Pemanfaatan Google Spreadsheet Sebagai Media Pembuatan Dashboard pada Official Site iFacility
di Perguruan Tinggi
The Use of Google Spreadsheet as Dashboard Making Media on iFacility Official Site in Higher Education
Indri Handayani 1 , Herrafika Kusumahati 2 , Alpiah Nurul Badriah 3
1 Dosen STMIK Raharja jurusan Sistem Informasi, 2 Mahasiswi STMIK Raharja Jurusan Sistem Informasi, 3 Mahasiswi STMIK Raharja Jurusan Sistem Informasi. indri@raharja.info 1 , herrafika@raharja.info 2 , alpiah.nurul@raharja.info 3

## Abstrak
Dashboard merupakan  tampilan  yang  di  dalamnya  terdapat  informasi  penting  yang digunakan  untuk  mengambil  sebuah  keputusan.  Informasi  yang  dimiliki  oleh dashboard merupakan  infomasi  ringkasan  dari  suatu  sistem.  Dengan  adanya  perkembangan  teknologi informasi  yang  canggih,  saat  ini iFacility yang  merupakan  salah  satu Official  site yang  ada  di Perguruan Tinggi Raharja belum menerapkan dashboard. Diperlukannya penerapan dashboard pelaporan  AC  pada Official  site  iFacility dengan  menggunakan  salah  satu  fitur google yaitu Google Spreadsheet yang bisa dimanfaatkan  untuk menampung data dan mengolah data  untuk dijadikan  sebuah  informasi  yang  dibutuhkan.  Tahapan-tahapan  identifikasi  implementasi penelitian  dilakukan  dengan  menggunakan  metode  observasi,  wawancara  terhadap  divisi operasi, perbandingan sistem, perancangan prototype dan implementasi sistem ke dalam official site  iFacility . iFacility merupakan  tempat  yang  bisa  memberikan  informasi-informasi  yang berguna  dan  mendapatkan informasi  secara  cepat  dan  tepat  untuk  mengambil  sebuah  tindakan atau sebuah keputusan secara efektif dan efisien tentang fasilitas yang dikelola secara online . Kata Kunci : Google Spreadsheet , Dashboard,  iFacility, Informasi.

## Abstract
Dashboard is a display in which there is important information used to take a decision. Dashboad. Information owned by the dashboard is a summary infomation of a system. With the development  of  sophisticated  information  technology,  currently  iFacility  which  is  one  of  the official site in Perguruan Tinggi Raharja not apply the dahboard. Required implementation of dashboard AC reporting on official site iFacility by using one of google feature that is Google Spreadsheet  that  can  be  used  to  accommodate  data  and  process  data  to  be  a  needed information.  The  stages  of  identification  of  the  research  implementation  is  done  by  using observation  method,  interviewing  the  operation  division,  system  comparison,  prototype  design and  system  implementation  into  the  official  site  iFacility.  iFacility  is  a  place  that  can  provide useful information and get information quickly and appropriately to take an action or a decision effectively and effiviciently about facilities online. Keywords :Google Spreadsheet, Dashboard, iFacility. Information.
Pemanfaatan Google Spreadsheet Sebagai Media ...

## 1. PENDAHULUAN
Menurut  Agus  dan  Melly  (2016) [2] Dashboard adalah  tampilan  antar  muka  yang menyajikan  informasi  penting  menggunakan  grafik. Dashboard ,  atau  yang  biasa  lebih  dikenal dengan Viewboard di  Perguruan  Tinggi  Raharja  merupakan  suatu  sistem  yang  dapat mengumpulkan,  mengelola  atau  menyajikan  data  dan  informasi  untuk  memungkinkan pengambilan keputusan dari informasi real-time berdasarkan data dari sejumlah sumber. Dalam meningkatnya  kebutuhan-kebutuhan  informasi  yang real-time yang  memacu  teknologi informasi  untuk  berkembang  lebih  pesat  sesuai  dengan  kebutuhan  yang  dibutuhkan  agar pemanfaatan teknologi informasi dapat digunakan untuk memperbaiki kualitas kinerja staff agar menjadi lebih efektif dan efisien. Perkembangan teknologi informasi tersebut dapat di terapkan dan di manfaatkan ke dalam sistem Dashboard yang ada pada Official site iFacility . Menurut Technology      Partners      (2014) [4] ViewBoard      is      a      custom  application created  by  Technology  Partners,  with  it  you  can  have  the  most  important information you need  to  make  mission  critical  business  decisions  on  a  daily  basis  in  one  easy  to    read dashboard.  From  metrics  and  socials  to  department  level  critical  information,  youdecide what   you   want   to  have   in   your  custom   dashboard.  The  Dashboard  interface  is   fully dynamic, you are able to connect it to a CMS system or have it directly access your database to manage  the  information  feeds.  Dari  definisi  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  Viewboard adalah  Dari  definisi  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  Viewboard  adalah    suatu    aplikasi custom    yang    dibuat    oleh    Mitra    Teknologi,    yang    fungsinya    untuk  mengetahui  informasi penting dan juga informasi yang dibutuhkan.
Saat  ini  proses  pengambilan  keputusan  dalam  penggunaan  fasilitas  AC  yang  ada  di Perguruan  Tinggi  Raharja  masih  menggunakan  penginputan  manual  menggunakan Microsoft Excel yang bisa hilang kapan saja dan data tersebut bisa saja tidak tersimpan otomatis, padahal sudah  ada Official  site  iFacility yang  berfungsi  untuk  memberikan  kemudahan  para  pengguna dalam  melaporkan  kerusakan  fasilitas  secara online melalui website .  Informasi  yang  ada  di dalam Dashboard atau Viewboard    iFacility dapat  digunakan  untuk  mengambil  sebuah keputusan  dalam  mengontrol  tingkat  kerusakan  atau  pelaporan  AC  pada  setiap  masing-masing ruangan, merk  AC tertentu, bahkan  tahun pemasangan  AC.  Informasi  tersebut tentunya sangat berguna  untuk  petugas  divisi  operasi  dan  petugas  tidak  harus  menggunakan  lembaran  kertas yang mudah hilang.
Dalam  pembuatan  D ashboard  iFacility dimana  peneliti  memanfaatkan  sebuah Rinfo Spreadsheet atau  yang  lebih  dikenal  sebagai Google  Spreadsheet . Google  speardsheet atau Rinfo Speardsheet merupakan salah satu tools yang sudah disediakan oleh Google secara gratis, dapat  diakses  dimana  saja  dan  kapan  saja,  melalui handphone ,  tablet  atau  komputer  bahkan ketika tidak ada koneksi internet sekalipun.
Gambar 1. Perubahan pendataan
Ringkasan  data  yang  masih  manual  membutuhkan  waktu  yang  lama  dan  saat
penginputan  data  yang  masih  manual  hasil  dari  data  tersebut  bisa  saja  ada  yang  tidak  terinput maupun  data  tidak  sesuai  dengan  fakta  yang  ada.  Sedangkan  jika  menggunakan Dashboard online maka data dapat ter- update secara otomatis oleh sistem sehingga  tidak  akan mengalami kesalahan  dalam  pendataan  maupun  kesalahan  hasil  akhir  dari  data  untuk  mengambil  sebuah keputusan.

## 2. METODE PENELITIAN
Keterangan :
1. Metode Observasi dilakukan secara langsung pada Perguruan Tinggi Raharja
2. Mewawancari lamgsung kepada petugas divisi operasi
3. Perbandingan  dan  Penentuan  metode  dilakukan  dengan  membandingkan  penerapan dashboard dan pemanfaatan Google Spreadsheet
4. Penggunaan  suatu  perancangan  program  yaitu  dengan  menggunakan  metode perancangan prototype
5. Implementasi  dengan  menerapkan dashboard ke  dalam official  site  iFacility
Berikut ini adalah beberapa literatur perbandingan sistem yang digunakan dalam penelitian ini : a. Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Erlita  Rasdiana  dan  Nursam  Somantri  (2016)  Penerapan yang  berjudul  “Rinfo Sheet Sebagai  Media  Penunjang  Pembuatan  Laporan  Untuk Mahasiswa”.  Dalam  penelitian  ini  peneliti  merasa  cara  pembelajaran  (pembuatan  laporan) yang sedang berjalan di Perguruan Tinggi masih berjalan dengan manual dan membutuhkan banyak  kertas  dan  membuang  banyak  waktu.  Sehingga  proses  pembuatan  laporan  tersebut penulis  memilih  menggunakan  sarana Google  Sheet atau  yang  lebih  di  kenal  di  Perguruan Tinggi  tersebut  sebagai  Rinfo  Sheet  karena  pembuatan  laporan  sudah  bisa  dikerjakan melalui online dengan  menggunakan  media Gmail atau  Rinfo  yang  sudah  tersedia  pada Perguruan  Tinggi.  Dengan  menggunakannya Google  Sheet pembuatan  laporan  dapat memudahkan  mahasiswa  dalam  proses  pembuatan  laporan  mahasiswa  di  Perguruan Tinggi. [5]
b. Penelitian ini dilakukan oleh  Gavin McArdle, and Rob Kitchin, (2016) dengan judul “ The Dublin  Dashboard:  Design  and  development  of  a  real-time  analytical  urban  dashboard. ” Dashboard Dublin,  sebuah  situs  interaktif  yang  mengumpulkan,  menganalisis  dan mempersonalisasi  data  dari  berbagai  sumber  tentang  Dublin  di  Iralandia  melalui  serangkai peta  interaktif,  grafik  dan  aplikasi.  makalah  ini  menjelaskan  tentang  pendekatan,  data  dan teknologi yang digunakan untuk mengembangkan Dashboard dublin dan bertindak sebagai pedoman untuk mengembangkan Dashboard perkotaan. [ 7]
c. Penelitian ini dilakukan oleh  Troy D Abel, Michael  A Evans (2013) dengan judul “Cross- disciplinary  Participatory  & Contextual Design  Research: Creating a Teacher Dashboard Application” Menyatakan  bahwa Dashboard platform  bisa  berfungsi  sebagai  efisien  dan intervensi yang efektif untuk menangani jumlah berlebihan data stream untuk guru. [1]
d. Penelitian  ini  dilakukan  oleh  Thomas  A  Mays  (2014)  dengan  judul “Deploying  a  Data Visualization  Project  For  An  Online  Course” peneliti  menyatakan  bahwa  project
Pemanfaatan Google Spreadsheet Sebagai Media ...
Dashboard diciptakan  untuk software  spreadsheet  online untuk  mempromosikan  dan menilai perkembangan  analisis data dan keterampilan berpikir  kritis. dalam perkembangan fokus Dashboard membutuhkan  3  bidang  yaitu:  interaksi,  dukungan  instruksional,  dan aplikasi keterampilan. [3]

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1.  Analisa Permasalahan
Perguruan  Tinggi  Raharja  merupakan  Perguruan  Tinggi  yang  berbasis  teknologi  dan informasi.  Perguruan  Tinggi  Raharja  saat  ini  mempunyai  berbagai  sistem  yang  telah dikembangkan  untuk  memberikan  kemudahan  dalam  memperoleh  informasi  secara  efektif  dan efisien.  Salah  satu  sistem  yang  saat  ini  di  kembangkan  yaitu iFacility yang  khusus  membahas fasilitas di Perguruan Tinggi Raharja, namun pemanfaatan sistem yang berjalan saat ini kurang dimanfaatkan  karena  belum  adanya dashboard atau viewboard laporan  dan  penanganan  AC untuk  mendapatkan  informasi  perihal  data  AC  mana  saja  yang  sering  mengalami  kerusakan, penyebab  AC  sering  mengalami  kerusakan,  informasi  AC  mana  saja  yang  sudah  di  perbaiki, apakah AC tersebut diperlukan penanganan khusus atau tidak.

## Gambar 2. Tampilan penginputan manual
Gambar  di  atas  merupakan  tampilan  penginputan  laporan  AC  menggunakan Microsoft Excel yang  dilakukan  secara  manual  sehingga  bisa  kapan  saja  ada  data  yang  tidak  terinput karena  kelalaian  pencatatan.  Maka  hasil  akhir  dari  kesimpulan  informasi  yang  didapat  tidak layak  karena  data  yang  didapat  tidak  akurat,  selain  itu  jika  diinput  dalam Microsoft  Excel petugas divisi operasi yang dapat mengetahui hanya petugas yang menginput, yang artinya data tersebut  masih offline .  Dapat  disimpulkan  dari  permasalahan  yang  sudah  dijabarkan  di  atas maka  penerapan dashboard pada  sistem iFacility dapat  diterapkan  sehingga  mampu mempermudah  petugas  divisi  operasi mendapatkan  informasi  yang  detail,  dan  mempermudah mendapatkan informasi yang on time untuk mengambil sebuah keputusan yang cepat dan tepat.
3.2. Pemecahan Masalah
Untuk  memecahkan  permasalahan  yang  sudah  penulis  jabarkan  maka  diperlukan dasboard  pada iFacility yang  khususnya  digunakan  untuk  mendapatkan  informasi  mengenai
Laporan  dan  Penanganan  AC.  Media  yang  akan  penulis  gunakan  yaitu  menggunakan Google Spreadsheet , data yang didapatkan dari Laporan dan Penanganan AC ditampung dalam Google Spreadsheet dan diolah menggunakan beberapa Google Shee t.
1. Pengumpulan data yang di kumpulkan melalui Google Form yang sudah ada dijalankan di dalam Official site iFacility.
Gambar 3. Prototype Google Form keluhan kenyamanan ruangan
Google  Form atau  yang  disebut  dengan Rinfo  form adalah  salah  satu  aplikasi  yang  disediakan oleh  Google  pada  Rinfo  untuk  membuat  berbagai  aplikasi form . [6] Google  Form merupakan salah satu tools yang terdapat dalam google drive yang bisa di akses secara free . Pada tampilan gambar  di  atas  merupakan  tampilan form penginputan  data  secara online yang  di embed ke dalam Official site iFacility .
2. Pengumpulan  data  diambil  melalui Google  Form yang  di  kumpulkan  didalam Google Spreadsheet.
Gambar 4. Prototype laporan data keluhan
Gambar  di  atas  merupakan prototyp e  data  yang  sudah  terkumpul  yang  didapatkan  melalui Google Form , data tersebut merupakan data yang akan diproses menjadi dashboard .
Pemanfaatan Google Spreadsheet Sebagai Media ...
3.  Untuk  membuat dashboard pada official  site iFacility dengan  menggunakan Google Spreadsheet maka  data  yang  sudah  didapat  harus  di sortir terlebih  dahulu  menggunakan formula atau rumus yang ada pada Google Spreadsheet .
Gambar 5. Prototype data sortir keluhan
Gambar  diatas  merupakan prototype data  yang  sudah  disortir  yang  diambil  menggunakan formula Google Spreadsheet dengan rumus =sort(kode cell:kode cell). Data yang sudah disortir tersebut digunakan untuk membuat dashboard dan chart .
4.    Setelah  data  di sortir langkah  selanjutnya  yaitu  membuat grafik atau chart. Cara  membuat chart  yaitu  klik insert lalu  pilih chart dan  masukan  kode  cell  yang  akan  di  dibuatkan chartnya.
Gambar 6. Prototype Grafik data laporan
Grafik merupakan tampilan data  yang terdapat dalam tabel yang ditampilkan ke dalam bentuk gambar. Google  chart merupakan  salah  satu  alat  grafik  yang  disediakan  oleh  google  yang terdapat  di  dalam Google  Spreadsheet,  Google  chart juga  bisa  di  akses  digunakan  melalui Google Developers . Gambar di atas merupakan chart yang digunakan untuk dashboard iFacility yang menggunkan diagram batang dan diagram pie .
5.  Cara mengambil data untuk membuat dashboard yaitu dengan cara menggunakan beberapa sheet yang berbeda akan tetapi masih di dalam satu spreadsheet yang sama.
Gambar 7. Prototype tampilan Dashboard
Gambar  di  atas  merupakan prototype tampilan dashboard yang  sudah  dibuat  menjadi  paragraf yang dibuat dengan cara memakai beberapa cell yang ada pada Google Spreadsheet . Berikut ini merupakan formula atau rumus yang digunakan =HYPERLINK("http://fasilitas.raharja.ac.id/?p=2645", ""&Sort(Sheet1!J17,1,0)& "")
3.4  Implementasi
Informasi atau data yang sudah di sortir dan  sudah dibuat menjadi informasi yang berguna pada sheet yang terpisah akan di embed ke dalam offical site iFacility (fasilitas.raharja.ac.id).
1. Untuk tahap pertama masuk ke dalam Official site pada page dashboard (viewboard) .

## Gambar 8. Page iFacility
Gambar diatas merupakan salah satu page yang ada di dalam official site iFacility yaitu perihal page dashboard (viewboard) yang digunakan untuk mengedit bagian tampilan seperti tata letak dashboard pada page tersebut.
2. Untuk  Perihal embed dashboard  Google  Spreadsheet yaitu  dengan  cara  buka Google
Pemanfaatan Google Spreadsheet Sebagai Media ...
Spreadsheet, lalu buka sheet data yang telah  dibuat sebelumnya, setelah itu klik publish to the web dan copy link tersebut.
Gambar 9. Cara mengambil link google sheet
Gambar di atas merupakan  cara mengambil link pada sheet yang datanya telah terangkum dan telah  dibuat  untuk  di embed ke  dalam page  dashboard Official  site  iFacility.  Sheet data link yang diambil hanya sheet data yang akan di embed ke dalam page dashboard.
3. Paste link yang sudah di copy tersebut ke dalam codingan embed dibawah ini :
[iframe width='400' height='510' frameborder='0' src='https://docs.google.com/a/raharja.info/spreadsheets/d/1Pf999tMjgpeghs_0acGFdsdxHu HDd8Ke3YYQEbG17lM/pubhtml?gid=1334394583&amp;single=true&amp;gid=3&amp;o utput=html&amp;widget=false'][/iframe]
Gambar 10. Script embed
Gambar  di  atas  merupakan  gambar script  embed dari google  spreadsheet agar  tampil  dalam dashboard  iFacility yang  bisa  menampilkan  infomasi  keseluruhan  data  yang  sudah  dibuat. Script tersebut bisa diubah tinggi tampilan maupun lebar tampilan akhir sheet pada official site iFacility .
4.  Untuk tahap terakhir, page tersebut di publish . Berikut ini tampilan akhir  jika page telah di embed dan di publish.
Gambar 11. Hasil akhir dashboard laporan keluhan
Gambar  di  atas  merupakan  hasil  akhir dashboard yang  telah  dipublish  di  dalam official  site iFacility .  Terdapat  informasi  yang  berguna  untuk  petugas  divisi  operasi  dalam  mengambil keputusan  dalam  perawatan  merk  AC,  tahun  keluaran  AC  dan  kode  ruangan  yang  sering mengalami  kerusakan.  Angka  -  angka  yang  ada  pada  tampilan dashboard di  atas  terus mengalami  perubahan  sesuai  dengan  data  yang  di input melalui Google  Form yang  sudah disediakan pada Official site iFacility .

## 3.5. Survey Kepuasan Penerapan Dashboard iFacility
Gambar 12. Diagram presentase kepuasan dashboard online iFacility
Berdasarkan survey yang  telah  dilakukan  terdapat  88%  staff  divisi  operasi  merasa  puas  dan hanya 12% yang merasa tidak puas dengan diterapkannya dashboard online.

## 4. KESIMPULAN
Dapat  disimpulkan  bahwa  pemanfaan Google  Spreadsheet pada dashboard  iFacility telah  sesuai  dengan  kebutuhan  -  kebutuhan  yang  ingin  ditampilkan.  Maka  dapat  disimpulkan dengan adanya Dashboard iFacility ini dapat :
Pemanfaatan Google Spreadsheet Sebagai Media ...
a. Dashboard  iFacility dapat  memberikan  informasi  yang  lebih  mudah  mengetahui permasalahan - permasalahan yang sering terjadi.
b. Dashboard iFacility dapat memberikan data secara real time .
c. Dengan  adanya dashboard  iFacility permasalahan  yang  sering  terjadi  pada  AC  dapat  di antisipasi.
d. Persentase  tingkat  kerusakan  semakin  berkurang  karena  adanya  antisipasi  kerusakan  yang terjadi pada AC.
5. SARAN
Berdasarkan  keseluruhan  yang  telah  penulis  uraikan  maka  dengan  ini  penulis  dapat menyimpulkan saran yaitu sebagai berikut ini : a. Perlunya pengembangan tampilan supaya lebih menarik dan lebih baik.
b. Dashboard dari Google Spreadshet dapat lebih dikembangkan menggunakan Google Scipt.
c. Dashboard  iFacility tidak  hanya  menampilkan  informasi  mengenai  kondisi  AC  melainkan informasi mengenai fasilitas yang lainnya juga perlu dikembangkan.

## UCAPAN TERIMAKASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada  Perguruan  Tinggi  Raharja  yang  telah memberi dukungan finansial terhadap penelitian ini.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Abel,  Troy  D.,  and  Michael  Evans.  "Cross-disciplinary  Participatory  &  Contextual Design Research: Creating a Teacher Dashboard Application." IxD&A 19 (2013): 63-76.
[2] Agus_Prasetyo_Utomo, Melly_Putri_Damayanti. "Perancangan Dashboard Untuk Sistem Informasi  Monitoring  dan  Evaluasi  Prestasi  Siswa  SMA  Berbasis  Kurikulum  2013." e- BISNIS 9.1 (2016): 24-31.
[3] Mays, Thomas A. "Deploying a data visualization project for an online course"(2014).
[4] Partners, Technology. Complete Organization In One Mobile Dashboard. (2014)
[5] Rasdiana,  Erlita,  and  Nursam  Somantri.  "Penerapan  RinfoSheet  Sebagai  Media Penunjang Pembuatan Laporan Untuk Mahasiswa." Technomedia Journal 1.1 (2016): 36- 49.
[6] Rahardja,  Untung,  Indri  Handayani,  and  Rizki  Afri  Liani  Firmansyah.  "Penerapan  SPB Online Menggunakan Rinfo Transformation  Pada Bagian Pengadaan Perguruan Tinggi." CogITo Smart Journal 2.1 (2016): 69-81.
[7] McArdle, Gavin, and Rob Kitchin. "The Dublin Dashboard: Design and development of a real-time analytical urban dashboard." (2016): 19-25.