## SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ORGANISASI KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS KH A WAHAB HASBULLAH
Yudha Sugianto 1 , Muhyiddin Zainal Arifin 2 , Moh. Anshori Aris Widya 3
1,2,3 Informatika, Universitas KH. A. Wahab Hasbullah Jombang
Correspondence Author: yudhaframbost22@email.com
Info Artikel :

## ABSTRACT
Sejarah Artikel :
Menerima : 10 Des 2019 Revisi : 17 Des 2019 Diterima : 27 Des 2019 Online : 03 Jan 2020
Keywords :
Manajemen, Organisasi Mahasiswa
Basically  every  institution  or  a  university  must  have  an  activity,  from  each activity also has its own field - which is organized as an organization. Each activity also has a flow system of submission and reporting activities that are in the 1 highest field. Neither in a Universiatas or a Higher Education must also have activities where in every activity is under the Student Affairs. One of the fields in the University is the Student Executive Board (BEM), this field has the  duty  to  run  activities  of  the  University  that  has  been  agreed  upon rakorgram,  this  field  can  be  regarded  as  a  government  agency  of  the University  and  for  the  field  that  oversees  the  submission  of  programs  or activities is the Council Student Representative (DPM). In every activity has a working system which will have activity submission and activity reporting from that activity will be reported to student affairs. So far, the system of filing and reporting  activities  are  still  printing  or  can  still  be  said  to  be  manual.  A systematic or computerized management system is required in this activity to reduce the collection of files by paper or manual. Based on the description, the author  took  a  study  entitled  "Student  Organization  Management  System (ORMAWA) Universitas KH A. Wahab Hasbullah".

## INTISARI
Kata Kunci : Manajemen,
Organisasi
Mahasiswa
Pada  setiap  kegiatan  sebelumnya  pasti  ada  sebuah  rancangan  kegiatan. Apalagi  dalam  sebuah  Universitas  atau  Perguruan  Tinggi  pasti  ada  sebuah mekanisme  sistem  bagaimana  kegiatan  itu  di  buat,  mulai  dari  pengajuan, rapat  koordinator,  persetujuan,  pelaksaan,  dan  laporan  akhir  atau pertanggung jawaban. Pihak pelaksana dalam Universitas disebut Organisasi Kemahasiswaan,  contohnya  Badan  Eksekutif  Mahasiswa  pelaksana  kegiatan di  Universitas,  Lembaga  Gubernuran  pelaksana  kegiatan  pada  bidang Fakultas, dan Unit Kegiatan Mahasiswa sebagai pelaksana kegiatan di bidang ektrakulikuler mahasiswa. Pihak pengawas di sebut Dewan Permusyawaratan Mahasiswa, dan pihak persetujuan berasal dari pihak Kemahasiswaan. Pada setiap kegiatan akan ada pengajuan kegiatan, pengajuan secara konvensional berakibat dalam penumpukan berkas dengan kertas, untuk mengurangi hal itu peneliti bertujuan untuk membuat sistem informasi agar berkas yang diajukan dapat  terkumpul  dalam  sebuah  sistem  manajemen,  dan  meminimalis pengajuan  sebelumnya  secara  konvensional  atau  hardcopy.  Diharapkan sistem  ini  kedepannya  dapat  membantu  mempermudah  semua  pihak  untuk mengawasi kegiatan dari semua pihak. Sistem ini nantinya akan memakai user
name password dari setiap koordinator pihak pelaksana.

## 1. PENDAHULUAN

## 1.1 Latar Belakang
Sistem  Informasi  adalah  data  yang  telah  diolah  menjadi  bentuk  yang  lebih  berarti  bagi penerimanya. Data adalah kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu [1].  Dalam pelaksanan kegiatan terdapat beberapa  proses  antara  pengajuan,  pelaksanaan  dan  laporan,  di  Universitas  KH  Abdul  Wahab Hasbullah. Proses ini akan di kaji dalam sistem manajemen peneliti sebaga alur sistem program [2] Dengan  dukungan  sistem  manajemen  organisasi  mahasiswa  ini,  diharapan  agar  pihak  yang bersangkutan  dalam  semua  bidang  dapat    di  permudah  dalam  pengajuan,  pengawasan, penyimpanan data, dan melihat semua kegiatan dalam satu sistem. Digunakan basis web agar dapat di gunaan melalui laptop dan mobile dalam memakai sistem, namun harus dalam keadaan online [3]  .  Website  disini  sebagai  sarana  penghubung  antara  user  satu  dan  user  lain  dengan  sistem manajemen  ini  nanti.  Akan  tetap  di  proses  setiap  instansi  terkait  dalam  pengelolaan  dana  dan persetujuan  pelaksanaan kegiatan.

## 1.2 Tujuan
Menghasilkan  Tujuan  yang  ingin  dicapai  dengan  dilakukannya  penelitian  ini  adalah sebagai berikut: Data dari pengajuan kegiatan yang sudah di setujui ketika musyawarah besar dapat terstruktur dalam sebuah sistem.

## 2. METODE PENELITIAN
2.1 Analisis Sistem
Analisis  sistem  dalam  hal  ini  menjelaskan  tentang  kebutuhan  sistem  manajemen  organisasi mahasiswa, kebutuhan sistem tersebut diuraikan sebagai berikut.
2.1.1 Kebutuhan Fungsional
Adapun kebutuhan dalam sistem yang akan  dibuat sebagai berikut:
a. Sistem memakai user name password untuk masuk dalam sistem
b. Sistem berbasis web
c. Sistem mekai softcopy untuk pengajuan
d. Sistem memiliki menu untuk mengupload berkas dokumentasi
2.1.1.1 Kebutuhan Non Fungsional
Kebutuhan non fungsional terbagi menjadi beberapa bagian yaitu kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak.
2.1.1.2 Kebutuhan Perangkat Keras
a. Perangkat  : Laptop / Tablet Android
b. RAM : Minimum 2 GB
c. Spesifikasi : Memiliki 1.7 Ghz Processor
d. Keyboard
e. Mouse
2.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak
a. Sistem operasi : Windows 10
b. Program   : Xampp
PhpMyAdmin SublimeText CodeIgniter
2.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem dibagi menjadi dua yakni gameplay dan proses.

## 2.2.1 Website
Secara  garis  besar  website  dapat  diartikan  sebagai  kumpulan  halaman  yang  menampilkan informasi data text, data gambar diam atau gerak, suara, video, aatau gabungan dari semuanya . Dalam  sistem  manajemen  organisasi  mahasiswa  ini  peneliti  menyusun  user  dengan  4  level  yang berbeda,  mulai  dari  Organisasi  Mahasiswa  (ORMAWA),  Dewan  Perwakilan  Mahasiswa  (DPM), Kemahasiswaan, dan Super Admin.

## 2.2.2 Rancangan Proses
Proses  yang  digunakan  dalam  perancangan  dan  pembangunan  sistem  ini  menggunakan pemodelan  berorientasi  obyek  maka  dari  itu  komponen  yang  ada  adalah  use  case  dan  activity diagram.
a. Use Case
Pemodelan  use  case  ini  menggambarkan  alur  pengguna  user  yang  akan  diimplementasikan pada perancangan dan pembangunan sistem manajemen organisasi mahasiswa.
Gambar 1 Use Case Sistem Manajemen Organisasi Mahasiswa
b. Activity Diagram
Activity  diagram  digunakan  untuk  menggambarkan  aliran  kerja  dan  urutan  aktivitas  dari sebuah bisnis proses. activity diagram dibuat berdasarkan use case yang telah dibuat.
1) Activity Diagram Sistem Organisasi Mahasiswa
Activity  diagram  pada  menu  ensiklopedia  menjelaskan  tentang  alur  dari  proses  sistem menampilkan materi yang dipilih oleh pengguna.
Gambar 2. Activity Diagram Menu

## 2.2.3 Basis Data
Salah  satu  tabel  basis  data  yang  akan  ditampilkan  adalah  basisdata  pengajuan  kegiatan. Desain basis data tersebut seperti berikut ini.
Tabel 1. Desain Basis data Menu Sejarah

## 3 HASIL DAN ANALISA
3.1 Implementasi & Pembahasan
Pengimplementasian  rancangan  sistem  dibagi  menjadi  beberapa  poin  diantaranya perancangan interface / antarmuka dan perancangan proses.

## 3.1.1 Implementasi Interface
Dalam  mengimplementasikan  rancangan  interface  /  antarmuka  pada  Sistem  Manajemen Organisasi Mahasiswa digunakan software pengolah text yaitu sublime, hasil pengimplementasian interface tersebut dibagi menjadi beberapa bagian diantaranya bagian hasil dari mock-up dan aset- aset atau objek khusus di dalam game.
Id int(11) Nama_kegiatan varchar(100) Tema_kegiatan varchar(100) Tujuan varchar(100) Sasaran varchar(100) Bentuk_kegiatan varchar(100) Tgl1 Date Jam1 time Tgl2 Date Jam2 Time Rencana_dana varchar(100) Id_tempat_kegiatan Int(11) Ide_ormawa Int(11) Status_kemahasiswaan Enum (‘diterima’,’ditolak’) Ket_kemahasiswaan Text
a. Login User
Login adalah tampilan ketika akan masuk pada sistem manajemen organisasi mahasiswa. User harus masuk dengan user name dan passwort yang sudah dibuat oleh super Admin.
Gambar 3. Tampilan Splash Scene
b. Panel Admin
Panel  Admin  adalah  tampilan  menu  yang  ada  pada  user  Administrator,  pada  menu  ini Admin  dapat  menampahkan  user  Ormawa,  Kemahasiswaan,  dan  DPM,  juga  menentukan  tempat yang sudah di setujui ketika mubes.
Gambar 4. Tampilan Panel Admin
c. Pilih User DPM
Pada  User  DPM  terdapat  menu  list  kegiatan  ORMAWA,  pada  menu  ini  kegiatan  yang diajukan ke DPM dan kegiatan yang di setujui akan di list oleh DPM sesau dengan nama kegiatan dan pelaksana kegiatan.
Gambar 5. Tampilan User DPM

## d. List Tempat
Pada menu List tempat admin harus mengetahui daftar tempat yang di setujui oleh pihak kemahasiswaan  dan  universitas,  pada  tombol  tambah  tempat  kegiatan  akan  menentukan  tempat mana  saja yang dapat di akses pada pengajuan kegiatan atau pengajuan proposal.
Gambar 6. Tampilan List Tempat
e. Tambah Kegiatan di DPM
Terdapat menu Tambah Kegiatan pada panel DPM, disini adalah menu untuk penambahan kegiatan yang di setujui dan masuk pada list kegiatan.
Gambar 7. Tampilan Tambah Kegiatan di DPM
f. Panel Detail Ajuan
Panel detail ajuan memperlihatkan secara detail pengajuan kegiatan yang sudah di upload, baik nama kegiatan, waktu, dan tempat kegiatan.
Gambar 8. Tampilan Panel Detail Ajuan

## g. Panel Ajuan Proposal
Panel ajuan proposal kegitan adalah panel pengajuan user ormawa untuk melengkapi data yang di perlukan oleh kemahasiswaan, mulai dari fostfile kegiatan sampai dokumentasi, di menu ini terdapat form dari nama kegiatan, tema kegiatan, tempat kegiatan, waktu dll.
Gambar 9. Tampilan Panel Ajuan Proposal

## 4 KESIMPULAN
Berdasarkan hasil implementasi dan pengujian yang telah dilakukan sebelumnya, analisis dari  perancangan  sistem  yang  telah  dilakukan  telah  menjawab  permasalahan-permasalahan  yang telah disebutkan diantaranya:
a. Sistem Manajemen Organisasi Mahasiswa harus terkoneksi dengan internet
b. Sistem Manajemen Organisasi Mahasiswa di bangun menggunakan bahasa pemograman PHP, dan Database nya menggunakan MySQL
c. Sistem Manajemen Organisasi Mahasiswa bertujuan mempermudah sistem pengajuan kegiatan dari sistem manual atau printing ke sistem komputerisasi  atau online
d. Sistem ini diharapkan dapat mempermudah bidang kemahasiswaan dalam penyimpanan berkas kegiatan organisasi mahasiswa di Universitas KH A Wahab Hasbullah.

## DAFTAR PUSTAKA
Kadir, Abdul.  (2014). Pengenalan Sistem Informasi  Yogyakara : Andi Yogyakarta.
Khair,  M.,  Astuti,  I.  F.,  &  Khairina,  D.  M.  (2016).  Alumni  Tracer  System  Berbasis  Web.
In Prosiding  Seminar  Sains  dan  Teknologi  FMIPA  Unmul,  Samarinda,  Indonesia . https://fmipa.unmul.ac.id/files/docs/20.%20Miftahul%20Khair.pdf
Kunz, Michelle. (2014). Marketing Management Journal Amerika Serikat : Healthcare.
Kurniawati, R., & Leonardi, T. (2013). Hubungan Antara Metakognisi Dengan Prestasi Akademik Pada  Mahasiswa  Fakultas  Psikologi  Universitas  Airlangga  Yang  Aktif  Berorganisasi  Di Organisasi Mahasiswa Tingkat Fakultas. Jurnal Psikologi Pendidikan dan Perkembangan , 2 (01), 1-6.
Mahdia, F., & Noviyanto, F. (2013). Pemanfaatan Google Maps API Untuk Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Bantuan Logistik Pasca Bencana Alam Berbasis Mobile Web (Studi Kasus: Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Yogyakarta). [Doctoral dissertation], Universitas Ahmad Dahlan.
Purwanto,  M.  A.,  &  Rangkuti,  A.  A.  (2013).  Pelatihan  Manajemen  Di3ri  Dan  Prokrastinasi Akademik Pada Mahasiswa. JPPP-Jurnal Penelitian dan Pengukuran Psikologi , 2 (1), 1-7. Siregar, I. K., & Taufik, F. (2017). Perancangan Aplikasi Sms Alert Berbasis Web. JIMP-Jurnal Informatika Merdeka Pasuruan , 2 (2).
Solichin,  A.  (2008).  Pemrograman  Web  Dengan  PHP  dan  MySQL,  Jakarta:  Universitas  Budi Luhur. Diakses dari http://www. informatika. unsyiah. ac. id/arie/pbw/Pemrograman_Web_dengan_PHP_MySQL. pdf .