## SISTEM PELAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DESA PANDA BERBASIS WEB

## (WEB-BASED PANDA VILLAGE POPULATION ADMINISTRATION SERVICES SYSTEM)
Khairunnisa 1) , Nazwa Zania Shiva Gumanti 2) , Fifi Andriani 3) , Miftahul Jannah 4)
1, 2,3,4) Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Program Studi Ilmu Komputer, Universitas Muhammadiyah Bima e-mail: khairunnisa@umbima.ac.id 1) , nazwaazania03@gmail.com 2) , andrianififi935@gmail.com 3) , miftahuljannah@umbima.ac.id 4)

## ABSTRAK
Saat ini, sistem informasi berbasis web berkembang dengan cepat, dalam instansi pemerintah yang dekat dengan masyarakat, lingkup desa adalah salah satu penerapan pengurusan administrasi. Selama administratif dilakukan secara  manual  di  kantor  desa,  seringkali  ada  antrian  dan  pengelolaan  data  yang  buruk.  Akibatnya,  sistem  ini dibuat untuk membantu berbagai tugas administrasi kependudukan di desa. Penelitian ini memaksimalkan seperti melampirkan file surat terverfikasi petugas, rekap surat secara otomatis dalam bentuk laporan dan arsip surat, dan  memberikan  pemberitahuan  secara  langsung  ke  alamat  email  pemohon.  Analisis,  desain  pengembangan, implementasi, dan pemeliharaan sistem adalah semua bagian dari pengembangan sistem menggunakan metode prototype.  Sistem  Pelayanan  Ad-ministrasi  Kependududkan  Berbasis  Web  untuk  mengelola  pengajuan  surat adalah  studi  kasus  Desa  Panda.  Hasil  pengujian  UAT  menunjukkan  bahwa  80%  sistem  memenuhi  kebutuhan pengguna .

## Kata Kunci: Sistem Pelayanan, Administrasi Kependudukan,Desa Panda, Website

## ABSTRACT
Currently, web-based information  systems are developing rapidly, in government agencies that are close to the community, the village scope is one application of administrative management. As long as administration is done manually  at  the  village  office,  there  are  often  queues  and  poor  data  management.  As  a  result,  this  system  was created to assist with various population administration tasks in the village. This research maximizes things such as attaching officer verified letter files, automatically recapping letters in the form of reports and letter archives, and providing notifications directly to the applicant's email address. Analysis, development design, implementation and  system  maintenance  are  all  parts  of  system  development  using  the  prototype  method.  The  Web-Based Population Administration Service System for managing letter submissions is a case study in Panda Village. UAT test results show that 80% of the system meets user needs .
Keywords: Service System, Population Administration, Panda Village, Website

## I. P ENDAHULUAN
istem  pelayanan  adalah  urutan  kegiatan atau  upaya  yang  dilakukan  oleh  individu atau  kelompok  atau  organisasi  tertentu untuk  membantu  anggota  organisasi  untuk mencapai tujuan mereka sesuai dengan prinsip dan prosedur yang telah ditetapkan. Dari pengertian di atas tersirat bahwa suatu pelayanan pada dasarnya melibatkan  dua  pihak  yang  saling  bekerja  sama untuk  mencapai  tujuan.  Pengertian  umum  dari pelayanan  adalah  melayani  kebutuhan  orang  lain [1].
Menurut  Undang-Undang  Republik  Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik, pelayanan  publik  adalah  kegiatan  atau  rangkaian kegiatan  untuk  memenuhi  kebutuhan  pelayanan bagi  setiap  warga  negara  dan  penduduk  atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administrasi yang
disediakan  oleh  penyelenggara  pelayanan  publik sesuai  dengan  peraturan  perundang-undangan. Sistem  informasi  pelayanan  publik  adalah rangkaian  kegiatan  yang  mencakup  penyebaran dan pengelolaan informasi serta mekanisme untuk menyampaikan  informasi  dari  penyelenggara kepada  masyarakat,  baik  secara  lisan  maupun elektronik.  Pelayanan  publik  harus  memiliki kemampuan  untuk  menciptakan  pemerintahan yang baik dan bersih [2].
Dalam  Instruksi  Presiden  No.  3/2003  Tentang Kebijakan  dan  Strategi  Nasional,  upaya  untuk membangun  pemerintahan  berbasis  elektronik dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik (e-government). Dengan menggunakan teknologi, terutama sistem informasi,  aparat  akan  lebih  mampu  melakukan tugasnya  dengan  mengatasi  keterbatasannya. Selain  itu,  diharapkan  bahwa  penggunaan  sistem
S
Khairunnisa, Gumanti, Andriani dan  Jannah— Sistem Pelayanan Administrasi Kependudukan Desa Panda Berbasis Web
informasi  berbasis  komputer  akan  meningkatkan kinerja karyawan [3].
Di dunia yang penuh dengan teknologi saat ini, pemerintah  desa  harus  beradaptasi  dengan kemajuan dengan memanfaatkan teknologi saat ini untuk  mempercepat  dan  mempermudah  berbagai tugas.  Administrasi  kependudukan  desa  berbasis web memanfaatkan teknologi ini untuk memberikan layanan masyarakat kapan saja dan di mana  saja  dengan  cepat,  meningkatkan  kepuasan masyarakat. Sistem pelayanan administrasi kependudukan adalah suatu sistem yang melakukan  sejumlah  kegiatan  untuk  menata  dan menerbitkan  data  kependudukan  dalam  dokumen, yaitu  melalui  pencatatan  sipil  dan  pendaftaran kependudukan.  Beberapa  administrasi  lainnya termasuk administrasi umum, administrasi penduduk, administrasi pembangunan, dan administrasi  lainnya  yang  berkaitan  dengan kependudukan.  Informasi  tentang  penduduk disimpan  dalam  buku  atau  modul  tentang administrasi  penduduk,  yang  mencakup  buku induk data penduduk, buku mutasi data penduduk, buku  data  susunan  atau  tabel  jumlah  penduduk pada akhir bulan [4].
Salah satu desa di kota Bima, Desa Panda, masih menggunakan  metode  manual  untuk  menyimpan dan  memproses  data.  Oleh  karena  itu,  Penulis bekerja  sama  dengan  Pemerintah  Desa  Palibelo untuk  membuat  Sistem  Pelayanan  Administrasi Kependudukan Desa Panda Berbasis Web. Sistem ini  akan  sangat  memudahkan  masyarakat  dengan menerima  permohonan  untuk  berbagai  produk administrasi  kependudukan  secara  langsung  dan secara  online.  Ini  akan  membantu  menyelesaikan masalah  administrasi  kependudukan  di  Desa Panda. Selain itu, sistem ini memiliki kemampuan untuk  memproses  mutasi  kependudukan,  seperti kelahiran  dan  kematian,  serta  menyimpan  dan menampilkan dokumen yang telah diproses untuk mencetak laporan.
Saat  ini,  sistem  informasi  berbasis  web berkembang  dengan  cepat.  Dalam  instansi pemerintah yang dekat dengan masyarakat, lingkup kelurahan adalah salah satu penerapan pengurusan administrasi. Selama administrasi dilakukan secara manual di kantor kelurahan, seringkali ada antrian dan  pengelolaan  data  yang  buruk.  Akibatnya, sistem  ini  dibuat  untuk  membantu  berbagai  tugas administrasi kependudukan di kelurahan [5].
Berdasarkan penjelasan sebelumnya, penyelenggaraan pelayanan masyarakat didefinisikan  sebagai  upaya  pemerintah  untuk
memenuhi  kebutuhan  dasar  hak-hak  setiap  warga negara  atas barang,  jasa, dan pelayanan administrasi  yang  diberikan  oleh  penyelenggara pelayanan  publik.  Oleh  karena  itu,  menurut undang-undang  desa,  pemerintah atau  pemerintah daerah  harus  membuat  sistem  manajemen pelayanan Desa Panda.  Dengan demikian, penulis mengusulkan  sistem  pelayanan  administrasi kependudukan  Desa  Panda,  Kecematan  Palibelo, Kota Bima, yang berbasis web dan disebut SPAK. Desa Panda terus memberikan layanan masyarakat dan  pengelolaan  desa  secara  tradisional.  Selama ini, pemerintah desa sering melaporkan aktivitasnya  melalui  pencatatan  di  buku  agenda, tetapi  data  dalam  buku  agenda  tidak  terorganisir dan  dapat  hilang  kapan  saja.  Oleh  karena  itu, pembangunan  situs  web  sistem  pelayanan administrasi  kependudukan  desa  akan  membantu pemerintah desa melakukan tugasnya dengan lebih baik.  Rumusan  masalah  yang  ada  di  Desa  Panda adalah  bagaimana  membuat  sistem  pelayanan administrasi desa Panda untuk memenuhi kebutuhan warga atau komunitas desa Panda dalam upaya meningkatkan kualitas sara dan prasarana di desa Panda. Dibangunnya web ini bertujuan untuk membuat  masyarakat  lebih  mudah  mengetahui informasi  terbaru  atau  membagikannya  kepada pengunjung. Ini menarik perhatian pengunjung dan masyarakat karena orang-orang di zaman sekarang menggunakan  smartphone  untuk  mengetahui informasi  kantor  desa  Panda  dengan  lebih  cepat dan  lebih  terpercaya,  yang  juga  bermanfaat  bagi desa.
.

## II. STUDI PUSTAKA
Dalam  lima  tahun  terakhir,  banyak  penelitian telah  dilakukan  tentang  sistem  in-formasi  yang digunakan untuk administrasi kependudukan yang beroperasi melalui internet. Penelitian ini meningkatkan pemahaman kita tentang penggunaan  dan  keuntungan  teknologi  informasi dalam  meningkatkan  pelayanan  publik.  Berikut adalah  review  beberapa  penelitian  terkait  yang paling baru dan relevan selama periode tersebut.
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  A.  Syukron dengan  judul  Perancangan  Sistem  Informasi Administrasi Kependudukan Desa Berbasis Sistem memaparkan bahwa di dalam suatu organisasi yang menggabungkan  kebutuhan  untuk  mengelola transaksi  harian,  mendukung  operasi,  fungsi manajemen, dan kegiatan startegi, dan memberikan
laporan  kepada  pihak  luar  tertentu  adalah  sistem informasi [6].
Administrasi  kependudukan  adalah  serangkaian tindakan  yang  mengatur  dan  mengatur  proses distribusi  dokumen  dan  informasi  mengenai penduduk  melalui  proses  pendaftaran,  pencatatan sipil, dan manajemen data penduduk. Data tersebut kemudian dimanfaatkan untuk memberikan layanan  publik,  mendukung  pemerintahan,  dan memajukan pembangunan. (http://www.dukcapil.kalbarprov.go.id) Administrasi  melibatkan  pencatatan  sipil  dan pendaftaran kependudukan yang mencakup berbagai  kegiatan  seperti  mencatat  kelahiran, kematian,  perkawinan,  perceraian,  pengakuan anak, perubahan nama dan kewarganegaraan, serta peristiwa  penting  lainnya.  Ini  juga  termasuk menerima  laporan  dari  individu  yang  tidak  dapat melaporkan secara pribadi . [7].
Website,  atau  situs  web,  adalah  kumpulan halaman  web  yang  saling  terkait.  Home  page sebuah website adalah halaman yang pertama kali dilihat orang ketika mereka mengunjunginya. Dari home  page  website,  pengguna  dapat  mengklik hyperlink untuk menuju halaman web lain [8].
Pelayanan  publik  merujuk  pada  pemberian layanan  yang  memenuhi  kebutuhan  masyarakat sesuai  dengan  peraturan  dan  prosedur  yang  telah ditetapkan oleh organisasi. [8].
Membangun  sistem  pelayanan  berbasis  web (online)  adalah  salah  satu  solusi  yang  sering ditawarkan  oleh  pelayanan  administrasi  untuk mempercepat  pelayanan.  "Pelayanan  administrasi kependudukan  berbasis  web  merupakan  inovasi untuk meningkatkan kepuasan masyarakat terhadap kinerja pemerintah desa dan
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi  secara  optimal.  Ini  memungkinkan masyarakat untuk mendapatkan layanan kapan saja dan di mana saja." [9]. Sistem ini dapat digunakan untuk  pelayanan  administrasi  dan  memberikan informasi kepada masyarakat [10].

## III. METODE PENELITIAN
Penelitian
ini menggunakan
metode pengumpulan datanya mengunakan metode observasi dan wawancara pihak Desa Panda, yang berisi  profile  desa,  struktur  desa,  organisasi  dan lain  sebagainya  agar  mendapatkan  informasi sebagai  bahan  dalam  pembuatan  website  Sistem informasi  pelayanan  administrasi  kependudukan desa.

## A. Model Pengembangan Perangkat Lunak
Dalam  pengembangan  model  perangkat  lunak pada  sistem  yang  akan  dibangun,  terlebih  dahulu dibuat prototype program  yang  akan  dibuat. Adapun  gambaran  proses  pengembangan  sistem pelayanan  administrasi  kependudukan  yang  akan dikembangkan dapat dilihat pada gambar 1 berikut:
Gambar 1. Model Prototyping Tahapan prototype pengembangan  sistem  adalah sebagai berikut:
1) Tahapan  awal  pengumpulan  dan  analisis kebutuhan model prototype dimulai dengan analisis  kebutuhan.  Pada  tahap  ini, kebutuhan  sistem  didefinisikan  dengan rinci.
2) Pada tahap kedua, desain sederhana dibuat, yang akan  memberikan gambaran  lengkap tentang  sistem  yang  ingin  dibuat.  Jika persyaratan  pengguna  sudah  diketahui, desain  baru  dapat  dibuat.  Setelah  itu, pembuatan desain dapat dilakukan berdasarkan persyaratan yang dikumpulkan dan dianalisis pada tahap 1.
3) Setelah  desain  cepat  disetujui  oleh pengguna, tahap berikutnya adalah pembuatan  prototype  nyata.  Prototype  ini akan digunakan oleh tim programmer saat mereka membuat program atau aplikasi.
4) Setelah prototype dibuat, tahap berikutnya adalah  evaluasi  oleh  user.  Pada  tahap  ini, sistem  yang  telah  dibuat  dalam  bentuk proto-type  dipresentasikan  kepada  klien untuk  dievaluasi,  dan  user  kemudian memberikan  komentar  dan  saran  tentang prototype.
5) Tahap  perbaikan  prototype  adalah  tahap perbaikan prototype yang didasarkan pada umpan  balik  klien  pada  tahap  empat.  Jika pengguna  tidak  memiliki  catatan  revisi prototype yang dibuat, tim dapat
Khairunnisa, Gumanti, Andriani dan  Jannah— Sistem Pelayanan Administrasi Kependudukan Desa Panda Berbasis Web
melanjutkan ke tahap enam untuk menerapkan produk. Apabila klien meminta perbaikan sistem, fase empat dan lima  akan  berulang  sampai  klien  setuju dengan sistem yang akan dibuat.
6) Setelah perbaikan pada tahap lima disetujui oleh klien, produk akan dibuat segera oleh programmer  berdasarkan  prototype  akhir.
Kemudian sistem akan diuji dan diserahkan kepada  klien,  dan  fase  pemeliharaan  akan dilakukan agar sistem berjalan lancer.

## B. Pengembangan Perangkat Lunak
Untuk  membuat  sistem  pelayanan  administrasi kependudukan  desa  Panda  ini,  perancangan database  diperlukan.  Desain  database  sistem  ini ditunjukkan dalam relasi table berikut.

## Gambar 2. Desain Database
Kemudian  untuk  skema  pelayanan  administrasi dengan menggunakan system ini dapat digambarkan seperti pada gambar 3 dibawah ini
Gambar 3. Skema Pelayanan Administrasi
Gambar  di  atas  menunjukan  skema  pelayanan administrasi atau tata cara pelayanan administrasi kependudukan  yang  di  bantu  oleh  petugas  desa untuk membantu dalam pelayanan administrasi.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambar 4. Tampilan Button Home

## Gambar 5. Tampilan Button Menu Profil
Ketika  pengguna  atau  Masyarakat  klik  profil desa maka akan muncul tampilan seperti gambar 5 beserta penjelasan tentang profil Desa Panda.

## Gambar 6. Tampilan Button Downloand Dokumen
Ketika  pengguna  atau  Masyarakat  klik  button dokumen  maka  akan  diarahkan  pada  halaman mendownload  dokumen  atau  mengajukan  dan membuat dokumen baru sesuai kebutuhannya lalu di proses ke tahap administrasi.

## Gambar 7. Tampilan Button Organisasi Desa
Button  organisasi  desa  sangat  penting  karena Ketika Masyarakat atau pengguna ingin mengajukan  surat  secara  online  maka  bagan  ini juga menjadi acuan dalam pembuatan surat secara online.

## Gambar 8. Tampilan Button Data Penduduk
Jika  Masyarakat  dan  pemerintahan  daera  ingin mengetahui berapa jumlah penduduk di desa panda pengguna tinggal melihat di button data penduduk. Ketika  ingin  lebih  jelas  dan  detail  pengguna  bisa langsung  mendownload  data  tersebut  pada  link yang tertera di bawahnya.

## Gambar 9. Tampilan Button Lokasi
Button  lokasi  dapat  berfungi  sebagai  petunjuk jalan bagi siapa saja pengguna website yang ingin mengunjungi kantor desa panda.

## Gambar 10. Tampilan Button Informasi
Ketika  pengguna  atau  Masyarakat  ingin mengatahui  seputaran  informasi  desa  panda  bisa langsung  klik  button  informasi  dimana  button informasi ini berfungsi sebagai wadah memberikan informasi  terbaru  dan  terupdate  yang  ada  di Tingkat desa panda kepada Masyarakat.

## Gambar 11. Tampilan Button Administrasi Desa
Tampilan  administrasi  desa  hanya  untuk mendownload data-data admistrasi seputaran desa dan  berfungsi  juga  untuk  mendownload data-data penting terkait mengurus administrasi yang ada di tingkatan desa.
Dengan  adanya  website  berbasis  teknologi  ini sangat  membantu  Masyarakat  setempat  dalam mengurus  administrasi  dan  data  kependudukan kedepannya.
Tabel 1. Hasil Uji Survei. Pertanyaan SS S KS TS Sistem SPAK mudah dioperasikan 2 3 Sistem SPAK menarik untuk digunakan 4 1 Tampilan ( user interface ) dari Sistem SPAK interaktif
Sistem SPAK sangat membantu
Masyarakat
Respon waktu mengakses fitur tiap sistem berlangsung cepat Sistem SPAK menampilkan data yang
sesuai
Tata letak informasi yang ditampilkan oleh sistem sangat jelas Fitur pada Sistem SPAK sudah lengkap Tidak pernah mengalami error/ gangguan saat dijalankan Informasi pada SPAK mudah dipahami
2 1 3 2 1 2 5 3 4 2 2 2 3 3 1 3 1
Hasil  analisis  pengujian  sistem  berbasis pengakuan  pengguna  menghasilkan  nilai  MO
Khairunnisa, Gumanti, Andriani dan  Jannah— Sistem Pelayanan Administrasi Kependudukan Desa Panda Berbasis Web
adalah  85%  dari  responden  menyatakan  bahwa sistem  SPAK  mudah  dioperasikan  dan  menarik untuk  digunakan,  70%  menyatakan  bahwa  sistem SPAK menarik untuk digunakan, 75% menyatakan bahwa tampilannya (user interface) interaktif, dan 85% menyatakan bahwa sistem SPAK membantu masyarakat. Respon waktu untuk mengakses fitur setiap  sistem  cepat  dan  stabil,  90%  responden mengatakan  bahwa  sistem  SPAK  menampilkan data yang sesuai, dan 80% mengatakan bahwa tata letaknya.

## V. K ESIMPULAN
Riset  dan  pengembangan  Sistem  Pelayanan Administrasi Kependududkan Berbasis Web studi kasus  Desa  Panda  untuk  manajemen  pengajuan surat.  Hasil  pengujian  UAT  menunjukkan  bahwa 80%  sistem  memenuhi  kebutuhan  pengguna.  Hal ini  menunjukkan  bahwa  system  yang  dibuat mampu  menjadi  solusi  atas  masalah  yang  terjadi pada  Desa  panda  yaitu  dimana  menajemen  surat menyurat yang selama ini masih dilakukan secara manual. Sehingga dengan adanya system ini maka Pengurus Desa Panda serta masyarakat Desa Panda terbantu dan dapat lebih efektif serta efisian untuk mengurus keperluan surat menyurat.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] L. A. I. T. S. Krishno Hadi, "Inovasi Dialogis: Menuju Transformasi Pelayanan Publik," Journal of
Government and Civil Society, pp. 115-129, 2020.
[2]   B. Said, "Layanan e-Surat Berbasis Mobile Application di  Desa Waru Barat Pamekasan," InfoTekJar : Jurnal
Nasional Informatika dan, pp. 112-115, 2019.
[3]   Wahyu  Hidayat  Ibrahim  ,  "SISTEM  INFORMASI PELAYANAN  PUBLIK  BERBASIS  WEB  PADA," Jurnal  Ilmiah  Rekayasa  dan  Manajemen  Sistem Informas, pp. 17-22, 2017.
[4]   a.  M.  Ariyadi,  "Model  Aplikasi  Sistem  Pelayanan Terpadu," JUTISI , pp. 895-906, 2016.
[5]   A.  Hendini,  "PEMODELAN  SISTEM  INFORMASI LAYANAN," Kumpulan  jurnaL  Ilmu  Komputer (KLIK), Vols. volume 06, No.01 Februari 2019, pp. 49-
57, 2019.
[6]   A. Syukron, "PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI  ADMINISTRASI  KEPENDUDUKAN
DESA BERBASIS," Jurnal Bianglala Informatika, pp. 16-21, 2019.
[7]   Supriatiningsih,  "Rancang  bangun  Sistem  Informasi Pelayanan," IJSE  –  Indonesian  Journal  on  Software Engineering, pp. 95-103, 2019.
[8]   H.  J.  Ahmadi,  "Rancang  Bangun  Sistem  Informasi Digital  Layanan  Administrasi," JURNAL  ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL, pp. 20-25, 2019.
[9]   M.  Huda,  "Studi  Kasus  Sistem  Informasi  dan Pelayanan  Administrasi  Kependudukan," Komputika: Jurnal Sistem Komputer, pp. 59-65, 2020.
[10]  M.  V.  A.  Hasri,  "Sistem  Informasi  Pelayanan Administrasi Kependudukan Berbasis," Matrik: Jurnal Manajemen,  Teknik  Informatika,  dan  Rekayasa Komputer, pp. 249-260, 2021.