## Pembangunan Sistem Informasi Administrasi Rawat Jalan Studi Kasus: Klinik Mulya Tangerang
Septian Adhy Kurnia ¹ ) , Hendri Irawan ² )
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi,Universitas Budi Luhur Jl.Raya Ciledug,Petukangan Utara,Kebayoran Lama,Jakarta Selatan 12260 e-mail : septianadhykurnia@gmail.com¹ ) , hendri.irawan@budiluhur.ac.id² )

## Abstrak
Klinik merupakan fasilitas kesehatan yang memberikan pelayanan medik jangka pendek bagi pasiennya. Dalam era  teknologi  informasi  sekarang  ini,  tentunya  dibutuhkan  layanan  administrasi  yang  cepat  dan  efisien  yang didukung  dengan  sistem  terkomputerisasi  termasuk  pada  klinik.  Klinik  Mulya  merupakan  organisasi  yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan umum kepada masyarakat.  Proses bisnis yang berjalan saat ini masih belum optimal dalam memberikan layanan kepada pasien dan pihak manajemen, seperti pengelolaan rekam medis pasien yang kurang baik, keberadaan data stok obat yang tidak cepat diketahui, hingga laporan pendapatan yang sering terlambat disajikan kepada pihak pimpinan, merupakan permasalahan yang sering muncul pada klinik ini. Berdasarkan  fakta  permasalahan  tersebut,  telah  dilakukan  penelitian  untuk  menganalisis  sistem  berjalan  dan membangun  sistem  informasi  dengan  menggunakan  metode  berorientasi  obyek  menggunakan  pemrograman desktop  Visual  Studio  2010  dan  database  MySQL,  yang  dapat  memberikan  solusi  bagi  Klinik  Mulya  untuk membantu menyelesaikan permasalahan yang dihadapi serta memperbaiki layanan pada proses bisnisnya.
Kata  kunci : sistem  informasi,  sistem  informasi  administrasi  rawat  jalan,  metodologi  berorientasi  obyek, pelayanan kesehatan

## 1. PENDAHULUAN
Klinik  merupakan  fasilitas  kesehatan  yang memberikan  pelayanan  medik  jangka  pendek  bagi pasiennya.  Sistem  informasi  rawat  jalan  adalah bagian  fungsi  dari  kegiatan  administrasi  dalam memberikan  layanan  terhadap  pasien.  Sistem informasi  ini  mendukung  efisiensi  penggunaan waktu, biaya serta sumber daya manusia.
Klinik  menurut  peraturan  Menteri  Kesehatan Republik  Indonesia  No.  028  tahun  2011  adalah fasilitas  pelayanan  kesehatan  perorangan  yang menyediakan  pelayanan  medis  dasar  dan  /atau spesialistik,  diselenggarakan  oleh  lebih  dari  satu jenis  tenaga  kesehatan  dan  dipimpin  oleh  seorang tenaga medis.[1]
Rawat  jalan  adalah  pelayanan  medis  kepada pasien untuk tujuan observasi, diagnosa, pengobatan,  pemulihan  dan  pelayanan  kesehatan lainnya tanpa mengharuskan pasien tersebut dirawat inap.[2]
Pada  dunia  kesehatan,  banyaknya  data  pasien yang  diolah  membuat  pengarsipan  data  riwayat pasien  dengan  proses  menggunakan  sistem  manual sangatlah  tidak  efektif.  Begitu  pula  pada  Klinik Mulia yang tidak dapat lepas dari permasalahan yang ada yaitu memberikan layanan informasi yang cepat, tepat dan akurat serta efisien tentu saja informasi ini sangat  penting  dalam  pengambilan  keputusan. Sebagai  salah  satu  instansi  yang  bergerak dibidang kesehatan dalam melayani masyarakat luas permasalahan  yang  dialami  pun  sangat  kompleks, antara  lain  adalah  data  rekam  medik.  Hal  ini memerlukan sistem pengolahan data yang membutuhkan  kecepatan  dalam  memproses  data menjadi sebuah informasi.
Menurut Ackof, “Sistem adalah setiap kesatuan secara  konseptual  atau  fisik  yang  terdiri  dari bagian-bagian  dalam  keadaan  saling  tergantung sama lainnya”. [3]
Klinik  Mulya  merupakan  suatu  institusi pelayanan  kesehatan  umum  dan  gigi  kepada masyarakat  umum  dan  peserta  BPJS  (Badan Penyelenggaraan  Jaminan  Sosial).  Klinik  ini berlokasi  di  jalan  KH.Hasyim  Ashari  No.10 Sudirman  Pinang.  Dalam  menjalankan  proses administrasi  bisnisnya,  klinik  ini  masih  belum optimal dalam memberikan layanan kepada pasien, maupun  memberikan  informasi  kepada  owner  / pemilik.
Permasalahan yang dihadapi pada Klinik Mulya antara lain sebagai berikut: Rekam medis yang tidak tersusun  dengan  baik  sehingga  menyulitkan  dalam mencari  dokumen  tersebut,  Pemilik  klinik  tidak mengetahui dengan cepat total pemasukan pendapatan  setiap  bulannya  karena  dihitung  dari bukti tarnsaksi yang ada, serta sulitnya mengetahui stok obat yang sering habis disebabkan karena tidak adanya pencatatan data stok obat.
Berdasarkan permasalahan yang telah dituangkan, penelitian ini bertujuan untuk membangun  sebuah  sistem  informasi  agar  dapat memudahkan  pencarian  dokumen  rekam  medis pasien, mempermudah mengetahui laporan pendapatan rawat jalan setiap bulannya, membuatkan rekapitulasi obat untuk mempermudah petugas  administrasi  untuk  mengetahui  stok  obat yang sering habis.
Batasan  masalah  penelitian  ini    dibatasi  pada proses  pendaftaran  pasien  ,  proses  pemeriksaan pasien,  proses  pembuatan  surat  keterangan  sakit,
sehat,  dan  surat  rujukan,  proses  pembayaran,  dan proses pembuatan laporan.
Beberapa penelitian yang peneliti pelajari untuk menambah khasanah informasi dalam penelitian ini yaitu: Penelitian yang dilakukan oleh M.
Agustiawan,  Andri  Wijaya  [4].  Penelitian  ini membuat aplikasi sistem informasi pelayanan pasien rawat jalan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi.  Selain  itu  penelitian  kedua  yaitu  oleh Topan  dkk  penelitian  ini  merancang  Sistem Informasi  Manajemen  Klinik  Berbasis  Web    Studi Kasus: Klinik TNI AU  Lanud Sam Ratulangi.[5]

## 2. METODE PENELITIAN
Peneliti  dalam  melakukan  penelitian  pada Klinik Mulya  dengan menggunakan tahapan antara lain : a. Observasi
Peneliti  datang  langsung  untuk  melakukan pengamatan proses bisnis yang sedang berjalan pada  Klinik  Mulya  Jalan  KH.Hasyim  Ashari No.10 Sudirman Pinang
b. Wawancara
Dari  observasi  yang  dilakukan  akan diperoleh metode pengembangan sistem informasi  yang  dapat  digunakan  dalam merancang  aplikasi  basis  data,  dan  wawancara dilakukan  terhadap  pihak  Klinik  Mulya  yakni dengan  dr.  Andi  yang  juga  sebagai  pimpinan dan pemilik hingga saat ini, untuk menentukan dan  menganalisis  aplikasi  basis  data  yang diinginkan.
c. Analisa Dokumen
Pada  tahap  ini  Penulis  menganalisis  suatu tujuan  sistem  administrasi  rawat  jalan  untuk mendapatkan sistem informasi yang terpadu dan mampu  mengolah  suatu  data  transaksi  pasien rawat jalan.
d. Studi Literatur
Pengelolaan data pasien di klinik
merupakan  salah  satu  komponen  yang  penting dalam mewujudkan pelayanan klinik berkualitas.  Pengelolaan  data  yang  lambat  dan kurang  akurat  akan  sangat  mempengaruhi pelayanan Klinik terhadap pasien.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berikut  hasil  dan  pembahasan  dari  penelitian yang telah dilakukan pada Klinik Mulya.
3.1 Analisa proses bisnis berjalan
Pada  tahap  ini  berdasarkan  proses  bisnis  yang terjadi  di  klinik  mulya  akan  digambarkan  oleh penulis  alur  kerja (workflow) dan  urutan  aktifitas dalam  suatu  proses  dengan  menggunakan  activiti diagram  dan  tool yang  digunakan  adalah microsoft visio dan draw IO
1) Proses Transaksi Pendaftaran
Setiap pasien yang berobat harus daftar terlebih dahulu  di  staff  administrasi.  Kemudian  staff administrasi  mengecek  data  apakah  pasien  tersebut
termasuk  pasien  baru  atau  pasien  lama.  Apabila pasien  tersebut  pasien  lama,  maka  petugas administrasi langsung menyiapkan kartu status(Rekam  Medis).  Dan  apabila  pasien  tersebut pasien  baru  maka  staff  administrasi  akan  mencatat data  diri  pasien  di  buku  besar  kemudian  staff administrasi  membuat  kartu  berobat  baru  dan diberikan pada pasien tersebut

## Gambar 1. Activity Diagram Transaksi Pendaftaran
2) Pemeriksaan Proses  pemeriksaan  pasien  membawa  surat keterangan  sakit  kemudian  dokter  melakukan tindakan pemeriksaan setelah melakukan pemeriksaan dokter memberikan rujukan tindakan ke  perawat/bidan  mencatat  obat  yang  dibutuhkan untuk  diberikan  ke  pasien  kemudian  pasien menerima catatan obat yang dibutuhkan pasien

## Gambar 2.  Activity Diagram Transaksi Pemeriksaan
3) Proses surat keterangan
Setelah  Proses  pemeriksaan  selesai  dan  bila dibutuhkan,  dokter akan membuatkan surat keterangan  rujuk,hal  ini  dikarenakan  pihak  klinik
Pasien di Periksa Serahkan Kartu Rekam Medik Terima Kartu Rekam Medik Panggil Pasien untuk di periksa Lakukan Tindakan Catat Diagnosa Pada Rekam Medik Buat dan Serahkan Resep [ Tidak butuh obat ] [ Butuh Obat ] [ Butuh Tindakan ] [ Tidak ] Pasien Masuk Ruangan Terima Resep Pasien Dokter Administrasi
maupun  dokter  tidak  sanggup  dan  tidak  memiliki fasilitas yang dibutuhkan pasien maka pemeriksaan lebih lanjut dilakukan di rumah sakit yang ditunjuk. Dokter juga akan membuatkan surat keterangan sakit jika pasien dirasa perlu beristirahat. Selain itu dokter akan  membuat  surat  keterangan  sehat  sesuai kebutuhan pasien kemudian diserahkan ke pasien.

## Gambar 3.  Activity Diagram Surat keterangan
4) Proses pembayaran
Setelah  diperiksa  pasien  menuju  kebagian administrasi dengan menyerahkan resep, selanjutnya staff administrasi akan menghitung biaya obat, biaya dokter  dan  biaya  tindakan  lalu  mengkonfirmasi biaya. Kemudian pasien akan membayar biayanya,dan selanjutnya staff administrasi membuat kwitansi sebagai tanda bukti bayar.
Gambar 4. Activity DiagramPembayaran
5) Proses Laporan
Staff administrasi  akan  membuat  laporan kunjungan pasien perbulan dan laporan pendapatan harian  klinik.  Kemudian  laporan-laporan  tersebut diserahkan kepada kepala klinik.
Gambar  5.  Activity Diagram Proses Laporan
Melakukan Pemeriksaan Cek Kondisi Buat Surat Keterangan Sehat [ Sehat ] [ Sakit ] Buat Surat Keterangan Sakit Buat Surat Keterangan Rujukan Serahkan Surat Keterangan [ Tidak Butuh Surat Rujukan ] [ Butuh Surat Rujukan ] Minta Surat Keterangan Terima Surat Keterangan Pasien Dokter Datang Ke Meja Admin Serahkan Resep Lakukan Pembayaran Terima Kwitansi dan obat [ Ada Resep ] [ Tanpa Resep/Tebus di Luar ] Terima Resep Konfirmasi Jumlah Bayar Terima Pembayaran Buat Kwitansi Serahkan Kwitansi dan obat Siapkan Obat Hitung Jumlah Bayar Administrasi Pasien
3.2 Analisa Sistem Usulan
a. Fishbone Diagram Fishbone diagram merupakan  metode yang  diciptakan  oleh  Kaoru  Ishikawa  untuk mengidentifikasi  sebab  dan  Akibat  Dari  suatu Permasalahan.cabang  utama  dari  fishbone menandakan  permasalahan  yang  dihadapi. Sedangkan  cabang  cabang  lainya  yang  akan berujung  pada  cabang  utama  adalah  penyebab permasalahanya  yang  biasanya  dikategorikan menjadi  orang  material,  perawatan  menejemen dan  lingkungan.  Diagram  fishbone  diagram sangat  berguna  dalam  perbaikan  kualitas dikarenakan dapat memvisualisasikan akar-akar permasalan yang banyak ke dalam format yang sederhana (Levy & Weitz 2012).[6]
Untuk  menganalisa  masalah  yang  ada pada Klinik  Mulya  peneliti  menggunakan diagram Fishbone seperti  terlihat  pada gambar 6.
Informasi Yang dibutuhkan Tidak dapat tersedia dengan cepat Karena tidak adanya pencatatan data stok obat. Kesulitan mencari dokumen yang dibutuhkan Kartu_periksa yang tidak tersusun dengan baik Pasien terus bertambah Lambat Dalam Proses Perhitungan pendapatan dokter Kesulitan mencari dokumen yang dibutuhkan Gambar 6. Fishbone Diagram
b. Analisis Masalah dan Solusi Perbaikan Klinik Mulya Melalui wawancara dengan pihak terkait pada
Klinik  Mulya  maka  peneliti  dapat  menganalis masalah  yang  ada  dan  solusi  perbaikan  sebagai berikut:
Tabel 1. Tabel Analisa Masalah
No Kategori Masalah Penyebab Kebutuhan 1 Proses Tidak diketahui
dengan mudah pelayanan umum/
asuransi perhitungan
manual
Lambat dalam proses  perhitungan pendapatan dokter 2 People Pasien terus
bertambah
Kesulitan  mencari dokumen yang dibutuhkan Kartu_periksa yang tidak tersusun dengan baik 3 Dokumen Sulitnya mengetahui  stok obat  yang  sering habis Karena tidak adanya  pencatatan data stok obat. Dibuatkan Field Untuk  Menyimpan
Data Pasien Transaksi Dan Dokter
c. Use Case Diagram
Use Case diagram merupakan dimana hubungan-hubungan  yang  terjadi  antara  aktor  dan aktivitas Use Case yang terdapat pada sistem.
1) Use Case Diagram Master Use Case Diagram Master terdiri dari Use Case Diagram  entri  data  pasien,  entri  dokter,  entri tindakan dan entri obat seperti gambar berikut ini.
Staff administrasi Entri Pasien Entri Dokter Entri Obat Enti Tindakan Dokter Pasien Pimpinan Gambar 8.  Use Case Diagram Master
a. Use Case Diagram Transaksi
Use  Case Diagram  Transaksi  terdiri  dari entri pendaftaran, entri pemeriksaan, cetak resep  dan  cetak  kwitansi  seperti  gambar berikut ini.
Staff  Administrasi Entri Pendaftaran Cetak Resep Cetak Kwitansi Entri Pemeriksaan Pasien Gambar 9.  Use Case Diagram Transaksi
b. Use case diagram surat keterangan pasien
Use Case Diagram surat keterangan pasien terdiri dari cetak surat sakit, cetak surat rujukan, dan cetak surat sehat seperti gambar berikut ini.
Staff Administarsi Cetak Surat Sakit Cetak Surat Sehat Cetak Surat Rujukan Pasien Gambar 10. Use Case Diagram Surat Keterangan Pasien
c. Use Case Diagram Laporan Use Case Diagram laporan terdiri dari cetak laporan  pendapatan,  cetak  laporan  kunjungan, cetak  laporan  pemeriksaan  pasien,  cetak laporan  rujukan  pasien  dan  cetak  laporan rekapitulasi obat seperti gambar berikut ini.
Staff Administrasi Cetak Laporan Pendapatan Cetak Laporan Pemeriksaan Pasien Cetak Laporan Rujukan Pasien Cetak Laporan Kunjungan Cetak Laporan RekapitulasiObat Pimpinan

## Gambar 11. Use Case Diagram Laporan

## 3.3 Class Diagram
Menggambarkan keadaan (atribut atau properti) dari  suatu  obyek.  Class  memiliki  tiga  area pokok,yaitu : nama,atribut,method

## Gambar 12. Class Diagram

## 3.4 Spesifikasi Basis Data
Spesifikasi basis data merupakan uraian rincian yang  menjelaskan  tentang  tiap-tiap  tabel  atau  file (relasi). Berikut ini adalah spesifikasi basis data dari sistem yang diusulkan.

## Tabel 2. Struktur Tabel File pasien
No Nama Field Jenis Lebar ( byte ) Keterangan 1 kd_pasien Varchar 5 Terdiri dari 5 digit kode pasien {PN999} 2 nm_pasien Varchar 30 Berisi nama pasien 3 tgl_lahir date 8 Tanggal lahir dengan format dd/MM/yyyy 4 jen_kel Varchar 10 Berisi jenis kelamin pasien dengan combobox {Laki- laki, perempuan}
5 pekerjaan Varchar 20 Pekerjaan Pasien 6 alamat_pasien Varchar 50 Alamat Pasien 7 tlp_pasien Varchar 12 Terdiri dari 12 digit telpon pasien 8 kepala_keluarga Varchar 120 Nama kepala keluarga atau nama ayah 9 Agama Varchar 11 Terdiri dari 5 Agama 1.Islam 2.katholik 3.protestan 4.hindu 5. Budha 10 umur Varchar 2 Berisi telepon pasien 11 tempat_lahir Varchar 20 Berisi tempat lahir pasien

## 3.5 Struktur Menu
Berikut  tampilan  struktur  menu  Klinik Mulya  terdiri  dari  master,  transaksi,  surat keterangan dan laporan.

## Gambar 13. Struktur menu

## 3.6  Rancangan Layar
Berikut  ini  adalah  rancangan  layar  program yang akan ada pada aplikasi administrasi rawat jalan pada Klinik Mulya yaitu sebagai berikut
1) Form Master Menu Utama
Gambar 14. Rancangan Layar Form Master
2) Form Transaksi Rancangan  Layar Form Transaksi  berisi tentang  entry  pendaftaran  pasien,  entry pemeriksaan  pasien,  cetak  resep  dan  cetak kwitansi
Gambar 15. Rancangan Layar Form Transaksi
3) Surat Keterangan Sakit
Rancangan  Layar  Surat  Keterangan  Sakit berisi  tentang  data  pasien,  jenis  kelamin, tanggal lahir, umur, pekerjaan dan alamat.

## Gambar 16. Rancangan Layar Surat Keterangan Sakit
4) Cetak Laporan Kunjungan Rancangan Keluaran Cetak Laporan
Kunjungan berisi tentang data kunjungan pasien
Gambar 17. Rancangan Keluaran Cetak

## Laporan Kunjungan
3.6 Sequence Diagram
a) Sequence Cetak Laporan Kunjungan Pasien Staf Administrasi membuka Cetak Laporan Kunjungan Pasien pada Control Cetak Laporan Kunjungan  Pasien  akan  memeriksa    inputan dari  Staf  Administrasi.  Staf  Administrasi memasukan inputan periode yang akan menjadi Output  Laporan,  setelah  memasukan  Periode Staf Administrasi menekan tombol Cetak untuk mencetak  Laporan  Kunjungan  Pasien.  Seperti yang dijabarkan pada gambar 18.

## Gambar 18. Sequence Diagram Cetak laporan
Kunjungan Pasien

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan analisa yang telah dilakukan maka dapat  beberapa  kesimpulan  yang  telah  dirinci sebagai berikut :
a. Sistem Informasi Rawat Jalan yang telah dibuat dapat  menyusun  dan  mencari  rekam  medis dengan  baik  sehingga  meningkatkan  kualitas pelayanan pada Klinik Mulya.
b. Terdapat  laporan  yang  memiliki  fungsi rekapitulasi total pemasukan pendapatan setiap bulanya, sehingga mempermudah pihak manajemen untuk mengambil keputusan.
c. Adanya  fitur  sistem  pengelolaan  obat  pada sistem  rawat  jalan  pada  Klinik  Mulya mempermudah mengetahui stok obat.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia Nomor  028/MENKES/PER/1/2011  Tentang Klinik 4 Januari 2011.
[2] Departemen  Kesehatan,  2008.  Pelayanan Rawat Jalan , Depkes RI, Jakarta.
[3] Ackof, Thabrany , Hasbullah. 2014. Bahan Ajar Sistem Informasi Manajemen. Jaminan kesehatan  nasional .  Depok:  Raja  Grafindo Persada.
[4] Agustiawan  M,  Wijaya  A,  “Aplikasi  Sistem Informasi  Pelayanan  Pasien  Rawat  Jalan (Studi  Kasus  Klinik  Islam  Siti  Khadijah Palembang)”,  Seminar  Nasional  Informatika Medis III (SNIMed III), 2012, Hal. 36-40.
[5] Topan M, Wowor M.F,  Xaverius B. N. Najoan, Perancangan  Sistem  Informasi  Manajemen Klinik Berbasis Web  Studi Kasus: Klinik TNI AU  Lanud Sam Ratulangi, “E-journal Teknik Informatika ISSN : 2301-8364”,  volume 6, No. 1, 2015
[6] levy,  Michael  &  Weitz,  Barton  A.2012. Retailing  Manajement .  New  York:  Mcgraw- Hill/Irwin.