## Design of a Web-Based Petty Cash Accounting Information System at Piksi Ganesha Polytechnic
Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Kas Kecil Berbasis Web di Politeknik Piksi Ganesha
Dwi Daniawati 1* , Ratnanto Aditiarno 2 , Edi Suharto 3 Politeknik Piksi Ganesha 1,2,3 dwidania01@piksi.ac.id 1
* Corresponding Author

## ABSTRACT
The rapid development of technology has made it easy for companies to access information. One of them is  located  at  the  Piksi  Ganesha  Polytechnic.  One  of  the  identified  problems  is  in  the  processing  of accounting data which is still done manually using a spreadsheet application, so a web-based accounting information  system  is  designed.  The  software  development  methodology  used  is  Waterfall  using  the Unified  Modeling  Language  (UML).  System  tool  modeling,  PHP  programming  language  and  MySQL database.  This  research  has  produced  an  information  system  that  integrates  cash  collection  and preparation  of  company  financial  reports.  By  designing  this  accounting  information  system,  it  can manage accounting records effectively and efficiently.
Keywords: Information Systems, Petty Cash, Waterfall, UML

## ABSTRAK
Pesatnya  perkembangan  teknologi  telah  memberikan  kemudahan  bagi    perusahaan  untuk  mengakses informasi.  Salah  satunya  terletak  di  Politeknik  Piksi  Ganesha.  Salah  satu  permasalahan  yang teridentifikasi  adalah  pada  proses  pengolahan  data  akuntansi  yang  masih  dilakukan  secara  manual dengan  menggunakan  aplikasi  spreadsheet,  maka  dilakukan  perancangan  sistem  informasi  akuntansi berbasis  web.  Metodologi  pembangunan  perangkat  lunak  yang  digunakan  adalah  Waterfall  dengan menggunakan  Unified  Modelling  Language  (UML).  Pemodelan  alat  sistem,  bahasa  pemrograman  PHP dan database MySQL. Penelitian ini telah menghasilkan sebuah sistem informasi yang mengintegrasikan pengumpulan kas dan pembuatan laporan keuangan perusahaan. Dengan merancang sistem informasi akuntansi ini, dapat mengelola catatan akuntansi secara efektif dan efisien.
Keywords: Sistem Informasi, Kas Kecil, Waterfall, UML

## 1. Pendahuluan
Pesatnya  perkembangan i teknologi i informasi i telah i menyebabkan i perubahan i yang isangat  penting  dalam  akuntansi  (Ardi,  2013).  Teknologi  informasi  telah  menjadi i kebutuhan i yang i sangat i penting i bagi i semua i organisasi i bisnis, i termasuk i perguruan i tinggi, i karena i diyakini i dapat i meningkatkan i efektifitas i dan i efisiensi i proses i bisnis (Prasetyo & Mariana, 2011). Kerangka i kerja i dapat i dicirikan i dengan i mengumpulkan, i menangani, i menyimpan, i membedah, i dan i menyebarkan i data i untuk i alasan i tertentu  (Ahmadar  et  al.,  2021).  Sistem i akuntansi i adalah i kumpulan i formulir, i dokumen, i dan i laporan i yang i bekerja i sama i untuk i menghasilkan i data i keuangan i tentang i konten i basis i data i yang i dibutuhkan i manajemen i untuk i mengelola i perusahaan i dengan i lebih i baik. (Suwandi et al., 2019) Sistem i informasi i akuntansi i adalah i sistem i yang i mengelola i data i transaksi i dan i menciptakan i informasi i yang  membantu  menyusun,  mengelola,  dan mengoperasikan  (Wijaya  &  Prawira,  2022).  Kas i kecil i adalah i dana i pembayaran i yang i tidak i menggunakan i cek, i melainkan i uang i tunai i (Kusnadi, i 2000)  (P.  Astuti  &  Andita,  2020).  Kas . memegang i peranan i penting i dalam i kelancaran i operasional i perusahaan. i Akibatnya, i agar i bisnis i dapat i menjaga i likuiditasnya i dan i mengatasi i defisit i dan i surplus i kas, i ia  iharus i memiliki
i anggaran i kas  (Jusmani  &  Mursalin,  2019).  Kas i kecil i adalah i kas i yang i disisihkan i untuk
i membayar i berbagai i jumlah i yang i nominal i nya i kecil (Achyani & Velayati, 2020).Ditangani atau dikelola  oleh  petugas  keuangan  tingkatan  pemula  (Wati  &  Kusumo,  2016).  Pengelolaan  kas kecil yang baik berpengaruh terhadap kelancaran kegiatan operasional (Talia et al., 2022).
Politeknik  Piksi  Ganesha  adalah  lembaga  Pendidikan.  Penelitian  di  Politeknik  Piksi Ganesha menemukan bahwa pencatatan  kas kecil tidak efektif. Karena hal ini tercermin dari semua  transaksi  yang  dicatat  menggunakan  Microsoft  Excel,  terdapat  risiko  ketidakakuratan pelaporan keuangan dan kehilangan atau kerusakan dokumen. Pengelolaan kas masih dicatat dengan cara konvensional dan pembuatan laporan keuangan  membutuhkan banyak waktu.
Adanya  sistem  informasi  akuntansi  yang  dapat  digunakan  untuk  menjawab  dan memecahkan permasalahan diatas. Sebuah i sistem, i seperti i yang i didefinisikan i oleh i (Jogiyanto,
i 2001) i oleh i Leitch i dan i Davis, i adalah i kumpulan i komponen i (manusia, i perangkat i keras, i informasi, i dll) yang diatur untuk mencapai tujuan tertentu (Arfianty, 2020). Suatu i sistem i yang i mengumpulkan, i mencatat, i menyimpan, i dan i memproses i akuntansi i dan i data i lainnya i untuk i menghasilkan i informasi i bagi i para i pengambil i keputusan i dikenal i sebagai i sistem i informasi i akuntansi i (Kusumadiarti & Andriany, 2020)
Sistem Informasi Akuntansi yang dibuat  penulis untuk Politeknik Piksi Ganesha memudahkan pengelolaan  data  kasbon,  pengolahan  data  kas  masuk  dan    keluar,  serta  pelaporan  realisasi data kasbon.
Sistem  informasi  kas  kecil  Politeknik  Piksi  Ganesha  dirancang  menggunakan  tools Microsoft i Visual i Studio i Code i sebagai i front i end i dan i Microsoft i Access i sebagai i back i end i serta i menambahkan  fitur  kode  otomatis  untuk  penomoran  bukti  transaksi  unuk  meminimalisir terjadinya penomoran ganda. Perancangan menggunakan  Sublime i Text i 3 i sebagai i itext i editor, i Google i Chrome i sebagai i browser,  dan  Xampp  sebagai  server  lokal  dengan  menggunakan metode  pengembangan  waterfall.  Metode  pemodelan  UML i (Unified i Modelling i Language) i digunakan i dalam i perancangan i sistem i ini, i yang  diimplementasikan  dengan    PHP i (Hypertext i Preprocessor), i HTML i (HyperText i Markup i Language), i CSS i (Cascading i Style i Sheet) i dan i database i MySQL.

## 2. Metode Penelitian
(Mulyani,  2012)  metode i adalah i bermacam-macam i setidaknya i dua i bagian i yang i bekerja i sama i untuk i mencapai i tujuan i tertentu. i Metode i yang i didasarkan i pada i prinsip i berorientasi i objek i digunakan. i Teknik i objek-situasi i adalah i metodologi i perbaikan i kerangka i kerja i yang i mengatur komponen sistem menjadi kumpulan objek yang menerapkan berbagai fungsi. (R. Astuti, 2009).
Metode  pemodelan  yang  digunakan  yaitu Unified i Modeling i Language i (UML). i UML i digunakan i untuk i menggambarkan i spesifikasi, i struktur, i dan i dokumentasi i komponen i komponen i sistem i perangkat i lunak, i sehingga i memudahkan  pemrogram  untuk  membuat sistem.  (Anardani  et  al.,  2023).  UML  (Unifield i Modeling i Language) i adalah i bahasa i pemrograman i berorientasi i objek i untuk i pemodelan i perangkat i lunak i atau i sistem i demonstrasi i benar-benar i digunakan i untuk i memperbaiki i masalah i yang i kompleks i agar i lebih i mudah i dipelajari i dan i dipahami  (Nugroho,  2010).  Diperlukan  suatu  model  untuk  menggambarkan konstruksi  suatu  sistem    dari  awal  sampai  akhir  yaitu  penggunaan  UML  (Mukti,  2019).  UML terdiri dari use i case i diagram, i activity i diagram, i class i diagram,kdeployment i diagram, sequence i diagram, danruser interfacerdesign.
Metode i pengembangan i sistem i yang i diterapkan  ioleh  penulis  adalah  metode waterfall,  dimana  pengembangan  dilakukan  secara  bertahap  atau  berurutan  sesuai  dengan kebutuhan    perancangan  sistem.  Dengan  menggunakan  metode  ini,  desain  sistem  menjadi lebih  mudah  (Hidayati,  2019).  Tahapan  metode i pengembangan i waterfall i ditampilkan i pada i Gambar i 1.

## Gambar 1. Metode Waterfall
Tahapan dalam metode waterfall yaitu:
a. Analisis Kebutuhan Proses analisis i kebutuhan i ini i digunakan i untuk i melihat i kebutuhan i sistem i yang i dibutuhkan
i oleh i pengguna. b. Desain Sistem
Perancangan desain dilakukan dengan menggunakan Data Flowchart, Use case Diagram dan Activity Diagram.
c. Implementasi
Implementasi menggunakan Framework Laravel dan Boostrap dengan database MySql.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Analisis Kebutuhan
Pada  tahap  ini  penulis  mengumpulkan  dan  menganalisis  kebutuhan  untuk perancangan  sistem  pengelolaan  kas  kecil  yaitu:  1)  Sistem  dapat  menyediakan  fungsi pengolahan  data  kasbon;  2)  Sistem  dapat  melakukan  pengolahan  data  kasbon  yang  sudah realisasi  dan  belum  realisai;  3)  Sistem  dapat  menampilkan  laporan  excel  sesuaI  data  kasbon yang dibutuhkan.

## Desain Sistem Flowchart
Flowchart i adalah i grafik i yang i menunjukkan i cara i dan i pilihan i untuk i menyelesaikan i suatu i program i digambarkan i pada i flowchart i Gambar i 2 i berikut i ini :

## Use Case Diagram
(Kurniawan et al., 2021) Serangkaian i atau i deskripsi i dari i sebuah i grup i yang i terhubung i untuk i membentuk i sistem i yang i teratur i dan i dilakukan i atau i diawasi i oleh i seorang i aktor i dikenal i sebagai i use i case. i Use i case i digunakan i untuk i menentukan i fungsi i sistem i informasi i mana i yang i tersedia i dan i siapa i yang i dapat i menggunakannya (Safitri, 2022). Ditampilkan pada Gambar 3.
Gambar 3. Use Case Diagram

## Activity Diagram
Activity Diagram adalah jenis grafik status unik yang menunjukkan aliran yang dimulai dengan satu tindakan kemudian ke tindakan berikutnya dalam kerangka kerja. Grafik ini sangat penting  dalam  menunjukkan  elemen  kerangka  kerja  dan  menggarisbawahi  perkembangan kontrol antar objek (Yunita, 2018) . Activity Diagram ditampilkan pada Gambar 4, 5 dan 6.
Gambar 4. Activity Diagram Menggunakan Swimlane
Gambar 5. Activity Diagram Menggunakan Swimlane
Gambar 6 Activity Diagram Menggunakan Swimlane

## Implementasi Form Login
Pengguna  atau  user  memasukan  email  dan  kata  sandi  yang  benar  yang  telah ditentukan  dan  divalidasi  untuk  mengakses  menu  utama  program.  Tampilan  Form  Login terdapat pada Gambar 7.
Gambar 7. Tampilan Form Login
Menu Home
Menu Home adalah tampilan menu utama, pengguna dapat melihat secara otomatis total kasbon bulanan, kasbon yang sudah realisasi bulanan, Jumlah kasbon yang belum realisasi mingguan, jumlah kasbon yang sudah realisasi mingguan. Tampilan Menu Home terdapat pada Gambar 8.

## Gambar 8. Tampilan Menu Home
Menu Tipe Penerima
Menu tipe penerima pada program yang kami buat disini adalah data list master yang bisa melakukan kasbon, jika tidak ada termasuk di dalam list master tipe penerima maka tidak bisa melakukan kasbon Gambar 9.

## Gambar 9. Tampilan Menu Transaksi
Penerima Kasbon
Pada  menu  penerima  kasbon  disini  adalah  data  yang  sudah  di  masukan  untuk  bisa melanjutkan proses pengajuan kasbon. Tampilan Menu Lamporan pada Gambar 10.
Gambar 10. Tampilan Menu Laporan
Data Kasbon
Berikut ini tampilan data kasbon yang dikeluarkan setiap harinya disini ada menu yang belum realisasi,sudah realisasi, dan sudah dikembalikan Gambar 11.
Gambar 11. Data Kasbon
Menu Laporan
Pada menu laporan, sistem ini sudah bisa menampilkan semua data yang telah diinput dan sudah tertera status kasbon. Laporan tersebut sudah bisa di export ke excel sesuai periode yang dibutuhkan. Tampilan Menu Lamporan pada Gambar 12.

## Gambar 12.Menu Laporan

## Menu Pengguna
Pada menu pengguna menampilkan akses pengguna web tersebut karena tidak semua orang  bisa  mengakses  web  ini,  menu  ini  bisa  melakukan  penambahan  pengguna,edit password, dan menghapus pengguna yang sudah tidak aktif. Tampilan Menu Pengguna pada Gambar 13.
Gambar 12.Menu Laporan
4. Penutup

## Kesimpulan
Hasil perancangan sistem informasi akuntansi berbasis web ini dapat dilakukan dimana saja karena sudah berbasis  website. Dengan  sistem ini membantu kasir untuk mengolah data transaksi kas kecil sesuai dengan periode yang diinginkan. Sistem informasi akuntansi  kas kecil ini memudahkan pengolahan data, penyimpanan menjadi sangat efisien, dan  laporan disusun atau ditampilkan lebih akurat, serta penyimpanan data  lebih aman karena sudah tersimpan dalam  database. Ruang lingkup  sistem ini difokuskan pada pencatatan kas kecil. Oleh karena
itu,  penulis  berharap  untuk  penelitian  selanjutnya  dapat  dikembangkan  sistem  informasi akuntansi terutama jika transaksinya tercatat secara otomatis dalam jurnal. Untuk melengkapi program yang telah dibuat oleh penulis, oleh karena itu dengan dikembangkannya sistem ini diharapkan fasilitas dilengkapi dengan pencatatan jurnal.

## Daftar Pustaka
Achyani, Y. E., & Velayati, A. (2020). Analisa dan Implementasi Sistem Informasi Pengeluaran Kas  Kecil  Pada  PT.  Bank  Bukopin  Berbasis  Web. Paradigma  -  Jurnal  Komputer  Dan Informatika , 22 (1), 47–54. https://doi.org/10.31294/p.v22i1.7171 Ahmadar,  M.,  Perwito,  P.,  &  Taufik,  C.  (2021).  Perancangan  Sistem  Informasi  Penjualan Berbasis Web Pada Rahayu Photo Copy Dengan Database MySQL. Dharmakarya , 10 (4), 284. https://doi.org/10.24198/dharmakarya.v10i4.35873
Anardani,  S.,  Yunitasari,  Y.,  &  Sussolaikah,  K.  (2023).  Analisis  Perancangan  Sistem  Informasi Monitoring  dan  Evaluasi  Kerjasama  Menggunakan  UML. Remik , 7 (1),  522–532. https://doi.org/10.33395/remik.v7i1.12070
Ardi,  B.  K.  (2013).  Pengaruh  Kemajuan  Teknologi  Informasi  Terhadapperkembangan  Sistem Informasi Akuntansi. Stie Dharmaputra Semarangdharma Ekonomi , 38 , 1–12. Arfianty, A. (2020). Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Pada Pt. Pln (Persero) Rayon Kariango Kabupaten Pinrang. Economos : Jurnal Ekonomi Dan Bisnis , 3 (1), 10–16. https://doi.org/10.31850/economos.v3i1.611
Astuti,  P.,  &  Andita,  A.  (2020).  Penerapan  Metode  Waterfall  Dalam  Pembuatan  Sistem Informasi Dana Kas Kecil Pada Pt. Natur Pesona Indonesia. EVOLUSI : Jurnal Sains Dan Manajemen , 8 (1), 36–45. https://doi.org/10.31294/evolusi.v8i1.7461 Astuti, R. (2009). Pemodelan Analisis Berorientasi Objek dengan Use Case. Media Informatika ,
8 (2), 73–81. https://jurnal.likmi.ac.id/Jurnal/7_2009/Pemodelan_Analisis_rini_.pdf Hidayati,  N.  (2019).  Penggunaan  Metode  Waterfall  Dalam  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi Penjualan. Generation Journal , 3 (1), 1–10.
Jusmani,  &  Mursalin.  (2019).  Penerapan  Sistem  Informasi  Akuntansi  Pengeluaran  Kas
Perusahaan. Jurnal Media Akuntansi (Mediasi) , 1 (1), 16–27.
https://doi.org/10.31851/jmediasi.v1i1.2364
Kurniawan, H., Apriliah, W., Kurnia, I., & Firmansyah, D. (2021). Penerapan Metode Waterfall Dalam Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pada Smk Bina Karya Karawang. Jurnal Interkom: Jurnal Publikasi Ilmiah Bidang Teknologi Informasi Dan Komunikasi , 14 (4), 13– 23. https://doi.org/10.35969/interkom.v14i4.78
Kusumadiarti,  R.  S.,  &  Andriany,  A.  (2020).  Perancangan  Sistem  Informasi  Akuntansi Penerimaan  Kas  Pada  CV  Bintang  Alpro  Jakarta. Jurnal  Petik , 6 (1),  41–50. https://doi.org/10.31980/jpetik.v6i1.718
Mukti,  Y.  I.  (2019).  Sistem  Informasi  Monitoring  Kesehatan  Masyarakat  Berbasis  Web Menggunakan  Metode  Unifed  Modelling  Language. Jusikom :  Jurnal  Sistem  Komputer Musirawas , 4 (1), 1–8. https://doi.org/10.32767/jusikom.v4i1.403
Mulyani,  S.  (2012).  Konsep-Konsep  Dasar  Sistem  Informasi  Akuntansi. Sistem  Informasi Akuntansi , 1–25.
Prasetyo, A., & Mariana, N. (2011). Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi ( It Governance ) pada  Bidang  Akademik  dengan  Cobit  Frame  Work  Studi  Kasus  pada  Universitas Stikubank Semarang. Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK , 16 (2), 139–149.
Safitri,  L.  (2022).  Perancangan  Aplikasi  Informasi  Akuntansi  Kas  Kecil  pada  PT  Bukit  Asam.
Jurnal Ilmu Data , 2 (1), 1–12. http://ilmudata.org/index.php/ilmudata/article/view/67 Suwandi,  S.,  Hatta,  M.,  &  Elvantonius,  E.  (2019).  Implementasi  Metode  Imprest  Fund  Dalam Aplikasi Sistem Akuntansi Dana Kas Kecil Berbasis Web. Jurnal Soshum Insentif , 253–264. https://doi.org/10.36787/jsi.v2i2.162
Talia,  F.,  Lisnawanty,  L.,  Anna,  A.,  Irmayani,  W.,  &  Supriyatna,  A.  (2022).  Sistem  Informasi Pengelolaan  Kas  Kecil  pada  PT.  Budi  Bangun  Konstruksi. JAIS  -  Journal  of  Accounting Information System , 2 (01), 47–53. https://doi.org/10.31294/jais.v2i01.1404 Wati, E. F., & Kusumo, A. A. (2016). Penerapan Metode Unified Modeling Language ( UML ).
UNSIKA Syntax Jyrnal Informatika , 5 (1), 24–36.
Wijaya, F. W., & Prawira, B. (2022). Penerapan Metode Waterfall pada Sistem Informasi Kas Kecil. JINTEKS , 4 (4), 335–340.
Yunita,  F.  (2018).  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Penjualan  Pada  Toko  Bangunan  Att
Menggunakan Metode Pemodelan Uml. Juti Unisi , 2 (1), 44–53. https://doi.org/10.32520/juti.v2i1.242