CICES ( Cyberpreneurship Innovative and Creative Exact and Social Science )
DOI: 10.33050/ cices.v10i1. 3021 ISSN: 2356-5209 pp. 104~114 Online ISSN: 2655-3058
Catatan Kehadiran Dosen Melalui Management System FO AO
Rifaatussalwa Hayati 1 , Devi Puspita Sari, M.Kom 2 , Gilang Kartika Hanum 3
1 Universitas Tangerang Raya 2 AMIK Wahana Mandiri Depok 3 Program Studi Sistem Informasi, Universitas Raharja E-mail: 1 salwarifa88@gmail.com , 2 devipuspitasari.awm@gmail.com ,
3 gilanghanum@raharja.info

## Abstrak
Catatan kehadiran dosen di setiap perkuliahan adalah rutinitas yang sudah pasti dilaksanakan dosen pada saat awal melakukan perkuliahan. Hal tersebut merupakan bukti bahwa seorang dosen telah melaksanakan tugas pengajarannya dan sebagai penentu dalam beberapa hal lain seperti penggajian maupun kedisiplinan dosen dalam melaksanakan perkuliahan. FO AO (Front Office Absensi Online) merupakan salah satu management system yang diterapkan oleh Universitas Raharja, dirancang dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas informasi pelayanan bagi adm dosen, kaprodi maupun pimpinan dan mempermudah petugas resepsionis dalam mengoperasikan sistem sesuai dengan SOP yang diterapkan management. Telah banyak aplikasi-aplikasi yang dibuat dalam penelitian sebelumnya tentang catatan kehadiran dosen ini, diantaranya dengan menggunakan Android dan QR codes. Penelitian ini dibangun dengan tampilan yang berbeda menggunakan metode pengumpulan data dan SWOT sebagai analis sistem. Rancangan FO AO yang diterapkan menggunakan analyst system, design system, constructions serta testing implementation system. Hasil testing yang telah dilakukan menunjukan bahwa management system FO AO dalam penelitian ini dapat mempermudah petugas dalam memberikan pelayanan absensi terhadap dosen sebagai catatan kehadirannya di Universitas Raharja dan menghasilkan informasi digital yang realtime dengan validasi data yang baik.
Kata kunci — FO AO, Kehadiran Dosen

## Abstract
Recording the lecturer's attendance at each lecture is a routine that the lecturer must carry out at the start of the lecture. This is proof that a lecturer has carried out his teaching duties and is a determinant in several other matters such as remuneration and lecturer discipline in carrying out lectures. FO AO (Front Office Attendance Online) is one of the management systems implemented by Raharja University, designed with the aim of improving the quality of service information for admin lecturers, heads of study programs and leaders and making it easier for receptionists to operate the system in accordance with the SOP implemented by management. There have been many applications created in previous research regarding lecturer attendance records, including using Android and QR codes. This research was built with a different view using data collection methods and SWOT as a system analyst. The FO AO design implemented uses an analyst system, design system, constructions and testing implementation system. The results of testing that have been carried out show that the FO AO management system in this research can make it easier for officers to provide attendance services to lecturers as a record of their attendance at Raharja University and produce real-time digital information with good data validation.
Keywords —FO AO, Lecturer Attendance
CICES ( Cyberpreneurship Innovative and Creative Exact and Social Science )
DOI: 10.33050/ cices.v10i1. 3021 ISSN: 2356-5209 pp. 108~117 Online ISSN: 2655-3058

## 1. PENDAHULUAN
Dalam suatu institusi, perusahaan atau instansi, Absensi digunakan dalam membuktikan kehadiran atau tidaknya seseorang pada suatu acara kegiatan atau rutinitas yang dilakukan oleh seseorang tersebut. Universitas Raharja (UR) yang selalu berkomitmen dalam menghasilkan SDM (Sumber Daya Manusia) yang memiliki daya saing dan ketangguhan tinggi pada era globalisasi. Menciptakan tenaga intelektual yang mampu berkembang dalam cakrawala yang lebih luas. Pada era revolusi industri 4.0 pelaksana tugas manajemen kampus telah terjadi disrupsi atau perubahan tersebut harus diantisipasi dalam menyesuaikan pola perencanaan dan pelaksanaan yang matang, agar semua pelaksanaan tugas yang direncanakan sejalan dengan perkembangan global.
Catatan kehadiran dosen dilakukan sejak pertama kali dosen melakukan pengajaran. Pencatatan biasa dilakukan oleh dosen secara langsung dengan cara mengisi form daftar kehadiran yang disediakan staff. Pelaksanaan kuliah dapat dikatakan berjalan baik karena adanya keaktifan dosen maupun mahasiswa yang hadir pada perkuliahan yang diselenggarakan. Tingkat kehadiran dosen dalam melaksanakan perkuliahan dilihat dari jumlah kehadiran di kelas pada setiap mata kuliah. Jumlah tatap muka perkuliahan setiap mata kuliah yang ideal dalam 1 semester terdiri dari 16 kali pertemuan yang diantaranya adalah 2 kali ujian dan 14 kali pertemuan di kelas. Setiap dosen wajib melakukan perkuliahan yang diselenggarakan minimal 14 kali pertemuan dalam 1 semester, bila tidak maka dosen wajib mengganti pertemuannya yang kurang. Kehadiran dosen dipantau sejak awal semester agar kinerja dosen tetap terjaga.
Catatan absensi dosen menjadi dasar seorang dosen dinilai kedisiplinannya. Tersedianya laporan catatan kehadiran dosen mempermudah semua bagian yang berkepentingan di dalamnya. Bagi staff, catatan kehadiran dosen dapat menjadi dasar dalam menentukan jumlah hak yang wajib diterima oleh seorang dosen. Bagi ketua prodi maupun dekan dapat menjadi bahan untuk melakukan penilaian akademik seorang dosen dalam bidang pendidikan.
Adapun tujuan utama dari penelitian ini yaitu merancang dan menerapkan sebuah management system yang memberikan kemudahan bagi dosen, staff dan ketua prodi dalam membuat, memantau dan merekam pencatatan kehadiran dosen. Untuk mencapai tujuan tersebut maka perancangan aplikasi daftar hadir mengajar dosen dirancang berbasis web sehingga dapat diakses oleh para pengguna secara realtime. Aplikasi dibangun dengan menerapkan jadwal kuliah sebagai kontrol akses sehingga dosen dapat mengisi absen hanya pada jam perkuliahannya, hal ini membantu setiap dosen untuk tertib dalam melakukan absensi dan mempermudah staff maupun ketua prodi dalam memonitor kehadiran dosen setiap waktu. Di mana ketua prodi memiliki beberapa dosen binaan yang mengajar pada setiap semester, grafik pada gambar 1 memperlihatkan hal tersebut.
Gambar 1. Jumlah Dosen per Prodi (sumber data dosen pengajar aktif UR)
CICES ( Cyberpreneurship Innovative and Creative Exact and Social Science )
DOI: 10.33050/ cices.v10i1. 3021 ISSN: 2356-5209 pp. 104~114 Online ISSN: 2655-3058

## 1.1. Penelitian Terdahulu (Literature Review)
Sebelumnya telah banyak research terdahulu yang membahas catatan kehadiran dosen. diantaranya Alda dkk. Memberikan kesimpulan tentang sistem informasi kehadiran para dosen pengajar yang telah dikembangkan tersebut dapat memberikan efisiensi terhadap pengelolaan data absensi kehadiran dosen. Pada penelitian ini memakai metode waterfall system sehingga perkembangkan modul-modul yang digunakan dapat kembali dimanfaatkan dalam pengembangan sistem lainnya. Pengujian yang telah dilakukan menunjukkan hasil bahwasannya sistem informasi catatan kehadiran dosen telah dapat dipergunakan dengan sangat baik, efisien dan memenuhi kebutuhan keandalan serta keamanan yang dibutuhkan [1]. Menurut Pari dkk. Berdasarkan hasil dan pembahasan, Penulisan ini menghasilkan memudahkan pihak akademik dalam pencatatan dan rekapitulasi data absensi dosen secara otomatis tanpa harus melakukanya secara manual. Dapat dijadikan sebagai dasar untuk pembayaran honor atau gaji. Dosen dapat menerima honor atau gaji sesuai dengan data absensi yang tercatat dan tersimpan di sistem [2]. Penelitian Nuryani dkk. Memberikan kesimpulan berdasarkan hasil analisis dan implementasi aplikasi tentang absensi mengajar dosen yang berbasis web dengan penerapan schedule access control, dapat diambil kesimpulan bahwa aplikasi tersebut yang dibangun berhasil mempermudah setiap dosen dalam melakukan pencatatan kehadiran mengajar secara tepat waktu. Fasilitas rekapitulasi pada aplikasi telah berhasil mempermudah dan mempercepat staff dalam membuat rekap kehadiran mengajar dosen jika sewaktu-waktu diperlukan. Bagi kaprodi dan dekan, aplikasi ini cukup berhasil mempermudah dalam memantau kedisiplinan dosen dalam bidang pengajaran namun belum dapat mempermudah dalam memantau kesesuaian materi yang disampaikan oleh dosen kepada mahasiswa karena fasilitas rencana pembelajaran semester belum terdapat pada aplikasi [3]. Pradnyana dkk. Menyimpulkan 1) Penelitian yang dilaksanakan dengan berbagai tahapan yakni pengumpulan data secara primer dan sekunder, analisis kebutuhan, perancangan, pembangunan dan pengujian pada sistem. 2) Perancangan sistem yang secara umum digunakan terdiri dari dua unsur utama, yakni perancangan basis data dan perancangan alur. Perancangan alur sistem dilaksanakan melalui penggambaran sedangkan data flow diagram yang tahapan awalnya dimulai dengan context diagram hingga data flow diagram level 1. Sedangkan perancangan basis data diterapkan melalui penggunaan entity relationship diagram dan penggambaran physical data model maupun conseptual data model. 3) Sistem aplikasi kehadiran dosen yang berbasis web ini berhasil dirancang dengan menerapkan database MySQL dan bahasa pemrograman PHP. sedangkan level pengguna atau hak akses dibagi menjadi tiga bagian, diantara level dosen, level operator dan level administrator. Kemudian proses pengujian pada sistem diterapkan menggunakan black box testing method . Dan hasil dari pengujian tersebut menyatakan bahwa aplikasi yang telah dibuat mampu beroperasi dengan baik sesuai rancangan yang diharapkan [4]. Sedangkan menurut Pertama memberikan kesimpulan bahwa aplikasi sistem display tentang status dosen berhasil dirancang dengan penggunaan Java Script, CSS dan bahasa pemrograman PHP. Namun dari berbagai tahapan yang telah diterapkan, bahasan dari aplikasi ini hanya tentang status dosen saja [5].
Berdasarkan pada kelompok peneliti tersebut, metode-metode yang digunakan bertujuan agar menghasilkan data valid tentang catatan kehadiran dosen sebelumnya diterapkan masih manual dengan cara menulis atau mengisi data absensi di Form kehadiran menjadi lebih terkomputerisasi melalui penggunaan sistem database pada implementasinya.

## 2. METODE PENELITIAN
Pada research ini menggunakan metode penelitian berupa Pengumpulan Data terdiri dari Metode Observasi yang dilakukan langsung pada tempat penelitian untuk memperoleh sejumlah data dan informasi yang mendukung, kemudian Metode Wawancara dilakukan dengan cara mempersiapkan pertanyaan-pertanyaan serta bertanya secara langsung di divisi terkait pada
CICES ( Cyberpreneurship Innovative and Creative Exact and Social Science )
DOI: 10.33050/ cices.v10i1. 3021 ISSN: 2356-5209 pp. 108~117 Online ISSN: 2655-3058
Universitas Raharja. Sedangkan untuk lebih memperdalam teori-teori penelitian dari berbagai sumber terkait yang berasal dari jurnal-jurnal maupun buku-buku terbaru, dilakukanlah Metode Referensi.
Dalam menganalisa data sistem, pada penelitian ini diterapkan SWOT Analysis yang memiliki penjelasan tentang Strengths, Weaknesses, Opportunity dan Threat. Yang terdapat pada Tabel 1.
Tahapan selanjutnya adalah Design dan Constructions System yang dilakukan setelah tahap analisa data selesai. Dimana tahapan ini diterapkan dalam menentukan proses sistem baru. Untuk mendesain dan meng coding script program pada penelitian ini menggunakan DW (Adobe Dreamweaver) serta Web Browser dalam membuka Web. Testing implementation merupakan tahapan terakhir untuk menentukan Error Detection yang mungkin dapat terjadi di sistem baru dengan menggunakan Black-Box sebagai pengujian fungsional pada pembuatan Software atau Web yang telah selesai.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pembuatan FO AO Penelitian ini tergambarkan pada bentuk DW. Sedangkan hasil dalam implementasi dirancang pada tampilan berbentuk web design dengan analisis sistem SWOT dan black box testing .

## 3.1. Metode Analisis SWOT
Metode analisis SWOT yang diterapkan tergambar pada tabel 1. berikut :
Tabel 1. Analisis SWOT Kekuatan ( Strengths ) Terkomputerisasi dengan database, Membutuhkan biaya yang sedikit Kelemahan ( Weaknesses ) Masih menggunakan LAN Kesempatan ( Opportunity ) Pengembangan sistem dengan penambahan menu atau fitur-fitur lain yang dibutuhkan Belum banyak dipergunakan Ancaman ( Threat ) Perubahan teknologi informasi yang terus berkembang pesat dan semakin canggih

## 3.2. Design Code FO AO
Gambar 2. Design Code FO AO
CICES ( Cyberpreneurship Innovative and Creative Exact and Social Science )
DOI: 10.33050/ cices.v10i1. 3021 ISSN: 2356-5209 pp. 104~114 Online ISSN: 2655-3058
View code pada gambar 2 merupakan rancang tampilan dan fungsi code FO AO menggunakan Fitur DW (Adobe Dreamweaver).

## 3.3. Black Box Testing
Testing yang diterapkan menggunakan Black Box yang dijalankan dengan cara tes Web untuk diketahui hasilnya, apakah Valid atau Tidak. Terlihat dalam tabel 2 sebagai berikut:
Tabel 2. Black Box Testing No. Skenario Pengujian Test Case Hasil yang diharapkan Ket. 1. Ketika input username dan atau password Salah setelah klik tombol Log in Maka hasil Informasi sistem pada Web akan menolak dan tampil komentar “ Username atau Password salah! ”. Valid 2. Ketika input username dan atau password Benar setelah klik tombol Log in Maka hasil Informasi sistem pada tampilan Web akan menerima akses langsung ke halaman utama yang menampilkan daftar kelas aktif Valid 3. Ketika klik menu Check In dan mengklik nama dosen Maka hasil Informasi sistem pada Web akan menampilkan halaman absen hadir dosen dengan cara klik icon sidik jari Valid
CICES ( Cyberpreneurship Innovative and Creative Exact and Social Science )
DOI: 10.33050/ cices.v10i1. 3021 ISSN: 2356-5209 pp. 108~117 Online ISSN: 2655-3058 4. Ketika absen hadir dosen telah diklik, petugas dapat mengganti status dosen saat mengklik menu Check Out dan pilih kelas Maka hasil Informasi sistem pada Web secara otomatis menampilkan data kelas dan klik bagian status pada pertemuan yang akan digantikan Valid 5. Ketika dosen telah selesai mengajar klik menu Check Out Maka hasil Informasi sistem pada Web secara otomatis menampilkan data kelas kemudian klik bagian kolom Waktu Check Out untuk absen pulang Valid

## 3.2. Hasil Implementasi FO AO
Gambar 3. Log In FO AO
Gambar 3 adalah halaman awal Front Office Absensi Online (FO AO) dosen, di mana terdapat text Log In halaman dan greeting , kotak username password serta tombol Log In .
CICES ( Cyberpreneurship Innovative and Creative Exact and Social Science )
DOI: 10.33050/ cices.v10i1. 3021 ISSN: 2356-5209 pp. 104~114 Online ISSN: 2655-3058

## Gambar 4. Daftar Kelas Aktif
Setelah Login berhasil akan nampak halaman daftar kelas yang aktif perhari seperti gambar 4, yang terdiri dari kolom No jumlah kelas, pertemuan Ke, Nama Dosen, Status, Kode kelas, Mata Kuliah, Waktu kuliah, Lokasi ruangan.
Gambar 5. Menu Check In Dosen
Untuk melakukan absen kehadiran atau Check In dosen klik nama dosen atau kode pada daftar kelas aktif akan tampak seperti gambar 5, kemudian klik icon sidik jari. Terdapat pula foto, nid, nama, gelar, kode kelas, nama mata kuliah, lokasi atau ruang kelas dan waktu mengajar dosen yang bersangkutan.
CICES ( Cyberpreneurship Innovative and Creative Exact and Social Science )
DOI: 10.33050/ cices.v10i1. 3021 ISSN: 2356-5209 pp. 108~117 Online ISSN: 2655-3058

## Gambar 6. Absen Hadir Dosen
Pada gambar 6 adalah tampilkan setelah dosen melakukan absen hadir pada FO AO kolom pertemuan Ke berubah warna biru muda dan untuk Absen kehadiran lebih cepat 10 menit dari jadwal waktu mengajar kolom Status menjadi hijau.
Gambar 7. Absen Hadir Dosen Telat
Sedangkan gambar 7 adalah tampilan ketika dosen terlambat melakukan absen kehadiran dari jadwal waktu mengajar kolom Status menjadi kuning.
Gambar 8. Status Kehadiran Dosen
Gambar 8 merupakan menu untuk merubah status kehadiran dosen, apakah digantikan atau tidak namun harus check in hadir terlebih dulu.
CICES ( Cyberpreneurship Innovative and Creative Exact and Social Science )
DOI: 10.33050/ cices.v10i1. 3021 ISSN: 2356-5209 pp. 104~114 Online ISSN: 2655-3058
Gambar 9. Status Dosen Digantikan
Jika dosen berhalangan atau tidak hadir mengajar dan petugas merubah kolom status atas instruksi atau izin dari ketua prodi dosen tersebut status berubah menjadi Ya seperti gambar 9.
Gambar 10. Check Out Dosen
Gambar 10 adalah menu absen pulang atau check out dosen ketika telah selesai mengajar dengan cara mengklik text Out pada kolom Waktu check out .
CICES ( Cyberpreneurship Innovative and Creative Exact and Social Science )
DOI: 10.33050/ cices.v10i1. 3021 ISSN: 2356-5209 pp. 108~117 Online ISSN: 2655-3058

## Gambar 11. Rekap Kehadiran Dosen
Kemudian gambar 11 merupakan rekapan kehadiran dosen terdapat Semester, TA, Cutoff update data, No jumlah dosen yang mengajar, NID, Nama Dosen beserta gelarnya, total Hadir mengajar, jumlah digantikan atau Tidak Hadir, mutu kelengkapan bahan ajar atau materi, mutu dosen telat, mutu dosen tidak hadir, mutu gabungan dan nama ketua prodi (kaprodi).

## 4. KESIMPULAN
Catatan kehadiran dosen merupakan hal yang harus dilakukan baik itu sebelum ataupun sesudah proses pembelajaran secara online maupun offline. Yang menjadikan tolak ukur sejauh mana dosen dalam hal kedisiplinan. Laporan yang dihasilkan juga dapat digunakan untuk bahan rekapitulasi dan bahan evaluasi dosen oleh pihak akademik. Melalui rancangan management system FO AO pada penelitian kali ini, dimana FO AO dapat mempercepat dalam proses pembuatan laporan catatan kehadiran dosen kampus Universitas Raharja dalam menjaga kevalidan data yang dimunculkan. Dan membantu petugas khususnya dalam pencatatan kehadiran dosen.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Alda, M., Hrp, M. N. A., Saragih, H., & Margolang, R. S. (2023). Perancangan Sistem Informasi Kehadiran Dosen Dalam Masuk Kelas Di Fakultas Sains Dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Berbasis Mobile Menggunakan Metode Waterfall. Journal of Computer and Engineering Science , 1-8.
[2] Pari, R. A., Lestari, P. I., & Aditia, R. (2023). SISTEM INFORMASI REKAPITULASI ABSENSI DOSEN BERBASIS WEB DI POLITEKNIK PIKSI INPUT SERANG. Jurnal Gerbang STMIK Bani Saleh , 13 (1), 74-86.
[3] Nuryani, E., Asrori, K., & Ruhiawati, I. Y. (2022). Aplikasi Absensi Mengajar Dosen Berbasis Web Dengan Menerapkan Schedule Access Control. JATISI (Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi) , 9 (1), 23-38.
CICES ( Cyberpreneurship Innovative and Creative Exact and Social Science )
DOI: 10.33050/ cices.v10i1. 3021 ISSN: 2356-5209 pp. 104~114 Online ISSN: 2655-3058
[4] Pradnyana, G. A., & Brahma, A. G. R. W. (2020). Pengembangan Sistem Informasi Monitoring Kehadiran Dosen Secara Realtime Berbasis Web. International Journal of Natural Science and Engineering , 4 (1), 11-20.
[5] Pertama, P. P. (2019). Digital Informasi Kehadiran Status Dosen ITB STIKOM Bali Berbasis Web. RESEARCH: Computer, Information System & Technology Management , 2 (2), 64.
[6] Maulani, G., Hia, E., & Choiriah, H. (2022). Pemanfaatan Sistem Informasi Employee History Data pada PT. Angkasa Pura II. CICES (Cyberpreneurship Innovative and Creative Exact and Social Science) , 8 (2), 257-268. https://doi.org/https://doi.org/10.33050/cices.v8i2.2360