Needs Analysis Of Outpatient Registration Officers Based On Workloud Indicator Staff Need (WISN) Method In RSI Sultan Agung Semarang
Analisis Kebutuhan Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Dan Pasien Rawat Inap Berdasarkan Metode Workloud Indicator Staff Need (WISN) Di RSI Sultan Agung Semarang
Warijan Anton Kristijono
Lina Umboro Setyowati Annisa Immaniar Nurbaity
Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Poltekkes Kemenkes Semarang Jl. Tirto Agung, Pedalangan,  Banyumanik, Semarang E-mail : warijan.rmik@gmail.com

## Abstract
Hospital  in  order  to  organize  good  service  then  it  takes  a  health  worker  that  has  the competence  in  the  field  of  health  so  as  to  ensure  the  accountability,  efficiency  and  quality  of service.  RSI  Sultan  Agung  Semarang  has  12  outpatient  dan  inpatient  registration  officer.  The purpose of this research is to know the needs of outpatients and inpatient registration officers on WISN method in RSI Sultan Agung Semarang in 2016. This research is descriptive research with  cross  sectional  time  approaches.  Sampling  techniques  are  used  accidental  sampling techniques. A method of the data used in this research are observation and interview. Based on observation we can conclude that registration for new patient that outpatient needs 7 minutes, while registration for old patient that outpatient needs 3 minutes, registration for patient that use insurance needs 3 minutes, registration patient by phone needs 3 minutes, and  admission patient  needs  12  minutes.  Based  on  the  calculation  with  WISN  formula,  in  order  to  make  a better service we need to add one more registration officer.
Keywords : Medical Labor needs analysis, WISN Method, outpatients dan inpatients registration

## Abstrak
Rumah  sakit  membutuhkan  tenaga  kesehatan  yang  memiliki  kompetensi  di  bidang kesehatan  sehingga  dapat  menjamin  mutu,  efisiensi  dan  akuntabilitas  pelayanan.  RSI  Sultan Agung Semarang memiliki 12 petugas pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap dengan rata-rata  pasien  rawat  jalan  per  hari  sejumlah  513  pasien  dan  pasien  rawat  inap  per  hari sejumlah  53  pasien.  Tujuan  dari  penelitian  ini  yaitu  untuk  mengetahui  kebutuhan  petugas pendaftaran pasien rawat jalan dan pasien rawat inap berdasarkan metode WISN di RSI Sultan Agung  Semarang  tahun  2016.  Penelitian  ini  merupakan  penelitian  deskriptif  dengan pendekatan  waktu cross  sectional .  Teknik  pengambilan  sampel  yang  digunakan  yaitu  teknik accidental  sampling .  Metode  pengambilan  data  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  yaitu observasi  dan  wawancara.  Berdasarkan  hasil  observasi  diketahui  bahwa  untuk  melakukan kegiatan registrasi pasien baru rawat jalan membutuhkan waktu 7 menit, registrasi pasien lama rawat  jalan  membutuhkan  waktu  3  menit,  registrasi  pasien  dengan  menggunakan  asuransi membutuhkan waktu 4 menit, registrasi pasien per telepon membutuhkan waktu 3 menit dan admisi  pasien  membutuhkan  waktu  12  menit.  Hasil  perhitungan  dengan  rumus  WISN diketahui bahwa perlu adanya penambahan 1 orang petugas pendaftaran agar pelayanan dapat lebih efektif dan efisien.
Kata Kunci : Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja ; Metode WISN  ; Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Pasien Rawat Inap

## 1. Pendahuluan
Rumah  sakit  merupakan  institusi yang menyelenggarakan pelayanan secara paripurna  baik  pelayanan  rawat  jalan, rawat  inap  dan  gawat  darurat.  Fungsi utama
rumah sakit yaitu
menyelenggarakan  pelayanan  kesehatan yang mengutamakan pelayanan kesehatan perorangan meliputi pelayanan kesehatan kuratif,  rehabilitatif  secara  serasi  dan terpadu  dengan  pelayanan  preventif  dan promotif.  Untuk  dapat  menjalankan fungsinya  dengan  baik  maka  dibutuhkan tenaga kesehatan yang memiliki kompetensi  dan  pendidikan  di  bidang kesehatan  sehingga  dapat  menjamin mutu, efisiensi, dan akuntabilitas pelaksanaan  kegiatan  atau  pelayanan  di setiap  unit  kerja  rumah  sakit.  Perekam medis dan informasi kesehatan merupakan  salah  satu  tenaga  kesehatan yang  termasuk  dalam  kelompok  tenaga keteknisian  medis  dimana  tugas  dari perekam  medis  dan  informasi  kesehatan yaitu  mengelola  data  pasien  menjadi informasi  kesehatan  yang  berguna  bagi pengambilan  keputusan.  Pengelolaan rekam  medis  yang  baik  membutuhkan tenaga kerja yang kompeten dalam bidang rekam  medis  dilihat  dari  segi  kualitas maupun  kuantitas.  Kualitas  tenaga  kerja meliputi  pengetahuan,  keterampilan  dan tingkat  pendidikan,  sedangkan  kuantitas adalah  jumlah  tenaga  kerja  yang  ada harus  sesuai  dengan  beban  kerja.    Beban kerja  sangat  berpengaruh  terhadap efisiensi,  efektivitas  dan  produktifitas tenaga  kerja.  Sehingga  perlu  adanya kesesuaian antara jumlah tenaga kerja dan beban kerja di suatu unit pelayanan. Salah satu metode untuk mengetahui kebutuhan tenaga  kerja  yaitu  dengan  menggunakan metode  WISN  dimana  metode  tersebut dapat  menunjukkan  besarnya  kebutuhan tenaga pada sarana kesehatan berdasarkan beban kerja, sehingga lokasi/relokasi akan lebih  mudah  dan  rasional.  RSI  Sultan Agung Semarang memiliki 2 (dua) tempat pendaftaran  pasien  rawat  jalan  (TPPRJ) dan tempat pendaftaran pasien rawat inap
(TPPRI)  yang  berada  di  gedung  D  dan gedung  MCEB  (Multi  Centre  Excellences of Building) dengan jumlah petugas yaitu 12 (dua belas) petugas pendaftaran pasien rawat  jalan  dan  rawat  inap.  Rata-rata jumlah  pasien  rawat  jalan  di  RSI  Sultan Agung Semarang setiap harinya mencapai 513  pasien  dan  rata-rata  jumlah  pasien rawat  inap  sebanyak  54  pasien.  Selain  itu terdapat  petugas  pelaporan  yang  turut membantu  untuk  melayani  pendaftaran pasien rawat jalan selama satu hari penuh. Serta    petugas  pendaftaran  pasien  rawat jalan  dan  pasien  rawat  inap  memiliki tugas  untuk  melakukan  pemberian informasi  kepada  pasien.  Berdasarkan latar  belakang  tersebut,  dalam  penelitian ini  akan  dilakukan  analisis  kebutuhan petugas  pendaftaran  pasien  rawat  jalan dan  pasien  rawat  inap  berdasarkan metode  Workload  Indicator  Staff  Need (WISN) di RSI Sultan Agung Semarang.

## 2. Metode
Jenis penelitian yang digunakan yaitu penelitian  deskriptif  dengan  pendekatan waktu cross sectional.
Teknik pengambilan  sampel  yang  digunakan yaitu  accidental  samping  dengan  jumlah sampel  sebanyak  108  pasien.  Kriteria inklusi  yang  digunakan  dalam  penelitian ini  yaitu  pasien  yang  mendaftar  dengan membawa persyaratan yang telah lengkap dan  dilayani  sesuai  dengan  standar prosedur  operasional  (SPO).  Sedangkan kriteria  eksklusi  dari  penelitian  ini  yaitu pasien  yang  akan  mendaftar  namun belum  membawa  persyaratan  yang lengkap  sehingga  pasien  tidak  dapat dilayani. Metode pengumpulan data yang digunakan  yaitu  metode  oservasi  dan wawancara.  Intsrumen  yang  digunakan pada  penelitian  ini  yaitu  checklist observasi,  pedoman  wawancara  dan  alat mekanik seperti stopwatch dan kalkulator. Analisis  data  yang  digunakan  yaitu analisis deskriptif.

## 3. Hasil dan Pembahasan Tabel 1
Waktu kerja tersedia petugas pendaftaran pasien rawat jalan dan pasien rawat inap di RSI Sultan Agung Semarang.
Faktor Jumlah hari Hari kerja efektif 312 Cuti tahunan 12 Pendidikan 3 Libur nasional 19 Kehadiran 0 Waktu kerja 6,7 jam/hari WKT (waktu kerja tersedia) 111.765 menit/tahun
Waktu  kerja  petugas  pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap selama 1  tahun  yaitu  312  hari.  Petugas mendapatkan waktu cuti tahunan yaitu 12 hari dalam satu tahun, hal ini sudah sesuai dengan UU Nomor 13 tahun 2003 pasal 79 ayat  (2)  yang  menyatakan  bahwa  cuti tahunan sekurang-kurangnya 12 hari kerja setelah  buruh  atau  pekerja  yang bersangkutan  bekerja  selama  12  bulan berturut-turut.
Hari libur dan cuti bersama di RSI Sultan Agung disesuaikan dengan keputusan  bersama  Menteri  Agama, Menteri  Ketenagakerjaan  dan  Mentri Pemberdayaan  Aparatur  Negara  dan Reformasi  Birokrasi  Republik  Indonesia Nomor  150  tahun  2015  yaitu  selama  19 hari.
Waktu kerja tersedia di RSI Sultan Agung  Semarang  berdasarkan  prosedur tetap  yang  ada  yaitu  40  jam/minggu  hal ini sudah  sesuai dengan Undang-undang Nomor  13  tahun  2003  pasal  77  ayat  (2) yang  menyebutkan  bahwa  karyawan bekerja 7 jam 1 hari dan 40 jam 1 minggu untuk 6 hari kerja dalam 1 minggu.
Uraian  tugas  dan  kegiatan  petugas pendaftaran pasien rawat jalan dan pasien rawat  inap  di  RSI  Sultan  Agung Semarang.
Uraian tugas petugas pendaftaran  pasien  rawat  jalan  yaitu melakukan  wawancara,  menginputkan data pasien, mencetakkan SEP,
mencetakkan  KIB,  memberikan  informasi
pelayanan  medis  di  rumah  sakit, menyediakan  formulir  data  pribadi pasien.  Uraian  tugas  petugas  pendaftaran pasien  rawat  inap  yaitu  melakukan wawancara,  memasukkan  data  pasien  ke dalam  komputer,  mencarikan  kamar kosong,  melakukan  pencatatan  di  buku antrian,  membuat  laporan  pasien  rawat inap  per  hari,  mengkonfirmasi  kamar kosong per bangsal, memberikan informasi biaya dan ruangan. Kegiatan yang dilakukan oleh petugas pendaftaran  pasien  rawat  jalan  yaitu menyiapkan formulir pasien baru, melakukan  wawancara  kepada  pasien, menginputkan  data  pasien  ke  dalam komputer,
mencetakkan KIB, mengarahkan  pasien  menuju  poliklinik, mencetakkan  SEP,  memberikan  informasi terkait  pelayanan  medis  di  rumah  sakit. Kegiatan  petugas  pendaftaran  pasien rawat  inap  yaitu  menyiapkan  formulir persetujuan  rawat  inap,  wawancara pasien,  mencarikan  kamar  kosong, menginputkan  data  ke  dalam  komputer, menerangkan  informasi  fasilitas,  biaya, tata  tertib,  mengarahkan  pasien.  Uraian tugas  petugas  pendaftaran  pasien  rawat jalan  dan  pasien  rawat  inap  belum  sesuai dengan  uraian  tugas  yang  ada  di  RSI Sultan  Agung  Semarang.  Kegiatan  yang dilakukan  oleh  petugas  pendaftaran pasien  rawat  jalan  dan  pasien  rawat  inap untuk  melakukan  registrasi  dan  admisi pasien sudah sesuai dengan SPO.
Berikut  ini  rincian  Beban  kerja petugas  yang  waktu  kegiatan    petugas pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap di RSI Sultan Agung Semarang.
Tabel 2
Distribusi waktu kegiatan  petugas pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap di RSI Sultan Agung Semarang No Kegiatan Waktu 1 Wawancara pasien. 1,6 2 Pengisian  identitas  pasien baru. 2,5 3 Input  data  pasien  ke komputer. 1,6 4 Cetak KIB (pasien baru) 0,5 5 Cetak SEP (pasien asuransi) 0,5
6 Pengisian identitas pasien rawat inap di formulir persetujuan pasien rawat inap. 2 7 Mencarikan  kamar  kosong (pasien rawat inap) 2,5 8 Pemberian  informasi  tata tertib,  harga  dan  fasilitas kamar. 3 9 Mengarahkan pasien menuju poli 0,5 10  Pemberian informasi kepada pasien. 1

## Tabel 3
Beban kerja petugas pendaftaran pasien rawat jalan dan pasien rawat inap di RSI Sultan Agung Semarang No Kegiatan Beban kerja 1 Registrasi pasien baru 15.965,1 2 Registrasi pasien lama 37.252 3 Registrasi pasien asuransi 27.939 4 Registrasi pasien telepon 37.252 5 Admisi pasien 9.313 6 Pemberian informasi 111.756
Kegiatan yang dilakukan oleh petugas pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap  sudah  sesuai  dengan  Standar Prosedur  Operasional  di  RSI  Sultan Agung.  Kegiatan  yang  dilakukan  yaitu registrasi  pasien  baru  rawat  jalan, registrasi  pasien  lama  rawat  jalan, registrasi pasien dengan asuransi, registrasi  pasien  per  telepon  dan  admisi pasien  serta  pemberian  informasi  kepada pasien.  Terdapat  beberapa  kegiatan registrasi maupun admisi yang memerlukan  waktu  lama  diantaranya yaitu  pengisian  identitas  pasien  baru  dan pemberian informasi tata tertib, harga dan fasilitas  kamar  dengan  masing-masing kegiatan  memerlukan  waktu  2,5  menit dan 3 menit.

## Tabel 4
Standar kelonggaran petugas pendaftaran pasien rawat jalan dan pasien rawat inap di RSI Sultan Agung Semarang No  Faktor Kelonggaran 1  Rapat 0,01
2  Lainnya   0,15 Total 0,16
Standar  kelonggaran  di  RSI  Sultan agung  sebesar  0,16526  dengan  faktor kelonggaran  di  RSI  Sultan  Agung Semarang  yaitu  rapat  dan  lain-lain  yang meliputi istirahat, makan, ibadah. Kegiatan rapat memerlukan waktu 2,5 jam sudah  sesuai  dengan  Petunjuk  Teknis Penyusunan Kebutuhan SDMK di Lingkungan Kementerian Kesehatan, kegiatan ibadah sudah sesuai dengan UU Nomor 13 tahun 2003.

## Tabel 5
Perhitungan kebutuhan petugas pendaftaran pasien rawat jalan dan pasien rawat inap
di RSI Sultan Agung Semarang No Kegiatan Kebutuhan 1 Registrasi pasien baru 1,8 2 Registrasi pasien lama 3,5 3 Registrasi pasien asuransi 3,8 4 Registrasi pasien telepon 0,3 5 Admisi pasien 2,0 6 Pemberian informasi 1,4 Kebutuhan 13,1 Kelonggaran 0,16 Total Kebutuhan 13 Diketahui  perhitungan  kebutuhan petugas  pendaftaran  pasien  rawat  jalan dan pasien rawat inap dengan menggunakan metode
Workload Indicators  Staff  Need (WISN)  didapatkan total  kebutuhan  petugas  sejumlah  13 orang.  Di  RSI  Sultan  Agung  jumlah petugas  pendaftaran  pasien  rawat  jalan dan pasien rawat inap sebanyak 12 orang dengan  prosentase  sebesar  92,3%. Jumlah  petugas  pendaftaran  pasien rawat jalan dan pasien rawat inap di RSI Sultan  Agung  hampir  sesuai  dengan hasil  perhitungan  kebutuhan  petugas pendaftaran  pasien  rawat  jalan  dan pasien  rawat  inap  berdasarkan  metode WISN. Dibutuhkan penambahan petugas pendaftaran pasien rawat jalan sebanyak 1  orang  sehingga  pekerjaan  dapat dikerjakan secara efektif dan efisien.

## 4. Simpulan dan Saran
Hasil perhitungan kebutuhan petugas pendaftaran  pasien  pasien  rawat  jalan  di RSI  Sultan  Agung  Semarang  berdasarkan metode  WISN  sebanyak  13  petugas, sedangkan di RSI Sultan Agung Semarang memiliki  12  petugas.  Jumlah  tersebut hampir  sesuai  dengan  hasil  perhitungan dengan  metode  WISN,  sehingg  rumah sakit  perlu  menambahkan  1  petugas  agar pelayanan lebih efektif dan efisien.

## 5. Daftar Pustaka
Budi,  S.C.  (2011). Manajemen  Unit  Kerja Rekam Medis . Yogyakarta : Quantum Sinergis Medis
DepKes  RI.  (2010). Petunjuk  Teknis Penyusunan Kebutuhan SDM Kesehatan  di  Lingkungan  Kementerian Kesehatan RI . Jakarta : DepKes RI.
DepKes  RI.  (2012). WISN  Toolkit (online). http://www.gizikia.depkes.go.id/s ekretariat/wisn-toolkit/ diakses tanggal 5 Maret 2016
Nazir, M. (2005). Metode Penelitian . Ciawi- Bogor: Ghalia Indonesia.
Notoatmodjo, S. (2010). Metodologi
Penelitian  Kesehatan .  Jakarta:  Rineka Cipta.
Republik  Indonesia.  (2004).  KepMenKes
No.
81/MENKES/SK/I/2004
tentang  Pedoman  Penyusunan  Sumber Daya  Manusia  Kesehatan  di  Tingkat
Provinsi,  Kabupaten/Kota  serta  Rumah
Sakit . Jakarta : Sekretariat Negara.
Republik Indonesia. (2008). PerMenKes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008
tentang  Rekam  Medis .  Jakarta  : Sekretariat Negara.
Republik  Indonesia.  (2009).  Undang- undang  Republik  Indonesia  Nomor 44  Tahun  2009 tentang  Rumah  Sakit . Jakarta : Sekretariat Negara.
Republik Indonesia. (2010). PerMenKes RI
No. 340/MENKES/PER/III/2010 tentang  Klasifikasi  Rumah  Sakit Umum . Jakarta : Sekretariat Negara.
Republik  Indonesia.  (2013).  PerMenPan No.  30  tahun  2013 tentang  Jabatan Fungsional  Perekam  Medis  dan  Angka Kreditnya .  Jakarta  :  Sekretariat Negara