## OPTIMALISASI TUGAS POKOK DAN FUNGSI PUSTAKAWAN DAN TENAGA ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK MARGARANA
Emma Ratna Sari Moedy , Ni Luh Putu Widyantari, A.A. Ngurah Agung Wira Bima Wikrama, I Ketut Kasna Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Mahendradatta Jl. Ken Arok No 12, Peguyangan Denpasar Utara, Bali 80115 emmamoedy@gmail.com, widiastawa79@gmail.com, bimawikrama65@gmail.com, Johnkresna44@gmail.com
Abstrak –  Judul  ini  dibuat  mengingat  besarnya  manfaat  perpustakaan  di  tengah kebutuhan  akan  data  dari  dan  untuk  keluarga  besar  STISIP  Margarana  (mahasiswa,  dosen  dan warga  sekitar)  Kebutuhan  perpustakaan  sebagai  ruang  membaca  diatur  dalam  Peraturan Pemerintah (PP) No. 28 Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tentang Kearsipan. Dalam implementasinya  ada  7  fungsi  perpustakaan  yaitu  fungsi  pendidikan,  fungsi  informasi,  fungsi penelitian,  fungsi  rekreasi,  fungsi  publikasi,  fungsi  deposit  dan  fungsi  interpretasi.  Hasil penelitian sudah ada usaha optimal, sesuai tupoksi, serta rasa optimis bahwa koleksi terbaru bisa sinergis dengan perkembangan jaman, jumlah mahasiswa dan dosen untuk membudayakan minat baca.  Yang  perlu  dievaluasi  adalah  tantangan  terhindar  dari  tumpang  tindih  tupoksi  karena kenyataannya satu orang memegang beberapa tugas. Merangkapnya tugas merupakan tantangan sebab  pelayanan  optimal  mengedepankan  pro  aktifnya  para  administrator.  Solusinya  adalah dapat  bekerjasama  dengan  mahasiswa,  dosen,  pihak  swasta  seperti  toko  buku  dan  pemerintah baik  pusat  maupun  daerah  sekitar  STISIP  Margarana  dalam  hal  pengadaan  literasi.  Di  masa persaingan global, kualitas sumber daya manusia ditentukan dari pengetahuan yang dimiliki. Ini sebabnya ruang-ruang perpustakaan merupakan jembatan untuk upaya peningkatan sumber daya manusia  di  sekelilingnya.  Dengan  demikian  perpustakaan hybrid menjadi  keharusan,  menuju digitalisasi  pustaka.  MoU  dengan  pihak-pihak  yang  bisa  mendukung  pengadaan  buku  terutama yang linier dengan  mata kuliah di STISIP Margarana. Menggiatkan perpustakaan keliling agar juga  dapat  menghidupkan  minat  baca  warga  sekitar  sebagai  bentuk  pelaksanaa  Tri  Darma Perguruan Tinggi yaitu bidang pengabdian masayarakat.
Kata kunci: Perpustakaan, arsip, Tabanan, hybrid , pustakawan, administrasi

## PENDAHULUAN
Keberadaan perpustakaan
bagi lembaga pendidikan merupakan keharusan.  Di  masa  persaingan  global, kualitas  sumber  daya  manusia  ditentukan dari pengetahuan yang dimiliki. Ini sebabnya ruang-ruang perpustakaan
merupakan jembatan untuk upaya peningkatan  sumber  daya  manusia  di  dalam dan  sekelilingnya.  Dalam  Kamus  Besar Bahasa  Indonesia,  perpustakaan  merupakan tempat,  gedung,  ruang  yang  disediakan
untuk pemeliharaan dan penggunaan koleksi buku  dan  sebagainya  seperti  koleksi  buku, majalah,  bahan  kepustakaan  lainnya  yang disimpan untuk dibaca, dipelajari,
dibicarakan. Di tengah maraknya sifat menggandakan  data  secara  langsung  lewat linimasa seperti Google
yang memungkinkan  terjadinya  banyak  plagiasi, maka  keberadaan  ruang  perpustakaan,  tetap harus ada hingga saat ini. Menurut data dari laman  media  sosial  Perpustakaan  Nasional
bahwa  ternyata  di  tahun  2018,  Indonesia termasuk  negara  ke  dua  yang  memiliki jumlah  perpustakaan  terbanyak  di  dunia setelah  India.  Tersebar  di  34  provinsi  ada 164.610  perpustakaan  di  tahun  2018 berdasarkan  data  dari  Online  Computer Library  Center  yang  berbasis  di  Amerika Serikat.  Berdasarkan  Sensus  Perpustakaan (Pemetaan) Perpustakaan Republik Indonesia,  di  tahun  yang  sama,  terdapat 42.460 perpustakaan umum,
2057
perpustakaan  khusus,  113.541  perpustakaan sekolah  dan  6552  perpustakaan  perguruan tinggi.  Salah  satu  perpustakaan  perguruan tinggi  yang  ada  dan  masih  eksis  saat  ini adalah  Perpustakaan  Sekolah  Tinggi  Ilmu Sosial  dan  Ilmu  Politik  Margarana  yang terletak  di  Kabupaten  Tabanan,  Provinsi Bali, Indonesia.
Kebutuhan perpustakaan sebagai ruang  membaca  diatur  dalam  Peraturan Pemerintah  (PP)  No.  28  Tahun  2014 Tentang Pelaksanaan  Undang-Undang (UU) No.  43  Tentang  Kearsipan,  Qanun  No.  5 Tahun  2007  Tentang  Susunan  Orang  dan Tata  Dinas,  Lembaga  Teknis  Daerah  dan Lembaga  Daerah.  Aturan  ini  membuat sebuah perpustakaan dengan segenap sumber  daya  dan  fasilitasnya  merupakan suatu  kewajiban  yang  harus  dipenuhi  di perguruan tinggi.
Sebagai  salah  satu  perpustakaan perguruan  tinggi,  maka  harus  mematuhi aturan  serta    berpedoman  pada  7  fungsi perpustakaan yaitu:
1. Fungsi pendidikan yaitu fungsi perpustakaan sebagai  tempat  mendapatkan  sumber  daya manusia yang lebih baik (terdidik)
2. Fungsi  informasi  yaitu  fungsi  perpustakaan sebagai sumber untuk mancari pengetahuan
3. Fungsi  penelitian  yaitu  fungsi  perpustakaan sebagai  bagian  dari  Tri  Dharma  perguruan tinggi di bidang riset
4. Fungsi  rekreasi  yaitu  fungsi  perpustakaan sebagai  alternatif  ruang  untuk  misalnya menyalurkan hobi membaca dan menulis.
5. Fungsi publikasi  yaitu perpustakaan sebagai tempat  tersimpannya  arsip-arsip  berupa buku, jurnal, majalah, skripsi, makalah.
6. Fungsi  deposit  adalah  fungsi  serah  simpan karya cetak ke perpustakaan
7. Fungsi  interpretasi  yaitu  fungsi  kajian memberi  nilai  tambah  bagi  buku  dan  arsip untuk  meningkatkan  saluran  ilmu  bagi pengguna  perpustakaan  seperti  mahasiswa, dosen dan warga sekitar perpustakaan.
Dari  sekian  banyak  fungsi  tadi sudahkah  optimal  dalam  pelaksanaanya  di lapangan? Bagaimanakah implementasi oleh tenaga  pustakawan  dan  administrasi  di STISIP Margarana?
Metode yang digunakan yaitu deskriptif,  kualitatif  dan  dibedah  dalam analisis  kekuatan,  kelemahan,  peluang  dan tantangan).  Hal  yang  diteliti  adalah  akses dan  kualitas  sumber  daya  manusia  (SDM). Kerangka penelitian dibuat berdasarkan latar belakang,  rumusan  masalah  dan  teori  yang dipakai  untuk  mendapatkan  hasil,  menarik simpulan dan saran dari peneliti.

## HASIL
Struktur organisasi perpustakaan
STISIP Margarana Tabanan, dibawah Yayasan,  Ketua  STISIP  Margarana  dan kepala  Perpustakaan.  Pembagian  tugas  ada 2,  secara  teknik  dan  layanan.  Secara  teknik terbagi menjadi bagian pengadaan, pengelolaan,  penyusunan,  dan  perawatan yang  semunya  dilaksanakan  oleh  2  orang lulusan  perpustakaan.  Di  bidang  layanan juga dipegang oleh 2 orang yang sama untuk melaksanakan  tugas  sirkulasi,  referensi, membaca  dan  bimbingan.  Terdapat  pula  1 tenaga  administrasi.  Tugas  pustakawannya, yaitu Ni Wayan Alit Wirati, S.Pust, adalah:
1. Merekomendasikan  penggantian buku hilang
2. Menyusun rencana program kerja tahunan 3. Melakaukan monev tugas pelayanan teknis
4. Menyusun laporan
berkala, bulanan, semester, tentang kegiatanperpustakaan kepada Ketua STISIP Margarana Tabanan 5. Melakukan pengkodean buku 6. Menyusun program pengembangan 7. Membimbing sumber daya
manusia di unitnya.
Tugas  tenaga  administrasi  perpustakaan STISIP Margarana, Ni Putu Trisna
Yuniasih, S.Pd, berupa:
1. Melaksanakan persiapan dan penataan 2. Melaksanakan  pengembalian  buku dari mahasiswa atau dosen
3. Membantu menemukan koleksi buku
4. Melakukan penampungan
dan pemilahan  koleksi  di  meja  baca  dan memasukkannya ke rak
penampungan koleksi
5. Melakukan  pemanggilan  pengguna yang terlambat mengembalikan buku
6. Mengkoordinasikan  pesanan  koleksi buku oleh pengguna
7. Melakukan  koordinasi  pendataan buku rusak.
Kedua  tugas  putakawan  dan  tenaga administrasi tersebut
menunjukkan singkronisasi  antara  kedua  fungsi.  Fungsi teknik di STISIP Margarana telah mencukupi  fungsi  publikasi,  deposit  dan interpretasi.  Fungsi  layanan  sama  dengan fungsi  pendidikan, informasi, penelitian dan informasi  yang  merupakan  prasarat  suatu fungsi  berjalan  optimal.  Jam  kerja  dibagi dua  menjadi  bagian  pertama  pukul  08.00- 13.00 WITA dan kedua di jam 15.00-20.00. Jam  ini sesuai dengan kebutuhan dosen dan mahasiswa.
Dari optimalisasi tupoksi tadi perpustakaan telah memiliki koleksi sebanyak  total  di  tahun  2021  sebanyak  752 jumlah  judul  dan  1577  jumlah  exemplar. Detail klasifikasi buku, yaitu:
No   Klasifikasi buku
Jumlah judul Jumlah exemplar 1 000Karya umum 60 250 2 100 Filsafat 25 120 3 200 Agama 18 50 4 300 Ilmu Sosial 550 950 5 400 Bahasa 11 31 6 500 Ilmu Murni 5 43 7 600Teknologi (Ilmu Terapan) 44 52 8 700, Kesenian, Olahraga 16 20 9 800Kesusastraan 11 16 10  900Geografi, Sejarah 12 45 JUMLAH 752 1577 Di  tahun  berikutnya,  916  judul  dan 1827 exemplar seperti table di bawah ini: No   Klasifikasi buku Jumlah judul Jumlah exemplar 1 000Karya umum 60 250 2 100 Filsafat 25 120 3 200 Agama 18 50 4 300 Ilmu Sosial 700 1200 5 400 Bahasa 11 31 6 500 Ilmu Murni 5 43 7 600Teknologi (Ilmu Terapan) 44 52 8 700, Kesenian, Olahraga 16 20 9 800Kesusastraan 25 16 10  900Geografi, Sejarah 12 45 JUMLAH 916 1827 Pembagian buku telah menggunakan deway desimal classifications , sebuah metode  sistematik,  universal,  fleksibel, lengkap  dan  siap  pakai  yang  terbagi  sesuai dengan  10  klasifikasi  seperti  table  di  atas. Sedangkan  kelemahannya  terletak  pada kesannya  yang  terlalu  American  sentris  dan kurang menarik pada bidang-bidang tertentu
yang  ada  di  luar  Amerika  dan  Eropa  Barat, seperti bidang agama, manajemen pemerintah dan bahasa-bahasa.
Selain  buku  terdapat  pula  majalah, jurnal, proposal skripsi, laporan-laporan dan foto.  Dinding  dilengkapi  data  susunan struktur  organisasi,  visi  isi  kampus  dan grafik perkembangan penggunaan perpustakaan.

## Simpulan
Keberadaan  perpustakaan  itu  untuk membudayakan  minat  baca.  Maka  dari  itu bukan jumlah pustaka saja yang dibutuhkan, pustakawan-pustakawatinya  serta  tenaga administrasinya pun harus berkualitas sesuai dengan  7  fungsi  di  atas  maka  dapat dikategorikan perpustakaan
STISIP
Margarana  telaha  optimal  dalam  karena sesuai  tupoksi,  serta  optimis  koleksi  terbaru bisa  sinergis  dengan  perkembangan  jaman, jumlah mahasiswa dan dosen untuk membudayakan minat  baca.  SDM diperkuat agar  terhindar  dari  tumpang  tindih  tupoksi. Implementasi  dilaksanakan  melalui  struktur organisasi  dibawah  Yayasan,  Ketua  STISIP Margarana dan kepala Perpustakaan. Pembagian  tugas  ada  2  secara  teknik  dan layanan.  Secara  teknik  terbagi  menjadi bagian pengadaan, pengelolaan, penyusunan,  dan  perawatan  yang  semunya dilaksanakan oleh 2 orang lulusan perpustakaan.  Di  bidang  layanan  juga dipegang  oleh  2  orang  yang  sama  untuk melaksanakan  tugas  sirkulasi,  referensi, membaca  dan  bimbingan.  Terdapat  pula  1 tenaga administrasi.

## SARAN
1. Merangkapnya  tugas  merupakan  tantangan sebab  pelayanan  optimal  mengedepankan pro aktifnya para administrator.
2. Dapat  bekerjasama  dengan  mahasiswa, dosen,  pihak  swasta  seperti  toko  buku  dan pemerintah  baik  pusat  maupun  daerah sekitar STISIP Margarana.
3. Di  masa  persaingan  global,  kualitas  sumber daya  manusia  ditentukan  dari  pengetahuan yang  dimiliki.  Ini  sebabnya  ruang-ruang perpustakaan  merupakan  jembatan  untuk upaya  peningkatan  sumber  daya  manusia  di sekelilingnya. Dengan demikian
perpustakaan hybrid menjadi  keharusan, menuju digitalisasi pustaka.
4. MoU dengan pihak-pihak yang bisa mendukung  pengaadan  buku  terutama  yang linier  dengan    mata  kuliah  di  STISIP Margarana.
5. Menggiatkan  perpustakaan  keliling  agar juga dapat menghidupkan minat baca warga sekitar sebagai bentuk pelaksanaa Tri Darma Perguruan  Tinggi  yaitu  bidang  pengabdian masayarakat.

## DAFTAR PUSTAKA
1. https://m.facebook.com/ayokeperpus nas/pho tos/sahabatperpusnastahukah-kamu- siaat-ini-ada-164610-perpustakaan- yang-tersebar-di- 3/3039897122717321/, akses tanggal 22  September  2022  pukul  18.36 WITA
2. https://m.facebook.com/ayokeperpus nas/,  akses  tanggal  22  September 2022 pukul 18.40 WITA
3. https://www.instagram.com/perpusna s.go.id/,  akses  tanggal  22  September 2022 pukul 18.48 WITA
4. https://delodpeken.desa.id/first, akses tanggal  22  September  2022  pukul 17.03 WITA
5. PP  No.  28  Tahun  2014  Tentang Pelaksanaan  UU  No.  43  Tentang Kearsipan.
6. PP  No.  24  Tahun  2014  Tentang Pelaksanaan  UU  No.  43  Tentang Perpustakaan.
7. Qanun  No.  5  Tahun  2007  Tentang Susunan  Orang  dan  Tata  Dinas, Lembaga Teknis Daerah dan Lembaga Daerah.