## ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT. LOTUS MAS
Al Idrus 1) , Lauw Li Hin 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : 1412503383@student.budiluhur.ac.id 1) , lihin@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
PT. Lotus Mas ini masih memiliki beberapa permasalahan dalam proses penggajian karyawan. Permasalahan yang muncul diantaranya, Lamanya proses rekap absen, Tertundanya proses perhitungan gaji, Kurang efisien dalam melakukan pencatatan dan perhitungan gaji, Pencatatan masih menggunakan buku sehingga mudah rusak, Dokumen mudah terselip. Melihat permasalahan tersebut Penulis tertarik untuk menganalisa sistem yang sedang   berjalan   dan  mengajukan   kepada   perusahaan   untuk   mengembangkan   sistem   penggajian   karyawan, maka   dari   itu  diperlukan   sebuah   sistem   yang   terkomputerisasi   untuk  menjawab  masalah  tersebut.   Penulis mengambil   judul   “Analisa   dan   Desain   Sistem   Informasi   Penggajian   karyawan   pada   PT.   Lotus   Mas”. Perancangan   sistem   menggunakan   pemodelan   UML,   bahasa   pemrograman   Microsoft   Visual   Studio   2008, dengan   database   MySQL.  Dengan   adanya  sistem   informasi   ini   diharapkan   dapat   meningkatkan   kecepatan pengolahan data dalam perhitungan gaji  karyawan serta mempercepat  untuk mendapatkan informasi  yang nantinya akan membantu pemilik perusahaan untuk mengambil keputusan serta mengatasi masalah-masalah yang terjadi.
Kata kunci: Sistem Informasi Penggajian, Metodologi Berorientasi Object, UML Modeling Tool .
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang PT.   Lotus   Mas   memiliki   banyak   karyawan dalam menjalankan produksi bahan pembersih alat rumah tangga dimana terbagi atas beberapa bagian- bagian   pekerjaan,   dalam   melakukan   kegiatan pengolahan   data   gaji   seperti   penghitungan   gaji, rekap absen, pembuatan laporan pada PT. Lotus Mas dalam   pengolahan   penggajiannya   masih   bersifat konvensional   yaitu   dengan   mencatat   pada   buku- buku sehingga dalam perhitungan, penginputan data ke excel dan penyimpanan data kurang efektif dan efisien bila data dibutuhkan memerlukan waktu yang lama.   Pengolahan   gaji   di   PT.   Lotus   Mas   ini   juga masih   berbentuk   dokumen-dokumen   sehingga memerlukan tempat dan ruang yang luas. Oleh sebab itu   perusahaan   ini   membutuhkan   suatu   sistem perhitungan   gaji   yang   cepat   dan   akurat   sehingga proses kerja bagian HRD menjadi lebih efisien. Masalah yang terjadi  di perusahaan tersebut meliputi   Tertundanya   proses   perhitungan   gaji   di karenakan HRD terlambat memberikan hasil rekap sehingga   proses   laporan   penggajian   karyawan tertunda,   Tidak   adanya   laporan   THR,   sehingga bagian keuangan sulit untuk mengetahui penerimaan THR,  Potongan   kasbon  masih  menggunakan   buku sehingga   memerlukan   waktu   yang   lama   dalam merekap potongan kasbon ke dalam data penggajian, HRD   membutuhkan   waktu   yang   lama   dalam melakukan perekapan absen, Tidak adanya laporan izin sehingga HRD harus mencari data izin terlebih
dahulu,  Tidak   adanya   laporan   cuti   sehingga   HRD harus mencari terlebih dahulu data cuti,
Adapun tujuan dari penulisan ini adalah untuk membangun   dan   mengembangkan   suatu   sistem penggajian karyawan dengan baik, serta membantu perusahaan dalam menyajikan suatu informasi yang cepat dan lengkap, khususnya di dalam penggajian karyawan
1.2. Studi Literatur Menurut Tata Sutabri [1], “Suatu sistem dapat diartikan   sebagai   suatu   kumpulan   atau   himpunan dari   unsur,   komponen   atau   variabel   yang terorganisir,   saling   berinteraksi,   saling   tergantung satu sama lain dan terpadu”.
Menurut   Yakub   [2],   “analisa   sistem   dapat diartikan   sebagai   suatu   proses   untuk   memahami sistem   yang   ada,   dengan   menganalisa   jabatan   dan uraian tugas ( business users ), proses bisnis ( business prosess ),   ketentuan   atau   aturan   ( business   rule ), masalah   dan   mencari   solusinya   ( business   problem and   business   soulution )   dan   rencana-rencana perusahaan ( business plan )”.
Mohamad   Subhan   [3]   mendefinisikan, “Perancangan   adalah   proses   pengembangan spesifikasi   baru   berdasarkan   rekomendasi   hasil analisis sistem”.
Berorientasi  obyek menurut  A. Suhendar dan Hariman   G   [4],   “Metodologi   berorientasi   obyek adalah   metodepenyelesaian   masalah   dengan menggunakan pendekatan berorientasi obyek”.
Menurut Fathansyah [5], “ Entity Relationship Diagram (ERD)   adalah   diagram   yang   berisi komponen-komponen   himpunan   entitas   dan himpunan   relasi   yang   masing-masing   dilengkapi dengan   atribut   atribut   yang   merepresentasikan seluruh   fakta   dari   dunia   nyata   yang   kita   tinjau”. Menurut   Fathansyah   [5],   “ada   dua   komponen penyusun ERD, yaitu entity atau entitas dan relation atau relasi. Entity atau entitas merupakan individu yang   mewakili   sesuatu   yang   nyata   (eksistensinya) dan   dapat   dibedakan   dari   sesuatu   yang   lain. Sedangkan relation atau relasi menunjukan adanya hubungan   di   antara   sejumlah   entitas   yang   berasal dari himpunan entitas yang berbeda”.
Menurut  Humisar Hasugian, dan Ahmad Nur Shidig [6], “LRS ( Logical Record Structure )adalah sebuah   model   sistem   yang   digambarkan   dengan sebuah diagram -ER akan mengikuti pola atau aturan pemodelan   tertentu   dalam   kaitannya   dengam konvensi ke LRS”.
Pengertian   gaji   menurut   Mulyadi   [7],   “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang   manajer,   sedangkan   upah   umumnya merupakan   pembayaran   atas   penyerahan   jasa   yag dilakukan   oleh   karyawan   pelaksana   (buruh). Umumnya   gaji   dibayarkan   secara   tetap   perbulan, sedangkan  upah dibayarkan  bedasarkan  hari  kerja, jam   kerja   ataupun   jumlah   satuan   produk   yang   di hasilkan”.

## 2. METODE PENELITIAN
2.1. Kerangka Pemikiran

## 2.2. Metodologi Pengumpulan Data
Metode   pengumpulan   data   yang   digunakan oleh penulis pada penelitian ini yaitu dengan cara observasi   dan   wawancara,   studi literature ,   dan analisa dokumen.

## 2.3. Metodologi Analisis dan Perancangan
Sistem
a. Analisa Masalah
Pada tahap setiap permasalahan yang muncul pada user dengan   menggambarkan   segala permasalahan   yang   ada   dengan   menggunkan fishbone diagram, dan tools yang digunakan adalah Microsoft Office Visio 2007. b. Analisa Proses Bisnis
Pada tahap ini berdasarkan proses bisnis yang terjadi   di   PT.   Lotus   Mas   akan   digambarkan   oleh penulis   alur   kerja   ( workflow )   dan   urutan   aktifitas dalam   suatu   proses   dengan   menggunakan activity diagram, dan tools yang digunakan adalah Microsoft Office Visio 2007.
c. Analisa Kebutuhan
Pada   tahap   ini   analisa  kebutuhan   dilihat   dari sisi   admin   sebagai user yang   akan   menggunakan sistem   usulan   sesuai   dengan   kebutuhan   dan informasi yang akan digunakan digambarkan dengan use case diagram, dan tools yang digunakan adalah Microsoft Office Visio 2007. d. Perancangan Sistem Pada tahap ini berdasarkan proses bisnis yang terjadi   dibuatkan Entity   Relationship   Diagram (ERD) dengan menggunakan tools Microsoft Office Visio 2007,   dari   ERD   yang   dibuat   akan ditransformasi   menjadi Logical   Record   Structure (LRS),  berikutna berdasarkan  LRS  yang  ada  akan dinormalisasikan dan dibuatkan spesifikasi database dan rancangan kode, setelah itu akan diterjemahkan kedalam MySql yang akan menjadi database nya.

## 2.4. Metodologi Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem ini adalah metode waterfall.
Metode Waterfall terdiri dari tahapan:
1. Analysis
2. Design
3. Implementation
4. Testing
5. Maintenance
Gambar 1. Kerangka Pemikiran Gambar 2. Metode Waterfall

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Sejarah Organisasi Pendiri   dari   PT.   Lotus   Mas   adalah   Bapak Wismin   Budiman   dan   beliau   selaku   pemilik sekaligus direktur utama PT. Lotus Mas. Didirikan pada   tanggal   7  Agustus   2002   sesuai   akte   notaris yang semula berada di kompleks Daan Mogot Baru Blok LB2 No.3, PT. Lotus Mas bergerak di bidang produksi bahan pembersih kebutuhan rumah tangga &   hanya   mensuplai   kebutuhan   pasar   dari   PT. Carrefour   Indonesia   seiring   dengan   kebutuhan pangsa pasaruntuk PT. Carrefour Indonesia semakin meningkat maka pada tahun 2011 seluruh kegiatan produksi dan lainnya di pindahkan ke alamat yang baru. Dan pada pertengahan Tahun 2014 PT. Lotus Mas juga menjadi Supplier baru untuk PT. Unilever Indonesia, TBK.
3.2. Struktur Organisasi
3.3. Proses Bisnis Berikut   adalah activity   diagram dari   sistem penggajian karyawan saat ini yang sedang berjalan berdasarkan proses bisnis yang ada pada PT. Lotus Mas.
a. Proses Pengangkatan Karyawan Karyawan   datang   dengan   membawa   surat pengangkatan   karyawan   lalu   menuju   ke   meja   staf HRD, dan staf HRD menginput data pengangkatan karyawan   bahwa   karyawan   berhak   bekerja   di perusahaan tersebut.
b. Proses Absen Masuk
c. Proses Rekap Absen
Setiap   akhir   bulan   karyawan   akan menyerahkan absen harian ke HRD, kemudian HRD akan merekap absensi masuk, izin,lembur dan cuti karyawan.
1) Masuk Setiap   bulan   HRD   akan   menghitung jumlah   hari   kerja   masuk   karyawan,   Lalu HRD akan mencatat di buku absen bulanan.
2) Lembur
Setiap   bulan   HRD   akan   menghitung jumlah jam lembur karyawan, jam lembur dengan   upah   lembur   karyawan Rp.30.000/jam. Lalu HRD akan mencatat di buku absen bulanan berapa kali karyawan lembur dan untuk menghitung gaji lembur serta mencatatnya di gaji bulanan.
3) Izin HRD   akan   merekap   data   karyawan yang izin berdasarkan form izin karyawan, dan mencatat jumlah izin karyawan di buku absen bulanan, lalu HRD akan menghitung potongan   sebesar   Rp.50.000/hari,   dan memberikan   potongan   tersebut   pada   gaji bulanan.
4) Cuti
1. Cuti   biasa   HRD   akan   menghitung jumlah cuti karyawan yang tertera pada form   cuti,   karyawan   mendapatkan   12 hari cuti selama satu tahun kerja dan mencatatnya di buku absen bulanan.
2. Cuti   Hamil   HRD   merekap   data karyawan yang mengajukan cuti hamil, cuti hamil di berikan selama tiga bulan dan   gaji   di   potong   30%   perbulannya selama cuti hamil.
d. Proses Kasbon Karyawan   mengajukan   kasbon   ke   HRD,   lalu HRD akan mengisi form kasbon karyawan setelah itu   karyawan   mengisi   form   kasbon   dan menyerahkannya ke bagian HRD. Lalu HRD akan mendata   nama   karyawan   pada   buku   kasbon.   dari pihak HRD menyetujui kasbon Karyawan dan HRD memberikan   pinjaman   uang   kepada   karyawan tersebut.   Ketentuan   perusahaan   akan   memberikan kasbon kepada karyawan dalam  sebulan karyawan hanya boleh maksimal meminjam Rp.1.000.000 per bulan.
e. Proses Tunjangan Kesehatan (BPJS) Bagian   HRD   akan   mendata   setiap   karyawan yang   mendapatkan   tunjangan   kesehatan   selama karyawan   aktif   bekerja   di   perusahaan   tersebut. Setiap   karyawan   mendapat   potongan   Rp.70.000 perbulan. Kemudian menyerahkan data tersebut ke keuangan.
f. Proses Pemberian uang THR
Sebulan menjelang hari raya pihak HRD harus mengumpulkan   data   karyawan   yang   akan
Gambar 3. Struktur Organisasi
Gambar 4. Activity Diagram Proses Absen Masuk
mendapatkan   THR   saat   lima   hari   sebelum   Libur kerja.   Setelah   di   data   jumlah   karyawan   yang mendapatkan THR satu bulan gaji di luar potongan dan kasbon, cuti, izin dan lembur, selanjutnya akan di informasikan ke pihak keuangan, saat penerimaan THR   karyawan   menerima   uang   melalui   ATM masing-masing.  Setelah   penerimaan   THR   akan diumumkan melalui surat pengumuman yang tertera dimading Informasi.
g. Proses Penggajian
Setelah menerima data absen, data lembur,data izin,data cuti  hamil  dan data  tunjangan kesehatan, Keuangan   akan   merekap   gaji   karyawan   sesuai dengan perhitungan data gaji karyawan, jumlah hari kerja, jumlah izin dan jumlah lembur karyawan dan jumlah cuti hamil. Keuangan juga akan mengecek data   kasbon   karyawan   di   buku   kasbon.   Jika   ada maka gaji karyawan akan di potong sesuai dengan perjanjian karyawan pada saat mengajukan kasbon, Setelah   itu   Keuangan   akan   membuatkan   slip   gaji untuk karyawan, jika semua sudah di akumulasikan maka   pihak   Keuangan   akan   memberikan   slip   gaji kepada karyawan masing-masing.
h. Proses Pembuatan Laporan
Setiap tutup buku HRD membuat laporan gaji karyawan   dan   laporan   kasbon   yang   sudah   di akumulasi   secara   keseluruhan.   Setelah   itu   hasil laporan akan di kirim ke Direktur Utama.
3.4. Analisa System
a. Fishbone
b. Use Case Diagram
1) Use Case Diagram Master
2) Use Case Diagram Transaksi 3) Use Case Diagram Laporan 3.5. Model Data Gambar 5. Fishbone
Gambar 6. Use Case Diagram Master
Gambar 7. Use Case Diagram Transaksi Gambar 8. Use Case Diagram Laporan
Gambar 9. Logical Record Structure

## 3.6. Desain GUI
A.  Struktur Menu
B. Rancangan Form 1) Master 2) Transaksi 3) Rancangan Keluaran 3.7. Sequence Diagram

## 4. KESIMPULAN
Setelah   mempelajari   masalah   yang   ada   di proses bisnis penggajian karyawan yang berlangsung di PT. Lotus Mas dan solusi yang diusulkan, maka dapat   di   simpulkan,   bahwa   dengan   adanya   sistem
Gambar 10. Struktur Menu
Gambar 11. Form Master Posisi
Gambar 12. Form Transaksi Slip Gaji Karyawan
Gambar 13. Cetak THR Karyawan
Gambar 14. Cetakan Laporan THR Karyawan
Gambar 15. Sequence Diagram Cetak THR
yang terkomputerisasi maka dapat membantu proses penggajian karyawan yang terkait dengan masalah- masalah yang ada di dalamnya yaitu :
a. karenakan HRD terlambat memberikan hasil rekap   sehingga   proses   laporan   penggajian karyawan tertunda.
b. Tidak adanya laporan THR, sehingga bagian keuangan   sulit   untuk   mengetahui penerimaan THR.
c. Potongan kasbon masih menggunakan buku sehingga   memerlukan   waktu   yang   lama dalam  merekap potongan kasbon ke dalam data penggajian.
d. HRD membutuhkan waktu yang lama dalam melakukan perekapan absen.
e. Tidak   adanya   laporan   izin   sehingga   HRD harus mencari data izin terlebih dahulu.
f. Tidak   adanya   laporan   cuti   sehingga   HRD harus mencari terlebih dahulu data cuti.
Jadi   sistem   infomasi   penggajian   ini   sangat membantu penggajian karyawan di PT. Lotus Mas dan   memudahkan   dalam   proses   penggajian karyawan
Dalam   rancangan   sistem   yang   diusulkan   ini, penulis berharap agar sistem yang telah dibuat dapat bermanfaat   dengan   baik,   bagi   kemajuan   dan perkembangan   perusahaan   tersebut.   Untuk   itu penulis mengusulkan berbagai saran, diantaranya :
a) terlebih   dahulu   diadakan   pelatihan   untuk menggunakan   sistem   ini,   sehingga   dalam penggunaanya dapat berjalan dengan baik.
b) HRD  dan   Keuangan   atau User harus  teliti dalam   memasukkan   data,   sehingga   angka kesalahan semakin rendah dan keluaran yang di hasilkan sesuai yang di inginkan.
c) Diperlukan maintenance atau   mengawasi masalah hardware maupun software, agar terhindar   dari   masalah-masalah   yang merugikan perusahaan.
d) Perlu dilakukan backup data secara berkala terhadap   data-data   yang   penting   untuk mengantisipasi   keadaan   yang   tidak diinginkan.
e) Diharapkan sistem ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan fitur untuk mendukung proses penggajian karyawan.
f) Sistem   ini   harus   di   jaga   sebaik   mungkin karena menyangkut tentang penggajian
Diharapkan   agar   sistem   ini   dapat dikembangkan lagi dengan fitur yang mendukung.
5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Sutabri,   Tata.,   2012,   Konsep   Sistem   Informasi, Yogyakarta: Andi Offset.
[2] Yakub.,   2012,   Pengantar   Sistem   Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
[3] Subhan,   Mohamad.   2012.   Analisa   Perancangan Sistem. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia.
[4] Suhendar,   A   dan   Hariman   Gunadi.   2012.   Visual Modelling Menggunakan UML dan Rational Rose. Bandung: Informatika.
[5] Fathansyah,   2012,   Basis   Data,   Bandung: Informatika.
[6] Hasugian,   Humisar,   dan   Shidig,   Ahmad   Nur. Rancang Sistem  Informasi  Industri  Kreatif  Bidang Penyewaan Sarana Olahraga. Semarang: Semantik, 2012.
[7] Mulyadi. 2013. Sistem  Akutansi.  Jakarta:  Salemba Empat.