1

## PEMANFAATAN RADIO FREQUENCY IDENTIFICATION (RFID)

## UNTUK SISTEM ABSENSI PEGAWAI
Joko Christian 1 , Hamdi Nasrullah 2
1) 2) Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Telp. (021) 5853753, Fax. (021) 5866369 e-mail : joko.christian@budiluhur.ac.id 1)

## ABSTRACT
The  rapid  development  of  information  technology  has  enabled  the  fulfillment  of industrial demands which will operate with a high level of efficiency. The use of information technology in the industry is  in managing the  human resources,   they able to manage data capture  process,  information  processing,  and  process  to  calculate  the  remuneration. Specifically  for  attandence  process  capture  data,  we  can  be  used  biometric  technology,  or smart card technology. Biometric technology is the best option in terms of the data validity, but  unfortunately,  not  every  organization  has  sufficient  funds  to  adopt  a  biometric attendance system. In solving this problem, this study will develop an attendance  system that is  cost  effective,  thus  become  more  attractive  for  the  small  and  medium  organizations  to adopt  this  system.  Based  on  RFID  technology,  the  system  requires  an  RFID  starter  kit connected to a computer as a terminal. The process of employee attendance capture can be done efficiently, if just put the RFID card  close to the RFID card reader. The system is also designed  to  support  the  employee  shift  system  and  the  report  of  employee  absences, increasing  the effectiveness of human resources data processing to calculate the employee of remuneration. The system is expected to be an alternative solution for small and medium sized organizations to improve the quality of human resources.
Keywords : RFID starter kit, RFID ID-12, employee attendance system

## 1. PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang dan masalah Banyak  organisasi  skala  kecil  dan menengah di Indonesia masih
menggunakan  mekanisme  absensi  yang manual  atau  menggunakan  kartu print untuk pencatatan absensi pegawai. Hal ini mengakibatkan beberapa permasalahan : 1. Lambatnya proses absensi jika dilakukan secara manual (tulis tangan / tanda  tangan  pada  buku  /kertas), khususnya pada jam  – jam masuk dan keluar umumnya.
2. Banyak  organisasi  /  perusahaan  skala kecil tidak memiliki budget dana yang memadai  untuk  menggunakan  sistem absensi biometrik.
3. Sulitnya mendapatkan informasi kehadiran pegawai, hal ini dikarenakan pihak  SDM  harus  secara  manual melihat  dan  merekapitulasi  data absensi masing-masing pegawai secara manual.
4. Sulitnya    pencarian  data  absensi pegawai yang telah lampau.
5. Sulitnya    perawatan  dan  pemeliharaan dokumen/arsip  karena  masih  disimpan pada  rak  arsip,  dan  ukurannya  terus membesar. Tuntutan penggunaan teknologi informasi  di  setiap  proses  bisnis  industri, tidak  terlepas  pada  pengelolaan  sumber daya  manusia  mendorong  mekanisme pendataan  kehadiran  karyawan  dikantor.
2
Salah satu solusi yang hemat biaya adalah penggunaan kartu smart card . Smart card dapat hadir dalam banyak bentuk, salah satunya adalah RFID.  RFID menjadi  teknologi  yang  menarik  karena beberapa karakteristik dan  kelebihan yang dimiliki  RFID  seperti  identifikasi  yang dapat dilakukan secara cepat tanpa kontak fisik, transmisi data tidak harus tegak lurus dengan pembaca dan fisik yang kokoh.

## 1.2. Tujuan penulisan
Tujuan  penelitian  ini  adalah    untuk mengembangkan  sebuah  absensi  pegawai dengan  memanfaatkan  RFID Starter  Kit dengan  bahasa  pemrograman Java, yang diharapkan  dapat  membantu  kinerja departemen  sumber  daya  manusia  dan pegawai,  khususnya  agar  proses  absensi pegawai lebih cepat dan efisien.

## 1.3. Batasan masalah dan metodologi
Penulisan  ini  membatasi  masalah hanya pada absensi pegawai menggunakan RFID Starter  Kit, yaitu penambahan  dan perubahan  data  pegawai,  menghapus  data pegawai,  dan  perekaman  data  kehadiran absensi  serta  laporan  data  absensi menggunakan bahasa pemograman Java . Dalam  perancangan  sistem  ini  di gunakan  pendekatan  metodologi waterfall ,  yaitu  :  pengumpulan  data,  analisa masalah,  desain  sistem,  pengembangan dan  implementasi  sistem,    ujicoba  dan evaluasi.  Bagian  testing  lapangan  dan pemeliharaan  sistem  tidak  dibahas  pada penelitian ini.
2. LANDASAN TEORI 2.1. RFID RFID merupakan teknologi
menggunakan  gelombang  radio  yang secara  otomatis  mengidentifikasi  benda  – benda fisik. [6] Menurut  Himanshu  Bhaat,  “RFID merupakan  sistem  identifikasi  yang berfungsi  saat  suatu  perangkat  elektronik didekatkan  pada  benda  yang  inggin diidentifikasi  menggunakan  frekuensi radio atau variasi medan magnet”. [7] Dari  pernyataan  tersebut,  dapat dilihat adanya dua komponen utama dalam
sistem  RFID.  Komponen  pertama  adalah benda  elektronik  yang  didekatkan  pada benda  yang  dikenali.  Komponen  pertama ini  disebut  dengan tag atau transponder . Komponen  kedua  adalah  sub-sistem  yang membaca tag atau sering disebut reader .
Teknologi  RFID  hadir  dalam  2 kategori  utama,  yaitu  RFID  aktif  dan RFID  pasif.  RFID  aktif  menggunakan tag aktif  yang  dapat  mengirimkan  data. Umumnya  tag  aktif  berukuran  lebih  besar dan memerlukan sumber daya dari baterai. RFID  pasif  menggunakan tag pasif  yang umumnya  berukuran  lebih  kecil  dan memiliki kode yang yang bisa dibaca oleh reader jika berada dalam jarak scan .

## Gambar 1. RFID tag reader

## 2.2. Bahasa Pemograman Java
Menurut  definisi  dari  Sun  “Java adalah  nama  untuk  sekumpulan  teknologi untuk membuat dan menjalankan perangkat lunak pada komputer standalone ataupun pada lingkungan jaringan”. [9] Java  berdiri  atas  sebuah interpreter yang  diberi  nama Java  Virtual  Machine (JVM).  JVM  inilah  yang  akan  membaca bytecode dalam file .class  dari  suatu program  sebagai  representasi  langsung program  yang  berisi  bahasa  mesin.  Oleh karena  itu,  bahasa  Java  disebut  sebagai bahasa pemrograman yang portabel karena dapat  dijalankan  pada  berbagai  sistem operasi,  asalkan  pada  sistem  operasi tersebut terdapat JVM.

## 2.3. Basis Data
Menurut  Rames  Elmasri, database adalah  koleksi  dari  data.  Data  yang dimaksud adalah fakta yang disimpan dan memiliki nilai implisit dengan karakteristik    merepresentasikan  askpek
3
dunia  nyata, logically  coherent ,  dan dikembangkan untuk tujuan khusus. [5]

## 3. RANCANGAN SISTEM
Diajukan sebuah sistem absensi yang menggunakan  teknologi  RFID  karena teknologi  ini  sudah  matang  dan  hemat biaya. Sebuah RFID starter kit berisi RFID reader,  dan  10  unit  kartu  hanya memerlukan  biaya  kurang  dari  350  ribu Rupiah. Penambahan kartu dapat dilakukan dengan biaya @4000 Rupiah.
Sebuah  komputer  sebagai  terminal reader  dan,    atau  database  cukup menggunakan  PC  sederhana  (Mininal Pentium 4) membuat sistem ini ideal untuk digunakan  pada  organisasi  dengan  jumlah karyawan  kurang  dari  150  orang  yang tersebar pada beberapa shift kerja.

## 3.1. Arsitektur Kerja Sistem
Sistem  absensi  yang  diajukan  terdiri dari tag card yang  berfungsi  sebagai media pegawai  untuk absen,  di  dalam  tag card  terdapat  data  unik,  data  unik  inilah yang akan di ambil oleh RFID Starter Kit pada  saat tag  card di  dekatkan.  RFID Starter  Kit  sendiri  berfungsi  untuk membaca  data  yang  ada  di  tag  card  tiap pegawai  lalu  mengirim  kan  data  itu  ke software  aplikasi  absensi  melalui  serial port.  Penghubung  antara  RFID  starter  kit dengan  komputer  menggunakan  cable USB dan USB to Serial DB9.
Untuk  mengelola  data  absen  yang sudah  masuk  ke  dalam database dapat menggunakan  terminal  komputer  yang berbeda,  agar  tidak  mengganggu  pegawai yang sedang absen. Ilustrasi sistem terlihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 2. Arsitektur Sistem Absensi
Teknologi  RFID  yang  digunakan  adalah RFID Starter Kit dengan spesifikasi : 1. Berbasis  RFID  reader  ID-12  dengan frekuensi  kerja  125  kHz  untuk  kartu berformat  EM4001  /  sejenis  dan memilki jarak baca maksimal 12 cm.
2. Kompatibel  dengan  varian  RFID reader  lainnya,  antara  lain  :  ID-2,  ID- 10 dan ID-20
3. Mendukung  varian  RFID  reader  / writer,  antara  lain  :  ID-2RW,  ID- 12RW, dan ID-20RW.
4. Mendukung format data ASCII (UART TTL/RS-232),  Wiegand26,  maupun Magnetic  ABA  Track2  (Magnet Emulation).
5. Dilengkapi  dengan  buzzer  sebagai indikantor  baca,  serta  LED  sebagai indikantor tulis.
6. Tersedia jalur komunikasi serial UART RS-232 dengan konektor RJ11.
7. Tegangan  input  catu  daya  9  –  12 VDC(J2).

## 3.2. Rancangan Basis Data
3.2.1. Entity Relationship Diagram
Beberapa  entitas  yang  muncul dalam  proses  absensi  kehadiran  adalah  : log absen, pegawai, laporan individu, shift pegawai, dan data hari kerja.
Hubungan antara berbagai entitas tersebut dapat  terlihat  pada  gambar  diagram  ERD berikut:
absen laporan milik kd_pegawai nama jenkel bagian no_id card foto pegawai isi id_record kd_pegawai tgl jam kd_pegawai tgl jam_datang jam_pulang flag _ket kd_ shift nama_ shift awal_jamkerja akhir_jamkerja mulai_datang akhir_datang mulai_pulang akhir_pulang kd_pegawai kd_ shift awal akhir m m 1 1 n m shift kd_pegawai id_lap tag kd_pegawai id_record punya master_hari tgl flag kd_pegawai kd_ shift tgl m 1 Gambar 3. ERD sistem absensi RFID
3.2.2. Transformasi  ERD  ke Logical Record Structure (LRS) laporan milik kd_pegawai nama jenkel bagian no_id card foto pegawai isi kd_ shift nama_ shift awal_jamkerja akhir_jamkerja mulai_datang akhir_datang mulai_pulang akhir_pulang kd_pegawai id_lap m 1 n m shift absen id_record kd_pegawai tgl jam m tag kd_pegawai id_record kd_pegawai kd_ shift awal akhir master_hari tgl flag kd_pegawai kd_ shift tgl punya m 1 kd_pegawai tgl jam_datang jam_pulang flag _ket 1 Gambar 4. Transformasi ERD ke LRS Absensi 3.2.3. Logical Record Structure (LRS) Berikut adalah LRS yang dihasilkan setelah proses transformasi. shift PK kd_shift nama_shift awal_jamkerja akhir_jamkerja mulai_datang akhir_datang mulai_pulang akhir_pulang jadwal_waktu kd_shift kd_pegawai awal akhir pegawai PK kd_pegawai nama jenkel bagian no_idcard foto absen PK id_record kd_pegawai tgl jam laporan PK kd_pegawai PK tgl jam_datang jam_pulang flag_ket kd_pegawai kd_shift kd_pegawai kd_pegawai hari_kerja kd_pegawai kd_shift tgl kd_pegawai kd_shift master_hari PK tgl flag tgl Gambar 5. Logical Record Structure (LRS)

## 3.2.4. Spesifikasi Data
Tabel 1. Tabel Pegawai
Nama Field Tipe Size Keterangan kd_pegawai char 5 Nip pegawai (PK) nama varchar 40 Nama Pegawai jenkel char 1 Jenis Kelamin bagian varchar 15 Divisi bagian Pegawai no_id card char 12 Serial number kartu foto LongBlo b L+4   menyimpan foto Tabel 2. Tabel Absen Nama Field Tipe Size Keterangan id_record Int 4 Nomor id (PK) kd_pegawai char 5 Kode pegawai tgl date 3 Tanggal absen Jam time 3 Jam absen
Tabel 3. Tabel Laporan
Nama Field Tipe Size Keterangan kd_pegawai char 5 Kode pegawai(PK) tgl date 3 Tanggal jam_datang time 3 Jam datang pegawai jam_pulang time 3 Jam pulang pegawai flag_ket Int 4 Flag keterangan Tabel 4. Tabel Jadwal Waktu Nama Field Tipe Size Keterangan kd_shift char 5 Kode Shift (PK) kd_pegawai char 5 Kode pegawai(PK) awal date 3 Awal tanggal kerja akhir date 3 Akhir tanggal kerja Tabel 5. Tabel Shift Nama Field Tipe Size Keterangan kd_shift char 5 Kode shift (PK) nama_shift varchar 25 Nama shift kerja pegawai awal_jamkerja time 3 Waktu mulai kerja pegawai akhir_jamkerja time 3 Waktu pulang kerja pegawai mulai_datang time 3 Mulai dibukanya waktu absen datang akhir_datang time 3 Akhir ditutupnya waktu absen datang mulai_pulang time 3 Mulai dibukanya waktu absen pulang akhir_pulang time 3 Akhir dibukanya waktu absen pulang Tabel 6. Tabel Admin Nama Field Tipe Size Keterangan id_admin char 5 Kode admin (PK) user_name varchar 15 Nama pengguna untuk login nm_admin varchar 40 Nama asli pengguna password varchar 20 Kata sandi untuk login no_hp varchar 20 Nomor handphone asli pengguna Tabel 7. Tabel Hari Kerja
Nama Field Tipe Size Keterangan kd_pegawai char 5 Kode pegawai (PK) kd_ shift char 5 Kode shift (PK) tgl date 3 Tanggal kerja
Tabel 8. Tabel Master Hari
Nama Field Tipe Size Keterangan tgl date 3 Tanggal kerja (PK) flag char 1 Menandakan aktif (hari kerja) atau tidak aktif (hari libur) 3.3. Rancangan proses absensi Berikut adalah sebagian dari flowchart  yang  terkait  dengan  proses penting untuk operasional sistem.
Gambar 6. Flowchart proses absensi
Gambar 7. Flowchart process cetak laporan

## 4. IMPLEMENTASI SISTEM
Pada  bagian  ini  dijelaskan  tampilan- tampilan layar pada Sistem Absensi RFID.
Proses absensi dilakukan dengan mendekatkan id  card RFID  ke  dekat sensor reader RFID
4.1. Tampilan Layar Form Absensi
Form  absensi  ini  merupakan  layar untuk  menampilkan  data  pegawai  ketika absen.
Gambar 8. Tampilan Layar Absensi
Pada saat pegawai  melakukan absensi dan dikenali  system,  maka  pada  layar akan tampil  foto  dan  data  pegawai.  Jika  tidak dikenali  system,  maka  akan  tampil  pesan “id card belum terdaftar”
4.2. Tampilan Layar Form Login Form  login ini  merupakan  halaman utama yang sebagai pintu masuk ke menu manajemen sistem absensi. Seorang admin harus memasukkan username & password dengan  benar  untuk  masuk  ke  menu utama.
Gambar 9. Tampilan Layar Form Login
4.3. Tampilan Layar Menu Utama
Setelah  berhasil  melakukan login , user dapat  memasuki form menu  utama. Pada form menu  utama  terdapat  menu  -
6
menu  yang  dapat  dipilih  oleh user sesuai dengan  kebutuhan user seperti form pegawai, form shift , form hari kerja, form jadwal  waktu , form laporan,dan form administrator, seperti pada gambar 10.

## Gambar 10. Tampilan Layar Menu Utama
4.4. Tampilan Layar Form Pegawai
Form pegawai ini akan tampil ketika di  menu  utama user memilih  menu pegawai.  Klik search  port untuk mendapatkan Com  port yang  di  pakai RFID,  setelah  di  klik search  port maka akan  tampil com  port ,  Pilih port yang digunakan  RFID starter  kit, lalu  klik connect untuk mengatifkannya. Input data pegawai dan tag id card pegawai ke RFID reader untuk menampilkan data di field id card.  tentukan  foto  pegawai  dengan  cara mengklik browse, seperti pada gambar 11.
Gambar 11. Tampilan Layar Form Pegawai
4.5. Tampilan Layar Form Shift Setelah memilih menu shift di  menu utama, akan tampil form menu shift, Input data shift sesuai shift yang  dibutuhkan, pilih  tombol  simpan  untuk  menyimpan data  inputan,  Untuk  menghapus  data shift klik  dua  kali  kode shift yang  ada  di  tabel form shift ,  lalu  pilih  tombol  hapus,  dan akan tampil pesan peringatan “yakin ingin menghapus data?”, data yang berhubungan dengan  shift  ini akan  terhapus  semua  jika
tidak  ada record yang menggunakan  shift tersebut.
12. Tampilan Layar Form Shift
4.6. Tampilan Layar Form Hari Kerja
Form ini  berguna  untuk  menentukan tanggal  kerja  dan  tanggal  tidak  kerja perusahaan  dalam  periode  tertentu.  Pilih periode  hari  kerja,  lalu  pilih  tombol generate untuk  menginput  semua  tanggal pada  periode  yang user pilih,  seperti pada gambar 13.
Gambar 13. Tampilan Layar Form Hari Kerja
4.7. Tampilan  Layar Form Jadwal Waktu
Form  ini  berguna  untuk  memberi shift pada  tiap  pegawai.  Pilih  tombol  cari (pegawai)  untuk  menampilkan popup pegawai  ,  ketik  kata  kunci  berdasarkan nama atau kode pegawai untuk menseleksi data  pegawai,  klik  dua  kali  data  pegawai yang  ada  di  tabel  untuk  di  tampilkan  di field form jadwal waktu.
Pilih  tombol  cari  ( shift )  untuk menampilkan popup shift, ketik kata kunci berdasarkan  nama  atau  kode shift untuk menseleksi  data shift, klik  dua  kali  data shift yang  ada  di  tabel  untuk  ditampilkan di field form jadwal waktu.
7
Gambar 14. Tampilan Layar Form Jadwal Waktu

## 4.8. Tampilan Layar Form Laporan
Pilih nama  dan  pilih  periode  tanggal yang  ingin  di  lihat,  lalu  tekan  tombol kalkullasi untuk menampilkan data, untuk mengubah keterangan pegawai tidak hadir dengan cara klik dua kali data yang ada di tabel  laporan,  lalu  pilih  alasan  pegawai tidak masuk, dan tekan tombol “ok” untuk mengubah  keterangannya,  seperti  gambar 15.
Gambar 15. Tampilan Layar Form Laporan

## 4.9. Tampilan output laporan
Gambar 16. Output laporan absensi
4.10. Tampilan Layar Form Administrator Setelah  memilih  menu  administrator di  menu  utama,  akan  tampil form menu login  dahulu  sebelum  masuk  ke  form menu  administrator,  apabila username  & password yang di input benar, maka akan tampil menu administrator untuk mengubah  data  administrator,  seperti gambar 17.
Gambar 17. Tampilan Layar Form administrator
5. KESIMPULAN
Dari hasil analisa terhadap permasalahan  dan  sistem  yang  telah dikembangkan,  maka  dapat  diambil beberapa kesimpulan yaitu : 1. Menggunakan sistem ini akan mempercepat proses absensi pegawai. 2. Biaya implementasi yang relatif rendah dibandingkan teknologi lain merupakan alternatif yang bisa dipertimbangkan  oleh  organisasi  skala kecil. 3. Menggunakan sistem ini akan membantu  memudahkan  bagian  HRD organisasi untuk mendapatkan informasi  kehadiran  pegawai  untuk perhitungan remunerasi. 4. Menggunakan sistem ini akan membantu  proses  pencarian  sejarah data  absensi  pegawai,  karena  telah terkomputerisasi. 5. Penggunaan sistem ini akan
mengurangi  jumlah  dokumen  /  arsip fisik  yang  perlu  disimpan  pada  rak arsip.
8

## 5.1. Kekurangan sistem
Sistem ini dioptimalkan untuk proses absensi yang cepat dan biaya yang rendah, sehingga  beberapa  kekurangan  berikut tidak dapat dielakkan:
1. Tidak  bisa  melakukan  validasi identitas  asli  pemegang  id  card.  Id card  dapat  dipindah  tangankan  atau dititipkan karena tidak mengikat pada pegawai. Untuk membantu mengurangi  penyalahgunaan  ini, dapat  digunakan  webcam  untuk merekam identitas pegawai.
2. Network  dependent.  Sistem  ini  di desain untuk menggunakan konektifitas  client-server,  sehingga putusnya jaringan komunikasi computer akan membuat melumpuhkan sistem ini.

## 6. FUTURE WORKS
Sistem  ini  masih  memiliki  banyak keterbatasan,  pengembangan  selanjutnya dapat berupa:
1. Penggunaan  dua  atau  lebih  mesin RFID  reader  pada  lokasi  yang berbeda  menggunakan  pc  terminal yang sama. (cocok untuk menanggulangi  peak  absensi  di  pagi dan sore hari)
2. Penambahan fitur backup dan export data pada sistem.
3. Penambahan  laporan  dengan  format lain,  misalnya  format  grafik  kinerja pegawai.

## 7. DAFTAR PUSTAKA
[1] Huda, Miftakhul., dan Bunafit Komputer., 2011, Aplikasi Inventory Multi Store Plus Management dengan Java. Jakarta : Elex Media Komputindo.
[2] Lamida, John K., 2008, Pengembangan Perangkat Lunak Pengelola Data Kehadiran Pegawai Jurusan Teknik Elektro Universitas Negeri Jakarta menggunakan Java dan
RFID. Universitas Negeri Jakarta.
[3] Sjukani, Moh., 2008, Algoritma
(Algoritma & Struktur Data 1) dengan
C, C++, dan Java . Jakarta : Mitra
Wacana Media.
[4] Huda, Miftakhul., dan Bunafit Komputer., 2011, Trik Rahasia Pemrograman Database dengan Java.
Jakarta : Elex Media Komputindo. [5] Elmasri, Ramez., Navathe, Shamkant.B.,  2011, Fundamentals  of database system .sixth editition, Addison-Wesley, New York.
[6]  Lahiri,  Sandip.,  2005, RFID  Source book . Massachusetts: Prentice Hall.
[7]  Bhatt  ,  Himanshu  and  Bill  Glover., 2006, RFID  Essentials .  Sebastopol: O'Reilly.
[8]  Finkenzeller,  Klaus.,  2003, RFID Handbook,  Second  Edition .  West Sussex: Wiley.
[9] Salahuddin, M. dan Rosa A. S., 2010, J2EE  Dalam  Aplikasi  Enterprise. Jakarta: Informatika.
[10]  ______.,2007,  Manual  RFID  Starter Kit. Jakarta: Innovative Electronics.
[11] Rudiawan, Eko., 2012, Belajar JAVA
– Akses Serial Port Part 1. <http://blognyaeko.wordpress.com/201 1/12/06/belajar-java-akses-serial-port- part-1/>.
[12] Fatekha,Rifqi A., 2012, Program Kirim dan Terima data via Serial Port Sederhana- Belajar JAVA , <http://rifqithokz.wordpress.com/2012/ 07/23/program-kirim-dan-terima-data- via-serial-port-sederhana-belajar- java/>.
[13] Dendie., 2011 , Mysql Date Time , <http://dendieisme.blogspot.com/2011/ 01/mysql-date-time.html>.
[14] Om4gus., 2009, Aplikasi Database dengan Data Gambar ,
<http://om4gus.blogspot.com/2009/04/ java-mysql-aplikasi-database- dengan.html>.