## RANCANG BANGUN APLIKASI TRANSAKSI ELEKTRONIK RITEL PUPUK DENGAN METODE ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI)

## Nelly Oktavia Adiwijaya, Nurul Istiana M, Slamin
Program Studi Sistem Informasi Universitas Jember e-mail: nelly.oa@unej.ac.id
Abstrak —Pendistribusian  pupuk  dari  distributor  kepada  agen-agen,  distributor  dituntut  untuk  cepat tanggap  dalam  menangani  permintaan  pupuk.  Distributor  juga  dituntut  untuk  dapat  mengelola  jumlah pupuk di gudang, sehingga tidak terjadi penumpukan pupuk. Pembuatan rancang bangun aplikasi transaksi elektronik ritel pupuk dengan  menggunakan  metode electronic data interchange (EDI) diterapkan dalam penelitian ini. Sistem yang dibangun dapat membantu distributor untuk mengontrol keberadaan stok pupuk agar tidak over stock. Selain itu, penggunaan metode EDI dapat memberikan informasi secara cepat (real- time) tanpa harus mendatangi langsung lokasi gudang.
Kata Kunci : Aplikasi, Ritel, Electronic data interchange (EDI)
Abstract —Fertilizer distribution from distributor to agents, are required to be responsive in addressing the demand for fertilizers. Distributors are also required to be able to manage  inventory in the warehouse, to avoid  overstocking  of  fertilizer.  Design  and  implementation  of    a  fertilizer  retail  electronic  commerce applications using electronic data interchange (EDI) method is applied in this study. The system is built to help distributors to control the existence of the stock of fertilizer so no excess stock. In addition, the use of EDI can provide information quickly (real-time) without having to go directly to the warehouse locations.
Keywords : Application, Retail,  Electronic data interchange (EDI)

## I. PENDAHULUAN
Penggunaan teknologi informasi pada jaman sekarang  dapat  dijumpai  di  berbagai  bidang seperti  di  bidang  ekonomi,  sosial,  budaya  dan politik. Di bidang ekonomi, teknologi informasi digunakan untuk mencatat berbagai pembukuan ke  dalam  sebuah  sistem  yang  terkomputerisasi sehingga  dapat  memudahkan  pengguna  (user) dalam  mengelola  data-datanya.  Usaha  Dagang Trisa Jaya Makmur (UD. TJM) merupakan salah satu usaha dagang yang ada di kabupaten Jember yang  bergerak  di  berbagai  bidang  usaha  antara lain distributor pupuk NPK plus organik, busana, asesoris, dan lain-lain. Bidang usaha pendistribusian  pupuk  NPK  plus  organik  yang dimiliki UD. TJM merupakan bidang usaha yang luas  cakupannya  dibandingkan  dengan  bidang usaha  lainnya.  Karena  bidang  usaha  ini  tidak hanya  dipasarkan  di  sekitar  UD.  TJM  berada, melainkan  wilayah  pemasarannya  mencakup seluruh  wilayah  di  kabupaten  Jember.  Dalam pendisribusian pupuk kepada agen-agen, distributor  dituntut  untuk  cepat  tanggap  dalam
menangani  permintaan  pupuk.  Distributor  juga dituntut untuk dapat mengelola jumlah pupuk di gudang,  sehingga  tidak  terjadi  penumpukan pupuk di gudang.
Pada  penelitian  yang  pernah  dilakukan sebelumnya  oleh  Gunawan  (1999),  “Dengan menggunakan sistem informasi yang terintegrasi ditambah  dengan  teknologi  Electronic  Data Interchange  (EDI)  dalam  pertukaran  dokumen dengan mitra dagang, sistem logistik perusahaan retail  mampu  ditingkatkan  kinerjanya  sehingga dapat mengurangi
kesalahan dalam memasukkan data, mengurangi leadtime, mengurangi  biaya  dengan  kombinasi  atau eliminasi  prosedur,  menghilangkan  pemakaian dokumen,  menghilangkan  pemakaian  gudang, mengurangi  inventori  serta  meningkatkan hubungan  kerjasama  antara  retailer  dengan mitra-mitra  dagangnya”.  Pada  penelitian  ini akan  dibuat  rancang  bangun  aplikasi  transaksi elektronik  dengan  menggunakan  metode  EDI. Dengan  adanya  aplikasi  EDI,  diharapkan  dapat membantu pemilik untuk mengontrol
keberadaan pupuk agar tidak over stock .

## II. TINJAUAN PUSTAKA
EDI merupakan kepanjangan dari Electronic Data  Interchange  yang  didefinisikan  sebagai komunikasi  yang  terjadi  antar  perusahaan  dari satu  aplikasi  komputer  ke  komputer  lainnya dengan  pesan  standar  yang  telah  disepakati (Surjasa,  1998).  Gambaran  EDI  secara  umum dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Gambaran aplikasi EDI Sumber: (Liegl, 2009)
Dokumen  yang  dipertukarkan  dalam  EDI dapat  berupa  dokumen  pemesanan,  tagihan, pembayaran,  pengiriman  dan  lain  –  lain. Beberapa  tipe  dokumen  yang  dipertukarkan dalam EDI dapat dilihat pada Gambar 2.
Tujuan dari penggunaan teknologi EDI yaitu agar  dapat  membantu  para  pelaku  bisnis mengkomunikasikan  dokumen  transaksinya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan efisien. Sehingga  dapat  meminimalisir  kesalahan  yang diakibatkan kesalahan dalam  memasukkan data dan  dapat  mengurangi  pemakaian  kertas,  biaya komunikasi  dan  biaya  –  biaya  lain  yang diaki batkan  jika  menggunakan  pertukaran dokumen  secara  manual.  Dengan  demikian diharapkan  dapat  meningkatkan  keuntungan kepada  perusahaan.  Apabila  proses  tersebut terpenuhi  maka  proses  bisnis  internal  dalam perusahaan akan menjadi lebih baik, terstruktur dan  terencana.  Untuk  melihat  perbandingan antara  proses  pertukaran  data  yang  dilakukan secara  konvensional  dengan  proses  pertukaran data dengan EDI, dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 2. Tipe dokumen dalam EDI Sumber: (Surjasa, 1998)
Gambar 3. Perbandingan sistem konvensional dengan EDI
Sumber: (ediacademy, Tanpa Tahun)

## III. METODOLOGI ATAU TEORI
Metodologi yang digunakan untuk membuat  rancang  bangun  aplikasi  transaksi elektronik ritel pupuk dengan metode EDI yaitu dengan  menggunakan  siklus  hidup  sistem informasi  akuntansi.  Dalam  bukunya  yang berjudul  Riset  Akuntansi,  Husein  Umar (1998:20)  menjabarkan  bahwa  siklus  hidup sistem  informasi  akuntansi  menyerupai  suatu organisme  yang  berawal  dari  proses  hidup hingga mati. Siklus hidup sistem terdiri dari lima tahapan.  Lima  tahapan  tersebut  meliputi  tahap perencanaan,  tahap  analisis,  tahap  rancangan,
tahap penerapan dan tahap penggunaan. Dimana dalam  setiap  tahap  tersebut  merupakan  suatu keberlanjutan dari tahap sebelumnya.

## 3.1.  Tahap Perencanaan
Pada  tahap  perencanaan  ini,  diidentifikasi masalah  yang  ada  pada  objek  penelitian  (UD. TJM).  Permasalahan  yang  sedang  dialami  oleh UD. TJM yaitu pada proses cepat tanggap dalam pengelolaan  informasi  transaksi  penjualan pupuk  dan  pemantauan  data  barang  (stok)  di gudang-gudang serta proses komunikasi administrasi  antara  gudang  dan  pemilik  UD. TJM  yang  tidak  berjalan  lancar.  Untuk memecahkan permasalahan-permasalahan tersebut,  akan  dibuat  rancang  bangun  aplikasi transaksi  elektronik  dengan  menggunakan metode  electronic  data  interchange  (EDI). Dengan  adanya  aplikasi  EDI,  diharapkan  dapat membantu pemilik untuk mengontrol keberadaan  pupuk  agar  tidak  over  stock  dan proses  pencatatan  transaksi  penjualan  menjadi transparan.
3.2.  Tahap Analisis Pada tahapan ini, dimulai dengan pengumpulan  data  -  data  mengenai  objek penelitian.  Pengumpulan  data  yang  dilakukan yaitu dengan cara mengunjungi obyek penelitian, dalam  hal  ini  letak  UD.  TJM  yang  terletak  di Dusun  Krajan  RT.13  RW.02  Kecamatan Jenggawah  Kabupaten  Jember  dengan  metode wawancara dan observasi langsung.

## 3.3.  Tahap Rancangan
Pada  tahap  rancangan  ini,  digunakan metode  pendekatan  sistem  berorientasi  objek, dengan  model  perancangan  sistem  yang digunakan  adalah  model  waterfall  yang  dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Model waterfall Sumber: (Ragompal, 2012)

## 3.4.  Tahap Penerapan
Pada  tahapan  ini  yang  dilakukan  yaitu pengimplementasikan  aplikasi  pada  data  yang sudah ada. Sehingga dapat diketahui perbedaan apa  yang  terjadi  saat  sebelum  menerapkan sistem aplikasi dengan metode EDI dan sesudah penerapan  aplikasi  tersebut.  Dengan  demikian, pemilik  UD.  TJM  dapat  merasakan  perbedaan yang terjadi setelah penggunaan aplikasi tersebut.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  bagian  ini  dipaparkan  tentang bagaimana proses perancangan aplikasi elektronik ritel pupuk yang dibangun pada UD. TJM.  Aplikasi  ini  dibangun  guna  memenuhi kebutuhan  sistem  yang  diinginkan  pada  UD. TJM, agar proses manajemen transaksi penjualan  pupuk,  pengontrolan  stok  barang  di gudang dapat terkomputerisasi dan mengurangi kesalahan  pencatatan  data  yang  terjadi  antara pemilik dan penjaga gudang.

## 4.1.  Deskripsi umum aplikasi
Deskripsi  umum  aplikasi  yang  dibangun pada  penelitian  ini  adalah  aplikasi  transaksi elektronik yang dapat saling bertukar informasi meskipun  data  berada  pada  aplikasi  dan  server yang  berbeda.  Tujuan  pembuatan  aplikasi  ini untuk  mengetahui  implementasi  metode  EDI pada transaksi elektronik ritel pupuk di UD. TJM.

## 4.2.  Analisis kebutuhan
Aplikasi yang dibangun pada penelitian ini dibagi  menjadi  2  aplikasi.  Pembuatan  dua aplikasi  tersebut  untuk  dapat  memberikan gambaran  tentang  pemanfaatan  metode  EDI dalam  transaksi  elektronik.  Analisis  kebutuhan pada aplikasi pertama, yaitu aplikasi pada bagian pemilik dapat dilihat dari Tabel 1.
Tabel 1. Analisis kebutuhan aplikasi fredi
pemilik SRSF ID Identifikasi
SRSFP_01   Sistem dapat mengidentifikasi pengguna yang
berhak atau tidak mengakses aplikasi.
SRSFP_02  Sistem dapat memanajemen data produk (memasukkan data, melihat data, meng- update data, menghapus data).
SRSFP_03  Sistem dapat memanajemen data gudang (memasukkan data, melihat data, meng- update data, menghapus data).
SRSFP_04  Sistem dapat memanajemen data distribusi pupuk ke gudang-gudang. (memasukkan data dan melihat data).
SRSFP_05  Sistem dapat memanajemen data transaksi pembelian pupuk (memasukkan data dan melihat data).
SRSFP_06  Sistem dapat memanajemen data transaksi penjualan pupuk (memasukkan data dan melihat data).
SRSFP_07  Sistem dapat memanajemen data laporan, berupa laporan pembelian, laporan penjualan dan laporan persediaan (melihat data dan mencetak data).
SRSFP_08  Sistem dapat mengakses data agen yang telah dimasukkan pengguna pada aplikasi bagian gudang (melihat data).
SRSFP_09  Sistem dapat mengakses data penjualan yang telah dimasukkan pengguna pada aplikasi bagian gudang (melihat data).
SRSFP_10  Sistem dapat memberikan persetujuan ( approve ) pada masukan data penjualan di bagian gudang dengan mengeluarkan bukti tagihan ( invoice ).
Sedangkan  analisis  kebutuhan  aplikasi kedua, yaitu aplikasi pada bagian gudang dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Analisis kebutuhan aplikasi fredi
gudang SRSF ID Identifikasi
SRSFG_01   Sistem dapat mengidentifikasi pengguna yang berhak atau tidak mengakses aplikasi.
SRSFG_02 Sistem dapat memanajemen data agen
(memasukkan data, melihat data, meng- update data, menghapus data).
SRSFG_03 Sistem dapat mengakses data produk yang telah dimasukkan pengguna pada aplikasi bagian pemilik (melihat data).
SRSFG_04 Sistem dapat mengakses data distribusi pupuk yang dimasukkan pada aplikasi bagian pemilik ke gudang tujuan (melihat data).
SRSFG_05 Sistem dapat memanajemen data transaksi penjualan pupuk (memasukkan data dan melihat data).
SRSFG_06 Sistem dapat menerima pesan persetujuan tentang penjualan yang diberikan aplikasi bagian pemilik ke gudang (menerima bukti tagihan dan mencetak bukti tagihan)
Untuk  kebutuhan  non-fungsional  sistem aplikasi yang akan dibangun, dapat dilihat pada Tabel 3.
Tabel 3. Analisis kebutuhan non-fungsional aplikasi fredi pemilik dan aplikasi fredi gudang
SRSNF ID Parameter Kebutuhan SRSNF_01 Penggunaan sumber daya Sistem harus dapat digunakan oleh beberapa komputer secara bersamaan yang tergabung ke dalam suatu jaringan komunikasi, karena nantinya sistem akan digunakan di beberapa komputer yang ada di beberapa gudang yang berbeda lokasi. SRSNF_02 Tampilan Sistem harus mempunyai tampilan yang menarik dan mudah digunakan oleh penggunanya ( user friendly )
untuk memudahkan pengguna untuk memahami sistem yang digunakan.
SRSNF_03 Fleksibilitas Sistem harus dapat digunakan pada berbagai jenis sistem operasi seperti windows , linux , mac , dan lain-lain karena itu digunakan bahasa pemrograman yang berbasis website supaya lebih mudah digunakan di berbagai sistem operasi yang berbeda. SRSNF_04 Respon Sistem harus mempunyai respon tepat waktu ( real-time ) dalam penyampaian informasinya, sehingga dapat memberikan informasi yang up-to-date .
SRSNF_05 Ketersediaan  Sistem harus dapat diakses dari mana saja dan kapan saja selama 24 jam. SRSNF_06 Keamanan Sistem harus mempunyai keamanan sistem untuk mengaksesnya, sehingga sistem tidak sembarangan digunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

## 4.3. Desain sistem
Desain  sistem  untuk  rancang  bangun aplikasi transaksi elektronik ritel dengan metode EDI  akan  digambarkan  dengan  bisnis  proses (business  process/BP),  diagram  alur  kerja (workflow diagram), usecase diagram, skenario, activity  diagram,  sequence  diagram,  class diagram  dan  entity  relation  diagram  (ERD). Bisnis  proses  pada  penelitian  ini  dapat  dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Bisnis Proses
Usecase  dalam  proses  pembuatan  rancang bangun aplikasi transaksi elektronik ritel dengan metode  EDI  dapat  dilihat  pada  Gambar  6  dan Gambar 7.
Gambar 6. Usecase aplikasi fredi pemilik
Gambar 7. Usecase aplikasi fredi pemilik
Class  diagram  pada  aplikasi  fredi  bagian pemilik dapat dilihat pada Gambar 8. Sedangkan class diagram aplikasi fredi bagian gudang dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 8. Class diagram aplikasi fredi pemilik
Gambar 9. Class diagram aplikasi fredi gudang
ERD  pada  aplikasi  fredi  bagian  pemilik dapat dilihat pada Gambar 10. Sedangkan ERD aplikasi  fredi  bagian  gudang  dapat  dilihat  pada Gambar 11.
Gambar 10. ERD aplikasi fredi pemilik
Gambar 11. ERD aplikasi fredi gudang

## 4.4.  Implementasi hasil dan pembahasan
Pada  tahap  ini,  desain  perancangan  yang telah  dibuat  akan  diimplementasikan  ke  dalam bahasa pemrograman PHP berbasis OOP. Proses pengimplementasian  metode  EDI  pada  aplikasi fredi  pemilik  dan  aplikasi  fredi  gudang  dapat dilihat pada Gambar 12 sampai Gambar.
Gambar 12. Halaman login aplikasi fredi pemilik
Ketika  username  dan  password  yang dimasukkan  pengguna  benar,  dalam  artian  data yang  dimasukkan  sama  dengan  data  di  dalam database,  maka  pengguna  berhasil  masuk  ke aplikasi  dan  masuk  ke  halaman  dashboard seperti Gambar 13.
Gambar 13. Halaman awal admin aplikasi fredi pemilik (menu dashboard)
Setelah  berhasil  masuk  ke  dalam  aplikasi, pengguna  dapat  mengakses  menu-menu  yang ada pada aplikasi tersebut. Jika pengguna ingin mengakses submenu data agen, pengguna dapat memilih  submenu  data  agen  seperti  yang nampak  pada  Gambar  14.  Pada  submenu  data agen,  penggunaan  metode  EDI  yaitu  data  agen yang  dimasukkan  oleh  pengguna  aplikasi  fredi gudang  dapat  diakses  oleh  pengguna  aplikasi fredi  pemilik.  Sehingga  terjadi  proses  tukar menukar  data  antar  kedua  aplikasi  tersebut. Submenu  data  agen  pada  aplikasi  fredi  gudang dapat dilihat pada Gambar 15.
Gambar 14. Halaman data agen aplikasi fredi pemilik
Gambar 15. Halaman data agen aplikasi fredi
gudang
Di  dalam  submenu  data  agen,  terdapat tombol  ,  yang  berfungsi  untuk  melihat  rekap transaksi penjualan yang pernah dilakukan agen tersebut. Detail transaksi penjualan yang pernah dilakukan  agen  tersebut,  dapat  dilihat  pada Gambar 16.
Gambar 16. Rekap transaksi penjualan yang pernah dilakukan agen
Untuk  melihat  detail  transaksi  penjualan yang  pernah  dilakukan  agen,  dapat  kita  lihat dengan  cara  menekan  tombol  detail  pada tampilan  Gambar  16  sehingga  akan  muncul detail transaksi penjualannya seperti Gambar 17.
Gambar 17. Detail transaksi penjualan yang dilakukan agen
Pada aplikasi fredi pemilik, pengguna juga dapat  memanajemen  data  produk.  Proses  yang dapat  dilakukan  pada  submenu  data  produk  ini yaitu  melihat  seluruh  data  produk,  menambah data  produk,  mengedit  data  produk,  dan menghapus data produk. Untuk melihat seluruh data produk, pengguna dapat memilih submenu data produk maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 18.
Gambar 18. Halaman data produk aplikasi fredi
pemilik
Kemudian untuk memasukkan data produk baru  yang  ingin  dimasukkan  ke  dalam  sistem, pengguna dapat menekan tombol “tambah data” sehingga  akan  muncul  tampilan  seperti  pada Gambar 19.
Gambar 19. Formulir tambah data produk
Lalu klik tombol simpan untuk menyimpan data,  sehingga  data  akan  tersimpan  di  dalam database aplikasi fredi pemilik dan fredi gudang, dapat dilihat pada Gambar 20 dan Gambar 21.
Gambar 20. Data produk berhasil ditambah pada aplikasi fredi pemilik
Gambar 21. Data produk berhasil ditambah pada aplikasi fredi gudang
Selain submenu data agen dan data produk, aplikasi fredi pemilik juga mempunyai submenu data gudang. Ketiga submenu tersebut merupakan bagian dari menu utama data master. Tampilan  submenu  data  gudang,  dapat  dilihat pada Gambar 22.
Gambar 22. Halaman data gudang aplikasi fredi pemilik
Untuk memasukkan data gudang baru yang ingin  dimasukkan  ke  dalam  sistem,  pengguna dapat menekan tombol “tambah data” sehingga akan muncul tampilan seperti pada Gambar 23.
Gambar 23. Formulir tambah gudang
Lalu klik tombol simpan untuk menyimpan data,  sehingga  data  akan  tersimpan  di  dalam database dan akan muncul seperti Gambar 24.
Gambar 24. Data gudang bertambah
Penambahan  data  gudang  yang  dilakukan pengguna  pada  aplikasi  fredi  pemilik,  akan berdampak pada pengguna aplikasi fredi gudang. Sehingga  secara  otomatis,  penambahan  gudang juga  akan  menambah  pengguna  pada  aplikasi fredi gudang, dapat dilihat pada Gambar 25.
Gambar 25. Pengguna baru aplikasi fredi gudang

## V. KESIMPULAN
Kesimpulan  yang  dapat  diambil  dari  hasil penelitian  yang  sudah  dilakukan  dengan mengimplementasikan metode EDI pada aplikasi  fredi  pemilik  dan  fredi  gudang  adalah kedua  aplikasi  tersebut  dapat  saling  bertukar informasi  data  apa  saja  yang  menjadi  masukan dari  aplikasi  utama  sehingga  dapat  diakses  dan digunakan  pada  aplikasi  lainnya.  Selain  itu, pengimplementasian aplikasi transaksi elektronik  dengan  metode  EDI  pada  kedua aplikasi tersebut dapat meminimalisir kesalahan dalam  memasukkan  data.  Sehingga  data transaksi yang dimasukkan lebih transparan dan dapat  diketahui  bersama.  Dan  juga  dengan menggimplementasikan  metode  EDI  dapat mengurangi  waktu  dan  tenaga  pemilik  untuk dapat  mengetahui  informasi  transaksi  apa  saja yang terjadi di bagian gudang. Sehingga proses pengontrollan  barang  dan  stok  gudang  dapat selalu diawasi oleh pemilik.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Bodnar,  George  H.,  and  William  S. Hopwood. Sistem  Informasi  Akuntansi
Edisi 9 . Yogyakarta: ANDI, 2007.
[2] Devina,  Ria  Apriyani.  " Analisis  Dan Rancang Bangun Sistem Informasi Pengolahan  Data  Pembayaran  Kredit Rumah  Berjangka  Pada  PT.  Pulau  Jaya Abadi Palembang Menggunakan Pemrograman Delphi 2007 Dan Sql Server
2008 ." Jurnal Mahasiswa Sistem Informasi STMIK PalComTech, 2013: 2.
[3] ediacademy.n.d.http://ediacademy.com/ Wh yAttendEDITraining.html (accessed  April 21, 2014).
[4] Gunawan,  Andri  Wisnu. Peningkatan
Performa  Sistem  Logistik  Perusahaan Retail  dengan  Menggunakan  Electronic Data  Interchange  (EDI). Skripsi,  Jakarta: Fakultas  Teknik  Program  Studi  Teknik Industri Universitas Indonesia, 1999.
[5] Liegl, Philipp. Electronic Data Interchange 188.422 E-Commerce Technologien. Paper
Presentation, Austria: Institute of Software
Technology and Interactive Systems Vienna University of Technology, 2009. [6] Ramgopal, Arte &. 2012.
http://www.presentation- process.com/waterfall-diagram-in-
powerpoint.html  (accessed  November  29, 2013).
[7] Surjasa,  Dadang. Membangun  Model Konseptual  Electronic  Data  Interchange (EDI) dan Barcode pada Saluran Distribusi. Tesis, Jakarta: Program Pascasarjana  Program  Studi  Teknik  Mesin Peminatan  Manajemen  Industri  Fakultas Teknik Universitas Indonesia, 1998.
[8] Umar, Husein. Riset Akuntansi . Jakarta: PT.
Gramedia Pustaka Utama, 1998.

## Biodata Penulis
Nelly  Oktavia  Adiwijaya, lahir  di  Sumenep tanggal  24  Oktober.  Pendidikan  S1  di  Jurusan MIPA-Matematika Universitas Jember,
Pendidikan S2 di Jurusan Teknik Elektro Institut Teknologi  Bandung  dengan  Program  Studi
Game Teknologi.