## RANCANG  BANGUN  PENGARSIPAN BEBAN KERJA UNTUK  JENJANG JABATAN AKADEMIK DENGAN METODE RUP (STUDI KASUS PADA STMIK WIDURI)
Agus Budiyantara 1 , Nurnawaningtyas Pusparini 2
1,2 Teknik Informatika, STMIK WIDURI Email: 1 agusbudiyantara@yahoo.co.id , 2 tyaspusparini@yahoo.com
Dosen  adalah  salah  satu  komponen  penting  didalam  suatu  sistem  pendidikan  perguruan  tinggi    ,  Karena fungsi seorang dosen sangat penting, maka pemerintah menetapkan mengenai jabatan fungsional dosen dan angka  kreditnya  yang  disebut  jabatan  akademik.  Untuk  menentukan  angka  kredit  terdapat  beberapa  unsur Tri  Dharma  yang  meliputi  Pengajaran,  Penelitian  dan  Pengabdian  Masyarakat.  Jabatan  fungsional  dosen dibuat sebagai tanda penghargaan, pengakuan dan kepercayaan atas kinerja, integritas dan tanggung jawab dosen. Namun permasalahan timbul ketika dosen yang akan mengurus jenjang jabatan akademik terhambat oleh masalah administrasi. Peneliti memilih STMIK Widuri sebagai obyek penelitian karena hingga saat ini STMIK Widuri tidak memiliki pengarsipan yang baik untuk dokumen para dosennya ketika akan mengurus jenjang  jabatan  akademik,  tidak  adanya  kejelasan  untuk  jalur  karir  dosen,  informasi  mengenai  jenjang jabatan  akademik  tidak  disosialisasikan  secara  baik,  sehingga  pemahaman  mengenai  pentingnya  jenjang jabatan  akademik  tidak  ketahui  oleh  semua  dosen,  tingginya  tingkat  ketidakhadiran  dosen  dalam perkuliahan,  dosen  sering  keluar  masuk  atau  turn  over  yang  berpengaruh  kepada  akuntabilitas  perguruan tinggi. Untuk memecahkan permasalah diatas, peneliti melakukan tinjauan pustaka, pengumpulan data yang meliputi  wawancara,  observasi,  analisis  data  dengan  menggunakan  RUP  ( Rational  Unified  Process), merancang  model,  membangun prototype dan  pengujian  dilakukan  dengan    cara metode  user  acceptance test .  Dan  hasil  yang  diharapkan  dari  sistem  ini  adalah  mengatasi  permasalahan  mengenai  kinerja  dosen untuk jenjang jabatan akademik di STMIK Widuri.
Kata Kunci : Dosen, STMIK Widuri,Metode RUP,Pengarsipan

## 1.  PENDAHULUAN
Salah  satu  komponen  penting  didalam  suatu sistem  pendidikan  perguruan  tinggi    adalah  dosen, maka  oleh  pemerintah  menetapkan  mengenai  jabatan fungsional dosen dan  angka  kreditnya  yang  disebut  jabatan  akademik dosen  dimana  pemerintah  memutuskan  bahwa kedudukan  seorang  dosen  menunjukkan  tugas, tanggung  jawab,  wewenang,  hak  dalam  satuan pendidikan tinggi yang dalam pelaksanaanya berdasarkan  pada  keahlian  tertentu  serta  bersifat mandiri  yang  sangat  dengan  jelas  telah  diatur  dalam Peraturan  Mendikbud  Republik  Indonesia  yang  telah menetapkan  tentang    Petunjuk  Teknis  Pelaksanaan Penilaian  Angka  Kredit  Jabatan  Fungsional  Dosen dengan nomor 92 tahun 2014
(kelembagaan.ristekdikti.go.id, 2014).
Dari semua penjelasan diatas  yang diperkuat dengan adanya Undang- Undang serta Peraturan Pemerintah,  maka  oleh  sebab  itu    pemerintah memberikan  penghargaan  atas  prestasi  kerja    seorang dosen  dalam  bentuk  pemberian    kenaikan  jabatan akademik.  Namun  untuk  proses  kenaikan  jabatan akademik,  pemerintah  melakukan  yang  namanya penilaian. Tim  penilai  jabatan  akademik  dosen  ialah tim  yang  dibentuk  dan  juga  ditetapkan  oleh  pejabat yang  berwenang  saat  itu  dan  yang  bertugas  menilai prestasi kerja jabatan akademik dosen.
Untuk  menentukan  angka  kredit  dari  seorang  dosen terdapat unsur kegiatan yang akan dinilai diantaranya unsur  utama  meliputi  pendidikan  seperti  mengajar, penelitian  dan  pengabadian  masyarakat.  Sedangkan untuk  unsur  penunjang  seperti  kegiatan  di  dalam pelaksanaan  tugas  pokok  seorang  dosen  seperti mengikuti pelatihan, seminar dan lain-lain.
Untuk  memecahkan  permasalah  diatas,  peneliti melakukan tinjauan pustaka, pengumpulan data yang meliputi  wawancara,  observasi,  analisis  data  dengan menggunakan  RUP  ( Rational  Unified  Process), merancang  model,  membangun prototype dan pengujian  dilakukan  dengan    cara metode  user acceptance test .

## 2.  Metode Penelitian
Penelitian  ini,  peneliti  menggunakan  jenis penelitian kualitatif. Dengan menggunakan penelitian kualitatif,  peneliti  dapat  melihat  obyek  yang  akan diteliti.  Peneliti  mendekrispsikan  apa  yang  dilihat, didengar,  dirasakan  dan  apa  yang  ditanyakan, sehingga  di  dalam  mengumpulkan  data  terjadi interaksi antara peneliti dengan sumber data. Peneliti dilakukan  di  Perguruan  Tinggi  STMIK  Widuri  Jakarta. Teknik  pengumpulan  data  dilakukan  dengan  cara wawancara terhadap narasumber, observasi langsung dan  studi  pustaka  untuk  merancang  model
knowledge management system yang relevan. Untuk tahap pengujian sistem, metode user acceptance test digunakan  unutk  mengetahui  apakah  sistem  yang dirancang dapat diterima dengan baik atau tidak oleh user.
Untuk  menunjang  penerapan  knowledge management  system,  maka  dibutuhkan  infrastruktur teknologi  informasi  yang  ada  di  perguruan  tinggi. Dengan  adanya  infrastruktur  yang  baik  dapat membantu dalam perancangan knowledge management  system  dan  pemanfaatan  penerapan KMS dapat meningkatkan budaya sharing knowledge antar dosen di STMIK Widuri.

## 2.1.  Teknik Analisis
Penulis menggunakan SECI model, dikarenakan  knowledge  bukan  hanya    dalam  bentuk tertulis atau terekam dalam explicit, namun bisa juga dalam tacit knowledge. Dengan model SECI merubah pengetahuan  tacit  menjadi  eksplisit  maupun sebaliknya  yang  berguna  untuk  pengembangan sistem.

## 2.2.  Teknik Perancangan Sistem
Penulis  menggunakan  metode  prototype untuk metode pengembangan sistem yang disesuikan dengan  pendekatan  metode  Object  Oriented  Design atau  perancangan  berorientasi  objek  menggunakan Unified Modelling Language (UML).

## 2.3. Teknik Pengujian Sistem
Pada  tahap  pengujian  dilakukan  dengan metode  user  acceptance  test.  Diharapkan  dengan metode  ini  akan  memperoleh  hasil  yang  baik  dan akurat dari para responden. Pengujian adalah sebuah proses evaluasi dari sistem untuk mengetahui apakah sistem sudah sesuai dengan kebutuhan user.

## 3.  Hasil dan Pembahasan

## 3.1.  Analisis Sistem
Pada  tahapan  analisis,  sistem  yang  sedang berjalan  dipelajari  dan  sistem  pengganti  diusulkan. Analisis  sistem  akan  menjawab  pertanyaan  apa yang  akan  dikerjakan  oleh  sistem,  siapa  yang  akan menggunakan  sistem,  kapan  dan  dimana  sistem akan digunakan. Pada tahapan analisis sistem yang berjalan  dilakukan  dengan  pendekatan  analisis berorientasi  objek  untuk  sistem  yang  dirancang, dan  menitikberatkan  pada  kebutuhan  fungsional sistem  yang  berjalan.  Dengan  Use  Case  Diagram, Activity  Diagram,  dan  Sequence  Diagram  hasil  dari analisis akan divisualisasikan serta didokumentasikan  untuk  mewakili  keseluruhan
sistem  yang  berjalan  agar  dapat  dimengerti  oleh pengguna.
Pada tahapan analisis sistem yang berjalan dilakukan  sebuah  analisa  terhadap  kondisi  dari proses  atau  kegiatan  pada  STMIK  Widuri. Berdasarkan  hasil  wawancara  dan  observasi, diperoleh  data  dan  dokumen  yang  terkait  pada proses jabatan akademik. Dari hasil analisis ini akan menentukan langkah yang akan dilakukan selanjutnya  dalam  mengembangkan  knowledge management untuk menunjang pencapaian jabatan akademik  agar  kualitas  dosen  dapat  terpantau dengan baik.
Dalam  melakukan  analisa,  proses  yang penting  adalah  bagaimana  proses  pencapaian beban  kerja  dosen  untuk  memperoleh  jabatan akademik yang sesuai dengan Tri Dharma.
Dari  hasil  pengamatan  dan  analisa  proses bisnis  saat  ini  dimulai  dari  dosen  mengumpulkan berkas  untuk  melengkapi  beban  kerja  yang  sesuai dengan ketentuan dan pengalaman dari dosen lain. Pada  tahapan  ini  dosen  yang  akan  mengurus jabatan akademik sering kali bingung mengenai apa saja  yang  harus  dilengkapi  dan  apa  yang  harus dilakukan,  hal  ini  dikarenakan  minimnya  informasi yang  diketahui,  pihak  perguruan  tinggi  juga  tidak melakukan sosialisasi kepada para dosen mengenai pengurusan  jabatan  akademik.  Karena  minimnya informasi yang diberikan dan yang diketahui, dosen melakukan  penilaian  sendiri  mengenai  kinerjanya selama  mengajar,  padahal  penilaian  dosen seharusnya  dilakukan  oleh  pihak  perguruan  tinggi. Berdasarkan  hasil  observasi,  diketahui  bahwa evaluasi  terhadap  penilaian  kinerja  dosen  didapat dari  kuisoner  yang  diisi  oleh  mahasiswa  saja, sedangkan  untuk  penilaian  kinerja  dosen  meliputi banyak unsur. Hasil dari Kuisoner mahasiswa untuk penilaian  dosen  yang  telah  di  isi  tidak  diolah kembali  oleh  perguruan  tinggi  untuk  menjadi referensi  selanjut  dan  kuisoner  dilakukan  karena rutinitas  ketika  menjelang  pelaksanaan  ujian  akhir semester.Pada  langkah  selanjutnya  setelah  dosen yang  bersangkutan  melakukan  penilaian  sendiri atas prestasi kerjanya dengan mengisi angka kredit ke dalam Dupak (Daftar Pengusul Penetapan Angka Kredit).  Setelah  berkas  siap,  dosen  mengajukan surat  pengantar  dari  pimpinan  STMIK  Widuri, pengajuan  surat  pengantar  diberikan  ke  sekjur untuk  disetujui  oleh  pimpinan.  Pada  tahap  ini  baik itu  dari  Sekjur  dan    pimpinan  tidak  melakukan pemeriksaaan  lebih  lanjut  perihal  kinerja  dosen yang  akan  mengurus  jabatan  akademik.  Hal  ini dikarena  pihak  perguruan  tinggi  tidak  pernah melakukan  penilaian  mengenai  kinerja  dosen,  dan otomatis  tidak  memiliki  data  yang  terkait  dengan kinerja  dosen.  Setelah  pimpinan  menerima
mengajukan  tersebut  dan  menyetujuinya,  surat pengantar  dikembalikan  ke  Sekjur  untuk  diberikan ke  dosen  yang  bersangkutan.  Dosen  menerima surat pengantar yang telah disetujui oleh pimpinan perguruan tinggi, dan kemudian dosen mengajukan berkas  yang  terkait  dengan  pengurusan  jabatan akademik  dan  Dupak  untuk  diberikan  ke  kopertis untuk penetapan PAK (Penetapan Angka Kredit).
Gambar 1.Analisis Sistem Yang Berjalan

## 3.2.  Rancangan Activity Diagram
1. Activity Diagram Login
 Pengguna  melakukan  login  dahulu  untuk mengakses prototipe KMS.
 Setelah  memasukkan  nama  pengguna  dan password,  maka  sistem  akan  mengecheck  yang diinput.  Jika  berhasil  maka  pengguna  akan menuju  halaman  utama  dan  jika  data  user  tidak ditemukan,  maka  akan  muncul  error  message dan  mengharuskan  pengguna  memasukkan kembali username dan password yang benar .

2. Activity Diagram Master Data
Gambar 2.  Activity Diagram Login
 Admin  memilih  menu  master  data  dan  akan terbuka beberapa submenu.
 Di  setiap  submenu  tersebut,  admin  dapat menambah master data baru dan menyimpannya.
 Admin  juga  dapat  mencari  master  data  yang sudah  tersimpan  di  sistem  untuk  dilakukan perubahan data tersebut.
3. Activity Diagram Input  Dokumen
 Admin  dan  user    memilih  menu  Input Dokumen.
 Di  menu  tersebut,  admin  dan  user  dapat menambah,  mengedit  dan  mengubah  data baru dan menyimpannya.
 Admin  dan  user  juga  dapat  mencari    data yang  sudah  tersimpan  di  prototipe  untuk dilakukan perubahan  data tersebut.
4. Activity Diagram Approval
 Admin memilih menu Approval .
 Di  menu  tersebut,  admin  dapat  mencari, melihat, mereview, mereject atau memberikan approval . 5. 5. Activity Diagram Report
 Admin dan dosen memilih menu Report .
 Di  menu  tersebut,  admin  dan  dosen  dapat melihat  dan  mendownload  laporan  yang tersedia.
3.3.  Rancangan Class Diagram
3.4.  Rancangan Antar Muka Level Admin
a. Form Login b. Input Data User
Gambar 5.  Activity Diagram Approval
Gambar 6. Activity Diagram Report
Gambar 3.  Activity Diagram Master Data
Gambar 4. Activity Diagram Input  Dokumen
Gambar 7. Class Diagram
Gambar 8. Form Login
c. Input Data Sub Unsur
d. Form Penilaian a. Grafik Penilaian

## 3.5. Hasil Pengujian Validasi
Pada  tahapan  pengujian  validasi  ini dilakukan  untuk  memastikan  perangkat  lunak  yang dibuat  sesuai  dengan  kebutuhan  fungsional  yang diharapkan.  Hal  ini  juga  menguji  hipotesis  pertama dalam penelitian ini yaitu :
a. Hasil Pengujian User Acceptance Test Berdasarkan UAT selanjutnya dapat
direkapitulasi  hasil  pengujian  dari  responden  dalam
UAT. N o .
Pertanyaan Jawaban Jm l Analisa
(jml/12 )
% A x 5 B x 4 C x 3 D x 2 E x 1 1 . Apakah tampilan prototype  KMS ini menarik ? 0 2 0 2 1 0 0 41 3,42 68, 4 2 . Apakah  menu- menu pada prototype  KMS ini mudah dimengerti  dan dipahami? 3 0 2
0 3 0 0 53 4,42 88, 4 3 Apakah prototype  KMS 0 1 1 6 0 37 3,08 61, A Sangat : Mudah/Bagus/Sesuai/Jelas B Mudah : Bagus/Sesuai/Jelas C Netral D Cukup : Sulit/Bagus/Sesuai/Jelas
E Sangat  :  Sulit/Jelek/Tidak  Sesuai/Tidak Jelas Gambar 9. Input Data User Gambar 10 Input Data Sub Unsur
Gambar 11 Form Penilaian
Gambar 12. Grafik Penilaian
Tabel  1. Pilihan Jawaban
Tabel  2. Hasil Pengujian Validasi
. dapat diakses dengan  mudah dimanapun? 6 5 6 4 . Apakah  menu pada  prototype KMS yang tersedia  dapat memudahkan untuk memperoleh informasi  yang dibutuhkan?
1 5 2
4 9 0 0 48 4,00 80 5 . Apakah  menu- menu yang tampil, sudah dipisahkan berdasarkan level  masing  – masing user? 4
0 1 6 0 0 0 56 4,67 93, 4 6 . Apakah prototype  KMS ini  sudah  dapat merekam knowledge dosen?
4 5 4 6 0 0 55 4,58 91, 6 7 . Apakah prototype  KMS ini dapat membantu administrator dalam memonitoring progress knowledge? 3 0 1 6 6 0 0 52 4,33 86, 6 8 . Apakah  sudah terdapat  menu laporan  untuk knowledge dosen secara keseluruhan?
0 2 0 1 5 4 0 35 2,92 59 9 . Apakah  sistem ini dapat mengukur knowledge dosen?
5 2 8 1 2 0 0 45 3,25 65
1
0 . Apakah prototype  KMS ini  sudah  cukup baik ? 0 2 0 1 2 6 0 38 2,83 68 Total 46 0 38,33 76, 2

## Kesimpulan Hasil Pengujian Validasi
Berdasarkan  hasil  UAT,  maka  dapat disimpulkan  bahwa  hasil  analisa,  prototype  KMS kinerja  dosen  untuk  jabatan  akademik  secara fungsional  diterima  oleh  pengguna  dengan  bobot 76,2%, aplikasi ini dapat berfungsi memberikan solusi bagi STMIK Widuri dalam hal pendokumentasian yang terkait  dengan  jabatan  akademik  dosen,  hal  ini  juga
menguji hipotesis diduga kualitas dari KMS jika di uji dengan user acceptance test adalah  baik.

## 4. Kesimpulan
Dari  pembahasan  pada  bab-bab  sebelumnya dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
Melalui  knowledge  management  system dapat  meningkatkan    kinerja  dosen  untuk jabatan akademik.
Portal knowledge management system memudahkan  untuk  mengelola  data  kinerja dosen  yang  menunjang  jabatan  akademik tersimpan  beberbentuk  digital  dan  lebih terstruktur.

## DAFTAR PUSTAKA
Abdul,  K.  2014,  Pengenalan  Sistem  Informasi  Edisi
Revisi. Andi Offset, Yogyakarta.
Adi, N, 2005, Rekayasa Perangkat Lunak
Menggunakan  UML  dan  Java,  Andi  Offset,
Yogyakarta.
Ari,  F.S.,  Iping,  Supriana.,  2014,  Kridanto,  Surendro,
Knowledge  Management  di  UKM,  Jurnal
Ilmiah  Teknologi  Informasi  Terapan,  Vol.1
No.1 2407-3911.
Dave,  Yates  dan  Scott,  Paquette,  2010,  Emergency
Knowledge  Management  and  Social  Media Tecnologies  :  A  Case  Study  of  The  2010 Haitian  Eartquake,  International  Journal  of Information  Management,  31:6-13,    Elevier Ltd, United States.
Hanif,  F.  2007,  Analisis  dan  Perancangan  Sistem
Informasi Untuk Keunggulan Bersaing
Perusahaan  dan  Organisasi  Modern,  Andi Offset, Yogyakarta .
Irma,  B.F  dan  Rajiv,  Sabherwal,  2010,  Knowledge
Management System and Processes,
M.E.Sharpe, Inc, New York.
Indrajani.  2014,  Pengantar  Sistem  Basis  data  Case
Study  All  In  One.  Elex  Media  Komputindo,
Jakarta.
Kuswandi,  2016,  Prototipe  Knowledge  Management
System  Materi  Perkuliahan,  Jurnal  Lentera ICT, Vol.3 No.1 2338-3143. Mariana, Simanjuntak, 2011, Manajemen
Pengetahuan  Dalam  Perguruan  Tinggi,
Manajemen Balanced Scorecard di Peguruan
Tinggi.
Raymond, M dan George, S.P. 2007, Sistem Informasi
Manajemen,  Edisi  10,  Salemba  Empat,
Jakarta.
Rainer,  Rambi.,  Victor,  P.K.L.,  Rotinsulu,  J.P,  2015,
Pengaruh  Praktek  –  Praktek  Manajemen
Sumber  Daya  Manusia  Terhadap  Kinerja Pegawai  pada  PT.PLN  (Persero)  Wilayah Sulutenggo,  Jurnal  Berkala  Ilmiah  Efisiensi,
Vol.15 No.5 622 – 634.
Riswan,  E.T.,  Andree,  E.W.,  Hery,  Hery,  2017,
Pengaruh Penerapan Knowledge Management  System  terhadap  Efektivitas Kinerja Karyawan : Studi Kasus Pada Sebuah Perusahaan Telekomunikasi, Seminar Nasional  Inovasi  dan  Aplikasi  Teknologi  Di Industri, Malang, 2085-4218.
Risky,  T.B.,  M.J.D,  Sunarto.,  2012,  Tri,  Sagirani,
Rancang Bangun Aplikasi Knowledge
Management  Multimedia  Dalam  Proses
Pengembangan  Video  Pendidikan  Pada BPMTV Surabaya, Jurnal JSIKA, Vol 1 No.1.
Sudaryono,  2015,  Metodologi  Riset  di  Bidang  IT  :
Panduan  Praktis,  Teori  dan  Contoh  Kasus,
Edisi 1, Andi Offset, Yogyakarta, Indonesia.
Sugiarti,  2012,  Analisis  dan  Perancangan  UML (Unified  Modelling  Language)  Generated VB.6  Disertai  Contoh  Studi  Kasus  dan Interface Web, Graha Ilmu, Jakarta.