SISTEM PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI INFORMASI PENGARSIPAN PADA KEMENTRIAN PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA
Rizki Ridwan
Program Studi Teknik Informatika,Universtas Indrapasta Jl.Raya Tengah,kelurahan Gedong,Pasar Rebo,Jakarta Timur
Email : rizki8992@gmail.com

## Abstrak
Sistem  perancangan  informasi  yang  akurat  baik  dalam    instansi  pemerintah  maupun  biro  swasta lainnya  begitu  pula  halnya  pada  Kementrian  Perdagangan  Republik  Indonesia  yang  merupakan salah    satu  instansi  pemerintah  yang  tidak    lepas  dari  sistem  pengarsipan  yang  baik  dalam  suatu instalasi atau organisasi merupakan bukti dan segala kegiatan dalam transaksi yang terjadi di setiap perusahaan  harus  teliti  dan  serius  dalam  melaksanakan  penyimpanan  arsip,  hal  ini  dipergunakan untuk  mempermudah  pekerjaan  perusahaan  tersebut.  Tujuan  penelitian  merancang  sistem pengolahan  data-data  yang  ada  di  lingkungan  Kementrian  Perdagangan  Republik  Indonesia  dan untuk  mengetahui  kendala  apa  yang  dihadapi  dalam  penerapan  sistem  tersebut.Metode  yang dilakukan  adalah  metode  grounded  ( grounded  research )  melihat  langsung  terhadap  penerapan sistem kearsipan di Kementrian Perdagangan Republik  Indonesia dengan membuat suatu  aplikasi desktop menggunakan pemrograman Delphi dan MySQL sebagai interface yang mudah dipahami dan  mudah  digunakan  oleh  para  pelaksana  adminsistrasi  pengarsipan  pada  Kementerian Perdagangan  Republik  Indonesia  dengan  hasil  bahwa  penerapan  sistem  pengarsipan  aplikasi desktop  dengan  fasilitas-fasilitas  yang  terdapat  di  dalam  sistem  tersebut  dapat  memudahkan  user atau pengguna dapat dipakai dengan mudah sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Kata Kunci: Sistem, Perancangan, Implementasi, Arsip, Delphi, MySQL

## Abstract
System design of accurate information in either government agencies or other private operators as well  as  it  does  on  the  Ministry  of  Trade  of  the  Republic  of  Indonesia  which  was  one  of  the Government agencies of a good filing system in an installation or organization is the proof and all activities  within  a  transaction  that  occurs  at  every  company  should  be  thorough  and  serious  in carrying  out  the  archival  storage,  it  is  used  to  facilitate  the  work  of  the  company. The  aim  of research to d esigning data processing system within the Ministry of Trade of the Republic of Indonesia and to find out what constraints faced in the implementation of the system . The method does  is grounded methods (grounded research) look  directly towards the  application of the system of archives at the Ministry of Trade of the Republic of Indonesia by making a desktop application used Delphi and MySQL as a programming interface that was  easy to understand and easy To use by implementing the adminsistrasi archiving on Kementrerian Trade of The Republic of Indonesia with the result that the application of a retention system desktop application with facilities  that were  in the system can allow  a  user or  users can  be  used easily in  accordance with user needs.
Keywords: Design, Implementation, System, Archive, Delphi, MySQL

## PENDAHULUAN
Pengarsipan  adalah   setiap  catatan baik dalam    bentuk    gambar    ataupun  bagan yang    memuat    keterangan-keterangan mengenai    subjek    pokok    persoalan ataupun  peristiwa  yang  dibuat  orang untuk  membantu  daya  ingat  demi keperluan  organisasi  yang   otentik   dari data  tersebut. Salah satu bagian dari sistem perancangan  pengarsipan  yang  penting adalah  sumber  daya  manusia  (SDM),  karena sumber  daya  manusia  merupakan  aset  yang sangat  berharga  bagi  organisasi.  Dari beberapa  latar  belakang  diatas  maka  dapat disimpulkan bahwa suatu sistem
perancangan  pengarsipan  adalah  kumpulan dari beberapa unsur yang saling bekerja sama sesuai  dengan  fungsinya  masing-masing untuk  mencapai  satu  fungsi  dan  tujuan tertentu.

## Landasan Teori Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem yaitu yang menekankan  pada  prosedurnya  dan  yang menekankan pada komponen atau
elemennya.  Pendekatan  sistem  yang  lebih menekankan pada prosedurnya
mendefinisikan  sistem.  Menurut  para  ahli  ( L.ackop ) dalam tulisannya di
http://febriani.staff.gunadarma.ac.id./…/Pen gertian+Sistem+%26+Analisis + Sistem.pdf menjelaskan  bahwa  sistem  adalah  setiap kesatuan  secara  konseptual  atau  fisik  yang terdiri  dari  bagian-bagian  dalam  keadaan saling tergantung satu sama yang lainnya. Sedangkan  pendekatan  sistem  yang  lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem  adalah kumpulan dari elemen-elemen  yang  berinteraksi  untuk mencapai tujuan.
Perancangan Sistem
Untuk Pembuatan Sistem Informasi
dibutuhkan adanya perancangan  tentang  apa yang  akan  dibuat  dan  apa  yang  akan dihasilkan. Dengan adanya suatu rancangan,
maka kita akan tahu kemana tujuan kita.
Menurut (AL-Bahra Bin Ladjamudin , 2005:39),  perancangan  adalah sebagai      berikut:  Perancangan  ( design ) memiliki  tujuan  untuk  mendesain  sistem baru  yang  dapat  menyelesaikan  masalah- masalah  yang  dihadapi      perusahaan      yang diperoleh   dari   pemilihan alternatif sistem yang terbaik. (Kusrini. 2007)

## Proses Analisis
DAD  adalah  suatu  diagram  yang memperlihatkan  aliran  data  dari  objek sumber  atau  nilai  masukan  melewati suatu  proses  yang  kemudian  diubah menjadi  suatu  nilai  keluaran  maupun disimpan  dalam  tempat  penyimpanan sementara.

## Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD  atau  Entity  Relationship  Diagram merupakan  model  jaringan  merupakan model  jaringan  yang  menggunakan susunan  data  yang  disimpan  dalam sistem  secara  abstrak  yang  menekankan pada  struktur  dan  relationship  data, biasanya  digunakan  oleh  profesional sistem  untuk  berkomunikasi  dengan pemakai  eksekutif  tingkat  tinggi  dalam perusahaan  yang  tidak  tertarik  pada pelaksanaan operasi sistem sehari-hari.

## Borland Delphi 7
Borland Delphi merupakan bahasa pemrograman berbasis windows. Borland
Delphi  merupakan  pilihan  bagi  sebagian programmer  untuk  membuat  aplikasi, Sehingga  lebih  mudah  untuk  digunakan. ( Andi.2004),  (Ciang  Davit  2004),(  Markus Teddy. 2005) ,(Madcoms, 2003)

## Masalah
Masalah  yang  dapat  diidentifikasikan  pada proses  pengolahan  data  pada  Kementrian Perdangan antara lain :
1. Sering  terjadi  kesalahan  pada  proses pengecekan data dan pengarsipan data.
2. Kurang maksimal pada proses pencatatan .
3. Masih  menggunakan  sistem  manual (masih menggunakan tulis tangan).

## Pemecahan Masalah
Berdasarkan  identifikasi  masalah  belum tercapainya  efisiensi  dan  efektivitas  sistem yang sudah ada sebelumnya, maka dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana mengembangkan sistem pengarsipan  yang  mampu  memberikan informasi  yang  akurat  dan  mudah dipahami oleh  staf karyawan ?
2. Bagaimana  mengolah  SDM  yang  baik terutama  berkaitan  dengan  SDM  intern dan SDM  ekstern?
3. Bagaimana  sistem  pengarsipan  yang berjalan pada Kementerian Perdagangan Republik Indonesia?

## Tujuan Penelitian
Merancang  sistem  pengolahan  data-data yang ada di lingkungan Kementrian Perdagangan  Republik  Indonesia  dan  untuk mengetahui  kendala  apa  yang  dihadapi dalam penerapan sistem tersebut.

## METODE PENELITIAN
Metodelogi penelitian yang digunakan penulis  adalah  metode grounded  research yaitu  suatu  metode  penelitian  berdasarkan pada  fakta  dan  menggunakan  analisis perbandingan  dengan  tujuan  mengadakan generalisasi  empiris,  menetapkan  konsep, membuktikan  teori,  mengembangkan  teori, pengumpulan  dan  analisis  data  dalam  waktu yang  bersamaan.  Dalam  riset  ini  data merupakan sumber teori atau teori berdasarkan  data.  Penulis  bukan  hanya mencari dan mengumpulkan data, tetapi juga langsung melakukan klasifikasi terhadap data tersebut,  mengolah  dan  menganalisa  data, membangun  hipotesis  menjadi  teori  serta menulis draft kasar laporannya dari waktu ke waktu. Langkah-langkah pokok yang digunakan pada metode ini yaitu menentukan masalah yang ingin
diselidiki, mengumpulkan data atau informasi yang ada dilapangan,  menganalisis  dan  menjelaskan masalah  yang  ditemukan  serta  mebuat laporan hasil penelitian.

## Sumber Data Studi Kepustakaan
Pengumpulan  data  dan  informasi  dari kutipan-kutipan buku-buku, peraturan perundang-undangan,  serta  hasil laporan dan bahan  lainnya  yang  berkaitan  dengan penelitian  ini.  Dari  bahan-bahan  tersebut diambil  teori-teori  yang  dapat  dijadikan landasan untuk menganalisa masalah yang
ditemukan dalam penelitian.

## Studi lapangan
Penulis  melakukan  untuk  melihat  langsung terhadap  penerapan  sistem  kearsipan  di Kementrian Perdagangan Republik Indonesia. Data  dan  informasi  yang  diperoleh  untuk menguatkan  penelitian  ini  diambil  dari  satu sumber  yaitu  sumber  data  sekunder  yang merupakan data pendukung untuk melengkapi  data  yang  diperoleh  melalui tanya jawab langsung atau dokumen.

## Langkah-langkah Perancangan Sistem
Analisa Kebutuhan Analisa kebutuhan berguna untuk mendapatkan data-data yang akan digunakan  sebagai  masukkan  dari  suatu sistem  dan  untuk  memperoleh  data  yang berhubungan  dengan  penelitian  ini. Proses  perancangan  sistem  kearsipan dimulai dari memahami pengguna.

## Perancangan Sistem
Perancangan sistem bertujuan untuk merancang  sistem  yang  akan  dibuat  agar dapat  diimplementasikan  dengan  kebutuhan pengguna.  Langkah-langkah  yang  dilakukan dalam  perancangan  sistem  kearsipan  ini adalah:

## Merancang Database
Dalam merancang sistem database digunakan untuk  menyimpan  data-data  yang  telah diinput  atau  masukkan.  Tahapan  yang dilakukan  dalam  merancang  suatu  database adalah:
1.  Membuat  tabel-tabel  data  beserta primary key -nya
2. Menentukan relationship dari setiap tabel
3. Membuat query 4.  Membuat report yang  digunakan  untuk
menampilkan hasil output sebelum
dicetak
5.  Membuat  normalisasi  bila  terdapat  tabel data yang unnormal.

## Merancang antarmuka
Dalam  merancang  antarmuka  atau  tampilan ada  beberapa  hal  yang  harus  diperhatikan oleh perancang tampilan:
1. Harus memiliki jiwa seni
2. Mengerti selera pengguna secara umum
3.  Melakukan  dokumentasi  rancangan  agar rancangan dapat diubah dengan cara:
a. membuat sketsa pada kertas,
b. menggunakan peranti prototype , c. penjelasan keterkaitan jendela satu dengan yang  lainnya,  dan  menggunakan  peranti bantu.

## Implementasi dan Pengkodean
Implementasi
atau
pengkodean merupakan
proses menterjemahkan dokumen hasil desain menjadi baris-baris perintah  bahasa  pemograman  komputer. Semakin  baik  hasil  analisis  dan  desain yang dilakukan, maka proses pengkodean ini akan lebih mudah dilakukan.

## Pengujian
Pengujian  merupakan  proses  untuk memastikan  apakah  semua  fungsi  sistem bekerja dengan baik, dan mencari apakah masih  ada  kesalahan  pada  sistem. Pengujian sangat penting untuk dilakukan  untuk  menjamin  kualitas software, dan  juga  menjadi  peninjauan terakhir  terhadap  spesifikasi,    disain  dan pengkodean.
Mengambil Keputusan
a. Apakah fungsi yang terdapat pada aplikasi sistem    sudah  dapat  berfungsi  sebagai  mana yang dimaksud.
b.  Apakah  aplikasi  yang  dibuat  sudah  dapat memenuhi  kebutuhan  untuk  suatu  proses sistem kearsipan data.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Diagram Konteks Pegawai Direktur Kurir Bagian penerimaansurat Sistem Informasi Pengarsipan Kementrian Perdagangan RI Data arsip non surat Input data arsip srt masuk Tanda Terima Srt masuk Tanda terima non srt Tanda Terima peminjam arsip Data srt keluar Data peminjam arsip Input peminjam Lap.dokumen Lap.Surat Masuk M e n e r im a s u r a t k e lu a r L a p .p e n g ir im a n s u r a t k e lu a r Lap.pengiriman surat masuk Lap.pengiriman surat keluar Lap.peminjam Lap.dokumen
Diagram Nol
Bagian penerimaan surat 1.0 Pendataan arsip surat masuk pegawai Input data surat masuk Tanda terima surat 2.0 Pendataan arsip surat Input data arsip Tanda terima dok 3.0 Pendataan arsip surat keluar Input data surat keluar 4.0 Pinjam arsip Input data peminjam arsip pegawai Tanda terima peminjam Input status pengembalian Tanda terima pengembalian Direktur P e m b u a ta n d is p o s is i U p d a te d a ta s u ra t m a s u k Kurir Input status peminjam Tanda tarima surat Surat masuk Dokumen Surat keluar Pinjam 5.0 Laporan Lap.peminjam Lap.surat keluar Lap.surat masuk Lap.dokumen Diagram ERD Data- data surat No_surat Tanggal No_agenda Asal_surat Tahun Prihal Tembusan Tgl_terima Isi_surat Tujuan Bulan Memiliki Bagian Penerimaan surat Data surat baru Nip Alamat No_tlv Jabatan nama No_surat No_agenda Tgl_terima Isi_surat Tahun Tujuan Bulan Tanggal Prihal Asal_surat Mengajukan Update Data-dat surat baru Pegawai Membuat Laporan Untuk Direktur Kurir 1 M 1 1 M M 1 1 1 1 1 1 Isi_dokumen Nip Alamat No_tlv Jabatan nama 1 M Nip Alamat No_tlv Jabatan nama 1 M
Rancangan Tampilan Layar
Rancangan  ini  terdapat  pada  awal program.  Menu  login  digunakan  sebagai kata  kunci  sebelum  kita  memasuki program utama. Agar tidak sembarangan orang  dapat  mengakses  program  ini. Sehingga  kerahasiaannya  tetap  terjaga dengan  baik.  Apabila  pengguna  dapat memasukkan  nama  pengguna  dan  kata kunci  dengan  tepat,  maka  menu  utama akan  tampil  dan  program  siap  untuk dijalankan.
Rancangan tampilan diatas merupakan rancangan  tampilan  untuk  menu  input  data peminjam  arsip.  Pada  menu  ini    terdapat Input  Data  peminjam  arsip  apabila  admin selesai  menginput  dapat  di  save  dan  dapat mengedit  mengapus  apabila  admin  salah menginput  data  peminjam  arsip,  dan  menu close keluar dari menu Data peminjam arsip.
Pada  rancangan  tampilan  menu  ubah password  ini  berfungsi  sebagai  Mengganti password  apabila  seseorang  yang  ada  yang mengetahui  password  tersebut  sehingga admin bisa merubah dengan sesuka hati.
Pada  rancangan  tampilan  menu  laporan  data arsip  ini  berfungsi  untuk  sebagai  melihat semua laporan data peminjam arsip dikementrian perdagangan Republik Indonesia.
Pada  rancangan  tampilan  menu  laporan dokumen  ini  berfungsiuntuk  sebagai  melihat semua  laporan  dokumen  pada  kementrian perdagangan Republik Indonesia.

## SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil dari penelitian ini adalah : 1.Pada  sistem  ini  semua  data  pengarsipan surat  tersimpan  dalam  suatu database . Sehingga  memudahkan  pegawai  dalam pengelolaan data dan jika sewaktu diperlukan  informasi  dari  data-data  arsip tersebut dapat dengan cepat diperoleh. 2.  Mekanisme  pengolahan  data  pada  sistem ini  adalah  user  atau  pengguna  menginput data  pegawai  yang  memiliki  data-data surat,  dan  pencarian  kedalam  database menggunakan  form  inputan  yang  telah dirancang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
3.  Ketika  user  menerima  permintaan  input data surat maka user dapat membuka menu untuk  menginput  dan  mengecek  data-data surat  yaitu  nomor  agenda  ,  nomor  surat, tangaal  terima  surat,  asal  surat,  isi  surat, prihal yang sesuai dengan permintaan. 4.Fasilitas-fasilitas yang terdapat pada sistem ini  cukup  banyak  dan user  friendly sehingga  memudahkan  pengguna  dalam menggunakannya.  Penulis  berharap  sistem yang  dirancang  ini  dapat  memberikan kemudahan-kemudahan dan dapat memberikan  informasi  yang  cepat  dan akurat  dalam  hal  penyimpanan  dan pengolahan data-data surat pada Kementerian Perdagangan Republik Indonesia.

## Saran
Untuk penyempurnaan  sistem informasi data pengarsipan  surat  yang  dirancang  penulis memberikan saran, yaitu: 1.Sebelum sistem baru dilaksanakan, sebaiknya seluruh pihak yang terkait dalam sistem  harus  diberikan  penjelasan  dengan baik terlebih dahulu mengenai proses kerja sistem  yang  akan  diterapkan  sehingga tidak  terjadi  kekeliruan.  Serta  perlu dilakukan  pelatihan  penggunaan  sistem tersebut  terhadap  personil  yang  terlibat dalam  sistem  ini  agar  mereka  dapat mengetahui  dan  memahami  cara  kerja sistem yang baru.
2.  Karena  sistem  informasi  ini  merupakan sistem  informasi  yang  pertama  kali  dibuat maka penulis menyarankan agar
menggunakan bahasa pemrograman Borland  Delphi  7  dengan  database  MySql agar memudahkan user dalam penggunaannya.
3.Agar pengguna tidak bosan dalam
menggunakan  sistem  ini  maka  diperlukan tampilan  atau  interface  yang  mudah dipahami dan lebih menarik sehingga tidak terlihat monoton.

## DAFTAR PUSTAKA
Al - Bahra bin Ladjamudin . 2005. Analisis dan  Desain  Sistem  Informasi. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid  1.  Jakarta  :  PT.  Indeks Kelompok Gramedia.
Andi.2004.Pemprograman Berorentasi Objek Menggunakan Delphi, Penerbit Andi Yogyakarta.
Ciang Davit 2004. Cara Mudah Pemprograman  Database  Delphi  7 Menggunakan Class Generator,
Penerbit  Jakarta  :  PT  Elex  Media
Kompotido.
Febrian  Jack.  2004.  Pengetahuan  Komputer dan  Teknologi  Informasi.  Bandung: Informatika. http://febriani.staff.gunadarma.ac.id. /…/Pengertian+Sistem+%26+Analis is + Sistem.pdf
Markus  Teddy.  2005  Program  Delphi
Dengan AdoExpres,Penerbit Informatika. Madcoms, 2003. Pemrograman Borland
Delphi 7, Penerbit Andi Yogyakarta.
Kusrini.  2007.  Strategi  Perancangan  dan Pengilahan  Basis  Data.      Penerbit Yogyakarta: Andi.