The Educational Research of TEKIBA (2023): Volume (3), Issue (2), PP. 84-88
E-ISSN: 2776-947X
DOI: http://dx.doi.org/10.36526/tekiba.v3i2.3303
Journal Title Perancangan Sistem Microsoft Office Access pada Toko Batam Sumber

## Indah
Dea Tiara Monalisa Butar-Butar 1** Stefy 2
1 dea@uib.ac.id , 2 2042145.stefy@uib.edu
** dea@uib.ac.id
1,2 Studi Akuntansi, Universitas Internasional Batam,  Baloi-Sei Ladi, Jl.  Gajah Mada, Tiban Indah, Kec. Sekupang, Kota Batam, Kepulauan Riau 29426
ARTICLE INFO

## ABSTRACT
Article History: Revisied Date: 16 Desember 2023 Published Date: 18 Desember 2023 Financial reports are a source of information that stakeholders use to make decisions regarding controlling company operational costs, understanding company  profits  and  losses,  understanding  debts  and  liabilities,  and calculating taxes. As financial reports also play an important role in Micro Small and Medium Enterprises sector, there are still many Micro Small and Medium Enterprises sector that have not prepared financial reports or have prepared  them  in  the  middle  of  difficulties  and  complications.  This community  service  activity  is  carried  out  using  survey  and  interview methods. After finding the obstacles faced by Batam Sumber Indah Store, the solution was to design an accounting system information in the form of Microsoft Office Access. The results of this activity are expected to increase the  efficiency  and  effectiveness  of  the  Batam  Sumber  Indah  Store  in producing reliable financial reports.
Keywords:
Financial  Reports, Stakeholders, Accounting system Information

## 1. PENDAHULUAN
Usaha  Mikro,  Kecil,  dan  Menengah  (UMKM) mempunyai peranan penting  dalam petumbuhan ekonomi  Indonesia . UMKM menjadi  kunci penciptaan  lapangan  kerja  untuk  mengatasi masalah kemiskinan dan pengganguran dan juga berkontribusi untuk mendongkrak pertumbuhan ekonomi  Indonesia.  Namun,  sebagian  besar UMKM masih berkembang secara tradisional dan kesulitan untuk beradaptasi dengan perkembangan  teknologi  [1].    Mayoritas  UMKM kurang  memperhatikan  pentingnya  pencatatan keuangan berdasarkan standar akuntansi[2]. Hal ini  disebabkan  karena  minimnya  pengetahuan
mengenai  cara  menerapkannya  [3]  dengan adanya laporan keuangan yang akurat dan andal membantu  pemilik  usaha  dalam  mengambil keputusan  yang  tepat  [4][5].  Pencatatan penjualan  akan  mempengaruhi  besar  pajaknya terutang    oleh  karena  itu,  pencatatan  keuangan yang akurat sangatlah penting.  UMKM juga harus mengikuti  perkembangan  teknologi.  Misalnya dengan adanya sistem akuntansi ini kita bisa jauh lebih  praktis  apabila  ingin  mencari  data  yang dibutuhkan tanpa perlu membolak-balik nota [6]. Masih  banyak  UMKM  yang  masih  memerlukan dukungan  teknologi  dan  informasi  untuk  terus dapat bersaing [7].
Pengabdi  melakukan  metode  observasi  dan wawancara  dan  survei  terhadap  Toko  Batam Sumber  Indah.  Observasi  adalah  pengumpulan data yang dilakukan secara selaras dan terencana melalui peninjauan dan pencatatan sesuai tujuan penelitian  [8].  Wawancara  merupakan  metode pengumpulan  data  yang  dilakukan  secara langsung dan lisan dengan pemangku kepentingan  dengan  menggunakan  serangkaian pertanyaan  yang  telah  disiapkan  [9].  Survei mencakup pengumpulan data mengenai beberapa pertanyaan  mengenai  praktik  akuntansi  yang digunakan  perusahaan  dan  tantangan  yang mereka hadapi [10].
UMKM yang dipilih oleh pengabdi ini bergerak di  bidang  jasa  pembuatan  pintu  kayu.  Dari  hasil observasi,  wawancara  dan  survei  pengabdi menemukan  bahwa  metode  pencatatan  yang dilakukan  oleh  usaha  tersebut  masih  manual sehingga memakan waktu yang banyak dan juga tinggi resiko kesalahan salah catat [11].  Transaksi hanya  dicatat  dengan  nota,  asumsi  setiap penjualan  memiliki  keuntungan.  Tanpa  sistem pencatatan pemilik usaha tidak bisa mengetahui keuntungan dan kerugiannya secara pasti.
Laporan  keuangan  terpenting  bagi  suatu perusahaan  adalah  laporan  laba  rugi,    laporan perubahan ekuitas, neraca, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan [13].
Berdasarkan  permasalahan  tersebut,  maksud dari aktivitas untuk masyarakat ini adalah dengan merancang  sistem  informasi  akuntansi  gratis yang berbasis Microsoft Access Office [12] dengan hasil  pencapaian  berupa  dengan  adanya  sistem yang  dirancang  khusus  sehingga  mempermudah UMKM dalam menyusun laporan keuangan yang dapat  diandalkan  dan  dihasilkan  secara  efektif dan  efisien  tanpa  memakan  waktu  yang  terlalu lama dibandingkan dengan sebelumnya.

## 2. ANALISIS SITUASI
Kegiatan    pengabdian  kepada  masyarakat yang  tertuju  pada  Toko  Batam  Sumber  Indah  di Batam.  Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan karyawan toko. Pencatatan yang dilakukan masih manual yaitu masih menggunakan nota dan buku untuk mencatat uang masuk dan keluar saja.
Setelah  berdiskusi  dengan  pemilik  usaha, pemilik usaha mulai mengerti pentingnya laporan keuangan. Berdasarkan hasil wawancara dengan pemilik usaha, pemilik usaha sangat senang untuk mengaplikasikan  sistem  yang  telah  dirancang. Menurut pemilik usaha, sistem yang dirancang ini memiliki fitur yang gampang diaplikasikan ( user- friendly )  mampu  meningkatkan  kinerja  dari perusahaan [14].
Sistem  yang  dirancang  ini  dapat  diakses melalui  komputer  maupun  laptop  [15],  hal  ini tidak menjadi hambatan bagi pemilik toko karena telah  tersedia  laptop  di  toko.  Diharapkan  dari kegiatan  pengabdian  ini  pemilik  toko  dapat melakukan  pencatatan  laporan  keuangannya menggunakan Microsoft Office Access .

## 3. SOLUSI DAN LUARAN
Berdasarkan  survei  dan  wawancara  dengan pemilik  usaha  dan  juga  karyawan  Toko  Batam Sumber  Indah  untuk  mengatasi  permasalahan dalam pencatatan laporan keuangan  yang masih manual pengabdi memberikan solusi berupa:
a.  Mengedukasikan  pentingnya  pencatatan laporan  keuangan  untuk  dapat  menganalisa kinerja  usaha  selain  hanya  memperhatikan  laba yang dihasilkan  [10].
b.  Memberi  masukkan  dan  saran  untuk  dapat menghasilkan  laporan  keuangan  secara  efektif dan efisien serta akurat.
c.  Merancang sistem  informasi  akuntansi  berupa Microsoft Access untuk mencatat transaksi harian hingga  menghasilkan  luaran  berupa  laporan keuangan.
d.  Pengabdi  memberikan  panduan  teknis  yang yang  diketik  dalam  bentuk  word  tentang  cara menginput  transaksi  menggunakan Microsoft Office Access .
Luaran  yang  ingin  dicapai  dari  aktivitas pengabdian ini adalah:
a. Para pelaku UMKM dapat menjadi lebih sadar pentingnya pencatatan laporan keuangan.
b. Para  pelaku  UMKM  dapat  menghasilkan laporan  keuangan  secara  efektif  dan  efisien serta  dapat  menyajikannya  dengan  nominal yang  akurat  sehingga  dapat  diandalkan  dari yang  sebelumnya kurang maksimal. Tingkat efisiensi  dan  efektifitas  diukur  melalui sejumlah  pertanyaan  dengan  menggunakan
skala  nominal  dengan  kriteria  ”Efektif  dan Efisien” dan ”Tidak Efektif dan Tidak Efisien” yang  diberi  angka  1  dan  0  secara  simultan kepada pemilik usaha. Terdapat peningkatan sebesar  80%  dari  kondisi  sebelum menerapkan sistem Microsoft Office Access .
c. Para  pelaku  UMKM  dapat  menggunakan sistem akuntansi yang telah dirancang untuk kedepannya.
d. Para  pelaku  UMKM  dapat  menggunakan sistem  akuntansi  sesuai  panduan  yang  telah diajarkan.
Gambar 1. Dokumentasi diskusi dengan pihak UMKM

## 4. METODE KEGIATAN
Kegiatan pelatihan dilakukan di Komplek Palm Regency  pada  4  September  2023  hingga  20 November  2023.  Perserta  terdiri  dari  1  pelaku UMKM.
1. Survei
Pengabdi  melakukan  survei  lokasi  di  Jalan Laksamana Bintan No.9. dan juga melakukan wawancara  dengan  pemilik  usaha  dengan tujuan untuk memahami kendala pencatatan akuntansi  yang  dihadapi  oleh  pemilik  usaha dalam proses pencatatanya.
Gambar 2. Survei Lokasi UMKM
2. Pengabdi Merancang Sistem Informasi Akuntansi dengan Microsoft Office Access Setelah    melakukan  survei pengabdi  mulai merancang menu Home yang sederhana agar mudah  dipahami  oleh  pemilik  usaha.  Warna tampilan yang digunakan pun sesuai dengan keinginan pemilik usaha.
Gambar 3. Tampilan Menu Home Microsoft Office Access yang Dirancang
3. Pelatihan Microsoft Office Access pada pemilik usaha
Pemilik  usaha  menggunakan  2  macam metode untuk mengedukasikan pemilik usaha dalam  menggunakan  sistem  yang  telah dirancang,  yang  pertama  yaitu  dengan membuat modul panduan dalam mengoperasikannya dan juga dengan metode daring  menggunakan Microsoft  Teams agar pengguna  dapat  memutar  ulang  cuplikan video tersebut ketika kebingungan.
Gambar 4 . Modul Panduan Teknis
Microsoft Office Access
4. Monitoring dan Evaluasi
Metode terakhir ini adalah dengan memonitor apakah  sistem  yang  dirancang  dapat memenuhi kebutuhan mitra dan mengevaluasi implementasi sistem yang telah dirancang untuk pemilik usaha.
Gambar 5. Halaman Laba Rugi, Data yang diolah (2023)
Gambar 6. Halaman Laporan Neraca Data yang diolah (2023)
Kriteria Skor Efektif dan Efisien 1 Tidak Efektif dan Tidak Efisien 0 Tabel 1. Kriteria Efektifitas dan Efisiensi, Data yang diolah (2023) Kriteria Skor Sebelum Skor Sesudah Akurasi laporan keuangan 1 1 Waktu untuk menyusun 0 1 Sesuai standar akuntansi 0 1 Kemudahan memperoleh informasi data 0 1 Kemudahan untuk dilakukan 0 1
perbandingan laba Tabel 2. Perbandingan sebelum dan sesudah dilakukan pengabdian, Data yang diolah (2023)

## 5. KESIMPULAN
Pengabdian  kepada  masyarakat  ini  membuat pemilik  usaha  lebih  paham  tentang  pentingnya laporan  keuangan.  Dengan  adanya  rancangan sistem  informasi  akuntansi  berbasis Microsoft Office Access ini mampu meningkatkan efektifitas dan efisiensi sebesar 80% dari yang sebelumnya 20% menjadi 100%.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan  terima  kasih  diucapkan  kepada  Toko Batam  Sumber  Indah  sebagai  mitra  dalam kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini. Terima kasih banyak juga kepada kak Dea Tiara Monalisa Butar-Butar, selaku dosen pembimbing kerja  praktik  yang  telah  membingbing    dan memberi dukungan selama kegiatan pengabdian.

## REFERENSI
[1]
S. Sofyan, “Peran UMKM dalam Perekonomian  Indonesia,” J.  Bilancia ,  vol.
11,  no.  1,  pp.  33–59,  2017,  [Online]. Available: https://jurnal.iainpalu.ac.id/index.php/blc /article/view/298/216
[2] V. Septrinova and E. Edi, “Perancangan Dan Penyusunan  Sistem  Pencatatan  Akuntansi Pada  PT.  Karya  Elektro  Teknik,” ConCEPt-
Conference Community … , vol. 1, no. 1, 2021, [Online].
Available:
https://journal.uib.ac.id/index.php/concep t/article/view/4690
[3] D.  Efriyenty,  “Analisis  Faktor-Faktor  Yang Mempengaruhi  Penggunaan  Informasi Akuntansi  Pada  Umkm  Kota  Batam,” J. Bisnis Terap. , vol. 4, no. 1, pp. 69–82, 2020, doi: 10.24123/jbt.v4i1.2814.
[4] Ita  Mustika  and  F.  Ferdila,  “Pengenalan Standar Keuangan Entitas Mikro Kecil dan Menengah  (SAK  EMKM)  dan  Bimbingan Teknis  Penyusunan  Laporan  Keuangan Berbasis  SAK  EMKM  pada  UMKM  di  Kota Batam,” ABDIMAS  EKODIKSOSIORA  J.
Pengabdi. Kpd. Masy. Ekon. Pendidikan, dan Sos. Hum. (e-ISSN 2809-3917) , vol. 2, no. 2, pp. 36–43, 2022, doi: 10.37859/abdimasekodiksosiora.v2i2.367 0.
[5] F. Harahap and H. Kurniawan, “Pengenalan Basis Data Microsoft Acces Bagi Siswa Smk Swabina Karya 1*,” Publidimas , vol. 1, no. 1, pp. 7–12, 2021.
[6] D. Anggraeni, S. Aswati, S. R. Maulina Azmi,
A.  Akmal,  M.  Dewi,  and  K.  Anwar, “Membangun Database Menggunakan Microsoft  Access  2007,” Jurdimas  (Jurnal Pengabdi. Kpd. Masyarakat) R. , vol. 1, no. 1, pp. 7–14, 2018, doi: 10.33330/jurdimas.v1i1.381.
[7] D.  Yanto  and  M.  Kusumawradani, “Pembuatan Aplikasi Penjualan Pada Umkm Eco Canteen Dan Space Maatoa Ilir Barat I Kota Pelembang,” SELAPARANG J. Pengabdi. Masy.  Berkemajuan ,  vol.  7,  no.  1,  p.  499, 2023, doi: 10.31764/jpmb.v7i1.13790.
[8] Serly  and  Jennifer,  “Perancangan  Sistem
Pencatatan Akuntansi dengan MenggunakanAplikasi  Microsoft  Access pada  Yudi  Tas  Grosir,” Concept  Conf. Community Engagem. Proj. , vol. 1, no. 1, pp. 759–765,  2021,  [Online].  Available: https://journal.uib.ac.id/index.php/concep t
[9] I.  W.  Suwendra, Metodologi  Penelitian
Kualitatif  dalam  Ilmu  Sosial,  Pendidikan, Kebudayaan,  dan  Keagamaan .  2018. [Online]. Available: yusuf.staff.ub.ac.id/files/2012/11/Jurnal- Penelitian-Kualitatif.pdf
[10]  S. N. Anggraeni, T. Marlina, and S. Suwarno, “Penyusunan  Laporan  Keuangan  Pada UMKM  Berdasarkan  SAK  EMKM,” J.  Apl. Bisnis Kesatuan , vol. 1, no. 2, pp. 253–270, 2021, doi: 10.37641/jabkes.v1i2.1342.
[11]  A.  Temanbisnis et  al. ,  “Pengenalan  dan Pelatihan  Pencatatan  Laporan  Keuangan Dengan,” pp. 65–70, 2023.
[12]  T. F. Wibowo, A. Zarefar, and H. Arifulsyah, “Penyusunan  Laporan  Simpan  Pinjam Menggunakan  Microsoft  Access  pada Koperasi Karyawan Politeknik Caltex Riau,”
J. Akunt. Keuang. dan Bisnis , vol. 12, no. 1, pp. 29–38, 2019, doi:
10.35143/jakb.v12i1.2494.
[13]  I.  P.  Parinduri  and  S.  N.  Hutagalung, “Pelatihan  Microsoft  Excel  &  Access  Pada Pembuatan  Data  Keuangan  CV.  Karya Agung Sejati,” J. ABDIMAS Budi Darma , vol.
2, no. 2, p. 104, 2022, doi:
10.30865/pengabdian.v2i2.3766.
[14]  Debora, N. Alexander, A. T. K. P. S. Putri, and H. F. A. T. Lasar, “Accurate: Penunjang di Era Digitalisasi untuk Meningkatkan Kompetensi dan Profesionalisme Guru dan
Murid  SMK,” TEKIBA    J.  Teknol.  dan Pengabdi. Masy. , vol. 2, no. 2, pp. 7–12, 2022, doi: 10.36526/tekiba.v2i2.2110.
[15]  A. A. Nurrahman, A. N. Supena, H. Oemar, S. A.-F.  Derajat,  N.  A.  Afina,  and  A.  Ridwan, “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Data Penelitian dan PKM di Program Studi Teknik Industri Universitas Islam Bandung,” IENACO  (Industrial  Eng.  Natl. Conf. ,  no.  2011,  pp.  89–96,  2017,  [Online]. Available: https://publikasiilmiah.ums.ac.id/xmlui/h andle/11617/8715