## TINJAUAN PELAKSANAAN PEMELIHARAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUANG FILING RUMAH SAKIT JIWA Prof.Dr.MUHAMMAD ILDREM MEDAN TAHUN 2018
1. Tri Widya Sandika; 2. Ernianita
1. Dosen STIKes  Imelda, Jalan Bilal Nomor 52 Medan; 2. Alumni APIKES Imelda
E-mail: 1. Triwidyasandika.tri306@gmail.com

## ABSTRAK
Rekam  medis  merupakan  berkas  yang  berisi  catatan  dan  dokumen  mengenai  identitas  pasien,  hasil pemeriksaan,  pengobatan, tindakan  dan pelayanan lainnya  yang  telah  diberikan kepada  pasien.  Sistem pengelolaan rekam medis terdiri dari beberapa subsistem, yaitu dimulai dari tempat penerimaan pasien (membuat atau menyiapkan berkas rekam medis), dilanjutkan dengan assembling, coding, indexing, dan filling.  Dibagian  filling  penyimpanan  dan  pengembalian  kembali  rekam  medis  dilakukan,  penyimpanan berkas rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis  yang  disimpan  dalam  rak  filing,  mudah  mengambil  dari  tempat  penyimpanan,  mudah pengambilannya,  melindungi  berkas  rekam  medis  dari  bahaya  keruakan  fisik,  kimiawi  dan  biologi. Tujuan penelitian adalah untuk melihat pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Jiwa Prof.Dr.Muhammad Ildrem Medan Tahun 2018.Jenis penelitian ini menggunakan metode deskriptif, yaitu menggambarkan pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis di ruang filing tahun 2018. Dari hasil  penelitian Novia  Wijiastuti  (2014)  tentang  Pemeliharaan  Dokumen  Rekam Medis  di Ruang Rawat Inap  RSUD  Sunan  Klijaga  masih  ada  aspek  fisik  bahwa  folder  yang  rusak  masih  belum  diganti  yang baru. Berdasarkan hasil penelitian di Rumah Sakit Jiwa Prof.Dr.Muhammad Ildrem Medan Tahun 2018 jika  dilihat  dari  aspek  fisik  terdapat  dokumen  rekam  medis  yang  sudah  rusak  seperti  formulir  robek sehingga  identitas dan  no  rekam  medis  pasien  tidak  terbaca  serta keamanan  ruang  penyimpanan yang kurang baik.
Kata Kunci : Pemeliharaan, Dokumen Rekam Medis, Filing

## PENDAHULUAN
Menurut WHO ( World Health Organization )  tahun  2010,  rumah  sakit adalah  bagian  integral  dari  suatu  organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna (komprehensip), penyembuhan sakit (kuratif) dan pencegahan penyakit
(preventif) kepada masyarakat. Menurut  AHIMA  ( American  Health Information  Management  Association ) tahun  2008,  membuat  pengaturan  lebih lanjut  dalam Statement  on  Preservation  of Patient  Medical  Record  in  Health  Care Institution .  Dalam  aturan  tersebut  dikatakan bahwa  pada  kasus  biasa  berkas  Rekam Medis  disimpan  sampai  10  tahun  terhitung
dari saat pasien terakhir berobat. Sedangkan pada kasus yang diperkarakan di pengadilan, penyimpanan  berkas  rekam  medisnya  lebih lama lagi yaitu 10 tahun kemudian terhitung sejak  perkara  terakhinya  selesai.  “Berkas yang  telah  habis  masa  penyimpannya  dapat dimusnahkan, kecuali jika ada halangan oleh peraturan  lain.  Di  negara  bagian  Califonnia Amerika Serikat, penyimpanan rekam medis adalah  7  tahun  sejak  terakhir  kali  pasien berobat. Untuk pasien anak-anak, penyimpanan  berkasnya  bahkan  sampai yang  bersangkutan  berusia  21  tahun,  dan kalau  perlu  bahkan  sampai  28  tahun.  Di Pensylvania  masa  penyimpanannya  lebih lama  yaitu  sampai  15  tahun,  bahkan  di negara  Israel  sampai  100  tahun.  Dalam rangka  penghematan  ruangan  penyimpanan,
ada  beberapa  negara  yang  membolehkan berkas  yang  berusia  lebih  dari  3  tahun  dari saat  terakhir  pasien  berobat,  dialihkan menjadi berkas dalam microfilm.
Rekam  medis  merupakan  berkas  yang berisi  catatan  dan  dokumen  mengenai identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan  dan pelayanan lainnya yang telah diberikan kepada pasien. Penyelenggaraan  rekam  medis  merupakan proses  kegiatan  yang  dimulai  pada  saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan  kegiatan  pencatatan  data  medis pasien  selama  pasien  itu  mendapatkan pelayanan  medis  di  rumah  sakit,  dan dilanjutkan  dengan  penanganan  berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan  untuk  melayani  permintaan dari  pasien  atau  untuk  keperluan  lainnya (Permenkes  No.  269/Menkes/Per/III/2008 pasal 1).
Menurut Permenkes No 55 Tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam  Medis  Pasal  1  yaitu  Manajemen Pelayanan  Rekam  Medis  dan  Informasi Kesehatan adalah kegiatan menjaga, memelihara dan melayani rekam  medis baik secara  manual  maupun  elektronik  sampai menyajikan  informasi  kesehatan  di  rumah sakit, praktik dokter klinik, asuransi kesehatan, fasilitas pelayanan  kesehatan dan lainnya  yang  menyelenggarakan  pelayanan kesehatan dan menjaga rekaman.
Fungsi  dokumen  rekam  medis  bagi rumah  sakit  adalah  sebagai  sumber  ingatan dan  sebagai  sumber  informasi  dalam  rangka melaksanakan  perencanaan,  penganalisaan, pengambilan keputusan, penilaian dan dipertanggung  jawabkan  dengan  sebaik- baiknya,  untuk  mendukung  terciptanya keberhasilan penyimpanan, pengamatan, dan pemeliharaan dokumen rekam medis diperlukan adanya ketentuan pokok kearsipan  yaitu  tempat,  sarana  prasarana, pemeliharaan  dokumen  dari  bahaya  dan kerusakan (Savitri Citra Budi, 2011).
Sistem pengelolaan rekam medis terdiri dari  beberapa  subsistem,  yaitu  dimulai  dari tempat  penerimaan  pasien  (membuat  atau menyiapkan berkas rekam medis), dilanjutkan  dengan  assembling,  coding, indexing,  dan  filling.  Dibagian  filling
penyimpanan  dan  pengembalian  kembali rekam medis dilakukan, penyimpanan berkas  rekam medis  bertujuan  untuk mempermudah  dan  mempercepat  ditemukan kembali  berkas  rekam  medis  yang  disimpan dalam  rak  filing,  mudah  mengambil  dari tempat penyimpanan, mudah pengambilannya,  melindungi  berkas  rekam medis  dari  bahaya  keruakan  fisik,  kimiawi dan biologi ( Savitri Citra Budi, 2011).
Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011), filing merupakan kegiatan menyimpan,  penataan,  atau  penyimpanan berkas  rekam  medis  untuk  mempermudah pengambilan kembali ( Retrieval ). Salah satu unit rekam medis untuk menunjang pelayanan  rekam  medis  adalah  ruang penyimpanan  di  mana  berkas  rekam  medis baik  rawat  jalan,  rawat  inap,  maupun  gawat darurat  disimpan.  Karena  rekam  medis bersifat  rahasia  dan  mempunyai  aspek hukum  maka  keamanan  fisik  menjadi tanggung  jawab  rumah  sakit,  sedangkan aspek isi dari rekam medis merupakan milik pasien.
Riset  menunjukkan  bahwa  kegiatan menyimpan  rekam  medis  merupakan  usaha melindungi  rekam  medis  dari  kerusakan fisik  dan  isi  dari  rekam  medis  itu  sendiri. Rekam  medis  harus  disimpan  dan  dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta  benda  rumah  sakit  yang  sangat berharga,  mengingat  pentingnya  berkas rekam  medis,  maka  harus  disimpan  dan dipelihara dengan baik dan benar maka akan mendukung tercapainya tertib administrasi.
Dari  hasil  penelitian  Nadya  Hairani (2012)  tentang  Upaya  Pencegahan  Bahaya Kerusakan  Dan  Pemeliharaan  Rekam  Medis Di  Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Tarakan Jakarta  Tahun  2012,  Bahwa  pemeliharaan rekam  medis  perlu  ditunjang  dengan  system keamanan  dan  pemeliharaan  gedung  yang baik  untuk  mengantisipasi  berbagai  hal-hal yang  tidak  di  inginkan,  seperti  pencurian dokumen,  kebocoran,  kebakaran,  dan  lain- lain.  Untuk  itu  dibutuhkan  suatu  kebijakan tertulis  yang  dapat  mengelola  dan  merawat dokumen  rekam  medis  tersebut  sehingga dapat  bertahan  lama  dan  dipelihara  dengan baik dan benar.
Dari  hasil  penelitian  Novia  Wijiastuti (2014) tentang Tinjauan Pelaksanaan Pemeliharaan  Dokumen  Rekam  Medis  Di Ruang  Filing  Rawat  Inap  RSUD  Sunan Kalijaga Demak Tahun 2014, untuk pelaksanaan  pemeliharaan  di  rumah  sakit tersebut  belum  sesuai  dengan  teori,  dapat dilihat  dari  aspek  fisik  bahwa  folder  yang telah rusak belum diganti dengan yang baru, sedangkan  menurut teori bila terdapat folder dokumen rekam medis yang rusak sebaiknya dig  anti  dengan  yang  baru,  agar  mudah dibaca  serta  untuk  menjaga  keamanan  dan kerahasiaan  dokumen  rekam  medis  di Rumah Sakit RSUD Sunan Kalijaga Demak.
Sedangkan  hasil  penelitian  Ni  Putu Tika  Pramesti  (2014)  tentang  Pemeliharaan Rekam  Medis  Inaktif  Pasien  Jiwa  Di  RSJ Grhasia  DIY  untuk  Pemeliharaan  dokumen rekam  medis  inaktif  masih  ditemukan beberapa kendala antara lain belum maksimalnya  pemeliharaan  rekam  medis karena  belum  ada  Standart  Operasional Prosedur yang mengatur tentang pemeliharaan rekam medis, maka
pelaksanaan  pemeliharaan  yang  dilakukan masih  dengan  cara  yang  sederhana,  belum memiliki  job  description  pemeliharaan dokumen  rekam  medis,  kurangnya  ruang dan  rak  penyimpanan  rekam  medis  inaktif, belum  memiliki  penanggung  jawab,  suhu ruangan  tidak  pernah  dipantau  dan  tidak memiliki alat pemadam api ringan.
Berdasarkan  survey  awal  di  Rumah Sakit  Jiwa  Prof.Dr.Muhammad  Ildrem Medan  Tahun  2018  jika  dilihat  dari  aspek fisik  terdapat  dokumen  rekam  medis  yang sudah  rusak  seperti  formulir  robek  sehingga identitas  dan  no  rekam  medis  pasien  tidak terbaca  serta  keamanan  ruang  penyimpanan yang kurang baik.
Berdasarkan  latar  belakang diatas penulis  tertarik  untuk  melakukan  penelitian dengan  judul  “ Tinjauan  Pelaksanaan Pemeliharaan  Dokumen  Rekam  Medis  di Ruang Filing Rumah Sakit Jiwa Prof.Dr.Muhammad Ildrem Medan Tahun 2018”. Perumusan Masalah Berdasarkan  latar  belakang  diatas, maka penulis merumuskan masalah
penelitian  ini  yaitu:Bagaimana  pelaksanaan pemeliharaan  dokumen  rekam  medis  di Rumah  Sakit  Jiwa  Prof.Dr.Muhammad Ildrem Medan.

## Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah mendeskripsikan  pelaksanaan  pemeliharaan dokumen rekam medis diruang filing Rumah Sakit  Jiwa  Prof.Dr.Muhammad  Ildrem Medan Tahun 2018.

## Manfaat Penelitian
1. Bagi Rumah Sakit
Dengan  adanya  pelaksanaan  penelitian ini  diharapkan  dapat  membantu  dalam pengambilan  keputusan  bagi  rumah  sakit untuk  perencanaan  pelayanan  kesehatan di  masa  yang  akan  datang  dan  bisa sebagai masukan bagi  rumah sakit untuk meningkatkan kualitas pelayanannya kepada masyarakat.
2. Petugas Rekam Medis Untuk  menambah  wawasan/pengetahuan bagaimana  pelaksanaan  pendistribusian berkas  rekam  medis  rawat  jalan  yang standar  prosedur  operasional  rekam medis.

## METODE

## Jenis Penelitian
Metode  penelitian  deskriptif  adalah suatu  metode  penelitian  yang  dilakukan dengan  tujuan  untuk  membuat  gambaran atau  deskriptif  tentang  suatu  keadaan  secara objektif.

## Tempat Penelitian
Penelitan  dilakukan  di  Rumah  Sakit JiwaProf Dr. Ildrem.

## Populasi
Populasi  penelitian  ini  adalah  seluruh petugas  rekam  medis  yang  ada  di  Rumah Sakit  Jiwa  Prof.Dr.Muhammad  Ildrem Medan yaitu berjumlah 2 orang.

## Sampel dan Teknik Sampling
Dengan  menggunakan  tehnik  total sampel  seluruh  petugas  rekam  medis  di
Rumah  Sakit  Jiwa  Prof.Dr.Muhammad Ildrem Medan yaitu berjumlah 2 orang.

## Instrumen Penelitian
Instrumen  penelitian  yang  digunakan dalam penelitian ini yaitu pedoman wawancara  dan  direkam  menggunakan  alat perekam audio serta lembar check  list untuk observasi.

## Sumber Data
Adapun  sumber  data  yang  digunakan yaitu:
1. Data primer Sumber  data  primer  diperoleh  melalui wawancara  dan  pengamatan  langsung dilapangan. Sumber data primer merupakan  data  yang  diambil  langsung oleh  peneliti  kepada  sumbernya  tanpa ada  perantara  dengan  cara  menggali sumber secara langsung melalui responden.  Sumber  data  primer  dalam penelitian  ini  kepala  unit  rekam  medis dan  petugas  penyimpanan  di  Rumah Sakit  Jiwa  Prof.Dr.Muhammad  Ildrem Medan Tahun 2018.
2. Data  sekunder  adalah  data  yang  sudah ada  yaitu  Sumber  Data  sekunder diperoleh melalui Data dokumentasi dan studi kepustakaan dengan bantuan media cetak  dan  media  internet  secara  catatan lapangan. Sumber data sekunder
merupakan  sumber  data  tidak  langsung yang mampu memberikan data tambahan  serta  penguatan  terhadap  data peneliti.

## Cara Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dilakukan  dengan wawancara dan observasi.

## HASIL
Berdasarkan hasil observasi yang peneliti  lakukan  di  Rumah  Sakit  Jiwa Prof.Dr.Muhammad  Ildrem  Medan  pada bulan  Mei-Juli,  diiketahui  bahwa  untuk ruang  penyimpanan  terletak  dilantai  1  dan dekat  dengan  loket  pendaftaran,  masih terdapat  formulir  rekam  medis  yang  rusak dan  tidak  diganti  dengan  yang  baru,  dalam ruang penyimpanan masih terdapat beberapa
meja  petugas  yang  dekat  dengan  rak penyimpanan  sehingga  dapat  menyulitkan petugas dalam
pengambilan dan pengembalian  dokumen rekam  medis  ke rak penyimpanan.  Untuk  rak  penyimpanan sudah  menggunakan  lemari  roll  opack. Untuk  sistem  pengolah  dokumen  rekam medis  terdapat  satu  petugas  pendaftaran, satu  petugas  indexing,  dan  satu  petugas penyimpanan,  namun  karena  kurangnya jumlah  SDM  maka  tugas  pengolahan  rekam medis  lainnya  dilakukan  dengan  cara kerjasama.
Sistem  penyimpanan  yang  dilakukan menggunakan sistem sentralisasi, dan menggunakan  sistem  penomoran  langsung, untuk  proses  peminjaman  dokumen  rekam medis  sudah  menggunakan  buku  ekspedisi, hal  ini  dilakukan  agar petugas  penyimpanan dapat  mengetahui  siapa  yang  meminjam serta  dimana  keberadaan  rekam  medis  itu sendiri  dan  untuk  keperluan  apa  rekam medis tersebut dipinjam.
Berdasarkan wawancara mendalam yang  dilakukan  peneliti  terhadap  informan mengenai Tinjauan Pelaksanaan Pemeliharaan  Dokumen  Rekam  Medis  Di Ruang Filing Rumah Sakit Jiwa
Prof.Dr.Muhammad  Ildrem  Medan  Tahun 2018,  diperoleh  hasil  yang  hampir  serupa antar  jawaban  yang  satu  dengan  jawaban yang  lainnya  dari  masing  –  masing informan.
Seperti  hasil  wawancara  mendalam tentang  apakah  luas  ruang  penyimpanan rekam  medis  sudah  memadai  di  Rumah Sakit  Jiwa  Prof.Dr.Muhammad  Ildrem Medan,  yang  dilakukan  dengan  responden 01  dan  dilakukan  dimeja  kerjanya  sebagai berikut :
“  Seperti  yang  kita  lihat  kondisi  yang sekarang  menurut  saya  ruangan  ini  kurang luas”.
Kemudian  peneliti  lanjut  bertanya tentang  apakah  tata  letak  fasilitas  yang  ada diruang  penyimpanan  rekam  medis  sudah layak? Lalu responden 01 menjawab sebagai berikut  :  “Belum,  karena  masih  terdapat beberapa  meja  petugas  yang  terletak  dekat dengan rak penyimpanan”.
Lebih lanjut peneliti menanyakan tentang  apakah  sudah  ada  tugas  dan
tanggung jawab bagi petugas penyimpanan ? dan  beliau  menjawab  :  “  Sudah  ada  alur beserta  ketentuan  bagi  petugas  rekam  medis disini, namun  karena kurangnya SDM maka harus dilakukan dengan cara kerja sama agar tetap terlaksana dengan baik”.
Ketika  peneliti  menanyakkan  tentang bagaimana  cara  petugas  dalam  menjaga keamana  dokumen  rekam  medis?  lalu responden  01  pun  menjawab  seperti  ini  :  “ yah,  ketika  berkas  rekam  medis  keluar  dari rak penyimpanan untuk pelayanan kesehatan maka  rekam  medis  itu  harus  kembali  dan disimpan  dengan  baik  dan  benar  dalam  rak penyimpanan”.
Lebih  lanjut  peneliti  menanyakkan kepada  responden  01,  lalu  bagaimana  untuk menjaga kerahasiaannya? Responden langsung menjawab : “ Ketika berkas rekam medis  keluar  dari  rak  penyimpanan  karna untuk  keperluan  peminjaman  makan  kami mengguanakan buku ekspedisi untuk mencatat  siapa  yang  meminjam  dan  untuk apa dokumen tersebut digunakan”.
Kemudian  peneliti  bertanya  tentang apakah  pernah  kehilang  dokumen  rekam medis?  Jika  pernah,  apa  penyebabnya? Responden  02  menjawab  sebagai  berikut  : “Pernah,  penyebabnya  itu  biasanya  karena salah  letak  atau  kadang  dokumen  tersebut dibawa pulang oleh salah seorang pasien”.
Lalu peneliti lanjut menanyakkan tentang adakah alat pemadam  kebakaran api ringan (APAR) didalam ruang
penyimpanan? Lalu responden 02 menjawab : “ ada itu nempel hehehe“.
Lalu  responden  01  menyimpulkan “karna  ini  ruangan  rekam  medis  banyak kertas  atau  bahan  yang  mudah  terbakar  jadi pihak  rumah  sakit  sudah  menyediakan  alat- alat seperti itu”.
Lebih  dalam  peneliti  bertanya  untuk sistem penyimpanan yang digunakan dirumah  Sakit  Jiwa  Prof.Dr.Muhammad Ildrem sistem penyimpanan yang bagaimana?  Responden  02  pun  menjawab  : “Kami disini nmenggunakan sistem penyimpanan  sentralisasi  dimana  berkas rekam  medis  rawat  jalan  dan  rawat  inap dijadikan satu dalam satu map”.
Kemudian
informasi lainnya disampaikan oleh responden 02 saat ditanyai
mengenai  apakah  ada  larangan  masuk  bagi selain  petugas  rekam  medis  yang  masuk keruang penyimpanan? Responden menjelaskan bahwa  :  “Ada,  Namun terkadang  masih  ada  juga  petugas  lain  yang masuk karna kepentingan lain “.
Saat perihal ditanyai mengenai Jika jam kerja sudah selesai, apakah ruang penyimpanan  terkunci  pak?  apabila  dikunci, kuncinya  siapa  yang  bawa  atau  diletakkan dimana  pak?  Jika  dipegang  petugas?  Dan petugas  datang  terlambat,  apakah  tidak menghambat pelayanan? Responden menjawab  :  “Dibawa  oleh  1  orang  petugas, kami  disini  sudah  ada  ketentuan  masuk  jam kerja  jadi  harus  datang  tepat  waktu  agar proses pelayan tetap berjalan baik”

## PEMBAHASAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  tentang pelaksanaan  pemeliharaan  dokumen  rekam medis  di  Rumah  Sakit  Prof.Dr.Muhammad Ildrem  Medan  menunjukkan  bahwa  untuk prosedur tetap diruang filling sebagian besar sudah  sesuai  dengan  teori,  tapi  masih  ada yang  belum  sesuai  dengan  teori  yaitu  : terdapat  beberapa  folder  yang  rusak  dan tidak  diganti  dengan  yang  baru  padahal menurut teori sebaiknya diganti dengan yang baru  agar  mudah  terbaca  dan  menggunakan map  folder  yang  lebih  tebal  agar  dokumen rekam medis tidak mudah rusak. Pengelolaan ruang penyimpanan yang kurang  baik  dikarenakan  masih  terdapat beberapa  meja  petugas  rekam  medis  yang berada  diruang  penyimpanan  yang  dapat menggangu  petugas  pada  saat  melakukan proses  penyimpanan,  suhu  ruang  yang terdapat didalam ruang penyimpanan kurang terkontrol,  namun  untuk  pencahayaan  nya sudah  cukup  karna  terdapat  ventilasi  yang sudah  memadai,  sedangkan  kelembaban suatu  ruangan  penyimpanan  berdasarkan teori  sekitar  50%  sampai  65%  dan  suhu udara berkisar antara 18.8 o C sampai 24,24 o C apabila  suhu  kurang  dari  normal,  maka dalam  waktu relatif singkat arsip–arsip akan rusak  dan  belum  adanya  alat  pengukur  suhu padahal  ruang  penyimpanan  rekam  medis sangat  membantu  dalam  memelihara  berkas rekam medis.
Sistem  pengelohan  rekam  medis  di Rumah  Sakit  Jiwa  Prof.Dr.Muhammad Ildrem Medan Tahun 2018 belum sepenuhnya  dilakukan  sesuai  dengan  teori seperti  untuk  proses  assembling  petugas masih harus melakukannya dengan merangkap  pekerjaan  karna  kurangnya sumber  daya  manusia,  seharusnya  menurut teori  kegiatan assembling perlu  dilakukan dengan  baik  karna  dalam  proses  ini  akan diketahui  berkas  yang  kembali  tepat  pada waktunya  dan  terlambat  kembali  ke  unit rekam medis. Pada kegiatan ini petugas juga harus  mencatat  pada  buku  register  semua berkas  yang  masuk  sesuai  tanggal  masuk kebagian assembling dan  tanggal  berapa pasien pulang.
Proses  peminjaman  dan  pengembalian dokumen  rekam  medis  yang  keluar  dari  rak penyimpanan  hanya  menggunakan  buku ekspedisi  saja  dan  belum  menggunakan petunjuk  keluar  ( outguide )  rekam  medis yang  keluar  atau  dipinjam,  dengan  tidak adanya petunjuk keluar/tracer dirak penyimpanan  maka  ditemukan  kendala- kendala dalam sistem penyimpanan diantaranya  rekam  medis  sering  terselip, sulitnya  pengembalian  rekam  medis  yang keluar    dari    rak  penyimpanan  dan memerlukan  waktu  yang  cukup  lama  untuk disimpan  sesuai  penjajaran  rekam  medis yang  digunakan.  Namun,  menurut  teori penggunaan  petunjuk  keluar  (outguide) sangat  diperlukan  agar  mudah  melacak keberadaan  dokumen  tersebut  tanpa  harus mengacak  dokumen  rekam  medis  yang  lain karna  sudah  ada  petunjuk  keluarnya  dan memudahkan petugas saat melakukan penyimpanan kembali.
Menjaga  kerahasiaan  isi  dokumen rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Prof.Dr. Muhammad  Ildrem  belum  sepenuhnya menjaga  keamanan  isi  dokumen  rekam medis,  dikarekan  ruang  penyimpanan  tidak pernah  dikunci,  sehingga  memudahkan orang lain masuk ke dalam ruang penyimpanan,  sedangkan  menurut  teori ruang penyimpanan harus terkunci bila tidak digunakan,  agar  kerahasiaan  isi  dokumen rekam  medis  tetap  terjaga  dengan  baik. masih  adanya  petugas  lain  yang  masuk keruang penyimpanan padahal menurut teori
selain  petugas  rekam  medis  dilarang  masuk karena  dokumen  rekam  medis  bersifat rahasia dan menghindari pencurian dokumen rekam  medis.  Sedangkan  untuk  menjaga kerahasiaannya  belum  juga  sepenuhnya dikarenakan  masih ada kehilangan  dokumen rekam  medis  dikarenakan  dokumen  tersebut dibawa pulang oleh pasien, padahal menurut teori  berkas rekam  medis  tidak  boleh  keluar dari  rumah  sakit  kecuali  atas  perintah pengadilan.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  dari  penelitian  yang berjudul “Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen  Rekam  Medis  Di  Ruang  Filing Rumah  Sakit  Jiwa  Prof.Dr.Muhammad Ildrem  Medan  Tahun  2018”  yang  telah disajikan  pada  BAB  IV  dapat  disimpulkan bahwa  pelaksanaa  pemeliharaan  dokumen rekam  medis  dapat  dilihat  dari  aspek  fisik bila  terdapat  folder  yang  telah  rusak  belum diganti dengan yang baru, menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis belum sepenuhnya menjaga kerahasiaan isi dokumen  rekam  medis  karena  ruang  filing tidak  pernah  terkunci,  petugas  filing  dalam melayani  peminjaman  dokumen  rekam medis  tidak  menggunakan  tracer  sebagai petunjuk  keluar  dari  rak  penyimpanan  dan hanya menggunakan buku ekspedisi.

## SARAN
Berdasarkan permasalahan diatas, penulis  ingin  memberikan  beberapa  saran untuk dijadikan masukkan bagi Rumah Sakit Jiwa  Prof.Dr.  Muhammad  Ildrem  Medan mengenai pelaksanaan pemeliharaan dokumen  rekam  medis  diruang  filling. Saran-saran tersebut sebagai berikut :
1. Sebaiknya  diadakan  pelatihan  tentang pemeliharaan dokumen rekam medis.
2. Sebaiknya  ruang  filing  rekam  medis dalam  keadaan  terkunci,  agar  orang  lain yang selain petugas tidak bisa  masuk ke dalam ruang filing.
3. Sebaiknya  menggunakan  tracer  dirak penyimpanan  sebagai  petunjuk  keluar berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan atau dipinjam

## DAFTAR PUSTAKA
AHIMA.  (1975). An  Instruction  Guide  of Organizing  Health  Records .  Chicago: AMRA. Budi,  S.  C.  (2011). Manajemen  Unit  Kerja Rekam  Medis .  Yogyakarta:  Quantum Sinergis Media. Depkes  RI.  (2006). Pedoman  Prosedur  dan Penyelenggaraan  Rekam  Medis  Rumah Sakit  di  Indonesia .  Jakarta:  Dirjen Yanmed. Dirjen Yanmed. (2006). Pedoman Penyelenggaraan  dan  Prosedur  Rekam Medis  Rumah  Sakit  di  Indonesia .
Jakarta  :  Direktorat  Jendral  Bina Pelayanan Medik. Hatta, Gemala R, Editor. Pedoman Manajemen  Informasi  Kesehatan  di
Sarana  Pelayanan  Kesehatan .  Jakarta  : UI Press. 2010
Menkes  RI.  (2013).  Peraturan  Menteri Kesehatan  Nomor  55  Tahun  2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan
Perekam Medis. Nadya,  H.  (2012). Upaya  Pencegahan Bahaya  Kerusakan  Dan  Pemeliharaan Rekam  Medis  Di  RSUD  Tarakan.
Skripsi.  Ilmu  Perpustakaan  Universitas
Indonesia.  Diakses  pada  Tanggal  13 Mei 2018. Notoatmodjo, S. (2012). Metodologi
Penelitian  Kesehatan. Jakarta:  Rineka Cipta. Ni,  Pramesti.  (2014). Pemeliharaan  Rekam Medis  Inaktif  Pasien  Jiwa  di  RSJ grhasia
DIY. http://etd.repository.ugm.ac.id/index.ph p?mod=penelitian_detail&sub=Peneliti anDetail&act=view&typ=html&buku_i d=71997  .  Di  akses  pada  tanggal  27 Mei 2018. Novia,  W.  (2014). Tinjauan  Pelaksanaan Pemeliharaan  Dokumen  Rekam  Medis Di  RSUD  Sunan  Kalijaga  Demak. Jurnal  Rekam  Medis  dan  Informasi Kesehatan. http://eprints.dinus.ac.id/668 0/1/jurnal_13820.  pdf .  Diakses  Pada Tanggal 28 april 2018.
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia  No.269/Menkes/Per/II/2008.
Tentang Rekam Medis . Jakarta:
Kemenkes RI.
Rustiyanto,  E,  Rahayu,  WA.  (2011).
Manajemen  Filing  Dokumen  Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan . Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia. World Health Organization . (2010) .
Tentang Rumah Sakit. Jakarta: WHO.