## Perancangan Proses Bisnis Sistem Human Resource Management (HRM)

## Untuk Meningkatkan Kinerja Pegawai
Nadya Deandra Yohana 1 , Fitri Marisa 2
Jurusan Teknik Informatika, FT Universitas Widyagama, Malang e-mail : 1 yoahanadeandra@gmail.com , 2 fitrimarisa@widyagama.ac.id

## ABSTRAK
Proses  bisnis  merupakan  gambaran  kejadian  ataupun  aktifitas  yang  berlangsung  dalam  suatu organisasi.  Kegiatan suatu  organisasi dapat  berjalan  secara  oprimal dengan  adanya  dukungan  proses bisnis yang tepat. Dengan pemodelan, dapat diketahui proses bisnis apa saja yang telah sesuai dengan target yang ingin dicapai maupun yang perlu dilakukan perbaikan, pada PT. Retgoo Sentris Informa Malang saat ini masih mengunakan sistem proses bisnis yang lama, dibutuhkan sistem yang baru yang lebih terstruktur dengan baik dan  dapat  menunjang  kinerja  sebuah  perusahaan  untuk  mengoptimalkan  kinerja  terutama  pegawai  pada perusaahan tersebut. Salah satu solusi untuk memecahkan masalah ini adalah dengan membuat perancangan proses  bisnis  sistem  Human  Resource  Management  (HRM)  berbasis  diagram  Business  Process  Model  and Notation (BPMN) yang lebih terstruktur. Sistem ini menggunakan metode BPMN, BPMN merupakan salah satu bahasa  pemodelan  grafis  yang  digunakan  untuk  memodelkan  proses  bisnis  yang  terjadi  pada  sebuah organisasi.  Kelebihan  dari  BPMN  yaitu  dapat  menggambarkan  proses  bisnis  secara  detail  dengan  aliran informasi berupa pesan yang disampaikan antar pihak terkait terutama dalam perusahaan.
Kata Kunci — Proses Bisnis, BPMN, HRM

## ABSTRACT
Business  process  is  a  description  of  events  or  activities  that  take  place  within  an  organization.  The activities  of  an  organization  can  run  oprimally  with  the  support  of  the  right  business  processes.  With  the modeling, can know what business processes that have been in accordance with the targets to be achieved or that need improvement, at PT. Retgoo Sentris Informa Malang is still using the old business process system, it needs a new system that is more structured well and can support the performance of a  company to optimize performance,  especially  employees  on  the  perusaahan.  One  solution  to  solve  this  problem  is  to  create  a business  process  design  of  Human  Resource  Management  (HRM)  system  based  on  a  more  structured Business Process Model and Notation (BPMN) diagram. This system uses the BPMN method, BPMN is one of the  graphical  modeling  languages  used  to  model  business  processes  that  occur  in  an  organization.  The advantages of BPMN that can describe the business process in detail with the flow of information in the form of messages delivered between related parties, especially in the company.
Keywords — Business Process, BPMN, HRM

## 1.  PENDAHULUAN
Sistem  informasi  merupakan  salah  satu  hal  terpenting  dalam  suatu  perusahaan.  Dengan adanya sistem informasi maka organisasi atau perusahaan dapat menjamin kualitas informasi yang disajikan  dan  dapat  mengambil keputusan  berdasarkan  informasi  tersebut.  Seiring  perkembangan teknologi maka kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat sangat diperlukan. Karena itu,  keberadaan  sistem  informasi  sudah  menjadi  kebutuhan  mutlak  bagi  perusahaan  dalam menjalankan proses bisnisnya. Proses bisnis tidak hanya dijadikan untuk standar operasional tetapi menjadi  salah  satu  faktor  penentu  kelancaran  dalam  penggunaan  waktu  dan  biaya  agar  menjadi lebih  efisien.  Dengan  adanya  proses  bisnis  yang  baik  menjadikan  arus  informasi  lebih  cepat sehingga  membantu  dalam  pengambilan  keputusan  yang  terbaik  di  dalam  organisasi  tersebut. Sistem  informasi  dan  teknologi  telah  menjadi  komponen  yang  sangat  penting  bagi  keberhasilan bisnis  dan  organisasi.  PT.  RetGoo  Sentris  Informa  Malang  adalah  perusahaan  yang  bergerak dalam  bidang  IT  Solution  yaitu  memberikan  layanan  solusi  proses  bisnis  melalui  tools  Business
Process  Management  System  (BPMS)  berbasis  diagram  Business  Process  Model  and  Notation (BPMN).  Dalam  keorganisasian  PT.RetGoo  Sentris  Informa  memiliki  bagian-bagian  yang mempunyai  fungsi  masing-masing.  Terdapat  bagian  atau  divisi  Human  Resource  Director  (HRD) yang memiliki kegiatan pada bagian Maintenance. Sistem Human Resource Management (HRM) di PT.  RetGoo  Sentris  Informa  saat  ini  masih  belum  menggunakan  aplikasi  khusus  yang  terstruktur dengan  baik,  sehingga  perlu  dilakukan  perancangan  proses  bisnis  sistem  Human  Resource Management  (HRM)  yang  baru  dengan  tujuan  untuk  meningkatkan  kinerja  pegawai  pada  divisi Human  Resource  Director  (HRD)  dalam  hal  waktu  dan  efisiensi.  Salah  satu  solusi  untuk memecahkan  masalah  ini  adalah  dengan  membuat  perancangan  proses  bisnis  sistem  Human Resource  Management  (HRM)  berbasis  diagram  Business  Process  Model  and  Notation  (BPMN) yang  lebih  terstruktur  yang  nantinya  dapat  digunakan  sebagai  acuan  untuk  pegawai  pada  divisi Business Process Engineer dan Programmer untuk membangun aplikasi sistem Human Resource Management  (HRM)  di  PT.  RetGoo  Sentris  Informa  Malang.  Dari  permasalahan  yang  telah dijabarkan  sebelumnya,  menghasilkan  sebuah  ide  atau  gagasan  untuk  membuat  perancangan proses  bisnis  sistem  Human  Resource  Management  (HRM)  berbasis  diagram  Business  Process Model and Notation (BPMN) di PT. RetGoo Sentris Informa Malang.

## 2.  METODOLOGI PENELITIAN
Adapun metode dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
2.1 Pengumpulan Data
Data  penelitian  berasal  dari  berbagai  sumber  informasi  seperti  dokumen  proses  bisnnis  dan wawancara  hasil  observasi  kepada  pihak-pihak  terkait  dengan  kegiatan  akademik  di  Prodi  Teknik Informatika.

## 2.2 Studi Literatur
Studi  literatur  dilaksanakan  dengan  cara  mengumpulkan  dan  mempelajari  referensi  melalui  buku dan internet mengenai Proses bisnis dan BPMN
2.3 Analisis
Tahap  analisis  sistem  dilakukan  setelah  tahap  perancanaan  sistem  dan  sebelum  tahap  desain sistem. Analisis sistem (system analysis) adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam  bagian-bagian  atau  komponen  komponennya  dengan  maksud  untuk  mengidentifikasikan dan  mengevaluasi  permasalahan-permasalahan,  kesempatan-kesempatan,  hambatan-hambatan yang  terjadi  dan  kebutuhan-kebutuhan  yang  diharapkan  sehingga  dapat  diusulkan  perbaikan- perbaikannya.
2.3 Analisis Masalah
Pada  bagian  ini,  dilakukan  analisis  masalah  berdasarkan  hasil  analisis  domain  studi  kasus  yang mengacu pada proses bisnis.
2.3.1  Analisis Domain Studi Kasus
Studi  kasus  dilaksanakan  di  di  PT.  RetGoo  Sentris  Informa  Malang.  Analisis  dilakukan  terutama dengan melihat perlu adanya perubahan pelayanan terkait dengan proses bisnis yang telah ada.

## 2.4 Analisis Kebutuhan Sistem
Dalam  mempermudah  analisis  sistem  untuk  menentukan  keseluruhan  kebutuhan  secara  lengkap, maka  analisis  membagi  kebutuhan  sistem  menjadi  dua  jenis  yaitu  analisis  kebutuhan  fungsional dan analisis kebutuhan non fungsional.
2.4.1 Hardware
Hardware  yang  digunakan  dalam  perencanaan  proses  bisnis  Human  Resource  Management (HRM)  yaitu  Pc  /  Laptop  (core  i3)  dan  sebuah  modem  digunakan  untuk  membuat  perencanaan proses bisnis HRM.
2.4.2 Software
Software yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ekspedisi yaitu menggunakan Bizagi Modeler untuk mendesign diagram proses bisnis.
2.4.3 Diagram Blok
Dalam  Diagram  Blok  di  bawah  ini  menjelaskan  bagian  Human  Resource  Director  (HRD)  memiliki beberapa  proses  bisnis  yaitu  proses  bisnis  karyawan  baru,  ijin  cuti  karyawan,  penilaian  kerja  dan gaji  bulanan  dari  proses  bisnis  tersebut  akan  dibangun  aplikasi  Human  Resource  Management (HRM)  .  Namun  saat  isi  proses  bisnis  yang  berjalan  di  PT.  RetGoo  Sentris  Informa  masih  pada proses bisnis ijin cuti karyawan, rekap absensi karyawan, dan gaji bulanan.

## Gambar 1. Diagram Blok HRM

## 2.5 Pemodelan dengan BPMN
Pada  tahap  ini  dilakukan  pemodelan  berdasarkan  hasil  identifikasi  dan  analisis  di  atas menggunakan BPMN.
2.6 Analisis Kelayakan Sistem
Analisis  ini  di  gunakan  untuk  menentukan  apakah  mengembangkan  aplikasi  ini  dapat  diteruskan atau tidak. Ini dilakukan agar sistem baru tersebut dapat benar-benar bermanfaat.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pembahasan  terhadap  hasil  penelitian  dan  pengujian  yang  diperoleh  disajikan  dalam bentuk uraian gambar, tabel dan pengertiannya 3.1. Jadwal Maintenance
Jadwal  maintenance  merupakan  proses  bisnis  untuk  memodifikasi  (tambah,  ubah,  hapus)  jadwal maintenance  yang  terdapat  dalam  database  jadwal  maintenance.  Terdapat  satu  partisipan  yang terlibat  didalam  proses  bisnis  ini,  yaitu  Bagian  Maintenance.  Berikut  adalah  alur  proses  bisnis jadwal maintenance:
a) Sistem menampilkan daftar jadwal maintenance pada form daftar jadwal maintenance.
b)  Jika  Bagian  Maintenance  menekan  tombol  tambah,  maka  sistem  akan  menampilkan  form tambah jadwal maintenance .
 Bagian Maintenance mengisi form tambah jadwal maintenance.
 Sistem akan secara otomatis menambah data jadwal maintenance kedalam database.
c)  Jika  Bagian  Maintenance  menekan  tombol  ubah,  maka  sistem  akan  mengambil  data  jadwal maintenance  yang  dipilih  oleh  Bagian  Maintenance  untuk  ditampilkan  pada  form  ubah  jadwal maintenance.
 Bagian Maintenance mengubah jadwal maintenance.
 Sistem mengubah data jadwal maintenance sesuai dengan inputan dari Bagian Maintenance.
d)  Jika  Bagian  Maintenance  menekan  tombol  hapus,  maka  sistem  akan  mengambil  data  jadwal maintenance  yang  dipilih  oleh  Bagian  Maintenance  untuk  ditampilkan  pada  form  hapus  jadwal maintenance.
 Bagian Maintenance menghapus jadwal maintenance.
 Sistem menghapus data jadwal maintenance yang ada didalm database.

## 3.1.1 Diagram
Dibawah ini adalah desain diagram proses bisnis jadwal maintenance
J a d w a l M a in te n a n c e Memodifikasi jadwal maintenance B a g ia n M a in te n a n c e
Gambar 2. Diagram proses bisnis Jadwal Maintenance
List jadwal maintenance
(A)
Ubah jadwal maintenance (D)
Hapus jadwal maintenance (F)
Mengubah jadwal maintenance Menghapus jadwal maintenance Notifikasi ubah jadwal maintenance selesai (E) Notifikasi hapus jadwal maintenance selesai (G) Mengambil id jadwal maintenance Mengambil id jadwal maintenance hapus tambah ubah Batal Batal Batal Notifikasi tambah jadwal maintenance selesai (C) Menyimpan jadwal maintenance Tambah jadwal maintenance (B) Mengambil id jadwal maintenance Mengambil jadwal maintenance Batal
Gambar 3. Sub Diagram proses bisnis Jadwal Maintenance
3.1.2 Variabel
Variabel yang digunakan dalam proses bisnis jadwal maintenance seperti yang  ada didalam Error! Reference source not found. berikut ini.
Tabel 1. Tipe Variabel

## 3.1.3 Desain Antarmuka
A. From Daftar Jadwal Maintenance
Form  daftar  jadwal  maintenance  digunakan  untuk  menampilkan  semua  jadwal  maintenance  yang tersimpan didalam database dan berstatus belum atau masih dalam proses. Pada form ini juga bisa dilakukan  pencarian  jadwal  maintenance,  hasil  pencarian  ditampilkan  berdasarkan  dengan  kata kunci yang diberikan.
Gambar 4. Form Daftar Jadwal Maintenance

## B. Form Tambah Jadwal Maintenance
Form tambah jadwal maintenance digunakan untuk mengisi jadwal maintenance baru oleh Bagian Maintenance.
Gambar 5. Form Tambah Jadwal Maintenance
C. Form Notifikasi Tambah Jadwal Maintenance Berhasil Form  notifikasi  tambah  jadwal  maintenance  Berhasil  ditampilkan  ketika  proses  tambah  jadwal maintenance berhasil.
Gambar 6. Form Notifikasi Tambah Jadwal Maintenance Berhasil
D. Form Ubah Jadwal Maintenance
Form  ubah  jadwal  maintenance  digunakan  untuk  mengubah  jadwal  maintenance  oleh  Bagian Maintenance.
Gambar 7. Form Ubah Jadwal Maintenance
E.  Form Notifikasi Ubah Jadwal Maintenance Berhasil
Form  notifikasi  tambah  jadwal  maintenance  berhasil  ditampilkan  ketika  proses  ubah  jadwal maintenance berhasil.
Gambar 8. Form Notifikasi Ubah Jadwal Maintenance Berhasil

## F. Form Hapus Jadwal Maintenance
Form  hapus  jadwal  maintenance  digunakan  untuk  menghapus  jadwal  maintenance  oleh  Bagian Maintenance .

## Gambar 9. Form Hapus Jadwal Maintenance
G. Form Notifikasi Hapus Jadwal Maintenance Berhasil Form  notifikasi  tambah  jadwal  maintenance  berhasil  ditampilkan  ketika  proses  hapus  jadwal maintenance berhasil.
Gambar 10. Form Notifikasi Hapus Jadwal Maintenance Berhasil

## 3.2 Maintenance Berdasarkan Permintaan
3.2.1 Diagram
Dibawah ini adalah desain diagram proses bisnis maintenance berdasarkan permintaan.
Gambar 11. Diagram proses bisnis Maintenance Berdasarka Permintaan
3.2.2 Variabel
Variabel  yang  digunakan  dalam  proses  bisnis  maintenance  berdasarkan  permintaan  seperti  yang ada didalam tabel berikut ini.
Tabel 2. Variabel Maintenance Berdasarkan Permintaan
3.2.3 Desain Antarmuka
A. Form Permintaan Maintenance
Form  permintaan  maintenance  digunakan  untuk  mengisi  permintaan  maintenance  oleh  pemohon kepada Bagian Maintenance.
Gambar 12. Form Permintaan Maintenance
B. Form Notifikasi Permintaan Maintenance Selesai
Form notifikasi permintaan maintenance selesai ditampilkan ketika proses permintaan maintenance selesai dilakukan.
Gambar 13. Form Notifikasi Permintaan Maintenance Selesai
3.3 Maintenance Berdasarkan Jadwal 3.3.1 Diagram Dibawah ini adalah desain diagram proses bisnis maintenance berdasarkan jadwal.
Gambar 14. Diagram proses bisnis Maintenance Berdasarkan Jadwal
3.3.2 Variabel
Variabel  yang  digunakan  dalam  proses  bisnis  maintenance  berdasarkan  jadwal  seperti  yang  ada didalam tabel berikut ini.
Gambar 15. Variabel Maintenance Berdasarkan Jadwal

## 3.3.3 Desain Antarmuka
A. Form Daftar Jadwal Maintenance
Form  daftar  jadwal  maintenance  digunakan  untuk  menampilkan  semua  jadwal  maintenance  yang tersimpan didalam database dan berstatus belum atau masih dalam proses. Pada form ini juga bisa dilakukan  pencarian  jadwal  maintenance,  hasil  pencarian  ditampilkan  berdasarkan  dengan  kata kunci yang diberikan.
Gambar 16. Form Daftar Jadwal Maintenance
B. Form Laporan Hasil Maintenance
Form  laporan  hasil  maintenance  digunakan  untuk  mengisi  data  hasil  maintenance  yang dilakukan oleh Bagian Maintenance.
Gambar 17. Form Daftar Jadwal Maintenance

## C. Form Notifikasi Maintenance Selesai
Form Notifikasi Maintenance Selesai ditampilkan ketika proses maintenance selesai dilakukan.
Gambar 18. Form Notifikasi Maintenance Selesai

## 4.  KESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisis permasalahan, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :
1.  Perancangan proses bisnis HRM yang berjalan di PT. RetGoo Sentris Informa Malang saat ini  digunakan  sebagai  acuan  untuk  pegawai  pada  divisi  Business  Process  Engineer  dan Programmer  untuk  membangun  aplikasi  sistem  HRM  ( Human  Resource  Management )  di PT. RetGoo Sentris Informa Malang.
2.  Perancangan  ini  mempunyai  manfaat  yaitu  sebagai  acuan  untuk  membuat  aplikasi  HRM (Human  Resource  Management)  sehingga  lebih  terstruktur.  Dalam  Merancang  proses Bisnis  HRM  berbasis  diagram  BPMN  di  PT.RetGoo  Sentris  Informa  ini  yang  dibutuhkan adalah  diagram  BPMN  untuk  merancang  proses  bisnis  tersebut  terutama  pada  bagian Maintenance.

## 5.  SARAN
Saran  yang  dapat  penulis  sampaikan,  perancangan  ini  hanya  terdapatpada  Bagian Maintenance.  Penulis  berharap  semoga  kedepannya  perencanaan  proses  bisnis  HRM  ini  dapat dikembangkan  lebih  luas  lagi  yaitu  dengan  merencanakan  diagram  yang  meliputi  semua  kegiatan yang  ada  pada  bagian  HRD  contohnya  proses  bisnis  penerimaan  karyawan  baru,  penilaian karyawan,bagian keuangan dan pada bagian lain bisa dikembangkan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Hariyanto,  &  Hatane,  S.  E.  (2016,  JAN).  Analisa  Oengaruh  Human  Resource  Management Terhadap Financial Performance Melalui Variabel Intervebing Learning Organization. Business Accounting Review, 4 , 110 - 111.
[2]  Nataniel,  H.,  &  Hatta,  H.  R.  (2009,  Feb).  Perancangan  Sistem  Informasi  Terpadu. Jurnal Informatika Mulawarman, 4 , 48.
[3]  Ramadhani,  M.  A.  (2015,  Nov).  Pemodelan  Proses  Bisnis  Sistem  Akademik  Menggunakan Pendekatan  Business  Process  Modelling  Notation  (Bpmn)  (Studi  Kasus  Institut  Perguruan Tinggi Xyz). Jurnal Informasi, Vii , 84.
[4]  Ramdhani,  M.  A.  (2015).  Pemodelan  Proses  Bisnis  Sistem  Akademik  Menggunakan Pendekatan Business Process Modelling Notation (Bpmn). Jurnal Informasi , Volume Vii No.2.
[5]  Wibowo, Meidi., 2006 Integrasi Proses Bisnis Metode Peningkatan Efisiensi Perusahaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
[6]  BPMN Tool, 2016. Process Modelling Using BPMN Tersedia di
<http://www.bpmn-tool.com/en/tutorial/ > [ Di akses 4 Oktober 2016 ]
[7]  Lily  Puspa  Dewi  dkk,  2012.  Pemodelan  Proses  Bisnis  Menggunakan  Activity Diagram  Uml Bpmn  Frs  Online .  Tersedia  di  :  <http://repository.petra.ac.id/15653/1/BPMN-UML.pdf> [Diakses 17 maret 2018]
[8]  Bizagi, 2017. Bizagi Process Modeler User’s Guide . [pdf] Terdedia di: <http://download.bizagi.com/docs/modeler/2408/en/Modeler_user_Guide_2408.pdf>  [Diakses pada 17 maret 2018].
[9]  Shinta,  D.,  &  Satrio,  A.  (2017).  Perbaikan  Proses  Bisnis  Menggunakan  Metode  Bu  iness Process  Improvement  (BPI)  (Studi  Pada  Bagian  Riset  Pemasaran  dan  Pusat  Pelayanan Pelanggan  PT.  Petrokimia  Gresik). Jurnal  Pengembangan  Teknologi  Informasi  dan  Ilmu Komputer .s
[10]  Rahmawati,  D.,  &  Indah,  Retno.  (2017).  Analisis  dan  Pemodelan  Proses  Bisnis  Bidang Pelayanan  Perizinan  Menggunakan  Bussiness  Process  Model  and  Notation  (BPMN)  (Studi Pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Pemerintah Kota Malang). Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer , 1337-1347