Vol. 12, No. 2, Januari 2022, pp. 27 – 33 P-ISSN: 2089 – 0256 , e-ISSN: 2598 – 3016

## PENGEMBANGAN MODUL PENGELOLAAN STUDI LANJUT PADA SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Hamzah Miftakhuddin 1 , Husni Thamrin 2
1 Informatika Fakultas Komunikasi dan Informatika Universitas Muhammadiyah Surakarta Husni.Thamrin@ums.ac.id 1 ,hamzahmifta05@gmail.com 2

## Abstrak
Beasiswa  merupakan  bantuan  keuangan  yang  ditujukan  untuk  keberlangsungan pendidikan  yang  sedang  ditempuh.  Bagi  instansi  yang  memberikan  beasiswa, penting  untuk  mengelola  informasi  beasiswa  secara  efektif  untuk  menghindari berbagai masalah. Salah satu cara untuk meningkatkan efektifitas pekerjaan adalah dengan  memanfaatkan  teknologi  informasi.  Di  Universitas  Muhammadiyah Surakarta sudah ada sistem informasi sumber daya manusia, namun belum memiliki modul  untuk  mengelola  beasiswa  studi  lanjut.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk mengembangkan modul pengelolaan studi lanjut yang berjalan dengan baik dari segi fungsionalitas. Metode pengembangan sistem menggunakan metode prototype dan menggunakan framework Django yang berbasis bahasa pemrograman Python. Hasil dari penelitian ini berupa modul yang digunakan untuk mengelola beasiswa studi lanjut. Berdasarkan pengujian black box, modul dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan dari segi fungsionalitas.
Kata Kunci: beasiswa, django, python, studi lanjut.

## Abstract
Scholarship are financial assistance aimed for continuity of education that is being pursued.  It  is  important  for  institue  that  provide  scholarship  to  manage  the scholarship  information  to  avoid  various  problems.  One  way  to  increase  the efectiveness is to take advantage of information technology. There is human resource information  system  in  Muhammadiyah  University  of  Surakarta,  but  there  is  no module  to  manage  further  study  scholarship  information.  The  objective  of  this research is to develop scholarship management module that works well in terms of functionality. The development method of the system is using the prototype method and  using  Django  Framework  that  based  on  Python  programming  language. The result of this research is a module  that used to manage further study scholarship. Based on black box testing, module works well as expected in term of functionality. Keywords: scholarship, django, python, further study.

## 1. Pendahuluan
Studi lanjut adalah pendidikan lanjutan setelah tamat dari pendidikan yang saat ini ditempuh (Ridho, 2019). Dalam melanjutkan pendidikan yang  lebih  tinggi,  terdapat  banyak  instansi yang  memberikan  bantuan  keuangan  berupa beasiswa  kepada  perorangan  yang  ingin melanjutkan  studi  (Widianto  et  al.,  2020). Beasiswa  adalah  pemberian  bantuan  kepada perorangan untuk digunakan demi
keberlangsungan  pendidikan  yang  ditempuh (Helilintar et al., 2016).
Instansi  yang  memberikan  bantuan beasiswa  perlu  melakukan  pengelolaan informasi  dengan  baik  karena  data  yang disimpan  cukup  bayak,  seperti  informasi penerima  beasiswa,  riwayat  pencairan  dana beasiswa,  perkembangan  studi  penerima beasiswa,  dan  laporan  dana  beasiswa. Banyaknya  informasi  akan  menimbulkan masalah  ketika  informasi  tidak  dikelola
dengan baik, seperti kehilangan data, kesulitan mencari  informasi,  redudansi  data,  kesulitan membuat  laporan.  Salah  satu  upaya  untuk mengatasi  masalah  tersebut  adalah  dengan menggunakan  sistem  informasi.  Sistem informasi dapat mempercepat proses pekerjaan, mengurangi resiko kehilangan data, dan meningkatkan keakuratan data  (Bahar et al., 2020) dan dapat memudahkan manajemen dan memastikan efektifitas manajerial (Islam & Mamun, 2016).
Universitas  Muhammadiyah  Surakarta (UMS)  merupakan  perguruan  tinggi  yang memberi fasilitas beasiswa kepada dosen yang melanjutkan  studi  di  tingkat  S3.  Perguruan tinggi tersebut telah memiliki sistem informasi sumber  daya  manusia  untuk  mengelola  data pegawai  baik  dosen  maupun  tenaga kependidikan,  yang  diberi  nama  SiHRD. Namun  sistem  informasi  tersebut  belum memiliki  modul  untuk  mengelola  data beasiswa  studi  lanjut  sehingga  petugas mengalami  kesulitan  dalam  mengelola  data. Petugas membutuhkan waktu yang lama untuk membuat ajuan dana dan membuat laporan ke pimpinan.  Progress  studi  para  penerima beasiswa dilaporkan menggunakan email dan pengarsipannya tidak rapi sehingga menimbulkan  kesulitan  saat  dicari.  Oleh karena  itu,  perlu  dikembangkan  modul pengelolaan studi lanjut pada sistem informasi sumber daya manusia yang membantu petugas sumber  daya  manusia  dalam  mengelola  data terkait beasiswa studi lanjut.

## 2. Metode
Metode yang digunakan untuk
mengembangkan  modul  pengelolaan  studi lanjut  pada  sistem  informasi  sumber  daya manusia adalah dengan menggunakan metode SDLC  (Software  Development  Life  Cycle) Prototype .  Dengan metode Prototype ,  sistem dibangun, diuji, kemudian dikerjakan kembali sampai prototype dapat  diterima  oleh  klien (Ching & Arbaiy, 2019). Alasan menggunakan metode prototype adalah penulis dapat bekerja lebih  baik  dalam  mengembangkan  sistem sesuai  yang  diharapkan  oleh  klien  karena komunikasi yang aktif antara penulis dengan klien. Selain itu, prototype lebih cocok untuk untuk  sistem  yang  dikembangkan  untuk memenuhi  kebutuhan  klien  (Al  chanani  &
Thamrin, 2018). Adapun tahapan dari metode SDLC  prototype  antara  lain  pengumpulan kebutuhan,  perancangan,  evaluasi prototype , implementasi  sistem,  pengujian  sistem, evaluasi  sistem,  dan  menggunakan  sistem. Siklus  metode prototype bisa  dilihat  pada gambar 1.
Gambar 1. Siklus metode prototype
Tahapan-tahapan  dari  metode prototype adalah sebagai berikut:
a. Pengumpulan Kebutuhan
Pada  tahap  ini,  penulis  melakukan wawancara  dan  konsultasi  dengan  Kepala Biro  Teknologi  Informasi  tentang  kebutuhan modul  pengelolaan  studi  lanjut  yang  akan dikembangkan. Dari wawancara dan konsultasi  tersebut  diketaui  bahwa  di  sistem informasi  sumber  daya  manusia,  belum  ada modul  yang  berfungsi  untuk  mengelola informasi terkait beasiswa studi lanjut. Maka dari  itu,  perlu mengembangkan modul  untuk mengelola informasi beasiswa studi lanjut. Dari wawancara tersebut juga didapatkan kebutuhan fungsional antara lain sistem dapat mengelola  informasi  penerima  beasiswa, sistem dapat melakukan pencatatan pencairan dana  beasiswa,  sistem  dapat  menghasilkan ajuan dana beasiswa, sistem dapat menampilkan  tabel  laporan  keuangan,  dan sistem  dapat  mengelola  perkembangan  studi penerima beasiswa. Sedangkan untuk kebutuhan  non-fungsional  yaitu  modul dikembangkan  menggunakan  framework Django  dan  menggunakan  manajemen  basis data MySQL.
1. Perancangan Software yang digunakan untuk
mengembangkan sistem menggunakan framework  Django  yang  berbasis  bahasa pemrograman Python. Alasan memilih Django untuk mengembangkan modul  adalah  karena sistem  informasi  yang  ada  menggunakan
framework Django. Python merupakan bahasa pemrograman yang mudah dipahami
(Thamrin, 2020), sedangkan Django merupakan framework berbahasa Python yang open source dan memiliki tools bawaan untuk membangun  lingkungan  kerja  yang  tepat dalam  membangun  sistem  (Sharma  et  al., 2020).
Dalam  modul  pengelolaan  studi  lanjut yang akan dikembangkan, modul pengelolaan studi  lanjut  memiliki  2  jenis user atau pengguna,  yaitu  petugas  HRD  dan  dosen sebagai  penerima  beasiswa.  Petugas  HRD dapat  menambah  dan  mengubah  informasi penerima  beasiswa,  melakukan  pencatatan pencairan  dana,  mengunduh  ajuan  dana, menampilkan  tabel  laporan  keuangan,  dan melihat  perkembangan  studi  penerima beasiswa.  Sedangkan  penerima  beasiswa dapat  melihat  riwayat  pencairan  dana beasiswa,  mengubah  judul  thesis  atau disertasi, mengubah nama pembimbing thesis atau  disertasi,  serta  mengunggah  laporan kemajuan  dan  laporan  akhir  studi.  Use  case diagram  dari  modul  pengelolaan  studi  lanjut pada  sistem  informasi  sumber  daya  manusia dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 2. Use case diagram
Activity diagram dari penerima beasiswa saat mengelola laporan studi bisa dilihat pada gambar 3.
Gambar 3. Activity diagram penerima beasiswa
mengelola laporan
Sedangkan  activity  diagram  petugas HRD saat menambah dan mengubah penerima bisa  dilihat  pada  gambar  4.  Petugas  HRD membuat laporan keuangan pada gambar 5.
Gambar 4. Activity diagram menambah dan mengubah penerima
Gambar 5. Activity diagram membuat laporan keuangan
Rancangan  dari  basis  data  yang  akan diimplementasikan pada pengembangan modul  pengelolaan  studi  lanjut  pada  sistem informasi sumber daya manusia berupa ERD (Entity  Relationship  Diagram).  Model  basis data bisa dilihat pada gambar 6.
Gambar 6. ERD modul pengelolaan studi lanjut
User Interface merupakan suatu interaksi antara pengguna dan  sistem melalui perintah atau  teknik  untuk  mengoperasikan  sistem (Joo,  2017).    Desain user  interface yang berupa mockup untuk petugas HRD terdapat beberapa menu dan tampilan dari menu yang bisa  dilihat  pada  gambar  7.  Sedangkan mockup dari desain user interface untuk jenis pengguna  penerima  beasiswa  dapat  dilihat pada gambar 8.
Gambar 7. Mockup user interface petugas HRD
Gambar 8. Mockup user interface penerima beasiswa
2. Evaluasi Prototype
Hasil  dari  perancangan  prototype  akan dievaluasi  oleh  kepala  Biro  TI  Universitas Muhammadiyah Surakarta. Apabila
perancangan  yang  dibuat  sudah  sesuai,  akan dilanjutkan  pada  proses  implementasi. Namun, apabila perancangan prototype belum disepakati,  maka  akan  mengulangi  langkah analisis kebutuhan, perancangan dan evaluasi sampai kebutuhan klien terpenuhi.
3. Implementasi
Pada  tahap  ini,  perancangan prototype yang  telah  disepakati  akan  dikembangkan menggunakan framework  Django 1.11,  dari bahasa pemrograman Python . Sistem manajemen basis data yang digunakan adalah MySQL.  Sedangkan  untuk  tampilan  dari modul  pengelolaan  studi  lanjut,  rancangan
dari user  interface akan  disesuaikan  dengan sistem yang sudah ada.
4. Pengujian Sistem
Setelah sistem sudah diimplementasikan,
sistem  akan  diuji  dengan  menggunakan metode black box . Pengujian black box adalah pengujian  dengan  memeriksa  apakah  sistem telah berfungsi dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan.    Pengujian black  box digunakan untuk  menentukan  fungsionalitas  aplikasi (Verma et al., 2017).
5. Evaluasi Sistem
Pada  tahap  evaluasi  sistem,  klien  akan mengevaluasi apakah sistem sudah berfungsi sesuai dengan harapan klien. Jika sistem yang telah diuji belum sesuai dengan harapan, maka akan  mengulangi  proses  implementasi  dan pengujian  sistem  sampai  memenuhi  harapan klien.
6. Menggunakan Sistem Sistem  yang  telah  dikembangkan  dan telah  memenuhi  kebutuhan  dari  klien  akan diserahkan  kepada  Biro  TI  Universitas Muhammadiyah Surakarta untuk ditambahkan ke  dalam  sistem  informasi  sumber  daya manusia.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Hasil dari penelitian ini berupa sebuah modul pengelolaan  studi  lanjut  di  Universitas Muhammadiyah  Surakarta.  Modul  ini kemudian  akan diimplementasikan  ke  sistem informasi  sumber  daya  manusia  yang digunakan  di  Universitas  Muhammadiyah Surakarta.  Terdapat  2  jenis user atau pengguna,  yaitu  petugas  HRD  dan  penerima beasiswa.  Petugas  HRD  dapat  menambah penerima dan mengubah data penerima, serta melakukan  pencatatan,  mengubah,  dan menghapus pencairan dana subsidi beasiswa. Gambar 9 merupakan tampilan dari halaman menu pengelolaan penerima beasiswa.

## Gambar 9. Halaman menu penerima beasiswa oleh petugas HRD
Menu  ajuan  adalah  menu  untuk membuat  lampiran  ajuan  dana  yang  berupa dokumen.  Petugas  HRD  perlu  memasukkan bulan  dan  tahun  dari  ajuan  dana  yang  akan diajukan  ke  pihak  universitas,  kemudian sistem akan mengunduh lampiran ajuan dana.
Menu laporan keuangan akan menampilkan  tabel  yang  berisi  daftar penerima dan catatan pencairan dana subsidi beasiswa.  Petugas  HRD  memasukkan  bulan dan tahun dari laporan yang ingin ditampilkan, kemudian  sistem  akan  menampilkan  tabel. Pada  menu  laporan  keuangan  juga  terdapat fitur untuk export tabel. Menu perkembangan studi menampilkan informasi tentang
perkembangan  studi  penerima  beasiswa. Petugas HRD dapat melihat laporan kemajuan dari  penerima  beasiswa  dan  menambahkan komentar jika perlu. Selain laporan kemajuan, laporan akhir dari penerima beasiswa juga bisa dilihat dan divalidasi oleh petugas HRD.
Menu  informasi  beasiswa  menampilkan informasi tentang beasiswa dari penerima. Di menu  informasi,  penerima  dapat  melihat riwayat  pencairan  dana  subsidi  beasiswa meliputi  kategori  subsidi,  jumlah  pencairan, tanggal pencairan, dan lain-lain.
Sedangkan  menu  laporan  studi  untuk mengelola  laporan  kemajuan,  laporan  akhir, dan untuk mengubah judul thesis atau disertasi serta mengubah nama pembimbing thesis atau disertasi.  Tampilan  dari  menu  laporan  studi bisa dilihat pada gambar 10.

## Gambar 10. Tampilan menu laporan studi penerima beasiswa
Pengujian  dari  modul  pengelolaan  studi lanjut  pada  sistem  informasi  sumber  daya manusia  dilakukan  dengan  menggunakan metode pengujian black box . Pengujian black
box menguji  fungsionalitas  sistem  apakah berjalan dengan baik dan memenuhi harapan. Berikut  adalah  hasil  dari  pengujian menggunakan  metode black  box modul pengelolaan studi lanjut:
TABEL 1 Hasil Pengujian Black Box No. Skenario pengujian Hasil yang diharapkan Hasil 1 Menambah  dan mengubah penerima Berhasil menambah penerima dan menyimpan data perubahan valid 2 Menambah, mengubah,  dan menghapus pencairan  dana subsidi Berhasil menambah, mengubah,  dan menghapus pencairan  dana subsidi valid 3 Membuat lampiran  ajuan dana beasiswa Sistem mengunduh dokumen lampiran valid 4 Membuat laporan keuangan Menampilkan data laporan keuangan  sesuai bulan dan tahun valid 5 Export laporan keuangan ke format csv Berhasil melakukan ekspor ke format csv valid 6 Memberi komentar laporan kemajuan Berhasil menyimpan komentar  pada laporan kemajuan valid 7 Memvalidasi laporan akhir penerima beasiswa Laporan  akhir tervalidasi valid 8 Memasukkan judul thesis atau disertasi dan nama pembimbing Berhasil memasukkan judul thesis atau disertasi dan nama pembimbing valid 9 Menambah, mengubah,  dan menghapus laporan kemajuan Berhasil menambah, mengubah,  dan menghapus laporan kemajuan valid 10 Menambah, mengubah  dan menghapus laporan akhir Berhasil menambah, mengubah,  dan menghapus laporan akhir valid 4. Kesimpulan
Pengembangan  modul  pengelolaan  studi lanjut  pada  sistem  informasi  sumber  daya manusia  di  Universitas  Muhammadiyah Surakarta  telah  selesai  dibuat  dan  dapat berjalan  dalam  segi  fungsionalitas.  Modul pengelolaan studi lanjut yang telah dikembangkan  dapat  melakukan  pencatatan pencairan dana subsidi, membuat ajuan dana subsidi,  dan  membuat  laporan  keuangan. Berdasarkan hasil pengujian black box , modul dapat berjalan sesuai dengan fungsinya.
Saran  untuk  modul  pengelolaan  studi lanjut  adalah  perlu  diintegrasikan  dengan sistem  informasi  sumber  daya  manusia  di Universitas Muhammadiyah Surakarta supaya dapat  diimplementasikan.  Selain  itu,  pada bagian user  interface dan user  experience dapat  dikembangkan  menjadi  lebih  baik  lagi sehingga  dapat  memudahkan  pengguna  pada saat  menggunakan  modul  pengelolaan  studi lanjut.

## Daftar Pustaka
Al  chanani,  U.,  &  Thamrin,  H.  (2018).
Pengembangan Sistem Monitoring
Layanan  Tata  Usaha  dan  Analisis Kemanfaatannya:  Studi  Kasus  di Fakultas  Komunikasi  dan  Informatika. Proceeding  of  The  URECOL , 2 ,  114– 121.
Bahar,  J.  B.,  Sentinuwo,  S.,  Karouw,  S., Tuturoong,  N.,  Robot,  J.,  Elektro,  T.,
Sam, U., Manado, R., & Manado, J. K. B.  (2020). Identifikasi  dan  Kuantifikasi Manfaat Teknologi Informasi di Kabupaten  Talaud. Jurnal  Teknik Informatika , 15 (1), 23–32. https://doi.org/10.35793/jti.15.1.2020.2 9027 Ching,  T.  L.,  & Arbaiy,  N.  B.  (2019).  Items
Searching  in  Factory  Warehouse  Using Arduino  Module. International  Journal of  Advanced  Science  Computing  and Engineering , 1 (1), 1–14. https://doi.org/10.30630/ijasce.1.1.1 Helilintar, R., Winarno, W. W., & Fatta, H. Al. (2016).  Penerapan  Metode  SAW  dan Fuzzy  Dalam  Sistem  Pendukung Keputusan Penerimaan Beasiswa. Creative Information Technology Journal , 3 (2), 89. https://doi.org/10.24076/citec.2016v3i2.
Islam,  M.  S.,  &  Mamun,  M. A. Al.  (2016). Perception of Management on Outcomes of Human Resource Information System (HRIS). International  Journal  of
Business and Social Research , 6 (2), 29. https://doi.org/10.18533/ijbsr.v6i2.837 Joo, H. (2017). A study on understanding of UI and  UX,  and  understanding  of  design according  to  user  interface  change. International  Journal  of  Applied Engineering  Research , 12 (20),  9931– 9935. Ridho, R. H. (2019). Peningkatan Dukungan Keluarga  dalam  Menentukan  Studi Lanjut  Siswa. Jurnal  Education  and Economics , 2 (2), 230–236. Sharma, V., Kumar, R., Sharma, R., Mutreja, R.,  &  Vargis,  B.  (2020).  Django
Framework based ERP for an Institution Data Flow Diagram Level-0. International  Research  Journal  of
Engineering  and  Technology  (IRJET) , 7 (5), 6099–6109. Thamrin,  H.  (2020).  Analyzing  and
Forecasting Admission data using Time Series Model. Jurnal Online Informatika , 5 (1), 35–44.
https://doi.org/10.15575/join.v5i1.546 Verma,  A.,  Khatana,  A.,  &  Chaudhary,  S. (2017). A  Comparative  Study  of  Black Box  Testing  and  White  Box  Testing. International  Journal  of  Computer Sciences  and  Engineering , 5 (12),  301– 304. https://doi.org/10.26438/ijcse/v5i12.301 304 Widianto, H., Pratama, A. P., & Laksmi, A. P.
(2020). Pengembangan Aplikasi COSYCALSHIP Berbasis  Android untuk Pengelolaan Beasiswa Menggunakan Metode Waterfall. Journal of Advances in Information and
Industrial Technology (JAIIT) , 2 (2), 32– 44.