How to cite: Hadisaputra.  et  al  (2022)  S Pengembangan  Sistem  Informasi Manajemen  Sumber  Daya  Manusia  Pada  Bank Kalbar, Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia, 7 (5). E-ISSN:
2548-1398 Published by: Ridwan Institute
Syntax  Literate:  Jurnal  Ilmiah  Indonesia  p–ISSN:  2541-0849 e-ISSN: 2548-1398 Vol. 7, No. 5, Mei 2022

## PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA PADA BANK KALBAR

## Hadisaputra, Safuan, Musa Alkadhim Alhabshy
Magister Manajemen Universitas Jayabaya Jakarta, Indonesia Email: 2021010161003@pascajayabaya.ac.id, safuan@jayabaya.ac.id, musa.dosen@pascajayabaya.ac.id

## Abstrak
Pengembangan  Sistem  Informasi  Manajemen  Sumber  Daya  Manusia  (SI-MSDM) di  Bank  Kalbar  adalah  untuk  menggantikan  sistem  informasi  yang  telah  ada sebelumnya seiring dengan perkembangan perusahaan dan perkembangan teknologi informasi.  Saat  ini,  banyak  keluhan  dari  pengguna  sistem  yaitu  para  pegawai  dan bagian  personalia  karena  fitur  yang  ada  sudah  tidak  memadai.  Masih  banyaknya proses  yang  dilakukan  secara  manual  seperti  kehadiran,  cuti,  perjalanan  dinas, penilaian kinerja, klaim pengobatan dan sebagainya. Berdasarkan hal tersebut, New HRIS  merupakan  salah  satu  solusi.  Sistem  Informasi  Manajemen  Sumber  daya Manusia  dapat  mempermudah  proses  dan  mengurangi  kesalahan  sehingga administrasi  perusahaan  lebih  efisien.  Selain  itu  dengan  sistem  pengarsipan  yang terstruktur akan memberikan data yang lebih informatif.
Kata Kunci : SI-MSDM, sistem informasi, HRIS, sumber daya manusia

## Abstract
The development of Human Resource Management Information System (SI-MSDM) at  Bank  Kalbar  is  to  replace  pre-existing  information  systems  along  with  the development  of  companies  and  the  development  of  information  technology. Currently,  many  complaints  from  system  users,  namely  employees  and  personnel, because  the  existing  features  are  inadequate.  There  are  still  many  processes carried  out  manually  such  as  attendance,  leave,  official  travel,  performance assessments, treatment claims and so on. Based on this, New HRIS is one solution. Human  Resource  Management  Information  System  can  simplify  the  process  and reduce  errors  so  that  the  administration  of  the  company  is  more  efficient.  In addition, a structured filing system will provide more informative data.
Keywords: SI-MSDM, information systems, HRIS, human resources

## Pendahuluan
SI-MSDM  berperan  penting  dalam  suatu  proses  bisnis  pada  perusahaan.  Dengan adanya  SI-MSDM  pada  suatu  perusahaan,  maka  segala  informasi  yang  terdapat  pada sistem  tersebut  dapat  digunakan  dalam  analisa  dan  pengambilan  keputusan.  Dengan pesatnya  perkembangan  teknologi  informasi  memungkinkan  untuk  peningkatan efisiensi dan efektivitas pada sistem informasi sumber daya manusia.
Selain itu, pegawai merupakan aset yang bernilai tinggi untuk sebuah organisasi. Merekrut,  mempertahankan,  dan  mengembangkan  kemampuan  pegawai  akan  selalu menjadi komponen-komponen utama dalam mencapai tujuan dan tetap bisa bersaing.
SI-MSDM  merupakan  sistem  informasi  yang  membantu  meningkatkan keunggulan  kompetitif  perusahaan  dengan  cara mengembangkan  kualitas  sumber daya manusia dan menyederhanakan proses bisnis.
Fungsi  administratif  departemen  SDM  dan  alat  manajemen  strategis  yang terintegrasi akan memudahkan untuk mengatur dan mengembangkan pegawai.
PT.  Bank  Pembangunan  Daerah  Kalimantan  Barat  dengan  Call  Name  “Bank Kalbar”  merupakan  Bank  Umum  dengan  status  sebagai  Badan  Usaha  Milik  Daerah (BUMD),  dimana  sahamnya  dimiliki  oleh  Pemerintah  Provinsi  Kalimantan  Barat  dan Pemerintah Kabupaten/Pemerintah Kota di seluruh Kalimantan Barat.
Dengan  jumlah  pegawai  sebanyak  1.804  pada  posisi  31  Desember  2020 mengakibatkan SI-MSDM yang digunakan saat ini sudah tidak memadai seiring dengan perkembangan  teknologi  informasi  dan  kompleksitas  kegiatan  administrasi  dan pengembangan pegawai.

## Sistem Informasi
Agus  Mulyanto  (2009:29) menyatakan  bahwa  sistem  informasi  adalah  suatu komponen  yang  terdiri  dari  teknologi  informasi  sebagai  media,  manusia  sebagai pengguna  dan  prosedur  kerja  yang  meng-input,  menyimpan, memproses,  menganalisis sampai menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan yang diharapkan.

## Sistem Informasi Manajemen
Edhy  Sutanta  (2003:19) menyatakan  bahwa  sistem  informasi  manajemen  dapat didefinisikan  sebagai  sekumpulan  subsistem  yang  berkumpul  bersama  dan  saling berhubungan  untuk  membentuk  satu  kesatuan  yang  saling  berinteraksi  dan  saling bekerja  sama.  Sistem  ini  berfungsi  untuk  menerima  masukan  (input),  melakukan pengolahan data, dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi.

## Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut  Kasmir  dalam  bukunya  Manajemen  Sumber  Daya  Manusia  (2016:06) menyatakan  bahwa  manajemen  sumber  daya  manusia  adalah  proses  pengelolaan manusia,  melalui  rencana,  seleksi,  rekrutmen,  pengembangan,  pelatihan,  jalur  karir, pemberian  kompensasi,  kesehatan  dan  keselamatan  serta  menjaga  hubungan  industrial sampai pemberhentian tenaga kerja guna mencapai tujuan perusahaan dan peningkatan kesejahteraan stakeholder

## Metode Penelitian
System Development Life Cycle (SDLC) merupakan sistem yang umum digunakan di  dalam  pengembangan  sistem  informasi. (Marimin,  Tanjung,  dan  Prabowo,  2006) memberikan langkah-langkah dalam pengembangan SI-MSDM sebagai berikut:
1. Investigasi  sistem,  dengan  mengumpulkan  informasi,  mengevaluasi  sistem  yang sudah ada serta kebutuhan pengguna.
2. Analisis  sistem,  dengan  menentukan  jenis  informasi  apa  saja  yang  dibutuhkan  dan menentukan kebutuhan akan proses informasi.
3. Laporan  dan  analisis,  yaitu  laporan  hasil  investigasi  dan  analisa  kepada  yang menginginkan perubahan sistem.
4. Rancangan  sistem,  yaitu  presentasi  atas  rancangan  yang  dibuat  berdasarkan kebutuhan-kebutuhan hasil investigasi dan analis.
5. Implementasi  sistem,  dimana  program  yang  telah  dibuat  dilakukan  uji  coba  dengan waktu yang cukup.
Pemeliharaan  dan  evaluasi  sistem,  dilakukan  setelah  implementasi  sehingga diketahui apakah masih sesuai dengan kebutuhan.

## Hasil dan Pembahasan
Dari  pengembangan  SI-MSDM  tersebut  dapat  dibagi  menjadi  13  (tigabelas) modul, yaitu:
1) Modul Informasi Kepegawaian
Modul  ini  terdiri  dari  struktur  organisasi,  data  pribadi,  data  keluarga,  data pendidikan  formal,  data  pengalaman  kerja,  riwayat  jabatan,  riwayat  penghargaan, riwayat kesehatan dan riwayat pelatihan dan sertifikasi.
Tampilan pada modul ini menampilkan struktur organisasi dan mendefinisikan setiap unit, departemen atau divisi di dalam organisasi; menampilkan seluruh posisi dalam  organisasi  dan  pegawai  yang  bertanggungjawab  atas  posisi  tersebut; menjelaskan  lokasi  kerja  dari  seluruh  posisi/departemen/divisi;  struktur  organisasi dapat  dilihat  dalam  bentuk  tampilan  diagram  manajerial  atau  diagram  supervisor; menjelaskan  fungsi  kerja  (kewajiban,  tugas,  otoritas,  dll)  dan  persyaratan (pendidikan,  pengalaman  kerja,  tingkat  kompetensi,  dll)  untuk  tiap  posisi  di  dalam organisasi;  kebijakan  SDM  dan  kebijakan  perusahaan  lainnya  dapat  dilihat  dan diperbaharui;  memungkinkan  permintaan,  publikasi  atau  pengumuman  perusahaan; melaporkan posisi kosong berdasarkan unit organisasi, nama posisi, cost center, dll; dan  modul  Informasi  pegawai  menyimpan  informasi  data  pribadi  pegawai,  seperti kesehatan,  pendidikan,  keuangan,  riwayat  pelatihan,  pengalaman  kerja,  informasi keluarga  dan  tanggungan,  informasi  psikologis,  informasi  kompetensi  keterampilan dan minat, serta informasi yang bersangkutan lainnya.

## Gambar 1
Contoh Tampilan Struktur Organisasi
https://help.greatdayhr.com/id/knowledge-base/di-mana-saya-bisa-melihat-struktur-organisasi-perusahaan/
2) Modul Rekrutmen
Modul  ini  terdiri  dari  data  pelamar,  proses  setiap  tahapan  rekrutmen  dan migrasi status ke pegawai.
Tampilan  pada  modul  ini  mencatat  keseluruhan  proses  rekrutmen,  mulai  dari perencanaan ketenagakerjaan, permohonan rekrutmen, hingga penyeleksian pelamar; mencatat dan mengatur keseluruhan proses seleksi, mulai dari penyeleksian pelamar hingga  penempatannya  sebagai  pegawai  baru  di  perusahaan;  administrator  dapat menjadwalkan  tahapan  seleksi  untuk  pelamar,  dan  notifikasi  pengingat  akan dikirimkan  sesuai  dengan  tahapan  seleksi;  sistem  memungkinkan  hanya  individu yang paling sesuai yang akan dipilih untuk posisi yang dilamar, sedangkan pelamar yang  tidak  memenuhi  persyaratan  akan  ditolak;  data  pelamar  akan  secara  otomatis dikirimkan ke database pegawai ketika pelamar telah diterima sebagai pegawai.
3) Modul Presensi
Modul ini terdiri dari data kehadiran dan ketidakhadiran, pengaturan jam kerja dan hari libur, perhitungan lembur, mutasi pegawai, presensi berbasis lokasi / mobile GPS dan Koneksi dengan mesin finger print yang telah ada.
Tampilan  pada  modul  ini  menyediakan  pencatatan  waktu  dan  kehadiran  yang akurat  dan  mudah;  Divisi  SDM  dapat  melihat  data  kehadiran  pegawai  yang dihubungkan  dengan  perangkat  pencatat  kehadiran;  pegawai  dapat  mengajukan permohonan kehadiran seperti untuk cuti, izin sakit, lembur dan izin serta perjalanan dinas;  menyediakan  laporan  jam  kerja  dan  hari  bekerja; dashboard menyimpan  isu kehadiran  yang  penting  sehingga  tim  SDM  secara  cepat  dapat  melihat  informasi terkait  seperti  keterlambatan,  absensi,  ijin  sakit  dan  status  ketidakproduktifan pegawai dalam bentuk grafik; proses keluarnya laporan menghasilkan dan mencetak laporan-laporan,  seperti  laporan  kehadiran  pegawai,  atau  laporan  kehadiran perusahaan harian/mingguan/bulanan; dan terintegrasi dengan penggajian.

## Gambar 2 Contoh Tampilan Presensi
https://help.greatdayhr.com/id/knowledge-base/di-mana-saya-bisa-melihat-struktur-organisasi-perusahaan/
4) Modul Cuti
Modul  ini  terdiri  dari  pengajuan  cuti,  panjar  cuti,  realisasi  dan  sisa  cuti  dan notifikasi hak atas cuti besar.
Tampilan  pada  modul  ini  menyediakan  pengajuan  cuti  dan  persetujuan  cuti yang dilakukan secara paperless; pengajuan panjar cuti dengan pilihan  alasan sesuai dengan  peraturan  perusahaan;  melihat  realisasi  cuti  dan  sisa  cuti;  notifikasi  apabila timbul hak cuti besar; dan pembatalan pengajuan cuti dengan pilihan alasan

## Gambar 3
Contoh Tampilan Pengajuan Cuti
https://help.greatdayhr.com/id/knowledge-base/bisakah-saya-membatalkan-cuti-yang-sudah-disetujui/

## 5) Modul Penggajian
Modul  ini  terdiri  dari  perhitungan  gaji,  perhitungan  pajak,  perhitungan pinjaman dan potongan lainnya serta slip gaji
Tampilan  pada  modul  ini  administrator  melakukan  proses  input  gaji  dan tunjangan;  perhitungan  potongan  gaji  secara  otomatis; matriks  yang  fleksibel  untuk berbagai  shift  kerja  yang  berbeda,  lembur  dan  tunjangan-tunjangan;  perhitungan pajak  secara  otomatis;  memungkinkan  para  pegawai  untuk  melihat  dan  mencetak rincian  gaji  mereka,  termasuk  berbagai  penggantian,  gaji  yang  terakhir  dibayarkan dan juga berbagai deduksi atau potongan; menghasilkan dan mencetak berbagai jenis laporan, seperti Formulir 1721 – I, Formulir SPT Masa, Formulir 1721 – A1, Tanda Terima  Pajak  Terakhir,  Tanda  Terima  Pajak  Final  dan  Non  final,  laporan  BPJS Ketenagakerjaan, Dana pensiun dan lain-lain.
Gambar 4 Contoh Tampilan Pencetakan Slip Gaji https://help.greatdayhr.com/id/knowledge-base/bagaimana-cara-mengecek-slip-gaji/
6) Modul Penilaian Kinerja
Modul  ini  terdiri  dari  penilaian  berbasis  KPI,  pengisian  KPI  online  dan multilayer approval oleh atasan.
Pada modul ini Divisi SDM dan atau supervisor / manager dapat  mengevaluasi kinerja  pegawai  secara  periodik  sesuai  dengan  kebijakan  perusahaan;  tujuan penilaian  dapat  ditentukan  secara  otomatis  berdasarkan  posisi  pegawai  ataupun secara  individu  kepada  pegawai  tertentu;  dan  hasil  penilaian  dapat  dilacak  selama periode kinerja dan diselesaikan di akhir periode.
7) Modul Karir
Modul  ini  berisikan  program  talent  pool  dan  rekomendasi  pegawai  untuk jabatan tertentu.
Pada modul ini pengguna dapat mengetahui persyaratan dan kompetensi yang dibutuhkan untuk seluruh pekerjaan dan posisi tertentu; pemetaan posisi berdasarkan kelompok  dan  tingkat  jabatan;  sehingga  manajemen  dapat  melakukan  perencanaan terhadap penggantian dan calon pengganti pada suatu posisi tertentu

## 8) Modul Employee Self Service
Modul ini terdiri dari akses informasi kepegawaian, pengajuan perubahan data pribadi, pengajuan klaim, slip gaji, pengajuan cuti dan notifikasi mobile .
Pada modul ini pengguna dapat mengajukan perubahan data pribadi, pengajuan reimbursement , loan ,  kehadiran, overtime ,  dan  perjalanan  dinas;  pengajuan  terkait pelatihan pegawai; permohonan cuti, melihat slip gaji, melakukan absensi kehadiran, pengajuan cuti, permohonan lembur, permohonan perjalanan dinas, dan lain-lain.

## Gambar 5
Contoh Tampilan Pengajuan Klaim https://help.greatdayhr.com/id/knowledge-base/bagaimana-cara-mengajukan-klaim/
9) Modul Pendidikan dan Pelatihan
Modul  ini  terdiri  dari  rencana  diklat  pegawai,  reminder  sertifikasi  kadaluarsa, proses input dan laporan pelatihan ( inhouse dan eksternal , hard skill dan soft skill ), e- learning sederhana dengan fasilitas kuis.
Pada modul ini pengguna dapat mendaftarkan pelatihan secara online; manajer dan  supervisor  dapat  menyetujui  ataupun  menolak  permohonan  pelatihan  secara online;  pegawai  dapat  mengakses e-learning di web dan mobile ;  mengidentifikasi pegawai-pegawai  yang  sesuai  untuk  pelatihan  tertentu  disebabkan  akan  kebutuhan
pekerjaan atau rencana pengembangan karir mereka; secara otomatis memperbaharui catatan  pribadi  pegawai  setelah  selesainya  program  pelatihan,  dan  memperoleh keterampilan baru.
10) Modul Kesehatan Pegawai
Modul  ini  terdiri  dari  data  pagu  pengobatan,  proses  klaim  reimbursement, pengajuan  /  perubahan  tanggungan,  riwayat  medical  checkup  dan  riwayat  penyakit kronis
Pada modul ini pengguna dapat melihat detail klaim pengobatan; daftar dokter; penggantian reimbursement; data penyakit; sisa pagu pengobatan serta notifikasi jika telah melewati pagu.
11) Modul Surat Keputusan
Modul  ini  terdiri  dari  perjanjian  kerja  pegawai,  mutasi,  sanksi,  kenaikan grade/gaji/tunjangan dan pensiun/berhenti.
Pada modul ini terdapat fitur pembuatan surat otomatis berdasarkan template yang sudah di upload sebelumnya dengan format penomoran dan redaksi yang telah standar.
12) Modul Analisa SDM
Modul  ini  terdiri  dari  visualisasi  informasi  dari  data  pegawai,  analisa  data pegawai berdasarkan variabel tertentu dan laporan-laporan yang diperlukan terkait Kepegawaian.
Modul  ini  berfungsi  sebagai  gudang  data  yang  dapat  memenuhi  kebutuhan pengguna  untuk  seluruh  organisasi  dengan  fleksibilitas  yang  dapat  mendefinisikan seluruh kebutuhan informasi

## Gambar 6
Contoh Tampilan Permintaan Data Laporan Karir https://help.greatdayhr.com/id/knowledge-base/bagaimana-cara-melihat-laporan-karir-pegawai/

## 13) Modul Komunikasi Internal
Modul ini terdiri dari pengumuman, surat edaran, berita serta notifikasi e-mail dan mobile .
Modul  ini  memberikan  notifikasi  untuk  memperingati  para  pengguna  tentang perkembangan  baru  dalam  tugas  mereka  maupun  berita  lainnya  tentang  perusahaan dan pegawai

## Kesimpulan
Dengan  pengembangan  SI-MSDM  pada  Bank  Kalbar  diharapkan  dapat mempermudah  proses  dan  mengurangi  kesalahan  sehingga  pengelolaan  sumber  daya manusia dapat berjalan dengan baik.
Dengan  data  yang  disimpan  di  dalam  database  dapat  mengurangi  penggunaan kertas dan menghemat waktu.
Pengembangan  SI-MSDM  dapat  memberikan  informasi  yang  sesuai  dengan kebutuhan  sehingga  pengambilan  keputusan  dalam  proses  manajemen  sumber  daya manusia dapat berjalan dengan baik

## BIBLIOGRAFI
Agus  Mulyanto,  2009,  Sistem  Informasi  Konsep  dan  Aplikasi.  Yogyakarta.  Pustaka Pelajar.
Bank Kalbar, 2021, Laporan Tahunan 2020,  Pontianak, Bank Kalbar.
Edhy Sutanta, 2003, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta, Graha Ilmu.
Kasmir,  2016,  Manajemen  Sumber  Daya  Manusia  (Teori  dan  Praktik),  Depok,
Rajagrafindo Persada.

## Copyright holder:
Hadisaputra, Safuan, Musa Alkadhim Alhabshy (2022)

## First publication right:
Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia
This article is licensed under: