Vol.3 No.2. Sep 2020. Page.239-245

## Pelatihan Perumusan Analisis SWOT bagi Dosen dan Pemangku Kepentingan di Bidang Rekam Medis

## Ressa Oashttamadea*
Program Studi DIII Ilmu Rekam Medis, Apikes Iris, Padang, Indonesia * oashttamadea@yahoo.com

## ABSTRAK
Analisis  SWOT  (Strength,  Weakness,  Opportunity,  Threat)  adalah  perangkat  yang membantu  manajer  sebuah  organisasi  untuk  mengevaluasi  kekuatan,  kelemahan,  peluang dan  ancaman  yang  terlibat  dalam  perusahaan.  Fasilitas  pelayanan  kesehatan  merupakan salah satu  institusi  yang berkembang pesat, dan pelayanan rekam  medis merupakan salah satu  pelayanan  penunjang  yang  menjadi  dasar  penilaian  mutu  pelayanan  medik  rumah sakit. Institusi kesehatan seperti rumah sakit beserta lembaga pendidikan di bidang rekam medis  harus  bisa  menetapkan  metode  SWOT  sebagai  landasan  dasar  perumusan  strategi pemasaran  untuk  meningkatkan  nilai  daya  saing.  Metode  pengabdian  kepada  masyarakat ini adalah pendidikan masyarakat dalam bentuk webinar melalui aplikasi Zoom. Pelatihan ini  dilaksanakan  pada  tanggal  13  Juni  2020  dengan  peserta  berjumlah  27  orang,  yang dilakukan  dalam  bentuk  presentasi,  tanya  jawab,  latihan  soal  dan  diskusi.  Topik  yang dibahas mencakup: dasar analisis SWOT, tahap identifikasi SWOT, pembobotan dan skor, perumusan grafik dan grand matrix strategy terkait pengembangan rekam medis. Sebelum pelatihan  dilakukan,  peserta  hanya  mampu  melakukan  analisis  SWOT  hingga  tahap identifikasi,  dan  setelah  diberikan  pelatihan  peserta  mampu  melakukan  analisis  hingga tahap  perumusan  grand  matrix  strategy.  Kesimpulan  pelatihan  ini  adalah  pelatihan bermanfaat bagi dosen dan pemangku kepentingan di bidang rekam medis dan manajemen informasi kesehatan dalam merumuskan analisis SWOT.
Kata Kunci : Analisis SWOT, Manajemen, Rekam Medis
Received: July 28, 2020 Revised: August 20, 2020 Accepted: August 30, 2020
This is an open-acces article distributed under the terms of the Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.

## PENDAHULUAN
Pengembangan  organisasi  didefinisikan  beragam  oleh  praktisi  dan  ahli  teori,  salah satunya  karena  kompleksitasnya.  Pada  dasarnya,  pengembangan  organisasi  adalah  upaya terencana  yang  dilakukan  di  tingkat  organisasi  untuk  meningkatkan  efektivitas  dan/atau memungkinkan  organisasi  untuk  mencapai  sasaran  strategisnya.  Konsep  ini  secara  resmi muncul  pada  1950-an  (meskipun  beberapa  teori  mundur  ke  tahun  1920)  dan  umumnya merujuk  kepada  psikolog  Kurt  Lewin.  Pengembangan  organisasi  mencakup  teori  dan praktik dari perubahan terencana dan sistemik pada sikap, keyakinan, dan perilaku pegawai melalui  program  pelatihan  jangka  panjang.  Hal  ini  sering  kali  digambarkan  sebagai “berorientasi  pada  tindakan”.  Biasanya,  pengembangan  ini  dimulai  dengan  mendiagnosis status quo dan kebutuhan di tingkat organisasi secara saksama. Bidang-bidang terkait yang
Vol.3 No.2. Sep 2020. Page.239-245
muncul  meliputi  pengembangan  kapasitas,  pemikiran  sistem,  pemikiran  kompleksitas, epidemiologi klinis, dan pembelajaran organisasi (Mackenzie, 2016).
Saat  ini sebagian besar organisasi  terlibat dalam perencanaan strategis. Perencanaan strategis  adalah  cara  untuk  membantu  sebuah  organisasi  menjadi  lebih  produktif  dengan membantu mengarahkan alokasi sumber daya untuk mencapai tujuan. Manajemen strategis memungkinkan organisasi untuk menjadi lebih proaktif daripada reaktif dalam membentuk masa depannya sendiri. Manajemen strategis terdiri  dari analisis, keputusan, dan tindakan yang  dilakukan  organisasi  untuk  menciptakan  dan  mempertahankan  keunggulan kompetitif. Proses manajemen strategis adalah serangkaian analisis dan pilihan yang dapat meningkatkan  kemungkinan  bahwa  suatu  organisasi  akan  memilih  'strategi  yang  baik', yaitu yang menghasilkan keunggulan kompetitif (Gurel, 2017).
Berdasarkan  panduan  dari  United  Nations,  metode  yang  umum  dan  mudah digunakan  untuk  menganalisis  kondisi  sebuah  organisasi  adalah  analisis  SWOT.  SWOT merupakan  singkatan  dari  Strength  (kekuatan),  Weakness  (kelemahan),  Opportunity (kesempatan),  dan  Threat  (ancaman).  Sebuah  analisis  SWOT  dapat  memberikan kesimpulan  atau  gambaran  mengenai  persepsi  organisasi,  misalnya  kepemimpinan  atau kondisi  karyawan.  Menurut  Ommani  (2011),  analisis  SWOT  (Strength,  Weakness, Opportunity,  Threat)  adalah  perangkat  yang  membantu  manajer  sebuah  organisasi  untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang terlibat dalam perusahaan. Analisis  SWOT  dapat  membantu  mereka  mendapatkan  wawasan  ke  masa  lalu  dan memikirkan solusi yang mungkin untuk masalah yang ada atau berpotensial untuk muncul. A nalisis  SWOT  menentukan  apa  yang  dapat  membantu  perusahaan  mencapai  tujuannya, dan  apa  hambatannya  dapat  diatasi  atau  diminimalkan  untuk  mencapai  hasil  yang diinginkan .
Fasilitas pelayanan kesehatan merupakan salah satu institusi yang berkembang pesat dari  segi  kualitas dan kuantitas sehingga membutuhkan strategi untuk meningkatkan daya saing. Pelayanan rekam medis merupakan salah satu pelayanan penunjang medis di rumah sakit  yang  menjadi  dasar  penilaian  mutu  pelayanan  medik  rumah  sakit.  Rekam  medis pasien berisi informasi tentang catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada  pasien  (Depkes, 2006).  Permenkes  Nomor  377  Tahun  2007  tentang  Kompetensi  Perekam  Medis menjelaskan  bahwa  terselenggaranya  manajemen  informasi  kesehatan  dimulai  dari dibuatnya  rekam  medis  secara  baik  dan  benar  oleh  tenaga  kesehatan  di  sarana  pelayanan kesehatan.  Rekam  medis  kemudian  dikelola  secara  terencana  melalui  teknologi  informasi dan komunikasi yang berkelanjutan.
Menurut  Ngo,  dkk  (2016),  upaya  terkini  untuk  meningkatkan  pelayanan  terhadap pasien kesehatan pasien meliputi terobosan ilmiah, inovasi medis dan kemajuan teknologi. Rekam medis dalam hal ini menempati kategori terakhir; dimana rekam medis merupakan sebuah  portal  bagi  staf  medis  untuk  mengetahui  sejarah  pasien  terkait  perawatan  medis terhadulu,  memahami  diagnosis  dan  penatalaksanaan  pada  pasien,  dan  menggunakan informasi  yang  ada  untuk  evaluasi  di  masa  yang  akan  datang.  Dalam  hal  pengembangan rekam  medis,  tidak  hanya  pihak  rumah  sakit  yang  melakukan  kontribusi,  namun  juga institusi  pendidikan.  Pendidikan  merupakan  salah  satu  jaminan  untuk  memperoleh kehidupan  yang  lebih  baik  sekaligus  kemartabatan  yang  tinggi  baik  secara  material maupun transcendental .  Melalui  pemahaman  inilah,  pendidikan  secara  otomatis menempati posisi yang sangat sentral dan strategis dalam membangun kehidupan manusia ke  depan  yang  berkualitas  dan  seimbang.  Untuk  meningkatkan  kualitas  lembaga pendidikan,  pengelolaan  pendidikan  harus  dikelola  dan  disentuh  secara  professional  dan
Vol.3 No.2. Sep 2020. Page.239-245
fungsional  sesuai  tuntutan  dunia  kemanajemenan,  artinya  berbagai  sumber  daya  yang mempengaruhi  terjadinya  seluruh  proses  pendidikan  perlu  ditangani  secara  terencana, terorganisir, terarah dan terkendali. Dari konteks inilah maka lembaga pendidikan dituntut memiliki kompetensi manajerial yakni kemampuan membangun pola kerja yang sistematis, logis, realistis dan strategis (Mappasiara, 2018).
Pemerintah  Indonesia  dalam  upaya  meningkatkan  pendidikan,  tidak  henti-hentinya melakukan  berbagai  kegiatan  dan  menyediakan  fasilitas  pendukung  termasuk memberlakukannya  Undang-Undang  Nomor  14  tahun  2005  tentang  guru  dan  dosen (Nurmasyitah,  2016).  Selain  itu,  untuk  menghadapi  persaingan  pasar,  terutama  dalam menghadapi  pasar  global,  institusi  kesehatan  seperti  rumah  sakit  beserta  lembaga pendidikan  harus  bisa  menetapkan  metode  SWOT  sebagai  landasan  dasar  perumusan strategi pemasaran untuk meningkatkan nilai daya saing bagi produknya, strategi ini perlu dilibatkan dengan menggunakan metode SWOT sebagai metode utama guna meningkatkan penjualan,  faktor-faktor  internal  dan  eksternal  menjadi  langkah-langkah  awal  untuk melakukan  strategi-strategi  guna  mengoptimalkan  usaha  untuk  meraih  kesuksesan (Elyarni,  2016). Berdasarkan  latar  belakang  di  atas,  maka  penting  untuk  tenaga  pendidik dan pemangku kepentingan di bidang rekam medis untuk memahami manajemen strategis terkait dengan analisis SWOT.

## BAHAN DAN METODE
Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  diadakan  pada  masa  pandemi  Covid-19 sehingga pelaksanaannya dilakukan melalui webinar dengan menggunakan aplikasi Zoom. Kegiatan ini dilaksanakan melalui 3 (tiga) tahap, yaitu:

## 1. Tahap Perencanaan
Tahap ini terdiri  dari persiapan tim  untuk sosialisasi  penggunaan aplikasi, penyebaran flyer  melalui  media  sosial,  dan  pendaftaran  peserta  melalui  google  form.  Pada  saat peserta melakukan pendaftaran, peserta diminta mengisi kuesioner untuk mengevaluasi tingkat pemahaman peserta mengenai analisis SWOT.

## 2. Tahap Pelaksanaan
Webinar ini dilaksanakan pada tanggal 13 Juni 2020 melalui aplikasi Zoom. Pendanaan kegiatan ini bersumber dari Hibah LPPM Apikes Iris Tahun 2020. Metode pelaksanaan PKM ini adalah presentasi, tanya jawab, latihan mengisi template analisis SWOT yang telah  disediakan  pengabdi,  dan  bedah  kasus.  Materi  yang  diberikan  kepada  peserta adalah sebagai berikut:
- Dasar-dasar analisis SWOT
- Tahap melakukan identifikasi SWOT
- Metode pembobotan dan skor
- Grafik SWOT
- Grand matrix strategy
Gambar 2. Tim Pengabdi
Gambar 3. Kegiatan Webinar
3. Tahap Evaluasi Setelah webinar ini dilaksanakan, setiap peserta mendapatkan template analisis SWOT yang  dibuat  oleh  tim  pengabdi  agar  dapat  dijadikan  pedoman  Latihan  bagi  peserta. Selanjutnya,  peserta  kembali  diberikan  kuesioner  untuk  melihat  hasil  dari  pelatihan yang dilakukan.

## HASIL
Pengabdian  kepada  masyarakat  (PKM)  ini  dilaksanakan  pada  tanggal  13  Juni  2020 melalui  aplikasi  Zoom.  Peserta  PKM  ini  berjumlah  27  orang,  yang  berasal  dari  institusi pendidikan seperti dosen di bidang rekam medis, serta praktisi rumah sakit yang bekerja di bagian  rekam  medis  atau  mengepalai  bagian  rekam  medis.  Saat  melalukan  pendaftaran, peserta  diminta  untuk  mengisi  kuesioner  mengenai  pemahaman  peserta  terhadap  analisis SWOT. Berdasarkan pretest, berikut tingkat pemahaman peserta dalam melakukan analisis SWOT:
Tabel 1. Gambaran Pemahaman Peserta dalam Melakukan Analisis SWOT (Pretest)
Materi Jumlah Peserta yang Menguasai Materi Persentase Definisi  dan  dasar  analisis SWOT 27 peserta 100% Identifikasi SWOT 25 peserta 92% Pembobotan dan skor 5 peserta 18,5% Grafik SWOT 0 peserta 0% Grand matrix strategy 0 peserta 0%
Setelah  PKM  dilaksanakan,  peserta  mengisis  posttest  untuk  melihat  tingkat pemahaman terkait materi yang telah diberikan yang dsajikan pada Tabel 2:
Tabel 2. Gambaran Pemahaman Peserta dalam Melakukan Analisis SWOT (Posttest)
Materi Jumlah Peserta yang Menguasai Materi Persentase Definisi  dan  dasar  analisis SWOT 27 peserta 100% Identifikasi SWOT 27 peserta 100% Pembobotan dan skor 27 peserta 100% Grafik SWOT 27 peserta 100% Grand matrix strategy 27 peserta 100%
Selain  itu,  peserta  juga  mengisi  kuesioner  mengenai  umpan  balik  setelah mengikuti webinar ini. Berikut hasil dari kuesioner yang telah dilakukan:
1. Tingkat kepuasan peserta mengikuti webinar:
2. Relevansi topik webinar dengan pekerjaan peserta:
3. Pendapat peserta mengenai pelaksanaan webinar:

## 4. Materi yang paling bermanfaat bagi peserta:

## PEMBAHASAN
Pada kegiatan pengabdian kepada masyarakat  ini, pada hasil pretest  dapat  dilihat bahwa  secara  garis  besar  peserta  hanya  memahami  analisis  SWOT  hingga  langkah identifikasi kondisi internal dan eksternal, sedangkan tidak ada peserta yang menguasai materi  hingga  perumusan  grand  matrix  stratregy.  Setelah  diadakannya  pelatihan  ini, seluruh  peserta  dapat  memahami  analisis  SWOT  hingga  langkah  perumusan  grand matrix  strategy  yang  dibutuhkan  bagi  pengembangan  di  bagian  rekam  medis  sebuah rumah sakit.

## KESIMPULAN
Pelatihan  perumusan  analisis  SWOT  bermanfaat  bagi  dosen  dan  pemangku kepentingan, terutama di bidang rekam medis dan manajemen informasi kesehatan, dalam mengalisis posisi organisasi dan melakukan perumusan strategi bagi pengembangan rekam medis. Ke depannya diharapkan kegiatan ini dapat dilanjutkan dengan memberikan materi lanjutan  mengenai  perumusan  manajemen  strategik  di  bidang  rekam  medis  sehingga peserta menerima pelatihan yang berkesinambungan.

## REFERENSI
Departemen  Kesehatan  RI.  2006.  Pedoman  Penyelenggaraan  dan  Prosedur  Rekam Medis  Rumah  Sakit  di  Indonesia  Revisi  II,  Jakarta:  Direktorat  Jenderal  Bina Pelayanan Medik.
Elyarni,  R.,  Hermanto.  2016.  Analisis  SWOT  terhadap  strategi  pemasaran  layanan  sap express pada pt. Sap. Jakarta: Jurnal Metris.
Gurel,  E.,  Tat,  M.  2017.  SWOT  analysis:  Theoritical  review.  Turki:  The  Journal  of International Social Research.
Mackenzie,  J.,  Gordon,  R.  2016.  Studi  pengembangan  organisasi.  Jakarta:  Kementerian PPN/ Bappenas.
Mappasiara. 2018. Manajemen strategik dan manajemen operasional serta implementasinya  pada  lembaga  pendidikan.  Gowa:  Jurnal  Manajemen  Pendidikan Idaarah.
Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia,  2007.  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia Nomor 377 Tahun 2007 tentang Kompetensi Perekam Medis.
Ngo,  E.,  dkk.  2016.  The  importance  of  the  medical  record:  A  critical  professional responsibility. Greenbranch Publishing: Journal of Medical Practice Management.
Nurmasyitah,  Murniati,  Nasir,  U.  2015.  Implementasi  manajemen  stratejik  dalam meningkatkan  kinerja  guru  pada  sekolah  menengah  kejuruan  negeri  3  lhokseumawe. Universitas Syiah Kuala: Jurnal Administrasi Pendidikan.
Ommani,  A.  R.  2011.  Strengths,  weaknesses,  opportunities  and  threats  (SWOT)  analysis for  farming  system  businesses  management:  case  of  wheat  farmers  of  shadervan district, shoushtar township, iran. Afrika: African Journal of Bussiness Management.
United Nation. Strategic Planning Guide for Managers. Diakses pada tanggal 20 Mei 2020 dari
https://hr.un.org/sites/hr.un.org/files/4.5.1.6_Strategic%20Planning%20Guide_0.pdf .