Management Strategi Electronic Preventive Maintenance dengan Metode SWOT untuk Monitoring Standar Pelayanan Peralatan Medik di RSAB. Harapan Kita
Wirson 1 , Iwan Krisnadi 2
1 Rumah Sakit Anak dan Bunda Harapan Kita, Jakarta
2 Teknik Elektro, Universitas Mercu Buana, Jakarta wirsondewangga@gmail.com 1 , iwan.krisnadi.dr@gmail.com 2

## Abstrak
Sudah  menjadi  hal  yang  utama  setiap  rumah  sakit  harus  memberikan pelayanan  yang  terbaik  kepada  customernya.  Pelayanan  yang  baik meliputi berbagai aspek antara lain dari segi tempat, sumber daya manusia, pelayanan dan peralatan untuk menjamin keamanan dan keselamatan bagi pengguna,  pasien  dan  lingkungan  sekitar.  Untuk  mengetahui  standart pelayanan peralatan medik di Rumah Sakit Anak dan Bunda Harapan Kita perlu  dilakukan  penelitian  guna  Membandingkan  traditional  preventive maintenace dengan Electronic Preventive Maintenance dan merumuskan bisnis prosesnya. Penelitian ini menggunakan pendekatan studi kasus dan analisis SWOT sebagai  metode penyelesaian masalah. Hasil dari analisa SWOT untuk kegiatan Preventive Maintenance di Rumah Sakit Anak dan Bunda Harapan Kita didapatkan strategi  yang paling baik adalah strategi SO. Dimana EPM dapat meminimalisir penggunaan kertas, adanya system pengingat, adanya hak akses, dan data yang real time.
Keywords: Electronic Preventive Maintenance; MFK; SWOT; Peralatan Medik
DOI: 10.22441/incomtech.v9i1.5677

## 1. PENDAHULUAN
Saat ini masyarakat  menginginkan pelayanan kesehatan yang bermutu meliputi sarana  prasaran,  peralatan,  sumber  daya  manusia,  administrasi  dan  manajemen. Sebagai  sarana  pelayanan  kesehatan  rumah  sakit  juga  dituntut  untuk  dapat memberikan  pelayanan  yang  cepat,  lengkap  dan  terjangkau  oleh  seluruh  lapisan masyarakat  dengan  memenuhi  prinsip  kemanusiaan  dalam  rangka  mewujudkan derajat kesehatan masyarakat yang optimal melalui pemberian pelayanan kesehatan yang bermutu [1].
Pemeliharaan  pencegahan  ( Preventive  maintenace )  diperlukan  untuk memastikan  keamanan  sistem  dan  menjaga  keandalan  sistem.  Pemeliharaan preventif dapat digambarkan sebagai pemeliharaan peralatan atau sistem sebelum
kesalahan terjadi. Tujuan utama pemeliharaan preventif adalah untuk menghindari atau mengurangi konsekuensi dari kegagalan peralatan [2].

## 2. STANDART PELAYANAN PERALATAN MEDIK
Di dalam Manajemen Fasilitas dan Keselamatan (MFK) dijelaskan bahwa rumah sakit  dalam  kegiatannya  harus  menyediakan  fasilitas  yang  aman,  berfungsi  dan suportif bagi pasien, keluarga, staf dan pengunjung. Untuk mencapai tujuan tersebut fasilitas fisik, peralatan medis dan peralatan lainnya harus dikelola secara efektif.
Ada  individu  atau  bentuk  organisasi  kompeten  yang  ditugasi  melakukan pengawasan  terhadap  perencanaan  serta  pelaksanaan  program  manajemen  resiko fasilitas dan lingkungan.
Rumah  sakit  berkewajiban  menyediakan  fasilitas  yang  aman,  fungsional  dan fasilitas pendukung untuk pasien, keluarga staf dan pengunjung. Untuk mencapai tujuan tersebut maka fasilitas fisik, peralatan medis dan sumber daya lainnya harus dikelola secara efektif
Secara khusus, pihak manajemen runah sakit harus berupaya :
• Mengurangi dan mengendalikan sumber bahaya dan resiko
• Menghindari kecelakaan dan cedera
• Memelihara kondisi yang aman
Rumah  sakit  merencanakan  dan  mengimplementasikan  program  untuk pemeriksaaan, uji coba serta pemeliharaan peralatan medis dan mendokumentasikan hasilnya.
Untuk menjamin peralatan medis dapat digunakan dan laik pakai maka rumah sakit perlu melakukan :
• Melakukan  inventarisasi  peralatan  medis  yang  meliputi  peralatan  medis  milik rumah  sakit  dan  peralatan  medis  Kerja  Sama  Operasional  (KSO)  milik  pihak ketiga.
• Melakukan pemeriksaan peralatan medis secara teratur
• Melakukan uji fungsi peralatan medis sesuai penggunaan dan ketentuan pabrik
• Melakukan pemeliharaan preventif dan kalibrasi
Peralatan  diperiksa  dan  diuji  fungsi  sejak  masih  baru  dan  seterusnya  sesuai umur,  penggunaan  peralatan  tersebut  harus  sesuai  dengan  ketentuan  pabrik. Pemeriksaan,  hasil  uji  fungsi  dan  setiap  kali  tindakan  pemeliharaan didokumentasikan.  Hal  ini  membantu  memastikan  kelangsungan  proses pemeliharaan dan juga membantu bila menyusun rencana biaya untuk penggantian, perbaikan, peningkatan dan perubahan lain.

## 3. PEMELIHARAAN
Pemeliharaan  (maintenance)  adalah  suatu  kombinasi  dari  berbagai  tindakan yang  dilakukan  untuk  menjaga  suatu  barang  atau  memperbaikinya  sampai  pada suatu kondisi yang bisa diterima. Tujuan Pemeliharaan adalah sebagai berikut [4- 5]:
• Menjamin keselamatan dan keamanan user, pasien dan lingkungan sekitar.
• Memperpanjang usia kegunaan alat.
• Kualitas ketepatan alat lebih terjamin.
• Kuantitas  Stop  peralatan  medik  dapat  dikurangi  (down  time  peralatan  medik diperkecil).
• Menjamin kesiapan operasional peralatan medik dalam keadaan darurat setiap saat.
• Biaya perbaikan yang mahal dapat dikurangi.
• Mendapatkan laba investasi yang maksimum
Menurut Corder pemeliharaan di bagi menjadi 2 yaitu :
1) Pemeliharaan Tak Terencana ( Emergency Maintenance )
2) Pemeliharaan Terencana ( Planned Maintenance ), dibagi menjadi 2 yaitu :
a) Pemeliharaan  Pencegahan  ( Preventive  Maintenace )  adalah  suatu pengamatan  secara  sistematik  disertai  analisis  teknis-ekonomis  untuk menjamin  berfungsinya  suatu  peralatan  medik  dan  memperpanjang umur peralatan yang bersangkutan dengan tujuan untuk dapat mencapai suatu  tingkat  pemeliharaan  terhadap  semua  peralatan  medik  agar diperoleh suatu kualitas produk yang optimum.
b) Pemeliharaan  Korektif  ( Correction  Maintenance )  adalah  perawatan yang  dilakukan  untuk  mengembalikan  kondisi  mesin  ke  kondisi standard  melalui  pekerjaan  repair  (perbaikan)  atau  adjutment (penyetelan).
Secara umum, proses pemeliharaan terlihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Pemeliharaan Menurut Corder

## 3.1. Kondisi Saat Ini
Saat  ini  kondisi preventive  maintenace di  RSAB.  Harapan  Kita  masih  sangat traditional  yaitu  dengan  membuat  jadwal  pada  exel,  membuat  lembar  kerja preventive  maintenance  sesuai  tanggal  dan  jenis  alat,  melaksanakan  preventive maintenace  dengan  panduan  jadwal  pada  selembar  kertas,  mengisi  kegiatan preventive maintenance pada lembar kerja, meminta tanda tangan user ruangan dan merekap hasil kerja selama 1 bulan ke dalam komputer dalam bentuk exel. Gambar 2 memperlihatkan kondisi preventive maintenace pada saat ini.
Pada cara  –  cara traditional  tersebut  sering dijumpai  permasalahan  antara  lain preventive maintenace yang tidak tepat waktu, proses kerja yang memerlukan alur panjang  dari  mulai  pembuatan  jadwal  sampai  merekap  hasil  pekerjaan  dan  tidak tersedianya data elektronik yang realtime.
Gambar 2. Proses Pemeliharaan Peralatan Medis dengan cara Konvesional

## 3.2. Sistem Electronic Preventive Maintenance (EPM)
Pada  sistem  EPM  tidak  lagi  menggunakan  kertas  sebagai  lembar  kerja pemeliharaan peralatan mediknya. Jadwal yang sudah diinput dapat dilihat kapan saja baik oleh tehnisi maupun user di ruangan dengan akses tertentu serta adanya sistem  pengingat  ( reminder )  yang  memudahkan  tehnisi  untuk  melakukan pemeliharaan  dan  untuk  user  agar  peralatan  yang  akan  dimaintenance  tidak digunakan.  Sehingga  tidak  mengganggu  jadwal  pemeliharan  peralatan  medik tersebut. Blok diagram system EPM diperlihatkan pada Gambar 3.
Gambar 3. Sistem EPM
Adapun konsep konfigurasi dari EPM adalah terlihat seperti Gambar 4.
Gambar 4. Sistem Topologi Jaringan EPM

## 3.3. Regulasi Di Indonesia
1. UU No. 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan pada Pasal 98 ayat (2) : “Sediaan farmasi  dan  alat  kesehatan  harus  aman,  berkhasiat  /  bermanfaat,  bermutu  dan terjangkau” [11].
2. UU No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit Pasal  7 ayat  (2) :  Rumah sakit harus  memenuhi  persayaratan  lokasi,  bangunan,  prasarana,  sumber  daya manusia, kefarmasian dan peralatan [12].
3. UU  No.  44  Tahun  2009  Tentang  Rumah  Sakit  Pasal  16  Ayat  (2)  Persyaratan peralatan sebagaimana dimaksud dalam pasal 7 ayat (1) meliputi peralatan medis dan  non  medis  harus  memenuhi  standart  pelayanan,  persyaratan  mutu, keamanan, keselamatan dan laik pakai. Ayat (7) Pemeliharaan peralatan harus didokumentasi dan dievaluasi secara berkala dan berkesinambungan [12].
4. UU  No.  44  Tahun  2009  Tentang  Rumah  Sakit  Pasal  17  dijelaskan  bahwa “Rumah Sakit yang tidak memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7, Pasal 8, Pasal 9, Pasal 10, Pasal 11, Pasal 12, Pasal 13, Pasal 14, Pasal 15, dan Pasal 16 tidak diberikan izin mendirikan, dicabut atau tidak diperpanjang izin operasional Rumah Sakit” [12].
5. Joint Commision International (JCI) pada bab Management Fasilitas Kesehatan (MFK)  point  8  dijelaskan  bahwa  [13-14]:  “Rumah  sakit  merencanakan  dan mengimplementasikan program untuk pemeriksaan, uji coba dan pemeliharaan peralatan medis dan mendokumentasikan hasilnya.
Serta pada point 8.1 dijelaskan bahwa : “Rumah sakit mengumpulkan data hasil monitoring  terhadap  program  manajemen  peralatan  medis.  Data  tersebut digunakan  dalam  menyusun  rencana  kebutuhan  jangka  panjang  rumah  sakit untuk merencanakan peningkatan dan penggantian peralatan”.

## 3.4. Konsep Design Electronic Preventive Maintenance
EPM berfungsi menangani langsung hal-hal yang bersifat mencegah terjadinya kerusakan  pada  fasilitas-fasilitas  yang  dilakukan  dengan  jalan  memeriksa
alat/fasilitas  secara  teratur  dan  berkala  serta  memperbaiki  kerusakan  kecil  yang dijumpai  selama  pemeriksaan.  Kerusakan-kerusakan  peralatan  medis  adalah bahaya  yang  selalu  mangancam  sehingga  tidak  ada  alat/instrument  yang  dapat memeriksa dan mengukur terhadap kerusakan komponen secara detail.
Adapun konsep alur proses Electronic Preventive Maintenance dapat dijelaskan pada Gambar 5.
Gambar 5. Alur Proses EPM
Tabel 1. Keterangan dari Bisnis Proses Alur Preventif Maintenance
NO. DESKRIPSI 1 Teknisi menginput jadwal Preventive Maintenance
2 Petugas ruangan dan teknisi melihat jadwal Preventive Maintenance
3 Teknisi menunggu waktu Preventive maintenance
4 Petugas  ruangan  dan  Teknisi  menerima  alert  pada  sistem  pada  Hari  H  di komputer/tablet
5 Teknisi melihat pada sistem, menampilkan lembar kerja sesuai alat
6 Melaksanakan  Preventive  Maintenace  sesuai  jadwal  dan  sesuai  formulir  jenis  alat yang dikerjakan
7 Apakah  membutuhkan  penggantian  suku  cadang  yang  pada  proses  Preventive
Maintenence?
8 Jika  tidak  membutuhkan  suku  cadang  maka  proses  dilanjutkan  dengan  input  report pelaksanaan  Preventive  Maintenance  sesuai  dengan  formulir  jenis  alat  preventif maintenance
9 Jika  membutuhkan  suku  cadang  dalam  proses  Preventive  Maintenace,  maka  akan masuk ke siklus Corrective Maintenance.
10 Teknisi meminta validasi dari petugas ruangan atas pekerjaan Preventive Maintenance yang telah dikerjakan
11 Seluruh report pekerjaan Preventive Maintenance tercatat di Hystori Alat
12 Proses Selesai

## 4.  IDENTIFIKASI  ANALISIS  SWOT  ELECTRONIC  PREVENTIVE MAINTENANCE
Dalam  penghitungan  dan  analisa  SWOT  akan  ditampilkan  prosesnya  dalam tabel – tabel yang akan dijelaskan dibawah ini.

## 4.1. Identifikasi Internal dan Eksternal
Adapun  identifikasi  faktor  internal  dan  external  pada  implementasi  EPM  di Rumah Sakit Anak dan Bunda Harapan Kita dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Klasifikasi Internal dan Eksternal pada Implementasi EPM
No Internal Eksternal 1 Meminimalisir penggunaan kertas dalam membuat lembar kerja perawatan berkala (paperless)  . Proses pembuatan laporan dan notifikasi melalui sistem secara realtime 2 Penguasaan dan pengalaman dalam menggunakan teknologi yang masih sebagian besar tidak sadar teknologi. Sistem keamanan aplikasi perlu penanganan khusus 3 Adanya sistem pengingat dalam melakukan perawatan berkala Interupsi terhadap jadwal yang telah direncanakan .dapat diminimalisir . 4 Belum diimplementasikan di RSAB. Harapan Kita
5 Hak akses pengguna dalam sistem sesuai fungsi dan tanggung jawab. Seluruh data terintegrasi dengan sistem.

## 4.2. Pengelompokan SWOT
Adapun  pengelompokan  SWOT  pada  implementasi  EPM  di  RSAB.  Harapan Kita dapat dilihat pada Tabel 3, 4 dan 5.
Tabel 3. SWOT pada  EPM
No Strengths Weakness Opportunities Threats 1 Meminimalisir Penggunaan kertas dalam membuat lembar kerja perawatan berkala (paperless) Penguasaan dan pengalaman dalam menggunakan teknologi yang masih sebagian besar tidak sadar teknologi. Proses pembuatan laporan dan notifikasi melalui sistem secara realtime Sistem keamanan aplikasi perlu penanganan khusus 2 Adanya sistem pengingat dalam melakukan perawatan berkala Belum diimplementasika n di RSAB. Harapan Kita Interupsi terhadap jadwal yang telah direncanakan .dapat diminimalisir . 3 Hak akses pengguna dalam sistem sesuai fungsi dan tanggung jawab. Seluruh data terintegrasi dengan sistem.
Tabel 4. Pernyataan Kuesioner Faktor Internal EMP No Kekuatan No Kelemahan S1 Meminimalisir Penggunaan kertas dalam membuat lembar kerja perawatan berkala (paperless) W1 Penguasaan dan pengalaman dalam menggunakan teknologi yang masih sebagian besar tidak sadar teknologi. S2 Adanya sistem pengingat dalam melakukan perawatan berkala. W2 Belum diimplementasikan di RSAB. Harapan Kita S3 Hak akses pengguna dalam sistem sesuai fungsi dan
tanggung jawab.
Tabel 5 Pernyataan Kuesioner Faktor Eksternal EPM No Peluang No Ancaman O1 Proses pembuatan laporan dan notifikasi melalui sistem secara realtime T1 Sistem keamanan aplikasi perlu penanganan khusus O2 Interupsi terhadap jadwal yang telah direncanakan .dapat
diminimalisir .
O3 Seluruh data terintegrasi dengan sistem.
Berdasarkan hasil perhitungan diatas, maka diketahui bahwa Total Nilai Peluang (Opportunities) adalah hasil penjumlahan dari Peluang 1 (O1), Peluang 2 (O2) dan Peluang 3 (O3) senilai 2,91 dengan nilai Ancaman (Threath) sebasar 0,94.
Sedangkan  Total  Nilai  Kekuatan  (Strength)  adalah  hasil  penjumlahan  dari Kekuatan 1 (S1), Kekuatan 2 (S2) dan Kekuatan 3 (S3) senilai 2,76 dengan total nilai Kelemahan (W1 dan W2) sebesar 0,73.
Maka dari nilai – nilai yang diperoleh diatas dapat dibuat Gambar 6.
Gambar 6. Diagram Cartesius Analisis SWOT Electronic Preventive Maintenance
Adapun kombinasi strategi Matriks SWOT dari proses EPM adalah seperti Tabel 6.
Tabel 6. Kombinasi Strategi Matriks SWOT  Electronic Preventive Maintenance IFAS
EFAS
STRENGHTS (S) 1. Meminimalisir Penggunaan kertas dalam membuat lembar kerja perawatan berkala (paperless) 2. Adanya sistem pengingat dalam melakukan perawatan berkala 3. Hak akses pengguna dalam sistem sesuai fungsi dan tanggung jawab WEAKNESS (W) 1. Penguasaan dan pengalaman dalam menggunakan teknologi yang masih sebagian besar tidak sadar teknologi. 2. Belum diimplementasikan di
RSAB. Harapan Kita
OPPORTUNITIES (O)
1. Proses pembuatan laporan dan notifikasi melalui sistem secara realtime 2. Interupsi terhadap jadwal yang telah direncanakan .dapat diminimalisir . 3. Seluruh data terintegrasi dengan sistem. STRATEGI SO: 1. Terus mengadakan peningkatan wawasan terkait teknologi untuk SDM. 2. Menurunkan tingkat kegiatan pekerjaan yang bersifat darurat 3. Memberikan jadwal perawatan yang tercatat dengan baik 4. Memiliki program perbaikan yang korektif STRATEGI WO: 1. Mengadakan pelatihan seminar pengetahuan untuk meningkatkan pengalaman dan pengetahuan terkait teknologi. THREATS (T) Proses Sistem keamanan aplikasi perlu penanganan khusus STRATEGI ST: Memberikan sosialisasi terkait aplikasi untuk meningkatkan kemampuan SDM. STRATEGI WT: Ketidakdisplinan bagian perawatan

## 5. KESIMPULAN
Berdasarkan data  yang  menjelaskan analisis SWOT terhadap aplikasi  EPM di RSAB.  Harapan  Kita  maka  didapat  nilai  perencanaan  untuk  strategi  yang  paling baik  dilakukan  dengan  ditunjukkan  dengan  nilai  tertinggi  yakni  dimulai  dengan strategi  SO  sebesar  5,67,  ST  sebesar  3,70,  WO  sebesar  3,64  dan  strategi    WT sebesar  1,67.  Sehingga  yang  paling  baik  dilakukan  terhadap  EPM  di  RSAB. Harapan Kita adalah strategi SO dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1) Terus mengadakan peningkatan wawasan terkait teknologi untuk SDM 2) Menurunkan tingkat kegiatan pekerjaan yang bersifat darurat
3) Memberikan jadwal perawatan yang tercatat dengan baik
4) Memiliki program perbaikan yang korektif
EPM merupakan pilihan terbaik untuk memonitoring standart pelayanan medik di Rumah Sakit Anak dan Bunda Harapan Kita yaitu dengan memanfaatkan semua kekuatan,  antara  lain  meminimalisir  penggunaan  kertas  dalam  membuat  lembar kerja  perawatan  berkala  (paperless),  adanya  sistem  pengingat  dalam  melakukan
perawatan  berkala  dan  hak  akses  pengguna  dalam  sistem  sesuai  fungsi  dan tanggung jawab.
Untuk  dapat  digunakan  sebagai  dasar  monitoring  peralatan  medis  di  Rumah Sakit  Anak  dan  Bunda  Harapan  Kita Preventive  Maintenance adalah  sebagai berikut,  proses  pembuatan  laporan  dan  notifikasi  melalui  sistem  secara  realtime, interupsi terhadap jadwal yang telah direncanakan dapat diminimalisir dan seluruh data terintegrasi dengan sistem.

## REFERENCES
[1] Y. Hui, R. Zhang, J. Fang, and X. Yuan, Research on the optimal preventive maintenance  cost  of  electronic  equipments, Proc.  -  2013  5th  Conf.  Meas. Technol. Mechatronics Autom. ICMTMA 2013 , pp. 950–952, 2013.
[2] N. Nisha, N. Nazirun, M. F. Shakhih, P. C. Ren, M. Amirul, and A. Zaini, Of Hospital Asset Management System.
[3] J.  Joseph  and  S.  Madhukumar,  Maintenance  Scheduling  of  Medical Instruments, no. December, pp. 193–197, 2010.
[4] K.  Jiju,  B.  Sreekumari,  and  N.  D.  Khambatte,  Indigenous  development  of medical electrical safety analyzer, MeMeA 2011 - 2011 IEEE Int. Symp. Med. Meas. Appl. Proc. , 2011.
[5] S. Kasus, R. S. Petrokimia, R. Widyananda, T. Sutanto, J. Vol, and N. Tahun, Rancang Bangun Aplikasi Computerized Maintenance Management System (Cmms) Pada Ruang Bedah . Issn 2338-137X, Vol. 6, No. 1, pp. 1–6, 2017.
[6] N.  Hamdi,  R.  Oweis,  H.  A.  Zraiq,  and  D.  A.  Sammour,  An  intelligent healthcare management system: A new approach in work-order prioritization for medical equipment maintenance requests, J. Med. Syst. , Vol. 36, No. 2, pp. 557–567, 2012.
[7] C. K. M. Lee and S. Palaniappan, Effective asset management for hospitals with RFID, 2014 IEEE Int. Technol. Manag. Conf. ITMC 2014 , 2014
[8] Mun,  A.  Kantrowitz,  P.  Carmel,  K.  Mason,  and  D.  Engels,  Active  RFID system  augmented  with  2D  barcode  for  asset  management  in  a  hospital setting,” 2007 IEEE Int. Conf. RFID, IEEE RFID 2007 , Vol. 76019, pp. 205– 211, 2007.
[9] R. M. Visconti, Healthcare public-private partnerships in Italy: Assessing risk sharing and governance issues with pestle and swot analysis, Corp. Ownersh. Control , Vol. 13, No. 4, pp. 122–131, 2016.
[10] Corder, Antony dan kusnul Hadi.. Teknik Manajemen Pemeliharaan. Jakarta: Erlangga. 1992
[11] UU RI No.44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
[12] Permenkes RI Nomor 1691 Tentang Keselamatan Pasien di Rumah Sakit
[13] Komisi  Akreditasi  Rumah  Sakit  (KARS),  Cetakan  2.  Standart  Nasional Akreditasi Rumah Sakit, Edisi 1. 2017.
[14] Joint  Commission  International,  ,  Joint  Commission  International Accreditation Standart for Hospital 5th ed. 2013
[15] Kementerian  Kesehatan  Republik  Indonesia  Peraturan  Meteri  Kesehatan Nomor 11 tahun 2017 tentang Keselamatan Pasien, 2017.