## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 4, No 1, Maret 2023, Hal 57 - 62 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 496 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT

## Rancang Bangun Aplikasi Arsip Surat Menyurat Elektronik Dengan Model Agile Pada Kantor Desa Setia Karya Mandailing Natal

## Febrianda, Eko Hariyanto, Rio Septian Hardinata
Fakultas Sains dan Teknologi, Program Studi Sistem Komputer,  Universitas Pembangunan Panca Budi, Medan, Indonesia Email: 1 febriandalbs999@gmail.com, 2 eko_hariyanto_mdn@yahoo.co.id, , 3 rioseptian@dosen.pancabudi.ac.id Email Penulis Korespondensi: antonprayitnomulyono@gmail.com
Abstrak − Salah  satu  sumber  informasi  yang  paling  berpengaruh  keberadaannya  adalah  bidang  administrasi.  Pencatatan  atau penyimpanan berkas administrasi ini yang biasa disebut arsip. Pencatatan atau penyimpanan berkas administrasi ini yang biasa disebut arsip. Kondisi yang sedang dijalankan pada Kantor Desa Setia Karya dalam hal pengelolaan arsip surat menyurat masih menggunakan cara yang manual. Pendataan surat masuk dan keluar tersebut dicatat pada buku sebagai catatan pendataanya dan arsip tersimpan pada lemari penyimpanan arsip. Pendataan surat masuk dan keluar tersebut juga memiliki buku yang terpisah antara surat  masuk  dan  surat  keluar  dan  tersimpan  pada  lemari  penyimpanan. Perancangan  aplikasi  dalam  penelitian  ini  yang  penulis gunakan  adalah  model  Agile  yaitu  sebuah  pendekatan  untuk  melakukan  analisis  dan  perancangan  sistem  yang  dikembangkan melalui penggunaan siklus yang lebih spesifik untuk aktivitas yang dilakukan. Diagram yang digunakan adalah Data Flow Diagram (DFD), flowchart , dan Entity Relationship Diagram (ERD). Hasil perancangan dan pengujian yang telah dilakukan oleh penulis pada sistem ini menunjukkan bahwa fungsi-fungsi yang terdapat pada aplikasi berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan rancangan, dapat mengelola surat masuk dan surat keluar seperti proses pengelolaan surat yang ada di Kantor Desa Setia Karya, dan dapat memberikan kemudahan kepada Admin dalam memproses maupun mengolah arsip surat menyurat.
Kata Kunci : Arsip; Surat Menyurat; Elektronik; Agile
Abstract − One of the most influential sources of information is administration. Recording or storage of administrative files is commonly called archives. Recording or storage of administrative files is commonly called archives. The  condition that is being carried out at the Setia Karya Village Office in terms of managing correspondence archives is still using a manual method. The data collection of incoming and outgoing mail is recorded in a book as a record of its data collection and archives are stored in filing cabinets. The data collection of incoming and outgoing letters also has separate books for incoming and outgoing letters and is stored in a storage cupboard. The application design in this study that the authors use is the Agile model, which is an approach to analyzing and designing systems that are developed through the use of more specific cycles for the activities carried out. The diagrams used are Data Flow Diagrams (DFD), flowcharts, and Entity Relationship Diagrams (ERD). The results of the design and testing that has been carried out by the author on this system indicate that the functions contained in the application are running well and in accordance with the needs and design, can manage incoming and outgoing letters  such as the process of managing letters  in  the  Setia  Karya  Village  Office,  and  can  provide  convenience  to  the  Admin  in  processing  and  processing  archived correspondence.
Keywords : Files; Correspondence; Electronic; Agile

## 1. PENDAHULUAN
Salah satu sumber informasi yang paling berpengaruh keberadaannya adalah bidang administrasi karena semua aktivitas  keorganisasian  atau  aktifitas  bisnis  pada  instansi  maupun  perusahaan  harus  dicatat  atau  disimpan  dengan baik agar dapat digunakan kemudian hari untuk tujuan pengambilan keputusan. Pencatatan atau penyimpanan berkas administrasi ini yang biasa disebut arsip. Arsip adalah setiap catatan (warkat) yang tertulis, tercetak atau ketika dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang  terekam  pada  kertas  (kartu,  formulir),  kertas  film  (slide,  film-strip,  micro-film),  media  komputer  (pita  tape, piringan, rekaman, disker), kertas foto copy, dan lain-lain[1]. Arsip bertujuan untuk menjaga dokumen agar historis dari instansi atau individu dapat ditempatkan disuatu tempat tertentu, serta untuk memudahkan pencarian arsip jika sewaktu-waktunya akan diperlukan[2].
Pengelolaan arsip atau biasa disebut juga dengan manajemen arsip yang baik dapat memudahkan untuk mendapatkan informasi yang akurat dengan efektif dan efisien dalam meningkatkan pelayanan sebuah perusahaan maupun instansi, baik pemerintah maupun swasta sehingga menjadi nilai tambah dalam persaingan kompetisi.  Manajemen kearsipan adalah  pekerjaan  pengurusan  arsip  yang  meliputi  pencatatan,  pengendalian  dan  pendistribusian,  penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan  sehingga pekerjaan tersebut  meliputi siklus  “kehidupan” dokumen sejak lahir sampai mati[3].
Desa Setia Karya merupakan salah satu desa pesisir yang berada di Kabupaten Mandailing Natal (Madina), Provinsi Sumatera Utara. Kondisi  yang sedang dijalankan pada Kantor Desa Setia Karya dalam  hal  pengelolaan arsip surat menyurat masih menggunakan cara yang manual. Pendataan surat masuk dan keluar tersebut dicatat pada buku sebagai catatan pendataanya dan arsip tersimpan pada lemari penyimpanan arsip. Pendataan surat masuk dan keluar tersebut juga  memiliki  buku  yang  terpisah  antara  surat  masuk  dan  surat  keluar  dan  tersimpan  pada  lemari  penyimpanan. Dengan keadaan seperti ini dapat menyulitkan pencarian data karena pendataan surat menyurat ini dilakukan oleh satu pegawai yang ditunjuk oleh pimpinan sehingga apabila pegawai tersebut tidak hadir di kantor desa dapat menyebabkan pencarian data atau berkas fisik surat masuk dan surat keluar menjadi sulit karena bergantung kepada pegawai tersebut.

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 4, No 1, Maret 2023, Hal 57 - 62 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 496 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT
Berdasarkan kondisi tersebut, perlu adanya dukungan teknologi informasi dan komunikasi berupa aplikasi komputer agar manajemen arsip di Kantor Desa Setia Karya Madina dapat berjalan dengan efektif. Aplikasi berbasis komputer merupakan sebuah sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambil keputusan. Aplikasi ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur dan  basis  data  yang  bertujuan  untuk  menyediakan  informasi  yang  mendukung  operasi,  manajemen  dan  fungsi pengambilan keputusan di dalam perusahaan[4]. Eddy Prahasta menyatakan bahwa Aplikasi adalah tugas khusus yang dijalankan  didalam  enterprise-nya  secara  otomatis  dan  semi  otomatis,  sedangkan  menurut  Roger  S.  Pressman Perangkat lunak Aplikasi adalah program-program mandiri yang menjawab kebutuhan bisnis yang terinci[5]

## 2. METODOLOGI PENELITIAN

## 2.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang penulis gunakan dalam penelitian antara lain adalah :
1. Metode Observasi
Obervasi atau pengamatan bertujuan untuk mengumpulkan informasi kebutuhan sistem. Penulis melaksanakan pengumpulan  data  menggunakan  metode  ini  dengan  tujuan  untuk  mengetahui  sistem  yang  sedang  berjalan. Analisis ini berfungsi untuk mengetahui kekurangannya, dan hasil analisis ini sebagai dasar pengembangan sistem yang diharapkan untuk menentukan rancangan sistem yang baru.
2. Metode Wawancara
Wawancara bertujuan untuk memahami secara langsung penanganan surat masuk dan surat keluar sesuai prosedur di Kantor Desa Setia Karya Mandailing Natal.
3. Metode Studi Pustaka
Studi  ini  bertujuan  untuk  melakukan  pengumpulan  data  dan  informasi  dengan  cara  membaca  jurnal  yang berkaitan dengan penelitian dan referensi dari internet yang dapat menjadi acuan pembahasan.

## 2.2 Metode Perancangan
Perancangan  aplikasi  dalam  penelitian  ini  yang  penulis  gunakan  adalah  model Agile .  Model  Agile  merupakan salah satu model dalam software development life cycle (SDLC) yaitu sebuah pendekatan untuk melakukan analisis dan  perancangan  sistem  yang  dikembangkan  melalui  penggunaan  siklus  yang  lebih  spesifik  untuk  aktivitas  yang dilakukan[6]-[15]-[16]-[17] Agile development adalah model pengembangan perangkat lunak dalam jangka pendek, untuk  kemudian  diadaptasi  secara  cepat  dalam  mengatasi  setiap  perubahan[7].  Adapun  tahapan  perancangan perangkat lunak menggunakan model Agile adalah sebagai berikut[8]-[18]-[19]-[20]-[21]
1. Perencanaan : merupakan langkah dimana tim pengembang dan klien merancang apa saja yang dibutuhkan.
2. Implementasi : merupakan langkah dimana tim pemrogram melakukan pengkodean.
3. Tes perangkat lunak : merupakah langkah dimana perangkat lunak akan diujicoba agar bug yang ditemukan dapat langsung diperbaiki.
4. Dokumentasi :  merupakan langkah dimana pendataan atau  dokumentasi untuk  memberikan kemudahan dalam proses pemeliharaan.
5. Deployment : merupakan langkah melihat syarat dan standarisasi untuk menjamin kualitas perangkat lunak.
6. Pemeliharaan : merupakan langkah untuk menjaga perangkat lunak dari gangguan dan kerusakan.

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 4, No 1, Maret 2023, Hal 57 - 62 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 496 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Halaman Login Aplikasi
Pada halaman login, admin selaku pengguna sistem ini memasukkan username dan password untuk dapat mengakses sistem secara keseluruhan. Halaman login dapat dilihat pada gambar 6 di bawah ini.

## Gambar 2. Tampilan Halaman Login

## 3.2 Halaman Beranda
Tampilan  halaman  beranda  sebagai  halaman  utama,  pada  halaman  ini  terdiri  beberapa  menu.  Pada  halaman beranda  ini  juga  ditampilkan  informasi  jumlah  surat  masuk  maupun  surat  keluar  yang  telah  diinput  sehingga memudahkan admin untuk mengetahui jumlah data surat yang ada.

## Gambar 3. Tampilan Halaman Beranda

## 3.3 Halaman Entry Surat Masuk
Halaman ini diakses melalui menu Entry Surat kemudian pilih sub menu Surat Masuk. Halaman ini memiliki tabel untuk menampilkan data surat masuk yang telah dimasukkan sebelumnya (gambar 8). Tabel pada Halaman ini memiliki  kolom  untuk  mendeskripsikan  surat  masuk  yang  meliputi  indeks,  kode  surat,  asal  surat,  prihal  dan  file, nomor  surat,  tanggal  surat,  dan  tanggal  masuk  surat.  Untuk  menambah  data  surat  masuk,  dapat  memilih  tombol Tambah  Data  selanjutnya  akan  tampil  halaman  tambah  surat  masuk  (gambar  9).  Disini  pengguna  (user)  dapat menambah data surat masuk antara lain indeks, kode surat, asal surat, prihal surat, nomor surat, tanggal surat, tanggal masuk surat,  hasil disposisi,  dan lampiran berkas elektronik  yaitu hasil pindah (scan)  fisik  surat  masuknya.  Untuk menghapus data yang sudah ada, dapat memilih tombol “Del” yang ada dikolom tindakan. Selanjutnya akan tampil halaman konfirmasi hapus surat masuk (gambar 10).

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 4, No 1, Maret 2023, Hal 57 - 62 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 496 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT
Gambar 5. Tampilan Halaman Surat Masuk
Gambar 6. Tampilan Halaman Konfirmasi Hapus Surat Masuk

## 3.4 Halaman Entry Surat Keluar
Pengelolaan entry surat keluar sama seperti pengelolaan surat masuk. Untuk menambah data surat keluar, dapat memilih tombol Tambah Data, selanjutnya akan tampil halaman tambah surat keluar. Disini pengguna (user) dapat menambah data surat keluar antara lain indeks, nomor surat, tanggal surat, prihal surat, tujuan surat, seksi pembuat, dan lampiran berkas elektronik yaitu hasil pindah (scan) fisik surat keluarnya. Begitu pula untuk proses hapus data yang akan menampilkan halaman konfirmasi hapus surat keluar.

## 3.5 Halaman Agenda Surat Masuk
Halaman agenda surat masuk dapat diakses melalui menu Agenda Surat dan sub menu Surat Masuk. Halaman ini akan  memberikan  atau  menampilkan  informasi-informasi  surat  masuk  berdasarkan  rentang  waktu  tanggal  masuk surat.  Tentukan  terlebih  dahulu  rentang  waktu  tanggal  masuk  surat,  kemudian  klik  tombol  tampilkan.  Data  surat masuk akan ditampilkan berdasarkan tanggal masuk surat (gambar 11). Setelah itu hasil pencarian akan ditampilkan (gambar 12) dan dapat dicetak.
Gambar 7. Tampilan Menentukan Rentang Waktu Tanggal Masuk Surat

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 4, No 1, Maret 2023, Hal 57 - 62 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 496 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT
Gambar 8. Tampilan Hasil Surat Masuk Berdasarkan Tanggal Masuk Surat

## 3.6 Halaman Agenda Surat Keluar
Proses halaman agenda surat keluar sama seperti pada halaman agenda surat masuk. Terlebih dahulu pengguna menentukan rentang tanggal pencarian yang dibutuhkan. Setelah itu, klik tombol tampilkan. Untuk mencetak data agenda surat keluar, pengguna dapat menekan tombol cetak.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan di atas, maka dapat diambil beberapa kesimpulan dalam penelitian ini antara lain :
1. Aplikasi ini telah mampu dan sesuai dalam mengelola surat masuk dan surat keluar seperti proses pengelolaan surat yang ada di Kantor Desa Setia Karya.
2. Aplikasi  ini  telah  mampu  memberikan  kemudahan  kepada  Admin  dalam  memproses  maupun  mengolah  arsip surat menyurat.
3. Hasil  pengujian  yang  telah  dilakukan  oleh  penulis  pada  sistem  ini  menunjukkan  bahwa  fungsi-fungsi  yang terdapat pada aplikasi berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan rancangan.

## UCAPAN TERIMAKASIH
Terima kasih disampaikan kepada pihak-pihak yang telah mendukung terlaksananya penelitian ini.

## REFERENCES
[1] A. A. Hayati, “Pengelolaan Arsip Dalam Meningkatkan Pelayanan Pada Kantor Kelurahan Muara Jawa Ulu Kabupaten Kutai Kartanegara,” eJournal Ilmu Pemerintahan , vol. 8, no. 2, pp. 1–11, 2020, Accessed: Jan. 22, 2023. [Online]. Available: https://ejournal.ip.fisip-unmul.ac.id/site/?p=3521
[2] T. J. Husnita and M. el-K. Kesuma, “Pengelolaan Arsip Sebagai Sumber Informasi Bagi Suatu Organisasi Melalui Arsip Manual Dan Arsip Digital,” EL PUSTAKA : Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam , vol. 01, no. 02, pp. 27–41, 2020, doi: 10.24042/el%20pustaka.v1i2.8503.
[3] S. Ardiana and B. Suratman, “Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha di Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo,” Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP) , vol. 9, no. 2, pp. 335–348, 2021, Accessed: Jan. 22, 2023. [Online]. Available: https://journal.unesa.ac.id/index.php/jpap/article/view/10133
[4] R. R. Putra and T. W. Pribadi, “Perancangan Aplikasi Berbasis Komputer Untuk Proses Manajemen Mutu Pada Pembangunan Kapal Baru,” Jurnal Teknik ITS , vol. 5, no. 2, pp. 129–135, 2016, Accessed: Jan. 23, 2023. [Online]. Available: https://ejurnal.its.ac.id/index.php/teknik/article/viewFile/20920/3355
[5] S. T. Faulina, N. Lestari, and A. Anggraini, “Penerapan Metode Waterfall pada Aplikasi Pemesanan Soundsystem Dan Organ Tunggal Jefri,” Jurnal Informatika dan Komputer (JIK) , vol. 12, no. 2, pp. 1–9, 2021, Accessed: Jan. 23, 2023. [Online]. Available: https://journal.unmaha.ac.id/index.php/jik/article/view/72/55
[6] Suhari, A. Faqih, and F. M. Basysyar, “Sistem Informasi Kepegawaian Mengunakan Metode Agile Development di CV. Angkasa Raya,” Jurnal Teknologi dan Informasi (JATI) , vol. 12, no. 1, pp. 30–45, 2022, doi: 10.34010/jati.v12i1.

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 4, No 1, Maret 2023, Hal 57 - 62 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 496 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT
[7] N. Hikmah, A. Suradika, and R. A. A. Gunadi, “Metode Agile Untuk Meningkatkan Kreativitas Guru Melalui Berbagi Pengetahuan (Knowledge Sharing),” Jurnal Instruksional , vol. 3, no. 1, pp. 30–39, 2021, Accessed: Feb. 06, 2023. [Online]. Available:
https://jurnal.umj.ac.id/index.php/instruksional/article/view/10304/5910
[8] Romindo et al. , Rekayasa Perangkat Lunak . Padang: PT Global Eksekutif Teknologi, 2023.
[9] I. Solikin, M. Sobri, and R. A. Saputra, “Sistem Informasi Pendataan Pengunjung Perpustakaan (Studi kasus : SMKN 1 Palembang),” JURNAL ILMIAH BETRIK : Besemah Teknologi Informasi dan Komputer , vol. 09, no. 03, pp. 140–151, 2018, Accessed: Feb. 11, 2023. [Online]. Available: https://ejournal.lppmsttpagaralam.ac.id/index.php/betrik/article/view/40/34
[10] R. Apri, Y. Manurung, and A. D. Manuputty, “Perancangan Sistem Informasi Lembaga Kemahasiswaan Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga,” JURNAL SITECH : Sistem Informasi dan Teknologi , vol. 3, no. 1, pp. 9–20, 2020, Accessed: Feb. 11, 2023. [Online]. Available: https://jurnal.umk.ac.id/index.php/sitech/article/view/4703/2173
[11] E. Helmud, “Optimasi Basis Data Oracle Menggunakan Complex View Studi Kasus : PT. Berkat Optimis Sejahtera (PT. BOS) PangkalPinang,” Jurnal Informanika , vol. 7, no. 1, pp. 80–86, 2021, Accessed: Feb. 12, 2023. [Online]. Available: https://journal.poltekanika.ac.id/index.php/inf/article/view/204/188
[12] D. D. J. T. Sitinjak, Maman, and J. Suwita, “Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kursus Bahasa Inggris Pada Intensive English Course Di Ciledug Tangerang,” Jurnal IPSIKOM : Insan Pembangunan Sistem Informasi dan Komputer , vol. 8, no. 1, 2020, Accessed: Feb. 12, 2023. [Online]. Available: https://ojs.ipem.ecampus.id/ojs_ipem/index.php/stmik-ipem/article/view/164/136
[13] Ardiyansyah and Iramayani, “Rancang Bangun Sistem Informasi Akuntansi Pendapatan Jasa Pada Rumah Susun Sederhana Sewa (RUSUNAWA) Harapan Jaya Pontianak,” Jurnal Teknik Informatika Kaputama (JTIK) , vol. 5, no. 1, pp. 9–18, 2021, Accessed: Feb. 12, 2023. [Online]. Available: https://jurnal.kaputama.ac.id/index.php/JTIK/article/view/440/363
[14] M. Tabrani, Suhardi, and H. Priyandaru, “Sistem Informasi Manajemen Berbasis Website Pada UNL Studio Dengan Menggunakan Framework Codeigniter,” JURNAL ILMIAH M-PROGRESS , vol. 11, no. 1, pp. 13– 21, 2021, Accessed: Feb. 12, 2023. [Online]. Available: https://journal.universitassuryadarma.ac.id/index.php/ilmiahm-progress/article/view/598/569
[15] Verawati and P. D. Liksha, “Aplikasi Akuntansi Pengolah Data Jasa Service Pada PT. Budi Berlian Motor Lampung,” Jurnal Sistem Informasi Akuntansi (JUSINTA) , vol. 1, no. 1, pp. 1–14, 2018, Accessed: Feb. 12, 2023. [Online]. Available: https://jurnal.dcc.ac.id/index.php/jusinta/article/view/120/54
[16] E. Purba, A. Karim, and S. Trianovie, “Sistem Informasi Pendataan Usaha Micro Kecil dan Menengah Pada Dinas Umkm Labuhan Batu Berbasis web,” J. Infotek , vol. 4, no. 3, pp. 1–8, 2019.
[17] E. P. K. Trianovie, “Sistem Informasi Pendataan Usaha Micro Kecil dan Menengah Pada Dinas Umkm Labuhan Batu Berbasis web,” J. Infotek , vol. 4, no. 3, pp. 1–8, 2019.
[18] E. Purba and A. Karim, “Peranan Pemberian Kredit Terhadap Perkembangan Usaha Kecil Pada PTP Nusantara III Medan,” pp. 82–86, 2019.
[19] A. Karim and E. Purba, “Sistem Informasi Pendataan Penduduk Kelurahan Kampung Mesjid Berbasis Web,” Sist. Inf. Pendataan Pendud. Kelurahan Kampung Mesjid Berbas. Web , pp. 537–545, 2018.
[20] S. T. Karim Abdul, Tatang Hidayat Pohan, Elvitrianim Purba, Awaludin Hasibuan, “Informasi, Sistem Dan Barang Pada Aset Bca Bank Web Berbasis,” vol. 3, no. 1, 2018.
[21] A. Karim and E. Purba, “Sistem Informasi Pengolahan Data Nilai Siswa Berbasis Web,” p. 11160429, 2019.