## Kebijakan pengelolaan arsip perguruan tinggi Islam di era industri 4.0 (studi pada Record Center Institut Agama Islam Negeri Curup)
Rhoni Rodin 1 , Khusnul Khotimah 2 , Moga Perdana 3 , Ricca Dwi Mahfiro 4
1 Dosen Prodi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam IAIN Curup 2,3,4 Mahasiswa Prodi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam IAIN Curup e-mail: rhoni.rodin@iaincurup.ac.id

## ABSTRACT
The purpose of this study was to analyze the archive management policy of the Curup State Islamic Institute  (IAIN)  in  the  industrial  era  4.0.  This  type  of  research  is  descriptive  with  a  qualitative approach.  Data  was  collected  by  interview,  observation  and  documentation  methods.  The  results showed that there  were several policies  carried out by the archive manager of IAIN Curup in the 4.0 era, namely 1) management policies in the field of organizational structure, an organizational structure and standard operating procedure (SOP) will be made so that archival activities can run in a professional, structured and measurable manner; 2) policies in the field of funding, of course, funds  will  be  increased  for  archive  management  that  requires  funds;  3)  policies  in  the  field  of facilities,  efforts  will  be  made  to  improve  archival  facilities  and  facilities  such  as  computers, additional  archive  racks,  and  other  infrastructure  facilities;  4)  policies  in  the  field  of  human resources, efforts  will be made to increase archival human resources either through formation or participating in training activities; and 5) policies in the field of archive systems and applications, efforts will be made to implement archive systems and applications, and increase human resources who understand information technology.
Keywords: Archive management policy; Record centre of IAIN Curup; 4.0 industry era

## ABSTRAK
Tujuan penelitian ini untuk menganalisis kebijakan pengelolaan arsip Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Curup di era industri 4.0. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan  data  dilakukan  dengan  metode  wawancara,  observasi  dan  dokumentasi.  Hasil penelitian  menunjukkan  ada  beberapa  kebijakan  yang  dilakukan  oleh  pihak  pengelola  arsip  IAIN Curup  di  era  4.0,  yaitu  1)  kebijakan  pengelolaan  di  bidang  struktur  organisasi,  maka  akan  dibuat struktur  organisasi  dan  standar  operasional  prosedure  (SOP)  sehingga  kegiatan  kearsipan  dapat berjalan  secara  profesional,  terstruktur  dan  terukur;  2)  kebijakan  di  bidang  pendanaan,  tentunya akan  ditingkatkan  dana  untuk  pengelolaan  arsip  yang  membutuhkan  dana;  3)  kebijakan  di  bidang fasilitas,  akan  diupayakan  peningkatan  fasilitas  dan  sarana  kearsipan  seperti  komputer, penambahan rak arsip, dan sarana prasarana lainnya; 4) kebijakan di bidang sumber daya manusia, akan  diupayakan  penambahan  SDM  kearsipan  baik  melalui  formasi  maupun  mengikuti  kegiatan diklat;  dan  5)  kebijakan  di  bidang  sistem  dan  aplikasi  kearsipan,  akan  diupayakan  implementasi sistem dan aplikasi kearsipan, dan penambahan SDM yang memahami teknologi informasi .
Kata Kunci: Kebijakan pengelolaan arsip; Record center IAIN Curup; Era industri 4.0

## A. PENDAHULUAN
Pengelolaan arsip dan kearsipan perguruan tinggi dalam menghadapi era 4.0 seperti sekarang  ini  mau  tak  mau  harus  beradaptasi  serta  berevolusi  sehingga  tidak  terlindas perubahan  zaman.  Ada  satu  hal  yang  paling  menonjol  dalam  derap  perubahan  ini,  yaitu dunia harus merespons perubahan tersebut dengan cara yang terintegrasi dan komprehensif
dengan  melibatkan  seluruh  pemangku  kepentingan,  baik  itu  pelaku  politik  global,  mulai dari  sektor  pemerintah  sampai  sektor  swasta,  akademik,  perusahaan,  dan  tentu  saja masyarakat  luas.  Adaptasi  dan  perubahan  tersebut  tentunya  sangat  berkaitan  dengan manajemen.
Respon  yang  terintegrasi  dan  komprehensif  tersebut  bukan  tanpa  alasan,  sebab  era teknologi  informasi  saat  ini  sedang  berada  pada  puncak  perubahan  besar  yang  sebanding dengan  munculnya  Revolusi  Industri  Pertama,  Kedua,  dan  Ketiga.  Sekarang  kita  sudah memasuki  ke  satu  tahapan  revolusi  industri  yang  dinamakan  Revolusi  Industri  4.0. Kehadiran  revolusi  industri  4.0  telah  mempengaruhi  segala  sektor  kehidupan termasuk  di dalamnya lembaga kearsipan perguruan tinggi. Perkembangan terbaru menunjukkan bahwa jika  lembaga  kearsipan  perguruan  tinggi  juga  telah  bertransformasi  dari  3.0  menjadi  4.0 mengikuti perkembangan zaman saat ini. Sebuah transisi yang begitu cepat mengingat era 3.0  secara  perlahan  baru  mulai  diimplementasikan  di  lembaga-lembaga  yang  tersebar  di seluruh wilayah Indonesia. Perubahan yang cepat ini juga direspon secara cepat dan positif oleh  pihak  lembaga  pengelola  arsip  dan  kearsipan,  termasuk  dalam  hal  ini  lembaga kearsipan  perguruan  tinggi.  Hal  ini  menunjukkan  bahwa  lembaga  kearsipan  perguruan tinggi  harus  merespon  kemajuan  teknologi  informasi,  sebagaimana  dikemukan  oleh  Noor dalam  penelitiannya  bahwa  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  (ANRI)  telah  merespon secara  positif  kemajuan  teknologi  ini  dengan  melakukan  proses  publikasi,  seleksi  dan upload dokumen berbasis website (Muhammad Usman Noor, 2019).
Lembaga  manapun  baik  besar  maupun  kecil  pasti  mempunyai  tujuan  yang  akan dicapai,  termasuk  dalam  hal  ini  suatu  perguruan  tinggi.  Untuk  mencapai  tujuan  tersebut, maka  setiap  lembaga  harus  mempunyai  tempat  yang  disebut  kantor.  Setiap  kantor  pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi.  Dari  kegiatan  administrasi  tersebutlah  maka  akan  tercipta  yang  namanya arsip.
Arsip merupakan sesuatu yang penting selama suatu organisasi masih melaksanakan kegiatannya,  baik  kegiatan  rutin  maupun  pengembangan.  Arsip  mempunyai  peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh setiap  organisasi  dalam  rangka  melaksanakan  berbagai  kegiatan  perencanaan, penganalisisan,  pengembangan,  perumusan  kebijaksanaan,  pengambilan  keputusan, pembuatan laporan pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya, baik pada kantor pemerintah, lembaga swasta, maupun perguruan tinggi.
Pentingnya  pengelolaan  arsip  pada  perguruan  tinggi  ini  dikemukakan  oleh  Afni dalam penelitiannya. Dia menyimpulkan bahwa proses pengelolaan arsip statis pada Pusat Arsip  Universitas  Sumatera  Utara  sudah  dilakukan  secara  manual.  Tetapi  kegiatan pengelolaan  arsip  pada  Pusat  Arsip  USU  masih  kurangnya  kesadaran  para  pencipta  arsip untuk  menyerahkan  arsip  nya  ke  lembaga  kearsipan  yaitu  Pusat  Arsip  USU.  Fasilitas, sarana  dan  prasarana  belum  memadai,  kurangnya  sumber  daya  manusia  (SDM)  juga  jadi penghambat  dalam  pengelolaan  arsip  statis  di  Pusat  Arsp  USU.  Secara  keseluruhan kegiatan  yang  dilakukan  oleh  para  pengelola  arsip  dalam  mengelola  arsip  statis  seperti akuisisi,  pengolahan  yakni  pengkodean  atau  klasifikasi,  penataan,  akses  layanan  dan retensi arsip yang ada telah cukup baik (Afni, 2017).
Untuk menata arsip dengan benar maka dibutuhkan tenaga arsiparis yang mahir dan kompeten  dalam  bidang  kearsipan  dan  mampu  mengikuti  persaingan  teknologi.  Agar lembaga  kearsipan  mampu  memberikan  layanan  terbaik  kepada  masyarakat  untuk mengakses informasi yang dimilikinya. lembaga kearsipan harus dapat melindungi koleksi yang  dimiliki  sebagai  peristiwa  bersejarah  suatu  kegiatan  atau  peristiwa  penting.  Oleh karena  itu  perguruan  tinggi  perlu  membentuk  unit  kerja  pengelola  kearsipan,  merekrut
tenaga  pengelola/  arsiparis  yang  memiliki  kompetensi  di  bidang  kearsipan,  segera menginventarisir  arsp-arsip  yang  bernilai  guna  tinggi,  arsip  sejarah  lembaga  dan  arsip karya  ilmiah  serta  arsip  penelitian,  diharapkan  adanya  kebijakan  pimpinan  perguruan tinggi untuk mengembangkan kegiatan kearsipan (Taufik Taib, 2021).
Zain dalam penelitiannya menyimpulkan bahwa ada berbagai macam penelitian yang telah dilakukan sesuai dengan topik manajemen arsip elektronik di pengadilan. Artikel ini adalah upaya berkontribusi dalam upaya penggabungan dan memicu diskusi tentang pilar- pilar  mendasar  ini  untuk  mendorong  penelitian  lebih  lanjut  tentang  manajemen  arsip elektorik  pengadilan  di  Malaysia  (Zain,  2017).  Hal  ini  menunjukan  bahwa  pengelolaan arsip di era teknologi informasi ini telah dimulai di Pengadilan Malaysia. Hal ini dilakukan dalam rangka menjaga nilai-nilai arsip. Oleh karena itu, dalam pengelolaan arsip tentunya harus  mengacu  kepada  peraturan  atau  regulasi  yang  berlaku.  Jika  ditelusuri  sejarah perkambangan  regulasi  arsip  dalam  sejarah  Republik  ini,  terlihat  sudah  banyak  kemajuan terkait dengan regulasi arsip dan kearsipan di Indonesia (Rhoni Rodin, 2019a).
Di sisi lain, perhatian yang perlu diberikan secara serius kepada arsip yang dimiliki lembaga  adalah  berupa  sistem  pengelolaan  yang  benar  dan  efektif,  sehingga  dapat mendukung  efisiensi  kerja  dalam  hal  penyediaan  informasi  bagi  civitas  akademika  dan pengguna  yang  memerlukan  informasi  arsip.  Oleh  karena  itu,  strategi,  harmonisasi  dan dukungan  pimpinan  dan  seluruh  pihak,  dalam  bentuk  strategi  pengelolaan  arsip  baik menyangkut sarana fasilitas maupun SDM kearsipan sangat diperlukan dalam pengelolaan arsip  perguruan  tinggi  secara  profesional  dalam  menghadapi  era  industri  4.0  seperti sekarang ini.
Berdasarkan  latar  belakang  di  atas,  maka  yang  menjadi  rumusan  masalah  dalam penelitian  ini  adalah:  1)  Bagaimana  gambaran  pengelolaan  arsip  di  Pusat  Arsip  ( Record Centre )  Institut  Agama  Islam  Negeri  (IAIN)  Curup?;  2)  Bagaimana  strategi  pengelolaan arsip pada Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Curup menghadapi era industri 4.0?
Adapun  tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  :  1)  Untuk  mengetahui  gambaran pengelolaan  arsip  di  Pusat  Arsip  ( Record  Centre )  Institut  Agama  Islam  Negeri  (IAIN) Curup; dan 2) Untuk menganalisis apa saja strategi pengelolaan arsip pada Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Curup menghadapi era industri 4.0.

## B. TINJAUAN PUSTAKA Definsi Arsip
Secara sederhana dapat dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah setiap catatan (record/warkat) tertulis atau tercetak dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas, film, media komputer atau lainnya (Rhoni Rodin, 2019b).
Pengertian  arsip  merupakan  catatan  rekaman  aktivitas  ataupun  sumber  informasi dengan wujud yang dibuat oleh penciptanya, organisasi maupun perorangan dalam rangka penerapan aktivitas (Fitria Agustina, 2017). Arsip pula bisa berbentuk pesan, warkat, akta, piagam,  novel  dan  sebagainya  yang  bisa  dijadikan  sebagai  bukti  sahih  untuk  dapat mempermudah dalam pengambilan keputusan.
Penafsiran lain tentang arsip merupakan pengelolaan kegiatan ataupun asal data yang mempunyai  nilai  guna  yang  terstruktur  dan  terencana,  baik  itu  file  yg  dibentuk  ataupun diterima,  sebagai  akibatnya  mampu  dengan  mudah  diperoleh  kembali  apabila  dibutuhkan (Azmi,  2019).  Dalam  sistem  kearsipan  yang  dilakukan  secara  maksimal  hendak memudahkan aktivitas dan tujuan lembaga, organisasi, dan perorangan.
Arsip  di  perguruan  tinggi  memiliki  peranan  penting  sebagai  dokumen  yang diantaranya  terdapat  kebijakan,  personel,  kepemilikan,  sarana  yang  terstruktur  agar
dokumentasi  di  perguruan  tinggi  dapat  dilanjutkan  (Muslih  Fathurrahman,  2018). Catatan rekaman aktivitas tersebut bisa diseleksi serta ditangani secara tertib  berlandaskan standar yang  berlaku  dengan  tujuan  terciptanya  arsip  akademi  besar  yang  sanggup  menopang perguruan  tinggi  dalam  kelangsungan  hidup  organisasinya  dalam  pertumbuhannya,  lebih- lebih menimpa nilai sejarahnya.
Sesuatu  yang  benar  tentulah  baik,  tetapi tidak  sebaliknya.  Sesuatu  yang  baik  belum tentu  benar.  Sebagai  contoh,  semua  siswa  sebuah  sekolah  memakai  kaus  kaki  putih,  dan peraturan mengharuskan semua siswa memakai kaus kaki putih, maka hal ini adalah benar, dan tentulah baik. Namun jika semua siswa memakai kaus kaki merah, padahal peraturan mengharuskan  semua  siswa  memakai  kaus  kaki  putih,  maka  hal  ini  terlihat  baik,  tetapi tidak benar.
Arsiparis  dan  pengelola  arsip  harus  mengelola  arsip  dengan  baik  dan  benar. Pengelolaan  arsip  yang  baik  dan  benar  tidaklah  mengacu  pada  satu  teori  tertentu, namun harus sistematis dan logis. Persyaratan utama dalam pengelolaan arsip adalah:
1) Ketersediaan  Sumber  Daya  Manusia.  Pengelolaan  arsip  haruslah  ditunjang  dengan SDM  yang  ada,  sebab  tanpa  SDM  tentunya  pengelolaan  arsip  tidak  akan  berjalan dengan baik.
2) Teknologi.  Di  era  teknologi  informasi  sekarang  ini  tentunya  arsiparis  dan  lembaga kearsipan  tentunya  harus  tanggap  terhadap  kemajuan  teknologi.  Teknologi  harus diberdayakan dalam pengelolaan arsip.
3) Pendanaan. Masalah dana merupakan sesuatu yang urgen dalam pengelolaan arsip.
4) Komitmen.  Artinya  segala  komponen  terkait  harus  mempunyai  komitmen  bersama untuk memelihara arsip yang bernilai guna bagi organisasi.
5) Dukungan.  Pengelolaan  arsip  yang  baik  dan  profesional  harus  mendapat  dukungan dari semua pihak.
6) pelaksanaan dan penentuan posisi.

## Urgensi Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi
Pengelolaan arsip di perguruan tinggi sangat penting karena dari arsip yang tercipta tergambar seluruh aspek aktivitas yang terjadi di perguruan tinggi tersebut. Sebagai contoh seorang mahasiswa, mulai dari mendaftar sampai dia menyelesaikan studynya selalu harus diikuti  oleh  arsip.  Demikian  pula  halnya  seorang  dosen,  dari  mulai mendaftar  jadi  dosen, menjalankan tugasnya, melakukan penelitian, memberikan bimbingan kepada mahasiswa, dan membuat laporan, semuanya berkaitan dengan arsip. Kesadaran akan pengelolaan arsip di perguruan tinggi saat ini sudah semakin meningkat.
Urgensi  Perguruan  Tinggi  (PT)  harus  memiliki  arsip,  personalia  arsiparis  beserta lembaganya  diamanatkan  oleh  Peraturan  Pemerintah  No.  28  Tahun  2012  tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 145 menyatakan:
1. Perguruan  tinggi  negeri  wajib  membentuk  lembaga  kearsipan  perguruan  tinggi  yang berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi yang melaksanakan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
2. Lembaga  kearsipan  perguruan  tinggi  negeri  wajib  melaksanakan  pengelolaan  arsip statis  yang  diterima  dari  satuan  kerja  pada  rektorat,  fakultas,  civitas  akademika,  dan unit dengan sebutan lain di lingkungan perguruan tinggi negeri (Indonesia, 2012). Dalam  pasal  11  ayat  4  disebutkan  bahwa  Lembaga  kearsipan  perguruan  tinggi bertanggung  jawab  melakukan  pembinaan  kearsipan  terhadap  satuan  kerja  pada  rektorat, fakultas,  civitas  akademika,  dan/atau  unit  kerja  dengan  sebutan  lain  di  lingkungan perguruan  tinggi  (Indonesia,  2012).  Oleh  karena  itu  sudah  saatnya  di  setiap  perguruan tinggi  membentuk  lembaga  kearsipan  untuk  menyelamatkan arsip  penting  yang  berkaitan
dengan  bukti  status  intelektual  serta  pengembangan  potensi  yang  melahirkan  inovasi  dan karya-karya  intelektual  lainnya,  yang  berkaitan  dengan  fungsi  perguruan  tinggi  sebagai lembaga penelitian,lembaga pendidikan dan pengabdian masyarakat.

## Era Industri 4.0
Istilah  revolusi  industri  4.0  berkembang  dan  diciptakan  pertama  kali  di  Jerman tepatnya  saat  diadakan  Hannover  Fair  pada  tahun  2011  yang  dimana  industri  4.0  ini mencakup  berbagai  jenis  teknologi,  mulai  dari  3D  printing  hingga  robotik,  jenis  material baru  serta  sistem  produksi.  Angka  empat  pada  istilah  industri  4.0  merujuk  pada  revolusi yang ke empat. Industri 4.0 merupakan fenomena yang unik jika dibandingkan dengan tiga revolusi  industri  yang  mendahuluinya.  Industri  4.0  diumumkan  secara  apriori  karena peristiwa  nyatanya  belum  terjadi  dan  masih  dalam  bentuk  gagasan.  Beberapa  negara  lain juga turut serta dalam mewujudkan konsep industri 4.0 namun menggunakan istilah  yang berbeda  seperti Smart  Factories,  Industrial  Internet  of  Things,  Smart  Industry,  atau Advanced  Manufacturing .  Walaupun  memiliki  istilahnya  masing-masing,  namun keseluruhan istilah ini sendiri mencakup satu jenis kegiatan yang bertujuan sama.
Defenisi  mengenai  Industri  4.0  ada  beragam  macam  karena  masih  dalam  tahap penelitian  dan  pengembangan.  Kanselir  Jerman,  Angela  Merkel  berpendapat  bahwa Industri 4.0 adalah transformasi komprehensif dari keseluruhan aspek produksi di industri melalui  penggabungan  teknologi  digital  dan  internet  dengan  industri  konvensional. Selanjutnya,  Schlechtendahl  menekankan  definisi  kepada  unsur  kecepatan  dari ketersediaan  informasi,  yaitu    lingkungan  industri  yang  di  mana  seluruh entitasnya  selalu terhubung dan mampu berbagi informasi satu dengan yang lain.
Dari  penjelasan  di  atas  dapat  ditarik  kesimpulan  bahwa  defenisi  industri  4.0  itu sendiri  merupakan  transformasi  sebuah  unsur  kecepatan  dari  ketersediaan  informasi  dari keseluruhan aspek produk di industri melalui kolaborasi teknologi digital yang dibantu dari Sumber Daya Manusia yang memiliki tingkat intelektual yang memadai.
Adapun  perkembangan  industri  sejak  dimulainya  perkembangan  revolusi  industri yang pertama pada tahun 1784, dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Revolusi  Industri  yang  pertama  (1.0)  terjadi  sejak  tahun  1784  yaitu  membahas mengenai  cara  penggunaan  tenaga  uap  dan  air    yang  menjadi  masalah  dan  sering dialami masyarakat.
2. Revolusi Industri yang kedua (2.0) dimulai pada  tahun 1870 disaat hampir 100 tahun revolusi industri  yang pertama dilaksanakan. Pada jangka waktu 100 tahun itu listrik sudah diciptakan dan masyarakat mulai berfikir untuk mengembangkan energi listrik tersebut demi kemajuan produksi industri.
3. Revolusi  Industri  ketiga  (3.0)  dimulai  pada  tahun  1970  yaitu  membahas  penggunaan PLC  (Programmable  Logic  Control)  dan  sistem  IT  (Information  Technology)  untuk otomasi  baik  dalam  segala  bidang  yang  termasuk  dalam  bidang  industri,  pada  tahun itu  komputer  sudah  mulai  diciptakan  dan  dampak  penggunaanya  dapat  memudahkan pekerjaan sudah dirasakan.
4. Revolusi Industri keempat (4.0) yaitu yang sedang terjadi sekarang, disebutkan bahwa revolusi  industri  keempat  ini  yaitu  berlakunya  penggunaan  IoT  dan  CPS,  adapun pengertian  IoT  (Internet  of  Things)  ialah  suatu  konsep/scenario(objek)  memiliki kemampuan  untuk  mentransfer  data  melalui  jaringan  tanpa  memerlukan  interaksi manusia  ke  manusia  atau  manusia  ke  komputer  dan  CPS  (Cyber  Physical  Systems) suatu  sistem  yang  berfungsi  untuk  melindungi  fisik  dari  sebuah  benda  maupun lainnya.
Itulah  keempat  revolusi  industri  yang  pernah  terjadi  hingga  saat  ini,  yang  dimana dapat  disimpulkan  bahwa  dilakukannya  sebuah  revolusi  industri  ini  saat  perkembangan sebuah  permasalahan  yang  terjadi  di  masyarakat  yang  mempengaruhi  berbagai  bidang secara  besar-besaran  (Azmar,  2018).  Perkembangan  Library  4.0  sejalan  dengan perkembangan  Web  4.0  dan  Industri  4.0.  Perkembangan  web  4.0  terlihat  dari  interface serta  fitur-fitur  yang  tersedia  dalam  sebuah  web,  yakni  tersedia  fitur  untuk  membaca, menulis,  dan  mengeksekusi  informasi  secara  bersamaan;  agen-agen  informasi  berbasis intelijen,  interaksi  antar-web  (saling  terhubung),  koneksi  dengan  intelijen,  dan  web berbasis intelijen. Perkembangan pengelolaan informasi perpustakaan pada era library 1.0 hingga library 4.0 dijelaskan lebih lanjut melalui tabel 1 berikut ini (Noh, 2015).
Tabel 1 Perkembangan pengelolaan Informasi Perpustakaan era 1.0 hingga 4.0 Library 1.0 Library 2.0 Library 3.0 Library 4.0  Waktu  antara  1990- 2005
 Interaksi satu arah
 Teknologi MARC
dan HTML  Publikasi/koleksi menjadi kunci layanan  Perpustakaan menjadi sumber informasi
 Informasi diperoleh dengan membaca
 Petugas sumber informasi  Layanan bersifat tertutup  dan  terpusat pada petugas (pustakawan)  PC  sebagai  media akses informasi
 Metadata MARC sebagai struktur pengetahuan  Waktu  antara      2006- 2010  Interaksi dua arah secara langsung  Teknologi RSS, WIKI,  Blog,  Ajax, Flikr, tagging, podcast, bookmark, mash-up, & toolbar  Partisipasi, berbagi, dan keterbukaan menjadi kunci layanan  Partisipasi  pengguna menjadi sumber informasi  Informasi diperoleh dari membaca dan menulis
 Petugas sumber informasi  Layanan
bersifat terbuka,  terpusat,  & berorientasi pengguna  PC dan mobilephonesebagai media akses informasi  Metadata MARCXML,  MODS, DOI, XML/RDF sebagai struktur pengetahuan  Waktu  antara  2010- 2020
 Interaksi bersifat personal dan terbuka
 Teknologi  semantic search, ontology,
teknologi mobile, teknologi  semantik, artificial  intelligence, context-awarenes,  & cloud computing  Semantic web, metadata, & ontology kunci layanan  Mesin/database menjadi
sumber informasi  Informasi  diperoleh dari membaca, menulis, dan pengalaman  Petugas & mesin/database sumber informasi  Layanan bersifat terpisah dan menyebar ke pengguna  PC,  mobile  phone, iPad,  &  peralatan digital  lain  sebagai media akses informasi  Metadata FRBR, ontology,  &  struktur semantik sebagai struktur pengetahuan  Optimasi layanan library  3.0  dengan penguatan pada integrasi dan konektivitas layanan perpustakaan virtual untuk generasi masa mendatang  Fitur layanan library  4.0  berbasis web 4.0 yang berisi intelligent, makerspace,
teknologi, open source,  big  data, cloud computing, augmented  reality, tampilan  state-of- the-art,  &  librarian 4.0.
Sumber : (Noh, 2015)
Sumber: (Noh, 2015)

## Gambar 1 Perkembangan Library 1.0 menuju Library 4.0

## Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Dan Era Industri 4.0
Lembaga  Kearsipan  menjadi  elemen  penting  dari  sebuah  perguruan  tinggi. Urgensinya  Lembaga  kearsipan  tersebut  disebabkan  karena  untuk  menunjang  misi  Tri Dharma  Perguruan  Tinggi,  yaitu:  pendidikan,  pengajaran,  penelitian,  dan  pengabdian kepada  masyarakat,  dengan  tujuan  akhirnya  adalah  mencerdaskan  kehidupan  bangsa, memajukan  serta  menyebarkan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  dalam  rangka memberdayakan  bangsa  Indonesia  secara  kontinu,  maka  mau  tak  mau  keberadaan kearsipan  diperlukan  untuk  menyediakan  berbagai  arsip  sebagai  pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi akademik di perguruan tinggi.
Setiap  perguruan  tinggi  wajib  memiliki  lembaga  kearsipan.  Lembaga  kearsipan menjadi  salah  satu  syarat  berdirinya  perguruan  tinggi.  Dalam  Undang-undang  Nomor  43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa setiap perguruan tinggi wajib memiliki lembaga atau unit yang mengelola arsip.
Lembaga  kearsipan  yang  berdiri  di  tengah-tengah  perguruan  tinggi,  baik  di universitas,  institut,  sekolah  tinggi,  ataupun  akademis  dengan  bersama-sama  mengemban misi  Tri  Dharma  Perguruan  Tinggi  tersebut,  secara  khusus  disebut  dengan  lembaga kearsipan  perguruan  tinggi.  Lebih  luas  lagi  yang  termasuk  lembaga  kearsipan  perguruan tinggi  adalah  semua  lembaga  kearsipan  yang  terdapat  pada  perguruan  tinggi,  juga  badan bawahannya ataupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, seperti: unit pada tingkat fakultas, jurusan, program studi, juga unit kearsipan yang berada di bawah unit atau pusat, seperti: pusat penelitian, pusat-pusat studi, dan lain-lain. Jika secara umum lembaga kearsipan  di  perguruan  tinggi  bertugas  dan  bertujuan  memperlancar  misi  dan  tugas perguruan tinggi dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Lembaga kearsipan tak luput dari mengikuti perkembangan informasi dan teknologi yang  semakin  merangkak  cepat,  sehingga  membuat  lembaga  kearsipan  diwajibkan  juga ikut  berkembang.  Terutama  saat  ini  sedang  gencar-gencarnya  perkembangan  mengenai revolusi industri 4.0, yang dimana revolusi ini sudah dibicarakan oleh beberapa negara di
dunia.  Munculnya  revolusi  industri  4.0  membuat  berlakunya  penggunaan  IoT  dan  CPS, adapun  pengertian  IoT  ( Internet  of  Things )  adalah  suatu  konsep/skenario  dimana  suatu objek  yang  memiliki  kemampuan  untuk  mentransfer  data  melalui  jaringan  tanpa memerlukan  interaksi  manusia  ke  manusia  atau  manusia  ke  komputer  dan  CPS  ( Cyber Physical Systems ) adalah suatu sistem yang berfungsi untuk melindungi fisik dari sebuah benda  maupun  lainnya.  Jika  hal  ini  dibiarkan  tanpa  adanya  persiapan  maka  akan mempengaruhi fungsi arsiparis secara khusus yaitu melayani serta menyediakan arsip yang berkualitas  dan  terbaru,  agar  siap  menghadapi  perkembangan  teknologi  informasi.  Selain itu  di  lembaga  kearsipan  perguruan  tinggi  juga  harus  mengarahkan  kebijakan  apa  yang akan diambil untuk menghadapi revolusi industri 4.0 yang secara apriori belum terjadi dan masih  dalam  bentuk  gagasan.  Dalam  hal  ini  dibutuhkan  Sumber  Daya  Manusia  yang professional  untuk  mewujudkan  lembaga  kearsipan  agar  siap  bersaing  menghadapi perkembangan  zaman.  Adapun  kebijakan  seorang  pemimpin  dalam  lembaga  kearsipan yang  harus  mengapresiasi  revolusi  industri  4.0  sebagai  pengingat  tugas  utama  lembaga kearsipan perguruan perguruan tinggi yaitu menyediakan arsip tidak hanya untuk kalangan mahasiswa  dan  dosen  tapi  masyarakat  kampus  juga  akan  ikut  merasakan  kebijakan tersebut.

## C. METODE PENELITIAN
Metode penelitian deskriptif adalah: Metode penelitian deskriptif ini dilakukan untuk mengetahui keberadaan variabel mandiri, baik hanya pada sat variabel atau lebih (variabel yang berdiri sendiri atau variabel bebas) tanpa membuat perbandingan variabel itu sendiri dan mencari hubungan dengan variabel lain (Sugiyono, 2017). Data yang terkumpul pada penelitian ini berdasarkan fakta yang terjadi di lapangan dan akan dijelaskan dengan kata- kata  tertulis  bukan  dengan  angka-angka.  Pada  penelitian  ini  ingin  menggambarkan bagaimana  strategi  pengelolaan  arsip  Institut  Agama  Islam  Negeri  (IAIN)  Curup menghadapi era industri 4.0. penelitian ini dilakukan pada bulan Februari-Maret 2020.
Pendekatan  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  studi kasus.  Studi  kasus  merupakan  strategi  penelitian  dimana  didalamnya  peneliti  menyelidiki secara  cermat  suatu  program,  peristiwa,  aktivitas,  proses,  atau  sekelompok  individu (Cresswell,  2015). Penelitian  ini  menggunakan  penelitian  studi  kasus  karena  untuk menelaah  lebih  dalam  tentang  strategi  pengelolaan  arsip  IAIN  Curup  menghadapi  era industri  4.0.  Pendekatan  studi  kasus  merupakan  kajian  mendalam  tentang  peristiwa, lingkungan  dan  situasi  tertentu  yang  memungkinkan  untuk  mengungkapkan  atau memahami  suatu  hal.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengkaji  secara  mendalam  tentang strategi  pengelolaan  arsip  di  Institut  Agama  Islam  Negeri  (IAIN)  Curup  menghadapi  era 4.0.
Cakupan  populasi  dalam  penelitian  ini  adalah  seluruh  pegawai  di  IAIN  Curup. Sampel  pada  penelitian  kualitatif  tidak  disebut  responden  melainkan  narasumber, partisipan  atau  informan  (Sugiyono,  2017).  Adapun  pemilihan  sampel  pada  penelitian  ini menggunakan metode purposive sampling dengan pertimbangan pemilihan informan yakni informan  yang  mengetahui  tentang  pengelolaan  arsip  di  IAIN  Curup  dan  mengetahui pengelolaan arsip setiap unit di IAIN Curup.
Metode pengumpulan data pada penelitian ini adalah:
a. Wawancara
Wawancara  pada  penelitian  ini  ditujukan  bagi  informan  yang  terpilih  sesuai  dengan kriteria pemilihan informan yang telah ditetapkan. Jenis wawancara yang digunakan pada penelitian  ini  adalah  wawancara  semistruktur.  Adapun  tujuan  wawancara  pada  penelitian ini  adalah  untuk  mendapatkan  data  tentang  bagaimana  strategi  pengelola  arsip  (arsiparis)
dan  pimpinan  dalam  pengelolaan  arsip  di  IAIN  Curup  menghadapi  era  4.0.  Pada  proses wawancara dengan informan, data diambil dengan dengan cara direkam menggunakan alat perekam.
b. Studi Dokumentasi
Studi  dokumentasi  adalah  data  melalui  dokumen-dokumen  bisa  berbentuk  tulisan, gambar, atau digital. Berbagai jenis dokumen yang dapat dipertimbangkan dalam informasi dokumentasi  seperti  surat,  agenda,  dokumen  administratif,  penelitian,  kliping,  maupun artikel di media massa (Yin, 2013). Dokumen yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah, prosedur tertulis berkaitan dengan pengendalian dokumen dan pedoman pengolahan arsip lembaga  seperti standard  operasional  procedure (SOP)  pengelolaan  kearsipan  dan sebagainya.
c. Observasi
Observasi  dijelaskan  oleh  Cartwright  dan  Cartwright  adalah  suatu  proses  melihat, mengamati  dan  mencermati  serta  merekam  perilaku  secara  sistemtis  untuk  suatu  tujuan tertentu  (Hardiansyah,  2011).  Tujuan  observasi  pada  penelitian  ini  adalah  untuk memperoleh informasi, serta gambaran dari proses pengelolaan arsip di IAIN Curup.

## D. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Deskripsi Pengelolaan Arsip Institut Agama Islam Negeri Curup
Undang-Undang  Nomor  43  tahun  2009  tentang  Kearsipan  sudah  diberlakukan  sejak Undang-undang  tersebut  diundangkan,  yaitu  sejak  Oktober  2009.  Hal  itu  berbeda dengan Undang-undang  Nmor.  14  tahun  2008  tentang  Keterbukaan  Informasi  Publik  (KIP)  yang masa peralihannya berlaku hingga tahun 2010. Meskipun demikian, hingga saat ini masih banyak  perguruan  tinggi  yang  belum  memiliki  lembaga  kearsipan.  Institut  Agama  Islam Negeri  (IAIN)  Curup  hanya  sedikit  dari  perguruan  tinggi  yang  memiliki  lembaga/unit kearsipan.
Salah  satu  hambatan  terhadap  pembentukan  lembaga  kearsipan  adalah  pada  struktur organisasi.  Pengertian  lembaga  sebagaimana  yang  disebutkan  dalam  UU  No.  43  tahun 2009,  dan  PP  No.  28  tahun  2012  bukan  berarti  lembaga  setingkat  Lembaga  Penelitian, tetapi adalah satuan organisasi yang otonom yang bentuknya seperti UPT (Unit Pelaksana Teknis).
Institut  Agama  Islam  Negeri  (IAIN)  Curup  telah  membentuk  Pusat  Arsip  ( Record Centre )  yang  berfungsi  sebagai  tempat  pengelolaan  arsip  dan  kearsipan  di  lingkungan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Curup. Penggunaan ruangan khusus unit kearsipan ini dimulai  sejak  tahun  2018  (berada  dalam  gedung  rektorat).  Penggunaan  ruangan  arsip tersebut mengacu kepada format UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.  Dalam  UU  tersebut  perguruan  tinggi  bukan  termasuk  lembaga  kearsipan. Karena  itu,  format  unit  kearsipan  adalah  dalam  kaitannya  IAIN  Curup  berkomitmen membangun College Archives (arsip perguruan tinggi), yang akan mengelola arsip dinamis infaktif dari unit-unit yang ada di IAIN Curup. Itulah mengapa ketika ruang unit kearsipan itu  difungsikan,  diberi  nama record  centre .  Arsip  dinamis  aktif  tetap  disimpan  di  unit pencipta karena frekuensi penggunaannya masih tinggi.
Berbeda  dengan  UU  No.  7  tahun  1971,  dalam  UU  No.  43  tahun  2009  dinyatakan bahwa  perguruan  tinggi  wajib  memiliki  lembaga  kearsipan.  Itu  berarti  perguruan  tinggi harus mengelola  sendiri arsip statisnya. Dengan adanya UU No. 43 tersebut maka format pengelolaan kearsipan menjadi sedikit berbeda. Proses pengelolaan arsip dinamis di IAIN Curup  tetap,  yaitu  arsip  dinamis  yang  menurut  Jadwal  Retensi  Arsip  (JRA)nya  sudah memasuki  masa  inaktif  harus  dikirim  ke  Pusat  Arsip  ( Record  Centre ).  Bedanya  adalah
IAIN  Curup  harus  memiliki  tempat  untuk  menyimpan  dan  mengelola  arsip  statis  yang dikirim dan/atau diakuisisi dari unit-unit dan civitas akademika di lingkungan IAIN Curup.
IAIN  Curup  mulai  dari  rektorat,  fakultas,  lembaga,  biro  dan  Lembaga  serta  unit dengan  sebutan  lainnya  seperti  Lembaga  Penelitian  dan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat (LP2M), Lembaga Penjamin Mutu (LPM), UPT Perpustakaan, Unit Pengembangan Bahasa belum  memiliki  unit  kearsipan  pencipta arsip.  Padahal  dalam  pasal  128  PP  No.  28  tahun 2012 disebutkan bahwa:
(1) unit kearsipan pada pencipta arsip memiliki fungsi:
a. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah5 di lingkungannya;
b. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
c. pemusnahan arsip di lingungan unitnya;
d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;
e. pembinaan  dan  pengevaluasiand  dalam  rangka  penyelenggaraan  kearsipan  di lingkungannya.
(2) Unit kearsipan pada pencipta arsip memiliki tugas:
a. Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
b. Mengolah  arsip  dan  menyajikan  arsip  menjadi  informasi  dalam  kerangka  Sistem Kearsipan Nasional (SKN) dan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN);
c. Melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungannya;
d. Mempersiapkan  penyerahan  arsip  statis  oleh  pimpinan  pencipta  arsip  kepada lembaga kearsipan
e. Melaksanakan  pembinaan  dan  evaluasi  dalam  rangka  penyelenggaraan  arsip  di lingkungannya (Indonesia, 2012).
Struktur organisasi kearsipan perguruan tinggi sebagaimana diatur dalam PP No. 28 tahun 2012, pasal 134 disebutkan bahwa:
(1) unit  kearsipan  yang  dibentuk  oleh  perguruan  tinggi  berada  di  lingkungan  secretariat perguruan tinggi;
(2) unit kearsipan perguruan tinggi negeri dibentuk secara berjenjang yang terdiri atas: a) unit  kearsipan  1  sebagai  unit  kearsipan  perguruan  tinggi  yang  dilaksanakan  oleh lembaga  kearsipan  perguruan  tinggi;  b)  unit  kearsipan  2  berada  pada  satuan  kerja  di lingkungan  skretariat  rektorat,  fakultas,  civitas  akademika,  dan  satuan  kerja  dengan sebutan lainnya (Indonesia, 2012).
Dengan mengacu kepada UU No. 43 tahun 2009 dan PP No. 28 tahun 2012 tersebut, maka  pengelolaan  Arsip  IAIN  Curup  telah  mulai  memasuki  babak  baru,  yaitu  dengan diberikannya  suatu  ruangan  khusus  untuk  mengelola  arsip  yang  ada  di  lingkungan  IAIN Curup.  Disamping  ruangan  khusus,  tentunya  fasilitas  dan  sarana  pengelolaan  arsip  juga sangat menentukan kualitas pengelolaan arsip pada suatu institusi.
Pengelolaan arsip di IAIN Curup dilakukan terpusat di salah satu ruangan  yang ada di rektorat IAIN Curup. Ruangan tersebut berukuran 10x10 m. Selain daripada itu, ruangan tersebut dikelola oleh seorang arsiparis ahli pertama dan satu-satunya di IAIN Curup untuk sementara ini.
Adapun fasilitas dan sarana prasarana pengelolaan arsip di IAIN Curup meliputi:
1. rak arsip berjumlah 5 buah
2. meja kerja berjumlah 1 buah
3. meja komputer 1 buah
4. kursi kerja 1
5. kursi computer 1
6. kursi chitose 2 buah
7. AC 1 buah (dalam kondisi rusak ringan)
8. Box arsip 500 boks
9. Ukuran ruangan 10x10 meter (Chairudin Husin, 2020).
Jika mengacu pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2015 tentang Pedoman Pembentukan Depot Arsip, maka gedung/ ruang dan segala fasilitas  yang  ada  sekarang  ini  belum  memenuhi  standar  yang  tertuang  dalam  pedoman tersebut. Sebagai contoh, untuk ruang dalam bangunan arsip, sekarang ini hanya ada satu ruangan  untuk  segala  aktivitas,  padahal  seharusnya  dalam  Depot  Arsip  terdapat  beberapa ruangan  yang  terdiri  dari  ruang  kerja,  ruang  penyimpanan,  ruang  publik,  dan  ruang instalasi teknis. Hal ini diperkuat oleh pernyataan dari Arsiparisnya bahwa sebenarnya saya sangat bersyukur sekarang ini arsip kita sudah diberi ruangan khusus yang cukup lumayan, walaupun  belum  memenuhi  standar  dan  pedoman  dari  Perka  ANRI  Nomor  31  itu.  Saya akan berusaha ke depan untuk meyakinkan pimpinan agar ruang dan fasilitas pengelolaan arsip  IAIN  Curup  ini  supaya  mengacu  pada  standar  dan  pedoman  yang  berlaku  sekarang ini.”
Berikut  gambaran  ruangan  dan  fasilitas  pengelolaan  arsip  di  IAIN  Curup.  Pintu masuk  ke  ruang  arsip  yang  hanya  tertutup  dengan  pintu  kaca.  Padahal  seharusnya  ada security  gate  (pintu  keamanan)  yang  menjamin  keamanan  arsip  yang  ada  di  Pusat  Arsip tersebut. Di sisi lain di dalam ruang arsip tersebut belum tersedia kamera CCTV sehingga keamanan  arsip  belum  sepenuhnya  terjamin,  padahal  menurut  Perka  ANRI  Nomor  31 tahun  2015  di  atas  bahwa  Depot  Arsip  harus  mempunyai  sistem  keamanan  yang  terpadu untuk menjamin keamanan arsip yang ada di Pusat Arsip (Tim, 2015).
Gambar 1.  Arsiparis sedang membenahi fasilitas arsip
Gambar  1  menunjukkan  aktivitas  di  ruang  Pusat  Arsip  IAIN  Curup.  Tampak  Arsiparis  sedang merapihkan box arsip dan menyusun kerangka rak arsip.

## Kebijakan  Pengelolaan  Arsip  Institut  Agama  Islam  Negeri  (IAIN)  Curup  di  Era Industri 4.0
Pengelolaan arsip di perguruan tinggi sangat penting karena dari arsip yang tercipta tergambar  seluruh  aspek  aktivitas  yang  terjadi  di  perguruan  tinggi  tersebut.  Sebagai contoh  seorang  mahasiswa,  mulai  dari  mendaftar  sampai  dia  menyelesaikan study nya selalu harus diikuti oleh arsip. Demikian pula halnya seorang dosen, dari mulai mendaftar jadi dosen, menjalankan tugasnya, melakukan penelitian, memberikan bimbingan kepada mahasiswa, dan membuat laporan, semuanya berkaitan dengan arsip.
Kesadaran  akan  pengelolaan  arsip  di  perguruan  tinggi  saat  ini  sudah  semakin meningkat.  Pengelolaan  arsip  di  perguruan  tinggi  merupakan  suatu  kewajiban  yang tertuang  dalam  Undang-undang  Kearsipan.  Undang-undang  Nomor  43  tahun  2009
tentang  Kearsipan  mengamanatkan  bahwa  perguruan  tinggi  negeri  wajib  membentuk arsip  perguruan  tinggi.  Arsip  Perguruan  Tinggi  sebagaimana  dimaksud  pada  ayat  (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari :
a. Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan
b. Civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.
Selain  kewajiban  sebagaimana  dimaksud  dalam  pasal  27  ayat  (4),  arsip  perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan :
a. pengelolaan  arsip  inaktif  yang  memiliki  retensi  sekurang-kurangnya  10  (sepuluh) tahun  yang  berasal  dari  satuan  kerja  dan civitas  akademika  di  lingkungan  perguruan tinggi; dan
b. pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.
Menyikapi kemajuan teknologi informasi dan juga tuntutan penggunaan arsip yang sangat  urgen  bagi  perguruan  tinggi,  maka  sudah  saatnya  di  setiap  perguruan  tinggi membentuk  lembaga  kearsipan  untuk  menyelamatkan  arsip  penting  yang  berkaitan dengan bukti status intelektual serta pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-karya  intelektual  lainnya,  yang  berkaitan  dengan  fungsi  perguruan  tinggi  sebagai lembaga penelitian,lembaga pendidikan dan pengabdian masyarakat.
Dalam  penjelasan  pasal  47  ayat  1  Peraturan  Pemerintah  Nomor  28  Tahun  2012 tentang  Pelaksanaan  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan disebutkan  bahwa  penyimpanan  rekod  inaktif  dilakukan  pada  sentral  rekod  inaktif  atau records center sebagai tempat penyimpanan rekod inaktif pada bangunan yang dirancang untuk  penyimpanan  rekod  (Indonesia,  2012).  Orgarnisasi  dan  perusahaan  yang  ada  di Indonesia, sesuai peraturan perundang-undangan diwajibkan untuk memiliki rekod center ( records  center )  sebagai  sarana  penyimpanan  rekod  inaktif.  Hal  ini  juga  sebagai  upaya untuk  mendudukung  organisasi  dan  perusahaan  dalam  menjalankan  fungsi  bisnisnya dalam era indurstri 4.0.
Rekod  center  merupakan  tempat  dan  semua  fasilitas  yang  didesain  khusus  untuk menyimpan  rekod  inaktif.  Keberadaan  rekod  center  harus  melalui  perencanaan,  artinya rekod  center  tidak  begitu  saja  terjadi  karena  suatu  ruangan  penuh  dengan  tumpukan rekod, lantas disebut rekod center. Rekod center diciptakan karena kebutuhan organisasi, sehingga  ia  perlu  didesain  secara  khusus  untuk  memenuhi  kriteria  tertentu  dan  dapat mendukung  pencapaian  tujuan  pengelolaan  rekod.  Begitu  juga  di  perguruan  tinggi, keberadaan  rekod  center  tersebut  sangat  penting  dalam  mendukung  segala  kegiatan  dan kebijakan di perguruan tinggi.
Sebagai  contoh,  setiap kegiatan  akreditasi  baik  tingkat  perguruan  tinggi  maupun program  studi  selalu  disusun  berdasarkan  pada  arsip-arsip  yang  dimilikinya.  Begitupula ketika ada pemeriksaan kegiatan ataupun program yang dibiayai oleh pemerintah, baik itu pemeriksaan  dari  Inspektorat   Jenderal  (Irjen),  BPK  ataupun  BPKP,  maka  arsip  sangat menentukan kredibilitas sebuah lembaga.
Kebutuhan  pengelolaan  kearsipan  Institut  Agama  Islam  Negeri  (IAIN)  Curup berdasarkan  penjelasan  dari  berbagai  informan,  berawal  dari  tuntutan  undang-undang dimana  sebelum  undang-undang  tersebut  disahkan,  IAIN  Curup  sudah  melakukan persiapan  dengan  pemberangkatan  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  untuk  memperdalam pengetahuan  di  bidang  kearsipan,  yaitu  dengan  mengikuti  berbagai  kegiatan  pendidikan dan pelatihan (Diklat) di bidang kearsipan.
Di  sisi  lain,  pihak  IAIN  Curup  secara  berangsur-angsur  sudah  mulai  memenuhi kebutuhan  untuk  pengelolaan  arsip  lembaga  ini,  mulai  dari  fasilitas  ruangan,  rak,  box arsip  dan  sebagainya,  walaupun  belum  memadai,  akan  tetapi  hal  tersebut  telah menunjukkan perhatian pihak pimpinan terhadap pengelolaan arsip di IAIN Curup.
Berkaitan dengan kebijakan pengelolaan arsip IAIN Curup menghadapi era industri 4.0  meliputi  aspek  struktur  organisasi,  pendanaan,  fasilitas  dan  sumber  daya  manusia (SDM). Sehingga dengan diterapkan beberapa kebijakan tersebut diharapkan pengelolaan arsip  di  IAIN  Curup  berjalan  dan  berpedoman  pada  regulasi  yang  berlaku.  Berikut gambaran kebijakan pengelolaan arsip IAIN Curup menghadapi era industri 4.0.

## 1) Kebijakan di bidang Struktur Organisasi, Pendanaan dan Fasilitas
IAIN  Curup  telah  membentuk  Pusat  Arsip  (Record  Centre)  yang  berfungsi  sebagai tempat  pengelolaan  arsip  dan  kearsipan  di  lingkungan  IAIN  Curup.  Penggunaan  ruangan khusus  unit  kearsipan  ini  dimulai  sejak  tahun  2018  (berada  dalam  gedung  rektorat). Penggunaan ruangan arsip tersebut mengacu kepada format UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan  Pokok  Kearsipan.  Dalam  UU  tersebut  perguruan  tinggi  bukan termasuk  lembaga  kearsipan.  Karena  itu,  format  unit  kearsipan  adalah  dalam  kaitannya IAIN  Curup  berkomitmen  membangun College  Archives (arsip  perguruan  tinggi),  yang akan  mengelola  arsip  dinamis  infaktif  dari  unit-unit  yang  ada  di  IAIN  Curup.  Itulah mengapa  ketika  ruang  unit  kearsipan  itu  difungsikan,  diberi  nama record  centre .  Arsip dinamis  aktif  tetap  disimpan  di  unit  pencipta  karena  frekuensi  penggunaannya  masih tinggi.
Menurut  Rektor  IAIN  Curup,  sistem  kearsipan  digalakkan  lagi  seperti  digitalisasi arsip. Penambahan formasi CPNS untuk kearsipan dan inpassing, hal ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan SDM kearsipan. Kemudian, Arsip statis terutama arsip sejarah perlu ditelusuri.
Lebih  lanjut  Wakil  Rektor  I  menyatakan  bahwa  arsip  itu  adalah  dokumen  yang sangat  penting,  dan  lembaga  sangat  mensupport  dan  mengapresiasi.  Dokuemn  memang harus  diarsipkan.  Suatu  lembaga  sebesar  IAIN  ini  jika  punya  dokumen  yang  rancu  dan kacau tentunya tidak baik bagi reputasi lembaga.
Struktur  organisasi  merupakan  pola  formal  dari  aktivitas  dan  gabungan  antar organisasi.  Selama  ini  pengelolaan  arsip  dibawah  struktur  Subbag  Umum  IAIN  Curup. Sedangkan  pendanaan  masih  menginduk  kepada  subbag  Umum  IAIN  Curup.  Padahal seharusnya  menurut  regulasi  yang  ada,  di  IAIN  Curup  harus  terbentuk  unit  kearsipan tersendiri dengan garis komando ke rektor/ wakil rektor.
Menyikapi  problematika  pengelolaan  arsip  di  IAIN  Curup,  berdasarkan  wawancara dengan rektor bahwa akan diupayakan untuk memenuhi segala fasilitas pengelolaan arsip di  IAIN  Curup  dalam  beberapa  tahun  ke  depan.  Sebagai  contoh  rak  arsip  masih  sangat kurang,  hanya  berjumlah  5  rak.  Tentunya  untuk  mengelola  arsip  satu  perguruan  tinggi fasilitas  yang  ada  ini  sangat  kurang,  terlebih  lagi  menghadapi  era  4.0,  demikian  imbuh Arsiparis IAIN Curup.
Lebih  lanjut  Arsiparis  IAIN  Curup  mengemukakan  bahwa  “Pengelolaan  arsip  kita masih  manual  tradisional,  kita  belum  menggunakan  sistem  aplikasi.  Jangankan menggunakan aplikasi, komputer saja baru ada satu di ruang rekod centre ini”.

## 2) Sumber Daya Manusia
SDM kearsipan merupakan tenaga fungsional arsiparis dan tenaga fungsional umum lainnya.  Dalam  PP  No.  28  tahun  2012  pasal  149  disebutkan  bahwa  tenaga  fungsional arsiparis terdiri atas arsiparis pegawai negeri sipil (PNS) dan arsiparis non PNS. Arsiparis PNS  merupakan  PNS  yang  memiliki  kompetensi  di  bidang  kearsipan  yang  diangkat  dan ditugaskan  secara  penuh  dalam  jabatan  fungsional  arsiparis  sesuai  dengan  peraturan perundangan. Arsiparis non PNS merupakan pegawai non PNS yang memiliki kompetensi
di  bidang  kearsipan  yang  diangkat  dan  ditugaskan  secara  penuh  untuk  melaksanakan kegiatan kearsipan di lingkungan instansi pemerintah.
Dalam  pasal  150  pada  PP  yang  sama  dinyatakan  bahwa  arsiparis  mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. Tenaga arsiparis dapat direkrut dari lulusan D- III kearsipan atau D-III bidang ilmu lainnya yang telah mengikuti pelatihan khusus bidang kearsipan  minimal  selama  130  jam  untuk  menduduki  jabatan  fungsional  arsiparis  tingkat terampil.  Tenaga  arsiparis  juga  dapat  direkrut  dari  lulusan  S1  bidang  kearsipan  atau  S1 bidang ilmu lainnya yang telah mengikuti pelatihan khusus bidang kearsipan selama paling sedikit 130 jam untuk menduduki jabatan fungsional arsiparis tingkat ahli.
SDM  sebagai  pengelola  arsip  dilingkungan  IAIN  Curup  secara  umum  terbagi menjadi  dua  yakni  arsiparis  dan  pengelola  arsip,  arsiparis  adalah  pegawai  yang  memiliki jabatan  fungsional  sebagai  arsiparis,  yang  telah  mengikuti  diklat  yang  diselenggarakan oleh  ANRI,  sedangkan  pengelola  arsip  adalah  pegawai  yang  bertugas  mengelola  arsip berdasarkan  kebijakan  yang  berlaku  dalam  IAIN  Curup,  dalam  hal  ini  adalah  Keputusan rektor.  Arsiparis  pada  IAIN  Curup  berjumlah  1  orang  sebagai  arsiparis  ahli,  dan  tidak memiliki arsiparis terampil. Hal inilah yang menjadi salah satu kendala pengelolaan arsip di  IAIN  Curup,  seperti  yang  dipaparkan  Indra  Syafri  (Kasubbag  Umum  Fakultas  UAD IAIN Curup), bahwa untuk mengelola arsip lembaga sebesar IAIN Curup ini tidak cukup hanya satu orang..nanti akan kewalahan. Oleh karena itu, perlu perhatian pimpinan untuk penambahan  SDM  yang  berkompeten  di  bidang  arsip  ini  sehingga  arsip  dapat  dikelola secara  profesional.  Kondisi  ini  dapat  menggambarkan  kebutuhan  SDM  kearsipan  sangat penting dan mendesak untuk dilakukan.
Terlebih  lagi  belum  ada  satupun  SDM  yang  berkompeten  di  bidang  teknologi informasi  dalam  pengelolaan  arsip  ini,  hal  ini  tentunya  sangat  menghambat  dalam pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan proses digitalisasi arsip di IAIN Curup.
Selanjutnya  masalah  kinerja  SDM.  Kinerja  individu  merupakan  kinerja  dari  suatu organisasi.  Penilaian  kinerja  ini  adalah  salah  satu  langkah  untuk  mengidentifikasi efektivitas  dari  suatu  organisasi  yang  meliputi  produktivitas,  kualitas  dan  kemampuan beradaptasi,sehingga  mampu  merefleksikan  keseluruhan  proses,  input,  dan  output  dari suatu  organisasi.  Penilaian  SDM  ini  dirasa  sangat  perlu,  dikarenakan,  beberapa  informan mengeluhkan  tentang  SDM  pengelola  arsip.  Berdasarkan  data  yang  telah  dipaparkan sebelumnya,  salah  satu  masalah  yang  dihadapi  SDM  adalah  Tingkat  Kejenuhan,  adapun menurut  Ivancevich,  tingkat  kejenuhan,  penurunan  motivasi,  apatis,  adalah  salah  satu akibat dari stres, dimana Individu dalam kondisi ini memiliki kinerja yang rendah dengan beban  kurang  sama  dengan  yang  terjadi  pada  bidang  Kearsipan,  dimana  Individu  merasa sangat bosan dengan tugasnya, ditambah lagi tidak ada pimpinan (sebelum adanya bidang arsip) yang bisa mereka contoh.
Sebagai  perguruan  tinggi  yang  telah  memiliki  unit  kearsipan  (record  centre),  IAIN Curup  hingga  kini  baru  memiliki  1  (satu)  orang  tenaga  fungsional  arsiparis.  Untuk  itu, secara bertahap ke depan IAIN Curup perlu mengangkat tenaga arsiparis sesuai kebutuhan. Perekrutan  tenaga  arsiparis  dapat  dilakukan  melalui  dua  jalur,  yaitu  jalur  pembukaan formasi  tenaga  baru  untuk  jabatan  fungsional  arsiparis,  dan  jalur  alih  fungsi  dari  tenaga administrasi atau fungsional umum ke tenaga fungsional kearsipan melalui pola pelatihan khusus kearsipan.
Arsiparis yang hanya 1 orang ini akan kewalahan untuk mengelola arsip yang ada di IAIN  Curup.  Hal  ini  dibenarkan  oleh  Arsiparis  (Chairuddin  Husin)  bahwa  “saya  sudah berkali-kali meminta kepada pihak pimpinan agar menambah SDM Kearsipan ini, supaya arsip  kita  bisa  dikelola  dengan  baik.  Akan  tetapi..yah..mungkin  banyak  pertimbangan
pimpinan  sehingga  belum  bisa  memenuhi  keinginan  saya  selaku  pengelola  arsip  di  IAIN Curup ini”.
Saat  ini  hanya  ada  beberapa  perguruan  tinggi  di  Indonesia  yang  menyelenggarakan pendidikan kearsipan. Sebagai contohnya Universitas Terbuka adalah salah satu perguruan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan kearsipan (D-IV), di samping UGM (D-III) dan Universitas  Negeri  Padang  (D-III).  Dengan  sedikitnya  perguruan  tinggi  yang menyelenggarakan pendidikan kearsipan, maka akan sulit bagi IAIN Curup untuk merekrut tenaga kearsipan dari latar belakang pendidikan kearsipan.
Arsiparis pada IAIN Curup berjumlah 1 (satu) orang sebagai arsiparis ahli, dan tidak memiliki arsiparis terampil. Hal inilah yang menjadi salah satu kendala pengelolaan arsip di  IAIN  Curup,  seperti  yang  dipaparkan  Indra  Syafri  (Kasubbag  Umum  Fakultas  UAD IAIN Curup), bahwa untuk mengelola arsip lembaga sebesar IAIN Curup ini tidak cukup hanya satu orang karena nanti akan kewalahan untuk mengelola arsip seluruh bagian yang ada  di  IAIN  Curup.  Oleh  karena  itu,  perlu  perhatian  pimpinan  untuk  penambahan  SDM yang  berkompeten  di  bidang  arsip  ini  sehingga  arsip  dapat  dikelola  secara  profesional. Kondisi  ini  dapat  menggambarkan  kebutuhan  SDM  kearsipan  sangat  penting  dan mendesak untuk dilakukan.
Terlebih  lagi  belum  ada  satupun  SDM  yang  berkompeten  di  bidang  teknologi informasi  dalam  pengelolaan  arsip  ini,  hal  ini  tentunya  sangat  menghambat  dalam pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan proses digitalisasi arsip di IAIN Curup. Hal ini tentunya akan menjadi kendala dalam pengelolaan arsip di era 4.0 seperti sekarang ini,  dimana  kita  ketahui  di era  4.0  ini,  pemanfaatan  teknologi  informasi merupakan  basis utama dalam segala segi kehidupan, termasuk dalam hal pengelolaan arsip.
Menurut Rektor IAIN Curup (Dr. Rahmad Hidayat, M.Pd., M.Ag), sistem kearsipan digalakkan lagi seperti digitalisasi arsip. Penambahan formasi CPNS untuk kearsipan dan inpassing, hal ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan SDM kearsipan. Kemudian, Arsip statis terutama arsip sejarah perlu ditelusuri. Jadi dalam hal ini dapat dipahami bahwa ada dukungan penambahan SDM kearasipan ini. Karena Rektor beberapa kali meninjau ruang pengelolaan arsip IAIN Curup. Berikut dokumentasinya.
Gambar 3 Rektor meninjau ruang pengelolaan arsip (Records Centre) IAIN Curup
Gambar  3  di  atas  menunjukkan  bahwa  Rektor  sangat  antusias  mendukung  kegiatan pengelolaan arsip di IAIN Curup.  Karena memang dukungan pimpinan sangat diperlukan untuk memberi support pengelolaan arsip agar dikelola secara professional sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Lebih  lanjut  Wakil  Rektor  I  menyatakan  bahwa  arsip  itu  adalah  dokumen  yang sangat  penting,  dan  lembaga  sangat  mensupport  dan  mengapresiasi.  Dokuemn  memang harus  diarsipkan.  Suatu  lembaga  sebesar  IAIN  ini  jika  punya  dokumen  yang  rancu  dan kacau tentunya tidak baik bagi reputasi lembaga.
Struktur  organisasi  merupakan  pola  formal  dari  aktivitas  dan  gabungan  antar organisasi.  Selama  ini  pengelolaan  arsip  dibawah  struktur  Subbag  Umum  IAIN  Curup. Sedangkan pendanaan masih menginduk kepada subbag Umum IAIN Curup.
Berdasarkan  wawancara  dengan  rektor  bahwa  akan  diupayakan  untuk  memenuhi segala fasilitas pengelolaan arsip di IAIN Curup dalam beberapa tahun ke depan. Sebagai contoh rak arsip masih sangat kurang, hanya berjumlah 5 rak.

## 3) Sistem  Informasi  Kearsipan  dan  Pengelolaan  Arsip  Sebagai  Planning Pengembangan Menghadapi Era 4.0
Sistem  informasi  kearsipan  dan  pengelolaan  arsip  adalah  aplikasi  yang  digunakan untuk  melakukan  automasi  pengolahan  kearsipan  dinamis  dan  inaktif.  Sistem  ini dikembangkan  dalam  rangka  mengolah  arsip  secara  efisien  dan  efektif  sesuai  dengan kebutuhan lembaga kearsipan. Sampai saat ini Pusat Arsip IAIN Curup belum menerapkan SIKN yang dicanangkan oleh ANRI dikarenakan keterbatasan SDM yang berkompeten di bidang teknologi informasi. Oleh karena itu, ketika pengolahan arsip menggunakan system aplikasi,  maka  pengelola  arsip  atau  petugas  arsip  harus  orang  yang  memahami  teknologi informasi (TI).
Menurut  Arsiparis  IAIN  Curup  bahwa  “Ke  depan  hendaknya  ditambah  fasilitas komputer  dan  SDM  yang  memahami  TI  (Teknologi  informasi)  sehingga  arsip  yang  ada selain dikerjakan secara manual, maka mulai berangsur-angsur didigitalkan sesuai dengan perkembangan zaman seperti sekarang ini yaitu era 4.0.”

## E. KESIMPULAN
Ada  beberapa  kebijakan  yang  telah  dilakukan  oleh  pimpinan  di  IAIN  Curup  dalam bidang  pengelolaan  arsip.  Kebijakan  tersebut  ditandai  dengan  dipenuhinya  fasilitas  dan sarana untuk pengelolaan arsip seperti rak dan box arsip. Pengelolaan arsip di IAIN Curup, sudah  mendapat  perhatian  dari  para  pimpinan  IAIN  Curup.  Hal  ini  terbukti  bahwa  ada beberapa  fasilitas  yang  sudah  dipenuhi.  Dan  kedepannya  akan  ditambah  lagi  SDM  dan fasilitas lainnya.
Diperlukan  adanya  peraturan  teknis  pengelolaan  arsip  pada  IAIN  Curup  guna menciptakan  mekanisme  kontrol  kinerja  arsip  sebagai  bentuk  pedoman  kerja,  sehingga ketika dilakukan penilaian atau audit, bidang arsip telah siap melaksanakannya. Kemudian memperjelas  sistem  kerja  pengelola  arsip,  adanya  pembeda  tugas  administrasi  dan  tugas pengelola  arsip.  Selanjutnya  Sinkronisasi  tata  naskah  dinas  dan  juga  kode  klasifikasi. Kemudian  Pemberdayaan  SDM  dengan  membudayakan  kerja  tim  dan  kerja  berbasis peningkatan pengetahuan SDM. Kemudian membuat kontrol fasilitas arsip guna menjamin keselamatan dan keamanan antara arsip dan pengelola arsip. Selanjutnya penyusunan ulang JRA  dan  kode  klasifikasi  dengan  disesuaikan  dengan  kondisi  IAIN  Curup,  dengan memperhatikan  misi-fungsi-aktivitas-transaksi.  Dan  yang  terakhir  memperjelas  media simpan  arsip,  dan  melakukan  pembaharuan  pengelolaan  arsip  inaktif  yang  lebih  efektif terutama dalam menghadapi era 4.0.

## DAFTAR PUSTAKA
Afni, N. 2017. " Pengelolaan Arsip Statis Pada Pusat Arsip Universitas" . FIB Universitas Sumatera Utara. http://repositori.usu.ac.id/handle/123456789/4925
Azmar,  N.  2018.  "Masa  depan  perpustakaan  seiring  perkembangan  revolusi  industri  4.0: mengevaluasi peranan pustakawan". dalam Jurnal Iqra’ , 10 (1), 35–37.
Azmi.  2019.  "Signifikasi  Empat  Instrumen  Pokok  Pengelolaan  Arsip  Dinamis".  dalam Jurnal Kearsipan ANRI .
Chairudin Husin. 2020. " Fasilitas lembaga kearsipan". (hasil wawancara Rhoni Rodin) . Cresswell,  J.  W.  2015.  " Research  design;  pendekatan  kuantitaif,  kualitatif,  dan  mixed" . Pustaka Pelajar.
Fitria  Agustina.  2017.  "Manajemen  Kearsipan  Elektronik".  Dalam Khazanah:  Jurnal Pengembangan Kearsipan , 9 (2).
https://doi.org/https://doi.org/10.22146/khazanah.22890
Hardiansyah. 2011. " Kualitas pelayanan publik" . Gava Media.
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, 2012.
Muhammad  Usman  Noor,  N.  G.  2019.  "Archives  pblication  and  exhibition  virtualisation by ANRI". Dalam Record and Library Journal , 5 (2), 117–128.
Muslih  Fathurrahman.  2018.  "Pentingnya  Arsip  Sebagai  Sumber  Informasi".  Dalam JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi , 3 (2).
Noh, Y. 2015. "Imagining Library 4.0: Creating a Modelfor Future Libraries". Dalam The Journal of Academic Librarianship , 789–795.
https://doi.org/http://dx.doi.org/10.1016/j.acalib.2015.08,020
Rhoni Rodin. 2019. "Analysis of development of archiving regulation from time to time in Indonesia". Dalam Record and Library Journal , 5 (1), 90–105.
Rhoni  Rodin.  2019.  " Teknologi  informasi  dan  fungsi  kearsipan:  Teori  dan  praktik pengelolaan arsip berbasis otomasi" . FAM Publishing. Sugiyono. 2017. " Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D" . CV. Alfabeta.
Taufik  Taib.  2021.  "Pentingnya  Peran  Arsip  Di  Perguruan  Tinggi  (IAIN  Sultan  Amai Gorontalo)".  Dalam El-Pustaka , 2 (1),  01–12.  https://doi.org/DOI:  10.24042/el- pustaka.v2i1.8490)
Peraturan  Kepala  ANRI  Nomor  31  Tahun  2015  tentang  Pedoman  Pembentukan  Depot Arsip, 2015.
Yin, R. 2013.  " Studi kasus: desain dan  metode diterjemahkan oleh M. Djauzi Mudzakir: . RajaGrafindo Persada.
Zain, N. A. 2017. "Managing Electronic Records in Malaysian Civil Courts: A Review of Literature".  Dalam International  Journal  of  Academic  Research  in  Business  and Social Sciences , 7 (8), 909–919.