## Pelaksanaan Sistem Pengarsipan Barang Produksi di PT Yuni Bali Furniture Cirebon
Muangsal 1, Siti Komala 2 Andry Nurmansyah 3, Azzah Alfiyanita 4
Teknik Komputer 1 , Manajemen Informatika 2 , Administrasi Bisnis 3,4
Politeknik LP3I Kampus Cirebon 1,2 , Politeknik LP3I 3
Email: muangsal@plb.ac.id , sitikomala@plb.ac.id , andrynurm@plb.ac.id , azzahalfiyanita8@gmail.com
Abstract: This filing system is designed to facilitate the storage and retrieval of records. This  is  a  very  important  part  of  work  in  the  office.  In  order  for  the  office  to  provide effective  services,  appropriate  written  information  must  be  available  when  necessary. Archives function as a place to remember all activities in the office, archives are also very important in administrative business. The aim of this research is to find out how PT. Yuni Bali  Furniture  Cirebon  Branch  implements  a  production  goods  archiving  system.  This research  utilizes  a  qualitative  descriptive  approach,  namely  the  author  conducts interviews with the marketing department and uses documentation studies by collecting, analyzing  important  documents  and  providing  data  to  solve  problems  in  the  research. After analyzing and discussing the problem, the author came to the conclusion that the archiving system  for goods  produced by PT. Yuni  Bali Furniture Cirebon Branch was implemented quite well.

## Keywords : System, Record Management,Goods,Production
Abstrak:  Sistem  pengarsipan  ini  dirancang  untuk  memfasilitasi  penyimpanan  dan penemuan kembali arsip.  Hal ini merupakan bagian yang sangat penting dari pekerjaan di kantor.   Kantor dapat memberikan layanan yang efektif, informasi yang tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan. Arsip berfungsi sebagai tempat untuk mengingat semua aktivitas di kantor, arsip juga sangat penting dalam bisnis administrasi. Tujuan dari penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui  bagaimana  PT.  Yuni  Bali  Furniture  Cabang Cirebon  menerapkan  sistem  pengarsipan  barang  produksi.  Penelitian ini  memanfaatkan pendekatan  deskriptif  kualitatif  yaitu  penulis  melakukan  wawancara  kepada  bagian marketing dan menggunakan studi dokumentasi dengan cara mengumpulkan,menganalisi  dokumen-dokumen  yang  penting  serta  dapat  memberikan data-data untuk memecahkan masalah dalam penelitian. Setelah melakukan analisis dan diskusi  masalah,  penulis  sampai  pada  kesimpulan  bahwa  sistem  kearsipan  barang produksi PT. Yuni Bali Furnitrure Cabang Cirebon dilaksanakan dengan cukup baik.

## Kata Kunci : Sistem, Kearsipan,Barang,Produksi

## PENDAHULUAN
Setiap  organisasi,  baik  besar  maupun  kecil,  pasti  memiliki  tujuan  yang  ingin  dicapai; untuk  mencapai  tujuan  tersebut,  setiap  organisasi  harus  memiliki  tempat  yang  disebut sebagai  kantor.  Setiap  kantor  pasti  berhubungan  dengan  kegiatan  administrasi,  yang merupakan kegiatan yang luas. Biasanya, kegiatan administrasi diolah dalam suatu unit khusus  yang  disebut  bagian  administrasi,  tata  usaha,  sekretariat,  kantor,  dan  lain-lain. Kantor memiliki hasil yang sama seperti unit lainnya. Surat, dokumen, dan laporan adalah produk  atau  hasil  kantor.  Pada  akhirnya,  kearsipan  berkaitan  dengan  mengelola  surat, dokumen, dan laporan yang dibuat dan diterima oleh kantor. Menghasilkan, menerima,
mengolah,  dan  menyimpan  berbagai  surat,  dokumen,  laporan,  dan  kegiatan  lainnya adalah  kegiatan  utama  administrasi.  Kearsipan  adalah  suatu  badan  yang  melakukan pencatatan, penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan surat atau warkat yang penting baik di dalam maupun di luar, baik dalam hal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan sistem dan kebijakan yang dapat diandalkan (Yuniasih & Irawan, 2018). Dokumen yang disimpan secara berurutan disebut arsip. Ini membuatnya mudah ditemukan  ketika  dibutuhkan.    Karena  biasanya  dokumen  yang    sudah    lama    akan disimpan  secara  berurutan  agar  jika  di  butuhkan  mudah  menemukanya.  Pengarsipan adalah suatu proses menata dan menyimpan dokumen sehingga arsip dapat ditemukan dengan cepat saat diperlukan. Pengarsipan berfungsi untuk memastikan bahwa dokumen disimpan di tempat yang aman dan dapat ditemukan dengan cepat. Sistem pengarsipan, juga  dikenal  sebagai  sistem  kearsipan,  mengatur  atau  menyimpan  dokumen  secara sistematis dan logis dengan menggunakan huruf, abjad, nomor, atau kombinasi huruf dan nomor  untuk  mengidentifikasi  dokumen  yang  terkait.  Sistem  ini  dirancang  untuk membuat  penyimpanan  dan  penemuan  kembali  arsip  lebih  mudah.  PT.  Yuni  Bali Furniture Cabang Cirebon di dalam bisnisnya menggunakan sistem pengarsipan berupa dokumen dokumen seperti dokumen Surat perintah  kerja  (SPK),  pembuatan Packing list,  Purchase  Order (PO)  dan Invoice sudah menggunakan komputerisasi namun yang menjadi  permasalahan  ketika  Surat  Perintah  Kerja  (SPK)  , Purcashe  Order (PO), Packing List dan Invoice sudah menjadi dokumen penyimpanan dokumen kurang efektif dan efesien karena kurangnya tempat penyimpanan dokumen. Untuk penyediaan tempat penyimpanan  dokumen  yang  membutuhkan  filling  cabinet,  map,  dan  rak.  Perusahaan biasanya  setelah  menerima  order  tentunya  membuat  sample  terlebih  dahulu  sebelum produksi di jalankan. Setelah sample yang sudah di approve oleh buyer sample tersebut di simpan dan di rawat sebagai arsip, apabila ada order yang sama barang produksi yang di arsip itu dijadikan sebagai acuan agar produksi langsung berjalan karena tidak harus membuat  sample  terlebih  dahulu.  Yang  menjadi  kendala  di  PT.  Yuni  Bali  Furniture Cabang  Cirebon  dalam  sistem  pengarsipan  barang  produksi  adalah  kurangnya tempat penyimpanan  dokumen  sehingga  dokumen  yang  diarsipkan  tidak  teratur  atau  banyak yang tercecer, ketidak efektifan ruang penyimpanan dokumen oleh karena itu  jika kita memerlukan  dokumen  tersebut  akan  kesusahan  dalam  mencari  dokumen  dan membutuhkan  waktu  yang  lama untuk   mencarinya,   ketidak   teraturan   penyimpanan barang    produksi    yang  masih  sangat  minim  karena  kurangnya  tempat  dan  penataan barang  yang  masih  kurang  efektif,oleh  karena  itu  jika  kita  membutuhkan  sample produksi barang tersebut akan membutuhkan waktu yang lama untuk mencarinya karena penempatan  barang  produksi  masih  sangat  berantakan  dan  tidak teratur, seharusya dalam  hal penataan barang  produksi harus  di pisahkan mana  barang  yang  terbuat  dari natural rattan dan barang yang terbuat dari alumunium . tidak adanya pembatasan tempat barang  produksi  yang  terbuat  dari  rattan  dan  alumunium  hal  ini  mengakibatkan kurangnya tempat penyimpanan barang produksi dan juga masih tercampurnya barang produksi  yang  terbuat  dari  rattan  maupun  alumunium  sehingga  jika  barang  tersebut dibutuhkan akan membuang waktu yang lama dikarenakan tempat barang tersebut yang masih  kurang  teratur.    Berdasarkan  latar  belakang  masalah  yang  penulis  susun,  Oleh karena itu, rumusan masalah penelitian dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana  pelaksanaan  sistem  Pengarsipan  barang  produksi  pada PT. Yuni Bali Furniture cabang Cirebon?
2. Hambatan-hambatan apa saja yang di temui pada saat pelaksanaan sistem  pengarsipan barang  produksi  pada  PT.  Yuni  Bali  Furniture cabang Cirebon?

## 3. Solusi apa saja yang di lakukan oleh PT. Yuni Bali Furniture cabang Cirebon?

## KAJIAN PUSTAKA Arsip
Arsip  adalah  catatan,  rekaman  kegiatan,  atau  sumber  informasi  yang  dibuat  oleh lembaga. Surat, catatan, dan dokumen jika disimpan dengan baik, dapat bertahan lama. Menurut Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf,  angka,  atau  gambar  yang  berfungsi  sebagai  bahan  komunikasi  dan  informasi. Catatan  ini  dapat  terekam  pada  kertas  (kartu  atau  formulir),  film  slide,  film  strip, mikrofilm, disket, pita magnetik, piringan, atau kertas photocopy. Sifat sistem kearsipan harus  memiliki  dua  fitur  utama:  keterpercayaan  dan  kemudahan,  bersama  dengan  fitur tambahan  seperti  kerapian  dan  kebersihan.  Pemeliharaan  surat  bergantung  pada kearsipan:  kearsipan  mencakup  proses  penyimpanan  dan  penyusunan  dokumen sedemikian  rupa  sehingga  dokumen  atau  berkas  dapat  ditemukan  kembali  saat diperlukan (Veraniansyah & Sukma, 2015).

## Prosedur Kearsipan 1.   Pencatatan dan Pendistribusian Arsip
Pencatatan dan pendistribusian arsip berarti bahwa petugas kearsipan mencatat setiap surat  yang  diterima  di  kantor  dengan  menggunakan  sistem  buku  agenda  atau  kartu kendali.  Kemudian,  arsip  surat  disusun  menurut  kategori  atau  pokok  masalah  yang sama dan diurutkan sesuai dengan tanggal pencatatan. Setelah itu, surat didistribusikan kepada pihak yang bersangkutan.
2.   Penyimpanan Arsip Untuk memastikan bahwa informasi yang terkandung di dalam surat dapat digunakan saat diperlukan di masa mendatang, dokumen disimpan dalam arsip.

## 3.   Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip berarti menjaga arsip agar tetap aman dan tidak rusak.

## 4.   Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah proses mengeluarkan lebih banyak arsip surat dari gudang.
Arsip  yang  dinilai  sudah  habis  masa  berlakunya  dimusnahkan  secara  fisik.  Proses pemusnahan  dokumen  termasuk  penilaian  atau  pemindahan,  pemusnahan,  dan penyerahan. (Irwanti et al., 2017).

## Sistem Penyimpanan Arsip
Warkat dapat disimpan dengan mudah dengan sistem penyimpanan, yang memungkinkan penemuan  kembali  warkat  yang  sudah  disimpan  dengan  cepat  saat  diperlukan.  Sistem numerik,  kronologis,  dan  sistem  subjek  numerik  (dengan  kode  nomor)  adalah  sistem penyimpanan  yang  berdasarkan  urutan  angka,  sedangkan  sistem  nama  (sering  disebut sebagai sistem abjad) dan sistem geografis adalah sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad.
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) sistem untuk menyimpan dokumen yang disusun berdasarkan urutan abjad dari kata tangkap  (nama)  yang  terkait  dengan  dokumen  tersebut.  Nama  dapat  berupa  nama orang atau nama badan. Nama orang dapat berupa nama lengkap atau nama tunggal, dan nama badan dapat berupa nama organisasi, pemerintah, atau swasta.
2. Sistem Kronologis /Tanggal ( Cronological Filling System) sistem penyimpanan warkat yang bergantung pada urutan waktu surat diterima atau dikirim.    Map ordner biasanya digunakan untuk menyimpan sistem ini.
3. Sistem   Geografis   /sistem   wilayah (Geographical   Fiiling System)
Sistem lokasi atau sistem nama tempat adalah sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada pengelompokan dokumen berdasarkan nama tempat, wilayah, atau daerah tertentu. Nama-nama tempat yang digunakan dapat berupa pembagian tempat yang  umum,  seperti  pembagian  ilmu  bumi,  tetapi  juga  dapat  berupa  pembagian khusus dari instansi masing-masing.
4. Sistem Subyek (Subject Filling System) sistem  penyimpanan  dokumen  yang  didasarkan  pada  isi  dokumen  yang bersangkutan atau pokok masalah. Sistem ini sering dianggap sebagai yang paling sulit  penanganannya  karena  petugas  arsip  harus  menentukan  apa  yang  biasanya dipermasalahkan dalam dokumen setiap hari.
5. Sistem Nomor ( Numerical Filling System)
Kode nomor digunakan sebagai pengganti nama orang atau organisasi dalam sistem penyimpanan ini, bukan nomor dalam surat.

## METODE PENELITIAN
Sugiyono (2016:9) menyatakan bahwa pendekatan deskriptif kualitatif, yang didasarkan pada filsafat postpositivisme, digunakan untuk menyelidiki kondisi objek yang alamiah (sebagai lawannya  adalah  eksperimen).  Teknik  pengumpulan  data  digunakan  secara  trigulasi (gabungan),  analisis  data  dilakukan  secara  induktif  atau  kualitatif,  dan  hasil  penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi. Penulis menggunakan pendekatan deskriptif  kualitatif  dalam  penelitian  mereka  karena  tujuan  penelitian  adalah  untuk memahami, mengungkapkan, dan menjelaskan gambaran dari fenomena-fenomena yang ada di lapangan. Kemudian, berdasarkan data yang dikumpulkan sendiri oleh peneliti, peneliti mencapai kesimpulan deskriptif.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  PT.  Yuni  Bali  Furniture  Cabang  Cirebon  sistem  pelaksanaan  kearsipan  sudah terlaksana dengan baik.  Arsip yang  ada pada PT.  Yuni Bali Furniture Cabang  Cirebon berupa  dokumen  keluar  masuk  barang,  dokumen  surat  jalan/ packing  list ,dokumen invoice ,  dokumen  surat  perintah  kerja  (SPK).  Mengingat  jumlah  arsip  di  dalam perusahaan  semakin  banyak  dibuat  dan  di  terima  oleh  perusahaan  maka  perusahaan memerlukan  manajemen  pengelolaan  arsip,  juga  disebut  sistem  kearsipan,  mencakup melakukan sejumlah pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan arsip untuk menjaga arsip yang ada. Arsip yang sudah di simpan , kemudian di tata sesuai sistem kearsipan (Filling System) yang di gunakan. PT. Yuni Bali Furniture Cabang Cirebon menggunakan sistem kearsipan  seperti  Sistem tanggal  (Chronological Filing System) , Sitem Wilayah (Geographic  Filing  System), Sistem  Nomor (Numeric  Filing  System) .  Diantaranya sebagai berikut:
1. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Dalam sistem ini jika    dokumen    tersebut    mempunyai    tanggal    yang    baru    maka penyimpananya akan di susun   paling atas karena   termasuk  dokumen yang baru. Oleh karena itu dapat memudahkan pencarian pada saat di butuhkan. Apabila kegiatan arsip dokumen  tidak  begitu  banyak,  sistem  ini  juga  digunakan  untuk  menyimpan  semua dokumen dalam satu file.
2.   Sistem Wilaya (Geographic Filing System) Dalam  proses  pengarsipan  dokumen Invoice  dan  packing  list PT.  Yuni Bali Furniture Cabang  Cirebon  menggunakan  sistem  wilaya  karena  perusahaan  ini  memiliki  cabang
diantaranya ada di daerah Jepara Jawa Tengah  dan  mempunyai  showroom  di  daerah Bali  oleh  karena  itu perusahaan memilah  milah arsip  sesuai geografis  atau  wilayah. Biasanya PT.  Yuni Bali  Furniture Cabang  Cirebon jika mengirim  barang  ke PT. Yuni Bali Furniture Cabang Jepara dokumen Invoice dan Packing list akan di arsipkan di satu file  Mauritius  karena  barang  yang  sudah  sampai  di  jepara  akan  dikirim  ke  Negara Mauritius yang berada di benua afrika maka dokumen Invoice dan Packing List tersebut disimpan  di  file  Mauritius  dan  di  jadikan  satu  file  dalam  satu  tahun,  sedangkan  jika barang dikirim ke showroom  yang berada di bali maka dokumen invoice dan packing list tersebut akan di arsipkan di file Bali karena barang yang sudah sampai di bali akan dikirim ke client ke negara tertentu kecuali negara Mauritius, dokumen tersebut disimpan dalam satu file di file bali dalam satu tahun.

## 3.   Sistem Nomor (Numeric Filing System)
PT. Yuni Bali Furniture cabang Cirebon penyimpanan arsip berdasarkan nomor decimal dengan menggunakan notasi angka, biasanya dokumen yang menggunakan sistem nomor seperti dokumen invoice dan packing list dan di jadikan di satu file dalam satu tahun.

## Prosedur Penyimpanan Arsip
PT.  Yuni  Bali  Furniture  cabang  Cirebon  dalam  prosedur  penyimpanan  arsip  yang pertama  dilakukan  penerimaan  dokumen  dari  bagian  marketing  seperti  dokumen Purcase Order (PO)  setelah  dokumen  tersebut  dditerima  akan  ada  proses  pencatatan dokumen seperti dokumen Surat Perintah Keja (SPK), Purcase Order (PO), Invoice dan Packing List, setelah dokumen tersebut di catatat maka ada pemisahan dokumen,setalah dokumen di pisahkan pemilhan dokumen yang akan didistribusikan pasti dokumen yang di  distribusikan  adalah  dokumen Surat  Perintah  Kerja  (SPK)  karena  jika  barang  yang ingin di produksi di luar gudang maka Surat Perintah Kerja tersebut akan diserahkan ke supplier  yang  bersangkutan  sebelum  Surat    perintah  kerja  tersebut    diberikan kesupplier  dokumen  tersebut  harus  terlebih  dahulu  di  Acc  oleh  marketing  jika  SPK tersebut  sudah  di  acc  makan  SPK  tersebut  siap  di  kasihkan  ke  supplier  yang bersangkutan, dan ada dokumen SPK tersebut yang akan dijadikan arsip di kantor, setalh dokumen  tersebut  dipilih  sesuai  dengan  jenisnya  maka  dokumen  tersebut  di  simpan sesuai dengan jenisnya juga , setalh itu arsip tersebut harus di kontrol kebersihanya setiap 6bulan sekali, karena pasti ada arsip yang rusak atau arsip yang sudah tidak dibutuhkan, setelah sudah di pilih pilih maka arsip yang masih di gunakan disimpan kembali sesuai dengan tempat dan jenisnya, dan jika ada arsip yang rusak atau tidak digunakan maka arsip tersebut akan dimusnakan atau disusutkan setelah itu akan ada pembuatan berita acara.

## KESIMPULAN
1.  Proses pengarsipan di PT. Yuni Bali furniture Cabang Cirebon sudah berjalan dengan baik, seperti yang ditunjukkan oleh sistem penyimpnan arsip yang terdiri dari tiga sistem  pengarsipan,  yaitu  :  sistem  tanggal (chronological  filling  system'), sistem wilayah (geographic filling system'), Sistem Nomor ( Numeric Filling System') dan 2.  Hambatan yang terjadi dalam proses pengarsipan dan Prosedur Pengarsipan PT. Yuni Bali  Furniture  Cabang  Cirebon  diantaranya  kurang  luasnya  tempat  penyimpanan dokumen,  sehingga  masih  banyak  dokumen  yang  tercecer  atau  tertumpuk  di  meja dan kurangnya informasi pada karyawan baru terkait proses pengarsipan.
3.  Solusi  dalam  menanggulangi  adanya  missinformasi  atau  terganggunya  proses pengarsipan pada  PT. Yuni Bali Furniture  Cabang Cirebon diantaranya,  pencatatan dan  pendistribusian  arsip  harus  tertib  dan  kontinyu,  penyimpanan  Arsip  sesuai dengan  tempatnya,  perawatan arsip dengan  membuat jadwal

## DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan, U. A., Prayoga, J., & Hasugian, B. S. (n.d.). SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT  DI  KANTOR  PEMERINTAH  KABUPATEN  PADANG  LAWAS KECAMATAN  BARUMUN  BARU. Sistem  Informasi  Yang  Mendukung Membuat  Kinerja  Suatu  Instansi  Akan  Terlaksana  Dengan  Baik  Dan  Dapat Menangani  Berbagai  Pengolahan  Data  Dengan  Menggunakan  Teknologi Informasi. Sistem Informasi Dibuat Untuk Mempermudah Dalam Pengelolaan Dan Penyimpanan Dat , 2 (1), 43–48. Jumroni,  Suwita,  J.,  &  Tiara,  B.  (2021).  PERANCANGAN  SISTEM  INFORMASI ADMINISTRASI  PEMBAYARAN  PADA  SMK  GEMA  BANGSA. IPSIKOM , 9 (2), 53–61. Marcelyno,  V.,  &  Mustikasari,  A.  (2021). SURVEY  FAKTOR  -  FAKTOR PEMBENTUK   LOYALITAS   DARI   PELANGGAN   WITEL   TELKOM . 7 (4), 686–698.
Pane,  R.  N.,  &  Sihotang,  M.  A.  I.  (2022). Etnomatematika  Pada  Rumah  Bolon Batak Toba . 5 , 384–390.
Razi,  A.,  Rosnita,  L.,  &  Mahruzar,  A.  (n.d.). IMPLEMENTASI  SURVEI  INDEKS PERSEPSI KORUPSI ( IPK ) BERBASIS WEB MENGGUNAKAN PHP PADA KANTOR PENGADILAN NEGERI LHOKSEUMAWE KELAS 1B . Sugiyono.2016.  Metode  Penelitian  Pendidikan  Pendekatan  Kuantitatif,Kualitatif  dan R&D. Bandung: Alfabeta
Suryanto,  A.,  &  Dinul,  M.  (2021).  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Penerimaan Karyawan Di PT . Asta Pilar Gemilang Jakarta. Pendidikan , 8 (1), 53–62. Veraniansyah, R. D. P., & Sukma, E. A. (2015). PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP UNTUK KEAMANAN DOKUMEN DI RSIA BUUNDA MALANG . 65–74.