Vol. 3 No 3, 2022 , pp. 369-374
DOI: 10.31949/jb.v3i3.2830
PEMBINAAN ADMINISTRASI KELOMPOK TANI LUMBUNG PANGAN MASYARAKAT SUKAHAJI MANDIRI DALAM MENDUKUNG TERTIB ADMINISTRASI
Ida Marina*, Adi Oksifa Rahma Harti, Sri Umyati, Dadan Ramdani Nugraha, Miftah Dieni Sukmasari, Dinar, Dede Salim Nahdi Fakultas Pertanian Universitas Majalengka, Indonesia *E-mail: idamarina@unma.ac.id

## Abstract
This service is carried out at the Sukahaji Mandiri Community Food Barn (LPM). This service is one of the efforts for orderly administration in farmer groups with the aim of farmer groups understanding the benefits of administration, various types of administration and the steps for making group administration. This service activity was carried out on Thursday, January 27, 2022. Most of the income of the people of Sukahaji Village, Majalengka Regency, was obtained from rice farming. The role of farmer groups has an important role in improving the welfare of farmers, especially related to income. This is inseparable from the efforts made by the group in protecting its members. The success of a farmer group is reflected in the ability of administrative management.  So  this  certainly  plays  an  important  role  in  the  sustainability  of  farmer  groups  further  in increasing group productivity. The services that have been carried out provide understanding and ability to manage administration, including the creation of member books, group activity books, guest books, meeting minutes, agenda books for incoming and outgoing letters, management books and financial administration. Keywords: administration; farmers; welfare.

## Abstrak
Pengabdian ini dilakukan di lumbung pangan masyarkat (LPM) Sukahaji Mandiri. Pengabdian ini merupakan salah satu upaya untuk tertib administrasi dalam kelompok tani dengan tujuan kelompok tani memahami manfaat  adminitrasi,  macam-macam  adminitrasi  dan  langkah-langkah  pembuatan  administrasi  kelompok. Kegiatan pengabdian ini telah dilaksanakan pada hari Kamis, 27 Januari 2022. Sebagian besar pendapatan masyarakat  Desa  Sukahaji  Kabupaten  Majalengka  diperoleh  dari  berusahatani  padi.  Peran  kelompok  tani memiliki peran penting dalam peningkatan kesejahtraan petani khususnya terkait pendapatan. Hal ini tidak terlepas dari upaya-upaya yang dilakukan oleh kelompok dalam menaungi anggotanya. Keberhasilan suatu kelompok  tani  tercermin  dari  kemampuan  pengelolaan  administrasi.  Sehingga  hal  ini  tentunya  berperan penting  dalam  keberlangsungan  kelompok  tani  lebih  jauhnya  pada  peningkatan  produktifitas  kelompok. Pengabdian  yang  telah  dilaksanakan  memberikan  pemahaman  dan  kemampuan  dalam  mengelola administrasi diantaranya pembuatan buku induk anggota, buku kegiatan kelompok, buku tamu, buku notulen rapat, buku agenda surat masuk dan keluar, buku pengurus dan administrasi administrasi kelompok. Kata Kunci: Administrasi; Kelompok Tani; Kesejahtraan.
Submitted: 2022-07-05 Revised: 2022-07-13 Accepted: 2022-07-18

## Pendahuluan
Jumlah  petani  di  Indonesia  sampai  saat  ini  cukup  banyak  dengan  sebaran  komoditas  yang diusahakan  bermacam-macam,  sehingga  menunjang  terbentuknya  organisasi-organisasi  sosial (social capital) yang menaungi masyarakat sebagai petani sekaligus mempermudah fasilitas-fasilitas pertanian yang diturunkan kepada para petani. Organisasi tersebut salah satunya adalah organisasi kelompok tani yang tersebar di seluruh pelosok perdesaan pertanian.
Kelompok tani yang saat ini ada akan terlihat aktif keberadaannya pada saat akan dilaksanakan bantuan berupa pupuk bersubsidi ataupun bantuan lainnya seperti obat-obatan dan benih. Maka dari itu, itu berbagai Lembaga berusaha untuk merubah cara berpikir kelompok  tani melalui berbagai kegiatan termasuk kegiatan ekonomi. Melalui kelompok tani, petani dilatih menggunakan kotoran ternak untuk pupuk organik (Suadnya,2015).
Menurut  Permentan  No  67/Permentan/SM.050/12/2016  kelembagaan  petani  adalah  lembaga yang ditumbuhkembangkan dari, oleh, dan untuk petani guna memperkuat dan memperjuangkan kepentingan  petani  (Pembinaan  Kelembagaan  Petani,  2021).  Sedangkan  kelompok  tani  adalah kumpulan  petani/peternak/pekebun  yang  dibentuk  atas  dasar  kesamaan  kepentingan,  kesamaan
Marina, Harti, Umyati, Nugraha, Sukmasari, Dinar, Nahdi, Pembinaan Administrasi Kelempok Tani
kondisi  lingkungan  sosial,  ekonomi,  dan  sumberdaya,  kesamaan  komoditas  dan  keakraban  untuk meningkatkan dan mengembangkan usaha anggota.  Kelompok tani memiliki peran penting pada kesejahteraan  anggota,  hal  ini  tidak  terlepas  dari  pengelolaan  yang  ada  di  dalam  kelompok  baik secara  admintrasi  maupun  strategi  dalam  hal  ini  sebagai  pendukung  keberlangsungan  kegitan usahatani.
Pada  pengabdian  ini  difokuskan  untuk  memberikan  pembinaan  khususnya  mengenai pengelolaan  administrasi  di  LPM  Sukahaji  Mandiri.  Pentingnya  pengelolaan  administrasi  dapat berdampak  pada  pencatatan  dan  pembukuan  secara  tertib  dan  sistematis  untuk  menunjang keberlangsungan kelompok itu sendiri. Kesejahtraan anggota merupakan tujuan dari kelompok tani. Kesejahtraan ini dapat dicapai melalui pemahan kelompok tani terkait pengelolaan administrasi atau dikenal  dengan  isilah  tata  usaha  atau office  work.  Kesadaraan  pengelolaan  administrasi  meliputi pengetahuan, keterapilan dan kepercayaan anggota.
Pengelolaan  administrasi  kelompok  merupakan  buku  pencatatan  segala  sesuatu  yang  ada kaitannya  dengan  perkembangan  kelompok.  Kesan  pertama  yang  terlihat  pada  suatu  kelompok pelaku  utama  yang  baik,  adalah  pengelolaan  administrasi  dengan  baik.  Kegunaan  administrasi kelompok diantaranya sebagai alat kontrol, alat dokumentasi, alat/bahan pengambilan keputusan, alat  monitoring/evaluasi  kelompok,  alat  pemupukan  kepercayaan  anggota,  alat  ukur  keberadaan kegiatan kelompok, dan  alat ukur pengembangan kelas kelompok.
Administrasi  Kelompok  Tani  juga  sebagai  seperangkat  yang  dapat  dijadikan  sebagai  bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok itu, seperti : usaha, permodalan,  jaringan  kerjasama  dan  lain-lain.  Perangkat  administrasi  itu  dibedakan  menjadi  dua bagian pokok, yaitu administrasi kegiatan dan administrasi administrasi kelompok.
Mengingat pentingnya pembinaan administrasi dalam kelompok tani, dilakukan pengambinaan yang bertempat di kelompok tani lumbung pangan masyarakat (LPM) Sukahaji Mandiri. Berdasarkan informasi sebelumnya bahwa pengelolaan administrasi belum cukup baik, berdasarkan permintaan dari  pengurus.  Harapannya  melalui  pembinaan  pengelolaan  administrasi  kelompok  kedepannya menjadi  kelompok  yang  memiliki  administrasi  yang  baik  dan  layak  untuk  menunjang keberlangsungan  kelompok  sebagai  organisasi  sosial (social  capital)yang  dapat  menaungi masyarakat khususnya masyarakat petani.

## Metode
Kegiatan pengabdian yang berupa pembinaan kelompok tani padi, dilaksanakan pada hari minggu,  tanggal  27  Januari  2022.  Peserta  pada  kegiatan  pengabdian  ini  adalah  petani  yang tergabung  dalam  Lumbung  Pangan  Masyarakat  (LPM)  Sukahaji  Mandiri  yang    tinggal  di  Desa Sukahaji  Kecamatan  Sukahaji  Kabupaten  Majalengka.  Dalam  mempasilitasi  kegiatan  pembinaan yang dilaksanakan tersebut supaya berjalan dengan lancar, maka dibutuhkan sarana dan prasarana penunjang  kegiatan  yang  dibutuhkan  oleh  tim  pengabdi  selama  proses  kegiatan  pengabdian berlangsung adalah LCD Proyektor. laptop, spidol, slide materi, dan foto copy materi. Maka dari itu metode pelaksanaan kegiatan pembinaan dilakukan dengan beberapa sesi sebagi berikut :
Tabel 1. Metode Pelaksanaan Kegiatan Sesi ke- Permasalahan Solusi Metode Pemateri (09.00- 10.30) Permasalahan masyarakat yang belum memahami tentang pengelolaan administrasi kelompok (literasi administrasi kelompok) khususnya mengenai dana kesehatan. Memberikan penjelasan mengenai pentingnya pencatatan dari setiap kegiatan yang akan tengah dan telah dilakukan Memaparkan alasan pentingnya pencatatn dan tertib administrasi Dr.Ida
Marina
BERNAS: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat [Vol. 3, No. 3, Juli, 2022, pp. 369-374 ] 371 (10.30- 12.00) Koordinsi kelompok terhadap lembaga seperti lembaga penyuluh yang dapat memfasilitasi kelompok dalam mempersiapkan pencatatan dan administrasi agar lebih tertib Paparan atau materi yang disampaikan diharapkan kelompok dapat memahami pencatatan yang baik sesuai kebutuhan Menjelaskan bagaimana menyiapkan berkas- berkas pencatatan dan kebutuhan administrasi kelompok sesuai dengan kebutuhan kelompok
Adi Oksifa Rahma Harti, Sri Umyati (13.00- 14.00) Kurangnya pemahaman dan kelengkapan kelompok mengenai berkas-berkas yang bisa membantu menanganipermasalahan administrasi keberlangsungan kelompok Memberikan pembinaan dan praktik langsung mengenai penanganan masalah dan kasus administrasi kelompok
Memberikan penjelasan pentingnya koordinasi ke lembaga penyuluh kelompok untuk peleksanaan organisasi kelompok yang tertib administrasi Dadan Ramdani Nugraha, Miftah
Dieni Sukmasari

## Hasil dan Pembahasan
Kegiatan pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat dalam mewujudkan sasaran keluaran: (1)  Peningkatan  pengetahuan,  perubahan  sikap,  dan  keterampilan  dalam  melaksanakan  tertib administrasi dan pembukuan kelompok tani serta terbntuknya buku administrasi kelompok di Desa Sukahaji  mulai  tanggal  7-15  Agustus  2019.  Serangkaian  kegiatan  telah  dilakukan  sesuai  dengan langkah-langkah yang disajikan pada bagian metode implementasi.
Namun sebelum pelaksanaan kegiatan pengabdian dilakukan kegiatan penilaian dan pertemuan dengan  calon  peserta  untuk  membahas  jadwal  pelaksanaan  pengabdian.  Kegiatan  pengabdian masyarakat ini diawali dengan kunjungan ke kelompok tani di LPM Sukahaji Mandiri pada tanggal 19 Januari 2022. Dalam kunjungan tersebut tim peneliti bertemu dengan 2 orang dari kelompok dan menyepakati bahwa pelatihan administrasi kelompok akan dilaksanakan mulai tanggal 27 Januari 2022  ,  kemudian  ketua  sebagai  penghubung  mengundang  20  pengurus  kelompok  tani  dari  LPM Sukahaji Mandiri di Desa Sukahaji.
.

## Gambar 1. Foto Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan  pengabdian  ini  dilakukan  dengan  bahasan    yang  disampaikan  oleh  tim  pengabdi Universitas Majalengka yaitu Dr. Ida Marina, MP. Adi Oksifa Rahma Hart, MP. Sri Umyati, MP, Dadan Ramdani Nugraha, MP, Miftah Dieni Sukmasari, MP. Materi yang disampaikan meliputi pemahaman dan pentingnya petani dalam kelompok. Dari hasil refleksi yang dilakukan pada sesi pelatihan hari pertama,  terlihat  bahwa  pengurus  kelompok  belum  memiliki  visi  dan  misi  yang  jelas  dalam mengembangkan kelompok. Selain itu pengurus grup juga mengungkapkan bahwa administrasi dan pembukuan grup kurang baik, grup hanya memiliki buku anggota. Informasi yang terdapat dalam buku anggota masih sebatas nama, alamat dan keterangan anggota yang belum diisi dengan baik.
Marina, Harti, Umyati, Nugraha, Sukmasari, Dinar, Nahdi, Pembinaan Administrasi Kelempok Tani
Kondisi  kelompok  ini  sesuai  dengan  temuan.  Berdasarkan  hasil  diskusi  yang  dilakukan  dalam kegiatan  pengabdian  tersebut  di  atas, pengurus  kelompok  berharap  dapat  diberikan pemahaman yang lebih baik tentang kelompok dan khususnya administrasi kelompok dan pembukuan (Christoper Dereau, 2013).
Berdasarkan hasil kajian pendahuluan dan refleksi pengurus kelompok, materi tentang visi misi kelompok dan pentingnya pengembangan kelompok disampaikan kepada pengurus kelompok yang kemudian diharapkan mengikuti di tingkat kelompok untuk meningkatkan kesadaran anggota dalam berkumpul dan berkoordinasi merumuskan visi dan misi serta tujuan kelompok. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan oleh tim, diketahui bahwa pengurus kelompok telah memahami bagaimana merumuskan visi dan misi serta tujuan kelompok. Namun tim tetap akan memberikan pendampingan jika dalam waktu dekat ada kelompok yang melakukan kegiatan ini, hal ini dapat dijadikan sebagai modal dalam pendekatan. Pendekatan berbasis aset membantu masyarakat melihat realitas mereka dan kemungkinan mendorong perubahan dan membantu mereka menemukan cara baru dan kreatif untuk  mewujudkan  visi  mereka.  pendampingan  yang  diberikan  adalah  berusaha  membantu kelompok  dalam  menemukan  potensi  yang  mereka  miliki  selama  ini  dan  mendorong  masyarakat untuk dapat memanfaatkan aset tersebut secara mandiri.
Setelah melaksanakan pelatihan pembuatan buku anggota, buku tamu dan buku kas kelompok serta pembukuan kelompok lainnya, pengurus kelompok menyatakan akan memperbaiki pembukuan kelompok. Namun pengurus kelompok menyatakan akan fokus pada perbaikan buku anggota yang dirasa  perlu  diperbaiki  dan  membutuhkan  partisipasi  anggota  untuk  mengisinya.  Buku  anggota kelompok  sangat  dibutuhkan  oleh  suatu  kelompok  agar  kelompok  memiliki  data  yang  lengkap tentang anggotanya. Kondisi buku anggota saat ini masih sangat memprihatinkan, karena dibuat dengan cara yang sangat sederhana dan improvisasi. Data dan informasi yang ditampilkan dalam buku  anggota  juga  sangat  terbatas  sehingga  tidak  sesuai  kebutuhan  ketika  digunakan  untuk menyusun Rencana Akhir Kebutuhan Kelompok (RDKK) atau kebutuhan untuk bekerjasama dengan pihak luar.
Selama penyusunan laporan ini, pengurus kelompok sedang melakukan pendataan anggotanya dengan  menggunakan  format  yang  telah  disediakan  sehingga  buku  anggota  diharapkan  dapat menyajikan data-data yang diperlukan untuk kepentingan kelompok dan kerjasama dengan pihak lain.  .  Kegiatan  ini  membutuhkan  waktu  karena  memerlukan  keterlibatan  anggota dan kesediaan manajemen untuk melakukan perjalanan menemui anggotanya untuk mengumpulkan data. Dalam proses ini, pihak pengelola juga menghadapi beberapa kendala seperti pendataan luas lahan karena masih ada anggota yang tidak jujur melaporkan luas lahan yang dimiliki. Selain itu, mengunjungi anggota satu per satu juga membutuhkan waktu dan tenaga, karena sulit mengharapkan anggota yang datang ke ketua memberikan data dan informasi kepada manajemen. Hal ini dikarenakan tidak semua anggota kelompok memiliki alat komunikasi seperti telepon genggam (HP).
Apalagi untuk simpanan keuangan kelompok, selama ini kelompok tidak memiliki cukup uang karena kelompok tidak melakukan kegiatan yang berhubungan dengan keuangan tetapi ada kegiatan tertentu  yang  membutuhkan  tenaga  ahli  untuk  mengumpulkan  uang  untuk  kebutuhan  kelompok tertentu.  Untuk  mencatat  keuangan  dalam  kegiatan  ini,  pengurus  kelompok  biasanya  hanya menggunakan  catatan  sementara  karena  menurut  mereka  uang  akan  habis  setelah  kegiatan dilakukan.  Oleh  karena  itu,  kelompok  tidak  memiliki  buku  catatan  keuangan  kelompok.  Telah dilakukan pelatihan dan penyusunan buku kas kelompok dan pengurus kelompok telah memberikan feedback positif seperti biasanya pada saat kegiatan kelompok membutuhkan uang dan pencatatan keuangan, manajemen tidak memiliki pembukuan untuk mencatat saldo uang, dan data ahli telah membayar  atau  belum  membayar  iuran  kepada  pihak  .manajemen.  Seringkali  pengelola  cabut duluan karena rekamannya salah. Dengan adanya pelatihan ini, manajemen merasa sangat terbantu dan akan menggunakan buku kas untuk mencatat keuangan kelompok. Sampai dengan laporan ini,
BERNAS: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat [Vol. 3, No. 3, Juli, 2022, pp. 369-374 ]
tidak ada manajemen grup yang dipantau untuk melakukan kegiatan akuntansi keuangan karena tidak ada kegiatan yang memerlukan pencatatan keuangan.
Penggunaan buku tamu sudah digunakan sudah mulai diterapkan  oleh pihak kelompok, saat tim  datang  mengunjungi  delegasi  untuk  memantau  hasil  kegiatan  pengabdian,  buku  tamu dihidangkan untuk mengisinya. Dengan demikian, sebagian kecil kegiatan pengabdian yang telah dilakukan diikuti dengan kata lain sasaran pengabdian kepada masyarakat telah tercapai walaupun perubahannya  masih  sedikit.  Hal  ini  dapat  dimaklumi  karena  kegiatan  pengabdian  kepada masyarakat memerlukan jangka waktu yang yang berkelanjutan yang membutuhkan pembinaan dan pendampingan  secara  berkala  dan  terjadwan  agar  diperoleh  hasil  sesuai  dengan  harpan  yang ditargetkan  (Marina,I.2021).  Penulis  berkeyakinan  jika  kegiatan  pembinaan  tersebut  dilakukan, hanya  bersifat  sementara  setiap  saat  dengan  jangka  waktu  seminggu,  hasilnya  dapat  diprediksi sangat sedikit. Hal ini dikarenakan proses perwujudan hasil pengabdian yang dilakukan oleh penulis membutuhkan waktu yang lama untuk merealisasikannya karena keberhasilannya juga tergantung dari  masuknya  pimpinan  kelompok  dan  aktivitas  pengurus  kelompok.  Secara  khusus,  kegiatan pengurus  kelompok  sebenarnya  dapat  ditangani  dengan  pemantauan  dan  bimbingan.  Namun, karena  pelaksanaan  pendampingan  dan  pemantauan  membutuhkan  waktu  yang  cukup dan  dana yang  cukup  besar,  tim  mungkin  tidak  dapat  melakukannya  secara  terus  menerus  dalam  jangka panjang, sehingga keberhasilan layanan yang dilakukan mungkin sangat kecil. Solusinya pimpinan kelompok berperan aktif dan harus berkoordinasi dengan Lembaga penyuluh untuk pengembangan kelompoknya.
Berdasarkan  hasil  pemantauan  dan  analisis  kegiatan  pengabdian  yang  telah  dilakukan, pengabdian  kepada  masyarakat  yang  bersifat  pengabdian  dan  dapat  dibiayai  oleh  Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) harus memiliki jangka waktu yang lama dan dengan  dana  yang  cukup  sehingga  proses  pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat dapat terlaksana dengan baik, pendampingan dan pengawasan dalam jangka panjang untuk hasil yang lebih baik.

## Kesimpulan
Dari hasil paparan diatas berdasarkan hasil pengabdian dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan kegiatan  pengabdian  masyarakat  yang  telah  dilaksanakan  berjalan  dengan  baik  dan  mendapat respon yang baik dari pengurus kelompok. Pengurus kelompok melalui penerapan yang dilakukan telah berhasil mengidentifikasi kelemahan kelompok dan siap untuk melakukan perbaikan, sesuai dengan hasil pelatihan yang telah dilakukan. Namun dalam pelaksanaan hasil pelatihan pembukuan secara berkelompok, berbagai kendala ditemui antara lain realisasi hasil pelatihan yang memakan waktu dan memerlukan pendampingan yang berkesinambungan. Masih ada anggota yang tidak jujur dalam  memberikan  data  dan  informasi  serta  kegiatan  pembukuan  keuangan  sampai  dengan dibuatnya  laporan  pelayanan  tidak  ada  hasil  sehingga  tidak  ada  hasil.  Pendampingan  dan pemantauan  secara  terus  menerus  diperlukan  untuk  mewujudkan  hasil  pengabdian  kepada masyarakat  yang  dilakukan.  Butuh  waktu  lebih  lama  untuk  menjalankan  pengabdian  masyarakat dengan dana yang lebih besar. Disarankan agar pengabdian kepada masyarakat dilakukan dalam jangka waktu yang lama dan berkelanjutan serta dengan dana yang lebih besar untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

## Daftar Pustaka
Marina, Harti, Umyati, Nugraha, Sukmasari, Dinar, Nahdi, Pembinaan Administrasi Kelempok Tani
Christoper  dereau,  (2013). Pembaru  dan  Kekuatan  Lokal  untuk  Pembangunan.  TT:  Australian Community Development and Civil Society Strengthening Scheme (ACCESS) Phase II. Hal. 14.
Pembinaan Kelembagaan Petani. (2021). Peraturan Menteri Pertanian Nomor 67/PERMENTAN/SM.050/12/2016 Tahun 2016. https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/160873/permentan-no-
67permentansm050122016-tahun-201 .
Marina,  I.  dkk.  (2021). Pendampingan  Program  Pengendalian  Inflasi  Daerah  Pada  Klaster  Cabai Merah . DOI: https://doi.org/10.31949/jb.v2i3.1199 .
Swadnya,IW  Dkk.  (2020). Penguatan  Kelembagaan  Kelompok Tani melalui pelatihan pengelolaan administrasi dalam mendukung pencapaian kegiatan ekonomi di Desa Gumantar Kabupaten Lombok Utara. https://www.jurnal.lppm.unram.ac.id/index.php/jurnalpepadu/article/view/117