## PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PERSEWAAN KOSTUM DI LKP TARI NATYA LAKSHITA
Ignatius Novianto Hariwibowo 1
Fakultas Bisnis dan Ekonomika, Universitas Atma Jaya Yogyakarta email: novianto.wibowo@uajy.ac.id
Regina Yuliana 2
Fakultas Bisnis dan Ekonomika, Universitas Atma Jaya Yogyakarta email: reginayuliana20@gmail.com

## ABSTRAK
Pengabdian  masyarakat  ini  dilakukan  sebagai  solusi  pada  permasalahan  terhadap  kebutuhan tentang pencatatan transaksi pada salah satu unit usaha sewa kostum di LKP Tari Natya Lakshita. Solisu dalam pengabdian ini dilakukan dengan melakukan wawancara dan menganalisis komponen pendapatan  yang  ada  pada  sanggar  tari.  Untuk  mencapai  tujuan  pengabdian  ini  dibuat  susunan struktur  laporan  yang  sudah  ada  dan  dikembangkan  menjadi  suatu  sistem  sistem  informasi  yang terintegrasi.  Hasil  yang  akan  dicapai  pada  pengabdian  ini  adalah  pengembangan  sistem pengelolaan pendapatan pada transaksi sewa, yang berawal dari Microsoft Excel menjadi sebuah aplikasi dengan data base yang dapat membantu organisasi dalam proses pencatatan, penyimpanan, dan pengendailian data transaksi sewa kostum pada organisasi. Solusi yang dikembangkan adalah sebuah  rancangan  sistem  informasi  pada  pengelolaan  pendapatan  sewa  kostum  yang  dapat diwijudkan secara nyata dalam aplikasi berbasis web untuk LKP Tari Natya Lakshita.
Kata  Kunci:  Sistem  Informasi  Akuntansi,  Pengembangan  Sistem,  Perancangan  Sistem  Aplikasi, Pengelolaan Pendapatan.

## ABSTRACT
This paper aims to help provide a solution to the recording of financial records that occurred at LKP Tari  Natya  Lakshita.  This  paper  was  conducted  by  analysing  the  existing  income  structure  in  the studio. This research was made using a report format that has been developed into a more structured system. This paper focuses on developing a revenue management system from Microsoft Excel into an  application  that  can  facilitate  organization  in  storing,  recording,  and  evaluating  organization financial data. The result of this paper is an application system design for managing costume rental income which can be a reference in making a financial system for Natya Lakshita Dance LKP.
Keywords:  Accounting  Information  Systems,  System  Development,  Application  System  Design, Revenue Management.

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan  di  era  modern  ini menuntut  organisasi  untuk  lebih  menjaga  dan waspada  terhadap  data-data  yang  dimiliki. Banyak  masyarakat  yang  mulai  pandai mengeksplor  dunia  digital  dan  memahami keuntungan  yang  dapat  mereka  dapatkan  dari dunia  digital,  hal  tersebut  membuat  beberapa oknum  memiliki  niat  yang  buruk.  Banyak organisasi  termasuk  LKP  Tari  atau  Sanggar Tari  Natya  Lakshita  yang  perlu  melakukan peningkatan  pengawasan  pada  data-data  yang ada.
LKP  Tari  Natya  Lakshita  merupakan organisasi  usaha  yang  bergerak  dibidang pelatihan  kursus  dan entertainment .  Sanggar berdiri  sejak  1980  dimana  usaha  ini  memiliki banyak data yang perlu dikontrol dan diberikan perlindungan  data  yang  baik.  LKP  Tari  Natya Lakshita  selama  ini  menggunakan Microsoft Excel untuk  melakukan  pencatatan  keuangan maupun  mendata  banyak  kegiatan  yang dilakukan. Microsoft Excel memiliki kelemahan  yang  berisiko  untuk  pemakaian jangka panjang, seperti perlindungan data yang kurang  baik,  data  tidak  dapat  dilacak,  mudah dibagikan  maupun  dilakukan  perubahan,  dan kelalaian  keamanan  data  yang  menyebabkan data  hilang,  disamping  itu  penggunaan Microsoft Excel juga membutuhkan penyimpanan  yang  besar  dan  berlipat-lipat. Dalam  pembuatan  laporan  baru  pun  divisi keuangan  perlu  membuat  tabel  ulang  untuk membuat  laporan  baru,  hal  tersebut  akan memakan waktu banyak dan tidak efisien.
Setelah  bertahun-tahun,  LKP  Tari Natya Lakshita mulai mengalami kesulitan baik dalam  melakukan  pelaporan,  evaluasi  data, pencarian  data,  maupun  mengontrol  laporan keuangan. Usaha ini juga mengalami kerugian kurang  lebih  antara  Rp  500.000,00-Rp 1.700.000,00  per  bulan  ketika  dilakukan peninjauan laporan keuangan. Oleh karena itu, kegiatan pengabdian ini memiliki tujuan untuk memberikan sebuah rancangan sistem pengelolaan pendapatan yang dapat membantu organisasi dalam meningkatkan keamanan data,
mempermudah
mengelola keuangan, membantu  dalam  melakukan  evaluasi  dan pencarian data.
Dengan  demikian,  pengabdian  ini ditujukan  untuk  membantu  pengembangan sistem  pengelolaan  pendapatan  sewa  dalam
permasalahan laporan pendapatan di LKP Tari Natya  Lakshita  dengan  pendekatan  SDLC ( System  Development  Life  Cycle ).  Metode SDLC  merupakan  metode  yang  sesuai  untuk mengembangan  sistem  baru  (Nugraha  et  al., 2018;  Sofyan  et  al.,  2016).  SDLC  dapat digunakan  pada  pengembangan  sistem  skala besar atau kecil dengan proses yang lebih stabil (Kute & Thorat, 2014; Pukdesree, 2017). Hasil pengabdian  ini  diharapkan  dapat  membantu mengatasi  masalah  pencatatan  pendapatan sewa, sehingga pengelolaan pendapatan bisa di upayakan dengan maksimal.

## 2. METODE PELAKSANAAN Objek Pengabdian
Objek  pengabdian  akan  dilakukan dengan  mengacu  pada  data  pendapatan  dari penjualan  sewa  kostum  di  LKP  Tari  Natya Lakshita.

## Struktur Organisasi
LKP  Tari  Natya  Lakshita  memiliki struktur  kinerja  pada  bagian  produksi  seperti dokumentasi dan kostum property. Struktur ini menjelaskan  tentang  kepengurusan  organisasi dalam  keseharian.  Struktur  ini  memiliki pembagian  tugas  yang  jelas  dan  terpisah disetiap bagiannya.

## Gambar 1. Struktur Organisasi LPK

## Teknik Pengumpulan Data
Pengabdian di LKP Tari Natya Lakshita dengan cara  terjun  ke  lokasi  yaitu  Perum  Jatimulyo Baru Block G14, Yogyakarta. Kegiatan seperti
observasi dan wawancara dengan pihak terkait sebagaimana tahapan dalam SDLC yang perlu dilakukan  untuk  mendapatkan  data  yang diperlukan  untuk  Menyusun  sistem  (Valacich & George, 2017).

## Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem pada pengabdian  ini  mengacu  pada  pendekatan SDLC  ( System  Development  Life  Cycle ) dengan  rangkaian  kegiatan perencanaan, analisa, dan desain, implementasi, dan evaluasi. Pendekatan ini dilipih karena SDLC merupakan pendekatan  yang  sistematis  pada  setiap  fase pembuatan  sistem  (Pukdesree,  2017).  Namun pada pengabdian ini proses hanya akan sampai pada tahap desain seperti pada gambar 2 berikut ini.

## Gambar 2. Metode Pengembangan Sistem

## Studi Kelayakan
Sebagai bagian dalam upaya pengembangan  sistem,  studi  kelayakan  secara ekonomi  perlu  dilakukan  untuk  memastikan sistem ini dapat dikembangkan dan digunakan (Laudon & Laudon, 2020; Valacich & George, 2017).  NPV  ( Net  Present  Value )  merupakan metode  pendekatan  yang  banyak  digunakan untuk menilai kelayakan investasi. Pendekatan ini  dilakukan  dengan  menilai  selisih  nilai investasi  saat  ini  ( present  value )  dengan  nilai arus  kas  yang  akan  masuk  dikurangi  dengan nilai arus kas yang keluar di periode yang akan dating.  Nilai  NPV  dapat  diperoleh  dengan rumus sebagai berikut
𝑁𝑃𝑉 = [ Ct (1 + 𝑖) 𝑡 ] − 𝐶0
Keterangan: Ct = Aliran kas per tahun pada periode t t = Periode tahun
C0 = Nilai investasi awal i = Tingkat Bunga ( discount rate )

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Perencanaan (Planning)
Wawancara  awal  menemukan  adanya sistem aplikasi yang tidak memadai untuk tugas karyawan.  Sistem  yang  digunakan  tidak memiliki keamanan yang baik dan menyebabkan  banyak  data  yang  hilang.  LKP Tari  Natya  Lakshita  sendiri  telah  berdiri  sejak belum adanya peningkatan kemajuan teknologi, sehingga  menyebabkan  organisasi  beberapa kali  melakukan  pergantian  elektronik  seperti komputer. Hal tersebut mengakibatkan banyak data  yang  dimilik  menjadi  hilang  karena kelalaian  kontrol  data  dan  file  yang  terlalu banyak.  Organisasi  merasa  kesulitan  karena tidak  dapat  melakukan  pemantauan  keuangan dan  evaluasi.  Oleh  karena  itu,  dapat  dipahami bahwa usaha ini membutuhkan sistem aplikasi yang  dapat  membantu  dalam  menyimpan  dan menjaga  data  keuangan  yang  sesuai  dengan spesifikasi  komputer  yang  telah  digunakan selama ini.

## Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis  sistem  dibutuhkan  untuk mengidentifikasi  dan  melakukan  evaluasi permasalahan  yang  ada  di  LKP  Tari  Natya Lakshita. Tahapan sebelum melakukan perancangan, Analisa dilakukan dengan menelaah terlebih dahulu sistem yang digunakan organisasi. Dari observasi diketahui bahwa pengelolaan data pendapatan pada LKP Tari  Natya  Lakshita  dengan  Microsoft  Excel membutuhkan  waktu  yang  lama,  keamanan yang  tidak  terjamin,  dan  sering  terjadi kehilangan data karena penyimpanan file yang disimpan tidaklah sedikit, seperti tampak pada gambar 3.
Gambar 3. Analisa Awal
Volume 6, Nomor 2, Desember 2022, 115-121
Setelah  analisis,  sistem  aplikasi  yang bermanfaat  diusulkan  suatu  untuk  membantu usaha dalam membuat laporan dan memudahkan  dalam  merekam  keuangan, seperti pada gambar 4 berikut ini.
Gambar 4. Perbaikan Sistem

## Data Flow Diagram (DFD)
Tahapan  SDLC  memberikan  bentuk permodelan untuk menggambarkan pergerakan proses  sistem  dan  penyimpanan  data  pada sistem.  Berikut  terdapat  dua  diagram  yang digunakan,  yaitu  diagram  konteks  ( context diagram )  pada  gambar  5  dan  diagram  nol ( overview diagram ), pada gambar 6.
Gambar 5. Diagram Konteks

## Gambar 6. DFD Level 0

## Logical Design: User
User atau role yang  akan  diinput  ke dalam  aplikasi  akan  memiliki  akses  yang berbeda-beda  (Blum,  2018;  Romney  & Steinbart,  2009).  Dalam  aplikasi  setiap role dapat memiliki akses dan tanggungjawab yang berbeda-beda, dapat disesuaikan dengan tanggungjawab masing-masing. Role yang saat ini  berperan  pada  pendapatan  biaya  sewa kostum  pada  LKP Tari  Natya  Lakshita  adalah direktur, manager ,  kostum property ,  dan keuangan.

## Input
Input merupakan  suatu  proses  yang dilakukan  untuk  mengambil  suatu  data  lalu dimasukkan  ke  dalam  suatu  sistem.  Berikut beberapa input yang terdapat pada aplikasi:
1. Form Log-in
2. Input data kostum 3. Input form transaksi barang sewa 4. Edit form tampilan aplikasi 5. Add user form 6. Add user level form 7. Edit form hak akses menu

## Output
Output merupakan salah satu hal yang mempengaruhi  kinerja  suatu  sistem. Output merupakan suatu keluaran atau hasil dari suatu kinerja.  Aplikasi  sistem  yang  dirancang  akan menghasilkan output berupa laporan
pendapatan  yang  dibutuhkan  LKP  Tari  Natya
Volume 6, Nomor 2, Desember 2022, 115-121
Lakshita untuk melakukan pengamatan
keuangan dan pengambilan keputusan. Beberapa output laporan dari hasil pengembangan  sistem  ini,  yaitu  laporan transaksi  aktif  barang  sewa  dan  laporan pendapatan.
Gambar 7. Rancangan Output Sistem

## Physical Design: Tampilan Aplikasi
Sebelum membuat aplikasi, diperlukan gambaran  untuk  desain  tampilan  aplikasi. Pengembangan sistem ini menghasilkan kerangka  aplikasi  yang  akan  dibuat.  Berikut tampilan aplikasi yang dirancang:
Gambar 8. Input Sistem
Gambar 9. Menu Dashboard Sistem
Gambar 10. Proses Transaksi
Gambar 11. Laporan Sistem

## Kelayakan Secara Ekonomi
Salah satu tahapan yang perlu dilakukan dalam penyusunan sistem antara lain adalah  studi  kelayakan  secara  ekonomi (Laudon & Laudon, 2020; Valacich & George, 2017).  Tahap  ini  dilakukan  untuk  menilai dampak  eknomi  dari  sistem  yang  akan dibangun.  Hasil  observasi  dan  wawancara menunjukkan  bahwa  kerugian  yang  didapat organisasi  berkisar  Rp  500.000,00  sampai  Rp 1.700.000,00  per  bulan,  sehingga  jumlah selama  setahun  berkisar  Rp  6.000.000,00 sampai Rp 7.000.000,00. Dari kerugian tersebut dapat  digunakan  untuk  membuat  suatu  sistem sistem yang berguna untuk usaha dalam jangka waktu  panjang.  Sistem  aplikasi  keuangan sederhana  yang  dapat  digunakan  organisasi cukup  dengan  sistem offline yang  bergantung pada localhost pada perangkat server itu sendiri dengan  sistem  aplikasi  berbasis  web.  Aplikasi berbasis  web  dapat  memudahkan  akses  ke aplikasi, dimana organisasi dapat membukanya
Volume 6, Nomor 2, Desember 2022, 115-121
di Windows maupun  di  MacOS  dan  dapat dibuka  di  website  seperti  Google  Chrome, Mozilla,  Safari,  dan  sebagainya  (Bayu Kristanto  et  al.,  2020;  Nugraha  et  al.,  2018). Berikut  akumulasi  biaya  pembuatan  sistem aplikasi:
Tabel 1. Perhitungan Biaya Sistem (Rp) Sumber: Data diolah 2022
Berikut  perhitungan  kelayakan  investasi  di masa  mendatang  pada  sistem  tersebut  dengan perhitungan NPV selama lima tahun:
Investasi awal sistem = Rp 6.000.000,00 Tingkat bunga
= 3,5% atau 3,05
Perhitungan NPV:
Tabel 2. Perhitungan NPV (bunga 3.5% (Rp))
YEAR BIAYA (Rp) PENDAPATAN PER TAHUN (Rp) PRESENT VALUE (Rp) 0 6.000.000 -6.000.000 1 6.500.000 15.000.000 8.212.560 2 7.100.000 15.000.000 7.374.735 3 7.700.000 15.000.000 6.584.182 4 8.300.000 15.000.000 5.838.663 5 8.900.000 15.000.000 5.136.036 NPV VALUE 39.146.176 Sumber: Data diolah 2022

## Pembahasan
Pengabdian ini dilakukan untuk menghasilkan design aplikasi  yang  digunakan sebagai  pedoman  dalam  pembuatan  aplikasi. Hasil  pengabdian  ini  memiliki  hubungan dengan akuntansi, dimana aplikasi yang dibuat merupakan  aplikasi  berbasis  keuangan  yang digunakan  untuk  mencatat  dan  melaporkan pendapatan  yang  diterima  LKP  Tari  Natya Lakshita.  Aplikasi  ini  mencegah  adanya penyalahgunaan  pencatatan  keuangan  karena kurangnya  pengawasan  dari  pihak  yang berwenang  (Nugraha  et  al.,  2018;  Permana  & Romadlon, 2019). Aplikasi ini dibuat sedemikian  rupa  untuk  memenuhi  kebutuhan organisasi  dalam  menjaga  data  keuangan, membatasi akses data keuangan, dan meminimalisir  kehilangan  data  (Dwanoko, 2016).
Design ini  dinyatakan  sudah  siap diimplementasikan  karena  pihak  karyawan  di bidang  IT milik  sanggar  tari  dapat  memahami
dan  menyetujui  design  tersebut.  Tujuan  dari perancangan sistem dan hasil perancangan juga sudah  disetujui  oleh  pimpinan  sanggar  tari karena  sudah  sesuai  dengan  kebutuhan  LKP Tari Natya Lakshita. Dengan demikian, sistem informasi yang baru akan membantu pangelolaan persewaan kostum yang selama ini tidak  dilakukan  administrasi  dengan  dengan
baik.  Sistem  ini  akan  membantu pengendalian jumlah  kostum  yang  dipinjam,  berapa  lama peminjaman  dilakukan,  dan  berapa  nilai pendapatan yang akan diperoleh dari transaksi persewaan kostum.
Tabel 3. Perbandingan Sistem Lama dan Baru
KETERANGAN SISTEM LAMA RANCANGAN SISTEM APLIKASI BARU Keamanan Beresiko Tinggi Pemisahan akses data Tidak ada Ada Penghapusan data Mudah Sulit Duplikasi data Mudah Sulit Backup data Sulit Mudah Waktu Tidak efektif Efektif Pengecekan pendapatan Sulit Mudah Evaluasi mingguan, bulanan, tahunan Sulit Mudah Pencurian data Mudah
Sulit Penyalahgunaan data Mudah Sulit User tracking Sulit Mudah Biaya Pertahun Sekali bayar Sumber: Data diolah 2022

## Keterangan                                  Nominal
OFFLINE SYSTEM
Biaya Jasa Pembuatan
& maintenance
4.000.000,00 –6.000.000,00

## ONLINE SYSTEM
Biaya Jasa Pembuatan ( hosting dan domain tahun pertama) 6.000.000,00 – 7.000.000,00

## HOSTING PER TAHUN
1. Storage fleksible 3GB – 25GB 174.000,00 – 1.308.000,00 2. Unlimited hosting 1.018.800,00 – 1.258.800,00 3. High Performance Bisnis 828.000,00 – 5.988.000,00 DOMAIN PER TAHUN 1. .id 219.000,00 2. .com 135.000,00 3. .net 155.000,00 BIAYA RUTIN PER TAHUN Harga Hosting storage terkecil 174.000,00 Harga Domain .com 135.000,00 + TOTAL Rp 309.000,00 Harga Hosting unlimited storage 1.018.800,00 Harga Domain .com 135.000,00 + TOTAL Rp 1.153.800,00
Perbandingan  sistem  lama  dan  baru  dapat dilihat pada tabel 3. Tabel tersebut menunjukkan  perbaikan  proses  yang  dapat dilakukan  dengan  dalam  usaha  persewaan kostum.
Pengabdian  ini  telah  membuat  ide design dasar  yang  siap  diwujudkan  dalam membantu pencatatan dan pengendalian di LKP Tari Natya Lakshita dengan cara membagi hak akses untuk setiap divisi. Pembagian hak akses ini dimana tidak semua divisi dapat mengakses data  keuangan, dan hanya  orang  tertentu  yang sudah  terverifikasi  dalam  aplikasi  yang  dapat mengaksesnya.  Sistem  aplikasi  ini  juga membantu  dalam  menjaga,  menyimpan,  dan melakukan  evaluasi  pada  data  keuangan organisasi.

## KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Dari  pengembangan  sistem  informasi penyewaan  kostum  yang  telah  dibuat  dalam pengabdian  ini,  dapat  disimpulkan  bahwa sistem  aplikasi  berbasis  web  dapat  menjadi solusi dalam penyelesaian masalah di LKP Tari Natya  Lakshita  dalam  transaksi  sewa  kostum.
Perancangan  sistem  ini  juga  membantu  LKP Tari  Natya  Lakshita  dalam  menghindari kecurangan,  pengubahan  tanpa  izin,  dan menduplikat data.
Dengan  adanya  sistem  pencatatan transaksi  ini,  maka  sara  yang  dapat  diberikan dari  pengabdian  ini  adalah  perlu  adanya pelatihan  singkat  penggunaan  sistem  supaya dapat diopersionalkan setelah sistem diwujudkan.

## DAFTAR PUSTAKA
Bayu  Kristanto,  E.,  Andrayana,  S.,  & Benramhman.  (2020).  Application  of Waterfall  SDLC  Method  in  Designing Student’s Web Blog Information System at the National University. Jurnal Mantik , 4 (1),
472–482.
https://iocscience.org/ejournal/index.php/
mantik Blum, R.  (2018). PHP,  MySQL,  &  JavaScript All-in-One For
Dummies . Wiley Professional, Reference & Trade.
Dwanoko, Y. S. (2016). Implementasi Software
Development  Life  Cycle  (SDLC)  Dalam Penerapan Pembangunan Aplikasi Perangkat  Lunak. Jurnal  Teknologi
Informasi , 7 (2), 83–94.
Kute, S., & Thorat, A. S. (2014). A Review on Various  Software  Development  Life Cycle  (SDLC)  Models. International Journal  of  Research  in  Computer  and Communication  Technology , 3 (7),  776– 781. https://www.researchgate.net/publication/ 312473242
Laudon,  K.  C.,  &  Laudon,  J.  P.  (2020). Management  Information  Systems (16th ed.). Pearson Education.
Nugraha, W., Syarif, M., & Dharmawan, W. S.
(2018). Penerapan Metode Sdlc Waterfall Dalam Sistem Informasi Inventori Barang
Berbasis Desktop. JUSIM (Jurnal Sistem Informasi  Musirawas) , 3 (1),  22–28. https://doi.org/10.32767/jusim.v3i1.246
Permana,  A.  Y.,  &  Romadlon,  P.  (2019).
Perancangan  Sistem  Informasi  Penjualan Perumahan  Mengunakan  Metode  SDLC pada  PT.  Mandiri  Land  Prosperous Berbasis Mobile. SIGMA –Jurnal
Teknologi Pelita Bangsa , 10 (2), 153–167. Pukdesree, S. (2017). The comparative study of collaborative learning and SDLC model to develop IT group projects. TEM Journal ,
6 (4),
800–809. https://doi.org/10.18421/TEM64-20
Romney,  M.  B.,  &  Steinbart,  P.  J.  (2009). Accounting  Information  System .  Pearson Education.
Sofyan, A. A., Puspitorini, P., & Yulianto, M. A.  (2016).  Aplikasi  Media  Informasi Sekolah  Berbasis  SMS  GatewayDengan Metode SDLC (System Development Life Cycle). Jurnal Sisfotek Global , 6 (2). Valacich, J. S., & George, J. F. (2017). Modern Systems  Analysis  and  Design (8th  ed.).
Pearson Education.