RANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENYEWAAN DAN SERVIS KENDARAAN GUNA MENINGKATKAN PELAYANAN KOPERASI STUDI KASUS KOPERASI PEGAWAI PERUM PERURI (KOPETRI)
Dini Rahma Diana 1) , Agus Umar Hamdani 2) 1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : dini.rahma.diana14 @gmail.com 1) , agus.umarhamdani @budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Koperasi   Pegawai   Perum   Peruri   (KOPETRI)  merupakan  instansi  yang  menyediakan   layanan   jasa   yang berupaya meningkatkan kualitas kehidupan anggotanya. Berlokasi di  jl. Palatehan No. 2, Kebayoran Baru, Jakarta  Selatan.   Pada  Koperasi   Pegawai   Perum   Peruri   (KOPETRI)  tersebut,   Peneliti   melakukan   analisa mengenai sistem penyewaan kendaraan. Dimana sistem yang sedang berjalan masih dilakukan secara manual sehingga   menimbulkan   beberapa   masalah   antara   lain,   pencatatan   data   yang   masih   menggunakan  form, penyimpanan data yang menyulitkan bila ingin mencarinya kembali sampai pembuatan laporan yang rumit. Dari   masalah   tersebut,   Peneliti   ingin   memberikan  solusi  masalah   dengan   penggunaan   aplikasi   yang terkomputerisasi   menggunakan  pemrograman   Microsoft  Visual   Studio  Net  2008  dengan  database  MySQL. Penelitian ini menggunakan metode wawancara, metode kepustakaan, metode observasi, dan analisa dokumen untuk mengumpulkan data, serta pengembangan  aplikasi  sistem  mengunakan metode  pengembangan sistem Waterfall.  Metode perancangan  sistem usulan menggunakan pendekatan  Object-Oriented  dengan alat bantu berupa  UML  (Unified  Modeling  Language).  Perancangan  basis  data  mengunakan  alat   bantu  ERD  (Entity Relationship   Diagram).  Produk   akhir   yang   ingin   dicapai   adalah   produk   sistem   informasi   administrasi penyewaan dan servis kendaraan berbasis desktop yang diharapkan dapat membantu permasalahan yang ada saat ini serta dapat meningkatkan pelayanan koperasi secara cepat, tepat dan akurat pada Koperasi Pegawai Perum Peruri (KOPETRI).
Kata kunci: Sistem Informasi, Administrasi Penyewaan, Servis Kendaraan, Koperasi Pegawai Perum Peruri, Layanan Koperasi.
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Koperasi   Pegawai   Perum   Peruri   (KOPETRI) adalah sebuah koperasi yang bergerak di bidang jasa terutama   pada   bagian   penyewaan   kendaraan   yang masih   menggunakan   pengolahan   data   sederhana dengan mengisi form dan menulis laporan sehingga informasi   yang   tercapai   masih   sangat   minim. Informasi   yang   cepat,   tepat,   dan   akurat   sangat diperlukan   untuk   pelayanan   jasa   yang   lebih   cepat dan   baik.   Tujuan   utama   KOPETRI   adalah mengembangkan   kesejahteraan   anggotanya,   pada khususnya   bidang   pelayanan   dan   sosial.   Koperasi juga turut aktif dalam upaya meningkatkan kualitas kehidupan   masyarakat,   serta   menjadi   wadah kerjasama   yang   mampu   meningkatkan   kualitas kinerja anggotanya. Koperasi Pegawai Perum Peruri adalah   instansi   yang   salah   satunya   menyediakan pelayanan   jasa.   Permasalahan   yang   terdapat   pada Koperasi Pegawai Perum Peruri adalah sistem yang masih   manual   sehingga   menimbulkan   beberapa masalah   antara   lain,   pencatatan   data   yang   masih menggunakan form ,   penyimpanan   data   yang menyulitkan bila ingin mencarinya kembali sampai pembuatan   laporan   yang   rumit.    Dengan   masalah tersebut Peneliti  bermaksud mengadakan penelitian mengusulkan   sebuah   sistem   aplikasi   penyewaan kendaraan  berbasis   komputer   guna   membantu menyelesaikan   permasalahan   yang   terjadi   saat   ini. Penelitian terdahulu yang relevan dengan penelitian yang Peneliti lakukan antara lain : penelitian yang
dilakukan   oleh     Agus   Arianto   dan   Agus   Umar Hamdani [1]   pada   tahun   2016   dalam   judul “Implementasi dan Pengujian Sistem Informasi Jasa Penyewaan   Kendaraan   Bermotor   Menggunakan Standar   ISO   9126   Studi   Kasus   :   PT.   XYZ”   dan penelitian   oleh   Tri   Pujadi [2]     dengan   judul “Aplikasi   Sewa   Mobil   Berbasis   Web   Pada   PT. Indomobil Car Rental”. Adapun yang membedakan antara   penelitian   yang   Peneliti   lakukan   dengan penelitian terdahulu adalah proses proses pembuatan kwitansi   pengemudi,   proses   pembuatan   kwitansi lunas,   proses   pembuatan   bon   kredit   urusan   jasa, proses   pembuatan   faktur   dan   proses   pengajuan perbaikan kendaraan.

## 1.2. Masalah
Berdasarkan   Masalah   yang   dialami   pada Koperasi Pegawai Perum Peruri, antara lain: a. Kesulitan mendapatkan informasi tentang penda- patan   sewa,   dikarenakan   laporan   penyewaan kendaraan menjadi satu dengan laporan jasa . b. Kesulitan   mendapatkan   informasi   tentang ketersediaan   kendaraan, yang   disewakan dikarenakan   tidak   ada   laporan   ketersediaan kendaraan.
c. Pencatatan   dan   pencarian   data   tidak   efektif, dikarenakan masih menggunakan form atau ker- tas.
d. Penyimpanan   dokumen   transaksi   kurang   baik, dikarenakan   tempat   penyimpanan   dokumen
terbatas   dan   penyimpanan   yang   diletakan disembarang tempat.
e. Kwitansi   pengemudi   yang   tidak   baik, dikarenakan informasi tentang data penyewa dan perincian harga tidak ada .
f. Kwitansi   lunas   yang   tidak   baik,   dikarenakan informasi kendaraan yang di sewa tidak ada.
g. Laporan   perbaikan   kendaraan   yang   tidak   baik, dikarenakan   Penelitian   laporan   perbaikan kendaraan masih ditulis tangan dan tidak ada kop surat.
h. Kesalahan   pada   penginputan   data   penyewaan, karena turunnya daya fokus dan staf yang kelela- han.
1.3. Tujuan Penelitian Tujuan   dalam   Penelitian   dari   penelitian   ini adalah membuat model sistem informasi penyewaan kendaraan  pada  Koperasi   Pegawai   Perum   Peruri (KOPETRI)  yang   diharapkan   dapat   meningkatkan layanan koperasi.

## 1.4. Ruang Lingkup/Batasan Masalah
Dalam   Penelitian   penelitian   ini,   ruang   yang akan dibahas oleh Peneliti dalam sistem administrasi penyewaan dan servis kendaraan ini meliputi proses penyewaan   kendaraan,   proses   pembuatan   kwitansi pengemudi, proses pembuatan kwitansi lunas, proses pembuatan bon kredit urusan jasa, proses pembuatan faktur, proses pengajuan perbaikan kendaraan, dan proses pembuatan laporan.

## 2. METODE PENELITIAN
2.1. Jenis Penelitian Peneliti menggunakan jenis penelitian kualitatif yakni   pendekatan   studi   kasus   dengan  mendatangi langsung  obyek   penelitian   guna   memperoleh gambaran umum tentang obyek yang diteliti.
2.2. Obyek Penelitian
Obyek   penelitian   ini   dilakukan   di   Koperasi Pegawai Perum Peruri (KOPETRI), yang terletak di Jalan   Palatehan   No.   2   Kebayoran   Baru,   Jakarta Selatan.
2.3. Informan
Peneliti mendapatkan informasi  dari pengguna yang   berhubungan   langsung   dengan  proses   bisnis yang  ada  di   Koperasi   Pegawai   Perum   Peruri (KOPETRI),     yaitu  staf  administrasi   dan  manager unit pengadaan jasa..
2.4. Metode Pengumpulan Data
Untuk   mengumpulkan   data,   Peneliti menggunakan   beberapa   metode   berikut,   yaitu: observasi   (pengamatan),   wawancara,   analisa dokumen dan studi kepustakaan.
2.5. Teknik Analisa Data dan Penggunaan Tools
Untuk   menganalisa   data   yang   diperoleh   dari proses bisnis, Peneliti mengunakan alat bantu, yaitu Activity Diagram untuk memodelkan proses bisnis sistem   berjalan,
Fishbone   Diagram untuk memodelkan   permasalahan   yang   terjadi   dan Use
Case   Diagram untuk   memodelkan   kebutuhan fungsional dari sistem usulan.
2.6. Tahap Perancangan Sistem
Alat bantu Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk memodelkan data, Microsoft Office
Visio 2007 untuk merancang  GUI ( Graphical User Interface ) dan Sequence   Diagram untuk memodelkan perilaku (behaviour) sistem usulan.

## 2.7. Langkah Penelitian
Berikut ini adalah penjelasan mengenai gambar 1: a. Perumusan  masalah merupakan penjabaran mengenai identifikasi masalah  berdasarkan batasan   masalah   dari   topik   yang   dibahas. Perumusan   masalah   merupakan   suatu pertanyaan yang dicari jawabannya melalui pengumpulan data-data.
b. Menentukan  tujuan merupakan  hasil  akhir yang ingin dicapai guna menjadi solusi atas permasalahan yang terjadi.
c. Studi  pustaka   yaitu  mencari   sumber referensi atau rujukan mengenai topik yang dibahas.   Sumber   referensi   tersebut diperrleh   dari  buku,   internet,   atau   studi literatur   dari   jurnal   atau   prosiding   yang sudah dipublikasikan.
d. Pengumpulan   Data   dan   Informasi   yaitu observasi,   wawancara,   analisa   dokumen dan studi literatur.
e. Analisa Sistem Berjalan Memahami alur proses bisnis yang berjalan pada Koperasi Pegawai Perum Peruri dan digambarkan   alurnya   dalam   bentuk Activity Diagram.
f. Analisa Sistem Usulan Bila alur sistem berjalan sudah diketahui dan masalah sudah ditemukan solusinya, maka sistem usulan dapat dimodelkan dengan Use Case Diagram dan Deskripsi Use Case .
Gambar 1. Langkah-langkah Penelitian
g. Perancangan Basis Data Perancangan Basis Data dilakukan dengan penggambaran relasi data menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD.
h. Perancangan Interface Perancangan Interface ini dibuat untuk memperlihatkan rancangan yang dibuat dalam program.
i. Perancangan Program dan Implementasi Pembuatan sistem penyewaan kendaraan ini diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic.Net 2008 dan database MySQL.
j. Kesimpulan dan Saran Menyimpulkan hasil analisa sistem dan desain sistem serta memberikan saran untuk instansi.
2.8. Pengertian Jasa Menurut   Djaslim   Salahin [3],   jasa   diartikan sebagai   kegiatan   atau   manfaat   yang   dapat ditawarkan oleh satu pihak kepada pihak lain (yang umumnya   tidak   terwujud)   dan   tidak   menjadi   hak milik atas penjualan tersebut.
2.9. Pengertian Penyewaan
Menurut   Achmad   Anwari [4]   penyewaan diartikan   sebagai   suatu   kegiatan   dalam   bentuk penyediaan   barang-barang   modal   untuk   digunakan dalam jangka waktu tertentu, berdasarkan perjanjian pembayaran secara berkala, disertai dengan hak pilih untuk meminjam barang-barang modal seperti yang telah   disepaki   bersama   antara   penyedia   jasa   dan pemakai jasa.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Analisa Sistem Berjalan
a) Analisa Proses Bisnis
Gambar 2. Activity Diagram Proses Penyewaan Kendaraan
Gambar 3. Activity Diagram Proses Kwitansi Pengemudi
Gambar 4. Activity Diagram Pembayaran Sewa Tunai
Gambar 5. Activity Diagram Pengajuan Kredit Usaha Jasa
b) Analisa Masalah 3.2. Identifikasi Sistem Usulan a) Pemodelan Sistem Usulan
Gambar 6. Activity Diagram Pengajuan Perbaikan Kendaraan
Gambar 7. Activity Diagram  Pembuatan Laporan
Gambar 8. Fishbone Diagram Gambar 9. Use Case Diagram Master
b) Perancangan Data
c) Struktur Tampilan Menu Utama
Gambar 10. Use Case Diagram Transaksi
Gambar 11. Use Case Diagram Laporan
Gambar 12. Entity Relationship Diagram
Gambar 13. Struktur Tampilan Menu Utama

## J u r n a l   I D E A L I S   V o l . 1   N o . 2 ,   M e i   2 0 1 8  | 340
Gambar 14. Rancangan Layar Menu Utama
Gambar 15. Rancangan Layar Entry Data Penyewa
Gambar 16. Rancangan Layar Entry Data Kendaraan
Gambar 17. Rancangan Layar Form Entry Memo Sewa
Gambar 18. Rancangan Layar Form Cetak Surat Perintah Dinas
Gambar 19. Rancangan Layar Form Entry Pengembalian Kendaraan
e) Rancangan Keluaran Program
Gambar 20. Rancangan Layar Form Cetak Faktur Penjualan
Gambar 21. Rancangan Layar Form Cetak Laporan Pendapatan
Sewa
Gambar 22. Rancangan Layar Form Cetak Laporan
Ketersediaan Kendaraan Gambar 23. Rancangan Layar Form Cetak Laporan Kendaraan Yang Sering Disewa
Gambar 24. Rancangan Keluaran Surat Perintah Dinas
Gambar 25. Rancangan Keluaran Kredit Urusan Jasa

## 4. KESIMPULAN
Berikut   ini   adalah   kesimpulan   yang   dapat dipetik dari hasil penelitian yang penulis  lakukan : a. Dibuatkan   modul   sistem   untuk   mencetak laporan   ketersediaan   kendaraan   yang   disewa, agar mendapatkan informasi tentang keterediaan kendaraan.
b. Dibuatkan   modul   sistem   untuk   mencetak laporan pendapatan sewa kredit dan tunai, agar mendapatkan   informasi   tentang   pendapatan sewa kredit dan tunai.
c. Dibuatkan   fasilitas   untuk   mencari   di   setiap modul sistem agar pencarian data lebih efektif.
d. Disediakan   tempat   penyimpanan   berupa harddisk dan setiap dokumen transaksi diberikan nomor   transaksi   secara   otomatis   untuk pengurutan   data,   agar   penyimpanan   dan penyusunan data menjadi lebih baik.
e. Dibuatkan   modul   sistem   untuk   menginput memo sewa secara detail.
f. Dibuatkan modul sistem untuk menginput dan mencetak kwitansi pengemudi secara detail.
Gambar 26. Rancangan Keluaran Faktur
Gambar 27. Rancangan Keluaran Laporan Pendapatan Sewa
Gambar 28. Rancangan Keluaran Laporan Perbaikan Kendaraan Gambar 29. Rancangan Keluaran Laporan Kendaraan Yang Sering Disewa
Gambar 30. Rancangan Keluaran Laporan Ketersediaan Kendaraan
g. Dibuatkan modul sistem untuk menginput dan mencetak kwitansi lunas secara detail.
h. Dibuatkan   modul   sistem   untuk   cetak   laporan perbaikan kendaraan secara detail.
i. Dibuatkan   pesan   peringatan   bila   terjadi kesalahan   input   (validasi   data),   untuk mengurangi kesalahan pada penginputan data.
Agar sistem usulan ini dapat berjalan dengan baik, berikut ini saran yang penulis berikan : a. Mengadakan  pelatihan   tentang   penggunaan sistem usulan kepada pengguna.
b. Proses back-up data   perlu   dilakukan   secara periodic  untuk menjaga integritas dan validitas data.
c. Perlu   adanya  pemeliharaan   sistem,  terutama mengupgrade hardware maupun software agar sistem dapat bekerja dengan optimal.
5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Arianto,   Agus   dan   Hamdani,   Agus   Umar. Implementasi dan Pengujian Sistem Informasi Jasa Penyewaan   Kendaraan   Bermotor   Menggunakan Standar   ISO   9126   Studi   Kasus   :   PT.   XYZ .   Jurnal
Sains, Teknologi dan Industri, Vol. 13, No. 2, Juni 2016,   pp.   218-228,   No.   ISSN   :   1693-2390. Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau.
[2] Pujadi, Tri. Aplikasi Sewa Mobil Berbasis Web Pada PT. Indomobil Car Rental .  Jurnal ComTech. Vol 2, No. 1, Juni 2011,  pp: 580-591.
[3] Saladin,   Djaslim.,   2007, Manajemen   Pemasaran . Bandung: Linda Karya.
[4] Anwari,   Achmad,   1999, Leasing   di   Indonesia ,
Jakarta: Ghalia Indonesia.