## IMPLEMENTASI SIKADES (SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN DESA) UNTUK KEMUDAHAN LAYANAN ADMINISTRASI DESA BERBASIS WEB MOBILE
Fiftin Noviyanto, Tedy Setiadi, Iis Wahyuningsih Program Studi Teknik Informatika Universitas Ahmad Dahlan Jogjakarta

## ABSTRAK
Disadari  bahwa  kondisi  penyelenggaraan  pelayanan  masyarakat  saat  ini masih dihadapkan pada sistem pemerintahan yang belum efektif dan efisien serta kualitas  sumber  daya  manusia  aparatur  yang  belum  memadai.  Hal  ini  terlihat dari  masih  banyaknya  keluhan  dan  pengaduan  dari  masyarakat  baik  secara langsung  maupun  melalui  media  massa,  terkait  dengan  prosedur  yang  berbelit- belit,  tidak  ada  kepastian  jangka  waktu,  biaya  yang  harus  dikeluarkan, persyaratan  yang  tidak  transparan,  petugas  yang  tidak  profesional,  sehingga menimbulkan  citra  yang  kurang  baik  terhadap  pemerintah.  Perkembangan teknologi  yang  ada  dapat  digunakan  untuk  membantu  penyelesaian  masalah layanan publik tersebut. Salah satunya adalah web mobile.
Metode  yang  digunakan  pada  penelitian  ini  adalah  waterfall.  Pengguna sistem  ini  meluputi:  Warga,  Dukuh,  Lurah  dan  Camat.  Sistem  dirancang  untuk menerima  masukkan  data  dari  warga  terkait  administrasi  surat  menyurat. Selanjutnya  dilakukan  verifikasi  data  oleh  Dukuh  dan  Lurah  sedangkan  Camat dapat  memantau  warga  dan  administrasinya  setiap  desa  dalam  wilayah pemerintahannya.
Penelitian ini berhasil mengimplementasikan SIKADES (Sistem Informasi Kependudukan  Desa)  yang  memanfaatkan  teknologi  Web  Mobile,  untuk kemudahan  layanan.  Berdasarkan  pengujian  sistem  serta  pelatihan  yang dilaksanakan  sistem  ini  telah  layak  dikembangkan  dan  memungkinkan pengembangan untuk daerah lain.
Kata kunci : Sistem informasi, kependudukan, web mobile

## 1. PENDAHULUAN
Penyelenggaraan pelayanan masyarakat merupakan upaya negara untuk memenuhi kebutuhan dasar dari hak-hak setiap warga negara atas barang, jasa, dan  pelayanan  administrasi  yang  disediakan  oleh  penyelenggara  pelayanan publik.  Terkait  dengan  pelayanan  masyarakat  dimaksud,  Undang-Undang Dasar 1945 mengamanatkan kepada negara untuk  memenuhi  kebutuhan  dasar setiap warga negara demi kesejahteraannya, sehingga efektivitas
penyelenggaraan  suatu  pemerintahan  sangat  ditentukan  oleh  baik  buruknya penyelenggaraan pelayanan  masyarakat.
Disadari bahwa kondisi penyelenggaraan pelayanan masyarakat saat ini masih  dihadapkan  pada  sistem  pemerintahan  yang  belum  efektif  dan  efisien serta  kualitas  sumber  daya  manusia  aparatur  yang  belum  memadai.  Hal  ini terlihat  dari  masih  banyaknya  keluhan  dan  pengaduan  dari  masyarakat  baik secara  langsung  maupun  melalui  media  massa,  terkait  dengan  prosedur  yang berbelit-belit, tidak ada kepastian jangka waktu, biaya yang harus dikeluarkan, persyaratan  yang  tidak  transparan,  petugas  yang  tidak  profesional,  sehingga menimbulkan citra yang kurang baik terhadap pemerintah.
Ketidakpuasan  masyarakat  terhadap  pelayanan  yang  diberikan  instansi pemerintah daerah terus meningkat. Selama tiga tahun (2008-2011) pemerintah daerah (pemda) merupakan lembaga yang paling banyak diadukan masyarakat. Pada 2011 ada 5.800 laporan pengaduan masyarakat  dari 33 provinsi,masalah yang  paling  sering  diadukan  adalah  tindakan  penundaan  berlarut, penyalahgunaan  wewenang,  penyimpangan  prosedur,  permintaan  barang  dan jasa, tidak kompeten, dan diskriminasi.Pemda merupakan instansi  yang paling banyak  diadukan  dengan  jumlah  671  pengaduan,  diikuti  oleh  instansi pemerintah  yang  lain.Pengaduan  masyarakat  terkait  terhadap  Pemda  adalah mengenai  penundaan  berlarut-larut.  Terutama  berkaitan  pengurusan  admi- nistrasi seperti KTP (Kartu Tanda Penduduk), akta kelahiran, dan surat tanah, dan perizinan.
Senada  dengan  keluhan  masyarakat  secara  umum  terhadap  pelayanan instansi  pemerintah,  masyarakat  desa  di  seluruh  kecamatan  Samigaluh, Kulonprogo  juga  mengeluhkan  pelayanan  administrasi  kependudukan Pemerintahan  Desa.  Hal  tersebut  dikarenakan  pelayanan  adminstrasi kependudukan  di  semua  desa  tersebut  masihmenggunakan  cara  manual  untuk pengolahan data tertulis dan metode pengarsipansebagai penyimpanan datanya.
Selanjutnya  menyebabkan  pendataan  penduduk  atau  pelayanan  administrasi secara umum membutuhkan waktu yang lama dan sering data manual yang ada sudah  tidak  akurat  lagi.  Di  pihak  lain  keragaman  masyarakat  mempengaruhi aspirasi, tingkat kebutuhan dan kemampuannya, namun masyarakat secara luas memiliki kesamaan harapan dan keinginan terhadap pelayanan publik. Seluruh masyarakat  berharap  terhadap  pelayanan  yang  cepat,  handal  dan  dapat dipercaya.
Pelayanan  masyarakat  di  desa,  kebanyakan  masih  berorientasi  pada hardcopy yang  membutuhkan  banyak  kertas.  Semakin  banyak  kertas  yang digunakan  tentu  saja  membutuhkan  banyak  anggaran.  Selain  itu  kertas  dibuat dari kayu setiap 15 rim  kertas ukuran  A4 itu  akan menebang 1 pohon. Setiap 7000  eks  lempar  koran  yang  dicetak  setiap  hari  akan  menghabiskan  10-17 pohon  hutan.  Permasalahan  peremajaan  hutan  tidak  secepat  waktu menghabiskan kertas. Untuk itu diperlukan pola layanan baru yang tidak selalu berorientasi pada kertas.
Perkembangan  teknologi  informasi  (hardware, software,  dan  jejaring komunikasi  data)  yang  begitu  pesat,  merupakan  suatu  kebutuhan  dalam meningkatkan  pelayanan  pendaftaran  penduduk  dan  pencatatan  sipil,  serta
pengelolaan  data-informasinya.  Karena  teknologi  informasi  dimaksud  tidak mengenal dimensi ruang (mengkaburkan batas geografik) dan waktu, sehingga pelayanan  tersebut  dapat  didekatkan  kepada  masyarakat  untuk  meningkatkan cakupan  ( coverage) pelayanan.  Sementara  data-informasi  hasil  pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil  menj  adi  akurat  dan handal,  karena perekaman data  langsung (real  time) dari  outlet-outlet  pelayanan  ke  database  dan pengolahan data ( data agregat ) tanpa campur tangan manusia.
Salah  satu  teknologi  yang  dapat  digunakan  untuk  menyelesaikan masalah  layanan  publik  tersebut  adalah web  mobile .  Masyarakat  dapat mengakses  dana  menggunakan  sistem  melalui  berbagai  perangkat  yang terhubung  dengan  internet  (handphone,  komputer  dan  perangkat  komunikasi lain).  Sistem  yang  akan  dikembangkan  adalah  SIKADES  (Sistem  informasi kependudukan desa).

## 2. KAJIAN TEORI

## 2.1. Kependudukan
Berikut  beberapa  pengertian  dan  keterangan  tentang  istilah kependudukan:
2.1.1. Administrasi Kependudukan adalah  rangkaian  kegiatan    penataan    dan  penertiban  dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan  melalui pendaftaran penduduk, pencatatan    sipil,  pengelolaan  informasi   penduduk serta  pendayagunaan  hasilnya  untuk  pelayanan  publik  dan pembangunan sektor lain. 2.1.2. Penduduk adalah  WNI  dan  Orang  Asing  yang  masuk  secara    sah  serta bertempat  tinggal  di  wilayah  Indonesia  sesuai  dengan    peraturan perundang-undangan. 2.1.3. Pendaftaran Penduduk adalah  pencatatan  biodata  penduduk,  pencatatan  atas  pelaporan Peristiwa  Kependudukan  dan  pendataan  penduduk  rentan administrasi  kependudukan  serta  penerbitan  dokumen  penduduk berupa identitas, kartu atau keterangan yang dikeluarkan oleh unit kerja yang mengelola pendaftaran penduduk di kabupaten/kota. 2.1.4. Peristiwa Kependudukan adalah  kejadian  yang  dialami  penduduk  yang  harus  dilaporkan karena  membawa  implikasi  terhadap  penerbitan  atau  perubahan KK,  KTP  dan/atau  Surat  Keterangan  Kependudukan  lainnya meliputi pindah datang, perubahan alamat, pernikahan,
perceraian,  tinggal  sementara,  serta  perubahan  status  tinggal terbatas menjadi tinggal tetap.
Gambar 1. Peristiwa Kependudukan
2.1.5. Kartu Tanda Penduduk (KTP) adalah  identitas  resmi  Penduduk  sebagai  bukti  diri  yang diterbitkan  oleh  Instansi  Pelaksana  yang  berlaku  di  seluruh wilayah  Negara  Kesatuan  Republik  Indonesia.  Kartu  ini  wajib dimiliki bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing  (WNA)  yang  memiliki  Izin  Tinggal  Tetap  (ITAP)  yang sudah  berumur  17  tahun  atau  sudah  pernah  kawin  atau  telah kawin. Anak dari orang tua WNA yang memiliki ITAP dan sudah berumur  17  tahun  juga  wajib  memilki  KTP.  KTP  bagi  WNI berlaku  selama  lima  tahun  dan  tanggal  berakhirnya  disesuaikan dengan tanggal dan bulan kelahiran yang bersangkutan. KTP bagi WNA  berlaku  sesuai  dengan  masa  Izin  Tinggal  Tetap.  Khusus warga  yang  telah  berusia  60  tahun  dan  ke  atas,  mendapat  KTP seumur  hidup  yang  tidak  perlu  diperpanjang  setiap  lima  tahun sekali. 2.1.6. Kartu Keluarga adalah  Kartu  Identitas  Keluarga  yang  memuat  data  tentang susunan, hubungan dan jumlah anggota keluarga. Kartu Keluarga wajib dimiliki oleh setiap keluarga. Kartu ini berisi data lengkap tentang  identitas  Kepala  Keluarga  dan  anggota  keluarganya. Kartu  keluarga  dicetak  rangkap  3  yang  masing-masing  dipegang oleh Kepala Keluarga, Ketua RT dan Kantor Kelurahan.

## 3. METODE PENELITIAN
Subjek  penelitian  ini  adalah  Impelementasi  Sistem  Informasi Kependudukan  Desa.  Aplikasi  yang  dikembangkan  diharapkan  dapat membantu masyarakat dalam mengurus surat menyurat dan administrasi  desa.
Lokasi  penelitian  berada  di  kecamatan  Samigaluh  dan  sample  penelitian  di  2 desa dan 4 pedukuhan.
Model  pengembangan  sistem  dilakukan  dengan  model  waterfall, dimulai dengan pengumpulan data dan kebutuhan sistem. Proses pengumpulan data  ini  dilakukan  oleh  peneliti  dengan  perangkat  desa,  yang  meliputi perwakilan  warga,  dukuh,  kepala  desa  dan  camat.  Setelah  data  kebutuhan sistem terkumpul, selanjutnya dilakukan proses analisis data dan dirancang alur proses  sistem.  Berikutnya  dilakukan  implementasi  dengan  teknologi  web mobile, bahasa pemrograman yang digunakan adalah: MySQL untuk database, PHP  sebagai  serverside  programming  dalam  framework  CI.  Langkah  terakhir pada  proses  pengembangan  aplikasi  ini  adalah  pengujian  sistem.  Sistem  diuji menggunakan  2  cara,  yaitu:  Blackbox  test  dan  Alpha  test.  Blackbox  test, dilakukan oleh programmer sistem sedangkan Alpha test dilakukan bersamaan dengan pelatihan pengguna (warga, dukuh, kepala desa dan camat)

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian  ini  menghasilkan  Sistem  Informasi  Kependudukan  Desa (SIKADES) dengan 4 level pengguna.

## 4.1. Pengguna Sistem
Sesuai  dengan  kebutuhan  sistem,  berdasarkan  survei  dan  pengumpulan data yang dilakukan, pengguna dibagi menjadi 4 level, yaitu:
a. Warga
b. Kepala Dukuh
c. Kepala Desa
d. Camat
Masing-masing  memiliki  level  akses  yang  berbeda.  Hak  akses warga meliputi:  pendaftaran  sebagai  warga  baru,  melakukan  pendaftaran pembuatan surat menyurat dan melihat keberlanjutan pengajuan surat yang diajukan.  Sedangkan  hak  akses Kepala  Dukuh yaitu  melihat  pengajuan pembuatan  surat  dari  warga  dalam  satu  pedukuhan  dan  melakukan approvement terhadap  pengajuan  tersebut.  Sedangkan  hak  akses Kepala Desa meliputi:  melihat  pengajuan  surat  dari  warga  di  desa  yang dipimpinnya,  melakukan approvement terhadap  pengajuan  tersebut  dan mencetak  surat  untuk  dikirimkan  ke  kecamatan.  Sedangkan Camat memiliki akses  untuk  melihat  statistik data pengajuan surat,  serta melihat rekap penduduk di setiap desa.
4.2. Kebutuhan Sistem
Berdasarkan pengumpulan data, sistem yang akan dikembangkan memiliki fitur sebagai berikut:
a. Permintaan surat pengantar KTP dan KK
b. Permintaan surat pengajuan beasiswa
c. Permintaan surat kelahiran
d. Permintaan surat kematian
e. Permintaan surat nikah
f. Permintaan surat keterangan tinggal
g. Permintaan surat keterangan pindah
Setiap fitur memiliki field yang perlu dimasukkan berdasarkan form  yang telah  ada.  Namun  sistem  akan  menanganinya  dengan  lebih  efisien, misalnya  data  penduduk  pada  surat  pengajuan  beasiswa,  maka  warga hanya  perlu  memasukkan  NIK  tanpa  harus  mengisikan  biodata  lain  yang telah ada di sistem.
4.3. Implementasi Sistem
Administrator Halaman  administrator  merupakan halaman web untuk  mengakses menu- menu  Camat,  Kepala  Desa  dan  Kepala  Dukuh.  Alamat  website  untuk masuk ke halaman ini yaitu: www.admin.samigaluh.net
Gambar 2. Halaman login Administrator Hak akses pada menu administrator dibagi menjadi 3, yaitu:
a. Camat
Berdasarkan rancangan, camat memiliki hak akses untuk melihat rekap dan laporan data warga seluruh desa di bawah kecamatan Samigaluh.
1. Menu utama camat
Pada  menu  ini,  camat  dapat  melihat  data  desa  dan  dukuh  di  bawah pemerintahannya, Data penduduk berdasarkan desa, data surat  yang masuk dan prosesnya.
Gambar 3. Menu utama Camat
2. Tampilan data desa
Pada menu ini, camat dapat melihat nama-nama desa di bawah pemerintahannya.
Gambar 4. Halaman data desa
3. Tampilan Warga
Pada halaman menu penduduk ini, Camat dapat melihat warga yang ada di setiap desa. Gambar 5. Tampilan data warga setiap desa 4. Tampilan Menu Surat Menyurat Tampilan menu surat menyurat untuk Camat, berisi rekap surat menyurat  yang  telah  dikirim  oleh  warga  dan  diproses  oleh Dukuh maupun Kepala Desa.
Gambar 6. Menu surat menyurat
Pada Gambar 7 ditampilkan data surat menyurat yang diajukan oleh  warga  beserta  keterangan  validasi  dari  Dukuh  maupun Kepala Desa.
Gambar 7. Tampilan data surat menyurat b. Lurah/ Kepala Desa
Menu  pada  hak  akses  Kepala  Desa  tidak  jauh  berbeda  dengan camat, perbedaannya terletak pada ruang lingkup akses data.
Gambar 8. Tampilan data Pedukuhan di bawah pemerintahan desa
Gambar 9. Tampilan menu kepala desa
c. Dukuh Batasan  akses  pada  dukuh  terletak  pada  ruang  lingkup  akses data yang hanya seputar pedukuhan yang dipimpinnya. Seperti halnya  Kepala  Desa,  Dukuh  memiliki  wewenang  untuk melakukan approvement terhadap  surat  yang  diajukan warganya.

## d. Warga
Platform yang digunakan untuk mengakses aplikasi SIKADES ini  dapat  dilakukan  melalui  mobile  maupun  desktop.  Untuk
mengakses pada halaman warga, melalui alamat:
www.samigaluh.net
e. Pengaksesan Web melalui desktop
Warga dapat mengakses aplikasi ini melalui desktop. Tampilan akan mengikuti resolusi layar monitor yang digunakan.
Gambar 10. Tampilan SIKADES diakses dari desktop
f. Pengaksesan web melalui mobile
Sedangkan  pengaksesan  melalui mobile, aplikasi  juga  akan menyesuaikan dengan resolusi perangkat mobile -nya.
Gambar 11. Halaman menu warga yang diakses dari perangkat
mobile

## 4.4. Pengujian Sistem
Pengujian sistem dilakukan setelah aplikasi selesai diimplementasikan.  Menggunakan  pengujian  black  box  test  dan  Alpha test.  Pengujian  Black  box  test  dilakukan  oleh  programmer  dengan  input data  pada  sistem.  Sedangkan  Alpha  test  melibatkan  pengguna  yaitu:
Camat,  Lurah,  Dukuh  dan  warga.  Perangkat  yang  digunakan  adalah Handphone dan Personal Computer (PC). Berdasarkan pengujian tersebut disimpulkan bahwa sistem telah dapat digunakan dengan baik.

## 5. SIMPULAN
Kesimpulan  yang  dapat  diambil  dari  penelitian  pengembangan  aplikasi SIKADES berbasis web mobile, antara lain :
a. Telah  dikembangkan  Sistem  Informasi  Kependudukan  Desa (SIKADES) di  Kecamatan Samigaluh  yang melibatkan 2 Desa dan 4 kelurahan.  Pengguna  sistem  ini  meliputi:  Camat,  Lurah,  Dukuh  dan Warga.
b. Sistem  telah  diujicoba  oleh  programmer  maupun  pengguna menggunakan  perangkat mobile dan  personal  Computer  (PC).
Berdasarkan  pengujian  tersebut,  sistem  dapat  digunakan  dan dioptimalkan untuk pengelolaan data administrasi kependudukan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]. Khayat  Muhammad,  2005, Pengembangan  Sistem  Informasi  dan Administrasi  Kependudukan  Multiuser ,  Skripsi  S1,  Universitas
Ahmad Dahlan, Yogyakarta.
[2]. Pressman,R.S., 2010, Software Engineering: A Practitioner's Approach 7/e , McGraw-Hill, New York .