## ANALISA PROSES ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS KARYAWAN PT. XYZ  MENGGUNAKAN METODE WHY-WHY ANALYSIS
Imas Widowati,  Dedi Purwanto Manajemen Industri, STT Wastukancana Purwakarta imas_widowati@yahoo.com

## Abstract
In the implementation process of the administration of official travel that undertaken by executive staff of Payroll and outsourcing management’s work unit, Human resource management department, often facing the problems in the terms of accountability of official travel documents that can hinder the performance of the staff. Root Cause Analysis with why-why analysis methods can be used to analyze and find the root of a problem and then will generate the appropriate action to handle the problems that often arise in the implementation process of the administration of official travel in the future.
Keyword: Human resource management, Why-Why Analysis

## 1.Pendahuluan
Dalam  pelaksanaan  proses  administrasi perjalanan dinas, staf pelaksana unit kerja Penggajian dan Pengelolaan Alih Daya Departemen Pengelolaan Sumber  Daya  Manusia  sering  kali  menemukan  atau mengalami masalah yang dapat menghambat kinerja staf  tersebut.  Pada  umumnya  proses  administrasi perjalanan  dinas  dalam  suatu  perusahaan  ditangani oleh  seorang  sekretaris  perusahaan,  namun  di  PT. XYZ, sebagian besar proses administrasi pelaksanaan perjalanan  dinas  ditangani  oleh  staf  pelaksana  unit kerja  Penggajian  dan  Pengelolaan  Alih  Daya Departemen Pengelolaan Sumber Daya Manusia.
Masalah  administrasi  perjalanan  dinas  yang sering  terjadi  menurut  staf  pelaksana  unit  kerja Penggajian  dan  Pengelolaan  Alih  Daya  Departemen Pengelolaan Sumber Daya Manusia antara lain; Surat Pertanggungjawaban  Perjalanan  Dinas  (SPPD) dikembalikan oleh pegawai; Surat SPPD tidak sesuai perhitungan  pegawai;  Surat  SPPD  dikembalikan kepada pegawai; Pengambilan uang muka ditolak.
Untuk mengetahui dan menyelesaikan berbagai  macam  masalah  yang  sering  terjadi  dalam proses  pelaksanaan  administrasi  perjalanan  dinas tersebut,  maka  dilakukan  penganalisaan  dengan menggunakan metode why-why analysis , metode ini merupakan bagian dari metode Root Cause Analysis (RCA) atau  Analisa  Akar  Penyebab .  Why-why analysis digunakan  untuk  menggali  penyebab  dari suatu masalah yang dilakukan secara lebih mendalam untuk  menemukan  cara  penanggulangan  masalah
secara lebih mendalam.  Metode  ini  merupakan  cara yang  paling  mudah  digunakan  untuk  menentukan suatu tindakan yang harus dilakukan untuk mengatasi atau  mengurangi  timbulnya  masalah  dalam  proses administrasi perjalanan dinas tersebut.

## 1.1 Perumusan Masalah
Bagaimana analisa proses administrasi pelaksanaan  perjalanan  dinas  karyawan  PT.  XYZ menggunakan metode why-why analysis?

## 1.2   Tujuan Penelitian
Untuk  mengetahui  analisa  proses  administrasi perjalanan  dinas  Karyawan  PT.  XYZ  dengan menggunakan metode why-why analysis.

## 1.3 Manfaat Penelitian
Dari  hasil  penelitian  bisa  bermanfaat  untuk meningkatkan  sistem administrasi di PT. XYZ

## 2. Tinjauan Teori
2.1 Pengertian  Manajemen Sumber Daya

## Manusia
Menurut Gomes (2003:2) Sumber daya manusia merupakan  salah  satu  sumber  daya  yang  terdapat dalam  organisasi,  meliputi  semua  orang  yang melakukan  aktivitas.  Secara  sederhana,  pengertian manajemen  sumber  daya  manusia  adalah  mengelola sumber daya manusia. Dari keseluruhan sumber daya yang  tersedia  dalam  suatu  organisasi,  sumber  daya manusia merupakan  satu-satunya  sumber  daya  yang
memiliki  akal,  perasaan,  keinginan,  kemampuan, keterampilan,  pengetahuan,  dorongan,  daya,  dan karya. Manajemen sumber daya manusia merupakan suatu gerakan pengakuan terhadap pentingnya unsur manusia sebagai sumber daya yang cukup potensial, yang perlu dikembangkan sedemikian rupa sehingga mampu memberikan kontribusi yang maksimal bagi organisasi dan bagi pengembangan dirinya.
Manajemen sumber daya manusia adalah proses pengendalian berdasarkan fungsi manajemen terhadap  daya  yang  bersumber  dari  manusia. (Fathoni, 2006:8). Menurut Kiggundu (dalam Gomes, 2003:4), mengatakan bahwa manajemen sunber daya manusia  adalah  pengembangan  dan  pemanfaatan personil  (pegawai)  bagi  pencapaian  yang  efektif mengenai sasaran-sasaran dan tujuan-tujuan individu, organisasi,  masyarakat,  nasional,  dan  internasional. Sedangkan  menurut  Tulus  (dalam  Gomes,  2003:6), mengemukakan  bahwa  Manajemen  Sumber  Daya Manusia  adalah  perencanaan,  pengorganisasian, pengarahan,  dan  pengawasan  atas  pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian,  pemeliharaan,  dan  pemutusan hubungan  tenaga  kerja  dengan  maksud  untuk membantu mencapai tujuan organisasi, individu, dan masyarakat.

## 2.2 Pengertian Perjalanan Dinas
Wursanto (2010:209) mengemukakan perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan  atau  pegawai  suatu  lembaga  atau perusahaan  yang  berkaitan  dengan  tugas  pekerjaan kedinasan.  Sedangkan  menurut  Sutrisno  dan Tjarlijasih  (2007:99),  perjalanan  dinas  adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan atau pegawai suatu instansi pemerintan/swasta di dalam negeri atau luar negeri dengan tujuan untuk melaksanakan tugas yang berhubungan dengan kedinasan. Dari pendapat- pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau  karyawan  suatu  lembaga atau  perusahaan  yang berkaitan  dengan  keperluan  dinas,  perjalanan  dinas meliputi  perjalanan  dinas  dalam  kota  dan  luar  kota, dalam  negeri  maupun  luar  negeri  yang  biayanya ditanggung  oleh  perusahaan  dan  dilakukan  selama beberapa waktu.

## 2.2.1 Macam-Macam Perjalanan Dinas
Perjalanan  dinas  atau  perjalanan  dinas pimpinan  dapat  dibedakan  berdasarkan  klasifikasi tujuan,  sarana  transportasi  yang  digunakan,  lama
waktunya,  dan  wilayah  negara  tujuan.  Perjalanan dinas  pimpinan  berdasarkan  tujuannya  antara  lain dapat  dibedakan menjadi  perjalanan  dinas  pimpinan untuk pelaksanaan pengawasan dikantor cabang atau perusahaan  cabang,  seminar,  diklat,  tender,  janji temu,  pertemuan/rapat,  penjajakan  kerja  sama, menghadiri  acara  seremonial,  ataupun  kegiatan sosial.
Perjalanan  dinas  pimpinan  berdasarkan sarana transportasi yang digunakan dapat dibedakan menjadi perjalanan dinas lewat darat, udara dan laut. Perjalanan  dinas  berdasarkan  lamanya  waktu  dapat dibedakan  menjadi  perjalanan  dinas dalam  satu hari dan perjalanan dinas lebih dari satu hari. Sedangkan perjalanan dinas menurut wilayah negara tujuan dapat dibedakan  atas  perjalanan  dinas  dalam  negeri  dan perjalanan  dinas  ke  luar  negeri.  (Sumarto  & Dwiantara, 2000:134).
Menurut  Salinan  Surat  Keputusan  Direksi PT.  XYZ  Nomor:  030/SK/DU/VI/2013  tentang Peraturan Perjalanan Dinas Bagi Karyawan, Perjalanan  dinas  dalam  negeri  adalah  penugasan kepada karyawan untuk melakukan perjalanan dinas di  dalam  negeri  untuk  kepentingan  perusahaan dengan  jarak  sekurang-kurangnya  60  (enam  puluh) kilometer  dari  wilayah  kerja  PT.  XYZ  ke  tempat tujuan. Sedangkan Perjalanan dinas luar negeri adalah penugasan  kepada  karyawan  untuk  melakukan perjalanan  dinas  ke  luar  negeri  untuk  kepentingan perusahaan sesuai yang ditetapkan dalam penugasan.

## 2.3 Pengertian Why-Why Analysis
Why-why  Analysis  (5  whys  analysis) atau analisa  5  mengapa  adalah  teknik  tanya-jawab sederhana untuk menyelidiki hubungan sebab-akibat yang  menjadi akar  dari  suatu  permasalahan. Teknik ini  adalah  praktek  bertanya  mengapa  sebanyak  lima kali,  mengapa  sebuah  masalah  teknis  terjadi  dalam upaya  menentukan  akar  penyebab  dari  suatu kerusakan atau  masalah. (Wikipedia Bahasa Indonesia, 2016)

## 2.4  Pengertian  Analisa  Administrasi  Perjalanan Dinas Menggunakan Metode Why-Why Analysis
Berdasarkan  penjelasan  tentang  definisi analisa,  administrasi,  perjalanan  dinas,  dan  metode why-why  analysis  diatas,  dapat  disimpulkan  bahwa analisa  administrasi  perjalanan  dinas  menggunakan metode  why-why  analysis  adalah  penguraian kerangka berfikir secara keseluruhan untuk menguraikan  masalah  dalam  proses  pelaksanaan perjalanan dinas dengan menggunakan teknik tanya-
jawab  dengan  menggunakan  kata  tanya  mengapa sebanyak kurang lebih 5 kali.

## 3. Analisa, Hasil & Pembahasan
3.1  Analisa  Proses  Administrasi  Pelaksanaan Perjalanan Dinas yang Berjalan
Berbeda  dengan  perusahaan-perusahaan yang  lain  dalam  hal  administrasi  pelaksanaan perjalanan dinas karyawan, seluruh proses administrasi  pelaksanaan  perjalanan  dinas  di  PT. XYZ,  hampir  sebagian  besar  ditangani  oleh  staf pelaksana unit kerja Penggajian dan Pengelolaan Alih Daya  Departemen  Pengelolaan  Sumber  Daya Manusia. Dimana staf pelaksana tersebut bertanggung  jawab  atas  sebagian  besar  dari administrasi  pelaksanaan  perjalanan  dinas  yang meliputi  akomodasi,  transportasi,  uang  saku  dan segala  hal  yang  berkaitan  erat  dengan  perjalanan dinas.
Analisis  prosedur  sistem  yang  sedang berjalan  berikut  ini  merupakan  prosedur-prosedur administrasi  pelaksanaan  perjalanan  dinas  di  PT. XYZ. Berikut ini adalah flowchart proses administrasi pelaksanaan dinas di PT.XYZ.
Gambar 3.1 flowchart proses administrasi pelaksanaan dinas di PT. XYZ
Dari  gambar  3.1  diatas  dapat  diuraikan  proses administrasi  pelaksanaan  perjalanan  dinas  di  PT. Pupuk Kujang Cikampek yaitu sebagai berikut:
1. Direktur  atau  pimpinan  unit  kerja  memberikan perintah  kepada  pegawai  untuk  melaksanakan tugas perjalanan dinas.
2. Staf  pelaksana  unit  kerja  akan  malakukan pembuatan  surat  perintah  perjalanan  dinas untuk pegawai yang akan melaksanakan tugas perjalanan dinas.
3. Staf  pelaksana  kemudian  akan  melaksanakan seluruh  administrasi  yang  dibutuhkan  oleh pegawai  yang  melaksanakan  perjalanan  dinas yang  meliputi  sarana  transportasi,  akomodasi serta uang saku yang akan diterima oleh pegawai yang  melaksanakan  perjalanan  dinas  sesuai dengan yang telah ditentukan oleh PT. XYZ
4. Staf pelaksana kemudian mengeluarkan dokumen ( print-out dokumen)  surat  perintah  perjalanan dinas. Kemudian, Print-out surat  perintah perjalanan  dinas  kemudian  akan  diperiksa  ulang dan  ditandatangani  oleh  Direktur/pimpinan  unit kerja.
5. Setelah  dokumen  atau  surat  perintah  perjalanan dinas  ditandatangani,  maka  pegawai  yang  diberi tanggung  jawab  untuk  melaksanakan  tugas perjalanan  dinas  akan  melaksanakan  tugas perjalanan dinas sesuai dengan perintah perusahaan yang diberikan oleh Direktur/pimpinan unit kerja. 3.2 Analisa Proses Administrasi Pertanggungjawaban Biaya  Perjalanan  Dinas yang Berjalan

## Gambar 3.2 Flowmap Proses Pertanggungjawaban Biaya Perjalanan Dinas
Dari  gambar  3.2  diatas  dapat  diuraikan  proses pertanggungjawaban  biaya  perjalanan  dinas  di  PT. XYZ yaitu sebagai berikut:
1.  Pegawai  yang  telah  selesai  melaksanakan  tugas perjalanan dinas, kemudian akan mengumpulkan seluruh bukti, nota-nota pembelian dan pembayaran  selama  melaksanakan  perjalanan dinas untuk kepentingan pengembalian biaya.
2.   Pegawai  yang  telah  selesai  melakukan  tugas perjalanan  dinas  kemudian  akan  melaporkan Surat Perintah Perjalanan Dinas ke staf pelaksana unit  Departemen  Pengelolaan  Sumber  Daya Manusia  (PSDM)  unit  kerja  Penggajian  & Pengelolaan Alih Daya untuk kemudian dilakukan  pembuatan  surat  pertanggungjawaban biaya perhitungan perjalanan dinas.
3.  Staf pelaksana unit kerja Departemen Pengelolaan Sumber Daya Manusia (PSDM) akan melakukan konfirmasi  tanggal  kembali  dan  membuat  surat perhitungan  biaya  perjalana  dinas  dengan menggunakan  aplikasi IFS  (Industrial  and Financial System) .
4.  Sebelum  melaksanakan  atau  membuat  surat pertanggungjawaban perhitungan biaya perjalanan  dinas,  staf  pelaksana  PSDM  terlebih dahulu akan melakukan pengecekan kelengkapan atau  bukti  perjalanan  dinas,  apabila  bukti dianggap telah sesuai, maka staf pelaksana PSDM kemudian  akan  melakukan  perhitungan  seluruh biaya  pembelian  dan  pembayaran  biaya  selama perjalanan dinas. Apabila ada bukti yang kurang, maka  staf  pelaksana  PSDM  akan  melakukan konfirmasi ulang kepada pegawai yang melaksanakan  tugas  perjalanan  dinas  tersebut, agar  tidak  terjadi  kesalahan  dalam  perhitungan biaya pengembalian.
5.  Setelah melakukan perhitungan, maka data akan di input dengan  menggunakan  aplikasi IFS , kemudian data dicetak.
6. Data yang telah dicetak kemudian akan diserahkan kepada Supervisor , Superintendent ,  dan  manajer
Departemen Pengelolaan Sumber Daya Manusia. Apabila  saat  dilakukan  pengecekan  tersebut terdapat  data  yang  tidak valid atau  perhitungan yang  salah,  maka  data  atau  dokumen  akan diserahkan  kembali  kepada  staf  pelaksana  unit kerja PSDM untuk kemudian dilakukan perbaikan.
7.  Pegawai  atau  perwakilan  pegawai  yang  telah melaksanakan  tugas  perjalanan  dinas  kemudian akan  mengambil  surat  perhitungan  biaya perjalanan dinas tersebut untuk ditandatagani.
8.  Surat perhitungan biaya perjalanan dinas tersebut kemudian  akan  diserahkan  ke  Departemen Akuntansi untuk dilakukan verifikasi .
9.  Surat  perhitungan  biaya  perjalanan  dinas  yang telah  di verifikasi kemudian  akan  diberikan  ke Departemen  Keuangan  untuk  dilakukan  proses reimbursement atau  pengembalian  seluruh  biaya pembelian  dan  pembayaran  serta  biaya-baiya lainnya  yang  menjadi  hak  pegawai  yang melaksanakan  tugas  perjalanan  dinas  dengan besar nominal yang telah ditentukan.
10. Staf pelaksana Departemen Keuangan kemudian kan  mengembalikan  seluruh  total  biaya  yang tercantum pada surat perhitungan biaya perjalanan  dinas  secara  langsung  ( cash )  ataupun dengan  cara transfer melalui  Bank  yang  telah ditentukan  oleh  pegawai  yang  melaksanakan tugas perjalanan dinas.

## 3.3  Analisa  Masalah  dengan  Menggunakan Metode Why-Why Analysis
Why-why analysis (5 whys analysis) atau analisa lima mengapa sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya,  merupakan  sebuah  metode  untuk menentukan akar penyebab dari suatu kerusakan atau masalah  yang  sering  terjadi.  Pemecahan  masalah yang  sebenarnya  membutuhkan  identifikasi  akar penyebab  bukan  sumber  masalah.  Akar  penyebab terletak  tersembunyi  dibalik  sumber  masalah. Penyelasaian masalah dengan menggunakan metode 5  whys  analysis ini  tidaklah  harus  dengan menanyakan  lima  kali  mengapa  ( why ),  terkadang untuk sampai pada akar masalah bisa pada pertanyaan why kelima,  bahkan  bisa  lebih  atau  pun  kurang, tergantung dari tipe masalahnya.  Adapun  manfaat  5 whys analysis antara lain:
1. Membantu mengidentifikasi akar penyebab suatu masalah dengan cepat.
2. Menentukan hubungan antara akar penyebab yang berbeda dari suatu masalah
3. Salah satu dari metode paling sederhana.
4. Mudah dipelajari dan diterapkan.

## 5. Mudah  diselesaikan  tanpa  analisis  statistik matematis

## Tabel 3.1 Why-Why Analysis Proses Administrasi Pelaksanaan
Perjalanan Dinas

## 3.4  Pembahasan  Why-Why  Analysis  Proses Administrasi  Pelaksanaan  Perjalanan  Dinas Karyawan PT. XYZ
Pada  Tabel  3.1  diatas  dijabarkan  sehingga dapat diketahui akar dari masalah yang sering terjadi dalam  proses  administrasi  pelaksanaan  perjalanan dinas karyawan PT Pupuk Kujang Cikampek. Berikut penjabaran analisa akar masalah dengan menggunakan metode why-why analysis :
1. Surat  pertanggungjawaban  dikembalikan  kepada pegawai dikarenakan Surat SPPD telah melewati batas waktu pertanggungjawaban karena Pegawai tidak melaporkan SPPD seletah selesai melaksanakan  perjalanan  dinas,  karena  pegawai tidak memerhatikan tanggal kembali pada SPPD, karena  setelah  melaksanakan  perjalanan  dinas, pegawai kembali melaksanakan aktivitas pekerjaan.  Untuk  menyelesaikan  masalah  ini, maka  pegawai  harus  melaporkan  SPPD  dengan segera  setelah  selesai  melaksanakan  perjalanan dinas.
2. Pengambilan  uang  muka  ditolak,  dikarenakan permohonan  pengambilan  uang  muka  tidak mendapat  persetujuan  dari  Dept.  PSDM,  karena Rencana Biaya Operasional (RBO) kurang jelas, karena  Pembuatan  RBO  dilakukan  oleh  pegawai yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Untuk mengatasi  hal  ini,  maka  pegawai  pelaksana perjalanan  dinas  harus  membuat  rincian  RBO yang  dijabarkan  secara  jelas  dan  besarannya disesuaikan dengan keadaan sebenarnya.
3. Surat  pertanggungjawaban  dikembalikan  oleh pegawai  pelaksana  perjalanan dinas karena  surat tidak  sesuai  dengan  perhitungan  ulang  oleh
pegawai  pelaksana  yang  dikarenakan  oleh kesalahan  hitung  oleh  ppegawai  pembuat  surat pertanggungjawaban  yang  dikarenakan  oleh pembuatan  surat  pertanggungjawaban  banyak yang dikarenakan oleh job desk pembuatan surat pertanggungjawaban  biaya  perjalanan  dinas hanya  dilakukan  oleh  satu  orang.  Untuk mengatasi  masalah  tersebut,  maka  pegawai pembuat surat pertanggungjawaban biaya perjalanan dinas perlu menerapkan metode first in first out dalam membuat surat pertanggungjawaban  biaya  perjalanan  dinas  dan juga harus menghindari penumpukan pekerjaan. 4. Surat pertanggungjawaban tidak sesuai
perhitungan  pegawai  pelaksana  perjalanan  dinas karena  bukti-bukti  kurang  atau  tidak  jelas  yang dikarenakan  oleh  bukti-bukti  hilang  atau  tidak dicantumkan,  yang  dikarenakan  oleh  bukti-bukti tidak disimpan dengan hati-hati. Untuk mengatasi masalah  ini,  maka  bukti-bukti  disimpan  secara hati-hati ditempat yang mudah diakses dan aman

## 4. Kesimpulan
Penggunaan  metode  w hy-why  analysis dalam  proses  pelaksanaan  administrasi  perjalanan dinas  dapat  digunakan  untuk  mencari  sumber  atau akar  masalah  dan  dapat  digunakan  untuk  mencari suatu tindakan yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah yang sering terjadi tersebut.

## DAFTAR PUSTAKA
Fathoni,  Abdurrahmat.  2006. Organisasi  dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT.
Rineka Cipta.
Gomes, Faustino Cordoso. 2009. Manajemen Sumber Daya  Manusia  Edisi  II .  Cetakan  ke-Sepuluh. Yogyakarta: Andi.
Handoko,  T.  Hani.  2013. Manajemen  Edisi  2 .
Cetakan Ke Dua Puluh Lima. Yogyakarta: BPFE Hasan,  Bachtiar.  2003. Manajemen  Industri . Bandung: Pustaka Ramadhan.
Kadir,  Abdul  Kadir.  2003. Pengenalan  Sistem Informasi . Yogyakarta: Andi.
Komaruddin. 1994. Ensiklopedia  Manajemen . Jakarta: Bumi Aksara.
Syukron,  Amin.  2104. Pengantar  Manajemen Industri . Yogyakarta: Graha Ilmu.
Lee,  Christopher.  2015. Buku  Pintar  Macro Microsoft  Excel .  Cetakan  Pertama.  Jakarta: Mediakita.
Susanto,  Dr.  Azhar.  2007. Sistem  Informasi Manajemen . Bandung: Lingga Jaya.