## RECORD AND LIBRARY JOURNAL

## Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Koordinasi antara Perpustakaan Nasional dengan Perpustakaan Provinsi
Utilization of Information and Communication Technology in Coordination

## Between the National Library with the Provincial Library
Dimas A. Gammayani 1 , Irham Hanif Nabawi, Muhammad Irsyad Alfatih Mahasiswa Program Magister Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia

## Abstrak
Perubahan  yang  terjadi  di  dunia  ini  sedemikian  pesat  terutama  perkembangan  di bidang  Teknologi  informasi  dan  komunikasi  Manusia  harus  dapat  menyesuaikan  diri dengan  cepat  agar  tidak  tertinggal.Perkembangan  pada  teknologi  informasi  dan komunikasi  telah  memberikan  kemudahan  kepada  manusia  dalam  bekerja.Dengan pemanfaatan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  diharapkan  pekerjaan  yang dilakukan  oleh  manusia  dapat  efektif  dan  efisien.  Perpustakaan  Nasional  RI diamanatkan  oleh  Undang-undang  Nomor  43  tahun  2007  sebagai  pembina  terhadap segala  jenis  perpustakaan di  seluruh Indonesia.Dalam melaksanakan tugas  pembinaan Perpustakaan  Nasional  harus  berkoordinasi  dengan  pemerintah  daerah  diantaranya pemerintah  provinsi  yang  diwakili  oleh  perpustakaan  provinsi  yang  dapat  dikatakan mewakili  pemerintah  provinsi  dalam  urusan  perpustakaan.Perpustakaan  Nasional  RI dalam  berkoordinasi  dengan  perpustakaan  provinsi  telah    difasilitasi    dengan teknologi  informasi  dan  komunikasi berupa  telepon,  faksimili  dan  internet.  Selain itu    koordinasi    juga    dapat    dilakukan  dengan  surat  menyurat  konvensional maupun tatap  muka  secara  langsung.  Penelitian  ini  ditujukan  cara  apa  yang  lebih  umum digunakan  oleh  perpustakaan  nasional  RI  dalam  melakukan  koordinasi  dengan perpustakaan provinsi dan hal-hal  yang melatarbelakanginya. Metode yang  digunakan adalah  deskriptif  dengan  pendekatan  partisipatif,  yakni  peneliti  dengan  yang  diteliti memiliki  kesetaraan  dan  saling  bekerjasama.Dari  penelitian  ini  dapat  diketahui koordinasi  secara  tatap  muka  langsung  lebih  disukai  karena  terhadap  manfaat  secara ekonomi  maupun  social  yang  dirasakan  langsung  oleh  pelaku  koordinasi.  Pada penelitian  ini  dapat  ditemukan  bahwa  koordinasi  secara  tatap  muka  langsung  lebih banyak  dilakukan  dibandingkan  dengan  memaksimalkan  pemanfaatan  teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  telah  dimiliki.  Melalui  tatap  muka  langsung  pelaku koordinasi  merasakan  manfaat  secara  langsung  baik  secara  sosial  maupun  ekonomi yang  hal  tersebut  tidak  ditemukan  jika  koordinasi  dilakukan dengan  memaksimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.
Kata kunci : perpustakaan, perpustakaan nasional, perpustakaan provinsi, pemanfaatan teknologi.
1 Korespondensi:  Dimas  A.  Gammayani.  Universitas  Indonesia.  Jalan  Salemba  Raya nomor 4, Jakarta. Telepon: (021) 7867222. Email: mymargaret51@yahoo.com

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL

## Abstract
Changes  are  rapidly  occur  in  this  world,  especially  developments  in  the  field  of information  and  communication  technology.  Man  must  be  able  to  adjust  quickly  to keep  up.  Developments  in  information  and  communication  technology  has  made  it easier  for  people  in  work.  Utilization  of  information  and  communication  technology are  expected  to  make  work  performed  by  humans  is  more  effective  and  efficient. National  Library  of  Indonesia  mandated  by  Law  No.  43  of  2007  as  an  adviser  to  all types of libraries throughout  Indonesia. In  carrying  out  the  task,  the  National  Library should  coordinate  with  local  government  including  the  provincial  government, represented  by  the  provincial  library  which  can  be  said  to  represent  the  provincial government in the affairs of the  library. National  Library of  Indonesia in  coordination with  the  provincial  library  has  been  facilitated  by  information  and  communication technology  such  as  telephone, fax  and  internet. In  addition,  coordination  can  also be    done    through    conventional  correspondency  or  direct  face  to  face.  This  study tried  to  define  which  communication system  that  is  commonly used  by  the  National Library of Indonesia when coordinating with the provincial library and the reasons that lie behind them. The method used in this research  is  descriptive  with  a  participatory approach,  the  researchers  and  respondents  are  equal  and  shared  a  mutual cooperation. This  research  indicates  that  face-to-face coordination is more preferred, because face-to-face coordination offers a social and economical benefit.
Keywords: library , national library, provincial library, utilization technology
Dunia  pada  masa  ini  telah  berkembang  pesat.  Jika  pada  masa  lalu  masyarakat bergantung  pada  industri  namun  sekarang  masyarakat  juga  dipengaruhi  oleh informasi.  Pengaruh  informasi  dalam  masyarakat  ini  memunculkan  masyarakat  baru yang  disebut  masyarakat    informasi.  Saat    ini    ada    bermacam-macamkonsep    yang dapat  digunakan untuk  masyarakat  informasi.  Konsep  ini telah  digunakan sebagai sebuah  konsep  sosial,  budaya,  ekonomidan  teknis.  Masyarakat  informasi  adalah sebuah  masyarakat  yang  terbentuk  pasca  revolusi  industry.  Masyarakat  informasi sendiri  dapat  dikatakan  sebuah  masyarakat  yang  melambangkan  perubahan  yang dibawa olehkemajuan teknologi dan globalisasi menjelang akhir abad ke-20 zaman ini ditandai  dengan  kecepatan  dan  ketepatan  dalam  produksi,  transfer,  akses,  dan penggunaan pengetahuan. Istilah masyarakat informasi sudah semakin familiar saat ini, bukan  istilah  produksi  atau  masyarakat  konsumsi  tidak  lain  karena  masyarakat  mulai merasakan  pentingnya  dan  perlunya  informasi  dalam  lingkunganyang  dinamis saat ini.
Teknologi  Informasi  telah  menyebar  dengan  cepat  dinegara-negara  maju  tetapi umumnya  lambat  di  Negara  berkembang.  Pengembangan  teknologi  informasi membutuhkan  persiapan,  terutama  dalam  bentuk  investasi  di  bidang  infrastruktur jaringan, keterampilan dan kerangka regulasi. Jadi infrastruktur fisik sistem informasi merupakan  salah  satu  komponen  penting  dari  masyarakat  informasi.  Teknologi pertama  yang  berperan  dalam  membentuk  masyarakat  informasi  adalah  penemuan mesin  cetak  oleh  Gutenberg.  Penemuan    mesin  cetak  ini  memungkinkan    terjadinya pendokumentasian  berbagai  informasi  yang  beredar  di  masyarakat  pada  saat  itu.

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
Penemuan mesin cetak ini juga memungkinkan informasi yang telah didokumentasikan tersebut  untuk  diduplikasikan  sehingga  dapat  diketahui  banyak orang    sehingga  informasi  tidak  lagi  hanya  diketahui  orang-orang  tertentu  yang memiliki  akses  kepada  sumber  primer  informasi.  Penemuan  mesin  cetak  ini  sukses merevolusi  cara  penyebaran  informasi  yang  pada  masa  awal  dalam  bentuk  lisan menjadi bentuk tercetak.(Yeoman, 2006).
Revolusi  industry juga  turut  berperan  dalam  membentuk  masyarakat  informasi. Revolusi  industry  merupakan  sebuah  lompatan  besar  bagi  perkembangan  teknologi. Revolusi industry sukses mengakselerasi proses kerja sehingga dapat menghasilkan  produk  dalam    jumlah  besar.  Pada  masa    ini    mulai    dikenal  alat transportasi  modern  dimana  manusia  dapat  berpindah  lokasi  dengan  lebih  cepat dan  jauh  dengan  jumlah lebih banyak dari sebelumnya sehingga membuat penyebaran informasi  menjadi  lebih  luas  lagi  dengan  membawa    volume  informasi  yang  lebih banyak.  Akselerasi  peyebaran  informasi  pada  masa  itu  turut  berpengaruh  pada perkembangan pola pikir  masyarakat pada masa itu. Sehingga pasca revolusi industry adalah  sebuah  keadaan  lahirnya  tatanan  masyarakat  baru  dimana  pekerja    ahli tumbuh  pesat    melampaui    jumlah  para  buruh.  Pertumbuhan  para  pekerja  ahli  ini melahirkan kesadaran baru bahwa informasi juga dibutuhkan untuk bekerja.
Teknologi  komunikasi  menjadi  teknologi  yang  paling  cepat  berkembang  dan memiliki    peran   yang    paling   vital   terhadap   masyarakat   informasi.   Diawali    dari penemuan  telegraf  dimana  informasi  dapat  disebarluaskan  dengan  cepat  namun dengan jarak dan volume yang terbatas. Kemudian dilanjutkan dengan penemuan radio dimana informasi untuk pertama kalinya dapat disebarluaskan secara real time namun masih  terbatas  jarak  hingga  penemuan  telepon  dimana  paradigma  komunikasi  jarak jauh  yang pada  masa  awal  perkembangan teknologi komunikasi masih  hanya  bersifat satu  arah  berubah  drastis  menjadi  komunikasi  dua  arah  sehingga  memungkinkan  dua orang  dapat  bertukar  informasi  di  saat  yang  sama.Teknologi  internet  adalah  tingkat lebih  lanjut  dari  teknologi  komunikasi.  Internet  muncul  disaat  mulai  mapannya perkembangan  teknologi  informasi.    Awalnya    teknologi    internet    ini    dipersiapkan untuk    menghadapai    perang  dunia  ketiga.  Teknologi  internet  dikembangkan  oleh departemen  pertahanan  amerika  serikat  sebagai  bentuk  lanjut  alat  komunikasi  di medan  perang.  Pada  masa  awal  perkembangan  internet  hanya  baru  bisa menghubungkan  puluhan  komputer  dan  hanya  terbatas  di  lingkungan  departemen pertahan  Amerika  Serikat.  Memasuki  awal  tahun  1990-an  merupakan  masa bersejarah  internet  dunia.  Pada  masa  itu  mulai  dirintis  internet  untuk  digunakan  oleh masyarakat  sipil.  Hingga  pada  tahun  1992  sudah  ada  sekitar  satu  juta  unit  komputer yang terhubung di seluruh dunia dengan lebih dari tiga ribu situs internet.
Informasi  telah  menjadi elemen  penting  yang tanpanya masyarakat tidak dapat mencapai  tujuannya.Munculnya  teknologi  informasi  telah membawa  perubahan  yang sangat  besarpada  perkembangan  masyarakat,  khususnya  dalam  bidang  pendidikan, pembelajaran  dan  penelitian.  Teknologi  informasi  juga  turutmembentuk  masa  depan kita dan  membuat  kita  beradaptasi dengan perubahan secara progresif. Perkembangan teknologi informasi telah membawa dampak dalam kehidupan masyarakat. Era literasi Digital meliputi sejumlah bidang: literasi dasar (bahasa), literasi sains (konsep-konsep ilmiah  dan  proses  pengambilan  keputusan),  literasi  ekonomi  (mengidentifikasi masalah  ekonomi,  melakukan  cost-benefit-analisis),  literasi  teknologi  (apa  dan

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
bagaimana  karya  teknologi  dan  untuk  menggunakannya secara  efektif),  literasi  visual (kemampuan  untuk  menafsirkan,  menggunakan  dan  menghargai  visual),  literasi informasi  (mendefinisikan,  mencari,  mengevaluasi,  dan  menggunakan  informasi), literasi  multikultural  (memahami  dan  menghargai  persamaan  dan  perbedaan  antara budaya,  nilai-nilai,  keyakinan),  dan  literasi  global  (hubungan  timbal  balik  antara organisasi  internasional,  publik  dan  entitas  ekonomi  swasta,  dan  individu  di  seluruh dunia) (Duff, 2002).
Munculnya  teknologi  informasi  dan  komunikasi  telah  secara  dramatis mengubah  cara  dalam  melakukan  pekerjaan.  Perkembangan  teknologi  informasi  dan kemajuan  dalam  telekomunikasi  telah  merevolusi  masyarakat  informasi  di  seluruh dunia.  Akses terhadap    informasi,   melalui    internet,    sekarangada   dimana-mana. Teknik-teknik barutelah  memfasilitasi transformasi data,  informasi  dan  pengetahuan dengan  cepat    ke  dalam  bentuk  digital,  sementara  lompatandalam  pengembangan perangkat  lunak  telah  membantu  penyediaan  metode  baru  yang  kuat  dari  manajemen pengetahuan.  Akibatnya,  telah  terjadi  perubahan  signifikan  dalam  cara  di manadokumen  dan  informasi  adalah  input,  disimpan,  terorganisir,  diakses  dan diambil.    Pertumbuhan  informasi    digital    didorong  oleh  kemudahan  penerbitan, ditambah  dengan  harapan  pengguna  yang  sangat  tinggi  menimbulkan tantangan  yang signifikan untuk para pekerja pada masa ini.
Perpustakaan  Nasional  Republik Indonesia  (selanjutnya  disingkat  Perpusnas) sebagai  sebuah  institusi  yang  beraktivitas  di  masa  ini  tentu  dipengaruhi  terhadap perubahan-perubahan  yang  terjadi  di  atas.  Perpusnas  mempunyai  tugas  untuk membina,  mengembangkan  dan  mendayagunakan  semua  jenis  perpustakaan  di Indonesia  dan  juga  melestarikan  bahan  perpustakaaan    sebagai  hasil  budaya  bangsa. Disamping  itu  tugas  Perpusnas  adalah  melaksanakan  tugas  pemerintahan  di  bidang perpustakaan  sesuai  dengan  ketentuan  peraturan  perundang-undangan  yang  berlaku. Dalam  melaksanakan  tugas,  Perpusnas  mempunyai  fungsi  antara  lain:  Mengkaji  dan menyusun  kebijakan  nasional  di  bidang  perpustakaan;  Melancarkan  dan  membina terhadap  kegiatan  instansi  Pemerintah  di  bidang  perpustakaan.  Dari  tugas  dan  fungsi ini sudah jelas bahwa Perpusnas mengemban tugas yang sangat strategis dalam bidang perpustakaan  di  Indonesia.  Perpusnas  menjadi  instansi  kunci  bagi  maju  mundurnya perpustakaan  di  Indonesia.  Untuk  pembinaan  perpustakaan  umum  menjadi  tugas pokok  dan  fungsi  dari  bidang  Pengembangan  Perpustakaan  Umum  dan  Perpustakaan Khusus.  Dalam  menjalankan  tugas  dan  fungsi  seperti  tersebut  di  atas  Perpusnas melalui  Bidang  Pengembangan  Perpustakaan  Umum  dan  Perpustakaan  Khusus menghadapi tantangan yang berat. Tantangan itu antara lain luasnya Negara Indonesia dengan  bermacam  suku  bangsa  dengan  karakter  bervariasi  serta  infrastruktur  yang tidak merata.
Dalam tulisan ini penulis ingin mengungkap bagaimana salah satu unit kerja di perpusnas  yang  memiliki    tugas  membina    seluruh  perpustakaan  umum    di Indonesia dalam  memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam melakukan koordinasi terkait  dengan tugasnya dalam  membina  perpustakaan umum  di  Indonesia yang melibatkan Perpustakaan Provinsi di seluruh Indonesia.

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL

## Metode Penelitian
Metode  yang digunakan  adalah  deskriptif dengan  pendekatan  partisipatif,  yakni peneliti  dengan  yang  diteliti  memiliki  kesetaraan  dan  saling  bekerjasama.Disain penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif  yaitu  suatu  proses  yang  naturalistik karena  penelitiannya  dilakukan  pada  kondisi  yang  alamiah  untuk  mendapatkan pemahaman  yang    lebih    baik    mengenai    orang    atau    obyek    yang    diteliti.  Secara harfiah ,  partisipasi  berarti  "turut  berperan  serta  dalam  suatu  kegiatan”, “keikutsertaan  atau  peran  serta  dalam  suatu  kegiatan”,  “peran  serta  aktif  atau proaktif  dalam  suatu  kegiatan”.  Partisipasi  dapat  didefinisikan  secara  luas  sebagai "bentuk  keterlibatan  dan keikutsertaan  secara  aktif  dan  sukarela,  baik  karena  alasan- alasan  dari  dalam  dirinya  ( intrinsik )  maupun  dari  luar  dirinya  ( ekstrinsik )  dalam keseluruhan  proses  kegiatan  yang  bersangkutan".  Metode  partisipatif  adalah  metode pengumpulan  data  yang      digunakan      untuk      menghimpun      data      penelitian melalui      pengamatan      dan  pengindraan    dimana    observer    atau    peneliti    benar- benar   terlibat   dalam   keseharian responden Responden di sini adalah seluruh staf dan pimpinan  yang  berada  di  unit  kerja  tersebut  yang  mana      terdapat  tujuh  belas  orang staf  dan  satu  pimpinan  unit  kerja.  Pengumpulan  data  dilakukan  dengan  cara  peneliti menjadi bagian dari unit kerja tersebut dan turut serta dalam aktivitas  yang dilakukan oleh unit kerja tersebut.

## Hasil
Perpusnas  adalah  Lembaga  Pemerintah  Non  Deoartemen.  Perpusnas  berada  di bawah  dan  betanggungjawab  kepada  presiden.  Perpusnas  mempunyai  tugas melaksanakan  tugas  pemerintahan  dibidang  perpustakaan  sesuai  dengan  ketentuan peraturan    perundang-undangan    yang    berlaku.    Perpusnas    mempunyai    tugas melaksanakan  tugas  pemerintahan  dibidang  perpustakaan  sesuai  dengan  ketentuan peraturan  perundang-undangan  yang  berlaku.  Dalam  melaksanakan  tugas,  Perpusnas menyelenggarakan  fungsi:  (1)  Mengkaji  dan  menyusun  kebijakan  nasional  dibidang perpustakaan;    (2)    mengkoordinasikan  kegiatan    fungsional    dalam    pelaksanaan tugas Perpusnas; (3) Melancarkan dan membina terhadap kegiatan instansi Pemerintah dibidang perpustakaan;  (4)  Menyelenggarakan pembinaan  dan  pelayanan  administrasi umum  dibidang  perencanaan  umum,  ketatausahaan,  organisasi  dan  tata  laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, persandian, perlengkapan dan rumah tangga.
Wewenang:  Dalam  menyelenggarakan  fungsinya  Perpusnas  mempunyai kewenangan: (1) menyusun rencana nasional secara makro, dibidang perpustakaan; (2) Merumuskan kebijakan dibidang perpustakaan untuk mendukung pembangunan secara makro; (3) Menetapkan sistem informasi dibidang perpustakaan; (4) Kewenangan lain yang    melekat    dan    telah    dilaksanakan  sesuai    dengan    peraturan  perundang- undangan  yang  berlaku  yaitu:  (a)  Merumuskan  dan  pelaksanaan  kebijakan  tertentu dibidang  perpustakaan;  (b)  Merumuskan  dan  pelaksanaan  kebijakan  pelestarian pustaka  budaya  bangsa  dalam  mewujudkan  koleksi  deposit  nasional  dan pemanfaatannya.
Perpusnas   oleh   undang-undang  nomor   43   tahun   2007   diberi   tugas   untuk membina  semua  jenis  perpustakaan  di  Indonesia.  Perpustakaan  umum  sebagai  salah satu  jenis  perpustakaan  yang  diselenggarakan  oleh  Pemerintah,  pemerintah  provinsi, pemerintah  kabupaten/kota,  kecamatan,  dan  desa,  serta  dapat  diselenggarakan  oleh

## RECORD AND LIBRARY
JOURNAL
masyarakat.  Dimana  dalam  penyelenggaraan  perpustakaan  umum  oleh  konstitusi diamanahkan  untuk  memaanfaatkan  dan  mengembangkan  teknologi  teknologi komunikasi  dan  informasi.  Penyelenggaraan  perpustakaan  umum  di  daerah diperkuat lagi oleh  PP  No. 38 th. 2007 tentang pembagian urusan pemerintahan  yang menyatakan  perpustakaan  merupakan  salah  satu  urusan  wajib  yang  harus diselenggrakan  oleh  pemerintah  daerah.  Oleh  karena  itu  berkoordinasi  adalah  hal yang  harus  dilakukan  antara      Perpusnas      sebagai      instansi      Pembina      dan pemerintah   daerah   sebagai penyelenggara perpustakaan umum di daerah. Koordnasi ini  dibutuhkan  untuk  menyinergikan  arah  pengembangan  perpustakaan  umum  di Indonesia.  Indonesia  saat  ini  memiliki  34  Provinsi  dengan  33  Provinsi  diantara  telah memiliki  Perpustakaan  Provinsi.  Satu  Provinsi  yang  belum  memiliki  perpustakaan adalah  Provinsi  Kalimantan  Utara  yang  baru  saja  berdiri.  Perpustakaan  Provinsi tersebut berkedudukan di Ibukota masing- masing provinsi.
Untuk  penerapan  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi  di  perpusnas  telah tersedia  fasilitas  telepon,  fax  dan  internet.  Untuk  telepon  dan  fax  telah  tersedia direct  line ke  masing-masing  eselon  III.  Untuk  akses  internet  telah  tersedia  di  setiap workstation masing-masing  staf.  Namun  tidak  semua  staff  memiliki  fasilitas  kerja berupa komputer. Menurut data  dari  Biro  bertangungjawab terhadap  inventaris kantor Perpusnas  sebenarnya  memiliki  surplus  jumlah  komputer  yang  berarti  jumlah komputer  lebih  banyak  dari  pada  jumlah  staf  yang  ada  tapi  pada  kenyataannya  di Bidang  yang menangani  pengmbangan  perpustakaan  umum  terdapat  empat  orang yang    tidak  memiliki  fasilitas  komputer  dalam  bekerja.  Bidang  ini  juga  tidak memiliki  web  dan  email  resmi  dalam  menjalankan  tugasnya.  Aktivitas  email  untuk kepentingan masih dilakukan melalui  email  pribadi masing-masing staf  dan  pimpinan walau  sebenarnya  perpusnas    telah    menyediakan    domain    @pnri.go.id    bagi    siapa saja    yang  membutuhkannya  untuk  keperluan  dinas.  Ketiadaan  email  resmi  ini disebabkan  keengganan  dari  pimpinan  untuk  mengajukan  permohonan  resmi  kepada bidang lain sebagai  pengelola  domain  @pnri.go.id  dan  juga  ada  angapan  bahwa  fitur terbatas  pada  @pnri.go.id  tidak  seperti  penyedia  jasa  email  arus  utama  yang  sudah umum  digunakan.  Untuk  Perpustakaan  provinsi  seluruhnya  telah  memiliki  fasilitas telepon dan faksimili yang dapat dihubungi.
Seluruh perpustakaan provinsi telah  memiliki  fasilitas  internet  dengan kapasitas bandwith    yang  beragam.    Untuk  email    resmi    hanya    23    Perpustakaan  provinsi yang memiliki  email  resmi  dengan  dua  perpustakaan  provinsi  memiliki  dua  email resmi  (http://pemetaan.pnri.go.id/direktori/umum).  Dari  23  email  tersebut  setelah dilakukan tes  kontak terdapat  empat  alamat  email  yang gagal terkirim dan  hanya tiga alamat  email  yang  membalas  email  tes  kontak  tersebut.  Untuk  berkoordinasi  dengan perpustakaan  provinsi  selama  ini  memanfaatkan  fasilitas  telepon  dan  faksimili. Koordinasi  yang  dilakukan  melalui  telepon  dan  faksimili  hanya  berupa  koordinasi awalan berupa pemberitahuan atau undangan. Untuk penggunaan email  biasanya baru dapat  dilakukan  setelah  berkoordinasi  terlebih  dahulu  melalui  telepon  bahwa  akan menggunakan  email.  Dari  hal  tersebut  dapat  dipahami  mengapa  hanya  dua  alamat email  yang  menanggapi  tes  kontak  yang  telah  dilakukan  sebelumnya.  Jika  ingin menyampaikan  informasi  melalui  email  maka  ada  beberapa  hal  yang  harus diperhatikan  seperti  ukuran  lampiran  yang  tidak  terlalu  besar  dan  menggunakan

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
format  yang umum digunakan hal  ini  dikarenakan keterbatasan bandwidth pada akses internet dan fitur pada komputer di beberapa perpustakaan provinsi.
Walau  sudah  menggunakan  peralatan  komunikasi  seperti  telepon,  faksimili  dan Internet  namun  seringkali  untuk  undangan  atau  pemberitahuan  ke  provinsi  perpusnas harus tetap mengirim surat resmi tercetak melalui pos. Hal ini terjadi karena masih ada provinsi yang baru akan menindaklanjuti undangan dan pemberitahuan tersebut setalah menerima  surat  yang  terdapat  stempel  basah  dari  instansi  pengirim.  Untuk koordinasi awalan  tidak jarang juga  dilakukan melalui SMS atau telepon seluler antar pihak  yang  berkaitan  untuk  memangkas  birokrasi.  Untuk  koordinasi  lanjutan  lebih dipilih  komunikasi  dengan  tatap  muka  langsung.  Tatap  muka  langsung  berupa kunjungan  baik  dari  perpusnas  ke  perpustakaan  provinsi  atau  dari  perpustakaan provinsi  ke  perpusnas.  Koordinasi  lanjutan  ini  meliputi  perumusan  kebijakan, monitoring dan evaluasi kegiatan, pemutakhiran data, survey lapangan dan sebagainya.
Koordinasi secara tatap muka langsung lebih disukai untuk meminimalisir sekat- sekat  birokrasi  antara  perpustakaan  nasional  dan  perpustakaan  provinsi  yang  sudah tidak memiliki  hubungan hierarki  lagi.  Dengan  tatap  muka  langsung diharapkan  juga tidak  terjadi  kesalahpahaman  dan  kesimpangsiuran  dalam  berbagi  informasi  dalam koordinasi.  Diharapkan  juga  dengan  saling  mengunjungi  dapat  meningkatkan kerjasama  dan  sinergisitas  antara  perpustakan  nasional  dan  perpustakaan  provinsi. Komunkasi  dengan  tatap  muka  langsung  sangat  potensial  untuk  mempengaruhi atau  membujuk  orang  lain,  karena  dapat  menggunakan  kelima  alat    indra  untuk mempertinggi  daya bujuk   pesan   yang  dikomunikasikan. Sebagai   komunikasi   yang paling    lengkap    dan  paling  sempurna,  koordinasi  dengan  tatap    muka  langsung berperan  penting  sampai kapan pun, selama manusia masih memiliki emosi. Adapun fungsi  dari  komunikasi  dengan  tatap  muka  langsung  adalah  berusaha  meningkatkan hubungan  insani (human  relation ),  menghindari  dan  mengatasi  konflik-konflik pribadi,  mengurangi  ketidakpastian  sesuatu,  serta  berbagi  pengetahuan  dan pengalaman dengan orang lain. Walau pada pelaksanaannya hal-hal yang disampaikan dan  didapat  melalui  hal  tersebut  bisa  didapat  dengan  memaksimalkan  penggunaaan teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  ada  seperti  telepon,  faksimili  dan  koneksi internet atau bahkan cukup dengan berkirim dokumen melalui pos.
Ada  hal-hal  lain  selain  dari  hal-hal  tersebut  diatas  yang  membuat  koordinasi secara tatap muka lebih disenangi. Terdapat manfaat ekonomi dan sosial yang didapat oleh  orang-orang  yang  melakukan  koordinasi  secara tatap  muka  langsung  tersebut. Dengan  lebih  dipilihnya  koordinasi  secara  tatap  muka  langsung  maka  pelaku koordinasi  yang  ditunjuk  oleh  pimpinan  di  atasnya  akan  diberikan  perjalanan  dinas untuk  melakukan  koordinasi  tersebut,  baik  dari  perpusnas  ke  perpustakaan  provinsi atau  dari  perpustakaan  provinsi  ke  perpusnas.  Karena  di  dalam  perjalanan  dinas terdapat komponen  uang  saku  harian  yang  secara  langsung  diterima  dan  menjadi tambahan  penghasilan  bagi  pelaksana  koordinasi  tersebut.  Karena  terdapat  manfaat ekonomi  pada  hal  tersebut  maka  tidak  jarang  jika  perpustakaan  provinsi  masih memiliki  anggaran  perjalanan  dinas  namun  tidak  mendapat  izin  dari  kepala  daerah maka  perpustakaan  provinsi  meminta  kepada  perpusnas  untuk  mengundang perpustakaan  provinsi  untuk  hadir  di  perpusnas  walau  sebenarnya  sedang  tidak  ada agenda  resmi.  Hal  itu  dilakukan untuk mendapatkan  izin  melakukan  perjalanan  dinas dari  kepala  daerahnya.  Manfaat  ekonomi  lain  adalah  jika  perjalanan  dinas  ini

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
dilakukan dari Provinsi ke Jakarta maka tidak jarang mereka pulang dengan membawa barang  belanjaan  yang  cukup  banyak  biasanya  berupa  pakaian  yang  dibeli  di  pusat grosir  yang  ada  di  Jakarta  untuk  nanti  dijual  lagi  di  daerah  asalnya  dengan  harga yang lebih tinggi.
Koordinasi antara Perpusnas dan Perpustakaan provinsi dengan cara  tatap muka langsung  lebih  disukai  dibandingkan  dengan  memaksimalkan  teknologi  yang  sudah disediakan.  Melakukan  koordinasi  secara  tatap  muka  langsung  sudah  menjadi mentalite  di  antara  pegawai  negeri  sipil  terutama  yang  ditugaskan  melakukan koordinasi  anatara  perpustakaan  nasional  dengan  perpustakaan  provinsi.  Hal  ini didasari dengan adanya motif ekonomi dan sosial pada pelaksanaan koordinasi melalui tatap  muka  langsung.  Munculnya  motif  ekonomi  ini  karena  perjalanan  dinas  sudah sejak  lama  dijadikan  cara  oleh  para  pegawai  negeri  sipil  di  Perpusnas  maupun Perpustakaan Provinsi untuk dijadikan penghasilan tambahan. Perjalanan dinas sebagai penghasilan  tambahan  pegawai  negeri  sipil  muncul  karena  dimasa  lalu  para  pegawai negeri  sipil  memiliki  penghasilan  melalui    gaji    yang  minim    bahkan    kurang. Sehingga  oleh    para    pegawai  negeri  sipil  perjalanan  dinas  ini  dijadikan  cara  untuk menambah penghasilan mereka dengan cara yang legal dan dapat dipertanggungjawabkan.  Menurut  para  pegawai  negeri  sipil  cara  menambah penghasilan  melalui  perjalanan  dinas  adalah  cara  terbaik  dibandingkan  harus melakukan korupsi, pungutan liar atau hal tercela lainnya.
Selain  manfaat  ekonomi  juga  terdapat  manfaat  social  yang  dirasakan  oleh pelaksana.  Manfaat  social  tersebut  adalah  terdapat  kebanggaan  ketika  melakukan perjalanan  dinas  ke  daerah  lain  yang  diikuti  naiknya  prestise  seseorang dilingkungannya  ketika  melakukan  perjalanan  dinas.  Manfaat  sosial  lainnya  adalah kesempatan  mengunjungi  daerah  lain  ketika  perjalanan  dinas  dijadikan  kesempatan untuk  bertemu  dan  bersilaturahmi  dengan  kerabat    yang  kebetulan  ada    di    daerah tujuan  perjalanan  dinas.  Keinginan  untuk  mengaktualisasi  diri  ada  pada  diri  kita masing-masing,  bahwa  motivasi  atau  dorongan  terhadap  aktualisasi    diri  itu  adalah bawaan,  bahwa  setiap  kita  masing-masing  mempunyai  suatu  keinginan  yang  inheren, yang  kita  bawa  bersama  lahir,  yaitu  berada  demi    keberadaan  itu,    berbuat    demi perbuatan  itu,    merasa    demi    perasaan    itu,    yaitu  aktualisasi  diri.  Hal  ini  diperkuat dengan  mentalite  yang  ada  di  lingkungan  pegawai  negeri  sipil  bahwa  melakukan perjalanan  dinas  merupakan  kegiataan  yang  istimewa  yang  tidak  semua  pegawai negeri sipil dapat merasakannya sehingga menjadi kebanggaan tersendiri bagi pegawai negeri sipil  yang ditugaskan melakukan perjalanan dinas.  Ibarat  sebuah prestasi maka hal tersebut perlu dipublikasikan sehingga semakin banyak khalayak yang mengetahui bahwa yang bersangkutan diperintahkan melakukan perjalanan dinas.
Manfaat  sosial  lainnya  adalah  kesempatan  mengunjungi  daerah  lain  ketika perjalanan  dinas  dijadikan  kesempatan  untuk  bertemu  dan  bersilaturahmi  dengan kerabat  yang kebetulan  ada  di  daerah  tujuan  perjalanan  dinas.  Hal  ini  sejalan  dengan mentalite  bangsa  Indonesia  yang masih  menjunjung  tinggi  hubungan  kekerabatan. Sistem  kekerabatan  merupakan  bagian  yang  sangat  penting  dalam  struktur  sosial. Dengan kentalnya hubungan kekerabatan maka menjadi hal  yang penting untuk saling mengunjungi  untuk  saling  menjaga  hubungan  baik.  Namun  terkadang  hal  itu terkendala  dengan  jarak  dan  dana.  Oleh  karena  itu  ada  sebagian  orang  yang menjadikan  perjalanan  dinas  ini  sebuah  kesempatan  untuk  menjaga  hubungan

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
kekerabatan  itu  ketika  ditugaskan  ke  daerah  yang  disana  terdapat  kerabat  mereka  di sana.

## Simpulan
Perpustakaan  Nasional  dan  Perpustakaan  Provinsi  sudah  difasilitasi  oleh teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang mumpuni  untuk  menunjang kinerjanya  dan juga  telah  memiliki  sumber  daya  manusia  yang  mumpuni  untuk  mengoperasikannya. Teknologi informasi  dan  komunikasi tersebut tidak  dimaksimalkan oleh  perpustakaan nasional  dan  perpustakaan  provinsi  dalam  pelaksanaan  koordinasi  di  antara keduanya. Hal  ini  karena sudah tertanam  mentalite  bahwa sebuah koordinasi haruslah dilakukan secara tatap muka langsung antara kedua belah pihak. Selain itu koordinasi dengan  tatap  muka  langsung  menjadi  sarana  untuk  memenuhi  kebutuhan  ekonomi dan  aktualisasi  diri.  Tidak  maksimalnya  penggunaan  teknologi  informasi  dan komunikasi dalam melakukan koordinasi bukan karena fasilitas dan kemampuan yang terbatas  melainkan  karena  ada  kebutuhan  yang  tidak  bisa  dipenuhi  jika  koordinasi dilakukan dengan memaksimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.

## Referensi
Duff,  A.  S.  (2002).  The  status  of  information  society  studies  in  the  information science  curriculum. Library  Review,  51 (3),  139-148.  Retrieved  from http://search.proquest.com/docview/218333187?accountid=17242
Indonesia.  (2007). Undang-undang  Nomor  43  Tahun  2007  tentang  perpustakaan.
Yeoman,  I.,  &  McMahon-Beattie,  U.  (2006). Tomorrow's tourist  and  the  information society. Journal  of  Vacation  Marketing,  12 (3),  269-291.  Retrieved  from http://search.proquest.com/docview/195799418?accountid=17242.