## PENGOLAHAN DATA AKUNTANSI DENGAN SISTEM ELECTRONIC DATA PROCESSING PADA PT. MULIA TANI JAYA
M. Reza Septriawan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Dharmawangsa Email: r3z4@dharmawangsa.ac.id
RINGKASAN -  Organisasi  menggantungkan  diri  pada  sistem  informasi  untuk mempertahankan  kemampuan  berkompetisi.  Pada  awalnya  pengolahan  data akuntansi dilakukan secara manual, dimulai dari bukti transaksi, jurnal, buku besar dan  pada  akhirnya  laporan  keuangan  yang  kesemuanya  itu  membutuhkan  tenaga manusia  dan  waktu  yang  cukup  lama  untuk  mengetahui  kondisi  saat  ini  di perusahaan. Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka telah dihasilkan suatu peralatan baru, yaitu : komputer sebagai alat pengolah data untuk  membantu  manajemen  dalam  memecahkan  masalah  yang  timbul.  Sistem pengolahan data dengan menggunakan komputer ini disebut “Sistem Pemrosesan Data Elektronik” atau “Electronic Data Processing”. Dengan adanya penggunaan komputer  dalam  suatu  perusahaan  maka  diharapkan  penerapan  sistem  informasi akuntansi dapat menghasilkan informasi yang berguna kepada para pemakai nya. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan dua metode, yaitu metode deduktif dan induktif melalui pendekatan terhadap kajian  kepustakaan ( Library Research) dan  observasi  lapangan  ( Field  Research )  pada  perusahaan  PT.  Mulia  Tani  Jaya. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa perusahaan PT. Mulia Tani Jaya membutuhkan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data nya, mengingat perusahaan ini adalah perusahaan besar dengan volume data yang besar, arus data yang deras dan besarnya kebutuhan informasi yang up to date bagi manajemen. Namun perusahaan ini belum memiliki departemen yang mandiri yang khusus  menangani  bidang  PDE.  Komputerisasi  untuk  pengolahan  data  masih berada pada bagian besar perusahaan yaitu bagian sales service, station service, line maintenance, administration & accounting yang dihubungkan dengan Local Area Network (LAN).  Sistem  pengolahan  data  akuntansi  yang  bersifat offline antara cabang dengan pusat dirasa tidak cukup efisien yang akan mengakibatkan informasi yang ditampilkan tidak cukup akurat.
Kata Kunci: Pengolahan Data, Data Akuntansi, Sistem Electronic Data Processing

## PENDAHULUAN
Organisasi menggantungkan diri pada sistem informasi untuk mempertahankan  kemampuan  berkompetisi.  Sistem  informasi  akuntansi  adalah kumpulan  sumber  daya  yang  dirancang  untuk  mentransformasikan  data  menjadi informasi.  Informasi  ini  yang  dikomunikasikan  ke  berbagai  pemakai.  Dalam pengertian  ini  terkandung  bahwa  sistem  informasi  akuntansi  menganjurkan penggunaan  teknologi  komputer  dalam  suatu  organisasi  untuk  menyajikan
informasi  kepada  para  pemakai.  Sistem  informasi  akuntansi  ini  mencakup  siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pembangunan sistem informasi.
Pada awalnya pengolahan data akuntansi dilakukan secara manual, dimulai dari bukti transaksi, jurnal, buku besar dan pada akhirnya laporan keuangan yang kesemuanya itu membutuhkan tenaga manusia dan waktu yang cukup lama untuk mengetahui  kondisi  saat  ini  di  perusahaan.  Sejalan  dengan  perkembangan  ilmu pengetahuan  dan  teknologi,  maka  telah  dihasilkan  suatu  peralatan  baru,  yaitu: komputer  sebagai  alat  pengolah  data  untuk  membantu  manajemen  dalam memecahkan  masalah  yang  timbul.  Sistem  pengolahan  data  dengan  komputer menyajikan informasi dengan cepat dan tepat, namun tetap dapat dipercaya karena komputer  mampu  melaksanakan  perintah  dengan  amat  cepat,  sangat  tepat  dalam mengolah data dan sangat jarang membuat kekeliruan.
Sistem pengolah data dengan menggunakan komputer ini disebut “Sistem Pemprosesan Data Elektronik” atau “ Electronic Data Processing ”. Dengan adanya penggunaan komputer dalam suatu perusahaan maka diharapkan penerapan sistem informasi  akuntansi  dapat  menghasilkan  informasi  yang  berguna  kepada  para pemakai  nya.  Dengan  sistem  informasi  yang  digunakan  maka  kinerja  dari perusahaan  dapat  lebih  terarah  dikarenakan  sistem  informasi  itu  sendiri  terkait dengan banyak pihak, salah satu nya adalah manusia dan teknologi yang digunakan.

## KAJIAN TEORI

## 1. Pengertian Electronic Data Processing
Electronic  Data  Processing (EDP)  dapat  didefinisikan  sebagai the collection of any form of data, manipulation of the data and output by electronic as distinguished from mechanical means .
Dari definisi ini dapat dilihat bahwa EDP adalah suatu sistem pengolahan data dimana data-data tersebut dimanipulasi dengan bantuan peralatan elektronik, yaitu  komputer.  Manipulasi  tersebut  meliputi  perubahan-perubahan  data,  seperti pengolahan  data  dengan  operasi  arithmetic  dan  logika  dan  juga  perbaikan- perbaikan data (pengeditan).
Pemrosesan data elektronik adalah pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pemrosesan data transaksi-transaksi dalam suatu organisasi (Bodnar dan Hopword, 1996:54).
Menurut Sondang P. Siagian (2000:15), “Pengolahan data secara elektronik merupakan  serangkaian  kegiatan  yang  dimaksudkan  untuk  penyediaan  informasi dengan  menggunakan  komputer  yang  mencakup  pengumpulan,  pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut”.
2. Akuntansi sebagai Sistem Informasi
Paul  Grady  (1965)  dalam  hasil  penelitian  yang  dilakukan  oleh  AICPA memberikan definisi akuntansi sebagai berikut:
Akuntansi  adalah keseluruhan pengetahuan dan fungsi  yang berhubungan dengan  penciptaan,  pengesahan,  pencatatan,  pengelompokan,  pengolahan, penyimpulan, penganalisaan, penafsiran, dan penyajian informasi  yang dipercaya dan penting artinya, secara sistematik mengenai transaksi-transaksi yang sedikitnya bersifat finansial  yang diperlukan untuk pimpinan dan operasi sesuatu badan dan untuk  laporan-laporan  yang  harus  diajukan  mengenai  hal  tadi  guna  memenuhi pertanggungjawaban yang bersifat keuangan atau lainnya.
Sistem  informasi  akuntansi  disusun  untuk  menghasilkan  informasi  yang berguna. Informasi ini, terutama informasi keuangan, dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan antara lain pihak manajemen (pihak dalam perusahaan) dan investor,  kreditur  dan  pemasok,  pemberi  pinjaman,  pemerintah,  karyawan, pelanggan dan masyarakat (sebagai pihak luar perusahaan).
Menurut  Bary  E.  Cushing  (dalam  Kosasih,  1988:133),  Sistem  akuntansi adalah suatu kesatuan sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang bertugas untuk menyiapkan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari kegiatan pengumpulan dan pengolahan data transaksi.
Sistem  informasi  akuntansi  menurut  Moscove  &  Mark  (dalam  Jusuf  dan Tambunan,  1996:65)  adalah  suatu  komponen  organisasi  yang  mengumpulkan, mengklasifikasikan,  mengolah,  menganalisa,  dan  mengkomunikasikan  informasi finansial dan pengambilan keputusan  yang relevan kepada pihak luar perusahaan (seperti  kantor  pajak,  investor,  dan  kreditur)  dan  pihak  intern  (terutama manajemen).
Siklus  pengolahan  (proses)  data  menggunakan  arus,  siklus,  atau  proses transaksi  yang  dimulai  dari  transaksi  sampai  ke  tahap  laporan.  Dalam  sistem informasi  akuntansi,  proses  pengolahan  data  dilakukan  dengan  beberapa  tahap tertentu,  yaitu data collection , data classification , data maintenance and summarization , dan report generation .

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  dilakukan  dengan  menggunakan  dua  metode,  yaitu  metode deduktif  yang  maksudnya  menganalisa  data  dengan  bertitik  tolak  dari  data  yang bersifat  umum  tentang  suatu  keadaan  khusus.  Metode  yang  kedua  yaitu  metode induktif  yang  kebalikan  dari  metode  deduktif  untuk  menganalisa  data  dengan bertitik  tolak  dari  data  yang  bersifat  khusus  tentang  suatu  keadaan  umum. Kemudian  pendekatan  yang  dilakukan  adalah  pendekatan  terhadap  kajian kepustakaan ( Library Research) dan observasi lapangan ( Field Research ).
Sementara itu jenis data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data yang  bersifat  kualitatif  dan  kuantitatif  yang  terdiri  dari  data  primer  dan  data sekunder. Data Primer adalah data yang dicari sendiri atau dengan kata lain diambil langsung dari perusahaan PT. Mulia Tani Jaya. Data sekunder adalah data yang di dapat  penulis  dari  bahan  kepustakaan  misalnya  dengan  membaca  buku  dan  hasil perkuliahan.
Adapun teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan teknik observasi dengan melakukan pengamatan langsung terhadap objek penelitian yaitu perusahaan terkait, dengan wawancara pada pemimpin dan karyawan perusahaan serta  melalui  kajian  kepustakaan  melalui  pengumpulan  referensi-referensi  yang relevan dengan penelitian.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisa dan evaluasi terhadap proses pengolahan data akuntansi dengan PDE meliputi:
a. Kode perkiraan
Kode  ini  memudahkan  dalam  proses  pengolahan  data  karena  dengan  kode data lebih mudah untuk diidentifikasikan. Suatu sistem kode perkiraan, harus
sesuai  dengan  metode  proses  data,  mudah  diingat,  fleksibel  serta  memiliki digit yang sama untuk setiap kode nya.
b. Pengolahan data perusahaan dengan PDE
Sebelum menerapkan suatu sistem PDE, terlebih dahulu dilakukan survei dan perencanaan yang matang baik dari segi prosedur akuntansi maupun dari segi biaya.
Menurut  pendapat  penulis,  proses  pengolahan  data  akuntansi  dengan komputer  di  perusahaan  tidak  berjalan  dengan  baik.  Dikarenakan  metode batch entry / batch  processing ,  perusahaan  tidak  dapat  melaksanakan  proses  pengolahan dengan  cepat  dan  teratur.  Sistem  pengolahan  yang  tidak  online  antara  agen  ke kantor  cabang  dirasa  kurang  efektif  sehingga  mengakibatkan  informasi  yang disampaikan  tidak  cukup  akurat  dan  tepat  waktu  mengakibatkan  dari  pihak manajemen membutuhkan waktu yang lama dalam mengambil keputusan.
Mengingat  pentingnya  peran  komputer,  sebaiknya  perusahaan  memiliki personil-personil yang benar-benar ahli di bidang komputer dan PDE sehingga agen tinggal  memakai  program  yang  sudah  tersedia  dari  pusat  serta  dengan  adanya personil  ahli,  perusahaan  dapat  lebih  meningkatkan  perawatan  dan  pemeliharaan komputer  dan  sistem  nya.  Dengan  deras  nya  arus  data  dan  besarnya  volume transaksi,  manfaat  komputer  sebagai  alat  bantu  dirasakan  sangat  besar.  proses manual  tidak  dilakukan  lagi  sehingga  tenaga  manusia  dapat  digunakan  untuk kegiatan lain. Perusahaan dapat memberikan pelayanan yang cepat dan memuaskan kepada para pelanggan dan mengirimkan laporan ke pusat tepat waktu.
Laporan-laporan  yang  dikirim  perusahaan  cabang  ini  berupa  informasi tentang posisi bulanan, yaitu rekap penjualan, bukti setor agen, billing statement , sales  pasasi  per  sought dan sales  cargo  per  route .  Kantor  pusat  memerlukan informasi rinci dalam bentuk baku karena sistem sentralisasi yang diterapkan oleh perusahaan.  Sehingga  dapat  dikatakan  bahwa  perusahaan  cabang  tersebut  masih membebani  kantor  pusat  dengan  sejumlah  informasi  tentang  kegiatan  yang berlangsung.
Sementara  itu  untuk  kelengkapan  buku  manual,  masih  sangat  dibutuhkan oleh  perusahaan  agar  pelatihan  dan  training  dapat  dikurangi.  Hal  ini  juga  untuk membantu  kelancaran  prosedur  yang  seharusnya  mendapatkan  perhatian  yang
cukup besar dari pihak perusahaan. Sementara dalam hal pengambilan keputusan yang  dilaksanakan  oleh  pihak  manajemen  perusahaan  yang  keseluruhan  nya dipegang oleh manajemen pusat telah dilakukan secara terstruktur, semi terstruktur dan juga tidak terstruktur.

## SIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa perusahaan PT. Mulia Tani Jaya membutuhkan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data nya, mengingat perusahaan ini adalah perusahaan besar dengan volume data yang besar, arus data yang deras dan besarnya kebutuhan informasi yang up to date bagi manajemen. Namun perusahaan ini belum memiliki departemen yang mandiri yang khusus menangani bidang PDE. Komputerisasi untuk pengolahan data masih berada pada bagian besar perusahaan yaitu bagian sales service, station service, line maintenance, administration & accounting yang dihubungkan dengan Local Area Network (LAN).  Sistem  pengolahan  data  akuntansi  yang  bersifat offline antara cabang dengan pusat dirasa tidak cukup efisien yang akan mengakibatkan informasi yang ditampilkan tidak cukup akurat.

## DAFTAR PUSTAKA
Grady,  Paul.  1965. Inventory  of  Generally  Accepted  Accounting  Principles  for Business Enterprises , AICPA, New York.
Jusuf, Amir Abadi  dan Tambunan, Rudi  M. Sistem Informasi  Akuntansi . Buku Satu , Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta, 1994.
Kosasih, Ruchyat. Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan Edisi Keempat . Erlangga, Jakarta, 1988.
Moscove,  Stephen  A  dan  Mark  G,  Simkin. Accounting  Information  Systems Concepts  and  Practice  for  Effective  Decision  Making .  John  Wiley  and Sons, Inc., New York. 1981.
Siagian,  Sondang  P. Sistem  Informasi  Manajemen .  Edisi  Kedua .  PT.  Bumi Aksara, Jakarta. 2000.