INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 4 Nomor 1 Tahun 2024 Page 1182-1196 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative

## Implementasi Dolibarr Pada Perusahaan Drinkdong dalam Mengelola Pembelian dan Penjualan Minuman Serta Stok
Wahyudi
Universitas Bina Sarana Informatika Email: wahyudi.wau@bsi.ac.id

## Abstrak
Drinkdong  adalah  sebuah  perusahaan  penjual  minuman  kemasan  dan  kaleng  yang  penjualannya diletakkan di mesin vending yang diletakkan diberbagai tempat seperti stasiun, mall, perkantoran dan berbagai tempat keramaian lainnya. Dalam proses bisnisnya yaitu barang yang dijual merupakan produk dari supplier yang dibeli oleh pihak drinkdong, kemudian distok di Gudang penyimpanan, lalu kemudian didistribusikan  ke  setiap  mesin  vending  yang  kosong,  sehingga  membutuhkan  pencatatan menggunakan kartu stok, yang kemudian direkap dengan menggunakan excel, sehingga kurang efektif, serta  memakan  waktu  dan  biaya.  Oleh  karena  itu,  disini  kami  mencoba  menerapkan sebuah  sistem pencatatan menggunakan Enterprise Resource Planning (ERP) untuk mengatasi permasalahan tersebut. ERP  yang  digunakan  adalah  Dolibarr  karena  fitur  yang  lengkap  dan  mudah  untuk  dipahami pemakaiannya  serta  yang  paling  penting  adalah  sistem  ERP  ini  adalah  open  source.  Sebagai  hasil akhirnya, dolibarr mengeluarkan laporan untuk  kepentingan, diantaranya laporan pembelian barang ke supplier, laporan penjualan barang ke pelanggan, laporan manajemen gudang, dan laporan uang masuk  dan  keluar.  Dari  hasil  laporan  tersebut,  disimpulkan  bahwa  penerapan  ERP  Dolibarr  pada Drinkdong berhasil dilaksanakan dengan baik dan proses bisnis menjadi lebih efektif .
Kata Kunci: Dolibarr, Drinkdong, ERP, Vending Mesin

## Abstract
Drinkdong  is  a  company  selling  packaged  and  canned  drinks  whose  sales  are  placed  in  vending machines placed in various places such as stations, malls, offices and various other busy places. In the business process, the goods sold are products from suppliers that are purchased by Drinkdong, then stocked in the storage warehouse, then distributed to every empty vending machine, so it requires recording using stock cards, which are then recorded using Excel, so it is less effective. , and is time consuming  and  expensive.  Therefore,  here  we  are  trying  to  implement  a  recording  system  using Enterprise Resource Planning (ERP) to overcome this problem. The ERP used is Dolibarr because it has complete features and is easy to understand and the most important thing is that this ERP system is open source. As the end result, dolibarr issues reports for purposes, including reports on purchases of goods to suppliers, reports on sales of goods to customers, warehouse management reports, and reports on incoming and outgoing money. From the results of this report, it was concluded that the implementation of Dolibarr ERP at Drinkdong was successfully implemented and business processes became more effective.
Keywords: Dolibarr, Drinkdong, ERP, Vending Mesin

## PENDAHULUAN
Dikutip dari website kemenkeu bahwa Revolusi Industri 5.0 adalah konsep yang masih dalam  tahap  pengembangan  dan  perdebatan,  tetapi  secara  umum  mengacu  pada perkembangan  teknologi  yang  terus  meningkatkan  otomatisasi  dan  digitalisasi  dalam industri dan sektor produksi. Konsep ini berfokus pada penggabungan antara teknologi dan manusia, serta kebutuhan untuk mengembangkan sistem yang lebih adaptif dan responsif terhadap perubahan dalam lingkungan produksi (kemenkeu, 2023). Oleh karena itu maka setiap proses transaksi seperti, pembelian dan penjualan serta pembayaran saat ini wajib memanfaatan  teknologi  informasi,  dimana  dalam  bisnis  kini  sudah  umum  untuk menerapkan teknologi informasi pada setiap  perusahaan  baik kecil, menengah maupun besar. Setiap transaksi saat ini dirasakan wajib untuk dilakukan secara digitalisasi agar suatu saat nanti ketika dibutuhkan sebagai laporan dapat memudahkan kita dalam mencarinya, sekaligus  transaksi  sebagai  salah  satu  tujuan  dari  suatu  bisnis  tentunya  harus  dikelola dengan  baik,  cepat,  tepat,  dan  akurat,  guna  mendukung  kemajuan  profitabilitas  pada perusahaan. Dilain sisi kini dengan perkembangan tersebut, berbagai macam kegiatan atau pekerjaan yang dulunya dikerjakan oleh manusia kini mulai dapat digantikan dengan mesin otomatis (Denden S. Hadi Wijaya, 2017). Salah satu contohnya yaitu penjualan minuman yang sering kita temukan di tempat tempat keramaian. Vending machine adalah perangkat yang dapat melakukan transaksi secara otomatis dengan memasukkan sejumlah nominal
uang  ke  dalam sebuah mesin, kemudian mesin dapat merespon dengan mengeluarkan barang  (Alkausar  &  Husnaini,  2021).  Perkembangan  vending  machine  ini  memberikan banyak manfaat untuk memudahkan pekerjaan manusia (Yunita et al., n.d.). sebab vending machine mampu melakukan jual beli jadi lebih gampang, seperti penjual pada umumnya mesin bekerja layaknya manusia yang mengeluarkan barang yang ingin kita beli dengan cara memasukkan uang kedalam sensor acceptor . Vending machine tidak membutuhkan tenaga  operator  untuk  menjual  produk,  konsumen  dapat  memilih  sendiri  produk  yang diinginkan  serta  vending  machine  dapat  beroperasi  secara  standalone  untuk  melayani transaksi pembelian (Krisdayanti et al., 2023). Drinkdong merupakan sebuah perusahaan yang menjual minuman kemasan  yang menjual  produknya melalui vending mesin yang tersebar diberbagai tempat. Drinkdong mengambil minuman kemasan ini melalui supplier kemudian  menyimpannya  dalam  Gudang  miliknya  sebelum  didistribusikan  ke  vending mesin yang dimilikinya. Adapun setiap transaksi pada setiap keluar masuknya barang dalam hal  ini  minuman  masih  menggunakan  kartu  stok  yang  kemudian  direkap  dalam  bentuk excel, sehingga kurang efisien dalam perihal pencatatan dan pembuatan laporan.
ERP  adalah  sistem  yang  mengintegrasikan  proses  bisnis  antara  perencanaan, manajemen, dan seluruh sumber daya pada perusahaan yang disimpan pada perangkat dan  database  yang  sama  (R.  Kelly  Rainer  et  al.,  2014).  Modul  di  dalam  ERP  meliputi Production  Planning,  Sales  Distribution  &  Order  Management,  Human  Resources, Accounting and Finance, Integrated Logistics (Marakas & O’Brien, 2013) . Penggunaan sistem ERP didalam sebuah perusahaan diharapkan bisa meningkatkan efisiensi dalam mengelola system pembelian dan penjualan dan persediaan serta mampu menjadi solusi atas laporan data yang tidak valid menjadi valid, serta bisa menjadi alat pengambilan keputusan yang cukup strategis bagi perusahaan di masa yang akan datang.
Dolibarr  adalah  aplikasi  ERP  Open  Source  yang  memiliki  perkembangan yang cepat dan  merupakan  solusi  perangkat  lunak  manajemen  yang  gratis.  Dolibarr dapat memberikan informasi suatu perusahaan secara detil seperti tujuan, struktur organisasi, dan masih banyak lagi. Selain itu, Dolibarr juga memiliki banyak modul yang  siap  digunakan sesuai  kebutuhan  yang  di inginkan.  Untuk ukuran gratis, modul dari Dolibarr sudah cukup lengkap untuk digunakan didalam Perusahaan baik skala kecil, menengah, maupun besar (Pratama et al., 2019) . dikarenakan open source, maka kita bisa menginstallnya pada sebuah komputer pc yang berjaringan, disini penulis menggunakan small server berupa komputer pc yang diinstall webserver, database server, serta Bahasa pemrograman php yang sudah terbundle dalam sebuah aplikasi Bernama XAMPP. Setelah XAMPP terinstal maka persiapan
yang harus disiapkan selanjutnya adalah program Dolibarr itu sendiri yang bisa didownload langsung  di  websitenya  yang  beralamat  di  https://www.dolibarr.org/.  Dengan mengimplementasikan  Dolibarr  diharapkan  mampu  untuk  mempermudah  Drinkdong dalam mengelola penjualan dan pembelian produk, serta mampu mempercepat pelaporan yang dibutuhkan, sekaligus bisa memanfaatkan tools ini sebagai alat penunjang keputusan pada perusahaan drinkdong.

## METODE PENELITIAN
Dalam hal  ini penulis  menggunakan  Metode  penelitian kualitatif deskriptif,  dimana penulis  melakukan  wawancara  dan  observasi  dalam  pengumpulan  datanya.  Kemudian dilanjutkan dengan mengimplementasikan Dolibarr pada perusahaan Drinkdong sebagai objek penelitian.

## 1. Wawancara
Wawancara  dilakukan untuk menggali informasi  secara detail dengan menanyakan beberapa  pertanyaan  untuk  memperoleh  informasi  yang  engkap  dan  sedetail-detailnya untuk memastikan kebenaran informasi yang diperoleh sebelumnya. Pada wawancara akan diberikan pertanyaan mengenai proses bisnis dalam perusahaan tersebut, serta bagaimana proses pembelian dan penjualan serta penyimpanan stok didalam perusahaan tersebut.
2. Observasi
Observasi yang dilakukan oleh penulis dengan cara mengamati secara langsung mulai bagaimana proses pemesanan ke supplier dari mulai order barang sampai barang datang, kemudian menjadi stok. Setelah itu penulis juga melakukan pengamatan bagaimana proses pencatatan penjualan sampai barang tersebut didistribusikan ke mesin vending.
3. Implementasi Perangkat Lunak
Setelah dilakukan proses wawancara dan observasi pada objek penelitian, maka tahap selanjutnya adalah mengimplementasikan proses bisnis yang berjalan kedalam ERP Dolibarr dan melakukan pengujian pada aplikasi ERP terhadap laporan yang dihasilkan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada penelitian ini penulis memecah persoalan proses bisnis perusahaan menjadi tiga proses  yaitu  mulai  dari  yang  pertama  adalah  pembelian  barang  ke  supplier,  kemudian pendistribusian barang kedalam mesin vending yang sudah diibaratkan menjadi pencatatan penjualan, serta yang terakhir adalah manajemen Gudang atau stok.
Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
1. Proses bisnis pembelian barang yang sedang berjalan di drinkdong dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini.
Gambar 1. Proses Bisnis Pembelian Barang ke Supplier
Pembelian pada  sistem berjalan,  yaitu: (1) pihak drinkdong melakukan pengecekan stok pada kartu stok digudang. (2) jumlah produk minuman yang sudah menipis akan didata untuk di order ke supplier. (3) pihak drinkdong akan membuat PO untuk order minuman ke supplier, sesuai dengan minuman yang akan dipesan. (4) ketika barang datang, pihak drinkdong akan menambahkan ke kartus stok
2. Proses bisnis penjualan minuman yang sedang berjalan di  drinkdong dapat dilihat pada gambar 2 dibawah ini
Gambar 2. Proses Bisnis Pembelian Barang ke Supplier
Rincian  dari  penjualan  pada  sistem  berjalan,  yaitu:  (1)  pihak  drinkdong  melakukan pengecekan  stok  pada  setiap  mesin  vending  di  setiap  area.  (2)  pihak  sales  akan mengisi penuh minuman kedalam mesin vending dari stok mesin vending. (3) pihak sales akan melakukan pengupdatean kartu stok pada vending mesin. (4) sales akan melakukan perekapan penjualan kedalam bentuk excel.
3. Rincian dari manajemen gudang sistem berjalan, yaitu: (1) barang yang datang dari supplier akan diterima oleh staff Gudang dan dicatat sebagai barang masuk (2) staf gudang  akan  menuliskannya  pada  kartu  stok  dan  mengupdate  kartu  stok.(3)  staf gudang akan mengeluarkan barang dan mengupdate kartu stok jika ada permintaan barang dari sales yang akan dicatat sebagai barang keluar atau pembelian. (5) staf gudang melakukan pemantauan stok barang, dan jika diketahui bahwa ada barang dengan stok yang menipis, maka staf gudang akan memberitahukan kepada manajer untuk memesan Kembali kepada supplier

## Proses Bisnis yang Diusulkan
1. Proses pencatatan pembelian yang diusulkan pada perusahaan drinkdong yaitu, ketika stok di gudang mulai menipis, maka  manajer bisa meminta kepada staffnya untuk membuat  purchase  order  langsung  melalui  aplikasi  Dolibarr,  dan  kemudian mengirimnya lewat email seperti tertera pada gambar 3.

## Gambar 3. Pembuatan Pemesanan Pembelian
2. Proses pencatatan penjualan yang diusulkan pada perusahaan minuman drinkdong yaitu,  ketika  proses  pengisian  stok  pada  mesin  vending,  sudah  dihitung  sebagai penjualan, jadi ketika proses pengisian minuman kedalam mesin vending, sales akan menginputkan pada handphonenya yang langsung terkoneksi dengan database yang berada  dikantor,  jadi  sales  cukup  memasukkan  penjualan  sesuai  dengan  berapa minuman yang dia masukkan ke dalam mesin vending tersebut, seperti bisa dilihat di
gambar 4.

## Gambar 4. Input Penjualan di Mesin Vending
3. Proses  pencatatan  stok  dan  persediaan  barang  yang  diusulkan  pada  perusahaan drinkdong  yaitu  ketika  barang  yang  dipesan  tiba,  maka  bagian  gudang  akan mengeceknya sesuai PO, dan kemudian menginputkan sesuai dengan barang yang datang. Staf gudang juga memantau keadaan stok barang didalam sistem dan jika ada  stok  barang  yang  sudah  menipis,  maka  staf  gudang  dapat  memberitahukan kepada manajer untuk melakukan PO kepada supplier, sekaligus staff gudang dapat membuat laporan minuman apa saja yg paling best seller, dan juga dengan laporan ini  maka  bisa  menjadi  bahan  analisis  dan  pengambilan  keputusan  oleh  manajer, seperti terlihat pada gambar 5.
Gambar 5. Stok Barang
Pada bagian ini dijelaskan mengenai implementasi ERP Dolibarr pada proses bisnis perusahaan Drinkdong. Dalam hal ini penulis akan membedakan pembahasan menjadi dua
yaitu penerapan atau implementasi aplikasi ERP Dolibarr dan laporan aplikasi ERP Dolibarr.
1. Implementasi  ERP  Dolibarr  pada  perusahaan  Drinkdong  memerlukan  infrastruktur, baik  perangkat keras ataupun  perangkat lunak,  oleh  karena itu dalam mendukung berjalannya  ERP  tersebut,  maka  perangkat  keras  yang  digunakan  sebagai  server adalah PC rakitan dengan spesifikasi sebagai berikut Processor : Intel Core i9-11900F (Gen 11 Intel), Motherboard : MSI B560M PRO, CPU Cooler : Jonsbo CR1200 RGB CPU Cooler, RAM : 16GB (2x8) Kingston HyperX DDR4 3200Mhz RGB, SSD: Adata / Gigabyte 256GB NVMe, Hard Disk : 500GB HDD 7200RPM, Power Supply : 650W Aerocool LUX RGB, Casing : Paradox Gaming Dragon Slayer, Fan : 3 Fan Argb Bisa di Setting Warna sesuai  keinginan,  Windows  10  Pro  Original  Key.  Adapun  perangkat  lunak  yang digunakan untuk menunjang kebutuhan ini adalah webserver, database dan Bahasa pemrograman php yang sudah dalam bentuk aplikasi berupa XAMPP, kemudian ERP Dolibarr. Kemudian agar aplikasi Dolibarr bisa diakses dari dalam dan luar jaringan, maka diperlukanlah koneksi yang terhubung dengan Lan dan Internet. User yang bisa mengakses  ERP  Dolibarr  ini  adalah  staff  gudang,  sales,  serta  manager.  Adapun topologinya bisa dilihat dari gambar 6 dibawah ini.
Gambar 6. Topologi Jaringan pada perusahaan Drinkdong
2. Didalam  ERP  Dolibarr  kita  bisa  melihat  laporan  yang  dihasilkan  oleh  ERP  tersebut. Berikut ini merupakan salah satu laporan yang dihasilkan aplikasi dan laporan yang ada di perusahaan:
Berikut merupakan laporan transaksi pada salah satu supplier yang dapat dilihat pada Gambar 7.
Tanggal Jenis Barang Merk Harga Satuan Jumlah Total 1/12/23 Minuman Teh Botol Sosro 350ML 3,500 1000 3,500,000 1/13/23 Minuman Tebs 500ML 6,200 1000 6,200,000 1/14/23 Minuman Fruit Tea Botol 3,000 1000 3,000,000
Gambar 7. Catatan Pembelian pada Salah Satu Supplier
Laporan  yang  dihasilkan  oleh  ERP  Dolibarr  berupa  laporan  pembelian  barang  ke supplier dalam format .pdf. Laporan yang dihasilkan dapat diakses dengan menekan menu “Perdagangan”, kemudian pada sub menu “Order Pembelian” pilih menu “Daftar”. Sistem akan menampilkan data order pembelian barang ke supplier sebagai berikut yang dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Daftar Order Pembelian
Kemudian  lakukan  pemilihan  pada  faktur  yang  akan  di  cek  antara  data  yang  ada dengan aplikasi. Berikut pada Gambar 9 akan ditampilkan faktur yang dihasilkan oleh ERP Dolibarr.
Gambar 9. Pesanan Pembelian / PO
Dapat dilihat bahwa antara data yang dimiliki oleh Drinkdong sama dengan data yang telah  berhasil  dimasukkan  ke  sistem  ERP  Dolibarr.  Manfaat  yang  diperoleh  setelah implementasi sistem ERP ialah faktur pembelian elektronik dapat diterima dengan cepat
oleh supplier, sehingga barang pun datang menjadi lebih cepat, sehingga membuat stok barang digudang menjadi aman terkendali.
Pengujian data penjualan adalah ketika sales memasukan stok kedalam mesin vending sudah dilakukan pencatatan sebagai penjualan, jadi pihak drinkdong sepakat bahwa ketika mengisi stok kedalam mesin vending dari pihak sales akan menginput langsung kedalam sistem di pencatatan dengan menggunakan smartphone seperti terlihat pada gambar 10

## Gambar 10. Order Penjualan Pada Dolibarr
Laporan yang dihasilkan oleh ERP Dolibarr berupa laporan penjualan dalam format .pdf.  Laporan  yang  dihasilkan  dapat  diakses  dengan  menekan  menu  “Perdagangan”, kemudian  pada  sub  menu  “Pesanan  Penjualan”  pilih  menu  “Daftar”.  Sistem  akan menampilkan data penjualan barang ke pelanggan sebagai berikut yang dapat dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11. Pesanan penjualan / Sales Order
Kemudian  lakukan  pemilihan  pada  faktur  yang  akan  di  cek  antara  data  yang  ada dengan  aplikasi.  Pada  Gambar  12.  Akan  ditampilkan  faktur  yang  dihasilkan  oleh  ERP Dolibarr.
Gambar 12. Faktur Penjualan / Sales Order
Manajemen gudang akan berkaitan dengan stok produk yang ada di Drinkdong, baik stok yang tersedia, yang masuk ataupun yang keluar. Untuk melihat stok produk, dapat diakses dengan menekan menu “Produk” pada menu bagian atas. Kemudian dapat dilihat menu  “Stok”  pada  sub  menu  produk.  Sistem  akan  menampilkan  daftar  produk  lengkap
dengan stoknya, seperti yang dapat dilihat pada Gambar 13.
Gambar 13. Daftar Stok Minuman pada Perusahaan Drinkdong

## SIMPULAN
Berdasarkan implementasi aplikasi ERP Dolibarr yang sudah dilakukan di perusahaan drinkdong, maka dapat disimpulkan bahwa penerapan ERP sistem pembelian, penjualan, dan manajemen Gudang, bisa berjalan mulus dan dapat diterapkan dengan baik sejalan dengan bisnis proses perusahaan. Implementasi yang dilakukan juga bisa mempercepat laporan-laporan  yang  tadinya  melewati  beberapa  proses,  tapi  dengan  penggunaan aplikasi ERP ini untuk laporan bisa didapatkan dengan cara yang cepat, sehingga bisa digunakan sebagai alat pengambilan dengan cepat pula.

## DAFTAR PUSTAKA
Alkausar, V., & Husnaini, I. (2021). Perancangan Vending Machine Menggunakan Uang Kertas  Berbasis  Arduino. JTEIN:  Jurnal  Teknik  Elektro  Indonesia,  2,  142 – 147. https://doi.org/10.24036/jtein.v2i2.139
Denden S. Hadi Wijaya. (2017). Vending Machine Dalam Perspektif Fiqh Muamalah. 126 – 148. kemenkeu. (2023, March 30). Revolusi Industri 5.0.
Https://Www.Djkn.Kemenkeu.Go.Id/Kpknl-Lahat/Baca-Artikel/16023/Mengenal- Revolusi-Industri-50.Html.
Krisdayanti, K., Soekarno Putra, M., Jenderal, D. J., Yani, A., Seberang Ulu, K., & Selatan, S. (2023). Pengembangan Program Internet Of Things pada Coffee Vending Machine. In Jurnal Jupiter (Vol. 15, Issue 1).
Marakas, G., & O’Brien, james. (2013). Introduction to Information Systems.
Pratama, D., Atmaja, D., Reinhad, H., & Santoso, G. (2019). RANCANGAN IMPLEMENTASI ENTERPRISE  RESOURCE  PLANNING  BERBASIS  OPEN  SOURCE  MENGGUNAKAN SOFTWARE  DOLIBARR  PADA  PERUSAHAAN  PT  ALWAYSPROBLEM. PENELITIAN
DAN KARYA ILMIAH, 4, 99. https://doi.org/10.25105/pdk.v4i2.5223
R.  Kelly  Rainer,  Brad  Prince,  &  Casey  G.  Cegielski.  (2014). Introduction  to  Information Systems - Fifth Edition (5th ed.). Wiley.
Yunita,  F.,  Pangaribuan,  I.  P.,  Willy,  E.,  &  Cahyadi,  A.  (n.d.). SMART  COFFEE  MAKER BERBASIS INTERNET OF THINGS SMART COFFEE MAKER BASED ON INTERNET OF THINGS.