## RANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENITIPAN MOBIL BARU PADA PT. PONTIANAK  AUTO GARAGE
Abdullah Jafar 1) , Humisar Hasugian 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : 131093jafar@gmail.com 1) , humisar.hasugian@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
PT. Pontianak Auto Garage merupakan perusahaan yang menyediakan tempat/gudang untuk  mobil baru. Pada kali  ini,  Penulis  melakukan  Analisa  mengenai  sistem  yang  sedang  berjalan  pada  proses  penitipan  yang  kerap kali memiliki kendala dalam hal laporan mobil yang sedang dititipkan, tidak adanya laporan secara real time, klaim  asuransi,  lamanya  proses  mobil  masuk,  susahnya  membuat  invoice  karena  harus  merekup  data  yang banyak,  laporan  klaim  asuransi  masih  dilakukan  menggunakan  Microsoft  word  yang  pastinya  memungkinkan kesalahan  dalam  proses  input,  karena  melakukan  input  berulang  kali.  Rancangan  informasi  ini  menggunakan model UML (Unifield Modeling Language) meliputi activity diagram, use case diagram, dan sequence diagram. Model  data  konseptual  dalam  sistem  informasi  ini  menggunakan  database  relational  yaitu  ERD  (Entity Relationship  Diagram),  LRS  (Logical  Record  Structure)  dan  spesifikasi  basis  data  yang  digunakan  dalam rancangan  basis  data.  Kebutuhan  atas  masalah  yang  dihadapi  yaitu  disediakannya  sistem  informasi  meliputi data master dealer, merk mobil, jenis asuransi, dan karyawan. Data transaksi yang berisi masuk mobil, keluar mobil,  klaim  asuransi,  cetak  bukti  masuk  mobil,  keluar  mobil,  klaim  asuransi,  invoice,  surat  kontrak.  Data laporan yang berisi laporan klaim asuransi, invoice, keluar masuk mobil, merk mobil, rekapitulasi. Hasil dari implementasi rancangan sistem adalah terbentuknya sebuah sistem informasi manajemen penitipan mobil baru pada PT. Pontianak  Auto Garage.
Kata Kunci : rancangan, sistem informasi, manajemen, penitipan mobil.

## 1. PENDAHULUAN
PT. Pontianak Auto Garage adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa penitipan  mobil baru. Dalam  manajemen  penitipan  mobil  baru  terkadang tata cara dalam mengelola agar tidak ada kesalahan dari  proses  kontrak,  masuk  mobil,  biaya  penitipan, tempat  penyimpanan,  keluar  mobil,  hingga  klaim asuransi. Seiring berkembangnya teknologi informasi,  manusia  mulai  menggunakan  sistem berbasis  komputer  untuk  melakukan  hal  apapun termasuk di dalamnya adalah manajemen penitipan mobil  baru,  untuk  membantu  otomatisasi  dan perhitungan.  Peralihan  manajemen  penitipan  mobil baru dengan menggunakan komputer akan membuat manajemen penitipan mobil baru menjadi lebih teratur dan efisien. Pada saat ini proses keluar masuk mobil yang berlangsung pada PT. Pontianak Auto  Garage  terkadang  masih  ada  kesalahan,  hal tersebut dapat dilihat dari proses masuk mobil yang lama  dalam  membuatkan  dokumen  bukti  masuk mobil, lamanya mobil dititipkan, invoice penagihan ke  dealer,  dan  klaim  asuransi.  Karena  hal-hal tersebut  divisi  tempat  penitipan  mobil  baru  secara langsung  dituntut  agar  dapat  dikelola  dengan  lebih baik.  Maka  untuk  meningkatkan  efektifitas  serta kinerja  dibutuhkan  suatu  perangkat  lunak  yang dapat  diandalkan  dalam  proses  keluar  masuknya mobil,  invoice  ke  dealer,  dan  klaim  asuransi  agar tidak ada data yang tidak sesuai serta mempercepat prosesnya.  Atas  dasar  hal-hal  tersebut  maka dibuatkanlah rancangan sistem infomasi manajemen  penitipan  mobil  baru  pada  PT. Pontianak Auto Garage .
Penulisan ini bertujuan untuk membuat sistem infomasi  pada  PT.  Pontianak  Auto  Garage  dalam kegiatan  manajemen  penitipan  mobil  baru,  antara lain  dari  proses  masuk  mobil,  hingga  keluar  mobil dengan menggunakan DBMS ( Database
Management System ).
Masalah yang ada, dalam manajemen penitipan  mobil  baru  dari  proses  bisnis  berjalan pada  PT.  Pontianak  Auto  Garage  diantaranya sebagai  berikut:  (a)  Lamanya  dalam  membuat laporan  keluar  masuk  mobil,  karena  admin  harus mengumpulkan  data  masuk  dan  keluar  mobil  dari dokumen  yang  sudah  di  filing.  (b)  Lamanya  dalam membuat invoice ,  karena  admin  harus  mencari dokumen  bukti  keluar  mobil  yang  sudah  di  filing, kemudian  baru  di  buatkan invoice dengan menggunakan ms.  excel .  (c)  Lamanya  dalam membuat  laporan invoice ,  karena  admin  harus mencari bukti bayar yang sudah di filing, kemudian baru  di  buatkan  laporan  status  pembayaran invoice dengan  menggunakan ms.  excel .  (d)  Lamanya mencari  laporan  pembayaran  invoice,  karena  pada saat proses pengecekan mobil yang akan di titipkan, dealer  yang  mempunyai  tunggakan  di  periode sebelumnya  tidak  dapat  menitipkan  mobil.  (e) Tidak  adanya  laporan  berdasarkan  merk  mobil, sehingga  bagian  sales  sulit  untuk  menganalisa dealer mana yang prospeknya lebih bagus. (f) Tidak adanya  laporan  rekapitulasi  per  periode,  sehingga pemimpin merasa kesulitan dalam menghitung total keseluruhan  mobil  yang  di  titipkan.  (g)  Belum adanya  ketentuan  jenis  asuransi,  sehingga  dalam
proses klaim asuransi masih sulit untuk menentukan denda yang harus di bayar.
Menurut  [1]  penitipan  adalah  suatu  perjanjian “ riil ”  yang  berarti  bahwa  ia  baru  terjadi  dengan dilakukannya  suatu  perbuatan  yang  nyata,  yaitu diserahkannya  barang  yang  dititipkan.  Jadi  bentuk dari jasa parkir ini tidak seperti perjanjian-perjanian lainnya  yang  pada  umumnya  bersifat konsensual yaitu  sudah  dilahirkan  pada  saat  tercapainya sepakat  tentang  hal-hal  yang  pokok  dari  perjanjian itu.
Menurut  [4]  sistem  merupakan  sebuah kumpulan  atau grouping dari  bagian  atau komponen baik itu phisik ataupun non phisik /  sub sistem    yang  saling  berhubungan  serta  berkorelasi antara  satu  dengan  yang  lainya  berkerja  secara harmonis  dalam  mencapai  suatu  tujuan  yang  telah ditentukan.
Menurut [5] sistem merupakan himpunan dari komponen-komponen elemen yang saling berintegrasi  dan  terorganisir  dan  pada  akhirnya menjadi suatu kesatuan.
Menurut  [6]  sistem  informasi  yaitu  kumpulan dari komponen-komponen yang dapat mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan  keluaran  informasi  yang  dibutuhkan baik  dengan  menggunakan  perangkat  lunak  serta basis  data  ataupun  dengan  proses  secara  manual tanpa  menggunakan  perangkat  lunak,  dan  tujuan akhir  dari  konsep  dasar  sistem  informasi  yaitu untuk  menghasilkan  sebuah  informasi  yang  akurat, relevan, dan tepat waktu.
Dalam  menganalisa  suatu  kebutuhan  dari informasi  yang  diterima  dalam  bentuk  informasi mentah,  maka  dibutuhkan  analisa  agar  mengetahui kebutuhan pokok dari informasi tersebut dan bisa di idenftifikasi  agar  dapat  mengusulkan  usulan perbaikan.
Menurut  [7]  arti  dari  analisa  sistem  yaitu sebagai suatu proses  untuk  memahami sistem  yang ada,  dengan  menganalisa  jabatan  dan  uraian  tugas ( business  user ),  proses  bisnis  ( business  process ), ketentuan  atau  aturan  ( business  rule ),  masalah  dan mencari  solusinya  ( business  problem  and  business solution ), dan rencana-rencana perusahaan ( business plan ). Menurut  [7]  konsep  dasar  perancangan  sisem yaitu  Penggambaran,  perencanaan,  dan  pembuatan sketsa  atau  pengaturan  dari  beberapa  elemen terpisah  ke  dalam  satu  kesatuan  yang  utuh  dan berfungsi.
Menurut  [2] Unified  Modeling  Language (UML)  yaitu  suatu  metode  perancangan  yang sangat luas serta dapat digunakan untuk memvisualisasikan  dan  mendokumentasikan  suatu desain perangkat lunak pada sebuah sistem.
Menurut  [3]  analisa  berorientasi  obyek  yaitu merupakan suatu tahapan untuk menganalisa setiap spesifikasi  ataupun  kebutuhan-kebutuhan  suatu
sistem  yang  akan  dibangun  menggunakan  konsep berorientasi obyek.
Menurut  [3]  Perancangan  berorientasi  obyek yaitu  suatu  tahapan  yang  digunakan  untuk melakukan  pemetaan  terhadap  spesifikasi  atau kebutuhan  kepada  sistem  yang  ingin  dibangun dengan  menggunakan  suatu  konsep  berorientasi obyek kedalam sebuah design yang memiliki tujuan agar memudahkan dalam melakukan suatu implementasi  terhadap  pemrograman  berorientasi obyek.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
2.1. Identifikasi masalah
Identifikasi  masalah  adalah  suatu  langkah awal sebelum  menentukan  rumusan  masalah  dalam suatu  penelitian,  dan  dalam  proses  identifikasi masalah  metode  yang  digunakan  oleh  penulis adalah:
2.2. Studi Literatur
Studi  literatur  merupakan  suatu  cara  yang dipakai  penulis  dalam  menghimpun  data  atau sumber yang dapat berhubungan dengan topik yang diangkat  dalam  penelitian.  Studi  literatur  yang penulis lakukan didapat dari beberapa jurnal, buku, dan internet.

## 2.3. Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dilakukan  penulis,  dan bertujuan  untuk  mendapatkan  informasi  yang dibutuhkan  dalam  rangka  mencapai  suatu  tujuan penelitian  dalam  pengumpulan  data.  Metode  yang digunakan  oleh  penulis  yaitu,  metode  analisa dokumen dan wawancara.

## 2.4. Metode Pengembangan Sistem
Suatu  Merode  yang  digunakan  penulis  untuk proses  penelitian,  metode  yang  digunakan  oleh penulis  adalah  metode waterfall  development , seperti dibawah ini:
Gambar 1. Metode Waterfall
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Analisa Sistem Berjalan
a. Proses Kontrak Kerja Sama Pada  Proses  kontrak  kerja  sama  perusahaan penitipan  mobil  bagian  sales  melakukan  MOU dengan  dealer  yang  akan  menitipkan  mobil  baru mereka,  setelah  itu  kontrak  kerja  sama  akan  di serahkan kebagian admin lalu di filing.
b. Proses Masauk Mobil
Mobil  yang  telah  diturunkan  dari  kapal kemudian  diantarkan  ke  tempat  penitipan  mobil,
Saat  mobil  masuk,  mobil  akan  dicek  kondisinya, dan    di  catat  nomer  rangka,  kemudian  di  buatkan tanda  terima  mobil  masuk,  kemudian  tanda  terima tersebut diserahkan ke team dealer.
c. Proses Keluar Mobil
Saat  keluar  mobil,  pihak  dealer  mengambil mobil dengan  membawa bukti terima  mobil  masuk kepada staff  admin lalu  di  cek  suratnya,  apabila data sesuai maka akan diteruskan ke driver untuk di ambilkan  mobilnya.  Kemudian  mobil  yang  akan keluar  di  cek  kembali  kondisinya,  apabila  terjadi ketidaksamaan  /  kerusakan,  maka  perusahaan penitipan  mobil  akan  memberikan  ganti  rugi berdasarkan jenis dan tingkat kerusakan. d. Proses Penagihan Invoice
Pada  proses  ini  sudah  ada  tanggal  yang  telah ditentukan  perusahaan  penitipan  mobil,  pihak penitipan  membuat  dan  mengirimkan invoice yang berisi  daftar  mobil,  lama  waktu  penitipan,  dan harga kepada dealer, kemudian dealer mengirimkan bukti bayar lalu admin melakukan filing dokumen.
e. Proses Pembayaran Klaim Asuransi
Admin  membuatkan  tagihan  klaim  asuransi kemudian  diserahan  ke  bagian finance ,  lalu  bagian finance membayarkan  tagihan  klaim  asuransi  dan mengirimkan bukti bayar.
f. Proses  Pembuatan  Laporan  Keluar  Masuk Mobil
Setiap  hari staff  admin mengirimkan  laporan keluar  masuk  mobil  ke head  of  administration, kemudian di teruskan ke director .
g. Proses Pembuatan Laporan Klaim Asuransi Setiap  periode  admin  membuat  laporan  dari total  klaim  asuransi  kemudian  diserahkan  ke head of  administration, kemudian  di  teruskan  ke director .
h. Proses Pembuatan Laporan Invoice
Setiap  periode  admin  membuat  laporan  dari total  klaim  asuransi  kemudian  diserahkan  ke head of  administration, kemudian  di  teruskan  ke director .

## 3.2. Activity Diagram Masuk Mobil
Berikut adalah gambar activity diagram proses masuk mobil pada PT. Pontianak Auto Garage:
Gambar 2. Activity Diagram Masuk Mobil

## 3.3. Analisa Masalah
Dalam menganalisa masalah rancangan sistem informasi  manajemen  penitipan  mobil  baru  pada
PT.Pontianak  Auto  Garage,  Yang  digunakan penulis  yaitu tools  diagram  fishbone, seperti gambar dibawah ini :
Gambar 3. Fishbone Diagram Penitipan Mobil Baru

## 3.4. Identifikasi Kebutuhan
Dari  analisa  yang  dilakukan,  tentang  sistem yang  berjalan  pada  PT.Gosyen  Pacific  Sukses Makmur,  maka  dapat  disimpulkan,  kekurangan yang dibutuhkan pada sistem,  sebagai berikut :
a) Kebutuhan : Entry Data Dealer Masalah :  Data  dealer  masih menggunakan microsoft excel Usulan : Dibuatkan modul system, untuk input data dealer
b) Kebutuhan : Entry Data Merk Mobil Masalah :  Tidak  adanya  data merk mobil Usulan : Dibuatkan modul sistem untuk input data merk mobil c) Kebutuhan : Entry Data Jenis Asuransi Masalah : Tidak adanya data jenis asuransi untukmenentukan harga klaim asuransi Usulan : dibuatkan modul sistem untuk input data jenis asuransi
d) Kebutuhan : Entry Data Karyawan Masalah :  Saat  ini  masih  belum tersedia data karyawan Usulan : Dibuatkan modul sistem untuk input data karyawan e) Kebutuhan : Form Masuk Mobil Masalah :  Proses  pengisisan form masuk  mobil  masih  menggunakan mincrosoft word Usulan : Dibuatkan modul sistem untuk membuat form masuk mobil f) Kebutuhan : Form Keluar Mobil Masalah :  Proses  cetak  bukti keluar  mobil  masih  menggunakan microsoft word Usulan : Dibuatkan modul sistem untuk mencetak bukti keluar mobil
g) Kebutuhan : Form Klaim Asuransi
Masalah
:  Proses  pengisisan form masuk  mobil  masih  menggunakan mincrosoft
word Usulan
:
Dibuatkan
modul
sistem  untuk  proses  pengisian form klaim asuransi h) Kebutuhan : Form Invoice Masalah
:  Lama  dalam  proses
pembuatan invoice karena  masih  menggunaan
microsoft excel Usulan
: Dibuatkan modul sistem untuk pembuatan invoice i) Kebutuhan : Laporan Klaim Asuransi Masalah : Kesulitan dalam mencari data informasi klaim asuransi Usulan : Dibuatkan modul sistem untuk mencetak laporan klaim asuransi j) Kebutuhan : Laporan Invoice Masalah : Kesulitan dalam mencari informasi laporan invoice Usulan : Dibuatkan modul sistem untuk mencetak laporan invoice
k) Kebutuhan
:  Laporan  Masuk  Keluar
Mobil Masalah : Kesulitan dalam mencari informasi masuk keluar mobil Usulan : Dibuatkan modul sistem  untuk  mencetak  laporan  masuk  keluar mobil l) Kebutuhan : Laporan Merk Mobil Masalah : kesulitan dalam mencari  merk  mobil  mana  yang  sering dititipkan Usulan : Dibuatkan modul untuk cetak laporan merk mobil m) Kebutuhan
: Laporan Rekapitulasi
Masalah :  Tidak  adanya  laporan rekapitulasi  per  periode,  sehingga  pemimpin merasa  kesulitan  dalam  keseluruhan  total mobil yang dititipkan Usulan
: Dibuatkan modul sistem untuk mencetak laporan rekapitulasi
3.5. Use Case Diagram
Use  case  diagram adalah  gambaran  efek fungsionalitas  yang  diharapkan  oleh  system  [3]. Berikut  adalah  gambar use  case  diagram pada  PT. Pontianak Auto Garage:
a. Use Case Diagram Master
Gambar 4. Use Case Diagram Master
b. Use Case Diagram Transaksi
Gambar 5. Use Case Diagram Transaksi
c. Use Case Diagram Laporan
Gambar 6. Use Case Diagram Laporan
3.6. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity  Relationship  Diagram adalah  sebuah model  data  yang  menggunakan  beberapa  notasi untuk  menggambarkan  data  dalam  hal  entitas  dan relasi  yang  digambarkan  oleh  data  tersebut.  Dan berikut  gambar  ERD  pada  PT.  Pontianak  Auto Garage:
Rancangan  layar  adalah  suatu  rancangan  atau tampilan  yang  menyerupai  tampilan  darisistem yang  akan  di  buat  nanti,  berikut  adalah  rancangan layar pada PT. Pontianak Auto Garage:
a. Rancangan Layar Master Dealer
Gambar 8. Rancangan Layar Master Dealer
b. Rancangan Layar Entry Masuk Mobil
Gambar 9. Rancangan Layar Entry Masuk Mobil

## c. Rancangan Layar Entry Keluar Mobil
Gambar 10. Rancangan Layar Entry Keluar Mobil Mobil

## d. Rancangan Layar Laporan Masuk Keluar Mobil
Gambar 11. Rancangan Layar Cetak Laporan Masuk Keluar Mobil
3.8. Sequence Diagram Transaksi Masuk Mobil
a. Sequence Diagram Transaksi Masuk
Mobil
b. Sequence Diagram Transaksi Keluar
Mobil
Gambar 13. Sequence Diagram Transaksi Keluar Mobil

## 4. KESIMPULAN
Berikut  adalah  kesimpulan  dari  rancangan sistem informasi manajemen penitipan mobil baru:
a) Dengan adanya sistem yang sudah terkomputerisasi,  memudahkan  dalam  proses pembuatan  laporan  masuk  dan  keluar  mobil, sehingga  pemimpin  mendapat  laporan  yang diinginkan dengan cepat dan akurat.
b) Mempercepat  proses  pembuatan invoice , karena  admin  tidak  perlu  lagi  mencari dokumen  bukti  keluar  mobil  yang  sudah  di filing.
c) Mempercepat dalam membuat laporan invoice , karena sudah dibuatkan modul sistem yang  dapat  mencetak  laporan  sesuai  periode yang diinginkan.
d) Mempermudah  dalam  proses  pencarian  bukti bayar  karena  telah  dibuatkan  modul  sistem yang dapat menyimpan bukti bayar.
e) Dengan adanya sistem yang sudah terkomputerisasi,  dibuatkan  modul  sistem untuk mencetak laporan merk mobil, sehingga team sales dapat menganalisa dealer mana saja yang prospeknya lebih bagus.
f) Dengan adanya sistem yang sudah terkomputerisasi,  dibuatkan  modul  sistem untuk mencetak laporan rekapitulasi, sehingga pemimpin  dapat  mengetahui  perkembangan perusahaan.
g) Memudahka  dalam  proses  pembuatan  klaim asuransi,  karena  dibuatkan  modul  sistem
master  jenis  asuransi,  sehingga  memudahkan dalam  pengambilan  keputusan  untuk  jumlah denda yang akan di bayarkan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Subekti,  R. Aneka  Perjanjian .  Bandung:  PT.  Citra Aditya Bakti. 1995.
[2] Shelly,  Gary  B  &  J  Rosenblatt,  Harry. System Analysis  and  Design, Ninth  Edition.  United  States of America: Cengagebrain. 2011.
[3] Rosa,  Sukamto.,  Shalahuddin,  M. Rekayasa Perangkat  Lunak  Terstruktur  dan  Berorientasi Objek. Bandung: Informatika. 2013.
[4] Djahir,  M.M.,  Dra.  Hj.  Yulia  &  Pratita,  S.Pd., M.Pd.,  Dewi.  Bahan  Ajar: Sistem  Informasi Manajement , Yogyakarta: Deepublish. 2015.
[5] Hartono,  S.Km.,  M.Sc.,  M.M.,  Dr.Bambang. (2013). Sistem  Informasi  Manajemen  Berbasis Komputer . Jakarta: Rineka Cipta.
[6] Jackson, Robert B., John W Satzinger & Stephen B Burd, Dewi. Systems Analysis and Design . Mexico: In A Changing World. 2015.
[7] Oktafianto,  Muslihudin.,  Muhammad. Analisis  dan Perancangan  Sistem  Informasi  Menggunakan Model  Terstruktur  dan  UML .  Yogyakarta:  Andi. 2012.