…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)

## TINJAUAN PENYEBAB KERUSAKAN DOKUMEN REKAM MEDIS BAGIAN FILING DI RUMAH SAKIT BMC MAYAPADA

## Oleh
Nia Nurhasanah 1) , Yuyun Yunengsih 2)
1,2 Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
1,2 Politeknik Piksi Ganesha Jl. Jend. Gatot Subroto No. 301, Bandung 40274 Telepon : (022) 87340030/ Fax : (022) 87340086 Email: 1 nia.nurhasanah03@gmail.com , 2 yoen1903@gmail.com

## Abstract
Medical  record  is  a  file  that  contains  records  and  files  regarding  patient  identity,examination results, treatment, actions and other services that have been provided to patients. Medical Record Documents (DRM) must be managed properly, because they have great value for the hospital. In its  management,  storage,  security  and  maintenance  efforts  are  needed  so  that  it  does  not  get damaged quickly. The purpose of this study was to determine the causes of the damage factors of Medical Record Documents in the Filing section of BMC Mayapada Hospital. with this type of qualitative  research  with  data  collection  methods  by  observation  and  interviews.  Based  on  the results of a study conducted at BMC Mayapada Hospital, the authors took a random sampling of 100  Medical  Record  Documents  (taken  at  random)  and  found  20  damaged  Medical  Record Documents.  After  observing  this  damaged  Medical  Record  Document,  because  the  average document thickness is above 5cm, the storage rack is too full even though retention has been carried out every year, Medical record documents are located on shelves far from ventilation and sunlight causing documents to be moist and easily torn and the humidity factor of the room temperature even  though  the  room  maintenance  has  been  carried  out  by  spraying  termites  and  insects periodically.
Keywords: Document Damage, Medical Record, Filing
PENDAHULUAN Pesatnya
perkembangan ilmu kedokteran  dan  teknologi  serta  membaiknya keadaan  sosial  ekonomi  dan  pendidikan  saat ini,  mengakibatkan  perubahan  perubahan sistem  penilaian  masyarakat  yang  menuntut pelayanan kesehatan yang bermutu, untuk mutu dan efisiensi pelayanan kesehatan dalam suatu rumah  sakit  diberlakukan  sistem  pengelolaan rekam medis yang baik.
Salah  satu  aspek  yang  berperan  dalam menentukan  kualitas  rekam  medis  adalah PMIK.  Petugas  rekam  medis  diharuskan mampu  melakukan  tugas  dalam  memberikan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan  yang  bermutu  tinggi  dengan memperhatikan
beberapa kompetensi
berdasarkan  Keputusan  Menteri  Kesehatan
Republikn Indonesia No. 377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
Unit  rekam  medis  adalah  salah  satu gerbang  terdepan  dalam  pelayanan  kesehatan sehingga  merupakan  ukuran  kepuasan  pasien dalam  menerima  pelayanan.  Dalam  Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) No. 269 tahun 2008  tentang  rekam  medis  disebutkan  bahwa rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisikan catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien, pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Rekam medis diartikan sebagai keterangan  baik  yang  tertulis  maupun  yang terekam tentang identitas, anamnes a, penentuan fisik laboratorium, diagnosis segala pelayanan  dan  tindakan  medis  yang  diberikan

## …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Journal of Innovation Research and Knowledge
kepada  pasien,  dan  pengobatan  baik  di  rawat inap, rawat jalan (Hatta, 2008)..
Bagian  pengelolaan  berkas  rekam medis  merupakan  salah  satu  bentuk  dari pelayanan penunjang medis. Sistem pengolahan  rekam  medis  terdiri  dari  beberapa subsistem, yaitu dimulai dari tempat penerimaan pasien (membuat atau menyiapkan berkas  rekam  medis),  dilanjutkan  dengan assembling,  coding,  indexing ,  dan filing . Dibagian filing penyimpanan dan pengembalian kembali rekam medis. Penyimpanan dan pengambilan kembali rekam medis  dilakukan  pada filing ,  yang  bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat pengambilan dan pengembalian kembali berkas rekam medis yang tersimpan, juga melindungi berkas  rekam  medis  dari  berbagai  faktor  yang diantaranya  adalah  bahaya  pencurian,  faktor intrinsik  dan  faktor  ekstrinsik  (Valentina dkk,2018).
Dalam menjaga mutu pelayanan rumah sakit,  Baiknya  untuk  mengurangi  kerusakan pada dokumen rekam medis. Pihak rumah sakit menggunakan rekam medis elektronik. Kelebihan  dari  rekam  medis  elektronik  ini yaitu,  mengurangi  terjadinya  duplikasi  dalam pemeliharaan  dan  penyimpanan,  mengurangi jumlah  pembiayaan,  untuk  peralatan  dan pembuatan  ruangan,  Peningkatan  efesiensi perekam  medis  dalam  penyimpanan  atau penemuan  kembali  dokumen  rekam  medis, Dokumen  rekam medis lebih  terjamin keselamatan  baik  fisik  maupun  informasinya, memudahkan didalam pelaksanaan penyusutan dokumen  rekam  medis,  Lebih  mudah  dalam menjaga hubungan data, baik data rawat jalan, rawat inap dan UGD.
Pada dasarnya Rekam medis elektronik adalah  penggunaan  perangkat  teknologi informasi untuk pengumpulan, penyimpanan, pengolahan  serta  peng- akses -an  data  yang tersimpan  pada  rekam  medis  pasien  di rumah  sakit  dalam  suatu  sistem  manajemen basis  data  yang  menghimpun  berbagai sumber data medis.  Bahkan  beberapa  rumah sakit  modern  telah  menggabungkan  Rekam
medis  elektronik  dengan  aplikasi  Sistem Informasi
Manajemen
Rumah Sakit
(SIMRS)  yang  merupakan  aplikasi  induk yang  tidak  hanya  berisi    Rekam  medis elektronik    tetapi    sudah    ditambah    dengan fitur-fitur    seperti    administrasi, billing , dokumentasi  keperawatan,  pelaporan  dan dashboard score card .
Rekam  medis  elektronik  juga  dapat diartikan  sebagai  lingkungan  aplikasi  yang tersusun atas penyimpanan data klinis, sistem pendukung  keputusan  klinis,  standarisasi istilah  medis,  entry  data  terkomputerisasi, serta  dokumentasi  medis  dan  farmasi (Wimmie  Handiwidjojo,  2009).  Rekam medis  elektronik  juga  bermanfaat  bagi paramedis untuk mendokumentasikan, memonitor, dan mengelola pelayanan kesehatan  yang  diberikan  pada  pasien  di rumah sakit. Secara hukum data dalam rekam medis  elektronik  merupakan  rekaman  legal dari  pelayanan  yang  telah  diberikan  pada pasien  dan  rumah  sakit  memiliki  hak  untuk menyimpan data tersebut menjadi tidak legal, bila  oknum  di  rumah  sakit  menyalah gunakan  data  tersebut  untuk  kepentingan tertentu  yang  tidak  berhubungan  dengan pelayanan kesehatan pasien.
Tujuan  rekam  medis  adalah  untuk menunjang  tercapainya  tertib  administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan  di  sarana  pelayanan  kesehatan. Tanpa  didukung  suatu  sistem  pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana  diharapkan,  sedangkan  tertib administrasi  merupakan  salah  satu  faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan.
Rumah  Sakit  BMC  Mayapada pertama  kali  berdiri  dengan  nama  Bogor Medical  Center  (BMC).  Baru  kemudian pada  November  2018  logo  dan  namanya diubah  menjadi  BMC  Mayapada.  Rumah Sakit  BMC  Mayapada  terletak  di  Jl. Pajajaran  Indah  V  No.  97  Bogor  di  atas sebidang  tanah  5.148.45  m2  dan  luas
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
ISSN 2798-3641 (Online)
bangunan  5.250  m2,  dengan  bangunan berlantai lima, Rumah sakit BMC Mayapada adalah  rumah  sakit  yang  ditunjang  dengan perlengkapan  modern  dan  canggih  serta kualitas  pelayanan  yang  terbaik  di  kota bogor.  Rumah  Sakit  BMC  Mayapada memberikan  pelayanan  Poliklinik,  rawat jalan,  rawat  inap,  instalasi  gawat  darurat yang  siap  melayani  selama  24  jam,  apotik, laboratorium,  radiologi,  rehabilitasi  medik, konsultasi  gizi,  kebidanan,  operasi  (bedah), Medical  Check  Up (MCU),  pemeriksaan osteoporosis, dan lain-lain.
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis di Rumah  sakit  BMC  Mayapada  menggunakan sistem  penyimpanan  sentralisasi  dan  serta sistem penjajaran menggunakan Terminal Digit Filing (TDF).  Berdasarkan  hasil  wawancara dan  observasi  kepada  salah  satu  perekam medis, menyatakan bahwa berkas rekam medis di  Rumah  sakit  BMC  Mayapada  mudah rusak/robek karena ketebalan Dokumen Rekam medis rata- rata diatas 5cm, Rak penyimpanan yang  terlalu  penuh  walaupun  sudah  dilakukan retensi setiap tahunnya, Dokumen rekam medis yang terletak pada rak yang jauh dari ventilasi dan  sinar  matahari  menyebabkan  dokumen lembab  dan  mudah  robek  dan  faktor kelembaban  suhu  ruangan  meskipun  sudah dilakukan  pemeliharaan  ruangan  dengan melakukan  penyemprotan  anti  rayap  dan serangga secara berkala.
Berikut  merupakan  salah  satu  keadaan kerusakan berkas rekam medis di Rumah Sakit BMC Mayapada dapat dilihat pada Gambar Gambar  1.  Berkas  Rekam  Medis  Yang Rusak
Hasil  survei  menunjukkan  bahwa kondisi  berkas  rekam  medis  rawat  inap  yang rusak dimana sampul map berkas rekam medis yang mudak robek akan menyebabkan formulir yang  ada  didalamnnya  terlipat  dan  semakin lama akan robek. Hal ini disebabkan beberapa faktor yaitu banyaknya dokumen rekam medis ketebalan  lebih  dari  5  cm,  rak  penyimpanan yang  terlalu  penuh  walaupun  sudah  dilakukan retensi setiap tahunnya ,Dokumen rekam medis yang terletak pada rak yang jauh dari ventilasi dan  sinar  matahari  menyebabkan  dokumen lembab  dan  mudah  robek  dan  faktor kelembaban  suhu  ruangan  meskipun  sudah dilakukan  pemeliharaan  ruangan  dengan melakukan  penyemprotan  anti  rayap  dan serangga secara berkala.

## LANDASAN TEORI
Menurut Permenkes No 55 Tahun 2013 Tentang  Penyelenggaraan  Pekerjaan  Perekam Medis  Pasal  1  yaitu  Manajemen  Pelayanan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan adalah kegiatan  menjaga,  memelihara  dan  melayani rekam  medis  baik  secara  manual  maupun elektronik sampai menyajikan informasi kesehatan di rumah sakit, praktik dokter klinik, asuransikesehatan, fasilitas pelayanan kesehatan  danlainnya  yang  menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan menjaga rekaman
Prosedur        antara        lain        tentang sistem        pengamanan      dan  pemeliharaan Dokumen rekam medis. Prosedur  yang  tertulis harus    tersedia    yang    dapat  menerima pengolahan    rekam    medis    untuk    menjadi acuan  bagi  setiap perekam medis.
Kerusakan  dokumen  rekam  medis adalah  tidak  utuhnya  dokumen  seperti  robek, luntur, pudar, tidak terbaca atau terdapat bagian yang hilang dan penggunaan stapler yang tidak hati-hati akan merobek dokumen rekam medis (Valentina dan Sebayang, 2018). Dampak yang ditimbulkan apabila rekam medis rusak karena pemeliharaan  tidak  baik  atau  tidak  diisi sebagaimana  mestinya  sehingga  isi  rekam medis  menjadi  kabur  atau  tidak  jelas,  maka menurut  “ Hukum  yurisprudensi” di  dalam hukum kedokteran bisa diberlakukan

## …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Journal of Innovation Research and Knowledge
“pembalikan pembuktian” terhadap dokter/rumah  sakitnya.  Pembebanan  atas kewajiban pembuktian (“ onu ”, burden of proff ) bisa dibebankan kepada dokter/rumah sakit (J. Guwandi, 1991 dalam Ismainar, 2015).
Nurridho  dkk  (2009)  menyatakan bahwa, rak penyimpanan merupakan salah satu peralatan rumah sakit yang berfungsi menyimpan  dokumen,  dengan  tersedianya  rak penyimpanan  dokumen  rekam  medis  yang sesuai dengan kapasitas penyimpanan dokumen maka tidak akan terjadi kerusakan dokumen Pelestarian  arsip  atau  preservasi  arsip adalah  perlindungan  fisik  arsip  terhadap kerusakan.  (Terminologi  Kearsipan  Nasional, 2002). Pelestarian arsip terdiri dari dua kegiatan diantaranya  pelestarian  arsip  langsung  yaitu menyediakan prasaranan dan sarana sedangkan pelestarian arsip tidak langsung yaitu mengusahakan alih media.
Perawatan atau pelestarian arsip merupakan  perlindungan  fisik  arsip  agar  tidak terhindar dari kerusakan. (Termitologi Kearsipan  Nasional,  2002).  Perawatan  arsip juga  mencangkup  pemeliharaan  lingkungan yang  baik,  suhu  yang  sesuai,  terhindar  dari hama,  debu,  dan  kejadian-kejadian  yang memungkinkan kerusakan terhadap arsip.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini dilaksanakan pada bagian Rekam Medis di Rumah Sakit BMC Mayapada untuk  Meninjau  faktor  penyebab  kerusakan dokumen  rekam  medis.  Jenis  penelitian  yang digunakan  oleh  peneliti  yaitu  jenis  penelitian kualitatif merupakan metode  yang  fokus  pada pengamatan  yang  mendalam.  Oleh  karenanya, penggunaan metode kualitatif dalam penelitian dapat menghasilkan kajian atas suatu fenomena yang lebih komprehensif (Yoni Ardianto,2019).  Penelitian  kualitatif  yang digunakan  untuk  meninjau    faktor-faktor  apa saja  yang  menjadi  penyebab  Populasi  dalam penelitian  ini  adalah  seluruh  dokumen  rekam medis yang ada di ruang penyimpanan. Metode pengumpulan  data  yang  digunakan  dalam penelitian ini secara random sampling terhadap
dokumen  rekam  medis  yang  ada  di  ruang penyimpanan  Rumah  sakit  BMC  Mayapada dengan  mengambil  sample  sebanyak  100 dokumen  rekam  medis. Sample  Random Sampling adalah pengambilan anggota sampel dari populasi yang dilakukan secara acak tanpa memperhatikan strata yang ada dalam populasi itu  ( Sugiyono,2017 :82). Kemudian  data  di observasi  dan  dilakukan  pemecahan  masalah pada setiap masalah yang terjadi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil  penelitian  tentang  faktor  –  faktor penyebab  kerusakan  dokumen  rekam  medis bagian filing di  Rumah  sakit  BMC  Mayapada dengan  jumlah  sampel  yang  diambil  secara random  sebanyak  100  dokumen  rekam  medis pasien  rawat  inap  terdapat  20  dokuem  rekam medis yang rusak. sample 100 Dokumen rekam medis yang diambil untuk penelitian ini terdiri dari :
1. Ketebatalan  dokumen  rekam  medis rata- rata diatas 5cm
2. Dokumen  rekam  medis  yang  memiliki lebih dari 1 volume
3. Dokumen  rekam  medis  yang  terletak pada rak yang terlalu penuh
4. Dokumen  rekam  medis  yang  terletak pada  rak  yang  jauh  dari  ventilasi  dan sinar matahari.
Tabel  1.  Distribusi  Frekuensi  Pengambilan Sampling  Kerusakan  Dokumen  Rekam Medis di Ruang Penyimpanan Rumah Sakit BMC Mayapada
No. Kerusakan Dokumen Frek uensi Prese ntase Rekam Medis 1 Rusak
20 20% 2 Tidak Rusak 80 80% Total 100 100%
Tabel  1  menunjukkan  bahwa    kerusakan dokumen rekam medis mencapai 20% dan 100 sample yang diambil. Hal tersebut tidak sesuai dengan Standart Operational Procedur (SOP ) di  Rumah  sakit  BMC  Mayapada  yang
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
ISSN 2798-3641 (Online)
menyatakan  bahwa  penyimpanan  dokumen rekam medis masih belum memenuhi standar . Apabila  hal  tersebut  terus  dibiarkan  akan menjadikan mutu pelayanan yang kurang baik. Gambar  2  Faktor  –  faktor    Kerusakan Dokumen Rekam Medis Ruangan Filing RS. BMC Mayapada
N o. Faktor Kerusakan Keteran gan
1 Terdapat atap yang bocor Tidak 2 Rembesan air di dinding Tidak 3 Rembesan air di lantai Tidak 4 Kabel listrik tidak tersusun rapi Tidak 5 Sinar matahari langsung Tidak jatuh di permukaan
6 Rak terlalu penuh dan sempit Ya 7 Map DRM waterproof Ya
8 Tebalnya DRM rata –rata diatas 5 cm Ya 9 Jamur & Serangga Tidak 10 Ketidaksesuain ukuran formulir Non Medis Tidak 11 . Alat  ukur  suhu  ruang  filing  untuk  mengetahuai kelembaban ruangan Tidak 12 Kelembaban ruangan Ya
Berdasarkan  tabel  diatas  di  ketahui bahwa penyebab ke rusakan dokumen di ruang penyimpanan di Rumah sakit BMC Mayapada yaitu,  ,Rak  penyimpanan  yang  terlalu  penuh walaupun  sudah  dilakukan  retensi  setiap tahunnya,  tebalnya  dokuem  rata-rata  diatas 5cm, dan faktor kelembaban suhu ruangan yang menyebabkan  kerusakan  pada  kertas.  Namun untuk  sarana  dan  prasarana  yang  ada  pada bagian filing Rumah  Sakit  BMC  Mayapada sudah  baik,  seperti  tidak  adanya  atap  yang bocor,  tidak  ada  rembesan  air  di  dinding maupun  di  lantai,  kabel  listrik  sudah  tersusun rapih,  map  doumen  rekam  medis  sudah waterproof dan tidak ada jamur dan serangga di ruang penyimpanan.

## PENUTUP
Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitan dan pembahasan yang telah dilakukan oleh peneliti, maka diperoleh kesimpulan bahwa:
1. Kerusakan  dokumen  rekam  medis diruang  penyimpanan  Rumah  sakit BMC  Mayapada  yaitu  20%  dari  100 sample yang diambil secara random.
2. Kerusakan  dokumen  rekam  medis  di karenakan  adanya  ketebalan  dokumen rata-rata diatas 5 cm
3. Dokumen  rekam  medis  yang  terletak pada  rak  yang  jauh  dari  ventilasi  dan sinar  matahari  menyebabkan  dokumen lembab dan mudah robek.
4. faktor kelembaban suhu ruangan meskipun sudah dilakukan pemeliharaan ruangan dengan
melakukan  penyemprotan  anti  rayap dan serangga secara berkala .
5. Metode   penyimpanan   di   Rumah sakit . BMC Mayapada menggunakan  sistem sentralisasi    (rawat    jalan    dan    rawat inap    jadi  satu)    dengan    sistem penjajaran  digunakan  dengan  metode Terminal Digit Filling .

## Saran
Kinerja  maupun  kemampuan  perekam medis  sudah  baik,  namun  ada  beberapa masukan untuk perekam medis yaitu:
a. Memaksimalkan
Rekam Medis Elektronik (RME) terutama pada pasien rawat inap (paperless ), sehingga mengurangi penggunaan kertas.
b. Usahakan  DRM  ketebalan  tidak  lebih dari  5  cm,  jika  lebih  dari  5cm  petugas langsung membuatkan volume baru
c. Menjaga  kelembaban  ruangan  dengan adanya ventilasi dengan sirkulasi udara yang bagus
d. Menyediakan alat pengukur suhu untuk mengetahui kelembaban ruangan
e. Rak  harus  dibuat  dari  bahan  yang tidak   disukai  oleh  serangga       (kayu jati/logam) dsn Pada rak diberikan bahan yang  berbau,  dan  tidak  disukai  oleh serangga, seperti kamper, naftalen, dll.
f. Penyuntikan dengan bahan anti serangga (DTT)

## …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Journal of Innovation Research and Knowledge

## DAFTAR PUSTAKA
[1] [1]    Depkes  RI.  Menteri  Kesehatan Republik Indonesia No. 377/Menkes/SK/III/2007 Tentang Standar  Profesi  Perekam  Medis  dan Informasi Kesehatan [2] Depkes  RI.  Peraturan  Menkes  Nomor
269/Menkes/PER/III/2008
Tentang Rekam  Medis .  Jakarta:  Kementerian
Kesehatan Republik Indonesia, 2008.
[3] Wimmie  Handiwidjojo.  (2009).  Rekam Medis  Eleltronik. Jurnal  Eksis Vol.  2 No.1  Mei 2009
[4] Buku  Pedoman  Catatan  Medik  seri  7 revisinya  dibuat  berdasarkan  Permenkes No. 749 a / Menkes / Per / XII / 1998).
[5] Permenkes  No. 749a tahun 1989 tentang Rekam medis
[6] Endang,  Lestari  Sri.,  (2012), Analisis
Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Fisik  Dokumen  Rekam  Medis  Tahun 2011 .Dikutip 20 November
2017. http://eprints.dinus.ac.id. [7] Yoni Ardianto (2019), Memahami
Metode Penelitian Kualitatif
[8] Lestari,  Melia  Sinta,  (2021), Identifikasi
Faktor  Penyebab  Kerusakan  Dokumen
Rekam Medis Di Rumah Sakit Universitas  Airlangga  Surabaya Tahun 2021  Laporan  Praktek  Kerja  Lapang.
[Experiment] (Unpublished)
[9] Menkes RI. (2013). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan  Pekerjaan Perekam Medis .
[10] Sugiyono .  ( 2017 ), Metode  Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D.
Bandung : Alfabeta, CV.  ( 2017 )
[11] Putu  Eka  Rani  (2020), Perawatan  dan Pelestarian Arsip Rekm Medis di  Rumah sakit Umum Daera  Klungkung .