## MENYOAL AKSES TERPUSAT ONLINE DATABASE SEBAGAI BASIS KEGIATAN KEILMUAN PERGURUAN TINGGI

## Agus Rifai
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, Jakarta
Email: agus.rifai@uinjkt.ac.id Abstract: As  the  foundation  of  university  scientific  activities,  the  existence  of information resources such as electronic databases is an urgent. There is a discourse  about  the  need  not  for  universities  to  subscribe  to  electronic databases independently, but rather to be subscribed by central institutions such as the National Library. This paper is intended to give consideration to the  need  for  centralized  electronic  database  access.  With  a  variety  of considerations,  the  government,  through  related  agencies,  should  rethink the  idea  or  idea  of  subscribing  to  electronic  information  sources  centrally conducted by the ministry or the National Library. Abstrak: Sebagai  pondasi  kegiatan  keilmuan  universitas,  keberadaan  sumber  daya informasi  seperti  database  elektronik  menjadi  kebutuhan  mendesak. Terdapat  wacana  tentang  tidak  perlunya  perguruan  tinggi  melanggan database  elektronik  secara  mandiri,  akan  tetapi  cukup  dilanggan  oleh institusi  pusat  seperti  Perpustakaan  Nasional.  Tulisan  ini  dimaksudkan memberikan  pertimbangan  terhadap  perlunya  penyediaan  akses  database elektronik  secara  terpusat.  Dengan  pelbagai  pertimbangan,  sebaikanya pemerintah  melalui  instansi  terkait  mesti  memikirkan  ulang  terhadap gagasan atau ide berlangganan sumber informasi elektronik tersebut secara terpusat yang dilakukan oleh kementerian atau Perpustakaan Nasional.
Kata Kunci: Database, perguruan tinggi, online akses

## A. Pendahuluan
Saat  meresmikan  penggunaan  gedung  fasilitas  layanan  Perpustakaan  Nasional  RI pada  tanggal  14  September  2017  lalu,  Presiden  Jokowi  menyatakan  perlunya  langganan jurnal database elektronik  untuk  perguruan  tinggi  dipusatkan    di  satu  tempat  yaitu  oleh
Perpustakaan Nasional RI. Alasan utamanya adalah untuk efisiensi anggaran. 1 Pernyataan ini sontak  mendapatkan  tanggapan  yang  beragam  dari  masyarakat,  khususnya  dari  kalangan akademisi  dan  insan  perpustakaan  Indonesia.  Pernyataan  Presiden  tersebut  pada  satu  sisi memberikan „harapan baru‟ akan kepedulian seorang presiden terhadap pendidikan tinggi dan perpustakaan  sehingga  beliau  merasa  perlu  memberikan  pendapat  tentang  pengadaan  atau penyediaan jurnal atau database elektronik. Pada sisi lain, pernyataan tersebut penting untuk direspon  dalam  rangka  memikirkan  ulang  dan  mempertimbangkan  secara  lebih  serius menyangkut  metode  atau  strategi  penyediaan  jurnal  atau database dan  pemanfaatannya  di perguruan tinggi. Penyediaan database elektronik harus benar-benar dapat secara efektif dan efisien  memberikan  manfaat  bagi  universitas-universitas,  terutama  dalam  rangka meningkatkan kinerja akademik pendidikan tinggi di Indonesia.

## B. Database Elektronik di Perguruan Tinggi
Salah  satu  sumber  informasi  terpenting  bagi  kegiatan  akademik  di  perguruan  tinggi adalah  database.  Secara  sederhana, database elektronik  atau online  databse merupakan sumber  informasi  digital  atau  elektronik  yang  menyediakan  informasi  bibliografi  suatu terbitan, baik dilengkapi dengan abstark maupun teks penuh atau fulltext pada satu atau lebih bidang  kajian  atau  subyek  yang  diakses  secara  online  melalui  jaringan  internet. 2 Sumber informasi  berupa database elektronik  saat  ini  menjadi  pondasi  utama  bagi  keberlangsungan kegiatan  riset  perguruan  tinggi. 3 Meskipun  sumber-sumber  informasi  melimpah  dalam jaringan  internet,  ketersediaan database merupakan  hal  penting  bagi  perpustakaan akademik. 4
Perguruan tinggi memerlukan database elektronik sebagai upaya peningkatan kinerja universitas, terutama dalam rangka menuju universitas riset atau research university. Saat ini sebagian besar universitas di Indonesia telah menjadikan database elektronik  sebagai sumber informasi penting untuk memenuhi kebutuhan informasi para mahasiswa, dosen, dan peneliti kampus.  Para  sivitas  akademika  menggunakan database untuk  mendapatkan  artikel-artikel hasil  penelitian  terbaru  yang  akan  digunakan  untuk  keperluan  riset.    Ketiadaan  database  ini tentu akan sangat berpengaruh terhadap kegiatan riset. Tanpa database elektronik, bukan saja mutu riset  akan rendah karena terbatasnya sumber informasi, akan tetapi  juga kegiatan riset akan  terhambat  karena  para  peneliti  kampus  kesulitan  mendapatkan  literatur  terbaru  yang digunakan dalam penelitiannya.
Meskipun demikian, persoalan penyediaan akses sumber informasi elektronik seperti jurnal,  buku,  dan database elektronik  tidak  semata-mata  membeli  atau  melanggannya, kemudian menaruhnya dalam suatu website.  Ada proses-proses strategis yang penting untuk dipertimbangkan,  baik  sebelum  maupun  sesudah  pengadaan  suatu database. Dalam  hal  ini perlu  dilakukan  kajian  yang  komprehensif  terhadap  rencana  pengadaan  atau  berlangganan
1 Jokowi Ingin Perpusnas Jadi Pusat Jurnal, Biaya Langganannya...Dikutip dari Tempo.co tanggal 14 Sptember  2017  dari  https://nasional.tempo.co/read/909239/jokowi-ingin-perpusnas-jadi-pusat-jurnal-biaya- langganannya#5MQML3wJVEszLsmp.99
2 Reitz,  J.  M.  (2017). Dictionary  for  library  and  information  science .  Diakses  dari  http://www.abc- clio.com/ODLIS/odlis_d.aspx tanggal 24 September 2017.
3 Halsema, Liz Van (2014). Google vs. Library Databases: Which is Better for Research?. Diakses dari http://www.sirsidynix.com/blog/2014/09/29/google-vs-library-databases-which-is-better-for-research
4 Brophy, J., & Bawden, D. (2005). Is Google enough? Comparison of an internet search engine with academic library resources. In Aslib Proceedings (Vol. 57, No. 6, pp. 498-512)
database elektronik untuk akses informasi dalam skala yang luas yang terintegrasi oleh satu institusi,  yaitu oleh Perpustakaan Nasional   sebagaimana diwacanakan oleh bapak Presiden. Jangan  sampai  tujuan  efisiensi  dalam  penyediaan  akses database elektronik  tersebut  justru berujung  pada  ketidakefisienan  (inefficiency),  baik  dalam  hal  pengadaan  maupun pemanfaatannya.

## C. Sentralisasi Akses Database Elektronik
Isu tentang penyediaan  atau berlangganan database elektronik  yang terintegrasi  atau terpusat  pada  satu  institusi,  yaitu  melalui  Perpustakan  Nasional  telah  menjadi  bahan perbincangan  di  kalangan  akademisi  dan  insan  perpustakaan.  Apakah  gagasan  penyediaan atau  langganan database elektronik  terpusat  tersebut  merupakan  gagasan  yang  tepat  atau tidak? Berbeda dengan penyediaan sumber informasi tercetak, penyediaan sumber informasi elektronik oleh perpustakan seperti jurnal, buku, dan pangkalan data atau database elektronik pada dasarnya  merupakan kegiatan penyediaan akses. 5 Perpustakaan tidak membeli fisik atau dokumen suatu informasi, akan tetapi menyediakan akses terhadap sumber-sumber informasi yang telah diubah dalam bentuk digital atau elektronik melalui sistem yang telah dirancang.
Dalam kaitan ini, perpustakaan dapat secara institusi atau melalui gabungan beberapa perpustakaan  (konsorsium)  membeli  atau  melanggan  akses  terhadap database elektronik yang  sesuai  dengan  kebutuhan  pengguna.  Selain  itu,  penyediaan  akses  tersebut  dapat  juga dilakukan  oleh  institusi  atau  lembaga  untuk  lingkungan  pengguna  yang  luas  dalam  skala nasional  seperti  yang  telah  dilakukan  oleh  Direktorat  Pendidikan  Tinggi  (Dikti)  dan Perpustakaan  Nasional  RI.  Sudah  barang  tentu,  model-model  penyediaan  akses  tersebut memiliki  kelebihan  dan  kekurangan  masing-masing.  Sepintas,  model  penyediaan database elektronik  melalui  gabungan  perpustakaan  atau  konsorsium  dan  model  penyediaan  oleh institusi  atau  lembaga  nasional  seperti  Dikti  dan  Perpustakaan  Nasional  memiliki  tingkat efisiensi  yang  lebih  tinggi  ketimbang  oleh  masing-masing  perpustakaan.  Jika  dilihat  dari penggunaan  dana  untuk  membeli  atau  melanggan  suatu database elektronik,    boleh  jadi kedua model tersebut dapat lebih efisien karena pengeluaran atau pembelian database dapat ditekan  dengan  tidak  melanggan database yang  sama  untuk  setiap  institutsi.  Penghematan anggaran  negara  pun  bisa  dilakukan.  Lalu,  bagaimana  dengan  efisiensi  dari  aspek penggunaan  atau  pemanfaatan  oleh  para  pengguna?  Penyediaan  akses  suatu database tidak hanya  tentang    harga  pembelian,  akan  tetapi  berkaitan  juga  dengan  aspek  lainnya,  terutama dalam hal penggunaan atau kegiatan akses terhadap database oleh pengguna.
Menurut  hemat  penulis,  ada  beberapa  potensi  ketidakefisienan  (inefficiency)  dalam penyediaan database elektronik secara terpusat melalui lembaga nasional. Pertama, beberapa penyedia menawarkan harga akses terhadap database berdasarkan jumlah pengguna. Artinya, harga suatu  database dihitung berdasar estimasi  penggunanya termasuk pengguna potensial. Jika  suatu  database  dilanggan  untuk  pengguna  pada  skala  nasional,  tentu  ini  akan  sangat menyulitkan dalam estimasi jumlah pengguna sekalipun terdapat data statistik tentang jumlah mahasiswa,  dosen,  dan  peneliti  di  setiap  universitas.  Selain  itu,  tidak  semua  pengguna memiliki kemampuan akses terhadap database karena berbagai alasan. Padahal, mereka sudah dihitung  dalam  harga  pembelian  atau  langganan database tersebut.  Kedua,  akses  suatu database elektronik  mensyaratkan  infrastruktur  yang  memadai,  terutama  berkenaan  dengan
5 Albitz, B. (2014). Licensing and managing electronic resources . Oxford, UK: Chandos Publishing.
kesiapan  infrastruktur  teknologi  untuk  mengakses database secara  bersama-sama  pada  satu waktu, baik untuk browsing maupun membuka atau download konten database. Belum lagi, tidak  semua  daerah  di  Indonesia  memiliki  jaringan  internet  yang  memadai  untuk  akses database.  Ketidaksiapan  infrastruktur  teknologi,  baik  pada  level  institusi  seperti  di universitas,  Kementerian,  dan Perpustakaan Nasional maupun infrastruktur jaringan internet secara nasional akan menjadi persoalan serius dan menghambat bagi kelancaran dan efisiensi akses terhadap database yang dilanggan.
Ketiga,  pentingnya  mengedukasi  para  pengguna  untuk  mengakses database elektronik.  Masyarakat  kita  termasuk  masyarakat  kampus  masih  menghadapi  kendala  akses ke  sumber-sumber  informasi  elektronik  seperti  jurnal,  buku,  dan database elektronik sebagai  akibat  masih  rendahnya  kemampuan  atau  skill  mengakses  konten  digital  (digital literacy). 6 Edukasi  bagi  para  pengguna  merupakan  bagian  dari  keberhasilan  dalam penyediaan  akses  sumber  informasi  elektronik,  dan  hal  ini  menjadi  tugas  yang  penting dilakukan  oleh  perguruan  tinggi. 7 Penyediaan database elektronik  tanpa  dibarengi  edukasi, baik  dalam  bentuk  sosialisasi  maupun  pelatihan  penggunaannya,  akan  menjadi  sia-sia  dan pemborosan.  Keempat,  tidak  semua  perguruan  tinggi  di  Indonesia  memiliki  bidang  kajian yang  sama.  Beberapa  universitas  seperti  ITB,  ITS,  dan  IPB  memiliki  bidang  kajian  khusus yang menuntut ketersediaan database spesifik pada bidang subyeknya. Dalam hal ini, masing- masing  perguruan  tinggilah  yang  paling  mengetahui  kebutuhan  terhadap  suatu  database. Terakhir  atau  kelima,  perlunya  evaluasi  terhadap  penggunaan database .  Penyediaan  akses harus dibarengi  dengan  evaluasi  terhadap penggunaannya oleh pengguna. Analisis return  of invesment (RoI  Analysis)  penting  dilakukan  terhadap  bentuk-bentuk  investasi,  termasuk penyediaan akses database elektronik. Tidak terbatas pada penggunaan, tetapi juga pada level dampak  dari  penyediaan  akses database. Apakah  ketersediaan  suatu database berimplikasi terhadap produktifitas riset dan publikasi ilmiah atau tidak. Evaluasi ini akan efektif apabila dilakukan  pada  level  institusi  atau  masing-masing  universitas.  Hal  ini  karena  tingkat kebutuhan terhadap suatu database pada masing-masing universitas berbeda. Bagi universitas tertentu, suatu database kurang dianggap penting karena tidak memberikan dampak akademik yang signifikan. Akan tetapi, mungkin berbeda dengan universitas lainnya yang memerlukan database untuk keperluan edukasi dan pemenuhan kebutuhan informasi.

## D. Resource Sharing
Persoalan  mendasar  dalam  kaitannya  dengan  penyediaan  akses  terhadap  sumber- sumber  informasi,  termasuk  akses  terhadap database  e lektronik  bukan  terletak  pada  teknis pembelian atau metode berlangganan suatu database secara terpusat melalui institusi nasional seperti  Dikti  atau  Perpustakaan  Nasional. 8 Penyedian  akses  sumber  informasi  elektronik bukanlah semata persoalan biaya 9 , tetapi banyak aspek lainnya. Selain itu, bukanlah menjadi kapasitas  kedua  institusi  tersebut  untuk  terlibat  langsung  dalam  persoalan  teknis  berkaitan
6 Egberongbe, H. S. (2011). The use and impact of electronic resources at the University of Lagos.
7 Ansari, M. N., & Zuberi, B. A. (2010). Use of electronic resources among academics at the University of Karachi. Library philosophy and practice ,
8 Koehn, S. L., & Hawamdeh, S. (2010). The acquisition and management of electronic resources: can use justify cost?. The Library Quarterly , 80 (2), 161-174.
9 Bondarouk, T. V., & Ruël, H. J. (2009). Electronic Human Resource Management: challenges in the digital era. The International Journal of Human Resource Management , 20 (3), 505-514.
dengan  penyediaan database elektronik  untuk  perguruan-perguruan  tinggi.  Satu  hal  penting yang  justru  harus  dibangun  dan  digerakan  oleh  kedua  lembaga  nasional  tersebut  adalah bagaimana perguruan-perguruan tinggi dapat bersinergi dan bekerjasama dalam menyediakan akses  terhadap  sumber-sumber  informasi  elektronik  seperti  jurnal,  buku,  dan  database elektronik  untuk  kepentingan  pembelajaran  dan  riset.    Kunci  untuk  sinergi  dalam  kaitannya dengan penyediaan akses informasi adalah resource sharing atau berbagi sumber daya antar pergurun tinggi.
Kedua  lembaga  nasional,  Kemenristekdikti  dan  Perpustakaan  Nasional  sebagai instansi pembina harus mampu mendorong dan meyakinkan pentingnya berbagi sumber daya (resources  sharing)  antar  pendidikan  tinggi,  termasuk  dalam  hal  akses database. Perpustakaan-perpustakaan  perguruan  tinggi  tetap  perlu  diberikan  kebebasan  dan  tanggung jawab untuk menentukan sumber-sumber informasi atau database yang akan dilanggan, akan tetapi harus diawasi untuk menghindari duplikasi langganan database yang tidak diperlukan. Kebutuhan  database  spesifik  dapat  dipenuhi  oleh  masing-masing  universitas,  sedangkan penyediaan  database  yang  bersifat  umum  untuk  banyak  universitas  ditentukan  berdasarkan kesepakatan  kerjasama.  Layanan  informasi  untuk  pengguna  (end-user)  dapat  dilakukan dengan resource  sharing melalui  jasa  silang  layan  informasi.  Dalam  kerangka  ini,  forum- forum  perpustakaan  perguruan  tinggi  yang  ada  seperti  FPPTI,  FKP2TN,  dan  APPTIS  perlu didudukan  bersama  untuk  memikirkan  ulang  dan  mensinergikan  program  dan  kegiatannya demi kemajuan pendidikan tinggi di Indonesia.
Dengan  berbagi  sumber  daya,  ketersedian  akses  terhadap  informasi  akan  semakin luas,  dan  kelangsungan  keilmuan  universitas  akan  terjamin.  Ungkapan  bijak  menyebutkan “the  more  we  share  the  more  we  have”,  semakin  kita  memberi,  semakin  banyak  kita memiliki.  Seorang  Dalai  Lama  mengatakan  “Share  your  knowledge.  It  is  a  way  to  achieve immortality”,  bagikan pengetahuanmu, itu adalah jalan mencapai keabadian.

## E. Simpulan
Penyediaan  akses  terhadap online  database dan  sumber  infomasi  elektronik  lainnya tidaklah terbatas pada pembelian akses atau berlangganan melalui jasa penyedia. Banyak hal yang  mesti  dipertimbangkan,  baik  finansial  maupun  kesiapan  pengguna  dalam  mengakses sumber  informasi  elektronik  tersebut.  Menghitung  efisiensi  berlanggan  sumber  daya elektronik  tidak  hanya  persoalan  besar  kecil  biaya  berlangganan,  akan  tetapi  perlu dipertimbangkan  aspek  penggunaan  oleh  stakeholder,  terutama  oleh  masing-masing  sivitas akademika  perguruan  tinggi.  Biaya  berlangganan  yang  mahal  sekalipun  jika  dibarengi  oleh tingkat  penggunaan  yang  tinggi,  maka  akan  menjadi  murah  karena  akan  memberikan kemanfaatan dan dampak yang luas bagi perkembangan keilmuan universitas.

## DAFTAR PUSTAKA
Albitz,  B.  (2014). Licensing  and  managing  electronic  resources .  Oxford,  UK:  Chandos Publishing.
Ansari, M. N., & Zuberi, B. A. (2010). Use of electronic resources among academics at the University of Karachi. Library philosophy and practice , 1.
Bondarouk, T. V., & Ruël, H. J. (2009). Electronic Human Resource
Management:  challenges  in  the  digital  era. The  International  Journal  of  Human Resource Management .
Brophy,  J.,  &  Bawden,  D.  (2005).  Is  Google  enough?  Comparison  of  an  internet  search engine with academic library resources. In Aslib Proceedings (Vol. 57, No. 6, pp. Egberongbe,  H.  S.  (2011).  The  use  and  impact  of  electronic  resources  at  the  University  of Lagos.
Halsema,  Liz  Van  (2014).  Google  vs.  Library  Databases:  Which  is  Better  for  Research?. Diakses dari http://www.sirsidynix.com/blog/2014/09/29/google-vs-library-databases- which-is-better-for-research
Jokowi  Ingin  Perpusnas  Jadi  Pusat  Jurnal,  Biaya  Langganannya...Dikutip  dari  Tempo.co tanggal  14  Sptember  2017  dari  https://nasional.tempo.co/read/909239/jokowi-ingin- perpusnas-jadi-pusat-jurnal-biaya-langganannya#5MQML3wJVEszLsmp.99
Koehn,  S.  L.,  &  Hawamdeh,  S.  (2010).  The  acquisition  and  management  of  electronic resources: can use justify cost?. The Library Quarterly , 80 (2). Reitz,  J.  M.  (2017). Dictionary  for  library  and  information  science .  Diakses  dari http://www.abc-clio.com/ODLIS/odlis_d.aspx tanggal 24 September 2017.
Ross, C. S., & Nilsen, K. (2000). Has the internet changed anything in reference? The library visit study, phase 2. Reference & User Services Quarterly .