VOL .05 NO .01 (2021), PP . 023-027 P -ISSN : 2548-9534 | E -ISSN : 2548-9550

## Pembuatan Sistem Administrasi Pendidikan Berbasis Android
Yudha Pradana a Andi Aulia Tsuraya b
a,b Politeknik Negeri Media Kreatif

## I NFORMASI A RTIKEL

## A B S T R A C T
Sejarah Artikel:
Diterima Redaksi: 04 Mei 2021 Diterbitkan Online : 31 Juli 2021
Kebutuhan administrasi pendidikan bagi pengajar tentu hal yang tidak dapat dilepaskan  dalam  pelaksanaan  tugas  dan  fungsi  guru.  Namun  demikian terkadang  pelaksanaan  administrasi  pendidikan  menambah  beban  tugas guru.  Kemajuan  teknologi  dan  informasi  dapat  disinergiskan  dengan pelaksanaan  administrasi  pendidikan,  salah  satunya  ialah  melalui pembuatan  administrasi  pendidikan  dengan  menggunakan smartphone berbasis  android.  Rumusan  masalah  dalam  penulisan  ini  ialah  bagaimana pembuatan  administrasi  pendidikan  berbasis  android.  Tujuan  penulisan ialah  untuk  mengetahui  pembuatan  administrasi  pendidikan  berbasis android. Tahapan pembuatan aplikasi melalui tahap praproduksi, produksi, dan  pascaproduksi.  Aplikasi  ini  dibuat  dengan  memuat  administrasi pendidikan  meliputi  kalender  akademik,  program  sentra,  data  siswa,  dan data  guru.  Dengan  adanya  administrasi  pendidikan  berbasis  android  ini diharapkan  dapat  memudahkan  tugas  pengadministrasian  oleh  guru  dan mengintegrasikan  administrasi  pendidikan  yang  dilaksanakan  oleh  satuan pendidikan.
K ATA K UNCI
Aplikasi Android
Sistem Informasi Manajemen

## Administrasi Pendidikan

## K ORESPONDENSI

## Email : yudha.pradana@gmail.com

## 1. PENDAHULUAN
Bagi  seorang  guru  dan  pelaksanaan  pendidikan  di satuan pendidikan, administrasi pendidikan merupakan hal yang  tidak  dapat  dihindari  keberadaannya.  Administrasi pendidikan  yang  dilakukan  akan  menentukan  kelancaran pengelolaan  sistem  pendidikan  yang  dilakukan.  Namun demikian  soal  administrasi  pendidikan  ini  terkadang menjadi  permasalahan  bagi  guru  dan  satuan  pendidikan. Bagi guru, permasalahan muncul karena adanya kewajiban pelaksanaan  administrasi  pendidikan  malah  menjadi penambah beban tugas sehari-hari. Bagi satuan pendidikan,  ketika  administrasi  pendidikan  yang  dibuat oleh  guru  tidak  tertib  tentu  akan  menghambat  kinerja satuan pendidikan secara keseluruhan.
Kemajuan teknologi dan informasi dapat diseleraskan dengan  pelaksanaan  administrasi  pendidikan.  Terlebih dengan penggunaan smartphone berbasis android sebetulnya  dapat  menjadi  peluang  dalam  memudahkan pelaksanaan administrasi pendidikan yang dilakukan oleh guru. Oleh karenanya sangat memungkinkan perancangan sistem  administrasi  pendidikan  dengan  menggunakan sarana smartphone berbasis android.
Menurut  Asnawir  (2005),  administrasi  pendidikan merupakan  aplikasi  ilmu  administrasi  dalam  kegiatan pembinaan, pengembangan dan pengendalian usaha-usaha pendidikan yang diselenggarakan dalam bentuk kerjasama
Pelaksanaan  administrasi  pendidikan  menurut  Hadari Nawawi  (1997)  dapat  juga  dijadikan  sebagai  usaha pengendalian  rangkaian  kegiatan  kependidikan  yang terarah  pada  pencapaian  tujuan  pendidikan  yang  hendak dicapai oleh kelompok kerjasama yang menyelenggarakan usaha kependidikan.
Sinergi pelaksanaan administrasi pendidikan dengan kemajuan teknologi dan informasi yang menjadi landasan penulis  salah  satunya  dari  pendapat  Ahmad  Musyafa (2017)  yang  mengemukakan  bahwa  sistem  informasi berbasis  komputer  akan  sangat  membantu  suatu  instansi pendidikan  untuk  mendapatkan  informasi  yang  cepat, tepat, dan akurat dalam memberikan laporan.
Hal lain yang melandasi pembuatan aplikasi ini ialah dengan  mengacu  pada  kesimpulan  riset  Honkins  (2017) bahwa sistem informasi manajemen pendidikan diharapkan  dapat  memudahkan  orang  tua  siswa  untuk mengetahui  seluruh  informasi  kegiatan  sekolah  dan  juga dapat  menjadi  peluang  untuk  meningkatkan  daya  saing dilingkungan sekitarnya.
Terlebih  penggunaan  sistem  ini  dalam  administrasi pendidikan dapat dioptimalkan sebagai untuk manajemen organisasi, dalam hal ini adalah satuan pendidikan, seperti diutarakan  Gordon  B.  Davis  (2002)  bahwa  sistem informasi  manajemen  adalah  sebuah  sistem  manusia  dan mesin  yang  terpadu  ( integrated )  untuk  menyajikan informasi  guna  mendukung  fungsi  operasi,  manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
Perancangan  aplikasi  yang  akan  dibuat  adalah aplikasi  yang  memberikan  informasi  admnistrasi  sekolah berbasis  android.  Aplikasi  ini  memberikan  informasi program tahunan dan semester, isian silabus, data guru dan siswa, kalender akademik serta agenda guru setiap harinya. Aplikasi  ini  memudahkan  guru  untuk  mendapatkan informasi  dan  mengakses  informasi  yang  berhubungan dengan administrasi sekolah.
Rumusan  masalah  yang  ditetapkan  ialah  bagaimana pembuatan  administrasi  pendidikan  berbasis  android?. Tujuan  penulisan  ialah  untuk  mengetahui  pembuatan administrasi pendidikan berbasis android.
Batasan dalam penulisan ini meliputi:
1. Aplikasi  dibuat  berbasis  android  dan  digunakan  pada perangkat smartphone
2. Aplikasi  yang  dibuat  dapat  digunakan  oleh  guru sebagai  pengguna  dan  tenaga  kependidikan  sebagai admin
3. Aplikasi  hanya  memuat  jumlah  murid  serta  guru, jadwal  mengajar  guru,  kalender  akademik,  program tahunan, program semester dan isian silabus.

## 2. PEMBAHASAN
Sebelum  membuat  aplikasi  administrasi  pendidikan ini,  penulis  menganalisis  kebutuhan  dengan  cara mengobservasi  kegiatan administrasi yang sudah ada dan melalui pendalaman data dengan mewawancarai guru. Dari hasil  telaahan  tersebut  diketahui  bahwa  selama  ini pelaksanaan administrasi masih bersifat tercetak sehingga terkadang  menghasilkan  tumpukan  data  dan  tersebar sehingga  diputuskan  pembuatan  aplikasi  administrasi pendidikan  berbasis  android  dengan  asumsi  mudah digunakan  dan  bersifat  responsif  serta  dengan  dasar efektifitas pelaksanaan administrasi.
Selain  itu  penulis  melakukan  analisis  SWOT ( strength,  weakness,  opportunities,  and  threats )  untuk mengetahui kemungkinan-kemungkinan yang akan penulis hadapi dalam pembuatan aplikasi ini. Analisis SWOT yang dilakukan menemukan hasil sebagai berikut: 1. strength : memudahkan guru dalam mencari informasi seputar administrasi sekolah.
2. weakness :  aplikasi yang harus diunduh terlebih dahulu dan user harus  mempunyai smartphone dimana spesifikasinya yang sesuai dengan aplikasi.
3. opportunity :  dapat  menjadi  sarana  yang  sangat  baik untuk  memudahkan  para  guru  mendapatkan  berbagai informasi administrasi sekolah.
4. threat :  keamanan  sistem  informasi  yang  harus  selalu terjaga dengan kuat.
Kemudian  penulis  melakukan  analisis  kebutuhan dalam  pembuatan  aplikasi  ini  yang  berupa  kebutuhan fungsional  dan  non-fungsional.  Kebutuhan  fungsional dalam  pembuatan  aplikasi  ini  didapat  setelah  melakukan wawancara  dan  curah  pendapat  bersama  pihak  lain  yang berupa: terdapat menu sign untuk dapat mengakses aplikasi ini,  terdapat  menu  utama  guna  mempermudah  pengguna dalam mendapatkan informasi dan mengakses aplikasi, dan terdapat  pemberitahuan/notifikasi  jadwal  kegiatan  harian guru.
Sedangkan kebutuhan non-fungsional meliputi: 1. Perangkat Keras:
Laptop dengan spesifikasi
a. Architecture :  ASUS  UX305F  AMD  A6  4400M APU Radeon HD Graphics
b. Memory : 4 GB
c. Operation System : Windows 10 Ultimate 64-bit 2. Perangkat Lunak:
a. Windows  10 sebagai operation  system yang menghubungkan  antara  perangkat  keras  dengan berbagai  perangkat  yang  terdapat  pada  komputer sehingga dapat saling terintegrasi.
b. Android  Studio untuk  pengembangan  aplikasi sehingga  aplikasi  dapat  dijalankan  dan  digunakan oleh pengguna.
c. Adobe Photoshop CS 6 untuk pengeditan foto atau gambar.
d. Bootstrap untuk  perancangan web  server admin, sehingga  admin  dapat  menyimpan  data  dan mengupload data ke aplikasi.
e. Adobe  Illustrator untuk  pembuatan  desain user interface aplikasi
f. Database  Server untuk  penyimpanan  kumpulan data  yang  disimpan  secara  sistematis  didalam komputer.  Program  komputer  yang  menyediakan layanan  data  untuk  di  salurkan  ke  komputer  lain atau  program  komputer  lainnya,  jadi  istilahnya layanan dari komputer database di salurkan kepada komputer lain dengan kode program komputer yang sudah ditentukan.
Penulis  juga  melakukan  strategi  perancangan  karya dari  segi  desain  aplikasi  yang  meliputi  pewarnaan  dan pemilihan  huruf  dengan  memperhatikan  perbandingan dengan  aplikasi  lain  yang  penulis  temukan.  Strategi perancangan karya juga dilakukan dengan memperhatikan karakter  target  audiens  dengan  tampilan  desain  yang eye catching dengan warna soft dengan cara penggunaan yang mudah  dimengerti  oleh  pengguna.  Sebagai  media  sistem informasi administrasi sekolah yang baru melalui aplikasi ini  dapat  memberikan  informasi  seputar  administrasi sekolah kepada pengguna yang dapat diakses dari berbagai menu yang ada.
Visualisasi desain yang dipilih dengan menggunakan visualisasi  gaya  grafis  vektor  modern  atau flat  design . Pewarnaan yang dipilih menyesuaikan dengan mandatory yakni  warna  kuning,  putih,  dan  hijau.  Sedangkan  jenis huruf yang dipilih ialah Arial, karna jenis huruf seperti ini lebih  tegas,  bersifat  fungsional  dan  lebih  modern.  Font yang  penulis  gunakan  adalah  font  Arial.  Sifat  huruf  ini kurang  formal,  lebih  mengesankan  karakter  minimalis, mudah dibaca, hangat dan interaksi sosial.
Selanjutnya  dalam  proses  pembuatan  aplikasi, penulis  dalam  tahap  awal  pembuatan  aplikasi  informasi administrasi dicari ide, peluang, mempelajari materi yang akan dibuat, menyempurnakan konsep, mencari referensi, membuat  sketch  user  interface  dari  konsep,  kemudian masuk ke langkah selanjutnya yaitu tahap konsep desain, desain  tipografi,  pemrograman,  hingga  sampai  ke  tahap finishing . Penulis juga menentukan use case untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem dan siapa saja  yang  berhak  menggunakan  fungsi-fungsi  tersebut. Sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara actor ( user atau sistem lainnya) dengan sistem .
Gambar 1 Use Case Diagram Aplikasi Sumber: penulis
Untuk  pembuatan  aplikasi  ini  dibutuhkan  beberapa tahapan yang  meliputi  konsep  interaktif  yang dibutuhkan dari  aplikasi  sistem  informasi  ini.  Sehingga  pengguna dapat  langsung  memahami  cara  penggunaan  aplikasi. Dalam  pembuatan  aplikasi  ini  konsep  grafis  yang digunakan  adalah  pembuatan asset desain, user  interface aplikasi beserta prototype , penyusunan data di data base , pembuatan  web  admin  dan  perancangan  aplikasi menggunakan android studio.
Gambar 2 Icon Aplikasi Sumber: penulis
Pembuatan user  interface dalam  aplikasi  ini  juga menentukan  bagaimana  aplikasi  akan  digunakan.  Sketsa user  interface penempatan  ikon  atau  konten  konten yang akan  di  buat,  selain  mempermudah  dalam  pengerjaan sketsa  awal  juga  menjadi  panduan  dalam  memvisualkan desain sehingga hasil akhir tidak terlalu menyimpang dari konsep  awal. User  interface yang  dibuatkan  sketsanya memuat halaman awal, menu utama, dan sub menu.
Aplikasi ini memuat halaman login yang digunakan oleh pengguna dengan terlebih dahulu membubuhkan user dan password . Halaman login tergambar sebagai berikut:
Gambar 3 Halaman Login Aplikasi Sumber: penulis
Halaman  menu  memuat  pilihan-pilihan  yang  dapat digunakan oleh  pengguna sesuai dengan tujuan penggunaan yang terdiri dari kalender akademik, program sentra, data siswa, dan data guru.
Gambar 4 Halaman Menu Aplikasi Sumber: penulis
Halaman Schedule Guru  berisi  tentang  jadwal  yang dilakukan  oleh  guru  selama  semester  berlangsung.  Menu ini  diisi  oleh  guru  sesuai  dengan  kegiatan  yang  akan mereka lakukan.
Gambar 5 Halaman Schedule Guru Sumber: penulis
Menu kalender akademik memuat rangkaian kegiatan yang terjadwal dalam kalender. Kalender akademik sesuai dengan  kalender  sekolah  yang  di- breakdown oleh  guru sesuai dengan program semester.
Gambar 6 Halaman Kalender Akademik Sumber: penulis
Program sentra berisi tentang program pembelajaran yang akan dilaksanakan oleh guru.
Gambar 7 Halaman Program Sentra Sumber: penulis
Halaman  data  siswa  berisi  tentang  data  siswa  per kelas  dan  dapat  digunakan  sebagai  sarana  presensi  oleh guru.
Gambar 8 Halaman Data Siswa Sumber: penulis
Setelah  pembuatan asset desain  dan user  interface selesai,  tahap  selanjutnya  adalah  pembuatan database . Sebelum  pembuatan web admin,  pembuatan database sangat  dibutuhkan  sebagai  penyimpanan  data  yang dinggah pada web admin. Pada proses pembuatan database ini  penulis  menggunakan  XAMPP  untuk  penyimpanan data yang akan ditampilkan di aplikasi. Untuk pembuatan tampilan web ,  penulis  menggunakan framework CSS Bootstrap  yang  digunakan  untuk  membangun  tampilan web .
Gambar 9 Tampilan Dashboard Web Admin Sumber: penulis
Untuk  mengubah  tampilan web admin,  penulis menggunakan text editor sublime text untuk mengedit atau mengubah  tampilan web admin  dari  template  yang  telah diunduh.  Sublime text yang  digunakan  penulis  dalam pengeditan coding web admin aplikasi.
Setelah aplikasi selesai dirancang, penulis mem- build aplikasi melalui Android Studio. Setelah aplikasi jadi maka penulis  melakukan testing untuk  mengukur  sejauh  mana efektifitas aplikasi dapat digunakan baik dari segi usability maupun visibility . Aplikasi diuji coba pada berbagai jenis smartphone dengan  spesifikasi  minimun  yang  sudah ditetapkan.  Hasilnya  ialah  bahwa  aplikasi  siap  untuk digunakan dan sesuai dengan tujuan perancangan.

## 3. PENUTUP

## Kesimpulan
Perancangan  aplikasi  yang  akan  dibuat  adalah aplikasi  yang  memberikan  informasi  admnistrasi  sekolah berbasis  android.  Aplikasi  ini  memberikan  informasi program tahunan dan semester, isian silabus, data guru dan siswa, kalender akademik serta agenda guru setiap harinya. Aplikasi  ini  memudahkan  guru  untuk  mendapatkan informasi  dan  mengakses  informasi  yang  berhubungan dengan administrasi sekolah.
Tahapan  pembuatan  meliputi  pra  produksi  yang mencakup  perumusan  ide  dan  curah  pendapat  serta pengumpulan data terkait, tahap produksi yang mencakup pembuatan  aplikasi  beserta  kelengkapan  fitur  yang diperlukan, dan tahap pascaproduksi yang meliputi testing dan penyebaran penggunaan aplikasi.

## Saran
Dari  pembuatan  aplikasi  yang  dilakukan,  maka penulis mengajukan beberapa saran sebagai berikut: 1.  dapat  ditambahkan  fitur  administrasi  lainnya  seperti nilai atau bahkan status pembayaran siswa.
2.  data  yang  dibuat  dapat  diintegrasikan  dengan cloud penyimpanan data sehingga data tetap terpelihara jika terjadi kerusakan memori penyimpanan data.

## 4. DAFTAR PUSTAKA
Asnawir. 2005. Administrasi Pendidikan . Padang: IAIN IB Press.
Davis, G. B. 2002. Sistem Informasi Manajemen . Jakarta:
PT. Pustaka Binaman Pressindo.
Nawawi,  H.  1997. Administrasi  Pendidikan .  Jakarta:
Gunung Agung,
Honkis.  2017. Aplikasi  Sistem  Informasi  Manajemen Sekolah Dasar Pilar Bangsa untuk Meningkatkan Layanan Pendidikan . Jurnal Administrasi Pendidikan, Vol. XXIV, No.2.
Musyafa,  A.  2017. Perancangan  Administrasi  Sekolah
Berbasis Dekstop . Jurnal Informatika, Vol. 2, No. 2.