Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
Direktorat Jendral Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan R.I

## ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN DIREKTORAT JENDERAL
PENGEMBANGAN EKSPOR NASIONAL KEMENTERIAN PERDAGANGAN R.I.
Hendri Irawan 1) , Yudho Waskito 2)
1) 2) Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur, Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
e-mail : hendri.irawan@budiluhur.ac.id 1)

## Abstract
Personnel  Management  is  an  essential  part  in  managing  the  organization  effectively, currently,  almost  all  public  or  private  enterprises,  organizations  and  institutions  are already  using  personnel  administration  system  which  is  served  for  managerial  and technical operation. Recently in serving the personnel administrative process of Director General of National Export Development, Indonesian Ministry of Trade, they already use microsoft  Office.  By  using  these  system  for  presenting  Information,  they  feel  that  the system  is  not  optimal.  Therefore,  they  design  a  computerized  system  by  using  object oriented  method,  in  processing  administration  for  reducing  shortages  of  the  running system in order to improve the information quality produced.

## Keyword : Information Systems, Personel Administration
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pesatnya  laju  perkembangan  teknologi informasi,khususnya teknologi komputer sebagai  mesin  pengolah  dan  penyimpan data  untuk  menciptakan  informasi  yang cepat  dan  akurat,  adalah  faktor  utama mengapa sebuah organisasi perlu didukung  dengan  teknologi  tersebut. Baik organisasi swasta maupun pemerintah tentunya memiliki keinginan yang  sama  akan  hal  itu.  Demikian  juga Direktorat Jenderal
Pengembangan Ekspor Nasional, salah satu unit eselon I di  Kementerian  Perdagangan  yang bergerak  di  bidang  Pengembangan
Ekspor  Nasional.  Segala  hal  yang berhubungan dengan pengelolaan administrasi kepegawaian tersebut selama  ini  menggunakan  teknologi komputer  seperti  Ms.  Word  dan  Ms. Excel,  tetapi  baru  sebatas  pengolahan data  dan  pembuatan  laporan,  belum semua menggunakan sistem yang secara
khusus untuk pengelolaan data administrasi kepegawaian. Dengan melihat  bidang  usaha  pada  instansi pemerintahan ini jelas sangat diperlukan sistem komputerisasi yang memadai agar dapat  memaksimalkan  kinerja  para  staf, sehingga kegiatan–kegiatan yang dilakukan  dan  penyajian  informasinya pun  dapat  lebih  cepat,  tepat  dan  akurat. Untuk  itu  peneliti  ingin  memberikan alternatif  rancangan  sistem  informasi proses pengelolaan administrasi kepegawaian  agar  dapat  mengatasi kendala  yang  dihadapi,  sehingga  dapat menyediakan data pegawai yang dibutuhkan  dengan  tepat,  cepat  dan akurat  demi  tercapainya  efesiensi  dan efektifitas  kerja.  Masalah yang  sering dihadapi  pada  sistem  berjalan  :  yakni membutuhkan  waktu  yang  relatif    lama untuk  mencari  data  yang  masuk  dan pada akhirnya berdampak pada lambatnya  penyajian  informasi  yang dibutuhkan.  Tujuan  dan  manfaat  dari
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
Direktorat Jendral Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan R.I
penelitian  ini  adalah  untuk  memberikan solusi  dalam  membangun  rancangan sistem komputerisasi pada proses
kegiatan pengelolaan administrasi kepegawaian  yang  lebih  cepat,  efektif dan  efisien.  Hal  tersebut  untuk  dapat memudahkan  dalam  mengontrol  data masukan  dan  keluaran  dalam  penyajian informasi  tentang  keadaan  pegawai dengan cepat, serta memudahkan pembuatan laporan yang akurat dan tepat waktu.

## 1.2 Batasan Masalah
Sejatinya administrasi kepegawaian memang  merupakan  sistem  yang  cukup kompleks, sehingga untuk penelitian kali ini  peneliti  hanya  memusatkan  masalah yang ada pada : a. proses permintaan kebutuhan pegawai  berdasarkan  pegawai  yang pensiun.
b. proses penempatan pegawai.
c. proses history pegawai.
d. Proses pemberhentian dengan hormat/pemutusan hubungan kerja PNS (pegawai negeri sipil).
e. proses pembuatan  laporan yang akan diserahkan kepada pimpinan.
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Konsep Dasar Sistem
Suatu  sistem  pada  dasarnya  adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya  antara  satu  dengan  yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Hart
(2005:fairuzelsaid) mendefinisikan pengertian  sistem  sebagai  :  “Sistem mengandung  dua  pengertian  utama yaitu:
Pengertian
sistem yang
menekankan pada komponen atau
elemennya adalah sistem dari komponen-komponen  atau  subsistem- subsistem  yang  saling  berinteraksi  satu sama lain, dimana masing-masing bagian tersebut  dapat  bekerja  secara  sendiri- sendiri ( independent ) atau bersama-sama serta  saling  berhubungan  membentuk satu  kesatuan  sehingga  tujuan  atau
sasaran  sistem  tersebut  dapat  tercapai secara keseluruhan, definisi yang menekankan  pada  prosedurnya  yaitu merupakan  suatu  jaringan  kerja  dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan,  berkumpul  bersama  untuk melakukan  suatu  kegiatan  atau  untuk menyelasaikan  suatu  sasaran  tertentu”. Disamping  itu,  sistem  juga  mempunyai sifat atau karakteristik tertentu. Diantaranya yaitu Komponen ( component ),  Batas  Sistem  ( Boundary ), Lingkungan Luar Sistem ( Environment ), Penghubung Sistem ( Interface ),
Masukan  Sistem  ( Input ),  Keluaran sistem ( Output ), Pengolah Sistem
( Process ), dan Tujuan Sistem ( Goal ).
2.2 Konsep Dasar Informasi Raymond  Mcloud  mendefinisikan:
“informasi adalah data yang telah diolah menjadi  bentuk  yang  memiliki  arti  bagi si  penerima  dan  bermanfaat  bagi pengambilan  keputusan  saat  ini  atau mendatang”. Informasi  adalah  sesuatu yang  sangat  penting  peranannya  dalam suatu lingkungan  perusahaan, organisasi ataupun instansi manapun, karena informasi  adalah  data  yang  telah diproses  menjadi  bentuk  yang  memiliki arti  bagi  penerima  dan  dapat  berupa fakta  ataupun  sesuatu  yang  bermanfaat.
Mengutip pendapat Mc. Loud (2004:145),  informasi  yang  baik  juga mempunyai  kualitas-kualitas  tertentu yaitu: (a) Akurat : Informasi harus bebas dari  beberapa  kesalahan  yang  tidak  bias atau tidak menyesatkan. (b) Tepat Waktu :  Informasi  yang  datang  pada  penerima tidak terlambat atau selalu up to date. (c) Relevan  :  Artinya  informasi  tersebut mempunyai  manfaat  untuk  pemakainya, sebab  relevansi  informasi  untuk  setiap orang  yang  satu  dengan  yang  lainnya berbeda

## 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Robert  A.  Leitch  mendefinisikan konsep  dasar  sistem  informasi  sebagai berikut  :“sistem  informasi  adalah  suatu
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
Direktorat Jendral Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan R.I
sistem  di  dalam  suatu  organisasi  yang mempertemukan  kebutuhan  pengolahan transaksi  harian,  mendukung  operasi, bersifat  manajerial  dan  kegiatan  strategi dari  suatu  organisasi  dan  menyediakan pihak  luar  tertentu  dengan  laporan- laporan yang diperlukan.”

## 2.4 Konsep Dasar Analisa sistem
Analisa  sistem  merupakan  sebuah
metode yang dibutuhkan untuk
mengidentifikasi dan
menyelidiki permasalahan-permasalahan,  hambatan- hambatan  yang  terjadi,  kebutuhan  yang diharapkan  sehingga  dapat  diusulkan perbaikan-perbaikan.
Jogiyanto, Hm (2002, p3) mendefinisikan  pengertian  konsep  dasar analisis sistem sebagai: “Suatu pengertian  dari  suatu  sistem  informasi yang  utuh  ke  dalam  bagian-bagian komponennya  dengan  maksud  untuk mengindentifikasikan  dan  mengevaluasi permasalahannya, kesempatan atau hambatan  yang  terjadi  dan  kebutuhan- kebutuhan  yang  diharapkan  sehingga dapat diusulkan perbaikan- perbaikannya”. 2.5 Konsep Dasar Sistem Administrasi Kepegawaian. 2.5.1 Pengertian Administrasi Kepegawaian Administrasi  Kepegawaian adalah seluruh  kegiatan  atau  pengelolaan  yang berhubungan dengan
kepentingan
pegawai meliputi : permintaan formasi/kebutuhan pegawai, penempatan pegawai, history pegawai, pemberhentian dengan
hormat/pemutusan  hubungan  kerja  PNS (pegawai negeri sipil). Hasibuan (2005:11)  mengungkapkan  pengertian administrasi kepegawaian adalah sebagai berikut  :  “penempatan  orang-orang kedalam suatu perusahaan, implementasi tenaga  kerja  manusia  adalah  pengadaan, pemeliharaan, penempatan, indroktrinasi,  pelatihan  dan  pendidikan sumber daya manusia”.

## 2.6 Analisa Berorientasi Obyek
Menurut  Adi  Nugroho(2004 :  107) Pengertian Object  Oriented adalah sebagai: “  Object  Oriented  Analysis adalah  metode  analisis  yang  memeriksa syarat  /  keperluan  yang  harus  dipenuh oleh  suatu  sistem  dari  sudut  pandang kelas-kelas dan objek-objek yang ditemui dalam ruang lingkup
permasalahan.”
Tiga prinsip dari Object Oriented yakni : a. Encapsulation , Class dan  objek melindungi  data  dan  operasi  yang dimilikinya.
b. Inheritance, Sebuah
sub Class (sub class )  atau  objek  mewarisi atribut dan operasi dari Class
pendahulunya ( superclass ). Setiap
perubahan  pada  data  atau  operasi  yang terdapat pada superclass langsung diwariskan  pada  semua  sub Class yang diturunkan dari superclass tersebut.
c. Polymorphism, Polymorphism
merupakan  suatu  sifat  khusus  yang sangat  menghemat  usaha  perluasan  dari sistem  berorientasi  objek  yang  ada. Dengan  menggunakan  konsep  yang disebut overloading ,  sebuah  subclass dapat  mendefinisikan  sendiri  operasi yang  telah ada  pada superclass .  Dengan polymorphism,  beberapa  operasi  yang berbeda  dapat  menggunakan nama  yang sama .
Alat  Bantu  yang  digunakan  dalam analisa berorientasi obyek antara lain : a. Activity Diagram
b. Use Case Diagram
c. Sequence Diagram
2.7 Sistem Administrasi Kepegawaian
Menurut  Jogiyanto  (2005  :  249)
Sistem  informasi  manajemen  sumber daya  manusia  adalah    “semua  aktifitas dalam siklus
informasi (pengumpulan,pengolahan, penyimpanan,  pencarian  dan  distribusi) tidak  seluruhnya  dilakukan  oleh  alat  – alat dan mesin – mesin otomatis”. Sangat penting peranan Data Kepegawaian dalam rangka
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
Direktorat Jendral Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan R.I
melaksanakan Pembinaan pegawai
Negeri  Sipil  sehingga  perlu  adanya Pembentukan sistem
pencatatan
Kepegawaian dapat dilaksanankan dengan 2 (dua) cara yaitu:Secara Manual : merupakan  pelaksanaan  kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dilaksanakan secara manual , dengan  media  Buku  Induk, File /  Tata Naskah  perorangan  yang  disimpan dalam  unit  almari  khusus.  Secara Elektronik : merupakan  pelaksanaan kegiatan  perekaman  dan  penyimpanan dalam Media Komputer.

## 3. METODOLOGI PENELITIAN
Berikut  adalah  tahapan-tahapan  dalam penelitan ini :
1) Memahami Permasalahan
Tahapan  ini  merupakan  inisiasi  dari penelitian,  yaitu  mencari  permasalahan yang dihadapi oleh organisasi. Proses ini dilakukan dengan cara melakukan wawancara dengan Bagian Kepegawaian Sekretariat Ditjen PEN.
2) Mempelajari  kondisi  dan  proses bisnis saat ini
Hal  ini  dilakukan  peneliti agar  dapat memahami current  condition dari  awal hingga akhir
proses, sehingga mendapatkan gambaran menyeluruh akan  sistem  berjalan.  Kegiatan  ini dilakukan dengan cara melakukan wawancara  pada  para stakeholders dan analisa dokumen.
3) Menganalisa  Kebutuhan  data  dan informasi saat ini dan akan datang.
4) Tahapan selanjutnya adalah
mendapatkan user needs dan user requirements untuk to be system
5) Merancang Sistem Usulan Berdasarkan tahapan-tahapan sebelumnya, maka peneliti akan mencoba merancang sebuah sistem yang menjawab kebutuhan akan permasalahan yang dihadapi oleh organisasi. Fitur-fitur yang  akan  ada,  perancangan  konseptual database , hingga design GUI dikerjakan pada tahapan ini.
Gambar 1. Metodologi Penelitian
4. PEMBAHASAN
4.1 Profil Organisasi Direktorat  Jenderal  Pengembangan Ekspor Nasional(Ditjen. PEN),
merupakan salah satu  unit eselon I pada Kementerian  Perdagangan  yang  baru saja di rekstrukturasi organisasinya pada 27  Juli  2010,yang  sebelumnya  bernama Badan  Pengembangan  Ekspor  Nasional (BPEN)  Tahun  1980  dan  Lembaga Pengembangan Ekspor Nasional (LPEN) Tahun  1971,  dengan  kedudukan  dan bertanggung  jawab  kepada  Menteri Perdagangan.  Bertempat  di  Jl.  M.I. Ridwan  Rais  No.  5  Jakarta  Pusat,
Direktorat Jenderal
Pengembangan
Ekspor  Nasional  bergerak  di  bidang pengembangan ekspor nasional. Direktorat  Jenderal  Pengembangan
Ekspor  Nasional  dipimpin  oleh  satu orang pejabat eselon I (Direktur Jenderal),  serta  di  bantu  oleh  5  (lima) orang  pejabat  eselon  II  di  lingkungan unit eselon I tersebut, guna memperlancar  kegiatan  yang  ada  di
Ditjen. PEN dalam pengurusan birokrasi, manajemen, keuangan dan lain-lain. Visi Direktorat Jenderal Pengembangan Ekspor  Nasional  adalah  terwujudnya pengembangan ekspor barang dan jasa di pasar global guna mendukung
perekonomian nasional, sedangkan Misinya adalah :
1)  Meningkatkan  daya  saing  ekspor barang  dan  jasa  dengan  penyiapan perumusan  kebijakan  ekspor  yang kondusif.
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
Direktorat Jendral Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan R.I
2)  Mengembangkan kemampuan pelaku
usaha ekspor memasuki pasar global.
3)  Meningkatkan  koordinasi  dengan lembaga/instansi terkait dalam pengembangan ekspor. 4)  Mengembangkan pelayanan informasi pasar global. 5)  Meningkatkan kemampuan
profesionalitas  aparatur,  transparansi dan akuntabilitas kinerja.

## 4.2 Struktur Organisasi
Dalam  suatu  instansi,  struktur organisasi  merupakan  hal  yang  sangat penting. Karena dengan memiliki struktur  organisasi  yang  baik,  maka fungsi-fungsi  manajemen  akan  dapat dijalankan  dengan  baik  pula.  Sehingga dalam  hal  ini  diperlukan  adanya  suatu hubungan  kerjasama  yang  baik  antara bagian yang terkait.
Struktur organisasi, tercermin dalam  suatu  bagan  organisasi  yang menunjukkan  adanya  pembagian  tugas dan  wewenang  serta  aturan-aturanyang berlaku dan prosedur yang ada termasuk komunikasi dan arus kerja.
Gambar 2. Struktur Organisasi Ditjen. PEN

## 4.3 Proses Bisnis Sistem Berjalan
Menggambarkan urutan-urutan
prosedur  Sistem  Informasi  Administrasi Kepegawaian yang berjalan pada Direktorat Jenderal Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan. 1. Proses PermintaanFormasi /
Kebutuhan  Pegawai. Biro  Organisasi dan Kepegawaian (Ropegan) Kementerian  Perdagangan,  memberikan
Nota  Dinas  terlampir  form  usulan kebutuhan  pegawai,  kepada  Bagian
Kepegawaian  Sekretariat  Ditjen  PEN
Kementerian  Perdagangan  untuk  di  isi sebagai usulan kebutuhan pegawai.Setelah  menerima  form  usulan, bagian  kepegawaian  Sekretariat  Ditjen PEN
memberikan form usulan
kebutuhan  pegawai  kepada  masing- masing  pejabat  eselon  II  Ditjen  PEN, untuk  di  isi  sesuai  kebutuhan  pegawai dilingkungan tingkat eselon II
tersebut.Jika sudah di isi sesuai kebutuhan dilingkungan tingkat eselon II Ditjen  PEN,  mereka  mengembalikan form  ke  bagian  kepegawaian  Sekretariat Ditjen  PEN  untuk  di  koordinir  dan  di buatkan nota dinas, terlampir rekapitulasi  sebagai  usulan  kebutuhan pegawai dilingkungan Ditjen PEN Kementerian Perdagangan.Untuk selanjutnya nota dinas terlampir rekapitulasi  akan  disampaikan  kembali ke  Biro  Organisasi  dan  Kepegawaian Kementerian  Perdagangan,  oleh  bagian kepegawaian  Sekretariat  Ditjen  PEN sebagai  usulan  kebutuhan  pegawai  di lingkungan Ditjen PEN.
2. Proses Penempatan Pegawai . Biro Organisasi dan Kepegawaian (Ropegan)  Kementerian  Perdagangan, memberikan Nota Dinas perihal penyampaian  SK  Calon  Pegawai  Negeri Sipil (CPNS) kepada bagian kepegawaian  Sekretariat  Ditjen  PEN
Kementerian Perdagangan, sesuai usulan kebutuhan pegawai di lingkungan Ditjen PEN.Setelah  menerima  SK  CPNS, bagian  kepegawaian  Sekretariat  Ditjen PEN akan membuatkan Surat Pernyataan Melaksanakan  Tugas  (SPMT),  untuk para  CPNS  sesuai  dengan  SK  CPNS yang diberikan oleh Biro Organisasi dan
Kepegawaian Kementerian Perdagangan.Surat Pernyataan Melaksanakan  Tugas  (SPMT)  akan diberikan  kepada  para  CPNS  dan  di berikan tembusan  kepada  pejabat  eselon
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
Direktorat Jendral Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan R.I
II  di  Lingkungan  Ditjen  PEN,  yang menerima  tambahan  pegawai  sesuai usulan kebutuhan pegawai yang diberikan.Untuk  selanjutnya  para  Calon Pegawai  Negeri  Sipil  (CPNS)  yang menerima Surat Pernyataan Melaksanakan  Tugas  (SPMT),  akan ditempatkan  sesuai  SK  yang  diberikan Biro Organisasi dan Kepegawaian Kementerian Perdagangan.
3. Proses History Pegawai. Pegawai memberikan  data-data  (hard  copy)  yang bersangkutan, sesuai permintaan/kebutuhan bagian kepegawaian Sekretariat Ditjen PEN.Bagian Kepegawaian akan membuat  Daftar  Riwayat  Hidup  (DRH) pegawai,  sesuai  dengan  data-data  yang diberikan
oleh pegawai.Bagian Kepegawaian  akan  menginput  data-data pegawai  baik  Pegawai  Negeri  Sipil
(PNS)  maupun  Calon  Pegawai  Negeri Sipil  (CPNS),  ke  dalam  Daftar  Susunan Pegawai
(DSP)
sesuai dengan penempatan  pegawai  di  lingkungan
Ditjen  PEN.Bagian  Kepegawaian  akan menginput  data-data  pegawai  (hanya PNS) ke dalam Daftar Urut Kepangkatan (DUK) sesuai dengan urut kepangkatannya.Data-data pegawai yang didapat akan dibuatkan arsip kepegawaian  oleh  bagian  kepegawaian dan  untuk  selanjutnya  akan  disimpan  di ruang penyimpanan arsip.Bagian Kepegawaian  akan  menjilid  Daftar Susunan Pegawai (DSP) dan Daftar Urut Kepengkatan (DUK) setiap 2 kali dalam 1  tahun  untuk  selanjutnya  akan  di tandatangani oleh Sekretaris Ditjen PEN sebagai pembina kepegawaian dilingkungan Ditjen PEN.Setelah ditandatangani  oleh  Sekretaris  Ditjen PEN, bagian kepegawaian akan memberikan  Daftar  Susunan  Pegawai (DSP)  dan  Daftar  Urut  Kepangkatan (DUK)  kepada  masing-masing  pejabat eselon II dilingkungan Ditjen PEN.
4. Proses Pemberhentian Dengan Hormat/Pemutusan  Hubungan  Kerja PNS. Bagian Kepegawaian akan membuat  rekap  daftar  pegawai  yang pensiun  dalam  kurun  waktu  satu  tahun kedepan.Bagian Kepegawaian akan membuat Nota Dinas untuk memberitahukan  kepada    pegawai  yang akan  memasuki  masa  pensiun  dalam masa  satu  tahun  ke  depan,  berikut persyaratan (foto copy Karpeg, foto copy surat  nikah  dan  anak  yang  menjadi tanggungan, foto copy surat pengalaman bekerja
diluar Kementerian
Perdagangan,  foto  copy  SK  CPNS,  foto copy  SK  pengangkatan  sebagai  PNS, foto  copy  SK  kenaikan  pangkat,  foto copy  daftar  susunan  keluarga,  pas  foto berwarna, surat pernyataan mengembalikan  barang  milik  negara, DP3  terakhir  yang  harus  dilengkapi pegawai.Pegawai  akan  membuat  Surat Permohonan  (SP)  berhenti  dengan  hak pensiun, yang ditujukan kepada Sekretaris Ditjen PEN serta
melampirkan  semua  persyaratan  yang dibutuhkan.Sekretaris  Ditjen  PEN  akan menugaskan  bagian  kepegawaian  untuk memproses pemberhentian pegawai tersebut, sesuai permohonan yang diajukan.Bagian Kepegawaian akan membuat  Surat  Pernyataan  Pegawai (SPP) menyatakan bahwa yang bersangkutan tidak pernah  terkena hukuman  disiplin.Bagian  Kepegawaian akan membuat Surat Permohonan Berhenti  (SPB)  dengan  hak  pension, kepada Biro Organisasi
dan
Kepegawaian  Kementerian  Perdagangan yang  di  tandatangani  oleh  Sekretaris Ditjen  PEN,  berikut  melampirkan  Surat Pernyataan Pegawai (SPP) yang menyatakan bahwa pegawai bersangkutan tidak pernah  terkena hukuman  disiplin  dan  kelengkapan persyaratan lainnya.Setelah Biro Organisasi dan Kepegawaian Kementerian  Perdagangan  menerima Surat  Permohonan  Berhenti  (SPB)
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
Direktorat Jendral Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan R.I
dengan  hak  pensiun,  Surat  Pernyataan Pegawai  (SPP)  yang menyatakan  bahwa pegawai  bersangkutan  tidak  pernah terkena hukuman disiplin dan kelengkapan  persyaratan  lainnya,  Biro Organisasi  dan  Kepegawaian  akan membuatkan  SK  pensiun  yang  diminta dan  mengirimkannya  kembali  ke  bagian kepegawaian
Sekretariat Ditjen PEN.Bagian  Kepegawaian  Ditjen  PEN akan  menyerahkan  SK  pensiun  kepada pegawai  bersangkutan  berikut  copy  SK akan
disimpan sebagai
arsip
kepegawaian.

## 5. Proses Pembuatan Laporan
a) Bagian kepegawaian Sekretariat
Ditjen  PEN  setiap  1  (satu)  kali  dalam waktu  1  (satu)  bulan    akan  membuat laporan : Data usia pegawai, pendidikan, pangkat, jenis kelamin dan data pegawai di  lingkungan  unit  Direktorat  Jenderal Pengembangan Ekspor Nasional (Ditjen.
PEN) b) Kementerian Perdagangan berdasarkan  Daftar  Susunan  Pegawai (DSP). c) Bagian kepegawaian Sekretariat
Ditjen  PEN  setiap  1  (satu)  kali  dalam waktu  1  (satu)  tahun    akan  membuat laporan : 1. Rekap  daftar  nama  pegawai  yang sudah  mengikuti  pendidikan  formal (beasiswa  maupun  biaya  sendiri),  diklat struktural,  diklat  fungsional  dan  diklat teknis. 2. Daftar  nama  Calon  Pegawai  Negeri
Sipil (CPNS) yang diterima. 3. Daftar nama pegawai yang memasuki masa pensiun.
4.4 Analisa Sistem Usulan
4.4.1 Rancangan Basis Data
a. Entity Relationship Diagram
(ERD). Model ER yang diusulkan untuk sistem  administrasi  kepegawaian  Ditjen PEN :
GOLONGAN DTL_GOL DTL_JAB JABATAN Buat DTL_KEG KEGIATAN PELATIHAN TANDA JASA HISTORI PENDIDIKAN NOTA DINAS PENSIUN Buat M N M 1 M M M M 1 1 1 M N id_jab* nm_jab no_spmt* tgl_spmt pej_pengangkat no_kep tgl_kep tmt_kep tmt_tugas nip_ybt id_gol* nm_pangkat nm_gol nm_ruang nip* id_gol* no_skgol tgl_skgol tmt_skgol nip* nm_peg jenkel tmpt_lahir tgl_lahir alamat agama tmt_cpns stat_nikah npwp stat_peg nip* no_spmt* no_penilaian* thn_penilaian nilai_rata keterangan nip* no_penilaian* pendidikan_ke tingkat nm_sekolah jurusan gelar no_ijasah posisi_gelar kd_tandajasa* nm_tandajasa nip* kd_tandajasa* no_tandajasa pemberi_tandajasa thn_tandajasa id_keg* nm_keg jns_keg nip* id_keg* tgl_awal tgl_akhir no_sertifikat peranan nm_penyelenggara no_ntp* tgl_ntp tmt_pensiun nip* no_ntp* PENILAIAN 1 DTL_TANDA JASA nip* Punya SPMT M PEGAWAI 1 nip* no_spmt* N N nip* id_jab* no_skjab tgl_skjab tmt_skjab unit_ker Punya Punya
Gambar 6. Entity Relationship Diagrams
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
60
Direktorat Jendral Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan R.I

## b. Transformasi ERD ke LRS
Selanjutnya adalah tranformasi dari ERD  ke  LRS  adalah  tahapan  untuk mengubah  ERD  ke  dalam  bentuk  LRS, hal  yang  harus  diperhatikan  karena mempengaruhi  yaitu  tingkat  hubungan ( cardinality ) apakah 1:1, 1:M atau M:N. Setelah transformasi selanjutnya  adalah pembentukan LRS.
c. Logical  Record  Structure (LRS)
PEGAWAI nip* nm_peg jenkel tmpt_lahir tgl_lahir Alamat agama tmt_cpns stat_nikah npwp stat_peg TANDA JASA kd_tandajasa* nm_tandajasa HISTORI PENDIDIKAN nip* pendidikan_ke tingkat nm_sekolah jurusan gelar no_ijasah posisi_gelar DTL_KEG nip* id_keg* tgl_awal tgl_akhir no_sertifikat peranan nm_penyelenggara KEGIATAN PELATIHAN id_keg* nm_keg jns_keg nip nip nip nip nip id_gol id_keg kd_tandajasa n ip n ip n o _ s p m t nip* id_gol* no_skgol tgl_skgol tmt_skgol DTL_GOL id_jab* nm_jab nip JABATAN nip* id_jab* no_skjab tgl_skjab tmt_skjab unit_ker DTL_JAB GOLONGAN id_gol* nm_pangkat nm_gol nm_ruang nip* kd_tandajasa* no_tandajasa pemberi_tandajasa thn_tandajasa DTL_TANDAJASA NOTA DINAS PENSIUN nip* no_penilaian* thn_penilaian nilai_rata keterangan PENILAIAN SPMT no_spmt* tgl_spmt nip pej_pengangkat no_kep tgl_kep tmt_kep tmt_tugas nip_ybt no_ntp* tgl_ntp nip tmt_pensiun
Gambar 7 . Logical Record Structure

## 4.4.2 Rancangan Antar Muka
1) Struktur Tampilan Menu
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
PADA DIREKTORAT JENDERAL PENGEMBANGAN EKSPOR NASIONAL KEMENTERIAN PERDAGANGAN Input Tanda Jasa Input Kegiatan Pelatihan Input Jabatan Cetak  SPMT Cetak Nota Dinas Pensiun Input Golongan MASTER TRANSAKSI Cetak Laporan Pegawai Baru Cetak Laporan Data Pegawai Pensiun LAPORAN KELUAR Cetak Laporan Data Kebutuhan Pegawai Cetak Laporan Data Seluruh Pegawai Input  Data Pegawai Cetak Laporan Data Kebutuhan Pegawai
Gambar 8. Struktur Tampilan Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian pada Direktorat Jenderal Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan
2) Rancangan Layar
Gambar 9. Rancangan Layar Master
Gambar 10. Rancangan Layar Input Jabatan
Gambar 11. Rancangan Layar Input Data
Pegawai Riwayat Pendidikan
Gambar 12 . Rancangan Layar cetak Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
Direktorat Jendral Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan R.I
Gambar 13. Rancangan Layar Laporan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Pegawai yang
Pensiun
Gambar 14. Rancangan Layar Laporan SPMT
5. PENUTUP
5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang didapatkan setelah dilakukan analisa dan perancangan sistem terhadap  Direktorat Jenderal Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan R.I. antara lain: a. Sistem komputerisasi mampu meminimalisir  tingkat  kesalahan
yang terjadi pada sistem manual.
b. Secara  keseluruhan,  sistem  dapat menjadi lebih optimal dalam aktualitas dan keakuratan dikarenakan penggunaan sistem yang terkomputerisasi dengan konsep database.
c. Pada rancangan sistem informasi ini diharapkan  mampu  memberikan informasi  yang  cepat,  tepat,  akurat dan  efisien  tentang  daftar  pegawai,
daftar tanda jasa,
daftar
kegiatan/pelatihan,  daftar  jabatan, daftar  golongan,  daftar  transaksi serta  laporan-laporan  berdasarkan periode tertentu agar mempermudah Direktorat  Jenderal  Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan  R.I.  dalam  mengambil keputusan.
5.2 Saran Dari  kesimpulan  di  atas,  peneliti mencoba memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna untuk
perkembangan sistem selanjutnya, antara lain: a. Perlu  adanya  kerjasama  yang  baik antara  masing-masing  bagian,  agar sistem  ini  dapat  berjalan  sesuai dengan  prosedur  dan  memberikan informasi sesuai dengan kebutuhan. b. Memberikan pengarahan dan bimbingan  pada  bagian  yang  akan terlibat langsung dalam penggunaan sistem administrasi kepegawaian ini. c. Perlu  dilakukan back-up data  untuk menjamin keamanan data dan
mengatasi  keadaan  yang  tidak diinginkan.
d. Untuk  pengembangan  selanjutnya, perlu  ditambahkan  sistem  yang berhubungan dengan berkas – berkas pegawai (digitalisasi berkas), dikarenakan  selama  ini  pegawai agak kesulitan dalam mencari berkas  –  berkas  pegawai  yang dibutuhkan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Whitten,  Jeffery  L.,  Bentley  D. Lonnie, Dittman C. Kevin, System
Analysis  and  Design  Methods .  6 th ed.  Singapore  :  McGraw-Hill, 2004
[2] D.  Darwis, konsep  dasar  sistem,
2008
[3] Raymond  Mc.  Loud.,  George
P.Schell, Sistem Informasi Manajemen :  Salemba  Empat, 2008.
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
62
Direktorat Jendral Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan R.I
[4] Robert A. Leitch/K Roscoe Davis,
Accounting  Information  System : Prentice-Hall, 1992
[5] Jogiyanto,  HM, Analisis  &Design :
Andi, 2003 .
[6] Niisha, konsep  dasar  analysis sistem, 2009
[7] Pressman,  Roger  S, Software Engineering : a practitioner’s approach ., McGraw-Hill,2010 [8] Nugroho, Adi, Rekayasa Perangkat  Lunak  Menggunakan UML  dan  Java :Adi  Nugroho, 2004. [9] Hasibuan, Melayu S.P, Administrasi Kepegawaian ,2005.