## JEPIN
(Jurnal Edukasi dan Penelitian Informatika)
ISSN(e): 2548-9364 / ISSN(p) : 2460-0741

## Traceability Kebutuhan dan Perancangan Konseptual Manajemen Rapat Terintegrasi
Helen Sasty Pratiwi # 1 , Narti Prihartini * 2 , Rudy Dwi Nyoto # 3 , Hengky Anra # 4
# Program Studi Informatika Universitas Tanjungpura
* Politeknik Negeri Sambas
1 helensastypratiwi@informatics.untan.ac.id
2 narti.prihartini@gmail.com
3 rudydn@gmail.com
4 stmkom@gmail.com
Abstrak– Rapat  dapat  dipandang  sebagai  alat  yang  secara efisien memfasilitasi pertukaran informasi diantara beberapa  orang.  Hal-hal  penting  dalam  pelaksanaan  rapat meliputi  pengambilan  keputusan  bersama,  kehadiran peserta rapat sesuai kuorum serta tepat waktu, diskusi yang konstruktif,  dan  tindak  lanjut  setelah  rapat  memerlukan integrasi  agar  tiap  hal  tersebut  dapat  dimanajemen  dengan baik.  Beberapa  rapat  yang  berlangsung  saat  ini  masih menghadapi berbagai permasa-lahan diantaranya kurangnya  informasi  tentang  pelaksanaan  rapat  sehingga mempengaruhi  kehadiran  peserta,  diskusi  yang  belum terfokus  sesuai  agenda  rapat,  dan  notulensi  rapat  belum lengkap. Prosedur pelaksanaan rapat saat ini memunculkan usulan  perencanaan  perbaikan  manajemen  rapat  dengan mendeskripsikan  kebutuhan  antarmuka,  fungsional,  dan non-fungsional.  Rancangan  konseptual  sesuai  analisis eksisting  dan  perbaikan  sistem  yang  dapat  menjadi  acuan pengembangan  aplikasi  berbasis mobile dan  web  meliputi diagram statis (diagram alir data, entity relationship diagram , relational  database )  serta  diagram  dinamis    (diagram use case ,  dan class  diagram ).  Hasil  akhir  penelitian  ini  yaitu mapping kebutuhan  terhadap  diagram  statis  dan  dinamis yang  berhasil  dilakukan  melalui traceability  matrix dan mock-up aplikasi  yang  dirancang  dengan  sembilan  fitur utama.
Kata  Kunci –Manajemen  Rapat;  Terintegrasi;  Kebutuhan; Perancangan Konseptual; Traceability .

## I. P ENDAHULUAN
Rapat  sebagai  kata  benda  dalam  Kamus  Besar  Bahasa Indonesia  [1]  berarti  pertemuan  atau  kumpulan  untuk membicarakan  sesuatu.  Penelitian  [2]  memandang  rapat sebagai  alat  yang  secara  efisien  dapat  memfasilitasi pertukaran  informasi  diantara  beberapa  orang.  KBBI  [1] juga    mende-finisikan  rapat  dalam  beberapa  bentuk seperti,  rapat  akbar,  rapat  paripurna,  rapat  terbuka  dan masih  banyak  lagi.  Secara  umum  rapat  yang  terjadwal adalah  proses  penentuan  tema,  waktu  dan  peserta  dari sebuah  rapat.  Terdapat  berbagai  macam    mekanisme
dalam  penjadwalan  rapat,  biasanya  disesuaikan  dengan lingkungan  kerja  dari    sebuah  organisasi  atau  kumpulan tempat penyelenggaraan rapat.
Alasan perlu dilakukan rapat yaitu karena setiap  orang akan  melaksanakan  tugas  dan  pekerjaan  yang  berbeda sehingga  perlu  koordinasi,  komitmen,  dan  kerjasama yang  baik.  Alasan  lain  yaitu  setiap  orang  memiliki  ide, pengetahuan,  dan  pengalaman    yang  berbeda  sehingga perlu dilakukan rapat untuk mencapai mufakat, solusi, dan keputusan bersama [3].
Menurut  [4]  berbagai  hal  penting  dalam  pelaksanaan rapat  yaitu  mengambil  keputusan  bersama,  tanggung jawab  pimpinan  rapat,  meningkatkan  kehadiran  peserta rapat, membuat peserta datang tepat waktu, menghidupkan  diskusi,  mengajukan  komentar  yang konstruktif, dan melakukan tindak lanjut setelah rapat. [5] mengemukakan aturan-aturan umum pelaksanaan meeting yaitu  mengirim  undangan  dan  materi  rapat  ke  setiap peserta tepat waktu, selalu  memulai dan  mengakhiri rapat tepat  waktu,  undang  peserta  rapat  sesuai  dengan kebutuhan  dan  kompetensi,  fokuskan  diskusi  sesuai dengan  agenda  rapat,  menjadi  pendengar  yang  baik, hentikan  semua  aktivitas  lain  di  luar  kegiatan  rapat,  dan rencanakan pelaksanaan rapat dengan baik.
Proses manajemen diperlukan untuk menginteg-rasikan komponen  yang  mendukung  pelaksanaan  rapat,  meliputi: rencana penyelenggaraan, agenda, peserta, sesi rapat yang sedang  berlangsung,  notulensi  berisi  kesimpulan  rapat, tindak  lanjut  sesuai  hasil  rapat,  dan  rencana  rapat berikutnya. Penelitian ini akan menganalisis proses mana- jemen  rapat  dengan  metode terintegrasi  yang  disesuaikan dengan jenis rapat yang dilaksanakan, sehingga membantu pengelolaan  pertemuan  dan  hasil  rapat.  Manajemen  rapat diharapkan  memberikan  akses  kepada  para  peserta  rapat untuk  menangkap,  mendistribusikan,  dan  mengarsipkan informasi  penting  dari  pertemuan  sekaligus  memberi
komprehensif pelacakan poin rapat yang akan ditindaklanjuti atau hal lain [6].
Terdapat  beberapa  pustaka  yang  digunakan  sebagai bahan referensi dalam penelitian ini. Penelitian sebelumnya  oleh  [3]  dilakukan  dengan    merancang protokol  aplikasi  rapat online untuk  menentukan  aturan- aturan  yang    diperlukan  dalam  penyelenggaraan  rapat melalui  media  internet.  Rapat  online    dilakukan  secara real  time antara  pimpinan  rapat  dengan  beberapa  peserta rapat  yang    berada  pada  lokasi  terpisah  dengan menggunakan  komputer  sebagai  terminal    komunikasi. Rancangan  aplikasi  ini  dapat  menjadi  replika  dari komunikasi dunia nyata untuk melaksanakan pertemuan/diskusi  karena  mendukung  komunikasi  teks, file  presentasi, komunikasi face-to-face , dan dialog secara langsung.
Pada  penelitian  lain  [7]  diajukan  suatu  pengembangan dan penyempurnaan dari  sistem  manajemen  notulen  yang telah  dibuat.  Implementasi  perancangan  dibuat  dalam bentuk aplikasi web yang dimaksudkan untuk menyimpan  informasi  data  fakultas  antara  lain:  notulen rapat, administrasi semua  surat yang ada, data dosen/staf fakultas,  data  jumlah  mahasiswa  tiap  jurusan  per semester,  jumlah  publikasi  setiap  semester,  dan  jumlah kerjasama  dengan  institusi  /industri  setiap  semester  yang dapat ditampilkan berupa laporan dalam bentuk grafik.
Tim  peneliti  dari  mahasiswa  Universitas  Indonesia  [8] membangun suatu aplikasi untuk mengelola jadwal rapat, hal-hal  yang  dibicarakan  dalam  suatu  rapat,  dan bagaimana  tindak  lanjutnya.  Selain  itu  dapat  digunakan untuk membantu staf dalam mengetahui secara cepat hasil dari  sebuah  rapat  dan  informasi  mengenai  rapat  yang dilakukan (beserta hasilnya). Metodologi  yang digunakan yaitu Waterfall dan  menggunakan Unified  Modeling Language (UML)  untuk  pemodelannya.  Implementasi dilakukan  dengan  menggu-nakan  script  language  PHP versi 5 dan basis data yaitu Postgre SQL.
Penelitian  ini  difokuskan  pada  perancangan  global sistem  meliputi  pengembangan  model  dan  arsitektur pendukung pengembangan framework aplikasi manajemen  rapat  terintegrasi  yang  secara  khusus  dapat diterapkan  pada  program  studi  Teknik  Informatika  dan menjadi  acuan  pengembangan  aplikasi  sejenis  sesuai kebutuhan organisasi. Penelitian sebelumnya masih belum memberikan  gambaran  umum  proses  manajemen  rapat karena lebih terfokus pada dukungan aplikasi. Oleh karena itu, agar proses  manajemen dapat dikelola  lebih  baik dan memberikan  hasil  yang  maksimal  bagi  para  peserta  dan pelaksana  hasil  rapat  maka  diperlukan  analisis  dan perancangan yang mendalam terutama dari aspek integrasi komponen pendukung rapat dalam pengelolaan informasi.

## Jenis dan Urgensi Rapat
Pada  dasarnya,  perbedaan  rapat  pemecahan  masalah dengan rapat perundingan adalah sebagai berikut: a. Rapat  pemecahan  masalah,  yaitu  rapat  yang dilaksanakan  untuk  memecahkan  masalah  yang sedang dihadapi.
b. Rapat perundingan, yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan  suatu  perselisihan  atau  mencari  jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
Menurut  sifatnya,  rapat  sendiri  dibedakan  atas beberapa jenis, yaitu :
a. Rapat  resmi,  yaitu  rapat  yang  diselenggarakan  untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku  peraturan  keprotokolan  yang  mengatur kelancaran jalannya rapat.
b. Rapat  tidak  resmi,  yaitu  rapat  yang  diadakan  tidak berdasarkan perencanaan yang formal.
c. Rapat  terbuka,  yaitu  rapat  yang  dapat  dihadiri  oleh semua  anggota  dan  materi  yang  dibahas  tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.
d. Rapat tertutup, yaitu rapat  yang dihadiri oleh peserta rapat  tertentu  saja  dan  masalah  yang  dibahas merupakan  masalah-masalah  yang  masih  bersifat rahasia.
Alasan perlu dilakukan rapat yaitu karena setiap  orang akan  melaksanakan  tugas  dan  pekerjaan  yang  berbeda sehingga  perlu  koordinasi,  komitmen,  dan  kerjasama yang  baik.  Alasan  lain  yaitu  setiap  orang  memiliki  ide, pengetahuan,  dan  pengalaman    yang  berbeda  sehingga perlu dilakukan rapat untuk mencapai mufakat, solusi, dan keputusan  bersama  [3].  Satu  cara  untuk  meningkatkan kualitas  rapat  menurut  [9]  adalah  dengan  menerapkan kualitas  pengambilan  keputusan  dengan  siklus  PDSA ( Plan-Do-Study-Act . Siklus PDSA memberikan pengambilan  keputusan  yang  kolektif.  Model  secara progresif  meningkatkan  efektivitas  pertemuan  dan efisiensi lembur.
Efektifitas  pertemuan  ditingkatkan  dengan  memper- cepat  keputusan  di  tingkat  eksekutif  dan  intensifikasi akuntabilitas  kelompok  untuk  menggunakan  umpan  balik dari pertemuan terakhir untuk menyiapkan persiapan rapat ke depannya.

## II. M ETODE P ENELITIAN

## Usulan Sistem manajemen rapat terintegrasi
Berdasarkan  analisa  sistem  yang  telah  diterapkan sebelumnya diusulkan beberapa perbaikan untuk mengoptimalkan proses dalam manajemen rapat terintegrasi  dengan  mengacu  pada  riset  [9]  meliputi pengelolaan  rapat  yang dibagi  menjadi tiga  bagian  besar yaitu:
1. Mengatur jadwal rapat,
2. Mengirimkan informasi kebutuhan rapat,
3. Konfirmasi ketidak hadiran rapat.
Dalam  proses  pengaturan  jadwal,  dilakukan  dua  hal yaitu menyediakan informasi jadwal  rapat yang dibutuhkan  oleh  civitas  penanggung  jawab  rapat  dan melakukan pengecekan jadwal rapat yang direncakan oleh penanggung  jawab  rapat.  Untuk  proses  pengiriman notulensi  rapat,  rancangan  aplikasi  nantinya  akan  mengi- rimkan  notulensi  yang  telah  dibuat  oleh  civitas penanggung  jawab rapat  melalui  aplikasi kepada seluruh
peserta rapat melalui  notifikasi  via aplikasi mobile , email maupun  sms.  Dalam  proses  konfirmasi  kehadiran  rapat, aplikasi  diharapkan  dapat    membaca  konfirmasi ketidakhadiran melalui  perangkat mobile .  Seluruh pengguna    baik  penanggung  jawab  maupun  non penanggung  jawab  juga  akan  dapat  menjadwalkan kegiatan  rutinnya.  Hal  ini  dilakukan  agar  pada  proses pengecekan usulan  jadwal  rapat oleh penanggung jawab rapat,  aplikasi  yang  dirancang  akan  menampilkan  data yang  lebih  relevan,  tidak  hanya  dari  jadwal  rapat  yang dimiliki oleh pengguna.
Usulan  perbaikan  sistem  ini  kemudian  disesuaikan kembali  dengan  kondisi  pelaksanaan  rapat  yang berlangsung di  lingkup prodi Teknik Informatika. Usulan perbaikan  sistem  ini  mengintegrasikan  elemen  penting dalam  sebuah  rapat  yaitu  kehadiran  peserta  rapat  dan rekapitulasi  hasil  rapat  yang  dapat  disosialisasikan  ke seluruh  peserta.  Penambahan  peran  notulis  yang  berasal dari  peserta  rapat,  dimana  akses  aplikasi  berbasis  web responsif  dengan  tambahan  komponen  word  diharapkan dapat  mempermudah  penyimpanan  data  terkait  notulensi dan  tindak  lanjut  rapat.  Rancangan  aplikasi  juga berinteraksi  dengan  penyimpanan  internal  dan  perangkat mobile untuk  menjamin backup data  dan  penyampaian informasi dengan media notifikasi mobile , sms atau email dapat dilakukan.

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN

## A. Kebutuhan Antarmuka Eksternal
1. Antarmuka pemakai Antarmuka untuk mengoperasikan perangkat lunak antara lain :
a. PC Server
b. Smartphone/Tablet
c. Keyboard
d. Mouse
2. Antarmuka Perangkat Keras
Perangkat lunak memerlukan antarmuka perangkat keras diantaranya :
a. SIM Card
b. Memory Card
c. Dial Up Modem
d. Wireless Modem
e. Router Wi-fi
3. Antarmuka Perangkat Lunak
Perangkat  lunak  memerlukan  antarmuka  perangkat lunak  yang  menghubungkan  sinkronisasi  data  di server seperti:
a. PostgreSQL (digunakan untuk db system pada database server )
b. Firewall
c. Database online pada web server dengan SQL Server
d. Tools konversi data dari PostgreSQL ke SQL Server dengan SwisSQL
4. Antarmuka Komunikasi
Antar muka yang digunakan oleh perangkat lunak dalam distribusi informasi secara online antara lain :
a. Koneksi internet melalui jaringan internet ICT UNTAN
b. Hosting pada server lokal di http://informatika.untan.ac.id

## B. Kebutuhan Fungsional
Tabel I adalah hasil analisis terkait kebutuhan awal dari manajemen rapat terintegrasi (Fungsional):
T ABEL I
A NALISIS K EBUTUHAN A WAL M ANAJEMEN R APAT T EINTEGRASI
(F UNGSIONAL ) ID Kebutuhan MRF-01 Sistem dapat menambahkan jadwal rapat. MRF-02 Sistem dapat menambahkan agenda rapat. MRF-03 Sistem dapat mengubah jadwal rapat. MRF-04 Sistem dapat menambahkan peserta rapat. MRF-05 Sistem dapat memunculkan info konfirmasi kehadiran rapat oleh peserta. MRF-06 Sistem dapat memberikan notifikasi pelaksanaan rapat kepada peserta. MRF-07 Sistem dapat menambahkan konfirmasi kehadiran peserta rapat. MRF-08 Sistem dapat menampilkan fitur video conference untuk peserta rapat yang tidak berada di lokasi rapat. MRF-09 Sistem dapat menampilkan detail agenda rapat yang sedang berlangsung. MRF-10 Sistem dapat menyediakan fitur notulensi rapat. MRF-11 Sistem dapat menambahkan tindak lanjut pelaksanaan rapat. MRF-12 Sistem dapat memberikan informasi hasil pelaksanaan rapat kepada seluruh peserta rapat.

## C. Kebutuhan Non-Fungsional
Tabel  II  adalah  hasil  analisis  terkait  kebutuhan  awal dari manajemen rapat terintegrasi (Non-Fungsional):
T ABEL II
A NALISIS K EBUTUHAN A WAL M ANAJEMEN R APAT T EINTEGRASI (N ON -
F UNGSIONAL ) ID Parameter Kebutuhan MRNF- 01 Availabil ity Sistem dapat diakses selama 24 jam nonstop MRNF-02 Reliability Server harus mampu menangani load data pada waktu tenggat pelaksanaan rapat MRNF-03 Ergonomy N/A MRNF-04 Portability Sistem dapat digunakan secara optimal di setiap browser dan device MRNF-04 Memory Sistem tidak menggunakan memory (RAM) yang besar pada saat diakses
MRNF-05 Response time Sistem dapat menampilkan data dalam waktu maksimal 3 detik. MRNF-06 Safety N/A MRNF-07 Security Sistem berada pada jalur secure (SSL/TLS) Sistem dilengkapi dengan kode khusus di tiap hasil laporan yang hanya dapat diubah atau dilihat oleh pemegang password .

## D. Analisis dan Perancangan Manajemen Rapat Terintegrasi
Analisis  kondisi  eksisting  dan  usulan  perbaikan menjadi acuan dalam perancangan konseptual baik dalam bentuk  diagram  statis, diagram dinamis UML, dan mock- up aplikasi.

## Perancangan Diagram Statis
1. Diagram Konteks
Perancangan konseptual secara global meliputi aliran penggunaan data pada manajemen rapat terintegrasi yang dideskripsikan melalui diagram konteks berikut:
Manajemen Rapat Terintegrasi Pimpinan Rapat Peserta Rapat Notulis Data Jadwal Rapat Data Agenda Rapat Info Kehadiran Rapat Rekap Hasil Rapat Data Peserta Rapat Notifikasi Rapat Detail Agenda Rapat Video Conference Konfirmasi Kehadiran Rekap Hasil Rapat Notulensi Rapat Tindak Lanjut Rapat
Gambar 1. Diagram Konteks Manajemen Rapat Terintegrasi
2. Diagram Overview
Diagram overview adalah  diagram  yang  menjelaskan urutan-urutan proses dari diagram konteks. Rincian proses dalam  manajemen  rapat  terintegrasi  meliputi  5  (lima) proses utama diantaranya:
1.0 Penjadwalan Rapat Pimpinan Rapat Data Pelaksanaan Rapat Tb_Staf Data Perubahan Jadwal Rapat Data Peserta Rapat Data Staf Tb_Rapat Tanggal & Waktu Rapat Nama Rapat 2.0 Penambahan Agenda Rapat Data Agenda Rapat Data Agenda Rapat 3.0 Sosialisasi Rapat Jadwal Rapat Data Peserta Rapat Data Agenda Rapat Peserta Rapat Notifikasi Rapat Detail Agenda Rapat 4.0 Konfirmasi Kehadiran Konfirmasi Kehadiran Kehadiran via Video Conference Tb_Konfirmasi Data Konfirmasi Konfirmasi Peserta 5.0 Pencatatan Hasil Rapat Checklist Agenda Rapat Notulis Notulensi Rapat Tindak Lanjut Rapat Rekap Hasil Rapat Rekap Hasil Rapat Rekap Agenda Rapat Tb_Status Data Staf
Gambar 2. Diagram Overview Manajemen Rapat Terintegrasi
3. Entity Relationship Diagram Entity  Relational  Diagram (ERD)  adalah  gambaran hubungan  antar-entitas  yang  dipergunakan  dalam  sistem. Perancangan  ERD  meliputi  tahap  penentuan  entitas, penentuan  relasi  antar-entitas,  tingkat  relasi  yang  terjadi, dan  konektivitas  antar-entitas.  Hubungan  antar  entitas tersebut dapat dideksripsikan sesuai skema ERD berikut:
Pimpinan Rapat Menyusun 1 Jadwal 1 Menambah 1 Agenda M Memberi Infor 1 M Peserta Rapat M Mengkonfirmasi M Kehadiran 1 Menerima info 1 M Notulis Notulensi Merangkum M 1 Menerima 1 M Menerima 1 M
Gambar 3. Entity Relationship Diagram Manajemen Rapat Terintegrasi

## Perancangan Diagram Dinamis (UML)
1. Spesifikasi Diagram Use Case Diagram use  case secara  dinamis  digunakan  untuk mendeskripsikan  perilaku  pengguna  dalam  pemanfaatan aplikasi  manajemen  rapat  terintegrasi.  Adapun use  case yang  diusulkan  dalam  perancangan  ini  secara  singkat dapat dilihat pada tabel berikut:
T ABEL III
S PEFIKASI D IAGRAM U SE C ASE DAN A KTOR YANG T ERLBAT ID Use case Aktor Deskripsi UC-01 Menambah Jadwal Rapat Pimpinan Rapat Pimpinan rapat memilih menu penambahan jadwal rapat dan mengisi keterangan pelaksanaan rapat. UC-02 Menambah Agenda Rapat Pimpinan Rapat Pimpinan rapat menambahkan agenda rapat setelah jadwal ditentukan. UC-03 Melihat Konfirmasi Peserta Rapat Pimpinan Rapat Pimpinan rapat dapat mengecek persentase peserta rapat yang mengkonfirmasi hadir melalui dashboard . UC-04 Mengubah Jadwal Rapat Pimpinan Rapat Rapat dapat dijadwalkan kembali atau diubah pelaksanaannya oleh pimpinan tim dan akan
disosialisasikan kepada seluruh peserta rapat UC-05 Mengkonfirmasi Kehadiran Rapat Peserta Rapat Peserta memberikan konfirmasi kehadiran rapat maksimal H-1 dari pelaksanaan
rapat. UC-06 Melihat Notifikasi dan Agenda Rapat Peserta Rapat Peserta dapat memperoleh notifikasi pelaksanaan rapat dan memantau status serta agenda rapat yang sedang berlangsung. UC-07 Mengikuti Rapat via Video Conference Peserta Rapat Peserta yang berhalangan hadir dapat mengikuti rapat dengan fitur video conference UC-08 Menambah Notulensi Rapat Notulis Notulis dapat menambahkan rekap hasil rapat melalui aplikasi. UC-09 Menambah Keterangan Tindak Lanjut Rapat Notulis Notulis dapat menambahkan daftar tindak lanjut rapat.
2. Deskripsi Diagram Use Case
Diagram use  case dari  perancangan  konseptual dinamis  untuk  manajemen  rapat  terintegrasi  dapat  dilihat pada gambar 4.
Gambar 4. Diagram Use Case Manajemen Rapat Terintegrasi

## Mock-up Perancangan Aplikasi Manajemen Rapat Terintegrasi
Visualisasi dari perancangan aplikasi manajemen rapat terintegrasi ini dapat dilihat pada mock-up di bawah ini:

## Gambar 5. Halaman Login Pengguna (MO-1)
Pengguna  dengan  akses  pimpinan  rapat  dapat  mengakses beberapa menu berikut:
a. Penjadwalan  (Aktivitas  penjadwalan  rapat  dan agenda)
b. Konfirmasi Kehadiran Peserta, Dashboard Persentase, dan Akses Video Conference
c. Notulensi  Rapat  (Rekap  Hasil  Rapat  dan  Tindak Lanjut Rapat)
Pengujian  pada  penelitian  ini  dilakukan  dengan melaku-kan traceability melalui  pemetaan  kebutuhan fungsional  terhadap  diagram  statis  dan  diagram  dinamis (UML).  Hasil  dari traceability dapat  dilihat  pada  matriks berikut:
T ABEL IV
M APPING K EBUTUHAN F UNGSIONAL DENGAN P ERANCANGAN
K ONSEPTUAL ID Kebutuhan Fungsional ID DFD Terkait ID Use Case Terkait ID Mockup Aplikasi MRF-01 DFD 1.0 UC-01 MO-2 MRF-02 DFD 2.0 UC-02 MRF-03 DFD 1.0 UC-04 MRF-04 DFD 4.0 UC-03 MO-1 MRF-05 DFD 4.0 UC-03 MRF-06 DFD 3.0 UC-06 MO-3 MRF-07 DFD 4.0 UC-05 MRF-08 DFD 4.0 UC-07 MRF-09 DFD 2.0 UC-06 MRF-10 DFD 5.0 UC-08 MO-4 MRF-11 DFD 5.0 UC-09 MRF-12 DFD 5.0 UC-08

## IV. K ESIMPULAN
Penelitian ini berhasil memberikan rancangan konseptual  sesuai  analisis  eksisting  dan  perbaikan  sistem yang  dapat  menjadi  acuan  pengembangan  aplikasi berbasis mobile dan  web  pada  manajemen  rapat terintegrasi  meliputi  diagram  statis  (diagram  alir  data, entity  relationship  diagram , relational  database )  serta diagram dinamis  (diagram use case , dan class diagram ).
uc [Package] UC Manaj emen Rapat [UCD-Manaj emenRapat] Manajemen Rapat Terintegrasi Pimpinan Rapat Peserta Rapat Notulis Menambah Jadwal Rapat Menambah Agenda Rapat Melihat Konfirmasi Peserta Rapat Mengubah Jadwal Rapat Mengkonfirmasi Kehadiran Rapat Melihat Notifikasi dan Agenda Rapat Mengikuti Rapat via Video Conference Menambah Notulensi Rapat Menambah Keterangan Tindak Lanjut Rapat «include» «extend» «extend»
Mapping kebutuhan  terhadap  diagram  statis  dan  dinamis berhasil  dilakukan  dalam traceability  matrix serta mock- up aplikasi  telah  dirancang  dengan  sembilan  fitur  utama. Hasil dari penelitian ini mampu mengoptimalkan efisiensi resources dan  waktu  selama  pelaksanaan  rapat  melalui perbaikan  prosedur  manajemen  rapat  yang  lebih terintegrasi.  Informasi  mengenai  rapat  lebih  mudah diakses  oleh  para  peserta,  sehingga  mendukung  kinerja terutama  dalam  pelaksanaan  tindak  lanjut  hasil  rapat  di lingkungan program studi Teknik Informatika.

## V. R EFERENSI
[1] P. B. Depdiknas, Kamus Besar Bahasa Indonesia (Edisi Ketiga),
Jakarta: Balai Pustaka, 2002.
[2] G.  Huber,  “A  Theory  of  The  Effects  of  Advanced  Information Technologies  on  Organizational,”  Academy  of  Management Review, pp. 47-71, 1990.
[3] M. Sampebua dan L. Nugroho, “Perancangan Protokol Aplikasi Rapat  Online  Menggunakan  Kerangka  Protokol  Iaf,”  Jurnal UNM, pp. 1-9, 2010.
[4] Sardjono,  Cara  Efektif  Menjalankan  Rapat,  Jakarta:  Raih  Asa Sukses, 2009.
[5] U.  Russ,  “A  Brief  Guide  to  Meeting,”  12  January  2009.
[Online]. Available: http://projectuxd.com/
wpcontent/uploads/2009/03/0321607376_a_.
[6] S.  M.  Brett  Hannon.United  States  of  America  Paten  US 2007/0112926 A1, 2007.
[7] L.  W.  Susanto,  R.  Intan  dan  R.  Wijaya,  “Perancangan  dan Pembuatan  Sistem  Informasi  Manajemen  Fakultas  Teknologi Industri,” Paper Seminar SENTIA 09, pp. 1-6, 2009.
[8] TimUI,  “Sistem  Informasi  Manajemen  Rapat:  Studi  Kasus Fakultas  Ilmu  Komputer,”  Universitas  Indonesia  Library, Depok, 2012.
[9] T. J. Kloppenberg dan J. A. Petrick, “Meeting Management and Group  Character  Development,”  Journal  of  Managerial  Issues, pp. 166-181, 1999.
[10] I. K. D. Wirautama dan  B. Setiawan, “Pengembangan Aplikasi Pengelolaan  Rapat  Studi  Kasus:  Jurusan  Sistem  Informasi Institut  Teknologi  Sepuluh  Nopember,”  Jurnal  Politeknik POMITS, pp. 1-4, 2012.