## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA PT. JAYA KARYA STEELINDO
Michael Handrian 1) , Bullion Dragon Andah 2)
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : michaelholmez93@yahoo.com 1) , bullion.dragon@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Perusahaan yang bergerak dalam bidang jual beli diharuskan dalam memiliki sebuah kebijakan dan keputusan yang  secermat  mungkin  agar  menunjang  perkembangan  perusahaan  serta  mengurangi  kemungkinan  akan kerugian  pada  perusahaan.  Dan  dalam  perjalanan  bersaing  dengan  perusahaan  lain  maka  akan  lebih  baik apabila sebuah perusahaan memiliki inovasi dan ide-ide baru dalam menjalankan usaha. Salah satu cara untuk dapat bersaing di dewasa ini adalah dengan cara meningkatkan kualitas dan mutu kerja daripada manajemen serta menerapkan sistem informasi yang mumpuni untuk menunjang setiap kegiatan usaha yang berjalan. PT. Jaya Karya Steelindo ada sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi besi dimana perusahaan ini berdiri tahun 2015 oleh Bpk. Jap Karyanto Srijaya sebagai Direktur Utama. Pada sistem yang berjalan saat ini  sering  ditemukan  beberapa  kendala  yaitu  mulai  dari  pencatatan  retur  yang  terasa  masih  berantakan  dan kurang  terawasi  ditambah  lagi  seringkali  stock  yang  kosong  ketika  ingin  dibeli  oleh  Customer  menjadikan pelayanan  terasa  kurang  optimal.  Oleh  karena  itu  dibutuhkan  sebuah  sistem  informasi  pada  PT.  Jaya  Karya Steelindo untuk membantu menyediakan kebutuhan yang diperlukan oleh PT. Jaya Karya Steelindo.
Kata Kunci: sistem informasi, pembelian, penjualan

## 1. PENDAHULUAN
Aktivitas  pembelian  dan  penjualan  pada perusahaan dagang yang bergerak dalam persediaan kebutuhan  besi  memiliki  regulasi  transaksi  yang rumit  dan  cenderung  harus  dilakukan  secara  stabil dan  teliti  setiap  harinya  agar  terhindar  dari kemungkinan adanya kesalahan.
Pada pengolahan data pembelian dan penjualan barang,  PT.  Jaya  Karya  Steelindo  tidak  memiliki sebuah  sistemasi/aplikasi  yang  dapat  membantu mereka  dalam mengontrol  pengeluaran  dan pemasukan  untuk  setiap  produk  barang  yang terdapat  di  gudang.  sehingga  hal  ini  menyebabkan tidak efisiennya penjualan barang serta pengelolaan biaya  pembelian.  Dimana  pemesanan  barang dilakukan  berdasarkan  perkiraan  tanpa  mengetahui secara  pasti  barang  apa  saja  yang  sedang  menjadi trend  an  penjualan  barang  yang  sering  terhambat dikarenakan  stok  yang  belum  update.  Hal  tersebut juga  disebabkan  oleh  pengelolaan  data  penjualan barang  yang  hanya  dibuat  garis  besarnya,  dan masalah-masalah  lain  yang  sering  timbul  adalah hilangnya  faktur-faktur  pembelian  maupun  faktur penjualan yang merupakan bukti-bukti dari transaksi-transaksi yang dilakukan.
Untuk perusahaan yang memiliki omset cukup besar setiap bulan, sistem yang masih manual tidak dapat  lagi  mendukung  kegiatan  penjualan  dan penerimaan kas perusahaan [1].
Oleh  sebab  itu,  penulis  ingin  menyelesaikan permasalah  mengenai  sistem  informasi  yang terdapat  pada  PT.  Jaya  Karya  Steelindo.  Dimana perusahaan ini merupakan perusahaan produsen besi yang berlokasi di Jakarta, tepatnya di Jl. Peternakan 1  No.12C,  Jakarta  Barat.  Dimana  kegiatan
perusahaan  ini  sehari-harinya  adalah  memproduksi dan menyuplai barang berupa besi (plat strip) kepada konsumen (distributor).
Masalah  yang  kerap  dihadapi  oleh  PT.  Jaya Karya  Steelindo:  (a)Tidak  tersedianya  laporan barang  habis  sehingga  barang  terlambat  untuk direstock.  (b)Belum  Terdapat  pencatatan  retur barang  secara  sistem.  (c)Belum  Terdapat  laporan retur  pembelian  untuk  mengetahui  supplier  dengan kinerja  buruk.  (d)Tidak  Terdapat  informasi  barang apa saja yang kurang laku dipasaran. (e)Surat jalan tidak  terdokumentasi  dengan  baik.  (f)Tanda  terima belum  terdokumentasi  dengan  baik.  (g)Sales  sulit mengetahui kondisi stok terkini.
Berikut adalah tujuan penulis untuk merancang sistem  pembelian  dan  penjualan  pada  PT.  Jaya Karya  Steelindo  (a)  Meningkatkan  ketepatan  dan kemudahan  dalam  pengelolahan  data  agar  dapat menghasilkan  informasi  yang  dibutuhkan  dengan cepat  dan  tepat.  (b)  Mengurangi  kerugian perusahaan  akibat  kesalahan  pada  proses  transaksi pembelian  dan  penjualan.  (c)  Memudahkan  proses pembuatan  laporan  yang  dibutuhkan  dengan  cepat dan sistematis.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Sesuai  dengan  pengertian  sistem  [2]  yaitu “Sistem  merupakan  seperangkat  komponen  yang saling  berhubungan  dan  saling  bekerjasama  untuk mencapai  beberapa  tujuan”  dan  [3]  “Sistem merupakan  sekumpulan  elemen  yang  saling berhubungan  dan  saling  berinteraksi  dalam  satu kesatuan  untuk  pencapaian  tujuan  utama”.  Maka penelitian  sistem  ini  pun  dikembangkan  dengan
metode  yang  sesuai  yaitu  metode  analisa  dan perancangan sistem terstruktur.
Sistem yang akan dikembangkan ini menggunakan  metode  Analisa  dan  Perancangan Sistem Terstruktur ( System Structure Analysis dan Design  Method ).  Dimana  metode  ini  membagi kegiatannya dalam 4 tahap yaitu tahap Pendefinisian  Masalah  dan  Analisa  Kelayakan, Analisa Sistem, Perancangan Sistem dan Penerapan Sistem.  Tahap  Analisa  Masalah  dan  Studi Kelayakan.
Di  dalam  tahap  ini  yang  dilakukan  adalah mengidentifikasi  permasalahan  yang  terjadi  untuk kemudian diselesaikan dengan suatu pengembangan sistem, tahap ini dilakukan dengan cara :

## a) Wawancara
Wawancara dilakukan dengan pihak yang terkait di  bidangnya  masing  masing  yang  berhubungan dengan  penjualan  dan  pembelian  agar  data  yang diperoleh lebih lengkap.

## b) Observasi
Melakukan  Pengamatan  terhadap  sistem  yang sedang  berlangsung  untuk  memperkuat  data  yang diperoleh saat wawancara.
c) Dokumentasi
Pengumpulan  data  dengan  melihat  atau menganalisis  dokumen-dokumen  yang  dibuat sendiri atau orang lain tentang subjek.
d) Studi Pustaka
Dilakukan dengan mengumpulkan data melalui buku  dan  bahan  pelengkap  lainnya  sesuai  dengan permasalahan dan penulisan ini.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Analisa Sistem
a. Analisa Proses Bisnis Sistem Berjalan Merupakan Analisa dari serangkaian prosedur-
prosedur yang berjalan dalam perusahaan saat ini.
1) Proses Penawaran Barang
Pelanggan menanyakan harga via telepon yang kemudian akan dilayani oleh pihak Sales dari mulai pemberian harga hingga ke pencatatan pesanan.
Gambar 1.  Proses Bisnis penawaran Barang antara Sales dan Customer
2) Proses Pembuatan Surat Jalan
Pada  tahap  ini  Sales  akan  memberikan  list barang apa saja yang dipesan oleh Customer untuk kemudian  disiapkan  barang  dan  dibuatkan  Surat Jalan
[tersedia] [habis] Kasih List Barang yg dipesan Cek Ketersediaan Barang Beri Info ke Pelanggan Buat Faktur Siapkan Barang dan Surat Jalan
Gambar 2. Proses Bisnis Pembuatan Surat Jalan dari Bagian Sales ke Bagian Admin.
3) Proses Pengambilan Barang
Bagian  Admin  menyerahkan  Barang  serta Surat  Jalan  yang  sudah  disiapkan  sebelumnya kepada pelanggan.
Serahkan Barang dan Surat Jalan Cek Barang dan Surat Jalan Cek Ulang Barang dan Surat Jalan Terima Barang dan Surat Jalan Muat Barang Sesuai Surat Jalan [sesuai] [tidak sesuai]
Gambar 3. Proses Bisnis Pengambilan Barang Oleh Customer
4) Proses Retur Barang
Barang  yang telah dibeli Pelanggan jika tidak sesuai  dengan  yang  diminta  maka  pelanggan  dapat meretur  barang  yang  akan  dibantu  oleh  pihak Admin.
.

## Gambar 4. Proses Bisnis Retur Barang
5) Proses Pembelian Barang
Proses  pembelian  barang  dilakukan  oleh bagian admin dengan pertama mengecek ketersediaan  barang  di  supplier  dan  membuatkan order pembelian apabila barang tersedia di supplier.
[habis] [tersedia] Kasih List Barang yg ingin dipesan Cek Ketersediaan Barang Buat Order Pembelian Fax Order Pembelian Terima Order
Pembelian dan siapkan barang

## 6) Proses Pembuatan Laporan
Pada  setiap  akhir  periode  bagian  admin akan  mencetak  sejumlah  laporan  untuk  kemudian diserahkan kepada owner
Gambar 6. Proses Bisnis Pembuatan Laporan
7) Fishbone Diagram
Permasalahan yang ditemui selama penelitian  penulis  kemudian  rangkum  dalam Fishbone agar lebih mudah dipahami.
Perusahaan rugi Stok barang laku kosong Terjadi overstock Tidak ada laporan barang habis Barang tidak dapat dijual Retur tidak mengupdate stok Tidak ada info Supplier Buruk Pengecekan Stok Lama Tidak ada info stok secara langsung Tidak ada Sistem TTB Surat Jalan tidak terdata
Gambar 7. Fishbone Diagram dari permasalahan yang ditemui selama penelitian berlangsung 3.2 Perancangan Sistem
a) Use Case Diagram
Admin Entry Data Barang Entry Data Customer Entry Data Pelanggan
Gambar 8. Use Case Diagram Entry Data Master
Admin
Cetak Surat Jalan Customer Cetak Faktur Penjualan Cetak Retur Penjualan
Gambar 9. Use Case Diagram Transaksi Penjualan
Admin Customer Cetak Faktur Pembelian Cetak TTB Cetak Retur Pembelian
Gambar 10. Use Case Diagram Transaksi Pembelian
Gambar 11. Use Case Diagram Laporan
b) Model Data
1) ERD
Menggambarkan  hubungan  antar  entitas dalam  rancangan  sistem  pada  PT.  Jaya Karya Steelindo.
Supplier Pesan Pembelian Buat Tanda Terima Barang Untuk Retur Pembelian ada Barang ada Penjualan Order Customer Buat ada ada Surat Jalan ada Buat Retur Penjualan ada *KdSupplier NmSupplier AlmtSupplier TelpSupplier
FaxSupplier KdSupplier KdPembelian KdPembelian TglPembelian KetPembelian KdSupplier KdPembelian KdTTB *KdTTB TglTTB KetTTB KdPembelian *KdReturPO TglReturPO KdTTB *KdBrg NmBrg Satuan Qty Hrgsatuan *Kd_Customer NmCustomer AlmtCustomer TelpCustomer FaxCustomer *KdPenjualan
TglPenjualan KetPenjualan KdCustomer *KdSuratJalan TglSuratJalan KetSuratJalan KdPenjualan *KdReturPenj TglReturPenj KdSJ KdTTB KdReturPO KdPembelian KdBrg JumlahPembelian HrgPembelian KdTTB KdBrg JumlahTTB KdReturPembelian KdBrg JumlahReturPembelian KetReturPembelian KdPenj KdBrg JumlahPenj HrgJual KdPenjualan Kd_Customer KdPenjualan KdSuratJalan KdReturPenj KdBrg JumlahReturPenj KetReturPenj KdSuratJalan KdReturPenjualan KdSuratJalan KdBrg 1 M 1 1 M N N N N 1 M N N 1 N M 1 N M M M M
Gambar 12. Bentuk dari ERD untuk Sistem yang dikembangkan untuk PT. Jaya Karya Steelindo
2) Transformasi Dari ERD ke LRS
Merupakan  Transformasi  dengan  cara pengelompokan  antar  Entitas  untuk  diubah menjadi Logical Relationship Structure Supplier Pesan Pembelian Terima Tanda Terima Barang Untuk Retur Pembelian ada Barang ada Penjualan Order Customer Buat ada ada Surat Jalan ada ada Retur Penj ada *KdSupplier NmSupplier AlmtSupplier TelpSupplier
FaxSupplier KdSupplier KdPembelian KdPembelian TglPembelian KetPembelian ID_Supplier No_PO ID_TTB *No_TTB Tgl_TTB Ket_TTB No_PO *No_ReturPO Tgl_ReturPO No_TTB
*ID_Brg Nm_Brg Satuan Qty Hrg_Satuan *Id_Cust Nm_Cust Almt_Cust Telp_Cust Fax_Cust *No_Penj
Tgl_Penj Ket_Penj Id_Cust *No_SJ Tgl_SJ Ket_SJ No_Penj *No_ReturPenj Tgl_ReturPenj No_SJ No_TTB No_ReturPO No_PO ID_Brg Qty_PO Hrg_PO No_TTB ID_Brg Qty_TTB No_ReturPO ID_Brg Qty_ReturPO Ket_ReturPO No_Penj ID_Brg Qty_Penj Hrg_Jual No_Penj ID_Cust No_Penj No_SJ No_ReturPenj ID_Brg Qty_ReturPenj Ket_ReturPenj No_SJ No_ReturPenj No_SJ ID_Brg 1 M 1 1 M N N N N 1 M N N M N M 1 N M M M M M M
Gambar 13. Transformasi ERD Sistem yang dikembangkan kedalam bentuk LRS

## 3) LRS
Bentuk  LRS  dari  rancangan  sistem  pada PT. Jaya Karya Steelindo
Supplier *KdSupplier NmSupplier AlmtSupplier TelpSupplier FaxSupplier
Pembelian
*KdPembelian TglPembelian -KetPembelian *KdSupplier Tanda Terima Barang *KdTTB TglTTB DetilPO *KdPembelian *KdBarang Customer
*KdCustomer NmCustomer Retur Pembelian
*KdReturPembelian TglReturPembelian KetTTB *KdPembelian AlmtCustomer TelpCustomer FaxCustomer KetReturPembelian
*KdTTB
DetilTTB *KdTTB
*KdBrg JumlahPembelian DetilReturPO *KdReturPembelian *KdBrg Barang *KdBrg NmBrg HrgPembelian JmlhTTB JumlahReturPembelian KeteranganReturPembelian DetilSJ *KdSuratJalan *KdBrg DetilPenjualan *KdPenjualan *KdBrg DetilReturPenjualan *KdReturPenjualan *KdBrg JumlahPenjualan HrgPenjualan Jmlh Satuan HrgBeli HrgJual *KdSupplier JumlahSuratJalan Penjualan *KdPenjualan TglPenjualan ReturPenjualan *KdReturPenjualan TglReturPenjualan SuratJalan
*KdSuratJalan TglSuratJalan KetPenjualan *KdCustomer KetSuratJalan *KdPenjualan JumlahReturPenjualan KeteranganReturPenjualan KetReturPenjualan *KdSuratJalan KdSupplier KdTTB KdReturPembelian KdBrg KdPembelian KdPembelian KdBrg KdSupplier KdBrg KdTTB KdCustomer KdPenjualan KdPenjualan KdSuratJalan KdSuratJalan KdBrg KdBrg
Gambar 14. Hasil dari Transformasi ERD pada sistem yang dikembangkan

## c) Struktur Menu
Struktur  Menu  untuk  Sistem  yang  akan dikembangkan pada PT. Jaya Karya Steelindo

## d) Rancangan Layar
Merupakan  Rancangan  Layar  untuk  sistem yang akan diterapkan yaitu layar Entry Data, Layar Transaksi, dan Layar Laporan.
1) Rancangan Main Menu
Merupakan  layar  awal  dimana  user  dapat menentukan  apa  yang  ingin  dikerjakan  dari  3  opsi yang tersedia

## Gambar 16. Rancangan Layar Utama dari Program yang dikembangkan
2) Rancangan Layar Entry
Pada  Menu  ini  user  dapat  memilih  untuk melakukan entry atau update data dari pilihan yang tersedia
Gambar 17. Rancangan Layar  untuk Entry Data Barang, Data Customer dan Data Supplier
3) Rancangan Layar Transaksi Pada layar ini user dapat memilih transaksi  yang ingin dilakukan dengan cara mengklik transaksi tersebut
Gambar 18. Rancangan Layar Transaksi untuk pembuatan Penjualan dan Pembelian
4) Rancangan Layar Laporan
Pada  layar  ini  user  memilih  laporan  yang  ingin dicetak  kemudian  memilih  periode  laporan  untuk dicetak
Gambar 19. Rancangan Layar untuk Mencetak Laporan yang diinginkan

## 5) Sequence Diagram
Untuk  sequence  diagram  dari  proses  program yang berjalan dapat dilihat pada gambar 20 sampai dengan gambar 22.
Gambar 20. Sequence Diagram untuk Entry Data Barang
Gambar 21. Sequence Diagram untuk Cetak Kwitansi
Gambar 22. Sequence Diagram untuk Cetak Laporan Barang
e) Class Diagram
Merupakan  penggambaran  dari  Class yang terdapat pada rancangan sistem untuk PT. Jaya Karya Steelindo.
Customer
Barang -KdBrg: Varchar -NmBrg: Varchar -Jumlah: Integer + Simpan() : void + ubah () : void -KdCustomer: Varchar -NmCustomer: Varchar -AlamatCustomer: Varchar +Simpan() : void +Ubah() : void FaxCustomer : Varchar -TelpCustomer : Varchar +Hapus() : void +Batal() : void -Satuan : Varchar -HrgBeli : Double -HrgaJual :Double -KdSupplier: Varchar + Hapus () : void + Batal () : void Supplier -KdSupplier: Varchar -NmSupplier: Varchar -AlamatSupplier: Varchar +Simpan() : void +Ubah() : void -FaxSupplier : Varchar -TelpSupplier : Varchar +Hapus() : void +Batal() : void Pembelian -KdPembelian: Varchar -TglPembelian: Date -KetPembelian: Varchar +Simpan() : void +Ubah() : void -KdSupplier : Varchar +Hapus() : void +Batal() : void +Cetak() : void Penjualan -KdPenjualan: Varchar -TglPenjualan: Date -KetPenjualan: Varchar +Simpan() : void +Ubah() : void -KdCustomer : Varchar +Hapus() : void +Batal() : void +Cetak() : void Surat Jalan -KdSuratJalan: Varchar -TglSuratJalan: Date -KetSuratJalan: Varchar +Simpan() : void +Ubah() : void -KdCustomer : Varchar +Hapus() : void +Batal() : void +Cetak() : void Tanda Terima Barang -KdTTB: Varchar -TglTTB: Date -KetTTB: Varchar +Simpan() : void +Ubah() : void -KdPenjualan : Varchar +Hapus() : void +Batal() : void +Cetak() : void Retur Pembelian -KdReturPembelian: Varchar -TglReturPembelian: Date -KetReturPembelian: Varchar +Simpan() : void +Ubah() : void -KdTTB : Varchar +Hapus() : void +Batal() : void +Cetak() : void Retur Penjualan -KdReturPenjualan: Varchar -TglReturPenjualan: Date -KetReturPenjualan: Varchar +Simpan() : void +Ubah() : void -KdSuratJalan : Varchar +Hapus() : void +Batal() : void +Cetak() : void Detil Tanda Terima Barang -KdTTB: Varchar -KdBrg: Varchar -JumlahTTB: Integer +Simpan() : void +Batal() : void Detil Penjualan -KdPenjualan: Varchar -KdBrg: Varchar -JumlahPenjualan: Integer +Simpan() : void -hrgPenjualan : Double +Batal() : void Detil Pembelian -KdPembelian: Varchar -KdBrg: Varchar -JumlahPembelian: Integer +Simpan() : void -hrgPembelian : Double +Batal() : void Detil Surat Jalan -KdSuratJalan: Varchar -KdBrg: Varchar -JumlahSuratJalan: Integer +Simpan() : void +Batal() : void Detil Retur Pembelian -KdReturPembelian: Varchar -KdBrg: Varchar -JumlahReturPembelian: Integer +Simpan() : void -KeteranganReturPembelian : Varchar +Batal() : void Detil Retur Penjualan -KdReturPenjualan: Varchar -KdBrg: Varchar -JumlahReturPenjualan: Integer +Simpan() : void -KeteranganReturPenjualan : Varchar +Batal() : void 1 1..* 1 1..* 1..* 1..* 1..* 1 1..* 0..* 1..* 1..* 1 1..* 1 1..* 1 1 1..* 1..* 1..* 0..* 1..* 1..*
Gambar 23. Class Diagram dari Sistem yang dikembangkan

## 4. KESIMPULAN
Dengan diterapkannya sebuah sistem informasi pada  PT.  Jaya  Karya  Steelindo  yang  pada sebelumnya  masih  menggunakan  sistem  manual maka diharapkan proses transaksi yang berlangsung menjadi  lebih  fleksibel  dan  lebih  aman  serta dokumentasi yang lebih rapi dan tertata.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Rochmawati  Daud,  Valerie  Mimosa  Windana, “Pengembangan  Sistem  Informasi  Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas  Berbasis Komputer Pada Perusahaan Kecil (Studi Kasus Pada PT. Trust
Technology)”, Jurnal  Manajemen  dan  Bisnis Sriwijaya , vol. 12, no. 1, pp. 17-28, 2014.
[2] Marliani B, Winanti, “Sistem Informasi Manajemen” , Bandung:  2014.
[3] Sutarman, “Buku Pengantar Teknologi Informasi” , Jakarta: 2012.