ANUVA Volume 6 (1): 43-56, 2022 Copyright ©2022, ISSN: 2598-3040 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/anuva

## Upaya Pelestarian Pengetahuan Arsiparis Bidang Sumber Daya Air dan Mineral Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang
Annisaa Nur Prasiwi *) , Yanuar Yoga Prasetyawan
Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan , Fakultas Ilmu Budata, Universitas Diponegoro, Jl. Prof Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia 50275
*) Email Korespondensi: annisaprasiwi22@gmail.com

## Abstract
This study aims to capture archive management knowledge as a preservation of archival knowledge in the field of water resources at the Semarang Regency Public Works Service. This study uses qualitative research methods with an advanced action research. Data collection techniques were carried out by observation, interviews, semi-structured techniques, and data analysis using interactive analysis methods. The results of this study indicate that this knowledge preservation activity aims to provide solutions to the problems of archive management staff who do not understand archival  knowledge,  so  the  authors  help  provide  solutions  to  informants  to  overcome  the  problems  they  face. Preservation  of  knowledge  is  carried  out  for  work  activities  and  improves  performance  from  less  good  to  better. Researchers took action by capturing knowledge from experts, then packaged in the form of visualization of video recordings of dynamic archive management from the General Subdivision of the Semarang Regency Public Works Service.  The  video  is  made  by capturing  archive  management knowledge from  the  General  Subdivision  staff,  and researchers  reflecting  on  knowledge  by  discussing  with  administrative  staff,  the  head  of  the  general  secretariat. Researchers  reflect  on knowledge preservation  studies  with  experts  from the  General  Subdivision  staff  and  water resources staff to transfer knowledge. The final stage is the implementation of knowledge preservation and reflecting on the discussion of the observations that have been reviewed. Staff absorbs some knowledge to perform several stages of archive management which can be implemented from video

## Key Word: knowledge preservation; knowledge transfer; semarang regency public works service

## Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk menangkap pengetahuan pengelolaan arsip sebagai pelestarian pengetahuan kearsipan Bidang Sumber Daya Air  pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang. Penelitian ini menggunakan metode penelitian  kualitatif dengan  kaji  tindak. Teknik  pengumpulan  data  dilakukan dengan  observasi,  wawancara,  teknik semi terstruktur, dan analisis data menggunakan metode analisis interaktif. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa kegiatan pelestarian pengetahuan ini bertujuan untuk memberikan solusi atas permasalahan staf pengelola arsip yang kurang memahami pengetahuan kearsipan, sehingga penulis membantu memberikan solusi kepada informan untuk mengatasi  permasalahan  yang  mereka  hadapi.  Pelestarian  pengetahuan  dilakukan  untuk  aktivitas  kerja  dan peningkatan kinerja dari kurang baik menjadi lebih baik. Peneliti melakukan tindakan dengan menjaring ilmu dari para  ahli,  kemudian  dikemas  dalam  bentuk  visualisasi  rekaman  video  pengelolaan  arsip  dinamis  dari  Subbagian Umum Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang. Video dibuat dengan menangkap pengetahuan manajemen arsip dari staf Subbagian Umum, dan peneliti melakukan refleksi pengetahuan dengan berdiskusi dengan staf administrasi, kepala  sekretariat  umum.  Peneliti  melakukan  refleksi  studi  pelestarian  pengetahuan  dengan  para  ahli  dari  staf Subbagian  Umum  dan  staf  Sumber  Daya  Air  untuk  men- transfer pengetahuan.  Tahap terakhir  adalah  pelaksanaan preservasi pengetahuan dan refleksi atas pembahasan hasil observasi  yang telah direview. Staf menyerap beberapa pengetahuan untuk melakukan beberapa tahapan pengelolaan arsip yang dapat diimplementasikan dari video.
Kata Kunci: pelestarian pengetahuan; transfer pengetahuan; dinas pekerjaan umum kabupaten semarang.

## 1. Pendahuluan
Suatu  organisasi  merupakan  tempat  seseorang  bekerja  secara terstruktur sesuai  dengan  tujuan  dan prosedur yang diikuti. Didalam organisasi memiliki individu sesuai dengan pengetahuan, kompetensi dan kemampuan  pada  bidangnya  masing-masing.  Pengetahuan  adalah  penggunaan  yang  menyeluruh  dari informasi  data  yang  sesuai  dengan  kompetensi,  potensial,  ide  atau  pikiran,  komitmen  dan  motivasi seseorang, atau pengetahuan merupakan pemahaman setiap manusia terhadap sesuatu yang didapatkan dari proses  pelatihan  dan  pengalamannya  (Tan,  2012:  55).  Berdasarkan  penelitian  penciptaan  pengetahuan dibentuk dari tacit knowledge dan explicit knowledge kemudian diolah kembali oleh pencipta pengetahuan dengan menggunakan variabel sampel yang dikomunikasikan melalui capture, store, organize, retrieve, re- use, governance (Praharsi, 2016: 88). Proses pembentukan pengetahuan ada dua tahapan tacit knowledge adalah  hasil  dari  subyektifitas,  belajar  dari  pengalaman,  dan  seringnya  tidak  didokumentasikan  adapun explicit knowledge beruhubungan dengan obyektif, rasional dan teknis dari knowledge , dan hal ini banyak yang terdokumentasi (Maimunah et al. 2008: 89). Sehingga tacit yang diambil tersebut merupakan bentuk pikiran,  pendapat  yang  tertanam  oleh  seseorang  sedangkan explicit  knowledge adalah  merupakan pengetahuan yang diringkas dalam bentuk dokumentasi terstruktur dengan tujuan untuk mudah dipahami. Bentuk  dari explicit  knowledge disusun  secara  terstruktur  salah  satunya  diperlukanya  manajemen pengetahuan. Secara umum manajemen pengetahuan merupakan bentuk yang mendapat jangkauan sebagai suatu  langkah-langkah  sistematis  dalam  mengelola  aset  intelektual  atau  pengetahuan  dan  berbagai informasi dari individu atau perorangan ( personal ) dan organisasi untuk menciptakan keunggulan dalam bersaing  dan  memaksimumkan  nilai  tambah  serta  inovasi  (Praharsi,  2016:  78).  Bentuk  manajemen pengetahuan di muat sebuah produk dalam bentuk media yang berisi pengetahuan explicit dan pengetahuan tersebut nantinya akan dijadikan acuan dalam melaksanakan kegiatan.
Salah  satu  organisasi  yang  telah  mengimplementasikan  preservasi  pengetahuan  dan  transfer pengetahuan Penelitian sejenis sebelumnya adalah berjudul Knowledge Capture and the Retirement of the Director of Finance: Succession Planning in the San Mateo County Human Services Agency ” yang ditulis oleh Kathy Winship yang dimuat di Journal of Evidence-Based Social Work tahun (2012) dimuat diportal jurnal  ebsco.com. Lokasi penelitian berada di San Mateo California Amerika Serikat. Objek kajian yang diambil  adalah  administrator  Badan  Layanan  Kemanusiaan  Kabupaten  San  Mateo  mengembangkan rencana  untuk  mencegah  hilangnya  pengetahuan.  Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian tersebut  adalah  metode  kuantitatif  dengan  penelitian  kaji  tindak.  Hasil  penelitian  tersebut  adalah  senior pensiunan  administrasi  membuat  pengembangan  pengetahuan  perusahaanya  sebagai  syarat  untuk meninggalkan  organisasinya.  Pengembangan  pengetahuan  tersebut  dibuat  untuk  mempertahankan pengetahuan organisasi dan tertanam kepada karyawan muda organisasi. Pengetahuan yang diambil berasal dari  karyawan  pensiun,  pengetahuan  tersebut  di  tuangkan  dalam  bentuk  produk  sebagai  acuan  dalam melaksanakan  pekerjaan. Transfer pengetahuan  merupakan  sistem  komputerisasi  untuk  menangkap, menyimpan, dan menyebarkan pengetahuan tacit dan ekplisit ke seluruh organisasi (Felix Khumalo, 2012:
1). Pelaksanaan transfer pengetahuan mentor dilaksanakan pemilihan karyawan muda sebagai pemegang pengetahuan. Bentuk pengetahuan yang mereka kembangkan di buat dalam berbagai bentuk produk yakni rekaman diskusi, presentasi power point, peta pengetahuan, bagan alur proses, dan proses narasi, rekaman presentasi pelatihan, dan dokumentasi. Dalam pelaksanaan transfer pengetahuan dilaksanakan dengan dua tahap  secara  tatap  muka  dan  online.  Setelah  melaksanakan transfer pengetahuan,  mendapat  tanggapan positif dan negatif dari peserta yang dipilih. Tanggapan negatif tersebut mengemukakan situs dan informasi tersebut kurang sesuai dengan  yang  mereka inginkan sedangkan bentuk tanggapan positif  dari karyawan muda lainya memahami berbagai produk yang diberikan oleh mentor. Seiring berjalannya waktu pengetahuan tersebut diterapkan dan membutuhkan waktu 12-18 bulan untuk melihat keberhasilan proyek manajemen  pengetahuan  tersebut  berhasil.    Simpulan  dari  penelitian  ini  adalah  penerapan transfer pengetahuan di Badan Layanan Kemanusiaan Kabupaten San Mateo membutuhkan waktu agar karyawan dapat beradaptasi dan memahami pengetahuan yang diberikan serta mengembangkan pengetahuan tersebut dengan  bentuk  lainnya.  Dengan  berbagai  tanggapan  yang  diberikan  dari  karyawan  perusahaan  dapat menjadi  motivasi  untuk  mengembangkan  pengetahuan  agar  lebik  baik  dari  sebelumnya.  Sehingga keberhasilan transfer pengetahuan  dapat  dikatakan  berhasil  diterapkan  pada  organisasi  tersebut.  Hal  ini mendapat perhatian sebagai bentuk tidak tertanamnya pengetahuan dalam organisasi ketika anggota yang memiliki tugas dalam pekerjaan kurang memahami pekerjaan yang mereka laksanakan. Untuk menjamin pengetahuan tersebut  membutuhkan strategi sebagai bentuk  menjaga pengetahuan  dengan  melaksanakan knowledge preservation. Persamaan Penelitian sejenis  dan penelitian ini terletak pada pengetahuan  yang ada di karyawan atau manajer ahli yang mereka miliki. Pada penelitian ini menggunakan metode penelitian kuantitatif  dengan  pendekatan  kaji  tindak  sedangkan  penelitian  yang  digunakan  pada  penelitian  ini menggunakan  penelitian  kualitatif  dengan  kaji  tindak.  Objek  penelitian  yang  diambil  pada  penelitian sebelumnya berada di San Mateo California Amerika Serikat Berbeda dengan penelitian ini, berlokasi di Organisasi Pemerintahan yaitu di Bidang Sumber Daya Air Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang. Pelestarian  Pengetahuan  memiliki  peran  penting  dalam  suatu  organisasi  khususnya  di  lembaga pemerintahan, organisasi . Pengetahuan organisasi adalah salah satu sumber daya yang paling penting dan tak  ternilai  yang  terkait  dengan  organisasi  (Yap,  J.  B.  H.,  &  Ng,  2018).  Dapat  disimpulkan  pelestarian pengetahuan merupakan peran penting bagi organisasi salah satunya menerapkan manajemen pengetahuan. Dengan  demikian  upaya  pelestarian  perlu  dilaksanakan  secara  baik  agar  organisasi  dan  anggota  mampu memahami  pengetahuan  yang  dimiliki  serta  tertanam  dengan  baik.  Organisasi  yang  dideskripsikan  yaitu Bidang  Sumber  Daya  Air  di  Dinas  Pekerjaan  Umum  Kabupaten  Semarang,  organisasi  pemerintahan tersebut  merupakan  lembaga  yang  bergerak  di  Bidang  Pekerjaan  Umum  Pekerjaan  tersebut  berdasarkan otonomi  dan  tugas  pembantu  di  bidang  Pekerjaan  Umum  Kabupaten  Semarang,  yang  bergerak  dalam bidang infrastruktur pekerjaan umum, serta pengendalian tata ruang dan pengelolaan sumber daya manusia. Terlepas dari tugas dan fungsi yang ada bidang Sumber Daya Air merupakan salah satu bidang yang disorot oleh  Kepala  Sekretaris  Dinas  untuk  mengembangkan  pengelolaan  kearsipannya  agar  lebih  baik. Permasalahan yang ada di Bidang Sumber Daya Air kurangnya pemahaman pengelolaan kearsipan yang
ada  di  bidang,  dengan  pengetahuan  yang  minim  Staff  Bidang  Sumber  Daya  Air  melaksanakan  sesuai pemahamannya sendiri. Upaya bagi penulis dan Kepala Sekretaris Dinas memberikan solusi bagi bidang Sumber  Daya  Air  untuk  memberikan treatment salah  satunya  yaitu transfe r  pengetahuan.  Pelaksanaan transfer pengetahuan,  peneliti  perlu  meng capture pengetahuan  tenaga  ahli  dari  staff  Bidang  Sekretariat Umum  dan  Kepegawaian  yang  mengelola  arsip  dinamis  aktif.  Menangkapan  pengetahuan  yaitu dokumentasi pengetahuan tacit , tanya jawab ahli, catatan lapangan, pembelajaran, percakapan pribadi, dan bercerita - memainkan peran penting dalam memastikan hal itu adalah pengetahuan operasional dan industri tidak hilang ketika karyawan pensiun (Dmytriv 2015: 53).
Mengingat Dinas Kearsipan Kabupaten Semarang pada bulan Juni 2021 memberikan arahan kepada Dinas  Pekerjaan  Umum  Kabupaten  Semarang  untuk  memperbaiki  pengelolaan  kearsipan  sesuai  dengan acuan  yang  diberikan.  Dengan  dilakukanya transfer pengetahuan,  peneliti  ikut  serta  memperbaiki pengelolaan  kearsipan  dengan  memberikan treatment pada  bidang.    Pelaksanaan knowledge  capturing diambil  pada  waktu  senggang  agar  tidak  menggangu  waktu  staff  pada  jam  kerja.  Strategi  pengambilan rekaman video  memiliki tujuan yaitu dapat berbagi informasi pengelolaan kearsipan dan dapat dipahami oleh staff Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang.  Dengan adanya bentuk rekaman video tersebut berupa softcopy dapat  menjadi  acuan  pengembangan  pengelolaan  kearsipan.  Penyimpanan  pengetahuan adalah  jantung  dari  bangunan  memori  organisasi  dapat  masuk  dalam  pikiran  bahwa  organisasi  yang mengembangkan kemampuan mereka untuk menyimpan pengetahuan akan membangun memori organisasi (Adobor,  2019:  674).  Dengan  tertanamnya  pengetahuan  yang  ada  di  staff  Dinas Pekerjaan  Umum  dapat dikembangkan, dikelola dan tertanam secara baik. Serta dipelihara dengan baik oleh karyawan yang ada.

## 2. Metode Penelitian
Penelitian  ini  merupakan  penelitian  kualitatif  dengan  pendekatan  kaji  tindak.  Metode  ini  dipilih karena peneliti berusaha memberikan solusi dalam permasalahan yang dihadapi staff Bidang Sumber Daya Air  Dinas  Pekerjaan  Umum  Kabupaten  Semarang.  Dengan  adanya  permasalahan  terkait  kurangnya pengetahuan  kearsipan  di  Bidang  Sumber  Daya  Air  Dinas  Pekerjaan  Umum  Kabupaten  Semarang  yang selanjutnya  akan  diberikan  solusi  sebagai  bentuk  penyelesaian  permasalahan  serta  bentuk  perbaikan. Penelitian  kaji  tindak  dimulai  dari  pemahaman  yang  ada  pikiran  manusia.  Penelitian  Tindakan  adalah tentang bekerja menuju praktik hasil dan hal tersebut menciptakan bentuk-bentuk pemahaman baru. karena tindakan  tanpa refleksi  dan  pemahaman  itu  buta,  sama  seperti  teori  tanpa  tindakan  tidak  ada  artinya  hal tersbut adalah tindakan yang bersifat partisipatif (Reason et al., 2014: 4). Penelitian ini menggunakan model yang diciptakan oleh (Kemmis and McTaggart 1988). Berikut gambar dari model ini:
Gambar 1. Cycle action research (Kemmis and McTaggart 1988)
Berdasarkan gamabar 1 menjelaskan bahwa siklus pertama yang dilaksanakan adalah mengobservasi dan  merencanakan  dari  permasalahan  yang  telah  ada.  Hasil  observasi  kemudian  direfleksikan  dengan menangkap  aktifitas  arsiparis  pelaksanaan  kegiatan  pengelolaan  di  Bidang  Sekretariat  Umum  dan Kepegawaian  dalam  bentuk  video.  Tahap  selanjutnya  peneliti  melaksanakan  editing  video  dan dikonsultasikan kepada tenaga ahli di Bidang Sekretariat Umum dan Kepegawaian untuk mengetahui video tersebut layak dilaksanakan upaya pelestarian pengetahuan. Tahap siklus kedua peneliti melaksankan kaji tindak  dengan  melaksanakan  upaya  pelestarian  pengetahuan  ke  Bidang  Sumber  Daya  Air  dengan menentukan waktu tertentu. Tahap selanjutnya melaksanakan transfer pelestarian pengetahuan didampingi tenaga  ahli  dari  bidang  Sekretariat  Umum  dan  Kepegawaian.  Tahap  akhir  dalam  siklus  kedua,  peneliti melihat  refleksi  hasil  dari  pelestarian  pengetahuan  dan  mendampingi  admin  sumber  daya  tentang pemahaman pengetahuan yang telah disampaikan.
Berdasarkan  uraian  diatas,  penliti  memilih  metode  kualitatif  dengan  pendekatan  kaji  tindak. Pemilihan metodde kualitatif berlandaskan pada tujuan penelitian yakni, menangkap pengetahuan arsiparis sebagai  upaya  pelestarian  pengetahuan  Arsiparis  Bidang  Sumber  Daya  Air  Dinas  Pekerjaan  Umum Kabupaten  Semarang.  Meote  penelitian  kualitttif  pendekatan  kaji  tindak  mengerucut  pada  memberikan solusi untuk menyelesaikan permasalahan yang ada di lingkup aktifitas. Pemilihan informan menggunakan purposive sampling. Purposive sampling yakni aturan dalam kajian pengambilan sampel dengan gagasan tertentu (Sugiyono, 2018: 85). Informan dalam peneltian ini adalah tenaga ahli dari Sekretariat Umum Dan Kepagawaian  Dinas  Pekerjaan  Umum  Kabupaten  Semarang  dan  staff  Bidang  Sumber  Daya  Air. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan dua acara yaitu observasi partisipan dengan keterlibatan peneliti dalam penelitian dan wawancara dengan teknik semi terstruktur pada tenaga ahli dan staff bidang Sumber Daya Air.  Data  yang  diperoleh  kemudian  dianalisis  dengan  analisis  interaktif  Miles  dan  Huberman  dalam (Sugiyono, 2018: 476). Selanjutnya hasil temuan diuji dengan (Lincoln & Guba, 1985) uji keabsahan data uji credibility , transfermability , dependability , dan confirmability .

## 3. Hasil dan Pembahasan
Berdasarkan hasil analisis dengan  menggunakan analisis interaktif  dengan pendekatan kaji tindak, maka penelitian ini diperoleh 6 sub bab akan dijelaskan dalam pembahasan dibawah ini:

## 3.1  Pengelolaan Arsip di Kasubag Umum Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang
Kegiatan  pengelolaan  Arsip  Dinamis  diperoleh  dari  pengetahuan  staff  kasubag  Umum  dan
Kepegawaian yang memiliki keahlian dan mengelola arsip dinamis aktif. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif mengikuti aturan pemerintah daerah dalam pengklasifikasian arsip yang telah diatur dalam pedoman tata naskah  arsip  pada  Peraturan  Gubernur  Nomor  53  Tahun  2012  tentang  Pedoman  Klasifikasi  Arsip  di Lingkungan  Pemerintahan.  Staff  berusaha  menggunakan  peedoman  tersebut  sesuai  dengan  fungsinya. Dalam  kegiatan  pengelolaan  kearsipan  staff  juga  menjaga  informasi  arsip  dinamis  aktif  dengan menggunakan sistem informasi arsip dengan menggandakan arsipnya dengan bentuk digital dan disimpan dengan E-Surat yang mereka miliki.
Berdasarkan Perka ANRI Nomor 9 Tahun 2018 Pasal 5 berisi Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis ruang  lingkup  pedoman  pemeliharaan arsip  dinamis  meliputi  pemeliharaan  arsip aktif  pemeliharan  arsip inaktif dan alih media arsip. Proses penciptaan arsip merupakan awal terciptanya arsip. Kegiatan penciptaan arsip dinamis Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang menghasilkan dua jenis surat yaitu surat masuk dan  keluar.  Surat  masuk  adalah  surat  yang  telah  diterima  dan  disahkan  kepada  kepala  Dinas  Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang yang berasal dari lingkungan organisasi maupun dari pihak luar merupakan surat yang diciptakan dari unit pengolah dan akan didistribusikan ke organisasi pemerintah atau organisasi lain yang dituju. Pengelolaan dua jenis surat masuk dan keluar diolah sesuai dengan isi informasi dan tujuan surat  ke  unit  pengolah.  Penciptaan  arsip  ada  dua  yakni  surat  masuk  dan  keluar.  Penciptaan  surat  masuk diawali dari staff Sekretariat Umum dan Kepegawaian menerima dan memeriksa isi surat tersebut dengan dua  buku  agenda  surat  masuk,  buku  agenda  surat  masuk  berisi  unit  pengolah,  nomor  berkas,  kode klasifikasi,  uraian  informasi  berkas,  kurun  waktu,  jumlah,  keterangan.  Setelah  proses  pengecekan melakukan proses penggandaan arsip dengan Scanning arsip dengan alat bantu scan dan masuk ke sistem informasi E-Surat. Setelah penggandaan selesai staff menulis kartu kendali dan disposisi untuk melakukan tindakan  sesuai  dengan  isi  informasi  arsip.  Pada  gambar  2  menjelaskan  bahwa  staff  tata  usaha  sedang melakukan kegiatan penggandaan arsip dan menulis kartu kendali dan disposisi sesuai dengan isi informasi arsip

## Gambar 2. Kegiatan Penciptaan Surat Masuk
Penciptaan surat keluar dibuat oleh unit pengolah Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang dan didistribusikan  ke  bidang  maupun  organisasi  yang  dituju.  Surat  keluar  diawali  dari  staff  unit  pengolah dengan  menyerahkan  surat  keluar  kepada  staff  Sekretariat  Umum  Dan  Kepegawaian  untuk  memeriksa surat.  Selanjutnya  staff  unit  pengolah  memasukan  data  dan  melakukan  penomoran  sesuai  dengan klasifikasi. Tahap selanjutnya melakukan pencatatan buku surat keluar di buku agenda. Arsip yang dibuat
memiliki  penggandaan  dengan  bentuk  fisik  arsip  dan  disahkan  kepada  kepala  Dinas  Pekerjaan  Umum Kabupaten Semarang.  Setelah  disahkan  oleh  kepala  dinas  surat  tersebut  dapat  didistribusikan  oleh organisasi maupun pihak luar dengan menghubungi lewat WhatsApp maupun di serahkan secara langsung. Gambar  3  Menjelaskan  bahwa  staff  Sekretariat  Umum  Dan  Kepegawaian  menyerahkan  surat  secara langsung kepada admin Bidang Dinas Pekerjaan Umum sebagai bentuk surat keluar.

## Gambar 3. Penerimaan Arsip Keluar pada staff Bidang Organisasi
Penerimaan  arsip  dari  pihak  luar  disimpan  oleh  staff  kepegawaian  sesuai  dengan  kebutuhan  yang dimiliki Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang. Salah satunya arsip yang disimpan arsip aktif, dan vital.  Arsip  statis  yang  disimpan  oleh  staff  kepegawaian  disimpan  dengan  map  dan  almari  menjadi  satu dengan  ruangan  kerja.  Berbeda  dengan  bentuk  penyimpanan  arsip  dinamis  aktif  disimpan  menggunakan filling cabinet dengan mengganut klasifikasi Peraturan Gubernur Nomor 53 Tahun 2012 tentang Pedoman Klasifikasi  Arsip  di  Lingkungan  Pemerintahan  dengan  sistem  numerik.  Gambar  4  menjelaskan  bentuk penyimpanan arsip dinamis aktif disimpan menggunakan filling cabinet berseta sistem numerik.
Gambar 4. Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif dengan sistem numerik.
Staff  kepegawaian  berusaha  menyimpan  arsip  vital  sesuai  dengan  peraturan  yang  ada  pada perundang-undangan  dan  sarana  seadanya.  Jenis  arsip  vital  yang  mereka  Kelola  salah  satunya  arsip keanggotaan  yang  berhubungan  dengan  kepegawaian.  Penyimpanan  yang  mereka  laksanakan  berusaha memaksimalkan  sarana  yang  dimiliki,  salah  satunya map  hijau  sesuai  per  anggota.  Isi  dari  map  tersebut KTP, kenaikan pangkat, kepemilikan gedung, ujian pegawai dan lain-lain. Gambar 5 menjelaskan bentuk penyimpanan arsip vital yang mereka laksanakan.
Gambar 5. Penyimpanan Arsip Vital oleh staff kepegawaian
Dinas Pekerjaan Umum melaksanakan penyerahan arsipnya ke Dinas Kearsipan salah satunya arsip inaktif dan vital yang mereka miliki. Bidang Sumber Daya Air menjadi salah satu sorotan utama sebagai contoh  penyerahan  yang  dilaksankan  pada  tahun  2021  menyerahkan  arsip  pekerjaan  yang  telah dilaksanakan sebagai bentuk hasil kerja yang mereka capai. Penyerahan tersebut dibentuk tim penyerahan arsip  yang  diwakili  kepala  sekretaris  Dinas  Kepala  Bidang  dan  staff  Dinas  Kearsipan  selaku  pemelihara arsip. Gamabr 6 merupakan salah satu daftar penyerahan arsip Bidang Sumber Daya Air
Gambar 6. Daftar arsip Vital Bidang Sumber Daya Air Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang.

## 3.1.  Merencanakan perubahan
Pada  tahap  awal  peneliti  mengobservasi  keadaan  yang  ada  di  bidang  Sekretariat  Umum  dan Kepegawaian.  Selanjutnya  peneliti  mengatur  waktu  wawancara  kepada  informan  dan  memilih  infroman sebagai  bentuk  kriteria  yang  dimiliki.  Peneliti  melakukan  diskusi  dengan  Kepala  Sekretaris  Dinas  serta mengerucutkan permasalahan yang ada di Dinas Pekerjaan Umum yakni meneliti di bidang sumber daya air  sebagai  salah  satu  bentuk  sorotan  pengelolaan  kearsipan  yang  lebih  baik.  Kepala  Sekretaris  Dinas Kabupaten Semarang mengharapkan adanya pengembangan pengelolaan kearsipan dan adanya wujud dari perencanaan  kepala sekretaris dinas.  Dalam  diskusi tersebut peneliti juga berdiskusi  dengan staff bidang
sumber daya air yang memiliki permasalahan kurangnya pemahaman pengelolaan kearsipan yang kurang jelas.  Selanjutnya  peneliti  merumuskan  penelitian  di  bidang  sumber  daya  air  dengan  melakukan  upaya pelestarian  pengetahuan  arsiparis  dengan  menjaring  pengetahuan  yang  ada  di  bidang  Sekretariat  Umum dan Kepegawaian. Dengan kriteria mengelola arsip dan berpengalaman dalam pengelolaan kearsipan.
Selanjutnya untuk mempertegas bentuk upaya pelestarian pengetahuan peneliti mengambil gambar untuk  membantu  staff  yang  tidak  memiliki  keahlian  dalam  editing  video,  pelaksanaan  rekaman  video dinamis  aktif  tersebut  dibutuhkan  dua  pengolah  arsip  dari  Staff  Sekretariat  Umum  dan  Kepegawaian sebagai bentuk visual dalam bentuk video. Selanjutnya proses pengambilan video  melalui proses editing video  oleh  peneliti.  Bentuk  rencana  tersebut  diterima  dari  staff  bidang  Sumber  Daya  Air  dan  staff Sekretariat Umum dan Kepegawaian dengan pengambilan rekaman video.
3.2  Tahapan  Pelaksanaan Knowledge  Capturing Arsiparis  di  bidang  Sekretariat  Umum Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang.
Tahap pertama dalam knowledge capturing berdiskusi dan mencari hari untuk pengambilan rekaman video.  Pelaksanaan knowledge capturing diawali  dari pengelolaan arsip dinamis aktif bersama dua staff Sekretariat Umum dan Kepegawaian yang Tya febriani dan Japari Alamsyah selaku pemegang surat masuk dan keluar. Awal pengambilan video surat masuk arsip dibawa oleh staff tya selaku surat masuk untuk di inventarisasi  dan  melakukan  penggandaan  arsip  dalam  bentuk  digital.  Selanjutnya  pemberilan  lembar disposisi dan kartu kendali sebagai bentuk isi dari petunjuk informasi arsip. Kemudian penyerahan lembar ke Kepala Sekretaris dan Kepala Dinas. selanjutnya arsip yang telah di sahkan akan didistribusikan kepada penerima arsip dan ditanda tangani sebagai bukti sah telah diterima.
Alur  surat  keluar  juga  memiliki  kesamaan  dalam  pengelolaanya  pada  pengelolaan  surat  keluar dipegang oleh bapak japari, arsip diciptakan oleh pencipta arsip, selanjutnya arsip diserahkan kepada staff Bidang Sekretariat Umum dan Kepegawaian untuk dilakukan pengecekan dan penyerahan kepada Kepala Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang untuk disahkan. Sebelum menyerahkan arsip yang akan di sahkan  pengolah  arsip  keluar  melakukan  penginputan  kelas  pada  arsip  dan  menulis  buku  agenda  surat masuk. Selanjutnya dilakukan penggandaan dengan e-surat. Pendataan surat keluar sudah selesai diberikan kepada Kepala Dinas dan melakukan pengecapan surat keluar. Surat keluar tersebut dapat didistribusikan oleh organisasi atau pihak luar yang bersangkutan.
Dalam  pengambilan  video  tidak  hanya  pengelolaan  arsip  dinamis,  peneliti  berusaha  memberikan sedikit  gambaran  pengelolaan  arsip  vital  dan  statis  dari  Bidang  Sumber  Daya  Air  juga  di  ambil  dari beberapa data sebagai bentuk video. Salah satu dalam pengambilan foto penyerahan daftar arsip vital dan statis yang mereka serahkan dalam bentuk video. Staff kepegawaian menyimpan arsip vital yang mereka miliki, dalam video tersebut staf kepegawaian memperagakan penyimpanan arsip vital yang dimiliki serta penyimpanan arsip dinamis aktif dengan filling cabinet dan map gantung.

## 3.3  Tahap Refleksi Visualisasi Knowledge Capturing Dalam Bentuk Video
Tahap  refleksi  ini  peneliti  melakukan  editing  video  sesuai  dengan  alur  pengelolaan  arsip  dinamis aktif yang ada di Bidang Sekretariat Umum dan Kepegawaian. Penyusunan ini memakan waktu dua minggu berserta konfirmasi video yang telah di edit sesuai dengan pengelolaan arsip dinamis aktif, statis dan vital. Setelah mendapat konfirmasi video yang diedit dapat dilaksanakan pelestarian pengetahuan.
Isi dari video tersebut meliputi profil Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang, Tahapan Arsip Dinamis Aktif, Penyimpanan Arsip Vital dan bentuk Penyerahan Arsip Statis. Video diedit dengan Animasi Canva  sebagai  bentuk  visualisasi  dan  filmora  sebagai  penggabungan  editing  video.  Bentuk  video  yang dibuat dengan format MP4.

## 3.4 Pelaksanaan  Kegiatan Transfer Pengetahuan  di  Bidang  Sumber  Daya  Air  Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang
Pelaksanaan transfer pengetahuan  dilaksanakan  bersama  salah  satu  tenaga  ahli  dari  sekretariat Umum  Kabupaten  Semarang  dengan  staf  bidang  sumber  daya  air.  Pelaksanaan transfer pengetahuan  di bimbing sesuai dengan video editing yang dibuat oleh peneliti. Dalam pelaksanaan transfer pengetahuan staff bidang sumber daya air menanyakan salah satu penyimpanan arsip dinamis aktif  yang  mana belum dilaksanakan.  Tenaga  ahli  menjelaskan  penyimpanan  arsip  dinamis  aktif  disimpan  menggunakan  map gantung dan filling cabinet sesuai dengan sistem numerik dan mengacu pada peraturan gubernur.
Gambar.7 Pelaksanaan transfer pengetahuan Transfer pengetahuan dapat diterima secara luas dan tidak terbantahkan, sehingga muncul kebutuhan untuk  mengidentifikasi  tantangan  utama  yang  perlu  diatasi  dalam  memperoleh  manfaat  dari transfer pengetahuan  (Ram,  Thumiki,  &  Ph,  2021:  174).  Sesuai  dengan  kondisi  yang  ada  ditahap  transfer pengetahuan,  Staff  Bidang  Sumber  Daya  Air  Dinas  Pekerjaan  Umum  Kabupaten  Semarang,  menerima pengetahuan  pengelolaan  kearsipan,  serta  mendapat  manfaat  utama  dari  transfer  pengetahuan  tersebut. Peneliti menyimpulkan tahap pelaksanaan upaya pelestarian berhasil menyampaikan pengetahuan dengan bentuk produk yang diciptakan.

## 3.5  Refleksi kegiatan pelaksanaan preservasi Arsiparis di Bidang Sumber Daya Air Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang.
Pemahaman yang dimiliki oleh staff Bidang Sumber Daya Air tentang video pengelolaan kearsipan mudah  dipahami  dan  berusaha  menerapkan  salah  satu  tahapan  pengelolaan  kearsipan.  Staff  tersebut
menerapkan  penyimpanan  arsip  dinamis  aktif  dengan  mempersiapkan  sarana  map  gantung  dan filling cabinet yang  tidak  dipakai.  Dapat  disimpulkan  dari  refleksi  di  tahap  ini  informan  dapat  memahami  dan mengimplementasikan pengelolaan kearsipan dengan bentuk rekaman video.

## Gambar.8 Implementasi Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif

## 3.6. Hasil  Pelaksanaan  Pelestarian  Pengetahuan  dan  Tanggapan  staff  Dinas  Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang.
Berdasarkan hasil yang telah dilaksanakan staff Bidang Sekretariat Umum dan Staff Bidang Sumber Daya Air  memberikan  respon  baik  terkait  rekaman  video  visualisasi  pengelolaan  arsip  yang  dibuat  oleh  peneliti. Mereka  memberikan  tanggapan  positif  hasil video tersebut  dapat diterapkan  pada  Bidang  Sumber Daya Air. Bentuk  video  tersebut  mudah  dipahami  dengan  gambar  gerak  sehingga  dapat  mengetahui  detail  pengelolaan arsip yang dimiliki oleh Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang. Tetapi dalam penelitian ini berhenti di implementasi saja, staff Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang tidak memiliki keahlian di bidang editing video mereka memiliki kendala waktu dan pengembangan pengelolaan dalam bentuk editing tersebut.
Bertepatan dengan arahan dari Dinas Kearsipan Kabupaten Semarang pada bulan juni 2021 memberikan arahan untuk memperbaiki pengelolaan arsip dinamis aktif kepada Dinas Pekerjaan Umum. Aktifitas pelestarian pengetehuan yang dilaksanakan oleh peneliti dapat membantu dan berkontribusi kepada institusi salah satunya memperbaiki bentuk penyimpanan dan pengelolaan arsip dinamis yang diarahkan oleh Kepala Sekretaris Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang. Dengan adanya pelaksanaan pelestarian pengetahuan arsiparis di bidang sumber daya air pengetahuan yang diberikan dari staff tenaga ahli bidang sekretariat umum dan kepegawaian pengetahuan  pengelolaan  kearsipan  dapat  tertanam  dengan  baik  dan  bentuk  visualisasi  video  tersebut  dapat menjadi  acuan  dalam  pengelolaan  kearsipan.  Seiring  berjalannya  waktu  staff  bidang  yang  dibawahi  Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Semarang perlu beradaptasi dengan pembaharuan pengetahuan yang ada dimasa mendatang, sehingga institusi perlu mengembangkan pengetahuan kearsipan dengan baik.

## 4. Simpulan
Berdasarkan  pelaksanaan  pelestarian  pengetahuan  pengelolaan  arsip,  peneliti  menyimpulkan  bahwa berhasil  memberikan  solusi  dengan  bentuk treatment bersama  staf  Bidang  Sekretariat  Umum  dan Kepegawaian  dengan bentuk produk rekaman video  kepada pengolah arsip di  Bidang Sumber Daya Air. Staff Dinas Pekerjaan  Umum  memberikan tanggapan positif  dari pelaksanaan transfer pengetahuan, dan mudah  memahami  pengetahuan  yang  diberikan.  Staff  Bidang  Sumber  Daya  Air  juga  menerapkan  dan mengimplementasikan satu penyimpanan arsip dari video yang diberikan yaitu penyimpanan arsip dinamis
aktif dengan alat penyimpanan map gantung dan filling cabinet . Penyimpanan arsip dinamis aktif disimpan berdasarkan sistem klasifikasi numerik.
Aktifitas yang dilaksanakan oleh peneliti sepaham dengan penelitian sebelumnya dengan penelitian (Ardhia  &  Prasetyawan,  2019)  dengan  adanya  pelestarian  pengetahuan  bertujuan  dapat  menanggulangi dampak  hilangnya  pengetahuan  dalam  organisasi,  pelestarian  pengetahuan  dilaksanakan  karena  arsip dinamis di Bappeda Provinsi Jawa Tengah dikelola oleh seorang arsiparis yang akan memasuki masa purna bakti. Dalam penelitian tersebut memiliki kesamaan dalam bentuk penelitian yang dibuat oleh penulis yakni membuat  rekaman  video  dan  melaksanakan  implementasi  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif.  Akhir  dalam penelitian  ini  berbeda  dengan  penelitian  sebelumnya,  peneliti  turut  berkontribusi  dan  membantu pelaksanaan implementasi dengan staff tenaga ahli sekretaris dan kepegawaian sebagai bentuk perbaikan dari  arahan  Dinas  Kearsipan  Kabupaten  Semarang.  Dapat  disimpulkan  peneliti  turut  membantu  dalam perbaikan pengelolaan kearsipan dinamis aktif.
Dalam  proses  pelaksanaan  penelitian  kaji  tindak  ini  berhenti  ditahapan  implementasi.  Staff  Dinas Pekerjaan  Umum  Kabupaten  Semarang  perlu  memperhatikan  dan  mengembangkan  pengetahuan pengelolaan kearsipan dengan membuat versi lain dari bentuk video yang dibuat serta berkonsultasi kepada Kepala Sekretariat Umum untuk memaksimalkan kinerja kearsipan. Pengembangan pengetahuan tersebut bermanfaat  bagi  organisasi  dan  bidang  yang  mereka  bawahi  serta  pengetahuan  pengelolaan  kearsipan tetanam  dalam  pikiran  karyawan.  Dengan  adanya  pengembangan  pengetahuan  di  lingkungan  dinas pekerjaan umum kabupaten semarang dapat menjadi bentuk memori organisasi serta berbagi pengetahuan dari generasi ke generasi.

## Daftar Pustaka
Ardhia, D. R. M., & Prasetyawan, Y. Y. (2019). Pelestarian Pengetahuan Arsiparis Di Badan Perencanaan Pembangunan,  Penelitian  Dan  Pengembangan  Daerah  Provinsi  Jawa  Tengah.  Jurnal  Ilmu Perpustakaan, 8. Jurnal Ilmu Perpustakaan , 8 (3). Retrieved from ejournal3.undip.acAnri (2018).
Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis.
Https://Jdih.Anri.Go.Id/Peraturan/Perka%20pemeliharaan%20arsip%20dinamis%20(Pengundanga n).Pdf
Adobor, H. (2019). Knowledge management capability and organizational memory: a study of public sector agencies. 32(6), 671–687. https://doi.org/10.1108/IJPSM-10-2018-0225
Dmytriv,  V.  (2015).  Process  Of  Knowledge  Preservation  and  Transfer:  Leadership  Practices  In  The Aerospace Industry In Washington State by Vasyl Dmytriv Copyright 2015 A Dissertation Presented in Partial Fulfillment of the Requirements for the Degree Doctor of Management in.
Felix  Khumalo.  (2012).  The  Tacit  Knowledge  Transfer  Process:  How  Middle  Managers  Facilitate Knowledge Sharing In Organizations By Felix Khumalo Lilburn P. Hoehn, Ph. D., Faculty Mentor And Chair Gordon Graham, Ph. D., Committee Member Geoffrey Laendner, Ph. D., Commi. (April).
Lincoln, YS & Guba, EG. (1985). Naturalistic Inquiry. Newbury Park, CA: Sage Publication.
Maimunah,  Rayeb,  A.  El,  & Salbiah, S.  (2008).  Knowledge  Management  Sebagai  Salah  Satu  Jembatan. 2(40), 80–91.
Ram, V., Thumiki, R., & Ph, D. (2021). Knowledge Transfer from Retiring Employees in Public Sector in Oman : Challenges and Issues. 13(3), 173–189.
Reason, P., Bradbury, H., Gergen, K. J., & Gergen, M. M. (2014). Social Construction and Research as Action. In The SAGE Handbook of Action Research. https://doi.org/10.4135/9781848607934.n16
Winship,  K.  (2012).  Knowledge  Capture  and  the  Retirement  of  the  Director  of  Finance:  Succession Planning  in  the  San  Mateo  County  Human  Services  Agency.  Journal  of  Evidence-Based  Social Work, 9(1–2), 100–109.https://doi.org/10.1080/15433714.2012.636315
Praharsi,  Y.  (2016).  Manajemen  Pengetahuan  Dan  Implementasinya  Dalam  Organisasi  Dan  Perorangan.
Jurnal Manajemen Maranatha, 16(1), 115651. https://doi.org/10.28932/jmm.v16i1.7
Peraturan Gubernur. (2012). “Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 53 Tahun 2012 Tentang Pedoman Klasifikasi Arsip Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah”. Https://Jdih.Jatengprov.Go.Id/ Sugiyono, (2018). “Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif san R&D”.Bandung: Alfabeta Tan,  R.  (2012).  Perancangan  Model  Manajemen  Pengetahuan  menggunakan  Model  Nonaka  Takeuchi (Studi Kasus Administrasi Akademik). Jurnal Informatika, 6(1), 51–64.
Yap, J. B. H., & Ng, X. H. (2018). 기사 (Article) 와 안내문 (Information) [. The Eletronic Library, 34(1),
1–5.