Url: http://e-jurnal.unisda.ac.id/index.php/baktikita

## PELATIHAN DIGITALISASI PENGARSIPAN DATA PENDUDUK DAN PELAYANAN PENGAJUAN SURAT DI DESA BLULUK
Arezqi Tunggal Asmana¹, Ahmad Sholikin², Ahmad Dani Fahrudin³, Vella Sufa Habibah⁴, Arneta Mei Vella⁵
¹ ,2,3,4,5 Universitas Islam Darul ‘Ulum Lamongan. Email: arezqitunggal@unisda@ac.id 1 , ahmad.sholikin@unisda.ac.id 2 , ahmaddani.2020@mhs.unisda.ac.id 3 , vella.2020@mhs.unisda.ac.id 4 , arneta.2020@mhs.unisda.ac.id 5 .

## ABSTRACT
Archiving  data  on  residents  of  Bluluk  Village  and  writing  letters  manually  are  considered  to  be less effective and less efficient. In addition to the bureaucracy that takes up a lot of space, writing letters manually takes a lot of time. Innovation using simple technology really needs to be utilized, in order to help the community and Bluluk village officials. Real Work Lecture (KKN) activities for Darul Ulum Lamongan Islamic University students held training on archiving digitization and the process of submitting letters as a work program by the Digital Village team in Bluluk Village. This study uses a qualitative method. The purpose of this digitization training activity is to streamline and streamline the process of data archiving and submission of letters. This can be marked by the administrative process for submitting letters that is shorter and can be done anywhere. The public only  needs  to  take the  letter  if  the  letter  submission  has  been  validated  by  an  authorized  device. The  results  of  filling  in  the  recitation  of  letters  from  residents  can  be  printed  directly  without making a detailed letter per submission.
Keywords: Digitization, Population Data Archiving, Submission of Letters.

## ABSTRAK
Pengarsipan  data  penduduk  warga  Desa  Bluluk  dan  pembuatan  surat  secara  manual  dinilai kurang efektif dan kurang efisien. Selain birokrasi yang memakan ruang yang banyak, pembuatan surat  secara  manual  menyita  cukup  waktu.  Inovasi  menggunakan  teknologi  sederhana  sangat perlu  dimanfaatkan,  guna  membantu  masyarakat  serta  perangkat  desa  Bluluk.  Kegiatan  Kuliah Kerja  Nyata  (KKN)  mahasiswa Universitas Islam Darul  Ulum Lamongan mengadakan  pelatihan digitalisasi pengarsipan dan proses pengajuan surat sebagai program kerja oleh tim Desa Digital di  Desa  Bluluk.  Penelitian  ini  menggunakan  metode  kualitatif.  Tujuan  kegiatan  pelatihan digitalisasi ini adalah untuk mengefektifkan dan mengefisienkan proses arsip data dan pengajuan surat.  Hal  ini  dapat  ditandai  dengan  proses  administratif  untuk  pengajaun  surat  lebih  singkat serta dapat dilakukan dimana saja. Masyarakat hanya perlu mengambil surat apabila pengajuan surat  telah  divalidasi  oleh  perangkat  yang  berwenang.  Hasil  isian  pengajian  surat  dari  warga dapat langsung dicetak tanpa membuat surat secara detail per ajuan.
Kata Kunci: Digitalisasi, Pengarsipan Data Penduduk, Pengajuan Surat.

## PENDAHULUAN
Desa  Bluluk  berada  di  Kecamatan  Bluluk  Kabupaten  Lamongan  dengan mata pencaharian utama warganya adalah sebagai petani. Di Desa Bluluk terdapat 7  dusun,  yaitu  Dusun  Bluluk,  Dusun  Duwel,  Dusun  Mengkuli,  Dusun  Suren, Dusun  Kauman,  Dusun  Polaman,  dan  Dusun  Banjaranyar.  Dikarenkan  terdapat cukup  banyak  dusun  di  Desa  Bluluk  serta  wilayah  desa  yang  luas,  seringkali masyarakat  terkendala  dalam  urusan  administrasi  desa.  Kemudian  warga  desa yang  ingin  mengurus  administrasi  perlu  datang  ke  balai  desa.  Di  samping  itu, jumlah perangkat desa Bluluk juga terbatas. Untuk meningkatkan pelayanan agar lebih baik pada masyarakat desa setempat terkait administrasi surat menyurat dan pengarsipan  data,  perangkat  desa  Bluluk  mempunyai  keinginan  untuk mempersingkat  waktu  dalam  pelayanan  pengajuan  surat  dan  pengarsipan  data penduduk  di  Desa  Bluluk.  Hal  ini  dapat  menjadikan  peluang  mahasiswa Universitas  Islam  Darul  ‘Ulum  Lamongan  melalui  kegiatan  Kuliah  Kerja  Nyata (KKN)  tahun  2023  sebagai  program  kerja  Desa  Digital  dengan  membuatkan platform digitalisasi  pengarsipan  data  penduduk  di  Desa  Bluluk  melalui Google Drive dan  pelayanan  pengajuan  surat  dengan Google  Form .  Digitalisasi merupakan  proses  alih  media  atau  konversi  dokumen  fisik  ke  dalam  bentuk dokumen  digital  (Nurkholis  dkk.,  2022).  Menurut  Setiawan  dan  Yudha  (2021), kemampuan untuk menembus sekat ruang dan waktu yang seringkali menghambat pekerjaan adalah keunggulan utama dari digitalisasi.
Teknologi  digital  digunakan  untuk  memudahkan  pekerjaan  agar  lebih efektif  dan  efisien  (Samrotun  dkk.,  2023.  Keefektifan  dan  keefisienan  dalam pelayanan  merupakan  pencapaian  perangkat  desa  dalam memaksimalkan  sumber daya  digital,  juga  meningkatkan  kualitas  pelayanan  pada  masyarakat.  Karena mayoritas masyarakat Desa Bluluk masih kurang dalam pemanfaatan teknologi di era digital ini, sehingga perlu adanya pelatihan digitalisasi. Aplikasi Google Drive dan Google  Form ini  dimanfaatkan  mahasiswa  Unisda  sebagai  media  untuk menginput  dan  menyimpan  data  kependudukan  warga,  juga  pembuatan  surat pengantar  berbasis  digital. Google  Drive memungkinkan  pengguna  dapat memanfaatkannya  dengan  maksimal  untuk  memenuhi  kebutuhan  penyimpanan dan  manajemen  dokumen  serta  file  secara online (Trisudarmo  dan  Puteriawati, 2023). Surat pengantar digital ini merupakan inovasi bagi masyarakat yang ingin mengajukan  permohonan  surat  keterangan  maupun  pengantar,  dan  inovasi  bagi perangkat  desa  di  dalam membuat  surat yang  diminta masyarakat  dengan  proses yang lebih cepat dan mudah dalam pengajuan surat daripada secara manual.
Digitalisasi surat pengantar dan pengarsipan data penduduk melalui Google Drive diharapkan dapat meningkatkan kemampuan perangkat desa yang bertugas dalam  optimalisasi  penggunaan  komputer.  Melalui  aplikasi Google  Drive perangkat  desa  dapat  menginput  data  penduduk  dengan  mengupload  filenya, sedangkan Google  Form digunakan  perangkat  desa  sebagai  sumber  data  dalam pembuatan  surat  pengantar  yang  sudah  diajukan  melalui link dari Google  Form .
Hal ini tentunya membantu efektifitas dan efisiensi waktu untuk pelayanan kepada warga desa. Di samping itu warga juga dimudahkan, karena pengajuan surat bisa melalui handphone dimana  saja,  dan  ke  kantor  kelurahan  pada  saat  mengambil surat yang sudah diverifikasi, tanpa menunggu lebih lama.

## METODE PELAKSANAAN
Kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  dilaksanakan  di  Desa  Bluluk, Kecamatan  Bluluk,  Kabupaten  Lamongan,  Jawa  Timur.  Waktu  pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Nyata (KKN) selama 1 bulan mulai tanggal 11 Juli sampai dengan 10 Agustus 2023. Adapun metode yang dilakukan sebagai berikut.
1. Pelatihan
Pelatihan  mempersiapkan  orang  untuk  melakukan  pekerjaan  sekarang  dan pengembangan  karyawan  yang  membutuhkan  pengetahuan,  keterampilan  dan sikap.  Pelatihan  merupakan  proses  secara  sistematis  mengubah  tingkah  laku karyawan  untuk  mencapai  tujuan  organisasi  (Sedarmayanti,  2016).  Menurut Sofyandi  (2013),  pelatihan  merupakan  usaha  untuk  meningkatkan  pengetahuan dan kemampuan karyawan dalam melaksanakan pekerjaan yang lebih efektif dan efisien.  Program  pelatihan  adalah  serangkaian  program  yang  dirancang  untuk meningkatkan  pengetahuan  dan  kemampuan  karyawan  dalam  hubungan pekerjaannya.  Efektivitas  program  pelatihan  adalah  suatu  istilah  untuk memastikan  apakah  program  pelatihan  yang  dijalankan  dengan  efektif  dalam mencapai sasaran yang ditentukan.
Menurut  Widodo  (2015),  bahwa  tujuan  pelatihan  yang  dilakukan  oleh organisasi  adalah  untuk  meningkatkan  produktivitas,  meningkatkan  kualitas, mendukung  perencanaan  SDM,  meningkatkan  moral  anggota,  memberikan kompensasi  yang  tidak  langsung,  meningkatkan  kemampuan  perkembangan kemampuan dan keahlian personel.
Program  pengarsipan  surat  dan  digitalisasi  surat  pengantar  desa  ini ditujukan  kepada  masyarakat.  Pengarsipan  surat  digunakan  untuk  memudahkan perangkat desa untuk dalam mengolah data warga desanya, sedangkan digitalisasi surat  pengantar  digunakan  untuk  memudahkan  masyarakat  dalam  mengajukan permohonan  surat  pengantar  ke  kantor  desa.  Sebelumnya,  untuk  ajuan  surat permohonan  ke  kantor  desa  masyarakat  harus  mengisi  data  secara  menual,  kini masyarakat  desa  melakukannya  hanya  dengan  mengisi  data  melalui link Google Form yang  telah  disediakan,  yang  bisa  diisi  dari  rumah  atau  dimanapun. Masyarakat datang ke kantor desa untuk mengambil surat saja. Program ini dinilai lebih efektif dan ekonomis.
2. Difusi teknologi
Difusi teknologi adalah kegiatan adopsi dan penerapan hasil inovasi secara lebih ektensif oleh penemunya atau pihak-pihak lain dengan tujuan meningkatkan daya  guna  potensinya  (Pemerintah  Indonesia,  2007).  Keberhasilan  difusi teknologi  dipengaruhi  oleh  empat  faktor  penting,  yakni  inovasi,  bagaimana
informasi tersebut dikomunikasikan, waktu yang dibutuhkan untuk mengkomunikasikan,  dan  sistem  sosial  masyarakat  (termasuk  keterampilan)  saat kondisi  alam  tempat  inovasi  tersebut  diintroduksikan.  Faktor  lain  yang mempengaruhi keberhasilan proses difusi adalah jenis teknologi yang didifusikan serta sistem kelembapan yang mendukungnya (Angkasa dkk., 2011).
Program digitalisasi ini menghasilkan luaran berupa link akses Google Form bagi masyarakat dan akses pengarsipan surat dan data jawaban masyarakat dengan output surat  yang  sudah  jadi  untuk  perangkat  desa  melalui Google  Drive .  Pihak perangkat  desa  tidak  perlu  mengetik  secara  manual  data  masyarakat  yang mengajukan  surat  permohonan  pengantar  tapi  perangkat  desa  hanya  tinggal menginput  tanggal  dan  nomor  surat,  kemudian  menyimpan  dan  mengunduh kembali data arsip kependudukan yang telah diunggah di Google Drive .

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Surat  menyurat  adalah  bagian  yang  tidak  bisa  dipisahkan  oleh  Perangkat Desa  (Safitri  dkk.,  2022).  Hasil  dari  pelatihan  digitalisasi  pengarsipan  dan  surat menyurat melalui Google Drive adalah berupa pengunggahan data kependudukan dan data administratif surat pengajuan yang diperoleh dari pengisisan link Google Form .
Dalam  program  kegiatan  ini  terdapat  dua  tahap  yakni  tahap  pengarsipan surat  melaui Google  Drive dan  tahap  pengajuan  surat  melaui Google  Form .
Penjelasan kedua tahap tersebut sebagai berikut.
1. Tahap  Pengarsipan  Data  Kependudukan  melalui  Google  Drive  oleh Perangkat Desa
Pengarsipan  data  kependudukan  melalui Google  Drive oleh  perangkat desa yaitu dapat dilakukan penguploadan data dan pengunduhan kembali data yang telah diupload sebelumnya. Kegiatan ini dijelaskan sebagai berikut.
a. Pengunggahan Data Kependudukan
1) Setelah  pembuatan  akun  gmail,  admin  atau  perangkat  desa  selanjutnya login ke laman Google Drive .
2) Untuk mengunggah data baru pilih tab menu “new” atau baru.
3) Pilih data yang ingin diunggah.
4) Perangkat  bisa  memisahkan  antara  data  satu  dengan  yang  lain  untuk mempermudah pencarian data dengan cara pembuatan folder di tiap data yang berbeda dengan cara klik folder baru.
5) Setelah dokumen dipilih, kemudian klik unggah atau upload dokumen.
Gambar 1. Proses Pengunggahan Data Kependudukan
b. Pengunduhan Data Kependudukan
1) Masuk laman Google Drive .
2) Pilih “file saya” atau ‘penyimpanan”.
3) Kemudian pilih dokumen atau folder data yang akan diunduh.
4) Buka dokumen tersebut dan klik tiga pada pojok dokumen.
5) Pilih unduh dokumen.

## Gambar 2. Proses Pengunduhan Data Kependudukan
2. Tahap Digitalisasi Pengajuan Surat melaui Google Form
a. Bagi Perangkat Desa
1) Setelah  admin  atau  perangkat  desa  menerima  pemberitahuan  pengajuan oleh  masyarakat,  admin  dapat  melihat  jawaban  melalui  laman Google Form .
2) Perangkat  kemudian  memilih  jenis  surat  yang  akan  dibuat  sesuai pengajuan dari masyarakat.
3) Setelah  pembuatan  surat  telah  selesai  admin  melalui  laman spreadsheet dapat  mengkonfirmasi  dengan  mengetikan  “BERHASIL”,  nantinya masyarakat  secara  otomatis  akan  menerima  pemberitahuan  bahwasanya surat telah selesai dibuat dan siap untuk diambil.
4) Apabila  dalam  pembuatan  surat  tersebut  terdapat  kendala  atau mengalami  gagal  dalam  proses  pembuatannya  admin  mengkonfirmasi
dengan  mengetikan  “GAGAL”  pada  laman spreasheet di cell bagian verifikasi.
Gambar 3. Rekapan Data Pengajuan Surat melalui Google Form b. Bagi Masyarakat
1) Masyarakat  dapat  membuka link Google  Form yang  telah  dibuat perangkat desa.
2) Setelah  itu  masyarakat  mengisi  beberapa  data  meliputi  nama,  nomor WhatsApp, dan jenis surat yang diajukan oleh masyarakat.
3) Setelah  pengisian  formulir  data  tersebut  masyarakat  akan  menerima konfirmasi  untuk  menunggu  proses  pembuatan  surat  oleh  admin perangkat desa.
4) Apabila  surat  telah  selesai  diproses  masyarakat  akan  menerima konfirmasi untuk pengambilan surat.
5) Sebaliknya  apabila  surat  gagal  masyarakat  juga  akan  menerima pemberitahuan untuk menindaklanjuti surat yang diajukan.
Link Pengajuan  surat  dapat  diakses  melaui link Google  Form yang  telah disediakan.  Hasil  surat  adalah  pratinjau  dari  surat  yang  telah  dibuat  di  menu sebelumya. Perangkat desa dapat langsung mencetaknya apabila data telah sesuai dengan  kebutuhan  masyarakat.  Setelah  digitalisasi  surat  sudah  bisa  digunakan dengan  baik,  maka  selanjutnya  disosialisasikan  kepada  masyarakat  setempat  dan kepada perangkat desa.
Kegiatan sosialisasi digitalisasi pengarsipan dan pengajuan surat pengantar bagi  para  perangkat  desa  Bluluk  dilaksanakan  dalam  1  hari  pada  Senin,  31  Juli 2023 pukul 13.00 WIB yang bertempat di Kantor Desa Bluluk dan diikuti oleh 4 orang  perangkat  bersama  sekretariat  desa,  tim  desa  digital,  dan  anggota  KKN Unisda lainnya.
Dalam  sosialiasi  kegiatan  tersebut  peserta  menyimak  penjelasan  materi kemudian  dilakukan  praktek  secara  bersama-sama  yang  dipandu  oleh  tim  Desa Digital  KKN  Unisda.  Kemudian  kegiatan  sosialisasi  bagi  warga  yaitu  melalui perkumpulan-perkumpulan  di  Tingkat  RT/RW  oleh  perangkat  desa  setempat, setelah  dipastikan  para  perangkat  desa  mampu  mengoperasikan  sistem  ini  secara lancar.
Gambar 5. Sosialisasi Digitalisasi Pengarsipan dan Pengajuan Surat

## SIMPULAN
Zaman  selalu  berkembang,  manusia  memerlukan  inovasi  untuk  mengikuti perkembangan teknologi agar lebih maju. Digitalisasi pengarsipan dan pengajuan surat  merupakan  sebuah  inovasi  bagi  masyarakat  dan  perangkat  desa  dalam  hal kegiatan  administratif.  Dengan  demikian,  digitalisasi  pengarsipan  dan  pengajuan surat  lebih  efisien.  Pada  perangkat  desa  dalam  pengarsipan  hanya  perlu mengunggah file, sehingga menghemat birokrasi. Masyarakat hanya perlu mengisi link Google  Form yang  sudah  disediakan  oleh  perangkat  desa,  kemudian menunggu  konfirmasi  jika  pengajuan  surat  telah  selesai.  Program  digitalisasi  ini diharapkan  dapat  memudahkan  kegiatan  administratif  masyarakat  desa  Bluluk. untuk mengefektifkan dan mengefisienkan proses arsip data dan pengajuan surat

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada  Universitas  Islam  Darul  ‘Ulum yang  telah  memberikan  kesempatan  kepada  penulis  untuk  dapat  melaksanakan kegiatan  ini,  serta  warga  Desa  Bluluk  Kecamatan  Bluluk  Kabupaten  Lamongan sebagai  sasaran  pengabdian  ini.  Terima  kasih  juga  kepada  Kades  serta  seluruh perangkat  desa  Bluluk  yang  turut  membantu  demi  kesuksesan  kegiatan pengabdian ini.

## DAFTAR RUJUKAN
Angkasa, W., Purwanto, H., dan Anngadireja, J. (2011.). Teknik Budidaya Rumput Laut . Jakarta: Penebar Swadaya.
Nurkholis,  A.,  Jupriyadi,  Budiman,  A.,  Pasha,  D.,  Ahdan,  S.,  Andika,  R.,  dan Amalia,  Z.  (2022).  Digitalisasi  Pelayanan  Administrasi  Surat  pada  Desa Bandarsari. Journal  of  Social  Sciences  and  Technology  for  Community Service (JSSTCS) , 3 (1), 21-28. Pemerintah  Indonesia.  (2007). Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor 35 Tahun 2007 tentang Pengalokasian Sebagian Pendapatan Badan Usaha untuk  Peningkatan  Kemampuan  Perekayasaan,  Inovasi,  dan  Difusi Teknologi .  Lembaran  Negara  Republik  Indonesia  Tahun  2007,  Nomor  78. Jakarta.
Safitri, W., Hermiati, N. F., Huda, M., dan Nugraha, A. T. (2022). Pelatihan Surat Menyurat  Digital  Bagi  Perangkat  Desa  Mekarmukti  Kecamatan  Cikarang Utara  Kabupaten  Bekasi  untuk  Mengurangi  Penggunaan  Kertas. Bubungan Tinggi: Jurnal Pengabdian Masyarakat , 4 (2), 487-496.
Samrotun, Y. C., Suhendro, Mursito, B., Siddi, P., Rois, D. I., dan Marwati, F. S. (2023). Digitalisasi Surat Pengantar Desa Berbasis Link Tree  pada Pemdes Gedongan  Kecamatan  Baki  Sukoharjo. Dedikasi:  Jurnal  Pengabdian Pendidikan dan Teknologi Masyarakat , 1 (2), 42-46. Sedarmayanti.  (2016). Manajemen  Sumber  Daya  Manusia  Reformasi  Birokrasi dan Manajemen Pegawai Negeri Sipil . Bandung: PT. Refika Aditama. Setiawan, T. dan Yudha, M. F. (2021). Pelatihan Penggunaan Google Drive untuk Pengarsipan  Data  Digital  bagi  SDM  PKH  Kabupaten  Garut. Jurnal AbdiMU: Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat , 1 (2), 53-63. Sofyandi,  H.  (2013). Manajemen  Sumber  Daya  Manusia .  Yogyakarta:  Graha Ilmu.
Trisudarmo, R. dan Puteriawati, D. (2023). Peningkatan Pengelolaan Manajemen Dokumen  dan  File  dengan  Pemanfaatan  Google  Drive  pada  Aparatur Pemerintah Desa. Jurnal Abdikaryasakti , 3 (1), 45-66. Widodo,  S.  E.  (2015). Manajemen  Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia . Yogyakatra: Pustaka Pelajar.