsung ke sekolah, lalu wawancara dengan pihak sekolah khususnya mengenai kondisi kearsipan di sekolah tersebut, yaitu dengan  kepala  sekolah  dan  para  staff  TU.  Setelah  mendapatkan  data  dari  hasil wawancara  tersebut,  tim  PkM  melakukan  kajian  literatur  terkait  permasalahan  yang ada.  Pada  tahap  terakhir  yaitu  melaksanakan  kegiatan  pelatihan  dengan  pemaparan materi  tentang  aplikasi  digital  kearsipan  di  sekolah  tersebut  guna  meningkatkan penggunaan teknologi dalam efesiensi pekerjaan khususnya kearsipan.

## Hasil
Pengelolaan  dokumen  pada  Paud  Arrahman  masih  dilakukan  secara  manual  dengan disimpan  dalam  sebuah  box  atau  map  sehingga  rawan  untuk  hilang,  tercecer,  rusak, membutuhkan ruang dan tempat penyimpanan yang besar, dan risiko kerusakan arsip akibat  bencana.  Selain  itu,  membutuhkan  sumber  daya  manusia  yang  relatif  banyak, serta, serta waktu pencarian arsip yang lama. Kelemahan tersebut dapat diatasi dengan melakukan  transformasi  manajemen  kearsipan  dengan  memanfaatkan  teknologi informasi dan komunikasi (TIK).
Adapun  solusi  yang  dilakukan  Tim  Pelaksana  PKM  UGJ  dalam  masalah  yang  ada pada mitra adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Permasalahan dan Solusi Mitra No Permasalahan Mitra Solusi Permasalahan Mitra 1. Dokumen yang tertumpuk dan menggunakan kertas Digitalisasi Arsip dalam Mengelola Dokumen dalam bentuk aplikasi form digital 2. Pencarian data murid yang memakan waktu lama 3. Dokumen yang rusak dan rawan ketika bencana 4. Kerapihan pengarsipan dokumen 5. Tidak menggunakan teknologi Pelatihan Penggunaan Aplikasi Digital Arsip Sumber: Data penulis
Tabel 2. Luaran yang Dihasilkan dari Masing-Masing Solusi No  Solusi Untuk Permasalahan Mitra No Luaran Yang di capai 1 Digitalisasi Arsip dalam Mengelola  Dokumen  dalam bentuk aplikasi form digital 1  Pada  sesi  pelatihan  ini,  Tim  PKM UGJ memaparkan dasar-dasar kearsipan kepada para staff TU dan para guru di Paud Arrahman 2  Para peserta pelatihan mengungkapkan  kesulitan  dalam menggunakan  form  digital  karena terbiasa dengan menggunakan scan computer  lalu  disimpan  dalam  file pada google drive 3  Setelah mengetahui hal di atas, Tim PKM  yang  dibantu  oleh  pemateri dari  IT  menjelaskan  mengenai penggunaan aplikasi tersebut, sampai  pada  proses upload  file kearsipan yang langsung dipraktekan oleh para guru khususnya staff TU Paud Arrahman Sumber: Data penulis Tabel 3. Indikator Capaian Terhadap Permasalahan Mitra Capaian Indikator Capaian Mempermudah dalam mengelola dokumen, membantu pencarian dokumen guru dan murid Cepat, Lengkap, Murah, Akurat, Mudah, dan Dilakukan kapan saja dan dimana saja.
Mengimplementasikan teknologi informasi dan komunikasi,
khususnya dalam program digitalisasi berbasis e-book Pengarsipan dokumen dengan aplikasi, Infrastruktur, dan Penyimpanan  data  secara  terpusat  di web server
Menghasilkan sebuah CMS ( Content
Management System ) E-Arsip khususnya bagi Paud Arrahman dalam pengelolaan folder dokumen
Ramah lingkungan,
Tidak  ada  penumpukan  kertas, Format digital, Dokumen siap pakai,
Keseragaman dalam pengarsipan, dan Mudah.
Sumber: Data penulis
Kegiatan  pelatihan  penggunaan  aplikasi  digital  kearsipan  pada  Paud  Arrahman Kecamatan Karangmangu Kabupaten Cirebon ini memiliki hasil, yaitu pemberian serta pelatihan  penggunaan  aplikasi  kearsipan  yang  sudah  disediakan  tim  PKM  UGJ  dengan link https://zfrmz.com/HrnHB18huAKwPkOWeBwh yang  langsung  dipraktekan penggunaannya oleh staff TU dan guru Paud Arrahman. Dengan menggunakan digital, para staff dan guru masih kesulitan dikarenakan belum terbiasa dengan menggunakan
aplikasi  tersebut.  Namun,  mereka  antusias  dengan  pelatihan  ini  dikarenakan  aplikasi atau form digital ini memudahkan dan dapat diatur sesuai dengan kebutuhan sekolah.
Materi mengenai kearsipan dijelaskan secara detail dan mudah agar para peserta dapat  penyerap  materi,  dan  dapat  membedakan  pengarsipan  yang  dilakukan  secara konvesional dan digital, dikarenakan di Paud Arrahman masih belum dilakukan secara digital namun sudah disimpan dalam computer (berbentuk scan atau foto).
Demi  keberlangsungan  penggunaan  arsip  digital  ini,  Tim  PKM  mengusahakan dapat membuat tutorial penggunaan aplikasi digital kearsipan agar mempermudah para staff  TU  dan  guru  dalam  menggunakan  aplikasi  tersebut.  Kami  sertakan  video dokumentasi  kegiatan  pelatihan  penggunaan  aplikasi  digital  kearsipan  pada  Paud Arrahman  dengan  durasi  6  menit  dengan  konten  kondisi  sekolah,  serta  sebagian pemaparan dan sesi tanya jawab yang kami lakukan selama kegiatan berlangsung.
Perkembangan  teknologi  di  masa  kini,  diharapkan  dapat  digunakan  mengingat kondisi pandemic Covid 19 masih merajalela. Selain memudahkan, akan membuat file arsip lebih rapih dan mengurangi resiko hilang ataupun rusak arsip. Setelah mengikuti kegiatan pelatihan ini, peserta memahami pentingnya menjaga kearsipan di lingkungan sekolah.

## Kesimpulan
Digitalisasi  telah  merambah  ke  segala  sektor  kehidupan  termasuk  dalam  organisasi dengan  tujuan  untuk  melindungi  arsip  konvensional  dari  kerusakan  secara  fisik  dan dapat mendukung efisiensi kerja dalam hal penyediaan informasi khususnya pada Paud Arrahman.  Pengelolaan  dokumen  di  sekolah  tersebut  masih  dilakukan  secara  manual dengan  disimpan  dalam  sebuah  box  atau  map  sehingga  rawan  untuk  hilang,  tercecer, rusak, membutuhkan ruang dan tempat penyimpanan yang besar, dan risiko kerusakan arsip akibat bencana ataupun binatang.
Digitalisasi  arsip  yang  telah  diberikan  oleh  Tim  PKM  UGJ  dapat  mempermudah  mitra untuk  mengumpulkan  dan  men share arsip  dokumen.  Proses  pencarian  dan penyimpanan  datapun  dapat  dilakukan  dengan  mudah  sehingga  dapat  menghemat waktu dan tenaga pada proses pencarian arsip di Paud Arrahman. Dengan dibuatnya E- Arsip, penataan dan pengumpulan arsip yang selama ini kurang efisien dapat berjalan secara efisien serta tidak lagi memerlukan waktu yang lama untuk mengelola arsip.

## Ucapan Terimakasih
Program  Kegiatan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat  (PKM)  yang  dilakukan  oleh Universitas  Swadaya  Gunung  Jati  (UGJ)  merupakan  implementasi  dan  sinergitas lembaga  perguruan  tinggi  bersama  masyarakat.  Terimakasih  kami  ucapkan  kepada Rektor  UGJ,  Kepala  Lembaga  Pengabdian  Masyarakat  UGJ,  Dekan  FISIP  UGJ,  Paud Arrahman, serta seluruh pihak yang terlibat dalam kegiatan ini. Hasil dari kegiatan ini diharapkan dapat memberikan kontribusi, pandangan serta dijadikan acuan oleh pihak- pihak  yang  berkepentingan  dalam  melakukan  pengembangan  teknologi  informasi khususnya bidang kearsipan.

## Referensi
A.  Kurnianti,  "IMPLEMENTASI  APLIKASI  PENGARSIPAN  UNTUK  MEMBANGUN  DAN MENDUKUNG  TERCIPTANYA  SISTEM  PAPERLESS  OFFICE  (Studi  kasus:  sistem paperless  office  Jurusan  Teknologi  Informasi  UMY),"  Universitas  Gajah  Mada, Yogyakarta, 2014.
A.  Triwahyuni,  "Aplikasi  E-arsip  Pada  STMIK  Palcomtech  Palembang,"  in  Seminar Nasional Informatika (SEMNASIF), 2011.
Barthos, B. 2013. Manajemen Kearsipan (1 ed.) . Jakarta: Bumi Aksara Budiman, M.R. 2009. Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik . Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY
G.  Farell,  H.  K.  Saputra  and  I.  Novid,  "RANCANG  BANGUN  SISTEM  INFORMASI PENGARSIPAN  SURAT  MENYURAT  (STUDI  KASUS  FAKULTAS  TEKNIK  UNP)," Jurnal Teknologi Informasi dan Pendidikan, vol. 11, no. 2, pp. 55-62, 2018.
Jubaedah,  S.,  &  Fajarianto,  O.  (2021).  MODEL  PENGEMBANGAN  DESA  WISATA BERBASIS  KEARIFAN  LOKAL  SEBAGAI  STRATEGI  PENINGKATAN  EKONOMI MASYARAKAT  DI  DESA  CUPANG  KECAMATAN  GEMPOL  KABUPATEN CIREBON. Abdimas Awang Long , 4 (1), 1-12.
M. Khoirul, T. I. Tjendrowasono and B. K. Riasti, "Aplikasi Pengelolaan Data Kearsipan Pada  Sekolah  Menengah  Atas  Negeri  1  Mlonggo  Jepara  Berbasis  Multiuser," Indonesian Journal of Network & Security, pp. 1-11, 2013.
Mubarak, Zaky. Prototyping . 2013. Universitas Muhammadyah Malang.
R.  A.  Pascapraharastyan,  A.  Supriyanto  and  P.  Sudarmaningtyas,  "RANCANG  BANGUN SISTEM  INFORMASI  MANAJEMEN  ARSIP  RUMAH  SAKIT  BEDAH  SURABAYA BERBASIS WEB," Jurnal Sistem Informasi, vol. 3, no. 1, pp. 139-143, 2014.
S.  Shofiyah.  2011. Pembuatan  Aplikasi  Pengarsipan  Laporan  Kepolisian  Polresta Surakarta . Universitas Sebelas Maret, Surakarta.
https://www.menpan.go.id/site/berita-terkini/digitalisasi-arsip-lembaga-keuangan- sebuahkeniscayaan