Teknologi sekarang ini semakin berkembang seiring dengan perkembangan  jaman,salah  satunya  adalah  komputer.  Di  era globalisasi  saat  ini,  perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan teknologi  berkembang  dengan  pesat  dan  selaras  dengan perkembangan karakteristik masyarakat modern yang memiliki  mobilitas  tinggi  dan  mengejar  efisiensi  di  segala aspek,  yang  mendorong  masyarakat  menggunakan  sistem informasi  dalam  menjalankan  kegiatan  operasional  dalam suatu  lembaga  baik  swasta  maupun  pemerintah  dalam melakukan  kegiatannya  tidak  terlepas  dari  kegiatan  surat- menyurat,  maka  dari  itu  pada  suatu  perusahaan  atau  instansi kegiatan surat menyurat harus mendapatkan perhatian khusus, karena  isi  dari  surat  pada  perusahaan  atau  instansi  akan menjadi  sarana  pencapaian  tujuan  dari  perusahaan/  instansi yang  bersangkutan,  maka  dari  itu  perlu  adanya  pengelolaan surat.  Dalam  suatu  organisasi/  perusahaan  surat  menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat
masuk  dan  surat  keluar.  Kegiatan  komputer  merupakan suatu  kegiatan  pengolahan  data  dalam  rangka  menghasilkan informasi-informasi  penting  bagi  instansi,  jika  suatu  instansi hendak melakukan komputerisasi, maka perlu diketahui bahwa yang  dinamakan  komputerisasi  bukan  hanya  sekedar  telah digunakannya  komputer untuk  membuat laporan,  menghitung dan  sejenisnya.  Komputerisasi  yang  dimaksud  adalah  dengan menggunakan  program  aplikasi  yang  akan  mernggantikan pekerjaan  manual,  mulai  dari  perekaman  data  hingga pembuatan  laporan  dan  penyimpanan  surat  arsip.Pada  kantor jurusan  teknik  elektro  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat keluar  dimulai  dari  penerimaan-penerimaan,  pembuatan, penyimpanan,  disposisi  surat,  semua  dilakukan  secara konvensional.  Prosedur  pengelolaan  surat  keluar  yang  baik meliputi; pengelompokkan surat, membuka surat, pemeriksaan surat, pencatatan surat, pendistribusian surat, sedangkan untuk surat  keluar  meliputi  pembuatan  konsep,  persetujuan  konsep, pengetikan  surat,  pemberian  nomor,  penyusunan  surat, pengiriman surat.
Maka penulis sangat  tertarik  untuk membuat suatu aplikasi tentang  “Sistem  Informasi  Pengarsipan  Berbasis  Web  Di Kantor  Jurusan  Teknik  Elektro  Unsrat”.  Dengan  adanya sistem  informasi  pengarsipan  ini  maka  penulis  yakin  setiap pekerjaan yang akan dilakukan  di instansi tersebut akan lebih mudah  dan  efisien  dalam  menyimpan  data  dan  mencari  data dalam sistem tersebut.

## II. LANDASAN TEORI
Menurut  Undang-Undang  (UU)  Nomor  43  Tahun  2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan  telah  terangkum  di  dalam  Bab  I  Ketentuan  Umum Pasal  1.  Berikut  ini  pengertian  arsip  dan  kearsipan  menurut UU  No.  43  Tahun  2009.  Arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintahan daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan bernegara.Sedemikian  lengkap  UU  No.  43  Tahun  2009  ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya  dalam  pengelolaan  arsip  bagi  kehidupan kebangsaan,  organisasi, perusahaan  dan  perkantoran sehingga pada  akhirnya  dapat  terwujud  dunia  kearsipan  tanah  air  yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien.

## Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Web Di Kantor Jurusan Teknik Elektro Unsrat
Imanuel Korowotjeng,  Rizal Sengkey, ST.,MT. Sary D. E. Paturusi,ST.,M.Eng  Nancy J. Tuturoong, ST., M.Kom. Jurusan Teknik Elektro-FT, UNSRAT,  Manado-95115, Email: Imanuel_nikk28@yahoo.com
Abstract  -  Archive  is  one  of  the  resources  that  have  important functions  to  support  the  administration  and  management  of  an agency.  All  activities  performed  by  the  agency,  whether  it  be proposals,  correspondence  and  other  documents  will  be  archive. The  recorded  information  is  also  evidence  and  memory  for  the agency  concerned.  Archives  need  to  be  laid  out  well  with  the computerized  records  management  to  establish  an  effective, efficient, and productive.
Keywords  :  archive,  computerized,  documentation,  internet networks, web applications.
Abstrak  -  Arsip  merupakan  salah  satu  sumber informasi  yang  memiliki  fungsi  penting  untuk  menunjang proses  kegiatan  administrasi  dan  manajemen  sebuah  instansi. Semua  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  instansi,  baik  itu  berupa proposal,  surat-menyurat  maupun  dokumen-dokumen  lain akan  menjadi  arsip.  Informasi  yang  terekam  tersebut merupakan  bukti  dan  juga  memori  bagi  instansi  yang bersangkutan.  Arsip  perlu  ditata  dengan  baik  dengan komputerisasi  untuk  membangun  manajemen  arsip  yang efektif, efisien, dan produktif.
Kata  kunci  :  aplikasi  web,  arsip,  dokumentasi,  jaringan internet, komputerisasi.

## I. PENDAHULUAN
Sistem  adalah  suatau  rangkaian  prosedur  yang  merupakan suatu  kebulatan  untuk  melaksanakan  suatu  fungsi.  Sistem kearsipan  (filling  sistem)  adalah  rangkaian  tata  cara  atau langkah-langkah  yang  harus  dilakukan  atau  dilaksanakan dalam  menyimpan  warkat-warkat/arsip,  sehingga  apabila diperlukan  lagi  dapat  di  temukan  secara  cepat.  (Menurut Barthos 2003)

## 1. Jenis-Jenis arsip
Jenis-jenis  arsip  dapat  dilihat  dari  sudut  pandang  di antaranya sebagai berikut: Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat  arsip  dari  segi  penting  tidaknya  suatu  arsip  tersebuat sesuai  dengan  nilai  guna  yang  dikandung  di  dalam  arsip  itu sendri.  Menurut  Ensklopedia  administrasi,  arsip  dapat dibedakan  menjadi  beberapa  bagian  sesuai  nilai  arsip tersebut:Vital  record  (arsip  yang  penting),  yaitu  arsip  yang mempunyai nilai  sangat penting bagi suatu instansi, untuk itu arsip  jenis  ini  perlu  di  simpan  secara  terus-menerus  di  dalam sistem  selama  instansi  masih  berdiri.Important  record  (arsip penting),  yaitu  arsip  yang  mempunyai  kegunaan  besar  untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun ke atas), untuk itu  arsip jenis  ini harus di simpan secara tertip.Uselful record (arsip  yang  berguna),  arsip  yang  mempunyai  kegunaan  bisa untuk  jangka  waktu    yang    panjang,arsip  ini  perlu  di  simpan sesuai  dengan  daftar  retensinya  (lama  penyimpanan)  di  suatu istansi  yang  paling  sering  digunakan.  Non  esswantial  record (arsip  yang  tidak  penting),  yaitu  arsip  yang  kegunaannya menjadi  habis  setelah  selesai  dibaca.Arsip  seperti  ini  tidak perlu  di  simpan  dalam  file,  langsung  di  catat  dalam  buku agenda harian.
Urutan-urutan  penyimpanan  atau  prosedur  penyimpanan arsip
Mengumpulkan (collecting) Mengumpulkan surat dari bebagai tempat  untuk  di  arsipkan.Memerikas  (inspecting)  Persiapan menyimpan  arsip  dengan  cara  memerikasa  setiap  lembaran untuk memperoleh kepastian atau ketentuan bahwa arsip-arsip yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.Mengindeks (indexing) Mengindeks adalah pekerjaan menentukan nama atau subjek apa atau kata tangkap lainya  dari  arsip  atau  dokumen  yang  akan  disimpan. Memberikan kode atau tanda (coding) Memberikan code atau tanda ini dilakukan dengan memberikan tanda garis bawa atau lingkaran  dengan  warna  mencolok  pada  kata  tangkap  yang sudah  di  tentukan  pada  pekerjaan  mengindeks.  Penunjuk silang  (cross  reference)  Penyimpanan  surat  atau  arsip dilakukan  di  dua  tempat  karena  ragu-ragu  atau  kurang  jelas. Menyortir  (sorting)  Menyortir  adalah  tahap  mengelompokan surat atau arsip-arsip untuk persiapan ke langka terakhir untuk menyimpan. Penyimpanan (Placing) Menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.

## 2. Sistem Informasi
Manusia hidup di dunia penuh dengan sistem,  di sekeliling manusia  apa  yang  dilihat  sebenarnya  adalah  kumpulan  dari suatu sistem. Penerimaan mahasiswa baru, sistem perkuliahan, sistem  perekonomian,  sistem  bisnis,  sistem  transportasi  dan
sebagainya merupakan contoh dari sistem. Menurut (McLeod, 2004)  sistem  adalah  sekelompok  elelmen-elemen  yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan.
Menurut (McLeod, 2004) informasi adalah data yang diolah  menjadi  bentuk  lebih  berguna  dan  lebih  berarti  bagi yang menerimanya. Informasi juga disebut data yang diproses atau  data  yang  memiliki  arti. Informasi  merupakan  data  yang telah  diproses  sedemikian  rupa  sehingga  meningkatkan pengetahuan  seseorang  yang  menggunakan.  Para  pembuat keputusan  memahami  bahwa  informasi  menjadi  faktor  kritis dalam  menentukan  kesuksesan  atau  kegagalan  dalam  suatu bidang  usaha.  Sistem  apapun  tanpa  ada  informasi  tidak  akan berguna,  karena  sistem  terebut  akan  mengalami  kemacetan dan  akhirnya  berhenti.  Informasi  dapat  berupa  data  mentah, data  tersusun,  kapasitas  sebuah  saluran  informasi,  dan sebagainya.  Hubungan  antara  data  informasi  digambarkan sebagai berikut. Komponen Sistem Informasi
Sisitem  informasi  merupakan  sebuah  susunan  yang  terdiri dari  beberapa  komponen  atau  elemen.Komponen  sisitem informasi  disebut  dengan  istilah  blok  bangunan  (building block).Komponen  sistem  informasi  tersebut  terdiri  dari  blok masukan  (input  Block),blok  model  (model  block),  blok keluaran (output blok), blok teknologi (technology Block) ,dan basis data (database block). Menurut Yakub;Pengantar sistem informasi.
Blok masukan (input block , input memiliki data yang masuk ke dalam sisitem informasi,juga metode-metode untuk menangkap data yang dimasukan. Blok model (model block), blok ini terdiri dari kombinasi prosedur logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.
Blok keluaran (output block), produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupaka keluaran yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
Blok teknologi (technology block), block teknologi digunakan untuk menerima input,menyimpan mengakses data,menghasilakn,dan mengirimkan keluaran dari sistem secara keseluruhan.

## 2.3. 3. Database
Menurut C.J.Date:Database adalah koleksi data operational yang tersimpan dan di pakai oleh sistem aplikasi dari suatu organisasi. Data input adalah data yang masuk dari luar sistem.
Data output adalah data yang dihasilkan sistem. Data operational adalah data yang tersimpan pada sistem.
Gambar 1. Pemrosesan data menjadi informasi DATABASE DATA PEMAKAI PROSES INFORMASI

## 4. Tools
Tools  yang  digunakan  yaitu  PHP,  MySQL,  Macromedia Dreamweaver  8  dan  Adobe  Photoshop  .  PHP  Menurut  Didik
Dwi Prasetyo (2004), PHP merupakan bahassa scripting server side,  dimana  pemrosesan  datanya  dilakukan  pada  sisi  server. Sederhananya,  serverlah  yang  akan  menerjemahkan  skrip program  baru  kemudian  hasilnya  akan  dikirim  kepada  klien yang  melakukan  permintaan.  Menurut  Oktavian  (2010:31), “PHP  adalah  akronim  dari  Hypertext  Preprocessor,  yaitu suatu  bahasa  pemrograman  berbasiskan  kode-kode  (script) yang digunakan untuk mengolah suatu data dan mengirimkannya  kembali  ke  web  browser  menjadi  kode HTML”.  Menurut  Kustiyaningsih  (2011:114),  “PHP  (atau resminya  PHP:  Hypertext  Proprosessor)  adalah  skrip  bersifat server-sideyang  di  tambahkan  ke  dalam  HTML”.  PHP diciptakan  untuk  mempermudah  pengembang  web  dalam menulis halaman web dinamis dengan cepat, bahkan lebih dari itu  kita  dapat  mengeksplorasi  hal-hal  yang  luar  biasa  dengan PHP. Sehingga dengan demikian PHP sangat cocok untuk para pemula, menengah maupun expert sekalipun.Sistem kerja dari PHP  diawali  dengan  permintaan  yang  beasal  dari  halaman website  oleh  browser.  Berdasarkan  URL  atau  alamat  website dalam  jaringan  internet,  browser  akan  menemukan  sebuah alamat  dari  webserver,  mengidentifikasi  halaman  yang dikehendaki,  dan  menyampaikan  segala  informasi  yang dibutuhkan  oleh  webserver.  Selanjutnya  webserver  akan mencarikan  berkas  yang  diminta  dan  menampilkan  isinya  di browser. Browser yang mendapatkan isinya segera menerjemahkan kode HTML dan menampilkannya. Pemanggilan  script  PHP  Pada  prinsipnya  sama  dengan memanggil kode HTML, namun pada saat permintaan dikirim ke  web  server,  web  server  akan  memeriksa  tipe  file  yang diminta  user.  Jika  tipe  file  yang  diminta  adalah  PHP,  maka akan memeriksa isi script dari halaman PHP tersebut. Apabila dalam file tersebut tidak mengandung script PHP, permintaan user akan langsung ditampilkan ke browser, namun jika dalam file  tersebut  mengandung  script  PHP,  maka  proses  akan dilanjutkan ke modul PHP sebagai mesin yang menerjemahkan  script-script  PHP  dan  mengolah  script tersebut,  sehingga  dapat  dikonversikan  ke  kode-kode  HTML lalu ditampilkan ke browser user.
MySQLMenurut  Kustiyahningsih  (2011),  “MySQL  adalah sebuah  basis  data  yang  mengandung  satu  atau  jumlah  table. Table  terdiri  atas  sejumlah  baris  dan  setiap  baris menggandung  satu  atau  sejumlah  tabel.  Tabel  terdiri  atas sejumlah  baris  dan  setiap  baris  mengandung  satu  atau sejumlah tabel”.  Menurut Wahana Komputer (2010), MySQL adalah  database  server  open  source  yang  cukup  popular keberadaanya.  Dengan  berbagai  keunggulan  yang  dimiliki, membuat software database ini banyak digunakan oleh praktisi untuk  membangun  suatu  project.  Adanya  fasilitas  API (Application  Programming  Interface)  yang  dimiliki  oleh Mysql,  memungkinkan  bermacam-macam  aplikasi  Komputer yang  ditulis  dengan  berbagai  bahasa  pemograman  dapat mengakses basis data MySQL.
MySQL  adalah  sebuah  perangkat  lunak  sistem  manajemen basis data SQL (bahasa Inggris: database management system) atau  DBMS  yang  multithread,  multi-user,  dengan  sekitar  6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL
tersedia  sebagai  perangkat  lunak  gratis  dibawah  lisensi  GNU General  Public  License  (GPL),  tetapi  mereka  juga  menjual dibawah  lisensi  komersial  untuk  kasus-kasus  dimana penggunaannya  tidak  cocok  dengan  penggunaan  GPL.

## Relational Database Management System (RDBMS).
MySQL  memiliki  beberapa  keistimewaan,  antara  lain :Portabilitas.  MySQL  dapat  berjalan  stabil  pada  berbagai sistem  operasi  seperti  Windows,  Linux,  FreeBSD,  Mac  Os  X Server,  Solaris,  Amiga,  dan  masih  banyak  lagi.  Open Source.MySQL  didistribusikan  secara  open  source,  dibawah lisensi  GPL  sehingga  dapat  digunakan  secara  cuma- cuma.‘Multiuser’.  MySQL  dapat  digunakan  oleh  beberapa user  dalam  waktu  yang  bersamaan  tanpa  mengalami  masalah atau konflik.‘Performance tuning’. MySQL memiliki kecepatan  yang  menakjubkan  dalam  menangani  query sederhana,  dengan  kata  lain  dapat  memproses  lebih  banyak SQL  per  satuan  waktu.  Jenis  Kolom.  MySQL  memiliki  tipe kolom  yang  sangat  kompleks,  seperti  signed  /  unsigned integer, float, double, char, text, date, timestamp, dan lain-lain. Perintah  dan  Fungsi.  MySQL  memiliki  operator  dan  fungsi secara  penuh  yang  mendukung  perintah  Select  dan  Where dalam  perintah  (query).  Keamanan.  MySQL  memiliki beberapa  lapisan  sekuritas  seperti  level  subnetmask,  nama host,  dan  izin  akses  user  dengan  sistem  perizinan  yang mendetail serta sandi terenkripsi. Skalabilitas dan Pembatasan. MySQL  mampu  menangani  basis  data  dalam  skala  besar, dengan  jumlah  rekaman  (records)  lebih  dari  50  juta  dan  60 ribu  tabel  serta  5  milyar  baris.  Selain  itu  batas  indeks  yang dapat  ditampung  mencapai  32  indeks  pada  tiap  tabelnya. Konektivitas.  MySQL  dapat melakukan  koneksi dengan klien menggunakan  protokol  TCP/IP,  Unix  soket  (UNIX),  atau Named  Pipes  (NT).  Lokalisasi.  MySQL  dapat  mendeteksi pesan  kesalahan  pada  klien  dengan  menggunakan  lebih  dari dua  puluh  bahasa.  Meski  pun  demikian,  bahasa  Indonesia belum termasuk di dalamnya.
Antar  Muka.  MySQL  memiliki  interface  (antar  muka) terhadap  berbagai  aplikasi  dan  bahasa  pemrograman  dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface).  Klien  dan  Peralatan.  MySQL  dilengkapi  dengan berbagai peralatan (tool)yang dapat digunakan untuk administrasi  basis  data,  dan  pada  setiap  peralatan  yang  ada disertakan  petunjuk  online.  Struktur  tabel.  MySQL  memiliki struktur  tabel  yang  lebih  fleksibel  dalam  menangani  ALTER TABLE, dibandingkan basis data lainnya semacam PostgreSQL ataupun Oracle.
Menurut Yudha Yudhanto (2005)
macromedia dreamweaver  adalah  industri  terkemuka  web  authoring  dan software  editing  yang  menyediakan  visual  dan  kode-tingkat kemampuan  untuk  menciptakan  standar  berbasis  website  dan desain  untuk  desktop,  smartphone,  tablet,  dan  perangkat lainnya.Macromedia Dreamweaver merupakan program untuk membuat  dan  mengedit  dokumen  HTML  secara  visual  dan mengelola  halaman  sebuah  situs.  Dreamweaver  menyediakan banyak perangkat yang berkaitan dengan pengkodean dan fitur seperti  HTML,  CSS,  JavaScript, PHP,  ASP,  ColdFusion,  dan XM.
Photoshop  Menurut  Thomas  Knoll,  adobe  Photoshop,  atau biasa  disebut  Photoshop,  adalah  perangkat  lunak  editor  citra buatan  Adobe  Systems  yang  dikhususkan  untuk  pengeditan
foto/gambar dan pembuatan efek. Versi kedelapan aplikasi ini disebut  dengan  nama  Photoshop  CS  (Creative  Suite),  versi sembilan disebut Adobe Photoshop CS2, versi sepuluh disebut Adobe  Photoshop  CS3  ,  versi  kesebelas  adalah  Adobe Photoshop  CS4  dan  versi  yang  terakhir  (keduabelas) Adobe  Photoshop  CS5.  Photoshop  tersedia  untuk Windows, Mac OS X, dan Mac OS; versi 9 ke atas juga dapat digunakan  oleh  sistem  operasi  lain  seperti bantuan perangkat lunak tertentu seperti CrossOver

## 3.  Extreme Programming
1. Nilai-nilai XP
Beck  (2004) mendefinisikan lima  nilai membentuk dasar bagi semua pekerjaan yang dibentuk sebagai bagian  dari  XP  yaitu  komunikasi,  kesederhanaan,  umpan balik, keberanian, dan rasa hormat. Masing penting  ini  digunakan  sebagai  pendorong  untuk  kegiatan, tindakan, dan tugas XP yang spesifik.
Pressman  (2012)  berpendapat  Untuk  mencapai  komunikasi yang  efektif  yang  seharusnya  terjadi  antara  rekayasawan perangkat  lunak  dan  para  stakeholder  lainnya  (contoh:  untuk membangun  fitur-fitur  dan  fungsi-fungsi  tertentu dibutuhkan bagi perangkat lunak), XP menekankan kolaborasi informal  antara  pelanggan  dan  pengembang  perangkat  lunak, menekankan  pentingnya  pembentukan  metafora yang  efektif  untuk  mengomunikasikan  konsep penting,  menekankan  pentingnya  adaptasi  terhadap  umpan balik  yang  berkesinambungan,  dan  menekankan  pentingnya dokumentasi yang produktif sebagai suatu media komunikasi.
Untuk mencapai kesederhanaan, XP membatasi pengembang  perangkat  lunak  melakukan  perancangan  hanya untuk  kebutuhan-kebutuhan  yang  sifatnya  mendesak  alih melakukan perancangan kebutuhan diperlukan  di  masa  depan.  Tujuannya  adalah  untuk menciptakan  rancangan  yang  sederhana  yang  dapat  dengan mudah  diimplementasikan  dalam  bentuk  kode secara  cepat.  jika  rancangan  tersebut  selanjutnya  harus ditingkatkan,  rancangan  yang  bersangkutan  dapat  di refaktorisasi di waktu yang lain.

## 2. Proses XP
Menurut  Roger  Pressman  (2012)  Pemrograman  Ekstrem menggunakan  suatu  pendekatan  'berorientasi  objek'    sebagai paradigma  pengembangan  yang  diinginkan  dan  mencakup  di dalamnya  seperangkat  aturan  dan  praktik dalam  konteks  empat  kegiatan  kerangka  kerja:  perencanaan, perancangan,  pengkodean,  dan  pengujian.  Gambar  dibawah mengilustrasikan  proses  XP  dan  menunjukkan  beberapa  ide dan tugas kunci  yang  terkait dengan setiap aktivitas  kerangka kerja. Yang dapat di lakukana oleh pegawai pen bertugas  untuk  menerima  surat  yang  masuk  dan  keluar  di kantor jurusan teknik elektro unsrat.
journal Teknik Elektro dan Komputer (2014), ISSN 2301-8402
foto/gambar dan pembuatan efek. Versi kedelapan aplikasi ini disebut  dengan  nama  Photoshop  CS  (Creative  Suite),  versi sembilan disebut Adobe Photoshop CS2, versi sepuluh disebut Adobe  Photoshop  CS3  ,  versi  kesebelas  adalah  Adobe Photoshop  CS4  dan  versi  yang  terakhir  (keduabelas)  adalah
Photoshop  tersedia  untuk  Microsoft ; versi 9 ke atas juga dapat digunakan  oleh  sistem  operasi  lain  seperti  Linux  dengan CrossOver.
n  lima nilai-nilai yang membentuk dasar bagi semua pekerjaan yang dibentuk sebagai bagian  dari  XP  yaitu  komunikasi,  kesederhanaan,  umpan balik, keberanian, dan rasa hormat. Masing-masing nilai  yang penting  ini  digunakan  sebagai  pendorong  untuk  kegiatan,
Pressman  (2012)  berpendapat  Untuk  mencapai  komunikasi yang  efektif  yang  seharusnya  terjadi  antara  rekayasawan perangkat  lunak  dan  para  stakeholder  lainnya  (contoh:  untuk
fungsi  tertentu  yang dibutuhkan bagi perangkat lunak), XP menekankan kolaborasi informal  antara  pelanggan  dan  pengembang  perangkat  lunak, menekankan  pentingnya  pembentukan  metafora-metafora yang  efektif  untuk  mengomunikasikan  konsep-konsep  yang nya  adaptasi  terhadap  umpan balik  yang  berkesinambungan,  dan  menekankan  pentingnya dokumentasi yang produktif sebagai suatu media komunikasi.
Untuk mencapai kesederhanaan, XP membatasi pengembang  perangkat  lunak  melakukan  perancangan  hanya kebutuhan  yang  sifatnya  mendesak  alih-alih melakukan perancangan kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan  di  masa  depan.  Tujuannya  adalah  untuk ciptakan  rancangan  yang  sederhana  yang  dapat  dengan mudah  diimplementasikan  dalam  bentuk  kode-kode  program secara  cepat.  jika  rancangan  tersebut  selanjutnya  harus ditingkatkan,  rancangan  yang  bersangkutan  dapat  di-
Menurut  Roger  Pressman  (2012)  Pemrograman  Ekstrem menggunakan  suatu  pendekatan  'berorientasi  objek'    sebagai paradigma  pengembangan  yang  diinginkan  dan  mencakup  di dalamnya  seperangkat  aturan  dan  praktik-praktikyang  terjadi egiatan  kerangka  kerja:  perencanaan, perancangan,  pengkodean,  dan  pengujian.  Gambar  dibawah mengilustrasikan  proses  XP  dan  menunjukkan  beberapa  ide dan tugas kunci  yang terkait dengan setiap aktivitas  kerangka
Yang dapat di lakukana oleh pegawai pengarsipan yang bertugas  untuk  menerima  surat  yang  masuk  dan  keluar  di
Gambar 2. Proses XP [Pressman (2012)]
Kunci kegiatan XP diringkas dalam paragraf Pressman (2012) :

## a. Perencanaan
Kegiatan perencanaan biasanya dimulai dengan mendengarkan suatu kegiatan yang bertujuan untuk mengumpulkan  kebutuhan-kebutuhan  yang  memungkinkan anggota  teknis  tim  XP  memahami  konteks  bisnis  untuk perangkat  lunakyang  akan  dikembangkan  dan  untuk merasakan perlunya output, fitur fungsionalitas.Aktivitas-aktivitas mendengarkan pads dasarnya  mengarah  kepada  pembuatan  serangkaian  "cerita" (juga  disebut  user  stories)  yang  menggambarkan  keluaran yang  diperlukan,  fitur-fitur,  dan  fungsionalitas yang akan dibangun menggunakan perangkat lunak yang akan dikembangkan.  Setiap  cerita    umumnya  ditulis  oleh  para pelanggan  dan  diletakkan  pada  kartu  indeks.  pelanggan pelanggan memberikan suatu nilai (yaitu, suatu prioritas) pada cerita-cerita tertentu berdasarkan seluruh nilai bisnis dari fitur atau
Fungsi Anggota tim XP kemudian menilai setiap cerita dan menetapkan  biayanya  yang  diukur  dalam  bentuk  minggu minggu  yang  diperlukan  untuk  melakukan  pengembangan cerita tersebut. jika cerita ini diperkirakan dari  tiga  minggu  pengembangan,  pelanggan  akan  diminta untuk membagi cerita tersebut ke dalam cerita perhitungan-perhitungan  nilai  dan  biaya  terjadi  lagi.  Penting untuk diperhatikan bahwa cerita bar
Pelanggan  dan  pengembang  kemudian  bekerja  sama memutuskan  bagaimana  mengelompokkan  cerita  kedalam kelanjutannya  untuk  dikembangkan  oleh  tim  XP.  Ketika komitmen  dasar  (kecocokan  atas  cerita  yang  dimasukkan, tanggal  pengiriman,  dan  hal- proyek  perangkat  lunak)  ini  di yang akan dikembangkan dalam sate dari tiga cara : (1) semua cerita akan segera dilaksanakan, (2) cerita yang memiliki nilai bisnis tertinggi akan dipindahkan ke
Proses XP [Pressman (2012)]
Kunci kegiatan XP diringkas dalam paragraf-paragraf berikut.
perencanaan biasanya dimulai dengan mendengarkan suatu kegiatan yang bertujuan untuk kebutuhan  yang  memungkinkan anggota  teknis  tim  XP  memahami  konteks  bisnis  untuk perangkat  lunakyang  akan  dikembangkan  dan  untuk utput, fitur-fitur utama, dan aktivitas mendengarkan pads dasarnya  mengarah  kepada  pembuatan  serangkaian  "cerita" (juga  disebut  user  stories)  yang  menggambarkan  keluaran fitur,  dan  fungsionalitas-fungsionalitas yang akan dibangun menggunakan perangkat lunak yang akan dikembangkan.  Setiap  cerita    umumnya  ditulis  oleh  para pelanggan  dan  diletakkan  pada  kartu  indeks.  pelanggan- pelanggan memberikan suatu nilai (yaitu, suatu prioritas) pada
erdasarkan seluruh nilai bisnis dari fitur
Fungsi Anggota tim XP kemudian menilai setiap cerita dan menetapkan  biayanya  yang  diukur  dalam  bentuk  minggu- minggu  yang  diperlukan  untuk  melakukan  pengembangan cerita tersebut. jika cerita ini diperkirakan membutuhkan lebih dari  tiga  minggu  pengembangan,  pelanggan  akan  diminta untuk membagi cerita tersebut ke dalam cerita-cerita kecil dan perhitungan  nilai  dan  biaya  terjadi  lagi.  Penting untuk diperhatikan bahwa cerita baru dapat ditulis setiap saat.
Pelanggan  dan  pengembang  kemudian  bekerja  sama  untuk memutuskan  bagaimana  mengelompokkan  cerita  kedalam kelanjutannya  untuk  dikembangkan  oleh  tim  XP.  Ketika komitmen  dasar  (kecocokan  atas  cerita  yang  dimasukkan,
-hal  lainnya  yang  terkait  dengan proyek  perangkat  lunak)  ini  dirilis,  tim  XP  mengatur  cerita yang akan dikembangkan dalam sate dari tiga cara : (1) semua cerita akan segera dilaksanakan, (2) cerita yang memiliki nilai bisnis tertinggi akan dipindahkan ke
Gambar 3 . Contoh Use case Diagram (Jeremy T. Lanman, 2002)
dalam  jadwal  dan  dilaksanakan  pertama  kali,  atau  (3)  cerita yang paling berisiko akan dijadwalkan dan akan dilaksanakan pertama kali.
Setelah  proyek  pertama  telah  dijalankan,  tim  XP selanjutnya akan menghitung kecepatan proyek. Sederhananya,  kecepatan  proyek  merupakan  jumlah  cerita pelanggan yang diimplementasikan selama rilis yang pertarna. Kecepatan  proyek  kemudian  dapat  digunakan  untuk  (1) membantu  memperkirakan  tanggal  pengiriman  ke  para pelanggan  dan  membantu  memperkirakan  jadwal  rilis berikutnya  dan  (2)  menentukan  apakah  terdapat  komitmen yang  berlebihan  untuk  semua  cerita  di  seluruh  proyek pengembangan perangkat lunak. jika hal tersebut terjadi, maka isi  rilis  dimodifikasi  atau  tanggal  pengiriman  akhir  diubah. Ketika  kerja  pengembangan  perangkat  lunak  cepat  berjalan, para  pelanggan  dapat  saja  menambahkan  cerita,  mengubah nilai  sebuah  cerita  yang  ada,  memilah-milah  cerita,  atau menghilangkannya.  Tim  XP  kemudian  mempertimbangkan semua sisa rilis dan memodifikasi rencana.

## b. Perancangan.
Perancangan  XP  dengan  ketat  mengikuti  prinsip  "tetap sederhana".  Sebuah  hasil  perancangan  yang  sederhana  selalu lebih  disukai  daripada  gambarangambaran  yang  lebih kompleks.  Selain  itu,  perancangan  XP  akan  memberikan panduan  implementasi  untuk  suatu  cerita  ketika  cerita  itu ditulis,  tidak  kurang,  tidak  lebih.  Rancangan-rancangan  dan fungsionalitas-fungsionalitas  tambahan  (karena  pengembang menganggap  nantinya  akan  diperlukan)  tidak  terlalu disarankan.
XP mendorong penggunaan kartu CRC sebagai mekanisme yang  efektif  untuk  berpikir  tentang  perangkat  lunak  dalam konteks  berorientasi  objek.  Kartu  CRC  (class-responsibility- collaborator) digunakan untuk  mengidentifikasi dan mengatur kelas-kelas  dalam  konteks  “pemrograman  berorientasi  objek'' yang  relevan  dengan  peningkatan  perangkat  lunak  saat  ini. Tim  XP  selanjutnya  akan  melakukan  latihan  perancangan. Kartu  CRC  adalah  satu-satunya  produk  kerja  perancangan yang  dihasilkan  sebagai  bagian  dari  proses  pengembangan perangkat lunak cepat: XP.
Jika masalah perancangan  yang sulit ditemui sebagai bagian  dari  perancangan  suatu  cerita,  metode  pengembangan
cepat  PX  menyarankan  pembuatan  langsung  dari  prototipe operasional dari bagian perancangan tersebut. Disebut sebagai solusi  spike,  prototipe  perancangan  diimplementasikan  dan selanjutnya  dievaluasi.  Tujuannya  adalah  untuk  mengurangi risiko-risiko  yang  akan  timbul  ketika  pelaksanaan  yang sesungguhnya  dimulai  dan  untuk  memvalidasi  keaslian perkiraan untuk cerita yang berisi masalah-masalah perancangan.
Refaktorisasi pada dasarnya adalah proses mengubah sistem perangkat  lunak  sedemikian  rupa  sehingga  tidak  mengubah perilaku eksternal kode, namun memperbaiki struktur internal yang ada di dalamnya. Ini merupakan cara yang disiplin untuk membersihkan  kode  dan  memodifikasi/menyederhanakan rancangan  internal, yang pada gilirannya  akan  meminimalkan kemungkinan  akan  munculnya  kesalahan-kesalahan  program. Pada  intinya,  ketika  Anda  melakukan  refactor  atau refaktorisasi,  Anda  pada  prinsipnya  memperbaiki  rancangan kode-kode program Setelah kode-kode program itu ditulis.
Karena  perancangan  perangkat  lunak  pada  rekayasa perangkat lunak cepat (XP) hampir-hampir tidak menggunakan  notasi  dan,  kalaupun  ada,  hanya  menghasilkan beberapa saja, tidak menghasilkan produk-produk kerja selain kartu-kartu  CRC  dan  solusi-solusi  spike,  maka  perancangan pada XP dipandang sebagai buatan sementara yang dapat dan harus  terns  menerus  diubah  wiring  majunya  pelaksanaan konstruksi  perangkat  lunak.  Tujuan  dari  refaktorisasi  pada dasarnya  adalah  untuk  mengendalikan  modifikasi-modifikasi yang  perlu  dilakukan  dengan  cara  menyarankan  perubahan perancangan  kecil  yang  "secara  radikal  dapat  meningkatkan kualitas  rancangan".  Tetapi,  dalam  hal  ini  perlu  diperhatikan bahwa  upaya  yang  diperlukan  untuk  melakukan  refaktorisasi dapat tumbuh secara drastic ketika ukuran aplikasi bertambah. Sebuah  gagasan  central  dalam  XP  adalah  rancangan  yang terjadi  baik  sebelum  dan  sesudah  pengkodean  dimulai. Refaktorisasi  berarti  bahwa  perancangan  perangkat  lunak terjadi terusmenerus ketika sistem/perangkat lunak dikonstruksi.  Bahkan,  kegiatan  konstruksi  itu  sendiri  akan memberikan tim XP pedoman bagaimana caranya meningkatkan kualitas rancangan.

## c Pengkodean.
Setelah  cerita  dikembangkan  dan  karya  rancangan  awal dilakukan,  tim  perangkat  lunak  cepat  (XP)  tidak  langsung beralih  ke  kode-kode  program,  tetapi  lebih  dulu  akan mengembangkan  serangkaian  unit  pengujian  yang  akan menjalankan setiap cerita yang akan disertakan pada rilis yang ada (peningkatan perangkat lunak)."
Setelah  unit  pengujian  dibuat,  pengembang  perangkat lunakakan  lebih  mampu  berkonsentrasi  pada  apa  yang  harus diimplementasikan  supaya  lulus  dari  unit  pengujian  tersebut. Tidak  ada  yang  ditambahkan  (tetap  sederhana).  Ketika  kode- kode  program  telah  selesai  dituliskan,  kode-kode  program tersebut  dapat  langsung  diuji  menggunakan  unit  pengujian yang  telah  dirancang  sebelumnya,  sehingga  bisa  langsung memberikan umpan balik kepada para pengembang.
Konsep kunci selama kegiatan pengkodean adalah pemrograman berpasangan (pair programming). XP menyarankan  bahwa  dua  orang  pemrogram  seharusnya bekerja  sama  pada  satu  komputer  workstation  untuk
menuliskan  kode-kode  program  untuk  suatu  cerita.  Hal  ini menyajikan mekanisme untuk pemecahan masalah yang dapat dilakukan  secara  real-time  dan  jaminan  kualitas  real-time (kode-kode  program  langsung  ditinjau  ketika  ia  dibuat).  Hal ini  juga  membuat  para  pengembang  perangkat  lunak  dapat berfokus  pada  masalah  yang  dihadapi.  Dalam  praktiknya, setiap orang mengambil peran yang sedikit berbeda. Misalnya, satu  orang  mungkin  berpikir  tentang  rincian  pengkodean  dari bagian tertentu dari suatu perancangan, sementara orang yang lain memastikan standar pengkodean (merupakan bagian yang diharuskan dari XP)  diikuti atau  kode  untuk  cerita memenuhi unit  pengujian  yang  telah  dikembangkan  untuk  melakukan validasi kode terhadap cerita.
Ketika  pasangan  pemrogram  tadi  berhasil  menyelesaikan pekerjaan  mereka,  kode-kode  program yang  mereka kembangkan kemudian diintegrasikan dengan hasil pengembangan  sebelumnya.  Dalam  beberapa  kasus,  hal  ini dilakukan  biasanya  oleh  tim  integrasi.  Dalam  kasus  lain, pasangan pemrogram tadi sekaligus memiliki tanggung jawab untuk melakukan
integrasi. Strategi "integrasi berkesinambungan"  membantu  untuk  menghindari  masalah kompatibilitas  dan  interfacing  dan  memberikan  lingkungan "smoke-testing"  yang membantu menemukan kesalahan lebih dini.

## Pengujian.
Pressman  (2012)  telah  mencatat  bahwa  pembuatan  unit pengujian  sebelum  pengkodean  dimulai  merupakan  elemen kunci  dari  pendekatan  pengembangan  perangkat  lunak  cepat XP.  Unit  pengujian  yang  harus  dibuat  dan  kemudian dijalankan menggunakan kerangka kerja yang memungkinkan mereka  untuk  diotomatisasi  (sehingga  mereka  dapat dijalankan dengan mudah dan dapat dijalankan berulang kali). Hal  ini  mendorong  strategi  pengujian  regresi  terhadap  kode- kode  program  setiap  kali  kode-kode  program  tersebut  diubah (yang seringkali dikaitkan dengan falsafah refactoring XP). Sebagai unit pengujian individu yang diatur dalam "rangkaian pengujian  universal",  pengujian  integrasi  dan  validasi  atas sistem/perangkat  lunak  pada  umumnya  dapat  terjadi.  Hal  ini menyajikan  bagi  tim  perangkat  lunak  XP  suatu  indikasi kemajuan  dan  juga  dapat  memberikan  peringatan  awal  jika terjadi sesuatu yang keliru. Wells menyatakan: "Memperbaiki masalah-masalah  kecil  setiap  beberapa  jam  membutuhkan waktu  lebih  sedikit  daripada  memperbaiki  masalah  besar sebelum batas waktunya."
Uji kelayakan XP, sering juga disebut uji pelanggan, dirinci oleh  para  pelanggan  dan  pada  dasarnya  berfokus  pada  fitur- fitur  dan  fungsionalitas-fungsionalitas  sistem/perangkat  lunak secara  keseluruhan  yang  dapat  terlihat  dan  ditinjau  kembali oleh  para  pelanggan.  Uji  kelayakan  berasal  dari  cerita pengguna  yang  telah  diimplementasikan  sebagai  bagian  dari suatu rilis perangkat lunak.

## 6. Unified Modeling Language
Menurut  Philippe  Kruchten  (1995),  UML  adalah  bahasa grafis  untuk  visualizing,  specifying,  constructing  and documenting setiap artifak dari sistem perangkat lunak.

## A. Use Case
Alistair  Cockburn  menjelaskan  bahwa  Usecase  merupakan kontrak  untuk  perilaku.  Kontrak  mendefinisikan  dengan  cara bagaimana  suatu  aktor  menggunakan  sistem  berbasis komputer  untuk  menyelesaikan  permasalahan-permasalahan yang dihadapinya.

## III. METODE PENELITIAN

## 1. Sumber Data Yang Diperlukan A.Data Primer
Data  yang  diperoleh  langsung  dari  sumbernya.  Pada  studi kasus  ini,  data  diambil  dari  Kantor  Jurusan  Teknik  Elektro UNSRAT
. B.Data Sekunder
Data sekunder
ini dicari diluar dari perusahaan/lembaga/instansi, berupa materi-materi tentang IT, artikel-artikel,  dan  sebagainya  yang  dapat  menunjang perlengkapan  dari  penelitian  dalam  merancang  suatu  sistem informasi pengarsiapan yang efektif dan efisien.

## 2.  Pengumpulan Data yang Dilakukan
Adapun  pengumpulan  data  yang  dilakukan  oleh  peneliti yaitu :

## 3 Analisa Kebutuhan
Pada tahap ini  dilakukan    observasi dan  pengumpulan data yang  berhubungan  dengan  kearsipan  di  tempat  penelitian (Kantor  Jurusan  Teknik  Elektro  Unsrat).  Hal-hal  yang dilakukan meliputi :  Menggunakan wawancara dan observasi untuk mengetahui kebutuhan user.
Mempelajari  alur  arsip  yang  masuk  dan  keluar,  juga menyangkut  aktor/pihak  yang         terlibat    dalam  pengaksesan arsip.
Mempelajari  jenis  dan  karakteristik  arsip  yang  ada  di tempat penelitian.
Mempelajari  arsitektur  komputer  dan  jaringan  di  Kantor Jurusan Teknik Elektro Unsrat.

## 4. Observasi
Metode  pengumpulan  data  yang  dilakukan  dengan mengamati  secara  langsung  objek  yang  akan  diteliti danselanjutnya melakukan pencatatan sesuai dengan keperluan.

## 5.  Wawancara
Metode  pengumpulan  data  yang  dilakukan  dengan wawancara  dilakukan  dengan  mengajukan  pertanyaan- pertanyaan yang telah disusun sedemikian.

## TABEL I. HASIL OBSERVASI

## TABEL II.  HASIL WAWANCARA Wawancara
Tanggal     : Subjek Penelitian  :
Pertanyaan  1-3  untuk  mengetahui  seberapa penting keberadaan webservice di Unsrat
1. Apakah  anda  Pernah    menggunakan aplikasi  sistem  informasi  pengarsipan berbasis web
2. Apa pendapat anda tentang aplikasi sistem informasi  pengarsipan  yang  menggunakan web
3. Apa pendapat anda tentang sistem informasi pengarsipan berbasis web

## Pertanyaan  5-6  untuk  mendapatkan  bentuk layanan yang akan ada
4. Layanan  apa  saja  yang  anda  gunakan dalam mengarsipkan surat
5. Menurut  anda  apa  layanan  yang  perlu ditambahkan
Pertanyaan  7-13  tentang  seberapa  penting keberadaan aplikasi pengarsipan berbasis web
6. Apakah  anda  Pernah  memakai  sistem informasi pengarsipan berbasis web
7. Apa Pendapat anda tentang aplikasi itu
8.
Apa Keluhan anda tentang aplikasi itu
9. Apa keluhan anda tentang system pengarsipan yang ada
10. Menurut  anda  kendala  apa  saja  yang muncul dalam melakukan pengarsipan
11. Apa  harapan  anda  dengan  adanya  aplikasi sistem informasi pengarsipan
Pertanyaan 14-15 tentang bentuk sistem.
12. Apa  fitur  yang  anda  harapkan  pada aplikasi  sistem  informasi  pengarsipan berbasis web

## TABEL III. HASIL WAWANCARA
Pertanyaan Jawaban 1 (Jumlah) Jawaban 2(Jumlah) Pertanyaan 1 Pernah (5) Tidak Pernah (10) Pertanyaan 2 Positif(4) Negatif(2) Pertanyaan 3 Positif(6) Negatif(2) Pertanyaan 4 Rata-rata 5 kali Pertanyaan 5 Kapasitas penyimpanan (5) - Pertanyaan 6 Pernah (5) Tidak Pernah (10) Pertanyaan 7 Positif(10) Negatif(1) Pertanyaan 8 Pernah (17) Tidak Pernah (3) Pertanyaan 9 Positif (15) Negatif(4) Pertanyaan 10 Menyortir surat(10) File(5) Pertanyaan 11 Mudah mencari(20) - Pertanyaan 12 Penyesuaian(10)  -(3)
Dari 20 responden yang merupakan calon user dalam hal ini adalah  administrasi  kantor  jurusan.  Berikut  adalah  hasil wawancara, yang di tampilkan dalam bentuk tabel.
Hasil  wawancara  kepada  calon  pengguna  memperlihatkan bahwa sistem yang akan dibuat oleh peneliti cukup dibutuhkan mengingat  banyaknya  kelebihan  sistem  ini  dan  adanya kekurangan  dari  sistem  sebelumnya.  Adapun  Transkrip wawancara dapat dilihat pada lampiran
. 7. Studi Pustaka
TABEL IV. PERBANDINGAN LITERATUR
8. Design Sistem
Design sistem akan disesuaikan dengan hasil yang didapatkan dari tahap sebelumnya. Dimana data/informasi tersebut akan direpresentasikan denga menggunakan UML (Unified Modelling Language) untuk mengetahui fungsionalita sistem secara diagram.
9.. Pembuatan Laporan
Tahap  ini  dikerjakan  setelah  tahap  sebelumnya berjalan  dengan  baik.  Hal-hal  yang  perlu  dituliskan  pada laporan  meliputi:  perancangan,  hasil  pengujian, dan lain-lain.

## 3.3. Framework Perancangan Sistem
Metodologi  perancangan  sistem  yang  digunakan  pada penelitian ini adalah extreme programming.
Gambar.4 . Framework Perancangan Sistem

## 10. Metodologi Perancangan Sistem
A Planning
Tahapan  planning  pada  XP  merupakan tahapan  awal dari  semua  proses  pengembangan  sistem.  Tahapan  ini merupakan  gabungan  dari  tahap  analisis  dan metode  pengembangan  klasik.  Tahap  planning dibuat  sesederhana  mungkin  agar  tidak  banyak  dokumentasi namun programmer dapat mengerti apa yang harus dikodekan. Pada  tahapan  planning  dapat  diketahui  gambaran  besar  dari aplikasi  yang  hendak  dikembangkan  dan  teknologi pendukung yang akan digunakan.
journal Teknik Elektro dan Komputer (2014), ISSN 2301-8402
Design sistem akan disesuaikan dengan hasil yang didapatkan dari tahap sebelumnya. Dimana data/informasi menggunakan UML Language) untuk mengetahui
Tahap  ini  dikerjakan  setelah  tahap  sebelumnya hal  yang  perlu  dituliskan  pada perancangan,  hasil  pengujian,kesimpulan
Metodologi  perancangan  sistem  yang  digunakan  pada penelitian ini adalah extreme programming.
Framework Perancangan Sistem
merupakan tahapan  awal dari  semua  proses  pengembangan  sistem.  Tahapan  ini merupakan  gabungan  dari  tahap  analisis  dan  planning  pada planning  pada  agile dibuat  sesederhana  mungkin  agar  tidak  banyak  dokumentasi dapat mengerti apa yang harus dikodekan. dapat  diketahui  gambaran  besar  dari aplikasi  yang  hendak  dikembangkan  dan  teknologi-teknologi
11. Flowchart Gambar 6. Usecase
Gambar 5. Flowchart Usecase Diagram

## 12. Deskripsi Sistem
System yang akan dibangun adalah sebuah system berbasis web  yang  akan  memberikan  layanan  standard  autentikasi  dan identifikasi  berdasarkan  kebutuhan  dari  instansi  tersebut. Pengarsipan  bebrbasis  Web  ini  akan  dibangun  dengan teknologi web standard dan menggunakan bahasa pemrograman  PHP  dan  MYSQL  yang  akan  langsung  diakses lewat jaringan.

## 3.6. Use case
Berdasarkan  analisa  kebutuhan  diatas  maka  dapat  kita gambarkan diagram Usecase-nya seperti berikut:

## 13. Desain Antarmuka
Gambar.7. Halaman Utaman Web
Gambar.8.Halaman Profil Web Gambar.9. Halaman Login Admin 14..Desain Database Gambar.10.(ERD) Entity Relational Diagram
Gambar.11. Halaman Login  Admin
Gambar.12. Halaman Profil User
Gambar.13.Halaman Home

## IV    HASIL DAN PEMBAHASAN

## 1.  Hasil Interface Aplikasi Berbasis Web
Gambar .14.Halaman Utama Web
Gambar.15. Halaman Home Admin
Gambar.16.Halaman Tambah Data
Gambar.17.Halaman Tambah Data Mahasiswa
Gambar .18. Tambah Arsip Mahasiswa
Gambar.19.Menu Tambah Data Mahasiswa
Halaman ini merupakan tampilan awal dari aplikasi berbasis web yang di rancang untuk user. Pada Gambar.14.
Halaman profil user di gunakan untuk user dapat melihat data dan informasi yang di upload dan di update oleh admin. Pada Gambar.12
Home merupakan halaman login admin yang di sediakan di halaman utama dari aplikasi web yang di rancang. Seperti yang bisa kita lihat di Gambar.15.
Halaman home admin merupakan halaman yang menampilkan semua sub menu yang terdapat dalam aplikasi pengarsipan berbasis web yang sedang di kembangkan.Seperti yang bisa kita lihat di Gambar.13.
Menu  cari  arsip  ini  digunakan  untuk  melakukan  pencarian arsip  berdasarkan    nomor,tahun  dan  jenis  surat  yang  akan  di cari,ketika  tombol  cari  ditekan  maka  akan  dilakukan  proses pencocokkan  data  pada  database  yang  sesuai  dengan  input yang  diberikan.  Setelah  itu  hasilnya  akan  ditampilkan  pada halaman hasil pencarian sebagai berikut.Gamabar .18.
Menu tambah data menyediakan beberapa sub menu seperti tambah data Dosen,tambah data Mahasiswa,update berita,upload foto , tambah arsip Dosen,tambah arsip Mahasiswa dan tambah arsip umum.Gambar.19.
Menu master data ini merupakan semua data yang di simpan ke database akan di munculakan semua  yang sudah di simpan ke dalam database.Gambar.4.17

## \

## V      KESIMPULAN DAN SARAN

## A. Kesimpulan
Kesimpulan  yang  dapat  diambil  dari  penelitian  ini  adalah bahwa penanganan atau manajemen arsip digital atau berbasis komputerisasi memiliki beberapa kelebihan dibanding dengan penanganan  arsip  secara  konvensional  Diantaranya  adalah bahwa  manajemen  arsip  digital  mampu  memberikan kemudahan  dalam  proses  pencarian  arsip  serta  memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan penyimpanan surat masuk dan  keluar,  selain  itu  arsip  digital  juga  mampu  mengurangi biaya  untuk  perawatan  dan  penyimpanan  karena  arsip  sudah didigitalisasi atau disimpan dalam bentuk digital

## B. Saran
Beberapa  hal  yang  diharapkan  perlu  diperbaiki  agar mendatangkan  pengerjaan  yang  lebih  baik  lagi  dalam perancangan aplikasi ini  karena aplikasi sudah dikembangkan dengan  menggunakan  teknologi  atau  bahasa  pemrogramman yang mampu dijalankan melalui web maka untuk kedepannya akan  sangat  baiknya  jika  apliksi  ini  dikembangkan  untuk mempermudah  proses  distribusi  surat  melaui  email.  Penulis
berharap  dengan  adanya  aplikasi  pengarsipan  berbasis  Web bisa  di  kembangkan  lagi  sehingga  bisa  memberikan  nilai positif  kepada  Kantor  Jurusan  Teknik  Elektro  Unsrat  agar dapat lebih baik lagi dalam mengelolah arsip.Penulis berharap agar bisa di tambahkan lagi beberapa menu untuk bisa mencari surat berdasarkan kategori yang ada.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] A.M. Hirin &Virgi, PHP & MySQL, Jakarta: Prestasi Pustaka.
[2] Alfian, Pengurusan Surat  dan  Kerarsipan,  Pustaka  Umum,  Jakarta 2001.
[3] Amsyah, Zulkfl , Manajemen Kearsipan,Gramedia Pustaka Umum, Jakarta 2005.
[4] B.  S.  D.  Oetomo  MM.,  Perancangan  &  Pembangunan  Sistem Informasi, Yogyakarta: ANDI, 2006.
[5] J ogiyanto, Analisis Disain Sistem , Andi OFFset, Yogyakarta,1990
[6] K..  Beck,  Extreme  Programming  Explained:  Embrace  Change.
Addison Wesley, 2004.
[7] KnollThomas,  tentang  adobe  photoshop,  (tanggal  akses  26  Nov
2013) tersedia  di  :  http://piandhiltons.blogspot.compengertian- sejarahnya-adobe-photoshop.
[8] M.  Irawan,  “Manajemen  Arsip  Dinamis,  suatu  pendekatan kearsipan”,  (Tanggal  akses  28  oktober  2013),  tersedia  di  : www.arsipjatim.go.id.
[9] McDonell,  Edwin  D.  Document  imaging  technology  :  how automated  solution  are  revolutioning  the  way  organizations  and people work. Salem : Probus Pub.Com.
[10] P.  Roger, Rekayasa Perangkat Lunak, Yogyakarta: Penerbit Andi,
2012.
[11]
Sulistyo  Basuki.Manajemen  Arsip  Dinamis.  Jakarta  :  Gramedia,
2001.
[12] Undang-undang  Kearsipan  negara  Republik  Indonesia  Nomor  7
Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan 1993.
[13] Yakub,  Pengantar  Sistem  Informasi,  Yogyakarta:  Graha  Ilmu.
2012.