## ANALISIS SISTEM LAYANAN PENDAFTARAN E-KTP MENGGUNAKAN FRAMEWROK FOR THE APPLICATION OF SYSTEM THINKING

## Adhe Ronny Julians, Danny Manongga, Hendry
Program Studi Magister Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Dr. O. Notohamidjojo No. 1-10, Blotongan, Kec. Sidorejo, Kota Salatiga, 50715
972022004@student.uksw.edu

## ABSTRAK
Pelayanan terkait pembuatan e -KTP pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil  Kabupaten Mimika, hingga saat ini masih sering ditemui berbagai permasalahan didalam prosesnya, dimulai dari jauhnya jarak tempuh ke kantor terkait yang memakan waktu serta biaya yang tidak sedikit, proses pendaftaran yang lama karena antrian yang  panjang,  serta  adanya  penumpukan  data  yang  mengakibatkan  pelayanan  menjadi  tidak  efisien  dalam penggunaan waktu. Terkait dengan hal tersebut, maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk memberikan solusi mengenai  bagaiamana  membuat  model  perancangan  sistem  layanan  pendaftaran e -KTP  berbasis web dengan menggunakan Framework  For  The  Application  Of  System  Thinking sebagai  pendekatan  dalam  penyusunan penelitian, yang diharapkan dapat mempermudah didalam proses pendaftaran terkait dengan layanan e -KTP yang cepat, mudah, ramah, gratis dan mudah dijangkau.
Kata kunci: Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Mimika, Framework For The Application Of System Thinking, Sistem Layanan Pendaftaran e-KTP, Pelayanan Pembuatan e-KTP

## 1. PENDAHULUAN
Dalam  suatu  organisasi  diperlukan  adanya penerapan  teknologi  informasi  dalam  mengelola aktifitas  yang  ada,  hal  ini  bertujuan  untuk mempercepat serta mempermudah pengelolaan aktifitas tersebut [1].
Penelitian  ini  berfokus  pada  Pelayanan e -KTP diberikan  kepada  setiap  masyarakat.  KTP  Elektronik ( e -KTP)  adalah  Kartu  Tanda  Penduduk  (KTP)  yang diproduksi secara elektronik berfungsi secara komputerisasi, baik fisik maupun kegunaannya[2].
Pelayanan e -KTP  ini  dilaksanakan  oleh  setiap Dinas  Kependudukan  yang  ada  didaerah  masing- masing,  terkait  dengan  hal  tersebut  Dinas  yang menjadi  objek  dalam  penelitian  ini  adalah  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten Mimika[3].
Dalam  pelaksanaan  layanan e -KTP  terdapat berbagai  kebutuhan  yang  berbeda-beda  dari  setiap orang  yang  datang  ke  dukcapil  untuk  mendapatkan layanan e -KTP, kebutuhan tersebut seperti Pembuatan e -KTP  baru  yang  dimaksud  adalah  pendaftar  baru, pembaharuan  e-KTP  rusak,  perubahan  data  terkait dengan  nama,  tempat  tanggal  lahir,  jenis  kelamin, alamat,  agama,  status  perkawinan,  pekerjaan,  dan kewarganegaraan,  terkait  dengan  hal  tersebut  ada berbagai  kendala  yang  dihadapi  di  dalam  proses layanan e -KTP,  kendala  tersebut  timbul  dari  pihak yang  akan  membuat e -KTP  maupun  pihak  yang hendak memberikan layanan tersebut.
Dari pihak yang hendak membuat e -KTP kendala yang  dihadapi  seperti  jauhnya  jarak  ke  kantor, sehingga  membutuhkan  waktu  yang  lama  dan  biaya yang  tidak  murah  karena  masih  belum  memadainya akses transportasi darat. Dari pihak yang memberikan layanan e -KTP  kendala  yang  dihadapi  juga  tidak
sedikit,  walaupun  telah  berupaya  menerapkan  suatu sistem pendaftaran lewat WhatsApp namun banyaknya pendaftar membuat operator kesulitan untuk mengecek satu persatu chat yang masuk, kendala lain yaitu mengenai panjangnya antrian dikantor sehingga memakan  waktu  yang  lama  dalam  proses  layanan e - KTP.
Untuk  menjawab  permasalahan  tersebut  adalah bagaiamana memberikan usulan model sistem layanan pendaftaran e -KTP  berbasis web . Framework yang digunakan  dalam  melakukan  perancangan  sistem informasi  seperti  RAD,  FAST, Zachman , Agile dan masih  banyak  lainnya.  Dalam  penelitian  ini, menggunakan framework FAST atau Framework For Application of System Thinking dalam mengembangkan aplikasi secara efektif dan efisien[4], tahapannya  yang  dilakukan  secara  berurutan  dengan melalui  5  tahapan  dari  8  tahapan  seperti:  1)Definisi Ruang  Lingkup,  2)Analisis  Masalah,  3)Analisis Kebutuhan,  4)Desain  Logis  dan  5)Desain  Fisik[5]. Alasan penelitian ini menggunakan framework FAST dirasa searah dalam mengembangkan sistem infomasi.
Berdasarkan uraian  yang telah dijelaskan,  maka peneliti  ingin  mengkaji  sistem  yang  selama  ini digunakan,  lalu  membangun  sistem  informasi  yang terkomputeriasi  untuk  mendukung  sesuai  dengan kebutuhan organisasi.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
Muqtadir et  al melakukan  penelitian  dengan menggunakan Framework FAST, untuk mengidentifikasi  kebutuhan  sistem  informasi  pada Rumah  Kemasan  penelitian  ini  juga  menggunakan sampling Data Form Pendaftaran dan Data IKM dari tahun 2018-2019 guna menghasilkan rancangan sistem informasi  yang  dapat  membantu  usaha  kecil  maupun
menengah,  juga  terkait  dengan  pengelolaan  sistem informasi untuk rumah Kementrian Perindustrian dan Kerjasama Perdagangan[6].
Penelitian  kedua  oleh  Nugroho,  penelitianya berkaitan  dengan  data  sanggar  yang  penyimpanan datanya  masih  menggunakan  buku  besar,  proses peminjaman  barang  sanggar  yang  menggunakan media  WA,  serta  pengenalan  sanggar  yang  hanya dilakukan  sebatas  relasi  yang  dimiliki,  hal  ini dipandang  kurang  efisiean  dan  efektif  untuk  sanggar seni.  Dengan  demikian,  merancang  suatu  sistem informasi  manajemen  sanggar  seni  rupa  yang bertujuan  mempermudah  pekerjaan  sanggar  seni. Pendekatan  yang  juga  digunakan  yaitu  pendekatan FAST  ( Framework  for  the  Application  Systems Thinking )  untuk  merancang  sistem  ini.  Pada  fase FAST,  ada  kerangka  PIECES  untuk  meneliti kebutuhan maupun masalah sanggar seni. Selanjutnya Penggunaan  konsep  PWA  dengan  tujuan  agar pengguna  dapat  menginstalnya  di  komputer  atau smartphone masing-masing. [7].
Penelitian  ketiga  oleh  Setyabudhi et  al , framework yang  digunakan  yaitu  FAST  digunakan untuk  membangun  suatu  sistem  kepegawaian  pada BUBU,  yang  mana  seluruh  data  kepegawaian  dapat terkelola  dam  tersusun  dalam  bentuk dashboard sistem  berbasis web mobile , hal  ini  bertujuan untuk mempermudah pegawai serta membuat pegawai lebih mandiri  dalam  melakukan  pengelolaan  data,  serta akses  untuk  melakukan update kenaikan  gaji  berkala maupun  kenainkan  pangkat  secara  berkala  bebasis online oleh admin departemen SDM dan umum. [8].

## 3. METODE PENELITIAN
Gambar  1  menggambarkan  beberapa  tahapan penelitian ini.
Gambar 1. Tahapan Penelitian
Tahapan yang dimulai dari studi literatur dengan mendeskripsikan  aktivitas  yang  terjadi  di  Dinas terkait,  meliputi  studi  pustaka  dan  studi  dokumen organisasi.  Tahap  kedua  pengumpulan  data  melalui wawancara  dan  observasi,  peneliti  melakukan wawancara melalui pesan WhatsApp dengan informan,
tentang  bagaimana  layanan  dan  sistem  yang digunakan, pada tahap wawancara ini juga menanyakan  tentang  proses  bisnis,  selain  itu, observasi  langsung  di  tempat  penelitian.  Setelah melakukan  wawancara  dan  observasi,  langkah selanjutnya dalam membuat membuat sistem informasi mengunakan 5 tahapan yang terdapat dalam framework  for  the  application  of  system  thinking , dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Penjelasan 5 Tahapan Framework FAST Tahapan Penjelasan Scope Definition Peneliti melakukan proses awal membangun sistem layanan pendaftaran e -KTP dengan menjelaskan beberapa fitur yang terdapat dalam sistem. Problem Analysis Peneliti menganalisa masalah yang dihadapi oleh masyarakat maupun operator dalam proses layanan pendaftaran e -KTP lalu melihat solusi yang baik untuk pengembangan sistem. Reqruitment Analysis Peneliti menentukan fungsi akses yang dapat dilakukan dalam sistem baik masyarakat maupun operator. Logical Design Peneliti mendefinisikan penyusunan pemodelan sistem menggunakan UML ( Unified Modeling Language )
Diagram . Physical Design Peneliti mendesain Wireframe sebagai tahap awal penyusunan layout sistem dalam merancang interface website .
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Scope Definition Sistem  layanan  berbasis website yang  dibangun adalah  Sistem  Layanan  Pendaftaran e -KTP  yang terdapat dalam user (Masyarakat) terdiri dari halaman login ,  halaman register ,  halaman  home,  halaman pengumuman, halaman informasi persyaratan, halaman  pendaftaran,  halaman  program  inovasi pelayanan, halaman kontak. Sedangkan, yang terdapat dalam admin (Operator)  yang  terdiri  dari  halaman login ,  halaman  untuk  mengelola  setiap  fitur  yang ditampilkan, dan halaman laporan.
Pada  Tabel  2  menjelaskan  terkait  fitur  yang  ada dan fungsinya untuk masyarakat terhadap sistem.
Tabel 2. Fitur Masyarakat Fitur Kegunaan Register Melakukan register pengguna untuk dapat login . Login Melakukan login pengguna untuk melakukan pendaftaran. Home Menampilkan halaman awal serta fitur lainnya yang terdapat dalam sistem. Pengumuman Melihat informasi berkaitan dengan layanan pendaftaran e -KTP.
Fitur Kegunaan Informasi Persyaratan Melihat informasi persyaratan yang diperlukan dalam melakukan pendaftaran. Pendaftaran Melakukan pengisian form pendaftaran sesuai kebutuhan. Inovasi Pelayanan Menampilkan beberapa informasi terkait inovasi pelayanan yang dilakukan oleh kantor. Kontak Menampilkan beberapa kontak agar masyarakat dapat mengubungi, jika mengalami kesulitan.
Pada  Tabel  3  menjelaskan  terkait  fitur  yang tersedia  dan  kegunaannya  untuk  Operator  terhadap sistem.
Tabel 3. Fitur Operator Fitur Kegunaan Login Melakukan login admin untuk dapat mengelola sistem. Home, Pengumuman, Informasi Persyaratan, Inovasi Pelayanan, Pendaftaran, Kontak Mengelola apa yang mau ditampilkan pada sistem user. ( Create , Read , Update, Delete ). Laporan Melihat dan mengelola hasil pendaftaran yang dilakukan oleh masyarakat.
4.2. Problem Analysis
Pada  Tabel  4  menjelaskan  bagaimana  masalah yang  terjadi,  serta  kebutuhan  dari  hasil  analisa masalahnya.
Tabel 4. Problem Analysis
Analisis Masyarakat mengalami kendala dalam jarak tempuh yang jauh ke kantor sehingga memakan waktu lama, dan biaya yang tidak murah, karena transportasi darat yang belum sempurna. Sedangkan, operator dengan banyaknya registrasi melalui pesan WhatsApp , kesulitan untuk mengecek chat yang diterima satu per satu, sehingga membutuhkan waktu lama untuk memproses layanan e -KTP. Kebutuhan
Suatu desain usulan sistem layanan untuk masyarakat dapat melakukan pendaftaran secara cepat tanpa harus ke kantor, karena setelah mendaftar di sistem, akan dihubungi operator untuk proses selesainya dan diantarkan oleh staff pegawai di kantor, sedangkan untuk operator dapat dengan mudah melihat hasil laporan pendaftaran yang masuk secara tepat.
4.3. Reqruitment Analysis
Pada Tabel 5 menjelakan siapa saja yang terlibat dan keterangan mengenai hak akses dalam menjalankan aktifitas pada sistem.
Tabel 5. Reqruitment Analysis
Pengelola
Pihak yang dilibatkan dalam sistem layanan pendaftaran adalah admin (Operator) yang mempunyai akses untuk dapat melakukan seluruh halaman dalam sistem tersebut, berupa merubah sistem, memverifikasi data, dan melihat hasil laporan dari pendaftaran yang sudah diproses oleh user .
Pengguna Masyarakat yang dimaksud adalah orang yang mengurus administrasi kependudukan dengan akses pada sistem berupa melakukan login , melihat halaman utama, pengumuman, informasi persyaratan kependudukan, program inovasi pelayanan, kontak kami, dan melakukan pendaftaran.

## 4.4. Logical Design
Gambar 2 menunjukkan aktor dalam use case ini yaitu  masyarakat,  yang  melakukan case meliputi (melihat  beberapa  fitur  yang  tersedia  pada  sistem), selain itu dapat melakukan proses pendaftaran.
Gambar 2. Use Case Diagram Masyarakat
Gambar  3  memperlihatkan  beberapa case yang dapat  dilakukan  dengan  aktor  (Operator),  seperti mengelola beberapa fitur yang tersedia dalam sistem.
Gambar 3. Use Case Diagram Operator
Gambar  4  merupakan  penjelasan  bagaimana aktifitas  yang  dilakukan  pada  sistem,  dimana masyarakat  harus  melakukan login terlebih  dahulu, kemudian melihat informasi persyaratan sesuai dengan kebutuhan,  dilanjutkan  dengan  melalukan  proses pendaftaran,  lalu  operator  akan  menerima  dan mengecek  dokumen  untuk  meverifikasi  proses pendaftaran  yang telah dilakukan,  jika  ya  maka  akan diproses dokumen, jika tidak maka akan disampaikan kembali  kepada  masyarakat  untuk  melakukan pendaftaran kembali. Dokumen yang berhasil diproses oleh  operator,  akan  dihubungi  untuk  memberikan kepada masyarakat.
Gambar 4. Activity Diagram Pendaftaran Kependudukan
4.5. Physical Design
Beberapa  gambar  dibawah  ini,  terkait  tahapan perancangan wireframe atau  gambaran  kasar  setiap halaman  yang terdapat  pada website , dan untuk lebih detailnya  akan  dijelaskan  pada  tahapan  perancangan website .
Tampilan  untuk  halaman Sign  Up dapat  dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Halaman Sign Up
Tampilan untuk halaman Login dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Halaman Login
Tampilan untuk halaman Home dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Halaman Home
Tampilan  untuk  halaman  Informasi  Persyaratan dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Halaman Informasi Persyaratan
Tampilan  untuk  halaman  Pendaftaran  dapat dilihat pada Gambar 9.
Tampilan  untuk  halaman  Pendaftaran  Berhasil dapat dilihat pada Gambar 10.

## Gambar 10. Halaman Pendaftaran Berhasil
Tampilan untuk halaman Admin dapat dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11. Halaman Admin
Selanjutnya tahapan perancangan website berdasarkan wireframe telah dibuat diatas, yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar  12  menunjukkan  bagaimana  tampilan home pada sistem, terdapat beberapa fitur yaitu home , pengumuman, informasi persyaratan, inovasi pelayanan,  pendaftaran,  kontak,  serta  proses  untuk register maupun login .
Gambar 12. Tampilan Home
Gambar  13  menunjukkan  bagaimana  tampilan Sign  Up pada  sistem,  terdapat form yang  wajib  diisi seperti nama, email , password , re-password .
Gambar 13. Tampilan Sign Up
Gambar  14  menunjukkan  bagaimana  tampilan login ,  dimana  dengan  mengisi email dan password yang  telah  didaftarkan.  Proses  ini  dilakukan  untuk dapat melakukan pendaftaran.
Gambar 14. Tampilan Login
Gambar  15  menunjukkan  bagaimana  tampilan ketika  berhasil  melakukan  proses login .  Tampilan tersebut,  terdapat  fitur  daftar  untuk  memudahkan masyarakat  dalaam  melakukan  tujuan  awal  yaitu pendaftaran.
Gambar 15. Tampilan Berhasil Login
Gambar  16  menunjukkan  bagaimana  tampilan informasi persyaratan, dapat melihat berkaitan dengan informasi yang diperlukan untuk melakukan pendaftaran.
Gambar 16. Tampilan Informasi Persyaratan
Gambar  17  menjelaskan  bagaimana  tampilan inovasi  pelayanan,  terdapat  informasi  berkaitan dengan  layanan  yang  diberikan  kepada  masyarakat. Sebagai  contoh,  salah  satu  inovasi  pelayanan  yaitu Orlando  atau  Operator  Layanan  Administrasi  Online yang  memberikan  layanan untuk  mengurus dokumen kependudukan melalui pesan WhatsApp .

## Gambar 17. Tampilan Inovasi Pelayanan
Gambar  18  menunjukkan  bagaiman  tampilan pendaftaran,  terdapat form yang  wajib  diisi  oleh masyarakat, seperti nama, nomor induk kependudukana atau NIK, nomor kartu keluarga atau no.  kk,  kemudian  memilih  jenis  cetak  (baru,  rusak, pindah  masuk,  dan  kehilangan)  yang  diperlukan, nomor WhatsApp serta email untuk  dapat  dihubungi jika Operator telah selesai memproses permintaan dari pendaftaran yang dilakukan oleh Masyarakat.
Gambar 18. Tampilan Pendaftaran
Gambar  19  menunjukkan  bagaimana  tampilan pendaftaran  berhasil,  terdapat  pesan  dari  sistem kepada Masyarakat.
Gambar 19. Tampilan Pendaftaran
Gambar  20  menunjukkan  bagaimana  tampilan admin ,  dimana  terdapat  fitur  untuk  mengelola tampilan  pada  sistem  user  dalam  hal  ini  Masyarakat seperti home ,  pengumuman,  informasi  persyaratan, inovasi  pelayanan,  kontak,  pendaftaran.  Selain  itu, admin juga dapat mengelola laporan pendaftaran yang telah dilakukan, berdasarkan periode tertentu.
Gambar 20. Tampilan Admin

## 5. KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan  hasil  dan  pembahasan  dalam penelitian  ini,  dapat  menyimpulkan  bahwa  dengan memberikan  suatu  usulan  rancangan  model  sistem layanan pendaftaran e -KTP pada Dinas terkait, dapat menjawab permasalahan  yang dihadapi, serta dengan adanya  sistem  tersebut  dapat  mempermudah  segala aktifitas  maupun  tugas  yang  dilakukan  oleh masyarakat dan operator untuk meningkatkan efisiensi waktu,  biaya  dalam  proses  memperoleh  informasi, pendaftaran hingga pembuatan e -KTP, dan meminimalisasi kesalahan pelaporan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  E.  F.  G.  S.  Damayanti,  Sulistiani,  H  ,  Umpu, “Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Informasi Akuntansi Pengelolaan Tabungan Siswa pada SD Ar-Raudah Bandarlampung,” J. Teknol. dan Inf. ,
vol.
11, 2021, [Online]. Available:
https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jati/article/vie w/3392 [2]  M. Octaviani, “PROSES PELAYANAN
PENGAMBILAN  E-KTP  DI  KELURAHAN MEDOKAN  SEMAMPIR,” J.  Penelit.  Adm. Publik , vol. 2, 2022.
[3]  J. P. Patiung and S. Paereng, “Analisis Pengaruh Penerapan  Prinsip-Prinsip  Good  Governance Terhadap Pelayanan Publik Pada Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Mimika,” J. Econ. Reg. Sci. , vol. 2, no. 2, pp. 97– 108, 2022.
[4]  N. Sariana, “Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan  Ikan  Dengan  Metode  FAST  Pada Perumahan  Green  Citayam  City,” J.  Teknol. , 2021, [Online].
Available:
jurnal.umj.ac.id/index.php/jurtek
[5]  Pitrawati, Verawati, and R. B. Putri, “REKAYASA PERANGKAT LUNAK
INVENTORY  BARANG  DENGAN  METODE
FAST PADA PETSHOP SALSA DI BANDAR LAMPUNG,” J. Inf. dan Komput. , vol. 10, no. 2,
2022.
[6]  A.  Muqtadir,  F.  Amaluddin,  and  A.  Arifia, “Penerapan  Metode  Fast  Untuk  Perancangan Sistem Informasi Rumah  Kemasan,” vol. 7, no. 3, pp. 135–140, 2022.
[7]  M.  A.  N.  Nugroho,  “SISTEM  INFORMASI MANAJEMEN SANGGAR KESENIAN MENGGUNAKAN  METODE  FRAMEWORK FOR  THE  APLICATION  OF  SYSTEM THINKING  DENGAN  KONSEP,”  2022,
[Online]. Available: http://repository.untag- sby.ac.id/id/eprint/20139
[8]  A.  L.  Setyabudhi,  D.  Syofiawan,  and  E.  A. Sulityo, “Perancangan Sistem Informasi
Kepegawaian  Menggunakan  Metode  Fast  Pada Badan  Usaha  Bandar  Udara  Hang  Nadim Batam,” Enggineering Technol. Int. J. , vol. 3, no. 2, pp. 14–28, 2021.