## Perancangan Sistem Iinformasi Pengarsipan Berkas Berbasis Web Pada PT. DUTA ABADI PRIMANTARA
Yuni Roza 1 , Gilang Kartika Hanum 2 , Ardinda Amiasputra 3
1,2,3) Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Raharja
E-mail; *1 yuni.roza@raharja.info , 2 gilanghanum@raharja.info,
3 ardinda@raharja.info

## ABSTRAK
Perkembangan  teknologi  yang  berbasis  komputerisasi  berperan  penting  sebagai  alat mengarsipkan  dokumen  salah  satunya  surat  masuk,  serta  dapat  membantu  memecahkan masalah. Bahwasanya kehadiran teknologi  komputer sangat dibutuhkan  oleh para pemimpin dalam  suatu  organisasi  atau  perusahaan  untuk  pengambilan  keputusan  yang  dapat dipertanggung  jawabkan.  Penyimpanan  arsip    yang  dilakukan  oleh  para  manager  secara komputerisasi  lebih  efektif  dan  efisien  dari  sebelumnya  dengan  menggunakan  penyimpanan secara manual. Penyimpanan secara komputerisasi ini dapat diproses dengan cepat dan dalam pencariannya  tidak  membutuhkan  waktu  yang  lama,  sehingga  informasi  yang  dibutuhkan oleh  para  manager  dapat  segera  ditampilkan.  Selain  itu,  penyimpanan  secara  komputerisasi dapat  merawat  dokumen  karena  penyimpanannya  yang  secara  digital.  Proses  pengarsipan yang  berjalan  saat  ini  bersifat  semi  komputerisasi  masih  menggunakan  buku  agenda  dan Microsoft  Excel .  Adapun  kendala  yang  sering  terjadi  yaitu  adanya  beberapa  kesalahan  fatal salah  satunya  yang  sangat  krusial  adalah  redudansi  yang  mengakibatkan  penomoran  tidak sesuai  dan  lama  durasi  pada  proses  pencarian  dokumen,  resiko  ruang  penyimpanan  yang tidak aman akibatnya berkas hilang. Metode penelitian  yang  dilakukan oleh peneliti  melalui tahap  observasi, studi pustaka, dan analisa (SWOT). Maka pada akhirnya rancangan sistem yang  telah  diciptakan  dapat  membantu  karyawan  dalam  proses  pengarsipan,  serta  dalam pencarian berkas jauh lebih cepat dan ringkas maupun ruang penyimpanannya terjamin aman karena karyawan saja yang dapat mengakses sistem tersebut Kata Kunci : Usulan, Pengarsipan,SWOT,perusahaan.

## ABSTRACT
The  advancement  of  computerized-based  information  technology  is  capable  of  holding important roles as tools in filing documents such as incoming mail, data processing, and can help  solve  small  problems  up  to  the  very  problems  Complex.  Archiving  is  the  means  of storing or setting up archives in a structured way by adjusting the alphabets, Numerics, letters and  numbers  as  the  associated  archive  identity.  This  research  aims  to  design  the  archive system at PT. Duta Abadi Primantara. The archiving process that is currently running is semi- computerized with the agenda book and Microsoft Excel. The constraints that often occur are numbering  on  archives  often  errors  such  as  redundancy  in  the  sometimes  unordered numbering, as  well  as  in  the  file  search  takes  a  long  time  and  the  absence  of  secure  storage space,  then  Frequently  encountered  missing  files.  Methods  of  study  conducted  by observation,  library  study,  Analysis  (SWOT),  implementation  and  analyzing  procedures  on the  system  are  running.  From  the  design  of  the  system  that  has  been  done  can  help  the employee  in  the  archiving  process,  and  in  the  search  for  the  required  files  can  be  obtained
quickly,  precisely  and  accurately  and  the  storage  space  is  also  secured  because  only employees who are can access those systems.
Keywords : Proposals, archiving, SWOT, company

## 1.      PENDAHULUAN
Seiring  dengan  perkembangan  jaman,  evolusi  terjadi  pada  hal-hal  yang  berbasis  komputer. Usaha  penerapan  komputer  dalam  bidang  bisnis  terus  berkembang  sesuai  dengan perkembangan teknologi, informasi dan telekomunikasi. Salah satu cara agar organisasi atau perusahaan  dapat  bersaing  dengan  para  kompetitornya  adalah  dengan  menggunakan  sistem informasi yang baik. Tidak sedikit organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan dana yang begitu  besar  dalam  investasi  sistem  informasi  tersebut.   Jika  di  dalam  suatu  perusahaan, informasi tersebut terhenti atau terhambat, maka sistem perusahaan akan menjadi lusuh.
PT. Duta Abadi Primantara telah lama  menggunakan teknologi  informasi sebagai penunjang  kinerja  di  lapangan.  Namun  Ditemukan  bahwa  PT.  Duta  Abadi  Primantara masih      menggunakan  standar software      Microsoft      Word , Microsoft    Excel ,      dan Microsoft  Access yang    bersifat    standar  di  dalam    menyimpan  dan  pembuatan  laporan sehingga  membutuhkan  waktu  yang  lama  dan  sewaktu  –  waktu software tersebut  dapat terjadi error serta tidak sesuai dengan keinginan karyawan saat ini yang membutuhkan akses informasi berkas yang cepat.
Dalam  pengolahan  data  pengarsipan  berkas  pada  PT.  Duta  Abadi  Primantara diperlukan penataan data yang terorganisir agar data tersebut dapat tersusun secara baik dan menjamin  tingkat  keamanan.    Kini    perusahaan  dapat    memanfaatkan    sebuah  teknologi informasi tersebut menjadi berbasis website atau online karena sesuai dengan perkembangan informasi  yang  mudah  diakses  serta    perkembangan  teknologi  yang  cepat.  Hal  ini  dapat memudahkan  proses  pengolahan  data  terutama  data  berkas  arsip  pada  PT.  Duta  Abadi Primantara.

## PERMASALAHAN
Didalam  melakukan  pengolahan  surat  masuk  dan  keluar  menggunakan  sistem  semi komputerisasi,  selain  dari  itu  belum  memiliki  klasifikasi  dari  surat  tersebut.  Pengarsipan surat masuk dan keluar disimpan dalam rak-rak yang tersebar.

## TINJAUAN PUSTAKA

## Pengertian Sistem
Menurut  Aris  (2016:17),  “Sistem  dapat  didefinisikan  dengan  mengumpulkan,  memproses, menyimpan  menganalisis,  menyebarkan  informasi  untuk  tujuan  tertentu.  Seperti  sistem lainnya,  sebuah  sistem  informasi  terdiri  atas  input  (data,  instruksi)  dan  output  (laporan, kalkulasi)”.

## Pengertian Data
Menurut  Muslihudin,  Muhamad.,  Dan  Oktaviano  (2016:10),  Data  adalah  “Nilai,  keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun”.
Pengertian Informasi
Menurut  Tyoso  (2016:21),  Informasi  adalah  suatu  pertumbuhan  dalam  ilmu  pengetahuan yang  menyumbangkan  kepada  konsep  kerangka  kerja  yang  umum  dan  fakta-fakta  yang diketahui.

## Pengertian Perancangan
Menurut  Maimunah.  David  Ericson  Manalu.  Dian  Budi  Kusuma  (2017:38)  menjelaskan bahwa, “Perancangan adalah setiap rancangan harus memenuhi kebutuhan penggunanya dan dapat  berfungsi  dengan  baik,  fungsi  timbul  sebagai  akibat  dari  adanya  kebutuhan  manusia dalam usaha untuk mempertahankan serta mengembangkan hidup dan kehidupannya di alam semesta ini”.

## Pengertian Analisa Sistem
Menurut Mulyani (2017:40), “Analisis sistem adalah suatu teknik penelitian terhadap sebuah sistem dengan menggunakan komponen-komponen pada sistem tersebut dengan tujuan untuk mempelajari  komponen  itu  sendiri  serta  keterkaitannya  dengan  komponen  lain  yang membentuk  sistem  sehingga  didapat  sebuah  keputusan  atau  kesimpulan  mengenai  sistem tersebut baik itu kelebihan maupun kelemahan sistem.

## Pengertian Arsip
Menurut  Sutarto  dalam  Latif  Fauziah,  Aditya  Wirangga  Pratama  (2015:24),  “mengatakan arsip sebagai kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu, disimpan secara sistematis, dan dapat ditemukan kembali dengan cepat.”

## 2.   METODE PENELITIAN
Metode  dalam  penelitian  ini  adalah  metode    SWOT (Strengths,  Weaknesses,  Opportunities, Threats). Metode  SWOT  ini  adalah  Kekuatan  (Strengths),  Kelemahan  (Weaknesses), Kesempatan  (Opportunity)  dan  Ancaman    (Threat)  dari  perancangan  sistem  informasi pengolahan berkas dan arsip pada PT. Duta Abadi Primantara
Metode yang digunakan di atas adalah untuk mempermudah dalam menganalisa dan merancang sistem yang akan di rancang serta tujuan yang akan dicapai untuk mengembangkan sistem untuk yang lebih baik.
Berikut ini adalah daftar literatur review sebagai acuan dalam penelitian :
1. Amin, S., dan Siahaan (2016)  dengan judul penelitiannya “Analisa dan Perancangan Sistem  Informasi  Manajemen  Arsip  Berbasis Web pada  Sekolah  Tinggi  Ilmu Tarbiyah  (STIT)  Kabupaten  Tebo”.  Tujuan  dari  penelitian  ini  salah  satunya  untuk menghasilkan    sebuah    sistem  digitalisasi    arsip   pada   bagian   Tata  Usaha  Kampus Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah (STIT) Kabupaten Tebo.
2. Indrayana, I. N. E. (2016 dengan judul penelitiannya “Perancangan  Aplikasi Sistem Pengelolaan  Arsip  Jurusan  Teknik  Elektro  Politeknik  Negeri  Bali”.  Penelitiannya bertujuan untuk kemajuan  lembaga dengan melakukan pengaturan arsip yang efektif, efisien  menggunakan  komputer  yang  dijabarkan  dalam  bentuk  ERD  ( Entity Relationship Diagram ) dan Data Flow Diagram pada proses serta aliran datanya.
3. Okki  Agus  Hariawan  (2016)  dengan  judul  penelitiannya  “Perancangan  Sistem Informasi Data Arsip Pajak Kendaraan Bermotor Pada Unit Pelaksana Teknis Samsat Cikokol Kota Tangerang”. Sistem pengarsipan data yang digunakan di UPT Samsat
Cikokol  Kota  Tangerang  menggunakan  semi  komputerisasi  yaitu  penyimpanan  data dan  pembuatan  laporan  menggunakan  microsoft  excel  sehingga    memakan  waktu yang    lama  dalam  penyajian    informasi  laporan  arsip  pajak  kendaraan  bermotor. Untuk mengatasi permasalahan ini, penulis membuat sistem yang dapat mencari data arsip dan pembuatan laporan dengan cepat dan aman.
4. Narendra, A. P. (2016) dengan judul penelitiannya “Model Transformasi Media melalui  Digitalisasi  :  Studi  Kasus  Alih  Media    Kartografi    di    Badan    Arsip    dan Perpustakaan    Provinsi    Jawa  Tengah”.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  melestarikan berbagai  dokumen  media  digital  untuk  memfokuskan  pada  model  transportasi dokumen kartografi dalam jangka panjang yang harus dipertahankan.
Dapat  disimpulkan  dari  4  (empat)    Literature  Review  diatas  bahwa  permasalahan tentang pengarsipan   memiliki   fungsi   yang   penting   dalam   menunjang   proses administrasi   dan manajemen suatu instansi.

## 3.   HASIL DAN PEMBAHASAN

## Analisis Permasalahan
Pengarsipan  pada  Kelurahan  Sukabakti  pada  saat  ini  peneliti  menemukan  beberapa kekurangan-kekurangan diantaranya adalah:
1. Sistem  pengarsipannya    belum  menggunakan  sistem  yang  terintegrasi  dengan database.
2. Dalam  penginputan  data  sering  terjadi  kesalahan  sehingga  laporan  menjadi  tidak akurat.
3. Pada  proses  pembuatan  laporan  membutuhkan  waktu  yang  realtif  lama  karena berkas  perlu  dicari  terlebih  dahulu,  diinput  ulang,  serta  diolah  kembali  menjadi format laporan.

## Pemecahan Masalah
Setelah  mengamati  dan  menganalisa  dari  beberapa  permasalahan  yang  dihadapi pada  sistem  yang  berjalan,  peneliti  mengusulkan  beberapa  alternatif  pemecahan  masalah, yaitu :
1. Untuk  mempermudah  proses  penginputan  berkas  arsip,  penulis  membuat  sebuah sistem yang terkomputerisasi
2. Membuat sistem yang terintegrasi dengan database, sehingga pengolahan datanya lebih akurat.
3. Aplikasi    yang  terintegrasi    dengan    database    maka    dalam  pembuatan  laporan bulanan tidak membutuhkan input data dari awal.

## Perancangan Sistem
Gambar 1 Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan Keterangan dari gambar di atas:
1. 1 (Satu) sistem yang meliputi seluruh kegiatan sistem arsip.
2. 3 (Tiga) aktor yang melakukan kegiatan diantaranya: admin,manager, dan karyawan.
3. 12 (Dua Belas) use case dan 12 (Dua Belas) include yang biasa dilakukan oleh aktor- aktor yaitu Login, Menu beranda, mengelola data user, mengelola data berkas, Input data berkas, Input data disposisi, cetak hasil laporan, edit hapus berkas, mencari data berkas, mencetak hasil laporan, menampilkan riwayat pengguna, logout.
Gambar 2 Activity Diagram yang Dirancang untuk Admin
Keterangan dari gambar di atas:
1. Initial Node untuk start dan untuk initial untuk end sistem.
2. 2 (Dua) Fork Node bertujuan untuk memecahkan action.
3. 8 (Delapan) Action State yang menjelaskan suatu kegiatan yaitu  Login, Masuk ke halaman utama, kelola data user, menambahkan Data user, kelola data berkas, edit dan update data berkas, Riwayat Pengguna, Melakukan Logout.
Gambar 3 Sequence Diagram Sistem yang Dirancang untuk Admin
Keterangan dari gambar di atas:
1. 1 (Satu) aktor di atas adalah : Admin.
2. 3 (Tiga) Boundary Lifeline, 1 (Satu) Control Lifeline, dan 1 (satu) Entity Lifeline yaitu Halaman Login, Halaman Utama, Control Data, Database, Halaman Logout.
3. 8 (Delapan) Massage yang merupakan urutan kegiatan sistem usulan pada admin yaitu input password, create user, insert data user, include data user, back halaman utama, create data berkas, include data berkas, logout.
Class Diagram Sistem Yang Diusulkan
Gambar 4 Class Diagram Keterangan gambar di atas: 1. Terdapat 4 (Empat) Class yaitu tabel user, surat_masuk, disposisi, log.
2. Terdapat 5 (Lima) Association , yaitu bertujuan untuk merelasikan atau menghubungkan antar class satu sama lain Implementasi Rancangan Program Tampilan Menu Login
Gambar 5 Tampilan Menu Login Berdasarkan  pada  gambar  diatas,  menjelaskan  tentang  tampilan  pada  menu  login yang dimana hanya terdapat 3 hak akses yaitu Admin, karyawan dan manajer.
Gambar  diatas  terdapat  kolom  Username,  Password  dan  Tombol  Login.  Pada  saat melakukan login masing-masing user dibedakan berdasarkan NIP jabatan pekerjaanya.

## Tampilan Menu Halaman Utama (Beranda)
Gambar 6 Tampilan Menu Halaman Utama (Beranda)
Keterangan  gambar  5  :  Sidebar  sebelah  kiri  terapat  beberapa  menu:  Beranda,  Surat Masuk,  Disposisi,  Profil,  Buat  Akun  dan  History.  Pada  halaman  adanya  logo  dari  PT.Duta Abadi  Primantara,  serta  terdapat  juga  keterangan  jumlah  banyaknya  dari  surat  dan  disposisi yang telah di input dan dilengkapi juga dengan fitur search engine yang memudahkan proses pada pencarian surat yang dibutuhkan.

## Tampilan Menu Surat Masuk
Gambar 7 Tampilan Menu Surat Masuk Keterangan gambar 6 :  Menjelaskan tentang tampilan pada menu surat masuk yaitu user  mengklik  button  menu  surat  masuk  yang  berada  di  sebelah  kiri.  Tampilan  surat  masuk ini  terdapat  beberapa  daftar  surat  masuk  yang  telah  diinput  berdasarkan  kode  arsip,  nomor surat, tanggal surat, pengirim, sifat surat, disposisi, perihal, diinput oleh dan tanggal inputnya.

## Tampilan Menu Disposisi
Gambar 8 Tampilan Menu Disposisi Keterangan  gambar  7  :  Gambar  di  atas  adalah  tampilan  pada  menu  disposisi.  User hanya  bisa  menginput  surat  masuk  yang  telah  didisposisikan  oleh  manajer  berdasarkan disposisi, kepada, catatan, lampiran file, serta tombol button “Simpan” dan ”Batal”.
Tampilan Tambah Surat Masuk
Gambar 9 Tampilan Tambah Surat Masuk Keterangan  gambar  8:  Gambar  di  atas    adalah  menjelaskan  tentang    tambah  surat masuk . User mengklik butto n “Tambah” pada halaman surat masuk sebelumnya, user akan masuk  ke  halaman  tampilan  tambah  surat  masuk  yang  berupa  kode  arsip,  no  surat,  tanggal surat,  pengirim,  sifat  surat,  disposisi,  perihal,  diinput  oleh,  tanggal  input,  lampiran  file  serta ada tombol button “simpan” dan “batal”.

## Tampilan Hasil Laporan
Gambar 10 Tampilan Hasil Laporan
Keterangan  gambar  9  :  Gambar  di  atas  menjelaskan  tentang  tampilan  hasil  laporan yang  dimana  laporan  tersebut  dapat  berfungsi  untuk  menunjukan  data  berkas  kepada manager. Dari laporan diatas dapat mengetahui waktu surat diinput dan nama penginput surat (User).

## Tampilan Menu Profil
Gambar 11 Tampilan Menu Profil
Keterangan gambar 10 : Gambar 10 di atas  menjelaskan tentang tampilan profil pada PT.  Duta  Abadi  Primantara,  gambari  ini  memuat  informasi  seputar  visi  &  misi  perusahaan serta  alamat  perusahaan,  berguna  untuk  memudahkan  pada  karyawan  baru  yang  ingin mengetahui profil perusahaan.

## Tampilan Menu Buat Akun
Gambar 12 Tampilan Buat Akun
Keterangan gambar 11: Gambar 11 di atas  menjelaskan tentang tampilan pembuatan akun  yang  dimana  pembuatan  akun  baru  yang  dibuat  oleh  admin  pada  karyawan  baru  serta dapat  menghapus  akun  pada  akun  yang  sudah  tidak  terpakai  agar  tidak  dapat  di  salah gunakan oleh pihak yang tidak m
Gambar 13 Tampilan Menu Histori Keterangan  gambar  12  :  Gambar  12  di  atas  menjelaskan  tentang  tampilan  menu histori  yang  dimana  terdapat  laporan  riwayat  pengguna  yang  akses  atau  input  pada  E- ARSIP tersebut.

## 4. KESIMPULAN
Kesimpulan dari penelitian yang dilakukan adalah :
1. Sistem  arsip  bersifat  semi  komputerisasi  yaitu  diinput  ke  dalam  Ms.Excel yang  sebelumnya  masih  dicatat  dibuku  agenda  secara  manual.  Banyak kendala  yang  dihadapi  pada  sistem  ini  yaitu  penomoran  yang  masih  manual dalam mengisi laporan, sering terjadi redudansi data ataupun ada nomor yang tertumpuk.  Berkas  yang  diperlukan  harus  dicari  satu  per  satu,  karena  tidak dapat  menarik  data  yang  telah  diinput  secara  lebih  spesifik.  Sehingga terdapat hambatan dalam  membutuhkan informasi berkas karena tidak dapat mencari data secara cepat,tepat dan akurat.
2. Ruang  penyimpanan  yang  belum  terjamin  sehingga  sulit  dalam  menemukan berkas  serta  masih  sering  terjadinya  kehilangan  data.  Pengarsipan  berkas belum  terintegrasi  dengan  sistem  komputer,    surat  masuk  dan  keluar  masih disimpan  di  rak-rak/lemari  menjadi  tertumpuk  menyebabkan  pencarian menjadi  lama  serta  belum  adanya  klasifikasi  surat  berdasarkan  nomor, perihal dan jenis surat. Hal tersebut perlu diklasifikasikan karena berdampak dalam pencarian berkas.
3. Belum  adanya  pengelolaan  manajemen  berkas  dan  pengarsipan  yang terintegrasi  dengan  sistem  seperti  sistem  berbasis  web,  dimana  berkas disimpan  dalam  bentuk  fisik  yang  menyebabkan  kurang  aman  dalam penyimpanan  berkas  tersebut,  sehingga  dapat  menyebabkan  kehilangan berkas,  sehingga harus dicari satu-persatu saat dibutuhkan.

## 5. SARAN
Adapun saran-saran untuk penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Perlu  adanya  sebuah  sistem  informasi  berbasis  komputer  agar  dapat membantu pekerjaan manager serta karyawan dalam menghasilkan informasi yang  tepat,  cepat,  akurat,  sehingga  dapat  berguna  untuk  pengambilan
keputusan.  Data  berkas  sebaiknya  dapat  terintegrasi  dengan  baik  sehingga dapat  dengan  mudah  jika  melakukan  pemilihan  dan  pencarian  terhadap  data yang diperlukan.
2. Dalam  penginputan  data  berkas  harus  diklasifikasikan  berdasarkan  nomor urut  dan  jenis  surat,  karena  berpengaruh  terhadap  proses  pencarian  berkas sehingga dapat  membedakan berkas berkas yang ada.
3. Berkas  sebaiknya  disimpan  dalam  suatu  sistem  untuk  memudahkan  dalam pencarian  saat  dibutuhkan,  begitu  juga  dengan  riwayat  berkas  sebaiknya  di input dalam sistem seperti nomor surat, perihal dan tanggal surat. Dengan hal tersebut  dibutuhkan  sistem  keamanan  data  yang  dapat  diperbarui  agar database yang sudah terintegrasi dapat diakses lebih efektif serta akurat.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Aris  Aris.    2016.Aplikasi  Sistem  Informasi  Simpan  Pinjam  Pada  Koperasi Usaha  Bersama  Syariah  At-Tahwil  Kota  Tangerang.  Yogyakarta  :  Jurnal Nasional Semnas Teknomedia, Vol. 4, No. 1- Februari 2016
[2] Muslihudin,  Muhamad.,  Dan  Oktaviano.  2016.  Analisis  Dan  Perancangan Sistem Informasi Menggunakan Model Terstruktur Dan Uml . Yogyakarta: Andi.
[3] Tyoso,  Jaluanto  Sunu  Punjul.  2016.  Sistem  Informasi  Manajemen. Yogyakarta : Deepublish.
[4] Maimunah. David Ericson Manalu. Dian Budi Kusuma. 2017. Perancangan Prototype  Visual  pada  Bagian  Desain  Sebagai  Media  Informasi  dan Promosi  pada  PT.Sulindafin.  Seminar  Nasional  Teknologi  Informasi  dan Multimedia 2017 ISSN: 2302-3805.
[5] Mulyani, 2017. Metode Analisis dan Perancangan Sistem. Bandung: ABDI SISTEMATIKA.
[6] Latif  Fauziah,  Aditya  Wirangga  Pratama.  2015.  Perancangan  Sistem Informasi  Manajemen  Arsip  Elektronik  (E-Arsip)  Berbasis  Microsoft Access  Pada  Pt.  Hi-Test.  Jurnal  Akuntansi,  Ekonomi  dan  Manajemen Bisnis. Batam: Politeknik Negeri Batam (vol. 3, no. 1, 2015, 21-31, 19 Juni 2015) ISSN: 2337-7887.