## Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik AMIK SIGMA Palembang
Muhamad Kadafi kadafi_uin@radenfatah.ac.id
1 Prodi Sistem Informasi, Fakultas Dakwah dan Komunikasi, UIN Raden Fatah Palembang
Diterima: 16 Juni 2016 | Direvisi: 17 Agustus 2016 | Disetujui: 15 September 2016 © 2016 Program Sistem Informasi, Fakultas Dakwah dan Komunikasi, Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang, Indonesia
Abstrak: Sistem informasi akademik secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan perguruan tinggi berupa layanan pendidikan yang terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas layanan, daya  saing  serta  kualitas  sumber  daya  manusia  yang  dihasilkan.  Sistem  Informasi  Akademik  AMIK SIGMA  walaupun  sudah  menggunakan  komputer  dalam  proses  administrasi  akademik  tetapi  masih manual  secara  sistem.  Pada  setiap  semester  butuh  waktu  yang  cukup  lama  untuk  melakukan pengolahan data akademik. Metodologi yang digunakan pada penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dan Pengembangan system menggunakan metode Prototype. Hasil dari penelitian ini adalah bahwa system yang dibuat dapat digunakan untuk membantu proses administrasi data akademik pada AMIK SIGMA terutama pada bagian BAUK, dan dalam setiap proses sudah di bagi ke masing-masing user, serta sistem yang di buat memungkinkan untuk diakses secara online karena dibuat berbasis web. Kata Kunci: Sistem Informasi Akademik, Berbasis Web, AMIK SIGMA
Abstract: Academic information systems are specifically designed to meet the needs of universities in the form of computerized education services to improve performance, service quality, competitiveness and the quality of  the human resources produced. AMIK SIGMA Academic Information  System even though it has used computers in the academic administration process but is still manually system. Each semester  takes  a  long  time  to  process  academic  data.  The  methodology  used  in  this  study  uses  a qualitative approach and system development using Prototype method. The results of this study are that the system created can be used to assist the academic data administration  process on AMIK SIGMA, especially in the BAUK section, and in each process has been divided into - each user, as well as the system created allows it to be accessed online because it is made web-based.
Keywords: Academic information systems, Web Based, AMIK SIGMA

## 1 PENDAHULUAN
Sistem  informasi  akademik  secara  khusus  dirancang  untuk  memenuhi  kebutuhan perguruan  tinggi  berupa  layanan  pendidikan  yang  terkomputerisasi  untuk  meningkatkan kinerja, kualitas layanan, daya saing serta kualitas sumber daya manusia yang dihasilkannya. Sedangkan Sistem Informasi didefinisikan sebagai kumpulan dari sub-sub sistem yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk menyelesaikan masalah tertentu dengan  cara mengolah data dengan alat yang namanya komputer sehingga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna (Taufik, 2013). Sistem informasi akademik dapat membantu proses pengolahan data administrasi  akademik  yaitu,  data  mahasiswa,  mata  kuliah,  data  staf  pengajar  (dosen)  serta administrasi  fakultas  atau  jurusan  yang  sifatnya  masih  manual,  untuk  dikerjakan  dengan bantuan software agar  mampu  mengefektifkan  waktu  dan  menekan  biaya  operasional. Menurut  (Susanti,  2016),  perancangan  sistem  informasi  akademik  berbasis web ,  dapat memberikan pelayanan yang optimal sehingga menghasilkan informasi yang cepat dan akurat.
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Siguntang Mahaputra (AMIK SIGMA) merupakan  sekolah  tinggi  komputer  yang  bergerak  di  bidang  pendidikan  yaitu  perguruan
p-ISSN: 2460-092X, e-ISSN: 2623-1662 Volume 2, Nomor 2, Desember 2016 Hal. 113 - 122

## JUSIFO
JURNAL SISTEM INFORMASI
tinggi jenjang DIII  (Diploma III) yang beralamat di Jl. Merdeka No.25 Talang Semut Bukit Kecil Palembang. AMIK Sigma memiliki 2 program studi meliputi: Program studi Manajemen Informatika (DI dan DIII) dan Program Studi Teknik Komputer (DIII). Dalam menjalankan proses administrasi akademik AMIK SIGMA sudah menggunakan sistem informasi akademik tetapi system yang digunakan masih terdapat beberapa kendala yaitu:  sistem yang digunakan tidak  bisa  di  akses  secara  online  karena  masih  menggunakan  system  desktop  serta  Sistem informasi akademik yang berjalan sekarang juga hanya bisa di gunakan oleh satu orang user selaku admin akademik (BAUK). Jadi untuk proses administrasi akademik, seperti input Kartu Rencana Studi (KRS), cetak Kartu Hasil Studi (KHS), input nilai semester, cetak absensi, dan lainnya  tidak  melibatkan  pelaku  akademik  yang  lainnya,  seperti  mahasiswa,  dosen,  Kepala Program  Studi  (Kaprodi).  Sistem  informasi  akademik  pada  AMIK  SIGMA  yang  berjalan sekarang walaupun sudah menggunakan komputer dalam proses administrasi akademik, tetapi masih  manual  secara  sistem.  Pada  setiap  semester  butuh  waktu  yang  cukup  lama  untuk melakukan pengolahan data administrasi akademik.

## 2 METODOLOGI PENELITIAN

## 2.1 Lokasi Penelitian
Adapun  lokasi  penelitian  dan  pengambilan  data  di  lakukan  di  Akademi  Manajemen Informatika  dan  Komputer  Siguntang  Mahaputra  (AMIK  SIGMA)  yang  beralamat  di  Jalan Merdeka No.25 Talang Semut Bukit Kecil Palembang.

## 2.2 Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh gambaran mengenai data yang dibutuhkan dalam penelitian ini teknik yang digunakan yaitu:
1. Observasi
Observasi merupakan teknik mendapatkan data dengan cara mengamati langsung objek datanya  (Jogiyanto,  2008).  Sedangkan  menurut  (Sugiyono,  2015),  observasi  merupakan kegiatan  pemuatan  penelitian  terhadap  suatu  objek.  Teknik  ini  digunakan  peneliti  untuk memperoleh  data-data  administrasi  akademik  pada  AMIK  SIGMA,  dan  memahami  proses- proses sistem yang berjalan.
2. Wawancara
Menurut (Martono, 2015), wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara peneliti mengajukan pertanyaan secara lisan kepada seseorang. Dalam penelitian ini dilakukan wawancara pada pengguna utama akademik di AMIK SIGMA yaitu, Dosen, Mahasiswa dan Staf Administrasi.
3. Studi Pustaka
Peneliti  melakukan  pencarian  dan  mengumpulkan  materi-materi  pendukung  dalam membantu penelitian ini berupa: buku referensi, jurnal, tulisan dan media informasi lain yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas dalam penelitian ini.

## 2.3 Tahapan Penelitian
Tahapan Penelitian ini mengikuti tahapan dari metode pengembangan sistem prototype Adapun tahapan-tahapan prototype menurut (Pressman, 2012), yaitu:
Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik AMIK SIGMA Palembang
Gambar 1 Tahapan Prototype

## 1. Mendengarkan Pelanggan
Pada  tahapan  ini  peneliti  melakukan  pengumpulan  kebutuhan  dari  sistem  dengan  cara mendengarkan  keluhan  dari  pelanggan,  mencari  tahu  cara  kerja  sistem  yang  berjalan  dan mengetahui permasalahan yang terjadi.
2. Merancang dan membuat prototype
Pada  tahapan  ini  peneliti  melakukan  perancangan  dan  pembuatan prototype  system , prototype yang  dibuat  disesuaikan  dengan  kebutuhan  pengguna system yang  telah  di definisikan sebelumnya dari keluhan pelanggan atau pengguna.
3. Uji Coba
Pada  tahapan  ini prototype dari  sistem  di  uji  coba  oleh  pelanggan  atau  pengguna. Kemudian  di  evaluasi  kekurangan-kekurangan  dari  kebutuhan  pelanggan.  Pengembangan kemudian kembali mendengarkan keluhan dari pelanggan untuk memperbaiki prototype yang ada.
3 HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Mendengarkan Pelanggan
a. Identifikasi Masalah
Adapun permasalahan yang di dapat adalah sebagai berikut:
Tabel 1 Identifikasi Masalah Masalah Penyebab Masalah 1. Input KRS Masih Manual Belum  adanya  system  yang  bisa input data KRS untuk mahasiswa 2. Input Nilai per-semester di lakukan oleh Admin Akademik di BAUK Belum adanya system yang menunjang  input  data  nilai  untuk dosen 3. Informasi Hasil Pengumuman Nilai per-semester  tidak  bisa  di  lihat langsung oleh mahasiswa Sistem  informasi  yang  berjalan belum  ada  untuk  menampilkan nilai semester kepada mahasiswa. 4. Penjadwalan kuliah sering terlambat. Semua  proses  akademik  ada  di BAUK tidak ada pembagian proses pada system yang berjalan. 5. Dosen  Tidak  bisa  melihat  langsung jadwal mengajar. Belum  adanya  tampil  jadwal mengajar dosen kepada Dosen.
b. Identifikasi Titik Keputusan
Berdasarkan  dari  tabel  identifikasi  masalah  diatas  dapat  dibuat  tabel  identifikasi  titik keputusan seperti di bawah ini:
Tabel 2 Identifikasi Titik Keputusan Penyebab Masalah Titik Keputusan Lokasi Belum adanya system yang  bisa  input  data  KRS untuk mahasiswa Proses Input Data KRS Mahasiswa Belum adanya system yang menunjang input data nilai untuk dosen Proses Input Data Nilai Dosen Sistem  informasi  yang berjalan  belum  ada  untuk menampilkan nilai semester kepada mahasiswa. Proses Tampil Data Nilai Mahasiswa Semua  proses  akademik ada  di  BAUK  tidak  ada pembagian  proses  pada system yang berjalan. Proses Administrasi Akademik BAUK Belum adanya tampil jadwal  mengajar  dosen kepada Dosen Proses  Tampil  Jadwal Dosen Dosen c. Identifikasi Kebutuhan
Dari  tabel  Identifikasi  Titik  keputusan  dapat  di  uraikan  identifikasi  kebutuhan  seperti pada tabel berikut:
Tabel 3 Identifikasi Kebutuhan Lokasi Uraian Tugas Identifikasi Kebutuhan Mahasiswa - Pendataan Mahasiswa - Input Data KRS - Cetak KRS - Lihat Nilai Per-semester - Cetak KHS - Proses Pendataan Mahasiswa - Proses Input KRS - Cetak KRS
- Tampil Nilai Semester - Cetak KHS Dosen - Input Nilai Per-semester - Cetak Nilai Per-semester - Cetak Jadwal Mengajar - Cetak Absensi Mengajar - Pendataan Dosen - Proses  Input  Nilai  Per- semester - Cetak Nilai Per- semester - Cetak Jadwal Mengajar - Cetak Absensi Mengajar - Proses Pendataan Dosen BAUK - Set  Penjadwalan  Mengajar Per-semester - Cetak KHS - Cetak Absensi - Proses Set Penjadwalan Mengajar per-semester - Cetak KHS
- Cetak Absensi

## Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik AMIK SIGMA Palembang
Lokasi Uraian Tugas Identifikasi Kebutuhan - Cetak Transkrip Nilai - Cetak Ijazah - Data Mata kuliah - Cetak Transkrip Nilai - Cetak Ijazah - Proses Data Mata Kuliah
d. Identifikasi Sistem Berjalan
Sistem  Informasi  Akademik  yang  berjalan  pada  AMIK  SIGMA  masih  menggunakan Sistem Desktop dan hanya bisa di gunakan oleh satu orang Admin  Akademik (BAUK) dan tidak melibatkan pelaku akademik lainnya seperti Mahasiswa dan Dosen. Jadi meskipun sudah menggunakan komputer untuk proses data akademik tetapi masih manual secara keseluruhan sistem. Berikut adalah contoh tampilan Sistem Informasi Akademik yang berjalan:

## Gambar 2 Tampilan Sistem Informasi Versi Desktop pada Sistem Yang Sedang Berjalan
3.2 Merancang dan Membuat Prototype
a. Perancangan Sistem Diusulkan
Sistem  yang  dibuat  berbasis web agar  memudahkan  dalam  mengakses  informasi akademik, mudah dalam melakukan pengembangan dan update aplikasi, serta antarmuka yang fleksibel. Berikut ini adalah rancangan system yang diusulkan:
BAUK Set Tahun Akademik Dosen Mahasiswa Set Jadwal Mengajar Data Mahasiswa Data Dosen Data Mata Kuliah Sistem Informasi Akademik Jadwal Mengajar «extends» Input Nilai «extends» Input KRS «extends» * * * * * * Cetak KRS «extends» Lihat Nilai «extends» Cetak KHS «extends» * * * * * * Login * * * * * * * * * * * * Login * * Cetak Transkrip Nilai «extends» BAUK * * Cetak Ijazah * * <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>>
b. Tampilan Prototype Sistem Diusulkan
1) Tampilan Login
Halaman Login digunakan untuk akses ke dalam Sistem Informasi Akademik Sigma, ada  3  user  yang  di  berikan  akses  yaitu,  Dosen,  Mahasiswa,  dan  Admin  (Staft Adminstrasi dari BAUK).

## Gambar 4 Halaman Login
2) Tampilan Set Jadwal
Halaman  Set  Jadwal  digunakan  untuk  Mengeset  data  jadwal  mengajar  dosen per-semester. Set jadwal di input oleh admin  (staf BAUK) setelah mendapat jadwal mengajar tersebut dari Prodi Masing-masing.

## Gambar 5 Halaman Set Jadwal Akademik
3) Tampilan Set Tahun Akademik
Halaman Set Tahun Akademik digunakan untuk menambahkan tahun akademik yang berjalan, tahun akademik ditambahkan sebelum set jadwal akademik.

## Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik AMIK SIGMA Palembang
4) Tampilan Set Mata Kuliah
Halaman  Set  Mata  Kuliah  digunakan  untuk  menambahkan  data  mata  kuliah berdasarkan kurikulum.
Gambar 7 Halaman Set Mata Kuliah
5) Tampilan Proses Pendataan Mahasiswa
Halaman Pendataan Mahasiswa digunakan untuk meng input kan data mahasiswa.

## Gambar 8 Halaman Proses Pendataan Mahasiswa
6) Tampilan proses Pendataan Dosen
Halaman Pendataan Dosen digunakan untuk meng input kan data Dosen.

## Gambar 9 Halaman Proses Pendataan Dosen
7) Tampilan Halaman Jadwal Mengajar Dosen Halaman Jadwal mengajar dosen digunakan untuk melihat jadwal mengajar per-dosen per-semester.

## 8) Tampilan Input Nilai Dosen
Halaman  Input Nilai Dosen digunakan untuk dosen meng input kan  nilai mahasiswa, berdasarkan kelas mengajar per-semester.

## Gambar 11 Halaman Input Nilai Dosen
9) Tampilan Input KRS (Kartu Rencana Studi)
Kartu Rencana Studi di input oleh mahasiswa pada setiap awal semester setelah jadwal semester di set oleh BAUK.

## Gambar 12 Halaman Input KRS (Kartu Rencana Studi)
10) Tampilan Cetak KRS (Kartu Rencana Studi)
Cetak  KRS  digunakan  untuk  mencetak  KRS  (Kartu  Rencana  Studi)  mahasiswa setelah mereka meng input KRS.

## Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik AMIK SIGMA Palembang
11) Tampilan Nilai Mahasiswa
Halaman  tampil  nilai  mahasiswa  di  gunakan  untuk  melihat  nilai  mahasiswa  per- semester setelah nilai di input oleh dosen.

## Gambar 14 Halaman Tampil Nilai Mahasiswa
12) Tampilan Cetak KHS
Cetak  KHS  digunakan  untuk  mencetak  KHS(Kartu  Hasil  Studi)  Mahasiswa per-semester.

## Gambar 15 Halaman Tampil Nilai Mahasiswa

## 3.3 Uji Coba
Pada tahapan ini peneliti melakukan uji system yang sudah di buat untuk mengevaluasi kekurangan-kekurangan  dari  kebutuhan  pelanggan.  Uji  system  menggunakan  metode Blackbox  Testin g,  pengujian  kotak  hitam  berupaya  untuk  menemukan  kesalahan  dalam kategori berikut antara lain: fungsi yang salah atau hilang, kesalahan antar muka, kesalahan dalam struktur data atau akses basis data eksternal, kesalahan prilaku atau kinerja, kesalahan inisialisasi dan penghentian.
Tabel 4 Pengujian Login Admin/Dosen/Mahasiswa Kasus dan Hasil Uji (Data Normal) Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Username : Admin Password : Admin Klik Tombol Login Masuk ke dalam Halaman tampilan utama admin / Dosen / Mahasiswa  berfungsi sebagai halaman utama tempat Dapat Masuk ke tampilan utama halaman Admin / Dosen / Mahasiswa [x] Diterima [  ] Ditolak
pemrosesan data akademik dari masing-masing user Kasus dan Hasil Uji (Data Salah) Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Username : Admin Password : 1234 Klik Tombol Login Tidak  Dapat  Login dan Tampil Pesan berisi Link Login Pindah  Ke  Halaman Tampil  Pesan  Berisi Link Login [x] Diterima [  ] Ditolak Tabel 5 Pengujian Proses Pendataan Data Mahasiswa / Dosen / Mata Kuliah / Set Tahun Ajaran Kasus dan Hasil Uji (Data Normal) Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan - Data Mahasiswa - Data Dosen
- Data Mata Kuliah
- Data Tahun Ajaran
- Data Jadwal
- Input KRS
- Input Nilai Fungsi  Input,  Ubah dan  Hapus  Berjalan dengan baik, dan data input  tampil  di  menu tampil Dapat Masuk, update,  dan  hapus ke  database,    data dapat  tampil  di menu tampil [x] Diterima [  ] Ditolak

## 4 KESIMPULAN
Berdasarkan  uraian  yang  telah  dibahas  sebelumnya  didapatkan  kesimpulan  sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Akademik yang dibuat dapat membantu proses administrasi akademik terutama di bagian Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK).
2. Dalam  melakukan  proses  administrasi  akademik  sudah  ada  pembagian  tugas  untuk masing-masing user yaitu (Mahasiswa, BAUK dan Dosen).
3. Sistem informasi yang dibuat berbasis web memungkinkan bagi user untuk mengakses sistem secara online .

## DAFTAR RUJUKAN
Jogiyanto. (2008). Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Martono, N. (2015). Metode Penelitian Sosial. Jakarta: PT. Rajagrafindo Persada.
Pressman, R. (2012). Rekayasa Perangkat Lunak (Pendekatan Praktisi) Edisi 7. Yogyakarta:
Andi.
Sugiyono.  (2015). Metode  Penelitian  Pendidikan:  Pendekatan  Kuantitatif,  Kualitatif  dan
R&D. Bandung: Alfabeta.
Susanti, M. (2016). Perancangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web pada SMK Pasar
Minggu Jakarta. Jurnal Informatika , 91-99.
Taufik, R. (2013). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.