## PERANCANGAN SISTEM KEHADIRAN DOSEN DI UNIVERSITAS GUNADARMA

## Lira Arum Kusumaning Thyas
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Gunadarma liralie@staff.gunadarma.ac.id

## Abstrak
Sistem kehadiran pada suatu instansi sangat penting demi terciptanya kinerja karyawan yang baik. Penelitian ini bertujuan untuk membuat perancangan sistem pada sekretariat dosen  Univeristas  Gunadarma  agar  mempermudah  pemantauan  kehadiran  dosen. Perancangan  pengembangan  sistem  kehadiran  dosen  ini  dibuat  dalam  beberapa  tahap, pertama  definisi  kebutuhan  awal,  peninjauan  sistem  yang  berjalan,  analisis  sistem berjalan dan pembuatan sistem kehadiran kehadiran dosen. Tool yang digunakan untuk menggambarkan  perancangan  sistem  kehadiran  dosen  ini  menggunakan  Data  Flow Diagram  dan  menggunnakan  Entity  Relation  Diagram  untuk  perancangan  database. Pengolahan data kehadiran dosen jadi lebih mudah karena tidak dilakukan berulang dan waktu yang digunakan lebih efisien.
Kata  Kunci  :Data  Flow  Diagram,Entity  Relation  Diagram,perancangan  ,  sistem kehadiran

## DESIGN OF LECTURER ATTENDANCE SYSTEM IN GUNADARMA UNIVERSITY

## Abstract
In  an  institution,  attendance  system  is  very  important  to  create  good  employee performance.  The  study  aims  is  to  create  a  design  system  on  Gunadarma  University lecturer  secretariat  office  in  order  to  facilitate  the  lecturer  attendance  monitoring.  The lecturer  attendance  system  designing  development  are  made  in  several  stages,  first  the definition  of  initial  needs,  the  review  on  the  existing  system,  analysis  on  the  existing system  and  the  establishment  of  lecturers  attendance  system.  To  describe  the  design  of Lecturer  Attendance  System  the  study  used  Data  Flow  Diagram  and  Entity  Relation Diagram  for  database  design.  The  lecturer  attendance  data  processing  becomes  easier because it is not repeatedly conduct and more time-efficient.
Keywords: Data Flow Diagram, Entity Relation Diagram, design, attendance system

## PENDAHULUAN
Sekretariat dosen Universitas Guna- darma merupakan salah satu tempat untuk mendapatkan  sebuah  informasi  tentang kehadiran  dosen.  Salah  satu  informasi yang  bias  didapat  dari  secretariat  dosen adalah  apakah  dosen  hadir  atau  tidak
dihari tersebut,apakah dosen memberikan tugas atau catatan kepada mahasiswa jika tidak  hadir.  Dalam  kegiatan  pemantauan kehadiran  dosen  petugas  melakukan  ke- giatan  tersebut  secara  berulang,  petugas melihat  berkas  monitoring,  memeriksa daftar  kehadiran  mahasiswa,  memeriksa daftar  kehadiran  dosen  dan  dari  berkas
monitoring  diperoleh  data  yang  nantinya dimasukkan ke dalam komputer. Kegiatan-kegiatan  yang  dilakukan  terse- but  dilakukan  secara  berulang  sehingga informasi  yang  diperoleh  menjadi  tidak efisien.
Sebuah  sistem  untuk  mengatur pengolahan  data  atau  informasi  untuk sekretariat  dosen  Universitas  Gunadarma diperlukan agar informasi yang diberikan tidak  memberikan  informasi  yang  salah sehingga  tidak  merugikan  banyak  pihak akibat keselahan informasi ini. Data yang didapat  akan  diolah  sebagai  informasi untuk membantu pihak-pihak yang mem- butuhkan.  Data  nantinya  diolah  oleh bagian  sekretariat  dosen.  Hal  ini  dika- renakan  ada  hubungannya  dengan  peng- gajian  dosen.  Informasi  kehadiran  dosen bermanfaat  bagi  mahasiswa  dan  dosen berkaitan  dengan  jadual  mereka  di  hari tersebut.  Jika  ada  dosen  yang  tidak  hadir dapat  dijadikan  sebagai  informasi  bagi mahasiswa  maupun  dosen  untuk  dapat memajukan  jadual  kuliah  di  kelas  atau dosen berikutnya.
Oleh karena itu dibuat perancangan sistem  kehadiran  dosen  untuk  membantu dengan  menggunakan Data  Flow  Dia- gram dan Entity  Relationship  Diagram . Penelitian  ini  untuk  merancang  sistem terotomasi  pemantauan  kehadiran  dosen. Jika  dosen  tidak  hadir  adakah  tugas  atau
catatan  yang  diberikan  kepada  maha- siswa. Data yang diperoleh setiap harinya akan  divalidasi  kemudian  diberikan  ke bagian pusat untuk diverifikasi dan diolah untuk menentukan penggajian dosen.

## METODE PENELITIAN
Pada  penelitian  ini  digunakan  me- tode  penelitian  dengan  carapendefinisian kebutuhan  awal,  peninjauan  sistem  yang berjalan,  analisis  sistem  berjalan  dan pembuatan  sistem  kehadiran  dosen.  Tool yang  digunakan  untuk  menggambarkan perancangan Sistem Kehadiran Dosen ini menggunakan Data  Flow  Diagram dan menggunnakan Entity  Relation  Diagram untuk perancangan database .

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  tahap  pendefinisian  kebu- tuhan  awal  meliputi  data  yang  berhu- bungan dengan perancangan sistem keha- diran  dosen, tool yang  digunakan  untuk membuat  perancangan  sistem  kehadiran adalah data  flow diagram  untuk  pemo- delan, entiry  relation  diagram untuk database dan flowchart untuk  proses penggambaran  sistem  secara  garis  besar. Penelitian  ini  dilakukan  di  sekretariat dosen  Universitas  Gunadarma  Kampus  E (Gambar 1).
Gambar 1.Diagram Proses yang Berjalan.

## Gambar 2. Bagan Alir Dokumen Sistem yang Sedang Berjalan
Proses  data  kehadiran  dosen  dimu- lai ketika dosen mengisi daftar kehadiran kemudian  data  diolah  oleh  petugas sekretariat  dosen  kampus  E.  Data  yang diperoleh  selama  seminggu  kemudian diolah  dan  dikirim  ke  petugas  sekretariat dosen kampus D, oleh petugas kampus D data  akan  divalidasi.  Hasil  akhir  dari validasi  tersebut  dikirim  kebagian  Ke- uangan  untuk  proses  penggajian.Bagan alir dokumen sistem yang sedang berjalan diperlihatkan pada Gambar 2.
Beberapa  masalah  yang  dihadapi pada  sistem  kehadiran  dosen  yang  ber- jalan  selama  ini  adalah  lamanya  waktu yang dibutuhkan pada prosesnya, petugas bekerja tidak secara efisien dimana pema- sukkan  data  dilakukan  secara  berulang.
Pengisian  data  kehadiran  secara  manual dan proses secara semi manual dari aliran berkas kehadiran ke komputer untuk data totalan.
Pada  sistem  yang  diusulkan  data yang  ada  akan  langsung  masuk  dikom- puter  sehingga  aliran  dokumen  sudah terotomasi.  Kegiatan yang dilakukan yai- tu  dosen  mengisi  daftar  hadir  dengan memasukkan  identitas  menggunakan  ko- de  dosen  pada  tahap  ini  terdapat  pilihan untuk  melanjutkan  atau  membatalkan proses.  Setelah  mengajar  dosen  akan memberikan  daftar  hadir  mahasiswa  ke petugas. Petugas mengisi data dosen yang tidak  hadir  yang  diperoleh  dari  daftar hadir mahasiswa yang tidak diambil.

## Gambar 3 Diagram Proses Pengisian Daftar Kehadiran

## Gambar 4. Diagram Proses Data Dosen Tidak Hadir
Gambar  5  memperlihatkan  bagan alir  dokumen  sistem  yang  diusulkan. Dalam  bagan  tersebut  menggambarkan proses berjalannya informasi yang dikum- pulkan  dalam  satu  basisdata  diberi  nama dengan db kehadiran ds. Data yang dima-
sukkan  oleh  dosen  yang  bersang-kutan maupun  oleh  petugas  akan  masuk  dalam basisdata  sampai  akhirnya  data  akan dikirim ke petugas kampus D dan bagian keuangan.
Gambar 5. Bagan Alir Dokumen Sistem yang Diusulkan

## Gambar 6. Diagram Konteks Sistem Kehadiran Dosen yang Diusulkan
Gambar 6 merupakan diagram kon- teks  yang  memperlihatkan  sistem  infor- masi kehadiran secara umum yang meng- hasilkan  informasi  yang  dibutuhkan  dan yang ditujukan.
Gambar  7  memperlihatkan Data flow diagram level  zero .  Gambar  7 meneragkan beberapa proses yaitu mengolah  kehadiran  dan  ketidakhadiran dosen, membuat laporan rekap dosen dan mencetak rekap totalan.
Entity  relation  diagram diperliha- tkan  pada  Gambar  8. Entity  relation diagram memperlihatkan  struktur  data yang  dirancang  memiliki  relasi  isi  terha- dap daftar hadir dengan atribut kde dosen,
nama dosen. Untuk daftar hadir memiliki relasi  terhadap  petugas  dengan  atribut jadwal,  hadir,  catatan, backup ,  tugas rektor,  tambahan,  keterangan  dan  total. Petugas  memiliki  atribut  kode  petugas dan nama petugas.
Pada  rancangan  halaman  utama terdapat  logo  Universitas  Gunadarma, tombol pilihan dosen, mahasiswa, petugas dan keterangan jam dan tanggal. Masing- masing  tombol  ini  digunakan  sesuai dengan  kebutuhan  pengguna.Dosen  yang mengisi  daftar  hadir  akan  melihat tampilan  form  kehadiran  dosen  untuk mengakses  kedaftar  hadir  pribadinya dengan memasukkan kode dosen tersebut.
Gambar 7. DFD Level Zero Sistem Kehadiran yang Diusulkan

## Gambar 8. Entity Relation Diagram
Pada form daftar hadir dosen, dosen harus  memasukkan  kode  dosen.  Selan- jutnya  dosen  bisa  langsung  mengisi  data kehadirannya,  jika  terjadi  kesalahan pemasukkan data dapat diubah langsung.
Pada  form  kehadiran  dosen  untuk petugas  menampilkan  keseluran  daftar dosen  yang  mengajar  di  Universitas Gunadarma Kampus E. Form ini terdapat tombol  pilihan  ubah,  simpan  dan  cetak. Form  daftar  kehadiran  dosen  untuk mahasiswa  hanya  menampilkan  kete- rangan dosen hadir atau tidak. Mahasiswa tidak  dapat  melakukan  pemasukkan  data pada  form  ini.  Kolom  catatan  dan  tr memberikan informasi  dosen tidak hadir, sedangkan  kolom  yang  masih  kosong memberikan  informasi  bahwa  dosen belum hadir.

## SIMPULAN DAN SARAN
Dari  uji  coba  yang  telah  dilakukan rancangan  sistem  yang  terotomasi  ini telah  berhasil  dibuat  pada  sekretariat dosen  Univeristas  Gunadarma.  Ran- cangan  sistem  ini  dapat  mempermudah kerja petugas dalam memantau kehadiran dosen.  Petugas  dan  dosen  dengan  mudah memperoleh  informasi  dengan  tepat.
Petugas  langsung  mendapat  informasi dari  data  yang  dimasukkan  sendiri  atau oleh dosen yang bersangkutan yang telah mengisi  kehadirannya,  kesalahan  pengi- sian  daftar  hadir  bisa  langsung  diubah oleh petugas dan dosen. Sistem kehadiran dosen  ini  juga  dapat  memberikan  infor- masi bagi mahasiswa yang ingin mengetahui  apakah  dosen  tersebut  hadir atau behalangan hadir.
Diharapkan  sistem  kehadiran  dosen ini  dapat  diimplementasikan  dengan optimal  oleh  petugas  dan  dosen.  Tatap muka  sistem  kehadiran  bisa  lebih  dikem- bangkan  sehingga  lebih  menarik  dan mempermudah  pengguna  dalam  penggu- naan sistem ini.

## DAFTAR PUSTAKA
Adi, S., Kristin, D.M. (2014). Strukturisasi Entity Relationship Diagram. ComTech . Vol. 5 No. 1, pp
26-34
Heriadi,  A.,  Swanjaya,  D.  (2014).Sistem Informasi  Kehadiran  Dosen  Berbasis Web  (Studi  Kasus:  Program  Study Teknik Informatika Universitas Nusantara PGRI Kediri). SEMNASTEKNOMEDIA . Vol.2. No.1
Jogiyanto,  HM.  (2009). Analisis  dan Desain . Yogyakarta: Andi Offset. Kendall.,  Kennet,  E.  2010. Analisis  dan Perancangan  Sistem  Edisi  5  Jilid  1 . Index.
Mardiansyah,  M.  H.,  Nyoto,  R,  D., Nasution,  H.(2015).  Rancang  Bangun Aplikasi Pemantauan Kehadiran
Dosen  dan  Mahasiswa  Pada  Program Percepatan  Angka  Partisipasi  Kasar (APK)  Berbasis  Web. Jurnal  Sistem dan  Teknologi  Informasi  (JustIN) . Vol.3. No.3, pp 1-6
Nugroho,  R.  P.  (2014).  Pembangunan Sistem Informasi Monitoring Penilaian Kinerja  di  PT. Continental  Cosmetics Manufacture . Skripsi ,  Program  Studi Teknik  Informatika,  Fakultas  Teknik Dan  Ilmu  Computer,  Universitas Komputer Indonesia
Rachmaniah,  M.,  Adrianto,  H.  A.,  Aziz, A.  (2011).  Rancang  Bangun  Sistem Informasi  Manajemen  kepegawaian Dengan  Metode  The  Open  Group Architecture  Framework  (TOGAF). Jurnal  llmu  Pertanian  Indonesia .Vol.
16. No. 3, pp 164-172 Wibowo,  I.  O.  (2012).  Perancangan Sistem Informasi Penggajian Terkomputerisasi Dalam Rangka Meningkatkan  Efektifitas,  Efisiensi dan Pengendalian Internal Pada Yayasan Lazaris. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Akuntansi . Vol.1. No.1, pp 1-8
Widayanti,  R.,  Hidayat,  F.  (2013).Desain dan  Implementasi  Sistem  Informasi Administrasi  Pada  CV.  Dian  Abadi Malang  Berbasis  Desktop. Jurnal Dinamika  Dotcom .Vol.4,  No.  1,  pp  1-
14