## Sosialisasi Aplikasi Pengelolaan Surat Dokumentasi Cagar Budaya Taman Purbakala Kerjaan Sriwijaya
Shinta Puspasari 1)* , Ahmad Zikri 2)
1), 2) Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer dan Sains Universitas Indo Global Mandiri *Email Penulis Koresponden: shinta@uigm.ac.id
Received : 15/04/24; Revised:25/04/24 ; Accepted: 30/04/24

## Abstrak
Situs Taman Purbakala Kerajaan Sriwijaya (TPKS) diyakini sebagai bekas kawasan pemukiman dan taman  di  masa  kerajaan  Sriwijaya  dimana  pada  kawasan  ini  banyak  ditemukan  peninggalan purbakala.  Di  dalam  TPKS  terdapat  cagar  budaya  dan  Museum  Sriwijaya  yang  menyimpan  koleksi bersejarah peninggalan kerajaan Sriwijaya. Pengembangan aplikasi pengelolaan surat dokumentasi cagar  budaya  di  Taman  Purbakala  Kerjaan  Sriwijaya  (TPKS)  bertujuan  memudahkan  dalam pengelolaan untuk pemeliharaan dan pelestarian serta ketahanan budaya Sumatera Selatan khusus nya  kota  Palembang  melalui  TPKS.  Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  diawali pengembangan aplikasi berdasarkan kebutuhan TPKS untuk pengelololaan surat dokumentasi cagar budaya.  Pada  tahapan  akhir  pengebangkan  dilakukan  pelatihan  dan  sosialisasi  aplikasi  pada pemangku  kepentingan  yaitu  UPTD  TPKS.  Sosialisasi  aplikasi  dilakukan  dengan  tujuan  untuk memperkenalkan  pemanfaatan  fitur-fitur  meliputi  penambahan,  pengubahan,  dan  pencarian  data surat  dokumentasi  cagar  budaya  kepada  staf  TPKS.  Masing-masing  fitur  aplikasi  memiliki fungsionalitas  berbeda  yang  perlu  diperkenalkan  bagaimana  memanfaatkan  nya  sesuai  dengan kebutuhan pengelolan surat dokumentasi cagar budaya di TPKS. Dengan metode pengenalan secara langsung kepada pengguna aplikasi diharapkan dapat secara optimal dimanfaatkan oleh pengguna dan meningkatkan kinerja organisasi. Hasil sosialisasi menunjukkan bahwa pengguna dapat dengan mudah  memanfaatkan  aplikasi  untuk  pengelolaan  surat  dokumentasi  cagar  budaya.  Aplikasi  yang dikembangkan  diharapkan  nantinya  dapat  dimanfaatkan  oleh  pengelola  TPKS  sehingga  dapat mengoptimalkan kinerja bagian terkait dengan cagar budaya.
Kata kunci : Sosialisasi, aplikasi pengelolaan surat, cagar budaya, Sriwijaya.

## Abstract
The Srivijaya Kingdom Archaeological Park (TPKS) site is believed to be a former residential area and park during the Srivijaya Kingdom era, where many ancient relics were found in this area. Within the TPKS  there  is  a  cultural  heritage  and  the  Srivijaya  Museum  which  stores  a  historical  collection  of heritage from the Srivijaya kingdom. The development of an application for managing cultural heritage documentation letters at the Srivijaya Archaeological Park (TPKS) aims to facilitate management for the  maintenance,  preservation  and  cultural  resilience  of  South  Sumatra,  especially  the  city  of Palembang,  through  TPKS.  This  community  service  activity  began  with  the  development  of  an application based on TPKS requirements for managing cultural heritage documentation letters. In the final stage of development, training and application outreach was carried out to stakeholders, namely UPTD TPKS. Application socialization was carried out with the aim of introducing the use of features, including adding, changing, and searching for cultural heritage documentation letter data for TPKS staff.  Each  application  feature  has  different  functionality  that  needs  to  be  introduced  and  how  it  is utilised according to the needs of managing cultural heritage documentation letters at TPKS. With this method of direct introduction to application users, it is hoped that users can utilize it optimally and improve organizational performance. The results of the socialization show that users can easily utilize the  application  to  manage  cultural  heritage  documentation  letters.  It  is  hoped  that  the  application
developed can later be utilized by TPKS managers so that they can optimize the performance of sections related to cultural heritage.
Keywords : Socialization, mail management application, cultural heritage, Srivijaya.

## 1. PENDAHULUAN
Taman  Purbakala  Kerajaan  Sriwijaya  (TPKS)  dikelola  oleh  Dinas  Kebudayaan  dan Pariwisata  Provinsi  Sumatera  Selatan.  Di  dalam  Taman  Purbakala  Kerajaan  Sriwijaya  terdapat empat bangunan utama yaitu Museum Sriwijaya, gedung pendopo, gedung prasasti, teater mini, dan dua pulau yaitu pulau Nangka dan pulau Cempaka. Taman Purbakala Kerajaan Sriwijaya atau sebelumnya  dikenal  dengan  nama  Situs  Karang  anyar  adalah  taman  purbakala  bekas  kawasan permukiman dan taman yang dikaitkan dengan kerajaan Sriwijaya terletak tepi utara Sungai Musi di kota Palembang provinsi Sumatra Selatan. Pada kawasan ini ditemukan banyak peninggalan purbakala yang menunjukkan bahwa kawasan ini pernah menjadi pusat permukiman dan pusat aktivitas manusia dan diyakini berlangsung pada masa kerajaan Sriwijaya lewat temuan prasasti dan bukti lain nya.
TPKS dikelola oleh Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan yang di dalamnya  meliputi  museum  dan  sejumlah  bangunan  bersejarah  peninggalan  purbakala.  Situs peninggalan  sejarah  berupa  cagar  budaya  menjadi  sumber  utama  pembelajaran sejarah(Pramartha et al., 2023). Museum Sriwijaya bagian dari TPKS memiliki Visi menjadi salah satu  objek  wisata  sejarah  dan  budaya,  edukatif,  rekratif,  dan  atraktif  bagi  semua  lapisan masyarakat dengan salah satu misi nya adalah mengkomunikasikan koleksi sebagai bukti sejarah budaya  Sriwijaya  dan  Sumatera  Selatan.  Konservasi  terhadap  cagar  budaya  perlu  dilakukan karena  terancam  kelestariannya  oleh  berbagai  faktor,  diantaranya  ancaman  faktor  alam  dan politik (Hudiyanto & Lutfi, 2021).
Untuk mendukung terwujudnya visi misi tersebut, maka dilaksanakan kegiatan pengabdian kepada  masayarakat  ini  lewat  pengembangan  sistem  pengelolaan  transaksi  berupa  aplikasi pengelolaan surat dokumentasi untuk proses pencatatan dan penyimpanan berkas dokumentasi cagar  budaya  yang  telah  terdaftar  di  Taman  Purbakala  Kerajaan  Sriwijaya  sehingga  efektif memudahkan  pengelolaan.  Pemanfaatan  teknologi  informasi  efektif  meningkatkan  kinerja museum (S Puspasari et al., 2023) dan berdampak pada peningkatan pengalaman pembelajaran serta pengetahuan pengunjung museum  (Ermatita et al., 2023). Surat dokumentasi merupakan arsip  yang  memiliki  fungsi  sangat  penting  dalam  berjalannya  organisasi    seperti  hal  nya dokumentasi cagar budaya di TPKS. Proses pencatatan akan memakan waktu yang dengan proses manual  untuk  pencarian  data  arsip  surat.  Selain  itu,  dokumentasi  manual  memungkinkan terjadinya  kerusakan  dan  kehilangan  dokumen  terkait  koleksi  museum  dan  cagar  budaya  jika disimpan  di  ruangan  dalam  kawasan  TPKS.  Dengan  adanya  aplikasi  pengelolaan  surat dokumentasi  cagar  budaya  TPKS  maka  akan  memudahkan  temu  kembali  informasi    untuk mendukung kinerja TPKS (Shinta Puspasari & Marnisah, 2019). Pengembangan aplikasi saja tidak cukup, diperlukan kegiatan sosialisasi (Shinta Puspasari & Dhamayanti, 2022) untuk memberikan pelatihan dan pengenalan bagi pengguna serta pembangku kepentingan mengenai pemanfaatan aplikasi  pengelolaan  surat  dokumentasi  cagar  budaya  TPKS  sehingga  tujuan  pengembangan aplikasi dapat tercapai.

## 2. METODE PELAKSANAAN PENGABDIAN
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini mengupayakan solusi permasalahan yang dihadapi oleh  TPKS  dalam  pengelolaan  surat  dokumentasi  cagar  budaya  lewat  pengembangan  aplikasi komputer dan dianjutkan dengan sosialisasi pemanfaatan aplikasi. Tahapan kegiatan diilustrasikan seperti pada Gambar 1.  Pelaksanaan kegiatan dilaksanakan dalam 1(satu) hari dengan rangkaian kegiatan  yang  diawali  dengan  tahapan  pengembangan  aplikasi    yang  dimulai  dengan  analisis kebutuhan,  perancangan  aplikasi,  pengkodean  dan  pengujian,  serta  diakhiri  dengan  kegiatan sosialisasi yang dilaporkan dalam kegiatan PkM ini (Shinta Puspasari & Herdiansyah, 2021).

## Gambar 1. Tahapan kegiatan PkM

## a. Analisis Kebutuhan Aplikasi
Pada tahapan ini dilakukan analisis kebutuhan aplikasi pengelolaan surat dokumentasi cagar budaya  pada  TPKS  dengan  melakukan  pengumpulan  data  lewat  wawancara  maupun observasi serta dokumen terkait di TPKS. Hasil tahapan ini berupa spesifikasi fungsionalitas aplikasi  yang  digunakan  untuk  tahapan  perancangan  aplikasi  (Gustriansyah  et  al.,  2023). Fungsionalitas  aplikasi  akan  diterjemahkan  menjadi  fitur-fitur  aplikasi  yang  dapat  dikases oleh pengguna untuk kebutuhan pengelolaan surat dokumen cagar budaya.
b. Perancangan Aplikasi
Fitur  aplikasi  dirancangan  berdasarkan  analisis  kebutuhan  aplikasi  pengelolaan  surat dokumentasi cagar budaya TPKS yang dimodelkan untuk memudahkan dalam pengkodean dan pengujian aplikasi. Fitur tersebut dirancang sesuai dengan kebutuhan fungsionalitas yang diperoleh berdasarkan kebutuhan pengguna dan pemangku kepentingan pengelolaan surat dokumen cagar budaya di TPKS.
c. Pengkodean dan Pengujian Aplikasi
Tahapan in menjadi tahapan akhir pengembangan perangkat lunak sebelum siap diserahkan pada pengelola TPKS untuk dimanfaatkan dalam pengelolaan TPKS. Kode program dibuat dalam bahasa program yang menghasilkan sebuah aplikasi lolos uji siap diterapkan setelah melewati  tahapan  pegujian.  Basa  pemrograman  aplikasi  desktop  dipilih  sebagai  solusi pengembangan  aplikasi  pengelolaan  surat  dokumentasi  cagar  budaya  di  TPKS  dengan pertimbangan  efisiensi  dalam  pengelolaan  surat  yang  belum  memerlukan  akses  real  time. Kode  program  mengimplementasikan  fitur-fitur  yang  telah  dirancang  sesuai  kebutuhan pengguna  dan  dilengkapi  dengan  tampilan  antar  muka  untuk  memudahkan  akses  oleh pengguna.
d. Sosialisasi
Pada akhir kegiatan, dilakukan sosialisasi pemanfaatan aplikasi kepada staf dan kepala UPTD TPKS dengan tujuan agar aplikasi dapat diterima dan dimanfaatkan secara optimal. Sosialisasi yang dilakukan sekaligus memberikan pelatihan bagi pengguna aplikasi yang memberikan pengetahuan dan teknik pemanfaatan aplikasi sehinga tujuan pengembangan aplikasi dapat tercapai untuk mengoptimalkan kinerja organisasi (Shinta Puspasari et al., 2023). Pengenalan fitur-fitur  aplikasi  pengelolaan  surat  dokumentasi  cagar  budaya  pada  staf  TPKS  diberikan secara langsung dipraktekkan dengan pendampingan oleh pelaksana PkM.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Luaran  yang  dihasilkan  dari  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  berupa  sebuah aplikasi  yang  dikembangkan  dengan  tujuan  untuk  memudahkan  TPKS  dalam  mengelola  surat dokumentasi  cagar  budaya  Sumatera  Selatan.  Aplikasi  tersebut  dikembangkan  dengan  tampilan antarmuka seperti diilustrasikan pada Gambar 2 s.d Gambar 5 berikut ini.

## a. Antarmuka Menu Utama
Pada Gambar 2 dapat dilihat antar muka menu utama aplikasi pengelolaan surat dokumentasi cagar  budaya  di  TPKS,  dimana  terdapat  tiga  menu  yaitu  Kelola  Data,  About  dan  Keluar  yang dirancang  dalam  bentuk  objek button .  Pengguna  dapat  memilih  salah  satu  dari  tiga  menu  ini dengan cara melakukan proses klik kanan pada perangkat mouse dan selanjutnya akan masuk ke dalam tampilan masing-masing.
Analisis Kebutuhan Perancangan Aplikasi Pengkodean & Pengujian Sosialisasi

## Gambar 2. Antarmuka menu utama aplikasi b.  Antarmuka Kelola Data
Pada menu kelola data, akan ditampilkan antar muka seperti Gambar 3. Pada menu ini dapat dilakukan pengelolaan tambah data. Pada fitur ini pengguna dapat mengisi data surat dokumentasi cagar budaya. Pada tampilan ini, pengguna aplikasi diminta untuk memasukkan data dokumentasi cagar budaya yang terdiri dari Nomor ID Pendaftaran, Nama Cagar Budaya, Nama Pendaftar, Kategori Cagar Budaya, Tanggal Daftar, Periode Masa, Alamat, Desa/ Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten/ Kota, Provinsi, Kode Pos, Ketinggian, Luas, Utara, Selatan, Timur, Barat, Kondisi, dan Upload Dokumen dari dokumentasi terkait. Selain itu data yang telah tersimpan dapat diubah dengan memilih menu EDIT, dan  juga  dapat  menghapus  data  dengan  memilih  menu  HAPUS.  Pengguna  juga  dapat  melakukan proses pencarian data dengan memasukkan kata kunci pencarian cagar budaya (Gambar 4).
Gambar 3. Antarmuka tambah data surat dokumen cagar budaya

## Gambar 4. Antarmuka pencarian data surat dokumen cagar budaya
Pelatihan  penggunaan  aplikasi  tersebut  diberikan  kepada  staf  TPKS  dengan  tujuan  agar  dapat dengan  cepat  memahami dan  memanfaatkan  tiap  fitur dalam  aplikasi  (Vauzia  et  al., 2023)  untuk pengelolaan  syarat  dokumentasi  cagar  budaya  di  TPKS.  Setelah  pelatihan  dilakukan  wawancara untuk mengetahui umpan balik pengguna aplikasi, yaitu staf TPKS terhadap fitur aplikasi yang telah dikembangkan. Dari hasil wawancara diketahui bahwa aplikasi mudah untuk dipahami penggunaan dan pemanfaatnnya bagi pengelolaan surat dokumentasi cagar budaya di TPKS.  Staf TPKS dengan cepat  memahami  dan  memanfaatkan  fitur-fitur  aplikasi  pengelolaan  surat  dokumentasi  cagar budaya  TPKS.  Sosialisasi  juga  melibatkan  kepada  Kepala  UPTD  TPKS  (Gambar  5)  sehingga diharapkan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini dapat berkelanjutan dengan pemanfaatan yang optimal dari aplikasi tersebut sehingga dapat mendukung terwujudnya visi misi TPKS serta sebagai upaya turut menjaga ketahanan budaya daerah Sumatera Selatan.

## Gambar 4. Kegiatan sosialisasi aplikasi

## 4. KESIMPULAN
Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  mengembangkan  aplikasi  komputer  untuk pengelolaan surat dokumentasi cagar budaya di UPTD Taman Purbakala Kerajaan Sriwijaya yang dikelola oleh Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan. Sebuah aplikasi berbasis desktop  berhasil  dikembangkan  dengan  sejumlah  tahapan  kegiatan  meliputi  analisis  kebutuhan, perancangan, pengkodean & pengujian, dan pelatihan serta sosialisasi aplikasi. Berdasarkan hasil kegiatan  yang  diperoleh,  diketahui  bahwa  aplikasi  dikembangkan  efektif  memudahkan  dalam pengelolaan dokumen terkait cagar budaya yang dilakukan oleh TPKS sehingga diharapkan dapat mendukung terwujudnya pelestarian budaya dan sejarah Sumatera Selatan lewat perwujudan Visi & Misi TPKS.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan  terimakasih  diucapkan  kepada  UPTD  Taman  Purbakala  Kerajaan  Sriwijaya    dan  Dinas Kebudayaan  dan  Pariwisata  Provinsi  Sumatera  Selatan  yang  telah  mengizinkan  pelaksanaan kegiatan ini.

## DAFTAR PUSTAKA
Ermatit a, E., Puspasari, S., & Zulkardi, Z. (2023). Improving Student ’ s Cognitive Performance during the Pandemic through a Machine Learning-Based Virtual Museum. TEM Journal. , 12 (2), 948 – 955. https://doi.org/10.18421/TEM122
Gustriansyah, R., Puspasari, S., Sanmorino, A., Suhandi, N., & Antony, F. (2023). Penerapan Aplikasi Laboratorium Untuk Meningkatkan Kualitas Layanan Di Puskesmas Gandus. Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal , 6 (3), 370 – 375. https://doi.org/10.33330/jurdimas.v6i3.2425
Hudiyanto, R., & Lutfi, I. (2021). Sosialisasi konsep manajemen sumberdaya budaya pada masyarakat desa hutan sebagai upaya pelestarian kawasan cagar budaya penanggungan. Jurnal Praksis Dan Dedikasi (JPDS) , 4 (1), 1 – 8.
Pramartha, I. N. B., Putu, N., Parwati, Y., Alit, D. M., & Luh, N. (2023). Pelatihan Kepemanduan Wisata Cagar  Budaya  Mahasiswa  Program  Studi  Pendidikan  Sejarah  Universitas  Pgri  Mahadewa Indonesia  Pada  Situs  Candi  Tebing  Tegalinggah,  Gianyar  Bali. Sewagati  Jurnal  Pengabdian Kepada Masyarakat , 1 (2), 41 – 50.
Puspasari, Shinta, Ermatita, & Zulkardi. (2023). Sensitivity Analysis of the New Model of Museum Education  Performance  Index  with  Machine  Learning-Based  Digital  Technology  Usage Parameters. 2023 International Conference on Informatics, Multimedia, Cyber and Informations System (ICIMCIS) , 561 – 565. https://doi.org/10.1109/ICIMCIS60089.2023.10349041
Puspasari,  Shinta,  &  Dhamayanti.  (2022).  Sosialisasi  Eksistensi  Museum  dr.AK.Gani  di  Pameran Bersama  Museum  Se-Sumsel  untuk  Peningkatan  Kunjungan  Eduwisata. Reswara:  Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat , 3 (3), 745 – 750. https://doi.org/https://doi.org/10.46576/rjpkm.v3i2.1972
Puspasari,  Shinta,  &  Herdiansyah,  M.  I.  (2021).  Pengenalan  Teknologi  Augmented  Reality  untuk Media Edukasi Koleksi Museum SMB II di Masa Pandemi Covid-19. Bakti Budaya , 4 (2), 143 – 151. Puspasari, Shinta, & Marnisah, L. (2019). Implementasi E-Museum Dr. Ak. Gani Palembang. Jurnal Abdimas Mandiri , 3 (2), 120 – 130. https://doi.org/10.36982/jam.v3i2.827
Puspasari, Shinta, Setiawan, H., Viatra, A. W., Yustini, T., Dhamayanti, Heriansyah, R., & Alie, M. (2023). Pemberdayaan  UMKM  Kain  Tenun  Songket  dan  Kain  Jumputan  Binaan  LPP-PEKKA  Yayasan Masjid  Agung  Palembang  untuk  Meningkatkan  Skala  Produksi  dan  Pewarna  Alami. Jurnal Abdimas Mandiri , 7 (3), 187 – 194. https://doi.org/10.36982/jam.v7i3.3477
Vauzia, F., Kirana, N. W., Rosulindo, P. P., Wusqo, U., & Akmal, M. (2023). Pembuatan dan Pelatihan Penggunaan  Aplikasi  Permohonan  Surat  Keterangan  Berbasis  Website  di  Desa  Sariwangi.
Sewagati , 8 (1), 1116 – 1125. https://doi.org/10.12962/j26139960.v8i1.790