Pengelolaan Surat Masuk dan Surat  Keluar Secara E-Office pada KBM Ecotourism PERUM Perhutani Devisi Regional Jawa Barat dan Banten
Andry Nurmansyah 1 , Sintia Yuliani 2
Program Studi Administrasi Bisnis
Politektik LP3I
Email : andrynurmansyah@gmail.com
Abstrak:  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  secara E-Office pada  KBM Ecotourism  Perum  Perhutani  Regional  Jawa  Barat  dan  Banten  Tujuan  dari  penulisan laporan  akhir  ini  adalah  untuk  mengetahui  bagaimana  proses  pengelolaan  surat  masuk dan surat keluar dengan menggunakan aplikasi E-Office pada perusahaan serta unit kerja yang bertanggung  jawab atas penggunaan aplikasi E-Office tersebut. Penulisan laporan akhir  ini  menggunakan  menggunakan  metode  deskriptif, yaitu  menggambarkan  semua data  yang  didapatkan  dengan  melakukan  observasi  dan  wawancara  yang  kemudian diamati  dengan  dibandingkan  berdasarkan  kenyataan  yang  sedang  berlangsung  dan selanjutnya  mencoba  untuk  memberikan  pemecahan  masalah.  Teknik  ini  digunakan untuk  meminta  informasi  yang  bersifat  menerangkan  dalam  bentuk  uraian  dalam wawancara  yang  kemudian  diolah  menjadi  sebuah  data  serta  data  sekunder  berupa handout penjelasan  mengenai  proses  pembuatan  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada perusahaan. Setelah  melakukan  observasi  dan  wawancara,  penulis  memperoleh  kesimpulan bahwa proses pembuatan surat masuk dan surat keluar secara elektronik memiliki banyak manfaat di dalam kegiatan  alur  dokumen  di  dalam  perusahaan  karena  lebih  efektif  dan efisien,  namun  dengan  penggunaan  program  aplikasi E-Office ini  diperlukan  juga keterampilan dan  kesiapan  dari para  pegawai untuk  menghadapi perubahan  manajemen perusahaan dan berjalan dengan cukup baik.
Kata Kunci : E-Office , Pengelolaan, Surat.

## PENDAHULUAN
Komunikasi  merupakan  hal  yang penting dalam lembaga. Komunikasi dapat dilakukan dengan  berbagai  cara  diantaranya  dengan  menggunakan  surat.  Surat  merupakan  salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak yang lain. Pada era-globalisasi seperti sekarang surat merupakan media komunikasi yang masih  dibutuhkan  dalam  sebuah  organisasi.  Komunikasi  dengan  menggunakan  surat masih  banyak  digunakan,  banyaknya  organisasi  yang  menggunakan  surat  menjadikan sebuah organisasi sering menerima surat dalam jumlah banyak. Banyaknya surat dalam sebuah organisasi yang membutuhkan proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  merupakan  kegiatan  yang  mempermudah pekerjaan dalam suatu instansi atau organisasi. Surat masuk merupakan semua jenis surat yang  diterima  oleh  instansi  maupun  yang  di  terima  dari  pihak  lain.  Surat  keluar merupakan surat yang dikeluarkan oleh instansi. Sebuah instansi memiliki banyak surat masuk  dan  surat  keluar,  dengan  banyaknya  surat  masuk  dan  surat  keluar  maka memerlukan pengelolaan. Melakukan pengelolaan surat dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta internet telah  menjadi alat kekuatan untuk memikirkan
kembali  sistem  pemerintahan  dengan  model  yang  baru.  Prosedur  pengelolaan  surat masuk  yang  meliputi;  pengelompokan  surat,  membuka  surat,  pemeriksaan  surat, pencatatan  surat,  dan  pendistribusian  surat,  sedangkan  untuk  surat  keluar  meliputi; pembuatan konsep, persetujun konsep, pengertian surat, pemberian nomor, penyusunan surat,  dan  pengiriman  surat.  Pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada  KBM Ecotoruism perum perhutani divisi regional  jawa  barat dan  banten  berada  pada  bagian SDM dan Umum,yaitu bagian yang mengurusi kegiatan administrasi termasuk mengurusi jalannya Surat masuk dan surat keluar. Pengelolaan surat dalam penelitian ini yaitu suatu proses  atau  kegiatan  dalam  suatu  organisasi  dalam  pencapaian  tujuan  dengan menggunakan  sumber  daya  yang  ada,  di  mulai  dari  kegiatan  penerimaan,  pencatatan, peminjaman, penyusutan sampai dengan kegiatan pemusnahan surat. Pengelolaan surat sendiri  terdiri  dari  pengelolaan  surat  masuk  dan  pengelolaan  surat  keluar.  Teknologi Informasi (TI) dan Internet mendorong transformasi dan paradigma birokrasi tradisional (yang  menekankan  kepada  standarisasi,  rutinitas,  spesialisasi,  fokus  internal  dan kewenangan).  Menuju paradigma e-government (yang menekankan kepada membangun  jaringan  yang  terkoordinasi,  kerjasama  eksternal  dan  orientasi  pelayanan kepada  customer/masyarakat  sebagai  fokusnya). Oleh  karena  itu  TI  menjadi  salah  satu elemen  utama  dalam  memperbaiki  sistem  managerial  pemerintahan.  Kepemerintahan yang  baik (good  governance), telah  menjadi  wacana  yang  paling  mengemuka  dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi  administrasi  pemerintahan  guna  mempercepat  dan  mempermudah penyelesaian  dokumen  dan  surat  dinas  instansi  pemerintah.  Teknologi  informasi  dan komunikasi  sebagai  pendukung  tugas  pokok  dan  fungsi  belum  dimanfaatkan  secara maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas termasuk menjunjang administrasi perkantoran. Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi pemerintah pusat dan daerah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai  karena  kesempurnaan  dan  kelengkapan  sistem  administrasi  merupakan  salah satu  kebutuhan  yang  penting  disetiap  organisasi  atau  instansi  pemerintah,  dengan mengubah  sistem  manual  ke  sistem  komputerisasi  dalam  era  teknologi  informasi penyelesaian  dokumen  dan  surat-surat  dinas  pemerintah  sudah  merupakan  keharusan dalam  upaya  untuk  Melakukan  reformasi  birokrasi  dan  untuk  mewujudkan kepemerintahan  yang  baik (good  governance). Salah  satu  diantaranya adalah  dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronik di lingkungan instansi pemerintah.  Dengan  adanya E-Office di  suatu  instansi  dapat  melaksanakan  kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien. Dalam setiap aplikasi pasti ada permasalahan, dan permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan aplikasi E- office biasanya  dapat  di  atasi  dengan  baik.  Adapun  dalam  pengelolaan  surat  melalui aplikasi E-office salah  satu hambatanya  yaitu sulitnya  mengetahui  adanya  surat  masuk karena  tidak  adanya  notif  yang  berupa  peringatan  dalam  setiap  pengiriman  surat  dari satuan kerja lain lingkup Perum Perhutani. Bisa mengakses aplikasinya di manapun dan yang paling penting harus di perhatikan juga dalam jaringan bila jaringan kurang bagus saat  mengecek  surat  masuk  ataupun  pembuatan  surat  di  hari  itu  jaringan  kita  terlebih dahulu bagus agar aplikasi E-office bisa di gunakan dengan cepat.

## KAJIAN PUSTAKA
Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar, elektronik E-Office.
Pengelolaan surat masuk dan keluar menurut Joharis lubis dan haidir di kutip dalam E-book
yang berjudul administrasi dan perencanaan pengembangan sumber daya manusia (2019).
a. Pengelolaan surat masuk
Menurut  Joharis  lubis  dan  haidir  (2019:104-105)  Tahapan   pengelolaan  surat  masuk sebagai berikut:
1. Penerimaan  surat,  tahap  penerimaan  surat,  kegiatan yaitu  di  lakukan  meliputi: penerimaan surat, memeriksa benar tidaknya alamat surat, meneliti tanda rahasiaan surat dan memberi paraf penerimaan surat.
2. Penyortiran surat, kegiatanya adalah mengelompokan surat atas kelompok surat dinas dan bukan surat dinas menurut sifat surat
3. Pencatatan surat, kegiatanya meliputi, menghitung dan mencatat surat surat yang sudah di  teliti  pada  buku  agenda  surat  masuk.  Kemudian  surat  yang  sudah  di  agenda  di lampiri  dengan  sehelai  disposisi.  Selanjutnya  surat  tersebut  di  sampaikan  kepada pengarah
4. Pengarahan  surat,  dalam  hal  ini  pimpinan  perusahaan memberikan  disposisi  tentang tindak lanjut dari surat tersebut kemudian di serahkan kepada petugas pengelolaan
5. Pengelolaan  surat,  kegiatanya  meliputi,  menerima  surat,  yang  sudah  di  disposisi, kemudian  membahas  disposisi  tersebut  untuk  melakukan  tindak  lanjut  sendiri,  dan menyimpan surat sementara selama  surat tersebut masih dalam pengolahan, sebagai surat aktif
6. Penyimpanan  surat,  kegiatan  ini  merupakan  kegiatan terakhir  yakni  menerima  surat surat yang tak aktif lagi untuk di simpan secara sistematis
b. Pengelolaan surat keluar
Menurut  Joharis  lubis  dan  haidir  (2019:105)  Tahapan pengelolaan surat keluar sebagai berikut:
1) Tahap pembuatan konsep :
Semua  surat  dinas  yang  akan  di  kirimkan  di  buat  konsepnya  terlebih  dahulu  sesuai pedoman yang telah di lakukan, baru kemudian di ketik
2) Penandatanganan surat :
Hasil pengetikan di teliti lagi oleh petugas yang di beri tugas untuk menelitinya, bila telah cocok di berikan kepada petugas lain untuk memarafnya kemudian baru di tandatangani oleh pejabat yang wewenang untuk menandatangani
3) Pengiriman surat : ada beberapa tahap kegiatan yang dilalui sebelum pengiriman surat yaitu :
1) Melakukan penelitian apakah alamat sudah cocok
2) Apakah surat tersebut mempunyai tembusan, kalau mempunyai tembusan maka urutan surat yang di Pengiriman surat : ada beberapa tahap kegiatan yang di lalui sebelum pengiriman surat yaitu :
a) Melakukan penelitian apakah alamat sudah cocok.
b) Apakah surat tersebut mempunyai tembusan, kalau mempunyai tembusan maka urutan surat yang di masukan ke dalamsampul adalah:
1) Ketikan asli untuk pejabat yang di alamatkan surat.
2) Lembar  kedua  untuk  pejabat  yang  di  kirim  tembusan  pertama,  dan seterusnya.
3) Sampul di bubuhi cap jabatan di sebelah kiri bawah seperti "segera" dan sebgainya.
4) Khusus  untuk  surat  rahasia  sebaiknya  di  masukan ke dalam sampul
rangkap 2 pada sampul luar di beri alamat cap jabatan dan nomor surat, sedangkan untuk  sampul  dalam  hanya  di  bunuhi  cap  rahasia  .  .    ..
5) Setelah selesai semuanya, surat di catat dalam buku  ekpedisi
6) Penyimpanan arsip. Arsip di berikan kepada petugas yang bertangung jawab untuk menyimpannya secara sistematis supaya mudah di temukan kembali.
c. Elektronik E-Office.
Menurut arief (2005) yang di kutip dalam Totok (2018:108 ) tentang E-ofice merupakan: “Electronic Office (e-office) adalah suatu sistem yang berhubungan dengan administrasi yang  secara  maya  memusatkan komponen-komponen  sebuah organisasi,  di  mana data, informasi dan komunikasi dibuat melalui  media telekomunikasi. Seiring perkembangan zaman  serta  dengan  kebijakan  penerapan  reformasi  birokrasi  di  Indonesia  yang mewajibkan  setiap  proses  bisnis  atau  kegiatan kantor harus berjalan dengan efisien dan efektif yang menyebabkan terjadinya transformasi proses bisnis dari sistem konvensional atau  manual  ke  sistem  otomatisasi.  Proses  bisnis  yang  dilakukan  secara  manual (document  driven)  menggambarkan  pengiriman  sebuah  dokumen,  misalnya  surat  yang masih  berupa  hardcopy,  dan  dikirimkan  dengan  kurir  antar  unit  di  lingkungan  kantor (Arief, 2005).”

## METODE PENELITIAN.
Penelitian  menggunakan  metode  deskriptif,  yaitu  menggambarkan  semua data  yang didapatkan dengan melakukan observasi dan wawancara yang kemudian diamati dengan dibandingkan berdasarkan kenyataan yang sedang berlangsung dan selanjutnya mencoba untuk memberikan pemecahan masalah.
Teknik Pengumpulan data Adapun teknik pengumpulan data yang penulis gunakan adalah sebagai berikut:
1. Studi Pustaka
Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mengambil data secara dokumen atatau arsip yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
2. Studi lapangan
Yaitu  teknik  pengumpulan  data  dengan  cara  melakukan  kunjungan  langsung  ke perusahaan  tersebut  yang  menjadi  obyek  kajian.  Adapun  tahap-tahap  yang  dilakukan dalam studi lapangan ini terdiri dari Gambaran umum perum perhutani Kbm Ecotourism Regional Jawa Barat dan banten.
3. Observasi
Penulis melakukan penelitian selama 1 bulan lamanya untuk dapat menentukan variabel atau objek yang diambil untuk dijadikan sebagai bahan dari Laporan Tugas Akhir 4. Wawancara
Yaitu  salah  satu  sistem  yang  dapat  di  gunakan  untuk  mendapatkan  informasi  dengan wawancara. Wawancara di lakukan oleh peneliti dengan beberapa narasumber yaitu ibu Ikha  kartika  selaku  Asisten  manager  SDM  dan  umum  pada  KBM  Ecotourism  Perum Perhutani Regional Jawa Barat dan Banten
5. Dokumentasi
Teknik ini digunakan penulis sebagai bukti otentik dengan berupa pengambilan gambar yang sesuai dengan objek yang tengah di teliti oleh penulis.

## 6. Teknik analisa data
Dalam  penyusunan  Tugas  Akhir  ini,  penulis  hanya  meneliti  satu  perusahaan  saja  dan tidak melakukan perbandingan  dengan perusahaan lain atau perusahaan sejenis, penulis
hanya mengumpulkan data kemudian diolah dan dianalisa.

## PEMBAHASAN.
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara E-office pada      KBM Ecotourism Perum Perhutani Regional Jawa Barat dan Banten.
Setelah  melakukan  observasi  dan  wawancara  mengenai  pengelolaan  surat  masuk  dan surat keluar secara E - office pada KBM Ecotourism Perum Perhutani Regional Jawa Barat dan Banten yang akan diuraikan sebagai berikut :

## Input
Suatu instansi pemerintah maupun swasta selalu       menggunakan  surat  dalam  hubungan kaitannya  melaksanakan kegiatan  informasi  dengan  instansi  lainnya.  Berdasarkan  hasil penelitian dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar di KBM  Ecotourism ini sudah menggunakan  sistem  elektronik E-office Penginputan  atau  pengelolaan  surat  masuk dengan aplikasi E-office.

## Proses
Dalam sebuah perusahaan pasti akan ada kegiatan yang melibatkan Proses surat menyurat yaitu surat masuk maupun surat keluar yang di tindak lanjuti setelah di buat. Di era saat ini, digitalisasi sangat berperan penting dalam sebuah kegiatan baik untuk kegitan pribadi bahkan  sampai  degan  kegiatan  pekerjaan.  Seperti  halnya  yang  di  lakukan  pada  KBM Ecotorism perum perhutani Divisi Regional Jawa Barat dan Banten yang tepatnya pada bagian admin atau jabatan tinggi di masing masing divisi dalam proses pengelolaan surat masuk  maupun  surat  keluar  sudah  menggunakan  aplikasi E-office maka  Proses penerimaan surat masuk maupun surat keluar. Seperti yang di jelaskan oleh narasumber yaitu  ibu  ikha  kartika  selaku  kepala  bagian  Asman  SDM  &  UMUM.  “Untuk  Proses penerimaan surat masuk melalui E- office hanya sekedar di lingkungan perum perhutani saja  tidak  dari  luar  perhutani  jadi  hanya  dalam divisi  interen  saja ketika  surat  masuk sampai ke aplikasi E-office dan sampai juga ke orang tersebut maka oleh kita di klik saja menu surat masuk tersebut lalu nanti ada tanda bulat berwarna merah di atas kita klik lalu buka dan itu harus di download terlebih dahulu, surat mana yang akan di buka dan setelah di download lalu kita cetak surat tersebut lalu setelah di cetak disposisikan dengan cara manual oleh petugas nya dan setelah di disposisikan yang nantinya akan di catat pada buku surat masuk, lalu akan di sampaikan ke atasan atau tujuan nya yang ada di surat dan untuk surat  keluar  di  perum  perhutani biasanya  sebelum  pembuatan  surat  melalui  aplikasi E- office kita harus membuat nya dulu manual atau bisa di sebut konsep surat nya mau gimana, dan kalau sudah di ACC sama atasan, kalau sudah oke lalu kita buat suratnya di aplikasi E-office , setelah itu kita send dan ketika sudah di send perlu di proses, dan kalau sudah di proses akan ada pemberitahuan terkirim ke orang yang bersangkutan”.

## Storage
Setelah  proses  penerimaan  surat  masuk  maupun  surat  keluar beres  di  perum  perhutani divisi  regional  jawa  barat  dan  banten,  kita  di wajibkan  harus  membuat  folder  surat sebelum  di  kirim  ke  sesama  interen  di  laptop  kita  maupun  di  komputer  perusahaan kemudian di  simpan dalam penyimpanan virtual untuk menjaga agar data tersebut tidak hilang dan bisa di pakai lagi di kemudian hari .

## Ouput
Setelah  melakukan  penyimpanan  data  dengan  menyimpan  virtual  maka  proses selanjutnya yaitu mencetak surat tersebut untuk di jadikan surat hardcopy atau softcopy.

## Distribution
Baik surat masuk ataupun surat keluar yang telah di olah yang nantinya akan langsung di
proses pengiriman ke seluruh pengguna E- office baik dalam ke perushaaan interen tersebut atau perusahaan external.
Hambatan-hambatan yang timbul dalam pengelolan surat masuk dan surat keluar secara E-office pada  KBM  Ecotourism  Perum  Perhutani  Divisi  Regional  Jawa Barat dan Banten.
Saat  proses  penginputan  surat  masuk  dan  surat  keluar  di  perum  perhutani  berbentuk aplikasi E-office , karena aplikasi E-offie yang di gunakan yaitu sistem pada web aplikasi sering terjadi keterlambatan saat membuat surat masuk ataupun saat melihat surat keluar karena masalah sinyal dan aplikasi E-office hanya bisa di akses melalui laptop tidak bisa menggunakan  hanphone  sehingga untuk  pegawai  perhutani  jika  ingin  mengakses  di manapun  harus  membawa  leptop  ataupun  notebook.  Sedangkan  proses  hambatan  saat penerimaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  sulitnya  mengetahui  adanya  surat  masuk  di karnakan tidak adanya notif dalam setiap pengiriman surat yang masuk dari perusahaan perhutani di luar daerah sehingga sebagian surat masuk tidak di ketahui.
Selain  itu,  dengan  pendistribusian  surat  masuk  dan  surat keluar  di  perum  perhutani berbentuk aplikasi yang di gunakan untuk pengelolaan surat masuk dan surat keluar tidak bisa menerima dan mengirim surat dengan perusahaan lain hanya bisa di gunakan oleh pihak  perhutani  sehingga  surat  masuk  dan  surat  keluar  dari  perusahaan  lain  masih  di kelola  dengan  cara  manual,  E-office  berbentuk  aplikasi  tidak  seperti  email  yang  dapat digunakan  dengan mudah  mencari  di  google  hanya  penggunaan  nya  di  gunakan  oleh intern di perusahaan perhutani.

## Upaya-upaya yang timbul dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara E-office pada KBM ecotourism Perum Perhutani Divisi Regional Jawa Barat Dan Banten.
Upaya dalam megatasi hambatan pada saat melakukan pengelolaan surat masuk dan surat keluar  agak  terlambat  di  karnakan  masalah  sinyal  tetapi  di  KBM  Ecotourism  perum perhutani ini  menggunakan  WIFI  yang  jaringanya  cukup  memungkinkan  sehingga memiiki  kapasitas  jaringan  yang  cepat  dan  untuk  mengelola  surat  dengan  aplikasi E- office, karna hanya bisa di akses di leptop dan tidak bisa di akses di handphone maka dari itu  untuk  proses  pengeloaan  surat  jika  pegawai  ingin  perum  perhutani  ingin  membuka surat  atau  membuat  surat  di  luar  perusahaan  atau  di  rumah  bisa  membawa  perangkat seperti leptop atau bisa notebook agar lebih ringan untuk mengakses aplikasi tersebut dan untuk IT di perum perhutani ini memperbaruhi aplikasi E-office tersebut agar bisa di akses di  hp  untuk  memudahan  para  karyawan.  Selain  itu,  mengenai  proses  hambatan  dalam penerimaan surat masuk  maupun  surat  keluar  upaya  yang  di  lakukan  pihak  pengelola mengecek ulang aplikasi E-office tersebut agar tidak terjadi dalam  penumpukan dalam penerimaan  proses surat  masuk  dan  surat  keluar, dan  mengenai  hambatan  pengelolaan surat  dengan  perusahaan  lain  solusi  yang  dilakukan  oleh  KBM  Ecotourism  Perum Perhutani  di  Divisi Regional  Jawa  Barat  dan  Banten  ketika  saat  ingin  mengirim  surat keperusahaan  lain  maka  menggunakan  email  perusahaan  atau  mengirim  surat  lewat kurir/pos,  dikarenakan  aplikasi E-office hanya  bisa  mengirim  surat  untuk  perusaahaan sesama intern. Dan karna hanya di gunakan sesama intern, maka untuk perusahaan lain atau di luar perusaahaan perum perhutani bisa menggunakan E-office namun harus sepakat dengan team perusahaan nya apakah perusahaan tersebut mau menggunakan E-office atau tidak,  jika  sepakat  menggunakan E-office maka  perusahaan  tersebut  bisa  masuk  ke E- office yang akan di daftarkan oleh pihak IT perusahaan nya dengan menggunakan NIP
masing-masing  karyawan.  Dari  keseluruhan  kerangka  berpikir  menurut  narasumber mengenai  input  di  nyatakan  baik  dikarenakan  sistem  elektronik E-  office di  perum perhutani  ini  dalam  pengelolaan  nya  dari  mulai  cara  melihat  surat  masuk,  cara mendisposisikan surat, sampai dengan cara proses mencetak lembar disposisi surat sudah baik karena di aplikasi tersebut sudah cukup lengkap menu menu nya untuk pengelolaan surat, dan untuk proses juga di katakan baik juga  karena untuk proses penerimaan  surat masuk dan surat keluar melalui e-office dari tata cara melihat menu surat masuk maupun cara membuat surat sudah baik karena sudah jelas ada aturanya dari perum perhutani nya, lalu untuk storage di sini juga di katakan baik karena di perum perhutani sudah memiliki aturan dengan  menerima surat masuk dan keluar di perum diwajibkan  membuat  folder surat  di  dalam  laptop  masing  masing  staff  yang  bisa  menggunakan  aplikasi E-office sebelum di kirim ke perusahaan sesama perum perhutani agar data terjaga dengan baik dan agar data tersebut tidak hilang di kemudian hari, dalam proses output yg di lakukan oleh  perum  bisa  dikatakan  terlaksana  dengan  cukup  baik,  karena  menurut  narasumber ketika staff sudah melakukan penyimpanan data secara virtual maka surat masuk ataupun keluar  langsung  di  cetak  atau  di  print  dan  dijadikan hardcopy untuk  dapat  di  arsipkan didalam  sebuah  ordner  (map  arsip)  agar  surat  tidak  hilang  dan  bisa  digunakan dikemudian hari. Sedangkan dalam proses distribusi (distribution) ini menurut narsumber semua surat masuk atau keluar yg telah melalui beberapa tahap seperti input, prosesnya, storage sampai output akan di distribusikan atau dikirim keseluruh pengguna E-office jadi surat-surat tersebut  langsung  masuk  ke  aplikasi E-office semua  perum  perhutani.  Jadi dalam proses distribusi ini bisa dikatakan cukup baik karena data-data baik surat masuk atau keluar langsung masuk ke aplikasi E- office tersebut. Menurut freuhling dan rosemary dalam  perayudha,  (2012:110)  mendefinisikan  sistem  kerja E-office dalam  lima  bagian yaitu  input  dalam  proses  input  yaitu  data  dalam  audio  visual,  atau  media  yang  berupa elektronik seperti mail atau bisa di sebut online information , serta perangkat keras untuk memasukan  data,  lalu  proses  adalah  sumber  informasi  yang  telah  memasukan  melalui input,  kemudian  akan di olah melalui aplikasi E-office , Proses selanjutnya yaitu storage data yang telah di olah, kemudian di simpan dalam menyumpan virtual untuk menjaga agar data tersebut tidak hilang dan busa di pakai di kemudian  hari,  maka proses berikutnya adalah  output.  bentuk output berupa hardcopy dan  softcopy  dan  yang  terakhir  ada distribution adalah  data  yang  melewati proses  output ,  kemudian  di  distribusikan  ke seluruh pengguna E-office .

## KESIMPULAN.
Berdasarkan  hasil  yang telah di teliti dan pembahasan  yang telah di  lakukan mengenai Pengelolan surat masuk dan surat  keluar secara E-office pada  KBM  Ecotourism  Perum Perhutani Regional Jawa Barat dan Banten ini dapat di ambil simpulan bahwa :
1. Dari 5 (lima) sistem kerja E-office yang terdapat pada  indikator  yaitu Input, Proses, Storage, Output, Distribution yang di lakukan pada KBM Ecotorism Perum Perhutani Divisi  Regional  Jawa  Barat  dan  Banten  dapat  di  katakan  bahwa  pengelolaan  surat masuk dan surat keluar secara E-office di perum perhutani sudah cukup baik.
2. Terdapat 3 (tiga)  hambatan  yang  sudah  penulis simpulkan  pengelolaan  surat masuk dan  surat  keluar  secara E-office di  lakukan yaitu: Ketika Masalah sinyal mengalami gangguan maka dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara E-office akan  terhambat  karena  aplikasi  tersebut  terhubungan  dalam  jaringan  internet,  dan aplikasi. E-office hanya  bisa  di  akses  melalui  leptop  dan  tidak  bisa  di  akses  di handpone,sulitnya  mengetahui  adanya  notif  pada  saat  penerimaan  surat  masuk  dan  surat
keluar, Mengenai pendistribusian  surat  masuk  dan  surat  keluar  secara E-office hanya di gunakan  secara  intern  oleh  pihak  perhutani  sehingaa  dari  perusahaan  lain  masih  di  kelola dengan secara manual, E- office berbentuk aplikasi tidak seperti email yang dapat digunakan dengan mudah mencari di google hanya penggunaan nya di gunakan oleh intern di perusahaan perhutani.
3. Terdapat upaya yang di lakukan dalam mengatasi hambatan yang sudah di paparkan sebelumnya yaitu:
Upaya  dalam  mengatasi  hambatan  sinyal  pihak  perhutani  menggunakan  WIFI  yang jaringanya cukup memungkinkan dengan kapasitas jaringan yang cepat dan pegawai IT di perum  perhutani ini memperbaruhi aplikasi E-office tersebut agar bisa di akses di hp untuk memudahan para karyawan, untuk mengatasi hambatan dalam penerimaan surat masuk  maupun surat keluar upaya  yang di  lakukan pihak pengelola  mengecek ulang  aplikasi E-office tersebut  agar  tidak  terjadi  dalam  penumpukan  dalam penerimaan  proses  surat  masuk  dan surat  keluar  dan  untuk  mengatasi  hambatan pengriman  surat  karna  aplikasi E-office hanya  bisa  di  gunakan  untuk  sesama  intern maka  dari  itu  ketika saat  ingin  mengirim  surat  keperusahaan  lain di sarankan  untuk menggunakan  email  perusahaan  atau  mengirim  surat  lewat  kurir/pos,  dikarenakan aplikasi E-office hanya bisa mengirim surat untuk perusahaan sesama  intern,  maka untuk  perusahaan  lain  atau  di  luar perusaahaan perum perhutani bisa menggunakan E-office namun harus sepakat dengan team perusahaan nya apakah perusahaan tersebut mau  menggunakan E-office atau  tidak,  jika sepakat  menggunakan E-office maka perusahaan  tersebut  bisa  masuk  ke E-office yang  akan  di  daftarkan  oleh  pihak  IT perusahaan nya dengan menggunakan NIP masing-masing karyawan.

## DAFTAR PUSTAKA.
Azis,  Abdul  dan  Teduh  Dirgahayu.  (2015). Pengembangan  Model  E-Office  dan Purwarupa Intitusi Perguruan Tinggi di Indonesia. Jurnal Informatika, 3(3), 129- 142. ISSN: 2086-9398.
http://jurnalnasional.ump.ac.id/index.php/JUITA/article/view/869 http://doi.oQrg/10.15294/eeaj v7i3 .28348S
Lubis, Johari dan Haidir. (2019). Administrasi dan Perencanaan Pengembangan Sumber Daya  Manusia  Optimalisasi  Bagi  Personel  Sekolah  dan  Korporasi. Jakarta. Prenadamedia Group.
Mulyono,  Totok.  (2018). SISTEM  INFORMASI  E-OFFICE  SEBAGAI  PENDUKUNG PROGRAM PAPERLESS KORESPONDENSI PERKANTORAN (STUDI KASUS: BAGIAN  ADMINISTRASI  AKADEMIK  AKADEMI  KOMUNITAS  SEMEN INDONESIA GRESIK) . JURNAL TECNOSCIENZA,    2(2),    107-122.    ISSN 2615-3319.    Available    at:
https://ejournal.kahuripan.ac.id/index.php/TECNOSCIENZA/article/view/65 . Prayudha, Muhammad rahadian. (2012). Penerapan E-Office Dalam Hubungan Antara Front  Office  Dan  Back  Office  Di  Pt.  Kareta  Api  Indonesia (persero) ”,57, Available at: https://library.ui.ac.id/detail?id=20330560&lokasi=lokal . Rosalin, Sovia. (2017). Manajemen Arsip Dinamis . Malang. UB Press. Sholikah,  M.,  dan  Oktarina,  N.  (2019).  PELAKSANAAN  PENGELOLAAN KEARSIPAN UNTUK MENUNJANG AKUNBILITAS SEKOLAH. Economic Education Analysis Journal , 7(3), 1178-1192.