https://akuntansi.pnp.ac.id/jam
e-ISSN 2657-1080, p-ISSN 1858-3687 73

## Akuntansi dan Manajemen
Vol. 18, No. 1, 2023, Hal. 73-80
Desain Aplikasi Database Sistem Informasi Akuntansi Sekolah pada Yayasan Ainur Rahmah
Firman Surya 1 , Elfitri Santi 2 , Fera Sriyunianti 3 , Randy Heriyanto 4
*1 Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Padang Email: firm4n2003@gmail.com
2 Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Padang Email: elfitrisanti.pnp@gmail.com
3 Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Padang
Email: ferasriyunianti@gmail.com
4 Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Padang Email: randy@pnp.ac.id

## ABSTRACT
This  study  aims  to  develop  an  accounting  information  system  database  application  for  Ainur  Rahmah Foundation school in West Pasaman, West Sumatra Province. The problem faced by  the Ainur  Rahmah Foundation is the absent of an information system to manage student data, tuition fees, admission of new students, receipt and disbursement of cash, purchase and use of consumables, acquisition and depreciation of fixed assets. The developed accounting information system database application consists of two main subsystems, namely the back-end and front-end. The back-end system uses DBMS MySQL Server 8.0 while the  front-end  system  is  developed  using  Microsoft  Access  2010.  Application  modules  and  reports  are developed on the front-end using the Visual Basic for Application programming language which is available in Microsoft Access database tools. Applications that have been developed are then tested for use by users to find out if there are errors and adjustments that must be made. After making adjustments based on the user trial stage, the application can be accepted by users and can be operated according to needs.
Keywords : AIS, Application, Database, Microsoft Access, VBA

## ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sebuah aplikasi database system informasi akuntansi untuk sekolah pada Yayasan Ainur Rahmah yang berlokasi di Pasaman Barat Provinsi Sumatera Barat. Permasalahan  yang  dihadapi  oleh  Yayasan  Ainur  Rahmah  adalah  belum  tersedianya  sebuah  system informasi  untuk  mengelola data  siswa,  tagihan  spp,  penerimaan  peserta  didik baru,  penerimaan  dan pengeluaran kas, pembelian dan pemakaian bahan habis pakai, perolehan dan penyusutan asset tetap. Aplikasi  database  system  informasi  akuntansi  yang  dikembangkan  terdiri  atas  dua  subsistem  utama yaitu  back-end  dan  front-end.  System  back-end  menggunakan  DBMS  MySQL  Server  8.0  sedangkan system  front-end  dikembangkan  dengan  Microsoft  Access  2010.  Modul-modul  aplikasi  dan  laporan dikembangkan pada bagian front-end dengan bahasa pemrograman Visual Basic for Application yang tersedia pada tools Microsoft Access. Aplikasi yang telah dikembangkan kemudian diujicobakan untuk digunakan oleh pengguna untuk mengetahui apakah terdapat kesalahan dan penyesuaian yang harus dilakukan. Setelah dilakukan penyesuaian berdasarkan tahap uji coba pengguna, aplikasi dapat diterima oleh pengguna dan dapat dioperasikan sesuai dengan kebutuhan.
Kata kunci : SIA, Aplikasi, Database, Microsoft Access , VBA
https://akuntansi.pnp.ac.id/jam e-ISSN 2657-1080, p-ISSN 1858-3687
74

## Pendahuluan
Aplikasi database system informasi akuntansi untuk yayasan pendidikan merupakan salah  satu  aplikasi  yang  sangat  dibutuhkan  untuk  mengolah  transaksi  keuangan menjadi laporan keuangan yang bermanfaat bagi pengurus yayasan untuk mengambil keputusan [1]. Aplikasi ini bersifat unik untuk setiap yayasan karena setiap yayasan memiliki  karakteristik  yang  berbeda-beda  sehingga  proses  bisnis  yang  berjalan tentunya berbeda pula sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan [2].
Yayasan  Ainur  Rahmah  merupakan  sebuah  entitas  nirlaba  yang  mengelola lembaga pendidikan TABATA, TK alam, ADC dan SD alam dengan jumlah siswa kurang lebih 600 peserta didik. Dengan jumlah peserta didik yang semakin banyak, pengurus merasakan  perlunya  sebuah  system  informasi  akuntansi  yang  dapat  mengolah  dan mengelola data-data proses bisnis seperti penerimaan peserta didik baru, penagihan spp bulanan, penerimaan tagihan spp, pengeluaran kas, pembelian bahan habis pakai, perolehan  asset  tetap,  penyusutan  asset  tetap  dan  penyusunan  laporan  keuangan dapat dijalankan dengan sebuah aplikasi berbasis database.
Aplikasi  database  merupakan  software  computer  yang  dibangun  untuk mengakomodasi kegiatan input data, query data dan update data yang disimpan pada DBMS  [3].  Aplikasi  database  dapat  dibangun  dengan  aplikasi  bahasa  pemrograman baik  versi  desktop  maupun  versi  web.  Pada  penelitian  ini  aplikasi  database  akan dikembangkan dalam bentuk aplikasi desktop yang dijalankan pada Microsoft Access. Beberapa  penelitian  terdahulu  telah  berhasil  mengembangkan  aplikasi  berbasis database  untuk  lembaga  non  laba  seperti  BMT  [6],  PLTMh  yang  dikelola  oleh masyarakat [2] dan aplikasi untuk perhitungan dan pelaporan kelebihan jam mengajar [7].
Ada  beberapa  alternative  basis  pengembangan  aplikasi  database  yang  dapat dipilih  diantaranya  aplikasi  database  berbasis  web,  desktop  dan mobile .  Aplikasi berbasis web dan mobile cocok digunakan untuk user yang tersebar secara geografis sehingga  aplikasi  tetap  dapat  diakses  menggunakan  koneksi  internet  dan  web browser. Aplikasi berbasis desktop dijalankan secara ekslusif dari computer yang telah dipasang aplikasi tersebut dan dapat mengakses database pada server local maupun server yang dipasang pada jasa hosting. Penggunaan server yang terpasang pada jasa hosting  memungkinkan  aplikasi  desktop  dapat  diakses  dari  area  geografis  yang tersebar  dengan  menggunakan  koneksi  internet.  Aplikasi  berbasis  desktop  relative jauh lebih mudah dan cepat  untuk dikembangkan disbandingkan dengan aplikasi yang dikembangkan  berbasis  web  dan  mobile.  Berdasarkan  kemudahan  tersebut  penulis memilih alternative pengembangan aplikasi berbasis desktop Microsoft Access dengan back-end database MySQL Server.

## Metode Penelitian
Untuk  mengembangkan  aplikasi  database  ini  digunakan  metode Rapid  Application Development  (RAD) dengan  pertimbangan  pengguna  sangat  membutuhkan  aplikasi
https://akuntansi.pnp.ac.id/jam e-ISSN 2657-1080, p-ISSN 1858-3687
75
tersebut  dalam  waktu  singkat  [3].  Adapun  tahapan  pengembangan  yang  akan dilaksanakan adalah seperti pada gambar berikut:
Gambar 1 . Rapid Application Development [3]
Pada  fase Requirements  Planning pengguna  system  dan  pengembang  system mendiskusikan  kebutuhan  system  yang  akan  dikembangkan.  Kebutuhan  system disepakati antara lain modul-modul aplikasi yang akan menjalankan proses bisnis dan berbagai  laporan  yang  akan  dihasilkan  oleh  system  yang  akan  dikembangkan.  Fase user  design  and  construction merupakan  fase  yang  cukup  panjang  dan  berulang dilakukan sampai kebutuhan pengguna betul-betul dapat dihasilkan oleh system yang dikembangkan. Fase terakhir cutover merupakan proses implementasi aplikasi pada computer pengguna untuk dipergunakan dalam kegiatan proses bisnis sehari-hari.

## Hasil dan Pembahasan
Fase penentuan kebutuhan system aplikasi ditetapkan melalui  diskusi dan observasi pada  system  berjalan.  Berdasarkan  diskusi  dan  observasi  yang  dilakukan  dapat disimpulkan kebutuhan system aplikasi yang dikembangkan sebagai berikut: 1. Modul Jurnal  Umum,  2.  Modul  Create  Tagihan  SPP  Bulanan,  3.  Modul  PPDB,  4.  Modul Penerimaan SPP, 5. Modul Laporan Tunggakan SPP, 6. Modul Perolehan Aset Tetap, 7. Modul Penyusutan Aset Tetap, 8. Modul Laporan Keuangan, 9. Modul Pembelian Bahan Habis Pakai, 10. Modul Pemakaian Bahan Habis Pakai, 11. Modul Penerimaan Kas, 12. Modul Pengeluaran Kas, 13. Modul Menu Administrator untuk mengelola data akun, asset tetap, bahan habis pakai dan akses pengguna.
Fase user  design  and  construction dilaksanakan  dengan  tahapan  awal  adalah membangun  database  pada  DBMS  Server  (MySQL  Server)  dengan  menggunakan software SQLYog Community .
https://akuntansi.pnp.ac.id/jam e-ISSN 2657-1080, p-ISSN 1858-3687
Gambar 2. Desain Database
Setelah  desain  database  dibuat,  langkah  selanjutnya  adalah  membangun aplikasi front-end pada microsoft access. Database yang tersimpan pada MySQL server terlebih  dahulu  dibuatkan  koneksinya  dengan  ODBC  Connector  agar  seluruh  objek database dapat dikoneksikan ( Link ) ke microsoft acces.
Gambar 3. Koneksi ODBC ke MySQL Server
Setelah  database  terkoneksi  dengan  baik,  langkah  selanjutnya  adalah membangun modul-modul sesuai dengan kebutuhan user, berikut ditampilkan contoh desain form dan program untuk modul Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB).
Gambar 4. Desain Form PPDB
https://akuntansi.pnp.ac.id/jam e-ISSN 2657-1080, p-ISSN 1858-3687
Gambar 5. Program VBA PPDB
Program  yang  dibuat  pada  setiap  modul  yang  menerima  input  data  untuk diproses  harus  menjalankan  prosedur  validasi  data  terlebih  dahulu  agar  data  yang diinputkan  terbebas  dari  kesalahan.  Prosedur  tersebut  merupakan  suatu  bentuk pengendalian input data [4].

## Gambar 6. Desain Form Penerimaan SPP
Pada  modul  penerimaan  SPP  setelah  pengguna  menginputkan  data  nomor induk  siswa  program  akan  menampilkan  saldo  tunggakan  SPP  siswa  yang bersangkutan,  kemudian  program  akan  memvalidasi  nilai  pembayaran  yang diinputkan  oleh  pengguna  dan  memberikan  peringatan  jika  nilai  yang  diinputkan melebihi tunggakan SPP siswa. Apabila data telah valid program akan secara otomatis mencatatkan  jurnal  transaksi  pada  table  jurnal_h  dan  jurnal_d  serta  table  buku pembantu/register spp_d.
https://akuntansi.pnp.ac.id/jam e-ISSN 2657-1080, p-ISSN 1858-3687
Gambar 7. Desain Program Penerimaan SPP
Modul  daftar  tunggakan  SPP  menampilkan  hasil query tunggakan  SPP  setiap siswa  yang  diproses  dari  table  spp_d.  pada  modul  ini  pengguna  dapat  mencari informasi  tunggakan  siswa  dengan  mengetikkan  kata  kunci  pencarian  berdasarkan nama atau nomor induk siswa, aplikasi akan memperbarui daftar  tunggakan sesuai dengan  kata  kunci  yang  dimasukkan  secara live  search ,  kemudian  pengguna  dapat menampilkan rincian tagihan dan pembayaran siswa dengan klik tombol View Register SPP.
Gambar 8. Desain Form Tunggakan SPP dan Register SPP
https://akuntansi.pnp.ac.id/jam
e-ISSN 2657-1080, p-ISSN 1858-3687 79
Fase Cutover dilaksanakan  dengan  migrasi  data  riil  pengguna  pada  aplikasi, pengujian dan pelatihan user kemudian diakhiri dengan penyerahan system kepada pengguna untuk digunakan. Pada fase ini dipersiapkan sebuah server database MySQL dengan system operasi Linux Ubuntu Server yang terkoneksi dengan jaringan LAN dan internet. Kemudian setiap PC Client harus sudah diinstallkan aplikasi Microsoft access minimum dengan versi 2010 atau  versi terbaru. Format tanggal setiap PC  disetting dengan  format  yyyy-mm-dd.  Pada  PC  Client  juga  harus  terpasang  aplikasi .NET Framework 3.5 include 2.0 agar Microsoft access dapat menjalankan fungsi enskripsi password .
Gambar 8. Desain Jaringan Komputer

## Kesimpulan dan Saran
Pengembangan  aplikasi  database  system  informasi  akuntansi  untuk  Yayasan  Ainur Rahmah telah berhasil dilaksanakan dengan metode RAD . Seluruh modul aplikasi yang dibutuhkan  untuk  menjalankan  proses  bisnis  telah  diuji  dan  berjalan  dengan  baik. Aplikasi  mampu  menghasilkan  laporan  keuangan  untuk  pelaporan  dan pertanggungjawaban pengurus berupa laporan posisi keuangan dan laporan aktivitas serta laporan pendukung seperti buku besar, neraca saldo, daftar keseluruhan jurnal transaksi,  mutasi  dan  posisi  stok  bahan  habis  pakai.  Setelah  digunakan  oleh  user, aplikasi ini direspon sangat bermanfaat karena sudah sesuai dengan kebutuhan yang disampaikan  oleh  user.  Aplikasi  dapat  mengakomodasi  pengelolaan  data  siswa, otomasi  pencatatan  tagihan  SPP  bulanan  dan  PPDB,  penerimaan  pembayaran  SPP, pencetakan  kwitansi  bukti  pembayaran  dan  laporan  keuangan  yang  sesuai  dengan proses bisnis yang berjalan pada yayasan Ainur Rahmah.
https://akuntansi.pnp.ac.id/jam e-ISSN 2657-1080, p-ISSN 1858-3687
Gambar 8. Menu Laporan

## Referensi
[1] Eliyanora, Surya, F., & Ihsan, H. (2016). Penyajian Laporan Keuangan Sekolah Berbasis Database pada Sekolah Dhuafa. Akuntansi Dan Manajemen, 11(1), 18- 24. https://doi.org/10.30630/jam.v11i1.96
[2] Irda Rosita, Eliyanora, & Diyah Hastiyahsari. (1). Merancang Aplikasi Database Keuangan untuk Pengelolaan Keuangan Pembangkit Listrik Tenaga Mikrohidro (PLTMh). Akuntansi Dan Manajemen, 13(1), 112-118. https://doi.org/10.30630/jam.v13i1.34
[3] Martin,  J.  (1991).  Rapid  Application  Development.  MacMillan  Publishing Company.
[4] Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2017). Accounting Information Systems.
[5] Rosalina, E., Andriani, W., Wirahadi, A., Sriyuniati, F., & Handayani, D. (2020). Excel  For  Accounting  Untuk  Penyusunan  Laporan  Keuangan  Pada  Yayasan Panti Asuhan. Akuntansi Dan
Manajemen, 15(1), 102-107.
https://doi.org/10.30630/jam.v15i1.61
[6] Rosita, I., Surya,  F.,  & Eliyanora. (2015). Administrasi Keuangan untuk Baitul Mal  wat  Tamwil  (BMT).  Akuntansi  Dan  Manajemen,  10(1),  1-12. https://doi.org/10.30630/jam.v10i1.107
[7] Sukartini,  Surya,  F.,  Haslina,  W.,  Yusnani,  &  Maryati,  U.  (2020).  Aplikasi Pelaporan  Kelebihan  Jam  Mengajar  Jurusan  Akuntansi  PNP.  Akuntansi  Dan Manajemen, 15(2), 43-49. https://doi.org/10.30630/jam.v15i2.18