INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 3 Nomor 6 Tahun 2023 Page 8735-8743 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative
Implementasi Tugas Pokok Dan Fungsi Bagian Administrasi Pimpinan Dalam Menunjang Kegiatan Pemerintah di Provinsi Gorontalo
Agus Suharto Nur 1 ✉ , Yosef P. Koton 2 , Rukiah Nggilu 3
Universitas Bina Taruna Gorontalo
Email: agus@gmail.com 1 ✉

## Abstrak
Tujuan  penelitian  ini  untuk  mengetahui  implementasi  tugas  pokok  dan  fungsi  bagian  administrasi pimpinan dalam menunjang kegiatan pemerintah di Provinsi Gorontalo dan untuk mengetahui faktor- faktor yang menghambat implementasi tugas pokok dan fungsi bagian administrasi pimpinan dalam menunjang  kegiatan  pemerintah  di  Provinsi  Gorontalo.  Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan kualitatif  dan  jenis  penelitian  deskriptif  dengan  menggunakan  teknik  pengumpulan  data  melalui observasi, wawancara mendalam  dan dokumentasi. Teknik analisis data  dilakukan melalui tahapan reduksi  data,  penyajian  data  dan  penarikan  kesimpulan.  Hasil  penelitian  menunjukan  bahwa implementasi  tugas  pokok  dan  fungsi  bagian  administrasi  pimpinan  dalam  menunjang  kegiatan pemerintah di Provinsi Gorontalo dilihat dari komunikasi, sumber daya, disposisi dan struktur belum sepenuhnya maksimal. Terdapat tiga faktor penghambat yang mempengaruhi implementasi tugas pokok dan fungsi bagian administrasi dalam menunjang kegiatan pemerintah di Provinsi Gorontalo yaitu, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi.
Kata Kunci: Implementasi, Tugas Pokok dan Fungsi, Administrasi

## Abstract
The purpose of this research is to determine the implementation of the main tasks and functions of the leadership administration department in supporting government activities in Gorontalo Province and to determine the factors that hinder the implementation of the main tasks and functions of the leadership  administration  section  in  supporting  government  activities  in  Gorontalo  Province.  This research uses a qualitative approach and descriptive research using data collection techniques through observation,  in-depth  interviews  and  documentation.  The  data  analysis  technique  is  carried  out through the stages of data reduction, data presentation and drawing conclusions. The research results show  that the  implementation  of the  main  tasks  and  functions  of  the administrative  leadership  in supporting  government  activities  in  Gorontalo  Province  in  terms  of  communication,  resources, disposition and structure has not been fully maximized. There are three inhibiting factors that influence the implementation of the main tasks and functions of the administration in supporting government activities in Gorontalo Province, namely, planning, implementation and evaluation.
Keywords: Implementation, Main Duties and Functions, Administration

## PENDAHULUAN
Organisasi di lingkup Pemerintahan Provinsi Gorontalo melakukan tugas pokok dan fungsi  pada  Biro  Umum  Bagian  Administrasi  Pimpinan  Sekretariat  Daerah  Provinsi Gorontalo yang telah diatur dalam Peraturan Gubernur Gorontalo Nomor 38 Tahun 2022 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Daerah. Kebijakan tersebut dimaksud untuk meningkatkan  pelaksanaan  tugas  pokok  dan  fungsi  dalam  menjalankan  kegiatan  atau program disetiap bagian kerja di Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Gorontalo.
Tugas pokok dan fungsi di Biro Umum sebagaimana diatur dalam Peraturan Gubernur Gorontalo Nomor 38 Tahun 2022 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Daerah pasal 55 yakni mempunyai tugas membantu Asisten Administrasi Umum dalam penyiapan pelaksanaan  kebijakan,  pelaksanaan  pemantauan  dan  evaluasi  di  bidang  rumah  tangga, administrasi keuangan dan aset dan administrasi pimpinan.
Dalam  melaksanakan  tugas  sebagaimana  dimaksud  dalam  pasal  55,  Biro  Umum menyelenggarakan fungsi: 1) Penyiapan pelaksanaan kebijakan di bidang rumah tangga, administrasi  keuangan  dan  asset  dan  administrasi  pimpinan;  2)  Penyiapan  pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang rumah tangga, administrasi keuangan dan asset dan administrasi pimpinan; 3) pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi Umum yang berkaitan dengan tugasnya.
Kebijakan pelaksanaan Peraturan Gubernur Gorontalo Nomor 38 Tahun 2022 Pasal 65 menegaskan  bahwa  Protokoler  menjadi  Bagian  dari  Administrasi  Pimpinan.  Unsur terpenting  dalam  penyelenggaraan  kegiatan  Pemerintahan  di  Provinsi  Gorontalo  adalah
Protokoler yang memiliki fungsi sebagai pengatur serangkaian kegiatan pemerintahan pada acara  kenegaraan  atau  acara  resmi.  Hal  tersebut  menunjukkan  kualitas  sumber  daya manusia menjadi hal penting dalam mengimplementasikan kebijakan Peraturan Gubernur dalam  melaksanakan  uraian  tugas  yang  telah  ditetapkan.  Di  lingkup  Biro  Umum  Bagian Administrasi  Pimpinan,  masing-masing  pegawai  memiliki  uraian  tugas  sesuai  dengan peraturan yang telah ditetapkan, namun peneliti melihat masih ada pegawai yang belum secara optimal menjalankan tugas sesuai dengan tupoksi sebagaimana Peraturan Gubernur Nomor 38 Tahun 2022 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Daerah, dikarenakan beban kerja yang banyak sehingga pegawai dinilai kurang disiplin dan kurang termotivasi untuk  optimalisasi  kinerjanya.  Selain  itu,  kesesuaian  latar  belakang  pendidikan  pegawai masih belum sesuai dengan jabatan diampuh karena beberapa pegawai berlatar belakang lulusan SMP, SMA, S1 komunikasi informasi, sarjana ekonomi, dan lainnya memiliki bidang ilmu kepemerintahan.
Beberapa penelitian terkait Ariska (2017) menunjukkan bahwa pelaksanaan kebijakan belum sesuai dengan tujuan yang diharapakan oleh Gubernur. Implementasi kebijakan yang dicapai ditentukan oleh proses implementasi kebijakan yang didukung dengan sasaran yang sudah  berjalan  dengan  baik  dan  pelaksanaan  tugas  pegawai  sesuai  dengan  SOP,  serta adanya proses komunikasi yang baik dan didukung dengan struktur birokrasi yang memadai (Kaunang, 2021;Saputro & Lutfi, 2021)
Penelitian ini bermaksud untuk mengkaji implementasi tugas pokok dan fungsi dan faktor-faktor penghambat dalam implementasi tugas pokok dan fungsi bagian administrasi pimpinan  dalam  menunjang  kegiatan  pemerintah  di  Provinsi  Gorontalo.  Adapun  suatu instansi  pemerintahan  maupun  swasta  dalam  menjalankan  tugas,  fungsi  dan  tanggung jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan pada instansi tersebut. Artinya dari tugas pokok dan  fungsi  yang  telah  diatur  dan  ditetapkan  maka  pegawai  menjadi  mudah  untuk menyelesaikan  pekerjaan,  karena  pegawai  sudah  mengetahui  tanggung  jawab  terhadap pekerjaan yang diemban. Penelitian ini mengkaji lebih dalam terkait implementasi tupoksi bagian  administrasi  dengan  kriteria  komunikasi,  sumber  daya,  disposisi,  dan  struktur birokrasi.  Sedangkan  untuk  faktor-faktor  penghambat  implementasi  tupoksi  bagian administrasi berfokus pada perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi.

## METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini menggunakan pendekatan deksriptif kualitatif. Menurut Sugiyono (2017) “ data  kualitatif  adalah  data  yang  terkumpul  berbentuk  kata-kata  atau  gambar, sehingga  tidak  menekankan  pada  angka. “ Berdasarkan  pemahaman  di  atas  maka  yang
menjadi sumber data pada penelitian ini adalah segala keterangan atau informasi mengenai hal  yang  berkaitan  dengan  masalah  yang  dibahas,  yang  diperoleh  melalui  observasi, wawancara dan dokumentasi.
Pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  dengan  cara  observasi  partisipatif  dimana peneliti  turun  langsung  ke  lokasi,  dengan  menggunakan  indera  pendengaran  dan penglihatan  terhadap  fenomena  yang  terjadi  dilapangan.  Selanjutnya  dilakukan  teknik wawancara  terstruktur  menggunakan  pedoman  wawancara  yang  telah  tersusun  secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan data.
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu teknik analisis Model Miles  and  Huberman.  Pengumpulan  data  dalam  analisis  data  kualitatif  dilakukan  secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus sampai tuntas. Analisis ( interactive model) ditujukan pada gambar berikut.
Gambar 1. Model Interaktif dalam Analisis Data (Sugiyono, 2017)
1. Data  Reduction,  proses  penelitian,  pemberian  fokus,  penyederhanaa,  abstraksi  dan transformasi data mentah (raw data) yang terdapat dalam buku catatan lapangan.
2. Data  Display,  adalah  susunan  informasi  yang  terorganisir,  yang  memungkinkan penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.
3. Conclution  Drawing  atau  Verification.  Akhir  dari  kegiatan  analisis  adalah  penarikan kesimpulan  dan  verifikasi.  Kesimpulan  akhir  baru  ditarik  setelah  tidak  ditemukan informasi lagi mengenai kasus yang diteliti.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Implementasi Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Administrasi Pimpinan Dalam Menunjang Kegiatan Pemerintah di Provinsi Gorontalo
a. Komunikasi
Komunikasi  adalah  salah  satu  faktor  penentu  keberhasilan  implementasi
kebijakan  publik.  Impelementasi  yang  efektif  terjadi  apabila  pembuat  keputusan mengetahui apa yang mereka kerjakan (Nani, 2021). Pengetahuan atas apa yang sedang dikerjakan  bisa  dikerjakan  secara  optimal  bila  komunikasinya  pun  baik  sehingga keputusan  atau  peraturan  yang  dikeluarkan  bisa  dikoordinasikan  secara  cepat  dan tepat.
Berdasarkan wawancara, peneliti menemukan bahwa koordinasi yang dilakukan oleh bagian administrasi pimpinan sudah berjalan dengan baik. Akan tetapi masih ada kendala  komunikasi  antara  OPD  atau  panitia  pelaksana  kegiatan  dan  bagian administrasi pimpinan dimana OPD langsung berkoordinasi dan komunikasi dengan protokol atau sespri dan tidak menyampaikan ke bagian administrasi pimpinan di Biro Umum Setda Provinsi Gorontalo. (Hidayat, 2021) menjelaskan bahwa komunikasi dan koordinasi diperlukan agar pelaksana bisa kosisten dengan kebijakan yang diterapkan kepada  masyarakat.  Komunikasi  juga  berperan  sebagai  perintah  dari  atasan  kepada bawahan atau pegawai sehingga penerapan kebijakan tidak menyimpang dari apa yang diinginkan. Oleh  karena  itu, komunikasi harus disampaikan dengan jelas, akurat dan konsisten (Aditama, 2020; Affandi et al., 2021).
b. Sumber daya
Terkait sumber daya manusia yang ditemukan oleh peneliti bahwa kompentsi SDM  di  bgaian  pelayanan  pimpinan  masih  sangat  rendah.  Untuk  menunjang  hal  ini dibutuhkan diklat atau bimbingan teknis tentang keprotokolan (Amalia, 2022), karena untuk  bisa  mendapatkan skill  yang  baik  tanpa  mengikuti  diklat  harus  memiiliki pengalaman kerja dibidang protokol minimal 3 tahun. Namun kenyataan dilapangan ditermukan  bahwa  pegawai  pada  bagian  administrasi  biro  umum  setda  Provinsi Gorontalo  masih  banyak  pegawai  yang  pengalamannya  belum  cukup  apalagi  latar belakang tidak sesuai dengan tugas jabatan yang diemban.
c. Disposisi
Implementasi  suatu  kebijakan  dikatakan  efektif  apabila  orang  yang melaksanakannya tidak hanya mengetahui apa yang harus dilakukan tetapi mereka juga harus mempunyai keinginan untuk melaksanakan kebijakan tersebut  (Edyanto et al., 2021; Manyo’e, 2022) .
Berdasarkan  hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  disposisi  salah  satu  faktor penentu  dari  implementasi  tugas  pokok  dan  fungsi  adminitrasi  pimpinan  dalam pemerintah  Provinsi  Gorontalo.  Disposisi  tugas  ke  bagian  protokol  atau  JF  Pranata humas  belum  berjalan  dengan  baik  karena  jumlah  SDM  yang  kurang.  Dengan keterbatasan personil yang ada, bagian administrasi pimpinan berusaha meminimalisir
kekurangan tersebut meskipun pelayanan pimpinan belum maksimal karena JF pranata humas  memiliki  tugas  diluar  tugas  pelayanan  kepada  pimpinan.  Disposisi mencerminkan  karakteristik  yang  melekat  pada  orang  yang  melaksanakan  kebijakan program.
d. Struktur birokrasi
Berdasarkan  hasil  penelitian,  stuktur  birokrasi  menjadi  variabel  penutup  yang mempengeruhi  kualitas  pelayanan  pimpinan  dalam  implemetasi  tugas  pokok  dan fungsi  bagian  administrasi  pimpinan  di  pemerintahan  Provinsi  Gorontalo.  Hal  ini disebabkan oleh kurangnya SDM pada sub bagian TU pimpinan. Sehingga pembagian kewenangan  dan  pada  pelaksanaan  tugas  pokok  dan  fungsi  sesuai  dengan  Pergub Nomor 38 Tahun 2022 belum maksimal. Terlebih jika ada kegiatan yang dilaksanakan di waktu yang bersamaan dikarenakan jumlah pegawai yang kurang. Sebelum adanya penyederhanaan birokrasi oleh Kementerian PAN RB, JF Pranata humas adalah kasubag protokol yang memiki tugas mengatur seangkaian kegitan pemerintahan pada acara pemerintahan kenegaraan atau ataupun acara resmi.
Faktor-faktor yang menghambat Implementasi Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Administrasi Pimpinan dalam Menunjang Kegiatan Pemerintah di Provinsi Gorontalo Perencanaan
Berdasarkan  hasil  penelitian  ditemukan  bahwa  penyiapan  bahan  tentatif  kegiatan pimpinan belum maksimal ini disebabkan kurangnya koordinasi dan keterlambatan dalam penyampaian  infomriasi  dari  panitia  kegiatan  ke  bagian  administrasi  pimpinan.  Namun bagian  administrasi  dituntut  untuk  bertanggungjawab  dan  berusaha  meminimalisir kesalahan atau kekurangan yang terjadi pada kegiatan yang akan dihadiri oleh pimpinann. Selain itu, koordinasi jadwal dan kegiatan pimpinan juga belum maksimal karena bagian administrasi  pimpinan  sering  tidak  menerima  informasi  terutama  kegiatan  yang dilaksanakan secara mendadak.

## Pelaksanaan
Dalam  mekanisme  pelaksanaan  tupoksi  bagian  administrasi  pimpinan  dalam memberikan pelayanan berupa standar operasional prosudr (SOP) penerimaan undangan hingga SOP penugasan pimpinan. Hasil penelitian terkait SOP pelayanan pimpinan yang dilakukan  oleh  bagian  administrasi  pimpinan  dimana  tidak  semua  pelaksana  dapat melakukan koordinasi dan komunikasi dengan baik terkait penentuan waktu pelaksanaan kegiatan atau acara. Yang terjadi di lapangan bahwa OPD yang akan melaksanakan kegiatan
memberikan  undangan  langsung  ke  sekretaris  pimpinan  dan  bukan  melalui  bidang administrasi pimpinan di Biro Umum sehingga hal ini menyebabkan tumpang tindih tugas pokok dan juga miss komunikasi antara sekretaris pimpinan, JF Pranata humas dan bagian TU Pimpinan.

## Evaluasi
Evaluasi terkait tugas pokok dan fungsi bagian administrasi pimpinan dapat ditinjau dari  indicator  evaluasi  hasil  kegiatan  dan  publikasi  hasil  kegiatan.  Berdasarkan  hasil penelitian terkait evaluasi hasil kegiatan bahwa pelaksanaan evaluasi belum sesuai dengan yang diharapkan. Hal ini terlihat dari evaluasi yang hanya dilakukan setelah pelaksanaan berlangsung dan jarang ada evaluasi sebelum kegiatan berlangsung.
Adanya  pelaporan  yang  dilakukan  oleh  kepala  sub  bagian  TU  Pimpinan  yang kemudian dilaporkan kepada kepala bagian adminstrasi pimpinan selanjutnya oleh kepala bagian administrasi ke kepala karo dan selanjutnya oleh kepala biro dilaporkan langsung kepada Pj. Gubernur Gorontalo sebagai pimpinan daerah. Bentuk evaluasi yang dilakukan dapat berupa laporan tertulis maupun secara lisan. Tetapi terkadang evaluasi dilaksanakan pada saat kegiatan berlangsung. Misalnya ada kesalahan penempatan tempat duduk. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan dalam pelayanan pimpinan.
Selain hasil pelaporan kegiatan, ada juga evaluasi hasil publikasi kegiatan yang dihadiri oleh  pimpinan.  Evaluasi  hasil  publikasi  ini  terkendala  dengan  perubahan  nomenklatur, dimana  bagian  humas  pada  Peraturan  Gubernur  Nomor  38  Tahun  2020  Tentang Orgranisasi  Dan  Perangkat  Daerah  berada  dibawah  naungan  Dinas  Komunikasi  dan Informasi Provinsi Gorontalo. Jadi untuk evaluasi publikasi bukan lagi kewajiban bagi bagian administrasi  untuk  melaporakan  ke  pimpinan.  Berdasarkan  hasil  penelitian  tentang implementasi tugas pokok di bagian administrasi pimpijnan bahwa evaluasi hasil publikasi tidak  lagi  menjadi  tanggung  jawab  dari  bagian  administrasi  di  Biro  Umum  dan  sudah menjadi tugas Dari Dinas Komunikasi Dan Informatika Provinsi Gorontalo.

## SIMPULAN
1. Implementasi  tugas  pokok  dan  fungsi  bagian  administrasi  pimpinan  di  pemerintah Provinsi Gorontalo belum berjalan efektif. Dalam pelaksanaannya dilihat dari 4 (empat) variabel  yang  menjadi  kunci  keberhasilan  implementasi  kebijakan  mencakup komunikasi, sumber daya, disposisi dan struktur birokrasi.
a. Komunikasi sudah cukup  baik antara  pimpinan dan  bawahan. Untuk komunikasi antara Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau panitia pelaksana kegiatan dengan bagian administrasi pimpinan harus ditingkatkan lagi.
b. Kompetensi sumber daya manusia dilihat dari pengalaman, skill dan latar belakang pendidikan masih belum maksimal oleh pelayanan pimpinan di bagian administrasi pimpinan.
c. Disposisi  dalam  pelayanan  pimpinan  di  Pemerintah  Daerah  Provinsi  Gorontalo belum  maksimal  karena  kurangnya  sumber  daya  yang  mengakibatkan  tumpang tindih penugasan.
d. Struktur  birokrasi  dalam  pelayanan  pimpinan  di  Pemerintah  Daerah  Provinsi Gorontalo  belum  maksimal  sehingga  diperlukan  kejelasan  tentang  tugas  dan wewenang  oleh  jabatan  fungsional  sehingga  tidak  terjadi  tumpang  tindih pekerjaan.
2. Faktor-faktor penghambat tugas pokok dan fungsi bagian administrasi pimpinan dalam menunjang kegiatan pemerintah di Provinsi Gorontalo dilihat dari:
a. Perencanaan  tugas  pokok  dan  fungsi  bagian  administrasi  belum  berjalan sebagaimana mestinya.
b. Pelaksanaan SOP dalam pelayanan pimpinan belum berjalan optimal dikarenakan penyampaian  informasi  tidak  melalui  bagian  administrasi  pimpinan  sehingga menambah beban kerja JF pranata humas dalam menyesuaikan kegiatan yang telah diatur.
c. Evaluasi juga dapat menghambat implementasi tugas pokok bagian administrasi dalam  pelayanan  pimpinan  terutama  jika  ada  kegiatan  yang  secara  mendadak dilaksanakan dan dalam waktu yang bersamaan.

## DAFTAR PUSTAKA
aditama, R. A. (2020). Pengantar Manajemen. Ae Publishing.
Affandi,  Z.,  Prastya,  I.  Y.,  &  Kurnianingsih,  F.  (2021).  Implementasi  Kebijakan  Waktu Operasional Usaha Pariwisata (Studi Di Kota Tanjungpinang). Student Online Journal (Soj) Umrah-Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, 2(1), 524 – 535.
Amalia, H. R. (2022). Strategi Meningkatkan Kualitas Pelayanan Dan Target Kinerja Sumber Daya  Aparatur  Di  Sekretariat  Dprd  Kabupaten  Rembang.  Universitas  Islam  Sultan Agung Semarang.
Ariska, V. (2017). Implementasi Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 32 Tahun 2017 Tentang  Tugas,  Fungsi,  Uraian  Tugas  Dan  Tata  Kerja  Dinas  Dalam  Rangka
Meningkatkan  Pelaksanaan  Tugas  Pegawai  Sekretariat  Dinas  Komunikasi  Dan Informatika Provinsi Sumatera Utara.
Edyanto,  E.,  Agustang,  A.,  Idkhan,  A.  M.,  &  Rifdan,  R.  (2021).  Implementasi  Kebijakan Otonomi Khusus (Otsus) Papua. Jisip (Jurnal Ilmu Sosial Dan Pendidikan), 5(4).
Hidayat,  E.  (2021).  Implementasi  Kebijakan  Dana  Desa  Untuk  Penanggulangan  Pandemi Covid-19 Di Sampang. Soetomo Communication And Humanities, 2(1).
Kaunang, P. S. (2021). Implementasi Kebijakan Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Daerah Provinsi Tipe A Di Balai Pengawasan Tenaga Kerja Kelas A Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Daerah Provinsi Sulawesi Utara. Agri-Sosioekonomi, 17(2 Mdk), 645 – 654.
Manyo’e, E. T. (2022). Analisis Implementasi Kebijakan Pelatihan Pola Satu Pintu Dengan Model Edward Iii Di Kabupaten Gorontalo. Knowledge: Jurnal Inovasi Hasil Penelitian Dan Pengembangan, 2(3), 227 – 240.
Nani,  Y.  N.  (2021).  Peran  Komunikasi  Dalam  Implementasi  Kebijakan  Perluasan  Akses Pendidikan  Secara  Merata  (Pada  Dinas  Pendidikan  Dan  Kebudayaan  Kabupaten Gorontalo). Ideas: Jurnal Pendidikan, Sosial, Dan Budaya, 7(3), 231 – 240.
Saputro,  A.,  &  Lutfi,  A.  (2021).  Analisis  Implementasi  Kebijakan  Pengenaan  Kompensasi Terhadap  Pelampauan  Nilai  Koefisien  Lantai  Bangun  Di  Lingkungan  Pemerintah Provinsi Dki Jakarta. Jurnal Reformasi Administrasi: Jurnal Ilmiah Untuk Mewujudkan Masyarakat Madani, 8(2), 105 – 119.
Sugiyono. (2017). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, Dan R&D. Alfabeta.