ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU PADA SMA GITA KIRTTI 3 DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Koko Van Edti 1) ,Agus Umar Hamdani 2)
1 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : kokoedti31@gmail.com 1) , agus.umarhamdani@budiluhur.ac.id 2

## Abstrak
SMA  Gita  Kirtti  3  merupakan  salah  satu  sekolah  swasta  dengan  sistem  penerimaan  peserta  didik  baru  yang belum  efektif.  Permasalahan  yang  terjadi  saat  ini  antara  lain  :  sulitnya  mendapatkan  informasi  pembayaran secara  khusus  sehingga  menyulitkan  panitia  penerimaan  peserta  didik  baru  (PPDB)  dalam  membuat  laporan pembayaran,  sulitnya  mendapatkan  informasi  mengenai  calon  peserta  didik  baru  yang  mengundurkan  diri karena  tidak  adanya  dokumen  untuk  menyimpan  data  pengunduran  diri,  sering  terjadinya  salah  hitung pembayaran karena panitia panitia penerimaan peserta didik baru kurang teliti.  Solusi untuk masalah tersebut adalah  perlu  dibuatkan  sebuah  sistem  yang  terkomputerisasi  guna  menundukung  proses  penerimaan  peserta didik  baru  di  SMA  Gita  Kirtti  3.  Metodologi  object-oriented  digunakan  untuk  menganalisis  dan  merancang sistem usulan, teknik pengumpulan data menggunakan teknik, wawancara, observasi, analisa dokumen dan studi pustaka.  Database  dibuat  menggunakan  MySQL  dan  Microsoft  Visual  Studio  2008  sebagai  bahasa pemrogramannya.    Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menghasilkan  produk  berupa  aplikasi  penerimaan  peserta didik  baru  yang  dapat  menyelesaikan  masalah  yang  ada  di  proses  bisnis  berjalan  dan  membantu  SMA  Gita Kirtti 3 agar dapat menghasilkan laporan yang akurat untuk pengambilan keputusan.
Kata kunci: Sistem Informasi, Penerimaan Peserta Didik Baru, SMA Gita Kirtti 3, Object-Oriented

## 1. PENDAHULUAN
Penggunaan  teknologi  oleh  manusia  dalam membantu  menyelsaikan  pekerjaan  adalah  hal  yang menjadi sebuah keharusan dalam kehidupan. Perkembangan  teknologi  ini  juga  harus  dapat  diikuti dengan  perkembangan  pada  Sumber  Daya  Manusia (SDM).  Manusia  sebagai  pengguna  teknologi  harus mampu untuk memanfaatkan teknologi yang ada pada saat  ini.  Maupun  perkembangan  teknologi  yang  akan datang.  Manusia  mendapatkan  pelayanan  yang  baik dengan  menggunakan  teknologi  informasi.  Informasi adalah  hal  yang  sangat  penting  dan  menjadi kebutuhan pokok bagi perkembangan suatu perusahaan  atau  instansi.  Informasi  yang  cepat,  tepat dan  akurat  tentunya  menjadikan  instansi  lebih  baik dalam  hal  pelayanan.  Perkembangan  teknologi  juga sangat  mendukung  untuk  menghasilkan  sistem  yang amsih manual dan tekomputerisasi. SMA Gita Kirtti 3 adalah  Sekolah  Menengah  Atas  (SMA)  yang melakukan  penerimaan  peserta  didik  baru  masih menggunakan  pengolahan  data  sederhana  sehingga sulit untuk mendapatkan informasi pembayaran secara khusus.  Belum  adanya  laporan  pembayaran  per gelombang  secara  khusus.  SMA  Gita  Kirtti  3  juga memiliki masalah dalam penempatan dokumen karena dokumen  diletakkan  bertumpuk  dan  penempatan  di sembarang  tempat  sehingga  Panitia  Penerimaan Peserta  Didik  Baru  kesulitan  dalam  menemukan  data yang  ingin  dicari  dan  kesulitan  dalam  membuat laporan. Panitia penerimaan peserat didik  baru sering melakukan kesalahan dalam penghitungan pembayaran  karena  kurang  teliti  sehingga  data  tidak sesuai.  Sulit  mendapatkan  informasi  mengenai  calon
peserta  didik  baru  yang  mengundurkan  diri  karena tidak  adanya  dokumen  untuk  menyimpan  informasi pengunduran diri. Berdasarkan kondisi diatas, penulis melakukan  penelitian  untuk  membantu  memberikan solusi  kepada  pihak  manajemen.    Rumusan  masalah yang  harus  dijawab  dalam  penelitian  ini  adalah bagaimana  model  sistem  informasi  penerimaan peserta  didik  baru  pada  SMA  Gita  Kirtti  3  agar layanan  penerimaan  peserta  didik  baru  menjadi  lebih baik.  Rumusan  masalah  yang  harus  dijawab  dalam penelitian  ini  adalah  “Bagaimana  model  sistem informasi  penerimaan  siswa  didik  baru  pada  SMA Gita  Kirtti  3  yang  sesuai  dengan  kebutuhan  pihak manajemen?”.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Peserta Didik
Menurut  Desmita[1],  Peserta  Didik  adalah individu yangg  sedang  berada  dalam  proses pertumbuhan  dan  perkembangan  baik  fisik  maupun psikis menurut fitrahnya masing-masing.

## 2.2. Penerimaan Peserta Didik Baru
Menurut Imron A[2], Penerimaan Peserta Didik Baru adalah proses manajemen yang bekerja dibidang penerimaan  peserta  didik  mulai  dari  pembentukan panitian, rapat penerimaan, pembuatan dan pemasangan  pengumuman,  pendaftaran,  seleksi, penentuan  peserta  didik  yang  diterima,  serta  daftar ulang.
2.3. Studi Literatur
Penelitian yang dilakukan oleh Dewi Kusumawati  dan  Yestin  Waeo[3]  membuat  sistem informasi  penerimaan  calon  peserta  didik  baru  pada SMP  Negeri  1  Atap  Lamboelala  di  Kabupaten Morowali.  Penelitian  ini  merupakan  penelitian kualitatif  dengan  pendekatan  rekayasa  perangkat lunak.  Dengan  menggunakan  bahasa  pemrograman Visual  Basic  6.0,  penelitian  ini  diharapkan  dapat memaksimalkan kinerja penerimaan calon siswa  baru pada  SMPN  1  Atap  Lamboelala.  Sistem  informasi pendaftaran  siswa  baru  pada  SMK  Diponegoro Tulakan  yang  diteliti  oleh  Santoso[4]  menggunakan Visual  Basic untuk  bahasa  pemrograman  sistem informasi  pendaftaran  siswa  baru  dan database Microsoft  Access  2007 sebagai  media  penyimpana data.  Diharapkan  dengan  adanya  penelitian  ini  dapat menyelesaikan permasalahan pada SMK Diponegorop antara lain pengelolaan pendaftaran siswa baru  masih menggunakan  metode  pencatatan  manual.  Manfaat dari  sistem  ini  antara  lain  adalah  mudah  dalam melakukan  pendataan  dan  menghasilkan  program yang valis dan akurat.

## 3. METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  dilakukan  dengan  metodologi penelitian  terapan  ( Applied  Research ),  dimana  hasil dari  penelitian  ini  dapat  diterapkan  langsung  d  SMA Gita  Kirtti 3 . Berikut  merupakan  langkah-langkah penelitian  dalam  kegiatan  analisa  dan  perancangan sistem  informasi  penerimaan  peserta  didik  baru  pada SMA Gita Kirtti 3 :
Perumusan Masalah Menentukan Tujuan Studi Pustaka Pengumpulan Data dan Informasi Analisa Sistem Berjalan Analisa Sistem Usulan Perancangan Basis Data Perancangan Interface Perancangan Program dan Mengimplementasikan
Kesimpulan dan Saran Gambar 1. Langkah-langkah Penelitian
Berikut  ini  adalah  penjelasan  dari  tahapan penelitian diatas:
1) Perumusan masalah merupakan penjabaran mengenai  identifikasi  masalah  dan  pembatasan masalah.  Perumusan  masalah  merupakan  suatu pertanyaan  yang  diacari  jawabannya  melalui pengumpulan data-data.
2) Menentukan  tujuan  merupakan  pembentukan tujuan  yang  ingin  dicapai  dari  masalah  yang  ada dengan  membuat  sistem  terkomputerisasiStudi
Pustaka  yaitu  melakukan  pencarian  penjabaran mengenai  topik  yang  dibahas  dengan  mencari  di beberapa  buku,  internet,  atau  studi  literatur  dari jurnal atau prosiding yang dipublikasikan.
3) Pengumpulan Data dan Informasi yaitu observasi dengan melakukan pengamatan langsung terhadap  proses  bisnis  yang  berjalan  pada  SMA Gita  Kirtti  3,  lalu  dengan  wawancara  yaitu bertatapan langsung dengan mengajukan beberapa  pertanyaan  kepada  Kepala  Sekolah SMA Gita Kirtti 3, selanjutnya dengan menganalisa  dokumen  berjalan  dan  disesuaikan dengan sistem yang akan dibuat.
4) Analisa sistem
a. Analisa sistem berjalan Memahami alur proses bisnis  yang berjalan pada  SMA  Gita  Kirtti  3  dan  digambarkan alurnya dalam bentuk Activity Diagram.
b. Analisa Sistem Usulan
Dengan  sudah  memahami  alur  sistem berjalan maka sistem usulan dapat dimodelkan dengan Use Case Diagram dan Deskripsi Use Case.
5) Desain Sistem a. Perancangan Basis Data Merancang basis data yang diimplementasikan oleh sistem. Perancangan basis data dapat dilakukan dengan menggunakan Entity  Relationship  Diagram (ERD), Logical  Record  Structure (LRS), Sequence Diagram, Class Diagram.
b. Perancangan Interface
Perancangan
Interface ini  dibuat  untuk memperlihatkan  rancangan  yang  dibuat dalam program.
6) Perancangan Program dan Implementasi Pembuatan  sistem  penerimaan  peserta  didik  baru ini  diimplementasikan  menggunakan  bahasa pemograman Microsoft  Visual  Basic.Net  2008 dan Database MySQL.
7) Kesimpulan dan Saran Menyimpulkan  hasil  analisa  sistem  dan  desain sistem serta memberikan saran untuk instansi
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Ulasan Singkat Organisasi
SMA  Gita  Kirtti  3  didirikan  pada  tahun  1989 yang  beralamat  di  jalan  Jl.  BRI  Radio  Dalam, Gandarian  Utara,  Kebayoran  Baru,  Jakarta  Selatan, yang  dikelola  oleh  Yayasan  Gita  Kirtti.  Tujuan Didirikannya  SMA  Gita  Kirtti  3  adalah  untuk memberi  akses  dan  sarana  pendidikan  berkualitas yang  dapat  dijangkau  semua  golongan,  dan  untuk membantu  mengurangi  angka  putus  sekolah  dari tingkat  SLTP  ke  SLTA,  mencetak  generasi  yang cerdasm jujur, terampil dan mandiri.

## 4.2. Analisis Proses Bisnis Sistem Berjalan
Berikut  ini  penjelasan  mengenai  proses  bisnis berjalan  yang  digambarkan menggunakan  activity diagram:
Gambar 2. Activity Diagram Proses Pendaftaran Peserta Didik Baru
Gambar 3. Activity Diagram Proses Pembayaran
Gambar 4. Activity Diagram Proses Pembagian Kelas
Gambar 5. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan Formulir
Pendaftaran
Gambar 6. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan Formulir Pendaftaran

## 4.3. Analisis Masalah
Berikut ini adalah penjelasan mengenai permasalahan  yang  terjadi  saat  ini  yang  digambarkan menggunakan Fishbone Diagram :

## 4.4. Pemodelan Sistem Usulan
Pada  tahap  analisis  sistem  usulan  dalam pengembangan  aplikasi  ini  akan  diawali  dengan penjelasan  mengenai  kebutuhan  berdasarkan  tiap aktor  yang  terlibat.  Terdapat  satu  aktor  yang  terlibat di  dalam  sistem  ini  yaitu  Panitia  Penerimaan  Peserta Didik  Baru  (PPDB).  Gambar  2  hingga  4  merupakan analisis kebutuhan yang diperlukan yang dibuat dalam bentuk diagram use case.
Gambar 8. Diagram Use Case Diagram Master
Gambar 9. Diagram Use Case Transaksi
Gambar 10. Use Case Diagram Laporan

## 4.5. Perancangan Model Data
Untuk  melakukan  pemodelan  data,  penulis membuat Entity Relationship Diagram (ERD) sebagai berikut :

## 4.6. Struktur Tampilan Menu
Berikut  ini  adalah  struktur  tampilan  menu  utama dari aplikasi sistem usulan :
Gambar 12. Struktur Tampilan Menu

## 4.7. Rancangan Layar
Setelah struktur menu selesai dibuat, selanjutnya penulis membuat rancangan layar menu utama :

## Gambar 14. Rancangan Menu Utama
Gambar  14  merupakan  halaman form  entry gelombang yang  didalamnya  dapat  menyimpan, mengubah, menghapus dan mencari data gelombang.
Gambar 15. Form Entry Data Gelombang
Gambar 16. Form Entry Data Biaya
Gambar  16  merupakan  rancangan  layar entry biaya.  Disini  panitia  penerimaan  peserta  didik  baru dapat  menyimpan,  mengubah,  menghapus  dan mencari data biaya.
Gambar 17. Form Entry Formulir Pendaftaran
Gambar  17  merupakan Form untuk  meng -input formulir  pendaftaran,  biaya,  prestasi  dan  beasiswa. Untuk  data  prestasi  dan  beasiswa  calon  peserta  didik baru memiliki button simpan yang terpisah agar dapat menyimpan data beasiswa dan prestasi lebih banyak.
Gambar 18. Form Entry Formulir Pendaftaran (Tab Biaya)
Gambar 19 merupakan rancangan layar untuk mencetak kwitansi .
Disini  panitia  penerimaan  peserta  didik  baru  dapat mencetak kwitansi untuk pembayaran biaya pendaftaran  calon  peserta  didik  baru,  pada form ini semua penghitungan dihitung secara otomatis.
Gambar 20 merupakan rancangan layar untuk entry pengunduran diri
Gambar  20  merupakan form untuk  mengentry pengunduran diri calon peserta didik baru.
Gambar 21. Form Cetak Laporan Daftar Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB)

## 4.8. Rancangan Keluaran
Berikut  ini  adalah  rancangan  keluaran  dari sistem usulan :
Gambar 22. Rancangan Keluaran Kwitansi
Gambar 23. Rancangan Keluaran Buktu Pengembalian Uang
Gambar 25. Rancangan Keluaran Laporan Daftar Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB)
Gambar 26. Rancangan Keluaran Laporan Rekap Pembayaran
Gambar 27. Laporan Rekap Jumlah Peserta Didik Baru
Gambar 28. Rancangan Keluaran Laporan Rekap Peserta Didik Baru Yang Mendaftar Dan Mengundurkan Diri

## 5. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisa  dan  perancangan sistem  yang  telah  dilakukan,  maka  dapat  ditarik kesimpulan sebagai berikut :
a. Dengan  adanya  fitur  pengentrian  data  peserta didik baru, fitur penginputan pembayaran, laporan pembayaran  lunas,  laporan  pembayaran down payment (dp),  maka  panitia  penerimaan  peserta didik  baru  dapat  mencetak  laporan  pembayaran khusus lebih cepat dan detail.
b. Dengan  adanya  fitur  entry  pengunduran  diri  dan laporan rekapitulasi peserta didik yang mengundurkan  diri,  maka  dapat  diketahui  jumlah peserta didik  yang  mengundurkan diri dan  jumlah uang yang harus dikembalikan kepada mereka.
c. Dengan adanya laporan pembayaran yang terkompurisasi,  maka  panitia  penerimaan  peserta didik baru dapat mengetahui informasi pembayaran  secara  detail  yang  dilakukan  oleh calon peserta didik baru.
d. Dengan adanya  ftur penghitungan otomatis di tiap transaksi  pembayaran,maka dapat  mengurangi kesalahan  penghitungan  yang  dilakukan  panitia penerimaan peserta didik baru. e. Penyimpanan diharapkan dapat lebih aman dengan menggunakan hardisk sebagai media penyimpanan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Desmita  2012, Psikologi  Perkembangan  Peserta
Didik Baru, Bandung, PT. Remaja Rosdakarya
[2] Imron,  A.  2012,  Manajemen  Peserta  Didik  Berbasis Sekolah, Jakarta, PT. Bumi Aksara.
[3] Kusuma,  Dewi  dan  Waeo,  Yestin  2016, Sistem
Informasi  Penerimaan  Calon  Siswa  Baru  pada  SMP Negeri  1  Atap  Lamboelala  di  Kabupaten  Morowali, Jurnal  Elektronik  Sistem  Informasi  Dan  Komputer Vol 2 No.1, ISSN 2502-2148.
[4] Santoso  2015, Sistem  Informasi  Pendaftaran  Siswa Baru  Pada  SMK  Diponegoro  Tulakan, Sentra
Penelitian Engineering dan  Edukasi  Volume  7  No.1, ISSN 2088-0154.