Pembuatan Indeks Beranotasi Surat Kabar Terbitan Sumatra Barat tentang Kebudayaan Minangkabau - M. Ikhsan Fahrulrozi, Ardoni

## PEMBUATAN INDEKS BERANOTASI SURAT KABAR TERBITAN SUMATRA BARAT TENTANG KEBUDAYAAN MINANGKABAU
(Studi Kasus: Pada Kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat)
M. Ikhsan Fahrulrozi 1, Ardoni 2
Program Studi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan FBS Universitas Negeri Padang email: mikshan2345@gmail.com

## Abstract
The library at the Padang City Library and Archives Service is one of the libraries that provides services for users. Index is a tool to retrieve information quickly and accurately, with the index user can easily find information when needed without the need to read the entire contents of newspaper articles. In accordance with the needs of users related to information, we need more complex information tracking tools such as annotated indexes of newspaper articles. One means of tracing information by subject is the subject of Minangkabau culture. Users who need information about Minangkabau culture will find it easier to find that information through an index search tool.
Keywords: Annotated Index of Newspapers Published in West
A. Pendahuluan
Perpustakaan merupakan tempat yang dapat memberikan informasi kepada pemustaka yang membutuhkannya. Pemustaka adalah sebutan bagi masyarakat yang menggunakan jasa perpustakaan. Setiap pemustaka yang datang ke perpustakaan akan mencari informasi yang diperlukan. Informasi tersebut dapat diperoleh dari berbagai macam jenis bacaan yang tersedia di perpustakaan. Dalam memperoleh informasi dengan cepat maka diperlukan sarana pengendali dan penyeleksi informasi untuk menelusuri informasi. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
Perpustakaan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang adalah salah satu perpustakaan yang menyediakan layanan bagi pemustaka. Perpustakaan ini termasuk ke dalam perpustakaan umum karena sebagai pusat informasi dan pelestarian budaya. Untuk memudahkan pengguna mengakses informasi secara cepat dan tepat maka perpustakaan telah menyediakan alat telusur informasi berupa indeks.
Indeks merupakan alat bantu temu kembali informasi yang cepat dan akurat, dengan adanya indeks pemustaka dapat dengan mudah menemukan informasi pada saat yang dibutuhkan tanpa perlu membaca kesuluruhan isi artikel surat kabar. Suwarno
1 Mahasiswa penulis makalah Prodi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, wisuda september 2019.
2 Pembimbing, Dosen FBS Universitas Negeri Padang
(2010:97) berpendapat bahwa indeks merupakan daftar yang sistematis, mengandung istilah atau frasa, menyatakan (nama pengarang, judul, konsep, dan sebagainya) yang dilengkapi petunjuk ke isi, atau koleksi dimana istilah atau frasa tersebut ditemukan. Indeks diperlukan karena pemakai yang memerlukan informasi sebuah topik tidak akan menghabiskan waktunya dengan memeriksa terbitan berseri. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat memiliki banyak sumber referensi yang dikoleksinya. Salah satu koleksi yang terdapat dalam perpustakaan yaitu surat kabar. Surat kabar yang terdapat di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat ini diantaranya ialah; Harian Singgalang, Padang Ekspress, Pos Metro dan sebagainya.
Sesuai dengan kebutuhan pemustaka terkait informasi, maka dibutuhkan alat penelusur informasi yang lebih kompleks seperti indeks beranotasi artikel surat kabar. Salah satu sarana penelusur informasi dengan subjek yaitu subjek budaya Minangkabau. Pemustaka yang membutuhkan informasi mengenai kebudayaan minangkabau akan lebih mudah mengetahui informasi tersebut melalui alat telusur berupa indeks.

## B. Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif, yaitu menguraikan temuan atau data penelitian. Menurut Nazir (2014:43) metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau tulisan secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat- sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki.
Proses Pembuatan Pembuatan Indeks Beranotasi Surat Kabar Terbitan Sumbar Tentang Kebudayaan Minangkabau Tahun 2018 dilakukan dengan mengumpulkan data langsung dari sumber aslinya, yaitu Surat Kabar yang terdapat di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Sumatra Barat.

## C. Pembahasan
Indeks merupakan suatu petunjuk yang digunakan sebagai salah satu bentuk sistem temu kembali informasi. Pembuatan indeks beranotasi sebagai alat terlusur temu kembali informasi bertujuan untuk mempermudah pembaca dalam mencari informasi yang dibutuhkan.
Pengindeksan sebagai proses temu kembali artikel surat kabar yang ada di artikel Minangkabau. Dengan adanya indeks beranotasi pemustaka ataupun pembaca menjadi lebih terbantu dalam melakukan penelusuran informasi yang ada pada surat kabar tersebut.
Dalam pembuatan indeks beranotasi surat kabar ini mengacu kepada pendapat yang dikemukakan oleh Sulistyo-Basuki (1992:95) dengan mengambil poin yaitu: (a) pengamatan awal terhadap dokumen, (b) mengindentifikasi elemen yang dideskripsikan dan ekstraksi istilah yang berkaitan, (c) pengaturan deskripsi sesuai dengan ketentuan formal yang dianut oleh system informasi yang bersangkutan. Kusbandarrumsamsi (1998:18) mengambil beberapa poin yaitu: (a) seleksi majalah yang diindeks, (b) uraian data bibliografi seperti, pengarang, judul, singkatan publikasi, volume (nomor) tahun, halaman, (c) pengetikan naskah.
Dengan mengacu kepada penjelasan diatas, adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat indeks beranotasi surat kabar adalah sebagai berikut: (1) pengamatan terhadap koleksi surat kabar, (2) penyeleksian artikel surat kabar, (3)
Pembuatan Indeks Beranotasi Surat Kabar Terbitan Sumatra Barat tentang Kebudayaan Minangkabau - M. Ikhsan Fahrulrozi, Ardoni
membuat deskripsi artikel, (4) membuat anotasi artikel, (5) menentukan kata kunci, (6) pembuatan indeks, (7) penyusunan indeks beranotasi, (8) pengetikan indeks. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat indeks beranotasi surat kabar adalah : 1. Pengamatan terhadap koleksi surat kabar , surat kabar yang peneliti temukan di antaranya yaitu surat kabar terbitan sumbar Padang Ekspress dan Harian Singgalang.
2. Penyeleksian artikel surat kabar, penyeleksian artikel surat kabar Padang Ekspress dan Harian Singgalang tentang subyek minangkabau dari bulan Januari sampai Mei tahun 2018 dengan jumlah 70 artikel .
3. Membuat deskripsi artikel pembuatan deksripsi artikel surat kabar tidak semua yang mencantumkan volume (nomor), jadi dalam pembuatan indeks artikel surat kabar hanya mencantumkan hari, tanggal, tahun terbit, serta halaman tempat artikel ditemukan pada surat kabar, berikut contoh pembuatan deskripsi artikel surat kabar: Ahmad Zubier. Padang Ekspress. Minggu, 7 Januari 2018 (15).
4. Pembuatan Anotasi Artikel , untuk memberikan kemudahan dan tidak perlu membaca keseluruhan isi informasi di artikel. Berikut ini contoh pembuatan anotasi artikel: “Semua PNS dan pelajar, mulai TK hingga SMA, diwajibkan mengenakan baju kurung basiba dan taluak balango. Kebijakan itu guna melestarikan adat dan dan Budaya Minangkabau yang kian memudar. Baju kuruang basiba dan taluak balango ini identitas Minangkabau. Sudah sepantasnya kita melestarikan pakaian yang menjadi ciri khas dari kebudayaan ini”.
5. Menentukan Kata Kunci , kata kunci terdiri dari satu kosa kata yang dapat mewakili keseluruhan pembahasan di dalam artikel. Contoh menentukan kata kunci yang sudah peneliti buat yaitu: Kata Kunci : Pakaian.
6. Pembuatan Indeks Artikel Surat Kabar, Pembuatan indeks artikel surat kabar mempunyai beberapa ketentuan seperti berikut: (a) Penulisan Nama Pengarang, apabila nama pengarang yang hanya terdiri dari satu maka dalam penulisan nama ditulis langsung, contoh: Shoimin ditulis Shoimin. Pengarang lebih dari satu, maka dipisahkan dengan tanda titik koma (;), contoh: Arif Rahman, Shoimin ditulis Arif Rahman; Shoimin. gelar akademis tidak dinyatakan dalam deskripsi, contoh: Prof. Abdul Latif M.Kom ditulis Abdul Latif. Nama pengarang ganda lebih dari tiga, maka dalam deskripsi dicantumkan nama pengarang pertama dengan keterangan tambahan [et.al]. b) Penulisan Judul Artikel Surat Kabar , . Hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan judul artikel surat kabar adalah sebagai berikut: pertama setiap awalan judul ditulis dengan menggunakan huruf dengan menggunakan huruf kapital, kecuali kata penghubung. Yang kedua judul dengan anak judul dipisahkan dengan tanda titik dua (:).
7. Penyusunan Indeks Beranotasi Artikel Surat Kabar Bidang Budaya Minangkabau, Penyusunan di awali dengan cara yaitu: (a) pembuatan judul artikel; (b) menuliskan nama penulis; (c) judul surat kabar; (d) waktu terbit artikel; (e) cantumkan pada halaman berupa artikel itu ditemukan; (f) penyusunan ditambahkan anotasi sebagai keterangan ringkas mengenai isi informasi dari artikel surat kabar; dan (g) dilanjutkan pembuatan indeks kata kunci yang memakai bahasa umum yang dapat dipahami oleh pemustaka.
8. Pengetikan Indeks, Indek artikel surat kabar ini diketik dengan menggunakan komputer . pengetikan indeks yang diketik ada beberapa tahap yang dilakukan, yaitu: (a) judul artikel surat kabar dalam penulisannya harus ditebalkan; (b) nama pengarang yang dibalik juga penulisannya harus ditebalkan; (c) judul surat kabar serta keterangan terbitan yang terdiri dari hari, tanggal, bulan dan tahun terbit; dan (d) halaman dimana artikel tersebut ditemukan yang ditulis dalam tanda kurung “( )”.

## D. Kesimpulan
Hasil pnelitian yang dapat disimpulkan adalah (1) ketersediaan koleksi surat kabar yang ada di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat. Ketersediaannya sangat memadai, masing-masing dikelompokkan dan dklasifikasikan berdasarkan nama surat kabar dan bulan terbit. Surat kabar yang dilanggan adalah surat kabar Padang Ekspress, Harian Singgalang, Pos metro; (2) dalam proses pembuatan indeks beranotasi surat kabar langkah-langkah yang dilakukan dalam mengindeks adalah: (a) pengamatan awal terhadap surat kabar yang akan diindeks di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat; (b) penyeleksian artikel surat kabar, yaitu tahap yang dilakukan dalam pembuatan indeks dengan menyeleksi artikel surat kabar yang akan diindeks; (c) membuat deskripsi surat kabar yaitu judul artikel, nama penulis, judul surat kabar yang memuat artikel, hari, tanggal dan tahun artikel serta halaman artikel pada surat kabar; (d) pembuatan anotasi surat kabar, yaitu inti yang jelas dari informasi yang ada; (e) pembuatan kata kunci, yaitu kata-kata yang sering muncul dan mudah dipahami oleh masyarakat dalam informasi surat kabar; (f) pembuatan indeks surat kabar dimulai dari penulisan nama judul dan penulisan nama pengarang artikel surat kabar; (g) menyusun indeks beranotasi artikel surat kabar; dan (h) pengetikan indeks.
Catatan: artikel ini disusun berdasarkan malakah tugas akhir penulis dengan pembimbing Dr. Ardoni, M.Si
Daftar Rujukan Suwarno, Wiji. 2010. Pengetahuan Dasar Kepustakaan . Bogor: Ghalia Indonesia Djuroto, Totok. 2002. Manajemen Penerbitan pers . Bandung: Remaja Rosdakarya. Semi, M. Atar. 2009. Menulis Artikel . Padang: UNP Press. Lasa, Hs. 2007. Manajemen Perpustakan Sekolah . Yogyakarta: Pinus Book