INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 4 Nomor 3 Tahun 2024 Page 4507-4519 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative
Peranan Sekretaris dalam Memanfaatkan Teknologi Perkantoran Guna Meningkatan Efisiensi Kerja di PERUM Perhutani Unit III Jawa Barat & Banten Kesatuan Pemangkuan Hutan (KPH) Bandung Utara
Nur Azizah
Politeknik Pajajaran ICB Bandung Email: nur.azizah@poljan.ac.id

## Abstrak
Perkembangan zaman dan terknologi yang semakin cepat membuat seorang sekretaris dituntut untuk dapat  bekerja  dengan  cepat  dan  efisien.  Dalam  mengerjakan  tugas-tugasnya  terutama  tugas administrasi,  penggunaan  teknologi  perkantoran  sangat  dibutuhkan  oleh  seorang  sekretaris. Penggunaan teknologi perkantoran tersebut memberikan manfaat yang besar bagi sekretaris Perum Perhutani KPH BDU untuk bekerja secara efisien. Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif kualitatif, yaitu metode yang menguraikan pemecahan masalah berdasarkan fakta- fakta  akurat  dan  kenyataan  pada  saat  ini  dan  kemudian  masalah-masalah  tersebut  dianalisis berdasarkan  data-data  yang  terhimpun.  Adapun  teknik  pengumpulan  data  yang  digunakan menggunakan observasi, wawancara, studi pustaka dan studi dokumen. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sejauh mana peran dan tugasnya sebagai sekretaris dalam memanfaatkan teknologi perkantoran di Perum Perhutani KPH BDU cukup baik sehingga efisiensi kerja menjadi meningkat. Kata Kunci: Peranan Sekreraris, Teknologi Perkantoran, Efisiensi Kerja

## Abstract
The increasingly rapid development of the times and technology means that a secretary is required to be able to work quickly and efficiently. In carrying out his duties, especially administrative tasks, the use of  office  technology  is  very  necessary  for  a  secretary.  The  use  of  office  technology  provides  great benefits for the secretary of Perum Perhutani KPH BDU to work efficiently. The research method used is a qualitative descriptive research method, namely a method that describes problem solving based on accurate facts and current reality and then these problems are analyzed based on the data collected. The data collection techniques used were observation, interviews, literature study and document study. The purpose of this research is to find out to what extent the role and duties as a secretary in utilizing office technology at Perum Perhutani KPH BDU are good enough so that work efficiency increases. Keywords: Role of the Secretary, Office Technology, Work Efficiency

## PENDAHULUAN
Memasuki era globalisasi ini profesi sekretaris dituntut untuk dapat bekerja dengan cepat  dan efisien khususnya dalam membantu pekerjaan  pimpinan. Pekerjaan sekretaris saat ini tidak hanya menerima telepon dan menelepon, melakukan agenda surat-menyurat, mengetik surat dan lain-lain yang berurusan dengan administrasi namun kini peran dan pekerjaan sekretaris lebih luas dan dituntut dapat terampil dalam segala macam tugas dan bidang  karena  sekretaris  merupakan  tangan  kanan  dari  pimpinan  perusahaan  sehingga sekretaris juga harus mampu menjaga citra baik perusahaannya. Selain itu sekretaris harus memiliki  pengetahuan  yang  luas,  tidak  hanya  menyangkut  pekerjaaannya  tetapi  juga pengetahuan  tentang  perusahaannya  maupun  pengetahuannya  tentang  relasi perusahaannya.  Selain  tugas  administrasinya  sekretaris  juga  membantu  pimpinan  untuk mengambil keputusan maka dari itu wawasan yang luas sangat dibutuhkan oleh seorang sekretaris.    Selain  cerdas  dan  berwawasan  luas,  sekretaris  juga  harus  mengikuti perkembangan  kemajuan  teknologi  perkantoran.  Dalam  mengerjakan  tugas-tugasnya terutama tugas administrasi, penggunaan teknologi perkantoran sangat dibutuhkan seperti komputer  dan printer  yang  dibutuhkan  saat  membuat  surat  kemudian  dalam menggandakan  arsip  dibutuhkan  mesin  fotokopi  dan  tugas  lainnya  juga  membutuhkan teknologi perkantoran sehingga seorang sekretaris harus mampu menguasai segala macam teknologi perkantoran untuk mendukung pekerjaannya.
Teknologi perkantoran saat ini berkembang sangat pesat mengikuti zaman yang juga berkembang cepat karena adanya globalisasi. Teknologi perkantoran yang ada pun semakin canggih sehingga mempengaruhi efisiensi kerja, untuk itu seorang sekretaris harus memiliki kemampuan  dalam  mengoperasikan  teknologi  perkantoran  agar  dalam  penggunaan
teknologi  perkantoran  menjadi  lebih  optimal  dan  tepat  sesuai  dengan  fungsi  dan manfaatnya masing-masing.
Manfaat teknologi perkantoran sangat beragam sehingga membantu sekretaris dalam menyelesaikan tugasnya menjadi lebih efisien untuk menjamin kelancaran dan keberhasilan perkerjaan pimpinan. Teknologi perkantoran yang banyak digunakan oleh sekretaris adalah komputer, telepon, mesin fotokopi, mesin fax, printer dan lain-lain. Sekretaris harus mampu mengoperasikan komputer dengan baik terutama dalam menjalankan Microsoft office (Ms. Word, Ms. Excel, Ms. Powerpoint dll) untuk menunjang pekerjaannya dalam mengerjakan surat-surat atau dokumen-dokumen penting milik perusahaan. Penggunaan telepon dan e- mail  juga  penting  untuk  dapat  berkomunikasi  dan  membina  hubungan  dengan  klien perusahaan. Dengan penggunaan teknologi perkantoran tersebut akan membantu aktivitas sekretaris menjadi lebih efisien dan efektif. Selain itu manfaat teknologi perkantoran yang digunakan oleh sekretaris akan membuat pekerjaannya selesai lebih cepat dan dalam satu waktu dapat mengerjakan beberapa tugas(Faridah et al., 2023).
Dalam mencapai kelancaran dan keberhasilan aktivitas perusahaan, seorang sekretaris harus  bergerak  cepat,  cekatan  dan  tepat  dalam  mencari  informasi  dan  mengerjakan tugasnya guna meningkatkan efisiensi kerja. Sekretaris juga harus mampu berfikir secara kreatif  dan  inovatif  dalam  menyelesaikan  permasalahan-permasalahan  yang  sedang dihadapi oleh pimpinan perusahaan. Dalam meningkatkan efisiensi kerja sekretaris dapat menerapkan tata kerja yang baik serta disiplin tinggi yang akan membantu sekretaris dalam mengerjakan tugas dan tanggung jawabnya.
Seorang  sekretaris  yang  bekerja  secara  efisien  akan  memperoleh  hasil  yang memuaskan  tanpa  mengeluh  banyaknya  pekerjaan  yang  harus  dikerjakan.  Sedangkan sekretaris yang terus mengeluh tidak akan bekerja secara efisien meskipun pekerjaannya tidak  banyak  dan  akan  memperoleh  hasil  yang  kurang  memuaskan.  Oleh  karena  itu, penerapan tata kerja yang efisien harus terus dilakukan agar jiwa bekerja secara efisien akan terbentuk dalam diri seorang sekretaris profesional(Sedianingsih, 2014).
Namun dalam prakteknya  penggunaan teknologi  perkantoran  di PERUM Perhutani KPH  BDU  masih  belum  digunakan  dengan  baik    dan  masih  ada  beberapa  teknologi perkantoran yang sudah tidak berfungsi dengan  baik  seperti  salah  satunya  mesin PABX disetiap  ruangan  yang  sudah  tidak  dapat  digunakan  lagi  sehingga  karyawan  harus menggunakan ponsel pribadinya untuk menghubungi atasan atau karyawan lainnya yang berbeda  ruangan.  Teknologi  perkantoran  yang  tidak  lengkap  disetiap  ruangan  juga membuat karyawan harus meminjam ke ruangan lainnya untuk meyelesaikan pekerjaannya
seperti menggandakan dokumen  atau mencetak  dokumen. Teknologi perkantoran yang tidak berfungsi dengan baik dan tidak lengkap inilah yang akan menghambat pekerjaan menjadi tidak efisien(Imhar & Fajri, 2022).

## METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah metode penelitian deskriptif kualitatif,  yaitu  metode  yang  menguraikan  pemecahan  masalah  berdasarkan  fakta-fakta akurat  dan  kenyataan  pada  saat  ini  dan  kemudian  masalah-masalah  tersebut  dianalisis berdasarkan data-data yang terhimpun (Riduwan, 2015). Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah sebagai berikut Observasi, Wawancara, Studi  Dokumen  untuk  mencari  gambaran  mengenai  Peranan  Sekretaris  dalam Memanfaatkan  Teknologi  Perkantoran  Guna  Meningkatan  Efisiensi  Kerja  di  PERUM Perhutani  Unit  III  Jawa  Barat  &  Banten  Kesatuan  Pemangkuan  Hutan  (KPH)  Bandung Utara(Sugiyono, 2016).

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan Tugas-Tugas Sekrerataris Staf PERUM Perhutani KPH BDU
Pelaksanaan tugas-tugas sekretaris tersebut dibantu dengan memanfaatkan teknologi perkantoran yang ada guna menunjang staf bekerja lebih cepat dan rapi sehingga terjadilah peningkatan  efisiensi  kerja  di  PERUM  Perhutani  Unit  III  Jawa  Barat  &  Banten  Kesatuan Pemangkuan Hutan (KPH) Bandung Utara. Tugas-tugas sekretaris yang dikerjakan oleh staf bagian  umum  PERUM  Perhutani  KPH  BDU  memanglah  tidak  sebanyak  tugas  seorang sekretaris  pada  umumnya  namun  proses  administrasi  tetap  berjalan  lancar  di  PERUM Perhutani. Berikut beberapa tugas-tugas sekretaris yang dikerjakan oleh staf bagian umum dan resepsionis di PERUM Perhutani KPH BDU(Nafiah, 2016):

## 1. Melaksanakan Pekerjaan Surat Menyurat
Staf bagian umum mengerjakan semua tugas surat-menyurat yang terjadi di PERUM Perhutani KPH BDU. Setiap surat yang masuk akan diterima oleh bagian umum sebelum diserahkan kepada Administrator untuk diberi perintah selanjutnya. Sedangkan proses surat keluar  dikerjakan  unit  pengelola  masing-masing  bagian  dan  untuk  pemberian  cap perusahaan serta nomor surat tetap dilakukan di bagian umum. Berikut proses surat masuk dan keluar di PERUM Perhutani KPH BDU:
a. Proses Surat Masuk
1) Surat yang masuk ke Perhutani dibagi menjadi 2 yaitu intern dan ekstern yang akan di proses di bagian umum.
2) Surat masuk kemudian diregister ke dalam surat masuk oleh staf bagian umum.
3) Staf yang bertugas mengurus surat masuk akan membuatkan kartu disposisi dan kartu kendali.
4) Surat yang telah diberi kartu disposisi diserahkan terlebih dahulu ke Kaur Umum dan Kepala Tata Usaha untuk diketahui sebelum masuk ke bagian resepsionis.
5) Resepsionis  akan  meregister  surat  masuk  sebelum  diserahkan  kepada administrator atau wakilnya.
6) Surat yang telah dibaca dan diisi perintah pada kartu disposisi oleh administrator atau wakilnya akan diserahkan kepada unit pengola berdasarkan isi disposisi.
b. Proses Surat Keluar
1) Konsep surat dibuat oleh unit pengelola.
2) Diserahkan ke atasan unit pengelola untuk dikoreksi.
3) Kemudian surat tersebut dicetak.
4) Lalu diserahkan lagi ke Administrator untuk diperiksa kembali dan apabila disetujui akan langsung ditandatangani.
5) Kemudian surat tersebut diserahkan kepada Kepala Tata Usaha sebelum diproses lagi di bagian umum.
6) Surat  dari  Kepala  Tata  Usaha  kemudian  diregister  ke  dalam  surat  keluar  (lihat Lampiran 4), diberi nomor surat dan dicap oleh staf bagian umum.
7) Kemudian surat diperbanyak dan dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.

## 2. Mengatur Keperluan Alat-Alat Tulis dan Perlengkapan Kantor
Semua  keperluan  alat-alat  tulis  dan  perlengkapan  kantor  akan  diatur  oleh  bagian umum. Setiap bulan semua keperluan tersebut didata yang kemudian akan dibelanjakan dan  disimpan  untuk  keperluan  sebulan  ke  depan.  Staf  dari  bagian  lain  bisa  meminta langsung  ke  bagian  umum  jika  keperluan  alat-alat  tulis  dan  perlengkapan  kantor  di ruangannya sudah habis.

## 3. Melaksanakan Pekerjaan Urusan Rumah Tangga
Tugas  sekretaris  dalam  mengurus  rumah  tangga  Perum  Perhutani  KPH  BDU  ini dikerjakan  juga  oleh  staf  bagian  umum.  Setiap  sebulan  sekali  staf  bagian  umum  akan mendata  dan  membeli  sembako  seperti  kopi,  teh,  gula  dan  lain-lain  serta  peralatan
kebersihan akan diganti. Semua keperluan tersebut untuk kebutuhan staf PERUM Perhutani KPH  BDU  dan  juga  tamu  yang  berkunjung  ke  perusahaan.  Mengurus,  memelihara  dan mengatur  pemakaian  kendaraan  dinas  hingga  mengelola  bahan  bakar  kendaraan  dinas dikerjakan oleh staf bagian umum.

## 4. Membuat Laporan Pengeluaran Perjalanan Dinas
Berikut proses pembuatan laporan perjalanan dinas yang dikerjakan oleh staf bagian umum sebelum diserahkan ke bagian keuangan untuk diperiksa:
1) Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) diterima dari bagian SDM.
2) Menghitung pengeluaran dan pajaknya.
3) Mengisi nota dinas, kwitansi pembayaran dan gabungan pembayaran.
4) Diperiksa dan ditandatangani oleh Kaur Umum.
5) Diserahkan kepada bagian Keuangan untuk dikoreksi kembali.
6) Ditandatangani oleh Kaur Keuangan.

## 5. Menerima dan Mengirim Fax
Bagian resepsionis akan membantu staf lain apabila akan mengirim sebuah surat atau dokumen menggunakan fax karena mesin fax itu sendiri hanya ada di bagian respsionis. Begitu  pula  jika  ada fax  yang  masuk  maka  akan  diterima  terlebih  dahulu  oleh  bagian resepsionis yang kemudian akan diberikan kepada staf yang bersangkutan berdasarkan fax yang diterima.

## 6. Menelepon dan menerima telepon
Bagian  resepsionis  PERUM  Perhutani  KPH  BDU  bertugas  menerima  telepon  dan menelepon jika ada yang perlu dihubungi oleh pimpinan atau staf lainnya. Resepsionis juga akan  membantu  pimpinan  atau  staf  jika  ingin  menghubungi  relasi  perusahaan,  kepala pelaksana bagian lain ataupun kantor pusat karena bagian resepsionislah yang menyimpan berbagai nomor-nomor penting yang dibutuhkan serta berhubungan dengan perusahaan. Dalam melaksanakan tugasnya ini, resepsionis dituntut untuk selalu stand by di bagian front office.
Berdasarkan  fakta  tersebut  beberapa  tugas  sekretaris  yang  dikerjakan  staf  bagian umum dan resepsionis sudah baik dilaksanakan mulai dari pekerjaan atau tugas sekretaris dapat dibagi dalam dua bagian(Siambaton, 2015), yaitu:
1. Tugas Rutin
Tugas rutin adalah tugas-tugas yang umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu  instruksi  khusus  dari  pemimpin  atau  tanpa  menunggu  waktu  sudah  harus
dilaksanakan, sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya. Pada dasarnya tugas rutin meliputi:
a. Menyusun/membuat surat (korespondensi)
b. Menata arsip (berkas)
c. Mengurus dan mengendalikan surat
d. Menerima dan melayani tamu serta bertamu
e. Menerima dan melayani telepon serta menelepon
f. Mengatur jadwal acara serta menelepon
g. Menyiapkan pembuatan laporan, dan lain-lain

## 2. Tugas Melaksanakan Instruksi
Pada dasarnya tugas melaksanakan instruksi (penugasan khusus) meliputi:
a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen/risalah rapat
b. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan, dan lain-lain (sesuai dengan lingkungan kerjanya)
3. Tugas Kreatif
Pada dasarnya tugas yang bersifat kreatif meliputi:
a. Membuat perencanaan kerja
b. Mempelajari pengetahuan tentang bank
c. Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil (petty cash)
d. Pemantapan kepribadian
e. Efisiensi kerja
f. Pengembangan diri sekretaris
g. Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris
h. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual aids (alat bantu peraga)
i. Memahami peraturan/keadaan organisasi tempat kerja, dan lain-lain
Tugas-tugas sekretaris yang telah penulis jabarkan di atas dikerjakan oleh staf bagian umum  dan  resepsionis  dengan  bantuan  penggunaan  teknologi  perkantoran  berupa komputer, printer, mesin fax dan lainnya sehingga membuat semua pekerjaan menjadi lebih rapi,  lancar  dan  cepat  selesai  sesuai  dengan  tanggung  jawabnya  masing-masing. Pemanfaatan  teknologi  tersebut  sangat  berguna  bagi  sekretaris  untuk  meningkatkan efisiensi  kerjanya.  Berdasarkan  hasil  fakta  di  lapangan  mengenai  tugas-tugas  sekretaris dalam memanfaatkan teknologi perkantoran cukup sesuai dengan teori yang ada karena
beberapa  tugas-tugas  sekretaris  yang  dikerjakan  oleh  staf  PERUM  Perhutani  KPH  BDU sudah mencakup tugas rutin, instruksi dan kreatif.
Berdasarkan  hasil  fakta  di  lapangan  mengenai  tugas-tugas  sekretaris  dalam memanfaatkan teknologi perkantoran cukup sesuai dengan teori yang ada karena beberapa tugas-tugas  sekretaris  yang  dikerjakan  oleh  staf  PERUM  Perhutani  KPH  BDU  sudah mencakup tugas rutin, instruksi dan kreatif.
Peran Sekretaris yang Dijalankan oleh Staf PERUM Perhutani KPH BDU
Staf PERUM Perhutani KPH BDU di bagian umum dalam melaksanakan tugas-tugas sekretaris  berada  di  bawah  pengawasan  Kepala  Urusan  (Kaur)  Umum  secara  langsung. Setiap  staf  PERUM  Perhutani  KPH  BDU  memiliki  kedudukan,  tugas,  wewenang  dan tanggung jawab yang berbeda-beda sehingga peran yang dijalankan pun akan berbeda. Dalam  mengerjakan  tugas-tugasnya  staf  PERUM  Perhutani  KPH  BDU  memiliki  peran sekretaris  yang  melekat  pada  dirinya.  Peran  sekretaris  yang  dijalankan  oleh  staf  PERUM Perhutani KPH BDU diantaranya:

## 1. Sekretaris Sebagai Pintu Gerbang
Apabila ada tamu dari pihak luar yang berkunjung ke PERUM Perhutani KPH BDU yang ingin menemui pimpinan, sekretaris akan berperan sangat penting dalam menjamu tamu tersebut. Karena peran penting ini keberadaan sekretaris dekat dengan ruangan pimpinan perusahaan(Wulandari & Djamil HS, 2022).

## 2. Sekretaris Sebagai Duta
Sebagai  wakil  perusahaan,  sikap  dan  perikalu  sekretaris  yang  ditampilkan  akan mempresentasikan  perusahaan.  Sekretaris  PERUM  Perhutani  KPH  BDU  berdasarkan pengamatan Penulis sudah bersikap dan berperilaku  baik seperti menggunakan pakaian yang rapi dan sopan sehingga menciptakan citra yang baik pula bagi perusahaannya.

## 3. Sebagai Ibu Rumah Tangga Perusahaan
Peran ini dijalakan Sekretaris PERUM Perhutani KPH BDU dengan membuat ruangan kantor  senyaman  mungkin  sehingga  para  tamu  dan  staf  serta  pimpinan  merasa  betah berada di dalam kantor. Dibeberapa ruangan disediakan dispenser bahkan diberikan televisi sebagai hiburan serta sofa yang berguna untuk staf beristirahat atau tempat untuk menjamu tamu yang datang agar lebih nyaman. Khusus bagian umum juga menyediakan kopi, teh dan barang-barang sembako lainnya untuk menjamu tamu maupun untuk stafnya sendiri.

## 4. Sebagai Humas
Sekretaris  juga  berperan  sebagai  penghubung  perusahaan  dengan  pihak  luar  baik masyarakat secara langsung maupun tidak langsung dan juga dengan relasi perusahaan. Dalam  berhadapan  dengan  pihak  lain,  staf  PERUM  Perhutani  KPH  BDU  terlihat menempatkan  diri  sesuai  dengan  keadaan  dan  kondisi  yang  ada  untuk  mencapai kesepakatan kerja sama dengan pihak luar.
Peran diatas yang telah dijalankan oleh Sekretaris Perum Perhutani KPH (Imhar & Fajri, 2022) mengenai peran sekretaris sebagai berikut:
1. Sekretaris sebagai pintu gerbang
2. Sekretaris sebagai duta
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan
4. Sekretaris sebagai humas
Pada  hakikatnya  peran  sekretaris  yaitu  membantu  pimpinan  perusahaan menyelesaikan  tugasnya.  Karena  hal  tersebut,  sekretaris  menjadi  seseorang  yang  paling dekat  dengan  pimpinan  sehingga  membuat  sekretaris  harus  dapat  menjaga  rahasia pimpinan maupun perusahaan. Selain itu, sekretaris juga berperan sebagai penghubung atau humas perusahaan. Apabila peranan tersebut dijalankan dengan sebaik-baiknya maka seluruh  aktivitas  perusahaan  akan  berjalan  dengan  efektif  dan  efisien  seperti  yang diharapkan bersama.
Dalam  menunjang  pekerjaan  dan  peran  sekretaris  di  PERUM  Perhutani  KPH  BDU, pemanfaatan teknologi perkantoran sangat membantu staf melaksanakan semua tugasnya. Semua peran sekretaris yang dijalankan cukup memanfaatkan teknologi perkantoran yang ada dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretarisannya. Peran dan pemanfaatan teknologi perkantoran yang cukup baik ini telah membuat pekerjaan di PERUM Perhutani KPH BDU menjadi lancar.
Manfaat  Penggunaan  Teknologi  Perkantoran  Guna  Meningkatkan  Efisiensi  Kerja  Tugas- Tugas Sekretaris Di Perum Perhutani Unit Iii Jawa Barat & Banten Kesatuan Pemangkuan Hutan (KPH) Bandung Utara
Penggunaan  teknologi  memberikan  manfaat  yang  besar  bagi  pelaksanaan  tugas- tugas sekretaris di PERUM Perhutani KPH BDU sehingga menjadi lebih rapi, cepat selesai, menghemat tenaga dan waktu(Putra Ode Amane et al., 2023). Tugas-tugas sekretaris yang dikerjakan oleh staf PERUM Perhutani KPH BDU dilaksanakan sudah sesuai dengan prosedur yang  telah  ditentukan  oleh  perusahaan  dan  target  tercapai  sesuai  waktu  yang dibutuhkan.Dalam usaha mencapai ekfektivitas dan efesiensi kerja,  staf Perum Perhutani
KPH BDU mengggunakan biaya yang telah disediakan dengan tepat dan cukup serta tenaga kerja yang dikeluarkan oleh staf tidak terlalu berlebihan karna dibantu oleh peralatan dan teknologi perkantoran yang telah tersedia.
Dalam usaha mencapai ekfektivitas dan efesiensi kerja, staf Perum Perhutani KPH BDU mengggunakan biaya yang telah disediakan dengan tepat dan cukup serta tenaga kerja yang  dikeluarkan  oleh  staf  tidak  terlalu  berlebihan  karna  dibantu  oleh  peralatan  dan teknologi perkantoran yang telah tersedia. Penggunaan teknologi perkantoran di PERUM Perhutani KPH BDU dalam mengerjakan tugas-tugas sekretaris guna meningkatkan efisiensi kerja diantaranya:

## 1. Komputer
Hampir  semua  ruangan  di  kantor  Perhutani  telah  disediakan  komputer  untuk digunakan dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Untuk beberapa meja staf yang tidak ada komputernya biasanya staf tersebut membawa laptop pribadinya. Komputer yang tersedia sudah cukup membantu pekerjaan staf meskipun OS ( Operating Systems) yang digunakan masih versi yang lama. Penggunaan komputer ini akan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat selesai.

## 2. Printer
Setiap ruangan juga telah disediakan printer untuk membantu mencetak dokumen- dokumen penting berupa surat undangan maupun surat-surat kerja sama dengan pihak luar. Printer  yang  digunakan  di  kantor  PERUM  Perhutani  KPH  BDU  cukup  baik  dalam penggunaannya bahkan beberapa sudah memakai versi terbaru. Tinta printer dan kertas berukuran  A4  ataupun  F4  juga  sudah  disediakan  oleh  perusahaan  yang  persediaannya dikelola dan diurus oleh bagian umum.

## 3. Mesin Foto Kopi
PERUM Perhutani KPH BDU memang tidak memiliki mesin foto kopi yang besar namun dibeberapa ruangan sudah memiliki printer yang termasuk mesin foto kopi dan scanner juga. Beberapa ruangan yang tidak memilikinya masih bisa menggunakan mesin foto kopi di bagian lain atau melakukan penggandaan dokumen di tukang foto kopi yang letaknya disebrang kantor. Memang hal ini membuat pelaksanaan tugas-tugas menjadi sedikit tidak efisien namun pemanfaatannya cukup baik.

## 4. Mesin Faks
PERUM Perhutani KPH BDU memiliki satu mesin fax yang disimpan di meja resepsionis. Staf bagian lain yang ingin mengirim data atau dokumen menggunakan mesin fax ini bisa langsung minta ke bagian resepsionis. Jika ada fax masuk untuk bagian lain pun, resepsionis akan mengantarkan datanya ke ruangan bagian tersebut. Pemanfaatan mesin fax ini masih cukup baik digunakan dan dibutuhkan oleh Perhutani meskipun sudah jarang karena lebih sering mengirim dokumen atau data melalui e-mail.

## 5. LCD Proyektor
Alat ini digunakan apabila ada rapat-rapat penting Perhutani baik dengan pihak luar maupun dengan pihak dalam. Kantor Perhutani memiliki satu LCD Proyektor yang berada di ruangan rapat. Pemanfaatan alat ini sangat berguna ketika pimpinan akan menyampaikan presentasi di dalam sebuah rapat maupun seminar.

## 6. Mesin PABX
Mesin  ini  digunakan  sebagai  alat  komunikasi  internal  bagi  Perhutani.  Setiap  ada telepon yang masuk  maka akan  diarahkan menggunakan mesin  ini  dengan  memasukan kode-kode yang sudah tersedia yang kemudian akan masuk ke masing-masing telepon di ruangan sesuai dengan kode yang telah dimasukan. Pemanfaatan mesin ini cukup baik di PERUM  Perhutani  KPH  BDU  namun  dibeberapa  ruangan  mesin  tersebut  sudah  tidak berfungsi dengan baik. Para staf yang bekerja sekarang pun lebih banyak mengandalkan ponsel pribadi masing-masing untuk menerima telepon yang masuk.
Semua penggunaan teknologi perkantoran di atas cukup membuat pelaksanaan kerja di PERUM Perhutani KPH BDU menjadi lebih ekonomis, mulai dari menghemat tenaga,waktu dan biaya serta menghasilkan pekerjaan lebih baik dan rapi.
Manfaat Teknologi Perkantoran Adalah (Sovia Rosaline, 2022):
1. Tenaga Kerja
a. Mutu atau kualitas tenaga kerja meningkat.
b. Disiplin dan gairah kerja meningkat.
c. Pendapatan tenaga kerja meningkat.
2. Prosedur Kerja
a. Semakin mudah.
b. Semakin lancar.
c. Semakin sederhana (singkat).
d. Semakin efisien (cepat selesai)
3. Hasil Kerja
a. Kualitas meningkat.
b. Standar mutu tertentu terpenuhi.
c. Keseragaman atau keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat.
Manfaat  yang  lain  ialah  mendorong  untuk  belajar  keterampilan baru,  pekerjaan- pekerjaan  yang  menjemukan  dapat  dialihkan  ke  mesin- mesin, lebih mempermudah dan  mempercepat  penanganan  pekerjaan,  lebih  mudah  dan  cepat  dalam  memperbaiki kesalahan-kesalahan,  bertambahnya  kesempatan  dalam  bidang  pemeliharaan  peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software dan lain-lain. Teknologi merupakan hal yang sangat  bisa  diandalkan  untuk  memperlancar  aktifitas  kantor  dan  tercapainya  tujuan organisasi, dan hal inilah yang sangat dibutuhkan seorang sekretaris yang dituntut untuk cekatan, terampil dan ulet.

## SIMPULAN
Pelaksanaan tugas-tugas sekretaris yang dikerjakan oleh staf PERUM Perhutani KPH BDU diantaranya pengurusan surat masuk dan surat keluar, mengatur keperluan alat-alat tulis  dan  perlengkapan  kantor,  melaksanakan  pekerjaan  rumah  tangga  perusahaan, membuat laporan keuangan perjalanan dinas, menerima dan mengirim faks, menelepon dan menerima telepon sudah mencakup tugas rutin, instruksi dan kreatif sesuai sehingga pekerjaan menjadi jauh lebih rapi, cepat selesai dan menghemat waktu.
Peran  Sekretaris  PERUM  Perhutani  KPH  BDU  diantaranya  sebagai  pintu  gerbang perusahaan,  sebagai  duta,  sebagai  ibu  rumah  tangga  dan  sebagai  humas  sudah diterapkan  sehingga  membuat  pekerjaan  di  PERUM  Perhutani  KPH  BDU  menjadi lancar(Ardyawin et al., 2020).
Penggunaan  teknologi  perkantoran  dalam  meningkatkan  efesiensi  kerja  tugas- tugas sekretaris di PERUM Perhutani KPH BDU seperti komputer, printer, mesin foto kopi, LCD proyektor, mesin fax, mesin PABX dan telepon sudah efisien. Manfaat yang dapat dilihat dan dirasakan oleh staf PERUM Perhutani KPH BDU diantaranya, pekerjaan menjadi lebih cepat selesai dan rapi, dapat menghemat waktu dan tenaga kerja serta kualitas hasil pun meningkat.
Untuk dapat melaksanakan tugas-tugas sekretaris secara optimal sebaiknya Perum Perhutani  KPH  BDU  membagikan  tugas-tugas  sekretaris  kepada  beberapa  staf  agar pekerjaan dapat selesai dengan cepat dan tepat waktu. Untuk menunjang peran sekretaris Perum Perhutani KPH BDU sebaiknya diberi pelatihan agar sekretaris selalu siap dalam
menghadapi perubahan-perubahan yang terjadi sesuai dengan perkembangan teknologi dan zaman. Untuk dapat memanfaatkan teknologi perkantoran secara efektif sebaiknya fasilitas di Perum Perhutani KPH BDU ditingkatkan kembali dengan cara memperbaiki atau mengganti mesin-mesin yang sudah tidak berfungsi agar tidak menghambat pekerjaan di kantor, dan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris pun menjadi lebih efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Ardyawin, I., AM, J., & Lestari, E. A. (2020). Peran Sekretaris Dalam Memperlancar Tugas Pimpinan  Pada  Dinas  Perindustrian  Provinsi  Nusa  Tenggara  Barat. Jurnal  Ilmu Perpustakaan (Jiper), 1(2). https://doi.org/10.31764/jiper.v1i2.1745
Faridah,  F.,  Rahmadhani,  M.  V.,  Yoeliastuti,  Y.,  Indriany,  Y.,  &  Sintesa,  N.  (2023).
Pemanfaatan Teknologi Perkantoran Dalam Meningkatkan Ketrampilan Siswa Smk
Pgri 1 Jakarta Timur. Jurnal Abdimas Plj, 3(2), 86. https://doi.org/10.34127/japlj.v3i2.1004
Imhar,  I.,  &  Fajri,  S.  M.  (2022).  Fungsi  Sekretaris  dalam  Penyelesaian  Efisiensi  Kerja  di Perusahaan. Jurnal  Manajemen,  Bisnis  dan  Kewirausahaan,  2(1),  19 – 24. https://doi.org/10.55606/jumbiku.v2i1.68
Nafiah,  D.  (2016).  Optimalisasi  Peran  Sekretaris  Di  Era  Global  Melalui  Upaya
Pengembangan Diri. Efisiensi - Kajian Ilmu Administrasi, 13(1). https://doi.org/10.21831/efisiensi.v13i1.7859
Putra Ode Amane, A., Haq, A., Dg Matorang, H., Muhammadiyah Luwuk, U., Tinggi Ilmu Administrasi Pembangunan Alamat, S., KHA Dahlan No III, J., & Kab Banggai Prov Sulawesi  Tengah,  L.  (2023).  Peran  Sekretaris  Desa  Dalam  Pelayanan  Administrasi Umum  Di  Desa  Lumpoknyo. JISPENDIORA:  Jurnal  Ilmu  Sosial,  2(2). https://doi.org/10.56910/jispendiora.v2i2.652
Riduwan. (2015). Belajar Mudah Penelitian. CV ALFABETA.
Sedianingsih. (2014). Teori dan Praktek Kesekretariatan. Pranada Media.
Siambaton, E. (2015). Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional. Epigram, 12(1), 35 – 44.
Sovia  Rosaline,    dkk.  (2022). Administrasi  Perkantoran  Berbasis  Teknologi  Informasi.
Universitas Brawijaya Press.
Sugiyono. (2016). Metode Penelitian Kuantitatif (Alfabeta (ed.)).
Wulandari, N., & Djamil HS, M. (2022). Peranan Sekretaris dalam Kelancaran Administrasi pada  Kejaksaan  Negeri  Banda  Aceh. Journal  of  Law  and  Economics,  1(2),  71 – 76. https://doi.org/10.56347/jle.v1i2.111.