## JUDIKA (JURNAL PENDIDIKAN UNSIKA)
http://journal.unsika.ac.id/index.php/judika
123
Efektivitas Manajemen Surat Menyurat di Lingkungan Sekolah Dasar -Oding Supriadi

## EFEKTIVITAS MANAJEMEN SURAT MENYURAT DI LINGKUNGAN SEKOLAH DASAR

## ODING SUPRIADI
oding.supriadi@yahoo.co.id

## Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Singaperbangsa Karawang
Jl. H. S. Ronggowaluyo Telukjambe Timur Karawang, Jawa Barat
Diterima: Juli 2020; Disetujui: September 2020; Diterbitkan: November 2020

## ABSTRACT
Letters convey information related to the educational, learning, and social processes in the school environment, especially elementary schools. Besides, letters are data or information centers that are very useful in the ongoing education process, especially in elementary schools. Therefore, from the start of making and filing letters need special attention, so that information or data can be accounted for  formally.  For  that,  we  need  good  correspondence  management  for  each  school,  especially elementary  schools.  The  purpose  of  this  article  is  to  provide  information  on  how  to  describe correspondence  management  at  the  elementary  school  level  in  Pagaden  sub-district,  Subang district, West Java province through interviews and direct observation.
Keywords: Management, Official Letter, Elementary School

## ABSTRAK
Surat merupakan sarana untuk menyampaikan informasi yang berkaitan dengan proses pendidikan, pembelajaran,  dan  sosial  di  lingkungan  sekolah,  khususnya  sekolah  dasar.  Selain  itu,  surat merupakan  pusat  data  atau  informasi  yang  sangat  bermanfaat  dalam  berlangsungnya  proses pendidikan  khususnya  di  sekolah  dasar.  Oleh  karena  itu,  dari  mulai  proses  pembuatan  dan pengarsipan  surat  perlu  menjadi  perhatian  khusus,  agar  informasi  atau  data  yang  dapat dipertanggungjawabkan secara formal. Untuk itu diperlukan manajemen surat-menyurat yang baik bagi  tiap  sekolah,  khususnya  sekolah  dasar.  Tujuan  artikel  ini  adalah  memberikan  informasi bagaimana gambaran manajemen surat menyurat pada tingkat sekolah dasar di Kecamatan Pagaden Kabupaten Subang Provinsi Jawa Barat melalui wawancara dan observasi langsung.
Kata Kunci: Manajemen, Surat Kedinasan, Sekolah Dasar

## PENDAHULUAN
Surat  pada  dasarnya  adalah  alat  komunikasi  jarak  jauh  antara  manusia dengan mempergunakan bahasa tulisan pada lembaran cetak atau elektronik sebagai dasarnya. Dengan kata lain disebut bahwa surat adalah sarana untuk menyampaikan pikiran,  isi  hati,  maksud,  atau  kehendak,  pada  orang  lain  melalui  bahasa  tulis dengan mempergunakan media cetak atau elektronik sebagai sarana (Yasin, 2002).
Di dalam suatu lembaga pendidikan baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat, maka dari itu pada  suatu  lembaga  atau  instansi  kegiatan  surat  menyurat  harus  mendapatkan

## JUDIKA (JURNAL PENDIDIKAN UNSIKA)
http://journal.unsika.ac.id/index.php/judika
Efektivitas Manajemen Surat Menyurat di Lingkungan Sekolah Dasar -Oding Supriadi
perhatian  yang  khusus.  Karena  isi  dari  surat  pada  lembaga  atau  instansi  akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari lembaga atau instansi teresbut. Maka dari itu perlu  adanya  manajemen  surat  menyurat  yang  baik.  Dalam  suatu  lembaga  atau instansi, surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar.
Pada  umumnya  Sekolah  Dasar  (SD)  di  Kecamatan  Pagaden  Kabupaten Subang  Provinsi  Jawa  Barat  mengalami  kesulitan  dalam  manajemen penatausahaan,  pengarsipan  surat  masuk,  dan  surat  keluar.    Seperti  mulai  dari penerimaan,  pembuatan,  penomoran,  penyimpanan,  dan  disposisi  surat,  semua masih dilakukan tanpa manajemen yang baik. Jika diperhatikan, penomoran surat yang  digunakan  masih  belum  sesuai  dengan  tujuan  surat  tersebut.  Begitu  juga dengan dokumentasi surat masuk dan keluar belum semua dilakukan dengan baik oleh pihak sekolah dasar.
Hal-hal  yang  tidak  diperhatikan  dalam  manajemen  surat  menyurat  akan berdampak  buruk  pada  pengelolaan  sistem  pendidikan  di  sekolah  dasar.  Karena sebenarnya  surat  itu  sendiri  merupakan  informasi/  data/  keterangan  yang  sangat penting  bagi  sekolah,  mengingat  sekolah  adalah  lembaga  pendidikan  yang  tidak terbatas usia atau umurnya akan panjang sekali.
Segala  sesuatu  yang  menyangkut  tentang  data  tersebut  mempunyai kegunaan atau nilai tertentu, sehingga manajemen yang baik tentang surat menyurat mengakibatkan  sebuah lembaga  akan  secara  mudah  untuk  merawat,  menyimpan, dan menemukan data tersebut. Sistem surat-menyurat yang berjalan saat ini dapat dikatakan masih kurang efisien dan efektif, semua proses masih dilakukan belum tersetruktur dengan baik.
Berdasarkan  observasi  dan  wawancara  beberapa  kepala  sekolah  dasar, kasus-kasus  yang  terjadi  berkenaan  dengan  surat  menyurat  diantaranya  adalah penomoran  surat  yang  tidak  sesuai  jenis  surat/tujuan  surat,  tidak  melakukan pengarsipan surat masuk dan surat keluar, hilang dan rusaknya dokumen surat, dan tidak ada disposisi surat.

## JUDIKA (JURNAL PENDIDIKAN UNSIKA)
http://journal.unsika.ac.id/index.php/judika
Efektivitas Manajemen Surat Menyurat di Lingkungan Sekolah Dasar -Oding Supriadi
Tujuan  dari  penelitian  ini  yaitu  1)  untuk  menggali  informasi  prosedur penatausahaan surat menyurat pada Sekolah Dasar di Kecamatan Pagaden, 2) untuk mencari  informasi  kendala  apa  yang  dihadapi  oleh  Sekolah  Dasar  di  kecamatan Pagaden dalam penatausahaan surat menyurat.

## METODOLOGI
Penelitian  ini  menggunakan  metode  naturalistik.  Metode  penelitian naturalistik  adalah  metode  yang  dilakukan  pada  kondisi  yang  alamiah  ( natural setting ) dengan melakukan observasi menyeluruh pada sebuah latar tertentu tanpa mengubahnya  sedikitpun  (Lestari  dan  Yudhanegara,  2015).  Penelitian  ini  juga dikenal dengan penelitian kualitatif. Penelitian naturalistik menuntut peneliti untuk terjun  langsung  ke  lapangan  berdasakan  empat  unsur,  yaitu:  menetapkan  sampel secara  purposive,  mengadakan  analisis  data  secara  kualitatif,  mengembangkan grounded theory secara induktif, dan mengembangkan desain penelitian. Meetode naturalistik  termasuk  penelitian  kualitatif  walaupun  data  yang  dikumpulkan  bisa saja bersifat kuantitatif.
Tujuan penelitian naturalistik adalah untuk mengetahui aktualitas, realitas sosial dan persepsi manusia melalui pengakuan yang mungkin tidak dapat diungkap melalui  pengukuran  formal  atau  pertanyaan  penelitian  yang  telah  dipersiapkan terlebih dahulu (Lestari dan yudhanegara, 2015). Para peneliti naturalistik meyakini bahwa  untuk  memahami  gejala  sosial  yang  paling  tepat  adalah  apabila  mampu memperoleh fakta pendukung yang sumbernya berasal dari persepsi dan ungkapan dari para pelaku itu sendiri.
Adapun ciri-ciri penelitian naturalistik menurut Nasution (1996) yaitu:
a. Sumber  data  adalah  situasi  yang  wajar  atau natural  setting .  Peneliti mengumpulkan  data  berdasarkan  observasi  situasi  yang  ajar,  sebagaimana adanya, tanpa dipengaruhi dengan sengaja. Peneliti yang memasuki lapangan berhubungan langsung dengan situasi dan orang yang diselidikinya.
b. Peneliti sebagai instrumen penelitian. Peneliti sebagai instrumen utama, tidak menggunakan  alat-alat  seperti  test  atau  angket.  Peneliti  mengadakan  sendiri pengamatan atau wawancara tak berstruktur, sering kali hanya menggunakan

## JUDIKA (JURNAL PENDIDIKAN UNSIKA)
http://journal.unsika.ac.id/index.php/judika
Efektivitas Manajemen Surat Menyurat di Lingkungan Sekolah Dasar -Oding Supriadi
buku catatan, walaupun menggunakan alat rekam atau kamera, peneliti tetap memegang peranan utama sebagai alat penelitian.
c. Bersifat  deskriptif . Peneliti  mengumpulkan  data  deskriptif  yang  banyak dituangkan dalam bentuk laporan dan uraian. Penelitian tidak mengutamakan angka-angka dan statistik, walaupun tidak meolak data kuantitatif.
d. Mementingkan  proses  maupun  produk.  Peneliti  memperhatikan  bagaimana perkembangan terjadinya sesuatu.
e. Mencari  makna  di  belakang  kelakuan  atau  perbuatan,  sehingga  dapat memahaami masalah atau situasi. Metode ini berusaha memahami tingkah laku manusia  dalam  konteks  yang  lebih  luas,  dipandang  dari  kerangka  pemikiran dan perasaan responden.
f. Mengutamakan data langsung atau first hand . Peneliti sendiri terjun langsung ke  lapangan  untuk  mengadakan  observasi  atau  wawancara.  Peneliti  tidak menggunakan test atau angket atau instrumen lain yang dapat membuat jarak antara peneliti dan sumber data
g. Triangulasi. Data atau informasi dari satu pihak harus di- check kebenarannya dengan  cara  memperoleh  data  itu  dari  sumber  lain  dengan  menggunakan metode  yang  berbeda-beda.  Tujuannya  adalah  untuk  membandingkan informasi tentang hal yang sama yang diperoleh dari berbagai pihak, agar ada jaminan  tentang  tingkat  kepercayaan  data.  Cara  ini  juga  untuk  menghindari subyektivitas data.
h. Menonjolkan rincian kontekstual . Peneliti mengumpulkan dan mencatat data yang sangat terinci mengenai hal-hal yang dianggap berkaitan dengan masalah yang  diteliti.  Data  tidak  dipandang  saling  lepas,  akan  tetapi  saling  berkaitan dan merupakan suatu keseluruhan atau struktur.
i. Subyek  yang diteliti dipandang berkedudukan sama dengan peneliti. Subyek yang  diteliti  bukan  sebagai  obyek  atau  dipandang  yang  lebih  rendah kedudukannya,  kan  tetapi  sebagai  manusia  yang  setaraf.  Peneliti  tidak menganggap dirinya lebih tinggi atau lebih tahu. Peneliti datang untuk belajar, menambah pengetahuan dan pemahamannya.

## JUDIKA (JURNAL PENDIDIKAN UNSIKA)
http://journal.unsika.ac.id/index.php/judika
Efektivitas Manajemen Surat Menyurat di Lingkungan Sekolah Dasar -Oding Supriadi
j. Mengutamakan perspektif emic. Artinya mementingkan pandangan responden.
Peneliti  tidak  mendesakkan  pandangannya  sendiri.  Peneliti  memasuki lapangan  tanpa  generalisasi,  seakan-akan  tidak  mengetahui  sedikitpun, sehingga  dapat  menaruh  perhatian  penuh  pada  konsep-konsep  yang  dianut responden.  Adapun  pandangan  peneliti  dalam  peneitian  ini  merupakan perspektif etic yang tidak boleh ditonjolkan oleh peneliti.
k. Verifikasi,  antara  lain  melalui  kasus  yang  bertentangan  atau  negatif.  Agar memperoleh  hasil  yang  dapat  dipercaya,  peneliti  mencari  kasus-kasus  yang berbeda atau yang bertentangan dengan apa yang telah ditemukannya, sehingga apa yang semula tampaknya berlawanan akhirnya dapat diliputi dan tidak lagi mengandung aspek-aspek yang tidak sesuai.
l. Sampling  yang purposif. Sampel tidak dipilih secara acak (ranom) dan tidak menggunakan populasi dan sampel yang banyak. Sampel biasanya sedikit dan dipilih menurut tujuan ( purpose ) penelitian.
m. Menggunakan audit  trail .  Dalam  penelitian  diadakan audit  trail yaitu mengikuti  jejak  atau  melacak  untuk  mengetahui  apakah  laporan  penelitian sesuai dengan data yang dikumpulkan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil wawancara dan observasi yang dilakukan dari 20 sekolah dasar yang ada  di  Kecamatan  Pagaden  Kabupaten  Subang  Provinsi  Jawa  Barat  tentang penomoran surat dinas diuraikan pada Tabel 1.
Tabel 1. Ringkasan Hasil Penelitian dalam Penomoran Surat
Unsur Pembahasan Singkat Sekolah Penggunaan Kode 421.2 untuk kepentingan sekolah. Secara umum surat kedinasan yang dibuat oleh sekolah  dasar  sudah  menggunakan  kode  ini untuk  kepentingan  sekolah,  seperti  surat perjalanan  dinas  dan  surat  keterangan.  Akan tetapi si pembuat surat tersebut tidak memahami secara utuh apa arti kode surat yang tercantum. Surat  yang  dibuat  oleh  kepala  sekolah/  guru/ tenaga kependidikan tersebut menjiplak

## JUDIKA (JURNAL PENDIDIKAN UNSIKA)
http://journal.unsika.ac.id/index.php/judika
Efektivitas Manajemen Surat Menyurat di Lingkungan Sekolah Dasar -Oding Supriadi
langsung atau mencontoh surat yang sudah ada sebelumnya.

## Administrasi Sekolah
Penggunaan  kode  surat  422.2 untuk tahun pelajaran. Sebagian  sekolah  menggunakan  kode  surat  ini untuk  digunakan  dalam  surat  yang  berkaitan dengan  tahun  pelajaran  baru.  Akan  tetapi  dari wawancara  langsung,  hanya  2  orang  kepala sekolah  yang  memahami  kode  tersebut, selebihnya hanya mencontoh sebelumnya. Penggunaan  kode  surat  422.3 untuk hari libur. Secara  umum,  sekolah  hampir  tidak  pernah membuat  surat  yang  memuat  informasi  hari libur  sekolah.  Sehingga  kode  surat  ini  sama sekali  belum  pernah  digunakan  oleh  tiap-tiap sekolah. Biasanya  sekolah  mendapat  surat  dari  kantor UPTD Pendidikan, dan langsung menginformasikannya ke warga sekolah melalui majalah  dinding/pengumuman  ataupun  secara langsung  dalam  rapat  yang  diadakan  oleh sekolah. Penggunaan  kode  surat  422.5 untuk beasiswa. Secara umum, sekolah tidak menggunakan kode surat  ini  dalam  surat  keterangan  siswa  yang mendapatkan  beasiswa.  Kode  yang  digunakan belum  sesuai,  misalnya  menggunakan  kode
421.2  yang  sifatnya  secara  umum  tentang sekolah dasar. Metode Belajar Penggunaan  kode  surat  423.4 untuk  widyawisata  dan  atau studi tur. Pada umumnya sekolah tidak pernah menggunakan  kode  surat  ini  untuk  kegiatan studi  tur  atau  kegiatan  wisata  lainnya.  Surat yang  dibuat  untuk  kegiatan  studi  tur  sifatnya tidak  formal,  hanya  pemberitahuan,  bahkan tidak  menggunakan  surat  tapi  informasi disampaikan pada rapat orang tua siswa dengan sekolah. Penggunaan  kode  surat  423.5 untuk kurikulum. Sekolah  sudah  menggunakan  kode  surat  ini dalam  buku  kurikulum  sekolah  yang  telah dibuat.  Sebagian  kepala  sekolah  dan  guru memahami kode ini untuk surat yang berkaitan tentang kurikulum. Sebagian lagi tidak memahaminya,  kode  surat  ini  diperoleh  dari contoh-contoh  surat  yang  berkaitan  dengan kurikulum sebelumnya. Penggunaan  kode  surat  423.7 untuk ujian. Pada umumnya kode surat ini sudah digunakan untuk  surat  menyurat  yang  berkaitan  dengan

## JUDIKA (JURNAL PENDIDIKAN UNSIKA)
http://journal.unsika.ac.id/index.php/judika
129
Efektivitas Manajemen Surat Menyurat di Lingkungan Sekolah Dasar -Oding Supriadi
ujian.  Sekolah  memahmi  peruntukan  kode tersebut,  hal  ini  dilakukan  atas  arahan  dari kantor UPTD Pendidikan.
Sarana Pendidikan Penggunaan kode surat 425.11 untuk gedung sekolah. Dari  20  sekolah  yang  diobservasi,  kode  ini belum  pernah  sama  sekali  digunakan  dalam surat kedinasan. Penggunaan  kode  surat  425.2 untuk perbukuan. Dari  20  sekolah  yang  diobservasi,  kode  ini belum  pernah  sama  sekali  digunakan  dalam surat kedinasan. Penggunaan  kode  surat  425.3 Perlengkapan sekolah. Pada  umumnya  kode  yang  digunakan  untuk surat  yang  berkaitan  dengan  perlengkapan sekolah adalah kode 421.2 bukan 425.3.
Adapun  sistem  pengarsipan  surat  masuk  dan  keluar  serta  ketersediaan disposisi yang dimiliki sekolah diuraikan pada Tabel 2.
Tabel 2. Ringkasan Hasil Penelitian dalam Pengarsipan Surat
Unsur Pembahasan Singkat Pengarsipan surat masuk. Secara  umum  sekolah  melakukan  pencatatan surat  masuk,  dan  melakukan  pengarsipan. Namun surat yang usianya 5 tahun ke atas tidak lagi diarsipkan dengan baik. Pengarsipan surat keluar. Sebagian  besar  sekolah  tidak  melakukan pencatan  surat  keluar  dan  tidak  melakukan pengarsipan surat keluar dengan baik. Ketersedian disposisi surat. Dari  20  sekolah  dasar  hanya  2  sekolah  yang memiliki arsip disposisi surat.
Selanjutnya,  tentang  bagaimana  proses  pembuatan  surat  yang  meliputi perangkat  yang  digunakan,  orang  yang  membuat  surat,  dan  orang  yang mengantarkan atau menyampaikan surat itu sendiri diuraikan pada Tabel 3.
Tabel 3. Ringkasan Hasil Penelitian dalam Pembuatan Surat
Unsur Pembahasan Singkat Menggunakan perangkat elektronik (komputer). Semua  sekolah  dasar  menggunakan  perangkat elektronik  (komputer)  dalam  proses  surat menyurat,  dan  menggunakan  surat  cetak ( print out ).

## JUDIKA (JURNAL PENDIDIKAN UNSIKA)
http://journal.unsika.ac.id/index.php/judika
Efektivitas Manajemen Surat Menyurat di Lingkungan Sekolah Dasar -Oding Supriadi
Orang yang membuat surat. Dari 20 sekolah dasar, 15 orang kepala sekolah dasar,  3  orang  guru,  dan  2  orang  tenaga kependidikan yang secara rutin membuat surat- surat di lingkungan sekolah dasar. Orang yang mengantar/ menyampaikan surat. Pada  umumnya  di  sekolah  dasar  surat  cetak keluar  diantar  ke tempat  tujuan  oleh  guru,  jika alamatnya  lebih  dari  25  kilometer,  maka menggunakan jasa ekspedisi.
Kemudian  informasi  tentang  wawasan  atau  pengetahuan  bagi  kepala sekolah, guru, dan tenaga pendidikan di sekolah dasar perihal pedoman pembuatan surat dan peraturan yang menaunginya di uraikan pada Tabel 4.
Tabel 4. Ringkasan Hasil Penelitian dalam Pemahaman Aturan Surat Menyurat
Unsur Pembahasan Singkat Pengetahuan  tentang  buku Pedoman Surat-Menyurat, Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa (Sumantri, dkk., 1985). Ada  dua  sekolah  dasar  yang  memiliki  tenaga kependidikan  salah  satunya  untuk  mengatur proses  surat  menyurat,  akan  tetapi  tidak memahami buku pedoman surat menyurat.
Begitu  juga  guru  yang  pada  umumnya  tidak mengenal buku pedoman surat menyurat. Beberapa  kepala  sekolah  sudah  mengetahui buku pedoman surat menyurat, akan tetapi tidak diimplementasikan/ memberikan informasi kepada guru dan tenaga kependidikan yang ada di sekolah dasar. Pengetahuan tentang Peraturan Menteri Pendidikan  dan  Kebudayaan Republik  Indonesia  Nomor  6 Tahun  2013  tentang  Tata Naskah  Dinas  di  Lingkungan Kementerian  Pendidikan  dan Kebudayaan. Pada  umumnya  baik  guru  maupun  kepala sekolah  belum  mengetahui  peraturan  menteri yang  terbaru  tentang  tata  naskah  dinas  di lingkungan kementerian pendidikan dan kebudayaan.

## SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan dapat disimpulkan beberapa hal yang berkaitan dengan manajemen surat menyurat, diantaranya:

## JUDIKA (JURNAL PENDIDIKAN UNSIKA)
http://journal.unsika.ac.id/index.php/judika
Efektivitas Manajemen Surat Menyurat di Lingkungan Sekolah Dasar -Oding Supriadi
1. Beberapa  sekolah  sudah  tepat  menggunakan  beberapa  kode  surat  untuk kepentingan, namun secara umum penomoran surat kedinasan yang digunakan dalam naskah surat belum sesuai dengan tata aturan penomoran surat.
2. Kurangbaiknya  penatausahaan  pengarsipan  surat  masuk  dan  keluar  secara berkelanjutan mengakibatkan tidak terjaganya data atau informasi dengan baik, sehingga proses pengelolaan pendidikan di sekolah menjadi terhambat
3. Tidak  tersedianya  tenaga  kependidikan  di  lingkungan  sekolah  dasar mengakibatkan  tidak  maksimalnya  manajemen  surat  menyurat,  mulai  dari proses pembuatan, pengarsipan, dan pengantaran surat ke tempat tujuan.
4. Wawasan  dan  pengetahuan  kepala  sekolah  serta  guru  di  lingkungan  sekolah dasar yang ada di kecamatan Pagaden masih belum baik tentang pedoman dan peraturan surat menyurat.

## DAFTAR RUJUKAN
Kemendikbud.  2013. Peraturan  Menteri  Pendidikan  dan  Kebudayaan  Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian  Pendidikan  dan  Kebudayaan .  Jakarta:  Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
Lestari, K. E., dan Yudhanegara, M.R. 2015. Penelitian Pendidikan Matematika , Bandung: Refika Aditama.
Nasution, S. 1996. Metode Penelitian Naturalistik-Kualitatif . Bandung: Tarsito. Sumantri,  M.,  Sudarsa,  C.,  Haiyanti  E.  Y.,  Nurhanadi,  M.,  Harnaedi,  W.,  dan Nasim.  1985. Pedoman  Surat-Menyurat,  Pusat  Pembinaan  dan Pengembangan Bahasa . Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Yasin,  S.  2002. Korespondensi  Umum  Surat-Menyurat  Praktis  Siap  Pakai . Surabaya: Adis.