## Sistem Layanan Surat Pengantar Kependudukan dengan Menggunakan Telegram Bot
Dian Adiyoko, Purwono Hendradi * , Setiya Nugroho
Fakultas Teknik, Teknik Informatika, Universitas Muhammadiyah Magelang, Magelang, Indonesia E-mail: 1 dianadiyoko@gmail.com, 2,* p_hendra@ummgl.ac.id, 3 setiya@ummgl.ac.id Email Penulis Korespondensi: p_hendra@ummgl.ac.id
Abstrak− Dusun  Ngipik  mempunyai jenis  layanan  surat  pengantar  kependudukan  berupa  membuat  akta  kelahiran,  membuat Kartu Keluarga karena adanya penambahan anggota keluarga, membuat Kartu Keluarga karena adanya kematian salah satu anggota keluarga, membuat Kartu Keluarga karena adanya anggota keluarga yang pindah, membuat Kartu Tanda Penduduk baru (umur 17th), membuat Kartu Tanda Penduduk karena pergantian status, membuat surat nikah, Surat Keterangan Tidak Mampu, Surat Keterangan Usaha, dan surat kematian, layanan tersebut masih bersifat manual sehingga menyebabkan waktu yang tidak efisien dan risiko kehilangan dokumen atau ketidaklengkapan dokumen saat proses pembuatan surat. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem yang bisa mendukung proses pengajuan surat pengantar kependudukan. Tujuan penelitian ini melakukan pengembangan Telegram bot dengan pemanfaatan Google Form dan Google Spreadsheet. Bot Layanan Surat Pengantar Kependudukan Dusun Ngipik dilakukan pengujian menggunakan metode blackbox untuk  menguji  setiap  layanan  dengan  menggunakan  data dummy warga  dan  menginput  berkas  sesuai  persyaratan  yang ditentukan. Hasilnya menunjukkan status berkas lengkap dan evaluasi berkas yang sesuai dengan persyaratannya. Dengan adanya Bot Layanan Surat Pengantar Kependudukan ini, warga dapat dengan mudah mengajukan surat pengantar di mana saja dan kapan saja secara praktis. Ini menjadi alternatif solusi yang memudahkan proses pengajuan surat pengantar bagi warga.
Kata Kunci: Telegram bot;  Surat pengantar kependudukan; Dusun; Google Form; Google Spreadsheet
Abstract− Ngipik Hamlet provides various types of population introduction letter services including creating birth certificates, updating family cards due to the addition of new family members, updating family cards due to the death of a family member, updating family cards due to a family member's relocation, issuing new Identity Cards for individuals turning 17 years old, updating Identity Cards due to changes in status, issuing marriage certificates, issuing certificates of insufficient financial capability, issuing business certificates, and issuing death certificates. However, these services are currently manual, resulting in inefficient processing time and the risk of document loss or incomplete documentation during the application process. Therefore, there is a need for a system that can support the application process for population introduction letters. The objective of this research is to develop a Telegram bot utilizing Google Form  and  Google  Spreadsheet.  The  "Bot  Layanan  Surat  Pengantar  Kependudukan Dusun  Ngipik"  was  tested  using  the  black-box method, where each service was tested using dummy resident data and the required documents were inputted according to the specified requirements. The results show the status of the complete file and the evaluation of the file according to the requirements. With the existence  of  this  "Bot  Layanan  Surat  Pengantar  Kependudukan",  residents  can  easily  submit  their  introduction  letter  requests conveniently from anywhere and at any time. This serves as an alternative solution that simplifies the process of requesting population introduction letters for residents.
Keywords : Telegram bot; Population introduction letters; Hamlet; Google Form; Google Spreadsheet

## 1. PENDAHULUAN
Penggunaan gadget di Dusun Ngipik saat ini telah menjadi umum. Dengan meningkatnya aksesibilitas internet, warga dapat  mengakses  informasi  dengan  mudah  melalui gadget contohnya smartphone [1].  Mereka  menggunakan gadget sebagai sarana komunikasi yang penting di dusun, memungkinkan warga untuk berinteraksi dengan keluarga, teman, atau tetangga mereka melalui panggilan suara, pesan teks, atau aplikasi  pesan instan.  Seperti penggunaan grup WhatsApp (WA) di Dusun Ngipik yang saat ini telah menjadi salah satu cara penting untuk berkomunikasi dan berbagi informasi antar warga[2]. WA grup memungkinkan warga untuk membentuk komunitas online di mana mereka dapat berinteraksi, berbagi  pengalaman,  serta  saling  memberikan  informasi  dan  bantuan.  Dalam  sebuah  grup  WA,  warga  dapat  saling berkomunikasi secara langsung melalui pesan teks, suara, atau bahkan panggilan video. Grup WA dapat digunakan untuk membahas berbagai topik yang relevan seperti informasi penting, pengumuman, kegiatan sosial, atau acara komunitas.
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  pihak  Kepala  Dusun  (KADUS)  yaitu  pejabat  dibawah  kantor  Desa  yang mengurusi administrasi setingkat Rukun Warga (RW),  Dusun Ngipik Desa Mayungsari terdapat sepuluh jenis layanan surat  pengantar,  layanan  tersebut  antara  lain:  membuat  akta  kelahiran, membuat  Kartu  Keluarga  (KK)  karena  adanya penambahan  anggota  keluarga,  membuat  Kartu  Keluarga  (KK)  karena  adanya  kematian  salah  satu  anggota  keluarga, membuat Kartu Keluarga (KK) karena adanya anggota keluarga yang pindah, membuat Kartu Tanda Penduduk (KTP) baru  (umur  17th),  Membuat  Kartu  Tanda  Penduduk  (KTP)  karena  pergantian  status,  membuat  surat  nikah,  Surat Keterangan  Tidak  Mampu  (SKTM),  Surat  Keterangan  Usaha  (SKU),  dan  surat  kematian.  Pada  setiap  jenis  layanan membutuhkan beberapa berkas sebagai syarat pendukung pengajuan, layanan pembuatan surat pengantar di Dusun Ngipik masih bersifat manual. Berikut adalah proses layanan pembuatan surat pengantar kependudukan yang berjalan di Dusun Ngipik:  ketika  warga  ingin  membuat  surat  pengantar  warga  harus  mendatangi  pihak  KADUS  terlebih  dahulu  dengan membawa  berkas  atau  dokumen  pendukung,  kemudian  KADUS  akan  melaporkan  kepada  kaur  pemerintahan/kepala urusan  pemerintahan  untuk  memproses  data  warga  yang  bersangkutan  dengan  cara  menginput  data  menggunakan komputer  lalu  mencetak  surat  yang  diinginkan  kemudian  memberikan  kepada  warga  dan  mengarsipkannya.  Dengan proses layanan pembuatan surat  pengantar di  Dusun Ngipik  yang berjalan mengakibatkan tidak efesiennya waktu  dan menyebabkan beberapa dokumen hilang atau dokumen yang tidak lengkap.
Penelitian  tentang  pengelolaan website untuk  meningkatkan  layanan  administrasi  kependudukan  di  desa[3] penelitian membahas terkait pelatihan dan pemanfaatan teknologi yang bertujuan untuk menguatkan pengelolaan website desa  guna  meningkatkan  layanan  administrasi  kependudukan,  penelitian  selanjutnya  yaitu  sistem  informasi  pelayanan administrasi  kependudukan  desa[4]  penelitian  ini  merancang  sistem  informasi  pelayanan  administrasi  kependudukan tingkat desa dengan model pengembangan sistem waterfall untuk pengelolaan data penduduk dan pembuatan berbagai jenis  surat  keterangan  dan  izin.  Artikel  mengenai  pengembangan  Telegram  bot  dalam  layanan  E-Government [5] penelitian ini melakukan pembuatan Telegram bot dengan metode webhook yang berfungsi mengirimkan informasi ke pihak ketiga secara langsung ketika informasi tersebut diterima oleh Telegram bot guna memudahkan dan mempersingkat waktu  layanan  E-Government,  lalu  artikel  berikutnya  pada  sistem  informasi  desa  menggunakan  Telegram  bot [6] membahas  tentang  membangun  Telegram  bot  sebagai  antarmuka  dan  terhubung  dengan  sistem  informasi  desa  yang memberikan manfaat bagi pengguna, sedangkan pada pengembangan sistem pengajuan surat berbasis GSuite untuk akses layanan  administrasi  akademik  mahasiswa[7]  menerangkan  merancang  sebuah  sistem  pengajuan  surat  administrasi mahasiswa berbasis Gsuite, menggunakan Google Forms, Google Spreadsheet, Add-On Form publisher, dan Google Sites dengan menggunakan metode pengujian blackbox dan User Acceptance Test (UAT) yang menunjukkan bahwa sistem ini dapat diterima dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Telegram bot  adalah  program  komputer  yang  dirancang  khusus  untuk  berinteraksi  dengan  pengguna  melalui aplikasi  pesan  Telegram[8].  Dengan  menggunakan  bot  API Telegram,  pengembang  dapat  membuat  bot  yang  dapat melakukan  berbagai  tugas,  seperti  emberikan  informasi,  mengirim  pesan,  menjawab  pertanyaan,  mengelola  grup, mengirimkan  notifikasi,  dan  banyak  lagi[9].  Dalam  beberapa  tahun  terakhir,  Telegram  bot  telah  mengalami perkembangan  yang  pesat.  Fitur-fitur  dan  API  yang  disediakan  oleh  Telegram  memungkinkan  pengembang  untuk menciptakan bot yang kuat dan serbaguna. Contoh penggunaan yang populer meliputi bot berita, bot cuaca, bot keuangan, bot produktivitas, dan bot permainan. Komunitas pengembang yang aktif dan dukungan yang baik dari Telegram juga mendukung pertumbuhan Telegram bot. Dengan fleksibilitas, keamanan, dan potensi pengembangan yang luas, Telegram bot telah menjadi bagian penting dalam ekosistem Telegram, membantu pengguna mendapatkan pengalaman yang lebih baik dan menambahkan lebih banyak fitur ke dalam aplikasi.
Berdasarkan uraian diatas tujuan penelitian ini adalah mengembangkan sebuah sistem pengelolaan data penduduk dan pelayanan kependudukan berbasis Telegram bot dengan pemanfaatan Google Form dan Google Spreadsheet sebagai alat  bantu.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menciptakan  sebuah  mekanisme  pelayanan  yang  sesuai  dengan  kebutuhan administrasi kependudukan dalam proses pembuatan surat keterangan/pengantar. Melalui Telegram bot, warga akan dapat memilih  jenis  layanan  surat  pengantar  yang  diinginkan,  kemudian  diarahkan  untuk  mengisi  Google  Form  yang  telah disediakan.  Jawaban  dari  Google  Form  tersebut  akan  secara  otomatis  tercatat  di  Google  Spreadsheet.  Setelah mendapatkan  jawaban  dari  Google  Form  dan  Google  Spreadsheet,  Kepala  Dusun  (KADUS)  akan  memproses  surat pengantar yang dibutuhkan. Dengan adanya sistem Telegram bot ini, diharapkan pelayanan administrasi kependudukan dapat  menjadi  lebih efisien, mengurangi  risiko  kehilangan dokumen, serta meningkatkan kelengkapan dan keakuratan data  yang  diperlukan.  Sehingga,  sistem  ini  diharapkan  dapat  menjadi  pilihan  layanan  yang  berguna  dalam  mengatasi permasalahan  yang  mungkin  terjadi  akibat  tidak efisiennya  waktu,  risiko  kehilangan  dokumen,  dan  ketidaklengkapan dokumen dalam proses administrasi kependudukan.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Metode waterfall adalah  pendekatan  pengembangan  perangkat  lunak  yang  mengikuti  langkah-langkah  yang  jelas  dan berurutan, seperti air mengalir dari atas ke bawah[10]. Metode ini memiliki tahapan yang harus dilalui satu per satu, dan setiap tahap harus selesai sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya. Analisis kebutuhan: pada tahap ini, mempelajari dan memahami  apa  yang  dibutuhkan  oleh  pengguna  dalam  perangkat  lunak  yang  akan  dikembangkan  dengan  cara mengumpulkan  persyaratan  dan  membuat  daftar  fitur  dan  fungsionalitas  yang  diharapkan[11].  Perancangan:  Setelah mengumpulkan kebutuhan, tahap selanjutnya adalah merancang atau membuat gambaran tentang bagaimana perangkat lunak  akan  berfungsi  dan  berinteraksi  dengan  pengguna[12].  Implementasi:  tahap  ini  membangun  perangkat  lunak berdasarkan  rancangan  yang  telah  dibuat[13].  Pengujian:  setelah  implementasi  selesai,  akan  menguji  perangkat  lunak untuk memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai yang diharapkan[14]. Tahapan penelitian dapat dilihat pada gambar 1.
Gambar 1. Metode Waterfall

## 2.1 Analisa
Terdapat sepuluh jenis layanan surat pengantar pendudukan di Dusun Ngipik, untuk membuat KK ada tiga layanan yaitu penambahan anggota keluarga, kematian salah satu anggota keluarga, anggota keluarga pindah. Sedangkan pembuatan KTP ada dua yaitu KTP baru dan pergantian status. layanan lainnya ada lima yaitu membuat akta kelahiran, membuat
surat  nikah,  SKTM  (Surat  Keterangan  Tidak  Mampu),  SKU  (Surat  Keterangan  Usaha),  dan  surat  kematian.  Masing- masing layanan memiliki persyaratannya antara lain: akta kelahiran dengan persyaratan berkas berupa KTP orang tua, buku  nikah,  KK  orang  tua,  KTP  dua  orang  saksi  kelahiran,  dan  surat  kelahiran  dari  rumah  sakit.  KK  karena  adanya penambahan anggota keluarga dengan persyaratan berkas berupa akta kelahiran, KK lama, buku nikah, dan surat cerai. KK karena adanya kematian salah satu anggota keluarga dengan persyaratan berkas seperti akta kematian dan KK lama. KK karena adanya anggota keluarga yang pindah dengan persyaratan berkas berupa surat pindah dan KK lama. KTP baru dengan persyaratan berkas seperti KK, akta kelahiran, dan pasfoto 2x3. KTP karena pergantian status dengan persyaratan berkas berupa KK, KTP lama, dan buku nikah/surat cerai/akta kematian. Surat nikah dengan persyaratan berkas berupa fotokopi  KTP  kedua  mempelai,  fotokopi  KK  kedua  mempelai,  pasfoto,  fotokopi  buku  nikah  orang  tua  (untuk  calon pengantin  perempuan),  surat  pernyataan  status  (baik  jejaka/perawan/duda/janda)  bermaterai,  fotokopi  KTP  orang  tua kedua  mempelai,  dan  fotokopi  akta  kelahiran  kedua  mempelai.  SKTM  dengan  persyaratan  berkas  berupa  fotokopi KK/KTP. SKU dengan persyaratan berkas berupa fotokopi KTP/KK. Surat kematian dengan persyaratan berkas berupa KK/KTP yang meninggal, KK/KTP dua orang saksi, dan KTP orang tua. Dengan sepuluh layanan tersebut maka akan dibuatkan sebagai menu layanan pengajuan surat pengantar kependudukan pada Telegram bot.

## 2.2 Perancangan
Tahap  selanjutnya  yaitu  membuat use case diagram, activity diagram,  dan sequence diagram[15]. Use case diagram adalah interaksi antara aktor dengan sistem atau aplikasi[16], activity diagram yaitu alur kerja atau urutan aktivitas dalam suatu sistem[17], sequence diagram merupakan interaksi antara aktor dan objek dalam suatu sistem[18].
Gambar 2. Use Case Diagram
Use Case pada Gambar 2. memiliki dua aktor yaitu warga dan kadus. Dimana warga mempunyai lima use case antara lain: membuka bot Telegram, pilih jenis layanan surat pengantar kependudukan, kelengkapan persyaratan, input di  Google  Form,  surat  pengantar  kependudukan  dan  KADUSmempunyai  tiga use  case antara  lain:  mereview  hasil inputan, memproses pembuatan surat pengantar, surat pengantar kependudukan.
Gambar 3. Activity Diagram
Penjelasan  pada  gambar  3.  Dan  gambar  4.  Ketika  warga  membuka  bot  Telegram  lalu  pilih  jenis  layanan  surat pengantar,  setelah  itu  melengkapi  persyaratan  berkas  apabila  persyaratan  tidak  lengkap  periksa  kembali  persyaratan berkasnya dan apabila persyaratan lengkap lanjut menginput berkas di Google Form dan kirim. KADUSakan menerima jawaban  dari  warga  melalui  Google  Form  dan  mereview  kesesuaian  berkas  jika  berkas  tidak  sesuai  KADUSakan memberitahu  warga  melalui  Telegram,  jika  berkas  sesuai  maka  bisa  dilanjutkan  untuk  pembuatan  surat  pengantar kependudukan  oleh  KADUSdan  setelah  dibuat  maka  KADUSakan  mengirimkan  surat  pengantar  ke  warga  melalui Telegram.

## 2.3 Implementasi
Langkah  awal  untuk  membuat  Telegram  bot  adalah  dengan  mendaftar  sebagai  pengembang  bot  di  Telegram  melalui BotFather dengan membuat bot baru Bernama “Layanan Surat Pengantar Kependudukan Dusun Ngipik” dan username bernama “@NgipikBot”, setelah itu akan mendapatkan API token [19]. Tampilan desain antar muka seperti pada gambar 5 berikut;

## Gambar 5. Tampilan desain antarmuka pada bot Telegram
API token ini akan dihubungkan dengan Menu Builder Bot yang nantinya akan digunakan untuk pembuatan menu pada Bot, Menu Builder Bot adalah alat atau fitur pihak ketiga yang memungkinkan membuat menu dalam Bot Telegram dan  dapat  menambahkan  tombol-tombol  tanpa  perlu  menulis  kode  secara  manual.  Seperti  pada  gambar  kiri  yang merupakan desain tampilan awal Telegram Bot dan gambar kanan adalah desain tampilan menu yang berisikan layanan yang ada pada Bot, mulai dari layanan 1: membuat akta kelahiran, layanan 2: membuat KK karena adanya penambahan anggota keluarga, layanan 3: membuat KK karena adanya kematian salah satu anggota keluarga, layanan 4: membuat KK karena adanya anggota keluarga yang pindah, layanan 5: membuat KTP baru, layanan 6: membuat KTP karena pergantian status,  layanan  7:  membuat  surat  nikah,  layanan  8:  SKTM  (surat  keterangan  tidak  mampu),  layanan  9:  SKU  (surat keterangan usaha), layanan 10: surat kematian.

## 2.4 Pengujian
Pengujian menggunakan metode blackbox yaitu metode pengujian perangkat  lunak atau sistem fokus pada input yang diberikan dan output yang dihasilkan[20]. Skema pengujian meliputi pengguna layanan yang terdiri dari warga dengan status berkas lengkap maupun tidak lengkap, serta KADUSyang melakukan evaluasi berkas, berkas yang sesuai  maupun tidak sesuai. Berikut adalah pengujian pada setiap layanan:
a. Akta kelahiran. Nama warga: Abi. Persyaratan berkas:  KTP orang tua, buku nikah, KK orang tua, KTP dua orang saksi kelahiran, dan surat kelahiran dari rumah sakit. Status berkas lengkap dan evaluasi berkas sesuai.
b. KK karena adanya penambahan anggota keluarga. Nama warga: Ata. Persyaratan berkas: KK lama, akta kelahiran, dan buku nikah. Status berkas lengkap dan evaluasi berkas sesuai.
c. KK karena adanya kematian salah satu anggota keluarga. Nama warga: Puja. Persyaratan berkas: akta kematian dan KK lama. Status berkas lengkap dan evaluasi berkas sesuai.
d. KK karena adanya anggota keluarga pindah. Nama warga: Jeso. Persyaratan berkas: surat pindah dan KK lama. Status berkas lengkap dan evaluasi berkas sesuai.
e. KTP  baru  (umur  17th).  Nama  warga:  Aji.  Persyaratan  berkas:  KK,  akta  kelahiran,  dan  pasfoto  2x3.  Status  berkas lengkap dan evaluasi berkas sesuai.
f. KTP  karena  pergantian  status.  Nama  warga:  Amin.  Persyaratan  berkas:  KK,  KTP  lama,  dan  buku  nikah/surat cerai/akta kematian. Status berkas lengkap dan evaluasi berkas sesuai.
g. Surat nikah. Nama warga: Hani. Persyaratan berkas: fotokopi KTP kedua mempelai, fotokopi KK kedua mempelai, pasfoto,  fotokopi  buku  nikah  orang  tua  (untuk  calon  pengantin  perempuan),  surat  pernyataan  baik jejaka/perawan/duda/janda bermaterai, fotokopi KTP orang tua kedua mempelai, dan fotokopi akta kelahiran kedua mempelai. Status berkas lengkap dan evaluasi berkas sesuai.
h. SKTM. Nama warga: Rizki. Persyaratan berkas: fotokopi KK/KTP. Status berkas lengkap dan evaluasi berkas sesuai.
i. SKU. Nama warga: Fauzi. Persyaratan berkas: fotokopi KTP/KK. Status berkas lengkap dan evaluasi berkas sesuai.
j. Surat kematian. Nama warga: Karno. Persyaratan berkas: KK/KTP yang meninggal, KK/KTP dua orang saksi, dan KTP orang tua. Status berkas lengkap dan evaluasi berkas sesuai.
Pada  pengujian  layanan  tersebut  diperoleh  berkas  lengkap  yaitu  berkas  yang  diperlukan  tersedia  dalam persyaratan sedangkan berkas tidak lengkap yaitu berkas yang diperlukan kurang dalam persyaratan, selanjutnya berkas sesuai yaitu berkas yang disediakan memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam pembuatan surat pengantar dan berkas tidak sesuai yaitu berkas yang disediakan tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Implementasi
Telegram bot digunakan oleh dua pengguna yaitu warga dan KADUS.

## 3.1.1 Warga
Cara pengguna atau warga mengakses atau masuk bot dimulai dengan mencari @NgipikBot di mesin pencarian Telegram dan memilih Bot Layanan Surat Pengantar Kependudukan Dusun Ngipik.  Berikut gambar 6 adalah contoh antar muka dari smartphone warga saat mengakses;

## Gambar 6. Tampilan antarmuka pada Bot Telegram
Setelah menemukan bot tersebut, pengguna akan melihat tampilan antarmuka pada bot yang terdiri dari beberapa opsi  menu.  Dalam  gambar  6.  terlihat  tampilan  awal  bot  setelah  pengguna  masuk.  Untuk  memulai  penggunaan  bot, pengguna cukup menekan tombol "Mulai", dan kemudian akan muncul tampilan menu layanan-layanan yang tersedia.
Menu layanan pada bot, seperti yang terlihat pada gambar 7. menawarkan berbagai opsi bagi pengguna. Layanan pertama  adalah  pembuatan  akta  kelahiran.  Untuk memproses  permohonan  ini,  pengguna  harus  memenuhi  persyaratan berkas, termasuk KTP orang tua, buku nikah, KK orang tua, KTP dua orang saksi  kelahiran, dan surat kelahiran dari rumah  sakit.  Layanan  kedua  adalah  pembuatan  KK  karena  adanya  penambahan  anggota  keluarga. Persyaratan  berkas yang  harus  dilampirkan  antara  lain  akta  kelahiran,  KK  lama,  buku  nikah,  dan  surat  cerai.  Layanan  ketiga  adalah pembuatan KK karena adanya kematian salah satu anggota keluarga. Pengguna harus melampirkan berkas seperti akta kematian  dan  KK  lama.  Layanan  keempat  adalah  pembuatan  KK  karena  adanya  anggota  keluarga  yang  pindah. Persyaratan berkas yang diperlukan termasuk surat pindah dan KK lama. Layanan kelima adalah pembuatan KTP baru untuk usia 17 tahun ke atas. Untuk mengajukan permohonan ini, pengguna harus melampirkan berkas seperti KK, akta kelahiran, dan pasfoto 2x3. Layanan keenam adalah pembuatan KTP karena pergantian status. Persyaratan berkas yang harus disertakan mencakup KK, KTP lama, dan buku nikah/surat cerai/akta kematian. Layanan ketujuh adalah pembuatan surat nikah. Untuk memproses permohonan ini, pengguna harus melampirkan fotokopi KTP kedua mempelai, fotokopi KK kedua mempelai, pasfoto, fotokopi buku nikah orang tua (untuk calon pengantin perempuan), surat pernyataan status (baik jejaka/perawan/duda/janda) bermaterai, fotokopi KTP orang tua kedua mempelai, dan fotokopi akta kelahiran kedua mempelai.  Layanan  kedelapan  adalah  pembuatan  SKTM  (Surat  Keterangan  Tidak  Mampu).  Persyaratan  berkas  yang harus dilampirkan mencakup fotokopi KK/KTP. Layanan kesembilan adalah pembuatan SKU (Surat Keterangan Usaha). Untuk  memproses  permohonan  ini,  pengguna  harus  melampirkan  fotokopi  KTP/KK.  Layanan  kesepuluh  adalah pembuatan surat kematian. Pengguna harus melampirkan berkas seperti KK/KTP yang meninggal, KK/KTP dua orang saksi, dan KTP orang tua.
Saat warga atau pengguna melakukan pengajuan layanan surat pengantar kependudukan seperti gambar 7. Warga tinggal  pilih atau tekan salah satu  menu dan akan muncul sebuah pesan yang berisikan persyaratan berkas yang wajib dimiliki untuk  diinput  melalui link Google Form,  misalnya pada gambar 7. Pengguna memilih layanan membuat  akta kelahiran lalu akan muncul sebuah kotak pesan yang berisikan persyaratan yang harus dimiliki seperti  KTP orang tua, buku  nikah,  KK  orang  tua,  KTP  dua  orang  saksi  kelahiran,  dan  surat  kelahiran  dari  rumah  sakit,  setelah  pesyaratan lengkap selanjutnya menginput berkas di Google Form melalui link yang sudah ada pada kotak pesan.
Gambar 8. Proses input berkas di Google Form
Ketika warga mengakses Google Form pada gambar 8. Akan muncul opsi pertanyaan atau input yang harus diisi seperti opsi input nama lengkap, opsi input nomor atau username Telegram, opsi input berkas KTP orang tua, opsi input berkas  buku  nikah,  opsi  input  berkas  KK  orang tua,  opsi  input  berkas  KTP  dua  orang  saksi  kelahiran,  dan  opsi  input berkas  surat  kelahiran  dari  rumah  sakit,  masing-masing  opsi  harus  diisi  lengkap  persyaratan  berkasnya  sehingga  bisa submit /kirim seperti gambar 8.
Gambar 9. input berkas tidak lengkap
Namun  apabila  berkas  tidak  atau  kurang  lengkap  maka  tidak  dianjurkan  untuk  membuka  Google Form  seperti gambar 9. karena opsi input berkasnya tidak diisi lengkap yang nantinya tidak bisa submit /kirim sehingga harus kembali lagi ke Telegram bot untuk melengkapi persyaratan.
Layanan pembuatan KK karena adanya penambahan anggota keluarga, pembuatan KK karena adanya kematian salah satu anggota keluarga, pembuatan KK karena adanya anggota keluarga yang pindah, pembuatan KTP baru untuk usia 17 tahun,  pembuatan KTP karena pergantian status, pembuatan surat nikah,  pembuatan SKTM, pembuatan SKU, surat kematian melakukan langkah yang sama seperti pada layanan akta kelahiran dengan menyiapkan persyaratan yang harus diinput dan menginput berkas di Google Form.

## 3.1.2 KADUS
KADUS akan menerima jawaban berkas dari warga melalui Google Form dan Google Spreadsheet seperti gambar 10.
Gambar 10. Jawaban di Google Spreadsheet
Nantinya berkas tersebut akan direview apakah berkas sesuai atau tidak sesuai  sebagai syarat untuk pembuatan surat  pengantar,  pada  gambar  10.  semua  berkas  dinyatakan  sesuai  persyaratan  yang  akan  digunakan  sebagai  syarat pembuatan surat.

## Gambar 11. Jawaban di Google Spreadsheet yang tidak sesuai
Pada  gambar  11.  Berkas  dinyatakan  tidak  sesuai  persyaratannya  oleh  KADUSdikarenakan  warga  menginput berkas  tidak  sesuai  opsi  pertanyaannya  yang  seharusnya  untuk  opsi  pertanyaan  akta  kelahiran  diinput  berkas  akta kelahiran  begitupun  juga  opsi    pertanyaan  KK  lama  harus  diinput  berkas  KK  lama,  dengan  ini  maka  KADUSakan memberitahu warga tentang keterangan ketidaksesuaian berkas melalui Telegram dengan cara personal message .
Setelah berkas sesuai persyaratan KADUSakan segera memproses surat pengantar untuk dibuat seperti gambar 12. Dan  setelah  selesai  dibuat  KADUSakan  mengirimkan  surat  pengantar  kepada  warga  melalui  Telegram  dengan  cara personal  message .  Dengan  bot  ini  warga  dapat  mengajukan  surat  pengantar  kependudukan  dan  memperoleh  surat pengantar kependudukan secara online dan KADUSmemperoleh data warga secara otomatis melalui Google Form dan Google Spreadsheet.

## 3.2 Pengujian
Pengujian yang dilakukan menggunakan metode blackbox , berbagai jenis layanan surat pengantar kependudukan seperti akta  kelahiran,  KK,  KTP,  surat  nikah,  SKTM,  SKU,  dan  surat  kematian  diuji  dengan  menggunakan  berkas  atau  data dummy warga.  Pengujian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  apakah  berkas  yang  diinput  lengkap  atau  tidak  lengkap persyaratannya dan apakah berkas tersebut sesuai atau tidak sesuai persyaratannya. Pengguna layanan terdiri dari warga dengan status berkas lengkap maupun tidak lengkap, dan evaluasi yang dilakukan oleh kadus, KADUSbertanggung jawab untuk memeriksa berkas yang diajukan oleh warga dan mengevaluasi apakah berkas tersebut memenuhi persyaratan yang ditentukan untuk pembuatan surat pengantar kependudukan.
Tabel 1. Pengujian Blackbox No Layanan Berkas (dummy) Status Evaluasi 1 Akta Kelahiran Nama Warga : Abi Berkas : 1. KTP Orang Tua 2. Buku Nikah 3. KK Orang Tua 4. KTP Dua Orang Saksi Kelahiran 5. Surat Kelahiran dari Rumah Sakit Lengkap Sesuai 2 KK karena adanya penambahan anggota keluarga Nama Warga : Ata Berkas : 1. KK Lama 2. Akta Kelahiran 3. Buku Nikah Lengkap Sesuai 3 KK karena adanya kematian salah satu anggota keluarga Nama Warga : Puja Berkas : 1. Akta Kematian 2. KK Lama Lengkap Sesuai 4 KK karena anggota keluarga yang pindah Nama Warga : Jeso Berkas : 1. Surat Pindah 2. KK Lama Lengkap Sesuai 5 KTP baru (Umur 17th) Nama Warga : Aji Berkas : 1. KK 2. Akta Kelahiran 3. Pasfoto 2X3 Lengkap Sesuai
6 KTP karena pergantian status Nama Warga : Amin Berkas : 1. KK 2. KTP Lama 3. Buku Nikah/Surat Cerai/Akta Kematian Lengkap Sesuai 7 Surat Nikah
Nama Warga : Hani Berkas : 1. FC KTP Kedua Mempelai 2. FC KK Kedua Mempelai 3. Pasfoto 2x3 = 2 lembar, 3x4 = 4 lembar, 4x6 = 1 lembar berlatar belakang biru 4. Calon Pengantin Perempuan Wajib Melampirkan FC Buku Nikah Orang Tua 5. Melampirkan Surat Pernyataan Baik untuk Lengkap Sesuai
Jejaka/Perawan/Duda/Janda
Bermaterai
6. FC KTP Orang Tua Kedua Mempelai 7. FC Akta Kelahiran Kedua Mempelai 8 SKTM Nama Warga : Rizki Berkas : 1. FC KK/KTP Lengkap Sesuai 9 SKU Nama Warga : Fauzi Berkas : 1. FC KTP/KK Lengkap Sesuai 10 Surat Kematian Nama Warga : Karno Berkas : 1. KK/KTP yang Meninggal 2. KK/KTP Dua Orang Saksi 3. KTP Orang Tua Lengkap Sesuai
Dalam  pengujian  ini,  terdapat  sepuluh  jenis  layanan  surat  pengantar  kependudukan  yang  diuji  menggunakan metode blackbox . Setiap layanan memiliki nama warga dan berkas dummy yang harus diinput sesuai dengan persyaratan. Hasil  dari  pengujian  tersebut  dicatat  dalam  tabel  1.  yang  mencakup  jenis  layanan,  berkas dummy yang  diinput,  status berkas  (apakah  berkas  lengkap  atau  tidak  lengap),  dan  evaluasi  berkas  (apakah  berkas  sesuai  atau tidak  sesuai).  Pada pengujian nomor 1, layanan yang diuji adalah pembuatan akta kelahiran untuk warga bernama Abi. Berkas yang diinput terdiri dari KTP orang tua, buku nikah, KK orang tua, KTP dua orang saksi  kelahiran, dan surat kelahiran dari rumah sakit.  Hasil  pengujian  menunjukkan  bahwa  status  berkas  tersebut  lengkap  dan  dengan  evaluasi  berkas  sesuai persyaratannya. Demikian pula, sembilan pengujian lainnya dilakukan dengan menginput berkas dummy yang berbeda, setiap  layanan  membutuhkan  berkas  yang  sesuai  dengan  kebutuhan  layanan  tersebut.  Hasil  pengujian  menunjukkan bahwa pada semua berkas yang diinput berstatus lengkap dan sesuai dengan evaluasi persyaratan yang ditentukan.

## 4. KESIMPULAN
Dalam  penelitian  ini,  ditemukan  beberapa  kesimpulan  penting  yang  dapat  diambil  dari  hasil  dan  pembahasan  yang dilakukan. Pertama, penggunaan bot layanan surat pengantar kependudukan terbukti menjadi solusi efisien dan praktis bagi warga dalam mengajukan surat pengantar di mana saja dan kapan saja. Dengan adanya bot ini, warga tidak perlu lagi mengunjungi kantor desa untuk mengurus surat pengantar, sehingga menghemat waktu dan tenaga. Kedua, bot ini juga memberikan manfaat bagi KADUSdalam mengumpulkan data warga. Sebelumnya, KADUSharus melakukan survei ke lapangan untuk mendapatkan data yang diperlukan. Namun, dengan adanya bot ini, data warga dapat diperoleh dengan lebih efisien dan akurat  tanpa harus melakukan survei  secara langsung. Ketiga, Telegram  bot layanan surat  pengantar kependudukan memiliki sepuluh menu layanan surat pengantar. Hal ini menunjukkan bahwa bot ini memiliki fungsi yang dapat  digunakan  untuk  berbagai  keperluan  pengurusan  surat  pengantar  kependudukan.  Keempat,  untuk  dapat menggunakan bot layanan surat pengantar kependudukan, pengguna diharuskan untuk mengunduh atau memiliki aplikasi Telegram. Meskipun ini menjadi syarat yang harus dipenuhi, penggunaan Telegram sendiri cukup populer dan banyak digunakan oleh masyarakat, sehingga dapat dianggap sebagai kendala yang dapat diatasi. Penelitian ini memiliki beberapa kelemahan  yang  perlu  diperhatikan.  Pertama,  keterbatasan  aksesibilitas  bagi  masyarakat  yang  tidak  memiliki  akses internet atau tidak familiar dengan aplikasi Telegram. Kedua, ketidakjelasan tentang keamanan dan privasi data pengguna dalam penggunaan bot. Ketiga, keterbatasan cakupan penggunaan bot  hanya melalui Telegram. Penelitian selanjutnya dapat memperbaiki aksesibilitas, meningkatkan keamanan data, dan menjelajahi penggunaan bot di platform lain. Dengan demikian, penggunaan bot layanan surat pengantar kependudukan dapat menjadi solusi yang lebih inklusif dan efisien.

## REFERENCES
[1] S. W. E. Saraswati, D. Setiawan, and F. S. Hilyana, “Dampak Penggunaan Smartphone pada Perilaku Anak Di Desa Muktiharjo Kabupaten Pati,” WASIS: Jurnal Ilmiah Pendidikan, vol. 2, no. 2, pp. 96–102, 2021, doi: https://doi.org/10.24176/wasis.v2i2.6432.
[2] I. M. Pustikayasa, “GRUP WHATSAPP SEBAGAI MEDIA PEMBELAJARAN,” Widya Genitri : Jurnal Ilmiah Pendidikan, Agama dan Kebudayaan Hindu, vol. 10, no. 2, pp. 53–62, 2019, doi: https://doi.org/10.36417/widyagenitri.v10i2.281.
[3] W. Agustin, U. Rio, R. Muzawi, T. Nasution, and D. Haryono, “Penguatan Pengelolaan Website Desa Untuk Meningkatkan Layanan  Administrasi  Kependudukan  di  Desa  Pasir  Baru  Rokan  Hulu,”  Abdiformatika:  Jurnal  Pengabdian  Masyarakat Informatika, vol. 1, no. 1, pp. 8–17, May 2021, doi: 10.25008/abdiformatika.v1i1.132.
[4] S.  Anraeni,  T.  Hasanuddin,  P.  L.  L.  Belluano,  and  M.  Fadhiel,  “SISTEM  INFORMASI  PELAYANAN  ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DESA PUCAK, KECAMATAN TOMPOBULU, KABUPATEN MAROS,” Jurnal Ilmiah Ilmu Komputer, vol. 6, no. 2, pp. 50–54, Sep. 2020.
[5] Moh.  A.  Aris  Widya  and  P.  Airlangga,  “PENGEMBANGAN  TELEGRAM  BOT ENGINE    MENGGUNAKAN  METODE WEBHOOK DALAM RANGKA  PENINGKATAN WAKTU LAYANAN E-GOVERNMENT,” SAINTEKBU: Jurnal Sains dan Teknologi, vol. 12, no. 2, pp. 13–22, Aug. 2020, doi: https://doi.org/10.32764/saintekbu.v12i2.884.
[6] A.  F.  Sibero  and  A.  Murdani,  “SISTEM  INFORMASI  DESA  MENGGUNAKAN  TELEGRAM  BOT  SEBAGAI  ANTAR MUKA,”  Jurnal  Indonesia :  Manajemen  Informatika  dan  Komunikasi,  vol.  4,  no.  1,  pp.  206–211,  Jan.  2023,  doi: https://doi.org/10.35870/jimik.v4i1.161.
[7] M. Asqia, H. Aditiyawijaya, Y. Zulkarnain, A. Fadlila, and Z. Imaduddin, “Pengembangan Sistem Pengajuan Surat Berbasis GSuite Untuk Meningkatkan Kemudahan Akses Layanan Administrasi Akademik Untuk Mahasiswa,” TEKNIKA, vol. 11, no. 3, pp. 197–207, Nov. 2022, doi: https://doi.org/10.34148/teknika.v11i3.547.
[8] F. R. Maulayya, M. Zainul Arifin, and T. Hariono, “RANCANG BANGUN ‘TELEGRAM BOT API’ UNTUK LAYANAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI UNWAHA  MENGGUNAKAN METODE LONG POLLING,” SAINTEKBU: Jurnal Sains dan Teknologi, vol. 11, no. 1, pp. 68–77, Feb. 2019, doi: https://doi.org/10.32764/saintekbu.v11i1.360.
[9] A. D. Mulyanto, “PEMANFAATAN BOT TELEGRAM UNTUK MEDIA INFORMASI PENELITIAN,” MATICS: Jurnal Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi, vol. 12, no. 1, pp. 49–54, 2020, doi: https://doi.org/10.18860/mat.v12i1.8847.
[10]  C. Ophelia, S. N. Marwiyah, and S. Suyanti, “Perancangan Aplikasi Pemesanan Menu Pada Rumah Makan Segar Menggunakan Model Waterfall dan Berbasis Web,” KLIK: Kajian Ilmiah Informatika dan Komputer, vol. 2, no. 6, pp. 192–198, Jun. 2022, doi: https://doi.org/10.30865/klik.v2i6.395.
[11]  A. Maulana, M. Faid, and W. Widjianto, “Pengembangan Aplikasi Weighing Scale Truck Digital dengan Python dan Codeigniter Berbasis WEB Menggunakan Metode Waterfall,” KLIK: Kajian Ilmiah Informatika dan Komputer, vol. 3, no. 6, pp. 632–641, Jun. 2023, doi: https://doi.org/10.30865/klik.v3i6.833.
[12]  S. R. Siregar and P. Pristiwanto, “Penerapan Metode Waterfall Dalam Pengembangan Sistem Informasi Masjid,” KLIK: Kajian Ilmiah Informatika dan Komputer, vol. 3, no. 1, pp. 26–32, Aug. 2022, doi: https://doi.org/10.30865/klik.v3i1.393.
[13]  D.  Handayani  and  M.  Salam,  “Aplikasi  Sistem  Informasi  Simpan  Pinjam  Koperasi  Berbasis  Website  Menggunakan  Metode Waterfall,”  KLIK:  Kajian  Ilmiah  Informatika  dan  Komputer,  vol.  3,  no.  5,  pp.  425–434,  Apr.  2023,  doi: https://doi.org/10.30865/klik.v3i5.676.
[14]  H.  Hermansyah,  R.  F.  Wijaya,  and  R.  B.  Utomo,  “Metode  Waterfall  Dalam  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Manajemen Kegiatan Masjid Berbasis Web,” KLIK: Kajian Ilmiah Informatika dan Komputer, vol. 3, no. 5, pp. 563–571, Apr. 2023, doi: https://doi.org/10.30865/klik.v3i5.756.
[15]  B. Budi, Z. M. Subekti, M. D. Suryadi, and R. Ardiansyah, “Aplikasi Layanan Administrasi Kependudukan Berbasis Web di Kelurahan Mangun Jaya,” Jurnal ICT : Information Communication & Technology, vol. 20, no. 1, pp. 139–147, Jul. 2021.
[16]  V. Vitriani, G. Ali, W. N. Rohman, and M. Novalia, “Perancangan Sistem Informasi Absensi Siswa Menggunakan QR Code Berbasis  Web,”  KLIK:  Kajian  Ilmiah  Informatika  dan  Komputer,  vol.  3,  no.  5,  pp.  523–531,  Apr.  2023,  doi: https://doi.org/10.30865/klik.v3i5.752.
[17]  N. Amalia, B. Ismanto, M. F. Kurniawan, and D. J. S. HS, “Implementasi Notifikasi Realtime pada Aplikasi Informasi Akademik Berbasis Android menggunakan Metode Agile,” KLIK: Kajian Ilmiah Informatika dan Komputer, vol. 3, no. 2, pp. 121–127, Oct. 2022, doi: https://doi.org/10.30865/klik.v3i2.564.
[18]  M. Kifliyanto and M. Faid, “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Weighing Scale Truck Digital Menggunakan Metode OOAD,”  KLIK:  Kajian  Ilmiah  Informatika  dan  Komputer,  vol.  3,  no.  6,  pp.  652–660,  Jun.  2023,  doi: https://doi.org/10.30865/klik.v3i6.837.
[19]  T. Istiana, R. Indra A, G. Budhi Dharmawan, and B. Prakoso, “Pengembangan Sistem Diseminasi Prakiraan Cuaca Menggunakan Aplikasi  Bot  Telegram  dengan  Metode  Webhook,”  Elektron  Jurnal  Ilmiah,  vol.  12,  no.  1,  pp.  41–47,  Jun.  2020,  doi: https://doi.org/10.30630/eji.12.1.159.
[20]  A.  S.  Putri  and  M.  Megawaty,  “Aplikasi  Booking  Online  Perjalanan  Wisata  Pada  Sartana  Tour  Dan  Travel  Berbasis  Web Menggunakan Metode Lean Development,” KLIK: Kajian Ilmiah Informatika dan Komputer, vol. 3, no. 5, pp. 417–424, Apr. 2023, doi: https://doi.org/10.30865/klik.v3i5.664.