Record Center Sekolah Vokasi UGM:Analisis Kebutuhan, Rancangan dan Desain ...
Volume 1 Halaman 12– 23
No. 1 September 2017

## RECORD CENTER SEKOLAH VOKASI UGM: ANALISIS KEBUTUHAN, RANCANGAN DAN DESAIN UNTUK TEACHING INDUSTRY
Indah Novita Sari Program Studi Kearsipan, Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada indah.novita.s@mail.ugm.ac.id

## Abstract
The  planning  of  the  facilities  to  support  archival  technical  activities  has  become  a challenge for archivists in the 21st century. This benefits the efficiency of organizational needs and the overall protection of archives owned by an organization such as Vocational College, Universitas Gadjah Mada. This study is important since every organization needs an  inactive  records  storage,  but  until  now  Vocational  College  has  not  had  it  yet.  This study aims to determine the needs of Records Center in Vocational College and planning Record Center especially the space and equipment needed.
The  method  used  in  this  research  is  literature  research  method.  Data  collection techniques  used  literature  study  and  participant  observation.  The  literature  source  is used to obtain the data of planning procedure, while participant observation is used to obtain the primary data related to the need and the volume of the archive.
Based on the results of needs analysis, it was found that Vocational College need a Record Center for inactive records storage, student learning facilities and meeting stakeholder needs.  The  steps  to  be  considered  are  requirement  analysis  (calculation  of  archive volume,  space  requirement,  facility  requirement  &  infrastructure  as  well  as  location selection analysis) space planning and layout. The type of Record Center developed is the Offsite Record Center located in Kulon Progo.
Keywords : Records Center, inactive records, Vocational College

## Intisari
Perencanaan sarana prasana menjadi tantangan tersendiri bagi para arsiparis di abad 21.  Hal  ini  memberikan  keuntungan  bagi  efisiensi  kebutuhan  organisasi  dan perlindungan  menyeluruh  bagi  arsip  yang  dimiliki  oleh  Sekolah  Vokasi,  Universitas Gadjah  Mada.  Kajian  ini  menjadi  penting  mengingat  setiap  organisasi  membutuhkan tempat  penyimpanan  arsip  inaktif,  namun  sampai  saat  ini  Sekolah  Vokasi  belum memilikinya.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  kebutuhan  Record  Center  di Sekolah  Vokasi  dan  melakukan  perencanaan  Record  Center  khususnya  ruang  dan peralatan yang dibutuhkan.
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  metode  penelitian  kepustakaan. Teknik  pengumpulan  data  menggunakan  studi  pustakan  dan  observasi  partisipan. Sumber pustaka digunakan untuk memperoleh data prosedur perencanaan, sedangkan observasi partisipan digunakan untuk memperoleh  data primer terkait kebutuhan dan volume arsip.
Berdasarkan  hasil  analisis  kebutuhan,  ditemukan  bahwa  Sekolah  Vokasi  memerlukan Record  Center  untuk  tempat  penyimpanan  arsip  inaktif,  sarana  pembelajaran mahasiswa  dan  memenuhi  kebutuhan  stakeholder.  Langkah-langkah  yang  perlu diperhatikan  adalah  analisis  kebutuhan  (perhitungan  volume  arsip,  kebutuhan  ruang, kebutuhan sarana & prasarana serta analisis pemilihan lokasi), perencanaan ruang dan layout.  Jenis  Record  Center  yang  dikembangkan  adalah  offsite  Record  Center  yang berlokasi di Kulon Progo.
Kata kunci : Record Center, arsip inaktif, Sekolah Vokasi
Record Center Sekolah Vokasi UGM:Analisis Kebutuhan, Rancangan dan Desain ...

## PENDAHULUAN
Banjir  informasi,  dokumen  dan arsip  di  era  Teknologi  Informasi menimbulkan  tantangan  tersendiri  bagi para  ilmuwan  di  bidang  kearsipan. Kuantitas  arsip  yang  terus  bertambah disertai kemunculan arsip media elektronik  menimbulkan  permasalahan tersendiri  dalam  hal  manajemen  dan temu  kembali  arsip.  Sementara  di  sisi lain,  manajemen  arsip  pada  media sebelumnya, masih meninggalkan pekerjaan rumah yang belum usai.
Memasuki  abad  20,  kita  mulai mengenal  dan  menggunakan  komputer. Hal  ini  berdampak  pada  hasil  aktivitas berupa  arsip  yang  berbentuk  elektronik pula.  Pada  masa  sebelumnya,  manusia lebih  banyak  bersinggungan  dengan media penyimpanan arsip yang berbentuk  kertas.  Di  Indonesia  sendiri, pengelolaan  arsip  berbentuk  kertas  bisa dikatakan  masih  belum  optimal.  Disisi yang  lain,  arsiparis  dan  pengelola informasi  mulai  menghadapi  tantangan dalam  pelestarian  fisik  maupun  isi informasi dari arsip yang terekam dalam berbagai
media. Penting untuk memastikan  dukungan  manajemen  yang baik  beserta  sarana  dan  prasarana  yang memadai untuk
meminimalisir kemungkinan  kerusakan  arsip.  Arsiparis maupun  pengelola  dokumen  mengenal konsep  daur  hidup  arsip  ( life  cycle ) dalam  pengelolaan  arsip.  Secara  historis, para  ahli  mengadopsi  ilmu  alam  untuk menjelaskan siklus arsip terkait penciptaan,
penggunaan
dan pemeliharaan  hingga  penyusutan  arsip. Proses  yang  harus  dilalui  arsip  tersebut berlanjut  hingga  arsip  melalui  fase  dari aktif,  semi  aktif,  inaktif  hingga  statis. Fokus  kajian  dalam  penelitian  ini  adalah arsip  dinamis  inaktif.  Arsip  dinamis inaktif merupakan arsip yang frekuensinya  telah  menurun.  Frekuensi penggunaan yang telah menurun, seringkali  berdampak  pada  keabaian dalam  pengelolaannya.  Hal  ini  dapat dillihat  dari  lokasi  simpan  yaitu gudang,
loteng  maupun  tempat  serupa  yang masih jauh dari standar untuk penyimpanan  arsip.  Senada  dengan  yang diungkapkan  oleh  Mark  (2012)  bahwa arsip  dinamis  inaktif  biasanya  disimpan dalam lemari, ruang bawah tanah, loteng, gudang  penyimpanan,  unit  penyimpanan sewaan  atau  dimana  saja  ruang  yang tersedia.  Lebih  lanjut  Mark  menjelaskan terkait  implikasi  dari  ketidaksesuaian lokasi  penyimpanan  adalah  sebagai berikut:
“Sedikit  yang  memikirkan  akibat dari  tempat  penyimpanan  tersebut; basemen  banjir,  gudang  rentan terhadap  kerusakan  angin,  sarang tikus  di  loteng,  panas  yang  dapat merusak  kertas,  jamur  pada  arsip yang  berada  dalam  kelembaban tinggi  serta  bahaya  pencurian  arsip. Arsip  ditempatkan  pada  bahaya potensial,  kehilangan  dan  tidak sengaja dihancurkan-sehingga pemerintah harus menanggung kerugian.” (Mark, 2012)
Frekuensi penggunaan
yang menurun,  sebenarnya  tidak  mengurangi nilai  guna  arsip  inaktif.  Artinya,  arsip dinamis inaktif tetap penting untuk dijaga kelestariannya sampai waktu dimusnahkan  atau  berubah  status menjadi  arsip  statis.  Pengelolaan  arsip inaktif menurut Patricia C. Franks (2013) menjadi penting karena dapat menghemat  biaya  tempat  penyimpanan arsip  aktif  yang  mahal (filling cabinet) , meningkatkan  efisiensi  pemusnahan arsip, mengurangi kesulitan temu kembali  arsip  dan  menyediakan  ruang untuk tempat penyimpanan arsip aktif.
Paparan terkait kepentingan arsip inaktif,  memunculkan  tantangan  bagi arsiparis  untuk  merencanakan  gedung dan  sarana  prasarana  simpan.  Arsip inaktif memerlukan tempat penyimpanan khusus  untuk  penyimpanan  atau  yang lebih  dikenal  dengan Record  Center. Roper  dan  Millar  (1999)  menjelaskan
Record Center Sekolah Vokasi UGM:Analisis Kebutuhan, Rancangan dan Desain ...
bahwa Record  Center adalah  bangunan atau bagian dari bangunan yang didesain atau  disesuaikan  untuk  penyimpanan murah,  pemeliharaan  dan  komunikasi dari  arsip  inaktif  yang  menunggu  untuk dimusnahkan.
Para  peneliti  telah  banyak  yang mengulas  tentang  arsip  dinamis  inaktif dalam  beragam  perspektif  dan  landasan teori  yang  berbeda-beda.  Lingkup pembahasan  meliputi  manajemen  arsip dinamis inaktif, analisis proses, gambaran Record Center hingga standar yang harus dipenuhi  oleh  organisasi.  Studi  pertama dilakukan  oleh  Bennedon  (1970)  yang mengungkap  gambaran Record  Center dari  6  organisasi  yang  memiliki  ruang simpan dan peralatan yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan organisasinya. Studi selanjutnya  berfokus  pada  standar bangunan  dan  peralatan Record  Center. William  (1970)  mengungkapkan  bahwa harus  terdapat  6  area  yang  harus  ada dalam Record  Center yaitu  area penerimaan,  pemusnahan,  penyimpanan, vault ,  alih  media  dan  kantor.  Studi terakhir  yang  dilakukan  Faber  (2010) menyebutkan  permasalahan  yang  timbul dalam  manajemen  arsip  dinamis  inaktif adalah  pemindahan.  Saran  dari  Faber adalah  melakukan  persiapan  dengan terus berkomunikasi dengan unit pencipta arsip dan waktu yang memadai.
Kajian  yang  dibahas  dalam penelitian sebelumnya merupakan upaya untuk memahami gambaran dan masalah dalam  manajemen Record  Center, agar kemudian dapat disusun langkah-langkah dalam  penyediaan  ruang,  sarana  dan prasarana  yang  memadai.  Terdapat  dua isu  penting  yang  harus  diperhatikan dalam  pembangunan Record  Center . Pertama, standar gedung dan penyimpanan  arsip  inaktif  dengan  jelas diatur  dalam  KEPKA  ANRI  nomor  03 tahun  2000,  namun  masih  terdapat banyak masalah dalam implementasinya. Hasil  diskusi  penulis  dengan  mahasiswa prodi kearsipan yang melakukan Praktek
Kerja  Lapangan,  ditemukan  bahwa terdapat  instansi  yang  belum  memiliki Record  Center, belum  layaknya  ruangan yang  dijadikan Record  Center hingga kurangnya  ruang  untuk  penyimpanan arsip inaktif. Kedua, arsiparis mulai perlu melakukan upaya pengembangan Record Center yang  sesuai  dengan  kebutuhan  di era  digital,  namun  langkah  untuk mengelola  arsip-arsip media  sebelumnya perlu  diperhatikan  dengan  baik.  Hal  ini untuk mengurangi resiko kehilangan dan kerusakan  arsip  bagi  generasi  yang  akan datang.
Hal inilah yang mendorong penulis untuk  mengambil  fokus  perencanaan Record  Center di  Sekolah  Vokasi, Universitas  Gadjah  Mada.  Perencanaan ini  merupakan  bagian  dari  proyek pengembangan  sistem  pendidikan  di Sekolah  Vokasi  dengan  model Teaching Industry .  Dalam  perspektif Teaching Industry , Record  Center ini  dimaksudkan sebagai  sarana  pembelajaran  praktek mahasiswa hingga perusahaan/ organisasi  luar.  Sehingga,  kajian  ini hendak menjelaskan
bagaimana perencanaan Record  Center di  Sekolah Vokasi  yang  meliputi  analisis  kebutuhan dan  rancangan  dan  desain  untuk Record Center sesuai standar.

## TINJAUAN PUSTAKA
Kajian  terkait Record  Center sebenarnya  bukan  hal  yang  baru  dan telah  dilakukan  oleh  banyak  ahli kearsipan.  Lingkup  permasalahan  dari penelitian  terdahulu  juga  beragam meliputi  manajemen,  analisis  proses, gambaran Record  Center hingga  standar yang  harus  dipenuhi  organisasi  untuk tempat  penyimpanan  arsip  dinamis inaktif.  Namun  tidak  dapat  dipungkiri bahwa  kajian  terkait Record  Center masih  belum  banyak  dikaji  sehingga masih  banyak  permasalahan  yang  belum dapat terpecahkan.
Studi awal dilakukan oleh Bennedon  (1970)  dan  William  (1970)
Record Center Sekolah Vokasi UGM:Analisis Kebutuhan, Rancangan dan Desain ...
yang  dijelaskan  dalam  buku  berjudul Reader  for  Archives  and  Records  Center Buildings .  Bennedon  (1970)  menguji beberapa  fitur  dari  bangunan  Record Center  baru  dengan  objek  6  organisasi yang  terdiri  dari  industri  dan  organisasi pemerintahan.  Terdapat  15  faktor  yang diobservasi  meliputi  struktur  utama gedung,  ukuran,  ruangan  administrasi, kapasitas,  ruang  penyimpanan,  alat pemindahan,  ruang  penerimaan  arsip, peralatan  simpan,  pengontrol  suhu  dan keasaman,  alat  pencegah  kebakaran, tempat  penyimpanan  microfilm,  tempat penyimpanan magnetis, ruang pemusnahan arsip, staf, hingga peralatan komunikasi. Hasil dari kajian menunjukkan  bahwa  6  instansi  memiliki gedung  dan  peralatan  yang  berbeda- beda.  Bennedon  (1970)  mengusulkan kepada  para  manajer  yang  mendesain Record  Center untuk  mempertimbangkan ketepatan  fasilitas  yang  digunakan, kontruksi dari bangunan hingga manajemen Record Center.
Pada dasarnya Record  Center berfungsi  untuk menekan  biaya  penyimpanan  arsip dinamis  inaktif  tanpa  mengurangi fungsinya  dalam  kemudahan  temu kembali  dan  pencegahan  hilang  atau rusaknya arsip.
Studi  selanjutnya  dilakukan  oleh William (1970) yang menjelaskan terkait standar  bangunan  dan  peralatan  pada Record Center organisasi pemerintahan di Amerika  Serikat.  Indikator  keberhasilan Record  Center dijelaskan  lebih  lanjut apabila dapat menyediakan perlindungan untuk record dan memungkinkan penghematan untuk organisasi.
Hasil  dari  kajian  William  (1970) menunjukkan  bahwa  terdapat  6  area yang seharusnya ada di Record Center :
1. Area  Penerimaan,  dimana  arsip dinamis  inaktif  secara  sementara disimpan setelah proses pemindahan. 2. Area  pemusnahan,  dimana  arsip dinamis inaktif dimusnahkan dengan metode tertentu. 3. Area  penyimpanan,  dimana  arsip dinamis inaktif disimpan
4. Vault  area yang  digunakan  untuk menyimpan  arsip  vital  dan  arsip statis 5. Area alih media untuk mengalihmediakan arsip pada media kertas ke bentuk microfilm
6.
Area kantor, termasuk area perpustakaan, pameran dan konferensi.
Studi  yang  relatif  baru  dilakukan oleh  Faber  (2010)  tentang  proses pemindahan  di Record  Center. Faber (2010)  mendiskusikan  permasalahan yang  muncul  dalam  proses  pemindahan yaitu:  penentuan  tanggung  jawab, anggaran  hingga  tekanan  yang  muncul dalam  proses  pemindahan.  Hasil  dari studi menunjukkan
pentingnya komunikasi, penyerahan wewenang hingga  hak  akses  dalam Record  Center . Selain  itu,  harus  direncanakan  langkah- langkah  pemindahan  mulai  dari  6  bulan sebelumnya untuk menghasilkan manajemen  pemindahan  arsip  dinamis yang baik.
Studi  selanjutnya  dilakukan  oleh Jumiyati  (2011)  yang  membahas  tentang Sarana dan Prasarana Kearsipan di Pusat Teknologi  Bahan  Bakar  Nuklir.  Fokus kajian  dari  penelitian  adalah  sarana  dan prasarana  untuk  arsip  dinamis  aktif  dan inaktif.  Hasil  dari  studi  menggambarkan bahwa  arsip  dinamis  inaktif  di  Pusat Teknologi  Bahan  Bakar  Nuklir  belum disimpan  pada  ruang  penyimpanan khusus  dengan  peralatan  yang  memadai. Studi  yang  dilakukan  oleh  (Jumiyati, 2011)  sebenarnya  merupakan  kondisi tempat  penyimpanan  arsip  dinamis inaktif  secara  umum  di  Indonesia.  Tidak dapat dipungkiri, masih banyak organisasi pemerintahan maupun swasta yang  belum  memiliki Record  Center untuk penyimpanan arsip dinamis inaktif. Dalam  studi  terkait Record  Center, kebanyakan studi berfokus pada
Record Center Sekolah Vokasi UGM:Analisis Kebutuhan, Rancangan dan Desain ...
gambaran Record Center pada organisasi, manajemen  dalam Record  Center hingga standar  peralatan  dan  gedung Record Center. Studi  ini  berbeda  dengan  studi sebelumnya  dengan  fokus  penulis  pada perencanaan Record
Center yang melibatkan  langkah-langkah  analisis kebutuhan  yang  diperlukan  dalam pendirian Record  Center. Studi  terkait perencanaan Record  Center memang belum  banyak  diulas  sebelumnya, terutama jika dikaitkan dengan era digital yang  memerlukan  perencanaan  berbeda dengan  masa  sebelumnya.  Namun demikian, kajian terdahulu akan membawa  perubahan  untuk  perbaikan Record Center di masa yang akan datang.
Perencanaan  pembangunan Record Center.
Tahapan  awal  yang  dilalui  dalam kegiatan manajemen adalah perencanaan. Stoner & Wankel (1993) mengungkapkan bahwa rencana memberikan sasaran bagi organisasi  dan  menetapkan  prosedur terbaik  untuk  mencapainya.  Oleh  karena itu,  perencanaan Record  Center perlu dilakukan dengan baik dan matang sesuai dengan tujuan organisasi.
Secara konseptual,  Bryson  (2006)  menjelaskan bahwa  strategi  perencanaan  adalah teknik  keberlanjutan  dan  proaktif  yang dapat digunakan sesuai
dengan pendekatan sistematis.
Strategi perencanaan Record Center yang digunakan penulis sebagai kerangka analisis  adalah  kajian  dari  (Mark,  2012) dan  (Patricia  C.  Franks,  2013).  Dalam tulisannya  yang  berjudul Developing  a Records  Storage  System, Mark  (2012) mengungkapkan  terdapat  beberapa  hal yang  perlu  dianalisis  sebelum  manajer record mendirikan Record Center. Analisis yang diperlukan adalah analisis kebutuhan,  perkiraan  biaya,  perkiraan volume  arsip,  perencanaan  fasilitas, perencanaan  ruang,  layout  penataan, akses  peralatan, software ,  pemeliharaan hingga  proses  manajemen  dalam Record Center. Namun,  penulis  akan  membatasi
lingkup batasan hanya analisis kebutuhan,  perkiraan  volume  arsip, perencanaan fasilitas, perencanaan ruang dan layout penataan.
Analisis kebutuhan dalam perencanaan Record  Center dimulai dengan  analisis  kebutuhan  pendirian Record Center atau akan menyewa Record Center komersil . Analisis keuntungan dan kerugian  jika  mendirikan Record  Center sendiri  mulai  diperhitungkan.  Selain  itu, perlu diperhitungkan luas bangunan yang dibutuhkan,  lokasi  bangunan  serta kemudahan  akses  arsip  kedepannya. Perhitungan  luas  yang  dibutuhkan  dapat diihat pada gambar berikut ini:

## Gambar 1. Rumus Menghitung Kebutuhan Luas Lantai
Sumber: Mary F. Robek, Gerald F. Brown dan David O. Stephens dalam (Patricia C. Franks, 2013)
Perkiraan  volume  arsip  dilakukan dengan menghitung arsip yang dihasilkan oleh  organisasi  disertai  dengan  rencana pertumbuhan  arsip  yang  menurut New York  State  Archives  and  Records Administration (1994)  sebesar  tigapuluh persen  (30%).  Perencanaan  fasilitas dilakukan  dengan  tahapan  penentuan fasilitas  yang  dibutuhkan,  pemilihan fasilitas  dan  perhitungan  fasilitas  yang dibutuhkan (seperti rak, boks dan kertas pembungkus).
Standar  minimal  penyimpanan  arsip dinamis inaktif.
Di Indonesia, telah terdapat standar yang  dikeluarkan  terkait  penyimpanan
Record Center Sekolah Vokasi UGM:Analisis Kebutuhan, Rancangan dan Desain ...
arsip  dinamis  inaktif  yang  dikeluarkan oleh  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia (ANRI). Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia nomor 03 tahun 2000 telah  mengatur  standar  gedung,  ruang dan  peralatan  untuk  penyimpanan  arsip dinamis inaktif.
Standar tersebut digunakan  sebagai  pedoman  untuk membangun gedung baru atau mengadaptasikan  gedung/ruangan  yang sudah  ada  untuk  tempat  penyimpanan arsip inaktif.
Dalam  KEPKA  ANRI  no.  3  tahun 2000  mencakup  bahasan  mengenai prinsip,  standar  gedung,  standar  ruang penyimpanan  serta  standar  keamanan dan  keselamatan  arsip.  Secara  prinsip, tempat  penyimpanan  arsip  dinamis inaktif  harus  murah,  luas,  aman  dan mudah  diakses.  Lebih  lanjut  dijelaskan pula standar gedung dengan pertimbangan  yang  perlu  diperhatikan seperti lokasi, konstruksi dan tata ruang. Standar  ruang  penyimpanan  yang  perlu dianalisis  yaitu  beban  muatan,  ruang simpan,  cahaya,  suhu  dan  kelembaban, rayap,  angin,  rak  dan  boks.  Hingga standar keamanan dan keselamatan yang mencakup  arsip  dan  lingkungan.  Standar minimal  penyimpanan  arsip  inaktif  yang dikeluarkan  oleh  ANRI,  digunakan sebagai  referensi  untuk  menganalisis perencanaan
Record Center di lingkungan Sekolah Vokasi. METODE Penelitian
ini menggunakan metode penelitian  kepustakaan. Data dan prosedur  perencanaan  didapatkan  dari sumber pustaka. Hal serupa diungkapkan oleh  Zed  (2008)  bahwa  riset  pustaka sekaligus memanfaatkan sumber perpustakaan  untuk  memperoleh  data penelitian.  Selain  itu,  penulis  juga mengobservasi  fenomena,  permasalahan, volume  arsip  dan  kebutuhan  Sekolah Vokasi  akan Record  Center. Kerangka analisis yang digunakan
untuk
mengembangkan Record  Center sesuai standar menggunakan KEPKA ANRI no. 3
tahun 2000.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis kebutuhan
Perencanaan  ini  diharapkan  dapat mendukung  efisiensi  dan  efektivitas dalam  pengelolan  arsip  inaktif  di lingkungan  Sekolah  Vokasi.  Sekolah Vokasi sendiri menghasilkan arsip dalam berbagai  media  yang  perlu  diselamatkan untuk berbagai kepentingan.
Kepentingan  yang  dikaitkan  dengan aspek  hukum,  administrasi,  keuangan hingga pendidikan.
Record  Center menjadi  penting  bagi Sekolah  Vokasi  karena  beberapa  alasan. Pertama, kebutuhan  instansi  untuk manajemen  arsip  inaktif  yang  baik.  Hal ini  mengingat  Sekolah  Vokasi  memiliki delapan  (8)  Departemen  yang  didukung dengan struktur penunjang yang semuanya  menghasilkan  arsip.  Oleh karena itulah, diperlukan tempat penyimpanan  yang  memang  sampai  saat ini  belum  ada  di  Sekolah  Vokasi. Kedua, terdapat  Program  Studi  Kearsipan  yang berada di bawah naungan Sekolah Vokasi, sehingga Record  Center dapat  dijadikan sarana  pembelajaran  praktek  bagi mahasiswa. Saat ini mulai dikembangkan Teaching  Industry oleh  Sekolah  Vokasi yang  diharapkan  dapat  mengakomodir kebutuhan masyarakat dan pembelajaran mahasiswa. Ketiga, jika dikaitkan dengan peluang  dalam  usaha  layanan  arsip, kesempatan  pengembangan  usaha  bisnis di bidang kearsipan masih banyak. Sejauh ini, bisnis dalam bidang pengelolaan arsip di  Indonesia  masih  terbatas  pada IndoArsip dan Multifiling
Mitra Indonesia. Keempat, tantangan di abad 21 adalah  fenomena  banjir  informasi.  Oleh karena itulah perencanaan Record Center harus disesuaikan dengan perkembangan jaman dan dapat bermanfaat bagi banyak pihak.
Record Center Sekolah Vokasi UGM:Analisis Kebutuhan, Rancangan dan Desain ...
Perkiraan  arsip  yang  dihasilkan  oleh Sekolah Vokasi.
Perhitungan volume arsip
merupakan  kegiatan  yang  membutuhkan banyak  waktu  dan  keterlibatan  banyak pihak.  Oleh  karena  itu,  kajian  ini menggunakan sampel volume arsip yaitu pada  bagian  keuangan,  Sekolah  Vokasi, UGM. Volume arsip keuangan merupakan hasil  praktek  mahasiswa  angkatan  2015 dalam  mata  kuliah  Manajemen  Arsip Inaktif,  sedangkan  jumlah  arsip  yang dihasilkan oleh Departemen Bahasa, Seni dan  Manajemen  Budaya  dan  Program Studi  Kearsipan  diperoleh  dari  jumlah boks  yang  dititipkan  ke roll  o’pack milik laboratorium  Program  Studi  Kearsipan. Sampel  yang  dipilih  kemudian  dapat digunakan  sebagai  wakil  dari  unit pencipta  dalam  struktur  organisasi, departemen  dan  program  studi  di Sekolah Vokasi.  Jenis arsip yang dihitung di sini adalah arsip konvensional berbasis kertas.
Berdasarkan perhitungan boks yang dihasilkan  oleh  unit  pencipta  di  Sekolah Vokasi,  dapat  dihitung  volume  arsip. Perhitungan volume dapat menggunakan rumus yang dituliskan oleh Santosa (n.d.) sebagai berikut:
Jumlah boks = Volume Arsip x 100 Lebar boks
1.710 = Volume Arsip x 100
20
Volume arsip yang dihasilkan = 342 Meter Linier atau 29 m 3 Kebutuhan ruang untuk arsip konvensional. Langkah selanjutnya setelah mengetahui  volume  arsip  adalah  analisis kebutuhan ruang sebagai tempat penyimpanan  arsip.  Selain  itu,  perlu dilakukan  perhitungan  untuk  rencana pertumbuhan  arsip.  Hal  ini  untuk mengurangi  kurangnya  tempat  simpan arsip  akibat  perkembangan  organisasi. New  York  State  Archives  and  Records Administration memperkirakan  rencana pertumbuhan  arsip  sebesar  30%  untuk masing-masing  organisasi.  Secara  lebih rinci,  analisis  ruang  adalah  sebagai berikut:  (satuan  yang  digunakan  adalah feet atau kaki)
 Volume Arsip dikonversi dalam cu.ft = 1010 cu.ft
 Pertumbuhan arsip = 30% x 1010 cu.ft
= 303 cu.ft
 Total volume = 1313 cu.ft
 Rencana kebutuhan ruang (belum termasuk peralatan dan ruang kerja) Area Lantai yang dibutuhkan =
Volume Arsip Tinggi Langit-langit x 0,333 Area Lantai yang dibutuhkan = 1313 cu.ft 10 ft x 0,333 Unit Pencipta Arsip Perkiraan jumlah boks yang dihasilkan Total yang dihasilkan Struktur Organisasi (Pimpinan, Kemaha- siswaan, Keuangan, PPM, Kerjasama, Akademik dan SDM) 110 770 Departemen di Sekolah Vokasi sejumlah 8 50 400 Program Studi di Sekolah Vokasi sejumlah 27 20 540 Total 1710
Tabel 1. Perkiraan arsip yang dihasilkan tiap Unit di Sekolah Vokasi
Record Center Sekolah Vokasi UGM:Analisis Kebutuhan, Rancangan dan Desain ...
= 438 sq.ft
Ruang kerja untuk 5 orang @ 100 sq.ft = 500 sq.ft Menurut New  York  State  Archives  and Records  Administration (1994)  idealnya ruang  kerja  pegawai  arsip/arsiparis adalah 100 sq.ft per orang. Dalam tulisan ini,  penulis  memperkirakan  jumlah pegawai pengelola arsip adalah 5 orang.
 Total  Kebutuhan  ruang  (belum termasuk peralatan) = 938 sq.ft
Analisis kebutuhan sarana dan prasarana untuk arsip konvensional Konversi volume arsip dari cu.ft ke mL= 480 mL  Boks . Jumlah boks =
Volume Arsip x 100 Lebar boks (rumus dari Muhidin, Sambas Ali dan Winata, Hendri, 2016) Jumlah boks = 480 x 100 20 Jumlah boks yang dibutuhkan adalah 2400 boks Jumlah rak statis yang dibutuhkan  Jumlah rak statis = Jumlah boks x 1 Meter Isi Laci x Jumlah Shelf (rumus dari Muhidin, Sambas Ali dan Winata, Hendri, 2016) Jumlah rak statis =
2400 x 1 Meter 5 x 5 Jumlah rak statis yang dibutuhkan 96 rak.

## Analisis pemilihan lokasi
Lokasi Record  Center merupakan pertimbangan  yang  perlu  diperhatikan oleh  manajer  arsip.  Secara  prinsip,  arsip inaktif  mempersyaratkan  penyimpanan yang  murah,  namun  tetap  aman  bagi kelestarian  fisik  arsip  itu  sendiri. Terdapat beberapa pilihan dalam menentukan  lokasi  penyimpanan  arsip. Tabel  2  merupakan  analisis  pemilihan lokasi Record Center Sekolah Vokasi. Berdasarkan analisis pada table 2 di bawah,  penulis  menyarankan  untuk mengembangkan offsite  Record  Center. Secara  konseptual, offsite  Record  Center merujuk  pada  gedung Record  Center yang  berada  diluar  organisasi.  Jenis Record  Center ini  cocok  untuk  organisasi yang  berada  di  kota  besar  dimana  harga tanah  pada  lokasi  gedung  utama  cukup mahal.  Hasil  penelusuran  penulis  terkait nilai  tanah  di  daerah  Yogyakarta  dan sekitarnya  pada  situs  badan  pertanahan Jenis RC Kemungkinan Pertimbangan Onsite Memanfaatkan ruang di sekolah vokasi  Kebutuhan  akan  ruang  kelas  se- makin  meningkat  seiring  dengan peningkatan jumlah mahasiswa.  Gedung Vokasi merupakan bangunan yang sudah tua sehingga sulit memprediksi kekuatan bangunan  untuk  tempat  penyim- panan arsip Offsite Membangun RC diluar gedung utama  Akses  arsip  jika  lokasi  cukup  jauh dari gedung utama sekolah vokasi  Penghematan biaya untuk mem- bangun record center Commercial RC Menggunakan jasa pihak luar  Kredibilitas dari pihak penyedia jasa layanan Kearsipan  Akses arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan
Tabel 2. Analisis Pemilihan Lokasi
Record Center Sekolah Vokasi UGM:Analisis Kebutuhan, Rancangan dan Desain ...
nasional (peta.bpn.go.id) sebagai berikut:
Gambar 1. Taksiran nilai tanah di daerah

## Yogyakarta
Harga  tanah  di  daerah  Yogyakarta mayoritas  bewarna  hijau  tua,  yang memiliki  nilai  diatas  5  juta.  Menurut penghitungan,  area yang memungkinkan dibangun Record  Center adalah  daerah Kulon  Progo  (bagian  barat  Yogyakarta) dengan  beberapa  alasan. Pertama, akses dari Yogyakarta ke Kulon Progo terbilang mudah  dijangkau  (1–1,5  jam).  Selain  itu, hadirnya  teknologi  informasi  juga  dapat memudahkan  dalam  pengiriman  arsip berbentuk elektronik. Kedua, harga tanah di  daerah  Kulon  Progo  relatif  lebih terjangkau. Ketiga, Sekolah  Vokasi mendapatkan  hibah  tanah  dari  Bupati Kulon  Progo  untuk  mendirikan  fasilitas Teaching  Industry yang  bekerjasama dengan  JICA  dari  Jepang. Keempat, penggunaan Record  Center komersil tidak  disarankan karena  Sekolah  Vokasi memiliki para pembelajar di bidang ilmu kearsipan yang
membutuhkan laboratorium praktek.
Perencanaan ruang dan layout penataan . Rekomendasi Record Center merupakan  bangunan  2  lantai  dengan luas  31  x  17  m.  Idealnya  dalam Record Center terdapat ruang penerimaan, ruang simpan,  ruang  kerja,  ruang  administrasi, dan ruang peminjaman (Roper dan Millar, 1999).  Namun,  penulis  mengembangkan perencanaan  yang  berbeda  karena kebutuhan  praktek  mahasiswa  dan  arah pengembangan  untuk  dapat  menjadi
Record Center
komersil.
Berikut merupakan layout dan  rancangan  dari Record Center Sekolah Vokasi:
Gambar 2. Layout Record Center Lantai 1
Luas  area  penyimpanan  didasarkan pada  kebutuhan  ruang  penyimpanan (938  sq.ft)  dan  jumlah  rak  yang dibutuhkan  (96  rak).  KEPKA  ANRI mengatur  jarak  antara  tembok  dan  rak sebesar  70  -80  cm  serta  antar  masing- masing  rak  sebesar  100-110  cm.  Selain itu,  yang  perlu  diperhatikan  adalah pemisahan  antara  ruang  penyimpanan dan  ruang  kerja.  Penyebabnya  adalah perbedaan  kebutuhan  antara  manusia dan  arsip  dalam  hal  suhu,  pencahayaan dan sirkulasi udara. Pemisahan ruang ini berfungsi  untuk  menghindari  kerusakan arsip  dan  menjaga  kesehatan  pegawai arsip.  Berikut  detail  kegunaan  ruang beserta  alat  yang  dibutuhkan  pada
Record Center Sekolah Vokasi UGM:Analisis Kebutuhan, Rancangan dan Desain ...
rancangan lantai 1: Ruang Rencana Peralatan yang dibutuhkan Keterangan Loading Bay Ruang penerimaan arsip Ruang Kerja Kursi, Meja, AC, Komputer Filling cabinet Ruang kerja untuk pegawai arsip Ruang Baca Komputer, Meja, AC, Kursi, Micro reader , Printer, Mesin fotokopi Tempat peminjaman arsip Gallery AC, Alat display, Figura Lampu Tempat pameran arsip Pengolahan Meja besar, Kursi, Boks, Sam- pul, Kertas deskripsi, Kom- puter, Printer, AC Ruang untuk mengolah arsip Penyimpanan Rak, AC, Tangga Tempat penyimpanan arsip yang dapat menampung 2400 boks Preservasi Meja, Kursi, AC, Rak lipat, Hairdrier, Mixer, Blender, Sprayer, Mesin Press Kertas, Lampu meja Tempat melakukan perawatan arsip Pemusnahan Alat pencincang kertas Tempat pemusnahan arsip
Tabel 3. Fungsi Ruang dan Perencanaan Peralatan  Record Center Lantai 1
Record Center Sekolah Vokasi UGM:Analisis Kebutuhan, Rancangan dan Desain ...
Perencanaan  gedung  pada  lantai  2 lebih  banyak difungsikan  sebagai  tempat pembelajaran  dan  penyimpanan  arsip yang  tidak  terlalu  padat  volumenya. Mahasiswa  diasumsikan  pulang  setelah mengikuti perkuliahan, sehingga mengurangi beban gedung lantai 2. Selain itu,  penyimpanan  arsip  vital  diletakkan pada  lantai  2  untuk  mengurangi  resiko kehilangan  arsip.  Lebih  rinci,  dijabarkan fungsi  dan  kebutuhan  peralatan  untuk gedung Record Center pada lantai 2:
KESIMPULAN Kelestarian arsip memerlukan perhatian  dari  pencipta  arsip  dan arsiparis itu sendiri. Salah satu cara yang dapat  dilakukan  adalah  menyediakan ruang  serta  sarana  dan  prasarana  yang memadai  sebagai  tempat  simpan  arsip. Selama ini, menjadi fenomena yang biasa bahwa arsip inaktif diletakkan di koridor, gudang  dan  loteng.  Sedangkan  tuntutan untuk good  governance sedang  marak digaungkan. Upaya yang dapat dilakukan untuk  mengetahui  segala  aktivitas  yang telah dilakukan organisasi adalah menjaga  keutuhan  fisik  dan  informasi dari arsip yang dimilikinya.
Perencanaan Record Center
menjadi  penting  untuk  menghadirkan sarana  simpan  yang  layak.  Selain  itu, perencanaan yang baik dapat mendukung efektifitas  dan  efisiensi  dari  organisasi. Penulis  mengakui  bahwa  melakukan perencanaan  bukanlah  hal  yang  mudah.
Perencanaan memerlukan dukungan dari pimpinan,  unit  pencipta  dan  kemauan dari  arsiparis  sendiri  agar  dapat terimplementasi  dengan  baik.  Prosedur perencanaan  juga  memerlukan  tahapan panjang  dimulai  dari  menganalisis kebutuhan  dengan  menghitung  volume arsip,  memprediksi  kebutuhan  ruang, menghitung  kebutuhan  sarana  dan prasarana serta analisis pemilihan lokasi. Selain itu, perencanaan ruang dan layout yang  matang  akan  meningkatkan  nilai guna dari Record Center itu sendiri.
Dari  segi  praktis,  setiap  organisasi seperti Sekolah Vokasi yang menghasikan arsip  inaktif,  diharapkan  untuk  mulai sadar akan  kebutuhan  ruang  dan  sarana simpan.  Hal  ini  untuk  meminimalisir resiko  dari  kerusakan  dan  kehilangan arsip  yang  mungkin  terjadi  di  kemudian hari.  Kajian  ini  dapat  dijadikan  panduan dalam merencanakan Record Center pada organisasi lain. Selanjutnya, penelitian ini dapat dikembangkan dari segi manajemen,  kebutuhan  SDM  hingga kontruksi  bangunan Record  Center yang baik.  Pengembangan  dapat  dilakukan oleh berbagai disiplin ilmu yang memiliki perhatian khusus pada bidang kearsipan. Harapannya  ilmu  kearsipan  semakin berkembang dan mapan untuk mendukung kebutuhan masyarakat luas. Ruang Rencana Peralatan yang dibutuhkan Keterangan 2 Ruang Kelas Meja , kursi, LCD , AC, Papan tulis. Ruang Perkuliahan Lab. Elektronik Set computer, scanner, LCD, AC , Papan tulis Tempat alih media dan praktek pen- golahan arsip elektronik Penyimpanan Arsip Vital Brankas, Pengaman ruangan, AC Pengatur suhu Tempat penyimpanan arsip vital dan arsip yang diduga permanen Penyimpanan Arsip Aktif Filling cabinet, Map gantung, Index folder, AC Tempat penyimpanan arsip yang frekuen- si penggunaannya tinggi. Penyimpanan Arsip bentuk khu- sus AC, Lemari penyimpan Tempat penyimpanan arsip ephemera, peta, gambar arsitektur dan sebagainya
Tabel 4. Fungsi Ruang dan Peralatan Record Center Lantai 2
Record Center Sekolah Vokasi UGM:Analisis Kebutuhan, Rancangan dan Desain ...

## DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2000. Keputusan  Kepala  Arsip  Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2000  Tentang  Standar  Minimal Gedung  Dan  Ruang  Penyimpanan Arsip Inaktif . Badan  Pertanahan  Nasional.  Akses  pada www.peta.bpn.go.id  tanggal  20 Agustus 2017 Benedon, William. 1970. Features of New Records  Center  Buildings .  US:  The Society of American Archivists. Bryson,  J.  2006. Managing  Information
Services (6nd ed.). England: Ashgate. Faber, M. J. 2010. "Think outside the box when relocating a records center" in Information  Management  Journal , 44
(4), 42–46. Jumiyati,  E.  2011. Sarana  dan  prasarana kearsipan  di  pusat  teknologi  bahan bakar nuklir batan , (07), 60–69. Mark,  T.  J.  2012.  "Developing  a  Records Storage  System"  in IIMC  Records
Management Technical
Bulletin Series , 5–7. Muhidin, S.A., 2016. Manajemen
Kearsipan  untuk  Organisasi  Publik, Bisnis, Sosial, Politik
dan
Kemasyarakatan , Bandung:
CV
Pustaka Setia.
New  York  State  Archives  and  Records Administration.  1994.  "Developing an Inactive Records Storage Facility" in The  State  of  Education Department, University of the State of New York , (48), 1–20. Retrieved from http://www.archives.nysed.gov/a/ records/mr_pub48.pdf Patricia  C.  Franks.  2013. Records  &
Information
Management . US:
American Library Association. Roper,  M.  (Ed.).  1999. Managing  Records in Record
Center . London:
International  Records  Management Trust. Santosa,  H.  (n.d.). Manajemen  arsip inaktif  sebagai  solusi  permasalahan arsip inaktif tidak teratur . 19–33.
Stoner,  J.  A.  F.  1993. Perencanaan  dan Pengambilan Keputusan dalam Manajemen . Jakarta: Rineka Cipta. Zed,  M.  2008. Metode  Penelitian
Kepustakaan .  Jakarta:  Yayasan  Obor Indonesia.