## TINJAUAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT H ADAM MALIK TAHUN 2019
1 Zulham Andi Ritonga; 2. Faradila Maya Sari
1. Dosen Prodi D-III Perekam Dan Infokes Imelda, Jalan Bilal Nomor 52 Medan; 2. Alumni D-III Perekam Dan Infokes  Imelda
E-mail: 1. zulhamandi16@gmail.com
2. faradilakoto@gmail.com

## ABSTRAK
Pelaksanaan rekam medis dimulai dari penerimaan pasien sampai dengan pengambilan  kembali berkas rekam medis. Salah satu bagian yang sangat berperan yaitu penyimpanan berkas rekam medis yang baik dan  bebas  dari  akses  informasi  terhadap  orang-orang  yang  tidak  mempunyai  kepentingan  pada pelayanan  kesehatan.  Desain  penelitian  yang  digunakan  adalah  kualitatif  dengan  menggunakan pedoman wawancara dan observasi. Lokasi penelitian dilakukan di Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) H Adam  Malik  Medan.  Informan dalam  penelitian ini  adalah seluruh  petugas  penyimpanan  berkas  rekam medis di RSUP H Adam Malik sebanyak 9 orang. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem penjajaran berkas rekam medis yang diterapkan di  RSUP H Adam Malik Medan menggunakan sistem angka akhir. Penyimpanan menurut lokasi menggunakan sentralisasi yaitu berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap  dijadikan  satu  file.  Adanya  prosedur  penyimpananan,  penjajaran,  peminjaman,  pengambilan  dan penomoran  berkas  rekam  medis.  Dari  hasil  wawancara  dan  observasi  faktor  yang  memengaruhi penyimpanan berkas rekam medis adalah petugas penyimpanan, prosedur dan fasilitas yang mendukung dalam penyimpanan berkas rekam medis.
Kata kunci: Rekam Medis, Sistem penyimpanan.

## PENDAHULUAN
Rekam  medis  merupakan  keterangan baik  yang  tertulis  maupun  yang  terekam tentang  identitas, anamnese,  penentuan  fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan  medik  yang  diberikan  kepada pasien  dan  pengobatan  baik  yang  dirawat inap,  rawat  jalan  maupun  yang  mendapat pelayanan  gawat  darurat  (Permenkes  RI, 2008).  Rekam  medis  merupakan  kumpulan fakta  tentang  kehidupan  seseorang  dari riwayat  penyakit  termasuk  keadaan  sakit, pengobatan  saat  ini  dan  saat  lampau  yang ditulis  oleh  para  praktisi  kesehatan  dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien (Hatta, 2013).
Penyelenggaraan  rekam  medis  dimulai saat  diterimanya  pasien  di  rumah  sakit, kegiatan  pencatatan  data  medis  pasien selama  mendapatkan  pelayanan  di  rumah
sakit  dan  penanganan  berkas  rekam  medis yang meliputi penyelenggaraan
penyimpanan  serta  pengeluaran  berkas  dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan atau peminjaman untuk keperluan lainnya.
Salah  satu  kegiatan  yang  dilaksanakan dalam  rekam  medis  adalah  pengelolaan sistem penyimpanan berkas. Menurut  (Budi, 2011),  pengelolaan  penyimpanan  berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam  suatu  institusi  pelayanan  kesehatan karena dapat mempermudah dan mempercepat  ditemukan  kembali  berkas rekam  medis  yang  disimpan  dalam  rak penyimpanan,  mudah  dalam  pengambilan dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya,  melindungi  berkas  rekam medis  dari  bahaya  pencurian,  bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.
Unit  penyimpanan  digunakan  sebagai tempat penyimpanan, penyedia dan pelindung  berkas  rekam  medis  terhadap kerahasiaan.  Penyimpanan  rekam  medis dilaksanakan  oleh  petugas  yang  ditunjuk oleh  pimpinan  sarana  pelayanan  kesehatan. Penyimpanan sangatlah penting untuk melihat riwayat penyakit pasien dan kunjungan  ulang  pasien,  oleh  sebab  itu  cara penyimpanan  berkas  rekam  medis  harus diatur dengan baik.
Penyimpanan berkas rekam medis yang baik  merupakan  satu  kunci  keberhasilan manajemen  dari  suatu  pelayanan.  Hal  ini harus  didukung  dengan  sistem  yang  baik, sumber  daya  manusia  yang  bermutu  dan prosedur  kerja  dan  sasaran  serta  fasilitas penyimpanan  yang  memadai.  Penyimpanan berkas  rekam  medis  dilaksanakan  untuk menunjang  pelayanan  pasien  rawat  jalan maupun  rawat  inap.  Sistem  penyimpanan berkas  rekam  medis  melalui  prosedur  yang sistematis  akan  memudahkan  petugas  dalam penemuan  kembali  secara  cepat  dan  tepat bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Faktanya sistem penyimpanan di rumah sakit  belum  terlaksana  dengan  baik,  di bagian  rak  penyimpanan  berkas  rekam medis  masih  sering  terjadi  kesalahan  seperti kesalahan  penempatan  berkas  rekam  medis, salah  simpan  berkas  rekam  medis  dan  tidak ditemukannya  berkas  rekam  medis  di  rak penyimpanan.
Hal  ini  bisa  diamati  dari  ruang penyimpanan  yang  ada  di  rumah  sakit tersebut  dan  dari  rak  penyimpanannya.  Jika dalam  ruang  penyimpanan  rekam  medis  itu terlalu sempit dan penyediaan rak file  tidak sesuai dengan banyaknya rekam  medis yang ada,  maka  penyimpanan  rekam  medis menjadi  padat  yang  menyebabkan  rekam medis  dan  sampul  pelindung  menjadi  rusak, rak  penyimpanan  rekam  medis  terlihat kurang  rapi  dan  jika  ada  pengambilan kembali rekam medis menyebabkan pelayanan  sedikit  lama  karena  pada  sampul pelindung  rekam  medis  banyak  nomor rekam  medis  yang  hilang  atau  rusak sehingga  akan  berdampak  terhadap  mutu pelayanan  rekam  medis  di  rumah  sakit (Depkes RI, 2006).
Berkas rekam medis berisi data individual  yang  bersifat  rahasia,  setiap lembar  formulir  berkas  rekam  medis  harus dilindungi  dengan  cara  dimasukkan  ke dalam  folder  atau  map,  setiap  folder  berisi data  dan  informasi  hasil  pelayanan  yang diperoleh pasien secara individu. Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan; (1) Mempermudah dan mempercepat ditemukan  kembali  berkas  rekam  medis yang  disimpan  dalam  rak  penyimpanan,  (2)
Mudah mengambil dari tempat penyimpanan,  (3)  Mudah  pengembaliannya, (4)  Melindungi  berkas  rekam  medis  dari bahaya  pencurian,  kerusakan  fisik,  kimiawi dan biologi. Diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan jenis sarana atau peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga  ahli  dan  kondisi  organisasi.  Syarat berkas  rekam  medis  dapat  disimpan  yaitu apabila  pengisian  data  hasil  pelayanan  pada lembar  formulir  rekam  medis  telah  terisi dengan  lengkap  sehingga  riwayat  penyakit seorang  pasien  tersusun  secara  kronologis (Budi, 2011).
Sistem penyimpanan berdasarkan lokasi penyimpanannya  terdiri  dari  2  (dua)  cara yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Penyimpanan  desentralisasi  adalah  terjadi pemisahan  antara  rekam  medis  rawat  inap dan  rawat  jalan.  Rekam  medis  disimpan  di suatu  tempat  penyimpanan  yang  berbeda. Sedangkan  sentralisasi  yaitu  penggabungan penyimpanan  antara  rekam  medis  rawat jalan  dan  rawat  inap.  Penjajaran  adalah sistem  penataan  rekam  medis  dalam  suatu sekuens  yang  khusus  agar  rujukan  dan pengambilan  kembali  ( retrieve )  menjadi mudah  dan  cepat.  Terdapat  3  (tiga)  cara dalam  sistem  penjajaran  rekam  medis  yaitu sistem alphabetical , alphanumerical ,  dan numerical. Sedangkan  berdasarkan  cara penjajarannya  dibagi  menjadi  3  (tiga)  yaitu; Straight  Numerical  filing (SNF)  atau  sistem nomor  langsung, Midle  Digit  Filing (MDF) atau  sistem  angka  tengah, Terminal  Digit Filing (TDF) atau sistem angka akhir (Budi,
2011). Pada  waktu  penjajaran  rekam  medis, petugas  rekam  medis  harus  melihat  angka pertama  dan  membawa  rekam  tersebut  ke rak  penyimpanan.  Pada  kelompok  angka
pertama  rekam  medis  di  sesuaikan  urutan letaknya  menurut  angka  kedua,  kemudian rekam  medis  di  simpan  di  dalam  urutan sesuai  dengan  kelompok  angka  ketiga. Sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan  angka  ketiga  yang  selalu berbeda (Depkes RI, 2006).
Penelitian  oleh  Agustina  (2008), penyimpanan berkas rekam medis yang baik merupakan  salah  satu  kunci  keberhasilan atau  kebaikan  manajemen  rekam  medis  dari suatu  pelayanan  kesehatan,  tentunya  jika didukung  dengan  sistem  yang  baik.  Sumber daya  mausia  yang  bermutu  dan  prosedur atau  tata  kerja  yang  baik  serta  sarana  atau fasilitas penyimpanan yang memadai.
Sesuai dengan penelitian yang dilakukan  oleh  Utari  (2012),  kegiatan menyimpan  rekam  medis  merupakan  usaha melindungi  rekam  medis  dari  kerusakan fisik  dan  isi  dari  rekam  medis  itu  sendiri. Rekam  medis  harus  di  simpan  dan  dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta  benda  rumah  sakit  yang  sangat berharga.
Selanjutnya  penelitian  oleh  Tarigan (2013)  di  RSUP.  H.  Adam  Malik  Medan, terjadi  salah  simpan  berkas  rekam  medis dengan persentase sebesar 10%. Selanjutnya penelitian  oleh  Anggraeni  (2013)  di  Rumah Sakit  Bhayangkara  Semarang,  terjadinya salah  simpan  berkas  rekam  medis  dengan persentase sebesar 20%.
Rumah  Sakit  Umum  Pusat  (RSUP)  H Adam  Malik  Medan  merupakan  sebuah rumah  sakit  umum  dan  pendidikan  yang dimiliki  pemerintah  pusat  tipe  A  dengan Akreditasi Internasional (JCI). Jumlah kunjungan  pasien  rawat  jalan  pada  tahun 2016  sebanyak  511.598  pasien,  tahun  2017 sebanyak  542.394  pasien  dan  tahun  2018
sebanyak 543.406 pasien. Sedangkan jumlah kunjungan  rawat  inap  pada  tahun  2016 sebanyak 41.994  pasien, tahun 2017
sebanyak  127.630  pasien  dan  tahun  2018 sebanyak  46.800  pasien.  Jumlah  petugas rekam  medis  sebanyak  89  orang  dimana diantaranya  terdapat  9  orang  di  bagian penyimpanan  dengan  tingkat  pendidikan SLTA/sederajat.
Berdasarkan  survey  awal,  diketahui bahwa masih terjadi kesalahan letak
( missfile )  pada  berkas  rekam  medis.  Hal  ini karena kurangnya pemanfaatan tracer (petunjuk  keluar)  dan  buku  kendali  sebagai alat  untuk  serah  terima  berkas  rekam  medis agar  jelas  siapa  yang  meminjam  dan menerimanya  sehingga  tidak  diketahui apakah  rekam  medis  tersebut  masih  diluar ruangan  atau  sudah  dikembalikan,  sehingga berkas  rekam  medis  tidak  ditemukan  saat pencarian menimbulkan keterlambatan dalam pelayanan pasien.
Sistem  penyimpanan  rekam  medis menggunakan sentralisasi, yaitu suatu sistem penyimpanan  dengan  cara  menyatukan berkas  rekam  medis  rawat  jalan,  rawat darurat  dan  rawat  inap  kedalam  satu  folder tempat penyimpanan. Sehingga penyimpanan  berkas  rekam  medis  tidak terpisah  antara  dokumen  berkas  rekam medis rawat inap, rawat jalan maupun rawat darurat.
Terjadinya  salah  dalam  penyimpanan berkas  rekam  medis  yang  tidak  sesuai dengan  nomor  rekam  medis  yaitu  sebanyak 20  %.  Terdapat  penomoran  ganda  sebanyak 10%. Bertambahnya jumlah pasien mengakibatkan  ruang  dan  rak  penyimpanan menjadi  terbatas  dimana  jumlah  rak  yang ada  sebanyak  70  rak  dengan  jenis  terbuka. Dalam  1  rak  terdapat  1000  berkas  rekam medis  yang  dijajarkan.  Sering  terjadi  tidak ditemukannya  berkas  medis  di  dalam  rak penyimpanan.  Sistem  pemyimpanan  adalah suatu  sistem  dalam  menyimpan  berkas rekam  medis  di  suatu  ruangan  demi terjaganya  keamanan  dan  kerahasiaannya sehingga  dapat  digunakan  suatu  saat  nanti. Sistem  penjajaran  rekam  medis  di  RSUP  H Adam  Malik  menggunakan  sistem  angka akhir ( Terminal Digit Filling System ).

## Perumusan Masalah
Bagaimana  prosedur  pelaksanaan  dan fasilitas  penyimpanana  berkas  rekam  medis Rumah Sakit Umum Pusat H Adam Malik?

## Tujuan Penelitian
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan dan fasilitas  penyimpanan  berkas  rekam  medis Rumah Sakit Umum Pusat H Adam Malik.

## Manfaat Penelitian
1. Bagi Rumah Sakit Menghasilkan  informasi  tentang  sistem penyimpanan berkas rekam medis Rumah  Sakit  Umum  Pusat  H  Adam
Malik  dan  masukan  kepada  direktur rumah  sakit  dalam  memperbaiki  sarana dan prasarana penyimpanan berkas rekam medis. 2. Bagi Intitusi Pendidikan Menjadi bahan referensi untuk meningkatkan penyelenggaraan pendidikan perekam dan informasi kesehatan yaitu dalam sistem penyimpanan  berkas  rekam  medis  di rumah sakit. 3. Peneliti Menjadi  bahan  informasi,  edukasi  dan perbandingan bagi peneliti sejenis selanjutnya  yang  berhubungan  dengan masalah penelitian ini.

## METODE
Jenis Penelitian
Jenis penelitian adalah penelitian kualitatif  yang  bertujuan  untuk  mengetahui bagaimana  sistem  penyimpanan  berkas rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Umum  Pusat H. Adam Malik Tahun 2019.

## Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Umum  Pusat  H.  Adam  Malik  Medan  pada bulan  Februari  sampai  dengan  Agustus 2019.

## Subjek Penelitian
Subjek  penelitian  adalah  keseluruhan subjek  atau  objek  penelitian  yang  akan diteliti  yaitu  petugas,  prosedur  dan  fasilitas yang ada.

## Informan Penelitian
Informan penelitian ini adalah seluruh petugas rekam medis di bagian penyimpanan sebanyak  9  orang  untuk  menggali  informasi melalui wawancara tentang sistem penyimpanan  berkas  rekam  medis  Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik.

## Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Adapun  sumber  data  yang  digunakan yaitu:
1. Data primer
Data    primer    diperoleh    langsung    dari petugas rekam medis melalui wawancara dan dari hasil observasi.
2. Data sekunder Data  sekunder  adalah  data  yang  sudah ada  yaitu  profil  rumah  sakit,  kebijakan dan  SOP  yang  ada  di  rumah  sakit, penelitian  sebelumnya  serta  dokumentasi lainnya.

## Instrumen Penelitian
Instrumen  penelitian  yang  digunakan dalam penelitian ini yaitu pedoman wawancara  dan  lembar  check  list  untuk observasi.

## Teknik Analisa Data
Analisis data dilakukan secara deskriptif  melalui  reduksi  data,  penyajian dan penarikan kesimpulan, sehingga diperoleh  gambaran  yang  jelas  tentang penyelenggaraan penyimpanan berkas rekam medis  di  Rumah  Sakit  Umum  Pusat  H. Adam Malik Medan.

## HASIL

## Karakteristik Petugas Penyimpanan
Analisis   univariat   dilakukan   dengan tujuan      mendapatkan      gambaran  deskriptif dari variabel petugas penyimpanan, prosedur,  fasilitas  dan  sistem  penyimpanan berkas rekam medis   di Rumah Sakit Umum Pusat H Adam Malik Tahun 2019.
Berdasarkan  hasil  penelitian,  sebagian besar    responden    berada    dalam  kategori umur  >  37  tahun  sebanyak  7  responden (77,8%),  sebagian  kecil  berumur < 37 tahun sebanyak  2  orang  (22,2%).  Berdasarkan Jenis  kelamin,  sebagian  besar  responden berjenis  kelamin  perempuan  sebanyak  8 orang  (88,9%),  sebagian  kecil  laki-laki sebanyak    1    orang    (11,1%).    Berdasarkan status    perkawinan    sebagian  besar responden  kawin  sebanyak  8  orang  (88,9%) dan  sebagian  kecil  belum  kawin  sebanyak  1 orang (11,1%).
Hasil  penelitian  diperoleh        bahwa seluruh responden berpendidikan SLTA/sederajat sebanyak 9 orang
(100%).  Berdasarkan  lama  kerja,  sebagian besar responden bekerja > 8 tahun sebanyak 5  orang (55,6%), sebagian  kecil bekerja  <  8 tahun sebanyak 4 orang (44,4%). Berdasarkan  hasil  penelitian  tentang tentang karakteristik  responden  dapat  dilihat  pada Tabel 1 berikut ini:
Tabel  1. Distribusi  Frekuensi  Berdasarkan
Karakteristik
Responden di Bagian Penyimpanan  Rumah  Sakit  Umum  Pusat   H Adam Malik Tahun 2019 No Karakteristik Jumlah (n) Persentase (%) 1 Umur > 37 tahun 7 77,8 < 37 tahun 2 22,2 2 Jenis Kelamin Laki-laki 1 11,1 Perempuan 8 88,9 3 Status Perkawinan Belum Kawin 1 11,1 Kawin 8 88,9 4 Pendidikan SLTA/Sederajat 9 100,0 Perguruan Tinggi 0 5 Masa Kerja > 8 tahun 5 55,6 < 8 tahun 4 44,4 Total 9 100,0 Prosedur Sistem Penyimpanan
Tugas-Tugas  Yang  Dilakukan  Petugas Rekam  Medis  di  Bagian  Penyimpanan Berkas  Rekam  Medis  RSUP  H  Adam Malik Tahun 2019 “Kami  disini  bekerja  diruang  penyimpanan saja  dalam  satu  shift  kerja  yaitu  sampai pukul  16.00  wib.  Yang  kami  kerjakan mengambil  berkas  rekam  medis  sesuai nomor  dan  merapikan  berkas  yang  ada  di rak penyimpanan” (Informan 1)
“Saya  melakukan  penyimpanan  berkas sesuai dengan nomor dan disini mengunakan  penjajaran  terminal.  Tugas yang  lain,  saya  mengambil  berkas  rekam medis  dari rak sesuai petunjuk rak jika ada pasien  lama  berobat  lalu  saya  antar  ke pendaftaran” (Informan 2)
“Tugas  saya  antara  lain  mengambil  berkas dari  rak,  menjajarkan  berkas  rekam  medis sesuai  penomoran  dan  menulis  di  buku peminjaman jika ada petugas kesehatan lain yang meminjam “ (Informan 3)
“Saya  melakukan  penyimpan    rekam  medis jika pasien sudah pulang dengan menjajarkannya  dengan  rapi  sesuai  dengan urutan  yang  berlaku.  Apabila  ada  pasien lama, saya meminta informasi pada petugas pendaftaran tentang nomor rekam medisnya. Dan  juga  bila  waktunya  kami  disini melakukan  retensi  berkas  untuk  dibawa  ke tempat penyimpanan in aktif” (Informan 4)
“Melakukan  penyimpanan,  pengambilan berkas,  menyesuaikan  penomoran  dengan pasien  dan  membuat  buku  register  “ (Informan 5)
“Saya  menyusun  berkas  jika  terdapat penyusunan  yang  tidak  rapi  dan  tidak  pada tempatnya.  Saya  menulis  buku  peminjaman jika rekam medis dibawa dari rak penyimpanan  untuk  kepentingan  pasien” (Informan 6)
“Tugas  saya  disini  adalah  menyimpan  dan mengambil  berkas,  apabila  dipinjam  baru saya  tulis  di  buku  peminjaman.  Jika waktunya  saya  juga  mengerjakan  retensi” (Informan 7)
“Tugas  saya  hanya  menyimpan  berkas  jika sudah  diantar  ke  ruang  penyimpanan ” (Informan 8)
“Kami  disini  bekerja  mempunyai  tugas masing-masing  dan  sudah  dibagi  oleh penanggung  jawab  bagian  penyimpanan” (Informan 9)
Berdasarkan  hasil  wawancara  tentang tugas-tugas  yang  dilakukan  petugas  rekam medis  di  bagian  Penyimpanan  Berkas Rekam  Medis  dapat  disimpulkan  bahwa beban  kerja  petugas  sangat  tinggi  karena terdapatnya rangkap pekerjaan.
Hasil  Wawancara  Berdasarkan  Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis RSUP H Adam Malik Tahun 2019
”Menurut  saya,  disini  penyimpanannya semua  rekam  medis  rawat  jalan  dan  rawat inap  di  gabung  satu  map  saja” (Informan 1)
“Menurut  saya,  dalam  sistem  penyimpanan sudah termasuk lokasi, bagaimana menjajarkan berkas, penomoran dan peminjaman berkas rekam medis” (Informan 2)
“Menurut  saya,  sistem  penyimpanan  berkas rekam  medis  sudah  baik,  ada  petugas  yang tetap  di  ruangan  penyimpanan  dan  petugas penyimpanan  yang  bertugas  khusus  di ruangan  penyimpanan  sebanyak  9  orang” (Informan 3)
“Sistem penyimpanan yang ada disini sudah sesuai  dengan  standar  yang  ada.  Namun pelaksanaannya  yang  perlu  di  awasi  lagi agar  petugas  lebih  teliti  agar  tidak  terjadi salah  letak  atau  penomoran  ganda” (Informan 4)
“Sistem  penyimpanan  menurut  saya  sudah baik  tetapi  perlu  pengawasan  lagi  agar lebih baik lagi kedepannya. Seharusnya ada diskusi setiap bulannya tentang penyelenggaraan  rekam  medis  disini” (Informan 5)
“Sistem penyimpanan yang ada disini sudah komplek sesuai dengan kebutuhan yang ada. Akan  tetapi  terjadinya  salah  letak  karena kurang tertatanya berkas di rak penyimpanan” (Informan 6)
“Sudah  baik  tetapi  perlu  dilengkapi  lagi sesuai  dengan  kebutuhan  yang  ada” (Informan 7)
“Penyimpanan  disini  sudah  menggunakan sistem yang baik” (Informan 8)
“Sistemnya sudah baik walaupun pelaksanaannya  perlu  di  evaluasi  kembali” (Informan 9)
Berdasarkan  hasil  wawancara  tentang sistem  penyimpanan  berkas  rekam  medis, dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan  sudah  baik  dan  sesuai  dengan standar  pelaksanaan  penyimpanan  tetapi perlu  dilengkapi  agar  pelayanan  lebih bermutu.
Prosedur  Penyimpanan  Berkas  Rekam Medis RSUP H Adam Malik Tahun 2019 “Prosedur  tentang  penyimpanan  sudah lengkap. Terkadang petugas tidak menjalankannya  sesuai  peraturan  yang  ada (Informan 1)
“Ketentuan  yang  ada  disini  bahwa penyimpanan  berkas  sudah  ada  tetapi  perlu dilengkapi lagi. Masih terdapat berkas yang diletakkan tidak pada tempatnya ” (Informan 2)
“Prosedur penyimpanan yang ada diantaranya prosedur penyimpanan, penjajaran, peminjaman, pengambilan berkas  dan  juga  penomoran  dan  ini  semua terkait  dengan  penyimpanan  rekam  medis secara keseluruhan” (Informan 3)
“Standar dalam penyimpanan sudah tertulis lengkap  tetapi  kurangnya  sosialisasi  dari kepala  rekam  medis  terhadap  petugas pelaksana  dan  mengakibatakan  sering terjadi salah informasi” (Informan 4)
“Prosedur adalah berkas dari ruangan atau poliklinik rawat jalan terlebih dahulu diolah datanya  baru  dilakukan  penyimpanan” (Informan 5)
“Aturan  kerja  kami  disini  sudah  baik  tetapi perlu perbaikan lagi kedepannya” (Informan 6)
“Setelah pasien pulang, berkas rekam medis pasien  masuk  ke  bagian  analisa  data, setelah  itu  dilakukan  klaim  biaya  untuk pasien  bpjs  lalu  berkas  tersebut  disimpan” (Informan 7)
“Prosedur  penyimpanan  yang  ada  sudah cukup  lengkap  tetapi  perlu  dievaluasi kembali” (Informan 8)
“Prosedur  yang  ada  terkadang  tidak  sesuai dengan  pelaksanaan  di  lapangan.  Sering petugas  bekerja  diluar  prosedur  yang  ada” (Informan 9)
Berdasarkan  hasil  wawancara  tentang prosedur  penyimpanan  berkas  rekam  medis, dapat disimpulkan bahwa prosedur penyimpanan  atau  alur  berkas  rekam  medis sudah  tertulis  lengkap  tetapi  kurangnya sosialisasi,  pengawasan  dan  evaluasi  dari panitia  rekam  medis  terhadap  petugas pelaksana  mengakibatakan  sering  terjadi salah informasi.
Fasilitas Dalam Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis
RSUP H Adam Malik Tahun 2019 “Menurut  saya  belum  sesuai  harapan  kami disini  sebagai  petugas  penyimpanan” (Informan 1)
“Menurut  saya  rak  penyimpanan  masih kurang  walaupun  disini  menggunakan  rak terbuka  tetapi  jumlah  pasien  semakin bertambah ” (Informan 2)
“Fasilitas penyimpanan terdapat tracer dan juga KIB yang tercetak langsung jika pasien datang  berobat.  Terdapat  buku  register  dan KIUP  di  dalam  komputer  dan  lain-lain” (Informan 3)
“Terdapat  meja,  tracer,  KIUP,  buku register,  petunjuk  rak,  buku  peminjaman, komputer, dll” (Informan 4)
“Di  penyimpanan  ada  tracer,  rak  terbuka walau  terbatas  jumlahnya,  ruangan  kurang mencukupi  untuk  menampung  berkas  rekam medis” (Informan 5)
“Fasilitas  untuk  menunjang  penyimpanan sudah mulai baik. Menurut saya hanya perlu penambahan ruangan dan rak penyimpanan saja” (Informan 6)
“Disini  terdapat  rak,  ruangan  tersendiri dekat  dengan  pendaftaran,  adanya  petugas yang  tetap,  sampul  rekam  medis  sudah  ada kode warna. Terdapat juga pendingin udara
dan  juga  penerangan  lampu  yang  menurut saya sudah sesuai kebutuhan” (Informan 7) “Terutama  ada  rak,  ruangan  penyimpanan selain  itu  alat  penunjang  lainnya”
(Informan 8)
“Perlu  penambahan  ruangan  dan  rak penyimpanan berkas rekam medis. Dilakukan  retensi  secara  rutin  agar  rak tidak terlalu padat” (Informan 9).
Berdasarkan  hasil  wawancara  tentang fasilitas  dalam  pelaksanaan  penyimpanan berkas  rekam  medis,  dapat  disimpulkan bahwa  perlu  penambahan  ruangan  dan  rak penyimpanan  berkas  rekam  medis  serta tangga dalam pengambilan berkas.
Kendala  Petugas  Dalam  Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis RSUP H Adam Malik Tahun 2019 “Kendalanya  adalah  kami  kesulitan  untuk melihat  keberadaan  berkas  jika  berkas rekam  medisnya  tidak  ada  didalam  rak penyimpanan  dan  banyaknya  berkas  rekam medis yang menumpuk” (Informan 1) “Kami  petugas  penyimpanan  mangalami kesulitan  jika  berkas  tidak  ada  di  rak penyimpanan dan harus menghubung petugas kesehatan lainnya sedangkan pasien harus lama mengantri” (Informan 2) “Sulit  untuk  mengambil  berkas  yang letaknya  paling  atas  di  rak  penyimpanan dikarenakan tidak ada tangga” (Informan 3)
“Banyaknya  kunjungan  pasien  sering menimbulkan  tidak  tertatanya  berkas  rekam medis  di  rak  penyimpananan,  ada  yang bertumpuk pada suatu tempat” (Informan 4)
“Sering  terjadi  kesulitan  apabila  berkas tidak ada di rak, sehingga terjadi penomoran  ganda  karena  petugas  tidak  tau keberadaan rekam medis pasien” (Informan
5)
“Saya  kesulitan  mengambil  berkas  rekam medis  karena  terjadi  kesalahan  letak  dari petugas penyimpanan lainnya” (Informan 6)
“Sering  terjadi  bahwa  berkas  rekam  medis hanya  ditumpuk  saja  di  ruangan  tanpa disimpan lagi di rak” (Informan 7)
“Terjadi  kesalahan  letak  berkas  rekam medis  karena  tidak  tertata  dengan  rapi  di rak penyimpanan” (Informan 8)
“Kendala  yang  saya  alami  berkas  rekam medis  ada  yang  tidak  terletak  di  rak  tetapi masih di ruang perawatan atau pada bagian pengklaiman” (Informan 9)
Berdasarkan  hasil  wawancara  tentang kendala
petugas dalam pelaksana
penyimpanan  berkas  rekam  medis,  dapat disimpulkan  bahwasannya  sering  terjadi kesalahan  letak  berkas  rekam  medis  karena tidak tertata dengan rapi di rak penyimpanan.  Waktu  dalam  pengembalian berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dan  rawat inap  ke  ruang  penyimpanan  tidak  sesuai dengan  standar  yang  ada  dimana  terdapat berkas  yang  masih  berada  di  unit  lain sebelum dikembalikan pada ruang penyimpanan.

## Hasil Fasilitas Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Tabel  2. Hasil  Observasi  Sistem  Penyimpanan  Berkas  rekam  Medis  Di    Rumah  Sakit  Umum Pusat H Adam Malik Tahun 2019
No  Observasi Ada Tidak Ada  Keterangan 1 Prosedur penyimpanan berkas rekam medis √ Prosedur  penyimpanan  tersedia  tetapi  kurang lengkap 2 Prosedur penjajaran berkas rekam medis √ Prosedur  penyimpanan  tersedia  tetapi  kurang lengkap 3 Prosedur peminjaman berkas rekam medis √ Prosedur  penyimpanan  tersedia  tetapi  kurang lengkap 4 Prosedur pengambilan berkas rekam medis √ Prosedur  penyimpanan  tersedia  tetapi  kurang lengkap 5 Prosedur penomoran berkas rekam medis √ Prosedur  penyimpanan  tersedia  tetapi  kurang lengkap 6 Tracer √ Tracer  tersedia  dan  dicetak  langsung  dari komputerisasi 7 KIUP √ KIUP tersedia secara komputerisasi 8 Berkas rekam medis √ Tersedia  berkas  rekam  medis  sesuai  standar yang ada 9 Ruang penyimpanan √ Ruang penyimpanan ada tetapi kurang mencukupi 10  Rak penyimpanan berkas √ Rak  penyimpanan  ada  dengan  jenis  terbuka sebanyak  70  buah  dimana  dalam  1 rak  terdapat 1000 berkas. 11 . Tangga untuk penyimpanan √ Tidak tersedia tangga untuk pengambilan berkas rekam medis 12  Pendingin Udara √ Tersedia AC dengan Suhu ruangan 18-28 ͦ C 13  Penerangan √ Pencahayaan sesuai standar yaitu 100 lux Berdasarkan  tabel  2  tentang  obervasi sistem  penyimpanan  berkas  rekam  medis,
dapat  disimpulkan  bahwasannya  terdapat 92,3  %  fasilitas  sudah  memadai  dan  7,7  % tidak  memadai  yaitu  tidak  tersedianya tangga  untuk  pengambilan  berkas  rekam medis.

## PEMBAHASAN
Prosedur  penyimpanan  berkas  rekam medis Dari  hasil  penelitian  menunjukkan bahwa terdapat Standar Prosedur Operasional (SPO) penyimpanan, penjajaran, peminjaman, pengambilan
berkas  dan  penomoran  rekam  medis.
Prosedur  pelaksanaan  penyimpanan  maupun alur  berkas  rekam  medis  sudah  tertulis dengan  lengkap  tetapi  kurangnya  sosialisasi
dari  panitia  rekam  medis  terhadap  petugas pelaksana  mengakibatkan  sering  terjadi salah  informasi  (Informan  IV)  dan  prosedur terkadang  tidak  sesuai  dengan  pelaksanaan di  lapangan,  sering  kali  petugas  bekerja diluar  prosedur  yang  ada  (Informan  IX). Pengawasan  yang  kurang  dari  atasan mengakibatkan  terjadinya  salah  letak  atau penomoran  ganda.  Perlu  evaluasi  kembali tentang  pelaksanaan  penyimpanan  berkas rekam  medis  secara  berkelanjutan  agar menjadi lebih baik lagi.
Diketahui juga bahwa Sistem
penomoran  rekam  medis  di  RSUP  H  adam Malik menggunakan Unit Numbering System, penyimpanan lokasi secara Sentralisasi  dan  penjajaran  Terminal  Digit Filling  System  dimana  sistem  ini  lebih dianjurkan  secara  teori  yang  ada  karena lebih  efektif  dan  efisien.    Terdapat  petugas penyimpanan  sebanyak  9  orang  yang melakukan pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis dengan
pendidikan SLTA/sederajat.  Hal  ini  mengakibatkan kurangnya  pengetahuan  petugas  dalam melakukan  penyimpanan  karena  kurang kompeten dilihat dari pendidikannya.
Dalam  mengidentifikasi  masalah  yang menjadi permasalahan pada posedur penyimpanan  berkas  rekam  medis  ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti lebih  memahami  prosedur  yang  sudah  ada, untuk  itu  seharusnya  dilakukan    sosialisasi dan  pengawasan  dari  panitia  rekam  medis dan  petugas  pelaksana  harus  melakukan tugas-tugasnya  sesuai  prosedur  yang  ada agar  tugas-tugas  tesebut  berjalan  dengan lancar. Diharapkan waktu dalam pengembalian  berkas  rekam  medis  dari poliklinik  dan  ruangan  harus  tepat  waktu sesuai dengan standar yang ada.
Prosedur  merupakan  tata  cara,  aturan dan  pedoman  dalam  pelaksanaan  suatu pekerjaan.  Prosedur  adalah  pengembangan dari  standarisasi  profesi  dan  kebijakan- kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya, baik  berupa  undang-undang,  peraturan menteri,  standar  pelayanan  miminimal  dan lain-lain.  Setiap  rumah  sakit  memiliki prosedur  penyimpanan  berkas  rekam  medis yang berbeda disesuaikan dengan kebutuhan pelayananannya.  Saat  ini  acuan  dalam
prosedur penyimpanan terdapat dalam Standar  Nasional  Akreditasi  Rumah  Sakit (SNARS)  yang  mulai  berlaku  pada  tahun 2019  dimana  sebelumnya  berpedoman  pada KARS (2012).
Menurut  asumsi  peneliti  bahwa  jika prosedur  sudah  lengkap  tetapi  petugas penyimpanan tidak melaksanakannya dengan  baik,  dapat  menimbulkan  masalah yang  besar.  Sering  terjadi  kesalahan  dalam pelaksanaan  tugas  dikarenakan  acuan  tidak seragam.  Hal  yang  paling  fatal  adalah terjadinya  sengketa  medik  atau  kasus  yang dapat  berujung  ke  pengadilan  akibat  dari pelaksanaan  penyimpanan  tidak  sesuai dengan  aturan  yang  ada.  Karena  prosedur penyimpanan  berhubungan  erat  dengan kerahasiaan  medis,  dimana  sesuatu  yang mutlak  dilindungi  dari  orang  yang  tidak berkepentingan.  Sesuai  dengan  Undang- undang  No  29  tahun  2004,  tentang  praktik kedokteran  disebutkan  bahwa  Isi  rekam medis  merupakan  milik  pasien  sedangkan berkasnya adalah milik faskes yaitu RSUP H Adam Malik Medan.

## Fasilitas  Penyimpanan  Berkas  Rekam Medis
Dari  hasil  penelitian  di  RSUP  H  Adam Malik,  fasilitas  penyimpanan  rekam  medis mencakup  perlengkapan  yang  digunakan untuk  menyimpan  rekam  medis  maupun peralatan  penyimpanan  yang  berhubungan dengan  berkas  rekam  medis  pasien  yang akan  disimpan.  Fasilitas-fasitas  tersebut menunjukkan  bahwa  bahwasannya  terdapat 92,3%  fasilitas  sudah  memadai  dan  7,7% tidak  memadai  yaitu  tidak  tersedianya tangga  untuk  pengambilan  berkas  rekam medis.  Selanjutnya  dari  observasi  yang dilakukan  oleh  peneliti,  rak  dan  ruangan penyimpanan  kurang  mencukupi  untuk menampung berkas rekam medis yang ada.
Menurut pendapat (Hatta, 2014), fasilitas dan bentuk fisik ruangan penyimpanan  rekam  medis  harus  mencakup ruangan dan peralatan yang cukup menyimpan  rekam  medis  sehingga  mudah diambil jika diperlukan kembali. Efesiensinya  penggunaan  peralatan  dan kondisi  keamanan  diruangan  penyimpanan
akan membantu produktivitas petugas dalam penyimpanan.
Menurut  (Depkes,  2006),  peraturan ruang  penyimpanan  berkas  rekam  medis yaitu: ruang  hendaknya terhindar  dari bahan yang  dapat  merusak  berkas  rekam  medis,
ruang penyimpanan rekam medis hendaknya dibuat  jarak  atau  tembok  dari  ruang  kantor lain  mengingat  bahwa  berkas  rekam  medis sifatnya rahasia, mengurangi dan menghindari pegawai lain memasuki ruangan  sehingga  kehilangan  berkas  rekam medis dapat dihindari.
Sesuai  dengan  pendapat  (Rustiyanto, 2014), pada sistem penyimpanan dibutuhkan alat  penyimpanan  yang  baik,  penerangan yang baik, pengaturan suhu dan pemeliharaan  ruangan.  Faktor  keselamatan kerja  petugas  penting  untuk  dijadikan perhatian  dalam  ruang  penyimpanan  rekam medis sehingga dapat membantu
memelihara  dan  mendorong  semangat  kerja serta  dapat  meningkatkan  produktivitas petugas  yang  bekerja  di  bagian  ruangan penyimpanan.
Alat  penyimpanan  rekam  medis  yang umum dipakai adalah Rak terbuka (open self file  unit),  Lemari  lima  laci  (five  –  drawer file cabinet) dan Roll O’pack (terdiri dari rak file  statis  dan  dinamis).  Jarak  antara  dua buah  rak  untuk  lalu  lalang,  dianjurkan selebar  90  cm,  jika  menggunakan  lemari lima  laci  satu  baris,  ruangan  lowong  di depannya  harus  90  cm.  Jika  diletakkan saling  berhadapan  harus  disediakan  ruang lowong  paling  tidak  150  cm  untuk memungkinkan terbuka laci-laci tersebut.
Tempat  penyimpanan  berkas  rekam medis  harus  di  jaga  ke  lembabannya  supaya tetap  kering.  Agae  ruangan  tidak  terlalu lembab  perlu  diatur  suhu  udara  berkisar 18°C  sampai  23°C    dan  kelembaban  udara sekitar 50% sampai 65%. Untuk  dihidupkan selama 24 jam terus menerus (KARS, 2012).
Menurut  asumsi  peneliti  bahwa  dengan bertambahnya  jumlah  pasien  tanpa  disertai perencanaaan pembangunan ruangan dan rak penyimpananan dapat menimbulkan masalah penumpukan  berkas    sehingga  menyulitkan petugas  mencari  berkas  apabila  pasien datang  berobat  kembali  ke  rumah  sakit. Tidak tersedianya tangga sebagai alat dalam
mengambil  berkas  yang  ada  di  rak penyimpanan mengakibatkan petugas mengalami  kesulitan  dalam  mengambil berkas  rekam  medis  sehingga  sering  terjadi salah letak dan penomoran ganda.

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan
sebelumnya,  maka  dapat  diambil  beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1.  Petugas penyimpan rekam medis semuanya lulusan SLTA, walaupun tidak ada  tamatan  rekam  medisnya  ruang penyimpanannya  berjalan  dengan  baik karena sudah ICI.
2.  Prosedur  penyimpanan  berkas  rekam medis  yang  dilakukan  di  RSUP  H  Adam Malik  sudah  baik  tetapi  kurangnya sosialisasi  dari  kepala  rekam  medis terhadap petugas pelaksana dan mengakibatkan sering terjadi salah informasi
3.  Fasilitas  dan  sarana  yang  terdapat  di ruang  penyimpanan  rekam  medis  di RSUP H Adam Malik  hampir  memenuhi standar,  terdapat  92,3%  fasilitas  sudah memadai  dan  7,7%  tidak  memadai  yaitu kurang pedulinya petugas terhadap berkas  rekam  medis  sehingga  banyak berkas yang basah dan kotor.

## SARAN
1. Bagi Rumah sakit Diharapkan  bagi  rumah  sakit  untuk melakukan  pelatihan  kepada  petugas rekam  medis  dan  perencanaan  ruangan penyimpanan karena kunjungan ketersediaan  sarana  dan  prasarana  serta fasilitas    penyimpanan    berkas  rekam medis.
2. Bagi Institut Agar  menjadi  bahan  referensi  untuk meningkatkan penyelenggaraan
pendidikan perekam dan informasi kesehatan yaitu dalam sistem penyimpanan  berkas  rekam  medis  di rumah sakit.
3. Bagi Mahasiswa Diharapkan untuk melakukan   penelitian selanjutnya dengan jenis penelitian kuantitatif tentang mengukur rak
penyimpanan rekam medis, jarak ruangan penyimpanan rekam medis, suhu ruangan rekam medis dan sebagainya.

## DAFTAR PUSTAKA
Budi,  S  C.  ( 2011). Manajemen  Unit
Kerja Rekam Medis . Jogjakarta: Quantum Sinergis Media.
Departemen    Kesehatan    RI.    ( 2006).
Pedoman    Penyelenggaraan    dan Prosedur Rekam  Medis  Rumah  Sakit . Jakarta:  Direktorat  Jendral  Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI. (2009 ). Undang-Undang  No.  44  tahun  2009 tentang  Rumah  Sakit. Jakarta:  Depkes RI Hatta, Gemala R. ( 2011). Pedoman
Manajemen  Informasi  Kesehatan  di Sarana Pelayanan  Kesehatan .  Jakarta:
UI-Press.
Huffman,    Edna    K.  (1994). Health Information    Management ,    Physician Record Company, Berwyn, Illinois. Kemenkes  RI  .  (2008).  Keputusan  Menteri Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor. 129/Menkes    SK/II/2008 Tentang
Standar    Pelayanan    Minimal    Rumah Sakit . Jakarta: Kemenkes RI.
Menteri          Kesehatan          Republik Indonesia.          ( 2008). Permenkes
Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 . Jakarta: Menkes RI. Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia. (2013). Peraturan  Menteri  Kesehatan Nomor  55/PER/MENKES/2013  tentang
Penyelenggaraan Pekerjaan  Rekam
Medis .  Jakarta:  Mentrian  Kesehatan Republik Indonesia. Notoadmodjo, S. ( 2010). Kesehatan Masyarakat  Ilmu  &  Seni .  Jakarta: Rineka Cipta.
Rustiyanto,  E  dan  Rahayu.  W.  A.  (2011).
Manajemen  Filing  Dokumen  Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan .
Yogyakarta: Permata Indonesia.
Rustiyanto,  Ery.  (2009). Etika  Profesi: Perekam Medis dan Informasi Kesehatan .  Edisi  Pertama.  Yogyakarta: Graha Ilmu. Sugiyono. (2013). Metode Penelitian Pendidkan Pendekatan Kuantitatif,
Kualitatif . Bandung: Alfabeta. UU  RI.  (2004). Undang-  Undang  Republik Indonesia  No.  29  Tahun  2004  Tentang Praktek Kedokteran. Jakarta: UU RI. UU RI. (2009). Undang-   Undang  Republik Indonesia  Nomor  44  Tahun  2009 Tentang Rumah sakit. Jakarta: UU RI.