## PEMODELAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA PT KAYREACH SYSTEM DENGAN BERORIENTASI OBYEK
Ahmad Nafiudin 1) , Lis Suryadi 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl . Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : me@achmadnafi.com 1 ) , achmad.nafi@gmail.com 2)

## Abstrak
Pengadaan Barang adalah kegiatan mendapatkan barang atau jasa secara efektif, transparan, dan efesien sesuai dengan  kebutuhan  pengguna.  Disini  meliputi  peralatan  baik  untuk  kepentingan  bersama  maupun  pribadi.  PT Kayreach  System  adalah  perusahaan  system  integrator,  demi  menunjang  kinerja  karyawan  maka  pengadaan barang yang masih dilakukan dengan manual hasilnya kurang maksimal, sehingga menimbulkan permasalahan yaitu  kesulitan  pencarian  data,  menumpuknya  berkas,  kesalahan  perhitungan  dan  pencatatan,  serta  proses pembuatan  laporan  pengadaan  barang  yang  lama.  Untuk  menghindari  terjadinya  kesalahan  data  dan  proses laporan  yang  dilaporkan  dengan  baik  dan  benar  diperlukan  sistem  pengadaan  barang.  Dari  permasalahan tersebut  memberikan  gagasan  untuk  membuat  aplikasi  sistem  informasi  guna  melakukan  pengolahan  proses pengadaan barang. Metodologi yang digunakan untuk pembuatan aplikasi ini  adalah dengan Visual Basic.Net 2008 dan basis data MySQL.  Aplikasi ini diharapkan akan memberikan kemudahan  proses pengadaan barang dalam kegiatan operasional perusahaan sehingga hasil laporan data dapat diketahui dengan cepat, akurat, dan mudah bagi pimpinan untuk pengambilan keputusan.
Kata kunci: pengadaan barang, sistem informasi, Obyek Oriented, Microsoft Visual Studio 2008, mysql

## 1. PENDAHULUAN
Di  era  sekarang  ini  era  globalisasi,  penggunaan Teknologi Informasi/Sistem Informasi dalam perusahaan  ataupun  institusi  merupakan  hal  yang wajar  dan  umum  ditemukan.  Penggunaan  teknologi informasi menjadi sebuah kebutuhan bagi perusahaan dalam  membantu  serta  mendukung  berjalannya sebuah  proses,  juga  untuk  memberikan  nilai  lebih (Added  Value) dan  sebagai  keunggulan  dalam persaingan (competitive  advantage) bagi  sebuah perusahaan diantara para pesaingn dalam menjalankan  operasional  dan  bisnis.  Investasi  di bidang  Sistem  Informasi  yang  cukup  penting  dalam perkembangan  sebuah  perusahaan  guna  menunjang sebuah  proses  yang  transparan  adalah  sistem informasi pengadaan.
Berdasar  wawancara  pada  bagian  pengadaan  PT Kayreach System, spengadaan barang yang ada saat ini masih secara manual dan kegiatan pengadaan yang berjalan  semua  data  masih  disimpan  dalam  bentuk excel dan word. Sehingga memunculkan kendala dari sistem  manual  tersebut  diantaranya  kesulitan mengolah  data  pengadaan,  kesulitan  mencari informasi pengadaan, kondisi penyimpanannya yang kurang  teratur  dan  juga  terjadi  keterlambatan  dalam proses laporan.
Dari  uraian  permasalahan,  solusi  yang  dapat membantu  untuk  masalah  diatas  adalah  dengan sistem  informasi  pengadaan  barang  sehingga diharapkan dengan sistem pengadaan barang tersebut kinerja  pada  bagian  pengadaan  akan  menjadi  lebih baik,  pengolahanan  lebih  cepat,  serta  data  yang disajikan  lebih  tepat.  Untuk  itu  penulis  ingin melakukan pengembagan dan penelitian hanya fokus pada sistem pengadaan, Untuk hasil dari penelitian ini dapat  digunakan  dengan  baik.  Judul  yang  diangkat
untuk  sistem  pengadaan  ini  “Pemodelan  Sistem Informasi  Pengadaan  Barang  Pada  PT  Kayreach Sistem Dengan Berorientasi Obyek”.
Pada  sistem  berjalan  saat  ini,  masalah  yang sering dihadapi adalah sebagai berikut:
a. Terjadinya  kesalahan  pada  perhitungan,  dan pencatatan sehingga laporan yang dihasilkan tidak akurat.
b. Kesulitan pencarian data dan adanya kerangkapan karena  jumlah  data  semakin  meningkat  serta disimpan secara manual.
c. Laporan  pada  pimpinan  sering  kali  terlambat karena  kegitatan  rekap  kembali  dokumen  secara manual kedalam format laporan.
d. Ruang  penyimpanan  data  terbatas  sehingga dokumen  tidak  tertata  dengan  baik  danmudah rusak.
e. Informasi  berapa  besar  biaya  pengadaan  yang dikeluarkan  tidak  ada  untuk  tiap  departemen sehingga  pimpinan  tidak  dapat  mendapatkan laporan besaran biaya yang dikeluarkan.
f. Tidak  adan  informasi  terkait  penerimaan  barang yang  dikirim  dari  supplier  sehingga  kesulitan dalam pencarian dokumen penerimaan barang.
g. Informasi  dalam  bentuk  laporan  terkait  dengan data  barang  yang  diretur  ke  supplie  tidak  ada sehingga  pimpinan  tidak  mendapat  informasi yang  akurat  terkait  retur  sebagai  bahan pertimbangan untuk menilai pihak supplier.
Adapun  maksud  dan  tujuan  penulisan  laporan ini yang dilaksanakan di PT Kayreach System adalah sebagai berikut:
a. Memperbaiki sistem yang telah ada yaitu mencari solusi,  serta  memberikan  kemudahan  untuk proses Pengadaan tersebut.
b. Dengan  adanya  sistem  ini  dapat  membantu menyelesaikan masalah dan memberikan efektifitas kerja.
c. Dengan  cara  sistem  Pengadaan  Barang  ini memberikan hasil informasi  yang bermutu, tepat dan akurat.
2. LANDASAN TEORI

## 2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem  informasi  pada  suatu  organisasi  dapat dilakukan  sebagai  suatu  sistem  yang  menjadikan informasi  bagi  semua  tingkatan  dalam  oganisasi tersebut pada saat diperlukan.
Sistem  informasi  menurut  [2],  yaitu  “Sistem informasi  adalah  suatu  sistem  di  dalam  suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan  transaksi  harian,  mendukung  operasi, bersifat manajerial I, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi  dan  menyediakan  pihak  luar  tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.”.
Sistem  informasi  yang  digunakan  oleh  para pemakai akhir ( end user ) dibagian penjualan maupun jasa  suatu  perusahaan  akan  berbeda  dengan  sistem informasi  yang  dipakai  oleh  perusahaan  lain.  End user adalah orang yang berada didepan komputer dan berinteraksi secara langsung dengan sistem.
2.2. Analisa Sistem
Analisa  sistem  adalah  penguraian  suatu  sistem informasi  yang utuh ke dalam bagian komponennya dengan maksud yang mengidentifikasi dan mengevaluasi  permasalahan,  kesempatan,  hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. [6]

## 2.3. Konsep Dasar Berorientasi Obyek
Mengungkapkan: “ Unified Modeling Language (UML)  merupakan  metode  yang  luas  digunakan untuk  memvisualisasikan  dan  mendokumentasikan desain perangkat lunak sebuah sistem”. Konsep dasar analisa dan perancangan berorientasi objek : Object, Class,  Attribute,  Behaviou r  (Perilaku), Inheritance (Turunan),  Polymorphisme, Message Sending, Encapsulation, Aggregation, Association . [5]

## 2.4. Visual Basic 2008
Microsoft  Visual  Basic  .NET  2008 merupakan alat untuk membangun dan mengembangkan aplikasi yang bergerak di atas sistem .NET Framework . Sifat Bahasa pemrogramannya sendiri adalah eventdrivent, artinya program akan terjadi jika ada respon dari user berupa  kejadian/ event tertentu  (tombol  ditekan, mouse diklik, dan lain-lain). Saat event terjadi maka kode yang berhubungan akan dijalankan.

## 2.5. Mysql
MySQL merupakan  sebuah  software DBMS (Database  Management  System) yang multi-thread dan multi-user.  MySQL adalah  implementasi  dari RDBMS (Relational Database Management System) . MySQL juga merupakan database server yang sangat populer, hal itu tak lain karena basic language yang digunakan adalah SQL (Structured Query Language) .
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Analisa Masalah
Diagram Fishbone atau tulang ikan adalah salah satu  metode  untuk  analisa  sebuah  kondisi  atau masalah.  Sering  juga  disebut  dengan  cause  effect diagram  atau  sebab-akibat.  Sering  juga  disebut dengan  diagram  Ishikawa,  Yang  ditemukan  oleh Professor  Ishikawa  Kaoru,  ilmuwan  Jepang  juga merupakan  alumni  teknik  kimia  dari  Universitas Tokyo, pada tahun 1943. [1]
Gambar 1. Fishbone

## 3.2. Analisa Proses Bisnis
Bagian Purchasing Supplier Terima Permintaan Barang Terima Purchase Order Departemen Mengisi Permintaan Barang Verifikasi Kebutuhan Barang Terima Informasi Buat Purchase Order Kirim Purchase Order [ Barang Belum Dibutuhkan ] [ Barang Dibutuhkan ]

## Gambar 2. Activity Diagram Permintaan Barang
Gambar  2  menjelaskan:  Departemen  mengisi form  permintaan  barang,  yang  kemudian diserahkan  kepada  bagian purchasing untuk diverifikasi  terlebih  dahulu  kebutuhannya.  Jika barang belum dibutuhkan maka bagian purchasing akan memberi info kepada departemen.  Bagian purchasing akan  membuat PO  dan  diserahkan  kepada supplier apabila barang memang dibutuhkan.
Bagian Purchasing Supplier Siapkan Barang sesuai PO [ Barang Kondisi Baik ] Kirim Barang, Delivery Order, Invoice Terima Barang, Delivery Order, Invoice Periksa Kondisi Barang Kembalikan Barang Tanda Tangan DO, Buat Tanda Terima Barang Serahkan Tanda Terima Barang Terima Barang yang diretur Terima Tanda Terima Barang [ Barang Kondisi Tidak Baik ]

## Gambar 3. Activity Diagram Penerimaan Barang
Gambar  3  menjelaskan:  Bagian  purchasing  akan menerima  barang  beserta  DO  dari  supplier,  dan akan melakukan pengecekan kondisi barang. Jika barang  tidak  dalam  kondisi  baik  maka  akan dikembalikan kepada supplier. Bagian purchasing akan menandatangani DO dan membuatkan tanda terima barang jika barang dalam kondisi baik.
Supplier Bagian Purchasing Lakukan Pembayaran sesuai Invoice Berikan Informasi sudah Dibayar Terima Informasi Pembayaran

## Gambar 4. Activity Diagram Pembayaran
Gambar 4 menjelaskan : Bagian purchasing akan melakukan  pembayaran  sesuai  nominal  yang tertera  pada  invoice,  dan  memberikan  informasi kepada supplier bahwa barang telah dibayar.
Supplier Bagian Purchasing Menghubungi Supplier Siapkan Barang yang akan diretur Terima Barang Retur Siapkan Barang Pengganti Terima Barang Pengganti Terima Informasi Retur Barang
Gambar 5. Activity Diagram Retur Barang
Gambar  5  menjelaskan:  Bagian purchasing memberi informasi kepada supplier untuk proses retur.  Kemudian  memberikan  barang  yang  akan diretur.
Departemen Bagian Purchasing Buat Bukti Serah Terima Barang Serahkan Barang Tanda tangan BuktiSerah Terima Barang dan terima Barang

## Gambar 6. Activity Diagram Serah Terima Barang
Gambar  6  menjelaskan:  Bagian  pengadaan membuat  bukti  serah  terima  barang  dan menyerahkannya  kepada  departemen  terkait beserta barang tersebut.
CEO / Pimpinan
Bagian Purchasing Buat Laporan Pengadaan Barang Serahkan Laporan Terima Laporan Pengadaan Barang Gambar 7. Activity Diagram Pembuatan Laporan
Gambar  7  menjelaskan:  Bagian purchasing membuat laporan pengadaan barang dan menyerahkan laporan tersebut kepada pimpinan.

## 3.3. Use Case Diagram
Entry Data Barang Entry Data Supplier Entry Data Departemen Bagian Purchasing Supplier

## Gambar 8. Use Case Diagram Master
Gambar  8  menjelaskan  :  Bagian Purchasing melakukan entry data  Barang, Supplier ,  dan Departemen.
Entry Data Permintaan Barang Cetak Purchase Order Cetak Tanda Terima Barang Entry Pembayaran Barang Cetak Berita Acara Serah Terima Barang Cetak Surat Retur Barang Bagian Purchasing Staff Departemen Supplier
Gambar 9. Use Case Diagram Transaksi
Gambar  9  menjelaskan  :  Bagian Purchasing melakukan entry Data  Permintaan  Barang,  cetak PO, cetak tanda terima, entry pembayaran barang, cetak berita acara, dan cetak surat retur.
Cetak Laporan Permintaan Barang Cetak Laporan Penerimaan Barang Cetak Laporan Pengadaan Barang Cetak Laporan Serah Terima Barang Cetak Laporan Retur Barang Rekapan Biaya Pengadaan Barang Per Departemen Bagian Purchasing CEO / Pimpinan

## Gambar 10. Use Case Diagram Laporan
Gambar  10  menjelaskan  :  Bagian Purchasing mencetak laporan permintaan barang, penerimaan barang,  pengadaan  barang, serah terima  barang, retur barang, dan rekapan biaya pengadaan barang per departemen.

## 3.4. Rancangan Class Diagram
*Kd_Departemen Nm_Departemen Tlp_Departemen EMail_Departemen +Autonumber() +GetDepartemen() +Simpan() +Batal() Supplier *kd_supplier nm_supplier Almt_supplier Tlp_supplier Email_supplier +Autonumber() +GetSupplier() +Simpan() +Batal() BSTB *No_bstb Tgl_bstb NmPenerima NmMenyerahkan +Autonumber() +Getbstb() +Simpan() +Batal() FPB *No_fpb Tgl_fpb Pemohon
Tgl_Diperlukan Tujuan +Autonumber() +Getfpb() +Simpan() +Batal() PO *No_po Tgl_po Kepada Note PPN +Autonumber() +GetPO() +Simpan() +Batal() Serah Jml_Serah Ket_serah +GetSerah() +Simpan() Minta Jml_minta keterangan +GetMinta() +Simpan() Pesan *No_po Qty Harga_pesan +GetPesan() +Simpan() DO *No_DO NorefDO Tgl_DO +Autonumber() +GetDO() +Simpan() +Batal() Barang *Kd_barang Nm_barang Jenis_barang
Hrg_satuan Satuan +Autonumber() +GetBarang() +Simpan() +Batal() Terima Jml_terima +GetTerima() +Simpan() 1 ..* 1 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 1..* 1 1..* 1..* 1 Retur 1 ..* 1 *No_Ret Tgl_ret No_DO +Autonumber() +GetRetur() +Simpan() +Batal() Kembalikan Jml_Ret Ket_ret No_ret +GetKembalikan() +Simpan() INVOICE +Autonumber() +GetInvoice() +Simpan() +Batal() *No_Inv NorefInv Tgl_Inv JmlInv TglBayar KetInv 1 1 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 1 ..* Departemen Gambar 11. Rancangan Class Diagram
3.5. Rancangan Form
a. Form Master
Gambar 12. Form Master Entry Data Barang
Gambar 12 menjelaskan : Form Entry Data Barang berisi field-field untuk mengisi data barang.
Gambar 13. Form Master Entry Data Supplier
Gambar  13  menjelaskan  :  Form Entry Data Supplier berisi field-field untuk  mengisi  data supplier.
b. Form Transaksi
Gambar 14. Form Transaksi Permintaan Barang
Gambar  14  menjelaskan:  Form  Transaksi Permintaan  Barang  berisi field-field yang diperlukan untuk proses permintaan barang.

## Gambar 15. Form Laporan
Gambar  15  menjelaskan  :  Form  Laporan  berisi field-field yang dipelukan untuk mencetak Laporan.

## c. Hasil Cetakan Sistem
Gambar 16. Laporan Permintaan Barang
Gambar 16 menjelaskan : hasil cetakan dari laporan permintaan barang.
Gambar 17. Laporan Penerimaan Barang
Gambar 17 menjelaskan : hasil cetakan dari laporan penerimaan barang.
Gambar  18  menjelaskan:  hasil  cetakan  dari laporan pengadaan barang.
Gambar 19. Laporan Retur Barang
Gambar  19  menjelaskan:  hasil  cetakan  dari laporan retur barang.
Gambar 20. Laporan Serah Terima Barang
Gambar  20  menjelaskan:  hasil  cetakan  dari laporan serah terima barang.
Gambar 21. Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang per Departemen
Gambar 21 menjelaskan : hasil cetakan laporan rekapitulasi pengadaan barang pper departemen.

## 3.6. Sequence Diagram
Gambar 22. Sequence Diagram Entry Data Barang
Pada  gambar  22  dijelaskan  bahwa  bagian purchasing membuka  Form  Barang,  melakukan entry data,  menyimpan,  mengubah,  menghapus, batal, dan keluar.

## Gambar 23. Sequence Diagram Transaksi Permintaan Barang
Pada  gambar  23  dijelaskan  bahwa  bagian purchasing membuka Form Transaksi Permintaan Barang,  memilih  departemen,  memilih  barang, menyimpan, batal, dan keluar.
Gambar 24. Sequence Diagram Laporan Pengadaan

## Barang
Pada  gambar  24  dijelaskan  bahwa  bagian purchasing membuka  Form  Laporan  Pengadaan Barang, mencetak laporan, batal,dan keluar.

## 4. KESIMPULAN
a. Dengan  sistem  terkomputerisasi,  pencarian data tidak sulit, kerangkapan data tidak terjadi, data menjadi aman karena sistem penyimpanan data sudah menggunakan sistem databases.
b. Dengan  sistem  yang  terkomputerisasi,  maka dapat
mengurangi kesalahan dalam perhitungan  dan  pencatatan  yang  dilakukan oleh manusia.
c. Laporan  yang  disajikan  ke  pimpinan  akan lebih baik, cepat dan akurat.
d. Penyimpanan data memudahkan dalam
penyimpanan dan pemeliharaan data, sehingga  tidak  perlu  menyimpan  data  dalam media  yang  mudah  hilang  dan  rusak  seperti pada saat sistem masih manual.
e. Ketersediaan  laporan  rekapitulasi  biaya pengadaan  barang  dapat  tersajikan  dengan cepat.
f. Ketersediaan  laporan  penerimaan  barang dapat diketahui barang mana saja yang sudah diterima
g. Ketersediaan laporan retur dapat diketahui

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Asmoko,  H.,  2013.  Teknik  Ilustrasi  Masalah- Fishbone Diagrams, Magelang: BPPK
[2] Hutahaean,  J.,  2014.  Konsep  Sistem  Informasi. Yogyakarta: Deepublish.
[3] Kristanto, Andri.  2008,  Perancangan Sistem Infoormasi  dan  Aplikasinya,  Yogyakarta:  Gava Media.
[4] Ladjamudin,  Al-Bahra  Bin,  2013,  Analisis  dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
[5] Rosa, A.S, M. Salahudin, 2013, Modul Pembelajaran: Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Modula.
[6] Taufiq,  R.,  2013,  Sistem  Informasi  Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.