## J-INTECH (Journal of Information and Technology)
Terakreditasi Kemendikbud SK No. 204/E/KPT/2022 E-ISSN: 2580-720X || P-ISSN: 2303-1425

## Pengembangan Modul Pengelolaan Praktek Kerja Lapangan Pada Sistem InformasiAkademik PerguruanTinggi(Studi Kasus: STIKI)
Dedy Ari Purnomo 1 , Nataniel David Tektanto 2* , Koko Wahyu Prasetyo 3 , Hilman Nuril Hadi 4 1,3 Program Studi Sistem Informasi, Sekolah Tinggi & Komputer Indonesia, Indonesia 2,4 Program Studi Informatika, Sekolah Tinggi & Komputer Indonesia, Indonesia

## Informasi Artikel
Abstrak Diterima: 01-11-2023 Direvisi: 10-12-2023 Diterbitkan: 23-12-2023 Praktek kerja lapangan merupakan salah satu mata kuliah mandiri yang wajib diikuti oleh semua mahasiswa sebagai salah satu syarat kelulusan di STIKI. STIKI sendiri menawarkan 2 jenis program bagi para mahasiswa dalam menyelesaikan mata kuliah ini, yaitu PPK dan PPM. Kedua program ini memliki proses pengajuan dan alur pengerjaan yang cukup berbeda satu sama lain, sehingga selama ini proses administrasi dilakukan secara terpisah meskipun berdiri dibawah satu mata kuliah yang sama. Masih ada permasalahan terkait praktek kerja lapangan yakni bimbingan pada masing-masing program tidak dapat dilakukan secara optimal dikarenakan banyak faktor, sehingga dosen pembimbing seringkali tidak dapat mengevalusi hasil proyek mahasiswa secara optimal. Untuk menjawab kedua permasalahan tersebut, sistem informasi dapat digunakan sebagai salah satu solusi. Sistem wajib dapat mengelola pengajuan kedua program, mengelola bimbingan, serta mengelola proses dalam pengajuan seminar akhir dan penyelesaian proyek untuk masing-masing program. Karena STIKI belum memiliki sistem semacam ini, maka sistem ini diharapkan bisa memenuhi kebutuhan akan pengelolaan praktek kerja lapangan pada perguruan tinggi ini. Selanjutnya artikel ini menjelaskan hasil implementasi pengembangan modul dan menjelaskan hasil pengujian sesuai skenario yang telah ditentukan.

## Abstract
Professional internship is one of the compulsory courses that need to be taken by any student at STIKI as a requirement to graduate. STIKI offers two kind of program that can be taken to accomplish this course, namely PPK (Proyek PKL Kerjasama) and PPM (Proyek PKL Mandiri). Both submission and working processes of those programs are very different, as a result, the administration process of those two are resolved separately even when those programs are still called professional internship. There is another problem related to professional internship, mentoring for each program also cannot be done optimally due to many factors, as a result, lecturers can’t evaluate the result of each of their mentored teams optimally. To answer those problems, an information system can be used as one of the solutions. The system needs to be able to manage both submissions of those programs, manage the mentoring of each program, and also manage processes in final seminar submission and project completion for both programs. Since STIKI does not have this kind of system before, this system is expected to be able to fulfill the needs of field practice management at this college.
Kata Kunci sistem Informasi; praktek kerja lapangan; bimbingan
*Email Korespondensi: natandavidtek@gmail.com

## 1. Pendahuluan
Selaras dengan semakin bertumbuhnya perkembangan teknologi di era digital seperti saat ini, secara langsung maupun tidak langsung mempunyai peranan penting dalam berkehidupan sehari-hari. Salah satu dampak dari penggunaan teknologi informasi adalah dengan adanya perubahan perilaku manusia dalam kehidupan social (Wirasaputra et al., 2022). Sistem informasi dapat berperan dalam memberikan pelayanan yang lebih baik demi mencapai keunggulan kompetitif (Hidayatullah et al., 2020; Prasetyo et al., 2019). Jika dilihat dari sisi investasi, maka dengan adanya sistem informasi dapat menjadi keputusan tepat terkait dengan peningkatan produktifitas, pendapatan atau posisi strategis jangka panjang (Laudon & Laudon, 2013). Dengan semakin berkembangnya teknologi, maka sedikit demi sedikit terjadi pergeseran dalam pelaksanaan kegiatan termasuk dalam kegiatan administrasi baik di Perusahaan, Lembaga maupun perguruan tinggi. Perubahan yang dimaksud dapat berupa kegiatan yang tadinya membutuhkan kertas menjadi saluran, dari fasilitas fisik menjadi fasilitas jaringan kerja (Sanderson & Rosenberg, 2002).
Praktek kerja lapangan merupakan salah satu mata kuliah yang wajib diambil oleh mahasiswa di STIKI. Pada mata kuliah ini, ditawarkan dua jenis program yang dapat diikuti oleh mahasiswa, yaitu PPK (Proyek PKL Kerjasama) dan PPM (Proyek PKL Mandiri). Kedua program ini memiliki pertanggung jawaban dan alur pengajuan serta pengelolaan yang berbeda satu sama lain. Perbedaan alur kedua program ini mengakibatkan munculnya beberapa kendala. Dari segi bimbingan, selama ini masih dilakukan dengan pengisian log pada buku bimbingan atau melalui formulir online sehingga data yang terkumpul seringkali masih tercampur aduk dan sulit untuk dikelola oleh pihak yang berkepentingan. Pelaksanaan penilaian juga masih menggunakan metode pengisian secara manual tanpa validasi sehingga yang memungkinkan terjadinya kesalahan pengisian nilai. Dari segi ketua program studi, validasi pengajuan juga belum efisien karena pemeriksaan data mahasiswa dilakukan secara terpisah melalui aplikasi milik STIKI yang lain. Atas beberapa dasar tersebut, pengembangan dari modul aplikasi ini diharapkan dapat mendukung tata kelola dan pelaksanaan praktek kerja lapangan di STIKI. Dengan adanya modul yang terintegrasi dengan sistem akademik milik STIKI, maka diharapkan tata kelola dan pelaksanaan PKL bisa menjadi lebih efisien dan mudah bagi para pihak yang berkepentingan. Terlebih dengan adanya kualitas sistem yang baik dapat menghadirkan kemudahan sehingga dapat menciptakan perasaan yang menyenangkan bagi pengguna (Hidayatullah et al., 2023; Purnomo, 2023).
Berdaarkan fenomena dan penelitian terdahulu yang pernah dilakukan, serta beberapa referensi yang menjadi dasar, ide pokok, serta referensi pada penelitian ini adalah perancangan sistem informasi PKL oleh Mohammad Zaenuddin Hamidi, dkk (Hamidi et al., 2018), kemudian perancangan sistem pengajuan program magang oleh Mulia Rahmayu dan Rosi Kusuma Serli (Rahmayu et al., 2019), dan terakhir adalah perancangan sistem informasi manajemen pengelolaan data perserta magang oleh I Gede Ngurah Wira Pratama dkk (Pratama et al., 2017). Maka pada artikel ini akan dibahas tentang pengembangan modul pengelolaan praktek kerja lapangan pada sistem informasi akademik perguruan tinggi dengan mengambil studi kasus pada sekolah tinggi informatika & komputer Indonesia.

## 2. Metode Penelitian
Bagian ini menjelaskan mengenai metodologi penelitian untuk mengembangkan modul pengelolaan praktek kerja lapangan. Metodologi ini berisi teknik dan langkah-langkah yang digunakan, alur metodologi tersebut diilustrasikan pada Gambar 1. Objek untuk studi kasus pada penelitian kali ini adalah STIKI. Modul PKL dikembangkan sebagai fitur tambahan pada sistem informasi akademik STIKI. Pengembangan dimulai dengan mempelajari referensi dan beberapa teori terkait perancangan sistem. Kemudian, pengumpulan data dilakukan melalui wawancara dengan beberapa aktor yang terlibat dalam pelaksanaan PKL, diantaranya mahasiswa, dosen pembimbing, biro administrasi akademik, dan ketua program studi. Dalam hal ini juga dilakukan pengambilan data sampling dari berkas-berkas yang digunakan dalam proses pengajuan dan pelaksanaan PKL sebagai dasar dalam menentukan proses yang terjadi dalam modul nantinya. Analisa masalah dilakukan dengan analisa sebab-akibat dalam menentukan kendala yang muncul dan solusi apa yang dapat diakomodir oleh modul nantinya. Setelah modul selesai dibuat, maka dilakukan proses implementasi dan pengujian produk pada target pengguna dari modul ini.
©2023 J-Intech. Published by LPPM STIKI Malang This is an open access article under the CC BY SA license. (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/) 280

## Gambar 1. Alur Penelitian

## 3. Hasil dan Pembahasan
Dari hasil pengumpulan data dan analisa kebutuhan. Ditemukan ada dua pengguna utama dari modul ini, yakni mahasiswa dan dosen pembimbing. Mahasiswa memiliki beberapa fitur yang dapat diakses diantaranya :
1. Fitur Pengajuan PPK
2. Fitur Pengajuan PPM 3. Fitur Bimbingan PKL
4. Fitur Pengajuan Seminar PKL
Sedangkan dosen pembimbing juga memiliki beberapa fitur yang dapat digunakan diantaranya
1. Fitur Kelola Bimbingan PKL
2. Fitur Bimbingan PKL
3. Fitur Penilaian Seminar PKL
Dosen sendiri dapat mengakses fitur bimbingan PKL seperti halnya dengan mahasiswa, dengan perbedaan pada fasilitas untuk memvalidasi penyelesaian target dan kendala yang ditambahkan saat bimbingan dilaksanakan.

## 3.1 Fitur Pengajuan PPK
Fitur ini memungkinkan calon peserta PKL untuk dapat melakukan pengajuan PPK secara mandiri. Mahasiswa cukup mengisi data dan mengunggah dokumen persyaratan, mahasiswa kemudian menunggu hasil validasi. Berdasar hasil dari validasi, maka akan muncul 2 tampilan berbeda tergantung hasil validasi dari kantor teknologi informasi (pengajuan diterima atau ditolak).
©2023 J-Intech. Published by LPPM STIKI Malang
This is an open access article under the CC BY SA license. (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/) 281

## Gambar 2. Fitur Pengajuan PPK

## 3.2 Fitur Pengajuan PPM
Fitur ini memungkinkan calon peserta PKL untuk dapat melakukan pengajuan PPM secara mandiri untuk pribadi maupun berkelompok. Mahasiswa juga hanya perlu mengisi beberapa data dan mengunggah dokumen persyaratan. Setelah pengajuan dilakukan, mahasiswa cukup menunggu hasil validasi dari ketua program studi.

## Gambar 3. Fitur Pengajuan PPM

## 3.3 Fitur Bimbingan PKL
Fitur ini digunakan untuk mengisi log bimbingan dari proyek yang sedang dikerjakan dalam PKL masing- masing mahasiswa. Fitur ini dapat diakses oleh mahasiswa maupun dosen dengan perbedaan pada akses di beberapa bagian tampilan. Pengguna dapat melihat riwayat bimbingan, status pengerjaan proyek, target dan kendala yang ditemui, serta riwayat dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses bimbingan.

## Gambar 4. Fitur Bimbingan PKL

## 3.4 Fitur Pengajuan Seminar PKL
Fitur ini digunakan kelompok peserta PKL untuk mengajukan seminar sebagai syarat dalam penilaian terkait proyek yang sedang dikerjakan. Mahasiswa bisa mengisi tanggal dan jam pelaksanaan seminar sesuai kesepakatan dengan dosen pembimbing.

## Gambar 5. Fitur Pengajuan Seminar PKL

## 3.5 Fitur Kelola Bimbingan PKL
Fitur ini memungkinkan dosen untuk dapat mengelola kelompok PKL yang dibimbing pada periode tertentu. Dosen dapat melihat informasi terkait rincian kelompok bimbingan, melihat progress pengerjaan proyek, melakukan bimbingan per kelompok, serta mengisi nilai hasil seminar PKL.

## Gambar 6. Fitur Kelola Bimbingan PKL

## 3.6 Fitur Penilaian Seminar PKL
Fitur ini memungkinkan dosen untuk dapat mengisi berita acara dan nilai hasil dari seminar PKL masing- masing kelompok. Dokumen sendiri akan secara otomatis dicetak oleh sistem ke dalam format .docx untuk selanjutnya dapat dilakukan perubahan data apabila diperlukan.
©2023 J-Intech. Published by LPPM STIKI Malang
This is an open access article under the CC BY SA license. (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/) 283

## Gambar 7. Fitur Penilaian Seminar PKL
Semua fitur yang sudah dijelaskan diatas diujikan dengan metode black-box testing kepada target pengguna utama (Nafisah & Prasetyo, 2019), yakni mahasiswa dan dosen pembimbing. Hasil pengujian akan ditampilkan pada tabel-tabel dibawah ini
Tabel 1. Hasil Pengujian Fitur untuk Mahasiswa No Skenario Pengujian Test Case Hasil yang diharapkan Hasil pengujian Kesimpulan 1 Pengisian form pengajuan ppm atau ppk Salah satu atau lebih isian kosong Aplikasi akan memunculkan notifikasi terkait isian mana yang belum diisi SESUAI VALID Isian lengkap Aplikasi akan mengirim pengajuan ppm atau ppk SESUAI VALID Salah satu atau lebih dokumen diisi tidak sesuai format Aplikasi akan memunculkan notifikasi terkait dokumen mana yang tidak sesuai format SESUAI VALID Isian sesuai format Aplikasi akan mengirim pengajuan ppm atau ppk SESUAI VALID Isian anggota diisi kurang atau lebih dari batas Aplikasi akan memunculkan notifikasi terkait batas isian anggota SESUAI VALID Isian anggota sesuai ketentuan Aplikasi akan menambah anggota pada list anggota SESUAI VALID 2 Menunggu validasi ketua program studi Satu atau lebih anggota dibatalkan pengajuannya Dashboard akan menampilkan pembatalan karena jumlah minimum anggota SESUAI VALID
No Skenario Pengujian Test Case Hasil yang diharapkan Hasil pengujian Kesimpulan 3 Mahasiswa mengajukan seminar akhir PPM atau PPK sebelum jumlah bimbingan mencapai 10 kali Jumlah bimbingan dibawah 10 kali Aplikasi akan memunculkan notifikasi bahwa pengajuan belum bisa dilakukan SESUAI VALID Jumlah bimbingan sama dengan atau lebih dari 10 kali Aplikasi akan mengirim pengajuan seminar akhir PKL SESUAI VALID 4 Mahasiswa mengajukan perpanjangan SK PPM Memilih pengajuan perpanjangan SK PPM Aplikasi akan mengirim pengajuan perpanjangan sk ppm SESUAI VALID 5 Mahasiswa tidak mengajukan perpanjangan sk ppm Periode aktif ditambah 1 semester ke depan Aplikasi akan memunculkan tampilan pengajuan ppm dan ppk SESUAI VALID 6 Pengisian log bimbingan Salah satu atau lebih isian wajib kosong Aplikasi memunculkan notifikasi untuk mengisi kolom yang wajib diisi SESUAI VALID Semua isian yang bersifat wajib terisi Aplikasi menambahkan record baru pada database SESUAI VALID Dokumen yang diunggah tidak sesuai format Aplikasi akan menampilkan notifikasi terkait dokumen yang tidak sesuai format SESUAI VALID Dokumen sesuai format Dokumen berhasil diunggah dan dapat diakses SESUAI VALID 7 Pengajuan seminar akhir PKL Salah satu atau lebih isian wajib kosong Aplikasi akan menampilkan notifikasi terkait isian yang wajib diisi SESUAI VALID Semua isian yang bersifat wajib terisi Aplikasi akan mengirim pengajuan seminar akhir PKL SESUAI VALID Unggahan dokumen tidak sesuai format Aplikasi akan menampilkan notifikasi terkait format dokumen yang tidak sesuai SESUAI VALID Unggahan dokumen sesuai format Aplikasi akan mengirim pengajuan seminar akhir PKL SESUAI VALID
This is an open access article under the CC BY SA license. (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/) 285

## Tabel 2. Hasil Pengujian Fitur untuk Dosen Pembimbing
No Skenario Pengujian Test Case Hasil yang diharapkan Hasil pengujian Kesimpulan 1 Pengisian log bimbingan Salah satu atau lebih isian wajib kosong Aplikasi memunculkan notifikasi untuk mengisi kolom yang wajib diisi SESUAI VALID Semua isian yang bersifat wajib terisi Aplikasi menambahkan record baru pada database SESUAI VALID Dokumen yang diunggah tidak sesuai format Aplikasi akan menampilkan notifikasi terkait dokumen yang tidak sesuai format SESUAI VALID Dokumen sesuai format Dokumen berhasil diunggah dan dapat diakses SESUAI VALID 2 Melihat jadwal seminar Seminar sudah diajukan namun belum divalidasi Modal menampilkan pengajuan dengan keterangan belum divalidasi SESUAI VALID Seminar belum diajukan Aplikasi menampilkan notifikasi bahwa belum ada pengajuan jadwal SESUAI VALID Seminar sudah diajukan dan divalidasi Modal menampilkan pengajuan jadwal yang sudah divalidasi SESUAI VALID 3 Mengisi berita acara seminar Isian angka melebihi 100 atau kurang dari 0 Aplikasi menampilkan notifikasi bahwa isian tidak sesuai ketentuan SESUAI VALID Isian tidak lengkap Aplikasi menampilkan notifikasi bahwa ada isian yang masih kosong SESUAI VALID 4 Mengisi penyelesaian proyek Dokumen unggahan tidak sesuai format standar Aplikasi menampilkan notifikasi bahwa isian tidak sesuai ketentuan SESUAI VALID Isian tidak lengkap Aplikasi menampilkan notifikasi bahwa ada isian yang masih kosong SESUAI VALID 5 Melihat detail tim Dosen menekan menu lihat detail tim Modal menampilkan isian detail tim SESUAI VALID
Pengujian validasi dilakukan untuk menguji hasil modul atau aplikasi yang telah dibangun apakah telah memenuhi spesifikasi kebutuhan perangkat lunak yang telah didefinisikan pada proses analisis kebutuhan. Tabel 1 menunjukkan hasil hasil pengujian fitur untuk mahasiswa dan hasil hasil pengujian fitur untuk dosen ditunjukkan pada Tabel 2.

## 4. Kesimpulan
Hasil pengujian pada modul yang sudah dirancang menunjukkan bahwa fitur-fitur serta validasi isian pada modul berjalan sesuai dengan rancangan awal. Mahasiswa sekarang dapat melakukan pengajuan PKL, bimbingan PKL. dan pengajuan seminar pada 1 sistem yang terpusat milik STIKI. Dosen juga dapat mengakses data terkait kelompok bimbingan serta mengisi nilai dalam proses seminar PKL dengan lancar.
Fitur yang sudah dibuat diharapkan dapat mempermudah mahasiswa dan dosen pembimbing dalam melaksanakan kegiatan PKL di STIKI.
Saran dari peneliti untuk pengembangan penelitian sejenis adalah menambah beberapa fitur pendukung seperti fitur chat secara langsung dengan dosen pembimbing serta fitur pengajuan instansi PKL secara mandiri oleh mahasiswa

## 5. Referensi
Hamidi, M. Z., Anjarwani, S. E., & Arimbawa, I. W. A. (2018). Rancang Bangun Sistem Informasi Praktek Kerja Lapangan Pada Program Studi Teknik Informatika Universitas Mataram Menggunakan Extreme Programming. Journal of Computer Science and Informatics Engineering (J-Cosine) , 1 (1), 11. https://doi.org/10.29303/jcosine.v1i1.9
Hidayatullah, S., Khouroh, U., Windhyastiti, I., Patalo, R. G., & Waris, A. (2020). Implementasi Model Kesuksesan Sistem Informasi DeLone And McLean Terhadap Sistem Pembelajaran Berbasis Aplikasi Zoom Di Saat Pandemi Covid-19. Jurnal Teknologi Dan Manajemen Informatika , 6 (1), 44–52. https://doi.org/10.26905/jtmi.v6i1.4165
Hidayatullah, S., Prasetya, D. A., Purnomo, D. A., & Rachmawati, I. K. (2023). HOT FIT Model Pengembangan Sistem Informasi . uwais inspirasi indonesia.
Laudon, C. K., & Laudon, P. J. (2013). Essentials of management information systems . Pearson Education, Inc.
Nafisah, K., & Prasetyo, K. W. (2019). Aplikasi Presensi Mahasiswa Berbasis Wifi Direct Peer to Peer pada Perangkat Android (Studi Kasus: STIKI Malang). J-INTECH (Journal of Information and Technology) ,
7 (01), 86–89.
Prasetyo, Y., Prasetyo, K. W., & Kanthi, Y. A. (2019). Perancangan Sistem Informasi Akademik Pasraman Berbasis Web. Jurnal Dinamika Dotcom , 10 (1).
Pratama, I. G. N. W., Putra, I. G. N. A. C., Datya, A. I., & others. (2017). Sistem Informasi Manajemen Praktek Kerja Lapangan Berbasis Website (Studi Kasus Program Studi Sistem Informasi Universitas Dhyana Pura Bali). Jurnal Teknologi Informasi Dan Komputer , 3 (1).
Purnomo, D. A. (2023). Jurnal Teknologi dan Manajemen Informatika Penerapan Model Kesuksesan Sistem Informasi HOT-Fit terhadap Penggunaan Ebelajar Sebagai Media Pembelajaran Daring Berbasis Website ( Studi Kasus : STIKI ) . 9 (1), 68–77.
Rahmayu, M., Serli, R. K., & Anthonie, R. (2019). Rancang Bangun Sistem Pendaftaran Mahasiswa Magang Pada Program Studi Sarjana Sosiologi Fisip Universitas Indonesia Depok. Simetris: Jurnal Teknik Mesin, Elektro Dan Ilmu Komputer , 10 (2), 501–512.
Sanderson, P., & Rosenberg, M. (2002). E-Learning: strategies for delivering knowledge in the digital age. Internet and Higher Education - INTERNET HIGH EDUC , 5 . https://doi.org/10.1016/S1096- 7516(02)00082-9
Wirasaputra, Pramudhya, Riduan, Riyan, Zulkahfi, & Noviana. (2022). Dampak Dari Perkembangan Teknologi Informasi Dan Komunikasi. JurnalKreativitas Mahasiswa Informatika , Volume3Nom , 206–210.