Pustaka Karya: Jurnal Ilmiah Ilmu Perpustakaan dan Informasi Vol. 10 No. 2, Juli-Desember 2022, Hal. 91-102 http://dx.doi.org/10.18592/pk.v10i2.6779 ISSN (p) : 2089-5216 | ISSN (e) : 2723-7699
Pengelolaan arsip vital sekolah di SMA PGRI 3 Jakarta
1 Tasya Devi Rosaliana, 2 Lolytasari Lolytasari , 3 Nur Delima Waruwu 1,2,3 Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Universitas Islam Negeri Syarif  Hidayatullah Jakarta
123 Jalan Ir. H. Juanda No 95, Ciputat, Tangerang Selatan, Banten, 15412 e-mail : 1 tasyadevi25@gmail.com, 2 lolytasari@uinjkt.ac.id , 3 nurdelima.waruwu@uinjkt.ac.id
Naskah diterima: 17 Juni 2022, direvisi:  15 Agustus 2022, diterima: 20 September 2022

## ABSTRACT
Given  the  importance  of  vital  archive  as  first-class  archives  whose  existence  is  a  requirement  for  the operational  continuity  of  archive  owners,  good  and  regular  management  is  needed  to  prevent  damage and loss of every vital archive owned by the institution, including schools as educational institutions. The purpose  of  this  research  is  to  analyze  the  management  of  vital  archives  which  includes  the  use, maintenance  and  storage  as  well  as  to  determine  the  types  of  archives  that  can  be  categorized  as  vital that  are  created  for  the  implementation  of  activities,  tasks  and  functions  at  SMA  PGRI  3  Jakarta. This research  was  conducted  using a qualitative  approach  and  descriptive  methods  through  data analysis  in the form of observations, interviews and document studies. Data analysis uses analysis of organizational functions obtained from several references such as documents, books, laws and regulations and policies related to the management of vital archivs  and the implementation of duties and functions at SMA PGRI 3  Jakarta.  Then  legal  analysis  and  risk  analysis  are  carried  out  on archives  that  can  be categorized  as vital which are then presented in the form of vital archive tables. The results showed that SMA PGRI 3 Jakarta  has  implemented  vital  archive  management  such  as  the  use,  maintenance  and  storage  that  is applied to paper and electronic archives. However, in determining the existing  vital archive, SMA PGRI 3  Jakarta  has  not  fully  identified  the  archives  that  are  categorized  as  vital  archive.  The  results  showed that SMA PGRI 3 Jakarta has carried out the management of vital archives such as the use, maintenance and  storage  applied  to  paper  and  electronic  archives  by  utilizing  existing  facilities  and  infrastructure. However, in determining the existing vital archives, SMA PGRI 3 Jakarta has not fully identified archives categorized as vital archives.

## Keywords: vital archives; management vital archives; vital archive of school

## ABSTRAK
Mengingat  pentingnya  arsip  vital  sebagai  arsip  kelas  satu  yang  keberadaanya  merupakan  suatu  syarat bagi kelangsungan operasional pemilik arsip, maka diperlukan pengelolaan yang baik dan teratur untuk mecegah  kerusakan  dan  kehilangan  setiap  arsip  vital  yang  dimiliki  lembaga,  tidak  tekecuali  sekolah sebagai  lembaga  pendidikan.  Tujuan  penelitian  ini  untuk  menganalisis  pengelolaan  arsip  vital  yang meliputi  penggunaan,  pemeliharaan  dan  penyimpanan  serta  untuk  mengetahui  jenis  arsip  yang  dapat dikategorikan  vital  yang  tercipta  atas  pelaksanaan  kegiatan,  tugas  dan  fungsi  di SMA PGRI  3  Jakarta. Penelitian ini dilakukan menggunakan pendekatan  kualitatif dan metode deskriptif melalui analisis data berupa observasi, wawancara dan studi dokumen. Analisis data menggunakan analisis fungsi organisasi dari  referensi  seperti  dokumen,  buku,  peraturan  perundang-undangan  serta  kebijakan  terkait pengelolaan  arsip  vital  dan  pelaksanaan  tugas  dan  fungsi  di  SMA  PGRI  3  Jakarta.  Kemudian  analisis hukum  dan  analisis  resiko  dilakukan  terhadap  arsip  yang  dapat  dikategorikan  vital    yang  kemudian disajikan dalam bentuk tabel arsip vital. Hasil penelitian menunjukan bahwa SMA PGRI 3 Jakarta telah melaksanakan  pengelolaan  arsip  vital  seperti  penggunaan,  pemeliharaan  serta  penyimpanan  yang diterapkan  pada  arsip  kertas  dan  elektronik  dengan  memanfaatkan  sarana  dan  prasarana  yang  ada.
Namun  dalam  menentukan  arsip  vital  yang  ada,  SMA  PGRI  3  Jakarta  belum  melakukan  identifikasi sepenuhnya terhadap arsip yang terkategori arsip vital.

## Kata Kunci: arsip vital; pengelolaan arsip vital; arsip vital sekolah

## I. PENDAHULUAN
Pelaksanaan  kegiatan  operasional  setiap  lembaga  baik  pemerintah,  swasta  maupun  pendidikan tidak  dapat  lepas  dari  proses  penciptaan  arsip.  Pada  dasarnya  arsip  merupakan  bukti  otentik rekam  jejak  perjalanan  yang  tercipta  dari  adanya  kegiatan  administrasi  baik  pada  sebuah organisasi dan lembaga. Sekolah sebagai  salah satu  lembaga pendidikan tentu memiliki banyak arsip  yang  tercipta  dari  kegiatan  operasionalnya.  Sistem  pendidikan  sebagai  organisasi  sosial memiliki banyak sub sistem atau tingkatan kegiatan yang harus dikelola. Hal ini dibuktikan dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Oktarina, et.al (2018) yang menyatakan bahwa keberhasilan suatu  lembaga  sekolah  adalah  dapat  menjaga  dan  mengelola  arsipnya  sebagai  bukti  kegiatan yang  dapat  diakses  dan  dijaga  keamanannya  serta  diperiksa  kondisi  dan  situasinya  secara berulang  hingga  merasa  yakin  bahwa arsip  terlindungi  dari  berbagai  kerusakan  dan  kehilangan (Oktarina, et.al., 2018). Penelitian lainnya dikuatkan kembali  oleh Oktarina dengan menyatakan bahwa  akuntabilitas  kinerja  sekolah  dapat  diukur  dari  baiknya  tata  dokumen  arsip  dan  sarana prasarana yang melindunginya (Universitas Negeri Semarang. Pascasarjana., 2018).
Menyadari nilai serta peran pentingnya arsip bagi sekolah menjadikan arsip sebagai suatu yang vital  yang  perlu  dijaga  keamanan  dan  kelestariannya.  Berbagai  arsip  yang  tercipta  di  sekolah apakah  itu  arsip  dinamis  ataukah  statis,  maka  perlu  dinilai  oleh  komunitas  sekolah  arsip  vital sekolah  manakah  yang  perlu  dilindungi.  Sebagaimana  yang  dinyatakan  oleh  Caroline  bahwa lembaga  perlu  mempertimbangkan  untuk  mengidentifikasi  arsip  vital  yang  dibutuhkan organisasi, bahkan Caroline menegaskan perlunya membuat salinan arsip yang dipelihara di luar organisasi tersebut (Williams, 2006). Amerika sebagai salah satu negara adigdaya menilai bahwa arsip  yang  dinilai  vital    oleh  lembaga  pendidikan  sekolah  adalah  arsip  siswa  yang  tidak  boleh musnah (U.S. Department of Education., 2013).
Pemerintah  Indonesia telah  menetapkan pula dalam perundangan tentang pentingnya arsip vital dengan pernyataannya arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi  kelangsungan  operasional  pencipta  arsip,  tidak  dapat  diperbaharui  dan  tidak  tergantikan apabila rusak atau hilang (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,  2009).  Sulistyo  Basuki  memperingatkan  dalam  tulisannya  bahwa  keberadaan  arsip vital merupakan arsip yang digunakan untuk keberlangsungan organisasi, jika hilang maka dapat diganti dengan memerlukan biaya yang sangat mahal (Sulistyo Basuki., 2003).
Sebagaimana  yang  dinyatakan  Amsyah  bahwa  semua  arsip  yang  masih  berada  di  kantor  dan digunakan  secara  langsung  dalam  perencanaan,  pelaksanaan  dan  kegiatan  administrasi  lainnya (Amsyah, 2003). Begitu pula dengan SMA PGRI 3 Jakarta yang merupakan lembaga pendidikan Sekoleh Menengah Atas yang secara historis telah berdiri selama 40 tahun. Sudah menjadi suatu program  sekolah  untuk    melaksanakan,  menyelamatkan,  dan  mengelola  arsip  vitalnya  yang bersumber dari  hasil rekaman berbagai kegiatan. Hal ini bertujuan untuk menjamin keberadaan dokumen penting dan arsip vital yang dapat menjadi bahan pertanggungjawaban baik siswa, guru bahkan keberlangsungan hidup sekolah tersebut.
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  kepala  sekolah  SMA  PGRI  3  Jakarta  yang  menyatakan bahwa arsip vital yang ada dan tercipta maupun diterima di sekolah tersebut seperti ijazah siswa, surat izin operasional sekolah, sertifikat tanah, nomor induk sekolah, izin mendirikan  bangunan, surat  keterangan  pengangkatan    kepala  sekolah  dan  arsip  vital  lainnya.  Kepala  tata  usaha
menambahkan bahwa arsip vital yang ada di sekolah perlu ditata dan dilestarikan dengan tujuan arsip  terhindar  dari  kerusakan  baik  itu human  error (kesalahan  manusia)  maupun  kerusakan karena binatang ngengat.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penelitin ini perlu menganalisis pengelolaan  arsip vital yang  dilakukan  di  SMA  3  PGRI  Jakarta  dan  upaya  yang  dilakukan  pengelola  arsip  dalam menyelamatkan akses keamanan terhadap arsip vital.

## II. TINJAUAN PUSTAKA
Penulis disini akan menguraikan beberapa definisi mengenai arsip, perbedaan definisi ini dapat dipengaruhi  oleh  beberapa  sudut  pandang  atau  ruang  lingkupnya.  Menurut  Sugiarto  dan Wahyono  menyatakan  bahwa  arsip  merupakan  sumber  data,  karena  arsip  adalah  bukti  dan rekaman  dari  kegiatan  atau  transaksi  mulai  kegiatan  terdepan  (loket  dan  tempat  pembayaran) sampai  kepada  kegiatan-kegiatan  pengambilan  keputusan  (Sugiarto  &  Wahyono,  2015). Selanjutnya menurut Basir Barthos, arsip dapat diartikan sebagai suatu badan  yang melakukan segala  kegiatan  pencatatan  penanganan,  penyimpanan  dan  pemeliharaan  surat-surat  /  warkat- warkat yang mempunyai arti penting baik kedalam maupun keluar, baik yang menyangkut soal- soal  pemerintahan  maupun  non  pemerintahan,  dengan  menerapkan  kebijaksanaan  dan  sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan (Barthos, 2016).
Caroline  menjelaskan  bahwa  dalam  berbagai  kegiatan  lembaga  menghasilkan  arsip  statis  dan arsip  dinamis.  Keduanya  memiliki  fungsi  yang  berbeda,  arsip  dinamis  adalah  hasil  rekaman aktifitas lembaga yang masih berlangsung sedangkan arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai yang  berkelanjutan  yang  wajib  dipelihara  (Williams,  2006).  Dengan  demikian  dapat  dikatakan bahwa  arsip  adalah  rekaman  hasil  kegiatan  dalam  berbagai  bentuk  seperti  media,  dokumen, berkas dan naskah yang berfungsi sebagai pusat ingatan dan informasi yang dibuat dan diterima oleh  suatu  lembaga  atau  organisasi  sebagai  bukti  pernah  terlaksannya  suatu  kegiatan. Selanjutnya penulis akan fokus membahas arsip yang memiliki nilai berkelanjutan.

## A. PENGERTIAN ARSIP VITAL
Berbicara  tentang arsip  vital  maka  perlu memahami  pengertian arsip  dinamis,  dikarenaka arsip vital merupakan  bagian  dari  arsip  dinamis.  Hal  ini  sebagaimana  yang  disebutkan oleh  Sulistyo Basuki bahwa arsip arsip dinamis vital atau vital archive adalah arsip dinamis yang penting bagi kegiatan badan korporasi. Arsip dinamis vital disebut juga arsip dinamis kelas 1. Wujud arsipnya dapat dalam bentuk berbagai media baik itu soft ataupun hard , dapat juga dalam bentuk mikro ataupun  optik  (Sulistyo  Basuki.,  2003).  Kemudian  Sulistyo  Basuki  melanjutkan  bahwa  bahwa pengelolaan  arsip  vital  merupakan  suatu  program  yang  dilakukan  oleh  suatu  lembaga  yang mencakup  didalamnya  arsip  vital  dinamis  inaktif,  dicontohkan  anggaran  dasar  badan  korporasi yang  merupakan  informasi  terekan  demi kelansungan  hidup  badan  korporasi  (Sulistyo  Basuki., 2003).  Hal  yang  sama  dinyatakan  oleh    Penn  dkk  (1994)  yang  menyatakan  bahwa  esensi  dari arsip vital adalah arsip yang dapat melindungi keberlangsungan fungsi organisasi, hak pegawai, pemegang  saham,  pelanggan  dan  masyarakat.  Dengan  demikian  dapat  dikatakan  bahwa pengelolaan arsip vital merupakan bagian dari manajemen arsip dinamis.
Namun dari  semua arsip yang tercipta oleh kegiatan organisasi atau instansi, tidak semua arsip memiliki  manfaat  yang  dapat  digunakan  terus-menerus  dan  ada  juga  arsip  yang  memiliki  nilai kegunaan  sebagai  landasan  hukum  atas  kepemilikian  asset  organisasi  dan  kepentingan  yang berkaitan  dengan  keberlangsungan  hidup  suatu  organisasi  yang  disebut  arsip  vital.  Maka  arsip tersebut  perlu  dikelola    sebagai  sumber  informasi  dan  dapat  dijadikan  alat  bukti  bagi  lembaga (Parker,  1999).  Dalam  upaya  untuk  melindungi  arsip  vital  secara  tepat  perlu  dilakukan  dengan
Pustaka Karya: Vol. 10 No. 2, Desember 2022               ISSN (p) : 2089-5216 | ISSN (e) : 2723-7699
perencanaan yang matang yaitu dengan melakukan analisis terhadap arsip vital. Melalui analisis terhadap arsip vital maka akan mempermudah dalam  mengenali arsip vital.
Belum banyak lembaga yang memahami seperti apa kriteria arsip vital yang perlu diselamatkan. Maka  Arsip  Nasional  sebagai  lembaga  pembina  kearsipan  nasional  telah  memberikan  kriteria penilaian arsip vital sebagaimana tercantum dalam Peraturan Kepala  (Perka) ANRI tahun 2005, yakni:  (a)  arsip  tersebut  menjadi  prasyarat  bagi  keberadaan  instansi,  karena  tidak  dapat digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya,  (b) sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan  operasional  kegiatan  instansi  karena  berisi  informasi  yang  digunakan  sebagai rekontruksi  apabila  terjadi  bencana,  dan  terakhir  (c)  berfungsi  sebagai  bukti  kepemilikan kekayaan  ( asset )  instansi  serta  berkaitan  dengan  kebijakan  strategis  instansi  (Peraturan  Kepala Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  6  Tahun  2005  Tentang  Pedoman  Perlindungan Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara, 2005).

## B. PROGRAM PENGELOLAAN ARSIP VITAL
Arsip  vital  mempunyai  manfaat  yang  besar  bagi  instansi  penciptanya  yang  bukan  hanya berfungsi  sebagai  arsip  pada  umumnya,  melainkan  dapat  menjadi  persyaratan  dasar  bagi kelangsungan  operasional  pencipta  arsip,  tidak  dapat  diperbarui  dan  tidak  tergantikan  apabila rusak  atau  hilang.  Maka  dalam  pelaksanaanya  diperlukan  program  pengelolaan  arsip  vital. Secara  tata  kelola  arsip  keindonesiaan,  maka  perlu  mengacu  pada  prosedur  dan  peraturan program arsip vital yang ditetapkan Perka ANRI No. 49 tahun 2015.  Berdasarkan Perka No. 49 tahun    2015  prosedur  kegiatan  pengelolaan  arsip  vital  meliputi:  (a)  Prosedur  pengelolaan meliputi identifikasi, penataan arsip vital dan menyusun daftar arsip vital yang ada di unit kerja; (b)  Perlindungan  dan  pengamanan  arsip  vital  meliputi  metode  perlindungan  arsip  vital, pengamanan  fisik  arsip  vital  dan  pengamanan  infromasi  arsip  vital;  (c)  Penyelamatan  dan pemulihan.
Kemudian Perka tersebut melanjutkan penjelasan tiap tahapan dijelaskan secara perinci, dengan uraiannya  (a)  Analisis  organisasi,  dilakukan  untuk  menentukan  unit-unit  kerja  yang  memiliki potensi    menciptakan  arsip  vital.  Analisis  organisasi  dilakukan  melalui  pendekatan  analisis fungsi dan analisis substansi informasi dengan : (1) Memahami struktur, tugas pokok dan fungsi organisasi;  (2)  Mengidentifikasi  fungsi-fungsi  substansi  dan  fungsi  fasilitatif;  (3) Mengidentifikasi  unit-unit  kerja  yang  melaksanakan  tugas  dan  fungsi  yang  menghasilkan  arsip sesuai  dengan  kriteria  arsip  vital;  (4)  Mengidentifikasi  substansi  informasi  arsip  yang  tercipta pada unit-unit kerja potensial sebagai pencipta  arsip vital; (5) Membuat daftar yang berisi arsip vital dan  unit kerja pencipta.
(b)  Pendataan  atau  survei  merupakan  teknik  pengumpulan  data  tentang  arsip  vital  dan  ini dilakukan dengan : (1) Pendataan dilakukan setelah analisis organisasi; (2) Pendataan dilakukan untuk  mengetahui  secara  pasti  jenis-jenis  arsip  vital  pada  unit-unit  kerja  yang  potensial;  (3) Pendataan menggunakan formulir yang berisi informasi: organisasi pencipta dan unit kerja, jenis (series)  arsip,  media  simpan,  sarana  temu  kembali,  volume,  periode  (kurun  waktu),  retensi, tingkat keaslian, sifat kerahasiaan, lokasi simpan, sarana simpan, kondisi arsip, nama dan waktu pendataan.
(c) Pengolahan hasil pendataan, bersumber dari hasil pendataan yang berasal dari arsip vital pada tiap  unit  kerja.  Selanjutnya  dilakukan  pengolahan  guna  memperoleh  kepastian  bahwa  hasil identifikasi  arsip  vital  memenuhi  kriteria  yang  ditetapkan.  Pengolahan  dilakukan  berdasarkan kriteria  arsip  vital  disertai  analisis  hukum  dan  analisis  resiko:  (1)  Analisis  Hukum  merupakan teknik  analisis  yang  dilakukan  dengan  mengajukan  pertanyaan:  a)  Apakah  arsip  secara  sah mengandung  hak  dan  kewajiban  kepemilikan  negara  maupun  warga  negara?  b)  Apakah
Pustaka Karya: Vol. 10 No. 2, Desember 2022               ISSN (p) : 2089-5216 | ISSN (e) : 2723-7699
hilangnya arsip bisa mengakibatkan tuntutan hukum kepada individu atau organisasi?  c) Apakah arsip yang mendukung hak-hak hukum individu/ organisasi seandainya hilang duplikatnya harus dikeluarkan  dengan  pernyataan  dibawah  sumpah.  (2)  Analisis  Resiko  dapat  diajukan  beberapa pertanyaan  diantaranya  seperti: a)  Jika  arsip  ini  tidak  ditemukan  (hilang/  musnah)  berapa  lama waktu yang dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi dan berapa biaya  yang dibutuhkan oleh organisasi?  b)  Berapa  lama  waktu  yang  tidak  produktif  dengan  tidak  adanya  arsip  yang bersangkutan  dan  berapa  biaya  yang  harus  dikeluarkan  oleh  organisasi?  c)  Berapa  banyak kesempatan  untuk  memperoleh  keuntungan  yang  hilang  dengan  tidak  ditemukannya  arsip  vital ini?    d)  Berapa  besar  kerugian  yang  dialami  oleh  organisasi  dengan  tidak  adanya  arsip  yang dibutuhkan?
Penentuan  arsip  vital  yakni  suatu  proses  lanjutan  dari  kegiatan  pengolahan  data.  Sebelum melakukan penentuan arsip vital terlebih dahulu dilakukan pengujian terhadap kesesuaian antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis organisasi  dan analisis hasil pendataan, sehingga dapat ditentukan  jenis-jenis  arsip  vital  di  instansi  yang  bersangkutan  secara  pasti.  Kegiatan  ini sangatlah  penting  dalam  tahap  identifikasi  arsip  vital  karena  akan  berkaitan  dengan  penentuan metode  penyimpanan  dan  siapa  saja  yang  boleh  mengaksesnya.  Melaksanakan  penyusunan daftar arsip vital yang berisi informasi yang tercipta pada organisasi ke dalam bentuk formulir.
Langkah  berikutnya  dalam  prosedur  pengelolaan  arsip  vital  adalah  pengamanan  dan perlindungan  arsip  vital.  Perlindungan  dan  keamanan  terhadap  arsip  vital  merupakan  suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan arsip, dan memulihkan arsip vital dari kerusakan, hilang  maupun  musnah  baik  secara  fisik  maupun  informasi  yang  diatur  dalam  prosedur  yang tetap.  Melindungi  arsip  terdapat  dua  metode  sebagai  langkah  preventif  terhadap  faktor  perusak dari  dalam  maupun  luar  arsip  vital,  diantaranya  dalam  tahap  perlindugan  :  (1)  Duplikasi  atau penggandaan  merupakan  bentuk  perlindungan  dengan  cara  membuat  salinan  dari  arsip  aslinya dengan  memencarkan  lokasi  penyimpanan  arsip  ketempat  lain  untuk  mengantisipasi  hilangnya arsip  sebagai  sarana  pencegahan.  (2)  Penyimpanan  dengan  peralatan  khusus  ( vaulting) seperti: almari, filling cabinet tahan  api,  ruang  bawah  tanah,  dan  lain  sebagainya  (Peraturan  Kepala Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  6  Tahun  2005  Tentang  Pedoman  Perlindungan Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara, 2005).
Musrifah (2016) dalam tulisannya menambahkan bahwa metode dalam menjaga dan melindungi fisik  arsip  terdapat  tiga  cara,  yakni:  (1) Exiting  dispersal, yaitu  penyebaran  arsip  vital  telah diprogramkan  sehingga  saat  duplikasi  sudah  diketahui  jumlah  atau  tempat  penyimpanan  arsip yang disimpan di tempat lain. (2) Improvised dispersal , yaitu penyebaran arsip vital dibuat akibat adanya  situasi  atau  kebutuhan  organisasi  sehingga  penambahan  duplikasi  dapat  terjadi  di  luar rencana  terutama  pada  tempat  terpisah.  (3)  Pemindahan  yaitu  memindahkan  sumber  asli  arsip vital  ke  tempat  penyimpanan  arsip  vital.  (4)  Penyimpanan  di  pusat  arsip  sebagai  tempat penyimpanan  arsip  vital  karena  memiliki  kemampuan  untuk  menyimpan  arsip  dalam  jangka waktu  lama,  termasuk  adanya  jaminan  keamanan  fisik  dan  informasi  dengan  bangunan  yang dirancang khusus tahan bencana.
Utami  &  Rahmah  (2012)  menambahkan  bahwa  dalam  mengakses  informasi  arsip  dilakukan dengan  cara  penggunaan  kartu  identitas  pengguna  arsip,  mengatur  akses  petugas  kearsipan, menyusun prosedur secara rinci dan detail, memberikan kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang  tertentu  yang  punya  hak  akses,  menjamin  kerahasiaan  arsip  hanya  petugas berwenang dan penggunaan yang hak akses.
Tahap terakhir dalam prosedur pengelolaan arsip vital ialah penyelamatan dan pemulihan. Tahap ini  dilakukan  pasca  bencana atau musibah  sesuai  dengan  langkah-langkah  sebagai  berikut :  (1) Penyelamatan arsip vital dengan beberapa langkah seperti mengevakuasi arsip vital yang terkena
Pustaka Karya: Vol. 10 No. 2, Desember 2022               ISSN (p) : 2089-5216 | ISSN (e) : 2723-7699
bencana, mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, dan memulihkan kondisi  arsip dalam  bentuk  rehabilitas  fisik  arsip  atau  rekonstruksi  bangunan.  (2)  Pemulihan  diilakukan dengan cara: (a) Stabilisasi dan perlindungan arsip yang dievakuasi : Kegiatan ini dimaksudkan segera  dilakukannya  perbaikan  terhadap  kerusakan  struktur  bangunan  atau  kebocoran  tempat penyimpanan  arsip;  (b)  Penilaian  tingkat  kerusakan  dan  spesifikasi  kebutuhan  pemulihan  yang berkaitan  dengan  operasional  penyelamatan  seperti  jumlah  dan  jenis  kerusakan,  media  atau peralatan yang ikut rusak; (c) Pelaksanaan penyelamatan disesuaikan dengan besar dan kecilnya bencana;  (d)  Prosedur  penyimpanan  kembali  untuk  arsip  yang  telah  dibersihkan;  (e)  Evaluasi dilakukan  untuk  mengetahui  keberhasilan  penyelamatan  arsip  vital  dan  penyusunan  laporan (Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  No.  49  Tahun  2015  Tentang  Pedoman Program Arsip Vital Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, 2015).

## III. METODE PENELITIAN
Dalam penelitian ini difokuskan mengamati serta melihat bagaimana kegiatan pengelolaan arsip vital  di  SMA  PGRI  3  Jakarta,  sehingga  penulis  mengambil  pendekatan  dalam  penelitian  ini adalah  kualitatif  dengan  menggunakan  metode  deskriptif.  Margono  mengatakan  bahwa penelitian  kualitatif  adalah  prosedur  penelitian  yang  menghasilkan  data  deskriptif  berupa  kata- kata  tertulis  atau  lisan    dari  orang-orang  dan  perilaku  yang  dapat  diamati  (Margono,  2010). Dengan pendekatan ini, penulis dapat menggambarkan fakta keadaan dari pengelolaan arsip vital di  SMA  PGRI  3  Jakarta.  Selain  itu  dapat  memperoleh  pemahaman  dan  penafsiran  mengenai makna, kenyataan dan juga fakta yang relevan serta mencapai sasaran dari penelitian yaitu untuk mendiskripsikan,  memahami  serta  memaknai  pelaksanaan  pengelolaan  arsip  yang  mencakup identifikasi, penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital yang tercipta di SMA PGRI 3 Jakarta.
Adapun  teknik  pengumpulan  data,  penulis  mengumpulkan  data  yang  diperoleh  hasil  observasi, wawancara  kepada  informan  dan  studi  dokumentasi.  Penentuan  informan  didasarkan  mereka yang terlibat langsung dan memahami permasalahan dalam pengelolaan arsip vital yakni Kepala Sekolah,  Kepala  Tata  Usaha  dan  staf  Tata  Usaha.  Observasi  dilakukan  untuk  mengamati berbagai  kegiatan  kearsipan  yang  dilakukan  pengelola  arsip  SMA  PGRI  3  Jakarta.  Kemudian melakukan  studi  dokumen  dan  refrensi  yang  berkaitan  dengan  pengelolaan  arsip  vital  sekolah. Teknik analisis data yang diperoleh dari hasil observasi, wawancara dan studi dokumentasi dan terakhir menarik kesimpulan.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. AKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP VITAL
Berbagai  unit  bisnis  yang  terdapat  pada  sekolah,  menghasilkan  berbagai  arsip  sebagai  produk dari kegiatan yang ada pada tiap unit sekolah. Untuk melihat timbulnya arsip pada sekolah maka perlu  menganalisis  struktur  organisasi,  tugas  dan  fungsi  sekolah.  Struktur  organisasi  meliputi: Kepala  Sekolah,  Wakil  Kepala  Sekolah,  Subbagian  Tata  Usaha;  dan    Kelompok  Jabatan Fungsional.  Wakil  Kepala  memiliki  tugas  dalam  melayani  bidang  akademik,  kesiswaan, hubungan  masyarakat,  sarana  dan  prasarana,  dan  administrasi  Satuan  Pendidikan.  Kelompok Jabatan Fungsional pada sekolah meliputi guru; dan pustakawan. Setelah melaksanakan analisis pada struktur organisasi akan menghasilkan arsip yang bernilai dinamis, vital dan statis.
Lolytasari  (2020)  dalam  tulisannya  menyatakan  bahwa  para  akademisi  di  Indonesia  berupaya menerjemahkan  arsip  dalam  praktiknya  menyesuaikan  dengan  kondisi  organisasi.  Namun pemahaman  arsip  yang  terpenting  bagi  organisasi  menurut  Sulistyo  Basuki  adalah  arsip merupakan informasi  terekam  yang  disimpan  dikarenakan  alasan  historis,  administratif,  hukum dan  ilmu  pengetahuan  (Sulistyo  Basuki.,  2003).  Berdasarkan  hal  tersebut  maka  sebagai  bukti
Pustaka Karya: Vol. 10 No. 2, Desember 2022               ISSN (p) : 2089-5216 | ISSN (e) : 2723-7699
rekaman  aktifitas  SMA  PGRI  3  Jakarta,  peneliti  melakukan  identifikasi  dan  membuat  daftar arsip vital disesuaikan dengan  tugas dan fungsi sekolah sebagaimana terlihat pada tabel 1.
Tabel 1.

## Daftar Arsip Vital di SMA PGRI 3 Jakarta Tahun 2021/2022
Fungsi No. Arsip Vital Administrasi kurikulum 1 Dokumen kurikulum KTSP  dan Revisian Hubungan masyarakat 2 MoU Akademik ( Sister School ) 3 MoU Non Akademik (perusahaan dan pemerintah daerah)
4 Buku Notulen rapat dewan sekolah 5 Data Alumni Kepala Sekolah 6 Buku Notulen Rapat Kepala Sekolah 7 Lembaran Supervisi Guru dan Staff
8 Berkas surat keputusan dan peraturan
Administrasi sarana dan prasarana 9 Laporan kerusakan dan penghapusan perlengkapan alat pelajaran sekolah 10 Buku induk sarana prasarana 11 Dokumen serah terima tanah, gedung, perlengkapan dan alat pelajaran 12 Izin Operasional 13 BPKB
14 STNK
15 Buku induk perpustakaan 16 Laporan tahunan inventaris sarana dan prasarana Administrasi  kepegawaian 17 Personal file guru dan pegawai Keuangan 18 Rencana  Kegiatan Anggaran Sekolah (RKAS) 19 Daftar alokasi dana setiap mata anggarana rutin (Pemda, BOP, BOMM, Block Grant, Dewan Sekolah)
20 Buku kas umum
21 Buku pembantu kas
22 Himpunan bukti penguatan
23 Buku pungutan dan penyetoran pajak 24 Berita acara pemeriksaan atasan langsung

## 25 Himpunan arsip SPJ
26 Buku Penerimaan Surat Perintah Membayar Uang (SPMU) 27 Laporan keuangan bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan
Tata Usaha
28 Buku induk siswa
29 Buku induk guru dan pegawai 30 Data registrasi Ijazah/STTB

## 31 Sertifikat Akreditasi
Sumber : Diolah dari berbagai dokumen sekolah tahun 2021-2022
Pemanfaatan arsip vital sekolah tersebut yang tercantum pada tabel 1 digunakan untuk berbagai kepentingan  seperti  untuk  bahan  pengambilan  keputusan  sekolah.  Hal  ini  sesuai  dengan pernyataan  Sutirman  (2015)  bahwa  arsip  dimanfaatkan  sebagai  sumber  referensi  ilmiah,  bahan penelitian, maupun untuk kepetingan yuridis.

## B. METODE KEAMANAN ARSIP VITAL SMA PGRI 3 JAKARTA
Selain pengamanan dan perlindungan, prosedur pengelolaan arsip vital yang perlu diperhatikan selanjutnya  yaitu  penyelamatan  dan  pemulihan.  Tahap  ini  bertujuan  menghindari  bencana  atau tindakan  yang  dapat  diberikan  setelah  terjadi  bencana  terhadap  arsip.  Hal  tersebut  penting dilakukan karena mengingat setiap sekolah memiliki arsip dengan berbagai tingkat kepentingan masing-masing.  Pengelola  arsip  sekolah  menyatakan  bahwa,  “ proses  penyelamatan  arsip  yang dilakukan oleh SMA PGRI 3 Jakarta sendiri selama ini belum ada teknik khusus. Hal ini karena sekolah sendiri belum pernah terjadi bencana yang sampai mengakibatkan kerusakan fatal pada arsip khususnya arsip  vital .” Dilanjutkan oleh informan “ bentuk bencana yang pernah terjadi di SMA  PGRI  3  Jakarta  yang  pernah  dialami  adalah  kebocoran  atap  sekitar  penyimpanan  arsip. Cara  penyelamatan  dan  upaya  pemulihannya  tidak  dilakukan  tindakan  khusus  dan  dapat diselesaikan pada unit terkait saja .” (Kepala Tata Usaha)
Arsip  digunakan  dalam  suatu  sekolah  sebagai  bukti,  rekaman  atau  dokumen  yang  menujukkan adanya    kegiatan.  Dalam  memanfaatkan    arsip  vital  di  SMA  PGRI  3  Jakarta,  pengguna  hanya untuk  beberapa  kebutuhan  penting  dan  hanya  boleh  digunakan  oleh  pihak  tertentu  yang bersangkutan, serta waktu tertentu saja. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan: “ Keperluan tersebut  diantaranya  seperti  pada  saat  adanya  supervisi  dari  Dinas  Pendidikan,  kemudian adanya pemerikasaan dari Yayasan .”  (Kepala Tata Usaha)
Adapun langkah dalam proses peminjaman arsip, bagian Tata Usaha hanya meminjamkan arsip dalam lingkungan sekolah saja. Proses peminjaman hanya menunjukkan tanda terima atau bukti yang disertakan serta menggandakan sebagian arsip yang akan dipinjam. Informan menyatakan: “ proses  pencarian  arsip  serta  waktu  yang  dibutuhkan  apabila  ada  arsip  dipinjam  tidak memerlukan  cara  khusus,  hanya  penempatannya  yang lebih  diperhatikan,  karena tidak  banyak dan terkadang hampir tidak ada arsip yang  dipinjamkan .” (Staf Tata Usaha). Temu balik yang dilakukan sekolah tidak memakan waktu lama, karena semua arsip disimpan dalam lemari arsip, sebagaimana dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

## Gambar 1. Penyimpanan arsip di Bagian Tata Usaha Sumber: Dokumen peneliti, 2021
Sukoco  dalam  tulisannya  memberikan  saran  bahwa  penyimpanan  arsip  yang  baik  akan memudahkan    penemuan  arsip  dengan  cepat  apabila  sewaktu-waktu  dibutuhkan.  Lokasi penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan cara sentralisasi, desentralisasi  atau kombinasi yakni gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi (Sukoco, 2007).
Setelah teridentifikasi arsip vital yang tercipta dari pelaksanaan kegiatan, tugas dan fungsi yang ada di SMA PGRI 3 Jakarta, sekolah melaksanakan keamanan dan melindungi arsip vital. Upaya perlindungan  yang  dilakukan  SMA  PGRI  3  Jakarta  yaitu  dengan  cara  penggandaan  dan pemencaran. Sekolah melakukan penyalinan atau copy ganda yang disimpan di ruang Tata Usaha dan dokumen aslinya disimpan di ruang kepala sekolah.  Pimpinan sekolah memberikan aturan dan peringatan secara lisan terhadap komunitas sekolah  bahwa akses arsip hanya dilakukan oleh petugas yang telah ditentukan.
Sekolah  tidak  melakukan  pemusnahan  arsip  vital.  Arsip  dipelihara  secara  fisik  pada  ruangan yang  telah  ditentukan  dan  mengalih  mediakan  sebagai  bentuk  pemeliharaan  lebih  lanjut.  Alih media  yang  dilakukan  berasal  dari  arsip  asli  yang  berbentuk  kertas  menjadi  dokumen  digital. Setelah menjadi media elektronik, arsip disimpan pada komputer. Informan menyatakan bahwa “ sekolah  berupaya  pula    mecegah  kehilangan  arsip  yang  terdapat  pada  komputer,  pihak operator sekolah melakukan backup data secara berkala agar terhindar dari virus yang terdapat pada  komputer  dan  server. ”  (Kepala  Tata  Usaha).  Pada  tahap  penggunaan  arsip  elektronik, pengguna  dapat  mengaksesnya  dimana  pun  dan  kapanpun  selagi  sudah  memiliki  kewenangan untuk mengakses dengan melihat data yang ada di aplikasinya. Arsip elektronik yang dimaksud informan  adalah  data  dinamis  yang  masih  digunakan  seperti  pernyataannya:  “ data  dalam dapodik dan irapot ”. (Staf Tata Usaha).
Arsip  berbasis  teknologi  atau  arsip  elektronik  telah  diperkuat  dan  diakui  sebagai  bukti  hukum yang  sah  berdasarkan  perundangan  yang  ditetapkan  pemerintah.  seperti  yang  tertuang  dalam Undang-Undang  Nomor  19  Tahun  2016,  menyebutkan  bahwa  keberadaan  informasi  elektronik dan/atau dokumen elektronik mengikat dan diakui sebagai alat bukti yang sah untuk memberikan kepastian hukum terhadap penyelenggaraan sistem elektronik dan transaksi elektronik  (Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2016 Tentang Perubahan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik, 2016).

## C. PENEMPATAN RUANG FASILITAS ARSIP
Kegiatan  pemeliharaan  arsip  vital  dilakukan  dengan  penyegaran  ruangan,  penyemprotan  untuk menghindari dari hewan perusak, penyimpanan arsip dalam lemari. Dalam hal pembersihan arsip dilakukan  secara  kondisional,  atau  pada  saat  tertentu.  Selain  pemeliharaan  dari  fisik  arsip, ruangan  penyimpanan  arsip juga  perlu  dilakukan  pemeliharaan.  Sekolahpun  membuat  larangan dan  pembatasan  akses  individu  yang  masuk  ke  ruang  penyimpanan  dalam  upaya pemeliharaan arsip.
Pada kegiatan penyimpanan arsip pada sekolah menggunakan asas yang berbeda sesuai apa yang ditetapkan  di  sekolah  tersebut.  Adanya  penerapan  asas  tersebut  dapat  mengetahui  penanganan arsip dalam proses penyimpanan di SMA PGRI 3 Jakarta. Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa SMA PGRI 3 Jakarta menggunakan azas campuran atau kombinasi dalam penyimpanan arsip.  Arsip  aktif  sekolah  disimpan  pada  tiap  unit  dan  setelah  masa  retensinya  arsip  tetap disimpan  bagian  tata  usaha.  Azas  kombinasi  penyimpanan  arsip,  dinyatakan  oleh  pengelola arsip:  “ Akses penyimpanan arsip fisik menggunakan sistem nomor. Namun pada arsip elektronik disimpan pada perangkat  komputer menggunakan sistem subjek .” (Kepala Tata  Usaha). Mudah dalam  pencarian  arsip  itulah  inti  dasar  dari  sistem  temu  balik  arsip.  Terdapat  5  dasar  pokok sistem bagi penyelenggaraan filling yang dapat dipergunakan, yaitu: sistem abjad, sistem subyek, sistem geografis, sistem nomor dan sistem kronologis (Sedarmayanti, 2001).
Sarana dan Prasarana Kearsipan di SMA PGRI 3 Jakarta merupakan salah satu faktor penunjang bagi  kelancaran  pengelolaan  arsip.  Adanya  sarana  serta  prasarana  yang  memadai  akan memudahkan  pekerjaan  bidang  kearsipan  menjadi  lebih  efektif  dan  efisien.  Istu  Putri  Ardhini; Sri Indrahti (2015) menyatakan bahwa lembaga wajib melakukan suatu tindakan kuratif terhadap arsip  untuk  mencegah  rusaknya  arsip  dari  faktor  perusak.  Upaya  yang  dilakukan  adalah pengaturan jarak antar box dalam  ruangan dijaga, agar tidak saling berdesakan dan tetap kering, terang,  memiliki  ventilasi  yang  merata  dan  terhindar  dari  kemungkinan  serangan  api,  air, serangga dan sebagainya.
Kemudian  tempat  penyimpanan  hendaknya  diatur  secara  renggang,  agar  ada  udara  diantara berkas  yang  disimpan.  Pencegahan  sederhana  yang  dapat  dilakukan  dengan  meletakkan  kapur barus  (kamper)  di  tempat  penyimpanan,  atau  mengadakan  penyemprotan  dengan  bahan  kimia secara  berkala.  Beberapa  sarana  dan  prasarana  yang  mudah  terkena  percikan  api  digunakan dalam  pengelolaan  arsip  di  Tata  Usaha  SMA  PGRI  3  Jakarta  diantaranya  seperti  meja  kerja, komputer, printer, rak kayu,  lemari kayu, lemari besi, papan data, monitor, kotak-kotak ( odner ). Penyimpanan  arsip  yang  dilakukan  sekolah  sudah  memenuhi  standar  kearsipan,  namun  perlu dikaji  kembali  dalam  penyimpanan  arsip  vital  yang  dilakukan  pada  Tata  Usaha.    Musliichah (2016) menyatakan  bahwa dalam  mengelola  arsip  vital  perlu  menggunakan  sarana    seperti folder ,  map  gantung, guide, ruang  penyimpanan, filling  cabinet,  horizontal  cabinet,  mini  roll o’pack, dan pocket file (map menyerupai amplop besar). Pengaturan suhu ruangan berdasarkaan jenis  arsip  telah  pula  di  atur  dalam  Perka  ANRI.  (Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik Indonesia  No.  49  Tahun  2015  Tentang  Pedoman  Program  Arsip  Vital  Di  Lingkungan  Arsip Nasional  Republik  Indonesia,  2015).  Walau  Semua  sarana  dan  prasarana  kearsipan    dalam kondisi  baik,  namun  menurut  Asriel  perlu  diperhatikan  pula  melakukan  pencegahan  kerusakan dengan    tidak  membawa  makanan  di  tempat  penyimpanan  arsip  dan  larangan  merokok  karena bahaya percikan api dapat menimbulkan banyak kebakaran (Asriel, 2018).

## V. KESIMPULAN
Hasil  penelitian  ini  menemukan  bahwa  pengelolaan  arsip  vital  di  SMA  PGRI  3  Jakarta  sudah dilakukan  namun  kurang  optimal.  Hal  ini  terlihat  dari  pengelolaan  arsip  vital  yang  dilakukan SMA  PGRI  3  berdasarkan  analisis  fungsi  bisnis  meliputi  penggunaan,  pemeliharaan,
Pustaka Karya: Vol. 10 No. 2, Desember 2022               ISSN (p) : 2089-5216 | ISSN (e) : 2723-7699
penyimpanan dengan mengoptimalkan sarana dan prasarana yang dimiliki.  Selain arsip tercetak, pengelolaan  juga  dilakukan  pada  arsip  elektronik  yang  bersumber  dari  pelaksanaan  tugas  dan fungsi  bisnis  sekolah.  Arsip  vital  sekolah  masih  terletak  dimasing-masing  unit,  sekolah  belum memiliki  unit  tersendiri  untuk  menyimpan  arsip.  Sekolahpun  belum  membuat  penilaian  arsip vital yang akan dipelihara dan diselamatkan, arsip masih tersimpan semua dan agak menyulitkan ketika  akan  mengaksesnya,  dikarenakan  perlu  waktu  dan  arsip  vital  masih  tercampur  dengan arsip  lainnya.  Selain  itu  pada  tahap  penggunaan  arsip  vital  sangat  rentan  terhadap  kehilangan, kerusakan  dan  kebocoran  informasi,  sehingga  penggunaan  arsip  tidak  boleh  dilakukan sembarangan,  baik  orang  yang  menggunakan  maupun  cara  penggunaanya  guna  menjaga  arsip baik  kerapihan  dan    juga  keamanan  fisik  dan  informasinya.  Berdasarkan  hal  tersebut  penulis menyarankan agar sekolah perlu membuat prosedur pengelolaan arsip vital sebagai asset sekolah baik dalam bentuk tercetak maupun elektronik. Adanya prosedur atau program pengelolaan arsip vital  diharapkan  dapat  meminimalisir  musnahnya  arsip  yang  berasal  dari  kelalaian  manusia ataupun  bencana  alam.  Sehingga  dengan  semakin  terkelolanya  arsip  vital  pada  sekolah  maka akan  semakin  terselamatkannya  arsip  vital  yang  dapat  dimanfaatkan  untuk  keberlangsungan operasional sekolah.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Z. (2003). Manajemen Kearsipan . Gramedia Pustaka Utama.
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  6  Tahun  2005  Tentang  Pedoman Perlindungan  Pengamanan  dan  Penyelamatan  Dokumen/Arsip  Vital  Negara,  (2005). https://jdih.anri.go.id/peraturan/PERKA_16_2009_pembagian urusan kearsipan.pdf
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  No.  49  Tahun  2015  Tentang  Pedoman Program  Arsip  Vital  di  Lingkungan  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia,  (2015). https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka_49_2015.pdf
Asriel, A. S. (2018). Manajemen Kearsipan . Remaja Rosdakarya.
Barthos, B. (2016). Manajemen Kearsipan . Bumi Aksara.
Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009  Tentang  Kearsipan,  (2009). https://jdihn.go.id/files/4/2009uu043.pdf
Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  19  Tahun  2016  Tentang  Perubahan  Undang- Undang  Nomor  11  Tahun  2008  Tentang  Informasi  dan  Transaksi  Elektronik,  (2016). https://jdih.kominfo.go.id/storage/signature/output/bert001/92ea9a30-db01-4a8c-9ec3- fd9a3cd19d08/555_signed.pdf
Istu  Putri  Ardhini;  Sri  Indrahti.  (2015).  Hubungan  Perawatan  dan  Pelestarian  Karesidenan Semarang  tahun  1800-1880  terhadap  Kualitas  Layanan  Fisik  di  Badan  Arsip  dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan , Juli , 4 (3).
Lolytasari. (2020). Pengelolaan Arsip Keagamaan pada Masjid Bersejarah di Indonesia . Adabia Press.
Margono, S. (2010). Metodologi Penelitian Pendidikan . Rineka Cipta.
Musliichah. (2016). Bunga Rampai Kearsipan . Gadjah Mada University Press. Musrifah. (2016). Proteksi Arsip Vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Yogyakarta.
Jurnal Kajian Informasi Dan Perpustakaan , 4 . http://jurnal.unpad.ac.id/jkip/article/view/10025/4804
Oktarina,  N.,  Widodo,  J.,  Murwatiningsih,  M.,  Murniawaty,  I.,  &  Sholikah,  M.  (2018). Electronic Agenda (E-Agenda) Systems for Keeping School Archives in Indonesia: Is There A  Case  in  Managing  of  Archive  through  Manual  Agenda  System? KnE  Social  Sciences , 2019 , 320–333. https://doi.org/10.18502/kss.v3i18.4725
Parker, E. (1999). Managing Your Organization’s Records . Library Association Publishing.
Penn, I. A. G. B. P. J. C. (1994). Records Management Hand Book (2 (ed.)). Gower.
Sedarmayanti.  (2001). Dasar-Dasar  Pengetahuan  Tentang  Manajemen  Pendidikan .  Mandar Maju.
Sugiarto,  A.,  &  Wahyono,  T.  (2015). Manajemen  Kearsipan  Modern:  Dari  Konvensional  ke Basis Komputer . Gava Media.
Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern . Erlangga.
Sulistyo  Basuki.  (2003). Manajemen  Arsip  Dinamis;  Pengantar  Memahami  dan  Mengelola Informasi dan Dokumen . Gramedia Pustaka Utama.
Sutirman.  (2015).  Urgensi  Manajemen  Arsip  Elektronik. Jurnal  Efisiensi , XIII ,  96–109. https://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi/article/download/7861/6731
U.S.  Department  of  Education.  (2013). Guide  for  Developing  High-Quality  School  Emergency Operation Plans (Issue June).
Universitas  Negeri  Semarang.  Pascasarjana.  (2018). Ujian  Terbuka  Nina  Oktarina  S.Pd.  M.Pd “Live Streaming.” UNNES Online.
Utami, R. R., & Rahmah, E. (2012). Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Arsip Vital Pengadilan  Tinggi  Padang. Jurnal  Ilmu  Informasi  Perpustakaan  Dan  Kearsipan . http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/view/332
Williams,  C.  (2006). Managing  Archives  Foundations,  Principles  and  Practice .  Chandos Publishing.