## PERFORMANCE IMPROVEMENT WITH WEB BASED DATABASE ON LIBRARY INFORMATION SYSTEM OF SMK YADIKA 5

## Pualam Dipa Nusantara
Computer Science Department, School of Computer Science, BINUS University Jln. K.H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta 11480 pualamd@gmail.com

## ABSTRACT
The difficulty in managing the data of books collection in the library is a problem that is often faced by the librarian that effect the quality of service. Arrangement and recording a collection of books in the file system of separate applications Word and Excel, as well as transaction handling borrowing and returning books, there has been no integrated records. Library system can manage the book collection. This system can reduce the problems often experienced by library staff when serving students in borrowing books. There so frequent difficulty in managing the books that still in borrowed state. This system will also record a collection of late fees or lost library conducted by students (borrowers). The conclusion of this study is library performance can be better with the library system using web database.
Keywords: library, system, database, borrow, return, fines, book

## ABSTRAK
Kesulitan dalam mengelola data-data koleksi buku di perpustakaan merupakan persoalan yang sering dihadapi oleh petugas perpustakaan sehingga mempengaruhi mutu pelayanan. Penataan dan pencatatan koleksi buku dalam sistem file yang terpisah-pisah pada aplikasi word dan excel maupun  penanganan transaksi peminjaman dan pengembalian buku belum ada pencatatan yang terintegrasi. Sistem perpustakaan dapat digunakan untuk mengelola koleksi buku. Sistem ini dapat mengurangi permasalahan yang sering dialami oleh petugas perpustakaan ketika melayani siswa dalam peminjaman buku. Demikian juga kesulitan yang terjadi dalam mengelola buku-buku yang masih berstatus dipinjam. Sistem ini juga akan mencatat denda keterlambatan maupun kehilangan koleksi perpustakaan yang dilakukan oleh siswa (peminjam). Kesimpulan dari penelitian ini adalah kinerja perpustakaan dapat lebih baik dengan adanya sistem perpustakaan menggunakan database berbasis web.
Kata kunci: perpustakaan, sistem, database, pinjam, kembali, denda, buku

## PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi informasi dan  penerapannya  dalam  berbagai  bidang sudah semakin meluas, sementara masih ada beberapa  institusi, contohnya di bidang pendidikan, yang belum  memanfaatkan  perkembangan  ini. Alasan tidak memanfaatkan secara maksimal teknologi informasi misalnya kendala biaya yang dianggap mahal untuk perangkat hardware , software maupun tenaga ahli pengembang sistem. Juga alasan belum mendesaknya pemanfaatan teknologi informasi karena menganggap bidang tersebut kurang penting misalnya untuk sistem perpustakaan. Rahadi (2007) mengatakan bahwa peranan teknologi informasi dalam berbagai aspek kegiatan bisnis dapat dipahami karena sebuah teknologi yang menitikberatkan pada pengaturan sistem informasi dengan penggunaan komputer dan teknologi informasi dapat memenuhi kebutuhan informasi dunia bisnis dengan sangat cepat, tepat waktu, relevan dan akurat.
Padahal menurut Drajat (2009) setidaknya terdapat lima fungsi dari perpustakaan. Pertama, merupakan sumber segala informasi. Kedua, merupakan fasilitas pendidikan nonformal, khususnya bagi anggota masyarakat yang tidak sempat mendapatkan kesempatan pendidikan formal. Ketiga, sarana atau tempat pengembangan seni budaya bangsa, melalui buku atau majalah. Keempat, karena keragaman bahan bacaan yang disimpannya, perpustakaan sekaligus memberikan hiburan bagi pembacanya. Kelima, merupakan penunjang yang penting artinya bagi suatu riset ilmiah, sebagai bahan acuan atau referensi.
SMK YADIKA 5 yang beralamat di Jalan Jurangmangu Barat Raya No.25A Tangerang,  hendak  menerapkan  teknologi informasi pada  perpustakaannya  untuk  membantu para staf  perpustakaan  dalam  mengelola data perpustakaan. Melalui penggunaan  sistem perpustakaan  ini, pihak sekolah  juga hendak membantu kegiatan belajar siswa dengan memberikan kemudahan  pencarian buku lewat fasilitas internet.  Saat ini  semua proses administrasi  di  perpustakaan  tersebut  masih  menggunakan pencatatan secara manual.  Siswa perlu berulang kali menuliskan data mereka jika ingin  meminjam buku.  Oleh  sebab itu,  data yang dicatat sangat banyak dan tidak teratur sehingga pihak perpustakaan sendiri  mengalami kesulitan dalam  mengetahui dan  meninjau ulang aktivitas yang terjadi.
Masalah  timbul ketika pembaruan  data perlu dilakukan. Proses manual  yang ada saat ini menyebabkan terhambatnya  penyampaian  informasi baru dan pembaharuan  data dari  pihak perpustakaan  ke  siswa.  Para siswa pun mengalami kesulitan dalam  mencari buku yang mereka perlukan karena tidak adanya sistem pencatatan yang  sistematis. Kesulitan ini  bertambah ketika buku yang dicari tersebut  ternyata  sedang dipinjam karena data peminjaman tidak dapat dilihat oleh siswa sehingga mereka menjadi sangat tergantung  kepada  kesigapan  dan  waktu staf perpustakaan  untuk  membantu  mereka dalam  proses  peminjaman.  Pengelolaan data perpustakaan dapat dilakukan dengan aplikasi database berbasis web . Menurut Prigmore (2008) database berbasis web dapat menyelesaikan masalah duplikasi data, memiliki kemandirian data- program, fixed queries , integritas data dan akses bersama.
Berdasarkan latar belakang tersebut maka perumusan masalah yang dapat diambil dalam penelitian ini adalah kesulitan mengakses data pada perpustakaan dengan akurat dan mengawasi transaksi peminjaman buku. Tujuan Penelitian ini adalah menganalisa sistem yang sedang berjalan dalam  transaksi  peminjaman  dan  pengembalian  buku  di  perpustakaan  sekolah pada saat ini, merancang sistem informasi yang  dapat digunakan oleh pihak  perpustakaan  secara lokal untuk mengolah data dan memantau aktivitas perpustakaan sehari-hari dengan database berbasis web.
Banyak batasan atau pengertian perpustakaan yang disampaikan oleh para pakar dibidang perpustakaan. Adapun beberapa pengertian perpustakaan dibawah ini: (1) Menurut kamus The Oxford
English Dictionary, kata library atau perpustakaan mulai digunakan dalam bahasa Inggris tahun 1374, yang berarti sebagai suatu tempat buku-buku yang diatur untuk dibaca, dipelajari atau dipakai sebagai bahan rujukan (Basuki, 1993). (2) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia: [1] Tempat, gedung, ruang yang disediakan untuk pemeliharaan dan penggunaan koleksi buku dsb; [2] Koleksi buku, majalah, dan bahan kepustakaan lainnya yang disimpan untuk dibaca, dipelajari, dibicarakan. (3) Dalam perkembangan lebih lanjut pengertian perpustakaan memperoleh penghargaan tertinggi, bukan sekedar suatu gedung yang berisi koleksi - koleksi buku yang bisa dimanfaatkan oleh masyarakat.
Sistem Informasi dapat berupa kombinasi yang terorganisasi dari orang-orang, hardware , software , jaringan komunikasi, sumber daya data, peraturan-peraturan serta kebijakan-kebijakan yang menyimpan, mengambil, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien dan Marakas, 2011). Sedangkan menurut The UK Academy of Information Systems (Dalam Prigmore, 2008) Sistem Informasi adalah sarana yang orang-orang dan organisasi, memanfaatkan teknologi, mengumpulkan, memproses, menyimpan, menggunakan dan menyebarkan informasi. Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya (Jogiyanto, 2001). Database juga merupakan koleksi terstruktur dari item yang terkait oleh data, yang tetap dan menjelaskan data itu sendiri (Prigmore, 2008).
PHP adalah sebuah bahasa scripting yang ditanamkan dengan HTML, yang kompatibel dengan berbagai server (Converse, 2004). Sebagian besar perintahnya berasal dari bahasa C, Java dan Perl dengan beberapa tambahan fungsi khusus PHP. Bahasa ini memungkinkan para pembuat aplikasi web yang menyajikan HTML yang dinamis dan interaktif dengan cepat dan mudah, yang di hasilkan server . PHP bisa berinteraksi dengan hampir semua teknologi web yang sudah ada. Developer bisa menulis sebuah program PHP yang mengeksekusi suatu program CGI di server lain. PHP membuat proses pengembangan aplikasi menjadi mudah karena kelebihan-kelebihannya, yaitu: (1) Script (kode program) terintegrasi dengan file HTML, sehingga developer bisa berkonsentrasi langsung pada penampilan web nya. (2) Tidak ada proses compiling dan linking. (3) Berorientasi objek (object oriented). (4) Sintaksis pemrogramannya udah dipelajari, sangat menyerupai C dan Perl . (5) Integrasi yang sangat luas ke berbagai server database . Menulis web yang terhubung ke database menjadi sangat sederhana. Database yang didukung oleh PHP: Oracle, Sybase, mSQL, MySQL, Solid, ODBC, PostgreSQL,Adabas D, FilePRo, Velocis, Informic, dBase, UNIX dbm.
MySQL adalah sebuah sistem manajemen database relasi ( relational database management system) yang bersifat terbuka (open source) (Solichin, 2010) . Terbuka maksudnya adalah MySQL boleh di download oleh siapa saja. Baik versi kode program aslinya ( source code program ) maupun versi binernya ( executable program ) dan bisa digunakan secara (relatif) gratis baik untuk dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan seseorang maupun sebagai suatu program aplikasi komputer. MySQL menggunakan bahasa standar SQL (Structure Query Language) sebagai bahasa interaktif dalam mengolah data. Perintah SQL juga sering disebut Query. Karena menggunakan bahasa standar yang sama maka tidak akan menjadi  kendala besar bila suatu saat nanti berhubungan dengan database selain MySQL.
Untuk menjalankan aplikasi sistem informasi perpustakaan ini dibutuhkan spesifikasi minimum piranti lunak untuk dapat menjalankannya, antara lain: (1) Server: OS (Windows / Linux), Web Server ( Xampp ) dan Browser (Mozilla Firefox, Google Chrome). (2) Client: OS (Windows / Linux) dan Browser (Mozilla Firefox, Google Chrome). (3) Tools: Notepad dan phpMyAdmin.

## METODE
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan ini adalah survei, tinjauan pustaka, serta penganalisisan proses bisnis berjalan yang ada sekarang guna membangun sebuah sistem informasi perpustakaan pada SMK YADIKA 5. Metode perancangan sistem informasi perpustakaan SMK YADIKA 5 ini dengan menggunakan desain database dengan aplikasi web (Prigmore, 2008). Desain database terdiri dari tiga tahap. Pertama, tahap konseptual, desain database konseptual menunjukkan struktur yang diperlukan untuk mengatur data yang disebutkan dalam persyaratan spesifikasi pengguna. Untuk menghindari masalah teknis, pengguna akhir dapat memahami desain konseptual dari database . Desain konseptual menggunakan diagram hubungan entitas.

## Gambar 1 Hubungan Entitas
Kedua, tahap logical, desain database logis menunjukkan bagaimana menggunakan struktur organisasi dari model data tertentu untuk memenuhi kebutuhan data pengguna akhir. Desain logis merepresentasikan model hubungan data dalam bentuk tabel dan kolom.

## Tabel 1 Kategori
Nama Kolom Tipe Data Keterangan Null Kd_kat varchar Kode kategori buku NO Kategori varchar Nama Kategori buku NO Primary key : Kd_kat
Tabel 2 Staff Nama Kolom Tipe Data Keterangan Null Kd_staff varchar Kode staff perpustakaan NO Nopeg varchar Kode pegawai staff perpustakaan NO Nama varchar Nama staff perpustakaan NO Primary key : Kd_staff Tabel 3 Buku Nama Kolom Tipe Data Keterangan Null Kd_buku varchar Kode buku NO Isbn varchar Kode isbn buku NO Judul varchar Judul buku NO Kd_kat Varchar Kode kategori buku NO Pengarang Varchar Nama pengarang buku NO Penerbit Varchar Nama penerbit buku NO Thn_terbit Varchar Tahun terbit buku NO Primary key : Kd_buku

## Tabel 4 Member
Nama Kolom Tipe Data Keterangan Null Kd_member varchar Kode anggota perpustakaan NO nis varchar Nomor induk sekolah anggota perpustakaan NO Nama Varchar Nama anggota perpustakaan NO Alamat Varchar Alamat anggota perpustakaan NO Tlp Varchar Nomor telepon anggota perpustakaan YES Primary key : Kd_member Tabel 5 Pinjam Nama Kolom Tipe Data Keterangan Null Kd_member varchar Kode anggota perpustakaan NO Kd_buku varchar Kode buku NO Tgl_pinjam Date Tanggal pinjam buku NO Jth_tempo Date Tanggal jatuh tempo pengembalian buku NO Kd_staff Varchar Kode staff perpustakaan Tabel 6 Retur Nama Kolom Tipe Data Keterangan Null Kd_member varchar Kode anggota perpustakaan NO Kd_buku varchar Kode buku NO Tgl_pinjam Date Tanggal pinjam buku NO Tgl_retur Date Tanggal pengembalian buku NO Densa Varchar Denda YES Status Varchar Status buku, hilang atau ada NO Kd_staff Varchar Kode staff perpustakaan NO
Ketiga, tahap fisikal: desain database fisik menyesuaikan desain logis untuk menggunakan teknologi tertentu – misalnya menggunakan MySQL DBMS.
Gambar 2 Struktur tabel dalam MySQL DBMS dengan antarmuka phpMyAdmin

## Web Server
Suatu aplikasi berjalan pada sebuah situs web dan bertanggung jawab untuk merespon permintaan file dari web browser . Dalam melakukan permintaan suatu halaman pada suatu situs web , browser melakukan koneksi ke suatu server dengan protokol HTTP. Server akan menanggapi koneksi tersebut dengan mengirimkan isi file yang diminta dan memutuskan koneksi tersebut. Web browser kemudian memformat informasi yang didapat dari server . Pada bagian server , browser yang berbeda dapat melakukan koneksi pada server yang sama untuk memperoleh informasi yang sama. Dalam memberikan halaman yang diminta web server dapat melakukan kerja sama dengan server lain seperti Aplikasi Server.

## Web Client
Aplikasi yang dijalankan pada komputer pengguna ( client ) yang meminta informasi dari server web dan menampilkan sesuai dengan file data itu sendiri. Tugas utama dari aplikasi ini, yang dikenal sebagai browser adalah meminta dokumen dari web server lalu menampilkan dokumen tersebut bagi pengguna. Untuk mendapatkan halaman tersebut, harus diberikan alamat dari dokumen tersebut.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Analisa Sistem Sedang Berjalan
Untuk mengatur perpustakaan maka diberlakukan syarat peminjaman buku sebagai berikut: (1) Hanya member yang dapat meminjam buku. (2) Jika belum menjadi member dapat mendaftar ke petugas dengan menunjukkan kartu pelajar yang valid. (3) Member dapat meminjam
paling banyak dua buku dengan batas waktu peminjaman paling lama dua minggu. (4) Member tidak dapat melakukan peminjaman jika belum mengembalikan semua buku yang di pinjam. (5) Member yang belum mengembalikan buku 30 hari setelah batas waktu pengembalian akan dikenakan denda sebesar 5000, lebih dari 30 hari sebesar 10000. (6) Member yang menghilangkan buku harus mengganti buku.
Proses bisnis saat ini yang terdapat di perpustakaan SMK YADIKA 5 akan digambarkan ke dalam bentuk activity  diagram . Activity diagram menggambarkan berbagai aliran aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang,  dari awal hingga akhir alir tersebut. Dari beberapa diagram yang ada, terdapat  dua  aktor utama yang melakukan  aktivitas di perpustakaan, yaitu petugas/penjaga  perpustakaan  dan peminjam/siswa. Beberapa  aktivitas utama yang terdapat diperpustakaan saat ini dapat dilihat di activity diagrams yang  terdapat pada gambar di bawah ini:
Gambar 3 Activity Diagram Peminjaman Buku Sistem Sedang Berjalan Gambar 4 Activity Diagram Pengembalian Buku dan Pembayaran Denda Sistem Sedang Berjalan

## Analisa Masalah Pada Sistem Berjalan
Hasil analisa terhadap sistem berjalan saat ini adalah dengan kegiatan transaksi peminjaman dan pengembalian buku yang dilakukan secara manual, maka: (1) Petugas perpustakaan kesulitan dalam memonitoring peredaran koleksi buku yang ada di perpustakaan. (2) Penyediaan informasi kepada calon peminjam koleksi perpustakaan tidak mudah didapat, misalnya ketersediaan buku, batas lama peminjaman buku, jumlah koleksi buku. (3) Tidak adanya validasi yang akurat terhadap status anggota yang akan meminjam buku.

## Usulan Pemecahan Masa1ah
Setelah desain database dibuat maka diperlukan aplikasi berbasis web untuk mengaksesnya. Adapun Sistem Informasi Perpustakaan berbasis web yang diusulkan untuk mengatasi masalah tersebut memiliki beberapa fitur. Pertama, Fitur Input: Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan memiliki  fitur untuk petugas dapat memasukkan data petugas, buku maupun member baru. Kedua, Fitur Update: Petugas dapat melakukan pembaruan data terhadap data petugas, stok buku dan data member. Ketiga, Fitur Transaksi Pinjam/Retur: Fasilitas pencatatan transaksi pinjam atau kembali buku. Keempat, Pencarian Buku merupakan fasilitas untuk melihat ketersediaan buku yang ada di perpustakaan. Kelima, Fitur Pelaporan: Fasilitas ini merupakan menu untuk menampilkan  laporan
mengenai data buku, data member maupun penerimaan denda. Keenam, Status Buku: Mengetahui status buku apakah ada/tersedia, dipinjam atau hilang

## Hasil Rancangan
Pada tampilan depan aplikasi sistem informasi perpustakaan ini langsung menyajikan menu pencarian buku. Siapa saja dapat mencari buku melalui komputer client yang disediakan di dalam perpustakaan. Syarat dan ketentuan peminjaman tertera pada halaman web .
Gambar 5 Tampilan Menggunakan Browser Mozilla Firefox Halaman Utama Aplikasi
Seseorang dapat memeriksa statusnya apakah terdaftar sebagai member atau tidak, apakah dapat meminjam buku atau tidak melalui tombol menu ”Member”.
Gambar 6 Tampilan Halaman Cek Status Member
Untuk hal- hal yang berhubungan dengan pembaruan data ataupun transaksi perpustakaan hanya petugas perpustakaan yang berhak melakukan dengan melakukan login terlebih dahulu.

## Gambar 7 Tampilan Halaman Administrator
Petugas dapat memperbaharui data member maupun menambahnya. Tombol pembaruan terletak pada sebelah kanan setiap record data sehingga memudahkan untuk langsung melakukan pembaruan. Untuk menambah data disediakan tombol khusus. Penyajian data-data yang ada di buat per halaman, disesuaikan dengan jumlah tertentu agar tidak terlalu memanjang ke bawah. Format yang hampir sama juga terdapat pada halaman data buku.

## Gambar 8 Tampilan Halaman Data Member
Untuk formulir transaksi peminjaman terlihat seperti gambar di bawah, setiap transaksi yang sudah dilakukan akan di cetak sebagai bukti yang diberikan untuk peminjam buku. Sedangkan formulir retur atau mengembalikan buku akan disediakan tombol untuk mengecek durasi apakah terkena denda atau tidak. Pada formulir-formulir transaksi ini terdapat kode staf yang melakukan verifikasi input data transaksi.
Gambar 9 Tampilan Halaman Transaksi Pinjam
Gambar 10 Tampilan Halaman Transaksi Retur
Untuk laporan disediakan beberapa menu laporan. Hasil laporan yang diinginkan dapat disesuaikan dengan beberapa filter. Misalnya laporan stok buku mencari buku-buku yang hilang berdasarkan kategori buku tertentu. Pada menu laporan disediakan tombol di sebelah bawah halaman untuk mencetak hasil pencarian yang akan dijadikan bahan pelaporan.
Gambar 11 Tampilan Halaman Laporan
Gambar 12 Tampilan Halaman Laporan Buku

## SIMPULAN
Dari hasil penelitian dan perancangan sistem yang dibuat dapat disimpulkan bahwa pengelolaan data yang terintegrasi sangat menguntungkan. Hal ini akan meningkatkan kinerja organisasi dan memberikan manfaat yang besar. Sistem Informasi Perpustakaan SMK YADIKA 5 dengan pendekatan Database Berbasis Web memberi kemudahan dalam melacak buku dilihat dari status buku, kemudahan dalam melacak koleksi perpustakaan, dengan hanya memasukkan kata kunci buku yang yang ingin dicari, dimana kata kunci bisa berdasarkan judul atau kategori, transaksi yang terverifikasi serta kemudahan membuat laporan dengan data yang akurat. Diharapkan sistem ini dapat diintegrasikan dengan sistem informasi sekolah untuk memudahkan user dalam mengakses data. Sistem Perpustakaan ini juga akan semakin menarik jika ditambahkan berbagai fitur yang bermanfaat seperti menyediakan kategori ebook maupun dibuat dalam tampilan untuk versi mobile .

## DAFTAR PUSTAKA
Basuki, S. (1993). Pengantar Ilmu Perpustakaan . Jakarta: Universitas Terbuka.
Converse, T., Parks, J., & Morgan, C. (2004). PHP5 and MYSQL Bible . Willey Publishing.
Drajat. (2009). Peranan Fungsi Perpustakaan. Retrieved from http://www.bit.lipi.go.id/
Jogiyanto, H. M. (2001). Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta Andi.
Kamus Besar Bahasa Indonesia. Perpusakaan. Diakses pada Desember 30, 2014 dari http://kbbi.web.id/pustaka.
O’Brien, J. A.,   Marakas, G. M. (2011). Management Information  S y s t e m . 10th edition. McGraw Hill.
Prigmore, M. (2008). An Introduction to Databases with Web Applications . Pearson Education Limited.
Rahadi, D. R. (2007). Peranan Teknologi Inform Asi Dalam Peningkatan Pelayanan Di Sektor Publik. Seminar Nasional Teknologi 2007 (SNT 2007). Yogyakarta, 24 November.
Solichin, A. (2010). MySQL 5 Dari Pemula Hingga Mahir . Jakarta.