Analisis Pelayanan Arsip Statis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Dalam Upaya Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik

## ABSTRACT
This study aims to understand the public service mechanisms for the archive by the library and archive office of the Special Regency of Yogyakarta (DIY).  This study also intends to investigate DIY Regional Library and Archive Office service's efforts to improve archive services and obstacles that hinder planning archive services. Qualitative research methods based  on  data  collection,  observation, interviews,  and  documentation  were employed in this study. This study  applied  the  interactive  data  analysis  technique  developed  by Miles and Huberman which includes data reduction, data display, and verification. This study concluded that the public service provided by the regional library and archive office of the DIY is in accordance with the  current  service  standards.  Some  examples  of  service  standards include archive lending, archive reproduction, archive user counseling, and archive tracking. The regional library and archive office of the DIY has  also  been  making  several  attempts  to  improve  their  archive services  by  performing  archives  acquisition-processing-publishing, human  resources  management,  and  service  facilities  upgrade.  This study  also  recognized  that  to  optimally  improve  the  delivery  of archives, improvement of human resources management and service facilities are necessary for the regional library and archive office of the DIY.

## INTISARI
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  memahami  mekanisme  pelayanan publik kearsipan oleh perpustakaan dan kantor arsip Daerah Istimewa Yogyakarta  (DIY).  Kajian  ini  juga  bermaksud  untuk  mengkaji  upaya Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  dalam  meningkatkan pelayanan  arsip  dan  kendala  yang  menghambat  perencanaan pelayanan  arsip.  Metode  penelitian  kualitatif  dalam  kajian  ini berdasarkan  pengumpulan  data,  observasi,  wawancara,  dan dokumentasi. Penelitian ini menerapkan teknik analisis data interaktif yang dikembangkan oleh Miles dan Huberman yang meliputi reduksi data,  display  data,  dan  verifikasi.  Kajian  ini  menyimpulkan  bahwa pelayanan  publik  yang  diberikan  oleh  Badan  Perpustakaan  dan Kearsipan  Daerah  DIY  sudah  sesuai  dengan  standar  pelayanan  yang berlaku.  Beberapa  contoh  standar  layanan  antara  lain  peminjaman arsip, reproduksi arsip, penyuluhan pengguna arsip, dan penelusuran arsip.  Badan  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Daerah  DIY  juga  telah melakukan beberapa upaya untuk meningkatkan pelayanan kearsipan dengan melakukan akuisisi-pengolahan-penerbitan arsip, pengelolaan sumber daya manusia, dan peningkatan fasilitas pelayanan. Kajian ini juga  menyadari  bahwa  untuk  meningkatkan  penyampaian  arsip secara  optimal,  diperlukan  peningkatan  manajemen  sumber  daya manusia dan fasilitas pelayanan bagi perpustakaan daerah dan kantor arsip DIY.
Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada
Submitted: 16/03/2023 Received: 22/05/2023
*Correspondence: Suhardo suhardo@ugm.ac.id
KEYWORDS: archives
service archives management
KATA KUNCI: arsip statis pelayanan pengelolaan arsip statis
Suhardo
CITE THIS ARTICLE: Suhardo. (2022). Analisis Pelayanan Arsip Statis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Dalam Upaya
Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik. Diplomatika: Jurnal Kearsipan
Terapan, 6(1), 37-56. https://
doi.org/10.22146/ diplomatika.83187

## PENDAHULUAN
Daerah  Istimewa  Yogyakarta  merupakan  daerah  setingkat  provinsi  yang  memiliki perjalanan  sejarah  sangat  panjang.  Sejak  masa  kolonial  Daerah  Istimewa  Yogyakarta merupakan  daerah  yang  sudah  memiliki  pemerintahan.  Daerah  tersebut  merupakan satu  satunya  daerah  kerajaan  yang  hingga  kini  masih  tetap  eksis.  Guna  mendukung Yogyakarta sebagai Daerah Istimewa, arsip mempunyai peranan yang sangat penting, karena  arsip  memberikan  kesaksian-kesaksian  atas  suatu  peristiwa  yang  terjadi dimasa lalu.
Daerah  Istimewa  Yogyakarta  pada  masa  kolonial  merupakan  wilayah  kerajaan  atau dalam  bahasa  Belanda  dikenal  sebagai  Vorstenlanden  oleh  pemerintah  kolonial diberikan  kewenangan  untuk  mengelola  pemerintahannya  sendiri  atau  disebut zelfbestuur. Oleh karena itu Daerah Istimewa Yogyakarta telah memiliki pemerintahan sejak  sebelum  Republik  ini  berdiri.  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  juga  dikenal  akan budayanya  yang  tidak  lepas  dari  sejarah  masa  lalu  yaitu  merupakan  kelanjutan  dari Kasultanan  Ngayogyakarta  Hadiningrat  dan  Pradja  Pakualaman.  Oleh  karena  itu kebudayaan  dari  peradapan  Mataram  masih  memberikan  pengaruh  yang  besar, bahkan terbentuk dari peradaban-peradaban tersebut. Kehidupan masyarakat Daerah Istimewa Yogyakarta masih menjalani akar kebudayaannya. Hal ini dapat dilihat dari kehidupan sosialnya, kesenian, upacara adat.
Di  samping  budaya,  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  dikenal  sebagai  kota  pendidikan. Telah  melahirkan  perguruan  tinggi  terkenal  diantaranya    Universitas  Gadjah  Mada Yogyakarta  yang  merupakan  universitas  tertua  di  Indonesia  dan  memiliki  banyak Fakultas  serta  program  studi.  Perguruan  tinggi  tersebut  dirintis  oleh  Sri  Sultan Hamengku  Buwono  IX,  tahun  1946  oleh  Balai  Perguruan  Tinggi  Gadjah  Mada  dan secara  resmi  pada  tahun  1949  terbentuk  Universitet  Gadjah  Mada  yang  kemudian diikuti perguruan tinggi lainnya seperti PTAIN (Perguruan Tinggi Agama Islam Negeri), ASRI (Akademi Seni Rupa Indnesia), ASTI (Akademi Seni Tari Indonesia), IKIP (Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan).
Peristiwa-peristiwa  tersebut  di  atas,  menunjukkan  Daerah  Istimewa  Yogyakarta berbeda dengan daerah lain, yang mempunyai perjalanan sejarah cukup panjang, dan meninggalkan  jejak  berupa  catatan-catatan  yang  disebut  arsip.  Tentu  saja  arsip memberikan  andil  yang  cukup  besar  dalam  mendukung  Yogyakarta  sebagai  Daerah Istimewa sebagai bukti dari  peristiwa yang terjadi pada masa lalu mengenai kondisi ekonomi, social, politik, dan budaya.
Undang-Undang  Nomor  43  tahun  2009  tentang Kearsipan  mengatur  bahwa  Lembaga Kearsipan  wajib  menjamin  kemudahan  akses  arsip  statis  bagi  kepentingan  pengguna arsip. Dalam rangka mewujudkan pemerintahan yang akuntabel, birokrasi merupakan ujung  tombak  pelaksanaan  pelayanan  publik.  Dengan  demikian  Lembaga  Kearsipan Daerah  harus  meninggalkan  pelayanan  berbelit-belit,  berkepanjangan  yang  dapat menimbulkan kesan buruk di mata masyarakat. Birokrasi atau pelayan harus mampu menunjukkan  pelayanan  yang  cepat,  tepat,  akurat,  terbuka  dengan  tetap mempertahankan kualitas efisiensi biaya dan ketepatan waktu. Oleh karena itu untuk dapat mewujudkan kualitas layanan arsip statis yang baik sebuah lembaga kearsipan perlu  didukung  sumberdaya  manusia  yang  profesional,  sarana  layanan,  jumlah khazanah  arsip  yang  mencukupi,  prasarana  layanan  yang  meliputi  ruang  baca,  serta fasilitas lainnya yang nyaman, Jenis layanan yang tersedia serta prosedur layanan yang jelas dan mudah difahami oleh masyarakat.
Dari  uraian  tersebut,  nampak  bahwa  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah Istimewa  Yogyakarta  memiliki  sebuah  peluang  yang  sangat  besar  keberadaan  bagi masyarakat  Yogyakarta  dan  juga  masyarakat  di  luar  Yogyakarta.  Untuk  mewujudkan peluang tersebut, pemerintah daerah Daerah Istimewa Yogyakarta membentuk Dinas
Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  selaku  Lembaga Kearsipan Daerah yang memiliki upaya untuk mengembangkan pelayan publik berupa perencanaan  baik  rencana  jangka  panjang  maupun  rencana  jangka  pendek. Perencanaan  merupakan  salah  satu  komponen  penting  dalam  manajemen.  Suatu organisasi  akan  mencapai  tujuan  yang  diharapkan  tentu  harus  ada  perencanaan terlebih  dahulu.  Dalam  menyusun  perencanaan  tersebut  harus  memperhatikan tantangan  bagi  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  selaku  Lembaga  Kearsipan Daerah  dalam  upaya  meningkatkan  kualitas  layanan  arsip  statis  kepada  masyarakat, yang  meliputi:  (1)  Tersedianya  sarana  prasarana  yang  meliputi  ruang  baca,  sarana reproduksi  arsip,  sarana  penelusuran  arsip,  dan  fasilitas  layanan  lainnya,  dan  (2) Tersedianya  kualitas  sumber  daya  manusia  yang  profesional,  yang  mampu memberikan kepuasan kepada pengguna arsip.
Mengingat  pentingnya  layanan  arsip  statis  kepada  publik,  khususnya  dalam perencanaan  pembangunan  daerah  maka  penulis  meneliti  mengenai  permasalahan perencanaan  kegiatan  layanan  arsip  statis  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah Daerah  Istimewa  Yogyakarta.  Penulis  ingin  menyampaikan  gambaran  pentingya layanan  arsip  statis  kepada  masyarakat  dan  mengetahui  lebih  jauh  bagaimana  seluk beluk  layanan  arsip  statis  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa Yogyakarta beberapa tahun belakangan ini.
Berdasarkan  latar  belakang  masalah  yang  telah  dipaparkan  di  atas,  maka  peneliti mengajukan beberapa pertanyaan, yaitu (1) Bagaimana pelayanan arsip statis di Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Istimewa  Yogyakarta?,  (2)  Bagaimana  upaya peningkatan pelayanan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Istimewa Yogyakarta?, dan (3) Faktor-faktor apakah yang menjadi penghambat dalam pelayanan arsip  statis  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta?. Tujuan dari dilaksanakannya penelitian ini yaitu, (1) mengetahui bentuk layanan arsip statis yang di laksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, (2) mengetahui upaya yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan  Arsip  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  dalam  meningkatkan    pelayanan  arsip  statis, dan (3) mengetahui faktor-faktor penghambat dalam perencanaan layanan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.

## Deskripsi Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  dibentuk  sebagai  mandat  ditetapkannya Peraturan  Gubernur  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  Nomor  3  Tahun  2018  tentang Kedudukan Susunan Organisasi Fungsi, tugas  dan Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, pada Bab ketiga Pasal 4 disebutkan bahwa Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah  mempunyai  tugas  melaksanakan  penyusunan  dan  pelaksanaan  kebijakan daerah  urusan  bidang  perpustakaan  dan  kearsipan.  Untuk  melaksanakan  fungsi tersebut Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah mempunyai tugas : ‘menyusun program urusan  bidang  perpustakaan  dan  kearsipan’  ;  ‘merumuskan  kebijakan  teknis  pada urusan bidang kearsipan adalah ; ‘melaksanakan koordinasi, pembinaan,  pengawasan dan  pengendalian  urusan  kearsipan  kabupaten  /  kota’  ;  mengelola,    melestarikan, mempublikasi-kan  dan  melayankan  arsip  statis  kepada  masyarakat’  ;  ‘melaksanakan pembinaan  dan  fasilitasi  penyelenggaraan  urusan  kearsipan  Pemerintah  Kabupaten/ Kota’ ; ‘menyimpan arsip dinamis inaktif yang retensinya di atas 10 tahun atau arsip vital’  ;  ‘mengelola  arsip  statis  Daerah  Istimewa  Yogyakarta’  ;  ‘melakukan  pembinaan dan  pengawasan  kearsipan  internal  di  lingkungan  organisasi  perangkat  daerah  DIY, serta  pengawasan  eksternal  pada  Lembaga  Kearsipan  Daerah  Kabuaten/Kota’  ; ‘memberikan  pelindungan,  pelestarian,  pengembangan,  dan  pemanfaatan  arsip  dan bahan  pustakan  sebagai  warisan  budaya’  ;  ‘memberikan  fasilitasi  pengelolaan  arsip
Kasultanan dan Kadipaten Pakualaman’ ; ‘memberikan pembinaan jabatan fungsional arsiparis dan pustakawan di lingkungan Pemerintah Daerah DIY’ ;
Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  dipimpin  oleh  seorang  Kepala  yang berkedudukan  dibawah  dan  bertanggungjawab  kepada  Gubernur  melalui  Sekretaris Daerah. Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah diangkat dan diberhentikan oleh Gubernur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Unsur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, terdiri dari:
Pimpinan :  Kepala;
Pembantu Pimpinan   :  Sekretariat yang terdiri dari Sub bagian - sub bagian; Pelaksana
:  Bidang-bidang  yang  terdiri  dari  seksi-seksi;  UPT  ;  dan
Kelompok Jabatan Fungsional.

## Sumber daya Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
Dalam  menyelenggarakan  fungsi  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  dalam melaksanakan  tugasnya,  tentu  saja    tidak  lepas  dari  kualitas  sumber  daya  manusia, serta  dukungan  sarana  prasarana,  dan  anggaran.  Ketiga  faktor  ini  dapat  dijelaskan sebagai berikut:

## a. Sumber Daya Manusia
Untuk  mendukung  ketugasan  inti  serta  fungsi,  di  bidang  kearsipan  di  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY,  sampai  akhir  tahun  2021  terdapat  37  personil pegawai  negeri  sipil  (PNS) di  bidang kearsipan  yang  terdiri  dari  6  pejabat  struktural yang terdiri dari 2 orang Kepala Bidang dan 4 orang Kepala Seksi, 8 pejabat fungsional umum (staf). Jabatan fungsional tertentu atau Arsiparis yang terdiri dari arsiparis ahli dan  arsiparis  trampil.  Adapun  klasifikasi  dan  kualifikasi  untuk  arsiparis  tingkat  ahli sebagaimana digambarkan dalam tabel berikut:
Sumber. (DPAD DIY)
Untuk arsiparis tingkat trampil sebagaimana digambarkan dalam table berikut  :
Sumber. (DPAD DIY)
Sumberdaya  manusia  tersebut  di  atas  merupakan  sumber  daya  manusia  di  bidang kearsipan dalam menjalankan fungsi dan tugas Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY  sebagai  Lembaga  Kearsipan  Daerah,  Sedangkan  sumberdaya  kearsipan  dalam fungsinya  sebagai  Unit  Kearsipan  Instansi  sebanyak  9  orang  yang  terdiri  dari Sekretaris,  Kepala  Sub.Bagian  Umum,  1  orang  Arsiparis,  dan  6  orang  petugas  arsip yang tersebar di  Sekretariat 2 orang petugas, 1 orang di bidang dan  UPT sebanyak 3 orang.
NO NAMA JABATAN Jumlah Personil 2018 2019 2020 2021 1 Arsiparis Utama - - - - 2 Arsiparis Madya 4 4 4 4 3 Arsiparis  Muda 1 2 2 3 4 Arsiparis Pertama - - 2 2 NO NAMA JABATAN Jumlah Personil 2018 2019 2020 2021 1 Arsiparis Penyelia 2 2 1 1 2 Arsiparis Mahir 3 3 3 3 3 Arsiparis  Pelaksana 2 2 2 3

## b. Khazanah Arsip
Sebagai Lembaga Kearsipan Daerah ( Regional Archives ), Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah  DIY  menyimpan  khazanah  arsip  dalam  format  tekstual,  foto,  kartografi,  dan video. Arsip tersebut berasal dari instansi di lingkungan pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta,  arsip  organisasi  masyarakat,  dan  arsip  perorangan,  dengan  kurun  waktu arsip tahun 1874 – 2010. Adapun jumlah arsip statis yang sudah diolah dan siap untuk dilayankan ke masyarakat adalah sebagai berikut :
Sumber. (DPAD DIY)
Khazanah  arsip  perorangan  dan  arsip  organisasi  masyarakat  merupakan  hasil  dari kegiatan  akuisisi  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  sebagai  upaya meningkatkan khazanah arsip. Arsip perorangan terdiri dari arsip pejabat pemerintah daerah  eselon  I  dan  II  dilingkungan  Sekretariat  Daerah  DIY  dan  Seniman.  Sebagian besar  dari  khazanah  arsip  tersebut  adalah  arsip  kelembagaan  pemerintah  Daerah Istimewa  Yogyakarta  sejak  masa  kolonial  sampai  saat  ini.  Khazanah  arsip  tersebut dikelompokan  kedalam  periode  kolonial  dan  republic.  Arsip  periode  kolonial  terdiri dari  Arsip Vorstenlandsche  Waterschappen ,  Arsip  Pemerintah  Nagari  Kasultanan Yogyakarta  atau  dikenal  Parentah  nJawi  masa  Pemerintah  Danoeredjo.  Sedangkan Arsip  periode  republic  antara  lain  terdiri  dari  khazanah  arsip  Dewan  Pemerintah Daerah  (DPD)  kurun  waktu  1946  -  1960  ;  khazanah  arsip  Badan  Pemerintah  Harian kurun  waktu  (1962  –  1974)  ;  khazanah  Orde  baru  periode  Presiden  Soeharto    ; khazanah  arsip  Otonomi  Daerah,  khazanah  Arsip  masa  keistimewaan  DIY.  Dinas Perpusta-kaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  juga  mempunyai  fungsi  fasilitasi  arsip  Kraton Yogyakarta  dan  arsip  Kadipaten  Pakualaman.  Kegiatan  fasilitasi  arsip  Kraton Yogyakarta  dan  arsip  Kadipaten  Pakualaman  tersebut  berupa  mengolah  arsip  statis Kraton  Yogyakarta  dan  Kadipaten  Pakualaman  dengan  hasil  Daftar  Arsip  Statis. Masyarakat  pengguna  arsip  yang  akan  meminjam  arsip  Kraton  Yogyakarta  dan  arsip Kadipaten  Pakualaman  harus  datang  dan  ijin  ke  Kraton  Yogyakarta  dan  Puro Pakualaman.  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  hanya  dapat  melihat  daftar  arsip statis yang diolah saja.

## c. Sarana dan Prasarana
Prasarana kearsipan yang terdapat di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY terdiri dari:  Ruang  baca  arsip,  Ruang  arsip  audio  visual,  Diorama,  Ruang  tunggu,  Ruang Pameran Arsip, Ruang Preservasi, Ruang Pengolahan arsip inaktif, Ruang Pengolahan arsip statis, Ruang Fumigasi, Ruang Transit, Ruang Pusat Arsip Vital ( Vaulting ), Ruang Simpan Arsip Statis, Ruang Simpan Arsip Inaktif, Ruang Rapat, Mushola, Toillet Umum dan  toilet  penyandang  disabilitas.  Sarana  terdiri  dari:  Meja  baca  arsip  tekstual,  Meja baca  arsip  kartografi,  Sarana  temu  kembali  secara  manual  (daftar  arsip  statis, inventaris  arsip,  guide  arsip),  Sarana  temu  kembali  secara  elektronik  (Media  akses, SIKS, JIKN), Naskah hasil terjemahan arsip bahasa Jawa, Inggris dan hasil alih tulisan arsip,  Komputer  untuk  preview  arsip  rekaman  suara  dan  arsip  audio  visual,  Loker tempat  penyimpanan  barang,  Tas  transparan  untuk  membawa  barang-barang  yang perlu dibawa di ruang baca, Bus Wisata Arsip, Perpustakaan penunjang Layanan arsip. Brosur layanan
BENTUK / FORMAT ARSIP JUMLAH Arsip Tekstual 20.098 sampul Arsip Foto 3.638 lembar Arsip Audio / rekaman suara 201 buah Arsip Kartografi 179 lembar

## Layanan  Publik  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa Yogyakarta
Dalam  rangka  mewujudkan  penyelenggaraan  pelayanan  public,  sesuai  dengan  asas penyelenggaraan good  governance ,  dan  untuk  mewujudkan  kepastian  hal  dan kewajiban  berbagai  pihak  yang  terkait  dengan  penyelenggaraan  pelayanan,  setiap penyelenggara  pelayanan  public  wajib  menetapkan  standar  pelayanan.  Adapun standar  pelayanan  publik  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa Yogyakarta terdiri dari :

## a. Layanan Informasi
Layanan informasi yaitu layanan informasi secara umum, baik yang berkaitan dengan suatu kepentingan umum, maupun kepentingan peminjaman arsip. Layanan informasi ini berada di bawah Sub Bagian Umum Sekretariat DPAD DIY. Letak Layanan informasi ini  ada  di front office dengan  petugas  Layanan  dilakukan  oleh receptionist .  Layanan informasi  ini  untuk  melayani  tamu,  yang  mempunyai  maksud  tujuan  berkunjung  di Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakata  atau  tamu  yang hendak mencari informasi.

## b. Layanan Arsip Statis
Layanan  arsip  statis  merupakan  tugas  pokok  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah Daerah  Istimewa  Yogyakarta  selaku  Lembaga  Kearsipan  Daerah  DIY.  Layanan  arsip statis  kepada  masyarakat  pengguna  arsip  yang  meliputi  Layanan  baca  arsip  statis, Layanan  reproduksi/  penggandaan  arsip,  Layanan  penelusuran  arsip,  Layanan penyajian, Layanan konsultasi khazanah arsip statis untuk pengguna arsip.

## c. Layanan Jasa Restorasi Arsip
Layanan  restorasi  merupakan  Layanan  jasa  arsip  diperuntukkan  kepada  masyarakat baik  arsip  keluarga,  arsip  lembaga  swasta,  maupun  pemerintah  yang  mengalami keusangan  sehingga  perlu  diselamatkan.  Layanan  jasa  ini  merupakan  Layanan berbayar, dengan tariff Layanan yang diatur dengan Peratauran Daerah Nomor 1 tahun 2020.

## d. Layanan Diorama Arsip
Layanan diorama merupakan Layanan berbayar berupa publikasi arsip yang dirancang dengan  menggunakan  teknologi  mutakhir  yang  dikolaborasi  dengan  kreativitas  seni. Diorama  ini  dalam  kurun  waktu  tertentu  baik  isi  berupa  khazanah  arsip  yang dipublikasi  maupun  teknologi  selalu  di up date diselaraskan  dengan  perkembangan jaman.
e. Layanan Pengaduan
Layanan  Pengaduan  sel a ma  ini  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  dalam melaksa-nakan  fungsi  dan  tugas  pelayanan  public  dalam  bidang  Arsip  Statis  belum pernah  mendapatkan  pengaduan  dari  masyarakat.    Apabila  ada  masyarakat  yang mengadu  terha-dap  ketidak  puasan  masyarakat  dalam  melayani  arsip  statis, masyarakat  dapat  mengadu  melalui  sms  ke  nomor  HP  087838444939,  dan  atau  ke alamat email layananarsipbpad@gmail.com Untuk  mendapatkan  layanan  ini  tidak dikenakan biaya. Biaya yang timbul hanya untuk pulsa sms/ akses internet, sedangkan prosedur  pengaduan  adalah  dengan  mengisi  formulir  yang  telah  disediakan  dengan mencantumkan  data  diri/identitas,  serta  isi  pengaduan  dan  memasukkan  ke  kotak pengaduan/ mengirim lewat sms/ email.
1. Sistem, mekanisme, dan prosedur
1)  Pemohon  menuliskan  dan  mengirimkan  isi  pengaduan  yang  disertai data  diri  lengkap  melalui  kotak  pengaduan/  sms  pengaduan/email pengaduan.
2)  Oleh  petugas  layanan  arsip  akan  diverifikasi  kemudian  dibuatkan laporan  pengaduan  dan  diserahkan  kepada  pejabat  pengelola pengaduan.
3)  Berdasarkan laporan pengaduan, akan dilakukan evaluasi dan laporan pengaduan selesai.
4)  Jika laporan pengaduan bersifat penting, atau data pengaduan kurang lengkap,  maka  petugas  layanan  akan  menghubungi  pemohon pengaduan yang disertai dokumen laporan pengaduan.
2. Jangka waktu penyelesaian
1)  Proses penyelesaian pengaduan dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan;
2)  Waktu  penyelesaian  dilaksanakan  paling  lambat  10  (sepuluh)  hari kerja sejak diterimanya permintaan petugas pengelola pengaduan yang akan  menyampaikan  tanggapan  secara  resmi.  Petugas  pengaduan dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja;
3)  Tanggapan  atas  pengaduan  kepada  pemohon    informasi  publik dilakukan secara langsung, melalui email, fax ataupun web site . Berdasarkan  Indeks  Kepuasan  Masyarakat  (IKM)  Unit  Pelayanan  Bidang  Pelestarian dan Layanan arsip, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta, pada  layanan  reproduksi  arsip  dengan  nilai  74,75  dengan  tingkat  mutu  pelayanan  B atau  Baik.Unsur  Pelayanan  yang  dinilai  terdiri  dari  persyaratan  pelayanan,  prosedur pelayanan,  waktu pelayanan,  biaya/  tarif,  produsk  spesifikasi,  kompe-tensi  peaksana, perilaku pelaksana, maklumat pelayaan, penganan pengaduan

## Layanan  Arsip  Statis  Oleh  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah Istimewa Yogyakarta
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah selaku Lembaga Kearsipan Daerah adalah memberikan pelayanan di bidang Arsip Statis Daerah. Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan yang dimaksud dengan arsip statis adalah ‘arsip yang diciptakan  oleh  pencipta  arsip,  yang  telah  habis  retensinya  dan  berketerangan dipermanenkan    karena  memiliki  nilai  guna  kesejarahan,  dan  telah  diverifikasi  baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau Lembaga Kearsipan’.
Lembaga Kearsipan Daerah adalah Lembaga yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip statis, dan pembinaan kearsipan di Daerah. Pengelolaan  arsip  statis  meliputi  ‘akuisisi,  pengolahan,  preservasi,  pemanfaatan, pendayagunaan,  dan  pelayanan  public  dalam  suatu  system  kearsipan  nasional’. Berdasarkan  uraian  tersebut,  Lembaga  Kearsipan  Daerah  dibentuk  sebagai  Lembaga atau  organisasi  perangkat  daerah  yang  mempunyai  fungsi  dan  tugas  melayani  publik dalam hal arsip statis kepada masyarakat.
Undang-Undang  Nomor  25  tahun  2009  tentang  ‘Pelayanan  Publik’, mengamanatkan  bahwa  setiap  penyelenggara  layanan  public,  baik  yang  memberikan layanan kepada masyarakat secara langsung maupun tidak langsung wajib menyusun, menetapkan  dan  menerapkan  Standar  Pelayanan  untuk  setiap  jenis  layanan  sebagai tolok ukur dalam penyelenggaraan pelayanan.
Produk Layanan arsip statis yang tersedia, antara lain sebagai berikut:

## a. Layanan Peminjaman
Layanan peminjaman yaitu peminjaman arsip statis. Layanan peminjaman arsip statis berbeda  dengan  layanan  peminjaman  bahan  pustaka.  Layanan  peminjaman  arsip, pengguna  atau  peneliti  hanya  dibolehkan  membaca  di  ruang  baca  arsip.  Demi
keselamatan arsip statis yang apabila rusak atau hilang tidak ada gantinya, maka dalam peminjaman arsip pengguna arsip statis, hanya dibolehkan membaca arsip sebanyak 5 sampul. Apabila jumlah sampul lebih dari 5, maka pengguna harus membaca 5 sampul terlebih  dahulu,  dan  apabila  sudah  selesai  dibaca  pengguna  dipersilahkan  untuk meminjam  5  sampul  arsip  berikutnya.  Dalam  layanan  peminjaman  arsip,  pengguna atau peneliti tidak dikenankan tariff layanan atau gratis, dan diperbolehkan membaca selama  waktu  layanan  yang  telah  ditetapkan.  Waktu  layanan  peminjaman  arsip minimal  15  menit  setelah  pengguna  menyerahkan  formulir  peminjaman  kepada petugas layanan.
Adapun  jumlah  peminjam  arsip  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  selaku Lembaga Kearsipan Daerah dari tahun 2015 – 2021 adalah sebagai berikut  :
Tabel 3. Jumlah  Pengunjung  Arsip  dari Tahun ke Tahun
Sumber . (DPAD DIY)
Dari  jumlah  pengunjung  tersebut,  untuk  Lembaga  Kearsipan  Daerah  sudah  cukup bagus.  Pada  tahun  2020  terjadi  penurunan  jumlah  penggunjung  dikarenakan  pada tahun  tersebut  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  sedang  pindahan  dari gedung lama ke gedung baru. Gedung arsip lama terletak di Jl. Tentara Rakyat Mataram ke  Gedung  baru  yang  terletak  di  Banguntapan,    Kabupaten  Bantul.  Pada  waktu  itu Layanan arsip statis sempat ditutup selama beberapa bulan, kemudian disusul dengan pandemi  Covid  19.  Kondisi  tersebut  dapat  berjalan  normal  menjelang  akhir  tahun 2021. Pengunjung atau pengguna arsip tesebut, sebagian besar adalah mahasiswa baik mahasiswa Strata 1, mahasiswa Strata 2, maupun mahasiswa Strata 3, serta  beberapa masyarakat umum atau swasta, serta pelajar.

## 1. Persyaratan Pelayanan Peminjaman Arsip
Masyarakat  umum  yang  akan  meminjam  arsip  diwajibkan  menunjukkan  kartu identitas/KTP/ Kartu Pelajar yang masih berlaku, pasphor beserta surat ijin dari LIPI bagi warga negara asing, surat permohonan dari pimpinan Fakultas/Perguruan Tinggi untuk  mahasiswa,  surat  permohonan  dari  pimpinan  instansi  untuk  instansi pemerintah/swasta.  Bagi  pengguna  yang  tidak  membawa  surat  permohonan,  dapat mengisi  formulir  peneliti  yang  telah  disediakan.  Bagi  pengguna  arsip  yang  akan meminjam  arsip  terlebih  dahulu  wajib  mengisi  formulir  peminjaman  arsip.  Setiap pengguna  arsip  atau  pengunjung  diwajibkan  untuk  mematuhi  Tata  Tertib  Layanan Arsip

## 2. Sistem mekanisme, dan Prosedur
‘Pengguna  arsip  datang  ke  Unit  Layanan  Arsip  Statis  DPAD  DIY’  ;  ‘Petugas  layanan menerima  kedatangan  pengguna  arsip  dan  menanyakan  keperluannya,  memandu pengisian  buku  tamu,  dan  memerintahkan  kepada  pengguna  untuk  menaruh  barang yang  tidak  diperbolehkan  dibawa  ke  ruang  baca’  ;  ‘Petugas  Layanan  mengarahkan
NO TAHUN JUMLAH KETERANGAN 1. 2015 1.099 2. 2016 1.361 3. 2017 1.365 4. 2018 1.658 5. 2019 1.052 6. 2020 813 7. 2021 1.441
sesuai  keperluan  pengguna.  Bagi  pengguna  yang  memerlukan  konsultasi  tentang khazanah  arsip  diarahkan  ke  konsultan  pembaca  yang  berkompeten,  yaitu  Arsiparis Madya.’  Bagi  pengguna  yang  ingin  mencari  arsip  dipandu  cara  penggunaan  sarana temu  kembali  baik  berupa  manual  yang  terdiri  dari  senerai/daftar  arsip,  inventaris, guide,  maupun  cara  menggunakan  sarana  temu  kembali  arsip  secara  elektronik,  oleh arsiparis  penelusur  arsip’  :  ‘Pengguna  yang  telah  mendapatkan  arsip  yang  dicari kemudian  ingin  membaca  arsip  diwajibkan  untuk  mengisi  formulir  peminjaman  dan menyerahkan formulir peminjaman arsip kepada petugas layanan’ ; ‘Petugas Layanan arsip mencermati arsip yang akan dipinjam apakah kategori arsip yang dikecualikan’ ; ‘Apabila  tidak  termasuk  kategori  arsip  yang  dikecualikan,  petugas  Layanan  arsip menyerahkan  formulir  pemesanan  arsip  ke  petugas  depot  arsip’  ;  ‘Petugas  depot mencari  arsip  di  ruang  penyimpanan  arsip  dan  mencatat  arsip  yang  dipesan  dalam buku  kendali  arsip,  serta  melampirkan  kendali  peminjaman  arsip  pada  sampul  arsip yang  dipesan’  ;    ‘Petugas  transit  menerima  dan  mencatat  arsip  yang  datang  dari petugas  depo,  dan  memberi  tanda  tangan  pada  lampiran  kendali  peminjaman  arsip kemudian  menyerahkan  arsip  ke  petugas  layanan’  ;  ‘Petugas  layanan  arsip menandatangani  lampiran  kendali  peminjaman  arsip  pada  baris  “ peminjaman arsip ’  (Saat  menerima  arsip)  kemudian  menyerahkan  arsip  kepada  pengguna  arsip/ peneliti untuk dibaca di ruang baca’ ; ‘Pengguna arsip membaca arsip yang dipesan di meja  baca  tekstual  bagi  yang  membaca  arsip  tekstual,  di  meja  Kartografi  bagi  yang akan membaca arsip kartografi, dan di ruang prewiew bagi yang akan membaca arsip rekaman suara, film, dan audio visual’ ; ‘Petugas mengawasi penggunaan arsip di ruang layanan’.

## 3. Pengembalian Arsip
Pengguna mengembalikan arsip yang sudah selesai ; Petugas layanan arsip menerima dan  mengecek  keutuhan/  kelengkapan  arsip,  menandatangani  kendali  peminjaman arsip  pada  baris  “peminjam  arsip  (saat  mengembalikan  arsip)  kemudian mengembalikan  arsip  ke  petugas  transit  ;  Petugas  transit  menerima,  mengecek  dan mencatat  pengembalian  arsip  kemudian  mengembalikan  arsip  ke  petugas  depot  ; Petugas  depot  menerima  dan  mengecek  arsip  dari  petugas  transit,  mencatat pngembalian  arsip  ke  buku  kendali  arsip,  menandatangani  lampiran  kendali  arsip, menandatangani  lampiran  Kendali  Peminjaman  Arsip  dan  menyimpan  lampiran Kendali Peminjaman Arsip serta mengembalikan arsip ke tempat penyimpanan arsip. Berdasarkan  Indeks  Kepuasan  Masyarakat  (IKM)  Unit  Pelayanan  Bidang  Pelestarian dan Layanan arsip, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta, pada layanan peminjaman arsip dengan nilai 78,05 dengan tingkat mutu pelayanan B atau Baik. Unsur Pelayanan yang dinilai terdiri dari persyaratan pelayanan, prosedur pelayanan,  waktu  pelayanan,  biaya/tarif,  produksi  spesifikasi,  kompetensi  pelaksana, perilaku pelaksana, maklumat pelayaan, penanganan pengaduan.
Penanganan  pengaduan  diperlukan  beberapa  waktu  untuk  menyelesaikan  proses pelayanannya.  Adapun  jangka  waktu  penyelesaian  pelayanannya  adalah  sebagai berikut:
a. Proses  penyelesaian  memenuhi  permintaan  pemohon  informasi  publik dilakukan  setelah  pemohon  informasi  publik  memenuhi  persyaratan  yang telah ditentukan;
b. Waktu  penyelesaian  dilaksanakan  paling  lambat  10  (sepuluh)  hari  kerja sejak  diterimanya  permintaan,  Pejabat  Pengelola  Informasi  dan Dokumentasi  (PPID)  akan  menyampaikan  pemberitahuan  yang  berisikan informasi  yang  diminta  berada  dibawah  penguasaannya  atau  tidak.  PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja;
c. Penyampaian  informasi  publik  kepada  pemohon    informasi  publik dilakukan secara langsung, melalui email, fax ataupun jasa pos.
b. Layanan Jasa Reproduksi Arsip
Layanan  Jasa  Reproduksi  merupakan  layanan  jasa  penggandaan  arsip  bagi  pengguna atau  peneliti  yang  ingin  mencetak  arsip  atau  memiliki  arsip.  Layanan  reproduksi dikenakan  biaya  jasa  dengan  tarif    berbeda  antara  mahasiswa,  umum,  instansi pemerintah. Tarif bagi mahasiswa paling murah.Tarif jasa reproduksi ini diatur dalam Peraturan  Daerah  Nomor  1  tahun  2020  tentang  retribusi.  Jangka  waktu  pelayanan pencetakan/copy arsip menyesuaikan bentuk arsip sebagai berikut  :
Arsip kertas 1 x 24 Jam Arsip Foto 2 x 24 Jam Arsip Rekaman Suara 2 x 24 Jam Arsip Kartografi 2 x 24 Jam Arsip Audio Visual 2 x 24 Jam

## 1. Persyaratan Pelayanan
Untuk  masyarakat  diwajibkan  menunjukkan  kartu  identitas  /  KTP  yang  masih berlaku,  pasphor  beserta  surat  ijin  dari  LIPI  bagi  warga  negara  asing,  surat permohonan  dari  pimpinan  Fakultas/  Perguruan  Tinggi    mahasiswa,  surat permohonan dari pimpinan instansi untuk instansi pemerintah/ swasta’; ‘Mengisi formulir reproduksi arsip’.
2. Sistem Mekanisme, dan Prosedur
Pengguna  arsip  mengisi  formulir  penggandaan/reprouksi  arsip  yang  dipandu oleh  petugs  layanan  arsip’;  formulir  reproduksi/penggandaan  arsip  yang  telah diisi  diserahkan  kepada  petugas  Layanan  arsip’;  ‘Petugas  layanan  arsip menyerahkan  formulir  reproduksi/penggandaan  yang  telah  diisi  pengguna  ke petugas  reproduksi’;  ‘Petugas  reproduksi  menerima  formulir  reproduksi/ penggandaan  yang  telah  diisi,  dari  petugas  layanan,  kemudian  menyeleksi  arsip yang  akan  digandakan  termasuk  bersifat  terbuka/tertutup,  kemudian memberikan  hasil  seleksi  kepada  petugas  layanan’;  ‘Petugas  layanan  arsip meminta pengesahan persetujuan reproduksi/penggandaan arsip kepada pejabat layanan’; ‘Pejabat layanan menyetujui dan menandatangani formulir reproduksi/ penggandaan,  menyerahkan  pengesahan  formulir  reproduksi/penggandaan kepada  petugas  layanan’;  ‘Petugas  layanan  memberikan  dan  memandu  cara pengisian  formulir  perjanjian/pernyataan  pengguna  arsip  dan  kwitansi pembayaran’; ‘Pengguna menyerahkan formulir perjanjian/pernyataan pengguna arsip dan kwitasi pembayaran yang telah diisi serta membayar biaya reproduksi/ penggandaan  kepada  petugas  layanan’;  ‘Petugas  layanan  memberikan  berkas formulir  reproduksi/  penggandaan,  formulir  perjanjian/pernyataan  pengguna arsip  dan  kwitansi  pembayaran  yang  telah  diisi  kepada  petugas  reproduksi/ penggandaan’;  ‘Petugas  reproduksi/penggandaan  meminjam  arsip  yang  akan digandakan  ke  petugas  depot’;  ‘Petugas  depot  mengambil  arsip  yang  akan digandakan di tempat penyimpanan arsip, mencatat arsip yang akan digandakan dalam  buku  kendali  arsip  dan  menyerahkan  arsip  yang  akan  digandakan  ke petugas  reproduksi  /  penggandaan’;  ‘Petugas  reproduksi  /  penggandaan menggandakan  arsip  yang  dipesan,  dan  setelah  arsip  selesai  digandakan dikembalikan  ke  petugas  depot’;  ‘Petugas  depot  menerima  dan  mencatat pengembalian  arsip  yang  sudah  digandakan  ke  dalam  buku  kendali  arsip,  dan mengembalikan  arsip  ke  tempat  penyimpanan  arsip’;  ‘Peugas  reproduksi/ penggandaan  menyerahkan  hasil  penggandaan  ke  petugas  layanan’;  ‘Petugas
layanan  melegalisir  hasil  reproduksi/penggandaan  arsip  dan  memberikan  hasil reproduksi/ penggandaan arsip kepada pengguna.

## c. Layanan Konsultasi Pengguna Arsip
Layanan konsultasi merupakan layanan bagi masyarakat  pengguna arsip atau peneliti yang ingin berkonsultasi mengenai khazanah arsip statis yang disimpan di DPAD DIY, berkenaan dengan sejarah khususnya berhubungan dengan DIY yang akan digunakan sebagai  bahan  penelitian.  Konsultasi  khazanah  arsip  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip Daerah DIY ini meliputi konsultasi khazanah arsip Yogyakarta masa kolonial, khazanah arsip  DIY  masa  Dewan  Pemerintah Daerah (DPD),  khazanah  arsip  Badan  Pemerintah Harian,  khazanah  arsip  masa  orde  baru,  khazanah  arsip  DIY  masa  otonomi  daerah sampai  dengan  keistimewaan.  Khazanah  arsip  tersebut  dalam  bentuk  atau  format tekstual, foto, kartografi, rekaman suara dan video. Konsultansi khazanah arsip statis ini dilakukan oleh Arsiparis ahli madya yang memiliki keahlian sesuai kompetensinya. Prosedur layanan konsultasi sebagai berikut  :
1. Pengguna/peneliti  datang  ke  Unit  Layanan  Arsip  Statis  DPAD  DIY,  mengisi buku tamu, kemudian menanyakan kepada petugas Layanan tentang  arsip apa yang akan ditanyakan atau dikonsultasikan.
2. Petugas  Layanan  menghubungi  konsultan  yaitu  arsiparis  madya  yang berkompeten  dalam  bidangnya,  dan  pengguna  diminta  menunggu  di  meja konsultan pembaca.
3. Konsultan  memberikan  pelayanan  sesuai  kompetensinya,  dan  memberikan rujukan  apabila  arsip  tersebut  harus  merujuk  ke  lembaga  kearsipan  dan atau  instansi  di  daerah  lain  maupun  Arsip  Nasional  RI  yang  dimungkinkan menyimpan arsip yang akan dicari.
4. Layanan konsultasi ini tidak dipungut tariff biaya atau gratis.

## d. Layanan Penelusuran Arsip
Layanan tidak berbayar berupa penelusuran arsip statis yang diminta oleh pengguna arsip atau peneliti. Layanan penelusuran ini  diperuntukkan bagi pengguna arsip atau peneliti  yang  ingin  mencari  arsip.  Penelusuran  ini  dapat  dilakukan  secara  manual maupun  elektronik.  Penelusuran  secara  elektronik  dapat  dilakukan  dengan menggunakan aplikasi yang telah disediakan berupa Sistem Informasi Kearsipan Statis (JIKN),  Jaringan  Informasi  Kearsipan  Nasional  (SIKS)  yang  dapat  diakses  melalui internet  secara  jarak  jauh.  Sedangkan  penelusuran  secara  manual  dilakukan  di  Unit Layanan  Arsip  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  melalui  daftar,  inventaris, dan  guide  arsip,  serta  Media  Akses.  Penelusuran  Media  Akses  merupakan  Layanan penelusuran arsip secara elektronik melalui intranet . Pengguna hanya tinggal mengetik kata kunci kemudian akan muncul arsip, dan pengguna bisa langsung membaca dengan mengklik arsip yang telah disajikan. Sedangkan untuk penelusuran manual, pengguna dapat menggunakan guide tematis. Pengguna juga dapat menggunakan inventaris arsip dan  juga  daftar  arsip  statis  dengan  mengetahui  periode  atau  kurun  waktu/  tahun peristiwa.  Penggunaan  inventaris  membutuhkan  waktu  lebih  lama.  dengan  cara melakukan pemesanan melalui Whattsaap atau email ke Unit Layanan Arsip.
Layanan  penelusuran  arsip  ini  dapat  berupa  Layanan  arsip  statis  jarak  jauh  melalui surat  menyurat  yang  ditujukan  kepada  Kepala  Dinas  Perpustakaan dan  Arsip  Daerah DIY,  dan  atau  melalui Whattsaap maupun  email,  baik  perorangan  maupun  lembaga/ instansi  yang  ingin  minta  bantuan  mencari  arsip.  Layanan  ini  tidak  dipungut  tariff biaya atau gratis.

## e. Layanan Penyajian
Layanan  Penyajian  merupakan  layanan  arsip  statis  bagi  pengguna  arsip  atau  peneliti yang membutuhkan penjelasan mengenai khazanah arsip yang disimpan di DPAD DIY. Layanan penyajian ini berbentuk rombongan biasanya suatu instansi, atau mahasiswa
dari  perguruan  tinggi  dalam  rangka  kuliah  lapangan  untuk  mengenal  Lembaga Kearsipan  dan  Arsip  Statis  sebagai  sumber  penelitian  dan  kesejarahan.  Layanan penyajian ini dilakukan oleh Penyaji yang dilaksanakan oleh Arsiparis Muda. Prosedur layanan penyajian arsip :
1. Pengguna atau peneliti mengajukan surat permohonan kepada Kepala Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerai  Istimewa  Yogyakarta menyampaikan  permohonan  mengenai  rencana  kunjungan  ke  ruang  baca arsip  statis,  berapa  orang  yang  akan  berkunjung,  menyampaikan  kapan kunjungan akan dilaksanakan serta maksud dari kunjungan tersebut.
2. Kepala  Dinas  menerima  surat  permohonan,  kemudian  memerintahkan kepala Bidang Pelestarian dan Layanan Arsip Statis.
3. Kepala  Bidang  Pelestarian  dan  Layanan  Arsip  Statis  menunjuk  Arsiparis yang  berkompeten  selaku  penyaji  arsip  untuk  mempersiapkan  ruang  dan materi yang diminta.
4. Kepala Bidang Pelestarian dan Layanan Arsip Statis  menerima rombongan dan  dilanjutkan  pemaparan  materi  sesuai  yang  diminta  pengunjung  serta melakukan  tanya jawab oleh penyaji.
5. Layanan Penyajian ini tidak dipungut tariff biaya atau gratis.

## Upaya  Peningkatan  Pelayanan  Arsip  Statis  pada  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
Peningkatan  pelayanan  perlu  dilaksanakan  untuk  meningkatkan  kualitas  dari pelayanan itu sendiri. Jika kualitas pelayanan semakin meningkat tentu akan semakin banyak masyarakat yang mengakses arsip statis. Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta sendiri melakukan beberapa upaya untuk meningkatkan kualitas  pela-yanan  arsip  statis.  Upaya  peningkatan  pelayanan  arsip  statis  yang dilakukan Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta antara lain adalah:

## a. Kegiatan Akuisisi Arsip
Proses perjalanan panjang perjuangan Daerah Istimewa Yogyakarta telah menciptakan khazanah  arsip  yang  banyak.  Keistimewaan  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  perlu dikuatkan melalui strategi pengelolaan arsip yang optimal. Bukti-bukti otentik sejarah perjalanan DIY terkandung di dalam arsip.
Guna  meningkatkan  khazanah  arsip  statis  yang  dimiliki  serta  untuk  melengkapi khazanah arsip yang sudah diolah oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta, pada setiap tahunnya Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY selalu  menyelenggarakan  kegiatan  akuisisi  terhadap  arsip  yang  memiliki  nilai  guna kesejarahan,  yang  menggambarkan  perjalanan  sejarah  pemerintah  Daerah  Istimewa Yogyakarta,  serta  peradaban  masyarakat  Daerah  Istimewa  Yogyakarta.  Kegiatan akuisisi  dilakukan  dengan  cara  penarikan  arsip  statis  dan  reproduksi  dengan mengcopy atau scanning arsip. Akuisisi yang telah dilakukan  antara lain akuisisi arsip seniman, arsip budayawan, arsip organisasi masyarakat, arsip organisasi sosial, arsip organisasi  politik,  arsip  pemilu,  arsip  bencana  gempa  bumi,  arsip  bencana  erupsi Merapi.    Akuisisi  arsip  juga  diperoleh  dari  Organisasi  Perangkat  Daerah  pemerintah Daerah  Istimewa  Yogyakarta  yang  memiliki  nilai  guna  kesejarahan  atau  sekunder untuk  diserahkan  ke  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa Yogyakarta  sebagai  Lembaga  Kearsipan  Daerah  DIY.  Hasil  akuisisi  arsip  berupa khazanah  arsip  dan  koleksi  arsip.  Khazanah  arsip  berupa  penarikan  arsip  dari  suatu instansi atau Lembaga yang dibubarkan, dan koleksi arsip berupa penyerahan secara tematis karena terjadi suatu peristiwa besar yang memiliki nilai historis tinggi. Koleksi arsip ini juga dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah  DIY dalam setiap
tahunnya yaitu menelusuri arsip guna melengkapi khazanah arsip yang masih kosong. Penelusuran tersebut dilakukan di Lembaga kearsipan baik Lembaga kearsipan daerah, Arsip  Nasional  RI,  dan  Lembaga  Kearsipan  di  Luar  Negeri  yaitu  di  Belanda.  Koleksi arsip hasil penelusuran arsip ke Lembaga Kearsipan maupun instansi baik dari dalam negeri  maupun  luar  negeri  berupa  scan  arsip  atau  foto  arsip  yang  dikoleksi  guna melengkapi khazanah arsip yang masih kosong.

## b. Pengolahan Arsip
Dalam RPJMD Propinsi DIY tahun 2017 – 2022, pengolahan arsip merupakan prioritas kebijakan  kearsipan,  guna  peningkatan  layanan  arsip  pada  masyarakat.  Pengolahan arsip  merupakan  kegiatan  rekonstruksi  arsip  menjadi  sebuah  informasi.  Kegiatan pengolahan merupakan kelanjutan dari kegiatan akuisisi arsip. Pengolahan merupakan ujung  tombak  dari  fungsi  dan  tugas  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai Lembaga Kearsipan Daerah atau dalam istilah asingnya disebut Regional  Archives .  Pengolahan  arsip  ini,  diibaratkan  sebagai  dapur,  yang bertugas  memasak  bahan  baku  untuk  disajikan  ke  unit  layanan  arsip  statis  kepada masyarakat  atau customer .    Kualitas  hasil  sajian  pelanggan  sangat  tergantung  dari bagaimana mengolah arsip.
Hasil  dari  pengolahan  berupa  sarana  penemuan  kembali  atau  dalam  Bahasa Inggrisya  disebut Finding Aid .  Disamping  sebagai  sarana  penemuan  kembali  arsip, finding aid juga  sebagai  sarana  konsultasi  khazanah  bagi  peng-guna  arsip  terhadap khazanah  arsip  statis  yang  disimpan  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY. Finding Aid atau sarana penemuan kembali arsip tersebut terdiri dari :

## 1. Daftar Arsip Statis
Merupaakan  sarana  penemuan  kembali  arsip  namun  tidak  dilengkapi  sejarah Lembaga dan sejarah arsip. Daftar arsip ini baru baru digunakan sebatas sarana penemuan  kembali  arsip,  Daftar  Arsip  Statis  ini  dibuat  karena  khazanah  arsip yang dibuat daftar belum bisa diolah secara keseluruhan namun perlu dilakukan secara  periodik,  sehingga  informasi  dalam  daftar  ini  belum  dilengkapi  sejarah Lembaga,  sejarah  arsipnya.  Daftar  arsip  statis  ini  juga  digunakan  untuk  koleksi arsip  yang  diperoleh  dari  suatu  instansi  atau  Lembaga  kearsipan  dalam  hal  ini adalah arsip hasil akuisisi dari ANRI, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa  Tengah,  dari  Noort  Holland  Archief, Regional  Archief Leiden, National Archief  Netherlands ,  Leiden Universiteie  Blibiothek .  Hasil  yang  diperoleh  dari kegiatan penelusuran arsip ini berupa akuisisi arsip dalam bentuk hard dan soft copy .  Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY memiliki sebanyak 9 7  Daftar Arsip Statis/Senarai  dalam  bentuk  tekstual,  foto,  audio  visual,  kartografi.  2  diantara daftar  tersebut,  berupa  daftar  koleksi  arsip  Sri  Sultan  Hamengku  Buwono  IX ketika  studi  di  Belanda.  Arsip  ini  berupa  koleksi  arsip  mengenai  Sri  Sultan Hamengku  Buwono  IX  ketika  studi  di  HBS,  dan  Universitet  Leiden  di  Belanda kurun waktu tahun 1929 – 1938. Arsip ini berupa copy arsip yang diperoleh dari Noort Holland Archief , Leiden Regional Archief ,  dan Leiden Universiteit Blibiothek . Kemudian daftar arsip hasil akuisisi gempa bumi dari instansi terkait yaitu antara lain    BAPPEDA,  Dinas PU,  Dinas  Kesehatan,  PMI,  Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan  dan  Aset  Daerah.  Serta  dafttar  arsip  statis  hasil  akuisisi  pelantikan gubernur DIY yang diperoleh dari Biro Umum Setda DIY, Sekretariat DPRD DIY, Biro  Tata  Pemerintahan  Setda  DIY,  dan  Kementrian  Dalam  Negeri  Daftar  arsip eropsi Merapi.
2. Inventaris Arsip
Merupakan  sarana  penemuan  kembali  arsip  atau  finding  aid  yang  sudah dilengkapi  Sejarah  pencipta  arsip,  fungsi  dan  tugas  pencipta  arsip,  kenapa Lembaga dibubarkan, serta Sejarah Arsip yaitu arsip sejak diciptakan, disimpan,
sampai dengan penyerahan arsip ke Dinas Perpustakaan  dan Arsip Daerah DIY selaku  Lembaga  kearsipan  daerah.  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY telah  menyusun inventaris arsip yaitu :
1) Inventaris Arsip Vorstenlandsche Watersschappen
2) Inventaris Arsip Djawatan Pradja Nagari Kasultanan Yogyakarta dan Pradja Pakualaman
3) Inventaris Arsip Djawatan Pemerintahan Umum DIY
4) Inventaris Arsip BP-7 Propinsi DIY
5) Inventaris Arsip Kantor Wilayah Departemen Sosial Propinsi DIY.

## 3. Guide Arsip
Merupakan  sarana  penemuan  kembali  arsip  atau  finding  aid  yang  terdiri  dari Guide khazanah arsip dan Guide arsip tematis. Guide khazanah arsip merupakan sarana  penemuan  kembali  yang  menguraikan  khazanah  arsip  yang  disimpan  di DPAD DIY baik yang sudah diolah maupun yang belum diolah. Sedangkan Guide arsip tematis merupakan kumpulan tematis suatu arsip yang disimpan di DPAD DIY yang terdapat dalam berbagai daftar atau inventaris arsip Guide tematis yang telah disusun adalah :
1) Guide tematis wabah penyakit di DIY
2) Guide Arsip Sri Sultan Hamengku Buwono IX
3) Guide tematis pemilu di DIY

## c. Publikasi Arsip
Publikasi  arsip  sangat  diperlukan  guna  mendukung  layanan  arsip.  Arsip  yang  sudah diserahkan  ke  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  selaku  Lembaga  Kearsipan Daerah yang dinyatakan permanen atau statis, dan bersifat terbuka untuk public, harus segera  dipublikasikan.  Arsip  tersebut  merupakan  hak  akses  bagi  masyarakat  untuk mendapatkan informasi arsip, menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,  bahwa  Lembaga  Kearsipan  wajib  memberikan  kemudahan  akses  kepada masyarakat. Oleh karena itu untuk menjamin kemudahan akses salah satunya melalui pendekatan  publikasi  arsip,  sehingga  khazanah  arsip  yang  dimiliki  oleh  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  dapat  diketahui  dan  dimanfaatkan  oleh masyarakat. Pemasyarakatan arsip yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY adalah :

## 1. Pameran Arsip
Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  menyelenggarakan  pameran  arsip semenjak tahun 1998. Pameran tersebut dilaksanakan setiap tahun dalam rangka promosi dan sosialisasi khazanah arsip yang disimpan di DPAD DIY dan siap saji. Pada  awal  mulanya  pameran  arsip  hanya  dilaksanakan  di  Siti  Hinggil  Kraton Yogyakarta,  bersamaan  dengan  waktu  perayaan  Sekaten  Kraton  Yogyakarta. Mulai tahun 2013 Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY menyelenggarakan pameran  arsip  mandiri  yang  dilakukan  secara  rutin  setiap  tahunnya  di  Sasana Hinggil  Dwiabad.  Mulai  tahun  2022  pameran  diselenggarakan  di  Gedung  DPAD DIY.

## 2. Penyusunan Naskah Sumber Arsip
Naskah  sumber  arsip  merupakan  penerbitan  arsip  sebagai  salah  satu  promosi arsip kepada masyarakat. Naskah sumber tersebut berisi sebagian arsip disertai nomor  arsip  dan  daftar  yang  dapat  digunakan  untuk  pencarian  arsip.  Untuk mendapatkan  Naskah  Sumber,  dikenakan  tarif  sebagaimana  ditetapkan  dalam Peraturan  Daerah  Noor  1  tahun  2020.  Adapun  naskah  sumber  arsip  yang  telah disusun antara lain :
1) Konteks  Historis  Sosiologis  Sengketa  Hukum  di  Kadipaten  Pakoealaman pada masa Kolonial
2) Praktek  persewaan  tanah  lungguh  di  Kasultanan  Yogyakarta  pada  masa Hamengku Buwono VII
3) Tanah Indung Kasultanan Yogyakarta
4) Tata Kelola Air pada pemerintah colonial di Vorstenlanden
5) Pemilu 1951 dan Pemilu 1971
3. Diorama
Deorama sebagai salah satu upaya pemanfaatan arsip kepada masyarakat dalam bentuk  visualisasi  arsip  dengan  menggunakan  teknologi  mutakhir  yang dikolaborasikan  dengan  kreativitas  seni  yang  menceritakan  tentang sejarah DIY dari Mataram Islam hingga kekinian. Deorama diresmikan oleh Gubernur DIY dan Kepala  Arsip  Nasional  RI  pada  bulan  Februari  2022  dan  mulai  dibuka  untuk masyarakat  dengan  berbayar  mulai  pada  bulan  November  2022.  Tarif  Layanan Diorama ini diatur dalam Peraturan Daerah Nomor 1 tahun 2020.

## d. Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Sumber daya Manusia menjadi salah satu penentu keberhasilaan suatu pelayanan. Oleh karena  itu,  sumber  daya  manusia  sangat  perlu  diperhatikan.  Perhatian  terhadap sumber  daya  manusia  tidak  hanya  dari  segi  kuantitas,  namun  juga  kualitas.  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  telah  memandang  bahwa  sumber  daya  manusia adalah  suatu  yang  penting,  dari  segi  kuantitas  dan  kualitasnya.  Guna  mendukung layanan  arsip  statis  yang  profesional,  dibutuhkan  kualifikasi  jabatan  Arsiparis  ahli, yaitu  Arsiparis  Pertama,  Arsiparis  Muda,  dan  Arsiparis  Madya.  Keahlian  yang  harus dimiliki oleh para arsiparis ahli tersebut adalah faham akan khazanah dan koleksi arsip statis yang disimpan di DPAD DIY. Karena arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai nilai perkembangan kehidupan social, politik, ekonomi, dan budaya di masa lalu, oleh karena  itu  dibutuhkan  kualitas  sumber  daya  manusia  yang  faham  akan  historis khusunya tentang DIY.

## e. Fasilitas Layanan
Fasilitas  pelayanan  merupakan  salah  satu  hal  yang  penting  dalam  proses  pelayanan. Fasilitas yang memadai akan sangat menunjang kualitas pelayanan itu sendiri. Gedung arsip  menjadi  prioritas  pembangunan  di  bidang  Kearsipan  yang  menjadi  impian Pemerintah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  guna  menjadi  pusat  pengelolaan  dan  pela- yanan  arsip  kepada  masyarakat  secara  terpadu  dengan  system  yang  lebih  optimal. Gedung  Arsip  telah  dibangun  secara  bertahap  dan  berakhir  di  tahun  2019.  Gedung Arsip  dilengkapi  dengan  Deorama  yang  mempertunjukkan  sejarah  DIY.  Deorama adalah  semacam  museum  yang  semuanya  bersumber  dari  arsip.  Diharapkan  semua ragam  arsip  dari  zaman  ke  zaman  dapat  terlestarikan  baik  secara  informasi  maupun fisik arsip arsipnya. Disamping diorama, juga dilengkapi dengan sarana pameran yang bersifat  temporer.  Disamping sebagai  ruang simpan  arsip  atau  Depot  juga  dilengkapi ruang perkantoran, ruang restorasi, ruang audiovisual, ruang layanan arsip statis yang cukup  representative  dengan  luas  22  x  10  m 2 ,  serta vaulting atau  ruang  tahan  api. Diharapkan  ke  depan  dengan  adanya  vasilitas Vaulting atau  ruang  tahan  api,  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  kedepannya  juga  memberikan  layanan  jasa penyimpanan sebagai Pusat Arsip Vital Komersial untuk masyarakat.
Gedung baru, mulai ditempati pada bulan Juni tahun 2020. Sebelum menempati Gedung  Baru,  Gedung  Arsip  Daerah  menempati  di  Jalan  Tentara  Rakyat  Nomor  1 Yogyakarta. Gedung yang ditempati tersebut tidak dirancang untuk digunakan sebagai Gedung  Arsip  sehingga  kurang  representative  untuk  digunakan  sebagai  tempat penyimpan-an  dan  juga  sebagai  tempat  layanan  public  di  bidang  kearsipan.    Namun pada  saat  ini  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta, dalam  memberikan  layanan  public,  telah  berupaya  untuk  memberikan  fasilitas kenyamanan  kepada public ,  dan  melaksanakan  layanan  arsip  statis  sebagaimana
seperti kaidah kearsipan yang berlaku.
Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  dalam  memberikan  layanan  arsip statis  kepada  masyarakat,  telah  menyediakan  fasilitas  ruang  baca  yang  dilengkapi dengan meja baca arsip tekstual, meja baca arsip kartografi, sarana penemuan kembali secara manual dan elektronik. Sarana penemuan kembali secara manual berupa Daftar Arsip  Statis,  Inventaris  Arsip,  dan  Guide  Arsip.  Sedangkan  sarana  elektronik  berupa SIKS, JIKN,  dan  media akses.  Media  akes  merupakan  sarana penemuan  kembali  arsip yang  dihubungkan  dengan  intranet,  sehingga  pengguna  arsip  dapat  melihat  atau membaca arsipnya secara langsung menggunakan computer yang telah disediakan.
Ruang baca arsip statis dilengkapi ruang preview untuk membaca arsip rekaman suara  dan  audio  visual.  Meja  pelayanan  yang  terdiri  dari  meja  layanan  peminjaman arsip,  meja  layanan  reproduksi  arsip,  dan  meja  layanan  konsultan  pembaca  arsip. Sebelum  masuk  ke  ruang  baca,  pengguna  dimohon  untuk  menaruh  semua  barang- barangnya  antara  lain  tas,  jaket  untuk  dimasukkan  ke  dalam  loker.  Pengguna  hanya diperkenankan  membawa  pensil,  kertas  serta  barang-barang  berharga  seperti  uang, dompet,  yang  difasilitasi  dengan  tas  transparan  untuk  menaruh  barang-barang tersebut. Pengguna tidak diperbolehkan memotret arsip, menscan arsip tanpa bantuan petugas layanan arsip. Ruang layanan dilengkapi dengan informasi mengenai layanan yang antara lain papan informasi persyaratan layanan, prosedur layanan, Jangka waktu menyelesaikan  layanan  arsip,  brosur  mengenai  tarif  layanan  reproduksi  arsip berdasarkan Peraturan Daerah DIY, sistem infor-masi layanan publik secara elektronik, dan system informasi layanan publik secara manual.
Dalam  memberikan  pelayanan  arsip  statis  diperlukan  beberapa  sumber  daya manusia  yang  professional  yang  terdiri  dari Reader  consultant atau  konsultan pembaca, Reader Attendant atau petugas pelayan penyajian arsip statis, dan Archivist reference atau petugas penelusur arsip.
Reader consultant merupakan ketugasan yang dikerjakan oleh arsiparis alhi madya untuk  memberikan  Layanan  konsultasi  kepada  para  peneliti  atau  pengguna  arsip. Konsultan  ini  harus  menguasai  atau  faham  mengenai  peristiwa-peristiwa  masa  lalu yang terjadi di Daerah Istimewa Yogyakarta dan juga faham akan khazanah arsip yang disimpan  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY.  Konsultan  ini  mampu menjelaskan dan juga membe-rikan solusi penelusuran arsip atau rujukan ke Lembaga Kearsipan  dan  atau  institusi  lain  apabila  khazanah  arsip  di    Dinas  Perpustakaan  dan Arsip Daerah DIY tidak ditemukan. Konsultan akan dipanggil di ruang baca apabila ada peneliti atau pengguna arsip membutuhkan dan akan dipanggil sesuai keahliannya.
Reader  Attendant atau  Peyaji, merupakan  ketugasan  yang  dikerjakan  oleh arsiparis  ahli  muda  untuk  menyajikan  arsip  kepada  peneliti,  atau  pengguna  arsip. Penyaji ini memberikan Layanan rombongan dari suartu instansi atau perguruan tinggi yang  hendak  mengetahui  tentanag  khazanah  arsip  statis  yang  disimpan  di  Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY. Misalnya : kunjungan mahasiswa Jurusan Sejarah yang hendak mengetahui khazanah arsip dan  bagaimana cara mengakses arsip statis di DPAD DIY.
Archivist reference atau  arsiparis  penelusur  arsip,  merupakan  ketugasan  yang dikerjakan oleh arsiparis ahli pertama untuk membantu peneliti atau pengguna arsip dalam melakukan penelusuran arsip, dengan menggunakan sarana bantu arsip berupa daftar,  inventaris,  guide,  atau  sarana  bantu  elektronik  missal  :  SIKS,  JIKN,  dan  Media akses.  Layanan  penelusuran  ini  bisa  dilakukan  melalui  surat  permintaan  pencarian arsip  yang  ditujukan  kepada  Kepala  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY,  bisa juga  melalui    telepon  atau  WA.  Pelayanan  akan  segera  dilakukan  oleh  petugas penelusur  sesuai  permintaan  pengguna,  dan  apabila  menginginkan  pencetakan,  arsip akan  dicetak  dengan  waktu  dan  biaya  yang  ditentukan  oleh  petugas  Layanan  arsip
berdasarkan peraturan daerah. Layanan penelusuran ini sebagian besar dilakukan atas permintaan dari instansi.

## Faktor  Penghambat  Pelayanan  Arsip  Statis Pada  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
Pelayanan  arsip  statis  yang  dilaksanakan  oleh  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta, tidak serta merta berjalan dengan lancar. Dalam proses  pelayanan  terdapat  berbagai  tantangan  ataupun  hambatan  saat  melakukan pelayanan. Setidaknya terdapat 2 faktor penghambat yang utama di dalam pelayanan arsip  statis  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta, yaitu  sumber  daya  manusia  dan  sarana  prasarana.  Untuk  lebih  jelasnya  dalam pembahasan berikut.

## a. Sumber Daya Manusia
Sumber daya  manusia yang  menjadi  penghambat  karena  keterbatasan  arsiparis  yang berminat  untuk  menekuni  pekerjaan  arsip  statis.  Dalam  layanan  arsip  statis  ini diperlukan  sumber  daya  manusia  yang  menguasai  khazanah  arsip  yang  disimpan  di DPAD  DIY  serta  faham  akan  kesejarahannya.  Namun  masih  sedikit  arsiparis  yang menguasainya.  Hal  ini  disebabkan  oleh  banyaknya  pekerjaan  kearsipan  yang  harus diselesaikan  dan  terbatasnya  jumlah  Arsiparis  khususnya  Arsiparis  ahli.  Dalam melaksanakan  ketugasannya,  arsiparis  di  DPAD  DIY,  pekerjaan  dilakukan  secara srabutan,  sehingga  kurang  terfokus  dalam  mengerjakan  pekerjaan  pengolahan  arsip statis. Pekerjaan pengolahan arsip statis membutuhkan ketelitian dan kesabaran untuk mempelajari arsip sebagai bukti yang menginformasikan peristiwa di masa lalu, namun karena  banyaknya  pekerjaan  arsiparis,  maka  arsiparis  dalam  mengerjakan  pekerjaan arsip statis banyak keterbatasannya. Keterbatasan tersebut disebabkan oleh pekerjaan yang  dikerjar  target  waktu,  padahal  untuk  mengolah  arsip  kacau  masa  lalu  tidaklah mudah, harus dilakukan identifikasi, penelusuran sumber arsip. Dengan keterbatasan ini maka dlam pengolahan arsip  statis tidak dilakukan identifikasi arsip dengan jelas, tidak  adanya  waktu  untuk  mempelajari  arsip  dan  masa  lalu,  terbatas  waktu  untuk mencari  referensi  yang  digunakan  untuk  mendukung  pengolahan  arsip  statis.  Hal  ini perlu menjadi perhatian bagi Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY, terlebih lagi Daerah  Istimewa  Yogyakarta  memiliki  sejarah  yang  cukup  panjang.  Sedangkan arsiparis yang  mempu-nyai  tugas  melayani  arsip  statis  ini,  adalah identic dengan seorang sejarawan .  Sehingga  seorang  pelayan  arsip  statis  ini  tidak  hanya  sekedar mengambil  dan  memberikan  seberkas  arsip  kepada  pengguna  arsip  atau  peneliti, namun juga dituntut harus faham dan mampu menceritakan peristiwa yang terjadi di masa lalu. Oleh karena itu untuk memberikan layanan arsip statis diperlukan sumber daya  manusia  khusus  yang  memiliki  pengetahuan  yang  mendasar  tentang  informasi arsip.  Oleh  karena  itu  dirasa  perlu  adanya  spesialisasi  keahlian  agar  arsiparis  dalam melakukan  pekerjaannya  bisa  lebih  terfocus.  Misalnya  :  Untuk  memberikan  layanan arsip masa colonial diperlukan sumber daya manusia tersendiri yang menekuni arsip colonial.  Pekerjaan ini sangat penting sekali bagi DPAD DIY selaku Lembaga layanan publik yang memberikan layanan arsip statis.
Keterbatasan tenaga administrasi juga dapat menghambat kegiatan layanan arsip. Pengguna  arsip  atau  peneliti  sebagai custumer tentu  membutuhkan  pelayanan  yang cepat  dan  tepat,  namun  karena  keterbatasan  petugas  sehingga  apabila  ada  banyak peneliti  atau  pengguna  arsip  yang  hendak  mereproduksi  atau  menggandakan  arsip, tidak  mampu  memberikan  layanan  dengan  cepat,  namun  membutuhkan  waktu  lebih dari dua hari. Kemudian juga terbatasnya tenaga kearsipan yang mengurusi depo arsip atau ruang simpan arsip, sehingga apabila ada pengguna yang membutuhkan arsip dan petugasnya  tidak  ada  terjadi  kekacauan  sementara  dalam  memberikan  layanan  arsip
statis.Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  masih kekurangan sumber daya manusia untuk mengelola arsip statis. Selain jumlahnya yang terbatas, secara kemampuan SDM yang ada juga masih dikatakan belum terpenuhi.

## b. Sarana Prasarana
Sarana dan prasarana juga menjadi faktor penghambat tersendiri dalam memberikan pelayanan  arsip  statis  oleh  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa Yogyakarta. Masalah sarana dan prasarana yang diperlukan dalam layanan arsip statis masih belum memadai. Ruang layanan sudah dilengkapi dengan prasarana yang cukup baik,  namun  ruang  baca  berisik,  karena  banyak  lalu  Lalang  orang  yang  keluar  dan masuk  ruangan.  Pintu  masuk  ke  ruang  baca  atau  ruang  layanan  selalu  terbuka  dan setiap orang dapat dengan bebas keluar masuk ruang baca, sehingga menjadikan suara kebisingan  baik  dari  dalam  maupun  dari  luar.  Ruang  preview  arsip  kurang representatif,  karena  ruangan  tidak  kedap  suara,  sehingga  dapat  mengganggu pembaca. Masih terbatasnya Guide tematis arsip, serta belum adanya Guide Khazanah sehingga  peneliti  atau  pengguna  arsip  masih  harus  mencari  melalui  daftar  arsip maupun  inventaris  arsip.  Tidak  adanya  ruang  transit  arsip  sehingga  apabila  arsip sudah dibaca kerepotan dalam menyimpan arsip tersebut di ruang baca, apalagi arsip masih  akan  dibaca  dihari  berikutnya  ruang  baca  tidak  terdapat  sarana  untuk menyimpan arsip sementara.

## KESIMPUPULAN
Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  dalam memberikan  pelayanan  arsip  statis  telah  terencana  dengan  baik.  dalam  memberikan pelayanan,  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta memiliki  standar  pelayanan  tersendiri.  Standar  pelayanan  tersebut  meliputi  layanan informasi,  layanan  arsip  statis,  dan  Layanan  pengaduan.  Layanan  arsip  statis  terdiri dari  Layanan  peminjaman,  Layanan  penelusuran,  Layanan  jasa  reproduksi  arsip, Layanan konsultasi pembaca, Layanan Penyajian. Standar pelayanan tersebut menjadi acuan  dan  telah  diikuti  dalam  proses  pemberian  layanan  arsip  statis  selama  ini. Meskipun pelayanan arsip statis yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah  Istimewa  Yogyakarta  telah  dilakukan  sesuai  standar  pelayanan  dan  dapat dikatakan  baik,  namun  tetap  saja  diperlukan  peningkatan  kualitas  pelayanan.  Hal tersebut  dimaksudkan  agar  pelayanan  yang  diberikan  menjadi  semakin  baik  dan memiliki  kualitas  yang  jauh  lebih  baik  lagi.  Tentunya  jika  kualitas  pelayanan meningkat,  maka  kepuasan  masyarakat  terhadap  pelayanan  yang  diberikan  juga semakin  besar.  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta menyadari  bahwa  layanan  publik  perlu  ditingkatkan,  oleh  sebab  itu  ada  beberapa upaya  yang  dilakukan  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa Yogyakarta guna meningkatkan kualitas layanan arsis statis kepada masyarakat. Upaya tersebut  diantaranya  adalah,  meningkatkan  kualitas  sumber  daya  manusia  dan peningkatan fasilitas pelayanan.
Pelayanan  arsip  statis  oleh  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah Istimewa  Yogyakarta  juga  memiliki  hambatan  saat  melakukan  pelayanan.  Setidaknya terdapat  2  faktor  penghambat  yang  utama  di  dalam  pelayanan  arsip  statis  di  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta,  yaitu  sumber  daya manusia yang kurang secara kualitas dan kuantitas, serta sarana prasarana penunjang Layanan arsip statis yang masih terbatas.
Peneliti memberikan beberapa saran, antara lain sebagai berikut; pertama , Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta perlu menambah sumber daya manusia yang ahli bidang arsip statis, khususnya yang menguasai khazanah arsip yang disimpan di DPAD DIY dan faham akan historis. Kedua , Karena Daerah Istimewa
Yogyakarta memiliki sejarah yang cukup panjang maka akan lebih baik apabila Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  memiliki  tiga  arsiparis  ahli  yang  masing-masing difokuskan  pada:  (1)  khazanah  arsip  masa  kolonial’;  (2)  khazanah  arsip  masa republik’ (1946 - 2000); (3) khazanah arsip masa otonomi daerah’ dan ‘keistimewaan’. Masing-masing  arsiparis  bertanggungjawab  mulai  dari  pengolahan  sampai  pada Layanan arsip statis serta upaya pencarian arsip untuk mengisi kekosongan khazanah arsip. Ketiga , arsiparis ahli DPAD DIY jangan hanya sebagai petugas penyimpan arsip saja, namun harus memiliki kekayaan informasi akan peristiwa-peristiwa di masa lalu yang  terdapat  pada  khazanah  arsip  yang  disimpan,  sehingga  arsiparis  mampu menjelaskan  kepada  pengguna  arsip,  dengan  demikian  arsip  yang  disimpan  dapat bermanfaat  bagi  masyarakat. Keempat ,  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  perlu meningkatan sarana Layanan arsip berupa guide arsip khususnya guide arsip tematis. Guide  arsip  tematis  sangat  membantu pengguna  atau  peneliti  dalam pencarian  arsip. Disamping  itu  juga  perlu  segera  disusun  guide  khazanah  arsip  agar  masyarakat pengguna arsip dapat mengetahui khazanah apa saja yang disimpan di DPAD DIY baik yang  sudah  diolah  maupun  belum  diolah. Kelima ,  untuk  memudahkan  dalam penelusuran  arsip,  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  perlu  menyusun  kode unik  untuk  penataan  sarana  penemuan  kembali  arsip  di  Unit  Layanan  Arsip  Statis secara kronologi historis berdasarkan periode pemerintahan DIY. Daftar sarana temu kembali yang diberikan kode unik tersebut selanjutnya disusun dalam bentuk brosur, kemudian  dipublikasikan  agar  dapat  diketahui  oleh masyarakat. Keenam ,  ruang baca perlu  menggunakan Cardlock (Kartu  kunci)  yang  dapat  diberikan  kepada  setiap pengguna atau orang yang mendapatkan ijin masuk ruang baca. Hal ini dimaksudkan agar  ruang  baca  lebih  nyaman  dan  aman  sehingga  tidak  setiap  orang  dapat  keluar masuk ruang baca. Ketujuh , Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY perlu ada ruang transit arsip, agar arsip yang dipinjam, setelah selesai dibaca tidak hilang dan segera dikembalikan ke tempatnya. Kedelapan , ruang preview untuk membaca arsip gambar gerak dan rekaman suara hendaknya kedap suara.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan . Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Lexy  J.  Moleong.  2006. Metodelogi  Penelitian  Kualitatif .  Bandung  :PT  Remaja rosdakarya
Menteri  Pendayagunaan  Aparatur  Negara  RI.  2004.  “Keputusan  Menteri Pendayagunaan  Aparatur  Negara  No.63/KEP/  M.PAN/7/2003/  Tentang Pedoman Pelayanan Publik"
Ratminto dan Atik Septi Winarsih. 2010. Manajemen Pelayanan : Penembangan Model Konseptual, Penerapan Citizen’s Charter dan Standar Pelayanan Minimal. Yogyakarta : Pustaka Pelajar
Reed, Barbara.1993. Keeping Archives, Judith Ellis (Ed.).Ed. 2 . Australia: D. W Thorpe.
Sinambela, L.P. 2008. Reformasi Pelayanan Publik: Teori, Kebijakan dan Implementasi . Jakarta: Bumi Aksara.
Sugiyono, 2010. Metodelogi Penelitian Administrasi RD . Bandung : Alfabeta
Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009  Tentang  Kearsipan. Jakarta.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik.
Jakarta.
Walne, Peter. 1988. Dictionary of Archival Terminology , K.G. Saur, London – Paris Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. Jakarta: Grafindo.
Wursanto. 1991. Kearsipan 1 .Yogyakarta : Kanisius Yogyakarta.