## Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Direktorat Operasional Kantor
Pusat PT Perkebunan Nusantara VIII
Analysis of Workload and Employee Needs of the Drectorate of Operation at PT

## Perkebunan Nusantara VIII Head Office
Puji Lestari 1* , Erlin Trisyulianti 1 1) Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen IPB Kampus Dramaga Bogor 16680

## ABSTRACT
The  crisis  of  high labor  cost  leads  companies  to  evaluate  the  number  of  employees  in the  head  office.  This study  aims  to  determine  the  workload  and  needs  of  employees  in  the  Directorate  of  Operations  PT  Perkebunan Nusantara VIII Head Office. The method used in this research is the analysis of the workload with the calculation of Full Time Equivalent (FTE) and work sampling using purposive sampling techniques. The ideal number of employees at  the  Directorate  of  Operations  is  40  employees  consisting  of  21  employees  of  the  Plant  Department  and  19 employees  of  the  Engineering  and  Processing  Department.  Based  on  teh  observation,  employee  working  time  in Directorate  of  Operations  shows  that  the average  of  employee  working time  is  87.84%  fairly  productive  because  it meets the standard that is above 85%.
Keywords : workload analysis, job description, work sampling.

## ABSTRAK
Krisis biaya tenaga kerja yang tinggi membuat perusahaan perlu mengevaluasi jumlah karyawan yang ada di kantor  pusat.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  beban  kerja  dan  kebutuhan  karyawan  pada  Direktorat Operasional PT Perkebunan Nusantara VIII. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis beban kerja dengan  perhitungan Full  Time  Equivalent (FTE)  dan work  sampling dengan  penarikan  sampel  yang  menggunakan teknik purposive sampling . Hasil penelitian menunjukkan bahwa jumlah karyawan ideal pada Direktorat Operasional sebanyak  40  karyawan  yang  terdiri  dari  21  karyawan  Bagian  Tanaman  dan  19  karyawan  Bagian  Teknik  dan Pengolahan. Berdasarkan pengamatan penggunaan waktu kerja karyawan pada Direktorat Operasional menunjukkan bahwa rataan persentase waktu produktif karyawan sebesar 87.84%. Hal ini menunjukkan bahwa penggunaan waktu kerja karyawan sudah optimal karena sudah memenuhi standar yaitu di atas 85%.
Kata kunci : analisis beban kerja, uraian pekerjaan, work sampling .
*Corresponding author Alamat e-mail: tari.darmo@gmail.com
Jurnal Manajemen dan Organisasi (JMO), Vol. 9 No. 3, Desember 2018, Hal. 181-190

## PENDAHULUAN
Persaingan global yang terjadi saat ini berimplikasi pada perlunya peningkatan daya saing perusahaan  khususnya  perusahaan  yang  bergerak  dalam  bidang  perkebunan.  PT  Perkebunan Nusantara  VIII  merupakan  perusahaan  yang  kegiatannya  meliputi  pembudidayaan  tanaman, pengolahan atau produksi serta penjualan komoditi perkebunan. PT Perkebunan Nusantara VIII sedang  berada  dalam  kondisi  yang  tidak  sehat.  Kinerja  operasional  PT  Perkebunan  Nusantara VIII  masih  di  bawah  standar  terutama  produktivitas  dan  mutu  produk.  Jumlah  produksi  tiga komodoti  (teh,  karet  dan  sawit)  berada  di  bawah  Rancangan  Kerja  Anggaran  Perusahaan (RKAP) selama tiga tahun terakhir yang bisa dilihat pada Tabel 1. RKAP atau rancangan kerja anggaran  perusahaan  merupakan  dasar  acuan  pekerjaan  baik  itu  produksi  dan  biaya  termasuk standar teknis dalam jangka satu tahun.
Tabel 1.  Produksi komoditi PT Perkebunan Nusantara VIII (kg)
Tahun 2015 2016 2017 Komoditi RKAP Real RKAP Real RKAP Real Karet 21 027 000 15 793 764 19 819 200 15 489 456 19 120 000 15 782 066 Sawit 74 735 189 61 420 550 78 674 641 47 326 300 74 871 914 58 411 010 Teh 46 105 447 25 593 827 28 949 377 26 132 787 42 375 254 30 913 562
Sumber: Data Kepegawaian PTPN VIII (2018) a Real : Jumlah produksi komoditi sebenarnya, RKAP : Jumlah produksi komoditi pada rancangan  kerja anggaran perusahaan.
Kondisi  perusahaan  yang  kurang  baik  membuat  PT  Perkebunan  Nusantara  VIII melakukan  perbaikan  dalam  berbagai  bidang,  salah  satu  diantaranya  yaitu  sumber  daya manusia.  Salah  satu  krisis  perusahaan  yang  terjadi  yaitu  biaya  tenaga  kerja  yang  tinggi.  Biaya tenaga  kerja  yang  tinggi  ini  mendorong  PT  Perkebunan  Nusantara  VIII  melakukan  evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja di kantor pusat PT Perkebunan Nusantara VIII yang terletak di Jl. Sindangsirna  nomor  4  Bandung.  Salah  satu  cara  yang  bisa  digunakan  untuk  mengevaluasi jumlah  tenaga  kerja  yaitu  dengan  melakukan  analisis  beban  kerja.  Menurut  Pranoto  dan Retnowati (2015), analisis beban  kerja adalah  metode  untuk  menghitung beban  kerja sehingga bisa  dihitung  jumlah  tenaga  kerja  yang  dibutuhkan  untuk  menyelesaikan  beban  kerja  tersebut. Hasil  dari  analisis  beban  kerja  adalah  jumlah  optimal  karyawan  dalam  menyelesaikan  suatu beban kerja. Hasil tersebut bisa dijadikan sebagai bahan evaluasi mengenai jumlah tenaga kerja yang  tersedia  di  Kantor  Pusat  PT  Perkebunan  Nusantara.  Arsi  dan  Partiwi  (2012)  juga menyatakan bahwa terkait  dengan  optimalisasi  sumber  daya,  hal  yang dapat dilakukan  oleh suatu    perusahaan  adalah    efisiensi    dalam    hal    sumber    daya    manusia    (SDM).  Efisiensi  ini dapat    dilakukan    dengan    berbagai    cara,    antara    lain      dengan      membuat      suatu      analisis yang      tepat      terhadap      aktivitas-aktivitas        yang        terjadi        dan        beban        kerja        yang ditimbulkan    ataupun    dengan    lebih    mengoptimalkan    jumlah    karyawan  agar  melakukan aktivitas pekerjaannya secara tepat.
Perhitungan  beban  kerja  dilakukan  menggunakan  metode  Full  Time  Equivalent  (FTE). Pada  Metode  FTE,  waktu  yang  digunakan  untuk  menyelesaikan  berbagai  pekerjaan dibandingkan  terhadap  waktu  kerja  efektif  yang  tersedia.  Metode  ini  bertujuan menyederhanakan  pengukuran  kerja  dengan  mengubah  jam  beban  kerja  ke  jumlah  orang  yang dibutuhkan  untuk  menyelesaikan  pekerjaan  tertentu  (Adawiyah  2013).  Direktorat  Operasional memegang peranan yang penting dalam meningkatkan jumlah produksi komoditi dan mencapai mutu produk sesuai standar.  Jumlah karyawan tetap Direktorat Operasional berfluktuasi selama lima tahun terakhir (Gambar 1). Fluktuasi ini terjadi akibat promosi dan perubahan beban kerja yang  disebabkan  oleh  restrukturisasi  yang  dilakukan  perusahaan.  Terhitung  selama  dua  tahun terakhir yaitu tahun 2016 dan 2017, PT Perkebunan Nusantara VIII telah  mengalami empat kali restrukturisasi.  Menurut  Pranoto  dan  Retnowati  (2015),  ketika  suatu  organisasi  melakukan restrukturisasi  maka  organisasi  perlu  menghitung  ulang  jumlah  SDM  yang  sebenarnya dibutuhkan guna menghindari ketimpangan jalannya organisasi.
Jurnal Manajemen dan Organisasi (JMO), Vol. 9 No. 3, Desember 2018, Hal. 181-190
Sejak  bulan  November  2017,  PT  Perkebunan  Nusantara  VIII  mengeluarkan  kebijakan baru  mengenai  proses  pengadaan  barang  dan  jasa  di  kantor  pusat.  Setelah  ada  kebijakan  baru mengenai e-procurement ,  pengadaan  barang  dan  jasa  diserahkan  kepada  bagian  yang menggunakan  anggaran.  Hal  ini  membuat  beban  kerja  di  bagian  Tanaman  serta  Teknik  dan Pengolahan  menjadi  bertambah  setelah  ada  kebijakan  baru  tersebut.  Perubahan  beban  kerja berarti pula perubahan kebutuhan SDM.
Gambar 1. Jumlah karyawan tetap Direktorat Operasional 2014-2015 (Sumber: Data Kepegawaian PTPN VIII (2018))
Selama  ini  belum  ada  pedoman  yang  pasti  dalam  menghitung  kebutuhan  sumber  daya manusia  akibat  perubahan  beban  kerja  yang  terjadi.  Perusahaan  ingin  mengetahui  apakah jumlah karyawan yang ada dalam perusahan sudah optimal. Oleh karena itu analisis beban kerja dan  kebutuhan  karyawan  menjadi  penting  untuk  dilakukan.  Sehingga  tujuan  penelitian  ini adalah  menganalisis  uraian  pekerjaan  karyawan  Direktorat  Operasional,  menganalisis  jumlah karyawan ideal berdasarkan beban kerja di Direktorat Operasional, serta menganalisis gambaran penggunaan waktu kerja karyawan Direktorat Operasional PT Perkebunan Nusantara VIII.

## METODE PENELITIAN
Alur kerangka pemikiran dalam penelitian ini digambarkan secara lengkap pada Gambar 2.  Penelitian  ini  dilakukan  di  PT  Perkebunan  Nusantara  VIII  yang  berlokasi  di  Jalan  di  Jl. Sindangsirna nomor 4 Bandung. Data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi data primer dan  sekunder.  Data  primer  diperoleh  melalui  wawancara  dan  pengamatan  langsung.  Data sekunder diperoleh dari data-data perusahaan, buku, jurnal, dan pustaka lain yang sesuai dengan penelitian  ini.  Pengambilan  sampel  penelitian  dilakukan  dengan  metode nonprobability sampling dan  jenis  penarikan  sampel  yang  dilakukan  adalah purposive  sampling . Purposive sampling merupakan teknik penarikan sampel dengan kriteria tertentu. Karyawan yang menjadi sampel penelitian sebanyak 30 orang.
Metode  analisis  yang  digunakan  untuk  menentukan  kebutuhan  karyawan  yaitu  dengan menggunakan  metode Full  Time  Equivalent .  Pranoto  dan  Retnowati  (2015)  menyatakan Full Time  Equivalent (FTE)  merupakan  jumlah  tenaga  kerja  (orang)  yang  dibutuhkan  untuk melakukan/menyelesaikan  serangkaian  kegiatan  tertentu  pada  periode  tertentu.  Perhitungan volume  kerja  diperoleh  dengan  mengalikan  frekuensi  dengan  durasi  dan  jumlah  sumber  daya manusia  yang  dibutuhkan  untuk  melakukan  pekerjaan  tertentu.  Setelah  itu  hasil  perhitungan volume  setiap  pekerjaan  dijumlahkan.  Hasil  total  penjumlahan  tersebut  merupakan  volume pekerjaan  suatu  jabatan  dalam  suatu  bagian.  Pengonversian  menjadi  jumlah  orang  dilakukan
20 13 15 19 19 13 12 13 18 18
Desember 2014 Desember 2015 Desember 2016 Desember 2017 April 2018 Ju m lah k ar yaw an te tap Tahun Tanaman Teknik Pengolahan Tanaman
Jurnal Manajemen dan Organisasi (JMO), Vol. 9 No. 3, Desember 2018,
Hal. 181-190
dengan  perhitungan  FTE.  Cara  mendapatkan  nilai  FTE  yaitu  dengan  melakukan  pembagian antara volume kerja suatu jabatan per tahun dengan waktu kerja efektif per tahun.

## FTE= Volume pekerjaan selama setahun
Waktu kerja efektif dalam satu tahun
Implikasi dari nilai FTE terbagi menjadi 3 jenis yaitu overload , normal, dan underload (Dewi  2013).  Berdasarkan  pedoman  analisis  beban  kerja  yang  dikeluarkan  oleh  Badan Kepegawaian  Negara  pada  tahun  2010,  total  nilai  indeks  FTE  yang  berada  di  atas  nilai  1,28 dianggap overload , berada diantara nilai 1 sampai dengan 1,28 dianggap normal sedangkan jika nilai  indeks  FTE  berada  diantara  nilai  0  sampai  dengan  0,99  dianggap underload atau  beban kerjanya masih kurang.
Gambar 2. Kerangka pemikiran penelitian

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Gambaran Umum Perusahaan
PT  Perkebunan  Nusantara  (PTPN)  VIII  merupakan  perkebunan  milik  negara  yang bergerak di sektor agribisnis dan agroindustri. Kegiatan usaha perusahaan ini meliputi budidaya, persiapan  lahan,  pembibitan,  penanaman,  pemeliharaan,  pengolahan  dan  penjualan  komoditas perkebunan. Komoditas utama PTPN VIII adalah teh, karet, kelapa sawit dan hortikultura buah- buahan.  PTPN  VIII  juga  mengelola  unit  non  kebun  yaitu  agrowisata,  Industri  Hilir  Teh  (IHT) dan  aneka  usaha.  Sampai  saat  ini  PT  Perkebunan  Nusantara  VIII  mengelola  41  kebun  yang tersebar  di  11  kabupaten  atau  kota  di  Jawa  Barat  (Bogor,  Sukabumi,  Cianjur,  Kabupaten Bandung Barat, Kota Bandung, Subang, Purwakarta, Garut, Tasikmalaya dan Ciamis)  dan  dua kabupaten di Provinsi Banten (Lebak dan Pandeglang).
Direktorat Operasional terdiri dari dua bagian yaitu bagian Tanaman serta bagian Teknik dan  Pengolahan.  Jabatan  tertinggi  pada  Direktorat  Operasional  diduduki  oleh  Direktur Operasional  yang  membawahi  Kepala  Bagian  Tanaman  serta  Kepala  Bagian  Teknik  dan Pengolahan.  Kepala  Bagian  Tanaman  membawahi  lima  kepala  sub  bagian  yaitu  Sub  Bagian Teh, Karet, Sawit, Aneka Tanaman dan Hortikultura, serta Sub Bagian Pemupukan dan Proteksi
Jurnal Manajemen dan Organisasi (JMO), Vol. 9 No. 3, Desember 2018, Hal. 181-190
Tanaman.  Kepala  Bagian  Teknik  dan  Pengolahan  membawahi  tiga  kepala  sub  bagian  yaitu Teknik, Pengolahan, serta Sertifikasi.

## Uraian Pekerjaan Direktorat Operasional
Terdapat  ketidaksesuaian  antara  deskripsi  pekerjaan  yang  telah  dibuat  oleh  Bagian Sumber Daya Manusia dengan kondisi di lapangan. Hal ini berarti dokumen deskripsi pekerjaan yang dibuat oleh Bagian Sumber Daya Manusia sudah tidak relevan dengan kondisi di lapangan saat  ini.  Uraian  tugas  pokok  maupun  pendukung  yang  terdapat  dalam  dokumen  deskripsi pekerjaan  terlalu  umum.  Hal  tersebut  membuat  beberapa  karyawan  bingung  mengenai  tugas mana  yang  dimaksud  dalam  dokumen  deskripsi  pekerjaan.  Menurut  Pattisahusiwa  (2013), membaiknya  dan  diterapkannya  uraian  tugas  dengan  jelas  ternyata  mampu  meningkatkan kinerja. Hal ini berarti bahwa dalam suatu perusahaan harus memiliki deskripsi pekerjaan yang jelas  dan  dimengerti  oleh  para  karyawannya  sehingga  kinerja  perusahaan  akan  meningkat. Menurut Azhary et al. (2014), agar visi perusahaan tercapai secara efektif maka karyawan harus mengetahui dan memahami deskripsi pekerjaan masing-masing. Menurut Silvia (2011), terdapat pengaruh positif dan signifikan antara job description terhadap prestasi kerja karyawan.
Di  Bagian  Tanaman,  terdapat  karyawan  Sub  Bagian  Aneka  Tanaman  dan  Hortikultura serta  karyawan  Sub  Bagian  Karet  yang  bekerja  tidak  sesuai  dengan  tugas  yang  tertera  dalam dokumen  deskripsi  pekerjaan.  Karyawan  tersebut  mengerjakan  tugas  yang  terkait  dengan pengadaan barang dan bahan untuk semua sub bagian yang ada di Bagian Tanaman. Di Bagian Teknik  dan  Pengolahan  terdapat  satu  karyawan  Sub  Bagian  Pengolahan  yang  bekerja  tidak sesuai  dengan  tugas  yang  tertera  dalam  dokumen  deskripsi  pekerjaan.  Karyawan  tersebut mengerjakan  tugas  terkait  pengadaan  barang  dan  bahan  untuk  Sub  Bagian  Teknik,  Sertifikasi, dan Pengolahan.
Pada dokumen deskripsi pekerjaan, pekerjaan yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa merupakan pekerjaan yang  melekat di setiap sub bagian baik  di  Bagian Tanaman  maupun Bagian  Teknik  dan  Pengolahan.  Namun  karena  alasan  efisiensi  dan  efektifitas,  Kepala  Bagian Tanaman  serta  Bagian  Teknik  dan  Pengolahan  memberikan  instruksi  untuk  pekerjaan  terkait pengadaan  barang  dan  jasa  dikerjakan  oleh  dua  karyawan  di  Bagian  Tanaman  dan  satu karyawan  di  Bagian  Teknik  dan  Pengolahan.  Dalam  dokumen  deskripsi  pekerjaan,  terdapat pekerjaan  yang  di  kondisi  lapangan  merupakan  pekerjaan  bagian  lain  namun  dalam  dokumen tertulis  pekerjaan  untuk  bagian  Tanaman  serta  Teknik  dan  Pengolahan.  Terdapat  pula  tugas yang  sama  namun  ditulis  ulang  dengan  kalimat  yang  berbeda.  Deskripsi  pekerjaan  penting dievaluasi  berkala  untuk  memperjelas  pekerjaan  yang  akan  dilakukan  karyawan.  Seperti terungkap  pada  penelitian  Ramadhan et.al 2014,  total  pegawai  aktual  tidak  sesuai  dengan estimasi  kebutuhan  pegawai.  Kompetensi  yang  memiliki  nilai  gap  negatif  terbesar  adalah kompetensi  Perhatian  Terhadap  Kejelasan  Tugas  dan  Pengetahuan  dan  Pengoperasian  Mesin Kerja.

## Analisis Beban Kerja Direktorat Operasional
Hasil  perhitungan  FTE  setiap  jabatan  pada  bagian  Tanaman  serta  bagian  Teknik  dan Pengolahan bisa dilihat pada Tabel 2. Perhitungan FTE pada Tabel 2 diperoleh dari pembagian antara volume pekerjaan dalam satu jabatan dengan waktu kerja efektif per tahun. Berdasarkan pedoman  analisis  beban  kerja  yang  dikeluarkan  oleh  Badan  Kepegawaian  Negara  pada  tahun 2010, total nilai indeks FTE lebih besar dari 1,28 tergolong overload , nilai FTE 1 sampai 1,28 tergolong fit , dan nilai FTE 0 sampai 0,99 tergolong underload .
Jurnal Manajemen dan Organisasi (JMO),
Vol. 9 No. 3, Desember 2018, Hal. 181-190
Tabel 2. Hasil perhitungan FTE bagian Tanaman Jabatan Volume Pekerjaan (Menit/Tahun) FTE SDM yang tersedia (orang) FTE Rata – rata Keterangan Gap jumlah SDM (orang) Kasubag Teh 206.735 2,17 1 2,17 Overload 0 Staf Teh 430.935 4,53 4 1,13 Fit 0 Kasubag sawit 175.030 1,84 1 1,84 Overload 0 Staf Sawit 244.320 2,57 2 1,29 Overload 0 Staf karet 454.720 4,78 4 1,20 Fit 0 Kasubag Aneka Tanaman dan Hortikultura 174.945 1,84 1 1,84 Overload 0 Staf Aneka Tanaman dan Hortikultura 457.620 4,81 3 1,60 Overload -1 Kasubag Pemupukan dan Proteksi Tanaman 169.140 1,78 1 1,78 Overload 0 Staf Pemupukan dan Proteksi Tanaman 305.325 3,21 2 1,61 Overload -1
(Sumber : Data diolah (2018))
Berikut merupakan penjelasan beban kerja setiap jabatan yang ada di bagian Tanaman. 1. Subbagian Teh
Berdasarkan  perhitungan  beban  kerja  yang  menggunakan  FTE,  diperoleh  hasil  bahwa volume  pekerjaan  Kepala  Subbagian  Teh  sebesar  206.735  menit  per  tahun  dengan    nilai  FTE sebesar  2,17.  Berdasarkan  pedoman  analisis  beban  kerja  yang  dikeluarkan  oleh  Badan Kepegawaian  Negara  beban  kerja  Kasubag  Teh  termasuk  dalam  kategori overload. Walaupun Kasubag  Teh  mengalami  kelebihan  beban  kerja,  namun  tidak  membutuhkan  tambahan karyawan  karena posisi kasubag  hanya dijabat oleh satu karyawan.  Menurut Wardhani (2017) beban kerja secara simultan berpengaruh signifikan terhadap kinerja karyawan. Jika beban kerja di  suatu  bagian  berlebih  berarti  akan  berpengaruh  kepada  kinerjanya.  Volume  pekerjaan  Staf Subbagian  Teh  sebesar  430.935  menit  per  tahun  dengan    nilai  FTE  sebesar  1,13.  Berdasarkan pedoman  analisis  beban  kerja  yang  dikeluarkan  Badan  Kepegawaian  Negara  beban  kerja  Staf Teh termasuk dalam kategori fit. Jumlah SDM yang tersedia sudah sesuai dengan jumlah SDM ideal yang dibutuhkan yaitu 4 orang.
2. Subbagian Sawit
Berdasarkan  perhitungan  beban  kerja  dengan  perhitungan  FTE,  diperoleh  hasil  bahwa volume  pekerjaan  Kepala  Subbagian  Sawit  adalah  sebesar  175.030  menit  per  tahun  dan  nilai FTE  sebesar  1,84.  Volume  pekerjaan  Staf  Subbagian  Sawit  adalah  sebesar  244.320  menit  per tahun,  nilai  FTE  sebesar  1,29.  Berdasarkan  pedoman  analisis  beban  kerja  yang  dikeluarkan Badan  Kepegawaian  Negara,  beban  kerja  Kasubag  dan  Staf  Sawit  termasuk  dalam  kategori overload. Walaupun  Kasubag  Sawit  mengalami  kelebihan  beban  kerja  tetapi  tidak membutuhkan  tambahan  karyawan  karena  kasubag    hanya  dijabat  oleh  satu  karyawan. Kelebihan beban kerja Staf Sawit hanya sedikit dan tidak memerlukan tambahan karyawan.
Kepala Subbagian Sawit memiliki beban kerja yang berlebih karena menindaklanjuti surat- surat  yang  masuk  di  Subbagian  Sawit.  Di  subbagian  lain,  pekerjaan  mentindaklanjuti  surat dikerjakan  oleh  staf  namun  di  subbagian  Sawit  pekerjaan  tersebut  dikerjakan  oleh  kasubag. Pekerjaan  Staf  Sawit  berlebih  karena  seringkali  mendapatkan  pekerjaan  permintaan  data  dari Holding  Company yang  mana  menghabiskan  waktu  sekitar  tujuh  jam  untuk  sekali menyelesaikan permintaan data tersebut. Permintaan data tersebut terjadi minimal sekali dalam seminggu.
3. Subbagian Karet
Berdasarkan perhitungan beban kerja menggunakan FTE diperoleh hasil volume pekerjaan Staf  Karet  sebesar  454.720  menit  per  tahun  dengan  nilai  FTE  sebesar  1,20.  Berdasarkan pedoman  analisis  beban  kerja  yang  dikeluarkan  Badan  Kepegawaian  Negara,  beban  kerja  Staf
Jurnal Manajemen dan Organisasi (JMO), Vol. 9 No. 3, Desember 2018, Hal. 181-190
Karet  termasuk  dalam  kategori fit. Jumlah  SDM  yang  tersedia  sudah  sesuai  dengan  jumlah SDM ideal yang dibutuhkan yaitu empat orang. 4. Subbagian Aneka Tanaman dan Hortikultura
Berdasarkan  perhitungan  beban  kerja  dengan  perhitungan  FTE  diperoleh  hasil  bahwa volume pekerjaan Kasubag Aneka Tanaman dan Hortikultura adalah sebesar 174.945 menit per tahun  dan  nilai  FTE  sebesar  1,84.  Volume  pekerjaan  Staf  Aneka  Tanaman  dan  Hortikultura adalah sebesar 457.620 menit per tahun  dengan  nilai  FTE sebesar 1,60. Berdasarkan pedoman analisis  beban  kerja  yang  dikeluarkan  Badan  Kepegawaian  Negara  beban  kerja  Kasubag  dan Staf Aneka tanaman dan Hortikultura tergolong overload. Walaupun Kasubag Aneka Tanaman dan  Hortikultura  mengalami  kelebihan  beban  kerja  tetapi  tidak  membutuhkan  tambahan karyawan  karena  kasubag    hanya  dijabat  oleh  satu  karyawan.  Jumlah  SDM  yang  ideal  untuk menyelesaikan pekerjaan Staf Aneka Tanaman dan Hortikultura yaitu 4 karyawan  namun SDM yang sekarang tersedia hanya tiga orang. Salah satu faktor penyebab beban  kerja  di subbagian ini  bisa  berlebih  yaitu  satu  karyawan  Aneka  Tanaman  dan  Hortikultura  mengerjakan  tugas terkait  pengadaan  barang  dan  bahan  untuk  semua  subbagian  di  bagian  Tanaman  yang  mana pada dokumen deskripsi pekerjaan tugas ini berada dalam subbagian masing-masing. Penyebab lain yaitu karyawan terkadang harus menyelesaikan pekerjaan yang ada di kantor di saat sedang ada tugas di kebun.
5. Subbagian Pemupukan dan Proteksi Tanaman
Berdasarkan perhitungan beban kerja menggunakan FTE diperoleh hasil bahwa beban kerja Kepala Subbagian Pemupukan dan Proteksi Tanaman adalah sebesar 169.140 per tahun dengan nilai  FTE  sebesar  1,78.  Volume  pekerjaan  Staf  Pemupukan  dan  Proteksi  Tanaman  adalah sebesar 305.325 menit per tahun dengan nilai FTE sebesar 1,61. Berdasarkan pedoman analisis beban  kerja  yang  dikeluarkan  Badan  Kepegawaian  Negara,  beban  kerja  Kasubag  dan  Staf Pemupukan  dan  Proteksi  Tanaman  tergolong overload. Walaupun  Kasubag  Pemupukan  dan Proteksi  tanaman  mengalami  kelebihan  beban  kerja  tetapi  tidak  membutuhkan  tambahan karyawan  karena  kasubag    hanya  dijabat  oleh  satu  karyawan.  Jumlah  SDM  yang  ideal  untuk menyelesaikan  pekerjaan  Staf  Pemupukan  dan  Proteksi  tanaman  yaitu  tiga  karyawan,    namun SDM  yang  sekarang  tersedia  hanya  dua  orang.  Subbagian  Pemupukan  dan  Proteksi  Tanaman merupakan  salah  satu  jabatan  pada  bagian  Tanaman  yang  frekuensi  ke  lapangannya  cukup tinggi. Frekuensi  ke  kebun  yang  cukup tinggi  disertai pekerjaan  di  kantor  yang terkadang  juga harus dikerjakan membuat beban kerja pada jabatan ini cukup tinggi.
Tabel 3. Hasil perhitungan FTE bagian Teknik dan Pengolahan
Jabatan Volume Pekerjaan (Menit/Tahun) (FTE) SDM yang tersedia (orang) FTE Rata - rata Keterangan Gap jumlah SDM (orang) Kasubag Teknik 149.880 1,58 1 1,58 Overload 0 Staf Teknik 439.140 4,62 4 1,15 Fit 0 Kasubag Pengolahan 145.265 1,53 1 1,53 Overload 0 Staf Pengolahan 1.027.150 10,80 8 1,35 Overload -1 Kasubag Sertifikasi 96.540 1,02 1 1,02 Fit 0 Staf Sertifikasi 215.070 2,26 2 1,13 Fit 0
(Sumber : Data diolah (2018))
Berikut merupakan  penjelasan  beban  kerja  setiap  jabatan  yang  ada  di  bagian  Teknik  dan Pengolahan.
1. Subbagian Teknik
Berdasarkan  perhitungan  beban  kerja  menggunakan  FTE  diperoleh  hasil  bahwa  volume pekerjaan Kepala Subbagian Teknik adalah sebesar 149.880 menit per tahun  dengan  nilai FTE sebesar 1,58. Berdasarkan pedoman analisis beban kerja yang dikeluarkan Badan Kepegawaian Negara,  beban  kerja  Kepala  Subbagian  Teknik  termasuk  dalam  kategori overload .  Ketika Kasubag Teknik dinas ke lapangan, koordinasi dengan pabrik tetap dilakukan. Beban kerja yang berlebih membuat Kasubag Teknik tidak bisa pulang kerja tepat waktu. Kasubag Teknik hampir
Jurnal Manajemen dan Organisasi (JMO), Vol. 9 No. 3, Desember 2018, Hal. 181-190
pulang  malam  setiap  harinya.  Kasubag  Teknik  memiliki  kebiasaan  jika  bekerja  sampai  larut malam  dapat  dipastikan  kasubag  tersebut  datang  terlambat  ke  kantor  di  hari  berikutnya. Menurut  Liliana  (2013),  kelelahan  kerja  berpengaruh  signifikan  terhadap  produktivitas. Walaupun  Kasubag  Teknik  mengalami  kelebihan  beban  kerja  tetapi  tidak  membutuhkan tambahan karyawan karena posisi kasubag hanya dijabat oleh satu karyawan. Volume pekerjaan Staf Teknik adalah sebesar  439.140 menit per tahun  dan nilai FTE sebesar 1,15. Berdasarkan pedoman  analisis  beban  kerja  yang  dikeluarkan  Badan  Kepegawaian  Negara,  beban  kerja  Staf Teknik  termasuk  dalam  kategori fit . Jumlah  SDM  yang  tersedia  sudah  sesuai  dengan  jumlah SDM ideal yang dibutuhkan yaitu empat orang.
Kepala  Subbagian  Teknik  membagi  rata  pekerjaan  kepada  semua  bawahannya  dalam  arti tidak begitu memerhat ikan kemampuan karyawannya. Hal ini dilakukan agar pekerjaan dalam Subbagian  Teknik  cepat    terselesaikan.  Pembagian  kerja  yang  dilakukan  secara  ceroboh  dan tidak  melihat  kemampuan  karyawannya  maka  pekerjaan  menjadi  tidak  efisien  karena menghabiskan waktu yang lama dan juga kinerja karyawan bisa menurun. Hal ini berdasar pada penelitian yang dilakukan oleh Hartono et al. (2015) bahwa pembagian kerja memiliki pengaruh yang positif dan signifikan baik secara simultan maupun parsial terhadap kinerja karyawan. 2. Subbagian Pengolahan
Berdasarkan  perhitungan  beban  kerja  dengan  perhitungan  FTE  diperoleh  hasil  volume pekerjaan  Kepala  Subbagian  Pengolahan  adalah  sebesar  145.265  menit  per  tahun  dengan  nilai FTE sebesar 1,53. Volume pekerjaan staf Pengolahan adalah sebesar 1.027.150 menit per tahun dengan  nilai  FTE  sebesar  1,35.  Berdasarkan  pedoman  analisis  beban  kerja  yang  dikeluarkan Badan  Kepegawaian  Negara,  beban  kerja  kasubag  serta  staf  Pengolahan  termasuk  dalam kategori overload .  Walaupun  Kasubag  Pengolahan  mengalami  kelebihan  beban  kerja  tetapi tidak  membutuhkan  tambahan  karyawan  karena  posisi  kasubag    hanya  dijabat  oleh  satu karyawan. Jumlah SDM ideal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan staf Pengolahan adalah sebanyak sembilan orang namun SDM yang tersedia hanya delapan orang.
Salah  satu  penyebab  beban  kerja  berlebih  di  Subbagian  Pengolahan  yaitu  satu  karyawan Pengolahan mengerjakan beberapa pekerjaan terkait pengadaan barang dan bahan untuk semua subbagian  di  Teknik  dan  Pengolahan  serta  mengagendakan  surat  dan  memo  yang  mana sebelumnya  bukan  Staf  Pengolahan  yang  mengerjakan.  Dampak  akibat  beban  kerja  yang berlebih  yaitu  tugas  pokok  dinas  ke  lapangan  sempat  tertunda  karena  harus  menyelesaikan pekerjaan  terkait  pengadaan  yang  mana  sifatnya  lebih  mendesak.  Perusahaan  perlu  menambah satu  orang  karyawan  untuk  menyelesaikan  beban  kerja  staf  Pengolahan  agar  semua  pekerjaan diselesaikan secara optimal.
3. Subbagian Sertifikasi
Berdasarkan  perhitungan  beban  kerja  dengan  perhitungan  FTE  diperoleh  hasil  volume pekerjaan Kepala Subbagian Sertifikasi adalah sebesar 96.540 menit per tahun dengan nilai FTE sebesar  1,02.  Volume  pekerjaan  staf  subbagian  Sertifikasi  adalah  sebesar  215.070  menit  per tahun  dengan  nilai  FTE  sebesar  1,13.  Berdasarkan  pedoman  analisis  beban  kerja  yang dikeluarkan  Badan  Kepegawaian  Negara,  beban  kerja  kasubag  dan  Staf  Sertifikasi  termasuk dalam  kategori fit .    Jumlah  SDM  optimal  untuk  mengerjakan  tugas  Staf  Sertifikasi  yaitu  dua orang yang mana sudah sudah sesuai dengan jumlah SDM yang tersedia.

## Gambaran Penggunaan Waktu Kerja karyawan
Work sampling merupakan pengamatan yang dilakukan secara sesaat pada waktu- waktu tertentu. Dalam penelitian ini pengamatan  dilakukan setiap sepuluh  menit sekali selama  waktu kerja.  Jumlah  pengamatan  dilakukan  selama  lima,  enam,  tujuh,  atau  delapan  hari  bergantung pada  hasil  perhitungan  kecukupan  data.  Jika  berdasarkan  perhitungan  kecukupan  data pengamatan  yang  dilakukan  masih  kurang  dari  jumlah  pengamatan  yang  diperlukan,  maka pengamatan  dilakukan  kembali.  Pengamatan  dilakukan  tahap,  demi  tahap  diuji  kecukupan datanya  sampai  jumlah  pengamatan  yang  telah  dilakukan  lebih  dari  atau  sama  dengan  yang seharusnya dilakukan.
Jurnal Manajemen dan Organisasi (JMO), Vol. 9 No. 3, Desember 2018, Hal. 181-190
Tabel 4. Rekapitulasi gambaran waktu kerja karyawan Direktorat Operasional
Sub Bagian Total (menit) Jumlah (menit) Presentase Waktu Produktif (%) Produktif Non produktif Tanaman Teh 9.680 1.280 10.960 88,32 Karet 8.170 1.340 9.510 85,91 Sawit 4.660 590 5.250 88,76 Aneka Tanaman dan Hortikultura 8.440 1.070 9.510 88,75 Pemupukan dan Proteksi Tanaman 7.130 970 8.100 88,02 Teknik dan Pengolahan Teknik 9.950 1.430 11.380 87,43 Sertifikasi 6.730 920 7.650 87,97 Pengolahan 16.300 2.240 18.540 87,92 Rata – rata 71.060 9840 80.900 87,84
Karyawan  dengan  nilai  presentase  produktif  lebih  dari  atau  sama  dengan  85% menunjukkan  bahwa  karyawan  tersebut  telah  menggunakan  waktu  kerjanya  secara  optimal karena karyawan tersebut tidak menggunakan waktu kerjanya untuk kegiatan nonproduktif lebih dari 15% (Tridoyo  dan Sriyanto 2014). Seluruh sub bagian  di Direktorat Operasional  memiliki nilai presentase waktu produktif lebih dari 85% dengan nilai rata-rata sebesar 87,84% (Tabel 4). Hal  ini  menunjukkan  bahwa  karyawan  di  Direktorat  Operasional  sudah  menggunakan  waktu kerjanya secara optimal karena sudah memenuhi standar yaitu diatas 85% atau tidak melakukan kegiatan  nonproduktif  lebih  dari  15%  sesuai  dengan  waktu  kelonggaran  yang  (Tridoyo  dan Sriyanto 2014).
Nilai  persentase  waktu  produktif    terkecil  terdapat  di  Sub  Bagian  Karet  yaitu  sebesar 85,91%.  Salah  satu  penyebab  Sub  Bagian  Karet  memiliki  presentase  waktu  produktif  terkecil yaitu  terdapat  satu  karyawan  Karet  yang  sering  terlambat  masuk  kerja.  Kebiasaan  terlambat datang  ke  kantor  menunjukkan  karyawan  tersebut  kurang  memiliki  sikap  disiplin  kerja  yang baik.  Menurut  Dunggio  (2013)  semangat  dan  disiplin  kerja  secara  bersama  berpengaruh terhadap  produktivitas  kerja  karyawan.  Menurut  Rofi  (2012),  disiplin  kerja  secara  parsial berpengaruh positif dan signifikan terhadap prestasi kerja karyawan.  Kekosongan jabatan pada Kasubag Karet dan sifat pekerjaan dari satu karyawan Karet yang tidak harus segera diserahkan kepada stakeholder di pagi hari membuat karyawan ini lebih santai datang ke kantor.
Sub bagian Sawit memiliki presentase nilai waktu produktif terbesar yaitu 88,76% (Tabel 4).  Karyawan  Sub  Bagian  Sawit  menggunakan  waktu  kerjanya  sangat  optimal  karena  mereka memiliki beban kerja yang tinggi yang mana idealnya dikerjakan tiga orang termasuk kasubag, namun  pada  saat  pengamatan  hanya  dikerjakan  oleh  dua  orang.  Hal  inilah  yang  membuat karyawan  Sub  Bagian  Sawit  menggunakan  waktu  kerjanya  secara  optimal.  Dampak  akibat karyawan  tidak  menggunakan  waktu  kerjanya  secara  optimal  yaitu  karyawan  harus  pulang malam jika sifat pekerjaannya mendesak unuk segera diselesaikan.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  penelitian  yang  dilakukan,  maka  dapat  diambil  kesimpulan  bahwa  terdapat ketidaksesuaian antara deskripsi pekerjaan di dokumen dengan di lapangan. Deskripsi pekerjaan di dokumen masih terlalu umum sehingga karyawan kesulitan memahami jenis pekerjaan yang dimaksudkan. Perhitungan beban kerja menggunakan metode full time equivalent menghasilkan jumlah karyawan ideal pada Direktorat Operasional sebanyak 40 karyawan yang terdiri dari 21 karyawan  Bagian  Tanaman  dan  19  karyawan  Bagian  Teknik  dan  Pengolahan.  Berdasarkan pengamatan  penggunaan  waktu  kerja  karyawan  pada  Direktorat  Operasional  menunjukkan bahwa rataan persentase  waktu produktif karyawan adalah sebesar 87,84%. Penggunaan waktu kerja karyawan tersebut sudah optimal karena sudah memenuhi standar yaitu di atas 85%.
Jurnal Manajemen dan Organisasi (JMO), Vol. 9 No. 3, Desember 2018, Hal. 181-190

## DAFTAR PUSTAKA
Adawiyah  W.  2013.  Analisis  Beban  Kerja  Sumber  Daya  Manusia  Dalam  Aktivitas  Produksi Komoditi  Sayuran  Selada  (Studi  Kasus:  CV  Spirit  Wira  Utama)  [skripsi].  Bogor  (ID): Institut Pertanian Bogor.
Arsi  RM,  Partiwi  SG.  2012.  Analisis  Beban  Kerja  untuk  Menentukan  Jumlah  Optimal Karyawan  dan  Pemetaan  Kompetensi  Karyawan  Berdasar  Pada  Job  Description  (Studi Kasus:  Jurusan  Teknik  Industri,  ITS,  Surabaya). Jurnal  Teknik  ITS .  1(1):  1-4.  ISSN: 2301-9271.
Azhary  A,  Hendriani  S,  Efni  Y.  2014.  Pengaruh  deskripsi  kerja  dan  penempatan  terhadap kepuasan  kerja  yang  berdampak  terhadap  efektivitas  organisasi  (studi  pada  pegawai departemen PGT PT. Chevron Pacific Indonesia). Jurnal Tepak Manajemen Bisnis . 4(2) : 1-8.
Dewi U. 2013. Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja Karyawan Pada PT PLN  (Persero)  Distribusi  Jakarta  Raya  dan  Tangerang  Bidang  Sumber  Daya  Manusia dan Organisasi [skripsi]. Depok (ID): Universitas Indonesia.
Dunggio M. 2013. Semangat dan disiplin kerja terhadap produktivitas kerja karyawan  pada PT. Jasa Raharja (persero) cabang Sulawesi  Utara. Jurnal Emba . 1(4) : 523 – 533 [Internet]. [diunduh 2018 April 6]. Tersedia pada: https://ejournal.unsrat.ac.id/index.php/emba/article/view/2726.
Hartono,  Winastyo  Febrianto,  Rotinsulu  Jopie  Jorie.  2015. Pengaruh  Gaya  Kepemimpinan, Komunikasi  dan  Pembagian  Kerja  Terhadap  Kinerja  Karyawan  pada  PT.  Prima  Inti Citra Rasa Manado . Jurnal EMBA . 1(4) : 908-916. Liliana  HA.  2013.  Pengaruh  Kelelahan  Kerja  Terhadap  Produktifitas  pada  Karyawan  Bagian Operator  Proses  Produksi  di  PT.  Iskandar  TEX  Surakarta  [Internet].  Surakarta  (ID)  :
Universitas Sebelas Maret. [diunduh 2018 April 3]. Tersedia pada: https://eprints.uns.ac.id/16267/.
Pattisahusiwa  S.  2013. Pengaruh job  description dan job  spesification terhadap  kinerja  proses. Jurnal Akuntabel . 10(1) : 57 – 65.
Pranoto  LH,  Retnowati.  2015. Analisis  Beban  Kerja  Sumber  Daya  Manusia  Perusahaan . Jakarta (ID): PPM Manajemen.
Ramadhan  MR,  Yuniati  Y,  Arijanto  S.  2014.  Analisis  Beban  Kerja  Dan  Pengukuran  Gap Kompetensi Teknisi Laboratorium Umum Dan Fakultas Z PTS XYZ. Reka Integra . 3(2): 1-12. ISSN: 2338-5081
Rofi AN. 2012. Pengaruh disiplin kerja dan pengalaman kerja terhadap prestasi kerja karyawan pada departemen produksi PT. Leo Agung Raya Semarang. Jurnal Ilmu Manajemen dan Akuntansi  Terapan .  (3)1  :  1  –  21  [Internet].  [diunduh  2018  April  5].  Tersedia  pada: http://download.portalgaruda.org/article.php?article=118713&val=5446.
Tridoyo,  Sriyanto.  2014.  Analisis  beban  kerja  dengan  metode full  time  equivalent untuk mengoptimalk  an  kinerja  karyawan Pada  PT  Astra  International  tbk-honda sales. Industrial  Enginering  Journal .  3(2)  :  1-8  [Internet].  [diunduh  2018  April  4].  Tersedia pada : https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/ieoj/article/view/5602. Silvia  E.  2011.  Pengaruh  Deskripsi  Pekerjaan  ( Job  Description )  terhadap  Prestasi  Kerja Karyawan pada PT. Bank Sumut Cabang Kabanjahe [skripsi]. Medan (ID) : Universitas Wardhani  K.  2017.  Analisis  Pengaruh  Beban  Kerja  Dan  Motivasi  Kerja  Terhadap  Kinerja Karyawan  Bagian  Administrasi  [Internet].  Yogyakarta  (ID)  :  Universitas  Sanata Dharma. [diunduh 2018 April 3]. Tersedia pada : https://repository.usd.ac.id/14262/2/132214066_full.pdf .