Syntax Idea : P–ISSN: 2684-6853  E-ISSN : 2684-883X Vol. 2, No. 1 Januari 2020

## PROSEDUR  PENYIMPANAN  DOKUMEN  PURCHASING  ORDER  PADA  PT. COCA-COLA AMATIL INDONESIA CIBITUNG

## Yusrodi Cipto Hadi Pranoto dan Nurmayanni Simatupang
Akademi Sekretari dan Manajemen Insulindo, Bekasi Email: yusrodichp@yahoo.co.id dan snurmayanni@gmail.com

## Abstrak
Penerapan  metode  pengarsipan  secara  manual  dan  digital  dalam  sebuah organisasi  diperlukan  untuk  mendukung  kegiatan  pengarsipan  upaya  tercapai efektifitas  dan  efisiensi  dalam  pengelolaan,  serta  mampu  melestarikan  arsip  yang memiliki  informasi  atau  nilai  penting  bagi  penggunanya.  Karena  arsip  sangat  di butuhkan  dalam  tata  keadministrasian  pembelian  dan  bukti  kepada  pihak organisasi  lain.  Jenis  penelitian  yang  dilakukan  penulis  adalah  jenis  penelitian deskriptif  dengan  pendekatan  kualitatif,  menggunakan  observasi,  wawancara  dan studi  pustaka  sebagai  teknik  pengumpulan  data.  Dalam  penerapan  arsip  manual menggunakan  lemari  atau  meja  arsip.  Penerapan  arsip  digital  menggunakan sistem  PDF  pada  komputer.  Untuk  menunjang  kegiatan,  penerapan  penyimpanan arsip yang baik dibutuhkan sarana dan prasarana yang baik untuk mempermudah pelaksanaan  kerja  yang  baik  pula.  Selain  itu  juga  dibutuhkan  sistem  yang  sesuai untuk  penerapan  yang  dilaksanakan  dengan  didukung  oleh  pegawai  yang  lebih teliti dalam pengarsipan dokumen di bidangnya.
Kata kunci : Penerapan arsip, Manual, Digital.

## Pendahuluan
Menurut  Kamus  Administrasi  Perkantoran  yang  dikutip  oleh  (Wursanto Ignasius,  2007)  dalam  buku  Kearsipan  II  Dokumen  adalah  warkat  asli  yang dipergunakan  sebagai  alat  pembuktian  atau  sebagai  bahan  untuk  mendukung  suatu keterangan.
Dikutip  oleh (Suraja, 2006) Penyimpanan Dokumen atau Arsip  adalah kegiatan menaruh  atau  menyusun  warkat-warkat  secara  sistematis,  dengan  menggunakan berbagai  cara  dan  alat  di  tempat  tertentu  yang  aman  dan  dapat  ditemukan  kembali dengan cepat bilamana dibutuhkan.
Dalam  bidang  informasi  menyajikan  yang  terbaik  dan  turut  serta  dalam persaingan  ketat  antar  perusahaan  menjadi  bagian  yang  sangat  penting  dan  tidak  bisa dielakkan  lagi.  Sesuai  perkembangan  perusahaan  sekarang  ini,  data-data  bisnis  dan interaksi  setiap  perusahaan  tidak  lepas  dari  dukungan  aktivitas  administrasi  maka perhatian administrasi harus maksimal. Salah satunya menyimpan dokumen merupakan bagian kegiatan dari administrasi karena segenap berkas-berkas atau dokumen yang ada pada  organisasi  akan  disimpan  dengan  baik  untuk  proses  penyajian  informasi  bagi pimpinan, pembuatan laporan, pertangggungjawaban, penilaian dan pengendalian selain
itu  sebagai  bukti  bila  sewaktu-waktu  dibutuhkan  demi  proses  prosedur  berjalannya administratif  dan  pekerjaan  perusahaan.  Perusahaan  mempunyai  sistem  yang  berbeda- beda dalam setiap penyimpanan untuk kelancaran akvitas administrasi yang efisien dan efektif perlu kebijakan manajemen dalam menetapkan administratif.
Penulis  melakukan  penelitian  pada  PT.  Coca-Cola  Amatil  Indonesia  Cibitung suatu  perusahaan  milik  asing  yang  beroperasi  dibidang  produksi  minuman  ringan. Penulis  fokuskan  hanya  pada  prosedur  penyimpanan  dokumen  purchasing  order  pada PT.  Coca-Cola  Amatil  Cibitung.  Karena  perusahaan  tersebut  perusahaan  besar  yang memiliki  banyak  supplaier  atau  hubungan  erat  dengan  perusahaan  lain.  Sehingga  data yang  harus  disimpan  sangat  banyak  yang  memerlukan  sistem  yang  baik  dalam mengarsipnya.
Sistem yang digunakan dalam penyimpanan dokumen purchasing order ada dua bagian  yaitu:  sistem  media  format  PDF  ( Portable  Document  Format )  atau Adobe Reader dan manual menggunakan map ordner . Menggunakan sistem media format PDF atau Adobe Reader , dengan menyeken dokumen asli, lalu memberi kode sesuai masing- masing  nomor  surat  purchase  yang  telah  discaner  dan  sesuai  nama  perusahaannya). Dengan cara penyimpanan pada PDF maka penemuan kembali di saat diperlukan dapat dengan mudah mencetak dokumen tersebut namun tidak seperti nilai asli lagi.
Selain  dibuat  format  PDF  ada  juga  penyimpanan  data  dengan  sistem  manual yaitu  dengan  cara  memfolder  fisik  dokumen  dengan  menggunakan  ordner-ordner berwarna  merah.  Pada  punggung  ordner  tersebut  diberi  kodefikasi  seperti  PO  1601- 1701  yang  artinya  PO  singkatan  dari  Purchasing  Order  dan  1601-1701  nomor-nomor PO yang ada dalam satu ordner tersebut. Isi ordner biasanya tergantung muatannya atau rata-rata  100  PO.  Pengurutan  nomor  PO  dalam    suatu  ordner  dimulai  dari  nomor  PO terkecil  diurutan  bawah  hingga  nomor  PO  terbesar  diatas.  Yang  kemudian  ordner- ordner  tersebut  disusun  sesuai  dengan  urutan  nomor  terkecil  sampai    nomor  terbesar sesuai batas nomor yang ada pada punggung  ordner tersebut.
Agar keselamatan dan keamanan dokumen tersebut bisa terjamin baik, harusnya pemanfaatan  arsip  yang  optimal  dapat  dicapai  melalui  tahapan  manajemen  kearsipan modern, yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat.  Mengingat  pentingnya  arsip  dalam  suatu  organisasi,  maka  pengelolaan  arsip harus  dilakukan  dengan  baik  dan  benar  sesuai  dengan  prinsip  serta  tujuan  manajemen kearsipan,  yaitu  dapat  menyediakan  arsip  dengan  cepat,  tepat,  lengkap  dan  efesien apabila dibutuhkan.
Jika  mendengar  perkataan  arsip  orang  seringkali  berasumsi  bahwa  akan dihadapkan  pada  tumpukan  sekedar  tumpukan  kertas-kertas  dan  orang  beranggapan mudah dilakukan dan dapat dilakukan oleh siapapun.
Pada  PT.  Coca-Cola  penanganan  dokumen  arsip  terhadap  dokumen  PO  masih kurang baik terhadap mengarsip dokumen PO. Yaitu dalam pengurutan PO-PO banyak terdapat  kesalahan  pada  urutan  nomor  dalam  satu  ordner,  yang  parahnya  nomor  PO yang  ada  pada  ordner  satu  bisa  masuk  ke  ordner  lain.  Disaat  dibutuhkan  kembali sebagai  bukti  menjadi  memakan  waktu  lama  karena  dari  sekian  banyak  PO  tidak
semuanya  discan  pada  PDF  dalam  komputer.  Selain  itu  arsip  asli  sering  keliru  karena dipinjam tanpa ada kartu bukti peminjaman.

## Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  dipakai  adalah  Menurut  (Narbuko  &  Achmadi,  2005), metode deskriptif yaitu memberikan gambaran secara jelas suatu  masalah dan keadaan berdasarkan  data-data  yang  sebenarnya.  Adapun  teknik  pengumpulan  data  yang digunakan penulis adalah sebagai berikut :
a. Pengamatan (Observation)
Pengamatan  yaitu  tehnik  pengumpulan  data  secara  langsung  pada  objeknya dilakukan  penulis  dengan  membantu  mengerjakan  proses    penyimpanan  dokumen pada bagian Purchase.
b. Wawancara (Interview)
Wawancara yaitu suatu metode pengumpulan data yang    digunakan dengan cara mengadakan komunikasi dan tanya jawab secara langsung kepada Bapak atasan saya  bagian  Purchasing  Order  untuk  mendapat  informasi    saat  melakukan  proses kerja
c. Studi Pustaka
Pengumpulan  data  dan  mencari  dengan  membaca  dan      menelaah  berbagai macam  sumber-sumber  dan  hal  apa  saja  yang  berkaitan  yang  dapat  menunjang penyusunan Tugas Akhir ini.

## Hasil dan Pembahasan
Pembelian adalah suatu  proses pencarian sumber dalam pemesanan barang atau jasa untuk membantu memenuhi kebutuhan semua pengguna pada perusahaan. Dengan adanya  pembelian,  perusahaan  dapat  secara  mudah  menyediakan  sumber  daya  yang diperlukan  organisasi  secara  efisien  dan  efektif.  Bagian  yang  menangani  atau melakukan  pembelian  ini  adalah Purchasing  Order Departement (Bagian  Pembelian) atau biasa juga disebut Procurement Departement (Bagian Pengadaan).
Proses pembelian merupakan tindakan-tindakan yang dilakukan secara berurutan dalam  kegiatan  pembelian  atau  kegiatan-kegiatan  yang  biasa  dilakukan  oleh  bagian pembelian.  Menurut  (Maulany,  2017)  Penurunan  penjualan  mengisyaratkan  adanya masalah perilaku konsumen pada saat penentuan putusan pembelian produk.
Setiap  kegiatan  mempunyai  urutan  langkah-langkah  untuk  menyelesaikan pekerjaan  bersangkutan  dari  awal  hingga  akhir.  Prosedur  pembelian  barang  dan  jasa pada PT. Coca-Cola Amatil Indonesia pada dasarnya sama, di antaranya sebagai berikut 1. Permintaan pembelian atau purchase requisition
Sebelum  transaksi  pembelian  terjadi,  bagian  gudang  atau  bagian    pemakai barang maupun pengguna jasa akan melakukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian  jika  persediaan  barang  sudah  menipis  atau  kebutuhan  jasa  kurang. Permintaan  pembelian  tersebut  dibuat  ke  dalam  surat  daftar  permintaan  pembelian
yang terdiri dari nama merk, ukuran, tipe, jumlah, harga, dan waktu pengiriman yang akan diajukan ke bagian pembelian. Surat permintaan pembelian ini akan di approve (disetujui) oleh atasan-atasannya. Surat ini dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan 1 lembar  untuk  bagian  pembelian,  dan  tembusannya  untuk  arsip  bagian  peminta  atau pengguna.
Peminta  terdiri  dari  bagian marketing,  general  affair (urusan  umum), warehouse (gudang)  dan fleet (armada).  Macam-macam  barang  yang  dibutuhkan adalah peralatan mesin, pendingin, alat tulis kantor, komputer, spare part kendaraan dan  lain-lain.  Untuk  kebutuhan  jasa  yaitu  sewa  truk,  sewa  gedung,  konsultan, perbaikan  listrik,  dan  perbaikan  gedung  dari  pemasok  bagian  kontraktor  atau  jasa. Berikut adalah gambar surat permintaan pembelian :

## Gambar 1 Surat Permintaan Pembelian

## 2. Permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Bagian  pembelian  melakukan  permintaan  penawaran  harga  kepada  pemasok dengan  bernegosiasi  supaya  mendapatkan  harga  yang  terendah  dengan  mutu  yang baik  sesuai  jenis,  spesifikasi,  harga,  waktu  pengiriman,  dan  juga  permintaan pengurangan  harga  dari  banyaknya  jumlah  pesanan  (jika  ada).  Bila  hasil  negosiasi telah disetujui maka akan dibuatkan surat order pembelian kepada pemasok. Berikut adalah gambar permintaan penawaran harga :

## Gambar 2 Surat Permintaan Penawaran Harga

## 3. Order pembelian atau pengadaan
Bagian  pengadaan  barang  akan  membuat  surat  order  pembelian  berdasarkan daftar permintaan pembelian dari pengguna atau pemohon yang akan dipesan kepada pemasok. Bagian pengadaan (procurement) mengirimkan surat order pembelian asli melalui  fax,  maupun  dicetak  ke  email  pemasok  untuk  difaksimili  kembali  sebagai konfirmasi maupun di ditantangani. Selain itu, konfirmasi juga bisa diambil langsung oleh  pemasok  ke  bagian  pembelian  untuk  menandatangani  surat  order  pembelian aslinya. Surat order pembelian yang telah ditandatangani, di fotocopy atau dicetak ke komputer sebagai bukti maupun pertinggal di bagian pembeli, sedangkan surat order pembelian  asli  diberikan  untuk  dibawa  oleh  pemasok  sebagai  bukti  untuk  menagih kembali.
Surat  ini berisi penjelasan atau keterangan barang maupun jasa, nomor item, tanggal  pengiriman,  jumlah,  satuan,  harga  satuan  dan  total  harga.  Sesuai  dengan waktu yang ditentukan, pemasok akan mengirimkan semua barang maupun jasa yang sesuai pesanan ke gudang atau langsung ke pemohon.
Syarat  pembayaran  pada  PT.  Coca-Cola  Amatil  yaitu  30  hari  setelah pengiriman dan penerimaan tax invoice secara lengkap. Sebelum menagih, pemasok harus  melampirkan  invoice;  total  harga,  lembar  order  pembelian,  faktur  pajak,  dan berita  acara  diserahkan  ke  kasir.  Setelah  sudah  komplit  bagian accounting atau keuangan  akan  melakukan  pembayaran  melalui  bank  ke  nomor  rekening  pemasok. Berikut adalah gambar surat order pembelian :

## Gambar 3

## Surat Order Pembelian

## A. Prosedur Penyimpanan Dokumen Purchase Order
Penyimpanan  dokumen purchase  order atau  disebut  pembelian  pesanan  di bagian pembelian ada dua macam yaitu penyimpanan manual dan format PDF  atau Adobe Reader. Prosedur penyimpanan tersebut adalah :
Gambar 4
Flowchart Prosedur Penyimpanan Dokumen Map Ordner Selesai Menerima surat-surat atau dokumen Distepler Mulai
1. Penyimpanan Manual
Prosedur penyimpanan manual dilakukan terdiri dari lembaran surat order pembelian,  surat  permintaan  penawaran,  surat  penawaran,  dan  konfirmasi  order pembelian.
Setelah adanya surat permintaan penawaran maka di proses menjadi surat order  pembelian.  Surat  order  pembelian  ini  disimpan  dan  diklip  bersama  lembar permintaan  penawaran  selama  menunggu  balasan  konfirmasi  surat  order pembelian.  Setelah  balasan  konfirmasi  (berupa  fax  atau  scan  email)  surat  order pembelian  datang  kemudian  diklip  kebagian  yang  sama,  demikian  juga  dengan surat penawaran bila telah diterima oleh bagian pembelian.
Setelah  sudah  komplit  semuanya  dijepret  kemudian  dibolongi  dengan menggunakan  pembolong  kertas  (perforator)  dimasukkan  ke  dalam  map  ordner sesuai  dengan  urutan  nomor  pesanan  masing-masing  yang  tertera  di  bagian punggung  ordner  dan  sesuai  urutan  nomor  pesanan  yang  ada  dalam  satu  ordner tersebut.
Setelah  itu  ordner  tersebut  disusun,  atau  ditempatkan  kembali  dengan posisi  ordner  berdiri  dan  berderet  menyamping  (lateral)  di  atas  meja  khusus penyimpanan  ordner  karena  masih  digunakan  sewaktu-waktu  diperlukan.  Letak ordner  surat  order  pembelian  barang  dan  jasa  pisah.  Jadi,  semua  file  yang disimpan,  keaslian  dokumen  lebih  terjamin.  Adapun  ancamannya  ialah  salah menyimpan, mudah diambil orang, dan mudah basah.
2. Penyimpanan PDF atau Adobe Reader
Proses  penyimpanan  dilakukan  menggunakan  PDF (portable  document format) dengan  prosedur  yang  sama  dalam  pengumpulan  empat  dokumen  diatas atau  yang  berhubungan  dengan  itu.  Yang  membedakan  bila  dokumennya  telah komplit  ialah  penyimpanannya  digital  dengan  menyeken  dokumen  tersebut  ke sistem PDF atau adobe reader dalam komputer. Dalam penyimpanan dokumen ini menggunakan  sistem  kode  nomor  pesanan  untuk  pencarian  yang  lebih  cepat  dan mudah  ditemukan.  Tetapi,  penyimpanan  manual  masih  tetap  dilakukan  untuk menyimpan  dokumen  fisik  atau hardcopy dokumen  sehingga  tidak  terlalu diperhatikan.  Penyimpanan  menggunakan  PDF  dokumen  lebih  rahasia,  tidak hilang, mudah dicari, tidak memakan tempat.

## B. Pengaruh Kodefikasi Arsip terhadap Pencarian Dokumen
Sistem  pengkodean  sangat  berpengaruh  terhadap  pencarian  dokumen  atau arsip.  Pengkodean  adalah  hal  untuk  mempermudah  setiap  pencarian  dokumen  bila mengetahui  klasifikasi  yang  tepat  dalam  menangani  alur  arsip.  Dengan  adanya pengklasifikasian  arsip  yang  tepat  maka  kegiatan  administrati  akan  berjalan  baik. Namun  tidak  memungkinkan  pencarian  arsip  akan  lancar  dan  mudah.  Bila  tidak memiliki pengetahuan sistematis pengarsipan.
Pada bagian pembelian di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia pengkodean yang ada  hanya  sistem  nomor  pesanan.  Pengkodean  sesuai  nomor  pesanan  ini  ada  pada label  bagian  punggung  ordner,  satu  ordner    rata-rata  bermuatan  100  surat  order
pembelian.  Tidak  ada  penanganan  penyimpanan  arsip  secara  khusus,  penanganan dilakukan  oleh  pegawai  pengadaan  itu  sendiri.  Wajar  terjadi  kesalahan  pengarsipan karena  pegawai  terlalu  sibuk  dengan  kegiatan  yang  diemban  yang  membebani konsentrasi  pikiran  dan  ketelitian  pun  berkurang.  Sehingga  kesalahan  itu berpengaruh pada pencarian dokumen. Adapun kesalahan itu ialah:
1.  Memasukkan  dokumen  order  pembelian  ke  file  atau  ordner  lain  yang  tidak bermuatan  nomor  pesanan  sesuai  nomor  surat  pesanan.  Di  saat  dokumen diperlukan  maka  pencarian  otomatis  akan  membuka  ordner-ordner  lain  yang bermuatan banyak yang begitu memakan waktu dan energi.
2.  Selain  itu  yang  mempengaruhi  yaitu  peminjaman  surat  order  pembelian,  yang dipinjam  oleh  bagian  organisasi  yang  terkait.  Maka,  akan  menjadi  kendala  pada bagian  pembelian  karena  terlambat  mengembalikan  segera.  Otomatis  bagian pembelian  akan  menghubunginya,  sehingga  berpengaruh  pada  waktu  dan pekerjaan.
Sehubungan  dengan  kendala  ini,  maka  hal  yang  dapat  dilaksanakan organisasi  untuk mengatasi ialah:
1. Membuka dan menyeken dokumen yang ada pada format PDF atau adobe reader maupun email. Perlu juga bantuan penanganan arsip untuk mengendalikannya.
2.  Untuk  mengatasi  dalam  kendala  peminjaman  harus  melihat  ulang  dokumen  pada email  atau  format  PDF.  Ada  baiknya  dengan  menggunakan  kartu  pinjam  arsip sebagai  sarana  pengendalian  dan  pengembalian  peminjaman  arsip.  Untuk mencegah  kemungkinan  hilangnya  arsip  maupun  kekeliruan.  Keselamatan  arsip terjamin.

## C. Penerapan Penyimpanan Arsip untuk Meningkatkan Efektifitas dan Efisiensi Perusahaan
Penerapan  penyimpanan  arsip  yang  telah  dilaksanakan  di  sini  dapat meningkatkan  efektifitas  dan  efisiensi  pada  perusahaan.  Efektif  dalam  arti terjaminnya keselamatan arsip, dan penyediaan kembali arsip dapat tercapai. Efisien dalam arti bilamana arsip dibutuhkan dapat disediakan dengan cepat, dan ini dicapai dari unsur pikiran, tenaga, fasilitas, uang, waktu dan ruang yang sedikit mungkin.
Penyediaan fasilitas kerja pada kantor akan membuat pegawai merasa nyaman dan  menimbulkan  semangat  kerja  untuk  mendapatkan  hasil  yang  diharapkan perusahaan.  Penerapan  pengarsipan  dengan  digital  atau  elektronik  akan mendukung tercapainya  efektifitas  dan  efisiensi  dalam  sistem  penyimpanan,  penemuan  kembali dan mengembalikan arsip tersebut ke dalam tempat semula dapat dijalankan dengan mudah.  Apalagi pelayanan penyajian arsip kepada auditor lebih mudah dan cepat. Di saat  sedang  menelusuri  pembelian  suatu  barang.  Penerapan  pengarsipan  manual kurang  efisien  karena  lebih  banyak  kemungkinan  serangan  atau  kendala  yang dihadapi.  Sehingga  penelusuran  dokumen  memakan  waktu  dan  tenaga.  Pelayanan auditor lebih lambat dibandingkan dengan elektronik.
Penerapan penyimpanan yang efektif dan efisien itu sangat berpengaruh pada penyajian  informasi  dan  tata  administrasi  yang  tepat  pada  organisasi  maupun perusahaan. Untuk menjaga reputasi dan pelayanan baik kepada pihak lain.
Mengenai  pemusnahan  arsip  tersebut  diserahkan  kepada  pihak  lain  atau perusahaan  lain  untuk  mengatur  file  dan  menghancurkan  arsip  yang  dibayar  oleh perusahaan Coca-Cola. Jangka masa aktif arsip 5 sampai 10 tahun.
D. Fasilitas Pendukung dalam Pelaksanaan Kerja pada Bagian Pembelian
Dalam  setiap  organisasi  sangat  memerlukan  fasilitas  untuk  menunjang pelaksanaan  kerja  yang  lebih  baik  dan  tepat  (efektif  dan  efisien).  Dengan  fasilitas yang  memadai  dan  terpenuhi  tidak  membuat  pekerja  dan  pekerjaan  terbengkalai ataupun lambat itu sangat mempengaruhi proses kegiatan organisasi dan perusahaan yang baik. Maka fasilitas yang mempermudah kegiatan kerja pada bidang pembelian berpengaruh  juga  demi  lancarnya  hubungan  maupun  transaksi  pembelian  yang  baik dengan pihak lain (pihak luar).
Adapun  fasilitas  pada  kantor  bagian  pembelian  untuk  pelaksanaan  kerja, sebagai berikut :
1.  Mesin  atau  alat  printer,  yang  digunakan  untuk  mengeprint  surat  order  pembelian barang atau jasa.
2.  Mesin  fotocopy,  digunakan  untuk  mengfotocopy  atau  menggandakan  surat maupun  dokumen  sesuai  yang  diharapkan  (ketebalan  tulisan,  memperkecil,  dan memperbesar  tulisan)  juga  digunakan  untuk  menyeken  dokumen  dalam  jumlah banyak    secara  otomatis  ke  email,  dan  melakukan  faksimili  surat  maupun dokumen ke nomor fax lain.
3.  Komputer,  digunakan  untuk  mengetik,  menyimpan,  mencari  atau  memesan  dan menerima semua hal yang berkaitan dengan pelaksanaan kerja.
4. Map ordner, digunakan untuk menyimpan berkas atau surat order pembelian.
5.  Lemari  penyimpanan,  digunakan  menyimpan  file-file  baik  dalam  lacinya  dan mejanya (laci dan meja adalah satu).
6.  Pulpen,  digunakan  untuk  menuliskan  suatu  informasi,  kegiatan  atau  hal-hal  yang penting salah satunya pada saat bertelepon pulpen dibutuhkan juga.
7. Stepler, digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas (lebih dari satu).
8. Perforator, digunakan untuk  membolongi pinggir berkas yang distepler. Sebelum dimasukkan ke dalam map ordner.
9.  Label,  digunakan  untuk  memberi  judul  (nomor)  pada  ordner  yang  terbuat dari bahan  kertas    yang  mempunyai  perekat  pada  bagian  belakang,  sehingga  tidak perlu  diberi  lem  lagi  ketika  ingin  menempelkan  label  pada  tempat  yang diinginkan.
10. Box (kotak), digunakan untuk menyimpan arsip  yang bersifat inaktif. Arsip  yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam ordner, dan lain-lain.

## Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  pengamatan  penulis  tentang  prosedur  penyimpanan  pada  PT. Coca-Cola Amatil Indonesia Cibitung maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Penyimpanan  dokumen  purchasing  order  (order  pembelian)  pada  PT.  Coca-Cola Amatil  Indonesia  ini  menggunakan  dua  cara,  yaitu  melalui  sistem  manual  dan digital. Sehingga lebih membantu dalam pencarian dokumen pada saat dibutuhkan.
2. Klasifikasi  arsip  di bagian Purchasing  Order pada PT.Coca-Cola Amatil  Indonesia hanya  menggunakan  sistem  pengkodean  sesuai  dengan  nomor  surat  order pembelian.
3. Terjadinya  kesalahan  atau  ketelitian  untuk  penyimpanan  dokumen  pada  ordner, yakni kesalahan dalam meletakan dokumen disebabkan pegawainya terlalu banyak mengemban tugasnya sehingga dalam penyimpanan dokumen menjadi terbengkalai dan ada kemungkinan AC bocor akan mengakibatkan dokumen menjadi basah.

## BIBLIOGRAFI
Maulany,  Soesanty.  (2017).  Analisis  Green  Product  Terhadap  Nilai  Pelanggan  Dan Dampaknya Pada Repurchase Intention  Konsumen Sariayu Di Yogya Department Store  Jalan  Kepatihan  Bandung. Syntax  Literate;  Jurnal  Ilmiah  Indonesia , 2 (4), 117–132.
Narbuko,  Cholid,  &  Achmadi,  Abu.  (2005).  Metodologi  Penelitian,  cet. VI  (Jakarta: PT. BumiAksara .
Suraja, Yohannes. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma .
Wursanto Ignasius. (2007). Kearsipan II. Cetakan 9. Yogyakarta: Penerbit Kanisius.