## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 15 No. 2, Desember 2023 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694

## PEMODELAN PROTOTYPE SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB (STUDI KASUS :INSTITUT AZ ZUHRA)
Suwarti 1 , Zulkifli 2 1, Institut Az Zuhra
2, Institut Administrasi Dan Kesehatan Setih Setio Muara Bungo
1, JL. Melati No.16, Simpang Baru, Kec. Tampan, Kota Pekanbaru, Riau 28292
2, Jl. Setih Setio No 05 Kelurahan Pasir Putih Kec.Rimbo Tengah, Kab. Bungo e-mail : 1, suwarti@institutazzuhra.ac.id , z.skom@yahoo.com 2

## ABSTRAK
Setiap  perusahaan  atau  instansi  pemerintah  dan  swasta  memiliki  proses  pengelolaa  suratnya berbeda  beda  yang  dikelola  oleh  bagian  tata  usaha.  Pengelolaan  surat  sangat  diperlukan  didalam sebuah  organisasi  sebagai  sumber  data  atau  informasi  yang  bermanfaat  untuk  kemajuan  organisasi tersebut. Pada Instiut Az Zuhra dalam proses pengelolaan surat masuk dan keluar belum berjalan secara optimal  karena  masih  dilakukan  dengan  cara  pencatatan  di  buku  besar  secara  optimal  karena  masih dilakukan dengan cara pencatatan buku besar yaitu pada buku agenda. Dengan cara manual itu masih sering  terjadi  permasalahan  yang  membuat  data  sulit  untuk  dikelola  dengan  baik.  Banyaknya  jumlah surat  ang  dibuat  dan  diterima,  ketika  sewaktu-waktu  membutuhkan  kembali  informasi  tentang  surat masuk  atau  surat  keluar  yang  lama,  petugas  harus  membuka  terlebih  dahulu  data-data  lama  dan mencarinya  satu-persatu  sehingga  tidak  efisien.  Kurangnya  tempat  untuk  penyimpanan  arsip  sehing data-data  mudah  hilang  dan  laporan  yang  dihasilkan  belum  akurat.  Perancangan  prototype  sistem informasi  surat  masuk  dan  surat  keluar  berbasis  web  ini  menggunakan  metode  waterfall  merupakan solusi  untuk  pemecahan  permasalahan  yang  ada  saat  ini.  Tujuan  penelitian  ini  diharapkan  dengan adanya sistem terkomputerisasi akan memberikan kemudahan dalam proses pengelolaan surat dan juga dapat  mempengaruhi  kinerja  pegawai  agar  dapat  menjalankan  tugasnya  dengan  baik  demi  kelancaran aktivitas kerjanya.
Kata kunci : Pemodelan, Prototype, Surat Masuk, Surat Keluar, WEB.

## ABSTRACT
Every company or government and private agency has a different document management process which  is  managed  by  the  administration  department.  Mail  management  is  very  necessary  in  an organization as a source of data or information that is useful for the progress of the organization. At the Az Zuhra Institute, the process of managing incoming and outgoing mail is not running optimally because it is still done optimally by recording in a ledger because it is still done by recording in a ledger, namely in  an  agenda  book.  With  the  manual  method,  problems  often  occur  that  make  data  difficult  to  manage properly. With the large number of letters created and received, when at any time they need information about old incoming or outgoing letters, officers must first open the old data and look for them one by one, so  it  is  not  efficient.  Lack  of  space  for  archival  storage  means  that  data  is  easily  lost  and  the  reports produced  are  not  accurate.  Designing  a  prototype  web-based  incoming  and  outgoing  mail  information system using the waterfall method is a solution for solving current problems. The aim of this research is that  it  is  hoped  that  the  existence  of  a  computerized  system  will  make  the  process  of  managing  letters easier and can also influence employee performance so that they can carry out their duties well for the smooth running of their work activities.
Keywords : Modeling, Prototype, Incoming Letters, Outgoing Letters, WEB.

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 15 No. 2, Desember 2023 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694

## 1. PENDAHULUAN
Setiap  perusahaan  atau  instansi  pemerintah dan swasta memiliki proses pengelolaan suratnya sendiri-sendiri  yang  dikelola  oleh  bagian  tata usaha. Namun selama ini pengelolaan surat masih dianggap  mudah  bagi  sebagian  orang.  Padahal dalam  kenyataannya,  pelaksanaan  pengelolaan surat  juga  memerlukan  ketelitian  yang  banyak sama halnya dengan urusan kantor lainnya.
Pengelolaan  surat  sangat  diperlukan  di dalam  sebuah  organisasi  sebagai  sumber  data atau  informasi  yang  bermanfaat  untuk  kemajuan organisasi tersebut. Surat sebagai sarana komunikasi  tertulis  yang  dapat  menunjang tercapainya  tujuan  organisasi.  Peranan  surat tersebut  sangat  penting  dalam  suatu    organisasi. Salah  satu  peranan  pengelolaan  surat  bagi organisasi pemerintah adalah melakukan kegiatan pengurusan surat  baik surat masuk maupun surat keluar.
AMIK  TRI  DHARMA  PEKANBARU dalam  proses  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat keluar  belum  berjalan  secara  optimal  karena masih  dilakukan  dengan  cara  pencatatan di  buku besar  yaitu  pada  buku  agenda.  Dengan  cara manual  itu  masih  sering  terjadi  permasalahan yang  membuat  data  sulit  untuk  dikelola  dengan baik. Salah satu permasalahan yang terjadi adalah dengan  banyaknya  jumlah  surat  yang  dibuat  dan diterima,  ketika  sewaktu-waktu  membutuhkan kembali informasi tentang surat masuk atau surat keluar  yang  lama,  petugas  harus  membuka terlebih  dahulu  data-data  lama  dan  mencarinya satu-persatu sehingga tidak efisien.
Kemudian kurangnya tempat untuk menyimpan  arsip  sehingga  data  mudah  hilang dan laporan yang dihasilkan belum akurat. Dari permasalahan
tersebut, maka dibutuhkan  sebuah  perancangan  sistem  yang dapat  menangani  pengelolaan  surat,  sehingga memudahkan  dalam  proses  pencarian  datanya dan  tidak  membutuhkan  waktu  lama  jika  surat tersebut dibutuhkan kembali. Selain itu penyimpanan data lebih terjaga dan laporan yang dihasilkan  menjadi  lebih  akurat  serta  dapat mempengaruhi  kinerja  pegawai  agar  para pegawai  dapat  menjalankan  tugasnya  dengan baik demi kelancaran aktivitas kerjanya.
a. Penelitian Sebelumnya
Sebagai  pertimbangan  dalam  melakukan penelitian ini, penulis merangkum beberapa hasil penelitian sebelelumnya sebagai berikut :
1. Menurut  Riswandi,  dkk  (2020)  mengatakan dalam  penelitannya  yang  berjudul  Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Surat  Masuk  Dan
Surat  Keluar  Berbasis  Web  Menggunakan Metode Waterfall bahwa memberikan kesimpulan  hasil  yang  didapatkan  yaitu dengan  mengubah  sistem  manual  menjadi sistem  terkomputerisasi  diharapkan  dapat mengatasi  permasalahan  surat  masuk  dan surat  keluar  sertamemberikan  kemudahan bagi  pegawai  tata  usaha  dalam  mengelola surat .
2. Kemudian  menurut  Susanto,  Ari.  dkk  (2021) dalam  penelitiannya  Perancangan  Sistem Informasi  Pengelolaan  Surat  Masuk  Surat Keluar Dan Sppd Dikelurahan Jatijajar, untuk menimimalisir  adanya  kesalahan  pencatatan suat  masuk  maupun  surat  keluar  serta eifisiensi  dalam  pengelolaan  surat  menyurat diperlukan sebuah aplikasi yang terkomputerisasi.
3. Menurut  Wina,  dkk  (2020)  mengatakan bahwa  Surat  merupakan  salah  satu  media komunikasi  yang  sangat  penting  dalam  suatu instansi, perusahaan maupun bentuk organisasi yang lain, baik untuk berkomunikasi  dengan  pihak-  pihak  secara eksternal  maupun  internal.  Namun  tidak semua  organisasi  melakukan  perangarsipan surat,  akibatnya  banyak  kendala  yang  terjadi seperti  hilangnya  surat  dan  membutuhkan waktu  dalam  pencarian  surat  tersebut.  Untuk itu, diperlukan sistem informasi yang mampu menangani pengarsipan surat dalam
penyimpanan maupun pencarian suatu
dokumen  yang  dibutuhkan  diwaktu  yang cepat,  tepat  dan  terperinci,  sehingga  dapat mempercepat tahapan proses pekerjaan selanjutnya.
4. Menurut  Rahayu  dan  Nurul  (2020)  Sistem Informasi  Pengarsipan  Surat  dapat  menjadi solusi  atas  masalah  yang  di  lakukan  secara manual  mulai  dari  pembuatan,  penyimpanan, dokumentasi, hingga verifikasi surat sehingga mengakibatkan  tidak  efektif  dan  efisien  baik tenaga, waktu maupun biaya.
b. Definisi Sistem
Asal  kata  Sistem  berasal  dari  bahasa  Latin systema  dan bahasa Yunani sustema. Pengertian sistem  adalah  suatu  kesatuan  yang  terdiri komponen  atau  elemen  yang  dihubungkan bersama  untuk  memudahkan  aliran  informasi, materi  atau  energi  untuk  mencapai  suatu  tujuan. Atau  dapat  juga  dikatakan  bahwa  Pengertian Sistem  adalah  sekumpulan  unsur  elemen  yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan  kegiatan  bersama  untuk  mencapai suatu  tujuan.  Jadi,  secara  umum  Pengertian

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 15 No. 2, Desember 2023 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
Sistem adalah perangkat unsur yang teratur saling berkaitan  sehingga  membentuk  suatu  totalitas. Pengertian  lain  dari  Sistem  adalah  susunan  dari pandangan,  teori,  asas  dan  sebagainya.  (Effendi, dkk, 2023).
Sistem  adalah  suatu  kesatuan  yang  terdiri komponen atau  elemen  yang  dihubungkan  untuk memudahkan  aliran  informasi,  materi,  atau energi,  untuk  mencapai  suatu  tujuan  (Saputra, 2018).
c. Unified Manual Language (UML)
Unified  Modeling  Language  (UML)  adalah sebuah  bahasa  pemodelan  perangkat  lunak  yang telah  distandardisasi  sebagai  media  penulisan cetak biru (blueprints) perangkat lunak (Pressman).  UML  bisa  saja  digunakan  untuk visualisasi, spesifikasi,
kontruksi dan dokumentasi  beberapa  bagian-bagian  dari  sistem yang  ada  dalam  perangkat  lunak.  Dalam  kata lain,  seperti  halnya  seorang  arsitek  dalam membuat  dokumen  cetak  biru  yang  digunakan oleh  perusahaan  konstruksi  untuk  membangun sebuah  bangunan,  arsitek  perangkat  lunak membuat diagram-diagram UML untuk membantu  programmer/  developer  membangun perangkat lunak. Untuk selanjutnya, semakin kita mengetahui  beberapa  kosakata  yangdigunakan UML,  kita  akan  semakin  mudah  dalam memahami spesifik (Mia, 2021).
Definisi lain  menurut  (dwinda,  2018)  UML adalah  “bahasa”  yang  telah  menjadi  standar dalam  industri  untuk  visualisasi,  merancang  dan mendokumentasikan  sistem  perangkat  lunak. Adapun  tujuan  utama  UML  antara  lain  untuk memberikan  model  yang  siap  pakai,  bahasa visual yang ekspresif untuk mengembangkan dan saling  menukar  model  dengan  mudah  dan dimengerti  secara  umum,  memberikan  bahasa pemodelan  yang  bebas  dari  berbagai  bahasa pemrograman dan proses rekayasa dan menyatukan praktek-praktek terbaik yang
terdapat dalam pemodelan.
d. Prototyping
Prototype  adalah  bentuk  dari  perkiraan bentuk  dari  sebuah  produk  dalam  tampak  satu dimensi  atau  lebih.  Prototype  secara  umum diklasifikasikan  dalam  dua  dimensi  yaitu  bentuk fisik dan bentuk analitis (Management, R (2022).
Secara  umum  prototyping  memiliki  tiga prosedur utama menurut (Carrizo and
Quintanilla, 2018) antara lain: 1. Exante execution : merupakan tahapan idenfitikasi  kebutuhan,  proses  pengembangan prototyping dan penentuan material 2. Execution : merupakan fase persiapan perancangan,  tahapan  perancangan  itu sendiri dan fase penutupan:
3. Expost execution : merupakan fase transkripsi  dan  fase  dokumentasi  dari kegiatan perancangan yang telah dilakukan.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Penulis  memilih  menggunakan  metode penelitian  R&D    ( Research and Development ) karena  menghasilkan  produk  tertentu,  dan menguji keefektifan produk tersebut supaya dapat berfungsi dengan baik, maka diperlukan penelitian  yang  bersifat  analisis  untuk  menguji produk  tersebut.  Berikut  Langkah-langkah  atau tahapan  penelitian  ini  dan  pengembangan ditunjukkan pada gambar berikut :
Gambar1. Tahap Penelitian
Pelaksanaan penelitian pengembangan
(R&D)  ada  beberapa  langkah  yang  harus dilakukan,  untuk  itu  peneliti  mengacu  pada langkah-langkah penelitian pengembangan yaitu:
1. Penelitian & Pengumpulan Informasi Awal/Research  and  Information  Collecting Peneliti melakukan langkah meliputi kegiatan kegiatan  seperti:  analisis  kebutuhan,  kajian pustaka, observasi awal, identifikasi permasalahan  yang  dijumpai,  dan  juga menghimpun data tentang faktor-faktor pendukung  dan  penghambat  dalam  pemilihan penerima  beasiswa.  Pengumpulan  informasi awal  Perencanaan  Revisi  Produk  Uji  Coba

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 15 No. 2, Desember 2023 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
Lapangan  Revisi  Produk  Pengembangan Produk Awal Uji coba Awal.
2. Perencanaan/Planning Peneliti membuat rencana desain pengembangan produk.
Aspek-aspek  penting  dalam  rencana  tersebut meliputi  produk  tentang  apa,  tujuan  dan manfaatnya  apa,  siapa  pengguna  produknya, mengapa  produk  tersebut  dianggap  penting, dimana  lokasi  untuk  pengembangan  produk dan bagaimana proses pengembangannya.
3. Pengembangan Format Produk Awal/ Develop Preliminary  Form  of  Product Peneliti  mulai mengembangkan  bentuk  produk  awal  yang bersifat  sementara  (hipotesis).  Produk  yang dibuat  lengkap  dan  sebaik  mungkin,  seperti kelengkapan  komponen-komponen  program, petunjuk  pelaksanaan  (juklak),  petunjuk teknis (juknis).
4. Uji  Coba  Awal/ Preliminary  Field  Testing Peneliti melakukan uji coba terbatas mengenai produk awal di lapangan.
5. Revisi Produk/Main Product Revision
Melakukan  revisi  tahap  pertama,  yaitu perbaikan  dan  penyempurnaan  terhadap produk  utama,  berdasarkan  hasil  uji-coba terbatas, termasuk hasil diskusi, observasi dan wawancara.
6. Uji  Coba  Lapangan/ Main  Field  Testing Penulis  Malakukan  uji-coba  produk  dengan skala yang lebih luas.
7. Revisi  Produk/Operational  Product  Revision Melakukan revisi tahap kedua, yaitu memperbaiki  dan  menyempurnakan  produk berdasarkan  masukan  dan  saran-saran  hasil uji-coba lapangan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Sistem yang sedang berjalan
Pada  Institut  Az  Zuhra  dalam  proses pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  belum berjalan  secara  optimal  karena  masih  dilakukan dengan  cara  pencatatan  di  buku  besar  yaitu  pada buku  agenda.  Dengan  cara  manual  itu  masih sering  terjadi  permasalahan  yang  membuat  data sulit  untuk  dikelola  dengan  baik.  Salah  satu permasalahan  yang  terjadi  adalah  dengan banyaknya  jumlah  surat  yang  dibuat  dan diterima,  ketika  sewaktu-waktu  membutuhkan kembali informasi tentang surat masuk atau surat keluar  yang  lama,  petugas  harus  membuka terlebih  dahulu  data-data  lama  dan  mencarinya satu-persatu  sehingga  tidak  efisien.  Kemudian kurangnya  tempat  untuk  menyimpan  arsip
sehingga  data  mudah  hilang  dan  laporan  yang dihasilkan belum akurat.
Oleh  karena  hal  diatas,  maka  penulis membuat sebuah sistem yang dapat menyelesaikan  masalah  atau  kendala  yang dihadapi  oleh  AMIK  Tri  Dharma  Pekanbaru memalui  website  tersebut.  Rancangan  tersebut penulis uraikan kedalam UML, adapun rancangan UML dapat dilihat sebagai berikut:
1. Use Case Diagram Login
Gambar 2 Use Case Diagram Usulan
2. Use Case Diagaram Pengelolaan Surat Keluar
Gambar 3 Use Case Pengelolaan Surat Keluar
3. Use  Case  Diagram Pengelolaan  Laporan Usulan
Gambar 4 Use Case Pengelolaan Surat Keluar

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 15 No. 2, Desember 2023 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694

## 4. Activity Diagram Login
Gambar 5 Activity Diagram Login Admin
5. Activity Diagram Pengolahan Surat Masuk
Gambar  6  Activity  Diagram  Pengelolaan  Surat Masuk

## 6. Activity Diagram Kinerja
Gambar 7 Activity Diagram Kriteria
7. Sequence Diagram Login
Gambar 8 Sequence Diagram Login
8. Sequence Diagram Pengelolaan Surat Masuk
Gambar. 9 Sequence Diagram Pengelolaan Surat Masuk
9. Sequence Diagram Pengelolaan Surat Keluar
Gambar 10 Sequence Diagram Pengelolaan Surat Keluar

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 15 No. 2, Desember 2023 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694

## 10. Sequence Diagram Pengelolaan Laporan
Gambar  11 Sequence  Diagram Pengelolaan Laporan
b. Hasil Aplikasi
1. Tampilan Login

## Gambar 12 Tampilan Kategori
2. Tampilan Halaman Utama
Gambar 13 Tampilan Halaman Utama
3. Tampilan Form Input Surat Masuk
Gambar 14 Tampilan Form Input Surat Masuk
4. Tampilan Form Input Disposisi
Gambar 15 Tampilan Form Input Disposisi
5. Tampilan Form Input Surat Keluar
Gambar 16 Tampilan Form Input Surat Keluar
6. Tampilan Form Laporan
Gambar 17 Tampilan Form Laporan

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pembahasan diatas, maka dapat menarik beberapa kesimpulan yakni sistem ini  bisa  memberikan  kemudahan  bagi  pegawai dalam  proses  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat keluar  yang  lebih  baik.  Kemudian  adanya  fitur backup  data  atau  file  untuk  mencegah  adanya kemungkinan  terjadinya  kerusakan.  Selain  itu dapat  meningkatkan  ke  efisienan  waktu  dan tenaga  kerja  dalam  memasukkan  dan  mencari data-data.

## I N F O R M A T I K A
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 15 No. 2, Desember 2023 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694

## 5. REFERENSI
Abdilah, A., Mardiyani, E., & Nawawi, I. (2018). Aplikasi  Komputer  dan  Smartphone
Berbasis  Android  untuk  Menangani Reservasi Hotel pada Citi Smart Hotel  - BSD . IV (2). https://doi.org/10.31294/jtk.v4i2.3597 Amalia, R., & Huda, N. (2020). Sistem Informasi Pengarsipan  Surat  Masuk  dan  Surat Keluar  Pada  Dinas  Tenaga  Kerja  dan Transmigrasi Kabupaten Musi Banyuasin . 4 (April), 363–368.
https://doi.org/10.30865/mib.v4i2.2033 Correspondence, A., Negeri, S. M. P., Negeri, S. M.  P.,  Igniter,  C.,  Negeri,  S.  M.  P., Negeri,  S.  M.  P.,  Negeri,  S.  M.  P.,  & Igniter, C.
(2020).
Keyword :
Information  System,  Management  of Incoming  and  Outgoing  Mail,  Waterfall Abstrak . 1 (3), 198–209. Habisal,  S.,  Sinaga,  A.,  Saputra,  A.,  Tinggi,  S., Informatika,  M.,  Dumai,  S.,  Utama,  J., Bukit,  K.,  &  Ii,  B.  (2018). SISTEM PENGOLAHAN DATA PERILAKU SISWA  DENGAN  PENERAPAN  KUM DI  SMAN  2  DUMAI  BERBASIS  WEB . 10 (1), 48–57. Management, R. (2022). MANAJEMEN
RESERVASI  HOTEL  BERBASIS  WEB .
19 (1), 50–66. Profesi, D. E. (2018). KEPEGAWAIAN MENGGUNAKAN UNIFIED MODELING  LANGUAGE  (  UML  ) Analysis  And  Design  Of  Employee Information System Use Unified
Modeling  Language  (  UML  )  Abstrak .
7 (1), 22–33. Saputri, V., & Mulyono, H. (2019).
MANAJEMEN PELAPORAN DATA HASIL  PANEN  BERBASIS  WEB  PADA DINAS PERTANIAN TANAMAN PANGAN PROVINSI JAMBI . 4 (2), 114– 125. Sistem,  M.,  Manajemen,  I.,  &  Pengertian,  D.
(2023). Jurnal Pendidikan dan Konseling . 5 , 4343–4349. Sumiati,  M.,  Abdillah,  R.,  &  Cahyo,  A.  (2021). Pemodelan UML untuk Sistem Informasi Persewaan Alat Pesta . 11 (2), 79–86. Susanto,  A.,  Parwati,  N.  W.,  Lestari,  M.,  Studi, P.,  Informatika,  T.,  Gedong,  K.,  Rebo, P., & Timur, J. (2021). PERANCANGAN  SISTEM  INFORMASI PENGELOLAAN SURAT . 02 (01), 8–14. Wira,  D.,  Putra,  T.,  &  Andriani,  R.  (2019).
Unified  Modelling  Language  (  UML  ) dalam  Perancangan  Sistem  Informasi Permohonan Pembayaran Restitusi SPPD . 7 (1). Witanti, W. (n.d.). Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di Kecamatan Batujajar . 138–142.