Prosedur Administrasi Pembayaran Klaim Asuransi Kendaraan Bermotor Pada PT. Federal International Finance (FIF group) Cabang Subang

## Aziz Muhammad
1
Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Subang azizmuhammad@unsub.ac.id
Defi Simanjuntak 2
Administrasi Keuangan, Fakultas Ilmu Administrasi defisimanjuntak2O@gmail.com

## Abstrak
Asuransi  kendaraan  bermotor  merupakan  jenis  asuransi  khusus  yang  dapat melindungi kendaraan dari kejadian yang tidak dinginkan. PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang bergerak di bisnis layanan pembiayaan salah satunya  dengan  nama  merek  FIFASTRA.  FIFASTRA  merupakan  Jasa  layanan pembiayaan  sepeda  motor  honda  baik  motor  baru  maupun  bekas  berkualitas.  PT. Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  pun  memberikan asuransi  kendaraan  bermotor  khususnya  Sepeda  Motor  Honda  agar  konsumen terbebas  dari  rasa  khawatir.  Namun  pada  saat  konsumen  melakukan  pengajuan klaim  pada  PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  masih terdapat fenomena masalah yang terjadi yaitu petugas asuransi masih menghadapi beberapa  kendala  dikarenakan  banyak  konsumen  yang  kurang  mengerti  beberapa hal yang perlu disiapkan dalam pengajuan klaim asuransi. Tujuan dari Penelitian ini untuk mengetahui bagaimana prosedur administrasi pembayaran klaim asuransi. Metode yang digunakan yaitu metode deskriptif, sedangkan Teknik yang digunakan dalam memperoleh data informasi yaitu dikumpulkan dengan metode pengumpulan data diantaranya observasi, wawancara, dokumentasi dan riset perpustakaan. Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  prosedur  administrasi  pembayaran  klaim asuransi  kendaraan  bermotor  masih  terdapat  fenomena  masalah,  yaitu  petugas asuransi masih menghadapi beberapa kendala dikarenakan banyak konsumen yang kurang mengerti hal apa saja yang perlu disiapkan dalam pengajuan klaim asuransi kendaraan bermotor, sehingga menyebabkan adanya penundaan klaim. Serta pada saat melanjutkan proses pembayaran klaim pada PT. Fideral International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang terjadi masalah pada bagian Finance Coordinator yang disebabkan  oleh  jaringan  yang  kurang  baik.  Maka  dengan  itu  petugas  asuransi diharapkan mampu menjelsakan lebih jelas lagi kepada konsumen sampai konsumen benar-benar mengerti apa saja yang perlu dipersiapkan untuk klaim asuransi. Serta PT. Fideral International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang sebaiknya memiliki jaringan yang baik agar tidak menghambat kinerja karyawan.
Kata kunci: Prosedur, Pembayaran Klaim Asuransi Kendaraan Bermotor

## Abstract
Motor vehicle insurance is a special type of insurance that can protect vehicles from unwanted events.  PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Subang  Branch  is  engaged  in  the financing services business, one of which is under the brand name FIFASTRA. FIFASTRA is a quality Honda motorcycle financing service, both new and used motorcycles. PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Subang Branch also provides motor vehicle insurance, especially  Honda  motorcycles,  so  that  consumers  are  free  from  worry.  However,  when consumers  submit  claims  to  PT.  The  Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Subang Branch still has a problem phenomenon that occurs, namely insurance officers are still facing several obstacles because many consumers do not understand a number of things that need to be prepared in submitting insurance claims. The purpose of this study is to find out how the administrative procedures for paying insurance claims are.
The method used is descriptive method, while the technique used in obtaining information data is collected by data collection methods including observation, interviews, documentation and library research.
The  results  showed  that  the  administrative  procedure  for  paying  motor  vehicle  insurance claims still had a problem phenomenon, namely insurance officers still faced several obstacles because many consumers did not understand what things needed to be prepared in filing motor vehicle insurance claims, causing delays in claims. And when continuing the claim payment process at PT. Fideral International Finance (FIFGROUP) Subang Branch had a problem with the  Finance  Coordinator  caused  by  a  poor  network.  So  with  that  the  insurance  officer  is expected  to  be  able  to  explain  more  clearly  to  the  consumer  until  the  consumer  really understands  what  needs  to  be  prepared  for  an  insurance  claim.  As  well  as  PT.  Fideral International Finance (FIFGROUP) Subang Branch should have a good network so as not to hinder employee performance.
Keywords: Procedure, Payment of Motor Vehicle Insurance Claims

## Pendahuluan
Perkembangan kendaraan bermotor di Indonesia menunjukkan pertumbuhan yang cukup pesat seiring dengan pertumbuhan industri otomotif. Berdasarkan data yang  di  himpun  dari  Korlantas  Polri,  tercatat  sebanyak  146.046.666  kendaraan bermotor  yang beredar di  seluruh wilayah Indonesia  per  januari  2022.  Dari  angka 146.046.666 tersebut sudah mencakup kendaraan mulai dari bus, mobil barang, mobil penumpang, sepeda motor, sampai ke kendaraan khusus. Akan tetapi jika di rinci secara detail,  jumlah  kendaraan  yang  paling  banyak  di  Indonesia  adalah  sepeda Motor yang berjumlah 117.679.559 unit.
Seiring  dengan  banyaknya  yang  menggunakan  kendaraan  bermotor  yang beredar di Indonesia, akan menyebabkan terjadinya kepadatan lalu lintas, sehingga manusia akan lebih banyak menghadapi risiko. Adapun risiko yang kemungkinan besar bisa terjadi pada pengguna kendaraan bermotor seperti kehilangan kendaraan bermotor  bahkan  mengalami  kecelakaan  yang  di  akibatkan  oleh  berbagai  sebab. Sehingga dapat merugikan pemilik kendaraan bermotor.
Menurut UU No. 2 Tahun 1992 Asuransi atau pertanggungan adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih, dengan menerima premi asuransi, untuk memberikan pergantian  kepada  tertanggung  karena  kerugian,  kerusakan  atau  kehilangan keuntungan  yang  diharapkan  atau  tanggungjawab  hukum  pihak  ketiga  yang mungkin  akan  di  derita  tertanggung  yang  timbul  dari  suatu  peristiwa  yang  tidak
pasti  atau  memberikan  suatu  pembayaran  yang  didasarkan  atas  meninggal  atau hidupnya  seseorang  yang  dipertanggungkan.  PT.  Federal  International  Finance (FIFGROUP) Cabang Subang bergerak di bisnis layanan pembiayaan salah satunya dengan  nama  merek  FIFASTRA.  FIFASTRA  merupakan  Jasa  layanan  pembiayaan sepeda  motor  honda  baik  motor  baru  maupun  bekas  berkualitas.  PT.  Federal International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  pun  memberikan  asuransi kendaraan bermotor khususnya Sepeda Motor Honda agar konsumen terbebas dari rasa  khawatir.  Adapun  Lembaga  Jasa  Keuangan  Yang  akan  memberikan  asuransi tersebut  yaitu  perusahaan  yang  merupakan  satu  Lembaga  dengan  PT.  Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang yaitu PT. Asuransi Astra Buana. Asuransi yang di berikan adalah TLO (Total Loss Only). Asuransi TLO (Total Loss Only)  berarti  pihak  asuransi  hanya  akan  menjamin  dan  mengganti  pada  kasus dimana  biaya  pertanggungan  kendaraan  bermotor  75%  dari  nilai  pertanggungan motor.  Adapun  asuransi  yang  diberikan  dari  perusahaan  berlaku  untuk  kondisi motor  hilang  dalam  kondisi  diparkir  (pencurian  pada  saat  motor  itu  diam), pencurian,  perampasan  atau  penodongan  dan  kecelakaan  yang  menyebabkan estimasi kerusakan motor 75%.
Namun  pada  saat  konsumen  melakukan  pengajuan  klaim  pada  PT.  Federal International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  masih  terdapat  fenomena masalah  yang  terjadi  yaitu  petugas  asuransi  masih  menghadapi  beberapa  kendala dikarenakan  banyak  konsumen  yang  kurang  mengerti  hal  apa  saja  yang  perlu disiapkan dalam pengajuan klaim asuransi. Dengan kejadian tersebut masih banyak terjadi penundaan klaim dikarenakan nasabah belum mengerti bagaimana Standar Operasional  Prosedur  (SOP)  yang  ditetapkan  oleh  pada  PT.  Federal  International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang.
Selanjutnya  pada  saat  melanjutkan  proses  administrasi  pembayaran  untuk pembayaran  klaim  asuransi,  Pada  PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP) Cabang  Subang  menghadapi  berbagai  risiko.  Yaitu  pada  saat  Finance  Coordinator ingin  melakukan  proses  approve  atau  menyetujui  klaim  asuransi  kendaraan bermotor Finance Coordinator mengalami kesulitan dikarenakan jaringan yang tidak bagus.  Sehingga  menyebabkan  petugas  Finance  Coordinator  harus  menunggu sampai  jaringan  bisa  digunakan  Kembali.  Pada  PT.  Federal  International  Finance (FIFGROUP) Cabang Subang sendiri untuk proses administrasi pembayaran klaim asuransi kendaraan bermotor memang tidak ditentukan berapa lama tenggat waktu yang  diperlukan.  Akan  tetapi  prosedur  yang  baik  adalah  proses  yang  dapat dilakukan secara cepat dan tepat.

## Kerangka Teori
Menurut Zaki Baridwan (dalam Reygina Novia Nengsih, 2017) Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu  kegiatan  atau  lebih  yang  disusun  untuk  menjamin  adanya  perlakuan  yang seragam terhadap transaksi perusahaan yang terjadi.
Menurut  Mulyadi  (dalam  Roy  Irawan,  2018)  mengatakan  bahwa  prosedur adalah  suatu  aktivitas  klerikal,  biasanya  melibatkan  beberapa  orang  dalam  suatu departemen  atau  lebih,  yang  dibuat  untuk  menjamin  penanganan  secara  seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Menurut  Mulyadi  (dalam  Nidaul  Izzah,  2016)  ada  beberapa karakteristik prosedur yaitu sebagai berikut:
1. Prosedur dapat menunjang atau menjunjung tercapainya tujuan dari organisasi.
2. Prosedur  dapat  menggunakan  biaya  yang  seminimal  mungkin  bahkan  dapat menciptakan pengawasan-pengawasan yang baik.
3. Prosedur dapat menunjukkan urutan-urutan yang logis dan sederhana.
4. Prosedur dapat menunjukkan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab yang cukup besar agar dapat mencapai tujuan organisasi.
5. Prosedur menunjukkan tidak adanya keterlambatan dan hambatan agar terlaksana dengan sempurna.
Menurut  H.Melayu  S.P  Hasibuan  (dalam  Kartika  Suri  Damai  Yanti,  2015) menjelaskan  bahwa  pembayaran  merupakan  proses  perpindahan  hak  pemilik  atas sejumlah  uang  dimana  uang  tersebut  akan  diserahkan  dari  pembayar  kepada penerima uang tersebut, baik secara langsung maupun melalui jasa-jasa perbankan.
Sedangkan  menurut  Tirto  Waluyo  (dalam  Kartika  Suri  Damai  Yanti,  2015) mengatakan bahwa pembayaran merupakan suatu kegiatan atau aktivitas dalam hal menukarkan barang ataupun uang yang bermaksud ataupun bertujuan yang sama yang dilakukan oleh 2 (dua) orang atau lebih (sekelompok orang).
Menurut  M.  Nur  Rianto  (2012:212)  asuransi  merupakan  sebuah  mekanisme perlindungan terhadap pihak tertanggung apabila mengalami resiko di masa yang akan datang dimana pihak tertanggung akan membayar premi guna mendapatkan ganti rugi Julius R. Latumaerissa (2011:447) mendefinisikan asuransi sebagai suatu perjanjian dimana terdapat pihak tertanggung yang membayar premi kepada pihak penanggung guna mendapatkan penggantian karena suatu keinginan, kerusakanm atau kehilangan keuntungan yang telah diharapkan yang kemungkinannnya tidak pasti akan terjadi di masa yang akan datang.ak penanggung.

## Metode Penelitian
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif. Penelitian  deskriptif  merupakan  penelitian  yang  berusaha  mendeskripsikan  suatu gejala,  peristiwa,  kejadian  yang  terjadi  pada  saat  sekarang  (Sujana  dan  Ibrahim). Metode  kualitatif  adalah  prosedur  penelitian  yang  menghasilkan  data  deskriptif berupa kata-kata tertulis maupun lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati. Metode ini menggambarkan keadaan yang sebenarnya, yaitu berupa pengumpulan data  dan  informasi  yang  diperoleh  dari  hasil  wawancara,  observasi,  dokumentasi langsung pada PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang.

## Hasil dan Pembahasan
Prosedur penanganan klaim merupakan urutan atau tata cara yang dilakukan oleh  PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  dalam mengambil  keputusan  untuk  melakukan  pembayaran  klaim,  apakah  pengajuan konsumen tersebut dibayar atau tidak oleh perusahaan. Namun pada saat melakukan pengajuan klaim asuransi kendaraan bermotor pada PT. Federal International Finance (FIFGROUP)  Cabang  Subang  ada  beberapa  dokumen  yang  wajib  di  lengkapi  oleh konsumen.  Berikut  adalah  dokumen-dokumen  yang  perlu  dilengkapi  oleh konsumen:
1. Tanda terima dokumen klaim
2. Surat tanda penerimaan laporan
3. Surat keterangan berdasarkan laporan polisi yang menerangkan:
a. No. Polisi
b. Merk kendaraan bermotor
c. Jenis kendaraan bermotor
d. Tahun
e. Warna
f. No. Rangka
g. No. Mesin
4. Nama serta alamat
5. Surat keterangan laporan kehilangan
6. Formulir interview klaim asuransi kendaraan bermotor
7. Laporan kerugian asuransi kendaraan bermotor
8. Surat pernyataan dari konsumen
9. Kartu Tanda Penduduk (KTP)
10. Kartu Keluarga
11. Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK)
Pada PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang, sebelum perusahaan  menyetujui  atau  menanggung  pembayaran  atas  pengajuan  klaim  dari konsumen  atau  pemegang  polis  ada  beberapa  ketentuan  yang  wajib  dilaksanakan oleh  konsumen  atau  pemegang  polis  untuk  melakukan  pengajuan  kalim  asuransi kendaraan bermotor. Berikut adalah prosedur-prosedur pengajuan klaim pada PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang 1. Prosedur  Pengajuan  Klaim  Kendaraan  Motor  Yang  Menyangkut  Dengan Pemegang Polis
Berikut adalah prosedur pengajuan klaim asuransi kendaraan bermotor dimana risiko yang terjadi diakibatkan oleh pemegang polis sendiri.
a. Konsumen  yang  ingin  melakukan  pengajuan  klaim  asuransi  kendaraan bermotor  melapor  ke  pihak  asuransi,  serta  membawa  kelengkapan  berkas minimal STNK dan membawa 2 (dua) kunci kontak.
b. Konsumen segera datang ke petugas suransi.
c. Petugas asuransi akan segera mengecek di system sesuai identitas motor yang tertera di STNK.
d. Petugas  asuransi  kemudian  akan  mewawancarai  kronologis kejadian  beserta mengecek validasi atau bukti.
e. Kemudian konsumen akan mengisi laporan kerugian.
f. Setelah  selesai  melakukan  interview  dan  pengisian  laporan  petugas asuransi memberikan persyaratan untuk pengajuan klaim asuransi kendaraan bermotor.
g. Setelah  petugas  asuransi  memberikan  persyaratan  kelengkapan  berkas pengajuan  klaim  asuransi,  konsumen,  sudah  bisa  lapor  kehilangan  ke polres/polsek.
h. Setelah melengkapi berkas, konsumen Kembali lagi ke kantor menemui petugas asuransi.
2. Prosedur Pengajuan Klaim Asuransi Kendaraan Bermotor Karena Pihak Ketiga. Asuransi  kendaraan  bermotor  pihak  ketiga  merupakan  polis  atau  manfaat tambahan  (rider)  dari  asuransi  kendaraan  bermotor,  dimana  pemilik  kedaraan bermotor  meminjamkan  motornya  kepada  orang  lain. Dan  secara  tidak  terduga motor  tersebur  hilang.  Maka  disinilah  manfaat yang  di  berikan  oleh  pihak
asuransi  yaitu  jaminan  ganti  rugi  yang melibatkan pihak ketiga. Berikut adalah prosedur pengajuan klaim karena pihak ketiga:
a. Konsumen  yang  ingin  melakukan  pengajuan  klaim  asuransi  kendaraan bermotor  melapor ke pihak asuransi
b. Konsumen wajib membawa kelengkapan berkas minimal STNK dan membawa 2 (dua) kunci kontak.
c. Konsumen yang datang wajib membawa orang yang memakai motor terakhir.
d. Petugas  asuransi  kemudian  akan  mewawancarai  kronologis  kejadian  beserta mengecek validasi atau bukti.
e. Setelah  selesai  melakukan  interview  dan  pengisian  laporan  petugas  asuransi memberikan persyaratan untuk pengajuan klaim asuransi kendaraan bermotor.
f. Setelah  petugas  asuransi  memberikan  persyaratan  kelengkapan  berkas pengajuan  klaim  asuransi,  konsumen  atapun  pemakai  akhir motor  tersebut, sudah bisa lapor kehilangan ke polres/polsek.
g. Setelah  melengkapi  berkas,  konsumen  dan  orang  terakhir  yang  memakai kendaraan bermotor kembali lagi ke kantor menemui petugas asuransi.
3. Prosedur  Pengajuan  Klaim  Asuransi  Kendaraan  Bermotor  Akibat  Meninggal Dunia.
Berikut adalah prosedur pengajuan klaim asuransi kendaraan bermotor pada PT. Federal International Finance (FIFGROUP) akibat konsumen/nasabah meninggal dunia.
a. Ahli waris konsumen datang ke kantor atau ke bagian petugas asuransi untuk melaporkan bahwa konsumen meninggal dunia.
b. Lalu,  petugas  asuransi  akan  segera  mengecek  di  system  data  asuransi.  Jika terdaftar petugas asuransi akan menginterview/mewawancarai kepada wahli waris tentang kronologis konsumen meninggal dunia.
c. Selanjutnya  petugas  asuransi  memberikan  persyaratan  dokumen  pengajuan klaim asuransi.
d. Jika berkasnya sudah lengkap petugas asuransi menginput dokumen pengajuan asuransi  ke  kantor  pusat  untuk  di  analisa  oleh  analis  asuransi  yang  estimasi informasi klaim di terima atau di tolak sekitar 14 hari kerja.
e. Lalu,  petugas  asuransi  akan  segera  mengecek  di  system  data  asuransi.  Jika terdaftar petugas asuransi akan menginterview/mewawancarai kepada wahli waris tentang kronologis konsumen meninggal dunia.
f. Selanjutnya  petugas  asuransi  memberikan  persyaratan  dokumen  pengajuan klaim asuransi.
g. Jika berkasnya sudah lengkap petugas asuransi menginput dokumen pengajuan asuransi  ke  kantor  pusat  untuk  di  analisa  oleh analis  asuransi  yang  estimasi informasi klaim di terima atau di tolak sekitar 14 hari kerja.
Pada  PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  prosedur pengajuan  klaim  asuransi  kendaraan  bermotor  mulai  dari  prosedur  pengajuan klaim  asuransi  kendaraan  bermotor  akibat  pemegang  polis  sendiri,  pengajuan klaim asuransi kendaraan bermotor akibat pihak ketiga, sampai pengajuan klaim asuransi kendaraan bermotor akibat konsumen atau pemegang polis meninggal dunia sudah cukup maksimal. Mulai dari konsumen datang ke petugas asuransi yang  kemudian  diwawancari  oleh  petugas  asuransi  hingga  konsumen  atau pemegang  polis  mengisi  laporan  kerugian  agar  bisa  melapor  ke  polres/polsek. Prosedur  pengambilan  keputusan  klaim  asuransi  kendaraan  bermotor  pada  PT.
Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang:
a. Petugas  asuransi  melakukan  pengecekan  berkas-berkas  atau  dokumen pengajuan asuransi.
b. Setelah dokumen dinyatakan lengkap dan benar, petugas asuransi melakukan pengajuan ke kantor pusat / Head Office (HO) melalui system.
c. Berkas pengajuan di Analisa dan di validasi kurang lebih 14 hari kerja.
d. Informasi resmi dari kantor pusat / Head Office (HO) terbit dan akan rilis surat nominal pergantian manfaat asuransi.
e. Petugas  asuransi  mendownload  Surat  Perintah  Cair  (SPC)  untuk  di  berikan kebagian BPKB (Buku Pemilik kendaraan Bermotor).
f. Petugas  asuransi  melakukan  serah  terima  BPKB  (Buku  Pemilik  kendaraan Bermotor) konsumen yang kehilangan motor.
g. Petugas  asuransi  mengaploud  dokumen  BPKB  (Buku  Pemilik  kendaraan Bermotor) ke kantor pusat / Head Office (HO).
h. Setelah menunggu 3 hari nominal asuransi sudah cair.
i. Petugas asuransipun akan segera mengkonfirmasi kebagian kasir PT. Federal international  finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  untuk  melakukan  proses pembayaran klaim asuransi kendaraan bermotor.
PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  sendiri  jenis penutupan  atau  luas  jaminan,  asuransi  kendaraan  bermotor  hanya  memiliki  jenis penutupan Total Loss Only. Dimana jenis penutupan atau luas jaminan Total Loss Only  hanya  menanggung  biaya  pertanggungan  kendaraan  bermotor  minimal  75% dari  nilai  pertanggungan  motor.  Berikut  Perhitungan  Klaim  Asuransi  Kendaraan Bermotor Pada PT. Fideral International Finance Cabang Subang
Tabel Perhitungan ganti rugi klaim TLO ( Total Loss Only)
Bulan ke 1-d 12 bulan di tahun ke 1
100%  dari  harga  OTR  ( On  The  Road) – Biaya resiko sendiri. Bulan ke 7-d 12 bulan di tahun ke 1 95%  dari  harga  OTR  ( On  The Road) –
Biaya resiko sendiri. Tahun ke-2 85%  dari  harga  OTR  ( On  The Road) – Biaya resiko sendiri. Tahun ke-3 75%  dari  harga  OTR  ( On  The Road) – Biaya resiko sendiri. Tahun ke-4 65%  dari  harga  OTR  ( On  The Road) –
Biaya resiko sendiri.
Prosedur  pembayaran  klaim  asuransi  kendaraan  bermotor  pada  PT.  Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang setelah pengajuan sudah disetujui oleh petugas asuransi:
1. Proses  pembayaran  kalim  asuransi  diawali  ketika  pengajuan  kalim  asuransi kendaraan  bermotor  sudah  di  terima  atau  di  ACC  oleh  petugas  asuransi. Selanjutnya petugas asuransi menyerahkan atau mengkonfirmasi ke bagian kasir
PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang.
2. Setelah dokumen-dokumen sudah di terima secara lengkap oleh pihak kasir PT. Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang.  Maka  pihak  kasir akan memberikan dokumen-dokumen tersebut ke finance coordinator.
3. Apabila dokumen-dokumen tersebut sudah sesuai dengan persyaratan, Finance coordinator  akan  approve  atau  menyetujui  pembayaran  klaim  asuransi kendaraan bermotor.
Berikut  proses  atau  langkah-langkah  yang  di  lakukan  untuk  approve  atau menyetujui pembayaran kalim asuransi kendaraan bermotor.
a. Masuk ke system FIFAPPS
Pada  PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  pada saat melakukan pengeluaran kas untuk pembayaran yang di perlukan oleh perusahaan, PT. Federal International. Finance (FIFGROUP) Cabang Subang sudah  menggunakan  system  yaitu  system  FIFAPPS.  System  FIFAPPS merupakan aplikasi yang di gunakan oleh PT. Federal International Finance (FIFGROUP)  Cabang  Subang  untuk  mempercepat  proses  pengerjaan  suatu pekerjaan di PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang.
b. Masuk ke menu finance Setelah  masuk  ke  system  APPS  akan  di  lanjutkan  ke  menu  finance.  Di karenakan  bagian-bagian  yang  terkandung  untuk  prosedur  pembayaran klaim asuransi kendaraan motor hilang ada di bagian menu finance.
c. Masuk ke menu invoice ex-deposit. Selanjutnya  akan  masuk  ke  menu  invoice  ex-deposit  untuk  melanjutkan proses pembayaran klaim asuransi kendaraan bermotor. Pada saat masuk ke menu ex-deposit pada description akan di cantumkan nama tertanggung yang kemudian  akan  diproses.  Fungsi  yang  terkait  merupakan  departemen- departemen yang menyajikan informasi
Fungsi/Tenaga Yang Terkait Pada Saat Melakukan Proses Pembayaran Klaim Asuransi Kendaraan Bermotor Pada PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang adalah sebagai berikut:
1. Fungsi petugas asuransi
Pada  PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  petugas asuransi akan mengeluarkan SPC (Surat Perintah Cair) dan juga deklarasi yang kemudian akan diserahkan ke pihak kasir.
2. Fungsi kasir
Fungsi  ini  akan  menerima  SPC  (Surat  Perintah  Cair),  kuitansi,  KTP  dan  juga deklarasi dari petugas asuransi dan kemudian akan mencetak Bukti Pengeluaran Uang (BPU). Kemudian pihak kasir akan menyerahkan semua dokumen-dokumen yang  sudah  divalidasi  ke  bagian  finance  coordinator.  Fungsi  ini  juga  akan melakukan pembayaran kepada nasabah secara tunai Ketika finance coordinator sudah  menyelesaikan  semua  prosedur  pembayaran  klaim  asuransi  kendaraan bermotor.
3. Fungsi finance coordinator
Finance  coordinator  akan  menerima  semua  dokumen-dokumen  yang  sudah  di validasi  oleh  pihak  kasir  dan  finance  coordinator  akan  melanjutkan  proses pembayaran klaim asuransi kendaraan bermotor.
Dokumen-Dokumen  Yang  Digunakan  Untuk  Proses  Pembayaran  Klaim Asuransi Kendaraan Bermotor Pada PT. Federal International Finance (FIFGROUP)
Cabang  Subang  Berikut  adalah  dokumen-dokumen  yang  digunakan  untuk melakukan proses pembayaran klaim asuransi kendaraan bermotor:

## 1. Surat Perintah Cair (SPC)
Surat Perintah Cair (SPC) merupakan dokumen yang digunakan oleh PT. Federal International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang,  dimana  pada  dokumen tersebut akan di jelaskan perhitungan pergantian atas klaim asuransi kendaraan bermotor yang diajukan oleh pihak tertanggung atau pemegang polis. Dokumen Surat  Perintah  Cair  (SPC)  tersebut  akan  segera  didownload  atau  dicetak  oleh petugas asuransi, ketika surat nominal pergantian manfaat asuransi sudah rilis dari kantor pusat.
2. Deklarasi
Deklarasi merupakan dokumen yang juga akan disiapkan oleh petugas asuransi, dimana dokumen deklarasi ini merupakan bukti bahwa biaya yang dilampirkan pada  deklarasi  adalah  sah  dan  benar  sesuai  dengan  transaksi  sebenarnya  dan dapat  dipertanggungkan  dikemudian  hari.  Deklarasi  tersebut  akan ditandatangani  oleh  petugas  asuransi  dan  kepala  cabang  PT.  Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang. Yang kemudian akan segera divalidasi oleh finance coordinator.
3. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) Kartu Tanda Penduduk (KTP) juga merupakan dokumen yang diperlukan pada saat melakukan proses pembayaran klaim asuransi kendaraan bermotor untuk mengetahui identitas asli dari nasabahnya. Dimana pada saat data identitas diri nasabah  sudah  jelas  maka  petugas  asuransi  maupun  finance  coordinator  akan lebih mudah menghubungi nasabah jika terjadi sesuatu.
4. Bukti Pengeluaran Uang (BPU)
5. Dokumen  ini  berfungsi  sebagai  bukti  pendukung  bahwa  ada  transaksi  atas pembayaran klaim asuransi kendaraan bermotor Pada PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang.
6. Kuitansi
Kuitansi  merupakan  salah  satu  dokumen  yang  digunakan  oleh  PT.  Federal International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  sebagai  salah  satu  bukti bahwa  perusahaan  sudah  melakukan  pembayaran  dan  konsumen  sudah menerima  uang  atas  klaim  asuransi  kendaraan  bermotor.  Yang  kemudian kuitansi tersebut akan ditandatangani oleh si penerima atau pihak tertanggung dan  diserahkan  Kembali  kepada  pihak  kasir  dan  pihak  kasir  akan menyerahkannya Kembali kepada finance coordinator
Dokumen-dokumen  yang  digunakan  untuk  melakukan  proses  pembayaran klaim  asuransi  kendaraan  bermotor  pada  PT.  Federal  International  Finance (FIFGROUP) Cabang Subang sudah cukup baik.

## Kesimpulan
Prosedur  administrasi  pembayaran  klaim  asuransi  kendaraan  bermotor  pada PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  akan  dimulai  dari pengajuan klaim asuransi yaitu pada saat pemegang polis mengalami musibah yang menyebabkan pemegang polis atau tertanggung mengalami kerugian atas risiko yang dihadapi karena berbagai sebab. Yang kemudian akan diberitahukan kepada petugas asuransi perihal klaim yang dimaksud. Petugas asuransipun akan segera mengecek di system sesuai identitas motor yang tertera di STNK. Kemudian pemegang polis
akan  melengkapi  persyaratan  klaim  yang  telah  ditentukan  oleh  petugas  asuransi. Petugas  asuransi  akan  melanjutkan  untuk  memeriksa  agar  petugas  asuransi mendapatkan informasi yang tepat mengenai data dan kondisi polis pemegang polis. Disetujui  atau  ditolak  pengajuan  klaim  tertanggung  tergantung  persyaratan  yang telah ditetapkan oleh penanggung. Jika disetujui finance coordinator akan approve melalui  system  FIFAPPS  agar  finance  coordinator  bisa  mengeluarkan  kas  untuk pembayaran klaim asuransi yang diajukan konsumen atau pemegang polis. Namun pada PT. Federal international finance (FIFGROUP) Cabang Subang ketika konsumen atau  pemegang  polis  mengajukan  klaim  asuransi  kendaraan  bermotor  masih  ada beberapa  kendala  yang  dihadapi  oleh  petugas  asuransi,  dimana  pengajuan  klaim asuransi kendaraan bermotor tersebut masih terjadi penundaan klaim dikarenakan persyaratan yang di berikan oleh pihak asuransi tidak dapat dipenuhi oleh konsumen atau pemegang polis. Pada saat petugas asuransi melakukan pengambilan keputusan klaim asuransi kendaraan bermotor juga masih kurang maksimal. Dimana pada saat konsumen melakukan pengajuan klaim asuransi kendaraan bermotor sering terjadi keributan antara petugas asuransi dengan konsumen. Hal ini terjadi karena adanya penolakan klaim asuransi kendaraan bermotor yang sudah diajukan oleh konsumen tidak di setujui oleh petugas asuransi. Hal ini menjadi penyebab terjadinya keributan dikarenakan  petugas  asuransi  tidak  menjelaskan  ke  pihak  konsumen  atau  tidak segera  mengeluarkan  surat  penolakan  klaim  agar  konsumen  mengerti  mengapa klaim  yang  diajukan  tidak  disetujui.  Petugas  asuransi  juga  menghadapi  kendala dikarenakan  banyak  konsumen  yang  kurang  mengerti  hal  apa  saja  yang  perlu disiapkan dalam pengajuan klaim asuransi. Ketika finance coordinator akan approve melalui system APPS untuk melakukan pembayaran juga masih ada kendala karena jaringan yang kurang bagus.
Fungsi  atau  tenaga  yang  terkait  pada  saat  proses  pembayaran  yaitu  fungsi petugas asuransi, fungsi kasir, dan fungsi finance coordinator. Dokumen-dokumen yang  digunakan  pada  saat  proses  pembayaran  adalah  Surat  Perintah  Cair  (SPC), deklarasi fotokopi KTP, Bukti Pengeluaran Uang (BPU) dan kuitansi.

## Referensi
Agustina, Herlina. 2007. “Prosedur Administrasi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Dinas Perhubungan Kabupaten Jember”. Laporan Tugas Akhir. Jember: Universitas Jember.
Badruzaman, Dudi. 2019. “Perlindungan Hukum Tertanggung Dalam Pembayaran Klaim Asuransi Jiwa”. Jurnal Ekonomi Dan Pembayaran Klaim Asuransi Jiwa 3 (1), 96-118.
Bardadi,  Ali.  2017.  “Perancangan  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Dokumen”. Indirwan, Shafa Sekar. 2020. “Prosedur Pengeluaran Kas SPPD pada PDAM
Izzah,  Nidaul.  2016.  “Analisis  Prosedur  BSM  Gadai  Emas  Perspektif  Se  Bank Indonesia No. 14/7/DPbS dan Fatwa DSN MUI No. 26/DSN-MUI/III/2002”. Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi 8 (2): 150-161.
Julius R. Latumaerissa (2011), Bank dan Lembaga keuangan lain, Jakarta: Salemba. Empat.
Lestari, Siti Maimunah. 2010. “Analisis Klaim Asuransi Kendaraan Bemotor”.
M. Nur Rianto.2012. Dasar-Dasar Pemasaran Bank Syariah. Bandung: Alfabeta Maisaroh, Siti dan Danuri. 2020. “Administrasi dan Supervisi Pendidikan”.
Mende, Aprisilia Inri. 2022. “Evaluasi Prosedur Kas Atas Klaim Asuransi Padsa PT Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Kantor Cabang Manado” Jurnal LPPM Bidang EkoSosBudKum (Ekonomi, Sosial, Budaya) 5 (2), 293-300
Nengsih,  Reygina  Novia.  2017.  “Prosedur  Pembayaran  Berbagai  Tagihan  Publik Melalui  Sarana  Bill  Payment  di  PT  Bank  Rakyat  Indonesia  (PERSERO)  Tbk. Kantor  Cabang  Padang  Panjang”.  Laporan  Tugas  Akhir.  Padang:  Universitas Andalas.
Nugraheni,  Ratih  dan  Apriatni  Endang  Prihatini.  2014.  “Pengaruh  Standar Operasional Prosedur Dan Pengawasan Terhadap Kinerja Pramuniaga Pasaraya Sriratu Pemuda Semarang” Jurnal Ilmu Administrasi Bisnis 3 (2), 187-195
Palembang: Tunas Gemilang Pers.
Purworini,  Fauziah  Syifa.  2019.  “Kuitansi  Sebagai  Alat  Bukti  Perjanjian  Utang Piutang” Jurnal Indonesia Notary 1 (003)
Putri, Anggraini Ayu. 2019. “Administrasi Keuangan”. Jurnal pracetak OFS.
Skripsi. Jakarta: UIN Syarif Hidayatuliah Jakarta.
Soekarto. (2009). “Manajemen Risiko dan Asuransi”. Jakarta: Universitas Terbuka.
Suryanto. (2019). “Manajemen Risiko dan Asuransi”. Jakarta: Universitas Terbuka. Tirtanadi Kantor Pusat Provinsi Sumatera Utara”. Jurnal Budgeting 1 (1):32-
Triani,  Mei.  2016.  “Analisis  Yuridis  Terhadap  Polis  Asuransi  Kendaraan  Bermotor pada PT. Asuransi Raya Cabang Medan”. Jurnal Mercatoria 9 (1): 1-18.
Wijaya,  Darma  dan  Roy  Irawan.  2018.  “Prosedur  Administrasi  Penjualan  Bearing Pada Usaha Jaya Teknika Jakarta Barat”. Jurnal Persfektif 16 (1): 26-30.