## Volume 7 Issue 1 (2024) Pages 1474 - 1482 SEIKO : Journal of Management & Business
ISSN : 2598-831X (Print) and ISSN : 2598-8301 (Online)
Implementasi  Pengelolaan  Arsip dalam  Menunjang Efektivitas Kinerja Pegawai di Kantor LSP UMKM Profesional Indonesia
Naila Mumtaza 1 , Teguh Satya Wira 2 1,2 Program Studi Manajemen Perusahaan, Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Sukma Medan, Indonesia

## Abstrak
Perusahaan merupakan sebuah organisasi yang dijalankan dengan banyaknya bagian-bagian divisi perusahaan itu sendiri. Divisi merupakan suatu kelompok atau satuan di dalam suatu organisasi. Arsip menjadi pusat ingat suatu perusahaan yang menjadi sangat penting untuk dikembangkan  dan  juga  dibuat  dengan  semudah  mungkin  dalam  prosesnya.  Dalam keberlangsungan jalannya suatu perusahaan keberadaan arsip menjadi saling keterkaitannya antara  divisi  satu  dengan  divisi  lainnya  sebagai  bahan  untuk  pengambilan  keputusan. Berdasarkan  hasil  peneltian  pada  LSP  UMKM  Profesional  Indonesia  dapat  diketahui bagaimana  tahapan  pengelolaan  arsip  secara  manual  yang  dilakukan  berdasarkan  sistem tanggal atau sistem penyimpanan kronoligis yang didasarkan pada urutan waktu terjadinya pengarsipan maupun arsip secara elektronik atau digital yaitu menggunakan google drive , serta mengetahui bagaimana tahapan mengalih mediakan dari arsip fisik ke arsip digital.
Kata kunci : Pengelolaan Arsip Manual, Pengelolaan Arsip Digital (Google Drive)

## Abstract
A company is an organization operated with various divisions within  itself. A division is a group or unit within an organization. Archives serve as the memory center of a company and are crucial to be developed and made as simple as possible in their processes. In the ongoing operation  of  a  company,  the  existence  of  archives  creates  interconnections  between  one division and another, serving as material for decision making. Based on research conducted by  LSP  UMKM  Profesional  Indonesia,  we  can  understand  the  stages  of  manual  archive management, which is done based on a date system or chronological storage system according to the order of time when archiving occurs, as well as electronic or digital archiving using google drive, and the stages of converting physical archives to digital archives.
Keywords : Manual Archive Management, Digital Archive Management (Google Drive)
Copyright (c) 2024 Naila Mumtaza
🖂 Corresponding author : Email Address : nailamumtaza0110@gmail.com

## 1. PENDAHULUAN
Dalam  sebuah  proses  kegiatan  administrasi  ataupun  birokrasi,  arsip (record) merupakan salah satu sumber informasi yang sangat penting. Arsip adalah informasi
yang  terekam  dalam  media  dan  berbagai  bentuk  yang  dibuat  atau  diterima  oleh organisasi dalam rangka operasional organisasi. Di zaman yang semakin berkembang dan canggih sekarang ini, keakuratan suatu informasi menjadi suatu tolak ukur yang menjadikan  apakah  suatu  organisasi  tersebut memiliki  kreadibilitas yang baik atau tidak. Memiliki fungsi sebagai suatu sumber pusat ingatan, alat bantu pengawasan dalam  perencanaan  organisasi,  sebagai  alat  ukur  (pengambil  keputusan,  penilaian, penganalisisan,  pertanggung  jawaban),  bukti  eksistensi  organisasi,  dan  untuk kepentingan  organisasi  lain.  Arsip  merupakan  sebagai  suatu  yang  sangat  penting dalam sebuah organisasi maka harus ada manajemen  atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan suatu organisasi sampai dengan penyusutan. Menjadi suatu hal yang sangat penting dalam menjalankan alur suatu organisasi, “Arsip adalah rekaman kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan perkembangan teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang dibuat dan  diterima oleh lembaga  negara,  pemerintah  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,  berbangsa,  dan  bernegara.  Selain  itu  untuk  pengelolaan  arsip  di perusahaan telah diatur dalam Undang-undang No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.
Administrasi  dikatakan  baik  jika  bisa  memberikan  segala  informasi  yang dibutuhkan dengan cepat, jelas, dan tepat. Efektivitas suatu perusahaan dapat dinilai dari bagaimana sistem pengelolaan arsip yang dijalankan oleh perusahaan tersebut. Kearsipan  sebagai  pemeren  penting  dalam  memegang  kelancaran  jalannya  suatu perkantoran,  misalnya  pada  saat  kantor  membutuhkan  suatu  informasi,  kearsipan utama dari kearsipan yaitu melakukan penyimpanan informasi secara sistematis agar dapat  terpelihara  dengan  baik  dan  mudah  ditemukan  ketika  dibutuhkan.  Arsip dinyatakan baik apabila dalam penemuannya kembali dapat dilakukan secara cepat dan  tepat. Namun  kenyataannya saat ini  masih  banyak perusahaan  yang memiliki sistem pengelolaan arsip yang kurang baik.
Pada zaman yang semakin modern ini, segala sesuatu dalam dunia perkantoran juga ikut berkembang mengikuti dan menyeimbangi pergerakannya zaman. Dalam praktik  tata  kelola  kearsipan  memiliki  metode  penyimpanan  secara  manual  dan penyimpanan secara digital. Dalam penelitian ini membahas pengelolaan arsip di LSP UMKM  Profesional  Indonesia  menggunakan  metode  penyimpanan  secara  manual dan penyimpanan secara digital. LSP UMKM Profesional Indonesia merupakan LSP Pihak Ketiga (P3). Didirikan oleh Badan Pendiri yang terdiri dari perwakilan Asosiasi UMKM  Profesional  dan  Manajemen  Indonesia  (ASUMPROMINDO)  dan  berbagai Lembaga dan Industri yang bergerak di bidang UMKM dan Pembinaan Manajemen UMKM. LSP UMKM Profesional Indonesia memiliki kantor tetap yang berlokasi di Jl. Sempurna  No.  170  B,  Medan  20218.  Dalam  praktiknya  perusahaan  ini  bergerak  di bidang  jasa.  Perusahaan  ini  menyediakan  layanan  jasa  pembuatan  sertifikasi  yang disetujui  atau  disahkan  oleh  Pemerintah  Republik  Indonesia  atau  sering  disebut dengan  Sertifikat  BNSP.  Pelaksanaan  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  LSP  UMKM banyak  menghasilkan  dokumen-dokumen  serta  surat  menyurat  yang  menjadikan pengarsipan merupakan suatu hal yang sangat penting.
Penggunaan kertas dan juga penggunaan ruang penyimpanan arsip menjadi suatu kendala di setiap perusahaan yang bergerak di bidang jasa maupun perusahan dagang. Tidak terkecuali dalam praktiknya LSP UMKM Profesional Indonesia masih mengalami  kendala  dalam  pengarsipan  surat  dan  juga  dokumen  penting  lainnya.
Berdasarkan hasil wawancara terhadap beberapa karyawan LSP UMKM Profesional Indonesia, dapat disimpulkan bahwasanya pihak LSP UMKM Profesional Indonesia masih  banyak  melakukan  kesalahan  dalam  pengerjaan  pengarsipan  dokumen- dokumen  penting.  Penggunaan  arsip  kertas  yang  dapat  menimbulkan  berbagai masalah terkait dengan tempat penyimpanan, biaya pemeliharaan, fasilitas, ataupun faktor  lain  yang  bisa  menyebabkan  kerusakan  arsip.  Adanya  keterbatasan  ruang penyimpanan arsip dan diikuti dengan perkembangannya zaman, maka terkait hal itu juga membuat LSP UMKM Profesional Indonesia menggunakan teknologi yang ada berupa Google Drive .

## Pengelolaan Arsip
Menurut  Barthos  (2009:1)  “arsip (record) adalah  setiap  catatan  tertulis  baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu  obyek  (pokok  persoalan)  ataupun  peristiwa  yang  dibuat  orang  untuk membantu  daya ingat orang pula” .  Arsip bagi  sebuah  organisasi  berperan  penting agar dalam menjalankan organisasi berjalan dengan lancar karena arsip bagi sebuah organisasi dijadikan sebagai sumber informasi dan dijadikan sebagai bahan ingatan. Arsip berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai dengan bahasa aslinya sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya, sehingga diadopsi menjadi “Arsip”  (Mulyono,  dkk  2011:3).  Kemudian  The  Liang  Gie  (2009:118)  menyatakan bahwa  “Arsip  adalah  kumpulan  warkat  yang  disimpan  secara  sistem atis  karena mempunyai kegunaan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Pengelolaan arsip ialah proses arsip yang telah diciptakan baik secara manual maupun secara elektronik atau yang telah dialih mediakan dari arsip fisik ke arsip digital,  dikomunikasikan,  dan  dikelola  secara  digital  menggunakan  teknologi komputer.  Dalam  pengelolaan  arsip  diperlukan  pengetahuan  dan  pemahaman tentang siklus pengelolaan arsip agar dalam pelaksanaannya bisa terstruktur. Dalam sistem  pengelolaan  arsip  meliputi  berbagai  macam  kegiatan  seperti, mengklasifikasikan  surat,  memelihara  dokumen,  memberi  kode  surat,  menyimpan surat serta menangani  surat menyurat yang sudah  tidak digunakan lagi  atau  masa surat sudah saatnya dimusnahkan.

## Pengelolaan Arsip Secara Manual
Pengelolaan  arsip  secara  konvensional  atau  secara  manual  merupakan penyimpanan arsip yang menggunakan tempat ruang penyimpanan menyesuaikan jumlah dokumen yang ingin diarsipkan. Proses kearsipan manual menurut Muhidin (2019) adalah sebagai berikut:
a. Membuat buku agenda surat masuk dan surat keluar
b. Membuat daftar indeks arsip
c. Memberikan kode sesuai dengan sistem penyimpanan arsip yang digunakan, baik sistem alfabet, numerik, subjek, kronologis, maupun geografis
Menurut sukoco dalam (Asriel, 2019) adapun  kelebihan dan nilai guna arsip manual adalah antara lain:
a. Mencegah duplikasi
b. Menghemat waktu
c. Memungkinkan keamanan yang terpadu
d. Dekat dengan pemakai

## e. Layanan yang lebih baik
Menurut  Muhidin  et  al  (2016)  adapun  kelemahan  dari  arsip  manual  adalah antara lain:
a. Mengalami  kesulitan  pemberkasan berkaitan  dengan  dokumen  yang relevan dan berkaitan dengan 2 bag atau lebih
b. Menekan seminimum mungkin data temu balik yang seragam
c. Karena dokumen bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud.
d. Terjadinya penumpukan arsip
e. Adanya ketakutan hilangnya dokumen

## Pengelolaan Arsip Secara Elektronik/Digital
Pengelolaan  arsip  secara  elektronik  merupakan  pengelolaan  arsip  yang menggunakan  sistem  informasi  kearsipan  digital  sehingga  tidak  membutuhkan tempat  penyimpanan  fisik  karena  semua  file  tersimpan  secara  digital.  Menurut (Kuswantoro&Saeroji,  2014)  arsip  elektronik  adalah  sistem  penyimpanan  arsip berbasis  komputer,  jika  dikembangkan  melalui  internet  maka  dapat  di online -kan, sehingga  dapat  digunakan  oleh  organisasi  atau  lembaga  yang  besar.  Dalam pengelolaan  arsip  digital  diperlukan  pengetahuan  dan  pemahaman  tentang  siklus pengelolaan arsip digital agar dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dapat terstruktur, terkontrol dan berguna bagi suatu perusahaan. Menurut  Rifauddin  (2016:  173) pengelolaan arsip secara digital terdiri dari beberapa tahapan antara lain :
1. Penciptaan  dan  penyimpanan,  dimana  dalam  penciptaan  dan  penyimpanan dapat dilakukan dalam satu tahap menggunakan teknologi komputer. Namun dalam  pembuatan  arsip  fisik  ke  digital  memerlukan  alih  media  untuk menciptakan  arsip  tersebut.  Dalam  penciptaan  arsip  digital  ada  2  cara  yang dapat dilakukan antara lain adalah :
a. Penciptaan  arsip  secara  elektronik  atau  otomatis,  dimana  dalam  proses penciptaannya  dengan  menggunakan  alat  bersifat  elektronik,  seperti kamera digital, perekam suara, video dan kamera.
b. Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital, pada proses ini sering disebut dengan digitalisasi dimana proses pembuatan arsip elektronik dari arsip fisik atau manual. Proses ini bertujuan untuk melindungi kerusakan yang terjadi pada arsip fisik.
2. Distribusi dan penggunaan, pendistribusi dan penggunaan arsip elektronik juga dapat  dilakukan  dengan  satu  tahapan.  Pendistribusian  ini  dilakukan  dengan memanfaatkan media elektronik mikrofilm atau alat untuk memproses fotografi. Salah satu contoh pendistribusian digital yang dapat dilakukan menggunakan google drive yaitu dengan membagikan tautan atau link folder arsip ke pihak yang berwenang, sehingga penggunaan  arsip dapat disesuaikan  dengan  kebutuhan masing-masing.
3. Pemeliharaan  arsip  elektronik  atau  digital  dapat  berupa  pengamanan  arsip digital, pemeliharaan media penyimpanan, sistem pengelolahan, dan perangkat untuk  pengelolaan  arsip tersebut.  Pemeliharaan  arsip  digital  harus  dilakukan secara berkala agar fisik arsip tidak rusak. Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menjaga fisik arsip digital antara lain:
a. Menggunakan perangkat keras (komputer, laptop, flashdisk ), dengan baik dan sesuai prosedur
b. Menggunakan software pengelolaan arsip yang asli
c. Mem backup file secara berkala
d. Menyimpan media pengelolaan arsip di tempat yang terlindungi
4. Disposisi  merupakan  kegiatan  esensial  dalam  komunikasi  kedinasan  yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat, dan penggunaan sarana serta pengamanan surat. Menurut Latifah & Pratama (2015) kelebihan arsip elektronik antara lain adalah :
a. Cepat  ditemukan  dan  memungkinkan  penemuan  dokumen  tanpa meninggalkan meja kerja.
b. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi
c. Pencarian secara full-text , dengan mencari file berdasarkan kata kunci
d. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas
e. Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusaknya dokumen kertas atau buram
Menurut Zulkarnaen (2018) kelemahan arsip elektronik antara lain adalah :
a. Kemungkinan  seorang  karyawan  lupa  mencetak  dan  mengarsipkan dokumen
b. Pesan e-mail /dokumen  terhapus  dari  komputer  tanpa  diarsipkan sebelumnya
c. Tidak  dapat  mengelola  dokumen  multimedia  (teks,  gambar,  dan  suara) secara terintegrasi
d. Kesulitan fisik
e. Kebocoran informasi

## METODOLOGI
Pada  penelitian  ini,  penulis  menggunakan  metode  penelitian  kualitatif deskriptif, yaitu teknik penelitian yang dilakukan untuk meneliti objek, suatu kondisi, sekelompok manusia, atau fenomena lainnya dengan kondisi alamiah guna membuat gambaran  umum yang sistematis, akurat, dan faktual  mengenai  objek yang diteliti pada saat sekarang berdasarkan fakta yang tampak atau sebagaimana adanya. Teknik ini dipakai dalam upaya memahami,  menjelaskan dan menggambarkan objek yang diteliti  melalui  observasi,  wawancara,  dan  dokumen  dalam  penelitian  ini.  Dimana dalam  penelitian  ini  melakukan  pengamatan  pengelolaan  arsip  secara  langsung, bertanya bagaimana sistem pengarsipan yang digunakan oleh kantor tersebut. Untuk mendapatkan data dan informasi yang lengkap, jelas dan akurat mengenai objek yang diteliti,  maka  sangat  dibutuhkan  sumber  data  yang  tepat  untuk  digunakan  dalam penelitian.  Menurut  Fattah  (2023:  6)  berpendapat  bahwa  berdasarkan  cara memperolehnya, data dibagi menjadi dua jenis, yaitu data primer dan sekunder.
Data  primer  ialah  data-data  utama  yang  didapatkan  dari  subjek  penelitian secara langsung atau dari tangan pertama tempat penelitian. Data primer ini berupa data-data yang otentik, objektif, dan realibel. Data yang diperoleh atau dikumpulkan langsung  di  lapangan  oleh  orang  yang  melakukan  penelitian.  Sedangkan  data sekunder ialah data yang bukan didapatkan dari subjek penelitian. Data sekunder ini bersifat  pelengkap  dari  data  primer.  Data  yang  diperoleh  atau  dikumpulkan  oleh
orang yang melakukan penelitian dari sumber-sumber yang telah ada. Pada penelitian ini  penulis  menggunakan  sumber  data  primer,  penulis  mendapatkan  sumber  data yang berasal dari  internal  objek penelitian  dimana  penulis bertanya langsung serta mengajukan  beberapa  pertanyaan  yang  relevan  dengan  objek  penelitian  kepada pegawai  yang  bekerja  di  LSP  UMKM  Profesional  Indonesia  tentang  bagaimana pengarsipan pada kantor tersebut.
Adapun  dalam  penelitian  ini  penulis  menggunakan  beberapa  teknik pengumpulan data, agar penelitian tersebut menjadi valid yang terdiri atas:
1. Observasi,  adalah  teknik  pengumpulan  data  dengan  cara  melakukan pengamatan  secara  langsung  untuk  objek  yang  diteliti.  Dimana  pada  saat melakukan teknik ini penulis melakukan secara langsung pengamatan tentang pengarsipan  pada  kantor  tersebut  sehingga  penulis  mengetahui  secara  jelas bagaimana  pengarsipan  yang  dilakukan.  Penulis  melakukan  observasi partisipan  dimana  penulis  ikut  serta  terlibat  dalam  kegiatan-kegiatan  yang dilakukan oleh subjek yang diteliti atau yang diamati.
2. Wawancara, adalah teknik pengumpulan data dengan cara bertanya langsung pada  subjek  penelitian.  Dimana  penulis  betindak  sebagai  pewawancara  dan narasumber  sebagai  informan.  Dalam  penelitian  ini  penulis  mengajukan pertanyaan  pada  karyawan  LSP  UMKM  Profesional  Indonesia  mengenai tahapan pengarsipan yang dilakukan pada kantor tersebut.
3. Dokumen, adalah teknik untuk memperoleh informasi yang sumbernya bukan berasal dari orang, melainkan dengan cara memilih dan mengelola bukti-bukti serta data yang berhubungan dengan proses pengelolaan arsip yang dilakukan pada kantor LSP UMKM Profesional Indonesia.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengarsipan  merupakan  suatu  pekerja yang dilakukan  oleh  suatu  kelompok ataupun  perorangan  di  sebuah  perusahaan.  Untuk  itu  arsip  menjadi  hal  yang mendasar sebagai pusat ingat perusahaan, maka dari itu perusahaan menjadi selektif dalam  memilih  tata  kelola  arsip  yang  akan  digunakan  untuk  keberlangsungannya perusahaan dengan mengutamakan kenyamanan dan ketertiban para pegawai agar nantinya output yang  akan  dihasilkan  dari  pengarsipan  para  pegawai  menjadi maksimal. Implementasi pengelolaan arsip yang tepat dapat membantu  perusahaan dalam:
1. Memudahkan  akses  informasi.  Dengan  sistem  pengelolaan  arsip  yang terstruktur,  pegawai  dapat  denga  mudah  mengakses  informasi  yang dibutuhkan secara cepat dan tepat.
2. Meningkatkan  efektivitas kerja. Waktu yang diperlukan  untuk mencari  dan mengelola  arsip  menjadi  lebih  singkat,  sehingga  pegawai  dapat  fokus  pada tugas-tugasnya.
3. Menjaga keamanan data. Arsip yang terkelola dengan baik dapat mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan data penting perusahaan.
4. Mendukung kepatuhan regulasi. Perusahaan dapat memastikan bahwa mereka mematuhi regulasi terkait pengelolan arsip dan data, sehingga terhindar dari masalah hukum.
Pengelolaan  arsip  yang  baik  memilik  dampak  langsung  terhadap  kinerja pegawai di kantor. Beberapa pengaruh positif tesebut antara lain:
Pelaksanaan dan penerapan arsip sacara manual dan digital (X 1 )
Efektivitas Kinerja Pegawai (X 2 )
Optimalisasi Pengelolaan Arsip (Y)
1. Peningkatan  produktivitas.  Dengan  akses  yang  mudah  dan  cepat  ke  arsip, pegawai  dapat  menyelesaikan  pekerjaan  mereka  lebih  efektif,  sehingga produktivitas meningkat.
2. Pengurangan  stres  dan  beban  kerja.  Sistem  pengarsipan  yang  terorganisir mengurangi  kebingungan  dan  stress  yang  sering  kali  timbul  akibat  sulitnya menemukan dokumen yang diperlukan.
3. Pengembangan  kompetensi  pegawai.  Pegawai    dapat  meningkatkan keterampilan dalam mengelola informasi dan arsip yang penting di era digital saat ini.
4. Peningkatan  kepuasan  kerja.  Lingkungan  kerja  yang  teratur  meningkatkan kenyamanan dan kepuasan kerja pegawai, yang berdampak pada motivasi dan kinerja mereka.
Optimalisasi  pengelolaan    arsip  dapat  dilakukan  oleh  perusahaan  untuk mencapai pengelolaan arsip yang efektif, berikut beberapa langkah strategis:
1. Penggunaan  teknologi  informasi.  Mengadopsi  sistem  manajemen  arsip elektronik untuk menyederhanakan proses pengelolaan dan akses arsip.
2. Pelatihan dan pengembangan. Memberikan pelatihan kepada pegawai tentang teknik dan praktik terbaik dalam pengelolaan arsip.
3. Audit  dan  evaluasi  berkala.  Melakukan  audit  dan  evaluasi  berkala  untuk mamastikan sistem pengelolan arsip berjalan dengan baik.
4. Kebijakan  dan  prosedur  yang  jelas.  Menyusun  kebijakan  dan  prosedur pengelolaan arsip yang jelas dan mudah dipahami oleh semua pegawai.
Pengelolaan  arsip  yang  efektif  dan  efesien  adalah  kunci  utama  dalam menunjang  kinerja  pegawai  di  LSP  UMKM  Profesional  Indonesia.  Dengan optimalisasi  pengelolaan  arsip,  perusahaan  dapat  meningkatkan  produktivitas, efisiensi,  dan  kepuasan  kerja pegawai, serta memastikan  kelangsungan operasional perusahaan yang lebih baik.
Gambar 1. Kerangka Berpikir
Sumber: Data diolah peneliti (2024)
Hipotesis
Menurut  Margono  (2004:  80)  menjelaskan  bahwa  hipotesis  berasal  dari  kata hipo dan  thesis. Hipo berarti  kurang dari,  sedangkan  thesis artinya pendapat. Jadi hipotesis adalah suatu pendapat atau kesimpulan yang bersifat sementara. Hipotesis merupkan sebuah kemungkinan jawaban dari permasalahan yang diajukan.
1. Pengarsipan yang dilakukan oleh perusahaan secara manual bila data (arsip) dikemudian  hari  ingin  digunakan  akan  kesulitan  dalam  memperoleh  data tersebut dikarenakan penumpukan arsip yang dapat menghambat efektivitas waktu bekerja pegawai bilamana data ingin ditemukan kembali.
2. Dalam praktiknya, antara ruang bekerja pegawai dengan ruang penyimpanan arsip  harus  memliki  tempatnya  masing-masing.  Namun  dalam  kondisi  ini perusahaan tidak melakukan hal tersebut, sehingga menjadikan suatu keadaan dimana  para  pegawai  merasa  kurang  nyaman  untuk  bekerja  dan mempengaruhi efektifitas para pegawai dalam bekerja.
3. Menjadi  salah satu alternatif lainnya, penyimpanan secara digital menjadi lebih efektif untuk digunakan karena cara penyimpanannya yang lebih mudah dan teratur.  Hanya saja dalam hal  ini  perusahaan  masih  ada beberapa jenis data yang tidak memungkinkan  untuk diarsipkan  secara  digital  dengan  kata lain data tersebut hanya bisa diarsipkan secara manual saja.

## Analisis
Penulis melakukan penelitian selama 6 (enam) bulan lamanya, maka penulis dapat  menyimpulkan  berdasarkan  hasil  observasi,  wawancara,  dan  dokumen implementasi  pengelolaan  arsip dalam menunjang efisiensi  kinerja pegawai di  LSP UMKM  Profesional  Indonesia,  dapat  diketahui  bahwa  proses  pengelolaan  arsip dimulai  dari  penciptaan,  pemindahan  dengan  alih  media,  penyimpanan,  dan penemuan  kembali.  Dalam  penyimpanan  arsip  pada  LSP  menggunakan penyimpanan  secara  fisik  dan  penyimpanan  secaara  elektronik  atau online berupa google drive . Pada penyimpanan arsip fisik digunakan ruang penyimpanan yang sama dengan  ruang  tempat  para  pegawain  bekerja.  Pada  penyimpanan  secara  fisik digunakan untuk mengarsipkan dokumen seperti MoU dan MoA , berita acara, surat tugas  asesor,  surat  permohonan  Tempat  Uji  Kompetensi  (TUK),  hasil  Materi  Uji Kompetensi  peserta  (MUK),  surat  permohonan audiens, invoice dan  beberapa  surat menyurat  lainnya.  Sedangkan  untuk  penyimpanan  menggunakan  google  drive digunakan untuk menyimpan MoU dan MoA, berita acara, surat tugas asesor, surat permohonan TUK, surat permohonan audiens , invoice dan beberapa surat menyurat lainnya.
Dari  hasil  dokumen  dan  observasi  dapat  dijelaskan  bagaimana  pengelolaan arsip secara fisik. Adapun langkah-langkah pengelolaan arsip sebagi berikut:
a. Pemilhan  dokumen  yang  akan  diarsipkan  secara  fisik  dan  diklasifikasi dokumen tersebut masuk ke dalam jenis dokumen apa.
b. Mengarsipkan  dokumen  menggunakan  sistem  tanggal  atau  sistem penyimpanan  kronologis  yang  didasarkan  pada  urutan  waktu  terjadinya pengarsipan surat.
c. Mencatat pengarsipan tesebut ke dalam buku surat masuk dan surat keluar.
d. Untuk penemuan kembali arsip, dilakukan dengan cara mencari berdasarkan tanggal kejadian.
Berdasarkan  proses  dokumen  dan  observasi  dapat  dijelaskan  bagaimana pengelolaan arsip secara digital. Adapun langkah-langkah pengelolaan arsip secara digital di LSP UMKM professional Indonesia antara lain sebagai berikut:
a. Pemilihan dokumen yang akan dialih mediakan dari fisik dokumen menjadi digital dokumen dan diklasifikasi terlebih dahulu dokumen tersebut termasuk ke dalam jenis dokumen apa.
b. Pemindahan dokumen dengan menggunakan alat bantu teknologi yaitu mesin scanner .
c. Setelah dokumen di scan , kemudian file dimasukkan ke dalam komputer sebagai alat pemelihara arsip sementara sebelum di masukkan ke  dalam google drive yang sudah memilki foldernya masing-masing yang sudah ditentukan.
d. Dan untuk penemuan kembali arsip tersebut, dengan memasukkan kata kunci nama file atau folder pada ikon search file pada google drive .

## Evaluasi
Dalam memperkuat ingatan kegiatan organisasi arsip merupakan bahan bukti otentik.  Menjadi  hal  dasar  yang  harus  dilakukan,  pengelolaan  arsip  guna mendapatkan  layanan  informasi  yang  cepat,  tepat,  dan  akurat.  Berdasarkan  hasil analisis diatas diketahui pengelolaan arsip secara manual di LSP UMKM Profesional Indonesia  masih  belum  efektif  dan  masih  berantakan  untuk  dijadikan  sebagai pengelolaan  arsip  yang  sesuai  dengan  kajian  pustaka  penulis,  dimana  pengelolaan arsip dilakuakan dari penciptaan, penyimpanan, pemeliharaan, dan penemuan arsip kembali. Penggunaan ruang penyimpanan arsip yang disamakan dengan ruang kerja pegawai  membuat  ruang  kerja  tersebut  menjadi  kurang  nyaman  bagi  pegawai  itu sendiri, karena dengan adanya tumpukan-tumpuakan arsip fisik tersebut. Kemudian untuk  pengelolaan  arsip  di  LSP  UMKM  Profesional  Indonesia  masih  kurangnya karyawan,  sehingga  untuk  bagian  urusan  penyimpanan  arsip  manual, mengklasifikasi arsip aktif yang frekuensi penggunaannya tinggi dengan arsip inaktif yang  sudah  sangat  jarang  sekali  digunakan  yang  menybabkan  penumpukan  arsip. Dan  juga  kekurangan  pegawai  menyebabkan  kerja  pegawai  menjadi  tidak  efektif karena kerjaan 2 (dua) pegawai dikerjakan oleh 1 (satu) pegawai.
LSP UMKM Profesional Indonesia juga menggunakan sistem back up manual book dengan  digital book .  Kegunaan  google  drive  menjadi  solusi  yang  tepat  untuk mem- backup dokumen surat menyurat tersebut. Dalam kenyataannya sehari-hari di LSP masih banyak arsip yang bersifat aktif, sehingga jarak ruang penyimpanan arsip yang  dekat  dengan  ruang  kerja  pegawai  menjadi  efektif  untuk  menghemat  waktu dalam pencarian kembali arsip. Dengan pernyataan bahwa ruang kerja pegawai dekat dengan  ruang  penyimpanan  arsip  di  LSP  UMKM  Profesional  Indonesia memungkinkan keamanan arsip  yang terpadu jika sewaktu-waktu terjadi hal yang tidak diinginkan terjadi.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  uraian diatas penulis dapat menyimpulkan  bahwa  LSP UMKM Profesional  Indonesia  adalah  suatu  lembaga  sertifikasi  yang  telah  berlisensi  untuk mengeluarkan sertifikat berstandar BNSP. Dengan pernyataan tersebut mengartikan bahwasanya  LSP  banyak  berhubungan  dengan  orang-orang  luar  dan  juga  banyak menyimpan data-data diri orang-orang yang keamanannya harus terjaga. Arsip yang
berfungsi sebagai pengingat kegiatan dan sebagai sumber informasi di LSP UMKM Profesional Indonesia merupakan hal yang sangat penting.
Pengelolaan arsip secara manual yang memerlukan ruang penyimpanan sesuai dengan  banyaknya  dokumen  yang  harus  diarsipkan  dipilih  sebagai  alternatif  cara pengelolaan arsip di LSP untuk menyimpan hasil Materi Uji Kompetensi (MUK) para peserta  sertifikasi.  Dan  untuk  penyimpanan  arsip  digital  dapat  dilakukan  secara online , offline , dan nearline . Salah satu penyimpanan secara online agar mudah diakses oleh  organisasi  yaitu google  drive digunakan  oleh  LSP  untuk  mengarsipkan file-file seperti surat tugas, surat permohonan audiens, surat perjanjian dan beberapa surat menyurat lainnya.

## Referensi:
Alfiani. (2021). Meningkatkan Daya Saingpada Objek Wisata Air Terjun Pengantin Dusun Besek , Desa Hargomulyo Kabupaten Skripsi Oleh : Alfiani .
Hati, S. W., & Nurhayani, S. (2016). Pengelolaan Arsip Elektronik Terhadap Efisiensi Kerja Karyawan Bagian Staf Kantor Pada Pt Abc Di Batam. Inovbiz: Jurnal Inovasi Bisnis , 4 (1), 65. https://doi.org/10.35314/inovbiz.v4i1.35
Jamilah, A., & Pahlevi, T. (2021). Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja Pegawai di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sumenep. Journal of
Office Administration : Education and Practice , 1 (2), 235 – 248. https://doi.org/10.26740/joaep.v1n2.p235-248
Noviardy, A., & Herlina, N. M. (2020). Prosedur Sistem Pengelolaan Dan Penyimpanan Arsip Request for Cunsumtion ( Rfc ) Pada Bagian Gudang Pt Telkom Akses Palembang. Seminar Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) , 2 (1), 36 – 40.
Muthadun,  Sufina  N.  (2023)  Pengelolaan  Arsip  Berbasis  Digital  Pada  Bagian Managed Operation SPBU  PT  Telkom  Medan  Paper  Oleh:  Sufina  Nur  Muthadun  Universitas Harapan Medan Fakultas Ekonomi Bisnis Jenjang Pendidikan Diploma – III Program Studi Manajemen Perkantoran Medan.
Pertiwi, H., & Ranu, M. E. (2014). Keefektifan sistem informasi manajemen kearsian (semar) terhadap penemuan kembali arsip di kantor perpustakaan dan kearsipan kabupaten Sidoarjo. Journal Informatika , 1 – 17. Rifauddin, M. (2016). Http://Journal.Uin-Alauddin.Ac.Id/Index.Php/Khizanah-Al- Hikmah/Article/View/1753. Khizanah Al-Hikmah : Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, Dan Kearsipan , 4 (2), 168 – 178. https://doi.org/10.24252/kah.v4i27
Santika,  A.,  &  Umami,  N.  A.  (2021).  Prosedur  Pengelolaan  Arsip  Bagian  Produksi  PT. Mersifarma  Tirmacu  Mercusana  Kabupaten  Sukabumi. SEMNASTERA  (Seminar Nasional Teknologi Dan Riset Terapan) , 31 – 41.
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan