## IMPLEMENTASI PENGELOLAAN PENGARSIPAN DI PGRI BUNGBULANG

## Linda Daniati Melinda
Program Studi Akuntansi Politeknik LP3I e-mail: lindadaniatimelinda@plb.ac.id
Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui  pengelolaan  pengarsipan  di  Lembaga Persatuan Guru Republik Indonesia Bungbulang. Teknik pengumpulan data yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah Teknik observasi. Kemudian teknik analisa data yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan metode deskriptif yaitu suatu teknik  analisa  data  dengan  cara  menggambarkan  fenomena  keadaan  yang  ditemui dilapangan.  Dengan  metode  ini  penulis  memaparkan  dan  menguraikan  data-data  yang didapat,  dimana  selanjutnya  penulis  menganalisa  dan  menginterpretasikan  data  dan dihubungkan dengan teori kemudian mengambil kesimpulan dan saran. Dalam penelitian ini, Pengelolaan Arsipdi Lembaga PGRI Bungbulang dilihat dari sistem pengarsipannya yakni  mulai  dari  penciptaan,  pemanfaatan  arsip,  penyimpanan  dan  penemuan  kembali arsip,  dari  hasil  pengukuran  terhadap  masing  masing  sub  indikator  penelitian  yang dilakukan, maka dapat dinyatakan bahwa pengelolan arsip di Lembaga PGRI Bungbulang sudah cukup baik.
Kata Kunci : pengelolaan, arsip, pengarsipan

## PENDAHULUAN
Arsip  memiliki  peranan  penting  bagi  setiap  pribadi  dan  organisasi  atau  lembaga,  baik negeri maupun swasta. Salah satu peran penting arsip adalah sebagai pusat ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah yang perlu dikelola dengan baik agar dapat mamperlancar seluruh  kegiatan  dan  proses  pekerjaan  kantor  yang  berhasil  guna  dan  berdaya  guna. Dalam hal ini, Kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang  akurat  dalam  memecahkan  masalah  administrasi  pada  umumnya  dan  dalam manajemen kearsipan pada khususnya. umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya. Tanpa  arsip  maka  organisasi  juga  akan  kesulitan  mengingat  peristiwa  atau situasi tertentu yang pernah terjadi di dalam organisasi. Pada prinsipnya arsip memegang sejumlah  peran  penting  dengan  tujuan  memberikan  kontribusi  terhadap  kelancaran kegiatan organisasi dan memberikan nasihat kepada pimpinan dan pengelola organisasi dalam merumuskan kebijakan organisasi.
Era  modern  ini  organisasi  atau  instansi  pastinya  membutuhkan  informasi  Informasi merupakan  kegiatan  yang  sangat  kompleks  dalam  suatu  pendidikan,  karena  informasi dapat berperan sebagai proses pengambilan keputusan. Informasi yang tersimpan dalam arsip merupakan informasi yang dibutuhkan oleh semua warga. Informasi ini digunakan sebagai bukti bahwa pengelolaan tata usaha yang baik akan menciptakan pelayanan yang baik pula terhadap informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional organisasi atau lembaga  Pendidikan.  Kondisi  tersebut  disebabkan  oleh  berbagai  macam  faktor diantaranya Dinas Sosial Kabupaten Garut belum memiliki pegawai yang bertugas secara khusus sebagai arsiparis. Pengelolaan arsip hanya dilakukan oleh pegawai administrasi umum  dan  belum  pernah  mendapatkan  pendidikan  dan  pelatihan  tentang  kearsipan,
sehingga  kurang  memahami  pengelolaan  arsip  yang  baik.  Menurut  Putri,  Purwanto,  & Rusdiyanto (2020:45).
Penelitian  ini  dilakukan  di  Lembaga  supaya  dapat  memberikan  pemahaman  serta menambah  pengetahuan  tentang  Pengelolaan  Arsip  Dalam  Mendukung  Pelayanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha yang sesuai pedoman. Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan peneliti di Dinas Sosial Kabupaten Garut peneliti mendapatkan informasi bahwa dalam pengelolaan arsip khususnya arsip dinamis di kantor tersebut masih belum sepenuhnya  baik  dan  tertib.  Pengelolaan  arsip  di  Lembaga  Persatuan  Guru  Republik Indonesia Bungbulang masih terbatas, penataan atau pengelolaan arsip belum sepenuhnya menggunakan pedoman arsip yang baik, khususnya di tata usaha padahal tata usaha yang baik  akan  menciptakan  pelayanan  yang  baik  pula  terhadap  informasi  yang  dibutuhkan dalam kegiatan operasional organisasi. Semua arsip dianggap penting dan oleh karena itu tidak  boleh  dimusnahkan.  Akibatnya  bahan-bahan  arsip  semakin  banyak    yang menumpuk  dan  memenuhi  ruangan  tanpa  ada  upaya  untuk  mengurangi  atau memusnahkannya. Oleh karena itu, kondisi seperti ini akan menyebabkan arsip menjadi lebih  cepat  rusak.  Dampak  dari  Kondisi  tersebut  yaitu  dapat  meningkatkan  resiko kerusakan  arsip.  Selain  itu,  kondisi  tersebut  juga  akan  mengakibatkan  kesulitan  dalam penemuan  kembali  arsip  yang  telah  disimpan  dan  akan  memakan  waktu  lama  untuk menemukan  arsip.  Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui  implementasi pengelolaan  arsip  di  Lembaga  PGRI  (Perguruan  Republik  Indonesia)  yang  meliputi pengelolaan surat masuk dan keluar, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip serta pemeliharaan arsip.

## KAJIAN PUSTAKA
Arsip,  merupakan  salah  satu  sumber  informasi  penting  yang  dapat  menunjang  proses kegiatan administrasi maupun birokrasi. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi  organisasi  dan  untuk  kepentingan  organisasi  yang  lain.  Berdasarkan  fungsi arsip  yang  sangat  penting  tersebut  maka  harus  ada  manajemen  atau  pengelolaan  arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan. Arsip sebagai sumber informasi sudah bukan saatnya lagi bersifat tertutup. Dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa  kepastian  hukum,  tanpa  sejarah,  tanpa  kebudayaan  dan  tanpa  ilmu  pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Makalah ini merupakan kajian pustaka, yang mana penulis mengumpulkan data dari literatur-literatur yang berkaitan dengan arsip sebagai sumber informasi.  Tujuan  dari  makalah  ini  adalah  untuk  meriview  kembali  hakikat-hakikat sebuah  arsip  sebagai  sumber  informasi,  terutama  bagi  lembaga  yang  menaunginnya. Fathurrahman, Muslih. (2018): 215-225.
Sebagai  sumber  informasi,  maka  arsip  dapat  membantu  meningkatkan  dalam  rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai: (a) alat utama ingatan organisasi (b)  bahan  atau  alat  pembuktian  bukti  otentik  (c)  bahan  dasar  perencanaan  dan pengambilan  keputusan  (d)  barometer  kegiatan  suatu  organisasi  mengingat  setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip (e) bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Sedarmayanti (2015:43).
Pengelolan arsip merupakan keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip. Daur hidup arsip meliputi  penciptaan,  pemanfaatan,  penyimpanan  dan  penemuan  kembali,  tahap pemindahan, penyusutan serta pemusnahan.
1. Tahap Penciptaan
Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai media informasi. Ada  dua  cara  diciptakan,  Pertama  dari  seseorang  atau  organisasi  yang  berasal  dari organisasi  lain  (eksternal).  Seperti  surat,  laporan,  formulir.Kedua,  dapat  diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih.
2. Tahap pemanfaatan Arsip. Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggraan administrasi.
3. Tahap penyimpanan dan penemuan Kembali Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu- waktu dibutuhkan kembali.
4. Tahap pemindahan Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dinamis aktif.
Namun  demikian  arsip  tidak  selalu  secara  terus  menerus  digunakan,  maka  perlu dimusnahkan atau dipindahkan.
5. Tahap pemusnahan Tahap pemusnahan merupakan tahap penghapusan arsip yang tidak dipergunakan lagi Zulkifli Amsyah (2001 : 71).
Ada beberapa alasan pokok mengapa manajemen kearsipan sangat diperlukan, pertama: sebagai pusat ingatan kolektif instansi, kedua: sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan, ketiga: sebagai bahan pendukung proses pengadilan, keempat: penyusutan  berkas  kerja.  Adapun  manfaat  dari  kearsipan  itu  sendiri  adalah  sebagai berikut :
a. Untuk penjelaskan tentang surat-surat atau catatan-catatan penting.
b. Untuk menguatkan buku.
c. Untuk bahan studi dan ilmu pengetahuan
d. Untuk dokumen sejarah, foto-foto, ataupun arti-arti peristiwa yang bersejarah dan penting lainnya.
e. Catatan sebagai bahan penyelidikkan dan pemikiran.
Tujuan  kearsipan  secara  umum  adalah  untuk  menjamin  keselamatan  bahan pertanggungjawaban  nasional  tentang  rencana,  pelaksanaan  dan  penyelenggaraan kehidupan  kebangsaan,  serta  untuk  menyediakan  bahan  pertanggungjawaban  tersebut bagi kegiatan pemerintah. Sedarmayanti, (2015:43). Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut:
a) Menerima warkat
b) Mencatat warkat
c) Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
d) Menyimpan,  menata  dan  menemukan  kembali  arsip  sesuai  dengan  system tertentu.
e) Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip
f) Mengadakan perawatan/pemelliharaan arsip.
g) Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip
h) Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban  nasional  tentang  perencanaan,  pelaksanaan  dan  penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan 26 pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Basir Barthos, (2009: 12).
Penemuan  kembali  arsip  sangat  erat  hubungannya  dengan  sistem  penataan  atau penyimpanan  yang  dipergunakan,  serta  tergantung  dari  kecekatan  petugas  arsip.  Oleh bsebab  itu  perlu  dipikirkan  tentang  penentuan  pemilihan  sistem  penataan  atau penyimpanan  arsip  yang  sesuai  dengan  kebutuhan.  Apabila  penemuan  kembali  arsip, sering  mendapat  kesulitan  atau  kegagalan,  maka  perlu  diadakan  penelitian,  agar  dapat segera diketahui penyebab terjadinya kesulitan atau kegagalan tersebut, untuk kemudian dicari jalan keluar atau cara pemecahannya. Sedarmayanti (2015:104).

## METODE PENELITIAN
Pnelitian ini difokuskan pada situasi dan kondisi kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif di  Persatuan  Guru  Republik  Indonesia  (PGRI)  Bungbulang.  Penelitian  ini  akan mendeskripsikan fenomena-fenomena  yang ada pada PGRI  Bungbulang.  Penelitian ini menggunakan metode penelitian Deskriptif karena metode tersebut dianggap paling tepat dalam  memaparkan  suatu  keadaan  yang  terjadi.  Penelitian  deskriptif  yaitu mendesripsikan  suatu  keadaan  atau  fenomena-fenomena  apa  adanya.  Dalam  studi  ini peneliti tidak melakukan manipulasi data atau memberikan perlakuan-perlakukan tertentu terhadap  objek  penelitian,  semua  kegiatan  atau  peristiwa  berjalan  seperti  apa  adanya. (Sudaryono,  2014) Penelitian  deskriptif  adalah  metode  penelitian  yang  berusaha menggambarkan  objek  atau  subjek  yang  diteliti  sesuai  dengan  apa  adanya.  Penelitian deskriptif pada umumnya dilakukan dengan tujuan utama, yaitu menggambarkan secara sistematis  fakta  dan  karakteristik  objek  dan  subjek  yang  diteliti  secara  tepat. (Hermawan,2019:37)

## PEMBAHASAN
1) Penciptaan Arsip
Hasil peneliitian yang telah dilakukan, prosedur penanganan surat  masuk di bagian kesejahteraan  dan  ketenagakerjaan  Lembaga  Persatuan  Guru  Republik  Indonesia meliputi:  Surat  yang  masuk  diterima  oleh  bagian  ketenagakerjaan  kemudian  surat disortir  berdasarkan  surat  penting,  biasa  atau  rahasia.  Mengarahkan  surat  kepada Ketua  untuk  diberi  disposisi.  Mencatat  surat  sesuai  dengan  disposisi  dari  camat. Mengendalikan, surat yang sifatnya penting dicatat pada lembar kartu kendali untuk diteruskan sesuai dengan disposisi pimpinan. Apabila surat biasa maka diberi lembar pengantar. Mendistribusikan, surat didistribusikan ke bagian sesuai dengan disposisi Ketua.  Surat  penting  dan  rahasia  diterimaoleh  bagian  yang  bersangkutan,  kartu kendali  pada  kolom  tanda  terima  diberi  paraf.  Kartu  kendali  warna  merah/lembar pengantar  warna  biru,  serta  lembar  disposisi  warna  kuning  disimpan  pada  unit kearsipan.
2) Penggunaan Arsip
Pelaksanaan peminjaman arsip secara intern pada Lembaga Persatuan Guru Republik Indonesia  tidak  menggunakan  prosedur  khusus.  Pegawai  yang  membutuhkan  arsip dibuatkan persetujuan surat peminjaman/lembar pinjam arsip yang rangkap dua yaitu
warna putih dan merah, kemudian arsip boleh dipinjam setelah meninggalkan kartu identitas yang masi berlaku. Setelah arsip selesai digunakan, maka dikembalikan dan peminjam  mendapat  lembar  berwarna  merah  peminjaman  arsip  bahwa  arsip  telah dikembalikan  sebagai  bukti.  Prosedur  peminjaman  ini  sudah  membantu  petugas kearsipan agar tidak terjadi kehilangan arsip, karena arsip  yang dipinjam ada bukti peminjamannya. Apabila ada arsip yang hilang, maka petugas akan mengetahui siapa yang  meminjam  arsip  tersebut.  Proses  penemuan  Kembali  arsip  ditentukan  dengan alat bantu daftar kode klasifikasi dan guide atau sekat yang dibuat secara manual akan tetapi  apabila  petugas  ingat  letak  dari  arsip  yang  dimaksudkan  maka  langsung diketemukan tanpa alat bantu. Sedangkan untuk arsip dinamis inaktif menggunakan daftar  pencarian  arsip  (DPA)  yang  memuat  nama  dari  arsip,  letak  arsip  yang diletakkan pada bok arsip. Petugas menemukan kembali arsip yang dibutuhkan dalam waktu satu sampai lima menit. Kecepatan dan ketepatan dalam menemukan arsip pada Kantor  Bank  BTN  Syariah  Bandung  didukung  dengan  peralatan  kembali  harus didukung  dengan  peralatan  yang  sesuai  dengan  sistem  penataan  berkas  yang digunakan.
3) Pemeliharaan Arsip
Pelaksanaan  pemeliharaan  arsip  dinamis  di  Lembaga  Persatuan  Guru  Republik Indonesia  dilakukan  dengan  membersihkan  debu  pada  arsip  masih    dengan  cara manual,  serta  dibersihkan  pula  ruangan  penyimpnanan  dengan  cara  manual menggunakan alat pembersih lantai secara berkala untuk menjaga lingkungan arsip agar  tetap  bersih  dan  menjaga  keawetan  arsip.  Pengelolaan  arsip  melaksanakan kamperisasi setiap bulan agar terhindar dari jamur dan serangga. Pengamanan arsip dinamis sampai sekarang belum ada penanganan khusus seperti akuisisi arsip. Namun untuk suhu udara masih belum optimal karena suhu udara panas. Ruangan di bagian yang mengurusi arsip belum menggunakan Air Conditioner (AC), sehingga membuat petugas merasa tidak nyaman dan arsip yang disimpan juga cepat rusak karena suhu yang  tidak  terkontrol.  Tetapi  secara  garis  besar  pemeliharaan  arsip  dinamis  yang dilaksanankan sudah cukup baik untuk menjaga arsip yang dimiliki, hanya kurangnya fasilitas agar arsip tetap aman dalam pemeliharaan.
4) Penyusutan Arsip
Berdasarkan  penelitian  yang  telah  dilakukan,  Persatuan  Guru  Republik  Indonesia melaksanakan  penyusutan  arsip  dinamis  aktif  dalam  jangka  waktu  setahun  sekali. Arsip dinamis aktif yang telah disusutkan akan berubah menjadi arsip dinamis inaktif. Arsip  dinamis  inaktif  terdapat  pada  sentral  arsip  yaitu  bagian  Sekretariat  yang disimpan  pada  box  arsip  kemudian  diletakkan  pada  rak  arsip  di  rungan  khusus penyimpanan  arsip.  Penyusutan  yang  dilaksanakan  di  Persatuan  Guru  Republik Indonesia belum berjalan dengan baik. Hal ini terlihat masih kurangnya pembuatan daftar  pertelaan  oleh  petugas  arsip,  karena  petugas  yang  merangkap  tugas  lain, membuat  arsip  inaktif  belum  di  kelola  dengan  teratur  masih  terdapat  arsip  yang seharusnya sudah disusutkan tetapi masih berdada pada unit pengolah.

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka  Pengelolaan  arsip  dinamis  pada  Lembaga  Persatuan  Guru  Republik  Indonesia Bungbulang mencakup Penciptaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan surat masuk dan surat keluar sudah berjalan dengan baik. Penggunaan arsip yang meliputi peminjaman arsip  yang  menggunakan  lembar  pinjam  arsip  dan  penemuan  kembali  arsip  yang menggunakan  kartu  kendali  serta  daftar  pencarian  arsip.  Pemeliharaan  arsip  dilakukan dengan membersihkan arsip dari debu. Penyusutan arsip yang dilakukan setiap satu tahun sekali, arsip dinamis aktif yang berumur 2 tahun dipindahkan pada sentral arsip menjadi arsip dinamis inaktif. Penciptaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan surat masuk dan surat  keluar  ini  sudah  cukup  dengan  baik  tetapi  ada  beberapa  hal  yang  masih  harus dibenahi dan diperbaiki terutama dalam pengelolaan kerasipannya.

## Daftar Pustaka
[1]   Putri,  P.  P.,  Purwanto,  P.,  &  Rusdiyanto,  W.  (2020).  Pengelolaan  Arsip  Dinamis Di  Kantor  Badan  Pertanahan  Nasional  (Bpn)  Kabupaten  Klaten.  Efisiensi:  Kajian Ilmu Administrasi, 17(1), 42-54.
[2]   Fathurrahman,  Muslih.  "Pentingnya  arsip  sebagai  sumber  informasi."  JIPI  (Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi) 3.2 (2018): 215-225.
[3]   Basuki, Sulistyo. "Arsip  sebagai  Informasi Terekam." Pengantar  Ilmu Kearsipan ( 2014): 1- 50.
[4]   Hayati,  A.A.  (2020)  ‘Pengelolaan  Arsip  Dalam  Meningkatkan  Pelayanan  Pada Kantor Kelurahan Muara Jawa Ulu Kabupaten Kutai Kartanegara’, eJournal Ilmu Pemerintahan, 5(1),
[5]   Hermawan.  I. 2019. Metode Penelitian Pendidikan :  Kuantitatif, Kualitatif, Mixed Method. Kuningan: Hidayatul Qur'an Kuningan.
[6]   Sudaryono. 2014. Budaya dan Perilaku Organisasi. Jakarta : Lentera Ilmu Cendekia