## IMPLEMENTASI E-PROCUREMENT DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA

## Dewi Sartika dan Febri Yuliani
FISIP Universitas Riau, Kampus Bina Widya Km. 12,5 Simpang Baru Panam, Pekanbaru 28293
Abstract: Implementation E-Procurement in the Procurement of Goods and Services. This study aims to analyze the factors that influence policy implementation of electronic procurement services  e-procurement  in  the  Procurement  Services  Unit  Rokan  Hulu.  This  study  used qualitative methods the author uses triangulation techniques to perform the check, recheck, and  crosscheck  the data  obtained. The  results  showed  that the  provision  of e-procurement system shows that this application has been as support the procurement of goods and services. Based on the concept of policy implementation, the implementation e-procurement has been implemented properly.
Abstrak: Implementasi e-Procurement dalam Pengadaan Barang dan Jasa. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis faktor yang mempengaruhi implementasi kebijakan pengadaan barang jasa secara elektronik di Unit Layanan Pengadaan Kabupaten Rokan Hulu. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dan teknik triangulasi dengan melakukan check, recheck , dan crosscheck terhadap data yang diperoleh. Hasil penelitian menunjukkan bahwa aplikasi ini layak untuk  diimplementasikan guna  mendukung pengadaan  barang dan  jasa.  Berdasarkan  konsep implementasi kebijakan, maka pelaksanaan e-procurement sudah terimplementasi dengan baik.
Kata Kunci : e-government, e-procurement , implementasi, kebijakan

## PENDAHULUAN
Salah satu upaya pemerintah untuk menciptakan transparansi publik adalah kebijakan dan strategi nasional dalam pengembangan e-government. Pengembangan e-government yang dilakukan salah satunya adalah layanan publik dalam pe- ngadaan barang dan jasa di instansi pemerintah yang menggunakan sistem pelelangan secara elektronik atau yang lebih dikenal dengan e- procuremant. Instrumen  ini  memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi meliputi pelelangan umum secara elektronik yang diselenggarakan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE).
Implementasi e-procurement bertujuan untuk melakukan efisiensi biaya berupa pe- nurunan biaya operasional dan penurunan risiko terjadinya  penyimpangan  dalam  pengadaan barang dan jasa. Investasi yang dilakukan perlu dinilai kelayakannya dengan mengukur keefek- tifan implementasi e-procurement. Analisis atas proses bisnis menunjukkan bahwa e-procure- ment dapat meningkatkan transparansi, sehingga dapat mengurangi risiko terjadinya penyimpangan dalam proses pengadaan barang/jasa.
Sesuai Perpres No. 54 Tahun 2010, e-procu- rement telah diaplikasikan Pemerintah Kabu- paten Rokan Hulu selama hampir dari setahun ini. Fenomena yang dijumpai terkait dengan pelaksanaan e-procurement di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Rokan Hulu, yaitu untuk  Tahun Anggaran  2012  melalui  ULP menerapkan semi e-procurement berdasarkan Lampiran Instruksi Presiden No. 17 Tahun 2011 bah-wasanya K/L/D/I sudah harus menerapkan 40% e-procurement dan 60% semi e-procure- ment atau dengan cara lama (konvensional).
Berdasarkan paket pekerjaan yang diren- canakan  40% e-procurement tersebut, pagu dana yang sudah dilelang di ULP Kabupaten Rokan  Hulu  Tahun  2012  adalah  sebesar Rp.269.689.272.011,- dengan jumlah keseluru- han paket sebanyak 73 paket dari total pagu secara keseluruhan yang akan dilelang secara full e-procurement yaitu  Rp.692.043.053.376. Namun pada hasil lelang akhir setelah dihitung dengan seksama dan berdasarkan hasil laporan dari masing-masing kelompok kerja (Pokja) yang tercapai hanya  38,97 % dari pagu total lelang secara keseluruhan.
Penelitian yang dilakukan Meilisa, dkk (2010) mengungkapkan bahwa dengan adanya e-procurement ini kinerja pemerintah dalam proses pengadaan barang dan jasa cenderung lebih efektif dan efisien daripada dilakukan secara manual. E- procurement ini juga dapat mencegah praktek korupsi yang sering terjadi pada pengadaan barang dan jasa karena antara petugas dan rekanan tidak dapat bertemu lang- sung.
Grindle (1980) memperkenalkan model implementasi sebagai proses politik dan admi- nistrasi. Model tersebut menggambarkan proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh beragam aktor, di mana keluaran akhirnya di- tentukan oleh baik materi program yang telah dicapai maupun melalui interaksi para pembuat keputusan dalam konteks politik administratif. Proses politik dapat terlihat melalui proses pe- ngambilan keputusan yang melibatkan berbagai aktor kebijakan, sedangkan proses administrasi terlihat melalui proses umum mengenai aksi administratif yang dapat diteliti pada tingkat program tertentu.
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis faktor yang mempengaruhi implementasi kebi- jakan pengadaan barang jasa secara elektronik di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten Rokan Hulu.

## METODE
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Informan penelitian adalah orang yang benar- benar tahu atau pelaku yang terlibat langsung dengan permasalahan penelitian. Mereka terdiri atas implementor,  Kabag Ekonomi  Pemba- ngunan, Sekretraiat LPSE, Koordinator ULP, Pokja, Kontraktor/Pihak Penyedia, dan mas- yarakat. Dalam penelitian ini peneliti bertindak sebagai instrumen utama. Pengumpulan data dilakukan melalui studi dokumentasi, wawancara (interview) dan observasi. Analisis data dila- kukan dengan teknik triangulasi, yaitu melakukan check, recheck , dan crosscheck terhadap data yang diperoleh.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Implementasi Kebijakan e-Procurement
LPSE  Kabupaten  Rokan  Hulu  yang beralamat  di www.lpse.rokanhulukab.go.id, merupakan unit kerja penyelenggara sistem elektronik pengadaan barang/jasa yang didirikan sesuai Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah pada pasal 111 ayat 1, dinyatakan gubernur/ bupati/walikota harus membentuk LPSE untuk memfasilitasi  ULP  atau  pejabat  pengadaan barang dan jasa secara elektronik.
Penerapan e-procurement pada tahun 2012 sebanyak 40% dari total nilai paket yang ada diharapkan ada awal yang baik dari Pemerintah Kabupaten  Rokan  Hulu  untuk  menerapkan sistem e-government yang  akan  memulai meminimalisir kecurangan-kecurangan yang seringkali menjadi keluhan beberapa rekanan penyedia dalam hal pengadaan barang/jasa. Peraturan tentang implementasi e-procurement yaitu dengan dikeluarkannya surat keputusan Bupati Rokan Hulu Nomor  KPTS.555/Setda- PDE/166/2012  tentang  pembentukan  Tim Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Kabupaten Rokan Hulu.
Keluhan  yang  dialami  Pokja  ULP  di- antaranya ketidaktersediaan sistem kadangkala menganggu proses pelelangan. Dengan adanya sistem LPSE ini lebih memudahkan panitia dalam bekerja dan mengurangi bahkan menghindari bertemunya penyedia dengan panitia, sehingga panitia bisa fokus dalam menyelenggarakan proses pelelangan. Pandangan masyarakat ter- hadap adanya e-procurement ini adalah proses pengawasan pengumuman tender, mekanisme pemenangan tender sampai implementasi tender seharusnya menjadi tugas dan wewenang LPSE.
Pelaksanaan pekerjaan pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dibiayai melalui APBN, APBD Provinsi Riau dan/APBD Kabupaten Rokan Hulu pemerintah daerah mengeluarkan Keputusan  Bupati  Rokan  Hulu  Nomor  : Kpts.500/SETDA-Ekbang/91/2012  tentang pembentukan susunan personil ULP Barang dan
Jasa Kabupaten Rokan Hulu Tahun Anggaran 2012.  Untuk  pengadaan  di  atas  Rp.  100. 000.000,- (Seratus Juta Rupiah) dan pengadaan jasa konsultansi dengan nilai diatas Rp. 50. 000.000,- (Lima Puluh Juta Rupiah) diproses lelangnya melalui ULP Kabupaten Rokan Hulu.
Masing-masing kelompok kerja (Pokja) menjalankan tugas dan fungsinya untuk mela- kukan pelelangan setelah mendapat KAK, HPS dan TOR dari PA (Pengguna Anggaran) atau PPTK (Pejabat Pengelola Teknis Kegiatan) di Masing-masing dinas dan instansi yaitu ada 9 Badan, 14 Dinas, 2 Kantor ditambah dengan Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Inspek- torat,  Sekretariat  Korpri  dan  Rumah  Sakit Umum Daerah (RSUD) Kabupaten Rokan Hulu yang ditangani ULP Kabupaten Rokan Hulu.
Sesuai latar belakang Perpres 54 Tahun 2010 bahwa aturan ini adalah untuk mengatur pelaksanaan pengadaan barang dan jasa agar berjalan sesuai dengan aturan dan regulasi yang diterapkan. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa diupayakan mulai tahun 2012 dilaksanakan pelelangan secara e-procurement.
Pokja ULP menyatakan bahwasannya man- faat yang dirasakan dari adanya sistem e -procu- rement ini adalah dari segi waktu pelaksanaan lelang yang relatif singkat dari 21 hari kerja (30 hari kalender) bisa dipangkas menjadi 14 hari kerja. Sesuai dengan konsep type of benefit atau manfaat yang dihasilkan menurut Grindle, bahwasanya manfaat yang dihasilkan berkaitan dengan bagaimana dan sejauhmana implementasi kebijakan publik membawa perubahan perilaku pihak-pihak yang bersangkutan. Sehingga ber- laku rumusan umum bahwa semakin pihak me- rasa implementasi kebijakan menguntungkan dirinya, semakin pihak tersebut memberi dukungan.

## Faktor-faktor  yang  Mempengaruhi
Implementasi Kebijakan e-Procurement Pembentukan  Unit  Organisasi  Baru  dan Staf Pelaksana
Untuk menjalankan sistem e-procurement serta pengembangannya dilakukan Pemerintah
Kabupaten Rokan Hulu berada di bawah Bidang Ekonomi Pembangunan Sekretariat Daerah. Jumlah tim adalah 13 orang, termasuk tenaga kontrak yang mempunyai dedikasi tinggi dalam bekerja.
Sekretariat layanan LPSE atau e-procure- ment adalah unit yang menyediakan sarana dan prasarana penunjang pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik, berfungsi sebagai administrator sistem e-procurement ULP Kabu- paten Rokan Hulu dan melaksanakan penge- lolaan/ manajemen data penyedia dan data pe- ngadaan laporan pelaksanaan pengadaan paket- paket pekerjaan secara e-procurement untuk Tahun Anggaran 2012.
Adapun  manfaat dengan  adanya ULP, pengadaan lebih terintegrasi, terpadu, efektif, efisien, serta lebih terkendali. Menjamin persa- maan kesempatan, akses dan hak penyedia ba- rang dan jasa dan kemudahan informasi bagi aparat pengawas.

## Penjabaran  Tujuan  ke  dalam  Berbagai Aturan  Pelaksana
Salah satu aspek penting dalam mewujud- kan birokrasi yang profesional, efektif dan efisien adalah dengan menerapkan Standar Opera- sional Prosedur (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Standar operasional prosedur dalam mengikuti lelang/pendaftaran lelang secara elektronik:
A. Penyedia yang akan mengikuti pengadaan barang/jasa secara elektronik di Kabupaten Rokan Hulu mendaftar di LPSE.
1. Penyedia dapat melakukan aktivasi melalui login  LPSE  yang  terdapat  pada  menu Home.
2. Pada saat aktivasi, system inaproc me- lakukan identifikasi terhadap duplikasi data (UserID, email, NPWP, dan identitas perusahaan lain)
3. Jika terdapat duplikasi data yang ditemu- kan oleh sistem Data Inaproc, penyedia dapat melakukan penggantian UserID dan Password di situs LPSE Inaproc.

## B. Bagi penyedia yang sudah memiliki UserID
dan Password yang terdaftar pada LPSE Kabupaten Rokan Hulu/ LPSE lain yang sudah terhubung dengan sistem Inaproc
1. Bagi penyedia yang sudah memiliki User ID dan Password dan memiliki fasilitas internet, secara rutin dapat mengecek pelelangan yang terdapat pada aplikasi LPSE.
2. Apabila terdapat pengumuman pelelangan, dapat langsung mengikuti proses pelelangan.
3. Bagi penyedia juga disediakan fasilitas internet.
Dengan menggunakan SOP para pelaksana dapat memanfaatkan waktu yang tersedia. Selain itu, SOP juga menyeragamkan tindakan-tindakan dari para pejabat dalam organisasi-organisasi yang komplek dan tersebar luar, yang pada gilirannya dapat menimbulkan fleksibilitas yang besar dan kesamaan yang besar dalam mene- rapkan peraturan.

## Pengelolaan  Sumber-Sumber  Mencapai Tujuan
Manfaat dari e-procurement dapat dirasa- kan oleh rekanan dan juga pemerintah. Bagi rekanan, mereka tidak perlu bolak-balik untuk memberikan keterangan berkas-berkas terkait yang dibutuhkan serta tidak perlu memfotocopy berkas-berkas. Jika ada masalah atau hal-hal yang masih belum dimengerti, rekanan bisa chatting dengan petugas untuk mempertanyakan semua hal terkait dnegan pengadaan.
Selain itu, rekanan cukup datang sekali ke LPSE  untuk mendapatkan account  number yang akan digunakan untuk mengikuti lelang. Setelah itu, pengiriman berkas dapat dilakukan dirumah  tanpa  harus  datang  ke  LPSE.  Se- dangkan manfaat untuk pemerintah adalah bisa mendapatkan barang dan jasa yang lebih kom- petitif  dan  berkualitas  dengan  adanya  pe- ngadaan barang  dan jasa secara  elektronik. Selain itu pemerintah juga mendapatan keuntu- ngan terkait praktik transparansi dan akunta- bilitas pelayanan.
Banyak kendala dan sistem pengadaan yang mesti dirubah terutama untuk pelelangan dengan mekanisme e-procurement. Keterlambatan yang dilakukan oleh Dinas/Badan/Kantor yang lambat mengantarkan spesifikasi teknis barang/jasa yang akan dilelang mengakibatan lambatnya proses pelelangan. Karena dasar pengumuman pelela- ngan termasuk diumumkannya besaran jumlah total HPS yang ada.

## SIMPULAN
Aplikasi e-procurement layak untuk di- implementasikan di ULP Kabupaten Rokan Hulu untuk mendukung pelaksanaan e-government . Dari hasil pengujian penerapan pengadaan ba- rang dan jasa dengan sistem e-procurement menunjukkan  bahwa  aplikasi  implementasi pengadaan barang dan jasa dengan sistem e- procurement ini telah sesuai dengan yang di- harapkan dan dapat berfungsi dengan baik.

## DAFTAR RUJUKAN
Dunn, William N. 1999. Analisis Kebijakan Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Indrajit,  Richardus  Eko.  2004. Electronic Government . Yogyakarta: Andi
Grindle, Merilee S. 1980. Politics and Policy Implementation . New Jersey: Princeton University Press
Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo.
2002. Sistem  Informasi  Manajemen .
Yogyakarta: UPP AMP YKPN
Rahardjo, Budi. 2001. Membangun E-Government.
Bandung: PPAU Mikroelektronika ITB.
Subarsono, A.G.,  2005. Analisis  Kebijakan Publik. Yogyakarta: Pustaka Pelajar Tachjan.  2006. Implementasi  Kebijakan Publik . Bandung: AIPI
Wahab,  Solichin Abdul.  2004. Analisis Kebijakan; Dari Formulasi Ke Implementasi. Jakarta: Bumi Aksara
Winarno, Wing Wahyu. 2004. Sistem Informasi Manajemen . Yogyakarta: UPP AMP YKPN