## ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI STMIK AMIKOM PURWOKERTO
Oleh Giat Karyono Dosen STMIK AMIKOM Purwokerto

## Abstract
Academic Information Systems is one of the main functions in a data processing activities of students in Higher Education "STMIK AMIKOM Purwokerto”.  This paper  contains  the  results  of  the  analysis  and  design  of  academic  information system  which  can  be  used  to  facilitate  service  to  students  in  the  academic.  This research uses the waterfall development model system. This research produces a design  application  program  to  assist  academic  part  in  processing  the  data processing  students  and  lecturers  at  STMIK  AMIKOM  Purwokerto  so  that  the institution has an academic information system faster, more efficient, and easy to use.
Keyword : Analysis, Design System, Academic Information System

## PENDAHULUAN
Sistem  Info rmasi  Akademik  merupakan  salah  satu  fungsi  utama  dalam sebuah  kegiatan  pengolahan  data  mahasiswa  di  Perguruan  Tinggi  “STMIK AMIKOM  Purwokerto”.  Dimana  lembaga  ini  memberikan  pelayanan  informasi baik  kepada  pihak  yang  ada  dilembaga  tersebut  maupun  pihak  luar  yang berhubungan  dengan  lembaga  tersebut.  Dari  hasil  pengamatan  dan  wawancara yang  dilakukan  dilapangan  menunjukan  bahwa  proses  pengolahan  data  yang dilakukan  di  Perguruan  Tinggi  “STMIK  AMIKOM  Purwokerto”  masih menggunakan  cara  manual  walaupun  sudah  menggunakan  sarana  komputerisasi. Hal ini terlihat pada proses pelayanan akademik yang masih memakan waktu dan masih  terdapat  banyak  kesalahan-kesalahan  sehingga  pelayanan  akademik menjadi  kurang  maksimal.  Dengan  adanya  pelayanan  terkomputerisasi  melalui Sistem Informasi Akademik yang baik diharapkan akan mempercepat proses serta membuat pekerjaan lebih akurat dan lebih ringan.
Mengingat  banyaknya  permasalahan  yang  terdapat  dalam  lingkup  kerja Akademik  “STMIK  AMIKOM  Purwokerto”,  maka  permasalahan  akan  dibatasi
hanya pada Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik yang meliputi proses  Pemasukan  data  Mahasiswa,  Dosen,  Kelas,  Mata  Kuliah,  KRS,  Data Mengajar, Data nilai, serta penyusunan laporan-laporannya. Hal ini dimaksudkan agar  tidak  terjadi  penyimpangan  yang  semakin  meluas  dari  pokok  permasalahan yang diteliti sesuai dengan sasaran yang dharapkan.
Adapun  beberapa  permasalahan  yang  sering  terjadi  di  bagian  akademik antara lain meliputi:
a. Pada  proses  pencatatan  data-data  mahasiswa,  kelas,  mata  kuliah,  KRS,  data mengajar,  data  nilai  yang  berupa  KHS  dan  IP  Kumulatif  masih  banyak menghadapi kendala.
b. Pada  proses  pembuatan  laporan  masih  mengalami  kesulitan,  pendataan  masih disimpan dalam bentuk arsip atau lembar-lembar buku.
c. Pertumbuhan organisasi lembaga STMIK AMIKOM Purwokerto yang semakin besar  sehingga  pihak  manajemen  menghendaki  perbaikan  sistem  yang  lebih baik.
Masalah tersebut timbul karena beberapa faktor diantaranya sebagai berikut:
a. Pada  bagian  Akademik  pencatatan  data  mahasiswa  masih  manual  walaupun sudah terkomputerisasi.
b. Pada bagian Akademik belum adanya program yang mendukung dalam proses pekerjaan.
c. Untuk  meraih  kesempatan-kesempatan  ( oppurtinites )  seiring  dengan perkembangan teknologi informasi yang telah berkembang begitu pesatnya dan adanya  instruksi-instruksi  (perintah)  dari  atasan  untuk  adanya  pembuatan sistem informasi akademik.
Berdasarkan kelemahan yang telah disebutkan di atas, peneliti merasa perlu untuk  membuat  rancang  bangun  sebuah  aplikasi  sistem  bantu  mengenai  sistem informasi  akademik  untuk  membantu  pihak  akademik  dalam  pelayanan  terhadap mahasiswa agar lebih efektif, efisien, dan mudah dalam penggunaan.

## Sistem Informasi Akademik
Sistem  Informasi  Akademik  pada  Perguruan  Tinggi  STMIK  AMIKOM Purwokerto  diartikan  sebagai  database  pengolahan  data-data  mahasiswa  yang
disusun  langkah  demi  langkah  agar  data  mahasiswa  tersebut  dapat  tersusun dengan rapi dan disajikan dengan cepat sehingga memudahkan dalam pembuatan laporan akademik pada lembaga tersebut.
Secara  garis  besar  Sistem  Informasi  Akademik  dibangun  atas  3  hal komponen dasar:
1. Perangkat Lunak / Software system
2. Perangkat Keras / Hardware system
3. Perangkat Manusia / Brainware system
Perangkat  lunak ,  adalah  istilah  umum  untuk data yang  diformat  dan  disimpan secara digital ,  termasuk program  komputer ,  dokumentasinya,  dan  berbagai informasi  yang  bisa  dibaca  dan  ditulis  oleh  komputer.  Dengan  kata  lain,  bagian sistem komputer yang tidak berwujud.
Dalam penelitian ini perangkat lunak yang digunakan meliputi:
1. Sistem Operasi (Operating System), menggunakan Windows XP.
2. Perkakas  Pengembangan  Perangkat  Lunak ( software  development  tool ) seperti Kompilator untuk  bahasa  pemrograman  tingkat  tinggi  seperti  Visual Basic.
3. Manajemen Sistem Basis Data ( Database Management System DBMS) adalah perangkat lunak yang didesain untuk membantu dalam hal pemeliharaan dan utilitas kumpulan data dalam jumlah besar seperti SQL SERVER 2000.
Perangkat  keras, adalah  salah  satu  komponen  dari  sebuah  komputer  yang  sifat alat nya bisa dilihat dan diraba oleh manusia secara langsung atau yang berbentuk nyata,  yang  berfungsi  untuk  mendukung  proses  komputerisasi.  Perangkat  keras dapat bekerja berdasarkan perintah yang telah ditentukan ada padanya, atau yang juga disebut  dengan dengan istilah instruction set.  Dengan  adanya perintah  yang dapat  dimengerti  oleh  hardware  tersebut,  maka  hardware  tersebut  dapat melakukan berbagai kegiatan  yang telah ditentukan oleh pemberi perintah.
Brainware, adalah  perangkat  manusia  yang  ikut  terlibat  dalam  sistem  informasi akademik.

## Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan metode waterfall .
Gambar 1. Waterfall Model

## Analisis Sistem
Peneliti  melakukan  beberapa  analisis  yang  tentunya  berdasarkan  data  yang diperoleh  dari  hasil  penelitian.  Untuk  menyelesaikan  permasalahan  sebagaimana disebutkan  sebelumnya,  maka  disusun  beberapa  analisis  yang  dibutuhkan  dan akan dilakukan, yaitu:
1.  Analisis Data
Adapun yang dimaksud dengan analisis data di sini yaitu analisis terhadap data  yang  ada  pada  bagian  akademik,  data-data  tersebut  meliputi  data mahasiswa,  data  dosen,  data  pengisian  KRS,  data  Mata  Kuliah,  data  Presensi Mahasiswa, data Nilai KHS dan IPK. Hasil dari analisis data tersebut diperoleh sebagai berikut:
a. Data  masukan  ( input )  yaitu  data  yang  akan  dicatat  dalam  pembukuan  dari data  mahasiswa,  data  dosen,  data  mata  kuliah,  data  KRS,  dan  data  nilai (KHS & IPK).
b. Data  keluaran  ( output )  yaitu  semua  proses  yang  dilakukan  dalam pengolahan  data.  Dimana  data  keluaran  tersebut  berupa  laporan-laporan yang dibutuhkan oleh bagian akademik.
2. Analisis Kerja
a. Proses pendataan Akademik, pada proses ini dilakukan pendataan mengenai data kemahasiswaan, dosen, matakuliah.
b. Proses  pembuatan  laporan,  dibuat  laporan-laporan  agar  dapat  membantu proses  kerja  bagian  akademik.  Laporan  tersebut  mencakup  laporan  data mahasiswa, laporan pengajar dan laporan mata kuliah.
3. Analisis Dokumen
Analisis dokumen yaitu analisis atas dokumen hasil pengolahan data yang dilakukan  oleh  akademik.  Hasil  dari  analisis  dokumen  adalah  dokumen  yang dapat  dicetak  yaitu  dokumen  data  mahasiswa,  dokumen  data  pengajar, dokumen mata kuliah, dan dokumen kelas.
4. Analisis Teknologi
Analisis  teknologi  yaitu  analisis  terhadap  teknologi  yang  digunakan  pada bagian  akademik  di  STMIK  AMIKOM  Purwokerto.  Penggunaan  dan pemanfaatan  teknologi  komputer  memang  sudah  ada,  tetapi  fungsi  komputer itu sendiri hanya sebagai alat mengetik dan mengolah data saja, tanpa didukung dengan  adanya  suatu  sistem  pengolahan  data  mahasiswa  yang  berbasis database management  system. Hal  ini menyebabkan pengolahan data menjadi kurang maksimal.
5.  Analisis  PIECES  ( Performance,  Information,  Economy,  Control,  Efficienci, Service)
Analisis ini digunakan sebagai alat ukut untuk menentukan sistem baru apakah layak  digunakan  atau  tidak,  karena  6  aspek  PIECES  ini  harus  mengalami peningkatan ukuran yang lebih baik dari sistem lama.
a. Performance (Kinerja)
Dalam  hal  ini  kinerja  dari  STMIK  AMIKOM  Purwokerto  khususnya dibagian  akademik  untuk  pengolahan  data  yang  berhubungan  dengan mahasiswa,  dosen,  dan  mata  kuliah  memang  dirasakan  masih  kurang efektif. Hal ini bisa dilihat dari pengolahan data yang masih menggunakan cara  manual  walaupun  sudah  terkomputerisasi.  Pengolahan  data  tersebut dikarenakan  belum  tersedianya  sistem  yang  mendukung.  Selain  itu  jika dilihat  dari  rata-rata  waktu  yang  dibutuhkan  untuk  pengolahan  data
akademik memang masih memerlukan waktu yang cukup lama. Selain itu dalam  pembuatan  KHS  dan  IPK  dikerjakan  oleh  2  orang  sekaligus dikarenakan beban kerja yang besar jika dikerjakan sendirian.
Tabel 1. Performance (Kinerja) Sistem Lama Sistem Baru Jumlah beban kerja lebih besar dan  jumlah  karyawan  yang dibutuhkan lebih banyak sehingga  dapat  menimbulkan konflik antar karyawan Beban  kerja  lebih  ringan  sehingga jumlah  karyawan  tidak  perlu  terlalu banyak.
b. Information ( Informasi)
STMIK  AMIKOM  Purwokerto  masih  membutuhkan  peningkatan  kualias informasi  dan  kecepatan  pemberian  informasi  khususnya  pada  bagian akademik  yang  masih  bersifat  manual  walaupun  sudah  terkomputerisasi. Untuk  itu  perlu  dilakukan  perbaikan  yang  nantinya  diharapkan  bisa membantu  setiap  bagian  dalam  pengambilan  keputusan.  Hal  ini  terlihat dalam pencarian data yang masih memakan waktu cukup lama semisal ada pihak-pihak yang membutuhkan informasi.
c. Economy (Ekonomi)
Berdasarkan  hasil  penelitian  pada  sistem  yang  lama,  jika  dinilai  dari penggunaan  sumber  daya  kurang  efektif  karena  waktu  yang  dibutuhkan dalam  pengolahan  data  cukup  lama  sehingga  menimbulkan  peningkatan biaya operasi.  Selain itu juga dalam  proses pengolahan data masih sering terjadi kesalahan-kesalahan.
Tabel 2. Economy (Ekonomi) Sistem Lama Sistem Baru -  Penggunaan  kertas,  tinta untuk pencatatan dokumen sangat  boros  karena  sering terjadi kesalahan sehingga tidak dapat dipakai lagi. - Dengan sistem terkomputerisasi akan menghemat  waktu  dan  penggunaan kertas, tinta dan perlengkapan penyimpanan  dokumen.  Jika  terjadi kesalahan masih dapat diedit/diperbaiki lagi. -  Menghemat  tempat  penyimpanan dokumen.
d. Control ( Pengendalian)
Peranan  pengendalian  atau  control  dalam  sebuah  sistem  yaitu  untuk mendeteksi kesalahan dan penyalahgunaan atau kesalahan data serta untuk menjamin keamanan data dan informasi yang ada.
Tabel 3. Control ( Pengendalian) Sistem Lama Sistem Baru Pada sistem yang lama kontrol dokumen  kurang  baik  sehingga  sering terajadi kesamaan data. Data  lebih  aman  karena tersimpan  dalam  file  dan tidak  ada  kesamaan  data dalam file.

## e. Efficiency (Efisiensi)
Analisis efisiensi merupakan peningkatan terhadap efisiensi pengoperasian sistem  informasi.  Efesiensi  berbeda  dengan  ekonomi,  dimana  ekonomi berhubungan  dengan  jumlah  sumber  daya  yang  digunakan,  sedangkan efisiensi  berhubungan  dengan  bagaimana  sumber  daya  yang  digunakan dengan pemborosan yang paling minimum.
Tabel 4. Efficiency (Efisiensi) Sistem Lama Sistem Baru Sumber daya yang dipakai lebih banyak   Sumber daya yang dibutuhkan lebih sedikit karena  beban  kerja  yang ditimbulkan sedikit.
f. Service (Servis)
Merupakan  peningkatan  pelayanan  yang  diberikan  oleh  sistem.  Pada lembaga  pendidikan  STMIK  AMIKOM  Purwokerto  pelayanan  yang diberikan sudah cukup baik, hanya saja masih terdapat sedikit kekurangan pada bagian akademik dalam hal ini masih terdapat sering terjadi keluhan dari  mahasiswa  ketika  namanya  tidak  tercantum  pada  daftar  presensi padahal  sudah  registrasi.  Selain  itu  juga  masih  terdapat  data-data double
atau kekeliruan  yang lain.  Pembuatan KHS  yang cukup memakan waktu. Keakuratan data terkadang masih sangat kurang.
Tabel 5. Service (servis) Sistem Lama Sistem Baru Pelayanan  terhadap  mahasiswa  lebih lama  karena  belum  menggunakan sistem informasi yang baik. Pelayanan terhadap mahasiswa lebih cepat karena sudah terkomputerisasi

## Perancangan Sistem
Peracangan  sistem  secara  umum  memberikan  gambaran  kepada  pemakai mengenai  sistem  yang  baru.  Teknik  yang  digunakan  menggunakan  flowchart. Rancangan model dalam bentuk physical model dan logical model.
Gambar 2.DFD sistem yang diusulkan
Gambar 3. DAD sistem yang diusulkan

## Perancangan sistem terinci
HIPO  ( Hierarchy  Input  Procces  Output )  adalah  alat  bantu  yang  digunakan sebagai  salah  satu  alat  desain  dan  teknik  dokumentasi  dalam  pengembangan sistem. HIPO digunakan untuk membuat spesifikasi program yang menggambarkan hubungan-hubungan dari fungsi sistem.
Gambar 4. HIPO Menu Utama Sistem Informasi Akademik
Gambar 5.HIPO Master
Gambar 6. HIPO Mahasiswa
Gambar 7. HIPO Dosen
Gambar 8. HIPO Laporan Mahasiswa Rancangan Basis Data
1. Pembuatan Tabel
a. Mahasiswa (MSMHS) untuk menyimpan dan mengolah data mahasiswa
Tabel 5. MSMHS
b. Kurikulum (TBKMK) untuk menyimpan dan mengolah data kurikulum
Tabel 6. TBKMK
c. Jurusan untuk menyimpan dan mengolah data jurusan Tabel 7. Jurusan d. Kelas (MSKELAS) untuk menyimpan dan mengolah data kelas
Tabel 8. MSKelas e. Dosen(MSDOSEN) untuk menyimpan dan mengolah data dosen
Tabel 9. MSDOSEN
f. Tahun  akademik  (THAKDMK)  untuk  menyimpan  dan  mengolah  data tahun akademik
Tabel 10. THAKDMK
g. Periode untuk meyimpan data periode tahun akademik
Tabel 11. Periode
h. Bobot nilai (TBBTNL) untuk meyimpan dan mengolah data bobot nilai
Tabel 12. TBBTNL
i. Pemakaian  Kelas  (TBKELAS)  digunakan  untuk  menyimpan  dan mengolah pemakaian data kelas
Tabel 13. TBKELAS
j. Aktivitas Dosen (TRAKD) untuk menyimpan dan mengolah data rencana pembelajaran
Tabel 14. TRAKD
k. Aktivitas  Mengajar  Dosen  (TRAKMD)  untuk  menyimpan  dan  mengolah data mengajar dosen. Tabel 15. TRAKMD
l. Nilai (TRNLM) untuk menyimpan dan mengolah data nilai mahasiswa
Tabel 16. TRNLM m. User digunakan untuk menyimpan dan mengolah data user
Tabel 17. User
2. Hubungan relasi antar tabel
Gambar 4. Relasi antar tabel

## Rancang Dialog

## Gambar 5. Contoh Rancang Dialog Tahun Akademik dan Kurikulum

## KESIMPULAN
Telah dibuat rancang bangun sebuah aplikasi sistem bantu mengenai sistem informasi  akademik  untuk  membantu  pihak  akademik  dalam  pelayanan  terhadap mahasiswa  agar lebih efektif, efisien, dan mudah dalam penggunaan. Rancangan ini diharapkan dapat diimplementasikan sehingga dapat membantu kinerja bagian akademik.  Aplikasi  ini  dibuat  menggunakan  software  visual  basic  6.0,  SQL SERVER 2000, Data Dynamic Active Report Profesional .

## DAFTAR PUSTAKA
Arif, M.Rudyanto.  2005, Pemrograman Basis Data  dengan SQL  Server 2000 1 st Section , STMIK AMIKOM, Yogyakarta.
Jogiyanto,  HM.  1999. Analisis  dan  Disain  sistem  informasi  Pendekatan Terstruktur Teori  dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset, Yogyakarta. MADCOMS,  2002. Database  Visual  Basic  6.0  dengan  Crystal  Reports.
Yogyakarta : Andi Offset.
Wahana Komputer, 2006. Tip & Trik Permograman Visual Basic 6.0 . Yogyakrta :
Andi Offset