## SISTEM INFORMASI PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA PADA SMP ISLAM AL-HIKMAH
Michael Febran Situmorang 1) , Agus Umar Hamdani 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail: 1412502500@student.budiluhur.ac.id 1) , agus.umarhamdani@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
SMP  Islam  Al-Hikmah  merupakan  salah  satu  sekolah  yang  dikelola  oleh  sebuah  Yayasan  yang  bernama Yayasan  Al-Hikmah.Adapun  permasalahan  yang  terjadi  saat  penulis  melakukan  Analisa  proses  bisnis  pada SMP  Islam  Al-Hikmah  adalah  pada  sistem    pengadaan  yang  berjalan  masih  menimbulkan  masalah menyebabkan  informasi  pengadaan  belum  berjalan  dengan  baik,permasalahan  yang  timbul  diantaranya,tidak informatifnya  laporan  inventaris  yang  sudah  ada,kesulitan  mengetahui  permintaan  barang,kesulitan  mencari barang  sesuai  dengan  permohonan,  kurang  informatifnya  tanda  terima  barang  dari  Yayasan  ke  staf  sarana prasarana  yang  sudah  ada,kurang  informtifnya  laporan  data  pengadaan  sarana  dan  prasarana,kurang informatifnya  laporan  inventaris  barang  per  ruang  mengenai  barang  yang  baik  ataupun  yang  buruk.Hal tersebut  mendorong  penulis  untuk  mengembangkan  sistem  informasi  baru  yang  terkomputerisasi  untuk menjawab  masalah  tersebut.Adapun  penulis  melakukan  penelitian  dengan  metodologi  pengembangan  sistem usulan  menggunakan  metodologi  Waterfall  dimana  proses  pengembangan  software  yang  berurutan  melalui tingkatan-tingkatan    yang  harus  dipakai  untuk  penggarapan    software.Metodologi  yang  digunakan  untuk Analisa dan perancangan sistem usulan menggunakan pendekatan object-oriented, Penulis mengimplementasikan  sistem  usulan  dengan  menggunakan  bahasa  pemrograman  VB.NET  dengan  database MySQL.  Hasil  akhir  dari  penelitian  ini  adalah  sebuah  aplikasi  pengadaan  sarana  dan  prasarana  berbasis desktop  yang  diharapkan  dapat  membantu  menyelesaikan  masalah  pengadaan  sarana  dan  prasarana  pada SMP Islam Al-Hikmah.
Kata kunci: sistem informasi pengadaan, sarana dan prasarana

## 1. PENDAHULUAN
Di  era  generasi  digital  saat  ini,  segala  bidang selalu  berhubungan  dengan  teknologi.  Setiap  waktu manusia  bisa  mengakses  segala  informasi  lebih cepat  dan  beraneka  ragam.dan  itu  merupakan  salah satu  manfaat teknologi  informasi.  Penerapan  sistem informasi pada suatu instansi swasta ataupun negeri sangat  dibutuhkan  karena  perkembangan  teknologi yang  sangat  cepat.  Sekolah  Menengah  Pertama (SMP)  Islam  Al-Hikmah  merupakan  salah  satu lembaga  pendidikan  formal  swasta  yang  bertujuan menghasilkan  siswa-siswi  yang  mampu  dalam kompetensi  global.  Untuk  memenuhi  kebutuhan para  siswa-siswi,  guru  dan  tenaga  kependidikan, maka  SMP  Islam  Al-Hikmah  mengelola  proses pengadaan  sarana  dan  prasarana  dengan  baik.  Oleh karena itu, SMP Islam Al-Hikmah perlu
menggunakan
teknologi informasi guna memperbaiki  pengolahan  data  yang  dilakukan secara  manual  saat  ini.  Oleh  karena  itu,  peneliti ingin  membuat  sistem  informasi  pengadaan  sarana dan prasarana  guna  sehingga dapat membuat proses pengadaan  sarana  dan  prasarana  di  SMP  Islam  Al- Hikmah  menjadi  lebih  baik.  Adapun  rumusan masalah  dalam  penelitian  ini  adalah  “Bagaimana model  sistem  informasi  pengadaan  sarana  dan prasarana yang sesuai dengan kebutuhan SMP Islam Alhikmah?”.
Mengikuti  Minarti  [1]  “Pengadaan  sama dengan  kegiatan  nan  dilbuat  guna  memfasilitasi
segenap  bentuk  sarana  prasarana  pendidikan persekolahan  nan  sesuai  sama  kebutuhan  pada bagan  memperoleh  tujuan  yang  sudah  pernah ditetapkan”.
Sarana  adalah  perlengkapan  yang  dapat dipindah-dipindahkan  untuk  mendukung  fungsi kegiatan  suatu  pendidikan  yang  meliputi:  peralatan, perabotan,  media  pendidikan  dan  buku  [2]. Prasarana  adalah  segala  sesuatu  yang  merupakan penunjang utama terselanggaranya suatu proses  [3]. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sarana prasarana adalah  sumber  daya  pendukung  terdiri  dari  segala bentuk  jenis  bangunan/tanpa  bangunan  beserta dengan perlengkapannya dan memenuhi persyaratan untuk pelaksanaan kegiatan.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan Applied Research ,  yakni  penelitian  yang  menghasilkan produk  yang  bisa  diterapkan  di  instansi  riset. Adapun  kerangka  pemikiran  dari  penelitian  ini dijelaskan sebagai berikut :
Gambar 1. Kerangka Penelitian

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Sejarah Organisasi
SMP  Islam  Al  Hikmah  Jakarta  Selatan  adalah sekolah  menengah  kejuruan  yang  didirikan  pada tanggal  15  Juli  1990  yang  terletak  didaerah Petukangan Selatan Jakarta Selatan lebih tepatnya di Jalan  Kemajuan  No.  55,  kelurahan  Petukangan Selatan,  kecamatan    Pesanggrahan,  Jakarta  Selatan dengan  kode  pos  12270.  SMP  Islam  Al-Hikmah Jakarta  Selatan  telah  terakreditasi  A.  Sekolah  SMP Islam  Al  Hikmah  ini  termasuk  bagian  dari  yayasan Al-Hikmah.

## 3.2 Analisa Sistem Berjalan
Untuk  menganalisis  proses  bisnis  pengadaan sarana  dan  prasana  pada  SMP  Islam  Al  Hikmah dijelaskan menggunakan activity dagram berikut ini:
a) Activity Diagram Permintaan Barang
Gambar 2. Activity Diagram Permintaan Barang

## b) Activity Diagram Permohonan  Barang
Gambar 3. Activity Diagram Permohonan Barang
c) Activity  Diagram  Pembelian  Barang  ke Supplier
Gambar 4. Activity Diagram Pembelian Barang ke Supplier
d) Activity Diagram Tanda Terima Barang
Gambar 5. Activity Diagram Tanda Terima Barang

## e) Activity Diagram Laporan Data Pengadaan Sarana dan Prasarana
Gambar 6. Activity Diagram Laporan Data Pengadaan Sarana dan Prasarana
f) Activity  Diagram  Laporan  Inventaris  Barang Per Ruang
Gambar 7. Activity Diagram Laporan Inventaris Barang Per Ruang
g) Activity Diagram Laporan Inventaris Gedung
Gambar 8. Activity Diagram Laporan Inventaris Gedung
3.3 Analisa Sistem Usulan
1) Analisa Masalah
Dari  masalah  yang  ada  dapat  digambarkan dengan diagram fishbone sebagai berikut:
Informasi Inventaris Belum Berjalan Baik Process Physical Evidence Dokumen permintaan jadi tidak valid Dokumen pemintaan tidak resmi Masih menggunakan memo tulis angka Tidak ada informasi tentang pembayaran Kesulitan mengetahui jumlah uang yang dikeluarkan untuk pengadaan barang Pembayaran diambil oleh yayasan Tidak ada informasi tentang supplier Kesulitan mengetahui data supplier Berkas disimpan oleh yayasan Tidak diketahui siapa yang melakukan permintaan barang beserta barang yang diminta Kesulitan mengetahui informasi tentang permintaan barang Tidak ada laporan permintaan secara rinci
Tidak diketahui siapa yang mengambil barang
Kesulitan mengetahui informasi pengambilan barang Tidak ada laporan pengambilan Tidak ada informasi tentang pembelian barang ke supplier Kesulitan mengetahui informasi pembelian barang ke supplier Berkas pembelian tersimpan di yayasan Tidak ada informasi tentang penerimaan barang Kesulitan mengetahui informasi penerimaan barang dari supplier Berkas penerimaan barang diterima oleh yayasan Tidak ada informasi tentang inventaris barang per ruang Kesulitan mengetahui informasi inventaris barang per ruang Tidak ada laporan inventaris barang per ruang
Gambar 9. Fishbone Diagram
2) Pemodelan Sistem Usualan
Untuk  memodelkan  sistem  usulan,  penulis menggunakan use  case  diagram yang  dijelaskan sebagai berikut :
a. Use Case File  Master Adapun use case file master dijelaskan sebagai berikut:
Gambar 10. Use Case Diagram Master
b. Use Case File  Transaksi
Adapun use  case  diagram file  transaksi dijelaskan sebagai berikut :
Gambar 11. Use Case Diagram Transaksi
c. Use Case Diagram File  Laporan
Adapun use  case  file  laporan dijelaskan sebagai berikut :
Gambar 12. Use Case Diagram Laporan
3.4 Model Data
Untuk memodelkan basis  data,  penulis menggunakan class diagram berikut ini :

## 3.5 Design User Interface
Berikut  ini  adalah  disain user  interface untuk sistem usulan : a) Struktur Menu
Sistem Informasi Pengadaan Sarana dan Prasarana pada SMP ISLAM AL HIKMAH
Master Entry Tenaga Kependidikan Entry Barang
Transaksi Entry Data Permintaan Barang Cetak Surat Permohonan Sarana Cetak Pembelian Barang Entry Tanda Terima Barang Entry Bukti Bayar Laporan Cetak Laporan Permintaan Barang Cetak Laporan Data Pengadaan Sarana dan Prasarana Cetak Laporan Pembelian Barang Keluar Entry Supplier Cetak Laporan Pembayaran Cetak Laporan Penerimaan Barang dari Supplier Cetak Laporan Pengambilan Barang Cetak Laporan Inventaris Per Ruang Entry Gedung Cetak Laporan Inventaris Gedung Cetak Laporan Rekapitulasi Permintaan Barang Entry Ruang Entry Barang Per Ruang Cetak Serah Terima Barang Cetak Bukti Pengambilan Barang Entry Inventaris Ruang Gambar 14. Struktur Menu b) Rancangan Layar Menu File Master
Berikut ini rancangan layar menu file master :
Gambar 15. Rancangan Form Entry Barang
Gambar 16. Rancangan Form Entry Tenaga Kependidikan
Gambar 17. Rancangan Form Entry Supplier
c) Rancangan Form Transaksi
Berikut ini rancangan layar menu file transaksi:
Gambar 18. Rancangan Form Entry Permintaan Barang
Gambar 20. Rancangan Form Entry Bukti Pembayaran
Gambar 21. Rancangan Layar Cetak Pengambilan Barang
d) Rancangan Form  Laporan
Berikut ini rancangan layar menu file laporan:
Gambar 22. Rancangan Layar Cetak Laporan
Permintaan Barang
Gambar 23. Rancangan Layar Cetak Laporan Pembelian Barang
Gambar 24. Rancangan Layar Cetak Laporan
Pembayaran
Gambar 25. Rancangan Layar Cetak Laporan
Pengambilan Barang
Gambar 26. Rancangan Layar Cetak Laporan Rekapitulasi Permintaan Barang
3.6 Rancangan Keluaran Program
Berikut ini rancangan keluaran program :
Gambar 28. Rancangan Keluaran Permintaan Barang
Gambar 29. Rancangan Keluaran Pembelian Barang
Gambar 30. Rancangan Keluaran Bukti Pengambilan Barang
Gambar 31. Rancangan Keluaran Laporan Rekapitulasi Permintaan Barang

## 4. KESIMPULAN
Kesimpulan  yang di dapat dari proses analisis, perancangan dan implementasi sistem adalah:
a. Dengan  adanya  modul entry Bayar  maka  dapat mempermudah  staf  yayasan  mengetahui  jumlah uang yang dikeluarkan dengan membuat laporan pembayaran.
b. Dengan adanya modul entry supplier maka dapat mempermudah  staf  yayasan  mengetahui  data supplier dengan membuat data supplier . c. Dengan  adanya  modul entry permintaan  barang maka  dapat  mempermudah  staf  sarana  dan prasarana  beserta  kepala  sekolah  mengetahui informasi  permintaan  barang  dengan  membuat laporan permintaan barang.
d. Dengan  adanya  modul  cetak  bukti  pengambilan barang  maka  dapat  mempermudah  staf  sarana dan prasarana beserta kepala sekolah mengetahui informasi  pengambilan  barang  dengan  membuat laporan pengambilan barang.
e. Dengan  adanya  modul  cetak  pembelian  barang maka dapat mempermudah staf yayasan mengetahui  informasi  pembelian  barang  dengan membuat laporan pembelian barang.
f. Dengan adanya modul entry tanda terima barang
maka dapat mempermudah staf yayasan mengetahui  informasi  penerimaan  barang  dari supplier dengan  membuat  laporan  penerimaan barang dari supplier . g. Dengan adanya modul entry inventaris per ruang dapat  mempermudah  staf  sarana  dan  prasarana beserta  kepala  sekolah  mengetahui  informasi inventaris  barang  per  ruang  dengan  membuat laporan inventaris barang per ruang.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Minarti,  Sri.  2011. Manajemen  Sekolah: Mengelola lembaga Pendidikan Secara
Mandiri . Yogyakarta: Ar Ruzz Media
[2] Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 24
Tahun 2007.
[3] https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/prasarana