## PERANCANGAN PROSEDUR PELATIHAN PEGAWAI SESUAI REQUIREMENT ISO 9001:2015 KLAUSUL 7.2 DENGAN RISK
BASED THINKING MENGGUNAKAN METODE  BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT (STUDI KASUS: UNIVERSITAS XYZ)
Radea Kartika Putri 1 , Wiyono Sutari 2 , Heriyono Lalu 3 1, 2, 3 Program Studi Teknik Industri, Fakultas Rekayasa Industri, Universitas Telkom Jl. Telekomunikasi Terusan Buah Batu, Bandung 40257 Email: radeakp96@gmail.com 1 , wiyono@telkomuniversity.ac.id 2 , heriyonolalu@telkomuniversity.ac.id 3

## ABSTRAK
Dengan  adanya penyempurnaan versi terbaru ISO 9001 yaitu ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015, mengharuskan setiap organisasi memperbaharui dokumen mutunya. Salah satu bentuk dokumen mutu yang diterapkan oleh salah satu organisasi di bidang pendidikan yaitu Standard Operating Procedure (SOP). Beberapa perubahan yang juga terjadi di organisasi tersebut menyebabkan fungsi bisnis di dalamnya juga mengalami perubahan, salah satunya pada proses pelatihan untuk pegawai tenaga penunjang akademik (TPA). Proses pelatihan telah didokumentasikan dalam bentuk SOP berdasarkan ISO 9001:2008 serta perlunya dilakukan perbaikan proses dengan menggunakan metode Business Process Improvement (BPI). Pada penelitian ini dilakukan analisis gap antara requirement ISO 9001:2015 klausul 7.2 dan tahapan pelatihan, membuat risk register sebagai risk based thinking , serta analisis perbaikan proses menggunakan salah satu tahapan dalam metode BPI yaitu Apply Improvement Technique . Tersedia enam tools teknik perbaikan yang dapat disesuaikan dengan kondisi aktivitas dari proses pelatihan aktual. Hasil dari penelitian ini yaitu rancangan SOP Pelatihan usulan yang terdiri dari 4 prosedur yaitu prosedur analisis kebutuhan pelatihan, prosedur perancangan pelatihan, prosedur pelaksanaan pelatihan dan prosedur evaluasi pelatihan. Rancangan usulan tersebut telah mempertimbangkan requirement ISO 9001:2015 dalam merancang proses, tentang kompetensi, dan pertimbangan risiko, telah mempertimbangkan tahapan pelatihan serta telah dilakukan improvement proses.
Kata kunci: ISO 9001:2015, Standard Operating Procedure , Pelatihan, Risk Based Thinking, Business Process Improvement

## ABSTRACT
With the refinement of the latest version of ISO 9001 ISO 9001: 2008 to ISO 9001: 2015, requires every organization to update the quality documents. One form of quality documents applied by one organization in the field of education is Standard Operating Procedure (SOP). Some changes that also occur in the organization cause business functions in it also experienced a change, one  of them on the training process for academic support personnel (TPA). The training process has been documented in the form of SOPs based on ISO 9001: 2008 and the need for process improvement using Business Process Improvement (BPI) method. In this research, gap analysis between requirements requirement of ISO 9001: 2015 clause 7.2 and stage of training, making risk register as risk based thinking, and analysis of process improvement using one of the stages in BPI method is Apply Improvement Technique. There are six technical improvement tools that can be adapted to the activity conditions of the actual training process. The result of this research is SOP Design proposal training consisting of 4 procedure that is requirement analysis procedure of training, training design procedure, training implementation procedure and training evaluation procedure. The draft of the proposal has considered the requirements of ISO 9001: 2015 in designing processes, on competence, and risk considerations, has considered the stage of the training and has been improved process.
Keywords: ISO 9001: 2015, Standard Operating Procedure, Training, Risk Based Thinking, Business Process Improvement
P-ISSN: 2355-2085
Website: http://jurnal.umj.ac.id/index.php/jisi

## 1. PENDAHULUAN
Kumpulan alur pekerjaan untuk masing- masing fungsi bisnis perusahaan yang saling berkaitan dapat berbentuk suatu prosedur. Jika pegawai melakukan pekerjaannya sesuai prosedur tentunya akan mendukung perusahaan dalam mencapai tujuannya sehingga menghasilkan  mutu sesuai dengan yang diinginkan perusahaan. Namun untuk mendapatkan mutu sesuai dengan yang diinginkan tidaklah mudah. 80% masalah mutu disebabkan oleh manajemennya [10]. Oleh karena itu, dibutuhkannya standar yang membantu manajemen perusahaan dalam mengelola mutu tersebut seperti ISO ( International Organization for Standardization ). Salah satu standar yang mengatur sistem manajemen mutu yaitu ISO 9001. Dewasa ini sudah banyak perusahaan atau organisasi yang menerapkan ISO 9001, tak terkecuali organisasi di bidang pendidikan.
Salah satu organisasi di bidang pendidikan perguruan tinggi (Universitas ABC) di kota Bandung, telah memiliki prosedur yang berbentuk SOP (Standar Operasional Prosedur). Prosedur tersebut telah mengacu pada ISO 9001:2008. Dengan adanya penyempurnaan versi terbaru ISO 9001:2015, maka seluruh organisasi yang telah menerapkan ISO 9001:2008 diharuskan memperbaharui dokumen mutunya berdasarkan ISO 9001:2015.
Pada akhir tahun 2016, Struktur Organisasi dan Tata Kelola (SOTK) universitas tersebut mengalami perubahan dengan beberapa revisi di dalamnya. Organisasi masih perlu mengembangkan pegawainya agar memiliki sumber daya manusia yang berkualitas dalam arti memenuhi persyaratan kompetensi untuk di dayagunakan dalam usaha merealisasi visi  dan mencapai tujuan organisasi [9]. Untuk mendapat sumber daya manusia yang berkualitas, terdapat beberapa program yang dapat dilakukan untuk pengembangan SDM salah satunya yaitu mengadakan pelatihan. Berdasarkan hasil wawancara, pelatihan yang dilaksanakan untuk pegawai sudah dilakukan namun belum sesuai dengan kebutuhan pelatihannya dan tidak terorganisir dengan baik.
Pada penelitian ini, prosedur yang akan dirancang difokuskan pada satu proses yaitu proses pelatihan pegawai non dosen. Pegawai non dosen yang dimaksud adalah unsur teknis organisasi yang berfungsi membantu terlaksananya kegiatan akademik dan non akademik dengan baik terdiri dari tenaga administrasi, laboran, instruktur, pustakawan, tenaga marketing,
pranata teknik informasi, dan lain-lain.  Oleh karena prosedur yang akan dirancang mengenai pelatihan pegawai dan berkaitan dengan peningkatan kompetensi pegawai, maka klausul yang akan digunakan dari ISO 9001:2015 yaitu subklausul 7.2 mengenai kompetensi.
Pengembangan SDM berbasis kompetensi dilakukan agar dapat memberikan hasil yang sesuai dengan tujuan dan sasaran organisasi dengan standar kinerja yang telah ditetapkan [7]. Dalam merancang prosedur berdasarkan ISO 9001:2015 disyaratkan untuk melakukan analisis risiko terhadap prosesnya sebagaimana yang telah disebutkan dalam klausul 6 yaitu tindakan yang ditujukan pada peluang dan risiko. Perbaikan proses juga menjadi salah satu persyaratan dalam ISO 9001:2015. Metode yang digunakan dalam perbaikan proses yaitu Business Process Improvement (BPI) karena metode tersebut melakukan penyederhanaan  untuk menghasilkan keluaran proses yang lebih baik. Oleh karena itu, penelitian ini akan menindaklanjuti prosedur pelatihan yang mengalami perubahan standar dari ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015 menyesuaikan dengan klausul 7.2 tentang kompetensi dengan pertimbangan Risk Based Thinking menggunakan metode BPI.

## 2. STUDI LITERATUR
Sistem Manajemen Mutu dibahas di ISO 9001:2015 dalam konteks organisasi pada klausul 4.4 tentang Sistem Manajemen Mutu dan Prosesnya. Salah satu hal baru yang terdapat dalam versi terbaru ISO 9001:2015 yaitu Pendekatan Manajemen Risiko yang terdapat pada klausul 6.1 yaitu Tindakan ditujukan pada Peluang dan Risiko. Tahapan penerapan risk based thinking yaitu dimulai dari risk identification, risk analysis, risk evaluation, risk treatment. Klausul yang sesuai dari ISO 9001:2015 dan berkaitan dengan pelatihan yaitu klausul 7.2 tentang Kompetensi.
Kompetensi adalah suatu karakteristik yang mendasari individu berkaitan dengan standar kriteria kinerja yang efektif dan/atau unggul di tempat kerja pada situasi tertentu [8]. Pelatihan merupakan proses untuk membentuk dan membekali karyawan dengan menambah keahlian, kemampuan, pengetahuan dan perilakunya  [4]. Sebuah organisasi yang ingin mengadakan pelatihan, perlu
Radea Kartika Putri, Wiyono Sutari, Heriyono Lalu : Perancangan Prosedur Pelatihan Pegawai Sesuai Requirement Iso 9001:2015 Klausul 7.2 Dengan Risk Based Thinking Menggunakan Metode  Business Process Improvement (Studi Kasus: Universitas XYZ)
JISI: JURNAL INTEGRASI SISTEM INDUSTRI 5 (1) pp 27-36 © 2018
mempertimbangkan hal-hal untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
Dalam melaksanakan program pelatihan yang efektif, pihak SDM ada baiknya melakukan beberapa tahap agar pelatihan yang dilaksanakan dapat memberikan nilai lebih, baik bagi individu, unit, maupun organisasinya, seperti menurut model the systematic design of instruction [6]. Tahapan pelatihan sebagai berikut: 1. Analisis Kebutuhan Pelatihan, 2. Desain Pelatihan, 3. Pelaksanaan Pelatihan, 4. Evaluasi Pelatihan. Key Performance Indicator (KPI) adalah metrik finansial ataupun non-finansial yang digunakan untuk membantu suatu organisasi menentukan dan mengukur kemajuan terhadap sasaran organisasi [3]. KPI akan mengukur sejauh mana output/outcome yang dihasilkan dari suatu proses dalam rangka untuk mencapai tujuan organisasi. Indikator dalam KPI harus menunjukan ukuran yang jelas, dapat terukur dan mudah dicapai.
Perancangan proses adalah suatu tujuan, penyampaian, dan aktivitas dari organisasi serta aturan yang diperlukan untuk menghasilkan suatu produk, layanan, atau outcome [1]. Proses pelatihan yang akan dirancang perlu dilakukan perbaikan. Salah satu metode perbaikan proses yaitu Business Process Improvement (BPI). BPI adalah sebuah kerangka kerja sistematis yang dikembangkan untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan saat melakukan proses bisnisnya [2]. Business Process Improvement merupakan sebuah metode untuk melakukan perbaikan-perbaikan proses bisnis suatu organisasi yang bertujuan untuk menyesuaikan proses dengan keadaan saat ini serta meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses. Perbaikan proses dilakukan menggunakan enam tools dari improvement technique wheel [5]. Enam tools tersebut yaitu bureaucracy, value added, duplication, simplification, cycle time, dan automation .

## 3. METODOLOGI PENELITIAN
Terdapat beberapa pertimbangan dalam merancang prosedur dari proses pelatihan yang tergambar dalam model konseptual pada Gambar 2.
Prosedur Pelatihan Pegawai berdasarkan ISO 9001:2008
Requirement ISO 9001:2015 Klausul 7.2 Kompetensi Risk Register Aspek-aspek Perbaikan Rancangan SOP Pelatihan Usulan Business Process Improvement (BPI) Teori Pelatihan

## Gambar 2. Model Konseptual
Dalam merancang prosedur dari proses pelatihan, perlu dilakukan evaluasi terlebih dahulu terhadap proses pelatihan yang biasa dilakukan di Universitas  ABC. Kemudian menentukan requirement ISO 9001:2015 klausul 7.2 tentang kompetensi, memahami teori pelatihan yang baik dan mengolah risk register .
Beberapa tahap yang akan dilakukan selanjutnya yaitu tahap pengumpulan data dimana dilakukan identifikasi kebutuhan data terlebih dahulu. Lalu ketika data sudah terkumpul, masuk ke tahap pengolahan data yaitu analisis gap berdasarkan requirement ISO 9001:2015, analisis gap berdasarkan teori tahapan pelatihan, risk assessment serta perbaikan proses. Selanjutnya tahap perancangan dan analisis yaitu mengumpulkan usulan perbaikan dari pengolahan data sebelumnya kemudian perancangan prosedur usulan, analisis kesesuian, dan tahap terakhir yaitu tahap kesimpulan dan saran berupa rekomendasi.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 4.1 Prosedur Pelatihan Aktual
Prosedur pelatihan pegawai Universitas ABC memiliki kegunaan untuk memberikan jaminan bahwa penugasan pelatihan/seminar/workshop terlaksana sesuai dengan prosedur dan kebutuhan Unit/Fakultas atau linier dengan kompetensi yang dibutuhkan. Dokumen SOP Pelaksanaan Pelatihan Pegawai mulai efektif dilakukan pada Juni 2014. Prosedur pelatihan pegawai aktual dapat dilihat pada Gambar 3.
P-ISSN: 2355-2085
Website: http://jurnal.umj.ac.id/index.php/jisi
Mengajukan usulan pelatihan kepada fakultas/bagian/direktorat 1. Pegawai Mulai Mengevaluasi dan menyetujui 2. Pejabat yang berwenang Mengevaluasi dan  menyetujui usulan pelatihan 3. Universitas/Warek II Membuat surat  tugas 4. Bang. SDM Melaksanakan dan upload sertifikat ke laman iGracias 5. Pegawai Mengupdate database dan laporan 6. Bang. SDM

## Selesai

## Gambar 3. Prosedur Pelatihan Aktual (Data
Internal Universitas XYZ, 2014)
4.2 Usulan Hasil Analisis Gap Kondisi Aktual dengan Requirement ISO 9001:2015
Klausul 7.2
Berdasarkan ISO 9001:2015, requirement yang harus dipenuhi untuk merancang SOP Pelatihan yaitu subklausul 7.2 tentang kompetensi dapat dilihat pada Tabel 1.

## Tabel 1. Analisis Gap Berdasarkan
Requirement ISO 9001:2015 Klausul 7.2
Aspek Requirement Analisis Gap Usulan Perbaikan Penentuan kompetensi posisi/jabatan Requirement belum terpenuhi Kebutuhan kompetensi posisi/jabatan menjadi data pendukung (masukan proses) untuk melakukan analisis kebutuhan pelatihan Pengumpulan kompetensi aktual pegawai Requirement belum terpenuhi Kompetensi aktual pegawai menjadi data pendukung (masukan proses) untuk melakukan analisis kebutuhan penelitian Pelaksanaan dan evaluasi pelatihan Requirement belum terpenuhi - Menyusun daftar kebutuhan pelatihan sebagai pertimbangan dalam mengambil tindakan untuk memperoleh kompetensi - Adanya aktivitas evaluasi pelatihan di prosedur usulan Penyimpanan bukti pelatihan Requirement telah terpenuhi Sudah terpenuhi 4.3 Usulan Hasil Analisis Gap Kondisi Aktual dengan Teori Pelatihan
Dalam merancang prosedur pelaksanaan pelatihan, analisis gap kondisi aktual dengan requirement ISO 9001:2015 saja belum cukup karena hanya membahas kompetensi karyawan saja. Oleh karena itu perlu dilakukan pula analisis gap untuk proses pelaksanaan pelatihannya apakah sudah sesuai dengan teori pelaksanaan pelatihan yang baik atau belum yang dapat dilihat pada Tabel 2.

## Tabel 2. Analisis Gap Berdasarkan Teori Pelatihan Menurut Rozalena & Dewi (2016)
Aspek Requirement Analisis Gap Usulan Perbaikan Pengecekan gap kompetensi Tahapan belum dilakukan -  Adanya aktivitas  analisis kebutuhan pelatihan
-  Deskripsi dari aktivitas analisis kebutuhan pelatihan yaitu analisis gap kompetensi dengan mencocokan kompetensi eksisting pegawai dengan
AnJab -  Keluaran dari analisis kebutuhan pelatihan yaitu berupa daftar kebutuhan pelatihan Perencanaan pelatihan Tahapan belum dilakukan - Adanya aktivitas perancangan pelatihan yang dilakukan dengan cara menyusun rencana pelatihan tahunan dengan mempertimbangkan daftar kebutuhan pelatihan, FSDP tahunan dan Justifikasi Usulan Pelatihan -  Merancang pelatihan dilakukan dengan bekerjasama dengan vendor Pelaksanaan pelatihan Tahapan telah dilakukan Sudah terpenuhi Evaluasi pelatihan Tahapan belum dilakukan Terdapat aktivitas evaluasi keefektifan dari pelaksanaan pelatihan yang diikuti pegawai 3
bulan setelahnya dengan metode action plan
4.4 Risk Assessment
Tahapan risk assessment dimulai dari identifikasi risiko. Identifikasi risiko dilakukan dengan melakukan wawancara dengan process
Radea Kartika Putri, Wiyono Sutari, Heriyono Lalu : Perancangan Prosedur Pelatihan Pegawai Sesuai Requirement Iso 9001:2015 Klausul 7.2 Dengan Risk Based Thinking Menggunakan Metode  Business Process Improvement (Studi Kasus: Universitas XYZ)
JISI: JURNAL INTEGRASI SISTEM INDUSTRI 5 (1) pp 27-36 © 2018
owner mengenai kondisi aktual yang terjadi di Universitas XYZ khususnya pada proses pelatihan sehingga dapat ditentukan risiko yang mungkin akan terjadi pada proses pelatihan. Selanjutnya dilakukan analisis risiko dimana akan ditentukan tingkatan seberapa sering risiko yang telah diidentifikasi memiliki kemungkinan terjadi dan beraoa besar dampak yang ditimbulkannya yang diperoleh dari hasil wawancara karena kondisi di setiap organisasi pasti berbeda-beda. Tingkatan likelihood dan severity dapat dilihat pada Tabel 3 dan 4.
Tabel 3. Kategori Tingkatan Likelihood Kategori Tingkatan Keterangan (dalam 1 tahun) A Almost Certain Sangat sering terjadi dengan frekuensi > 15 kali kejadian B Likely Sering terjadi dengan frekuensi 11-15 kali kejadian C Possible Kadang-kadang terjadi dengan frekuensi 6-10 kali kejadian D Unlikely Jarang terjadi dengan frekuensi 2-5 kali kejadian E Rare/Almost Never Sangat jarang terjadi dengan frekuensi < 2 kali kejadian Tabel 4. Kategori Tingkatan Severity Kategori Tingkatan
Organizational Impact
A Insignificant Tidak mempengaruhi program kerja organisasi/unit B Minor Program kerja organisasi/unit terhambat namun masih dapat berjalan C Moderate Program kerja organisasi/unit terganggu dan butuh untuk ditangani D Major Program kerja organisasi/unit sangat terganggu sehingga dibutuhkan penanganan segera E Catastrophic Program kerja organisasi/unit tidak berjalan
Selanjutnya dilakukan evaluasi risiko yaitu penentuan tingkatan likelihood dan severity untuk dilakukan pemetaan tingkatan risiko ( risk mapping ) yang  juga didapat dari hasil wawancara. Risk mapping dapat dilihat pada Gambar 4.

## Gambar 4. Risk Mapping
Lalu dilakukan risk treatment yaitu bagaimana tindakan penanganan untuk risiko yang terpilih. Terakhir, informasi yang didapat sebelumnya secara keseluruhan dapat disatukan menjadi risk register . Risk register merupakan hasil dari risk assessment yang dimulai dari risiko yang telah ditentukan sebelumnya hingga tindakan penanganannya dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5. Risk Register
R isk St at em ent K ode R is iko
L ik el ihood R a ti n g
S everi ty
R a ti n g
R is k R a ti n g
T inda ka n P en an g an an Keterangan: Likelihood A B C D E RP-02 RP-03 RP-01 Medium Risk Low Risk Severity High Risk 1 2 3 4 5
P-ISSN: 2355-2085
Website: http://jurnal.umj.ac.id/index.php/jisi E-ISSN: 2550-083X
Pelatihan tidak terorganisir dengan baik sehingga pelatihan tidak sesuai dengan rencana RP-03 A ( A lm o st C er ta in )
2 ( M inor )
Medium Risk Merancang pelatihan dengan menyusun rencana pelatihan berdasarkan kebutuhan pelatihan

## 4.5 Usulan Perbaikan Proses
Perbaikan proses dilakukan untuk prosedur pelaksanaan pelatihan aktual  seperti pada Tabel 6.
Tabel 6. Improvement Techniques Aktivitas Improvement Techniques Usulan Perbaikan 1 - Identifikasi value added : BVA - Automation - Aktivitas pengajuan usulan  pelatihan menjadi pertimbangan dalam menyusun rencana pelatihan tahunan - Pengajuan usulan pelatihan dapat dilakukan melalui  situs web Gracias dengan penambahan menu agar lebih efektif dan efisien 2 - Identifikasi value added : NVA - Simplification Aktivitas ke-2 dapat dihilangkan 3 - Identifikasi value added : BVA Aktivitas ini tetap, namun yang di evaluasi dan di setujui yaitu rencana pelatihan tahunan 4 - Identifikasi value added : NVA - Automation
-  Membuat surat tugas tidak dilakukan secara manual  berupa kertas, namun dapat diterbitkan secara langsung di situs web iGracias -  Membuat Berita Acara Pelaksanaan Pelatihan untuk vendor 5 Identifikasi value added : RVA Aktivitas 5 sudah baik 6 Identifikasi value added : BVA Aktivitas 6 sudah baik
4.6 Hasil Rancangan SOP Pelatihan Usulan
Sebelum merancang proses, perlu diketahui cakupan dari proses pelatihan sehingga proses yang akan dirancang dapat terfokus hanya pada proses tersebut. Berdasarkan Gambar 6, prosedur yang akan dirancangan hanya terbatas  pada kotak proses pelatihan yaitu terdapat 4 prosedur.
PROSES PELATIHAN Analisa Kebutuhan Pelatihan Perancangan Pelatihan Evaluasi Pelaksanaan Pelatihan Penentuan Kompetensi Employee Assessment Kemitraan Vendor Pelatihan Performance Appraisal Evaluasi vendor

## Gambar 6. Business Process Mapping
Tujuan proses pelatihan yang diusulkan yaitu untuk memenuhi dan meningkatkan kompetensi yang disyaratkan sesuai dengan posisi/jabatan dan bidang kerjanya serta pelatihan terlaksana dengan efektif dan efisien serta sesuai dengan rencana pelatihan tahunan. Tujuan tersebut didapat berdasarkan kebutuhan dari stakeholder yang terkait dengan proses pelatihan.
Input (masukan) dari proses pelatihan usulan yaitu kebutuhan kompetensi untuk setiap posisi/jabatan dan kompetensi aktual yang dimiliki pegawai untuk kemudian dilakukan pengecekan gap kompetensi. Sedangkan output (keluaran) dari proses pelatihan usulan yaitu peningkatan kompetensi dan kinerja pegawai. Outcome dari proses pelatihan usulan yaitu peningkatan kinerja organisasi dan kebutuhan organisasi terpenuhi. Bentuk dari output dan outcome dapat terlihat pada laporan hasil evaluasi program pelatihan tahunan serta data pelatihan dan kompetensi yang telah diperbaharui.
Perancangan prosedur usulan dilakukan berdasarkan hasil usulan dari pengolahan data sebelumnya yaitu analisis gap kondisi aktual dengan ISO 9001:2015 klausul 7.2, analisis gap kondisi aktual dengan teori pelaksanaan pelatihan, pertimbangan risiko dan analisis perbaikan proses. Hasil rancangan SOP pelatihan yang terdiri dari prosedur analisa kebutuhan pelatihan, prosedur perancangan pelatihan, prosedur pelaksanaan pelatihan serta prosedur evaluasi pelatihan dapat dilihat pada
Radea Kartika Putri, Wiyono Sutari, Heriyono Lalu : Perancangan Prosedur Pelatihan Pegawai Sesuai Requirement Iso 9001:2015 Klausul 7.2 Dengan Risk Based Thinking Menggunakan Metode  Business Process Improvement (Studi Kasus: Universitas XYZ)
JISI: JURNAL INTEGRASI SISTEM INDUSTRI 5 (1) pp 27-36 © 2018
lampiran. KPI untuk proses pelatihan usulan

## dapat dilihat pada Tabel 7
Tabel 7. KPI Proses Pelatihan Usulan
Tujuan Indikator Kinerja Pengukuran KPI Satuan Frekuensi Pengukuran Memenuhi dan meningkatkan kompetensi yang disyaratkan sesuai dengan posisi/jabatan dan bidang kerjanya Keterpenuhan kompetensi pegawai terhadap kebutuhan kompetensi unit (∑ Kompetensi Pegawai /

## ∑ Kompetensi yang dibutuhkan
Unit) x 100% % Dilakukan pada saat analisis gap kompetensi dan setelah kompetensi diperbaharui Pelatihan terlaksana dengan efektif dan efisien serta sesuai dengan rencana pelatihan tahunan Ketepatan waktu pegawai melakukan upload bukti pelatihan (∑ Pegawai upload tepat waktu /
∑ Pegawai yang mengikuti
pelatihan) x 100%
Kriteria: Pegawai melakukan upload bukti pelatihan ke situs web iGracias maksimal 2 hari setelah mendapatkan bukti pelatihan Hari Dilakukan setiap setelah mengikuti pelatihan dan mendapatkan evidence . Kesesuaian pelaksanaan pelatihan dengan rencana pelatihan tahunan (∑ Pelatihan yang terlaksana / ∑ Pelatihan dalam Rencana Pelatihan Tahunan) x 100% % Dilakukan setiap 1 tahun sekali saat evaluasi program pelatihan tahunan

## 5. KESIMPULAN
Kesimpulan yang di dapat dari penelitian ini yaitu:
a. Rancangan prosedur pelatihan usulan terdiri dari 4 prosedur yaitu prosedur analisa kebutuhan pelatihan, prosedur perancangan pelatihan, prosedur pelaksanaan pelatihan, dan prosedur evaluasi pelatihan.
b. Rancangan prosedur pelatihan usulan telah memenuhi requirement dari ISO
9001:2015 klausul 7.2 berdasarkan analisis gap antara requirement ISO 9001:2015 klausul 7.2, kondisi aktual, dan implementasinya.
c. Rancangan prosedur pelatihan usulan telah memenuhi requirement dari teori pelatihan berdasarkan analisis gap antara tahapan pelatihan, kondisi aktual, dan implementasinya.
d. Rancangan prosedur pelatihan usulan telah memenuhi risk based thinking berdasarkan hasil risk register . Dari hasil risk register terpilih satu risiko yang memiliki risk rating tertinggi diantara risiko lainnya yaitu berada pada tingkatan medium risk .
e. Rancangan prosedur pelatihan usulan telah dilakukan perbaikan proses dengan menerapkan teknik value added, simplification, dan automation .

## 6. DAFTAR PUSTAKA
ABPMP. (2013). BPM CBOK Version 3.0. Aji, W. P. (2015). Perancangan Dokumen SOP Berbasis ISO 9001:2015 Klausul 8.5 pada Kegiatan Produksi dan Penyediaan Jasa dengan Mempertimbangkan Risk Based Thinking dengan Menggunakan Metode Business Process Improvement di CV. XYZ. Bandung: Universitas Telkom. Ariyanti, S. D. (2015). Analisis Perbaikan Proses Bisnis dan Perancangan SOP Pelaksanaan Pelatihan Untuk Memenuhi Requirement ISO 9001:2008 Klausul 6.2. Bandung:
Universitas Telkom.
Kasmir. (2016). Manajemen Sumber Daya Manusia (Teori dan Praktik). Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.
P-ISSN: 2355-2085
Page, S. (2010). The Power of Business Process Improvement: 10 Simple Steps to Increase Effectiveness, Efficiency, adn Adaptability. United States of America: AMACOM. Rozalena, A., & Dewi, S. K. (2016). Panduan Praktis Menyusun Pengembangan Karier dan Pelatihan Karyawan. Jakarta: Raih Asa Sukses. Setyowati, E. (2016). Pengembangan SDM Berbasis Kompetensi: Solusi Untuk Meningkatkan Kinerja Organisasi. Diakses melalui
www.publik.brawijaya.ac.id pada 26 Juni 2017.
Spencer, L. M., & Spencer, S. M. (2008).
Competence at Work Models for Superior Performance. New York: John Wiley & Sons. Sutrisno, E. (2013). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.
Usman, H. (2013). Manajemen Teori, Praktik
& Riset Pendidikan Edisi 4. Jakarta Timur: PT Bumi Aksara.
Radea Kartika Putri, Wiyono Sutari, Heriyono Lalu : Perancangan Prosedur Pelatihan Pegawai Sesuai Requirement Iso 9001:2015 Klausul 7.2 Dengan Risk Based Thinking Menggunakan Metode  Business Process Improvement (Studi Kasus: Universitas XYZ)
JISI: JURNAL INTEGRASI SISTEM INDUSTRI 5 (1) pp 27-36 © 2018

## 7. LAMPIRAN

## Prosedur Analisa Kebutuhan Pelatihan Pegawai
Flow Proses Deskripsi Proses Rekaman
Mulai
1. Daftar kompetensi yang disyaratkan 1.  PB-SDM menentukan kompetensi yang dibutuhkan untuk setiap posisi/jabatan berdasarkan model kompetensi pegawai dan analisis jabatan
Menentukan kompetensi yang dibutuhkan
1. PB-SDM Merekap hasil preassessment dan assessment 2. PB-SDM
2. PB-SDM merekap hasil preassessment dan assessment menjadi daftar kompetensi aktual pegawai 2. Daftar kompetensi aktual pegawai Mengecek kesenjangan kompetensi dan menyusun daftar kebutuhan pelatihan 3. PB-SDM 3.  PB-SDM mengecek kesenjangan kompetensi sehingga mendapatkan daftar kebutuhan pelatihan 3. Daftar kebutuhan pelatihan Selesai Prosedur Perancangan Pelatihan Pegawai Flow Proses Deskripsi Proses Rekaman Mulai 1. Form FSRDP 2. Form Justifikasi Usulan Pelatihan 1. PB-SDM mengumpulkan usulan pelatihan dari: - FSRDP Tahunan - Justifikasi Usulan Pelatihan
Mengumpulkan usulan pelatihan 1. PB-SDM 2.  PB-SDM menyusun daftar pelatihan tahunan dengan mempertimbangkan: - Daftar kebutuhan pelatihan - FSRDP tahunan - Justifikasi Usulan Pelatihan 2. Daftar pelatihan tahunan
Mengevaluasi dan menyutujui rencana pelatihan tahunan 4. Warek II Sumber Daya Selesai Menyusun daftar pelatihan tahunan 2. PB-SDM
4.  Warek II Sumber Daya mengevaluasi dan menyetujui program pelatihan tahunan dan selanjutnya mendisposisikan ke bagian Perencanaan & Pengembangan SDM 4. Nota Disposisi 3.a. PB-SDM memilih vendor
3.b.  PB-SDM bekerja sama dengan vendor untuk mendiskusikan pelaksanaan pelatihan 3.c. PB-SDM menyusun rencana pelatihan tahunan Merancang dan menyusun rencana pelatihan tahunan 3. PB-SDM
3. Rencana
pelatihan tahunan
P-ISSN: 2355-2085
Website: http://jurnal.umj.ac.id/index.php/jisi

## Prosedur Pelaksanaan Pelatihan Pegawai
Flow Proses Deskripsi Proses Rekaman Mulai 1. Surat tugas
1. PB-SDM menerbitkan surat tugas untuk pegawai yang terpilih menjadi peserta pelatihan di iGracias Menerbitkan surat tugas 1. PB-SDM
2.  PB-SDM mengirim BAP Pelatihan untuk diisi vendor dan Daftar Hadir untuk diisi pegawai pada saat pelaksanaan pelatihan berlangsung 2. BAP Pelatihan 3. Daftar hadir
Selesai Mengirim BAP dan Daftar Hadir Pelatihan ke vendor 2. PB-SDM
Mengikuti pelatihan dan meng upload bukti pelatihan ke
iGracias
3. Pegawai TPA 4. Sertifikat/Surat
Keterangan/dsb. 3.a.  Pegawai TPA mengikuti pelatihan yang telah dijadwalkan 3.b.  Pegawai TPA meng upload bukti pelatihan ke iGracias

## Prosedur Evaluasi Pelatihan Pegawai
Flow Proses Deskripsi Proses Rekaman Mulai 1.  PB-SDM meminta kembali BAP Pelatihan dan Daftar Hadir Pegawai setelah pelatihan selesai dilaksanakan sebagai bukti pelatihan
2. PB-SDM mengumpulkan data berikut dari vendor :
- hasil pretest dan post test pegawai
- hasil evaluasi kepuasan pegawai yang menjadi peserta
Mengevaluasi, menyusun laporan evaluasi dan update database 4. PB-SDM
Selesai 4.a.  PB-SDM mengevaluasi dan menyusun laporan berdasarkan: - hasil pretest dan post test pegawai - hasil evaluasi kepuasan pegawai terhadap pelatihan - hasil performance appraisal pegawai yang mengikuti 4.b.  PB-SDM memperbaharui data pelatihan dan kompetensi pegawai TPA
1. Laporan Evaluasi Pelatihan
3.  PB-SDM mengumpulkan hasil performance appraisal yang dilakukan 3  bulan setelah pelatihan selesai diikuti pegawai pelatihan terhadap pelaksanaan pelatihan pelatihan Meminta kembali BAP Pelatihan dan Daftar Hadir 1. PB-SDM Merekap hasil pretest dan post test pegawai serta hasil evaluasi yang dilakukan
vendor tentang kepuasan
peserta pelatihan
2. PB-SDM Merekap hasil performance appraisal 3. PB-SDM