Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 8 No. 2 , Desember 2016 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694

## SISTEM PENGOLAHAN DATA KLIEN DAN DOKUMEN PADA IRNA ROCHA, SH MENGGUNAKAN VISUAL BASIC.NET
Mori Valentina 1 , Asparizal 2 , Teuku Radillah 3 1,2,3 Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer ( STMIK ) Dumai Jln. Utama Karya Bukit Batrem Dumai-Riau Kode Pos 28811 E-mail : mori_valentina14@ymail.com

## ABSTRAK
Penelitian telah di lakukan pada PPAT Irna Rocha, SH Dumai dimana permasalahan yang  dijadikan  dasar  dalam penelitian ini  yaitu  pengolahan  data  klien  dan  dokumen  yang masih dilakukan secara manual. Sehingga hal ini dapat mengurangi efesiensi dalam bekerja. Oleh  karena  itu  ,  dirancang  lah  sebuah  aplikasi  data  klien  dan  dokumen  sebagai  solusi terhadap masalah yang dihadapi bagian administrasi di PPAT Irna Rocha,SH Dumai tersebut. Manfaat Terbesar dari perancangan aplikasi ini adalah agar dapat mempermudah pengguna dalam  melakukan  pengolahan  data  agar  dapat  melakukan  pencarian  data-data  yang dibutuhkan dalam waktu yang relatif singkat serta dapat menghasilkan laporan yang terjadwal. Dimana  aplikasi  ini dirancang  menggunakan  bahasa  pemrograman  Visual  Basic.Net  2008 dengan MySql sebagai databasenya crystal report untuk membuat laporannya.
Kata Kunci : Sistem, Pengolahan Data, Klien, Dokumen
1. PENDAHULUAN PPAT Irna Rocha, SH merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pembuatan akta. Sistem  pengolahan  data  Klien  dan  dokumen  pada PPAT  Irna  Rocha,  SH  masih  menggunakan Microsoft  Excel dan  belum  ada  aplikasi  yang digunakan  dalam  pengolahan  data  klien  dan dokumen berbasis database . Dalam  hal  ini,  bagian  administrasi  sering mengalami  kesulitan  dalam  pembuatan  laporan data  klien  dan  dokumen  belum  terstruktur  dan belum  secara  priodik,  sehingga  tidak  efektif  dan tidak efisien. Selain dalam pembuatan laporan data klien  dan  dokumen,  ada  juga  beberapa  kendala yang  di  alami  oleh  bagian  administrasi  seperti, sering  terjadi  redudansi  data  klien  dan  dokumen, serta  membutuhkan  waktu  yang  lama  dalam pencarian data klien dan dokumen.
Untuk  itulah  PPAT  Irna  Rocha,  SH memerlukan sebuah sistem  pengolahan data klien dan dokumen yang berbasis komputer dan sebuah database untuk  dapat  menampung  data  dalam jumlah  banyak  serta  dapat  Meningkatkan efektifitas  dan  efesiensi  kerja  dalam  pembuatan laporan data klien dan dokumen
Berdasarkan  latar  belakang  masalah  diatas, maka  dapat  di  identifikasikan  masalah  yang  akan diteliti adalah sebagai berikut : 1. Belum  ada  aplikasi  yang  digunakan  dalam pengolahan  data  klien  dan  dokumen berbasis database .
2. Sistem pengolahan data klien dan dokumen masih menggunakan microsoft excel.
3. Sering  terjadi  redudansi  data  klien  dan dokumen.
4. Membutuhkan  waktu  yang  lama  dalam pencarian data klien dan dokumen.
5. Pembuatan laporan data klien dan dokumen belum terstruktur dan belum secara priodik, sehingga tidak efektif dan tidak efisien.
Berdasarkan  identifikasi  masalah  di  atas,
perumusan  masalah  yang  diambil  dalam melakukan penelitian pada PPAT Irna Rocha, SH yaitu  “Bagaimana  merancang  Sistem  Pengolahan Data Klien dan Dokumen yang dapat memberikan kemudahan  kepada pihak  PPAT  dalam penyimpanan  data  klien  dan  dokumen,  dan  dapat menghasilkan  informasi  laporan  data  klien  dan dokumen yang akurat”.
Ruang  lingkup  penelitian  ini  meliputi  hal berikut ini :
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 8 No. 2 , Desember 2016 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
1. Pada penelitian ini hanya membahas masalah pengolahan  data data  klien,  input  data  akta, input  data  hak,  input  data  biaya  dan  input data pembuatan akta
2. Bahasa  pemograman  yang  digunakan  adalah Visual Basic Net
3. Database yang  digunakan  adalah  MySQL Versi 5.1.3 dan aplikasi Xampp Adapun Tujuan dari Penelitian adalah sebagai
berikut :
1. Penyimpanan  data  klien  dan  dokumen menjadi lebih efektif.
2. Pencarian  data  klien  dan  dokumen  menjadi lebih mudah menggunakan komputerisasi.
3. Meningkatkan  efektifitas  dan  efesiensi  kerja dalam  pembuatan  laporan  data  klien  dan dokumen.
4. Merancang sistem pengolahan data klien dan dokumen  dengan  menggunakan database, yang  selama  ini  masih  menggunakan microsoft excel.
a. PengertianPengolahan Data Data  dalah  kenyataan  yang  menggambarkan suatu  kejadian-kejadian  dan  kesatuan  nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat  tertentu  di  dalam  dunia  bisnis  (Tata  Sutabri, 2012:h.1). Menurut  Jogiyanto  (2009:h.3).  Suatu Proses pengolahan data terdiri atas 3 tahap dasar, yang  disebut  dengan  siklus  pengolahan  data (processing  cycle), yaitu input,  processing dan ouput.
b. Analisis Sistem
Analisis  sistem  merupakan  tahapan  paling awal  dari  pengembangan  sistem  yang  menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan  nantinya (Hanif  Al Fatta, 2007:h. 44).
c. Informasi
Informasi  dapat  didefinisikan  sebagai  hasil dari  pengolahan  data  dalam  bentuk  yang  lebih berguna  dan  lebih  berarti  bagi  penerimanya  yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian ( event) yang  nyata (fact) yang  digunakan  untuk pengambilan keputusan (Jogiyanto, 2007:h.692).

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Dalam penelitian ini  metodologi  penelitian yang digunakan adalah :
1. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di PPAT Irma Rocha, SH Dumai.
2. Jenis penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah metode deskriptif.
3. Teknik Analisa Data
Teknik  analisa  data  yang  digunakan  dengan  cara metode  pengumpulan  data  yang  digunakannya adalah sebagai berikut : 1. Riset Kepustakaan ( library Research )
2. Metode  ini  dilakukan  untuk pencarian  data dengan  membaca  dan  mempelajari  berbagai buku-buku  pengetahuan  yang  berhubungan dengan masalah yang diteleti.
3. Penelitian Lapangan ( Field Research )
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Aliran Sistem Informasi (ASI) yang Baru
Gambar 1. Analisa Sistem Yang Baru
b. Context Diagram Untuk  menggambarkan  hubungan  sistem dengan entitas luarnya, dapat dilihat pada gambar Context Diagram dibawah ini :
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 8 No. 2 , Desember 2016 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
Gambar 2. Context Diagram
c. Data Flow Diagram
Gambar 3. Data Flow Diagram
Implementasi Sistem
Form Login Jalankan  program  aplikasi  dengan  cara mengklik  icon  program  aplikasi  (run).  Setelah  itu akan  muncul  Form  Login.  Masukkan  User  ID, Password.  Jika  setelah  diisi  dengan benar,  maka program aplikasi utama terbuka.
Gambar 4.  Petunjuk Penggunaan Form Login Form Menu Utama Pada menu utama yang terdapat pada program, terdapat  beberapa  submenu  yang  memiliki  fungsi dan  kegunaan  masing – masing.  Klik  submenu Data  Master untuk  menginput  Data  Klien,  Data Akta, dan Data Hak. Klik submenu Data Transaksi untuk menginput Data Biaya dan Data Pembuatan Akta.  Klik  submenu  Laporan  untuk  melihat Laporan Data Klien, Laporan Data Biaya Perbulan, Laporan  Data  Pembuatam  Akta  Perbulan  dan Laporan  Data  Klien  Perakta  Perbulan.  Klik submenu Data User untuk melakukan penambahan pengguna. Klik submenu Dokumen  untuk  melihat info  dokumen.  klik  submenu  pengesahan  untuk melakukan  penambahan  pengesahan.  Klik submenu keluar jika ingin keluar dari aplikasi.
Gambar 5.  Petunjuk Penggunaan Form Menu
Utama Pengisian Data Master Data Master terdiri dari tiga bagian yaitu Data Klien, Data Akta dan Data Hak. 1. Data Klien a. Pada  menu  utama,  klik  Data  Master kemudian pilih Data Klien.
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 8 No. 2 , Desember 2016 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
b. Isi  Data  Klien,  setelah semua  terinput maka  klik  tombol  simpan  untuk menyimpan data.
c. Jika  Data  Klien  ada  yang  salah,  maka masukkan  kembali  Kode  Klien  yang sudah  diisi  tadi  maka  secara  otomatis akan  tampil  data – data  yang  lain,  klik tombol  ubah  untuk  mmengubah  data. Klik  tombol  hapus  untuk  menghapus data.
d. Tombol batal dipilih untuk membatalkan data  yang  sedang  diisi  tetapi  belum tersimpan ke database.
e. Untuk keluar dari Form Data Klien, klik tombol  keluar  untuk  kembali  ke  Menu Utama.
Gambar 6.  Petunjuk Penggunaan Form Data Klien
2. Data Akta a. Pada  menu  utama,  klik  Data  Master kemudian pilih Data Akta.
b. Isi Data Akta, setelah semua teriisi maka klik  tombol  simpan  untuk  menyimpan data.
c. Jika  Data  Akta  ada  yang  salah,  maka masukkan kembali Kode Akta yang sudah diisi  tadi  maka  secara  otomatis  akan tampil data – data yang lain, klik tombol ubah untuk mmengubah data. Klik tombol hapus untuk menghapus data.
d. Tombol  batal  dipilih  untuk  membatalkan data  yang  sedang  diisi  tetapi  belum tersimpan ke database.
e. Untuk  keluar  dari  Form  Data  Akta,  klik tombol  keluar  untuk  kembali  ke  Menu Utama.
Gambar 7.  Petunjuk Penggunaan Form Data Akta 3. Data Hak a. Pada  menu  utama,  klik  Data  Master kemudian pilih Data Hak. b. Isi  Data  Hak,  setelah  semua  teriisi  maka klik  tombol  simpan  untuk  menyimpan data. c. Jika  Data Hak  ada  yang  salah,  maka masukkan kembali Kode Hak yang sudah diisi  tadi  maka  secara  otomatis  akan tampil data – data yang lain, klik tombol ubah  untuk  mengubah  data.  Klik  tombol hapus untuk menghapus data.
d. Tombol  batal  dipilih  untuk  membatalkan data  yang sedang  diisi  tetapi  belum tersimpan ke database.
e. Untuk  keluar  dari  Form  Data  Hak,  klik tombol  keluar  untuk  kembali  ke  Menu Utama.
Gambar 8.  Petunjuk Penggunaan Form Data Hak
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 8 No. 2 , Desember 2016 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694

## Pengisian Data Transaksi
Data  Transaksi  terdiri  dari  dua  bagian  yaitu Data Pembuatan Akta, dan Data Biaya.
1. Data Pembuatan Akta a. Pada  menu  utama,  klik  Data  Transaksi kemudian pilih Data Pembuatan Akta.
b. Isi  Data  Pembuatan  Akta,  setelah  semua teriisi  maka  klik  tombol  simpan  untuk menyimpan data.
c. Jika  Data  Pembuatan  Akta  ada  yang salah,  maka  masukkan  kembali  No.Urut yang  sudah  diisi  tadi  maka  secara otomatis  akan  tampil  data – data  yang lain,  klik  tombol  ubah  untuk  mengubah data. Klik tombol hapus untuk menghapus data.
d. Tombol  batal  dipilih  untuk  membatalkan data  yang  sedang  diisi  tetapi  belum tersimpan ke database.
e. Untuk  keluar  dari  Form  Data  Pembuatan Akta,  klik  tombol  keluar  untuk  kembali ke Menu Utama. Gambar  59.    Petunjuk  Penggunaan Form Data Pembuatan Akta 2. Data Biaya
a. Pada  menu  utama,  klik  Data  Transaksi kemudian pilih Data Biaya.
b. Isi Data Biaya, setelah semua terisi maka klik  tombol  simpan  untuk  menyimpan data.
c. Jika  Data  Biaya  ada  yang  salah,  maka masukkan  kembali  Kode  Biaya  yang sudah  diisi  tadi  maka  secara  otomatis akan  tampil  data – data  yang  lain,  klik tombol  ubah  untuk  mengubah  data.  Klik tombol hapus untuk menghapus data.
d. Tombol  batal  dipilih  untuk  membatalkan data  yang  sedang  diisi  tetapi  belum tersimpan ke database.
e. Untuk keluar dari  Form Data Biaya,  klik tombol  keluar  untuk  kembali  ke  Menu Utama. Gambar 9.  Petunjuk Penggunaan Form Data Biaya
4. KESIMPULAN
Berdasarkan  penelitian  yang  telah  dilakukan dengan  mengamati  dan  menganalisa  sistem  yang dibuat, maka dapat ditarik kesimpulan yaitu :
1. Pada  aplikasi  pengolahan  data  klien  dan dokumen  ini  yang  mana  seluruh data  klien dan  pembuatan  akta  tersimpan  dalam  satu database.
2. Dengan  adanya  sistem  komputerisasi  ini pengguna akan mampu menyajikan informasi klien  dan  dokumen  dengan  cepat,  selain  itu dapat membuat laporan tepat pada waktunya

## 5. REFERENSI
Adi  Nugroho. (2011).  Perancangan  Dan Implementasi  Sistem  Basis  Data.  Andi.
Yogyakarta. Agus  Saputra,  A.Md.  (2011).  Panduan  Praktis Menguasai  Database  Server  MySQL.  PT Elex Media Komputindo. Jakarta. Aswan. (2012).  Kumpulan  Program  Kreatif Dengan  Visual  Basic.Net.    Informatika Bandung. Bandung Edi Winarno ST, et.al. (2013). Step by Step Visual Basic.NET.  PT Elex Media Komputindo. Jakarta. Ema  Utami,  Anggit  Dwi  Hartanto.(2012).  Sistem Basis Data Menggunakan Microsoft SQL Server 2005. Andi.Yogyakarta Fathansyah.  (2012). Basis  Data.  Informatika Bandung .Bandung Hanif  Al  Fatta.  (2007).  Analisa  &  kPerancangan
Jurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 8 No. 2 , Desember 2016 eISSN : 2580-3042 pISSN : 1979-0694
Sistem Informasi. Andi .Jogyakarta Irnawan. (2011).  Apapun  Permintaannya,  Crystal
Report  Jawabannya.    PT  Elex  Media
Komputindo. Jakarta.
Prof.Dr.Jogiyanto HM,MBA.,Akt. (2007). Pengenalan  Komputer.  Andi  Offset. Yogyakarta. ____________________________.(2009). Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi
Offset. Yogyakarta.
Tata  Sutabri.  (2012).  Kosep  Sistem  Informasi. Andi. Yogyakarta.
Wahana  Komputer.  (2010).  Membuat  Aplikasi Client  Server  dengan  Visual  Basic  2008. Andi. Yogyakarta.
Wahana  Komputer.  (2014).  Panduan  Aplikatif  & Solusi (PAS) Sistem Informasi Penjualan Online  untuk  Tugas  Akhir.  Andi. Yogyakarta.