## ANALISA KEBUTUHAN PETATIHAN PEGAWAI PADA PRODI MANAJEMEN  PERKANTORAN UPI
OIeh: Adman, S.Pdr

## ABSTRAI{
Ketepatan  Wnempatan  Wgawai  pada satu pekejaan merupakan  suatu  harapan  bagi instansi untuk meningkatkan kinerja  instansi. Pegawai -rang bekerja pada bidang pekerjaan  sesuai dengan kompetensinya  memberikan  dorongan  secara internal  pada dirinya untuk memacu kinerja.  Bagaimana  bagi  instansi yang sudah berdiri lana, dan pegawai sudah bekerja dalam waktu yang lama?  Salah satu upaya untuk meaempatkan pegawai sesuai dengan  bidang peketjaannya, ialah memberikan pelatihan _rrang tepat antuk memberikan pelatihan yang tepat  langkah yang tepat dilakukan  adalah  melakukan  analisis  kebutuhan pelatihan Analisis kebutuhan  pelatihan ini bertujuan untuk  mengetahui  kondisi kompetensi pada penonel pegawai.  Analisis ini akan menempatkan  seseorang pegawai  dalam  satu pelatihan _rang tepat.  Pelatihan yang tepat  menjadi indikator kesesuaian kompetensi dengan bidang pekerjaan pegawai.  Program  Studi Manajemen Perkantoran sebagai instansi -yang peduli terhadap pengembangan pegawai  berupaya keras untuk menempatkan pgawai agar memiliki kesesuaian  antara koptensi dan bidang pekerjaan.
I{ata kunci: analisis kebutuhan  pelatihan,  kompeteasi  pegawai.

## A. Pendahuluan
Berkaca dari pengalaman konkret yang penulis alami, adalah ketika masuk ke dalam organisasi atau instansi baru. Benak kita selintas memunculkan pertanyaan apa yang mau saya  kerjakan,  sudahkah saya memiliki  kemampuan untuk mengerjakan apa yang diperintahkan atasan  saya,  atau juga pertanyaan yang muncul  dari pimpin- an bisakah karyawan baru ini mengerjakan apa yang diperintahkan,  cocokah dia ditempatkan  pada posisi ini? Pertanyaan- pertanyaan yang muncul tersebut adalah refleksi dari kenyataan yang sering  kali muncul pada  benak bagian  HRD atau SDM suatu  organisasi  atau instansi. Maka secara ideal itulah yang menjadi  sorotan utama para  manajer IIRD terhadap karyawan atau pegawai. Memperhatikan  berbagai  kemung- kinan iawaban atas pertanyaan tadi, maha di sinilah  manajer HRD untuk berpikir dan menganalisa bagaimana solusi yang  terbaik.
Salah  satu  solusi yang didapat ialah bahwa pegawai yang  memiliki latar belakang  dan kemampuan serta karakteristik beragam harus dapat pelatihan dan penyesuaian dengan bidang pekerjaan yang akan dihadapi.
Sekarang  persoalannya untuk menyu- sun suatu  program  pelatihan  bagi mereka adalah: mengapa pihak instansi/organisasi merasa bahwa  pelatihan  merupakan jalan keluar  dari  persoalan  yang sedang dihadapi? Bagaimana pelatihan bisa memberikan kontribusi terhadap rencana strategic instansi? Siapa saja yang menjadi target pelatihan? Pelatihan apa  saja yang pernah dilakukan  dan apa hasilnya?
Apa yang ingin  diketahui dari beberapa pertanyaan  seperti  tersebut di atas sebenar- nya amat sederhana, yaitu ingin menge- tahui sejauhmana instansi telah melakukan analisis kebutuhan  pelatihan. Hal ini begitu penting untuk diketahui  sebab tanpa analisis kebutuhan yang sungguh-sungguh
I Dosen Program  Studi Manajemen Perkantoran, ]urusan Pendidikan Ekonomi, FPIPS UPI, Mahasiswa 52 Konsentrasi Pelatihan  dan Pengembangan  SDM di PPS UPI
maka dapat dipastikan bahwa program pelatihan yang dirancang hanya akan berlaigsung  sukses di ruang kelas atau tempat pelaksanaan pelatihan semata. Artinya pelaksanaan pelatihan mungkin berjalan dengan  sangat baik, tetapi pada saat partisipan (peserta pelatihan) kembali ke tempat  kerja masing-masing mereka menjadi tidak tahu atau bingung bagai- mana menerapkan  apa yang  telah mereka pelajari dari pelatihan.  Kondisi  seperti ini tidak jarang memberikan citra yang negatif bagi pihak penyelenggara pelatihan (HRD Internal atau  pun HR Consultanl dari luar instansi)  harena dinilai tidak dapat mem- berikan kontribusi yang  signilikan kepada partisipan. Oleh karena itu, Instansi/ lembaga konsultan yang sungguh-sungguh peduli terhadap hasil pelatihan  pasti akan sangat  berhati-hati jika diminta untuk menyusun  program pelatihan. Inilah salah satu penyebab mengapa banyak Instansi/ lembaga konsultan SDM tidak memiliki program  pelatihan yang bersifat genertc (berlaku  umum). Meskipun harus diakui  bahwa kega- galan partisipan untuk dapat menerapkan apa yang  telah dipelajarinya selama pelatihan ke dalam  pekerjaan sehari-hari dipengaruhi oleh berbagai  faktor, namun tak bisa dipungkiri bahwa salah satu penyebab  kegagalan tersebut adalah karena tidak adanya singkronisasi  antara  pelatihan dengan kebutuhan atau masalah yang dihadapi.  Keputusan untuk melaksanakan pelatihan tidak didukung oleh data atau informasi  yang memadai dan  akurat. Data atau informasi tersebut misalnya mengapa InstansVlembaga perlu mengadakan pela- tihan, apa jenis pelatihan dan metode  yang cocok,  siapa  peserta yang harus ikut, hal- hal apa yang harus diajarkan,  dan sebagai- nya. Data dan informasi  seperti inilah yang harus diperoleh pada tahap analisis  kebu- tuhan pelatihan (training needs analysis).
Berangkat dari uraian di atas maka melalui  hajian ini penulis mencoba  mema- parkan tentang analisa  kebutuhan pela- tihan terhadap pegawai  pada Program  Studi Manajemen Perkantoran UPI. Hal ini
dilakukan untuk mengetahui sejauhmana potensi yang ada  pada kogram, kemudian ada  kesenjangan apa antara  bidang peker- jaan  yang diberikan  kepada setiap orang dengan kemampuan yang dimilikinya.
B. Tinjauan Teoritis
Untuk memperoleh sumber rujukan yang jelas terhadap  masalah di atas  maka pada bagian ini perlu mendudukan ke- rangka teoritis, sehingga uraian  berikutnya akan memiliki landasan  konseptual yang jelas. Adapun  kerangka teoritis yang diperlukan  adalah  berkaitan  dengan  analisis kebutuhau  dan analisa  jabatan.
1. Pengertian Kebutuhan  Pelatihan
Secara umum analisis kebutuhan pelatihan  didefinisikan  sebagai suatu proses pengumpulan dan analisis data dalam rangka  mengidentifikasi  bidang-bidang  atau faktor-faktor  apa  saja yang ada di dalam instansi yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki agar kinerja pegawai dan produktivitas  instansi menjadi p6ningkat. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan. Veithzal Rifai (2OO4)  mendefini- sikan kebutuhan  pelatihan "adalah untuk memenuhi  kekurangan  pengetahuan, me- ningkatkan keterampilan atau sikap  dengan masing-masing kadar yarg bervariasi".
Sementara Suryana Sumanffi  (2005) men- definisikan "kebutuhan pelatihan meru- pakan keadaan dimana terdapat kesen- jangan  antara keadaan yang diinginkan dengan  keadaan nyata".
Mengingat bahwa pelatihan pada da- sarnya  diselenggarakan sebagai  sarana un- tuk menghilangkan  atau setidaknya mengu- rangi gap (kesenjangan) antara kinerja yang ada saat ini dengan kineria standard atau yang  diharapkan untuk  dilakukan oleh si pegawai,  maka  dalam hal ini analisis kebutuhan  pelatihan  merupakan alat untuk mengidentifikasi  gap-gap yang ada tersebut dan melakukan  analisis apakah gap-gap tersebut dapat dikurangi atau  dihilangkan
Analisa  Kebutuhan  Pelatihan  Pegawai  pada  Prodi Manajemen Perkantoran Wl (Adman) 77
melalui suatu pelatihan.  Selain itu dengan analisis  kebutuhan pelatihan maka pihak penyelenggara pelatihan  (HRD  atau Divisi Training)  dapat  memperkirakan manfaat- manfaat  apa  saja yang bisa didapatkan  dari suatu pelatihan,  baik bagi  partisipan sebagai individu maupun  bagi  perusahaan.
Jika ditelaah secara lebih lanjut, maka analisis  kebutuhan  pelatihan memiliki beberapa tujuan, diantaranya  adalah:
1. memastikan bahwa  pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk memperbaiki atau meningkatkan  kiner- ja pegawai dan produktivitas Instansi/ lembaga 2. memastikan bahwa para partisipan yang  mengikuti  pelatihan benar-benar orang-orang  yang  tepat
3. memastikan bahwa  pengetahuan dan keterampilan yang diajarkan selama pelatihan benar-benar  sesuai dengan elemen-elemen kerja yang dituntut dalam suatu jabatan  tertentu
4. mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang  dipilih sesuai  dengan tema atau materi  pelatihan 5. memastikan bahwa  penurunan kinerja atau pun masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengeta- huan, ketrampilan  dan sikap-sikap ker- ja; bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak  bisa diselesaikan  melalui  pelatihan 6. memperhitungkan  untung-ruginya me- laksanakan  pelatihan  mengingat  bahwa sebuah pelatihan  pasti membutuhkan sejumlah dana.
Secara garis  besar dapat dikatakan bahwa  hebutuhan  pelatihan  adalah selisih antara pengetahuan,  sikap dan keteram- pilan'yang diharapkan/diminta dengan pengetahuan,  sikap dan keterampilan  yang telah dimiliki oleh seseorang atau selisih antara prestasi yang diminta dengan prestasi yang telah dicapai.
2. Berbagai  Pendekatan  ldentifikasi Ke- butuhan  Pelatihan
a. Pendekatan  berbasis politis, Pendekatan ini lebih banyak  mengedepankan  faktor
"pengaruh" dan "kekuasaan" dimana kebutuhan pelatihan dilihat sebagai upaya untuk kepentingan pengaruh dan  kekuasaan  politis.
b. Pendekatan Identilikasi  Kebutuhan Pe- latihan Sistematis, Penjajagan  kebutuh- an pelatihan secara sistematis dida- sarkan  pada persyaratan tugas yang dibebankan.  Persyaratan tugas menen- tukan  kebutuhan  jenis pelatihan yang harus  dilakukan,  yang pada gilirannya persyaratan tugas tersebut  ditentukan oleh kebutuhan untuk mencapai tujuan lembaga  atau tujuan organisasi.
c. Pendekatan  Berbasis Pengembangan Kelembagaan,  Salah satu latar belakang pendekatan kelembagaan ini berda- sarkan pada teori dalam Psikologi Sosial, dengan  memberikan  penekanan khusus  pada Dinamika  Kelompok  Kerja.
d. Pendekatan  Berbasis Adminishatif, Pen- dekatan  administratif melihat identi- fikasi kebutuhan pelatihan hanyalah untuk mengisi  berbagai  persyaratan dan kelemahan dalam bidang administratif.
e. Pendekatan Berbasis Kesejahteraan,' Pendekatan ini tidak umum untuk kalangan swasta, tetapi pendekatan ini banyak diterapkan di lembaga-lembaga atau instansi pemerintah. Bagi mereka kebutuhan pelatihan dilihat sebagai situasi dimana seseorang dapat mengi- kuti pelatihan agar  supaya memperoleh kualilikasi lebih baik. Pendekatan ini harus  memperhatikan  aspek nilai dasar, tujuan, Penekanan Kegiatan,  Kelebihan
& Kekurangan.
3. Metoda & Teknik ldentilikasi Kebu- tuhan  Pelatihan Banyak  metoda dan teknik yang dapat dipergunakan untuk mengumpulkan dan menghimpun informasi dan data untuk identifikasi  kebutuhan  pelatihan. Metoda dan teknik tersebut  antara lain meliputi:
a. Metoda Wawancara  atau Interview;
b. MetodaKuesioner/Angket;
c. Metoda Skala;
78
MANAIERIAL  Vol. 4, No. 7, JuIi 2005 :76 - 87

## 4.
Faktor-faktor penentu analisis kebu- tuhan pelatihan pgawai Analisis  kebutuhan  pelatihan  Menurut
fohanes Papu (2002) seyogyanya  mencakup kedua  area menyangkut  manusia (adanya gap antara pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang ada  dengan yang diharapkan) dan organisasi/Instansi/lembaga (rencana dan tujuan perusahaan, SAP, manfaat pelatihan).  Oleh karena itu data yang harus dikumpulkan mencakup  beberapa faktor sebagai berikut:
a. Alasaa Instansi,4embaga  adalah  suatu sistem. Artinya di dalam Instansi./ lembaga terdapat beberapa divisi atau bagian  yang  saling  berhubungan satu dengan yang lain. Dengan adanya berbagai divisi tersebut maka kebu- tuhan akan  pelatihan dapat berbeda- beda antara divisi yang satu dengan yang lain. Oleh karena itu, Pada ta- hapan ini perancang program  pelatihan (baca:  Training  Manager/Ollicer  yang mewakili  HRD  atau Divisi Training) dituntut  untuk benar-benar ieli dalam melihat  kebutuhan  yang ada. b. Peserta, Satu hal yang sangat krusial dalam suatu pelatihan adalah menen- tukan siapa yang  menjadi peserta  pela- tihan tersebut.  Peserta yang dimaksud- kan dalam konteks ini adalah mencakup partisipan dan juga trainer/facilitator dari  pelatihan  tersebut.
C. Pekeriaan, Data  atau  informasi yang berhubungan  dengan aspek pekerjaan yang  harus  dikumpulkan  dan dianalisis mencakup  hal-hal seperti: jenis peker- jaan fabatan)  apa yang sedang di reuiew dan apa fungsi utama pekerjaan
fiabatan)  tersebut, apa  saja  kompetensi yang  dibutuhkan  untuk dapat  melaksa- nakan pekerjaan  secara optimal, apa standard kinerja yang  harus dipenuhi oleh pegawai,  apakah  pegawai sudah memenuhi standard kinerja yang diharapkan.
d. Materi Hal  yang mendasar untuk di- ketahui dalam  menentukan  materi  yang akan  dirancang dalam sebuah program
pelatihan adalah apakah materi yang akan diberikan merupakan suatu hal yang bersifat essential  atau tidak.
e. Dukungan, Dukungan tersebut  adalah berupa komiftnen dari para manager atau superuisor untuk menciptakan  sua- sana yang kondusif  bagi para partisipan untuk dapat menerapkan apa yang telah mereka  pelajari  dalam pelatihan.
t. Biayr, Sekecil apapun kegiatan pela- tihan pasti  membutuhkan  dana. Oleh karena itu amat  penting untuk meng- hitung untung rugi dari pelaksanaan suatu pelatihan.
g. Memilih Metode; Sebelum menentu- kan metode yang akan digunakan dalam pengumpulan  data, maka perlu dipikirkan sumber-sumber data yang bisa  digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Sumber-sumber data tersebut diantaranya adalah:  Riset atau  survey  (critical  incidents research, working climate  survey, cwtomer service  survey,  dsb),  Penilaian  kinerja (performance  appraisal), Perencanaan karir pegawai,  Perubahan prosedur kerja dan perkembangan teknologi,
Perencanaan SDM
C. Kondisi Obiektif di Program  Studi
Selanjutnya untuk mengetahui lebih jelas tentang kondisi organisasi Progranr studi Manajemen  Perkantoran  maka berikut ini akan di uraikan secara lebih rinci dan lengkap sebagai berikut:
1. Kepemerintahan  (Tata  Pamong) a. Personal beserta Fungsi & Tugas Pokoknya: Keadaan personalia yang menggam- barkan fungsi dan tugas pbkoknya dapat dilihat pada  tabel 1. b. Mekanisme Tata  Pamong
a) Proses Perencanaan
Proses  perencanaan tata pamong dilakukan melalui  tahapan identifikasi dan analisis  permasalahan, yang secara empirik dirasakan  sebagai kebutuhan
Analisa  Kebutuhan  Pelatihan  Pegawai  pada  Prodi Manajemen Perkantoran WI (Adman) 79
dalam kehidupan  organisasi program studi perkantoran.  Proses identifikasi dan analisis ini meliputi: Identifikasi  dan analisis  permasalahan bidang pendi' dikan  dan akademik,  Identifikasi dan analisis  permasalahan bidang kemaha- siswaan,  Identifikasi dan analisis per- masalahan bidang  administrasi lunum, Identifikasi dan analisis permasalahan bidang  TPS,  Identifikasi dan analisis permasalahan bidang laboratorium,
Identifikasi dan analisis permasalahan ketatausahaan.
b) Proses pengorganisasian.
Proses pengorganisasian dilakukan dengan cara memformulasikan dan mengklasiffkasilcan  permasalahan sesuai dengan karakteristik setiap bidang  kegi- atan yang ada  pada struktur kepeme- rintahan program  studi perkantoran.
c) Motivasi Proses motivasi  dilakukan dengan  cara memberikan peluang yang sebesar- besarnya kepada setiap  bidang untuk mengembangkan kreativitasnya ma- sing-masing sesuai dengan tugas dan tanggung  jawabnya.
d) Pengendalian:
Proses  pengendalian dilakukan dengan cara meminta laPoran Pertanggung jawaban dari masing-masing bidang.
Laporan  pertanggung jawaban tersebut diberikan pada awal liegiatan, ketika kegiatan  sedang berlangsung, dan di akhir kegiatan,  kemudian dibahas dalam rapat  program.
2, Sumber  Daya  Manusia
a. Pengelolaan SDM
]umlah dosen tetap  yang  mengajar di program  studi sebanyak  32 orang dan dosen tidak tetap'dari program lain sebanyak 2 orang.  Kualifikasi  dosen telah  sesuai dengan bidang studi yang  diajarkan. Program Pen- didikan Manajemen  Perhantoran  furusan Pendidikan Ekonomi FPIPS UPI memilihi 3 orang Dosen Guru Besar, 8 orang Doktor, 17 orang  lulusan  Magister  (S2) baik Ke- pendidikan dan  Non Kependidikan,  dengan 4 orang sedang mengikuti 53 aU UNPAD,
dan 6 orang lulusan  51, seluruhnya sedang mengikuti program 52 di UNPAD dan UPI.
Secara rinci dapat dilihat pada  tabel 2: fabatan akademik tertinggi adalah guru besar, dan  terendah adalah  asisten ahli. Staf administrasi untuk tingkat program studi berjumlah 1 orang,  dengan tingkat pen- didikan SMU/SMKK.  Tenaga pengajar  direk- rut berdasarkan  kualiffkasi  yang dibutuhkan untuk mengajar  maupun  kualiffkasi yang sesuai dengan visi program studi. Rekrut- men dilahukan melalui  tes potensi aka- demih,  tes kepegawaian dan psikotes, serta tes wawancara.  Tes dilakukan di tingkat universitas, jurusan, dan  program  studi.
Pembinaan karir para pegawai dilaku- kan secara integral oleh institut melalui: pengusulan kenaikan jabatan akademik  ke DIKTI  melalui  penetapan  sistem  pengurusan ienjang karir  yang  transparan dan mudah, pengkaderan dosen muda dalam pelbagai kegiatan,  pemberian insentif  atau penghar- gaan sesuai dengan hak  dan kewajiban, pangkat/j  abatan,  prestasi/kreatifitas/  prakar- sa dalam  kegiatan perwujudan Tridharma, penciptaan  suasana kerja  dan budaya  kerja yang  hondusif dengan mengikuti sistem tata nilai Silih Asih-Asah-Asuh, peningkatan kualitas menulis  akademik, penelitian dan pengabdian masyarakat dengan menyedia- kan wadah "|urnal Manajerial: furnal Manajemen dan Sistem  Informasi"  untuk tingkat program studi, mengikutsertakan dosen dalam kegiatan  seminar nasional, internasional,  semilok,  penataran,  pelatihan, kursus, dan lokakarya, serta mendorong dosen untuk melanjutkan  studi  ke jenjang 52, 53, dan penelitian pasca doktoral (pasf doctoral  research).
Untuk  mendukung  pembinaan sumber daya  manusia, sejumlah aturan tentang  hak dan kewajiban,  kode etik, peraturan serta sanksi telah disediakan oleh negara  negara; para pegawai UPI sebagai pegawai negeri.
Sejumlah  peraturan yang diberlakukan terkait dengan  perwujudan Tridharma, seperti: sanksi pelanggaran indisipliner lalai mengajar/tidak  melahsanahan  tugas menga- jar dalam  bentuk teguran lisan dan tulisan, melakukan  plagiat karya tulis ilmiah dalam
80
MANAJERIAL Vol. 4, No. 7, luli 2005 :76 - 87
bentuk teguran lisan, melakukan  pungutan liar sanksi teguran  lisan, sanksi  atas kasus berat/skandal yang mcncoreng institusi, program  studi, dan atau individu tertentu beberapa diantgranya adalah  penangguhan kenaikan  pangkat,  penurunan  pangkat  atau pemberhentian  sebagai pegawai negeri.
Dalam kerangka UPI BHMN, rektorat mengeluarkan  sejumlah  kode etik tentang penjaminan  standar mutu akademik yang dibuat oleh Satuan Penjamin Mutu (SPM) UPI BHMN.

## D. Keadaan  Kompetensi SetiaP
Pegawai
Setelah 6liflsntiffkasi, secara naratif telah ditunjukkan kondisi  nyata organisasi pada  Program Studi Manajemen Perkan- toran sampai  dengan tahun  2005, maka untuk menganalisa  kebutuhan pelatihan apa yang  bisa diterapkan pada setiap pegawai, perlu dipetakan  peta kompetensi masing-masing pegawai berdasarkan ting- kat pendidikan  dan  keterampilan  yang  telah dirniliki. Gambaran  tersebut  dapat  dilihat pada tabel matrik kompetensi pegawai di bawah.
Melalui matrik tersebut akan terlihat peta kompetensi dan kompetensi yang alirniliki  oleh setiap  pegawai. Dari sana juga dapat  diperoleh  gambaran tentang proyeksi jabatan  atau kedudukan dalam instansi.
Disamping itu juga dideskripsikan  tentang kompetensi yang diharapkan. Dari uraian ini bisa di analisa bahwa terdapat kesen- jangan atau gap, antara  tuntutan jabatan dengan kompetensi nyata  yang dimiliki oleh setiap pegawai.
Informasi ini akan  dilanjutkan pada penilaian kerja pada setiap pegawai.
Penilaian herja ini diharapkan dapat  mem- berikan gambaran/informasi tentang alter- natif tindahan, terhadap faktor kekurangan atau kesenjangan yang terjadi antara tuntutan karir atau jabatan dengan potensi atau kompetensi yang dirniliki setiap pegawai.  Melalui  informasi yang kompre- hensif ini akan menentukan  analisa bentuk
pelatihan  atau pendidikan tambahan yang sesuai dengan  setiap karyawan.
Analisa  pelatihan ini dilakukan berda- sarkan  data  dan informasi yang disajikan  di atas  dengan merujuk tinjauan teori yang dibahas pada bagian  sebelumnya. Keter- paduan antara  data  dan teori ini merupakan dasar  yang  jelas dalam  menentukan  analisa kebutuhan  pelatihan dan bahkan untuk kepentingan  analisa jabatan lebih lanjut.
Melalui prosedur inilah dimungkinkan akan diperoleh  pegawai yang handal, pegawai yang memiliki kesesuaian antara bidang kerja dengan kemampuan individu dengan baik, sehingga dapat mendukung profe- sionalitas  kerja pada setiap pegawai.

## E. Analisa Kebutuhan  Pelatihan Pegawai
Berdasarkan matrik kompetensi setiap pegawai  pada  program studi Manajemeu Perkantoran di atas, maka untuk men- dapatkan bentuk pelatihan yang sesuai dengan kondisi pegawai yang ada, analisa kebutuhan harus dilakukan detail sesuai dengan karakteristik  setiap pegawai. Pada hakekatnya  analisa kebutuhan pelatihan ini secara operasional akan menjadi pedoman dan petunjuk bagi pembuat  keputusan  atau pimpinan dalam mengarahkan bentuk kegiatan pelatihan  yang cocok pada setiap karyawan. Produk  akhirnya  adalah daftar atau list kebutuhan  pelatihan pegawai dalam jangka waktu tertentu. Daftar ini akan menjadi catatan induk mengenai perkembangan karir setiap pegawai.
Dari matrik kompetensi  setiap  pegawai dapat  dihetahui indikasi adanya  gap atau kesenjangan yang  amat mencoloh. Kesen- jangan tersebut  secara nyata di atas menunjukan adanya  kesenjangan atau gap pada kompetensi ideal dengan kompetensi riil. Adanya gap tersebut selanjutnya menjadi dasar dan alasan konkret  untuk menentukan  jenis dan bentuk pelatihan apa yang diperlukan. Selain dasar tersebut untuk memperkuat content  atau materi substansial pada jenis pelatihan  yang akan dijalankan harus  merujuk  pada uraian
Analisa  Kebutuhan  Pelatihan  Pegawai  pada Prodi Manajemen Perkantoran  UPI (Adman) 81
konseptual atau teoritis pada bagian sebelumnya. Termasuk juga berkaitan dengan aspek pelaksanaan pelatihan yang akan  dijalankan juga harus  merujuk pada uraian teori di atas.
Selanjutnya secara  operasional  analisa kebutuhan  pelatihan  dapat  dipetakan  dalam bentuk matrik  tabel analisa kebutuhan pelatihan  pegawai pada program Studi Manajemen  Perkantoran.  Adapun bentuk konkretnya  dapat dilihat pada tabel 5: Matrik di atas memberikan kejelasan tentang  kebutuhan pelatihan  apa yang diperlukan,  sesuai  dengan karakteristik setiap  pegawai. Berdasarkan matrik tersebut maka  bentuk pelatihan yang diperlukan adalah: Komputer, IT, Bahasa Inggris, tek- nik mengajar,  keterampilan adminiskasi, SIM.

## F. Kesimpulan
Berdasarkan uraian di atas, secara sistematis telah  diungkapkan bahwa  untuk mendapatkan pegawai yang berkualitas harus  melalui  tahapan  yang  cukup  panjang. Salah  satunya  adalah melalui pelatihan.
Untuk menetapkan suatu bentuk pelatihan yang  tepat sesuai  dengan  sasaran maka perlu dilakukan  analisis  kebutuhan pela- tihan.
Analisis  kebutuhan pada dasarnya adalah proses mengidentifikasi kebutuhan, dan berbagai  pertimbangan berkaitan dengan  pelatihan  yang  akan dijalankan.
Analisa  kebutuhan  pelatihan harus dilakukan dengan benar, maka harus memenuhi kaidah-kaidah teoritis bagai- mana analisa kebutuhan  dilakukan. Secara operasional melakukan  analisis kebutuhan yang tepat  harus  dilandasi kajian teoritis dan mempcrtimbangkan kondisi yang sebenarnya  te$adi di dunia  pelatihan.
Analisa kebutuhan  pelatihan  akan me- nampilkan  informasi tentang kesenjangan antara tuntutan jabatan, dan kompetensi secara nyata pada setiap  pegawai.  Melalui analisis ini diharapkan akan menemukan titik temu  antara tuntutan dunia kerja atau
jabatan dengan kondisi riil yaitu kemam- puan pegawai secara riil.

## G. Daftar  Pustaka
Bina Swadaya. 2000. Modul Pelatihan Pelatih Bagi  Keluarga  Besar Delivery, (Bahan Pelatihan  Pelatih I), Bogor: Bina
Swadaya.
Johanes Paou,  (2002)  Analisis Kebutuhan Pelatihan, Epsikologi, 12 November 2002, |akarta Laired,  Dugan, (1995), Approaches To Training and  Development,  Revised 2nd Edition,
Lynton, Rolf R. & Pareek, Udai, (1994),
Pelatihan dan Pengembangan  Tenaga Kerja (Terjemahan), fakarta: 'PT.
Prenhalindo. Metode Pelatihan, Kajian Pedesaan secara
Partisipatif, WWW. Delivery.  org Prabu-Mangkunegara. A. (2000). Mana- jemen  Sumber  Daya  Manusia.  Bandung:
Rosdakarya
Simamora, Henry, (997). Manajemen Sumber Daya  Manusia, Yogyakarta,
Bagian  Penerbitan STIE Sudjana, D. (2000). Metode dan Teknik Pembelajaran Partisipatif. Bandung:
Falah Production,
Suryana Sumantri  (2005), Psikologi Peno- ael Universitas Padjadjaran Bandung.
Syarif, Rusli (1991), Teknik Manajemen Latihan dan Pembinaan, Angkasa, Bandung.
Unesco, (1993), Appeal  Ibaining materials for continuing education,  Bangkok.
Veithzal Rivai,  (2004). Manajemen  Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan,
Jakarta,  PT. Raja  Grafindo Persada
Yoder,  Dale, (1962), Penonel  Principles and Policies, Prentice Hall Inc, Maruzen Company  Ltd, Second Edition.
82
MANAJERIAT Vol. 4, No. 7, Iuli 2005 :76 - 87
KETUA PROGRAM Ganbar 1 Struktur Organisasi Program  Studi  Manaiemen Perkantoran
Tabel I
Personil beserta  Fungsi & Tugas Pokohya
Sumber Dokunen Program  Studi (2004)
Keua Program . Prof.Dr.Hj. Iutju Yuniarsih, MPd. lvlengkoordinir kegiabn di setiap bidary Merperhnggungjffibkar sglrua  kegiahn d seliap bidang kepada Ketua Jurusar  dan Dekan Menehpkan kebiiakanlcbijakan  program lvbnyampaikan 6pir6i dai sH dosen dar karyawr kepada  pimpinan dat menyampaikan fugm dan informasidari pirpinar kepada dcen dar kalawan. Memimpin rapat-Epat  progran Mamamhamlan nmam  atrliMidi ihc^n Bidang Adminishsi Akademik . Drs.UepTahngSontani, M.Si/Sekrebris . Drs. lvlaman Ukas,M.Pd . Drs. Budi Sanhso,M.Si o Dr. Janah  Sojanah, MSi. . Dr. DurotulYatimah,  MPd.
. Drs. Suwaho, MSi.
Adminisfasi Kurikulum Penyusunan jadwal kuliah dar  uiral serrEsbran Penyusunan ladml dar  pelaksamar  ujian silarg iibnitoring peiluliahan dan ujian Dokum$tasinilai Akrcdibsinilai Seleksi mahaisua (PMDK dan Lanjuhn) Persiapan dan pelaksanaan Epat-rapat  program
Kemahasisuaan . Drs. Budi Santoso,  M.Si . Adman, S.Pd
Mentimbing kegiatan m*asiswa di tingkat  himpumn  jurusan (H[,ll) manpun  himpunan mahasisua  program sirrdi (FOKMAP). lvlembimbing dar  memanhu  kegiatan  Program Pengenalar  Studitrilahasisva  Baru Pomilihan mCrxicwa  hommtz<i Adminstrasi  Umum o Dra.  Hj. Nani lmaniyali, M.Si./Keetua . Drs. HendriWinata,  M.Si . Dm. Endang Supadi, MSi
Bendahara Prognm
lvlerryelenggarakan adminbtrasi  non aka&mk Pencatatan dan inventarisasi sarana  perbr€kapan Kesekretariatan Membanhr nenvelmamn Enal-Emt nmIm
Analisa  Kebutuhan  Pelatihan  Pegawai  pada  Prodi Manajemen Perkantoran WI (Adman) 83
*nri lar*ahll
i..Li:-n--::i-ni#rl  n::ixiilCrp-dhik:'
Tim Penulisan sl$ipsi . Prof. Dr.  H. Moch.  ldochiAnwar, MPd, SE./Ketua . Drs. Ade  Sobandi,  M.Si o Dr. H.EdiSuryadi, MSi. . Dra. Hi.Nani Suhmi, MPd. o Dr. DurotulYatimah, MPd.
Mengkoordinir setiap  kegiahn  TPS Menenfukan tim pembahas  proposal Mencek duplikasi skripsi. Membahas  proposal skipsi Menenbkan  dosen pembimbing sklipsi Menyelenggarakan  seminar proposal. Mengadministasikan judul-judul  skripsi. Sosialisasi  penulisan sklipsidan karya ilmiah lainnya. Menunrm nadoman oenulisan skriosi bili mahasiswa Laboratorium Pefiantonn o llrs Budi Santoso. M.Si/  Kefua Mamll omrra  eklivilac  lahoHlnrirm di nrmram Ded(antoran
Laboratorium PIUIK dan ilengetik . Drs. Acu Supratnan, M.Pd . Drs. Nunung Supardi o Dm  Alit Sarino M Si - Menyelenggaralian  praktikum : mesin-mesin dan alat-alat kantor,  mengelik  manual, serh mengetik  elektronik
- Membuat model-model  praktikum.
- Merhhrht nandrran nmklikum Laboratorium  Stenograf  i . Drs. Endang  Supardi, M.Si o Dra. Hj.Nani lmaniati, MSi
Menyelenggarakan  kegiatan praktikum stenografi indonesh  dan inggris
Pelisanan dan pelatinan
Demonbasi  menulis dan pendiktean  dengan alat banfu. Membuat model-model  praktikum. fulamhrnl nrndrran  nmklikttm Laboratorium  Menejemen Perkantoran  dan  Kesekretarisan . Dr. DurotulYatimah, M.Pd.
Menyelenggarakan  praktikum  perkantoran  dan  kesekretadsan  (kepemimpinan, dan kearsipan, kehh usahaan, serta  sistem informasi manajernen) Membuat model-model  praktikum. Memhral  nrndrran  nmkliklrm
Laboratorium  Komputer . Drs. Ade  Sobandi, M.si . Drs. HendriWnata,  M.Si
lvlenyelenggarakan  praktikum  pengetahuan  komputer,  pemogftman  komputer  dan  pengolahan data elektonik Membuat model-model  praktikum.
Membuat panduan  praklikum Menyelenggarakan  pelatihan penggunaan komputer unfuk dosen dan karyawan. ' Sosialisasi teknologi  komputer  dalam bentuk pengabdian  kepada masyarakat. Sarana pengolahan  dah hasil penelitian dosen dan nnhasiswa. Samna kmrrnikaci  fllnhrl  dendan menoounakan  infanet dan intemet.
Tata  Usaha  Program o Maman  Suherman
Membanhr  penge$kan surat-suBt di setiap bidang yang ada di lingkungan  prcgram Membanhr'penyelenggaraan kearsipan dan dokumentasi di setiap bidang yang ada di lingkungan  program Memelihara  kebersihan  ruang kantor dan laboratorium Mengetik  laporan  pertanggungjailaban  kehia program  dan penanggung  iawab setiap  bidang wana air di linnlarmtn  hrmhm
Tabel 2
Daftar
Telanisis dan
iirii; ir ii:=,.  6-$ft-:aldii
l\,i: rffi*i::::::.!.ffi$IiffiI*i ilifiS.\t\i;::;;=
Prof.  Drs.  Komaruddin  Sastradiopoera. Grrnr Besar/Sl  Ekonomi  UNPAD
2
Prof. Dr. H.M Idochi Anwar, MPd, SE
Guru  Besar/S3 Adpend IKIP Bdg 3
Prof.  Dr. H. Iaiat Riwaiatna,  MPd.
Guru  Besar/S3 Ailpend  IKIP Bde
4
Prof.  Dr. Hi.Tiutiu  Yuniarsih' MPil.
Lektor Kepala/S3  Adpend IKIP  Bds 5 Drs. Maman  Ukas, M.Pd Lektor  Kepala/Sl  Ekum IKIP Bde 6 Drs. H. Daens  Sudirwo,  MPd.
Lektor Kepala/S2 PLS IKIP  Bde
7 Drs.  Hadis  Survanto,  M.Si Lektor Kepala/S2*  Ekonomi  UNPAD 8 Dra. Tati Sueiharti,  M.Pd Lektor  Keoala,/Sl  Ekper IKIP  Bds 9 Dr. H. Beio Siswanto,  MSi. Lektor Kepala/S3*  Manai.  SDAL IPB 10 I)rs. Nununs Supardi T,ektor Kenala/S1  Ekoer IKIP  Bds 11 Drc- Acu  Suoratman,  M.Pd Lektor  Kepala/Sl  Ekper IKIP Bde t2 Dr. Tanah Soianah,  M.Si.
Lektor  Kepala/S3*  Ekonomi  UNPAD
13 Drs. Uep Tatang  Sontani, M.Si Lektor Kepala/S2*  Ekonomi  UNPAD
l4
Dra. Hi. Nani Sutarni,  MPd.
Lektor Keoala./S2  Adpend IKIP Bds
l5 Dr. Durotul Yatimah,  MPd.
Lektor  /S3* PLS UPI
t6 Drs. Suwatno,  MSi. Lektor/S3* Komunikasi  UNPAD
84 MANAJERIAL  Vol. 4, No. 7, fuli 2005  '.76 - 87
t7 Drs. Endans Suoardi. M.Si.
Iektor /S2 Ekonomi IINPAD 18 Dra. Nani Imanivati. M.Si.
Iektor /S3* Ekonomi IINPAD 19 Drs. Hendri  Winata,  M.Si Lektor  /S2* Ekonomi  IINPAD 20 Dr. H.  Edi Surva&,  M.Si.
tcktor /S3* Komunikasi  UNPAD 21 Drs. Ade Sobandi.  M.Si [,e.ktor /S2* Komunikasi  I]NPAD 22 Drs. Budi  Santoso. M.Si Lektor /S2*  Ekonomi IINPAD 23 Drs. Alit Sarino.  M.Si kktor /S2*  Komuikasi IINPAD 24 Drs. Atins Somantri Asisten Ahli/Sl Matematik  IKIP  Bds 25 Riz.kv Dermawan. SE. MM Irektor/S2  Ekonomi UGM 26 Rasto, S.Pd Asisten AhlV  52*  Adpend IIPI 27 Adman, S.Pd Asisten AhlV  52* PLS UPI 29 Sambas Ali Muhidin. S.Pil Asisten AhlV  52* Iknu Sosial UNPAD 30 Maman  Suherman Tata Usaha  Prosram  Studi/SD '1965
Keterangan: * Sedang dalamprosesstudi laniut Sumber : Dokumen Prodi (2O06)
Tabel 3
Analisis SWOT untuk Sumber  Daya Manusia
Tabel  4 Matrik Kompetensi Setiap Pegawai Program Studi Manaiemen Perkantoran

## Kekuatan
o Kualifikasi dan kompetensi  dosen yang sesuai dengan  kebutuhan  program  studi. r Dukungan  sistem  kepegawaian'  budaya dan lingkungan kerja  yang  kondusif.
Kelemahan o Pendanaan  pembinaan dosen dan pegawai yang  kurang  memadai.
r Pembinaan dosen yang kurang terjadwal  secara sistematis dan kurang  konsisten. o Belum optimalnya  pemberdayaan  potensi  SDM
Peluang o Penentuan jenjang kepangkatan akademik serta sistem penghargaan  atas  dasqr  anerrl system yang kelak akan lebih diberlakukan dalam  kerangka LIPI BHMN.
Ancaman
. Cepatnya  perkembangan IPIEK tidak sesuai dengan  kemampuan SDM untuk mengikutinya. r Atlanya  tawaran pekerjaan dari institusi  lain yang  lebih menarik.
:tt*i i=,in=E:- J. ;;:::::EYl,I.!IfrFtir.,li;I!,.Lcti=:: a::.i;.a';a:!:diaieltir fii:ti*ti
1 Pol Drs. Komaruddin  S.
Guru Besar/S'l  Ekonomi  UNPAD Kebi.jakan Ekonomi,  analisa ekonomi mmhendrnrn  irrmalislik Karua ilmiah
llmu dan  praktek
2 Prof.Dr.H.M  ldochi Anwar,  MPd.St Guru Besar/S3 Adpend  lKlP Flendrrnn Perilaku  Organisasi,  Administrasi  pendidikan Sislem  informasi  dan  oembiavaan  oendidikar
Kompuler, r r, s$Iem i^{^r6^.i h6rh6.i. lT
3 Prof.Dr.  H.Jaiat  Riwajatna,  MPd. Guru Besar/S3  Adpend  lKlP
Flanrfi rnn
Pengambilan  kepufusan,  Administrasi mrkanlnran Siqtpm ximinislrxi  mndidikan Sistem  informasi berb6is komouler
4 Prof Dr. Hi.Tjutju Yuniarsih,  MPd. LeKor  Kepala/S3  Adpend  lKlP Bandung Adminisirasi  pendidikan,  leadership, organisasi  dan manalemen,  decision  making, Mffeiatun ailmher d*a manrnia lT,  Leadership  skill,
lomputer 5 Drs. Manan Ukas, M.Pd
Lektor Kepalalsl Ekum  lKlP Pmdrrnn Manajemen,  kewirausahaan,  analisis  sosial, firrnriamn  crmhar,lff  , manr!ai, Komputer,  Manaierial skill 6 Drs. H. Daeng Sudimo, MPd. Lektor  Kepala/S2  PLS lKlP Bandung Pembelajaran,  perencanaan  pengaiaran, metodologi  mengalar,  ahli hukum Tata lvletode dan teknik
pembelaiaran
Analisa  Kebutuhan  Pelatihan  Pegawai  pada  Prodi Manajemen Perkantoran WI (Adman) 85
7 Drs.  Hadis Suryanto,  M.Si
LektorKepala/Str Ekonomi ltNpan
Administrasi keua€an, manqemen La.'a*am Abrnfina Kompubris6i keuangan,
harhxi.  lT
I Dra.  Tati Sugihali, M.Pd Lektor Kepala/Sl Ekper lKlP Bandung
Manaie[En dan Administrsi perkartoran, kearsipan,  Kesekretadsar nompulerrsGr  Keuangan, Bdtaa lnggris,  Praktek lrarrcnam mnrc4n+
I Dr. H. Bei:  Shwarto, MSi. Lektor Kepddsr Man4. SDAL lPt Man4emen  keuangan  negara, El@nomi
m4aniaa l4a mdaraho Komputensasa l(euarEan, kaiim kerranom nrhlik 10 Drs. Nunung Supadi LeKor Kepda/Sl Ekper lKlP
PraNdek rnanajemefl  perkantoran, kclcrmniltr i^a mmoejik  Ahrnlino
lel(nologi perl€ntdan rmrlem Bahxa inooris
11 Drs. HAcu  Supra[nan, M.Pd Ld<tor Kepda/Sl Ekper lKlP Badung Adminisfasi perkantoral, keteEmpilan isa, flEngetik, teloologi psddan kalhr
lelmologr  pen(antoran nndem  be6asis lT,
12 Dr. Jadr Soiandr,  M.Si.
Lektor Kepdalsy Ekonomi  UNPAT lraketing,  man4efilen pecn:]saHr,
omlmhilen  Lmrrfirsn
MaflGting inbrnasiond,
sislam adilinn  inlamd t3
Drs.  tjep Tdang Sonlani,  M.Si Lektor Kepdalsz Ekofiomi  UNPAD MaxrqerrEn  sumDer  oaya marusla,
dmi-i.*a; +rami} MeraierrEn  SDM  modem hstmis  lT HRI)
11 Dra. Hi. Naf Sutami,  MPd.
Lektu  Kepda/S2 Adpend  IKIP Bardung lvtaraiemen kadngp negaa,  malaiemen oper6i, administrGi  umum MaraFrnen operEr berbsis lT,  BahaEa lnddric 15 Dr. Durotul  Yatimah,  MPd. Lektor,Sy PLS  UPI
Pendidikan lud sekolah, andisa lcpdatihar, adminisf  asi  perlGntiDran, sekretais, La,rcinff dan kmmndm<i Training  dan  HRD, teknologi pe*anloran 16 Drs. Suwatno,  MSi. Lektor/Sf Komunikasi  UNPAD Manajernen sumber  daya marosia, m*:imn zlminiqha<i mrkmlnr HRq analisa sistem
Kamraian dan  SDM
17 &s.  Endaq Supadi, M.Si. Lektor tS2 Ekonod UNPAD Malaiefilen, keterarnpilan i6a st€[lbgrd, kNir2rKAhmn Entrepreunership  dan
Lalmnilon ioa#am
18 Dra.  Hi. Nai lmaiyati, M.Si.
Leklor lsy Ekonomi  UNPAD Teo.i  organisasi- manderEn logistik, Oqanizationd [bvaksmnl
rs. llefidri Winata,  M.Si
C<lr /S23 Fkonmi I INPAI) Mmriemn  Kmoder sislem infumsi- Komouter-  lT 20 Dr. Edi Suryadi,  M.Si. LeKor /S$ Komunikasi  UNPAD
Komunikasi, uganisai, penditian perdidikar, man4emen, adminisbsi KomunikaipuUik, RD 21 Drs.  Ade Sobandi,  M.Si Lekior /SZ l(omunikasi  UNPAD Teo{i pembdr{mn; ilmu komputer,  sistem infrrmxi  lT Komputer, lT 22 Drs. Budi Santoso,  M.Si LeHor/S? Ekonomi  UNPAD Pelbankar  dan  keuargan, ma*eling, administrasi pe*antoran l(araqar pe6ankan dan  marketing,  komputer, hahxa  lnmdc
B Drs. Alit Saino, M.Si
Lekhr /S2 Komuikasi  UNPAD Manaiemen, adminishsi  perkartorar, keterarnpilan l*a mengetik Adminishasi  modem  dan teknologi pe*antoran
24 DrB. Ating Somanti Lddorlsl Matemalika lKlP Bmduno Matemalika,  statistik,  penelitian  ilmu scid Matematl€  dar  staltstk leEnil 25 Rizky Demarar, SE, MM LeKod$2  Ekonomi  UGM MaEjerner  k€uangil, manaF[En  oper6i, mnrrlicrn  ilmidr KeuaEan  dar opersi fr R6to, S.Pd
Asisten  Ahli/ SZ Adpend  UPI Ril.ft  hd
Man4ernen sufiSer daya manusi4 adminis- kxi mnrlidikan knmililtr qiqlam inf^m*i Komputer,  lT  dan  bahasa
lnmris 27 Adnnn. S.Pd Asisten  Ahl[, S? PLS  UPI Pendidikan  luar sekolah, Kepdatihar, dan pengembangan  sumber  daya manusia, leadechip dan organissi, rnan4etnen Training  dan Development, facilibting skill
n Sambs AIi Muhidin;  S.Pd AsisbnAhUSf [mu  So6id I INPAT) Matematika,  sta[istik, KeseketMsan, zlminishxi orrhlik
Statistik dan  matematik
lDranfl ito lulanan Suheman
Tda Usaha  Program  Shrdi/SD'1961 Administseiumum, Teknik  dan  praktek zlminLslrxi Tabel 5 Matrik Analisa Kebutuhan  Pelatihan  pada pegawai
Program Studi Manaiemen Perkantoran
,.;.w.
ISnrpggltY*s-{ffi {ri,, ;,TIffi'H:,1":,;Jglfu*
Pmf.  Drs. Komaruddin  S. h€rxra(im Honomr,  anaFa el@norn pembangunan, iumdistik, Karya tmu  oan Fa(Iex komputer Kompute, Kompluter
Rof. Dr. H.M  ldochiAnwd, M.Pd.,  SE
Penliio Lrfgilrsitsr,  Aommlsuisr perldidk4l Sistem informasi dat mhiraan mrrlidikan Kompuler, r r, slslem
infomasiberbEis lT fomputer IT Komputer 86 MANAIERIAT  Vol. 4, No. 7, Juli 2OO5 : 76 - 87
Prot Dr. H.  Jajai Riwajaha, M.Pd.
Pmf.Dr. Hj.lnlju Yuniarsih,  M.Pd.
Drs.  H.  Daeng Sudirro, M.Pd.
Dr. H.  Bejo Siswalto, M.Si
Drs. UepTataq Sonlani,  M.Si
Dra Hi. NariSutarni, M.Pd.
ka. Hi. Nanilmariyati, M.Si.
Dr. H.  EdiSuryadi,  M.Si.
Drs.  Alit Sarino,  M.Si