## Jurnal Akuntansi dan Manajemen
Vol.15, No.2, 2020, Hal.43-49
Aplikasi Pelaporan Kelebihan Jam Mengajar Jurusan Akuntansi PNP
Sukartini* 1 , Firman Surya 2 , Welsi Haslina 3 , Yusnani 4 , Ulfi Maryati 5
1,2,3,4,5 Jurusan Akuntansi, Politeknik Negeri Padang Email: tiensukartini28@gmail.com

## Abstrak
Penelitian ini  bertujuan  untuk  menciptakan  sebuah  program  aplikasi  database  yang mampu  mengolah data aktivitas perkuliahan yang dilaksanakan oleh dan menghasilkan laporan perhitungan kelebihan jam mengajar  secara  periodik  pada  masa  pandemi  yang  mengharuskan  dosen  untuk  melaporkan  aktivitas perkuliahan secara online. Pendekatan metode perancangan sistem yang digunakan adalah prototyping yaitu dengan membuat sebuah program yang paling menyerupai kebutuhan pengguna dalam waktu yang relatif  singkat.  Protoype  dihasilkan  menggunakan  aplikasi  database  microsoft  access  2010.  Pemilihan microsoft access untuk membuat sebuah prototype didasarkan kepada tersedianya fasilitas yang lengkap pada microsoft access untuk membuat desain relasi tabel, form input, pengolahan query, report dan bahasa pemrograman visual basic for applications. Untuk menerima feeding input data perkuliahan dosen secara online digunakan Google Forms.Tahapan pengembangan aplikasi terdiri atas tahapan desain, pengujian dan implementasi. Aplikasi tersebut telah berhasil memberikan solusi yang tepat bagi Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Padang pada masa pandemi dalam menghitung dan melaporkan aktivitas perkuliahan dan kelebihan jam mengajar dosen.
Kata kunci : Aplikasi, Database, Desain, Pandemi, Sistem

## Abstract
This study aims to create a database application program that is able to process data on lecturer course activities and generate reports on the calculation of teaching fees periodically during the pandemic which requires  lecturers  to  report  lecture  activities  online.  The  system  design  method  approach  used  is prototyping, namely by creating a program that most closely resembles user needs in a relatively short time. The  prototype  was  generated  using  the  Microsoft  Access  2010  database  application.  The  selection  of microsoft  access  to  create  a  prototype  was  based  on  the  availability  of  complete  facilities in  Microsoft Access to design table relations, input forms, query processing, reports and the visual basic programming language  for  applications.  Google  Forms  used  to  receive  lecture  data  input  online.  The  application development stages consist of design, testing and implementation stages. This application has succeeded in providing the right solution for the Padang State Polytechnic Accounting Department during the pandemic in calculating and reporting lecture activities and lecturers teaching fees.
Keywords : Application, Database, Design, Pandemi, System

## Pendahuluan
Pandemi Covid-19 benar-benar telah melumpuhkan berbagai kegiatan dan aktivitas di seluruh dunia termasuk aktivitas perkuliahan di perguruan tinggi. Namun kebijakan yang  telah  ditetapkan  oleh  kementerian  untuk  tetap  melaksanakan  aktivitas perkuliahan  secara  online  menggunakan  berbagai  media  pembelajaran  menyisakan permasalahan  baru  yaitu  rekapitulasi  pelaksanaan  aktivitas  perkuliahan  untuk perhitungan  beban  jam  wajib  dosen  dan  pembayaran  kelebihan  jam  mengajar. Perhitungan  yang  dilaksanakan  sejak  Jurusan  Akuntansi  mulai  berdiri  masih dilaksanakan dengan cara manual karena absensi perkuliahan masih berbasis kertas (paper based). Kegiatan ini sangat terkait dengan proses pengambilan keputusan yang terikat  dengan  ketepatan  waktu.  Informasi  yang  dihasilkan  akan  dijadikan  sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan dan sebagai bukti pertanggungjawaban pelaksanaan  aktivitas  perkuliahan  serta  sebagai  bentuk  pemenuhan  hak  tenaga pengajar.  Ketepatan  waktu  dan  keakuratan  informasi  menjadi  kunci  dalam permasalahan  ini.  Jurusan  Akuntansi  membutuhkan  sebuah  aplikasi  yang  mampu mengolah  data  aktivitas  perkuliahan  menjadi  informasi  rekapitulasi  perhitungan kelebihan jam mengajar dan jurnal aktivitas perkuliahan yang dapat dijadikan sebagai alat  pengendalian  dan  dasar  pengambilan  keputusan  oleh  pimpinan.  Tenaga administrasi mengolah data aktivitas perkuliahan dengan memeriksa lembar absensi yang  dikumpulkan  secara  periodik,  biasanya  sekali  seminggu,  kemudian menginputkan catatan kehadiran dosen pada lembar aplikasi spreadsheet, pekerjaan ini  seringkali  membutuhkan  waktu  yang  lama  untuk  menghasilkan  laporan rekapitulasi  perhitungan  jam  mengajar  karena  keterbatasan  kemampuan  tenaga administrasi  dalam  penggunaan  aplikasi  spreadsheet  dan  terlalu  tingginya  tuntutan pekerjaan  yang  masih  bersifat  manual  sehingga  tidak  jarang  ditemukan  berbagai kesalahan  dan  kendala  dalam  melakukan  pekerjaan  tersebut  yang  berujung  kepada keterlambatan pelaporan

## Perhitungan Kelebihan Beban Jam Mengajar
Jam mengajar wajib bagi dosen biasa di Jurusan Akuntansi adalah 9 jam per minggu, sedangkan  untuk  dosen  yang  memiliki  tugas  tambahan  diberikan  ekuivalensi  jam mengajar sesuai dengan strata jenjang jabatan struktural yang diemban, berikut adalah daftar beban ekuivalensi pada Jurusan Akuntansi

## Database Relasional
Tidak  dapat  dipungkiri,  saat  ini  peran  database  sebagai  motor  utama  dalam pengelolaan  dan  pengolahan  data  sangatlah  vital,  sebut  saja  satu  aplikasi  yang  kita gunakan saat ini baik pada smartphone maupun aplikasi sistem informasi akademis, media sosial dan lain sebagainya yang diakses melalui web ssangat bergantung kepada database. Database dapat didefinisikan “ a set of interrrelated centrally coordinated data files that are stored with as little data redundancy as possible ” (Romney & Steinbart.
2015.  pp.  109).  Database  sebagai  pangkalan  data  harus  dikelola  dengan  baik menggunakan  software Database  Management  System  (DBMS) .  DBMS  dapat didefinisikan  “ the  program  that  manages  and  controls  the  data  and  the  interfaces between the data and the application programs that use the data stored in the database ” (Romney & Steinbart. 2015. pp. 110). Sedangkan sebuah sistem database didefinisikan sebagai “ the database, the DBMS, and the application programs that access the database through  the  DBMS ”  (Romney  &  Steinbart.  2015.  pp.  110).  Dapat  disimpulkan  disini bahwa produk aplikasi database yang akan dijadikan sebagai solusi atas permasalahan pada penelitian ini adalah sebuah sistem database yang terdiri dari aplikasi, interface, database dan DBMS yang terintegrasi dan dapat digunakan oleh user untuk menginput data, mengolah data dan menghasilkan informasi dari hasil pengolahan data.
Secara umum software DBMS yang beredar dan terus berkembang saat ini menganut prinsip relational database , yaitu “ A two-dimensional table representation of data; each row  represents  a  unique  entity  (record)  and  each  column  is  a  field  where  record attributes  are  stored ”  (Romney  &  Steinbart.  2015.  pp.  114).  Database  relasional menyimpan data pada media 2 dimensi yang terdiri dari baris dan kolom, media ini dinamakan  dengan  tabel.  Tabel-tabel  pada  database  didefinisikan  oleh  atribut  dari data yang akan disimpan pada tabel tersebut dan sedapat mungkin harus ditentukan primary  key  (unique) dari  tabel  tersebut.  Relasi  antar  tabel  menghubungkan  antara primary key dengan foreign key dua atau lebih tabel. Salah satu kegunaan relasi antar tabel adalah menjaga konsistensi data.

## Microsoft Access VBA
Microsoft  access  merupakan  salah  satu  software  DBMS  yang  sangat  mudah  untuk digunakan  dan  memiliki  fasilitas  bahasa  pemrograman visual  basic  for  application . Dengan  fasilitas  tersebut end  user dapat  dengan  mudah  dan  cepat  mengembangakn sebuah  aplikasi  database  yang  mampu  memenuhi  kebutuhan. Viual  basic  for application memberikan  keleluasaan  bagi  pengguna  dengan  tinkat  kemahiran  yang tinggi untuk membuat aplikasi yang jauh lebih kompleks agar bisa memberikan solusi yang handal.

## Metode Penelitian

## Desain dan Pembuatan Prototype
Tahapan pertama dalam pembuatan prototype adalah membuat desain tampilan input dan  output  dari  aaplikasi  yang  akan  dikembangkan,  hasil  tampilan  tersebut  disebut dengan prototype. Selain desain input dan output, yang tidak kalah penting pada tahap ini adalah merancang proses pengolahan data berupa query dan pemrograman visual basic for application agar aplikasi dapat mengolah data dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan.

## Pengujian
Tahapan  setelah  prototype  dihasilkan  kemudia  dilakukan  pengujian  terhadap prototype  tersebut  dengan  memasukkan  sejumlah  data  dan  membandingkan  hasil output  pengolahan  dengan  metode  manual.  Apabila  hasil  output  tersebut  tidak mengandung  kesalahan,  maka  prototype  dapat  dikatakan  sudah  mampu  menjadi sebuah  model  aplikasi  yang  bisa  digunakan  untuk  kegiatan  pengolahan  data sesungguhnya.  Untuk  menghasilkan  prototype  yang  bebas  dari  kesalahan  tentunya pada  tahap  ini  akan  dilakukan  berbagai  penyesuaian  dan  perbaikan  atas  kesalahan yang ditemukan.

## Implementasi
Tahap akhir dalam proses pengembangan sistem ini adalah implementasi aplikasi yang telah  jadi  untuk  bisa  digunakan  oleh  pengguna  dengan  memberikan  pelatihan  dan memasukkan  data-data  pokok  yang  dibutuhkan  seperti  data  aktivitas  proses pembelajaran pada semester yang sedang berlangsung.

## Hasil Penelitian dan Pembahasan
Desain aplikasi ini terdiri atas desain input, proses dan output. Desain input aplikasi terdiri atas desain google form untuk menerima feeding data pelaksanaan perkuliahan dan  desain  form  untuk  pemilihan  output  laporan  yang  dibutuhkan  oleh  pengguna. Desain  proses  aplikasi  ini  menggunakan  bahasa  pemrograman Visual  Basic  for Application .
Pengujian prototype aplikasi yang telah dibuat tersebut dilakukan dengan melibatkan ketua jurusan, sekretaris jurusan, koordinator program studi sebagai pihak yang paling membutuhkan output aplikasi ini. Pengujian dilakukan dengan membandingkan hasil perhitungan  kelebihan  jam  mengajar  yang  dihasilkan  oleh  prototype  aplikasi  ini dengan  perhitungan  yang  dilakukan  secara  manual  untuk  rentang  waktu  pelaporan yang sama. Selain itu juga dilakukan berbagai perbaikan format laporan sehingga lebih informatif  dan  mudah  dimengerti  oleh  bagian  keuangan  institusi  Politeknik  Negeri Padang.  Setelah  melalui  pengujian  yang  berulang  dan  berbagai  perbaikan  format laporan,  akhirnya  prototype  dianggap  sudah  layak  untuk  diterapkan  pada real  life condition pada Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Padang.
Implementasi aplikasi dilaksanakan secara paralel untuk meminimlisir risiko kesalah yang terjadi jika masih terdapat kesalahan yang tidak terdeteksi pada tahap pengujian. Perbaikan  terhadap  aplikasi  masih  terus  dilakukan  meskipun  telah  dioperasikan dalam kondisi real life .
Dalam kondisi pandemi yang terjadi secara cepat dan serba mendadak ini, perubahan proses bisnis yang semula berjalan secara manual  menjadi proses bisnis yang serba online  dan  otomatis  merupakan  tantangan  tersendiri  bagi  setiap  organisasi  yang mengalaminya. Pendekatan prototyping dalam mengembangkan aplikasi bisa menjadi
salah satu alternatif yang bisa dihandalkan untuk memberikan solusi pengembangan sistem dalam waktu yang relatif singkat.
Gambar 1. Visual Basic for Application
Tabel 1. Beban Ekuivalensi
Jabatan Beban Ekuivalensi Ketua Jurusan 6 jam /  minggu Sekretaris Jurusan 5 jam /  minggu Koordinator Program Studi 4 jam /  minggu Kepala Laboratorium 2 jam /  minggu
Sumber : data yang diolah
Gambar 2, Output Laporan Pehitungan Kelebihan Jam Mengajar

## Kesimpulan dan Saran
Penelitian  ini  telah  menghasilkan  sebuah  prototype  yang  sedang  dilakukan proses  pengujian  untuk  meminimalisir  risiko  pada  tahap  implementasi.  Proses pengembangan  prototype  aplikasi  perhitungan  kelebihan  jam  mengajar  ini dilaksanakan  dengan  tiga  tahapan  yang  terdiri  dari  tahapan  desain  dan  pembuatan prototype, tahapan pengujian dan tahapan implementasi.
Feeding data untuk aplikasi ini diambil dari pelaporan data aktivitas mengajar oleh dosen melalui google form, kemudian aplikasi akan melakukan perhitungan dan membuatkan  laporan  perhitungan  kelebihan  jam  mengajar  untuk  diajukan  kepada bagian keuangan insitutsi Politeknik Negeri Padang. Dengan implementasi aplikasi ini pada real life condition diyakini akan mempercepat proses perhitungan dan pelaporan sekaligus meningkatkan keakuratan laporan.
Saran  yang  bisa  diberikan  kepada  pengembang  berikutnya  adalah  membuat aplikasi serupa yang berbasis web secara terintegrasi.

## Referensi
Groh, Michael R. et al. 2007. Access 2007 Bible. Wiley Publishing, Inc.
Politeknik Negeri Padang. 2019. Rincian Tugas. Padang
Romney,  Marshall  B.  &  Steinbart,  Paul  John.  2015.  Accounting  Information  Systems (13 th ed.). Pearson.