ISSN 2747-1799
Tracking E-Orange Press Workflow Menggunakan Automatic Notification System
Sari Armiati 1 , Supono 2 , Ilfah Rifany 3 , Muhammad Akbar 4
1,2,3,4 Universitas Logistik dan Bisnis Internasional Jl. Sariasih No. 54 Bandung, Indonedia e-mail: 1 sari@ulbi.ac.id , 2 supono@ulbi.ac.id , 3 ilfahrifany02@gmail.com , 4 muhammad.akbar5999@gmail.com

## Abstrak
Orange  Press  adalah  media  penerbit  yang  didirikan  tahun  2022  di  Lembaga  Penelitian  dan  Pengabdian  kepada Masyarakat  (LPPM)  Politeknik  Pos  Indonesia.  Penerbit  di  lingkungan  kampus  ini  memfasilitasi  penerbitan  naskah karya ilmiah dosen baik berupa buku ajar, buku praktek, monograf maupun bunga rampai. Untuk mempermudah dalam memberikan pelayanan pada penulis dan editor maka dalam penelitian ini dibangun sebuah aplikasi berbasis web untuk manajemen  penerbitan  dilengkapi  dengan tracking  workflow penerbitan,  dengan  memberikan  fitur automatic notification system pada setiap fase workflow yang dilalui meliputi: submission draft karya ilmiah, hasil pemeriksaan editor, hasil perbaikan penulis, fase pembayaran biaya cetak, fase mendapatkan nomor ISBN, fase desain layout sampai karya  tersebut  dicetak.  Penelitian  dilakukan  melalui  beberapa  tahapan,  pertama  adalah  tahap  analisis  system  yang sedang berjalan, pada tahap ini dianalisis aktivitas yang dilakukan menggunakan diagram Porter, business user yang terlibat  dan  pemodelan  business  process  menggunakan  BPMN.    Pada  tahap  kedua  dilakukan  perancangan  system meliputi  rancangan  arsitektur  system,  rancangan  proses  menggunakan  UML,  rancangan  query  dan  rancangan antarmuka.  Pada  tahap  akhir  dilakukan  implementasi  menggunakan  bahasa  pemprograman  PhP  dan  pengujian terhadap  4  kelas  uji  meliputi  30  test  case  menggunakan  metode Equivalence  Partitions dalam  Teknik  Pengujian Blackbox.
Kata kunci : Orange press, notification , tracking workflow, BPMN, UML

## Abstact
Orange  Press  is  a  media  publisher  founded  in  2022  at  Lembaga  Penelitian  dan  Pengabdian  kepada  Masyarakat (LPPM)  Politeknik  Pos  Indonesia.  This  campus  publisher  facilitates  the  publication  of  lecturers'  scientific  work manuscripts  in  the  form  of  textbooks,  practical  books,  monographs  and  anthologies.  To  make  it  easier  to  provide services  to  writers  and  editors,  in  this  research  a  web-based  application  for  publishing  management  was  built, equipped with publishing workflow tracking, by providing an automatic notification system feature for each workflow phase that goes through, including: submission of scientific work drafts,  results of editor checks, the results of the author's improvements, the printing cost payment phase, the phase of getting the ISBN number, the layout design phase until the work is printed. The research was carried out in several stages, the first was the ongoing system analysis stage, at this stage the activities carried out using Porter diagrams, the business users involved and business process modeling using BPMN were analyzed. In the second stage, system design is carried out including system architecture design, process design using UML, query design and interface design. In the final stage, implementation was carried out using the PhP programming language and testing of 4 test classes including 30 test cases using the Equivalence Partitions method in the Blackbox Testing Technique.
Keywords: notification, orange press, tracking workflow, BPMN, UML

## 1. PENDAHULUAN
Politeknik Pos Indonesia merupakan sebuah perguruan tinggi  swasta  yang  berada  di  kota  Bandung,  Jawa Barat.  Politeknik  Pos  Indonesia  menyelenggarakan kegiatan pendidikan belajar mengajar. Selain
melakukan kegiatan belajar mengajar, Politeknik Pos Indonesia juga melakukan berbagai kegiatan administratif salah satunya adalah pelayanan penerbitan naskah ( Profil , n.d.).
Hasil  karya  ilmiah  merupakan  salah  satu  unsur penilaian dosen dalam mengajukan jabatan fungsional ( Perka LIPI No 2 Tahun 2014.Pdf , n.d.) maupun pada saat  program  studi  melakukan  proses  akreditasi. Adapun  karya  tulis  ilmiah  meliputi  buku  referensi, monograf,  buku  ajar,    modul  maupun  bunga  rampai (Riset,  2019)  yang  dapat  dikelola  oleh  penerbit. Penerbit  merupakan  Lembaga  pemerintah  atau Lembaga  swasta  yang  menyelenggarakan  kegiatan penerbitan  buku,  meliputi  seluruh  proses  kegiatan dimulai dari pengeditan, pengilustrasian dan pendesainan  buku(Kemenkumham,  2017).  Untuk memberikan  layanan  yang  baik  kepada  para  penulis maka  dalam  penelitian  ini  dibangun  sebuah  system manajemen  pengelolaan  penerbitan  yang  memiliki fitur notifikasi secara otomatis. Fungsi fitur notifikasi ini  memberikan  dampak  pada  semua  entitas  yang terlibat  dalam  manajemen  pengelolaan  penerbitan. Pertama, untuk tim penerbit dapat mengetahui bila ada naskah baru yang di unggah, kedua untuk editor dapat mengetahui penugasan review naskah maupun apabila ada  naskah  perbaikan  yang  diunggah  penulis.  Ketiga untuk  layout  editor  dapat  mengetahui  desain  layout naskah  dan  terakhir  untuk  penulis  dapat  mengetahui apakah ada perbaikan dari editor atau dapat melakukan tracking sudah sampai mana fase pengelolaan naskah tulisan karya ilmiahnya.
Penelitian terkait penerbit buku memang masih minim ditemui  apalagi  yang  dikaitkan  dengan  teknologi informasi,  adapun  penelitian  yang  telah  dilakukan adalah terkait dengan analisis pemasaran buku ilmiah menggunakan  metode  produk,  price,  promotion  dan place  (4P)(Fadzlin  et  al.,  2019),  pembuatan  dan implementasi  standard  operational  procedure  (SOP) buku ajar(Widyastuti & Sunarni, 2019), implementasi bisnis  model  pada  penerbit  dan  distributor  buku (Harfiani  &  Pasaribu,  2019),  implementasi  model manajemen  pada  penerbit-penerbit  di  lingkungan world class university di Jawa dan Bali (B. Setiawan et al.,  2019),    serta  tinjauan  secara  sosiologi  terhadap kegiatan  produksi  karya  sastra  di  penerbit  buku (Indonesia, 2021).
Adapun  penelitian  yang  terkait  system  dan  teknologi informasi pada penerbit diantaranya adalah penerbitan buku  secara  daring(Dhevi  Enlivena  Irene  Restia Mahelingga, 2020), promosi produk penerbit berbasis android(Wijayanto et al., n.d.), pemesanan buku pada percetakan  berbasis  web(Nurdiansyah  et  al.,  n.d.), serta  kolaborasi  menulis  menggunakan  aplikasi berbasis opensource (Himmelstein  et  al.,  2019)  serta perencanaan strategik system informasi pada perusahaan  penerbitan  menggunakan  metode  Ward and  Preppard  (A.  Setiawan  &  Beni,  2012),  pada penelitian  ini  dibuat  model  perencanaan  strategik system  informasi  menggunakan  perspektif  keuangan,
pelanggan,  proses  bisnis  internal,  pembelajaran  dan pertumbuhan pada penerbit rekayasa sains. Sedangkan pada  penelitian  lain  membahas  pengaruh  iPusnas terhadap  pergeseran  budaya  membaca  (Puspita  & Irwansyah, 2018). Pada beberapa penelitian ini belum dibahas  bagaimana  pembangunan  workflow  dan notifikasi pada system manajemen penerbit.
Berdasarkan  latar  belakang  di  atas,  maka  dapat  di identifikasikan beberapa masalah seperti berikut : 1)  Rekam  jejak  pengelolaan  naskah  karya  ilmiah belum  memiliki  system  pengelolaan  khusus  dan tempat penyimpanan data secara digital 2)  Belum  terdapat  kegiatan  tracking  manajemen pengelolaan  penerbitan  secara  realtime,  untuk menampilkan  indicator  capaian  kinerja  penerbit  pada periode tertentu.
3)  Belum  ada  pengelolaan  laporan  kegiatan manajemen penerbit.
Tujuan  penelitian  ini  adalah  membangun  system manajemen  penerbit  menggunakan  metode  Waterfall yang memiliki fitur pengelolaan data user, data naskah, plotting  editor  dan  tracking  workflow  penerbitan melalui  notifikasi  di  aplikasi.  Perangkat  lunak  yang dibangun dilengkapi dengan dokumen pengembangan perangkat  lunak  dan  dokumen  penggunaan  system atau  buku  petunjuk  teknis.  Adapun  manfaat  dari penelitian  ini  adalah  memberikan  kemudahan  bagi civitas  akademika  khususnya  dalam  pengelolaan penerbitan  dimulai  dari  submission  naskah,  review oleh  tim  editor,  rekam  pembayaran  dan  penerbitan naskah.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah  metode pengembangan  system  informasi  Waterfall(Dennis  et al.,  2009a)    dengan  tahapan  yang  ditempuh  adalah sebagai berikut:
Gambar 1. Tahapan penelitian (Dennis et al., 2009b)
Adapun penjelasan tahapan penelitian adalah sebagai berikut.
1. Tahap Persiapan dan Analisis Sistem
Persiapan dan Analisis Sistem Perancangan Sistem Implementasi dan Pengujian Sistem
Pada  persiapan  dilakukan  kajian  literatur  mengenai alur pengelolaan manajemen pernerbitan dimulai dari pendaftaran  penulis  sampai  naskah  karya  ilmiah  siap dicetak, identifikasi dan perumusan masalah, penetapan  ruang  lingkup  dan  penentuan  tujuan penelitian. Usulan lokasi penelitian berada di Orange Press LPPM Politeknik Pos Indonesia.
Pada  analisis  sistem  dilakukan  analisis  kebutuhan- kebutuhan yang terdiri dari: a.   Kebutuhan pengguna
Berdasarkan  hasil  penelitian  seperti  tertera  di  dalam tinjauan pustaka, penelitian ini bertujuan memudahkan  pada  user  yang  terlibat  dalam  proses bisnis manajemen penerbitan.
Adapun pengguna aplikasi dapat dibagi menjadi:
1.  Penulis,  sebagai  pengaju  naskah  karya  ilmiah yang akan diterbitkan
2.  Tim  Editor,  yang  terdiri  dari  editor  konten, layout  editor  maupun  administrasi  penerbit  yang dapat  melakukan  plotting  dan  perubahan  status- status dalam workflow penerbitan.
3.  Manajemen  dapat  melihat  dashboard  data penerbitan sebagai indicator kinerja penerbit.
b.   Kebutuhan fungsional aplikasi Untuk  pengelolaan  manejemen  penerbitan  dilakukan berbasis  web  .  Pada  fase  analisis  digambarkan menggunakan  diagram  Porter  (Porter,  Michael  E, Kramer,  2002)  dan  aktivitas  utama  dalam  diagram tersebut  dimodelkan  menggunakan  notasi  business process  management  notation  (BPMN)  (White, Stephen A and Bock, 2011).
2. Tahap Perancangan
Sesuai  analisis  kebutuhan  pengguna  dan  kebutuhan fungsional aplikasi, selanjutnya
dilakukan perancangan sistem.
Aktifitas yang dilakukan pada fase perancangan adalah sebagai berikut :
a. Merancang arsitektur sistem.
b. Merancang pemodelan dengan menggunakan UML.
c. Merancang query.
d.  Merancang  tampilan  dan  antarmuka  aplikasi  baik untuk manajemen penerbitan maupun notifikasi. Adapun  rencana  skema  notifikasi  terdapat  pada Gambar 1.

## Skema Notifikasi System
Workflow Management System Orange Press
Pelaku Tujuan Notifikasi Ph as e Penulis Tim Editor Tim Editor Reviewer Penulis Penulis Penulis Penulis Penulis Penulis Penulis Penulis Reviewer Reviewer Tim Editor Tim Editor Tim Editor Tim Editor Tim Editor Tim Editor

## Gambar 2. Skema sistem notifikasi
Pada  Gambar  2,  direncanakan  adanya  notifikasi  dari setiap aktifitas yang dilakukan oleh user atau pelaku di
ISSN 2747-1799
setiap  workflow  pada  system  manajemen  penerbit. Pelaku system terdiri dari penulis dan tim editor (staf administrasi/operator,  editor  konten/reviewer,  lay  out editor).
3. Tahap Implementasi dan Pengujian Sistem Hasil perancangan sistem diimplementasikan kedalam bentuk  aplikasi  berbasis  web  menggunakan    bahasa pemrograma    PHP    menggunakan    framework Codeigniter.
Doc Management User Management Workflow Process Notification Publish Upload Review Correction OK?
Gambar 3. Flow proses manajemen penerbitan
Pada  Gambar  3  menggambarkan  interaksi  di  dalam system berupa alur manajemen dokumen, manajemen user,  workflow  proses  untuk  naskah  karya  ilmiah sampai  siap  cetak  dan  notifikasi.  Interaksi  workflow dilakukan  berbasis  web  melalui  komputer  dengan penggunaan  basis  data  sebagai  tempat  penyimpanan data  digital.  Sedangkan  untuk  notifikasi  akan dilakukan  melalui  aplikasi  berupa  status  tiap submission.
Tahap  pengujian  system  terdiri  dari  pengujian fungsional menggunakan metode Equivalence Partitions dalam  Teknik Blackbox dan    penanganan kesalahan      sesuai  dengan  rancangan  sebelumnya. Tabel  1  adalah  ringkasan  hasil  pengujian  terhadap setiap  butir  uji  dengan  jumlah  test  case  yang ditentukan berdasarkan value valid dan invalid dalam metode Equivalence Partitions beserta hasil ujinya.

## Tabel 1. Hasil Pengujian
Kelas Uji Butir Uji Jumlah Test Case Hasil Uji Login Isi data login 3 Diterima Validasi username/password 3 Diterima Kelola Naskah Submit naskah 3 Diterima Tampill naskah 2 Diterima Validasi naskah 2 Diterima
Kelas Uji Butir Uji Jumlah Test Case Hasil Uji Kirim ke review/ploting 2 Diterima Publish naskah 2 Diterima Kelola User Tampil user 2 Diterima Tambah user 3 Diterima Ubah user 2 Diterima Hapus user 2 Diterima Pembayaran Konfirmasi pembayaran 2 Diterima Validasi pembayaran 2 Diterima

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berikut merupakan rekomendasi sistem yang dirancang dan pada Aplikasi Orange Press.
Orange Press PHP Penulis Penerbit Notifikasi Submission Notifikasi Review
Gambar 4. Rancangan Sistem yang Dibangun
Pada gambar 4 direkomendasikan sebuah sistem yang dapat menampung setiap submission dari penulis dan membantu tim penerbit untuk melakukan review setiap submission  secara  terurut.  Pada  fase  selanjutnya adalah  fase  perancangan  sistem  menggunakan pemodelan  berbasis  objek    Unified  Modelling Language (UML), Gambar 4 merupakan diagram use case pada pembangunan Orange Press.
Gambar 5. Use Case Orange Press
Pada Orange  Press terdapat  6  aktor  yang  terlibat, terdiri  dari  6  aktor  pengguna.  Adapun  proses-proses didalamnya terdiri dari proses security system (kelola user  dan  login),  proses  riwayat  status,  kelola  data master, proses reporting dan proses transaksi.
Gambar  6  sampai  dengan  gambar  8  adalah  contoh antar muka aplikasi Orange Press di fase impelementasi.
Berikut adalah contoh hasil implementasi antarmuka aplikasi.
1. Implementasi Antarmuka Dashboard

## Gambar 6. Implementasi Antarmuka Dashboard
Halaman  dashboard  disini  menampilkan  beberapa rangkuman data statistik tentang submission naskah.
2. Implementasi Antarmuka Submission Halaman submission pada  Gambar  7 merupakan halaman  yang  berisi  list  atau  daftar  submission  dari para  penulis.  Pada  halaman  ini  juga  jika user  login sebagai  penulis  maka  dihalama  ini  penulis  dapat melakukan  upload file  draft  buku yang  kemudian nantinya akan direview oleh para tim penerbit.
Gambar 7. .Implementasi Antarmuka Submission
3. Implementasi Antarmuka Riwayat Sunting
Gambar 8. Implementasi Antarmuka Riwayat Sunting
Halaman  riwayat  sunting  merupakan  halaman  yang menampilkan daftar riwayat status submission.

## 4. SIMPULAN
Dari  penelitian  ini  dapat  disimpulkan  beberapa  hal berikut:
1) Telah dibangun system manajemen penerbit untuk Orange  Press  yang  memiliki  fungsional  pengelolaan data  user,  data  naskah,  plotting  editor,  tracking workflow  penerbitan  melalui  notifikasi  di  aplikasi, penegelolaan pembayaran dan paket penerbitan. 2)  Telah  dilakukan  pengujian  sistem  dengan memberikan hasil diterima untuk semua butir uji yang mewakili. 3) Telah dihasilkan dokumen pengembangan perangkat lunak dan dokumen penggunaan system.

## DAFTAR PUSTAKA
Dennis,  A.,  Wixom,  B.  H.,  Roth,  R.,  &  Wiley,  J.
(2009a). Systems  Analysis  and  Design  Systems Analysis and Design .
Dennis,  A.,  Wixom,  B.  H.,  Roth,  R.,  &  Wiley,  J. (2009b). Systems  Analysis  and  Design  Systems Analysis and Design .
Dhevi  Enlivena  Irene  Restia  Mahelingga.  (2020).
Penerbitan  buku  ilmiah  daring  berbasis  open monograph press (OMP). Berkala Ilmu Pengetahuan  Dan  Informasi , 16 (2),  155–169. https://doi.org/10.22146/bip.v16i1.265
Fadzlin,  N.,  Asri,  M.,  Nizam,  S.,  &  Yaakob,  N.  A. (2019). Aplikasi  4P  Dalam  Pemasaran  Buku Ilmiah Bahasa Melayu Oleh Penerbit Universiti Awam  Terpilih  4P  Application  in  Marketing Malay  Language  Books  by  Selected  Public University Publisher . 6 , 226–236.
Harfiani,  R.,  &  Pasaribu,  M.  (2019).  Implementasi Business  Model  Canvas  Pada  CV.  Media (Penerbit  dan  Distributor  Buku  Pelajaran PAUD). Proseding Seminar Nasional
Kewirausahaan , 1 (1), 200–208. https://doi.org/ Himmelstein,  D.  S.,  Rubinetti,  V.,  Slochower,  D.  R., Hu, D., Malladi, V. S., Greene, C. S., & Gitter, A.  (2019).  Open  collaborative  writing  with manubot. PLoS  Computational  Biology , 15 (6). https://doi.org/10.1371/journal.pcbi.1007128 Indonesia, N. (2021). KEGIATAN PRODUKSI KARYA SASTRA  DI  PENERBIT  BUKU  MOJOK : TINJAUAN  SOSIOLOGI  SASTRA  ROBERT ESCARPIT Nur Madinatul Wahidah Universitas Sebelas  Maret  sampainya  suatu  karya  kepada pembaca . Penerbit memiliki harapan tersendiri terhadap suatu penulis dan mempro . 23 (1), 104– 116. Kemenkumham.  (2017). Undang-Undang  Republik
Indonesia  No  3  Tentang  Sistem  Perbukuan .  1– 46.
Nurdiansyah,  I.,  Barja  Sanjaya,  M.,  &  Ananda,  D.
(n.d.).  APLIKASI  PERCETAKAN  BUKU ZAHRA  BOOK  BERBASIS  WEB. IJCCS , x, No.x , 1–5. Perka LIPI No 2 Tahun 2014.pdf . (n.d.). Porter,  Michael  E,  Kramer,  M.  R.  (2002). CSR  - Porter2002- The_competitive_advantage_of_corporate_phil anthropy.pdf (pp.  57–68).  Harvard  Business Review. Profil .  (n.d.).  Retrieved  October  9,  2022,  from https://poltekpos.ac.id/id/tentang/profil Puspita, G. A., & Irwansyah. (2018). Indonesia: Studi Kasus  Pembaca  E-Book  Melalui  Aplikasi iPusnas. Jurnal  Kajian  Perpustakaan  Dan
Informasi BIBLIOTIKA : Jurnal Kajian Perpustakaan Dan Informasi , 2 (1), 13–20. Riset, K. (2019). Kriteria buku yang baik . Setiawan, A., & Beni, I. (2012). perencanaan Strategik Sistem  Informasi  pada  Perusahaan  Penerbitan
dengan  Meode  Ward  and Peppard. Manajemen Teknologi , 11 (3), 308–325. Setiawan, B., Rakhmawati, A., Hastuti, S., Saddhono, K.,  &  Devilito,  R.  (2019). Implementation  of Higher  Education  Publisher  Management Model  in  Publishing  Online-Based  Scientific Work Towards World Class University: Study at Universities  in  Java  and  Bali . January . https://doi.org/10.4108/eai.29-8-2019.2288908 White,  Stephen  A  and  Bock,  C.  (2011). BPMN  2.0 Handbook Second Edition: Methods, Concepts, Case Studies and Standards in Business Process Management Notation . Future Strategies Inc. Widyastuti,  R.,  &  Sunarni.  (2019).  Adiwidya:  jurnal pengabdian masyarakat universitas slamet riyadi ]. ADIWIDYA:  Jurnal  Pengabdian  Masyarakat Universitas Slamet Riyadi , 3 (2), 117–126. Wijayanto, H., Dwi Raharja, B., Prabowo, I. A., Sinar, S., & Surakarta, N. (n.d.). Perancangan Aplikasi Mobile  Berbasis  Android  untuk  Meningkatkan Promosi Produk pada CV Putra Nugraha. Jurnal Pengabdian  Kepada  Masyarakat , 12 (3),  473–
476. http://journal.upgris.ac.id/index.php/e- dimas