PERANCANGAN ENTERPRISE ARCHITECTURE MENGGUNAKAN METODE TOGAF ADM (STUDI KASUS PADA PT RMM)

## Mohamad Afif
Program Studi Informatika Universitas Indraprasta PGRI E-Mail: mohamadafif@gmail.com

## Abstrak
Pengembangan  teknologi  informasi  di  sebuah  perusahaan  sering  kali  tidak  didasari  oleh perancangan yang baik dan jelas bagaimana pengembangan di masa yang akan datang, dan apa  saja  yang  dibutuhkan  dalam  pengembangan  teknologi  dan  sistem  informasi  tersebut. Akibatnya  teknologi  dan  sistem  informasi  yang  dibangun  menjadi  tidak  efisien  bahkan kurang  sesuai  dengan  misi  dan  visi  perusahaan.  Enterprise  Architecture  dibangun  sebagai sebuah rencana induk perusahaan yang  menjadi acuan atau pedoman di dalam membangun teknologi  informasi  tersebut.  Enterprise  Architecture  merupakan  rancangan  teknologi informasi  yang  berpangkal  dari  rancangan  proses  bisnis  perusahaan,  dari  rancangan  inilah kebutuhan  dan  penyediaan  informasi  dibuat.  Penyediaan  kebutuhan  dan  informasi diwujudkan  dalam  bentuk  sistem  aplikasi  dan  penyediaan  infrastruktur  teknologi.  Sebuah gambaran arsitektur memberikan nilai penting bagi sebuah perusahaan, yang memungkinkan manajemen untuk menyusun strategi yang lebih efektif dan melakukan pengawasan terhadap proses bisnis dan infrastruktur teknologi. TOGAF memberikan metode yang detil bagaimana membangun  dan  mengelola  serta  mengimplementasikan  arsitektur  enterprise  dan  sistem informasi  yang  disebut  dengan  Architecture  Development  Method.  Metode  ini  berisikan sekumpulan  aktivitas  yang  digunakan  dalam  memodelkan  pengembangan  arsitektur enterprise  dan  sebagai  panduan  untuk  merencanakan,  merancang,  mengembangkan  dan mengimplementasikan  arsitektur  sistem  informasi  untuk  organisasi.  Hasil  dari  perancangan ini  adalah  sebuah  rancangan  arsitektur  teknologi  informasi  yang  menjadi  panduan  bagi manajemen  dalam  menentukan  anggaran  belanja  kebutuhan  TI  berdasarkan  skala  prioritas untuk mendukung efesiensi perusahaan.
Kata  Kunci:  Enterprise  Architecture,  Togaf  ADM,  Arsitektur  Enterprise,  Arsitektur Teknologi

## Abstract
Information technology (IT) development in a company is often not based on good design on future  development  scenarios,  technology  development  requirements,  and  information system.  Information  technology  that  has  been  built  also  inefficient  according  to  company's vission  and  mission.  Enterprise  Architecture  was  built  as  a  corporate  master  plan  that became  a  reference  or  guidance  in  information  technology  development.  Enterprise Architecture is an information technology company coming from the provision of needs and information  embodied  in  form  of  application  systems  and  provision  of  technology infrastructure.  Architectural  overview  provides  important  values  for  company  where management  can  develop  more  effective  strategies  in  monitoring  business  processes  and technological  infrastructure.  TOGAF  provides  detailed-methods  of  how  to  build,  manage, and  implement  enterprise  architecture  and  information  systems  called  Architecture Development  Method.  This  method  contains  some  activities  used  in  modeling  the development of company's architecture. It is also a guide for planing, designing, developing, and  implementing  information  systems  architecture  for  organizations.  The  result  of  this design is an information technology architecture that becomes the guide for management in determining  the  budget  of  IT  needs  based  on  priority  scale  to  support  the  efficiency  of  the company.
Keywords : Enterprise Architecture, Togaf ADM, Technology Architecture

## Pendahuluan
Teknologi  Informasi  dan  komunikasi  berperan  penting  dalam  memperbaiki  kinerja  suatu perusahaan. Penggunaannya tidak terbatas pada proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi  juga  menciptakan  akurasi,  kecepatan,  dan  kelengkapan  sebuah  sistem  yang terintegrasi. Sebagai hasilnya proses bisnis suatu perusahaan akan lebih efisien, terukur dan fleksibel.
Persaingan bisnis dalam era informasi telah mencapai tahapan kompetisi yang ketat, di mana sistem  pengelolaan  bisnis  secara  konvensional  tidak  lagi  memadai.  Teknologi  informasi memiliki  potensi  yang  sangat  besar  untuk  mentransformasikan  seluruh  aspek  di  dalam perusahaan dan memanfaatkannya untuk mencapai tujuan perusahaan.
Enterprise  Architecture  merupakan  gambaran  semua  informasi  penting  dan  perilaku  yang terjadi  di  perusahaan.  Sebuah  gambaran  arsitektur  memberikan  nilai  penting  bagi  sebuah perusahaan,  yang  memungkinkan  manajemen  untuk  menyusun  strategi  yang  lebih  efektif, mengawasi proses bisnis dan infrastruktur teknologi dengan pemahaman yang jelas tentang dampak  dari  perubahannya.  Termasuk  pada  kebijakan  dan  prosedur  yang  harus dikomunikasikan kepada seluruh karyawan agar semua orang dapat berada pada konsep yang sama.
Enterprise  Architecture  bisa  menjadi  enabler  yang  menyediakan  model  bisnis    yang  baru dengan  memperhatikan  pengaruh  Teknologi  Informasi  terhadap  bisnis.  Memiliki kemampuan  untuk  melakukan  adaptasi  terhadap  perubahan  organisasi,  dan    pertumbuhan dalam  pasar,  bisnis,  dan  teknologi    yang  dinamis,  yang  berkelanjutan  dengan  prinsip    dan struktur  arsitektur  yang  terus  berlaku.  Melibatkan  sejumlah  orang  dengan  komposisi  yang berbeda dari manajemen hingga ke pakar Teknologi  Informasi.
TOGAF  memberikan  metode  yang  detil  bagaimana  membangun  dan  mengelola  serta mengimplementasikan  arsitektur  enterprise  dan  sistem  informasi  yang  disebut  dengan Architecture  Development Method  (ADM) (Josey,  2011).  ADM  merupakan  metode  generik yang  berisikan  sekumpulan  aktivitas  yang  digunakan  dalam  memodelkan  pengembangan arsitektur  enterprise.  Metode  ini  juga  dibisa  digunakan  sebagai  panduan  untuk merencanakan,  merancang,  mengembangkan  dan  mengimplementasikan  arsitektur  sistem informasi untuk organisasi.
Perancangan  Enterprise architecture bertujuan untuk memberikan panduan bagi Manajer IT dan  pengambil  kebijakan    terhadap  perencanaan  pembangunan  infrastruktur  teknologi informasi  ke  depan  yang  selaras  dengan  kebutuhan  bisnis  perusahaan.  Bagi  PT  RMM rancangan  ini  memberikan  manfaat  bagi  manajemen  di  dalam  menyusun  rencana  anggaran belanja kebutuhan infrastruktur Teknologi Informasi berdasarkan skala prioritas dalam upaya menekan  pembelian  yang  tidak  perlu  sehingga  bisa  lebih  efesien  dan  tidak  terjadi pemborosan.

## Tinjauan Pustaka

## Arsitektur Enterprise
Arsitektur merupakan perancangan dari suatu benda atau merepresentasikan suatu gambaran yang  sesuai  dengan  suatu  obyek  sehingga  dapat  diperoleh  hasil  yang  sesuai  dengan kebutuhan  dan  berkualitas.  Arsitektur  menyiratkan  suatu  perencanaan  yang  diwujudkan dengan  model  dan  gambar  dari  komponen  dari  sesuatu  dengan  berbagai  sudut  pandang. Enterprise  mengandung  arti  keseluruhan  komponen  pada  suatu  organisasi  dibawah kepemilikan dan kontrol organisasi tunggal  (Yunis & Surendro, 2009).
Dalam mengimplementasikan arsitektur enterprise sebaiknya organisasi mengadopsi sebuah metode  atau  framework  yang  bisa  digunakan  dalam  melakukan  pengembangan  arsitektur enterprise tersebut. Dengan adanya metode enterprise arsitektur organisasi diharapkan dapat
mengelola  sistem  yang  kompleks  dan  dapat  menyelaraskan  bisnis  dan  TI  yang  akan diinvestasikan (Kourdi, 2007).
Hasil  dari  arsitektur  enterprise  ini  terdiri  dari  dokumen-dokumen  seperti  gambar,  diagram, model,  serta  dokumen  dalam  bentuk  teks  yang  akan  menjelaskan  seperti  apa  sistem informasi  yang  dibutuhkan  suatu  organisasi.  Arsitektur  enterprise  akan  dijadikan  sebagai acuan bagi pengembangan sistem informasi. Pengembangan sistem tanpa memiliki arsitektur yang baik akan sulit untuk mencapai hasil yang maksimal.

## The Open Group Architecture Enterprise (TOGAF)
TOGAF  memberikan  metode  yang  lengkap  bagaimana  membangun,  mengelola  dan menerapkan  arsitektur  enterprise  dan  sistem  informasi  yang  disebut  dengan  Architecture Development  Method  (ADM).  ADM  merupakan  hasil  dari  kontribusi  secara  terus  menerus dari  banyak  pelaksana  arsitektur.  Metode  ini  menggabungkan  elemen  dari  TOGAF  dengan kebutuhan  bisnis  dan  TI  organisasi.  ADM  juga  bisa  digunakan  sebagai  panduan  atau  alat untuk  merencanakan,  merancang,  mengembangkan,  dan  menenerapankan  arsitektur  sistem informasi untuk organisasi (Greefhorst, 2013).
TOGAF  ADM  seperti  ditunjukkan  pada  Gambar  1,  juga  merupakan  metode  yang  fleksibel yang  dapat  mengidentifikasi  berbagai  macam  teknik  pemodelan  yang  digunakan  dalam perancangan,  karena  metode  ini  bisa  disesuaikan  dengan  perubahan  dan  kebutuhan  selama perancangan dilakukan.
Gambar 1. TOGAF Architecture Development Method (Land et al. 2009)
TOGAF  ADM  juga  menyatakan  visi  dan  prinsip  yang  jelas  tentang  bagaimana  melakukan pengembangan  arsitektur  enterprise,  prinsip  tersebut  digunakan  sebagai  ukuran  dalam
menilai keberhasilan dari pengembangan arsitektur enterprise oleh organisasi (Josey, 2011). Prinsip-prinisip tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Prinsip Enterprise
Pengembangan  arsitektur  yang  dilakukan  diharapkan  mendukung  seluruh  bagian organisasi, termasuk unit-unit organisasi yang membutuhkan.
2. Prinsip Teknologi Informasi (TI)
Lebih mengarahkan konsistensi penggunaan TI pada seluruh bagian organisasi, termasuk unit-unit organisasi yang akan menggunakan.
3. Prinsip Arsitektur Merancang  arsitektur  sistem  berdasarkan  kebutuhan  proses  bisnis  dan  bagaimana menerapkannya.
TOGAF  ADM  terdiri  dari  delapan  fase  yang  berbentuk  siklus  yaitu  Architecture  Vision, Business  Architecture,  Information  System  Architecture,  Technology  Architecture, Opportunities  and  Solution,  Migration  Planning,  Implementation  Governance,dan Architecture Change Management.

## Metodologi Penelitian
Dalam mengembangkan Arsitektur Enterprise PT RMM, ada beberapa tahapan proses yang dilalui sebagai berikut:
1. Fase Pendahuluan (Preliminary Phase)  - Ruang Lingkup Enterprise, mendefinisikan area bisnis berdasarkan wawancara dan observasi
2. Pengembangan arsitektur TI
a. Visi  Arsitektur  (Architecture  vision),  adalah  gambaran  umum  bagaimana  TI diterapkan untuk mendukung strategi bisnis organisasi atau perusahaan
b. Arsitektur Bisnis (Business architecture), adalah model operasional organisasi yang merealisasikan strategi bisnis
c. Arsitektur  Sistem  Informasi  (Information  system  architecture),  adalah  struktur aplikasi dan data yang dibutuhkan untuk menjalankan Arsitektur Bisnis organisasi
d. Arsitektur  Teknologi  (Technology  architecture),  adalah  konfigurasi  infrastruktur yang  dibutuhkan  untuk  menjalankan  aplikasi-aplikasi  pada  Arsitektur  Sistem Informasi
3. Gap analysis. Melakukan evaluasi berbagai kemungkinan pelaksanaan, mengidentifikasi  proyek-proyek  implementasi  yang  mungkin  dilakukan,  mengevaluasi peluang  usaha  yang  berkaitan  dengan  proyek,  memilih  alternatif  implementasi, mendefinisikan strategi implementasi dan rencana implementasi.
4. Perencanaan  proses  migrasi  ke  arsitektur  baru,  yaitu  penyusunan  proyek-proyek berdasarkan prioritas dari berbagai perspektif (biaya, manfaat, serta resiko)
5. Pengawasan proyek-proyek implementasi, penyusunan rekomendasi untuk  pelaksanaan tata kelola implementasi yang sudah dilakukan (tata kelola organisasi, TI, arsitektur).
6. Re-evaluation relevansi arsitektur dan trend teknologi, melakukan pengawasan terhadap perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan sosial.

## Hasil dan Pembahasan
PT RMM memiliki bisnis inti di bidang penerbitan surat kabar dan berita online. Disamping itu juga  memiliki  usaha  di  bidang  penerbitan  buku,  televisi  dan  majalah.  Proses-proses  inti yang  terjadi  pada  perusahaan  ini  adalah  :  proses  pengolahan  berita,  termasuk  di  dalamnya perencanaan,  pengumpulan,  pengeditan  dan  penerbitan  berita.  Proses  inti  lainnya  adalah pemasangan iklan, pencetakan surat kabar dan penerbitan di media online.
Permasalahan  strategis  yang  dihadapi  perusahaan  adalah  pada  kecepatan  dan  kemudahan dalam  proses pengumpulan, penerbitan dan pengiriman berita.

## Gambar 2. Rich Picture Identifikasi Key IT Solution
Berikut ini adalah proses-proses penting dan kritikal yang terjadi di PT RMM :
1. Proses pemasangan iklan ( Sistem Manajemen Iklan  ) Dalam  sistem  ini,  data  pemasang  iklan  dan  jenis  iklan  yang  diambil  disimpan dalam  database  untuk  kemudian  data  ini  digunakan  sebagai  acuan  dalam menentukan  template  layout  koran.  Dalam  proses  pembuatan  template  layout koran  ini  redaktur  akan  mendapatkan jatah  tulisan  yang  tersedia  atau tidak  dan berapa jumlah karakter berita yang tersedia. Pemasangan iklan di halaman dalam akan didahulukan dari pada berita itu sendiri.
2. Proses pengolahan berita ( Sistem Editorial ) Pada  bagian  ini  proses  produksi  berita  dilakukan.  Mulai  dari  perencanaan, pengumpulan,  editing  berita  dan  layout  halaman.  Hasil  akhir  dari  proses  ini adalah  berita  yang  siap  ditayangkan  baik  itu  ke  dalam  koran  cetak,  online maupun ke dalam bentuk yang lain.
3. Proses pra cetak
Pada  proses  ini  hasil  layout  halaman  yang  sudah  selesai  diedit  oleh  redaktur kemudian  dikonversi  kedalam  bentuk  PDF  kemudian  diupload  ke  server  untuk diambil  datanya  oleh  bagian  percetakan  yang  berbeda  lokasi  dengan  kantor pusat.
4. Proses pencetakan koran
Proses  mencetak  koran  di  percetakan  berdasarkan  pada  plate  yang  sudah disiapkan sebelumnya pada proses pra cetak.
5. Proses penjualan koran
Sistem ini mengelola informasi penjualan koran, berhubungan dengan agen-agen koran  sebagai  mitra  kerja  PT  RMM  didalam  mendistribusikan  koran  cetak sampai kepada pembaca berlangganan maupun eceran.

## 6. Proses keuangan dan accounting ( ERP )
Sistem  ini  mengelola  informasi  keuangan,  dan  sistem  informasi  akunting termasuk  didalamnya  AP  (  Account  Payable  ),  AR  (  Account  Receivable  )  dan General Ledger
7. Proses pengolahan data dan dokumentasi ( Riset dan Pengembangan ) Sistem ini mengelola data-data riset terhadap jumlah pembaca, tren koran masa depan, informasi pesaing dan lain-lain
8. Proses  pengolahan  foto,  ilustrasi  dan  dokumentasi  (  Redaksi  –  Bagian pengolahan foto )
Pada  bagian  ini  foto,  ilustrasi  dan  semua  yang  berhubungan  dengan  gambar, grafik  dan  sebagainya  diproses.  Termasuk  didalamnya  proses  dokumentasi    ke dalam database
9. Proses penerbitan berita online
Pada proses ini hasil akhir dari teks berita yang sudah diedit oleh redaktur siap ditayangkan ke internet lewat content management system
10. Proses absensi dan penggajian ( Bagian Sumber Daya Manusia  ) Sistem  yang  digunakan  untuk  mengelola  sumber  daya  manusia,  termasuk  di dalamnya penggajian
11. Proses inventory ( Bagian Umum )
Bagian ini berhubungan dengan supplier yang mendukung proses kerja yang ada di tiap departemen, termasuk didalamnya suplai bahan baku kertas sebagai dasar dalam pencetakan koran.

## Visi Arsitektur
Visi  arsitektur  memberikan  gambaran  bagaimana  key  IT  solutions  berperan  dalam  proses bisnis strategis perusahaan.
Tabel 1. Business Solution Identification No  Judul Ukuran Sasaran Perbaikan 1 Penyediaan berita kurang lancar Berita tersedia 7 hari 24 jam. Total 500 – 800 berita Perbaikan sistem pengiriman berita dan infrastuktur jaringan 2 Iklan tidak tayang sesuai permintaan klien Penanyangan iklan sesuai dengan penempatan yang sudah ditentukan Perbaikan SOP dan monitoring 3 Distribusi koran terlambat Waktu pencetakan sesuai deadline. Dibagi menjadi 3 tahapan pencetakan, sore, malam dan dinihari Ketepatan deadline berita, pengiriman berita 4 Penagihan piutang Outstanding minimal 1 bulan Perbaikan sistem keuangan 6        Karyawan  tidak  mendapatkan  info hak cuti,tunjangan,gaji dll Mendapatkan laporan hak cuti,tunjangan dll Perbaikan sistem SDM

## Tabel 2.  IT Solution Identification
No Sasaran Perbaikan Pola Solusi 1 Perbaikan  sistem  pengiriman  berita  dan infrastruktur jaringan Aplikasi Sistem Editorial terintegrasi mencakup pasokan dan pengiriman berita melalui email,web, whatsapp, android 2 Perbaikan SOP iklan Mengintegrasikan sistem iklan ke dalam sistem editorial 2 Distribusi koran terlambat Pembuatan sistem deadline sebagai pengingat 3 Notifikasi artikel Pembuatan sistem notifikasi artikel yang dimuat 4 Perbaikan sistem keuangan Sistem  terintegrasi  yang  mencakup  keuangan,  sirkulasi,  purchasing, SDM, advertising dan editorial 6 Perbaikan sistem SDM Aplikasi sistem SDM terintegrasi
Perancangan Arsitektur TI memerlukan panduan berupa prinsip-prinsip yang diturunkan dari konsep  key  IT  solutions  untuk  memastikan  bahwa  teknologi  yang  diterapkan  dapat mendukung  key  IT  solutions.  Prinsip-prinsip  arsitektur  juga  mempertimbangkan  kondisi  TI organisasi  saat  ini.  Selain  itu  juga  mengutamakan  pemanfaatan  aset-aset  TI  yang  sudah dimiliki dan meminimalkan resiko migrasi.
Gambar 3. Application Solution

## Information System Architecture
Arsitektur  sistem  informasi  mendeskripsikan  sistem-sistem  aplikasi  dan  perannya  dalam mendukung  proses-proses  bisnis  berupa    teknologi  atau  konsep  aplikasi  kunci  (  key application  )  yang  dibutuhkan.  Struktur  logis  sistem  informasi  yang  berupa  gambaran pertukaran  informasi  antar  sistem  aplikasi,  dan  antara  sistem-sistem  aplikasi  dengan pengguna.  Serta  struktur  atau  komposisi  modul-modul  sistem  informasi.  Solusi  aplikasi dapat mengadopsi best practice di industri.

## Gambar 4. Overall Architecture

## Technology Architecture
Arsitektur  teknologi  diperinci  sampai  ke  komponen  hardware.  Kemudian  melakukan pemetaan kebutuhan hardware sistem aplikasi. Dari hasil pemetaan ini bisa digunakan untuk melakukan  identifikasi  hardware  yang  dapat  dipakai  bersama,  dan  memungkinkan identifikasi mekanisme integrasi antar komponen sistem aplikasi yang saling berhubungan.

## Gap Analysis
Melakukan  identifikasi  peluang  pemanfaatan  aset  TI  yang  ada  dan  solusi  baru  yang  harus dikembangkan. Pada gap analysis ini muncul daftar kegiatan implementasi arsitektur  yang diperoleh  dengan  membandingkan  antara  arsitektur  TI  ideal  dengan  arsitektur  saat  ini. Tabulasi  gap  dapat  diterapkan  pada  proses  bisnis,  sistem  informasi,  maupun  komponen infrastruktur.

## Simpulan dan Saran

## Simpulan
Enterprise  Architecture  memberikan  gambaran  tentang  teknologi  informasi  yang  akan dibangun  di  PT  RMM  dengan  harapan  memberikan  efesiensi  dan  menjadi  acuan  dalam pengembangan TI di masa mendatang.

## Saran
Hasil  perancangan  ini  masih  jauh  dari  sempurna  dan  perlu  membuat  perbandingan  dengan metode lain agar dihasilkan perancangan Enterprise Architecture yang lebih baik.

## Daftar Pustaka
Bernard, S. (2004). An Introduction to Enterprise Architecture.
Ghasemi,  M.,  Shafeiepour,  V.,  Aslani,  M.,  &  Barvayeh,  E.  (2011).  The  impact  of Information Technology (IT) on modern accounting systems. ScienceDirect .
Greefhorst,  D.  (2013).  TOGAF,  &  Major  IT  Frameworks,  Architecting  the  Family.
ITpreneurs .
Hamidi,  F.,  Meshkat,  M.,  Rezaee,  M.,  &  Jafari,  M.  (2011).  Information  Technology  in Education. ScienceDirect .
Josey, A. (2011). Togaf Version 9.1 Enterprise Edition. Open Group .
Kalkana,  A.,  Erdil,  O.,  &  Çetinkaya,  Ö.  (2011).  The  Relationships  Between  Firm  Size,
Prospector  Strategy,  Architecture  of  Information  Technology  and  Firm  Performance.
ScienceDirect .
Katili.  (2004).  Pengembangan  Arsitektur  Informasi  Perusahaan  Aspek  Fungsi,  Jaringan,
Motivasi, AJB Bumi Putera 1912.
Kourdi, H. (2007). Framework fo Enterprise Architecture. IEEE .
Mostafapour, M. A., Rezaei, H., & Ghabousi, S. A. (2012). The Application of Information Technology and Its Role on Entreprenesurs Success. ScienceDirect .
Osvalds,  G.  (2001).  Definition  of  Enterprise  Architecture-Centric  Models  for  The  Systems Engineer. TASC Inc .
Pollalis,  Y.  A.,  &  Macris,  A.  (2008).  Strategic  Planning  for  Information  Resources: Enhancing  Managers  Participation  through  Ontology-based  Modeling.  International Journal of Technology Management .
Rennings,  K.,  Kemp,  R.,  Bartolomeo,  M.,  Hemmelskamp,  J.,  &  Hitchens,  D.  (2004). Blueprints  for  an  Integration  of  Science,  Technology  and  Environmental  Policy (BLUEPRINT). Germany.
Robert  K,  Y.  (2001).  Case  Study  Research  Design  and  Methods.  Washington:  Cosmos Corporation.
Setiawan. (2009). Perancangan Strategis Sistem  Informasi  IT Telkom untuk  menuju World Class University. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi , 97-101.
Varveris, L., & Harrison, D. (2005). Building Enterprise Architectures with TOGAF. White Paper .
Yunis,  R.,  &  Surendro,  K.  (2009).  Perancangan  Model  Enterprise  Architecture  dengan Togaf. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009 (SNATI 2009) .
Zachman.  (2003).  Zachman  Framework  for  Enterprise,  Primer  for  Enterprise  Engineering and Manufacturing.