ISSN (e): 2598-8069 `

## Pembuatan Aplikasi Inventory Barang untuk Promosi di Biro Marketing Universitas Widyatama
ENDANG AMALIA 1 , RAHMAD PRAMA YUDHA 2
1 Universitas Widyatama 2 Universitas Widyatama Email: endang.amalia@widyatama.ac.id

## ABSTRAK
Biro  Marketing  Universitas  Widyatama  merupakan  biro  yang  bertugas  untuk melakukan  promosi  dan  penerimaan  mahasiswa  baru.  Dalam  pengelolaan inventory selama ini, Biro Marketing Universitas Widyatama masih menggunakan sistem  manual.  Sehingga  untuk  pengolahan  data  barang  masuk  dan  keluar, laporan  barang  masuk  dan  laporan  barang  keluar  sering  mengalami  kesulitan dalam  perhitungan  inventory  dan  untuk  mendapatkan  informasi  stok  barang secara  real  time.  Terkadang  informasi  yang  diberikan  tidak  sesuai  dengan ketersediaan  barang  yang  ada.  Tujuan  penelitian  ini  adalah  membuat  aplikasi inventory  barang  untuk  promosi  di  Biro  Marketing  Universitas  Widyatama  yang dapat mendata barang masuk dan keluar, menangani proses dalam pembuatan laporan  barang  masuk  dan  barang  keluar.  Penelitian  ini  menggunakan  metode Prototype  dan  dengan  menggunakan  UML  (Unified  Modeling  Language)  untuk pemodelan terstruktur. Sistem Informasi yang telah dihasilkan pada perancangan ini dapat mengelola data barang masuk dan keluar, laporan data baraang masuk dan  laporan  data  barang  keluar,  dan  membuat  sistem  inventory  stok  barang sehingga admin bisa mengetahui jumlah stok yang tersedia secara real time.
Kata kunci : Inventory Barang, Prototype, Marketing, Universitas Widyatama, UML Modelling.

## ABSTRACT
Widyatama University which is a private university located at Jalan Cikutra Number 204  A  Bandung.  One  of  the  bureaus  found  at  Widyatama  University  is  the Marketing Bureau. As for the problems that occur in the current system that is for data  processing  incoming  and  outgoing  goods,  reports  for  incoming  goods  and reports for outgoing goods, so that sometimes it has difficulty in calculating goods and to get stock information has difficulty sometimes the information provided is not  in  accordance  with  the  availability  of  existing  goods.  The  purpose  of  this research  is  to  make  an  inventory  application  of  goods  for  promotion  at  the Widyatama University Marketing Bureau that can record incoming and outgoing goods, handle the process of making reports on incoming and outgoing goods. This  study  uses  the  Prototype  method  and  by  using  UML  (Unified  Modeling
ISSN (e): XXXX-XXXX
Language)  for  structured  modeling.  The  information  system  that  has  been produced in this design can manage the data of incoming and outgoing goods, incoming data reports and outgoing data data reports, and making an inventory system of inventory so that the admin can find out the amount of available stock in real time.
Keywords : Inventory Goods, Prototype, Marketing, Widyatama Unievrsity, UML Modelling.

## 1. PENDAHULUAN
Seiring dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, persaingan bisnis dalam industri dan organisasi semakin ketat. Semakin banyak perusahaan yang terus berbisnis dan dalam mempertahankan  strategi  bisnisnya.  Keberhasilan  perusahaan  dalam  mempertahankan usahanya  tidak  lepas  dari  bagaimana  perusahaan  dapat  mengelola  persediaan  barangnya sehingga dapat memenuhi permintaan pelanggan yang semaksimal mungkin. atau organisasi perusahaan yang mampu mengontrol dan mengelola persediaannya dengan baik akan mampu memenuhi  kebutuhan  pelanggan  dan  tentunya  dapat  jaga  agar  kelangsungan  usahanya berjalan  dengan  baik.  Persediaan  barang  menjadi  usaha  jadi  penting  bagi  organisasi  atau perusahaan, karena persediaan dapat mengatur persediaan di gudang. Oleh karena itu baik organisasi maupun perusahaan harus mampu mengelola persediaan barang secara efektif dan efisien agar sesuai dengan tujuan organisasi atau perusahaan (Rahmawati, 2017).
Salah satunya adalah Universitas Widyatama yang terletak di Jalan Universitas Cikutra swasta No.  204  A  Bandung.  Salah  satu  biro  yang  berada  di  Universitas  Widyatama  adalah  Biro Pemasaran. Biro pemasaran adalah agensi yang mengkhususkan diri dalam promosi. Bentuk kampanye yang dilakukan berupa: Edufair, presentasi ke kelas, visitasi, dan juga disebut Main Picnic. Dalam hal promosi, tentunya dalam hal promosi, tentunya Biro Pemasaran Universitas Widyatama membutuhkan tools pendukung atau tools untuk berpromosi.
Permasalahan  yang  terdapat  di  Biro  Pemasaran  Universitas  Widyatama  adalah  masalah persediaan.  Dalam  promosinya,  Biro  Pemasaran  Universitas  Widyatama  tentunya  memiliki banyak sekali alat promosi seperti: gelang, kipas angin, notebook, pulpen, alas mouse, brosur, dan masih banyak lagi alat promosi lainnya.
Pada saat melakukan promosi, tim marketing selalu menghadirkan Alat Review ini. Saat ini proses  pencatatan  persediaan  barang  atau  lebih  tepatnya  alat  promosi  di  Biro  Pemasaran Universitas Widyatama masih menggunakan cara manual, dimana setiap transaksi dilakukan dengan  cara  pencatatan  ke  dalam  buku  pencatatan  barang  masuk  dan  keluar.  Misalnya pencatatan  stok  barang,  kegiatan  yang  dilakukan  dengan  menghitung  fisik  barang  untuk semua jenis barang atau alat. Melihat banyaknya barang atau alat yang tersedia dan jadwal promosinya  yang  padat,  terkadang  Inventori  Barang  ini  tidak  terekam  dengan  baik.  Oleh karena itu, dalam proses pembuatan alat-alat pemasaran sering kali sulit untuk mendapatkan informasi dengan intervensi yang cepat dan akurat. Begitu juga saat barang masuk, admin bagian  marketing  biasanya  hanya  mencatat  jumlah  barang  atau  alat  tersebut  saja  tanpa mengetahui  secara  pasti  data  persediaan  yang  terbaru.  Sehingga  pada  saat  melakukan penjualan  terkadang  ada  alat  yang  sudah  habis  di  gudang  dan  tidak  diketahui  oleh  admin marketing.  Hal  tersebut  terjadi  akibat  proses  pencatatan  barang  masuk  dan  barang  keluar secara manual.
Berdasarkan  latar  belakang  tersebut,  maka  penulis  melakukan  penelitian  yang  berjudul “Pengembangan  Aplikasi  Inventori  untuk  Biro  Promosi  Pemasaran  Barang  Universitas Widyatama”.

## 2. LANDASAN TEORI

## 2.1. Inventory
Persediaan  adalah  suatu  barang  atau  bahan  yang  digunakan  oleh  suatu  organisasi  atau perusahaan untuk menjalankan bisnis (Getty Martinus Santika, 2005),
Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan untuk digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu.  Setiap  perusahaan  yang  melakukan  kegiatan  usaha  mempunyai  persediaan Umumnya,  walaupun  persediaan  hanya  merupakan  sumber  dana  menganggur,  Karena sebelum  persediaan  dulu  berarti  dana  terikat  didalamnya  tidak  dapat  digunakan  untuk keperluan lain (Herjanto, 2009).

## 2.2.  Jenis-Jenis Inventory
Secara  umum  persediaan  dibedakan  menjadi  beberapa  jenis,  diantaranya  sebagai  berikut (Siagian, 2005):

## 1. Persediaan bahan baku
Persediaan yang akan diproses lebih lanjut melalui proses produksi, sehingga menjadi barang setengah jadi atau barang jadi yang sesuai dengan kegiatan perusahaan.
2. Persediaan barang setengah jadi
Persediaan sudah dirubah roomates, tapi belum selesai sehingga bisa menyita proses produksi menjadi barang jadi.

## 3. Persediaan barang jadi
Persediaan diperoleh proses produksi selesai dan disimpan di gudang perusahaan.

## 2.3.  UML Modelling
Unified Modeling Language (UML) adalah tujuan umum, pengembangan, bahasa pemodelan di bidang rekayasa perangkat lunak, yang dimaksudkan untuk memberikan cara standar untuk memvisualisasikan desain sistem (Ivar Jacobson, 2005).
UML (Bahasa Pemodelan Terpadu) adalah pemodelan 'bahasa' untuk paradigma sistem atau perangkat  lunak  "berorientasi  objek".  Pemodelan  (modeling)  sebenarnya  digunakan  untuk penyederhanaan  masalah  yang  kompleks  sehingga  lebih  mudah  dipelajari  dan  dipahami (Nugroho, 2010).

## 3. METODE PENELITIAN
Gambar 1. Metode Pengembangan Sistem (Pressman, 2010)
Gambar  1  menampilkan  rangkaian  tahapan  pengembangan  dengan  penjelasan  langkah- langkah  dalam  metode yang  digunakan  dalam penelitian  ini menggunakan  proyotype yang menampilkan  rangkaian  tahapan  pengembangan  dengan  penjelesan  tahapan-tahapan tersebut pada metode yang digunakan pada materi pembelajaran yaitu:

## 1. Communication.
Pada  tahap  ini  penulis  langsung  mengkomunikasikan  keprihatinan  tentang  inventarisasi dengan wawancara langsung dengan Bapak Nur Adi Kusuma, Staf A.Md Promosi Offline dan Bapak Mardi, ST selaku Kepala Biro Marketng Universitas Widyatama.

## 2. Quick Plan.
Tahapan ini dilakukan dengan menentukan aktivitas sumber daya, spesifikasi pengembangan sistem inventori berbasis kebutuhan, dan tujuan berdasarkan hasil komunikasi yang dilakukan agar pembangunan dapat sesuai dengan yang diharapkan.
3. Modelling Quick Design.
Tahap  selanjutnya  adalah  representasi  atau  mendeskripsikan  model  sistem  yang  akan dikembangkan  dengan  menggunakan  UML  Modelling  yang  terdiri  dari  Use  Case  Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram.

## 4. Construction of Prototye
Tahapan ini digunakan untuk membangun prototipe dan pengujian menggunakan sistem yang dikembangkan oleh Black Box Testing. Proses instalasi dan pemberian dukungan pengguna JUGA dilakukan agar sistem dapat berjalan dengan baik.

## 5. Development Delivery and Feedback.
Review Langkah-langkah ini diperlukan untuk mendapatkan masukan dari pengguna item yaitu Biro Pemasaran Universitas Widyatama, sebagai hasil evaluasi dari tahapan sebelumnya dan implementasi sistem yang dikembangkan.

## 4. IMPLEMENTASI SISTEM
Pada bagian ini berisikan dengan uraian penjelasan dari deskripsi Prototype perangkat lunak yang  akan  dikembangkan  menjadi  sebuah  aplikasi  inventori  di  Biro  Marketing  Universitas Widyatama.  Pada  bagian  ini  merupakan  hasil  pada  prototype  perangkat  lunak  ini  berisi tampilan aplikasi inventori di Biro Marketing Universitas Widyatama. Tujuan dari sub bab ini adalah  untuk  memberikan  gambaran  tampilan  antarmuka  dari  aplikasi  inventori  di  Biro Marketing Universitas Widyatama.

## Gambar 2. Halaman Utama
Berikut adalah gambar 2 merupakan tampilan dari halaman utama aplikasi Inventori, dimana pada halaman utama terdapat menu pengambilan prosur, pengambilan tools dan menu kelola barang.

## Gambar 3. Halaman Pengambilan Brosur
Berikut  adalah  gambar  3  merupakan  tampilan  dari  halaman  pengambilan  brosur,  dimana admin bisa mengklik icon ambil barang, dan juga admin juga bisa melihat jumlah stok barang yang tersedia.

## Gambar 4. Halaman Tampilan Pengambilan Brosur
Berikut  adalah  gambar  4  merupakan  tampilan  dari  halaman  pengambilan  brosur,  dimana admin akan menginput jumlah yang di ambil, nama pengambil dan keterangannya.
Gambar 5. Halaman Pengambilan Tools
Berikut adalah gambar 5 merupakan tampilan dari halaman pengambilan tools, dimana admin bisa mengklik icon ambil barang, dan juga admin juga bisa melihat jumlah stok barang yang tersedia.
Gambar 6. Halaman Pengambilan Tools
Berikut adalah gambar 6 merupakan tampilan dari halaman pengambilan tools, dimana admin akan menginput jumlah yang di ambil, nama pengambil dan keterangannya.
Gambar 7. Halaman Login Admin
Berikut adalah gambar 7 merupakan tampilan dari login admin, dimana  admin harus login untuk mengelola tools dan brosur.

## Gambar 8. Halaman Utama Admin

## Berikut adalah gambar 8 merupakan halaman utama admin yang terdapat Dashboard, Kelola Barang dan Print Laporan

## Gambar 9. Halaman Tampilan Kelola Barang
Pada gambar 9 merupakan tampilan kelola barang, dimana admin nanti dapat melihat jumlah stok yang ada, dapat menginput jumlah stok yang masuk dan dapay mengedit data barang, serta menghapus data barang

## Gambar 10. Halaman Tambah Stock
Pada  gambar  10  merupakan  tampilan  untuk  tambah  barang,  dimana  admin  nantinya  akan menginput nama barang, satuan, dan juga jenis barang (Brosur/Tools).

## Gambar 11. Halaman Edit
Pada gambar 11 merupakan tampilan untuk edit barang, dimana admin  nantinya mengedit nama barang, satuan, dan juga jenis barang (Brosur/Tools).

## Gambar 12. Halaman Laporan Barang Masuk
Pada gambar 12 merupakan halaman laporan barang masuk, dimana nanti admin bisa melihat semua list data barang masuk.

## Gambar 13. Halaman Cetak Laporan Barang Masuk
Pada gambar 13 merupakan halaman cetak laporan barang masuk, dimana nanti admin akan bisa langsung mencetak laporan data barang masuk.

## Gambar 14. Halaman Utama
Pada gambar 14 merupakan halaman laporan barang keluar, dimana nanti admin bisa melihat semua list data barang keluar.

## Gambar 15. Halaman Laporan Cetak Barang Keluar
Pada gambar 15 merupakan halaman cetak laporan barang keluar, dimana nanti admin akan bisa langsung mencetak laporan data barang keluar.

## 5. KESIMPULAN

## Kesimpulan
Berdasarkan  penelitian  yang  telah  dilakukan  maka  dapat  diambil  Kesimpulan  Beberapa  hal yaitu:
1. Aplikasi ini dapat menangani data proses pengumpulan inventaris barang masuk dan barang keluar dari pendataan pendataan di Biro Pemasaran Universitas Widyatama.
2. Apikasi  ini  dapat  menangani  proses  dalam  pembuatan  barang  dalam  laporan persediaan  barang  dan  laporan  persediaan  barang  yang  ada  di  Biro  Pemasaran Universitas Widyatama.
3. Aplikasi  informasi  inventaris  system  that  is  built  now  EASES  admin  warehouse  in knowing  the  number  of  stocks  available  in  real  time  at  the  University  Widyatama Marketing Bureau.

## Saran
Saran dari penulis untuk pengembangan sistem selanjutnya dan studi lebih lanjut sistem ini diharapkan dapat dikembangkan dengan penambahan fitur seperti aplikasi yang dapat dibuat dalam aplikasi mobile yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja.

## DAFTAR RUJUKAN

## Rujukan Buku:
Ivar Jacobson, G. J. (2005). The Unified Modeling Language User Guide Second Edition. United State: Addison Wesley Professional.
Martinus Getty Santika, H. Y. (2005).  Bussines Concepts Implementation Series in Inventory Management. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Nugroho,  A.  (2010).  Rekayasa  Perangkat  Lunak  Berbasis  Objek  dengan  Metode  USDP.
Yogyakarta: Andi.
Pressman, Roger S. 2010 . Rekayasa Perangkat Lunak – Pendekatan Praktisi Edisi 7 (Buku 1) Terjemahan  :  Adi  Nugroho,  George  John  Leopold  Nikijuluw,  Theresia  Herlina Rochadiani dan Ike Kurniawati Wijaya. Yogyakarta : Andi.
Rahmawati.  (2017).  Sistem  Informasi    Inventory  Stok  Barang  Pada  Cv.  Artha  Palembang.
Palembang: Universitas Islam Negeri Raden Fatah .
Siagian,  Y.  M.  (2005).  Aplikasi  Supply  Chain  Management  dalam  Dunia  Bisnis.Jakarta  :
Grasindo.