http://ejournal.poltekkes-smg.ac.id/ojs/index.php/link
PELATIHAN MIGRASI DATA REKAM MEDIS MANUAL KE ELEKTRONIK
Kori Puspita Ningsih 1) ; Endang Purwanti 2) ; Imaniar Sevtiyani 3) ; Sugeng Santoso 4) ; Muhammad Rifqi Ma’Arif 5)
1-4) Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan;Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta; Jl.Brawijaya Ringroad Barat, Ambarketawang, Gamping, Sleman, DIY
5) Program Studi Teknik Industri; Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta; Jl.Brawijaya Ringroad Barat, Ambarketawang, Gamping, Sleman, DIY

## Abstrak
Proses  migrasi  rekam  medis  manual  (kertas)  ke  elektronik,  yaitu  serangkaian  proses  dimulai  dari pengenalan rekam medis elektronik berikut manfaatnya, menyediakan semua yang diperlukan untuk penerapan  sistem  dan  pelatihan  penggunaan  rekam  medis  elektronik  oleh  pengguna,  diperlukan untuk mendukung penerapan RME. RSUD Wates sedang mengembangkan Rekam medis Elektronik (RME) dan rencana akan mengimplementasikan RME pada tahun 2022. Tujuan dari kegiatan PKM ini adalah  memberikan  penyuluhan  langkah-langkah  kegiatan  migrasi  data  rekam  medis  manual  ke elektronik  dan  demonstrasi  cara  melakukan  alih  media  kepada  instalasi  rekam  medis,  koordinator filing  dan  staff  rekam  medis  RSUD  Wates.  Metode  PKM  menggunakan  Pendidikan  masyarakat melakui  kegiatan  penyuluhan  dan  demonstrasi  cara  melakukan  alih  media  menggunakan  mesin scanner.  Kegiatan  PKM  berjalan  dengan  lancar.  Setelah  dilaksanakan  kegiatan  PKM,  RSUD  Wates berencana melakukan proses migrasi data rekam medis manual menjadi elektronik secara bertahap, sesuai  kunjungan  pasien.  Pada  akhir  sesi  tim  PKM  menyerahkan  hibah  printer  scanner  untuk mendukung kegiatan alih media rekam medis.
Kata kunci : rekam medis; migrasi data; RME; digitalisasi; alih media

## Abstract
[MANUAL  TO  ELECTRONIC  MEDICAL  DATA  MIGRATION  TRAINING] A  manual  (paper) migration process for electronic medical records is required, with a series of processes starting from introducing the following electronic medical records, to support the implementation of RME. Benefits, providing  everything  needed  for  system  implementation  and  user  training  on  electronic  medical records.  Wates  Hospital  is  currently  developing  Electronic  Medical  Records  (RME)  and  plans  to implement RME in 2022. The purpose of this community service activity is to provide counseling on steps for manual to electronic medical record data migration and demonstrations on how to transfer media to medical record installations, filing coordinators, and medical record staff at Wates Hospital. The  community  service  method  uses  community  education  through  outreach  activities  and demonstrations  on  transferring  media  using  a  scanner  machine.  Community  service  activities  run smoothly. After implementing community service activities, Wates Hospital plans to gradually migrate manual medical record data to electronic data, according to patient visits. At the end of the session, the community service team handed over a printer scanner grant to support the transfer of medical record media.
Keywords: Medical record; data migraton; EMR; digitalitation; transfer media

## 1. Pendahuluan
Perkembangan  teknologi  informasi  dalam bidang  pelayanan  kesehatan,  khususnya  rumah sakit memberikan dampak yang positif (Jinan &
Permatasari,  2019).  Dengan  adanya  dukungan teknologi  informasi  mampu  memudahkan  dan mempercepat  dalam  proses  pengumpulan, pengolahan  dan  penyajian  data  sehingga informasi  yang  dihasilkan  lebih  cepat,  lengkap dan akurat (K. P. etall Ningsih, 2019).
Salah  satu  contoh  pemanfatan  tekonologi
*) Correspondence Author (Kori Puspita Ningsih) E-mail: puspitakori@gmail.com
informasi di pelayanan kesehatan adalah Rekam Medis  Elektronik  (RME).  Hasil systematic  review yang dilakukan oleh (Holroyd-Leduc et al., 2011) menunjukkan  bahwa  RME  tidak  hanya  untuk sistem  pendukung  keputusan  klinis  tetapi  juga memberikan dampak signifikan pada penghematan  waktu,  biaya,  pengarsipan,  dan produktivitas.
Dalam  perkembangannya,  beberapa  negara telah  berhasil  menerapkan  program  untuk mempromosikan  penggunaan  RME  di  fasilitas pelayanan  kesehatan  primer  dengan  adanya dukungan financial dari pemerintah (Bates DW., 2010).  Meskipun  demikian,  masih  ada  beberapa negara  yang  mengalami  hambatan  dalam pengembangan RME dari segi biaya. Akan tetapi, apabila  dianalisis  secara  lebih  mendalam  maka manfaat  dari  penggunaan  RME  lebih  besar  dari biaya yang diinvestasikan (Wang et al., 2002).
Kegiatan  penting  yang  perlu  dipersiapkan oleh  rumah  sakit  sebelum  menerapkan  RME adalah  melakukan  proses  migrasi  rekam  medis kertas  ke  elektronik.  Hal  ini  dapat  dimulai dengan  pengenalan  RME  beserta  manfaatnya, menyediakan sarana prasarana  yang diperlukan untuk  penerapan sistem  dan  pelatihan penggunaan  aplikasi  RME  kepada user .  Hal  ini seperti  penelitian  yang  telah  dilakukan  oleh (Walls,  2011)  tentang  migrasi  ke  sistem  baru berbasis open source di perpustakaan kesehatan California, USA yang memprioritaskan pelatihan selama  satu  minggu  kepada  staf  yang  akan menggunakan  sistem.  Selanjutnya  pada  saat implementasi  awal  penggunaan  RME  maka rekam  medis  kertas  masih  digunakan  dalam kegiatan pelayanan, sehingga dapat dibandingkan  manfaat  dan  tantangannya (Zandieh et al., 2008)
RSUD  Wates  saat  ini  masih  menggunakan rekam medis manual ( paper based ) sehingga butuh waktu lama untuk menyediakan kembali rekam medis (retrieval). Selain itu, berkas rekam medis sering  tidak  ditemukan  di  ruang  filing  karena berkas terselip di rak yang lain. Untuk mengatasi hal tersebut maka pencatatan medis menggunakan rekam medis rawat jalan lanjutan. Hal  ini  tentunya  menggambarkan  masalah ketidaksinambungan  informasi  rekam  medis. Kondisi  ruang  penyimpanan  rekam  medis  juga sangat penuh. Oleh karena RSUD Wates sedang mengembangkan  RME  dan  rencana  akan mengimpelementasikan  RME  pada  tahun  2022. Pengembangan  RME  tersebut  dilakukan  guna mendukung pencatatan medis dan meningkatkan kecepatan pelayanan. Penyelenggaraan
pelayanan  medis  berbasis  bukti,  mereduksi kesalahan  medis    menghasilkan  pelayanan klinis yang bermutu (Song PH, McAlearney AS, Robbins J, 2011).
Kegiatan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat (PKM) ini merupakan kegiatan berkelanjutan dari kegiatan pengabdian sebelumnya terkait
“ Pendampingan
Kesiapan Pengembangan Rekam  Medis  Elektronik ” yang  dilaksanakan oleh  tim  PKM  Prodi  RMIK  (D-3)  Fakultas Kesehatan  Universitas  Jenderal  Achmad  Yani Yogyakarta  bekerjasama  dengan  Prodi  Sarjana Terapan  MIK  Sekolah  Vokasi  UGM  pada  bulan Juli-Sept  2021.  Dari  hasil  kegiatan  PKM sebelumnya  diketahui  bahwa  dalam  proses pengembangan  RME,    RSUD  Wates  masih membutuhkan  pendampingan  cara  melakukan migrasi data rekam medis manual ke elektronik. Hal inilah yang memicu tim PKM Prodi RMIK (D- 3)  Fakultas  Kesehatan  Universitas  Jenderal Achmad  Yani  Yogyakarta  untuk  melanjutkan kegiatan PKM terkait urgency migrasi data rekam medis manual ke elektronik di RSUD Wates.
Kegiatan  PKM  ini  bertujuan  untuk memberikan  penyuluhan  terkait  langkah- langkah  migrasi  data  rekam  media  manual  ke penerapan  rekam  medis  elektronik.  Dengan adanya peningkatan pengetahuan dan pemahaman tersebut diharapkan dapat memberikan  gambaran  terkait  hal  yang  perlu menjadikan perhatikan apabila RSUD Wates akan mengimpelementasikan  RME,  khususnya  dalam menjamin kesinambungan riwayat rekam medis pasien  pada  proses  migrasi  data  rekam  medis medis manual ke elektronik.

## 2. Metode
Metode  kegiatan  PKM  menggunakan pendekatan:
a. Pendidikan masyarakat Tim  PKM  menggunakan  metode  pendidikan masyarakat  melalui  kegiatan  penyuluhan yang bertujuan untuk meningkatkan pemahaman  dan  pengetahuan  masyarakat tentang migrasi data rekam medis manual ke elektronik di RSUD Wates.
b. Pelatihan Tim  PKM  menggunakan  metode  pelatihan melalui  kegiatan  demonstrasi  untuk  melatih mengoperasionalkan peralatan yang dihibahkan kepada RSUD Wates, yaitu berupa printer  scanner yang  dapat  digunakan  untuk alih media rekam medis kertas ke elektronik. Kegiatan PKM dilaksanakan di RSUD Wates, yang beralamat di Jalan Tentara Pelajar Km. 1 No.
5,  Area  Sawah,  Beji,  Wates,  Kabupaten  Kulon Progo,  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  55651. Kegiatan  PKM  ini  melibatkan  kepala  instalasi rekam  medis,  koordinator  filing  dan  petugas rekam medis yang berjumlah sekitar 10 orang.
Pelaksanaan  pengabdian  ini  merupakan bentuk  implementasi  kerjasama  tridharma perguruan tinggi, khususnya bidang pengabdian masyarakat  antara  Prodi  Rekam  Medis  dan Informasi  Kesehatan  (D-3)  Fakultas  Kesehatan Universitas  Jenderal  Achmad  Yani  Yogyakarta dengan  RSUD  Wates.  Kegiatan  PKM  ini dilaksanakan dalam kurun waktu dua bulan dari bulan  November-Desember  2021.  Berikut kegiatan pada PKM ini:
a. Tahap persiapan Tim PKM Prodi Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan (D-3) Fakultas Kesehatan Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta  merumuskan  masalah  dan kebutuhan  tindaklanjut  dari  kegiatan  PKM yang dilaksanakan sebelumnya bersama Prodi Sarjana  Terapan  MIK  Sekolah  Vokasi  UGM pada  bulan  Juli-Sept  2021.  Selanjutnya  tim menyusun  proposal  Pengabdian  Kepada Masyarakat dan ijin kegiatan PKM.
b. Tahap pelaksanaan Berikut  rangkaian  kegiatan  pada  tahap pelaksanaan:
1) Kegiatan  penyuluhan  dengan  materi migrasi  data  rekam  medis  yang disampaikan oleh anggota Tim PKM.
2) Kegiatan  dilanjutkan  dengan  demontrasi untuk melatih mengoperasionalkan peralatan yang dihibahkan kepada RSUD Wates, yaitu berupa printer scanner .
3) Guna  meningkatkan  keaktifan  saat diskusi  berlangsung,  maka  tim  PKM memberikan souvenir kepada peserta.
4) Hibah printer  scanner diberikan  untuk kegiatan alih media rekam medis kertas ke elektronik guna mendukung keberhasilan migrasi data.
c. Tahap akhir
Kegiatan  yang  dilakukan  pada  tahap  akhir dilakukan  evaluasi  pemahaman  migrasi  data rekam medis.
Bahan  yang  digunakan  pada  kegiatan pengabdian  kepada  masyarakat  ini  adalah handout materi  migrasi  data  rekam  medis, komputer dan scanner . Alat yang digunakan pada kegiatan  PKM  ini  adalah  laptop,  LCD,  kamera, video, dan sound system .

## 3. Hasil dan Pembahasan
Secara  keseluruhan,  kegiatan  pengabdian masyarakat  ini  berjalan  dengan  lancar.  Sasaran kegiatan  pengabdian  ini  adalah  Kepala  instalasi Rekam  Medis,  penangungjawab  filing  dan  staff rekam medis di RSUD Wates yang berjumlah 10 peserta (gambar 1).

## Gambar 1 . Peserta PKM
Kepala  instalasi  rekam  medis  dan  staff rekam  medis  RSUD  Wates  dalam  rangkaian kegiatan  PKM  dengan  sangat  baik,  ramah,  dan bekerjasama. Antusiasme dari peserta juga cukup baik, hal ini bisa terlihat mulai dari awal kegiatan sampai  rangkaian  kegiatan  selesai.  Sambutan Kepala Instalasi Rekam Medis RSUD Wates yang menyampaikan latarbelakang kegiatan pentingnya  materi  urgency  data  rekam  medis manual  ke  elektronik  yang  akan  disampaikan sangat  penting  dan  peserta  mendapatkan manfaat praktis dari kegiatan PKM ini.
Gambar 2 . Sambutan Ka.Ins. RM
Pada  saat  penyampaian  materi,  Tim  PKM juga memberikan edukasi prosedur atau langkah- langkah  kegiatan  migrasi  data  rekam  medis manual ke elektronik, termasuk proses alih media,
formulir  minimal  yang  perlu  dilakukan  alih media-kan  dan  pentingnya  dukungan  sistem informasi  dalam  kegiatan  tersebut,  sehingga dalam  proses  perancangan  RME  yang  sedang berjalan saat ini RSUD Wates diharapkan mampu mendesain  fitur  untuk  mendukung  alih  media tersebut  guna  menjamin  kesinambungan  rekam medis dan proses yang efektif dalam migrasi data.
Sistem informasi mampu menunjang proses retensi  dan  alih  media  dokumen  rekam  medis. Suatu  pengembangan  sistem  dari  aplikasi  alih media dimulai dari dokumen rekam medis yang dipindai  langsung  oleh  aplikasi  alih  media, kemudian  akan  disimpan  ke  dalam  database. Data  yang  sudah  tersimpan  ke  dalam  database dapat  dijadikan  laporan  dan  juga  dapat  dicetak kembai  jika  sewaktu-waktu  data  diperlukan (Jinan  &  Permatasari,  2019).  Selanjutnya  dalam proses  alih  medis  statis  melalui  kegiatan persiapan,  scanning,  editing,  dan  menyimpan arsip textual menjadi digital. Dengan adanya file digital  maka  dapat  meningkatkan  efisiensi tempat  penyimpanan,  pengaman  fisik  dokumen baik  dari  kerusakan,kehilangan,  maupun  faktor alam  seperti  bencana,  hama  dan  faktor  lainnya (Laksono,  2018).  Dalam  merubah  arsip  statis menjadi  file  digital  maka  diperlukan  dukungan sistem  informasi  untuk  penyimpanannya (Zulhalim, 2013).
Dalam  kegiatan  ini  PKM  ini  tim  PKM memberikan  kenang-kenangan  berupa printer scanner untuk mendukung keberhasilan dari alih media rekam medis maual ke elektronik (gambar 3).
Gambar 3. Pemberian Kenang-kenangan
Tim  PKM  juga  mendemontrasikan  cara mengoperasional printer  scanner tersebut  dan melatih  cara  melakukan scanning rekam  medis (gambar 4).
Gambar 4 . Demonstrasi alih media
Selanjutnya,  kegiatan  dilanjutkan  dengan diskusi  dan  tanya  jawab  (gambar  6).  Dari  hasil diskusi  diketahui  bahwa  proses  migrasi  data rekam  medis  manual  menjadi  elektronik  atau biasa  dikenal  dengan  digitalisasi  rekam  medis akan  direncanakan  dilakukan  secara  bertahap, sesuai  kunjungan  pasien.  Hal  ini  mendukung penelitian yang telah dilakukan oleh (Darianti et al.,  2021)  bahwa  digitalisasi  rekam  medis baru/scan di RS Cicendo dilakukan untuk rekam medis pasien baru yang telah kembali dari klinik atau  dapat  mengambil  dari  rak  penyimpanan rekam medis secara bertahap.

## Gambar 5 . Diskusi Peserta PKM
Dengan  adanya  kegiatan  PKM  ini diharapkan  mampu  mendukung  keberhasilan digitalisasi  rekam  medis  yang  merupakan rangkain  dari  prses  migrasi  data  rekam  medis manual  ke  elektronik.  Berdasarkan  hasil penelitian (Darianti et al., 2021) diketahui bahwa Faktor-faktor penunjang dilaksanakannya digitalisasi rekam medis di Pusat Mata Nasional Rumah  Sakit  Mata  Cicendo  dikelompokkan menjadi  5,  unsur  Man  (Sumber  Daya  Manusia) yaitu  adanya  petugas  khusus  dalam  proses pelaksanaan digitalisasi. Unsur Mone y (Anggaran)
yaitu adanya anggaran untuk membeli peralatan yang  memadai  untuk  melaksanakan  proses digitalisasi. Unsur Machine (Mesin), yaitu adanya sarana  prasarana  berupa  ruang  digitalisasi, scanner dan komputer guna mendukung proses digitalisasi rekam medis. Unsur Method (Metode) yaitu arahan dari koordinator pengelolaan rekam medis  karena  belum  terdapat  SPO  jadi  hanya dilakukan secara lisan. Unsur Material yaitu alih media (digitalisasi) sebagi penunjang pelaksanaan  RME).  Hambatan  yang  ditemukan dalam  pelaksanaan  digitalisasi  rekam  medis  di Pusat Mata Nasional Rumah Sakit Mata Cicendo yaitu  kurangnya  Sumber  Daya  Manusia  (SDM), tidak  adanya  SPO,  tidak  adanya  jadwal pemeliharaan  rutin  untuk  mesin  scan  dalam kegiatan  digitalisasi  rekam  medis  serta banyaknya  formulir  rekam  medis  yang  rusak sehingga  menyebabkan  kesulitan  dalam  proses scan.
Pada  akhir  sesi  diskusi,  tim  PKM  juga mengarahkan  RSUD  Wates  untuk  menyusun kebijakan  Direktur  sebagai  payung  kegiatan migrasi data rekam medis dan Standar Prosedur Operasional  (SPO)  sebagai  acuan  langkah- langkah  kegiatan  alih  media  rekam  manual menjadi  elektronik.  SPO  menjadi  hal  yang  vital dalam kegiatan di rumah sakit karena SPO dibuat secara  tertulis  dan  dibakukan  dengan  tujuan untuk  menjelaskan  prosedur  kegiatan  yang dilaksakan  oleh  staff  guna  menggambatkan bagaimana,  kapan,  dimana  dan  oleh  siapa kegiatan  tersebut  dilakukan  (K.  P.  Ningsih  & Adhi, 2020). Latar belakang Pendidikan staff yang heterogeny  akan  mempengaruhi  keberhasilan dari implementasi SPO (K. P. Ningsih et al., 2020).

## 4. Simpulan dan Saran
Penyuluhan  kegiatan  migrasi  data  rekam medis manual ke elektronik dan demonstrasi cara melakukan alih media rekam medis pada petugas rekam medis di RSUD Wates telah berjalan baik. Pemahaman  dalam  penerapan  digitasi  rekam medis  telah  dapat  diaplikasikan.  Setelah dilaksanakan  kegiatan  PKM,  RSUD  Wates berencana melakukan proses migrasi data rekam medis manual menjadi elektronik secara bertahap, sesuai kunjungan pasien.

## 5. Ucapan Terima Kasih
Kami  ucapkan  terimakasih  sedalam- dalamnya  kepada  Program  studi  Rekam  Medis dan  Informasi  Kesehatan  (D-3)  Fakultas Kesehatan  Univresitas  Jenderal  Achmad  Yani
Yogyakarta yang telah mendanai kegiatan ini.

## 6. Daftar Pustaka
Bates  DW.  (2010).  Getting  in  step:  electronic health  records  and  their  role  in  care coordination. J Gen Intern Med , 25 (174e6).
Darianti, D., Ervina, V., Dewi, D., Herfiyanti, L., Ganesha, P. P., Media, A., & Medis, R. (2021). Implementasi  Digitalisasi  Rekam  Medis Dlam  Menunjang  Pelaksanaan  Electronic Medical  Record  RS  Cicendo. Jurnal  Ilmiah Manusia Dan Kesehatan , 4 (3), 403 – 411.
Holroyd-Leduc, J. M., Lorenzetti, D., Straus, S. E., Sykes, L., & Quan, H. (2011). The impact of the  electronic  medical  record  on  structure, process, and outcomes within primary care: A systematic review of the evidence. Journal of the American Medical Informatics Association ,
18 (6), 732 – 737.
https://doi.org/10.1136/amiajnl-2010- 000019
Jinan, N., & Permatasari, V. (2019). Perancangan dan  Pembuatan  Aplikasi  Alih  Media Dokumen  Rekam  Medis  Berbasis  Web. Jurnal Kesehatan , 7 (1), 10 – 19.
Laksono,  R.  (2018).  Pemanfaatan  Teknologi Digital  dalam  Proses  Alih  Media  Arsip Statis. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan ,
1 (1), 47. https://doi.org/10.22146/diplomatika.282
71
Ningsih,  K.  P.,  &  Adhi,  S.  N.  (2020).  Evaluasi Standar  Pelayanan  Minimal  Rekam  Medis di  RSUD  Panembahan  Senopati  Bantul. Indonesian of Health Information Management Journal , 8 (2), 92 – 99.
Ningsih,  K.  P.  etall.  (2019).  The  Planning  Of Technology-Based  Emergency  Minimum Service  Standard  Reporting  System. The International Journal of Health, Education and Social , 2 (9), 36.
Ningsih, K. P., Tunnisa, U., & Erviana, N. (2020). Manajemen  Resiko  Redesign  Sistem Penjajaran  Rekam  Medis  dengan  Metode Failure Mode and Effect Analysis ( FMEA ). Indonesian of Health Management Journal , 8 (1), 8 – 20.
Song PH, McAlearney AS, Robbins J, M. J. (2011). Exploring the business case for ambulatory electronic  health  record  system  adoption. J
Healthc Manag , 56 (3), 169 – 180.
Walls,  I.  (2011).  Migrating  from  Innovative Interfaces’  Millennium  to  Koha. OCLC
Systems  &  Services:  International  Digital Library Perspectives , 27 (1), 51 – 56.
https://doi.org/10.1108/1065075111110656 4
Wang, S. J., Middleton, B., Prosser, L. A., Bardon, C. G., Spurr, C. D., Carchidi, P. J., Kittler, A. F., Goldszer, R. C., Fairchild, D. G., Sussman, A. J., Kuperman, G. J., & Bates, D. W. (2002). A  Cost-Benefit  Analysis  of  Electronic Medical  Records  in  Primary  Care. The American Journal Of MEdicine , 9343 (28), 397 –
403. https://doi.org/10.1016/S0002-
9343(03)00057-3
Zandieh, S. O., Yoon-flannery, K., Kuperman, G.
J., Langsam, D. J., Hyman, D., & Kaushal, R. (2008).  Challenges  to  EHR  Implementation in  Electronic-  Versus  Paper-based  Office Practices. Journal  General  Internal  Medicine , 23 (6), 755 – 761. https://doi.org/10.1007/s11606-008-0573-5
Zulhalim.  (2013).  Desain  dan  Implementasi
Aplikasi Alih Media Arsip
Statis Menggunakan Visual Basic.Net, SQL Server, dan  Crystal  Report  (Studi  Kasus:  Sistem Informasi  Manajemen  Arsip  Plus di  Badan Perpustakaan  Arsip  Daerah  Propinsi  DKI Jakarta). Jurnal  Manajemen  Informatika , 4 . http://www.jayakarta.ac.id/jurnal/ jurnal_zul_arsip.pdf.