Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis
Volume 1 Halaman 47– 60 No. 1 September 2017

## PEMANFAATAN TEKNOLOGI DIGITAL DALAM PROSES ALIH MEDIA ARSIP STATIS
Ridho Laksono Kantor Pusat Tata Usaha, Fakultas Teknik, Universitas Gadjah Mada ridho.laksono@mail.ugm.ac.id
Abstract
This  study  aims  to  describe  the  use  of  digital  technology  in  the  transfer  of  media. Discussion includes the process of media transfer (digitization), supporting facilities and infrastructure, and the challenges that arise in this process.
The methods used in this study are literature study and participant observation. Through the above method, there are several aspects that need to be considered in the transfer of textual archives. The first is supporting facilities, archive and archivist conditions. Second, the  stages  of  digitization  process  include  preparation,  scanning,  editing,  and  storing textual archives in the digital file format.
Based  on  the  analysis  of  the  context  of  the  use  of  digital  technology  in  supporting  the process  of  digitization,  some  hypotheses  are  drawn.  First  is  the  importance  of maintaining the archive since it is still active, this is intended to facilitate the processing of the archives. Second, the problem of authenticity of the archive should be the concern of  the  creator  and  user.  This  is  important  to  be  discussed  further  because  one  of  the reasons for preservation of static archives is the legal aspect it has. Third, the process of digitization must refer to Undang – Undang Nomer 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan and  Peraturan  Pemerintah  Nomer  28  Tahun  2012  Tentang  Pelaksanaan    Undang  – Undang  Nomer  43  Tahun  2009  Tentang  Kearsipan.  This  reference  relating  to  archive processing that should refer to the principle of the original order and the provenance.
Keywords: Archives, digitization
Intisari
Kajian  ini  bertujuan  untuk  mendeskripsikan  pemanfaatan  teknologi  digital  dalam  alih media  arsip  statis.  Pembahasan  termasuk  proses  alih  media,  sarana  dan  prasarana pendukungnya, serta tantangan yang muncul dalam proses ini.
Metode yang digunakan dalam kajian ini adalah studi pustaka dan observasi partisipatif. Melalui  metode  di  atas  didapatkan  informasi  mengenai  beberapa  aspek  yang  perlu dipertimbangkakn  dalam  alih  media  arsip  statis.  Pertama  adalah  sarana  prasarana pendukung, kondisi arsip dan arsiparis. Kedua, tahapan alih media meliputi persiapan, scanning, editing, dan menyimpan arsip statis tekstual dalam format digital file. Berdasarkan analisis terkait konteks pemanfaatan teknologi digital dalam mendukung proses  alih  media  arsip  statis,  ditarik  beberapa  hipotesis.  Pertama  adalah  pentingnya pemeliharaan  arsip  sejak  masih  berstatus  dinamis  aktif,  hal  ini  dimaksudkan  untuk memudahkan  pengolahan.  Kedua,  permasalahan  keotentikan  arsip  harus  menjadi perhatian  pihak-pihak  yang  bersangkutan.  Hal  ini  penting  untuk  dibahas  lebih  lanjut sebab  salah  satu  alasan  preservasi  arsip  statis  adalah  aspek  legal  yang  dimilikinya. Ketiga, proses alih media tetap harus mengacu pada Undang – Undang Nomer 43 Tahun 2009  Tentang  Kearsipan  dan  Peraturan  Pemerintah  Nomer  28  Tahun  2012  Tentang Pelaksanaan    Undang  –  Undang  Nomer  43  Tahun  2009  Tentang  Kearsipan.  Acuan  ini berkaitan  dengan    pengolahan  arsip  harus  merujuk  pada  prinsip  aturan  asli  (original order) dan prinsip asal-usul (provenance).
Kata kunci : Arsip Statis, alih media.
Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis

## PENDAHULUAN
Pada abad digital ini kemajuan ilmu pengetahuan  dan  teknologi  semakin pesat.  Kemajuan  IPTEK  yang  semakin pesat  ialah  pertanda  bahwa  dunia  telah memasuki  era  globalisasi,  era  global  ini tidak hanya sektor ilmu pengetahuan dan teknologi  saja  yang  terkena  dampaknya, namun  ada  beberapa  sektor  yang  ikut dalam  arus  ini  yaitu  sosial,  politik, kebudayaan  dan  lain  sebagainya.  Secara nyata  globalisasi  tidak  boleh  dianggap suatu hal yang sepel oleh setiap kalangan masyarakat,  karena  secara  langsung maupun  tidak  langsung  globalisasi  ini membawa  imbas  pada  setiap  komponen, salah satunya termasuk sistem pemerintahan.  Terselenggaranya  sistem pemerintah  yang  baik (good governance) bisa  dilihat  dari  sistem  birokrasi  yang bersih  dan  tidak  ada  penyelewenggan dana  operasional  di  dalamnya.  Praktik good governance adalah praktik pemerintahan yang bersih dan bebas dari KKN serta berorientasi pada kepentingan publik  dan  praktik  pemerintahan  dinilai baik jika mampu mewujudkan transparansi,  penegakan  hukum,  dan akuntabilitas  public  (Dwiyanto,  2006, p.19). Era global cenderung menimbulkan tantangan dengan segala macam kerumitannya,  oleh  sebab  itu  Informasi memiliki  peran  sentral  dalam  lini kehidupan berdemokrasi, sebanding benar  bahwa  kebutuhan  akan  informasi merupakan keharusan, sebagaimana yang tercantum dalam Undang-undang Republik Indonesia nomor 14 tahun 2008 tentang  Keterbukaan  Informasi  Publik menyebutkan bahwa:
“Informasi adalah keterangan, pernyataan,  gagasan,  dan  tanda- tanda  yang  mengandung  nilai, makna,  dan  pesan,  baik  data,  fakta maupun  penjelasannya  yang  dapat dilihat,  didengar,  dan  dibaca  yang disajikan  dalam  berbagai  kemasan dan format sesuai dengan perkembanganteknologi informasi dan  komunikasi  secara  elektronik
ataupun  nonelektronik” (Undang- Undang No. 14, 2008).
Untuk mengelola manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat.  Demikianlah  kecenderungan  di abad informasi ini, berkembang pesat dan penuh  liku-liku  persaingan  dan  maju mundurnya  sangat  tergantung  pada informasi.  Salah  satu  informasi  yang sangat  penting  bagi  sektor  bisnis  yakni rekaman  dari  kegiatan  bisnis  itu  sendiri, rekaman itu terdapat pada arsip (Amsyah, 1995,  p.xi).  Secara  spesifik  definisi  arsip yang  dirisalahkan  dalam  Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang  Kearsipan  pada  pasal  1  bahwa arsip adalah:
“Rekaman  kegiatan  atau  peristiwa dalam  berbagai  bentuk  dan  media sesuai dengan perkembangan teknologi  informasi  dan  komunikasi yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi  kemasyarakatan,  dan perseorangan  dalam  pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara ”.  (Undang -Undang No. 43, 2009)
Bila  di  analisa  hubungan  antara arsip  dan  informasi  memiliki  kedekatan yang erat, realita yang terjadi bahwa arsip dan  informasi  tidak  bisa  berdiri  sendiri, karena  informasi  tidak  akan  diperoleh jika  tidak  ada  arsip  yang  tercipta  lalu arsip  pun  tidak  akan  tercipta  tanpa adanya  kegiatan  yang  mengiringinya. Dalam  perspektif  Indonesia  arsip  terbagi menjadi  dua  yaitu  arsip  dinamis  (arsip dinamis  aktif,  arsip  dinamis  inaktif)  dan arsip  statis.  Menurut  nilai  gunanya  arsip memiliki nilai primer yang terdapat pada arsip dinamis aktif dan juga arsip dinamis inaktif,  kemudian  nilai  guna  sekunder terdapat  pada  arsip  statis.  Problematika kearsipan  di  Indonesia  menjadi  masalah akut  dan  masih  jauh  tertinggal  dari
Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis
negara  maju  seperti  Eropa,  Amerika, Belanda  dan  bangsa  maju  lainnya.
Pemahaman
serta pengetahuan masyarakat  terhadap  arsip  sangatlah sempit.  Persepsi  masyarakat  tentang arsip  yakni  menganggap  arsip  hanya benda  usang  yang  tak  berdaya  berguna lagi  hanya  sebatas  kertas  bekas  pakai hasil  samping  kegiatan  administrasi semata. Ironinya kebanyakan masyarakat sering  menganggap  remeh  arsip  pribadi mereka,  ini  diperparah  dengan  tidak terawatnya  arsip-arsip  pribadi  mereka seperti  akta  kelahiran,  akta  tanah,  akta pernikahan dan lain-lain, masyarakat kita beranggapan  bahwa  arsip  itu  setelah kegiatan  administrasi  selesai  maka  tidak ada  artinya  sebuah  arsip.  Padahal  di  era teknologi  informasi  dan  komunikasi  ini arsip  tercipta  mempunyai  format  serta bentuk beragam dan arsip tercipta secara unik  sesuai  tugas  pokok  suatu  lembaga ataupun  perseorangan.  Paradigma  lama masyarakat  terhadap  arsip  harus  segera diluruskan  jika  masalah  ini  dibiarkan begitu  saja  tanpa  ada  solusi  untuk mencari jalan keluar maka bisa dipastikan bangsa  ini  akan  kehilangan  memori kolektif  yang  mengakibatkan  terjadinya amnesia masal tentang sejarah bangsanya dimasa silam.
Bangsa  ini  seharusnya  mengambil pelajaran  ketika  terjadi  sengketa  pulau antara  pulau  Sipadan  dan  pulau  Ligitan yang  diambil  alih  kepemilikan  oleh negara  Malaysia,  dalam  hal  ini  Indonesia tidak  berhak  atas  kedua  pulau  tersebut dan  kalah  di  meja  hukum  Internasional tidak  lain  karena  kurangnya  bukti,  inilah fakta  nyata  betapa  pentingnya  sebuah arsip oleh karenanya arsip harus kita jaga dan  kita  lestarikan  keberadaannya sebagai  aset  penting  bangsa  Indonesia tercinta  ini.  Disini  peran  lembaga kearsipan baik Nasional, Provinsi, Kabupaten  atau  Kota  dan  Perguruan Tinggi dan arsiparis harus bersinergi dan membangun  harmonisasi  secara  baik guna mendekatkan arsip kepada masyarakat  dan  membangun  kepedulian
masyarakat  terhadap  arsip.  Dengan begitu rasa kecintaan masyarakat khususnya  generasi  muda  terhadap  arsip perlahan  akan  terpupuk  dan  secara otomatis membangkitkan gairah kecintaan pada sejarah panjang bangsa ini dalam meraih kebebasan yang hakiki dari serdadu  penjajah.  Untuk  mencapai keberhasilan  tersebut  kiranya  harus membangun  sinergi  dalam  pembentukan karakter,  strategi  membangun  karakter generasi  bangsa  bisa  dalam  berbagai macam  multidimensi,  salah  satunya  bisa melalui  perpektif  berkearsipan.  Istilah hoax yang marak saat ini disebabkan arus penyebaran informasi yang tidak tersaring secara  baik,  cepatnya  informasi tersebar ke khalayak tidak diiringi dengan keaslian  isi  informasi  di  dalamnya sehingga informasi yang tersebar hanyalah berita bohong demi keuntungan pihak tertentu semata, oleh sebab itu kita harus  cermat  &  bijak  dalam  memperoleh informasi. Pada era keterbukaan informasi  publik  saat  ini  kehadiran  arsip statis  di  Indonesia  sangatlah  diperlukan karena  jatidiri  dan  memori  kolektif  akan terjaga  kelestariannya  setiap  zaman. Ketika  kita  berbincang  mengenai  arsip statis  maka  dalam  benak  kita  akan muncul  bahwa  arsip  statis  itu  arsip  yang berdasarkan  jadwal  retensi  arsip  telah habis  retensinya  yang  berketerangan dipermanenkan  yang  diserahkan  ke lembaga  kearsipan  untuk  disimpan, dirawat  dan  dijaga  kelestariannya  baik fisik  serta  informasinya.  Arsip  statis memiliki  nilai  sekunder  yang  berguna untuk  riset  demi  pengembangan  ilmu pengetahuan  dan  peradaban  di  masa depan, sebagai sumber informasi dan juga sebagai  memori  kolektif  bangsa  yang menyimpan  catatan  sejarah  masa  lalu. Kehadiran  arsip  statis  bagi  bangsa Indonesia  merupakan  suatu  hal  yang mutlak  karena  arsip  statis  menyimpan khasanah  lembaran  sejarah  panjang dinamika  perjalanan  bangsa  ini,  bukti autentik  yang  terkandung  di  dalamnya
Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis
berguna
untuk
bahan pertanggungjawaban  nasional  yang  bisa memberi  kelancaran  dalam  kehidupan berbangsa, bernegara dan bermasyarakat serta  menjadikannya  sebagai  pilar kokohnya persatuan bangsa.
Dalam  hal  pengelolaan  arsip  statis, lembaga  kearsipan  kota  atau  kabupaten, lembaga  kearsipan  provinsi  dan  lembaga kearsipan perguruan tinggi harus berpedoman  kepada  standar  nasional yang mengacu pada ANRI (Arsip Nasional Republik  Indonesia)  maupun  standar internasional  yaitu  ICA (International Council on Archives) ,  sehingga  dalam  hal teknis praktisnya pengelolaan arsip statis akan  berjalan  baik  dan  maksimal.  Dalam proses  penciptaannya  arsip  statis  tidak hanya  sebatas  media  konvensional  saja melainkan  arsip  statis  tercipta  dengan berbagai  macam  media  dan  coraknya sesuai  dinamisnya  perkembangan  zaman seperti  audio  visual,  elektronik,  bentuk khusus  dan  lain  sebagainya.  Secara praktik  pengelolaan  arsip  statis  itu sendiri  terdiri  dari  akuisisi,  pengolahan arsip  statis,  preservasi  dan  akses. Kemudian  yang  menjadi  fokus  bahasan pada  kajian  ini  yaitu  tentang  alih  media arsip  statis  yang  mana  alih  media  masuk dalam  tahapan  preservasi,  dengan demikian alih media salah satu instrumen penting  dalam  preservasi.  Alih  media arsip  statis  dirasa  perlu  dilakukan  oleh lembaga kearsipan mengingat tingkat usia atau  lama  masa  simpan  arsip  statis  yang berbeda  –  beda  dan  informasi  serta  fisik satu  dengan  arsip  statis  yang  lain  pun berbeda,  demi  menjaga  ketahanan  fisik dan keutuhan informasi yang terkandung di  dalam  arsip  statis  maka  alih  medialah menjadi  salah  satu  cara  konkret  demi menjaga  kelestarian  arsip  statis  tersebut. Secara  konseptual  alih media  merupakan kegiatan penyelamatan untuk arsip statis yang memiliki nilai tinggi.
Kemudahan  dalam  proses  alih media  di  abad  21  ini  didukung  dengan kemunculan  teknologi  digital  mutakhir yang  beraneka  ragam  dengan  spesifikasi
tinggi  dengan  kelebihan  dan  kekurangan dari  teknologi  tersebut.  Oleh  karena  itu harus  ada  pemanfaatan  teknologi  secara optimal  sehingga  kegiatan  alih  media arsip  statis  oleh  lembaga  kearsipan  akan berjalan  lancar.  Sebelum  melakukan praktik  alih  media  arsip  statis  banyak sekali  faktor  yang  harus  diperhatikan pertama ialah mengenai konteks informasi  yang  terkandung  didalamnya, lalu  melihat  kondisi  dari  fisik  arsip statisnya  apakah  arsip  tersebut  dalam kondisi  baik  ataukah  tidak  layak  untuk proses  alih  media  karena  mengalami kerusakan,  faktor  informasi  dan  kondisi arsip  merupakan  hal  pokok  yang  harus selalu  di  perhatikan  sebelum  alih  media. Kedua  ialah  memperhatian  media  atau format  arsip  statis  yang  ingin  dialih mediakan,  langkah  ini  dirasa  penting karena  menyangkut  pemilihan  teknologi yang  cocok  untuk  alih  media  arsip  statis. Ketiga  ialah  harus  mengikuti  pedoman dan  standar  baku  dari  Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dan  Peraturan  Pemerintah  Nomor  28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang -Undang  Nomor  43  Tahun  2009  Tentang Kearsipan.  Keempat  harus  menyediakan sarana prasarana yang memadai sebelum melakukan alih media arsip statis, karena dengan  adanya  sarana  prasarana  yang berstandar  maka  berdampak  pada keberhasilan  dalam  proses  alih  media. Kelima  ialah  penyimpanan  arsip  statis pasca  alih  media  harus  memperhatikan prinsip asal usul (Principal  Of Provenance) dan  Prinsip  aturan  asli (Principle  Of  Original  Older) ,  ketika penyimpanan  fisik  arsip  statis  dengan sistem  subjek  maka  softcopynya  juga ketika disimpan dalam map virtual harus menggunakan sistem subjek.
Terkait  pokok-pokok  pikiran  latar belakang yang disampaikan di atas, maka dalam tulisan ini hendak dikaji ialah:
1.
Apa Sarana Prasarana Yang
Digunakan  Dalam  Alih  Media  Arsip Statis?
Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis

## 2. Bagaimana  Proses  Alih  Media  Arsip Statis?
Ada beberapa tujuan yang sekiranya ingin  dicapai  dalam  kajian  ini,  adalah sebagai berikut:
1. Untuk  mendeskripsikan  Sarana Prasarana  Digunakan  Dalam  Alih Media Arsip Statis.
2. Untuk  mendeskripsikan  Proses  Alih Media Arsip Statis.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Sarana  Prasarana  Dalam  Alih  Media Arsip Statis
Demi  terwujudnya  perencanaan, pelaksanaan  dan  evaluasi  terkait  dengan kegiatan  alih  media  arsip  statis  perlu adanya  perancanaan  matang  orientasi dalam  jangka  panjang.  Harus  ada perencanaan  strategis  terkait  pemilihan sarana  dan  penyediaan  prasarana  yang bermutu  oleh  lembaga  kearsipan  yang mempunyai tanggungjawab secara penuh dalam pengelolaan arsip statis diantaranya  lembaga  kearsipan  Nasional (ANRI),  lembaga  kearsipan  Kota  atau Kabupaten,  dan  lembaga  Kearsipan perguruan  tinggi.  Disinilah stakeholder memiliki  peran  dan  ikut  andil  dalam menyuarakan  gagasan  dan  kebijakan dalam hal anggaran. Cukup relevan untuk lembaga  kearsipan  jika  pengeluarkan anggaran  lebih  dalam  penyediaan  sarana dan  prasarana  pendukung  ini  dibuktikan dengan  kondisi  nyata  dilapangan  bahwa sarana  dan  prasarana  tersebut  memang berstandar  dan  memiliki  kualitas  baik. Keberhasilan  serta  kelancaran  dalam kegiatan alih media arsip pasti memerlukan  sarana  dan  prasarana  yang handal  dan  sesuai  standar  kearsipan. Adapun sarana prasarana yang dibutuhkan  antara  lain:  penyediaan ruang,  peralatan,  perangkat  lunak, kualifikasi  arsip  &  kualifikasi  sumber daya  manusia  (Effendhie,  2010,  p.25). Adapun  sarana  dan  prasarana  alih media arsip statis sebagai berikut:

## 1. Ruang Alih Media Arsip Statis
Kegiatan  alih  media  arsip  statis harus  memiliki  ruang  yang  baik  dalam arti  ruang  tersebut  tidak  hanya  memberi kesan  nyaman  bagi  arsiparis  semata dalam  proses  alih  media  arsip  statis namun  ruang  tersebut  harus  menjadi tempat  yang  presentatif  supaya  arsiparis bersemangat dalam melaksanakan tugasnya.  Beberapa  aspek  yang  perlu ditinjau  dalam  penyediaan  ruang  alih media  arsip  statis  yaitu  sebagai  berikut, pertama  ialah  fasilitas  pendukung  alih media  seperti  teknologi  digital  harus lengkap, berstandar dan memiliki spesifikasi yang handal. Kedua perangkat keamanan  ruangan  seperti  CCTV,  alat pemadam  kebakaran,  Alarm,  adanya pintu  darurat  bila  terjadi  hal  yang  tidak diinginkan.  Ketiga  adanya  pengatur  suhu kelembaban  ruangan  yaitu  AC,  suhu ruangan  akan  stabil  jika  tersedianya  alat pengatur suhu dan juga terdapat ventilasi sehingga  sirkurasiudara  menjadi  baik. Keempat  adanya  kotak  alat  P3K (Pertolongan  Pertama  Pada  Kecelakaan) yang  tersedia  di  ruang  alih  media  arsip. Kelima  tersedianya  aliran  listrik  yang berkapasitas  besar  karena  jika  berbicara tentang  alih  media  arsip  statis  ke  media digital  maka  daya  listrik  yang  dipakai haruslah mencukupi, kemudian tersedianya  alat  genset  sehingga  jika sewaktu-waktu  ada  pemadaman  listrik secara  mendadak  maka  akan  cepat teratasi. Lalu ruang alih media dilengkapi dengan  stabilizer  guna  menstabilkan aliran  listrik  dan  UPS (Uninterruptible Power  Supply) untuk menyimpan cadangan  suplai  daya  arus  listrik.  Hal yang terlebih penting lagi yaitu membangun  komunikasi  yang  intens antara lembaga kearsipan dengan perusahaan  penyedia  jasa  yaitu  PLN  hal ini  bertujuan  jika  suatu  waktu  ada pemadaman secara mendadak pihak PLN bisa  menghubungi  lembaga  kearsipan untuk  mempersiapkan  segala  sesuatunya sebelum listrik padam. Keenam pengaturan cahaya yang baik di ruang alih
media.  Ketujuh  ialah  ialah  memiliki  data center, sehingga hasil alih media ataupun imagingnya  dan  metadata  itu  sudah langsung ke data center.
2. Perangkat Software Hardware Penyediaan sarana prasarana selanjutnya  berkenaan  dengan  kegiatan alih media arsip statis yaitu tersediaanya perangkat software dan hardware
berstandar  baik  dengan  spesifikasi  yang handal memungkinkan
dalam pelaksanaan proses alih media maka akan
Tabel 1. Standar Sarana Pengujian Arsip Sumber: Prosedur Tetap Nomor 11 Tahun 2011 Tentang Pengujian Sarana Dan Prasarana Penyim- panan Arsip.
Gambar 1. Ruang Data Center Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta Sumber: Dokumentasi pribadi, 2015.
Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis
memberi  kelancaran  kedepannya.  Alih media  arsip  statis  sangat  hubungannya dengan  teknologi  digital  yang  digunakan. Adapun perangkat software yang digunakan yaitu sebagai berikut, pertama yaitu program manipulasi gambar seperti Corel  Draw,  ACDSee  Pro  7,  Photoshop, AutoCAD,  kemudian software untuk pemindaian  arsip  tekstual  menggunakan scan  seperti  software  bawaan  dari  alat scan,
ACDSee, Nextimage.
Kedua perangkat  hardware  yaitu  PC  dengan spesifikasi terbaru, scanner, tape recorder,  video  player, plotter ,  kamera digital,  alat back  up data  (CD,  DVD, Hardisk, Flasdisk).

## 3. Kondisi Arsip Statis
Secara  umum  tujuan  dari  kegiatan alih  media  arsip  statis  dari  yang hard menjadi soft itu  sendiri  yaitu  sebagai sarana backup data, sebagai pengamanan fisik  serta  informasi  dari  segala  macam gangguan  seperti  kehilangan  arsip  akibat ketelodoran  manusia  atau  human  eror, faktor  alam  seperti  bencana,  hama,  dan faktor  lainnya.  Alih  media  arsip membutuhkan  perencanaan  yang  matang terlebih  lagi  butuh  kajian  serta  observasi sebelum  pelaksanaannya,  terkait  hal tersebut sangat penting karena berkaitan dengan  dengan  pemilihan  teknologi  yang cocok  sebagai  alat  alih  media.  Sebelum seorang  arsiparis  melakukan  alih  media arsip statis ada baiknya harus melakukan pemeriksaan  terhadap  kondisi  fisik  arsip dan informasi arsip statis yang terkandung didalamnya. Terdapat parameter  penting  dalam  menentukan arsip  statis  tersebut  layak  atau  tidak untuk dilakukan alih media yang pertama seorang  arsiparis  melakukan  penilaian terhadap  bakal  calon  arsip  yang  akan dialih  mediakan,  penilaian  tersebut dengan  melihat  ke  bagian  fisik  arsipnya dan  juga  melihat  informasi  yang terkandung.  Hal  penting  yang  menjadi dasar  dari  penentuan  prioritas  dalam proses  seleksi  bahan  untuk  dipencitraan digital  yaitu  analisis  nilai  intelektual,
karakteristik  fisik  dan  bahan  arsip  asli, dan tujuan digitalisasi arsip (peningkatan akses  dan  membantu  preservasi  arsip asli) (Effendhie, 2010, p.35-36).
4. Peran Arsiparis Di Era Multimedia Seyogyanya jabatan fungsional arsiparis  memang  dipersiapkan  untuk menjadi praktisi dibidang kearsipan yang handal,  yang  mana  dalam  kondisi  nyata dilapangan  arsiparis  selain  menjadi  ahli dibidang  terapan  harus  juga  memiliki pemikiran  teoritis  dan  gagasan  demi pengembangan  ilmu  kearsipan  di  masa depan.  Adapun  tugas  pokok  arsiparis yang  tercantum  dalam  Peraturan  Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5  Tahun  2016  Tentang  Standar  Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis.
“Tugas  yang  dilakukan  Arsiparis dalam melaksanakan kegiatan kearsipan  dalam  mendukung  tugas pokok  dan  fungsi  satuan  unit kerjanya, yang meliputi: pengelolaan arsip  dinamis,  pengelolaan  arsip statis,  pembinaan  kearsipan,  dan pengolahan  dan  penyajian  arsip menjadi informasi” (Peraturan Kepala ANRI No.5, 2016).
Bila ditilik sejenak tentang arsiparis dalam  konteks  indonesia,  bahwa  jabatan fungsional  arsiparis  mempunyai  beban tanggungjawab  yang  cukup  besar  di bidang  manajemen  kearsipan  karena tidak  ada  pemisahan  bidang  kerja pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan  arsip  statis.  Lain  halnya dengan  luar  negeri,  lembaga-  lembaga pendidikan kearsipan di luar negeri sudah lama mengadopsi kurikulum yang dikeluarkan  UNESCO  yang  membedakan dengan  jelas  antara Records Management dan Administration  of  Modern  Archives (General  Information  Programme  and UNISIST-UNESCO,  1992).  Dari  lembaga- lembaga  pendidikan  tersebut  selain melahirkan  gene-ralis  (misalnya Record
Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis
Manager dan Archivist )  juga  melahirkan spesialis  (misalnya  ahli Bussines Records , Banking Records,
Medical Records, Electronic  Records ,  ahli  konservasi,  ahli preservasi, dll) (Effendhie, 2008).
Alih  media  arsip  dan  teknologi diibaratkan  anggota  tubuh  manusia,  oleh karenanya  lembaga  kearsipan  dalam melakukan  pengembangan  kompetensi profesi  arsiparis  tidak  hanya  berkutat masalah  kearsipan  semata  namun  pada dasarnya cukup penting seorang arsiparis
diikutkan  dalam  pelatihan  dibidang  IT demi  menambah  pengalaman  dan  juga keterampilan  di  era  digital  saat  ini. Terkait  dengan  alih  media,  pada praktiknya  memang  alih  media  arsip statis itu berkaitan erat dengan teknologi digital  maka  arsiparis  dituntut  selain menguasai teori dan praktik dibidang tata kearsipan  juga  harus  menguasai  sedikit demi  sedikit  seputar  teknologi  yang digunakan  untuk  alih  media  arsip  statis. Zaman  sudah  bergerak  ke  arah  ICT
Tabel 2. Reproduksi/ Alih Media Arsip Statis, Pelaksana: Arsiparis Mahir Sumber:  Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2016 Tentang Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis
Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis
(Information and Communication
Technologies), sekarang  segala  pekerjaan mau  tidak  mau  harus  melibatkan teknologi terutama penggunaan komputer.  Arsiparis  harusnya  sudah mulai  bergerak  menghadapi  era  serba multimedia, tidak hanya seputar kearsipan  saja  namun  arsiparis  harus berbekal  ilmu  dan  juga  keterampilan dibidang teknologi informasi dan komunikasi.  Arsip  dan  teknologi  adalah dua  sisi  yang  tidak  terpisahkan.  Apabila dirunut  dalam  perjalanan  sejarahnya, perkembangan  arsip  senantiasa  beriring dengan  perkembangan  teknologi,  lebih khusus teknologi komunikasi dan informasi.  Berbagai  perkembangan  ini menuntut  profesional  arsiparis  untuk menyesuaikan pengetahuan
dan keterampilan  yang  dimiliki.  Tanpa penguasaan teknologi yang memadai sulit untuk  mengembangkan  profesionalitas arsiparis (Burhanudin, 2013, p.111).

## Proses Alih Media Arsip Statis
Sebelum  pelaksanaan  proses  alih media  arsip  statis,  prosedur  baku  yang harus  dilakukan  membuat  berita  acara alih  media  oleh  lembaga  kearsipan  ialah membuat  berita  acara  alih  media  arsip statis  dan  daftar  arsip  alih  media. (Peraturan  Pemerintah  Nomer  28  Tahun 2012)
Adapun  daftar  arsip  statis  yang dialihmediakan
sekurang-kurangnya memuat: 1. pencipta arsip
2. nomor urut 3. jenis arsip 4. jumlah arsip
5. kurun waktu 6. keterangan 7. penandatangan oleh pimpinan lembaga kearsipan
Gambar 2. Contoh Format Berita Acara Alih Media Arsip Statis Sumber: Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2016 Tentang Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis
Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis
Adapun  tahapan  proses  alih  media arsip  statis  media  tekstual  ke  teknologi digital  dengan  dengan  mengunakan teknologi  pemindaian  yaitu  scanner, adalah sebagai berikut:
1. Tahap Persiapan.
2. Seorang  arsiparis  mengambil  fisik arsip  statis  di  depo  arsip  statis kemudian  membawanya  ke  ruang alih media arsip statis.
3. Hidupkan  komputer,  sambungkan alat scan ke komputer.
4. Setelah  tersambung,  hidupkan  scan dengan menekan tombol power yang terdapat pada scan.
5. Klik  menu  star  pada  star  pada komputer, klik aplikasi scan kemudian  tunggu  loading  beberapa saat sampai scan siap digunakan.
6. Masukkan  arsip  statis  satu  per  satu kedalam alat scanner.
7. Tahap  selanjutnya  yaitu  proses cropping , pertama klik preview untuk melihat  area  arsip  yang  akan dilakukan  scan,  kedua  melakukan proses cropping, ketiga save in arsip
statis  yang  sudah  di  cropping  dan pilih format dalam file JPG.
8. Kemudian klik scan.
9. Proses  alih  media  arsip  statis tekstual  telah  selesai,  kemudian dalam  hal  penyimpanan  softfile  di komputer  harus  mempertahankan prinsip-prinsip  yaitu  prinsip  aturan asli  dan  prinsip  asal  usul.  Setelah proses  alih  media  selesai  fisik  arsip statis  kembali  disimpan  ke  depo arsip statis.
Setelah  arsip  statis  dialih  mediakan kedalam  format  digital  maka  dilakukan proses  penyimpanan  guna  kepentingan pelestarian  dan  juga  penyelamatan  arsip. Penyimpanan arsip hasil alih media secara prinsip  harus  sama  dengan  penyimpanan arsip  tekstualnya.  Kemudian  arsip  yang sudah  dialih  mediakan  disimpan  pada aplikasi  sistem  kearsipan  yang  dimiliki oleh lembaga kearsipan guna layanan dan akses  bagi  pengguna  arsip.  Kita  ketahui bahwa  pada  dasarnya  arsip  statis  itu sifatnya  terbuka  namun  ada  beberapa
Gambar 3:. Flowchrat Alih Media Arsip Statis
Sumber: Zulhalim, Desain Dan Implementasi Aplikasi Alih Media Arsip Statis Menggunakan Visual Basic.Net, Sql Server Dan Crystal Report Studi Kasus : Sistem Informasi Manajemen Arsip Plus Di Ba- dan Perpustakaan Arsip Daerah Propinsi Dki Jakarta , Jakarta: STMIK JAYAKARTA, hlm 6
Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis
arsip statis yang tidak boleh di akses oleh siapapun  karena  kebijakan  dari  pencipta arsipnya.  Akses  arsip  statis  sebagaimana dimaksud dalam Pasal 90 ayat (2) huruf d, dilaksanakan dalam
rangka pemanfaatan,pendayag
unaan, dan pelayanan publik.
Adapun  aplikasi  sistem  informasi kearsipan  yang  dimiliki  oleh  Arsip Nasional  Republik  Indonesia  yaitu  JIKN dan  aplikasi  sistem  infrormasi  yang dimiliki  oleh  unit  pelaksana  teknik  Balai Arsip  Statis  Dan  Stunami  ANRI  sebagai berikut:
Berdasarkan pembahasan pada diatas,  maka  perlu  dilakukan  analisis secara mendalam terkait konteks pemanfaatan  teknologi  digital  dalam mendukung  proses  alih  media  arsip  statis diatas.  Adapun  hasil  analisis  tersebut sebagai berikut, pertama secara nyata alih media  arsip  statis  merupakan  kegiatan penyelamatan  terhadap  isi  dan  informasi dari  arsip  statis,  namun  ada  baiknya  jika
arsip  dinamis  yang  berpotensi  sebagai arsip  statis  maka  sebelum  diserahkan  ke lembaga  kearsipan,  unit  pencipta  arsip harus  melakukan  tindakan  pencegahan sedini  mungkin  seperti  preservasi  dari arsip masih dikatagorikan dinamis sehingga  diwaktu-waktu  arsip  dinamis tersebut  menjadi  statis  maka  arsipnya akan  tetap  terjaga  dengan  baik  dari  segi fisik  dan  juga  informasinya.  Selama  ini memang  kita  hanya  berpikir  tentang lembaga kearsipan saja yang berhak dalam melakukan  preservasi  arsip,  namun  kita jarang  berpikir  bahwa  unit  pencipta  yang
mana adalah pencipta arsip itu juga harus bisa melakukan preservasi arsip dinamisnya.  Kedua  adalah  ketika  kita berbicara mengenai alih media arsip statis maka  tidak  sekedar  penyediaan  sarana prasarana  pendukung  dan  proses  alih medianya  saja  yang  dianggap  penting namun  lebih  dari  itu  ada  suatu  hal  yang lebih  penting  yaitu  otentikasi  dari  arsip hasil  alih  media  tersebut.  Alih  media
Gambar 4. JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) ANRI Sumber: www.jikn.go.id
berkaitan  dengan  teknologi,  seperti  apa yang  digunakan  untuk  alih  medianya?, bagaimana metodenya?, bagaimana pembakuan hukumnya apakah ada proses otentikasinya  setalah  alih  media?,  dewasa ini  alih  media  akan  berfungsi  sebagai dokumen peradiran apabila ada otentikasi, oleh  karenanya  penerapan  otentikasi suatu  dokumen  digital  hasil  alih  media dirasa  sangat  penting.  Ketiga  ialah  terkait dengan pengolahan arsip statis, normalnya arsip statis di olah terlebih dahulu barulah dilakukan  proses  alih  media,  opsi  lain mungkin  ternyata  bisa  di  alih  media dahulu  baru  diolah  supaya  lebih  efektif dan  efisien  dalam  hal  penggunaan  waktu, tapi  berkenaan  dengan  hal  tersebut  apa memungkinkan?  pasti  ada  resiko  yaitu akan  menghilangkan  prinsip  aturan  asli dan  prinsip  asal-usul,  jawabannya  ialah arsip  statis  harus  tetap  diolah  terlebih dahulu  barulah  dilakukan  alih  media karena  sudah  diatur  jelas  dan  terperinci dalam Undang – Undang Nomer 43 Tahun
2009  Tentang  Kearsipan  dan  Peraturan Pemerintah  Nomer  28  Tahun  2012 Tentang  Pelaksanaan  Undang  –  Undang Nomer 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Lain  halnya  dengan  arsip  statis  yang  dari arsip  dinamisnya  sudah  dialih  mediakan oleh  unit  pencipta  sehingga  sewaktu diserahkan  ke  lembaga  kearsipan  arsip tersebut  sudah  dalam  format  digital diserahkan  bersama  arsip  fisiknya,  jadi untuk  diolah  dahulu  baru  dialih  media atau  dialih  media  atau  diolah  dahulu dirasa  tidak  ada  masalah  karena  sewaktu diserahkan  arsip  tersebut  sudah  dialih mediakan  sehingga  tidak  menghilangkan prinsip aturan asli dan prinsip asal-usul.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  kajian  pada pembahasan  diatas  maka  dapat  ditarik kesimpulan  sebagai  berikut.  Pertama Sarana  dan  Prasarana  pendukung  dalam kegiatan alih media arsip statis yaitu ruang alih  media  arsip  statis  harus  berstandar
Gambar 5. Aplikasi sistem kearsipan Balai Arsip Statis Dan Tsunami Sumber: www.balaiarsiptsunamiaceh.anri.go.id
Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis
yang  dilengkapi  dengan  alat  pengatur suhu  atau  AC,  CCTV,  Alarm,  P3K,  pintu darurat,  dan  ventilasi  yang  baik  demi terjadanya  sirkulasi  udara  yang  bagus, UPS,  Genset,  dan  bekerja  sama  dengan PLN sehingga jika ada pemadaman listrik pihak PLN akan memberitahu sebelumnya  kepada  pihak  lembaga kerarsipan, kemudian tersedianya perangkat  software  yaitu  photoshop, ACDSee,  Corer  Draw  dan  hardware  yaitu komputer,  scant,  plotter,  sarana  backup data  seperti  hardisk  dan  flahsdis,  lalu sebelum  proses  alih  media  harus memperhatikan  kondisi  arsip  baik  fisik dan  informasinya,  selanjutnya  peran arsiparis  di  era  multimedia  ialah  harus berbekal pengetahuan dibidang teknologi informasi dan komunikasi.
Kedua Proses alih media arsip statis yaitu  persiapan,  proses  scanning,  proses editing,  dan  menyimpan  arsip  statis tekstual menjadi digital dalam format JPG, kemudian  menyimpan  fisik  arsip  di  depo arsip  dan  arsip  yang  sudah  dialih mediakan  disimpan  pada  aplikasi  sistem kearsipan  yang  dimiliki  oleh  lembaga kearsipan  guna  layanan  dan  akses  bagi pengguna arsip.
Ketiga  berdasarkan  analisis  terkait konteks  pemanfaatan  teknologi  digital dalam  mendukung  proses  alih  media arsip statis yaitu pertama preservasi arsip statis  seharusnya  dilakukan  sewaktu arsip  statisnya  masih  arsip  dinamis  pada unit pencipta arsip, sehingga bila sewaktu saat arsip dinamis itu menjadi arsip statis maka  arsipnya  akan  tetap  baik,  kedua dalam  alih  media  arsip  tidak  hanya pengadaan sarana dan prasana pendukung  alih  media  dan  proses  alih medianya  saja  yang  dianggap  penting namun ada hal lebih penting yaitu proses otentikasi,  karena  sekarang  dituntut  alih media  akan  berfungsi  untuk  dokumen peradilan  apabila  ada  otentikasi,  ketiga mengenai  Ketiga  ialah  terkait  dengan pengolahan  arsip  statis,  normalnya  arsip statis  di  olah  terlebih  dahulu  barulah dilakukan  proses  alih  media,  opsi  lain
mungkin  ternyata  bisa  di  alih  media dahulu  baru  diolah  supaya  lebih  efektif dan efisien dalam hal penggunaan waktu, tapi  berkenaan  dengan  hal  tersebut  apa memungkinkan?  pasti  ada  resiko  yaitu akan  menghilangkan  prinsip  aturan  asli dan  prinsip  asal-usul,  jawabannya  ialah arsip  statis  harus  tetap  diolah  terlebih dahulu  barulah  dilakukan  alih  media karena  sudah  diatur  jelas  dan  terperinci dalam Undang – Undang Nomer 43 Tahun 2009  Tentang  Kearsipan  dan  Peraturan Pemerintah  Nomer  28  Tahun  2012 Tentang  Pelaksanaan  Undang  –  Undang Nomer  43  Tahun  2009  Tentang Kearsipan.

## DAFTAR PUSTAKA
Agus  Dwiyanto,    (ed.).    “Bab  6: Transparansi  Pelayanan  Publik”  , dalam Mewujudkan Good Governance Melalui Pelayanan Publik .  Yogyakarta:  Gadjah  Mada University Press,2006.
Agus  Sugiarto  dan  Teguh  Wahyono, Manajemen  Kearsipan  Modern:  Dari Konvensional  Ke  Basis  Kompute . Yogyakarta: Gava Media, 2015. Burhanudin  Dwi  Rokhmatun,  Profesi Kearsipan “ Memahami Profesi Kearsipan,  Karakteristik  &  Syarat, Keterampilan &
Pengetahuan,
Kompetensi dan Kode Etik Arsiparis” , Yogyakarta: Panduan, 2013.
Joko  Utomo,  “Arsip  Sebagai  Simpul
Pemersatu Bangsa”, Jurnal Kearsipan ,  Vol.  7/ANRI/56/6456.
Jakarta : ANRI, 2012.
Machmoed Effendhie, Arsip Dan Arsiparis Indonesia  (Sebuah  Catatan  Kecil)
Buletin Kearsipan "Khazanah" Volume  I  No  1 . Yogyakarta:  Arsip UGM, 2008.
Muhammad  Rustam  , Pengolahan  Arsip Elektronik . Jakarta:Universitas
Terbuka, 2009.
Prosedur  Tetap  Nomor  11  Tahun  2011
Tentang  Pengujian Sarana  Dan Prasarana Penyimpanan Arsip, Sumber :anri.go.id/.../99Protap
Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis
%20No%2011%20Tahun%202011% 20Tentang%20Pengujian...,  diakses 07/08/2017.
Peraturan  Pemerintah  Nomer  28  Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang- undang  Republik  Indonesia    Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia  Nomor  5  Tahun  2016 Tentang Standar  Kualitas  Hasil KerjaPejabat  Fungsional  Arsiparis, Sumber: arsip.ugm.ac.id/wp.../05/ Perka_5_2016-Standar-Kualitas- Hasil-Kerja-Arsiparis.pdf, diakses 07/08/2017. Sedarmayanti, Tata  Kearsipan  Dengan Memanfaatkan  Teknologi  Modern. Bandung: Mandar Maju, 2008. Undang-undang
Republik
Indonesia
Nomor  14  tahun  2008  tentang Keterbukaan Informasi Publik. Undang-undang Republik Indonesia
Nomor  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan.
Zulhalim, Desain  Dan  Implementasi Aplikasi  Alih  Media  Arsip  Statis Menggunakan  Visual  Basic.Net,  Sql Server  Dan  Crystal  Report    Studi Kasus : Sistem Informasi Manajemen Arsip  Plus  Di  Badan  Perpustakaan Arsip  Daerah  Propinsi  Dki  Jakarta, Jakarta:
STMIK JAYAKARTA,
Sumber: www.jayakarta.ac.id/
jurnal/jurnal_zul_arsip.pdf ,  diakses
07/08/2017.
Zulkifli
Amsyah, Manajemen
Kearsipan. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama, 1995.