## RANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BARANG UNTUK MENGONTROL PENGELUARAN BIAYA PEMBELIAN STUDI KASUS : PT. FIBERINDO NUSANTARA JAYA
Ismail Aluwi 1) , Agus Umar Hamdani 2) 1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur 1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : 1212511008@student.budiluhur.ac.id 1) , agus.umarhamdani @budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
PT. Fiberindo Nusantara Jaya merupakan salah satu konsultan dan kontraktor yang profesional dalam bidang telekomunikasi   dan   sistem   informasi   yang   ada   di   Indonesia.  Pada  PT.   Fiberindo   Nusantara   Jaya,  penulis melakukan analisa mengenai  sistem yang sedang berjalan seputar proses pembelian barang dimana kerap memiliki  kendala seperti  tidak adanya  data barang, pegawai  dan produsen,  cara pemesanan barang yang menggunakan media suara, kesulitan dalam pencatatan pembayaran dan penerimaan dari produsen dan tidak adanya   laporan   berita   acara   serah   terima   ke   pegawai,   laporan   surat   jalan,   laporan   pemesanan,   laporan pembayaran, laporan penerimaan dari produsen dan laporan rekapitulasi barang yang banyak diminta oleh pegawai.  Sehingga  terjadi   tidak   terkontrolnya   biaya   pembelian   barang,  Sulitnya  mencari   data   seputar pembelian barang, karena jika mencari satu persatu berdasarkan form yang tersimpan sangatlah memakan waktu, tidak adanya laporan barang yang paling banyak diminta oleh pegawai, karena sebenarnya dari data tersebut head of operational dapat melakukan review pembelian barang setiap bulannya, apakah barang yang sering di pesan itu wajar untuk dibeli atau tidak.  Implementasi dari rancangan sistem informasi yang akan dibuat   ini yaitu mengenai pembelian barang. Rancangan ini menggunakan model UML (Unified Modeling Language) berupa use case diagram, activity diagram dan sequence diagram. Model data konseptual dalam sistem ini menggunakan database relational yaitu ERD (Entity Relationship Diagram), LRS (Logical Record Structure) dan spesifikasi  basis data yang digunakan dalam perancangan basis data. Berdasarkan Analisa penulis memaparkan kebutuhan atas masalah yang dihadapi yaitu disediakannya sistem informasi meliputi data, agar disediakan sistem informasi untuk mengentry data barang, pegawai dan produsen, cara pemesanan tidak lagi melalui media suara, mengentry pembayaran dan penerimaan dari produsen dan mencetak laporan berita acara serah terima ke pegawai, laporan surat jalan, laporan pemesanan, laporan pembayaran, laporan penerimaan dari produsen dan laporan rekapitulasi barang yang banyak diminta oleh pegawai.  Hasil yang dicapai adalah  aplikasi  sistem informasi pembelian barang pada  PT. Fiberindo Nusantara Jaya yang dapat digunakan untuk mengontrol biaya pembelian dan meningkatkan produktivitas perusahaan.
Kata kunci: Sistem Informasi, Pembelian Barang, PT. Fiberindo Nusantara Jaya, Mengontrol Biaya Pembelian.
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang PT. Fiberindo Nusantara Jaya, perusahaan yang bergerak   dalam   bidang   telekomunikasi   dan   sistem informasi yang ada di Indonesia. Dalam menangani kegiatan   pembelian   barang,   masing   dengan   cara menulis   tangan,   beberapa   transaksi   yang   tidak memiliki   dokumen   sehingga   staf   administrasi mengalami   kesulitan   pada   saat   pengarsipan,   dan seringnya   terjadi   keterlambatan   dalam   permintaan barang.   Hal   itu   tentu   jadi   kendala   yang   dapat menghambat kemajuan dan keberhasilan yang ingin dicapai   karena   sistem   yang   menggunakan   tulisan tangan   dapat   berdampak   pada   pemborosan   yang seharusnya tidak terjadi dan sistem itu tidak dapat membantu secara optimal dalam penyelesaian tugas yang   dilakukan.   Oleh   karena   itu   perlu   dilakukan perbaikan   sistem   agar   produktivitas   perusahaan meningkat   dan  mampu  menekan  biaya   pembelian. Berdasarkan   kondisi   diatas,   penulis   melakukan analisa   terhadap   permasalahan   yang   terjadi   guna membantu   pihak   manajemen   dalam   mengelola kegiatan   pembelian   agar   berjalan   sesuai   dengan harapan.  Adapun   beberapa   penelitian   yang   sudah pernah   dilakukan   antara   lain   oleh   Ditiara   Putri
Wahyu Aji dan Sulistiyo [1] yang membahas tentang “Perancangan Aplikasi Pembelian Barang Dagangan pada toko Barokah”  dan Fitriyanti dan Anisah [2] yang   membahas   tentang   “Sistem   Informasi Pembelian   Tunai   Pada   Toko   UD.   Atha   Vicasia Dengan Metodologi Berorientasi Objek”. Perbedaan antara   penelitian   yang   penulis   lakukan   dengan penelitian   terdahulu   adalah   dalam   penelitian   yang penulis lakukan terdapat transaksi retur, pengeluaran kas, pelunasan dagang dan pembelian tunai.
1.2. Masalah Permasalahan   dalam   Sistem   Informasi pembelian barang yang ditemui diantaranya sebagai berikut:
a. Proses   pencarian   data   barang  sulit, dikarenakan tidak adanya data  barang  yang tersimpan.
b. Proses   pencarian   data   produsen   sulit, dikarenakan   tidak   adanya   data   produsen yang tersimpan.
c. Proses   pencarian   data   pegawai   sulit, dikarenakan tidak adanya data pegawai yang tersimpan.
d. Tidak   efisiennya   dalam   pemesanan   barang yang selama ini hanya menggunakan media suara.
e. Pengisian data pada form permintaan barang tidak lengkap, karena data keterangan jarang diisi.
f. Pengisian data pada form berita acara serah terima   tidak   lengkap,   karena   tidak   adanya nomor form ,   tidak   adanya   kop   surat   dan tidak adanya data satuan barang.
g. Pengisian   data   pada form surat   jalan   tidak lengkap,   karena   tidak   adanya   nomor form dan kop surat.
h. Kesulitan   dalam   pencatatan   pembayaran barang,   karena   tidak   adanya form pembayaran.
i. Kesulitan   dalam   pencatatan   penerimaan barang   dari   produsen,   karena   tidak   adanya form penerimaan dari produsen.
j. Data   laporan   permintaan   barang   tidak lengkap,   karena   tidak   adanya   data   yang membuat laporan.
k. Kesulitan dalam mencari  informasi  tentang berita   acara   serah   terima,   karena   tidak adanya laporan berita acara serah terima.
l. Kesulitan dalam mencari  informasi  tentang surat jalan, karena tidak adanya laporan surat jalan.
m. Kesulitan dalam mencari  informasi  tentang pemesanan,   kerena   tidak   adanya   laporan pemesanan.
n. Kesulitan dalam mencari  informasi  tentang pembayaran,   karena   tidak   adanya   laporan pembayaran.
o. Kesulitan dalam mencari  informasi  tentang penerimaan   dari   produsen,   karena   tidak adanya laporan penerimaan dari produsen.
p. Kesulitan   mencari   dan mereview informasi tentang   barang   yang   banyak   diminta   oleh pegawai.

## 1.3. Tujuan Penulisan
Tujuan   penelitian   ini   adalah   membuat   model sistem   informasi   pembelian   barang   pada   PT. Fiberindo Nusantara Jaya yang terkomputerisasi dan berbasis desktop guna membantu pihak manajemen dalam mengontrol biaya pembelian.

## 2. METODE PENELITIAN
2.1. Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data   antara   lain   dilakukan   dengan   wawancara (interview), pengamatan (observasi), studi literature dan dokumentasi.
2.2. Teknik Analisis Data
Untuk   mendapatkan   data   penelitian,   maka penulis   mengunakan   alat   bantu   berupa Activity Diagram untuk menganalisa proses bisnis, Fishbone Diagram untuk   analisa   masalah   dan Use   Case Diagram untuk memodelkan sistem usulan.
.
2.3. Perancangan Sistem Pada   tahap   ini   perancangan   yang   digunakan untuk membangun sistem, merupakan hasil analisa sistem   yang   ada   digunakan   untuk   menghasilkan suatu   sistem   baru   yang   akan   diusulkan,   disertai dengan rancangan database. Alat-alat dalam tahap perancangan   sistem   adalah  : Entity   Relationship Diagram  (ERD),  Logical   Record   Structure  (LRS), Entity   Relationship   Diagram   dan   Sequence Diagram
2.4. Kerangka Pemikiran
2.5. Literasi a) Pengertian Sistem Informasi Menurut   buku   John   W   Satzinger,
Robert   B   Jackson,   and   Stephen   D   Burn yang berjudul System Analysis and Design [3], Sistem informasi  didefinisikan sebagai sekumpulan
komponen yang mengumpulkan,   memproses,   menyimpan, dan   menyediankan output dari   setiap informasi yang membutuhkan dalam proses bisnis serta aplikasi yang digunakan melalui perangkat   lunak,   ( software ), database dan bahkan proses manual yang terkait.
b) Pengertian Pembelian Menurut  Weele dalam  bukunya yang berjudul Purchasing   Chain   Management Analysos,   Strategy   Planning   and   Practive [4],   pembelian adalah memperoleh barang atau   jasa   yang   tepat   untuk   dibeli   dengan kualitas   dan   kuantitas   terbaik   untuk memenuhi   kebutuhan   perusahaan   atau organisasi.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Analisa Sistem Berjalan 1) Analisa Proses Bisnis
Gambar 1. Kerangka Pemikiran
2) Analisa   Masalah   dengan Fishbone Diagram
Tabel 1. Solusi yang ditawarkan
Kriteria masalah Masalah Solusi yang ditawarkan Proces Proses   pencarian data barang sulit Dibuatkan   modul sistem untuk meng input data barang Proses   pencarian data produsen sulit Dibuatkan   modul sistem untuk meng input data produsen Proses   pencarian data pegawai sulit Dibuatkan   modul sistem untuk meng input data pegawai
Gambar 2. Activity Diagram Proses Permintaan Barang
Gambar 3. Activity Diagram Proses Serah Terima Barang
Gambar 4. Activity Diagram Proses Pemesanan Barang
Gambar 5. Activity Diagram Proses Penerimaan Barang
Gambar 6. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan Permintaan Barang
T id a k T e rk o n tr ln y a B ia y a P e m b el ia n B a ra n g P ro se s p e n ca ri a n d a ta b a ra n g s u li t P ro se s p e n ca ri a n d a ta p ro d u se n s u li t P ro se s p e n ca ri a n d a ta p e g a w a i su li t P e n g is ia n d a ta p a d a fo rm s u ra t ja la n T id a k l e n g k a p K e su li ta n d a la m p e m b a y a ra n b a ra n g K e su li ta n d a la m m e n ca ri in fo rm a si t e n ta n g p e m b a y a ra n Ke su lit an d al am Pe ne ri m aa n ba ra ng d ar i pr od us en Ke su lit an d al am m en ca ri in fo rm as i t en ta ng Pe ne ri m aa n ba ra ng d ar i p ro du se n
Gambar 7. Fishbone Diagram
Pysical Evidence Kesulitan   dalam memesan barang Dibuatkan   modul sistem untuk mencetak   dokumen pemesanan (PO) Pengisian   data pada form Permintaan barang tidak lengkap Dibuatkan   modul sistem untuk validasi data Pengisian   data pada form berita acara serah terima tidak lengkap Dibuatkan   modul sistem untuk validasi data Pengisian   data pada form surat jalan tidak lengkap Dibuatkan   modul sistem untuk validasi data Kesulitan   dalam pembayaran barang Dibuatkan   modul sistem untuk menginput   dokumen pembayaran (PB) Kesulitan   dalam penerimaan barang dari produsen Dibuatkan   modul system untuk menginput   dokumen penerimaan   dari produsen (PN) Data laporan permintaan barang tidak lengkap Dibuatkan   modul sistem untuk validasi data Kesulitan   dalam mencari   informasi tentang   berita acara serah terima Dibuatkan   modul sistem untuk mencetak   laporan berita   acara   serah terima (BA) Kesulitan   dalam mencari   informasi tentang surat jalan Dibuatkan   modul sistem untuk mencetak   laporan surat jalan (SJ) Kesulitan   dalam mencari   informasi tentang pemesanan Dibuatkan   modul sistem untuk mencetak   laporan pemesanan (PO) Kesulitan   dalam mencari   informasi tentang pembayaran Dibuatkan   modul sistem untuk mencetak   laporan pembayaran (PB) Kesulitan   dalam mencari   informasi tentang penerimaan barang dari produsen Dibuatkan   modul system untuk mencetak   laporan penerimaan   dari produsen (PN) Kesulitan   dalam mencari   informasi tentang   barang yang banyak diminta oleh pegawai Dibuatkan   modul sistem untuk mencetak rekapitulasi   barang yang banyak diminta diminta oleh pegawai 3.2. Pemodelan Sistem Usulan menggunakan Use Case Diagram 1. Use Case Diagram Master
2. Use Case Diagram Transaksi
3. Use Case Diagram Laporan Gambar 8. Use Case File Master Operational Cetak Surat Jalan Cetak Berita Acara Serah Terima Entry Form Permintaan Barang Pegawai Gambar 9. Use Case File Transaksi Permintaan Operational Cetak PO Entry Pembayaran Entry Penerimaan Produsen Gambar 10. Use Case File Transaksi Pemesanan Operational Cetak Laporan Surat J alan Cetak Laporan Berita Acara Serah Terima Cetak Laporan Rekapitulasi Barang yang banyak diminta oleh pegawai Cetak Laporan Permintaan Barang Cetak Laporan Pemesanan (PO) Cetak Laporan Pembayaran Cetak Laporan Penerimaan Head of Operational Gambar 11. Use Case File Laporan
3.3. Model Data Menggunakan Entity
Relationship Diagram
3.4. Struktur Tampilan Menu Utama
3.5. Rancangan Dialog Layar
4. KESIMPULAN
Adapun   kesimpulan   yang   dapat   diambil   dari penelitian ini adalah : a. Mempercepat proses pencarian data barang, sehingga operational tidak sulit mencari data yang diinginkan satu persatu.
b. Mempercepat   proses   pencarian   data produsen,   sehingga operational tidak   sulit mencari data yang diinginkan satu persatu.
c. Mempercepat   proses   pencarian   data pegawai,   sehingga operational tidak   sulit mencari data yang diinginkan satu persatu.
Pegawai Isi FPB Dapat SJ Dapat BA Punya Barang Punya PO Isi PB PN Produsen Isi Terima Pesan *id_pegawai nm_pegawai department no_telp email *no_pb tgl_pb no_ref tgl_ref *no_ba tgl_ba *no_fpb tgl_fpb *no_sj tgl_sj *kd_brg nm_brg satuan jns_brg stok hrg_brg *no_po tgl_po *no_pn tgl_pn no_kw tgl_kw
*id_produsen nm_produsen alamat no_telp email *id_pegawai *no_fpb *no_sj *no_fpb *no_fpb *no_ba
*kd_brg *no_fpb jml_minta *no_fpb *no_po
*no_po *no_pb *kd_brg *no_po jml_po hrg_po total *no_po *no_pn *no_po *id_produsen 1 M 1 1 1 1 M 1 1 1 1 1 1 M M N N M Gambar 12. Entity Relationship Diagram Gambar 13. Struktur Tampilan Gambar 14. Rancangan Menu Utama
Gambar 15. Rancangan Layar Master Pegawai Gambar 16. Rancangan Layar Transaksi  Entry Form Permintaan Barang
Gambar 17. Rancangan Layar Form Laporan Permintaan Barang
d. Mempermudah   dalam   proses   pemesanan barang,   sehingga operational tidak   lagi menggunakan   media  suara  untuk  memesan barang ke produsen.
e. Mempermudah operational untuk entry form permintaan   barang   dikarenakan   keterangan dihilangkan dan diadakannya satuan barang pada form.
f. Dilengkapinya   data   pada form cetak   berita acara   serah   terima,   dengan   fitur   validasi data.
g. Dilengkapinya   data   pada form cetak   surat jalan.
h. Mempermudah dalam pencatatan pembayaran,   sehigga operational hanya perlu entry pembayaran di form pembayaran.
i. Mempermudah dalam pencatatan penerimaan,   sehingga operational hanya perlu entry penerimaan   di form   entry penerimaan.
j. Dilengkapinya   data   laporan   permintaan barang.
k. Mempercepat   proses   pencarian   informasi tentang berita acara serah terima, sehingga operational hanya   perlu   mencetak   laporan berita   acara   serah   terima   pada form cetak laporan berita acara serah terima.
l. Mempercepat   proses   pencarian   informasi tentang   surat   jalan,   sehingga operational hanya   perlu   mencetak   laporan   surat   jalan pada form cetak laporan surat jalan.
m. Mempercepat   proses   pencarian   informasi tentang   pemesanan,   sehingga operational hanya   perlu   mencetak   laporan   pemesanan pada form cetak laporan pemesanan.
n. Mempercepat   proses   pencarian   informasi tentang   pembayaran,   sehingga operational hanya   perlu   mencetak   laporan   pembayaran pada form cetak laporan pembayaran.
o. Mempercepat   proses   pencarian   informasi tentang penerimaan dari produsen, sehingga operational hanya   perlu   mencetak   laporan penerimaan dari  produsen pada form cetak laporan penerimaan dari produsen.
p. Mempercepat   proses   pencarian   informasi tentang   barang   yang   banyak   diminta   oleh pegawai, sehingga operational hanya  perlu mencetak   laporan   rekapitulasi   barang   pada form cetak laporan rekapitulasi barang.
Agar sistem usulan ini dapat berjalan dengan baik,   berikut   ini   saran   dari   penulis   untuk   pihak manajemen :
a. Adanya   pelatihan   kepada   pemakai   ( user ) yang   akan   menggunakan   sistem   informasi ini, supaya lebih mengetahui bagaimana cara menggunakan   sistem   informasi   ini  dengan baik.
b. Koordinasi dengan menciptakan komunikasi yang   baik   di   semua  pegawai  dalam pengadaan  barang  agar   dapat   berjalan dengan baik.
c. Mem back-up data-data   yang   ada   untuk menghindari kehilangan data atau kerusakan data dalam pengadaan barang.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Putri,   Ditiara   dan   Sulistiyo.   Perancangan  Aplikasi Pembelian Barang : Toko Barokah. Vol. 2, No. 2, No. ISSN: 2303-2146 tahun 2014.
[2] Fitriyanti dan Anisah. Membangun Sistem Informasi Pembelian   Tunai   dengan   Metode   Berorientasi Obyek: Toko UD. Atha Vicasia. Vol. 1,No. 1, No. ISSN: 2302-3805 tahun 2013.
[3] Satzinger, W John., B Jackson, Robert., dan D Burd, Stephen., 2012, System Analysis and Design : In a Changing   World .   United   States   of   America   : Cangagebrain, 2012.
[4] Weele.,   2010, Purchasing   and   Supply   Chain Management:   Analysis,   Strategy,   Planning   and Practice . Cengage   Learning   EMEA. United Kingdom : Thomas Rennie Publisher.