## I NFORMATICS AND D IGITAL E XPERT (INDEX) - V OL . 2 N O .1 (2020) 14-18
Terbit online pada laman web jurnal : http://index.unper.ac.id | E-ISSN (Online) 2715-0453  |

## Pembangunan Sistem Informasi Tracer Study Alumni Pada Program Studi Informatika Universitas Jenderal Achmad Yani
Rizky Bayu Oktavian 1 , Tachbir Hendro, P 2 , Asep Id Hadiana 3
,,1 Rizky Bayu Oktavian,Jln Jenderal H Amir Machmud No 47, Cimahi 40526, Indonesia e-mail: rizkybayuoktavian@gmail.com 1

## I NFORMASI A RTIKEL A B S T R A K
Sejarah Artikel :
Diterima Redaksi : 19 April 2020 Revisi Akhir : 04 Juli 2020
Diterbitkan Online : 04 Juli 2020
Tracer Study adalah suatu mekanisme yang dilakukan oleh berbagai pihak untuk melacak  alumni  dalam  rangka  untuk  mengukur  relevansi  tujuan  dan  proses pendidikan  dengan  kondisi  alumni  saat  ini. Tracer  Study dilakukan  antara  1-3 tahun setelah lulus dan bertujuan untuk mengetahui outcome pendidikan dalam bentuk  transisi  dari  dunia  pendidikan  tinggi  ke  dunia  kerja. Customer Relationship  Management (  CRM  )  adalah  strategi  bisnis  dengan  menerapkan teknologi  informasi  pada  perusahaan  secara  komprehensif,  handal,  dan terintegrasi.  dengan  begitu  semua  proses  dan  interaksi  saling  membantu mempertahankan dan mengembangkan hubungan yang bermanfaat. BAN – PT merupakan  satu-satunya  badan  akreditasi  yang  memperoleh  wewenang  dari Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia dalam meningkatkan  mutu  pendidikan  tinggi.  Kegiatan  penelusuran  alumni  juga merupakan pemenuhan standar yang telah dipersyaratkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT). Kurangnya umpan balik ( feedback ) dari alumni  dengan  jurusan  mengakibatkan  jurusan  kesulitan  untuk  melakukan pelacakan terhadap alumni yang sudah lulus dan juga mempertahankan alumni untuk  selalu  mengupdate  informasi  mereka  merupakan  suatu  hal  yang  sulit untuk dilakukan , padahal alumni merupakan produk keluaran dari suatu institusi pendidikan,  yang  mana  kualitas  alumni  menunjukan  kualitas  dari  institusi pendidikan  tersebut.  Serta  tidak  adanya  suatu  wadah  yang  dapat  membantu mahasiswa  aktif  dalam  mendapatkan  informasi  tentang  dunia  kerja  bidang informatika.  Tujuan  yang  ingin  dicapai  dari  penelitian  ini  adalah  membangun sebuah  perangkat  lunak  sistem  informasi tracer  study di  Universitas  Jenderal Achmad  Yani  yang  diharapkan  dapat  membantu  jurusan  dalam  mengelola feedback dari alumni dan sebagai wadah untuk bertukar informasi antara alumni dengan sesama alumni maupun dengan mahasiswa aktif.
Kata Kunci :
Tracer Study , Customer Relationship Management , Sistem Informasi
Korespondensi :
Telepon / Hp : +62 853 7792 2751 E-mail : rizkybayuoktavian@gmail.com

## 1. PENDAHULUAN
Tracer  Study adalah  suatu  mekanisme  yang dilakukan  oleh  berbagai  pihak  untuk  melacak  alumni dalam  rangka  untuk  mengukur  relevansi  tujuan  dan proses  pendidikan  dengan  kondisi  alumni  saat  ini  [1]  . Tracer  Study dilakukan  antara  1-3  tahun  setelah  lulus dan  bertujuan  untuk  mengetahui  outcome  pendidikan dalam  bentuk  transisi  dari  dunia  pendidikan  tinggi  ke dunia  kerja  [2].  Sedangkan  yang  dimaksud  dengan alumni  adalah  produk  dari  suatu  institusi  pendidikan, kualitas  alumni  menunjukan  kualitas  dari  institusi pendidikan  tersebut,  fakta  tersebut  semakin  terasa khususnya  untuk  alumni  dari  perguruan  tinggi  [3]. Tingkat  keberhasilan  sebuah  perguruan  tinggi  dalam menghasilkan  lulusan  dapat  dilihat  dari  sejauh  mana lulusannya  berperan  dan  mengamalkan  ilmu  dalam bidangnya serta diterima oleh masyarakat [4].
Menurut  kemendikbud,  situasi tracer  study di Indonesia saat ini dapat dikatakan masih berada dalam tahapan awal [5]. Bisa dikatakan penerapan tracer study masih  belum  diimplementasikan  pada  setiap  instansi
karena menurut kemendikbud tracer study di Indonesia masih  berada  dalam  tahapan  awal.  Pelacakan  alumni perlu dilakukan agar setiap perguruan tinggi khususnya program  studi  dapat  mengevaluasi  seberapa  besar lulusannya  dapat  terserap  di  dunia  kerja  sesuai  dengan bidang ilmu yang ditekuninya di bangku kuliah [6].
Universitas  Jenderal  Achmad  Yani  yang  biasa disingkat menjadi UNJANI merupakan hasil pengembangan  dari  sekolah  –  sekolah  tinggi  yang dikelola oleh Yayasan Kartika Eka Paksi ( YKEP ) [7].
BAN  –  PT  merupakan  satu-satunya  badan akreditasi yang memperoleh wewenang dari Kementerian  Riset,  Teknologi  dan  Pendidikan  Tinggi Republik  Indonesia  dalam  meningkatkan  mutu pendidikan  tinggi  [8].  Kegiatan  penelusuran  alumni juga  merupakan  pemenuhan  standar  yang  telah dipersyaratkan  oleh  Badan  Akreditasi  Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) [9].
Saat  ini  pada  Universitas  Jenderal  Achmad  Yani tepatnya  pada  fakultas  sains  dan  informatika penggunaan  atau  penerapan tracer  study ini  belum
dilakukan,  padahal tracer  study sangat  penting  karena bisa  digunakan  untuk  membantu  mengukur  relevansi tujuan  dan  proses  pendidikan  dengan  kondisi  alumni saat  ini,  kurangnya  umpan  balik  antara  alumni  dengan jurusan  informatika  saat  ini  mengakibatkan  jurusan kesulitan  untuk  melakukan  pelacakan  terhadap  alumni yang sudah lulus .
Tracer  study juga  bisa  membantu  pihak  jurusan dalam memenuhi syarat akreditasi yang dipersyaratkan oleh BAN-PT. Selain itu untuk menghadapi persaingan dunia  kerja  saat  ini  ,  pihak  perguruan  tinggi  perlu merancang  sistem  pendidikan  yang  sesuai  dengan perubahan  tuntutan  lingkungan  eksternal  [10]  dimana untuk  mengetahui  perubahan  tuntutan  lingkungan eksternal  tersebut  didapatkan  salah  satunya  adalah lewat  pengalaman  alumni  yang  sudah  terjun  langsung ke dalam dunia kerja, dan banyaknya data alumni yang belum  dikelola  secara  optimal  oleh  pihak  jurusan mengakibatkan  data  tersebut  belum  dimanfaatkan secara maksimal untuk berbagai kepentingan. Selain itu permasalahan  yang  timbul  setelah  data  alumni didapatkan  ialah  memastikan  bahwa  alumni  tersebut selalu  mengupdate  informasi  mengenai  dirinya  dalam kurun waktu tertentu.
Maka  oleh  sebab  itu  diperlukanlah  sebuah  sistem informasi tracer study yang menggunakan konsep CRM untuk  memastikan  bahwa  alumni  tersebut  selalu mengupdate  informasi  mengenai  dirinya  serta  dapat mengelola  feedback  dari  alumni  yang  nantinya feedback  tersebut  dapat  dimanfaatkan  untuk  berbagai keperluan baik untuk keperluan jurusan ataupun wadah mahasiswa  aktif  mencari  informasi  untuk  keperluan akademisnya.
Tujuan  yang  ingin  dicapai  dari  penelitian  ini adalah  membangun  sebuah  perangkat  lunak  sistem informasi tracer  study pada  program  studi  informatika Universitas  Jenderal  Achmad  Yani  yang  dapat membantu memberikan rekomendasi lowongan pekerjaan  pada  fresh  graduate,  membantu  jurusan informatika dalam mengelola data alumni dan menjadi wadah  pertukuran  informasi  antara  alumni  dengan sesama alumni ataupun alumni dengan mahasiswa aktif.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  ini  menggunakan  metode pengembangan  perangkat  lunak  model waterfall yang mana  pada  bagian  terakhir  yaitu  bagian  pemeliharaan dihilangkan agar nantinya penelitian ini selesai dan jika tidak  dihilangkan  bagian  tersebut  maka  penelitian  ini tidak  akan  selesai  –  selesai.  model  pengembangan  ini bersifat  linear  dari  tahap  awal  pengembangan  system yaitu  tahap  perencanaan  sampai  tahap  akhir pengembangan  system  yaitu  tahap  pemeliharaan. Tahapan  berikutnya  tidak  akan  dilaksanakan  sebelum tahapan sebelumnya selesai dilaksanakan dan tidak bisa kembali  atau  mengulang  ke  tahap  sebelumnya[11]. Contoh  model waterfall yang  telah  dihilangkan  bagian pemeliharaannya bisa dilihat pada gambar 1.
Gambar 1 Metode Waterfall
Metode  pengumpulan  data  yang  dilakukan  pada penelitian ini diambil melalui beberapa cara yaitu :
a. Studi Pustaka Pada  tahap  ini  dilakukan  studi  pustaka  untuk mendapatkan informasi pendukung yang berkaitan dengan penelitian.
b. Observasi Pada  tahap  ini  dilakukan  pengamatan  dan pencatatan terkait apa saja yang dibutuhkan sistem serta  proses  bisnisnya  untuk  sistem tracer  study pada Universitas Jenderal Achmad Yani.
c. Wawancara Pada  tahap  ini  melakukan  proses  penyampaian sejumlah  pertanyaan  secara  tatap  muka  kepada pihak yang terkait di Universitas Jenderal Achmad Yani  untuk  mendapatkan  informasi  mengenai komponen-komponen yang dibutuhkan.

## 3. PERANCANGAN SISTEM
Proses  pengembangan  sistem  yang  dilakukan dalam  sistem  informasi tracer  study ini  mengacu  pada langkah  sebelumnya  pada  metodologi  penelitian. Dimana  pada  metodologi  penelitian  disebutkan  dalam melakukan pengembangan sistem meliputi tahap analisa kebuthan,  desain  sistem,  implementasi,  integrasi  dan pengujian.

## 3.1. Tahap Analisa Kebutuhan
Tahapan  ini  didapatkan  dari  hasil  pengumpulan data  yang  dijelaskan  pada  langkah  metode  penelitian dimana  setelah  dianalisa  menghasilkan  sebuah kebutuhan  sistem  yaitu  :  mengelola  alumni,  menglola mahasiswa  aktif,  mengelola  artikel,  mengelola lowongan  kerja,  mengelola  feedback,  mengelola  user, mengirim  notifikasi,  dan  melihat  laporan.  Dimana nantinya setiap role memiliki hak akses yang berbeda – beda dalam mengoperasikan sistem informasi ini, untuk lebih  jelasnya  lagi  dapat  dilihat  pada use  case pada gambar 2.
Gambar 2. Use Case Sistem

## 3.2. Desain Sistem
Sistem  yang  dibangun  nantinya  dapat  diakses melalui  3 platform yaitu  web  ,  android  ,  ios,  dimana untuk  dapat  melakukan cross platform tersebut diperlukanlah sebuah teknologi yang mampu mengintegrasikan  data,  dan  dipilihlah  teknologi  REST API  untuk  menyelesaikan  permasalahan  tersebut, dimana untuk arsitektur sistem yang akan dibuat dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 3 . Arsitektur Sistem
Dengan adanya REST API maka sistem tersebut dapat dikases cross platform tanpa khawatir datanya berbeda, karena  menggunakan database yang  sama,  dan  untuk keaman  datanya  sendiri  di  dalam  sistem  ini  membuat sebuah authentication sehingga tidak bisa diakses oleh sembarang  orang  API  nya  walaupun  orang  tersebut sudah  mengetahui  link  dari  API,  karena  harus
menggunakan authentication terlebih  dahulu  sebelum dapat mengakses data tersebut.

## 3.3  Implementasi
Tahap implementasi adalah tahap untuk mengubah rancangan  desain  ke  dalam  sebuah  sistem  yang  nyata yang  nantinya  akan  digunakan.  Dimana  dalam mengimplementasikannya pada penelitian ini menggunakan framework Code Igniter untuk membuat tampilan website dan REST API, database MySql, dan untuk aplikasi mobile menggunakan React Native .
a. Perancangan Halaman Dashboard Admin Halaman dashboard admin ini adalah halaman yang hanya dapat diakses oleh admin saja dimana hak  akses  admin  dalam  sistem  ini  adalah mengelola  alumni,  mengelola  mahasiswa  aktif, mengelola  artikel,  mengelola  lowongan  kerja, mengelola feedback , dan mengelola user.
Gambar 4. Halaman Dashboard Admin
b. Perancangan Halaman Dashboard Jurusan Halaman  dashboard  jurusan  ini  adalah halaman  yang  hanya  dapat  diakses  oleh  jurusan saja  dimana  hak  akses  jurusan  dalam  sistem  ini adalah  melihat  laporan  dan  mengirim  notifikasi kepada pengguna.
Gambar 5. Halaman Dashboard Alumni
c. Perancangan Halaman Dashboard Alumni Halaman dashboard alumni ini adalah halaman yang  hanya  bisa  diakses  oleh  alumni  yang  telah terdaftar pada sistem dan hak akses untuk alumni sendiri  yaitu  :  merubah  informasi  data  diri, mengelola  artikel,  mengelola  lowongan  kerja, mengelola feedback.
Gambar 6. Halaman Dashboard Alumni
d. Perancangan Dashboard Mahasiswa Aktif Halaman  dashboard  mahsiswa  aktif  ini  hanya dapat  diakses  oleh  mahasiswa  aktif  yang  telah terdaftar  pada  sistem  yang  mana  memiliki  hak akses  untuk  mengubah  profile  dan  membuat feedback.
Gambar 7. Halaman Dashboard Mahasiswa
e. Perancangan Halaman List Artikel Halaman  list  artikel  ini  berisikan list artikel yang telah dibuat oleh admin maupun alumni yang mana  nantinya  semuanya  dimunculkanpada halaman ini.
Gambar 8. Halaman List Artikel
f. Perancangan Halaman List Lowongan Kerja Halaman  list  lowongan  kerja  ini  berisikan list lowongan  kerja  yang  telah  dibuat  oleh  admin maupun  oleh  alumni,  fungsinya  adalah  sebagai sarana pertukaran informasi tentang dunia kerja.
Gambar 9. Halaman List Lowongan
g. Perancangan Halaman List Alumni Halaman list alumni ini adalah halaman untuk melihat  alumni  dari  jurusan  informatika  dimana didalamnya  terdapat  informasi  mengenai  alumni tersebut,  atau  dengan  kata  lain  kita  dapat melakukan trace terhadap  alumni  pada  halaman ini.
Gambar 10. Halaman List Alumni
h. Perancangan Halaman Aplikasi Mobile Home dan List Artikel
Aplikasi  mobile  pada  gambar  11  merupakan tampilan  dari  aplikasi  yang  dibuka  dari  android, dimana  terdapat  halaman home yang  berisikan informasi  mengenai  artikel,  lowongan  kerja, alumni.  Lalu  ada  halaman  artikel  dimana  isinya adalah list artikel  yang  telah  dibuat  oleh  admin maupun alumni.
18 Informatics And Digital Expert (INDEX) , Vol. 2, No. 1, Mei 2020, hlm. 14-18
i. Perancangan  Halaman  Aplikasi  Mobile List Lowongan Kerja dan List Alumni
Halaman  ini  berisikan  informasi  mengenai lowongan  kerja  dan  data  alumni,  dimana  dalam pengambilan datanya berasal dari REST API yang telah  dibuat  sehingga  datanya  saling  terintegrasi satu dengan lainnya.
Gambar 12. Halaman List Lowongan dan List Alumni

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisa  dan  pengembangan sistem informasi tracer studi program studi Universitas Jenderal  Achmad  Yani  ini  dapat  diambil  beberapa kesimpulan adalah sebagai berikut :
a. Sistem  informasi  ini  mampu  menangani pengelolaan data alumni, mahasiswa aktif, artikel, lowongan kerja, feedback, dan user.
b. Sistem informasi ini dapat diakses melalui website dan  aplikasi  mobile  (  android  &  ios  )  yang  mana data  yang  digunakan  berasal  dari  database  yang sama dan menggunakan teknologi REST API.
c. Sistem  informasi  ini  dapat  membantu  jurusan dalam melakukan pelacakan terhadap alumni yang telah lulus.
d. Sistem  informasi  ini  dapat  membantu  jurusan dalam memenuhi persyaratan akreditasi.
e. Sistem  informasi  ini  dapat  mengingatkan  alumni untuk selalu memperbaharui informasi pribadinya melalui  fitur email  blast dan push  notification yang  akan  mengirim  notifikasi  langsung  kepada aplikasi mobile.
Dengan  adanya  sistem  infromasi tracer  study ini maka  jurusan  dapat  dengan  mudah  melalukan pelacakan  terhadap  alumni  yang  telah  lulus,  dapat mempermudah  jurusan  dalam  memenuhi  persyaratan akreditasi  dan  tentunya  sistem  informasi  ini  dapat digunakan  sebagai  wadah  pertukaran  informasi  antara alumni dan mahasiswa aktif baik itu untuk pertukaran informasi  dunia  kerja  maupun  informasi  untuk melakukan  magang  maupun  tempat  penelitian  untuk mahasiswa  aktif,  sehingga  permasalahan  yang  telah
diidentifikasi  itu  dapat  terselesaikan  dengan  sistem informasi tracer  study informatika  ini  yang  diberi nama  siTrasuni  (  Sistem  Informasi Tracer  Study informatika UNJANI ).

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  S.  Alfie  Nur  Rahmi,  Kusrini,  “Pengembangan Sistem  Informasi Tracer  Study Online  Berbasis Website  Di  Stmik  Amikom  Yogyakarta,”  Vol.  6, No. 2, Pp. 108–117, 2014.
[2] L.  Hakim Et  Al. ,  “Perancangan  Sistem  Tracer Alumni  Pada  Stmik  Musi  Rawas  Berbasis  Web Mobile,” Vol. 2, No. 2, Pp. 108–116, 2017.
[3] M.  Saleh  And  N.  Safriadi,  “ Tracer  Study Alumni Fakultas  Teknik  Universitas  Tanjungpura  Dengan Sistem Informasi Berbasis Web,” Vol. 4, No. 1, Pp. 38–44, 2012.
[4] L.  L.  S.  Evi  Roviati,  Amrina  Rosyada  ,  Deden Jalaludin,  Ela  Fitria  ,  Elan  Jaelani,  “Tracer  Study : Studi  Rekam  Jejak  Alumni  Dan  Respons Stakeholder  Jurusan  Tadris  Ipa-Biologi,”  Vol.  5, 2015.
[5] S.  M.  P,  Y.  H.  Yadi,  And  W.  Susihono,  “Evaluasi Tracer  Study Untuk  Pembelajaran  Dengan Pendekatan  Ergonomi  Makro,”  Vol.  1,  No.  4,  Pp. 284–288, 2013.
[6] P.  Studi,  F.  I.  Pendidikan,  And  U.  N.  Makassar, “ Tracer Study Alumni : Upaya Pengembangan Prodi Bimbingan Konseling Universitas Negeri
Makassar,” Vol. 2, Pp. 32–40, 2017.
[7] Unjani,  “Sambutan  Rektor,”  2016.  [Online]. Available: http://www.unjani.ac.id/statis-2- sambutan-rektor.html. [Accessed: 16-Oct-2019].
[8] Ristekdikti, “Ban-Pt.” [Online]. Available: https://kelembagaan.ristekdikti.go.id/index.php/tag/ ban-pt/. [Accessed: 16-Oct-2019].
[9] J.  Arifin  And  J.  Arifin,  “ Tracer  Study Alumni Jurusan  Perbankan  Syariah  Fakultas  Ekonomi  Dan Bisnis  Islam  Iain  Walisongo  Semarang,”  Vol.  Vi, Pp. 91–130.
[10]  L. Suharti And F. P. Laksono, “Studi Penelusuran ( Tracer Study ) Terhadap Alumni Program Studi Manajemen,” Pp. 231–248.
[11]  A.  D.  A.  Rani  Santoso,  “Perbandingan  Model Waterfall  Dan  Prototyping  Untuk  Pengembangan Sistem Informasi,” Ther. Ggw. , vol. 111, no. 5, pp. 756-757 passim, 1972.