Universitas Dharmawangsa

## PERAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM DUNIA BISNIS
Oleh : Farida Hanum Nasution

## Abstrak
Pada  era  globalisasi  dewasa  ini,  dimana  dunia  semakin  terasa sempit  karena  kemajuan  teknologi,  terutama  di  bidang  informasi, komunikasi dan teknologi, terlihat tuntutan tugas bagi semua pihak yang semakin meningkat dan semakin berat.
Ilmu manajmen perkantoran   adalah ilmu yang sangat penting dipelajari dan dipahami. Ilmu manajmen perkantoran   ini sangat besar menfaatnya terutama bagi pimpinan dalam suatu kantor atau instansi. Seperti kita ketahui bahwa kantor merupakan tempat berkumpulnya para pegawai yang melakukan kegiatan-kegiatan dalam kantor. Oleh karena itu kantor akan menjadi penting bagi suatu organisasi, karena administrasi kantor dapat melancarkan jalannya kegiatan kantor.
Kata Kunci; Administrasi, Perkantoran, Bisnis

## A. Pendahuluan
Administrasi kantor merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat  berkembang  dengan  baik,  sebab  segala  sesuatu  yang dilakukan  di  dalam  organisasi  atau  perusahaan  harus berhubungan  dengan  administrasi.  Administrasi  perkantoran mempunyai  fungsi  yang  sangat  penting  dan  utama  dalam  suatu organisasi  di  mana  keberhasilan  dalam  pencapaian  tujuan organisasi  sangat  ditentukan  oleh  administrasi  yang  baik. Administrasi kantor yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi,  tanpa  dukungan  administrasi  yang  baik,  aktivitas  suatu organisasi akan terganggu. (https://id.answers.yahoo.com/ question/index?qid=20111124234850AAXHBik)

## Pengertian Administrasi
Secara  etimologis,  administrasi  berasal  dari  bahasa  latin yang terdiri dari kata adyang berarti intensif dan ministraire yang berarti  to  serve  (melayani).  Literatur  lain  menjelaskan  bahwa administrasi  merupakan  terjemahan  dari  bahasa  Inggris  yaitu administration  yang  bentuk  infinitifnya  adalah  to  administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974),  kata  administer  diartikan  sebagai  tomanage  (mengelola) atau to direct (menggerakkan) Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda,  yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat,  surat  menyurat,  pembukaan  ringan,  ketik  mengetik, agenda  dan  sebagainya  yang  bersifat  teknis  ketatausahaan (clrecical  work)  Secara  ilmu,  menurut  Leonard  D.  White  (dalam Introduction  to  Study  of  Public  Administration),  administrasi adalah  suatu  proses  yang  pada  umumnya  terdapat  pada  semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok  orang  dalam  kerja  sama  mencapai  tujuan  tertentu. William  H.  Newman  (dalam  Administrative  Action  The Techniques  of  Organization  and  Management)  mendefinisikan administrasi  sebagai  pembimbingan,  kepemimpinan  dan pengawasan  usaha-usaha  suatu  kelompok  orang-orang  ke  arah pencapaian  tujuan  bersama.  Sondang  P.Siagian  (dalam  Filsafat Administrasi)  berpendapat  bahwa  administrasi  merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. (Silalahi, Ulbert 1992: 2-3)
Sementara  itu  Dwight  Waldo  (1971)  mendefinisikan administrasi  sebagai  suatu  daya  upaya  manusia  yang  kooperatif yang  mempunyai  tingkat  rasionalitas  yang  tinggi.  Dengan demikian  pengertian  administrasi  dapat  dikelompokkan  dalam dua kategori yaitu :

## Universitas Dharmawangsa
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit Administrasi  dalam  arti  sempit  adalah  kegiatan  penyusunan dan  pencatatan  data  dan  informasi  secara  sistematis  dengan maksud  untuk  menyediakan  keterangan  serta  memudahkan memperolehnya  kembali  secara  keseluruhan  dan  dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (clerical work  /  office  work).  Seluruh  kegiatan  ketatausahaan  dapat dirangkum  dalam  tiga  kelompok,  yaitu  korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.
2. Pengertian administrasi dalam arti luas Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan  sekelompok  orang  berdasarkan  pembagian  kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan  secara  efektif  dan  efisien.  Jadi  administrasi  dalam  arti luas  memiliki  unsur-unsur  :  sekelompok  orang,  kerjasama, pembagian  tugas  secara  terstruktur,  kegiatan  yang  runtut dalam  proses,  tujuan  yang  akan  dicapai,  dan  memanfaatkan berbagai sumber.

## B. Pembahasan

## 1. Administrasi Perkantoran
Administrasi  perkantoran  ditinjau  dari  sudut  ilmu berinduk pada administrasi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha  penyelenggaraan  perkantoran  guna  membantu  pucuk pimpinan  organisasi  dalam  pengambilan  keputusan  dan pencapaian tujuan  organisasi,  atau  dalam  bahasa  inggris dikenal dengan istilah office management.
Administrasi  perkantoran    meliputi  kegiatan  pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan,  pelayanan  umum,  pelayanan  surat  menyurat  dan ekspedisi.

## Universitas Dharmawangsa

## 2. Bisnis
Pengertian Bisnis menurut Musselman adalah keseluruhan dari aktivitas yang diorganisir oleh orang yang tidak berurusan di dalam bidang industri dan perniagaan yang menyediakan barang dan  jasa  agar  terpenuhinya  suatu  kebutuhan  dalam  perbaikan kualitas hidup.
Menurut Hooper, Pengertian Bisnis ialah keseluruhan yang lengkap  pada  berbagai  bidang  seperti  industri  dan  penjualan, industri  dasar  dan  industri  manufaktur  dan  jaringan,  distribusi, perbankkan,  transportasi,  insuransi  dan  lain  sebagainya;  yang kemudian  melayani  dan  memasuki  dunia  bisnis  secara menyeluruh.
Peterson  dan  Plowman  mengemukakan  Pengertian Bisnis merupakan  serangkaian  kegiatan  yang  berhubungan dengan  pembelian  ataupun  penjualan  barang  dan  jasa  yang dilakukan secara berulang-ulang. Menurut paterson dan plowman, penjualan  jasa  ataupun  barang  yang  hanya  terjadi  satu  kali  saja bukanlah merupakan pengertian bisnis.
Pengertian Bisnis menurut Owen adalah suatu perusahaan yang berhubungan dengan distribusi dan produksi barang-barang yang nantinya dijual ke pasaran ataupun memberikan harga yang sesuai pada setiap jasanya.
Menurut Hunt dan Urwick, Pengertian Bisnis ialah segala perusahaan  apapun  yang  membuat,  mendistribusikan  ataupun menyediakan berbagai barang ataupun jasa yang dibutuhkan oleh anggota  masyarakat  lainnya  serta  bersedia  dan  mampu  dalam membeli  atau  membayarnya.  ( http://www.pengertianpakar.com/ 2015/01/pengertian-manfaat-dan-tujuan-bisnis.html)
L.R.Dicksee  mengatakan  bahwa  Pengertian  Bisnis yaitu suatu  bentuk  dari  aktivitas  yang  utamanya  bertujuan  dalam memperoleh  keuntungan  bagi  yang  mengusahakan  atau  yang berkepentingan  di  dalam  terjadinya  aktivitas  tersebut.  (Budi Untung, Hukum dan Etika Bisnis, Andi Offset. Yogyakarta.2012)
Tujuan Bisnis dan Manfaat Bisnis.
Tujuan  bisnis  suatu  perusahaan  dapat  kita  lihat  dari berbagai  macam  kepentingan,  baik owner ,  pesaing, supplier , karyawan, konsumen, masyarakat umum, maupun pemerintah. Pada umumnya tujuan bisnis didirikan tidak hanya profit oriented semata, namun secara keseluruhan tujuan bisnis didirikan meliputi : (1) Profit, (2) Pengadaan barang atau jasa,
(3) Kesejahteraan bagi pemilik faktor produksi dan masyarakat,
(4) Full employment ,
(5)  Eksistensi  perusahaan  dalam  jangka  panjang  (waktu  yang lama),
(6) Kemajuan dan pertumbuhan,
(7) Prestise dan prestasi.
Proses  pencapaian  tujuan  bisnis melalui  pengelolaan sumber  daya  ekonomi  secara  optimal  bagi  para  pemilik  sumber daya  ekonomi  atau  faktor-faktor  produksi  dan  masyarakat  pada umumnya. Para pemegang atau pemilik faktor-faktor produksi ini memperoleh manfaat dan nilai ekonomi secara layak.
Bertitik  tolak  pada  usaha  pencapaian  tujuan-tujuan tersebut, maka tentunya proses pencapaian tujuan bisnis melalui pengelolaan sumber daya ekonomi secara optimal harus dilakukan dengan  memperhatikan  kepentingan  dan kemanfaatan  bagi  para pemilik sumber daya ekonomi atau pemilik faktor-faktor produksi dan masyarakat pada umumnya.
Tercapainya  tujuan  bisnis akan  bersifat  langgeng  (lebih bersifat  jangka  panjang)  kalau  didukung  secara  inclusif tercapainya tujuan para pihak yang terlibat dalam kegiatan bisnis tersebut.  Misalnya  pihak  tenaga  kerja,  supplier  bahan,  pemilik modal dan pihak-pihak eksternal lainnya.
Dengan demikian, etika bisnis meliputi keseluruhan proses manajemen  perusahaan  mengenai  pengelolaan  sumber  daya ekonomi  di  mana  para  pemilik  sumber  daya  ekonomi  ini  sama- sama memperoleh manfaat secara ekonomi yan layak. Di samping

## Universitas Dharmawangsa
itu, masyarakat mendapatkan manfaat sosial yang positif dengan adanya pemberdayaan sumber daya ekonomi tersebut. Bagi para pemilik sumber daya ekonomi tentunya manfaat tersebut diukur dengan ukuran ekonomi dan sosial yang layak.
Bagi masyarakat yang berada di sekitar perusahaan juga mendapat manfaat ekonomi dan manfaat sosial dengan adanya perusahaan yang  berdiri  di  masyarakat.  Secara  sistematik  kelayakan  ukuran alokasi sumber daya ekonomi bagi pemilik sumber daya ekonomi harus dilihat dari peran yang diberikan oleh masing-masing pihak pemilik secara adil dalam proses pembentukan atau informasi nilai ekonomi  yang  dibentuk  oleh  sistem  bisnis  yang  berlaku  di masyarakat.  (Budi  Untung, Hukum  dan  Etika  Bisnis, Andi  Offset. Yogyakarta.2012)

## Peran Adminsitrasi Perkantoran dalam Dunia Bisnis
Administrasi  perkantoran  seringkali  sulit  dibedakan dengan  tata-usaha  perkantoran,  karena  memiliki  beberapa persamaan seperti :
1. Berperan  penting  dalam  melayani  tugas  pokok  perusahaan secara umum
2. Bertujuan  untuk  mengumpulkan  dan  menyediakan  segala macam data dan informasi yang berguna
3. Mendukung perkembangan perusahaan secara menyeluruh Walaupun  begitu,  sebenarnya  tata-usaha  perkantoran masih  menjadi  bagian  dari  administrasi  perkantoran.  Tepatnya adalah  bagian  terkecil  yang  melibatkan  pegawai  rendah  dengan ketrampilan  praktis  seperti  mencatat,  mengetik,  menyortir, menyimpan  arsip,  dan  sebagainya. (http://kelasbelajarku.blogspot. co.id/2013/10/pengertian-administrasi-perkantoran.html)
Administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dalam suatu perkantoran organisasi lainnya, karena tugas- tugas  yang  dilakukan  didalamnya  sangat  berpengaruh  terhadap pencapaian tujuan kantor tersebut. Administrasi perkantoran yang ada pada suatu organisasi harus dapat berperan dengan baik dan lancar,  sehingga  diharapkan  dapat  menjamin  efisiensi  kegiatan
organisasi, membantu kelancaran perkembangan organisasi serta dapat menyediakan keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh kantor.
Peranan  administrasi  perkantoran  sangat  penting  pada suatu  kantor  yang  berfungsi  sebagai  alat  mencapai  tujuan organisasi. Administrasi kantor merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan  di  dalam  organisasi  atau  perusahaan  harus berhubungan  dengan  administrasi.  Kegiatan  yang  biasanya dilakukan  administrasi  perkantoran  adalah  mengurus  dan melaksanakan administrasi perkantoran, diantaranya menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan  data  dan  informasi  yang  dibutuhkan  oleh  kantor tersebut. Soenarto, (2001).
Berdasarkan  penjelasan  di  atas  dapat  diketahui  bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan  utama  dalam  suatu  organisasi  di  mana  keberhasilan  dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang  baik.  Administrasi  kantor  yang  baik  memegang  peranan penting  dalam  menentukan  arah  maupun  ukuran  untuk  menilai sampai  seberapa  jauh  usaha  yang  sudah  dilaksanakan  maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu.

## Kesimpulan
Administrasi  perkantoran  merupakan  bagian  dari administrasi  secara  umum,  karena  itu  dalam  administrasi perkantoran,  khususnya  diterapkan  sesuai  dengan  makna  dan tujuan  administrasi  itu  sendiri.  Administrasi  yang  baik membutuhkan  manajemen  perkantoran  baik  pula,  dan  office management  yang  baik  membutuhkan  seorang  pekerja    kantor yang baik. Manajer kantor yang baik harus pula memiliki seorang administrator  yang  baik,  yang  mampu  memberdayakan  semua potensi  yang  ada  dalam  organisasi  yang  dipimpinnya  secara harmonis dan berkesinambungan.

## Daftar Pustaka
Budi Untung, Hukum dan Etika Bisnis, Andi Offset. Yogyakarta. 2012 Handayaningrat, Soewarno. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajeamen, Jakarta. Gunung Agung.1988. Silalahi,  Ulbert. Studi    Tentang  Ilmu    Administrasi .  Sinar  Jaya. Bandung. 1992 Sunarto, Manajemen Karyawan, Amus, Yogyakarta, 2001 http://kelasbelajarku.blogspot.co.id/2013/10/pengertian-administrasi- perkantoran.html http://www.pengertianpakar.com/2015/01/pengertian-manfaat-dan- tujuan-bisnis.html https://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20111124234850AAX HBik