## Perancangan Sistem Informasi Monitoring Dosen Pembimbing Mahasiswa Kerja Praktek (KP)
Willy Program Studi Manajemen Informatika Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya Palembang, Indonesia willy@unsri.ac.id
Anna Dwi Marjusalinah Program Studi Manajemen Informatika
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya Palembang, Indonesia annadwimarjusalinah@unsri.ac.id
Ricy Firnando Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya Palembang, Indonesia ricyfirnando@unsri.ac.id

## Ardina Ariani Program Studi Manajemen Informatika
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya Palembang, Indonesia ardinaariani@unsri.ac.id
Naretha Kawadha Pasemah Gumay Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya Palembang, Indonesia narethakawadha@unsri.ac.id

## Mukhlis Febriady
Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya Palembang, Indonesia mfebriady@unsri.ac.id
Abstrak—Ilmu Pengetahuan dan Teknologi saat ini begitu pesat dalam perkembangannya, tidak terkecuali dalam bidang dunia  digital,  dalam  hal  ini  ketua  jurusan  dan  Koordinator program  studi  bahkan  wakil  dekan  bidang  akademik  sangat kesulitan  untuk  memonitoring  mahasiswa  yang  melakukan bimbingan  akademik  dan  konsultasi  kerja  praktek.  Bahkan sangat  banyak  kasus  tidak  mengetahui  perkembangan  dan keaktifan  mahasiswa  terhadap  dosen  pembimbing  dan  juga kurangnya  informasi  berapa  sering  mahasiswa  tersebut melakukan mimbingan terhadap dosen pembimbing akademik sampai mahasiswa tersebut melakukan kerja praktek, sehingga dibutuhkan  sebuah  sistem  informasi  untuk  memonitoring antara  dosen  pembimbing  akademik  terhadap  mahasiswa dengan menggunakan metode agile, sehingga informasi tersebut dapat menjadi acuan oleh para pimpinan. Hasil penelitian akan menjadi  acuan  untuk  membangun  sistem  informasi  yang diharapkan  dapat  membantu  proses  monitoring  antara  dosen pembimbing dan mahasiswa.
Kata  Kunci—perancangan,  sistem  informasi  monitoring, kerja praktek, agile

## I. PENDAHULUAN
Kemajuan  pesat  dalam  bidang  ilmu  pengetahuan  dan teknologi, khususnya dalam ilmu komputer dan komunikasi, telah memiliki dampak signifikan pada sistem pendidikan.Di dunia  pendidikan,  penggunaan  teknologi  untuk  monitoring bimbingan  telah  berkembang  pesat,  membawa  banyak manfaat  dalam  meningkatkan  kualitas  pembelajaran  dan bimbingan.Penggunaan  teknologi  dalam  dunia  pendidikan tidak  hanya  memperkaya  pengalaman  belajar  mahasiswa tetapi juga membantu dosen dan universitas dalam melakukan monitoring dan evaluasi pembelajaran secara lebih efisien dan efektif.Dengan  memanfaatkan  teknologi  komputer  dan internet,  pendekatan  ini  membuka  jalan  untuk  komunikasi virtual yang efisien dan cepat antara mahasiswa dan dosen [1].
Dosen  Pembimbing  Akademik  (PA)  adalah  dosen  yang ditugaskan  untuk  membimbing  dan  membantu  mahasiswa, memantau  perkembangan  prestasi  mahasiswa,  membantu dalam penyusunan perkuliahan, dan memberi konsultasi baik masalah  akademik  maupun  non  akademik.  TugasDosen  PA membantu perguruan tinggi dalam  menjaga mahasiswa agar dapat  berprestasi  baik  dan  lulus  tepat  waktu  [2].Saat  ini, konsultasi  mahasiswa  kepada  dosen  PA  melalui  aplikasi social  media.  Social  media  merupakan  sarana  dimana  para penggunanya tidak hanya mencari informasi akan tetapi dapat melakukan  interaksi  dan  komunikasi  dengan  memanfaatkan
semua  fasilitas  aplikasi  seperti  blog,  WhatsApp,  Instagram, twitter,  facebook.  Berdasarkan  daftar  platform  laporan  hasil survei We are Social (2023) yang ditunjukkan pada Gambar 1 bahwa  platform  yang  sering  digunakan  adalah  aplikasi WhatsApp[3].  Hasil  penelitian  [4][5],  bahwa  pemanfaatan WhatsApp  Group  sangat  besar,  selain  berfungsi  untuk menyampaikan informasi, juga berfungsi sebagai media yang digunakan untuk ruang diskusi dan mendidik, media hiburan, serta  sebagai  media  yang  memberikan  pengaruh  dan pembuatan kebijakan dalam dunia pendidikan.
Kerja  Praktek  (KP)  merupakan  kewajiban  mahasiswa melaksanakan  program  magang  pada  industri  atau  instansi- instansi  yang  telah  berkerjasama  untuk  meningkatkan pengetahuan, keterampilan, serta menerapkan ilmu-ilmu yang akan  dihasilkan  [6].Pada  Fakultas  Ilmu  Komputer, pelaksanaan program KP dilakukan minimal 1 bulan.
Konsultasi  bimbingan  melalui  aplikasi  WhatsApp  juga mempunyai  beberapa  kelemahan,  terutama  dalam  hal pendidikan  formal  dan  bimbingan  profesional.  Seperti, masalah privasi dan keamanan, keterbatasan fitur, kurangnya struktur  formal,  kesulitan  dalam  manajemen  waktu,  serta keterbatasan dalam interaksi langsung. Mengingat kelemahan-kelemahan  tersebut,  penting  bagi  institusi pendidikan perlu mempertimbangkan sebuah sistem informasi monitoring  dosen  pembimbing  mahasiswa  KP  agar  tercipta bimbingan secara profesional.
Metode  penelitian  menggunakan  metode  Agile.Metode Agilemerupakan salah satu metode pengembangan teknologi yang  sering  digunakan  dalam  industri  teknologi  informasi. Metode  ini  dilakukan  bertahap  dan  berulang  atau  iterasi
dengan  melibatkan  kolaborasi  tim  yang  intensif  dan  iteratif [7].

## II. METODOLOGI PENELITIAN

## A. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode  pengembangan  perangkat  lunak  merupakan sebuah  kerangka  kerja  untuk  mengatur,  merencanakan,  dan mengendalikan proses pengembangan suatu sistem, terutama sistem informasi. Metode Agile merupakan salah satu metode pengembangan  teknologi  yang  sering  digunakan  dalam industri  teknologi  informasi.  Metode  ini  dilakukan  bertahap dan  berulang  atau  iterasi  dengan  melibatkan  kolaborasi  tim secara intensif dan iteratif [7].

## B. Agile
Agile  software  development  (sering  disebut  ”agile”) merupakan  metode  pengembangan  perangkat  lunak  yang mendasarkan  diri  pada  Model  Iteratif  dan  Incremental. Metode  Agile  adalah  sebuah  metode  yang  biasa  digunakan dalam  hal  pengembangan  perangkat  lunak  dan  project management.  Konsep  pendekatan  Agile  adalah  melakukan pengembangan  perangkat  lunak  secara  iterasi  dan  proses penambahan  atau  incremental  sampai mencapai  tujuan yang diinginkan, yang disebut sebagai product goal [7].

## C. Scrum
Scrum  adalah  model  dari  metodologi  Agile  dalam manajemen pengembangan proyek. Scrum diterapkan dalam berbagai  konteks,  baik  itu  pengembangan  sistem  secara keseluruhan,  sebagian,  atau  proyek  internal.  Tujuan  utama dari Scrum yaitu untuk melakukan inspeksi dan adaptasi, yang berarti  mengidentifikasi  masalah  yang  akan  muncul  dan melakukan penyesuaian sesuai dengan kebutuhan. Pendekatan  pengembangan  perangkat  lunak  menggunakan Scrum  menekankan  pentingnya  melangkah  perlahan  dalam setiap tahap pengembangan perangkat lunak [8].
Design UI/UX
User Interface atau biasa disingkat dengan UI merupakan desain  antarmuka  sebuah  sistem  dengan  menekankan
tampilan  yang  dapat  dilihat  oleh  pengguna  saat  mengakses aplikasi  sistem.  mencakup  struktur  tampilan  yang  estetis, mudah dimengerti oleh  user, serta  dapat dibaca oleh  sistem, dengan  tujuan  demi  meningkatkan  kepuasan  userdan memastikan kinerja yang sesuai harapan [9].
User  Experience  atau  biasa  disingkat  dengan  UX merupakan struktur desain yang menciptakan kesan maupun pengalaman yang dirasakan oleh user saat berinteraksi dengan situs  web.  Sebuah  desain  UX  website  yang  baik  mampu memberikan  pengalaman  yang  menyenangkan  dan  nyaman bagi user ketika digunakan [9].

## III. HASIL DAN ANALISIS

## A. Use Case Diagram
Use  Case  Diagram  merupakan  sebuah  diagram  yang dibuat  untuk  menggambarkan  interaksi  antara  actor  dengan sistem yang akan dibuat dan mengetahui fungsionalnya [10]. Komponen use case diagram terdiri dari: actor, use case dan relation.  Aktor  menggambarkan  orang,  sistem,  external entitas/stakeholder  yang  menyediakan  atau  menerima informasi  dari  sistem,  sedangkan  use  case  adalah  apa  yang dimainkan atau dilakukan, dan relation sebagai penunjuknya [11].
Admin akan melakukan login untuk mengelolah data mahasiswa, data dosen, data konsultasi, data pengajuan KP, data  kerja  praktek,  data  jurusan.  Admin  dapat  melakukan perubahan data serta membuat laporan terhadap data tesebut. Mahasiswa dapat mengisi data pribadi, pengajuan konsultasi, pengajuan KP dan kerja praktek. Form konsultasi digunakan untuk  melakukan  konsultasi  terhapat  dosen  PA  serta melakukan perjanjian pertemuan terhadap dosen PA.  Dosen PA  dapat  melihat  form  konsultasi,  pengajuan  KP  dan  data kerja  praktek  seperti  laporan.  Pimpinan  dapat  melihat aktivitas seperti konsultasi, pengajuan KP, dan data KP.

## B. User Interface Design
UI Design adalah proses dalam membuat desain UI yang akan  ditampilkan  pada  perangkat  lunak  agar  user  dapat dengan mudah dan nyaman dalam menggunakannya [9]. Hasil dari  perancangan  UI  Design  pada  Sistem  Informasi
Gambar 2. Agile
Gambar 3. Siklus Scrum
Gambar 4. Use Case Diagram Sistem Informasi Monitoring Dosen Pembimbing Mahasiswa KP
Monitoring  Dosen  Pembimbing  Mahasiswa  KP  ditunjukkan pada Gambar 5 – Gambar 12.
Gambar 5. Login
Gambar 6. Tampilan Home Page pada Menu Data Dosen Pembimbing
Gambar 7. Tampilan Home Page pada Menu Data Industri
Gambar 8. Tampilan Home Page pada Menu Data Jurusan
Gambar 9. Tampilan Home Page pada Menu Data Konsultasi
Gambar 10. Tampilan Home Page pada Menu Data Mahasiswa
Gambar 11. Tampilan Home Page pada Menu Data Nilai KP
Gambar 12. Tampilan Home Page pada Menu Data Pimpinan

## C. Scrum Activity
Scrum activity merupakan aktivitas harian di dalam sprint yang  dilakukan  scrum  team  dalam  rangka  memeriksa  apa yang telah dikerjakan, apa yang akan dikerjakan dan apa yang mungkin menjadi hambatan  dalam  setiap  pengerjaan.  Sprint Backlog  adalah  kumpulan  dari  item  Product  Backlog  yang diidentifikasi  oleh  tim  scrum.  Daftar  ini  dikerjakan  selama sprint  berlangsung  [12].  Pada  kegiatan  ini  dengan  membagi sprint  backlog  dalam  beberapa  bagian  seperti  pada  tabel dibawah ini:
TABLE I. S PRINT B ACKLOG Sprint backlog Date/Time Activity Sprint 1 01 Maret - 07Maret 2024 Melakukan studi pustaka Sprint 2 07Maret - 14Maret 2024 Mendesign UI Sprint 3 14 Maret– 21 Maret 2024 Testing Sprint 4 21 Maret – 31 Maret 2024
Laporan Hasil

## IV. KESIMPULAN
Hasil Penelitian ini dapat disimpulkan bahwa Perancangan sistem  informasi  monitoring  dosen  pembimbing  Mahasiswa dalam kerja praktek (KP) dapat menjadi landasan untuk dapat dilanjutkan  dan  hasil  dari  analisis  perancangan  sistem informasi  ini  menunjukan  bahwa  perancangan  ini  dapat dijadikan  acuan  parameter  untuk  dalam  pembuatan  sistem tersebut  untuk  penelitian  selanjutnya,  sehingga  sistem informasi ini dapat digunakan bagi instansi dan jurusan dalam hal memonitoring keaktifan mahasiswa dan dosen dalam hal bimbingan  sehingga  dapat  di  implementasikan  serta  dapat dijadikan  bahan  penelitian  berikutnya  dalam  pengembangan sistem informasi monitoring.
Model perancangan sistem monitoring dosen pembimbing ini    pengambilan  data  masih  perlu  pengembangan  dalam menentukan  sistem  yang  akan  dibuat  selanjutnya  sehingga dapat membuat sebuah sistem yang lebih baik Dari penelitian ini  masih  dapat  dikembangkan  untuk  membantu  Jurusan dalam menentukan tingkat keberhasilan mahasiswa di Jurusan dan Prodi.

## R EFERENCES
[1] Djohan, Y. D. Analisis Penerimaan Learning Management Sistem pada Kuliah  itk.ac.id  Menggunakan  Pendekatan  Technology  Acceptance Model (TAM). Doctoral Dissertation. Institut Teknologi Kalimantan. 2021.
[2] H. A. Setyadi, C. Nugroho, ) Stmik, and A. Surakarta, “Pengembangan Sistem Bagi Pembimbing Akademik  Untuk Memantau Perkembangan Mahasiswa,” Speed - Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi, vol. 6, no. 3, p. 57, Oct. 2014, doi: 10.3112/SPEED.V6I3.1322.
[3] https://tekno.kompas.com/read/2023/02/14/10300097/15-medsos- favorit-orang-indonesia-nomor-1-bukan-instagram [diakses tanggal: 1 Mei 2024].
[4] Harahap,  H.S.,  Kurniawati,  D.I.,  dan  Komunikasi,  S.  WhatSapp sebagai  Media  Strategi  Komunikasi  Ustadzah  dalam  Menyampaikan
Dakwah (Studi Deskriptif Kualitatif Komunitas “Belajar Islam Seru”). 2018. Proceeding, DiMCC Conference, 1, 131-150.
[5] Sukrillah,  A.,  Ratnamulyani,  I.  A.,  dan  Kusumadinata,  A.A. Pemanfaatan  Media  Sosial  Melalui  WhatSapp  Group  Fei  sebagai Sarana Komunikasi. Jurnal: Komunikatio. 2017. Vol: 3 No. 2.
[6] H. Azhar, M. Sadar, L. Lhaura Van Fc, P. Pratama Putra, U. Lancang Kuning,  and  J.  K.  Yos  Sudarso,  “Penerapan  Metode  Dokumentasi Untuk Monitoring Logbook dan Presensi Mahasiswa Kerja Praktek di Politeknik  Negeri  Bengkalis,”  Jurnal  Inovtek  Polbeng  Seri Informatika, vol. 7, no. 2, pp. 218–228, Nov. 2022, Accessed: Apr. 09,
2024. [Online]. Available: http://ejournal.polbeng.ac.id/index.php/ISI/article/view/2595
[7] Firmansyah, M. D., & Christian, C. Pengembangan dan Implementasi
Desain UI/UX Website Sistem Laporan Keuangan di SMK Multistudi High  School  Batam  Menggunakan  Kerangka  Kerja  Agile  Scrum. National  Conference  for  Community  Service  Project  (NaCosPro). 2022; 4(1): 1242-1252.
[8] Firdaus, M. A. Implementasi Kerangka Kerja Scrum pada Manajemen Pengembangan  Sistem  Informasi.  Semnasteknomedia  Online.  2017; 5(1): 1-2.
[9] Safinatunnajah,  D.  I.,  Ada,  S.  T.  R.,  &  Agussalim,  A.  Perancangan UI/UX  Aplikasi  PetPat  Berbasis  Mobile  Menggunakan  Metode LeanUX. JoMMiT: Jurnal Multi Media dan IT. 2022; 6(2): 38-45.
[10] Putra, W. A., Fitri, I., & Hidayatullah, D. Implementasi Waterfall dan Agile dalam Perancangan E-Commerce Alat Musik Berbasis Website. Jurnal JTIK (Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi). 2022; 6(1): 56-62.
[11] Samsudin, M., & Januhari, N. N. U. Pengembangan Pembelajaran E- learning  dengan  Moodle  (Modulator  Object-Oriented  Dynamic Learning  Environment).  Jurnal  Sistem  dan  Informatika  (JSI).  2019; 14(1): 1-8.
[12] Andipradana,  A.,  &  Hartomo,  K.  D.  Rancang  Bangun  Aplikasi Penjualan Online Berbasis Web Menggunakan Metode Scrum. Jurnal Algoritma. 2021; 18(1): 161-172.