## PENGENDALIAN PENGADAAN BARANG PT PERTAMINA HULU ENERGI OFFSHORE NORTH WEST JAVA
Peppy Fachrial Cynthia Arum Pradhani Adenan Suhalis STMT Trisakti STMT Trisakti STMT Trisakti
pfachrial@gmail.com cynthiaarum96@yahoo.com adenansuhalis52@gmail.com

## ABSTRACT
The  purpose  of  this  study  is  to  analyze  the  implementation  of  e-procurement  as  the  effort  of controlling the utilities procurement at PT Pertamina Hulu Energi ONWJ Jakarta.  The method of  this  study  is  descriptive  quantitative  with  the  statistics  descriptive  and  Model  Product Moment  (correlation  coefficient)  with  11  respondents  as  the  sample  used  as  the  tools  of  the analysis. The result of the study shows correlation coefficient of 0.7215 which means there is a strong  integration  of  the  implementation  of  e-procurement  as  the  effort  of  controlling  the utilities procurement at PT Pertamina Hulu Energi ONWJ Jakarta.
Keyword: e-procurement, control, utilities procurement

## PENDAHULUAN
PT Pertamina Hulu Energi Offshore North West  Java  (ONWJ)  merupakan  perusahaan yang bergerak di  bidang produksi  minyak dan gas bumi.Perusahaan ini merupakan perusahaan  yang  beralih  kepemilikannya  dari BP  West  Java  ke  Pertamina  sejak  Juli 2009.Pada  PT  Pertamina  Hulu  Energi  ONWJ melakukan  sebuah  kegiatan  atau  aktivitas membutuhkan sebuah peralatan untuk kegiatan penunjang  operasi/proyek  serta  pengisian persediaan.  Untuk  memenuhi  kebutuhan  atau permintaan user, maka dilakukanya pembelian barang  yang  dilaksanakan  dengan  proses pengadaan barang dengan menggunakan acuan pada buku PTK-007/SKKO0000/2015/S0 (Revisi-03)
Buku Kedua Pedoman
Pelaksanaan  Pengadaan  Barang/Jasa.  Sesuai dengan  prinsip  pengadaan,  proses  yang dilakukan harus memperhatikan nilai
efektifitas,  efisiensi,  transparan,  adil  dan kompetitif terhadap pengadaan tersebut. Namun setelah berlangsungnya proses pengadaan  yang  sudah  dilakukan  oleh  PT Pertamina  Hulu  Energi  ONWJ  secara  manual terdapat indikasi kurangnya efisien dan efektif dalam  proses  pengadaan.  Proses  pengadaan barang  secara  manual  banyak  mengeluaran biaya  dan  memakan  waktu  yang  cukup lama.Adanya indikasi tersebut mulai diterapkan  teknologi  informasi  (TI)  yaitu pengadaan  seacara  elektronik  yang  mulai dikembangkan  pada  bulan  April  2010. Pengadaan  secara  elektronik  di  PT  Pertamina Hulu  Energi  ONWJ  disebut  Integrated  PHE ONWJ  Online  Transaction  (IPOT).  Yang diharapkan dengan penerapan proses pengadaan  secara  elektronik  (e-Procurement) transaksi bisnis atau proses pengadaan diantara penyedia barang menjadi fair serta

## Jurnal Manajemen Bisnis Transportasi Dan Logistik, Vol. 4 No. 2 Januari 2018
meningkatkan  kepercayaan  masyarakat  dan kredibilitas perusahaan atas pengadaan barang. Selain  itu  e-Procurement  bertujuan  untuk memungkinkan  peserta  lelang  melaksanakan kontrak  pengadaan  yang  bebas  suap,  hadiah dan bentuk lainnya dan membantu perusahaan mengurangi  biaya  tinggi  serta  menerapkan green  procurement  (proses  pengadaan  dengan penggunaan kertas secara minimum). Diharapkan dengan e-Procurement, pertemuan pemberian  penjelasan  dapat  dihindari,  namun pada proses e-Procurement tertentu pertemuan untuk  pemberian  penjelasan  tetap  diperlukan, contoh  untuk  pengadaan  barang  dengan spesifikasi  yang  detil  dan  penjelasan  yang rumit.  Walaupun  sistem  e-Procurement  sudah diaplikasikan  sejak  tahun  2010,  dan  berbagai upaya  memperbaharui  perangkat  lunak  sudah dilaksanakan  hingga  saat  ini  agar  terjaga kehandalannya  namun  pada  beberapa  kasus masih  ditemukan  system  di  dalam  server  e- Procurement  mengalami  gangguan.  Adapun gangguan  tersebut  berupa  server  down,  atau server  mengalami  kegagalan  beroperasi  yang mengakibatkan  jaringan  online  terganggu untuk  beberapa  saat.  Gangguan  tersebut tidaklah terlalu signifikan dan hanya berdampak minor, namun cukup mengindikasikan bahwa  sistem e-Procurement masih perlu adanya peningkatan kehandalannya.  Dalam  proses  e-Procurement berlangsung  ada  beberapa  spesifikasi  barang yang  membutuhkan  evaluasi  teknisnya  cukup lama  sehingga  mempengaruhi  keseluruhan waktu  (lead  time)  proses  e-Procurement  yang menjadi  kurang  tepat  dengan  ketentuan  waktu (timeline) yang sudah ditetapkan.

## KAJIAN PUSTAKA
Menurut  Hasibuan  (2016)  manajemen adalah  ilmu  dan  seni  mengatur  proses pemanfaatan  sumber  daya  manusia  dan sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.Menurut Athoillah  (2010)  pelaksanaan  adalah  kegiatan yang  menggerakkan  dan  mengusahakan  agar
para pekerja melakukan tugas dan kewajibannya.  Sedangkan  menurut  Hasibuan (2016)  pelaksanaan  adalah  mengarahkan semua  bawahan,  agar  mau  bekerja  sama  dan bekerja  efektif  untuk  mencapai  tujuan. Pengertian  pelaksanaan  menurut  Terry  (2007) adalah  membuat  semua  anggota  kelompok agar  mau  bekerja  sama  dan  bekerja  secara ikhlas  serta  bergairah  untuk  mencapai  tujuan sesuai  dengan  perencanaan  dan  usaha  –  usaha pengorganisasian.  Menurut  Siahaya  (2013) pengadaan  secara  elektronik  ( e-Procurement ) merupakan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa  dengan  menggunakan  jaringan  elektronik (jaringan internet atau internet) atau electronic data  interchange  (EDI).  Menurut  Deitiana (2011) e-Procurement yaitu  order  dilakukan melalui  komunikasi  atau  menyetujui catalog vendor yang didapat melalui internet. Menurut Malik  (2010)  pengadaan  barang/  jasa  secara elektronik  atau e-Procurement adalah  sistem pengadaan  barang  /  jasa  yang  proses pelaksanaannya  dilakukan  secara  elektronik dengan  memanfaatkan  fasilitas  teknologi komunikasi  dan  informasi.  Menurut  Siahaya (2013), Lead Time Pengadaan adalah keseluruhan  waktu  yang  dibutuhkan  untuk proses  pengadaan  barang,  mulai  sejak  barang diminta sampai dengan barang tiba di gudang/ lokasi  pemakai  dan  siap  dipakai.  Tujuan  dari pengadaan elektronik ( e-Procurement ), dijelaskan  Siahaya  (2013)  sebagai  berikut:  1) meningkatkan  transparansi    dan  akuntabilitas; 2)  meningkatkan  akses  pasar  dan  persaingan usaha  ;  3)  meningkatkan  tingkat  efisiensi proses  pengadaan  ;  4)  mendukung  proses monitoring dan audit ; 5) memenuhi kebutuhan akses informasi teknis. Metode-metode pelaksanaan e-Procurement seperti yang disebutkan oleh  Willem (2013:79)  yaitu:  1) e- Tendering adalah tata cara pemilihan pemasok yang  dilakukan  secara  terbuka  dan  dapat diikuti  oleh  semua  pemasok  yang  terdaftar pada  sistem  pengadaan  secara  elektronik  ;  2) e-Bidding merupakan  pelaksanaan  pengadaan barang  dan  jasa  dengan  cara  penyampaian
Pelaksanaan E-Procurement Dalam Upaya Pengendalian Pengadaan Barang di PT Pertamina Hulu…
informasi  dan/atau  data  pengadaan  dari penyedia  barang  dan  jasa,  dimulai  dari pengumuman  sampai  dengan  pengumuman hasil  pengadaan,  dilakukan  melalui  media elektronik  antara  lain  menggunakan  media internet,  intranet  dan/atau  electronic  data interchange  (EDI).  3) e-Catalogue adalah sistem  informasi  elektronik  yang  memuat daftar,  jenis,  spesifikasi  teknis  dan  harga barang  tertentu  dari  berbagai  penyedia  barang dan  jasa  ;  4) e-Purchasing adalah  tata  cara pembelian  barang  dan  jasa  melalui  sarana e- Catalogue .  Menurut  Amirullah  (2015)  sistem pengendalian yang efektif mempunyai karakteristik  sebagai  berikut:  1)  akurat ( accurate )  ;  2)  tepat  waktu  (t imely );  3) Realistik  Secara  Organisasi(Organizationally Realistic).

## METODE PENELITIAN
Penelitian menggunakan metode deskriptif kuantitatif  adalah  data  yang  berupa  angka- angka.  Statistik  deskriptif  adalah  penyajian data melalui tabel , grafik, diagram lingkarang, pictogram , perhitungan modus, mean (pengukur tendensi sentral), perhitungan desil, presentil, perhitungan penyebaran data melalui perhitungan  rata-rata  dan  standar  deviasi, perhitungan  presentase.  dan  sampel  sebanyak 11  responden.  Dalam  statistic  deskriptif  juga dapat  dilakukan  mencari  kekuatan  integrasi variabel  melalui  koefisien  korelasi  untuk analisis  integrasi  Pelaksanaan e-Procurement dalam  upaya  pengendalian  pengadaan  barang menggunakan Model Product Moment (Koefisien Korelasi).

## HASIL  DAN PEMBAHASAN
Penelitian  ini  dilakukan  dikantor  PT Pertamina  Hulu  Energi  ONWJ  dengan  cara menyebar angket / kuesioner penelitian kepada panitia  pengadaan  barang  pada  PT  Pertamina Hulu  Energi  ONWJ.  Jumlah  responden  yang menjadi  subyek  penelitian  sebanyak  11 responden,  penyebaran  kuesioner.  Analisis Pelaksanaan e-Procurement di  PT  Pertamina
Hulu Energi  ONWJ Jakarta  sebanyak 16 butir pernyataan  diajukan  kepada  karyawan  panitia pengadaan  barang  di  PT  Pertamina  Hulu Energi  ONWJ  Jakarta.Kuesioner  terdiri  dari  7 indikator  ,  yaitu  transparansi,  akuntabilitas, akses  pasar,  persaingan  usaha  yang  sehat, efisien,  monitoring,  dan  kebutuhan  akses informasi.

## Indikator Transparansi
Jawaban  11  responden  untuk  indikator transparansi  sebagai  berikut,  sangat  setuju sebesar  80,95%  dan  jawaban  setuju  sebesar 19,05%,  artinya  bahwa  semua  informasi  yang membantu penyedia barang untuk menentukan,
memodifikasi, dan menyampaikan  dokumen  penawaran  sudah tersedia  secara  online,  dan  panitia  sudah menyediakan  informasi  yang  sama  mengenai pengadaan  barang    untuk  semua  penyedia barang.

## Indikator Akuntabilitas
Jawaban  11  responden  untuk  indikator akutanbilitas  sebagai  berikut,  yang  menjawab sangat  setuju  sebesar  61,11%.  dan  jawaban setuju  sebesar  13,33%,  jawaban  ragu  –  ragu 23,33%,    dan  jawaban  tidak  setuju  2,23%. Yang  artinya,  bahwa  semua  tahapan  proses e- Procurement sudah sesuai dengan aturan yang berlaku. Terdapat jawaban ragu-ragu dan tidak setuju  yang  artinya  masih  adanya  pemberian penjelasan  mengenai  dokumen  penawaran dilakukan secara tatap muka melalui aplikasi.

## Indikator Akses Pasar
Jawaban  11  responden  untuk  indikator akses pasar sebagai berikut, yang menjawab sangat setuju sebesar 62,5%, jawaban setuju sebesar  25,0%  dan  jawaban  ragu-ragu 12,5%. Yang artinya bahwa e-Procurement dapat diikuti oleh semua penyedia berdasarkan  ketentuan  dan  prodesur  yang jelas  dan  panitia  lebih  mudah  memilih penyedia  yang  tepat.Adanya  jawaban  ragu-

## Jurnal Manajemen Bisnis Transportasi Dan Logistik, Vol. 4 No. 2 Januari 2018
ragu,  yang  artinya  bahwa  masih  adanya hambatan lokasi untuk mengakses informasi yang dibutuhkan.
Indikator Persaingan Usaha yang Sehat Jawaban 11 responden untuk indikator persaingan usaha yang sehat sebagai berikut yang  menjawab  sangat  setuju  sebesar 72,82%.  dan  jawaban  setuju  sebesar 27,18%,  yang  artinya  dapat  semakin memberi  kesempatan  kepada  usaha  kecil dan menengah dan semakin ketat persaingan harga penawaran.
Indikator Efisien
Jawaban  11  responden  untuk  indikator efisien  sebagai  berikut,  yang  menjawab sangat  setuju sebesar 44,72%. dan jawaban setuju sebesar 19,51%, jawaban ragu – ragu 29,27%,    dan  jawaban  tidak  setuju  6,50%. Yang artinya, bahwa biaya melaksanakan e- Procurement murah.Terdapat jawaban ragu-ragu  dan  tidak  setuju  yang  artinya waktu  yang  diperlukan  untuk  melakukan evaluasi  penawaran  lebih  lama  akibatnya waktu  Proses e-Procurement pun  berjalan agak lambat.
Indikator Monitoring
Jawaban  11  responden  untuk  indikator monitoring  sebagai  berikut  yang  menjawab sangat  setuju sebesar 72,81%. dan jawaban setuju  sebesar  27,19%,  yang  artinya  semua aktivitas dalam proses e-Procurement dapat terekam,  baik  tanggal  dan  waktunya  dan Penyedia  barang  dapat  memantau  tahapan pengadaan.
Indikator Kebutuhan Akses Informasi
Jawaban  11  responden  untuk  indikator kebutuhan  akses  informasi  sebagai  berikut yang  menjawab  sangat  setuju  sebesar 51,02%.  dan  jawaban  setuju  sebesar 48,98%, yang artinya semua informasi tepat
waktu  sesuai  jadwal  tahapan  pelaksanaan proses pengadaan dan Penyaluran informasi dari  panitia  ke  penyedia  atau  sebaliknya dapat secara cepat.Berdasarkan keseluruhan rekapitulasi  pembobotan  jawaban  sangat setuju  sebesar  63,32%  ,  jawaban  setuju 25,59%,  jawaban  ragu-ragu  9,79%  dan jawaban  tidak  setuju  1,30%  pada  variabel pelaksanaan e-Procurement.Hasil penelitian antara  pelaksanaan e-Procurement dalam upaya  pengendalian  pengadaan  barang  di PT  Pertamina  Hulu  Energi  ONWJ  Jakarta, dilihat  dari  hasil  korelasi  yaitu  0,7215, maka  dapat  dikatakan  hasil  tersebut memiliki intergrasi yang kuat.

## SIMPULAN
Adanya  intergrasi  antara  pelaksanaan e- Procurement dalam upaya pengendalian pengadaan  barang  di  PT  Pertamina  Hulu Energi  ONWJ  Jakarta,  dilihat  dari  hasil korelasi  yaitu  0,7215,  maka  dapat  dikatakan hasil  tersebut  memiliki  intergrasi  yang kuat.Perusahaan sebaiknya dapat mempertahankan dan meningkatkan pencapaian  yang  sudah  berjalan  dengan  baik dan melakukan peninjauan dan evaluasi untuk permasalahan  yang  ada  dalam  penelitian  ini agar  dapat  memperbaiki  pelaksanaan e- Procurement dalam upaya pengendalian pengadaan  barang  sehingga  dapat  berjalan lancar  dan  sesuai  dengan  target  yang diharapkan

## DAFTAR PUSTAKA
Amirullah.2015.    Pengantar  Manajemen,
Mitra Wacana Media,  Jakarta,
Athoillah. 2010. M. Anton;Dasar-Dasar Manajemen, CV Pustaka Setia, Bandung,
Deitiana,  Tita.  2011.;Manajemen  Operasional Strategi dan Analisa (Services and
Manufaktur), Mitra Wacana Media, Jakarta,
Pelaksanaan E-Procurement Dalam Upaya Pengendalian Pengadaan Barang di PT Pertamina Hulu…
Hasibuan,  Malayu  S.P.  2016.Manajemen:
Dasar,  Pengertian,  dan  Masalah,  PT  Bumi Aksara, Jakarta
R. Terry, George.2013.Prinsip - Prinsip Manajemen, PTBumi Aksara, Jakarta,
Siahaya, Willem; Manajemen Pengadaan Procurement Management, Alfabeta, Jakarta 2013.
Jurnal Manajemen Bisnis Transportasi Dan Logistik, Vol. 4 No. 2 Januari 2018

## Halaman ini sengaja di kosongkan