P-ISSN 1693-7945, E-ISSN : 2622-1969
Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Surat dengan Model Waterfall
Sumardiono 1 , Marpu’ah 2
1,2 AMIK Purnama Niaga, Indramayu, sumardiono@amikpurnamaniaga.ac.id , mfuah07@gmail.com
Diterima September 2021, disetuji 14 Oktober 2021, diterbitkan 20 Oktober 2021
Pengutipan:  Sumardiono  &  Marpuah.(2021).  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Kearsipan  Surat  dengan Model Waterfall. Gema Wiralodra , 12(2), 269-278

## ABSTRAK
Kearsipan adalah suatu hal yang penting dalam lingkup keorganisasian tidak terkecuali pribadi, sehingga arsip selalu disebut dengan dokumen akhir catatan. Penataan dan pembenahan dokumen untuk diarsipkan terdapat kode khusus, buku atau catatan khusus, lemari khusus, bahkan terdapat ruangan  khusus.  Studi  kasus  penelitian  ini  pada  Dinas  Pengendalian  Penduduk  dan  Keluarga Berencana Kabupaten Indramayu. Penelitian ini, untuk memperoleh data yang diperlukan dengan menggunakan observasi, wawancara, dan literasi, serta dalam rancang dan bangun sistem penulis menggunakan  model Waterfall ,  yaitu  fase  analisis  kebutuhan,  fase  rancangan,  fase  penerapan (olah  program),  fase  evaluasi  (pengujian),  dan  fase  perawatan.  Adapun  platform  pada  sistem menggunakan bahasa pemrograman html dan php serta framework CSS . Dari metode penelitian tersebut  menghasilkan  rancang  bangun e-archives ,  yang  terdiri  dari  surat  masuk,  surat  keluar, disposisi, dan laman pendukung, sehingga diharapkan tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan surat ataupun hilang jejak surat. Penelitian ini masih terdapat kekurangan sehingga perlu adanya penelitian  selanjutnya,  terutama  dalam  pengembangan e-archives yang  lebih  baik  dalam pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis.
Kata Kunci : kearsipan, model Waterfall , framework CSS , e-archives

## ABSTRACT
Archives are an important thing in the scope of the organization,  including personal, so that the archive is always call the final document of the record. Organizing and rearranging documents to be archive includes special codes, special books or notes, special cabinets, and even a special room. The  case  study  of  this  research  is  the  Department  of  Population  Control  and  Family  Planning, INDRAMAYU Regency. In this study, to obtain the necessary data using observation, interviews, and literacy, as well as in designing and building the system the author uses the Waterfall model, namely the needs analysis phase, the design phase, the implementation phase (programming), the evaluation phase (testing), and treatment phase. The platform on the system uses the html and PHP programming  languages  and  the  CSS  framework.  From  this  research  method,  it  resulted  in  the design  of  e-archives,  which  consisted  of  incoming  letters,  outgoing  letters,  dispositions,  and supporting pages, so it was hope that there would be no errors in storing letters or missing traces of letters. This  research  still has shortcomings so that further research is  need, especially  in the development of better e-archives in the management of dynamic archives and static archives..
Keyword(s): archives, waterfall method, CSS framework, e-archives

## PENDAHULUAN
Digitalisasi  secara  terpusat  masih  terus  dilaksanakan  secara  massif  dan  terukur, sehingga  memberikan  nilai  pengetahuan untuk  masa  yang  akan  datang.  Kearsipan  adalah
P-ISSN 1693-7945, E-ISSN : 2622-1969
salah satu rekam jejak catatan yang memberikan pengetahuan di masa mendatang. Kearsipan merupakan  sekumpulan  surat  yang  tercatat  dan  bilamana  dibutuhkan  bisa  dengan  cepat ditemukan (Rumakat, 2018), sedangkan penulis akan merancang dan membangun sistem e- archives  dengan  tujuan  untuk  memudahkan  arsiparis  dalam  memperoleh  data  yang diinginkan. Effective digital management is reflected in the scope, priorities and resources an organisation develops and adopts to explicitly guide its decision and practices in digital archives  management (Odhiambo,  2018).  Manajemen  kearsipan  digital  merupakan pengelolaan  data  arsip  surat  dalam  suatu  organisasi  atau  instansi.  Dinas  Pengendalian Penduduk  dan  Keluarga  Berencana  (DPPKB)  Kabupaten  Indramayu,  merupakan  obyek penelitian  dan  salah  satu  instansi  Pemerintahan  Daerah  di  Kabupaten  Indramayu. Manajemen  kearsipan  adalah  penugasan  yang  meliputi  pencatatan,  pengendalian  dan pendistribusian,  penyimpanan,  pemeliharaan,  pengawasan,  pemindahan  dan  pemusnahan (Ardiana & Syratman, 2021). Adapun penelitian ini hanya 5 aspek pemberdayaan arsip, yaitu pencatatan/ identifikasi, pendistribusian, pengawasan, penyimpanan, dan pemeliharaan.
Kearsipan  atau  dokumentasi  data  secara  tercatat,  dalam  instansi  atau  organisasi, bahkan sendiri (personal) sering terjadi kesalahan dan kesulitan. To our knowledge, no other modernist kept anything like the array of these self-archiving materials (Miller, 2018). Arsip merupakan  otak  dari  jalan  hidup  suatu  instansi  (Jannana  &  Fadhilah,  2019).  Dari  tingkat kesalahan, biasanya arsiparis (petugas arsip) terjadi kesalahan penulisan nomor (kode) atau penulisan  disposisi  atau  keterangan  atau  jenis  arsip.  Jika  di  lihat  dari  tingkat  kesulitan, biasanya arsiparis kesulitan dalam mencari jejak arsip dikarenakan kesalahan sebagaimana dijelaskan  sebelumnya.  Menghadapi  masalah  dalam  pengelolaan  arsip  adalah  sistem penyimpanan arsip yang tepat dengan disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali (Ardiana & Syratman, 2021). Initiating the project work that established the Archive with what has since been achieved enables an identification of diverse pushes and pulls that still influence the form the Archive takes (Bow, 2019). E-archives merupakan perekaman data berupa surat atau dokumen yang diolah dalam bentuk digital yang berfungsi sebagai  informasi  di  masa  mendatang.  Peralatan  penyimpanan  arsip  sangat  perlu  untuk ditambah  agar  dapat menampung  semua dokumen  yang  ada  (Rumakat,  2018),  sedangkan dalam penelitian ini untuk menata dan mengolah arsip dengan baik secara sistem.
P-ISSN 1693-7945, E-ISSN : 2622-1969
Menurut  Maryati  (2008),  tujuan  dari  pengarsipan  antara  lain  sebagai  referensi  atau bukti  legalitas  sewaktu-waktu  arsip  dibutuhkan,  sebagai  sumber  data  dan  sebagai  data historis  (Mulyapradana  et  al.,  2021).  Sebagaimana  penjelasan  penulis  di  atas,  tujuan e- archives adalah  sebagai  rekam  jejak  catatan  sebagai  informasi  di  masa  mendatang ( historical ) secara digital metadata.
Trained  and  experienced  individual  to  provide  further  guidance  in  scanning, digitizing, entering metadata, reviewing software (Wells et al., 2020). Sebagaimana tugas dari arsiparis di atas, yaitu memindai dan mendata serta mengevaluasi dari peragkat lunak, maka  sebaiknya  petugas/  arsiparis  mengerti  dalam  mengopresionalkan  sistem  komputer. Dibutuhkannya  pelatihan  dalam  melakukan  operasi  sistem  informasi  kearsipan,  sehingga memahami dalam peninjauan e-archives tersebut.

## METODE PENELITIAN
Pada  metode  penelitian  ini,  penulis  menggunakan  metode  deskriptif  dengan  pendekatan kualitatif,  untuk  perolehan  datanya  menggunakan  teknik  observasi,  wawancara,  dan  studi literasi.  Adapun  untuk  membangun  sistem  informasi  kearsipan  ( e-archives )  penulis menggunakan model waterfall. Model Waterfall merupakan suatu metode yang terdiri dari tahapan  analisis,  desain,  implementasi  (Sumardiono,  2021b),  pengujian,  dan  perawatan (Sumardiono, 2021a). The waterfall model used at the company runs through the phase’s requirements  engineering,  design  &  implementation,  testing,  release,  and  maintenance (Nunez et al., 2015). Adapun menurut pakar lainnya menyebutkan bahwa model waterfall terdiri  dari  tahap  kebutuhan  sistem,  kebutuhan  perangkat  lunak,  analisis,  perancangan program,  sintak/  kode  program,  pengujian,  penerapan  (Casteren,  2017).  Untuk mengembangkan  sistem  informasi  kearsipan  ini,  penulis  menggunakan  beberapa  tahapan, yaitu  1)  analisis  kebutuhan  merupakan  tahapan  yang  analisis  awal  dengan  menggunakan teknik  observasi  dan  wawancara;  2)  tahapan  rancangan,  yaitu  tahapan  rancangan  analisis sistem dengan menggunakan metode OOAD ( Object-Oriented Analysis Design ); 3) tahapan penerapan  (olah  program)  merupakan  tahapan  pembuatan  program;  4)  tahapan  evaluasi (pengujian)  yaitu  tahapan  pengujian  program  menggunakan black-box  testing ;  dan  5) tahapan perawatan adalah tahapan yang memelukan waktu lama akan tetapi dalam fase ini bisa diusulkan dengan memperhatikan infrastruktur teknologi sistem.
Gambar 1. Roadmap Penelitian
Melihat dari gambar 1 roadmap penelitian di atas, bahwa penulis berencana membuat alur penelitian terkait dengan perancangan sistem informasi kearsipan dengan metode waterfall.

## Gambar 2. Alur Penelitian

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Penenlitian ini berkaitan dengan pengembangan suatu sistem informasi dengan hasil berupa e-archives atau  sisten  informasi  kearsipan  dengan  model  waterfall,  yaitu  analisis kebutuhan, rancangan, implementasi, uji coba, dan perawatan.
1. Analisis Kebutuhan
Sebagaimana temuan data yang ada pada bagian pendahuluan di atas dengan menggunakan beberapa teknik pengambilan data, seperti observasi dan wawancara (Sumardiono, 2021b), serta  studi  literasi  yang  berkaitan  dengan  pengembangan  sistem  informasi  dan  kearsipan. Data  yang  berhasil  diperoleh  oleh  penulis,  dengan  teknik  wawancara  terstruktur,  yaitu terjadinya  kesalahan  dalam  penulisan  (administrasi  penulisan)  terutama  dalam  penulisan jenis  surat,  sehingga  sulitnya  pencarian  surat  jenis  surat  masuk  atau  surat  keluar;  tidak adanya penggandaan atau memindai data dalam bentuk maya (gambar/image), sehingga jika
Perancangan e- result dengan waterfall method (2015)
Analisis Bisnis Perencanaan Strategis Sistem Informasi (2018) Perancangan Aplikasi Pesan Tanding Futsal dengan waterfall method (2020) e-archives evaluasi rancangan dan sistem rancang bangun (waterfall metode) pengambilan data Start
P-ISSN 1693-7945, E-ISSN : 2622-1969
terjadi  kerusakan  surat,  maka  sulit  untuk  membuktikan;  tidak  adanya  penomoran/  kode khusus dan tanggal terjadinya disposisi, sehingga terjadi administrasi yang belum memenuhi pelayanan  yang  baik  dan  tertib.  Melihat  manajemen  kearsipan  seperti  itu,  penulis merencanakan perancangan (desain) sistem informasi.
2. Perancangan
Untuk perancangan sistem, penulis menggunakan pendekatan yang berdasarkan obyek, yaitu Object-Oriented  Analysis  Diagram (OOAD)  dengan tools bantuan Unified  Modeling Language (UML). Penerapan metode OOAD dan penggunaan komputerisasi akan membuat lebih efektif karena lebih mudah untuk memberikan informasi (Purwaningtias, 2018). Object Oriented  Analisys  Design (OOAD)  adalah  metode  analisis  yang  mengarahkan  pada arsitektur software yang  didasarkan  pada  manipulasi  objek-objek  sistem  atau  subsistem (Hasanuddin, 2016).
Gambar 3. Usecase Diagram e-archives
Gambar 4. Class Diagram e-archives
3. Implementasi
Hasil  dari  rancangan,  sebagaimana  dijelaskan  di  atas  dengan  menggunakan  pendekatan OOAD, maka implementasi rancangan tersebut sebagaimana di bawah ini
Gambar 5. Login dan Dashboard
Gambar 6. Laman Surat Masuk dan Surat Keluar

## Gambar 7. Laman Disposisi
4. Uji coba
Untuk fase uji coba/ software testing , penulis menggunakan pendekatan blackbox testing , walapun  pemilik  ( vendor ),  lebih  cenderung  memilih  pendekatan whitebox ,  dibandingkan dengan blackbox (Hartwig  &  Reuter,  2021).  Dalam  uji  program  ini,  dihasilkan  beberapa deskripsi validasi terhadap obyek dengan bentuk table validasi.
Tabel 1. Hasil Uji Program Data Sampel Uraian Job Hasil Keterangan Perkiraan Real Login apakah dalam entri username dan password mengalami gagal? Valid Valid Sukses Surat Keluar apakah dalam memasukan data surat keluar terjadi eror atau gagal simpan? Invalid Valid Sukses Surat Masuk apakah dalam memasukan data surat masuk terjadi eror atau gagal simpan? Invalid Valid Sukses Disposisi apakah dalam memasukan data disposisi surat terjadi eror atau gagal simpan? Invalid Valid Sukses
P-ISSN 1693-7945, E-ISSN : 2622-1969

## 5. Perawatan
Sebagaimana  penejelasan  di  metode  penelitian,  bahwa  tahapan  perawatan/ maintenance merupakan fase yang membutuhkan waktu lama dan melihat dari adanya kesalahan sistem ataupun rancangan sistem yang telah dibuat. Untuk e-archieves , dalam perawatanya melihat dari  kondisi infrastruktur  sistem  yang  dibutuhkan,  seperti  spesifikasi  perangkat  keras  dan perangkat  lunak  yang  sesuai,  dengan  harapan  dapat  beropersi/  bejalan  dengan  baik  tanpa adanya failur system / kegagalan sistem.

## KESIMPULAN
E-archives merupakan sistem informasi kerasipan berbasiskan web yang digunakan untuk pencatatan/ identifikasi, pendistribusian, pengawasan, penyimpanan, dan pemeliharaan pada suatu  dokumen  yang  bersifat  statis.  Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  deskriptif- kualitatif  serta  pengembangan  sistem yang  menggunakan  model waterfall ,  sehingga menghasilkan  sistem  informasi  kerasipan  berbasiskan  web  ( e-archives ).  Dalam pengembangan e-archives dilalui  dengan  beberapa tahap  (model waterfall ),  yaitu  analisis kebutuhan  dengan  cara  observasi  dan  wawancara  dengan  pegawai;  rancangan  dengan pendekatan OOAD; penerapan/ implementasi berupa pembuatan program dan desain User Interface sistem; testing dengan menggunakan pendekatan black-box testing ; dan perawatan dengan  memperhatikan  infrastruktur software dan hardware .  Harapan  penulis,  bahwa e- archives dapat dioperasionalkan pada instansi Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana  (DPPKB)  Kabupaten  Indramayu  dengan  tujuan  membantu  dalam  layanan administrasi  kearsipan  dalam  mengurangi  penggunaan  kertas  ( paper  less ).  Penulis  pula merasa  masih  terdapat  kekurangan  dalam  penelitian  tersebut,  memperhatikan e-archives masih  bersifat  statis  dan  perlu  ada  penelitian  berikutnya  dalam  pengembangan  sistem kerasipan yang bersifat dinamis dari jenis-jenis surat atau dokumen yang dapat dikatakan dihapus dan atau dimusnahkan. Dan harapan penulis untuk dilakukan penelitian data mining untuk 5 (lima) tahun ke depan, sehingga akan diperoleh jenis dokumen apa saja, baik surat masuk  atau  surat  keluar  yang  bertujuan  memperoleh road  map dalam  pengembangan e- government dari aspek e-administration .
P-ISSN 1693-7945, E-ISSN : 2622-1969

## UCAPAN TERIMAKASIH
Penulis ucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam memberikan kontribusi  dari  penulisan  ini.  Adapun  pihak-pihak  yang  telah  membantu,  yaitu  Direktur AMIK  Purnama  Niaga  Indramayu,  Kepala  Dinas  Pengendalian  Penduduk  dan  Keluarga Berencana  (DPPKB)  Kabupaten  Indramayu,  Kepala  LPPM  AMIK  Purnama  Niaga Indramayu, serta kepada keluargaku tersayang.

## DAFTAR PUSTAKA
Ardiana,  S.,  &  Syratman,  B.  (2021).  Pengelolaan  arsip  dalam  mendukung  pelayanan informasi  pada  bagian  tata  usaha  di  dinas  sosial  kabupaten  ponorogo. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP) , 9 (5), 335–348.
Bow, C. (2019). Diverse socio-technical aspects of a digital archive of aboriginal languages.
Archives and Manuscripts , 47 (1), 94–112. https://doi.org/10.1080/01576895.2019.1570282
Casteren, W. Van. (2017). The waterfall model and the agile methodologies : a comparison by project characteristics-short the waterfall model and agile methodologies. Academic Competences in the Bachelor , February , 10–13. https://doi.org/10.13140/RG.2.2.36825.72805
Hartwig,  K.,  &  Reuter,  C.  (2021).  Nudging  users  towards  better  security  decisions  in password  creation  using  whitebox-based  multidimensional  visualisations. Behaviour and Information Technology , 0 (0), 1–24. https://doi.org/10.1080/0144929X.2021.1876167
Hasanuddin.  (2016).  Sistem  informasi  keuangan  dengan  metode  object  oriented  analysis design. Technologia , 7 (2), 89–95.
Jannana,  N.  S.,  &  Nur  Fadhilah,  R.  S.  (2019).  Manajemen  arsip  sebagai  bagian  hidup organisasi:  studi  kasus  di  dinas  perpustakaan  dan  kearsipan  kota  magelang. MANAGERIA: Jurnal Manajemen Pendidikan Islam , 3 (2), 335–351. https://doi.org/10.14421/manageria.2018.32-07
Malikin Rumakat, L. Q. (2018). Sistem pengelolaan kearsipan administrasi perkantoran pada dinas tenaga kerja dan transmigrasi kabupaten raja ampat provinsi papua barat. Jurnal Noken: Ilmu-Ilmu Sosial , 4 (1), 46. https://doi.org/10.33506/jn.v4i1.355
Miller,  C.  (2018).    The  Marianne  moore  digital  archive  and  feminist  modernist  digital humanities.
Feminist Modernist Studies , 1 (3), 257–268. https://doi.org/10.1080/24692921.2018.1504421
Mulyapradana,  A.,  Anjarini,  A.  D.,  &  Hermanto,  N.  (2021).  Pengelolaan  arsip  dinamis inaktif  di  lembaga  pendidikan  sekolah  menengah  kejuruan. Widya  Cipta:  Jurnal Sekretari Dan Manajemen , 5 (1), 60–68.
https://doi.org/10.31294/widyacipta.v5i1.10037
Nunez, S., Kabalan, M., Singh, P., & Moncada, V. (2015). Assessment of potential microgrid
P-ISSN 1693-7945, E-ISSN : 2622-1969
Gema Wiralodra, Vol 12, No 2, Oktober 2021
system comprising renewable energy in la Kasquita Community, Nicaragua. 2015 IEEE Canada  International  Humanitarian  Technology  Conference,  IHTC  2015 ,  386–400. https://doi.org/10.1109/IHTC.2015.7238067
Odhiambo, B. O. (2018). Institutional readiness for digital archives management at United States  international  university-Africa. Archives  and  Manuscripts , 46 (3),  330–353. https://doi.org/10.1080/01576895.2018.1558407
Purwaningtias, F. (2018). E-Commerce Penjualan berbasis metode ooad. Jurnal Cendikia , XV (9), 1–5.
Sumardiono.  (2021a).  Perancangan  sistem  penilaian  (e-result)  pegawai  dengan  model waterfall  di  universitas  XYZ. TEKNOSAINS :  Jurnal  Sains,  Teknologi  Dan Informatika , 8 (1), 45–53. https://doi.org/10.37373/tekno.v8i1.76
Sumardiono,  M.  M.  (2021b).  Perancangan  aplikasi  pesan  tanding  futsal  dengan  metode waterfall  design  of  futsal  match  message  application  with  waterfall. INFOTECH: Jurnal Informatika & Teknologi , 2 , 25–32. https://doi.org/10.37373/infotech.v2i1.107 Wells, K., Bos, D., Bandy, M., Taylor, D., Graves, E., & Roth, L. (2020). Historical Digital Archives at Saint Joseph Hospital. Journal of Hospital Librarianship , 20 (4), 295–308. https://doi.org/10.1080/15323269.2020.1819747