## PEMINDAIAN SECARA ELEKTRIK (E-SCANNING) DALAM PENGEMBANGAN SISTEM ADMINISTRASI MODERN

## Muhammad Mochtar Mandala Silam
Akademi Teknik Pembangunan Nasional Banjarbaru Mochtar.mandala69@gmail.com
Abstact:. The purpose of this study is to determine what form of documents can use the scanning system electrically (E-Scanning) and study the stages or the process of the scanning system in the office working environment Notary / PPAT M. Faried Zain, SH. MH in Banjarmasin
The  method  used  in  this  research  is  descriptive  method  of  analysis  that  aims  only  describe  the usefulness of scanning electrically (E-Scanning) in duties and functions of a Notary / PPAT in the office  of  Notary  /  PPAT  M.  Faried  Zain, SH.  MH  made  in the  implementation  of  these  activities which amounted to 15 people.
The  results  showed  that  the  processing  of  documents  /  deeds,  SK  (decree),  SK  Establishment Building, Land Certificates, Contracts, Receipts, Checks, recordings and other objects that can be used as evidence or supporting an explanation can be done scanning electrically (E-Scanning) in which any form of preparation, checking and sending up the endorsement is not separated from the name  help  information  technology-based  tools  to  facilitate  all  forms  of  process.  Excess  in  the scanning process is electrically this is a quick access to the document file found and allow utilization of the distribution of the document delivery did not take a long time, and provides advanced security features. The drawback is the cost of procurement of equipment and applications are relatively high, it is likely to be a change and manipulation of information.
Keyword: electrical scanning, system, information technology, electronic documents.
Abstak: .  Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui  bentuk  dokumen  apa  saja  yang  dapat mempergunakan  sistem  pemindaian  secara  elektrik  (E-Scanning)  dan  mempelajari  tahapan  atau proses sistem pemindaian tersebut di lingkungan kerja kantor Notaris/PPAT M. Faried Zain, SH. MH di Banjarmasin
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  Metode  deskriftif  analisis  yang bertujuan hanya memaparkan mengenai kegunaan pemindaian secara eletrik (E-Scanning) di dalam tugas dan fungsi seorang Notaris/PPAT pada kantor Notaris/PPAT M. Faried Zain, SH. MH yang dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan ini yang berjumlah 15 Orang.
Hasil  penelitian  menunjukan  bahwa  pengerjaan  dokumen/akta-akta,  SK  (surat  keputusan),  SK Pendirian Bangunan,  Sertifikat Tanah, Surat Kontrak, Kwitansi,  Cek,  Rekaman dan benda-benda lainnya yang dapat dijadikan bukti atau pendukung suatu keterangan dapat dilakukan pemindaian secara  elektrik  (E-Scanning)  yang  mana  segala  bentuk  pembuatan,  pengecekan  dan  pengiriman hingga pada pengesahannya tidak terlepas dari yang namanya bantuan alat yang berbasis teknologi infomasi guna mempermudah segala bentuk prosesnya. Kelebihan dalam proses pemindaian secara elektrik  ini  ialah  akses  file  dokumen  tersebut  cepat  ditemukan  dan  memungkinkan  pemanfaatan untuk  pendistribusian  pengiriman  dokumen  tersebut  pun  tidak  memakan  waktu  yang  lama,  serta
menyediakan  fitur  keamanan  yang canggih. Kekurangannya ialah biaya pengadaan peralatan dan aplikasinya yang relatif tinggi, kemungkinan bisa dilakukan perubahan dan manipulasi informasi
Kata Kunci: elektrikal scanning, sistem, teknologi informasi, dokumen elektronik.
Pada saat ini perkembangan akan administrasi modern berbasis teknologi informasi sudah  sangat  mewabah  untuk  di  adopsi  dibeberapa  kantor  kedinasan  dan  swasta untuk  memperbaiki  proses  manajemen  dan  administrasinya  berawal  dari  yang konvesional beralih menjadi berbasis administrasi modern memanfaatkan teknologi infomasi.  Guna  mengubah  fungsi  dari  dokumen  konvesional  berbasis  kertas menjadi bentuk dokumen digital maka perlu melalui proses konvensi yang dikenal dengan istilah pemindaian elektrik/ scanning document/electrical scanning adalah kependekan dari electronic document adalah segala bentuk file digital yang hanya terdapat  dalam  bentuk/format  elektronik  seperti  data  yang  tersimpan  di  dalam computer, jaringan (network), back-up ke dalam compact disk (CD) atau DVD, atau media penyimpanan lainnya. Contoh bentuk dokumennya bisa berupa email, voice email,  instant  massage  (IM),  E-Calender,  audio  video,  video,  dan  data-data  dari hasil  transfer  handphone,  animasi,  grafik,  foto,  presentasi,  web  pages  dan  data digital  lainnya.  Pemindaian  elektrik  adalah  suatu  konten  elektronik  yang  berupa program  atau  file  komputer  yang  membutuhkan  media  elektronik  atau  teknologi elektronik display untuk bisa menggunakan, membaca atau melihatnya.
Mengingat  kebutuhan  akan  perkembangan  teknologi  informasi  ini  sangat diperlukan  maka  hampir  dipastikan  semua  aspek  pekerjaan  baik  di  dalam  ruang lingkup kedinasan dan swasta sudah mulai memanfaatkan teknologi informasi ini di dalam memberikan pelayanan administrasi perkantorannya salah satunya ialah mengenai elektrikal scanning (pemindaian elektrik).
Pemanfaatan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  dalam  pelayanan  kantor merupakan  suatu  potensi  yang  dapat  digunakan  untuk  mencapai  keunggulan
kompetitif  organisasi.  Sistem  informasi  perkantoran  yang  canggih  dan  dapat diandalkan dapat memberikan kontribusi yang signifikan dalam memberikan nilai tambah  kepada  para  pemangku  kepentingan  dari  suatu  organisasi,  baik  itu pelanggan,  pegawai/staf,  pimpinan,  pemasok  dan  pihak  yang  lain.  Pelayanan informasi yang berkualitas cepat, tepat dan lengkap merupakan salah satu bentuk keunggulan  yang  bias  membedakan  suatu  organisasi  pesaing.  Dengan  demikian salah  satu  tantangan  dalam  pengelolaan  informasi  di  kantor  adalah  penggunaan arsip  atau  dokumen  organisasi  dengan  menggunakan  perangkat  alat  teknologi informasi dan komunikasi melalui manajemen kearsipan teknologi.
SISMINBAKUM  adalah  suatu  bentuk  pelayanan  kepada  masyarakat  yang diberikan  oleh  Departemen  Kehakiman  Dan  Hak  Asasi  Manusia  Republik Indonesia  khususnya  Direktorat  Jenderal  Administrasi  Hukum  Umum  dengan menggunakan  sistem  komputerisasi  dalam  memproses  permohonan  pengesahan akta  pendirian  dan  permohonan  persetujuan  dan  penerimaan/laporan  perubahan anggaran  dasar  perseroan  terbatas.  Pemberlakuan  Sistem  Administrasi  Badan Hukum  atau  SISMINBAKUM,  dalam  pemberian  pengesahan  badan  hukum perseroan  terbatas  yang  memanfaatkan  teknologi  canggih  dengan  menggunakan jaringan internet untuk memberi pelayanan jasa hukum di bidang pengesahan badan hukum  PT  sehingga  pelayanan  kepada  publik  dapat  dilakukan  dengan  cepat  dan tepat waktu. 1
Menurut Pasal 2 Keputusan Menteri Kehakiman Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia  nomor  M-01.HT.01.01  TAHUN  2000  Tentang  Pemberlakuan  Sistem
1 http://waroengkemanx.blogspot.com/2010/07/pengertian-sisminbakum.html.
Administrasi  Badan  Hukum  Di  Direktorat  Jenderal  Hukum  Umum  Departemen Kehakiman  Dan  Hak  Asasi  Manusia  Republik  Indonesia,  SISMINBAKUM diberlakukan  pada  Pengesahan  akta  pendirian  atau  persetujuan  perubahan Anggaran    Dasar  Perseroan  Terbatas  dan  Permohonan  lain  yang  ditetapkan berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Administrasi Hukum Umum.
Ketentuan  dalam  pengesahan  melalui  jaringan elektronik ini  harus  benar-benar dipersiapkan  dengan  baik  dan  benar.  Hal  ini  disebabkan  jika  terdapat  kesalahan dalam  sistem data  base ,  dimungkinkan  data  dapat  hilang  sehingga  tetap  harus memiliki dokumen yang berbentuk hard copy , yaitu berkas-berkas berupa dokumen hal  lain  yang  perlu  dikhawatirkan  adalah  keamanan  data  tersebut  tidak  dapat digunakan oleh yang tidak berkepentingan atau orang yang ingin merusak sistem data tersebut untuk kepentingan pribadi.
Kantor merupakan salah satu unit pelayanan dalam suatu instantsi/institusi. Kantor adalah  unit  organisasi  yang  terdiri  dari  tempat/ruangan,  perabotan  dan  peralatan sarana serta prasarana, staff/pegawai dan melakukan kegiatan ketatausahaan guna membantu  pimpinan.  Kantor  juga  memiliki  tujuan  secara  umum  yaitu  untuk memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan (klien) dalam suatu organisasi terutama berkaitan dengan kebutuhan informasi (Teguh Wahyono,2014:1).

## Visi dan Misi
Visi :
Visi yang dijalankan di Kantor Notaris/PPAT M. Faried Zain, SH. MH 2015 adalah “ Memperjuangkan dan memelihara kepentingan, keberadaan, peranan, fungsi dan
kedudukan lembaga Notaris di Indonesia sesuai dengan harkat dan martabat profesi jabatan Notaris “.
Misi :
Misi yang dijalankan di Kantor Notaris/PPAT M. Faried Zain, SH. MH 2015 adalah “    Memberikan  pelayanan  yang  jujur,  seksama,  mandiri,  tidak  berpihak  demi menjaga  kepentingan  semua  pihak  yang  terkait  dalam  perbuatan  hukum  sesuai dengan UU yg berlaku “.
Kedudukan,  Tugas  dan  Fungsi  berdasarkan  Undang-undang  No.  2  tahun  2014 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris pasal 1 Notaris adalah pejabat umum  yang berwenang untuk membuat akta otentik  dan  kewenangan  lainnya  sebagaimana  dimaksud  dalam  undang-undang. Notaris  adalah  pejabat  umum  yang  diberikan  oleh  undang-undang,  wewenang untuk  menjalankan  sebagian  kewenangan  Negara  atau  pemerintah  dalam  hal hukum keperdataan. Sebagai pejabat umum notaris juga merupakan profesi  yang tunduk  pada  aturan  yang  dtentukan  dalam  semua  peraturan  perundang-undangan yang berlaku., sumber hukum yang lain, seperti asas-asas hukum, antara lain asas moralitas,  asal  kepatuhan,  asas  kebiasaan,  serta  kode  etik,    AD/ART  yang  mana aturan tersebut telah disepakati bersama, melekat, dan mengikat semua notaris, agar seorang notaris mempunyai perilaku yang baik, menghormati sesama notaris, taat hukum, selalu menjaga harkat, martabat, integritas notaris dan organisasi, agar roda organisasi menjadi teratur, tertib dan baik pelayanan kepada masyarakat, anggota, meningkat dan dapat mempertanggungjawabkan kepemimpinannya kepada publik, bangsa, negara dan yang tidak lupa Tuhan yang maha esa.
Secara  luas  pekerjaan  kantor  adalah  rangkaian  kegiatan  menghimpun,  mencatat, mengolah,  menggadakan,  mengirim  dan  menyimpan  data  dan  keterangan- keterangan  yang  diperlukan  oleh  organisasi.  Dari  pemahaman  tersebut  dapat diketahui  tentang  lingkup  pekerjaan  kantor  yaitu  korespodensi  (surat-menyurat), kegiatan  pengadaan  atau  duplikasi,  kegiatan  pengolahan  data  menjadi  informasi, kegiatan kearsipan, kegiatan inventarisasi aset organisasi, kegiatan komunikasi dan sebagainya (Teguh Wahyono, 2014:2)
Berdasakan  Undang-Undang  Nomor  2  Tahun  2014  Tentang  Perubahan  Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris Pasal 1 point (1) menyatakan bahwa Notaris ialah Pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta  autentik  dan  memiliki  kewenangan  lainnya  sebagaimana  dimaksud  dalam undang-undang  ini  atau  undang-undang  lainnya.  Artinya  setiap  masyarakat membutuhkan seseorang (figur) yang keterangan-keterangannya dapat diandalkan, dapat  dipercayai,  yang  tandatangan  serta  segelnya  atau  capnya  memberikan jaminan dan bukti yang kuat, seorang ahli yang tidak memihak dan penasihat yang tidak  ada  cacatnya (onkreukbaar  atau  unimpeachable) yang  tutup  mulut  dan membantu  suatu  perjanjian  yang  dapat  melindunginya  di  hari-hari  yang  akan datang.
Dalam  Undang-undang  Nomor  2  tahun  2014  Tentang  Perubahan  Atas  Undang- undang  Nomor  30  Tahun  2004  Tentang  Jabatan  Notaris  Pasal  15  menyatakan bahwa tugas Notaris ialah sebagai berikut :
1. Membukukan surat-surat dibawah tangan dengan mendaftarkannya di dalam buku khusus ( waarkeming ).
2. Membuat  kopi  dari  asli  surat  dibawah  tangan    berupa  salinan  yang  memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan.
3. Melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya (legalisir)).
4. Memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta.
5. Membuat akta risalah lelang.
6. Membetulkan  kesalahan  tulis  dan/atau  kesalahan  ketik  yang  terdapat  pada minuta akta yang telah ditanda tangan, dengan membuat berita acara (BA), dan memberikan  cacatan  tentang  hal  tersebut  pada  minuta  akta    asli  yang menyebutkan  tanggal  dan  nomor  (BA)  pembetulan  dan  salinan  tersebut dikirimkan ke para pihak. 2
Kemudian  di  dalam  Peraturan  Pemerintah  Nomor  37  Tahun  1998  Tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akta Tanah pasal 1 ayat (1) menyatakan PPAT adalah pejabat umum yang diberikan wewenang untuk membuat akta-akta otentik mengenai  tanah  atau  hak  milik  satuan  rumah  susun,  atau  membuat  alat  bukti mengenai perbuatan hukum tertentu mengenai hak atas tanah yang akan dijadikan dasar  pendaftarannya.  Karena  dalam  pengelolaan  bidang  pertanahan  terutama dalam kegiatan pendaftaran tanah seorang PPAT menjadi mitra bagi Instansi BPN (Badan Pertanahan Nasional) guna membantu menguatan/mengukukuhkan setiap perbuatan  hukum  atas  sebidang  tanah  yang  dilakukan  oleh  subjek  hak  yang bersangkutan yang dituangkan ke dalam suatu akta otentik.

## LANDASAN TEORI
1. Pemindaian (scanner/scanning)
2 Lihat pasal 15. Undang-undang nomor 2 tahun 2014 tentang jabatan notaris.
Menurut lembaga ASCII ( American Standard Code for Information Interchange ) Scanner adalah merupakan periferal komputer yang berguna untuk memindai ( men- scan ) gambar atau dokumen dalam bentuk teks di atas kertas ke dalam dokumen komputer atau file computer. alat elektronik yang fungsinya hampir sama dengan mesin fotocopy yaitu untuk memasukan data berupa image dan di proses melalui komputer.  Namun  ada  perbedaan  dari  kedua  hardware  tersebut  yaitu  mesin fotocopy  hasilnya  dapat  langsung  di  lihat  pada  media  kertas  sedangkan  scanner hasilnya  ditampilkan  pada  layar  monitor  komputer  kemudian  di  proses  secara manual  di  dalam  komputer. Data  yang  telah  diambil  dengan  scanner  bisa dimasukkan secara langsung ke semua aplikasi komputer yang mengenali teks.
Scanner juga merupakan salah satu perangkat input komputer, merupakan alat yang berfungsi  untuk  menduplikat  objek  layaknya  mesin  fotokopi  ke  dalam  bentuk digital.  Scanner  menduplikat  objek  tersebut  menggunakan  sebuah  sensor  cahaya yang  terdapat  di  dalamnya.  Sensor  yang  ada  pada  scanner  tersebut  mendeteksi struktur, tulisan, maupun gambar dari objek yang discan tersebut dan dikirimkan ke komputer dalam bentuk digital. Scanner adalah perangkat yang sangat membantu. Dengan adanya scanner, kita bisa menduplikat hardcopy seperti makalah, kertas, foto dalam bentuk digital ke komputer. Jadi ketika kita kehilangan berkas seperti foto, kita bisa menyimpan foto tersebut ke komputer kita. Dalam scanner terdapat sebuah sensor. Sensor tersebut mendeteksi struktur, seperti tulisan, warna, gelap, terang, dan bentuk benda. Setelah itu scanner mengirimkan hasil dari scan tersebut ke komputer dalam bentuk digital. Agar hasil scan tersebut bisa diedit atau disimpan dalam komputer .
Menurut  Ahmad  Yani  (2008:146)  menyatakan  scan  adalah  teknik  analisa  yang bersifat nonintrusif  yang mengidentifikasi port terbuka  yang terdapat pada setiap perangkat jaringan dan mengumpulkan port banner yang berhubungan saat setiap port  discan.  setiap  prot  banner  dibandingkan  dengan  suatu  tabel  aturan  untuk mengidentifikasi  perangkat  jaringan,  sistem  operasinya,  dan  semua  kelemahan potensialnya.

## 2. SISTEM

## Pengertian sistem
Sebuah sistem terdiri atas bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuk suatu tujuan.  Model  dasar  dari  bentuk  sistem  ini  adalah  adanya  masukan,  pengolahan, dan  keluaran.  Akan  tetapi,  sistem  ini  dapat  dikembangkan  hingga  menyertakan media  penyimpanan.  Sistem  dapat  terbuka  dan  tertutup,  akan  tetapi  sistem informasi biasanya adalah sistem terbuka, artinya sistem tersebut dapat menerima beberapa masukan dari lingkungan luarnya.(Tata Subari,2003:3). Secara sederhana, suatu  sistem  dapat  diartikan  sebagai  suatu  kumpulan  atau  himpunan  dari  unsur, komponen, atau variabel, yang terorganisir saling berinteraksi,  saling tergantung satu sama lain dan terpadu.
Pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan kita. Pendekatan  sistem  berusaha  menjelaskan  sesuatu  yang  dipandang  dari  sudut pandang sistem serta berusaha menemukan struktur unsur yang membentuk sistem tersebut.  Dengan  memahami  struktur  sistem  dan  proses  sistem,  seseorang  akan dapat menjelaskan mengapa tujuan suatu sistem tidak tercapai. Setiap sistem dibuat
untuk  menangani  sesuatu  yang  berulang  kali  atau  yang  secara  rutin  terjadi.
Pendekatan  sistem  merupakan  suatu  filsafat  atau  persepsi  tentang  struktur  yang mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan dan operasi-operasi dalam suatu organisasi dengan cara efisien dan yang paling baik. Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan komponen atau subsistem yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan.(Tata Subari,2003:9).

## 3. ADMINISTRASI MODERN

## Pengertian administrasi modern
Administrasi dapat di definisikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan  yang  telah  ditentukan  sebelumnya.  Ada  beberapa  hal  yang  terkandung  di dalam definisi di atas. Pertama, administrasi sebagai seni adalah suatu proses yang diketahui  hanya  permulaannya  sedang  akhirnya  tidak  diketahui. Kedua, administrasi  mempunyai  unsur-unsur  tertentu,  yaitu  adanya  manusia  atau  lebih, adanya  tujuan yang hendak dicapai, adanya tugas-tugas yang harus dilaksanakan, adanya peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan tugas-tugas itu. Ke dalam golongan  peralatan  dan  perlengkapan  termasuk  pula  waktu,  tempat,  peralatan materi serta sarana lainnya. Ketiga, bahwa administrasi sebagai proses kerja sama bukan  merupakan  hal  yang  baru  karena  ia  telah  timbul  bersama-sama  dengan timbulnya peradaban manusia (Sondang, P.Siagian,2003:2)
Menurut  Ginandjar  (2006:16)  menyatakan  bahwa  administrasi    modern  itu  ialah administrasi  yang  membangun  sistem  administrasi  tradisional  menjadi  sistem
administrasi  modern  yang  berbasis  teknologi  informasi  guna  memperbaiki manajemen dan mengubah adminsitrasi yang dulunya bersifat konvesional menjadi berbasis  administrasi  modern.  Sistem  administrasi  modern  merupakan pengambilan keputusan  yang dapat  dilakukan pada tingkat  paling bawah  ( graas- root level ). Dalam hal ini masyarakat, bersama-sama dengan aparatur pemerintah, menjadi  stakeholder  dalam  perumusan,  implementasi,  dan  evaluasi  dari  setiap upaya  pembangunan.  Dengan  meningkatnya  kesadaran  dan  pemahaman masyarakat akan butuhnya pendidikan, maka dapat menjadikan masyarakat untuk semakin terbuka, semakin maju dan modern.
KERANGKA PIKIR
Gambar 1. Kerangka Pikir
Alur penjelasan kerangka berpikir si penulis di atas ialah sebagai berikut :
• Dokumen  Konvensional  :  arsip  yang  informasinya  terekam  dalam  media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan.
• Pemindaian  elektrik  :  proses  melakukan  perubahan  arsip  yang  bersifat konvensional  dari  lembaran  kertas  menjadi  lembaran  elektronik  dengan suatu cara tertentu.
• Verifikasi : melakukan pemeriksaan  yang menyatakan bahwa pengolahan data tersebut sudah sesuai/benar dengan memenuhi syarat-syarat tertentu.
Dokumen Konvensional Pemindaian Secara Elektrik ( E-Scanning ) Verifikasi Administrasi Modern ddd be
• Administrasi  Modern  :  sistem  yang  sudah  menggunakan  basis  teknologi guna mempermudah segala bentuk pengolahan data agar efektif dan efisien.

## METODE PENELITIAN

## Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  metode  deskriptif analisis yang bertujuan hanya memaparkan mengenai kegunaan pemindaian secara elektrik (E-Scanning) di dalam tugas dan fungsi seorang Notaris/PPAT pada Kantor Notaris/PPAT  M.  Faried  Zain,  SH.  MH  yang  dilakukan  dalam  pelaksanaan program  kegiatan  yang    berkaitan  dengan  tujuan  penelitian.  Teknis  pengambilan menggunakan purposive sampling yaitu 7 (Tujuh) orang yang dapat memberikan informasi  dan  data  sesuai  dengan  keperluan  penelitian  yang  tersedia.  Untuk mendukung penelitian, maka diperluan adanya responden yang merupakan sumber data bagi peneliti untuk mencapai tujuan penelitian. Responden adalah subjek yang merespon  atau  menjawab  pertanyaan-pertanyaan  dari  peneliti.  Sebagai pengumpulan  data  dilakukan  dengan  cara  membagikan  daftar  pertanyaan  dan wawancara langsung kepada koresponden (asisten dan staff).
Wawancara terstruktur
ada  wawancara  terstruktur,  hal-hal  yang  akan  ditanyakan  telah  terstruktur,  telah ditetapkan  sebelumnya  secara  rinci.  Keberhasilan  suatu  wawancara  sangat ditentukan  oleh  bagaimana  hubungan  antara  subjek  dan  pewawancara  (Lerbin, 2007).  Untuk  keberhasilan  suatu  wawancara  mencakup  adanya  sikap  saling
mempercaya dan kerja sama diantara mereka. Suasana demikian dapat diusahakan melalui  beberapa  cara,  diantaranya  pewawancara  sebaiknya  lebih  dulu memperkenalkan diri dan mengemukakan secara jelas dan lugas tujuan wawancara yang akan dilakukannya. Hal itu dilakukan dengan sikap rendah hati  dan bahwa yang  berkepentingan  adalah  pewawancara.  Pada  awal  pertemuaan,  pewawancara juga  harus  menciptakan  suasana  yang  santai  dan  bebas  serta  tidak  formal  agar proses wawancara dapat berlangsung secara lebih alamiah.

## Wawancara mendalam
Wawancara  mendalam  merupakan  wawancara  pribadi,  langsung  dan  tidak terstruktur dengan seorang subjek yang diselidiki oleh pewawancara yang  sangat terampil dalam menemukan latar belakang motivasi, keyakinan, sikap dan perasaan subjek terhadap satu topic. Wawancara ini biasanya berlangsung sekitar 30 menit Sampai  dengan  lebih  dari  satu  jam.  Wawancara  mendalam  sering  dipergunakan untuk mengungkap hal-hal tersembunyi, yang sulit diungkap dengan metode atau teknik pengukuran lainnya. Untuk itu, pewawancara harus memiliki keterampilan yang  tinggi  untuk  mengungkapnya.  Selain  masalah  pewawancara,  penentuan subjek yang akan diwawancara  seringkali juga menjadi masalah. Wawancara ini biasanya digunakan  pada penelitian eksploratif.
Aspek-aspek wawancara mendalam yang dapat direncanakan adalah tujuan-tujuan, pertanyaan-pertanyaan,  setting  dan  reaksi  terhadap  permasalahan-permasalahan khusus. Perencanaan semacam itu bisa memberikan kesiapan bagi si pewawancara
untuk semua kemungkinan-kemungkinan  yang muncul dalam proses wawancara.
(Robert khan dan Charles Channel, 2003).
Wawancara mendalam terjadi karena suatu tujuan, dan memfokuskan pada jenis- jenis informasi tertentu. Salah satu karakteristik dari pewawancara yang baik adalah kemampuan untuk  mengendalikan interaksi  sehingga tujuan wawancara tercapai. Hal ini berarti bahwa tidak semua komentar atau respon relevan. Oleh karenanya, anda mungkin perlu menetapkan batasan-batasan mengenai jenis respon yang tepat. Disisi lain juga pewawancara perlu melakukan upaya yang sangat penuh kesadaran dan  terencana  untuk  mendapatkan  umpan  balik  apabila  tidak  diberikan  secara sukarela.
Pewawancara  diharapkan  menyampaikan  pertanyaan  kepada  responden, merangsang  responden  untuk  menjawabnya,  menggali  jawaban  lebih  jauh  bila dikehendaki  mencatatnya.  Bila  semua  tugas  ini  tidak  dilaksanakan  sebagaimana mestinya  maka  hasil  wawancara  menjadi  kurang  bermutu.  Syarat  menjadi pewawancara  yang  baik  ialah  keterampilan  mewawancarai,  menyampaikan pertanyaan.  Demikian  pula  responden  dapat  mempengaruhi  hasil  wawancara karena mutu jawaban yang diberikan tergantung pada apakah dia dapat menangkap isi pertanyaan dengan tepat serta bersedia menjawabnya dengan baik.
Proses  pertanyaan  ini  nantinya  akan  diajukan  secara  lisan  kepada  pimpinan, sekretaris, asisten dan para staff di kantor Notaris/PPAT  M. Faried Zain, SH, MH.
Dokumentasi
Berupa gambaran tentang objek penelitian berupa dokumen-dokumen, arsip-arsip dan  laporan-laporan  lainnya  serta  buku-buku  literature  sesuai  dengan  kebutuhan penelitian.
Observasi
Yaitu melihat langsung kondisi dilapangan (kantor) yang dijadikan tempat lokasi penelitian

## HASIL PENELITIAN
A. Bentuk  dokumen  dalam  sistem  pemindaian  secara  elektrik  ( E-scanning )  di
Kantor Notaris/PPAT M.Faried Zain, SH. MH di Kota Banjarmasin.
Bahwa bentuk-bentuk dokumen yang dapat dilakukan dengan sistem eletrik ( E- Scanning )  di  Kantor  Notaris/PPAT  M.  Faried  Zain,  SH.MH  di  Kota Banjarmasin  yaitu berupa APHT  (akta pemberian hak tanggungan), SKMHT (Surat Kuasa Membebankan Hak Tanggungan), P.K (Perjanjian Kredit), AJB (Akta Jual Beli), Personal Guarantee (Jaminan), Letter Of Under Taking (Surat Pernyataan  Kesanggupan  Untuk  Melunasi  Hutang),  PKS  (Perjanjian  Kerja Sama), Akta Hibah, Akta Waris, Akta pendirian P.T (Perseroan Terbatas), Akta pendirian  C.V  (Persekutuan  Komanditer),  Akta  Fidusia,  PPJB  (Pengikatan Perjanjian Jual Beli), Surat Kuasa Menjual, Akta Pelepasan Hak, Akta Yayasan dan  Akta  Koperasi  yang  mana  segala  bentuk  pembuatan,  pengecekan  dan pengiriman  hingga  pada  pengesahannya  tidak  terlepas  dari  yang  namanya
bantuan  alat  berbasis  teknologi  informasi  guna  mempermudah  segala  bentuk prosesnya.
B. Proses sistem pemindaian secara elektrik ( E- Scanning ).
bahwa  Sebelum  menjalankan  mesin  scanner,  pastikan  dahulu  kabel  scanner yang  sudah  disediakan,  terhubung  antara  mesin  scanner  dengan  komputer melalui port USB, mempelajari user manual scanner, menghidupkan komputer. Selain itu pastikan software driver untuk scanner sudah terinstal. Penggunaan scanner  pada  dasarnya  hampir  sama  dengan  penggunaan  mesin  photocopy. Berikut ini ialah tata cara melakukan scanner/pemindaian yaitu sebagai berikut :
pertama Nyalakan scanner kemudian letakkan dokumen yang di akan dilakukan pemindian. Set-lah software scanner (program OCR Omni Page Pro). Jalankan Scansoft Omnipage Pro kemudian lakukanlah setting : proses, bahasa, sumber, deskripsi,  metode  export.  Klik  Start  &  kemudian  proses  pemindaian  dapat berlangsung.  Bacalah    dokumen  yang  sudah  dipindai.  Simpanlah  file  sesuai dengan format dokumen yang diinginkan.
C. Keunggulan dan kelemahan di dalam penggunaan sistem pemindaian secara elektrik (E-Scanning).
bahwa  kelemahan  daripada  sistem  pemindaian  elektrik  ( E-Scanning )  ini terletak pada yaitu :
a. Adanya peluang untuk memanipulasi file, menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus dalam segala cara.
b. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,  misalnya  server  terserang  virus  atau  terhapus  permanen karena tidak sengaja.
Keuntungan daripada penggunaan sistem pemindaian elektrik (E-Scanning) ini  terletak pada yaitu :
a. Membuat proses pengolahan file menjadi lebih mudah dan efisien.
b. Memperbaiki kesalahan di dalam pengolahan file dengan cepat.
c. Tampilan gambar/data yang akan di olah lebih jelas dan terang
D. Perlindungan  hukum  bagi  Notaris/PPAT  yang  melakukan  tindakan pemindaian secara elektrik terhadap dokumen/akta yang telah dibuat.
Negara  hukum  pada  dasarnya  bertujuan  untuk  memberikan  perlindungan hukum  bagi  rakyat  terhadap  tindakan  pemerintah  dilandasi  dengan  dua prinsip negara hukum, yaitu :
1. Perlindungan hukum yang preventif Perlindungan hukum kepada rakyat yang di berikan kesempatan untuk mengajukan keberatan (inspraak) atau pendapatnya sebelum suatu keputusan pemerintah menjadi bentuk yang menjadi definitif.
2. Perlindungan  hukum  yang  represif  Perlindungan  hukum  yang  represif bertujuan untuk menyelesaikan sengketa.
Kedua  bentuk  perlindungan  hukum  diatas  bertumpu  dan  bersumber  pada pengakuan  dan  perlindungan  hak  asasi  manusia  serta  berlandaskan  pada prinsip  Negara  hukum  (Zahirin  Harahap.2001:  2)  tiap  hubungan  hukum tentu menimbulkan hak dan kewajiban, selain itu masing-masing anggota masyarakat  tentu  mempunyai  hubungan  kepentingan  yang  berbeda-beda dan saling berhadapan atau berlawanan, untuk mengurangi ketegangan dan
konflik maka hukum yang mengatur dan melindungi kepentingan tersebut yang dinamakan perlindungan hukum (Uti Ilmu Royen, 2009: 53).

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisis  dan  pembahasan  pada  bab  sebelumnya  maka  dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut :
1.  Dokumen  yang  dimaksud  dalam  hal  ini  meliputi  surat-surat,  akta,  SK  (surat keputusan), SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kwitansi, cek, rekaman  dan  benda-benda  lainnya  yang  masih  dijadikan  bukti  atau  pendukung suatu keterangan misalnya yaitu berupa APHT (akta pemberian hak tanggungan), SKMHT (Surat Kuasa Membebankan Hak Tanggungan), P.K (Perjanjian Kredit), AJB (Akta Jual Beli), Personal Guarantee (Jaminan), Letter Of Under Taking (Surat Pernyataan Kesanggupan Untuk Melunasi Hutang), PKS (Perjanjian Kerja Sama), Akta  Hibah,  Akta  Waris,  Akta  pendiri  P.T  (Perseroan  Terbatas),  Akta  C.V (Persekutuan Komanditer), Akta Fidusia, PPJB (Pengikatan Perjanjian Jual Beli), Surat Kuasa Menjual, Akta Pelepasan Hak, Akta Yayasan dan Akta Koperasi dapat dilakukan  pemindaian  secara  elektrik  ( E-document )  yang  mana  segala  bentuk pembuatan, pengecekan dan pengiriman hingga pada pengesahannya tidak terlepas dari yang namanya bantuan alat berbasis teknologi informasi guna mempermudah segala bentuk prosesnya.
2. Proses pemindaian elektrik itu sendiri menggunakan cara menyalakan komputer, menghubungkan  mesin  scanner  dengan  computer  lalu  mempersiapkan  objek akta/dokumen  yang  akan  dilakukan  scanning,  setelah  itu  mulailah  melakukan scanning dari dokumen/akta yang diperlukan oleh klien setelah scanning dilakukan
hasilnya  berupa  gambar/foto  yang  berisikan  tulisan  akan  terlihat  dan  siap dikirimkan kepada pihak klien itu sendiri.
3.    Dalam  proses  pemindaian  elektrik  (E-scanning)  di  dalam  pembuatan  suatu akta/dokumen  terdapat  beberapa  keunggulannya  yaitu  pengoperasiannya  yang mudah,  terdapat  access  control  (password)  yang  dapat  melindungi  keamanan dokumen/akta  yang  akan  dilegalkan  oleh  masing-masing  pihak,  terdapat  salinan arsip dalam bentuk  dokumen elektronik  dan kecepatan penyajian informasi  yang terekam dalam arsip elektronik. Sedangkan kelemahannya ialah sangat bergantung pada pengoperasian listrik, rentan terkena virus dan SDM (sumber daya manusia) harus dituntut untuk mampu mengoperasikan komputer
4. Negara hukum pada dasarnya bertujuan untuk memberikan perlindungan hukum bagi  rakyat  terhadap  tindakan  pemerintah  dilandasi  dengan  dua  prinsip  negara hukum, yaitu :
1. Perlindungan  hukum  yang  preventif  yaitu  perlindungan  hukum  yang  diberikan kepada  kelompok  masyarakat  atau  secara  individu  untuk  dapat  mengajukan keberatan  ( inspraak )  atau  pendapatnya  sebelum  suatu  keputusan  pemerintah menjadi bentuk yang menjadi definitif.
2. Perlindungan hukum yang represif yaitu perlindungan hukum yang bertujuan untuk menyelesaikan  sengketa  atau  berbagai  permasalahan  yang  sedang  dialami  oleh suatu kelompok masyarakat atau secara individu.

## SARAN
Dari hasil simpulan yang diuraikan diatas, penulis dapat memberikan saran sebagai berikut :
a. Untuk  penulis  sendiri  dapat  menjadi  suatu  pegangan  sekaligus  tambahan wawasan serta pengetahuan dibidang administrasi modern dan sistem teknologi informasi  dalam  hal  mengenai  sistem  pemindaian  secara  elektrik  untuk akta/dokumen yang dikerjakan.
b. Kantor merupakan salah satu unit pelayanan dalam suatu instansi yang terdiri dari  tempat,  staff  dan  kegiatan  ketatausahaan  guna  membantu  pimpinan  oleh karena  itu  kantor  perlu  dikelola  dengan  baik  sehingga  kegiatannya  dapat mendukung  dan  melayani  organisasi  secara  umum  maupun  secara  khusus, karena  kantor  merupakan  kegiatan  pelayanan  dan  bantuan  yang  berisikan mengatur informasi, merekam informai, memberikan informasi dan melindungi informasi dan aset.
c. Notaris/PPAT  adalah  sebagai  fungsi  administratif  dari  negara.   Sehingga  apa yang dibuat oleh para pejabat atau pegawai umum tersebut tidak perlu disangkal lagi kebenarannya, karena mereka orang-orang yang telah diberi kepercayaan oleh negara. Nilai kekuatan pembuktian (bewijskracht) yang melekat pada Akta Otentik  diatur  dalam  pasal  1870  Kitab  Undang-Undang  Hukum  Perdata (KUHPerdata)  jo  pasal  285  RBG  adalah  :  sempurna  ( volledig  bewijskracht ), dan  mengikat  ( bindende  bewijskracht )  ;  sehingga  Akta  Otentik  dapat  berdiri sendiri tanpa memerlukan bantuan atau dukungan alat bukti yang lain, dengan kata  lain  Akta  Otentik  yang  berdiri  sendiri  menurut  hukum  telah  memenuhi
ketentuan batas minimal pembuktian. Namun yang perlu diperhatikan dengan seksama  adalah  nilai  pembuktian  yang  sempurna  dan  mengikat  tersebut bukannya  tidak  dapat  berubah  status  kekuatan  dan  pemenuhan  syarat  batas minimalnya.  Akta  Otentik  dapat  saja  kekuatan  pembuktian  dan  batas minimalnya dapat berubah menjadi bukti permulaan tulisan ( begin van bewijs bij  geschrifte )  yaitu  apabila  terhadapnya  diajukan  bukti  lawan  ( tegenbewijs ) yang  setara  dan  menentukan.  Jadi  yang  perlu  dipahami  disini  adalah  bahwa bukti  Akta  Otentik  tersebut  adalah  alat  bukti  yang  sempurna  dan  mengikat namun  tidak  bersifat  menentukan  (beslissend)  atau  memaksa  (dwingend). Disinilah kedudukan yang sebenarnya dari Akta Otentik dalam sistem hukum pembuktian.

## DAFTAR PUSTAKA
Buku-buku.
H. Makmur. 2006. Filsafat Administrasi . Jakarta. Bumi Aksara.
Faried Ali. 2011. Teori dan konsep administrasi dari pemikiran menuju redefinisi . Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada
Makmur. H. 2006. Filsafat Adminsitrasi. Jakarta : Bumi Aksara Westra, Priata. 2002. Ensiklopedi Admninstrasi. Jakarta : Sumber Agung.
Yahya, M.  2014. Teknik Penulisan Tesis. Banjarmasin (untuk kalangan  sendiri). Banjarmasin : STIA Bina Banua.
Sondang,  P.  Siagian.  2000. Kerangka  Dasar  Ilmu  Adminstrasi. Jakarta.  Rineka Cipta.
Agus, Teguh. 2014. Manajemen kearsipan elektronik. Yogyakarta. Gava Media.
Tata Subari. 2003. Sitem Informasi Manajemen . Jakarta. Andi Yogyakarta.. Zulkifli Amsyah. 2001. Manajemen Kerasipan. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama.