## RESEARCH ARTICLE
Implementation  of  Event  Management  Stages  in the Hybrid Event “ITDRI ConFes 2023”
Friqkia Inka Syahputri & Rah Utami Nugrahani*
Fakultas Komunikasi & Bisnis, Universitas Telkom, Bandung, Indonesia
Abstract: The digital disruption era has significantly impacted people’s lives, with the internet becoming an integral part of modern society. This has also affected  the  marketing  communication  sector,  particularly  in  the implementation of events. Hybrid events, which allow audiences to join from flexible locations and times, have emerged as a new trend. PT Telekomunikasi Indonesia  Tbk,  a  State-Owned  Enterprise  engaged  in  Information  and Communication Technology services and Telecommunications networks, has organized  hybrid  events  to  accelerate  digital  transformation  in  Indonesia. However, there are obstacles to overcome for smooth implementation. The design  of  the  work  “Implementation  of  Event  Management  Stages  in  the Hybrid  Event  “ITDRI  ConFes  2023”  PT  Telekomunikasi  Indonesia  Tbk” aims  to  explain  the  stages  of  implementing  a  hybrid  event  according  to Goldblatt's event management stages. The author uses participant observation, documentation,  theoretical  review,  and  interviews  to  design  this  work.  The result  is  the  ITDRI  Conference  &  Festival  2023,  which  applies  the  event management  process  with  Joe  Goldblatt's  theory,  including  the  stages  of Research, Design, Planning, Coordination, and Evaluation.
Keywords :  Event  Hybrid,  ITDRI  ConFes  2023,  Marketing  Communication,  Technology Development, Digital Transformation

## 1. Pendahuluan
Pandemi Covid-19 mengubah skema penyelenggaraan event, memindahkan acara dari luring ke  daring  melalui  alat  komunikasi  digital.  Meskipun  demikian,  insan  kreatif  tetap  aktif berinovasi  untuk  berkarya.  LOKET,  perusahaan  teknologi  Event  Management  dari  Gojek, berhasil menjual 1,7 juta tiket dari 10.000 event online sepanjang tahun 2020. Event merupakan bagian penting dalam kehidupan manusia, tidak hanya sebagai hiburan, tetapi juga sebagai sarana promosi bagi perusahaan (Noor, 2013).
Namun, pandemi mengubah paradigma dengan pembatasan sosial dan skema pelaksanaan event yang terpaksa berubah. Pemerintah Indonesia merespons dengan PP Nomor 21 Tahun 2020  yang  mengatur  pelaksanaan  Pembatasan  Sosial  Berskala  Besar  (PSBB)  dalam penanganan Covid-19. Di pasal 4 diterangkan bahwa pelaksanaan PSBB paling sedikit harus meliputi  peliburan  sekolah  dan  tempat  kerja;  pembatasan  kegiatan  keagamaan;  dan  atau pembatasan kegiatan di tempat atau fasilitas umum.
Ketiga poin dari peraturan tersebut mengakibatkan banyak penyelenggara event membatalkan kegiatan yang telah mereka rencanakan hingga batas waktu yang belum bisa ditentukan karena virus  covid  yang  sangat  mudah  menyebar  di  kerumunan.  Konsep  pelaksanaan  berbagai aktivitas manusia secara virtual menjadi salah satu tren di tahun 2020 karena kehadirannya dapat menjadi solusi agar dapat terus aktif walau sedang berada dalam masa isolasi mandiri.
* Corresponding  author: Rah  Utami Nugrahani,  Fakultas  Komunikasi  & Bisnis,  Universitas  Telkom,  Bandung, Indonesia
E-mail: rutamin@telkomuniversity.ac.id
Dengan  disebarkannya  Surat  Edaran  No.  57/2020  dari  Kementerian  Pendayagunaan Aparatur  Negara  dan  Reformasi  Birokrasi  mengenai  perpanjangan  pelaksanaan  Work  from Home (WFH) berdampak pada industri event yang beralih ke konsep virtual. Contohnya, “HAI Fest 2020” dari TelkomGroup. Dilansir dari portal media digital Tekno Sindo News, “HAI Fest 2020”  telah  diselenggarakan secara  virtual dengan  tema  ‘Digital Transformation Through Innovation  Culture’  selama  empat  hari  pada  30  Juni  hingga  2  Juli  2020.  Acara  ini mempromosikan  inovasi  budaya  dalam  transformasi  digital  melalui  virtual  conference,  expo, workshop, dan networking dengan Telkom. Diakses secara gratis melalui website khusus, “HAI Fest  2020”  berhasil  menarik  hampir  2.000  pengunjung  dan  melibatkan  lebih  dari  100 perusahaan.
Pandemi Covid-19 mendorong pemerintah Indonesia, termasuk Menteri Badan Usaha Milik Negara  (BUMN)  Erick  Thohir,  untuk  mendorong  adaptasi  dalam  perekonomian.  Melalui situs berita Merdeka.com (Zakharia, 2020), Erick Thohir mendukung talenta BUMN untuk meningkatkan  adaptabilitas  demi  pemulihan  ekonomi  Indonesia.  Salah  satunya  melalui digitalisasi  inovatif  melalui  Virtual  Event  yang  dapat  dijadikan  sebagai  solusi  inovatif  dan langkah adaptif, sesuai dengan kondisi selama pandemi Covid-19 berlangsung.
Mengutip  hasil  penelitian  dari  Badan  Pusat  Statistik  (BPS)  pada  laman  berita Databoks.katadata.co.id, terlihat bahwa sebanyak 78,18% rumah tangga di Indonesia telah menggunakan  internet  pada  tahun  2020.  Jumlahnya  meningkat  sebesar  4,43  poin  jika dibandingkan  pada  tahun  sebelumnya,  ketika  belum  terjadi  pandemi  Covid-19.  Data  ini menunjukkan  bahwa  trafik  internet  di  Indonesia  kian  melesat  sehingga  aktivitas  virtual menjadi sangat dibutuhkan saat ini dan inovasi serta kolaborasi digital melalui event akan terasa lebih mudah dan lumrah untuk diakses oleh banyak orang.
Gambar 1. Grafik Perkembangan Jumlah Pengguna Internet Pada Skala Rumah Tangga di Indonesia (2016-2020)
Sumber: www.databoks.katadata.co.id
TelkomGroup, melalui Satuan Tugas Indonesia Telecommunication & Research Institute (ITDRI) dibawah  naungan  Telkom  Corporate  University  (Telkom  Corpu),  menyelenggarakan  ITDRI Festival sejak 2021 sebagai salah satu Virtual Events dengan memanfaatkan teknologi terkini, sebagai bentuk komitmen untuk mewujudkan bangsa yang sejahtera melalui proses Learning, Research,  dan  Innovation  (LRI).  ITDRI  telah  berkontribusi  dalam  mencetak  talenta  digital unggulan sesuai dengan mandat Presiden Joko Widodo untuk meningkatkan kualitas talenta digital di Indonesia.
ITDRI  Festival  2021  mengusung  tema  “Building  Foundation  of  Indonesia  Digital  Technology Independence  through  LRI”  dengan  format  webinar  dan  virtual  expo  menggunakan  teknologi SmartEye  Virtual  Conference  Center  (SVCC).  Teknologi  ini  menyajikan  video  360º  untuk memberikan pengalaman baru bagi audiens. Event ini berlangsung selama tiga hari dengan rangkaian kegiatan seperti Indonesia Digital Innovation Showcase (IDIS), Digital Conference 2021, dan ITDRI Wrap 2021. Semua konten dapat diakses secara bebas melalui website ITDRI dan platform myDigiLearn, event ini berhasil menarik lebih dari 2.100 audiens dan partisipasi dari 30 institusi.  ITDRI  Festival  diharapkan  dapat  meningkatkan kolaborasi  dan eksplorasi  dalam bidang teknologi di Indonesia.
47,22 57,33 66,22 73,75 78,18 0 20 40 60 80 100 2016 2017 2018 2019 2020 Nilai / %
Gambar 2. Pelaksanaan ITDRI ConFes 2021-2022 Sumber: www.itdri.id
Setelah beberapa waktu dan keadaan pandemi Covid-19 sudah semakin terkendali, akhirnya pada awal tahun 2022, pemerintah Indonesia mulai melakukan pelonggaran Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat (PPKM) karena kasus covid yang mulai menurun sehingga masyarakat dapat lebih leluasa beraktivitas di luar rumah dengan tetap menerapkan protokol kesehatan. Pemberitaan mengenai pelonggaran PPKM ini mendorong hadirnya banyak event yang dilaksanakan secara luring maupun hybrid. Konsep event dengan metode hybrid pun juga mulai diadakan oleh TelkomGroup.
ITDRI  Festival  berganti  nama  menjadi  ITDRI  Conference  &  Festival  (ConFes)  2022, menerapkan  konsep  event  hybrid  pada  tanggal  5-16  Desember  2022.  Acara  dua  minggu  ini mencakup Exploring Metaverse, webinar dengan pembicara dari TelkomGroup dan mitra seperti Huawei dan Microsoft, Virtual Expo, dan beberapa offline event.
Pada  pelaksanaannya,  ITDRI  ConFes  2022  menunjukkan  hasil  kolaborasi  dengan Kementerian Pendidikan  &  Kebudayaan  (Kemendikbud),  Institue  of  Electrical  and  Electronics Engineers (IEEE), dan Massachusetts Institute of Technology-Industrial Liaison Program (MIT-ILP). Dengan lebih dari 3.700 audiens dan 300 kunjungan, acara ini memperlihatkan peran Telkom dalam mendukung transformasi digital di Indonesia.
Di tahun 2023, ITDRI ConFes mengangkat tema “Innovate2Elevate” dan diselenggarakan secara  hybrid  melalui  platform  myDigiLearn.  Melibatkan  berbagai  rangkaian  acara  seperti beragam  sesi  Conference,  Virtual  Showcase,  dan  berbagai  konten  menarik  lainnya  mengenai perkembangan  teknologi  digital,  event  ini  mengusung  konsep  game-based  learning  yang  dapat diakses secara gratis dan terbuka untuk umum.
Para mahasiswa peserta Magang & Studi Independen (MSIB) 5 Kampus Merdeka juga terlibat dalam penyelenggaraan event ini untuk bisa belajar langsung mengenai proses persiapan dan penyelenggaraan  event  dengan  kreativitas  tinggi.  Penulis  tertarik  dalam  mengeksplorasi implementasi  tahapan  Event  Management  menurut  Joe  Goldblatt  (2013)  di  ITDRI  ConFes 2023  untuk  bisa  menganalisa  bagaimana  proses  Research,  Design,  Planning,  Coordination  dan Evaluation dapat diaplikasikan pada sebuah event hybrid.

## 2. Metode Penelitian
Pada proses produksi event hybrid ITDRI ConFes 2023, penulis melakukan observasi secara langsung  dalam  pengumpulan  data.  Metode  penelitian  yang  dilakukan  dalam  penyusunan karya ini adalah dengan menerapkan metode kualitatif deskriptif melalui observasi parsipatori aktif dan wawancara informan.
Silalahi  (2015)  menyatakan  bahwa  sumber  data  dapat  dikategorikan  menurut  sumber  dan keutamaan  data  yang  dibedakan  atas  sumber  data  primer  dan  sekunder.  Penulis mengumpulkan  data  untuk  penelitian  ini  menurut  sumber  data  primer  dan  data  sekunder sebagai landasan untuk merancang karya. Adapun pembagiannya adakah sebagai berikut:

## 2.1. Data Primer
Data primer adalah data utama yang digunakan penulis dalam perancangan karya ini. Adapun data  primer  yang  diambil  adalah  melalui  metode  participant  observation.  Pemilihan  participant observation  dikarenakan  posisi  penulis  sebagai  bagian  dari  tim  penyelenggara  event  ITDRI ConFes  2023  tepatnya  sebagai  salah  satu  assistant  event  coordinator.  Sutrisno  Hadi,  dalam (Sugiyono, 2013), menjelaskan bahwa observasi melibatkan proses biologis dan psikologis, terfokus  pada  pengamatan  dan  ingatan.  Dalam  karya  ini,  penulis  menggunakan  metode participant observation selama program magang di divisi ITDRI Event Management TelkomGroup selama  lima  bulan.  Observasi  menunjukkan  bahwa  ITDRI  ConFes  2023  diadakan  untuk meningkatkan digital skills dan memperlihatkan hasil karya Telkom dalam transformasi 5 Bold Moves, melibatkan berbagai unit di Telkom Corpu.

## 2.2. Data Sekunder
Data sekunder merupakan data pendukung dari data primer yang telah dikumpulkan oleh penulis. Wawancara menjadi data sekunder yang penulis gunakan dalam perancangan karya ini.  Proses  wawancara  dilakukan  dengan  informan  beberapa  talenta  Telkom  di  Telkom Corpu, khususnya di unit Brand & Communication, serta perwakilan dari unit-unit lain yang terlibat  dalam  ITDRI  ConFes  2023.  Penulis  menggunakan  metode  wawancara  semi terstruktur untuk mendapatkan pandangan mendalam dan ide mengenai konsep event. Dari proses  wawancara,  penulis  juga  dapat  memperkaya  hasil  observasi  dengan  memastikan kembali  setiap  komponen  yang  perlu  ada  di  event  kepada  para  pihak  yang  terlibat  dalam pelaksanaan ITDRI ConFes 2023.

## 3. Hasil Penelitian
Selama pengambilan data observasi dari bulan Agustus hingga Desember 2023, penulis fokus pada persiapan ITDRI ConFes 2023. Pada bagian hasil penelitian, penulis menyusun proses perancangan  dan  pelaksanaan  dari  ITDRI  ConFes  2023  yang  dibuat  secara  bertahap  agar lebih mudah dalam memaparkan temuan-temuan di lapangan baik melalui observasi maupun wawancara  informan.  Tahapan  tersebut  mengikuti  lima  tahapan  Event  Management  yang dijelaskan oleh Goldblatt (2014), dimulai dari proses Research hingga Evaluation.

## 3.1. Research
Persiapan ITDRI ConFes 2023 dimulai dengan tahapan Research atau riset untuk menentukan konsep event, mengenal Telkom secara mendalam, dan memahami Agile Mindset perusahaan. Selanjutnya,  penulis  terlibat  dalam  event  offline  dari  perusahaan  untuk  mendapatkan pengalaman langsung dalam event korporat. Riset konsep ITDRI ConFes melibatkan aktivitas Design Sprint, penentuan Main Persona, dan penyusunan User Journey.
Kemudian  dibuat  juga  Execution  Charter  sebagai  panduan  proses  pengeksekusian  event, mengikuti teori Golden Circle oleh Simon Sinek. Riset dilanjutkan dengan menyusun rencana campaign  yang  didasarkan  pada  framework  Pirate  Metrics  atau  teori  AAARRR  (Awarenes, Acquisition, Activation, Revenue, Retention, Referral).
Selanjutnya proses riset memasuki tahap Detailing User Journey dengan salah satu kegiatannya yaitu melibatkan riset materi dan topik tren teknologi 2024 untuk menjadi tema pematerian pada sesi conference yang akan berlangsung. User Journey dibuat dengan memperhatikan konsep game-based  learning  yang  diusung  pada  ITDRI  ConFes  2023  untuk  memacu  semangat  para audiens dalam meraih posisi tertinggi di Leaderboard pada myDigiLearn.
Mitra kolaborasi dipilih setelah riset mendalam, dan workshop dilakukan untuk menentukan Value  Proposition  Canvas  (VPC),  Segmenting,  Targeting,  Positioning,  Differentiation  &  Branding stpdb), Business Model Canvas (BMC), serta Lean Canvas agar dapat dihasilkan sebuah konsep event yang matang.
Kesiapan konsep dan rencana ITDRI ConFes 2023 kemudian dipresentasikan dan disetujui oleh pimpinan perusahaan. Selanjutnya proses dilanjutkan dengan riset mengenai calon mitra
yang akan diajak berkolaborasi dan topik yang akan dibahas juga ditentukan secara lebih teliti. Setiap isi komponen event difokuskan pada tema “Innovate2Elevate” dan dikaitkan dengan Sustainable Development Goals (SDG’s).
Tahapan  riset  ditutup  dengan  dapat  dibuatnya  surat  Terms  of  Reference  (ToR)  sebagai  hasil observasi  yang  telah  penulis  lakukan.  Dokumen  ToR  disusun  untuk  memandu  pembicara menyusun materi sesuai tema dan tujuan ITDRI ConFes 2023. Dari ratusan instansi yang berkolaborasi dengan Telkom Corpu, lebih dari 30 institusi dari berbagai segmen Pentahelix berhasil  dikurasi.  Setelah  mengirimkan  ToR  dan  surat  undangan kepada  calon  pembicara, proses  berlanjut  dengan  negosiasi  hingga  mencapai  kesepakatan  kolaborasi  untuk  ITDRI ConFes 2023.

## Gambar 3. Skema Tahapan Research
Sumber: Olahan Data Penulis

## 3.2. Design
Pada tahapan Design atau desain, tim Event Management banyak melakukan koordinasi dengan tim  Communications  yang  ada  pada  unit  Brand  &  Communication  Telkom  Corpu  untuk  bisa menentukan  desain  poster  atau  e-flyer  untuk  menyebarluaskan  informasi  mengenai  ITDRI ConFes 2023 kepada publik. Dari tim Event Management memberikan content brief kepada tim Communications untuk kemudian dimulai pengerjaan posternya.
Poster ITDRI ConFes 2023 kemudian dipakai pada berbagai konten yang disebarkan melalui kanal media sosial milik Telkom Corpu, yaitu melalui blasting e-mail dan unggahan di LinkedIn, Facebook  serta  Instagram.  Penyebaran  informasi  mengenai  ITDRI  ConFes  2023  telah dilakukan sejak dua minggu sebelum event berlangsung agar bisa menjangkau banyak khalayak luas sehingga jumlah audiens akan semakin tinggi. Selain mengunggah poster, banyak juga konten lainnya seperti reels hingga interactive games yang diunggah pada fitur story untuk bisa mempromosikan ITDRI ConFes 2023.
Desain ini dipilih karena dapat memuat setiap informasi yang penting dengan cara yang simple namun menarik dan informatif. Selain itu, keunikan dari setiap karakter Maskot juga dapat terlihat  dengan  jelas  sehingga  bisa  membuat  audiens  semakin  familiar  dengan  Hipster (berfokus  pada  bidang  pemasaran),  Hacker  (berfokus  pada  pengembangan  teknologi)  dan Hustler (berfokus pada inovasi dan peluang bisnis).

## Gambar 5. Banner ITDRI ConFes 2023 di myDigiLearn
Sumber: platform myDigiLearn
Selain  menggunakan  poster  yang  dibagikan  melalui  berbagai  kanal  media  sosial  Telkom Corpu, promosi mengenai event hybrid ITDRI ConFes 2023 juga dilakukan melalui platform myDigiLearn dengan menggunakan fitur banner. Fitur ini digunakan untuk bisa meningkatkan jumlah pengguna myDigiLearn yang ikut berpartisipasi pada acara ITDRI ConFes 2023.

## Gambar 6. Tampilan Virtual Showcase di myDigiLearn

## Sumber: platform myDigiLearn
Thumbnail dan desain variasi digunakan di platform myDigiLearn untuk memudahkan audiens mengakses  konten.  Misalnya,  thumbnail  membedakan  konten  Live  Events,  Virtual  Showcase, Video,  Article,  dan  Quiz/Course.  Pada  fitur  Live  Events,  sesi  Conference  ITDRI  ConFes  2023 memiliki bumper opening dan pembicara menggunakan Virtual Background dengan layout putih dan biru. Event disiarkan melalui tiga stream dengan Bumper Stream untuk informasi jadwal.
Audiens  yang  mendaftar  mendapatkan  Blast  E-Mail  harian  dengan  poster  jadwal.  Virtual Showcase  membuka  tiga  area  untuk  Virtual  Tour  produk  TelkomGroup,  termasuk  produk Digital  Connectivity  Services  (DCS),  Digital  Business  Technology  (DBT),  dan  Innovation  Center (InnoCent),  dengan  desain  serupa  gedung  InnoCent  di  Telkom  Corpu  untuk  pengalaman daring yang lebih nyata
Gambar 7. Skema Tahapan Planning
Sumber: Olahan Data Penulis

## 3.3. Planning
Pada tahap Planning atau perencanaan ITDRI ConFes 2023, dilakukan kolaborasi dan sesi diskusi dengan berbagai pihak terlibat. Tim Event Management bertanggung jawab menyusun konsep,  merencanakan  kegiatan,  dan  berkoordinasi  dengan  banyak  pihak  yang  turut berkontribusi  dalam  perhelatan  ini.  Pembagian  tugas  mencakup  persiapan  event  segments, rundown acara, brief desain, pemilihan institusi kolaborator, merekap data audiens, pendataan merchandise, dan membuat Rencana Anggaran Biaya.
Divisi  internal  Telkom,  seperti  Partnership  Operation  Management  (POM),  tim  myDigiLearn, Telkom Virtual Advance Learning Stuido (VirAls), Product Owner (DCS, DBT dan InnoCent), tim  Learning,  Innovation,  Search  Analyst  (LIRA),  para  Account  Manager  (AM),  Tribe  Knowledge Management (TKM), dan Interaktor InnoCent, memiliki peran khusus sesuai dengan bidang masing-masing selama proses persiapan dan pelaksanaan ITDRI ConFes 2023. Setiap divisi akan didampingi oleh Person in Charge (PIC) dari tim Event Management agar setiap persiapan dapat terpantau dan berjalan sesuai rencana.
Event ITDRI ConFes 2023 diselenggarakan secara hybrid, dengan sesi Conference secara daring melalui myDigiLearn dan skema luring terbatas. Tiga Virtual Showcase memungkinkan audiens daring mengakses Virtual Tour produk TelkomGroup. Dalam tahapan perencanaan, setiap anggota  tim  Event Management  mendapatkan  tugas, memastikan kesiapan  komponen acara, dan menyiapkan materi visual, seperti video Kick-Off Ceremony dan link streaming. Penerapan sistem hybrid melalui myDigiLearn memungkinkan pengalaman interaktif bagi audiens daring, termasuk kolom Chat untuk berinteraksi dengan pembicara dan audiens lainnya.

## Gambar 8. Skema Tahapan Planning
Sumber: Olahan Data Penulis

## 3.4. Coordination
Pada tahap Coordination atau koordinasi, tim Event Management berkomunikasi intensif dengan berbagai  pihak  terlibat,  khususnya  tim  myDigiLearn,  untuk  memastikan  kelancaran  ITDRI ConFes 2023. Pertemuan dilakukan untuk mengkoordinasikan pengembangan myDigiLearn, memastikan kesiapan platform, dan memastikan aksesibilitas fiturnya.
ITDRI ConFes 2023 berlangsung selama 4 hari secara hybrid, daring di myDigiLearn dan luring di area Telkom Corpu Gegerkalong, Bandung. Setiap peserta mendaftar, mengisi quiz, dan memilih  karakter  (Hipster,  Hacker,  dan  Hustler)  sesuai  latar  belakang  masing-masing individu.  Misi  termasuk  menyaksikan  Conference,  mengunjungi  Virtual  Showcase,  mengikuti Course dan mengakses fitur konten menarik lainnya di myDigiLearn.
Kick-Off dan Closing & Awarding Ceremony membuka dan menutup acara. Tim Event Management berkoordinasi dengan Telkom VirAls menjelang Kick-Off Ceremony, memastikan sesi Conference berjalan lancar, gladi dilakukan H-1, dan koordinasi dengan pengisi acara terus berlangsung. ToR didistribusikan dan waktu diberikan untuk para pengisi acara berkenalan sebelum sesi dimulai, dengan pemantauan Event Management untuk memenuhi kebutuhan mereka.
Pada hari pertama ITDRI ConFes 2023, Kick-Off Ceremony dibuka secara daring di myDigiLearn dengan lebih dari 200 peserta. Penulis berkoordinasi di studio Telkom VirAls memastikan kelancaran acara. Terdapat 2 sesi Conference, termasuk materi Senior AM Telkom dan EIGER di stream 1. Pada hari kedua, 6 sesi Conference bersama Living in Telkom, Infomedia, dan dari
berbagai  instansi  lainnya  di  stream  1  dan  2.  Tim  Event  Management  dan  Telkom  VirAls memastikan optimalnya setiap stream.
Hari ketiga, berkolaborasi dengan tim Srikandi Telkom, dilaksanakan webinar dengan Yayasan Kanker Indonesia dan 4 sesi Conference dari Amazon World Services (AWS), Telkom University serta  berbagai  instansi.  Hari  terakhir  dimeriahkan  dengan  7  sesi  Conference  di  3  stream, melibatkan  berbagai  lembaga  dan  instansi,  salah  satunya  dengan  Asosiasi  Penyelenggara Sistem Komunikasi Kabel Laut Seluruh Indonesia (ASKALSI).
Koordinasi ekstra dilakukan pada hari terakhir. Sebelum Closing Ceremony, dilakukan Awarding untuk lomba ‘Knowledge Fusion Challenge’ dari TKM. Penulis belajar memilah keperluan yang mendesak  dan  mencapai  tujuan  event  secara  efisien.  Pengalaman  ini  meningkatkan pemahaman tentang teknis acara, terutama dalam format hybrid. Komunikasi, kolaborasi, dan kerja sama ditekankan sebagai kunci keberhasilan. Meskipun ada hambatan, diskusi harmonis dengan semua pihak memastikan kesuksesan ITDRI ConFes 2023.

## Gambar 9. Skema Tahapan Coordination
Sumber: Olahan Data Penulis

## 3.5. Evaluation
Evaluasi ITDRI ConFes 2023 dilakukan setelah event hybrid ini selesai, dimulai dengan menilai keberhasilan dan dampaknya bagi perusahaan. Langkah pertama adalah melihat pencapaian tujuan acara dan Key Performance Indicators (KPI) seperti jumlah audiens, engagement di media sosial, dan peningkatan kolaborasi bersama berbagai pihak Pentahelix.
Evaluasi melibatkan kumpulan umpan balik audiens untuk merangkum Lesson Learned serta hal-hal apa saja yang sudah baik dan bisa ditingkatkan dalam dokumen Report. Selanjutnya, dilakukan pemantauan jangka panjang untuk melihat dampak ITDRI ConFes 2023 terhadap pertumbuhan perusahaan Telkom.
Di dalam konteks penelitian tentang event hybrid, tahapan evaluasi menjadi langkah kritis untuk mengukur efektivitas dan dampak dari event tersebut. Pada tahapan evaluasi ITDRI ConFes 2023, penulis mendapatkan wawasan yang berharga mengenai cara mengevaluasi tujuan acara, menganalisis  partisipasi  peserta,  dan  menilai  kualitas  konten  dan  pengalaman  audiens. Kemampuan  untuk  memahami  efektivitas  teknologi,  mengumpulkan  umpan  balik,  serta menganalisis data dan anggaran acara juga terasah.
Evaluasi melibatkan penilaian terhadap tim dan kolaborasi, identifikasi peluang perbaikan, serta  pemahaman  terhadap  tren  dan  inovasi  dalam  penyelenggaraan  event  hybrid  yang menggabungkan elemen virtual dan fisik. Dengan fokus pada aspek-aspek ini, penulis dapat mengembangkan kemampuan analitis dan evaluatif yang esensial dalam industri event.

## Gambar 10. Skema Tahapan Evaluation
Sumber: Data Olahan Penulis

## 4. Pembahasan
Pelaksanaan ITDRI ConFes 2023, sebuah event hybrid, mengikuti tahapan Event Management oleh Goldblatt yang dimulai dari proses Research, Design, Planning, Coordination, dan Evaluation. Sukses menarik lebih dari 2.000 peserta daring di myDigiLearn, 50 peserta luring di gedung InnoCent, dan 100 peserta pra-event di Theater of AKHLAK (‘Road to ITDRI ConFes 2023: ITDRI BizTalk x Universitas Pelita Harapan – Industry Sharing on Laws and Ethics in Health Services’) pada tanggal 8 Desember 2023.
Tahap  Research  melibatkan  riset  tech  trends  dan  inovasi  industri.  Tahap  Design  mencakup pembuatan Content Brief dan materi visual maupun audiovisual. Tahap Planning memberikan perencanaan tugas yang efektif. Tahap Coordination menghadirkan koordinasi yang harmonis antar  tim.  Dan  akhirnya  tahap  Evaluation  melibatkan  pencapaian  KPI,  solusi  kendala,  dan penyusunan  Final  Report.  Pelaksanaan  ITDRI  ConFes  2023  menunjukkan  bahwa  tahapan Event  Management  dari  Goldblatt  yang  disusun  untuk  event  luring  dapat  diaplikasikan  secara efektif pada event hybrid pula sehingga karya ini dapat menjadi salah satu panduan tambahan bagi proses persiapan dan pelaksanaan event hybrid di era New Normal pasca Covid-19.
Adapun  partisipan  luring  yang  hadir  ke  gedung  InnoCent  selama  ITDRI  ConFes  2023 berlangsung merupakan perwakilan beberapa instansi di Indonesia dari berbagai  Pentahelix, diantaranya  yaitu  Kementerian  Perdagangan,  Pemerintahan  Kabupaten  Nias,  Badan  Amil Zakat Nasional (BAZNAS), Musyawarah Kerja Kepala Sekolah Sekolah Menengah Kejuruan (MKKS  SMK)  Surabaya,  dan  Universitas  Lampung  bersama  General  Manager  dan  Account Manager Wilayah Usaha Telekomunikasi (Witel) Lampung.

## Gambar 11. Kunjungan InnoCent dari Pemkab Nias Sumber: Dokumentasi Pribadi
Di dalam Category ‘ITDRI ConFes 2023’ telah terangkum berbagai materi dalam fitur Video, Live Events, Article maupun Course hasil kurasi Tribe Knowledge Management Telkom untuk bisa meningkatkan digital skills. Adapun beberapa topik yang dibahas adalah mengenai Block Chain, Empowering  Data  Protection,  Google  Loon  &  Starlink  (aerospace  technology),  BITAG  (Broadband Internet  Technical  Advisory  Group)  Latency,  Operator  Strategist  for  Vertical  in  5G  Era,  Turkcell (transformasi industri Telco Operator menjadi Digital Telco Operator), Open RAN (Radio Access Network),  dan  materi  mengenai  Netflix  (bagaimana  Netflix  mengubah  industri  film  serta dampak yang dikontribusikan kepada industri telekomunikasi khususnya Telkom).
Sesi  Conference  di  ITDRI  ConFes  2023  yang  terdiri  dari  berbagai  bentuk  kegiatan  seperti Webinar dan Talkshow membahas banyak hal menarik yang penting untuk bisa dipahami agar bisa  terus  bersaing  di  era  disrupsi  digital  kini.  Dalam  menyusun  berbagai  ToR  yang  akan menjadi acuan materi dari para pembicara, penulis mendapat arahan dari Tribe Leader untuk bisa mengkaitkan pematerian dengan berbagai topik SDG’s.
Gambar 12. Sesi Conference di Live Event myDigiLearn Sumber: platform myDigiLearn
Dari  17  topik  SDG's,  lima  topik  dibahas.  Poin  3  “Good  Health  &  Well-Being”  melibatkan ITDRI  BizTalk  dan  Webinar  Srikandi  Telkom  tentang  kanker  payudara.  Poin  4  “Quality Education”  tercakup  dalam  sesi  bersama  Telkom  Indonesia,  Telkom  University,  UNSOED, Tel-U  Jakarta,  dan  Institut  Teknologi Telkom  Surabaya.  Poin 8  “Decent  Work  &  Economic Growth”  terkait  dengan  Senior  AM  Telkom  dan  BigBox  membahas  B2B  business  dan  data analytics.  Poin  9  “Industry,  Innovation  and  Infrastructure”  disorot  oleh  sesi  dengan  EIGER Adventure, BigBox, dan ASKALSI tentang inovasi dan infrastruktur. Poin 17 “Partnership for Goals” muncul pada sesi bersama Universitas Gadjah Mada (UGM,) AWS, dan Politeknik Siber & Sandi Negara. Lebih dari 30 surat ToR dikirimkan, dan 20 pembicara dari berbagai institusi berkontribusi dalam empat hari pelaksanaan ITDRI ConFes 2023 pada tanggal 19- 22 Desember 2023.
Event ITDRI ConFes 2023 menggunakan skema hybrid, dimana terdapat audiens yang datang secara luring maupun daring dengan mengakses platform myDigiLearn, sebuah produk Corporate Learning  on  Cloud  hasil  inovasi  para  digital  talents  di  TelkomGroup.  Penyelenggaraan  Event dipilih  sebagai  alat  komunikasi  untuk  menyampaikan  pesan  mengenai  perkembangan teknologi digital dari Telkom Indonesia kepada insan Telkom dan khalayak umum.
Sebagaimana  menurut  Linda  (2020),  ITDRI  ConFes  2023  mengambil  konsep  webinar, dengan pengertian sebagai sebuah event berdurasi 45-120 menit dengan menggunakan video conference yang dilengkapi dengan sesi tanya-jawab antara audiens dengan pembicara melalui fitur chat pada saat Live Events sedang berlangsung.
ITDRI ConFes 2023 dalam pelaksanaannya menggunakan platform myDigiLearn dengan fitur Live  Events.  Elemen  antara  audio  dan  visual  digabung  dengan  satu  aplikasi  Open  Broadcast System atau OBS. Event ini menggabungkan dua layanan streaming menurut M. Sarosa (2018) yaitu Live on Demand dengan memasukan berbagai video bumper selama sesi Conference dan juga Live Streaming seperti halnya di televisi.
Penggunaan myDigiLearn, tersedianya Virtual Showcase, hingga berbagai sesi Conference dengan pembicara dari berbagai produk unggulan hasil inovasi Telkom diadakan sebagai upaya untuk melakukan  komunikasi  pemasaran  melalui  event  kepada  calon  mitra  yang  berpotensi  besar untuk melakukan kerjasama dan kepada masyarakat secara umum.

## Gambar 13. Tampilan Leaderboard myDigiLearn
Event  hybrid  ITDRI  ConFes  2023  diselelenggarakan  dengan  tujuan  untuk  bisa mempromosikan berbagai produk dan solusi inovasi unggulan dari Telkom melalui  Product Expo, Virtual Exhibition dan berbagai rangkaian sesi Conference dengan berbagai Experts yang terkait dengan bidang teknologi digital. Sebagaimana yang dijelaskan oleh Firmansyah (2020), melalui  event  &  experience  dapat  memberikan  bentuk  promosional  yang  berbeda  dan  unik kepada masyarakat.
Proses aktivasi dimulai seiring dengan para audiens aktif mengikuti setiap rangkaian acara. Pada event ITDRI ConFes 2023 ini, banyak pengalaman aktivasi yang diberikan kepada para audiens, mulai dari kunjungan langsung ke InnoCent untuk audiens luring, dan untuk audiens daring dengan tersedianya tiga Virtual Showcase serta penggunaan akses langsung di platform myDigiLearn.
Setiap kegiatan atau mission yang dilakukan oleh audiens akan mendapatkan point yang bisa ditukarkan  dengan  berbagai  merchandise  eksklusif  dari  InnoCent  dan  myDigiLearn.  Opsi Exhange  Point  ini  diadakan  agar  bisa  semakin  memacu  para  audiens  untuk  kian  gencar mengejar posisi tertinggi di myDigiLearn dengan mengakses berbagai fitur yang tersedia pada Category ‘ITDRI ConFes 2023’. Dengan begitu, maka tujuan dari acara ITDRI ConFes 2023 untuk bisa mengakselerasi transformasi digital di Indonesia juga bisa tercapai karena dapat menghasilkan insan-insan yang semangat untuk belajar dan berinovasi dalam menghadapi era disrupsi teknologi.

## 5. Kesimpulan
Event  hybrid  ITDRI  ConFes  2023  dilaksanakan  dengan  tujuan  untuk  menjadi  wadah menunjukkan dukungan dan hasil kerja Human Capital Management melalui Telkom Corporate University  terhadap  transformasi  talent  dan  product  dalam  menyukseskan  implementasi transformasi 5 Bold Moves.
Dalam rangkaian acara ITDRI ConFes 2023 yang dikemas dalam metode game-based learning, terdapat Product Expo di InnoCent dan tiga Virtual Showcase (DCS, DBT, dan InnoCent) yang menampilkan berbagai produk inovasi dan solusi unggulan dari Telkom serta dengan berbagai sesi Conference bersama lebih dari 20 experts dari berbagai bidang yang terkait dengan bidang teknologi digital.
Berbagai  sesi  Conference  dan  materi  untuk  meningkatkan  digitals  skills  ini  diadakan  di myDigiLearn dengan tujuan untuk bisa mengakselerasi transformasi digital di Indonesia. Hadir dengan tema “Innovate2Elevate”, ITDRI ConFes 2023 ingin menggambarkan bahwa melalui inovasi dapat meningkatkan kualitas diri untuk bersaing di tengah era disrupsi.
Tahapan pelaksanaan ITDRI ConFes 2023 sebagai implementasi event management ini dibuat berdasarkan tahapan pembuatan event menurut Goldblatt (2014) diantaranya yaitu Research, Design, Planning, Coordination dan Evaluation. Dimulai dari tahap Research dengan lebih mengenal perusahaan Telkom, menentukan Main Persona, User Journey, Exexution Charter, Golden Circle, rencana Campaign, hingga akhirnya bisa melakukan pemantapan konsep dan membuat ToR dengan membuat VPC serta SPDB dan juga BMC.
Kemudian  dilanjutkan ke  tahap  Design  dengan  melakukan  banyak  koordinasi  bersama  tim Communications  dalam  mengeksekusi  rencana  Campaign  yang  telah  dibuat.  Selanjutnya,  ke tahapan  Planning  dimana  banyak  dilakukan  sesi  diskusi  bersama  dengan  berbagai  divisi internal di Telkom yang turut terlibat dalam pelaksanaan ITDRI ConFes 2023.
Masuk  ke  dalam  tahapan  Coordination,  tim  Event  Management  banyak  melakukan koordinasi bersama  pihak-pihak  yang  berkontribusi  dalam  proses  pelaksanaan  teknis  acara  ITDRI ConFes 2023. Tahapan terakhir yang dilakukan adalah  Evaluation ketika acara telah selesai diselenggarakan  untuk  bisa  mengetahui  hal-hal  apa  saja  yang  bisa  ditingkatkan  untuk pelaksanaan ITDRI ConFes selanjutnya.
Penerapan  tahapan  Event  Management  menurut  Goldblatt  pada  ITDRI  ConFes  2023,  baik untuk  Event  luring  maupun  daring,  menunjukkan  kesuksesan  dalam  persiapan  dan
pelaksanaan.  Perbedaan  utama  terletak  pada  teknologi,  tetapi  koordinasi  yang  harmonis antarpihak memastikan proses dari Research hingga Evaluation berjalan dengan baik. Dengan skema  hybrid,  ITDRI  ConFes  2023  memberikan  pengalaman  unik  bagi  setiap  audiens, mengatasi  kendala  jarak,  dan  membuka  akses  pada  pengetahuan  untuk  bersaing  dalam perkembangan teknologi yang dinamis.

## References
Antara News. Pelonggaran PPKM di Jawa dan Bali - Infografik ANTARA News. Retrieved October 7, 2023, from https://www.antaranews.com/infografik/2777617/pelonggaran-ppkm-di-jawa-dan-bali
BPK.  (2020).  PP No.  21  Tahun  2020.  Retrieved  October  7,  2023,  from https://peraturan.bpk.go.id/Details/135059/pp-no-21-tahun-2020
Digital Amoeba. ITDRI FESTIVAL, Indonesia Digital Innovation Showcase. Grand Launching BigBox & OCA  -  Amoeba.  Retrieved  October  7,  2023,  from  https://digitalamoeba.id/itdri-festival- indonesia-digital-innovation-showcase-grand-launching-bigbox-oca/
Forbes. (2023). The Top 5 Tech Trends In 2024 Everyone Must Be Ready For. Retrieved October 5, 2023, from https://www.forbes.com/sites/bernardmarr/2023/09/11/the-top-5-tech-trends-in- 2024- everyone-must-be-ready-for/?sh=225792db9a6b
Glints. AAARRR: Apa Itu, Sejarah, Kelompok Metrik, dan Cara Menggunakannya. Retrieved September 15, 2023, from https://glints.com/id/lowongan/aaarrr-pirate-metrics/
Goldblatt, J. (2013). Special Events “Creating and Sustaining a New World For Celebration”. John Wiley & Sons.
Hermawan, A. (2012). Komunikasi Pemasaran. PT. Gelora Aksara Pratama.
ITDRI. MIT-ILP x ITDRI - Indonesia Telecommunication & Digital Research Institute (ITDRI). Retrieved October 18, 2023, from https://itdri.id/mit-ilp-itdri
ITDRI.  (2022).  Telkom-ITDRI  Gandeng  IEEE  di  Event  ITDRI  Conference  &  Festival  2022  -  Indonesia Telecommunication  &  Digital  Research  Institute  (ITDRI).  Retrieved  October  7,  2023,  from https://itdri.id/news/telkom-itdri-gandeng-ieee-di-event-itdri-conference-festival-2022
ITDRI.  Dorong  Transformasi  Digital,  Telkom-ITDRI  Gelar  Offline  Event  Bersama  MIT-ILP  -  Indonesia Telecommunication  &  Digital  Research  Institute  (ITDRI).  Retrieved  October  7,  2023,  from https://itdri.id/news/dorong-transformasi-digital-telkom-itdri-gelar-offline-event-bersama- mit-ilp
ITDRI. About Us - Indonesia Telecommunication & Digital Research Institute (ITDRI). Retrieved October 20, 2023, from https://itdri.id/profile
KataData. (2021). Penetrasi Internet Indonesia Meningkat saat Pandemi Covid-19. Retrieved October 7, 2023, from  https://databoks.katadata.co.id/datapublish/2021/10/06/penetrasi-internet-indonesia- meningkat-saat-pandemi-covid-19
Kominfo. (2020). WFH Bagi ASN Kembali Diperpanjang Sampai 4 Juni 2020. Retrieved October 7, 2023, from https://www.kominfo.go.id/content/detail/26788/wfh-bagi-asn-kembali-diperpanjang- sampai-4-juni-2020/0/berita
Kotler, P., & Keller, K. (2016). Marketing Management. Harlow: Pearson Limited Education.
Merdeka. Erick Thohir Dorong BUMN Lebih Adaptif agar Ekonomi Bisa Kembali Pulih. Retrieved October 7,  2023,  from  https://www.merdeka.com/uang/erick-thohir-dorong-bumn-lebih-adaptif- agar-ekonomi-bisa-kembali-pulih.html
MIT. MIT Industrial Liaison Program | ILP. Retrieved October 18, 2023, from https://ilp.mit.edu/
NN  Group.  3  Persona  Types:  Lightweight,  Qualitative,  and  Statistical.  Retrieved  August  25,  2023,  from https://www.nngroup.com/articles/persona-types/
Noor, A. (2013). Manajemen Event. Bandung : Alfabeta
Republika.  ITDRI  Beri  Wawasan  ke  Talenta  Digital  Indonesia.  Retrieved  October  17,  2023,  from https://ekonomi.republika.co.id/berita/r4imhu396/itdri-beri-wawasan-ke-talenta-digital- indonesia
Start  Up  Stash.  Top  Indonesian  Startups  to  Watch  in  2023.  Retrieved  October  18,  2023,  from https://startupstash.com/indonesian-startups/
Sugiyono. (2013). Metode Penelitiann Kuantitatif, Kualitatif dan R&D (19th ed.). Alfabeta.
Suriati, S., & Rusnali, N. A. (2022). Pengantar Ilmu Komunikasi. Akademia Pustaka.
Suryanto. (2015). Pengantar Ilmu Komunikasi. Bandung: CV Pustaka Setia.
Telkom. ITDRI Festival Dukung Pengembangan Digital talent Indonesia. Retrieved October 7, 2023, from https://www.telkom.co.id/sites/wholesale/id_ID/news/itdri-festival-virtual-event-untuk- dukung-pengembangan-digital-talent-indonesia-1515
Telkom.  Telkom’s  Digital  Learning  Platform  “MyDigiLearn”  Wins  Main  Award  at  2022  IDX  Channel
Indonesian Innovation Award. Retrieved December 6, 2023, from https://www.telkom.co.id/sites/wholesale/en_US/news/telkom’s-digital-learning-platform- mydigilearn-wins-main-award-at-2022-idx-channel-indonesian-innovation-award-1745
Telkom. Gerakkan Mimpi Anak Bangsa, Asosiasi Penyelenggara Sistem Komunikasi Kabel Laut Seluruh Indonesia
(ASKALSI) Umumkan Ketua Baru. Retrieved December 15, 2023, from https://www.telkom.co.id/sites/about-telkom/id_ID/news/gerakkan-mimpi-anak-bangsa,- asosiasi-penyelenggara-sistem-komunikasi-kabel-laut-seluruh-indonesia-(askalsi)-umumkan- ketua-baru-2223
Tempo. LOKET Capai Jumlah Event Online Terbanyak di Tahun 2020. Retrieved January 27, 2024, from https://bisnis.tempo.co/read/1427993/loket-capai-jumlah-event-online-terbanyak-di-tahun- 2020
United Nation. (2015). Sustainable Development Goals launch in 2016. Retrieved December 25, 2023, from https://www.un.org/sustainabledevelopment/blog/2015/12/sustainable-development-goals- kick-off-with-start-of-new-year/
Youtube. How great leaders inspire action | Simon Sinek - YouTube. Retrieved September 2, 2023, from https://www.youtube.com/watch?v=qp0HIF3SfI4