## PELAKSANAAN PELAYANAN TATA USAHA

## A.M. Yadisar
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Univesitas Kapuas Sintang, Jl. Y.C. Oevang Oeray No. 92, Sintang, Indonesia, email: yadisar75@gmail.com
Abstract: This  research discusses administrative  services, administrative  services are  usually associated with  services  provided  by  government  agencies.  This  is  because  the  issue  of  the  need  for  administrative services is getting stronger with the increasing demands of the community to create a good government. The  aim  is  to  know  and  analyze  the  implementation  of  administrative  services  at  the  Secretariat  of  the Regional  People's  Representative  Council  of  Melawi  Regency.  This  research  uses  a  qualitative  approach and uses a descriptive type.  This research also uses data collection techniques obtained  from interviews, observations,  and strengthened  by documentation. The sources of data in this study were  the  Secretary, Head  of  the  General  Section,  and  Employees  of  the  Secretariat  of  the  Regional  People's  Representative Council of Melawi Regency. The data analysis used was qualitative analysis. The results obtained in this study are administrative service activities at the Secretariat of the DPRD Melawi Regency which include data  documentation  activities  as  reference  material  for  DPRD  members;  agenda  management  activities, archiving  and  expedition  of  official  letters;  data  preparation  activities  for  policy  information.  These activities have been carried out by the secretariat apparatus well and regularly. Factors that still affect the implementation  of  administrative  services  at  the  Melawi  Regency  DPRD  Secretariat  are  the  Human Resources of the Apparatus, and infrastructure.  The implementation of administrative service activities at the  Secretariat  of  the  Melawi  Regency  Regional  People's  Representative  Council  in  supporting  the performance  of  the  Melawi  Regency  DPRD  Members  has  been  running  well.  Members  of  the  Melawi Regency DPRD feel greatly helped by the existence of the apparatus in assisting the duties and functions of DPRD Members. It is expected that the local government of Melawi Regency can continue to improve the facilities  and  infrastructure  supporting  administrative  services  and  continue  to  improve  the  ability  and expertise of existing apparatus to support the duties and functions of DPRD Members.
Keywords: Implementation; Service; Administration.
Abstrak: Penelitian  ini  membahas  mengenai  pelayanan  tata  usaha,  pelayanan  tata  usaha biasanya  dikaitkan  dengan  pelayanan  yang  diberikan  oleh  instansi  pemerintah.  Hal  ini disebabkab  isu  tentang  perlunya  pelayanan  tata  usaha  semakin  mencuat  dengan  semakin tingginya  tuntutan  masyarakat  untuk  menciptakan  suatu  pemerintahan  yang  baik.  Adapun tujuan  untuk  mengetahui  dan  menganalisis  pelaksanaan  pelayanan  tata  usaha  di  Sekretariat Dewan  Perwakilan  Rakyat  Daerah  Kabupaten  Melawi.  Dalam  penelitian  ini  menggunakan pendekatan kualitatif dan menggunakan jenis deskriptif. Penelitian ini juga menggunakan teknik pengumpulan  data  yang  diperoleh  dari  wawancara,  observasi,  dan  diperkuat  dengan dokumentasi.  Sumber  data  dalam  penelitian  ini  adalah  Sekretaris,  Kepala  Bagian  Umum,  dan Pegawai  Sekretariat  DPRD  Kabupeten  Melawi.  Analisis  data  yang  digunakan  adalah  analisis kualitatif. Hasil yang diperoleh dalam penelitian ini adalah  kegiatan pelayanan tata usaha pada Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Melawi  yang  meliputi  kegiatan  pendokumentasian  data  sebagai bahan  referensi  bagi  anggota  DPRD;  kegiatan  pengelolaan  agenda,pengarsipan  dan  ekspedisi surat  dinas;  kegiatan  penyiapan  data  untuk  informasi  kebijakan.  Berbagai  kegiatan-kegiatan tersebut  sudah  dapat  dilaksanakan  oleh  aparatur  sekreratiat  dengan  baik  dan  teratur.  Faktor-
faktor  yang  masih  mempengaruhi  pelaksanaan  tata  usaha  pada  Sekretariat  DPRD  Kabupaten Melawi adalah Sumber Daya Manusia Aparatur,  dan sarana-prasarana.  Pelaksanaan kegiatan pelayanan  tata  usaha  pada  Sekretariat  Dewan  Perwakilan  Rakyat  Daerah  Kabupaten  Melawi dalam  menunjang  kinerja  Anggota  DPRD  Kabupaten  Melawi  sudah  berjalan  dengan  baik. Anggota DPRD Kabupaten Melawi merasa sangat terbantu dengan keberadaan aparatur dalam membantu  tugas  dan  fungsi  Anggota  DPRD.  Diharapkan  kepada  Pemerintah  daerah Kabuapaten Melawi  dapat terus meningkatkan sarana dan prasana pendukung pelayanan tata usaha  dan  terus  meningkatkan  kemampuan  dan  keahlian  aparatur  yang  ada  guna  menunjang tugas dan fungsi Anggota DPRD.
Kata Kunci: Pelaksanaan; Pelayanan; Tata Usaha

## PENDAHULUAN
Era  reformasi  telah  membawa perubahan
dalam praktek penyelenggaraan pemerintahan di
Indonesia.
Salah satu perubahan pemerintahan  yang  paling  mendasar adalah
perubahan paradigma penyelenggaraan  pemerintahan  dari sistem  sentralistik  menuju  ke  sistem desentralistik. Perubahan orientasi penyelenggaraan  pemerintahan  tersebut guna  mempermudah  dan  mempercepat dan  memperpendek  rentang  pelayanan kepada  masyarakat.  Hal  ini  juga menjawab tuntutan masyarakat terhadap  pelayanan  pemerintah  yang lebih maksimal.
Dalam  menciptakan    sistem pengelolaan organisasi pemerintah yang lebih  efektif  dan  efisien  tentu  harus ditopang  oleh  pengelolaan  administrasi yang  efektif  dan  efisien  tentunya  harus ditopang  oleh  pengelolaan  administrasi yang  efektif  dan  efisien  pula.  Hal  ini lebih  terfokus  pada  pemerintah  daerah di  kabupaten/kota  sebagai  titik  senteral pelaksanaan  otonomi  daerah.  Menurut Gie  (2000)  mengatakan  setiap  tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu  pada  suatu  instansi  pemerintah harus didukung pelayanan perkantoran.
Pelayanan  perkantoran  terdiri  dari segenap  pekerjaan  perkantoran  yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pokok apapun.
Pengertian pelayanan perkantoran maupun
pekerjaan perkantoran dinyatakan dengan istilah tata usaha.
Tata  usaha  tentu  terdapat  dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan yang  tertinggi  sampai  lapisan  yang terbawah.  Selanjutnya  di  antara  satuan- satuan    organisasi,  baik  dari  atas kebawah  dan  sebaliknya  maupun  dari samping  ke  sisi  lainnya  serta  saling menyilang  dari  dan  kemanapun,  tentu terjadi  hubungan  kerja  yang  dapat disebut hubungan tata usaha. Hubungan tata usaha ini umumnya terwujud dalam bentuk  surat,  formulir,  salinan,  kitipan, tembusan,  atau  suatu  macam  warkat lainya. Hubungan tata usaha berlangsung pula antara suatu organisasi  baik  intstansi  pemerintah maupun swasta.
Sekretariat  Dewan  Perwakilan Rakyat  Daerah  (DPRD)  merupakan unsur  pelayanan  terhadap  Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah yang dipimpin seorang Sekretaris yang secara operasional  berada  dan  bertanggung jawab kepada Pimpinan Dewan
Perwakilan  Rakyat  Daerah  dan  secara administrasi  bertanggung  jawab  dan dibina  oleh  Sekretaris  Daerah.  Dalam rangka pelaksanaan pengelolaan ketatausahaan  di  Sekreratiat  Dewan Perwakila  Rakyat  Daerah  berbeda dengan  instansi-instansi  lain,  dimana untuk  surat  masuk  tidak  saja  ditujukan kepada  Sekretaris  Dewan  Perwakilan Rakyat  Daerah,  tetapi  juga  untuk  Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
Kinerja  adalah  terjemahan  dari performance  yang  berarti  sebagai pencapaian prestasi atau perbuatan yang berdaya  guna.  Kinerja  suatu  organisasi atau  kinerja  individu  dapat  dinilai, dimana  hasil  kerja  organisasi  atau individu  dapat  dibandingkan  dengan standar  yang  ada.  Suryadi  (1999) mengemukan  bahwa  kinerja  sebagai hasil  atau  out  put  yang  dicapai  oleh seseorang  dalam  organisasi  dalam rangka  mencapai  tujuan  organisasi. Sebagai  Anggota  Dewan  Perwakilan Rakyat  Daerah  kinerja  yang  dimaksud adalah  kinerja  dari  wakil  rakyat, khususnya  berkaitan  dengan  tugas  dan fungsinya  dalam  bidang  lagislasi  dan pengawasan
segala kegiatan pembangunan yang ada. Dalam rangka menjawab tuntutan masyarakat
akan pentingnya peningkatan  kinerja  dari  Anggota Dewan  Perwakilan  Rakyat  Daerah dalam  rangka  menjalankan  tugas  dan fungsinya  sebagai  wakil  rakyat,  sudah selayaknya  Anggota  Dewan  Perwakilan Rakyat  Daerah  yang  ada  memiliki kemampuan dan keahlian sesuai dengan tugas  dan  tanggungjawabnya,  yang disebut  dengan  istilah  profesional.
Profesionalisme  menurut  Tjokrowinoto (1999)  adalah  kecocokan  ( fitness )  antara kemampuan yang dimiliki oleh birokrasi dengan kebutuhan tugas ( task- requirement ). Sedangkan menurut Siagian (2000) Profesionalisme adalah keandalan dalam  melaksanakan  tugas  sehingga terlasana dengan mutu yang baik, waktu yang  tepat,  cermat  dengan  prosedur yang  mudah  dipahami  dan  diikuti  oleh masyarakat.
Selain  melalui  pendidikan  dan latihan,  salah  satu  paktor  yang  dapat mendukung  peningkatan  kinerja  dari Anggota  Dewan  Perwakilan  Rakyat Daerah  adalah  dukungan  dari  para tenaga  tata  usaha  pada  Sekteratiat khususnya  dalam  bidang  administrasi perkantoran. Masalah sering terlambatnya  proses  penyusunan  dan pengesahan  dari  Anggran  Pendapatan dan  Belanja  Daerah  membuat  banyak kegiatan  yang  bermanfaat  tidak  dapat dilaksanakan  tepat  waktu,  hal  ini tentunya  berdampak  terhadap  tidak efisien  dan  efektifnya  pelaksanaan program kerja yang sudah disusun.
Pelayanan tata usaha ini biasanya dikaitkan  dengan  pelayanan  yang diberikan  oleh  instansi  pemerintah. Menurut  Moenir  (1992)  mengatakan pelayanan  merupakan  suatu  kegiatan atau  aktivitas  yang  bersifat  berwujud atau  tidak  berwujud  yang  dilakukan untuk melayani konsumen/publik dengan  memberikan  barang  atau  jasa disertai  atau  tanpa  disertai  pemindahan kepemilikan  atau  suatu  benda  atau  jasa tertentu.  Sementara  itu  dalam  Kamus Besar Bahasa Indonesia (dalam Pusdiklat BPKP,  2000)  yang  dimaksud  dengan
pelayanan  adalah  perilah  atau  cara melayani.  Melayani  yaitu  membantu menyiapkan  (mengurus)  apa-apa  yang diperlukan  seseorang  dari  pengertian tersebut dapat diketahui bahwa pelayanan  tata  usaha  adalah  perihal membantu  menyiapkan  segala  sesuatu yang berhubungan atau yang diperlukan oleh seseorang di bidang tata usaha.
Pelayanan  tata  usaha  harus bertanggung  jawab  pada  publik,  dalam kaitan  ini  harus  dilihat  bahwa  praktek- praktek  yang  digunakan  oleh  pihak- pihak  yang  berkepentingan  dengan pelayanan  tata  usaha  untuk  menjamin suatu  tingkat  kinerja  yang  diinginkan. Efektifitas  dari  pelayanan  administrasi dalam  situasi  ini  tergantung  pada apakah pengaruh dari pihak-pihak yang berkepentingan  direfleksikan  dalam sistem  monitoring  dan  insentif  dari layanan  tata  usaha.  Kinerja  Anggota DPRD  sebagai  wakil  rakyat  sangat dipengaruhi oleh efektivitas dari pelayanan  tata  usaha  yang  diberikan oleh pihak Sekretariat DPRD.
Kegiatan pelayanan aparatur lazim  disebut  kegiatan  pekerjaan  kantor sebagai  suatu  rangkaian  kegiatan, berfungsi  sebagai  pendukung  kegiatan induk  yang  langsung  berhubungan dengan  pencapaian  tujuan  organisasi. Kegiatan pelayanan aparatur terdiri dari rangkaian  aktivitas  menghimpun  dan menyimpan  berbagai  keterangan  untuk keperluan  organisasi.  Hasil  kegiatan aparatur  yang  mendukung  kegiatan tersebut yang merupakan wujud pelayanan.
Pelayanan  yang  efisien  adalah selain  harus  memenuhi  persyaratan
bahwa  pelayanan  tersebut  dihasilkan dengan  cara-cara  efisien,  menurut Pusdiklat  BPKP  (2000)  pelayanan  yang efisien  harus  memenuhi  persyaratan sebagai berikut: 1) Berdaya hasil (efektif) yaitu  bahwa  pelayanan  tersebut  baik corak,  mutu  maupun  kegunaannya benar-benar  sesuai  dengan  kebutuhan kegiatan  lini  dalam  mencapai  tujuan organisasi;  2)  dapat  dipertanggung jababkan  kebenarannya  ( validiti  service ) yaitu  bahwa  pelayanan  itu  telah  diolah atau  disusun  atas  dasar  data,  fakta, angka,  ataupun  ketentuan  perundang- undangan  yang  berlaku  sehingga  dapat dipertanggung  jawabkan  kebenarannya; 3)  sehat  ( sound  service )  yaitu  bahwa pelayanan  itu  disampaikan  melalui hirarki  dan  tata  hubungan  yang  telah ditetapkan  dalam  suasana  komunikasi yang baik; dan 4) memuaskan ( satisfactory service ) yaiyu bahwa pelayanan  tersebut  diberikan  dengan cepat,  tepat  pada  waktunya,  rapi  serta tanpa kesalahan teknis.
Jelaslah  bahwa  agar  pemberian pelayanan dapat dilakukan dengan baik dan  lancar  maka  harus  diusahakan terdapat adanya pengelolaan ketatausahaan yang baik. Setiap organisasi  tidak  dapat  lepas  dari keharusan  menyelenggarakan  pekerjaan tata  usaha,  meskipun  antara  organisasi yang  satu  dengan  yang  lain  tidak  sama volumenya.  Pekerjaan  itu  tidak  dapat dielakan  karena  berhubungan  dengan penyediaan,
penyimpanan, dan penyampaian berbagai bahan keterangan atau informasi yang diperlukan organisasi.
Menurut  Nawawi  dan  Martini (1994)  mengatakan  tata  usaha  dalam bahasa  Inggris  di  sebut clerical  work adalah  bagaian  dari  tata  laksana  kantor ( office management ). Selanjutnya dikatakan  Nawawi  dan  Martini  (1994) pula  bawha  fungsi  tata  usaha  (clerical work)  pada  dasarnya  adalah  untuk memudahkan
atau meringankan pekerjaan administrator/pimpinan dalam mengambil keputusan. Selanjutnya
masih menurut
Nawawi dan Martini (1994) mengatakan tata  usaha  dapat  diartikan  sebagai rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat,  mengadakan,  menggandakan, menyimpan,  dan  mengurim  berbagai bahan  atau  data/informasi  untuk keperluan  mewujudkan  tugas-tugas pokok  organisasi.  Dalam  melaksanakan semua  kegiatan  itu  perlu  dilakukan mengikuti  langkah  langkah  prosedur yang  ada  sehingga  kegiatan  tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien .  Penerapan  tersebut  semakin  penting artinya  jika  pekerjaan  tata  usaha dihubungkan  dengan bidang  kerja  yang lebih  luas  seperti  penyediaan  dan pengaturan tempat kerja agar menyenangkan  dan  membuat  betah sehingga  dapat  mempengaruhi  prestasi dan kinerja Anggota DPRD.
Banyaknya jenis pelayanan sedangkan  jumlah  tenaga  pelaksana yang  tidak  seimbang  juga  akan mendatangkan permasalahan pada waktu  pelaksanaan  pelayanan  tata usaha,  hal  ini  biasanya  dikarenakan keterbatasan  kemampuan  yang  dimiliki dari  aparatur  yang  ada.  Selain  itu keterbatasan  jumlah  aparatur  juga
merupakan hal yang sering terjadi dalam layanan tata usaha.
Menurut Martoyo (2000)
mengatakan  sumber  daya  manusia sebagai  alat  mencapai  tujuan  atau kemampuan  memperolah  keuntungan dari  kesempatan-kesempatan  tertentu atau  meloloskan  diri  dari  kesukaran berdasarkan kemampuan manusia. Sumber  daya  yang  ada  harus  dapat dimanfaatkan  bagi  pencapaian  tujuan organisasi.  Untuk  itu  berbagai  keahlian, keterampilan,  dan  kesempatan  harus dibekalkan kepada sumber daya manusia  atau  aparatur  tersebut,  melalui pendidikan dan pelatihan.
Tindakan  yang  cermat  dan bijaksana  harus  dapat  diambil  dalam membekali  dan  mempersiapkan  sumber daya  manusai  sehingga  benar-benar menjadi  asset  organisasi  yang  produktif dan  bermanfaat.  Bagaimanapun  tidak dapat  dibantah,  bahwa  sumber  daya manusia  benar-benar  merupakan  kunci utama  dan  berperan  sentral  dalam pelaksanaan  kegiatan  kesekretariatan dalam organisasi.
Aparatur  sekretariat  merupakan sumber  daya  manusia  yang  penting dalam  melaksanakan  atau  memberikan pelayanan yang maksimal. Ada satu hal yang  perlu  diperhatikan  bahwa  jumlah aparatur  yang  banyak  tidak  secara otomatis  mendorong  pengelolaan  tata usaha menjadi lebih baik, jika kurangnya kecakapan  yang  dimiliki  oleh  para aparatur.  Namun  disisi  lain  kekurangan aparatur  juga  akan  menimbulkan persoalan  yang  pelik  menyangkut pelayanan publik yang efektif.
Dengan  demikian,  tidak  cukup
hanya  jumlah  aparatur  yang  memadai untuk  menyelenggarakan  pelayanan  tata usaha.  Para  aparatur  juga  harus  memiliki keterampilan  yang  diperlukan  untuk melaksanakan pekerjaan. Kurangnya aparatur  yang  terlatih  dengan  baik  akan dapat  menghambat  pelayanan  tata  usaha pada Sekretariat DPRD Kabupaten Melawi. Sumber  daya  manusia  baik  dari  segi kualitas maupun kuantitas sangat berpengaruh  terhadap  pelayanan  tata usaha  kesekretariatan.  Seorang  aparatur tata  usaha  yang  sesau  dengan  tingkat pendidikan  jabatan  atau  fungsinya  akan dapat mengerjakan tugas dan kewajibannya  lebih  maksimal.  Namun demikian  sebaliknya  apabula  aparatur yang  ditempatkan  tidak  sesuai  dengan kualifikasi pendidikan dan bidang tugasnya tentu akan memperlambat dalam pelaksanaan pelayanan tata usaha Sekretariat  DPRD  dalam  mendukung kinerja Anggota DPRD Kabuapten melawi.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  tentang  Pelaksanaan Pelayanan  Tata  Usaha  Pada  Sekretariat Dewan  Perwakilan  Rakyat  Daerah
Kabupaten Melawi menggunakan rancangan penelitian
kualitatif.
Pendekatan  kualitatif  mengarah  pada metode  penelitian  deskriptif,  dimana data  yang  dikumpulkan  berupa  kata- kata,  gambar,  dan  angka.  Pendekatan kualitatif  dan  menggunakan  jenis deskriptif,  diarahkan  pada  latar  dan individu  secara  utuh,  dan  mempunyai prosedur  penelitian  yang  menghasilkan data  deskriptif.  Penelitian  yang  akan dilakukan oleh peneliti memakai penelitian kualitatif, menggunakan
manusia sebagai alat pengumpulan data utama.  Pada  waktu  pengumpulan  data kehadiran  peneliti  di  lapangan  sangat penting dalam menunjang pengumpulan data yang valid. Penelitian dilakukan di Sekretariat  Dewan  Perwakilan  Rakyat Daerah Kabupaten Melawi, Sumber data dalam  penelitian  ini  adalah  Sekretaris, Kapala  Bagian  Umum,    dan  Pegawai Sekretariat    Dewan  Perwakilan  Daerah Kabupaten  Melawi.  Sumber  data  utama dalam  penelitian  kualitatif  ialah  kata- kata  dan  tindakan,  selebihnya  adalah data  tambahan  seperti  dokumen  dan lain-lain  yaitu  sember  data  primer  dan sumber data sekunder yang didapat dari hasil wawancara, observasi dan dokumentasi.  Analisa  data  dilakukan oleh  peneliti  sepanjang  penelitian  dapat dilakukan  oleh  peneliti  sepanjang penelitian dilakukan secara terus menerus  dari  awal  sampai  akhir penelitian.  Dalam  proses  analisa  data peneliti menggunakan langkah-langkah : (1)  reduksi  data (data  reduction) ,  (2) penyajian  data (display  data), dan  (3) kesimpulan (conclution
drawing verification).
Penelitian  kualitatif  dianggap lebih sesuai untuk memperoleh gambaran  dan  informasi  mengenai sistem  pelayanan  pada  Sekretariat Dewan  Perwakilan  Rakyat  daerah Kabupaten  Melawi  dalam  memahami informasi  yang  berkaitan  dengan pelayanan ketatausahaan. Dalam hal ini,
melalui pendekatan kualitatif diharapkan  informasi  yang  lebih  luas dan detail tentang Pelayanan Tata Usaha yang  baik,  berkualitas,  transparan  dan akuntebel.

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Kabupaten  Melawi  di  bentuk berdasarkan Undang-Undang Nomor 34 Tahun  2003  tentang  Pembentukan Kabupaten  Melawi  Provinsi  Kalimantan Barat dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat  Daerah  Kabupaten  Melawi dibentuk  berdasarkan  Surat  Keputusan Bupati  Melawi  Nomor  03  Tahun  2004 tentang  Kedudukan,  Tugas  Pokok  dan Fungsi  Organisasi  Sekretariat  Dewan Perwakilan  Rakyat  Daerah  Kabupaten Melawi.  Sekretariat  Dewan  Perwakilan Rakyat  Kabupaten  Melawi  merupakan unsur  pelayanan  terhadap  Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah yang dipimpin  oleh  seorang  Sekretaris  yang secara
operasional berada dan bertanggung  jawab  kepada  Pimpinan Dewan  Perwakilan  Rakyat  Daerah  dan secara  administratif  bertanggung  jawab dan dibina oleh Sekretaris Daerah.
Sekretaiat  Dewan  Perwakilan Rakyat  Daerah  Kabupaten  Melawi memiliki tugas menyelenggarakan administrasi
kesekretariatan dan keuangan,  mendukung  pelaksanaan tugas  dan  fungsi  Dewan  Perwakilan Rakyat  Daerah,  serta  menyediakan  dan mengkoordinasikan  tenaga  ahli  yang diperlukan  oleh  Dewan  Perwakilan Rakyat Daerah dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai dengan kebutuhan. Sekretariat  Dewan  Perwakilan  Rakyat Kabupaten  Melawi  memiliki  fungsi:  1) penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD; 2) penyelenggaraan  administrasi  keuangan
DPRD;  3)  fasilitasi  penyelenggaraan rapat  DPRD;  dan  4)  penyediaan  dan
pengkoordinasian  tenaga  ahli  yang diperlukan oleh DPRD.
Pelayanan  tata  usaha  yang diberikan bagi Anggota DPRD Kabupaten  Melawi  adalah  memberikan layanan,  bantuan  dan  menyiapkan  atau mengurus apa-apa yang diperlukan oleh Anggota  DPRD  secara  perorangan maupun  pada  seluruh  anggota  yang berkaitan dengan pengurusan administrasi  tata  usaha.  Pelayanan  tata usaha  bagi  Anggota  DPRD  Kabupaten Melawi adalah pelayanan dalam  bidang administrasi ketatausahaan, seperti pengurusan  surat  perjalanan  dinas, protokoler anggota, penyediaan kelengkapan DPRD, penyiapan kunjungan kerja, penyiapan penyelenggaraan persidangan/rapat- rapat  dan  lain  sebagainya  yang bertujuan  untuk  mendukung  kegiatan Anggota  DPRD  secara  kelembagaan. Pemberian pelayanan administrasi keuangan  maupun  administrasi  secara umum,  untuk  menunjang  kegiatan Anggota  DPRD  Kabupaten  Melawi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.
Sekretariat  DPRD  juga  memiliki tugas  mengumpulkan  dan  menyiapkan bahan perumusan kebijakan DPRD yang merupakan  produk  hukum,  selain  juga mengelenggarakan  urusan  kehumasan. Kegiatan pendokumentasian data sangat dibutuhkan, sebab kegiatan pedokumentasian  data  ini  berbeda dengan pengarsipan, pendokumentasian data  ini  adalah  kegiatan  menghimpun dan  menyimpan  data  yang  penting untuk mendukung kegiatan para Anggota  DPRD.  Dokumentasi  data
dilakukan terhadap data yang bersumber  dari  dalam  maupun  data yang  bersumber  dari  luar,  seperti pendokumentasian
perauran perundang-undangan  yang  berkaitan dengan tugas dan fungsi DPRD.
Pendokumentasian  data  memiliki manfaat  yang  sangat  besar  sekali  dalam mendukung tugas-tugas Anggota DPRD, dimana dokumentasi yang telah dilakukan  dapat  dijadikan  referensi dalam  pembuatan  peraturan  daerah. Kegiatan  pendokumentasian  data  yang dilakukan  Sekretariat  DPRD  sangat membantu  tugas-tugas  para  Anggota DPRD  dalam  membahas  peraturan daerah bersama pihak eksekutif. Dokumentasi  data  ini  dapat  dijadikan sebagai  bahan  referensi  para  Anggota DPRD  tentang  peraturan  yang  lebih tinggi,  dimaksudkan  agar  pada  saat perbuatan  peratuaran  daerah  tidak bertentangan dengan peraturan diatasnya.
Sekretariat  DPRD  melakukan pengelolaan  surat  masuk  dan  surat keluar berupa pencatatan, penghimpunan  dan  penyimpanan  surat yang  diterima  maupun  surat  yang dikirim, yang dikelola secara baik, benar, teratur dan tertib sesuai dengan kaidah- kaidah  surat  menyurat  yang  ada. Pengelolaan  surat  masuk  dan  surat keluar  merupakan  suatu  tugas  yeng menjadi  tanggung  jawab  Bagian  Umum Sekretariat DPRD yang meliputi kegiatan  pembuatan  konsep  surat, pengetikan,  penomoran,  pencatatan, penggandaan dan penyimpanan.
Pengelolaan  surat  masuk  yang diterima  disampaikan  kepada  Ketua
DPRD  untuk  kemudian  didistribusikan dengan  disposisi  ke  masing-masing komisi  maupun  ke  Sekretaris  DPRD untuk  ditindak  lanjuti  sesuai  dengan maksud  pengirim  surat.  Untuk  surat keluar pada Sekretariat DPRD penandatanganan surat harus dilakukan oleh  Ketua  DPRD  jika  surat  keluar tersebut  merupakan  kebijakan  lembaga lagislatif, sedangkan ditandatangani oleh Sekretaris  DPRD  jika  menyangkut  hal- hal  teknis  kesekretariatan  saja.  Setiap surat    dan  surat  masuk  harus  dicatat dalam  buku  agenda  secara  tertib  dan teratur. Pada Sekretariat
DPRD Kabupaten  Melawi  buku  agenda  surat masuk  dan  keluar  dipisahkan  pada masing-masing buku agenda, selanjutnya untuk surat keluar pada saat pengiriman  juga  dibuat  buku  ekspedisi sebagai  kontrol  apakah  surat  sudah sampai sesuai dengan tujuan surat yang dimaksud.
Kegiatan  lain  dalam  tata  usaha adalah  pengarsipan  surat  masuk  dan keluar, yaitu suatu kegiatan penyimpanan  surat  masuk  dan  keluar pada  tempatnya  sesuai  dengan  pokok masalah  dalam  surat  baik  masuk maupun  keluar.  Kegiatan  pengarsipan pada  surat  masuk  dilakukan  dengan cara  setelah  surat  setelah  surat  diterima dicatat, dibaca untuk diketahui isi surat , kemudian  surat  dipisahkan  menurut pokok masalah dan kemudian disimpan ditempat  yang  sudah  disiapkan  untuk itu.  Sedangkan  untuk  surat  keluar, tembusan  surat  dicatat  dan  disimpan pada bundel surat keluar dan dipisahkan  sesuai  dengan  pokok  dan
maksud  surat,  sedangkan  yang  asli dikirim sesuai dengan tujuan surat.
Pengelolaan  arsip  yang  ada  pada Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Melawi sudah  berjalan  dengan  baik  sesuai dengan  tata  kelola  arsip  yang  berlaku. Kegiatan  menyimpan  surat  masuk  dan surat  keluar  pada  tempat  yang  sudah disediakan,  dan  mudah  ditemukan kembali  jika  diperlukan.  Kegiatan pengelolaan agenda, arsip, buku ekpedisi  telah  berjalan  sesuai  dengan aturan.
Salah  satu  fungsi  dari  anggota DPRD  adalah  fungsi  lagislasi,  fungsi lagislasi  ini  diimplementasikan  dalam bentuk  paraturan-peraturan  daerah. Untuk  menjalankan  fungsi  tersebut Anggota DPRD perlu mendapat dukungan  data  yang  aktual  dan  benar sebagai  bahan  acuan  dalam  pembuatan atau  pembahasan  peraturan  daerah bersama  dengan  pihak  eksekutif.  Data berupa  peraturan  perundang-undangan, dan  lain  sebagainya    dapat  dijadikan sebagai  referensi  dan  harus  disiapkan oleh  sekretariat  DPRD.  Adanya  data- data tersebut membantu Anggota DPRD dalam meningkatkan pengetahuan tentang  peraturan  perundang-undangan yang  berlaku  sehingga  produk  hukum berupa peraturan daerah yang dihasilkan  maupun  kebijakan  DPRD tidak  bertentangan  dengan  peraturan yang lebih tinggi.
Dukungan  yang  diberikan  oleh staf  sekretariat  kepada  para  Anggota DPRD  selalu  diusahakan  yang  terbaik dan  maksimal,  sesuai  dengan  tugas  dan fungsi  sekretariat  DPRD.  Setiap  tugas diberikan  kepada  anggota  dan  kegiatan
yang diikuti anggota baik berupa diklat, seminar,  kunjungan,  koordinasi  dan monitoring harus dibuat laporan kegiatan yang diikuti sebagai pertanggungjawaban  keuangan  yang digunakan  untuk  mengikuti  kegiatan tersebut.
Staf  atau  tenaga  administrasi  yang  ada sudah  memiliki  kemampuan  dan keahlian  yang  sesuai  dengan  bidang tugasnya
masing-masing, guna
mendukung  tugas  dan  fungsi  Anggota DPRDKabupaten
Melawi. Tenaga administrasi Sekretariat DPRD yang ada sudah  sangat  mendukung  kelancaran tugas-tugas  Anggota  DPRD,  baik kegiatan  di  kantor  maupun  kegiatan- kegiatan    di  luar  kantor.  Sehubungan dengan  tugas  tenaga  administrasi sekretariat  yang  cukup  berat  dalam menunjang kinerja Anggota DPRD, tentu diperlukan  keahlian  dan  kemampuan teknis yang memadai. Untuk meningkatkan Kemampauan teknis pada tenaga administrasi, kepada para tenaga administrasi
selalu diberikan kesempatan  untuk  mengikuti  diklat teknis,  seperti  pengetahuan  teknis tentang  hak  protokoler  Anggota  DPRD Kabupaten/Kota,  pertanggungjawaban keuangan  Anggota  DPRD,  dan  lain sebagainya  yang  berhubungan  dengan Tugas dan fungsi Anggota DPRD.

## KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dapat diambil sebuah kesimpulan bahwa Pelaksanaan kegiatan pelayanan  tata  usaha  pada  Sekretariat Dewan  Perwakilan  Rakyat  Daerah Kabupaten  Melawi  dalam  menunjang
kinerja  Anggota  DPRD  Kabupaten Melawi  sudah  berjalan  dengan  baik. Kegiatan pelayanan tata usaha diantaranya  adalah  pendokumentasian data,  yaitu  berupa  penyimpanan  data- data  berupa  peraturan  perundang- undangan,  dan  lain  sebagainya  yang berfungsi  sebagai  bahan  acuan  dan pertimbangan  anggota  DPRD  dalam membuat  peraturan  daerah,  kegiatan pengelolaan  agenda  adalah  kegiatan pencatatan  surat  masuk  dan  keluar, kegiatan  pengarsipan  adalah  kegiatan penyimpanan  arsip.  Faktor-faktor  yang mempengaruhi  pelaksanaan  pelayanan tata  usaha  di  Sekretariat  DPRD Kabupeten  Melawi  adalah  sumber  daya manusia  yang  ada  sudah  memiliki kemampuan  dan  pengetahuan  dalam melaksanakan  tugas  dan  tanggung jawabnya  dalam  menunjang  kinerja Anggota DPRD.
Diharapkan  kepada  Sekretariat DPRD  Kabuapeten  Melawu  untuk  terus meningkatkan kemampuan adan keahlian  aparatur,  agar  dapat  maksimal mendukung  dan  menunjang  tugas  dan fungsi  Anggota  DPRD  dalam  layanan tata usaha.

## DAFTAR PUSTAKA
Gie, T.L. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta, Liberty. Moenir, A.S. 1992. Manajemen Pelayanan  Umum  di  Indonesia. Jakarta, PT. Gunung Agung.
Nawawi,  H  dan  Martini.  1994.  Ilmu Administrasi. Jakarta,
Ghalia Indonesia Pusdiklat BPKP. 2000. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta, BPKP Republik Indonesia Siagian,  Sondang  P.  2000.  Teori Pengembangan Organisasi. Jakarta, Bumi Aksara. Tjokrowinoto, Moeljarto. 1999. Pembangunan: Dilema dan Tantangan.  Yogyakarta,  Tiara
Wacana.
Undang-Undang  Republik  Indonesia
Nomor  34  Tahun  2003  tentang Pembentukan  Kabupaten  Melawi Provinsi Kalimantan Barat. Peraturan Pemerintah Daerah
Kabupaten  Melawi  Nomor  03 Tahun  2004  tentang  Tugas  Pokok dan Fungsi Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Melawi.