## DESAIN SISTEM LAYANAN ONLINE LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP AKADEMIK DI FKIP UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN
Suparman 1 , Andri Pranolo 2
1 Pendidikan Matematika, FKIP Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta 2 Teknik Informatika, FTI Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta e-mail : suparmancict@yahoo.co.id

## Abstrak
Fungsi  dan  peran  Perguruan  Tinggi  tidak  hanya  ketika  mahasiswa  masih  aktif dalam perkuliahan atau sebelum lulus. Namun, setelah menjadi alumni, Perguruan Tinggi masih diperlukan layanan dan kontribusinya, diantaranya dalam melakukan verifikasi dan legalisasi dokumen yang dikeluarkannya, terutama ijazah dan transkip akademik. Di FKIP khususnya,  dan  lebih  luas  lagi  di  Universitas  Ahmad  Dahlan,  sistem  layanan  legalisasi ijazah  dan  tanskrip  akademik  masih  bersifat  konvensional,  yaitu  layanan  hanya  dapat dilakukan on site (ditempat) dan belum tentu dapat diselesaikan secara cepat seperti yang diharapkan.  Sehingga,  alumni  harus  datang  lebih  dari  sekali  secara  langsung  ke  tempat layanan  untuk  melakukan  legalisasi  ijazah  dan  transkrip  akademik.  Tentu  saja  hal  ini mengakibatkan terjadi pemborosan dalam hal waktu dan biaya yang dikeluarkan, terlebih bagi alumni yang tinggal jauh dari kampus/luar kota. Oleh karena itu, diperlukan sistem alternatif yang mampu memberikan solusi permasalahan dimaksud.
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  merancang  dan  mengimplementasikan  website sebagai  media  layanan  legalisir  ijazah  dan  transkrip  akademik.  Pengumpulan  data dilakukan  dengan  metode  wawancara,  observasi,  dan  telaah  dokumen  yang  ada. Sedangkan,  metode  pengembangan  sistem  yang  akan  digunakan  dalam  adalah  metode prototype. Metode prototype, lebih berorientasi pada kepuasan pengguna. Oleh karena itu, selama proses sistem dikerjakan terus terjadi interaksi antar pengguna dan developer agar sistem yang dibangun benar-benar mampu menjawab permasalahan yang ada.
Hasil dari penelitian yang diuraikan dalam naskah ini berupa perancangan sistem online sebagai media layanan alumni untuk keperluan legalisasi copy ijazah dan transkrip akademik,  yang  terdiri  dari  desain  basis  data  dan  desain  sistem  menggunakan  Unified Moedelling  Language,  serta  perancangan  antar  muka  halaman  utama  sistem  layanan online (SILON) legalisir ijazah dan transkrip akademik.
Kata Kunci : ijazah, layanan online , legalisir, transkrip akademik, website, SILON.

## 1. PENDAHULUAN
Dalam  undang-undang  Nomor  12  Tahun  2012  tentang  Pendidikan  Tinggi disebutkan  bahwa,  Pendidikan  Tinggi  merupakan  jenjang  pendidikan  setelah pendidikan  menengah  yang  mencakup  program  diploma,  program  sarjana,  program magister,  program  doktor,  dan  program  profesi,  serta  program  spesialis,  yang diselenggarakan  oleh  perguruan  tinggi  berdasarkan  kebudayaan  bangsa  Indonesia. Selanjutnya, disebutkan pada pasal 42 ayat (1) bahwa Ijazah diberikan kepada lulusan pendidikan  akademik  dan  pendidikan  vokasi  sebagai  pengakuan  terhadap  prestasi
belajar  dan/atau  penyelesaian  suatu  program  studi  terakreditasi yang  diselenggarakan oleh Perguruan Tinggi, serta pada ayat (2) pada pasal yang sama, dinyatakan bahwa, Ijazah diterbitkan oleh Perguruan Tinggi yang memuat Program Studi dan gelar yang berhak dipakai oleh lulusan Pendidikan Tinggi [1].
Secara  teknis  mengenai  ijazah  dan  transkrip  diatur  dalam  Keputusan  Dirjen Dikti  Nomor  08/DIKTI/Kep/2002  pada  keputusan  kedua  butir  (d),  memuat  tentang kewenangan  pengesahan  Ijazah  dan  transkrip  lulusan  perguruan  tinggi,  yaitu  untuk lulusan universitas ditandatangani oleh Rektor dan Dekan [2], serta ketentuan pejabat yang berwenang mengesahkan fotocopy ijazah diatur dalam Keputusan Kepala Badan Kepegeawaian Negara Nomor 11 Tahun 2002, dalam hal ini yang mengesahkan untuk tingkat universitas adalah Rektor/Dekan/ Pembantu Dekan Bidang Akademik[3].
Sehingga,  fungsi  dan  peran  Perguruan  Tinggi  tidak  hanya  ketika  mahasiswa masih  aktif  dalam  perkuliahan  atau  sebelum  lulus.  Namun,  pasca  mahasiswa dinyatakan  lulus,  perguruan  tinggi  masih  diperlukan  layanan  dan  kontribusinya, diantaranya dalam melakukan verifikasi dan legalisasi dokumen yang dikeluarkannya, terutama  ijazah  dan  transkip  akademik.  Di  FKIP  khususnya,  dan  lebih  luas  lagi  di Universitas  Ahmad  Dahlan,  sistem  layanan  legalisasi  ijazah    dan  tanskrip  akademik masih bersifat konvensional, yaitu layanan hanya dapat dilakukan on site (di tempat) dan  belum  tentu  dapat  diselesaikan  secara  cepat  seperti  yang  diharapkan.  Sehingga, alumni  harus  dating  lebih  dari  sekali  secara  langsung  ke  tempat  layanan  untuk melakukan legalisasi ijazah dan transkrip akademik. Tentu saja hal ini mengakibatkan terjadi pemborosan dalam hal waktu dan biaya yang dikeluarkan, terlebih bagi alumni yang tinggal jauh dari kampus/luar kota. Oleh karena itu, diperlukan alternatif sistem yang mempu memberikan solusi permasalahan dimaksud.
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  merancang  media  layanan  legalisir  ijazah  dan transkrip akademik. Website akan digunakan sebagai media layanan online yang dapat dimanfaatkan  alumni  untuk  keperluan  legalisasi  copy  ijazah  dan  traskrip  akademik. Untuk  mengakses  layanan  ini,  alumni  diharapkan  cukup  mengisi  form  yang disediakan  di  website,  dan  membayar  biaya  legalisir  dan  ongkos  kirim  dokumen  ke alamat  yang  bersangkutan.  Selanjutnya  pesanan  akan  dikirim  ke  alamat  alumni melalui jasa layanan pengiriman dokumen. Oleh karena itu, penelitian ini diaharapkan dapat  memberikan  manfaat  baik  bagi  FKIP  UAD  untuk  meningkatkan  kualitas layanan  kepada  alumni,  serta  memberikan  kemudahan  akses  bagi  alumni  dalam melakukan legalisasi copy ijazah dan transkrip akademik.
Penelitian dan aplikasi serupa pernah dibangun dan dilakukan diantaranya oleh Nando  [4],  legalisir.fkip.unila.ac.id/,  legalisir.ft.uns.  ac.id/,  legalisir.fkip.uns.ac.id/ adapun  beberapa  perbedaan  sistem  yang  dibangun  dengan  sistem-sistem  sebelumnya antara lain adalah: 1) pengguna tidak perlu memiliki akun untuk login, hanya dengan melakukan entri NIM selanjutnya melakukan pemesanan copy transkrip dan ijazah 2), segala informasi tentang  pemesanan,  pembayaran,  status  pemesanan,  dan  pengiriman akan disampaikan ke pemesan/alumni melalui email, 3) pengiriman dilakukan melalui pos  dengan  membayar  ongkos  pengiriman/diambil  langsung  ke  FKIP  UAD,  4) pemesan/alumni  tidak  perlu  datang  ke  kampus  karena  verifikasi  dilakukan  melalui copy scan yang tersimpan di database kantor tata usaha.
2. METODE PENELITIAN
2.1. Alat dan bahan
Alat dan bahan yang digunakan dalam penelitian ini diantaranya adalah:
a. Perangkat keras, berupa: Notebook ASUS X452E, Processor AMD E1-2500. 1.4GHz, RAM 2GB, Hardisk 500GB, dan Modem Smartfriend EC1260-2 UI.
b. Perangkat lunak, berupa :   Sistem  Operasi  Windows  8  Professional,  Web server Apache 2.4 dengan PHP 5.3.6, Sistem DBMS MySQL 5.6.14, Browser Google  Chrome  35.0  dan  Mozila  Firefox  28.0,  Aplikasi  grafis  Adobe Photoshop  CS3,  dan  Pembangun  aplikasi  untuk coding menggunakan Sublime Text 3.

## 2.2. Arsitektur sistem
Gambar 1 menyajikan gambaran arsitektur sistem yang diusulkan dalam penelitian ini.
Gambar 1. Arsitektur sistem yang akan dibangun
Pada Gambar 1 dapat diperoleh informasi pengguna berdasarkan hak akses yang dimilikinya:
2.2.1. Alumni/user
a. Melalui  website,  alumni  dapat  melakukan  pemesanan  legalisir online b. Melakukan pembayaran pesanan dan ongkos kirim via bank c. Melakukan konfirmasi pembayaran
d. Informasi progress/cek status pesanan legalisir
2.2.2. Admin/Atasan/Operator/petugas administrasi fakultas
a.  Melakukan pengecekan pemesanan
b. Melakukan pengecekan informasi pembayaran baik via web maupun via internet banking c. Melakukan update status proses pemesanan
d. Melakukan pengiriman pesanan melalui perusahaan jasa pengiriman dokumen/barang

## 2.3. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dalam penelitian ini, meliputi:
1. Wawancara dengan petugas pelayanan legalisir ijazah dan transkrip akademik di FKIP Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta
2. Melakukan  observasi  dan  telaah  dokumen  yang  berkaitan  dengan  pelayanan legalisir  dokumen  di  FKIP  Universitas  Ahmad  Dahlan,  meliputi  peraturan dan ketentuan serta dokumentasi proses bisnis yang ada.

## 2.4. Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan metode prototype yang cenderung mengutamakan kepuasan pengguna [5]. Adapun tahapan pada metode prototype sebagai berikut [6]:
1. Pengumpulan  kebutuhan.  Kebutuhan  yang  dikumpulkan  meliputi  hal-hal sebagai berikut :
a. Kebutuhan pengguna
b. Fungsi yang dapat dilakukan sistem, meliputi fungsi dari sisi admin untuk pemrosesan  pemesanan  yang  dilakukan  oleh  admin,  dan  fungsi  sebagai alat pemesanan, konfirmasi pembayaran, dan melihat status proses
c. Input  yang  diperlukan,  seperti  form  pemesanan  dan  informasi  lain  yang dibutuhkan
d. Output yang akan dihasilkan, seperti bukti pemesanan, laporan pemesanan, dsb
e. Prosedur  sistem  baru,  prosedrur  admin/petugas  administrasi  dan  prosedur yang dilakukan oleh alumni
2. Membangun  prototype.  Prototype  yang  dibangun  meliputi  desain interface , format input dan output sistem.
3. Evaluasi  prototype.  Prototype  yang  sudah  dibangun  dievealusi  terhadap kesesuaiannya  dengan  keinginan  pengguna.  Apabila  pengguna  menyetujii prototype  yang  diusulkan,  maka  proyek  dilanjutkan  ke  tahap  selanjutnya, yaitu  tahap  4  (Coding).  Apabila  pengguna  menghendaki  masih  diperlukan revisi prototye, maka dilakukan tahap 1, 2, dan 3.
4. Coding.  Coding  merupakan  kegiatan  menterjemahkan  prototype  yang  telah disepakati oleh pengguna ke dalam bahasa pemrograman.
5. Menguji  sistem.  Pengujian  black  box  dilakukan  dengan  memberikan  input pada  sistem  dan  mengecek  output,  untuk  melihat  error  program.  Alpha  test dilakukan oleh petugas administrasi dan alumni.
6. Evaluasi  Sistem.  Pengguna  mengevaluasi  apakah  sistem  yang  sudah  jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan. Apabila sesuai, dilanjutkan ke langkah 7, jika belum sesuai menglang langkah 4 dan 5.
7. Penggunaan sistem. Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan.
3. HASIL & PEMBAHASAN
3.1. Analisis Kebutuhan user
Berdasarkan  hasil  pengumpulan  data  yang  telah  dilakukan  maka  dapat disimpulkan kebutuhan pengguna dibagi menjadi pengguna admin, dan pengguna alumni. Adapun kebutuhan masing-masing dapat dideskripsikan seperti berikut:
1. Pengguna Admin
Bertugas  dalam  pengelolaan  sistem  pemesanan  legalisir  ijazah  dan transkip akademik, diantaranya:
a. Menginputkan  data  mahasiswa  yang  sudah  lulus,  kemudian  dapat melakukan pengeditan dan penghapusan data mahasiswa yang telah lulus.
b. Mengolah  data  pemesan  yang  masuk,  admin  dapat  melakukan  proses pengeditan dan penghapusan data pemesan yang telah masuk.
c. Admin  dapat  melihat  komentar-komentar  dari user ,  sehingga  admin  dapat segera melakukan tindakan.
d. Admin  dapat  mengatur  harga  dari  fotocopy  legalisir  ijazah  dan  transkip akademik.
2. Pengguna alumni User  dapat  melakukan  pemesanan  legalisir  ijazah  dan  transkip  akademik melalui  form  yang  telah  disediakan.  Pengguna  alumni  dapat  memberikan komentar-komentar  yang  berisi  saran  atau  keluhan  tentang  sistem  layanan online ini.

## 3.2. Perancangan sistem
Pada  perancangan  sistem  ini  menggunakan Use  case diagram, activity diagram ,  dan  class  diagram.  Metode  ini  merupakan  metode  yang  paling  mudah dimengerti dan dipahami dalam proses pembuatan sistem selanjutnya.
3.2.1. Perancangan kebutuhan user
Use case diagram digunakan untuk memetakan kebutuhan user . Gambar  2  memberikan  gambaran  rancangan Use  case diagram  untuk kebutuhan user .
Use case diagram merupakan hasil rancangan berdasarkan pada analisis  kebutuhan user yang  diharapkan  dari  sistem  pemesanan fotocopy legalisir ijazah dan transkip akademik secara online.
Gambar 2. Diagram use case untuk kebutuhan pengguna

## 3.2.2. Melakukan transaksi pemesanan
Perancangan  transaksi  pemesanan fotocopy legalisir  ijazah  dan transkip  akademik  oleh  alumni  dapat  digambarkan  dengan  menggunakan activity diagram (Gambar 3).
Pada  Gambar  3    aktivitas  akan  dimulai  ketika  alumni  memilih menu  pemesanan  kemudian  sistem  akan  merespon  dengan  menampilkan form-form yang  dibutuhkan  dalam  proses  transaksi.  Setelah form-form tampil, alumni diminta untuk mengisi form-form sesuai kebutahannya dan alumni  diminta  untuk  menekan  tombol  kirim.  Setelah user menekan tombol  kirim  maka  sistem  akan  merespon  untuk  melakukan  validasi terhadap form-form inputan. Jika value dari form-form tersebut valid maka value - value tersebut  akan  disimpan  ke  dalam database dan  sistem  akan menampilkan  notifikasi  kepada  alumni,  apabila value dari form-form tersebut  tidak  valid  maka  sistem  akan  memberikan  pesan  kesalahan  dan sistem akan meminta alumni untuk mengisi ulang form-form yang tersedia
Gambar 3. rancangan transaksi pemesanan
Perancangan interaksi antar objek untuk transaksi pemesanan dapat dilihat  pada  Gambar  4, yang  menunjukkan  bahwa  aktivitas  pertama  yaitu alumni  mengisi form pemesanan,  kemudian  hasil  dari  inputan  tersebut divalidasi. Pada proses validasi tersebut akan terjadi dua hal, pertama jika inputan  tidak  valid  maka  alumni  akan  diminta  untuk  mengisi  ulang,  dan kedua  jika  inputan  valid  maka  inputan  tersebut  akan  disimpan  ke  dalam database. Setelah  alumni  berhasil  melakukan  pemesanan,  maka  akan memperoleh notifikasi dari sistem.

## Gambar 4. Perancangan interaksi transaksi pemesanan

## 3.2.3. Verifikasi Kode Pemesanan
Perancangan  verifikasi login pesanan  oleh  alumni  dapat digambarkan dengan menggunakan activity diagram (Gambar 5).
Gambar 5. perancangan verifikasi kode pesanan
Gambar  5  menunjukkan  bahwa  aktivitas  akan  dimulai  ketika alumni  memilih  menu  verifikasi  kemudian sistem akan  merespon dengan menampilkan form yang digunakan untuk melakukan verifikasi. Selanjutnya  alumni  akan  mengisi form tersebut  dengan  mengisikan kode pesanan  yang  diperoleh.  Setelah  alumni  menekan  tombol  kirim,
maka  sistem  akan  melakukan  validasi  apakah  kode pesanan  tersebut valid atau tidak valid. Jika kode pesanan valid, maka verifikasi berhasil dan  alumni  akan  diarahkan  ke  halaman  lihat  status  pesanan  untuk melakukan proses upload bukti. Tapi jika verifikasi pesanan tidak valid, maka  sistem akan  meminta  alumni  untuk  mengisi  ulang  sampai verifikasi valid.
Gambar 6. Perancangan interaksi verifikasi kode pesanan
Perancangan interaksi antar objek untuk verifikasi kode pesanan ditunjukkan pada Gambar 6. Alumni diminta untuk menginputkan kode pemesanan dan sistem akan melakukan validasi. Kode pemesanan akan dikirimkan ke database untuk di periksa apakah inputan tersebut sesuai atau tidak, jika sesuai maka alumni akan diberikan hasil dari verifikasi.

## 3.2.4. Upload bukti pembayaran
Perancangan upload bukti  pembayaran  oleh  alumni  dapat digambarkan dengan menggunakan activity diagram (Gambar 7).
Gambar 7. perancangan upload bukti pembayaran
Pada  Gambar  7,  aktivitas upload akan  dimulai  setelah  alumni berhasil  melakukan  verifikasi login pesanan.  Kemudian  aktivitas upload bukti  pembayaran akan dimulai ketika alumni menekan tombol pilih file ,  setelah  itu  alumni  diminta  untuk  menekan  tombol  kirim. Setelah  alumni  memilih file dan  menekan  tombol  kirim  maka  sistem akan melakukan validasi apakah file yang di upload valid atau tidak, jika file valid  maka file tersebut  akan  dimasukkan  ke  dalam database dan jika  tidak  valid  maka  sistem  akan  meminta  alumni  untuk  melakukan upload kembali.  Kemudian  admin  akan  memeriksa  bukti  bayar  untuk memberikan  status  pesanan  kepada  alumni,  setelah  admin  sudah menupdate status, maka alumni dapat melihat status pesanannya.
Perancangan  interaksi  antar  objek  untuk  unggah  bukti  bayar disajikan pada Gambar 8. Pada Gambar 8 dapat dilihat bahwa aktifitas yang  pertama  yaitu  alumni  mengunggah  bukti  pembayaran,  kemudian hasil  unggahan  tersebut  akan  divalidasi.  Jika  data  tidak  valid  maka alumni akan diminta untuk mengunggah ulang dan jika data valid maka data tersebut akan disimpan ke dalam database .

## Gambar 8. Perancangan interaksi  unggah bukti bayar

## 3.2.5. Lihat status pemesanan
Pada gambar 9 disajikan bahwa alumni akan melihat status pesanan di halaman status pesanan kemudian halaman pesanan akan memberikan hasil status pesanan alumni tersebut.
Gambar 9. Perancangan interaksi lihat status
3.2.6. Perancangan class diagram
Class diagram sistem pemesanan fotocopy legalisir ijazah dan transkip akademik ini dapat dilihat pada gambar 10.
Gambar 10. Perancangan Class Diagram
Class  diagram  terdiri  dari  dua  class,  yaitu  class  alumni  yang merupakan  kumpulan  dari  objek  alumni,  dan  class  pemesanan  yang merupakan  kumpulan  dari  objek  pesanan  legalisir  ijazah  dan  transkrip akademik online. Operasi pada masing-masing class berturut turut, tambah alumni, hapus alumni, dan update alumni untuk class alumni, serta tambah pemesan, update pemesan dan delete pemesan untuk class pesanan.

## 3.2.7. Perancangan interface
Salah  satu  contoh  perancangan  antar  muka  sistem  yang  akan dibangun  disajikan  pada  Gambar  11.  Perancangan  halaman  utama  terdiri dari  logo  maskot  SILON  (Sistem  Layanan  Online)  legalisir  ijazah  dan transkrip  akademik,  judul,  halaman  informasi,  dan  navigasi.  Navigasi terdiri  dari  Home  (untuk  menuju  halaman  utama),  Panduan  (untuk membaca  panduan    SILON),  Pemesanan  (untuk  melakukan  pemesanan), Verifikasi  (untuk  melakukan  verifikasi  kode  pesanan),  serta  Kritik  dan saran (untuk memberikan kritik dan saran).
Gambar 11. Perancangan Interface untuk halaman utama distem legalisir online (SILON) FKIP Universitas Ahmad Dahlan

## 4. KESIMPULAN
Adapun kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Pengguna pada sistem ini terdiri dari pengguna admin, dan pengguna alumni
b. User/alumni  pada  desain  sistem  ini  dapat  melakukan  transaksi  pemesanan, verifikasi  kode  pemesanan, upload bukti  pembayaran,  dan  melihat  status pemesanan

## 5. UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada Lembaga Penelitian dan Pengembangan (LPP) Universitas Ahmad Dahlan (UAD) yang  telah  memberikan dana  penelitian  melalui  hibah  Penelitian Reguler Dana UAD Tahap II Tahun 2014 melalui surat perjanjian kontrak penelitian Nomor M-101/LPP-UAD/IV/2014 Tanggal 22 April 2014.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi tanggal 10 Agustus 2012
[2]  Keputusan  Direktur  Jenderal  Pendidikan  Tinggi  Nomor  08/DIKTI/Kep/2002  tentang Petunjuk  Teknis  Keputusan  Menteri  Pendidikan  Nasional  Nomor  184/U/2001  tentang Pedoman  Pengawasan  Pengendalian  dan  Pembinaan  Program  Diploma,  Sarjana  dan Pasca Sarjana di Perguruan Tinggi
[3]  Keputusan  Kepala  Badan  Kepegawaian  Negara  Nomor  11  Tahun  2002  Tentang Ketentuan  Pelaksanaan  Peraturan  Pemerintah  Nomor  98  Tahun  2000  Tentang Pengadaan  Pegawai  Negeri  Sipil  sebagaimana  Telah  Diubah  dengan  Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002
[4]  Nando,  W.  2011.  Perancangan  sistem  informasi  legalisir  online  berbasis  web  di fakultas  teknik  universitas  sebelas  maret  surakarta,  Jurusan  Teknik  Industri,  Fakultas
Teknik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, eprints.uns.ac.id/5395/1/184891611201107521.pdf, tanggal akses 11 Mei 2014
[5] Malatista, B.R., dan E. Sediyono. 2011. Model Pembelajaran Matematika untuk Siswa Kelas  IV  SDLB  Penyandang  Tunarungu  dan  Wicara  dengan  Metode  Komtal Berbantuan Komputer1. Jurnal Informatika (7)1: 7 - 26
[6]  Simarmata,  J.,  2010, “Rekayasa  Perangkat  Lunak“, Penerbit  Andi,    Yogyakarta