Vol. 3 No.3 Edisi September - Desember  2023 Hal. 423-427 DOI : https://doi.org/10.47233/jebs.v3i3.1212
Jurnal Ekonomika Dan Bisnis (JEBS) Vol.03 No. 03 Edisi September-Desember 2023 423

## Sistem Penyimpanan Arsip Pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Barat
Novadilastri, Afifah, Maya Permata Sari, Neshy Aulia Sani Politeknik Negeri Padang
Email : novadilastri@pnp.ac.id , afifah@pnp.ac.id ,mayapermatasari@pnp.ac.id, neshyauliasani@gmail.com

## Abstrak
An archive storage system is a system used for document storage to make it easier to store and quickly find documents that have been stored if needed at any time. Proper storage of government archives is very necessary to maintain and preserve documents so they can be used and found again in the future. Some of the obstacles faced by the Administration and Personnel Subdivision of the West Sumatra Province Regional People's Representative Council Secretariat in managing incoming and outgoing letters is that  it  takes  quite  a  long  time  to  search  for  certain  letters.  The  research  method  used  is  data  collection  through  observation  . Archives at the Secretariat of the Regional People's Representative Council of West Sumatra Province are stored in a filing cabinet, this functions to save archive storage space.
Keywords: Storage system, Secretariat of the West Sumatra Regional People's Representative Council, Filling Cabinet

## PENDAHULUAN
Instansi  pemerintahan  adalah  suatu  organisasi  atau  kumpulan  orang-orang  yang  terpilih  secara  khusus  untuk melaksanakan tugas Negara sebagai bentuk pelayanan kepada orang banyak. Tujuan instansi pemerintah dapat dicapai apabila mampu mengolah, menggerakkan dan menggunakan sumber daya yang dimiliki secara efektif dan efisien. Instansi pemerintahan tidak terlepas dari kegiatan yang menghasilkan berbagai jenis arsip. Arsip pemerintahan adalah dokumen  yang  berkaitan  dengan  administrasi  dan  pengarsipan  dari  berbagai  kegiatan  yang  dilakukan  oleh pemerintahan  di  berbagai  tingkat.  Berbagai  dokumen  yang  tercakup  dalam  arsip  tersebut  antara  lain  surat-surat, laporan kegiatan, rekapitulasi anggaran, data pegawai, data pelayanan publik, data infrastruktur, dokumen hukum, dan sebagainya.
Penyimpanan arsip pemerintahan secara tepat sangat dibutuhkan untuk menjaga dan melestarikan dokumen-dokumen agar dapat digunakan dan ditemukan kembali dikemudian hari. Selain itu arsip pemerintahan juga sangat dibutuhkah sebagai sumber informasi yang dapat membantu pengambilan keputusan oleh pihak pemerintahan dan lembaga terkait lainnya. Salah satu instansi yang akan melaksanakan kegiatan penataan arsip adalah Kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Barat.
Kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Barat beralamat Jalan Khatib Sulaiman No. 87 Padang Sumatera Barat. Kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Barat dipimpin oleh  seorang Ketua Dewan  dan  dibantu  oleh  seksi-seksi  yang  ada  dibawahnya.  Pada  Sekretariat  Dewan  Perwakilan  Rakyat  Daerah Provinsi Sumatera Barat terdapat tugas umum seperti menyelenggarakan administrasi kesekretariatan dan keuangan, mendukung  pelaksanaan  tugas  dan  fungsi  DPRD,  serta  menyediakan  dan  mengkoordinasikan  tenaga  ahli  yang diperlukan oleh DPRD dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai dengan kebutuhan.
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Barat mengelola lebih kurang 30 sampai 60 surat setiap bulannya. Hasil observasi pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah  Provinsi  Sumatera  Barat    bahwa  pengelolaan  arsip  masih  menerapkan  sistem  konvensional  dimana pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar masih dilakukan secara manual. Arsip surat masuk dan surat keluar masing-masing disimpan dalam map arsip. Pada masing-masing map arsip belum dipisahkan jenis surat berdasarkan subjek atau perihal serta tidak tertata dengan baik.
Vol. 3 No.3 Edisi September - Desember  2023 Hal. 423-427 DOI : https://doi.org/10.47233/jebs.v3i3.1212
Beberapa kendala yang dihadapi oleh Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Barat dalam melakukan pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah butuh waktu yang lama  dalam  memilah  surat  sesuai  subjek  Permendagri.  Terkadang  ada  beberapa  fisik  surat  yang  salah  dalam penempatan  disebabkan  beragamnya  klasifikasi  surat  yag  masuk  dan  keluar.  Pencatatan  secara  manual  terkadang menyebabkan kurang jelasnya pada buku agenda sehingga menyulitkan dalam proses pengolahan data.

## KAJIAN PUSTAKA

## DEFINISI ARSIP
Arsip  memiliki  fungsi  sebagai  daya  ingat  akan  perkembangan  suatu  badan,  sebagai  bahan  keputusan  dan  sebagai sumber informasi yang konkrit. Menurut Barthos (2005: 1) arsip (record) dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan  warkat,  pada  pokoknya  dapat  diberikan  pengertian  sebagai  setiap  catatan  tertulis  baik  dalam  bentuk gambar  ataupun  bagan  yang  memuat  keterangan-keterangan  mengenai  sesuatu  subjek  (pokok  persoalan)  ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Haryadi  (2009)  menyebutkan  bahwa  arsip  berasal  dari  bahasa  Yunani,  yaitu arche kemudiaan  berubah  menjadi archea ,  lalu  berubah  lagi  menjadi archeon . Arche berarti  permulaan,  jabatan  atau  fungsi  kekuasaan  peradilan  dan archea artinya  dokumen  atau  catatan  mengenai  permasalahan.  Dalam  bahasa  Indonesia,  arsip  berarti  tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting. Lebih lanjut Rosalin (2017) menyimpulkan bahwa arsip adalah rekaman informasi baik yang tercatat secara tekstual, gambar maupun audio visual yang dibuat oleh organisasi baik organisasi publik maupun privat dan disimpan dengan menggunakan berbagai media.

## SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan (Amsyah, 1991).
Agus dan teguh (2015) menyatakan bahwa system penyimpanan arsip dapat dibagi menjadi tiga jenis yaitu :
1. Sistem Penyimpanan Arsip Konvensional
Sistem penyimpanan arsip ini menggunakan kertas atau media fisik seperti folder, rak penyimpanan dan lemari arsip untuk penyimpanan dokumen. Sistem ini masih banyak digunakan dalam organisasi atau perusahaan.
2. Sistem Penyimpanan Elektronik
Sistem penyimpanan arsip ini menggunakan teknologi elektronik seperti server, cloud storage dan database untuk  penyimpanan  dokumen.  Sistem  ini  memungkinkan  pengolahan  dan  akses  dokumen  secara  cepat  dan efisien
3. Sistem Penyimpanan Hybrid
System penyimpanan arsip ini menggabungkan kedua jenis system penyimpanan di atas, yaitu penyimpanan fisik  dan  elektronik.  Sistem  ini  memungkinkan  fleksibilitas  dalam  mengelola  dokumen  dan  meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan dokumen.
Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah (1991:72), sistem penyimpanan arsip dibagi menjadi lima jenis yaitu :
1. Sistem Kronologis
Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim ke luar.
2. Sistem Abjad (sistem-nama)
Vol. 3 No.3 Edisi September - Desember  2023 Hal. 423-427 DOI : https://doi.org/10.47233/jebs.v3i3.1212
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan  urutan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Nama yang digunakan dalam penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad terdiri dari dua jenis yaitu, nama orang dan nama instansi.
3. Sistem Numerik
Sistem numerik adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan kode nomor sebagai pengganti nama orang atau nama badan.
4. Sistem Geografis
Sistem  geografis  adalah  sistem  penyimpanan  dokumen  yang  berdasarkan  kepada  pengelompokan  menurut nama tempat.
5. Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan isi dari dokumen yang bersangkutan. Isi dokumen juga sering disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat dan subjek.

## METODE PENELITIAN
Penelitian    ini  menggunakan  teknik  pengumpulan  melalui  observasi.  Teknik  pengumpulan  data  melalui  observasi yaitu  dengan  melakukan  pengamatan  secara  langsung  pada  Kantor  Sekretariat  Dewan  Perwakilan  Rakyat  Daerah Provinsi  Sumatera  Barat  mengenai  sistem  penyimpanan  arsip  yang  digunakan.  Teknik  pengumpulan  data  melalui wawancara dilakukan dengan cara tanya jawab bersama pihak instansi sebagai masukan untuk melengkapi penelitian. Dokumentasi digunakan untuk mengumpulkan data berupa surat masuk dan surat keluar serta data-data pendukung lainnya.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Penerapan sistem penyimpanan arsip pada Kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Barat adalah sebagai berikut:
1. Sistem penyimpanan arsip dengan sistem subjek: dalam mengarsipkan data atau berkas yang masuk dan keluar pada Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Barat  diarsipkan dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip dengan sistem subjek. Dalam hal ini terdapat beberapa tingkatan data menyusun daftar klasifikasi subjek (disusun berjenjang).
Tingkat l : masalah utama (masalah yang paling luas)
Tingkat ll : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)
Pengkodean dilakukan dengan berpedoman pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 tentang kode  klasifikasi  arsip  dilingkungan  Kementerian  Dalam  Negeri  dan  Pemerintah  Daerah.  Berikut  adalah  daftar klasifikasi yang sudah dirancang sebagai sistem penyimpanan arsip dengan sistem subjek:
Tabel 1. Kode Klasifikasi Arsip Kode Sub Utama Sub Masalah 000 Umum
000.1 Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan 000.2 Perlengkapan 000.3 Pengadaan 000.4 Perpustakaan 000.5 Kearsipan 000.6 Persandian 000.7 Perencanaan Pembangunan 000.8 Organisasi dan Tata Laksana 000.9 Penelitian, Pengkajian, dan Pengembangan
Vol. 3 No.3 Edisi September - Desember  2023 Hal. 423-427 DOI : https://doi.org/10.47233/jebs.v3i3.1212
100 Pemerintahan 100.1 Otonomi Daerah 100.2 Pemerintahan Umum 100.3 Hukum 200 Politik 200.1 Kesatuan Bangsa dan Politik 200.2 Pemilu 300 Keamanan dan Ketertiban 300.1 Satuan Polisi Pamong Praja 300.2 Penanggulangan Bencana, Pencarian, dan Pertolongan 400 Kesejahteraan Rakyat 400.1 Pembangunan Daerah Tertinggal 400.2 Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak 400.3 Pendidikan 400.4 Keolahragaan 400.5 Kepemudaan 400.6 Kebudayaan 400.7 Kesehatan 400.8 Agama dan Kepercayaan 400.9 Sosial 400.10 Pemberdayaan Masyarakat Desa 400.11 Pertamanan dan Pemakaman 400.12 Kependudukan dan Catatan Sipil 400.13 Keluarga Berencana 400.14 Hubungan Masyarakat 500 Perekonomian 500.1 Ketahanan Pangan 500.2 Perdagangan 500.3 Koperasi dan Usaha Kecil Menengah 500.4 Kehutanan 500.5 Kelautan dan Perikanan 500.6 Pertanian 500.7 Peternakan 500.8 Perkebunan 500.9 Perindustrian 500.10 Energi dan Sumber Daya Mineral 500.11 Perhubungan 500.12 Komunikasi dan Informatika 500.13 Pariwisata dan Ekonomi 500.14 Statistik 500.15 Ketenagakerjaan 500.16 Penanaman Modal 500.17 Pertahanan 500.18 Transmigrasi 600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan 600.1 Pekerjaan Umum 600.2 Perumahan Rakyat dan Kawasan Pemukiman 600.3 Tata Ruang (Tata Kota) 600.4 Lingkungan Hidup 700 Pengawasan 700.1 Pengawasan Internal 800 Kepegawaian 800.1 Sumber Daya Manusia 800.2 Pendidikan dan Pelatihan 900 Keuangan 900.1 Keuangan Daerah
2. Membuat Guide: setelah klasifikasi surat ditentukan, selanjutnya adalah membuat guide, guide adalah lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai petunjuk atau pemisah pada setiap map. Setiap laci dipasang guide dengan kode yang sudah ditentukan.
3. Kartu Indeks: kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas arsip yang disimpan. Kartu indeks berguna untuk menemukan  arsip  kembali.  Setiap  folder  dibuat  kartu  indeks,  hal  ini  bertujuan  agar  folder  penyimpanan  tidak tertukar.
Vol. 3 No.3 Edisi September - Desember  2023 Hal. 423-427 DOI : https://doi.org/10.47233/jebs.v3i3.1212
4. Hanging  Folder : hanging  folder berfungsi  untuk  memudahkan  dalam  mencari  dokumen  karena  pada hanging folder terdapat  tab  kosong  yang  berfungsi  untuk  menulis indexing atau  menulis  kode  untuk  mempermudah penyimpanan dokumen dan penemuan kembali sewaktu-waktu.
5. Penyimpanan Arsip: setelah melakukan semua proses langkah selanjutnya adalah proses penyimpanan surat masuk dan  surat  keluar.  Proses  penyimpanan  dengan  menempatkan  surat  pada filling  cabinet . Filling  cabinet yang dibutuhkan memiliki 10 laci.

## Gambar 2 Filling Cabinet

## KESIMPULAN
Sistem yang digunakan untuk menyimpan surat adalah sistem subjek  dan menggunakan kode klasifikasi sebagai kode arsip,  pengkodean  dilakukan  dengan  berpedoman  pada  “Peraturan  Menteri  Dalam  Negeri  Nomor  83  Tahun  2022 tentang  Kode  Klasifikasi  Arsip  Dilingkungan  Kementerian  Dalam  Negeri  dan  Pemerintah  Daerah”.  Arsip  pada Sekretariat  DPRD  Sumbar  disimpan  pada filling  cabinet ,  hal  ini  berfungsi  untuk  menghemat  tempat penyimpanan arsip.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Peneliti mengucapkan terima kasih kepada Politeknik Negeri Padang yang telah mensupport kegiatan penelitian ini melalui program Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat DIPA PNP.

## DAFTAR PUSTAKA
Achmadi, Abu & Narbuko, Cholid. 2012. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi Aksara. Agus Sugiarto, T. W. 2015. Manajemen Kearsipan Modern. Gava Media.Yogyakarta. Amsyah, Z. (1991). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Barthos, B. (2012). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Haryadi, H. (2009). Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf. Jakarta Selatan: Visimedia.
Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor 45 Tahun (2018). [Diakses pada tanggal 29 Maret  2023 pukul 10.00 WIB] pada https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/101049/pergub-prov-sumatera-barat-no-45- tahun-2018
Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor 55 Tahun (2018). [Diakses pada tanggal 29 Maret  2023 pukul 11.30 WIB] pada https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/101041/pergub-prov-sumatera-barat-no-55- tahun-2018 Rosalin, S. (2017). Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.
Kode Laci Kode Guide Surat