## Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Persuratan di Badan Informasi Geospasial
Irwansyah
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Ibn Khaldun Bogor E-mail: irwan8188@gmail.com

## Abstrak
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menghasilkan  sistem  informasi  manajemen  persuratan  berbasis  website  yang menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang efektif dan efisien sesuai tata naskah dinas di lingkungan Badan Informasi Geospasial (BIG). Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Observasi dan Studi Pustaka dengan model pengembangan Waterfall, tools modeling sistem dengan Unified Modelling Language (UML),  dan  bahasa  pemograman  yang  digunakan  adalah  PHP  &  MYSQL  sebagai  database.  Sistem  Informasi Manajemen Persuratan yang dibangun merupakan sistem yang dengan fitur compose naskah/surat dinas dan proses drafting dapat dilakukan tidak hanya di kantor, terwujudnya keterpaduan dalam pembuatan naskah/surat dinas dari segi  format,  prosedur,  kewenangan,  keabsahan,  dan  pengendaliannya,  serta  dapat  menekan  penggunaan  kertas sehingga menghemat biaya dalam proses draft naskah/surat yang mendukung program pmerintah dalam reformasi birokrasi. Aplikasi persuratan ini dapat dikembangkan kembali untuk selanjutnya dapat ditambahkan tanda tangan elektronik atau digital signature dengan QR Code atau sejenisnya.
Kata kunci: Naskah Dinas Elektronik; Sistem Persuratan; Metode Waterfall; UML

## Abstract
This  study  aims  to  produce  a  website-based  correspondence  management  information  system  that  creates  a smooth,  effective  and  efficient  written  communication  in  accordance  with  official  scripts  in  the  Geospatial Information Agency (BIG). The research method used in this research is the Observation and Literature Study method with the Waterfall development model, the system modeling tools with the Unified Modeling Language (UML), and the programming language used is PHP & MYSQL as a database. The Correspondence Management Information System built is a system that features the compose of official scripts / letters and the drafting process can be carried out not only in the office, the realization of integration in making official manuscripts / letters in terms of format, procedure, authority, validity and control, and can suppress the use of paper so as to save costs in the process of drafting manuscripts / letters that support the government program in bureaucratic reform. This correspondence application can be redeveloped so that you can add an electronic signature or digital signature with a QR Code or the like.
Keywords: Electronic Service Manuscripts; Mailing System; Waterfall method; UML

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi  yang  sangat  pesat  mendorong berbagai lembaga memanfaatkan sistem informasi manajemen persuratan untuk meningkatkan efektivitas dan fleksibilitas dalam mengelola persuratan. Sistem informasi manajemen  persurataan  merupakan  kemajuan dalam  pengelolaan  persuratan  dengan web browser sebagai medianya dan terkoneksi dengan internet. Keberadaanya semakin banyak digunakan  oleh  lembaga  pemerintah  maupun swasta  karena  dinilai  mampu  membantu  proses dalam  meningkatkan  penghematan  penggunaan kertas.  Perubahan  lingkungan  strategis  dan kemajuan  teknologi  telah  mendorong  aparatur
pemerintah untuk mengantisipasi paradigma baru dengan upaya peningkatan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju terwujudnya kepemerintahan yang baik ( good govemance ) [1]. E- government diperlukan  karena  jawaban  atas perubahan  lingkungan  strategik  yang  menuntut administrasi  negara  yang  efisien,  efektif, berorientasi  pada  publik,  transparan  dan akuntabel [2]. Menyadari akan besarnya manfaat E-government , pemerin tah Indonesia sejak tahun 2003  telah  mengeluarkan  kebijakan  tentang penerapan E-government dalam bentuk Instruksi Presiden  Nomor  3  tahun  2003.  Dalam E- government dikenal  sebuah  layanan  untuk mendukung  kegiatan  perkantoran  khususnya administrasi  dengan  nama  e-perkantoran  ( E- office ). E- office di Indonesia saat ini lebih banyak
digunakan  oleh  kalangan  swasta.  Untuk  di kalangan  pemerintahan, Eoffice belum  terlalu dikenal  dan  dikembangkan  pemanfaatannya. E- office adalah  istilah  yang  diciptakan  untuk menutupi  meningkatnya  penggunaan  komputer berbasis  teknologi  informasi  untuk  pekerjaan kantor, terutama di tahun 1980-an [3]. Kemudian Istilah Paperless  Office sudah  dikenal  pertama kali dibuat pada tahun 1975, idenya adalah bahwa otomatisasi  kantor  akan  membuat  penggunaan kertas menjadi berlebihan untuk tugas-tugas rutin seperti  sebagai  pencatatan  dan  pembukuan,  dan hal itu akan berubah seiring pengenalan komputer pribadi [4].
Pemanfaatan paperless office system adalah  salah  satu  cara  untuk  mendukung E- Government . Paperless  office  sytem sebagai upaya  menggantikan  dokumen  dalam  bentuk kertas yang ada di perkantoran tradisional dengan dokumen  dalam  format  elektronik  seperti  doc, pdf, dan sebagainya terbukti dapat meningkatkan efektifitas  dan  efisiensiensi  di  lingkungan pemerintahan [5].
Badan  Informasi  Geospasial  (BIG), berdasarkan  Undang-Undang  Nomor  4  Tahun 2011  tentang  Badan  Informasi  Geospasial, merupakan lembaga pemerintah nonkementerian yang  berada  di  bawah  dan  bertanggung  jawab kepada
Presiden.
Dalam menjalankan administrasi  pemerintahan  dan  untuk  ketertiban penyelenggaraan administrasi umum, maka telah disusun  suatu  Tata    Naskah  Dinas  (TND)  di lingkungan  BIG  sesuai  dengan  pedoman  dan ketentuan  peraturan  perundang-undangan.  Tata naskah  dinas  merupakan  pedoman  dalam pengelolaan  informasi  tertulis  yang  meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan  naskah  dinas,  serta  media  yang digunakan dalam komunikasi kedinasan [6].
Seperti  halnya  kantor  pemerintahan di  Indonesia,  Badan  Informasi  Geospasial sebagian  besar  masih  menggunakan  sistem administrasi perkantoran manual. Dimana pembuatan draft naskah/surat dilakukan menggunakan  Ms.Word  kemudian  dicetak selanjutnya di verifikasi atasan/pimpinan langsung  jika  ada  kesalahan  atau  kekurangan maka  perlu  direvisi  pada  file  Ms.Word  dan dicetak  kembali.  Sistem  ini  membutuhkan persediaan  alat tulis  kantor  yang  cukup  banyak, terutama penggunaan kertas. Serta membutuhkan banyak  ruangan  di  kantor  yang  menjadikan
ruangan  kantor  menjadi  semakin  sempit  dan berantakan.  Sehingga  pencarian  dokumen  pun akan  semakin  sulit  apabila  dokumen  tersebut tidak  disimpan  dengan  teratur  dan  terkadang tidak  terwujudnya  keterpaduan  dalam  format naskah/surat.
Berdasarkan arahan pimpinan dalam upaya mendukung penyelenggaraan administrasi umum  di  lingkungan  BIG  dan  mendukung program  pemerintah  dalam  penyelenggaraan reformasi  birokrasi.  Maka  harus  melaksanakan sebagaimana disebutkan dalam lampiran
Peraturan  Menteri  Negara  Pendayagunaan
Aparatur  Negara  dan  Reformasi  Birokrasi Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum  Tata  Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia. Disebutkan bahwa untuk  mendukung  kelancaran  penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien. Diperlukan  teknologi  informasi  dan  komunikasi untuk  kecepatan  dan  kemudahan  dalam  proses pengambilan  putusan.  Penggunaan  teknologi informasi tersebut dapat menghemat sumber daya seperti  tenaga,  kertas,  waktu,  dan  biaya  karena mengurangi  jumlah  naskah  dinas  yang  harus dicetak [1].
Maka  perlu  adanya  sistem  yang memiliki fitur pembuatan/ compose naskah dinas untuk  menciptakan  kelancaran  komunikasi tertulis  yang  efektif  dan  efisien,  terwujudnya keterpaduan  pengelolaan  pada  unit-unit  kerja serta  kemudahan  dalam  pengendaliannya  dan dapat  menghemat  sumber  daya  seperti  tenaga, kertas,  waktu,  dan  biaya  karena  mengurangi jumlah naskah dinas yang harus dicetak.
Dengan adanya serangkaian penjelasan  di  atas,  maka  peneliti  mengambil judul “Pengembangan SIstem Informasi
Manajemen  Persuratan  di  Badan  Informasi Geospasial”,  hasil  dari  penelitian  ini  berupa aplikasi  yang  memiliki  fitur compose naskah dinas untuk menciptakan kelancaran komunikasi tertulis  yang  efektif  dan  efisien,  terwujudnya keterpaduan  pengelolaan  pada  unit-unit  kerja serta  kemudahan  dalam  pengendaliannya  dan dapat  menghemat  sumber  daya  seperti  tenaga, kertas,  waktu,  dan  biaya  karena  mengurangi jumlah  naskah  dinas  yang  harus  dicetak  dan mendukung program pemerintah yaitu reformasi birokrasi.
2. METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penelitian  yaitu  metode  pengumpulan  data,  dan metode  Waterfall  untuk  pengembangan  sistem, penjelasan  langkah-langkah  dalam  metode  penelitian ditunjukan pada Gambar 1.

## Gambar 1.  Model Waterfall [7]

## 2.1 Metode  Pengumpulan Data
Dalam metode pengumpulan data terbagi dua jenis diantaranya: 1.  Observasi Melakukan pengamatan langsung terhadap objek penelitian (BIG). Beberapa data  yang  diperoleh  diantaranya  Data User /Pegawai, Matriks Kewenangan Penandatangan, dan Format Naskah/Surat. 2.  Studi Pustaka Metode ini dimaksudkan untuk mendapatkan  data-data  yang  diperlukan dalam menelaah dan menganalisis kenyataan yang ada pada obyek penelitian,
yaitu dengan cara mengumpulkan, mempelajari
dan memahami  buku-buku  referensi  serta laporan  tugas  akhir  yang  berhubungan dengan penelitian ini.

## 2.2 Metode Pengembangan Sistem
1.  Analis
Pada  tahapan  ini  dilakukan  beberapa analisis yaitu analisis sistem yang sedang berjalan,  analisis  sistem  yang  diusulkan, analisis  kebutuhan  fungsional,  analisis kebutuhan  non  fungsional,  diagram konteks, dan use case diagram . 2.  Desain Sistem
Pada tahap  ini melakukan proses perancangan  desain  menggunakan object oriented  programing dan  menggunakan
UML  sebagai  bahasa  pemodelannya diantaranya activity diagram, deployment diagram .
3.  Implementasi Pada  tahapan  ini  melakukan  proses implementasi  ke  dalam  kode  program menggunakan bahasa pemograman berbasis web .  Proses  ini  merupakan penerjemah desain ke dalam bahasa yang dikenali  oleh  komputer  dan  yang  sudah dipahami.
4.  Pengujian Sistem
Pada  tahapan  ini  melakukan  proses pengujian  sistem  dengan  menggunakan Blacx Box.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Analisi Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
Dalam  proses  bisnis  yang  sedang berjalan  saat  ini  Sistem  Informasi  Manajemen Persuratan  di  BIG  belum  mengakomodir compose naskah/surat dinas. Dimana pembuatan naskah/surat dinas menggunakan Ms.Word untuk kemudian  dicetak  dan  proses  sesuai  SOP Persuratan di lingkungan BIG sampai ditandatangani  pimpinan.  Selain  itu  untuk pendistribusian  naskah/surat  tersebut  harus dilakukan  pindai/ scan pada  naskah/surat  yang sudah  ditandatangani  kemudian user TU  Unit Kerja  meng- entry naskah/surat  tersebut  pada aplikasi  untuk  selanjutnya  dikirim  pada  tujuan naskah/surat.  Adapun  bentuk  diagram  alir menunjukan  proses  yang  sedang  berjalan  dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Proses Bisnis yang Sedang Berjalan

## 3.2 Analisis Proses Bisnis yang Diusulkan
Setelah  melakukan  analisis  dengan data-data  dan  metode  yang  telah  dijelaskan sebelumnya maka dihasilkan 1 alur proses bisnis
untuk  menyelesaikan  masalah.  Alur  proses tersebut  yaitu  adalah  proses  bisnis compose naskah/surat.
Proses  bisnis compose naskah/surat menjelaskan  bahwa  pembuatan  naskah/surat dimulai  dari user staf  dengan login pada  sistem informasi    manajemen  persuratan  kemudian memilih  fitur compose naskah/surat  untuk melakukan pembuatan draft naskah/surat. Setelah  naskah/surat  selesai user staf  dapat mengirimkan draft tersebut  kepada  atasan langsung  untuk  diverifikasi  atau  paraf  jika  ada kekurangan  pada draft tersebut  pimpinan  dapat langsung  edit  dan  melanjutkan draft sampai dengan  penandatanganan  oleh  pimpinan  yang berhak atau memiliki kewenangan penandatanganan. Ditunjukan pada Gambar 3

## Gambar 3 Proses Bisnis yang Diusulkan

## 3.3 Diagram Konteks
Diagram  konteks  menggambarkan aplikasi atau sistem secara umum mulai dari user melakukan  proses  ke  aplikasi  sampai  aplikasi memberikan feedback ke user. Ditunjukan  pada Gambar 4 menggambarkan diagram konteks dari aplikasi yang dibangun.

## Gambar 4. Diagram Konteks
3.4 Use Case diagram
Use  Case  diagram menggambarkan urutan  transaksi  yang  dilakukan  oleh  seorang user berdasarkan  otoritas  yang  telah  diberikan. Ditunjukan pada Gambar 5
Gambar 5. Use Case diagram
Identifikasi Use Case
Use  case  diagram menjelaskan  urutan  transaksi yang dikerjakan oleh sistem atau aplikasi. Tabel 1  menjelaskan  identifikasi actor yang  terkait dalam penggunaan aplikasi. Table 1. List Actor Aktor Deskripsi Staf User dapat menggunakan fitur compose untuk membuatkan draft naskah/surat .
Pejabat
User dapat menggunakan fitur compose , melakukan edit, meneruskan, menandatangani dan kirim naskah

## 3.5 Implementasi
Pada sistem aplikasi yang dibangun, ada beberapa halaman yang dimiliki dan setiap
Gambar 6.  Halaman Naskah
3.5.1  Implementasi Halaman Compose Naskah/Surat
Halaman  ini  merupakan  halaman compose yang  berisi form pengisian  atau  pembuatan naskah/surat dapat dilihat pada Gambar 7

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  ini peneliti  dapat  mengambil  kesimpulan  tentang aplikasi Sistem Informasi Manajemen Persuratan di BIG. Pembuatan naskah/surat dinas dan proses drafting dapat  dilakukan  tidak  hanya  di  kantor, terwujudnya  keterpaduan  dalam  pembuatan naskah/surat  dinas  dari  segi  format,  prosedur, kewenangan,  keabsahan,  dan  pengendaliannya serta dapat menekan penggunaan kertas sehingga menghemat biaya dalam proses draft naskah/surat yang mendukung program pemerintah dalam reformasi birokrasi.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] E.E. Mangindaan. Peraturan Menteri Negara  Pendayagunaan  Aparatur  Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia  Nomor  6  Tahun  2011.  Tentang Pedoman  Umum  Tata  Naskah  Dinas Elektronik Di Lingkungan Instansi Pemerintah.  Kementerian  Pendayagunaan Aparatur  Negara  dan  Reformasi  Birokrasi
Republik Indonesia. 2011.
[2] Indrajit,  Richardus  E,  2005, Electronic
Government,  In Action. Andi Offset , Yogyakarta.
[3] Sigit  Dewandaru,  Dimas.  Pemanfaatan
Aplikasi E-Office Untuk mendukung Penerapan E-Government dalam  Kegiatan erkantoran  Studi  Kasus:  Puslitbang  Jalan dan Jembatan. Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2013 (SENTIKA
2013). ISSN: 2089-9815
[4] The  Office  of  the  Future".  Business  Week
(2387), 30 June 1975:  48–70
[5] Sulistiyono,  M  dan  Yasin,  F,  2016,  ‘
Pemanfaatan Paperless  Office  System Dalam E-Government Studi Kasus
Kementrian  Pendidikan  Dan  Kebudayaan’, Jurnal Teknologi Informasi, Vol . XI Nomor
31.
[6] Hasanuddin  Z.  Abidin.  Peraturan  Badan Informasi  Geospasial  nomor  4  tahun  2018 tentang  tata  naskah  dinas  di  lingkungan Badan Informasi Geospasial.
[7] Pressman R S. (2010). “ Software Engineering:  A  Practitioner’s  Approach, 7th ed.” Mc Grow Hill .