## ANALISA  SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI UMRAH PADA PT. PAKUBUMI MAHKOTA DUNIA
Putri Dyah Pitaloka Permata H 1) , Dian Anubhakti 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : putridyahpitaloka123@gmail.com 1) , dian.anubhakti@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
PT. Pakubumi Mahkota Dunia adalah sebuah intsansi yang bergerak dibidang pelayanan umrah, setiap transaksi pada proses administrasi umrah masih manual (tulis tangan), sehingga dokumen yang tersimpan mudah tercecer dan hilang, serta pembuatan laporan yang cenderung berantakan dan data tidak akurat, kemudian sangat berpengaruh  besar  dalam  anggaran  biaya  kertas.  Tujuan  dari  laporan  penelitian  ini  adalah  membuat  sistem informasi  yang terkomputerisasi  guna membantu  Staff administrasi  umrah pada  PT.Pakubumi Mahkota  Dunia dengan  cara  mengefisienkan  dan  mengefektifkan  kinerjanya  dalam  melakukan  pelayanan  pada  proses administrasi  umrah,  dari  awal  pencatatan  data  jama’ah  sampai  pembuatan  laporan  dengan  data  yang  lebih akurat.  Untuk  membuat  sistem  informasi  administrasi  umrah  pada  PT.  Pakubumi  Mahkota  Dunia  ini,  penulis menggunakan  beberapa  metode  dan software  dan  untuk  menyusun  Tugas  Akhir  ini  penulis  mengambil  judul “ANALISA  SISTEM  INFORMASI  Administrasi  Umrah  Pada  PT.  PAKUBUMI  MAHKOTA  DUNIA”.  Bahasa pemrograman  menggunakan  Microsoft  Visual  Basic.Net  2008,  dan  database    menggunakan  MySQL.  Dengan adanya  sistem  usulan  ini,  diharapkan  pengolahan  data  yang  ada  Pada  PT.  PAKUBUMI  MAHKOTA  DUNIA menjadi lebih baik dan terstruktur.
Kata kunci : Analisa, Administrasi Umrah
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam  era  globalisasi  dengan  tingkat perkembangan zaman yang semakin maju, menjadi salah satu faktor pendukung bagi suatu perusahaan yang  handal.  Dengan  adanya  kendala  dalam pengelolaan  arus  informasi  dapat  mengakibatkan kekacauan dalam pengambilan keputusan, pengendalian operasional  serta perencanaan teknis dan  strategis. Maka di perlukan  suatu sistem  yang baik  dan  cepat.  Suatu  sistem  dapat  dikatakan  baik apabila  sistem  tersebut  akan  memudahkan  semua proses, yaitu dengan terkomputerisasi.
Komputerisasi  saat  ini  berpengaruh  dalam  segala bidang perkerjaan, baik di bidang politik, keuangan, pendidikan,  perdagangan  maupun  tempat-tempat lainnya.  Dalam  perkembangan  suatu  perusahaan terkadang  timbul  suatu  masalah,  yaitu  kurangnya keakuratan  data  dan  ketepatan  dalam  memproses sebuah  informasi,  serta  pencatatan  laporan  yang kurang  sistematis.  Demikian  yang  dirasakan  oleh PT.  Pakubumi  Mahkota  Dunia  yang  bergerak  di bidang  pelayanan  perjalanan  umrah.  Penggunaan sistem yang beberapa masih belum terkomputerisasi dan belum maksimal, sehinga data yang ada pada PT. Pakubumi Mahkota Dunia tidak tersimpan dengan rapi. Informasi sistem pendaftaran  umrah  ini  sangat  di  butuhkan  oleh pihak  intern  yaitu  Direktur.  Bagi  pihak  intern informasi ini berguna untuk mengetahu bagaimana perkembangan  perusahaan,  mengalami  kemajuan atau penurunan. Saat ini peting untuk perencanaan, pengawasan,  dan  pengendalian  yang  mendukung
dalam pengambilan keputusan manajemen
selanjutnya. Berdasarkan  fakta-fakta  diatas  maka  penulis melakukan penelitian lebih lanjut untuk menganalisa sistem yang berjalan dan mengusulkan suatu perancangan  sistem  administrasi  umrah yang  lebih  baik  bagi  perusahaan.  Penulis  memilih judul “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI  ADMINISTRASI  UMRAH  PADA PT. PAKUBUMI MAHKOTA DUNIA”.

## 1.2. Masalah
Masalah yang di hadapi oleh PT. PAKUBUMI MAHKOTA DUNIA adalah :
a. Belum adanya Tanda Terima perlengkapan dan Laporan Perlengkapan, sehingga data perlengkapan  kurang  valid  dan  sulitnya menemukan data jamaah yang sudah menerima perlengkapan.
b. Belum  adanya  bukti  Pembatalan,  jika  ada jamaah yang ingin melakukan pembatalan Stafff hanya  mencatat  nama  jamaah  dan  sebab melakukan pembatalan, sehingga menyebabkan data kurang Valid.
c. Belum adanya laporan rekap paket setiap bulan, sehingga  Direktur  PT.  Pakubumi  Mahkota Dunia tidak dapat mengetahui paket yang paling diminati
d. Belum  adanya  Laporan  Pembatalan,  sehingga Direktur  PT.  Pakubumi  Mahkota  Dunia  tidak dapat  mengetahui  penyebab  jamaah  batal  dan berapa  banyak  jamaah  yang  melakukan Pembatalan
e. Pembuatan  laporan  Manifest  yang  masih menggunakan Microsoft Excel, sehingga kurang  efektif  dan  efisien  karena  Staff    harus mengetik  berdasarkan  Jamaah  Yang  berangkat Umroh .
f. Informasi  pembayaran  tidak  lengkap,  karena tidak adanya informasi kredit atau tunai.
1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan
a. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan penelitian ini membangun sistem informasi yang diharapkan :
1) Merancang  sebuah  sistem  informasi  umrah yang  terkomputerisasi  untuk  dapat  peng- Entry-an  data  jamaah  dan  seluruh  data transaksi  berjalan serta menyimpan ke dalam database.
2) Merancang  sistem  informasi  umrah  yang dapat  mempermudah  pihak  travel  dalam melakukan  pencatatan  dan  penyimpanan dokumen  lainnya,  supaya  tidak  hilang  atau rangkap.
3) Merancang  sistem  informasi  yang  dapat mempercepat proses pembuatan laporan yang lebih akurat.
b. Manfaat Penulisan
Manfaat yang diperoleh dari penulisan penelitian ini adalah :
1) Staff Administrasi
- Membantu Staff administrasi umrah mengefisiensi  dan  mengefektifkan  kinerja dalam melakukan pelayanan terhadap jama’ah.
2) Direktur
- Membantu Direktur membaca laporan
tahunan karena laporan sudah
terkomputerisasi  dimana  kesalahan  dapat diminimalisasikan.
- Mempermudah  Direktur  untuk  mengambil langkah kongkrit untuk masa depan perusahaan.
3) Penulis
- Sebagai pembelajaran serta menambah wawasan  tentang  dunia  kerja  mengenai pembuatan Sistem Informasi.
2. STUDI PUSTAKA
2.1. Konsep Dasar Sistem
Sistem  secara  sederhana  dapat  didefinisikan sebagai kelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu persatuan. Konsep umum sistem adalah sekelompok komponen  yang  saling  berhubungan,  bekerjasama untuk  mencapai  tujuan  bersama  dengan  menerima input  serta  menghasilkan  output  dalam  proses transformasi yang teratur [1].
2.2. Karakteristik Sistem
Sistem  mempunyai  karakteristik  sebagai berikut: [2]
1) Komponen Sistem (Component)
2) Batasan Sistem (Boundary)
3) Lingkungan Luar Sistem (Environment)
4) Penghubung ( Interface )
5) Masukan Sistem ( Input ) 6) Keluaran Sistem ( Output ) 7) Pengolahan Sistem (Process)
8) Sasaran Sistem (Objectives atau Goal)
2.3. Analisis  Berorientasi  Obyek  ( Object  – Oriented Analysis ) Salah satu perencanaan pembangunan software yang  mengumpulkan software sebagai kumpulan  obyek  yang  berisi  data  dan  operasi yang diberlakukan kepadanya. [3]
Metodologi pengembangan sistem  berorientasi obyek menggunakan 3 karakteristik utama, yaitu:
a. Polymorphism
b. Encapsulation
c. Inhereritance
2.4. Teori Pendukung

## Pengertian Sitem Adminitrasi Umrah
Sistem informasi administrasi umrah ada subsistem dari suatu sistem informasi yang mampu mengolah data  mulai  dari  pendaftaran  jamaah,  hingga menghasilkan suatu laporan yang berfungsi sebagai sumber informasi yang tepat dan akurat.
3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Identifikasi
a. Tahapan awal yang dilakukan untuk mengumpulkan  data  yang  terdapat  pada  PT. PAKUBUMI  MAHKOTA  DUNIA  adalah dengan  mewawancarai  pihak-pihak  terkait, observasi langsung dan, pengumpulan dokumen-dokumen  yang  terkait,  serta  studi kepustakaan.
b. Pada  tahap  analisis  dilakukan  setelah  penulis mendapatkan semua data-data yang  diperlukan terkait  dengan  analisa  yang  akan  dilakukan untuk  mengetahui  kebutuhan  dari  Stakeholder terkait.
c. Tahapan analisa masalah, tahapan ini dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai permasalahan Administrasi  yang terdapat pada PT. PAKUBUMI MAHKOTA DUNIA berdasarkan proses bisnis yang sedang berjalan saat ini.
d. Analisa  proses  bisnis  mengenai  proses  bisnis yang  dijalankan  oleh PT.  PAKUBUMI MAHKOTA DUNIA dilakukan dengan penggambaran Activity Diagram.
e. Melakukan analisa dokumen guna memperoleh kebutuhan  fungsional  maupun  nonfungsional, yang  belum  terdapat  pada  sistem  berjalan  saat ini.  Hasil  identifikasi  dari  kebutuhan  akan digambarkan dengan Use Case Diagram.
f. Berdasarkan  hasil  analisa  yang  didapatkan, penulis dapat membuat desain rancangan sistem berupa  rancangan  masukan  dan  rancangan keluaran.
g. Setelah  tahap  desain  konseptual,  rancangan layar,  dan  form  report  kemudian  penulis  dapat melanjutkan  untuk  menerjemahkan  desain kedalam  Bahasa  pemrograman  yang  dapat dimengerti  oleh  komputer,  penelitian  ini menggunakan  pemrograman  Microsoft  Visual Basic 2008 dan MySQL sebagai database.
h. Pada  tahapan  laporan  hasil  penelitian  ini dilakukan  pembuatan  laporan  yang  disusun berdasarkan berdasarkan hasil penelitian sehingga menjadi laporan penelitian yang dapat memberikan  gambaran  secara  utuh  tentang sistem  yang  dibangun  dan  merancang  sistem usulan berupa sistem administrasi umrah

## 3.2. Metode Pengumpulan Data
Merupakan
kegiatan mengidentifikasi masalah-masalah
yang terjadi kemudian menyelesaikannya  melalui  suatu  pengembangan sistem, tahap ini dilakukan dengan cara:
a. Wawancara b. Observasi
c. Teknik Dokumentasi
d. Kuisioner
e. Studi Literatur
4. PEMBAHASAN
4.1. Proses Bisnis Sistem Berjalan
a. Activity Diagram
Activity Diagram
digunakan
untuk
memodelkan  alur  kerja  sebuah  proses  dan  urutan aktifitas dalam sebuah proses. Berikut hasil analisa didapat  dari  Activity  Diagram  sistem  berjalan, sebagai berikut :
1) Activity Diagram Proses  Pendaftaran  dan
Pembayaran Umroh: Gambar 1 : Activity Diagram Proses Pendaftaran dan Pembayaran Umroh 2) Activity Diagram Proses Pengumpulan Dokumen:
Gambar 2 : Activity Diagram Proses Pengumpulan Dokumen
3) Activity Diagram Proses  Pendaftaran  dan Pembayaran Umroh:
Gambar 3 : Activity Diagram Proses Pelunasan Pembayaran
4) Activity Diagram Proses Pendaftaran dan Pembayaran Umroh: Gambar 4 : Activity Diagram Proses Penerimaan Perlengkapan
5) Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan :
Gambar 5 : Activity Diagram Proses Pembuatan laporan
4.2. Analisa Sistem Usulan a. Identifikasi Kebutuhan 1. Kebutuhan : Entry Data Jamaah Masalah : Dalam penyimpanan  data Masih  dilakukan secara manual, mengakibatkan masalah pada proses penyimapanan berkas data jamaah. Usulan : Disediakan sebuah sistem  basis  data yang dapat menampung  dan mengetahui  data jamaah untuk menjaga data jamaah tetap
terjaga, dan dijamin kerahasiannya . . 2. Kebutuhan : Cetak Kwitansi Masalah : Kwitansi yang dibuat.dan diberikan  kepada jamaah  di  catat ulang  ke  dalam Microsoft  Excel , untuk  selanjutnya dibuatkan  laporan namun hal ini menyebabkan kesulitan melakukan kroscek  pada  saat terjadi  kesalahan penghitungan  atau travel  mengalami rugi. Usulan : Dibuatkan  sebuah sistem informasi dimana Staff administrasi Umrah bisa membuatkan rangkap  kwitansi yang  keluar  tanpa harus menyalin ulang melainkan menyimpannya  di basis data. Rangkap dibutuhkan  pada saat melakukan kroscek ketika membuat laporan. 3. Kebutuhan : Laporan Manifest Masalah : Pembuatan dan pencatatan laporan manifest belum tersusun  rapi  dan kadang laporan yang dibuat menjadi rangkap. Usulan : Disediakan sebuah sistem dimana pembuatan laporan menjadi lebih  mudah  dan menjadi lebih rapi, karena  tidak  akan
ada rangkap laporan.
4.3. Fishbone Diagram Gambar 6 : Fishbone Diagram

## 4.4. Use Case Diagram
Use  Case Diagram  merupakan  analisa dokumen  guna  memperoleh  kebutuhan fungsional maupun nonfungsional, yang belum terdapat pada sistem berjalan saat ini  identifikasi  dari  kebutuhan  akan digambarkan dengan Use Case Diagram seperti berikut :.
a. Use Case Diagram Master
Gambar 7 : Use Case Diagram Master
b. Use Case Diagram Transaksi
Gambar 8 : Use Case Diagram Transaksi
c. Use Case Diagram Laporan
Gambar 9 : Use Case Diagram Laporan
4.5. Model Data
a. ER-Diagram
Gambar 10: Entity Relationship Diagram
b. Logical Record Structured
Gambar 11 : Logical Record Structured (LRS)
c. Spesifikasi Basis Data Nama File : Pembatalan Media : Harddisk Isi : Data Pembatalan Organisasi : Index Sequential Primary Key : KdPembatalan Panjang Record : 80 byte Jumlah Record : 300 record Struktur : Tabel 1: Struktur Tabel Pembatalan No. Nama Field Jenis Lebar Keterangan 1. KdPem batalan Varchar 5 Berisi kode untuk pembatalan {PB999} 2. Tglbatal Date 10 Berisi tanggal kwitansi {dd- MM-yyyy} 3. Alasan batal Varchar 50 Berisi alasan pembatalan jamaah 4. Jumlah kembali Integer 10 Berisi jumlah uang  yang  akan dikembalikan 5. noFp Varchar 5 Berisi nomor untuk formulir pendaftaran
{FP999}
4.6. Design GUI
a. Struktur Menu
Gambar 12: Struktur Menu b. Rancangan Form
Gambar 13: Rancangan Form Menu Utama
Gambar 14: Rancangan Form Master Entry Jamaah Gambar 15: Rancangan Form Transaksi Pendaftaran Gambar 16: Rancangan Form Cetak Laporan

## 4.7. Sequence Diagram
Gambar 18: Sequence Diagram Cetak Kwitansi
Gambar 19: Sequence Diagram Cetak Laporan Manifest
5. PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Dari  pembahasa  yang  sudah  diuraikan,  maka dapat  dibuat  pemecahan  masalah  dan  kesimpulan sebagai berikut :
a. Proses Pendaftaran, pembuatan kwitansi, Pembatalan,  tanda  terima  dokumen  dan  tanda terima  perlengkapan  sudah  terkomputerisasi, sehingga  meminimalisir  kehilangan  data  dan rangkap data. Serta memudahkan staf menemukan data jamaahnya.
b. Pembuatan Laporan perbulannya menjadi lebih mudah, informatif dan data yang diterima lebih akurat  dikarenakan  seluruh  proses  pembuatan laporan sudah terkomputerisasi.
c. Pembuatan Laporan Rekapitulasi Paket menjadi lebih  informatif  bagi  Direktur,  karna  terlihat jumlah jamaah yang berminat pada suatu paket.
d. Dengan diterapkannya Sistem Informasi Administrasi  Umrah  yang  dibuat  dengan aplikasi Microsoft  Visual  Studio  2008 dan database MySql ini, diharapkan dapat memudahkan  proses  bisnis  berjalan  dalam  hal administrasi  umrah  pada  PT.  Paku  Bumi Mahkoa  Dunia,  dari  mulai  proses  pendaftaran sampai pembuatan laporan per periodenya.
e.
5.2. Saran
Sebagai  bahan pertimbangan atau masukan guna  memperbaiki,  maka  saran-saran  yang  dapat dijadikan acuan sebagai bahan koreksian pada PT.
Paku Bumi Mahkoa Dunia adalah sebagai berikut :
a. Melakukan back-up data  secara  berkala  untuk menjaga  dari  hal-hal  yang  tidak  diinginkan, seperti  halnya  virus  atau  kesalahan  yang  tidak disengaja  yang  dapat  merusak  sistem  secara keseluruhan.
b. Perlu  dilakukan maintenance terhadap  sistem secara rutin untuk menjaga performa sistem agar dapat  dipergunakan  dengan  baik  selama  masa sistem yang di tentukan yaitu 5 tahun.
c. Untuk mengurangi kesalahan informasi terhadap  data  jamaah  atau  data  lainnya,  maka PT. Paku Bumi Mahkoa Dunia yang bertanggung  jawab  melakukan maintenance atau  staf  yang  ditunjuk  sebagai  admin  untuk selalu  melakukan  peng- update -an  data  jamaah atau  master  lainnya  secara  berkala  agar informasi  yang  didapat  tidak  salah  atau  tidak sesuai. Demikian kesimpulan dan saran ini disampaikan.  Semoga  dirancangnya  sistem  ini dapat  meningkatkan  kinerja  Sistem  Informasi Administrasi  Umrah  pada  PT.  Paku  Bumi Mahkota Dunia.
6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Sutabri,  Tata.  Analisis  Sistem  Informasi. Yogyakarta : Andi Offset, 2012
[2] Shelly  and  Rosenblatt.  System  Analysis  and Design, Eight Edition, Boston. USA : Course Technology, 2010.
[3] Hidayah,  Nur  Aeni,  Utami,Catur  Meinarini, suhendar, Tri Apris. Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan Haji dan Umroh Berbasis Web  Pada  KBIH  Al-Karimiayah.  Depok jurnal  Digit,  vol.8  No.2,  ISSN  :  1979-0767. (2015)
[4] Isa,  Irwan.  Reengineering  Sistem  Informasi. Cetakan  Pertama.  Yogyakarta  :  Graha  Ilmu, 2012.
[5] Isa,  Irwan.  Reengineering  Sistem  Informasi. Cetakan  Pertama.  Yogyakarta  :  Graha  Ilmu, 2012.
[6] Prabantini,  Dwi.  Cracking  Creativity  The Secret of Creative Genius. Edisi 1.
Yogyakarta: Andi, 2010.
[7] Sutabri,  Tata.  Analisis  Sistem  Informasi. Yogyakarta : Andi, 2012.
[8] Sutabri,  Tata.  Analisis  Sistem  Informasi. Yogyakarta : Andi, 2012.
[9] Widodo,  Menggunakan  UML,  Bandung  : Informatika, 2011.
[10] Welim ,Yohannes Yahya dan Lutfiani, Windy Meirizka. Rancang Bangun Sistem