I Gede Suputra Widharma 1 , I Gde Nyoman Sangka 2 , I Nengah Sunaya 3 , I Made Sajayasa 4 , I Gde Ketut Sri Budarsa 5

## PROSES DIGITALISASI DOKUMEN LABORATORIUM DENGAN MENGGUNAKAN OMNIPAGE SOFTWARE
I Gede Suputra Widharma 1 , I Gde Nyoman Sangka 2 , I Nengah Sunaya 3 , I Made Sajayasa 4 , I Gde Ketut Sri Budarsa 5
1,2,5 Program Studi Teknik Otomasi, Jurusan Teknik Elektro, Politeknik Negeri Bali Jl. Kampus Politeknik Negeri Bali, Jimbaran, Badung, Bali
3,4 Program Studi Teknik Listrik, Jurusan Teknik Elektro, Politeknik Negeri Bali Jl. Kampus Politeknik Negeri Bali, Jimbaran, Badung, Bali E-mail: suputra@pnb.ac.id 1 ,  komangsangka@pnb.ac.id 2 , inengahsunaya@pnb.ac.id 3 , imadesajayasa@pnb.ac.id 4 , sribudarsa@pnb.ac.id 5
Abstrak –  Teknologi  digital  sudah  banyak  sekali  dimanfaatkan  di  berbagai  bidang,  baik terasa  maupun  tidak  terasa.  Digitalisasi  adalah  proses  alih  media  dari  bentuk  tercetak, audio,  dan  video  menjadi  bentuk  digital.  Demikian  juga  pada  digitalisasi   dokumen laboratorium  (lab)  yang  me rupakan  sistem  yang  dikembangkan  menggunakan  pendekatan berdasarkan  penggunaan  teknologi  digital  yang  terintegrasi  dengan  sistem  mekanisasi pengolahan  data  sebagai  p enyedia  informasi  untuk  mendukung  kegiatan  yang  berkaitan dengan  administrasi  dan  operasion al  lab.  Untuk  menjalankan  proses  digitalisasi  ini memerlukan perangkat lunak berupa pengolahan file menjadi bentuk digital yaitu omnipage software.  Setiap  lab  memiliki  sistem  untuk  menyimpan  data  yang  berhubungan  dengan peralatan  dan  administrasi  lab.  Selama  ini  hal  tersebut  masih  dilakukan  secara  manual, yang  dapat  menghabiskan  waktu  lama  dan  kemungkinan  menyebabkan  kesalahan  dalam proses  pencatatan  data.  Proses  digitalisasi  dokumen  laboratorium  ini  terdir i  atas  seleksi documen,  persiapan  alat  dan  bahan,  instalasi  jaringan,  instalasi  system  digital,  pelatihan digitalisasi kepada tim, scanning dokumen, dokumentasi pe rlengkapan laboratorium, media transfer  (microfilm  ke  digital),  menterjemah  dan  membuat  panduan  penggunaan  alat  yang berbahasa  Inggris,  membuat  analysis  dan  validasi  data,  mengedit  file  digital,  input  dan meng-upload  data,  memberikan  label/kode  pada  perala tan,  dan  membuat  back  up  data . Dengan  pemanfaatan  omnipage  software  pada  proses  digitalisasi  ini  mem berikan  hasil digitalisasi yang lebih efisien dalam kapasitas dan ku alitasnya.
Kata Kunci : Digitalisasi; Dokumen; Laboratorium; Omnipage Software.
Abstract –  Digital  technology  has  been  widely  used  in  various  fields,  whether  it  is  felt  or  not  felt. Digitization  is  the  process  of  transferring  media  from printed,  audio  and  video  forms  to digital  forms. Likewise  with  the  digitization  of  laboratory  documents  (lab),  which  is  a  system  developed  using  an approach  based  on  the  use  of  digital  technology  that  is  integrated  with  a  data  processing mechanization  system  as  a  provider  of  information  to  support  activities  related  to  lab  administration and operations. To carry out this digitization process requires software in the form of processing files into  digital  form,  namely  omnipage  software.  Each  lab  has  a  system  for  storing  data  related  to  lab equipment  and  administration.  So  far,  this  is  still  done  manually,  which  can  take  a  long  time  and possibly  cause  errors  in  the  data  recording  process.  The  process  of  digitizing  laboratory  documents consists of document selection, preparation of tools and materials, network installation, digital system installation,  digitization  training  for  the  team,  document  scanning,  documentation  of  laboratory equipment,  media  transfer (microfilm  to  digital),  translating  and  making  guides  for the use  of tools  in different  languages.  English,  perform  data  analysis  and  validation,  edit  digital  files,  input and  upload data,  provide  labels/codes  on  equipment,  and  back  up  data.  By  utilizing  omnipage  software  in  this digitization process, it provides digitization results that are more efficient in capacity and quality. .
Keywords: Guidance; Writing; Format; Title.

## PENDAHULUAN
Kemajuan  teknologi  dewasa  ini  sangat  pesat dan  meliputi  semua  disiplin  ilmu.  Khususnya
dalam teknologi komputer, penggunaan komputer  dalam  kehidupan  sehari-hari  sudah tidak  dapat  dilepaskan  dengan  gaya  hidup. Hampir  setiap  kegiatan  atau  pekerjaan  yang
I Gede Suputra Widharma 1 , I Gde Nyoman Sangka 2 , I Nengah Sunaya 3 , I Made Sajayasa 4 , I Gde Ketut Sri Budarsa 5
dilakukan  sangat  terbantu  dengan  adanya komputer. Kemajuan teknologi selalu bertujuan untuk  membantu  kehidupan  manusia  menjadi lebih baik, nyaman, atau mudah. Tetapi masih banyak orang yang masih belum memanfaatkan  teknologi,  contohnya  yang paling  dekat  dengan  kehidupan  kita  yaitu teknologi digital.
Teknologi digital sudah banyak sekali dimanfaatkan  di  berbagai  bidang,baik  terasa maupun  tidak  terasa.  Digitalisasi  adalah proses  alih  media  dari  bentuk  tercetak,  audio, dan  video  menjadi  bentuk  digital.  Demikian juga  pada  digitalisasi  laboratorium  yang merupakan sistem yang dikembangkan menggunakan pendekatan berdasarkan penggunaan  teknologi  digital  yang  terintegrasi dengan  sistem  mekanisasi  pengolahan  data sebagai  penyedia  informasi  untuk  mendukung aspek  kegiatan  yang  berkaitan  dengan administrasi  dan  operasional  laboratorium. Setiap  laboratorium  memiliki  sistem  untuk menyimpan  semua  data  yang  berhubungan dengan peralatan dan administrasi laboratorium.  Selama  ini  hal  tersebut  masih dilakukan secara manual di laboratorium, yang dapat menghabiskan waktu lama dan kemungkinan  menyebabkan  kesalahan  dalam proses pencatatan dan pencarian data.
Proses digitalisasi ini nantinya akan membantu laboratorium dalam hal penyimpanan terhadap berkas-berkas dokumen tersebut. Penggunaan software  sebagai  alat  untuk  memudahkan proses  digitalisasi,  dan  menghasilkan  file digital yang lebih baik kualitas dan kapasitasnya.  Dengan  ini  akan  memudahkan dalam  pengelolaan  sistem  informasi  di  lab, memudahkan proses administrasi dan operasional  di  lab,  serta  memperbaiki  proses pencatatan  dan  pelaporan.  Sehingga  peneliti memiliki ide untuk membuat proses digitalisasi dokumen  laboratorium  dengan  memanfaatkan omnipage  software.  Penelitian  sebelumnya yang sudah pernah dilakukan adalah digitalisasi  sistem  layanan  bahan  habis  pakai laboratorium menggunakan google form. Digitalisasi ini meningkatkan kompetensi bidang pelayanan publik. Selain itu,
pelaksanaan  aktualisasi  juga  memberikan manfaat bagi mahasiswa, dosen dan PLP yaitu menyediakan  model  pelayanan  administrasi masa  pandemic  Covid-19  dengan  sistem digital yang dinamis [Nurabika, 2020]. Penelitian  rancang  bangun  sistem  digitalisasi dokumen  yang  menggunakan  metode  visible watermark,  dimana  pada  sistem  digitalisasi  ini file digital dtambahkan visible watermark untuk menjaga  keamanan  file  tersebut.  [Kadeo, 2015]
Penelitian  yang  lain  adalah  penelitian  sistem digitalisasi  naskah  dan  skripsi  perpustakaan FIB  Universitas  Indonesia  sebagai  evaluasi perencanaan  dan  pelaksanaan.  Penelitian yang  berupa  pendekatan  studi  kasus  dimana data  dikumpulkan  dan  dianalisis  dengan menggunakan  teori  aktivitas  standar  terhadap proyek  digitalisasi  [Undari,  2019].  Vokasi Factory Indonesia (VFI) dalam upaya
merangkul pendidikan vokasi dalam menghasilkan  UMKM  tersertifikasi  melalui digitalisasi  sertifikasi  kompetensi  dan  sarana pada pendidikan vokasi dan tahapan digitalisasi terdiri atas suplement, complement, integrated  dan  terakhir  tahap  infuse  (Suputra, 2021).

## METODOLOGI
Untuk  dapat  melaksanakan  proses  digitalisasi ini  diperlukan  perangkat  keras  yang  juga merupakan komponen utama yang mendukung  terlaksananya  proyek  ini.  Selain perangkat keras dasar komputer, CPU, printer dan hardisk, juga diperlukan:
1.  Scanner untuk lembaran dokumen
2.  Scanner untuk buku
3.  Scanner untuk transparansi / mikrofilm
4.  Kamera digital
Sebagai  tambahan,  untuk  komputer  yang berkualitas  tinggi  memaksimalkan  kecepatan processor,  RAM  dan  kapasitas  penyimpanan (disk  space).  [6]  Selain  perangkat  keras  yang telah dimiliki, selanjutnya dibutuhkan perangkat  lunak  sesuai  yang  mendukung terlaksananya  proyek  ini.  Dokumen-dokumen digital  yang  telah  discan  dengan  scanner,
I Gede Suputra Widharma 1 , I Gde Nyoman Sangka 2 , I Nengah Sunaya 3 , I Made Sajayasa 4 , I Gde Ketut Sri Budarsa 5
Use r Lap top Inte rnet User
PC Wire less Acce ss User PC User Mac Pro xy ser ver FTP Ser ver
Dba se Ser ver We b Ser ver Em ail ser ver Pri nt ser ver Data base Pri nte r M od PC Us er Fire wall PD A
memerlukan  perangkat  lunak  atau  software yang dapat mengedit atau menampilkan hasil- hasil tersebut. Perangkat lunak yang
dibutuhkan untuk menjalankan proses digitalisasi  ini  dapat  disesuaikan  dengan kebutuhan.  Perangkat  lunak  yang  digunakan yaitu  Omnipage  Software  (OCR  software). Selain  perangkat  komputer  untuk  menyimpan data  dibutuhkan  jaringan  yang  membuat komputer  dapat  diakses  oleh  komputer- komputer  lain  yang  ada  di  dalam  jaringan tertentu. Adapun, untuk mencapai kinerja yang maksimum  harus  memiliki  server-server  yang mendukung  transfer  dan  penyimpanan  data, yaitu database server, web server, FTP server, mail server, printer server, dan proxy server.
Pada  proses  digitalisasi  ini  menggunakan  dua jenis  server,  yakni  server  yang  berhubungan dengan  intranet,  berisi  seluruh  metadata  dan full text bahan yang dapat diakses oleh seluruh pengguna di dalam Local Area Network (LAN). Sedangkan  server  lainnya  adalah  server  yang terhubung  ke  internet,  berisi  metadata  dan hasil  digitalisasi.  Setelah  persiapan  server dilanjutkan dengan tahapan digitalisasi.
Gambar 1 . Diagram penggunaan dua server

## Seleksi Dokumen
Dokumen  yang  akan  didigitalisasi  diseleksi terlebih dahulu oleh tim. Dokumen yang masih baik  discan  dengan  scanner  untuk  kemudian diubah  ke  dalam  bentuk  digital.  Kemudian dokumen lama yang kurang baik untuk discan, difoto dengan kamera digital untuk mendapatkan file digitalnya.

## Pengadaan Hardware
Pengadaan  barang  baik  pembelian  atau penyewaan peralatan serta perlengkapan yang
diperlukan  guna  kepentingan  pelaksanaan proses digitalisasi, seperti komputer, CD-DVD, mesin  scanner,  dan  perlengkapan  yang lainnya.

## Instalasi Jaringan
Instalasi jaringan yang tercakup dalam kegiatan  ini  adalah  pengurusan  terhadap perlengkapan-perlengkapan  yang  diperlukan dalam  menyokong  proyek  digitalisasi  ini  ke dalam  sistem  jaringan  yang  lebih  luas,  seperti pengaturan  kabel-kabel  jaringan  untuk  LAN, Hub, Katalis dan komputer server.

## Instalasi Software
Instalasi sistem digital merupakan pengintegrasian  sistem  digital  ke  dalam  PC dan  installing  perangkat  lunak  digitalisasi seperti  Adobe  Acrobat  Professional  versi  6.0- 8.0 dan Omnipage Pro 14.

## Pelatihan Digitalisasi
Pelatihan  pengeditan  dokumen  yang  akan dilakukan  dalam  proses  selanjutnya  kepada mahasiswa dan staf laboran/teknisi di laboratorium  otomasi  serta  anggota  tim digitalisasi  lainnya  yang  dianggap  perlu  untuk mengikutinya.

## Scanning Dokumen
Dokumen  yang  masih  baik  dapat  diperoleh format  digitalnya  dengan  menggunakan  mesin scanner dan menyimpan file hasil scanning ke dalam CD dan flash disk.

## Pemotretan Dokumen dan Alat Lab
Dokumen lama yang kondisi kurang baik untuk discan,  dipotret  melalui  kamera  digital  untuk mendapatkan  file  digitalnya.  Demikian  juga dengan  pemotretan  peralatan  yan3g6  ada  di Laboratorium  Otomasi untuk  mendapatkan  file digitalnya.

## Alih Media
Dokumentasi  laboratorium  yang  tersimpan dalam  microfilm  akan  dialih  mediakan  ke dalam  format  digital  dengan  menggunakan peralatan konservasi yang ada.
I Gede Suputra Widharma 1 , I Gde Nyoman Sangka 2 , I Nengah Sunaya 3 , I Made Sajayasa 4 , I Gde Ketut Sri Budarsa 5
proses  scaning  perlu  untuk mengetahui jenis dan  kondisi dokumen yang discan.
Disamping itu perlu mengetahui  resolusi  dipakai (sekitar 300
dpi direkomendasikan OCR).
Color/Grayscale/Black

## Menterjemahkan dan Membuat Manual
Untuk  dapat  memperoleh  ringkasan  abstrak dan deskripsi dari buku manual peralatan yang berbahasa Inggris maka perlu menerjemahkan isi buku manual peralatan.

## Analisis Subjek dan Validasi
Pembuatan kategori peralatan, jenis dan merk peralatan,  kode  peralatan,  dan  validasi  data merupakan  kegiatan  yang  tercakup  ke  dalam proses  ini,  dan  dilakukan  oleh  mahasiswa bekerjasama  dengan  laboran/teknisi.  Adapun pembuatan  kode  peralatan  dilakukan  dengan memakai  kode  yang  dipakai  Unit  Perawatan dan Perbaikan (UPT PP).

## Editing dan Backup Data Digital
Pengeditan file digital dikerjakan oleh mahasiswa yaang meliputi penambahan watermark  atau  bookmark,  security,  header- footer,  serta  analisis  subjek  dan  menyimpan file digital yang sudah diedit.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil Digitalisasi
Pelaksanaan digitalisasi dokumen dan peralatan  praktikum  mengalami  cukup  banyak keterlambatan yang dikarenakan oleh beberapa faktor,  diantaranya  adalah  karena  proses digitalisasi dokumen yang cukup rumit, bersamaan  dengan  blok  praktikum  yang menggunakan  peralatan,  hingga  kendala  pada jaringan yang kurang mendukung proses ini.

## Teknis Digitalisasi
Secara  teknis  pada  proses  seleksi  dokumen, pengadaan  barang,  dan  pelatihan  digitalisasi tidak  menemui  kendala  yang  berarti.  Begitu pula  halnya  pada  proses  scanning  dokumen, pembuatan  dan  pemasangan  label,  back  up data,  serta  analisis  subjek  dan  validasi  data. Untuk  deskripsi  modul  peralatan  cukup mengalami kesulitan karena buku manual ada satu dan sedang dipakai.
Gambar 2 . Proses digitalisasi dokumen
Proses  digitalisasi  dengan  memanfaatkan omnipage  software  telah  mendapatkan  hasil digitalisasi yang lebih efesiaen dalam kapasitas  yang  dipakai  pada  system  dan kualitas yang  lebih  baik  pada hasil digitalnya. Adapun  beberapa  kendala  cukup  berarti selama proses pelaksanaan digitalisasi dokumen  dan  peralatan  praktikum  yang cukup mengganggu. Proses digitalisasi dokumen  laboratorium  ini  perlu  keberlanjutan dalam bentuk pengembangan  proses dengan pemanfaatan software dan Bahasa pemrograman  sehingga  terbentuk  aplikasi menyeluruh  dari  proses  digitalisasi  dokumen.
Disamping  perlunya  mengadakan  evaluasi berupa  asesmen  dari  beberapa  pihak  yang berkepentingan terhadap laboratorium otomasi, yaitu ketua jurusan, kepala laboratorium,  dosen  pengajar,  teknisi,  dan mahasiswa.
Gambar 3. Pemanfaatan omnipage software
Ada  beberapa  poin  asesmen  yang  akan diujikan  dalam  bentuk  kuisioner,  yaitu: tampilan  web,  kecepatan  dalam  mengakses web,  kelengkapan  isi  web,  manfaat  yang diberikan, tingkat kesalahan pada pengolahan data web.
I Gede Suputra Widharma 1 , I Gde Nyoman Sangka 2 , I Nengah Sunaya 3 , I Made Sajayasa 4 , I Gde Ketut Sri Budarsa 5
Tabel 1. Hasil digitalisasi No Link SAP Mata Kuliah Keterangan 1 MSK 0412 SAP Sensor dan Trs Belajar dan penalaran sensor (learning & reasoning) 2 MSK 0309 Arsitektur Komputer - Perancangan modul, dan merakit komputer 3 MST 0504 Mikrokontroller - Jenis mikrokontroler dan aplikasinya 4 MST 0412 Sistem Kontrol Otomatis Kontrol Proporsional, integral, derivative 5. MSK 0601 SAP Internet of Things - Belajar dan penalaran IoT 6 MSK 0304 Elektronika Digital - Google Drive Gerbang logika, rangkaian, pendekodingan digital 7 MST 0604 Kontrol Terdistribusi - Jenis DCS dan pengembangan SCADA aplikasinya 8 MST 0402 Pemrograman Komputer - Google Drive Bahasa pemrograman C++

## KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Setelah  menyelesaikan  penelitian  ini,  diperoleh simpulan sebagai berikut:
1.  Proses  digitalisasi  memerlukan  perangkat keras  komputer,  CPU,  printer,  scanner, kamera  digital,  adobe  acrobat  dan  software, jaringan juga server
2.  Aliran  kerja  digitalisasi  terdiri  atas  seleksi documen, persiapan  alat dan  bahan, instalasi  jaringan,  instalasi  system  digital, pelatihan  digitalisasi  kepada  tim,  scanning dokumen, dokumentasi perlengkapan laboratorium,  media  transfer  (microfilm  ke digital), menterjemah dan membuat panduan penggunaan  alat  yang  berbahasa  Inggris, membuat analysis dan validasi data, mengedit  file  digital,  input  dan  meng-upload data, memberikan label/kode pada peralatan, dan membuat back up data.
3.  Omnipage  software  memberikan  hasil  digital yang lebih baik dalam efisiensi kapasitas file dan kualitasnya.

## Saran
Perlunya keberlanjutan pelaksanaan digitalisasi pada  setiap  dokumen  dan  peralatan  baru  di laboratorium.  Sehingga  aliran  kerja  digitalisasi perlu  dilksanakan  setiap  tahunnya,  disamping penguatan terhadap web laoratorium otomasi.
Perlunya penambahan software aplikasi ataupun  bahasa  pemrograman  yang  bisa dimanfaatkan untuk meningkatkan hasil digitalisasi.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan  terima  kasih  diberikan  atas  bantuan pendanaannya oleh P3M Politeknik Negeri Bali, juga  atas  dukungan  moral,  ruang  dan  waktu dari  pimpinan  dan  staf  teknisi  Laboratorium Otomasi  PNB,  Program  studi  Teknik  Otomasi, Pimpinan  Jurusan  Teknik  Elektro  (JTE)  PNB dan  Segenap  civitas  akademika  di  kampus Politeknik  Negeri  Bali,  khususnya  rekan  dan mahasiswa JTE PNB.

## DAFTAR PUSTAKA
Adi  Kusrianto,  (2006).  Macromedia  Flash Profesional  8,  Surabaya,  PT.  Elexmedia Komputindo
Arista  Prasetyo  Adi,  (2012).  Web  Makin Dahsyat  Dengan  jQuery,  Semarang,  PT. Elexmedia Komputindo
Deni Sutaji, (2011). Mini Market Dengan PHP & jQuery,  Yogyakarta,  Lokomedia  Harianto Kristanto. Ir, (2004). Konsep dan
Perancangan Database, Yogyakarta, ANDI
I Gede Suputra Widharma 1 , I Gde Nyoman Sangka 2 , I Nengah Sunaya 3 , I Made Sajayasa 4 , I Gde Ketut Sri Budarsa 5
Janner  Simarmata  dan  Imam  Paryudi,  (2006). Basis Data, Yogyakarta, ANDI Suputra Widharma, IG, (2022). Tren Baru pada
Arsitektur  Komputer.  Purwekerto,  Penerbit Wawasan Ilmu
Nurabika,  Illa  (2020).  Digitalisasi  Sistem
Pelayanan Bahan Habis Pakai Laboratorium dengan Google Form. Perpustakaan Pusdiklat Pegawai. Jakarta
Undari,  Artitis,  (2019),  Proyek  Digitalisasi
Naskah  dan  Skripsi  Perpustakaan  FIB Univ Indonesia. Perpustakaan UI
Muhamad  Saifudin,  (2017),  Rancang  Bangun
Sistem Digitalisasi Dokumen Menggunakan  Metode  Visible  Watermark di KUA Sayung. STEKOM Semarang Kedeo  Ade  Aprelio,  IMA  Suyadnya,  PA Mertasana, (2015). Sistem Informasi Manajemen Laboratorium Berbasis Web di Teknik  Elektro  Univ.  Udayana.  Spektrum. Unissula
Widharma IGS, Sukarata Putu G, Gian Felix, S,
(2021).  Perancangan  Sistem  Pendaftaran Mental Health Care Berbasis Web dengan Metode Prototype
Pusat  Penelitian  dan  Pengabdian  Kepada Masyarakat  Politeknik  Negeri  Bali,  2017, Rencana  Induk  Penelitian  (RIP)  Politeknik Negeri Bali.