Tinjauan Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bekasi

## TINJAUAN PELAKSANAAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL DISTRIBUSI REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA BEKASI
Rara Sabrina Sukma, Siswati Fakultas Ilmu-Ilmu Kesehatan, Universitas Esa Unggul, Jakarta Jalan Arjuna Utara No. 9, RT 01/RW 02, Duri Kepa, Kebon Jeruk, Jakarta Barat raras220@gmail.com

## Abstract
Compliance  in  the  implementation  of  standard  operational  procedures  of  medical  record distribution  did  not  work  well  in  RSUD  Kota  Bekasi.  All  medical  record  distribution  officers perform  their  duties  but  not  in  accordance  with  the  instructions  contained  in  standard operating  procedures.The  purpose  of  this  study  is  to  get  an  idea  of  the  compliance  of distribution  officers  in  the  implementation  of  standard  operational  procedures  of  medical record distribution by using descriptive method. This research method describes the object of research at present based on factual, the data obtained then compiled, processed, analyzed, and  presented  in  the  form  of  reports.The  results  of  the  compliance  study  of  the  standard operating  procedure  of  medical  record  distribution  has  not  been  running  well.  The  factors that  influence  the  compliance  of  officers  in  the  implementation  of  standard  operational procedures  are  the  lack  of  socialization  about  the  standard  of  distribution  operational procedures,  so  that  officers  do  not  understand  the  contents  of  the  standard  operating procedures of the distribution, the attitude of the less responsible officers, and the average education factor high school graduate.The conclusion of the results of this study is the lack of compliance in the implementation of standard operational procedures distribution that could cause problems such as medical records are missing. The suggestion is the need to socialize the standard of distribution operational procedures to the distribution officer and the need for firmness  in  cracking  down  on  the  officers  who  work  not  in  accordance  with  standard operating procedures that have been set.
Keywords: Medical records, Standard operational procedures, Distribution

## Abstrak
Kepatuhan  dalam  pelaksanaan  standar  prosedur  operasional  distribusi  rekam  medis  tidak terlaksana  dengan  baik  di  Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Kota  Bekasi.  Seluruh  petugas distribusi  rekam  medis  melaksanakan  tugasnya  namun  tidak  sesuai  dengan  instruksi  yang tertera didalam standar prosedur operasional.
Tujuan  penelitian  ini  adalah  mendapatkan  gambaran  tentang  kepatuhan  petugas  distribusi dalam  pelaksanaan  standar  prosedur  operasional  distribusi  rekam  medis  dengan menggunakan  metode  deskriptif.  Metode  penelitian  ini  menggambarkan  objek  penelitian pada  saat  sekarang  berdasarkan  factual,  data  yang  didapatkan  kemudian  disusun,  diolah, dianalisis, dan disajikan dalam bentuk laporan.
Hasil penelitian kepatuhan pelaksanaan standar prosedur operasional distribusi rekam medis belum  berjalan  dengan  baik.  Ditemukan  beberapa  faktor  yang  mempengaruhi  kepatuhan petugas  dalam  pelaksanaan  standar  prosedur  operasional  yaitu  faktor  tidak  adanya sosialisasi tentang standar prosedur operasional distribusi sehingga membuat petugas tidak memahami  isi  dari  standar  prosedur  operasional  distribusi  tersebut,  faktor  sikap  petugas yang kurang bertanggung jawab, dan faktor pendidikan yang rata-rata lulusan SMA. Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah belum terciptanya kepatuhan dalam pelaksanaan standar prosedur operasional distribusi yang bisa dapat menimbulkan masalah sepeti rekam medis  yang  hilang.  Sarannya  adalah  perlunya  mensosialisasikan  standar  prosedur operasional  distribusi  kepada  petugas  distribusi  serta  perlunya  ketegasan  dalam  menindak petugas  yang  bekerja  tidak  sesuai  dengan  standar  prosedur  operasional  yang  telah ditetapkan.
Kata kunci : Rekam medis, Standar prosedur operasional, Distribusi
Tinjauan Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bekasi

## Pendahuluan
Rumah  sakit  adalah  institusi  pelayanan kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelaya- nan  kesehatan  perorangan  secara  paripurna yang  menyediakan  pelayanan  rawat  inap, rawat  jalan,  dan  gawat  darurat.  Dalam memberikan  pelayanan  kesehatan,  rumah sakit  dituntut  untuk  memberikan  pelayanan yang terbaik dan berkualitas bagi masyarakat Indonesia  sesuai  dengan  standar  yang  di tentukan  untuk  memenuhi  betuhan  dan tuntutan masyarakat.
Keberhasilan rumah sakit dalam menyelenggarakan pelayanan kesehatan tidak  lepas  dari  peran  penting  penyeleng- garaan  rekam  medis.  Rekam  medis  adalah berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain yang telah diberikan kepada pasien. Penyelenggaraan  rekam  medis  yang  baik dapat  menjadi  indikator  pelayanan  rumah sakit apakah suatu rumah sakit pelayanannya sudah  cukup  baik  atau  belum.  Rekam  medis yang  baik  adalah  rekam  medis  yang  cepat, tepat,  dan  akurat.  Seperti  yang  telah  di kemukakan pada keputusan menteri kesehatan  tahun  2008  tentang  standar pelayanan minimal. Waktu penyediaan dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  adalah kurang dari 10 menit.
Disetiap rumah sakit selalu memiliki unit rekam  medis  dan  informasi  kesehatan.  Di dalam  unit  rekam  medis  dan  informasi kesehatan  terdapat  banyak  sekali  pekerjaan yang harus di selesaikan oleh perekam medis dan  informasi  kesehatan.  Dimulai  dari pendaftaran  hingga  retensi.  Semua  tugas yang  harus  diselesaikan  oleh  perekam  medis dan  informasi  kesehatan  memiliki  standar prosedur operasional.
Standar prosedur operasional merupakan hal  yang  sangat  penting  karena  standar prosedur operasional merupakan serangkaian instruksi  tertulis  yang  dibakukan  mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi  pemerin-tahan,  bagaimana  dan kapan  harus  dilakukan,  dimana  dan  oleh siapa dilakukan.
Salah  satu  standar  prosedur  operasional yang  ada  di  unit  rekam  medis  dan  informasi kesehatan adalah standar prosedur operasional  distribusi  rekam  medis  yang berisikan  tentang  seluruh  intruksi  yang  telah ditetapakan  untuk  melakukan  pendistribusian rekam  medis  ke  klinik  yang  akan  dituju. Dalam  pelaksanaanya  petugas  harus  selalu mematuhi  seluruh  prosedur  yang  telah tertera di dalam standar prosedur
operasional,  karena  jika  petugas  melupakan salah  satu  proses  atau  instruksi  yang  tertera di  dalam  standar  prosedur  operasional  dapat berakibat  fatal.  Salah  satu  akibatnya  adalah rekam  medis  yang  terselip  atau  bahkan hilang.
Pendistribusian  rekam  medis  memiliki peran yang cukup penting didalam unit rekam medis  dan  informasi  kesehatan.  Karena  itu menyangkut  kepada  rekam  medis  pasien yang  keluar  dari  ruang  rekam  medis.  Oleh karena  itu  penulis  tertarik  untuk  melakukan penelitian  dengan  judul  “Tinjauan  Kepatuhan Pelaksanaan  Standar  Prosedur  Operasional Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bekasi“ Berdasarkan observasi awal yang dilakukan  oleh  penulis,  terdapat  5  petugas rekam  medis  yang  bertugas  di  bagian pendistribusian  rekam  medis  yang  harus mengantarkan rekam medis ke-16 klinik yang tersebar  di  tiga lantai  yang  berbeda.  Dengan rata-rata pasien rawat jalan 918 pasien setiap harinya  sedangkan,  rumah  sakit  umum daerah  kota  Bekasi  tidak  menyediakan  alat bantu dalam pendistrbusian.
Jadi,  seluruh  pendistribusian  rekam medis  pasien  rawat  jalan  dilakukan  secara manual.  Petugas  distribusi  rekam  medis  di rumah  sakit  umum  kota  bekasi  juga  belum sepenuhnya  mengikuti  standar  prosedur operasional yang telah ditetapkan, instruksi di dalam  standar  prosedur  operasional  yang dilewatkan adalah petugas rekam medis tidak menginput nomor rekam medis pasien seperti apa  yang  telah  di  perintahkan  oleh  standar prosedur operasional. Dengan petugas rekam medis yang tidak menjalani standar prosedur operasionalnya dengan benar dapat menimbulkan  masalah.  Salah  satunya  adalah jika  rekam  medis  keluar  tidak  dilakukan pencatatan  di  unit  rekam  medis  dan  terjadi kesalahan  yang  membuat  rekam  medis tersebut  hilang,  maka  rekam  medis  yang hilang  tersebut  sulit  untuk  di  temukan. Seperti  halnya  yang  beberapa  kali  terjadi  di rumah  sakit  umum  daerah  kota  bekasi, rekam  medis  hilang  tiga  rekam  medis.  Dan rekam  medis  yang  hilang  tersebut  akan sangat  sulit  di  temukan  keberadaannya.  Itu semua  adalah  dampak  dari  ketidak  patuhan dalam melakukan standar prosedur operasional distribusi rekam medis.
Metode Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan metode  deskriptif  dan  teknik  pengumpulan data dengan cara wawancara,  observasi, dan studi  kepustakaan.  Populasi  pada  penelitian
Tinjauan Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bekasi
ini  ada  dua  jenis,  jenis  yang  pertama  adalah petugas  distribusi  dan  populasi  yang  kedua adalah rekam medis. Sampel yang digunakan dalam  penelitian  ini  juga  terdapat  dua  jenis, sampel  yang  pertama  adalah  petugas distribusi.  Pada  sampel  yang  pertama  ini penulis  menggunakan  sampel  jenuh  yaitu dengan  menjadikan  seluruh  petugas  rekam medis  menjadi  sampel.  Sampel  yang  kedua merupakan rekam medis, dalam sampel yang kedua penulis menggunakan estimasi proporsi dengan rumus
, hingga mendapatkan sampel
rekam medis sebesar 96 rekam medis.
Hasil dan Pembahasan Standar Prosedur

## Operasional Distribusi Rekam Medis
Dari  hasil  obserasi  yang  dilakukan  oleh penulis  didapatkan  isi  standar  prosedur operasional  distribusi  rekam  medis  sebagai berikut;
a. Pengertian Pendistribusian  berkas  rekam  medis  adalah pengiriman  berkas  rekam  medis  dituju  ke poliklinik.
b. Tujuan Untuk memenuhi kebutuhan dokter dan para medis dalam memberikan pelayanan
c. Kebijakan Keputusan direktur RSUD Kota Bekasi No. 188.4/356-RSUD/XI/2016 tentang pemberlakuan keputusan menteri kesehatan Republik Indonesia No 269/MNKES/PER/III/2008 tentang rekam medis sebagai pedoman penyelenggaraan pengelolaan rekam medis RSUD Kota Bekasi.
d. Prosedur
1. Petugas distribusi menerima berkas rekam medis dari petugas penyimpnan
2. Petugas distribusi menginput nomor rekam medis pasien
3. Petugas distribusi mensortir berkas rekam medis sesuai dengan nama poliklinik yang dituju
4. Setelah siap berkas rekam medis diantar ke poliklinik.
e. Unit Terkait Administrasi Poliklinik
Karena penulis menganggap bahwa standarProsedur  operasional  distribusi  rekam medisTidak  mencangkup  seluruh  instruksi yangSeharusnya  dilakukan  oleh  petugas distribusi Maka penulis mengusulkan standar  prosedur.
Operasional  distribusi  rekam  medis  sebagai berikut:
a. Pengertian Pendistribusian  rekam  medis  adalah pengirimanberkas  rekam  medis  ke poliklinik.
b. Tujuan
Untuk  memenuhi  kebutuhan  dokter  dan para medis
dalam memberikan pelayanan dan sebagai acuan penerapan langkah-langkah  untuk  pendisribusian rekam medis.
c. Kebijakan
Keputusan  direktur  RSUD  Kota  Bekasi No.  188.4/356-RSUD/XI/2016  tentang pemberlakuan keputusan menteri kesehatan Republik Indonesia No 269/MNKES/PER/III/2008 tentang rekam medis sebagai pedoman penyelenggaraan  pengelolaan  rekam medis RSUD Kota Bekasi.
d. Prosedur
1. Petugas  distribusi  menerima  rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik
2. Petugas  menginput  nomor  rekam medis pasien
3. Petugas rekam medis menulis pengiriman  rekam  medis  pada  buku ekspedisi
4. Petugas  mensortir  rekam  medis sesuai dengan poliklinik yang dituju
5. Petugas mengirim rekam medis sesuai poliklinik yang dituju
6. Petugas  rekam  medis  menyerahkan buku ekspedisi kepada petugas poliklinik atau petugas diruang perawatan untuk ditandatangani sebagai  bukti  penyerahan  rekam medis
7. Setelah  selesai  digunakan  rekam medis  dikembalikan  ke  ruangan rekam  medis  dengan  membawa  bukti daftar  pengembalian  rekam  medis  2 rangkap
1) Rangkap 1 untuk rekam medis
2) Rangkap 2 untuk petugas perawatan 8. Petugas  rekam  medis  mencocokan  data pengiriman dengan data pengembalian 1) Mencocokan
bukti daftar pengembalian  rekam  medis  kembali dengan  daftar  rekam  medis  yang dikirim dibuku ekspedisi
2) Jika  rekam  medis  masuk  dan  keluar sudah sesuai di check list
9. Petugas  rekam  medis  menandatangani buku  ekspedisi  sebagai  bukti  bahwa
Tinjauan Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bekasi
rekam  medis  telah  dikembalikan  dengan lengkap.
10. Rekam  medis  di  urutkan  berdasarkan nomor rekam medis.
11. Rekam  medis  siap  dimasukan  ke  rak penyimpanan.
Unit Terkait
1. Unit rekam medis
2. Instalasi rawat jalan Kepatuhan Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Distribusi Rekam Medis No Petugas Distribusi Rekam Medis Tingkat Kepatuhan Ya Tidak Jumlah Presentase Jumlah Presentase 1. Petugas 1 14,25 75% 4,75 25% 2. Petugas 2 14,25 75% 4,75 25% 3. Petugas 3 14,25 75% 4,75 25% 4. Petugas 4 15 75% 5 25% 5. Petugas 5 14,25 75% 4,75 25%
Berdasarkan  tabel  analisis  kepatuhan petugas terhadap pelaksanaan standar prosedur  operasional  adalah  75%  sedangkan 25% adalah tingkat ketidak patuhan terdadap standar prosedur operasional.
Dan ditemukan ketidak patuhan petugas  tersebut  disebabkan  karena  seluruh petugas melewati langkah “menginput nomor rekam  medis”.  Langkah  kerja  yang  yang terlewati tersebut dapat menyebabkan rekam medis hilang ataupun terselip yang berakibat rekam  medis  sulit  terdeteksi.  Itu  merupakan akibat  yang  sangat  buruk,  karena  seperti yang  diketahui  rekam  medis  merupakan berkas  penting  yang  berisi  cacatan  tentang identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan, tindakan,  dan  pelayanan  lain  yang  telah diberikan kepada pasien.
Faktor  –  Faktor  Yang  Mempengaruhi Kepatuhan Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Distribusi
Beberapa  faktor  yang  mempengaruhi ketidak  patuhan  petugas  dalam  pelaksanaan standar prosedur operasional distribusi yaitu ; 1. Faktor tidak adanya sosialisasi Tidak  adanya  sosialisasi  tentang  standar prosedur  opeasional  distribusi  kepada petugas  rekam  medis  yang  bertugas, Membuat  mereka  tidak  memahami  tugas
mereka  dengan  jelas  seperti  yang  tertera di  dalam  standar  prosedur  operasional. Oleh  karena  itu  kepala  rekam  medis seharusnya  melakukan  sosialisasi  tentang standar  prosedur  operasional  distribusi, atau  paling  tidak  menempelkan  standar prosedur  operasional  pada  tempat-tempat yang mudah terlihat oleh petugas distribusi.
2. Faktor Sumber Daya Manusia Petugas  yang  kurang  mematuhi  standar prosedur  operasional  salah  satu  faktor penyebabnya  adalah  petugas  yang  tidak memanfaatkan  waktu  dengan  baik.  Dari hasil observasi penulis dapat melihat sikap petugas  distribusi  yang  terkadang  suka melalukan hal lain di luar tugasnya namun di  dalam  jam  kerja.  Serta  kurangnya pengawasan  dan  ketegasan  membuat petugas  tersebut  kurang  bertanggung jawab.
3. Faktor Pendidikan
Dari  hasil  observasi  penulis  mengetahui bahwa  rata-rata  pendidikan  di  bagian pendistribusian  rekam  medis  adalah  SMA. Pendidikan  merupakan  hal  yang  penting, karena  semakin  tinggi  pendidikan  akan mempengaruhi  tingkat  pemahaman  pada bidang tersebut.

## Kesimpulan
Telah  ditetapkan  standar  prosedur operasional  distribusi  rekam  medis,  namun belum  ada  sosialisasi  mengenai  standar prosedur  operasional  tersebut.  Sehingga standar prosedur operasional belum dilaksanakan secara maksimal.
Petugas  tidak  melaksanakan  standar prosedur operasional distribusi dengan baik Standar  prosedur  operasional  distribusi tidak  dilaksanakan  sesuai  langkah-langkah yang  ada  hal  ini  disebabkan  faktor  tidak adanya sosialisasi, sikap, dan pendidikan.

## Daftar Pustaka
Costa,  Rosita  Isabela  De.  (2016).  Tinjauan Perhitungan  Jumlah  Kebutuhan  Tenaga Distribusi  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  Di RSJ DR.Soeharto Heerdjan.
Departemen  Kesehatan.  (2006),  Pedoman Penyelenggaraan  Dan  Prosedur  Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia.
Hatta, Gemala. (2013). Pedoman Manajemen
Informasi Kesehatan Disarana Pelayanan Kesehatan
Tinjauan Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bekasi
Haryani. (2014).  Analisis  Faktor-Faktor Kepatuhan  Perawat  Dalam  Pelaksanaan Perawatan Luka Sesuai Dengan Standar Prosedur  Operasional  (SPO)  Dipoliklinik RSUD Cengkareng.
Republik  Indonesia.  (2009),  Undang-Undang RI  No  36  Tahun  2009  Tentang Kesehatan.
Republik Indonesia. (2009), Undang- Undang RI  No  44  Tahun  2009  Tentang  Rumah Sakit.
Republik  Indonesia.  (2014),  Undang-Undang RI  No  36  Tahun  2014  Tentang  Tenaga Kesehatan.
Republik
Indonesia. (2008), Peraturan
Menteri  Kesehatan  RI  No  269  Tahun 2008 Tentang Rekam Medis.
Republik Indonesia. (2008), Peraturan Menteri  kesehatan  RI  No  129  Tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Republik Indonesia. (2014), Peraturan Menteri Kesehatan RI No 56 Tahun 2014 Tentang Klasifikasi Dan
Perizinan Rumah Sakit.