Vol. 3, No. 2, Desember 2023, hlm. 43-52

## PERANCANGAN WEBSITE PENGELOLAAN DATA KARYAWAN UNTUK PENERAPAN KEBIJAKAN WFH PADA PT. MEDIA KOTAK PINTAR
Fena Ayu Islamiatik *1 , Rudi Kurniawan 2
1,2 Teknik Informatika, STMIK “AMIKBANDUNG” Email: 1 fenaayu21@gmail.com, 2 rudi226@gmail.com

## Abstrak
Penelitian di PT. Media Kotak Pintar menyoroti permasalahan akibat adopsi Work From Home (WFH) yang belum  tuntas. Perusahaan  menghadapi kendala  dalam pengelolaan  data karyawan,  terutama dalam hal pengajuan cuti online yang masih manual dan tersebar di platform yang berbeda. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem berbasis web yang dapat mengatasi permasalahan tersebut. Metode penelitian  yang  digunakan  adalah Prototyping ,  melibatkan  tahap  identifikasi  kebutuhan,  desain  cepat, perancangan  prototipe,  pengujian,  dan  komunikasi  dengan  pengguna.  Figma  digunakan  untuk perancangan tampilan website , sedangkan MySQL sebagai basis data. Sistem pengelolaan data karyawan yang  dirancang  mencakup  informasi  kehadiran,  gaji,  dan  pengajuan  cuti.  Sistem  ini  bertujuan  untuk memudahkan pegawai dalam mengelola data mereka secara efisien, mempercepat proses pengajuan cuti, dan  memastikan  keterpaduan  data.  Implementasi  sistem  ini  diharapkan  akan  meningkatkan  efisiensi Departemen SDM dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi karyawan dalam mengelola data dan proses cuti mereka.  Penelitian ini relevan  dalam konteks perubahan dinamika kerja selama  pandemi, di mana WFH menjadi norma.
Kata kunci : Pengelolaan Data Karyawan, Website, Sistem, PT. Media Kotak Pintar, Pengajuan Cuti Online

## Abstract
The research conducted at PT. Media Kotak Pintar highlights the challenges arising from the adoption of Work From Home (WFH) practices, which have not been fully addressed. The company faces difficulties in managing employee data, particularly in the manual and fragmented online leave request process across different platforms. Therefore, this study aims to design a web-based system to address these issues. The research methodology employed is Prototyping, involving stages such as needs identification, rapid design, prototype development, testing, and communication with users. Figma is used for designing the website interface,  while  MySQL  serves  as  the  database.  The  designed  employee  data  management  system encompasses  attendance  records,  salary  information,  and  leave  requests.  The  system  aims  to  facilitate employees  in  efficiently  managing  their  data,  expediting  the  leave  request  process,  and  ensuring  data consistency. The implementation of this system is expected to enhance the efficiency of the HR department and provide a better experience for employees in managing their data and leave processes. This research is  relevant in  the  context  of  evolving  work  dynamics  during  the  pandemic,  where  WFH  has  become  the norm..
Keywords : Employee  Data  Management,  Website,  System,  PT.  Media  Kotak  Pintar,  Online  Leave Application

## 1. PENDAHULUAN
Seiring dengan perubahan zaman dan peningkatan kebutuhan teknologi untuk menjadi sarana yang membantu dan memudahkan pekerjaan setiap orang, terutama dalam konteks skema Work From Home (WFH)  dan Work  From  Anywhere (WFA),  perusahaan-perusahaan  menghadapi  tantangan  baru  dalam mengelola data karyawan. Menurut (Mungkasa, O., 2020) kedua konsep ini menawarkan fleksibilitas dalam
Vol. 3, No. 2, Desember 2023, hlm. 43-52
cara  kerja  yang  tradisional,  memungkinkan  karyawan  untuk  lebih  mandiri  dalam  pengaturan  waktu  dan lokasi kerja mereka. Namun, penting untuk mencatat bahwa keberhasilan WFH atau WFA tergantung pada faktor-faktor  seperti  jenis  pekerjaan,  kebutuhan  kolaborasi,  dan  keterlibatan  tim.  Dalam  penerapan kebijakan WFH, selain membawa manfaat seperti fleksibilitas kerja, ini juga menghadirkan tantangan dalam pengelolaan data karyawan, termasuk pengelolaan kehadiran, penggajian, dan pengajuan cuti.
Kurangnya sarana resmi untuk mengelola data karyawan yang sesuai dengan kebijakan WFH telah menjadi  permasalahan  utama  yang  dihadapi  perusahaan.  Pengelolaan  data  karyawan  melibatkan penyimpanan yang aman, pemrosesan yang tepat, dan perlindungan privasi sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku. Organisasi bertanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data karyawan serta memastikan penggunaannya sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku (Siombo, M.R., A.P.  Prayoga, 2022). Permasalahan lain adalah lambatnya proses pengajuan cuti karena kendala dalam komunikasi dan penggunaan platform yang tidak efektif.
Dalam  konteks  ini,  penelitian  ini  bertujuan  untuk  merancang  dan  mengimplementasikan  sistem berbasis website yang dapat mengatasi permasalahan tersebut. Sistem ini dirancang untuk mengelola data karyawan, termasuk data kehadiran, informasi gaji, dan proses pengajuan cuti dengan lebih efisien.
Identifikasi  masalah  meliputi  pengajuan  cuti  yang  kurang  terpantau  dengan  baik  dan  kurangnya sarana  komunikasi  resmi  dengan  pihak  perusahaan.  Tujuan  utama  penelitian  adalah  meningkatkan efisiensi  operasional  perusahaan,  efektivitas  komunikasi,  dan  pengalaman  karyawan  dalam  mengelola data dan cuti mereka.
Metode penelitian yang digunakan adalah Prototyping , yang mencakup tahap identifikasi kebutuhan, desain  cepat,  perancangan  prototipe,  pengujian,  dan  komunikasi  dengan  pengguna.  Dalam  tahap  ini, Figma digunakan untuk merancang antarmuka web, dan MySQL digunakan sebagai basis data.

## 2. METODE PENELITIAN
2.1.  Teknik Pengumpulan Data

## 1.  Studi Literatur
Metode Studi Literatur ( Literature Review ) yaitu melakukan tinjauan literatur untuk memahami konsep dan teori yang terkait dengan  perancangan  website kelola karyawan. Menurut (Kurniawan, R., Santoso, M.E.,  &  Darmayanti,  T.E.,  2022)  fungsi  dari  studi  literatur  adalah  untuk  mendapatkan  informasi  yang diperlukan  dalam  penelitian,  mengidentifikasi  tema-tema  yang  terkait  dengan  permasalahan  yang  akan diteliti, dan membandingkan hasil penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti lain.
2.  Observasi
Metode  observasi  adalah  suatu  teknik  pengumpulan  data  dengan  cara  mengamati  objek  atau fenomena yang diteliti secara langsung dan  sistematis (Soge, A.A., 2019). Metode ini dilakukan dengan mengamati  proses  pengelolaan  data  karyawan  yang  ada  di  organisasi  atau  perusahaan  lain  untuk mendapatkan data yang dilakukan dengan mengamati hal-hal yang berkaitan dengan penelitian.
3.  Wawancara
Metode  wawancara  merupakan  pendekatan  yang  digunakan  untuk  mengumpulkan  informasi  dari responden dengan berbicara langsung dengannya. Ini dapat memberikan pemahaman mendalam tentang pandangan,  pengalaman,  atau  persepsi  individu  terkait  dengan  topik  penelitian.  Fungsi  dari  metode wawancara  adalah  untuk  mendapatkan  informasi  yang  mendalam  dan  rinci  mengenai  suatu  topik  atau permasalahan yang diteliti (Sumriah, S., & Purwanti, R., 2022).

## 2.2.  Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Menurut (Azizah, N.,  A. Sani, A. Rezki, F. Raihan, I.  G. Artha, 2022)  metode prototype merupakan landasan dari program pengembangan perangkat lunak yang dipergunakan untuk tujuan demonstrasi ide- ide, gambaran percobaan rancangan guna menemukan masalah pada rancangan dan menemukan solusi yang tepat. Metode ini bertujuan untuk menciptakan prototipe perangkat lunak yang dapat menggambarkan desain dan fitur-fitur utama dari sistem yang akan dikembangkan, sambil tetap mempertimbangkan proses perancangan yang sistematis. Berikut adalah langkah umum dalam metode prototype :
1.  Identifikasi Kebutuhan dan Persyaratan.
Dalam  tahap  ini,  tim  proyek  berkomunikasi  dengan  pengguna  dan  pemangku  kepentingan  untuk memahami secara mendalam tentang apa yang diinginkan dan diharapkan dari perangkat lunak.
Vol. 3, No. 2, Desember 2023, hlm. 43-52

## 2.  Perancangan Prototipe.
Pada tahap ini, prototipe awal dibuat berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan dan persyaratan. Prototipe ini  mencakup fitur-fitur utama dan desain  antarmuka  yang direncanakan.  Alat desain  prototyping  seperti Figma, Adobe XD, atau Sketch dapat digunakan untuk membuat prototipe ini. 3.  Evaluasi dan Pengujian Prototipe.
Setelah  prototipe  dibuat,  tahap  evaluasi  dan  pengujian  dilakukan.  Prototipe  diuji  oleh  pengguna  dan pemangku kepentingan untuk mengumpulkan umpan balik tentang fungsionalitas, desain, dan kemudahan penggunaan. Dalam tahap ini, perubahan dan perbaikan dapat diidentifikasi. 4.  Perbaikan dan Pengembangan Berlanjut.
Berdasarkan  umpan  balik  yang  diterima  dari  pengujian,  perbaikan  dan  pengembangan  lanjutan  pada prototipe  dilakukan.  Tujuan  dari  tahap  ini  adalah  untuk  meningkatkan  kualitas  dan  kesesuaian  prototipe dengan kebutuhan dan harapan (Siswidiyanto, S., munif, A., Wijayanti, D., & Haryadi, E., 2020). 5.  Iterasi Berulang.
Proses  evaluasi,  perbaikan,  dan  pengujian  prototipe  dapat  dilakukan  berulang  kali  hingga  prototipe mencapai tingkat kualitas yang diinginkan. Iterasi berulang membantu untuk terus meningkatkan prototipe secara progresif.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1.  Entity Relationship Diagram (ERD) dan Identifikasi Entitas

## Gambar 1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Perancangan  basis  data  merupakan  proses  merencanakan  dan  menciptakan  struktur  serta  skema dari suatu basis data. Basis data merupakan tempat penyimpanan data yang terstruktur dan terorganisir, digunakan  untuk  menyimpan  informasi  dalam  bentuk  tabel,  kolom,  dan  baris.  Perancangan  basis  data dilakukan  dengan  mempertimbangkan  kebutuhan  pengguna,  tujuan  aplikasi,  dan  jenis  data  yang  akan disimpan.
Pada proses perancangan basis data disini yang dilakukan secara konseptual dimana dari model data ERD yang telah dihasilkan, terdapat juga pengidentifikasian entitas sebagai berikut.
Vol. 3, No. 2, Desember 2023, hlm. 43-52

## Tabel 1. Identifikasi Entitas
No. Entitas Keterangan 1. Admin Pengelolaan data mulai dari menambahkan, mengubah, menghapus data karyawan, memproses pengajuan cuti, mengatur jam kerja, dan juga menyetak slip gaji 2. User Pengelolaan data mulai dari mengubah data profil, mengajukan cuti, melakukan proses presensi dan juga menyetak slip gaji 3. Pengajuan Cuti Menerima pengelolaan data dari Admin dan User berupa pengajuan cuti, proses konfirmasi dan juga perihal notifikasi 4. Absensi Pengelolaan data dari Admin berupa pengaturan jam kerja, dan data presensi dari User 5. Slip Gaji Menerima pengelolaan data dari Admin dan User berupa penyetakan data slip gaji yang diterima 6. Master Data
Menerima pengelolaan data dari Admin, User, Pengajuan Cuti, Absensi dan Slip Gaji dimana
semuanya terkumpul disini

## 3.2.  Use Case Diagram

## Gambar 2. Use Case Diagram Admin
Pada  Gambar  2.  diatas,  dalam  konteks  pengelolaan  sistem,  Admin  memiliki  peran  kunci  yang melibatkan pengawasan dan pengaturan terkait HR serta atasan divisi. Admin dapat meninjau permohonan cuti karyawan, memantau absensi dan presensi, serta berperan dalam proses penggajian. Selain fitur-fitur utama,  Admin  juga  bertanggung  jawab  untuk  mengelola  perubahan  data  dan  merespons  keluhan  dari pengguna.  Dengan  kewenangan  ini,  Admin  memastikan  pengelolaan  data  karyawan  yang  efisien  dan merespons perubahan dengan cepat.
CONTEN : Computer and Network Technology Vol. 3, No. 2, Desember 2023, hlm. 43-52

## Gambar 3. Use Case Diagram User
Pada tingkat pengguna ( User ), terdapat beberapa kewenangan utama. Pengguna dapat mengajukan izin  cuti,  memantau  status  pengajuan  cuti,  serta  melihat  rincian  presensi  dan  slip  gaji  mereka.  Mereka mengisi formulir izin cuti dan melacak perkembangan pengajuannya, baik itu disetujui, ditolak, atau dalam status menunggu HR. Setelah Admin memprosesnya, pengguna bisa melihat rincian hasil dari permohonan cuti  mereka.  Selain  itu,  pengguna  dapat  mencatat  presensi  kerja  dan  mengakses  informasi  tentang presensi mereka. Mereka juga bisa mencetak slip gaji mereka sendiri. Ini memberikan pengguna kendali dan akses penting terhadap data pribadi mereka dalam sistem perusahaan.
3.3.  Rancangan Antarmuka
1. Halaman Antarmuka Login Awal.
Gambar 4. Antarmuka Pilihan Login
CONTEN : Computer and Network Technology Vol. 3, No. 2, Desember 2023, hlm. 43-52

## Gambar 5. Antarmuka Login
2. Halaman Antarmuka Pengajuan Cuti.
Gambar 6. Antarmuka Pengajuan Cuti
Gambar 7. Antarmuka Form Pengajuan Cuti
CONTEN : Computer and Network Technology Vol. 3, No. 2, Desember 2023, hlm. 43-52
Gambar 8. Antarmuka Pengajuan Cuti yang masuk
Gambar 9. Antarmuka Pengiriman Notifikasi
3. Halaman Antarmuka Absensi.
CONTEN : Computer and Network Technology Vol. 3, No. 2, Desember 2023, hlm. 43-52

## Gambar 11. Antarmuka Kehadiran
4. Halaman Antarmuka Slip Gaji.
Gambar 12. Antarmuka Slip Gaji
5. Halaman Antarmuka Master Data dan Profil.
CONTEN : Computer and Network Technology Vol. 3, No. 2, Desember 2023, hlm. 43-52
Gambar 14. Antarmuka CRUD Data Karyawan
Gambar 15. Antarmuka Profil Admin
Gambar 16. Antarmuka Profil User
Vol. 3, No. 2, Desember 2023, hlm. 43-52

## 4. KESIMPULAN
Kesimpulannya  bahwa  sistem website yang  dirancang  mempermudah  pengelolaan  data  karyawan dengan  satu  platform  tunggal,  meningkatkan  efisiensi  dan  menghilangkan  kebutuhan  akan platform terpisah. Pengguna, termasuk HRD dan karyawan, dapat dengan mudah mengakses dan memanfaatkan fitur-fitur  seperti  pengajuan  cuti,  presensi,  dan  pencetakan  slip  gaji  dalam  satu  lingkungan  digital  yang terintegrasi. Keunggulan sistem ini juga terletak pada kemampuannya untuk beroperasi secara real-time , sesuai  dengan  kebijakan  kerja  jarak  jauh,  yang  mempercepat  pertukaran  informasi  dan  meningkatkan efektivitas operasional serta komunikasi di perusahaan. Dengan demikian, sistem website ini tidak hanya meningkatkan  efisiensi  pengelolaan  data  karyawan  tetapi  juga  mendukung  transformasi  digital  dalam lingkungan kerja yang semakin terhubung.

## REFERENSI
[1] Mungkasa, O. (2020). Bekerja dari Rumah (Working From Home/WFH): Menuju Tatanan Baru Era Pandemi COVID 19. Jurnal Perencanaan Pembangunan: The Indonesian Journal of Development Planning, 4(2), 126 –150
[2] Siombo,  M.  R.,  &  Prayoga,  A.  P.  (2022).  Data  dan  informasi  pribadi  sebagai  benda  dan  akibat hukumnya dalam perjanjian pinjaman online. Lex Jurnalica, 19(3).
[3] Kurniawan,  R.,  Santoso,  M.E.,  &  Darmayanti,  T.E.  (2022).  Pengaruh  Pencahayaan  pada Showroom  Terhadap  Kenyamanan  Visual  (Studi  Kasus  Showroom  Harley  Davidson,  Bandung). Waca Cipta Ruang.
[4] Soge,  A.A.  (2019).  Peningkatan  Kemampuan  Kepala  TK  dalam  Melaksanakan  Observasi  Kelas melalui Metode Focus Group Discussion di TK Binaan Wilayah Kecamatan Alok Kabupaten Sikka tahun 2017.
[5] Sumriah, S., & Purwanti, R. (2022). MENGEMBANGKAN ASPEK KOGNITIF ANAK MENGENAL BENDA BERDASARKAN FUNGSINYA MELALUI DEMAMAPAPA DI KELOMPOK B TK NEGERI BARAMBAI. Jurnal Inovasi, Kreatifitas Anak Usia Dini (JIKAD).
[6] Azizah, N., Sani, A., Rezki, A., Raihan, F., & Artha, I. G. (2023). Perancangan Prototype Interface Atau UI  Pada Layanan Penjualan Berbasis  Mobile Menggunakan  Aplikasi Figma. Jurnal Bidang Penelitian Multimedia, 1(1), 1 –6.
[7] Siswidiyanto,  S.,  munif,  A.,  Wijayanti,  D.,  &  Haryadi,  E.  (2020).  Sistem  Informasi  Penyewaan Rumah Kontrakan Berbasis Web Dengan Menggunakan Metode Prototype. Jurnal Interkom: Jurnal Publikasi Ilmiah Bidang Teknologi Informasi Dan Komunikasi, 15(1), 16 –23.