## PERANCANGAN SISTEM JADWAL KULIAH DI KAMPUS KARAWACI UNIVERSITAS GUNADARMA

## Meta Meysawati
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Gunadarma Jl. Margonda Raya No. 100, Depok 16424, Jawa Barat meta_meysawati@staff.gunadarma.ac.id

## Abstrak
Pembuatan  penjadwalan  di  Universitas  Gunadarma  merupakan  sebuah  kegiatan pemberian atau pengaturan jadwal mengajar untuk setiap dosen, mulai dari awal sampai akhir semester  selama  kurun  waktu  6  (enam)  bulan.  Meningkatnya  jumlah  mahasiswa  menyebabkan kebutuhan  dosen  bertambah  bahkan  pada  jam  mengajar  serta  ruang  yang  akan dipergunakan selama  proses  perkuliahan  berlangsung.  Sehingga,  perlu  dibangun  perancangan  sistem  yang sesuai dalam pembuatan jadwal kuliah di lokasi Karawaci kampus Universitas Gunadarma agar dalam  hal  pembuatan  jadwal  dapat  berlangsung  cepat  dan  terhindar  dari  benturan  jadwal- jadwal di lokasi lain karena faktor Human Error. Proses penyusunan jadwal kuliah (Karawaci) masih  dilakukan  secara  konvensional.  Usulan  proses sistem  perancangan  akan dideskripsikan menggunakan  Data  Flow  Diagram  dan  Entity  Relationship  Diagram.  Oleh  karena  itu, perancangan sistem komputerisasi dirancang agar dalam pelaksanaan pembuatan jadwal jauh lebih cepat dibandingkan dengan konvensional. Hasil dari penelitian berupa sistem yang akan memiliki kemampuan untuk menghasilkan jadwal perkuliahan di lokasi Karawaci dengan cepat, akurat dan relevan sehingga terhindar dari benturan jadwal.
Kata Kunci : DFD, Gunadarma Karawaci, penjadwalan, perancangan sistem, perkuliahan

## Abstract
Planning  a  schedule  at  Gunadarma  University  is  an  activity  of  putting  or  arranging teaching schedules for each lecturer, starting from the beginning to the end of the semester for a period  of  6  (six)  months.  The  increasing  number  of  students  causes  the  need  for  lecturers  to increase even in teaching hours and the space that will be used during the lecture process. Thus, it  is  necessary  to  build  an  appropriate  system  design  in  arranging  lecture  schedules  at Gunadarma University Karawaci campus so that in terms of arranging the schedule can be done quickly and avoid schedule conflicts due to Human error. The process of preparing the lecture schedule (Karawaci) is still conducted conventionally. The proposed system design process will be described using Data Flow Diagrams and Entity Relationship Diagrams. Therefore, the design of a computerized system is designed so that in the implementation of making the schedule much faster  than  conventional.  The  results  of  this  research  are  systems  that  will  have  the  ability  to produce lecture schedules in Karawaci Location quickly, accurately and relevantly so as to avoid schedule conflicts.
Keyword s: DFD, design system, lecture, Gunadarma University, scheduling

## PENDAHULUAN
Universitas  Gunadarma  merupakan salah  satu  Perguruan  Tinggi  Swasta  (PTS) yang  berpusat  di  Margonda  Raya,  Pondok Cina  Depok.  Banyaknya  kampus  terpisah seperti kampus A, B, C, D, E, F, G, H, J, K dan L membuat setiap tenaga pengajar atau dosen bisa  saja  mendapatkan  jadwal  mengajar dibeberapa lokasi. Kampus Karawai merupakan  salah  satu  kampus  di  Universitas Gunadarma  yang  jumlah  mahasiswanya  dari tahun  ke  tahun  semakin  bertambah  yang membutuhkan  pengajar  (dosen)  dan    ruang kuliah.
Secara umum, Penjadwalan
Perkuliahan  di Universitas  Gunadarma
dilakukan secara sentral yang dikerjakan oleh Bagian  Penjadwalan  yang  berada  di  bawah koordinasi  Biro  Administrasi  Akademik  dan
Kemahasiswaan (BAAK). Sedangkan, Pengembangan System Manajemen Akademik  (PSMA) Online adalah  unit struktural pada tingkatan Universitas Gunadarma yang terlibat dalam hal pengolahan  informasi  akademik.  PSMA- Online berkaitan  dengan  manajemen akademik mahasiswa dan dosen. Penyusunan jadwal  perkuliahan  menjadi  bagian  penting dari  kegiatan  yang  rutin  dilakukan  setiap semester  pada  sebuah  perguruan  tinggi. Penjadwalan  perkuliahan  merupakan  suatu cara mengalokasikan mahasiswa yang mengambil mata kuliah, dosen yang mengampu  mata  kuliah,  dan  ruang  yang
digunakan  untuk  perkuliahan  pada  kondisi waktu  yang  tersedia.  Kegiatan  perkuliahan dilakukan dengan mempertimbangkan jumlah  dosen  dan  ruang  kelas  dan  kondisi waktuyang tersedia [1].
Proses  pembuatan  atau  penyusunan jadwal perkuliahan  di  kampus  Karawaci dalam kurun waktu 5 (lima) tahun sejak tahun 2012-2017  dilakukan  secara  konvensional atau manual dan menggunakan format kertas penyusunan  dilakukan  secara  terurut  dan bertahap mulai dari tahap (1) menyusun data kelas (2) menyusun matakuliah (3)
mem plotting dosen  ajar  sesuai  keahlian  (4) mem plotting hari  dan  jam  mengajar  disetiap kelas (4) men plotting ruang. Pada tahapan ke (4) sering sekali terjadi tumpukan pada dosen lain,  istilah  ini  disebut  dengan  benturan jadwal.  Ketika  terjadi  benturan  jadwal., artinya dalam kelas tersebut mempunyai hari dan jam yang sama namun dengan dosen yang berbeda [2]. Permasalahan ini yang menyebabkan  kurang  ketelitian  pada  saat menyusun jadwal sehingga proses pembuatan jadwal menjadi cukup lama.
Diperlukan Sumber data yang akurat dalam merancang sistem penjadwalan kuliah agar dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi dalam pengumpulan data [3].
Kendala yang harus ada adalah batas- batas yang harus diterapkan pada penjadwalan mata kuliah dan harus dipenuhi. Sebuah  solusi  hanya  dapat  dikatakan  sahih dan valid apabila dalam solusi tersebut sama sekali  tidak  ada  hard  constraint  yang
terlanggar.  Kendala  yang  umum  dalam penjadwalan  mata  kuliah  adalah  sebagai berikut  :  (1)  Seorang  dosen  hanya  dapat mengajarkan  mata  kuliah  untuk  satu  lokasi pada  waktu  tertentu.  (2) Seorang  mahasiswa hanya  dapat  mengikuti  kuliah  untuk  satu lokasi pada waktu tertentu. (3) Sebuah lokasi (ruangan/lab. komputer) hanya dapat digunakan untuk satu mata kuliah pada waktu tertentu. (3) Mata kuliah dengan bobot 3 SKS dijadwalkan  dengan  satu  kali  pertemuan dalam  seminggu.  (4)  Hari  aktif  untuk perkuliahan adalah hari Senin sampai dengan Sabtu [4].
Beberapa penelitian tentang
penjadwalan  perkuliahan  diantaranya  adalah penelitian  penyusunan  penjadawalan  mata kuliah di AMIK
JTC Semarang menggunakan algoritma Genetika. Penelitian dapat  mengoptimalkan  penyusunan  jadwal kuliah dan dapat mencari solusi penjadwalan pada  waktu  yang  dapat  digunakan  baik  oleh mahasiswa  dan  ruangan  yang  yang  akan digunakan [5].
Penelitian tentang penjadwalan perkuliahan  berbasis  web  pada  STMIK Prabumulih juga dengan mengimplementasikan  algoritma  Genetika
menghasilkan aplikasi yang mampu melakukan proses penjadwalan dengan cepat tanpa adanya benturan [3].
Penelitian lain menggunakan algoritma steepest ascent hill climbing untuk membantu dalam  proses  penjadwalan  di  Fakultas  Sains
dan  Teknologi  Yogyakarta  menjadi  lebih cepat  dibandingkan  saat  dilakukan  secara manual  dan  meminimalkan  terjadi  benturan saat dilakukan proses penjadwalan [4].
Penelitian  ini    bertujuan  untuk merancang sistem pembuatan jadwal perkuliahan  secara  komputerisasi  di  kampus Karawaci Univeristas Gunadarma dan .

## METODE PENELITIAN
Jenis  Data  dalam  penelitian  berupa data  sekunder  yakni  diperoleh  dari  BAAK berupa  (kelas,  nama_dosen,  waktu,  ruang, hari)  dan  PSMA- online berupa  jumlah  kelas yang hanya memilih perkuliahan di Karawaci guna  mem plotting ruangan  berdasarkan kelas.
Pengumpulan  data  dilakukan  secara observasi  (pengamatan)  dengan  melakukan tinjauan secara langsung di kampus Karawaci Universitas  Gunadarma. Tujuan  pengamatan adalah  untuk  mengetahui  permasalahan  apa saja  yang  dihadapi  selama  menyusun  jadwal khusus  Karawaci  saja,  bagaimana  sistem yang  berjalan  dan  proses  pembuatan  jadwal secara konvensional

## Gambaran Umum Sistem
Beberapa  hal  yang  perlu  diperhatikan dalam menyusun jadwal  di kampus Karawaci Universitas,  yaitu  :  [1]  Menyeleksi  beberapa dosen  ajar  kampus  Karawaci,  kemudian menempatkan  matakuliah  sesuai  dengan bidang keahlian dosen. Tujuannya adalah agar
dosen dapat mengajar sesuai dengan kemampuan. [2] Memperhatikan hari dan jam kosong  dosen  agar  tidak  terjadi  benturan jadwal.  dengan  bag.  Penjadwalan  yang mengacu  kepada  terbitan  jadwal  BAAK.  [3] Mengecek  jadwal  hari  Lab  pada  masing- masing  kelas  (jurusan,  fakultas)  agar  masing- masing  dosen  tidak  dimasukkan  jadwal mengajar  di  hari  Lab  tersebut.  [4]  Tidak
sembarang  waktu  kuliah  bisa  digunakan  oleh dosen  tersebut.  Waktu  kuliah  ditentukan  oleh SKS,  diantaranya  untuk  matakuliah  dengan  2 SKS waktu kuliah pada pukul 8.30 -10.30 WIB sedangkan  3  SKS  waktu  kuliah  pada  pukul 08.30  -11.30 [4] .  [5]  Memastikan  agar  setiap dosen tidak ditempatkan di ruang yang sama.
Gambar  1  merupakan  bagan  kegiatan penelitian yang dilakukan dalam penelitian ini.
Gambar 1. BaganKegiatan Penelitian.
Analisis Kebutuhan Awal Tahap analisis kebutuhan awal dilakukan  menganalisis  kebutuhan  pengguna baik  secara  kebutuhan  fungsional  dan  non fungsional. Data yang dibutuhkan diantaranya adalah (1) file dosen (2) matakuliah (3) kelas dan ruang yang diperoleh dari bagian BAAK.
Kebutuhan fungsional meliputi 4 aspek, diantaranya: (1) Sistem dapat mengelolah data yang dimasukkan oleh staff , seperti memasukkan  nama  dosen,  matakuliah,  kelas, waktu  (hari  dan  jam),  (2)  Sistem  dapat melalukan pengeditan berupa perubahan data seperti nama dosen, waktu (hari dan jam) saja, (3)  Sistem  dapat  menghasilkan  sebuah keluaran    berupa  informasi  jadwal  yang
dibutuhkan  oleh  seluruh staff pengajar (dosen).
Kebutuhan fungsional meliputi 2 aspek, diantaranya:  pperasional,  spesifikasi  sistem agar berjalan dengan baik yaitu Intel LGA i5 dengan  memory  DDR4  8G  dan  SSD  256GB dan  keamanan,  dilengkapi  dengan username dan password .

## Analisis Sistem Yang Berjalan
Tahap  analisis  Sistem  yang  berjalan dengan  mempelajari  dokumen  Form  Kelas Jadwal Dosen Kampus Karawaci berupa kertas seperti terlihat pada Gambar 2.
Analisis Kebutuhan Awal
Analisis Masalah Sistem yang Berjalan
Peninjauan Sistem yang Berjalan

## Pembuatan Usulan Sistem
Pada  gambar  2,  merupakan  tahapan dalam  penyusunan  atau plotting berdasarkan ruang  kelas  yang  ada  dan  jumlah  mahasiswa. Jadwal  labroratorium  untuk  hari  Minggu disesuaikan  dengan  jadwal  yang  diterbitkan lebih  dahulu  oleh  BAAK  agar  tidak  terjadi benturan jadwal dengan lokasi lain.

## Peninjauan Sistem Yang Berjalan
Peneliti  melakukan  peninjauan  pada sistem  yang  berjalan  sehingga  didapat beberapa  kekurangan  dan  kelebihan  dari sistem  yang  bejalan  selama  ini  dapat  dilihat pada Tabel 1.
Gambar 2. Form Kelas Jadwal Dosen Kampus Karawaci.
Tabel 1. Kekurangan dan Kelebihan Sistem Penjadwalan yang Berjalan
Kekurangan Kelebihan Dokumentasi  data  dalam  bentuk  arsip  dan file excell. Cukup  dijalankan  di  sistem operasi  Microsoft  Windows 7.0 Membutuhkan  waktu  yang  lama  dalam
penyusunan jadwal.
Belum memiliki database .
Membutuhkan  kertas  yang  banyak  untuk mem plotting dosen.

## Pembuatan Usulan Sistem
Pada tahap pembuatan usulan peneliti membuat usulan sistem, yaitu sebagai berikut : [1]  Mengecek  jadwal  dosen  yang  sudah  di terbitkan oleh BAAK kemudian yang
tersimpan  hanya  nama  dosen  dan  jadwal kosong (hari selain jadwal mengajar di kampus A,  B,  C,  D,  E,  F,  G,  H,  J)  dan  meyeleksi beberapa  dosen  yang  hanya  mengajar  di kampus Karawaci saja.  [2] Pada Form Menu
akan disediakan sebuah fungsi untuk memasukkan  kelas,  nama  dosen,  matakuliah, hari  dan  jam,  ruang.  [3]  Melakukan  proses plotting hari  untuk  jadwal  LAB.    [4] Menyimpan  seluruh  daftarkelas,  nama  dosen, matakuliah,  hari  dan  jam,  ruangan  yang  akan ditampilkan pada layar monitor. [5] Penyimpanan file dalam bentuk database atau .xls.  [6]  Adanya  sistem warning jika  jadwal yang tersusun benturan jadwal.
Rancangan sistem usulan ini, menggunakan  2  model  data  yaitu  Data  Flow Diagram  dan  Entity  Relationship  Diagram serta  Rancangan  Tampilan  atau interface Sistem. Peneliti menggunakan diagram konteks untuk menggambarkan ruang lingkup system yang berjalan. Diagram zero digunakan untuk  menggambarkan  proses  utama  Data Flow Diagram (DFD).

## Data Flow Diagram (DFD)
Gambar  3  merupakan  penggambaran sistem  yang  diusulkan  secara  keseluruhan dengan menggunakan diagram konteks.
Entitas  eksternal  BAAK  memberikan masukkan  berupa  data  dosen,  dan  menerima keluaran  dari  sistem  berupa  laporan  jadwal kuliah kampus kampus A, B, C, D, E, F, G, H, J.  Sebelumnya  Sistem  penjadwalan  kuliah  ini harus  mendapatkan  datastore  yang  telah diterbitkan oleh Bagian Penjadwalan.
Datastore yang diberi nama Jadwal A ini yang menjadi acuan dalam pembuatan jadwal kuliah di lokasi Karawaci. Datastore Jadwal  A yang merupakan informasi  menyeluruh  dari jadwal kampus A, B, C, D, E, F, G, H, J. Selanjutnya, pada  diagram  zero  akan  memnggambarkan proses  alur  secara  menyeluruh  mengenai sistem penjadwalan kuliah Universitas Gunadarma Karawaci.
Berdasarkan  gambar  4,  data  jadwal perkuliahan  akan  dikirimkan  guna  keperluan input  seperti  matakuliah,  kode_matakuliah, SKS  dan  telah  menghasilkan datastore yang diberinama  matakuliah.  Setelah datastore matakuliah terbentuk, maka proses selanjutnya adalah proses seleksi dosen yang berada pada datastore Jadwal  A  berupa  informasi  jadwal nama_dosen,  nama_matakuliah,  SKS  serta jam untuk lokasi kampus kampus  A, B, C, D, E, F, G, H, J.
Proses  seleksi  dosen  yang  hanya diperbolehkan  mengajar  di  Karawaci  juga membutuhkan datastore Jadwal  A  dengam tujuan  untuk  menghindari  benturan  jadwal.. Setelah menerima data dosen berupa nama_dosen,  nama_matakuliah,  SKS,  jam pada  proses  masukkan  kelas  data  yang diberikan adalah kapasitas ruangan dan jumlah mahasiswa  agar  ruang  sesuai  dengan  jumlah mahasiswa.
Gambar 3. Diagram Konteks
Gambar 4. Diagram Level Zero.
Sehingga  terbentuk  kembali datastore baru dengan  nama kelas. Proses penginputan ruang akan  menghasilkan  sebuah  informasi  berupa ruangan  dosen  akan  mengajar  sesuai  dengan kelas  yang  diajar  oleh  dosen  tersebut.  Dalam proses ini membutuhkan datastore ruang lokasi kampus Karawaci dan Cengkareng.
Proses  akhir  dari  dagram zero ini  dengan membuat laporan jadwal kampus Karawaci dan Cengkareng yang telah menghasilkan datastore baru,  yaitu  Jadwal  B. Datastore ini berisikan  informasi  berupa  seluruh  nama
dosen, matakuliah, kelas, waktu (hari dan jam) serta  ruangan.  Dimana  informasi  ini  akan dilaporkan ke pihak BAAK sehingga dosen dan mahasiswa  dapat  melihat  jadwal  keseluruhan (kampus A, B, C, D, E, F, G, H, J, K dan L).

## Entity Relationship Diagram
Entity  Relationship  Diagram  (ERD) merupakan  suatu  dokumentasi  data  dengan mengidentifikasikan entity data dan memperlihatkan  hubungan  yang  ada  diantara entity-entity  tersebut.
Laporan Jadwal Kuliah Data Jadwal Kuliah Bag. Penjadwalan 0 Sistem Penjadwalan Kuliah BAAK
Gambar 5. Bagan ER-Diagram Penjadwalan.
Pada  gambar  5,  menunjukan  semua struktur  relasi  yang  ada  antar  tabel  pada pembuatan sistem jadwal kuliah. Berdasarkan gambar 5  diatas terdapat  7 tabel  diantaranya jadwal  B,  Jadwal  A,  Dosen,  Matakuliah, Ruang, Hari, kelas.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Rancangan  Tampilan  atau interface
Sistem Yang Akan Dibuat Rrancangan tampilan sistem Penjadwalan  Kuliah  terdiri  dari  5  (lima)
bagian  menu  yaitu  tampilan  login,  tampilan password, tampilan Menu, Tampilan Penginputan, Tampilan Informasi. Rancangan tampilan  awal  berupa  “Tampilan Login ” kemudian  akan  masuk  ke  dalam  halaman Menu dapat dilihat pada Gambar 6. Pengguna dapat  memasukkan  user  ID  dan  password seperti terlihat pada Gambar 7.
Penjadwalan Kuliah Kampus K
Gambar 6 Tampilan Login.
Gambar 7. Tampilan Password
Gambar  8  merupakan  rancangan tampilan  menu  utama,  dimana  menu  ini terdapat  4  menu  yaitu  menu  pilih  Lokasi, Penginputan, Melihat dan Keluar.
Rancangan  tampilan  pilih  lokasi hanya untuk kampus Karawaci dan Cengkareng saja dapat dilihat pada Gambar 9.
Rancangan tampilan memasukan jadwal  perkuliahan  dengan  memasukkan beberapa data berupa kode dosen, nama dosen,
matakuliah, SKS, Kelas, ruang, Hari mengajar k dapat dilihat pada Gambar 10.
Rancangan tampilan jadwal
perkuliahan  kampus  Karawaci  menampilkan informasi jadwal perkuliahan dapat dilihat pada
Gambar 11.
Penjadwalan Kuliah Kampus K & L
Gambar 8. Tampilan Menu Utama
Pilih Lokasi
Gambar 9. Tampilan Pilih Lokasi
Penjadwalan Kuliah Kampus K & L
Penginputan
Gambar 10. Tampilan Memasukan Jadwal Perkuliahan
Penjadwalan Kuliah Kampus K
Gambar 11. Tampilan Jadwal Perkuliahan Karawaci

## KESIMPULAN DAN SARAN
Penelitian ini telah berhasil melakukan  perancangan  sistem  penjadwalan kuliah  secara  komputerisasi  di  kampus Karawaci Universitas Gunadarma. Agar dalam penyusunan  jadwal  kuliah  dapat  berlangsung dengan  cepat  dan  akurat.  Sistem  ini  sudah sudah  dilengkapi  dengan  tampilan  atau interface yang  sesuai  dengan  keinginan staff
berupa    hak  ases  berupa username dan password agar  terhindar  dari  hal  yang  tidak diinginkan atau disalahgunakan oleh pengguna lain.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Adnyana,  I.  M.  B.,  “Perancangan Sistem Penjadwalan Asisten Dosen Menggunakan  Algoritma  Genetika  (Studi Kasus:  STIKOM  Bali)”.  E-Proceedings
KNS&I STIKOM Bali, 569-574, 2017.
[2] Laksono,  A.  T.,  Utami,  M.  C.,  & Sugiarti,  Y.,  “Sistem  Penjadwalan  Kuliah
Menggunakan  Metode  Algoritma  Genetika (Studi  Kasus:  Fakultas  Kedokteran  Dan Kesehatan Universitas Muhammadiyah
Jakarta)”,  Studi  Informatika, Jurnal  Sistem
Informasi , 9(2), 2016..
[3] Josi,  A.  “Implementasi  Algoritma Genetika Pada Aplikasi Penjadwalan Perkuliahan Berbasis Web Dengan Mengadopsi  Model  Waterfall  (Studi  Kasus: STMIK  Prabumulih )”,    Jurnal  Informatika: Jurnal Pengembangan IT (JPIT) , vol. 02 No.
2, hal 77-83, 2017.
[4] Saifullah,  S.,  &  Hermawan,  A., “Pengembangan Sistem Penjadwalan Kuliah
Menggunakan  Algoritma  Steepest  Ascent Hill  Climbing”, Jurnal  Sistem  Komputer , Vol. 6, No. 2, hal 57-62, 2016.
[5] Suhartono, E. “Optimasi Penjadwalan Mata Kuliah dengan Algoritma Genetika  (Studi  Kasus  di  AMIK  JTC
Semarang)”, INFOKAM ,    No.  II,  hal  132- 146, 2015.