Journal of Information System, Applied, Management, Accounting and Research. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar , jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com e-ISSN: 2598-8719 (Online), p-ISSN: 2598-8700 ( Printed) , Vol. 6 No.3,   Agustus  2022
Perancangan Aplikasi Bispo billing system dan pre-order (Studi Kasus: PT Smart Mechanical)
Bahtera Alam Wijaksono 1 , Mohammad Faazrie 2 , Dudi Parulian 3*
Program Studi Teknik Informatika 1,2,3
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer 1,2,3*
Universitas Indraprasta PGRI 1,2,3*
Bahteraalam.wijaksono@unindra.ac.id 1 , mo.fazri@gmail.com 2 , paruliandudi@gmail.com 3*
Received: May 29, 2022 Revised: June 29, 2022 Accepted: July 10, 2022 .  Issue Period: Vol.6 No.3 (2022), Pp.544-552
Abstrak: Penerapan  sistem  informasi  berbantuan  komputer  perusahaan  semakin dibutuhkan  di era globalisasi  dewasa ini, khususnya dalam meningkatkan kesehatan aliran  informasi  internal  dan  kontrol  kualitas.  PT  Smart  Mechanical  adalah perusahaan  yang  bergerak  di  bidang  perbaikan  mobil  &  pengadaan  suku  cadang otomotif.  Proses  pemesanan  ini  belum  efektif  dan  efisien  karena  email  yang dikirimkan  kepada  pihk  supplier  sering  sekali  masuk  ke  dalam  kotak  SPAM  dan gagal dalam pengiriman pesan yang berujung tidak terdatanya pemesanan tersebut ke pihak  supplier.  Dengan  merancang  aplikasi  BISPO  ini  pada  PT  Smart  Mechanical berbasis  desktop  maka  Program  ini  didasarkan  pada  analisis  kebutuhan  yang  ada dimana  melalui  proses  pendaftaran,  pemeriksaan  data,  pengecekan  dan  proses pemberitahuan.
Kata kunci: Perancangan, Aplikasi, Billing Sistem, Pre-Order
Abstract: The  application  of  corporate  computer-assisted  information  systems  is increasingly  needed  in  today's  era  of  globalization,  especially  in  improving  the health  of  internal  information  flow  and  quality  control.  PT  Smart  Mechanical  is  a company  engaged  in  car  repair  &  procurement  of  automotive  parts.  This  ordering process  has  not  been  effective  and  efficient  because  emails  sent  to  suppliers  often enter  the  SPAM  box  and  fail  to  send  messages  which  results  in  not  recording  the order  to  the  supplier.  By  designing  this  BISPO  application  on  a  desktop-based  PT Smart Mechanical, this program is based on an analysis of existing needs which goes through the registration process, data checking, checking and notification processes.
Keywords: Design, Application, Billing System, Pre-Order

## I. PENDAHULUAN
Penerapan  sistem  informasi  berbantuan  komputer  perusahaan  semakin  dibutuhkan    di  era  globalisasi dewasa  ini,  khususnya  dalam  meningkatkan  kesehatan  aliran  informasi  internal  dan  kontrol  kualitas. Proses- proses  manajemen  PT  Smart  Mechanical  yang  masih  manual  kemudian  memunculkan  kendala.  PT  Smart Mechanical  adalah  perusahaan  yang  bergerak  di  bidang  perbaikan  mobil  &  pengadaan  suku  cadang  otomotif. Dalam proses pengadaan bahan untuk membuat suku cadang kendaraan bermotor yang di peroleh dari supplier masih menggunakan proses pre order manual via list Microsoft Excel dan dikirimkan via email oleh perusahaan
Journal of Information System, Applied, Management, Accounting and Research. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar , jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com e-ISSN: 2598-8719 (Online), p-ISSN: 2598-8700 ( Printed) , Vol. 6 No.3,   Agustus  2022
tersebut.  Proses  pemesanan  ini  belum  efektif  dan  efisien  karena  email  yang  dikirimkan  kepada  pihk  supplier sering sekali masuk ke dalam kotak SPAM dan gagal dalam pengiriman pesan yang berujung tidak terdatanya pemesanan  tersebut  ke  pihak supplier .  Selain  itu  sering  sekali  terjadi  kekeliruan  dan  kesalahan  dalam penginputan data. Pencarian data dengan cara manual juga dapat menyita waktu kerja pegawai, yang seharusnya bisa  digunakan  dengan  maksimal  kini  terbuang  hanya  untuk  mencari  data  saja.  Mengingat  sering  terjadinya Human Mistake jika hanya mengandalkan kekuatan ketelitian pada manusia saja. Pengelolaan data pemesanan juga belum terjadi secara optimal dikarenakan belum adanya distribusi data ke masing-masing bagian, sehingga sering terjadi ketidak cocokan data antara bagian gudang, keuangan dan edp (edit data proses).
Manajemen  produksi  entri  data  dan  transaksi  yang  masih  manual  juga  dikembangkan  dalam    sistem aplikasi yang ditujukan untuk proses pengumpulan data pre-order jadikan transaksi penjualan dengan pelanggan lebih efektif  efisien dari segi ekonomi, waktu dan pelayanan. Oleh karena itu, desain sangat diperlukan  sistem informasi yang dapat digunakan sebagai pengumpulan data, pemrosesan data, penyimpanan data. [1]

## II. METODE DAN MATERI

## 2.1 METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan adalah SDLC ( Systems development life cycle) dimana yang memili arti adalah proses mengembangkan atau mengubah system perangkat lunak dengan menggunakan model-model dan  metodologi  yang  digunakan  orang  untuk  mengembangkan  dari  system  sebelumnya.  [2]    Metode  SDLC memiliki tahapan-tahapan sebagai berikut :
1. Pengumpuluan Data 2. Analisis
3. Perancangan
4. Implementasi
5. Pengujian

## 2.2. MATERI

## Perancangan
Desain  atau  perancangan  adalah  menggambar,  merencanakan,  dan  membuat  sketsa  atau  menyusun  beberapa elemen  yang  terpisah  menjadi  satu  kesatuan  yang  utuh  dan  berfungsi.  Perancangan  sistem  dapat  dirancang dalam  bentuk  bagan  alir  sistem  (system  flowchart),  yang  merupakan  alat  bentuk  grafik  yang  dapat  digunakan untuk menunjukan urutan-urutan proses dari system. [3]

## Pengertian Aplikasi
Aplikasi  dapat  diartikan  juga  sebagai  program  komputer  yang  dibuat  untuk  menolong  manusia  dalam melaksanakan  tugas  tertentu.  Aplikasi  software  yang  dirancang  untuk  penggunaan  praktisi  khusus,  klasifikasi luas ini dapat dibagi menjadi 2 (dua) yaitu:
1. Aplikasi  software  spesialis,  program  dengan  dokumentasi  tergabung  yang  dirancang  untuk menjalankan tugas tertentu.
2. Aplikasi  paket,  suatu  program  dengan  dokumentasi  tergabung  yang  dirancang  unutk  jenis  masalah tertentu.
Aplikasi adalah satu unit perangkat lunak yang dibuat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas seperti sistem perniagaan, game, pelayanan masyarakat, periklanan dan hampir semua proses kegiatan . [4]

## Definisi Pre Order
Sistem  pre-order  atau  biasa  disebut  dengan  sistem  PO    adalah  sistem  penjualan  di  mana  pembeli  harus memesan dan membayar di muka untuk barang atau produk dibeli dari penjual. Penjual  dengan sistem pre-order
Journal of Information System, Applied, Management, Accounting and Research. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar , jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com e-ISSN: 2598-8719 (Online), p-ISSN: 2598-8700 ( Printed) , Vol. 6 No.3,   Agustus  2022
hanya dengan satu kategori produk online  di situs web atau media sosial bertindak sebagai dukungan penjualan. [5]

## Billing System
Billing  berasal  dari  bahasa  Inggris  yaitu  bill  (noun),  yang  artinya  bukti  transaksi  pembayaran.  Maka  dapat dikatakan  bahwa  billing  dapat  juga  diartikan  mengirimkan  bukti  transaksi,atau  menerbitkan  bukti  transaksi. Setiap  bidang  usaha  kini  selalu  melakukan  transaksi,  apalagi  bidang-bidang  yang  selalu  melakukan  transaksi dalam  jumlah  besar.  Sistem  pembayaran  adalah  sistem    membantu  pengusaha  mengelola  dan  mencatat  semua transaksi yang terjadi. [6]

## Keuntungan Billing system
1. Akan memudahkan pemilik bisnis untuk mengelola semua transaksi yang terjadi
2. Lebih nyaman digunakan atau lebih praktis digunakan
3. Lebih  hemat  biaya,  dalam  artian,  Dengan  digunakan  sistem  pembayaran  ini  setiap  perusahaan  hanya perlu mempekerjakan satu orang operator untuk mengontrol semua aktivitas perdagangan yang terjadi.
4. Simpel dalam menggunakannya karena sudah dilengkapi fiture-fiture standard yang dibutuhka

## Kerugian Biiling System
1. Software ini masih mudah di hack.
2. Jika internet atau listik di sekitar sedang bermasalah, maka sistem ini pun akan ikut bermasalah, karena sistem ini benar-benar tergantung oleh internet dan juga listrik.
3. Jika software masternya terkena virus dan seluruh datanya hilang sulit untuk mencari history back up- nya.
4. Menurut para pengguna, sistem  ini  masih terdapat Bug, dan  masih  mudah dilumpuhkan. Oleh karena itu keamanan sistem ini belum terjamin sepenuhn

## III. PEMBAHASAN DAN HASIL
3.1. Analisis dan Perancangan

## 3.1.1 Proses Bisnis
Berikut ini adalah proses bisnis sistem berjalan pada PT Smart Mechanical:
a. Proses Pendaftaran
Setiap  customer  yang  akan  mendaftar  untuk  melakukan  service  dapat  langsung  mengambil  formulir pendaftaran di  bagian pendaftaran  yang  berisi data Customer beserta  informasi  mengenai service  yang akan dilakukan oleh Customer dan Spesifikasi Kendaraan Customer. Bila formulir dan informasi service sudah lengkap, maka Customer wajib menyerahkan kembali formulir beserta informasi kendaraan. Diantara dokumen persyaratan adalah sebagai berikut:
1) KTP
2) SIM
3) STNK
b. Proses pemeriksaan data
Sebelum  melakukan  proses  service,  Data  dan  Kendaraan  Customer  akan  diperiksa  dahulu  oleh  bagian Mekanik.  Jika  proses  pemeriksaan  data  dan  kendaraan  sudah  selesai  maka  mekanik  akan  memberikan informasi kepada customer, Jika customer setuju untuk melakukan penggantian sparepart maka mekanik akan menghubungi bagian gudang untuk ketersediaan barang.
c. Proses Pengecekan Barang
Journal of Information System, Applied, Management, Accounting and Research. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar , jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com e-ISSN: 2598-8719 (Online), p-ISSN: 2598-8700 ( Printed) , Vol. 6 No.3,   Agustus  2022
Informasi yang sudah diberian mekanik akan di cek ke bagian data entry apakah barang tersebut tersedia atau tidak.
d. Proses Pemberitahuan
Setelah  bagian  gudang  melakukan  pengecekan  terhadap  ketersediaan  sparepart  yang  dibutuhkan  oleh costumer  untuk  service,  maka  bagian  gudang  akan  memberikan  sparepart  kepada  mekanik  untuk melakukan pemasangan sparepart, jika barang kosong maka harus melakukan Pree Order terlebih dahulu dan akan di informasikan ke Customer.
e. Proses Pre-Order
Jika Customer Setuju maka bagian gudang akan melakukan proses pemesanan sparepart kepada supplier untuk sparepart yang dibutuhkan Customer yang tidak tersedia di Gudang.
f. Proses Penerimaan dan pemasangan Sparepart
Sparepart  yang  Tersedia  dan  Pree  Order  akan  di  cek  terlebih  dahulu    setelah  proses  pengecekkan sparepart akan serahkan ke mekanik untuk melakukan pemasangan Sparepart tersebut.
g. Proses Perekapan Data
Di  Perusahaan  setiap  akhir  bulan  akan  melakukan  prekapan  keluar  dan  masuk  barang  atau  sparepart dimana data akan di ambil dari data base melalui data entry.

## 3.2. Dekomposisi Fungsi

## Gambar 1.  Dekomposisi Fungsi

## 3.3. Perancangan
3.3.1 Perancangan Data
3.3.1.1 Entity Relationship Diagram (ERD)
Journal of Information System, Applied, Management, Accounting and Research. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar , jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com e-ISSN: 2598-8719 (Online), p-ISSN: 2598-8700 ( Printed) , Vol. 6 No.3,   Agustus  2022
Gambar 2. Entity Relationship Diagram (ERD) 3.3.2.   Pemodelan Sistem 3.3.2.1 Diagram Konteks
Gambar 3.  Diagram Konteks
3.3.2.2. Diagram Nol
Journal of Information System, Applied, Management, Accounting and Research. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar , jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com e-ISSN: 2598-8719 (Online), p-ISSN: 2598-8700 ( Printed) , Vol. 6 No.3,   Agustus  2022
Gambar 4.  Diagram Nol
3.4.   Implementasi Program
3.4.1 Manual Program
1. Login Sistem
Sistem  login  rancangan  yang  terdapat  pada  awal  program.  Menu  Login  digunakan  sebagai  kata kunci  sebelum  memasuki  program  utama.  Program  ini  tidak  sembarangan  orang  mengakses  dan kerahasiaan  tetap  terjaga  dengan  baik.  Apabila  pengguna  memasuki  kata  kunci  dengan  tepat. Setelah menekan tombol login menu akan tampil dan siap untuk dijalankan.
Gambar 5.  Tampilan Login
2. Form Menu Dashboard
Tampilan  menu  ini  terdapat  beberapa  icon  menu  yang  akan  menampilkan  form-form  transaksi diantaranya adalah data utama, master data dan laporan.
Journal of Information System, Applied, Management, Accounting and Research. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar , jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com e-ISSN: 2598-8719 (Online), p-ISSN: 2598-8700 ( Printed) , Vol. 6 No.3,   Agustus  2022
Gambar 6.  Tampilan Menu Dashboard
3. Form Menu Pencarian Mobil
Tampilan  form  data  pencarian  ini,  dapat  melakukan  pencarian  data  mobil.  Masukkan  id  data pencarian  mobil  untuk  melakukan  pengecekan  data-data  yang  sudah  tersimpan..Pilih  tombol (Batal) apabila ingin menutup form data petugas dan kembali ke tampilan menu utama.
Gambar 7.  Tampilan Menu Pencarian Mobil
4. Form Laporan Estimasi
Tampilan laporan data estimasi ini berisi data-data yang ada pada tabel estimasi dari pelanggan. Laporan  ini  muncul  ketika  user  mengklik  tombol  laporan  pencarian  data  pelanggan  pada tampilan menu utama.
Journal of Information System, Applied, Management, Accounting and Research. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar , jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com e-ISSN: 2598-8719 (Online), p-ISSN: 2598-8700 ( Printed) , Vol. 6 No.3,   Agustus  2022
Gambar 8.  Form Laporan Estimasi
5. Form Laporan Stock Data Barang
Tampilan  laporan  data  stok  barang  ini  berisi  data-data  yang  ada  pada  stok  barang  di  bengkel. Laporan  ini  muncul ketika user  mengklik stok dan  saldo sparepart pada  laporan data angsuran tampilan menu utama.
Gambar 9.  Form Laporan Stock Data Barang
6. Form Laporan Data Hasil Invoice laporan data invoice ini berisi data-data yang ada pada tabel pemesanan pelanggan. Laporan ini muncul ketika user mengklik tombol laporan invoice pada tampilan menu utama.
Journal of Information System, Applied, Management, Accounting and Research. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisamar , jisamar@stmikjayakarta.ac.id , jisamar2017@gmail.com e-ISSN: 2598-8719 (Online), p-ISSN: 2598-8700 ( Printed) , Vol. 6 No.3,   Agustus  2022
Gambar 10.  Form Laporan Data Hasil Invoice
.

## IV. KESIMPULAN
Dari pembahasan mengenai sistem Bengkel Service pada PT Smart Mechanical dapat terlihat bagaimana fungsi dan  peranan  komputer  yang  belum  digunakan  secara  optimal,  dimana  hanya  digunakan  pada  pembuatan  data Customer  hanya  dengan  menggunakan  Microsoft  Office.  Oleh  karena  itu  penulis  menarik  kesimpulan  bahwa sistem pendataan Service pada PT Smart Mechanical adalah:
1. Penggunaan  sistem  pelayanan  service  di  PT  Smart  Mechanical  masih  secara  manual  sehingga  banyak mengandung resiko kesalahan dalam hal pencatatan data.
2. Sistem  Penerimaan  Customer  PT  Smart  Mechanical  belum  efektif,  karena  masih  menggunakan  form berupa lembaran sehingga data bisa tertukar.
3. Sistem pengumpulan Laporan data yang digunakan memungkinkan hilangnya data-data penting karena pengolahan bukti tersebut dilakukan setelah semua bukti terkumpul.
4. Sering mengalami kerusakan perangkat komputer saat digunakan.
5. Terdapat kerangkapan data atau redudancy.
Oleh  sebab  itu  dengan  memanfaatkan  teknologi  komputer  untuk  membuat  sistem  komputerisasi  pelayanan customer  sangatlah  diperlukan.  Hal  tersebut  bertujuan  agar  mempermudah  proses  pendaftaran  service  sampai pembuatan laporan.

## REFERENASI
[1] D. A. N. P. P. K. L. INDONESIA, “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PRE ORDER.”
[2] M. A.S., Rosa dan Shalahuddin, “Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek,” in Informatika Bandung , 2016.
[3] S. Nafisah, “Pengertian perancangan,” Avalible to http//rumohkuta. blogspot. com/2013/02/pengertianperancangan. html, diakses pada minggu , vol. 16, 2003.
[4] H. W. Pramana, “Definisi Aplikasi. wikipedia. org/wiki/Aplikasi,” Dilihat pada tanggal , vol. 3, 2017.
[5] R. N. Adi and I. WIDIYANTO, “Analisis Faktor–Faktor yang Mempengaruhi Keputusan Pembelian dengan Sistem Pre Order secara Online (Studi Kasus pada Online Shop Chopper Jersey).” Fakultas Ekonomika dan Bisnis, 2013.
[6] M. A. Rahmat and A. Saepulloh, “RANCANG BANGUN APLIKASI SISTEM BILLING PADA PASIEN RAWAT INAP DI RSIA HJ. KARMINI EH. TASIKMALAYA,” J. Manaj. dan Tek. Inform. , vol. 1, no. 1, 2018.