## Jurnal ABDIMAS Budi Darma

## Manajemen Absensi Kehadiran Siswa/I Dengan Memanfaatkan Aplikasi Google Form Pada SMKS Prayatna 1 Medan
Lince Tomoria Sianturi 1 , Ronda Deli Sianturi 2 , Muhammad Syahrizal 3*
123 Prodi Teknik Informatika, Universitas Budi Darma, Medan, Indonesia Email: 1 lince.sianturi338@gmail.com, 2 rondadeli398@gmail.com, 3* alifah.syahrizal13@gmail.com (*: coressponding author)

## Abstrak
Pada  awal  Maret  2020,  istilah  bekerja  dari  rumah  dan  belajar  dari  rumah  seakan  menjadi  topik  utama  di  semua penberitaan di Indonesia. Hal ini terkait himbauan Presiden Republik Indonesia, Joko Widodo untuk melakukan social distancing atas penyebaran virus Corona (Covid19) yang oleh WHO sudah ditetapkan menjadi Pandemi. Absensi online menjadi sebuah keniscayaan yang mutlak sejak pandemi COVID-19 melanda dunia. Siswa, mahasiswa, PNS, karyawan perusahaan, dan selainnya, terpaksa belajar dan atau bekerja dari rumah. Istilah asing yang populer, sering kita dengar adalah work from home (WFH). Kehadiran yang biasanya dengan tanda tangan atau sidik jari menjadi sulit dilakukan, sebagai gantinya dibuatlah daftar hadir daring. Sekolah SMKS Prayatna 1 Medan merupakan salah satu sekolah yang metode absensinya masih mengunakan WhatsApp (WA) dimana didalam peroses absensi siswa harus memberikan informasi kepada guru dengan cara share location kepada gurunya dan ada juga sebahagian guru yang meminta untuk video call agar memastikan peserta didiknya benar-benar ikut dalam proses pembelajaran, maka diperlukan pelatihan- pelatihan dan workshop bagaimana agar para guru dapat menguasai teknologi didalam pembelajaran dan membuat absensi sehingga proses absensi bisa lebih efektif bagi siswa-siswanya.
Kata Kunci : Pembelajaran, Google Form, Siswa, SMK Prayatna.

## Abstract
In early March 2020, the terms working from home and studying from home seemed to be the main topics in all the news in Indonesia. This is related to the appeal of the President of the Republic of Indonesia, Joko Widodo to carry out social distancing over the spread of the Corona virus (Covid19) which has been declared a pandemic by WHO. Online attendance has become an absolute necessity since the COVID-19 pandemic hit the world. Students, university students, civil servants, company employees, and others, are forced to study and or work from home. A popular foreign term, we often hear is work from home (WFH). Attendance which is usually with a signature or fingerprint becomes difficult, instead  an  online  attendance  list  is  made.  The  Prayatna  1  Medan  Vocational  School  is  one  of  the  schools  whose attendance method still uses WhatsApp (WA) where in the attendance process students must provide information to the teacher by sharing the location with the teacher and there are also some teachers who ask for video calls to make sure the students are really properly participate in the learning process, training and workshops are needed so that teachers can master technology in learning and make attendance so that the attendance process can be more effective for students.
Keywords: Learning, Google Form, Students, SMK Prayatna.

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah membawa perubahan yang sangat besar bagi  kemajuan  dunia  pendidikan.  Seiring  dengan  perkembangan  tersebut  metode  pembelajaran  juga banyak  mengalami  perkembangan,  baik  metode  pembelajaran  secara  personal,  media  pembelajaran, proses  pembelajaran  dan  proses  absensi  siswa.  Saat  ini  masyarakat  hidup  dalam  era  digital  di  mana teknologi  berkembang  dengan  sangat  pesat.  Kemajuan  teknologi  yang  begitu  cepat  ini  memberikan kemudahan dalam kehidupan masyarakat. Pada awal Maret 2020, istilah bekerja dari rumah dan belajar dari  rumah  seakan  menjadi  topik  utama  di  semua  penberitaan  di  Indonesia.  Hal  ini  terkait  himbauan Presiden  Republik  Indonesia,  Joko  Widodo  untuk  melakukan  social  distancing  atas  penyebaran  virus Corona  (Covid19)  yang  oleh  WHO  sudah  ditetapkan  menjadi  Pandemi.  Sebelum  Indonesia,  di  beberapa negara dengan tingkat kasus penyebaran virus corona yang lebih tinggi dan sudah lebih dulu menerapkan bekerja  dari  rumah  dan  belajar  dari  rumah  dalam  aktivitas  warganya  (termasuk  aktivitas  bidang pendidikan).  Pemerintah,  Perusahaan,  Lembaga  pendidikan,  serta  masyarakat  pun  mulai  menerapkan metode  serta  moda  platform  (program  aplikasi)  pendukung  yang  dapat  membuat  kegiatan  bekerja  dari rumah dan belajar dari rumah menjadi efektif serta tetap menjaga produktivitas kerja maupun belajar.
Saat ini semua orang beramsumsi “bekerja dari rumah dan belajar dari rumah” akan menjadi suatu kebiasaan yang normal bagi guru dan siswa. Dibeberapa daerah yang statusnya zona merah guru harus mengerjakan tugas pembelajaran dari rumah secara kontinyu dan menjadi rutinitas keseharian didalam proses  belajar  mengajar.  Artinya,  para  guru  berpeluang  tidak  produktif didalam  mengajar  atau  bekerja dilingkungan yang sama sekali sangat baru dan tampa pengawasan dari dari kepala sekolah atau pimpinan secaran inten. Terutama pada daerah-daerah yang kurang tersentuh teknologi dan para guru yang masih gagap dengan teknologi.

## Jurnal ABDIMAS Budi Darma
Absensi online menjadi sebuah keniscayaan yang mutlak sejak pandemi COVID-19 melanda dunia. Siswa, mahasiswa, PNS, karyawan perusahaan, dan selainnya, terpaksa belajar dan atau bekerja dari rumah. Istilah asing yang populer, sering kita dengar adalah work from home (WFH). Kehadiran yang biasanya dengan tanda  tangan  atau  sidik  jari  menjadi  sulit  dilakukan,  sebagai  gantinya  dibuatlah  daftar  hadir  daring. Sebagian  besar  sekolah  menggunakan  WhatsApp  (WA)  sebagai  sarana  untuk  memposting  kehadiran, misalnya dengan share live location dan photo / vidio call kepada guru setiap jam pelajaran. Aplikasi lain yang  sering  di  gunakan  sekolah  adalah  Zoom,  Google  Form,  dan  Google  Class  Room.  Aplikasi-aplikasi tersebut selain sebagai sarana pembelajaran daring juga sekaligus absensi online.
Sekolah  SMKS  Prayatna  1  Medan  merupakan  salah  satu  sekolah  yang  metode  absensinya  masih mengunakan WhatsApp (WA) dimana didalam peroses absensi siswa harus memberikan informasi kepada guru dengan cara share location kepada gurunya dan ada juga sebahagian guru yang meminta untuk video call  agar  memastikan  peserta  didiknya  benar-benar  ikut  dalam  proses  pembelajaran.  Berdasarkan permasalahan-permasalahan  yang  telah  diuraikan  diatas  maka  diperlukan  pelatihan-pelatihan  dan workshop  bagaimana  agar  para  guru  dapat  menguasai  teknologi  didalam  pembelajaran  dan  membuat absensi sehingga proses absensi bisa lebih efektif bagi siswa-siswanya.
Sasaran  khusus  peserta  pelatihan  atau  wokshop  pemanfaatan  aplikasi  Google  Form  untuk  media absensi adalah guru, Sasaran luas peserta pelatihan atau workshop adalah semua guru, pegawai dan staf administrasi Sekolah SMKS Prayatna 1 Medan.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA

## 2.1 Sistem Pembelajaran Daring
Pendidikan  jarak  jauh  (bahasa  Inggris:  distance  education)  adalah  pendidikan  formal  berbasis lembaga  yang  peserta  didik  dan  instrukturnya  berada  di  lokasi  terpisah  sehingga  memerlukan  sistem telekomunikasi interaktif untuk menghubungkan keduanya dan berbagai sumber daya yang diperlukan di dalamnya. Pembelajaran elektronik (e-learning) atau pembelajaran daring (online) merupakan bagian dari pendidikan jarak jauh yang secara khusus menggabungkan teknologi elektronika dan teknologi berbasis internet.

## 2.2 Absensi
Absensi berarti “tidak hadir”, namun bisa dikatakan pula absensi merupakan ketidakhadiran atau kehadiran suatu objek dalam hal ini adalah orang, dimana orang tersebut terlibat dalam suatu organisasi yang  mengharuskan  adanya  pemberitahuan  tentang  keadaan  atau  kehadiran  atau  ketidakhadirannya dalam ruang lingkup organisasi tersebut.” Absen menurut kamus besar Bahasa Indonesia merupakan tidak hadirnya seseorang dalam sebuah instansi. Sedangkan absensi biasa disebut sebagai proses penandaan atau pencatatan waktu hadir seseorang dalam sebuah dokumen yang dibuat sebagaimana mestinya guna sebagai acuan dalam menentukan sebuah keputusan dalam lingkup penilaian. Sehingga dapat disimpulkan bahwa absensi atau kartu jam hadir ialah dokumen yang mencatat jam hadir setiap siswa di sekolah. Catatan jam hadir  siswa  tersebut  dapat  berupa  daftar  hadir  biasa,  dapat  juga  pula  berbentuk  kartu  hadir  yang  diisi dengan mesin pencatat waktu.

## 2.3 Google Form
Google form adalah layanan dari Google yang memungkinkan Anda untuk membuat survey, tanya jawab  dengan  fitur  formulir  online  yang  bisa  dicustomisasi  sesuai  dengan  kebutuhan.  Jadi  anda  bisa mendapatkan jawaban secara langsung dari audiens yang mengikuti survei. Google Form atau yang disebut google formulir adalah alat yang berguna untuk membantu dalam merencanakan acara, mengirim survei, atau  mengumpulkan  informasi  yangmudah  dengan  cara  yang  efisien.  Form  juga  dapat  dihubungkan  ke spreadsheet.

## 3. METODE PELAKSANAAN
Dalam proses kegiatan pengabdian kepada masyarakat diperlukan persiapan dan perencanaan yang benar-benar  baik  sehingga  peroses  pengabdian  kepada  masyarakat  dapat  terlaksana  dengan  baik  dan sesuai dengan yang diharapkan, adapun persiapan dan perencanaan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Melakukan  koordinasi  dengan  kepala  P3M  (Pusat  Penelitan  Dan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat) Universitas Budi Darma untuk memperoleh persetujuan kegiatan tersebut.
2. Mengirimkan surat permohonan kepada Kepala Sekolah SMKS Prayatna 1 Medan untuk melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat disekolah tersebut.
3. Melakukan  penjadwalan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  sesuai  dengan  waktu  dan  jumlah peserta yang disepakati.

## Jurnal ABDIMAS Budi Darma
Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat pada gambar 1. di bawah ini :
Mulai
Surat Permohonan Pengabdian Masyarakat Disetujui ? Registrasi Peserta Presentasi Materi Pengabdian Masyarakat Pembuatan Laporan Pengabdian Selesai Ya Tidak
Gambar 1. Diagram alur pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 4.1 Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  yang  dilaksanakan  di  sekolah  SMKS  Prayatna  1  Medan untuk memberikan pemahaman kepada guru bahwa tidak selalu proses absensi dilaksanakan dengan cara datang kesekolah atau melalui WhatsApp (WA). Proses absensi bisa juga dilaksanakan denga mengunakan dan  memanfaatkan  teknologi  saat  ini.  Dengan  mengunakan  teknologi  proses  pelaksanaan  absensi  bisa dilaksanakan dengan menarik dan tidak membosankan sehingan peserta didik dapat lebih mudah untuk mengisi absensi. Materi pengabdian kepada masyarakat juga disesuaikan dengan kebutuhan pihak sekolah SMKS Prayatna 1 Medan untuk meningkatkan SDM dan kesadaran sosial bagi guru. Selanjutnya kegiatan pengabdian kepada masyarakat  diharapkan dapat berperan didalam meningkatkan SDM Guru di sekolah SMKS Prayatna 1 Medan.

## Gambar 2. Pelaksanaan Kegiatan PkM

## 4.2 Evaluasi Keberhasilan
Didalam meningkatkan sumber daya manusia (SDM) di sekolah SMKS Prayatna 1 Medan khususnya didalam teknologi informasi harus terus dilakukan secar terus menerus di sekolah SMKS Prayatna 1 Medan. Sekolah  SMKS  Prayatna  1  Medan  merupakan  sekolah  swasta  yang  baru  berkembang  di  Jl.  Letda  Sujono No.403,  Tembung,  Kec.  Medan  Tembung,  Kota  Medan.  Dengan  dilaksanakan  pengabdian  kepada masyarakat diharapkan kedepannya sekolah SMKS Prayatna 1 Medan bisa terus berkembang dan dalam peroses  belajar  mengajar  dan  proses  absensi  bisa  mengunakan  dan  memanfaatkan  perkembangan teknologi saat ini, sehinga kedepannya sekolah ini bisa terus berkembang.

## 5. KESIMPULAN
Adapun kesimpulan dari pengabdian kepada masyarakat dilaksanakan pada sekolah SMKS Prayatna 1  Medan  adalah  Tim  pelaksana  telah  berhasil  melaksanakan  pelatihan  pentingnya  pengetahuan pemanfaatan teknologi informasi di era  Pandemic Covid-19 pada sekolah SMKS Prayatna 1 Medan. Para peserta  pelatihan  sangat  antusias  didalam  mengikuti  pelatihan  yang  dilaksanakan  dan  respon  yang

## Jurnal ABDIMAS Budi Darma
diberikan juga sangat positif dikarenkan materi yang diberikan sangat berhubungan dengan kebutuhan saat masa pandemic Covid-19.

## References
[1] Munir.  (2009).  Pembelajaran  Jarak  Jauh  Berbasis  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi.  Bandung:  Alfabeta. (hlm.1)
[2] Kemdikbud. (2011). Modul Satuan Pembelajaran Seri Pengembangan Bahan Belajar Mandiri.
[3] Kamus Besar Bahasa Indonesia
[4] Robbins, Stephen P. Perilaku Organisasi Buku 1, 2007, Jakarta: Salemba Empat, hal. 69-79.