## SMATIKA : STIKI Informatika Jurnal Vol. 13 No. 01 , pp. 106~116 ISSN: 2087-0256, e-ISSN: 2580-6939

## Pengembangan Sistem ERP Modul Inventory Management Pada Kantor Perwakilan PT. BGA Group

## ERP System Development Inventory Management Module at PT. BGA Group
Eka Prasetyaningrum 1* Benny Setyawan 2
1,2 Sistem Informasi, Universitas Darwan Ali, Indonesia
1 eka.tya94@gmail.com, 2 bennysetyawan44@gmail.com
*Penulis Korespondensi:
Eka Prasetyaningrum Eka.tya94@gmail.com Riwayat Artikel: Diterima : 24 November 2022 Direview : 3 Maret 2023 Disetujui : 19 April 2023 Terbit : 30 Juni 2023

## Abstrak
Memasuki era industry 4.0, perusahaan dituntut untuk dapat bertahan dengan segala macam resiko yang dihadapi. PT. Bumitama Gunajaya Agro Group merupakan salah satu perusahaan perkebunan dan pabrik kelapa sawit di Kalimantan Tengah. PT. BGA Group memiliki kantor perwakilan yang berada di Kota Sampit. Dalam pengelolaan inventory barang pada Kantor Perwakilan di PT. BGA Group telah terkomputerisasi tetapi belum terintegrasi dengan baik. Untuk pendataan permintaan barang dari kebun, pendataan vendor, barang masuk dan keluar, serta pengiriman barang masih harus didata satu persatu kedalam Microsoft Excel. Oleh karena itu diperlukan adanya sebuah sistem yang dapat mempermudah karyawan dalam melakukan permintaan, pencatatan bahkan pencarian data yang dibutuhkan, sehingga ERP modul Inventory dapat menjadi sebuah solusi. Untuk metode pengembangan sistem menggunakan metode Agile dengan pengujian Black Box. Berdasarkan hasil pengujian maka dengan adanya sistem inventory dapat membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan mampu mempersingkat waktu dalam proses pengelolaan data perusahaan.
Kata Kunci: ERP, inventory, agile , perusahaan, teknologi

## Abstract
Entering the industrial era 4.0, companies are required to be able to survive with all kinds of risks faced. PT. Bumitama Gunajaya Agro Group is one of the plantation companies and palm oil mills in Central Kalimantan. PT. BGA Group has a representative office located in Sampit City. In managing inventory of goods at the Representative Office at PT. BGA Group has been computerized but has not been well integrated. For data collection of requests for goods from the farm, vendor data collection, incoming and outgoing goods, and shipping goods must still be recorded one by one into Microsoft Excel. Therefore, it is necessary to have a system that can make it easier for employees to make requests, record and even search for the data needed so that the ERP inventory module can be a solution. For the system development method use the Agile method with testing black box. Based on the test results, the existence of an inventory system can make work easier and can shorten the time in the process of managing company data.
Keywords: ERP, inventory, agile, company, technology

## 1. Pendahuluan
Memasuki era industry 4.0, perusahaan dituntut untuk dapat bertahan dengan segala macam resiko yang dihadapi [1]. Salah satu yang dapat membantu perusahaan dapat bertahan dari persaingan yang ketat yaitu dengan memperbarui penggunaan teknologinya. Teknologi dinilai memiliki pengaruh yang sangat besar bagi kegiatan sehari-hari [2]. Dengan menggunakan komputer dirasa dapat membantu manusia dalam menyelesaikan masalah untuk mengelola sebuah informasi. Hal ini juga dimanfaatkan para pelaku usaha dalam mengelola perusahaan.
Saat ini, para pelaku usaha mulai memperbaiki sistem kerja yang sedang berjalan tujuannya untuk meningkatkan kinerja karyawan. Hal ini dilakukan karena kurang efektif digunakan untuk kegiatan perusahaan terutama dalam pengelolaan data. Karena dalam pengelolaan dan pengolahan data dibutuhkan adanya ketepatan dan ketelitian [3].
PT. Bumitama Gunajaya Agro Group merupakan kelompok perusahaan perkebunan dan pabrik kelapa sawit. PT. BGA terletak di tiga Provinsi di Indonesia salah satunya di Provinsi Kalimantan Tengah. PT. BGA Group di Kalimantan Tengah terbagi menjadi empat wilayah dengan luas 95.783 Ha dan menghasilkan total kapasitas 240 ton/jam dari 6 pabrik kelapa sawit [4] .
Dalam pengelolaan inventory barang pada Kantor Perwakilan PT. BGA Group telah terkomputerisasi tetapi belum terintegrasi dengan baik. Inventory merupakan suatu kegiatan penyimpanan barang dengan berbagai jenis dan produk dalam jumlah yang besar untuk dapat memenuhi dan mempertahankan permintaan di gudang [5]. Untuk pendataan permintaan barang dari kebun, pendataan vendor , barang masuk dan keluar, serta pengiriman barang masih harus di masukkan satu persatu kedalam Microsoft Excel . Hal ini karena belum ada aplikasi khusus yang berfungsi untuk membantu karyawan yang mengalami kesulitan dalam melakukan pencatatan data.
Berdasarkan penelitian Hashim dan Arifin, daftar inventory yang belum terkomputerisasi akan hilang atau salah tempat di masa yang akan datang maka pada penelitiannya dibuat sebuah sistem inventory yang lebih mudah dan user friendly [6] . Menurut Dessy dan Nurgiyatna, dengan adanya sistem informasi inventory pada perusahaan dapat meningkatkan proses kinerja perusahaan serta karyawan kurang lebih 86,25% [7]. Menurut Muflihin dkk, untuk dapat mengolah data transaksi yang banyak maka diperlukan sebuah sistem inventory dengan menggunakan metode pengembangan sistem waterfall . Hasil dari penelitiannya menunjukkan bahwa dengan adanya sistem inventory mampu membantu proses transaksi lebih mudah pada perusahaan [8]. Pada penelitian Listiyan dan Subhiyakto, Aplikasi sistem Inventory pada CV. Aqualux Dushpa Abadi mampu mengatasi beberapa masalah monitoring masuk keluarnya barang serta tidak singkron jumlah barang dengan data [9].
Oleh karena itu, berdasarkan hasil penelitian terdahulu untuk dapat membantu proses pengolahan data inventory pada kantor perwakilan PT. BGA Group maka diperlukan sebuah sistem pendukung yang dapat terintegrasi dengan perusahaan. Sistem tersebut yaitu sistem Enterprise Resource Planning . ERP merupakan framework yang digunakan untuk menghubungkan proses manajemen perusahaan. Penggunaan sistem ERP pada perusahaan merupakan strategi yang dapat dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas yang ingin dihasilkan [10].
Berkaitan dengan hal di atas maka perlu dirancang dan dibuat sebuah sistem yang dapat membantu mempermudah karyawan dalam melakukan permintaan, pencatatan bahkan pencarian data yang dibutuhkan. Oleh karena itu, dibuatlah system ERP modul Inventory Management untuk proses mengelola barang di Kantor Perwakilan PT. BGA Group. Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efesien dalam mengelola data Inventory .

## 2. Metode Penelitian
Metode pada penelitian ini menggunakan Grounded Research atau berdasarkan pada fakta dan data empiris. Tujuannya untuk proses analisis perbandingan, penetapan konsep dan pembuktian teori [11].

## Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan untuk melakukan pengumpulan data adalah:

## Wawancara
Proses wawancara dilakukan dengan menanyakan secara langsung kepada 4 orang pegawai Divisi Logistik pada Kantor Perwakilan PT. BGA Group dengan tujuan untuk mengetahui permasalahan atau kendala yang menghambat proses kegiatan pengelolaan data sistem inventory perusahaan.
Pengamatan Proses Pengamatan dilakukan dengan cara mengamati proses pencatatan inventory yang dilakukan pada kantor Perwakilan PT. BGA Group.
Studi Pustaka Studi pustaka dengan cara mencari data dari buku dan dari internet yang berkaitan dengan kebutuhan penelitian.

## Metode Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan untuk pengembangan sistem pada penelitian ini adalah menggunakan metode Agile.
Gambar 1. Tahapan Agile [12]
Tahapan metode Agile adalah sebagai berikut [13] :

## Perencanaan
Pada penelitian ini dilakukan perencanaan sesuai kebutuhan dari sistem yang akan dibuat.

## Implementasi
Implementasi pada metode agile berarti Proses pengkodingan

## Testing
Aplikasi yang telah dibuat akan dilakukan pengujian agar kekurangan atau kesalahan dapat segera diperbaiki

## Dokumentasi
Setelah dilakukan pengujian maka selanjutnya adalah proses dokumentasi, tujuannya untuk mempermudah proses pemeliharaan

## Deployment
Proses ini dilakukan untuk menguji kualitas system.

## Pemeliharaan
Setelah semua proses di lakukan, maka proses terakhir adalah pemeliharaan secara berkala.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Perancangan system pada penelitian ini menggunakan Diagram Konteks, Diagram Arus Data dan Relasi Model Data.
Diagram Konteks Pada Diagram Konteks menggambarkan seluruh proses input ke sistem atau proses output ke sistem [14].

## Gambar 2 . Diagram Konteks
Pada Gambar 2, menerangkan alur dari aktivitas keseluruhan sistem yang ada. Di mana terdapat 2 user sebagai sumber input dan output yaitu Admin Kebun dan Admin Logistik. 1 user sebagai sumber input yaitu Admin Utama dikarenakan Admin utama hanya sebatas memasukkan data tetapi tidak bisa melihat hasil output . Serta 2 user sebagai penerima output yaitu Vendor dan Pimpinan.

## Diagram Arus Data
Diagram Arus Data merupakan model untuk menggambarkan suatu sistem yang terhubung satu sama lain, baik secara manual atau terkomputerisasi.

## Gambar 3. Diagram Arus Data
Pada Gambar 3, Admin Utama memasukkan data ke sistem master dan kemudian output nya diterima bagian Admin Logistik. Selanjutnya untuk proses transaksi data diterima dari Admin Logistik dan Admin Kebun. Sedangkan, Pimpinan dan vendor pada sistem tersebut hanya mendapatkan output dari sistem yang sedang berjalan berupa laporan-laporan data.

## Relational Data Diagram
Gambar 4. Relasi Model Data
Pada Gambar 4, dirancang tabel untuk mendukung proses system yang berjalan seperti: Tabel User, Tabel Divisi, Tabel Sopir, Tabel Vendor, Table Barang, Tabel Permintaan, Tabel Pengembalian, Tabel Divisi, Tabel PT, Tabel Pengiriman.

## Output Interface System
Interface Halaman Login
.
Gambar 5 . Interface Halaman Login
Pada Gambar 5 merupakan tampilan untuk Halaman Login . Halaman login bertujuan untuk memberikan akses login bagi bagian Admin agar dapat menambah ataupun merubah data yang ada di website.
Interface Halaman Utama

## Gambar 6. Interface Halaman Utama Admin Kebun
Pada Gambar 6. merupakan tampilan untuk Halaman utama Admin Kebun yang digunakan untuk melakukan transaksi, misalnya melakukan permintan barang, pengecekan pengiriman barang, penerimaan barang dan retur barang. Halaman di akses oleh Admin kebun PT.BGA yang telah memiliki username dan password dengan benar.
Gambar 7. Interface Halaman Utama Admin Logistik
Pada Gambar 7. merupakan tampilan untuk Halaman Utama Admin Logistik yang digunakan untuk melakukan transaksi, misalnya melakukan proses permintaan barang dari admin kebun, pengiriman barang dan return barang dari kebun. Halaman ini di akses oleh Admin Logistik PT. BGA yang telah memiliki username dan password dengan benar.
Gambar 8 . Interface Halaman Utama Pimpinan
Pada Gambar 8. merupakan tampilan untuk Halaman Utama Pimpinan PT. BGA yang digunakan untuk melakukan pengecekan laporan, misalnya laporan data barang, pengiriman barang, laporan data PT, laporan data Divisi, laporan data Vendor, dan laporan data Sopir.

## Interface Halaman Data Transaksi
Gambar 9 . Interface Halaman Data Transaksi Permintaan Barang
Pada Gambar 9. merupakan Halaman Data Transaksi Permintaan Barang yang digunakan untuk proses permintaan barang yang akan di isi oleh bagian admin kebun.
Pada Gambar 10. merupakan Halaman Data Transaksi Pengiriman Barang yang digunakan untuk menampilkan data Pengiriman Barang. Dimana dalam form ini berisi semua data permintaan barang yang di minta oleh kebun
Gambar 11 . Interface Halaman Data Transaksi Pengembalian Barang
Pada Gambar 11. merupakan Halaman Data Transaksi Pengembalian Barang yang digunakan untuk menampilkan data pengembalian barang.
Interface Output
Pada Gambar 12. merupakan Halaman Output Data List PO yang menampilkan List PO barang.
Gambar 13. Interface Output Surat Jalan
Pada Gambar 13. merupakan Halaman Output Surat Jalan yang menampilkan form Surat jalan Barang. Dimana form ini menampilkan data-data barang yang akan dikirimkan oleh kantor perwakilan menuju tujuan permintaan barang.
Gambar 14. Interface Output Pengantar Surat Return
Pada Gambar 14. merupakan Halaman Output Surat Pengembalian barang ini menampilkan form Surat pengembalian Barang. Dimana pada form ini terdapat keterangan mengapa barang tersebut di return.

## Testing (Pengujian)
Tahapan ini dilakukan proses pengujian sistem yang telah dibuat. Pengujian sistem menggunakan Pengujian Black-Box [15] .
Tabel 1 . Pengujian Black-Box No Skenario yang di uji Hasil yang diharapkan Hasil 1 Halaman Login Dapat menampilkan halaman login, dapat masuk ke akun masing-masing user Sesuai 2 Halaman Utama Admin Kebun Dapat menampilkan halaman utama admin kebun Sesuai 3 Halaman Utama Admin Logistik Dapat menampilkan halaman utama admin logistik Sesuai 4 Halaman Utama Pimpinan Dapat menampilkan halaman utama pimpinan Sesuai 5 Input transaksi permintaan barang Dapat menampilkan form inputan transaksi permintaan barang, dapat menambahkan data transaksi permintaan barang Sesuai 6 Input transaksi pengiriman barang Dapat menampilkan form inputan transaksi pengiriman barang, dapat menambahkan data transaksi pengiriman barang Sesuai 7 Input transaksi pengembalian barang Dapat menampilkan form inputan transaksi pengembalian barang, dapat menambahkan data transaksi pengembalian barang Sesuai 8 Input data supir Dapat menampilkan form inputan data supir, dapat menambahkan data supir Sesuai 9 Input data vendor Dapat menampilkan form inputan data vendor, dapat menambahkan data vendor Sesuai 10 Input data divisi Dapat menampilkan form inputan data divisi, dapat menambahkan data divisi Sesuai 11 Input data PT Dapat menampilkan form inputan data PT, dapat menambahkan data PT Sesuai 12 Cetak daftar list PO Dapat mencetak daftar list PO Sesuai 13 Cetak surat jalan barang Dapat mencetak daftar surat jalan barang Sesuai 14 Cetak surat pengantar return Dapat mencetak surat pengantar return Sesuai 15 Cetak laporan data penerimaan dan pengiriman barang Dapat menampilkan dan mencetak laporan data penerimaan dan pengiriman barang Sesuai 16 Cetak laporan PT Dapat menampilkan dan mencetak laporan PT Sesuai 17 Cetak laporan divisi Dapat menampilkan dan mencetak laporan divisi Sesuai 18 Cetak laporan daftar vendor Dapat menampilkan dan mencetak laporan daftar vendor Sesuai 19 Cetak laporan daftar supir Dapat menampilkan dan mencetak laporan daftar supir Sesuai 20 Halaman Logout Dapat menampilkan halaman logout, dapat keluar /menutup program Sesuai
Dari pengujian yang telah dilakukan maka dapat dilihat bahwa semua hasil pengujian yang dijalankan sesuai dan berhasil. Dengan ini dipastikan bawah Sistem Inventory pada PT. BGA GROUP telah berjalan dengan baik dan dapat digunakan.

## 4. Penutup
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan, maka peneliti dapat menyimpulkan beberapa hal diantaranya dengan adanya sistem Enterprise Resource Planning modul Inventory Management
dapat membantu perusahaan Kantor perwakilan PT. BGA Group dalam mengelola data perusahaannya, dapat membantu perusahaan dalam mempercepat proses permintaan barang, pengiriman barang dan pengembalian barang dari kantor kebun ke kantor perwakilan, serta dapat mempermudah karyawan dalam pembuatan daftar List PO, surat jalan dan laporan- laporan lainnya.

## 5. Referensi
[1] Y. Dwi Wijaya and M. Wardah Astuti, “Pengujian Blackbox Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan Pt Inka (Persero) Berbasis Equivalence Partitions Blackbox Testing of Pt Inka (Persero) Employee Performance Assessment Information System Based on Equivalence Partitions,” J. Digit. Teknol. Inf. , vol. 4, no. 1, pp. 23–26, 2021.
[2] M. Ngafifi, “Kemajuan Teknologi Dan Pola Hidup Manusia Dalam Perspektif Sosial Budaya,” J. Pembang. Pendidik. Fondasi dan Apl. , vol. 2, no. 1, pp. 33–47, doi: 10.21831/jppfa.v2i1.2616.
[3] K. N. Fauziah, Sudianto, and S. D. Nabella, “Pengaruh Kelengkapan Data, Ketelitian, Kecepatan Dan Ketepatan Waktu Terhadap Kepuasan Konsumen Pada Pt Federal International Finance (Fif) Cabang Batam,” Postgrad. Manag. J. , vol. 2, no. 1, pp. 40–51, 2022.
[4] M. Rabenmichaelrabenbumitamacom, “PT Bumitama Gunajaya Agro Growers Estate operations :,” pp. 151–155, 2012.
[5] M. Bruccoleri, S. Cannella, and G. La Porta, “Inventory record inaccuracy in supply chains: The role of workers’ behavior,” Int. J. Phys. Distrib. Logist. Manag. , vol. 44, no. 10, pp. 796– 819, 2014, doi: 10.1108/IJPDLM-09-2013-0240.
[6] N. M. Z. Hashim and N. Arifin, “Laboratory Inventory System,” Int. J. Sci. Res. , vol. 2, no. 8, pp. 261–264.
[7] N. Dessy Nur Azizah, “Pengembangan Sistem Inventory Barang Perusahaan Dagang Berbasis Website ( Studi Kasus : CV . Agung Nugraha ),” Emit. J. Tek. Elektro , vol. 21, no. 01, pp. 42–48, 2021.
[8] H. H. Muflihin, H. Dhika, and S. Handayani, “Perancangan Sistem Informasi Inventory Pada Toko Rosadah,” Bianglala Inform. , vol. 8, no. 2, pp. 91–99, 2020, doi: 10.31294/bi.v8i2.8712.
[9] E. Listiyan and E. R. Subhiyakto, “Rancang Bangun Sistem Inventory Gudang Menggunakan Metode Waterfall Studi Kasus Di Cv. Aqualux Duspha Abadi Kudus Jawa Tengah,” KONSTELASI Konvergensi Teknol. dan Sist. Inf. , vol. 1, no. 1, pp. 74–82, 2021, doi: 10.24002/konstelasi.v1i1.4272.
[10] R. Akbar and J. Juliastrioza, “Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) untuk Sistem Informasi Pembelian, Persedian dan Penjualan Barang pada Toko EMI GROSIR dan ECERAN,” J. Nas. Teknol. dan Sist. Inf. , vol. 1, no. 1, pp. 7–17, 2015, doi: 10.25077/teknosi.v1i1.2015.7.
[11] Tarjo, Metode Penelitian Sistem 3X Baca . Yogyakarta: Deepublish, 2019.
[12] A. A. Satria, “Agile Software Development,” PPLSalemba , 2019. .
[13] N. Lutfiani, P. Harahap, Q. Aini, A. Dimas, A. R. Ahmad, and U. Rahardja, “Inovasi Manajemen Proyek I-Learning Menggunakan Metode Agile Scrumban,” InfoTekJar J. Nas. Inform. dan Teknol. Jar. , vol. 5, no. 1, pp. 96–101, 2020, [Online]. Available: https://jurnal.uisu.ac.id/index.php/infotekjar/article/view/2848.
[14] Parno, “Data Flow Diagram,” in Data Flow Diagram , p. 17.
[15] Rahmah, Implementasi dan Pengujian Sistem . Sistem Informasi UNISI.