## MEMBANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG DENGAN OBJECT ORIENTED METHODOLOGY PADA SUKU DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA ADMISNITRASI JAKARTA SELATAN
Dody Kurniawan 1) , Ady Widjaja 2) 1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : oops.dody @gmail.com 1) , ady.widjaja @budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Suku Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan salah satuinstansiPemerintah Provinsi DKI Jakarta yang bergerakdalambidang pelayananadministrasi kependudukan dan pencatatan sipil. Terkait dengan bidang tersebut proses persediaan barang merupakan faktor penting bagi instansi pemerintah terutama Suku Dinas Kependudukan   Dan   Pencatatan   Sipil   Kota  Administrasi   Jakarta   Selatan.   Proses   persediaan   barang   masih menggunakan Microsoft Excell dan word. Proses persediaan barang seperti ini yang menyebabkan pengolahan data yang kurang efisien dan efektif. Seringkali terjadi keterlambatan dalam ketersediaan stok barang, laporan yang di  hasilkan tidak valid karena kesalahan dalam menghitung, sehingga dengan adanya sebuah sistem persediaan barang berbasis desktop dengan database SQL Sever ini diharapkan dapat mengoptimalkan prosses proses   persediaan   barang,   mempermudah   pencarian   data   transkasi   dan   data   jumlah   barang,   mengurangi tumpukan arisp yang tidak begitu diperlukan dan dengan laporan yang lengkap dapat membantu pimpinan dalam  menentukan perencanaan kegiatan, sehingga proses persediaan barang dapat dikelola secara efektif dan efisien.
Kata kunci: Sistem Informasi Persediaan Barang, object oriented .

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan   teknologi   informasi   yang semakin berkembang, menjadi salah satu faktor yang ikut  mendukung bagi  pertumbuhan, perkembangan dan   efisiensi   dari   suatu   instansi.  Dengan berkembangnya hal tersebut maka  dapat diterapkan dalam pengolahan data apasaja,  salah satunya  pada data   persediaan   barang.   Dengan   memanfaatkan teknologi   informasi   maka  dapat   membantu  suatu pekerjaan   tertentu  menjadi   lebih   mudah  seperti pengolahan   data   menjadi   lebih   cepat,   efisien   dan efektif sehingga  keputusan yang akan diambil akan dibuat   menjadi   tepat   untuk   menunjang   kegiatan operasional. Sistem   persediaan   barang   merupakan   suatu kegiatan   dalam   proses   pengolahan   data   barang   di dalam   suatu   gudang.   Sistem   persediaan   barang memiliki   pengaruh   besar   terhadap   suatu   instansi, karena   dapat   membantu   menyelesaikan  masalah pengolahan  persediaan  barang. Seperti terjadi pada kantor   Suku   Dinas   Kependudukan   dan   Pencatatan Sipil   Kota   Administrasi   Jakarta   Selatan   dimana penulis   telah   dilakukan   penelitian   dengan   metode pengumpulan   data   berupa   dokumentasi,   observasi, wawancara   dan   studi   pustaka.   Selama   penelitian tersebut   menemukan   beberapa   masalah   seperti sering   kali   mengalami  keterlambatan   tersedianya barang  ,   sulitnya   mencari   berkas   laporan   barang, Laporan   yang   dibuat   sering   kali   tidak   valid   dan terlambat,   Pimpinan   sulit   mengambil   kebijakan terkait   dengan   perencanaan   kegiatan   administrasi pelayanan   kependudukan   dan   catatan   sipil. Mengingat kekurangan sistem yang berjalan saat ini. Sehingga   diharapkan   dengan   adanya   sistem
persediaan barang, maka kegiatan operasional dapat terus berjalan.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode   pengumpulan   data   yang   digunakan dalam   penelititan   ini   yaitu   dengan   mengumpulkan data   yang   kemudian   dianalisis   dan   memaparkan hasil   analisis   menjadi   sebuah   skripsi.   Adapun metode   pengumpulan   data   yang   digunakan   adalah sebagai berikut :
a.  Dokumentasi Suatu cara untuk mengumpulkan data dengan menggunakan   buku-buku   pedomandan   data-data yang   dapat   bisa   menunjang   dan   membantu   dalam penyusunan sistem
b. Observasi Metode   observasi   dilakukan   dengan   cara mengamati   secara   langsung   proses   penjualan   dan pemesanan   di   Kantor   Suku   Dinas   Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jakarta Selatan c.  Interview atau wawancara Pengumpulan data yang dilakukan dengan tatap muka   dan   tanya   jawab   secara   langsung   antara perancang   dengan   pihak   manajemen   yang   terkait yaitu, Pimpinan  Kantor Suku Dinas Kependudukan dan   Pencatatan   Sipil   Jakarta   Selatan,   Bagian Kepegawaian, Bagian Barang dan Unit-unit terkait yang memiliki kuasa dan kendali secara penuh dari semua sistem yang sedang berjalan
d.  Studi Pustaka Studi pustaka adalah teknik pengumpulan data dengan   membaca   buku   atau   literatur   yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan, atau
dalam   hal   ini   yang   berhubungan   dengan perancangan sistem informasi persediaan barang.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1. Profil Organisasi
Kepala Suku Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jakarta Selatan Kepala Seksi Pendaftaran Kependudukan Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kepala Seksi Pencatatan Sipil Kepala Seksi Data ,Informasi dan Pengawasan Bendahara Keuangan dan Kepegawaian Bendahara Barang Kepala Sektor Kecamatan Kepala Satuan Pelayanan Kelurahan Staf Seksi Pendaftaran Penduduk
Staf Seksi Pencatatan Kependudukan Staf Seksi Data ,Informasi dan Pengawasan

## Gambar 1. Struktur Organisasi
Suku   Dinas   Kependudukan   dan   Pencatatan Sipil   merupakan   salah   satu  instansi  Pemerintah Provinsi DKI Jakarta  yang bergerak dalam  bidang pelayanan  administrasi   kependudukan   dan   catatan sipil yang beralamat di Jl. Radio V No.1 Kebayoran Baru,   yang   saat   ini   di   pimpin   oleh   Kepala   Suku Dinas   Kependuduka   dan   Pencatatan   Sipil   yang bernama   H.   Abdul   Haris   Se,   MAP.   Seiring berjalannya   waktu  dan   beragamnya   jenis   layanan kependudukan maka di butuhkan suatu sistem yang dapat melayani menjaga ketersediaan barang karena pelayanan terhadap masyarakat tidak dapat di tunda selain   itu  penyajian   data   kepada   pimpinan   yang akurat dan tidak membutuhkan waktu yang lama.

## 3.2. Proses BisnisBerjalan
Proses bisnis yang sedang berjalan pada Suku
Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil   Jakarta Selatan yang dapat di gambarkan sebagai berikut :
a. Proses   Permintaan   Barang   Ke   Penyedia Barang
Bendahara Barang Penyedia Barang Proses Permintaan Barang Kepada Penyedia Barang Membuat surat Permintaan barang Mengirimkan surat Permintaan barang Via Messenger Menerima surat permintaan barang
Gambar 2.  Activity Diagram Proses Permintaan barang Ke Penyedia Barang
b. Proses   Penerimaan   Barang   Dari   Penyedia Barang Penyedia Barang Bendahara Barang Proses Penerimaan Barang Dari Penyedia Barang Menerima Barang dan Surat Jalan Kirim Barang Sesuai Surat Permohonan Barang Periksa Barang Kembalikan Barang dan Surat Jalan [Ada Kesalahan] [Tidak Ada] Tanda Tangan Surat Jalan Terima Barang dan Surat Jalan Siapkan Barang dan Surat Jalan Terima Satu Rangkap Surat Jalan Kembalikan Rangkap Surat Jalan Terima Surat Jalan dan sudah di tanda tangani Gambar 3. Activity Diagram Proses Penerimaan Barang Dari Penyedia Barang

## c. Proses Permintaan Barang Dari Pegawai
Pegawai Bendahara Barang Proses Permintaan Barang Dari Pegawai Mengisi Formulir Permohonan barang Menyerahkan Formulir Permohonan barang Menerima surat permohonan barang Gambar 4. Activity Diagram Proses Permintaan Barang Dari Pegawai

## d. Proses Penyerahan Barang Ke Pegawai
Gambar 5. Activity Diagram Proses Penyerahan Barang Ke Pegawai
e. Proses   Pembuatan   Laporan   Persediaan Barang
Gambar 6. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan

## Persediaan Barang

## 3.3. Analisa Sistem Usulan
a. Analisa Masalah
Berdasarkan   hasil   pengamatan   dari   proses bisnis   saat   ini,   dilakukan   identifikasi   masalah dengan menggunakan fishbone diagram berikut Kurang Efektif dan efsien dalam Proses persediaan barang SDM BERKAS Sulitnya mencari berkas Berkas tidak tersusun dengan rapih Laporan tidak valid dan sering terlambat Kesalahan dalam merekap Memeriksa ulang berkas Pemasukan dan pengeluaran barang Pimpinan sulit mengambil keputusan Keterbatasan laporan barang yang ada Masih dibuat Menggunakan Microsoft Excel Banyak berkas yang rusak dan hilang Menumpuknya berkas yang semakin bertambah banyak Prosedur J enis barang yang di pesan tidak sesuai kebutuhan Terjadi keterlambatan tersedianya barang

## Gambar 7. Fishbone Diagram
Adapun penjelasannya  adalah sebagai berikut :
a) Kesulitan   mencari   berkas   karena penyusunan berkas tidak rapih
b) Banyak   berkas   yang   hilang   dan   rusak karena menumpuknya berkas yang semakin bertambah banyak
c) Sering   terjadi   keterlambatan   tersedianya barang   karena   terjadi   kesalahan   dalam prosedur   pemesanan   jenis   barang   yang dipesan tidak sesuai kebutuhan
d) Laporang tidak valid dan sering terlambat, karena   kesalahan   dalam   merekap   data sehingga harus memeriksa berkas yang ada dari awal
e) Pimpinan sulit mengambil kebijakan terkait dengan   perencanaan   kegiatan   karena laporan   yang   terbatas   dan   dibuat menggunakan Microsoft Excel
b.  Use Case Diagram
Hasil   dari   analisa   masalah   dari   proses   bisnis yang   sudah   dilakukan,   berikutnya   adalah   tahapan dalam menggambarkan kebutuhan akan sistem yang
dilihat   dari   sudut   pandang   user   dengan menggunakan use case diagram. Adapun use case diagram sebagai berikut :
File Master Bagian Kepegawaian Entry Data Pegawai Bendahara Barang Entry Data Barang Entry Data Penyedia Barang Gambar 8. Use Case File Master Bendahara Barang Cetak Permintaan Barang Penyedia Barang File Transaksi Entry Surat Jalan Cetak Permintaan Barang Pegawai Cetak Nota Pengiriman Barang Cetak Nota Retur Gambar 9. Use Case File Transaksi Bendahara Barang Laporan Persediaan Barang Laporan Permintaan Barang Pegawai File Laporan Laporan Rekapitulasi Pengeluaran Barang Laporan Permintaan Barang Supplier Laporan Pemasukan Barang Laporan Retur Barang Ka Sub Bag TU Laporan Stok Barang Minimum
Gambar 10. Use Case File Laporan
c. Entity Relationship Diagram
pegawai pbpegawai ttbpegawai Barang penyediabrg pbpenyediabrg ttbpenyediabrg detilpbpegawai jadi detilretur Jadi Kirim detilpbpenyediabrg *Nrk Nip Nm_pegawai Jabatan Bagian Lokasi *Nrk No_mintapeg *No_mintaPeg Tanggal Status *No_mintaPeg
* kd_barang Banyak
*Kd_barang Nm_barang Satuan Stok_min Stok_awal Stok_akhir Ket *Kd_penyediabrg Nm_penyediabrg Alamat Tlp Email Person *Kd_penyediabrg *No_minta *No_minta No_SPK Tanggal Status *No_minta *No_TTBpenyediabrg *No_TTBpenyediabrg Tanggal *No_minta *kd_barang Banyak *No_Retur *kd_barang Jumlah *No_TTBpegawai Tanggal *No_TTBpegawai *No_mintaPeg Retur *No_Retur Tanggal buat 1 M M N N M M 1 N M M 1 1 1 1 dasar 1 *No_Retur *No_TTBpegawai Gambar 11. Entity Relationship Diagram
d. Struktur tampilan menu Stuktur tampilan menu utama dari Suku Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jakarta Selatan adalah sebagai berikut :
Sistem Informasi Persediaan Barang pada Suku Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Jakarta Selatan
File Master File Transaksi
File Laporan
Entry Data Pegawai Entry Data Barang
Entry Data Penyedia Barang Cetak Permintaan Barang Penyedia Barang
Cetak Permintaan Barang Pegawai Cetak Nota Pengiriman Barang Cetak Permintaan Barang Penyedia Barang Laporan Persediaan Barang Laporan Permintaan Barang Pegawai Laporan Rekapitulasi Pengeluaran Barang Laporan Permintaan Barang Penyedia Barang Laporan Pemasukan Barang Laporan Retur Barang Entry Surat Jalan Cetak Nota Retur Laporan Stok Barang Minimum Gambar 12. Struktur tampilan menu e. Rancangan Layar Rancangan layar dari persediaan barang Suku Dinas Dukcapil Jakarta Selatan :
1) Rancangan Layar Menu Utama
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG SUKU DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL JAKARTA SELATAN Laporan Data Transaksi Data Master Keluar SI STEM I NFORMASI  PERSEDI AAN BARANG SUKU DI NAS

## KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SI PI L J AKARTA SELATAN
Gambar 13. Rancangan Layar Menu Utama

## 2) Rancangan Layar Entry Data Barang
Data Barang << auto >>
x-70-x x-30-x
999999 999999 x-30-x <<display>> <<display>> DATA BARANG Kode Barang Nama Barang Satuan Stok Awal Stok Minimum Keterangan Tampilkan
Semua Ketik Data Yang Di Cari Kode Barang Nama Barang K o d e  B a r a n g N a m a  B a r a n g  S a t u a n S t o k  A w a l S t o k  A k h i r S t o k  m i n K e t e r a n g a n Simpan Ubah Hapus Batal Keluar <<display>> <<display>> <<display>><<display>><<display>><<display>>
Gambar 14. Rancangan Layar Entry Data Barang

## 3) Rancangan   Layar  Entry  Surat   Jalan   dari Penyedia Barang
Entry Surat Jalan Penyedia Barang
<< auto >> << display >> << display >> dd-mmm-yyyy << display >> << display >> << display >> << pilih >> << display >> << display >> ENTRY SURAT JALAN PENYEDIA BARANG Nomor Permintaan Nama Penyedia Barang Nomor Penerimaan Alamat Tanggal Contact Person KODE BARANG NAMA BARANG BANYAK Simpan Ubah Hapus Batal Keluar <<display>> <<display>> <<display>> Telepon Email Cari Kode Penyedia Barang Cari No SPK Gambar 15. Rancangan Layar Entry Surat Jalan Penyedia Barang 4) Rancangan   Layar   Cetak   Nota   Pengiriman Barang
Cetak Nota Pengiriman Barang << auto >> x-100-x x-100-x dd-mmm-yyyy x-100-x x-100-x << pilih >> x-6-x CETAK NOTA PENGIRIMAN BARANG Nomor Permintaan Nama Pegawai Nomor Pengeluaran Bagian Tanggal Jabatan KODE BARANG NAMA BARANG BANYAK Simpan Ubah Hapus Batal Keluar <<display>> <<display>> <<display>> Lokasi Kerja Cari NIP Cetak Nota Pengiriman Barang Cari
Gambar 16. Rancangan Layar Cetak nota Pengiriman Barang

## 5) Rancangan  Layar   Laporan   Rekapitulasi Pengeluaran Barang
Laporan Rekapitulasi Pengeluaran Barang dd-mmm-yyyy dd-mmm-yyyy
Dari Tanggal S / D Cetak Keluar Gambar 17. Rancangan Layar Laporan Rekapitulasi
Pengeluaran Barang
6) Rancangan   Layar   Laporan   Persediaan Barang
Laporan Stok Barang Minimum
Cetak Keluar
Gambar 18. Rancangan Layar Laporan Persediaan Barang
f. Sequence Diagram
Pemodelan   Sistem   Informasi   Persediaan Barang   Pada   Suku   Dinas   Kependudukan   dan Pencatatan   Sipil   dapat   di   gambarkan   dengan Sequence Diagram sebagai berikut :
: Form Menu : Bendahara Barang : FormBarang : Ctrl FormBarang
: Barang Open( ) Open( ) AutoNumber( ) Get( ) Display AutoNumber( ) Input( ) Simpan( ) Simpan( ) Simpan( ) Cari_DataBarang( ) Cari( ) Cari_DataBarang( ) Display DataBarang( ) Input( ) Ubah( ) Ubah( ) Ubah( ) Hapus( ) Hapus( ) Hapus( ) Batal( ) Batal( ) Keluar( ) Keluar( ) Gambar 19. Sequence Diagram Entry Data Barang
: Bendahara Barang : Form Menu : Form Entry SuratJalan : Ctrl Form Entry SuratJalan  : TtbPenyediaBrg Open( ) Open( ) AutoNumber( ) Get( ) Display AutoNumber( ) Cari_DataPbPenyediaBrg() Simpan( ) Simpan( ) Simpan( ) Cari_TtbPenydiaBrg( ) Cari( ) Cari_TtbPenyediaBrg( ) Display DataTtbPenyediaBrg( ) Hapus( ) Hapus( ) Hapus( ) Batal( ) Batal( ) Keluar( ) Keluar( ) : DetilPbPenyediaBrg : Barang : PbPenyediaBrg Cari_DataPbPenyediaBrg() Cari() Display DataPbPenyediaBrg( ) Update( ) Get_TtbPenyediaBrg() Get() Get() Get() Display RptTtbPenyediaBrg( ) Get() Get() Get() Update( ) Cetak() Display RptTtbPenyediaBrg( ) : PenyediaBrg Get() Get() Get() Update( ) Get() Get() Update( ) Gambar 20. Seqence Dagram Entry Surat Jalan Penyedia Barang : Form Menu : Bendahara Barang : FormNotaKirm : Ctrl FormNotaKirim : NotaKirim Open( ) Open( ) AutoNumber( ) Get( ) Display AutoNumber( ) Cari_DataPbPegawai() Simpan( ) Simpan( ) Simpan( ) Cari_Notakirim( ) Cari( ) Cari_NotaKirim( ) Display DataPbPegawai( ) Hapus( ) Hapus( ) Hapus( ) Batal( ) Batal( ) Keluar( ) Keluar( ) : DetilPbPegawai : Barang : PbPegawai Cari_DataPbPegawai() Cari() Display DataPbPegawai( ) Update( ) Get_NotaKirim() Get() Get() Get() Display RpNotaKirim( ) Get() Get() Get() Update( ) Cetak() Display RptPbPegawai( ) : Pegawai Get() Get() Get() Update( ) Get() Get() Update( ) Gambar 21. Sequence Diagram Cetak Nota Pengiriman Barang
: Form Menu : FormLapTtbPegawai  : Ctrl FormLapTtbPegawai : PbPegawai : DetilPbPegawai : Barang : Pegawai Open() Open() Pilih Tanggal() Cetak() Cetak() Get() Get() Get() Get() Display_RptLapTtbPegawai() Keluar() Keluar() : TtbPegawai Get() Gambar 22. Squence Diagram Laporan Rekapitulasi Barang : Form Menu : FormLapPersediaanBrg  : Ctrl FormLapPersediaanBrg : Barang : Bendahara Barang Open() Open() Cetak() Cetak() Get() Display_RptLapPersediaan Barang() Keluar() Keluar() Gambar 23. Sequence Diagram Laporan Persediaan Barang

## 4. KESIMPULAN
Kesimpulan dari hasil dan pembahasan adalah sebagai berikut :
a. Penyimpanan lainnya data dalam Basis data memudahkan   dalam   penyimpanan   dan pemeliharaan   data,   sehingga   kita   tidak perlu menyimpan data dalam media  kertas dapat menumpuk, mudah hilang dan rusak.
b. Bukti transaksi penerimaan dan pengiriman barang yang terpisah satu dengan, sehingga fungsi   dari   masing-masing   bukti   tersebut menjadi lebih jelas dan memudahkan dalam pengarsipan.
c. data-data   transaksi   lebih   mudah   karena dalam   sistem   ini   terdapat   fitur   pencarian yang memudahkan dalam mencari data.
d. Ketersediaan   laporan-laporan   yang dibutuhkan pimpinan berhubungan dengan
transaksi   pemasukan,  pengeluaran   barang dan   laporan   stok   barang   minimum   yang memudahkan   dalam   menentukan   barang yang   harus   di   pesan   untuk   ketersediaan stok,   sehingga   bermanfaat   bagi perencanaan dan pengambilan kebijakan e. Proses penerimaan dan pengeluaran barang setelah   terkomputerisasi   sehingga pengolahan  data   lebih   efektif   dan   efisien serta mengurangi kesalahan pencatatan dan perhitungan   yang   sering   dilakukan   oleh manusia.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Azhar,   Susanto.   2013.   Sistem   Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya.
[2] Mistry,   Rose   &   Misner,   Stacia.   2010. Introducing   Microsoft   Sql   Server   2008   R2. Washington : Microsoft Press.
[3] Ramadhan,   Arif.   2008.   36   Jam   Belajar Komputer   :   Visual   Basic   2005.   Jakarta   : Gramedia.
[4] Sianipar, R.H. 2015. Kasus Dan Penyelesaian Visual Basic.Net. Bandung : Informatika.
[5] Sugiarti, Yuni. 2013. Analisis Dan Perancangan UML   (Unified   Meodeling   Language) Generated   VB.6   Disertai   Contoh   Kasus   Dan Interface Web. Yogyakarta : Graha Ilmu.
[6] Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Edisi Pertama. Yogyakarta : Andi.