## ABDITEKNIKA

## Pelatihan Penggunaan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Desa Palasari Girang
Desi Susilawati 1 , A. Gunawan 2 , Gunawan 3 , Denny Pribadi 4
1,2,3,4 Universitas Bina Sarana Informatika Jl. Cemerlang No. 8 Sukakarya Sukabumi
e-mail: 1 desi.dlu@bsi.ac.id, 2 a.gunawan.agn@bsi.ac.id, 3 gunawan.gnz@bsi.ac.id,
4 denny.dpi@bsi.ac.id

## Abstrak
Perkembangan  teknologi  informasi  telah  membawa  dampak  dalam  berbagai  bidang.  Salah satu  penggunaan  teknologi  informasi  yang  banyak  digunakan  yaitu  dengan  menggunakan jaringan intranet yang merupakan jaringan internal sebuah perusahaan. Desa Palasari Girang Kabupaten  Sukabumi  menganjurkan  agar  seluruh  bagian  memanfaatkan  penggunaan teknologi  informasi  dalam  membantu  proses  pekerjaan  khususnya  dalam  pengarsipan  surat masuk  dan  surat  keluar.  Akan  tetapi  saat  ini  Desa  Palasari  Girang  Kabupaten  Sukabumi belum  dapat  memanfaatkan  teknologi  informasi  dalam  pengarsipan  surat  masuk  dan  surat keluar sehingga belum dapat menerapkan pengarsipan yang baik dan terstruktur.  Pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar yang relatif lama sehingga sering tejadi ketidaksesuaian laporan  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Tujuan  dari    penelitian  ini  adalah  membantu  Ibu-Ibu PKK beserta  staff Desa Palasari Girang dalam menunjang pekerjaannya. Salah satunya pada saat pendataan  dan pencarian surat masuk dan keluar. Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat  Keluar  yang  dibuat  oleh  dosen  Universitas  BSI  Kampus  Sukabumi  merupakan  solusi untuk  memecahkan  permasalahan-permasalahan  yang  ada  pada  Desa  Palasari  Girang Kabupaten  Sukabumi.  Metode  yang  digunakan  adalah  metode prototyping. Hasil  dari penelitian ini adalah aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar dapat mempermudah dalam membuat laporan surat masuk dan keluar dan mempercepat dalam pencarian data surat masuk dan surat keluar.
Kata Kunci: Pelatihan; Surat Masuk; Surat Keluar

## Abstract
The  development  of information  technology  has  had  an  impact  in various  fields. One  of  the uses of information technology that is widely used is by using an intranet network which is an internal  network  of  a  company.  Palasari  Girang  Village,  Sukabumi  Regency,  recommends that  all  sections  utilize  the  use  of  information  technology  in  assisting  the  work  process, especially  in  archiving  incoming  and  outgoing  letters.  However,  currently  Palasari  Girang Village,  Sukabumi  Regency  has  not  been  able  to  utilize information technology  in  archiving incoming and outgoing letters so that it has not been able to implement good and structured archiving.  Making  reports  of  incoming  and  outgoing  letters  that  are  relatively  long  so  that there  are  often  inconsistencies  in  reports  of  incoming  and  outgoing  letters.  The  purpose  of this  research  is  to  help  PKK  women  and  Palasari  Girang  Village  staff  in  supporting  their work. One of them at the time of data collection and search for incoming and outgoing mail. The  Application  for  Archiving  Incoming  and  Outgoing  Letters  made  by  BSI  University

## ABDITEKNIKA
lecturers, Sukabumi Campus is a solution to solve the problems that exist in Palasari Girang Village,  Sukabumi  Regency.  The  method  used  is  the  prototyping  method.  The  results  of  this study are the application of archiving incoming and outgoing mail can make it easier to make reports  of  incoming  and  outgoing  mail  and  speed  up  the  search  for  incoming  and  outgoing mail data.
Keywords: Training; Incoming; Outgoing;

## Pendahuluan
Sistem  merupakan    jaringan  prosedur  yang  saling  berhubungan  yang  terorganisir untuk  melakukan  aktivitas  dan  mencapai  tujuan  tertentu  (Sihotang,  2019).  Informasi  adalah data yang  diolah dalam format yang lebih bermanfaat bagi penerimanya (Sihotang, 2019).
Pengarsipan  merupakan  hal  penting  dalam  menyimpanan  dokumen  sehingga memudahkan  dalam  proses  pencarian  dan  menelusuran  kembali  data  yang  telah  disimpan (Amrullah, dkk., 2020) .
Surat  masuk  dan  surat  keluar  adalah  salah  satu  hal  yang  penting  dan  perlu  untuk  di arsipkan  dalam  suatu  lembaga.  Arsip  surat  dalam  suatu  lembaga  berfungsi  sebagai  penanda keberadaan  lembaga  tersebut  dan  bukti  komunikasi  dengan  lembaga  lainnya  (Nurrahmah, 2021).  Surat  masuk  merupakan  semua  jenis  surat  yang  diterima  dari  perusahaan  atau organisasi  lain  maupun  perorangan,  baik  yang  diterima  melalui  pos  maupun  yang  diterima dari  kurir  (Prawono  &  Pamungkas,  2015).  Sedangkan  Surat  keluar  merupakan  surat  yang dibuat oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk ditujukan atau dikirim kepada perusahaan atau organisasi pemerintahan maupun perorangan (Prawono & Pamungkas, 2015).
Desa  Palasari  Girang  merupakan  instansi  pemerintah  yang  berperan  sebagai pembentukan dan penyusunan perangkat desa Kabupaten Sukabumi. Dalam prosesnya, Desa Palasari  Girang  mengelola  surat  masuk  dan  surat  keluar  setiap  bulannya.  Akan  tetapi,  Desa Palasari  Girang  masih  menggunakan  cara  konvensional  dalam  pencatatan  data  surat  masuk dan surat keluar sehingga data surat masuk dan surat keluar tidak terorganisir.
Berdasarkan  permasalahan  diatas,  dosen  dan  mahasiswa  Universitas  Bina  Sarana Informatika  Kampus  Sukabumi  melaksanakan  kegiatan  pengabdian  masyarakat  kepada  Ibu- Ibu  PKK  beserta  staff  Desa  Palasari  Girang  berupa  “Pelatihan  Pengguanan  Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Desa Palasari Girang”.

## Metode
Metode  pelaksanaan  yang  digunakan  dalam  kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  sebagai berikut :
a. Tahap pra kegiatan
Pada  tahap  ini  dilakukan  dilakukan  dalam  bentuk  kelompok  sasaran  langsung  untuk mengidentifikasi  atau  memetakan  masalah  yang  saat  ini  dimiliki  atau  dibutuhkan  oleh mitra  sasaran.  Tujuannya,  agar  materi  yang  disampaikan  dapat  bermanfaat  dan diimplementasikan oleh mitra. Selain itu, dilakukan diskusi mengenai waktu ketersediaan mitra  dalam  mengikuti  kegiatan  pengabdian  masyarakat  agar  tutor  dan  pelaksana  dapat mempersiapkan materi termasuk hal-hal lain.
b. Tahap pelaksanaan kegiatan
Pada tahap ini, pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat sesuai dengan hasil diskusi dengan  mitra  pada  tahap  pra  kegiatan.  Kegiatan  ini  dipilih  dengan  tujuan  untuk

## ABDITEKNIKA
mempermudah mitra dalam menunjang pekerjaannya. Materi disampaikan dalam bentuk presentasi (powerpoint), modul serta dokumen-dokumen lainnya.
c. Tahap pasca kegiatan
Pada  tahap  akhir  ini  dilakukan  penyebaran  kuesioner  untuk  menilai/menilai  apakah kegiatan Abdima memenuhi tujuan dan kebutuhan mitra Sasaran  Desa Palasari Girang.
Kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  dilaksanakan  secara    offline  yang  dilaksanakan  pada tanggal  20  dan  21  November  2021  yang ditujukan  kepada  perangkat  desa  dan  ibu-ibu  PKK Desa  Palasari  Girang.  Kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  dilakukan  oleh  dosen  dan mahasiswa  dari  Universitas  BSI  PSDKU  Kota  Sukabumi  yang  berasal  dari  3  program  studi yaitu  Sistem  Informasi  Kampus  Sukabumi,  Sistem  Informasi  Akuntansi  Kampus  Sukabumi dan Ilmu Komputer Kampus Sukabumi

## Hasil dan Pembahasan
Pelatihan  ini  bekerja  sama  dengan  Desa  Palasari  Girang  Kabupaten  Sukabumi. Sebagai  Target    sasaran  dengan  jumlah  peserta  sebanyak  30  orang.  Peserta  ini  merupakan perangkat desa dan ibu-ibu PKK Desa Palasari Girang Kabupaten Sukabumi. Adapun materi kegiatan  pelatihan  ini  meliputi  mengenai  penggunaan  aplikasi  surat  masuk  dan  surat  keluar dan laporan dari surat masuk dan surat keluar.
Sebelum  kegiatan  pelatihan  berlangsung,  pelaksana  kegiatan  membagikan  kuesioner yang  bertujuan  untuk  mengukur  tingkat  kepuasan  dari  peserta  dalam  mengikuti  pengabdian masyarakat.
Berikut  merupakan  grafik  pengisian  kuesioner  dari  peserta  yang mengikuti  Pelatihan Pengguanan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Desa Palasari Girang.
Gambar 1. Grafik Kepuasaan Staf Desa Palasari Girang
Pada  Gambar  1  dapat  dilihat  bahwa  presentase  kepuasan  kegiatan  peserta  pada  Pengabdian Masyarakat  memiliki  rata-rata  98%,  2%  peserta  kurang  puas  terhadap  materi  yang disampaikan.

## ABDITEKNIKA
Gambar 2. Grafik Peningkatan Pengetahuan dan Pemahaman Penggunaan Aplikasi
Pada  gambar  2  dapat  dilihat  bahwa  presentase  kepuasan  kegiatan  peserta  pada  Pengabdian Masyarakat  memiliki  rata-rata  97%,  3%  peserta  kurang  puas  terhadap  materi  yang disampaikan.
Pada  saat  kegiatan  berlangsung,  materi  disampaikan  oleh  tutor  dengan  mendemonstrasikan aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
Gambar 3. Dokumentasi pada saat sambutan ketua pelaksana di Gedung Serba Guna Desa Palasari Girang
Adapun gambaran Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar yang disampaikan sebagai berikut :
Gambar 4.  Aplikasi halaman utama

## ABDITEKNIKA
Pada halaman ini, pengguna dapat memilih beberapa menu yang tersedia, diataranya surat masuk, disposisi, surat keluar dan laporan.

## Gambar 5. Aplikasi halaman utama data surat masuk
Pada  halaman  ini,  pengguna  dapat  menambah  data  surat  masuk  dengan  mengklik  link Tambah Surat Masuk dengan menambahkan informasi dari surat masuk nya dan mengupload scan  surat  masuk.  Setelah  ditambahkan,  data  dan  file  surat  masuk  akan  tersimpan  pada database.  Pengguna  juga  dapat  mengubah  serta  menghapus  data  surat  masuk  yang  sudah ditambahkan. Selain itu, pengguna juga dapat mencari data surat masuk berdasarkan no surat, tanggal surat, isi, asal surat atau tujuan surat.
Gambar 6. Dokumentasi panitia dalam mengikuti pelatihan Penggunaan Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Gedung Serba Guna Desa Palasari Girang.

## ABDITEKNIKA

## Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  pengabdian  masyarakat  yang  telah  dilakukan  pada  Desa  Palasari Girang dapat diambil kesimpulan bahwa pelatihan penggunaan aplikasi surat masuk dan surat keluar dapat menunjang pekerjaan peserta serta dapat memperbaiki cara yang dipakai saat ini dalam  pekerjaan  khususnya  dalam  menginput  data  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Selain  itu, dengan aplikasi surat masuk dan surat keluar dapat mempercepat penginputan, pencarian serta pembuatan  surat  masuk  dan  keluar  pada  Desa  Palasari  Girang.  Dengan  adanya  pelatihan penggunaan  aplikasi  pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar  ini,  dapat  meningkatkan kemampuan  dan  pemahaman  ibu-ibu  PKK  maupun  staff  Desa  Palasari  Girang  dalam penggunaan aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar.

## Daftar Pustaka
Agustina, W. S., Wajhillah, R., & Hudin, J. M. (2017). Penerapan Teknik Labeling QR Code Berbasis  Intranet  Pada  Sistem  Informasi  Manajemen  Aset  RSUD.  R.  Syamsudin,  SH. Sukabumi. Swabumi , 5 (2), 181–194.
Amrullah,  A.,  Makhrus,  M.,  Hadisaputra,  S.,  Ilhamdi,  M.  L.,  &  Sujana,  I.  M.  (2020). Pelatihan  Sistem  Pengarsipan  Data  Berebasis  WEB  pada  Tenaga  Admin  Fakultas Keguruan  dan  Ilmu  Pendidikan  Universitas  Mataram. Jurnal  Pengabdian  Masyarakat Sains Indonesia , 2 (1).
Dewi, S., Jannah, L. M., & Jumaryadi, Y. (2018). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset Tetap Pada Pt. Metis Teknologi Corporindo. Jurnal Sistem Informasi, Teknologi Informatika Dan Komputer , 9 (1), 81–91.
Dian, M. (2015). Belajar PHP: Menggunakan Percabangan untuk Membuat Logika Program.
Edwar  Charis.,  Menyusun  Program  Gerejawi  bagi  Pemula  (Jakarta:  BPK  Gunung  Mulia,
2017)
Munawar. (2018). Pemodelan Visual Dengan UML . Yogyakarta: Graha Ilmu.
Nur, R., & Suyuti, M. arsyad. (2018). Perancangan Mesin-Mesin Industri . Deepublish.
Nurrahmah,  N.  (2021). Sistem  Informasi  Pengarsipan  Surat  Berbasis  Web  Pada  Pondok Pesantren  Al-Muayyad  Windan (Doctoral  dissertation,  Universitas  Muhammadiyah Surakarta).
Prawono, J. A., & Pamungkas, A. R. (2015). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di STMIK AUB Surakarta. Informatika , 2 (1).
Prayudi,  Y.  (2016). Kolaborasi  SQL  &  ERD  Dalam  Implementasi  Database .  Yogyakarta: Andi.
Muhammad, &  Ramadhani, S. (2017). Rancangan Sistem Informasi Manajemen Aset di PT. Sentral Tukang Indonesia. CoreIT , 3 (2), 47–53.
Safitri, M., Faridi, & Nirmala, D. (2019). Aplikasi Inventory Manajemen Aset Berbasis Web. IJCIT (Indonesian Journal on Computer and Information Technology) , 4 (1), 21–26.
Sihotang, H. T. (2019).

## ABDITEKNIKA
Salamah, I., Lindawati, & Sitompul, H. Y. (2019).  Desain Aplikasi Bimbingan Tugas Akhir Berbasis  Android. Seminar  Nasional  Riset  Dan  Inovasi  Teknologi  (SEMNAS  RISTEK) , 209–213.
Tutliha,  Y.  S.,  &  Rahayu,  M.  (2019).  Pengaruh  Intangible  Asset,  Arus  Kas  Operasi  Dan Leverage Terhadap Financial Distress. Ikraith-Ekonomika , 2 (1), 95–103.
Yunita, I., & Devitra, J. (2017). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset Pada Smk Negeri 4 Kota Jambi. Jurnal Manajemen Sistem Informasi , 2 (1), 278–294.