## ANALISIS IMPLEMENTASI PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK DI SENTRAL ARSIP PT. SEMEN PADANG SUMATERA BARAT

## YuliaPermata Sari
JurusanPendidikanEkonomi, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Padang yuliapermatasari984@gmail.com

## ABSTRACT
Implementation  of  electronic  archive  management  (e-archives)  in  the  Central  Archives  of  PT.  Semen Padang  has  not  been  carried  out  optimally,  due  to  limited  human  resources  and  requires  a  long  time  in  the archives. The purpose of this study was to determine the implementation of electronic archive management in the Central Archives of PT. Semen Padang. The method used is Qualitative Descriptive Research. Determination of Informants in this study was carried out with Snowball Sampling Technique, so that the informant was directed to  an  archive  storage  room.  Data collection is  done through  Observation,  Interview  and  Documentation,  with Model Data Analysis Techniques of Miles and Huberman. The findings in this study indicatethat (1) the process of  managing  electronic  records  is  not  in  accordance  with  the  proper  regulations;  (2)  do  not  have  standard provisions  in  carrying  out  an  electronic  archive  storage  system;  (3)  the  process  of  implementing  electronic records management has not run optimally.
Keyword: Analysis, Implementation, Archive Management, Electronic Archives

## Pendahuluan
Setiappekerjaandankegiatan  di  perkantoranmemerlukan  data  daninformasi.Salah  satusumber  data daninformasiadalaharsip.Arsip berperan penting dalam kegiatan manajemen dalam suatu organisasi, oleh karena itu  perlu  adanya  pengelolaan  yang  baik  terhadap  arsip.  Pengelolaan  arsip  tersebut  meliputi  proses  pencatatan, proses  pendistribusian,  proses  penyimpanan,  proses  penilaian,  proses  perawatan,  proses  pengamanan,  proses penyusutan hingga proses pengawasan.
Pada  dasarnya,  pengelolaan  arsip  yang  dilakukan  secara  konvensional  memerlukan  waktu  yang  lama dalam  proses  pengelolaan  dan  penyebaran  informasi  dari  arsip  tersebut.Sedangkanpenggunaan  media elektronikdalampengelolaanarsipdisebutdengansistemkearsipanelektronik.Pembangunan danpengembangansistempengelolaanarsipdenganmenggunakansistemmanajemendokumenelektronik (E-Arsip) secaraterpadu,
dapatdimulaidenganmenyiapkanbeberapaperangkatkeras,
jaringankoneksilokaldanmemahamicarapengelolaan manual dokumenfisik yang selamainidilakukan.
PT Semen Padang adalah perusahaan BUMN yang bergerak dibidang produksi semen. Adapun kegiatan- kegiatan  yang  dilakukan  oleh  perusahaan  seperti:  pembelian  bahan  baku,  penjualan  semen,  dan  administrasi lainnya,  sehingga  dapat  menciptakan  arsip  dalam  jumlah  yang  banyak  setiap  tahunnya.PT  Semen  Padang dalammenanganiarsipsebenarnyatelahmenggunakansistemkearsipanelektronik (E-Arsip) semenjak tahun 2016.
Namun, dalampelaksanaannyabelummenerapkane-arsipsecara optimal di SentralArsip PT Semen Padang, halinibisadilihatdaribeberapapermasalahan yang terjadi, sepertiterbatasnyasumberdayamanusia. Para karyawantersebutsibukdenganpekerjaanlainseperti: pembenahanarsipkonvensionalsehinggakurangmemperhatikankondisie-arsip, danmengakibatkanbanyaknyadokumen  yang  belum  di scanning dandisimpan  di  e-arsip.Selanjutnyakaryawan yang ada di kantorsentralarsip
PT.
Semen Padang berjumlah 20 orang, namuntidakmemilikilatarbelakangpendidikankearsipan,  menyebabkan  karyawan  tidak  mengetahui  standar penyimpanan  arsip  yang  sesuai  dengan  standar  yang  berlaku  di  Sentral  Arsip  PT  Semen  Padang.Selainitu, terdapatnyapenumpukanarsippadaruanganpenyimpananarsip.
Berdasarkanmasalah di atasdanminimnyapenerapanelektronikarsip
di era globalisasiini,makaPenulistertarikuntukmenelititentang  “AnalisisImplementasiPengelolaanArsipElektronik  di SentralArsip PT. Semen Padang”.
Arsip  elektronik  menurut  Haryadi  (2009:67)  adalah  kumpulan  data  yang  disimpan  dalam  bentuk scan yang  dipindahkan  secara  elektronik  menggunakan  resolusi  tinggi,  kemudian  disimpan  ke  dalam hard  drive . Sedangkan menurut Sedarmayanti (2005:53) arsip elektronik adalah suatu sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data elektronik.SelanjutnyamenurutSugiartodanWahyono (2005:127-135), sistemkearsipanelektronikmemiliki 2 perangkat, yaituperangkatkerasdanperangkatlunak.
Penggunaan  arsip  elektronik  bisa  sebagai  alat  bukti,  seperti:  informasi  elektronik,  dokumen  elektronik dan  jika  di  cetak  merupakan  alat  bukti  hukum  yang  sah.  Arsip  sebagai  alat  bukti  dinyatakan  sah  apabila menggunakan sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor  11  Tahun  2008  Pasal  5,  ketentuan  lainnya  tidak  berlaku  apabila  surat  yang harus  dibuat  dalam  bentuk tertulis dan dibuat dalam bentuk akta notaris.
Arsipelektronikmerupakankumpulaninformasi yang direkammenggunakanteknologikomputersebagaidokumenelektronik
agar dapatdilihatdandipergunakankembalimelaluibeberapatahapyaitu: pemilihan, pemindaian, penyesuaian, pendaftaran,  danpembuatanberita  acara.  Penciptaan  arsip  elektronik  harus  memenuhi  syarat  yang  telah ditetapkan dalam  UU RI Nomor 11 Tahun 2008 Pasal 6 yaitu: dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan pengelolaan arsip cetak. Menurut Read & Ginn  (2011)  siklus  pengelolaan  arsip  elektronik  terdiri  dari: creation  and  storage , distribution  and  use, maintenance , dan disposition .Letak perbedaan antara siklus arsip cetak dan arsip elektronik terdapat pada proses penciptaan  dan  penyimpanan  yang  berlangsung  dalam  satu  tahap,  serta  proses  distribusi  dan  penggunaan  juga berjalan dalam satu tahap, sedangkan pengelolaan arsip cetak, masing-masing tahap berdiri sendiri sebagai suatu proses kegiatan, dengan demikian pengelolaan arsip secara elektronik lebih bersifat efisien.
Pendidikan  dan  pelatihan  di  bidang  manajemen  arsip  akan  mengantarkan  pada  pemunculan  paradigma baru  mengenai  seorang  pengelola  arsip.  Gambaran  karakteristik  pengelola  arsip  dalam  paradigma  baru  adalah sebagai pemasok informasi , terampil teknologi informasi, keahlian komunikasi arsiparis (Laksmi dkk,2008:237). Dengan  adanya  sumber  daya  manusia  yang  ahli  di  bidang  kearsipan,  perusahaan  akan merasakankelebihandari sistemkearsipanelektronikyaitumemberikankemudahandalampengelolaandanmanajemenarsip.
Beberapakemudahan  yang  diberikan  sistem  kearsipanelektronikberbasiskomputertersebutantara  lain  adalah: (Wahyono,2005:102) mudahdioperasikan, tampilan yang menarik, fasilitaspencariandokumen, pencatatanlokasifisikdokumen, fasilitasgambardansuara, keamanan data, retensiotomatis, danlaporankondisiarsip.
Analisis  menurut  Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia  (2008)  adalah  penyelidikan  terhadap  suatu  peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya).Sedangkan  dalam  Kamus  Bahasa  Indonesia  Kontemporer  karangan  Salim  (2002:4),  analisisadalah proses
pemecahanmasalahkedalambagian-bagiannyaberdasarkanmetode yang konsistenuntukmencapaipengertiandasarnya. ImplementasimenurutKamusBesar Bahasa Indonesia (2008) adalahpelaksanaan/penerapan.Sedangkanmenurut Meter dalamAgustino (2006:139),
implementasiadalahtindakan
yang
dilakukandengantercapainyatujuan yang telahdigariskandalamkeputusankebijaksanaan.
Jadi,  analisis  implementasi  pengelolaan  elektronik  arsip  dalam  penelitian  ini  adalahkegiatan  untuk meneliti  proses  dan  pelaksanaan  kegiatan  kearsipan  untuk  memantau  dan  mengelola  hal-hal  yang  berkaitan dengan terlaksananya pengelolaan elektronik arsip menggunakan teknologi informasi dengan cara menguraikan masalah tersebut sehingga menghasilkan suatu kebenaran.

## MetodePenelitian
Metodepenelitian  yang  digunakanadalah PenelitianDeskriptifKualitatif .Lokasipenelitianini  di  Sentral Arsip
PT.
Semen
Padang, yang dilaksanakanpadaBulanJuli 2018.Instrumen yang
digunakanmeliputidaftarpertanyaanwawancara, kameradanalatperekam.Penetapaninformandalampenelitianinidilakukandengan Teknik Snowball Sampling , sehinggainformantertujupadasaturuanganpenyimpananarsip, yang  dimulaidarikaryawan  bagian  perencanaan  dan pengembangan kearsipan.
Sumber  data  penelitiandidapatkandari  kata-kata,  tindakan,  sumbertertulis,  foto,  dan  data, denganteknikpengumpulan data meliputiobservasi, wawancara, dandokumentasi.Selanjutnya, data dianalisismenggunakan Model Miles dan Huberman , dengancarareduksi data, penyajian data, danpenarikankesimpulan.  Sedangkanuntukmelihatkeabsahan  data  makamenggunakan TeknikTriangulasi yang berartimembandingkan data darihasilobservasi, wawancara, dandokumentasi.

## HasilPenelitian Dan Pembahasan
Secaraumum,  implementasi pengelolaan  e-arsip  di  PT.  Semen  Padang  telah terselengara dengan  baik, tapi belum terlaksana secara optimal.Hal itu dapat dijelaskan bahwa adanya sarana dan prasarana yang memadai, adanya  pelatihan  bagi  penyelenggara  arsip,  dan  penemuan  arsip  yang  tidak  memakan  waktu  yang lama.Namunadabeberapahasilpenelitian yang membuatpengelolaanarsipelektronikmasihbelum optimal, sebagaiberikut:

## Implementasi Pengelolaan Arsip Elektronik Di Sentral Arsip PT. Semen Padang
PT. Semen Padang merupakanperusahaan BUMN yang melaksanakanarsipelektronikuntukmempermudahkegiatandalampengelolaankearsipankhususnya di Kantor SentralArsip PT. Semen Padang, denganbeberapatahapanpengelolaanarsipelektronikmeliputipenciptaandanpenyimpanan, pemindahanarsip,
peminjamanarsip, danpemusnahanarsip.
Implementasipengelolaanarsip yang terlaksana di
Sentral Arsip PT. Semen PadangbelumsesuaidenganTeori Read &Ghin (2011) bahwasikluspengelolaanarsipelektronik yang baikadalahpenciptaan  dan  penyimpanan,  distribusi  dan  penggunaan,  pemeliharaan,  dandisposisi.  Sehingga, proses pengelolaanarsipelektronik di SentralArsip PT. Semen Padang belumsesuaidenganperaturansemestinya.
Namun demikan,
kegiatanpengelolaanarsipelektronikdisinitetapberjalandenganlancar.Walaupununtuklatarbelakangpendidikankary awannyamasihbelumberkualifikasiarsiparisdan juga belumterdapatpegawaikhusus yang melakukanpengelolaanarsipelektronik, sehinggapengelolaanarsipelektronikmasihbelum optimal.

## Penumpukan Arsip Yang Belum Di Entri Ke Arsip Elektronik
Sesuaidenganwawancara  yang  Penulislakukanpada  23  Juli  2018  di  BagianPengelolaanArsip  Vital menyatakanbahwaadanyapenumpukanarsip  yang  belum  di  upload  ke  e-arsip,  ada  juga  file  yang tidakterbacakarenaaplikasinyamasihtahappengembangan. Pernyataanini juga dibenarkanolehBagianRenbangKearsipanpada 28 Juli 2018 bahwahambatandalam e-arsipadalahjaringan.
Sehingga,  banyakditemukanarsip-arsip  yang  terbengkalaikarenatidaksegera  di  proses  penanganannya, yang seharusnyadikerjakanolehpetugasadministrasi. Sistem penyimpanan arsip elektronik yang diterapkan di PT. Semen  Padang  belum  memiliki  ketentuan  baku  dalam  pelaksanaannya.  Khususnya  di  Sentral  Arsip,  yang menggunakan  sistem  penyimpanan  kronologis  dan  series.  Namun,  di  devisi  lain  menerapkan  sistem penyimpanan yang berbeda pula, seperti: abjad, subjek dan sebagainya. Serta  sarana  dan prasarana arsip  di  PT Semen Padang telah cukup memadai.

## Sumber: Dokumentasi Penulis, 2018 Gambar 11. Penumpukan Arsip di ADM

## Ketidaksesuaian Antara Implementasi Dengan Instruksi Kerja Implementasi E-Arsip
Pelaksanaan  pengelolaan  arsip  elektronik  di  Kantor  Sentral  Arsip  PT.  Semen  Padang  belum  sesuai denganinstruksikerjaimplementasi  e-arsip  yang  telah  di  tetapkan,  seperti:  pemindahan  dan  pemusnahan  arsip yang  tidak  sesuai  dengan  jadwal  retensi  arsip.Instruksikerjaharusmemilikikriteriaefektifdanefisien,  sistematis, konsistensebagaistandarkerja yang harusdilaksanakanolehkaryawan.
Tingkat kesesuaian antara pelaksanaan dengan instruksi kerja implementasi arsip elektronik kurang lebih 50%.  Dan  adanya  karyawan  yang  menumpuk  arsip  dan  tidak  mengikuti  jadwal  retensi  arsip  yang  telah ditentukan oleh perusahaan.

## Kesimpulan Dan Saran

## Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah peneliti lakukan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Implementasi arsip elektronik berkaitan dengan hubungan antara peraturan yang dibuat dengan pelaksanaan yang  sesungguhnya  terjadi.  Artinya  hubungan  antara  tujuan  penyimpanan  arsip  yang  diharapkan sebelumnya dengan keadaan sebenarnya yang ditemukan dalam implementasi pengelolaan arsip elektronik.
2. Sistem  penyimpanan  arsip  elektronik  yang  diterapkan  di  PT.  Semen  Padang  belum  memiliki  ketentuan baku  dalam  pelaksanaannya,  sehingga  terjadi  penumpukan  arsip  yang  tidaksegera  di  proses penanganannya.
3. Proses pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik belum berjalan secara maksimal, karena tingkat kesesuaian antara pelaksanaan dengan instruksi kerja implementasi arsip elektronik kurang lebih 50%.

## Saran
Berdasarkan hasil  penelitian  dan kesimpulan  yang telah  diuraikan  di atas, maka  penulis mengemukakan  saran- saran sebagai berikut:
1. BagiInstansi,
untukmeningkatkanoptimalisasidalam proses
pengelolaanarsipsebaiknyainstansimemberikanpelatihandanpendidikankepadaseluruhpegawaimengenaikear sipansehinggadapatmelaksanakanpembenahanterhadappenyimpananarsip  agar  dapatterciptatatananarsip yang sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan perusahaan.
2. Bagi  Karyawan,  untuk  meningkatkan  proses  pelaksanaan  pengelolaan  arsip  elektronik  alangkah  baiknya proses  pengelolaan  arsip  elektronik  yang  diterapkan  di  Kantor  Sentral  Arsip  menggunakan  satu  sistem penyimpanan arsip yang seragam agar pengelolaan arsip elektronik menjadi lebih mudah dilaksanakan dan dipahami oleh seluruh karyawan PT Semen Padang.
3. Bagi  Peneliti  Selanjutnya,  skripsi  ini  dapat  dijadikan  sebagai  pedoman  dan  diharapkan  penelitian selanjutnya agar dapat diperdalam lagi pembahasan tentang implementasi arsip elektronik.

## DAFTAR KEPUSTAKAAN
Agustino, Leo. 2006. Dasar-Dasar Kebijakan Publik . Bandung: CV. Alfabeta.
Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf . Jakarta: Visimedia.
Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer karangan Peter Salim dan Yenni Salim. 2002.
Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi Keempat. 2008. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Laksmi, dkk. 2008. Manajemen Perkantoran Modern . Jakarta: Penaku
Read, Judith & Ginn, M. L. 2011. Record management (9th ed.) . Mason, Ohio: Thomson South-Western.
Sedarmayanti. 2005. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern . Bandung: Mandar Maju
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Wahyono, Teguh dan Sugiarto, Agus. 2005. Manajemen Kearsipan Modern . Yogyakarta: Gava Media
Wawancara Penulis Tanggal 23 Juli 2018 di Bagian Pengelolaan Arsip Vital
Wawancara Penulis Tanggal 28 Juli 2018 di Bagian Renbang Kearsipan