Perancangan Strategis Perencanaan Sistem Informasi Menggunakan Zachman Framework dari Segi Planner

## Rahmat Sulaiman
Mahasiswa Magister Komputer, Program Pasca Sarjana, Universitas Budi Luhur Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12260 rs.rahmatsulaiman@gmail.com
Abstrak —  Masalah  dalam  organisasi  sering  terjadi  karena ketidak  sesuaian  posisi  dengan  kegiatan  operasional  yang dijalankannya.  Dimana  banyaknya  tugas  dan  fungsi  yang  harus dilakukan  suatu  perusahaan  menjadi  landasan  utama  perlunya sistem  informasi  yang  dibangun  untuk  mempermudah  proses bisnis  yang  dijalankan  oleh  tiap-tiap  karyawan  yang  ada. Zachman  Framework  merupakan  salah  satu  EAP  yang  paling banyak digunakan dalam pembuatan perancangan  perencanaan sistem  infromasi  yang  sistematis.  Langkah  terstruktur  yang disediakan Zachman Framework membuat perancangan perencanaan  sistem  informasi  pengaturan  kegiatan-kegiatan operasional  pada  organisasi  secara  global  oleh  menejemen operasional  menjadi  lebih  sistematis  dan  deskriptif.  Dengan menggunakan  Zachman  Framework  dapat  diperoleh  infomasi secara detail tetang lingkungan sebuah sistem. Dengan Zachman Framework ini dapat membantu manajemen operasional sebuah organisasi  atau  instansi  dalam  penyusunan  kewenangan  SDM dalam kegiatan operasional yang berjalan.
Kata  Kunci—  Zachman  Framework,  Sistem  Pengaturan Kegiatan Operasional

## I. P ENDAHULUAN
Tuntutan  terhadap  pengelolaan  organisasi  yang  baik  dan terstruktur  agar  terciptanya  kerja  sama  dan  hubungan  yang baik dalam suatu perusahaan adalah salah satu kebutuhan yang harus  disediakan  oleh  setiap  perusahaan.  Hal  ini  didasarkan pada  kepentingan  bersama  demi  mewujudkan  visi  dan  misi setiap  perusahaan.  Dimana  banyaknya  tugas  dan  fungsi  yang harus  dilakukan  suatu  perusahaan  menjadi  landasan  utama perlunya sistem informasi yang dibangun untuk mempermudah  proses  bisnis  yang  dijalankan  oleh  tiap-tiap karyawan yang ada.
Konflik  merupakan  warisan  kehidupan  sosial  yang  boleh berlaku dalam berbagai keadaan akibat daripada berbangkitnya  keadaan  ketidaksetujuan,  kontroversi  dan pertentangan  di  antara  dua  pihak  atau  lebih  pihak  secara berterusan.[1]
Informasi  mengenai  organisasi  dan  permasalahan  yang tengah  dihadapi  oleh  perusahaan  diperoleh  melalui  studi Pustaka.  Dengan  adanya  sistem  informasi  yang  tepat
diharapkan  dapat  menjadi  solusi  konkret  dalam  mengatasi masalah-masalah yang ada.
Permasalahan  tersebut  akan  ditangani  dengan  sistem informasi  yang  disusun  berdasarkan  zachman  framework. Zachman  dipilih  karena  Enterprise  Architecture  ini  dapat menggambarkan  kondisi  organisasi  secara  utuh  (Erwin  2009) [2].

## II. T INJAUAN P USTAKA

## A. Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Perencanaan  Strategis  Sistem  Informasi  didefinisikan sebagai  proses  mengindentifikasi  suatu  pemetaan  aplikasi berbasis  computer  yang  akan  membantu  suatu  organisasi dalam  menjalankan  perencanaan  bisnisnya  dan  mewujudkan tujuan  bisnisnya  [4].  Perencanaan  strategis  sistem  informasi meninjau  kebutuhan  organisasi  dalam  menjalankan  proses bisnisnya, kemudian memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu proses bisnis dan  membuat suatu sistem  informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

## B. Pengelolaan Organisasi dan Sumber Daya Manusia dalam Bisnis
Pembagian Departementalisasi secara fungsional biasanya, meliputi  penempatan  pegawai-pegawai  yang  melakukan fungsi  atau  proses  kerja  atau  memiliki  pengetahuan  dan  skill dalam satu departemen, misalnya departemen produksi (berarti orang-orang yang bekerja di dalamnya sama-sama melakukan proses  produksi  termasuk  mulai  dari  pengolahan  bahan  baku, misalnya  hingga  pengemasan),  pemasaran  dan  penjualan, akunting  dan  keuangan,  Riset  dan  Pengembangan,  serta Sumber  Daya  Manusia.  Setiap  bagian  dapat  dibedakan  lagi menjadi  subbagian.  Keunggulan  utama  departementalisasi  ini adalah  tercapainya  efisiensi  karena  menempatkan  para spesialis  di  satu  departemen.  Keunggulan  lainnya,  antara  lain berikut ini [3]:
1) Pencerminan logis dari fungsi-fungsi.
2) Mengikuti prinsip spesialisasi jabatan.
3) Memelihara  kekuatan  dan  prestise  fungsi-fungsi utama.
4) Menyederhanakan latihan (karena tugas yang dilakukan relative berhubungan).
5) Sarana-sarana  pengendalian  ketat  di  tingkat  puncak (mudah dikontrol).

## C. Enterprise Architecture
Arsitektur  enterprise  merupakan  aset  perusahaan  yang harus  dikelola  sebagai  suatu  program    yang  formal. Keberhasilan  pelaksanaan  proses  EA  adalah  usaha  instansi yang  sangat  memerlukan  atau  berketergantungan  terhadap manajemen, alokasi sumber daya, kontinuitas, dan koordinasi. Eksekutif lini bisnis keagenan harus bekerja sama dengan tim arsitektur Instansi untuk menghasilkan deskripsi Instansi  yang dibutuhkan,  operasional,  visi  masa  depan,  dan  strategi investasi dan teknologi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan [5].

## D. Zachman Framework
Zachman  framework,  dikeluarkan  oleh  Zachman  Institut for Framework Advancement (ZIFA) sebagai  hasil pemikiran dari  John  Zachman.  Framework  Zachman  bukan  sebuah metodologi  karena  framework  ini  tidak  menyebutkan  metoda dan proses spesifik untuk mengumpulkan. Hampir dua dekade yang  lalu  John  Zachman,  telah  meningkatkan  suatu  bagan yang universal. Untuk melukiskan dan menggambarkan sistem perusahaan  secara  kompleks  dimasa  sekarang  dan  untuk mengatur berbagai perspektif dari suatu organisasi infrastruktur  pengetahuan  dan  informasi  [6].  Kerangka  kerja Zachman dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1.  Zachman Framework
John Zachman mendefinisikan kolom dalam matriks untuk menggambarkan  data,  fungsi,  lokasi  (dimana  bisnis  berada), orang-orang  yang  seharusnya  ada  dan  terlibat  dalam organisasi,  waktu  untuk  peristiwa  yang  terjadi,  dan  motivasi yang menentukan bagaimana bisnis berjalan. Kemudian, pada
bagian baris digambarkan mengenai aspek-aspek development process  yaitu:  ruang  lingkup,  model  bisnis,  model  sistem informasi,  model  teknologi,  komponen  model,  dan  sistem fungsi.
Secara umum perspektif tersebut dibagi menjadi 6 baris [6] yaitu:
1) Scope  (ruang  lingkup):  Biasanya  dilihat  dari  sudut pandang perencana yang mendefinisikan arah enterprise dan tujuan bisnis.
2) Enterprise mode (model Perusahaan): biasanya dilihat dari sudut pandang pemilik perusahaan,
mendifinisikan  sasaran,  strategi,  struktur  dan  proses yang  digunakan  untuk  mendukung  sistem  atau organisasi.
3) System  model:  berisi  kebutuhan,  obyek,  aktifitas  dan fungsi  sistem  dalam  mengimplementasikan  model bisnis. Dalam  baris sistem  ini kita dapat  melihat detil pekerjaan.
4) Technologi model:  mempertimbangkan batasan faktor manusia,  alat,  teknologi  dan  material.  Sering  disebut dengan baris fisik.
5) Detail  representation:  mewakili  individu,  komponen independen  yang  bisa  dialokasikan  pada  kontraktor untuk implementasi.
6) Functioning enterprise: menggambarkan sistem operasional  yang  sedang  dipertimbangkan  sebagai salah satu solusi.
Secara umum hal tersebut dibagi menjadi 6 [7] :
1) What  adalah komposisi bahan objek atau bahan-bahan untuk membuat model data.
2) How  adalah  spesifikasi  fungsi  bagaimana  proses berjalannya model tersebut.
3) Where adalah lokasi komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya.
4) Who  adalah  orang  yang  melakukan  operasional instruksi.
5) When adalah waktu pelaksanaan atau waktu yang akan digunakan dalam hubungan-hubungan siklus komponen yang ada.
6) Why  adalah  alasan  menjelaskan  motivasi  dari organisasi dalam melakukannya.

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN
Berdasarkan  penjabaran  data  yang  ada  diatas  maka  akan dilakukan  pemetaan  kedalam  kerangka  Zachman  untuk menghasilkan  rancangan  sistem  yang  dibutuhkan.  Kemudian akan  diuraikan  kedalam  matrik  kerangka  Zachman  dan dijabarkan tiap-tiap bagian.
Berikut  ini  adalah  penjabaran  matrik  Zachman  dari  hasil penelitian:
1) Kolom What Menjelaskan  tentang  datang  yang  disediakan  oleh sudut pandang Planner
2) Kolom How
Kolom  ini  membahas  tetang  proses  kegiatan operasional organisasi
3) Kolom Where Kolom ini membahas bagian Orgaisasi yang terkait
4) Kolom Who Kolom  ini  membahas  Sumber  Daya  Manusia  (SDM) yang terkait
5) Kolom When Kolom  ini  membahas  tetang  kejadian  atau  kegiatan berserta jadwalnya (kegiatan operasionalnya)
6) Kolom Why Kolom  ini  menjabarkan  tentang  tujuan,  visi  danmisi organisasi Tabel matrik zachman selengkapnya dapat dilihat ada tabel 1.
Tabel 1. Matrik Zachman Sistem Pengaturan Kegiatan Operasional
Pada  bagian  ini  matrik  diatas  akan  diuraikan  berdasarkan abstraksi perspektif atau sudut pandang planner saja.

## A. Perspektif Planner
Baris pertama pada Zachman Framework ini sering disebut dengan arsitektur kontekstual. Pada arsitektur ini didefinisikan model  bisnis  fungsional  secara  global  dan  berbagai requirement  external  organisasi.  Mendeskripsikan  visi,  misi, kontek,  batas,  dan  arsitektur  sistem.  Sering  disebut  sebagai black box, karena kita dapat melihat input dan output, namun
tidak  dapat  melihat  detail  pekerjaannya.  Baris  ini  sering disebut baris konteks.

## 1) What
Kolom  ini  menerangkan  tentang  data-data  atau  entitas yang  berkaitan  dengan  sistem  informasi  pengaturan  kegiatan operasional  sebuah  organisasi.  Berdasarkan  hasil  analisi  data tersebut dikelompokan menjadi 1 bagian, yaitu:
Sumber  Daya  Manusia,  yaitu  merupakan  data  pengelola atau  pelaku  kegiatan  operasional.  Beserta  fugsi-fungsi  tugas yang seharusnya.

## 2) How
Kolom  ini  membahas  tentang  proses-proses  yang  terjadi pada  kegiatan  operasional  organisasi  secara  global.  Proses utama yang terjadi adalah proses operasional harian:
Proses operasional harian:
a) Manajemen  Operasional  mengidentifikasi  SDM yang ada
b) Manajemen Operasional membagikan dan mengdeskripsikan  SDM  yang  berkaitan  dengan kegiatan operasional Organisasi

## 3) Where
Kolom  ini  membahas  tentang  loasi  bisnis  utama  yaitu membahas tentang Organisasi secara umum.

## 4) Who
Kolom ini Membahas tentang Sumber Daya Manusia yang berperan penting dalam proses pengaturan kegiatan operasional  suatu  Organisasi.  Berikut  ini  adalah  orang-orang yang berperan penting dalam proses tersebut:
a)  Manajemen Operasional
b)  SDM (Karyawan / Staff)

## 5) When
Pada  kolom  ini  dijelaskan  tentang  kegiatan-kegiatan  yang terjadi di suatu organisasi menurut pandangan planner. Untuk kegiatan  utama  yang  akan  dibahas  adalah  yang  berkaitan dengan  pengaturan  kegiatan-kegiatan  operasional.  Adapun kegiatan-kegiatan tersebut adalah :
a)  Pendataan karyawan
b)  Pendeskripsian kemampuan karyawan
c)  Pemetaan tempat yang sesuai dengan karyawan

## 6) Why
Pada kolom ini menjelaskan tujuan utama suatu organisasi. Dimana  setiap  organisasi  menginginkan  kegiatan  operasional
yang  sistematis  dan  terstuktur  untuk  mencapai  dan mewujudkan visi dan misi organisasi.

## IV. P ENUTUP

## A. Kesimpulan
Dari  pembahasan  yang  sudah  dipaparkan,  maka  peniliti dapat menarik beberapa kesimpulan:
 Dalam perancangan sitem pada penelitian ini dengan Zachman  Framework  harus  menguraikan  secara detail  kolom  dan  baris  pada  matrik  zachman  yang telah diisi.
 Sangatlah penting untuk mengisi tiap-tiap kolom dan baris  secara  rinci  agar  dapat  digambarkan  dari berbagai pandangan,

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Taquiri. (1977). “Teori Konlik Organisasi”.
[2] Erwin.  (2009).  “Pemilihan  EA  Framework”.Seminar  Nasional Aplikasi Teknologi Informasi2009.
[3] Astuti.  R.  D.,  “Pengelolaan  Organisasi  dan  Sumber  Daya Manusia dalam Bisnis”,
https://maradana.files.wordpress.com/2011/12/m3_nopw.pdf diakses pada tanggal 3 Agustus 2016.
[4] Ederer,  A.L.  &  Sethi,  V.  (1996)  Key  prescriptions  for  strategic information  systems  planning.  Journal  of  Management Information Systems, 13 (1), 35-62.
[5] Chief Information Officer Council. (2001) ,“APractical Guide to Federal Enterprise Architecture”.
[6] Antonius.  W.  S.  (2015).  “  Penerapan  Framework  Zachman Dalam  Perancangan  Arsitektur  Sistem  Manajemen  Penyusunan Anggaran  Keuangan  Daerah  (Studi  Kasus  UPTD  Graha Teknologi Sriwijaya)”. Citec Journal, Vol. 2, No. 1, November 2014 – Januari 2015 ISSN: 2354-5771.
[7] Zachman.  J.  A.  (2003).  “The  Zachman  Framework  for
Enterprise Architecture” http://www.businessrulesgroup.org/BRWG_RFI/ZachmanBook
RFIextract.pdf diakses pada tanggal 1 Agustus 2016.