Volume 6 Nomor 2, Desember 2023 e-ISSN : 2614-1574 p-ISSN : 2621-3249

## RANCANG BANGUN APLIKASI PEMELIHARAAN KENDARAAN DINAS PADA BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH KOTA MEDAN BERBASIS WEB

## WEB-BASED DEVELOPMENT OF OFFICE VEHICLE MAINTENANCE APPLICATION IN GENERAL SECRETARIAT OF MEDAN GOVERNMENT
Muhammad Adli Afdika 1 , Muhammad Iqbal 2 1,2 Universitas Pembangunan Panca Budi adliafdika1979@gmail.com

## ABSTRACT
The Regional Secretariat is a staff element and has the task of assisting the Mayor in formulating policies and administrative coordination of the implementation of regional apparatus duties and administrative services. In carrying out daily activities, the General Section of the Medan City Regional Secretariat is provided with official vehicle facilities. Maintenance of official vehicles in the General Section of the Medan City Regional Secretariat is still carried out by hand writing in a maintenance agenda book so that maintenance of official vehicles is often not on time. The aim of this research is to build a computer-based application for processing official vehicle maintenance  data.  The  application  development  method  used  is  a  prototype  with  design  using  UML.  The conclusions from the research produce an application that is user friendly and makes it easier for users to obtain recapitulation reports on the use of official vehicle budgets.
Keywords : Applications, Maintenance, Service Vehicles, Prototypes.

## ABSTRAK
Sekretariat  Daerah  merupakan  unsur  staf  dan  mempunyai  tugas  membantu  Wali  Kota  dalam  penyusunan kebijakan  dan  pengkoordinasian  administratif  terhadap  pelaksanaan  tugas  perangkat  daerah  serta  pelayanan administratif. Dalam menjalankan aktivitas kegiatan sehari-hari, Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan diberikan fasilitas kendaraan dinas. Pemeliharaan kendaraan dinas pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Medan masih dilakukan dengan tulis tangan pada buku agenda pemeliharaan sehingga pemeliharan kendaraan dinas  sering  tidak  tepat  waktu.  Tujuan  penelitian  ini  adalah  membangun  aplikasi  berbasis  komputer  untuk pengolahan data pemeliharaan kendaraan dinas. Metode pengembangan aplikasi yang digunakan adalah prototype dengan perancangan menggunakan UML. Simpulan dari penelitian menghasilkan aplikasi yang user friendly dan memudahkan pengguna untuk mendapatkan laporan rekapitulasi penggunaan anggaran kendaraan dinas
Kata Kunci : Aplikasi, Pemeliharaan, Kendaraan Dinas, Protoype.

## PENDAHULUAN
Kemajuan  teknologi  komputer  dan informasi membawa pengaruh yang cukup besar  dalam  kinerja  pengolahan  data  dan penyajian  informasi  pada  suatu  instansi pemerintahan maupun swasta (I. M. D. K. Putra  et  al.,  2022).  Berbagai  sektor pekerjaan  dapat  dibantu  menggunakan teknologi  komputer.  Akses  informasi  juga bisa diperoleh secara mudah hanya dengan bantuan teknologi komputer.
Sekretariat Daerah merupakan unsur staf dan mempunyai tugas membantu Wali Kota  dalam  penyusunan  kebijakan  dan pengkoordinasian  administratif  terhadap pelaksanaan  tugas  perangkat  daerah  serta
pelayanan administratif. Sekretariat Daerah Kota  Medan  memiliki  beberapa  bagian dimana  salah  satunya  adalah  Bagian Umum.  Dalam  menjalankan  aktivitas kegiatan  sehari-hari,  Bagian  Umum Sekretariat  Daerah  Kota  Medan  diberikan fasilitas kendaraan dinas.
Kendaraan Dinas merupakan Barang Milik  Negara/Daerah  berupa  kendaraan bermotor  yang  digunakan  oleh  Pejabat Negara,  pegawai  Aparatur  Sipil  Negara, anggota Tentara Nasional Indonesia (TNI), dan  anggota  Kepolisian  Negara  Republik Indonesia (Polri) untuk melaksanakan tugas dan fungsi pada jabatan yang diembannya (Mutasar et al., 2020).
Kendaraan  dinas  sering  digunakan untuk mendukung mobilitas giat kedinasan. Oleh karenanya perlu dilakukan monitoring terhadap  kendaraan  dinas  secara  berkala dengan  baik  agar  tidak  terjadi  gangguan secara mendadak pada saat kendaraan dinas sedang digunakan. Pemeliharaan kendaraan dinas  pada  Bagian  Umum  Sekretariat Daerah  Kota  Medan  masih  dilakukan dengan  tulis  tangan  pada  buku  agenda pemeliharaan.  Kendala  yang  dihadapi seringkali  terjadi  pemeliharan  kendaraan dinas  melewati  jadwal  pemeliharaan  yang seharusnya  sehingga  dapat  menyebabkan umur  pemakaian  kendaraan dinas menjadi berkurang dalam jangka panjang.
Penelitian  sebelumnya  yang  terkait dengan  kendaraan  dinas  atau  kendaraan operasional yang dilakukan oleh (Awangga et  al.,  2020),  (Cahyogi  et  al.,  2019),  dan (Astianie  et  al.,  2022)  menghasilkan kesimpulan  bahwa  pengelolaan  data kendaraan dinas atau kendaraan operasional menggunakan aplikasi komputer  dapat  memudahkan  pengguna untuk  melakukan  monitoring  perawatan dan perbaikan kendaraan serta menghasilkan laporan yang akurat. Berdasarkan hasil
penelitian sebelumnya,  Sekretariat  Daerah  Kota Medan  khususnya  pada  Bagian  Umum memerlukan  sebuah  aplikasi  komputer untuk  mengatasi  permasalahan  yang dihadapi.  Aplikasi  berbasis  komputer adalah  sebuah  media  untuk  proses pengolahan dari data mentah menjadi pesan yang  bermakna  dan  selanjutnya  dipakai menjadi  alat  bantu  pengambil  keputusan. Aplikasi didukung oleh perangkat keras dan pengguna,  prosedur  dan  basis  data  yang bertujuan untuk menyediakan informasi (R. R. Putra & Pribadi, 2016).

## METODE Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  bertujuan  untuk mendapatkan data yang digunakan sebagai acuan dalam perancangan aplikasi. Adapun metode yang digunkan dalam penelitian ini antara lain adalah
1. Observasi  yaitu  pengamatan  prosedur kerja  yang  berjalan  secara  langsung  di lokasi penelitian (Khaatimah &
Wibawa, 2017).
2. Studi  kepustakaan  yaitu  mencari referensi  dari  sumber-sumber  ilmiah yang  mendukung  penelitian  terkait (Moto, 2019).

## Metode Pengembangan Aplikasi
Pengembangan aplikasi dalam penelitian  ini  menggunakan  Metode Prototype  yaitu  metode  yang  digunakan untuk  menyambungkan  ketidakpahaman pelanggan  mengenai  hal  teknis  dan memperjelas  spesifikasi  kebutuhan  yang diinginkan pelanggan kepada pengembang perangkat lunak (Pratiwi et al., 2021).

## Gambar 1. Tahapan Metode Prototipe

## Perancangan Aplikasi
Diagram  yang  digunakan  untuk menggambar  perancangan  aplikasi  adalah Unified  Modelling  Languange (UML). UML  adalah  bahasa  spesifikasi  standar yang dipergunakan
untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan dan  membanngun  perangkat  lunak.  UML merupakan metodologi dalam
mengembangkan system berorientasi objek dan juga merupakan alat untuk mendukung pengembangan sistem (Pohan et al., 2022). Diagram use case merupakan sebuah pemodelan  untuk  kelakuan  (behavior) sistem  informasi  yang  akan  dibuat (Sopriani  &  Purwanto,  2023).  Rancangan diagram Use  Case pada  penelitian  dapat dilhat pada gambar 2.
Activity  Diagram menggambarkan sebuah workflow (aliran  kerja)  atau  juga aktivitas  dari  sebuah  sistem  atau  juga proses bisnis (Sopriani & Purwanto, 2023).
Rancangan Activity  Diagram dapat  dilihat pada gambar 3 dan gambar 4.
Sequence  Diagram adalah  sebuah tool  yang  sangat  popular  dalam  sebuah pengembangan  sistem  informasi  secara object-oriented untuk menampilkan interaksi  antara  objek  (Sopriani  & Purwanto,  2023).  Rancangan Sequence Diagram dapat dilihat pada gambar 5.
Class  diagram digunakan  untuk melakukan  visualisasi  struktur  kelas-kelas dari suatu sistem. Class diagram juga dapat memperlihatkan hubungan antar kelas dan penjelasan  detail  tiap-tiap  kelas  di  dalam model  desain  ( logical  view )  dari  suatu sistem  (Kurniawan  &  Syarifuddin,  2020). Rancangan Class  diagram dapat  dilihat pada gambar 6.
Gambar 2. Use Case Diagram
Gambar 3. Activity Diagram Aplikasi
Gambar 4. Activity Diagram Login
Gambar 5. Sequence Diagram Aplikasi
Gambar 6. Class Diagram Login Pemegang Perbaikan Kendaraan Pemeliharaan Aktor Anggaran <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Login tampil halaman beranda Logout pilih menu kendaraan pilih menu pemegang pilih menu pemeliharaan pilih menu perbaikan pilih menu rekap pengeluaran tampil halaman kendaraan tampil halaman pemegang tampil halaman pemeliharaan tampil halaman perbaikan tampil halaman rekap
Jalankan Aplikasi tampil halaman login masuk ke halaman beranda input user id dan kata kunci klik tombol login mengambil data berdasarkan input sesuai tidak Admin Kendaraan Pemegang Anggaran Pemeliharaan Perbaikan 1. Input Data Kendaraan 2. Tampil Data Kendaraan 3. Input Data Pemegang 4. Tampil Data Pemegang 5. Input Data Anggaran 6. Tampil Data Anggaran 7. Input Data Pemeliharaan 8. Tampil Data Pemeliharaan 9. Input Data Perbaikan 10. Tampil Data Perbaikan

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan  perancangan  aplikasi yang telah dilakukan di atas, maka didapat perancangan antar muka sebagai berikut :
1. Halaman Login
Fungsi  halaman  login  adalah  untuk memvalidasi  pengguna  yang  berhak menggunakan  aplikasi  ini.  Halaman  ini berhasil  berjalan  dengan  baik  untuk mengidentifikasi pengguna aplikasi.

## Gambar 7. Halaman Login
2. Halaman Beranda Halaman  beranda  merupakan  halaman pertama yang tampil setelah proses login dilakukan.  Halaman  ini  menampilkan menu-menu  untuk  mengakses  ke halaman lainnya.

## Gambar 8. Halaman Beranda
3. Halaman Pemegang
Fungsi halaman pemegang adalah untuk mengelola data pemegang atau penanggung jawab dari kendaraan dinas. Halaman ini berhasil dengan baik untuk menambah data, mengedit, menghapus, dan menampilkan data.
Gambar 9. Halaman Pemegang

## 4. Halaman Kendaraan
Fungsi halaman kendaraan adalah untuk mengelola  data  kendaraan  dinas. Halaman ini berhasil dengan baik untuk menambah data, mengedit, menghapus, dan menampilkan data.

## Gambar 10. Halaman Kendaraan

## 5. Halaman Anggaran
Fungsi  halaman  anggaran  adalah mengelola  data  anggaran  kendaraan dinas  yang  digunakan  pada  data pemeliharaan/pemakaian atau data perbaikan  berdasarkan  tahun  anggaran. Halaman ini berhasil dengan baik untuk menambah data, mengedit, menghapus, dan menampilkan data.

## Gambar 11. Halaman Anggaran

## 6. Halaman Pemakaian
Fungsi  halaman  pemakaian  adalah mengelola  data  pemakaian  harian  dari kendaraan  dinas  berdasarkan  tahun anggaran yang telah diinput sebelumnya.  Halaman  ini  berhasil dengan  baik  untuk  menambah  data, mengedit,
menghapus, dan menampilkan data.
7. Halaman Pemeliharaan Fungsi  halaman  pemeliharaan  adalah mengelola data pemeliharaan kendaraan dinas berdasarkan tahun anggaran yang telah  diinput  sebelumnya.  Halaman  ini berhasil  dengan  baik  untuk  menambah data,  mengedit,  menghapus,  dan menampilkan data.

## Gambar 13. Halaman Pemeliharaan

## 8. Halaman Laporan
Fungsi halaman Laporan adalah melakukan  rekapitulasi  penggunaan anggaran.

## Gambar 14. Halaman Laporan

## 9. Halaman Edit Profil
Fungsi halaman edit profil adalah untuk merubah  data  pengguna  aplikasi. Halaman ini berhasil dengan baik untuk mengedit data.

## Gambar 15. Halaman Edit Profil

## SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  di  atas, maka  penulis  membuat  simpulan  sebagai berikut :
1. Aplikasi  pengolah  data  pemeliharaan kendaraan  dinas  ini  berhasil  dibangun menggunakan  metode  prototype  dan UML.
2. Aplikasi  pengolah  data  pemeliharaan kendaraan dinas ini mudah bersifat user friendly karena  mudah  dipahami  dan digunakan oleh pengguna.
3. Aplikasi  pengolah  data  pemeliharaan kendaraan  dinas  ini  memudahkan pengguna  untuk  mendapatkan  laporan rekapitulasi penggunaan anggaran kendaraan dinas.

## DAFTAR PUSTAKA
Astianie,  N.,  Afrizal,  T.,  &  Rosdiana,  R.
(2022).
Membangun
Aplikasi Perbaikan  Kendaraan  Operasional Pada  Kelurahan  Munjul. Seminar Nasional  Riset  Dan  Teknologi (SEMNAS RISTEK) , 554–559. https://www.proceeding.unindra.ac.i d/index.php/semnasristek/article/vie wFile/5771/1384 Awangga, R. M., Pane, S. F., & Kurniawan,
C.  (2020).  OVMP :  Operational Vehicle  Management  Application Using   Extreme  Programming  (XP) Method. Jurnal Tekno Insentif , 14 (1), 9–16. https://doi.org/10.36787/jti.v14i1.16 9 Cahyogi, M., Wikusna, W., & Hidayat, W. (2019).  Aplikasi  Operasional  Mobil Dinas  Di  PT  PLN  (Persero)  P2B.
EProceedings  of  Applied  Science ,
5 (2), 1002–1014. https://openlibrarypublications.telko muniversity.ac.id/index.php/applieds cience/article/view/9313
Khaatimah,  H.,  &  Wibawa,  R.  (2017). Efektivitas  Model  Pembelajaran Cooperative Integrated Reading And Composition Terhadap Hasil Belajar. Jurnal  Teknologi  Pendidikan , 2 (2),
76–87.
Kurniawan, T. B., & Syarifuddin, S. (2020). Perancangan Sistem Aplikasi Pemesanan  Makanan  Dan  Minuman
Pada Cafetaria No Caffe Di Tanjung Balai Karimun Menggunakan Bahasa Pemograman  PHP  Dan  MySQL. Jurnal TIKAR , 1 (2), 192–206.
Moto, M. M. (2019). Pengaruh Penggunaan Media  Pembelajaran  dalam  Dunia Pendidikan. Indonesian  Journal  of Primary  Education , 3 (1),  20–28. https://ejournal.upi.edu/index.php/IJ PE/article/view/16060/0 Mutasar,  M.,  Hasdyna,  N.,  &  Arafat,  A.
(2020). Implementasi Sistem Informasi  Monitoring  Kendaraan Dinas  Terintegrasi  Pada  Bank Indonesia Lhokseumawe. Informatics Journal , 5 (2), 65–71.
https://doi.org/https://doi.org/10.191 84/isj.v5i2.18696 Pohan,  M.  I.,  Hariyanto,  E.,  &  Izhari,  F. (2022).  Pengacakan  Soal  Ujian Online  Berbasis  Web  Menggunakan Algoritma Knuth Shuffle Pada SMK Gelora  Jaya  Nusantara  Medan. Bulletin  of  Information  Technology
(BIT) , 3 (4), 294–300. https://doi.org/10.47065/bit.v3i1 Pratiwi,  U.,  Wijaya,  K.,  &  Fajriyah,  F. (2021). Penerapan Metode Prototype Pada Perancangan Sistem Administrasi  Pembayaran  Karate Berbasis  Website  Studi  Kasus Lemkari Prabumulih. Jurnal Pengembangan  Sistem  Informasi Dan Informatika , 2 (3), 157–173. Putra, I. M. D. K., Wibawa, K. S., & Susila,
A. A. N. H. (2022). Rancang Bangun
Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Kendaraan Dinas. JITTER-  Jurnal  Ilmiah  Teknologi Dan Komputer , 3 (3).
https://doi.org/https://doi.org/10.248 43/JTRTI.2022.v03.i03.p06 Putra,  R.  R.,  &  Pribadi,  T.  W.  (2016).
Perancangan Aplikasi Berbasis Komputer Untuk Proses Manajemen Mutu  Pada  Pembangunan  Kapal
Baru. Jurnal  Teknik  ITS , 5 (2),  129– 135. https://doi.org/http://dx.doi.org/10.12 962/j23373539.v5i2.20920
Sopriani,  E.,  &  Purwanto,  H.  (2023). Perancangan Sistem Informasi Persedian Barang Berbasis Web Pada PT. XYZ (Department IT
Infrastructure). JSI  (Jurnal  Sistem Informasi)  Universitas  Suryadarma ,
10 (1), 127–138.