## Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA)
Volume 10 Nomor 2 Edisi Oktober 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
Sistem Informasi Absensi, Penggajian, dan Pinjaman Pegawai pada PT. X
Annisa Paramitha F. 1 , Ramdani Febrianto 2
1,2 Program Studi Sistem Informasi,Universitas Komputer Indonesia, Indonesia e-mail: 1 annisa@email.unikom.ac.id

## Abstrak
PT.  X  merupakan  perusahaan  manufaktur,  yang  membuat  mesin  produksi  serta  part pendukungnya.  PT  X  belum  sepenuhnya  memiliki  sistem  informasi  untuk  proses  administrasi perusahaan,  oleh  karena  itu  terdapat  kendala  yang  terjadi  dikarenakan  perusahaan  belum menerapkan  sistem  informasi  berbasis  computer  (CBIS).  Permasalahan  yang  ada  perusahaan dengan proses absensi, penggajian dan pinjaman pegawai. Perusahaan saat ini masih menggunakan Microsoft Excel sebagai alat bantu untuk kegiatan administrasi pegawai. Penggunaan MS. Excel tersebut cukup membantu, akan tapi masih terdapat kekurangan dalam proses pencatatan data dan pelaporan.    Oleh  karena  itu  perlu  dirancang  sebuah  sistem  yang  terkoneksi  dengan  database sehingga  kegiatan  administrasi  dapat  terintegrasi  dengan  baik  dan  menghindari  redudansi  data. Pada  penelitian  ini,  metode  pengembangan  sistem  yang  digunakan  yaitu  metode  prototype sedangkan, metode pendekatan sistem yang digunakan adalah Object Oriented dengan alat bantu analisis dan perancangan menggunakan UML. Hasil dari penelitian ini berupa rancangan sistem informasi Absensi, penggajian dan pinjaman pegawai.
Kata Kunci:Sistem Informasi, Kepegawaian, UML

## Abstract
PT. X is a manufacturing company, which makes production machines and supporting parts. PT X does not yet fully have an information sistem for company administration processes, therefore some obstacles  occur  because  the  company  has  not  implemented  a  computer-based  information  sistem (CBIS).  The  company  has  problems  with  attendance,  payroll,  and  employee  loan  processes.  The company is currently still using Microsoft Excel as a tool for employee administration activities. The use of MS. Excel is quite helpful, but there are still deficiencies in the process of recording data and reporting.  Therefore,  it  is  necessary  to  design  a  sistem  that  is  connected  to  the  database  so  that administrative activities can be well integrated and avoid data redundancy. In this study, the sistem development method used is the prototype method, while the sistems approach method used is Object- Oriented  with  analysis  and  design  tools  using  UML.  The  results  of  this  study  are  in  the  form  of attendance information sistem design, payroll, and employee loans.
Keywords: Information Sistems, Human Resources, UML

## 1. Pendahuluan
PT.  X  merupakan  perusahaan  manufaktur  pembuatan  mesin  produksi  serta  part pendukungnya.  PT  X  belum  sepenuhnya  memiliki  sistem  informasi  untuk  proses administrasi  perusahaan,  oleh  karena  itu  terdapat  kendala  yang  terjadi  dikarenakan perusahaan belum menerapkan sistem informasi berbasis computer (CBIS). Masalah yang

## Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA)
Volume 10 Nomor 2 Edisi Oktober 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
diangkat pada penelitian ini adalah masalah yang terkait dengan proses absensi, penggajian dan pinjaman pegawai.
Perusahaan  tersebut  masih  menggunakan  Microsoft  Excel  sebagai  alat  bantu  untuk kegiatan administrasi pegawai, penggunaan Microsoft Excel tersebut cukup membantu tapi masih terdapat kekurangan dalam penggunaannya. Proses penggajian pada perusahaan yang masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel mengalami kendala dalam pembuatan slip gaji pegawai  dikarenakan  data  yang  ada  Microsoft  Excel  tersebut  belum  terintegrasi  sehingga dalam pembuatan slip gaji memerlukan waktu  yang lama. Dengan penggunaan Microsoft Excel  pun  dapat  terjadi  redudansi  data,  dikarenakan  file  belum  terintegrasi.  Proses administrasi  dan  pencatatan  dalam  proses  peminjaman  pegawai  dan  pencairan  belum terkelola dengan baik. Adanya kendala dalam perhitungan angsuran pegawai dan penggajian pegawai karena data atau file yang belum terintegrasi, sehingga sering kali terjadi kesalahan dalam proses perhitungan baik gaji maupun pinjaman pegawai. Dari masalah – masalah yang ada tersebut maka, perlu dirancang sebuah sistem informasi, yang mampu mengelola proses absensi,  penggajian  serta  pinjaman  pegawai.  Dengan  adanya  sisten  informasi  yang terintegrasi  dengan  database,  akan  dapat  memberikan  solusi  dari  permasalahan  yang  ada pada perusahaan.

## 2. KAJIAN PUSTAKA

## 2.1.Penelitian Terdahulu
Pada  penelitian  ini,  terdapat  beberapa  referensi  sebagai  acuan  dalam  melakukan penulisan.  Penelitian  pertama  dengan  judul  “Sistem  Informasi  Kepegawaian  di  Dinas Perhubungan Kabupaten Garut”. Penelitian tersebut membahas mengenai pengelolaan data kepegawaian, yaitu proses absensi, penggajian, dan kenaikan pangkat. [1] Kemudian  penelitian  selanjutnya  adalah  “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi Kepegawaian  (Studi  Kasus  :  PT  Dekatama  Centra)”.  Penelitian  ini  membahas  mengenai pengelolaan data absensi, perhitungan kehadiran pegawai, proses penggajian pegaawai, serta proses mutasi pegawai, kontrak kerja dan pinjaman pegawai. [2]
Penelitian  selanjutnya  yang  terkait  adalah  “Sistem  Informasi  Penggajian  di  PT. Perkebunan  Nusantara  IV”.  Pembahasan  pada  penelitian  ini  meliputi,  pengelolaan  data pegawai serta pengelolaan data gaji pegawai. [3]

## 2.2. Landasan Teori

## 2.2.1. Pengertian Data
Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi ( the description of things and events that we face ). Definisi data lain adalah data merupakan kemyataan yang menggambarkan sesuatu kejadian – kejadian dan kesatuan nyata.[4]

## 2.2.2. Pengertian Informasi
Informasi diperoleh setelah data – data mentah diproses atau diolah. Menurut John Burch  dan  Gary  Grudnitski,  agar  informasi  yang  dihasilkan  lebih  berharga,  maka  harus memenuhi kriteria sebagai berikut :
a. Informasi  harus  akurat,  sehigga  mendukung  pihak  manajemen  dalam  mengambil keputusan

## Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA)
Volume 10 Nomor 2 Edisi Oktober 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
b. Informasi harus relevan, benar-benar terasa manfaatnya bagi yang membutuhkan
c. Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan pada saat dibutuhkan. [4]

## 2.2.3. Pengertian Sistem
Sistem  merupakan  kumpulan  dari  beberapa  bagian  yang  memiliki  keterkaitan  dan saling  bekerja  sama  serta  membentuk  suatu  kesatuan  untuk  mencapai  suatu  tujuan  dari sistem tersebut. Maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran dalam ruang lingkup yang sempit. Menurut Hall sistem adalah: " A sistem is a group of two or more interrelated components or subsistems that serve a common purpose ”.[5]

## 2.2.4. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Jane P. Laudon sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling terhubung,  mengumpulkan,  memproses,  menyimpan,  dan  mendistribusikan  informasi, dengan tujuan yang sama, untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi.[6]

## 2.2.5. Pengertian Gaji
Upah  ialah  suatu  penerimaan  kerja  yang  bertujuan  untuk  memberikan  jaminan kelangsungan  hidup  yang  layak  bagi  kemanusiaan  dan  produksi  berdasarkan  Undang- undang dan Peraturan dan diberikan atas dasar suatu perjanjian kerja antara perusahaan dan pegawai. [7]

## 3. M ETODE P ENELITIAN
Metode pendekatan sistem yang digunakan adalah Object Oriented dengan alat bantu analisis  dan  perancangan  menggunakan  UML,[8]  diagram  yang  digunakan  antara  lain diagram  usecase,  diagram  aktivitas,  diagram  sekuen,  diagram  kelas  dan  diagram deployment. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Prototyping .[9] Metode ini  adalah  metode  yang  sangat  umum  digunakan  dalam  pengembangan  sistem.  Metode prototype ini digunakan dalam  proses analisis sistem yan berjalan, kemudian pada proses perancangan  program  serta  pada  proses  tahapan  awal  pengujian  kepada  user.  Tahapan protype dapat dilihat pada gambar 1.
Gambar 1 Metode Pengembangan Sistem Prototype [6]
4. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA)
Volume 10 Nomor 2 Edisi Oktober 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
Dengan  adanya  hasil  analisis  yang  dilakukan  pada  tahapan  sebelumnya,  dan  rancangan sistem yang akan dibuat, dapat dilihat pada tabel 1.

## Tabel 1 Evaluasi sistem yang berjalan
No Sistem yang Berjalan Sistem yang diusulkan 1. Proses  pengolahan  data  penggajian belum terkomputerisasi dengan baik sehingga kesulitan dalam pembuatan laporan penggajian Dirancang  sebuah  aplikasi  untuk pengolahan data penggajian. 2. Masih  sering  adanya  kesalahan perhitungan  dalam  pengolahan  data penggajian,  yang  berakibat  pada pembuatan laporan penggajian yang tidak tepat waktu. Dirancangnya sebuah sistem informasi yang dapat mempermudah perhitungan  gaji  pegawai,  sehingga nantinya proses perhitungan menjadi lebih cepat, tepat, dan akurat. 3. Proses pembuatan laporan penggajian  masih  membutuhkan waktu yang cukup lama karena file- file yang dibutuhkan masih terpisah dan  belum  terintegrasi  kedalam sebuah aplikasi sehingga data harus dicocokan terlebih dahulu. Dengan  adanya  aplikasi  ini,  dapat lebih  mengefisienkan  waktu  dalam pembuatan laporan. Sehingga laporan penggajian  dapat  dibuat  sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
Berikut adalah hasil dari perancangan sistem, berdasarkan hasil analisis sistem yang berjalan,  penggambaran  sistem  yang  diusulkan  menggunakan  Diagram  Usecase.[10] Usecase yang diusulkan di PT. X dapat dilihat pada gambar 2. Aktor yang terlibat dalam system yang diusulkan antara lain pegawai, general manager , administration & financial , dan direktur utama seperti tertera pada table 2. Adapun case yang diusulkan adalah Absensi, Penggajian,  Angsuran,  Kelola  Laporan,  dan  Pinjaman  seperti  terlihat  pada  gambar  2  dan tabel 3.
Gambar 2 Diagram Usecase yang diusulkan

## Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA)
Volume 10 Nomor 2 Edisi Oktober 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
Tabel 2 Deskripsi Aktor No Aktor Deskripsi 1   Pegawai Orang yang melakukan absensi dan mengajukan pinjaman 2 General Manager Orang yang bertugas dan memiliki hak akses untuk mengelola data pinjaman dan memvalidasi laporan 3 Administrasi & Finansial Orang yang bertugas dan memiliki hak akses untuk melakukan operasi pengelolaan data absensi, penggajian dan laporan. 4 Direktur Utama Orang yang menerima laporan Tabel 3 Deskripsi Usecase No Use case Deskripsi 1 Absensi Proses dimana pegawai melakukan absensi dan di rekap bulanan oleh administrasi & finansial kedalam aplikasi 2 Pinjaman Proses dimana pegawai mengajukan pinjaman kepada general manager dan diinputkan data pinjaman kedalam aplikasi 3 Angsuran Proses dimana administrasi & finansial memasukan data angsuran ke dalam aplikasi 4 Penggajian  Proses dimana administrasi & finansial mengelola data gaji pegawai 5 Laporan Proses dimana administrasi & finansial mengelola laporan
Gambar 3 Login Sistem Informasi Absensi, Penggajian, dan Pinjaman Pegawai pada PT.

## X
Pada  Gambar  3,  adalah  tampilan  login  untuk  sistem  informasi  absensi,  penggajian,  dan pinjaman  pegawai.  Pada  aplikasi  ini,  yang  diberikan  hak  akses  ialah General  manager ,

## Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA)
Volume 10 Nomor 2 Edisi Oktober 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
Direktur Utama, Administration & Finance , dan pegawai. Setiap aktor harus login terlebih dahulu sebelum dapat menggunakan system informasi ini. Penjelasan mengenai hak akses user dapat dilihat pada tabel  2 dan untuk penjelasan singkat mengenai sistem dapat dilihat pada tabel 3. Gambar 4 merupakan tampilan aplikasi dari data absen, sistem informasi yang telah dibuat. Data  absen  terdiri  dari nomor  absen, ID pegawai,  nama pegawai,  hari kerja, lembur (jam), lembur (hari), shift, uang makan, izin, sakit, alfa, cuti, terlambat, dan snack.

## Gambar 4 Tampilan absen/kehadiran karyawan

## 5. KESIMPULAN
Dengan dibuatkan sistem informasi absesnsi, penggajian dan pinjaman dapat mempermudah proses pengelolaan data absensi, penggajian dan pinjaman pegawai. Dengan adannya sistem tersebut juga dapat mempermudah pembuatan laporan-laporan yang terkait. Sistem ini juga membantu  pihak  manajerial  dalam  pengambilan  keputusan  terkait  dengan  pinjaman pegawai.

## D AFTAR P USTAKA
[1] A. P. F dan R. S. Akbari,  “Sistem  Informasi Kepegawaian Di Dinas Perhubungan Kabupaten  Garut,” J.  Teknol.  dan  Inf. ,  vol.  5,  no.  2,  hal.  1–10,  2015,  doi: 10.34010/JATI.V5I2.817.
[2] J.  C.  Wibawa  dan  F.  Julianto,  “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Kepegawaian (Studi Kasus : PT Dekatama Centra),” J. Tek. Inform. dan Sist. Inf. , vol. 2, no. 2, hal. 173–185, 2016, doi: 10.28932/jutisi.v2i2.455.
[3] A. Hamizan, M. Mayasari, R. Saputri, dan R. N. Pohan, “Sistem Informasi Penggajian di  PT.  Perkebunan  Nusantara  IV,” J. Manaj. Inform. , 2020, doi: 10.34010/jamika.v10i1.2656.
[4] Ladjamudin  Al-Bahra,  “Analisis  Dan  Desain  Sistem  Informasi,”  in Analisis  Dan Desain Sistem Informasi , 2013.
[5] A. Kadir, “Konsep Dasar Sistem Informasi,” Konsep Dasar Sist. Inf. , 2016.

## Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA)
Volume 10 Nomor 2 Edisi Oktober 2020 E ISSN: 2655-6960 | P ISSN: 2088-4125 OJS: https://ojs.unikom.ac.id/index.php/jamika
[6] R.  A.  Sukamto  dan  M.  Shalahuddin, Rekayasa  Perangkat  Lunak  (Terstruktur  dan berbasis objek) . 2016.
[7] “Sistem informasi absensi dan penggajian pegawai di cv. wiranty skripsi,” hal. 2013, 2013.
[8] N. R. Radliya dan E. Hermawan, “Aplikasi Pendukung Kinerja Karyawan di Mitra Dinamika Konsultan,” J. Manaj. Inform. , vol. 5, no. 2, hal. 81–95, 2015.
[9] T. Sutabri, Analisis Sistem Informasi , 1st ed. Bandung: Penerbit Informatika, 2012.
[10]  Munawar,  “Analisis  Perancangan  Sistem  Berorientasi  Objek  dengan  UML,” Informatika Ban , 2018.