## PERAN MANAJER DALAM EVALUASI POAC UNIT REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN DI RSUD TARAKAN JAKARTA
Alfian Aroododo 1 , Nauri Anggita Temesvari 2 1 , 2 Fakultas Ilmu-Ilmu Kesehatan, Universitas Esa Unggul Jalan Arjuna Utara No. 9, Duri Kepa, Kebon Jeruk, Jakarta Barat, 11510 alfianaroododo@gmail.com

## Abstract
The medical record is a file that contains the identity and services that have been given to the patient. The RMIK Unit in a health care facility is responsible for creating and maintaining patient  records.  Therefore,  good  management  is  needed  to  manage  medical  record  unit  in health  service  facility.  Management  is  defined  as  a  series  of  activities  that  work systematically  to  achieve  the  desired  goals,  management  activities  include  planning, organizing,  actuating  and  controlling  (POAC).  The  purpose  of  this  research  is  to  know  the role of manager in POAC evaluation of medical record and health information unit at Tarakan General Hospital Jakarta. This research uses qualitative descriptive method with the  aim of describing POAC function in RMIK unit. This study used interview with 1 manager and 8 RMIK officer. The results show that the manager role is not maximized in evaluating POAC due to the change of position of managers and new managers need time to adjust the work in the medical  record  unit.  Managers  have  a  very  large  role  in  carrying  out  the  POAC  function  in medical record units and health information. There should be a delegation of authority to the senior  medical  record  officer  at  the  time  of  change  of  manager  position  so  that  planning activities  continue  to  run  and  the  manager  should  have  a  medical  record  education background.
Keywords: manager's role in medical record unit, poac, management

## Abstrak
Rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisikan  tentang  identitas  dan  pelayanan  yang  telah diberikan kepada pasien. Unit RMIK dalam fasilitas pelayanan kesehatan bertanggung jawab dalam  membuat  dan  memelihara  rekam  medis  pasien.  Oleh  karena  itu  diperlukan manajemen yang baik untuk mengelola unit rekam  medis di fasilitas pelayanan kesehatan. Manajemen  didefinisikan  sebagai  rangkaian  kegiatan  yang  bekerja  secara  sistematis  untuk mencapai  tujuan  yang  diinginkan,  kegiatan  manajemen  meliputi planning,  organizing, actuating dan controlling (POAC). Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui peran manajer dalam evaluasi POAC unit rekam medis dan informasi kesehatan di RSUD Tarakan Jakarta. Penelitian  ini  menggunakan  metode  deskriptif  kualitatif  dengan  tujuan  menggambarkan fungsi POAC di unit RMIK. Penelitian ini menggunakan wawancara dengan 1 manajer dan 8 petugas  RMIK.  Hasil  penelitian  menunjukan  bahwa  peran  manajer  masih  belum  maksimal dalam  mengevaluasi  POAC  dikarenakan  adanya  pergantian  jabatan  manajer  dan  manajer baru butuh waktu untuk penyesuaian kerja di unit rekam medis. Manajer memiliki peranan yang  sangat  besar  dalam  melaksanakan  fungsi  POAC  di  unit  rekam  medis  dan  informasi kesehatan.  Sebaiknya  ada  pendelegasian  wewenang  kepada  petugas  rekam  medis  senior pada  saat pergantian  jabatan  manajer  sehingga  kegiatan  perencanaan  tetap  terus  berjalan dan sebaiknya manajer memiliki latar belakang pendidikan rekam medis.
Kata kunci : peran manajer di unit rekam medis, poac, manajemen

## Pendahuluan
Rumah  sakit  adalah  bagian  yang integral  dari  keseluruhan  sistem  pelayanan kesehatan  yang  dikembangkan  melalui rencana pembangunan kesehatan (Adikoesoemo,  2012).  Rumah  sakit  sebagai salah  satu  subsistem  pelayanan  kesehatan yang menyelenggarakan dua jenis pelayanan
untuk masyarakat yaitu pelayanan kesehatan dan  pelayanan  administrasi.  Pelayanan kesehatan  mencakup  pelayanan  medik, pelayanan  penunjang  medik,  rehabilitasi medik  dan  pelayanan  perawatan.Fasilitas pelayanan mempunyai kewajiban administrasi untuk membuat dan memelihara rekam  medis  pasien.  Unit  rekam  medis
bertanggung  jawab  terhadap  pengelolahan data  pasien  menjadi  informasi  kesehatan yang  berguna  bagi  pengambilan  keputusan (Budi, 2011).
Menurut PERMENKESNo:269/MENKES/ PER/III/2008,Rekam  medis  adalah  berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan  yang  telah  diberikan,  serta tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah diberikan  kepada  pasien.  Kedudukan  adanya rekam  medis  ini  sangatlah  penting  karena untuk menunjang tercapainya tertib administasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan  kesehatan  di  rumah  sakit.  Tanpa didukung  suatu  sistem  pengelolaan  rekam medis  baik  dan  benar,  mustahil  tertib administrasi  rekam  medis  akan  berhasil sebagaimana  yang  diharapkan  sedangkan tertib  administrasi  merupakan  salah  satu yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Manajemen  di  definisikan  sebagai rangkaian  kegiatan  yang  bekerja  secara sistematis  untuk  mencapai  tujuan  yang diinginkan  (Alamsyah,  2011).  Kegiatan manajemen  meliputi planning  organizing, actuating ,  dan controlling (POAC). Planning atau  perencanaan  adalah  sebuah  proses dimulai  dengan  merumuskan  tujuan.  Fungsi perencanaan  kegiatan  dilaksanakan  untuk kejelasan  kegiatan  yang  dilakukan  di  rumah sakit,  melalui  fungsi  perencanaan  tersebut akan  ditetapkan  tugas-tugas  pokok  petugas. Organizing adalah  serangkaian  kegiatan manajemen  untuk  menghimpun  semua sumber daya yang dimiliki
dan memanfaatkan secara
efisien untuk mencapai  tujuan. Actuating adalah  proses pembimbingan kepada sumber daya manusia supaya  mereka  mampu  bekerja  secara optimal  menjalankan  tugas  tugasnya  sesuai dengan  kemampuan  dan  keterampilan  yang dimiliki. Controlling adalah  proses  untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan  kegiatan  yang  dilakukan  di rumah sakit sesuai rencana yang yang sudah disusun  dan  mengadakan  perbaikan  jika terjadi  penyimpangan.  Oleh  sebab  itu  fungsi manajemen  di  unit  rekam  medis  sangatlah penting  guna  dapat  memberikan  pelayanan kesehatan secara optimal kepada masyarakat.
Metode Penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan
metode
deskriptif dan teknik
pengumpulan  data  dilakukan  dengan
wawancara, observasi dan studi kepustakaan.  Informan  penelitian  ini adalah satu kepala rekam medis, dua staf pendaftaran,  dua  staf  pelayanan  rekam medis,  dua  staf  koding  dan  dua  staf pelaporan. Dengan total jumlah Sembilan informan.  Untuk  memperoleh  tingkat kepercayaan dari hasil penelitian, penelitian  ini  menggunakan  triangulasi sebagai  pemeriksaan  keabsahan  data yang  memanfaatkan  sesuatu  yang  lain diluar  data  untuk  keperluan  pengecekan atau  sebagai  pembanding  data  tersebut. Penelitian  ini  menggunakan  dua  tahap triangulasi yaitu :
a. Triangulasi Metode  :  Mengecek  data kepada
sumber dengan cara wawancara,  observasi  dan  studi pustaka
b. Triangulasi Sumber  : Dilakukan dengan  cara  menggali  kebenaran informasi  tertentu  melalui  beberapa informan  yaitu:  satu  kepala  rekam medis,  dua  staf  pendaftaran,  dua  staf pelayanan  rekam  medis,  dua  staf koding dan dua staf pelaporan .

## Hasil dan Pembahasan
Hasil  penelitian  peran  manajer  dalam evaluasi  POAC  unit  rekam  medis  dan informasi kesehatan di RSUD Tarakan adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Perencanaan Perencanaan menurut adalah kegiatan yang berkaitan dengan usaha merumuskan program  yang  didalamnya  memuat  segala sesuatu yang akan dilaksanakan, penentuan  tujuan,  kebijaksanaan,  arah yang akan ditempuh, prosedur dan metode yang akan diikuti dalam usaha pencapaian tujuan (Athoillah, 2010). Berdasarkan hasil observasi  dan  wawancara  yang  dilakukan terhadap  2  informan  di  unit  Rekam  Medis dan  Informasi  Kesehatan  RSUD  Tarakan Jakarta telah didapati dari kedua informan tersebut  bahwa,  untuk  tahun  2017  unit rekam  medis  belum  membuat  pedoman program  kerja  untuk  dilaporkan  kepada kepala  bidang  penunjang  medis  sebagai yang menaungi unit rekam medis. Menurut salah  satu  informan  menyebutkan  bahwa dalam  pembuatan  perencanaan  harus melibatkan  semua  staf  yang  ada  di  unit rekam medis akan tetapi informan lainnya menyebutkan  bahwa  perencanaan  dibuat hanya  oleh  manajer  atau  kepala  instalasi saja.  Untuk  tahun  2017  kegiatan  yang
dilakukan  unit  rekam  medis  hanya kegiatan  bekerja  rutinitas  yaitu  seperti pendaftaran pasien, distribusi, assembling, kodding,  dan  pelaporan  data  pasien. Perencanaan  di  unit  rekam  medis  untuk tahun 2017 masih belum dilakukan karena adanya pertukaran posisi jabatan manajer di  unit  rekam  medis  dan  informasi kesehatan  sejak  awal  tahun  2017, sehingga manajer rekam medis yang baru masih  belum  mengetahui  kegiatan  - kegiatan  yang  dilakukan  di  unit  rekam medis dan informasi kesehatan.
2. Fungsi Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah suatu proses menghubungkan  orang  –  orang  yang terlibat  dalam  organisasi  tertentu  dan menyatupadukan  tugas  serta  fungsinya dalam organisasi . Di unit rekam medis dan informasi
kesehatan RSUD Tarakan
Jakarta  memiliki  karyawan  berjumlah  51 orang  termasuk  manajer  dengan  rincian sebagai berikut :
Tabel 1 Rincian Jumlah Karyawan
Organisasi  rekam  medis  dan  informasi kesehatan  dikepalai  oleh  manajer  rekam medis  dan  informasi  kesehatan  yang membawahi  4  koordinator  bagian,  yaitu koordinator registrasi, koordinator admision,
koordinator koding dan koordinator pelaporan.
Menurut Permenpan  Nomor  30  tahun  2013 tentang  Jabatan  Fungsional  Perekam Medis  dan  Angka  Kreditnya  menjelaskan syarat pengangkatan pegawai negeri sipil dalam jabatan perekam medis ahli adalah harus  berijazah  paling  rendah  Sarjana (S.1)/Diploma  IV  (D.IV)  rekam  medis informasi  kesehatan  dan  memiliki  Surat
Tanda  Registrasi  (STR)  Perekam  Medis yang masih berlaku.
3. Fungsi Pengarahan
Pengarahan  adalah  kegiatan  yang menggerakan  dan  mengusahakan  agar para  pekerja  melakukan  tugas  dan kewajibannya . Berdasarkan hasil
wawancara yang dilakukan dengan
delapan informan, lima informan menyatakan  bahwa  pengarahan  atau penggerakan  yang  dilakukan  manajer  di unit  rekam  medis  sudah  berjalan  dengan baik. Pengarahan di unit rekam medis dan informasi kesehatan RSUD Tarakan Jakarta dilakukan  setiap  hari  dengan  melihat kondisi  atau  masalah  yang  terjadi  di  unit rekam  medis  dan  informasi  kesehatan. Pengarahan  yang  diberikan  oleh  manajer dilakukan  dalam  bentuk  lisan  atau mendengarkan  keluhan  dan  masalah  yang dialami oleh anggotanya serta memberikan masukan dan motivasi dalam bekerja agar para  pekerja  melakukan  tugasnya  dengan baik  dan  sesuai  prosedur  yang  sudah ditetapkan.  Berdasarkan  hasil  wawancara dari  tiga  informan  menyatakan  bahwa manajer  rekam  medis  lebih  sering memberikan pengarahan kebagian distribusi  dan  penyimpanan  dikarenakan masih  banyak  petugas  distribusi  dan penyimpanan  yang  bekerja  tidak  sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
4. Fungsi Pengawasan
Pengawasan atau pengendalian adalah meneliti dan mengawasi agar semua tugas dilakukan  dengan  baik  dan  sesuai  dengan peraturan  yang  ada  atau  sesuai  dengan deskripsi kerja masing  – masing personal. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan  dengan  delapan  informan,  lima informan mengatakan bahwa dalam melakukan  pengawasan  manajer  unit rekam  medis  dan  informasi  kesehatan berkoordinasi  dengan  para  koordinator bagian  dan  langsung  terjun  kelapangan agar semua bagian dapat terawasi dengan baik. Kendala yang dialami dalam melakukan  pengawasan  adalah  jarak bagian  –  bagian  yang  ada  di  dalam  unit rekam  medis  dan  informasi  kesehatan sangat  jauh.  Hasil  wawancara  dari  tiga informan menyatakan bahwa manajer atau kepala  instalasi  lebih  sering  mengawasi pada  bagian  distribusi  dikarenakan  jarak yang  sangat  jauh    dan  masih  banyak  staf yang  tidak  melakukan  tugasnya  sesuai
No Jabatan Pendidikan Jumlah 1 Kepala Instalasi Rekam Medis S1 Kedokteran 1 orang 2 Perekam Medis Penyelia D3 Rekam Medis 11 orang 3 Pendaftaran Rawat Jalan S1,SMA/SMK 7 orang 4 Pendaftaran IGD dan admission SMA/SMK 12 orang 5 Rekam Medis SMA/SMK 20 orang Total 51 orang
dengan  prosedur  yang  sudah  ditetapkan. Masih  kurang  maksimalnya  penerapan rapat  rutin  yang  dilakukan  setiap  sebulan sekali  untuk  mengevaluasi  kinerja  para petugas di unit rekam medis dan informasi kesehatan.

## Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  di lakukan di RSUD Tarakan Jakarta pada peran manajer  dalam  evaluasi  POAC,  dapat  di peroleh kesimpulan dari penelitian ini sebagai berikut:
1. Penerapan  fungsi  perencanaan  unit rekam  medis  di  RSUD  Tarakan  Jakarta untuk tahun 2017 masih belum diterapkan
dan masih mengikuti perencanaan di tahun 2016. Hal tersebut disebabkan  karena  adanya  pergantian jabatan  manajer  atau  kepala  instalasi rekam medis.
2. Penerapan  fungsi  pengorganisasian  unit rekam  medis  di  RSUD  Tarakan  Jakarta masih  belum  maksimal  dikarenakan jumlah  petugas  tidak  sesuai  dengan beban  kerjanya  dan  latar  belakang pendidikan  manajer  atau  kepala  instalasi rekam medis bukan berasal dari pendidikan rekam medis.
3. Pengarahan yang dilakukan oleh manajer atau  kepala  instalasi  sudah  cukup  baik akan  tetapi  masih  ada  petugas  rekam medis  yang  masih  belum  menjalankan tugasnya
sesuai dengan prosedur sehingga manajer lebih sering memberikan pengarahan ke petugas yang belum  melaksanakan  tugasnya  dengan baik.  Manajer  memberikan  masukan  dan motivasi dalam bentuk lisan
4. Penerapan fungsi pengawasan unit rekam medis  dan  informasi  kesehatan  di  RSUD Tarakan  Jakarta  sudah  berjalan  dengan baik,  manajer  melakukan  pemantauan langsung  kebagian  -  bagian  yang  ada  di unit  rekam  medis.  Penerapan  rapat  rutin yang  memiliki  fungsi  untuk  melakukan pengawasan, masih belum dilaksanakan.
Adapun  saran  untuk  meningkatkan  fungsi POAC  unit  rekam  medis  dan  informasi kesehatan di RSUD Tarakan Jakarta :
1. Untuk perencanaan sebaiknya ada pendelegasian
wewenang kepada petugas rekam medis yang sudah senior pada  saat  pergantian  jabatan  manajer atau  kepala  instalasi  rekam  medis sehingga  perencanaan  di  unit  rekam medis  masih  tetap  terus  berjalan  dan
tidak  menggunakan  program  kerja  dari tahun 2016
2. Sebaiknya  untuk  yang  menjabat  sebagai manajer  atau  kepala  instalasi  rekam medis  di  RSUD  Tarakan  Jakarta  memiliki latar  belakang  pendidikan  rekam  medis sehingga dapat menguasai dan mengetahui  pekerjaan  –  pekerjaan  yang ada  di  unit  rekam  medis  RSUD  Tarakan Jakarta
3. Sebaiknya  dalam  pengarahan  manajer juga  mensosialisasikan  kebijakan  – kebijakan baru atau prosedur baru secara berkala,  yang  di  keluarkan  oleh  rumah sakit atau manajer rekam medis.
4. Sebaiknya dalam melakukan pengawasan manajer  melakukannya  dengan  merata kesemua  bagian  -  bagian  yang  ada  di unit rekam medis dan menerapkan rapat rutin  untuk  mengevaluasi  kinerja  dari unit  rekam  medis  di  RSUD  Tarakan Jakarta.

## Daftar Pustaka
Anton,  Athoillah.  2010.  “Dasar  –  Dasar Manajemen.” Jakarta: Pustaka Setia.
Ery,  Rustianto.  2012.  “Etika  Profesi  Perekam
Medis  dan  Informasi  Kesehatan.”
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Gemala, R, Hatta. 2013. “Pedoman Manajemen  Informasi  Kesehatan  di Sarana  Pelayanan  Kesehatan  Revisi II.” Jakarta: UI-Press.
Grace,  E,C,  Korompis.  2016.  “Organisasi  &
Manajemen Kesehatan,” Manado:
EGC. Direktorat Jendral Bina Pelayan Medik. 2006. “Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II.” Jakarta: Pemerintah. Dedi, Alamsyah. 2011. “Manajemen Pelayanan  Kesehatan.”  Yogyakarta: Nuha Medika.
Savitri,  Citra,  Budi.  2011.  “Manajemen  Unit Kerja  Rekam  Medis.”  Yogyakarta: Quantum Sinergi Media.
Saryono  &  Mekar  Dwi,  Anggraeni.  2013. “Metodologi  Penelitian  Kualitatif  dan Kuantitatif  dalam  Bidang  Kesehatan.” Yogyakarta: Nuha Medika.
Peran Manajer Dalam Evaluasi Poac Unit Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Di Rsud Tarakan Jakarta
Suparto,  Adikoesomo.  2012.  “Manajemen Rumah  Sakit.”  Jakarta:  PT    Pustaka Sinar Harapan.
Kementrian,  Kesehatan.  2011.  “Permenkes No.  269  Tahun  2008  Tentang  Rekam Medis.” Jakarta: Republik Indonesia.
Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi. 2013. “Permenpan  No  30  Tahun  2013
Tentang  Jabatan  Fungsional  Perekam Medis  dan  Angka  Kreditnya.”  Jakarta: Republik Indonesia.
Wirawan,  2011.  “Evaluasi  Teori  Model Standar  Aplikasi  &  Profesi”. Jakata: Rajagrafindo Persada.