Copyright © 2023 THE AUTHOR(S). This article is distributed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International license, http://journal.yrpipku.com/index.php/msej
Utilization  Of  Digitalization  Of  Public  Service  Systems  For  Improving  Organizational Effectiveness

## Pemanfaatan Digitalisasi Sistem Pelayanan Publik Bagi Peningkatan Efektivitas Organisasi
Rima Rahmayanti 1* , Dani Hamdani 2
Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Widyatama 1 , Fakultas Teknik, Universitas Widyatama 2 Rima.Rahmayanti@Widyatama.ac.id 1
* Corresponding Author

## ABSTRACT
The  purpose  of  this  research  is  to:  1)  determine  the  effectiveness  of  the  organization  by  utilizing  the digitalization  of  the  public  service  system  by  designing  a  web-based  online  invitation  digital  platform,  2) improve the quality of organizational services by optimizing the use of information technology. The software development method used is prototyping which allows users to interact with system developers and provide feedback and suggestions for system improvement. This method is based on the concept of a working model, or working model, aiming to develop the model into the final system more quickly and at a lower cost than traditional methods. The result of this research is to build a centralized online invitation website for the general secretariat in the West Java Regional Police, so that organizations can take advantage of the digitization of public service systems, increase service effectiveness, speed up processes, and provide quality services to the community.
Keywords: Digitalization, Public Service, Effectiveness

## ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk: 1) mengetahui efektivitas organisasi dengan memanfaatkan digitalisasi sistem  pelayanan  publik  dengan  merancang  platform  digital  undangan  online  berbentuk  web,  2) meningkatkan  kualitas  pelayanan  organisasi  dengan  mengoptimalkan  penggunaan  teknologi  informasi. Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan adalah prototyping yang memungkinkan pengguna berinteraksi dengan pengembang sistem dan memberikan umpan balik serta saran untuk peningkatan sistem. Metode ini didasarkan pada konsep model bekerja, atau working model , bertujuan untuk mengembangkan model menjadi sistem akhir dengan lebih cepat dan biaya yang lebih rendah daripada metode tradisional. Hasil  dari  Penelitian  ini  adalah  membangun  website  undangan  online  terpusat  bagi  sekretariat  umum  di wilayah  Polda  Jawa  Barat,  sehingga  organisasi  dapat  memanfaatkan  digitalisasi  sistem  pelayanan  publik, meningkatkan efektivitas pelayanan, mempercepat proses, dan memberikan layanan yang berkualitas kepada masyarakat.
Kata Kunci: Digitalisasi, Pelayanan Publik, Efektivtas

## 1. Pendahuluan
Tuntutan  terhadap  peningkatan  pelayanan  publik  yang  baik  dan  memuaskan  kepada masyarakat menjadi suatu kebutuhan yang harus dipenuhi, pelayanan kepada masyarakat dapat dikatakan efektif apabila masyarakat mendapatkan kemudahan melalui prosedur yang cepat, akurat serta memuaskan. Keberhasilan dalam meningkatkan efektivitas pelayanan umum ditentukan oleh faktor kemampuan dalam menciptakan dan meningkatkan inovasi kinerja aparatur pelayanan.
Kemampuan untuk mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan dengan cara yang efisien dan efektif  disebut  efektivitas.  Efektivitas  kerja  merupakan  suatu  kemampuan  menentukan  ataupun juga  mengerjakan  sesuatu  paling  tepat  serta  juga  langsung  memberi  manfaat  (Robbin,2003). Meningkatkan efektivitas kerja sangat penting untuk kesuksesan organisasi. Efektivitas juga dapat
berubah sesuai dengan perubahan yang terjadi di lingkungan organisasi atau kebutuhannya. Salah satu perubahan pada lingkungan organisasi adalah digitalisasi, digitalisasi dan efektivitas memiliki hubungan  yang  erat,  karena  teknologi  digital  secara  signifikan  dapat  meningkatkan  efektivitas dalam berbagai aspek kehidupan manusia dan organisasi.
Teknologi dalam kehidupan hadir sebagai sesuatu hal yang diperuntukan untuk membantu kehidupan  manusia,  termasuk  dalam  mobilitas  pekerjaan  yang  dilakukan  manusia  di  organisasi. Penggunaan  sumber  daya  digital  pelayanan  publik  dapat  meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas sistem  pelayanan  publik  (Kurniawan,2022),  dan  Transformasi  digital  administrasi  publik  dapat meningkatkan efektivitas pelaksanaan proyek (Rachman 2022).
Perkembangan  pesat  di  bidang  teknologi  telah  mengubah  cara  instansi  pemerintah berinteraksi  dengan  masyarakat.  Inovasi  layanan  berbasis  teknologi  telah  membuka  pintu  bagi perbaikan  dan  pembaruan  dalam  pelayanan  publik.  Melalui  pemanfaatan  aplikasi  berbasis  web, aplikasi  seluler,  chatbot,  dan  berbagai  solusi  teknologi  lainnya,  pelayanan  publik  menjadi  lebih mudah diakses dan cepat dalam merespon kebutuhan masyarakat (Aji, 2016)
Di kepolisian daerah jawa barat efektivitas kerja dalam proses penerimaan dan pengiriman undangan menghadapi beberapa tantangan, diantaranya;1)proses pengiriman yang masih manual ,dimana  masyarakat  yang  mengirimkan  undangan  harus  datang  secara  langsung,  2)pengundang harus  mencari  tahu  nomor  bagian  sekretariat  umum  terlebih  dahulu  atau  alamat  email  dalam penyampaian  undangan  dalam  bentuk soft  file ,  3)manajemen  data  masih  belum  optimal  jika menyampaikan surat undangan atau permohonan melalui email atau pesan sosial media.
Penggunaan  undangan  berbasis  web  dapat  membawa  perubahan  yang  signifikan  dalam meningkatkan  efektivitas  kerja,  dengan  penggunaan  undangan  berbasis  web  memungkinkan pelacakan yang lebih baik terhadap undangan yang diterima dan dikirimkan, manajemen data surat masuk  yang  lebih  efisien,  dan  mengurangi  biaya  pengiriman  fisik.  Hal  ini  berkontribusi  pada peningkatan efektivitas kerja dalam proses penerimaan dan pengiriman surat undangan, khususnya dalam pelayanan publik.
Dengan adanya sistem pelayanan publik yang terhubung secara digital, masyarakat dapat mengakses informasi dan layanan kapan pun dan di mana pun mereka berada. Misalnya, melalui aplikasi mobile atau portal web, masyarakat dapat mengajukan permohonan surat, melacak status permohonan,  atau  mendapatkan  informasi  terkait  layanan  publik  lainnya  dengan  mudah.  Ini memberikan kenyamanan dan mempercepat proses bagi masyarakat, serta mengurangi biaya dan waktu yang diperlukan untuk mendapatkan layanan tersebut.
Namun, penting untuk diingat bahwa pemanfaatan digitalisasi sistem pelayanan publik juga menimbulkan  tantangan  tertentu.  Salah  satu  tantangan  utamanya  adalah  keamanan  data  dan privasi. Organisasi perlu memastikan bahwa sistem mereka memiliki perlindungan yang memadai terhadap  serangan  siber  dan  penyalahgunaan  data.  Selain  itu,  kesenjangan  teknologi  antara masyarakat juga perlu diperhatikan, sehingga semua kalangan dapat mengakses dan memanfaatkan layanan digital dengan mudah.
Riset  ini  tentunya  bertolak  dari  beberapa  riset  sebelumnya  yang  penulis  anggap  relevan untuk dikaji lebih dalam lagi. Riset ini mencoba menyempurnakan temuan-temuan yang sudah ada. Adapun  riset-riset  sebelumnya  yang  menjadi  tolak  ukur  pengembangan  riset  yang  peneliti  tulis adalah sebagai berikut:
Pertama,  Penelitian  yang  berjudul “Penerapan  Sistem  Otomatisasi  Admnistrasi  Untuk Meningkatkan  Efektivitas  Dan  Efisiensi  Kerja  Di  Bidang  Pendapatan  dinas  Perdagangan  Kota Surakarta”. Ditulis  oleh  Arif  Tri  Atmaja,  Patni  Ninghardjanti,  dan  Djoko  Susilo.  Tujuan  penelitian adalah  untuk  mengetahui  implementasi  sistem  otomasi  administrasi,  dalam  meningkatkan
efektifitas  dan  efisiensi  kerja  di  bidang  pendapatan  Departemen  Perdagangan  Surakarta.  Objek penelitian  ini  adalah  karyawan  Departemen  Perdagangan  Surakarta.  Dari  hasil  penelitian  dapat menyimpulkan bahwa terjadi peningkatan efektifitas dan efisiensi kerja oleh menerapkan sistem otomasi  administrasi  pada  pendapatan  pegawai,  yaitu  Dinas  Perdagangan  Surakarta.  Hal  ini tercermin  dari  beberapa  indikator  yaitu,  kualitas  kerja,  produktivitas  kerja,  kemampuan beradaptasi,  kepuasan  kerja,  ekonomi  dan  prosedur.  Selain  itu,  ada  penambahan  waktu penyelesaian  pendaftaran  80%,  pada  siklus  pertama  membutuhkan  waktu  150  menit  dan  pada siklus kedua hanya membutuhkan waktu 30 menit. Prosedur juga mencatat peningkatan sebesar 37,  5%  di  mana  siklus  pertama  membutuhkan  delapan  langkah,  di  siklus  kedua  menjadi lima,kesalahan memang terjadi dan, pada siklus pertama ada lima item kesalahan, dan pada siklus kedua  ada  dua  item  error  Hal  ini  menunjukkan  adanya  peningkatan  ketelitian  pegawai,  dimana terdapat error sebanyak 3 item error atau peningkatan presisi 60%, jadi bisa dapat dikatakan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh staf lebih efektif dan efisien (Atmaja et al., 2018).
Kedua,  “ Digitalisasi  Aktivitas  Jual  Beli  Di  Masyarakat:  Perspektif  Teori  Perubahan Sosial” ,ditulis oleh Rahayu menjelaskan tentang 1)digitalisasi dalam aktivitas jual beli, menggunakan metode kualitatif dan mendeskripsikan dan menganalisis perubahan perilaku masyarakat terkait aktivitas jual beli dari sistem offline menjadi online (Rahayu 2021).
2)Digitalisasi  dalam  kegiatan  organisasi:  Penelitian  (Istifadah  2021)  mengkaji  pergeseran bentuk interaksi dan komunikasi dalam organisasi kemahasiswaan akibat pandemi Covid-19,peneliti mengkaji  dampak  yang  terjadi  dari  pergeseran  digitalisasi  terhadap  kedekatan  personal  antar anggota  dan  pengurus  melalui  perspektif  humanisme.  3)Digitalisasi  dalam  aktivitas  organisasi, (Zahratunnisa  Rina,2022)  mengkaji  implementasi  digitalisasi  dalam  pelayanan  akta  kelahiran  di Kabupaten  Ogan  Komering  Ulu  Selatan,Penelitian  tersebut    menggunakan  teori  keberhasilan digitalisasi pelayanan oleh Indrajit (2004) untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang menghambat implementasi  digitalisasi.  4)Digitaliasasi  dalam  pendidikan,(Khotimah  2022)  penelitian  ini mengeksplorasi perspektif Al-Quran tentang pendidikan anak dan aktualisasinya di era digitalisasi Penelitian ini menggunakan penelitian kepustakaan dan analisis kualitatif untuk mengkaji konsep pendidikan anak dalam Al-Quran dan penerapannya di era digital.
Berdasarkan  Penelitian  terdahulu,  kebaruan  dari  Penelitian  ini  adalah  menggunakan metode prototype, dimana peneliti akan membangun sebuah website untuk penerimaan undangan online  bagi  kepolisian  wilayah  jawa  barat  dalam  menerima  undangan  dari  masyarakat  sehingga dapat  meningkatkan  kualitas  pelayanan  dan  meningkatkan  efektivitas  kerja  bagian  secretariat umum.

## 2. Tinjauan Pustaka Digitalisasi
Digitalisasi  adalah  sebuah  fenomena  revolusi  teknologi  yang  sedang  berlangsung  dan mengubah  berbagai  aspek  kehidupan  kita.  Para  tokoh  terkemuka  seperti  Klaus  Schwab,  pendiri World  Economic  Forum,  menyebutnya  sebagai  "Revolusi  Industri  Keempat,"  yang  melibatkan integrasi teknologi digital, fisik, dan biologis (Schwab, 2017).
Dua akademisi terkenal, Erik Brynjolfsson dan Andrew McAfee, dalam buku mereka "The Second Machine Age," mendefinisikan digitalisasi sebagai penerapan teknologi digital yang cepat dan  berkelanjutan  untuk  mengotomatiskan  proses  bisnis  dan  meningkatkan  kinerja  organisasi (Brynjolfsson & McAfee, 2014).
Digitalisasi  juga  bisa  diartikan  seperti  definisi  yang  dibuat  oleh  Don  Tapscott,  ia menggambarkan  digitalisasi  sebagai  suatu  revolusi  yang  menempatkan  kekuatan  dan  kendali  di
tangan  individu  dan  masyarakat  melalui  teknologi  digital.  Ia  menyebutnya  sebagai  "kekuatan kolaborasi yang melebihi kekuatan hierarki" (Tapscott, 2008).
Digitalisasi sendiri melibatkan proses transformasi dari data, informasi, dan aktivitas bisnis yang semula bersifat analog menjadi bentuk digital. Hal ini memungkinkan berbagai teknologi digital seperti  komputer,  internet,  perangkat  mobile,  dan  kecerdasan  buatan  untuk  memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi secara elektronik dengan lebih efisien.
Aspek  yang  terkait  dengan  digitalisasi  sangatlah  luas.  Pertama,  teknologi  digital  menjadi pilar  utama  dalam  digitalisasi,  memungkinkan  proses  transformasi  data  dan  informasi  menjadi format digital yang mudah diakses dan dikelola.
Selain  itu,  digitalisasi  juga  berdampak  pada  bisnis  dan  organisasi.  Transformasi  bisnis menjadi penting untuk memanfaatkan teknologi digital dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional.  Fokus  pada  pengalaman  pengguna  menjadi  kunci,  dengan  penekanan  pada  aplikasi yang mudah digunakan, desain antarmuka yang intuitif, dan personalisasi.
Data dan analitik memainkan peran sentral dalam digitalisasi. Pengumpulan, penyimpanan, dan analisis data secara besar-besaran memungkinkan pengambilan keputusan bisnis yang lebih cerdas dan identifikasi tren yang relevan.
Namun,  digitalisasi  juga  membawa  tantangan,  terutama  dalam  hal  keamanan  cyber. Perlindungan  data  dan  sistem  dari  ancaman  keamanan  siber  menjadi  sangat  penting  dalam lingkungan digital yang semakin kompleks.
Dampak  sosial  juga  terlihat  melalui  digitalisasi.  Perubahan  dalam  cara  komunikasi, pembelajaran, hiburan, dan hubungan sosial terjadi melalui platform digital dan media sosial. Aspek etika  dan  privasi  juga  menjadi  perhatian  penting.  Penggunaan  data  yang  etis  dan  perlindungan privasi individu menjadi isu sensitif dalam era digital ini.

## Pelayanan Publik
Sistem  Pelayanan  Publik  adalah  suatu  rangkaian  atau  jaringan  yang  terdiri  dari  berbagai institusi  dan  lembaga  pemerintah,  prosedur,  dan  sumber  daya  yang  bekerja  bersama  untuk menyediakan layanan publik kepada masyarakat. Tujuan utama dari sistem ini adalah memenuhi kebutuhan dan harapan warga negara, mempromosikan kesejahteraan sosial, dan meningkatkan kualitas hidup masyarakat (Trisantosa et al., 2022).
Ciri-ciri utama dari Sistem Pelayanan Publik mencakup berbagai institusi pemerintah yang memiliki  peran  dalam  menyediakan  layanan  publik,  seperti  kantor  pelayanan,  departemen,  dan agensi pemerintah. Selain itu, sistem ini juga melibatkan prosedur dan peraturan yang mengatur bagaimana layanan publik disediakan dan dijalankan, termasuk proses permohonan, persyaratan, dan waktu respons.
Interaksi  antara  sistem  pelayanan  publik  dengan  masyarakat  sebagai  pengguna  layanan publik menjadi penting dalam penyediaan layanan yang efektif. Selain itu, sistem ini memerlukan sumber  daya  manusia,  anggaran,  dan  teknologi  informasi  untuk  beroperasi  dan  menyediakan layanan yang berkualitas.
Prinsip akuntabilitas dan transparansi menjadi dasar dalam sistem pelayanan publik untuk menjamin  keadilan,  integritas,  dan  keterbukaan  dalam  penyediaan  layanan.  Selanjutnya,  upaya terus-menerus untuk meningkatkan kualitas layanan, seperti melakukan evaluasi, pengawasan, dan inovasi, juga harus diaplikasikan dalam sistem pelayanan public (Maulidiah, 2014).
Dalam konteks sistem pelayanan publik, partisipasi aktif masyarakat menjadi faktor penting untuk meningkatkan akuntabilitas dan relevansi layanan. Penggunaan teknologi informasi dan e- government  juga  dapat  meningkatkan  efisiensi  dan  aksesibilitas  pelayanan  publik.  Selain  itu,
kolaborasi antarinstansi pemerintah dapat meningkatkan efektivitas dan keterpaduan pelayanan publik.

## Efektivitas
Menurut  Stephen  R.  Covey,  efektivitas  adalah  "Mencapai  hasil  yang  signifikan  sambil memelihara  keseimbangan  dan  menghormati  nilai-nilai  fundamental".  Kemudian,  efektivitas melibatkan memfokuskan energi dan sumber daya pada hal-hal yang memiliki nilai yang tinggi dan penting dalam kehidupan (Covey, 2020).
Selain  itu,  sejauh  apa  yang  diterangkan  oleh  Sondang  P.  Siagan,  efektifitas  merupakan pemanfaatan  sumber  daya,  sarana  dan  prasarana  dalam  jumlah  tertentu  yang  secara  sadar  di tetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya (Siagian, 2006).
Efektivitas bukanlah konsep yang terbatas pada tingkat organisasi; ia meluas ke berbagai dimensi, termasuk individu dan sistem. Efektivitas organisasi tercermin dalam kemampuan strategi untuk  mencapai  tujuan  dan  kinerja  operasional  yang  optimal.  Michael  Hammer  dan  James  A. Champy, dalam konteks reengineering proses bisnis, menekankan pentingnya efektivitas organisasi dalam  mencapai  tujuan  bisnis  dengan  meminimalkan  biaya  dan  waktu.  Pada  tingkat  individu, kepemimpinan  efektif  dan  manajemen  waktu  menjadi  faktor  kunci  dalam  meraih  efektivitas personal.  Bagaimana  seseorang  mengelola  waktu  dan  memimpin  dirinya  sendiri  dapat memengaruhi pencapaian tujuan pribadi dan kelompok (Kiwang et al., 2015).
Efektivitas  juga  terkait  erat  dengan  faktor-faktor  pendukung  seperti  komunikasi  yang efektif,  adaptabilitas  terhadap  perubahan  lingkungan,  dan  pengukuran  kinerja.  Komunikasi  yang jelas dan terbuka merupakan elemen kunci dalam mencapai pemahaman bersama dan koordinasi di  tingkat  organisasi.  Kemampuan  untuk  beradaptasi  dengan  perubahan  lingkungan  menjadi penting  untuk  kelangsungan  hidup  dan  perkembangan  suatu  sistem.  Pengukuran  kinerja memberikan  pemahaman  tentang  kemajuan  dan  keberhasilan,  serta  memberikan  dasar  untuk perbaikan  dan  inovasi  lebih  lanjut.  Oleh  karena  itu,  pendidikan  dan  pengembangan  menjadi komponen  penting  untuk  meningkatkan  keterampilan  dan  pengetahuan  yang  mendukung efektivitas.
Faktor lingkungan memiliki peran krusial dalam membentuk efektivitas, baik pada tingkat organisasi  maupun  individu.  Perubahan  ekonomi,  regulasi  pemerintah,  dan  perkembangan teknologi adalah beberapa elemen lingkungan yang dapat memengaruhi arah dan hasil dari upaya efektivitas.  Organisasi  yang  dapat  beradaptasi  dengan  cepat  terhadap  perubahan  lingkungan biasanya  memiliki  keunggulan  kompetitif.  Selain  itu,  memahami  pengaruh  nilai  dan  budaya masyarakat terhadap tujuan organisasi adalah langkah penting untuk mencapai efektivitas jangka panjang.
Proses meningkatkan efektivitas seringkali dihadapi oleh sejumlah tantangan dan kendala yang  memerlukan  penanganan  yang  cermat.  Perubahan  budaya  dan  resistensi  dari  anggota organisasi dapat menjadi hambatan signifikan. Manajemen perubahan yang bijak dan komunikasi efektif  diperlukan  untuk  mengatasi  ketidaknyamanan  yang  mungkin  muncul.  Ketidakpastian lingkungan, keterbatasan sumber daya, dan resistensi perubahan individu adalah aspek lain yang perlu  dihadapi  (SUSILO,  2013).  Terlebih  lagi,  tantangan  teknologi  dan  pemeliharaannya  dapat memerlukan  investasi  dan  pelatihan  tambahan.  Kesadaran  akan  kendala-kendala  ini  membantu organisasi mengembangkan strategi yang lebih adaptif dan tanggap.

## 3. Metode Penelitian
Metode  prototyping  dapat  membantu  dalam  memahami  dan  merumuskan  kebutuhan pengguna  dalam  pengembangan  sistem  informasi  dengan  beberapa  cara.  Pertama,  metode  ini memungkinkan  pengembang  untuk  dengan  cepat  mengembangkan  prototipe  berdasarkan persyaratan  awal  yang  kemudian  direvisi  melalui  umpan  balik  dari  pelanggan.  Kedua, memungkinkan  pengguna  untuk  mengevaluasi  dan  menguji  proposal  pengembang  sebelum diimplementasikan. Ketiga, membantu dalam memahami persyaratan khusus pengguna yang tidak akan dipertimbangkan oleh pengembang selama desain produk. Keempat, menawarkan faksimili skala kecil dari produk akhir dan digunakan untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan. Kelima, menekankan pada komunikasi tim dan praktik desain yang fleksibel. Terakhir, pengguna memiliki pemahaman  yang  lebih  baik  tentang  bagaimana  sistem  akan  bekerja,  yang  dapat  menghasilkan persyaratan  yang  lebih  akurat  dan  lengkap.  Dengan  membuat  prototipe,  pengembang  dapat memperoleh  umpan  balik  dari  pengguna  akhir  dan  pemangku  kepentingan,  yang  membantu memastikan  bahwa  produk  perangkat  lunak  memenuhi  kebutuhan  dan  persyaratan  mereka. Penggunaan prototipe dapat menawarkan cara berbiaya rendah untuk membuat pilihan perangkat lunak yang lebih tepat untuk digunakan dalam proyek, daripada hanya mengandalkan ulasan dan rekomendasi dari orang lain.
Tahapan-tahapan tersebut dapat dilihat pada Gambar1.

## Gambar 1. Metode Prototipe

## 1) Identifikasi Kebutuhan Pengguna
Pada tahap ini, lakukan penelitian dan analisis awal untuk memahami tantangan dan kebutuhan sekretaris  pribadi  (PS)  pimpinan  di  POLDA  JABAR.  Kemudian,  kami  dapat  mengatur  dan melakukan wawancara dan survei dengan PS untuk mengumpulkan informasi rinci tentang tugas sehari-hari, poin-poin penting, dan kebutuhan spesifik mereka. Dan berkolaborasi dengan para pemangku kepentingan, termasuk PS, pimpinan, dan pakar TI, untuk mengidentifikasi kebutuhan dan  ekspektasi  pengguna  utama.  Setelah  itu,  menganalisis  data  yang  terkumpul  untuk merumuskan serangkaian persyaratan pengguna yang komprehensif untuk sistem SANGUAN.
2) Mengembangkan Prototipe
Pada tahap ini, prototipe dibangun yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna yang telah diidentifikasi  sebelumnya.  Untuk  merancang  antarmuka  pengguna  (UI)  dan  pengalaman pengguna  (UX)  untuk  sistem  SANGUAN  berdasarkan  kebutuhan  pengguna  yang  telah
diidentifikasi,  kami  mulai  dengan  membuat  wireframe  dan  mockup  untuk  memvisualisasikan antarmuka dan fungsionalitas sistem. Representasi visual ini berfungsi sebagai fondasi saat kami bergerak maju untuk mengembangkan prototipe awal sistem SANGUAN, yang mencakup fitur- fitur  penting  seperti  manajemen  tugas,  penanganan  dokumen,  dan  alat  komunikasi.  Selama proses pengembangan, kami terus mengulangi prototipe, secara aktif memasukkan umpan balik pengguna yang berharga untuk meningkatkan fitur dan fungsinya. Selain itu, kami melakukan pengujian  kegunaan  yang  ketat  dan  mengumpulkan  data  penting  untuk  menyempurnakan prototipe lebih lanjut, memastikan bahwa prototipe tersebut selaras dengan persyaratan dan preferensi spesifik pengguna kami.
3) Gunakan Prototipe
Untuk  mewujudkan  prototipe  SANGUAN,  kami  mengimplementasikannya  sebagai  sistem fungsional di lingkungan POLDA JABAR. Langkah penting ini memungkinkan kami untuk menilai kinerja dan fungsionalitasnya di dunia nyata. Untuk memastikan keandalannya, kami melakukan pengujian  ekstensif  untuk  memastikan  bahwa  sistem  beroperasi  sebagaimana  mestinya  dan tidak  memiliki  masalah  kritis.  Fase  pengujian  yang  ketat  ini  sangat  penting  dalam  menjamin integrasi yang mulus dan fungsionalitas yang dapat diandalkan dari prototipe SANGUAN dalam konteks operasional POLDA JABAR.

## 4. Hasil Dan Pembahasan
Bagian ini merupakan inti dari penelitian ini, di mana kami akan membahas temuan-temuan kami dan menganalisis data yang telah kami peroleh melalui eksperimen, survei, atau analisis yang telah kami lakukan.
Melalui merancang platform digital undangan online berbentuk web, penelitian ini berusaha menggambarkan  peran  sentral  teknologi  digital  dalam  meningkatkan  efisiensi,  kecepatan,  dan akurasi penyelenggaraan layanan publik oleh sebuah organisasi. Dalam era modern yang dipenuhi dengan perkembangan teknologi, penggunaan platform digital undangan online diharapkan dapat memberikan  solusi  yang  lebih  efisien  dan  responsif  dalam  menyelenggarakan  berbagai  layanan publik.  Dengan  mengukur  berbagai  aspek  tersebut,  penelitian  ini  bertujuan  untuk  memberikan kontribusi  pemahaman  yang  lebih  mendalam  tentang  dampak  positif  yang  dapat  diberikan  oleh integrasi teknologi digital dalam pengelolaan layanan publik oleh organisasi.
Dalam konteks ini, perancangan platform undangan online berbasis web dianggap sebagai langkah strategis untuk memanfaatkan kemajuan teknologi guna memberikan layanan publik yang lebih  optimal.  Penerapan  teknologi  digital  dalam  undangan  online  dapat  mempercepat  proses komunikasi,  memastikan  efisiensi  administrasi,  dan  meningkatkan  akurasi  informasi  yang disampaikan. Dengan mengukur efisiensi, kecepatan, dan akurasi, penelitian ini diharapkan dapat memberikan pemahaman yang komprehensif tentang bagaimana organisasi dapat memanfaatkan teknologi digital untuk memberikan layanan publik yang lebih baik kepada masyarakat.
Pada bagian ini, kami akan menyajikan hasil yang kami kumpulkan secara jelas dan objektif, serta merinci interpretasi dan implikasi dari temuan-temuan tersebut.

## 1. Implementasi
Halaman login merupakan halaman user untuk masuk ke dalam sistem, sebelum mengakses user  harus  mengisi  username  dan  password  terlebih  dahulu.  Rancangan  antarmuka  login  dapat dilihat pada Gambar 2.

## Gambar 2. Halaman Login
Halaman dashboard merupakan halaman dimana pengguna masuk ke tampilan awal pada website. Desain antarmuka dashboard dapat dilihat pada Gambar 3.

## Gambar 3. Halaman Dashboard
Halaman  Master  Jurusan  merupakan  halaman  dimana  pengguna  dapat  mengelola  data jurusan. Rancangan antarmuka master departemen dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Halaman Departemen
Halaman Dahar Undangan merupakan halaman yang menampilkan dahar undangan yang diterima oleh pengguna. Rancangan antarmuka Dahar Undangan dapat dilihat pada Gambar 5.

## Gambar 5. Halaman DaPar Undangan

## 2. Pengujian
Pengujian dengan menggunakan metode Blackbox merupakan proses veriﬁkasi solusi yang dibuat dalam sistem sesuai dengan kebutuhan pengguna. Berikut ini adalah beberapa halaman hasil implementasi yang dijelaskan pada subbab berikut:
Pengujian yang dilakukan pada aplikasi sanguan menggunakan metode blackbox atau biasa disebut dengan pengujian fungsional. Pengujian blackbox difokuskan pada kebutuhan fungsionalitas sistem informasi. Hasil Pengujian Blackbox dapat dilihat pada tabel 1.
No Proses Status Diuji Oleh Tanggal Tes 1 Nama Tes: Login Deskripsi  Tes:  Veriﬁkasi  hak  akses hanya dapat diakses oleh pengguna yang berwenang. Kasus Uji:
- Masuk
Hasil yang diharapkan:
- Jika  berhasil,  maka  akan menampilkan  halaman dashboard aplikasi.
- Jika  gagal,  maka  akan tetap berada di halaman akses admin. Berhasil Syifa R.A. 31 Agustus 2023 2 Nama  Tes:  Halaman  Kelola Departemen Deskripsi  Pengujian:  Pengguna admin mengelola Halaman Departemen. Kasus Uji: - Data Dokumen Hasil yang diharapkan: Berhasil Syifa R.A. 31 Agustus 2023
- Jika berhasil menampilkan departemen. - Jika  gagal,  maka  akan tetap berada di halaman akses admin 3 Nama  Tes:  Mengelola  Dahar Undangan Deskripsi  Pengujian:  Pengguna admin mengelola dahar undangan
Kasus Uji:
- Data Undangan
Hasil yang diharapkan:
- Jika  berhasil,  tampilkan
dahar undangan. - Jika  gagal,  maka  akan tetap berada di halaman akses admin Berhasil Syifa R.A. 31 Agustus 2023 4 Nama Tes: Keluar Deskripsi  Pengujian:  Pengguna ingin keluar dari sistem
Kasus  Uji:  Pengguna  Keluar (Logout) Hasil yang diharapkan:
- Jika  berhasil,  maka  akan segera keluar dan kembali  ke  halaman login. - Jika  gagal,  maka  akan tetap berada di halaman akses admin Berhasil Syifa R.A. 31 Agustus 2023

## Tabel 1. Hasil Pengujian
5. Penutup

## Kesimpulan
Penelitian  ini  menyoroti  pentingnya  inovasi  teknologi  dalam  mendukung  tugas-tugas sekretaris umum. Penelitian ini mencerminkan perkembangan teknologi yang terus berlanjut dan dampaknya terhadap peran tradisional di lingkungan kerja.
Studi kasus di POLDA JABAR (Kepolisian Daerah Jawa Barat) menggambarkan bagaimana inovasi teknologi, dalam hal ini Sistem Administrasi dan Surat Masuk Elektronik diimplementasikan dalam  situasi  nyata.  Hal  ini  mencerminkan  upaya  nyata  dalam  menerapkan  teknologi  untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas tugas-tugas kesekretariatan.
Penggunaan teknologi informasi membantu organisasi memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat atau pemangku kepentingan. Sehingga dapat diambil kesimpulan, bahwa penerapan  digitalisasi  dan  optimalisasi  teknologi  informasi  dalam  sistem  pelayanan  publik membawa dampak positif terhadap efektivitas dan kualitas pelayanan organisasi.
Penelitian ini dapat memberikan implikasi besar bagi organisasi seperti POLDA JABAR dan juga organisasi lain yang ingin memanfaatkan inovasi teknologi untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Temuan dari studi kasus ini dapat memberikan panduan yang berharga.

## Daftar Pustaka
Aji,  R.  (2016).  Digitalisasi,  Era  Tantangan  Media  (Analisis  Kritis  Kesiapan  Fakultas  Dakwah  dan Komunikasi Menyongsong Era Digital). Islamic Communication Journal , 1 (1) Brynjolfsson, E., & McAfee, A. (2014). The second machine age: Work, progress, and prosperity in a time of brilliant technologies . WW Norton & Company Covey, S. R. (2020). The 7 habits of highly effective people . Simon & Schuster.
Istifadah.  2021.  “Digitalisasi  Organisasi  Di  Masa  Pandemi:  Studi  Kasus  Di  PKPT  IPNU-IPPNU  UIN
Malang Perspektif Teori Humanisme.” Lorong: media pengkajian sosial budaya 10(2).
Kiwang, A. S., Pandie, D. B. W., & Gana, F. (2015). Analisis Kebijakan dan Efektivitas Organisasi. JKAP (Jurnal Kebijakan Dan Administrasi Publik) , 19 (1), 71–82.
Khotimah, Husnul. 2022. “Pendidikan Anak Dalam Perspektif Al-Qur’an Dan Aktualisasinya Di Era Digitalisasi.” Tarbawi ngabar, Journal of education 3(1).
Kurniawan, Carolina Simanjuntak, Limbong. 2022. “The Urgency of Ratification of the Personal Data Protection Bill in Digitizing Public Services to Realize Smart Government. ” IPMHILAW Journal 2(2).
Maulidiah, S. (2014). Pelayanan Publik, Pelayanan Terpadu Administrasi Kecamatan (PATEN) . CV. Indra Prahasta.
Rachman,  Arif.  2022.  “PENCAPAIAN  EFEKTIVITAS  KERJA  MELALUI  OPTIMALISASI  KECERDASAN EMOSIONAL DAN PEMBERIAN BEBAN KERJA SECARA TEPAT KEPADA KARYAWAN.” Baruna Horizon 5(1).
Rahayu,  Ely  Laily  Bunga.  2021.  “Digitalisasi  Aktivitas  Jual  Beli  Di  Masyarakat:  Perspektif  Teori Perubahan Sosial.” Ganaya: Jurnal ilmu sosial dan Humaniora 4(2).
Siagian, S. P. (2006). Sistem informasi manajemen . Schwab, K. (2017). The fourth industrial revolution . Currency SUSILO, F. A. A. (2013). Peningkatan efektivitas pada proses pembelajaran. MATHEdunesa , 2 (1). Tapscott, D. (2008). Grown up digital . McGraw-Hill Education Boston
Trisantosa,  I.  N.,  SIP,  M.  T.,  Dewi  Kurniasih,  S.  I.  P.,  &  Hubeis,  I.  H.  M.  (2022). Pelayanan  Publik Berbasis Digital . Deepublish.
Zahratunnisa  Rina,  Zulkarnaini.  2022.  “Digitalisasi  Pelayanan  Akta  Kelahiran  Anak  Di  Kabupaten Ogan Komering Ulu Selatan.” JAPS 3(2): 74–85.