## Pemanfaatan Google Form Sebagai Pendaftaran TOEFL
(Test of English as a Foreign Language) secara Online
Indri Handayani 1) , Qurotul Aini 2) , Novi Cholisoh 3) , Iim Ilmiah Agustina 4)
1,2,3,4) STMIK Raharja Jl.Jendral Sudirman No.40 Modern Cikokol - Tangerang 15117 Email: indri@raharja.info 1) , aini@raharja.info 2) , novi@raharja.info 3) , iim@raharja.info 4)

## Abstrak
Google  form  adalah  sebuah  fitur  dari  google  untuk mengirimkan  formulir  pendaftaran,  adapun  manfaat dari google form ini yaitu untuk  distribusi dan tabulasi online  real-time,  real-time  collaboration  50  orang dapat bekerja dalam satu berkas dalam satu waktu dan setiap  perubahan  disimpan  secara  otomatis.Dan  aman menyimpan berkas penting atau tugas kuliah tidak takut hilang  atau  rusak  karena  terkena  virus.  Dari  beberapa keuntungan  atau    pemanfaatan  yang  terdpat  pada google  form  inilah  penulis  tertarik  untuk  mengambil judul  jurnal  yang  mengambil  tema  pemanfaatan gooogle  form  sebagai  pendaftaran  TOEFL  (  Test  Of Engkish  as  a  Foreign  Language  )  Secara  Online. formulir  kuesioner  online  atau  merencanakan  acara. Secara  keseluruhan  google  form  adalah  sebuah  alat untuk  mengumpulkan  informasi  dengan  mudah  dan efisien,  proses  registrasi  TOEFL  masih  dilakukan secara konvensional. proses registrasi secara konvensional adalah data pendaftar yang rentan hilang dan rusak, permasalahan lain yang dihadapi juga tidak adanya  sebuah  prosedur  mengenai  alur  registrasi TOEFL  sehingga  umumnya  calon  pendaftar  hanya mendapatkan  informasi  dari  orang  ke  orang.   Hasil yang diperoleh dari implementasi sistem form registrasi TOEFL  ini  dapat  digunakan  tanpa  perlu  login  email terlebih  dahulu  lalu  setelah  pendaftar  mensubmit  form maka  akan  mendapatkan  email  notifikasi  data  submit form  secara  otomatis  sehingga  pendaftar  dapat mengetahui bahwa data yang diberikan telah valid dan diterima oleh admin.
Kata kunci -TOEFL, Rinfo Form, Registrasi.

## 1. Pendahuluan
Kemajuan Teknologi Informasi sangat berpengaruh dan memberikan  manfaat  yang  luar  biasa  bagi  bidang pendidikan, Seperti  yang telah  kita  ketahui sebelumnya bahwa  teknologi  informasi  memiliki  peranan  yang penting  dan  sangat  mempengaruhi  sistem  pendidikan yang  berjalan.  Memenuhi  kebutuhan  masyarakat  akan informasi  yang  cepat,  tepat,  dan  akurat  merupakan tantangan tersendiri bagi suatu instansi pendidikan baik formal  maupun  non  formal.  Perguruan  Tinggi  Raharja merupakan salah satu instansi pendidikan yang memiliki konsentrasi  dalam  bidang  teknologi  informasi  dan komputer,  untuk  itu  Perguruan  Tinggi  Raharja senantiasa terus berinovasi dalam menciptakan program ataupun  sistem-sistem  yang  dapat  digunakan  untuk mendukung kegiatan perkuliahan.
Perguruan  Tinggi  Raharja  memiliki  program  yang bernama  RCEP.  RCEP  merupakan  pengertian  dari Raharja  Certified  English  Proficiency yaitu  berupa paket  jaminan  mutu  kemampuan  berbahasa  inggris pribadi  raharja  yang  umumnya  terdiri  dari  perkuliahan, training , test ,  dan  sertifikasi.  RCEP  (Raharja Certified English  Proficiency )  juga  mendukung  TOEFL (Test  Of English Foreign Language) .
Registrasi  biasa  disebut  juga  dengan  pendaftaran, registrasi  sendiri  terbagi  menjadi  dua  yaitu  registrasi manual  yang  masih  menggunakan  formulir  pendaftaran dan dilakukan secara tertulis, serta registrasi online yang dilakukan  dengan  menggunakan  formulir  pendaftaran online tanpa perlu dilakukan dengan cara tertulis. Proses registrasi  yang  berjalan   saat  ini  terdapat  banyak kekurangan  seperti  pada  saat  pribadi  raharja  ataupun masyarakat  umum  ingin  melakukan  pendaftaran  karena siapapun  yang  ingin  melakukan  pendaftaran  harus datang  langsung  dan  menemui  ketua  pelaksana  serta memberikan fotocopy bukti pembayaran, dimana hal ini sangat memakan banyak sekali waktu dan biaya.
Gambar 1. Rinfo Form
Sumber : ( http://timur.ilearning.me/2016/04/18/hasil- voting-logo-rinfo-form/ )

## 2. Metode Penelitian
Dalam  sebuah  proses  penulisan  karya  ilmiah dibutuhkan  adanya  metode  penelitian  yang  berguna untuk mencapai tujuan dan mendapatkan informasi yang akurat  dan  terpercaya  yang  dibutuhkan  oleh  penulis untuk melakukan beberapa tahapan dalam penelitian.   Dalam  penelitian  ini  penulis  menggunakan beberapa  metode  penelitian  diantaranya metode pengumpulan  data  yang  terdiri  dari  observasi, wawancara, serta metode studi pustaka.
Gambar 2. Tahapan Penelitian
Keterangan : 1. Analisa Masalah, melakukan Analisa terhadap   permasalahan  yang  dihadapi  pada  sistem yang sedang berjalan.
2. Studi Literatur, yaitu dengan mencari, membaca, dan memahami  berbagai  sumber  referensi  penelitian sejenis  yang  berasal  dari  buku  dan  jurnal-jurnal sebelumnya  yang  dapat  dijadikan  landasan  dalam penelitian.
3. Penentuan  Metode  Penelitian,  menentukan  metode- metode  penelitian  apa  saja  yang  relevan  dengan penelitian  yang  sedang  dilakukan,  dengan  memilih metode  penelitian  menggunakan Google  Form atau Rinfo  Form  guna  membuat  program  registrasi TOEFL secara online.
4. Perancangan  dan  Pembuatan Prototype ,  setelah membuat  konsep  rancangan  dan  metode  penelitian langkah  selanjutnya  adalah  membuat prototype program  agar  Perancangan  dapat  lebih  mudah dipahami.
5. Pengujian  Sistem,  adalah  pengujian  sistem  yang dengan  tujuan  untuk  menampilkan  keunggulan  dari sistem  lama  dan  mengurangi  kesalahan  yang ditimbulkan  dari  sistem  yang  baru  dan  bertujuan untuk  mengevaluasi  apakah  sistem  sudah  sesuai dengan harapan user.
6. Implementasi,  apabila  sistem  telah  sesuai  dengan yang  diharapkan  user  maka  langkah  selanjutnya adalah proses implementasi agar sistem dapat benar- benar digunakan dan direalisasikan dengan baik.
7. Pemeliharaan,  Tahapan  terakhir  adalah  memelihara dan menjaga agar sistem yang telah diimplementasikan dapat terawat dengan baik.
Berikut  ini  adalah  daftar  literature  review  yang digunakan dalam penelitian ini:
1. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Indri  Handayani, Herrafika  Kusumahati,  dan  Alpiah  Nurul  Badriah mengenai Pemanfaatan Google Spreadsheet Sebagai Media  Pembuatan Dashboard .  Dalam  penelitian tersebut  penulis  membahas  mengenai  CCIT  journal
yang  masih  bersifat  tradisional,  sehingga  penulis harus  datang  ke  Perguruan  Tinggi  Raharja  dan menyerahkan  hasil  penulisannya  baik softcopy maupun hardcopy kepada admin sehingga memakan banyak  waktu  dan  tenaga.  Karena  itu,  diperlukan adanya sistem E-Journal dengan memanfaatkan iMe ( iLearning  Media )  dan  Rinfo  (Raharja.Info)  agar sistem  penerimaan  jurnal  dapat  berjalan  dengan efektif dan efisien.
2. Penelitian yang dilakukan oleh Eli Pujiastuti dengan judul  Perancangan  Sistem  Informasi  Pendaftaran Mahasiswa  Aktif  Kembali  di  STMIK  Amikom Yogyakarta.  Yang  membahas  perihal  Perguruan Tinggi  seperti  STMIK  Amikom  Yogyakarta  telah mengembangkan  sistem  dan  infrastruktur  untuk mendukung  proses  akademik,  proses  pemberian NIM  mahasiswa  baru  yang  melakukan  pendaftaran masih  dilakukan  secara  manual  menggunakan Microsoft  Xxcel  dan  Microsoft  Word  besarnya kemungkinan  kesalahan,  lamanya  waktu  tunggu pada  sistem  manual  menjadi  masalah  yang mendasari  peneliti  membuat  sebuah  Perancangan sistem  informasi  pendaftaran  mahasiswa  aktif kembali  di  STMIK  AMIKOM  Yogyakarta.  Hasil dari penelitian ini adalah dokumen untuk pengembangan  sistem  berikutnya,  yang  sebelumnya mengatur  rumus  secara  manual  menggunakan Microsoft  Excel  kini  otomatis  dihitung  oleh  sistem dan Sistem Informasi.
3. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Indah  Yuwelina Muntaruk,  Rudy  Steven  Wenas,  Arrazil  Hassan  Jan dengan  judul  Analisis  Pengaruh  Budaya  Organisasi Disiplin  Kerja  Dan  Komunikasi  Terhadap  Kinerja Karyawan  (Studi  Kasus  Di  Pt.  Angkasa  Pura  1 (Persero)  Cabang  Bandara  Internasional  Sam Ratulangi Manado). Dalam penelitian ini membahas untuk  mengetahui  pengaruh  budaya  organisasi, disiplin  kerja  dan  komunikasi  terhadap  kinerja karyawan.  Metode  penelitian  menggunakan  metode penelitian  asosiatif  dengan  teknik  analisis  regresi linear  berganda.  Yang  menggunakan Google  form sebagai  media.  Pada  penelitian  ini  menggunakan data  yang  di  dapat  dari  PT.  Angkasa  Pura  1 (Persero), penelitian dengan menggunakan kuesioner online  ( google  form ).  Data  sekunder  diperoleh  dari studi  pustaka,  buku-buku literature serta  penelitian sebelumnya  yang  berkaitan  dengan  permasalahan dalam penelitian ini.
4. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Anggi  Agustin, Hassan  Suryono,  Erna  Yuliandari  dengan  judul Teknik  Penilaian  Diri  Berbasis  Google  Form  Pada Mata Pelajaran Pendidikan Pancasila Dan Kewarganegaraan.  Penelitian  ini  mebahas  tentang penilaian  diri  berbasis Google  Form yang  mampu mengembangkan  karakter  siswa  yang  meliputi tanggungjawab  moral  terhadap  dirinya  sendiri, disiplin  diri  dan  penghargaan  terhadap  harkat  dan martabat manusia pada setiap individu.
5. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Kartika  Gianina Tileng  dengan  judul  “Penerapan  Technology
Acceptance  Model  pada  Aplikasi  Edmodo  di Universitas Ciputra Surabaya menggunakan Analisis Jalur”.  Dalam  penelitian  ini  peneliti  ingin  melihat bagaimana  TAM  (Technology  Acceptance  Model) dari Edmodo yang sudah diterapkan dengan  metode Analisis Jalur (Path Analysis) dengan menggunakan Google  form  sebagai  form  kuesioner  dan  telah mendapat respon.
6. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Untung  Rahardja, Khanna Tiara, dan Ray Indra Taufik Wijaya dengan judul  “Penerapan  Rinfo  Sebagai  Media  Pendukung Untuk  Proses  Pembelajaran  Pada  Perguruan  Tinggi Raharja”.  Penelitian  ini  menunjukkan  bahwa Rinfo   adalah  gmail  yang  diadaptasi  dari  Google platform  dengan  ciri  khas  raharja.info  sebagai domainnya  yang  terhubung  dengan  alat  penunjang pembelajaran lainnya, seperti Docs, Drive, Sites dan alat penunjang lainnya.
7. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Muhammad  Rizal Fauzi  dengan  judul  “Penggunaan  Google  Form Sebagai  Alat  Evaluasi  Pembelajaran  Pada  Mata Pelajaran  Bahasa  Indonesia:  Studi  Deskriptif Analitis  pada  Kelas  VIII  di  Sekolah  Menengah Pertama  Negeri  1  Lembang”.  Penelitian  ini membahas tentang penggunaan Google form sebagai alat  evaluasi  pembelajaran  Bahasa  Indonesia  mulai dari  tahap  perencanaan,  kesiapan  sarana  dan prasarana,  pengembangan  Google  form,  hingga tahap  implementasi  menggunakan  Google  form dalam evaluasi belajar.

## 3. Hasil Dan Pembahasan

## 3.1. Analisa Permasalahan
Bagi Perguruan Tinggi Raharja sendiri, saat ini TOEFL (Test  Of  English  Foreign  Language) telah  resmi dijadikan  persyaratan  untuk  dapat  mengikuti  sidang TA/Skripsi  dimana  seluruh  mahasiswa  yang  ingin mengikuti sidang TA/Skripsi diwajibkan untuk memiliki  sertifikat  TOEFL (Test  Of  English  Foreign Language) dengan  skor  minimal  450.  Dalam  hal  ini, registrasi  merupakan  hal  yang  paling  utama  untuk menunjang  proses training maupun  tes  serta  sertifikasi TOEFL (Test Of English Foreign Language) .
Gambar 3. Logo RCEP
Sumber : http://rcep.ilearning.me/
Registrasi  sendiri  terbagi  menjadi  dua  yaitu  registrasi manual  yang  masih  menggunakan  formulir  pendaftaran dan dilakukan secara tertulis, serta registrasi online yang dilakukan  dengan  menggunakan  formulir  pendaftaran online  tanpa  perlu  dilakukan  dengan  cara  tertulis. Namun,  pada  sistem  proses  registrasi  yang  berjalan terdapat  banyak  kekurangan  seperti  pada  saat  pribadi raharja  ataupun  masyarakat  umum  ingin  melakukan pendaftaran  karena  siapapun  yang  ingin  melakukan pendaftaran  harus  datang  langsung  dan  menemui  ketua pelaksana serta memberikan fotocopy bukti pembayaran,  dimana  hal  ini  sangat  memakan  banyak sekali waktu dan biaya.
Mahasiswa yang sudah melakukan pembayaran registrasi  TOEFL  harus  mem-fotocopy  kwitansi pembayaran  yang  kemudian  diberikan  sebagai  data  diri yang  digunakan  guna mengumpulkan  informasi mengenai  pendaftar.  Informasi  data  diri  pendaftar  yang hanya  dapat  dilihat  melalui  fotocopy  kwitansi  ini tentunya sangat tidak akurat, dan dikhawatirkan apabila suatu saat fotocopy kwitansi pembayaran tersebut hilang maka  ketua  pelaksana  tidak  memiliki  data  lain  yang dapat  digunakan  untuk  informasi  mengenai  pendaftar atau  calon  peserta  training  dan  tes  TOEFL,  hal  ini tentunya sangat tidak efektif dan efisien.
Gambar 4. Fotocopy kwitansi pembayaran TOEFL

## 3.2. Pemecahan Masalah
Berdasarkan masalah yang terdapat pada latar belakang penelitian  yang  diuraikan  dalam  bahasan  sebelumnya, Peneliti  merasa  perlu  mengembangkan  sistem Official Site RCEP  agar  dapat  dijadikan  wadah  untuk mendukung  proses  registrasi  toefl  secara  online. Sehingga, Penelitian ini berfokus pada proses registrasi TOEFL (Test  Of  English  Foreign  Language) secara online dan dokumentasi rekap score peserta training dan tes  TOEFL (Test  Of  English  Foreign  Language) yang berlangsung di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja.
Gambar 5. Alur Sistem Yang Berjalan
Gambar  di  atas  merupakan  gambaran  dari  alur  sistem registrasi  TOEFL  yang  berjalan,  pertama  Pendaftar datang ke kampus dan menemui Ketua Pelaksana untuk melakukan  pendaftaran/registrasi,  kemudian  pendaftar melakukan pembayaran registrasi TOEFL dan memberikan  fotocopy  bukti  pembayaran  kepada  ketua pelaksana,  selanjutnya  Pendaftar  kembali  menemui Ketua Pelaksana  untuk  mendiskusikan  mengenai  waktu pelaksanaan training ,  dan  ketua  pelaksana  menentukan waktu pelaksanaan training peserta TOEFL.
Berdasarkan  rumusan  masalah  yang  telah  peneliti uraikan  tersebut  maka  dapat  disimpulkan  beberapa permasalahan  yang  terangkum  dalam  rumusan  masalah yaitu sebagai berikut :
1. Bagaimana  cara  yang  digunakan  agar  proses Registrasi  TOEFL (Test  Of  English  Foreign Language) dapat  dilakukan  dan  di  akses  secara online?
2. Bagaimana  cara  yang  dapat  digunakan  agar  user dapat mengetahui informasi jumlah pendaftar secara ringkas, cepat, dan akurat?
3. Apakah dengan adanya sistem registrasi toefl secara online  proses  registrasi  TOEFL  berjalan  lebih efektif?
4. Implementasi 1. Tampilan halaman utama (home)
Gambar 6 . Tampilan Home official site RCEP
Tampilan di atas  merupakan  halaman  utama atau home dari official site RCEP. Pada halaman utama ini terdapat 5  (lima) widget dan  9  (sembilan)  menu  lainnya,  yang dimana masing-masing ada yang memiliki sub menu.
2. Tampilan halaman formulir registrasi TOEFL

## Gambar 7 . Tampilan form registrasi toefl
Tampilan di atas merupakan formulir registrasi TOEFL, terdiri  dari beberapa field dengan  menggunakan  bahasa inggris,  dan  pendaftar  dapat  mengisi  data  yang dibutuhkan  untuk  dapat  mendaftarkan  diri  menjadi peserta training dan test TOEFL.

## 3. Tampilan Formulir bukti pembayaran TOEFL

## Gambar 8. Tampilan form bukti pembayaran TOEFL
Tampilan  diatas  merupakan  bukti  dari  formulir pembayaran  TOEFL,  yang  terdapat  field  upload  agar responden dapat langsung mengupload bukti pembayaran pada wadah yang sudah disediakan.
Gambar 9 . Alur prosedur pendaftaran TOEFL
Tampilan diatas merupakan  prosedur pendaftaran TOEFL dimana terdapat 5 (lima) alur dalam proses registrasi TOEFL secara online.

## 5. Kesimpulan
1. Dengan  adanya  sistem  registrasi  TOEFL  secara online  ini  proses  registrasi  TOEFL  yang  ada  di Perguruan  Tinggi  Raharja  menjadi  lebih  efektif karena  data  dan  informasi  pendaftar  yang  diterima dapat  tersimpan  dengan  baik  di  dalam  Rinfo Spreadsheets tanpa  takut  akan  kerusakan  data  dan hilang.
2. Dengan adanya data yang otomatis tersimpan dalam Rinfo Form dan  Rinfo Spreadsheets pada  saat responden telah mengisi form registrasi dan berhasil submit,  maka  penulis  menarik  data  tersebut  untuk kemudian  diakumulasikan  menjadi  sebuah  grafik yang  menunjukkan  jumlah  data  pendaftar  setiap bulannya  dalam  bentuk viewboard  official  site RCEP . Viewboard ini  dapat  menyajikan  sebuah informasi  yang  berkaitan  dengan  pelaksanaan  dan hasil tes TOEFL secara ringkas, cepat, dan akurat.

## 6. Saran
1. Diperlukan  adanya  sosialisasi  yang  lebih  kepada Pribadi  Raharja  agar  sistem  dapat  benar-benar berjalan dengan maksimal dan tidak ada lagi Pribadi Raharja yang  melakukan pendaftaran secara  manual karena  menggunakan  form  registrasi  online  yang telah tersedia.
2. Meningkatkan sosialisasi yang dapat dilakukan oleh berbagai  sosial  media  agar  sistem  dapat  berfokus pada  TOEFL  dapat  dikenal  oleh  masyarakat  luas, mengingat  sasaran  dari  TOEFL  RCEP  ini  bukan
hanya  mahasiswa  dan  dosen  Perguruan  Tinggi Raharja saja.

## 7. Ucapan Terima Kasih
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada  Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan dukungan penuh terhadap penelitian ini.

## Daftar Pustaka
[1] Handayani,  I.,  Kusumahati,  H.,  Badriah,  A.  N, 2017,  Pemanfaatan  Google  Spreadsheet  Sebagai Media  Pembuatan  Dashboard  Pada  Official  Site iFacility di Perguruan Tinggi, Jurnal SISFOTENIKA, No. 2, Vol. 7, Hal. 177-186.
[2] Pujastuti,  E.,  2016,  Perancangan  Sistem  Informasi Pendaftaran  Mahasiswa  Aktif  Kembali  di  STMIK Amikom  Yogyakarta,  Jurnal  Dasi,  No.2,  Vol.17, Hal 31-37.
[3] Mentaruk,  I.  Y.,  Wenas,  R.  S.,  &  Jan,  A.  H. (2018).  ANALISIS  PENGARUH  BUDAYA ORGANISASI, DISIPLIN KERJA DAN KOMUNIKASI TERHADAP KINERJA KARYAWAN (STUDI KASUS DI PT. ANGKASA  PURA  1  (PERSERO)  CABANG
BANDARA INTERNASIONAL SAM RATULANGI  MANADO). Jurnal  EMBA:  Jurnal Riset Ekonomi, Manajemen, Bisnis dan Akuntansi , 5 (3).
[4] Agustin, A., Suryono, H., & Yuliandari, E. (2017). TEKNIK PENILAIAN DIRI BERBASIS GOOGLE  FORM  PADA  MATA  PELAJARAN PENDIDIKAN PANCASILA DAN KEWARGANEGARAAN. [5] Tileng, Kartika Gianina.2015. "Penerapan Technology  Acceptance  Model  pada  Aplikasi Edmodo di Universitas Ciputra Surabaya menggunakan Analisis Jalur".
[6] Rahardja Untung, Khanna Tiara, Ray Indra Taufik Wijaya.2014.  ”Penerapan  Rinfo  Sebagai  Media Pendukung  Untuk  Proses  Pembelajaran  Pada Perguruan  Tinggi  Raharja”.  Vol.  8  No.  1  ISSN  : 1978 – 8282.
[7] Fauzi, Muhammad Rizal.2014."Penggunaan Google Form Sebagai  Alat Evaluasi Pembelajaran Pada  Mata  Pelajaran  Bahasa  Indonesia:  Studi Deskriptif  Analitis  pada  Kelas  VIII  di  Sekolah Menengah Pertama Negeri 1 Lembang."