Copyright ©2018, ISSN: 2302-4666 print/ 2540-9638 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/lpustaka

## PENGEMBANGAN APLIKASI ELEKTRONIK ARSIP (E ARSIP) PEMBELAJARAN JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Agung Kuswantoro 1*) , Trisna Novi Ashari 2
12 Departemen Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang, Kampus Sekaran Gunungpati Semarang, Indonesia
*) Korespondensi: agungbinmadik@mail.unnes.ac.id

## Abstract
[ Title: Development of Electronic Record Application (E Arsip) Learning of Office Administration Department] The  focus  of  the  research is  the  development  of  e-archive  application  in  the  learning  process  for  office administration  department.  The  objectives  of  this  study  are  to  examine  the  following  questions;  (1)  what  are  the obstacles  in  the  e-archive  Access  program  for  learning?  (2)  what is  the  appropriate  application  in  developing  e- archive for learning? (3) what is the advantage of the development of e-archive for learning in office adminisration department?Meanwhile,  the  design  of  this  study  is  development  research.  E-archive  Access  Program  which  has been used having some technical problems such as need to often refresh the program while used, operational error, virus, and its dependence on the previous 2010 Application Access. This study found that (1) The obstacle of this e- arcvhive  Access  program  is  that  the  file  is  unable  to  edit; (2)  Software  is  a  solution  for  e-archive  application  for learning  using  Access  program;  and  (3)  the  advantage  of  e-archive  access  program  is  that  it  can  minimize  the system error using the program. Then, this study suggests that there is a need to (1) create a manual book to install and operate application of software-based learning archive; (2) conduct continuous training to practice software- based archive application for learning.

## Keywords: Record Management; Application; E-archive for learning

## Abstrak
Fokus  penelitian  ini  adalah  pengembangan  aplikasi  e  arsip  pembelajaran  jurusan  administrasi perkantoran.Pertanyaan  subfokusnya  adalah (1)  Apa  kendala  dalam  e  arsip  pembelajaran program Access?  (2) Aplikasi  apa  yang  tepat  dalam  pengembangan  e  arsip  pembelajaran?  (3)  Apa  kelebihan  dari  pengembangan aplikasi  e  arsip  pembelajaran  ?  Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui pengembangan  aplikasi  e  arsip pembejaran  jurusan  administrasi  perkantoran, yang  meliputi  (1)  kendala  dalam  e  arsip  pembelajaran  berbasis Access; (2) aplikasi yang tepat dalam pengembangan e arsip pembelajaran;dan (3) kelebihan dari pengembangan aplikasi e arsip pembelajaran. Desain penelitian ini adalah penelitian pengembangan. E arsip programAccess yang selama  ini  digunakan  sering  mengalami  kendala  teknis  seperti  harus  sering  me-refress,  terjadi kesalahan dalam pengoperasiannya, rentang terkena virus, dan ketergantungan dengan aplikasi Access tahun 2010. Simpulan dalam penelitian ini adalah (1) Kendala dalam E Arsip Pembelajaran dengan program Access dalam bentuk file tidak bisa diedit; (2) Sofware sebagai solusi atas apliasi e arsip pembelajaran dengan program Access; (3) Kelebihan aplikasi e  arsip berbasis  sofware  adalah kesalahan sistem dapat diminimalisir  dengan pemprograman.  Saran  dalam penelitian  ini  adalah  (1)  perlu  adanya  buku  petunjuk  dalam  menginstal  dan  mengoperasikan  aplikasi  arsip pembelajaran  berbasis  sofware  (2)  perlu  adanya  latihan  yang berkelanjutan untuk  mempraktekkan  aplikasi  arsip pembelajaran berbasis sofware.
Kata Kunci: Manajemen Arsip; Aplikasi; Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran

## 1. Pendahuluan
Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun  swasta. Manfaat  arsip  bagi  suatu  organisasi  yaitu  arsip  mengandung  informasi  yang  berguna
dalam  pengambilan  keputusan  dan  juga  dapat  dijadikan  sebagai  alat  bukti  apabila  terjadi  masalah  serta dapat dijadikan alat pertanggungjawaban secara hukum.
Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun  sebaliknya  apabila  arsip  dikelola dengan  tidak  tertib  akan  menimbulkan  masalah  bagi  suatu organisasi  (Martono,  1990:45).  Arsip  yang  tidak  mimiliki  nilai  guna,  namun  masih  disimpan mengakibatkan  kantor  (ruang  kerja)  menjadi  tidak  nyaman,  sehingga  berdampak  dalam  suasana  kerja yang tidak produktif.
Masalah kearsipan belum sepenuhnya diperhatikan secara baik oleh masyarakat umum, organisasi pemerintah maupun suatu organisasi swasta. Banyak orang yang masih belum menyadari akan pentingnya arsip, sehingga saat ada arsip belum dikelola dengan baik (Sularso, 2011:8). Dampaknya adalah saat arsip dibutuhkan, maka diperlukan waktu yang lama dalam pencarian arsip.
Setiap  kegiatan  organisasi  baik  itu  organisasi  pemerintah  maupun  swasta  tidak  terlepas  dari lingkup  administrasi,  karena  hal  tersebut  merupakan  suatu  kesatuan  yang  tidak  dapat  dipisahkan.  Oleh karena itu, organisasi harus menata kearsipannya.
Untuk  mewujudkan  tertib  pengelolaan  arsip  ada  beberapa  aspek  yang  harus  ditangani  secara serius.  Salah  satunya  adalah  sistem  (aplikasi)  kearsipan. Sistem  penyimpanan  kearsipan  selama  ini menggunakan cara manual yaitu dengan menyimpan di filling cabinet, sehingga tidak efesien dan efektif dalam segi ruang, waktu, dan biaya.
Ruang/tempat  arsip  yang  dikelola  secara  manual membutuhkan peralatan  seperti filling  cabinet, map,  rak,  dan  lainnya.Waktu  pencarian  arsip  yang  dikelola  secara  manual  membutuhkan  waktu  yang lama,  karena  tidak  rapi  dalam pengadministrasiannya.Biaya  yang  dibutuhkan  dalam  penyimpanan  arsip secara  manual  membutuhkan  biaya  yang  mahal  untuk  membeli/membelajakan  kebutuhan  peralatan kearsipan yang mahal, sehingga membutuhkan perawatan dan pemiharaan arsip.
Seiring  berjalannya waktu dengan  adanya  perkembangan  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi (TIK) maka sistem kearsipan dirancang dengan berbasis komputer (Agus dan Teguh, 2005:34).Sistem ini memiliki  kelebihan  dalam  rancangan  yang  lebih  sederhana  dan  tidak  membutuhkan  waktu  yang lama dalam pencarian arsip (Erhans dan Muliawan, 2007:16).
Manajemen file dalam komputer ditata, sebagaimana sistem kearsipan manual. Misal sistem abjad dalam  sistem  komputer  dengan file,  maka  dengan  menggunakan  folder-folder  dalam  datanya.  Folder  A dibuat, kemudian dalam folder A ada Aa, Ab, Ac, Ad, Ae, Af, Ag, Ah, dan seterusnya (Kuswantoro dan Ashari, 2014:11).
.  Jika  sistem  wilayah,  maka  dalam  data  folder  yang  pertama  dibuat  adalah  Propinsi,  kemudian Kota,  Kecamatan,  dan  Desa.Seperti  folder  propinsi  Jawa  Tengah,  didalamnya  terdapat  folder Semarang.Didalam folder Semarang terdapat folder Semarang Timur, Semarang Barat, Semarang.Didalam  folder  Semarang  Selatan  terdapat  folder  Sekaran,  Banaran,  dan  folder  desa lainnya.Demikian juga dengan sistem penyimpanan arsip dengan system wilayah lainnya.Hal terpenting
dalam  penamaan  folder  berdasarkan  wilayah  adalah  pembuatan  folder  terbesar  ke  terkecil,  umum  ke terkecil, folder ke map, dan lainnya.
Program  komputer  pun berkembang  seperti php  Mysql,  Delphi,  membeli software arsip, membuka  internet  dengan open  source,  dan  lainnya.  Secara  umum  program  ini  mempunyai  kelebihan yang  banyak  dibanding  dengan  sistem  komputer  berbasis file,  karena  program  tersebut  sudah  dirancang dan  desain  sesuai database kearsipan  secara  khusus,  sehingga  harga  aplikasi  tersebut  mahal.  Oleh karenanya  banyak  orang  tidak  mampu  membeli  alpacas  kearsipan  berbasis software tersebut.  Untuk  itu diperlukan sofwore yang  murah,  bahkan free atau  gratis.Menurut  peneliti  salah  satu software yang menunjang  program  ini  yaitu Access, karena  merupakan  program  yang  mendesain database.Database yang  dibuat  adalah  sistem  surat  masuk,  surat  keluar,  penyimpanan  arsip,  kartu  kendali,  buku  agenda masuk, buku agenda surat keluar, dan buku ekspedisi. Pada intinya bahwa sistem ini hanya menyimpan database saja, bukan menyimpan arsip secara fisik.
Kuswantoro  dan  Saeroji  (2014:7)  bahwa  kemudahan  dengan  sistem  menggunakan  program Access adalah  murah  dibanding  dengan  aplikasi  sistem  (software)  kearsipan,  bahkan  gratis  karena termasuk  dalam microsoft  office.  Tahapan  sistem  kearsipan  dengan  program Access adalah mengidentifikasi  kebutuhan,  penentuan  sistem  kearsipan  yang  digunakan,  mengarsip  dokumen  menjadi file, pemeliharaan dokumen, pengamanan dokumen, penyingkiran dokumen, dan pemusnahan dokumen.
Mata  pelajaran  kompetensi  praktek  kearsipan  di  SMK  masih  bersifat  manual.Masih menggunakan  beberapa  peralatan  dan  sarana  seperti filling  cabinet, menggunakan  kartu  kendali,  kartu pinjam  arsip,  cap  pembebas,  dan  lainnya.Padahal,  perkembangan  teknologi  informasi  membutuhkan sistem elektronik, sehingga keberadaan e filling atau e arsip sangat dibutuhkan.
Berdasarkan  pengamatan  peneliti  di  SMK  Negeri  2  Semarang,  bahwa  pembelajaran  kearsipan masih  bersifat  manual.  Guru  pendidikan  administrasi  perkantoran  masih  bingung  dalam  menerapkan pembelajaran e arsip. Hasil wawancara peneliti dengan guru di SMK 2 Semarang mengatakan sarana dan prasarana di sekalahnya masih sederhana, sehingga belum menerapkan pembelajaran e arsip.
Kejadian yang sama, juga dialami oleh SMK Alhikmah Mayong Jepara.Pembelajaran e arsip di SMK  Alhikmah  Mayong  Jepara  masih  bersifat  manual.  Guru  pendidikan  administrasi  perkantoran  di SMK  Alhikmah  Mayong  Jepara  belum  menerapkan  pembelajaran  e  arsip,  karena  belum  memahami konsep pembelajaran tersebut.
Pembuatan  model  e  arsip  yang  perlu  diperhatikan  adalah  identifikasi  kebutuhan,  penentuan program  yang  digunakan,  dan  keunggulan  dalam  model  e  arsip.Oleh  karenanya,  peneliti  sangat  tertarik untuk mengkaji model e arsip untuk pembelajaran di SMK.
Berdasarkan  uraian  di  atas, maka fokus  dalam  penelitian  ini  adalah pengembangan  aplikasi  e arsip  pembelajaran.  Pertanyaan  subfokus  dalam  penelitiannya  yaitu  (1) Apa  kendala  dalam  e  arsip pembelajaran  berbasis Access?  (2) Aplikasi  apa  yang  tepat dalam  pengembangan  e  arsip  pembelajaran? (3) Apa kelebihan dari pengembangan aplikasi e arsip pembelajaran ?
Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui model  kearsipan  pembelajaran  selama  ini dilaksanakan di SMK yang meliputi (1) Mengetahui kendala dalam e arsip pembelajaran berbasis Access; (2) Mengetahui aplikasi yang tepat dalam pengembangan e arsip pembelajaran (3) Mengetahui kelebihan dari pengembangan aplikasi e arsip pembelajaran.

## 2. Metode Penelitian
Desain penelitian  ini  adalah  penelitian  pengembangan.Eq  (2009:45)  mengatakan,  bahwa untuk menghasilkan  produk  tertentu  digunakan  penelitian  yang  bersifat  analisis kebutuhan dan  untuk  menguji keefektifan produk tersebut supaya berfungsi di masyarakat, maka digunakan metode penelitian riset dan pengembangan.  Borg  and  Gall dalam Sugiyono  (2009:407)  menjelaskan  sepuluh  langkah  dalam penelitian  dan  pengembangan (Research  and  Development) yaitu:  (1) Research  and  information collecting  planning, mengkaji  dan  mengumpulkan  informasi  baik  melalui  literatur,  mengobservasi, interview dan  menyusun  tentang kebutuhan  pengembangan; (2) Planning, merencanakan prototype komponen yang akan dikembangkan, termasuk di dalamnya menentukan atau mendefinisikan model yang akan dikembangkan, merumuskan tujuan, menentukan urutan kegiatan, menyusun skala pengukuran dan uji  kemungkinan  dalam  skala  kecil; (3)  Develop  preliminary  form  of  product,  menyusun  atau mengembangkan  produk  awal  atau prototype awal; (4) Preliminary  field  setting,  melakukan treatment atau  uji  coba  terbatas  terhadap  produk  model  awal  (termasuk  melakukan  pengamatan, interview dan angket); (5) Main  product  revision, revisi  hasil treatment dari  produk  model  awal; (6) Main  field testing,penerapan  uji  lapangan  (observasi  dan  interview); (7) Operational  product  revision, melakukan revisi  produk  berdasarkan  hasil  uji  coba  lapangan; (8) Operational  field  testing,  melakukan  uji  coba lapangan; (9) Final product revision, melakukan revisi akhir terhadap model dan penetapan produk akhir; (10) Dessimination and implementation, melakukan desiminasi dan implementasi ke berbagai pihak.
Subjek    penelitan    ini  adalah siswa,  guru  administrasi  perkantoran  dan  dosen  administrasi perkantoran.  Siswa  yang  terlibat  dalam  penelitian  ini  adalah  siswa  SMK  Ky  Ageng  Demak  yang berjumlah 35 siswa, sedangkan guru yang terlibat dalam guru administrasi yang terlibat dalam diskusi dan uji  coba  aplikasi  e  arsip  pembelajaran  yaitu beberapa guru  SMK  Negeri  1  Kudus  yang  berjumlah  tiga orang.  Dosen  yang  terlibat  dalam  penelitian  ini  adalah  dosen  pendidikan  administrasi  perkantoran UNNES  yaitu  Sularso  Mulyono. Namun,  dengan  mempertimbangkan  waktu,  desain  penelitian  ini  dapat disederhanakan sesuai dengan bagan di bawah ini:

## Bagan Alur Penelitian
Langkah-langkah  dalam  penelitian  ini sesuai  dengan  bagan  di  atas  yaitu  (1)  mengidentifikasi pelaksanaan  pembelajaran  kearsipan  di  SMK  (2)  mengumpulkan  berbagai  informasi  yang  dapat digunakan sebagai bahan untuk perencanaan pengembangan produk model e arsip untuk pembelajaran (3) mendesain atau merancang produk pengembangan model e arsip (4) Validasi desain produk, merupakan proses kegiatan untuk menilai apakah rancangan produk dalam hal ini model e arsip. Dikatakan rasional

## Pengembangan Model
Uji Coba Skala Luas Penerapan  e arsip di SMK Model Akhir Analisis Hasil 1. Analisis Hasil Uji 2. Penetapan Hasil
Uji 3. Pembuatan Pedoman 4. Penyusunan Laporan 5. Desiminasi Pelaporan Validasi Model Hasil Identifikasi Kebutuhan Lapangan
Model Rancangan Validasi Pakar Uji Coba Model (Action Research) Uji Terbatas Model Evaluasi Hasil Perbaikan Model Uji Terbatas

## Studi Pendahuluan
(Need Assesment)

## Studi Kepustakaan
1. Teori
2. Hasil penelitian terdahulu Studi Lapangan (Naturalistik Inkuiri) Penyusunan Rancangan
Model
karena  validasi  di  sini  masih  bersifat  penilaian  berdasarkan  pemikiran rasional (rational  judgment) dari ahli  (pakar),  belum  fakta  dilapangan.oleh  karena  itu,  validasi  desain  produk  ini  dilakukan  dengan  cara mengkonsultasikan  lewat  pakar  atau  tenaga  ahli  yang  sudah  berpengalaman  untuk  menilai  produk  baru yang  dirancang.  Validasi  desain  dilakukan  dalam  forum  diskusi,  selanjutnya  diketahui  kelebihan  dan kelemahannya.(5)  Perbaikan  desain,  dilakukan  setelah  diskusi  dengan  pakar,  telah  diketahui  kelebihan dan  kelemahannya.  Kelemahan  tersebut  selanjutnya  dicoba  untuk  disempurnakan dengan  cara memperbaiki desain produk. (6) Uji coba produk tahap awal dilakukan dengan simulasi model e arsip. (7) Revisi  produk  berdasarkan  hasil  uji  coba  produk  awal  pada  skala  terbatas.  Kelemahan-kelemahan  dari model e arsip yang ditemukan selama uji coba terbatas untuk segera diperbaiki, selanjutnya diilakukan uji coba kembali pada skala yang lebih luas. (8) Revisi produk akhir, apabila dalam hasil pemakaian model terdapat  kekurangan  atau  kelemahan  untuk  digunakan  sebagai  penyempurnaan  produk.(10)  Penerapan model  secara  lebih  luas,  apabila  model  yang  dihasilkan  dinyatakan  efektif  dalam  pengujian  dan  layak untuk dipakai secara luas di lingkungan pendidikan yang memiliki jurusan administrasi perkantoran.

## 3. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Kendala dalam e-arsip pembelajaran programAccessyaitu file tidak bisa diedit, tidak dapat pindah ke record (arsip  sebelum),  dan  sesudahnya.Aplikasi  yang  tepat  digunakan  dalam  pengembang  e  arsip pembelajaran adalah berbassis sofware. Perangkat lunak (software) adalah istilah khusus untuk data yang diformat,  dan  disimpan  secara digital,  termasuk program  komputer,  dokumentasinya,  dan  berbagai informasi  yang  bisa  dibaca,  dan  ditulis  oleh  komputer.  Dengan  kata  lain,  bagian sistem  komputer yang tidak berwujud.  Istilah  ini  menonjolkan  perbedaan  dengan perangkat  keras komputer.  Pembuatan perangkat  lunak  itu  sendiri  memerlukan  "bahasa  pemrograman"  yang  ditulis  oleh  programmer  untuk selanjutnya di kompilasi dengan aplikasi kompiler sehingga menjadi kode yang bisa dikenali oleh mesin (hardware).  Contoh  macam  perangkat  lunak,  yaitu application  software seperti pengolah  kata, lembar tabel  hitung, pemutar  media,  dan paket  aplikasi  perkantoranseperti OpenOffice.org.E  Arsip  akan  dapat dioperasikan  secara  optimal  apabila  didukung  dengan  perangkat  komputer  yang  memenuhi  spesifikasi minimum yang dibutuhkan. Adapun sepsifikasi minimum tersebut adalah:
Tabel 1.Spesifikasi Kebutuhan Komputer Spesifikasi Keterangan Spesifikasi Minimum 1. CPU Min Processor Celeron atau Core 2 Duo 2. RAM 1GB 3. Resolusi LCD 1024x768 4. HDD 40 GB 5. OS (operating system) Win XP Spesifikasi Rekomendasi 1. CPU Min Processor Dual Core 2. RAM 2GB 3. Resolusi LCD 1386x768 4. HDD 100 GB

## 5. OS (operating system)
Win 7, Win 8/8.1, Win 10
Agar  dapat  menjalankan  E  Arsip,  komputer  yang  akan  digunakan  perlu  diinstal  terlebih dahulu beberapa program yang dibutuhkan. Oleh karena itu dalam paket instalasi E Arsip telah tersedia beberapa program sebagai berikut:
Tabel 2. Program Pendukung No. Nama program/komponen Kebutuhan Tindakan 1. Notepad++ Optional Install 2. XAMPP Necessary Install 3. Mozilla Firefox Necessary Install/Update 4. Folder E Arsip Necessary Copy Paste 5. Folder Contoh Arsip Necessary 6. Manual Book Necessary -
E  Arsip  memerlukan PHP  Web  Server dan Server  Database MYSQLuntuk  dapat  beroperasi sehingga  perangkat  komputer  yang  akan  digunakan  perlu  di-installweb  server terlebih  dahulu  sebagai offline server.
Program paket web server yang akan digunakan adalah XAMPP. Berikut adalah petunjuk instalasi XAMPP:
1) Double klik XAMPP(xampp-win32-5.6.21-0-VC11-installer) pada folder E Arsip
2) Tunggu beberapa detik, maka ada tampilan seperti dibawah ini. Klik tombol "OK".
3) Pada bagian ini ada jendela Setup - XAMPP. Klik tombol "Next >".
4) Klik "Next >" lagi.
5) Langkah  selanjutnya,  biarkan  settingan  tempat  penyimpanan  installan  secara  default.  Klik "Next".
6) Hilangkan centang "Learn more about Bitnami for XAMPP. Jika sudah, klik "Next >".
7) Klik tombol "Next >" lagi.
8) Pada bagian ini, tunggu proses install selesai. Biasanya memerlukan waktu beberapa menit.
9) Jika ada jendela "Windows Security Alert" klik pada bagian tombol "Allow Access". 10) Selanjutnya klik "Finish".
Kelebihan  aplikasi  e  arsip berbasissofware adalah kesalahan dalam  sistem  kemungkinan  besar dikarenakan sudah kurangidalam  bahasa  pemprograman.  Tujuan  dilakukan  dibuat sofware adalah mengurangi refress pada  saat  praktek  e  arsip  pembelajaran dengan  programAccess.  Namun, kelemahannya  adalah sukar saat  meng-install program  tersebut.  selain  itu,  membutuhkan  program pendukung lainnya berupa XAMPP dan mozilal yang ter-update untuk mempraktekkan sofware tersebut.
E arsip progamAccess yang selama ini digunakan sering mengalami kendala teknis seperti harus sering  me-refress,  terjadi kesalahn dalam  pengoperasiannya,  rentang  terkena  virus,  dan  ketergantungan
dengan aplikasi Accesstahun 2010. Oleh karenanya perlu ada inovasi berupa sofware arsip pembelajaran. Sofware tersebut  membutuhkan  program pendukung seperti XAMPP dan mozilla yang  ter-update untuk mempraktekkan sofware tersebut. Tampilan login sofware arsip pembelajaran

## Gambar 1.Halaman Login E Arsip
Apabila berhasil maka Anda akan masuk ke halaman Dashboard.
Gambar 2.Halaman Dashboard E Arsip dan Bagian-bagian Menu E Arsip
1) Pada menu dashboard menampilkan 10 arsip terbaru dan 10 peminjaman terbaru.
2) Secara garis besar bagian menu E Arsip terdiri dari 4 (empat) bagian, yaitu a) header, b) sidebar, c) content, dan d) footer.
Gambar 3.Halaman Dashboard dan Bagian-bagian Menu E Arsip
3) Untuk  berpindah  dari  satu  menu  ke  menu  yang  lain  Anda  dapat  mengakses  menu  yang  ada  di sidebar.
Pengaturan  dasar  Aplikasi  E  Arsip  dapat  diakses  melalui  menu  “Pengaturan”.  Melalui  menu  ini Anda  dimungkinkan  untuk  mengatur  identitas  instansi  Anda,  logo  instansi,  header  untuk  report  dan beberapa pengaturan yang lain.
Adapun parameter pengaturan yang tersedia adalah sebagai berikut:
Tabel 3. Parameter Pengaturan Parameter Fungsi Pengaturan Instansi 1. Logo Mengatur logo instansi 2. Nama Instansi Mengatur nama instansi 3. Alamat Mengatur alamat instansi 4. Telp. Mengatur nomor telepon instansi 5. Email Mengatur email instansi 6. Header Mengatur header pada report yang akan di cetak Pengaturan Alpacas 1. Jenis Media Arsip Default Mengatur “Jenis Media Arsip” secara default pa da form entri arsip baru 2. Jenis Keaslian Arsip Default Mengatur “Keaslian Arsip” secara default pada form entri arsip baru 3. Bahasa Arsip Default Mengatur “Bahasa Arsip” secara default pada form entri arsip baru 4. Sistem Penyimpanan Default Mengatur “Sistem Penyimpanan” secara default pada form entri arsip baru 5. ID Sistem Penyimpanan Subject Mengatur ID system penyimpanan subject. Untuk melihat ID tersebut, buka menu “Master Data Arsip” - > “Sistem Penyimpanan” 6. ID Jenis Arsip Surat Masuk Mengatur ID jenis arsip surat masuk. Untuk melihat ID tersebut, buka menu “Master Data Arsip” - > “Jenis Arsip” 7. ID Jenis Arsip Surat Keluar Mengatur ID jenis arsip surat keluar. Untuk melihat ID tersebut, buka menu “Master Data Arsip” - > “Jenis Arsip” 8. Jangka Waktu Pinjam Arsip (dalam hari) Mengatur jangka waktu maksimal peminjaman arsip secara default pada form peminjaman arsip 9. Tampilkan Menu Cetak Kartu Kartu Arsip Menampilkan atau menyembunyikan menu “Cetak Kartu Kendali Arsip” 10. Tampilkan Menu Cetak Kartu Pinjam Arsip Menam pilkan atau menyembunyikan menu “Cetak Kartu Pinjam Arsip”

## Pengaturan Sistem
1. Format Tanggal Mengatur format tanggal. Terdapat 6 format yang disediakan: 1) m-d-Y 2) m/d/Y 3) m.d.Y 4) d-m-Y 5) d/m/Y 6) d.m.Y Keterangan: - d   day - m  month - Y   year 2. Zona Waktu Mengatur zona waktu aplikasi
Master Data Pokok berisi menu untuk mengatur data pokok yang berkaitan dengan penyimpanan arsip. Pada menu ini terdapat 9 submenu yang meliputi umur arsip, file arsip, sifat arsip, jenis arsip, bahasa arsip, tipe media arsip, originalitas arsip, sistem penyimpanan, dan sistem subjek. Adapun masing- masing fungsinya dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 4.Submenu Nama submenu Fungsi Umur Arsip Mengelola daftar umur simpan arsip, misal 1 bulan, 1 tahun, 2 tahun, dan seterusnya File Arsip Mengelola file (softfile) arsip yang diupload ke system Sifat Arsip Mengelola sifat arsip, misal arsip tidak berguna, berguna, penting, vital, rahasia, dan lain sebagainya Jenis Arsip Mengelola jenis atau klasifikasi arsip. Parameter yang perlu ditentukan adalah sebagai berikut: 1) Kode jenis/klasifikasi 2) Nama jenis/klasifikasi 3) Sifat arsip 4) Umur simpan aktif 5) Umur simpan inaktif 6) Tindakan retensi Bahasa Arsip Mengelola bahasa arsip Tipe Media Arsip Mengelola tipe media arsip Originalitas Arsip Mengelola originalitas arsip Sistem Penyimpanan Arsip Mengelola jenis sistem penyimpanan arsip.

## Catatan:
Khusus apabila instansi menggunakan sistem subject, maka perlu didefinisikan terlebih dahulu macam-macam kode sistem subject melalui sub menu “Sistem Subject” Sistem Subject Mengelola kode sistem subject
Unit  disini  merupakan  perwakilan  masing-masing  unit  kerja  di  Instansi.  Fungsi  unit untuk  mengindentifikasikan  arsip  yang  tersimpan  berkaitan  dengan  unit  kerja  tertentu, sehingga dapat memudahkan pada saat proses pencarian.

## 4. Simpulan dan Saran
Simpulan  dalam  penelitian  ini  adalah (1) Kendala dalam E  Arsip pembelajaran program Access yaitu file tidak bisa diedit, tidak dapat pindah ke record (arsip sebelum), dan tidak dapat pindah ke record (arsip  selanjutnya);  (2) Aplikasi yang  tepat  digunakan  dalam  pengembang  e  arsip  pembelaran  adalah berbassis sofware.  Perangkat  lunak (software)  adalah  istilah  khusus  untuk data yang  diformat,  dan disimpan secara digital, termasuk program komputer, dokumentasinya, dan berbagai informasi yang bisa dibaca, dan ditulis oleh komputer; (3) Kelebihan aplikasi e arsip berbasissofware adalah kesalahan dalam
sudah dikurangi dengan pemprograman. Kelemahannya adalah sulit saat meng-installsoftware kearsipan. Selain itu, membutuhkan program pendukung lainnya berupa XAMPP dan mozilla yang ter-update untuk mempraktekkan sofware tersebut. Saran  dalam  penelitian  ini  adalah (1)  Perlu  adanya  buku  petunjuk dalam  menginstal  dan  mengoperasikan  aplikasi  arsip  pembelajaran  berbasis sofware karena  dibutuhkan tahapan-tahapan  yang  runtut  dan  adanya  program  pendukung; (2)  Perlu  adanya  latihan secara berkelanjuta untuk mempraktekkan aplikasi arsip pembelajaran berbasis sofware karena memiliki banyak fiture yang ada dalam aplikasi tersebut.

## Daftar Pustaka
Agus  Sugiarto  dan Teguh  Wahyono.  2005. Manajemen  Kearsipan  Modern  dari  Konvensional  ke  Basis Komputer.Yogyakarta: Penerbit Gava Media.
Erhans dan Muliawan, I. 2007. Microsoft Access 2007. Jakarta : PT Ercontara Rajawali bekerja dengan Web Information Technology.
Eq, Mustofa, Zaenal. 2009. Mengurai Variabel hingga Instrumen.Yogyakarta : Graha Ilmu. Kuswantoro,  A.  dan  Saeroji,  A.  2014.Manajemen  Elektronik  Arsip  (E  Arsip)  Berbasis  Microsoft
Access.Semarang: Fastindo.
Kuswantoro, A. dan Ashari, NT. 2014.Model Elektronik Arsip (e arsip) Untuk Pembelajaran.Semarang: Fastindo.
Martono,  E,  1990. Kearsipan  (Record  Manajemen  dan  Filing  dalam  Praktek  Perkantoran  Modern. Jakarta. Penerbit: Karya Utama.
Sularso Mulyono dkk, 2011.Manajemen Kearsipan.Sesmarang: Unnes Press.
Soegiyono. 2009. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung : CV Alfabeta.