IbM Pelatihan, Pembinaan dan Pendampingan Penggunaan Aplikasi Management Stock Control
Muhammad Wali 1 , Ismail 2* , Taufiq Iqbal 3 , Jhony Syafwandhinata 4
1,2,3,4 Program Studi Manajemen Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, AMIK Indonesia, Jl. T. Nyak Arief No. 400, Kota Banda Aceh, Provinsi Aceh, Indonesia
Corresponding Email : ismail@amikindonesia.ac.id 2 .
Article History: Received: Nov 17th 2020 Revised: Jan 24th 2021 Accepted: Apr 23th 2021
Abstract: The  purpose of  this  service  activity  is to provide Training, Coaching, and Assistance for Stock Control  Management  Applications  and  it  is  hoped that  the  participants  can;  1)  Understand  the strategy for the supply of goods, 2) Understand and be able to control spare parts, 3) Be able to provide the goods needed in the remodeling process, 4) Be able to manage spare parts efficiently and be able to apply methods Determine the level of reordering and minimum inventory for inventory optimization, and 5) Evaluating the material planning system that has been running so that we can find out the core of the problems faced and how to solve them. The method of implementing the program to be carried out is; 1) Presentation,  2)  Experience  Sharing  Discussion,  3) Training  (Training  for  Users),  and  4)  Further assistance  in  the  use  of  the  application.  This Community  Service  Implementation  Activity  was held for 4 (four) months from early December 2019 to the end of March 2020. This activity was attended by  all  personnel  of  Gober  Indo's  local  business partners. Based on the results of the activities that have  been  carried  out,  several  conclusions  can  be drawn, namely; 1) The development of a web-based Stock  Control  Management  application  has  been successfully  built,  2)  Assistance  and  training activities  for  the  use  of  the  appropriate  Stock Control  Management  Application  and  can  help partners, 3) Service activities that are followed very enthusiastically, It can be seen that many members and  owners  have  attended  the  training,  and  4) Supporting  activities  for  the  Stock  Control Management  Application  are  expected  to  continue with the development of partner business finances.
Keywords: Community Service Activities; Training; Coaching; Accompaniment; Application; Management Stock Control.

## Pendahuluan
Management Stock Control adalah salah satu aspek terpenting dalam menjalankan bisnis [1,2]. Bisa dikatakan, manajemen persediaan merupakan jalur kehidupan bisnis sebuah perusahaan industry [2,3]. Kelebihan persediaan merupakan pemborosan karena menyebabkan  biaya  penyimpanan  dan  pemeliharaan  yang  terlalu  tinggi  selama penyimpanan di Gudang [4,5]. Pelaku usaha menambah nilai pada produk yang mereka tangani  dengan  mendekatkan  mereka  ke  konsumen  akhir  [6,7].  Dalam  hal  ini, pengendalian  tingkat  stok  yang  efektif  merupakan  ukuran  penting  dari  kinerja operasional [8,9], terutama dalam konteks pencapaian layanan pelanggan tingkat tinggi [10, 11].
Meningkatnya  kebutuhan  perusahaan  dengan  berbagai  jenis  barang  yang diperlukan  [12],  membuat  banyak  perusahaan  meninjau  kembali  strategi inventory mereka.  Salah  satu  fungsi  utama  dalam  pengaturan inventory adalah  perencanaan kebutuhan material [13, 14], dimana fungsi ini bertujuan untuk merencanakan berapa banyak dan  kapan  material  dibutuhkan  pada tingkat  biaya  yang  optimum  [15].  Untuk mendukung  keputusan  tersebut  harus  ditentukan  terlebih  dahulu  jumlah  minimum inventory yang  ada  dalam  gudang  dan reorder  level masing-masing  material  [16,  17]. Perhitungan  ini  membutuhkan  kecermatan  karena  dipengaruhi  oleh  banyak  faktor antara lain fluktuasi tingkat pemakaian, fluktuasi lead time pengadaan dan service level yang diinginkan [18, 15, 12]. Kegiatan pengabdian ini akan membahas management dan inventory control termasuk latihan dalam mengaplikasikan  aplikasi Management  Stock Control untuk menentukan reorder level dan minimum stock dengan mempertimbangkan berbagai faktor tersebut.
Salah  satu  bisnis  yang  banyaknya  kegiatan management dan inventory  control adalah Gober Indo, UMKM lokal ini bergerak pada bidang konveksi dimana memproduksi T-Shirt, Jersey, Print Baju, Sablon, Bordir dan lain sebagainya yang memiliki bahan baku yang  banyak.  Permasalahan  terjadi  ketika order semakin  tinggi  tetapi  pemilik  belum membuat  keputusan  yang  tepat dan  akurat  untuk  menentukan  berapa  banyak barang yang dipesan ke supplier untuk pengisian stok.
Tujuan  Pelatihan,  Pembinaan  dan  Pendampingan  yang  dilakukan  agar  mitra dapat; 1) Memahami strategi penyediaan barang, 2) Memahami dan mampu melakukan pengendalian  suku  cadang,  3)  Mampu  menyediakan  barang  yang  diperlukan  dalam proses overhaul ,  4)  Mampu  mengelola  suku  cadang  dengan  efisien  dan  dapat mengaplikasikan  metode  untuk  menetukan reorder level dan minimum  stock untuk optimasi persediaan, dan 5) Melakukan evaluasi terhadap sistem perencanaan material yang  selama  ini  berjalan  sehingga  bisa  diketahui  inti  masalah yang  dihadapi  dan  cara pemecahannya.

## Metode
a. Metode Pelaksanaan Kegiatan
Metode pelaksanaan program yang akan dilakukan adalah; 1) Presentasi, 2) Diskusi Sharing  Pengalaman,  3)  Pelatihan  ( Training  Users ),  dan  4)  Pendampingan  lebih  lanjut penggunaan aplikasi. Pada metode tahapan persentasi merupakan kegiatan pengajuan suatu  topik  permasalah  yang  dihadapi,  pendapat  atau  informasi  kepada  peserta  dan dilanjutkan dengan para peserta saling berbagi pengalaman hasil studi lapangan yang telah dijalankan selama proses manajemen pengendalian stok yang dilakukan saat ini. Pada tahap pelatihan peserta akan diberikan instruksi penggunaan aplikasi, pada tahap akhir pendampingan diberikan kepada peserta untuk melihat serta sebagai evaluasi dari pelatihan serta kegiatan pendampingan.

## b. Waktu Efektif Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan Pelaksanaan Pengabdian Kepada Masyarakat ini dilakukan selama 4 (empat) bulan pada awal Desember 2019 sampai dengan akhir Maret 2020. Kegiatan ini dihadiri oleh semua personil mitra usaha lokal Gober Indo.

## c. Tempat Kegiatan
Lokasi pengabdian ini dilaksanakan pada ruang atau tempat usaha Gober Indo yang beralamat di Batoh, Kota Banda Aceh, Provinsi Aceh, Indonesia.

## Gambar 1. Map Lokasi Kegiatan

## Hasil
a. Kegiatan Persiapan
Adapun  hasil  dari  kegiatan  ini  terdiri  dari  kegiatan  persiapan  yang  dimulai  dari wawancara dan diskusi dimana sesuai dengan metode tahapan yang direncanakan yaitu Presentasi dan Diskusi Sharing Pengalaman. Pada tahap ini dihasilkan sebuah aplikasi  yang  dib angun  sesuai  dengan  kendala  yang  dihadapi  usaha  “Gober  Indo” pada proses manajemen stok barang. Kegiatan ini berlangsung selama 2 (dua) bulan
dimana proses pembuatan aplikasi memerlukan waktu yang lama. Pada aplikasi yang dibangun terdiri dari beberapa modul/ menu yaitu;
1) New Order
Merupakan halaman yang memuat semua informasi maupun transaksi penjualan maupun pembelian yang dilakukan.
2) Order List
Merupakan halaman yang menampilkan informasi transaksi yang dilakukan 3) Report
Memuat  informasi  dalam  bentuk  laporan  baik  laporan  barang,  penjualan, pembelian, transaksi, invoice , custumer , product , dan pengguna aplikasi.
4) Charts
Memuat informasi dalam bentuk grafik baik pada periode harian, mingguan, dan bulanan berupa grafik barang, penjualan, pembelian, transaksi, invoice , custumer , product , dan pengguna aplikasi
5) Stock Control
Memuat informasi terkait bahan yang tersedia dan juga produk yang tersisa dari penjualan.
Berikut tampilan aplikasi Management Stock Control yang dihasilkan.
Gambar 2. Halaman Awal Aplikasi

## Gambar 3. Halaman Order / Transaksi
Gambar 4. Halaman Preview Order/ Transaksi Kalender

## Gambar 5. Halaman Order dan Stock

## b. Pelatihan ( Training Users )
Pada  tahapan  ini  diberikan  pelatihan  dan  instruksi  penggunaan  aplikasi  kepada mitra, kegiatan ini juga dibahas materi; 1) Dasar-dasar persediaan barang, 2) Strategi Peneyediaan  Barang,  3)  Pengendalian  Persediaan,  4)  Pengendalian  Keperluan Overhaul, dan 5) Persediaan pengaman dan perhitungan Min Max. Praktek dilakukan dengan memperagakan contoh-contoh kasus, menunjukkan cara mamasukkan data yang diperlukan untuk aplikasi dan sebagainya. Kegiatan ini berlangsung selama 1 bulan yaitu awal bulan Februari tahun 2020.
c. Pendampingan lebih lanjut penggunaan aplikasi Pada tahap akhir dilakukan pada bulan Maret 2020, dimana dilakukan wawancara dan pengamatan dari penggunaan aplikasi oleh pihak mitra.

## Kesimpulan
Berdasarkan  laporan  kegiatan  yang  telah  dipaparkan,  berikut  ini  beberapa kesimpulan yang bisa dihasilkan.
1. Pembuatan aplikasi Management Stock Control berbasis web telah berhasil dibangun yang terdiri dari modul; 1) New Order , 2) Order List , 3) Report , 4) Charts , dan 5) Stock Control .
2. Kegiatan  pendampingan  dan  pelatihan  penggunaan  Aplikasi Management  Stock Control telah sesuai dan dapat membantu mitra.
3. Kegiatan IbM diikuti dengan sangat antusias terlihat banyaknya anggota dan pemilik dalam mengikuti pelatihan tersebut.
4. Kegiatan  pendampingan  Aplikasi Management  Stock  Control diharapkan  dapat berlanjut dengan pengembangan keuangan usaha mitra.

## Daftar Referensi
[1] Zellweger, T., 2017. Managing the family business: Theory and practice. Edward Elgar Publishing.
[2] Harmon, P., 2019. Business process change: a business process management guide for managers and process professionals. Morgan Kaufmann.
[3] Crane, A., Matten, D., Glozer, S. and Spence, L., 2019. Business ethics: Managing corporate  citizenship  and  sustainability  in  the  age  of  globalization.  Oxford University Press, USA.
[4] Pourhejazy, P., 2020. Destruction Decisions for Managing Excess Inventory in E- Commerce Logistics. Sustainability, 12(20), p.8365.
[5] Derhami,  S.,  Smith,  J.S.  and  Gue,  K.R.,  2020.  A  simulation-based  optimization approach to design optimal layouts for block stacking warehouses. International Journal of Production Economics, 223, p.107525.
[6] Donner,  M.,  Gohier,  R.  and  de  Vries,  H.,  2020.  A  new  circular  business  model typology for creating value from agro-waste. Science of the Total Environment, 716, p.137065.
[7] Heikkurinen,  P.,  Young,  C.W.  and  Morgan,  E.,  2019.  Business  for  sustainable change:  Extending  eco-efficiency  and  eco-sufficiency  strategies  to  consumers. Journal of Cleaner Production, 218, pp.656-664.
[8] Kaydos,  W.,  2020.  Operational  performance  measurement:  increasing  total productivity. CRC press.
[9] Wali, M., 2019. Application Optimizing the Placement of Safety Stocks Using the Max-Min Method for Printing Companies. International Journal of Research and Review, 6(2), p.203-210.
[10] Nascimento, D.L.M., Alencastro, V., Quelhas, O.L.G., Caiado, R.G.G., Garza-Reyes, J.A., Rocha-Lona,  L.  and  Tortorella,  G.,  2019.  Exploring  Industry  4.0  technologies  to enable  circular  economy  practices  in  a  manufacturing  context.  Journal  of Manufacturing Technology Management.
[11] Iqbal, T., Aprizal, D. and Wali, M., 2017. Aplikasi Manajemen Persediaan Barang Berbasis Economic Order Quantity (EOQ). Jurnal JTIK (Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi), 1(1), pp.48-60.
[12] Rachmawati,  R.,  2011.  Peranan  bauran  pemasaran  (marketing  mix)  terhadap peningkatan  penjualan  (sebuah  kajian  terhadap  bisnis  restoran).  Jurnal Kompetensi Teknik, 2(2).
[13] Hayati,  E.N.,  2014.  Supply  Chain  Management  (SCM) dan  Logistic  Management. Jurnal Ilmiah Dinamika Teknik.
[14] Zulkarnaen, W., Fitriani, I.D. and Yuningsih, N., 2020. Pengembangan Supply Chain Management  Dalam  Pengelolaan  Distribusi  Logistik  Pemilu  Yang  Lebih  Tepat Jenis,  Tepat  Jumlah  Dan  Tepat  Waktu  Berbasis  Human  Resources  Competency Development  Di  KPU  Jawa  Barat.  Jurnal  Ilmiah  MEA  (Manajemen,  Ekonomi,  & Akuntansi), 4(2), pp.222-243.
[15] Sulaiman, F. and Nanda, N., 2018. Pengendalian Persediaan Bahan Baku dengan Menggunakan Metode Eoq pada Ud. Adi Mabel. Jurnal Teknovasi: Jurnal Teknik dan Inovasi, 2(1), pp.1-11.
[16] HARIRI,  H.,  2005.  Perencanaan  Kebutuhan  Material  (MRP).  Jurnal  Mekanikal Teknik Mesin FTUP, 1(2).
[17] Aristiyanto, F., Putri, N.T. and Adi, A.H.B., 2016. Usulan aplikasi metode material requirement planning (MRP) dalam perencanaan kebutuhan firebrick PT. Semen Padang. Jurnal Optimasi Sistem Industri, 15(2), pp.217-226.
[18] Winanda NI, A., 2017. Efisiensi dan Efektivitas Pengelolaan Bahan Baku pada PT. Eastern  Pearl  Flour  MILSS  Makassar  (Doctoral  dissertation,  Universitas  Islam Negeri Alauddin Makassar).