## SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DI AKADEMI KEBIDANAN IBRAHIMY MENGGUNAKAN PHP DAN MySQL

## Nurul Faizah
Program Studi Teknik Informatika, Universitas Nurul Jadid Paiton email: nurulfaizah054@gmail.com

## Abstract
Employee processing of official staff management at AKBID Ibrahimy covers some processing which include the processing of employee agreement, vacation and work permit request, the submission of the  employee  resignation,  employee  assessment,  the  issuance  of  employee  and  employer  retirement warning.  This  activity  is  supporting  the  needs  of  the  employment  division  that  are  still  not computerized  in  the  processing  of  employee  management,  the  Head  of  employee  devision  as  the person  in  charge  of  the  processing  of  employee  management  in  AKBID  Ibrahimy can’t  work effectively for processing of related documents. Based on the problems happened at AKBID Ibrahimy in processing employee management mentioned above, in order to help minimize these problems are needed  the  design  of  Management  Information  Systems at  the  AKBID  Ibrahimy.  This  information system is expected to help simplify the processing of employee management in AKBID Ibrahimy. The system  is  designed  using  waterfall  method  with  several  steps  being  taken  from  the  Requirement  to Maintenance and made with PHP language programming and MySQL. From the results of this study are  expected  to  resolve  the  management  processing  problems  that  has  been  happening.  The  test results as a benchmark whether the system is running well or not. Suistability employee management information system design can help the processing of employee management in AKBID Ibrahimy.

## Keywords: information system, employee affair

## 1. PENDAHULUAN
Menurut  Budi  Suhariyanto,  S.H.,  M.H. dalam  bukunya  menyebutkan  bahwa  seiring dengan  perkembangan  kebutuhan  masyarakat di  dunia,  teknologi  informasi  (information technology)  memegang  peran  penting,  baik  di masa  kini  maupun  di  masa  mendatang. Setidaknya  ada  dua  hal  yang  membuat teknologi  informasi  dianggap  begitu  penting dalam  memacu  pertumbuhan  ekonomi  dunia yaitu : pertama, teknologi informasi mendorong  permintaan  atas  produk-produk teknologi  informasi  itu sendiri,  seperti komputer,  modem,  sarana  untuk  membangun jaringan  internet  dan  sebagainya.  Kedua, adalah  memudahkan  transaksi  bisnis  terutama bisnis  di  dalam  manajemen,  bisnis  keuangan dan  di  samping  bisnis-bisnis  lainnya.  Dengan demikian,  teknologi  informasi  telah  berhasil memicu  dan  memacu  perubahan  tatanan kebutuhan  hidup  masyarakat  di  bidang  sosial dan  ekonomi,  yang  notabane  sebelumnya bertransaksi  ataupun  bersosialisasi  secara konvensional menuju transaksi ataupun sosialisasi  secara  elektronik.  Hal  ini  dinilai lebih efektif dan efisien . [1]
Perkembangan  teknologi  informasi  yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas
saat  ini,  membuka  peluang  bagi  pengelolaan dan pendayagunaan informasi secara cepat dan akurat.  Teknologi  yang  dimanfaatkan  dengan baik dalam pengelolaan informasi dalam suatu organisasi  dapat  mengurangi  rantai  proses kerja  melalui  penghapusan  secara  besar- besaran beberapa tahap rantai kerja yang tidak memberikan  nilai  tambah  atau  mengurangi tahap  proses  kerja.  Pemanfaatan  teknologi yang  dapat  mengurangi  tahap  proses  kerja inilah  yang  menjadi  dasar  dalam  organisasi untuk menerapkan Sistem Informasi
Manajemen  (SIM).  Informasi  yang  dihasilkan dari  berbagai  cara  pengelolaan  data  melalui SIM  tersebut  diperuntukan  bagi  keperluan pengelola untuk mengerjakan pekerjaan manajemen.  Secara  umum  manajemen  dapat diartikan  sebagai  suatu  proses  merencanakan, menganggarkan, mengorganisasikan, mengarahkan,  menggiatkan,  mengawasi,  dan melaporkan  kegiatan  masing-masing  unit organisasi  agar  keseluruhan  tujuan  organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif . [2]
Selain sistem informasi, tentu saja Sumber Daya  Manusia  (SDM)  merupakan  unsur terpenting  bagi  organisasi.  Tanpa  adanya unsur  manusia  sebagai  pegawai,  maka  tujuan organisasi  tidak  akan  tercapai  seperti  yang
diharapkan. Berhasilnya suatu proses pencapaian  tujuan  organisasi  yang  telah ditetapkan  sangat  tergantung  pada  unsur manusia  yang  memimpin  dan  melaksanakan tugas-tugas  serta  kegiatan-kegiatan  yang dilakukan  untuk  mencapai  tujuan.  Di  dalam konteks pemerintahan, maka pegawai merupakan  alat  penggerak  segala  pekerjaan atau kegiatan-kegiatan penyelenggaraan negara, pemerintahan dan pembangunan . [3]
Guna  menjamin  efisiensi  dan  efektivitas suatu organisasi, maka pengolahan manajemen kepegawaian  di  dalam  organisasi  tersebut sangatlah  dibutuhkan.  Masalah  pengelolaan manajemen  kepegawaian  sering  kali  dijumpai di  dalam  pelaksanaan  suatu  organisasi  seperti pengelolaan  kontrak  pegawai,  permohonan cuti  pegawai,  permohonan izin  kerja  pegawai, pengajuan pengunduran diri pegawai, penilaian kerja pegawai, pemberhentian pegawai,  dan  masih  banyak  lagi  lainnya.  Hal serupa terjadi di dalam pengelolaan manajemen kepegawaian di Akademi Kebidanan Ibrahimy Sukorejo Situbondo.
AKBID  Ibrahimy  merupakan  Perguruan Tinggi  Kebidanan  di  bawah  naungan  pondok pesantren salafiyah syafi’iyah sukorejo situbondo  yang  berdiri  pada  tahun  2008  serta berkonsentrasi di bidang kesehatan. Organisasi di  dalam  lembaga  tersebut  masih  mengalami beberapa kendala dalam pengelolaan manajemen  di  bidang  kepegawaian.  Oleh karena  itu,  kepala  sub  bagian  kepegawaian menginginkan  sebuah  sistem  yang  dapat menyelesaikan  beberapa  permasalahan  yang ada  di  dalam  lembaga  khususnya  di  bidang kepegawaian.

## 2. LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi
Sistem  Informasi  (SI)  dapat  didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan  satu  sama  lain  yang  membentuk satu  kesatuan  untuk  mengintegrasikan  data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan  informasi.  Dengan  kata lain, SI  merupakan  kesatuan  elemen-elemen  yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk  menciptakan  dan  membentuk  aliran informasi  yang  akan  mendukung  pembuatan keputusan  dan  melakukan  kontrol  terhadap jalannya perusahaan. SI juga  mendukung para pengelola dan staf perusahaan untuk menganalisa permasalahan, memvisualisasikan ikhtisar analisa melalui grafik-grafik dan tabel-
tabel, serta memungkinkan terciptanya produk serta layanan yang baru . [4]

## 2.2 Manajemen
Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan  berbagai  sumber  daya  yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen  juga  dapat  dimaksudkan  sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar  orang-orang  menjalankan pekerjaan. Umumnya,  sumber  daya  yang  tersedia  dalam manajemen  meliputi  manusia,  material,  dan modal. Konsep  sumber  daya  manajemen  ini akan bertambah ketika pembahasan
difokuskan pada Sistem Informasi Manajemen. Dalam Sistem Informasi
Manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga  sumber  daya  di  atas  ditambah  dengan sumber  daya  informasi. Proses  manajemen dapat dilakukan dalam tiga tingkatan kegiatan manajemen yaitu perencanaan dan pengendalian  operasional,  perencanan  taktis dan pengendalian manajemen, serta perencanaan  strategis.  Tingkat  perencanaan operasional  dan  pengendalian  manajemen merupakan  kegiatan  manajemen  pada  tingkat paling rendah. Tingkat perencanaan taktis dan pengendalian  manajemen  merupakan  kegiatan manajemen  tingkat  menengah.  Sedangkan tingkat  perencanaan  strategis  merupakan tingkat kegiatan manajemen paling atas . [5]

## 2.3 Kepegawaian
Menurut  Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia (KBBI)  kepegawaian  adalah  badan  yang mengelola seluruh permasalahan kepegawaian secara  nasional,  dari  pengangkatan,  kenaikan pangkat,  mutasi,  pemberhentian,  pensiun,  dan seterusnya .
2.4 Kontrak
Menurut  Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia (KBBI)  kontrak  adalah  perjanjian  secara tertulis atau persetujuan yang bersangsi hukum antara  dua  pihak  atau  lebih  untuk  melakukan atau tidak melakukan kegiatan .
2.5 Cuti Menurut  Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia (KBBI)  cuti  adalah  meninggalkan  pekerjaan beberapa waktu secara resmi untuk beristirahat dan sebagainya . [6]
2.6 Izin
Izin  dapat  diartikan  sebagai  dispensasi atau pelepasan/pembebasan dari suatu
larangan . [7] Oleh  karena  itu,  izin  disini  dapat diartikan  sebagai  pembebasan  dari  tugas institusi  disebabkan  ada  permohonan  dari orang yang mengajukan izin.
2.7 Pengunduran Diri
Pengunduran  diri  adalah  pemberitahuan sukarela oleh karyawan
kepada perusahaan/instansi  (pemberi kerja)  bahwa yang  bersangkutan  berniat  untuk  mengakhiri pekerjaan . [8]
3. METODE PENGEMBANGAN SISTEM Metode yang dipakai dalam pengembangan sistem adalah metode waterfall.  Waterfall adalah  model  yang dikembangkan untuk pengembangan perangkat  lunak  atau  membuat  perangkat lunak.  Model  berkembang  secara  sistematis dari  satu  tahap  ke  tahap  lain  dalam  model seperti  air  terjun.  Model  ini  mengusulkan sebuah  pendekatan  kepada  pengembangan software yang  sistematik  dan sekuensial yang mulai  dari  tingkat  kemajuan  sistem pada seluruh  analisis,  desain,  kode,  pengujian  dan pemeliharaan. Tahapan  atau  fase  model waterfall adalah sebagai berikut :
a) Requirements Analysis  and Definition. Layanan  sistem,  kendala,  dan  tujuan ditetapkan  oleh  hasil  konsultasi  dengan pengguna  yang  kemudian  didefinisikan secara rinci dan berfungsi sebagai spesifikasi sistem.
b) System  and Software Design. Tahapan perancangan sistem mengalokasikan kebutuhan-kebutuhan sistem baik perangkat  keras  maupun  perangkat  lunak dengan  membentuk  arsitektur  sistem secara
keseluruhan. Perancangan perangkat  lunak  melibatkan  identifikasi dan  penggambaran  abstraksi  sistem  dasar perangkat lunak dan hubungannya.
c) Implementation  and Unit Testing. Pada tahap  ini,  perancangan  perangkat  lunak direalisasikan sebagai serangkaian program  atau  unit  program.  Pengujian melibatkan  verifikasi  bahwa  setiap  unit memenuhi spesifikasinya.
d) Integration and System Testing. Unit-unit individu  program  atau  program  digabung dan  diuji  sebagai  sebuah  sistem  lengkap untuk  memastikan  apakah  sesuai  dengan kebutuhan  perangkat  lunak  atau  tidak.
Setelah  pengujian,  perangkat  lunak  dapat dikirimkan ke customer.
e) Operation  and Maintenance. Biasanya tahapan  ini  merupakan  tahapan  yang paling  panjang.  Sistem  dipasang  dan digunakan  secara  nyata.  Maintenance melibatkan pembetulan  kesalahan  yang tidak  ditemukan  pada  tahapan-tahapan sebelumnya,  meningkatkan  implementasi dari  unit  sistem,  dan  meningkatkan layanan sistem sebagai kebutuhan baru . [9]
Gambaran dari  tahapan  metode  waterfall  ini dapat  dilihat  seperti  pada  gambar 1  di  bawah ini.

## Gambar 1. Metode Waterfall

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Identifikasi Current System
Proyek  yang  penulis  kerjakan  adalah Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di AKBID Ibrahimy. AKBID Ibrahimy merupakan  lembaga  perguruan  tinggi  yang berdiri pada  tahun  2008  di  bawah  naungan Pondok Pesantren Salafiyah Syafi’iyah
Sukorejo Situbondo. Manajemen kepegawaian yang  merupakan  salah  satu  organisasi  yang dikelola oleh kasubag kepegawaian mempunyai  beberapa  proses  bisnis  yang dibutuhkan  dalam  pengelolaan manajemen kepegawaian  di  AKBID  Ibrahimy. Proses bisnis dalam pengolahan manajemen kepegawaian  di  AKBID  Ibrahimy  ini  adalah sebagai berikut :
a. Proses kontrak magang
b. Permohonan  pengunduran  diri  peserta magang
c. Pemberhentian peserta magang
d. Penilaian  kuesioner  pengawasan  kerja peserta magang
e. Rekapitulasi  hasil  kuesioner  pengawasan kerja peserta magang
f. Pembaharuan kontrak kerja
g. Permohonan izin kerja pengelola
h. Permohonan cuti pengelola
i. Permohonan pengunduran diri pengelola
j. Pembuatan surat peringatan pengelola
k. Pemberhentian pengelola
l. Penilaian  kuesioner  pengawasan  kerja pengelola
m. Rekapitulasi  hasil  kuesioner  pengawasan kerja pengelola
n. Perpanjangan kontrak
Deskripsi  secara  grafik  dari  urutan prosedur  disetiap  proses  bisnis  di  atas digambarkan dalam flowchart sistem sebagaimana dalam gambar 2 berikut.
start kontrak magang Penilaian kinerja pegawai magang Sesuai kriteria? Mendapatkan surat sesuai permintaan dalam pengajuan Perbaharuan kontrak Proses magang selama 3 bulan Pembuatan surat sesuai permintaan dalam pengajuan ya Surat pemberhentian pegawai Proses kerja sesuai kontrak Pembuatan surat sesuai permintaan dalam pengajuan Mendapatkan surat sesuai permintaan dalam pengajuan Penilaian kinerja pegawai Sesuai kriteria? Perpanjangan kontrak end Kontrak diperpanjang? pensiun Surat keterangan pernah mengabdi Pemberhentian kinerja pegawai oleh pimpinan Mengajukan cuti/ijin/ pengunduran diri/lainnya? tidak ya tidak ya Mengajukan ijin/ pengunduran diri? tidak Input data  pengunduran diri / ijin. Untuk ijin  maksimal 3 kali selama magang ya Input data cuti, ijin, studi lanjut, pengunduran diri, dll Mendapatkan surat peringatan Lebih dari 3 kali? tidak tidak tidak ya ya
Gambar 2. Flowchart Sistem
4.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Kebutuhan  fungsional  yang  dibutuhkan sistem  disetiap  proses  bisnis  yaitu  sebagai berikut :
a. Proses Bisnis Kontrak Magang
Dalam  proses  bisnis kontrak  magang  ini dimulai  dari  pengentrian  data  peserta magang  di  mana  form  akan  diisi  dengan nomor induk calon pegawai (NICP), nama peserta  magang,  tempat/  tanggal  lahir, jenis kelamin, pendidikan terakhir, alamat, gaji,  pimpinan  peserta  magang,  serta tanggal  dimulainya  masa  magang  hingga tanggal berakhirnya masa magang sehingga  admin  dapat  mencetak  kontrak magang melalui sistem.
b. Proses  Bisnis  Permohonan  Pengunduran
Diri Peserta Magang
Proses  bisnis  permohonan  pengunduran diri  peserta  magang  ini  dimulai  setelah peserta  magang  mengakses  halaman  web maka  sistem  akan  menampilkan  form pembuatan surat permohonan pengunduran  diri  kemudian  diajukan kepada  lembaga  untuk  diverifikasi  oleh pimpinan. Setelah
pimpinan memverifikasi  surat  permohonan  maka admin akan membuatkan surat keterangan berhenti  untuk  peserta    magang  yang bersangkutan.
c. Proses  Bisnis  Pemberhentian  Peserta Magang
Dalam proses bisnis pemberhentian peserta  magang  ini  dimulai  saat  seorang peserta  magang  melakukan  pelanggaran atas peraturan yang telah disepakati dalam kontrak  maka  admin  akan  membuat  surat pemberhentian peserta magang.
d. Proses Bisnis Penilaian Kuesioner Pengawasan Kerja Peserta Magang Proses bisnis penilaian kuesioner pengawasan kerja peserta magang ini akan berjalan  disetiap  akhir  bulan. Pertama admin  akan  menginputkan  soal  kuesioner pengawasan  kerja  peserta  magang  untuk setiap  masing-masing  pimpinan  yang kemudian  masing-masing  pimpinan  akan mengisi  form  kuesioner  sesuai  pendapat masing-masing.
e. Proses bisnis Rekapitulasi Hasil Kuesioner Pengawasan Kerja Peserta Magang Proses  bisnis  rekapitulasi  hasil  kuesioner pengawasan  kerja  peserta  magang  ini berjalan setelah proses penilaian kuesioner selesai.  Admin  akan  merekap  hasil kuesioner yang diisi oleh pimpinan.
f. Proses Bisnis Pembaharuan Kontrak Kerja Proses  bisnis  pembaharuan  kontrak  kerja ini  akan  berlangsung  setelah  peserta magang menyelesaikan kontrak magangnya  serta  hasil  penilaian  kerja peserta  magang  sesuai  dengan  kriteria kepegawaian di AKBID  Ibrahimy.  Dalam proses  bisnis  pembaharuan  kontrak  kerja ini tidak jauh berbeda dengan proses bisnis pembuatan  kontrak  magang  namun  isi dalam kontrak berbeda dengan isi kontrak magang sebelumnya.
g. Proses  Bisnis  Permohonan  Izin  Kerja Pengelola dan Peserta Magang

## Jurnal Ilmiah Informatika
Dalam  proses  bisnis  permohonan  izin kerja pengelola  ini  akan  berjalan  setelah pengelola yang bersangkutan meminta izin kepada  beberapa  pimpinan  yang  di antaranya  mencakup  kepala  bidang,  wakil direktur,  kepala  tata  usaha,  dan  direktur. Setelah itu baru kemudian melapor kepada kepala  sub  bagian  kepegawaian  untuk dibuatkan  surat  izin.  Untuk  peserta magang tidak boleh lebih dari tiga kali izin selama  proses  magang  dan  satu  kali  izin berlaku hanya untuk satu hari.
h. Proses Bisnis Permohonan Cuti Pengelola Proses  bisnis  permohonan  cuti  pengelola ini  dimulai  dari  pengelola  mengakses halaman  web  yang  mana  sistem  akan menampilkan form pembuatan surat permohonan  cuti  yang  kemudian  diajukan kepada  lembaga  untuk  diverifikasi  oleh pimpinan. Jika pimpinan menyetujui maka admin akan membuat surat keterangan cuti untuk pengelola yang bersangkutan.
i. Proses  Bisnis  Permohonan  Pengunduran Diri Pengelola Dalam proses bisnis permohonan
pengunduran  diri  pengelola  ini  sama halnya  dengan  proses  bisnis  permohonan pengunduran  diri  peserta  magang  yaitu dimulai dari pengelola mengakses halaman web  untuk  membuat  surat  permohonan pengunduran  diri  yang  kemudian  surat dicetak  dan  diajukan  kepada  lembaga untuk  diverifikasi  oleh  pimpinan.  Jika pimpinan  menyetujui,  maka  admin  akan membuatkan surat keterangan berhenti dan surat  keterangan  pernah  mengabdi  untuk pengelola yang bersangkutan.
j. Proses Bisnis Pembuatan Surat Peringatan Pengelola
Beda  halnya  dengan  peserta  magang  yang ketika melakukan pelanggaran akan langsung  diberhentikan  namun  untuk pengelola  masih  ada  proses  teguran  untuk memperbaiki  kesalahannya  yaitu  dengan cara  pihak  lembaga  mengeluarkan  surat peringatan  pelanggaran.  Proses  bisnis pembuatan  surat  peringatan  pengelola  ini akan  dilakukan  ketika  seorang  pengelola melakukan pelanggaran tata tertib lembaga AKBID Ibrahimy.
k. Proses Bisnis Pemberhentian Pengelola Proses bisnis  pemberhentian  pengelola  ini terjadi  setelah  pengelola  menerima  surat peringatan  pertama  dan  surat  peringatan
kedua  di  mana  surat  pemberhentian  ini merupakan surat peringatan yang ketiga. l. Proses Bisnis Penilaian Kuesioner Pengawasan Kerja Pengelola Proses bisnis penilaian kuesioner pengawasan  kerja  pengelola  ini  akan berjalan  disetiap  akhir  semester.  Hal pertama  yang  dilakukan  admin  adalah menginputkan  soal  kuesioner  pengawasan kerja untuk setiap masing-masing pimpinan  yang  kemudian  akan  diisi  oleh pimpinan sesuai pendapat masing-masing. m. Proses Bisnis Rekapitulasi Hasil
Kuesioner Pengawasan Kerja Pengelola
Proses  bisnis  ini  akan  berjalan  setelah proses  bisnis  penilaian  kuesioner  selesai. Admin  akan  merekap  hasil  penilaian  dari masing-masing  pengelola  yang  dilakukan oleh masing-masing pimpinan.
n. Proses Bisnis Perpanjangan Kontrak Proses  bisnis  perpanjangan  kontrak  ini berjalan  setelah  kontrak  kerja  pengelola sebelumnya  telah  habis.  Dilihat  dari  segi isi  kontrak,  proses bisnis  perpanjangan kontrak  ini  sama  dengan  proses  bisnis pembaharuan kontrak sebelumnya.
4.2 Implementasi Sistem informasi manajemen kepegawaian ini dirancang berbasis web dengan tujuan agar sistem  ini  dapat  diakses  dari  mana  saja  asal bisa  terhubung  dengan  koneksi  internet. Sistem  ini  dijalankan  menggunakan  browser karena  bahasa  pemrograman  yang  digunakan dalam perancangan adalah bahasa pemrograman  yang  berbasis  server  side  yakni PHP.  Tidak  semua  pengguna  internet  dapat mengakses sistem ini karena hak akses sistem dibatasi sesuai pengguna yang telah ditetapkan oleh pihak lembaga yang bersangkutan. Untuk cara  kerja  sistem  akan  dijelaskan  bagaimana aplikasi  berjalan  dari  awal  sampai  akhir  dari semua tampilan aplikasi sebagaimana berikut :
a. Login
Form  login  digunakan  sebagai  media penghubung  antara  pengguna  dengan sistem.  Untuk  dapat  mengelola  sistem, pengguna  harus  login  terlebih  dahulu dengan  cara  memasukkan username, password, dan  memilih type login  sesuai dengan  hak  akses  login  masing-masing misalnya  login dengan  memakai  user “admin”, password “ ***** (dirahasiakan) ”, dan  type login sebagai admin sebagaimana pada gambar 3 di bawah ini :
Gambar 3. Login Pengguna b. Halaman Dashboard
Setelah melalui proses pengecekan username,  password dan type  login, pengguna akan masuk kehalaman dashboard berdasarkan hak akses masing- masing. Semua tampilan dashboard pengguna sama namun dengan menu yang berbeda sesuai dengan kebutuhan pengguna. Di dalam dashboard, pengguna dapat  melihat  beberapa  informasi  yang disediakan sistem seperti grafik monitoring  data  pengelola  selama  satu semester  terakhir,  identitas  pengguna, grafik aktivitas pengelola dan lain sebagainya sebagaimana pada gambar 4 di bawah ini :

## Gambar 4. Halaman Dashboard
c. Data User
Form  ini  terdapat  pada  halaman  admin untuk  menambah  user  sebagai  operator. Operator  memiliki  hak  akses  seperti halnya  admin  dalam  mengelola  sistem. Namun  operator  tidak  dapat  menambah data-data  master  seperti  menambah  data pengelola,  menambah  tahun  akademik, dan  lain  sebagainya.  Inputan  yang  harus dimasukkan dalam form ini yaitu username, nama  operator, password,  dan nomor telp. Contoh kasus dalam
pengentrian  form  ini  seperti  memasukkan username “sinta”,  dengan  nama  operator “Sinta
Arini” password “*****(dirahasiakan)”,  serta  dengan  no.
Telp.  085232******.  Form  user  seperti pada gambar 5 di bawah ini :
Gambar 5. Form User
d. Form Pengelola Form ini adalah untuk menambah pengelola  yang  aktif  dalam  manajemen kepegawaian  di  AKBID  Ibrahimy.  Yang perlu  dientrikan  dalam  form  ini  adalah NIS seperti “2009030006”, nama pengelola  “Neny  Yuli  Susanti,  M.Keb”, tempat/tgl  Lahir  “Mojokerto/07 -03- 1987”, jenis kelamin “Perempuan”, jabatan “Dosen  Tetap”,  pendidikan  terakhir  “S.2 Kebidanan”, alamat “Asembagus
Situbondo”,  tanggal  mulai  mengabdi  “03 -
01- 2009”,  tanggal  kontrak  “07 -15-2017 s/d 07-15- 2021”, gaji “ (nominal dirahasiakan) ”  dan  dengan  pimpinan “KAPRODI”.  Ketika  nama  pengelola telah  selesai  diinput  oleh  admin  maka pengelola  telah  mempunyai  hak  akses kedalam  sistem.  Adapun  form  pengelola sebaimana pada gambar 6 di bawah ini :
Gambar 6. Form Pengelola
e. Data Magang
Form  magang  ini  sama  halnya  dengan form pengelola hanya saja setatus pengelola  masih  sebagai  peserta  magang sehingga  aktivitas  peserta  magang  tidak sama  dengan  aktivitas  pengelola  tetap. Form  yang harus  diisi  seperti  NICP “2017040035”,  nama  peserta  magang “Istidamatul Ludvia, S.Tr.Keb”,
tempat/tgl. Lahir “Banyuwangi/03 -02- 1995”, jenis kelamin “Perempuan”, pendidikan  terakhir  “S.1  Sains  Terapan”, alamat “Wongsorejo
Banyuwangi”,
tanggal mulai magang “ 04-01-2017 s/d 07- 01- 2017”,  gaji  “700.000”,  dan  pimpinan “KAPRODI”.  Form  magang  sebagaimana pada gambar 7 berikut :
Gambar 7. Form Magang
f. Pembaharuan Kontrak
Form  pembaharuan  kontrak  ini  terdapat pada halaman admin yaitu untuk memperbaharui kontrak yang semula jenis kontraknya sebagai peserta magang kemudian  diperbaharui  sebagai  pengelola tetap  dengan  syarat  dan  ketentuan  yang telah  ditetapkan.  Form  yang  perlu  diinput yaitu mengganti jabatan pengelola misalkan  yang  semulanya  sebagai  peserta magang  kemudia n  diganti  sebagai  “staff akademik”,  input  tanggal  mulai  kontrak “07 -01-2017  s/d  07-01- 2020”  Adapun form  pembaharuan  kontrak  sebagaimana pada gambar 8 di bawah ini :
Gambar 8. Form Pembaharuan Kontrak
g. Perpanjangan Kontrak Form  ini  untuk  memperpanjang  kontrak pengelola  yang  telah  habis  masa  kontrak sebelumnya.  Form  yang  harus  diganti yaitu  tanggal  mulai  kontrak  dan  tanggal berakhirnya  kontrak  seperti  “07 -15-2017 s/d  07-15- 2020”. Tanggal-tanggal  tersebut dapat  diganti  sesuai  dengan  kesepakatan kontrak  yang  disetujui  oleh  pegawai, sehingga  tidak  ada  kesalahan. Adapun form  perpanjangan  kontrak  sebagaimana pada gambar 9 berikut :
Gambar 9. Form Perpanjangan Kontrak h. Izin Pengelola
Form  izin  pengelola  ini  untuk  mencetak surat  izin  kerja  pengelola.  Form  yang harus diisi adalah tanggal izin serta alasan izin  pengelola  misalkan  dengan  nama pengelola  Muhasshanah,  M.Kom,  dengan tanggal izin “08 -28-2017 s/d 08-29- 2017”, dengan  alasan  “Sakit”.  Adapun  form  izin pengelola sebagaimana pada gambar 10 di bawah ini :
Gambar 10. Form Izin Kerja Pengelola
i. Permohonan Cuti Form  permohonan  cuti  ini  terdapat  pada halaman  pengelola  yang  mana  pengelola harus  mengisi  form  tanggal  mulai  sampai selesai cuti, serta alasan cuti. Contoh kasus permohonan  cuti  atas  nama  “Lutfiatur
Rohmani, A.Md.Keb”,  Tanggal  Cuti  “08 - 28-2017  s/d  09-04- 2017”,  dengan  alasan “Menikah”.  Adapun  form  permohonan cuti  sebagaimana  pada  gambar 11 di bawah ini :
Gambar 11. Form Permohonan Cuti
j. Proses Cuti Halaman ini terdapat pada halaman admin untuk  menanggapi  surat permohonan  cuti yang  telah  diajukan  oleh  pengelola
sebelumnya.  Hal  ini  terdapat  dua  bentuk tanggapan  yaitu  “diterima”  atau “ditolak”. Jika  surat  permohonan  cuti  pengelola diterima  maka  surat  akan  diproses  oleh admin.  Keluaran  yang  dihasilkan  dari proses tersebut yaitu berupa surat keterangan  cuti.  Adapun  halaman  proses cuti  sebagaimana  pada  gambar 12 di bawah ini :
Gambar 12. Proses Permohonan Cuti k. Permohonan Pengunduran Diri
Halaman  ini  terdapat  pada  halaman pengelola untuk mengajukan surat permohonan pengunduran  diri  yang  mana pengelola  harus  mengisi  form  tanggal berhenti dan alasan berhenti. Contoh kasus permohonan berhenti atas nama “Lutfiatur Rohmani,  A.Md.Keb”,  tanggal  berhenti “08 -28- 2017”, dengan alasan “Ikut Suami”. Adapun form permohonan pengunduran diri sebagaimana pada gambar 13 berikut :
Gambar 13. Form Permohonan
Pengunduran Diri
l. Proses Pengunduran Diri Halaman  proses  pengunduran  diri  ini terdapat  pada  halaman  admin  untuk menanggapi surat
permohonan pengunduran  diri  pengelola.  Hal  ini  juga mempunyai  dua  bentuk  tanggapan  yaitu “diterima”  atau  “ditolak”.  Jika  surat permohonan  pengunduran  diri  pengelola diterima  maka  surat  akan  diproses  oleh admin.  Keluaran  yang  dihasilkan  dari proses  tersebut  yaitu  surat  keterangan berhenti  dan  surat  keterangan  pernah mengabdi. Adapun halaman proses pengunduran diri sebagaimana pada gambar 14 di bawah ini :
Gambar 14. Proses Pengunduran Diri
m. Surat Peringatan
Halaman  surat  peringatan  ini  untuk mencetak  surat  peringatan  pengelola sebagai teguran untuk memperbaiki kesalahan yang dilakukannya. Surat peringatan mempunyai tiga tingkatan yaitu surat  peringatan  pertama,  surat  peringatan kedua  dan  surat  peringatan  terakhir.  Surat peringatan terakhir merupakan surat pemberhentian pengelola yang dikeluarkan lembaga. Contoh kasus lembaga  mengeluarkan  surat  peringatan kepada pengelola atas nama “Indah Afiah,
A.Md.Keb”, dengan nomor surat “343/114/AU.8/a - I/I/2017”,  dan  dengan pelanggaran  “Tidak  menjalankan  tugas dengan  baik”.  Adapun  form  pembuatan surat peringatan sebagaimana pada gambar 15 di bawah ini :
Gambar 15. Surat Peringatan
n. Form Pemberhentian
Beda  halnya  dengan  surat  peringatan, halaman  pemberhentian  ini  adalah  untuk memberhentikan  peserta  magang  yang melakukan  kesalahan  tanpa  ada  proses teguran dari pihak lembaga seperti contoh kasus  pemberhentian  peserta  magang  atas nama  “Sinta  Arini”,  dengan  nomor  surat “344/114/AU.8/a - III/I/2017”,  dan  dengan pelanggaran “1. Sering tidak melaksanakan  sholat  berjamaah,  2.  Sering terlambat”.  Adapun  form  pemberhentian sebagaimana pada gambar 16 di bawah ini :
Gambar 16. Pemberhentian
o. Soal Kuisioner
Soal  kuisioner  diinput  oleh  admin  untuk ditampilkan  pada  halaman  kuisioner  yang ada pada halaman pimpinan untuk menilai kerja  pengelola  setiap  akhir  semester. Adapun  soal  kuisioner  sebagaimana  pada gambar 17 berikut :
Gambar 17. Soal Kuisioner
p. Kuisioner
Pengisian  kuisioner  diisi  oleh masing-masing  pimpinan  pengelola  untuk menilai  kerja  pengelola  yang  dilakukan setiap  akhir  semester.  Contoh  kasus pengisian  kuisioner  pengelola  atas  nama “Rini  Junaidah  Wasian,  S.  H.  I”,  dengan poin  soal  pertama  mendapat  “Sangat Baik”,  soal  kedua  “Sangat  Baik”,  soal ketiga  “Baik”,  soal  keempat  “Baik”,  soal kelima “Sangat Baik”, begitupun seterusnya. Adapun form kuisioner penilaian  kerja  pengelola  sebagaimana pada gambar 18 di bawah ini :
Gambar 18. Kuisioner
q. Rekapitulasi Nilai Kuisioner Rekapitulasi  nilai  kuisioner  ini  yaitu  hasil rekap  nilai  semua  pengelola  yang  telah diisi  oleh  masing-masing  pimpinan.  Field yang ditampilakan berupa nama pengelola, nilai, total nilai dan predikat. Contoh kasus nilai  kuisioner  atas  nama  “Neny  Yuli Susanti, M.Keb” dengan nilai “5 ,5,4,4,4,4,4,4,3,3,4,4,4,4,4,5,4,4,4,5,4,4,
5,4,4”,  total  nilai  “103”  dan  dengan predikat “A”. Nilai-nilai
tersebut diakumulasikan  dan  disesuaikan  dengan ketentuan  grade. Adapun  hasil  dari rekapitulasi  nilai  pengelola  sebagaimana pada gambar 19 di bawah ini :
Gambar 19. Rekapitulasi Nilai Kuisioner

## 5. KESIMPULAN
Berdasarkan  data-data  yang  diperoleh penulis  dalam  penelitian  ini  Sistem  Informasi Manajemen Kepegawaian di AKBID Ibrahimy dapat  dibuat  dengan  dirancang  menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL karena penulis menyesuaikan kebutuhan objek penelitian yang membutuhkan aplikasi berbasis  web  sehingga  dengan  adanya  sistem informasi ini pengolahan data-data manajemen kepegawaian  seperti  pembuatan  kontrak, pemrosesan  permohonan  surat  izin,  cuti, permohonan  pengunduran  diri,  pembuatan surat peringatan, pemberhentian pengelola dan kuesioner  penilaian  kerja  pengelola  akan dengan mudah diatasi oleh kasubag kepegawaian  sebagai  penanggung  jawab pengolahan manajemen kepegawaian di AKBID Ibrahimy. Selain meringankan kinerja kasubag  kepegawaian,  sistem  ini  juga  dapat mempermudah  pengelola  dalam  pengajuan surat  permohonan  cuti,  izin  dan  pengunduran diri  serta dapat  melihat  hasil  nilai  kuesioner pengelola  yang  bersangkutan  berdasarkan tahun  akademik  yang  dipilih.  Dengan  sistem ini pula dapat mempermudah pimpinan dalam pengisian  kuesioner  pengelola  serta  dapat melihat  laporan  kegiatan  pengelola  dalam manajemen  kepegawaian  di  AKBID  Ibrahimy dengan  cepat  dan  akurat.  Untuk  memenuhi kebutuhan perancangan aplikasi penulis melakukan  penelitian  dengan  menggunakan beberapa  metode  pengumpulan  data  di antaranya observasi atau pengamatan langsung ditempat  penelitian  serta  didukung  dengan data-data  yang  berhasil  penulis  kumpulkan selama penelitian dengan melakukan koordinasi  dan  konsultasi  atau  wawancara dengan pihak yang bersangkutan.

## 6. REFERENSI
[1] Suhariyanto,  Budi.  2012. Tindak  Pidana Teknologi Informasi. Jakarta : Penerbit PT RajaGrafindo Persada.
[2] Ilham Madjid, Putra. 2011. “Implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian  (SIMPEG)  pada  Badan Kependudukan  dan  Keluarga  Berencana Nasional”. Depok  :  Fakultas  Ilmu  Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia.
[3] Rizka
Luthfia, Agusniar. 2009. “Implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Di Badan Kepegawaian Daerah Surakarta”. Surakarta  :  Fakultas  Ilmu  Sosial  dan  Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
[4] Sutedjo  Dharma  Oetomo,  Budi.  2006. Perencanaan  &  Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
[5] Sutanta,  Edhy.  2003. Sistem  Informasi Manajemen. Yogyakarta  :  Penerbit  Graha Ilmu.
[6] Setiawan,  Ebta.  2012.  “Kamus  Besar Indonesia
(KBBI)”. Dalam
www.kbbi.web.id. 06 Februari.
[7] M.  Hadjon,  Philipus.  1993. Pengantar Hukum Perizinan. Surabaya: Yuridika.
[8] www.kamusbisnis.com. 2017.
“Pengunduran Diri”. 28 Agustus.
[9] Binanto,  Iwan.  2014.  “Analisa  Metode
Classic  Life  Cycle  (Waterfall)  Untuk
Pengembangan
Perangkat Lunak Multimedia”. Yogyakarta : Fakultas
Teknik  Informatika  Universitas  Sanata Dharma.